N° d'entreprise : 0721975651
Nom
(en entier) : OpenForum Europe
(en abrégé) : OFE
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue des Arts 56 bte 4c
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Ce jour, le premier avril  deux mille vingt-deux.
(...)
Devant Tim Carnewal, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société
"Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
dont l'acte contient à la fin la mention d'enregistrement suivante :
"Enregistré trente-huit rôles, sans renvois au Bureau Sécurité Juridique Bruxelles 2 le 11 avril 2022.
Référence ACP (5) Volume 0 Folio 0 Case 8347. Droits perçus : cent cinquante euros (€ 150,00). Le
receveur (signé).
S'EST REUNIE
L'assemblée générale extraordinaire de l'association internationale sans but lucratif "OpenForum
Europe", ayant son siège à 1000 Bruxelles, Avenue des Arts 56, boîte 4C, ci-après dénommée
l'"Association".
(...)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION: Approbation de l'ordre du jour
L'assemblée décide d'approuver l'ordre du jour comme inclus dans la convocation du 14 mars 2022.
(...)
DEUXIEME RESOLUTION: Modification de l'Objet, But, Objectifs et Activités tels que définis à
l'article 4 des statuts.
L'assemblée décide de modifier l'Objet, le But, les Objectifs et Activités de l'Association et de
remplacer par conséquent l'article 4 des statuts par le texte tel que repris ci-dessous dans la Section
II du nouveau texte des statuts adopté par la présente assemblée.
(...)
TROISIEME RESOLUTION: Adoption d'un nouveau texte des statuts, avec la clause modifiée sur le
But et l'Objet de l'Association.
L'assemblée décide d'adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en concordance avec
(i) la clause modifiée sur le But et l'Objet de l'Association adoptée sous la   deuxième résolution et (ii)
avec le Code des sociétés et des associations
Le nouveau texte des statuts est rédigé en français comme suit:
Statuts1
I. Nom, Forme juridique, Siège social, Durée
Article 1 - Nom - Forme juridique - Identification
1.1. L'organisation est constituée sous la forme juridique d'une association internationale sans but
lucratif, sous la dénomination " OpenForum Europe ", en abrégé " OFE " (ci-après, " l'Association ").
1.2. L'Association jouit de la personnalité juridique conformément au Code belge des sociétés et des
associations du 23 mars 2019 (ci-après, le " CBSA ") tel que modifié et amendé par deslois
subséquentes, et est régie par celui-ci.
Volet B
1.3. Tous les actes, factures, annonces, publications, commandes, sites Internet et autres
documents, qu'ils soient ou non électroniques, émanant de l'Association doivent comporter sa
dénomination, sa forme juridique, complètes ou en abrégée, l'indication précise de son siège, son
numéro d'entreprise et les mentions " rechtspersonenregister "/" registre des personnes morales " ou
l'abréviation " RPR "/" RPM ", suivies de l'indication du siège du tribunal dans l'arrondissement
duquel l'Association a son siège, ainsi que (si applicable) de l'adresse de courrier électronique et de
l'URL (adresse) du site Internet de l'Association.
Article 2 - Siège
2.1. Le siège de l'Association est établi dans la Région bruxelloise en Belgique.
Le siège de l'Association peut être transféré dans tout autre lieu en Belgique par décision du Conseil
d'administration, à enregistrer auprès du greffe du Tribunal de l'entreprise compétent dans un délai
de trente (30) jours calendaires, ainsi que publié, ensuite, dans les annexes du Moniteur Belge ("
Belgisch Staatsblad "). Si le transfert du siège implique que la langue des présents Statuts soit
modifiée, seule l'Assemblée générale sera habilitée à prendre une telle décision, sous réserve des
règles relatives à la modification des présents Statuts.
2.2. Le Conseil d'administration pourra décider d'ouvrir des succursales ou des bureaux de
l'Association en Belgique ou à l'étranger.
Article 3 - Durée
3.1. L'Association est constituée pour une durée indéterminée et elle pourra être dissoute à tout
moment par décision de l'Assemblée générale.
II. But et objet
Article 4 - But
4.1. L'Association est une organisation internationale sans but lucratif. Elle poursuit le but
désintéressé d'utilité internationale indiqué ci-après, à savoir expliquer aux décideurs politiques et
aux communautés de l'Europe les mérites de l'ouverture dans le domaine informatique et de la
technologie de l'information et des communications (ci-après, " TIC "), ainsi que la façon dont cette
ouverture peut être utilisée pour soutenir les gouvernements et des entreprises dynamiques,
réactives et rentables, aussi bien en Europe que dans d'autres régions du monde (ci-après, le "But").
Article 5 - Objet et activités
5.1. Pour réaliser le But indiqué à l'article 4, l'Association mènera des activités pouvant inclure
n'importe laquelle de celles qui suivent (ci-après, " l'Objet ") :
(i) réaliser des études sur des questions politiques spécifiques ;
(ii) organiser des conférences, séminaires et ateliers ;
(iii) rédiger et distribuer des publications pour promouvoir son travail ;
(iv) intervenir comme consultante pour des projets commerciaux pertinents conformes à ses
objectifs;
(v) plaidoyer, mise en relation et contribution au débat concernant des questions politiques
européennes particulières, et
(vi) toute autre activité contribuant à la promotion des principes de l'Association.
5.2. L'Association pourra réaliser toute autre activité, procédure ou initiative, ou agir de toute autre
façon, directement ou indirectement, liée ou nécessaire ou utile à l'Objet de l'Association et à la
promotion du But indiqué à l'article 4 des présents Statuts, y compris l'exercice d'activités
commerciales et génératrices de revenus d'une manière accessoire et/ou isolée et/ou exceptionnelle.
Les revenus tirés de telles activités seront assignés, systématiquement, à la réalisation du But, dans
le respect de l'Objet susvisé. Au vu de ce qui précède et sous réserve que lesdites activités soient
mentionnées expressément dans le budget approuvé de l'Association ou approuvées par
l'Assemblée générale de l'Association, l'Association pourra accorder des prêts à, investir dans le
capital de ou, de toute autre manière, directement ou indirectement, prendre des participations dans
d'autres personnes morales, associations et sociétés de nature privée ou publique, régies par le droit
belge ou des législations étrangères.
Dans le cadre de son But et de son Objet, l'Association facilitera la coopération, aux niveaux
européen, international et national, et pourra participer à des programmes et des projets
d'organisations affiliées et de partenaires partageant une vision analogue à la sienne.
5.3. L'Association est autorisée à collecter toutes les ressources nécessaires pour la réalisation de
son But.
III. Membres et Sponsors de l'Association
Article 6 - Disposition générale
6.1. L'Association est composée : (i) de Membres Fondatrices et de Membres Effectifs (chacune
étant également désignée, au sein des présents Statuts, par le terme " Membre " et les deux en tant
que " Membres ") et (ii) de Sponsors de l'Association.
6.2. L'Association devra compter, à tout moment, au moins deux (2) Membres.
6.3. Les Belges ou étrangères, qu'il s'agisse de personnes physiques ou morales, désireuses de
reconnaître, promouvoir et soutenir le But de l'Association sont éligibles pour y adhérer.
Volet B
6.4. Nulle personne physique ou morale ne sera admise en tant que Membre de l'Association si elle
ne s'engage pas à respecter les présents Statuts, le Règlement d'ordre intérieur (y compris, entre
autres, le Code de conduite et la Procédure de résolution des différends d'OFE), les autres règles de
gouvernance qui régissent l'Association et les décisions des organes directeurs de l'Association.
Article 7 - Membres
7.1. Membres Fondatrices
7.1.1. La qualité de Membre Fondatrice est accordée aux personnes physiques indiquées ci-
dessous, qui étaient présentes ou valablement représentées lors de la réunion de constitution qui
s'est tenue par-devant Maître Bruno Michaux, Notaire, le 18 décembre 2018, et qui se sont chargées
de la constitution de l'Association conformément aux dispositions de l'arrêté royal belge du 17 février
2019, à savoir:
(i) M. William Cousins ;
(ii) M. Graham Taylor ;
(iii) M. Anthony Ford ;
(iv) M. Richard Archer ;
(v) Mme My Muto ; et
(vi) M. Shane Coughlan.
