N° d'entreprise : 0419574983
Nom
(en entier) : pollen
(en abrégé) : pollen
Forme légale : Association sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue des Arts 24
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
DEMISSIONS, NOMINATIONS, STATUTS (TRADUCTION,
COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS)
Extrait des décisions prises par l’assemblée générale des membres du 2 octobre 2020
1. L’assemblée générale a adapté les statuts au Code des sociétés et des associations. Voici un
extrait des statuts adoptés :
TITRE Ier - Dénomination, siège, objet, activités, durée.
Article 1er.
L'association est une association sans but lucratif (dénommée ci-après « ASBL ») visée par l’article 9
:1 du Code des sociétés et des associations.
Article 2.
L'association est dénommée : « POLLEN ». (…)
Article 3.
Le siège de l’ASBL est sis en Région de Bruxelles – Capitale, précisément à 1000 Bruxelles, avenue
des Arts, 24.
L’adresse de son site internet est www.pollen.be et son adresse électronique est la suivante :
info@pollen.be
Article 4.
L'ASBL est constituée pour une durée indéterminée.
Article 5.
§1. L’ASBL a un but social : offrir aux bénéficiaires précisés ci-après l’aide matérielle ou morale dont
ils peuvent avoir besoin, tant dans leur vie professionnelle que dans leur vie privée.
Elle poursuit la réalisation de ce but par l’organisation d’activités de délassement et de vacances
pour les bénéficiaires et membres du personnel des structures citées ci-après.
Parmi ces activités figurent notamment : l'organisation de vacances ou les interventions qui s'y
rapportent, et plus particulièrement, le tourisme social, ainsi que leurs activités complémentaires,
connexes et/ou accessoires ; l'organisation de telles activités et services concernant les biens
immobiliers appartenant á l'ASBL et mis à disposition pour les bénéficiaires et membres du
personnel visés ci-après.
§2.  Ont accès au service « vacances » offerts par l’ASBL POLLEN :
    1.  les bénéficiaires du Service Social Collectif (SSC);
    2.  les bénéficiaires du Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen (GSD-
V);
    3.  les membres du personnel des autres employeurs publics qui ont été autorisés à s’affilier à
POLLEN par l’assemblée générale de l’ASBL.
En contrepartie des services offerts par POLLEN, pour les bénéficiaires visés à l’alinéa 1er, a), le
Service Fédéral des Pensions (ci-après en abrégé SFPD)  verse à l’ASBL POLLEN un subside
correspondant à la partie, définie dans la convention entre le SFPD et  l’ASBL POLLEN, des
cotisations patronales annuelles versées par les employeurs affiliés au SSC en exécution de l’article
23 de la loi du 18 mars 2016 portant modification de l’Office national des Pensions en service fédéral
des Pensions, et, portant reprise du service social collectif de l’Office des régimes particuliers de
Volet B
sécurité social.
En contrepartie des services offerts par l’ASBL POLLEN, pour les bénéficiaires visés à l’alinéa 1er,
b), le GSD-V rétrocède à POLLEN la partie, définie dans la convention entre le GSD-V et l’ASBL
POLLEN, des cotisations patronales annuelles versées par les employeurs affiliés au GSD-V en
exécution de l’article 6 § 4 des statuts du GSD-V.
En contrepartie des services offerts par l’ASBL POLLEN, pour les membres du personnel visés à l’
alinéa 1er, c), l’employeur de ces membres du personnel verse à l’ASBL POLLEN une cotisation
trimestrielle qui, par membre du personnel, est égale à celle rétrocédée en application de l’alinéa 2
par le SSC pour les membres du personnel d’employeurs qui y sont affiliés.
