Ondernemingsnr : 0418 088 113
Naam
(voluit) : Broederlijk Delen vzw
(verkort) : B.D. vzw
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel : Huidevettersstraat 165 - 1000 Brussel
Onderwerp akte : REGISTER VAN HANDTEKENINGENBEVOEGDHEDEN - AANVULLING OP
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR van BROEDERLIJK DELEN VZW
gehouden op 22 mei 2024
Situering
Dit register geeft verdere uitvoering aan de artikelen 25 en 26 van de statuten van Broederlijk Delen die
onder meer stellen dat:
·De raad van bestuur vertegenwoordigt de vereniging, met inbegrip van de vertegenwoordiging in rechte.
De raad van bestuur verleent aan de voorzitter alleen, of twee bestuurders gezamenlijk de bevoegdheid om de
vereniging te vertegenwoordigen (art. 25);
·De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur van de vereniging, alsook de vertegenwoordiging van de
vereniging wat dat bestuur aangaat, opdragen aan één persoon die optreedt als gedelegeerd bestuurder.
Het dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de
behoeften van het dagelijks leven van de vereniging, als de handelingen en de beslissingen die, ofwel om reden
van hun minder belang dat ze vertonen, ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van de
raad van bestuur niet rechtvaardigen. Of die te maken hebben met de uitvoering en concrete afhandeling van
beslissingen genomen door de raad van bestuur.
De bepalingen van het dagelijks bestuur wordt opgedragen aan één persoon kan aan derden worden
tegengeworpen onder de voorwaarden bepaald in artikel 2:18 WVV. (art. 26)
1. Gedelegeerd bestuurder (directeur)
Bevoegdheid toegekend door de algemene vergadering
De leden van de Algemene Vergadering, die geldig is samengesteld, beslissen op de vergadering van 11
juni 2022 unaniem, dat mevrouw Godelieve Herijgers, directeur van de organisatie, wordt benoemd als
gedelegeerd bestuurder. In die hoedanigheid kan ze het dagelijks bestuur van de vereniging opnemen.
Omdat deze tekst bevoegdheden en mandaten verduidelijkt zowel van het bestuur als van de directie en het
directieteam zullen beide functietitels (gedelegeerd bestuurder/directeur) door elkaar gebruikt worden.
De gedelegeerd bestuurder/directeur verzekert de interne functionering van de organisatie
·werkt mee aan de beleidsvoering en voert het strategisch plan van de organisatie uit
·bewaakt de financiële gezondheid van de organisatie
·garandeert een kwalitatief personeelsbeleid
·vertegenwoordigt actief de organisatie
·waakt over de kwaliteit op alle niveaus en in alle diensten van de organisatie
·werkt een effectief systeem van risico management en interne controle in de organisatie uit en
implementeert het.
De directeur wordt daarin bijgestaan door de teamleiders; samen vormen ze het directieteam
Het directieteam wordt voorgezeten door de directeur.
Het directieteam is een collegiaal orgaan. leder lid van het directieteam handelt in functie van de totaliteit
_van Broederlijk Delen als organisatie.
Naam en hoedanigheid van de instrumenterenge nois is hetzi, van de perscolmen)	Voorkant
Bevoegdheid voor het dagelijks bestuur van de organisatie (zonder dat deze beschrijving exhaustief is)
De directeur /gedelegeerd bestuurder is afzonderlijk bevoegd om Broederlijk Delen door haar handtekening
te verbinden voor wat betreft:
1.alle overeenkomsten, arbeidsovereenkomsten inbegrepen
2.bestelbonnen en contracten met leveranciers voor levering van diensten en goederen bestemd voor de
organisatie en alle aanbestedingen die er aan voorafgaan
3.alle betalingen voor zover ze kaderen binnen het dagelijkse bestuur van Broederlijk Delen en het door de
algemene vergadering goedgekeurde budget.