7.1.2. Chacune des Membres Fondatrices disposera des mêmes droits qu'une Membre Effectif, tels
que ces droits sont prévus à l'article 7.2.2 des présents Statuts, y compris, à titre non limitatif, du
droit de participer aux réunions de l'Assemblée générale en personne et d'y voter.
7.1.3. Chacune des Membres Fondatrices sera tenue par les mêmes obligations qu'une Membre
Effectif, telles que ces obligations sont prévues à l'article 7.2.3 des présents Statuts.
7.2. Membres Effectifs
7.2.1. La qualité de Membre Effectif est ouverte aux personnes physiques et morales qui (i)
promeuvent des buts similaires à ceux de l'Association et (ii) fournissent la confirmation et les
documents indiqués à l'article 7.3.2 des présents Statuts. En outre, toute personne morale
demandant à devenir Membre Effectif doit être légalement constituée et exister conformément
au droit et aux usages de son pays de constitution ou de celui de son siège.
Chacune des Membres Effectifs sera admise pour une durée de trois (3) ans, renouvelable.
7.2.2. Les Membres Effectifs jouissent des droits suivants :
(i) participer aux réunions de l'Assemblée générale en personne ou (dans le cas de toute
Membre Effectif qui n'est pas une personne physique) par l'intermédiaire de sa Représentante de
Membre Effectif désignée conformément aux dispositions de l'article 10.2 des présents Statuts, ainsi
que d'y voter ;
(ii) être éligible ou proposer une candidate pour un poste au sein des organes directeurs
ou de tout autre organe de l'Association ;
(iii) participer aux tables rondes, ateliers, groupes d'experts, comités de réflexion ou
réunions des Groupes de travail, ainsi qu'à toutes autres activités et réunions de l'Association, le cas
échéant, avec un droit de vote, conformément aux règles fixées par l'Assemblée générale;
(iv) proposer des modifications à apporter aux présents Statuts ;
(v) utiliser l'Association en tant que source d'information et une occasion de réseautage
avec d'autres Membres ; et
(vi) s'abstenir de toute participation à tout projet ou à toute activité spécifique de l'Association qui
impliquerait leur collaboration avec toute personne physique ou tout groupe incitant à la
discrimination, à la haine ou à la violence, sans encourir quelque sanction ou représailles que ce soit
du fait d'une telle abstention.
7.2.3. Les Membres Effectifs ont les obligations suivantes :
(i) respecter les présents Statuts, le Règlement d'ordre intérieur (y compris, entre autres, le Code de
conduite et la Procédure de résolution des différends d'OFE), les autres règles de gouvernance de
l'Association et les décisions des organes directeurs de l'Association ;
(ii) soutenir la mission, le But, l'Objet, la politique et les activités de l'Association ;
(iii) si la Membre Effectif est une personne morale, désigner et notifier par écrit une (1) personne
physique en tant que sa représentante permanente (ci-après, la " Représentante de Membre Effectif
") au Secrétaire de l'Association, et
(iv) régler toute cotisation d'adhésion annuelle applicable, selon les modalités fixées et au moment
déterminé par le Conseil d'administration.
7.3. Admission des Membres Effectifs
7.3.1. Périodiquement, la Directrice générale pourra évoquer avec les Membres la possibilité d'inviter
des personnes physiques ou morales particulières à devenir des Membres Effectifs de l'Association.
Suite à l'approbation formelle par l'Assemblée générale de telles propositions d'invitation, la
Directrice générale sera autorisée à envoyer à la candidate concernée l'invitation à devenir Membre
Effectif de l'Association, en vue d'en recueillir l'acceptation.
7.3.2. L'acceptation de la qualité de Membre Effectif n'est valable que si elle intervient par écrit (y
Volet B
compris par courrier électronique) et est rédigée en anglais (ou, le cas échéant, dans une autre
langue de travail de l'Association) par la candidate, et si elle est adressée à la Présidente de
l'Association. Chacune desdites acceptations de la qualité de Membre Effectif devra inclure :
(i) le nom et l'adresse complets de la candidate à la qualité de Membre Effectif ;
(ii) une brève description écrite du/des domaine(s) d'expérience et d'activité pertinent(s) de la
candidate ;
(iii) une confirmation écrite de la candidate :
(a) qu'elle s'est vue fournir une copie des présents Statuts, du Règlement d'ordre intérieur (y
compris, entre autres, le Code de conduite et la Procédure de résolution des différends d'OFE) et
des autres règles de gouvernance de l'Association ;
(b) qu'elle s'engage à respecter les dispositions desdits Statuts, Règlement d'ordre intérieur (y
compris, entre autres, le Code de conduite et la Procédure de résolution des différends d'OFE) et les
autres règles de gouvernance l'Association ; et
(c) qu'elle fournira à l'Association, sur demande, les documents pertinents (par exemple, une copie
de sa pièce d'identité et un justificatif de domicile) nécessaires pour justifier les dépôts officiels
effectués par l'Association si la candidate devient Membre Effectif de l'Association.
7.3.3. À la date où la Présidente de l'Association reçoit l'acceptation d'adhésion de la candidate, cette
dernière devient Membre Effectif de l'Association et son adhésion en tant que Membre Effectif entre
en vigueur.
7.3.4. Lors de la réunion suivante de l'Assemblée générale, la Présidente de l'Association informera
l'Assemblée générale de l'acceptation de la qualité de Membre Effectif par toute candidate.
7.4. Cotisation d'adhésion
7.4.1. Il pourra être demandé aux Membres de régler une cotisation d'adhésion annuelle, telle que
fixée par le Conseil d'administration. Jusqu'à ce que le Conseil d'administration en décidera qu'il en
sera ainsi, nulle cotisation d'adhésion ne sera due.
7.4.2. La cotisation d'adhésion devra être réglée dans le délai fixé dans la décision du Conseil
d'administration et, le cas échéant, annuellement par la suite.
7.5. Fin de l'adhésion
7.5.1. L'adhésion à l'Association prend fin : (i) conformément aux dispositions des articles 7.5.2, 7.5.3
et 7.5.4 des présents Statuts, ou (ii) en cas de dissolution de l'Association.
7.5.2. Toute Membre est en droit de renoncer à son adhésion à tout moment. Toute Membre
désireuse de quitter l'Association devra annoncer son intention en envoyant une notification écrite en
ce sens, par courrier postal et/ou électronique, à la Présidente de l'Association, en respectant pour
cela un délai de préavis d'un (1) mois calendaire. Toute Membre désireuse de quitter l'Association
devra régler la totalité de sa cotisation d'adhésion, ainsi que toute autre somme due à l'Association à
la date de la fin de son adhésion.
7.5.3. L'adhésion cesse automatiquement en cas de décès ou de perte de la capacité juridique, si la
Membre concernée est une personne physique.
L'adhésion cesse automatiquement en cas de dissolution, de banqueroute ou de réorganisation
judiciaire, si la Membre concernée est une personne morale.
Nonobstant ce qui précède, la qualité de Membre Effectif prend fin automatiquement une fois écoulé
un délai de trois (3) années après la date de la réception par la Présidente de l'Association de
l'acceptation d'adhésion de la candidate. Ladite durée pourra être renouvelée pour trois (3) années
supplémentaires, sous réserve de l'obtention de l'approbation de l'Assemblée générale.
7.5.4. L'Assemblée générale sera autorisée à exclure toute Membre dans n'importe lequel des cas
suivants :
(i) en cas de violation grave par la Membre des dispositions des Statuts, du Règlement d'ordre
intérieur, de la stratégie, des politiques ou des décisions de l'Association ;
(ii) si la conduite de la Membre en question s'avère déshonorante ou contraire au But de
l'Association, et
(iii) si la conduite de la Membre est considérée comme étant potentiellement préjudiciable à la
réputation de l'Association.
