ter griffie van de Nederlandstalige
Ondernemingsnr : 0692 638 297
ondernemingsrechtbank Brussel
Naam
(voluit) : European Chemical Logistics Information Council
(verkort) : ECLIC
Rechtsvorm : VERENIGING ZONDER WINSTOOGMERK
Volledig adres v.d. zetel : Auguste Reyerslaan 80 - 1030 Schaarbeek
Onderwerp akte : STATUTENWIJZIGING - ONTSLAGEN - BENOEMINGEN - BENOEMING
COMMISSARIS
Uittreksel uit het verslag van de buitengewone algemene vergadering dd. 13/02/2024:
De voorzitter stelt vast dat alle leden aanwezigen zijn en de vergadering bijgevolg rechtsgeldig kan
beraadslagen. De oproepingsformaliteiten dienen, gezien de aanwezigheid van alle Jeden, niet te worden
aangetoond.
De leden verklaren zich akkoord te beraadslagen over volgende agendapunten:
(i)Beslissing om de statuten van de Vereniging aan te passen aan de bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen;
(ii)Aanneming van volledig nieuwe statuten conform het Wetboek van vennootschappen en verenigingen,
zonder een inhoudelijke wijziging aan te brengen aan het voorwerp en belangeloos doel;
(iii)Adres van de zetel
(iv)Ontslagen - benoemingen
(v) Commissaris
(vi) Volmachten
BESLUITEN
De algemene vergadering besluit volledig nieuwe statuten aan te nemen, die in overeenstemming zijn met
het WVV zonder een inhoudelijke wijziging aan te brengen aan het voorwerp en belangeloos doel. De
algemene vergadering verklaart en besluit dat de tekst van de nieuwe statuten als volgt luidt:
STATUTEN
TITEL I. RECHTSVORM - NAAM - ZETEL - BELANGELOOS DOEL & VOORWERP - DUUR
ARTIKEL 1.NAAM EN RECHTSVORM
De Vereniging neemt de vorm aan van een Vereniging zonder Winstoogmerk (hierna "VZW").
Zij verkrijgt de naam "European Chemical Logistics Information Council", afgekort tot "ECLIC".
In alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al
dan niet in elektronische vorm, uitgaande van de VZW, moet de VZW de volgende gegevens vermelden:
i.Naam van de VZW;
ii.Rechtsvorm, voluit of afgekort;
iii.Volledig adres van de zetel;
iv.Ondernemingsnummer;
v.Vermelding van "rechtspersonenregister" en bevoegde rechtbank volgens de zetel;
vi.In voorkomend geval: het e-mailadres en de website van de VZW;
vii.In voorkomend geval, het feit dat de VZW in vereffening is;
ARTIKEL 2.ZETEL
De zetel is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Het adres van de zetel kan worden overgebracht naar om het even welke plaats in het tweetalig gebied
Brussel Hoofdstad of in het Nederlands taalgebied, door eenvoudige beslissing van het bestuursorgaan, die
alle machten heeft teneinde dit te doen publiceren in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, zonder dat dit
aanleiding mag geven tot een wijziging van de taal van de statuten.
De verplaatsing van de zetel naar Wallonie of het buitenland maakt een statutenwijziging uit.
De Vereniging kan, bij enkel besluit van het bestuursorgaan, administratieve zetels, agentschappen,
werkhuizen, stapelplaatsen en bijkantoren vestigen in België of in het buitenland.
De Vereniging mag, bij enkel besluit van het bestuursorgaan, exploitatiezetels oprichten of opheffen
wanneer en waar zij het nodig acht, voor zover dit geen wijziging veroorzaakt inzake het op de vennootschap
toepasselijke taalregime.
ARTIKEL 3.BELANGELOOS DOEL EN VOORWERP
De Vereniging stelt zich tot doel, beveiligde informatie-uitwisseling onder leden van sectoren die verband
houden met logistiek in de chemie te vereenvoudigen via een platform voor gegevensuitwisselingsapplicaties,
met het oog op de transformatie van de huidige manuele, op papieren documenten gebaseerde
logistiekprocessen naar meer geïntegreerde, collaboratieve, elektronische en realtimeprocessen voor
gegevensuitwisseling.
De concrete activiteiten van de Vereniging leggen zich toe op de chemische sector (en het omzetten van
het EFTCO-reinigingsdocument in een elektronisch document) bij wijze van vertrekpunt, en kunnen worden
uitgebreid naar sectoren zoals bijvoorbeeld voeding, voeder en farmaceutica, wanneer bijkomende use cases
en/of synergiën met toegevoegde waarde worden geïdentificeerd.
