Nº d'entreprise : 0257 744 044
Nom
INTERCOMMUNALE PURE D'ELECTRICITE, DE GAZ ET
(en entier) :
DE TELECOMMUNICATION
(en abrégé) : IDEFIN
Forme légale : Société Coopérative
Adresse complète du siège : 5000 Namur, Avenue Sergent Vrithoff, 2
Objet de l'acte : Conseil d'Administration du 30 mai 2024 - Modifications du Règlement
d'Ordre Intérieur
2.5 Modifications du Règlement d'ordre intérieur du Conseil d'administration
Contexte :
Le 27 mars dernier, le Parlement wallon a adopté un décret modifiant le Code de la démocratie locale et
de la décentralisation en vue de simplifier le fonctionnement et l'organisation des organes communaux et
provinciaux. Celui-ci n'a, à ce jour, toujours pas été publié au Moniteur Belge. Cependant, en prévention de
son entrée en vigueur effective, il est proposé au Conseil d'administration de réaliser certaines modifications
de son Règlement d'ordre intérieur (ci-après ROI) et ce, afin de s'assurer d'être en conformité avec les
modifications apportées au Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Ces modifications sont réalisées en parallèle de celles qui ont été faites dans les statuts d'IDEFIN, ce point
ayant été approuvé lors de la séance du Conseil d'administration du 25 avril 2024.
Modifications proposées :
·En situation ordinaire, dans 20% des cas maximums, les réunions du Comité d'audit et du Comité de
rémunération peuvent se tenir à distance. Cette possibilité est désormais également laissée au Conseil
d'administration pour autant que ce demier se réunisse plus de dix fois par an.
Il est dès lors proposé au Conseil d'administration d'adapter les articles du ROI en conséquence afin d'en
fixer les conditions et les modalités.
En ce sens, il est proposé de modifier les articles du ROI du Conseil d'administration comme suit :
*Article 11, alinéa 3 : "Les réunions peuvent cependant également avoir lieu à distance, en situation
ordinaire ou extraordinaire, conformément aux dispositions des articles L6511-1 à L6511-3 du Code de la
démocratie locale et de la décentralisation".
* Articie 20, alinéa 3 : "En cas de réunions à distance conformément aux dispositions des articles L6511-1
à L6511-3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, la convocation reprendra également la
mention de la situation extraordinaire justifiant la réunion à distance, l'outil numérique utilisé ainsi qu'une
brève description des modalités de connexion et de participation de l'outil. En situation extraordinaire, cette
convocation reprendra aussi la mention de la situation justifiant la réunion à distance".
·En sus, le décret simplification administrative modifie également l'article L1523-10 du Code de la
démocratie locale et de la décentralisation en ce qu'il précise notamment que la convocation à une réunion se
fait désormais par voie électronique et non plus par écrit et que dans les cas d'urgence dûment motivés, le
procès-verbal de la précédente séance du conseil d'administration n'est plus mis à la disposition en même
temps que l'ordre du jour mais le jour de la réunion sauf circonstances exceptionnelles. Dans ce cas, il est mis
à disposition lors de la séance suivante.
Il est dès lors proposé au Conseil d'administration de modifier différents articles du ROI en ce sens :
* Article 20, alinéa 1 : "Sauf les cas d'urgence dûment motivés, la convocation du Conseil d'administration
- laquelle indique, avec suffisamment de clarté, les points de l'ordre du jour - se fait, par voie électronique, , au
moins sept jours francs avant celui de la réunion".
* Article 21, alinéa 1 : "Pour l'application de l'article 20 du présent règlement et de la convocation
"électronique", il y a lieu d'entendre ce qui suit : la convocation sera envoyée par voie électronique à l'adresse
mail communiquée à cet effet par les membres ou sera envoyée, si l'administrateur en fait la demande par
écrit ou si la transmission par voie électronique est techniquement impossible, par écrit et à domicile".
* Article 37, alinéa 1er du ROI se lit comme suit : "Dans ce cas de figure, le procès-verbal est mis à la
disposition des administrateurs, en même temps que l'ordre du jour le jour de la réunion, sauf circonstances
exceptionnelles. Dans ce cas, il est mis à disposition lors de la séance suivante."
Le Conseil d'administration, à l'unanimité, décide de :
·Prendre connaissance des modifications apportées au Règlement d'ordre intérieur du Conseil
d'administration d'IDEFIN ;
·Marquer accord sur la version coordonnée du règlement d'ordre intérieur ci-annexée et faisant partie
intégrante de la présente délibération ;
·Charger le Secrétariat Général du BEP de procéder à la publication de celui-ci au Moniteur Belge.
Chapitre I.Le fonctionnement statutaire du Conseil d'Administration
Section 1.La composition du Conseil d'administration
Article 1.
