Nº d'entreprise : 0407 622 902
Nom
(en entier) : Association Générale de l'Industrie du Médicament
(en abrégé) : AGIM
Forme légale : Association sans But Lucratif
Adresse complète du siège : Cantersteen 47, 1000 Bruxelles
Objet de l'acte : Nomination vice-président Conseil d'administration - modifications aux
statuts - nouveaux représentants permanents des administrateurs
REUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU 16 OCTOBRE 2024
Lors du Conseil d'administration du 16 octobre 2024, Monsieur Xavier Hormaechea a été désigné comme'
Vice-Président.
DESIGNATION DE NOUVEAUX REPRESENTANTS PERMANENTS DES ADMINISTRATEURS-
PERSONNES MORALES
Janssen-Cilag S.A. (BE 0415.283.427) a désigné comme nouveau représentant permanent à partir du
25/09/2024 Madame Marleen Hoebus, succédant à Madame Maria Prado.
Amgen S.A. (BE 0439.652.401) a désigné comme nouveau représentant permanent à partir du 01/10/2024;
Madame Sara Schaufelberger, succédant à Monsieur Gabor Sztaniszlav.
AstraZeneca S.A. (BE 0400.165.679) a désigné comme nouveau représentant permanent à partir du
14/11/2024 Madame Angela Thompson, succédant à Madame Keira Driansky.
ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DU 27 NOVEMBRE 2024
* Les modifications proposées aux statuts ont été approuvées par l'Assemblée Générale Extraordinaire du 27,
novembre 2024 :
article 5. Admission
1. Le nombre de membres de l'Association n'est pas limité. Il ne peut être inférieur à seize.
2. L'Association est composée de membres effectifs. Seuls ces membres effectifs ont la plénitude des droits
et obligations tel que visé dans le CSA, et sont décrits dans les présents statuts comme les « membres ».
Peuvent être admises à titre de membres les personnes morales qui sont actives en Belgique dans le secteur!
des médicaments à usage humain ou de biens ou services liés à l'utilisation de médicaments à usage humain,'
depuis la recherche jusqu'à la production jusques et y compris la commercialisation, la simple distribution étant
néanmoins exclue, et qui ont pour but de mettre sur le marché elles-mêmes ou via des tiers les produits'
susmentionnés (appelées ci-après « membres humains »).
Les personnes morales dont les activités se limitent à la fourniture de biens ou services à des personnes
morales qui mettent sur le marché les produits susmentionnés ne peuvent entrer en ligne de compte pour
l'affiliation.
Peuvent également être admises à titre de membres les personnes morales qui sont actives en Belgique dans
le secteur du médicament vétérinaire ou de biens ou services liés à l'utilisation de médicaments vétérinaires,
depuis la recherche jusqu'à la production jusques et y compris la commercialisation, la simple distribution étant
néanmoins exclue, et qui ont pour but de mettre sur le marché elles-mêmes ou via des tiers les produits
susmentionnés (appelées ci-après « membres animal health »).
Les personnes morales dont les activités se limitent à la fourniture de biens ou services à des personnes
morales qui mettent sur le marché les produits susmentionnés ne peuvent entrer en ligne de compte pour
l'affiliation.
3. Les demandes d'affiliation sont adressées par écrit au Directeur général qui les remet au Conseil
d'administration.
Le Conseil d'administration décide de l'affiliation d'un nouveau membre. Le Conseil d'administration motive
sa décision sur base des critères mentionnés sous le point 2 du présent article. Dans sa décision, le Conseil
d'administration tiendra compte de l'objet de l'Association. Si plus de trente pour cent du chiffre d'affaires d'un
candidat-membre humain est réalisé(e) par la vente de médicaments génériques, le Conseil d'administration ne
pourra approuver l'affiliation qu'après que le candidat-membre humain concerné a été entendu et a fourni des
renseignements sur ses intentions et son approche vis-à-vis de l'industrie des médicaments innovants.
4. Par leur affiliation, les membres souscrivent aux statuts, au règlement d'ordre intérieur, au Code de
déontologie relatif à l'information et à la publicité concernant les médicaments à usage humain, au Code de
déontologie relatif à l'information et à la publicité concernant les médicaments à usage vétérinaire, aux règles de
fonctionnement internes de pharma.be animal health et aux autres chartes ou directives de pharma.be, et donnent
par leur affiliation leur accord d'être liés par ces documents ainsi que par les décisions prises par l'Assemblée
générale et le Conseil d'administration.
Par leur affiliation, les membres déclarent respecter la confidentialité de toutes les informations dont ils
prennent connaissance par le biais de pharma.be, que cette information soit fournie oralement, par écrit, par e-
mail ou via extranet (partie « members only » du site web de pharma.be).
Par leur affiliation, les membres s'engagent à participer à l'e-compendium et au système de collecte de
médicaments périmés et non utilisés.
