Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : PharmaScan BeLux
(verkort) :
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel :
1160
België
Onderwerp akte : Oprichting
Oudergem
Herrmann-Debrouxlaan 54
De ondergetekende stichtende leden:
1. Algemene Vereniging van de Geneesmiddelenindustrie/Association Générale de l’Industrie du Médicament
(pharma.be), een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, met zetel te Chaussée de la Hulpe 166,
1170 Brussel, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0407.622.902,
vertegenwoordigd door bestuurder Pfizer NV, met zetel te Pleinlaan 17, 1050 Brussel en ingeschreven bij de
Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0401.994.823, vast vertegenwoordigd door Karel Van De
Sompel (voorzitter pharma.be), en door bestuurder Amgen NV, met zetel te Telecomlaan 5-7, 1831 Diegem en
ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0439.652.401, vast vertegenwoordigd
door Gabor Sztaniszlav
2. FeBelGen (Medaxes), een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, met zetel te Sint-
Amandsstraat 2, 1853 Strombeek-Bever, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer
0476.316.223, vertegenwoordigd door bestuurder en ondervoorzitter Bruno de Ultra de Sousa Barcelos en door
afgevaardigd bestuurder Cav'endiF BV, met zetel te Hellegatstraat 5a, 2870 Puurs-Sint-Amands, en
ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0893.571.819, vast vertegenwoordigd
door Joris Van Assche
verklaren op 21 juni 2022 te Oudergem een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht op te richten
waarvan de statuten als volgt zullen zijn:
 
STATUTEN
I NAAM – RECHTSVORM – ZETEL – DUUR
1 Naam - Rechtsvorm
1.1 Naam
1.1.1 De vereniging draagt de naam PharmaScan BeLux (de ‘Vereniging’).
1.1.2 Alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, websites en andere stukken, al dan niet in
elektronische vorm, uitgaande van de Vereniging, moeten  de naam van de Vereniging vermelden, onmiddellijk
voorafgegaan of gevolgd door de woorden ‘vereniging zonder winstoogmerk’ of de afkorting ‘VZW’, het adres van
de zetel van de Vereniging, het ondernemingsnummer, het woord ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting ‘RPR’,
gevolgd door de bevoegde rechtbank volgens de zetel van de Vereniging, in voorkomend geval: het e-mailadres
en de website van de Vereniging en in voorkomend geval: het feit dat de Vereniging in vereffening is.
1.2 Rechtsvorm
1.2.1 De Vereniging heeft de rechtsvorm van een vereniging zonder winstoogmerk overeenkomstig de
bepalingen van Boek 9 en andere toepasselijke bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en
verenigingen van 23 maart 2019 (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 4 april 2019), zoals van tijd tot tijd
gewijzigd.
 
2 Zetel
0787523895
2.1 De zetel van de Vereniging is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
 
3 Duur
3.1 De Vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.
 
II DOEL - ACTIVITEITEN
4 Doel
4.1 Het belangeloos doel van de Vereniging is het verschaffen aan haar Leden en de deelnemende
farmaceutische bedrijven van degelijke informatie, gegevens, verslagen en kennis in verband met de humane
geneesmiddelenmarkt. De Vereniging heeft ook de ambitie om een betrouwbare bron van informatie te worden
voor andere belanghebbenden.
4.2 Een deelnemend farmaceutisch bedrijf is een bedrijf dat (i) humane geneesmiddelen produceert, en/of
humane geneesmiddelen in de handel brengt of de intentie heeft om in de handel te brengen, en/of humane
geneesmiddelen verdeelt, en/of houder is van een marktvergunning op het niveau van EMEA of op nationaal
niveau (België of Luxemburg) met een product of producten die reeds op de markt zijn (gevestigde bedrijven) of
met een product of producten die nog niet op de markt zijn (nieuwkomers), (ii) toegang heeft tot en gemachtigd is
om gegevens over humane geneesmiddelen te delen, of toegang zal hebben tot en gemachtigd zal zijn om
gegevens over humane geneesmiddelen te delen, van zodra deze gegevens beschikbaar zullen zijn
(nieuwkomers), en (iii) een contract heeft gesloten met de Vereniging op basis waarvan het bedrijf zich heeft
verbonden om gegevens (onmiddellijk of van zodra deze gegevens beschikbaar zullen zijn) te delen met en
toegang kan krijgen tot de gegevens van de Vereniging.
4.3 Indien een potentieel deelnemend farmaceutisch bedrijf bestaat uit verschillende rechtspersonen in België en
Luxemburg, zal de Vereniging in principe contracteren met de rechtspersoon die verantwoordelijk is voor lokale
commercialisering en distributie activiteiten. In voorkomend geval, moet het in principe deze rechtspersoon zijn
die effectief in aanmerking komt voor het lidmaatschap van een van de vertegenwoordigende sectorverenigingen.
4.4 Deelnemende farmaceutische bedrijven zullen doorgaans leden zijn van de Stichtende Leden en/of van de
andere Werkende Leden, maar deelname aan de initiatieven die door de Vereniging worden genomen zal open
staan voor alle farmaceutische bedrijven die voldoen aan de voornoemde definitie van een deelnemend
farmaceutisch bedrijf op basis van eerlijke, redelijke en niet-discriminerende voorwaarden.
 
