N° d'entreprise : 1016. 932. 459
Nom
(en entier) : Circular Intelligence Association
(en abrégé) :
Forme légale : ASBL
Objet de l'acte : Constitution
Les soussignés :
1.ECOWISE EKODENGE LIMITED, constituée sous la forme d'une private company limited by shares de
2.FUNDACION CARTIF, constituée sous la forme d'une fundación de droit espagnol, dont le siège est établi
3.EUROCONSUMERS, constituée sous la forme d'une association internationale sans but lucratif de droit
4.WEEE FORUM, constituée sous la forme d'une association internationale sans but lucratif de droit belge,
5.BUILT ENVIRONMENT COMMONS, constituée sous la forme d'une association déclarée de droit
6.COMET GLOBAL INNOVATION, constituée sous la forme d'une sociedad limitada, dont le siège est établi
Réunis en assemblée le 8 novembre 2024 ont convenu de constituer une association sans but lucratif et
*	*	*
ARTICLE 1.L'ASSOCIATION
1.1.Forme juridique
L'Association est constituée sous la forme d'une association sans but lucratif (A.S.B.L.) conformément au
1.2. Dénomination
L'Association est dénommée « Circular Intelligence Association ».
L'Association pourra développer des activités sans but lucratif ou des activités économiques sous sa propre
1.3.	Siège
Le siège de l'Association est établi en Région de Bruxelles-Capitale. L'adresse du siège peut être modifiée
1.4.	Durée
L'Association est constituée pour une durée illimitée.
1.5. Mentions obligatoires
La dénomination de l'Association (suivie de la mention « association sans but lucratif » ou « ASBL »), son
ARTICLE 2.BUT ET OBJET
2.1.	But
L'Association a pour but désintéressé de servir de centre de compétences et de réseau pour les propriétaires
Objet	2.2.
2.2.1.En vue d'atteindre son but, l'Association a notamment pour objet :
-Servir de réseau permanent pour permettre l'utilisation des résultats exploitables des projets de recherche
-Permettre et soutenir l'accès à des services logiciels « open source » ou sous licence, qui peuvent être
-Identifier et combler le déficit d'information entre tous les acteurs concernés par le cycle de vie d'un produit,
-Agir en tant qu'entité certifiée ou de référence pour la gestion et la vérification des informations relatives au
-Exploiter et promouvoir des services logiciels testés et éprouvés sur le marché pour améliorer les
-Soutenir la création et l'adoption de normes et de meilleures pratiques pour l'économie circulaire,
-Disséminer et sensibiliser aux bonnes pratiques et à l'impact produit ;
-Assurer la liaison et la collaboration avec la Commission européenne et d'autres organismes publics et
-Soutenir la gestion de l'innovation, l'échange de droits de propriété intellectuelle et les investissements.
2.2.2.L'Association pourra prêter son concours et s'intéresser à toute activité similaire à son objet.
2.2.3.L'Association pourra développer ses activités en Belgique et à l'étranger.
2.2.4.L'Association pourra exercer, sans restriction, des activités économiques/à but lucratif et/ou non
2.2.5.L'Association pourra poser tous les actes et opérations se rapportant directement ou indirectement à
2.2.6.L'Association pourra posséder, en pleine propriété ou en usufruit, acheter ou prendre en location, tous
2.2.7.Elle pourra se procurer, par tous les moyens qui lui paraissent utiles, les ressources en vue d'exercer
ARTICLE 3.MEMBRES
3.1. Généralités
3.1.1.L'Association est composée de membres effectifs et de membres adhérents.
3.1.2.Les membres qui sont des personnes morales désignent la (les) personne(s) physique(s) habilitée(s)
3.2. Membres effectifs
3.2.1.Les membres effectifs sont des personnes morales, des organisations ou des entreprises personnes
3.2.2.Les fondateurs susmentionnés sont les premiers membres effectifs de l'Association.
3.2.3.L'Association compte au moins deux membres effectifs, qui disposent de tous les droits visés par le
3.2.4.Les conditions d'admission en qualité de membre effectif sont les suivantes :
-Démontrer par leurs propres statuts ou par leur pratique qu'ils ont un intérêt ou une compétence en rapport
-S'engager à s'impliquer particulièrement dans la détermination de la stratégie et de la politique générale de
-S'engager à s'impliquer particulièrement dans le développement des activités et la réalisation du but de
-Avoir été accepté par l'assemblée générale en qualité de membre effectif ;
-Avoir payé la cotisation visée à l'article 3.7.
