Nº d'entreprise : 0525 643 394
Nom
(en entier) : European Technology Platform on Sustainable Mineral
Resources
ETP SMR	(en abrégé) .
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège : Rue Joseph Il 36, 1000 Bruxelles
Objet de l'acte : Fin de mandat des administrateurs, nomination de nouveaux
administrateurs, et modification des statuts
I. Extrait du procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire de l'association du 1er novembre 2023 :
1. L'assemblée générale approuve, à l'unanimité :
- la nomination de Madame Katarina Sofia PERSSON NILSSON, née le 2 janvier 1972 à UPPSALA
(Suède) et domiciliée à Länna Karlsborg 78, 741 97 Almunge (Suède), en tant que présidente du Comité
Exécutif de l'association. Son mandat commencera à compter de la date de la présente assemblée générale
et s'étendra sur une durée de deux ans;
- la nomination de Monsieur Gehrard Wolfgang REIMER, né le 26 avril 1964 à GUMMERSBACH
(Allemagne) et domicilié à Wilhelm-Weitling-Str. 12, 01259 Dresden (Allemagne), en tant que vice-président
du Comité Exécutif de l'association. Son mandat commencera à compter de la date de la présente assemblée
générale et s'étendra sur une durée de deux ans ;
- la nomination de Madame Anna Katarina ÖQUIST, née le 25 novembre 1964 à PITEA (Suède) et
domiciliée à Lastgrundsvägen 172, 94141 Pitea (Suède), en tant que trésorière du Comité Exécutif de
l'association. Son mandat commencera à compter de la date de la présente assemblée générale et s'étendra
sur une durée de deux ans ;
- la nomination de Madame Julie Alison HOLLIS, née le 28 septembre 1973 à Canberra (Australie) et
domiciliée à Boulevard Louis Schmidt 100/b 14, 1040 Etterbeek (Belgique), en tant que membre du Comité
Exécutif de l'association. Son mandat commencera à compter de la date de la présente assemblée générale
et s'étendra sur une durée de deux ans ;
- la nomination de Monsieur Michael TOST, né le 23 février 1973 à Müzzuschlag (Autriche) et domicilié à
Hohe-Wand-Strabe 7, 2732 Willendorf (Autriche) en tant que membre du Comité Exécutif de l'association.
Son mandat commencera à compter de la date de la présente assemblée générale et s'étendra sur une durée
de deux ans.
2. Le mandat de l'ensemble des anciens membres du Comité Exécutif doit être considéré comme arrivé à
son terme au 1er novembre 2023.
3. À compter du 1er novembre 2023, le Comité Exécutif de l'association se compose comme suit :
- Madame Katarina Sofia PERSSON NILSSON (Présidente) ;
- Monsieur Gehrard Wolfgang REIMER (Vice-Président) ;
- Madame Anna Katarina ÖQUIST (Trésorière) ;
- Madame Julie Alison HOLLIS (Membre) ;
- Monsieur Michael TOST (Membre).
II. Procuration
European Technology Platform on Sustainable Resources A.I.S.B.L. (ETP SMR), dont le siège est sis Rue
Joseph Il 36-38, à 1000 Bruxelles, Belgique, enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises de
Bruxelles sous le numéro 0525.643.394, désigne Maître Dominique Bogaert et Maître Sacha Cornu avocats
individuellement, avec faculté de substitution, afin d'accomplir toutes les formalités en vue de publier les
décisions relatives à la composition du Comité Exécutif aux Annexes du Moniteur belge, accomplir toutes les
formalités administratives en vue de cette mission et, entre autres, représenter l'association auprès de la
Banque-Carrefour des Entreprises, auprès d'un "guichet d'entreprises" de leur choix et auprès du greffe du
Tribunal des Entreprises, et à cet effet, faire tout ce qui est nécessaire.
III. Extrait du procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire de l'association du 27 novembre 2023 :
1. L'assemblée générale approuve, à l'unanimité, les nouveaux statuts de l'association mis en conformité
avec le nouveau Code des Sociétés et des Associations.
