Nº d'entreprise : 0478 331 744
Nom
(en entier) : SOLAR HEAT EUROPE / EUROPEAN SOLAR THERMAL
INDUSTRY FEDERATION
Solar Heat Europe/Estif	(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège : 1050 Bruxelles, place du Champ de Mars 2
Objet de l'acte : NOMINATION - MODIFICATION DES STATUTS
D'après un procès-verbal reçu par Samuel WYNANT, notaire à Bruxelles (deuxième canton), associé de «
Van Halteren Notaires », à 1000 Bruxelles, rue de Ligne 13, le 28 mars 2025, il résulte que :
( ... )
PREMIERE RESOLUTION
Conformément au deuxième paragraphe de l'article 23 des statuts, l'assemblée générale nomme Monsieur
Pierre Delmas en tant que nouveau représentant du conseil pour la catégorie Prestataire de services.
( ... )
DEUXIEME RESOLUTION
Le Secrétaire Général donne une vue d'ensemble des changements proposés et des nouvelles catégories
de membres, visant en particulier à permettre l'augmentation du nombre de membres de l'association.
TROISIEME RESOLUTION
Après avoir entendu l'exposé des modifications proposées et des nouvelles catégories de membres,
l'assemblée générale approuve les modifications proposées concernant les catégories de membres ainsi que
les modalités y afférentes (résiliation, droits de vote, ... ) et la modification apportée à la convocation de
l'assemblée générale.
L'assemblée générale décide également de supprimer « European Solar Thermal Industry Federation », en
abrégé ESTIF, de sa dénomination.
L'assemblée générale adopte donc des statuts entièrement nouveaux, comme suit :
Dénomination - Siège - Généralités
Art. 1. L'association est une association internationale sans but lucratif dénommée « Solar Heat Europe ».
L'acronyme dans toute langue sera « Solar Heat Europe ». Elle est soumise aux dispositions du Livre 10 du
Code des sociétés et des associations belge (ci-après le « CSA »).
Art. 2. Le siège de l'association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale. Il pourra être transféré en
Belgique par simple décision du Conseil d'administration, tant que ce transfert ne nécessite pas de changement
dans la langue des statuts. La nouvelle adresse du siège social de l'association devra être publiée dans les
Annexes au Moniteur belge.
Art. 3. Solar Heat Europe (ci-après dénommée « l'Association ») est constitué pour une durée illimitée.
Art. 4. Les règles relatives à la langue de travail de Solar Heat Europe sont énoncées dans les Règles de
Travail (tel que ce terme est défini à l'article 6 ci-dessous).
Art. 5. L'association se concentrera sur ces activités dans l'Union Européenne (UE), le Royaume-Uni et
l'Association européenne de libre-échange (AELE)
Art. 6. Outre les présents statuts, certaines dispositions supplémentaires relatives au fonctionnement de
l'Association sont énoncées dans des règles de travail approuvées périodiquement par l'Assemblée générale
(les « Règles de Travail »).
Objet
Art.7. L'Association étant dénuée de tout esprit de lucre, elle a pour objet l'étude et la promotion de l'usage
solaire thermique pour générer de l'énergie, notamment :
a) développer, approfondir et diffuser les connaissances relatives à l'usage de l'énergie solaire thermique,
à la fois du point de vue scientifique, technologique, économique, sociologique, légal et politique, ainsi que de
tout autre point de vue ayant une importance pour l'énergie solaire thermique au niveau européen ;
b) développer et soutenir la qualité technique de l'industrie solaire thermique européenne ;
c) soutenir toute initiative de niveau national et international visant à promouvoir la production
d'énergie solaire thermique et d'autres sources d'énergie renouvelable ;
d) communiquer aux décideurs politiques les opportunités et les intérêts en jeu pour la
poursuite du développement de l'énergie solaire thermique en Europe ;
e) activement soutenir l'abolition de toute barrière technique ou commerciale qui serait un
obstacle au développement d'un marché concurrentiel pour l'énergie solaire thermique au
niveau européen.
Pour mieux poursuivre ces objectifs, l'Association a pour mission d'unifier les acteurs du
domaine de l'énergie solaire thermique en une association puissante au niveau européen.
L'Association va exercer les activités suivantes afin de réaliser son objet :
a) Entreprendre, accomplir ou coordonner des études sur des questions scientifiques,
technologiques, sociologiques, légales et politiques ayant un rapport avec les objectifs
susmentionnés ;
b) Collaborer avec les institutions européennes relevantes, et en particulier le Comité Européen
pour la Standardisation, en matière de développement, mise à jour et dissémination des
standards techniques et procédures de certification concernant l'équipement solaire thermique
;
c) Interagir avec des institutions publiques à un niveau local, régional, national, européen et
international qui sont impliquées dans la promotion de l'énergie solaire thermique ;
d) Publier et faire circuler des information imprimées ou électroniques en ligne avec les objectifs
susmentionnés ;
e) Organiser des réunions, des groupes de travail, des conférences et d'autres évènements en
ligne avec les objectifs susmentionnés ;
f) Accomplir toutes autres activités, conformément à la loi belge, qui peut soutenir les objectifs
susmentionnés.
Dans les limites de la loi belge, l'Association peut accomplir toute action se rapportant
directement ou indirectement à son objet. Elle peut, plus particulièrement, apporter son
soutien et s'impliquer dans toute activité en rapport avec son objet.