Toute Membre dont l'adhésion va être cessée sera en droit, avant son exclusion, de présenter ses
arguments de défense devant l'Assemblée générale, en personne ou par le biais d'un conseil,
oralement ou par écrit.
L'exclusion d'une Membre sera prononcée par l'Assemblée générale par une décision adoptée à la
majorité simple des voix des Membres présentes ou représentées à la réunion.
La décision de l'Assemblée générale aura un caractère définitif, et l'exclusion prendra effet à la date
de ladite décision.
Toutes les Membres devront se voir notifier immédiatement par écrit toute exclusion décidée par
l'Assemblée générale.
7.5.5. Toute Membre dont l'adhésion a pris fin devra régler entièrement sa cotisation d'adhésion
(éventuelle), ainsi que tout autre montant dû à l'Association à la date de la fin de son adhésion.
Volet B
Dès la fin de leur adhésion, les Membres ne seront plus en droit de prétendre aux éléments ci-
dessous:
(i) tout actif de l'Association ;
(ii) tout remboursement de leurs cotisations d'adhésion (éventuelles) pour la période
d'adhésion, ou
(iii) toute autre compensation pour la cessation de l'adhésion.
7.6. Suspension de l'adhésion
7.6.1. Le Conseil d'administration peut, avec effet immédiat, suspendre, à titre provisoire, tout ou une
partie des droits d'une Membre, dans les cas suivants :
(i) si la Membre ne règle pas ses cotisations d'adhésion (éventuelles) ou ne fournit pas un plan de
règlement approprié y afférent, ou tout autre montant échu dû par ses soins pendant plus de trente
(30) jours calendaires à compter de la date de la facture correspondante, en dépit d'avoir reçu un
rappel de paiement par lettre recommandée ou par courriel lui accordant un délai supplémentaire de
dix (10) jours calendaires pour procéder au paiement ;
(ii) si le Conseil d'administration a des raisons de considérer que la Membre en question a agi (ou a
menacé d'agir) d'une manière qui viole les Statuts, les politiques, le Règlement d'ordre intérieur (y
compris, entre autres, le Code de conduite et la Procédure de résolution des différends d'OFE) ou
d'autres règles de gouvernance de l'Association, ou qui porte ou pourrait porter atteinte à la
renommée de l'Association, ou
(iii) si la Membre concernée a déjà agi d'une manière qui porte atteinte aux Statuts, aux politiques, au
Règlement d'ordre intérieur (y compris, entre autres, le Code de conduite et la Procédure de
résolution des différends d'OFE) ou à d'autres règles qui régissent l'Association, ou qui porte ou
pourrait porter atteinte à la renommée de l'Association, et si ladite Membre ne s'est pas engagée par
écrit à ne plus agir de la sorte à l'avenir.
7.6.2. La Membre suspendue cessera de jouir de ses droits en tant que telle. Néanmoins, elle devra
continuer de remplir ses obligations en tant que Membre, telles que prévues au sein des présents
Statuts.
7.6.3. Toute décision du Conseil d'administration prononçant la suspension d'une Membre sera
valable tant que l'Assemblée générale n'en aura pas décidé autrement.
7.6.4. Aucune Membre suspendue ne pourra prétendre à quelque compensation que ce soit de la
part de l'Association ou d'une Membre ou administratrice au titre d'une quelconque décision adoptée
conformément à cet article 7.6.
Article 8 - Sponsors de l'Association
8.1. Sous réserve des dispositions de l'article 8.2 ci-dessous, le statut de Sponsor de l'Association
sera ouvert à durée déterminée à toute personne physique, entreprise, société ou autre organisation
ayant des buts compatibles avec le But de l'Association.
8.2. La reconnaissance du statut de Sponsor de l'Association sera appréciée et communiquée, avec
sa durée, par le Conseil d'administration, par écrit, à la candidate correspondante, suite à l'examen
et à l'approbation d'une proposition soumise par une Membre. Le Conseil d'administration disposera
également du pouvoir, à sa seule discrétion et sans engager sa responsabilité, de retirer le statut de
Sponsor de l'Association à toute Sponsor de l'Association approuvée, en lui envoyant une notification
écrite en ce sens.
8.3. Les Sponsors de l'Association ne seront pas Membres de cette dernière. Elles ne seront pas en
droit de participer aux réunions de l'Assemblée générale ou du Conseil d'administration, ou de
s'exprimer ou voter lors de ces réunions. Le Conseil d'administration dispose du pouvoir de définir
les conditions d'accès pour les Sponsors de l'Association et leurs membres aux tables rondes,
ateliers, groupes d'experts, comités de réflexion ou réunions des Groupes de travail, ainsi qu'à toutes
autres activités et réunions de l'Association auxquels elles pourraient être invitées à participer.
8.4. Les Sponsors de l'Association sont censées : (i) dans la mesure où cela leur sera applicable,
respecter les présents Statuts, le Règlement d'ordre intérieur (y compris, entre autres, le Code de
conduite et la Procédure de résolution des différends d'OFE) et les autres règles de gouvernance de
l'Association, ainsi que les décisions de ses organes directeurs, ainsi que (ii) honorer tout accord les
engageant à contribuer financièrement ou autrement à l'Association et à ses opérations conjointes.
8.5. La reconnaissance par l'Association de tout Sponsor de l'Association n'implique pas que
l'Association assume les responsabilités revenant à la Sponsor de l'Association en question et à ses
membres en raison de toute action (ou omission) de leur part.
IV. Structure de gouvernance de l'Association
Article 9 - Structure de gouvernance
9.1. Les organes directeurs de l'Association sont :
(i) l'Assemblée générale ;
(ii) le Conseil d'administration ; et
(iii) la Directrice générale.
IV.1. Assemblée générale
Volet B
Article 10 - Composition
10.1. L'Assemblée générale est composée des Membres Fondatrices et des Membres Titulaires
actuelles de l'Association.
10.2. Chaque Membre Effectif qui n'est pas une personne physique devra désigner une personne
physique pour agir en tant que sa représentante permanente dans les réunions de l'Assemblée
générale (ci-après, la " Représentante de Membre Effectif ") et pourra modifier sa Représentante de
Membre Effectif à tout moment en adressant une notification écrite en ce sens à l'Association.
10.3. Sous réserve des dispositions et des limitations prévues au sein des présents Statuts, ainsi que
sur réception d'une invitation de la Présidente de l'Association ou de sa Directrice générale, des
invitées pourront participer à certaines parties des réunions de l'Assemblée générale, ainsi que s'y
exprimer (par exemple, sur un sujet particulier ou en relation avec un point particulier de l'ordre du
jour).
Article 11 - Pouvoirs
11.1. L'Assemblée générale est l'organe souverain de l'Association. Elle jouira des pouvoirs
expressément conférés à celle-ci par la législation ou par les présents Statuts.
L'Assemblée générale aura les pouvoirs exclusifs suivants :
(i) désigner et révoquer la Directrice générale de l'Association, laquelle ne devra pas forcément être
membre du Conseil d'administration ou Membre de l'Association ;
(ii) désigner et révoquer le(s) commissaire(s) et en fixer la rémunération (le cas échéant);
(iii) approuver les comptes annuels, y compris le bilan et le compte de pertes et profits concernant
l'exercice fiscal précédent ;
(iv) approuver le budget annuel, y compris toute modification à apporter à ce dernier ;
(v) élire, désigner et révoquer les membres du Conseil d'administration (y compris la Trésorière et la
Secrétaire de l'Association) et déterminer les conditions (y compris, si applicable, les conditions
financières) selon lesquelles le mandat de tout membre du Conseil d'administration sera conféré,
exercé et révoqué ;
(vi) approuver le rapport annuel du Conseil d'administration pour l'exercice fiscal précédent ;
(vii) voter la décharge des membres du Conseil d'administration (y compris de la Trésorière et de la
Secrétaire de l'Association) et de la vérificatrice aux comptes ou de(s) commissaire(s) (le cas
échéant)) ;
(viii) approuver les invitations des candidates à devenir Membres Effectifs et renouveler leur
adhésion en tant que telles conformément aux dispositions de l'article 7.5.3 des présents Statuts ;
(ix) modifier ou annuler toute décision du Conseil d'administration concernant la suspension de toute
Membre ;
(x) exclure toute Membre ;
(xi) adopter un nouveau Règlement d'ordre intérieur de l'Association, ou le modifier ;
(xii) modifier les Statuts de l'Association ;
(xiii) dissoudre l'Association ;
(xiv) transformer l'Association et
(xv) tout autre pouvoir prévu par la législation ou par les présents Statuts.
