Ondernemingsnr : 0540 541 309
Naam
FLORICULTURE SUSTAINABILITY INITIATIVE	(voluit) :
FSI	(verkort) :
Rechtsvorm : INTERNATIONALE VERENIGING ZONDER WINSTOOGMERK
Volledig adres v.d. zetel : Kortrijksesteenweg 203 bus 3, 9830 Sint-Martens-Latem
Onderwerp akte :
Uit de notulen van de bijzondere algemene vergadering dd. 30 januari 2024 blijkt dat de vergadering
volgende besluiten heeft genomen:
EERSTE BESLUIT:
De vergadering beslist de statuten van de vereniging aan te passen aan de bepalingen van het Wetboek
van vennootschappen en verenigingen, zoals ingevoerd door de wet van 23 maart 2019.
De vergadering beslist vervolgens nieuwe statuten aan te nemen.
Na elk artikel afzonderlijk te hebben besproken en goedgekeurd, beslist de vergadering dat de statuten
van de vereniging voortaan zullen luiden als volgt:
TITEL I - Naam - Rechtsvorm - Duur - Zetel
Artikel 1 - De rechtsvorm - Naam - Duur
De internationale vereniging zonder winstoogmerk "Floriculture Sustainability Initiative", afgekort "FSI"
(hierna genoemd de "Vereniging"), is opgericht voor onbepaalde duur.
Alle akten, facturen, aankondigingen, publicaties en andere documenten uitgegeven door de Vereniging
bevatten de naam van de Vereniging, onmiddellijk gevolgd of voorafgegaan door de vermeldingen
"Internationale Vereniging zonder Winstoogmerk" of door de afkorting "IVZW" en, indien van toepassing,
"in vereffening" en het adres van de zetel van de Vereniging.
Artikel 2 - Zetel
De zetel van de vereniging is gevestigd in het Vlaams gewest.
Hij kan worden verplaatst naar elke andere locatie in België door een beslissing van de raad van bestuur,
op voorwaarde dat de wettelijke bepalingen met betrekking tot het gebruik van officiële talen in België
worden nageleefd.
De vereniging mag kantoren vestigen in elk land of elke plaats.
TITEL If - Belangeloos doel - Voorwerp
Artikel 3 - Belangeloos doel - Voorwerp
3.1.Belangeloos doel
Het doel zonder winstoogmerk van internationaal nut van de Vereniging is, binnen de Europese Unie en
wereldwijd, om:
(a) Een internationaal sierteeltplatform bieden waarop leden op een preconcurrentiële manier
samenwerken aan het stroomlijnen van duurzame productie en handel van bloemen en planten en overige
sierteeltproducten, mogelijk uit te breiden met toegevoegde materialen;
(b)Leden stimuleren om emaar te streven dat de geproduceerde en internationale verhandelde bloemen
Voorkant	Naam en hoedanigheid van de instrumenterende notans hetzij van de personen, el.
bevoegd de rechtspersoon ten aanzien van derden te verlegen :. oord.gen
Achterkant Naam en handtekening (dit geldt met voor akter van het type Mededeunger
en planten aantoonbaar duurzaam geproduceerd en verhandeld zijn;
(c)Kwesties met betrekking tot duurzame productie en handel in de sierteeltsector aan de orde stellen en
eraan werken
(d)Het verdedigen, vertegenwoordigen en bevorderen in de breedste zin van het woord van de
gemeenschappelijke belangen van haar Leden in het bijzonder en die van de duurzame sierteeltsector in
het algemeen.
3.2. Voorwerp
Daartoe mag de vereniging, alleen of in samenwerking met derden, rechtstreeks of onrechtstreeks, alle
activiteiten ontwikkelen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel. De vereniging
kan, in het bijzonder, de volgende niet exhaustief opgesomde activiteiten ontwikkelen voor de algemene of
specifieke rekening van haar Leden en/of derden:
(a)Faciliteren ten behoeve van de leden van de ontwikkeling van tools en andere middelen die
verduurzaming en rapportage over verduurzaming beter maken en vergemakkelijken door :
1.Het uitwisselen, verzamelen en verspreiden van informatie over duurzame productie en handel op de
wereldbloemen- en plantenmarkt;
2.Het vergroten van de transparantie en vergelijkbaarheid van de duurzaamheidsnormen in de
sierteeltsector door het ontwikkelen, onderhouden en bijwerken van de FSI Basket of Standards;
3.Het aanpakken van duurzaamheidskwesties door de ontwikkeling van best practices over huidige en
oekomstige duurzaamheidsthema's;
4.Het coördineren van gezamenlijke projecten van Leden over duurzaamheidskwesties in de
toeleveringsketen;
5.Communiceren over de activiteiten en verwezenlijkingen van de Vereniging;
(b)Informatie verspreiden en publicaties uitgeven;
(c)Organiseren en regelen van congressen, seminars, workshops en andere
programma's en bijeenkomsten op internationaal en nationaal niveau;
(d)Statistische gegevens verzamelen en analyseren
(e)Samenwerken met en bijstand verlenen aan andere initiatieven en/of organisaties die een gelijkwaardig
doel hebben als de Vereniging, evenals andere regionale initiatieven en/of organisaties.
Bovendien mag de Vereniging steun verlenen aan en belangen hebben in alle andere activiteiten of
rechtspersonen die gelijkaardig of verwant zijn met deze hierboven gedefinieerd. De vereniging zal haar
activiteiten uitvoeren en ontwikkelen in België of in het buitenland en kan lid zijn van of andere entiteiten
zonder winstoogmerk oprichten met doelstellingen die verwant zijn aan die van de Vereniging.
De vereniging is politiek neutraal en heeft geen winstoogmerk.
TITEL Ill - Leden
Artikel 4 - Lidmaatschap
De vereniging heeft twee (2) lidmaatschapscategorieën: Gewone leden en Toegetreden leden.
Toegetreden leden zullen hierna verder aangeduid worden als "geassocieerde leden". Naar Toegetreden
lidmaatschap wordt hierna verder verwezen als Geassocieerd lidmaatschap.
De Vereniging bestaat altijd uit minstens twee (2) Gewone Leden. De stichtende leden van de Vereniging
zijn de eerste twee (2) gewone leden van de Vereniging.
Alle verwijzingen in deze Statuten naar "Lid" of "Leden" zonder enige andere specificatie zijn verwijzingen
naar Gewone Leden en Geassocieerde Leden gezamenlijk.
De rechten en verplichtingen van de Leden zijn zoals gedefinieerd in en krachtens deze Statuten.
Artikel 5 - Gewone leden
De categorie van gewoon lidmaatschap is open en toegankelijk voor :
(a)Elk bedrijf dat actief is in de sierteeltsector en direct betrokken is bij de toeleveringsketen
(b)Elke vereniging, organisatie, stichting, federatie of confederatie die actief is in de sierteeltsector en/of
een doel heeft dat vergelijkbaar is met het doel van de Vereniging, naar behoren is opgericht
overeenkomstig de wetgeving en de gebruiken van haar land van oorsprong.
Voor de toepassing van Artikel 21 van deze statuten, worden de gewone leden verdeeld in de volgende
groepen belanghebbenden:
(a)Producenten Noord (gematigde klimaatzone);
(b)Producenten Zuid (tropische - subtropische klimaatzones);
(c)Handel/groothandel
(d) Detailhandel
(e)Maatschappelijke organisaties.
Op het moment van toelating tot het lidmaatschap bepaalt de raad van bestuur tot welke categorie van
belanghebbenden elk nieuw gewoon lid behoort.
Gewone leden genieten alle lidmaatschapsrechten, met inbegrip van stemrechten. Bedrijven van
eenzelfde bedrijvengroep kunnen elk gewoon lid worden met hun eigen stemrecht, op voorwaarde dat ze
elk ledencontributie betalen.
Artikel 6 - Geassocieerde leden
De categorie van geassocieerd lidmaatschap is open en toegankelijk voor elke onderneming, vereniging,
(maatschappelijke) organisatie, stichting, federatie, confederatie, of publieke/internationale
instelling/organisatie, naar behoren opgericht in overeenstemming met de wetten en gebruiken van het
land van herkomst, en die:
(a)niet voldoet aan de criteria om in aanmerking te komen als gewoon lid;
(b)een belanghebbende is in de sierteeltsector (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot
:overheidsinstanties, donororganisaties,	organisaties/instituten	voor duurzaamheidsnormen,
onderzoeksorganisaties en consumentenorganisaties);
(c)het werk ondersteunt dat het doel van de Vereniging vormt, door haar advies, invloed en activiteit.
