N° d'entreprise :
Nom :
(en entier) : Thé Ok ASBL
(en abrégé) : Thé Ok
Forme légale  : Association sans but lucratif
Adresse du siège :
1348
Belgique
Objet de l'acte : Constitution
Mont-Saint-Guibert (Louvain-la-Neuve)
Rue des Wallons 67
ThéOk ? : Statuts de l’association
Adoptés le 8 /10/2020 ;
Mis à jour le 29 septembre 2020
L’assemblée générale extraordinaire du  8/10/2020 décide d’adopter les statuts coordonnés suivants,
conformément au Code des Sociétés et Associations du 23 mars 2019 :
1.    Introduction
 
1.1. Le nom de l’association est « ThéOk ? » ASBL. Le nom se réfère au projet similaire « Tea Party ». Cette
dénomination doit figurer dans tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande et
autres documents émanant de l’association, et être immédiatement précédée ou suivie des mots "association
sans but lucratif " ou de l’abréviation "ASBL", avec l’indication précise de l’adresse du siège de l’association.
 
1.2. L’association est située à Louvain-La-Neuve. Son siège social se situe au 67 Rue des wallons, 1348
Louvain-La-Neuve, Belgique. Toute modification du siège social de l’association relève de la compétence de
l’assemblée générale. Celle-ci est publiée au Moniteur Belge si elle implique de changer de Région ou de langue
officielle.
 
1.3. ThéOk ? est une association sans but lucratif. Elle a pour mission la sensibilisation au consentement en
milieu festif, notamment à travers un accompagnement en soirée, des conférences, des ateliers, des sondages,
des stands de sensibilisation et un accompagnement aux victimes. Toutes les actions, activités et actes se font
dans le respect de la Convention Européenne des droits de l’Homme.
 
L'association réalise ce but avec tous les moyens dont elle dispose, et de toutes les manières nécessaires. Elle
peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son but. Elle peut également prêter
son concours et s’intéresser à toute activité similaire à son but. L’association est apartisan.
 
1.4. L’association est constituée pour une période indéterminée. Néanmoins, celle-ci peut être dissoute sur
décision de l’Assemblée Générale. Cette décision sera soumise à la majorité absolue.
 
2.        Membres
 
2.1. L’association est constituée ;
- de membres formant le comité,
- d’administrateurs formant le comité décisionnel,
- d’anciens membres formant le comité Alumni.
Tout membre faisant partie d’une des trois catégories précitées dispose d’un droit de vote équivalent.
0755914862
 
2.1.1. Chaque membre doit avoir réussi le processus de recrutement, avoir pris connaissance de sa job
description et avoir signé le contrat de membre couvrant une période d’un an.
 
2.1.2. Chaque administrateur doit avoir été approuvé par l’Assemblé Générale, avoir pris connaissance de sa job
description et avoir signé le contrat de membre couvrant une période d’un an.
 
2.1.3. Chaque Alumni doit avoir fait partie de l’association ThéOk ? et avoir été invité par le comité décisionnel à
rejoindre le comité Alumni. Les Alumni n’ont aucune obligation vis-à-vis de l’association.
 
2.2. Conditions d’admission
 
2.2.1. Toute personne souhaitant postuler à une annonce de recrutement ThéOk ? devra obligatoirement passer
par la phase de recrutement comportant trois étapes.
 
2.2.2. Le candidat devra, lors de la première étape, fournir :
 
- Ses motivations,
- Ses aptitudes en lien avec le poste choisi,
- Les perspectives d’évolution pour ThéOk ? ainsi que pour leur poste,
- Leurs disponibilités (durée restante sur le campus).
Toute candidature non-exhaustive/incomplète sera automatiquement évincée du processus de sélection.
2.2.3. Les deuxième et troisième phases de sélection seront évaluées au moyen d’une unique interview. Celle-ci
portera sur la maîtrise ou non des spécificités du poste ainsi que la motivation et l’adéquation du candidat. Afin
de garantir l’équité pour tous, chaque candidat recevra la même liste de questions.
 
2.2.4. Les critères de sélection pour l’entrevue sont les suivants ;
 
- Le candidat a conscience que le consentement concerne tout le monde,
- Le candidat est disponible et prêt à s’investir,
- Le candidat a conscience des valeurs, du public cible et de la mission de ThéOk ?,
- Le candidat est sensible à la cause du consentement,
- Le candidat répond à l’esprit d’équipe et à la volonté de sensibilisation de ThéOk ?,
- Le candidat répond au profil attendu par ThéOk ? et est capable d’en assumer les responsabilités.
 
2.2.5. Le comité décisionnel procédera à un premier vote nécessitant la majorité simple. Si celle-ci est atteinte, le
candidat sera soumis à la majorité absolue de L’Assemblée Générale les votes seront comptabilisés et
répertoriés dans le registre des membres.
 