Derhalve omvatten de activiteiten van de Vereniging onder meer het volgende:
(i)De ontwikkeling van vergelijkbare use cases van beveiligde gegevensuitwisseling stimuleren door het
verstrekken van financiële middelen - zoals terug te betalen financiering - en sectorspecifieke knowhow;
(ii)Fungeren als kennis- en overlegcentrum inzake samenwerkingsprocessen en gegevens- en informatie-
uitwisseling;
(iii) Een organisatorisch kader met gemeenschappelijke bedrijfsprocessen bieden door een platform voor
gegevensuitwisselingsapplicaties te exploiteren;
(iv)Fungeren als schakel tussen de logistiekspelers uit de sector en de ICT-bedrijven die de IT-diensten
voor de gegevensuitwisseling leveren;
(v)De beleidsregels voor de kwaliteit en de uitwisseling van gegevens voor use cases en de gerelateerde
procedures om 'een dergelijk IT-platform voor gegevensuitwisselingsapplicaties te exploiteren definiëren en
goedkeuren en ervoor zorgen dat ze effectief worden toegepast;
(vi) Als "trustee" fungeren om gepast gebruik van gegevens te waarborgen;
(vii)Leveranciers evalueren en selecteren, onderhandelen en producten en diensten aankopen in lijn met
het doel van de Vereniging;
(viii)Informatie verzamelen, klaarmaken en verspreiden;
(ix)Streven naar gemeenschappelijke manieren om gegevens uit te wisselen en standaardisering van
processen.
Daarnaast kan de Vereniging kan alle acties ondernemen, alle activiteiten ontplooien en alle juridische
middelen inzetten die nuttig of noodzakelijk zijn voor of rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de
verwezenlijking van haar voorwerp.
ARTIKEL 4.DUUR
De VZW is opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde ontbonden worder.
TITEL II. LEDEN
AFDELING 1: TOELATING
ARTIKEL 5.LEDEN
De Vereniging bestaat uit drie categorieën van leden:
Corporate A-Leden: elke federatie van sectoren die verband houden met logistiek en chemie;
Corporate B-Leden: elke onderneming of associatie dat lis is van een Corporate A-lid;
Geassocieerde Leden: alle andere rechtspersonen (bv. stakeholders) waaraan het statuut van
Geassocieerd Lid wordt verleend door het bestuursorgaan en die kunnen bijdragen tot de verwezenlijking van
de doelstellingen van de Vereniging.
Alleen rechtspersonen komen in aanmerking om lid te worden van de Vereniging.
De Corporate A-Leden en de Corporate B-leden worden samen de "Volle Leden" of de "Corporate Leden"
van de Vereniging genoemd.
Het aantal Corporate Leden is onbeperkt, maar minstens gelijk aan drie (3).
Corporate Leden hebben alle rechten en verplichtingen die hun worden toegekend door het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen, door deze Statuten en door het Intern Reglement.
De rechten en plichten van de Geassocieerde Leden worden uitsluitend omschreven in deze Statuten,
tenzij in deze Statuten anders is bepaald.
ARTIKEL 6.TOELATINGSPROCEDURE
De algemene vergadering beslist over de toelating als Corporate Lid van de Vereniging, bij gewone
meerderheid van uitgebrachte stemmen en met de goedkeuring van alle aanwezige of vertegenwoordigde
Corporate A-Leden, aan rechtspersonen die, naar de mening van de algemene vergadering en op
aanbeveling van het bestuursorgaan, kunnen bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de
Vereniging en voldoen aan de in artikel 5 vermelde definitie van Corporate A-Leden of Corporate B-Leden.
Geassocieerd Lidmaatschap kan door het bestuursorgaan worden verleend via een gewone meerderheid
van stemmen aan rechtspersonen die voldoen aan de vereisten van het Geassocieerd Lidmaatschap zoals
vermeld in artikel 5 van onderhavige Statuten.
De toetreding van een nieuw lid, ongeacht of het een Corporate of een Geassocieerd Lid, houdt in dat het
nieuwe lid deze Statuten, het Intern Reglement en alle Algemene voorwaarden van de VZW aanvaardt en alle
toekomstige beslissingen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan zal naleven. De toetreding van
een nieuw lid gaat in bij ontvangst van de betaling van de lidmaatschapsbijdrage.
Lidmaatschapsaanvragen worden ingediend bij de Chief Executive Officer of de Voorzitter, die het
bestuursorgaan hiervan in kennis stelt met het oog op het doen van een aanbeveling (Corporate
lidmaatschap) of nemen van een beslissing (Geassocieerd lidmaatschap).
Het bestuursorgaan houdt een ledenregister bij op de zetel van de VZW. In het ledenregister wordt een
onderscheid gemaakt tussen de verschillende categorieën van leden en wordt de naam, de rechtsvorm en het
adres van zetel van elk lid vermeld. Alle leden, zowel Corporate als Geassocieerde Leden, moeten het
bestuursorgaan in kennis stellen van elke wijziging met betrekking tot de in het ledenregister opgenomen
gegevens.
AFDELING 2: UITTREDING EN UITSLUITING
ARTIKEL 7.UITTREDING
Een lid van de Vereniging, ongeacht of het een Corporate of een Geassocieerd Lid is, houdt onder meer in
de volgende gevallen op líd te zijn:
1.Bij faillissement of liquidatie;
2.Indien het lid niet langer voldoet aan de in artikel 5 bepaalde voorwaarden om in aanmerking te komen
voor lidmaatschap;
3.Wanneer het lid ontslag neemt;
4.Bij uitsluiting uit de Vereniging door de Algemene vergadering.
De Vereniging blijft voortbestaan voor en tussen de overblijvende leden.