4.subsidiedossiers op het niveau van de organisatie tevens passend binnen een goedgekeurd werkplan van
de organisatie, hierbij inbegrepen de schuldvorderingen die hiermee gepaard gaan
5.de betaling van lonen en bedrijfsvoorheffing op de lonen. Buiten de directeur is ook een HR- officer
bevoegd om opdrachten te geven voor betaling van alle Jonen, voor zover dit in uitvoering is van goedgekeurde
arbeidsovereenkomsten en dit ongeacht het bedrag
6.interne transfers van een bankrekening van Broederlijk Delen naar een andere bankrekening van
Broederlijk Delen en dit ongeacht het bedrag. Buiten de directeur is ook de teamleider projectbeheer en
financiën en de hoofdboekhouder hiertoe gemachtigd om alleen te tekenen en dit ongeacht het bedrag
7.legaten en schenkingen, na aanvaarding of verwerping ervan door de raad van bestuur. De
directeur/gedelegeerd bestuurder kan alle documenten tekenen voor de uitvoering van dat legaat, inbegrepen
het document dat de aanvaarding of verwerping van het legaat bij de notaris acteert. De directeur/gedelegeerd
bestuurder kan eveneens afzonderlijk alle handelingen stellen die nodig zijn voor de uitvoering en concrete
afhandeling van een legaat, dat door een beslissing van de raad van bestuur aanvaard werd (ook de verkoop
van onroerende goederen die deel uitmaken van het legaat).
De gedelegeerd bestuurder/directeur kan andere bestuurders of medewerkers van de organisatie hiertoe
schriftelijk mandateren.
8.goedkeuring facturen, onkostennota's en voorschotten passend binnen het goedgekeurd budget van de
organisatie. De directeur kan de goedkeuringen van bestelbonnen en facturen delegeren naar een teamleider
of andere medewerker van de organisatie, maar blijft verantwoordelijk voor het budget van de organisatie.
In de hiervoor beschreven punten 1 t.e.m. 3 geldt dat voor bedragen vanaf 75.000 €, ook binnen het budget
van de organisatie, een tweede handtekening is vereist van ofwel de teamleider projectbeheer en financiën, de
hoofdboekhouder of een andere teamleider.
Aanvullende bepalingen inzake volmachten
1.Voor goedkeuring van bestelbonnen, facturen, onkostennota's en voorschotten van de directeur werd door
de raad van bestuur de voorzitter bevoegd gemaakt om hieraan goedkeuring te verlenen. De voorzitter kan
deze bevoegdheid schriftelijk mandateren aan één of meerdere andere bestuurders.
2.Voor de goedkeuring van onkostennota's van bestuursleden, inclusief deze van de voorzitter, heeft de
raad van bestuur de gedelegeerd bestuurder bevoegd gemaakt.
Bevoegdheid voor het dagelijks bestuur bij afwezigheid of verhindering van de directeur. Bij afwezigheid of
verhindering van de directeur en in zoverre gerechtvaardigd door een dringende noodzaak, kunnen de
teamleider projectbeheer en financiën en een andere teamleider gezamenlijk, binnen dezelfde perken,
Broederlijk Delen door hun handtekening verbinden.
In dit geval zullen de teamleider projectbeheer en financiën en de betreffende teamleider hierover
rapporteren bij de directeur die het vervangend optreden al dan niet bekrachtigt.
2. Verdere delegatie van bevoegdheden door de directeur
Bij beslissing van de directeur op datum vermeld in de kop van dit document, worden de bevoegdheden van
de directeur verder gedelegeerd als volgt, zodat telkenmale de volgende personen bevoegd zijn om Broederlijk
Delen te verbinden:
2.1 teamleider
Een teamleider verzekert de interne functionering van het team binnen het globaal kader van de organisatie
en
·adviseert bij de beleidsvoering en voert het strategisch en operationeel plan van het team uit
·bewaakt de financiële gezondheid van het team
·garandeert een kwalitatief personeelsmanagement binnen het team
·vertegenwoordigt actief het team
·waakt over de kwaliteit op alle niveaus van het team
·werkt en implementeert een effectief systeem van risico management en interne controle binnen het team
Bevoegdheid voor teamleiders in het algemeen
De teamleiders zijn afzonderlijk bevoegd, voor zover dit past binnen het dagelijks management, de planning
en het goedgekeurde budget van hun respectieve teams, inzake:
aanbestedingen die eraan voorafgaan
2.goedkeuring van bestelbonnen, facturen, onkostennota's en voorschotten passend binnen het
goedgekeurd budget van de dienst
3.subsidiedossiers op niveau dienst tevens passend binnen een goedgekeurd werkplan van de dienst, hierbij
inbegrepen de schuldvorderingen die hiermee gepaard gaan
4.overeenkomsten met andere organisaties, inclusief overeenkomsten met partners in de partnerlanden,
voor zover ze voorzien zijn in een goedgekeurd programma of project en het budget van het team,
Teamleiders kunnen goedkeuringen van bestelbonnen en facturen schriftelijk doorgeven naar een andere
medewerker van hun team, maar blijven verantwoordelijk voor het budget van hun team.
