N° d'entreprise : 0416057744
Nom
(en entier) : Cercle notarial de la Province de Luxembourg
(en abrégé) :
Forme légale : Association sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Mathieu 37 bte R1
 : 6600 Bastogne
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS), OBJET
Procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire tenue le 10 novembre 2023
 
S’est réunie l’assemblée générale de l’association sans but lucratif « CERCLE NOTARIAL DE LA
PROVINCE DE LUXEMBOURG », numéro d’entreprise au registre des personnes morales
0416.057.744, dont le siège social est sis à 6600 BASTOGNE, Avenue Mathieu 37 R1
Association constituée en vertu d’un acte reçu par le notaire Stéphane Watillon, à Namur, le 01 avril
2004, publié aux annexes du Moniteur belge du 17 mai 2004 sous numéro 0074077.
Dont les statuts n’ont jamais été modifiés.   
 
L’assemblée générale a pour ordre du jour :
1. Modification de l’objet et du but et refonte des statuts suite à l’adoption du Code des sociétés et
des Associations.
2.   Siège social
3.         Pouvoirs
 
Tous les membres étant présents ou représentés, l’AG se reconnaît apte à délibérer. 
1ère résolution :
L’assemblée générale décide à l’unanimité de modifier l’objet et le but, puis de réécrire les statuts
ainsi qu’il suit, sans toutefois modifier l’exercice social et la date de l’assemblée générale annuelle :
CHAPITRE Ier – Généralités
Article 1er
La dénomination de l’association sans but lucratif est : « Cercle notarial de la Province de
Luxembourg ».
Article 2
Le siège de l’association est fixé  en Région wallonne.
Article 3
3.1. BUT
L’association a pour but d’apporter aux notaires de la province de Luxembourg et à leurs
collaborateurs, une aide, tant scientifique que technique, dans l’exercice de leurs fonctions, afin, tout
en resserrant leurs liens confraternels, d’améliorer les services qu’ils rendent au public.
3.2 OBJET
Pour atteindre ce but, elle a pour objet toutes activités pouvant contribuer directement ou
indirectement à la réalisation de son but, sans préjudice à la compétence des autorités
déontologiques.
- la gestion et l’administration de biens immeubles ;
- la mise en place et la maintenance d’une plate-forme de services à l’usage de ses membres  ;
- l’organisation de séminaires, formations et évènements. Pour réaliser son objet, l’association peut
être intermédiaire commerciale.
Les revenus de ces activités seront intégralement affectés à la réalisation du but désintéressé défini
ci-dessus
L’association peut utiliser tout moyen, accomplir tout acte, prendre toute initiative qui contribue
directement ou indirectement à la réalisation du but et s’intéresser à toute initiative proche ou
connexe aux siennes.
L’association peut, notamment acquérir, louer ou donner en location toute propriété ou droits réels,
recruter du personnel, conclure valablement  des contrats, récolter des fonds, accepter legs et dons,
en résumé exercer  ou faire exercer toutes les activités qui justifient son but.
Article 4
L’association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut en tout temps être dissoute.
L’exercice social porte sur la durée de l’année civile, soit du premier janvier au trente et un décembre
de chaque année.
CHAPITRE II. – Membres
Article 5
Le nombre maximum des membres n’est pas limité ; leur nombre minimum est fixé à douze.
L’association se compose :
a) De membres effectifs :
Ce sont les notaires exerçant dans la province de Luxembourg et les candidats notaires exerçant en
tout ou en partie dans la province de Luxembourg, admis dans l’association comme dit ci-après.
Ils sont convoqués aux assemblées générales de l’association et y disposent chacun d’une voix
délibérative.
Leur cotisation annuelle obligatoire sera fixée comme dit à l’article 8 ci-après.
b) De membres honoraires :
Ce sont les notaires honoraires, ayant exercé dans la province de Luxembourg, admis comme dit ci-
après.
Ils sont convoqués aux assemblées générales de l’association, mais n’y ont qu’une voix consultative
seulement.
Leur cotisation est facultative.
Article 8
Le montant de la cotisation des membres effectifs est fixé annuellement par l’assemblée générale,
laquelle déterminera son importance sur proposition de l’organe d’administration, et après avoir pris
connaissance de la situation financière de l’exercice écoulé, ainsi que du projet de budget de l’
exercice suivant. Le montant maximum de la cotisation annuelle des membres effectifs sera fixé
entre zéro euro et deux cent cinquante euros.
Seuls les membres effectifs ayant réglé leur cotisation de l’exercice précédent auront voix
délibérative aux assemblées générales.
L’engagement de chaque membre est strictement limité au montant de sa cotisation.
Article 9
Les admissions de membres effectifs ou honoraires se font par l’organe d’administration, au scrutin
secret, à la majorité des deux tiers des présents.
Article 10
Les démissions doivent être adressées par écrit à l’organe d’administration, qui les acceptera, pour
autant que le démissionnaire ait rempli ses obligations envers l’association.
 