Adhésion
Art. 8. L'Association est composée des catégories de membres suivantes :
MEMBRES EFECTIFS :
A) ASSOCIATIONS NATIONALES DE L'INDUSTRIE SOLAIRE THERMIQUE au sein de
l'UE/AELE/Royaume-Uni : Associations industrielles, actives au niveau national ou régional,
dont les membres représentent une part significative de l'industrie solaire thermique (pour les
technologies non concentrées ou concentrées, ou les deux) dans leur pays ou région,
appartenant à la région UE/AELE/ Royaume-uni.
B) INDUSTRIE THERMIQUE SOLAIRE/FABRICANT : Sociétés impliquées dans la production ou la
distribution de technologies solaires thermiques (non concentrés, concentrés et/ou PVT (i.e.
Photovoltaïque et Thermique)), d'absorbeurs, de collecteurs ou de composants connexes, y
compris les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) et/ou les systèmes
solaires thermiques hybrides, sociétés vendant des équipements/solutions solaires thermiques
dans la région UE/AELE/ Royaume-Uni.
PRESTATAIRES DE SERVICES (y compris LES SOCIÉTÉS DE SERVICES ÉNERGÉTIQUES,	c)
LES FOURNISSEURS D'ENERGIE, LES PROMOTEURS DE PROJETS ET LES SOCIÉTÉS D'INGÉNIERIE,
D'APPROVISIONNEMENT ET DE CONSTRUCTION LIÉES AU SOLAIRE THERMIQUE) : Les
entreprises dont l'activité principale consiste à fournir des services énergétiques à leurs
utilisateurs finaux dans la région UE/AELE/Royaume-uni, en mettant l'accent sur la fourniture
de solutions de chauffage et de refroidissement décarbonées, qui peuvent déjà fournir des
solutions solaires thermiques dans le cadre de leur portefeuille ou qui envisagent d'élargir leur
offre pour inclure le solaire thermique. Cela inclut également les sociétés d'ingénierie qui
proposent des solutions solaires thermiques dans leur offre commerciale.
D) INSTITUTS DE RECHERCHE : Organisations impliquées dans la fourniture de services de
recherche (et éventuellement d'essais) à l'industrie solaire thermique, qu'elles soient actives au
niveau régional (région UE/AELE/Royaume-uni), national ou international.
MEMBRES ASSOCIES
E) CONSEILLERS ET CONSULTANTS EN ÉNERGIE : Sociétés et organisations conseillant les
municipalités (par exemple pour les districts en ce qui concerne les solutions de chauffage et de
refroidissement), bureaux d'études, consultants auprès des industries, etc. actifs dans la région
UE/AELE/ Royaume-Uni.
F) FOURNISSEURS D'ÉQUIPEMENTS / CHAÎNE DE VALEUR : Organisations et industries (et
Associations associées) actives dans la région UE/AELE/ Royaume-Uni qui fournissent des
matières premières pour la fabrication d'installations solaires thermiques (par exemple, cuivre,
acier, verre, aluminium), ou qui travaillent directement ou indirectement avec des solutions
solaires thermiques, complétant la fourniture globale de solutions de chauffage et de
refroidissement et vendant des équipements tels que l'informatique, la tuyauterie, les
échangeurs de chaleur, le stockage de l'énergie thermique (par exemple, réservoirs d'eau et
autres formes de stockage), offrant des solutions de recyclage, etc.
D'INGÉNIERIE,	ENTREPRISES	D'ESSAIS,	INSTALLATEURS,	LABORATOIRES	G)
D'APPROVISIONNEMENT ET DE CONSTRUCTION (non liées au solaire thermique) : Laboratoires
d'essai, installateurs ou associations d'installateurs actifs dans la région UE/AELE/Royaume-Uni,
qui peuvent soutenir et mettre en œuvre la fourniture fiable et appropriées de solutions solaires
thermiques sur les bâtiments, grâce à une formation dédiée, aux compétences de leur
personnel et aux critères de certification pertinents. Cette catégorie comprend également les
sociétés d'ingénierie, d'approvisionnement et de construction (qui ne sont pas encore
impliquées dans le secteur du solaire thermique).
H) ASSOCIATION SOLAIRE THERMIQUE en dehors de l'UE/AELE/ROYAUME-UNI : Association
nationale, régionale ou internationale en dehors de la région UE/AELE/ROYAUME-UNI, active
directement pour promouvoir le développement de la chaleur solaire sur son territoire.
UTILISATEURS/SUPPORTERS :
I) PARTENAIRES DE MÉDIAS/ DE CONGRÈS : Médias promouvant les avantages des énergies
renouvelables, des technologies solaires et de la chaleur solaire en particulier, organisant des
congrès industriels, etc.
J) INSTITUTIONS DE FINANCEMENT : Institutions publiques ou privées souhaitant soutenir le
développement de nouvelles installations solaires thermiques, partager les meilleures
pratiques, y compris les fonds d'investissement, les banques, les coopératives, etc.
K) UTILISATEURS FINAUX D'ÉNERGIE : Utilisateurs actuels (ou potentiels) d'installations solaires
thermiques désireux de partager les meilleures pratiques, d'apprendre des fournisseurs
potentiels de solutions solaires thermiques, de partager des synergies avec diverses sources de
chaleur, etc. Cette catégorie peut s'appliquer aux utilisateurs individuels et commerciaux de
solaire thermique sur les bâtiments (USER CAT 1), ou aux utilisateurs d'installations solaires
thermiques à grande échelle (par ex. réseau de chauffage urbain ou industries) (CAT UTIL 2).
L) SUPPORTER : Toute autre organisation à but non lucratif ou tout individu désireux de soutenir
le travail de l'Association.