Geassocieerde leden hebben de rechten die specifiek aan hen toegekend zijn in of krachtens deze
Statuten. Deze rechten omvatten geen stemrecht.
De vereniging is samengesteld uit de stichters en de gewone leden; in de hiernavolgende tekst wordt naar
deze twee categorieën van leden, zonder onderscheid, verwezen als "lid/leden";
Het aantal leden is onbeperkt, maar moet minstens acht bedragen.
Artikel 7 - Voorwaarden tot toetreding als lid
Elke aanvrager tot lidmaatschap van de Vereniging dient een aanvraag tot toelating tot lidmaatschap in via
gewone post of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails inbegrepen) aan de afgevaardigd
bestuurder.
De afgevaardigdestuurder legt deze aanvraag voor toelating voor aan de raad van bestuur. Na te
hebben geverifieerd dat aan alle voorwaarden voor lidmaatschap is voldaan, beslist de raad van bestuur
over de toelating tot lidmaatschap. De beslissingen van de raad van bestuur met betrekking tot toelating
tot lidmaatschap zijn definitief, soeverein en moeten gemotiveerd worden.
De gedetailleerde procedures voor de toelating tot het lidmaatschap worden bepaald in het huishoudelijk
reglement, indien van toepassing.
Artikel 8 - Vertegenwoordiging van de leden
Elk Lid duidt één of meerdere natuurlijke persoon/personen aan, de "Vertegenwoordiger(s)" genoemd, om
het te vertegenwoordigen binnen de Vereniging. Indien een Lid meer dan één (1) Vertegenwoordiger
aanduidt, moet het één (1) stemmer aanduiden - indien van toepassing - die de stem van zijn/haar Lid zal
uitbrengen (hierna de "Stemmer" genoemd). Elke Stemmer moet volledig bevoegd zijn om zijn/haar Lid te
vertegenwoordigen. Als een Lid slechts één (1) Vertegenwoordiger aanwijst, is hij/zij de Stemmer van
zijn/haar Lid.
Indien een Vertegenwoordiger niet langer in dienst is van of niet langer op een andere manier verbonden
is met het Lid dat hij/zij vertegenwoordigt, (i) zal hij/zij van rechtswege zijn/haar bevoegdheid
als Vertegenwoordiger verliezen (met inbegrip van de bevoegdheid om de stem van zijn/haar Lid uit te
brengen, indien van toepassing) en (ii) zal het genoemde Lid deze Vertegenwoordiger onmiddellijk
vervangen, tenzij het Lid een andere Vertegenwoordiger heeft die is aangesteld als Stemmer.
Elk Lid informeert, via gewone post of elk ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails inbegrepen), de
afgevaardigdestuurder over de identiteit, de contactgegevens en, in voorkomend geval, de aanstelling
als Stemmer, van zijn/haar Vertegenwoordiger(s).
Artikel 9 ~ Ontslag - Uitsluiting
Leden kunnen te allen tijde ontslag nemen uit de Vereniging door ten minste drie (3) maanden voor 31
december van elk jaar een schriftelijke kennisgeving via aangetekende post met ontvangstbevestiging te
sturen naar de Afgevaardigdestuurder. De Dagelijks Bestuurder legt het ontslag voor aan de raad van
bestuur, die er op zijn beurt nota van neemt. Het ontslag wordt van kracht op de datum waarop de
schriftelijke kennisgeving aan de afgevaardigdestuurder is verzonden.
Een Lid dat (i) niet langer voldoet aan de definitie van de lidmaatschapscategorie waartoe het behoort
zoals uiteengezet in Artikel 5 of 6 van deze Statuten, of (ii) deze Statuten, het huishoudelijk reglement,
indien van toepassing, en/of elke beslissing geldig genomen door de organen van de Vereniging, niet
correct of tijdig of volledig naleeft, of (iii) niet al zijn ledencontributie betaalt binnen de gestelde termijn, of
(iv) de belangen van de Vereniging schendt, of (v) zich in een situatie van gerechtelijk bestuur, of
faillissement, gerechtelijke reorganisatie, ontbinding of vereffening bevindt, of onderworpen is aan
insolventieprocedures van gelijkaardige aard onder de wetten van gelijk welke jurisdictie, of (vi) zijn
activiteiten substantieel heeft gewijzigd, of (vii) voor gelijk welke andere redelijke reden, kan uitgesloten
worden van lidmaatschap, na beslissing van de raad van bestuur.
Alvorens een Lid uit te sluiten, zal de raad van bestuur het betrokken Lid dertig (30) kalenderdagen voor
de voorgestelde datum van uitsluiting schriftelijk via aangetekende post de relevante details bezorgen. Het
betrokken Lid heeft dan de tijd om de gevolgen van de inbreuk(en) die geleid heeft (hebben) tot het
voorstel tot uitsluiting van het betrokken Lid, definitief te verhelpen. De raad van bestuur kan besluiten om
een Lid uit te sluiten, op voorwaarde dat het betrokken Lid wordt opgeroepen voor de vergadering en de
mogelijkheid heeft gekregen om zijn standpunt te verdedigen tijdens de vergadering van de raad van
bestuur en voor de stemming over de uitsluiting. De beslissingen van de raad van bestuur met betrekking
tot de uitsluiting van een Lid zijn definitief, soeverein en moeten gemotiveerd worden.
Alle lidmaatschapsrechten van het Lid dat betrokken is bij de bovenvermelde uitsluitingsprocedure worden
opgeschort tot de beslissing van de raad van bestuur.
Een Lid dat, op welke manier en om welke reden ook, ophoudt een Lid van de Vereniging te zijn, zal (i)
aansprakelijk blijven voor zijn verplichtingen tegenover de Vereniging, met inbegrip van de betaling van
het lidgeld, tot het einde van het boekjaar waarin de beëindiging van zijn lidmaatschap effectief werd, (ii)
geen aanspraak hebben op schadevergoeding op de Vereniging of op haar activa, (iii) onmiddellijk
ophouden zich op enige wijze voor te doen als Lid van de Vereniging, en (iv) op beslissing van de
afgevaardigdestuurder, onmiddellijk alle materiaal, uitrusting, software en documenten, in geschreven,
elektronische of magnetische vorm, in zijn bezit, die door de Vereniging ter beschikking werden gesteld,
aan de Vereniging bezorgen.
Een Lid dat ontslag genomen heeft of uitgesloten is van de Vereniging en opnieuw lid wil worden van de
Vereniging als een Lid, kan beschouwd worden als een aanvrager tot lidmaatschap.
Artikel 10 - Lidgeld
Elk gewoon lid betaalt ledencontributie per jaar, zoals voorgesteld door de raad van bestuur en beslist
door de Algemene Vergadering. Elk jaar wordt het bedrag van het ledencontributie en de
berekeningsmethode van het ledencontributie voor elk gewoon lid voorgesteld door de raad van bestuur
en beslist door de algemene vergadering.
Elk Geassocieerd Lid betaalt ledencontributie per jaar, zoals voorgesteld door de raad van bestuur en
beslist door de algemene vergadering. Elk jaar wordt het bedrag van het ledencontributie en de
berekeningsmethode van het ledencontributie voor elk Geassocieerd Lid voorgesteld door de raad van
bestuur er beslist door de algemene vergadering.
Zonder afbreuk te doen aan artikel 9 van deze statuten, wordt het stemrecht van een lid automatisch en
onmiddellijk geschorst tot de betaling van het verschuldigde ledencontributie als een Lid zijn
ledencontributie niet betaalt binnen dertig (30) kalenderdagen nadat de afgevaardigdestuurder hem een
herinnering heeft gestuurd.
Leden die halverwege een boekjaar toetreden tot de Vereniging betalen het ledencontributie zoals
berekend voor hun lidmaatschapscategorie op een pro rata basis.
Naast het ledencontributie kunnen leden onderworpen worden aan de betaling van bijkomende bijdragen
t.b.v. specifiek te benoemen projecten. Het bedrag van de bijkomende bijdragen wordt door de raad van
bestuur ter goedkeuring voorgesteld aan de algemene vergadering.
