N° d'entreprise 0464.622.872
Nom
(en entier):	"Fédération Internationale des Organisations de Droits
de Reproduction" en anglais "International Federation
of Reproduction Rights Organisations"
(en abrégé):	IFRRO
Forme légale:	Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège: Rue du Prince Royal 85-87
1050 Ixelles
Objet de l'acte : MODIFICATION DU BUT ET DES ACTIVITÉS - MODIFICATION DES
STATUTS - ADOPTION D'UN NOUVEAU TEXTE DES STATUTS - ADOPTION
D'UN NOUVEAU TEXTE DU REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR
Ce jour, le vingt-cinq octobre deux mille vingt-deux.
( ... )
Devant, Tim CARNEWAL, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société;
"Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
dont l'acte contient à la fin la mention d'enregistrement suivante :
Enregistré 30 rôles 0 renvois au bureau d'enregistrement BUREAU SÉCURITÉ JURIDIQUE BRUXELLES 2:
le vingt-huit octobre deux mille vingt-deux. Référence ACP (5) Volume 000 Folio 000 Case 25000. Droits perçus:
cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00). Le receveur (signé).
S'EST REUNIE
l'assemblée générale extraordinaire de l'association internationale sans but lucratif "Fédération!
Internationale des Organisations de Droits de Reproduction", en abrégé "IFRRO", ayant son siège à 1050;
Ixelles, Rue du Prince Royal 85-87, ci-après dénommée ""Association".
( ... )
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION : Modification du but et des activités de l'association, et modification de.
l'article 3 des statuts / Adoption d'un nouveau texte des statuts en français et en anglais / Adoption d'un
nouveau texte du règlement d'ordre intérieur en anglais.
L'assemblée décide de modifier le but et les activités de l'Association et de remplacer l'article 3 ainsi que:
d'approuver un nouveau texte des statuts en français et en anglais et un nouveau texte du règlement d'ordre;
¿intérieur en anglais. Le nouveau texte des statuts entrera en vigueur immédiatement, étant entendu que la;
modification du but et des activités entrera en vigueur à compter de l'obtention de l'arrêté royal approuvant les!
modifications du but et des activités, et ce en application de l'article 2 :5, §4, in fine du Code des sociétés et des:
associations.
I. LE NOUVEAU TEXTE DE STATUTS S'ÉTABLIT COMME SUIT :
a. EN FRANÇAIS :
« Article 1. Dénomination - Forme juridique
1.1 La dénomination de l'association est « Fédération Internationale des Organisations de Droits de
Reproduction » (ci-après l'« Association »).
1.2 L'Association peut également utiliser l'abréviation « IFRRO ».
1.3 Tous les actes, factures, annonces, publications, sites Internet et autres documents, sous forme;
électronique ou non, émanant de l'Association, doivent contenir la dénomination de l'Association, immédiatement.
¡l'adresse du siège social de l'Association, le numéro d'entreprise, les termes « registre des personnes morales »
'ou l'abréviation « RPM », suivis de l'indication du tribunal du siège social de l'Association, le cas échéant l'adresse
électronique et le site Internet de l'Association, et, le cas échéant, l'indication que l'Association est en liquidation.
1.4 L'Association est une association internationale sans but lucratif non gouvernementale et indépendante,
régie par les dispositions du Livre 10 et les autres dispositions applicables du Code des sociétés et des
associations du 23 mars 2019 (M.B., 4 avril 2019).
Article 2. Siège social
2.1 Le siège social de l'Association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale.
2.2 Le siège social de l'Association peut être transféré partout ailleurs en Belgique sur simple décision du
Conseil d'Administration, à condition que ce transfert ne requière pas un changement de la langue de
l'Association. Lorsqu'un changement de la langue de l'Association est requis, une décision de l'Assemblée
Générale, adoptée conformément aux dispositions applicables à la modification des statuts, s'impose.
2.3 Le Conseil d'Administration de l'Association est habilité à établir toutes les structures régionales qui
pourraient s'avérer nécessaires pour exercer ses activités.
Article 3. Objet et activités
(Le nouveau texte des buts et activités de l'Association sera publié après l'obtention de l'Arrêté Royal).
Article 4. Catégories de Membres
4.1 L'Association se compose de :
· Membres ODR,
· Membres d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR Associés,
· Membres ODR Provisoires et
· Membres Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs.
4.2Les Membres ODR sont des Organisations de Droits de Reproduction ayant la forme de personnes
morales légalement constituées d'après les lois et usages de leur pays d'origine. Les Membres ODR administrent
les droits visés à l'article 3 à l'égard des utilisateurs, dans l'intérêt des auteurs et des éditeurs, ces deux catégories
de titulaires de droits étant représentées au sein de leurs organes dirigeants.