Article 11
Les radiations ou exclusions sont prononcées par l’organe d’administration et ratifiées par l’
assemblée générale la plus proche.
Les votes de l’organe d’administration et de l’assemblée générale ont lieu au scrutin secret, et à la
majorité des deux tiers des présents.
Elles le seront dans tous les cas d’inconduite manifeste, de préjudice causé volontairement à l’
association, de détérioration de son prestige ou d’entraves à son action.
Le membre en cause sera convoqué, par lettre recommandée à la poste, à l’assemblée générale
appelée à statuer sur son sort ; s’il est présent, il sera entendu par elle avant le vote de ratification.
Le membre démissionnaire ou exclu et les héritiers ou ayants droit du membre décédé n’ont aucun
droit sur le fonds social et ne peuvent réclamer aucun compte, faire apposer les scellés, ni requérir
inventaire.
CHAPITRE III. – Organe d’administration
Article 12
L’association est administrée par un organe d’administration composé de sept administrateurs,
nommés parmi les membres effectifs, par l’assemblée générale ordinaire pour un terme de trois ans.
L’organe est renouvelable à concurrence de deux administrateurs les deux premières années et de
trois administrateurs la troisième année.
L’assemblée générale procédera à la nomination des nouveaux administrateurs parmi les candidats
qui se seront présentés au plus tard lors de l’ouverture de l’assemblée générale convoquée à cet
effet.
A défaut de candidat(e/s), l’organe d’administration pourra valablement fonctionner avec un minimum
de cinq administrateurs. A l’assemblée générale ordinaire suivant celle constatant le défaut de
candidat à la fonction d’administrateur, il sera procédé aux nouvelles nominations pour tenter de
recomposer un organe composé de sept membres. En ce cas, l’assemblée déterminera lesquels des
administrateurs sont élus pour trois, deux ou un an, de façon à permettre par la suite le
renouvellement de l’organe comme dit ci-avant.
Les administrateurs sortants ne seront pas immédiatement rééligibles, sauf dérogation par l’
assemblée générale statuant à la majorité des deux tiers.
En cas de renouvellement complet de l’organe d’administration, l’assemblée générale déterminera
lesquels des administrateurs sont élus pour respectivement trois ans, deux ans et un an, de façon à
permettre par la suite le renouvellement de l’organe d’Administration, conformément à ce qui est dit
ci-avant.
Article 13
L’organe d’administration procédera chaque année, immédiatement après l’assemblée générale
ordinaire, à la nomination, en son sein, pour un an, d’un président, d’un vice-président « directeur du
service aux études », d’un vice-président «directeur du Cercle d’Etude », d’un secrétaire et d’un
trésorier.
Article 14
Toutes pièces engageant l’association, et notamment tout ordre de sortie de fonds, doivent être
revêtues de la signature du président ou du trésorier.
En cas d’empêchement, chacun d’eux pourra être suppléé par un vice-président ou par le secrétaire.
Toute pièce engageant l’association pour plus de dix mille euros devra toujours porter la signature du
président ou d’un vice-président, si le président est empêché, et celle du trésorier ou du secrétaire, si
le trésorier est empêché.
Les actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, sont suivies au nom de l’association,
poursuites et diligences du président de l’organe d’administration et, à son défaut, d’un vice
président.
Toutefois, le président, suivant décision de l’organe, peut déléguer ses pouvoirs à l’un des membres
désignés à cet effet, ou même à un tiers.
Le président de l’organe d’administration et, à son défaut, l’un ou l’autre des vice-présidents, est
désigné pour accepter toute libéralité entre vifs et testamentaires au profit de l’association.
Article 15
Les mandats d’administrateur sont gratuits. Les administrateurs ne contractent aucune responsabilité
personnelle, relativement aux engagements de l’association. Leur responsabilité se limite à l’
exécution du mandat qu’ils ont reçu et aux fautes commises dans leur gestion.
Article 16
L’organe d’administration se réunit sur convocation et sous la présidence de son président ou, en
cas d’empêchement de celui-ci, d’un des deux vice-présidents, chaque fois que l’intérêt de l’
association l’exige ou chaque fois que deux administrateurs le demandent.
Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans la convocation. L’organe d’administration ne peut
délibérer et statuer valablement que si quatre membres sont présents ou représentés, ou trois si l’
organe est composé de cinq administrateurs.
Toute décision de l’organe est prise à la majorité absolue des votants. En cas de partage, la voix de
celui qui préside la réunion de l’organe est prépondérante.
Chaque administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur. Chaque administrateur
ne peut être porteur que d’une seule procuration.
Les délibérations de l’organe d’administration sont constatées par des procès-verbaux, signés par le
président et le secrétaire de séance. Les procès-verbaux sont inscrits dans un registre spécial. Les
copies ou extraits sont signés par le secrétaire, le président ou un vice-président.
Article 17
En cas de décès, de démission, de radiation ou d’empêchement prolongé d’un membre de l’organe
d’administration, l’organe appellera un membre effectif pour poursuivre le mandat de l’administrateur
défaillant, jusqu’à la prochaine assemblée générale, qui devra pourvoir à la vacance. Le membre
nommé en remplacement par l’assemblée générale terminera le mandat de celui qu’il remplace.
Sera considéré comme démissionnaire l’administrateur qui se sera absenté à trois réunions
consécutives de l’organe d’administration, sans avoir présenté des excuses acceptées comme
valables par l’organe d’administration.
Article 18
L’organe d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire tous les actes d’
administration et de disposition qui intéressent l’association. Il a dans sa compétence tous les actes
qui ne sont pas réservés expressément par la loi ou les présents statuts à l’assemblée générale.
Article 19
L’orane d’administration tient au siège de l’association un registre des membres.
CHAPITRE IV. – Collège des vérificateurs aux comptes
Article 20
Il est constitué un collège de deux vérificateurs aux comptes chargés de surveiller la gestion des
biens de l’association et d’en faire rapport à l’assemblée générale ordinaire.
 