PARTENAIRES :
M) Toute association/organisation européenne ou internationale active dans le domaine des
énergies renouvelables, collaborant avec l'Association et en mesure de soutenir son travail, de
produire des déclarations de plaidoyer communes, de promouvoir les avantages du solaire
thermique et sa contribution efficace à l'agenda de la transition énergétique
Les personnes physiques ne peuvent être que Membres supporters. Elles doivent être
domiciliées en Europe.
En ce qui concerne les autres catégories, à l'exception de la catégorie H) ASSOCIATION SOLAIRE
THERMIQUE en dehors de l'UE/AELE/ROYAUME-UNI, les membres doivent être des entités
légales constituées selon les lois et coutumes d'au moins un pays européen, plus précisément :
· Pays membres actuels ou précédents de l'Union européenne
· Pays candidats et pays d'adhésion de l'Union européenne
· Pays membres de l'Association européenne de libre-échange
Pour être membre de l'Association dans une des catégories de Membres Effectifs, les sociétés
doivent également être membres d'au moins 1 (une) association d'énergie solaire thermique
membre de l'Association, active au niveau national ou régional. Exceptionnellement, et
uniquement pour des raisons dûment justifiées, le Conseil d'administration peut décider
d'accepter les membres, même s'ils ne satisfont pas aux exigences énoncées ci-dessus.
Art. 9. Les demandes d'adhésion à l'association doivent être introduites auprès de
l'Administrateur-Délégué. Le Conseil d'administration se réserve le droit de rejeter une
demande d'adhésion. Dans ce cas, le candidat peut faire appel de ce rejet devant l'Assemblée
générale, en demandant révision de la décision.
Art. 10. Les membres doivent payer une cotisation annuelle fixée selon la catégorie de membres
à laquelle ils appartiennent et selon la taille comme décrit à l'Art. 11.
Art. 11. La cotisation est déterminée par l'Assemblée générale et mentionnée dans les Règles
de Travail. Dans des circonstances exceptionnelles (ex : campagne promotionnelle), le Conseil
d'administration peut décider de réduire certaines cotisations.
Art. 12. La liste des membres avec leur adresse, ainsi que celles des membres du Conseil
d'administration et du personnel de l'Association, est enregistrée dans les dossiers de
l'Association. La liste des membres, des membres du Conseil d'administration et du personnel
de l'Association est également publiée sur le site web de l'Association.
Art. 13. Dans les cas suivants, tout membre perdra son affiliation :
a) Si ce membre communique par courrier recommandé ou électronique à l'Administrateur-
Délégué sa décision d'annuler son adhésion. La date limite pour cette communication est le 1er
septembre de chaque année. La démission prend effet le 1er janvier de l'année civile suivante
après réception par courrier recommandé ou électronique de la lettre de démission. Les
cotisations applicables pour la période restante doivent encore être payées et les droits de vote
sont maintenus ;
b) s'il n'a pas payé la cotisation annuelle au moment de la séance de l'Assemblée générale
ordinaire ;
c) si l'Assemblée générale considère que le membre agit à l'encontre des objectifs de
l'Association. L'exclusion d'un membre peut être proposée par chaque membre. Le membre,
dont l'exclusion est proposée, sera informé des raisons et a le droit de donner son opinion à
l'Assemblée générale avant que celle-ci ne prenne sa décision.
Art. 14. La date limite de résiliation de l'adhésion est fixée au 1er septembre de chaque année.
De plus amples détails à ce sujet sont fournis dans les Règles de Travail.
Art. 15. Les membres n'ont aucun droit ou créance sur les actifs de l'Association. Les bénéfices
éventuels de l'Association ne peuvent en aucun cas être répartis entre ses membres.
Un membre démissionnaire ou exclu n'a aucun droit ou intérêt dans le patrimoine de
l'Association. Il est tenu de payer les cotisations impayées et ne peut prétendre au
remboursement des cotisations ou de toute autre somme.
Assemblée générale
Art. 16. L'Association est dirigée par l'Assemblée générale des membres et géré par le Conseil
d'administration.
Art.17. L'Assemblée générale occupe les fonctions suivantes :
examiner et approuver le rapport annuel présenté par le Conseil d'Administration ;	a)
examiner et approuver les comptes, bilans et budgets ;	b)
élire le Président ;	c)
élire des membres additionnels du Conseil d'administration ;	d)
élire un ou plusieurs auditeurs parmi les membres qui rapportent à l'Assemblée	e)
générale concernant l'état financier couvrant la période précédente.
déterminer les montants de la cotisation, sur proposition du Conseil d'administration.	f)
déterminer la rémunération du commissaire ;	g)
décider des modifications statutaires et de la dissolution de l'Association ;	h)
en général, approuver ou critiquer l'action du Conseil d'administration ainsi qu'avoir	i)
connaissance et décider de toute activité de l'Association ;
d'admettre des nouveaux Membres dans le cas de l'application de l'article 9 dernier	j)
paragraphe.
Art. 18. A l'Assemblée générale, les Membres Effectifs et les Membres Associés ont le droit de
vote selon les tables ci-dessous, tandis que les Membres Supporters n'ont pas de droit de vote
mais ont le droit de participer aux sessions de l'Assemblée générale. Les Partenaires n'ont pas
le droit d'assister aux Assemblées Générales.