Een Geassocieerd Lid van de Vereniging kan aan het einde van elk boekjaar ontslag nemen als lid, met
inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden waar het Bestuursorgaan schriftelijk van in kennis
stelt.
Een Corporate Lid of Geassocieerd Lid van de Vereniging kan ontslag nemen om gegronde redenen, met
inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden waar het Bestuursorgaan schriftelijk van in kennis
stelt,
ARTIKEL 8.UITSLUITING
De Vereniging kan, op voorstel van het Bestuursorgaan, een lid uitsluiten om een wettige reden evenals
omwille van één of meer van de volgende redenen:
(i)Het stellen van handelingen die de goede naam of het imago van de Vereniging schaden; alsook
negatieve uitlatingen over de Vereniging;
(ii)Het voorwerp uitmaken van een strafrechtelijk onderzoek of veroordeling;
(iii)Het bestaan van ernstige aanwijzingen van fraude/bedrog van enigerlei aard, of enige veroordeling
daartoe, al dan niet in verband met de activiteiten van de Vereniging;
(iv)Het stellen van handelingen in strijd met het doel van de Vereniging;
(v)De ernstige overtreding van de statuten van de Vereniging;
(vi)Een inbreuk op de algemene voorwaarden van een of meer door de Vereniging georganiseerde use
cases;
(vii)Inbreuken op sociale, fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen eigen aan het lid;
(viii)In geval van een inbreuk op de Algemene Voorwaarden of het Intern Reglement van de Vereniging;
(ix)Het niet betalen van aan de VZW verschuldigde bedragen;
(x)Het zonder ernstige redenen blokkeren van door het bestuursorgaan voorgestelde redelijke wijzigingen
in de financiering van de VZW.
Alleen de algemene vergadering is bevoegd om een uitsluiting van een Corporate Lid uit te spreken. De
uitsluiting moet worden aangegeven in de oproeping.
Geassocieerde Leden kunnen ook door het bestuursorgaan worden uitgesloten in de hierboven vermelde
gevallen.
Het bestuursorgaan kan het lidmaatschap schorsen in afwachting van de algemene vergadering waarop
beslist wordt over de uitsluiting.
Het voorstel tot uitsluiting wordt aan het betrokken lid meegedeeld per post of per e-mail, ten minste 15
dagen voor de datum van de algemene vergadering waarop het voorstel tot uitsluiting zal worden behandeld.
Het lid wiens uitsluiting wordt gevraagd, kan worden gehoord op de algemene vergadering.
Hij heeft tevens de mogelijkheid zijn opmerkingen schriftelijk vooraf te kennen te geven aan de algemene
vergadering, nadat het voorstel tot zijn uitsluiting hem werd meegedeeld.
Een uitgesloten lid heeft geen aanspraak op het bezit van de Vereniging en kan zijn inbreng en zijn
betaalde bijdragen niet terugvorderen.
ARTIKEL 9.LEDENBIJDRAGEN - BEGROTING
leder lidmaatschap van de Vereniging houdt de verbintenis in om het lidgeld van het lopende jaar te
betalen .. De algemene vergadering kan dit lidgeld jaarlijks vastleggen.
Zij verstrekken daarnaast aan de Vereniging de actieve bijdrage van hun capaciteiten en toewijding.
Het bestuursorgaan kan beslissen het inschrijvingsgeld al dan niet te innen.
Voor de goedkeuring van de jaarlijkse begroting en lidmaatschapsbijdragen zijn een gewone meerderheid
van de op de algemene vergadering uitgebrachte stemmen en de goedkeuring van alle aanwezige of
vertegenwoordigde Corporate A-Leden vereist.
Ingeval er behoefte is aan bijkomende financiering voor de Vereniging, legt het bestuursorgaan aan de
algemene ledenvergadering een bedrijfsoplossing voor, die kan worden goedgekeurd met een gewone
meerderheid van uitgebrachte stemmen en met de goedkeuring van alle aanwezige of vertegenwoordigde
Corporate A-Leden.
De al dan niet vrijwillige beëindiging van het lidmaatschap geeft het betrokken lid niet het recht om zijn
betalingen aan de Vereniging voor het jaar waarin zijn lidmaatschap wordt beëindigd geheel of gedeeltelijk
terug te vorderen.
TITEL III. BESTUUR - CONTROLE
ARTIKEL 10.SAMENSTELLING VAN HET BESTUURSORGAAN
De Vereniging wordt bestuurd door een collegiaal bestuursorgaan, dat minstens drie en maximaal 15
bestuurders telt, die natuurlijke personen zijn.
Indien en zolang de Vereniging minder dan drie leden heeft, mag het bestuursorgaan bestaan uit twee
bestuurders. Zolang het bestuursorgaan tweehoofdig is, verliest elke bepaling die aan een lid van het
bestuursorgaan een doorslaggevende stem toekent, van rechtswege haar werking.
Elk Corporate A-Lid heeft het recht om een lijst van kandidaten voor te stellen van wie bewezen is dat ze
actief zijn in en beschikken over kennis van zaken met betrekking tot actieve use cases, voor de benoeming
van Bestuurder(s). De algemene vergadering benoemt uit deze lijst één (1) Bestuurder.