1)IDEFIN est administré par un Conseil d'administration composé de vingt (20) Administrateurs auxquels
s'appliquent respectivement les règles suivantes :
oils doivent être membres des conseils ou collèges communaux « Les administrateurs doivent être
membres d'un conseil ou d'un collège communal et ne peuvent être ou avoir été membres du personnel ou
membres d'un des organes de gestion et de contrôle de la société associée en ORES ASSETS, ni d'un des
organes de gestion et de contrôle d'une association de droit privé qui a pour objet une activité similaire
susceptible d'engendrer dans son chef un conflit d'intérêt direct et permanent. » ;
oles candidats, présentés par lesdites communes, ne peuvent pas tomber sous les interdictions prévues
aux articles L1531-1 et L1531-2 du Code ;
oils sont désignés à la proportionnelle de l'ensemble des conseils communaux des communes membres,
conformément aux articles 167 et 168 du code électoral. Pour le calcul de cette proportionnelle, il est tenu
compte des déclarations individuelles facultatives d'apparentement et de regroupement, pour autant que
celles-ci soient transmises à IDEFIN avant le 1er mars de l'année qui suit celle des élections communales et
provinciales ;
oUn conseiller communal ou un membre du collège communal d'une commune associée ne peut être
appelé à la fonction d'administrateur de l'Association, s'il détient déjà plus de trois mandats d'administrateur
rémunérés dans une autre intercommunale ou dans une société à participation publique locale significative,
telle que visée à l'article L5111-1, 10°, du Code. Le nombre de mandats se calcule en additionnant les
mandats rémunérés détenus au sein des autres intercommunales ou des sociétés à participation publique
locale significative majorés, le cas échéant, des mandats rémunérés dont l'élu disposerait dans ces
organismes en sa qualité de conseiller de l'action sociale ou de conseiller provincial.
2)Parité : Toutefois, si tous les conseillers membres des organes issus des calculs de la règle
proportionnelle sont de même sexe, un Administrateur supplémentaire est nommé par l'assemblée générale
sur proposition de l'ensemble des communes membres. L'Administrateur ainsi nommé a voix délibérative
dans le Conseil d'administration.
3)En cas d'admission d'un nouveau membre, la composition du Conseil d'Administration sera
éventuellement revue lors de la plus prochaine Assemblée Générale.
4)Tout groupe politique démocratique, défini conformément à l'article L1231-5, §2, aliéna 5, du Code,
disposant d'au moins un élu au sein d'une des communes associées et d'au moins un élu au Parlement
wallon et non représenté conformément au système de la représentation proportionnelle visée au présent
paragraphe, a droit à un siège d'observateur, tel que défini à l'article L5111-1, 16°, du Code, avec voix
consultative.
5)En tout état de cause, il n'est jamais tenu compte, pour les calculs de la règle proportionnelle, du ou des
groupes politiques qui ne respecteraient pas les principes démocratiques énoncés, notamment, par la
Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales, par les protocoles
additionnels à cette convention en vigueur en Belgique, par la loi du 30 juillet 1981 tendant à réprimer certains
actes inspirés par le racisme et la xénophobie et par la loi du 23 mars 1995 tendant à réprimer la négation, la
minimisation, la justification ou l'approbation du génocide commis par le régime national-socialiste pendant le
Seconde Guerre ou toute autre forme de génocide.
Article 2.
Le Conseil d'administration choisit, en son sein, un Président.
Le Conseil d'administration désigne, en outre, en son sein, un Vice-Président. Le Vice-Président
appartient un groupe politique différent de celui auquel est apparenté le Président.
En cas d'absence du Président, le Conseil est présidé par le Vice-Président ou, à défaut, par
l'administrateur ie plus ancien.
Le secrétariat du Conseil d'Administration est assuré par le Directeur Général du BEP ou en cas
d'absence par la personne qu'il désigne à cet effet.
Section 2.La durée du mandat d'Administrateur
Article 3.
Les Administrateurs sont nommés par l'Assemblée Générale pour un terme de six ans. Ils sont rééligibles.
Le mandat d'un Administrateur nommé au cours d'un terme prend fin à l'échéance de celui-ci. Tous les
mandats d'Administrateur prennent fin après l'Assemblée Générale qui suit le renouvellement des conseils
communaux et provinciaux.
Section 3.Les conflits d'intérêts, la révocation et le remplacement des Administrateurs
Article 4.
L'Administrateur qui a un intérêt opposé à celui d'IDEFIN dans une opération soumise à l'approbation du
Conseil d'Administration est tenu d'en avertir le Conseil et de faire mentionner cette déclaration dans le
procès-verbal de la séance. il ne peut prendre part à cette délibération.
Par contre, l'Administrateur n'est pas tenu d'en informer le Collège des contrôleurs aux comptes.
Article 5.
1)Les membres du Conseil d'administration peuvent être révoqués par l'Assemblée Générale s'ils ont
commis des actes susceptibles de porter gravement préjudice aux intérêts d'IDEFIN, et ce, notamment, en
application de l'article L1531-2, § 1er du Code.