2. L'assemblée générale donne procuration à Maître Dominique Bogaert et Maître Sacha Comnu avocats
chez DALDEWOLF SRL, dont les bureaux sont situés Avenue Louise 81, 1050 Bruxelles, chacun agissant
individuellement, avec faculté de substitution, afin d'accomplir toutes les formalités en vue de publier la
décision susmentionnée aux Annexes du Moniteur belge, accomplir toutes les formalités administratives en
vue de cette mission et, entre autres, représenter l'association auprès de la Banque-Carrefour des
Entreprises, auprès d'un "guichet d'entreprises" de leur choix et auprès du greffe du Tribunal des Entreprises,
et à cet effet, faire tout ce qui est nécessaire.
Les nouveaux statuts de l'association sont les suivants :
TITRE I: FORME, DENOMINATION, DUREE, SIEGE, BUT ET ACTIVITES DE L'ASSOCIATION
Forme, Dénomination, Durée
Article 1
1.1 L'Association est une association internationale sans but lucratif dénommée « European Technology
Platform on Sustainable Mineral Resources » ou, en abrégé, « ETP SMR », (ci-après dénommée l'«
Association »).
1.2 L'Association est constituée sous la forme d'une association internationale sans but lucratif
conformément au Code des Sociétés et des Associations (ci-après « CSA »).
1.3 L'Association est constituée pour une durée illimitée.
Siège
Article 2
2.1 Le siège de l'Association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale dans l'arrondissement
judiciaire de Bruxelles, et est actuellement situé à B-1000 Bruxelles, rue Joseph Il, 36-38.
2.2 Sans préjudice de l'application de la législation belge en matière d'emploi des langues, le siège peut
être transféré à tout autre endroit en Belgique sur simple décision du Comité Exécutif, prise à la majorité
simple des votes valablement exprimés.
2.3 Toute décision relative au changement d'adresse du siège doit être publiée dans les annexes au
Moniteur Belge.
But et activités
Article 3
3.1 L'Association poursuit des activités de nature non lucratives et à caractère international conformément
au Code des Sociétés et des Associations.
3.2 Le but de l'association consiste à
-participer activement aux programmes européens RDT concernant les minéraux et métaux ;
-contribuer à la redéfinition d'une industrie « traditionnelle », soit plutôt qu'une industrie axée sur les
ressources, une industrie axée davantage sur la connaissance ;
-explorer des solutions de nature à répondre à des besoins pour l'avenir ainsi qu'aux objectifs de
développement durable en aidant à accroître et à sécuriser la fourniture des ressources minérales primaires
et secondaires et en adaptant les produits minéraux aux besoins de l'économie de l'UE, tout en traitant les
impacts environnementaux et sociaux tout au long de la chaine d'approvisionnement ;
-favoriser l'efficacité des ressources ;
-contribuer à consolider le leadership mondial et la compétitivité au sein du secteur européen des
minéraux, de ses produits et de sa technologie.
A cet égard, l'Association encouragera l'échange d'information entre ses Membres et avec les membres
d'associations européennes ou internationales similaires. Si elle l'estime approprié, l'Association rendra les
connaissances qui en résulteront accessible à des autorités internationales, européennes et nationales ainsi
qu'à tout intéressé concerné, y compris au grand public.
Dans la lignée de ces objectifs, l'Association s'engagera dans toute activité légale qui peut être
raisonnablement exercée par une association, telle que décidée par son Assemblée Générale et entreprendra
toute activité qu'elle considère appropriée pour la réalisation de ses buts et objectifs (incluant des
conférences, la participation à des projets internationaux, des publications, des publications d'opinions
d'experts ... sans toutefois s'y limiter).
3.3 En poursuivant les activités de l'Association, les Membres ne recherchent aucun bénéfice patrimonial
direct pour eux-mêmes, de même qu'il ne rentre pas dans les objectifs de l'Association de procurer un
avantage patrimonial direct à ses membres.
3.4 Sous le contrôle de l'Assemblée Générale et moyennant l'approbation de celle-ci, l'Association peut
acquérir tous biens, meubles ou immeubles, prendre tous engagement contractuels, accepter des donations,
disposer de ses actifs, accorder des privilèges ou des sûretés surs ses biens et transférer des titres sur lesdits
biens conformément à la loi, à ces Statuts et à toute modification à la loi ou à ces Statuts.
TITLE II: MEMBRES
Catégories de Membres
Article 4
4.1 L'adhésion est ouverte aux organismes publics et privés, qui ont démontré leur capacité à contribuer à
une activité de recherche dans le secteur des ressources minérales. L'adhésion est ouverte à des sociétés,
des fédérations, des institutions de recherche ainsi qu'à des universités et à des associations d'institutions de
cette catégorie.