Article 12 - Règles applicables aux réunions
12.1. Une réunion de l'Assemblée générale ordinaire se tiendra au cours des six (6) premiers mois
de chaque année calendaire, afin d'approuver, entre autres, les comptes annuels de l'exercice fiscal
précédent et le budget. Les réunions de l'Assemblée générale extraordinaire se tiendront à n'importe
quel moment :
(i) sur invitation du Conseil d'administration ;
(ii) sur demande des commissaire(s) (le cas échéant), suite à la demande d'au moins un cinquième
(1/5) des Membres, ou
(iii) sur demande d'au moins un cinquième (1/5) des Membres.
Le Conseil d'administration émettra sa notification convoquant n'importe laquelle desdites réunions
demandée par la/les contrôleuse(s) légale(s) des comptes ou par au moins un cinquième (1/5) des
Membres, au plus tard, dans les vingt-et-un (21) jours calendaires suivant la date de la présentation
de la demande correspondante au Conseil d'administration.
12.2. Le Conseil d'administration déterminera l'heure et le lieu de chaque réunion de l'Assemblée
générale. La Présidente de l'Association enverra une convocation pour le compte du Conseil
d'administration à toutes les Membres, administratrices et commissaire(s) sous un format
électronique et/ou par lettre recommandée, au moins vingt-et-un (21) jours calendaires avant la date
de la réunion. La convocation devra comporter la date et l'heure de la réunion, l'ordre du jour et le
lieu. Dans les cas décrits à l'article 12.4 ci-dessous, la convocation devra comporter une description
claire et détaillée de la procédure afférente à la participation à distance. Ces procédures seront
également disponibles sur le site Internet de l'Association.
12.3. L'Assemblée générale pourra délibérer uniquement sur les points inclus dans l'ordre du jour de
sa réunion. Le Conseil d'administration ou toute Membre pourra demander l'ajout de motions ou de
Volet B
points additionnel(les) dans l'ordre du jour, au moins quatorze (14) jours calendaires avant la
réunion. L'ordre du jour définitif et les documents y afférents devront être envoyés aux Membres au
moins sept (7) jours calendaires avant la réunion.
12.4. Toute réunion, ordinaire ou extraordinaire, de l'Assemblée générale devra se tenir dans
l'emplacement physique désigné à de tels effets, tel que déterminé par le Conseil d'administration,
comme étant le lieu de la réunion. Si cela est techniquement possible et sauf indication contraire
dans les présents Statuts, les réunions de l'Assemblée générale pourront se tenir, ou des Membres,
administratrices, la Directrice générale et les invitées de l'Assemblée générale pourront y participer,
soit (i) physiquement, soit (ii) par conférence téléphonique, vidéoconférence, conférence Internet ou
par tout autre moyen électronique offrant la possibilité à l'Association de vérifier l'identité des
Membres, des administratrices, de la Directrice générale et des invitées de l'Assemblée générale
participant à la réunion en question. Lesdits moyens électroniques de communication devront leur
permettre (i) directement, de manière simultanée et sans interruption, de suivre les débats lors de la
réunion ; (ii) de se parler les unes les autres et (iii) pour ce qui est des Membres, de participer à la
délibération, poser des questions et exprimer leurs votes définitivement concernant les points de
l'ordre du jour. S'agissant du respect des règles afférentes aux exigences en matière de quorum et
de majorité, toute Membre participant par le biais de tels moyens à une réunion de l'Assemblée
générale sera réputée avoir été présente dans le lieu dans lequel ladite réunion a eu lieu.
Les pannes, surcharges, défaillances des lignes, échecs de connexion ou tout autre évènement,
incident ou problème technique de la même nature ou d'une nature similaire échappant au pouvoir
de l'Association et associés à l'utilisation desdits moyens électroniques ne constitueront pas une
cause d'annulation de la décision adoptée par l'Assemblée générale, sauf s'ils constituent une
irrégularité en raison de la forme dans laquelle la décision a été adoptée conformément aux
dispositions de l'article 2:42 du CBSA. Lesdits problèmes ou incidents techniques ayant empêché ou
perturbé la participation par le biais de moyens électroniques à une réunion de l'Assemblée générale
ou au vote devront être mentionnés dans le procès-verbal de la réunion en question, avec
suffisamment de précision.
12.5. Les réunions de l'Assemblée générale seront présidées par la Présidente de l'Association ou
(en son absence) par toute autre Membre présente désignée par ladite Assemblée générale en tant
que présidente de la réunion.
Article 13 - Vote et quorum
13.1. Chaque Membre disposera d'une (1) voix pour l'adoption des décisions de l'Assemblée
générale.
Les personnes invitées par la Présidente de l'Association ou par la Directrice générale de celle-ci
pourront participer à la réunion en question de l'Assemblée générale et s'y exprimer concernant un
sujet particulier, ou en rapport avec un point particulier de l'ordre du jour, mais elles seront
dépourvues de tout droit de vote.
13.2. Toute Membre pourra être représentée par une autre Membre par le biais d'une procuration
écrite envoyée à la Présidente ou à la Secrétaire de l'Association avant la réunion.
Chaque Membre pourra détenir un nombre illimité de procurations.
13.3. Le vote peut se faire par appel nominal dans l'ordre alphabétique, à main levée, au scrutin
secret ou par des moyens électroniques en temps réel. Une majorité des Membres participant à une
réunion de l'Assemblée générale pourra solliciter le scrutin secret.
13.4. Les réunions de l'Assemblée générale seront réputées valablement tenues et avoir atteint le
quorum requis pour trancher lorsqu'au moins la moitié (1/2) des Membres sont présentes ou
représentées à la réunion. Si le quorum n'est pas atteint, une seconde réunion, avec le même objet
et le même ordre du jour, pourra être convoquée dans les vingt-huit (28) jours calendaires suivants,
et l'Assemblée pourra y décider valablement, indépendamment du nombre de Membres présentes
ou représentées à la réunion.
13.5. Sauf si les présents Statuts ou le CBSA exigent une majorité différente, les décisions de
l'Assemblée générale exigeront une majorité simple des voix des Membres présentes ou
représentées à la réunion.
Les abstentions, les votes blancs et les votes invalides ne seront pas comptés dans le calcul de la
majorité (que ce soit dans le numérateur ou dans le dénominateur).
En cas d'égalité des voix, la Présidente de l'Association aura la voix prépondérante.
13.6. Sauf si la décision de l'Assemblée générale donne lieu à une modification des Statuts, une
procédure écrite de prise de décision unanime pourra être mise en oeuvre, dans le cadre de laquelle
l'Assemblée générale pourra voter sans tenir une réunion en personne, à savoir, par échange de
courriels ou de lettres écrites.
La convocation pour une prise de décision par écrit sera envoyée par courrier électronique ou postal
avec le texte de la proposition et l'ensemble des documents correspondants pour la prise de décision
à toutes les Membres, et cela au moins sept (7) jours calendaires avant la date limite pour la
votation.
Volet B
Les résolutions soumises à la procédure écrite de prise de décision seront adoptées avec le
consentement écrit unanime de l'ensemble des Membres.
Article 14 - Procès-verbaux des réunions de l'Assemblée générale
14.1. Les procès-verbaux de chaque réunion de l'Assemblée générale, y compris un registre de
toutes les décisions adoptées lors de la réunion, seront rédigés sous la responsabilité de la
Présidente de l'Association ou (en son absence) de la Secrétaire de celle-ci, et signés par ses soins.