MEMBRES EFFECTIFS
Catégorie A) Associations Nationales :
La taille d'une association nationale est déterminée par la surface de panneaux solaires
thermiques (vitrés) vendus par ses membres au cours de l'année civile précédente, selon le
tableau suivant :
Catégorie selon la taille	m2 de panneaux solaires	Droits de vote
thermiques vendus par ses
membres	l'année	civile
précédente
< 12 500	1 (un)	A1
12 500 - 24 999	2 (deux)	A2
25 000 - 49 999	3 (trois)	A3
50 000 - 249 999	A4	4 (quatre)
250 000 - 500 000	5 (cinq)	A5
6 (six)	> 500 000	A6
Catégorie B) Industrie
La taille d'un membre de l'industrie est déterminée par le chiffre d'affaires lié au solaire
thermique (capteurs et composants) au cours de l'année civile précédente (en euros) dans la
région UE/AELE/Royaume-uni, selon le tableau suivant :
Catégorie selon la taille	chiffre d'affaires (€)	Droits de vote
11	1 (un)	< 4 Mn
4-12 Mn	2 (deux)	12
12-25 Mn	3 (trois)	13
25-50 Mn	4 (quatre)	14
50-100 Mn	15	5 (cinq)
>100 Mn	16	6 (six)
Catégorie C) Prestataires de services :
La taille d'un prestataire de services (tel que défini ci-dessus) est déterminée par le chiffre
d'affaires de l'entreprise au cours de l'année calendrier précédente (en euros) dans la région
UE/AELE/ Royaume-uni selon le tableau suivant et comme suit :
- le capital CAPEX total investi par an lorsqu'il y a une composante de solaire thermique ;
- ou (pour les sociétés de services d'énergie solaire thermique), pour le chiffre d'affaires au
prorata lié au solaire thermique.
Catégorie selon la taille	chiffre d'affaires (€)	Droits de vote
SP1	< 4 Mn	1 (un)
4-12 Mn	2 (deux)	SP2
12-25 Mn	SP3	3 (trois)
SP4	25-50 Mn	4 (quatre)
5 (cinq)	50-100 Mn	SP5
SP6	6 (six)	>100 Mn
Catégorie D) Instituts de Recherche :
La cotisation annuelle minimale d'un Institut de Recherche est forfaitaire. Toutefois, si l'Institut
de Recherche a des contrats avec l'industrie solaire thermique supérieurs à 250 000 € par an
(sur la base de l'année civile précédente dans la région UE/AELE/ Royaume-Uni ), la cotisation
est majorée.
Droits de vote	Catégorie selon la taille	Conditions
Scénario minimum	1 (un)	R1
Scénario maximum :	2 (deux)	R2
L'institut de recherche a
plusieurs	conclu un ou
contrats avec l'industrie
solaire thermique d'une
valeur supérieure à 250 000
euros par an.
MEMBRES ASSOCIES
Catégorie E) Conseillers et Consultants en Énergie
Taille de l'organisation dans l'UE/AELE/ Royaume-Uni
Catégorie selon la taille	Conditions	Droits de vote
C1	< 15 membres du personnel 0 (zéro)
dans l'ensemble du groupe
1 (un)	> 15 membres du personnel	C2
dans l'ensemble du groupe
Catégorie F) : Fournisseurs d'équipements / chaîne de valeur
Taille de l'organisation dans l'UE/AELE/ Royaume-Uni
Catégorie selon la taille	Conditions	Droits de vote
PME (< 250 personnes et	V1	1 (un)
≤ € 50 Mn de chiffre
d'affaires)
Grande entreprise (c'est-à-	2 (deux)	V2
dire ne correspondant pas à
la définition ci-dessus)
V3. Associations	Association professionnelle	1 (un)
Européennes
Catégorie G) Laboratoires d'essais, installateurs, entreprises de services énergétiques non
solaires thermiques (ESC)
Taille de l'organisation dans l'UE/AELE/ Royaume-Uni
Catégorie selon la taille	Conditions	Droits de vote
T1	0 (zéro)	Laboratoires	d'essai ou
installateurs (moins de 5
salariés)
d'essai	ou	T2	Laboratoires	1 (un)
(plus de 5	installateurs
salariés)
ESC	T3.	1 (un)	Indépendamment de leur	solaires	non
thermiques	taille
Catégorie H) Association solaire thermique en dehors de l'UE/AELE/ Royaume-uni
Taille de l'organisation globalement
Catégorie selon la taille	Conditions	Droits de vote
Cotisation forfaitaire	1 (un)	TI
Catégorie I) Institutions financières
Taille de l'organisation globalement
Catégorie selon la taille	Conditions	Droits de vote
F1	1 (un)	250	membres	du	<
personnel
2 (deux)	F2	250	membres	du	>
personnel
MEMBRES SUPPORTERS :
Catégorie J) Partenaires de médias/de congrès :
Chiffre d'affaires dans le domaine du solaire thermique ou des activités liées au solaire
thermique (en euros dans la région UE/AELE/ Royaume-Uni) :
Catégorie selon la taille	Chiffre d'affaires	Droits de vote
0 (zéro)	M1	<2 Mn
0 (zéro)	M2	2-4 Mn
0 (zéro)	M3.	> 4 Mn
Catégorie K) Utilisateurs du solaire thermique :
Droits de vote	Catégorie selon la taille	Conditions
Particulier ou PME (c'est-à-	U1	0 (zéro)
dire < 250 employés et ≤ €
50 Mn de chiffre d'affaires
0 (zéro)	U2	Multinationale	(ne
répondant pas à la définition
ci-dessus)
Catégorie L) Sponsors / Membres supporters
Conditions	Catégorie selon la taille	Droits de vote
Organisation/Individu/Fondation	0 (zéro)	-
ne répondant pas à la définition
ci-dessus	désireux	ou	de
contribuer au soutien du secteur
Solaire Thermique
PARTENAIRES
Catégorie M) Autres associations de l'UE (telles que définies ci-dessus) interagissant avec Solar
Heat Europe. Les partenaires peuvent adhérer gratuitement à l'association mais ne bénéficient
pas d'un accès spécifique à l'extranet réservé aux membres. Ils seront cependant présentés sur
le site web public de l'Association.
