N° d'entreprise : 1019.532.059
Nom
(en entier) : Doxandem
(en abrégé) :
Forme légale : ASBL
Adresse complète du siège : rue de Noéchamps, 19 5640 Biesme
Objet de l'acte : Constitution - Statuts - Organe d'Administration
Procès-verbal de l'Assemblée Générale Constitutive
ASBL Doxandem
Siège social : rue de Noéchamps, 19, 5640 Biesme
Date : 5 janvier 2025
Lieu : rue de Noéchamps, 19 5640 Biesmes
1. Ouverture de la séance
À 18h, Monsieur Nicolas Poulain, agissant en qualité de membre fondateur, ouvre la séance et propose
d'examiner les points inscrits à l'ordre du jour.
2. Membres présents
·Nicolas Poulain, Allée des Templiers, 12, 6280 Loverval.
·André Poulain, Rue de Noéchamps, 19, 5640 Biesme.
Les membres présents reconnaissent disposer du pouvoir décisionnel requis pour constituer l'ASBL.
3. Approbation des statuts
Les statuts de l'ASBL Doxandem sont lus et examinés. Après délibération, ils sont adoptés à l'unanimité.
4. Nomination des administrateurs
Conformément aux statuts adoptés, l'assemblée générale procède à la nomination des membres du
Conseil d'administration.
Sont nommés administrateurs :
1.Nicolas Poulain, en qualité de Président et Trésorier.
2.André Poulain, en qualité de Secrétaire.
Les administrateurs acceptent leurs fonctions. Le mandat est fixé pour une durée de 4 ans.
4. Gestion journalière Conformément aux statuts de l'association, l'organe d'administration a également
décidé de déléguer la gestion journalière à : Nicolas Poulain, allée des Templiers, 12 6280 Loverval
5. Siège social
Le siège social de l'ASBL est fixé à :
rue de Noéchamps, 19 5640 Biesme.
6. Divers
Aucun autre point n'est à l'ordre du jour.
7. Clôture de la séance
La séance est levée à 18h42.
Le présent procès-verbal est signé par les membres fondateurs.
Statuts de l'Association Sans But Lucratif (ASBL)
Doxandem
Ville et date de signature des statuts :
· Ville : Biesme.
· Date : 5 janvier 2025.
Les fondateurs :
1. Nicolas Poulain, domicilié à Allée des Templiers, 12, 6280 Loverval.
2. André Poulain, domicilié à Rue de Noéchamps, 19, 5640 Biesme,
Les soussignés déclarent constituer entre eux une association sans but lucratif,
conformément au Code des sociétés et des associations, et adoptent les présents statuts :
TITRE I - DÉNOMINATION, SIÈGE, BUT ET DURÉE
Article 1 : Dénomination
L'association prend pour dénomination : Doxandem ASBL.
Article 2 : Siège social
Le siège social est établi en Région Wallonne, à l'adresse suivante :
Rue de Noéchamps, 19, 5640 Biesme.
Le transfert du siège social peut être décidé par le Conseil d'administration.
Article 3 : But
L'association a pour objet non lucratif :
· Promouvoir des séjours immersifs et participatifs dans les communautés locales.
· Valoriser le patrimoine culturel, social, économique et environnemental.
· Soutenir le développement local par des partenariats avec des acteurs locaux.
· Sensibiliser à la préservation de l'environnement et encourager des pratiques
durables.
· Organiser des activités éducatives, culturelles et scientifiques.
· Apporter un soutien aux communautés locales en cas de crises.
L'association peut poser tous les actes nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Article 4 : Objet social
Pour réaliser son but, l'association peut :
· Effectuer des opérations civiles ou mobilières se rattachant à ses objectifs.
· Créer, gérer ou participer à des services et institutions visant à atteindre son but.
Article 5 : Durée
L'association est constituée pour une durée indéterminée.
TITRE II - MEMBRES
Article 6 : Composition
L'association est composée de :
· Membres effectifs : disposant du droit de vote à l'assemblée générale.
· Membres adhérents : sans droit de vote mais soutenant les activités.
Le nombre de membres effectifs est illimité mais ne peut être inférieur à 2.
Article 7 : Membres effectifs
· Toute demande d'adhésion en tant que membre effectif doit être soumise par écrit au
Conseil d'administration.
· Le Conseil d'administration examine la demande lors de sa prochaine réunion et
décide à la majorité des voix d'accepter ou de rejeter la demande.
