N° d'entreprise : 0477987492
Nom
(en entier) : EUROPEAN AUTOMOTIVE RESEARCH PARTNERS
ASSOCIATION
(en abrégé) : EARPA
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Adolphe Lacomblé 59
 : 1030 Schaerbeek
Objet de l'acte :
OBJET, STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Ce jour, le dix-sept octobre deux mille vingt-trois.
(…)
Devant Yorik DESMYTTERE, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la
société "Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S’EST REUNIE
L’assemblée générale extraordinaire de l’association internationale sans but lucratif "EUROPEAN
AUTOMOTIVE RESEARCH PARTNERS ASSOCIATION", en abrégé "EARPA", ayant son siège à
1030 Schaerbeek, Avenue Adolphe Lacomblé 59, ci-après dénommée l’"Association".
(…)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION : Modification du but et des activités tels que définis à l'article 3 des
statuts et modification de l'article 3 des statuts
L'assemblée décide de modifier le but et les activités de EARPA et de remplacer l'article 3 des
statuts par le texte suivant et de l'insérer dans l'article 3 du nouveau texte des statuts:
"Article 3. But et Objet
3.1.        L’Association poursuivra le but désintéressé à caractère scientifique et technologique
suivant, principalement au sein de l’Union européenne (le « But ») :
(i)           jouer un rôle positif dans le renforcement des réseaux d’excellence et la création de réseaux
thématiques spécifiques dans le cadre de l’Union européenne ;
(ii)          promouvoir la sensibilisation et la compréhension au sein de l’industrie automobile du rôle
spécifique et de la contribution des Membres ;
(iii)         promouvoir le caractère de haute technologie de l’industrie automobile et son grand
potentiel d’innovation future et de nouvelles opportunités ;
(iv)         améliorer la mobilité des scientifiques et ingénieurs automobiles en et vers l’Europe ;
(v)          étendre les activités indiquées ci-dessus de manière équivalente à l’ensemble du système
de transport et aux zones voisines pertinentes.
3.2.        Pour réaliser le But mentionné ci-dessus, l’Association exercera les activités suivantes (l «
Objet ») :
(i)           soutenir et faciliter la formation des consortiums, la préparation et la coordination des
propositions de projets ou programmes dans le cadre de l’Espace européen de la recherche et des
programmes-cadres;
(ii)          fournir une assistance et des services collectifs à ses Membres, tels que l’organisation des
conférences et des séminaires, la publication des bulletins d’information, la participation aux
expositions et autres évènements publics ;
(iii)         nommer des représentants afin de promouvoir l’Association et ses Membres ;
(iv)         participer aux projets de collaboration en tant que une association, accroître la visibilité et
partager la position collective de l’Association et de ses Membres ;
(v)          participer à des réseaux internationaux (organisations internationales de réseau) afin de
promouvoir le rôle de la recherche pour l'innovation dans l’industrie automobile, l’ensemble du
système de transport et les zones voisines pertinentes ;
(vi)         exprimer son soutien aux propositions et demandes soumis par ses Membres,
conformément aux critères définis dans le Règlement d’Ordre Intérieur ;
(vii)        entreprendre des actions pour développer et faire connaître l’Association afin d’augmenter le
nombre d’adhésions.
Les activités décrites ci-dessus seront réalisées sans préjudice du caractère principalement
scientifique de l’Association.
Dans l’exercice de ses activités, l’Association ne peut distribuer ou procurer un avantage patrimonial
direct ou indirect à ses fondateurs, Membres, administrateurs ou à toute autre personne sauf pour la
réalisation du But désintéressé.
3.3.        L’Association peut devenir un membre de toute autre association sans but
lucratif/organisation sans but lucratif, à condition que le but de ladite association sans but
lucratif/organisation sans but lucratif soit en ligne avec le But de l’Association.
3.4.        L’Association peut entreprendre toute autre activité ou quelconque action qui est
directement ou indirectement liée à l’Objet de l’Association tel qu’exposé à l’Article 3.2. des présents
Statuts ou qui est nécessaire ou utile en vue de la réalisation de son But, y compris l’exercice d’
activités commerciales et lucratives de nature ancillaire et/ou isolée et/ou dans des cas
exceptionnels et dont les recettes seront allouées, à tout moment, à la réalisation du But
susmentionné et conformément à l’Objet mentionné ci-dessus. L’Association peut notamment
acquérir tous actifs, immobilisés ou autres, conclure des engagements contractuels, recevoir des
dons, aliéner des actifs, conférer des privilèges ou des sûretés sur ses actifs, et transférer la
propriété de ses actifs conformément à la loi, aux présents Statuts et à leurs éventuelles
modifications.
Sans préjudice de l’Article 3.3. des présents Statuts, l’Association n’est pas autorisée à détenir des
participations directes ou indirectes, ni à être actionnaire d’une société commerciale ou dans d’autres
entités juridiques de nature publique ou privée, régies par le droit belge ou droit étranger."
(…)
DEUXIEME RESOLUTION : Adoption d'un nouveau texte des statuts de EARPA, avec la clause
modifiée sur le but et l'objet d'EARPA.
L'assemblée décide d'adopter un nouveau texte des statuts afin de le mettre en concordance avec i)
la clause modifiée sur le but et l'objet de EARPA et ii) le Code des sociétés et des associations du 23
mars 2019.
Le nouveau texte des statuts est rédigé en français comme suit :
"Titre I : DÉNOMINATION - FORME - SIÈGE - BUT - OBJET - DURÉE
Article 1 – Dénomination
1.1.        L’organisation est constituée sous la forme d’une association international sans but lucratif
sous la dénomination de « European Automotive Research Partners Association », en abrégé, «
EARPA » (ci-après l’ « Association »).
1.2.        L’Association est régie par le Code belge des sociétés et des associations du 23 mars 2019,
tel que modifié et amendé par les lois subséquentes.
Article 2 – Siège
2.1.        Le siège de l’Association est établi en Région bruxelloise.
Sans préjudice de l’application de la législation linguistique belge, le siège peut être transféré dans
tout autre lieu en région bruxelloise sur décision du Bureau Exécutif.
2.2.        Le Bureau Exécutif peut décider d’établir des succursales ou des bureaux de l’Association
en Belgique ou à l’étranger.
Article 3 – But et Objet
3.1.        L’Association poursuivra le but désintéressé à caractère scientifique et technologique
suivant, principalement au sein de l’Union européenne (le « But ») :
(i)           jouer un rôle positif dans le renforcement des réseaux d’excellence et dans la création de
réseaux thématiques spécifiques dans le cadre de l’Union européenne ;
(ii)          promouvoir la sensibilisation et la compréhension au sein de l’industrie automobile du rôle
spécifique et de la contribution des Membres ;
(iii)         promouvoir le caractère de haute technologie de l’industrie automobile et son grand
potentiel d’innovation future et de nouvelles opportunités ;
(iv)         améliorer la mobilité des scientifiques et ingénieurs automobiles en et vers l’Europe ;
(v)          étendre les activités indiquées ci-dessus de manière équivalente à l’ensemble du système
de transport et aux zones voisines pertinentes.
3.2.        Pour réaliser le But mentionné ci-dessus, l’Association exercera les activités suivantes (l «
Objet ») :
(i)           soutenir et faciliter la formation des consortiums, la préparation et la coordination des
propositions de projets ou programmes dans le cadre de l’Espace européen de la recherche et des
programmes-cadres;
(ii)          fournir une assistance et des services collectifs à ses Membres, tels que l’organisation des
conférences et des séminaires, la publication des bulletins d’information, la participation aux
expositions et aux autres évènements publics ;
(iii)         nommer des représentants afin de promouvoir l’Association et ses Membres ;
(iv)         participer aux projets de collaboration en tant que une association, pour accroître la visibilité
et partager la position collective de l’Association et de ses Membres ;
(v)          participer à des réseaux internationaux (organisations internationales de réseau) afin de
promouvoir le rôle de la recherche pour l'innovation dans l’industrie automobile, l’ensemble du
système de transport et les zones voisines pertinentes ;
(vi)         exprimer son soutien aux propositions et demandes soumis par ses Membres,
conformément aux critères définis dans le Règlement d’Ordre Intérieur ;
(vii)        entreprendre des actions pour développer et faire connaître l’Association afin d’augmenter le
nombre d’adhésions.
Les activités décrites ci-dessus seront réalisées sans préjudice du caractère principalement
scientifique de l’Association.
Dans l’exercice de ses activités, l’Association ne peut distribuer ou procurer un avantage patrimonial
direct ou indirect à ses fondateurs, Membres, administrateurs ou à toute autre personne sauf pour la
réalisation du But désintéressé.