Par leur affiliation, les personnes morales-membres qui sont également actives au Grand-Duché de
Luxembourg acceptent automatiquement leur adhésion et leur affiliation auprès de l'association soeur
luxembourgeoise "Innovative Medicines for Luxembourg", en abrégé "IML".
Par leur affiliation, les membres s'engagent à remettre une déclaration de leur chiffre d'affaires à pharma.be
en vue de déterminer leur cotisation.
5. Les membres ne peuvent être membre en Belgique, au grand-duché de Luxembourg ou dans les deux
pays, d'une autre association, société ou organisation jouissant ou non de la personnalité morale et poursuivant
des buts contraires ou conflictuels si ce n'est avec l'assentiment écrit du Conseil d'administration.
article 6. Démission et démission de plein droit
1. Un membre est libre de se retirer à tout moment de l'Association en adressant par écrit sa démission au
Directeur général. Le Directeur général notifiera cette démission au Conseil d'administration.
Si la démission est notifiée avant le 31 octobre, elle entre en vigueur à partir du premier jour de l'année
calendrier qui suit l'année calendrier dans laquelle le membre a fait part de sa décision de démissionner.
Si la démission est notifiée après le 31 octobre, elle entre en vigueur à partir du premier jour de la seconde
année calendrier qui suit l'année calendrier dans laquelle le membre a fait part de sa décision de démissionner.
2. Est réputé démissionnaire de plein droit, tout membre
a) qui ne répond plus aux conditions d'admission mentionnées à l'article 5 point 2,
b) qui fait partie en Belgique, au Grand-Duché de Luxembourg ou dans les deux pays, d'une autre association,
société ou organisation jouissant ou non de la personnalité morale et poursuivant des buts contraires ou
conflictuels sans en avoir reçu l'autorisation requise du Conseil d'administration,
c) qui n'a pas payé une cotisation prévue dans les présents statuts et qui n'a toujours pas procédé à son
paiement dans les 60 jours calendrier suivant la dernière des deux mises en demeure envoyées par recommandé,
et/ou
d) qui n'a pas déposé l'auto-déclaration dans le délai prévu aux présents statuts et dont le Conseil
d'Administration, selon la procédure prévue à l'article 28.2, a constaté que cette procédure n'a pas abouti à une
conclusion constructive ou positive.
Le Conseil d'administration constate la réalisation des conditions prévues au présent article 6.2. Suite à une
demande expresse envoyée par courrier recommandé, le membre concerné dans les cas visés sous a), b) et c)
a le droit d'être entendu préalablement à la réunion du Conseil d'administration qui constate que les conditions
sont réunies. La démission de plein droit prendra effet dès que le Conseil d'administration a constaté que les
conditions sont réunies.
article 7. Exclusion
Un membre peut être exclu de l'Association à tout moment sur proposition du Conseil d'administration ou à la
demande d'au moins 1/5 de tous les membres et ce, par décision de l'Assemblée générale à laquelle au moins
deux tiers de tous les membres sont présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint lors de la première
réunion, une deuxième réunion sera convoquée qui peut valablement délibérer et décider avec les majorités
indiquées ci-dessous, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. La deuxième réunion ne
peut avoir lieu dans les 15 jours suivant la première réunion. La décision est prise à la majorité des deux tiers des
voix exprimées.
Pourra être exclu :
a) tout membre qui entrave le but poursuivi par l'Association ;
b) tout membre qui refuse de se conformer aux statuts, au règlement d'ordre intérieur, au Code de déontologie
relatif à l'information et à la promotion des médicaments à usage humain, au Code de déontologie relatif à
l'information et à la promotion des médicaments à usage vétérinaire, aux règles de fonctionnement internes de
pharma.be animal health, aux autres chartes ou directives de pharma.be et aux décisions prises par l'Assemblée
générale et par le Conseil d'administration, ou qui adopte un comportement contraire aux documents et décisions
mentionnés ci-dessus ;
c) tout membre humain qui ne parvient pas ou pas suffisamment à démontrer son centrage sur l'industrie
pharmaceutique innovante, après en avoir reçu la demande écrite par le Conseil d'administration. Le fait que plus
de trente pour cent du chiffre d'affaires d'un membre humain provienne de la vente de médicaments génériques
constitue une indication possible que le membre en question n'est pas (suffisamment) centré sur l'industrie
pharmaceutique innovante.
L'exclusion d'un membre doit être indiquée dans la convocation.