4.2 Il y a deux catégories de membres : les Membres Effectifs et les Membres Associés.
(1) Les Membres Effectifs sont des sociétés, des instituts ou associations, des organismes publics ou
privés, ayant un intérêt dans la recherche relative aux ressources minérales et aux activités innovatrices en
Europe et qui ont pour objectif de promouvoir la vision et les objectifs du Programme Stratégique de
Recherche & Innovation de l'Association. Les Membres Effectifs doivent être établis dans l'Union européenne
ou dans l'Association européenne de libre-échange.
(2) Les Membres Associés sont des sociétés, des instituts ou associations, des organismes publics ou
privés, ayant un intérêt dans la recherche relative aux ressources minérales et dans des activités innovatrices
en Europe et qui ont pour objectif de promouvoir la vision et les objectifs du Programme Stratégique de
Recherche & Innovation de l'Association. Les Membres Associés peuvent être établis dans quelque pays que
ce soit dans le monde entier. Les Membres Associés n'ont pas le droit de vote.
Admission des Membres
Article 5
5.1 Les candidatures pour l'adhésion en tant que Membre Effectif ou Membre Associé seront faites par
écrit et envoyées au Secrétariat de l'Association. La candidature doit constater la volonté du candidat
d'adhérer aux Statuts et au Règlement d'ordre intérieur de l'Association et, le cas échéant, de participer au
travail de ETP SMR.
Le candidat présentera en anglais son statut et ses activités. Il mentionnera la catégorie de membre à
laquelle il souhaite être admis ainsi que la personne de contact qui, en cas d'admission, le représentera lors
de l'Assemblée Générale.
Le Comité Exécutif, ayant reçu toutes les informations additionnelles qu'il peut exiger du candidat,
présentera sa recommandation à la prochaine Assemblée Générale.
L'admission en tant que Membre Effectif et Membre Associé est décidée par un vote de l'Assemblée
Générale. Cette décision est discrétionnaire et ne doit pas être justifiée.
L'admission d'un Membre prend effet à la date de réception du paiement de la cotisation de Membre.
Droits et Obligations
Article 6
Tout Membre doit souscrire au but de l'Association et adhérer aux Statuts, au Règlement d'ordre intérieur,
aux Codes de conduite (le cas échéant) annexés au Règlement d'ordre intérieur de même qu'à toutes les
décisions adoptées lors des Assemblées Générales.
Tous les Membres travailleront selon leurs normes professionnelles les plus élevées, d'une manière
ouverte et transparente et en totale coopération avec les autres Membres.
Tout Membre Effectif qui satisfait à l'article 8 des Statuts peut participer aux Assemblées Générales et y
voter.
Tout Membre Associé peut participer aux Assemblées Générales sans droit de vote.
Tout changement relatif à l'identité du représentant d'un Membre doit être notifié au Secrétariat de
l'Association dans les plus brefs délais après que ce changement soit intervenu, et en tout cas, avant la
prochaine Assemblée Générale prévue.
Fin de l'adhésion
Article 7
7.1 Démission
Tout Membre peut librement démissionner de l'Association en adressant une lettre recommandée au
Secrétariat de l'Association. Pour que la démission soit effective au 31 décembre à 18 heures de l'exercice
financier, elle doit être arrivée au Secrétariat de l'Association avant le 30 Septembre à 18 heures de l'exercice
financier en cours.
7.2 Exclusion
Parmi les causes d'exclusion d'un Membre figurent :
-le défaut de paiement des cotisations de Membre à la date fixée dans le Règlement d'ordre intérieur, à
condition qu'il n'y soit pas remédié dans les 30 jours suivant l'envoi d'un rappel du Secrétariat de l'Association
au Membre défaillant ;
-la poursuite d'une conduite contraire aux Statuts, au Règlement d'ordre intérieur, au Code de Conduite (le
cas échéant) ou aux décisions prises lors des Assemblées Générales. Les Membres se verront notifier leur
inconduite par écrit par le Président de l'Association.