Une copie des procès-verbaux de chaque réunion de l'Assemblée générale sera envoyée à
l'ensemble des Membres par courrier électronique ou par tout autre moyen écrit de communication,
dans les vingt-huit (28) jours calendaires suivant la réunion en question.
14.2. Les originaux des procès-verbaux approuvés de chaque réunion de l'Assemblée générale
devront être portés dans un registre physique ou électronique indépendant, signés par la Présidente
de l'Association ou (en son absence) par la Secrétaire de celle-ci. Ils seront conservés au siège de
l'Association, où ils seront tenus à la disposition des Membres, pour consultation.
IV.2. Conseil d'administration
Article 15 - Composition
15.1. Le Conseil d'administration sera composé d'au moins trois (3) et d'un maximum de douze (12)
administratrices, toutes des personnes physiques et toutes Membres de l'Association.
Les administratrices sont élues par l'Assemblée générale pour une durée de trois (3) ans,
renouvelable. Chacune desdites décisions de l'Assemblée générale requerra une majorité simple
des voix des Membres présentes ou représentées à la réunion.
Par exception par rapport à ce qui précède, la désignation de la Directrice générale en tant que
membre du Conseil d'administration sera soumise aux dispositions de l'article 23.1 des présents
Statuts.
15.2. Si nécessaire, le Conseil d'administration disposera du pouvoir de ratifier la création de
nouvelles fonctions au sein du Conseil d'administration, agissant sur proposition de la Directrice
générale, et il élira des personnes pour remplir ces fonctions parmi ses membres. Chacune desdites
élections nécessitera une majorité simple des voix des administratrices présentes ou représentées à
la réunion.
Les abstentions, les votes blancs et les votes invalides ne seront pas comptés dans le calcul de la
majorité (que ce soit dans le numérateur ou dans le dénominateur).
Article 16 - Fin du mandat
16.1. Le mandat d'une administratrice prendra fin en cas (i) de décès, banqueroute ou perte de la
capacité juridique du membre du Conseil d'administration concerné ; (ii) de démission du membre du
Conseil d'administration pertinent ; (iii) de révocation par l'Assemblée générale ou (iv) d'expiration de
la durée du mandat.
La révocation avant la fin du terme de leur mandat respectif par l'Assemblée générale en ce qui
concerne (a) le Conseil d'administration dans son ensemble ou (b) d'une administratrice à titre
individuel, requerra une majorité simple des voix des Membres présentes ou représentées à la
réunion.
Sans préjudice des dispositions de l'article 23.1 des présents Statuts, chacun des membres du
Conseil d'administration demeure libre de démissionner à tout moment en envoyant officiellement
une notification écrite en ce sens à la Directrice générale de l'Association. Si un poste au sein du
Conseil d'administration devient vacant, le Conseil d'administration pourra coopter une nouvelle
administratrice, pour le restant de la durée du mandat de la prédécesseuse, dans le respect des
exigences en matière de majorité prévues à l'article 15.2 des présents Statuts.
Article 17 - Rémunération
17.1. Tous les mandats au sein du Conseil d'administration sont exercés à titre volontaire. Sauf
indication expressément contraire de l'Assemblée générale ou au sein des présents Statuts, le
Conseil d'administration ne sera en droit de percevoir quelque compensation ou rémunération que ce
soit en contrepartie de la réalisation de ses fonctions.
17.2. Nonobstant ce qui précède, les membres du Conseil d'administration pourront se voir
rembourser les dépenses associées à l'exécution de leurs fonctions en tant que telles. Elles pourront
percevoir une rémunération raisonnable pour les services rendus à l'Association à un autre titre.
Article 18 - Pouvoirs
18.1. Le Conseil d'administration agit en tant qu'organe collégial. Il disposera de tous les pouvoirs de
direction, administration et représentation nécessaires de l'Association afin de réaliser le But de
celle-ci conformément à la législation applicable et aux présents Statuts, sauf en ce qui concerne les
pouvoirs réservés à l'Assemblée générale. Le Conseil d'administration met en oeuvre les décisions
de l'Assemblée générale.
En particulier, les pouvoirs du Conseil d'administration incluront, à titre non limitatif, ceux qui suivent :
(i) préparer les réunions de l'Assemblée générale et appliquer les décisions de cette dernière ;
(ii) gérer la comptabilité de l'Association conformément au droit belge et faire en sorte que les
exigences légales et financières soient respectées ;
Volet B
(iii) préparer les comptes et les rapports annuels de l'Association correspondant à l'exercice social
précédent, en vue de leur approbation par l'Assemblée générale. À ce propos, le Conseil
d'administration enverra les projets des comptes et des budgets à la vérificatrice aux comptes ou au
commissaire(s) de l'Association au plus tard trente (30) jours calendaires avant la date de la réunion
de l'Assemblée générale correspondante ;
(iv) préparer le budget de l'Association, en vue de son approbation par l'Assemblée générale ;
(v) adopter les règles de l'Association autres que ses Statuts et son Règlement d'ordre intérieur ;
(vi) le cas échéant, déterminer les cotisations d'adhésion, et
(vii) décider de toute matière ou activité servant à l'accomplissement du But de l'Association non
expressément conférée à un autre organe directeur de cette dernière.
18.2. Le Conseil d'administration pourra déléguer des pouvoirs de gestion ou de représentation
particuliers (y compris la gestion journalière de l'Association, comme prévu à l'article 23 des présents
Statuts) concernant des actions légales ou des actes légaux impliquant l'Association à une (1) ou
plusieurs membre(s) du Conseil d'administration, à la Directrice générale ou à une (1) ou plusieurs
tiers, agissant à titre individuel si une seule personne est désignée et conjointement ou
collectivement si plusieurs personnes sont désignées.
Si tel est le cas, la portée des pouvoirs délégués et la durée du mandat devront être précisées dans
la décision instituant la délégation ou le pouvoir.
Toute décision de délégation de pouvoirs devra être adoptée à la majorité simple des membres du
Conseil d'administration présentes ou représentées à la réunion en question, sous réserve qu'au
moins la moitié (1/2) des membres du Conseil d'administration y soient présentes ou représentées.
Dans un souci de clarté, il est précisé que sauf décision contraire du Conseil d'administration, les
personnes qui représentent l'Association conformément aux dispositions de l'article 18.2 pourront,
entre autres choses, représenter l'Association devant toute autorité, tout administrateur ou tout
service public, y compris pour la signature d'attestations et de certificats divers à présenter aux
autorités publiques, dans le cadre de questions particulières afférentes à la sécurité sociale et aux
impôts, ainsi que pour l'accomplissement de formalités pour le dépôt de documents auprès du
Greffe, outre la publication d'avis dans les Annexes du Moniteur Belge.
Article 19 - Règles applicables aux réunions
19.1. Le Conseil d'administration se réunira au moins une fois par trimestre, et aussi souvent qu'il le
considérera nécessaire, sur demande de la Présidente de l'Association ou d'au moins deux (2)
administratrices.
19.2. Chaque avis de convocation d'une réunion du Conseil d'administration devra être envoyé par
courrier postal, télécopie, courrier électronique ou tout autre moyen écrit de communication par la
Directrice générale, pour le compte de la Présidente de l'Association, au moins quatorze (14) jours
calendaires avant la date de la réunion. L'avis devra inclure les points de l'ordre du jour, la date,
l'heure et, sauf si la réunion est une réunion virtuelle telle que prévue à l'article 19.5 des présents
Statuts, le lieu de la réunion.
Chacune des administratrices est en droit de proposer des points de l'ordre du jour jusqu'à sept (7)
jours calendaires au moins avant la réunion. Le projet d'ordre du jour et les documents y afférents
seront envoyés au moins trois (3) jours calendaires avant la date de la réunion. L'ordre du jour sera
approuvé par le Conseil d'administration au début de chaque réunion.
19.3. Chaque réunion du Conseil d'administration doit être présidée par la Directrice générale ou, en
son absence, par un autre membre du Conseil d'administration désignée par la Directrice générale.
19.4. Sous réserve des dispositions et des limitations prévues dans les présents Statuts ou dans le
Règlement d'ordre intérieur de l'Association, des expertes ou des invitées sollicitées par la Directrice
générale pourront participer aux réunions du Conseil d'administration.