Le membre menacé d'exclusion sera invité par le Conseil d'administration à être entendu et, si le membre en
fait la demande par courrier recommandé, il sera également entendu par l'Assemblée générale. L'exclusion
prendra effet à partir de la décision de l'Assemblée générale, à moins que l'Assemblée générale n'en décide
autrement. Ce qui précède s'applique sans préjudice de ce qui est mentionné à l'article 8 des présents statuts.
article 8. Démission - Exclusion
Toutes les cotisations de l'année calendrier en cours prévues par les présents statuts restent dues par le
membre démissionnaire ou exclu conformément aux articles 6 et 7 respectivement. En cas d'exclusion
conformément à l'article 7, alinéa 1, les cotisations prévues par les présents statuts resteront dues pour l'année
calendrier dans laquelle le Conseil d'administration ou au moins 1/5 de tous les membres décide de proposer
l'exclusion à l'Assemblée générale. Au cas où l'Assemblée générale ne prend une décision sur l'exclusion que
dans l'année suivante, les cotisations pour cette année ne seront plus dues.
Le membre qui se retire ou qui est exclu ainsi que les ayants droit d'un membre qui est dissout ou qui est
déclaré en faillite ne peuvent faire valoir aucun droit sur le patrimoine de l'Association.
article 9. Représentation des membres auprès de l'Association - Groupes
1. Les membres sont représentés auprès de l'Association par leur administrateur délégué ou leur Directeur
général. Dans des cas exceptionnels, un membre peut se faire représenter durant une période déterminée par
un travailleur qui rapporte à l'administrateur délégué ou au Directeur général.
2. Lorsque deux ou plusieurs personnes morales répondant toutes aux conditions énoncées à l'article 5.2
appartiennent au même groupe, c'est en principe la personne morale la plus importante du groupe, en termes de
chiffre d'affaires réalisé sur le marché belge et luxembourgeois, qui sera admise en tant que membre. Pour les
membres animal health, le chiffre d'affaires comme indiqué dans la déclaration annuelle du chiffre d'affaires
conformément aux règles de fonctionnement internes de pharma.be animal health, sera prise en compte. Rien
n'empêche néanmoins que le groupe au sein duquel plusieurs personnes morales répondent chacune aux
conditions de l'article 5.2 puisse proposer une ou plusieurs autres personnes morales du même groupe à titre de
membre.
En outre, il est tenu compte des éléments suivants :
a) Lorsque seule la personne morale la plus importante devient membre, elle exerce cette qualité pour
l'ensemble du groupe. Elle est cependant obligée de payer le montant global des cotisations ordinaires et
spéciales qui seraient dues si les différentes personnes morales du groupe constituaient ensemble une seule
personne morale, en d'autres termes, sur base consolidée. Conformément à l'article 14, premier alinéa des statuts
son nombre de voix sera calculé sur base de cette cotisation globale.
La personne morale la plus importante répond du comportement des autres personnes morales qui
appartiennent au même groupe. Le cas échéant, l'article 6 et/ou 7 peut être invoqué à l'encontre de la personne
morale la plus importante alors même que le fait incriminé ne relève pas de son propre chef.
b) Lorsque ce n'est pas (seulement) la personne morale la plus importante mais bien une ou plusieurs (autres)
personnes morales du groupe qui deviennent membres, chaque personne morale exerce cette qualité
séparément. Les cotisations ordinaires et spéciales que ces personnes morales-membres payent ensemble sont
égales au montant global des cotisations ordinaires et spéciales qui seraient dues si les différentes personnes
morales du groupe constituaient ensemble une seule personne morale, en d'autres termes, sur base consolidée.
Les différentes personnes morales-membres déterminent elles-mêmes de quelle manière elles répartiront
entre elles le montant global des cotisations, étant entendu que chaque membre doit payer au minimum la
cotisation minimale fixée à l'article 28. Si les personnes morales-membres n'indiquent pas la clé de répartition
qu'elles entendent adopter, l'Association peut imposer une clé de répartition de façon contraignante.
Le poids des votes des différentes personnes morales-membres est calculé conformément à l'article 14,
premier alinéa des statuts.
Ces personnes morales-membres ne peuvent cependant présenter qu'un seul candidat commun pour siéger
au Conseil d'administration.
c) Pour l'application de cette disposition, on entend par « groupe » l'ensemble des personnes morales qui
sont liées au sens de l'article 1:20 du CSA.
article 13. Convocations
Les membres, les administrateurs et, le cas échéant, le commissaire, sont convoqués aux Assemblées
générales par le Conseil d'administration. La convocation est faite par lettre, fax ou e-mail, adressée 15 jours
calendrier au moins avant la réunion de l'Assemblée. Elle contient l'ordre du jour. Chaque proposition signée par
au moins 5 % des membres est mise à l'ordre du jour, pour autant que cela se fasse conformément aux
dispositions du règlement d'ordre intérieur.
L'Assemblée générale se réunit au moins deux fois par an. Au moins durant l'une de ces Assemblées
générales, les membres sont informés sur les activités récentes, en cours et planifiées de l'Association.