Elk Corporate B-Lid heeft het recht om een lijst van kandidaten voor te stellen van wie bewezen is dat ze
actief zijn in en beschikken over kennis van zaken met betrekking tot actieve use cases, voor de benoeming
van Bestuurder(s). De algemene vergadering benoemt uit deze lijst één (1) Bestuurder.
De bestuurders worden benoemd voor de duur bepaald door de algemene vergadering, en bij gebrek aan
precisering, voor drie jaar.
De algemene vergadering kan het mandaat van elke bestuurder te allen tijde en zonder opgave van
redenen met onmiddellijke ingang beëindigen.
De algemene vergadering mag geen opzeggingstermijn noch vertrekvergoeding voorzien.
Uittredende bestuurders zijn herbenoembaar. Het mandaat van de uittredende bestuurders die niet
herbenoemd zijn, houdt onmiddellijk op na de algemene vergadering die heeft beraadslaagd over de
herbenoeming.
leder lid van het bestuursorgaan kan zelf ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan het
bestuursorgaan. Hij kan zelf het nodige doen om de beëindiging van zijn mandaat aan derden tegen te
werpen. Een bestuurder is verplicht na zijn ontslag verder zijn opdracht te vervullen totdat in zijn vervanging is
voorzien binnen een redelijke termijnı, dewelke niet langer dan 6 maanden mag duren.
Wanneer de plaats van een bestuurder openvalt vóór het einde van zijn mandaat, hebben de
overblijvende bestuurders het recht een nieuwe bestuurder te coopteren.
De eerstvolgende algemene vergadering moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen.
Bij bevestiging volbrengt de gecoöpteerde bestuurder het mandaat van zijn voorganger, tenzij de algemene
vergadering er anders over beslist. Bij gebrek aan bevestiging eindigt het mandaat van de gecoöpteerde
bestuurder na afloop van de algemene vergadering, zonder dat dit afbreuk doet aan de regelmatigheid van de
samenstelling van het bestuursorgaan tot op dat ogenblik.
ARTIKEL 11.VOORZITTERSCHAP VAN HET BESTUURSORGAAN
Het bestuursorgaan kiest uit zijn midden een voorzitter en twee ondervoorzitters, alsook een
penningmeester.
De rol van penningmeester kan ook worden vervuld door een medewerker van de Vereniging.
Indien de voorzitter verhinderd is, wordt hij vervangen door de ondervoorzitter of bij gebrek aan
ondervoorzitter, door een andere bestuurder die aangeduid is door zijn collega's, of bij gebrek aan
overeenstemming, door de oudste aanwezige bestuurder.
ARTIKEL 12.BIJEENROEPING VAN HET BESTUURSORGAAN
Het bestuursorgaan wordt bijeengeroepen door de Chief Executive Officer, of, indien hij verhinderd is, door
de voorzitter, de ondervoorzitter of penningmeester of bij gebrek aan ondervoorzitter en penningmeester of
wanneer zij verhinderd zijn, door een andere bestuurder die aangeduid is door zijn collega's.
De bijeenroeping geschiedt schriftelijk (per post of per e-mail), ten laatste 15 dagen vóór de vergadering,
behoudens in geval van hoogdringendheid. In dit laatste geval worden de aard en de redenen van de
hoogdringendheid vermeld in de oproeping of in het verslag van de vergadering.
Vertegenwoordigers van de Geassocieerde Leden en andere personen kunnen op uitnodiging van het
bestuursorgaan de vergaderingen van het bestuursorgaan bijwonen en hebben een louter raadgevende rol.
Het bestuursorgaan houdt ten minste drie (3) vergaderingen per jaar.
De vergadering wordt gehouden in de plaats aangewezen in de oproepingsbrief en bij gebrek aan
dergelijke aanwijzing, in de zetel van de Vereniging.
ARTIKEL 13.BESLUITVORMING VAN HET BESTUURSORGAAN
Het bestuursorgaan kan slechts beraadslagen en geldig besluiten indien tenminste de helft van de leden
aanwezig of vertegenwoordigd is.
Elke bestuurder kan aan één van zijn collega's volmacht verlenen om hem te vertegenwoordigen op een
bepaalde vergadering van het bestuursorgaan en om er in zijn plaats te stemmen. Deze volmacht dient
schriftelijk te zijn. De lastgever wordt dan geacht aanwezig te zijn.
Een bestuurder mag niet meer dan drie van zijn collega's tegelijkertijd vertegenwoordigen.
Het bestuursorgaan kan slechts rechtsgeldig beraadslagen en besluiten over aangelegenheden die niet op
de agenda vermeld zijn indien alle leden op de vergadering aanwezig zijn en ermee instemmen. Deze
instemming wordt geacht te zijn verleend wanneer blijkens de notulen geen bezwaar werd gemaakt.
Het bestuursorgaan streeft in haar besluitvorming naar unanimiteit onder alle aanwezige en
vertegenwoordigde bestuurders, met dien verstande dat bij gebrek aan unanimiteit de besluiten van het
bestuursorgaan worden genomen met een gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen en met de
goedkeuring van alle Bestuurders die zijn voorgesteld door de Corporate A-Leden.
De besluiten van het bestuursorgaan kunnen worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van alle
bestuurders.
Bij staking van stemmen is de stem van degene die de vergadering voorzit doorslaggevend.