3.3.        L’Association peut devenir un membre de toute autre association sans but
lucratif/organisation sans but lucratif, à condition que le but de ladite association sans but
lucratif/organisation sans but lucratif soit en ligne avec le But de l’Association.
3.4.        L’Association peut entreprendre toute autre activité ou quelconque action qui est
directement ou indirectement liée à l’Objet de l’Association tel qu’exposé à l’Article 3.2. des présents
Statuts ou qui est nécessaire ou utile en vue de la réalisation de son But, y compris l’exercice d’
activités commerciales et lucratives de nature ancillaire et/ou isolée et/ou dans des cas
exceptionnels et dont les recettes seront allouées, à tout moment, à la réalisation du But
susmentionné et conformément à l’Objet mentionné ci-dessus. L’Association peut notamment
acquérir tous actifs, immobilisés ou autres, conclure des engagements contractuels, recevoir des
dons, aliéner des actifs, conférer des privilèges ou des sûretés sur ses actifs, et transférer la
propriété de ses actifs conformément à la loi, aux présents Statuts et à leurs éventuelles
modifications.
Sans préjudice de l’Article 3.3. des présents Statuts, l’Association n’est pas autorisée à détenir des
participations directes ou indirectes, ni à être actionnaire d’une société commerciale ou dans d’autres
entités juridiques de nature publique ou privée, régies par le droit belge ou droit étranger.
Article 4 – Durée
4.1.        L’Association est constituée pour une durée indéterminée et peut être dissoute à tout
moment par décision de l’Assemblée Générale.
Titre II : ADHÉSION
Article 5 – Disposition générale
5.1.        L’ Association a trois (3) catégories de membres:
(i)           les Membres Effectifs ;
(ii)          les Membres Associés et ;
(iii)         les Membres Honoraires (ci-après conjointement dénommés les « Membres »).
5.2.        L’adhésion est ouverte aux personnes ou aux entités juridiques constituées légalement
conformément aux lois et coutumes de leur pays d’origine.
Article 6 – Les Membres Effectifs
6.1.        L’Adhésion à titre de Membre Effectif est ouverte aux sociétés et ORT  , qui (i) comme
activité prédominante (en tant qu’entreprises) ou comme activité importante (en tant qu’ORT)
fournissent, sur une base commerciale, des services de recherche et développement, de technologie
et d’innovation dans le secteur des transports et (ii) qui sont indépendantes, sur le plan de la gestion,
des entreprises manufacturières dans le domaine du secteur des transports, c’-à-d., qui ne sont pas
une entreprise liée au sens de l’Article 3 (3) de la Recommandation 2003/361/CE   de l’Union
européenne.
6.2.        Les Membres Effectifs ont la totalité des droits de membre, y compris le droit d’assister et de
voter, par l’intermédiaire de leur Représentant du Membre désigné conformément à l’Article 15.1 des
présents Statuts, aux réunions de l’Assemblée Générale.
Les Membres Effectifs ont également les droits suivants :
(i)           proposer des candidats à un poste au Bureau Exécutif ;
(ii)          proposer des candidats aux postes d’orateur ou de secrétaire au sein des Groupes de
Prévoyance ;
(iii)         participer à toutes les assemblées générales des Membres ainsi qu’aux réunions de l’
EARPA conformément à leur rôle au sein de l’EARPA.
6.3.        Les Membres Effectifs ont les obligations suivantes :
(i)           respecter les présents Statuts, le Règlement d’Ordre Intérieur et les autres règles de
gouvernance de l’Association ainsi que les décisions de ses organes directeurs ;
(ii)          informer l’Association de manière proactive des changements importants dans la propriété
du Membre Effectif ou dans son objet social susceptibles de contredire les critères des Membres
Effectifs ;
(iii)         soutenir le But, la mission, les politiques et les activités de l’Association ;
(iv)         payer la cotisation annuelle et toute autre cotisation due à l’Association.
Article 7 – Les Membres Associés
7.1.        L’Adhésion à titre de Membre Associé n’est ouverte qu’aux types d’entité suivants qui,
comme activité prédominante importante, fournissent un (1) ou plusieurs services d’enseignement,
de recherche, de développement, de technologie ou d’innovation dans le secteur des transports:
(i)           les universités, les instituts d’universités ou les institutions similaires ;
(ii)          les organisations sans but lucratif qui ne peuvent être qualifiées d’ORT (par exemple, les
associations) ;
(iii)         les entreprises qui ne remplissent pas les critères d’Adhésion à titre de Membre Effectif et
qui sont indépendantes, sur le plan de la gestion, des entreprises manufacturières dans le secteur
des transports, c’-à-d., qui ne sont pas une entreprise liée au sens de l’Article 3 (3) de la
Recommandation 2003/361/CE   de l’Union européenne ;
(iv)         les PME telles que définies par la Recommandation 2003/361/CC   de l’Union européenne,
qui remplissent les critères d’Adhésion à titre de Membre Effectif, mais qui choisissent de demander
l’Adhésion à titre de Membre Associé.
7.2.        Les Membres Associés ont le droit d’assister et de voter à l’Assemblée Générale, par l’
intermédiaire de leur Représentant du Membre désigné conformément à l’Article 15.1. des présents
Statuts.
Les Membres Associés ont également les droits suivants:
(i)           proposer des candidats à un poste au Bureau Exécutif ;
(ii)          proposer des candidats aux postes d’orateur ou de secrétaire au sein des Groupes de
Prévoyance ;
(iii)         participer à toutes les assemblées générales des Membres.
7.3.        Les Membres Associés ont les obligations suivantes :
(i)           respecter les présents Statuts, le Règlement d’Ordre Intérieur et les autres règles de
gouvernance de l’Association ainsi que les décisions de ses organes directeurs ;
(ii)          soutenir le But, la mission, les politiques et les activités de l’Association ;
(iii)         payer la cotisation annuelle des membres et toute autre cotisation due à l’Association ;
(iv)         les PME conformément à l’Article 7.1 (iv) doivent présenter chaque année le rapport
financier le plus récent comme preuve qu’elles répondent toujours à ce critère. Le rapport ne doit pas
dater de plus d’un (1) an et doit inclure le chiffre d’affaires, le personnel et la propriété du PME. Il doit
être transmis au Secrétariat avant le 1er septembre de l’exercice en cours ;
(v)          les Membres Associés représentant une association doivent être impliqués dans les
activités de l’EARPA avec leur propre personnel et ne peuvent pas être représentés par le personnel
des entités membres de leur association.
Article 8 – Les Membres Honoraires
8.1.        L’Adhésion à titre de Membre Honoraire est ouverte aux personnes qui, par leurs activités
ou par d’autres moyens, apportent/ont apporté une contribution importante à l’accomplissement du
But de l’Association.
8.2.        Les Membres Honoraires ont le droit d’assister à la réunion de l’Assemblée Générale. Sauf
s’ils agissent également en tant que représentant ou mandataire d’un Membre Effectif ou Associé, ils
n’ont pas le droit de vote, mais ils ont le droit de parole à l’Assemblée Générale.
Les Membres Honoraires ont également les droits suivants :
(i)           participer aux réunions des Groupes de Prévoyance et des Groupes de Recherche
Collaborative ;
(ii)          agir en tant qu’experts dans certains domaines sur proposition du Bureau Exécutif ;
(iii)         assumer d’autres rôles au sein des Groupes de Prévoyance et des Groupes de Recherche
Collaborative sur proposition ou sur invitation du Bureau Exécutif.
8.3.        Les Membres Honoraires ont les obligations suivantes :
(i)           respecter les présents Statuts, le Règlement d’Ordre Intérieur et les autres règles de
gouvernance de l’Association ainsi que les décisions de ses organes directeurs ;
(ii)          soutenir le But, la mission, les politiques et les activités de l’Association.
Article 9 – Admission des Membres
9.1.        Les demandes d’adhésion dans toute catégorie de membre seront adressées par écrit au
Secrétariat. Les demandes d’adhésion sont signées par la personne ou par le(s) représentant(s)
légal(aux) si le demandeur est une entité juridique.
Le demandeur doit accompagner la demande d’adhésion des documents et déclarations suivants :
(i)           le cas échéant, une copie des statuts officiellement approuvés et des règles de
gouvernance du demandeur ;
(ii)          le cas échéant, une copie des autorités nationales compétentes de l’enregistrement officiel
du demandeur en tant qu’entité juridique indiquant sa forme juridique;
(iii)         un engagement officiel du demandeur à adhérer aux Statuts, au Règlement d’Ordre Intérieur
et aux autres règles de gouvernance de l’EARPA.