4.3 Les Membres d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR Associés sont des Organisations de Droits de
Reproduction ayant la forme de personnes morales légalement constituées d'après les lois et usages de leur
pays d'origine. Les Membres d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR Associés administrent les droits visés à
l'article 3 à l'égard des utilisateurs, dans l'intérêt des titulaires de droits, une seule des catégories de titulaires de
droits (auteurs ou éditeurs) étant représentée au sein de leurs organes dirigeants ; ou reçoivent des
rémunérations d'un Membre ODR en contrepartie de l'usage des droits visés à l'article 3 sans participer
activement à l'octroi de licences sur ces droits.
4.4 Les Membres ODR Provisoires sont des Organisations de Droits de Reproduction ayant la forme de
personnes morales légalement constituées d'après les lois et usages de leur pays d'origine. Les Membres ODR
Provisoires sont habilités à administrer les droits visés à l'article 3, mais ne sont pas opérationnels.
4.5 Les Membres Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs sont des organisations non gouvernementales
nationales et internationales d'auteurs et/ou d'éditeurs ayant la forme de personnes morales légalement
constituées d'après les lois et usages de leur pays d'origine. Ces Membres travaillent activement au respect et à
la promotion des droits visés à l'article 3, ainsi qu'à l'administration de ces droits, en ce compris par l'intermédiaire
d'ODR constituées dans l'intérêt des auteurs et des éditeurs.
Article 5. Admission et adhésion
5.1 Le Conseil d'Administration approuve l'admission des nouveaux membres.
5.2 Le Conseil d'Administration décide de la catégorie de membres appropriée d'un membre.
5.3 Le Conseil d'Administration approuve également un changement de catégorie de membres, dans le cas
où un membre d'une catégorie de membres ne remplit plus les critères de cette catégorie.
5.4 Tout membre peut contester devant l'Assemblée Générale de l'Association les décisions d'admission
adoptées par le Conseil d'Administration. L'Assemblée Générale a le pouvoir de réformer les décisions du Conseil
d'Administration.
Article 6. Démission, résiliation, suspension et exclusion
6.1 Tout membre peut résilier son adhésion en notifiant au Conseil d'Administration un préavis écrit de trois
(3) mois avant la clôture de l'exercice social de l'Association.
6.2 Sauf dans l'hypothèse où le Conseil d'Administration a consenti à surseoir au paiement ou a décidé d'y
renoncer, l'adhésion prend automatiquement fin lorsqu'un membre néglige de payer sa cotisation annuelle de
l'exercice précédent dans un délai de six (6) mois à compter de sa date d'exigibilité, après en avoir été mis en
demeure par le Conseil d'Administration.
6.3 L'exclusion des membres de l'Association peut être décidée par le Conseil d'Administration dans les cas
suivants :
- Non-respect des conditions d'adhésion visées à l'article 4 ;
- Agissement ou attitude susceptible de porter préjudice aux intérêts de l'Association ; et
-	Violation grave des statuts, du règlement d'ordre intérieur ou des décisions adoptées par les organes
dirigeants de l'Association.
Les membres concemés ont le droit d'être entendus par le Conseil d'Administration préalablement à cette
décision.
6.4Les membres dont l'adhésion est résiliée peuvent contester cette résiliation devant l'Assemblée
Générale.
6.5 L'Assemblée Générale peut réformer la décision du Conseil d'Administration à la majorité des deux tiers
des membres présents ou représentés.
6.6 Les membres qui cessent d'appartenir à l'Association ne peuvent faire valoir le moindre droit sur les
¿suspension prend fin lorsque le Conseil d'Administration lève la décision de suspension, eu égard aux mesures
correctrices prises par le membre concemé, ou lorsqu'il décide d'exclure ce demier. En cas de suspension, tous
les droits du membre suspendu, y compris le droit de participer aux activités de l'Association, et y compris le droit
de participer et de voter à l'Assemblée Générale, sont suspendus. Il n'y a aucune possibilité de faire appel contre
une décision de suspension.
Article 7. Structure des cotisations
7.1 Les membres ont l'obligation de payer une cotisation annuelle. La cotisation de chacune des catégories
de membres est déterminée par l'Assemblée Générale.