De raad van bestuur beslist ook elk jaar over de facturatieprocedure en het tijdstip van betaling van de
bijdragen.
Artikel 11 - Diensten
De vereniging zal enkel diensten leveren voor haar leden.
Artikel 12 - Naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement
Elk lid van de Vereniging moet zich uitdrukkelijk houden aan deze statuten en het huishoudelijk reglement,
indien van toepassing, zoals van tijd tot tijd gewijzigd, en zich ertoe verbinden (i) actief mee te werken aan
de verwezenlijking van het doel van de vereniging en (ii) de jaarlijkse lidgelden te betalen, met inbegrip
van deze voor het jaar waarin de aanvraag tot lidmaatschap werd ingediend, overeenkomstig artikel 7 van
deze Statuten.
TITEL IV - Organisatiestructuur
Artikel 13 - Organen
De organen van de Vereniging zijn de volgende:
(a)De Algemene Vergadering
(b)De Raad van Bestuur
(c) De Voorzitter
(d)De Onder-voorzitter
(e)De Penningmeester
(f)De Werkgroep(en)
(g)De Afgevaardigdestuurder
TITEL V - Algemene vergadering
Artikel 14 - Samenstelling. Stemrechten
De algemene vergadering bestaat uit alle leden van de vereniging. Elk lid wordt vertegenwoordigd op de
algemene vergadering door zijn vertegenwoordiger(s) overeenkomstig artikel 8 van deze statuten.
Elk gewoon lid heeft één (1) stem.
Geassocieerde leden hebben het recht de vergaderingen van de algemene vergadering bij te
wonen zonder stemrecht en met het recht gehoord te worden.
Elke bestuurder van de Vereniging heeft het recht de vergaderingen van de algemene vergadering bij te
wonen zonder stemrecht en met het recht gehoord te worden. Elke bestuurder die is aangesteld als
stemmer is gemachtigd om in deze specifieke hoedanigheid te stemmen voor het gewoon lid dat hij/zij
vertegenwoordigt.
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter. Als de voorzitter de algemene
vergadering niet kan of niet wil voorzitten, wordt de algemene vergadering voorgezeten door de
ondervoorzitter. Als de voorzitter en de ondervoorzitter beiden de algemene vergadering niet kunnen of
willen voorzitten, wordt de algemene vergadering voorgezeten door een vertegenwoordiger die daartoe
door de algemene vergadering wordt aangewezen.
De algemene vergadering kan besluiten een of meer derden uit te nodigen om zonder stemrecht deel te
nemen aan een of meer bijeenkomsten of delen van bijeenkomsten van de algemene vergadering. Met
toestemming van de voorzitter van de algemene vergadering krijgen deze derden spreekrecht.
Artikel 15 - Bevoegdheid
De algemene vergadering heeft de bevoegdheden die haar specifiek worden toegekend door de wet of
deze statuten. In het bijzonder heeft de algemene vergadering de volgende bevoegdheden:
(a)De benoeming en het ontslag van de bestuurders;
(b)Indien van toepassing, de benoeming en het ontslag van een commissaris en de bepaling van zijn/haar
vergoeding;
(c)Indien van toepassing, de benoeming en het ontslag van een externe accountant en de vaststelling van
zijn/haar vergoeding;
(d)Het verlenen van kwijting aan de bestuurders en, indien van toepassing, aan de commissaris of de
externe accountant;
(e)De goedkeuring van het bedrag van de lidgelden en de berekeningsmethode van de lidgelden, op
voorstel van de raad van bestuur;
(f)De goedkeuring van het bedrag van de bijkomende bijdragen, op voorstel van de raad van bestuur;
(g)De goedkeuring van de jaarrekening en de begroting van de Vereniging;
(h)De wijziging van deze statuten;
(i)De ontbinding van de vereniging, de toewijzing van de netto activa van de vereniging in geval van
ontbinding, en de benoeming van een of meerdere vereffenaar(s).
Artikel 16 - Vergaderingen
De algemene vergadering komt minstens eenmaal per jaar bijeen op uitnodiging van de voorzitter of de
raad van bestuur. en op het tijdstip en de plaats zoals bepaald in de oproeping. Een vergadering van de
algemene vergadering belast met de goedkeuring van de jaarrekening en de begroting wordt gehouden
binnen zes (6) maanden na het einde van het boekjaar (hierna de "gewone algemene vergadering"
genoemd). Elk jaar bepaalt de raad van bestuur de exacte datum van de gewone algemene vergadering.
Een buitengewone algemene vergadering kan te allen tijde worden bijeengeroepen door de voorzitter of
de raad van bestuur wanneer het belang van de Vereniging dit vereist. Een buitengewone algemene
vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter op schriftelijk verzoek van de helft van de gewone
leden.
Als de voorzitter de algemene vergadering niet kan of niet wil bijeenroepen, wordt de algemene
vergadering bijeengeroepen door de ondervoorzitter. Als de voorzitter en de ondervoorzitter beiden de
algemene vergadering niet kunnen of niet willen bijeenroepen, wordt de algemene vergadering
bijeengeroepen door de raad van bestuur.
Artikel 17 - Volmachten
Elk lid heeft het recht om, via gewone post of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails
inbegrepen), steeds met kopie aan de afgevaardigdestuurder via gelijkaardige middelen, een volmacht
te geven aan een ander lid van zijn lidmaatschapscategorie om vertegenwoordigd te zijn op een algemene
vergadering. Geen enkel lid mag meer dan twee (2) volmachten hebben.
Elk lid heeft het recht om, via gewone post of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails
inbegrepen), steeds met kopie aan de afgevaardigdestuurder via gelijkaardige middelen, een volmacht
te geven aan een ander Lid van zijn lidmaatschapscategorie of aan een derde ingeval een algemene
vergadering in aanwezigheid van een notaris wijzigingen moet goedkeuren aan deze statuten die moeten
worden vastgelegd in een notariële akte, op voorwaarde dat deze wijzigingen eerder werden goedgekeurd
door de algemene vergadering volgens de aanwezigheids- en stemquorums bepaald in artikel 40 van
deze statuten. In dat geval mag elk lid of derde over een onbeperkt aantal volmachten beschikken.
Artikel 18 - Bijeenkomsten. Agenda.
Zonder afbreuk te doen aan Artikel 19, 40 en 41 van deze statuten, worden oproepingen voor de
algemene vergadering ten minste eenentwintig (21) kalenderdagen voor de vergadering door de
afgevaardigdestuurder per gewone post of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails
inbegrepen) aan de leden en de bestuurders bekendgemaakt. De oproeping vermeldt de datum, het
tijdstip en de plaats van de vergadering van de algemene vergadering. De agenda en de materiële
documenten die nodig zijn voor de bespreking worden bij de oproepingen gevoegd. De agenda van de
vergaderingen van de algemene vergadering wordt opgesteld door de uitvoerend ambtenaar en
goedgekeurd door de voorzitter of de raad van bestuur.
Elk voorstel voor (een) bijkomend(e) punt(en) op de agenda van de algemene vergadering dat is
ondertekend door ten minste een kwart (1/4) van de gewone leden en ten minste veertien (14)
kalenderdagen vóór de vergadering aan de voorzitter is meegedeeld, moet in de agenda worden
opgenomen. In dat geval brengt de voorzitter de leden en de bestuurders ten minste zeven (7)
kalenderdagen voor de algemene vergadering op de hoogte van het (de) bijkomende agendapunt(en) via
gewone post of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails inbegrepen).
Er kan geen stemming worden uitgebracht over een punt dat niet op de agenda staat, tenzij twee derde
(2/3) van de gewone leden aanwezig of vertegenwoordigd is op een vergadering van de algemene
vergadering en stemt om door te gaan met een dergelijke stemming.
Elk lid en elke bestuurder heeft het recht om voor, tijdens of na een vergadering van de algemene
vergadering af te zien van de oproepingsformaliteiten en -termijnen vereist door dit artikel.
Tenzij hij/zij het hier niet mee eens is, wordt elk lid dat aanwezig of vertegenwoordigd is en elke bestuurder
die aanwezig is op een vergadering van de algemene vergadering geacht regelmatig tot deze vergadering
te zijn opgeroepen.
Artikel 19 - Quorum en stemmen
Tenzij anders bepaald in deze statuten, is de algemene vergadering geldig samengesteld wanneer ten
minste de helft van de gewone leden aanwezig of vertegenwoordigd is. In elk geval zal de algemene
vergadering altijd samengesteld zijn uit ten minste twee (2) natuurlijke personen die fysiek aanwezig zijn.