Art. 19 Les membres de l'Association bénéficient des droits/accès aux informations suivantes :
En fonction de leur catégorie d'adhésion, les Membres de l'association auront différents droits
d'accès à l'information, aux groupes de travail ou éventuellement au conseil d'administration.
Un tableau résumant les différentes options à cet égard est fourni dans les Règles de travail.
Art. 20. L'Assemblée Générale ordinaire se tiendra au moins une fois par an de calendrier,
durant les six premiers mois de l'année, et sera convoquée par le Président, sur base d'une
décision du Conseil d'administration. L'Assemblée générale ordinaire est considérée comme
étant valide si les membres ont été convoqués par écrit au moins six semaines à l'avance. La
convocation doit inclure l'ordre du jour.
Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le Conseil d'administration,
ou sur demande motivée par écrit d'au moins un quart des droits de vote des membres. Dans
ce cas, l'Administrateur-Délégué doit convoquer l'Assemblée générale extraordinaire dans les
deux mois qui suivent la réception de la demande provenant des membres. La convocation doit
inclure l'ordre du jour et l'Assemblée Générale extraordinaire est valablement convoquée si les
membres ont été convoqués par écrit au moins deux semaines à l'avance. Le commissaire doit
convoquer une Assemblée lorsqu'un cinquième des membres de l'association le demande,
selon les mêmes formalités que dans la phrase précédente.
Art. 21. Les membres peuvent déléguer leur représentation à une Assemblée générale à un
autre membre (de préférence dans la même catégorie), qui jouira des mêmes droits à condition
que l'Administrateur-Délégué en ait été informé par écrit avant la réunion de l'Assemblée
générale. En plus de ses propres droits de vote, un membre ne peut pas représenter les droits
de vote de plus de deux autres membres.
Seuls les membres à jour de cotisation et de paiements pour l'année en cours ont le droit de
vote.
Art. 22. A l'exception des cas mentionnés à l'Art. 41, les Assemblées Générales ordinaires et
extraordinaires sont valablement constituées lors de la première convocation si la majorité des
membres ayant droit de vote est présente ou représentée par un délégué. Lors de la seconde
convocation, une heure plus tard, l'Assemblée générale est valablement constituée si au moins
un tiers des ayants droit de vote est présent ou représenté. Les décisions sont prises par
majorité simple des droits de votes présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint lors
de la seconde convocation, une assemblée peut être convoquée une troisième fois, au moins
deux semaines après la date de la deuxième convocation, par une majorité simple des droits de
vote présents ou représentés lors de la seconde convocation. Lors de sa troisième convocation,
l'Assemblée Générale sera valablement constituée, peu importe le nombre de droits de vote
présents ou représentés.
Art. 23. Si cela est indiqué dans la convocation, les membres peuvent participer à distance à
l'Assemblée Générale en utilisant un moyen de communication électronique fourni par
l'association. Aux fins du respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui
participent ainsi à l'Assemblée Générale sont réputés présents au lieu où se tient l'Assemblée
Générale.
Les moyens de communication électroniques utilisés doivent :
permettre à l'association de vérifier la qualité et l'identité du membre visé au paragraphe	i)
1. Des conditions supplémentaires peuvent être imposées pour l'utilisation des moyens de
communication électroniques, dans le seul but de garantir la sécurité des moyens de
communication électroniques ;
(ii) permettre au moins aux membres visés au paragraphe 1 de prendre connaissance
directement, simultanément et en continu des délibérations de l'assemblée et d'exercer
leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer ;
(iii) permettre aux membres visés au paragraphe 1 de participer aux délibérations et de poser
des questions.
La convocation doit contenir une description claire et précise des modalités de participation à
distance. Ces procédures sont mises à la disposition des personnes habilitées à participer à
l'Assemblée générale sur le site Internet de l'association, si l'association dispose d'un tel site
Internet.
Le procès-verbal de l'Assemblée Générale doit mentionner tous problèmes et incidents
techniques qui ont empêché ou perturbé la participation électronique à l'Assemblée Générale
ou au vote.
Les membres du bureau de l'Assemblée Générale ne peuvent participer à l'Assemblée Générale
par voie électronique.
Art. 24. L'Administrateur-Délégué écrira les procès-verbaux de l'Assemblée générale. Les
procès-verbaux seront signés par l'Administrateur-Délégué et par le Président. Ils doivent être
envoyés à tous les membres de l'Association.
Le Président
Art. 25 Les pouvoirs du Président du Conseil d'administration sont les suivants :
a)	présider les réunions des assemblées générales, ainsi que celles du Conseil
d'administration, duquel il/elle est membre ;
assurer, dans la mesure du possible, que les décisions prises par l'Assemblée générale et	b)
par le Conseil d'administration sont respectées ;
approuver les paiements ainsi que tous les documents impliquant un engagement	c)
financier de la part de l'Association ;
signer les contrats conformes aux décisions du Conseil d'administration sans préjudice de	d)
l'article 26.
e) représenter l'Association envers les tiers tel que détaillé à l'article 35.
Art. 26. Le Président peut confier une part de ses pouvoirs à un autre membre du Conseil
d'administration ou à l'Administrateur-Délégué.