7.2 Les modalités de calcul des cotisations sont exposées dans le règlement d'ordre intérieur.
Article 8. Assemblée Générale
A. POUVOIRS
8.1 L'Assemblée Générale est l'organe suprême de l'Association. Les pouvoirs suivants sont réservés à
l'Assemblée Générale :
a) Désigner et révoquer les Administrateurs et les Administrateurs Suppléants, leur accorder décharge de
responsabilité et, sans préjudice des dispositions de l'article 12.6, désigner et révoquer le Président et les Vice-
Présidents ;
b) Désigner et révoquer tout Président Honoraire ;
c) Désigner et révoquer le(s) commissaires ou le(s) réviseur(s) d'entreprises, déterminer leur rémunération
et leur accorder décharge de responsabilité;
d) Approuver les comptes annuels contrôlés et le budget ;
e) Approuver le rapport annuel ;
f) Statuer sur les recours introduits par les candidats-membres qui n'ont pas été admis par le Conseil
d'Administration ou par les membres qui ont été exclus par le Conseil d'Administration;
g) Modifier les statuts ;
h) Adopter, modifier et abroger le règlement d'ordre intérieur, le code d'éthique ou le code de bonnes
pratiques, soit sur proposition du Conseil d'Administration, soit à la discrétion de l'Assemblée Générale ;
i) Fixer le montant des cotisations annuelles ;
j) Désigner et révoquer les membres du Comité de Nomination et du Comité d'Adhésion ;
k) Transférer le siège social dans l'hypothèse où ce transfert requiert un changement de la langue de
l'Association ;
I) Dissoudre l'Association, désigner un ou plusieurs liquidateurs et déterminer les bénéficiaires des avoirs
nets ; et
m) Tous autres pouvoirs attribués à l'Assemblée Générale par les lois en vigueur ou les présents statuts.
B. COMPOSITION
8.2L'Assemblée Générale se compose de tous les membres de l'Association. Elle est présidée par le
Président ou, en cas d'incapacité du Président à le faire, par la personne remplaçant le Président, conformément
à l'Article 12.4.
8.3 Le bureau de l'Assemblée Générale se compose de la personne qui préside la réunion.
C. RÉUNIONS
8.4 Une Assemblée Générale ordinaire est convoquée au moins une fois par an, au cours du premier
semestre de l'exercice social, soit par le Président, soit par le Secrétariat sous la responsabilité du Président et
en concertation avec ce dernier. Lors de cette réunion, l'Assemblée Générale statue au minimum sur le rapport
annuel établi par le Conseil d'Administration, sur les comptes annuels contrôlés de l'Association et sur le budget
de l'Association.
8.5 D'autres réunions de l'Assemblée Générale sont convoquées chaque fois que le Conseil
d'Administration considère que les intérêts de l'Association le requièrent ou à la demande de deux tiers de
l'ensemble des membres de l'Association. Dans ce dernier cas, la réunion de l'Assemblée Générale est
convoquée dans un délai maximum de deux (2) mois à compter de la réception de la demande. Une réunion de
l'Assemblée Générale est également convoquée par le commissaire quand la demande lui en est faite par 20 %
des membres.
8.6 Les réunions de l'Assemblée Générale peuvent être convoquées par tous les moyens de communication
possibles (courrier électronique, courrier postal, ... ), soit par le Président, soit par le Secrétariat sous la
responsabilité du Président et en concertation avec ce dernier, au moins deux (2) mois avant la réunion.
8.7 L'ordre du jour de la réunion de l'Assemblée Générale, qu'il s'agisse de l'Assemblée Générale ordinaire
ou de toute autre Assemblée Générale, est établi par le Conseil d'Administration.
8.8 Lorsque la demande en est faite par 10 % au moins des membres six (6) mois avant la réunion de
l'Assemblée Générale, des points sont ajoutés à l'ordre du jour de la réunion suivante de l'Assemblée Générale
pour laquelle la convocation n'a pas encore été envoyée.
8.9 Les réunions de l'Assemblée Générale peuvent se tenir à distance par tout moyen de communication
électronique conformément aux dispositions légales applicables .
8.10 La majorité simple des membres de l'Association (présents ou représentés) ou des voix détenues
constitue le quorum de présence nécessaire afin de délibérer valablement sur les points inscrits à l'ordre du jour.
8.11 Sauf disposition contraire contenue dans les présents statuts ou dans la loi, les décisions de
l'Assemblée Générale sont adoptées à la majorité simple des voix exprimées par les membres présents et
représentés.
8.12 Tous les membres sont informés des décisions de l'Assemblée Générale par les procès-verbaux des
réunions. Ces procès-verbaux sont communiqués aux membres par tout moyen de communication écrite ou
électronique. Les procès-verbaux doivent être approuvés lors de l'Assemblée Générale suivante. En cas
décisions transcrites dans les procès-verbaux.
8.13 Les procès-verbaux des réunions de l'Assemblée Générale sont consignés dans un registre ad hoc
tenu à la disposition des membres au siège social de l'Association.
D. EXÉCUTION DES DÉCISIONS ADOPTÉES PAR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Le Chef du Secrétariat veille, sous la direction du Président, à l'exécution des décisions	8.14
adoptées par l'Assemblée Générale, dont il rend compte au Conseil d'Administration.