3.2.5.Les candidats adressent leur candidature au conseil d'administration par écrit. L'assemblée générale
3.2.6.Le candidat non-admis ne peut présenter une nouvelle candidature qu'après un délai de deux ans
3.3. Membres adhérents
3.3.1.Les membres adhérents sont des personnes morales, des organisations ou des entreprises personnes
3.3.2.Les membres adhérents ont le droit de s'impliquer particulièrement dans le développement des
3.3.3.L'étendue des services de soutien fournis par les membres adhérents, y compris la présence
3.3.4.Les conditions d'admission en qualité de membre adhérent sont les suivantes :
-Démontrer par leurs propres statuts ou par leur pratique qu'ils ont un intérêt ou une compétence en rapport
-Avoir été accepté par le conseil d'administration en qualité de membre adhérent ;
-Avoir payé la cotisation visée à l'article 3.7.
3.3.5.Les candidats adressent leur candidature au conseil d'administration par écrit. Le conseil
3.3.6.Le candidat non-admis ne peut présenter une nouvelle candidature qu'après un délai de deux ans
3.4. Démission
3.4.1.Les membres sont libres de se retirer à tout moment de l'Association en adressant par écrit leur
3.4.2.La démission prend effet le jour de l'envoi de cet écrit. Tout accès aux plateformes numériques de
3.4.3. Tout membre démissionnaire sera cependant tenu au paiement de la cotisation qui a été fixée pour
3.5.Exclusion - Suspension
3.5.1.L'exclusion d'un membre effectif ne peut être prononcée que par l'assemblée générale au scrutin
3.5.2.L'exclusion d'un membre adhérent ne peut être prononcée que par le conseil d'administration à la
3.5.3.Le conseil d'administration peut suspendre, jusqu'à la décision de l'assemblée générale, les membres
3.5.4. La décision de suspension et/ou d'exclusion est motivée et notifiée à l'intéressé par écrit.
3.5.5.La qualité de membre effectif ou adhérent se perd automatiquement par le décès, la dissolution ou la
3.6. Absence de droit des membres sur les avoirs de l'Association
3.6.1.Les membres démissionnaires, suspendus ou exclus, ainsi que les héritiers ou ayants droit d'un
3.6.2.Ils ne peuvent réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de compte, ni apposition de scellés, ni
3.7. Cotisations
3.7.1.Les membres effectifs et les membres adhérents peuvent être tenus de payer une cotisation annuelle,
3.7.2.Le montant et les modalités de paiement de la cotisation annuelle sont publiés sur le site de
3.7.3.La cotisation annuelle à charge des membres effectifs et des membres adhérents ne peut excéder un
3.8. Registre des membres
3.8.1.Le conseil d'administration tient au siège de l'Association un registre des membres conformément à
3.8.2.Les membres peuvent communiquer à l'Association une adresse électronique. Dans ce cas, toute
ARTICLE 4.L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES
4.1. Composition
L'assemblée générale est composée de tous les membres effectifs de l'Association. Elle est présidée par le
4.2. Compétences et pouvoirs
4.2.1.L'assemblée générale a les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par le CSA ou par les
4.2.2.Sont notamment réservés à la compétence de l'assemblée générale :
-Les modifications des statuts ;
-La nomination et la révocation des administrateurs ;
-L'admission ou l'exclusion d'un membre effectif ;
-La fixation de la rémunération des administrateurs dans le cas où une rémunération leur est attribuée ;
-Le cas échéant, la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération ;
-La décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires, ainsi que, le cas échéant, l'introduction
-L'approbation des budgets et des comptes annuels ;
-L'approbation de la cotisation annuelle sur proposition du conseil d'administration ;
-La dissolution de l'Association ;
-La transformation de l'Association en association internationale sans but lucratif (A.I.S.B.L.) ou en société
-Effectuer ou accepter l'apport à titre gratuit d'universalité ;
-Tous les autres cas où la loi ou les Statuts l'exigent.
4.3. Convocation - Représentation
4.3.1.L'assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, au plus tard le 30 juin.
4.3.2.L'assemblée générale extraordinaire peut se réunir à tout moment sur convocation du conseil
4.3.3.Les assemblées générales se tiennent au siège de l'Association ou à tout autre endroit désigné dans
la convocation.
