N° d'entreprise : 0810885356
Nom
(en entier) : ERTRAC SUPPORTING INSTITUTIONS GROUP
(en abrégé) : ERTRAC SIG
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue de Cortenbergh 66
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS), DEMISSIONS, NOMINATIONS
Ce jour, le vingt-quatre novembre deux mille vingt et un.
(...)
Devant Marie-Pierre GERADIN, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la
société "Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S'EST REUNIE
L'assemblée générale extraordinaire de l'association internationale sans but lucratif "ERTRAC
Supporting Institutions Group", en abrégé "ERTRAC SIG", ayant son siège à 1000 Bruxelles, Avenue
de Cortenbergh 66, ci-après dénommée l'"Association".
(...)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes:
PREMIERE RESOLUTION: Adoption d'un nouveau texte des statuts.
L'assemblée décide d'adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en concordance avec
le Code des sociétés et des associations.
I. Un extrait du nouveau texte des statuts est rédigé en français comme suit:
Titre 1 - FORME, DENOMINATION, DUREE, SIEGE, BUT ET ACTIVITES DE L'ASSOCIATION
Article 1 - Forme, dénomination et durée
Il est constitué, en vertu des présentes et conformément au Code des sociétés et des associations,
une association internationale sans but lucratif sous la dénomination " ERTRAC Supporting
Institutions Group ", en abrégé " ERTRAC SIG ".
ERTRAC SIG existe pour une durée illimitée.
Article 2 - Siège
Le siège d'ERTRAC SIG est situé dans la Région bruxelloise, à 1000 Bruxelles, 66 Avenue de
Cortenbergh. Le siège peut être transféré dans la Région bruxelloise ou dans la région francophone
de Belgique sur simple décision de l'organe d'administration d'ERTRAC SIG (ci-après dénommé le "
Comité Exécutif "), prise à la majorité. Si en raison du déplacement du siège la langue des statuts
doit être modifiée, seule l'Assemblée Générale a le pouvoir de prendre cette décision moyennant le
respect des règles prescrites pour la modification des statuts.
Article 3 - But et activités
3.1  ERTRAC SIG poursuit des activités non lucratives, à caractère scientifique et technologique, en
conformité avec la loi belge.
3.2  Le but d'ERTRAC SIG est de soutenir les activités de la Plateforme technologique ERTRAC en
accélérant le processus de recherche dans le secteur du transport routier au bénéfice du transport
routier durable, de la mobilité des biens et des personnes, de l'environnement et de la compétitivité
dans le cadre des programmes de recherche au niveau européen et national.
3.3  Inter alia, ERTRAC SIG:
-    apportera son soutien à ERTRAC dans la mise en œuvre et le développement des activités de
recherche dans le domaine du transport routier au sein de l'Europe, incluant, s'il y a lieu, des
Volet B
programmes spéciaux, des scénarios ou des recommandations spécifiques.
-    apportera son soutien à ERTRAC en vue de renforcer le réseau de tous ceux qui sont impliqués
dans les questions liées à la recherche dans le secteur du transport routier.
-    apportera son soutien à ERTRAC en vue de promouvoir la sensibilisation et la compréhension
auprès de l'Espace Européen de la Recherche (ERA) du rôle spécifique et de l'importance du
secteur du transport routier (en coopération avec ERTRAC).
3.4. Les activités réalisées par l'Association afin d'atteindre ses objectifs consisteront en:
-    la promotion de la recherche européenne dans le secteur du transport routier, et,
-    la mise en œuvre, le financement et le contrôle des programmes de recherche dans le secteur du
transport routier à travers l'Europe, de même que,
-    la communication des activités liées aux questions précitées (incluant des événements
spécifiques, sites Internet, conférences ....).
3.5. En poursuivant les activités de l'Association, les membres ne recherchent aucun bénéfice
patrimonial direct, de même qu'il ne rentre pas dans les objectifs de l'Association de procurer un
avantage patrimonial direct aux membres.
3.6. L'Association peut acquérir tous biens, meubles ou immeubles, prendre tous engagements
contractuels, accepter des donations, vendre, accorder des privilèges ou des sûretés sur ses biens
et les transférer conformément à la loi, à ces statuts et à toute modification à la loi ou à ces statuts.
Titre 2 - AFFILIATION EN TANT QUE MEMBRE
Article 4 - Critères d'éligibilité
4.1  Les sociétés et institutions satisfaisant à chacun des critères suivants peuvent demander leur
admission en tant que membres d'ERTRAC SIG:
1.   (i) Sociétés ou institutions établies dans un Etat membre de l'Union européenne ou (ii) sociétés
ou institutions ayant leur siège ou leur centre d'affaires central ou principal dans un Etat (a) qui est
partie à l'Espace Economique Européen ou (b) qui est un pays Associé ou Candidat à l'Union
européenne;
2.   Sociétés ou institutions ayant comme activité majeure la recherche et le développement dans le
secteur du transport routier et démontrant un engagement fort au niveau du développement et/ou de
l'industrialisation et/ou du déploiement de produits;
3.   Sociétés ou institutions partageant et apportant leur support aux objectifs d'ERTRAC;
4.   Sociétés ou institutions dont la candidature en tant que membre est soutenue par une des
associations membres d'ERTRAC.
4.2  Pour autant qu'elles revêtent la personnalité juridique et qu'elles soient légalement
responsables, d'autres types d'entités juridiques établies par plusieurs sociétés / institutions avec
l'objectif exclusif de joindre ERTRAC SIG peuvent être éligibles en tant que membre si les critères
d'éligibilité décrits à l'article 4.1 sont satisfaits.
(...)