Als de helft van de gewone leden niet aanwezig of vertegenwoordigd is op de eerste vergadering, kan een
tweede vergadering van de algemene vergadering worden bijeengeroepen overeenkomstig artikel 18 van
deze statuten, ten minste eenentwintig (21) kalenderdagen na de eerste vergadering van de algemene
vergadering. De tweede vergadering van de algemene vergadering zai geldig beraadslagen, ongeacht het
aantal aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden, in overeenstemming met de meerderheden
bepaald in de derde paragraaf van dit artikel.
Tenzij anders bepaald in deze statuten, zijn de beslissingen van de algemene vergadering geldig
aangenomen als ze een meerderheid behalen van vijftig procent (50%) plus één (1) stem van de stemmen
uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden.
Blanco stemmen, ongeldige stemmen en onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking van stemmen is
de stem van het gewone lid wiens vertegenwoordiger de voorzitter is, beslissend. Indien de voorzitter een
onafhankelijk technisch of afwezig is (al dan niet vertegenwoordigd) is de stem van het gewone lid wiens
vertegenwoordiger de ondervoorzitter is beslissend. Indien het gewone lid wiens vertegenwoordiger
voorzitter is, afwezig is (al dan niet vertegenwoordigd) of indien de voorzitter een onafhankelijk technisch
voorzitter is en het gewone lid wiens vertegenwoordiger ondervoorzitter eveneens afwezig is (al dan niet
vertegenwoordigd), heeft het gewone lid wiens vertegenwoordiger door de algemene vergadering is
aangewezen om de algemene vergadering voor te zitten, de beslissende stem.
De stemmen worden uitgebracht door middel van een afroeping of bij handopsteking, tenzij om een
geheime stemming wordt verzocht door ten minste een derde (1/3) van de aanwezige of
vertegenwoordigde gewone leden.
Artikel 20 - Register van notulen
Op eike algemene vergadering worden notulen opgesteld. Ze worden goedgekeurd en ondertekend door
de voorzitter en bewaard in een notulenregister. Kopieën van de resoluties worden per gewone post of via
enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e- mails inbegrepen) door de afgevaardigdbestuurder aan de
leden toegezonden. Het notulenregister wordt bewaard op de maatschappelijke zetel van de Vereniging,
waar alle leden het kunnen raadplegen, zonder het echter te verplaatsen.
De gedetailleerde procedures met betrekking tot het opstellen en goedkeuren van de notulen worden
bepaald in het huishoudelijk reglement, indien van toepassing.
TITEL VI - Raad van bestuur
Artikel 21 - Samenstelling
21.1.De vereniging wordt bestuurd door een bestuursorgaan, genaamd raad van bestuur samengesteld uit
minimum vijf (5) en maximum acht (8) bestuurders.
21.2.Elke bestuurder zal behoren tot één van volgende categorieën:
(a)een vertegenwoordiger van een gewoon lid;
(b)een expert betreffende één of meerdere dienst(en) geleverd door de vereniging aan de leden en/of één
of meerdere domein(en) gedekt door de vereniging.
21.3.De raad van bestuur is als volgt samengesteld:
(a)De raad van bestuur kan niet samengesteld zijn uit meerdere bestuurders die werken voor,
vertegenwoordiger zijn van of tewerkgesteld zijn door eenzelfde juridische entiteit;
(b)Er wordt rekening gehouden met de diversiteit van de gewone leden, d.w.z. elke stakeholdergroep
zoals uiteengezet in artikel 5 van deze Statuten wordt vertegenwoordigd door ten minste één (1)
bestuurder.
21.4.De algemene vergadering benoemt de bestuurders op een roterende basis, d.w.z. ten minste twee
(2) bestuurders van wie het mandaat is geeindigd door verstrijken of van wie het mandaat als eerste zal
eindigen door verstrijken, worden elk jaar vernieuwd. De duur van het mandaat van de bestuurders
varieert tussen één (1) jaar en drie (3) jaar, tweemaal hernieuwbaar. Hun mandaat is onbezoldigd. De
vereniging zal alle redelijke reis- en verblijfskosten dragen die de bestuurders moeten maken om de
vergaderingen van de raad van bestuur bij te wonen.
21.5.Elk gewoon lid mag één (1) kandidaat-bestuurder voorstellen aan de raad van bestuur ten minste
tweeënveertig (42) kalenderdagen vóór een vergadering van de algemene vergadering waarop één of
meer bestuurder(s) zullen worden benoemd. De raad van bestuur moet de gewone leden informeren zodra
een nieuwe benoeming door de algemene vergadering noodzakelijk is. De raad van bestuur stelt, rekening
houdend met de criteria uiteengezet in paragraaf 21.2 van dit artikel, een lijst op van alle voorgedragen
bestuurders. De lijst wordt aangehecht aan de agenda van de vergadering van de algemene vergadering
waarop een of meer bestuurders zullen worden benoemd. De lijst vermeldt voor elke voorgestelde
bestuurder de criteria uiteengezet in paragraaf 21.3 van dit artikel. Als er geen lijst of een onvolledige lijst
van kandidaat-bestuurders is, kan de algemene vergadering vrijelijk en zonder enige formaliteit één of
meer bestuurder(s) benoemen uit de Vertegenwoordigers van de gewone leden. De gedetailleerde
procedures voor de benoeming van bestuurders worden bepaald in het eventuele huishoudelijk reglement.
21.6.Het mandaat van een bestuurder eindigt door het verstrijken van zijn/haar bestuursmandaat. Het
mandaat van een bestuurder eindigt van rechtswege en met onmiddellijke ingang, (i) door overlijden of
onbekwaamheid, of (ii) indien een bestuurder niet langer tewerkgesteld is door of niet langer anderszins
verbonden is met het gewoon lid dat hij/zij vertegenwoordigt, of (iii) indien het gewoon lid dat de
bestuurder vertegenwoordigt, om welke reden ook, ophoudt Lid te zijn van de Vereniging, of (iv) indien het
Gewoon Lid dat de bestuurder vertegenwoordigt, zich in een situatie van gerechtelijk akkoord bevindt, of
faillissement, gerechtelijke reorganisatie, ontbinding of vereffening, of onderworpen is aan
insolventieprocedures van gelijkaardige aard onder de wetten van eender welk rechtsgebied, of (v) indien
het gewoon lid dat de bestuurder vertegenwoordigt, zijn activiteiten substantieel heeft gewijzigd, of (vi)
indien een bestuurder niet langer voldoet aan de criteria uiteengezet in paragraaf 21.2 van dit artikel.
21.7.Het mandaat van een bestuurder eindigt ook bij herroeping door de algemene vergadering. De
algemene vergadering kan te allen tijde een bestuurder herroepen en hoeft haar beslissing niet te
motiveren, zonder dat de vereniging enige compensatie of kosten verschuldigd is, en op voorwaarde dat
de betrokken bestuurder opgeroepen is op de vergadering en de mogelijkheid heeft gekregen om zijn/haar
positie te verdedigen tijdens de vergadering van de algemene vergadering en voorafgaand aan de
stemming over de herroeping.
21.8.Het staat de bestuurders ook vrij om op elk moment ontslag te nemen uit hun functie door hun
ontslag, per aangetekende brief of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails inbegrepen) met
ontvangstbevestiging, aan de Voorzitter voor te leggen. In geval van beëindiging van het mandaat van een
bestuurder om welke reden dan ook, met uitzondering van de gevallen van automatische beeindiging van
het mandaat van een bestuurder of herroeping, zal de bestuurder de taken van zijn/haar functie blijven
uitvoeren totdat hij/zij binnen zestig (60) kalenderdagen is vervangen.
21.9.Als het mandaat van een bestuurder eindigt voor zijn termijn, om welke reden dan ook, kan de raad
van bestuur vrij een nieuwe bestuurder benoemen (door cooptatie) voor de rest van de termijn, op
voorwaarde dat de benoemde bestuurder (door cooptatie) voldoet aan de criteria voor de
samenstellingvan de raad van bestuur van de vervangen bestuurder.
