N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : Joint Meetings Industry Council
(en abrégé) : JMIC
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue de l'Amazone 2
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
 
Aux termes d'un acte reçu par le notaire Pierre LEBON, à Bruxelles, 2è Canton, le 20 septembre
2021, non encore enregistré, il résulte que 1/ L’association de droit argentin « ACCLATAM | the
Association of Convention Centres of the Caribbean and Latin America” ayant son siege Avenuia
Kennedy s/n, à 4400 Salta, Argentine, (portant le numéro d’enregistrement argentin 30-716 112 11-6,
Bylaws 54275420/17), et ayant pour numéro d’entreprise bis 0769.538.711, 2/ L’association « ECM |
European Cities Marketing », ayant son siège 29 D rue de Talant, à FR-21000 Dijon, France (ayant
pour numéro d’enregistrement français 4249 55 144 000 37), ayant pour numéro d’entreprise bis :
0769.539.107, 3/ L’association international sans but lucratif « EMECA | the European Major
Exhibition Centres Association » ayant son siège Rue de l'Amazone 2, à 1050 Ixelles (ayant pour
numéro d’entreprise :0809054630), association constituée par devant le notaire Michel Thys le 15
novembre 2008, dont les statuts n’ont pas été modifié depuis, 4/ L’association de droit allemand
EVVC | European Association of Event Centres, ayant son siège Niddastrasse 74, à 60329 Frankfurt
am Main, Allemagne (numéro d’enregistrement allemand VR 2776 B / Amtsgericht Charlottenburg),
ayant pour numéro d’entreprise bis 0769.539.503, 5/ L’association de droit suisse IAPCO – The
international Association of Professional Congress Organisers, ayant son siege Muhlebachstrasse 6,
à 8008 Zurich, Suisse (numéro d’enregistrement Suisse: CH 020.6.900.220-3) ayant pour numéro d’
entreprise bis 0769.539.897), 6/L’association de droit néerlandais International Congress and
Convention Association (ICCA), ayant son siège Alpha Tower, De Entrée 57, à 1101 BH Amsterdam
(Pays-bas) (ayant pour numéro d’enregistrement 40409074) ayant pour numéro d’entreprise bis :
0769.540.293, 7/ L’association de droit singapourien SACEOS | the Singapore Association of
Convention and Exhibition Organisers and Suppliers, ayant son siege 1 Raffles Boulevard, Level 3
Venue Management Office, à 039593 Singapore, Singapour (ayant pour numéro d’enregistrement au
Singapour S80SS0012C), ayant pour numéro d’entreprise bis 0769.541.976, 8/ L’association de droit
étatsunien SISO | the Society of Independent Show Organizers, ayant son siège 3350 Riverwood
Parkway, Suite 1900 (#64), à GA 30339 Atlanta, Etats-Unis d’Amérique (ayant pour numéro d’
enregistrement aux Etats-Unis : 5908-2426), ayant pour numéro d’entreprise bis :0769.542.372, 9/ L’
association de droit français UFI | the Global Association of the Exhibition Industry, ayant son siège
17, Rue Louise Michel, à 92300 Levallois-Perret, France (ayant pour numéro d’enregistrement
français : 78469748400029) ayant pour numéro d’entreprise bis 0769.542.471, et 10/ L’association
internationale sans but lucratif AIPC – ASSOCIATION INTERNATIONALE DES PALAIS DES
CONGRES ayant son siège à 1000 Bruxelles, rue du Luxembourg 22-24, ayant pour numéro d’
entreprise 0866.143.583,
se sont réunis afin de rédiger les statuts d’une Association internationale sans but lucratif (AISBL),
conformément au code des sociétés et associations et qui requièrent le Notaire soussigné d’acter les
statuts comme suit :
STATUTS
    1.  Nom de l’association :
0781330149
Volet B
L’association est une association sans but lucratif internationale régie par les dispositions du Code
des Sociétés et des Associations de Belgique (le «CSA»).
L’organisation est dénommée Joint Meetings Industry Council, ci-après «JMIC».
Elle est enregistrée conformément à la loi belge sur les associations internationales du 25 octobre
1919 telle que modifiée par les lois du 6 décembre 1954 et du 30 juin 2000.
La langue officielle de l’Association est l’anglais.
Le siège de l’Association est sis dans la Région de Bruxelles-Capitale, Rue de l’Amazone 2, 1050
Ixelles, et respecte la réglementation et la législation en vigueur. Le Conseil d’administration est
autorisé à déplacer le siège en Belgique, le cas échéant, moyennant publication du changement de
siège au Moniteur belge dans un délai d’un mois.
JMIC est une organisation sans but lucratif créée pour représenter les intérêts des acteurs du
secteur des réunions, composé d’une série d’organisateurs, fournisseurs et gestionnaires actifs dans
le développement et l’organisation de réunions, de congrès, de conventions, d’expositions et d’
activités connexes désignés collectivement par le terme «événements d’entreprises».