Ainsi, il est interdit aux Administrateurs, conformément à l'article L1531-2 :
·d'être présent à la délibération sur les objets auxquels il a un intérêt direct, ou auxquels ses parents et
alliés jusqu'au quatrième degré inclusivement ont un intérêt personnei et direct ; cette prohibition ne s'étend
cependant pas au-delà des parents et alliés jusqu'au deuxième degré pour les présentations de candidats, les
nominations, les révocations et suspensions ;
·de prendre part directement ou indirectement à des marchés passés par iDEFIN ;
·d'intervenir comme avocat, notaire ou homme d'affaires dans les procès dirigés contre IDEFIN. Il ne
pourra, en la même qualité, plaider, aviser ou suivre aucune affaire litigieuse quelconque dans l'intérêt
d'IDEFIN.
Le conseil d'administration peut proposer à l'Assemblée générale, la révocation de l'un de ses membres,
dans les situations visées à l'article L6441-1 du Code.
2)L'Assemblée Générale peut révoquer à tout moment tout Administrateur à la demande du Conseil
d'Administration, pour violation du règlement d'ordre intérieur de l'organe dans lequel il est membre ou pour
violation des engagements pris par écrit conformément à l'article L1532-1, § 1er du Code.
Article 6.
En cas de décès ou de démission d'un Administrateur ou en cas d'incapacité de ce dernier d'exercer ses
fonctions, quelle qu'en soit la cause (y compris révocation), le Conseil d'Administration pourvoit
provisoirement à son remplacement et soumet à l'approbation de l'Assemblée Générale la plus proche la
nomination de ce remplaçant ; celui-ci achèvera le mandat de son prédécesseur.
Section 4.Les missions du Conseil d'administration
Article 7.
§1er Le Conseil d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour faire tous les actes d'administration
ou de disposition qui intéressent l'Intercommunale. Il a dans sa compétence tout ce qui n'est pas réservé à
l'Assemblée Générale par la loi ou les statuts.
Il a notamment le pouvoir de décider, de sa seule autorité, toutes les opérations qui rentrent dans l'objet
de l'Association.
Il peut, entre autres, recevoir toutes sommes et valeurs, prendre ou donner à bail ou sous louer, acquérir,
aliéner ou échanger tous biens meubles et immeubles; consentir tous prêts et ouvertures de crédit, créer et
émettre toutes obligations, émettre, endosser, avaliser ou accepter toutes promesses, traites et tous effets,
consentir et accepter tous effets, consentir ou accepter toutes hypothèques, tous gages et nantissements;
stipuler par la voie parée, renoncer à tous droits réels, privilèges et actions résolutoires, donner mainlevée,
avant ou après paiement, de toutes inscriptions privilégiées ou hypothécaires, transcriptions, saisies,
oppositions ou autres empêchements, dispenser de toutes inscriptions d'office, traiter, plaider, tant en
demandant qu'en défendant, transiger et compromettre, régler l'emploi des fonds de réserve ou de prévision,
l'énumération qui précède étant énonciative et non limitative.
Le Conseil d'administration est seul compétent pour désigner ses représentants dans les sociétés à
participation locale significative.
Il arrête les décisions sur la stratégie financière ainsi que son règlement d'ordre intérieur, dont le contenu
minimal est fixé par l'assemblée générale conformément à l'article L1523-14, 8°, 9º et 10°du Code.
Toutes les actions judiciaires sont poursuivies, soit en demandant, soit en défendant, à la diligence du
Président du conseil ou d'un Administrateur à ce délégué, qui représente valablement à ces fins l'Association.
§2. Le conseil d'administration est chargé des publications et dépôts imposés par la loi, notamment
lorsqu'il s'agit :
- du déplacement du siège social ;
- du nouveau mode de détermination de la valeur de libération des parts sociales ;
- des modifications apportées aux présents statuts ou à leurs annexes ;
- du rapport de gestion, du bilan, du compte de résultats, de l'annexe et du rapport du collège des
contrôleurs aux comptes.
§3. Le Conseil d'administration rend un avis conforme sur les projets de décision de toute filiale de
l'Association ainsi que de toute société dans laquelle l'Association ou une filiale de celle-ci ont une
participation à quelque degré que ce soit, qui sont relatifs :
·aux prises ou retrait de participation dans toute personne morale de droit public ou privé ;
·aux cessions de branches d'activités et d'universalités ;
·aux rémunérations relevant de l'assemblée générale ou du principal organe de gestion de la filiale ou de
la société susvisées.
La compétence du conseil d'administration s'exerce lorsque la participation totale, détenue seule ou
conjointement, directement ou indirectement, des communes associées, est supérieure à cinquante pourcents
du capital ou atteint plus de cinquante pourcents des membres du principal organe de gestion de
l'Association.
Le Conseil d'administration dispose d'un délai de trente jours ouvrables.
§4. Par dérogation à l'article L1523-10 du Code, le Conseil d'administration arrête, sur proposition, le
règlement d'ordre intérieur du comité de rémunération.
§5. Le Conseil d'administration définit les missions du comité d'audit qui comprennent, à tout le moins,
celles reprises à l'article L1523-26 du Code.
Article 8.
Chaque année, dans la perspective de la première Assemblée Générale ordinaire, les Administrateurs
dressent un inventaire et établissent des comptes par secteur d'activités et des comptes annuels consolidés.
