N° d'entreprise : 0840293380
Nom
(en entier) : The European E-invoicing Service Providers Association
(en abrégé) : EESPA
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Louise 143 bte 4
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Il résulte d'un procès-verbal dressé par Maître  Tijl DE TROYER, Notaire associé de résidence à
Ixelles, le 1er octobre 2021, en cours d’enregistrement à Bruxelles 5 que l'assemblée générale
extraordinaire de l’association internationale sans but lucratif ‘The European E-invoicing Service
Providers Association’, en abrégé “EESPA”, a pris les résolutions suivantes à l’unanimité :
 
[…]
Première résolution
En application de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et des associations et
portant des dispositions diverses, l’assemblée générale décide de soumettre l’association aux
dispositions du Code des sociétés et des associations, à partir de la date à laquelle le présent acte
sera publié.
 
Deuxième résolution
Comme conséquence des résolutions précédentes, l’assemblée générale décide d’adopter des
statuts complètement nouveaux, qui sont en concordance avec le Code des sociétés et des
associations.
L’assemblée générale déclare et décide que le texte des nouveaux statuts est rédigé comme suit :
 
STATUTS
PREMIERE PARTIE : DENOMINATION forme juridique– SIEGE– OBJET – DurEE
Article 1. Forme et dénomination
L’association prend la forme d’une Association Internationale Sans But Lucratif et est dénommée
“The European E-Invoicing Service Providers Association” (ci-après « l’Association »), en abrégé
“EESPA”. Les deux appellations peuvent être utilisées conjointement ou séparément.
Tout document émis par l’Association mentionnera la dénomination et les mots « association
internationale sans but lucratif » ou « AISBL ».
Article 2. Siège
Le siège de l’Association est en Region de Bruxelles-Capitale.
Le siège peut être transféré en n’importe quel endroit de la Région de Bruxelles-Capitale par
décision de l’Organe d’Administration publiée au Moniteur belge dans le mois de son adoption.
Article 3. Principes Objet et but
Attendu que la Facturation Electronique (e-facturation) est une pratique qui se répand rapidement et
qui implique le remplacement des factures papier par des processus entièrement électroniques, et
Attendu qu’une industrie prospère de fournisseurs de services s’est développée pour fournir aux
entreprises des services pratiques et conformes d’e-facturation et d’autres services de documents e-
business, et
Attendu que les Institutions européennes et les Etats membres de l’Union européenne ont déterminé
que l’e-facturation est identifiée comme une priorité publique basée sur la Stratégie Numérique pour
l’Europe et comme un élément clé des processus d’affaires plus efficaces et plus respectueux de l’
Volet B
environnement,
Les membres de EESPA partagent une vision commune et un engagement pour soutenir l’adoption
de l’e-facturation basée sur les principes suivants :
(A)        Servir les intérêts des clients de toutes tailles et types, y compris les grandes, petites et
moyennes entreprises, les autorités publiques et les consommateurs ;
(B)        Fournir des services faciles à utiliser, pratiques et ayant un bon rapport qualité-prix offerts et
délivrés dans un marché concurrentiel ;
(C)        Travailler pour soutenir la vision et la mise en œuvre de politique publique vers une e-
facturation conforme et pour promouvoir l’automatisation de toute la chaîne d’approvisionnement et
le remplacement du papier par des transactions entièrement électroniques ;
(D)        Développer et mettre en œuvre ces politiques et capacités convenues conjointement qui
sont appropriées et qui contribuent à la création d’un paysage performant et intégré pour l’e-
facturation et l’e-business, basé sur des normes et l’interopérabilité à travers l’Europe.
Les rôle et objet de l’Association sont strictement sans but lucratif et sont consacrés à la poursuite
des principes susmentionnés dans la promotion et le développement de l’e-facturation.
En particulier, cela peut inclure les activités suivantes :
(E)        Opérer en tant qu’organe de représentation proactif des intérêts paneuropéens au nom de
ses membres ;
(F)        Définir et communiquer des positions communes dans l’espace coopératif de l’e-facturation
et des services pertinents y relatifs, basées sur le débat actif et la participation des membres ;
(G)        Chercher à être représentée dans tous les forums pertinents et les initiatives au niveau
européen et contribuer à leurs délibérations le cas échéant ;
(H)        S’engager avec les autorités publiques européennes appropriées pour contribuer à l’
évolution du cadre légal et réglementaire ;
(I)         Fournir des Conseils aux organes et initiatives appropriés et le cas échéant promouvoir l’
utilisation de normes spécifiques ;
(J)        Développer les meilleures pratiques, normes de qualité, politiques, règles, capacités,
arrangements d’interopérabilité, codes de conduite et d’autres activités coopératives appropriées
pour une association commerciale et fournir ces services qui s’avèrent être utiles à ses membres ;
(K)        Communiquer au nom de ses membres à tous les autres intervenants tels que les
utilisateurs, décideurs publics et législateurs et autres organisations, de sorte à faire progresser les
intérêts de ses membres et de leurs clients ;
(L)        Coopérer avec d’autres organisations et initiatives dans l’intérêt de soutenir le
développement de l’e-facturation et les autres domaines de l’e-business ;
(M)       Fournir à ses membres qui le souhaitent des services appropriés tels que la promotion de l’
industrie de l’e-facturation et de l’e-business, la communication, la formation et la recherche ; 
(N)        Soutenir et contrôler la mise en œuvre des décisions prises.