Article 9. Vote à l'Assemblée Générale
9.1 Le nombre de voix est proportionnel au niveau de la cotisation annuelle. Le nombre effectif de voix des
membres est indiqué dans le règlement d'ordre intérieur.
9.2 Les Membres ODR Provisoires et les Membres Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs qui payent la
cotisation annuelle au taux de base disposent d'une voix chacun.
9.3 Le vote par procuration est autorisé, sans toutefois qu'un membre ne puisse représenter plus de cinq
autres membres.
9.4 Dans l'hypothèse où l'Assemblée Générale, sur la base de son ordre du jour, devrait se tenir en présence
d'un notaire en vertu des dispositions légales en vigueur, aucune limite ne s'applique au nombre de procurations
qu'un membre peut détenir.
9.5 Si la convocation le prévoit, les membres peuvent se voir offrir la possibilité d'exprimer leur vote sur tous
les points ou sur un nombre limité de l'ordre du jour par voie électronique ou par écrit avant la réunion de
l'Assemblée Générale. Ces votes seront pris en compte pour le calcul des exigences de quorum et de majorité
applicables à la réunion de l'Assemblée Générale. Le Conseil d'Administration peut préciser la forme, la méthode
et le mode d'expression d'un vote avant la réunion, ainsi que le délai dans lequel ce vote doit être reçu par
l'Association. Le Conseil d'Administration prendra les mesures nécessaires pour s'assurer que la qualité et
l'identité des membres peuvent être contrôlées.
Article 10. Modification des statuts
10.1 Sans préjudice des exigences de quorum visées à l'article 8.10, l'Assemblée Générale ne peut délibérer
valablement sur une proposition de modification des statuts de l'Association que si à cette réunion de l'Assemblée
Générale:
· deux tiers au moins des Membres ODR ou des voix détenues par les Membres ODR sont présents ou
représentés ; et
· un quart au moins des Membres d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR Associés ou des voix détenues
par les Membres d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR Associés sont présents ou représentés ; et
· un quart au moins des Membres ODR Provisoires ou des voix détenues par les Membres ODR
Provisoires sont présents ou représentés ; et
· un quart au moins des Membres Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs ou des voix détenues par les
Membres Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs sont présents ou représentés.
10.2 Toute modification des statuts doit être approuvée à la majorité des deux tiers des voix exprimées à
l'Assemblée Générale. Les propositions de modification sont jointes à la convocation à la réunion de l'Assemblée
Générale.
10.3 Les modifications des statuts n'entrent en vigueur qu'après avoir été approuvées par l'autorité
compétente désignée dans les dispositions concernées du Code des sociétés et des associations.
Article 11. Conseil d'Administration
11.1	Les activités de l'Association sont gérées par un Conseil d'Administration.
A. POUVOIRS
11.2 Le Conseil d'Administration est investi des pouvoirs de gestion et d'administration de l'Association. Le
Conseil d'Administration dispose des pouvoirs résiduaires et agit en tant qu'organe collégial. Les termes «
pouvoirs résiduaires » signifient que tout pouvoir qui n'est pas attribué à l'Assemblée Générale par les lois en
vigueur ou les statuts appartient au Conseil d'Administration.
B. COMPOSITION - MANDAT
11.3 Le Conseil d'Administration se compose de huit Administrateurs, dont trois constituent la Présidence.
La Présidence se compose du Président et de deux Vice-Présidents. Le Président et les Vice-Présidents doivent
chacun représenter un Membre ODR.
11.4 Les Administrateurs qui ne composent pas la Présidence sont élus comme suit par l'Assemblée
Générale parmi les candidats présentés par les membres de l'Association : trois parmi les Membres ODR et deux
parmi les Membres Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs (l'un représentant les auteurs et l'autre représentant les
éditeurs). Un des Administrateurs élus parmi les Membres ODR peut être issu des Membres d'Auteurs ODR,
d'Éditeurs ODR ou ODR Associés.
11.5 Les Administrateurs sont des individus (personnes physiques). Les Administrateurs doivent être
employés par un membre de l'Association, se trouver dans une relation contractuelle avec un membre de
l'Association ou exercer un mandat au sein d'un membre de l'Association.
11.6 Le Président, les Vice-Présidents et les autres Administrateurs sont élus pour un mandat de trois (3)
ans. Ce mandat commence à courir le lendemain de l'Assemblée Générale qui les a élus et prend fin le jour de
l'Assemblée Générale qui se tient trois (3) ans plus tard.
11.7 La durée maximum pendant laquelle une personne peut exercer sans interruption un mandat
d'Administrateur (en ce compris toute période en qualité d'Administrateur Suppléant, mais à l'exclusion de toute
période en qualité de Président ou de Vice-Président, ainsi qu'à l'exclusion de toute période supplémentaire votée
par l'Assemblée Générale conformément à l'article 11.9) équivaut à trois mandats. La durée maximum pendant
toute période supplémentaire votée par l'Assemblée Générale conformément à l'article 11.9) équivaut à trois
mandats.