4.3.4.Le conseil d'administration fixe l'ordre du jour et convoque tous les membres effectifs et adhérents,
4.3.5.Le cas échéant, le conseil d'administration convoque l'assemblée générale dans les vingt-et-un jours
4.3.6.Les convocations sont faites à l'adresse électronique communiquée à l'Association et, à défaut d'une
4.3.7.Les membres effectifs peuvent se faire représenter par un mandataire qui doit être un membre effectif
4.4.Quorum et vote
4.4.1. Tous les membres effectifs ont un droit de vote égal à l'assemblée générale, chacun disposant d'une
4.4.2.Les membres adhérents peuvent assister à l'assemblée générale mais ne disposent pas d'une voix
4.4.3.Les résolutions sont prises à la majorité absolue des voix présentes ou représentées, sauf dans le cas
4.4.4.Les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des
4.4.5.En cas de parité de voix, celle du président est prépondérante.
4.5.Assemblée générale par procédure écrite
4.5.1.Les décisions de l'assemblée générale peuvent être prises par consentement unanime des membres
4.5.2.En ce qui concerne la datation de l'assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire), la date de la
4.5.3.La proposition de décision écrite envoyée doit indiquer si tous les points de l'ordre du jour doivent être
4.5.4.La proposition de décision écrite envoyée aux membres peut déterminer que l'approbation doit
4.6.Participation de l'assemblée générale à distance
4.6.1.Le conseil d'administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à
4.6.2.La convocation à l'assemblée générale contient une description claire et précise des procédures
4.6.3.Le moyen de communication électronique mis à disposition par l'Association doit au moins permettre
4.6.4.Ce moyen de communication électronique doit en outre permettre au membre de participer aux
4.7.Procès-verbaux - Registre
4.7.1.Les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans des procès-verbaux signés par le
4.7.2.Ces procès-verbaux sont également conservés au siège de l'Association où tous les membres effectifs
4.7.3.Les membres effectifs et adhérents justifiant d'un intérêt apprécié souverainement par le conseil
ARTICLE 5.ADMINISTRATION ET REPRESENTATION
5.1. Composition du conseil d'administration
5.1.1.L'Association est administrée par un conseil d'administration collégial composé de trois
5.1.2.Les membres du conseil d'administration sont nommés et révoqués par l'assemblée générale, statuant
5.1.3.La fonction des membres du conseil d'administration est conférée pour une durée de trois ans,
5.1.4.En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le vice-président, à défaut, par
5.1.5.Les administrateurs personnes morales doivent désigner une personne physique comme représentant
5.1.6.L'administrateur qui désire démissionner doit le notifier par écrit au conseil d'administration. Le conseil
5.1.7.Les administrateurs sont tenus, dans l'exercice de leur fonction, à une obligation de confidentialité.
5.2. Rémunération des administrateurs
L'assemblée générale détermine si la fonction des administrateurs est exercée à titre gratuit ou à titre
5.3. Réunions, délibérations et décisions du conseil d'administration
5.3.1.Le conseil d'administration se réunit, sur convocation du président, aussi souvent que le requiert
5.3.2.La convocation à une réunion du conseil d'administration est envoyée par lettre ordinaire ou par
5.3.3.Le conseil d'administration est présidé par le président ou, en son absence, par le vice-président ou,
5.3.4.Le conseil d'administration ne peut statuer que si la majorité de ses membres est présente ou
5.3.5.Ses décisions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, la voix du président
5.3.6.En cas d'empêchement, un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur. Le
5.3.7.Les réunions du conseil d'administration peuvent aussi être tenues avec par courrier électronique,
5.3.8.Les décisions du conseil d'administration sont consignées dans un registre des procès-verbaux signés
5.4.Compétences et pouvoirs du conseil d'administration
5.4.1.Le conseil d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion et l'administration de
5.4.2.Il peut notamment faire et recevoir tous paiements et en exiger ou donner quittance, ouvrir et fermer
5.4.3.Sont seuls exclus de sa compétence les actes réservés par la loi ou les présents Statuts à celle de
5.4.4.Le conseil d'administration peut nommer, soit lui-même, soit par son délégué à la gestion journalière,
5.5. Conflits d'intérêts
5.5.1.Lorsque le conseil d'administration est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une
5.5.2.Dans le cas mentionné à l'article 9:8, §1er, al. 2 du CSA, le conseil d'administration décrit dans le
5.5.3.L'administrateur ayant un conflit d'intérêts visé à l'article 5.5.1 ne peut prendre part aux délibérations
5.5.4.Cette procédure n'est pas applicable lorsque les décisions du conseil d'administration concernent des
5.6.Gestion journalière
5.6.1.La gestion journalière de l'Association, ainsi que la représentation de celle-ci en ce qui concerne cette
5.6.2.Lorsque la gestion journalière est confiée à plusieurs personnes, celles-ci agissent collégialement.