L’Association n’entreprendra pas d’activités concurrentes ni ne collectera de données sur des
questions sensibles commercialement. L’Association se conformera à toutes les lois et
réglementations applicables à ses activités et assurera également le respect des lois et
réglementations en matière de concurrence ou de règles similaires.
Article 4. Durée
L’Association est constituée pour une durée indéterminée.
DEUXIEME PARTIE : MEMBRES – ELIGIBILITE – SORTIE – RESPONSABILITE
Article 5. Les Membres
5.1        Les Membres
L’éligibilité en tant que membre de l’Association est basée sur des critères ouverts, transparents et
non-discriminatoires.
Les Membres seront des entreprises constituées fournissant des services ou du support à des clients
dans le domaine des services conformes d’e-facturation et des services connexes. Les Membres
fourniront ces services dans l’Union européenne, l’Espace Economique Européen et/ou la Suisse
et/ou le Royaume Uni.
La qualité de Membre sera accordée aux groupes de sociétés liées par propriété et contrôle sur la
base d’une adhésion pour le groupe.
La qualité de Membre est soumise à :
    •  La réunion et le respect continu des critères d’éligibilité d’adhésion ;
    •  Le respect des objectifs de l’Association et de ses règles et procédures, y compris le paiement
des cotisations dues ;
    •  Continuer à rester dans une bonne situation financière et opérationnelle.
Les demandes d’adhésion sont soumises à l’approbation de l’Organe d’Administration qui informera
rapidement l’Assemblée Générale de ces décisions. Les procédures détaillées pour les demandes d’
adhésion, démissions, exclusions et mesures connexes seront détaillées dans les Règles Internes
Volet B
de l’Association.
Chaque Membre:
    •  Signera une copie des Statuts ou faire une declaration écrite pour indiquer son acceptation de
ses dispositions ;
    •  Agira en tout temps d’une manière compatible avec les objectifs de l’Association ;
    •  Fera en sorte, lorsque c’est pertinent, d’exprimer ses intérêts et ceux de ses clients ;
    •  Participera aux activités de l’Association ;
    •  Sera responsable pour les frais de voyage et d’hébergement de son propre Représentant,
lorsqu’il prendra part aux activités de l’Association ;
    •  Contribuera au budget de l’Association sur la base des cotisations annuelles telles que
déterminées par l’Assemblée Générale.
Chaque Membre s’engage à informer immédiatement l’Association s’il a connaissance d’un des
évènements suivants :
    •  Le Membre cessant de satisfaire aux critères d’adhésion détaillés ci-dessus ;
    •  La survenance de la faillite, liquidation toute autre procédure ayant les effets d’une faillite ou
liquidation selon la loi nationale de ce Membre.
(A)       Démission ou exclusion
La qualité de Membre prendra fin par démission ou exclusion.
(1)      Démission
Toutes les démissions doivent être notifiées par écrit au Secrétariat. Un Membre de l’Association qui
quitte l’Association n’aura, à partir de la date de notification de cette démission, plus aucun droit en
tant que Membre de l’Association. Nonobstant tout retrait, un Membre qui se retire ou un successeur
à ses droits et obligations sera entièrement responsable de la bonne exécution de toutes ses
obligations en vertu des présents Statuts engagés avant sa date de retrait effective, en particulier
tous les coûts qui seraient autrement de sa responsabilité pour l’année civile durant laquelle la
notification de retrait a été reçue.
(2)      Exclusion
Un Membre de l’Association peut être exclu en cas de violation des dispositions des présents
Statuts, violation des décisions de l’Association ou lorsqu’il cesse de satisfaire aux critères d’
adhésion ou s’il fait face à une faillite, liquidation ou toute autre procédure ayant les effets d’une
faillite ou d’une liquidation selon la loi nationale de ce Membre.
L’exclusion d’un Membre de l’Association est décidée par l’Organe d’Administration. L’exclusion aura
un effet immédiat. L’Organe d’Administration peut suspendre la qualité de Membre jusqu’à ce qu’il
prenne sa décision. L’Assemblée Générale sera informée immédiatement de ces décisions.
(B)        Responsabilité
Les Membres, en leur qualité de Membres, n’auront aucune responsabilité personnelle pour les
dettes et obligations de l’Association.
5.2        Les Membres Associés
L’Association peut créer une catégorie de Membre Associé. Les Membres Associés n’auront pas le
droit de vote.
Les Membres Associés sont admis à l’Association sur la base d’une décision de l’Organe d’
Administration, ces décisions étant rapidement portées à la connaissance de l’Assemblée Générale.
Les organisations admises sont celles qui ne remplissent pas les conditions d’une pleine qualité de
Membre ou, alors qu’elles répondent aux conditions pour avoir la qualité de Membre, ne souhaite
pas avoir ce statut. Des exemples d’organisations susmentionnées sont les fournisseurs de solutions
informatiques et commerciales, les opérateurs de réseau, d’autres associations pertinentes et d’
autres organisations qui sont réputées apporter une contribution significative au développement des
services d’e-facturation et d’e-business.