La décision d'exclure un Membre de l'Association sera proposée par le Comité Exécutif à l'Assemblée
Générale. L'exclusion se fera suite à un vote secret à la majorité simple des Membres Effectifs présents ou
dûment représentés. Le vote ne pourra avoir lieu que si au moins cinquante pour cent (50%) des Membres
Effectifs sont présents ou dûment représentés. L'exclusion prend effet immédiatement.
Le Membre Effectif dont l'exclusion est proposée ne participera pas au vote. Le Membre a le droit de
présenter sa défense devant l'Assemblée Générale.
7.3 Les effets de la démission ou de l'exclusion d'un Membre
Un Membre exclu ou démissionnaire n'a pas de droit au remboursement des cotisations ou de tout autre
montant. La fin de l'adhésion ne confère aucun droit ou aucune créance valable sur les actifs nets de
l'Association.
Le Membre demeurera tenu du paiement intégral de sa cotisation de Membre pour l'exercice financier
durant lequel la démission ou l'exclusion est devenue effective.
7.4 Réintégration d'un Membre exclu
Un Membre exclu peut être réintégré sur proposition du Comité Exécutif par un vote majoritaire de
l'Assemblée Générale, après le paiement des sommes dues, sous réserve d'une négociation/d'un accord
avec le Comité Exécutif, ou s'il est mis fin à la conduite ayant justifié son exclusion conformément à l'article
7.2.
7.5 L'adhésion en tant que Membre Effectif prend automatiquement fin lorsque le Membre n'est plus établi
dans l'Union Européenne ou dans l'Association Européenne de libre-échange, comme défini à l'article 4.2.
Cotisations
Article 8
8.1. Les Membres prennent en charge les frais de l'Association moyennant le paiement de cotisations
annuelles.
La forme des cotisations et le montant des cotisations pour les Membres Effectifs et les Membres
Associés sont déterminés chaque année sur proposition du Comité Exécutif par l'Assemblée Générale.
Les cotisations sont payables dans les 30 jours à compter de la date de la facture. La facture relative à la
cotisation annuelle de Membre sera envoyée à la fin du mois de janvier.
Le défaut de paiement de la cotisation à la date d'échéance pourrait entrainer l'exclusion du Membre
conformément à l'article 7.2.
TITLE III:Organes de l'Association : Assemblée Générale, Comité Executif et Directeur
Article 9
9.1 L'Association est gouvernée par l'Assemblée Générale des Membres et par un Comité Exécutif.
Assemblée Générale
Article 10
10.1 L'Assemblée Générale est l'organe suprême de l'Association. L'Assemblée Générale décide de la
politique générale, des actions importantes et de la direction de l'Association et supervisera la gestion de
l'Association par le Comité Exécutif.
10.2 L'Assemblée Générale est investie des compétences exclusives suivantes :
(1)modification aux Statuts;
(2)élection et révocation des Membres du Comité Exécutif;
(3)admission, exclusion et réintégration des Membres Effectifs et Associés;
(4)au, ou avant le 30 juin de chaque année, approbation des comptes de l'exercice financier précèdent et
décharge des Membres du Comité Exécutif pour la gestion des affaires de l'exercice financier précédent ;
(5)au, ou avant le 30 juin de chaque année, approbation du budget annuel de l'Associations pour
l'exercice financier suivant;
(6)dissolution de l'Association;
(7)établissement du Règlement d'ordre intérieur et des Codes de conduite (le cas échéant) et leurs
modifications successives;
(8)élection du Président de l'Assemblée Générale qui sera le Président de l'Association (ci-après
dénommé « le Président ») ; Le Président est élu parmi les membres de l'Assemblée Générale pour une
durée de deux ans, renouvelable une (1) fois ;
(9)nommer ou révoquer un Directeur ;
(10)nommer ou révoquer le Secrétariat;
(11)donner annuellement décharge au Comité Exécutif, au Directeur et au Secrétariat de leurs
responsabilités;
(12)le cas échéant, nommer ou révoquer l'auditeur;
(13)approuver un 'programme de travail' sur proposition du Comité Exécutif;
(14)surveiller la mise en œuvre du document adopté Vision 2030 et du Programme Stratégique de
Recherche & Innovation (PSRI) actuel et, en outre, décider du contenu lors des mises à jours ultérieures du
PSRI ;
(15)approuver la structure des task-forces et groupes de travail proposée par le Comité Exécutif ainsi que
la nomination du Président de ces task-forces et groupes de travail, tel que décrit dans le Règlement d'ordre
intérieur ;
(16)approuver des partenariats formels avec des tiers, tels que d'autres plateformes technologiques
européennes, si lesdits partenariats sont indiqués pour atteindre les buts énoncés à l'article 3.