5 Activiteiten
5.1 Ter bevordering van dit belangeloos doel, kan de Vereniging de volgende activiteiten ontplooien:
a) inzamelen, verwerken en analyseren van informatie in verband met de geneesmiddelenmarkt;
b) contractuele verhoudingen aangaan met haar Leden, deelnemende farmaceutische bedrijven en andere
belanghebbenden;
c) een platform creëren voor datapooling;
d) alle processen en operaties in verband met het platform voor datapooling uitvoeren en bijhouden;
e) de geautoriseerde en beveiligde toegang tot de gegevens regelen en controleren;
f) zorgen voor de nodige controles, aggregatie en anonymisering van de gegevens om in overeenstemming te
zijn met de toepasselijke wetgeving;
g) publiceren en verspreiden van verslagen, boeken, brochures en educatieve inhoud op alle media; en
h) communiceren over haar missies aan de verschillende belanghebbenden, en indien nodig, haar belangen
verdedigen.
5.2 Daarnaast kan de Vereniging alle andere activiteiten ontplooien en alle andere verrichtingen stellen die nodig
of nuttig zijn voor de verwezenlijking van het voornoemde belangeloos doel. De Vereniging kan onder andere
samenwerkingen aangaan met, leningen verstrekken aan, waarborgen geven voor verbintenissen van, investeren
in het kapitaal van, of, op welke manier ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, belangen nemen of een mandaat
opnemen in andere rechtspersonen, verenigingen, organen en vennootschappen, van private of publieke aard,
naar Belgisch of naar buitenlands recht.
 
III LIDMAATSCHAP
6 Aantal Leden
6.1 Er zijn minstens twee (2) Leden.
 
7 Werkende Leden
7.1 De Vereniging telt alleen Werkende Leden.
7.2 De stichtende Leden van de Vereniging zijn:
a) Algemene Vereniging van de Geneesmiddelenindustrie VZW/Association Générale de l’Industrie du
Médicament ASBL (ondernemingsnummer: 0407.622.902) (hierna ‘pharma.be’ genoemd) en
b) FeBelGen VZW (ondernemingsnummer: 0476.316.223) (hierna ’Medaxes’ genoemd).
Gezamenlijk, de ‘Stichtende Leden’.
7.3 De Stichtende Leden zijn de eerste Werkende Leden.
 
8 Toetreding
8.1 Kandidaten die het lidmaatschap wensen aan te vragen, richten zich schriftelijk tot het Bestuursorgaan van de
Vereniging. Het aanvraagformulier en de aanvraagprocedure en -formaliteiten worden vastgelegd door het
Bestuursorgaan. Het Bestuursorgaan kan op elk ogenblik om bijkomende informatie verzoeken om te beslissen
over een aanvraag. De goedkeuring van een aanvraag tot toetreding vereist een beslissing van het
Bestuursorgaan. Het Bestuursorgaan mag een aanvraag tot lidmaatschap weigeren onder meer om de volgende
redenen: (i) de kandidaat heeft zijn aanvraag te kwader trouw ingediend rekening houdend met openbaar
beschikbare informatie; of (ii) de toetreding van de kandidaat kan schadelijk zijn voor de reputatie, het beleid of
de belangen van de Vereniging.
8.2 Lidmaatschap als Werkend Lid impliceert de onderschrijving door het Werkend Lid van deze statuten, van
alle wijzigingen daarvan, alsmede van alle besluiten die door de besluitvormende organen van de Vereniging
worden genomen.
 
9 Rechten en plichten van Werkende Leden
9.1 Werkende Leden hebben alle rechten en plichten zoals omschreven in toepasselijke wetgeving en in deze
statuten.
 
10 Lidmaatschapsbijdrage
10.1 Werkende Leden dienen geen lidmaatschapsbijdrage te betalen.
 
11 Beëindiging van het lidmaatschap
11.1 Uittreding
11.1.1 Elk Werkend Lid dat wenst uit te treden dient dit te melden per aangetekend schrijven aan het
Bestuursorgaan. De uittreding van het Werkend Lid zal zes (6) maanden na de datum van het aangetekend
schrijven ingaan.
11.2 Uitsluiting van een Werkend Lid
11.2.1 De Algemene Vergadering kan alleen beraadslagen over de uitsluiting van een Werkend Lid als ten minste
twee derde van de Werkende Leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien dit quorum niet wordt bereikt, wordt
een nieuwe Algemene Vergadering bijeengeroepen die geldig zal kunnen beraadslagen ongeacht het aantal
Werkende Leden dat aanwezig of vertegenwoordigd is op de Algemene Vergadering. Deze tweede Algemene
Vergadering mag niet binnen vijftien (15) dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden.  
11.2.2 De beslissing om een Werkend Lid uit te sluiten wordt genomen indien ze wordt goedgekeurd met een
meerderheid van twee derde (2/3) van de stemmen uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde
Werkende Leden.
Echter, indien de beslissing tot uitsluiting van een Werkend Lid betrekking heeft op een Stichtend Lid, wordt de
beslissing genomen indien ze wordt goedgekeurd met een meerderheid van twee derde (2/3) van de stemmen
uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde Werkende Leden en indien:
a) de Werkende Leden een verzoeningsperiode van ten minste 3 maanden in acht hebben genomen, te rekenen
vanaf de postdatum van de aangetekende brief waarmee een Stichtend Lid een ander Stichtend Lid op de hoogte
brengt van zijn intentie om een uitsluitingsprocedure op te starten, waarbij dat Stichtend Lid de redenen aangeeft
waarom het de uitsluitingsprocedure wil opstarten (de “Cooling-Off Periode”).  Gedurende de Cooling-Off Periode
dienen de Werkende Leden alle redelijke inspanningen te leveren om een einde te maken aan de blokkering die
de normale werking van de Vereniging op lange termijn in gevaar brengt. Op verzoek van elk Stichtend Lid
tijdens de Cooling-Off Periode, zal een bemiddelaar worden aangesteld om het verzoeningsproces te faciliteren.
De kosten voor dergelijke bemiddelaar zullen gedragen worden door de Vereniging. De aanstelling van een
bemiddelaar mag echter de minimale verzoeningsperiode die in acht moet worden genomen niet verlengen; en
b) de beslissing om een Stichtend Lid uit te sluiten moet worden gemotiveerd door een bestaande en
voortdurende blokkering die de werking van de Vereniging op lange termijn in gevaar brengt, en waarbij de
blokkering geheel of gedeeltelijk kan worden toegeschreven aan het Stichtend Lid dat het voorwerp is van de
beslissing tot uitsluiting.  
11.2.3 Voorafgaand aan de stemming, heeft het Werkend Lid het recht gehoord te worden door de Algemene
Vergadering, in persoon, via telefoon of videoconferentie of schriftelijk. De uitsluiting moet worden aangegeven in
de agenda van de vergadering.
11.2.4 De uitsluiting van lidmaatschap wordt aan het betrokken Werkend Lid schriftelijk gemeld.
11.3 Gevolgen van de beëindiging van het lidmaatschap
11.3.1 Een Werkend Lid wiens lidmaatschap is beëindigd, om welke reden ook, verliest alle rechten omschreven
in de toepasselijke wetgeving of in deze statuten, vanaf de datum waarop de beëindiging in werking treedt.
11.3.2 Een Werkend Lid wiens lidmaatschap is beëindigd, om welke reden ook, verliest de toegang tot het
dataplatform van de Vereniging, met inbegrip van de gegevens en alle rechten om de gegevens te gebruiken.
11.3.3 Indien zo een Werkend Lid een schuld heeft ten aanzien van de Vereniging, zal deze schuld onmiddellijk
verschuldigd en opeisbaar worden.
11.3.4 Het beëindigen van het lidmaatschap heeft geen gevolgen voor contractuele verbintenissen die zijn
aangegaan tussen (een) Werkend(e) Lid (Leden) en de Vereniging of tussen Werkende Leden onderling, tenzij
anders bepaald in het (de) betrokken contract(en).
 