Les Membres Associés peuvent participer aux réunions ouvertes et groupes de travail pertinents de l’
Association sous réserve de la décision de l’Organe d’Administration.
Les Membres Associés peuvent se retirer de l’Association à tout moment. L’Organe d’Administration
peut aussi décider d’exclure les Membres Associés dans des conditions similaires à l’exclusion des
Membres.
Les procédures détaillées pour les demandes d’adhésion, démissions, exclusions et mesures
connexes seront détaillées dans les Règles Internes de l’Association.
            5.3 Représentant Désigné
Chaque Membre (et Membre Associé), étant une personne morale, désignera un Représentant pour
agir en son nom lors des activités de l’Association.
Un Représentant Désigné sera un professionnel de haut niveau, et aura directement accès à, et sera
dûment mandaté par la direction dans son organisation.
Si un Représentant Désigné ne peut pas assister à une réunion de l’Assemblée générale, il/elle peut
Volet B
désigner un Suppléant de sa propre organisation ou un Mandataire qui est un autre Représentant
Désigné pour cette réunion en avertissant le Secrétariat en bonne et due forme.
TROISIEME PARTIE : Structure DE L’Association
L’Association est régie par les dispositions du Code des sociétés et des associations (en abrégé
CSA) du 23 Mars, 2019 (ci-après le “code”)
L’Assemblée Générale est le principal organe de décision de l’Association. Afin d’accomplir cet
objectif, l’Assemblée générale aura le soutien de l’Organe d’Administration, qui aura les pouvoirs
définis dans les présents Statuts.
En outre, le travail de l’Association sera soutenu par :
    1.  Le Secrétariat;
    2.  Le Comité d’Audit;
    3.  D’autres organes et groupes de travail que l’Assemblée générale ou l’Organe d’Administration
peut constituer de manière ponctuelle.
Article 6. L’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale est le principal organe de décision de l’Association. Tous les Comités et
autres organes, y compris l’Organe d’Administration, qui peuvent être constitués, font rapport à l’
Assemblée Générale.
6.1        Composition
L’Assemblée Générale est constituée des Membres (représentés par leur Représentant Désigné).
6.2        Pouvoirs
En particulier, l’Assemblée Générale :
(A)        Approuvera le plan d’activité ainsi que le budget pour chaque année fiscale, y compris les
révisions et les sources de revenues incluant les cotisations ;
(B)        Approuvera l’activité annuelle et les états financiers pour chaque année fiscale complète et
donnera décharge à l’Organe d’Administration, au Secrétariat et au Comité d’Audit et aux autres
organes pour la mise en œuvre du budget de l’Association ;
(C)        Élira les Co-Présidents, élira les membres de l’Organe d’Administration et du Comité d’Audit
et décidera, le cas échéant, de leur rémunération ;
(D)        Nommera un Commissaire le cas échéant ;
(E)        Adoptera les règlementations et règles internes pour l’Association, telles celles concernant
les finances et le personnel, sur proposition de l’Organe d’Administration ;
(F)        Modifiera les Statuts ou décidera de la dissolution de l’Association conformément aux Statuts
et au code ;
(G)        Délibérera et statuera sur toute autre question servant les objectifs de l’Association.
6.3        Réunions
Les règles et dispositions suivantes concernent la conduite des réunions de l’Assemblée Générale :
(A)        L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par année civile pour tenir une
Assemblée Générale Annuelle et peut se réunir plus fréquemment, dans des circonstances normales
une réunion tous les six mois, ou plus fréquemment en cas de nécessité, ou si un Membre soutenu
par au minimum un tiers des Membres le requiert. Alors que les réunions de l’Assemblée Générale
auront normalement lieu de manière physique, les réunions, excepté l’Assemblée Générale
Annuelle, peuvent être tenues par conférence téléphonique le cas échant. Dans ces circonstances,
les procédures de vote seront celles définies aux points (H) et (I) ci-dessous ;
(B)        L’Assemblée Générale exprime sa position et sa volonté au moyen de Résolutions. Un
registre des Résolutions est tenu par le Secrétariat. Les Résolutions peuvent être présentées aux
tiers comme représentatives de la position de l’Association. Les Résolutions peuvent être librement
communiquées aux tiers, si cela est approuvé par l’Assemblée Générale ;
(C)        Pour prendre des décisions valides, une réunion de l’Assemblée Générale requiert un
quorum de présence d’au moins deux tiers des Membres présents ou valablement représentés. Tout
Membre (ou le cas échéant tout Représentant Désigné ou, le cas échant, son Suppléant ou
Mandataire) aura le droit d’assister et voter à la réunion de l’Assemblée Générale.