Les comptes annuels comprennent :
·le bilan, le compte de résultats et l'annexe établis conformément à la loi du 17 juillet 1975 relative à la
comptabilité des entreprises et à ses arrêtés d'exécution,
·ainsi que l'annexe relative à la liste des adjudicataires des marchés publics dont le montant estimé atteint
ou dépasse 30 000 € HTVA, établie en vertu de l'article L1523-13, §3, alinéa 1 du Code,
·ces documents formant un tout.
Ils établissent, en outre :
1)un rapport de gestion qui comporte des commentaires sur les comptes annuels ainsi que les données
sur les événements survenus après la clôture de l'exercice ainsi que le rapport établi par le comité de
rémunération en application de l'article L1523-17 §2 du Code Ce rapport de gestion comporte également la
structure de l'association, l'organigramme fonctionnel complet de celle-ci, les lignes de développement ainsi
qu'un plan financier pluriannuel. En outre, est annexé au rapport de gestion un rapport de rémunération
reprenant les informations requises par l'article L6421-1 du Code ;
2)un rapport spécifique sur les prises de participation d'IDEFIN;
3)le plan stratégique et son évaluation annueile, lequel est présenté, le cas échéant, à l'occasion de
séances préparatoires, aux délégués communaux, échevins concernés.
Afin de lui permettre de rédiger ses rapports, le Conseil d'Administration remet au Collège des contrôleurs
aux comptes les pièces, avec le rapport de gestion, au moins quarante jours avant l'Assemblée Générale
ordinaire.
Le président du conseil d'administration communique le rapport de rémunération susvisé, au plus tard le
1er juillet de chaque année, au Gouvernement wallon ainsi qu'aux associés.
Le conseil d'administration organise, en outre, les séances préparatoires nécessaires à l'élaboration du
projet de plan stratégique.
Articie 9.
A moins d'une délégation à l'un des membres du Conseil ou à un préposé du BEP, tous actes notariés et,
en général, tous actes engageant iDEFIN , autres que ceux du service journalier, tous pouvoirs et
procurations doivent être signés par le Président et le Directeur général du BEP qui n'auront pas, vis-à-vis des
tiers, à justifier d'une délibération préalable du Conseil. Les expéditions ou extraits des statuts et des
délibérations du Conseil sont signés par le Président, par le Directeur général ou par le Secrétaire général ou
par la personne désignée à cet effet.
Section 5.Responsabilités
Article 10.
Les Administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements
d'IDEFIN ; ils ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat, et des fautes commises dans leur
gestion, chacun en ce qui le concerne personnellement et sans aucune solidarité.
Ils sont cependant solidairement responsables soit envers IDEFIN, soit envers les tiers, de tous
dommages et intérêts résultant d'infractions aux dispositions du Code des sociétés applicables aux SCRL, à
toutes autres dispositions légales ou réglementaires, ainsi qu'aux statuts d'IDEFIN.
Chapitre II.Les réunions du Conseil d'administration
Section 1.La fréquence des réunions du Conseil d'administration
Article 11.
Le Conseil d'administration se réunit toutes les fois que l'exigent les affaires comprises dans ses
attributions et, au minimum, six (6) fois par an. A défaut, le Conseil d'administration a l'obligation d'en
expliquer les raisons dans le rapport annuel de gestion.
Les réunions du Conseil d'administration ont généralement lieu au siège social de l'intercommunale. Dans
ce cadre, un badge donnant accès aux locaux de l'intercommunale durant les heures des réunions, a été
remis à chaque administrateur pour la durée de leur mandat. Ce badge est nominatif et strictement personnel.
Les réunions peuvent cependant également avoir lieu à distance, en situation ordinaire ou extraordinaire,
conformément aux dispositions des articles L6511-1 à L6511-3 du Code de la Démocratie locale et de la
décentralisation.
Une fois par an, après l'assemblée générale du premier semestre, le conseil d'administration tient une
séance ouverte au public, au cours de laquelle le rapport de gestion et, éventuellement, le rapport d'activités
sont présentés. Cette séance est suivie d'un débat. Les dates, heures et ordre du jour de cette séance font
l'objet d'une publication sur le site internet de l'intercommunale, des communes associés.
Conformément à l'article L5211-1 §11 du Code, le nombre de réunion du Conseil d'administration donnant
lieu à l'octroi d'un jeton de présence ne peut pas dépasser 12 par an.
Section 2.La compétence de décider que le Conseil d'Administration se réunira
Article 12.
Sans préjudice des articles 13 et 14, la compétence de décider que le Conseil d'administration se réunira
tei jour, à telle heure, appartient au Président. La signature de la convocation comprenant l'ordre du jour est
déléguée par le Président au Directeur Général.
Article 13.
Lors d'une de ses réunions, le Conseil d'administration peut décider à l'unanimité des membres présents
que, tel jour, à telle heure, il se réunira à nouveau afin de terminer l'examen, inachevé, des points inscrits à
l'ordre du jour.
Article 14.
