N° d'entreprise : 0448617476
Nom
(en entier) : European Committee for Interoperable Systems
(en abrégé) : ECIS
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Louise 65 bte 2
 : 1050 Bruxelles
Objet de l'acte :
DEMISSIONS, NOMINATIONS, STATUTS (TRADUCTION,
COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS)
ll résulte d'un procès-verbal dressé par Maître Bernard Sacré, notaire associé à Ixelles, le 30
novembre 2023, portant la mention d'enregistrement suivante :
"répertoire 2023/2021 Rôle(s): 9 Renvoi(s): 0 Enregistré au bureau d'enregistrement BUREAU
SÉCURITÉ JURIDIQUE BRUXELLES 5 le 20-12-2023 Référence OBA (5) Volume 000 Folio 000
Case 32085 Droits perçus: cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00)  Le receveur"
que l'assemblée générale des membres de l'association internationale sans but lucratif "EUROPEAN
COMMITTEE FOR INTEROPERABLE SYSTEMS", en abrégé "ECIS", ayant son siège à Ixelles
(1050 Bruxelles), Avenue Louise 65, a décidé ce qui suit :
PREMIÈRESOLUTION : Adoption d’un nouveau texte des statuts
L’assemblée décide d’actualiser et refondre les statuts de la société, par l'adoption d'une nouvelle
version intégrale en remplacement du texte existant, en concordance avec les dispositions du Code
des sociétés et des associations, comme suit :
« S T A T U T S
TITRE 1: DÉNOMINATION, SIEGE, OBJETS
Article 1er. Dénomination de l'Association
            Il est constitué une association internationale sans but lucratif dénommée « European
Committee for Interoperable Systems » - en abrégé « ECIS » (« l'Association »).
            Cette Association est régie par les dispositions du Code des sociétés et des associations.
Article 2. Adresse du siège de l'Association
            Le siège de l'Association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège peut être transféré dans tout autre lieu en Belgique, par décision du Comité exécutif, à
publier aux Annexes du Moniteur belge, à condition que ce transfert n'implique pas un changement
de la langue des statuts de l'Association conformément aux lois linguistiques applicables. Cette
décision ne nécessite aucune modification des présents statuts de l’Association (« Statuts »), sauf si
le siège est transféré dans une autre Région.
            Par décision du Comité exécutif, l'Association peut établir des bureaux, sections et
représentations, tant permanents que temporaires, aussi bien en Belgique qu'à l'étranger.
Article 3. Objet de l'Association
            L'Association poursuit les buts non lucratifs d'utilité internationale suivants:
            1. L'étude, la promotion et la défense des intérêts moraux et matériels de caractère commun
de ses membres;
            2. La promotion de toute initiative visant à favoriser dans le domaine des technologies de
l'information et de communication, l'interopérabilité, la concurrence par les mérites, l'innovation, et les
intérêts des consommateurs; et
            3. L'obtention de toute mesure susceptible de faciliter à ses membres l'exercice de leurs
activités et de les assister dans la poursuite de leurs intérêts collectifs.
            Pour poursuivre ses buts, l'Association pourra notamment:
            1. Se charger de l'étude de problèmes communs, de la préparation de rapports et participer à
des conférences;
            2. Représenter l'intérêt de ses membres devant toute autorité publique ou privée, y compris
dans toute procédure légale ou administrative; et
            3. Entreprendre toute autre initiative visant à promouvoir ces buts.
            Afin de poursuivre ses buts, l'Association peut partager les frais de ses activités entre ses
membres, et refacturer à ses membres les frais spécifiques définis par l'Article 9 de ces statuts.
TITRE 2: MEMBRES, ADMISSION, DÉMISSION, EXCLUSION
Article 4. Membres
            L'Association est ouverte à toute personne physique ou morale, belge ou étrangère, qui
adhère pleinement aux buts de l'Association et aux conditions d'adhésion fixées par le Comité
exécutif.  Le nombre des membres de l'Association n'est pas limité. Son minimum est fixé à deux.
            L'Association se compose de:
        •  membres actifs, qui participent activement et étroitement à la réalisation des buts de
l'Association; et
        •  membres associés, qui ne participent pas activement à la réalisation des buts de l'Association
mais qui soutiennent néanmoins ses buts.
            Le Comité exécutif fixe les conditions auxquelles un membre doit répondre pour être un
membre actif ou associé.