· Le demandeur est informé par écrit de la décision dans un délai de deux semaines
après la réunion du Conseil d'administration.
Article 8 : Membres adhérents
Procédure d'admission des membres adhérents :
1. Les membres adhérents sont ceux qui s'acquittent de la cotisation mensuelle fixée
par l'assemblée générale.
2. L'adhésion est automatiquement validée dès le paiement de la cotisation.
3. Ils n'ont pas besoin de soumettre une demande formelle au Conseil d'administration,
sauf si des règles spécifiques sont précisées par l'association.
Droits des membres adhérents :
Les membres adhérents bénéficient des droits suivants :
· Participer aux activités, événements et projets organisés par l'association ;
· Accéder aux informations et documents relatifs aux activités de l'association ;
· Proposer des idées et initiatives pour le développement de l'association ;
· Assister aux assemblées générales sans droit de vote (sauf disposition contraire des
statuts) ;
· Utiliser les installations et ressources de l'association, selon les règles établies ;
· Recevoir les publications officielles de l'association (bulletins d'information, rapports
annuels, etc.).
Obligations des membres adhérents :
Les membres adhérents sont tenus :
· De respecter les statuts et règlements de l'association ;
· De payer leur cotisation mensuelle dans les délais impartis. En cas de retard, une
tolérance de 30 jours est accordée, après quoi l'adhésion est suspendue. Si la
situation n'est pas régularisée dans un délai de 60 jours, l'adhésion est résiliée de
plein droit ;
· De contribuer activement aux projets et initiatives de l'association ;
· De promouvoir les objectifs et valeurs de l'association ;
· De respecter la confidentialité des informations sensibles ou stratégiques de
l'association.
Article 9 : Registre des membres
· L'association tient un registre des membres conformément à la législation belge.
· Ce registre est tenu à jour par le Conseil d'administration et contient les informations
suivantes pour chaque membre :
o Nom, prénom et adresse ;
o Statut de membre effectif ou adhérent ;
· Date d'adhésion et, le cas échéant, date de cessation de la qualité de
membre.
· Ce registre est consultable par les membres effectifs au siège social de l'association,
sur demande écrite adressée au Conseil d'administration.
Article 10 : Démission, exclusion et suspension
Membres effectifs
· La démission doit être adressée par écrit au Conseil d'administration.
· L'exclusion peut être prononcée par l'assemblée générale à la majorité des deux
tiers pour des motifs graves.
· Les membres exclus ou démissionnaires n'ont aucun droit sur le patrimoine de
l'association.
Membres adhérents
· La qualité de membre adhérent est automatiquement suspendue si la cotisation
mensuelle n'est pas réglée dans un délai de 30 jours après la date d'échéance.
· Un membre adhérent suspendu peut régulariser sa situation en réglant la cotisation
due dans un délai de 60 jours suivant la date initiale d'échéance. Passé ce délai,
l'adhésion est résiliée de plein droit.
· L'exclusion immédiate d'un membre adhérent peut être prononcée par l'assemblée
générale à la majorité des deux tiers pour des motifs graves, tels que définis dans la
charte des voyageurs. Les membres exclus n'ont aucun droit sur le patrimoine de
l'association.
· Les membres adhérents non en règle de cotisation ou exclus ne peuvent pas
accéder aux avantages de l'association, y compris la participation aux séjours
Doxandem.
Dispositions communes
· Les membres exclus, suspendus ou démissionnaires, ainsi que leurs ayants droit,
n'ont aucun droit sur le patrimoine de l'association et ne peuvent réclamer ni
remboursement des cotisations, ni compensation.
TITRE III - COTISATIONS ET FINANCES
Article 11 : Cotisations
Les membres sont tenus de verser une cotisation annuelle dont le montant maximum est
fixé actuellement à 120 €, conformément aux décisions de l'assemblée générale.
Article 12 : Comptabilité
L'association tient une comptabilité conforme à la législation belge. Les comptes annuels
sont soumis à l'approbation de l'assemblée générale.
TITRE IV - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 13 - Composition
L'assemblée générale rassemble l'ensemble des membres effectifs.
L'assemblée générale est présidée par le Président de l'organe d'administration ou, à défaut,
par le vice-président ou par l'administrateur présent le plus âgé.
L'organe d'administration peut inviter toute personne à tout ou partie de l'assemblée
générale en qualité d'observateur ou de consultant. L'assemblée générale statue sur
l'opportunité de cette invitation.
Article 14 - Pouvoirs
L'assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou
les statuts.