ARTIKEL 14.NOTULEN VAN HET BESTUURSORGAAN
De besluiten van het bestuursorgaan worden weergegeven in de notulen, die worden ondertekend door de
voorzitter van de vergadering en de bestuurders die erom verzoeken.
De leden van de raad kunnen verzoeken dat hun meningen of bezwaren tegen een besluit van het
bestuursorgaan worden opgenomen in de notulen.
ARTIKEL 15.BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUURSORGAAN
Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot
verwezenlijking van het voorwerp en het belangeloos doel van de Vereniging, behoudens die waarvoor
volgens de wet of deze statuten alleen de algemene vergadering bevoegd is.
Het bestuursorgaan kan de CEO te allen tijde opdragen een aanbeveling voor te bereiden voor een
beslissing die op de agenda van het bestuursorgaan wordt geplaatst.
Het bestuursorgaan beschikt met name over de hierna vermelde bevoegdheden, die hij niet mag
delegeren aan de Chief Executive Officer noch aan enige andere derde:
1.De uitvoering van de doelstellingen van de Vereniging;
2.Beslissen over de aanvaarding en uitsluiting van een Geassocieerd Lid;
3.Benoemen en afzetten van de Voorzitter van het bestuursorgaan en de Chief Executive Officer van de
Vereniging, waarbij de Chief Executive Officer en respectievelijk de Voorzitter worden geraadpleegd maar
geen stemrecht hebben;
4.Voorbereiden en organiseren van (i) de jaarlijkse algemene vergadering, met inbegrip van de
voorbereiding van de jaarrekening van de vereniging en het jaarverslag aan de algemene vergadering, en de
begroting en (ii) eventuele buitengewone algemene vergaderingen;
5.Bijhouden van het Ledenregister;
6.Voorstellen doen met betrekking tot de lidmaatschapsbijdragen;
7.De gemachtigde ondertekenaars aanduiden en de wijze waarop zij ondertekenen;
8.Voorbereiden en indienen van dossiers om subsidies en andere bijkomende financiering te krijgen;
9.Opstellen en goedkeuren van het Intern Reglement en de Algemene Voorwaarden van de Vereniging
(met inbegrip van de Algemene Voorwaarden voor specifieke use cases).
De bestuurders van de Vereniging zijn niet bevoegd om de Vereniging individueel wettelijk te
vertegenwoordigen (uitgezonderd door het bestuursorgaan verleende bijzondere volmachten conform het
volgende lid). De Vereniging kan ten aanzien van derden rechtsgeldig worden vertegenwoordigd door de
Voorzitter van het bestuursorgaan en een ander lid van het bestuursorgaan die gezamenlijk handelen.
De Vereniging kan in de omgang met derden ook wettelijk worden vertegenwoordigd door de Chief
Executive Officer met betrekking tot alle handelingen en documenten die vallen onder zijn/haar bevoegdheid
voor dagelijks bestuur.
ARTIKEL 16.VERGOEDING VAN DE BESTUURDERS
De algemene vergadering beslist of het mandaat van de bestuurder al dan niet ten kosteloze titel wordt
uitgeoefend.
Indien het mandaat van de bestuurder bezoldigd is, dan bepaalt de algemene vergadering, beslissend met
absolute meerderheid van stemmen, het bedrag van deze vaste of evenredige vergoeding. Deze wordt
geboekt op de algemene kosten, los van eventuele representatie-, reis- en verplaatsingskosten.
ARTIKEL 17.DAGELIJKS BESTUUR
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur, alsook de vertegenwoordiging van de Vereniging wat dat
bestuur aangaat, opdragen aan één of meer personen, al dan niet lid van het bestuursorgaan.
Het bestuursorgaan bepaalt of zij alleen, dan wel gezamenlijk of als college optreden.
Het dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de
behoeften van het dagelijks leven van de Vereniging, als de handelingen en de beslissingen die, ofwel om
reden van hun minder belang dat ze vertonen, ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst
van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.
De Vereniging heeft een Chief Executive Officer die wordt benoemd en afgezet door het bestuursorgaan
conform de Statuten. Bij het bepalen van de bevoegdheden van de Chief Executive Officer wordt de Chief
Executive Officer geraadpleegd maar heeft hij/zij geen stemrecht.
De Chief Executive Officer brengt regelmatig verslag uit aan het Bestuursorgaan.
De Chief Executive Officer is tevens bevoegd om:
1.Met raadgevende stem deel te nemen aan alle vergaderingen van het bestuursorgaan;
2.in te staan voor het uitvoerend bestuur van de Vereniging conform de besluiten van het bestuursorgaan,
waarbij hij of zij handelt binnen de in de goedgekeurde begroting vastgestelde jaarlijks
begrotingsdoelstellingen met inbegrip van die voor het operationeel team (en uitbestede diensten);
3.Te zorgen voor de uitvoering van de door het bestuursorgaan en de algemene vergadering genomen
besluiten;
4.Aan het bestuursorgaan verslag uit te brengen over eventuele kritieke omstandigheden waarin het risico
bestaat dat de overeengekomen doelstellingen niet worden bereikt;
5.In werkgroepen nieuwe use cases voor te stellen, te coördineren en uit te werken, zoals
overeengekomen met het bestuursorgaan;
6.Namens de leden op te treden als onafhankelijke "trustee" in geval van onrechtmatig gebruik van
gegevens of wanneer Overheidsinstanties om inlichtingen vragen;
7.Wanneer nodig in samenwerking met het bestuursorgaan het Intem Reglement en de Algemene
Voorwaarden van de Vereniging te bekijken en te herzien (met dien verstande dat de eindbeslissing met
betrekking tot het Intern Reglement en de Algemene Voorwaarden toekomt aan het bestuursorgaan).