2.3. Conditions de démission
 
2.3.1. Tout membre souhaitant quitter l’association avant le terme de son contrat de membre devra rédiger une
lettre officielle de démission adressée au comité décisionnel. La lettre devra être envoyée à l’adresse theok-
consentement@hotmail.com, en respectant un préavis de 21 jours. 
 
2.4. Conditions de départ
 
2.4.1. Tout membre ne respectant pas les termes de son contrat de membre pourra être mis en période
probatoire.
 
2.4.2. Avec l'approbation de l’Assemblée Générale à la majorité absolue, le comité décisionnel a le droit de forcer
le départ d’un membre lorsque celui-ci s’éloigne des valeurs, de la mission ou des obligations liées à son poste.
Le comité rédigera un feedback constructif et bienveillant à l’égard du membre concerné afin de justifier sa
décision. Le membre doit avoir la possibilité d’être entendu, s’il le souhaite. À cette fin, le Comité décisionnel
prévient expressément le membre en question de la tenue d’une audition et en rédigera un procès-verbal. Si le
membre à auditionner ne se présente pas, il est fait mention dans le procès-verbal de son choix à ne pas exercer
son droit de défense.
 
 
2.5. Registre des membres
2.5.1. L'association doit tenir un registre des membres effectifs, sous la responsabilité du Conseil d’administration
(comité décisionnel).
2.5.2. Toutes décisions d'admission, de démission ou d'exclusion de membres effectifs sont inscrites au registre
à la diligence du Comité décisionnel endéans les huit jours de la connaissance que le Comité décisionnel a eue
de la ou des modifications intervenues.
2.5.3. Tous les membres effectifs (comité décisionnel, comité et alumni) peuvent consulter, au siège social de
l'association, le registre des membres effectifs, ainsi que tous les procès-verbaux et décisions de l'assemblée
générale, du conseil d'administration ou des personnes, occupant ou non une fonction de direction, qui sont
investies d'un mandat au sein ou pour le compte de l'association, de même que tous les documents comptables
de l'association, sur simple demande écrite et motivée adressée au Comité décisionnel. Les membres effectifs
sont tenus de préciser les documents auxquels ils souhaitent avoir accès. Le Comité décisionnel convient d’une
date de consultation des documents avec les membres effectifs. Cette date sera fixée dans un délai d’un mois à
partir de la réception de la demande.
 
 
3. Organisation et structure interne
 
3.1. Assemblée Générale
 
3.1.1. L’assemblée Générale est une réunion comprenant les membres de tous les comités. Celle-ci a pour but
de prouver la bonne gestion de l’association. Les décisions importantes se prendront lors de celle-ci.
 
3.1.2. Afin de pouvoir exercer son droit de vote, le membre, l’administrateur ou l’alumni doit être présent à
l’Assemblée Générale. Si, toutefois, il s’avère incapable d’y assister celui-ci peut demander à se faire représenter
par un autre membre au moyen d’une procuration comportant l’accord écrit et la signature du membre absent.
 
3.1.3. L’Assemblée Générale a le pouvoir de voter les propositions établies par le comité décisionnel. Suivant les
décisions à prendre, les votes seront soumis à la majorité absolue ou la majorité simple. Le quorum de présence
sera constamment soumis à l’article 3.1.7. des présents statuts.
 
3.1.4. Le comité décisionnel devra inviter (par voie électronique) les membres à participer à l’Assemblée
Générale au minimum 15 jours à l’avance. Dans le cadre d’une Assemblé Générale extraordinaire, la
convocation se fera 21 jours à l’avance (sous réserve d’extrême urgence).
 
3.1.5. L’accord à la majorité absolue de l’Assemblée Générale est nécessaire pour les décisions suivantes :
 
- Approbation du plan annuel, du budget établi, des comptes de l’association,
- La modification des statuts,
- L’élection du comité décisionnel,
- Le renvoi d’un membre du comité décisionnel,
- Le renvoi d’un membre du comité,
- L’élection du comité,
- Changement de siège social
- La dissolution de l’association,
- Pour tous les autres cas qui sont requis par la loi ou par le règlement.
 
3.1.6. L’Assemblée Générale se tiendra deux fois par an sauf si une Assemblée Générale extraordinaire est
demandée par les administrateurs du comité décisionnel ou par au minimum un cinquième des membres du
comité.
 
3.1.7. L’Assemblé Générale ne sera valide que si le quorum de présence est atteint. Celui-ci exige un minimum
de 60 pourcent de membres présents.
 