Les PME remplissant les critères d’Adhésion à titre de Membre Effectif peuvent choisir de demander
l’Adhésion à titre de Membre Effectif ou l’Adhésion à titre de Membre Associé. Si la PME demande l’
Adhésion à titre de Membre Associé, elle doit accompagner la demande, en outre des documents et
déclarations indiqués à l’Article 9.1., Para.2 des présents Statuts, d’une copie de son dernier rapport
financier public pour apporter la preuve du respect des critères PME tels que définis par la
Recommandation 2003/361/CE   de l’UE comme décrit à l’Article 7.3. (iv). des présents Statuts.
Le Secrétariat informe le Président des nouvelles demandes d’adhésion et s’assure de l’intégralité de
la demande et des documents d’appui. Si nécessaire, le Secrétariat peut demander des informations
ou des documents supplémentaires au demandeur.
9.2.        Le Président appuyé par le Secrétariat soumettra les demandes d’adhésion en même temps
que sa première évaluation au Bureau Exécutif, pour décision. Dans toute la mesure légale, le
Bureau Exécutif aura tout pouvoir et discrétion pour décider si l’adhésion dans la catégorie de
membre souhaitée sera accordée au demandeur. Le Bureau Exécutif prendra la décision définitive et
n’aura pas à justifier de sa décision. La décision du Bureau Exécutif ne peut faire l’objet d’un recours.
Article 10 – Fin de l’Adhésion
10.1.      L’Adhésion dans les différentes catégories de membres prend fin (i) conformément aux
Articles 10.2., 10.3. ou 10.4 des présents Statuts ou (ii) par la dissolution de l’Association. La fin de l’
adhésion au cours de l’exercice de l’Association n’affecte pas l’obligation du Membre de payer la
cotisation de membre ou toute autre somme due à la date de fin de l’adhésion. Le Membre dont l’
adhésion a pris fin n’a aucun droit sur l’actif de l’Association, ni à tout remboursement de ses
cotisations de membre, contributions en espèces ou contributions en nature, ni à toute autre
indemnité.
10.2.      Tout Membre peut démissionner de l’Association, en adressant un avis au Secrétariat au
siège de l’Association et après s’être acquitté de toutes ses obligations en ce qui concerne le
paiement des cotisations de membre et toute autre somme due à l’Association.
Toute notification écrite reçue avant le premier septembre de l’exercice en cours prendra effet à la fin
de l’exercice en cours, tandis que toute notification écrite reçue après le premier septembre de l’
exercice en cours prendra effet à la fin de l’exercice suivant.
10.3       L’adhésion prend fin de plein droit par le décès ou par la perte de la capacité juridique si le
Membre concerné est une personne physique. L’adhésion prend fin de plein droit par la dissolution,
la faillite, la liquidation, la réorganisation judiciaire ou toute situation similaire entraînant la cessation
de l’activité du Membre si le Membre concerné est une entité juridique.
10.4.      Le Bureau Exécutif peut proposer et décider de l’exclusion de l’adhésion dans les cas
suivants :
(i)           lorsqu’un Membre cesse de remplir les critères d’adhésion applicables de sa catégorie de
membre tels que détaillés aux articles 5, 6, 7 ou 8 ci-dessus ;
(ii)          en cas de défaut de paiement de la cotisation de membre ou de toute autre cotisation due à
l’Association endéans soixante (60) jours calendrier de la demande écrite et après la réception d’une
deuxième mise en demeure lui donnant un délai supplémentaire de trente (30) jours calendrier pour
effectuer le paiement ;
(iii)         en cas d’infraction grave aux dispositions des présents Statuts, du Règlement d’Ordre
Intérieur ou des autres règles de gouvernance tel que déterminé de temps en temps par l’Association
;
(iv)         si la conduite de ce Membre est déshonorante ou contraire au But ou à la réputation de l’
Association.
Tout Membre peut être exclu de l’Association par une résolution prise à bulletin secret à la réunion
du Bureau Exécutif. La décision d’exclusion d’un Membre requiert une majorité des deux tiers (2/3)
des voix des Membres du Bureau Exécutif présents ou représentés à la réunion.
En cas de demande d’exclusion d’un Membre, un délai de (4) semaines est accordé à ce Membre
pour faire part de ses observations au Bureau Exécutif et pour permettre au Membre de préparer sa
défense de manière efficace. La défense de ce Membre doit être entendue par le Bureau Exécutif.
Le Membre dont l’exclusion est proposée, sera convié par écrit, indiquant les raisons de l’exclusion
envisagée, à assister au Bureau Exécutif et présenter sa défense.
L’exclusion prendra effet immédiatement après la résolution. Le Bureau Exécutif est tenu de fournir
les raisons de l’exclusion.
Avant qu’il ne soit décidé sur l’exclusion, le Bureau Exécutif examinera attentivement à la fois les
intérêts et les objectifs de l’Association et les conséquences de l’exclusion pour ce Membre. L’
exclusion ne peut être décidée si une telle exclusion – en tenant compte des intérêts et des objectifs
de l’Association – constitue une inégalité de traitement non objectivement justifiée.
Le Membre exclu, dans un délai de vingt (20) jours calendrier à compter de la réception de l’avis d’
exclusion, peut faire appel devant l’Assemblée Générale en adressant une demande écrite de
recours au Secrétariat ou au Président, qui statuera selon la même procédure que pour le Bureau
Exécutif. Dans ce cas, les droits et les obligations du Membre exclu seront suspendus jusqu’à la
décision de l’Assemblée Générale. 
A l’exception de ce qui précède, les obligations du Membre exclu vis-à-vis de l’ Association restent
inchangées entre l’avis d’exclusion et la fin de l’exercice en cours, y compris les obligations de
paiement de la cotisation de membre. La décision de l’Assemblée Générale est définitive et l’
exclusion entrera en vigueur à la date de la décision de l’Assemblée Générale.
Les Membres doivent être immédiatement informés par écrit de l’exclusion. 
Article 11 – Suspension
11.1.      Sans préjudice de l’Article 11.3. des présents Statuts ou de toute autre disposition légal
impérative ou prohibitions concernant, ou affectant l’adhésion à l’EARPA, résultant de
réglementations, sanctions ou décisions définitives nationales, supranationales, internationales ou de
l’UE ordonnant l’Association de suspendre un Membre, les droits de membre d’un Membre peuvent
être suspendus, en tout ou en partie, par le Bureau Exécutif, avec effet immédiat, dans les cas
suivants :
(i)           si une procédure d’exclusion ou un recours contre une décision d’exclusion du Bureau
Exécutif a été lancée contre un tel Membre, conformément à l’Article 10.4. des présents Statuts ;
(ii)          si le Membre ne s’est pas acquitté de sa cotisation de membre dans un délai de soixante
(60) jours calendrier de la demande écrite et malgré la réception d’une première mise en demeure lui
donnant un délai supplémentaire de trente (30) jours calendrier pour effectuer le paiement, étant
entendu que cette suspension sera effective jusqu’au paiement de la cotisation annuelle;
(iii)         pour une durée déterminée par le Bureau Exécutif, si un membre ou tout membre du Bureau
Exécutif, président directeur général ou tout autre membre de la direction clé d’un Membre figure sur
la liste des sanctions nationales ou de l’UE et si l’exercice des droits du membre porte atteinte à l’
Association et/ou empêche celle-ci d’atteindre son But et/ou de réaliser son Objet.
11.2.      Le Membre concerné a le droit de présenter sa défense sur la suspension envisagée, soit
oralement, soit par déclaration écrite, au Bureau Exécutif. La décision de suspension d’un Membre
par le Bureau Exécutif est valable jusqu’à ce que le Bureau Exécutif en décide autrement ou jusqu’à
ce qu’une décision d’appel soit prise au sujet de la suspension d’un Membre par l’Assemblée
Générale, un appel régi par les mêmes règles que la procédure d’exclusion prévue à l’Article 10.4.
des présents Statuts.
Le Membre suspendu cessera de bénéficier de ses droits de membre respectifs, tandis que le
Membre est tenu de continuer à honorer toutes ses obligations de membre en vertu des présents
Statuts.
Si, après le délai déterminé par le Bureau Exécutif ou par l’ Association conformément à l’Article
11.1., (ii) et (iii) des présents Statuts, aucun remède n’est apporté à la situation, le Bureau Exécutif
peut décider de lancer la procédure d’exclusion exposée à l’Article 10.4. des présents Statuts.
11.3       Les droits d’un Membre peuvent être suspendus de plein droit, en tout ou en partie, avec
effet immédiat, si, à la suite d’une décision définitive ou sanction nationale, supranationale ou
internationale, il n’est plus permis, en vertu de cette décision ou sanction, d’exercer ses droits de
membre, en tout ou en partie, dans l’Association.