    1.  Le mandat du JMIC est le suivant :
JMIC est l’organisme représentatif du secteur mondial des événements d’entreprises.
Il explique, promeut et démontre la valeur et le rôle joué par le secteur mondial des événements d’
entreprises et des événements professionnels, qui contribue activement aux avantages économiques
et sociétaux critiques des communautés du monde entier et promeut l’unité et la cohérence sur les
questions touchant le secteur vis-à-vis des publics internes et externes dans le monde entier.
Le JMIC accomplit ce mandat général par l’exercice des activités sans but lucratif suivantes,
conformément aux articles 1:2 et 1:4 du CSA :
    •  Améliorer les communications, l’échange et la coopération entre les différents segments du
secteur dans le monde entier
    •  Faire mieux connaître et apprécier le secteur par des communications sectorielles et des
activités de promotion
    •  S’exprimer au nom du secteur sur les dossiers pertinents
    •  Rassembler et diffuser des ressources liées au secteur, y compris des recherches et des
données statistiques
    •  Promouvoir et reconnaître le leadership et les réalisations du secteur
    •  Développer et maintenir des ressources qui aident les membres du secteur dans leurs relations
avec les pouvoirs publics, les entreprises, les médias et la société
    •  Développer et assurer l’entretien d’interfaces avec d’autres organisations concernées
    •  Toute autre activité convenue par les Membres
    1.  Adhésion au JMIC :
3.1 Critères d’adhésion :
Les membres du JMIC sont des associations sectorielles ou entités similaires représentant un
segment spécifique du secteur des réunions ou une région géographique particulière.
Le Conseil d’administration du JMIC peut mettre à jour, amender ou modifier ces critères de toute
autre façon à sa discrétion.
3.2 Représentation des membres :
Un membre est représenté au sein du JMIC par un dirigeant ou un représentant élu désigné par ledit
membre.
3.3 Attentes vis-à-vis des membres :
Les membres soutiennent le JMIC :
(a) en contribuant au budget selon la formule convenue par le Conseil d’administration;
(b) en participant aux activités du JMIC, y compris les réunions organisées;
(c) en soutenant les objectifs du JMIC par une participation active aux événements, programmes et
enquêtes du JMIC, y compris la distribution et l’utilisation de déclarations et de documents auprès de
leurs membres respectifs et la contribution de contenu tel que les informations statistiques et les
informations de programme requises pour mener les activités du JMIC.
3.4 Candidature à l’adhésion :
La candidature des nouveaux membres potentiels est examinée par la direction et soumise au
Conseil d’Administration pour accord. L’approbation de la candidature est à la seule discrétion du
Conseil d’administration, qui évalue pour ce faire si le membre potentiel répond aux critères d’
adhésion et se montre disposé à satisfaire aux attentes vis-à-vis des membres.
3.5 Cotisations des membres et exercice fiscal :
Les cotisations des membres servent à couvrir les charges du budget d’exploitation défini par l’
Assemblée générale. Elles sont versées à la fin du premier trimestre de l’exercice, qui court du 1er
Volet B
janvier au 31 décembre.
Des cotisations spéciales peuvent être envisagées pour le financement de projets particuliers.
3.6 Responsabilité financière de l’Association vis-à-vis des membres :
La responsabilité financière de l’Association vis-à-vis de ses membres se limite à ses actifs. Les
membres démissionnaires ou exclus n’ont aucun droit sur les actifs de l’Association, mais sont liés
par toute convention conclue avant la date de leur démission ou expulsion.
3.7 Démission d’un membre :
La direction du JMIC doit être informée de l’intention d’un membre de démissionner au plus tard le 30
juin de l’année précédant l’année effective de démission. La cotisation du membre restera toutefois
due pour la totalité de la période en cours et la démission ne prendra effet qu’à compter du 31
décembre de la même année.
3.8 Expulsion d’un membre :
Lorsqu’un membre ne répond plus aux critères d’adhésion, ne s’acquitte pas de ses obligations
financières envers l’Association ou agit d’une façon contraire aux objectifs du JMIC, son expulsion
peut être proposée à l’Assemblée générale.
3.9 Partenaires de JMIC :
Le Conseil d’administration du JMIC peut mettre en place des partenariats avec des organisations
actives ou ayant un intérêt dans le secteur des réunions et susceptibles d’être bénéfiques pour l’
Association et ses membres.
    1.  Gouvernance et administration du JMIC :
Les organes constitutifs de l’Association sont l’Assemblée générale et le Conseil d’administration.