Sur la demande écrite de plus de la moitié de ses membres, lesquels doivent proposer le ou les objets à
débattre, le Président est tenu de convoquer le Conseil d'administration endéans les quatorze jours suivant la
demande.
A défaut, le Conseil d'administration se réunit valablement sur convocation des administrateurs ayant
demandé la réunion.
Section 3.La compétence de décider de l'ordre du jour
Article 15.
Sans préjudice de l'article 17, la compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du Conseil
d'administration appartient au Président sur proposition du Directeur Général.
Article 16.
Chaque point à l'ordre du jour donnant lieu à une décision doit, sauf urgence dûment motivée, être
accompagné par un projet de délibération qui comprend un exposé des motifs et un projet de décision.
En cas de décision portant sur les intérêts commerciaux et stratégiques, le projet de délibération peut ne
pas contenir de projet de décision.
Article 17.
Lorsque le Président convoque le Conseil d'administration sur la demande d'un tiers de ses membres,
l'ordre du jour de la réunion du Conseil d'administration comprend, par priorité, les points indiqués par les
demandeurs de la réunion.
Article 18.
Le Conseil d'administration ne délibère que sur les points inscrits à l'ordre du jour.
Exceptionnellement, un point non inscrit à l'ordre du jour peut être mis en discussion si les membres
présents marquent leur accord à l'unanimité.
Aucun point ainsi débattu ne pourra donner lieu à décision que si l'urgence est démontrée et acceptée à
l'unanimité des membres présents et représentés.
Article 19.
Seuls peuvent être présents aux réunions :
·les membres du Conseil d'Administration visés à l'article 1 ;
·le Directeur Général ;
·et tout membre du personnel spécialement désigné à cet effet ou invité à présenter un dossier.
Le Conseil d'Administration peut toujours entendre des experts et des personnes intéressées, ainsi que, le
cas échéant, décider d'inviter en qualité d'observateurs des représentants des membres associés d'IDEFIN
non déjà représentés au Conseil d'administration.
Section 4.Le délai entre la convocation et la réunion
Article 20.
Sauf les cas d'urgence dûment motivés, la convocation du Conseil d'administration - laquelle indique, avec
suffisamment de clarté, les points de l'ordre du jour - se fait, par voie électronique, au moins sept jours francs
avant celui de la réunion.
Par "sept jours francs", il y a lieu d'entendre, sept jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour
de la convocation des membres du Conseil d'Administration et celui de sa réunion ne sont pas compris dans
le délai.
En cas de réunions à distance conformément aux dispositions des articles L6511-1 à L6511-3 du Code de
la Démocratie locale et de la décentralisation, la convocation reprendra également, l'outil numérique utilisé
ainsi qu'une brève description des modalités de connexion et de participation de l'outil. En situation
extraordinaire, cette convocation reprendra aussi la mention de la situation justifiant la réunion à distance.
Article 21.
Pour l'application de l'article 20 du présent règlement et de la convocation "électronique", il y a lieu
d'entendre ce qui suit : la convocation sera envoyée par voie électronique à l'adresse mail communiquée à cet
effet par les membres ou sera envoyée, si l'administrateur en fait la demande par écrit ou si la transmission
par voie électronique est techniquement impossible par écrit et à domicile.
Par "domicile", il y a lieu d'entendre l'adresse d'inscription du membre au registre de population ou le
domicile élu s'il échet.
Les documents contenant l'information relative aux points faisant l'objet de l'ordre du jour, sont
consultables sur un site sécurisé à destination des Administrateurs. Ce site, est exclusivement utilisé par les
Administrateurs dans le cadre de l'exercice de leur fonction et leur est accessible via l'adresse électronique
qu'ils ont communiqués au BEP au moment de leur installation. Il est de la responsabilité de l'Administrateur
de veiller à ce que cette adresse soit et reste valide tout au long de son mandat. Il lui appartient de notifier
sans délai aux services du BEP tout changement de celle-ci. À défaut, seule l'adresse indiquée initialement
continue de sortir ses effets pour le BEP et ses services.
Par ailleurs, au besoin, ces documents pourront être adressés par voie électronique à l'adresse
électronique communiquée au BEP par l'Administrateur au moment de son installation.
Section 5.La mise des dossiers à la disposition des Administrateurs
Article 22.
Pour chaque point de l'ordre du jour des réunions du Conseil d'administration, les pièces se rapportant à
ce point - en ce compris le projet de délibération visé à l'article 16 du présent règlement - sont mises à la
disposition, sans déplacement, des membres du Conseil d'Administration, et ce, en principe, dès l'envoi de
l'ordre du jour.
Si ces pièces n'étaient pas disponibles dès cet instant, elles le seront au plus tard la veille du jour de la
tenue de la séance du Conseil d'administration considérée.
Durant les heures d'ouverture des bureaux, les membres du Conseil d'administration peuvent consulter
ces pièces au siège du BEP.
Ils peuvent, en outre, en recevoir gratuitement copie.
Par ailleurs, ces pièces sont également consultables sur un site sécurisé à destination des
Administrateurs. Ce site, est exclusivement utilisé par les Administrateurs dans le cadre de l'exercice de leur
fonction et leur est accessible via l'adresse électronique qu'ils ont indiqués au moment de leur installation.