§3. Sont également autorisés à faire appel au service « vacances » de l'ASBL POLLEN moyennant
une cotisation égale à celle du paragraphe 2 :
    1.  les membres du personnel du SSC;
    2.  les membres du personnel du GSD-V ;
    3.  les membres du personnel de l'ASBL POLLEN ;
    4.  les membres du personnel du secteur « administrations provinciales et locales  » des
organisations représentatives des travailleurs représentés au Comité de gestion du SFPD ;
    5.  les membres du personnel des ASBL suivantes :  Union des Villes et Communes de Wallonie ;
Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest - Association de
la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale; Vereniging van Vlaamse Steden en
Gemeenten.
Les membres du personnel pensionnés des employeurs visés à l’alinéa premier du présent
paragraphe sont assimilés aux membres du personnel.
Les catégories susmentionnées ne pourront prétendre à l'octroi d'une intervention financière
quelconque de la part de l’ASBL POLLEN, ni faire valoir des droits de priorité pouvant porter
préjudice aux bénéficiaires du Service Social Collectif.
§4. L’ASBL peut être chargée par d’autres organismes que le SSC et le GSD-V d’activités à finalité
sociale relevant de la compétence de cet organisme.
§5. Pour réaliser ses objectifs, l’association peut recevoir toute aide ou contribution matérielle ou
financière, d’institutions et personnes publiques ou privées. Les fonds et matériels ainsi récoltés
doivent servir exclusivement à la réalisation du but social. L'association peut prêter son concours et
s'intéresser à toutes activités similaires à son but.
TITRE II - Des membres effectifs
Article 6.
L'association compte au moins douze membres effectifs.
Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux membres par la loi et
les présents statuts.
Article 7.
Sont membres effectifs de l’association, les personnes qui sont admises comme membre effectif et
qui répondent aux conditions suivantes:
    •  d’une part, les personnes faisant partie du Comité de gestion du SSC, et pour un nombre
équivalent, les personnes désignées par l’organe d’administration du GSD-V ;
    •  d’autre part, les personnes désignées par les organisations syndicales affiliés au SSC ou au
GSD-V, et pour un nombre équivalent, les personnes désignées par les employeurs publics affiliés
au SSC ou au GSD-V.
Pour être admis comme membre effectif, la personne qui répond à ces conditions doit être invitée par
l‘organe d’administration à devenir membre et doit obtenir l’agrément de l’assemblée générale. L’
assemblée générale peut décider souverainement et sans autre motivation de ne pas accepter un
candidat en qualité de membre effectif.
Article 8.
Les membres effectifs sont libres de se retirer de l’ASBL à tout moment.
La démission est notifiée par courrier recommandé à adresser à l’organe d’administration. Elle
devient effective le 1er jour du mois qui suit la date du courrier recommandé.
Est réputé démissionnaire :
- le membre effectif qui ne remplit plus les conditions d’admission.
- le membre effectif qui n’assiste pas ou qui ne se fait pas représenter à deux assemblées générales
consécutives.
Article 9.
L’exclusion d'un membre effectif est prononcée par l’assemblée générale. Cette dernière ne peut
valablement se prononcer que si l’exclusion est explicitement indiquée dans la convocation et si
l'assemblée réunit au moins les deux tiers des membres, qu'ils soient présents ou représentés.
L'exclusion est prononcée par l'assemblée générale, au scrutin secret, à la majorité des deux tiers
Volet B
des voix présentes ou représentées, sans qu'il soit tenu compte des abstentions, des votes nuls et
des votes blancs au numérateur ni au dénominateur, après que le membre ait été entendu, s’il le
désire.
L’organe d'administration peut suspendre, jusqu'à la décision de l'assemblée générale, les membres
effectifs qui se seraient rendus coupables d'infraction grave aux statuts ou à la loi.
Article 10.
Les membres effectifs exclus ou démissionnaires et les héritiers ou ayants droit d'un membre décédé
n’ont aucun droit sur le patrimoine de l’ASBL ; ils ne peuvent réclamer aucun compte, faire apposer
les scellés ou requérir inventaire.