Elle est compétente pour :
· la modification des statuts;
· la nomination et la révocation des administrateurs;
· la nomination et la révocation des commissaires aux comptes et la fixation de leur
rémunération dans les cas où une rémunération est attribuée;
· la décharge annuelle à octroyer aux administrateurs et aux éventuels commissaires;
· l'approbation annuelle des budgets et des comptes;
· la dissolution volontaire de l'association et la nomination ou révocation du liquidateur;
· l'admission et l'exclusion des membres;
· décider d'intenter une action en responsabilité contre tout membre de l'association,
tout administrateur, tout commissaire aux comptes, toute personne habilitée à
représenter l'association ou tout mandataire désigné par l'assemblée générale;
· la transformation de l'association en société à finalité sociale;
· la fixation du montant exact de la cotisation annuelle;
· l'approbation et la modification du règlement d'ordre d'intérieur;
· toutes les autres hypothèses où les statuts ou la loi l'exigent.
Article 15 - Assemblée générale ordinaire
L'assemblée générale ordinaire se tient au minimum une fois par an, dans les six mois
suivant la date de clôture de l'exercice social.
Elle porte obligatoirement à son ordre du jour :
· la présentation du rapport annuel de l'organe d'administration;
· l'approbation des comptes de l'exercice écoulé ;
· le budget prévisionnel pour l'exercice suivant.
Article 16 - Assemblée générale extraordinaire
L'association peut en outre être réunie en assemblée générale extraordinaire à tout moment
par décision de l'organe d'administration, notamment à la demande d'un cinquième au moins
des membres effectifs.
Article 17 - Quorum de présence
Sauf dans les cas où les présents statuts ou la loi en décident autrement, l'assemblée
générale délibère valablement que si la majorité des membres sont présents ou
représentés.
Article 18 - Procurations
Chaque membre peut se faire représenter par un mandataire. Par défaut, le mandataire doit
être un autre membre de l'association. Si le membre souhaite désigner une autre personne
que membre comme mandataire, il doit en informer l'organe d'administration.
Chaque mandataire peut détenir au maximum 2 procurations.
Article 19 - Délibérations
L'assemblée générale délibère sur tous les points qui sont mentionnés à l'ordre du jour. Elle
ne peut délibérer sur des points qui ne sont pas mentionnés à l'ordre du jour, sauf si une
majorité des deux tiers des membres effectifs présents estime que l'urgence justifie une
décision immédiate. Cependant, l'assemblée générale ne peut jamais délibérer sur les
points suivants : modification des statuts, exclusion d'un membre, dissolution volontaire de
l'association, et transformation de l'association en AISBL, en société coopérative agréée
comme entreprise sociale, ou en société coopérative entreprise sociale agréée.
Tous les membres effectifs ont un droit de vote égal.
Les décisions de l'assemblée générale sont adoptées à la majorité absolue des voix
présentes ou représentées, sauf les exceptions prévues par les présents statuts ou par la
loi.
En cas de parité des voix, le vote est reporté à la prochaine réunion.
Sont exclus du calcul les votes blancs, nuls et les abstentions.
Article 20 - Modifications des statuts
L'assemblée générale ne peut voter la modification des statuts que si les modifications sont
explicitement indiquées dans la convocation et si au moins les deux tiers des membres sont
présents ou représentés.
Les modifications ne sont acceptées que si elles recueillent au moins deux tiers des votes
des membres présents ou représentés, excepté les modifications touchant aux buts de
l'association, qui doivent recueillir au moins quatre cinquièmes des votes des membres
présents ou représentés.
Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés, une deuxième réunion
peut être convoquée après un délai d'au moins quinze jours. Cette deuxième réunion pourra
délibérer valablement sur la modification des statuts, peu importe le nombre de membres
présents ou représentés, mais toujours en respectant les majorités de votes prévues.
Article 21 - Registre des décisions
Les décisions de l'assemblée sont consignées dans un registre de procès-verbaux
contresignés par le Président et un administrateur.
Ce registre est conservé au siège social où tous les membres au sens large peuvent en
prendre connaissance, après requête écrite à l'organe d'administration avec lequel le
membre doit convenir de la date et de l'heure de la consultation. Cette date sera fixée dans
un délai d'un mois à partir de la réception de la demande.
Article 22 - Publication des décisions
Conformément à la loi, toute modification des statuts ainsi que tout acte relatif à la
nomination ou à la cessation de fonction des administrateurs ou des commissaires sont
déposés sans délai au greffe du Tribunal de l'entreprise et publiés au Moniteur belge par les
soins du greffier.