Article 23.
Les Administrateurs, qui souhaitent obtenir des informations techniques au sujet des documents figurant
aux dossiers dont il est question à l'article 22, s'adressent, durant les heures d'ouverture des bureaux, au
membre du personnel du BEP que le Directeur Général aura préalablement spécialement désigné en raison
de l'objet ou de la nature du dossier en cause.
Les Administrateurs désireux que pareilles informations leur soient fournies conviennent avec le membre
du personnel concemé des jours et heures auxquels ils lui feront visite.
Section 6.La communication des décisions
Article 24.
1)Tout membre du Conseil d'administration est tenu au devoir de discrétion.
2)Le Président et le Directeur Général sont chargés de la communication sur les décisions prises par le
Conseil d'administration. Sauf délégation spéciale du Conseil d'administration, ils sont seuls autorisés à
communiquer de quelque manière que ce soit à quelque tiers que ce soit.
3)La communication sur la ou les décision(s) prise(s) et la forme que celle-ci prendra peuvent être mises
en débat, au cas par cas, lors de chaque réunion. Cette communication ne peut toutefois jamais être contraire
à l'intérêt d'IDEFIN et/ou de nature à porter atteinte au respect de la vie privée.
Section 7.La compétence d'ouvrir et de clore les réunions
Article 25.
La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du Conseil d'administration appartient au Président. La
compétence de clore les réunions du Conseil d'administration comporte également celle de les suspendre.
Article 26.
Le Président doit ouvrir les réunions du Conseil d'administration au plus tard un quart d'heure après
l'heure fixée par la convocation sauf si l'ensemble des membres présents physiquement ou à distance,
conformément aux dispositions des articles L6511-1 à L6511-3 du Code de la Démocratie locale et
décentralisation marque son accord pour allonger ce délai d'attente.
Article 27.
Lorsque le Président a clos une réunion du Conseil d'administration :
1)celui-ci ne peut plus délibérer valablement ;
2)la réunion ne peut pas être réouverte.
Section 8.Le quorum de présence
Article 28.
Le conseil d'administration ne délibère valablement que si la majorité des administrateurs est présente
physiquement ou à distance, conformément aux dispositions des articles L6511-1 à L6511-3 du Code de la
Démocratie locale et de la décentralisation.
Article 29.
Lorsque, après avoir ouvert la réunion du Conseil d'Administration, le Président constate que la majorité
de ses membres n'est pas présente, ou lorsque, au cours de la réunion du Conseil d'administration, le
Président constate que la majorité de ses membres n'est plus présente, il la clôt, en principe, immédiatement.
Toutefois, les dispositions qui précèdent ne valent que pour les points donnant lieu à décision, le Conseil
d'administration pouvant toujours continuer à débattre des points d'information, si le Président l'estime utile ou
nécessaire.
Article 30.
Si le nombre des membres du Conseil d'administration présents n'est pas suffisant pour délibérer, le
Conseil est convoqué à nouveau endéans les quatorze jours.
Section 9.La représentation des Administrateurs
Article 31.
Chacun des Administrateurs peut, même par simple lettre ou par fax, voire par la production d'un courrier
électronique imprimé, conférer à l'un de ses collègues, le droit de voter pour lui à une séance déterminée du
Conseil d'administration.
Chaque administrateur ne peut être porteur que d'une seule procuration.
Aucun Administrateur ne peut ainsi voter pour plus d'un collègue, le mandataire devant obligatoirement
faire partie du même groupe de membres que son mandant.
Les procurations sont conservées au siège administratif et mention en est faite au procès-verbal de la
réunion.
Section 10.La police des réunions
Article 32.
La police des réunions du Conseil d'administration appartient au Président.
Article 33.
Plus précisément, en ce qui concerne l'intervention du Président, celui-ci ou la personne désignée par lui,
pour chaque point de l'ordre du jour :
1)le commente ou invite à le commenter ;
2)accorde la parole aux membres du Conseil d'administration qui la demandent, étant entendu qu'il
l'accorde selon l'ordre des demandes ;
3)clôt la discussion ;
4)circonscrit l'objet du vote et met aux voix, étant entendu que le vote porte d'abord sur les modifications
proposées au texte initial.
Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué par celui-ci, à moins que le Président n'en
décide autrement.
Section 11.Le quorum de vote
Article 34.
Chaque Administrateur dispose d'une voix.
Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées par les administrateurs présents au Conseil
pour autant que la majorité des membres soit physiquement présente ou à distance, conformément aux
dispositions des articles L6511-1 à L6511-3 du Code de la Démocratie locale et décentralisation.
Les décisions ne sont prises valablement que si elles ont obtenu la majorité des voix exprimées.
En cas de parité, la voix du Président est prépondérante.
Le Directeur Général du BEP dispose d'une voix consultative.
Section 12.Le contenu du procès-verbal
Article 35.