Article 5. Admission
            L'admission des membres actifs ou associés fait l'objet d'une décision du Comité exécutif, qui
vérifie entre autres que le demandeur adhère pleinement aux buts de l'Association et aux conditions
d'adhésion fixées par le Comité exécutif. Si le demandeur n'adhère pas pleinement aux buts de
l'Association, il ne peut être admis à l'Association.
Article 6. Démission
            Chaque membre est libre de démissionner à tout moment de l’Association aux conditions
stipulées par le Comité exécutif dans le règlement d'ordre intérieur par notification écrite donnée au
Président du Comité exécutif de l'Association. Une telle démission entre en  vigueur le jour-même de
sa réception par le Comité exécutif.
            En tout état de cause, toute cotisation annuelle reste due pour l'exercice social durant lequel
la lettre de démission a été envoyée et pour tous les exercices précédents. L'Association n'est pas
obligée de rembourser tout ou partie de la cotisation annuelle à la suite de la démission.
            La quote-part du membre dans les frais spécifiques occasionnés jusqu'à la date de sa
démission reste payable.
            Le membre qui cesse, par décès ou autrement, de faire partie de l'Association est sans droit
sur le fonds social de l'Association.
Article 7. Exclusion
            L'exclusion d'un membre peut être prononcée:
        •  par une décision prise à l'unanimité des membres présents ou représentés du Comité exécutif
si l'intéressé a, selon le Comité exécutif, commis une infraction substantielle aux règles des statuts
de l'Association ou de son règlement d'ordre intérieur, ou n'a pas payé sa cotisation annuelle dans
les six mois suivant l'exercice social pour lequel sa cotisation est due.
        •  par une décision prise à l'unanimité des membres du Comité exécutif présents ou représentés
si l'intéressé s'abstient de rentrer en contact avec le Comité exécutif ou le Secrétariat dans les vingt
et un jours qui suivent une invitation écrite de ce faire  par le Comité exécutif ou le Secrétariat. Dans
ce dernier cas, la décision du Comité exécutif ne devient effective qu’après que l’intéressé ait été
invité à présenter ses arguments de défense devant l’Assemblée générale des membres et que
celle-ci ait confirmé cette décision. 
            En cas d'exclusion, toute cotisation annuelle due par le membre exclu reste payable pour
l'exercice social durant lequel l'exclusion se produit et pour tous les exercices précédents. A la suite
de l'exclusion, l'Association n'est pas obligée de rembourser tout ou partie des cotisations déjà
payées par le membre.  La quote-part d'un membre dans les frais spécifiques occasionnés jusqu'à la
date de l'exclusion, reste payable.
Article 8. Cotisations 
            Le Comité exécutif fixe la cotisation annuelle due par les membres actifs et associés.
Article 9. Frais
            Le Comité exécutif détermine le type de frais occasionnés par l'Association qui seront
refacturés aux membres ("les frais spécifiques").  Le Comité exécutif fixe aussi la part des frais
spécifiques que supportera chaque membre.
            La cotisation annuelle couvre tous les frais généraux et les frais occasionnés par
l'Association, excepté les frais spécifiques, qui seront refacturés par l'Association à ses membres.
TITRE 3: ORGANES DE L'ASSOCIATION
Article 10. Les organes
            L'Association a un organe général de direction, à savoir l'Assemblée générale ("General
Assembly"); un organe général d'administration, à savoir le Comité exécutif ("Executive Committee");
et un Secrétariat ("Secretariat"). 
            Le Comité exécutif peut à sa propre discrétion créer un ou plusieurs Groupes de Travail
("Working Groups") conformément à l'article 14 des statuts.
Article 11. Assemblée générale
11.1. Attributions de l'Assemblée générale
            L'Assemblée générale possède les pouvoirs nécessaires à la réalisation des buts et activités
de l'Association.
            Spécifiquement, elle a les pouvoirs de:
            a) modifier ces statuts;
            b) nommer et révoquer les membres du Comité exécutif (« administrateurs »);
            c) approuver des budgets et comptes annuels;
            d) octroyer la décharge aux administrateurs; et
            e) dissoudre volontairement l'Association.
11.2. Composition de l'Assemblée générale
            L'Assemblée générale se compose de tous les membres actifs et associés.
            Seuls les membres actifs ont le droit de vote. Chaque membre actif dispose d’une seule voix.
            Les membres associés peuvent y assister avec voix consultative.