19.5. Les réunions du Conseil d'administration pourront se tenir avec ou sans un emplacement
physique désigné en tant que lieu de la réunion. Les membres du Conseil d'administration, les
Membres, la Directrice générale et, le cas échéant, des invitées et des expertes pourront participer
aux réunions par conférence téléphonique, vidéoconférence, conférence Internet ou par tout autre
moyen électronique leur accordant la possibilité : (i) de s'entendre les unes les autres en même
temps ; (ii) de se parler les unes les autres et (iii) en ce qui concerne les membres du Conseil
d'administration, d'exprimer des voix à titre définitif, bien que de manière non simultanée, concernant
les points de l'ordre du jour. Toute administratrice, la Directrice générale ou, le cas échéant, toute
invitée participant par de tels moyens aux réunions sera réputée avoir été présente à ces dernières.
Article 20 - Votations et quorum
20.1. Chaque administratrice disposera d'une (1) voix.
Chaque administratrice pourra être représentée à une réunion par une autre administratrice munie
d'une procuration écrite, laquelle devra être envoyée à la Directrice générale ou à la personne
désignée par cette dernière avant la réunion. Chaque administratrice pourra détenir un nombre
illimité de procurations, sachant qu'il devra y avoir au moins deux (2) administratrice présentes lors
d'une réunion pour que la délibération puisse être considérée valable.
Volet B
20.2. Les invitées et les expertes pourront participer aux réunions du Conseil d'administration sans
droit de vote.
20.3. Les réunions du Conseil d'administration seront considérées valablement constituées et avoir
atteint le quorum requis pour adopter une décision si au moins la moitié (1/2) des administratrices y
sont présentes ou représentées.
20.4. Le Conseil d'administration adoptera ses décisions à la majorité simple des voix des
administratrices présentes ou représentées à la réunion. Les abstentions, les votes blancs et les
votes invalides ne seront pas comptés dans le calcul de la majorité (que ce soit dans le numérateur
ou dans le dénominateur). En cas d'égalité des voix, le vote de la Directrice générale sera la voix
prépondérante, sous réserve qu'elle soit membre du Conseil d'administration.
20.5. Le vote peut se faire à main levée, au scrutin secret ou par des moyens électroniques en temps
réel.
20.6. À titre exceptionnel (pour les questions urgentes) et sur demande de la Directrice générale, une
procédure écrite de prise de décision pourra être lancée, dans le cadre de laquelle le Conseil
d'administration pourra voter sans qu'une réunion en personne n'ait à se tenir, à savoir, par télécopie,
par courrier électronique ou par échange de lettres écrites, au consentement unanime.
L'avis de convocation pour la procédure écrite de prise de décision devra être envoyé, avec le texte
de la proposition et tous les documents y afférents, comme décrit à l'article 19.2 des présents
Statuts, à l'ensemble des administratrices, au moins un (1) jour calendaire avant la date limite pour le
vote. Si une administratrice n'a pas répondu ou envoyé de commentaire à la Directrice générale
avant l'expiration de la date limite pour le vote, elle sera réputée ne pas y avoir participé.
Article 21 - Conflits d'intérêts
21.1. Si le Conseil d'administration doit adopter une décision ou se positionner concernant une
opération relevant de ses pouvoirs et à propos de laquelle une administratrice détient un intérêt
patrimonial, direct ou indirect, contraire à l'intérêt de l'Association, ladite administratrice devra en
informer les autres administratrices avant que le Conseil d'administration adopte la décision ou la
position en question. La déclaration et les explications de l'administratrice concernant la nature dudit
conflit d'intérêts devront être consignées dans le procès-verbal de la réunion du Conseil
d'administration concernée. Le Conseil d'administration n'est pas autorisé à déléguer une telle
décision.
Si la majorité des administratrices présentes ou représentées déclarent avoir un conflit d'intérêts, la
décision ou l'opération sera soumise à l'Assemblée générale, pour approbation.
Si cette dernière approuve la décision ou l'opération, le Conseil d'administration pourra l'exécuter.
21.2. Toute administratrice ayant un conflit d'intérêts, tel que prévu à l'article 21.1 des présents
Statuts, devra quitter la réunion en question et ne participera ni aux délibérations ni au vote du
Conseil d'administration sur la décision ou l'opération en cause.
21.3. La procédure ci-dessus relative aux conflits d'intérêts ne s'appliquera pas si les décisions du
Conseil d'administration concernent des opérations habituelles effectuées selon des conditions et
garanties de marché normales pour les opérations du même type.
Article 22 - Procès-verbaux des réunions
22.1. Les procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration, y compris un registre de
l'ensemble des décisions de ce dernier, seront rédigés sous la responsabilité de la Directrice
générale de l'Association ou (en son absence) de la personne désignée par celle-ci, et signés par
ses soins.
Une copie des procès-verbaux de chaque réunion sera envoyée à l'ensemble des administratrices
par courrier électronique ou par tout autre moyen écrit de communication dans les quatorze (14)
jours calendaires suivant la réunion.
22.2. Les originaux des procès-verbaux approuvés de chaque réunion du Conseil d'administration
devront être portés dans un registre physique ou électronique indépendant, signés par la Directrice
générale de l'Association ou (le cas échéant) par la personne ayant présidé la réunion. Ils devront
être conservés au siège de l'Association, où ils seront tenus à la disposition des Membres,
conformément aux dispositions de l'article 3:103 du CBSA, ainsi que des administratrices, pour
consultation.
IV. Directrice générale, Gestion journalière, Secrétaire, Présidente, Trésorière
Article 23 - Directrice générale - Gestion journalière
23.1. La Directrice générale sera désignée (il pourra s'agir, le cas échéant, également d'un membre
du Conseil d'administration) et pourra être révoquée par décision de l'Assemblée générale, pour
laquelle une majorité simple des voix des Membres présentes ou représentées à la réunion sera
requise. Ladite désignation pourra se faire pour une durée déterminée ou indéterminée. Sous
réserve du respect de toutes exigences de notification prévues dans le contrat applicable et à titre
d'exception par rapport aux dispositions de l'article 16.1, alinéa 3, des présents Statuts, la Directrice
générale sera libre de démissionner à tout moment en envoyant une notification écrite officielle en ce
sens à la Présidente de l'Association.
Volet B
23.2 Comme prévu à l'article 18.2 des présents Statuts, le Conseil d'administration pourra déléguer
la gestion journalière de l'Association, pour une durée déterminée ou indéterminée. Le Conseil
d'administration est compétent pour superviser toute(s) personne(s) physique(s) à
laquelle/auxquelles la gestion journalière de l'Association aurait été confiée.
23.3. La gestion journalière inclut : (i) tous les actes et décisions ne dépassant pas les besoins de la
vie quotidienne de l'Association et (ii) tous les actes et décisions qui, que ce soit en raison de leur
degré d'intérêt mineur ou de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention du Conseil
d'administration lui-même.
Le cas échéant, la Directrice générale se charge de la gestion journalière de l'Association, et répond
également :
(i) de la tenue, de l'élaboration et de la présentation des comptes financiers ;
(ii) des pouvoirs d'administration particuliers lui ayant été délégués par le Conseil d'administration
conformément aux dispositions de l'article 18.2 des présents Statuts ;
(iii) de l'administration du personnel, y compris l'embauche et le licenciement des membres du
personnel à titre individuel et d'autres prestataires de services de l'Association ;
(iv) de la gestion des relations externes de l'Association et
(v) de la présidence du Conseil d'administration.
La Directrice générale est la personne autorisée à ouvrir un compte bancaire après l'obtention de
l'approbation du Conseil d'administration. Sans préjudice de ce qui précède, ledit pouvoir pourra être
délégué par le Conseil d'administration à une autre administratrice.