TITRE III   - Des organes de l'association
(…) Section 1 - L’assemblée générale
Article 14.
L'assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les
présents statuts.
Une décision de l'assemblée générale est exigée pour:
    •  la modification des statuts;
    •  la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les
cas où une rémunération leur est attribuée;
- la fixation du montant des jetons de présence alloués aux administrateurs ;
- l'élection et la révocation du président et du vice-président parmi les administrateurs ;
    •  la nomination éventuel et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération;
    •  la décharge à octroyer aux administrateurs et au commissaire, ainsi que, le cas échéant,
l'introduction d'une action de l'association contre les administrateurs et les commissaires;
    •  l'approbation des comptes annuels et du budget;
    •  la dissolution de l'association;
    •  l’adhésion et l'exclusion d'un membre effectif;
    •  la transformation de l'ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale
et en société coopérative entreprise sociale agréée;
    •  effectuer ou accepter l'apport à titre gratuit d'une universalité;
    •  l'approbation des acquisitions, échanges, aliénations des biens immeubles nécessaires á la
réalisation de ce but social, les emprunts, baux et constitution d'hypothèques ;
    •  le transfert du siège de l’association ;
    •  tous les autres cas où les statuts l'exigent.
Article 15.
L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, avant le 30 juin, au siège de l’
association ou à tout endroit désigné par l’organe d’administration.
L’assemblée générale est présidée par le Président ou, en son absence, par le Vice-président de l’
organe d’administration. Le règlement d’ordre intérieur fixe les modalités de l’élection du président et
notamment la méthode en cas de ballottage ou de parité de voix.
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à la demande écrite d'un cinquième
des membres effectifs au moins, adressée au Président. Dans ce cas, l'organe d'administration ou
convoque l'assemblée générale dans les vingt et un jours de la demande de convocation, et
l'assemblée générale se tient au plus tard le quarantième jour suivant cette demande.
Une assemblée générale extraordinaire peut en outre être convoquée par l’organe d’administration
(ou au moins deux administrateurs) lorsque l’intérêt social l’exige.
L’assemblée générale désigne deux scrutateurs et un secrétaire.
Article 16.
Les convocations et l’ordre du jour sont envoyés par l’organe d’administration au moins 15 jours
avant la date de l’assemblée générale (15 jours calendrier -  le jour de l’expédition de la convocation
non compris et le jour de l’assemblée générale compris ; toutefois, lorsque le jour de l’échéance est
un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, l’assemblée générale est reportée au plus prochain
jour ouvrable) à tous les membres effectifs, aux administrateurs et, le cas échéant, aux
commissaires. Elles sont faites par e-mails ou un moyen de communication équivalente. Elles sont
envoyées par courrier ordinaire aux personnes pour lesquelles l’association ne dispose pas d’une
adresse e-mail, le même jour que l’envoi des convocations électroniques.
La convocation contient l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de la réunion. Les documents dont il
sera question à l’assemblée générale doivent être joints.
Toute proposition signée par deux membres effectifs au moins doit être portée à l’ordre du jour,
pourvu qu’elle soit communiquée aux membres au minimum 20 jours avant la date de l’assemblée
générale.
Des décisions peuvent être prises en dehors de l’ordre du jour moyennant l’accord unanime des
Volet B
membres présents ou représentés.
Article 19.
Les résolutions de l'assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal, conservé dans un
registre des procès-verbaux qui peut être consulté par les membres effectifs, sur simple demande
écrite et motivée adressée à l’organe d’administration, mais sans déplacement du registre. Le
procès-verbal rédigé en français et en néerlandais, est signé par le Président de séance, le
Secrétaire et les membres effectifs qui le désirent.
Le projet de procès-verbal de l’assemblée générale est communiqué aux membres effectifs au plus
tard dans les 30 jours de la séance.
Les décisions d'ordre individuel sont éventuellement portées à la connaissance des tiers, qui
justifient d'un intérêt, par simple lettre signée par le président.