Article 21
Les vérificateurs aux comptes sont nommés parmi les membres effectifs par l’assemblée générale.
Leur mandat est de deux ans. En conséquence, il est procédé chaque année à la nomination d’un
vérificateur aux comptes.
En cas de renouvellement complet des vérificateurs, l’assemblée générale déterminera lequel des
vérificateurs est élu pour un an et lequel est élu pour deux ans, de façon à permettre par la suite le
renouvellement annuel d’un vérificateur, conformément à ce qui est dit ci-avant.  Le mode de
nomination est le même que celui des administrateurs. De même, le ou les vérificateurs sortants ne
seront pas immédiatement rééligibles, sauf dérogation par l’assemblée générale statuant à la
majorité des deux tiers.
CHAPITRE V. – Assemblée générale
Article 22
L’assemblée générale est le pouvoir souverain de l’association. Elle se compose des membres
effectifs en règle de cotisation. Chacun d’eux dispose d’une voix. Chaque membre effectif peut se
faire représenter par un autre membre effectif. Chaque membre effectif ne peut toutefois être porteur
à l’assemblée générale que d’une seule procuration.
Article 23
L’association se réunit en assemblée générale ordinaire dans le courant du premier semestre de
chaque année, à une date fixée par l’organe d’administration. Elle se réunit en assemblée générale
extraordinaire sur convocation de l’organe d’administration ou du cinquième de ses membres chaque
fois que l’intérêt de l’association l’exige.
Article 24
Les convocations portent l’ordre du jour et sont adressées par tout procédé (lettre ordinaire, fax,
message électronique, …) quinze jours avant la date de l’assemblée.
Les documents complémentaires (comptes, budget, rapport d’activités, rapport du commissaire,
projet de modification de statuts…) sont adressés au moins huit jours avant l’assemblée.
Article 25
L’assemblée générale est valablement constituée, quel que soit le nombre des membres présents ou
représentés, et ses décisions sont prises à la majorité absolue des voix émises, sauf les cas où une
majorité plus forte est requise par la loi ou les présents statuts.
Les abstentions ne sont pas prises en considération.
En cas de parité de voix, celle du président est prépondérante.
Article 26
Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un registre spécial, signé par le
président et le secrétaire, ainsi que par les membres qui le demandent, et conservé au siège de l’
association ; tous les intéressés peuvent en prendre connaissance, mais sans déplacement du
registre.
Si les intéressés ne sont pas membres mais justifient de leur intérêt légitime, cette communication
est subordonnée à l’autorisation écrite du président de l’organe d’administration ou d’un vice-
président. Les copies et extraits de ces procès-verbaux sont signés par le président ou par deux
membres du bureau. Les résolutions qui intéressent les membres ou un tiers seront portées à leur
connaissance par simple avis confié à la poste.
Article 27
Au cours de l’assemblée générale ordinaire, l’organe d’administration donnera connaissance de la
situation financière de l’exercice ainsi que du projet du budget qui seront soumis à ratification des
membres. Il sera procédé aux élections statutaires en vue du renouvellement partiel de l’organe d’
administration et du collège des vérificateurs aux comptes. Le montant de la cotisation annuelle sera
fixé.
 
CHAPITRE VI. – Dissolution, divers
Article 28
En cas de dissolution, l’assemblée qui l’aura prononcée désignera un ou plusieurs liquidateurs.
Après acquittement du passif, l'actif de l'association sera mis à la disposition d’une association
poursuivant un but similaire ou, à défaut, de la Compagnie des Notaires de la Province de
Luxembourg.
Article 29
Pour tous les points non prévus aux présentes, l’association se référera au Code des sociétés et des
associations ainsi qu’aux usages en vigueur.
Mise au vote, cette résolution est adoptée article par article.
 
2ème résolution :
L’adresse du siège est située 6600 BASTOGNE, Avenue Mathieu 37 R 1
Mise au vote, cette résolution est votée à l’unanimité.
 
4ème résolution :
Tous pouvoir est donné à l’unanimité par l’assemblée générale au notaire François DOGNE à
Houffalize aux fins de publications au Moniteur belge.
Mise aux voix, cette décision est votée à l’unanimité.
 
Fait à Houffalize le 23 avril 2024
 
François DOGNE,
Notaire à Houffalize