La Directrice générale et toute autre membre autorisé du Conseil d'administration disposent du
pouvoir de signer et de réaliser des opérations bancaires. Toute administratrice autorisée agissant
seule pourra autoriser des paiements et des retraits jusqu'à un plafond de deux mille cinq cents (2
500) euros. Les opérations bancaires dépassant ledit plafond nécessitent l'approbation de deux (2)
membres du Conseil d'administration conjointement.
À tout moment, lorsqu'aucune autre personne n'a été désignée en tant que Trésorière de
l'Association, la Directrice générale pourra répondre de la gestion quotidienne des espèces et des
finances de l'Association.
23.4. Sans préjudice des dispositions de l'article 18.2 des présents Statuts, chaque personne
physique disposant du pouvoir de gestion journalière représente valablement l'Association dans la
gestion quotidienne de celle-ci à l'égard des tierces personnes.
23.5. Tout mandat d'une personne physique à laquelle la gestion quotidienne aura été confiée
prendra fin : (i) en cas de décès ou de perte de la capacité juridique de ladite personne ; (ii) au
moment de sa démission ; (iii) au moment de la révocation de son mandat par le Conseil
d'administration ; ou (iv) au moment de l'expiration de la durée indiquée dans le mandat.
Toute révocation d'un mandat accordé à une personne physique concernant la gestion journalière de
l'Association, intervenant avant la fin de la durée indiquée dans ledit mandat, nécessitera une
majorité simple des voix des administratrices présentes ou représentées à la réunion du Conseil
d'administration en question.
Sans préjudice des dispositions de l'article 23.1 des présents Statuts, chaque personne chargée de
la gestion journalière de l'Association pourra démissionner à tout moment de ses fonctions en
envoyant une notification écrite officielle en ce sens à la Directrice générale de l'Association.
Article 24 - Secrétaire
24.1. L'Assemblée générale pourra désigner une Secrétaire pour l'Association avec un mandat d'une
durée de deux (2) ans. En tant que membre du Conseil d'administration, la Secrétaire de
l'Association devra être Membre de l'Association et une personne physique conformément aux
dispositions des articles 11.1 (v) et 15.1 des présents Statuts.
24.2. La Secrétaire de l'Association sera en charge, sous la supervision et avec l'autorisation du
Conseil d'administration :
(i) de la préparation des réunions de l'Assemblée générale (sur demande de la Présidente de
l'Association) ;
(ii) de la tenue des dossiers d'adhésion de l'Association ;
(iii) de la préparation des réunions du Conseil d'administration (sur demande de la Directrice
générale de l'Association) ; et
(iv) si cela lui est ordonné par la Directrice générale de l'Association : (i) de répondre aux demandes
externes envoyées à l'Association ; et (ii) de revoir la correspondance officielle externe de
l'Association.
Article 25 - Présidente de l'Association
25.1. L'Assemblée générale pourra désigner une Membre actuelle en tant que Présidente de
l'Association, avec un mandat d'une durée de deux (2) ans. Il n'est pas exigé que la Présidente soit
également membre du Conseil d'administration.
25.2. Sous la supervision et avec l'autorisation de l'Assemblée générale, la Présidente de
l'Association sera en charge :
Volet B
(i) de présider chaque réunion de l'Assemblée générale ;
(ii) de toutes les communications et procédures afférentes aux réunions de l'Assemblée générale ;
(iii) de soutenir, en tant que conseiller, la Directrice générale et le Conseil d'administration ; et
(iv) si elle l'estime approprié, de vérifier que l'Association fonctionne dans le respect des processus
convenus.
Article 26 - Trésorière
26.1. L'Assemblée générale pourra désigner une Trésorière de l'Association avec un mandat d'une
durée de deux (2) ans. En tant que membre du Conseil d'administration, la Trésorière de
l'Association devra être Membre de l'Association et une personne physique conformément aux
dispositions des articles 11.1 (v) et 15.1 des présents Statuts.
26.2. Sans préjudice des dispositions de l'article 23.3 des présents Statuts et suite à sa désignation
par l'Assemblée générale, la Trésorière de l'Association répondra, sous la supervision du Conseil
d'administration, de la gestion quotidienne des espèces et des finances de l'Association. La
Trésorière rendra compte auprès du Conseil d'administration et devra répondre à toutes questions
raisonnables afférentes à l'administration financière posées par le Conseil d'administration dans un
délai raisonnable.
V. Représentation
Article 27 - Représentation
27.1. Sauf disposition contraire dans les présents Statuts, et sans préjudice des dispositions des
articles 18.2 et 23.3, l'Association est valablement représentée, pour tous les actes juridiques à
l'égard des tiers, par (i) le Conseil d'administration ou (ii) deux (2) administratrices agissantes
conjointement, qui n'auront pas à justifier auprès des tierces personnes les pouvoirs conférés à cet
effet.
27.2. L'Association sera valablement représentée dans le cadre de toutes les actions légales ou
procédures d'arbitrage, en tant que demanderesse ou défenderesse, devant les cours, les tribunaux
ou toutes autres juridictions, par la Directrice générale de l'Association seul ou par une
administratrice désignée par le Conseil d'administration à de tels effets, qui n'auront pas à justifier
auprès des tiers les pouvoirs conférés à cet effet.
VI. Finances
Article 28 - Exercice fiscal
28.1. L'exercice fiscal de l'Association commencera le 1er janvier et prendra fin le 31 décembre de
chaque année calendaire.
28.2. Le Conseil d'administration devra soumettre, annuellement, à l'Assemblée générale :
(i) les comptes annuels pour l'exercice fiscal précédent ;
(ii) le budget ; et
(iii) le cas échéant, le rapport de gestion du Conseil d'administration.
Article 29 - Ressources financières
29.1. Les ressources financières de l'Association se composent des éléments suivants :
(i) les cotisations des Sponsors de l'Association et toutes autres formes de cotisations de sponsoring;
(ii) les ressources financières découlant des activités économiques et génératrices de revenus
exercées à titre accessoire dans le respect des dispositions de l'article 5.2 des présents Statuts ;
(iii) les cotisations des Membres (éventuelles) ; et
(iv) toute autre ressource financière légalement autorisée qui pourrait être versée ou accordée à
l'Association.
Article 30 - Contrôle par le(s) commissaire(s)
30.1. L'Association n'est pas tenue de désigner un commissaire, tant qu'elle ne relève pas du champ
d'application de l'article 3:47, §6 du CBSA pour le dernier exercice clôturé. Dans ce cas, l'Assemblée
générale pourra, néanmoins, chaque année, pour l'exercice suivant, confier l'audit des comptes
annuels : (i) à une (1) ou plusieurs commissaire(s) ou (ii) à une vérificatrice aux comptes qui devra
être Membre de l'Association.
30.2. L'Assemblée générale doit désigner un (1) ou plusieurs commissaire(s) parmi les membres de
l'Institut des Réviseurs d'Entreprises belge, dès que l'Association entre dans le champ d'application
de l'article 3:47, §6 du CBSA pour le dernier exercice clôturé. Ce ou ces commissaire(s) est/sont
chargée(s) de contrôler : (i) la situation financière de l'Association ;
(ii) les comptes annuels de l'Association et leur régularité au regard de la loi et des Statuts ; et (iii) les
opérations qui doivent être mentionnées dans les comptes annuels de l'Association.
L'Assemblée générale déterminera également la rémunération du ou des commissaire(s) aux
comptes.
VII. Responsabilité
Article 31 - Responsabilité
31.1. L'Association ne répondra de ses dettes qu'à hauteur du montant de ses propres actifs.
31.2. Les administratrices et la/les personne(s) chargée(s) de la gestion quotidienne ne verront pas
leur responsabilité personnelle engagée concernant les dettes ou tous autres engagements de
Volet B
l'Association.
La responsabilité vis-à-vis de l'Association et des tiers des administratrices et de la/des personne(s)
chargée(s) de la gestion journalière est limitée à l'exécution de leur mission conformément au droit et
aux dispositions légales applicables, ainsi qu'à celles des présents Statuts et du Règlement d'ordre
intérieur (le cas échéant).