L'Assemblée générale ordinaire aura lieu au cours du deuxième trimestre à la date fixée par le Conseil
d'administration. Durant cette Assemblée générale, les comptes annuels et le budget sont présentés pour
approbation et il est procédé au vote sur la décharge à donner aux administrateurs et, le cas échéant, au
commissaire. Durant cette Assemblée générale, les administrateurs sont en principe aussi nommés.
Des Assemblées générales supplémentaires ont lieu chaque fois que l'intérêt de l'Association l'exige ou
lorsqu'un cinquième au moins des membres en fait la demande motivée, par lettre recommandée, adressée au
Président du Conseil d'administration. Cette demande doit mentionner les points d'ordre du jour que les
demandeurs souhaitent voir aborder.
En cas d'Assemblée générale supplémentaire demandée par au moins un cinquième des membres, le
Président du Conseil d'administration est tenu de convoquer les membres dans les 21 jours calendrier qui suivent
la réception de la demande, après quoi l'Assemblée générale doit avoir lieu au plus tard le 40e jour suivant la
demande.
Le Conseil d'administration peut prévoir la possibilité pour les membres et pour les autres participants à
l'Assemblée générale de participer à distance à l'Assemblée générale grâce à un moyen de communication
électronique mis à disposition par l'Association et ce conformément aux dispositions légales applicables en la
matière. La convocation doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation
à distance. Dans le cas d'une Assemblée générale à distance, un bureau est désigné lors de l'Assemblée
générale, composé du Président du Conseil d'administration ou, en cas d'empêchement, du Vice-Président du
Conseil d'administration ou, en cas d'empêchement de ce dernier également, de l'administrateur désigné par le
Président ou le Vice-Président du Conseil d'administration.
article 16. Composition
1. L'Association est gérée par un organe d'administration au sens de l'article 9:5 du CSA, ici nommé le «
Conseil d'administration », composé de dix-sept administrateurs-personnes morales. Ils sont nommés par
l'Assemblée générale parmi les membres humains et en tenant compte des règles de répartition mentionnées au
point 2 du présent article.
2.1. Le Conseil d'administration est composé comme suit :
- huit administrateurs (administrateurs de catégorie a) sont choisis parmi les candidats proposés par et parmi
les membres humains qui, en termes de part de marché, constituent ensemble le segment des premiers 60 % du
marché pharmaceutique (membres de catégorie a) ;
- quatre administrateurs (administrateurs de catégorie b) sont choisis parmi les candidats proposés par et
parmi les membres humains qui, en termes de parts de marché, représentent ensemble le segment de 60 % à
90 % du marché pharmaceutique (membres de catégorie b) ;
- un administrateur (administrateur de catégorie c) est choisi parmi les candidats proposés par et parmi les
membres effectifs qui, en termes de parts de marché, représentent ensemble le segment de 90 % à 100 % du
marché pharmaceutique (membres de catégorie c) ;
- quatre administrateurs (administrateurs de catégorie d) sont choisis parmi les candidats proposés par et
parmi les membres humains qui consacrent en moyenne annuellement, en Belgique, au total au minimum 50
millions EUR (i) aux activités de recherche préclinique et/ou de recherche clinique en phase I, II, III ou IV et/ou
(ii) aux investissements dans de nouvelles ou expansions de leurs capacités de production respectives en
Belgique (membres de catégorie d).
2.2. L'élection d'administrateurs de catégorie a a lieu en premier lieu, suivie par l'élection d'administrateurs de
catégorie b, à son tour suivie par l'élection d'administrateurs de catégorie c, pour finir enfin avec l'élection
d'administrateurs de catégorie d.
2.3. Un candidat-administrateur peut être proposé en même temps dans différentes catégories, pour autant
bien entendu que le candidat satisfasse à toutes les conditions des catégories concernées, et étant entendu qu'un
administrateur ne peut être élu que pour une seule catégorie.
2.4. Pour les catégories a, b et c, pour chaque catégorie d'administrateurs, une liste est dressée sur laquelle
il est placé (i) au minimum un candidat en plus que le nombre de mandats vacants pour cette catégorie
d'administrateurs et (ii) un maximum de candidats correspondant à deux fois le nombre de mandats vacants pour
cette catégorie d'administrateurs. Si le nombre minimal de candidats pour la liste des candidats mentionné dans
la première phrase de cet alinéa, n'est pas atteint, malgré la règle qui veut que les membres qui ne se sont pas
portés volontairement candidats mais qui ont la plus grande part de marché sont supposés de plein droit être
candidats et sont placés sur la liste, en principe tous les candidats de la catégorie concernée seront élus selon le
mécanisme de vote de l'article 14, alinéa 3 des statuts, étant entendu qu'un candidat ne sera élu que lorsqu'il a
reçu la majorité requise des deux tiers ou la majorité simple des voix émises selon le mécanisme de vote tel
qu'indiqué dans l'article 14, troisième alinéa des statuts. En conséquence de l'application de cette disposition, il
est possible que le Conseil d'administration soit composé de moins de 17 membres jusqu'à l'Assemblée générale
ordinaire suivante telle que visée à l'article 13, lors de laquelle de nouveaux administrateurs seront nommés.