(D)        Tous les Membres disposent d’une voix. Les votes ne se font pas au scrutin secret sauf
lorsqu’il s’agit de l’élection d’une personne physique à une fonction au sein de l’Association. Les
résolutions sont adoptées à la majorité des deux tiers de ceux présents ou représentés à la réunion
(sous réserve que toute modification des Statuts est soumise aux conditions légales d’une
association internationale sans but lucratif en vertu du code). Les abstentions ne comptent pas, bien
qu’aucune Résolution ne peut être adoptée si plus de la moitié des participants s’abstient ;
(E)        L’Assemblée Générale peut décider de conférer le statut d’observateur à ses réunions à un
ou plusieurs tiers. Ces observateurs n’auront pas de droit de vote ;
(F)        Les Membres recevront du Secrétariat une notification écrite d’une réunion et un projet d’
ordre du jour pas moins que quatre (4) semaines avant la date de la réunion, et les papiers pour la
réunion pas moins de deux (2) semaines avant la date de la réunion. Les Membres auront le droit de
Volet B
proposer au Secrétariat un point à l’ordre du jour de la réunion de l’Assemblée Générale ; Cette
proposition sera faite au moins une (1) semaine avant la réunion et le Secrétariat informera les
Membres du point additionnel à l’ordre du jour dès que possible avant la réunion.  
(G)        Le décompte des votes (favorables, défavorables, abstention) sont communiqués aux
Membres. Les votes favorables, défavorables et abstentions seront enregistrés séparément pour le
vote et le procès-verbal. Pour l’élection d’une personne physique qui prend des fonctions au sein de
l’Association, les votes seront à bulletin secret ;
(H)        Lorsque l’urgence d’une question le requiert, l’Assemblée Générale peut prendre des
décisions via une procédure écrite ou électronique. A cet effet, le Secrétariat enverra par
communication électronique la (les) résolution(s) proposée(s) à tous les Membres. Cette
communication indiquera les raisons qui ont conduit à l’utilisation de la procédure écrite, ainsi que le
contexte des résolutions proposées. Les résolutions proposées seront réputées adoptées si, dans
les quinze jours ouvrables après leur envoi, le nombre des, et les votes attachés aux,
communications dûment complétées retournées au Secrétariat par les Membres sont suffisants pour
satisfaire aux exigences de quorum de présence et de votes fixées par les présents Statuts ;
(I)         Pour un vote par procédure écrite ou électronique, les votes favorables et défavorables et les
abstentions seront enregistrées séparément. Les résultats du vote doivent être communiqués à tous
les Membres par le Secrétariat dans les cinq jours ouvrables après la clôture des votes. Les résultats
d’un vote via la procédure écrite auront la même valeur qu’un vote à une réunion de l’Assemblée
générale. Cependant, ni les modifications aux Statuts, ni une élection, ni d’autres décisions sur des
questions personnelles ne peuvent être prises par un vote via la procédure écrite ;
(J)        Le Secrétariat dressera un procès-verbal des réunions de l’Assemblée Générale et tiendra un
registre des procès-verbaux. Tous les Membres recevront des copies de ces procès-verbaux.
(K)        Toutes autres procédures détaillées requises pour la conduite des réunions de l’Assemblée
Générale, et la conduite des votes (y compris les votes écrits et électroniques) seront fixées dans les
Règles Internes de l’Association.
Article 7. Les Co-Présidents
Les candidats pour les fonctions de Co-Présidents doivent démontrer de fortes capacités de
leadership, une connaissance vaste et approfondie de l’industrie et une expérience de direction
pertinente et de haut niveau. Les candidats doivent être respectés et crédibles dans la communauté
des Membres et dans la communauté plus vaste des intervenants.
Les Co-Présidents peuvent ou peuvent ne pas être des Représentants Désignés d’un Membre à l’
Assemblée Générale, et par conséquent pourraient être des individus indépendants ayant les
capacités et l’expérience pertinentes.
7.1        Désignation
Les Co-Présidents sont élus par l’Assemblée Générale pour un mandat de deux ans qui peut être
renouvelé trois fois pour une période identique.
Les élections des Co-Présidents auront lieu par bulletin secret des Membres. Une majorité simple
déterminera le résultat de chaque vote.
Toute autre procédure de vote détaillée requise sera fixée dans les Règles Internes de l’Association.
7.2        Rémunération
Selon les circonstances, les Co-Présidents peuvent être rémunérés et leurs frais remboursés de
manière appropriée. Cette rémunération sera déterminée par la décision de l’Assemblée Générale
sur la base de la recommandation de l’Organe d’Administration lors d’une session spéciale présidée
par un membre de l’Organe d’Administration.   
7.3        Responsabilités
                1.          Les Co-Présidents président les réunions de l’Assemblée Générale et de l’Organe
d’Administration. Aux réunions, et entre les réunions, les Co-Présidents auront à cœur,
premièrement, d’assurer que les conditions d’un débat large et ouvert sont réunies et,
deuxièmement, de créer les conditions d’un rassemblement en cas d’opinions divergentes, afin d’
obtenir un consensus qui est essentiel au niveau de l’industrie. Les Co-Présidents représentent en
tout temps les intérêts de l’Association et de tous ses Membres, et pas les intérêts d’une organisation
spécifique ou d’organisations spécifiques ;
                2.          Lorsque cela est nécessaire, les Co-Présidents administreront un processus de
révision de la rémunération pour définir et revoir la rémunération appropriée de telle ou telle
personne de temps à autre employée ou liée par contrat au Secrétariat. 
Article 8. L’Organe d’Administration
8.1        Composition
L’Organe d’Administration est composé d’un minimum de sept et d’un maximum de onze membres, y
compris les Co-Présidents. Ces membres (sauf les Co-Présidents qui seront élus séparément)
seront élus par l’Assemblée Générale parmi les Représentants Désignés des Membres qui se
proposent de siéger à l’Organe d’Administration et seront élus par bulletin secret à la majorité simple.