TITRE V - ADMINISTRATION
Article 23 - Composition
L'association est administrée par un organe composé de trois personnes au moins, sauf si
l'association ne comporte que deux membres, auquel cas l'organe d'administration peut être
composé que de deux personnes.
Cet organe est appelé l'organe d'administration.
Les administrateurs sont choisis parmi les membres uniquement. En outre, les
administrateurs doivent remplir les conditions suivantes pour pouvoir être élus :
· Les administrateurs doivent être âgés d'au moins 18 ans.
· Les administrateurs ne doivent pas avoir été condamnés pour des infractions
pénales graves, notamment celles portant atteinte à la probité (fraude, détournement
de fonds, etc.).
· Les administrateurs doivent être juridiquement capables, c'est-à-dire qu'ils ne doivent
pas être sous tutelle ou curatelle.
Ils sont nommés par l'assemblée générale pour une durée déterminée. La durée du mandat
est le suivant : 4 ans.
Une fois leur mandat arrivé à échéance, les membres sortants de l'organe d'administration
peuvent être réélus.
Les administrateurs exercent leur mandat à titre gratuit. Ils ne contractent, par leur fonction,
aucune obligation personnelle. Ils ne sont responsables vis-à-vis de l'association que de
l'exécution de leur mandat.
Article 24 - Fonctions
L'organe d'administration désigne parmi ses membres un Président, un Trésorier et un
Secrétaire.
Un même administrateur peut être nommé à plusieurs fonctions.
En cas d'empêchement du Président, ses fonctions sont assumées par le plus âgé des
administrateurs présents ou toute autre personne désignée par l'organe d'administration.
Article 25 - Réunions
L'organe d'administration se réunit chaque fois que les nécessités de l'association l'exigent
et chaque fois que le président ou deux de ses membres au moins en font la demande.
Les convocations sont envoyées par le Secrétaire ou, à défaut, par un administrateur, par
simple lettre, courriel ou même verbalement, au moins trois jours calendrier avant la date de
réunion. Elles contiennent l'ordre du jour, la date et le lieu où la réunion se tiendra. Sont
annexées à cet envoi les pièces soumises à discussion en organe d'administration. Si
exceptionnellement elles s'avérait indisponibles au moment de la convocation, elles
doivent pouvoir être consultées avant ladite réunion de l'organe d'administration.
Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur au moyen d'une
procuration écrite signée.
Tout administrateur qui assiste à une réunion de l'organe d'administration, ou s'y est fait
représenter, est considéré comme ayant été régulièrement convoqué. Un administrateur
peut également renoncer à se plaindre de l'absence ou d'une irrégularité de convocation,
avant ou après la réunion à laquelle il n'a pas assisté.
L'organe d'administration peut inviter à ses réunions toute personne dont la présence lui
paraît nécessaire, à titre consultatif uniquement.
Article 26 - Délibérations
L'organe d'administration délibère valablement que si la majorité des administrateurs sont
présents ou représentés.
Ses décisions sont prises à la majorité absolue des voix. En cas de partage, le vote est
reporté à la prochaine réunion de l'organe d'administration.
Ses décisions sont consignées sous forme de procès-verbaux, contresignées par le
Président et le Secrétaire et inscrites dans un registre spécial. Ce registre est conservé au
siège social.
Article 27 - Pouvoirs
L'organe d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion
de l'association. Seuls sont exclus de sa compétence, les actes réservés par la loi ou les
présents statuts à l'assemblée générale.
TITRE VI - GESTION JOURNALIÈRE
Article 28 - Gestion journalière
L'organe d'administration peut déléguer certains pouvoirs à un organe de gestion journalière
composé d'une ou plusieurs personnes, administrateurs ou non, agissant en cette qualité.
Les pouvoirs de l'organe de gestion journalière sont limités aux actes de gestion quotidienne
de l'association qui permet d'accomplir les actes d'administration:
· qui ne dépassent pas les besoins de la vie quotidienne de l'ASBL;
· qui, en raison de leur peu d'importance et de la nécessité d'une prompte solution, ne
justifient pas l'intervention de l'organe d'administration.
La durée du mandat des délégués à la gestion journalière, éventuellement renouvelable, est
fixée par l'organe d'administration.
Quand le délégué à la gestion journalière exerce également la fonction d'administrateur, la
fin du mandat d'administrateur entraîne automatiquement la fin du mandat du délégué à la
gestion journalière.