2.5. Ce qui précède n'empêche pas que, dans le cas où l'hypothèse mentionnée dans l'alinéa précédent, in
fine, se produirait, plus de mandats que le nombre de mandats expirant puissent être proposés.
2.6. Les parts de marché et segments de marchés visés à l'article 16.2 ci-dessus sont calculés sur base de
la somme du chiffre d'affaires total des membres humains, réalisé en Belgique et au Grand-Duché de
Luxembourg, conformément aux directives et au lexique tels qu'établis par pharma.be et approuvés par le Conseil
d'administration, calculé sur la base de chiffres tel que reçus pour la dernière année calendrier complète du
membre par auto-déclaration et retenus après contrôle de l'Association.
2.7. Pour les personnes morales-membres qui font partie d'un groupe, les parts de marché sont calculées sur
base du chiffre d'affaires du groupe.
2.8. Pour le calcul du montant de 50 millions EUR en moyenne mentionné dans l'article 16.2, alinéa 2.1,
quatrième tiret :
1º il peut être tenu compte des investissements effectués par des sociétés ou des personnes morales qui sont
liées au membre concerné au sens de l'article 1:20 du CSA ;
2° les dépenses visées doivent avoir eu lieu au cours des trois années précédant le mandat et, par
conséquent, doivent également être prouvées lors de la candidature de la façon déterminée à l'article 16.2, alinéa
2.9 ;
3º il peut être pris en compte l'ensemble des investissements dont la finalité est (i) l'accomplissement de
recherches en Belgique soit en phase préclinique, soit en phase I, II, III ou IV de la recherche clinique,: il s'agit
de cette sorte aussi bien des 'in house research' traditionnelles, que des recherches via la sous-traitance ou la
sous-traitance contractuelle, la constitution d'une joint-venture en vue de recherches, la construction d'un centre
de recherches, ou encore la participation à une augmentation de capital dans une 'start-up / research company',
l'acquisition (soit d'actions, soit d'actifs) d'une 'research company', etc. et/ou (ii) la réalisation de nouvelles ou
l'expansion de leurs capacités de production respectives en Belgique.
2.9. Le montant de 50 millions EUR est indexé selon les modalités déterminées dans le règlement d'ordre
intérieur.
Les candidats administrateurs de catégorie d doivent dans l'année de leur candidature comme administrateur
de catégorie d (l'année « n »), et plus précisément au plus tard au moment de leur candidature, présenter un
rapport de leur commissaire, ou, en cas de défaut de commissaire, d'un réviseur d'entreprise démontrant qu'au
cours des 3 derniers exercices clôturés (« n-1 »/« n-2 »/« n-3 »>), le membre concerné a effectivement dépensé
en moyenne au total 50 millions d'euros par an en Belgique pour (i) la recherche et développement et/ou (ii) des
investissements dans de nouvelles ou l'expansion de leurs capacités de production respectives en Belgique
(interprétées de la manière prévue au paragraphe 2.8 du présent article 16.2).
Les pièces justificatives nécessaires sont annexées au rapport précité, qui sont cependant seulement
communiquées (et cela à titre confidentiel) au Directeur général de l'Association. Dans l'hypothèse où le Directeur
général, sur base de ces pièces, serait d'avis que le rapport n'offre pas de garantie suffisante quant à
l'accomplissement ou non des conditions de l'article 16.2, alinéa 2.1., quatrième tiret, il peut demander des
informations complémentaires confidentielles au membre concerné. Dans l'hypothèse où le Directeur général ne
reçoit pas d'informations complémentaires dans le délai qu'il a déterminé ou s'il est toujours d'avis, après réception
de ces informations, qu'il n'a pas de garantie suffisante quant à l'accomplissement ou non des conditions de
l'article 16.2, alinéa 2.1., quatrième tiret, le Directeur général décidera que le membre concerné n'a pas satisfait
à ces conditions. Il notifie sa décision par écrit au membre concerné, ainsi qu'au Conseil d'administration, dans
le cas où le membre siège déjà comme administrateur catégorie d. Le cas échéant, le membre concerné ne peut
pas poser sa candidature comme administrateur catégorie d, ou est considéré comme administrateur
démissionnaire. Si le membre concerné présente son dossier au Conseil d'administration dans un délai de 5 jours
ouvrables suivant la notification de la décision par le Directeur général, le Conseil d'administration se prononcera
en dernière instance.
2.10. En cas d'ouverture anticipée d'un mandat d'administrateur, les administrateurs restants n'ont pas de
droit de cooptation.