Volet B
L’Assemblée Générale prendra des mesures pour assurer un équilibre géographique dans la
composition de l’Organe d’Administration.
Les membres de l’Organe d’Administration seront élus pour une période de deux ans par l’
Assemblée Générale. Sauf pour les fonctions de Co-Présidents, un nombre de places de Membre de
l’Organe d’Administration (approximativement la moitié du nombre) fera l’objet d’une élection à
chaque Assemblée Générale Annuelle. L’élection des membres de l’Organe d’Administration aura
lieu par bulletin secret des Membres. Une majorité simple déterminera les candidats élus. Toute
autre procédure détaillée requise pour la conduite des élections sera fixée par les Règles Internes de
l’Association.
Il n’y a pas de limite de mandats que peut exercer un membre de l’Organe d’Administration.
Les membres de l’Organe d’Administration peuvent être révoqués pour des motifs établis au moyen
d’une décision de l’Assemblée Générale basée sur un vote à la majorité des deux tiers de ceux
présents ou représentés à la réunion de l’Assemblée Générale.
8.2        Responsabilités
L’Organe d’Administration s’occupe de toutes les questions pertinentes à la mission et aux activités
de l’Association.
L’Organe d’Administration est chargé de :
                1.          Décider sur l’éligibilité et l’acceptation de nouveaux Membres et Membres
Associés ou l’exclusion de Membres ou Membres Associés ;
                2.          Faire des propositions à l’Assemblée Générale sur les questions stratégiques et de
politique telles que (i) la portée du travail de l’Association, (ii) les nouveaux produits, initiatives et
déclarations devant être préparées, et (iii) les initiatives et déclarations à mettre en œuvre dans l’
exécution de sa mission ;
                3.          En ligne avec les décisions de l’Assemblée Générale, faire des propositions à l’
Assemblée Générale sur les plans de travail élaborés par les groupes de travail, ou d’autres organes
de l’Association et pour l’établissement de ces groupes de travail et autres organes qu’il juge être
nécessaires ;
                4.          Conseiller et donner des directives aux groupes de travail et autres organes dans
le cadre de leur travail ;
                5.          Préparer l’ordre du jour des réunions de l’Assemblée Générale ;
                6.          Revoir les Résolutions proposées à soumettre à l’Assemblée Générale ;
                7.          Contrôler la mise en œuvre des Résolutions et des activités générales de l’
Association ;
                8.          Conseiller les Co-Présidents et les autres représentants de l’Association sur les
dialogues avec les tiers tels que les autorités publiques, les médias, etc. ;
                9.           Sur réception du projet de comptes annuels et du projet de budget tels que
présentés par le Secrétariat, finaliser les comptes annuels et le budget annuel qui seront soumis à l’
approbation de l’Assemblée Générale, y compris les propositions pour les cotisations des Membres ;
                10.          Tout autre pouvoir ou responsabilité additionnels délégués à l’Organe d’
Administration par l’Assemblée Générale ;
                11.          Prendre en charge, organiser et/ou fournir les moyens nécessaires au
Secrétariat.
8.3        Réunions
 
Les règles suivantes régissent la composition et la conduite des réunions de l’Organe d’
Administration :
                1.          Dans le cas où un des Membres ne peut pas assister à une réunion de l’Organe d’
Administration, il/elle a le droit de donner un avis de procuration désignant un autre Membre de l’
Organe pour agir à sa place. Aucun membre ne peut détenir plus d’une procuration à une
quelconque réunion de l’Organe d’Administration. Aucun Suppléant n’est accepté aux réunions de l’
Organe d’Administration;
                2.          Les Co-Présidents sont Co-Présidents de l’Organe d’Administration. Les Co-
Présidents convoqueront des réunions de l’Organe d’Administration au moins quatre fois par an. En
cas de circonstances exceptionnelles, une réunion Extraordinaire de l’Organe d’Administration peut
être conviée à la demande d’au moins un tiers (1/3) de ses membres. Les réunions peuvent avoir
lieu par conférence téléphonique ;
                3.          Les membres de l’Organe d’Administration recevront, du Secrétariat une
notification écrite et un projet d’ordre du jour d’une réunion pas plus tard que deux (2) semaines
avant la date de la réunion. Les documents de la réunion seront envoyés en principe pas plus tard
qu’une (1) semaine avant la date de la réunion. Tout membre de l’Organe d’Administration aura le
droit de proposer au Secrétariat un point à mettre à l’ordre du jour d’une réunion ;
Volet B
                4.          Afin d’être valablement constituée, une réunion de l’Organe d’Administration
requiert qu’au moins deux tiers (2/3) de ses membres soient présents ou dûment représentés par
procuration. Les membres doivent être présents en personne ou donner une procuration écrite à un
autre membre. Les non-membres peuvent être invités par les Co-Présidents à participer à n’importe
quelle réunion (ou une partie de celle-ci) dans un but déterminé avec le statut d’observateur (c’est-à-
dire qui ne vote pas) ;
                5.          L’Organe d’Administration prend des décisions d’abord et avant tout par
consensus entre ses membres. C’est la tâche des Co-Présidents de l’Organe d’Administration d’
arriver à un tel consensus lorsque cela est possible. Dans les circonstances où un tel consensus ne
peut pas être atteint, l’Organe d’Administration prendra sa (ses) décision(s) via un vote. Tout
membre présent ou représenté par une procuration aura le droit de voter à une réunion de l’Organe
d’Administration sur la base d’un vote par membre. Les décisions sont prises sur la base d’une
majorité simple. Les Co-Présidents ont un vote prépondérant en cas d’égalité. Si les deux Co-
Présidents votent pour la décision, celle-ci est adoptée. Si les deux Co-Présidents votent contre la
décision, celle-ci est rejetée. Si les votes des Co-Présidents sont opposés, la décision est rejetée ;
                6.          Le Secrétariat garde un registre des procès-verbaux, attestant notamment les
décisions prises, et les procès-verbaux approuvés des réunions de l’Organe d’Administration sont
rendus disponibles à tous les Membres. Toutes les procédures détaillées complémentaires requises
pour la conduite des réunions de l’Organe d’Administration seront fixées dans les Règles Internes de
l’Association.