Art. 27. Le Président est élu par l'Assemblée générale de la manière suivante :
chaque membre peut nommer des candidats.	.
les nominés doivent se faire connaître auprès de l'Administrateur-Délégué au moins 2	.
(deux) semaines avant que l'Assemblée générale n'ait lieu. L'Administrateur-Délégué
fera circuler les nominations à tous les membres, dès qu'il/elle les reçoit, et au plus tard
1 (une) semaine avant que l'Assemblée générale n'ait lieu.
Le vote de chaque membre aux élections correspondra au nombre de droits de vote
tenu par l'organisation qu'il/elle représente.
Les candidats sont classés par ordre alphabétique, mentionnant quel membre a nommé
le candidat.
chaque vote ne peut exprimer qu'une seule préférence.	.
le vote est secret.
le candidat qui reçoit le plus grand nombre de votes est déclaré élu. Si plus d'un
candidat reçoit le même plus grand nombre de voix, le vote sera répété. Si plus d'un
candidat reçoit le même plus grand nombre de voix au second tour, le Président est
choisi par tirage au sort parmi les candidats.
Le Président est élu par l'Assemblée générale pour une période de 2 (deux) années. Elle/Il peut
être réélu pour des mandats successifs. Le Président perd immédiatement et automatiquement
sa fonction en cas de banqueroute personnelle, d'incapacité, s'il a été condamné à une peine
d'emprisonnement ou reconnu coupable de crime.
En cas de perte de fonction, de démission ou de mort du Président, l'Assemblée générale élit
un nouveau Président à la première réunion après que l'événement s'est passé. La procédure
d'élection est la même que ci-dessus. Dans le cas où la démission ou le décès est connu durant
les trois dernières semaines avant que n'ait lieu l'Assemblée générale, les nominations seront
acceptées aussi durant l'Assemblée générale. Le nouveau Président sera en charge jusqu'à la
fin du terme naturel du Président qui a démissionné ou qui est décédé.
L'Assemblée générale peut remplacer le Président si elle en décide ainsi par majorité absolue
des droits de vote existant à l'Association. La proposition qui viserait à faire sortir le Président
en cours doit indiquer le nom de son remplaçant et mentionner les raisons. Une telle
proposition peut seulement être acceptée en entier.
Conseil d'administration
Art. 28. Le Conseil d'administration dirigera l'Association selon les décisions de l'Assemblée
générale.
Art. 29. Le Conseil d'administration est composé de minimum 6 (six) membres, incluant le
Président (tel qu'élu comme prévu à l'Art. 27), qui doivent tous être des personnes physiques.
Les 5 membres restant du Conseil d'administration élus par l'Assemblée générale doivent être
représentants des catégories de membre comme suit : 2 (deux) de la catégorie A (Associations),
2 (deux) de la catégorie B (Industrie) et 1 (un) de la catégorie C (Prestataires de services).
En outre :
1 membre (portant le total des membres du Conseil d'administration à 7) peut être élu par	-
l'Assemblée générale parmi les Instituts de Recherche de la catégorie D, à condition qu'il y
ait au moins 3 Instituts de Recherche en tant que Membres Effectifs ;
le nombre de sièges peut évoluer jusqu'à un maximum de 14 (y compris le Président) en	2
cas d'augmentation du nombre de membres, notamment dans la catégorie des « Membres
Effectifs ». Les règles permettant l'ouverture d'un nouveau siège au Conseil
d'administration sont les suivantes : si - dans une catégorie donnée - un nombre spécifique
de nouveaux membres et de droits de vote dans la catégorie totale est atteint pendant au
moins deux années consécutives. Cela donnera la possibilité d'ouvrir un nouveau siège lors
de la prochaine Assemblée générale. Cela ne doit cependant pas perturber le mandat de
deux ans de chaque Conseil d'administration (c'est-à-dire que l'ouverture d'un nouveau
siège ne peut se faire que lorsqu'un nouveau Conseil d'administration doit être élu). En cas
de perte de membres, les mêmes règles s'appliqueront pour éventuellement
réduire/adapter le nombre de sièges en conséquence. Pour les Associations Nationales, on
veillera à ce que des représentants de différents groupes géographiques siègent au Conseil
d'administration.
Le tableau ci-dessous donne un aperçu du nombre minimum et maximum de sièges par
catégorie de membres à part entière, les conditions spécifiques pour l'octroi d'un nouveau siège
étant définies dans les Règles de Travail.
d'octroi	Composition du Conseil	Min 6 en ce compris le	Conditions	d'un
Président	nouveau siège
Max 14
I des Membres Effectifs	Pas d'application	Président
Voir Règles de Travail	Association Nationales	2-4
Voir Règles de Travail	Industrie	2-4
Voir Règles de Travail	Prestataire de services	1-3
Recherche	Voir Règles de Travail	0-2
Total	6-14
Une fois l'élection du Président conclue, le Conseil d'administration est élu selon les procédures
suivantes :
chaque membre dans les catégories de Membres Effectifs peut nommer des candidats	.
aux Conseil d'administration. Le candidat est classé comme représentant de la
catégorie à laquelle le membre nommé appartient.
les nominations doivent être communiquées à l'Administrateur-Délégué au moins 2	.
(deux) semaines avant que l'Assemblée générale n'ait lieu. L'Administrateur-Délégué
fera circuler les nominations à tous les membres, dès qu'il/elle recevra celles-ci, mais
au plus tard 1 semaine avant que l'Assemblée générale n'ait lieu.
le vote de chaque membre aux élections correspondra au nombre de droits de vote
qu'a l'organisation qu'il/elle représente.
les bulletins de vote contiennent trois listes de candidats par ordre alphabétique, une	.
pour chaque catégorie de membres, base sur laquelle les candidats ont été nommés.