IV ALGEMENE VERGADERING
12 Bevoegdheden van de Algemene Vergadering
De volgende bevoegdheden kunnen uitsluitend door de Algemene Vergadering worden uitgeoefend:
a) de benoeming en afzetting van leden van het Bestuursorgaan, het bepalen van hun vergoeding, indien van
toepassing, en het verlenen van de kwijting;
b) de benoeming en afzetting van (een) commissaris(sen), het bepalen van diens (hun) vergoeding, en het
verlenen van de kwijting;
c) de goedkeuring van de jaarrekening en de begroting;
d) de uitsluiting van Werkende Leden;
e) het wijzigen van de statuten;
f) het ontbinden van de Vereniging, het benoemen van (een) vereffenaar(s) en het bepalen van een begunstigde
of begunstigden van het netto actief;
g) het doen of aanvaarden van een inbreng om niet van een algemeenheid;
h) de omzetting van de Vereniging in een internationale vereniging zonder winstoogmerk, een coöperatieve
vennootschap erkend als sociale onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale
onderneming; en
i) de bevoegdheden die overeenkomstig deze statuten of de toepasselijke wetgeving aan de algemene
vergadering zijn voorbehouden.
 
13 Samenstelling van de Algemene Vergadering
13.1 De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle Werkende Leden. Pharma.be kan op de Algemene
Vergadering worden vertegenwoordigd door maximaal vier vertegenwoordigers, zijn CEO inbegrepen, en
Medaxes kan worden vertegenwoordigd op de Algemene Vergadering door maximaal twee vertegenwoordigers,
zijn CEO inbegrepen. Niettegenstaande het voorgaande zal elk Werkend Lid zijn eigen vertegenwoordigers
aanduiden, rekening houdend met de deskundigheid, het functieoverschrijdende perspectief en de
langetermijnverbintenis van de vertegenwoordigers.
13.2 De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter van de Algemene Vergadering, die door de
Algemene Vergadering wordt aangeduid onder de Werkende Leden. Het bureau van de Algemene Vergadering
bestaat uit de Voorzitter van de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering duidt een Secretaris van de
Algemene Vergadering aan, die een Werkend Lid, een vertegenwoordiger van een Werkend Lid of elk ander
persoon kan zijn.
13.3 Pharma.be heeft vier stemmen en Medaxes heeft twee stemmen. De stemmen van Pharma.be worden
uitgebracht door zijn CEO, of in diens afwezigheid, door een andere vertegenwoordiger daartoe gemandateerd
door de CEO. De stemmen van Medaxes worden uitgebracht door zijn CEO, of in diens afwezigheid, door de
andere vertegenwoordiger indien deze daartoe wordt gemandateerd door de CEO.
 