Article 12 – Cotisation
12.1.      Chaque Membre Effectif ou Membre Associé est tenu de payer chaque année la cotisation
annuelle pour l’année et la catégorie de membre, telle que décidée par l’Assemblée Générale sur
proposition du Bureau Exécutif.
12.2.      Les cotisations des membres sont dues le 1 janvier de chaque année et doivent être payées
dans les soixante (60) jours calendrier qui suivent la demande écrite. Le non-paiement dans ce délai
peut entraîner la suspension des droits d’adhésion ou l’exclusion de l’adhésion, tel que prévu aux
Articles 11.1. et 10.4. des présents Statuts.
Titre III : LES ORGANES DIRECTEURS ET LES ORGANES ADMINISTRATIFS DE L’
ASSOCIATION :
Article 13 – Les organes directeurs et les organes administratifs
13.1.      Les organes directeurs de l’Association sont:
(i)           l’Assemblée Générale ;
(ii)          le Bureau Exécutif ;
(iii)         le Secrétaire Général de la(des) personne(s) investie(s) des pouvoirs de gestion journalière.
13.2.      Les organes administratifs sont :
(i)           le Comité Élargi ;
(ii)          les Groupes de Prévoyance ;
(iii)         les Équipes Spéciales Opérationnelles ;
(iv)         les Groupes de Recherche Collaborative.
Le Comité Élargi se compose du Bureau Exécutif et du Secrétariat ainsi que des orateurs et des
secrétaires des Groupes de Prévoyance. Le Comité Élargi échange sur l’état des activités en cours
au sein des Groupes de Prévoyance et des Groupes de Recherche Collaborative et décide des
actions à entreprendre dans et parmi les Groupes de Prévoyance concernant les publications
stratégiques et les activités de diffusion de l’Association et la façon de positionner l’Association dans
les différents groupes de parties prenantes. Aucun quorum de présence n’est requis pour que leurs
réunions soient valablement constituées.
Les Groupes de Prévoyance sont composés d’experts pertinents issus des Membres et comprennent
un (1) orateur principal et un (1) secrétaire. Les Groupes de Prévoyance visent à répondre aux
besoins spécifiques (i) identifiés par les Membres y compris, sans s’y limiter, les questions
techniques, les besoins et les perspectives en matière de recherche et de développement technique
ou identifiés dans le cadre de l’effort actuel de l’Association en termes d’influence et d’information.
Les Équipes Spéciales Opérationnelles sont composées de bénévoles parmi les participants d’un
Groupe de Prévoyance afin d’établir des prises de position thématiques relevant du domaine du
Groupe de Prévoyance respectif. Les Équipes Spéciales Opérationnelles visant à aborder les
thèmes principaux sont composées de bénévoles des différents Groupes de Prévoyance et
compilent les points de vue harmonisés de ces différents Groupes de Prévoyance dans une prise de
position commune.
Les Groupes de Recherche Collaborative sont composés de participants des Membres, y compris un
ou deux experts du Groupe de Prévoyance en tant que modérateur(s). Les Groupes de Recherche
Collaborative visent à favoriser la collaboration des Membres dans les propositions en réponse aux
programmes de travail de la Commission européenne qui correspondent aux intérêts de l’
Association.
13.3.      D’autres aspects et modalités pratiques en ce qui concerne la composition et le
fonctionnement des organes directeurs, du Comité Élargi, des Groupes de Prévoyance, des Équipes
Spéciales Opérationnelles, des Groupes de Recherche Collaborative peuvent être établis
conformément aux exigences légales applicables du Règlement d’Ordre Intérieur de l’Association.
III.1.       Assemblée Générale
Article 14 – Pouvoirs
14.1.      L’Assemblée Générale est l’organe directeur suprême de l’Association et a les pouvoirs qui
lui sont expressément conférés par la loi ou par les présents Statuts afin de réaliser le But et l’Objet
de l’Association.
                L’Assemblée Générale décidera de la politique générale de l’Association sur base d’un
plan d’affaires annuel et veillera la gestion de l’Association par le Bureau Exécutif.
En outre, les pouvoirs suivants sont réservés exclusivement à l’Assemblée Générale :
(i)           l’approbation des comptes annuels de l’exercice précédent ;
(ii)          la décharge des Membres du Bureau Exécutif en ce qui concerne leur gérance des affaires
de l’Association au cours de l’exercice précédent et, le cas échéant, la décharge du(des)
commissaire(s) aux comptes ;
(iii)         l’approbation du budget de l’Association (ainsi que toute modification de ceux-ci) de l’
exercice suivant ;
(iv)         les modifications du budget de l’Association pour l’exercice en cours ;
(v)          l’approbation de la cotisation de membre et toute autre contribution ou redevance due par
les Membres de chaque catégorie de membres de l’Association pour chaque exercice sur proposition
du Bureau Exécutif ;
(vi)         si la loi l’exige, la nomination et la révocation du(des) commissaire(s) aux comptes, ainsi
que la détermination de leur rémunération pour l’exercice de leur mandat ;
(vii)        la nomination et la révocation des Membres du Bureau Exécutif et, la détermination des
conditions, le cas échéant, de la rémunération financière, en vertu desquelles le mandat des
Membres du Bureau Exécutif est conféré, exercé et résilié ;
(viii)       les modifications des Statuts ;
(ix)         l’approbation et les modifications du Règlement d’Ordre Intérieur de l’Association ;
(x)          l’exclusion des Membres de l’Association en tant qu’organe d’appel ;
(xi)         la dissolution de l’Association ;
(xii)        tous autres pouvoirs tels qu’indiqués au Code belge des Sociétés et des Associations ou
dans les présents Statuts.
Article 15 – Composition
15.1.      L’Assemblée Générale est composée des Membres Effectifs et des Membres Associés de l’
Association.
Sous réserve des dispositions et limitations stipulées dans les présents Statuts ou dans le
Règlement d’Ordre Intérieur, les Membres Honoraires, les Membres du Bureau Exécutif, le
Secrétaire Général et les invités conviés peuvent participer aux réunions de l’Assemblée Générale
avec droit de parole, mais sans droit de vote.
Chaque Membre qui est une entité juridique devra désigner une personne physique pour agir comme
son représentant (le « Représentant du Membre »). Un Membre peut remplacer son Représentant du
Membre à tout moment en adressant une notification écrite à l’Association.
Article 16 – Réunions
16.1.      L’Assemblée Générale ordinaire (la « Réunion Ordinaire ») se réunit une fois par an au
moins dans les six (6) mois de la date de clôture de l’exercice.
Une réunion extraordinaire de l’Assemblée Générale (la « Réunion Extraordinaire ») doit être
convoquée à tout moment par décision du Bureau Exécutif (i) aussi souvent que ce dernier l’estime
nécessaire ou (ii) à la demande écrite adressée au Bureau Exécutif par au moins un cinquième (1/5)
des Membres Effectifs et Associés, représentant au moins un total d’un cinquième (1/5) des droits de
vote des Membres Effectifs et des Membres Associés combinés.
16.2.      Les réunions de l’Assemblée Générale seront présidées par le Président ou, en son
absence, par l’un (1) des Vice-Présidents ou par un Membre du Bureau Exécutif, ou, à défaut de
nomination par le Bureau Exécutif, par une personne désignée au début de l’Assemblée Générale.
16.3.      L’Assemblée Générale sera convoquée par courrier, par courriel, ou par tout autre moyen
de communication écrite par le Président ou par le Secrétaire Général pour le compte du Bureau
Exécutif au moins quinze (15) jours calendrier avant la date fixée pour la réunion de l’Assemblée
Générale. L’avis de convocation indiquera le lieu, la date et l’heure de la réunion. Dans les cas
décrits dans l’Article 16.4. des présents Statuts, l’avis de convocation contient toutes les informations
relatives à la participation à distance. L’ordre du jour de la réunion ainsi que les documents d’appui
seront envoyés au moins quinze (15) jours calendrier avant la réunion.
16.4.      Toutes les réunions de l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire sont tenues dans
un lieu physique indiqué dans l’avis de convocation comme étant le lieu de la réunion.