11.8 Dans un souci de clarté, les mandats se comptent par individu et non par organisation membre que
celui-ci représente. De plus, seuls les mandats exercés à une fonction déterminée (Administrateur /
Administrateur Suppléant ou Vice-Président / Président) sont pris en compte pour le nombre maximum de
mandats à ladite fonction, les mandats exercés à d'autres fonctions ne sont pas pris en considération, étant
entendu que le nombre total de mandats consécutifs toutes fonctions confondues ne peut pas dépasser cinq
unités par personne.
11.9 L'Assemblée Générale peut élire un ou plusieurs Administrateur(s), Vice-Président(s) et/ou le Président
pour une période d'un (1) an chacun ou jusqu'au terme du mandat lorsqu'il doit être pourvu à une vacance au
sein du Conseil d'Administration, cette période n'étant pas prise en compte pour le nombre maximum de mandats.
11.10 L'Assemblée Générale élit quatre Administrateurs Suppléants pour une période de trois (3) ans. Ces
Administrateurs Suppléants sont élus comme suit par l'Assemblée Générale parmi les candidats présentés par
les membres de l'Association : deux parmi les Membres ODR et deux parmi les Membres Associations d'Auteurs
ou d'Éditeurs (l'un représentant les auteurs et l'autre représentant les éditeurs). Dans l'hypothèse où les
Administrateurs élus parmi les Membres ODR conformément à l'article 11.4 seraient tous issus de Membres
ODR, un Administrateur Suppléant élu parmi les Membres ODR peut être issu des Membres d'Auteurs ODR,
d'Éditeurs ODR ou ODR Associés.
11.11 Les Administrateurs Suppléants sont des individus (personnes physiques). Les Administrateurs
Suppléants doivent être employés par un membre de l'Association, se trouver dans une relation contractuelle
avec un membre de l'Association ou exercer un mandat au sein d'un membre de l'Association.
11.12 Les Administrateurs Suppléants sont invités à participer aux réunions du Conseil d'Administration en
qualité d'observateurs.
11.13 En l'absence d'un Administrateur ODR, le doyen des Administrateurs Suppléants ODR (à savoir celui
qui occupe une fonction quelconque au sein du Conseil depuis le plus longtemps) a la qualité d'Administrateur
habilité à voter sur toutes les questions. Si plusieurs Administrateurs Suppléants ODR occupent une fonction au
sein du Conseil depuis une durée identique, le plus âgé des Administrateurs Suppléants ODR a la qualité
d'Administrateur habilité à voter sur toutes les questions. En l'absence de plusieurs Administrateurs ODR ou d'un
Administrateur Suppléant ODR, l'Administrateur Suppléant d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR Associé (si
nommé conformément à 11.10) aura la qualité d'Administrateur habilité à voter sur toutes les questions. En
l'absence d'un Administrateur Association d'Auteurs ou d'Éditeurs, un Administrateur Suppléant Association
d'Auteurs ou d'Éditeur a la qualité d'Administrateur habilité à voter sur toutes les questions.
C. DÉMISSION, RÉVOCATION ET VACANCE
11.14 Tout Administrateur ou Administrateur Suppléant peut démissionner à tout moment en adressant une
notification écrite au Conseil d'Administration.
11.15 Tout mandat d'Administrateur ou d'Administrateur Suppléant prend automatiquement fin au moment
de la rupture de la relation avec le membre concerné de l'Association visé aux articles 11.5 et 11.11. Le Conseil
d'Administration peut décider de prolonger le mandat de cet Administrateur ou Administrateur Suppléant en
concertation avec le membre concerné, mais uniquement pour une période transitoire ne pouvant pas dépasser
douze (12) mois, soit jusqu'à la réunion suivante de l'Assemblée Générale.
11.16 L'Assemblée Générale peut révoquer un Administrateur ou un Administrateur Suppléant à tout
moment sans devoir justifier d'un quelconque motif.
11.17 En cas de vacance prématurée d'un siège d'Administrateur ou d'Administrateur Suppléant, il peut être
pourvu à celle-ci par élection à l'Assemblée Générale pour la durée résiduelle du mandat de la personne dont le
siège est devenu vacant. Cette période résiduelle ne compte pas comme un mandat complet pour l'Administrateur
ou l'Administrateur Suppléant concerné.
D. RÉUNIONS, CONVOCATION, QUORUM ET PRÉSIDENCE
11.18 Le Conseil d'Administration se réunit au moins deux (2) fois par an pour gérer les affaires de
l'Association.