Article 9. Le Secrétariat
L’Organe d’Administration peut exercer la fonction de Secrétariat à partir de ses propres ressources
ou déléguer la fonction de Secrétariat aux parties contactées pour le service de l’Association. Si l’
Organe d’Administration décide de déléguer la fonction de Secrétariat, il informera les Membres du
(des) nom(s) de la (ou des) personne(s) chargée de la fonction de Secrétariat et tous les
changements subséquents. 
Le Secrétariat exercera les responsabilités identifiées dans les autres paragraphes des Statuts, telles
qu’elles sont reprises dans la liste des tâches suivante :
                1.          Fournir et gérer la fonction de Secrétariat et assurer la gestion journalière de l’
Association ;
                2.          Assurer la conformité légale de l’Association, en assurant entre autres que l’
Association adhère à ses obligations récurrentes en tant qu’association sans but lucratif
internationale ;
                3.          Rédiger les ordres du jour de l’Organe d’Administration et préparer les projets d’
ordre du jour de l’Assemblée Générale à soumettre à l’approbation de l’Organe d’Administration ;
                4.          Préparer le projet de comptes annuels et le projet de budget qui devront être
soumis à l’approbation de l’Organe d’Administration et de l’Assemblée Générale ;
                5.          Faire des propositions pour les cotisations annuelles et autres frais des Membres
qui devront être décidés par l’Assemblée Générale ; 
                6.          Administrer les procédures pour l’adhésion de nouveaux membres, le retrait des
Membres et faire des propositions à l’Organe d’Administration concernant les nouvelles demandes d’
adhésion, les retraits des Membres et les problèmes d’adhésion qui peuvent survenir ;
                7.          Administrer les procédures de vote et rapporter les résultats ;
                8.          Fournir un soutien de gestion et administratif, y compris la gestion des
communications, des sites internet, des publications et du calendrier de l’Association, un soutien aux
organes de gouvernance et aux groupes de travail de l’Association, ainsi que la gestion des comptes
bancaires de l’Association en vertu de pouvoirs appropriés;
                9.           Présenter tout problème pertinent à l’Assemblée Générale et à l’Organe d’
Administration et délivrer des rapports sur les activités sur une base régulière.
Article 10.  Comité d’Audit
10.1      Composition
Le Comité d’Audit est composé de deux membres, dont un préside le comité, désignés par l’
Assemblée Générale sur recommandation de l’Organe d’Administration. Les membres de l’Organe d’
Administration ne peuvent siéger au Comité d’Audit. Les membres du Comité d’Audit ne doivent pas
être Représentants Désignés des Membres à l’Assemblée Générale, mais peuvent être des individus
qualifiés d’une organisation Membre ou des individus agissant en qualité d’indépendant.
10.2      Responsabilités
 
Le Comité d’Audit est responsable du contrôle de :
                1.          L’intégrité des demandes d’adhésion et de la procédure d’administration d’
adhésion ;
Volet B
                2.          L’intégrité et le fonctionnement efficace de tous les organes de l’Association ;
                3.          Le respect de la conformité de l’Association aux lois et réglementations applicables
ainsi qu’à ses obligations en tant qu’association internationale sans but lucratif, y compris en matière
de concurrence et d’antitrust.
                4.          L’application correcte des procédures et contrôles internes pertinents, y compris la
conduit des élections
En particulier, le Comité d’Audit :
(E)        Contrôlera les procédures de budgétisation, de financement et de dépenses de l’Association
;
                1.          Examinera le projet de comptes annuels préparés par le Secrétariat et, le cas
échéant, les rapports d’audit préparés par les comptables externes ;
                2.          Donnera des avis au Secrétariat en définissant des propositions pour le projet de
budget, les cotisations annuelles des membres et les autres frais qui doivent être supportés par les
Membres et les Membres Associés ;
                3.          Le cas échéant, donnera des avis à l’Assemblée Générale sur la désignation d’un
comptable externe et la détermination de sa rémunération ; examiner les rapports d’audit détaillés et
les « management letters », le cas échéant, et décidera des actions nécessaires à suivre.
Le Comité d’Audit fait rapport, au moins une fois par an, à l’Assemblée Générale sur ses actions et
ses activités. Le Comité d’Audit a accès à tous les procès-verbaux et documents de tous les organes
de l’Association.