Sauf disposition contraire des présents statuts et sur décision du Bureau Exécutif de tenir une
réunion semi-virtuelle de l’Assemblée Générale, les Membres, les Membres du Bureau Exécutif, le
Secrétaire Général et les invités peuvent assister à toute réunion de l’Assemblée Générale soit (i) en
personne ou (ii) par conférence téléphonique, par conférence vidéo, par conférence web ou par tout
autre moyen de communication électronique mis à disposition par l’Association et permettant à l’
Association de vérifier l’identité des Membres, des Membres du Bureau Exécutif, du Secrétaire
Général et des invités participant à la réunion. Ces moyens de communication électronique doivent
les permettre (i) de prendre connaissance des discussions au sein de la réunion de manière directe,
simultanée et continue, (ii) de parler les uns avec les autres et (iii), en ce qui concerne les Membres
Effectifs et les Membres Associés, de participer aux délibérations, de poser des questions et de voter
de manière définitive sur tous les points à l’ordre du jour. En ce qui concerne le respect des
conditions de quorum et de majorité, les Membres Effectifs et Associés participant par un tel moyen
à la réunion semi-virtuelle de l’Assemblée Générale seront réputés présents sur le lieu de réunion.
Les pannes, surcharges, pannes de ligne, pannes de connexion ou tous autres évènements,
incidents, problèmes techniques de même nature ou similaires hors de la volonté de l’Association et
liés à l’utilisation de ces moyens électroniques ne sauraient constituer un motif d’annulation de la
décision prise par l’Assemblée Générale, sauf s’ils constituent une irrégularité quant à la manière
dont la décision est adoptée conformément au Code belge des Sociétés et des Associations. Ces
problèmes techniques ou incidents empêchant ou perturbant la participation par voie électronique à l’
Assemblée Générale ou au vote doivent être mentionnés dans le procès-verbal avec suffisamment
de précision.
Article 17 – Vote – Quorum
17.1.      Seuls les Membres Effectifs et les Membres Associés ont le droit de vote à la réunion de l’
Assemblée Générale.
Chaque Membre Effectif dispose de quatre (4) voix.
Chaque Membre Associé ne dispose que d’une (1) voix.
Un Membre ne participe ni aux délibérations ni au vote de l’Assemblée Générale sur une résolution
liée à (i) sa propre exclusion, (ii) un litige entre ledit Membre et l’Association, (iii) l’engagement de
procédures judiciaires à l’encontre dudit Membre ou (iv) toute autre question ou opération à propos
de laquelle ledit Membre a un conflit d’intérêts, c’est-à-dire, un intérêt direct ou indirect opposé à l’
intérêt de l’Association.
17.2.      Un Membre Effectif ou un Membre Associé peut se faire représenter à l’Assemblée
Générale par un autre Membre Effectif ou un Membre Associé par procuration écrite. Chaque
Membre Effectif ou Membre Associé ne pourra toutefois détenir que trois (3) procurations à la fois.
À titre d’exception à ce qui précède, un Membre Effectif ou un Membre Associé peut agir pour le
compte d’un nombre illimité de Membres Effectifs et de Membres Associés au moyen d’une
procuration écrite, si la loi belge requiert que la décision de l’Assemblée Générale soit certifiée par
acte notarié.
17.3.      Sauf disposition contraire de la loi ou des présents Statuts, l’Assemblée Générale est
réputée valablement constituée et peut statuer si au moins quarante pourcent (40%) du nombre total
de droits de vote des Membres Effectifs et des Membres Associés combinés sont présents ou
représentés à la réunion au moyen d’une procuration.
17.4.      Il ne peut être statué sur des points non-inscrits à l’ordre du jour que si tous les Membres
Effectifs et les Membres Associés sont présents ou représentés.
17.5.      Sauf disposition contraire de la loi ou des présents Statuts, les décisions de l’Assemblée
Générale sont prises à la majorité simple des voix des Membres Effectifs et des Membres Associés
présents ou représentés au moyen d’une procuration.
                                Les abstentions, votes blancs ou non valables ne comptent pas dans le calcul de
la majorité, ni au numérateur ni au dénominateur.
17.6.      Le vote peut être réalisé sur place ou à distance en temps réel (i) par scrutin à main levée,
(ii) par un moyen électronique ou (iii) par scrutin secret utilisant, le cas échéant, un bulletin de vote
papier et/ou des moyens électroniques. La décision quant à la procédure de vote à suivre appartient
au président de la réunion respective.
Sans préjudice du paragraphe précédent et sur décision du Bureau Exécutif, s’il en est fait mention
dans l’avis de convocation et si l’Association est en mesure de contrôler la qualité et l’identité des
Membres Effectifs et des Membres Associés, les votes peuvent être valablement exprimés à
distance par courrier électronique ou sous toute autre forme électronique au Secrétariat ou, en son
absence, au Président avant la réunion de l’Assemblée Générale. Dans ce cas, chaque vote
valablement exprimé par voie électronique vingt-quatre (24) heures avant l’heure de début de la
réunion de l’Assemblée Générale entre dans le calcul du quorum de présence.
Le Membre Effectif ou le Membre Associé qui vote par courriel ou sous toute autre forme
électronique doit voter sans réserve, sans présenter d’amendement à la proposition et sans aucune
condition à son vote. Les votes émis à distance sous forme électronique avant la réunion de l’
Assemblée Générale restent valables pour tous les points mentionnés et couverts par l’ordre du jour
communiqué conformément à l’Article 16.3. des présents Statuts. Si la proposition sur laquelle un
vote à distance sous forme électronique avait été émis, est ensuite valablement modifiée par l’
Assemblée Générale lors de la réunion, ledit vote à distance sous forme électronique sera considéré
comme nul, mais la nullité du vote ne remettra pas en cause le calcul du quorum de présence.
17.7.      Sauf si la décision de l’Assemblée Générale entraîne une modification des présents Statuts,
une procédure de prise de décision écrite unanime peut être lancée dans laquelle l’Assemblée
Générale peut voter dans un scrutin sans réunion personnelle, c’-à-d. par courrier électronique ou
par échange de lettre.
Dans ce cas, les Membres Effectifs et les Membres Associés sont informés par écrit des questions
sur lesquelles une décision doit être prise au moyen d’une procédure écrite et des raisons justifiant le
recours à cette procédure. À cet effet, un document reprenant les résolutions proposées est envoyé
à tous les Membres Effectifs et Associés, ainsi qu’une copie des documents d’appui qui doivent être
mis à leur disposition en vertu du Code belge des Sociétés et des Associations, par courrier, par
courrier électronique ou par tout autre moyen de communication, en demandant de voter, en
indiquant la procédure de vote. La résolution écrite sera adoptée par consentement écrit unanime de
tous les Membres Effectifs et Associés.
Article 18 – Procès-verbal
18.1.      Le procès-verbal de la réunion de l’Assemblée Générale, y compris un relevé de toutes les
décisions de l’Assemblée Générale doit être établi sous la responsabilité de et signé par le Président
ou l’un (1) du (des) Vice-Président(s) ou, en son absence, par la personne désignée comme
président de séance de la réunion.
18.2.      Le procès-verbal original de la réunion de l’Assemblée Générale doit être inséré dans un
registre électronique ou physique séparé, signé par le Président ou l’un (1) Vice-Président(s) et
conservé au siège de l’Association, accessible à tous les Membres pour la consultation sur place.
18.3.      Une copie du procès-verbal de la réunion de l’Assemblée Générale sera envoyée aux
Membres par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication écrite, dans les vingt-
huit (28) jours calendrier de la réunion.
III.2. Bureau Exécutif
Article 19 – Pouvoirs
19.1.      Le Bureau Exécutif agit en collège et est investi de tous les pouvoirs de gestion, d’
administration et de représentation, à l’exception des pouvoirs qui sont réservés à l’Assemblée
Générale conformément aux lois applicables, aux présents Statuts et aux décisions de l’Assemblée
Générale.
En particulier, les pouvoirs du Bureau Exécutif comprennent mais sans s’y limiter, les pouvoirs
suivants :
(i)           admettre les Membres de l’Association ;
(ii)          décider de l’exclusion ou de la suspension de tout ou partie des droits de membre d’un
Membre, conformément à l’Article 10 ou l’Article 11 des présents Statuts ;
(iii)         mettre en œuvre les décisions de l’Assemblée Générale ;
(iv)         s’assurer que les exigences juridiques et financières sont respectées, y compris le bon
accomplissement des obligations comptables, notamment établir et soumettre à l’approbation de l’
Assemblée Générale les comptes annuels de l’exercice précédent et, le cas échéant, le rapport du
Bureau Exécutif, ainsi que le budget de l’exercice en cours ou de l’exercice suivant (ainsi que toutes
modifications de celui-ci) ;
(v)          proposer à l’Assemblée Générale de créer un nouveau poste au Bureau Exécutif;
(vi)         sélectionner les candidats à un poste au Bureau Exécutif conformément à l’Article 20 des
présents Statuts de l’Association et les proposer à l’Assemblée Générale pour nomination
conformément à l’Article 14.1. (vii) des présents Statuts ;
(vii)        élire un Président, jusqu’à deux (2) Vice-Présidents et un Trésorier parmi les Membres du
Bureau Exécutif ;
(viii)       détenir les pouvoirs résiduels et décider de toute autre question ou activité au service du But
de l’Association qui n’est pas expressément réservée par la loi ou par les présents Statuts à un autre
organe directeur ou administratif de l’Association.
