Ondernemingsnr : 0823 348 866
Naam
(voluit) : Scientica Leuven vzww
(verkort): Scientica
Rechtsvorm : vzw
Volledig adres v.d. zetel : Celestijnenlaan 200H, Bus 2100, 3001 Heverlee
Onderwerp akte : Wijziging statuten en wijziging samenstelling bestuur
De Algemene Vergadering van Scientica Leuven vzw, geldig samengekomen op 13 oktober 2024, heeft
haar statuten bekrachtigd.
De statuten zien er vanaf heden als volgt uit:
Statuten Scientica Leuven vzw
Titel ! : Naam, Zetel
Artikel 1: Naam
§1. De vereniging wordt "Scientica Leuven vzw" genoemd, afgekort "Scientica". Zij is opgericht voor
onbepaalde duur en kan ten allen tijde ontbonden worden.
§2. De vereniging is opgericht als een entiteit met rechtspersoonlijkheid, meer in het bijzonder een
vereniging zonder winstoogmerk (hiema 'vzw' genoemd) op grond van het Wetboek voor Vennootschappen en
Verenigingen (hierna 'WVV' genoemd) betreffende vzw's zoals geïnstalleerd op 1 januari 2020.
§3. De naam moet op alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, website en
andere stukken, al dan niet in elektronische vorm, die uitgaan van de vereniging gevolgd door 'vereniging zonder
winstoogmerk' of 'vzw', met nauwkeurige aanduiding van de zetel van de vzw, ondernemingsnummer, het e-
mailadres en het woord rechtspersonenregister of 'rpr', gevolgd door de rechtbank van de zetel van de vzw.
Artikel 2: Adres
§1. De maatschappelijke zetel is gevestigd op het adres Celestijnenlaan 200H bus 2100, 3001 Heverlee, en
ressorteert onder het gerechtelijk arrondissement Leuven.
Artikel 3: Boekjaar
§1. Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 juli tot 30 juni.
Titel II : Doel
Artikel 4: Wetenschapskringen
§1. De "wetenschapskringen" zijn de volgende, in alfabetische volgorde, faculteitskringen die samen alle
studenten aan de Faculteit Wetenschappen van de KU Leuven vertegenwoordigen: Atlas Leuven vzw, BIOS
Leuven vzw, Chemika vzw en Wina Leuven vzw.
Artikel 5: Wetenschapsrichtingen
§1. De "wetenschapsrichtingen" zijn opleidingen die vertegenwoordigd worden door de wetenschapskringen
en de richtingen van Faculteit Wetenschappen aan campus KULAK te Kortrijk.
Artikel 6: Doel en afdelingen Scientica
Scientica heeft 3 doelen, die elk vertegenwoordigd worden door 1 afdeling.
§1. Een eerste doel van Scientica is studentenwerking, in het bijzonder de bevordering en de ondersteuning
van de samenwerking tussen de wetenschapskringen. De afdeling van Scientica die hiervoor instaat is de
"Scientica Kringraad".
§2. Een tweede doel van Scientica is vertegenwoordiging van alle studenten aan de faculteit
Wetenschappen van de KU Leuven zoals gedefinieerd door het facultair reglement van de faculteit
wetenschappen. De afdeling van Scientica die hiervoor instaat is de "Scientica Overkoepelende Onderwijsraad",
afgekort "Scientica OOR".
§3. Een derde doel van Scientica is het voorzien van studiemateriaal voor studenten van de
wetenschapsrichtingen en dit zo goedkoop mogelijk en met een zo goed mogelijke service. De afdeling van
Scientica die hiervoor instaat is de "Scientica Cursusdienst", afgekort "Scientica CuDi".
Artikel 7: Opstelling van een intern reglement
verdere formaliteiten inzake werking worden beschreven.
§2. Alle afdelingen stellen zelf een intern reglement op waarin de concrete uitwerking van het doel van de
afdeling en verdere formaliteiten inzake werking worden beschreven.
§3. Deze reglementen worden openbaar gepubliceerd op de website van Scientica.
Artikel 8: Toegelaten activiteiten
§1. De vereniging mag alle activiteiten ondernemen om haar maatschappelijk doel te realiseren, met inbegrip
van het stellen van handelsdaden, in zoverre de opbrengst hiervan uitsluitend besteed wordt aan het realiseren
van het maatschappelijke doel. De vereniging mag daartoe roerende of onroerende goederen huren of
gebruiken, verwerven en bezitten. De afdelingen van Scientica Leuven vzw mogen hun medewerking verlenen
aan verenigingen of instellingen die hetzelfde doel als het hare nastreven.