Article 11. Groupes de Travail
Des Groupes de Travail peuvent être constitués pour entreprendre des tâches définies ou continues.
Les Termes et Conditions de ces Groupes de Travail sont convenus par l’Assemblée Générale sur
proposition de l’Organe d’Administration.
Les procédures suivantes sont applicables aux Groupes de Travail :
                1.          Lorsqu’un Groupe de Travail est constitué, un appel aux membres sera fait par l’
Organe d’Administration qui désignera alors ses membres dans le respect de la connaissance
spécialisée requise et du besoin d’assurer une représentation équilibrée des Membres. La position
de Président de chaque Groupe de Travail sera déterminée par une décision des membres du
Groupe de Travail, sous réserve de l’approbation de l’Organe d’Administration ;
                2.          Les membres sont libres de nommer tout employé ou contractant compétent de
leur organisation. Les Membres Associés ont également le droit de nommer des membres candidats
aux Groupes de Travail sur la même base si ces Groupes de Travail sont ouverts à leur participation.
Article 12. Représentation
L’Association sera valablement représentée vis-à-vis des tiers et concernant tous les actes par les
Co-Présidents, agissant individuellement. Les procédures judiciaires, en tant que demanderesse ou
défenderesse, seront conduits par l’Organe d’Administration représenté par les Co-Présidents,
agissant individuellement.
En outre, l’Association sera également valablement représentée vis-à-vis des tiers, dans le cadre de
leurs mandats, par des mandataires dûment mandatés par l’Assemblée Générale ou l’Organe d’
Administration ou, dans le cadre de la gestion journalière, par le Secrétariat.
Quatrieme partie. Budget et finances
L’année fiscale de l’Association prend cours le premier janvier et se clôture le 31 décembre de
chaque année.
Les fonds de l’Association proviennent des cotisations des Membres, de subventions, de subsides,
de dons et donations de toute personne physique ou morale après acceptation de l’Assemblée
Générale.
Article 13. Commissaire
Le contrôle de la situation financière, des comptes annuels et de la régularité des opérations devant
être rapportés dans les comptes annuels est confié à un commissaire. Le commissaire est désigné
par l’Assemblée Générale parmi les Membres, personnes physiques ou morales, de l’Institut des
réviseurs d’entreprises. Il a le titre de commissaire. Le commissaire sera désigné pour un mandat
renouvelable de trois ans. L’Assemblé générale peut seulement le révoquer pour des raisons
valables.
Cependant, aussi longtemps que l’Association peut bénéficier des exceptions prévues par le code,
aucun commissaire ne sera désigné.
Article 14. Principes
Le budget et les finances de l’Association seront effectués selon les pratiques suivantes :
                1.          Le budget de chaque année civile est préparé par l’Organe d’Administration et
proposé pour accord à l’Assemblée Générale ;
Volet B
                2.          Les dépenses spéciales et non-récurrentes peuvent être décidées au cas par cas
durant l’année, sur la base d’une décision de l’Assemblée Générale ;
                3.          Les comptes et le budget final pour chaque année civile sont soumis pour
approbation à l’Assemblée Générale. Ils seront accompagnés d’une recommandation quant au
niveau des cotisations à payer annuellement par les Membres et Membres Associés, lesquelles
seront fixées au niveau requis pour fournir le financement nécessaire pour le budget annuel. L’
assemblée Générale peut également établir un Droit d’entrée à payer par les Membres et Membres
Associés durant l’année dans laquelle ils rejoignent l’Association et ces droits d’entrée feront
également l’objet d’une recommandation annuelle quant à leur montant ;
                4.          Chaque Membre est responsable de payer ses cotisations rapidement après
réception de l’avis de paiement. Dans le cas où un Membre ou un Membre Associé ne payait pas
ses cotisations dans les six mois de la date de paiement, l’Organe d’Administration a le droit de
résilier l’adhésion du Membre ou du Membre associé et il en informe l’Assemblée Générale
rapidement. La première année, les cotisations des Membres qui adhèrent à l’Association dans le
courant de l’année seront proratisées de la façon suivante : la cotisation d’adhésion applicable sera
payée dans son entièreté mais la cotisation annuelle applicable sera calculée au prorata du nombre
de mois restants entre le mois durant lequel le Membre rejoint l’Association et la fin de l’exercice
social en cours ;
                5.          Le cas échéant, les Membres Associés paieront les mêmes frais d’adhésion que
les Membres à part entière et une cotisation annuelle comme décidée de l’Assemblée Générale.
                6.          Les cotisations des Membres et des Membres Associés sont non-remboursables.
CINQUIEME PARTIE. MODIFICATIONS aux statuts et DISSOLUTION
Article 15. Les Statuts
Chaque Membre est lié par les présents Statuts et par les modifications qui y sont apportées. Les
modifications aux présents Statuts seront apportées par une Résolution prise à une réunion de l’
Assemblée Générale. S’il y a un conflit entre une disposition des présents Statuts et une disposition
d’un autre document de l’Association, la (les) disposition(s) pertinente(s) des Statuts prévaudra.