Le membre qui a nommé le candidat est mentionné.
lors du vote, les membres peuvent exprimer jusqu'à cinq préférences. Les votants
peuvent librement choisir comment distribuer leurs préférences parmi les catégories
de membres.
le vote est secret.
les candidats qui obtiennent le plus de préférences dans leur catégorie sont élus. Si un
ou plusieurs sièges au Conseil ne pouvait être clairement alloué parce que les candidats
ont reçu un nombre égal de préférences, le vote pour ces sièges est répété parmi les
candidats qui ont reçu le même nombre de préférences. S'il y a encore une fois un
nombre égal de préférences, le/les siège(s) est/sont alloué(s) par tirage au sort parmi
les candidats.
si une catégorie de membre n'a pas nommé de candidat, ou si les candidats qu'elle a
nommés n'ont reçu aucun vote, le siège ou les sièges au Conseil réservé à cette
catégorie seront pris par un ou des candidats d'autres catégories qui ont reçu le plus
grand nombre de votes.
Art. 30. Les membres du Conseil d'administration - dont le Président - sont élus pour une
période de 2 (deux) années. Ils peuvent être réélus pour des mandats successifs. Un membre
du Conseil d'administration perd immédiatement et automatiquement sa fonction en cas de
banqueroute personnelle, d'incapacité, s'il a été condamné à une peine d'emprisonnement ou
reconnu coupable de crime.
En cas de perte de fonction, de démission ou de décès d'un des membres du Conseil
d'administration, un remplaçant est élu à la prochaine Assemblée générale. La procédure
d'élection est la même que ci-dessus. Si la démission ou le décès est connu durant les 3 (trois)
semaines qui précèdent l'Assemblée générale, les nominations seront acceptées aussi durant
l'Assemblée générale. Les règles de l'Art. 29 concernant la représentation différentes catégories
de membres au Conseil d'administration s'appliquent. Le nouvel administrateur sera en
fonction jusqu'à la fin du terme naturel de l'administrateur qui a démissionné ou qui est décédé.
L'Assemblée générale peut remplacer un ou plusieurs membres du Conseil d'administration par
une majorité absolue des droits de vote existant à l'Association La proposition de voter le retrait
de l'un des membres en fonction du Conseil d'administration doit indiquer le nom du
remplaçant et mentionner les raisons. Chaque proposition peut seulement proposer le
remplacement d'un membre et d'un remplaçant. Chaque proposition peut seulement être
acceptée comme un tout. Les règles de l' Art. 29 concernant la représentation de différentes
catégories de membres au Conseil d'administration s'appliquent.
Le Conseil d'administration élit parmi ses membres un Vice-Président pour une période de 2
(deux) ans, de préférence de différentes catégories de Membres Effectifs. Le Vice-Président
reprend les charges du Président en cas d'absence, de démission, de maladie ou de décès de
celui-ci. Le Conseil d'administration peut décider à tout moment de changer le Vice-Président.
Le Conseil d'administration nomme l'Administrateur-Délégué, qui sera présent à ses réunions.
Art. 31. Le Conseil d'administration prend des décisions par majorité simple. Chacun des
membres a 1 (un) vote. En cas d'égalité, le vote est répété et le Président a deux votes.
Art. 32. Les réunions du Conseil d'administration seront convoquées par le Président ou par
l'Administrateur-Délégué qui agit sur les ordres du précédent.
Le Conseil d'administration se rencontrera au moins quatre fois par an et lorsque le Président
le jugera nécessaire, ou si 2 (deux) des membres le requièrent par écrit. Le Conseil
d'administration est valablement constitué si la majorité de ses membres est présente. Le
Conseil d'administration est valablement convoqué si ses membres sont convoqués par écrit au
moins une semaine à l'avance.
Dans les cas d'urgence, chaque membre du Conseil d'administration peut recourir à l'usage de
la procédure de vote par correspondance. La requête doit être dûment motivée. Le vote par
correspondance doit être annoncé préalablement aux membres du Conseil d'administration,
pour s'assurer que ceux-ci en aient été informés avant de prendre une décision sur la question.
D'après la procédure de vote par correspondance, l'approbation par écrit par une majorité des
membres du Conseil d'administration, aussi sous forme d'email, est suffisante pour valider une
décision.
En outre, les réunions du Conseil d'administration peuvent se tenir au moyen de techniques de
télécommunication permettant une délibération collective, telles que la conférence
téléphonique ou la visioconférence, et qui permettent aux différents participants
géographiquement éloignés les uns des autres de communiquer simultanément entre eux. Les
administrateurs qui assistent à la réunion du Conseil d'administration par de tels moyens de
télécommunication sont réputés présents.
Art 33. L'Administrateur-Délégué écrit les procès-verbaux des réunions du Conseil
d'administration. Les procès-verbaux peuvent être approuvés à la fin de la réunion ou durant la
prochaine réunion. Ils doivent être envoyés ou rendus accessibles via la plateforme réservée
aux membres de l'Association à plusieurs membres de l'Association, en fonction de leurs droits
d'accès (définis ci-dessus).