4.1 L’Assemblée générale
L’Assemblée générale constitue l’autorité supérieure de l’Association. Elle est chargée de la
gouvernance et se compose des Membres représentatifs de tous les Membres. Elle se réunit une
fois par an sur convocation écrite du Président, qui doit être reçue au moins un mois avant l’
Assemblée générale et inclure l’ordre du jour et tous autres documents pertinents pour les points à l’
ordre du jour.
L’Assemblée générale statue valablement lorsqu’au moins un tiers des membres sont présents ou
représentés, ce qui constitue le quorum. Les décisions sont adoptée à la majorité simple des voix
des membres présents ou représentés. En cas d’impossibilité de se réunir en personne, le Président
et le Conseil d’administration se réservent le droit de convoquer une Assemblée générale virtuelle.
En pareil cas, les décisions sont également prises à la majorité simple des voix.
Les décisions prises par l’Assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal qui sera
conservé pendant au moins dix (10) ans au siège social de l’Association.
Chaque membre possède une seule voix à l’Assemblée générale, et seuls les membres en règle
peuvent y participer. Un membre qui ne participe pas à l’Assemblée générale peut se faire
représenter par un autre membre par le biais d’une procuration écrite. Aucun membre ne peut
détenir plus de deux procurations.
L’Assemblée générale nomme et révoque les membres du Conseil d’administration. Elle approuve
les comptes de l’exercice écoulé ainsi que le budget et le plan d’action de l’exercice suivant et statue
sur tout autre point administratif important, par exemple la structure de cotisations des membres. Les
décisions prises sont consignées au procès-verbal de l’Assemblée générale.
Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le Président à la demande d’une
majorité simple des membres. Le Président est tenu d’accéder à cette demande dans un délai de
trois mois.
4.2 Président et Conseil d’administration :
L’Assemblée générale élit parmi ses membres un Président et un Conseil d’administration, composé
d’un Vice-président, d’un Trésorier et d’au maximum deux Administrateurs ordinaires. Le Président
peut confier des responsabilités spécifiques aux Administrateurs ordinaires.
Le Président et le Conseil d’administration sont élus pour un mandat de deux ans. Ils peuvent être
réélus pour un second mandat au même poste. En cas de vacance au Conseil d’administration en
cours de mandat, le Conseil d’administration peut désigner un membre de l’Association au poste
concerné jusqu’à l’Assemblée générale suivante.
Le Conseil d’administration peut également désigner lui-même un membre supplémentaire du
Conseil d’administration pour un mandat d’un an s’il l’estime nécessaire pour assurer une meilleure
représentation régionale et/ou acquérir des compétences spécifiques susceptibles de renforcer les
capacités du Conseil d’administration.
4.3 Pouvoirs du Conseil d’administration :
Le Conseil d’administration est responsable de la direction générale du JMIC et prend toutes les
décisions nécessaires à la réalisation de l’objet du JMIC dans l’intérêt des Membres. Il peut
notamment recommander des politiques et programmes promouvant les objectifs du JMIC, affecter
des ressources financières et autres et recruter le personnel de direction nécessaire pour exécuter
Volet B
les tâches administratives et les activités des programmes.
Plus précisément, le Conseil d’administration définit les procédures de fonctionnement de l’équipe de
direction, rend compte à l’Assemblée générale de la situation financière de l’Association et assure l’
établissement des comptes, budgets et projections budgétaires à cette fin. Il est également chargé d’
organiser les Assemblées générales et les élections, de recommander de nouveaux membres et de
proposer à l’Assemblée générale l’expulsion des membres qui ne s’acquittent pas de leurs
obligations envers l’Association.
Les décisions prises par le Conseil d’administration sont valides lorsqu’une majorité simple des
membres, définie comme le quorum, est présente. Les décisions sont adoptées à la majorité simple
des voix des membres du Conseil d’administration présents. La voix du Président est prépondérante
en cas d’égalité. Les décisions adoptées par le Conseil d’administration sont consignées au procès-
verbal de chaque réunion, lequel est conservé par la direction et accessible aux Membres.
S’il le juge nécessaire, le Conseil d’administration peut prévoir une Dépense Extraordinaire qui sera
soumise à l’Assemblée générale pour accord. Cet accord peut être obtenu par e-mail en cas d’
urgence, auquel cas une majorité de deux tiers est requise. La Dépense Extraordinaire est partagée
à parts égales entre les membres.
Les procédures en justice relèvent de la responsabilité du Conseil d’administration, représenté par le
Président ou par un administrateur désigné à cette fin.
4.4 Responsabilités des membres du Conseil d’administration :
Président : Le Président assure la direction du JMIC, il préside les réunions du Conseil d’
administration et les Assemblées Générales et est compétent pour signer des documents juridiques
engageant l’Association.
Vice-Président : En l’absence du Président, le Vice-Président assume les responsabilités du
Président telles que décrites ci-dessus.