Article 16. Modifications aux Statuts
Sans préjudice du code, les Statuts peuvent être modifiés suivant une recommandation d’un Membre
et/ou une proposition de l’Organe d’Administration. Une modification aux Statuts requière la
présence d’au moins deux tiers des Membres et l’approbation d’au moins deux tiers des Membres
présents ou dûment représentés à l’Assemblée Générale. Si cette réunion ne réunit pas un quorum
de présence d’au moins deux tiers des Membres de l’Assemblée Générale, une nouvelle Assemblée
Générale devra être conviée selon les mêmes procédures. Indépendamment du nombre de
Membres de l’Assemblée Générale participant à cette nouvelle réunion, la décision sera prise par
une majorité des trois-quarts des Membres de l’Assemblée Générale présents ou représentés à cette
réunion.
La date à laquelle les modifications aux présents Statuts entreront en vigueur sera déterminée par l’
Assemblée Générale dans le cadre du processus d’approbation. Toute décision de l’Assemblée
Générale relative aux modifications aux présents Statuts est soumise au code.
Article 17. Dissolution
Toute décision de dissoudre et liquider l’Association requière la présence d’au moins deux tiers des
Membres et l’approbation des deux tiers des Membres présents ou dûment représentés à l’
Assemblée Générale.
Si cette réunion ne réunit pas un quorum de présence d’au moins deux tiers des Membres de l’
Assemblée Générale, une nouvelle Assemblée Générale doit être conviée selon les mêmes
procédures. Indépendamment du nombre de Membres de l’Assemblée Générale participant à cette
nouvelle réunion, la décision sera prise par une majorité des trois-quarts des Membres de l’
Assemblée Générale présents ou représentés à cette réunion.
Les modifications aux Statuts entreront en vigueur le jour de leur publication aux Annexes du
Moniteur Belge.
Toute décision de dissoudre et liquider l’Association sera publiée conformément au code.
L’Assemblée Générale décidera des modalités de dissolution et de liquidation de l’Association. En
particulier, l’Assemblée Générale désignera un ou plusieurs liquidateurs indépendants en charge de
vendre les actifs de l’Association et de régler ses dettes. Tout actif net après la dissolution ou la
liquidation sera consacré à un but non lucratif.
SIXIEME PARTIE. DISPOSITIONS FINALES
Article 18. Notifications
Toutes les notifications faites en vertu des présents Statuts seront faites par écrit. Ces notifications
peuvent être faites de n’importe quelle manière et en utilisant n’importe quel mécanisme. Les
notifications soumises via des moyens électroniques, c’est-à-dire par e-mail, seront considérées
comme des notifications écrites.
Une communication par la poste qui est correctement adressée est réputée être faite sept jours
Volet B
calendrier après l’envoi (poste prépayée). Une communication transmise par fax est réputée faite
lorsque le télécopieur émetteur enregistre un accusé de transmission montrant que le fax a été
correctement transmis. Une communication par e-mail est réputée être faite lorsque l’e-mail a été
envoyé, après avoir été correctement adressé, et qu’aucun avis de non-délivrance n’a été reçu.
Article 19. Conflits
Si la résolution d’un conflit est jugée nécessaire par un Membre relativement à toute matière, le litige
est soumis pour une tentative de résolution à un groupe de trois membres non intéressés de l’
Organe d’Administration. Les conflits internes seront résolus autant que possible conformément aux
procédures de l’Association.
Article 20. Tribunaux compétents
Les tribunaux belges sont exclusivement compétents pour régler tout litige. Si l’Assemblée Générale
décide de déplacer le siège de l’Association dans un autre pays européen, les modifications requises
seront apportées pour rendre les présents Statuts conformes au droit de ce pays.
Pour tout litige entre l’Association, ses membres, administrateurs, commissaires et liquidateurs
relatifs aux affaires de l’Association et à l'exécution des présents statuts, compétence exclusive est
attribuée aux tribunaux du siège, à moins que l’association n'y renonce expressément.
Article 21. Droit commun
Les présents Statuts sont régis et interprétés conformément au droit belge.
Les dispositions du Code des sociétés et des associations auxquelles il ne serait pas licitement
dérogé sont réputées inscrites dans les présents statuts et les clauses contraires aux dispositions
impératives du Code des sociétés et associations sont censées non écrites.
 
Troisième résolution
L’assemblée générale décide de donner la mission au notaire soussigné d’établir et de signer la
coordination des statuts, conformément à la décision précédente, et d’assurer son dépôt au dossier
de l’Association.
 
Quatrième résolution
Adresse du siège
L’assemblée générale déclare que l’adresse du siège est située à 1050 Bruxelles, Avenue Louise
143 Boîte 4.
 
Cinquième résolution
Pouvoirs
L'assemblée confère tous pouvoirs au Notaire soussigné pour l'exécution des  décisions qui
précèdent et notamment l’adoption du texte coordonné des statuts.
Tous pouvoirs, avec faculté de subdéléguer, sont conférés au conseil d’administration afin d'assurer
la modification de l'inscription de la société auprès de la Banque Carrefour des Entreprises.
[…]
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME, délivré avant enregistrement uniquement pour le
dépôt au greffe et la publication à l’annexe du Moniteur Belge
 
Le notaire associé, Tijl DE TROYER
NOTAIRE
Déposé en même temps : expédition de l’acte et statuts coordonnés