Section 2. L’organe d’administration.
Article 20.
L’ASBL est administrée par un organe d’administration collégial de maximum douze membres
nommés par l’assemblée générale et révocables par elle.
L’organe d’administration est paritairement composé d’un nombre égal de représentants des
organisations syndicales et des représentants des organisations d’employeurs. Parmi les personnes
représentant les organisations d’employeurs, il doit y avoir un nombre égal de personnes qui
représentent le SSC et le GSD-V. Parmi les personnes représentant les organisations syndicales,
une représentation des trois organisations syndicales doit être assurée.
Article 21.
Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale parmi les membres effectifs pour un mandat
de quatre ans. Ils sont nommés, à la majorité simple des voix présentes ou représentées. Ils sont
rééligibles.
Le mandat des administrateurs n'expire que par l’échéance du terme, décès, démission ou
révocation.
Les administrateurs peuvent être révoqués de tout temps par l’assemblée générale, qui se prononce
à la majorité simple des voix présentes ou représentées. Chaque membre de l’organe d’
administration peut lui-même démissionner moyennant une notification écrite adressée au Président
de l’organe d’administration. Cette démission ne peut intervenir de manière intempestive. Un
administrateur est tenu, après sa démission, de continuer d'exercer ses fonctions jusqu'à ce qu'il
puisse être raisonnablement pourvu à son remplacement.
Si la démission a pour effet de porter le nombre d’administrateurs à un nombre inférieur au minimum
légal ou statutaire, l’administrateur reste en fonction jusqu’à son remplacement
Si le décès a pour effet de porter le nombre d’administrateurs à un nombre inférieur au minimum
légal ou statutaire, une assemblée générale extraordinaire est convoquée pour pourvoir au
remplacement de l’administrateur décédé.
Article 22.
Le Président et le Vice-président de l’organe d’administration sont nommés par l’assemblée générale
parmi les administrateurs. L’un doit être un représentant des organisations d’employeurs et l’autre un
représentant des organisations syndicales.
Article 23.
La composition de l’organe d’administration est adaptée au plus tard lors de l’assemblée générale
qui suit un renouvellement du Comité de gestion du SSC, du SSC-SFPD ou de l’organe d’
administration du GSD-V afin de tenir compte des changements intervenus.
Article 28.
L’organe d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion de
l'association. Il a dans sa compétence tous les actes qui ne sont pas réservés expressément par la
loi ou les présents statuts à l'assemblée générale.
Article 29.
L'organe d'administration peut charger une ou plusieurs personnes, de la gestion journalière de
l'association, ainsi que de la représentation de l'association en ce qui concerne cette gestion.
S'ils sont plusieurs, ils agissent conjointement.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins
de la vie quotidienne de l'association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt
mineur qu'ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de
l'organe d'administration. Dans tous les cas, les actes de gestion journalière ne dépassent pas vingt-
cinq mille euros (EUR 25.000,00).
Article 30.
L’association est représentée dans tous les actes et en justice :
    •  soit, par l’organe d’administration, agissant par la majorité de ses membres;
    •  soit, par le Président et le Viceprésident de l’organe d’administration, agissant conjointement ;
Volet B
    •  soit, dans les limites de la gestion journalière, par la personne ou les personnes auxquelles cette
gestion journalière a été déléguée;
    •  soit, par des mandataires spéciaux dans les limites de leur mandat.
Seules des procurations particulières et limitées à un acte juridique déterminé ou à une série d'actes
juridiques déterminés sont autorisées. Les mandataires engagent l’ASBL dans les limites de la
procuration qui leur a été accordée, lesquelles sont opposables aux tiers conformément aux
dispositions légales en matière de mandat.
TITRE IV - Avoirs, ressources, budget et comptes
Article 37.