21.10.In geval van beëindiging van het mandaat van een bestuurder om welke reden dan ook, zal de
bestuurder geen aanspraak kunnen maken op schadevergoeding op de vereniging of op haar activa,
onverminderd de dwingende bepalingen van het arbeidsrecht, indien van toepassing
21.11.De raad van bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter. Als de voorzitter de raad van bestuur niet
kan of niet wil voorzitten, wordt de raad van bestuur voorgezeten door de ondervoorzitter. Als de
voorzitteren de ondervoorzitter beiden de raad van bestuur niet kunnen of niet willen voorzitten, wordt de
raad van bestuur voorgezeten door de oudste (in leeftijd) aanwezige bestuurder.
21.12.De raad van bestuur kan een of meer derde(n) uitnodigen om zonder stemrecht een of meer
vergaderingen of delen van vergaderingen van de raad van bestuur bij te wonen.
21.13.De raad van bestuur kan ervoor kiezen om een 'onafhankelijk technisch voorzitter' te benoemen als
externe voorzitter. Hij oefent de bevoegdheden uit opgesomd in artikel 30 van deze statuten, zonder hierbij
stemrecht te hebben. Deze wordt door de raad van bestuur benoemd met gewone meerderheid van
stemmen.
Artikel 22 - Bevoegdheden
De raad van bestuur heeft alle bevoegdheden die nodig zijn om het voorwerp van de vereniging te
bereiken, met uitzondering van de bevoegdheden die specifiek zijn toegekend aan andere organen van de
Vereniging door de wet of deze statuten. De raad van bestuur treedt op als een collegiaal orgaan.
De raad van bestuur heeft in het bijzonder de volgende bevoegdheden:
(a)De verplaatsing van de zetel van de vereniging;
(b)De bepaling van de strategieën en het beleid van de vereniging;
(c)De algemene leiding en administratie van de vereniging;
(d)Het toezicht op de begrotingsuitgaven en de toewijzing van de begroting;
(e)De uitvoering van de beslissingen van de algemene vergadering;
(f)De toelating van nieuwe leden
(g)De uitsluiting van leden
(h)De benoeming en het ontslag van de voorzitter, de ondervoorzitter en de penningmeester;
(i)De benoeming en het ontslag van de afgevaardigdestuurder, met inbegrip van de te verlenen kwijting;
(j)Het aanwerven en ontslaan van de werknemers van het secretariaat van de vereniging;
(k)In samenwerking met de afgevaardigdbestuurder, het delegeren van taken aan het secretariaat van de
vereniging en het toezicht daarop;
(I)Het voorstel van het bedrag van de lidgelden en de berekeningsmethode van de lidgelden aan de
algemene vergadering;
(m)Het voorstel van het bedrag van de bijkomende bijdragen aan de algemene vergadering;
(n)Na ontvangst van het ontwerp van het jaarlijkse werkplan, de ontwerpjaarrekening en de
ontwerpbegroting van de uitvoerend directeur, de afronding en goedkeuring van deze documenten die ter
goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de algemene vergadering;
(o)De goedkeuring, wijziging en intrekking van het huishoudelijk reglement, indien van toepassing;
(p)De goedkeuring van voorstellen die moeten worden voorgelegd aan de algemene vergadering;
(q)De besluiten tot oprichting, vaststelling van de werk- en bestuursregels van, en schrapping van het
huishoudelijk reglement van de algemene vergadering
Elk jaar, voor de goedkeuring van de jaarrekeningen door de gewone algemene vergadering, zal de raad
van bestuur verslag uitbrengen aan de gewone algemene vergadering over de jaarlijkse activiteit van de
vereniging, met minstens informatie over
(i)het gebruik van het budget, (ii) de bepaling van de berekeningsmethode en het bedrag van de jaarlijkse
lidgelden, en (iii) de activiteiten van de vereniging.
Op elk moment kan de raad van bestuur specifieke bevoegdheden delegeren aan een of meer
directeur(en) of andere personen of organen, met of zonder subdelegatiebevoegdheden in de wettelijke
mate van het mogelijke.
Artikel 23 - Vergaderingen
De raad van bestuur vergadert telkens wanneer de belangen van de vereniging dit vereisen en minstens
vier (4) keer per jaar, na bijeenroeping door de voorzitter, en op het tijdstip en de plaats zoals bepaald in
de oproeping. Indien de voorzitter de raad van bestuur niet kan of niet wil bijeenroepen, wordt de raad van
bestuur bijeengeroepen door de onder- voorzitter. Indien de voorzitter en de ondervoorzitter de raad van
bestuur niet karı of wil bijeenroepen, zal de raad van bestuur bijeengeroepen worden door de oudste
bestuurder (in leeftijd).
Artikel 24 - Volmachten
Elke bestuurder heeft het recht om, via gewone post of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e
mails inbegrepen), een volmacht te geven aan een andere bestuurder om vertegenwoordigd te worden op
een vergadering van de raad van bestuur. Geen enkele bestuurder mag meer dan twee (2) volmachten
hebben.
Artikel 25 - Bijeenkomsten. Agenda.
Oproepingen voor de raad van bestuur worden ten minste zeven (7) kalenderdagen vóór de vergadering
door de afgevaardigdestuurder per gewone post of via enig ander schriftelijk
communicatiemiddel(inclusief e-mail) aan de bestuurders bekendgemaakt. De oproepingen vermelden de
datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De agenda en de materiële documenten die nodig zijn
voor de bespreking worden bij de oproepingen gevoegd. De agenda van de vergaderingen van de raad
van bestuur wordt opgesteld door de uitvoerend directeur en goedgekeurd door de voorzitter. Als de
voorzitter de agenda niet kan of wil vaststellen, wordt deze door de ondervoorzitter vastgesteld. Als de
voorzitter en de ondervoorzitter beiden de agenda niet kunnen of willen vaststellen, wordt de agenda
vastgesteld door de oudste (in leeftijd) aanwezige bestuurder
Elke bestuurder heeft het recht om een bijkomend punt voor te stellen om op de agenda van de raad van
bestuur te plaatsen. Dit moet ten minste vijf (5) kalenderdagen vóór devergadering per gewone brief of via
enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails inbegrepen) aan de voorzitter worden meegedeeld. In
dat geval brengt de voorzitter de bestuurders ten minste drie (3) kalenderdagen vóór de vergadering van
de raad van bestuur per gewone brief of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails
inbegrepen) op de hoogte van het (de) bijkomende punt(en) op de agenda van de raad van bestuur.
Elke bestuurder heeft het recht om voor, tijdens of na een vergadering van de raad van bestuur af te zien
van de oproepingsformaliteiten en -termijnen zoals vereist door dit artikel. Tenzij hij/zij er niet mee instemt,
kan elke bestuurder die aanwezig of vertegenwoordigd is op een vergadering van de raad van bestuur, de
formaliteiten en termijnen die vereist zijn door dit artikel opheffen.
Artikel 26 - Quorum en stemming.
Tenzij anders bepaald in deze statuten, is de raad van bestuur geldig samengesteld wanneer ten minste
de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. In elk geval zal de raad van
bestuuraltijdsamengesteld zijn uit ten minste twee (2) aanwezige bestuurders.
Als de helft van de bestuurders niet aanwezig of vertegenwoordigd is op de eerste vergadering, kan een
tweede vergadering van de raad van bestuur worden bijeengeroepen overeenkomstig artikel 25 van
dezeStatuten, ten minste zeven (7) kalenderdagen na de eerste vergadering van de raad van bestuur. De
tweede vergadering van de raad van bestuur zal geldig beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of
vertegenwoordigde bestuurders, in overeenstemming met de meerderheden bepaald in de derde
paragraaf
van dit artikel.
Tenzij anders bepaald in deze statuten, zijn beslissingen van de raad van bestuur geldig aangenomen als
ze een meerderheid van vijftig procent (50%) plus één (1) stem verkrijgen van de stemmen uitgebracht
door de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. Elke bestuurder heeft één (1) stem.
Blanco stemmen, ongeldige stemmen en onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking van stemmen is
de stem van de voorzitter doorslaggevend en bij diens afwezigheid (al dan niet vertegenwoordigd) of
indien de voorzitter een onafhankelijk technisch voorzitter is, is de stem van de ondervoorzitter beslissend.
Indien het gewone lid wiens vertegenwoordiger voorzitter afwezig is (al dan niet vertegenwoordigd) of
indien de voorzitter een onafhankelijk technisch voorzitter is en het gewone lid wiens vertegenwoordiger
ondervoorzitter eveneens afwezig is (al dan niet vertegenwoordigd), is de stem van de oudste aanwezige
bestuurder (in leeftijd) doorslaggevend.