5.6.3.La gestion journalière comprend aussi bien les actes et décisions qui n'excèdent pas les besoins de
5.6.4.Cette délégation inclut la représentation de l'Association vis-à-vis de tiers, en ce compris la
5.7. Représentation
5.7.1.Les actions judiciaires, tant en demande qu'en défense, sont intentées ou soutenues au nom de
5.7.2.À moins d'une délégation spéciale du conseil d'administration, la représentation de l'Association dans
5.7.3.Les administrateurs et délégués à la gestion journalière qui représentent l'Association doivent, dans
5.7.4.Les administrateurs et la ou les personne(s) chargée(s) de la gestion journalière ne contractent, en
ARTICLE 6.MODIFICATION DES STATUTS
6.1.Une assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications des statuts, y compris les
6.2.Si cette dernière condition n'est pas remplie, une nouvelle assemblée est convoquée. Cette seconde
6.3.Dans les deux cas précités, une modification des Statuts ne peut être adoptée que si elle réunit les deux
ARTICLE 7.DISSOLUTION ET LIQUIDATION
7.1.Une assemblée générale ne peut décider de la dissolution de l'Association que si les deux tiers de ses
7.2.La décision ne peut être adoptée que si elle réunit les quatre cinquièmes des voix des membres effectifs
7.3.Si la dissolution est décidée, l'assemblée générale nomme un liquidateur dont elle définira la mission.
7.4.En cas de dissolution et de liquidation, le patrimoine de l'Association sera affecté au but désintéressé
ARTICLE 8.FINANCEMENT ET COMPTABILITÉ
8.1. Financement
8.1.1.L'Association sera notamment financée par des subventions, des allocations, des cotisations, des
8.1.2.L'Association peut par ailleurs lever des fonds par tout moyen légal, et peut également vendre des
8.2.Comptabilité
8.2.1.L'exercice comptable débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année civile.
8.2.2.L'Association doit tenir une comptabilité conforme au droit belge.
8.2.3.Le conseil d'administration soumet les comptes annuels de l'exercice précédent ainsi qu'une
8.2.4.Les comptes annuels sont déposés dans les 30 jours de leur approbation par l'assemblée générale,
8.3. Commissaire
8.3.1.Dans la mesure où elle y serait légalement obligée, en application de l'article 3:47, §6 du CSA,
8.3.2.Le commissaire examine les livres de l'Association au moins une fois par an et présente un rapport
ARTICLE 9.DIVERS
Tout ce qui n'est pas prévu explicitement dans les présents Statut est réglé par le Code des sociétés et des
ARTICLE 10.DISPOSITIONS FINALES ET/OU TRANSITOIRES
10.1. Décisions
Les fondateurs susmentionnés prennent à l'unanimité les décisions suivantes qui ne deviendront effectives
a)Adresse du siège :
L'adresse du siège se situe Rue du Congrès 35 à 1000 Bruxelles.
b)Premier exercice comptable :
Exceptionnellement, le premier exercice comptable commencera le jour du dépôt et prendra fin le 31
c)Désignation des administrateurs :
Les fondateurs susmentionnés décident à l'unanimité que le conseil d'administration sera composé des
1.ECOWISE EKODENGE LIMITED, prénommée, représentée par son représentant permanent Monsieur
2.FUNDACION CARTIF, prénommée, représentée par son représentant permanent Monsieur Sergio SANZ
3.EUROCONSUMERS, prénommée, représentée par son représentant permanent Madame Luisa
4.WEEE FORUM, prénommée, représentée par son représentant permanent Monsieur Pascal LEROY;
5.BUILT ENVIRONMENT COMMONS, prénommée, représentée par son représentant permanent Monsieur
6.COMET GLOBAL INNOVATION, prénommée, représentée par son représentant permanent Monsieur
Leur fonction est exercée gratuitement.
d)Commissaires :
Compte tenu des critères légaux, les fondateurs susmentionnés décident de ne pas nommer de
e)Rôles au sein du conseil d'administration et délégué(s) à la gestion journalière :
Les personnes désignées comme administrateurs désignent en qualité de :
-Président : ECOWISE EKODENGE LIMITED, prénommée, représentée par son représentant permanent
-Vice-Président : FUNDACION CARTIF, prénommée, représentée par son représentant permanent
Chacun ici présent et qui accepte son rôle.
f)Site internet et adresse électronique
Le site internet de l'Association est :
www.circularintelligence.org.