3.1.8. L’Assemblée Générale sera préparée et dirigée par le responsable Finances & Légal.
 
3.1.9. Les membres peuvent prendre notes des décisions prises par l’Assemblée Générale. Les membres
peuvent également demander le compte-rendu de celle-ci.
3.1.10. La nomination, la démission et la révocation des membres du Comité décisionnel, ainsi que toute
modification des statuts, sera publiée au Moniteur belge, dans les 30 jours à dater de la décision.
3.2. Structure interne de ThéOk ?
 
3.2.1. Les « sympathisants »
 
3.2.1.1. Est considérée comme « sympathisant » toute personne voulant aider l’association dans ses projets
sans avoir de poste dans aucun des comités.
 
3.2.1.2. Ne faisant pas partie des comités, le sympathisant ne sera pas considéré comme membre de
l’association et n’aura pas le droit de vote qui y est associé.
 
3.2.2. Le comité
 
3.2.2.1. Tout membre de l’association ThéOk ? fait partie à part entière du comité. Le comité est responsable de
la gestion quotidienne de l’association.
 
3.2.2.2. Le comité comprend 7 postes repris ci-dessous :
 
- Responsable communication presse & UCL,
- Responsable communication campus,
- Responsable artistique,
- Responsable web & social media,
- Responsable évent,
- Responsable secrétariat,
- Responsable Finances & Légal.
 
3.2.3. Le comité décisionnel
 
3.2.3.1. Le comité décisionnel comporte 3 administrateurs faisant partie du comité en fonction. Le comité
décisionnel est responsable de l’élaboration des stratégies de court terme et de long terme de l’association. Il
devra également veiller à ce que chaque action ainsi que chaque membre respectent les valeurs, la mission et
les intérêts de l’association. Les décisions du comité se font collégialement.
 
3.2.3.2. Ne peut prétendre au poste d’administrateur qu’un membre ayant déjà occupé un poste depuis minimum
1 an au sein du comité.
 
3.2.3.3. L’élection des administrateurs se fait durant une Assemblée Générale. Les candidats devront se faire
connaître au plus tard pour la convocation de l’Assemblée Générale.
 
3.2.3.4. La révocation d’un administrateur peut être demandée par les autres administrateurs ou par minimum un
cinquième des membres du comité. Celle-ci sera soumise au vote de l’Assemblée Générale et nécessitera la
majorité absolue pour être effective. Un feedback constructif et bienveillant sera adressé à l’administrateur
révoqué par les autres administrateurs.
 
3.2.3.5. Tout administrateur est libre de démissionner à tout moment. Il doit signifier sa décision par écrit au
Comité décisionnel. Un administrateur ne peut cependant laisser sa charge à l'abandon. Il veillera donc à ce que
sa démission ne soit pas intempestive et ne cause aucun préjudice à l'association.
3.2.3.6. La qualité d'administrateur se perd automatiquement par le décès.
3.2.3.7. Lorsque l’organe d’administration est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une opération
relevant de sa compétence à propos de laquelle un administrateur a un intérêt direct ou indirect de nature
patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de l’association, cet administrateur doit en informer les autres
administrateurs avant que l’organe d’administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications
sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration
qui doit prendre cette décision. Il n’est pas permis à l’organe d’administration de déléguer cette décision.
L’administrateur ayant un conflit d’intérêts ne peut prendre part aux délibérations de l’organe d’administration
concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point. Si la majorité des
administrateurs présents ou représentés a un conflit d’intérêts, la décision ou l’opération est soumise à
l’assemblée générale ; en cas d’approbation de la décision ou de l’opération par celle-ci, l’organe d’administration
peut les exécuter.
 
3.2.3.8. Les administrateurs sont responsables envers la personne morale des fautes commises dans
l’accomplissement de leur mission. Il en va de même envers les tiers pour autant que la faute commise présente
un caractère extra-contractuel. Ces personnes ne sont toutefois responsables que des décisions, actes ou
comportements qui excèdent manifestement la marge dans laquelle des administrateurs normalement prudents
et diligents placés dans les mêmes circonstances peuvent raisonnablement avoir.
 
 
3.2.3.9. L’organe d’administration formant un collège, elles sont solidairement responsables des décisions et des
manquements de ce collège, ainsi que de tout dommage résultant d’infractions aux dispositions du code ou des
présents statuts.
 
3.2.3.10. Chaque membre du comité décisionnel est chargé individuellement de la gestion journalière de
l’association, ainsi que de la représentation de l’association en ce qui concerne cette gestion.
 
 
 
 
3.2.4. Le comité Alumni
 
3.2.4.1. Un Alumni est un membre ayant effectué minimum un an dans l’association et ayant été invité par le
comité décisionnel à rejoindre la communauté.
 
3.2.4.2. Les Alumni n’ont aucune obligation vis-à-vis de l’association. Ceux-ci peuvent cependant participer à
l’Assemblée Générale et dispose d’un droit de vote équivalent à tout autre membre.
 