L'organe d'administration peut, à tout moment et sans qu'il doive se justifier, mettre fin à la
fonction exercée par la personne chargée de la gestion journalière.
Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes déléguées
à la gestion journalière sont déposés au greffe du Tribunal de l'entreprise sans délai et
publiés conformément à la loi.
TITRE VII - REPRÉSENTATION
Article 29 - Représentation
L'organe d'administration représente l'association dans tous les actes judiciaires et
extrajudiciaires.
Il peut toutefois confier cette représentation à un organe de représentation composé d'un ou
plusieurs administrateurs ou d'un ou plusieurs tiers à l'association agissant selon le cas
individuellement ou conjointement.
La ou les personnes composant l'organe de représentation n'auront pas à justifier de leurs
pouvoirs vis-à-vis des tiers.
La durée de leur mandat et leur éventuelle réélection est fixée par l'organe d'administration.
Ils sont en tout temps révocables par lui.
Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes habilitées à
représenter l'association sont déposés au greffe du Tribunal de l'entreprise sans délai et
publiés conformément à la loi.
TITRE VIII - DISPOSITIONS DIVERSES
Article 30 - Règlement d'ordre intérieur
Un règlement d'ordre intérieur pourra être présenté par l'organe d'administration à
l'assemblée générale. Des modifications à ce règlement pourront être apportées par
l'assemblée générale, statuant à la majorité.
La dernière version approuvée du règlement d'ordre intérieur est disponible au siège de
l'association. Il peut être obtenu sur simple demande écrite adressée à l'organe
d'administration.
Article 31 - Exercice social
L'exercice social de l'association commence le 1er janvier et se finit le 31 décembre de
chaque année.
Article 32 - Premier exercice social
Le premier exercice social de l'association débutera à la date du dépôt de l'acte constitutif
auprès du greffe du Tribunal de l'entreprise de Liège - Division Namur, pour se clôturer le 31
décembre de l'année 2024.
Article 33 - Comptes et budgets
Le compte de l'exercice écoulé et le budget de l'exercice suivant seront annuellement
soumis à l'approbation de l'assemblée générale ordinaire par l'organe d'administration.
Les comptes et les budgets de l'association sont tenus, conservés et publiés conformément
à loi.
Article 34 - Consultation des registres et des documents comptables
Tout membre peut consulter le registre des membres ainsi que tous les procès-verbaux et
décisions de l'assemblée générale, de l'organe d'administration, de même que tous les
documents comptables de l'association, sur simple demande écrite et motivée adressée à
l'organe d'administration.
Le membre est tenu de préciser les documents auxquels il souhaite avoir accès.
L'organe d'administration convient d'une date de consultation des documents avec le
membre. Cette date sera fixée dans un délai d'un mois à partir de la réception de la
demande.
Article 35 - Dissolution
En cas de dissolution de l'association, l'assemblée générale désigne le ou les liquidateurs,
détermine leurs pouvoirs et indique l'affectation à donner à l'actif net de l'avoir social.
Cette affectation doit obligatoirement être faite en faveur d'un but désintéressé le plus
proche possible de celui de l'association.
Toute décision relative à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et à
la cessation des fonctions du ou des liquidateurs, à la clôture de la liquidation, ainsi qu'à
l'affectation de l'actif net, est déposée au greffe du Tribunal de commerce et publiée
conformément à la loi.
Article 36 - Application du Code des sociétés et des associations
Tout ce qui n'est pas explicitement prévu dans les présents statuts est réglé par le Code des
sociétés et des associations, et pour ce qui concerne la tenue de la comptabilité, par le Livre
III, Titre 3, Chapitre 2 du Code de droit économique.
Tels sont les statuts.
À la suite de l'adoption de ces statuts, l'assemblée générale a élu en ce jour en qualité
d'administrateurs:
Nicolas Poulain, né(e) à Namur, le 10 mai 1979 et domicilié(e) à allée des Templiers, 12
6280 Loverval
André Poulain, né(e) à Châtelineau, le 1er février 1950 et domicilié(e) à rue de Noéchamps,
19 5640 Biesme
Qui acceptent ce mandat.
Fait à Biesme, le 5 janvier 2025
Liste des administrateurs de l'ASBL Doxandem
1. Nicolas Poulain, Allée des Templiers, 12, 6280 Loverval - Président et Trésorier.
2. André Poulain, Rue de Noéchamps, 19, 5640 Biesme - Secrétaire.