L'adresse électronique de l'association est :
management@circularintelligence.org.
10.2.Reprise d'engagements
Les personnes désignées comme administrateurs décident de la reprise par l'Association des engagements
ARTICLE 11.Procuration
Les fondateurs susmentionnés confèrent tous pouvoirs à Henri Culot et Joanne Defer, avocats, dont le
Fait le 8 novembre 2024 en un (1) exemplaire électronique.
Traduction anglaise de l'acte constitutif de Circular Intelligence Association ASBL:
The undersigned:
1.ECOWISE EKODENGE LIMITED, a private company limited by shares, incorporated under the laws of
2.FUNDACION CARTIF, a fundación incorporated under the laws of Spain, having its registered office at
3.EUROCONSUMERS, an association internationale sans but lucratif, incorporated under the laws of
4.WEEE FORUM, an association internationale sans but lucratif, incorporated under the laws of Belgium,
5.BUILT ENVIRONMENT COMMONS, an association déclarée, incorporated under the laws of France,
6.COMET GLOBAL INNOVATION, a sociedad limitada, incorporated under the laws of Spain, having its
Gathered in assembly on 8th November 2024 have decided to create a non-profit association and to accept
*	*	*
ARTICLE 1. THE ASSOCIATION
1.1. Legal form
The Association is created in the form of a non-profit association (A.S.B.L.) in accordance with the Code of
Name	1.2.
The name of the Association is « Circular Intelligence Association ».
The Association may develop non-profit activities or economic activities under its own name, but also,
1.3.Registered office
The registered office of the Association is located in the Brussels-Capital Region. The address of the
1.4.	Term
The Association is created for an unlimited term.
1.5.Mandatory items of information
The name of the Association (followed by the words « association sans but lucratif »> or « ASBL »>), its
ARTICLE 2. PURPOSE AND OBJECT
2.1.	Purpose
The Association's disinterested purpose is to serve as a competence center and network for owners and
2.2.	Object
2.2.1.With a view to achieving its purpose, the Association has the following object:
-Serve as a permanent network to enable usage of the exploitable outcomes of collaborative research
-Enable and support access to open source or licensed based software services, that can be utilised for
-Identify and bridge the information gap among all relevant stakeholders across the product life cycle
-Act as a certified or reference entity for life cycle information management and verification, including data
-Exploit and promote tested and proven software services in the market to enhance circularity performances
-Support the creation and uptake of standards and best practices for circular economy, interoperability for
-Disseminate and increase awareness on good practices and delivered impact;
-Liaise and collaborate with European Commission and similar public and private bodies to enhance the
-Support innovation management, intellectual property rights exchange and investments.
2.2.2.The Association may lend its assistance and take an interest in any activity similar to its object.
2.2.3.The Association may develop its activities in Belgium and abroad.
2.2.4. The Association may carry out, without restriction, economic/profit-making and/or non-economic
2.2.5.The Association may carry out all deeds and transactions relating directly or indirectly to its purpose
2.2.6.The Association may own, in full or in usufruct, purchase or lease any movable or immovable property
2.2.7.It may obtain, by any means it deems useful, the resources it needs to carry out its activities.
ARTICLE 3. MEMBERS
3.1.General information
3.1.1.The Association is formed by full members and affiliate members.
3.1.2.Members who are legal entities designate the natural person(s) authorised to represent them and any
3.2.Full members
3.2.1.Full members are legal entities, organisations or natural-person enterprises who have the right to vote
3.2.2.The aforementioned founders are the first full members of the Association.
3.2.3.The Association shall have at least two full members, who shall have all the rights provided by the
3.2.4. The conditions for admission as a full member are as follows:
-Demonstrate through their own statutes or by their practice that they have interest or competence related
-Undertake to be involved in determining the strategy and general policy of the Association;
-Undertake to be involved in the development of the Association's activities and the achievement of its
-To have been accepted by the general assembly as a full member;
-To have paid the membership fee referred to in article 3.7.