11.3. Réunion et convocation de l'Assemblée générale
            L'Assemblée générale se réunit de plein droit en personne ou par tout moyen de
communication, au siège ou à l'endroit indiqué dans la convocation, sous la présidence d'un
président de séance désigné par la majorité des voix des membres actifs présents ou représentés
ou, à défaut, par i) le Président, ii) le Secrétaire ou iii) le Trésorier de l'Association.
Une Assemblée Générale pourra se dérouler par visioconférence, conférence téléphonique ou tout
autre mode électronique utile convenu entre les parties par lequel chaque participant peut
communiquer avec l’ensemble des autres participants.
            La convocation est faite par le Comité exécutif ou le Secrétariat de l'Association agissant sur
instruction du premier, et est envoyée par lettre, fax, courrier électronique ou tout autre moyen de
communication au moins huit jours avant la réunion de l'Assemblée générale.
            Le Comité exécutif agissant par majorité simple des membres présents ou représentés peut
décider de tenir une réunion de l'Assemblée générale à tout moment dans les conditions décrites
dans les deux paragraphes précédents.  Il chargera le Secrétariat de l'organisation de ces réunions.
            Chaque membre peut aussi demander au Président de l'Association par un écrit motivé
qu'une Assemblée générale soit tenue. Le Président soumettra cette demande au vote du Comité
exécutif.  Si le Comité exécutif s'exprime en faveur de la demande, il chargera le Secrétariat de
l'Association d'organiser une Assemblée générale dans les plus brefs délais. 
11.4. Prise de décisions au sein de l'Assemblée générale
            Sous réserve de conditions de quorum plus élevées stipulées dans ces statuts, l'Assemblée
générale ne peut valablement prendre des décisions que si au moins cinquante pour cent des
membres actifs sont présents ou représentés.
            Les membres actifs pourront chacun se faire représenter à l'Assemblée générale par un autre
membre actif porteur d'une procuration spéciale ou à un tiers pour toute assemblée générale à tenir
devant un notaire. Une procuration spéciale ne peut être valablement exercée qu'à condition qu'elle
ait été soumise au Comité exécutif ou au Secrétariat au moins un jour avant l'Assemblée générale,
afin que le Comité exécutif puisse vérifier la validité de celle-ci.
            Sauf dans les cas exceptionnels prévus par les statuts, les résolutions de l'Assemblée
générale sont prises à la majorité simple des membres actifs présents ou représentés.
S’agissant de toute question relevant de sa compétence, l’Assemblée Générale pourra se dérouler
par voie de résolutions écrites signées par l’ensemble des membres actifs de l’Association. Dans ce
cas, les règles de convocation ne s’appliqueront pas. Ce paragraphe ne s’applique pas aux
résolutions qu’il convient de consigner dans un acte notarié.
11.5 Modification des statuts et dissolution
            Sans préjudice des articles applicables du Code des sociétés et des associations, toute
proposition ayant pour objet une modification des statuts ou la dissolution de l'Association doit
émaner du Comité exécutif ou d'au moins un tiers des membres actifs de l'Association.
            L'Assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la proposition que si elle réunit les
deux tiers des membres actifs, présents ou représentés de l'Association.
            Aucune décision ne sera adoptée à moins qu'elle ne soit votée à la majorité des deux tiers
des voix des membres actifs présents ou représentés.
            Toutefois, si l'Assemblée générale ne réunit pas les deux tiers des membres actifs de
l'Association, une nouvelle réunion qui statuera définitivement et valablement sur la proposition, à la
même majorité des deux tiers des voix, quel que soit le nombre des membres présents ou
représentés, peut être tenue au plus tôt quinze jours après la première réunion.
            L'Assemblée générale fixera le mode de dissolution et de liquidation de l'Association.
            L’actif net éventuel après liquidation sera affecté à une personne morale sans but lucratif de
droit privé poursuivant un objet social similaire.
11.6 Procès-verbaux
Chaque réunion de l'Assemblée générale fait l’objet d’un procès-verbal, signé par les membres du
bureau et les membres de l'association qui le souhaitent.
Ces procès-verbaux - exception faite de ceux devant être établis par acte notarié - et leurs annexes
sont conservés au siège par le comité exécutif, soit sous leur forme matérielle originale, dans un
registre spécial, soit sous forme électronique sécurisée, sur tout support et dans des conditions
offrant des garanties de pérennité, de lisibilité, d'intégrité, de reproduction fidèle et durable.