Trésorier : Le Trésorier gère les affaires financières de l’Association à partir du 1er janvier suivant
son élection, de manière à coïncider avec l’exercice fiscal de l’Association. Les responsabilités du
Trésorier sont les suivantes :
(a) conserver les actifs du JMIC sur un compte bancaire ou en tant que fonds désignés dans les
fonds d’un Membre;
(b) acheter et obtenir des services dans le cours normal des activités du JMIC; et
(c) payer la rémunération du personnel de direction du JMIC ou tous autres frais validés par le
Conseil d’administration.
Comités du Conseil d’administration : Le Président peut désigner périodiquement des comités ad hoc
présidés par des membres du Conseil d’administration. Ces comités sont constitués pour une
période déterminée ou jusqu’à l’achèvement de leurs tâches.
4.5 Personnel de direction du JMIC :
Le personnel de direction sera engagé par le Conseil d’administration et sera chargé de l’
administration générale des bureaux, y compris la tenue et la conservation des registres de l’
Association et le développement et la gestion de toutes les activités en cours de l’Association
convenues par le Conseil d’administration. Pour s’acquitter de ces responsabilités, le personnel de
direction suit les consignes du Président ou de tout autre membre du Conseil d’administration
désigné par le Président.
Le personnel de direction est également chargé d’organiser l’Assemblée générale et les autres
réunions du JMIC et d’y participer, et de préparer les comptes rendus des réunions en vue de leur
approbation par le Président.
    1.  Gestion financière
L’exercice financier de l’Association commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31
décembre de la même année.
Le personnel de direction du JMIC établit un projet de comptes définitifs pour chaque exercice et
soumet ce projet à l’approbation du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration est tenu d’
approuver les comptes dans un délai de six (6) mois à compter de la fin de chaque exercice
financier.
Le personnel de direction du JMIC établit un projet de budget annuel pour l’exercice suivant et
soumet ce projet à l’approbation du Conseil d’administration. L’équipe de direction et le Conseil d’
administration sont responsables de la gestion des fonds de l’Association et de la tenue de la
comptabilité. Ils se font aider au besoin par un expert-comptable/conseiller fiscal professionnel.
L’Association peut maintenir un fonds de réserve suffisant pour répondre aux obligations légales en
cas de dissolution.
    1.  Modification des Statuts :
Les Statuts peuvent être modifiés uniquement sur proposition du Conseil d’administration
communiquée à tous les membres au moins deux (2) mois avant la date d’une Assemblée générale.
Volet B
L’examen de toute modification proposée nécessite un quorum de deux tiers des membres présents
ou représentés, et les modifications sont adoptées à la majorité simple des voix des membres
présents ou représentés. Les abstentions ne sont pas prises en compte.
Les modifications des Statuts sont soumises aux conditions énoncées à l’article 2:5, § 4 du CSA. Les
modifications des Statuts portant sur les points visés à l’article 2:10, § 1er, 1°, 3°, 4°, 6°, 7° et 9° du
CSA doivent être publiées au Moniteur belge conformément au CSA. Toute modification relative à l’
objet et aux activités de l’Association doit également être soumise au SPF Justice.
    1.  Dissolution de l’association :
Sans préjudice des articles 2:111-2:113 du CSA, la dissolution de l’Association peut être décidée
uniquement par une Assemblée générale convoquée spécialement à cette fin et avec l’accord d’au
moins deux tiers des membres présents ou représentés. Les abstentions ne sont pas prises en
compte.
Le Conseil d’administration convoque l’Assemblée générale appelée à voter sur une proposition de
dissolution de l’Association avec au moins un (1) mois de préavis.
En cas de décision de dissoudre l’Association, le Conseil d’administration désigne un ou plusieurs
liquidateurs et décide de la répartition des actifs. L’actif net après liquidation peut uniquement être
distribué à une association sans but lucratif poursuivant un objectif similaire.
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME
(signé) Pierre Lebon, Notaire
Mentions: une expédition de l'acte non-enregistré, les statuts initiaux, 10 procurations.
 
En outre aux termes d'une assemblée générale extraordinaire de ladite aisbl en date du 10 janvier
2022, il a été décidé de nommer comme administrateurs de la société, dont le conseil d’
administration se compose désormais de la manière suivante :
    •  Monsieur James Rees, domicilié à The Red House, Sandpits Lane, Penn, High Wycombe,
Bucks, HP10 8HD, royaumeuni : administrateur et président, pour une durée de deux ans
    •  Monsieur Kai Hattendorf, domicilié à Heisterbacherstrasse 119a, 53639 Koenigswinter,
Allemagne : administrateur et viceprésident pour une durée de deux ans
    •  Monsieur David Audrain, domicilié à 444 Waterman St SE, Marietta, GA,  30060, EtatsUnis d’
Amérique: administrateur et trésorier pour une durée de deux ans
Pour extrait analytique conforme
(signé) Pierre Lebon, notaire