3. Par dérogation à l'article 9, les personnes morales-administrateurs sont représentées au Conseil
d'administration par une personne physique-représentant permanent qu'elles désignent. Ce représentant
permanent est soit leur administrateur délégué, soit leur Directeur général, soit l'un de leurs administrateurs ou,
dans des cas exceptionnels et sous réserve d'une motivation expresse, un travailleur qui rapporte à
l'administrateur délégué ou au Directeur général. Le nom de la personne physique-représentant permanent qui
représentera l'administrateur doit être communiqué lors de la proposition. La personne morale-administrateur ne
peut pas mettre fin à la représentation permanente sans désigner simultanément un successeur.
4. Les personnes morales appartenant au même groupe ne peuvent présenter qu'un seul candidat pour siéger
au Conseil d'administration.
5. Un mandat d'administrateur vacant qui n'aura pas été pourvu à l'issue de la procédure prévue par les
présents statuts restera ouvert et sera de nouveau ouvert aux candidats lors de la prochaine Assemblée Générale
Ordinaire mentionnée à l'article 13, au cours de laquelle de nouveaux administrateurs seront nommés.
article 22. Procédure
Le Conseil d'administration ne délibère valablement que lorsque la moitié de ses membres est présente ou
représentée.
Les décisions du Conseil d'administration sont prises à main levée. Si au moins un administrateur en fait la
Conseil d'administration peut être tenu par tout moyen de télécommunication permettant une délibération efficace
et simultanée entre tous les participants, tel qu'une conférence téléphonique ou vidéo.
Les décisions du Conseil d'administration peuvent être prises par décision unanime de tous les
administrateurs, exprimée par écrit, à l'exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent cette
possibilité.
Toutes décisions du Conseil d'administration sont prises à la majorité des deux tiers ou à la majorité simple
des voix émises par les administrateurs présents ou représentés, mutatis mutandis le mécanisme de vote
applicable à l'Assemblée Générale tel que prévu dans l'article 14, alinéa 3 des statuts.
Chaque administrateur a droit à une voix. Nul ne prendra part au vote pour plus de trois voix au maximum, sa
propre voix et éventuellement celle de deux autres membres administrateurs ayant donné procuration écrite à
cette fin. Ces procurations peuvent être octroyées au maximum pour un quart de toutes les réunions du Conseil
d'administration par an. Pour le calcul des majorités de voix, les abstentions et les votes non valables, ne sont
prises en compte (ni au numérateur ni au dénominateur). En cas de parité des voix, la voix de l'administrateur
personne-morale dont le représentant permanent agit comme Président ou de l'administrateur personne-morale
à laquelle appartient celui qui le remplace est prépondérante.
Le Conseil d'administration se réunit sur convocation du Président ou de celui qui le remplace. Les
convocations sont faites par courrier, fax ou e-mail, 5 jours ouvrables au moins avant la réunion du Conseil
d'administration. Elles contiennent un ordre du jour succinct. En cas d'urgence, le Conseil d'administration peut
être convoqué par courrier, fax, e-mail ou téléphone, sans tenir compte des délais précités. Un Conseil
d'administration peut également être réuni sur demande écrite de trois de ses membres. Dans ce cas, la
convocation est adressée dans la semaine qui suit la réception de cette demande et contient un ordre du jour
détaillé.
En cas de procédure de décision écrite unanime, le Président ou celui qui le remplace met les administrateurs
au courant par lettre, fax ou e-mail de la ou des raisons pour lesquelles cette procédure est appliquée. Les
administrateurs sont également tenus informés des propositions de décision.
Si un administrateur ne peut être présent à une réunion du Conseil d'administration, une personne (autre que
le représentant permanent) désignée par l'administrateur et provenant de l'organisation de l'administrateur peut
être présente à la réunion et prendre part aux débats, mais pas au vote. Ce qui précède ne porte pas atteinte au
droit de l'administrateur concerné d'être représenté par un autre administrateur.
Si un administrateur de catégorie c ne peut être présent à une réunion du Conseil d'administration, une
personne (autre que le représentant permanent) désignée par l'administrateur en question et qui provient de
l'organisation d'une autre personne morale (celle-ci doit toujours être la même personne morale) peut être
présente à la réunion et prendre part aux débats, mais pas au vote. Cette option pour les administrateurs de
catégorie c est une alternative à l'option mentionnée au paragraphe précédent. Les deux options ne peuvent pas
être cumulées pour la même réunion. Ce qui précède ne porte pas atteinte au droit de l'administrateur concerné
d'être représenté par un autre administrateur.