11.19 Le Président ou le Secrétariat, sous la responsabilité du Président et en concertation avec ce demier,
convoque les réunions du Conseil d'Administration au plus tard deux (2) semaines avant chaque réunion. Les
réunions peuvent être convoquées par tous les moyens de communication possibles (courrier électronique,
courrier postal, ... ).
11.20 Le quorum requis pour mener toute action est fixé à cinq membres du Conseil d'Administration. En
l'absence de la Présidence, les Administrateurs peuvent élire tout membre du Conseil d'Administration pour
présider la réunion.
11.21 Les réunions du Conseil d'Administration peuvent se tenir par tout moyen de télécommunication
permettant une délibération effective et simultanée entre tous les participants, comme une conférence
téléphonique ou vidéo. La convocation à la réunion indique la manière dont les Administrateurs peuvent participer.
11.22 Les décisions du Conseil d'Administration sont transcrites dans des procès-verbaux qui, après avoir
été approuvés par le Conseil d'Administration, sont consignés dans un registre tenu au siège social de
l'Association.
E. VOTE ET CONSENTEMENT ÉCRIT
11.23 Les Administrateurs présents à la réunion disposent d'une voix chacun. Les décisions du Conseil
d'Administration sont adoptées à la majorité simple des Administrateurs présents. En cas de parité des voix, le
Président dispose d'une voix prépondérante.
11.24 Le vote par procuration est interdit.
. en cas d'urgence dûment motivée. Ce vote doit être précédé d'une note explicative adressée aux Administrateurs
'afin que ceux-ci puissent prendre leur décision en parfaite connaissance de cause. Les propositions de décision
doivent être communiquées à tous les Administrateurs. Une décision est réputée avoir été adoptée lorsqu'elle a
été approuvée par la majorité du nombre total des Administrateurs. Les décisions adoptées sont transcrites dans
le procès-verbal de la réunion suivante du Conseil d'Administration.
11.26 Lorsqu'un Administrateur ou un Administrateur Suppléant a un intérêt direct ou indirect de nature
patrimoniale qui est opposé à une décision à prendre par le Conseil d'Administration ou à une opération à décider
par le Conseil d'Administration, cet Administrateur ou Administrateur Suppléant ne peut pas prendre part aux
délibérations du Conseil d'Administration et, le cas échéant, ne peut pas prendre part au vote sur la décision qui
donne lieu au conflit d'intérêts.
Article 12. Présidence
12.1 La Présidence de l'Association se compose d'un Président et de deux Vice-Présidents, élus par
l'Assemblée Générale pour un mandat de trois (3) ans.
12.2 Le Président et les Vice-Présidents doivent chacun représenter un Membre ODR.
12.3 Les membres de la Présidence sont membres ex officio du Conseil d'Administration.
12.4 Le Premier Vice-Président exerce les pouvoirs du Président en cas d'incapacité de ce demier. Le
Second Vice-Président exerce les pouvoirs du Premier Vice-Président en cas d'incapacité de ce demier.
12.5 Sous réserve de ce qui est prévu au présent article, il n'existe pas de hiérarchie entre les deux Vice-
Présidents.
12.6 Dans l'hypothèse où il s'avérerait nécessaire, en raison d'une incapacité quelconque, de remplacer un
membre de la Présidence avant le terme ordinaire de son mandat de trois (3) ans, le Conseil d'Administration
peut élire parmi les Administrateurs un Président pro tempore qui exercera les pouvoirs conférés aux membres
de la Présidence conformément aux présents statuts, et ce jusqu'à la première Assemblée Générale qui suit la
décision du Conseil d'Administration. Cette décision entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil
d'Administration. Elle peut néanmoins être frappée de nullité si l'Assemblée Générale, à laquelle elle est soumise,
ne la ratifie pas.
12.7 Le Président et les Vice-Présidents sont les porte-parole officiels de l'Association. Le Président peut
néanmoins déléguer cette responsabilité, pour des questions déterminées, à d'autres Administrateurs, au Chef
du Secrétariat ou à des tiers.
12.8 Deux des trois membres de la Présidence, agissant conjointement, sont habilités à leur tour à conférer
par écrit des pouvoirs à d'autres Administrateurs, au Chef du Secrétariat ou à des tiers en vue de l'exercice de
ces pouvoirs.
12.9 Le Président préside notamment les réunions de l'Assemblée Générale et du Conseil d'Administration,
veille à l'exécution des décisions adoptées par l'Assemblée Générale et le Conseil d'Administration et définit les
orientations générales des travaux du Chef du Secrétariat.
Article 13. Secrétariat
13.1 Le Conseil d'Administration désigne le Chef du Secrétariat et peut le révoquer à tout moment, dans le
respect de la législation en vigueur.