Les administratrices et la/les personne(s) chargée(s) de la gestion journalière ne verront leur
responsabilité personnelle engagée vis-à-vis de l'Association que pour les fautes commises dans le
cadre de l'accomplissement de leur mission de gestion (journalière). Elles répondront aussi vis-à-vis
de l'Association et des tiers de leurs fautes délictuelles.
La responsabilité maximale des administratrices et de la/des personne(s) chargée(s) de la gestion
journalière est restreinte au plafond fixé conformément à l'article 2:57 du CBSA.
31.3. Les Membres et leurs Représentantes des Membres respectives ne verront pas leur
responsabilité personnelle engagée concernant les dettes ou tous autres engagements de
l'Association, ou quelque autre obligation que ce soit, quelle qu'en soit sa nature.
VIII. Statuts : Modification et Dissolution
Article 32 - Modification des Statuts
32.1. Toute proposition visant à modifier les présents Statuts devra émaner du Conseil
d'administration, ou d'au moins la moitié (1/2) des Membres de l'Association.
L'avis convoquant la réunion de l'Assemblée générale tranchant sur une telle proposition, ainsi que
les modifications proposées, devront être portés à l'attention des Membres au moins trente (30) jours
calendaires avant la réunion en question.
32.2. L'Assemblée générale sera réputée avoir été valablement constituée et avoir atteint le quorum
requis pour trancher sur toute proposition de modification des Statuts de l'Association lorsqu'au
moins les deux tiers (2/3) des Membres présentes ou représentées participent à la réunion
correspondante.
Si ledit quorum n'est pas atteint lors de la première réunion, une seconde réunion de l'Assemblée
générale, avec la même finalité, sera convoquée, laquelle pourra trancher définitivement et
valablement sur la proposition, à la même majorité de voix prévue à l'article 32.3 des présents
Statuts, indépendamment du nombre de Membres présentes ou représentées à la réunion. Ladite
seconde réunion devra se tenir, au plus tôt, dans les quatorze (14) jours calendaires suivant la
première réunion de l'Assemblée générale.
32.3. Sauf si la loi en dispose autrement, toute décision concernant la modification des Statuts de
l'Association devra être adoptée à une majorité des deux tiers (2/3) des voix des Membres présentes
ou représentées à la réunion en question.
Les abstentions, les votes blancs et les votes invalides ne seront pas comptés dans le calcul de la
majorité (que ce soit dans le numérateur ou dans le dénominateur).
Article 33 - Dissolution
33.1. Toute proposition visant à dissoudre l'Association devra émaner : (i) du Conseil
d'administration ; (ii) d'au moins un cinquième (1/5) des Membres ; ou (iii) le cas échéant, de la/des
commissaire(s) sur demande d'un cinquième (1/5) des Membres. La dissolution proposée devra être
expressément mentionnée dans l'avis de convocation de la réunion de l'Assemblée générale envoyé
à toutes les Membres au moins un (1) mois avant la date de cette dernière, lors de laquelle il sera
décidé de toute proposition de dissolution de l'Association.
33.2. La dissolution de l'Association requiert une délibération et une décision de l'Assemblée
générale.
L'Assemblée générale sera réputée être valablement constituée et avoir atteint le quorum requis pour
décider de la dissolution de l'Association lorsqu'au moins les deux tiers (2/3) des Membres sont
présentes ou représentées à la réunion correspondante.
Si ledit quorum n'est pas atteint lors de la première réunion, une seconde réunion de l'Assemblée
générale, avec la même finalité, sera convoquée, laquelle pourra trancher définitivement et
valablement sur la proposition, à la même majorité de voix prévue à l'article
33.3 des présents Statuts, indépendamment du nombre de Membres présentes ou représentées à la
réunion. Ladite seconde réunion devra se tenir, au plus tôt, dans les quatorze (14) jours calendaires
suivant la première réunion de l'Assemblée générale.
33.3. Sauf si la loi en dispose autrement, toute décision concernant la dissolution de l'Association
devra être adoptée à une majorité simple des voix des Membres présentes ou représentées à la
réunion en question.
Les abstentions, les votes blancs et les votes invalides ne seront pas comptés dans le calcul de la
majorité (que ce soit dans le numérateur ou dans le dénominateur).
33.4. Si la dissolution est décidée, l'Assemblée générale devra, dans sa décision de dissolution :
déterminer les modalités de la liquidation, désigner une (1) ou plusieurs liquidatrice(s) ;
déterminer ses/leurs pouvoirs ; et indiquer l'allocation des actifs nets de l'Association.
33.5. Dans tous les cas de dissolution délibérée ou judiciaire, les actifs nets de l'Association
Volet B
dissoute ne pourront pas être payés aux Membres de l'Association ou à une quelconque des
administratrices, mais seront alloués à une institution/organisation sans but lucratif désignée par
l'Assemblée générale. Le Conseil d'administration sera chargé, par la suite, de la mise en oeuvre
d'une telle décision.
IX. Règlement d'ordre intérieur
Article 34 - Règlement d'ordre intérieur
34.1. Un Règlement d'ordre intérieur pourra être rédigé par le Conseil d'administration et adopté par
l'Assemblée générale, afin de mettre en oeuvre et de détailler davantage les présents Statuts, dans
le but de faciliter la régulation et la gestion de l'Association.
La version la plus récente du Règlement intérieur date du 1er avril 2022
34.2. Tout Règlement d'ordre intérieur adopté pourra être modifié conformément aux dispositions de
l'article 11.1 (xi) des présents Statuts.
34.3. Tout Règlement d'ordre intérieur adopté sera à la disposition de tous les Membres et
communiqué à ces derniers dans le respect des dispositions de l'article 2:32 du CBSA.
34.4. Tout Règlement d'ordre intérieur adopté viendra compléter les Statuts et sera subordonné à
ces derniers. En cas de contradiction entre tout Règlement d'ordre intérieur et les Statuts de
l'Association, ces derniers prévaudront.
X. Langue - Droit applicable - Juridiction compétente
Article 35 - Langue de travail
35.1. La langue de travail de l'Association sera l'anglais.
La langue utilisée pour les documents et les relations officielles avec les autorités belges sera le
français. En cas de litige concernant les Statuts et le Règlement d'ordre intérieur, la version officielle
française publiée prévaudra. Vis-à-vis des tiers, seule la version officielle française publiée fera foi.
Article 36 - Droit applicable
36.1. Tout ce qui n'est pas prévu au sein des présents Statuts ou dans les publications effectuées
dans les Annexes du Moniteur Belge sera règlementé conformément aux dispositions du CBSA, tel
que modifié et amendé par les lois subséquentes, ainsi qu'à ses arrêtés royaux d'application.
Article 37 - Juridiction compétente
37.1. Tout différend en rapport avec les présents Statuts sera porté devant la juridiction belge
compétente.
1 Pour faciliter la lecture, seule la forme féminine est utilisée dans le présent document toute
référence au genre féminin est réputée et interprétée comme incluant une personne de n'importe
quel genre.
(...)
QUATRIEME RESOLUTION: Adoption d'un Règlement d'Ordre Intérieur.
L'assemblée décide d'adopter un Règlement d'Ordre Intérieur
(...)
SEPTIEME RESOLUTION: Procuration pour les formalités.
L'assemblée confère tous pouvoirs à tous pouvoirs à Ruth Wirtz, Shahine Rezaei Kalantari et chaque
autre avocat du cabinet Osborne Clarke SCRL, qui tous, à cet effet, élisent domicile à 1050
Bruxelles, Place du Champ de Mars 5, chacun agissant séparément, ainsi qu'à leurs employés,
préposés et mandataires, avec droit de substitution, afin d'assurer les formalités auprès d'un guichet
d'entreprise en vue d'assurer l'inscription/la modification des données dans la Banque Carrefour des
Entreprises et, le cas échéant, auprès de l'Administration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée.
(...)
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l'extrait : une expédition de l'acte, une liste de présence, une copie de
l'A.R. en date du 18 mai 2022 approuvant la modification de l'objet et des activités de l'AISBL
"OpenForum Europe", en abrégé "OFE", le texte coordonné des statuts).
 
Tim Carnewal
Notaire