ARTIKEL 18.CONTROLE VAN DE VERENIGING
Wanneer het door de wet vereist is en binnen de wettelijke grenzen, wordt het toezicht op de Verenigingen
toevertrouwd aan één of meerdere commissarissen, benoemd voor een hemieuwbare termijn van drie jaar.
ARTIKEL 19.VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID
Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de Vereniging, met inbegrip van de vertegenwoordiging in rechte.
Onverminderd de algemene vertegenwoordigings-macht van het bestuursorgaan als college, zijn alle
akten die de Vereniging verbinden, in en buiten rechte, geldig wanneer zij ondertekend worden door ofwel de
voorzitter en een ander lid van het bestuursorgaan die gezamenlijk handelen ofwel door de Chief Executive
Officer met betrekking tot alle handelingen en documenten die vallen onder zijn/haar bevoegdheid voor
dagelijks bestuur.
TITEL IV. ALGEMENE VERGADERING
ARTIKEL 20.SAMENSTELLING
De algemene vergadering bestaat uit alle Corporate Leden.
ARTIKEL 21.BEVOEGDHEDEN
De algemene vergadering oefent de bevoegdheden uit die de wet en deze statuten haar toewijzen. Dit
omvat de volgende exclusieve bevoegdheden die alleen door de algemene vergadering kunnen worden
uitgeoefend:
(i)De statutenwijziging;
(ii)De benoeming en de afzetting van de bestuurders en de bepaling van hun bezoldiging ingeval een
bezoldiging wordt toegekend;
(iii)De benoeming en de afzetting van de commissaris en de bepaling van zijn bezoldiging;
(iv) De kwijting aan de bestuurders en de commissaris, alsook, in voorkomend geval, het instellen van de
Verenigingsvordering tegen de bestuurders en de commissarissen;
(v) De goedkeuring van de jaarrekening en van de begroting;
(vi) De ontbinding van de Vereniging de uitsluiting van een lid;
(vii) De omzetting van de VZW in een IVZW, een cooperatieve vennootschap erkend als sociale
onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming;
(viii) Om een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden;
(ix) Alle andere gevallen waarin de wet of deze statuten dat vereisen
Over de aangelegenheden waarvoor de algemene vergadering exclusief bevoegd is krachtens deze
statuten kan alleen worden beraadslaagd indien ten minste de helft van de leden (met inbegrip van minstens
twee Corporate A Leden) aanwezig of vertegenwoordigd is. Beslissingen worden genomen bij gewone
meerderheid van de geldige stemmen van de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden, behalve
wanneer het Wetboek van vennootschappen en verenigingen of de Statuten dit anders voorzien.
ARTIKEL 22.ORGANISATIE EN BIJEENROEPING
leder jaar wordt een gewone algemene vergadering gehouden op de datum en de plaats die door het
bestuursorgaan worden bepaald en naar behoren door de Chief Executive Officer worden meegedeeld, en
niet later dan zes (6) maanden na de afsluiting van het desbetreffende boekjaar, ten einde de jaarrekening
goed te keuren.
Het bestuursorgaanı er, in voorkomend geval, de commissaris, moet de algemene vergadering
bijeenroepen in de gevallen bepaald door de wet en deze statuten, en tevens telkenmale het belang van de
Vereniging het vereist of wanneer één of meerdere de leden die samen 20% van het totale aantal stemmen
inde algemene vergadering vertegenwoordigen, het vraagt. In dit laatste geval, zullen de leden de
agendapunten aangeven in hun verzoek. Het bestuursorgaan of, in voorkomend geval, de commissaris zal de
algemene vergadering bijeenroepen 15 dagen na het verzoek tot bijeenroeping en de algemene vergadering
wordt uiterlijk gehouden 30 dagen na dit verzoek.
De oproepingen tot een algemene vergadering vermelden de agenda. Punten buiten de agenda kunnen
niet behandeld worder.
Ze worden tenminste vijftien dagen voor de algemene vergadering verstuurd per e-mail gericht aan de
leden, aan de bestuurders en, in voorkomend geval, aan de commissarissen. Aan de personen voor wie de
Vereniging niet over een e-mailadres beschikt, wordt de oproeping verstuurd bij gewone post, op dezelfde dag
als de verzending varı de elektronische oproepingen.
Aan de leden, de bestuurders en, in voorkomend geval, de commissarissen die erom verzoeken, wordt
onverwijld en kosteloos een kopie verzonden van de stukken die krachtens de wet aan de algemene
vergadering moeten worden voorgelegd.
ledere persoon kan verzaken aan de oproeping en zal in ieder geval als regelmatig opgeroepen worden
beschouwd als hij aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.