Le procès-verbal des réunions du Conseil d'Administration reprend tous les objets mis en discussion ainsi
que la suite réservée à tous les points pour lesquels le Conseil n'a pas pris de décision. De même, il reproduit
clairement toutes les décisions.
Le procès-verbal contient donc :
·le texte complet, y compris leur motivation, de toutes les décisions intervenues ;
·la suite réservée à tous les points de l'ordre du jour n'ayant pas fait l'objet d'une décision ;
·la constatation que toutes les formalités légales ont été accomplies : nombre de présents et résultat du
vote éventuel notamment ;
·la mention s'il échet, de l'organisation de la réunion à distance, la raison de celle-ci, l'outil digital utilisé,
une brève description de son utilisation et les éventuelles interruptions techniques.
Article 36.
Les commentaires préalables ou postérieurs aux décisions, ainsi que toute forme de commentaires
extérieurs aux décisions ne seront consignés dans le procès-verbal que sur demande expresse de
l'Administrateur qui a émis la considération.
Section 13.L'approbation du procès-verbal
Article 37.
Le procès-verbal soumis à l'approbation est mis à la disposition des administrateurs sept-jours francs au
moins avant le jour de la séance, sauf dans les cas d'urgence visés à l'article L1523-10, paragraphe 2, du
Code. Dans ce cas de figure, le procès-verbal est mis à la disposition des administrateurs le jour de la
réunion, sauf circonstances exceptionnelles. Dans ce cas, il est mis à disposition lors de la séance suivante.
Il n'est pas donné lecture, à l'ouverture des réunions du Conseil d'administration, du procès-verbal de la
réunion précédente.
Article 38.
Tout Administrateur a le droit, au moment de l'examen du point relatif à l'approbation du procès-verbal de
la réunion précédente et à ce moment seulement, de faire des observations sur sa rédaction. Si ces
observations sont adoptées, le Conseil d'administration est chargé de présenter, à la séance suivante, un
nouveau texte conforme à la décision du Conseil d'administration.
Si aucune observation n'est enregistrée à ce moment, le procès-verbal de la réunion précédente est
considéré comme adopté et signé par le Président et le secrétaire ou leurs remplaçants.
Section 14.Le mode d'information préalable des dossiers qui concernent particulièrement un associé
communal non représenté au Conseil d'administration
Article 39.
Pour tout associé communal non représenté au Conseil d'administration, et ce pour autant que le dossier
qui le concerne le soit de façon particulière et exclusive, une communication avec ce dernier se déroulera de
manière adéquate et préalable, en fonction de la nature et/ou de l'importance du projet.
Section 15.Droits des membres de l'Assemblée Générale
Sous-section 1.Le droit, pour les membres de l'Assemblée Générale, de poser des questions écrites et
orales au Conseil d'administration
Article 40.
Les membres de l'Assemblée Générale et leurs délégués ont le droit de poser, au Conseil
d'administration, des questions écrites et orales concernant l'administration d'IDEFIN.
Article 41.
Il est répondu aux questions écrites dans le mois de leur réception par le Président du Conseil
d'administration ou par celui qui le remplace.
Article 42.
Lors de chaque Assemblée Générale, une fois terminé l'examen des points inscrits à l'ordre du jour de la
séance, le Président accorde la parole aux délégués des membres de l'Assemblée Générale qui la
demandent afin de poser des questions orales au Conseil d'administration, étant entendu qu'il l'accorde selon
l'ordre des demandes.
Il est répondu aux questions orales, si possible, séance tenante, dans la mesure où la communication de
données ou de faits n'est pas de nature à porter gravement atteinte à IDEFIN, à ses associés ou au personnel
du BEP.
Sous-section 2.Le droit, pour les membres de l'Assemblée Générale d'obtenir copie des actes et pièces
relatifs à l'intercommunale
Article 43.
Conformément aux conditions et à la procédure fixées par le décret du 7 mars 2001 relatif à la publicité de
l'administration dans les intercommunales wallonnes, les membres de l'Assemblée Générale, ainsi que leurs
délégués ont le droit d'obtenir copie des actes et pièces relatifs à l'administration d'IDEFIN et ce, gratuitement,
à l'exception du tirage de plans par traceur.
Toutefois, à partir de la cinquantième (50ème) copie, il y aura paiement d'une redevance, hors TVA et
hors frais postaux, fixée comme suit :
DocumentPrix unitaire en euro
Copie A4 NB recto	0,05
Copie A4 NB recto/verso	0,10
Copie A3 NB recto	0,10
Copie A3 NB recto/verso	0,20
Copie A4 couleur 0,25
Copie A3 couleur 0,50
Tirage de plans par traceur	25 / m2
Section 16.Le droit de visite des conseillers communaux
Article 44.
Les membres des conseils communaux des communes associées en IDEFIN ont le droit de visiter les
établissements et services du BEP, accompagnés d'un membre du personnel du BEP ou d'un Administrateur
spécialement désigné à cet effet, et ce pour autant que toutes les prescriptions de sécurité y soient
scrupuleusement respectées.