14 Vergaderingen van de Algemene Vergadering
14.1 Minstens één keer per jaar, in de eerste helft van het boekjaar, wordt een gewone Algemene Vergadering
bijeengeroepen door de Voorzitter van het Bestuursorgaan, per e-mail (of een ander gelijkwaardig
communicatiemiddel) of per gewone post, tenminste vijftien (15) kalenderdagen voor de vergadering. De
oproeping wordt verstuurd naar alle Werkende Leden, alle bestuurders en, indien van toepassing, de
commissaris(sen), en bevat de agenda, de datum en het uur zoals bepaald door het Bestuursorgaan.
14.2 Op deze gewone Algemene Vergadering zal de Algemene Vergadering ten minste beslissen over de
goedkeuring van de begroting, de jaarrekening van het afgelopen boekjaar en het verlenen van de kwijting aan
de leden van het Bestuursorgaan en, in voorkomend geval, aan de commissaris(sen).
14.3 Een bijkomende Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen indien het Bestuursorgaan oordeelt dat de
belangen van de Vereniging dat vereisen of op verzoek van minstens één Werkend Lid.
14.4 De oproeping voor en de agenda van dergelijke bijkomende Algemene Vergadering wordt minstens vijftien
(15) kalenderdagen voor de vergadering verzonden naar de Werkende Leden.
14.5 Indien daarom verzocht wordt door een Werkend Lid, kan (kunnen) (een) punt(en) worden toegevoegd aan
de agenda van de volgende Algemene Vergadering waarvoor de oproeping nog niet werd verstuurd.
14.6 Punten die niet op de agenda staan, kunnen alleen worden besproken en er kan alleen over worden beslist
als alle Werkende Leden aanwezig zijn op de vergadering en hiermee akkoord gaan.
14.7 Het Bestuursorgaan kan beslissen om de Werkende Leden de mogelijkheid te bieden om op afstand deel te
nemen aan de Algemene Vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel en dit
overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.
14.8 Indien zulks in de oproeping is bepaald, kan aan de Werkende Leden de mogelijkheid geboden worden om
voorafgaand aan de Algemene Vergadering hun stem over alle of een beperkt aantal agendapunten elektronisch
of schriftelijk uit te brengen. Deze stemmen zullen in aanmerking worden genomen voor de berekening van het
quorum en de meerderheidsvereisten die van toepassing zijn op de Algemene Vergadering. Het Bestuursorgaan
zal de nodige maatregelen nemen om zich ervan te vergewissen dat de hoedanigheid en de identiteit van de
Werkende Leden kunnen worden geverifieerd.
 
15 Quorum en meerderheidsvereisten
15.1 Onverminderd strengere quorumvereisten voor bepaalde beslissingen vermeld in toepasselijke wetgeving,
kan de Algemene Vergadering geldig beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde
Werkende Leden.
15.2 Onverminderd strengere meerderheidsvereisten voor bepaalde beslissingen vermeld in toepasselijke
wetgeving, worden beslissingen van de Algemene Vergadering genomen met een gewone meerderheid van de
stemmen uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde Werkende Leden. Onthoudingen en blanco
stemmen worden in de stemming niet meegerekend.
15.3 De Werkende Leden van de Algemene Vergadering kunnen met eenparig schriftelijk (inclusief elektronisch)
akkoord beslissen over alle aangelegenheden waarvoor de Algemene Vergadering bevoegd is overeenkomstig
de toepasselijke wetgeving.
 
16 Beslissingen
16.1 Beslissingen van de Algemene Vergadering worden opgenomen in notulen die worden opgesteld door de
secretaris van de Algemene Vergadering en worden goedgekeurd en ondertekend door de Voorzitter van de
Algemene Vergadering.
16.2 Een kopie van de notulen wordt binnen een maand na de Algemene Vergadering bezorgd aan de Werkende
Leden. Derden die een legitiem belang kunnen aantonen, kunnen om een uittreksel verzoeken van de
beslissingen van de Algemene Vergadering. De Voorzitter van de Algemene Vergadering beslist over dit verzoek,
zonder zijn beslissing te moeten verantwoorden.
 
V BESTUURSORGAAN 
17 Samenstelling van het Bestuursorgaan
17.1 De Vereniging wordt bestuurd door een Bestuursorgaan bestaande uit negen (9) bestuurders.
17.2 De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering op voordracht van de Werkende Leden.
Meer bepaald:
a) Worden zes (6) bestuurders benoemd door de Algemene Vergadering op voordracht van pharma.be, met dien
verstande dat:
i. drie (3) kandidaat-bestuurders die worden voorgedragen door pharma.be, een gedelegeerd bestuurder, een
algemeen directeur, een bestuurder, een senior kaderlid dat rapporteert aan de gedelegeerd bestuurder of
algemeen directeur, of, uitzonderlijk, een ander senior kaderlid van een deelnemend farmaceutisch bedrijf dat lid
is van pharma.be, dient te zijn. Naar deze bestuurders wordt verwezen als de ‘pharma.be Farmaceutisch Bedrijf
Bestuurders’ of ‘pharma.be FB Bestuurders’;
ii. Naar de overige drie (3) bestuurders benoemd op voordracht van pharma.be wordt verwezen als de
‘pharma.be Bestuurders’.
b) Worden drie (3) bestuurders benoemd door de Algemene Vergadering op voordracht van Medaxes, met dien
verstande dat:
i. één (1) kandidaat-bestuurder die wordt voorgedragen door Medaxes een gedelegeerd bestuurder, een
algemeen directeur, een bestuurder, een senior kaderlid dat rapporteert aan de gedelegeerd bestuurder of
algemeen directeur, of, uitzonderlijk, een ander senior kaderlid van een deelnemend farmaceutisch bedrijf dat lid
is van Medaxes, dient te zijn. Naar deze bestuurder wordt verwezen als de ‘Medaxes Farmaceutisch Bedrijf
Bestuurder” of de “Medaxes FB Bestuurder’;
ii. Naar de overige twee (2) bestuurders benoemd op voordracht van Medaxes wordt verwezen als ‘Medaxes
Bestuurders’.
De voordracht vindt plaats met de nodige aandacht voor de expertise en het functieoverschrijdende perspectief
van de kandidaten.
Indien de Algemene Vergadering weigert een kandidaat-bestuurder te benoemen, zal het Werkend Lid dat de
geweigerde kandidaat-bestuurder heeft voorgedragen een andere kandidaat-bestuurder voordragen en dit tot
een kandidaat-bestuurder wordt benoemd.
17.3 De bestuurders oefenen hun mandaat onafhankelijk uit en niet als vertegenwoordiger van een andere
entiteit.
17.4 Het Bestuursorgaan duidt in haar midden een Voorzitter van het Bestuursorgaan en een Ondervoorzitter
aan alsook elke andere functie die het noodzakelijk acht.
17.5 De Voorzitter van het Bestuursorgaan zit de vergaderingen van het Bestuursorgaan voor. In afwezigheid van
de Voorzitter, zal de Voorzitter vervangen worden door de Ondervoorzitter.
17.6 Het Bestuursorgaan kan beslissen om derden uit te nodigen op een vergadering van het Bestuursorgaan in
adviserende hoedanigheid, maar zonder stemrecht.
 