3.2.4.3. Les Alumni sont invités à faire des recommandations sur base de leur expérience personnelle et à
s’assurer que l’association continue à respecter ses valeurs et sa mission d’agir pour l’intérêt de tous.
 
4. Règlement général des finances
 
4.1. L’utilisation des fonds et la comptabilité de l’association sont sous la responsabilité du membre Finance et
Légal.
 
4.2. La responsabilité financière de l’association est limitée aux avoirs de l’association. La responsabilité du
membre ne peut être engagée s'il a agi dans le respect du cadre légal, des directives et dans les limites du
budget approuvé lors de l'Assemblée Générale.
 
4.3. Aucun membre ne devra payer de cotisations pour l’ASBL ou subvenir financièrement aux besoins de celle-
ci. Aucune rémunération ne sera versée aux membres de l'association, ceux-ci s'engageant à titre bénévole.
 
4.4. En cas de dissolution de l’association, tous les avoirs seront redistribués vers les différents donateurs de
l’association.
 
4.5. Le responsable Finances et Légal devra établir une comptabilité à partie double. Il devra respecter le
règlement fourni par la loi Belge et les présents statuts.
 
5. Ordres permanents
 
5.1. Sous condition du quorum de présence (60%), la majorité absolue est atteinte lorsque minimum deux tiers
des votes sont en faveur de la motion. Comme précisé au moniteur Belge, tout changement de statut requiert
une majorité absolue. Par ailleurs, toute modification citée dans l’article 3.2.2.2 sera soumise à la majorité simple.
 
5.2. Une majorité simple est atteinte lorsque plus de 50 pourcent des votes sont en faveur de la motion. Celle-ci
sera principalement utilisée en interne lors d’élections de membres ou d’administrateurs.
 
5.3. Les abstentions et les votes invalides sont considérés comme des votes obsolètes.
 
5.4. Un vote valide est un vote où il est explicitement marqué « OUI » ou « NON ». Tout autre signature, dessin,
commentaire, façon d’exprimer « OUI » ou « NON » rendra le vote invalide.
 
5.5. Si plus de 50 pourcent des votes sont en défaveur de la motion, celle-ci ne sera pas retenue.
 
5.6. Les votes se feront de manière manuscrite.
 
5.7. Le responsable secrétariat sera tenu de rédiger un compte-rendu qui pourra être accessible à tout membre
en faisant la demande.
 
6. Dispositions diverses
 
6.1. Tout ce qui n’est pas prévu explicitement dans les présents statuts est réglé par la loi du 23 mars 2019.
 
6.2. Tout ce qui n’est pas prévu explicitement dans les présents statuts relève de la compétence du Comité
décisionnel.
6.3. Conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des
traitements de données à caractère personnel et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du
Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à
caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), sont réputées confidentielles toutes les
données personnelles concernant toute personne physique, en relation ou non avec la Conseil étudiant, qui fait
l’objet d’un fichage au sein de l’association pour quelle que raison que ce soit.
 
 
ThéOk ? ASBL
Siège social : 67 Rue des Wallons, 1348 Louvain-La-Neuve, Belgique
PV de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 8 octobre 2020.
De ThéOk ? ASBL
Lieu de réunion : Avenue du Ciseau 4-102, 1348 Louvain-La-Neuve, Belgique
Heure : 14H
 
Membres présents : Delferriere Charlotte, Amela Mathilde, Halloin Chloé, Gathoye Sophie-Anne
Membres excusés : De Gussem Lara, Rodriguez Manon
Membres absents : /
Procurations valides : Procuration de Mme De Gussem Lara léguant son droit de vote à Gathoye Sophie-Anne,
Procuration de Mme Rodriguez Manon léguant son droit de vote à Gathoye Sophie-Anne
En conséquence, le nombre de procurations valides est de deux.
 
Ordre du jour :
1. Approbation des statuts.
2. Election des administrateurs.
 
Discussion :
1. Approbation des statuts.
Discussion : L’Assemblée Générale approuve à la majorité absolue les Statuts de l’association ThéOK
Vote : 6 Pour, 0 contre, 0 abstentions
2. Election des administrateurs : Candidat Delferriere Charlotte, Rodriguez Manon et Gathoye Sophie-Anne
Discussion : L’Assemblé Générale élit Mme Delferriere Charlotte, Rodriguez Manon et Gathoye Sophie-Anne
comme administratrices. Le poste étant effectif à partir du 8/10/2020 jusqu’au 14/09/2021
Vote : 6 pour, 0 contre, 0 abstention.
Il n’y a plus d’autres points à l’ordre du jour.
La séance est levée.
Fait à Louvain-La-Neuve, le 8 octobre 2020.
Gathoye Sophie-Anne