ARTIKEL 23.TOEGANG TOT DE ALGEMENE VERGADERING
Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen, dient een lid
als Corporate Lid ingeschreven te zijn in het register van de leden.
Geassocieerde Leden hebber niet het recht de algemene vergadering bij te wonen en hebben geen
stemrecht op de algemene vergaderingen.
Wanneer de algemene vergadering beraadslaagt op grond van een door de commissaris opgesteld
verslag, neemt hij deel aan de vergadering.
ARTIKEL 24.ZITTINGEN
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan, of in diens
afwezigheid door de ondervoorzitter of, bij gebrek daaraan door de oudste aanwezige bestuurder. Indien geen
enkele bestuurder aanwezig is, wordt de algemene vergadering voorgezeten door het oudste aanwezige lid.
De voorzitter zal een secretaris en stemopnemer aanduiden.
ARTIKEL 25.BERAADSLAGINGEN
Alle Corporate Leden hebben gelijke stemrechten op de algemene vergadering. Elk Corporate Lid beschikt
over één stem.
Elk Corporate Lid kan aan een ander lid een schriftelijke volmacht geven om zich te laten
vertegenwoordigen op de algemene vergadering en daar in zijn plaats te stemmen. Elk lid kan maar met één
dergelijke volmacht deelnemen aan de algemene vergadering.
Een verleende volmacht blijft geldig voor elke volgende algemene vergadering in de mate waarin daarop
dezelfde agendapunten worden behandeld, tenzij de lastgever niet langer lid zou zijn van de Vereniging.
Alle algemene vergaderingen mogen alleen beslissen over de voorstellen die zijn opgenomen in de
agenda, behalve als alle personen die moeten worden opgeroepen, aanwezig of vertegenwoordigd zijn en, in
het laatste geval, op voorwaarde dat de volmachten dit uitdrukkelijk vermelden.
Behoudens in de gevallen voorzien door de wet of deze Statuten, worden de besluiten genomen bij
gewone meerderheid van stemmen.
ARTIKEL 26.NOTULEN
Er worden notulen opgesteld en ondertekend door de Voorzitter en de Secretaris.
Derden die kennis willen nemen van de genotuleerde beslissingen van de algemene vergadering, kunnerı
daartoe een aanvraag indienen bij het bestuursorgaan die deze discretionair en zonder verdere motivering
kan toestaarı of weigeren
TITEL V. FINANCIERING - BOEKJAAR - INTERN REGLEMENT
ARTIKEL 27.BOEKJAAR
Het boekjaar van de Vereniging gaat in op 1 januari en eindigt op 31 december van ieder jaar.
Op deze laatste datum wordt de boekhouding van de Vereniging afgesloten en stelt het bestuursorgaan de
jaarrekening op overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen. Het bestuursorgaan stelt tevens een
begrotingsvoorstel op voor het volgende boekjaar.
Het bestuursorgaan legt de jaarrekening over het vorige boekjaar en het begrotingsvoorstel voor het
volgende boekjaar ter goedkeuring voor op de jaarlijkse algemene vergadering.
ARTIKEL 28.INTERN REGLEMENT
Een intern reglement kan worden opgesteld door het bestuursorgaan en ter goedkeuring voorgelegd
worden aan de algemene vergadering. Wijzigingen aan dit intern reglement zullen kunnen worden
aangebracht door de algemene vergadering besluitend met de gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde leden.
TITEL VI. ONTBINDING - VEREFFENING
ARTIKEL 29.ONTBINDING
De Vereniging kan op elk moment worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering
genomen onder dezelfde voorwaarden als voor de wijziging van het voorwerp of van het belangeloos doel van
de Vereniging. De in voorkomend geval overeenkomstig de wet toepasselijke verslaggevingsverplichtingen
worden daarbij in acht genomen.
ARTIKEL 30.VEREFFENAARS
Bij ontbinding van de Vereniging, om welke reden en op welk ogenblik het ook zij, zijn de bestuurders in
functie aangewezen als vereffenaars krachtens deze statuten indien geen andere vereffenaar zou zijn
benoemd, zonder afbreuk te doen aan het recht van de algemene vergadering om één of meerdere
vereffenaars aan te duiden, hun bevoegdheden te omlijnen en hun vergoeding te bepalen.
Dit zonder afbreuk te doen aan het recht van de algemene vergadering om de Vereniging te ontbinden en
te vereffenen in één akte overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en Verenigingen.
ARTIKEL 31.BESTEMMING VAN HET NETTO-ACTIEF
In geval van ontbinding en vereffening, beslist de buitengewone algemene vergadering over de
bestemming van het vermogen van de Vereniging, dat in ieder geval tot een belangeloos doel moet worden
aangewend. Dit belangeloos doel dient zo dicht mogelijk aan te leunen bij het belangeloos doel/voorwerp van
de Vereniging.
Deze aanwending geschiedt na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de vereffening of
consignatie van de nodige sommen om die te voldoen en na de terugkeer van de inbrengen van de leden.
TITEL VII. ALGEMENE BEPALINGEN
ARTIKEL 32.WOONSTKEUZE
Voor de uitvoering van deze statuten, kiest elk lid en elke bestuurder woonplaats op het adres zoals
vermeld in onderhavige statuten.