Een geldig bijeengeroepen vergadering van de raad van bestuur zal geldig gehouden worden zelfs als alle
of sommige bestuurders niet fysiek aanwezig of vertegenwoordigd zijn, maar deelnemen aan de
beraadslagingen via eender welk telecommunicatiemiddel dat bestuurders toelaat elkaar rechtstreeks te
horen en rechtstreeks met elkaar te spreken, zoals een telefoon-, video- of webconferentie. in een
dergelijk geval worden de bestuurders geacht aanwezig te zijn.
Artikel 27 - Register van notulen
Van elke vergadering van de raad van bestuur worden notulen opgesteld. Ze worden goedgekeurd en
ondertekend door de voorzitter en bewaard in een notulenregister. Kopieën van besluiten worden per
gewone post of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails inbegrepen) door de uitvoerend
functionaris aan de bestuurders toegezonden. Het notulenregister wordt bewaard op de maatschappelijke
zetelvan de Vereniging, waar alle bestuurders het kunnen raadplegen, zonder het echter te verplaatsen.
De gedetailleerde procedures met betrekking tot het opstellen en goedkeuren van de notulen worden
bepaald in het huishoudelijk reglement, indien van toepassing.
Artikel 28 - Schriftelijke procedure
De raad van bestuur kan besluiten nemen via een schriftelijke procedure.
Hiertoe zal de afgevaardigdestuurder, op verzoek van de voorzitter, een brief sturen, via aangetekende
brief en/of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails inbegrepen) naar alle bestuurders, met
vermelding van de agenda en de voorstellen van de te nemen beslissingen, met verzoek aan de
bestuurders om de voorstellen goed te keuren en de brief terug te sturen via aangetekende brief en/of via
enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails inbegrepen) naar de zetel van de vereniging of enige
andere plaats vermeld in de brief, ondertekend en binnen de termijn vermeld in de brief.
Indien de goedkeuring van ten minste de helft van alle bestuurders met betrekking tot de agendapunten en
met betrekking tot de procedure niet binnen deze termijn schriftelijk is ontvangen, worden de beslissingen
geacht niet te zijn genomen. Bij staking van stemmen worden de besluiten eveneens geacht niet te zijn
genomen.
TITEL VII - Voorzitter, Ondervoorzitter en penningmeester
Artikel 29 - Benoeming en functie van de Voorzitter, Ondervoorzitter en penningmeester
De raad van bestuur benoemt een voorzitter, een ondervoorzitter en een penningmeester onder de
bestuurders. De raad van bestuur kan er ook voor opteren een 'onafhankelijk technisch voorzitter' te
benoemen die zelf geen bestuurder is. De voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester zijn drie (3)
afzonderlijke vertegenwoordigers. Hun mandaat is onbezoldigd. Hun mandaat duurt één jaar en is
onbeperkt hernieuwbaar.
Elke nieuwe voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester die wordt aangesteld door de raad van bestuur
om een voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester te vervangen wiens mandaat is afgelopen, wordt
enkel aangesteld voor de resterende duur van het mandaat van de voorzitter, ondervoorzitter of
penningmeester die wordt vervangen.
Het mandaat van de voorzitter, de ondervoorzitter en de penningmeester eindigt door het verstrijken van
de termijn van hun mandaat of, van rechtswege en met onmiddellijke ingang, door het verstrijken van hun
bestuursmandaat.
De raad van bestuur kan verder de voorzitter als voorzitter, de ondervoorzitter als ondervoorzitter, en de
penningmeester als penningmeester op elk ogenblik herroepen en hoeft zijn beslissing niet te motiveren,
zonder enige compensatie of kosten verschuldigd door de Vereniging, en op voorwaarde dat de betrokken
voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester opgeroepen is op de vergadering en de mogelijkheid
gekregen heeft om zijn/haar positie te verdedigen tijdens de vergadering van de raad van bestuur en voor
de stemming over de herroeping. De betrokken voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester neemt niet
deel aan de beraadslaging van de raad van bestuur over dergelijke beslissing of actie, en ook niet aan de
desbetreffende stemming.
De voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester zijn ook vrij om op elk ogenblik ontslag te nemen uit hun
functie door hun ontslag, via een aangetekende brief of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e
mails inbegrepen) met ontvangstbevestiging, aan de raad van bestuur voor te leggen. In geval van het
einde van het mandaat van de voorzitter, de ondervoorzitter of de penningmeester om welke reden dan
ook, met uitzondering van de gevallen van automatische beëindiging van het bestuursmandaat of
herroeping, zal de voorzitter, de ondervoorzitter of de penningmeester, al naargelang het geval, de taken
van zijn/haar functie blijven uitvoeren totdat de raad van bestuur binnen negentig (90) kalenderdagen in
zijn/haar vervanging heeft voorzie
In geval van beëindiging van het mandaat van de voorzitter, de ondervoorzitter of de penningmeester om
welke reden ook, zał de voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester, naargelang het geval, geen
aanspraak kunnen maken op schadevergoeding ten aanzien van de Vereniging of haar activa,
onverminderd dedwingende bepalingen van het arbeidsrecht, indien van toepassing.
Artikel 30 - Bevoegdheden van de Voorzitter, Ondervoorzitter en penningmeester
De voorzitter heeft de bevoegdheden die in deze statuten specifiek aan hem/haar zijn toegekend. In het
bijzonder heeft de voorzitter de volgende bevoegdheden:
(a)Het goedkeuren van de agenda van de bijeenkomsten van de algemene vergadering en de raad van
bestuur, na voorbereiding door de afgevaardigdestuurder;
(b)Het voorzitten van de vergaderingen van de algemene vergadering en de raad van bestuur;
(c)Het ondertekenen en goedkeuren van de notulen van de vergaderingen van de algemene vergadering
en de raad van bestuur;
(d)Optreden als bemiddelaar bij meningsverschillen, zowel binnen de vereniging als tegenover derden; en
(e)Bij staking van stemmen, de beslissende stem hebben binnen de raad van bestuur.
De ondervoorzitter heeft de bevoegdheden die specifiek voor hem/haar gereserveerd zijn door deze
Statuten. Als algemene regel geldt dat de vicevoorzitter de voorzitter vervangt bij diens afwezigheid
De penningmeester heeft de bevoegdheden die specifiek aan hem/haar zijn toegekend door deze
Statutenen door de raad van bestuur. Als algemene regel zal de penningmeester toezicht houden op de
financiële zaken van de vereniging en hierover rapporteren aan de raad van bestuur.
TITEL VIII - Werkgroep(en)
Artikel 31 - Werkgroep(en)
De raad van bestuur kan taken oprichten en delegeren aan een of meer werkgroep(en). De werkgroep(en)
heeft/hebben een ondersteunende rol voor de raad van bestuur met betrekking tot specifieke kwesties.
Deraad van bestuur bepaalt onder meer de opdracht, de samenstelling, de bevoegdheden, het verloop
van devergaderingen en het bestuur, de oproepingsmodaliteiten en het opstellen van de agenda's, de
quorums en stemprocedures en het opstellen van de notulen van de Werkgroep(en)
De werkgroep(en) kan (kunnen) worden samengesteld uit niet-leden en vertegenwoordigers van leden die
(i) deskundig moeten zijn op de respectieve gebieden waarop de betrokken werkgroep(en) betrekking
heeft (hebben) en (ii) een wezenlijke bijdrage kunnen leveren ter ondersteuning van de raad van bestuur.
De werkgroep(en) wordt (worden) voorgezeten door een voorzitter die een Vertegenwoordiger is en, naar
gelang van het geval, kunnen een of meer vice-voorzitters worden benoemd.
De werkgroep(en) zal/zullen de Vereniging niet vertegenwoordigen tegenover derden.
De werkgroep(en) zal/zullen steeds handelen onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur
enzal/zullen periodiek verslag uitbrengen aan de raad van bestuur over haar/hun activiteiten, en/of op
verzoek
van de raad van bestuur.
De werkgroep(en) kan (kunnen) één of meer derde(n) uitnodigen om zonder stemrecht één of meer
vergaderingen of deel(en) van vergaderingen van de werkgroep(en) bij te wonen.