L'Administrateur-Délégué
Art. 34. Les fonctions de l'Administrateur-Délégué sont les suivantes :
a) préparer, sous la conduite du Conseil d'administration, le programme de travail annuel et le
budget annuel ;
b) contrôler l'administration et les finances de l'Association et présenter chaque année un
rapport au Conseil d'administration ;
c) organiser et faciliter les réunions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration ;
d) produire la liste des membres présents ou représentés à chaque réunion de l'Assemblée
générale et du Conseil d'administration et vérifier que le quorum requis est respecté à tout
moment ;
e) contrôler et enregistrer les résultats de chaque vote lors des réunions de l'Assemblée
générale et du Conseil d'administration ;
f) avec son équipe, rédiger les procès-verbaux de chaque réunion tenue par l'Association ;
g) représenter un membre de l'Association ou le Président, à sa demande, aux réunions internes
de l'Association ou pour ses activités externes ;
h) de représenter l'Association envers les tiers tel que plus amplement détaillé à l'article 35.
i) et, en général, remplir toutes les tâches spécifiques et missions spécifiques définies par le
Conseil d'administration.
Représentation
Art. 35 L'Association est valablement représentée à l'égard des tiers par son Président, agissant
seul, ou par le Directeur Général, agissant seul, dans les limites de leurs pouvoirs respectifs.
Les actions judiciaires, tant en demande qu'en défense, sont exercées par le Président au nom
de l'Association, ou par un administrateur désigné par lui.
En outre, dans les limites de leurs mandats respectifs, l'Association est valablement représentée
par des mandataires spéciaux.
Budget, contrats
Art. 36. En vue de poursuivre ses buts, l'Association comptera sur ses propres biens,
indépendamment de ceux de ses membres, et qui proviennent des ressources suivantes :
cotisations annuelles et dons volontaires de ses membres ;	a.
subventions d'institutions publiques ou privées ;	b.
réalisation d'études et autres projets pour le compte de tiers, dans le respect des	c.
objectifs de l'Association ;
tout autre revenu issu de contributions de toute sorte, dons d'argent et héritages,	d.
crédits et collaborations.
Art. 37. L'exercice social de l'Association sera clôturé le 31 décembre. Le Conseil
d'administration soumettra à l'Assemblée générale les comptes de l'exercice de l'année
écoulée, un rapport sur l'année en cours et le budget proposé pour l'exercice suivant l'exercice
auquel ces comptes annuels se rapportent.
Modifications des statuts, dissolution
Art. 38. Sans préjudice de l'article 2:113 du CSA, et sans préjudice de l' Art. 2 des présents
statuts, toute proposition ayant pour objet la modification aux statuts ou la dissolution de
l'Association doit émaner du Conseil d'administration ou d'au moins 25% des droits de vote
existant dans l'Association.
Art. 39. En cas de propositions ayant pour objet des modifications statutaires, la convocation à
l'Assemblée générale qui statuera sur une telle proposition doit inclure le texte de ladite
proposition. L'Assemblée générale peut adopter une telle proposition par majorité simple des
droits de vote présents ou représentés. Si une proposition qui vise la modification des statuts a
été présentée moins de six semaines avant la date de l'Assemblée générale, la proposition peut
être adoptée seulement à une majorité des deux tiers des droits de vote présents ou
représentés.
Art. 40. Les modifications aux objectifs de l'association n'auront d'effet qu'après approbation
par l'autorité compétente et seront opposables aux tiers une fois que les conditions de publicité
requises par le CSA auront été remplies.
Art. 41. Si les propositions visent la dissolution de l'Association, l'Assemblée générale ne peut
valablement délibérer que si elle réunit au moins deux tiers des droits de vote présents ou
représentés, suivant l'article 20. Le Conseil d'administration doit communiquer aux membres
au moins trois mois à l'avance la date de l'Assemblée générale qui délibérera sur une telle
proposition. L'Assemblée générale prendra une décision par majorité absolue des droits de vote
présents ou représentés.
Cependant si moins de deux tiers des droits de vote sont présents ou représentés et donc
qu'aucune délibération sur la proposition de dissolution de l'Association ne peut avoir lieu, une
seconde Assemblée générale peut être convoquée endéans les quatre mois de la première
assemblée. Cette seconde Assemblée générale délibérera définitivement et valablement sur la
proposition de dissolution de l'association, sans tenir compte du nombre de membres présents
ou représentés.
Si la dissolution est acquise, l'Assemblée générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera
ses/leurs pouvoirs, et indiquera l'affectation à donner à l'actif net de l'Association, étant
entendu que l'actif net après liquidation ne sera attribué aux membres qu'au maximum à
concurrence de leurs apports et que la personne morale ou les personnes morales à qui est
attribué l'actif net après liquidation seront sans but lucratif et devront poursuivre des buts
similaires à ceux de l'Association.
Art. 42. Tout ce qui n'est pas prévu dans les présents statuts, notamment les conditions de
publication dans le Moniteur Belge est réglé conformément aux dispositions pertinentes du
CSA.
( ... )
QUATRIÈME RESOLUTION
L'assemblée prend acte de la démission de la démission de Monsieur Jensen Jakob en le 6 octobre 2023
et de son remplacement par Monsieur Christophe Williams en tant que membre du Conseil.
L'assemblée décide de maintenir le conseil d'administration actuel jusqu'à la prochaine élection du conseil
d'administration (prévue en juin 2025) :
-Monsieur Cioni Guglielmo ;
-Monsieur Delmas Pierre ;
-Monsieur Fuertes Vallorba Oleguer ;
-Monsieur Hackstock Roger ;
-Monsieur Williams Christophe ;
-Madame Porcheyre-Gautier Edwige ; et,
-Madame Séjourné Valérie (Administrateur-Délégué).
( ... )
Pour extrait analytique conforme.
Déposé en même temps : expédition, procurations et liste de présence.
(signé) Samuel WYNANT, notaire à Bruxelles.