Chaque membre actif en reçoit une copie. Ils peuvent être consultés au siège par tous les autres
membres et par des tiers s'ils en justifient la raison et que celle-ci est acceptée par le comité exécutif.
Sauf dispositions légales contraires et à moins d'une délégation spéciale par le comité exécutif, les
copies ou extraits de ces procès-verbaux à délivrer aux tiers ou à produire en justice ou ailleurs, sont
signés par un administrateur.
Article 12. Comité exécutif
12.1. Attributions du Comité exécutif
            Le Comité exécutif a tous les pouvoirs de gestion et d'administration. Il est compétent pour
tout ce que ces statuts n'ont pas explicitement attribué à l'Assemblée générale.
            Il peut déléguer la gestion journalière à son Président, et/ou à un ou plusieurs administrateur
(s) ou à un ou plusieurs préposé(s) dont il fixera les pouvoirs.
12.2. Composition du Comité exécutif
            L'Association est administrée par un Comité exécutif composé au minimum de trois
administrateurs, sauf si l'Association n'a que trois membres, auquel cas le Comité exécutif sera
composé au minimum de deux administrateurs, ou sauf si l'Association n'a que deux membres,
auquel cas le Comité exécutif sera composé d'un seul administrateur.
            Les administrateurs sont nommés par l'Assemblée générale dans les conditions suivantes:
        •  Leur mandat est pour une durée indéterminée;
        •  Un administrateur peut démissionner par toute communication écrite adressée au Président
ou au Secrétaire du Comité exécutif.
            Leurs fonctions prendront fin par décès, démission, incapacité civile ou mise sous
administration provisoire, révocation ou résiliation du mandat.
            Les administrateurs peuvent être révoqués par l'Assemblée générale statuant à la majorité
des membres actifs présents ou représentés.
            En cas de vacance, le Comité peut être complété par cooptation jusqu'à la prochaine
Assemblée générale.
            Le Comité exécutif élit en son sein un Président ("Chairman"), un Secrétaire ("Secretary") et
un Trésorier ("Treasurer").
        •  Le Président du Comité exécutif exerce la fonction de Président de l'Association.
        •  Le Secrétaire est chargé la supervision des activités du Secrétariat de l'Association.
        •  Le Trésorier est chargé de proposer le budget de l'Association et de préparer la clôture de ses
comptes.
            Toutes les nominations, révocations et cessations de fonctions des administrateurs doivent
être publiées aux Annexes du Moniteur belge.
            Le Comité exécutif peut décider de nommer un Président Honoraire ("the President"). Le
Président Honoraire n'est pas un administrateur de l'Association. Il n'a aucun pouvoir; sa fonction est
strictement honorifique. Le Président Honoraire peut être invité à assister aux réunions du Comité
exécutif et de l'Assemblée générale, où il n'aura pas de droit de vote.
12.3. Réunion et Convocation du Comité exécutif
            Le Comité exécutif se réunit, en personne ou par tout moyen de communication, au lieu et à
la date qu'il détermine. Le Comité exécutif pourra se dérouler par visioconférence, conférence
téléphonique ou tout autre mode électronique utile convenu entre les parties par lequel chaque
participant peut communiquer avec l’ensemble des autres participants.
            La convocation est transmise par lettre, fax, courrier électronique ou tout autre moyen de
communication, cinq jours ouvrables avant la réunion, sauf si tous les membres renoncent à cette
période de convocation.
            Les réunions du Comité exécutif sont présidées par le Président ou par un président de
séance désigné à la date de la réunion par le Comité exécutif.
12.4. Prise de décisions par le Comité exécutif
            Le Comité exécutif ne peut valablement délibérer que si au moins la majorité des
administrateurs sont présents ou représentés.
            Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur.
            Sauf disposition contraire des statuts ou du règlement d'ordre intérieur, les résolutions du
Comité exécutif sont prises à la majorité des administrateurs présents ou représentés. En cas de
partage des voix, celle du président de séance est prépondérante.
S’agissant de toute question relevant de sa compétence, le comité exécutif pourra se dérouler par
voie de résolutions écrites signées par l’ensemble des membres du conseil d'administration. Dans ce
cas, les règles de convocation ne s’appliqueront pas.
12.5 Budgets et comptes 
            L'exercice social commence le premier janvier et se clôture le trente et un décembre de
chaque année.