19.2.      Le Bureau Exécutif peut déléguer des pouvoirs spécifiques de gestion ou de représentation
de l’Association concernant les actions en justice, l’arbitrage ou les actes juridiques portant sur l’
Association à un (1) ou plusieurs Membres du Bureau Exécutif, au Secrétaire Général ou à des tiers.
Dans ce cas, l’étendue des pouvoirs délégués et la durée du mandat doivent être spécifiées.
19.3.      Sans préjudice de l’Article 19.2. des présents Statuts, le Bureau Exécutif peut déléguer des
pouvoirs de gestion journalière de l’Association, y compris le pouvoir de signer au nom de l’
Association et les pouvoirs de représentation pour les questions relevant de cette gestion journalière
(i) au Secrétaire Général de l’Association ou (ii) à un (1) ou plusieurs autres entités juridiques ou
personnes physiques tel qu’énoncé à l’Article 26 des présents Statuts.
Article 20 – Composition
20.1.      Le Bureau Exécutif est composé d’au moins sept (7) membres du Bureau Exécutif (les «
Membres du Bureau Exécutif »), dont au moins cinq (5) Membres du Bureau Exécutif représentent
les Membres Effectifs et deux (2) Membres du Bureau Exécutif représentent les Membres Associés,
y compris le Président, le(s) Vice-Président(s) et le Trésorier. Les Membres Effectifs doivent
constituer la majorité de chaque réunion du Bureau Exécutif. La composition du Bureau Exécutif
devrait essayer de refléter la répartition géographique et la diversité des catégories de membres.
20.2.      Seules les personnes physiques, à savoir les salariés, les directeurs généraux, les
directeurs exécutifs, les membres du conseil ou les dirigeants de niveau équivalent des Membres
Effectifs ou des Membres Associés ayant le soutien du Membre Effectif ou du Membre Associé
respectif qu’ils représentent, peuvent être proposées par le Bureau Exécutif comme candidat à un
poste au Bureau Exécutif et nommées Membre du Bureau Exécutif par l’Assemblée Générale.
20.3.      Les Membres du Bureau Exécutif seront nommés par l’Assemblée Générale sur une liste
proposée par le Bureau Exécutif pour un mandat de deux (2) ans, renouvelable à deux reprises.
La décision concernant la nomination des Membres du Bureau Exécutif requiert une majorité des
deux tiers (2/3) des voix des Membres Effectifs et des membres Associés présents ou représentés.
Les abstentions, votes blancs ou non valables ne comptent pas dans le calcul de la majorité, ni au
numérateur ni au dénominateur.
20.4.      Le Bureau Exécutif élira, parmi ses Membres du Bureau Exécutif, un Président, jusqu’à
deux Vice-Président(s) et un Trésorier et proposera à l’Assemblée Générale de créer de nouveaux
postes au sein du Bureau Exécutif, si nécessaire. L’(les) élection(s) aura(auront) lieu par scrutin
secret, individuellement par fonction et requiert(requièrent) la majorité des deux tiers (2/3) des voix
des Membres du Bureau Exécutif présents ou représentés à la réunion.
Les abstentions, votes blancs ou non valables ne comptent pas dans le calcul de la majorité, ni au
numérateur ni au dénominateur.
Le mandat du Président, du(des) Vice-Président(s) est conféré pour deux (2) ans, renouvelable à
deux reprises. Il ne peut excéder ni proroger la durée maximale du mandat au Bureau Exécutif fixée
à l’Article 20.3. des présents Statuts.
20.5.      Tous les mandats au sein du Bureau Exécutif sont exercés à titre bénévole. Sauf s’il en est
décidé autrement par l’Assemblée Générale ou par les présents Statuts, les Membres du Bureau
Exécutif n’auront pas le droit de recevoir une quelconque rémunération en compensation de leurs
devoirs ou des services fournis à l’Association comme dirigeants élus. À l’exception de ce qui
précède, le Président et les Membres du Bureau Exécutif peuvent se faire rembourser les frais de
déplacement, d’hébergement et de représentation dans les cas prévus par le Règlement d’Ordre
Intérieur. En outre, le Bureau Exécutif est habilité à inviter des Orateurs, des Secrétaires et des
experts nécessaires à participer aux conclaves afin d’élaborer et de développer davantage la
stratégie, les Statuts, le Règlement d’Ordre Intérieur et les politiques de l’Association.
Article 21 – Fin du mandat
21.1.      Le mandat d’un Membre du Bureau Exécutif prend fin (i) par le décès ou par la perte de la
capacité juridique, (ii) par la démission, (iii) par la révocation par l’Assemblée Générale ou (iv) par l’
expiration du mandat.
La révocation de l’ensemble du Bureau Exécutif ou d’un Membre du Bureau Exécutif avant la fin de
la période de leur mandat respectif (i) requiert la majorité des deux tiers (2/3) des voix des Membres
Effectifs et des Membres Associés présents ou représentés à l’Assemblée Générale.
21.2.      Chaque Membre du Bureau Exécutif est libre de démissionner à tout moment par
notification écrite adressée au Président et au Secrétariat de l’Association. Après leur démission et si
le nombre de Membres du Bureau Exécutif tombe sous le minimum fixé par l’article 20.1. des
présents Statuts, le Membre du Bureau Exécutif est obligé de continuer à s’acquitter de sa mission
jusqu’à son remplacement.
La démission sera présumée et prendra effet de plein droit si un Membre du Bureau Exécutif cesse
(i) sa fonction de salarié, directeur général, directeur exécutif, membre du conseil ou dirigeant de
niveau équivalent au sein du Membre Effectif ou au sein du Membre Associé qu’il représente.
21.3.      Si un poste au Bureau Exécutif devient vacant, la composition du Bureau Exécutif restera
inchangée jusqu’à la réunion suivante de l’Assemblée Générale au cours de laquelle l’Assemblée
Générale nommera un nouveau Membre du Bureau Exécutif pour commencer son premier mandat
qui se terminera à l’Assemblée Générale de la Réunion de Printemps l’année suivant la prochaine
Réunion de Printemps conformément à l’Article 20 des présents Statuts.
Article 22 – Réunions
22.1.      Le Bureau Exécutif se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’Association l’exige et au moins
deux (2) fois par an, à la demande du Président ou sur demande écrite d’au moins la moitié (1/2) des
Membres du Bureau Exécutif.
22.2.      Un avis de convocation au Bureau Exécutif sera adressé par écrit par le Président, au moins
six (6) jours à l’avance, indiquant la date, l’heure et, le cas échéant, le lieu de la réunion. L’ordre du
jour de la réunion ainsi que les documents d’appui seront envoyés avec l’avis de convocation.
22.3.      La réunion du Bureau Exécutif est présidée par le Président ou, en cas de son absence, par
l’un des Vice-Présidents.
22.4.      Sous réserve des dispositions et limitations stipulées dans les présents Statuts ou dans le
Règlement d’Ordre Intérieur de l’Association, le Secrétaire Général, les experts, le personnel ou les
invités peuvent être conviés par le Président ou par le Bureau Exécutif à assister aux réunions du
Bureau Exécutif avec voix consultative.
22.5.      Les réunions du Bureau Exécutif sont tenues dans ou, dans la mesure permise par la loi,
sans lieu physique indiqué comme étant le lieu de la réunion. Les Membres du Bureau Exécutif, le
Secrétaire Général, les experts, le personnel ou les invités peuvent participer à la réunion en
personne ou par conférence téléphonique, par conférence vidéo, par conférence web ou par tout
autre moyen de communication électronique mis à disposition par l’Association et permettant à l’
Association de vérifier l’identité des participants. Ces moyens de communication électronique doivent
permettre aux participants (i) de prendre connaissance des discussions au sein de la réunion de
manière directe, simultanée et continue, (ii) de parler les uns avec les autres et (iii) en ce qui
concerne les Membres du Bureau Exécutif, de participer aux délibérations, de poser des questions et
de voter de manière définitive sur tous les points à l’ordre du jour. En ce qui concerne le respect des
conditions de quorum et de majorité, tout Membre du Bureau Exécutif, participant par un tel moyen
sera réputé présent à une telle réunion.