Artikel 9: Pluralistische strekking
§1. De vereniging is van pluralistische strekking en dient partijpolitiek neutraal te blijven. Dit houdt in dat zij
in geen geval een politiek standpunt mag innemen dat niet rechtstreeks met haar doelstelling als
belangenvereniging voor studenten wetenschappen te maken heeft.
Titel III : Leden
Artikel 10: Soorten leden
§1. De vereniging heeft zowel vaste als toegetreden leden.
§2. De vaste leden van de vereniging bestaan uit natuurlijke personen die verkozen of bekrachtigd zijn op
de AV, zoals onder Titel V. Het aantal vaste leden moet een minimum van twee bedragen. Het maximum aantal
vaste leden is 24.
§3. Een natuurlijk persoon kan als toegetreden lid verbonden zijn aan één of meerdere afdelingen van
Scientica, of aan de algemene werking van Scientica. Toegetreden leden zijn vrijwillige, onbezoldigde
medewerkers, die verkozen zijn zoals onder Titel V. Het aantal toegetreden leden is onbeperkt.
Artikel 11: Scientica, CuDi en OOR als vaste leden
§1. Uit het bestuur van Scientica worden 4 vaste leden aangesteld. De besturen van zowel CuDi als OOR
stellen elk 1 vast lid aan. Daarnaast stellen zowel Scientica-CuDi als Scientica-OOR elk 3 medewerkers uit hun
afdeling aan als vaste leden.
Artikel 12: Kringvertegenwoordigers
§1. De Kringvertegenwoordigers zijn vertegenwoordigers van de wetenschapskringen. Een
wetenschapskring heeft slechts recht op het afvaardigen van een bepaald aantal kringvertegenwoordigers als
vaste leden. Er zijn 12 zetels voor kringvertegenwoordigers die verdeeld worden onder de wetenschapskringen.
Initieel krijgt elke wetenschapskring 1 zetel toegewezen. De overige zetels worden verdeeld onder de
wetenschapskringen met een kiesdelersysteem waarbij er gebruik wordt gemaakt van de delers 1, 2, 3 en 4. Er
is bijgevolg een maximum van 5 stemmen per kring. Het totaal aantal leden per wetenschapskring wordt bepaald
volgens de toegeschreven studentenaantallen aan elke wetenschapskring door de Leuvense Overkoepelende
Kringen Organisatie (LOKO), dit is het aantal studenten dat stemrecht had bij de officiële verkiezingen voor de
kringvergadering.
Artikel 13: Quorum
§1. Minstens 50% van de vaste leden tijdens een boekjaar dient ingeschreven te zijn als student in een
wetenschapsrichting.
Artikel 14: Lidgeld
§1. Scientica vraagt geen lidgeld aan haar vaste leden, noch aan haar toegetreden leden, noch aan de
wetenschapsstudenten.
Artikel 15: Maximale jaarlijkse bijdrage
§1. Het maximum bedrag van de jaarlijkse bijdrage wordt gehouden op hetzelfde bedrag dat een lid moet
betalen als lidgeld.
Artikel 16: Beëindigen lidmaatschap
§1. Het lidmaatschap van een lid vervalt bij vrijwillig ontslag, na schriftelijke mededeling aan de voorzitter en
aan Scientica; bij het einde van de termijn van lidmaatschap; bij uitsluiting (Artikel 27) of bij overlijden.
Titel IV : Het Bestuursorgaan
Artikel 17: Samenstelling en aanstelling
§1. Het bestuursorgaan bestaat uit minstens 3 leden en wordt aangesteld en afgezet door de Algemene
Vergadering. Hun functies staan verder uitgeschreven in het IR. Als en zolang de vereniging minder dan drie
leden heeft, mag het bestuursorgaan uit twee leden bestaan.
§2. De Algemene Vergadering kan met gewone meerderheid vaste leden, met uitzondering van
kringvertegenwoordigers, aanstellen als leden van het bestuursorgaan.
§3. De leden van het bestuursorgaan worden aangesteld voor het boekjaar van de vereniging.
Artikel 18: Bevoegdheden
§1. Het bestuursorgaan roept de Algemene Vergadering samen.