18 Bevoegdheden van het Bestuursorgaan
18.1 Het Bestuursorgaan is bevoegd voor het beheer en bestuur van de Vereniging. Het Bestuursorgaan beschikt
over de residuaire bevoegdheid en functioneert als een collegiaal orgaan.
 
19 Benoeming – Duur van het mandaat – Einde van het mandaat
19.1 De leden van het Bestuursorgaan worden benoemd door de Algemene Vergadering voor een periode van
drie (3) jaar, tenzij de Algemene Vergadering hier anders over beslist. Een bestuurdersmandaat kan onbeperkt
hernieuwd worden.
19.2 Een bestuurder kan te allen tijde worden afgezet door de Algemene Vergadering, zonder dat die laatste zich
hoeft te verantwoorden.
19.3 Het mandaat van een pharma.be FB Bestuurder en het mandaat van een Medaxes FB Bestuurder zal
automatisch eindigen indien de betrokken bestuurder niet langer voldoet aan de voorwaarden gesteld in
respectievelijk Artikel 17.2a)i of Artikel 17.2b)i.
19.4 Elk lid van het Bestuursorgaan kan vrijwillig ontslag nemen door een schriftelijke kennisgeving te richten aan
de Voorzitter van het Bestuursorgaan. De Voorzitter van het Bestuursorgaan kan ontslag nemen door een
schriftelijke kennisgeving te richten aan de Ondervoorzitter.
19.5 In geval het mandaat van een bestuurder voortijdig openvalt, heeft het Bestuursorgaan niet het recht om een
nieuwe bestuurder te coöpteren.
19.6 Indien ten gevolge van de beëindiging van het mandaat van één of meerdere bestuurders het
Bestuursorgaan niet langer samengesteld is uit negen (9) bestuurders, zal het Bestuursorgaan geldig
samengesteld blijven en zal het geldige beslissingen kunnen blijven nemen op voorwaarde dat het totaal aantal
pharma.be Bestuurders en pharma.be FB Bestuurders in het Bestuursorgaan minstens 2/3 van het totaal aantal
bestuurders vertegenwoordigt en op voorwaarde dat er minstens één (1) Medaxes Bestuurder of één (1)
Medaxes FB Bestuurder in het Bestuursorgaan zetelt. Ingeval een bestuurdersmandaat openvalt, zal zo snel als
redelijkerwijze mogelijk een Algemene Vergadering bijeengeroepen worden om de bestuurder(s) wiens mandaat
(mandaten) openvalt (openvallen), te vervangen.
 
20 Vergaderingen van het Bestuursorgaan
20.1 Vergaderingen
20.1.1 Het Bestuursorgaan komt minstens vier (4) keer per jaar samen, en zo vaak als de belangen van de
Vereniging dat vereisen.
20.1.2 Vergaderingen van het Bestuursorgaan worden bijeengeroepen op verzoek van de Voorzitter van het
Bestuursorgaan of op verzoek van tenminste twee (2) bestuurders. De vergaderingen worden minstens vijf (5)
kalenderdagen voorafgaand aan de vergadering bijeengeroepen, behalve in geval van hoogdringendheid. In
geval van hoogdringendheid dienen de aard en de redenen van de hoogdringendheid te worden vermeld in de
oproeping.
20.1.3 Oproepingen zijn geldig indien zij per e-mail (of een ander gelijkwaardig communicatiemiddel) of per
gewone post worden verzonden. De oproeping bevat de agenda, de plaats, de datum, en het uur.
20.1.4 Punten die niet op de agenda staan, kunnen alleen worden besproken en er kan alleen over worden
beslist als alle bestuurders aanwezig zijn op de vergadering van het Bestuursorgaan en hiermee akkoord gaan.
20.1.5 Een bestuurder benoemd op voordracht van pharma.be kan een volmacht geven aan een andere
bestuurder benoemd op voordracht van pharma.be om vertegenwoordigd te worden op een bepaalde
vergadering van het Bestuursorgaan. Een bestuurder benoemd op voordracht van Medaxes kan een volmacht
geven aan een andere bestuurder benoemd op voordracht van Medaxes om vertegenwoordigd te worden op een
bepaalde vergadering van het Bestuursorgaan. Een bestuurder kan niet meer dan twee (2) volmachten dragen.
20.2 Beraadslaging en Beslissingen
20.2.1 Een vergadering van het Bestuursorgaan kan geldig beraadslagen en beslissen indien de meerderheid
van haar leden aanwezig of vertegenwoordigd is, met dien verstande dat:
i. er minstens één pharma.be Bestuurder of pharma.be FB Bestuurder aanwezig dient te zijn op de vergadering;
en
ii. er minstens één Medaxes Bestuurder of Medaxes FB Bestuurder aanwezig dient te zijn op de vergadering.
20.2.2 Elke beslissing van het Bestuursorgaan wordt genomen indien ze wordt goedgekeurd door ten minste
twee derde (2/3) van de stemmen uitgebracht door de op de vergadering van het Bestuursorgaan aanwezige of
vertegenwoordigde bestuurders, waaronder ten minste één (1) stem van een Medaxes Bestuurder of een
Medaxes FB Bestuurder. Onthoudingen en blanco stemmen worden in de stemming niet meegerekend.  
20.2.3 Elk lid van het Bestuursorgaan heeft één stem.
20.2.4 Vergaderingen van het Bestuursorgaan kunnen eveneens gehouden worden via elk elektronisch
communicatiemiddel dat een effectieve en gelijktijdige beraadslaging tussen alle bestuurders mogelijk maakt,
zoals een telefonische of video conferentie.
20.2.5 De besluiten van het Bestuursorgaan kunnen eveneens genomen worden bij eenparig schriftelijk (inclusief
elektronisch) besluit van alle bestuurders.
20.2.6 De beslissingen van het Bestuursorgaan worden opgenomen in notulen, die worden ondertekend door de
Voorzitter van het Bestuursorgaan en de bestuurders die erom verzoeken. De notulen worden bewaard op de
zetel van de Vereniging.
 