13.2 La décision de désigner ou de révoquer le Chef du Secrétariat est adoptée par le Conseil
d'Administration à la majorité des deux tiers des membres présents à la réunion du Conseil d'Administration.
Dans un souci de clarté, les Administrateurs qui participent à une réunion du Conseil d'Administration par tout
moyen de télécommunication sont réputés présents à cette réunion.
13.3 Le Chef du Secrétariat représente l'Association lors des réunions et d'événements externes, exécute
les décisions de l'Assemblée Générale et du Conseil d'Administration, et endosse la responsabilité du
fonctionnement du Secrétariat et de son personnel, le tout sous la direction du Président, suivant les instructions
du Conseil d'Administration et dans les limites du budget de l'Association. De plus, en concertation avec le
Président, il soumet au Conseil d'Administration des propositions destinées à répondre aux besoins de
l'Association.
13.4 Le Chef du Secrétariat participe aux réunions de l'Assemblée Générale et du Conseil d'Administration,
sauf décision contraire du Président.
Article 14. Gestion journalière
14.1 La gestion journalière de l'Association est exercée par le Chef du Secrétariat et par tout membre de la
Présidence, sauf décision contraire du Conseil d'Administration.
14.2 Chacune des personnes investies de la gestion journalière peut agir individuellement.
14.3 La gestion journalière inclut les mesures et décisions qui s'inscrivent dans le cadre des besoins
quotidiens de l'Association, ainsi que les mesures et décisions qui, en raison de leur moindre importance ou de
leur nature urgente, ne justifient pas l'adoption d'une décision par le Conseil d'Administration.
14.4 Sans préjudice des dispositions de l'article 14.3, le Conseil d'Administration détermine dans une
décision de délégation l'étendue précise des pouvoirs des personnes investies de la gestion joumalière. La
gestion journalière inclut en tout état de cause l'exécution des décisions adoptées par l'Assemblée Générale ou
le Conseil d'Administration.
14.5 Les personnes investies de la gestion journalière en rendent compte au Conseil d'Administration.
Article 15. Représentation
15.1 Le Conseil d'Administration est l'organe compétent pour représenter l'Association vis-à-vis des tiers et
en justice. Par ailleurs, deux des trois membres de la Présidence, agissant conjointement, sont habilités à
représenter l'Association vis-à-vis des tiers et en justice.
15.2 Tous les actes liés à la gestion journalière de l'Association peuvent être signés par l'une des personnes
représentée par des mandataires spéciaux.
Article 16. Budget et comptes
-
A. COÛT DE L'ADHÉSION
16.1 La Présidence, les autres Administrateurs et les Administrateurs Suppléants occupent des fonctions
honoraires ne donnant aucun droit à rémunération financière ou au remboursement des frais de participation aux
réunions.
B. BUDGETS ET COMPTES
16.2 L'exercice social commence le 1er juillet et se termine le 30 juin de l'année civile qui suit.
16.3 Les comptes annuels de l'exercice social clôturé et le budget annuel de l'exercice à venir sont établis
chaque année par le Conseil d'Administration. Ils sont ensuite soumis à l'approbation de l'Assemblée Générale.
16.4 Les comptes sont contrôlés par un commissaire ou un réviseur d'entreprises établi dans le pays du
siège de l'Association.
16.5 Les revenus de l'Association se composent des cotisations de ses membres, conformément à la
structure des cotisations exposée dans le règlement d'ordre intérieur, éventuellement complétées par d'autres
sources de financement.
16.6 Les dépenses de l'Association correspondent au budget et aux comptes approuvés par l'Assemblée
Générale.
C. DÉPENSES EXTRAORDINAIRES ENGAGÉES POUR LE COMPTE DE L'ASSOCIATION
16.7 Dans l'hypothèse où le Président, un Vice-Président, un Administrateur ou tout autre individu employé
par l'Association devrait assumer des responsabilités dépassant le cadre habituel des fonctions qu'il exerce pour
le compte de l'Association, le Conseil d'Administration peut autoriser le remboursement de l'intéressé à charge
des fonds de l'Association, pour autant que ce remboursement soit expressément indiqué dans les rapports
financiers de l'Association.
Article 17. Dissolution
17.1 Toute proposition de dissolution doit être adressée aux membres par lettre recommandée leur
parvenant au moins deux (2) mois avant la réunion lors de laquelle la proposition de dissolution sera soumise à
un vote.
17.2 L'Association peut être dissoute sur décision de l'Assemblée Générale.
17.3 Sans préjudice de l'exigence de quorum visée à l'article 8.10, l'Assemblée Générale ne peut délibérer
valablement sur une proposition de dissolution de l'Association que si à cette réunion de l'Assemblée Générale :
· deux tiers au moins des Membres ODR ou des voix détenues par les Membres ODR sont présents ou
représentés ; et
un quart au moins des Membres d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR Associés ou des voix détenues
par les Membres d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR Associés sont présents ou représentés ; et
· un quart au moins des Membres ODR Provisoires ou des voix détenues par les Membres ODR
Provisoires sont présents ou représentés ; et
· un quart au moins des Membres Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs ou des voix détenues par les
Membres Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs sont présents ou représentés.