Réunions de l'Assemblée Générale
Article 11
11.1 Une Assemblée Générale sera tenue au moins une fois tous les douze (12) mois.
L'Assemblée Générale sera convoquée par le Président. A défaut de convocation de l'Assemblée
Générale par le Président, l'Assemblée Générale pourra être convoquée (1) par le Comité Exécutif ou (2) par
un groupe de Membres Effectifs représentant au moins cinquante pour cent (50 %) des Membres Effectifs de
l'Association.
11.2 L'Assemblée Générale est présidée par le Président, ou, en son absence, par un président élu par
l'Assemblée Générale.
11.3 Le Président en coopération avec le Comité Exécutif préparera et diffusera la convocation et un
projet d'ordre du jour au moins un (1) mois avant la date de l'Assemblée Générale.
Le Président notifiera aux Membres la tenue d'une Assemblée Générale au moins huit (8) semaines à
l'avance et invitera les Membres à soumettre les points de l'ordre de jour (avec les documents qui s'y
rapportent) conformément au Règlement d'ordre intérieur. L'ordre du jour final de l'Assemblée Générale,
incluant tous les documents et annexes s'y rapportant, seront transmis aux Membres non moins d'une (1)
semaine avant la date de l'Assemblée Générale.
Des points supplémentaires de l'ordre du jour qui ne requièrent aucune décision de l'Assemblée Générale
peuvent être proposés après cette date et peuvent être inclus pour information de l'Assemblée Générale.
Aucun sujet ne pourra être traité s'il a trait à un point qui ne figure pas à l'ordre du jour, à moins que tous
les Membres présents ou représentés ayant le droit de vote ne marquent leur accord unanime pour débattre
et voter sur ce point.
11.4 Tous les Membres seront informés des décisions de l'Assemblée Générale par écrit ne pas plus tard
qu'un (1) mois après l'Assemblée Générale. Les discussions et décisions de l'Assemblée Générale seront
consignées dans le procès-verbal de cette réunion. Les procès-verbaux seront signés par le Président et par
le secrétaire de l'Assemblée Générale après approbation du procès-verbal lors de l'Assemblée Générale
suivante et tenus par ordre chronologique dans un registre tenu à cet effet au siège social de l'Association.
Votes et Quorum
Article 12
12.1 Tous les Membres Effectifs en ordre de cotisations peuvent prendre part au vote.
Les Membres Associés sont autorisés à assister aux Assemblées Générales et à y participer de manière
active, mais ils n'ont pas de droit de vote.
Chaque Membre sera représenté par un représentant désigné dont le statut aura été approuvé par son
représentant légal. Les représentants doivent couvrir les activités principales du Membre.
12.2 Chaque Membre Effectif présent ou dûment représenté à l'Assemblée Générale, tel qu'il stipulé ci-
après, dispose d'une (1) voix.
Les Membres peuvent se faire représenter par procuration aux fins de leur participation à l'Assemblée
Générale. Les mandataires doivent eux-mêmes être Membres de l'Association. Aucun Membre ne peut être
porteur et exercer les droits se rapportant à plus de deux procurations simultanément.
Une procuration valable qui autorise un Membre à assister à l'Assemblée Générale, doit être une
procuration originale dûment signée par le(s) représentant(s) dûment autorisé(s) de ce Membre.
Un Membre Effectif ne peut se faire représenter que par un autre Membre Effectif. Un Membre Associé
peut se faire représenter par un Membre Effectif ou par un Membre Associé.
12.3 L'Assemblée Générale pourra seulement délibérer si au moins cinquante pourcent (50 %) des
Membres Effectifs sont présents ou dûment représentés. Si le quorum de présence n'est pas atteint,
l'Assemblée Générale sera ajournée.
En absence de quorum et pour éviter un blocage, le Comité Exécutif peut recueillir, les votes des
Membres Effectifs soit par lettre signée soit par voie électronique signée. Les modalités pratiques de cette
consultation sont spécifiées dans le Règlement d'ordre intérieur. Pour être valable, ce mode de consultation
requiert le vote d'au moins quatre-vingt pour cent (80%) des Membres Effectifs.