Pour ce faire, un rendez-vous sera pris préalablement par le conseiller intéressé directement avec le
membre du personnel ou l'Administrateur qui lui sera renseigné respectivement par le Directeur Général ou le
Conseil d'administration.
Chapitre III.Les délégations de pouvoirs
Article 45
Le Conseil d'administration peut déléguer, sous sa responsabilité, la gestion journalière de
l'intercommunale au Directeur général. Pour rappel, les actes de gestion journalière comprennent les actes
d'administration ne dépassant pas les besoins de la vie quotidienne de la société ou qui tant en raison de leur
peu d'importance que de la nécessité d'une prompte solution, ne justifient pas l'intervention du Conseil
d'administration. Sont expressément visées, les décisions présentant un caractère régulier, répétitif voire
routinier au cours d'un même exercice.
Article 46
Les délibérations du Conseil d'administration relatives à une délégation de pouvoirs font l'objet d'une
publication au Moniteur belge et sont notifiées aux associés, aux administrateurs et aux éventuels délégués
au contrôle.
Article 47
Les délégations du Conseil d'administration sont faites pour une durée maximale de 3 ans et pourront être
renouvelées par le Conseil d'administration pour une seconde période de 3 ans.
Cependant, celles-ci prendront fin après tout renouvellement intégral du Conseil d'administration.
Article 48
Le Président du Conseil d'administration inscrit annuellement, un point à l'ordre du jour du conseil
d'administration portant sur la mise en œuvre des délégations effectivement accordées par le Conseil
d'administration et plus particulièrement quant à la délégation à la gestion journalière.
Ce point est inscrit à l'ordre du jour lors de l'adoption de son rapport de gestion par le Conseil
d'administration.
Dans ce cadre, le Délégué à la gestion journalière porte à la connaissance du Conseil d'administration les
décisions prises dans le cadre de la délégation.
En outre, dans l'hypothèse où des décisions devant faire l'objet d'une ratification par le conseil
d'administration ont été prises, le délégué à la gestion journalière en informe immédiatement le Président du
Conseil d'administration qui inscrit à l'ordre du jour du plus prochain conseil d'administration un point s'y
rapportant.
*
*	*
Le 30 mai 2024
Signature (après en avoir paraphé chaque page, y compris l'annexe) :
Annexe.Les relations entre les Administrateurs et l'administration du BEP - Déontologie, éthique et droits
des Administrateurs
Chapitre I.Les règles de déontologie et d'éthique des Administrateurs
Article 1.
Les Administrateurs s'engagent :
-à veiller au fonctionnement efficace du Conseil d'administration ;
-à observer les règles de déontologie en particulier en matière de conflits d'intérêts, d'usage d'informations
privilégiées, de loyauté, de discrétion et de bonne gestion des deniers publics, notamment :
1.agir en toutes circonstances de manière indépendante ;
2.veiller au respect des intérêts et objectifs d'IDEFIN ainsi qu'à la protection des intérêts de l'ensemble des
associés et de l'intérêt général ;
3.assumer pleinement (c'est-à-dire avec motivation, disponibilité et rigueur) leur mandat et participer avec
assiduité aux réunions du Conseil d'Administration, ainsi qu'aux réunions auxquelles ils sont tenus de
participer en raison de leur mandat au sein d'IDEFIN;
4.déclarer tout intérêt dans un dossier faisant l'objet d'un examen par le Conseil d'Administration et, le cas
échéant, s'abstenir de participer aux débats ;
5.adopter une démarche proactive, aux niveaux tant individuel que collectif, dans l'optique d'une bonne
gouvernance, notamment encourager toute mesure qui favorise la performance de la gestion, la lisibilité des
décisions prises et de l'action publique, la culture de l'évaluation permanente ;
6.tenir compte des attentes légitimes de tous les partenaires d'IDEFIN (collectivité, usagers, personnel,
fournisseurs et créanciers) ;
7.éviter tout usage inapproprié d'informations privilégiées, notamment :
.s'abstenir de diffuser toute information qui nuirait à l'objectivité de l'information, ainsi que des informations
dont ils savent ou ont des raisons de croire qu'elles sont fausses ou trompeuses ;
.s'abstenir de profiter de leur position afin d'obtenir des informations et décisions à des fins étrangères à
leur fonction et ne pas divulguer toute information confidentielle et/ou concernant la vie privée d'autres
personnes ;
-à développer et à mettre à jour ses compétences professionnelles dans les domaines d'activités
d'IDEFIN, notamment en suivant les séances de formation et d'information dispensées par le BEP lors de leur
entrée en fonction et chaque fois que l'actualité liée à un secteur d'activité l'exlge ;
-à veiller à ce que le Conseil d'administration respecte la loi, les décrets et toutes les autres dispositions
réglementaires ainsi que les statuts d'IDEFIN.
Chapitre II.Les relations entre les Administrateurs et l'administration du BEP
Article 2.
Chaque Administrateur qui souhaite obtenir des informations ou renseignements, en formule la demande
auprès du Directeur général du BEP, lequel lui désignera ie ou les membres du personnel chargés de
renseigner l'Administrateur.
Amélie JOLY
Directrice