Le Conseil d'administration a le droit de refuser aux personnes mentionnées dans les deux paragraphes
précédents l'accès à une réunion ou de refuser l'accès à la discussion d'un ou plusieurs points de l'ordre du jour
si le Conseil d'administration l'estime nécessaire dans l'intérêt de l'Association.
article 24. Règlement d'ordre intérieur
En exécution des statuts, le Conseil d'administration établit un règlement d'ordre intérieur. Après approbation
par l'Assemblée générale statuant à la majorité des deux tiers ou à la majorité simple des voix présentes ou
représentées selon le mécanisme de vote tel que prévu dans l'article 14, alinéa 3 des statuts, quel que soit le
nombre de membres présents ou représentés, le règlement devient obligatoire pour tous les membres.
La version la plus récente du règlement d'ordre intérieur date du 27 novembre 2024. Si l'Assemblée générale
décide d'approuver des modifications au règlement d'ordre intérieur, le Conseil d'administration sera autorisé à
modifier la référence dans les statuts à la version la plus récente du règlement d'ordre intérieur et à publier cette
référence dans les statuts.
article 28. Cotisations
1. Chaque membre humain paie une cotisation annuelle. La cotisation du membre ne pourra pas s'élever à
plus de 0,25 % du chiffre d'affaires de ce membre qui, en vertu des statuts et du règlement d'ordre intérieur, est
pris en compte pour le calcul des cotisations.
2. La cotisation des membres humains est calculée sur base des revenus du membre provenant des
médicaments à usage humain (hors médicaments homéopathiques) au moyen de la formule suivante : B = C x I,
où
B = la cotisation annuelle du membre ;
C =le coefficient qui est déterminé annuellement par le Conseil d'administration, en tenant compte des
obligations courantes et des dépenses prévues par le Conseil d'administration ;
I = le chiffre d'affaires annuel du membre calculé sur base de la somme (i) du produit des ventes des
médicaments en Belgique et (ii) du produit des ventes des médicaments au Grand-Duché de Luxembourg,
déterminé conformément aux « directives et lexique », établis par pharma.be et approuvés par le Conseil
d'administration, tel que reçus du membre par auto-déclaration pour la dernière année calendrier complète et
retenu après contrôle par l'Association.
Chaque année, au plus tard le dernier jour calendrier du mois de février, les membres doivent soumettre à
pharma.be l'auto- déclaration de leur chiffre d'affaires pour la dernière année civile complète disponible,
conformément aux « directives et lexique » approuvés par le Conseil d'administration.
Le calcul du chiffre d'affaires pour l'auto- déclaration doit être effectué conformément aux « directives et
lexique » approuvés par le Conseil d'administration.
Si un membre n'a pas soumis l'auto- déclaration au dernier jour calendrier du mois de février de l'année en
cours, une procédure sera engagée conformément aux « directives et lexique » approuvés par le Conseil
d'administration.
Le montant minimal de la cotisation d'un membre humain est de 10.000 EUR.
Cependant, le règlement d'ordre intérieur peut adapter le montant de la cotisation d'un membre en fonction
de ce que l'Association a perçu indirectement de ce membre, sans dépasser néanmoins la cotisation maximum
telle que mentionnée au point 1 du présent article.
3. Par dérogation au point 2 du présent article, la cotisation minimale pour les membres humains qui réalisent
un chiffre d'affaires de 0 EUR en Belgique et au Grand-Duché de Luxembourg selon la formule « I » décrite ci-
dessus, à condition que cela soit confirmé par l'auto- déclaration et ne soit pas contredit par les publications les
plus récentes de IQVIA Solutions Belgium SRL (BCE nr. 0400.502.211) et/ou PharmaScan Belux ASBL (CBE nr.
0787.523.895) est de 5.000 EUR.
4. Tous les membres animal health paient une cotisation annuelle telle que déterminée par l'assemblée des
membres animal health et conformément aux règles de fonctionnement internes de pharma.be animal health. La
cotisation minimale pour un membre animal health est de 10.000 EUR et la cotisation annuelle maximum se
monte à 0,50 % du chiffre d'affaires du membre qui, en vertu des statuts et du règlement d'ordre intérieur, entre
en ligne de compte pour le calcul des cotisations.
5. Tous les membres paient une cotisation pour leur participation à l'e-compendium, ainsi qu'une cotisation
dans le cadre de la collecte des médicaments périmés et non utilisés. Ces cotisations se monteront chacune
séparément sur une base annuelle à maximum 100.000 EUR.
6. Toutes les cotisations des membres doivent être payées dans les 30 jours calendrier après la date
d'établissement de la facture. A défaut de paiement dans les délais, des intérêts de retard seront portés en compte
au taux d'intérêt légal annuel.
Dispositions transitoires et entrée en vigueur
Dispositions transitoires suite à la modification des statuts et à la modification du règlement d'ordre intérieur
par l'Assemblée Générale Extraordinaire du 13 mai 2020
1. Si une personne morale, déjà membre, ne répond pas aux nouvelles conditions d'admission des membres
conformément à l'article 5 tels qu'établies suite à la décision de l'Assemblée générale extraordinaire du 12
décembre 2014, cette personne morale est néanmoins en droit de demeurer membre pour autant qu'elle paie les
cotisations conformément aux articles 28 et 29, sans préjudice de la possibilité d'exclusion conformément aux
articles 7 et 8 des statuts.