Les pannes, surcharges, pannes de ligne, pannes de connexion ou tous autres évènements,
incidents, problèmes techniques de même nature ou similaires hors de la volonté de l’Association et
liés à l’utilisation de ces moyens électroniques ne sauraient constituer un motif d’annulation de la
décision prise par le Bureau Exécutif, sauf s’ils constituent une irrégularité quant à la manière dont la
décision est adoptée conformément au Code belge des Sociétés et des Associations. Ces problèmes
techniques ou incidents empêchant ou perturbant la participation par voie électronique au Bureau
Exécutif ou au vote doivent être mentionnés dans le procès-verbal avec suffisamment de précision.
Article 23 – Vote et quorum
23.1.      Chaque Membre du Bureau Exécutif dispose d’une (1) voix.
Chaque Membre du Bureau Exécutif peut se faire représenter à la réunion par un autre Membre du
Bureau Exécutif au moyen d’une procuration écrite envoyée au Secrétariat ou, en son absence, au
Président avant la réunion. Chaque Membre du Bureau Exécutif ne pourra détenir qu’une (1)
procuration.
23.2.      Les experts, les invités ou le personnel peuvent participer aux réunions du Bureau Exécutif
sans droit de vote. Le Secrétaire Général peut assister à la réunion du Bureau Exécutif sans droit de
vote.
23.3.      Le vote peut être réalisé à main levée, par scrutin secret ou par un moyen électronique en
temps réel.
23.4.      Le Bureau Exécutif est réputé valablement constitué et a le quorum pour statuer si au moins
la moitié (1/2) des Membres du Bureau Exécutif sont présents ou représentés au moyen d’une
procuration écrite.
23.5.      Les décisions du Bureau Exécutif sont prises à la majorité simple des voix, exprimées par
les Membres du Bureau Exécutif présents ou représentés par procuration.
En cas d’égalité des voix, le Président aura la voix prépondérante.
23.6.      À la demande du Président, dans les cas approuvés par le Bureau Exécutif ou en cas d’
urgence, une procédure de prise de décision écrite peut être lancée dans laquelle le Bureau Exécutif
peut voter dans un scrutin sans réunion personnelle, c’-à-d., par courrier électronique ou par
échange de lettre par consentement unanime écrit.
Dans ce cas, les Membres du Bureau Exécutif seront informés par écrit des questions sur lesquelles
une décision doit être prise au moyen d’une procédure écrite et des raisons justifiant le recours à
cette procédure. À cet effet, un document reprenant les résolutions proposées est envoyé à tous les
Membres du Bureau Exécutif, ainsi qu’une copie des documents d’appui qui doivent être mis à leur
disposition en vertu du Code belge des Sociétés et des Associations, par courrier, par courrier
électronique ou par tout autre moyen de communication, avec la demande de voter, et indiquant la
procédure de vote.
Article 24 – Conflit d’intérêts
24.1.      Si le Bureau Exécutif est appelé à prendre une décision ou se prononcer sur une opération
relevant de sa compétence à propos de laquelle un Membre du Bureau Exécutif a un intérêt direct ou
indirect de mature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de l’Association, ledit Membre du Bureau
Exécutif est tenu d’en informer les autres Membres du Bureau Exécutif avant que le Bureau Exécutif
ne statue ou se prononce. Sa déclaration, ainsi que les explications fournies sur la nature de ce
conflit d’intérêts doivent être consignées dans le procès-verbal de la réunion pertinente du Bureau
Exécutif. Le Bureau Exécutif ne peut pas déléguer ladite décision.
Si la majorité des Membres du Bureau Exécutif ont un conflit d’intérêts, la décision ou l’opération
sera soumise à l’approbation de l’Assemblée Générale. Si cette dernière approuve la décision ou l’
opération, le Bureau Exécutif peut les exécuter.
24.2.      Le Membre du Bureau Exécutif ayant un conflit d’intérêts tel que prévu à l’Article 24.1. des
présents Statuts quitte la réunion et ne participe ni aux délibérations ni au vote du Bureau Exécutif
sur la décision ou l’opération.
24.3.      La procédure de conflits d’intérêts prévue ci-dessus ne s’applique pas aux décisions du
Bureau Exécutif concernant les opérations régulières menées dans les conditions et aux termes des
garanties usuelles sur le marché pour des opérations similaires.
Article 25 – Procès-verbal
25.1       Le procès-verbal de la réunion du Bureau Exécutif, y compris le relevé de toutes les
décisions du Bureau Exécutif, doit être établi sous la responsabilité du et signé par le Président, ou
en son absence, par un (1) du(des) Vice-Président(s) ou par le Secrétaire Général.
Une copie du procès-verbal de la réunion sera envoyée à tous les Membres du Bureau Exécutif par
courrier électronique ou par tout autre moyen de communication électronique, dans les quatorze (14)
jours calendrier de la réunion.
25.2.      Le procès-verbal original de la réunion du Bureau Exécutif doit être inséré dans un registre
électronique ou physique séparé, signé par le Président ou, en son absence, par l’un (1) des Vice-
Président(s) ou par le Secrétaire Général et doit être conservé au siège de l’Association, accessible
aux Membres Effectifs et Associés, ainsi qu’aux Membres du Bureau Exécutif, pour la consultation
sur place. Les tiers peuvent être informés des décisions du Bureau Exécutif, dans les conditions
prévues par la loi.
III.3        Gestion journalière
Article 26 – Gestion journalière
26.1.      Le Bureau Exécutif peut déléguer la gestion journalière de l’Association, pour une durée
déterminée ou indéterminée, (i) au Secrétaire Général ou (ii) à une (1) ou plusieurs personnes
physiques ou entités juridiques, Membres du Bureau Exécutif ou non, chacun agissant seul,
conjointement ou en collège. Le Bureau Exécutif est chargé de surveiller la personne physique ou les
entités juridiques investies des pouvoirs de gestion journalière de l’Association.
26.2.      La gestion journalière comprend (i) tous les actes et décisions qui, soit en raison de leur
intérêt mineur qu’ils représentent soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l’
intervention du Bureau Exécutif.
26.3.      Sans préjudice de l’Article 19.2. des présents Statuts et sauf s’il en est décidé autrement par
le Bureau Exécutif, chaque personne physique ou entité juridique investie des pouvoirs de gestion
journalière est habilitée à valablement représenter seule l’Association dans tous les actes de gestion
journalière de l’Association vis-à-vis des tiers.
26.4.      Le mandat de la personne physique ou de l’entité juridique investie des pouvoirs de gestion
journalière prend fin (i) par le décès ou par la perte de la capacité juridique si la personne concernée
est une personne physique, (ii) par la dissolution, par la faillite ou par la réorganisation judiciaire si la
personne concernée est une entité juridique, (iii) par la démission, (iv) par la révocation par le Bureau
Exécutif ou (v) par l’expiration du mandat.
La révocation d’une (1) ou plusieurs personnes physiques ou entités juridiques investies des
pouvoirs de gestion journalière de l’Association avant la fin de leur mandat respectif requiert une
majorité simple des voix des Membres du Bureau Exécutif présents ou représentés à la réunion.
Chaque personne investie des pouvoirs de gestion journalière est libre de démissionner à tout
moment par notification écrite adressée au Président et au(x) Vice-Président(s) de l’Association.
Les entités juridiques ou la(les) personne(s) physique(s) investie(s) des pouvoirs de gestion
journalière est(sont) autorisée(s) à sous-déléguer, sous sa responsabilité, à un (1) ou plusieurs
membres du personnel de l’Association ou à des tiers, un (1) ou plusieurs pouvoirs relevant de la
gestion journalière ou relevant des pouvoirs spécifiques de gestion ou de représentation allant au-
delà desdits pouvoirs de gestion journalière dans les limites prévues par les présents Statuts ou la
délégation pertinente de pouvoirs.
Titre IV : GESTION FINANCIÈRE
Article 27 – Exercice
27.1.      L’exercice de l’Association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de
chaque année civile.
27.2.      Le Bureau Exécutif est chargé de gérer les fonds de l’Association et de tenir la comptabilité,
assisté, si nécessaire, d’un comptable professionnel.
Le Bureau Exécutif est tenu d’établir et de proposer le budget annuel pour l’exercice suivant de l’
Association, qu’il devra soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale avant la fin de l’exercice
en cours.
Le Bureau Exécutif établira les comptes annuels pour l’exercice précédent qu’il sera tenu de
soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale, le ou avant le 30 juin de chaque année civile.
Article 28– Ressources financières
28.1       Les ressources financières de l’Association sont composées de :
(i)           cotisations des membres et contributions ;
(ii)          dons, aides et subventions ;
(iii)         ressources financières dérivées d’activités économiques et lucratives exercées de manière
ancillaire conformément à l’Article 3.4. des présents Statuts ;
(iv)         intérêts des comptes bancaires ;
(v)          toutes autres ressources légalement autorisées pouvant être payées ou accordées à l’
Association conformes au But et Objet de l’Association.