§2. Alle bevoegdheden die niet door de wet of door de statuten zijn toegewezen aan de Algemene
Vergadering, worden uitgeoefend door het bestuursorgaan. Dit houdt onder meer in: dagelijks leven,
beslissingen van minder belang, spoedeisende zaken. Het bestuursorgaan beschikt over een algemene
bevoegdheid inzake de vertegenwoordiging van Scientica Leuven vzw in en buiten rechte.
derden, dit kunnen bestuurders of niet-bestuurders zijn. De bevoegdheid van die personen wordt precies
afgebakend door het bestuursorgaan, die ook de duur van het mandaat bepaalt. Het mandaat kan ten allen tijde
met onmiddellijke ingang door het bestuursorgaan worden ingetrokken. De overdracht kan geen betrekking
hebben op het algemeen beleid van de vereniging of de algemene bestuursbevoegdheid van het
bestuursorgaan.
Artikel 19: Vertegenwoordiging
§1. Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de vzw als college in alle handelingen in en buiten rechte.
Dergelijk collegiaal optreden van het bestuursorgaan impliceert het optreden van de meerderheid van zijn leden.
§2. Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuursorgaan als college,
wordt de vzw in en buiten rechte eveneens geldig vertegenwoordigd door drie bestuurders die gezamenlijk
handelen.
§3. Het bestuursorgaan of de bestuurders die de vzw vertegenwoordigen kunnen gevolmachtigden van de
vzw aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde of een reeks bepaalde
rechtshandelingen zijn geoorloofd. De gevolmachtigden verbinden de vzw binnen de perken van hun verleende
volmacht waarvan de grenzen wel tegenwerpelijk zijn aan derden overeenkomstig de regels van de lastgeving.
§4. De stukken van het dagelijks bestuur worden geldig ondertekend door een lid van het bestuursorgaan.
Artikel 20: Stemmingen
§1. Het bestuursorgaan moet om een geldige beslissing te nemen een stemming
aangaan met tweederdemeerderheid waarbij de helft van de bestuurders aanwezig
moet zijn.
Artikel 21: Vergoedingen
§1. Het mandaat van bestuurder is niet bezoldigd. Bestuurders hebben recht op vergoeding voor bewijsbare
onkosten die gemaakt zijn om de taak van bestuurder te kunnen uitvoeren.
Artikel 22: Samenkomst
§1. Elke bestuurder heeft het recht het Bestuursorgaan samen te roepen.
Artikel 23: Belangenconflict
§1. Een bestuurder met een belangenconflict moet dit melden aan het bestuursorgaan. Deze persoon mag
niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming over dit conflict. Dit wordt opgenomen in de notulen
Titel V : Verkiezingen
Artikel 24: Verkiezing Verkiezing CuDi, OOR en bestuursorgaan Scientica
§1. De voorzitter, ondervoorzitter,algemeen beheerder, activiteitencoördinator en secretaris worden
verkozen op de Algemene Vergadering.
§2. De voorzitter, facultair en universitair verantwoordelijke van Scientica OOR en de eind- en financieel
verantwoordelijke van Scientica CuDi en de twee extra vaste leden uit elk van deze afdelingen worden
bekrachtigd op de Algemene Vergadering nadat ze werden voorgedragen vanuit hun afdeling.
§3. De verkiezingen gebeuren zoals gespecificeerd in het intern reglement.
Artikel 25: Verkiezing kringvertegenwoordigers
§1. Kringvertegenwoordigers van elke wetenschapskring worden verkozen door de wetenschapskring zelf
volgens de verkiezingsprocedure uitgelijnd binnen de kring die zij vertegenwoordigen.
Artikel 26: Verkiezing Toegetreden Leden
§1. Toegetreden leden worden met een gewone meerderheid verkozen door de afdeling waaraan zij
verbonden zijn of met een gewone meerderheid door de Algemene Vergadering.
Artikel 27: Uitsluiting leden
§1. De Algemene Vergadering kan een lid uitsluiten. Hiervoor dient op deze vergadering tweederde van de
vaste leden aanwezig of vertegenwoordigd te zijn. De uitsluiting is geldig bij een tweederdemeerderheid van de
aanwezige vaste leden. Bij gebrek hieraan, wordt een tweede oproeping gedaan. De nieuwe vergadering kan
beslissen ongeacht het aantal aanwezige leden. Indien de Algemene Vergadering beraadslaagt over het
uitsluiten van een vast lid, heeft deze in elk geval het recht gehoord te worden.
Titel VI: De Algemene Vergadering
Artikel 28: Samenstelling
§1. De Algemene Vergadering bestaat uit de vaste leden van de vzw.
§2. Elk vast lid heeft één stem in de Algemene Vergadering.
§3. Stemmen zijn niet cumuleerbaar.
§4. Vaste leden en kringvertegenwoordigers kunnen zich laten vertegenwoordigen via volmacht.