ARTIKEL 33.GERECHTELIJKE BEVOEGDHEID
Voor elk betwisting omtrent de zaken van de Vereniging en de uitvoering van deze statuten, tussen de
Vereniging, haar leden, bestuurders, commissarissen en vereffenaars, wordt een exclusieve bevoegdheid
toegekend aan de rechtbank in wiens rechtsgebied de zetel is gevestigd, tenzij de Vereniging er uitdrukkelijk
aan verzaakt.
ARTIKEL 34.GEMEEN RECHT
De bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en Verenigingen, waarvan niet geldig zou zijn
afgeweken, worden geacht te zijn ingeschreven in huidige akte, en clausules die strijdig zijn met de
dwingende bepalingen van het Wetboek worden geacht niet te zijn geschreven.
SLOTBEPALINGEN
Zetel
De algemene vergadering verklaart dat het adres van de zetel is gevestigd te Auguste Reyerslaan 80,
1030 Schaarbeek.
Ontslag
De Algemene vergadering beslist unaniem om de hiernavolgende bestuurders uit hun ambt te ontslaan:
-De heer Michael KUBENZ, geboren te Hamburg op 06/10/1957 en woonachtig te 22301 Hamburg,
Bellevue 28, Duitsland;
Kwijting
De Algemene vergadering verleent reeds tussentijdse kwijting aan de uittredende bestuurders van de
Vereniging, voor alle handelingen die zij in de uitoefening van hun mandaat hebben gesteld tot en met datum
van beëindiging van hun mandaat. Volledige kwijting zal verleend worden op de eerstvolgende jaarlijkse
Algemene vergadering.
Benoemingen
Vervolgens worden als bestuurders benoemd:
-De heer Yves VERSCHUEREN, geboren te Mechelen op 28 april 1958 en kiest woonplaats op het adres
van de Vereniging;
-De heer Erwig SELIAERTS, geboren te Wilrijk op 14 juni 1955 en kiest woonplaats op het adres van de
Vereniging;
-De heer Joep AERTS, geboren te Alphen en Riel op 26 mei 1975 en kiest woonplaats op het adres van
de Vereniging;
-De heer Lutz HARDER, geboren te Hamburg op 24 maart 1962 en kiest woonplaats op het adres van de
Vereniging;
-De heer Luc VAN DEN BOSCH, geboren te Temse 22 december 1964 en kiest woonplaats op het adres
van de Vereniging;
-De heer Cédric WALTI, geboren te Seon, Kanton Aargau op 12 juni 1980 en kiest woonplaats op het
adres van de Vereniging;
-Mevrouw Astrid VAN DRIESSCHE, geboren te Lokeren op 8 mei 1975 en kiest woonplaats op het adres
van de Vereniging;
-De Heer Yannick TIMMEL, geboren te Haguenau op 18 augustus 1979 en kiest woonplaats op het adres
van de Vereniging;
-De Heer Stefan RÜGGE, geboren te Kassel op 17 februari 1979 en kiest woonplaats op het adres van de
Vereniging;
-Mevrouw Annick VIDAL, geboren te Montélimar op 13 mei 1959 en kiest woonplaats op het adres van de
Vereniging;
-De Heer Jochen VAN HOYDONCK, geboren te Wilrijk op 23 december 1976 en kiest woonplaats op het
adres van de Vereniging;
-Mevrouw Raisa OLIVEIRA FERREIRA DOS SANTOS, geboren te Rio de Janeiro op 24 juni 1992 en kiest
woonplaats op het adres van de Vereniging.
Hun mandaat is voor een bepaalde duur van drie jaar en al dan niet bezoldigd.
CEO - Voorzitter raad van bestuur
Met éénparigheid van stemmen wordt door de hier aanwezige raad van bestuur beslist om de heer Peter
DEVOS, geboren te Roeselare en woonachtig te 1840 Londerzeel, Blokstraat 22, te benoemen als Chief
Executive Officer van de Vereniging voor een duur van 3 jaar.
Verder beslist het bestuursorgaan om de Heer Yves Verschueren, voornoemd, te benoemen als voorzitter
van het bestuursorgaan.
Commissaris
De algemene vergadering benoemt unaniem de heer Geert Van Goolen met zetel te 1851 Grimbergen,
Kerkstraat 152, als auditor voor de komende drie jaar 2024 - 2025 - 2026.
Volmacht
Een bijzondere volmacht wordt verleend aan de besloten vennootschap DE BLAY + PARTNERS, waarvan
de zetel is gevestigd te 1850 Grimbergen, Kerkeblokstraat 1a, ingeschreven in het Rechtspersonenregister te
Brussel onder het ondernemingsnummer 0423.288.994, vertegenwoordigd door de heer Wim De Blay, met
recht van indeplaatsstelling, die ermee wordt belast het nodige te doen inzake publicatie van onderhavig
onderhands verslag in het Belgisch Staatsblad, alsook om namens de vennootschap alle formaliteiten te
vervullen voor de wijzigingen bij de Kruispuntbank van Ondernemingen via een erkend Ondernemingsloket.
Wim De Blay
Gevolmachtigde