12.4 L'Assemblée Générale s'efforcera d'atteindre l'unanimité après discussion exhaustive des positions
divergentes sur les résolutions soumises au vote. Si l'unanimité ne peut être atteinte, et à moins que les
Statuts et le CSA n'en disposent autrement, les résolutions seront prises à la majorité simple des votes des
Membres Effectifs présents ou représentés.
Les abstentions ne seront pas prises en compte dans le décompte des voix des Membres.
12.5 L'Assemblée Générale peut voter sur l'admission de nouveaux Membres et sur d'autres affaires
email, échange de lettres écrites, vidéo, audio ou par une autre conférence électronique simultanée de même
que par tout autre moyen de communication clair, sûr et confidentiel.
En cas de vote par lettre, fax ou email, les Membres Effectifs doivent être prévenus au moins trente (30)
jours calendrier avant la date à laquelle les votes doivent être exprimés. Un Membre Effectif qui ne répond
pas dans ce délai ou qui ne participe pas à la conférence électronique est considéré comme ayant exprimé
un vote positif dans ce suffrage. Les exigences de majorité et de quorum et toute autre règle relative au vote
figurant dans cet article sont d'application.
Tous les documents nécessaires au vote doivent être adressés aux représentants des Membres Effectifs
par lettre, fax, email ou par tout autre moyen de communication clair, sûr et confidentiel au moins quinze (15)
jours calendrier avant la date limite pour le vote.
Comité Exécutif
Article 13
13.1 Sous réserve des compétences attribuées à l'Assemblée Générale en vertu de l'article 10 ci-dessus,
le Comité Exécutif disposera de tous les pouvoirs pour gérer les affaires de l'Association et pour exercer à cet
effet toutes les activités qu'il estime nécessaires ou avantageuses pour atteindre les finalités, objectifs et buts
de l'Association.
Les pouvoirs suivants sont notamment conférés au Comité Exécutif :
-préparer toutes les propositions pertinentes à soumettre à l'Assemblée Générale, en ce compris,
notamment, un programme de travail annuel, les cotisations des Membres et les modifications aux Statuts ;
-établir les visions stratégiques, telle que la Vision 2030, le Programme Stratégique de Recherche &
Innovation à examiner par l'Assemblée Générale ;
-préparer les comptes annuels et le budget à soumettre à l'approbation de l'Assemblée Générale.
-mettre en œuvre les décisions de l'Assemblée Générale ;
-décider du transfert du siège social de l'Association ;
-conclure des contrats, en ce compris des contrats de service avec des tiers, et accomplir d'autres actes
juridiques ;
-proposer à l'Assemblée Générale la formation de task-forces et de groupes de travail.
13.2 Le Président de l'Assemblée Générale est également le Président du Comité Exécutif.
13.3 Le Comité Exécutif est composé d'au moins cinq (5) Membres, dont un (1) Président, un (1) Vice-
Président et un (1) Trésorier, représentant les Membres de façon équilibrée. Les membres du Comité Exécutif
sont des personnes physiques nommées parmi les représentants des Membres Effectifs.
13.4 Les membres du Comité Exécutif seront élus pour une durée de deux (2) ans. Le mandat peut être
renouvelé une (1) seule fois.
13.5 Les membres du Comité Exécutif seront élus par l'Assemblée Générale sur la base d'un appel aux
candidatures.
Si un membre doit se retirer du Comité Exécutif, un nouveau candidat doit être nommé à l'Assemblée
Générale suivante. Le Comité Exécutif a le droit de combler temporairement la vacance en nommant un
nouveau membre, sous réserve de la confirmation de son mandat lors de la prochaine Assemblée Générale.
Réunions du Comité Exécutif
Article 14
14.1 Le Comité Exécutif se réunira au moins deux (2) fois par an et plus souvent si cela est nécessaire
pour la gestion des affaires de l'Association. Les réunions peuvent se tenir par le biais de vidéoconférences
ou téléconférences. Entre les réunions, le Président consultera les autres membres du Comité Exécutif avant
de prendre des décisions.
Les convocations aux réunions du Comité Exécutif avec l'ordre du jour final et les documents s'y
rapportant, seront préparées par le Président au moins deux (2) semaines avant la réunion et seront
adressées aux membres du Comité Exécutif au moins sept (7) jours calendaires avant la réunion.