Elke bestuurder heeft het recht om de vergaderingen van de werkgroep(en) bij te wonen zonder stemrecht
en met het recht om gehoord te worden. Geen enkele bestuurder mag lid zijn van een of
meerderewerkgroep(en).
TITEL IX - Afgevaardigdestuurder
Artikel 32 - Benoeming en functie van de Afgevaardigdestuurde
De raad van bestuur kan een natuurlijke persoon of rechtspersoon, die geen bestuurder of
Vertegenwoordiger is, benoemen tot afgevaardigdbestuurder. Zijn/haar/hun functie kan worden bezoldigd.
De vereniging zal alle redelijke uitgaven van de afgevaardigdestuurder dekken. Het mandaat van de
afgevaardigdestuurder kan van bepaalde of onbepaalde duur zijn. De voorwaarden van zijn/haar
mandaat worden bepaald door de raad van bestuur.
Het mandaat van de afgevaardigdestuurder eindigt van rechtswege en met onmiddellijke ingang, (i) door
overlijden of onbekwaamheid, of (ii) indien de afgevaardigdestuurder onder gerechtelijk bewind, in staat
van faillissement, in gerechtelijke reorganisatie, in ontbinding of in vereffening is, of onderworpen is aan
een gelijkaardige insolventieprocedure onder de wetten van eender welk rechtsgebied.
Tenzij anders overeengekomen, kan de raad van bestuur de afgevaardigdestuurder te allen tijde en
mogelijk met onmiddellijke ingang ontslaan, zonder (i) zijn beslissing te moeten rechtvaardigen, (ii)
enigecompensatie of kosten verschuldigd te worden door de vereniging, en (iii) afbreuk te doen aan de
dwingende bepalingen van het arbeidsrecht, indien van toepassing.
Het staat de afgevaardigdestuurder vrij om op elk moment ontslag te nemen uit zijn/haar functie door
zijn/haar ontslag per aangetekende brief of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel (e-mails
inbegrepen) met ontvangstbevestiging voor te leggen aan de raad van bestuur, onverminderd
dedwingende bepalingen van het arbeidsrecht, indien van toepassing. In geval van beëindiging van het
mandaat van de afgevaardigdestuurder om welke reden dan ook, met uitzondering van de gevallen
vanautomatische beëindiging van het mandaat van de afgevaardigdestuurder of herroeping, zal de
afgevaardigdestuurder de taken van zijn/haar functie blijven uitvoeren totdat de raad van bestuur binnen
negentig (90) kalenderdagen in zijn/haar vervanging heeft voorzien.
In het geval van het einde van het mandaat van de afgevaardigdbestuurder om welke reden dan ook, zal
de afgevaardigdestuurder geen aanspraak kunnen maken op vergoeding van de Vereniging of van haar
activa, onverminderd de dwingende bepalingen van het arbeidsrecht, indien van toepassing.
De afgevaardigdestuurder is een permanente waarnemer op de algemene vergadering, de raad van
bestuur en de werkgroep(en), en heeft het recht om alle vergaderingen van voornoemde organen bij te
wonen, zonder stemrecht en met het recht gehoord te worden. Alle oproepingen voor alle vergaderingen
van voornoemde organen moeten tegelijkertijd aan de afgevaardigdestuurder worden bezorgd.
Artikel 33 - Bevoegdheden van de Afgevaardigdestuurder
De afgevaardigdbestuurder heeft de bevoegdheden die in deze statuten specifiek aan hem/haar zijn
toegekend. In het bijzonder heeft de afgevaardigdbestuurder de volgende bevoegdheden:
(a)Het dagelijks bestuur van de Vereniging, binnen de goedgekeurde begroting;
(b)De aanwerving van nieuwe leden met inachtneming van de bepalingen in artikel 7 van deze statuten;
(c)In samenwerking met de voorzitter, de coördinatie en organisatie van de gewone algemene
vergadering;
(d)In samenwerking met de voorzitter, de coördinatie en organisatie van de vergaderingen van de raad
van bestuur;
(e)in samenwerking met de raad van bestuur, het delegeren van taken aan het secretariaat van de
Vereniging en het toezicht daarop;
(f)Het indienen van de aanvragen voor toelating tot lidmaatschap bij de raad van bestuur;
(g)Het uitvoeren van de beslissingen van de raad van bestuur;
(h)Het versturen van de oproepingen voor de algemene vergadering en de raad van bestuur;
(i)Na overleg met de penningmeester, het opstellen van het ontwerp van het jaarlijkse werkplan, de
ontwerpjaarrekening en de ontwerpbegroting die moeten worden voorgelegd aan de raad van bestuur voor
afronding en goedkeuring;
(j)Het toezicht houden op de financiële zaken van de vereniging, onder toezicht van de penningmeester;
(k)Het verzekeren van de public relations van de vereniging, in het bijzonder wat betreft de communicatie
met derden.
De afgevaardigdestuurder handelt altijd onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur en
binnen het goedgekeurde budget. De afgevaardigdestuurder brengt periodiek verslag uit aan de raad
van bestuur over zijn/haar acties en activiteiten, en/of op verzoek van de raad van bestuur.
TITEL X - Verantwoordelijkheid
Artikel 34 - Verantwoordelijkheid
De bestuurders, de voorzitter, de ondervoorzitter, de penningmeester en de afgevaardigdestuurder zijn
niet persoonlijk gebonden door de verplichtingen van de vereniging. Hun aansprakelijkheid is beperkt tot
de uitvoering van de hun toegewezen taken en de fouten begaan in de (niet-) uitvoering van hun plichten
en taken.
TITEL XI - Externe vertegenwoordiging van de Vereniging
Artikel 35 - Externe vertegenwoordiging van de Vereniging
De vereniging wordt tegenover derden en met betrekking tot alle gerechtelijke en buitengerechtelijke akten
geldig vertegenwoordigd door de Voorzitter, alleen handelend, of door twee (2) bestuurders, samen
handelend.
In het kader van het dagelijks bestuur wordt de vereniging ook geldig vertegenwoordigd tegenover derden
en met betrekking tot alle gerechtelijke en buitengerechtelijke akten door de afgevaardigdestuurder,
alleen handelend.
Geen van de voornoemde personen moet zijn/haar bevoegdheden tegenover derden rechtvaardigen.
Daarnaast wordt de vereniging ook geldig vertegenwoordigd tegenover derden, in het kader van hun
mandaten, door één of meer gevolmachtigden naar behoren gemandateerd door de raad van bestuur, de
voorzitter alleen handelend, of twee (2) bestuurders, gezamenlijk handelend, of, in het kader van het
afgevaardigdestuur, door de uitvoerend bestuurder, alleen handelend.
TITEL XII - Huishoudelijk reglement en procedure
Artikel 36 - Huishoudelijk reglement en procedure
Om de bepalingen van deze statuten nader uit te werken en aan te vullen, kan de raad van bestuur een
huishoudelijk reglement aannemen, wijzigen en/of intrekken.
De raad van bestuur heeft verder het recht om interne procedures van de raad van bestuur en elke andere
soort verklaring aan te nemen die binnen het kader van zijn bevoegdheden valt.
Titel XIII.Boekjaar. Jaarrekening. Budget. Controle van de jaarrekening
Artikel 37 - Boekjaar
Het boekjaar van de Vereniging loopt van 1 Januari tot en met 31 December.
Artikel 38 - Jaarrekening. Budget
De raad van bestuur stelt elk jaar de ontwerpjaarrekening van het afgelopen boekjaar en de
ontwerpbegroting voor het volgende boekjaar op. De munteenheid van de vereniging is de euro voor de
jaarrekeningen en alle andere officiële boekhoudkundige, fiscale en juridische documenten.
Elk jaar, binnen zes (6) maanden na het einde van het boekjaar, legt de raad van bestuur de
ontwerpjaarrekening en ontwerpbegroting ter goedkeuring voor aan de gewone algemene vergadering.
De ontwerpjaarrekening en de ontwerpbegroting worden verspreid onder alle Leden ten minste
eenentwintig (21) kalenderdagen voor de Gewone Algemene Vergadering
Artikel 39 - Controle van de jaarrekening
Indien de wet dit vereist, benoemt de algemene vergadering een commissaris, gekozen uit de leden van
het Belgische "Instituut der Bedrijfsrevisoren", voor een termijn van drie (3) jaar.