3.2.5.Candidates submit their applications to the board of directors in writing. The general assembly will
3.2.6.Candidates who are not accepted may not submit a new application until two years have elapsed since
3.3.Affiliate members
3.3.1.Affiliate members are legal entities, organisations or natural-person enterprises that support the
3.3.2.The affiliate members have the right to be involved in the development of the Association's activities
3.3.3.The scope of support services provided by the affiliate members, including digital presence,
3.3.4.The conditions for admission as an affiliate member are as follows:
-Demonstrate through their own statutes or by their practice that they have an interest or competence related
-To have been accepted by the board of directors as an affiliate member;
-To have paid the membership fee referred to in article 3.7.
3.3.5.Candidates submit their applications to the board of directors in writing. The board of directors will
3.3.6.Candidates who are not accepted may not submit a new application until two years have elapsed since
3.4. Resignation
3.4.1. The members are free to resign from the Association at any time by sending their resignation in writing
3.4.2. The resignation takes effect on the day the written resignation is sent. Any access to the Association's
3.4.3.Any member who resigns will nevertheless be required to pay the membership due for the year during
3.5.Exclusion - Suspension
3.5.1. The exclusion of a member a full member may only be decided by the general assembly by secret vote
3.5.2.The exclusion of an affiliate member may only be decided by the board of directors by a two-thirds
3.5.3.The board of directors may suspend, pending a decision by the general assembly, full or affiliate
3.5.4.Justification for suspension and/or exclusion must be given and the decision is notified to the member
3.5.5.Membership (full or affiliate) is automatically terminated by death, dissolution or insolvency.
3.6.No rights of the members on the assets of the Association
3.6.1.Members who resign, are suspended or excluded, or the heirs or assigns of a deceased member, have
3.6.2.They may not claim or request statements, rendering of accounts, affixing of seals, inventories or
3.7.Membership fees
3.7.1.Full members and affiliate members may be required to pay an annual membership fee, the amount
3.7.2.The amount and the terms of payment of the membership fee are be published on the Association's
3.7.3.The annual membership fee payable by full members and affiliate members may not exceed EUR
3.8.Register of members
3.8.1.The board of directors shall maintain a register of members at the registered office of the Association
3.8.2.Members may provide the Association with an email address. In that case, any communication to that
ARTICLE 4. THE GENERAL ASSEMBLY OF MEMBERS
4.1.Composition
The general assembly is made up of all full members of the Association. It is chaired by the chairperson of
4.2.Competence and powers
4.2.1. The general assembly has the powers expressly granted to it by the CCA or by the Articles of
4.2.2.The following matters in particular are reserved to the general assembly:
-Amendments to the Articles of Association;
-The appointment and dismissal of directors;
-Admission or exclusion of a full member;
-The determination of the directors' remuneration where remuneration is paid to them;
-Where applicable, the appointment and dismissal of the external auditors and the determination of their
-The discharge to be granted to the directors and the external auditors and, where appropriate, the filing of
-Approval of budgets and annual accounts;
-Approval of the membership fees upon the proposal of the board of directors;
-Dissolution of the Association;
-The transformation of the Association into an international non-profit association (A.I.S.B.L.) or a
-To make or accept a contribution of assets for no consideration;
-All other cases where required by law or the Articles of Association.
4.3.Convening - Representation
4.3.2. The extraordinary general assembly may be convened at any time by the board of directors and/or the
4.3.3.General assemblies are held at the registered office of the Association or at any other place designated
4.3.4. The board of directors sets the agenda and convenes all full and affiliate members, directors and the
4.3.5.Where applicable, the board of directors convenes the general assembly within twenty-one days of the
4.3.6.Convening notices shall be sent to the email address communicated to the Association or, in the
4.3.7.Full members may be represented by a proxy, who must be a full member and may hold no more than
4.4.Quorum and vote
4.4.1.All full members have equal voting rights at the general assembly, with each full member having one
4.4.2.Affiliate members may attend the general assembly but do not have the right to vote.
4.4.3.Resolutions are passed by an absolute majority of the votes of the full members present or
4.4.4.Invalid and blank votes, as well as abstentions, are not taken into account when calculating majorities.
4.4.5.In the event of a tie, the chairperson has a casting vote.