17.4 Sans préjudice de l'exigence de majorité visée à l'article 8.11, toute décision de dissolution doit être
approuvée à la majorité des trois quarts des voix exprimées par tous les Membres ODR présents ou représentés,
à la majorité des trois quarts des voix exprimées par tous les Membres d'Auteurs ODR, d'Éditeurs ODR ou ODR
Associés présents ou représentés, à la majorité des trois quarts des voix exprimées par tous les Membres ODR
Provisoires présents ou représentés et à la majorité des trois quarts des voix exprimées par tous les Membres
Associations d'Auteurs ou d'Éditeurs présents ou représentés.
17.5 En cas de dissolution, l'Assemblée Générale désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés de liquider
les avoirs de l'Association.
17.6 Nonobstant les dispositions de l'article 17.5, la dissolution de l'Association et la clôture de la liquidation
en un seul acte sont possibles, sans désigner un ou plusieurs liquidateurs, si les conditions prescrites à cet effet
par la législation en vigueur sont réunies.
17.7 Après la dissolution et le règlement du solde des dépenses administratives afférentes à la dissolution
de l'Association, les avoirs nets résiduels sont attribués aux membres à hauteur maximum de leur niveau de
contribution ou affectés à un autre but désintéressé dans le domaine de la propriété intellectuelle.
17.8 En cas de dissolution et de liquidation, les obligations de rapport prescrites par le Code des sociétés
et des associations doivent être respectées. Par ailleurs, lorsque le Code des sociétés et des associations le
prescrit, la confirmation (p. ex. de la désignation des liquidateurs et du plan de répartition) doit être demandée au
tribunal.
Article 18. Règlement d'ordre intérieur
18.1 Un règlement d'ordre intérieur de l'Association peut être adopté et modifié par l'Assemblée Générale
dans le respect des exigences de quorum et de majorité applicables à la modification des statuts.
18.2 Le règlement d'ordre intérieur actuellement en vigueur est celui du 25 octobre 2022. En cas de
modification du règlement d'ordre intérieur, le Conseil d'Administration met à jour la référence qui y est faite dans
le présent article 18.2 et publie cette référence mise à jour. »
( ... )
DEUXIEME RESOLUTION : Procuration pour la coordination - procuration formalités
L'assemblée confère tous pouvoirs :
( ... )
- aux avocats et employés du cabinet d'avocats "Aurion Law", qui tous, à cet effet, élisent domicile à 3000
d'assurer l'inscription/la modification des données dans la Banque Carrefour des Entreprises et, le cas échéant,
'auprès de l'Administration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l'extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence, le texte
coordonné des statuts).
Tim Carnewal
Notaire
***
Extrait du procès-verbal de la réunion de l'Assemblée Générale tenue le mardi 25 octobre 2022
Conformément aux statuts, l'Assemblée Générale a décidé d'élire comme Administrateurs
Suppléants pour une période de 3 ans à partir d'aujourd'hui :
1. Anke Schierholz, née à Stuttgart (Allemagne) le 2 mars 1964 et domiciliée à Kaiserstr. 91,
53113 Bonn (Allemagne);
2. Flávia Helena Dante Alves Bravin, née à Sao Paulo (Brésil) le 5 février 1975 et domiciliée à
Av. Sao Paulo Antigo, 500 ap 12A, São Paulo, SP (Brésil);
3. Mogens Blicher Bjerregard; né à Gedved v/Horsens (Danemark) le 15 août 1957 et domicilié
à Jagtvej 13 B, 3400 Hillerod (Danemark);
4. Duncan John Campbell, né à Sao Paulo (Brésil) le 9 mars 1970 et domicilié à 3 Borough
Lane, Saffron Walden, ESSEX CB11 4AF (Royaume Uni).
Par conséquent, le Conseil d'administration est dorénavant composé comme suit :
· Tracey Armstrong (Présidente)
· Samantha Holman (Première Vice-Présidente)
· Anders Kristian Rasch (Deuxième Vice-Président)
· Sandra Chastanet (Administrateur)
· Robert Staats (Administrateur)
· Javier Diaz de Olarte (Administrateur)
· Weng Fai (Andrew) Fong (Administrateur)
· Lazarus Serobe (Administrateur)
Les Administrateurs Suppléants sont dorénavant les personnes suivantes :
· Anke Schierholz
· Flávia Helena Dante Alves Bravin
· Mogens Blicher Bjerregard
· Duncan John Campbell