Indien de wet de vereniging niet verplicht om een commissaris aan te stellen, kan de Algemene
Vergadering toch een commissaris of een externe accountant aanstellen om de jaarrekening te
controleren.
De commissaris of de externe accountant, naargelang het geval, stelt een jaarverslag op over de
jaarrekening van de Vereniging. Dit verslag wordt voorgelegd aan de gewone algemene vergadering vóór
de goedkeuring van de jaarrekening.
TITEL XIV. Statutenwijziging
Artikel 40 - Statutenwijziging
De algemene vergadering kan slechts geldig beslissen over wijzigingen aan deze statuten indien (i) ten
minste de helft van de gewone leden aanwezig of vertegenwoordigd is en (ii) de beslissingen tot wijziging
een tweederde (2/3) meerderheid behalen van de stemmen uitgebracht door de aanwezige of
vertegenwoordigde gewone leden. Blanco stemmen, ongeldige stemmen en onthoudingen worden
niet meegeteld. Bij staking van stemmen heeft het gewone lid wiens vertegenwoordiger de voorzitter is, de
beslissende stem. Indien de voorzitter een onafhankelijk technisch of afwezig is (al dan niet
vertegenwoordigd) is de stem van het gewone lid wiens vertegenwoordiger de ondervoorzitter beslissend.
Indien het gewone lid wiens vertegenwoordiger voorzitter afwezig is (al dan niet vertegenwoordigd) of
indien de voorzitter een onafhankelijk technisch voorzitter is en het gewone lid wiens vertegenwoordiger
ondervoorzitter eveneens afwezig is (al dan niet vertegenwoordigd), heeft het gewone lid wiens
vertegenwoordiger door de algemene vergadering is aangewezen om de algemene vergadering voor te
zitten, de beslissende stem.
Indien de helft van de gewone leden niet aanwezig of vertegenwoordigd is op de eerste vergadering, kan
een tweede vergadering van de algemene vergadering worden bijeengeroepen overeenkomstig artikel 18
van deze statuten, ten minste eenentwintig (21) kalenderdagen na de eerste vergadering van de
algemene vergadering. De tweede vergadering van de algemene vergadering zal geldig beraadslagen,
ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden, in overeenstemming met de
meerderheden bepaald in de eerste paragraaf van dit artikel, en beslissen over de wijzigingen. De
algemene vergadering bestaat echter altijd uit ten minste twee (2) fysiek aanwezige natuurlijke personen.
De hoofdlijnen van elk voorstel tot wijziging van deze Statuten worden expliciet vermeld in de agenda van
de oproeping aan de Leden en de bestuurders.
De datum waarop de wijzigingen van deze statuten van kracht worden, wordt bepaald in het huishoudelijk
reglement, indien van toepassing, of door de beslissing van de algemene vergadering met betrekking tot
de wijzigingen van deze statuten.
Elke beslissing van de algemene vergadering met betrekking tot de wijzigingen van deze statuten is
onderworpen aan de bijkomende vereisten opgelegd door de toepasselijke wet. In het bijzonder, wanneer
de wet het vereist, moeten de wijzigingen aan deze statuten worden erkend door een Koninklijk Besluit of
worden vastgelegd in een notariële akte.
TITEL XV - Ontbinding. Vereffening
Artikel 41 - Ontbinding. Vereffening
De algemene vergadering kan de ontbinding van de vereniging slechts geldig uitspreken indien (i)
minstens de helft van de gewone leden aanwezig of vertegenwoordigd is en (ii) de beslissing
een tweederde (2/3) meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone
leden behaalt. Bianco stemmen, ongeldige stemmen en onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking
van stemmen heeft het gewone lid wiens vertegenwoordiger de voorzitter is, de beslissende stem. Indien
de voorzitter een onafhankelijk technisch of afwezig is (al dan niet vertegenwoordigd) is de stem van het
gewone lid wiens vertegenwoordiger de ondervoorzitter beslissend. Indien het gewone lid wiens
vertegenwoordiger voorzitter afwezig is (al dan niet vertegenwoordigd) of indien de voorzitter een
onafhankelijk technisch voorzitter is en
het gewone lid wiens vertegenwoordiger ondervoorzitter eveneens afwezig is (al dan niet
vertegenwoordigd), heeft het gewone lid wiens vertegenwoordiger door de algemene vergadering is
aangewezen om de algemene vergadering voor te zitten, de beslissende stem.
Indien de helft van de gewone leden niet aanwezig of vertegenwoordigd is op de eerste vergadering, kan
een tweede vergadering van de algemene vergadering worden bijeengeroepen overeenkomstig artikel 18
van deze statuten, ten minste eenentwintig (21) kalenderdagen na de eerste vergadering van de
algemene vergadering. De tweede vergadering van de algemene vergadering zal geldig beraadslagen,
ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden, in overeenstemming met de
meerderheden bepaald in de eerste paragraaf van dit artikel, en beslissen over de ontbinding. De
algemene vergadering moet echter altijd samengesteld zijn uit ten minste twee (2) fysiek aanwezige
natuurlijke personen.
Elk voorstel tot ontbinding van de Vereniging wordt uitdrukkelijk vermeld in de agenda van de oproeping
aan de Leden en de bestuurders.
Bij de ontbinding en vereffening van de Vereniging beslist de algemene vergadering over: de aanstelling
van één of meerdere vereffenaar(s), het beslissingsproces van de vereffenaars indien meerdere
vereffenaars worden aangesteld, en de omvang van zijn/hun bevoegdheden. Bij gebreke van de
benoeming van één of meer vereffenaar(s), worden alle bestuurders geacht gezamenlijk belast te zijn met
de vereffening van de
Vereniging.
De algemene vergadering beslist ook over de bestemming van de netto-activa van de vereniging, met dien
verstande dat de netto-activa van de vereniging alleen mogen worden toegewezen aan een belangeloos
doel.
TITEL XVI - Varia
Artikel 42 - Varia
Alles wat niet voorzien is in deze statuten of het huishoudelijk reglement, indien dat er is, wordt geregeld
door de bepalingen van Deel 3, Boek 10 van Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen van 23
maart 2019. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze statuten en het huishoudelijk reglement, indien van
toepassing, interne procedures, of enige andere soort regels van de Vereniging, hebben deze statuten
voorrang
Lidmaatschap van de Vereniging impliceert of vertegenwoordigt geen goedkeuring door de Vereniging van
een Lid of van een activiteit ondernomen door een Lid. Leden zullen de naam en logo('s) van de
Vereniging op geen enkele manier gebruiken, tenzij ze hiervoor voorafgaande en schriftelijke toelating
hebben gekregen van de raad van bestuur. Leden kunnen geen aanspraak maken op de activa van de
Vereniging.
De zaken van de Vereniging worden gevoerd in het Engels, zonder afbreuk te doen aan de toepasselijke
wettelijke verplichtingen. Deze Statuten zijn opgesteld in het Nederlands en het Engels, maar alleen de
Nederlandse versie zal de officiële tekst zijn.
TWEEDE BESLUIT
De vergadering bevestigt op 26 januari 2023 kennis te hebben genomen van het ontslag van mevrouw
Lisa Staxang. Dit ontslag is ingegaan vanaf 26 januari 2023. Daarnaast bevestigt de vergadering tevens
kennis te hebben genomen van het ontslag van Stuart Michell en Edgar Solano Mejia met ingang van 31
januari 2024 .
De vergadering bevestigt tenslotte mevrouw Joan Nyaki met ingang van 26 januari te hebben benoemd
als bestuurder. Haar mandaat nam een aanvang op 26 januari 2023. Voor zoveel als nodig bevestigt de
algemene vergadering alle handelingen
De vergadering heeft bij de vergadering van bevestigt de heer Maarten Banki te herbenoemen voor een
nieuwe periode van drie jaar. daarnaast werd tevens de heer Richard Fernandes te benoemen als bestuurder.
Het bestuursorgaan zal met ingang van 31 januari 2024 bijgevolg samengesteld zijn uit volgende
bestuurders:
- de heer Maarten Banki
- de heer Tony Bruggink
- de heer Erling Olstad
- de heer Richard Fernandes
- mevrouw Joan Nyaki
- de heer Marcel Zandvliet
Jeroen Oudheusden
Afgevaardigdbestuurder
bevoegd de rechtspersoon ten aanzien van derden te vertegenwoordigen
Verso : Naam en handtekening