4.5.General assembly by written procedure
4.5.1.Decisions of the general assembly may be taken by unanimous consent of the full members expressed
4.5.2.As regards the date of the general assembly (ordinary or extraordinary), the date of the decision signed
4.5.3.The proposal for a written decision submitted must indicate whether all the items on the agenda must
4.5.4. The proposal for a written decision sent out may stipulate that approval must reach the Association's
4.6.Remote participation in the general assembly
4.6.1.The board of directors may allow the possibility for members to participate remotely in the general
4.6.2.The notice convening the general assembly shall contain a clear and precise description of the
4.6.3. The electronic means of communication made available by the Association must at least enable the
member, in a direct, simultaneous and continuous manner, to take note of the discussions at the meeting and,
as far as full members are concerned, to exercise the right to vote on all the points on which the general
4.6.4. This electronic means of communication must also enable members to participate in the deliberations
and to exercise their right to ask questions.
4.7.Minutes - Register
4.7.1. The decisions of the general assembly are recorded in minutes signed by the chairperson and any full
member who so wishes. The minutes are brought to the attention of all full and affiliate members by email, or in
the absence of an email address, by ordinary mail.
4.7.2. These minutes are also kept at the registered office, where all full and affiliate members may consult
them by appointment.
4.7.3.Full members and affiliate members who can demonstrate an interest, as determined by the board of
directors, may request extracts from these minutes, signed by the chairperson of the board of directors.
ARTICLE 5. GOVERNANCE AND REPRESENTATION
5.1.Composition of the board of directors
5.1.1.The Association is governed by a collegiate board of directors composed of at least three directors
who are full members of the Association. If the Association has two full members, the board may be composed
of two directors.
5.1.2.The members of the board are appointed and dismissed by the general assembly, deciding by a
majority of the full members present or represented.
5.1.3.Board members are appointed for a three-year period and may be dismissed at any time.
5.1.4.If the chairperson is unable to attend, their duties shall be performed by the vice-chairperson, in their
5.1.5.Directors who are legal entities must appoint a natural person as their permanent representative to
5.1.6.A director wishing to resign must notify the board of directors in writing. The board will acknowledge
5.1.7.Directors are bound by an obligation of confidentiality in the performance of their duties. This obligation
whatsoever to third parties without the Association's prior written consent.
5.2.Remuneration of the directors
The general assembly determines whether the directors' duties are performed free of charge or for
5.3.Meetings, deliberations and decisions of the board of directors
5.3.1. The board shall be convened by the chairperson as often as required in the interests of the Association
and whenever the majority of the directors or the person in charge of daily management so requests.
5.3.2.Notice of a meeting of the board of directors shall be sent by ordinary letter or by email at least seven
(7) days before the date set for the meeting, except in urgent situations. It shall contain the agenda of the
meeting.
5.3.3.The board of directors is chaired by the chairperson or, in their absence, by the vice-chairperson or, in
their absence, by the most senior director present.
5.3.4. The board may only act if the majority of its members are present or represented.
5.3.5.Decisions are taken by a simple majority of the votes of the directors present or represented, with the
5.3.6.If unable to attend, a director may be represented by another director. The representative must hold a
5.3.7.Meetings of the board of directors may also be held by email, telephone conference or
5.3.8. The decisions of the board of directors are recorded in a register of minutes signed by the chairperson
5.4.Competence and powers of the board of directors
5.4.1.The board of directors holds the broadest powers for the management and administration of the
5.4.2.It may, in particular, make and receive all payments and demand or give receipt for them, open and
5.4.3.The only acts excluded from its jurisdiction are those reserved by law or by the Articles of Association
5.4.4.The board of directors may appoint, either itself or through the person responsible for daily
5.5.Conflicts of interests
5.5.1.When the board of directors is called upon to make a decision or to approve a transaction for which it
5.5.2.In the case referred to in Article 9:8, §1, para. 2 of the CCA, the board of directors shall describe in the
5.5.3.A director who has a conflict of interest as referred to in article 5.5.1 may not take part in the
5.5.4. This procedure does not apply when the decisions of the board of directors concern standard
5.6.Daily management
5.6.1.The board of directors may delegate the daily management of the Association, as well as the
5.6.2.When daily management is assigned to several persons, they act collectively.