28.2.      L’Association peut, dans la mesure permise par la loi, tenir un « Fonds de Réserve »,
notamment pour financer des activités spéciales ou pour couvrir des dépenses spéciales.
Article 29– Supervision par un commissaire aux comptes
29.1.      L’Association n’est pas obligée de nommer un commissaire aux comptes tant qu’il n’est pas
requis par le Code belge des Sociétés et des Associations.
Titre V : REPRÉSENTATION
Article 30 – Représentation juridique
30.1.      Sauf disposition contraire des présents Statuts et sans préjudice des Articles 19.2., 19.3. et
26 des présents Statuts, l’Association est valablement représentée en ce qui concerne tous les actes
juridiques à l’égard des tiers (i) par le Bureau Exécutif, (ii) par le Président de l’Association agissant
conjointement avec un autre Membre du Bureau Exécutif ou (iii) par deux (2) Membres du Bureau
Exécutif agissant conjointement si les deux premières options ne sont pas disponibles, qui n’auront
pas à justifier, vis-à-vis des tiers, de leur pouvoir de signer, ni des pouvoirs conférés à cet effet.
30.2.      L’Association est représentée valablement dans toutes les actions judiciaires ou en matière
d’arbitrage impliquant l’Association, en partie demanderesse ou défenderesse, devant les cours, les
tribunaux ou d’autres juridictions (i) par le Président seul ou (ii) un Membre du Bureau Exécutif seul,
nommé spécifiquement à cet effet par le Bureau Exécutif.
Titre VI : MODIFICATION DES STATUTS – DISSOLUTION
Article 31 – Modification des Statuts-Dissolution
31.1.      Toute proposition visant à modifier les présents Statuts ou visant à dissoudre l’Association
doit émaner du Bureau Exécutif ou d’au moins un cinquième (1/5) des Membres Effectifs et des
Membres Associés, représentant au moins un total d’un cinquième (1/5) des droits de vote des
Membres Effectifs et des Membres Associés combinés.
31.2.      L’avis de convocation à l’Assemblée Générale qui décidera de la proposition visant à
modifier les Statuts ou à dissoudre l’Association doit être envoyé aux Membres Effectifs et aux
Membres Associés par le Secrétariat ou, en son absence, par le Président, pour le compte du
Bureau Exécutif au moins trois (3) mois avant la réunion de l’Assemblée Générale.
31.3.      L’Assemblée Générale convoquée à cet effet est réputée valablement constituée et a le
quorum pour statuer sur les modifications des Statuts ou sur la dissolution de l’Association, si au
moins les deux tiers (2/3) des Membres Effectifs et des Membres Associés, représentant au moins
un total de (2/3) des droits de vote des Membres Effectifs et des Membres Associés combinés sont
présents ou représentés par procuration.
Si ce quorum n’est pas atteint lors de la première réunion, une seconde réunion de l’Assemblée
Générale sera convoquée dans un (1) mois calendrier qui suit la première réunion de l’Assemblée
Générale, qui sera habilitée à prendre une décision contraignante et définitive sur la proposition
visant à modifier les Statuts ou à dissoudre l’Association à la même majorité des voix prévue à l’
Article 31.4. des présents Statuts, quel que soit le nombre de droits de vote des Membres Effectifs et
des Membres Associés présents ou représentés à la réunion.
31.4.      Sauf disposition contraire légale, toute décision visant à modifier les présents Statuts ou à
dissoudre l’Association requiert une majorité des deux tiers (2/3) des voix des Membres Effectifs et
des Membres Associés présents ou représentés par procuration à la réunion de l’Assemblée
Générale.
Les abstentions, votes blancs ou non valables ne comptent pas dans le calcul de la majorité, ni au
numérateur, ni au dénominateur.
31.5.      Toute décision visant à modifier les présents Statuts prendra effet après avoir été confirmée
par arrêté royal et après accomplissement des obligations légales en matière de publicité.
31.6.      En cas de dissolution volontaire de l’Association, l’Assemblée Générale déterminera dans la
résolution de dissolution les modalités de liquidation, nommera un (1) ou plusieurs liquidateurs
chargé de réaliser l’actif de l’Association et d’apurer le passif, déterminera leurs pouvoirs et indiquera
l’attribution de l’actif net de l’Association.
31.7.      Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire, après liquidation, l’actif net de l’
Association dissoute ne peut être versé aux Membres de l’Association, ni aux Membres du Bureau
Exécutif, mais sera affecté à une autre association sans but lucratif et ayant des buts désintéressés
identiques ou similaires au But de l’Association. Le Bureau Exécutif est habilité, par la suite, à mettre
en œuvre cette décision.
Titre VII : RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR
Article 32 – Règlement d’Ordre Intérieur
32.1.      Un Règlement d’Ordre Intérieur peut être rédigé par le Bureau Exécutif et adopté par l’
Assemblée Générale afin de mettre en œuvre et de détailler davantage les présents Statuts et de
faciliter la réglementation et la gestion de l’Association.
32.2.      Le Règlement d’Ordre Intérieur peut être modifié selon les règles prévues à l’Article 14.1.
(ix) des présents Statuts.
32.3.      Le Règlement d’Ordre Intérieur est disponible à tous les Membres et est communiqué à ces
derniers conformément aux exigences légales applicables.
32.4.      Le Règlement d’Ordre Intérieur sert de complément aux Statuts et leur est subordonné. En
cas de contradictions entre le Règlement d’Ordre Intérieur et les Statuts, ces derniers prévaudront.
TITRE VIII : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 33 – Avis de convocation - Procurations
33.1.      Les Avis de convocation et l’octroi des procurations sont formulés par écrit.
Article 34 – Langue de travail
34.1.      La langue de travail officielle de l’Association est l’anglais. La langue utilisée pour les
documents officiels et les relations avec les autorités belges est le français. En cas de litige relatif
aux Statuts et au Règlement d’Ordre Intérieur, la version française officielle publiée prévaudra. À l’
égard des tiers, la version française officielle est la seule version qui fait foi.
Article 35 – Droit Applicable
35.1.      Toutes questions qui ne sont pas réglées par les présents Statuts ou les publications à faire
dans les Annexes au Moniteur belge seront réglées conformément aux exigences légales
applicables.
Article 36 – Juridiction
36.1.      Tout litige entre les Membres et l’Association en relation avec les questions financières, les
présents Statuts, le Règlement d’Ordre Intérieur, les politiques de l’Association et/ou toute décision
de l’un (1) des organes directeurs de l’Association sera tranché suivant le Règlement d’Arbitrage du
Centre belge d’Arbitrage et de Médiation (CEPANI) par un ou plusieurs arbitres nommés
conformément audit Règlement.
36.2       Les Membres déclarent expressément avoir pris connaissance du Règlement d’Arbitrage du
Centre belge d’Arbitrage et de Médiation (CEPANI).
36.3       Le lieu d’arbitrage est Bruxelles et la langue d’arbitrage est l’anglais. Tous les litiges seront
régis par le droit belge.
36.4       Les Membres excluent expressément toute demande d’annulation de la sentence arbitrale".
(…)
TROISIEME RESOLUTION : Procuration pour la coordination des statuts.
(…)
QUATRIEME RESOLUTION : Procuration au Bureau Exécutif pour l'exécution des décisions prises
L'assemblée confère tous pouvoirs au Bureau Exécutif afin d'exécuter les résolutions qui
précèdent.    
(…)
CINQUIEME RESOLUTION : Procuration pour les formalités.
                L'assemblée confère tous pouvoirs :
                - au notaire Tim Carnewal ou à un de ses associés afin d'assurer les formalités
nécessaires à l’obtention de l’Arrêté Royal portant approbation de la modification du but et des
activités de l’Association et afin d’accomplir toutes les formalités de publication ;
- à Ruth Wirtz, Tonya Aelbrecht, Karen Calvo Vleugels et chaque autre avocat du cabinet Osborne
Clarke SCRL, qui tous, à cet effet, élisent domicile à 1050 Bruxelles, Place du Champ de Mars 5,
chacun agissant séparément, ainsi qu’à leurs employés, préposés et mandataires, avec droit de
substitution, afin d'assurer les formalités auprès du registre des personnes morales, ainsi qu’à un
guichet d’entreprise en vue d’assurer la modification des données dans la Banque Carrefour des
Entreprises.
(…)
 
POUR EXTRAIT CONFORME.
(Déposées en même temps que l’extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence,
une copie de l’Arrêté Royal en date du 5 décembre 2023, le texte coordonné des statuts).
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173,1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Yorik DESMYTTERE
Notaire