21 Belangenconflicten
21.1 Wanneer het Bestuursorgaan een beslissing moet nemen of zich over een verrichting moet uitspreken,
waarbij een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat
strijdig is met het belang van de Vereniging, moet de in de wet voorziene belangenconflictprocedure worden
toegepast.
 
22 Bezoldiging – Kosten en Uitgaven
22.1 De leden van het Bestuursorgaan worden niet vergoed voor de uitoefening van hun taken, tenzij de
Algemene Vergadering hier anders over beslist.
22.2 De kosten van de bestuurders kunnen worden vergoed door de Vereniging indien en voor zover de kosten
door de bestuurders naar behoren zijn gemaakt in de uitoefening van hun functie overeenkomstig het
onkostenbeleid dat van tijd tot tijd van kracht is.
 
VI VERTEGENWOORDIGING VAN DE VERENIGING
23 Vertegenwoordiging
23.1 De Vereniging zal geldig vertegenwoordigd worden tegenover derden en in rechte als eiser en als
verweerder door twee bestuurders, gezamenlijk handelend, waaronder ten minste (i) één pharma.be Bestuurder
en (ii) één Medaxes Bestuurder of Medaxes FB Bestuurder.
23.2 De Vereniging zal ook geldig vertegenwoordigd worden tegenover derden en in rechte als eiser en als
verweerder door de meerderheid van de bestuurders.
 
VII STATUTENWIJZIGING - ONTBINDING
24 Statutenwijziging – ontbinding
24.1 De Algemene Vergadering kan enkel beraadslagen over een statutenwijziging of over de ontbinding van de
Vereniging indien tenminste twee derde van de Werkende Leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien dit
quorum niet wordt bereikt, wordt een nieuwe Algemene Vergadering bijeengeroepen, die geldig zal kunnen
beraadslagen ongeacht het aantal Werkende Leden dat aanwezig of vertegenwoordigd is op de Algemene
Vergadering. Deze tweede Algemene Vergadering mag niet binnen vijftien dagen volgend op de eerste
vergadering worden gehouden.
24.2 Onverminderd artikel 24.3, wordt de beslissing tot statutenwijziging genomen indien ze wordt goedgekeurd
door een meerderheid van twee derde (2/3) van de stemmen uitgebracht door de aanwezige of
vertegenwoordigde Werkende Leden.
24.3 Niettegenstaande artikel 24.2, wordt de beslissing om het doel of de activiteiten van de Vereniging te
wijzigen of de beslissing tot ontbinding van de Vereniging genomen indien ze wordt goedgekeurd door een
meerderheid van vier vijfde (4/5) van de stemmen uitgebracht door de aanwezige en vertegenwoordigde
Werkende Leden. Niettegenstaande artikel 24.2, maar alleen zolang als beide Stichtende Leden Werkende
Leden zijn, wordt de beslissing tot wijziging van artikel 7.2 (Stichtende Leden), artikel 10
(Lidmaatschapsbijdrage), artikel 17 (Samenstelling van het Bestuursorgaan), artikel 20.2 (Beraadslaging en
Beslissingen) en artikel 23 (Vertegenwoordiging), aangenomen indien ze wordt goedgekeurd door een
meerderheid van vier vijfde (4/5) van de stemmen uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde
Werkende Leden.
 
VIII BOEKJAAR – BOEKHOUDING – COMMISSARIS(SEN) 
25 Boekjaar
25.1 Het boekjaar van de Vereniging valt samen met het kalenderjaar en begint op 1 januari van elk jaar en
eindigt op 31 december van hetzelfde kalenderjaar.
 
26 Begroting - Jaarrekening
26.1 Het Bestuursorgaan stelt de jaarrekening van het voorafgaande boekjaar, alsook de begroting voor het
boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, op en legt deze binnen zes (6)
maanden na de afsluitingsdatum van het voorafgaande boekjaar ter goedkeuring voor aan de Algemene
Vergadering.
26.2 De jaarrekening wordt neergelegd, naargelang het geval, op de griffie van de bevoegde
ondernemingsrechtbank of bij de Nationale Bank van België.
 