Au cas où aucun commissaire n'est nommé, tous les membres peuvent consulter au siège de l'ASBL
tous les procès-verbaux et décisions de l'assemblée générale, de l'organe d'administration ou des
personnes, occupant ou non une fonction de direction, qui sont investies d'un mandat au sein ou
pour le compte de l'association, de même que tous les documents comptables de l'association. (…)
Article 38.
L'organe d'administration peut édicter un règlement d'ordre intérieur moyennant observation des
dispositions de l’article 2 :59 du Code des sociétés et des associations. Le règlement d’ordre
intérieur ainsi que toute modification à ce règlement doivent être soumis à l’assemblée générale des
membres pour approbation.  
La dernière version de ce règlement date du 3 février 2016. Tout membre peut en obtenir un
exemplaire sur simple demande écrite adressée à l’organe d’administration.
TITRE V - de la dissolution
Article 39.
(…) En cas de dissolution de l’ASBL POLLEN, l’actif qui existait au 31 décembre 2014 sera réparti
entre le GSD-V et SFDP-SSC, sur la base de la clé de répartition prévue par l’article 1er de l’arrêté
royal du 15 janvier 2014 portant modification de l’article 4bis de l’arrêté royal du 25 mai 1972 portant
création d’un Service social collectif en faveur du personnel des administrations provinciales et
locales.
Pour les immeubles acquis à partir du 1er janvier 2015, l’actif sera réparti selon la clef de répartition
qui a été utilisée pour l’achat.
Conformément au Code des Sociétés et des Associations, il ne pourra être procédé à l’affectation de
l’actif qu’après l’acquittement du passif.  L’actif revenant au SSC sera versé à une ASBL gérée
paritairement ayant le même objet social ou, à défaut, au fonds de réserve spécial visé à l’article 35
de la loi du 12 mai 2014 précitée et ne pourra être utilisé à d’autres fins que celles visées à l’article 5
des présents statuts. Il en irait de même de l’actif qui devrait être transféré à un organisme ayant
légalement repris tout ou partie des missions du SFDP. (…)
2. L’assemblée générale a pris acte de la démission des membres suivants du conseil d’
administration :
De Wachter Else
Dehaene Luc
Seynaeve Piet
Cryns Guy
Janssens Rudy
Chenoy Patricia
 
L’assemblée générale a constaté la nomination des membres suivants du conseil d’administration :
DI MARTINELLI Muriel
SABEL Véronique
COLLIN Brigitte
DONCK Maxim
VAN DER HEYDEN Caroline
DOYEN Hervé
VAN DE WIELE Christoph
 
Suite à la décision de l’assemblée générale du 2 octobre 2020, le conseil d’administration est
composé des personnes suivantes :
Président : LUYTEN Emiel, Plasbos 7 - 3270 Scherpenheuvel
Vice-Président : CROHAIN Clément, Rue Noir Mouchon, n° 21 A - 7850 Enghien
PETITJEAN Didier, rue du Bouzanton 1 - 7000 Mons
VANDENBULCKE Christophe, Kamerstraat 40 - 9255 Buggenhout
DEMERLIER Christel, Schatakker 12 - 9700 Oudenaarde
DI MARTINELLI Muriel, Route du Lion 93 -1420 Braine-l'Alleud
SABEL Véronique, Hameau de crenwick 53 - 4257 Rosoux crenwick
COLLIN Brigitte, Chaussée de Saint-Job 319 - 1180 Uccle
Volet B
DONCK Maxim, Strandloperstraat 21/0400 - 8400 Oostende
VAN DER HEYDEN Caroline, Strandloperstraat 21/0400 - 8400 Oostende
DOYEN Hervé, Rue Vanderborght 154 - 1090 Jette
VAN DE WIELE Christoph, Boterhoek 128 - 9260 Wichelen
 
Signé:
Pour l’ASBL POLLEN
Kim Lagae, notaire
 
Déposés en même temps : une copie du procès-verbal et une coordination des statuts