Les procès-verbaux des réunions du Comité Exécutif seront distribués aux Membres dans un délai de cinq
(5) semaines suivant la réunion. Des copies de ces procès-verbaux seront consignées dans le registre et
signées par le Président du Comité Exécutif. Le registre sera tenu au siège social de l'Association.
14.2 Chaque membre du Comité Exécutif s'efforcera de participer à toutes les réunions du Comité
Exécutif. Le Comité Exécutif ne pourra valablement délibérer que si au moins la moitié (1/2) de ses membres
sont présents.
Les membres du Comité Exécutif peuvent se faire représenter par procuration aux fins de la participation à
une réunion du Comité Exécutif. Les mandataires doivent eux-mêmes être membres du Comité Exécutif.
Aucun membre ne peut simultanément être porteur et exercer les droits se rapportant à plus d'une (1)
procuration.
Une procuration valable qui autorise un membre du Comité Exécutif à assister à une réunion du Comité
Exécutif, doit être une procuration originale dûment signée par le membre du Comité Exécutif qui souhaite se
faire représenter par procuration.
Le Comité Exécutif s'efforcera d'atteindre l'unanimité. Si l'unanimité ne peut être atteinte, les décisions
seront prises à la majorité simple des votes exprimés par ses membres présents ou représentés par
procuration. En cas de parité, la voix du Président sera prépondérante.
14.3 Les éventuels conflits d'intérêts entre les membres du Comité Exécutif seront gérés conformément à
la procédure définie à l'article 9:8 du CSA.
Secrétariat et Directeur
Article 15
15.1 L'Association peut nommer un Directeur conformément aux procédures prévues par le Règlement
d'ordre intérieur.
Le Directeur peut être nommé et révoqué par l'Assemblée Générale. Elle/Il fera rapport au Comité
Exécutif.
15.2 Le Directeur sera responsable de la gestion du Secrétariat et de la gestion journalière et
administrative de l'Association et ce, sous la supervision du Comité Exécutif et conformément au Règlement
d'ordre intérieur. Le Directeur sera notamment responsable des tâches suivantes :
- établir et maintenir le contact avec la Commission européenne et d'autres tiers ;
- consolider le contact entre les Membres et les institutions de l'U.E. ;
- centraliser les demandes de l'Union européenne à l'égard des institutions membres et vice versa ;
- gérer la réponse collective des Membres de l'Association à de telles demandes ;
- proposer et gérer le budget normal de l'Association et accompagner le programme de travail ;
- gérer les comptes de l'Association ;
- assurer la fonction de secrétaire aux réunions de l'Assemblée Générale et du Comité Exécutif.
- gérer le Secrétariat Général.
15.3 Le Secrétariat soutient le Comité Exécutif et l'Assemblée Générale dans les aspects administratifs de
la gestion journalière de l'Association. En particulier, le Secrétariat exercera (notamment) les fonctions
suivantes :
- préparation du budget annuel en coopération avec le Comité Exécutif ; surveiller les frais et en faire
rapport à l'Assemblée Générale ;
- établir la facturation à l'attention des Membres et effectuer le paiement des frais encourus (après
approbation par le Comité Exécutif, si le montant dépasse le budget) ;
- dresser des listes de contacts, assurer la diffusion de l'information, l'archivage digital et sécurisé de tout
matériel lié à l'Association ;
- gérer le site web;
- organiser, en coopération avec le Président, les Assemblées Générales, les réunions du Comité Exécutif
et d'autres forums et/ou groupes comme prévu dans le Règlement d'ordre intérieur de l'Association ;
- être la première source d'information concernant l'Association à l'égard de tiers;
- exploiter le site web de l'Association et mettre à jour son contenu conformément à la stratégie de
communication adopté par l'Association.
L'Association aura un Secrétariat tel que prévu par le Règlement d'ordre intérieur de l'Association. Les
détails des services que le Secrétariat fournira à l'Association seront fixès par le Règlement d'ordre intérieur
de l'Association.
TITLE IV:GESTION FINANCIÈRE
Comptes de l'Association - Audit
Article 16
16.1 Les comptes annuels peuvent être vérifiés à la demande de l'Assemblée Générale par une société
de réviseurs dûment agréée sous la supervision d'un comité d'audit de trois (3) Membres de l'Association
devant être élus par l'Assemblée Générale. L'audit sera conduit selon le droit belge.