            Les comptes annuels de l’exercice social écoulés ainsi que le budget de l’exercice suivant
sont établis par le Comité exécutif chaque année, et soumis à l'Assemblée générale lors de sa plus
prochaine réunion pour approbation.
12.6 Règlement d'ordre intérieur
            S'il le juge utile, le Comité exécutif peut à la majorité des deux tiers des membres présents ou
représentés élaborer, modifier ou abroger le règlement d'ordre intérieur en accord avec les règles
des statuts qui déterminent comment ces derniers doivent être appliqués et comment l'Association
doit être gérée. Ce règlement lie les membres de l'Association.
Article 13. Secrétariat
13.1 Fonction du Secrétariat
            Le Secrétariat de l'Association aide le Comité exécutif et l'Assemblée générale dans leur
fonctions.
            Le Secrétariat conserve, notamment, les résolutions adoptées par l'Assemblée générale et
par le Comité exécutif et les mettent à la disposition des membres au siège de l'Association.
13.2 Pouvoirs du Secrétariat
            Le Secrétariat s'occupe des devoirs purement administratifs. Il n'a aucun pouvoir exécutif ou
de décision.
Article 14 Groupes de Travail
            Le Comité exécutif peut à la majorité des voix des membres présents ou représentés créer
un ou plusieurs Groupes de Travail, dont la composition initiale et l'objet sont fixés par le Comité
exécutif.
            Sous réserve du contrôle du Comité exécutif, un Groupe de Travail peut adopter son propre
règlement, en accord avec les présents statuts ou avec le règlement d'ordre intérieur adopté par le
Comité exécutif.
            Sous réserve de l'article 15, le Comité exécutif peut donner mandat à un Groupe de Travail
de représenter l'Association vis-à-vis des tiers dans les matières traitées par ce Groupe de Travail.
TITRE 4: DIVERS
Article 15. Représentation de l’Association vis-à-vis des tiers et en Justice
            Tous les actes écrits qui engagent l’Association sont, sauf procurations spéciales, signés par
deux administrateurs qui n’auront pas à justifier envers les tiers des pouvoirs conférés à cette fin.
            L’Association internationale est valablement représentée en justice tant en demandant qu’en
défendant par:
        •  son Président; ou
        •  deux administrateurs; ou
        •  un administrateur désigné à cet effet.
            Les actes écrits, établis conformément à la loi, relatifs à la nomination, à la révocation et à la
cessation de fonctions des personnes habilitées à représenter l’Association internationale sans but
lucratif, sont communiqués au Service public fédéral Justice en vue d’être déposés au dossier et sont
publiés, aux frais de l’Association, dans les Annexes du Moniteur belge.
Article 16. Dispositions générales
            Tout ce qui n'est pas prévu par les présents statuts et notamment les publications à faire aux
Annexes du Moniteur belge, sera réglé conformément aux dispositions du Code des sociétés et des
associations. »
DEUXIÈME RÉSOLUTION : Démission et nomination d’un administrateur
L’assemblée décide de mettre fin au mandat de Monsieur Mark Bohannon de sa fonction
d'administrateur et ce, avec effet au 30 novembre 2023. La décharge pour l'exercice de son mandat,
durant la période écoulée depuis le début de l'exercice en cours jusqu'à la date susvisée, sera
soumise à la prochaine assemblée annuelle.
L'assemblée décide ensuite d’appeler à la fonction d'administrateur, pour une durée illimitée:
Monsieur James Alexander LOVEGROVE, né à Newport (Royaume-Uni), le 20 mai 1975, demeurant
à Uccle (1180 Bruxelles), Rue Gabrielle 92.
Son mandat n'est pas rémunéré.
TROISIÈME RÉSOLUTION : Confirmation du mandat des membres du comité exécutif
L'assemblée décide de proroger le mandat des membres du Comité Exécutif actuellement en
fonction, étant Monsieur Thomas Vinje, Monsieur Gerrit Steinfort, Madame Charlotte Thornby
Nielsen et Monsieur James Lovegrove, de sorte que tous les mandats d'administrateurs auront
dorénavant une durée indéterminée, en concordance avec le nouveau texte des statuts, adopté ci-
dessus.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME,
Bernard Sacré, notaire associé.
Dépôt simultané :
-    expédition du procès-verbal et annexes :
    •  5 procurations;
-    statuts.