2. Par dérogation à l'article 20, le Vice-Président du Conseil d'administration élu en juin 2020 est élu à titre
exceptionnel et unique pour une durée maximale d'un an. Si le Vice-Président du Conseil d'administration élu en
2020 est également élu en 2021, l'article 20 des présents statuts s'appliquera au mandat qui débute en 2021.
Par dérogation à l'article 21, à titre exceptionnel et unique, à l'occasion de l'élection en 2021 de l'administrateur
de catégorie b visé à l'article 16.2, l'administrateur de catégorie b élu avec le moins de voix est élu pour une durée
d'un an. Si le même administrateur de la catégorie b est réélu en 2022, l'article 21 sera d'application à son
nouveau mandat.
Par dérogation à l'article 21, à titre exceptionnel et unique, à l'occasion de l'élection en 2023 de l'administrateur
de catégorie a visé à l'article 16.2, l'administrateur de catégorie a élu avec le moins de voix est élu pour une durée
d'un an. Si le même administrateur de la catégorie a est réélu en 2024, l'article 21 sera d'application à son
nouveau mandat.
3. La version des statuts et du règlement d'ordre intérieur approuvée à l'Assemblée Générale Extraordinaire
du 13 mai 2020 entrera immédiatement en vigueur.
Dispositions transitoires suite à la modification des statuts par l'Assemblée Générale Extraordinaire du 23
mars 2022
1.La version des statuts approuvée à l'Assemblée Générale Extraordinaire du 23 mars 2022 entrera
immédiatement en vigueur.
2.La prolongation des mandats du Président et du Vice-Président de deux à trois ans, prévue à l'article 20
des statuts, prend effet immédiatement dans le sens où les mandats en cours sont prolongés d'un an.
3.La prolongation des mandats des présidents des task forces de deux à trois ans, prévue à l'article 20 des
statuts, prend effet immédiatement dans le sens où les mandats en cours sont prolongés d'un an.
Dispositions transitoires suite à la modification des statuts par l'Assemblée Générale Extraordinaire du 13
mars 2024
La version des statuts approuvée à l'Assemblée Générale Extraordinaire du 13 mars 2024 entrera
immédiatement en vigueur.
Dispositions transitoires suite à la modification des statuts par l'Assemblée Générale Extraordinaire du 27
novembre 2024
1. La version des statuts et du règlement d'ordre intérieur telle qu'approuvée lors de l'Assemblée Générale
Extraordinaire du 27 novembre 2024 entrera en vigueur immédiatement.
2. Cela signifie que, lors des élections de 2025, les deux mandats supplémentaires visés à l'article 16, 2.1
(administrateurs catégorie d) seront ouverts.
3. L'Assemblée Générale confirme qu'à la suite de la modification de l'art. 13, 3ème alinéa (date de
l'Assemblée Générale Ordinaire), les mandats actuels des administrateurs seront prorogés. Ces mandats
expireront lors de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra au cours du deuxième trimestre de l'année
concernée, et non au cours du premier trimestre de l'année concernée.
REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR
article 11.
Le Conseil d'administration détermine annuellement les cotisations dont les membres humains sont
redevables sur base des chiffres soumis par les membres via l'auto-déclaration et retenus après contrôle par
l'Association.
Les cotisations sont calculées tenant compte de la situation juridique dans laquelle se trouve le membre au
1er janvier de l'année en cours. L'Association est en droit de demander des cotisations provisoires sous réserve
d'un décompte définitif lorsque les données définitives sont disponibles.
Les cotisations des membres animal health sont fixées par l'assemblée des membres animal health telle que
stipulée dans les règles de fonctionnement internes de pharma.be animal health.
article 12. Nouvelle affiliation
Est considéré comme nouveau membre toute personne morale qui, conformément à l'article 5.3 des statuts
est admise comme membre de l'Association par le Conseil d'administration. Le Conseil d'administration informera
l'Assemblée générale des nouveaux membres.
Tout nouveau membre humain doit payer une cotisation calculée pro rata temporis à partir de la date du
Conseil d'administration qui accepte son affiliation, sur base de la cotisation annuelle dont il serait redevable,
conformément à l'article 28.2, s'il avait été membre au 1er janvier de l'année de son affiliation.
Tout nouveau membre animal health doit payer une cotisation calculée pro rata temporis à partir de la date
du Conseil d'administration qui accepte son affiliation, sur base de la cotisation annuelle dont il serait redevable,
conformément à l'article 28.4 des statuts, s'il avait été membre au 1er janvier de l'année de son affiliation.
Caroline Ven
CEO, chargé de la gestion journalière