27 Commissaris
27.1 Indien de Vereniging voldoet aan de desbetreffende drempels overeenkomstig het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen, is de Algemene Vergadering gehouden om één of meer commissarissen te
benoemen die belast worden met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de
regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten, van de in de jaarrekening weergegeven verrichtingen.
 
IX ONTBINDING – VEREFFENING – PUBLICATIE
28 Vrijwillige ontbinding van de VZW
28.1 In geval van vrijwillige ontbinding, zal de Algemene Vergadering één of meer vereffenaars benoemen en zal
zij de bevoegdheden van de vereffenaar(s) bepalen in overeenstemming met toepasselijk recht.
 
29 Vereffening
29.1 Bij de sluiting van de vereffening van de Vereniging, zal de Algemene Vergadering beslissen over de
begunstigde of de begunstigden van het netto actief.
29.2 In geval van ontbinding en vereffening dienen de toepasselijke verslaggevingsverplichtingen zoals vermeld
in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen nageleefd te worden. Daarnaast, in de gevallen waar dit
volgens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen vereist is, wordt de bevestiging (bijv. van de
benoeming van de vereffenaar(s) en het verdelingsplan) door de rechtbank gevraagd.
 
X OVERIGE BEPALINGEN 
30 Wetboek van vennootschappen en verenigingen
30.1 Voor alle materies die niet door deze statuten worden geregeld, gelden de toepasselijke bepalingen van het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
 
31 Mededingingsrecht
31.1 De Vereniging zal zich niet inlaten met enige discussie, activiteit of gedrag dat, van de zijde van de
Vereniging, van één van de Werkende Leden of van één van de deelnemende farmaceutische bedrijven, enige
mededingingswet zou kunnen schenden. Dienovereenkomstig zullen de Werkende Leden en hun
vertegenwoordigers geen commercieel gevoelige informatie bespreken, meedelen of uitwisselen, met inbegrip
van niet-publieke informatie over prijzen, marketing- en reclamestrategie, kosten en opbrengsten,
handelsvoorwaarden en voorwaarden met derden, met inbegrip van aankoopstrategie, leveringsvoorwaarden,
handelsprogramma's of distributiestrategie van deelnemende farmaceutische bedrijven. Dit geldt niet alleen voor
besprekingen tijdens formele vergaderingen, maar ook voor informele besprekingen voor, tijdens en na
vergaderingen. Tijdens vergaderingen tussen (de vertegenwoordigers van) de Werkende Leden mag geen enkel
punt van materieel, financieel of commercieel belang of prijs besproken worden, tenzij dergelijke punten
opgenomen zijn in de officiële agenda van de vergadering die op voorhand wordt verspreid. Indien een Werkend
Lid zich zorgen maakt over de wettelijkheid van het bespreken van specifieke aangelegenheden of het
uitwisselen van specifieke informatie, zal het de andere Werkende Leden (of hun vertegenwoordigers) en de
Secretaris van de Algemene Vergadering of de Voorzitter van het Bestuursorgaan, naargelang het geval, op de
hoogte brengen van zijn bezorgdheid vóór de vergadering. Het agendapunt zal niet worden besproken zolang
deze bezwaren niet zijn weggenomen.
 
XI OVERGANGSBEPALING 
32 Definitie van een deelnemend farmaceutisch bedrijf
32.1 Vanaf de datum van de oprichting van de Vereniging en voor een periode die in principe niet later dan op 31
december 2022 zal eindigen, maar waarover de definitieve beslissing wordt genomen door de Algemene
Vergadering met een gewone meerderheid van de stemmen uitgebracht door de aanwezige of
vertegenwoordigde werkende leden, wordt een deelnemend farmaceutisch bedrijf als volgt gedefinieerd (in
afwijking van hetgeen is uiteengezet in artikel 4.2):
“Een deelnemend farmaceutisch bedrijf is een bedrijf dat (i) humane geneesmiddelen produceert, en/of humane
geneesmiddelen in de handel brengt of de intentie heeft om in de handel te brengen, en/of humane
geneesmiddelen verdeelt en/of houder is van een marktvergunning op het niveau van EMEA met een product of
producten die reeds op de markt zijn (gevestigde bedrijven) of met een product of producten die nog niet op de
markt zijn (nieuwkomers), (ii) toegang heeft tot en gemachtigd is om gegevens over humane geneesmiddelen te
delen, of toegang zal hebben tot en gemachtigd zal zijn om gegevens over humane geneesmiddelen te delen,
van zodra deze gegevens beschikbaar zullen zijn (nieuwkomers), en (iii) een contract heeft gesloten of de intentie
heeft om een contract te sluiten met de Vereniging op basis waarvan het bedrijf zich heeft verbonden om
gegevens (onmiddellijk of van zodra deze gegevens beschikbaar zullen zijn) te delen met en toegang kan krijgen
tot de gegevens van de Vereniging.”.
 
***
 
1. Vertegenwoordigers van de stichtende leden in de Algemene Vergadering
Pharma.be duidt de volgende vier personen aan als haar vertegenwoordigers in de AV:
- Facing BV, vertegenwoordigd door Caroline Ven (CEO pharma.be)
- Karel Van De Sompel
- Geerhard Steurs
- Thomas Cloots
Medaxes duidt de volgende twee personen aan als haar vertegenwoordigers in de AV:
- Cav'endiF BV, vertegenwoordigd door Joris Van Assche (CEO Medaxes)
- 2thact BV, vertegenwoordigd door Pieter Boudrez
 
2. Aanduiding van de Voorzitter van de Algemene Vergadering
De stichtende leden duiden Pharma.be aan als de Voorzitter van de Algemene Vergadering voor een onbepaalde
duur.
Pharma.be zal voor doeleinden van het voorzitterschap van de Algemene Vergadering van de Vereniging
vertegenwoordigd worden door Karel Van De Sompel.
 