Teamleiders kunnen hun bevoegdheid met een schriftelijke volmacht (ook geldig via mail) delegeren aan
specifieke medewerkers voor specifieke overeenkomsten, steeds binnen de grenzen van de eigen
bevoegdheden.
In al deze gevallen is voor bedragen vanaf € 75.000, ook binnen het budget van het team een tweede
handtekening van de directeur vereist.
Aanvullende bepalingen inzake volmachten
Voor goedkeuring van bestelbonnen, facturen, onkostennota's en voorschotten van een teamleider is de
directeur bevoegd om deze goedkeuring le verlenen.
Bevoegdheid bij afwezigheid of verhindering van een de teamleider
Bij afwezigheid van de teamleider is de directeur bevoegd.
Bij afwezigheid of verhindering van zowel de teamleider als de directeur, en in zoverre gerechtvaardigd door
een dringende noodzaak, kunnen de teamleider projectbeheer en financiën en een andere teamleider
gezamenlijk, in hun plaats en binnen dezelfde perken, Broederlijk Delen door hun handtekening verbinden.
In dit geval zullen de teamleider projectbeheer en financiën en de betreffende teamleider hierover snel
rapporteren bij de teamleider/directeur die het vervangend optreden al dan niet bekrachtigen.
2.2 Specifieke volmachten
De medewerkers van het onthaal zijn bevoegd inzake ontvangst van aangetekende zendingen. In hun
afwezigheid kan ieder van de andere benoemde functies hiervoor tekenen.
2.3 Goedkeuring van betalingsopdrachten
Voorbereiding en controle
De goedgekeurde facturen, onkostennota's en voorschotten worden door de boekhouding in gegroepeerde
digitale betalingsopdrachten opgelijst en klaargemaakt voor elektronische betaling. Een betalingsopdracht bevat
Elektronische	doorgaans de betaling van meerdere facturen, onkostennota 's of voorschotten.
betaalopdrachten worden getekend door de hoofdboekhouder, de teamleider projectbeheer en financiën of de
directeur op die wijze dat de goedkeuring nooit door dezelfde functie wordt uitgeoefend als de creatie van de
betaalopdracht.
De elektronische betalingsopdrachten worden aan de bank tot een bedrag van € 75.000 per
betalingsopdracht of -batch getekend door één van volgende functionarissen:
·de hoofdboekhouder
·de teamleider projectbeheer en financiën
·de directeur
Vanaf een bedrag van 75.000 € per betalingsopdracht of -batch is de gezamenlijke goedkeuring en
handtekening vereist van twee van voormelde functionarissen.
De invulling van de functies waarvan hiervoor sprake is actueel als volgt:
Voorzitter	Wouter Vandenhole
Godelieve Herijgers	Gedelegeerd bestuurder/directeur
Teamleider Beweging	An Maes
Teamleider Internationaal	Bjorn Maes
Stijn De Reu	Teamleider Beleid
Puhie Demaku	Teamleider Communicatie & Fondsenwerving
Teamleider projectbeheer en financiën	Diederik Janssens
Marc Peeters	Hoofdboekhouder
HR officer België	Greet Kerstens
HR officer Internationaal	Lilia Mesquita
Voor eensluidend afschrift,
Brussel, 19/07/2024
Dhr. Wouter Vandenhole, Voorzitter-bestuurder
Mevr. Godelieve HERIJGERS, Gedelegeerd bestuurder
Naam en hoedanigheid van de instrumenterende notaris hetzij van de perso(o)n(en)