§5. Elke student uit een wetenschapsrichting heeft het recht de Algemene Vergadering bij te wonen.
Artikel 29. Stemming
§1. Bij gewone stemmingen worden beslissingen genomen met gewone meerderheid, met
uitsluiting van de afwezigen, nietige stemmen en onthoudingen.
Artikel 30: Bevoegdheden
§1. De Algemene Vergadering wordt door het bestuur actief betrokken bij de dagelijkse werking van de VZW
en kan geldig besluiten nemen over de strategie, werking en activiteiten van de VZW.
De Algemene Vergadering is verder bevoegd voor:
·Benoeming en afzetting van bestuurders.
·Het goedkeuren van de rekeningen en van de begroting.
·De kwijting aan de bestuurders.
·Het opstellen en wijzigen van een intern reglement en alle bevoegdheden die aan haar door deze statuten
werden toegewezen, alsook het goedkeuren en wijzigen van een intern reglement voor elk van de afdelingen
van Scientica.
·Het uitsluiten van leden.
·De benoeming en afzetting van de commissaris en het bepalen van diens bezoldiging
·De ontbinding van de vereniging.
·Het veranderen van de zetel van de vereniging.
·Bezoldigingen bestuurders.
·Verenigingsvorderingen tegen bestuurders.
·Inbreng om niet te doen of aanvaarden.
·Andere bevoegdheden die staan beschreven in wet, de statuten of een intern reglement dat werd
goedgekeurd in overeenstemming met deze statuten.
Artikel 31: Jaarrekening en begroting
§1. De jaarrekening en begroting dienen jaarlijks te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Deze
Algemene Vergadering moet plaatsvinden binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar.
Artikel 32: Kwijting
§1. Kwijting is de officiële bevestiging van de Algemene Vergadering dat bestuurders hun taak goed hebben
uitgeoefend. Na de goedkeuring van de begroting en de jaarrekening legt het uittredend bestuur verantwoording
af voor het beleid van vorig boekjaar aan de Algemene Vergadering. Vervolgens zal de Algemene Vergadering
beslissen of er kwijting wordt verleend.
Artikel 33: Samenkomst
§1. De Algemene Vergadering moet minstens tweemaal per boekjaar samenkomen.
§2. Een Algemene Vergadering kan door het Bestuursorgaan worden samengeroepen, telkens als het
belang van de vereniging het vereist.
§3. Het Bestuursorgaan is ertoe gehouden een Algemene Vergadering samen te roepen, telkens wanneer
minstens één van de vier wetenschapskringen daar om verzoekt.
Artikel 34: Uitnodigingen en agenda
§1. De uitnodiging dient minstens 15 volledige dagen voor de aanvang van de vergadering per e-mail te
worden verstuurd aan alle leden, bestuurders en in voorkomend geval commissarissen van de Algemene
Vergadering.
§2. De uitnodigingen dienen de term "Algemene Vergadering", "Scientica Leuven vzw", de datum en het
aanvangsuur van de vergadering, de locatie van de vergadering, agendapunten en eventuele
vergaderdocumenten te bevatten.
§3. leder lid van de Algemene Vergadering heeft het recht een punt op de agenda te zetten, indien dit lid dit
voldoende voor de vergadering aanvraagt aan de voorzitter en dit via e-mail laat weten aan alle leden van de
algemene vergadering. Alle stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering moeten akkoord gaan met
een agenda wijziging.
Artikel 35: Verslag
§1. Van elke Algemene Vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Indien de secretaris niet
aanwezig is, wordt door de Algemene Vergadering een bestuurslid als plaatsvervangend secretaris aangeduid.
Het verslag wordt bezorgd aan alle leden van de Algemene Vergadering. Deze verslagen worden bijgehouden
in een speciaal register. Uittreksels uit het verslag bestemd voor derden worden ondertekend door de voorzitter
of door twee bestuurders. De verslagen worden gepubliceerd op de website van Scientica.
Artikel 36: Quorum
§1. De Algemene Vergadering kan geldig beslissen als minstens de helft van de leden van de vergadering
plus één aanwezig of vertegenwoordigd is, met uitzonderingen voor de gevallen waar de wet een ruimere
aanwezigheid vereist. Indien dit quorum niet wordt gehaald, kan er een tweede vergadering worden
bijeengeroepen met dezelfde agendapunten die geldig kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige (of
gevolmachtigde) leden.