3. Aanduiding van een Secretaris van de Algemene Vergadering
De stichtende leden duiden Geerhard Steurs aan als Secretaris van de Algemene Vergadering voor een
onbepaalde duur.
 
4. Eerste bestuurders
De stichtende leden benoemen de volgende personen als bestuurders voor een periode van drie (3) jaar:
1. Frédéric Clais, geboren op 24 januari 1973 te Leuven, wonende te Buyckstraat 35a, 8570 Anzegem
2. Renaud Decroix, geboren op 20 augustus 1970 te Leuven, wonende te Les Gottes 6, 1390 Grez-Doiceau
3. Gabor Sztaniszlav, geboren op 14 augustus 1976 te Budapest (Hongarije), wonende te Chemin d’Auderghem
59, 1970 Wezenbeek-Oppem
De bestuurders onder 1, 2 en 3 zijn benoemd op voordracht van pharma.be en worden de ‘pharma.be FB
Bestuurders’ genoemd.
4. Facing BV, met zetel te Kanunnik Peetersstraat 70, 2600 Berchem, en ingeschreven in de Kruispuntbank van
Ondernemingen onder nummer 0754.823.910, vast vertegenwoordigd door Caroline Ven, geboren te Lommel op
11 december 1971 en wonende te Kanunnik Peetersstraat 70, 2600 Berchem
5. Geerhard Steurs, geboren op 1 mei 1966 te Mechelen, wonende te Borstelsstraat 145, 3010 Kessel-LO
6. Thomas Cloots, geboren op 31 december 1987 te Tienen, wonende te Kruisstraat 67, 3078 Everberg.
De bestuurders onder 4, 5 en 6 zijn benoemd op voordracht van pharma.be en worden de ‘pharma.be
Bestuurders’ genoemd.
7. Bruno de Ultra de Sousa Barcelos, geboren op 28 augustus 1973 te Dili (Timor), wonende te Rue de Genève,
4, ap. A510, 1140 Evere
De bestuurder onder 7 is benoemd op voordracht van Medaxes en wordt de ‘Medaxes FB Bestuurder’ genoemd.
8. Cav'endiF BV, met zetel te Hellegatstraat 5a, 2870 Puurs-Sint-Amands, en ingeschreven in de Kruispuntbank
van Ondernemingen onder nummer 0893.571.819, vast vertegenwoordigd door Joris Van Assche, geboren te
Brussel op 14 juni 1962, wonende te Hellegatstraat 5a, 2870 Puurs-Sint-Amands
9. 2thact BV, met zetel te Gentpoortstraat 45, 8000 Brugge, en ingeschreven in de Kruispuntbank van
Ondernemingen onder nummer 0652.923.727, vast vertegenwoordigd door Pieter Boudrez, geboren te Brugge
op 29 januari 1978, wonende te Gentpoortstraat 45, 8000 Brugge
De bestuurders onder 8 en 9 zijn benoemd op voordracht van Medaxes en worden de ‘Medaxes Bestuurders’
genoemd.
De bestuurders aanvaarden hun mandaten.
De bestuurders zullen niet worden vergoed voor de uitoefening van hun mandaten.
 
5. Adres van de zetel
De zetel van de Vereniging zal gevestigd zijn te Herrmann-Debrouxlaan 54, 1160 Oudergem.
 
6. Eerste boekjaar
Het eerste boekjaar zal beginnen op de dag waarop de Vereniging rechtspersoonlijkheid verkrijgt en zal eindigen
op 31 december 2022.
 
7. Volmacht
De stichtende leden verlenen een bijzondere volmacht aan Sarah Verschaeve, Lisa Bueken of elke andere
advocaat van Aurion Law BV, met zetel te Arnould Nobelstraat 34/0101, 3000 Leuven, België en geregistreerd bij
de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0780.349.756, elk met het recht om
individueel op te treden en met het recht van indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de
openbaarmakingsformaliteiten op de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel van de Vereniging en
met het oog op de inschrijving van de gegevens van de Vereniging in de Kruispuntbank van Ondernemingen, te
verzekeren.
 
***
 
Uittreksel uit de notulen van de eerste vergadering van het Bestuursorgaan gehouden op 21 juni 2022 te
Herrmann-Debrouxlaan 54, 1160 Oudergem:
Na een beraadslaging over de agendapunten en met inachtneming van de toepasselijke quorum- en
meerderheidsvereisten, heeft het Bestuursorgaan:
1. besloten om Facing BV, vast vertegenwoordigd door Caroline Ven, aan te duiden als eerste Voorzitter van het
Bestuursorgaan, en Cav’endiF BV, vast vertegenwoordigd door Joris Van Assche, aan te duiden als eerste
Ondervoorzitter van de Vereniging.
2. besloten een volmacht toe te kennen aan Sarah Verschaeve, Lisa Bueken of elke andere advocaat van Aurion
Law BV, met zetel te Arnould Nobelstraat 34/0101, 3000 Leuven, België en geregistreerd bij de Kruispuntbank
van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0780.349.756, elk met het recht om individueel op te
treden en met het recht van indeplaatsstelling, om alle noodzakelijke neerleggings- en publicatieformaliteiten bij
de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel van de Vereniging te vervullen en om het dossier van de
Vereniging bij de Kruispuntbank van Ondernemingen te actualiseren in het licht van de op deze vergadering
genomen beslissingen.
 
***
 
Voor eensluidend uittreksel 
Lisa Bueken 
bijzondere lasthebber