Exercice financier
Article 17
17.1 L'exercice social de l'Association commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31
décembre de la même année.
17.2 Le Comité Exécutif propose le budget annuel de l'Association qui sera soumis pour approbation à
l'Assemblée Générale conformément à l'article 10 de ces Statuts.
Le Comité Exécutif établira les comptes pour chaque exercice financier qui seront soumis pour
approbation à l'Assemblée Générale conformément à l'article 10 de ces Statuts.
Représentation
Article 18
18.1 Le Président et/ou le Directeur représente(nt) l'Association à l'égard des tiers. Le Directeur peut
représenter l'Association uniquement dans le cadre de la gestion journalière.
18.2 Tous les actes engageant juridiquement l'Association seront signés, sauf disposition contraire, par le
Président ou conjointement par deux (2) autres Membres du Comité Exécutif qui auront été désignés par le
Président afin d'agir au nom de l'Association.
Toutes les actions judiciaires ou arbitrage impliquant l'Association, en tant que demandeur ou en tant que
défendeur, devant les cours, tribunaux ou autres juridictions relèvent de la responsabilité du Comité Exécutif,
représenté par le Président ou par un Membre du Comité Exécutif désigné par le Président et le Directeur.
TITLE V:MODIFICATION DES STATUTS & DISSOLUTION DE L'ASSOCIATION
Article 19
19.1 Sauf si la loi en décide autrement, toute proposition visant à modifier les présents Statuts ou visant à
dissoudre l'Association doit être faite par le Comité Exécutif ou par au moins la moitié (1/2) des Membres
Effectifs.
19.2 Le Comité Exécutif adresse les convocations pour l'Assemblée Générale appelée à statuer sur toute
proposition de modification des Statuts ou de dissolution de l'Association, au moins trois (3) mois avant ladite
Assemblée.
19.3 L'Assemblée Générale convoquée à cet effet pourra valablement délibérer si au moins deux tiers
(2/3) des Membres Effectifs sont présents ou représentés par procuration.
Chaque Membre Effectif peut se faire représenter par procuration conformément aux règles relatives à
l'Assemblée Générale des Membres ordinaire.
19.4 Une décision de modification des Statuts ou de dissolution de l'Association requiert une majorité de
quatre cinquième (4/5) des Membres Effectifs présents ou dûment représentés par procuration à l'Assemblée
Générale convoquée à cet effet.
19.5 Si le quorum prévu à l'article 19.3 ne peut être atteint, une deuxième Assemblée Générale sera
convoquée dans un délai d'un (1) mois. Cette seconde Assemblée Générale des Membres peut prendre une
décision contraignante et finale sur la proposition de modification des Statuts ou de dissolution de
l'Association conformément à la procédure prévue à l'article 12.3.
19.6 Les modifications des Statuts sont soumises aux conditions prévues par l'article 2 :5, § 4, 1º du CSA.
19.7 En cas de dissolution de l'Association, l'Assemblée Générale des Membres nommera un (1) ou
plusieurs liquidateur(s) chargés de réaliser les actifs de l'Association et de régler le passif. Tout actif net doit
être affecté à un but non lucratif.
TITLE VI:DISPOSITIONS GENERALES
Convocations aux réunions, Procurations
Article 20
20.1 Les convocations aux réunions s'effectueront par écrit, par lettre, fax ou courrier électronique.
Règlement d'ordre intérieur
Article 21
21.1 Le Règlement d'ordre intérieur déterminera des procédures et complètera les dispositions statutaires
quant aux règles de fonctionnement de l'Association et aux relations avec les Membres.
Tout Membre Effectif est autorisé à proposer des modifications au Règlement d'ordre intérieur de
l'Association. Les propositions seront présentées au Comité Exécutif via le Secrétariat, lequel transmettra ses
recommandations à l'Assemblée Générale.
Le règlement d'ordre intérieur en vigueur est celui du 18 Novembre 2016.
Droit applicable
Article 22
22.1 Tous les points qui ne sont pas couverts par tes présents Statuts, notamment les publications aux
annexes du "Moniteur Belge", seront régis conformément au droit belge.
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Agissant en qualité de mandataire spécial,
Cornu Sacha