Artikel 37: Wijzigen van de statuten
§1. Voor een wijziging van de statuten is een Algemene Vergadering nodig waarop minstens tweederde van
de vaste leden aanwezig is en is een tweederdemeerderheid vereist. Indien een statutenwijziging betrekking
heeft op het doel of de doeleinden waarvoor de vzw is opgericht, kan zij alleen worden aangenomen met een
meerderheid van viervijfden van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
§2. Wijzigingen aan de statuten die niet vooraf zijn meegedeeld in de agenda mogen niet worden behandeld
op diezelfde Algemene Vergadering, tenzij alle vaste leden vertegenwoordigd zijn en hiermee instemmen.
Onbehandelde wijzigingen worden automatisch verdaagd als discussiepunt op de eerstvolgende AV.
§3. Bij een statutenwijziging worden de onthoudingen noch in de teller, noch in de noemer meegeteld. Dit
wil zeggen dat onthoudingen niet meetellen.
Titel VII : Ontbinding
Artikel 38: Ontbinding van de vzw
§1. De vereniging kan nooit gehouden zijn tot méér dan het totaal van haar nettoactief.
hun bevoegdheden bepalen.
§3. De bestemming van de activa, na vereffening van de schulden, zal bepaald worden door de Algemene
Vergadering, maar dient in ieder geval tot één of meer verenigingen met soortgelijke doelstellingen te worden
aangewend.
Titel VIII : Varia
Artikel 39: Tot slot
§1. Voor al wat niet expliciet door deze statuten geregeld wordt, is het wetboek van
Vennootschappen en Verenigingen opgericht op 1 mei 2019 met alle opvolgende
wijzigingen toepasselijk.
Artikel 40: Historiek van de wijzigingen
Goedgekeurd op de oprichtingsvergadering van 18 november 2009.
Gewijzigd op de algemene vergadering van XX XXXX 2016.
Gewijzigd op de algemene vergadering van 27 oktober 2019.
Gewijzigd op de algemene vergadering van 25 april 2021.
Gewijzigd op de algemene vergadering van 18 juli 2021.
Gewijzigd op de algemene vergadering van 16 oktober 2022.
Gewijzigd op de algemene vergadering van 1 oktober 2023.
Gewijzigd op de algemene vergadering van 29 september 2024.
Gewijzigd op de algemene vergadering van 13 oktober 2024.
De Algemene Vergadering van Scientica Leuven vzw, geldig samengekomen op 29 september 2024, heeft
besloten om de volgende personen per direct te ontslaan uit het Bestuur.
Anna Vanden Berghe, geboren te Ukkel, op 22 april 2002 en woonachtig te Bloemenhof 21, 1640 Sint-
Genesius-Rode en met rijksregisternummer 02.04.22-180.35
Lukas Sterckx, geboren te Leuven, op 29 augustus 2001 en woonachtig te Schoolberenstraat 71, 3010
Leuven en met rijksregisternummer 01.08.29-323.77
Lara Loeckx, geboren te Ukkel, op 9 oktober 2002 en woonachtig te Trompstraat 17, 1502 Lembeek en met
rijksregisternummer 02.10.09-134.28
Elisa Wijers, geboren te Ukkel op 9 mei 2004 en woonachtig te Charles Gilisquetlaan 30, 1030 Schaarbeek
en met rijksregisternummer 04.05.09-094.75
De Algemene Vergadering van Scientica Leuven vzw, geldig samengekomen op 29 september 2024, heeft
besloten om de volgende bestuurders aan te stellen.
Elisa Wijers, geboren te Ukkel op 9 mei 2004 en woonachtig te Charles Gilisquetlaan 30, 1030 Schaarbeek
en met rijksregisternummer 04.05.09-094.75
Lara Loeckx, geboren te Ukkel, op 9 oktober 2002 en woonachtig te Trompstraat 17, 1502 Lembeek en met
rijksregisternummer 02.10.09-134.28
Bram Hendrikx, geboren te Bree op 8 januari 2003 en woonachtig te Heesakkerstraat 73, 3900 Pelt en met
rijksregisternummer 03.01.08-027.26
Jonas Vanhoef, geboren te Bonheiden op 4 maart 2002 en woonachtig te Oude Kruisstraat 38, 2235
Hulshout en met rijksregisternummer 02.03.04-221.42
Miek Luypaert, geboren te Leuven op 24 september 2002 en woonachtig te d'Hoogvorstslaan 58, 1860
Meise en met rijksregisternummer 02.09.24-088.05
Op heden is het Bestuursorgaan dus samengesteld als volgt:
Elisa Wijers, voorzitter
Lara Loeckx, ondervoorzitter
Jonas Vanhoef, algemeen beheerder
Bram Hendrickx, algemeen beheerder
Miek Luypaert, secretaris