5.6.3.Daily management includes both acts and decisions which do not exceed the needs of the day-to-day
5.6.4. This delegation includes the representation of the Association vis-à-vis third parties, including
5.7.Representation
5.7.1.Legal proceedings, whether as plaintiff or defendant, shall be brought or conducted in the name of the
5.7.2.Unless specially delegated by the board of directors, the representation of the Association in acts that
5.7.3.Directors and the person(s) responsible for daily management who represent the Association must, in
5.7.4. The directors and the person(s) entrusted with daily management shall not, by virtue of their position,
ARTICLE 6. AMENDMENT TO THE ARTICLES OF ASSOCIATION
6.1.A general assembly may only validly deliberate on amendments to the Articles of Association, including
6.2.If the latter condition is not met, a new meeting is convened. This second meeting may validly deliberate
6.3.In both of the above cases, an amendment to the Articles of Association may only be adopted if it
ARTICLE 7. DISSOLUTION AND LIQUIDATION
7.1.A general assembly may only decide to dissolve the Association if two-thirds of its full members are
7.2.The decision may only be adopted if it receives four-fifths of the votes of the full members present or
7.3.If dissolution is decided, the general assembly appoints a liquidator and defines their mission.
7.4.In the event of dissolution and liquidation, the Association's assets shall be allocated to the disinterested
ARTICLE 8. FINANCING AND ACCOUNTING
8.1. Financing
8.1.1.The Association shall be financed in particular by subsidies, grants, subscriptions, donations, legacies
8.1.2.The Association may also raise funds by any legal means, and may also sell goods or services as long
8.2. Accounting
8.2.1.The financial year begins on 1st January and ends on 31st December of each calendar year.
8.2.2. The Association must keep accounts in accordance with Belgian law.
8.2.3.The board of directors submits the annual accounts for the previous financial year, together with a
8.2.4. The annual accounts are deposited within 30 days of their approval by the general assembly, in the
8.3.External auditor
8.3.1.Insofar as it is legally required to do so, pursuant to article 3:47, §6 of the CCA, the Association shall
8.3.2.The external auditor shall examine the accounts of the Association at least once a year and shall
ARTICLE 9. MISCELLANEOUS
All matters not expressly provided for in the present Articles of Association are governed by the Code of
ARTICLE 10. TRANSITIONAL AND/OR FINAL PROVISIONS
10.1. Decisions
The aforementioned founders unanimously take the following decisions, which will only become effective
a)Address of the registered office:
The address of the registered office is located at Rue du Congrès 35 in 1000 Brussels.
b)First financial year:
Exceptionally, the first financial year will begin on the day of filing and end on 31st December 2024.
c)Appointment of directors:
The aforementioned founders unanimously decide that the board of directors shall be composed of the
1.ECOWISE EKODENGE LIMITED, abovementioned, represented by its permanent representative Mr
2.FUNDACION CARTIF, abovementioned, represented by its permanent representative Mr Sergio SANZ
3.EUROCONSUMERS, abovementioned, represented by its permanent representative Ms Luisa
4,WEEE FORUM, abovementioned, represented by its permanent representative Mr Pascal LEROY;
5.BUILT ENVIRONMENT COMMONS, abovementioned, represented by its permanent representative Mr
6.COMET GLOBAL INNOVATION, abovementioned, represented by its permanent representative Mr
Their duties are performed free of charge.
d)External auditors:
In view of the legal criteria, the aforementioned founders have decided not to appoint an external auditor.
e)Roles on the board of directors and person(s) in charge of daily management:
The persons appointed as directors designate as:
-Chairperson: ECOWISE EKODENGE LIMITED, abovementioned, represented by its permanent
representative Mr Emre YONTEM;
-Vice-chairperson: FUNDACION CARTIF, abovementioned, represented by its permanent representative
Mr Sergio SANZ HERNANDO;
Each present and accepting their role.
f)Website and email
The Association's website is:
www.circularintelligence.org.
The association's email address is:
management@circularintelligence.org.
10.2.Takeover of commitments
The persons appointed as directors agree on the takeover by the Association of the commitments which
may have been entered into on behalf of the Association in formation in accordance with article 2:2 of the CCA.
ARTICLE 11. Proxy
The aforementioned founders confer all powers to Henri Culot and Joanne Defer, lawyers, whose firm is
established at Avenue Louise 326/26, 1050 Brussels, with power of substitution for the purpose of carrying out
(i) the formalities of filing the instrument of incorporation of the Association and all relevant documents with the
Registry of the competent Enterprise Court, (ii) the formalities of publication of the instrument of incorporation
and all relevant documents in the Annexes to the Moniteur Belge and (iii) all generally necessary formalities,
including representing the Association before all registries, authorities and enterprise counters and signing any
deeds, documents or declarations, and generally doing all that is necessary for the aforementioned purposes.
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Done on 8th November 2024 in one (1) electronic copy.
Joanne DEFER
Avocate - mandataire spécial