Titre 3 - ORGANES DE L'ASSOCIATION: ASSEMBLEE GENERALE DES MEMBRES, COMITE
EXECUTIF ET SECRETAIRE GENERAL
Article 9 - Structure
9.1  La structure de l'Association est la suivante:
(a) l'Assemblée Générale (qui est constituée de tous les membres d'ERTRAC SIG);
(b) le Comité Exécutif (qui est nommé par l'Assemblée Générale);
(c) le Secrétaire Général (qui est nommé par l'Assemblée Générale).
9.2  L'Association sera gouvernée par l'Assemblée Générale et le Comité Exécutif.
9.3. Le Secrétaire Général sera en charge de la gestion journalière de l'Association.
Assemblée Générale
Article 10 - Composition
10.1 L'Assemblée Générale sera composée de tous les membres d'ERTRAC SIG, chaque membre
disposant d'un vote. Les membres participeront aux réunions par l'intermédiaire de représentants
dûment habilités de leurs sociétés ou institutions respectives, qui sont des personnes ayant un haut
degré d'implication et disposées à consacrer beaucoup d'efforts, de temps et de présence aux
activités d'ERTRAC SIG.
10.2 L'Assemblée Générale sera présidée par un Président élu conformément à l'article 11 ci-
dessous, ou, en son absence, par le Vice-président ou par un membre du Comité Exécutif désigné à
cet effet ou, à défaut de désignation par le Comité Exécutif, par une personne désignée au début par
l'Assemblée Générale.
10.3.     Conformément à l'article 12, les membres peuvent être représentés par un autre membre à
l'Assemblée Générale ou par le Secrétaire Générale.
Article 11 - Responsabilités et pouvoirs
11.1 L'Assemblée Générale est l'organe suprême de l'Association.
11.2.     L'Assemblée Générale est investie des compétences exclusives suivantes:
a)   approuver les comptes annuels de l'année précédente et le budget de l'année à venir;
Volet B
b)   décider de l'admission et de l'exclusion des membres ;
c)   élire et révoquer les membres du Comité Exécutif;
d)   élire le Président, le Vice-président et le Secrétaire Général;
e)   décider des modifications des statuts d'ERTRAC SIG;
f)   fixer le montant de la cotisation annuelle devant être payée par les membres en application de
l'article 8;
g)   décider du montant de la rémunération du Secrétaire Général ;
h)   nommer et révoquer un Commissaire, le cas échéant ;
i)   approuver la procédure de restructuration, le cas échéant ;
j)   approuver la dissolution et la liquidation de l'Association, le cas échéant.
Article 12 - Organisation des réunions de l'Assemblée Générale
12.1 L'Assemblée Générale est présidée par le Président. Si le Président est empêché, la présidence
sera exercée conformément à la disposition de l'article 10.2.
12.2 L'Assemblée Générale est convoquée par le Président au moins une fois par an et sur demande
d'un tiers des membres moyennant une demande adressée au Comité Exécutif 30 jours au
préalable.
12.3 En cas d'absence d'un membre à l'Assemblée Générale, le membre empêché peut désigner,
avant la date de l'Assemblée Générale, un autre membre de l'Assemblée Générale ou le Secrétaire
Général pour exercer son vote par le biais d'une procuration écrite adressée au Président et au
Secrétaire Général avec une copie à la personne désignée. Un membre de l'Assemblée Générale ou
le Secrétaire Général peut seulement représenter un autre membre de l'Assemblée Générale en
communiquant sa procuration en temps utiles.
12.4 La convocation, comprenant l'ordre du jour des réunions de l'Assemblée Générale, sera
communiquée aux membres, par courrier électronique, au moins dix jours ouvrables à l'avance.
12.5 Sauf disposition dérogatoire dans les statuts, les décisions de l'Assemblée Générale requièrent
une simple majorité de tous les membres présents ou représentés.
12.6 Les réunions de l'Assemblée Générales se tiennent en personne. Si un membre ne peut y
participer en personne, le Comité Exécutif peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à
distance à l'Assemblée Générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition
par l'Association. Le membre peut y participer par vidéo ou téléphone permettant une conversation
simultanée. Un membre prenant part à une réunion de l'Assemblée Générale par ces moyens est
censé assister en personne à la réunion et pourra prendre part au vote. L'ensemble des membres
participant à l'Assemblée Générale pourront tous participer à distance à l'Assemblée Générale. Les
membres du bureau de l'Assemblée Générale ne peuvent pas participer à l'Assemblée Générale par
voie électronique.
12.7 Les procès-verbaux de réunions sont dressés par le Secrétaire Général, adressés pour
commentaires aux membres présents à la réunion, et distribués en tant que version finale. L'original
est conservé dans un registre ad hoc tenu au siège de l'Association.
12.8 Le Président de l'Assemblée Générale peut inviter des non membres à assister à l'Assemblée
Générale si des points de l'ordre du jour le requièrent.
Article 13- Quorum de présences et de votes
13.1 Sauf dérogations prévues par les statuts, les décisions sont prises par la majorité des membres
présents ou représentés. Les abstentions ne sont pas prises en compte dans le décompte des votes
des membres.
13.2 La présence de plus d'un tiers des membres est requise pour constituer un quorum et, en
conséquence, pour permettre de délibérer lors des réunions de l'Assemblée Générale. Si le quorum
de présences n'est pas atteint, l'Assemblée Générale sera convoquée une seconde fois, moyennant
une notification adressée au moins deux semaines à l'avance, indiquant le lieu et l'heure de la
réunion. Dans ce cas, l'Assemblée Générale se tiendra sans condition de quorum de présences.
Comité Exécutif
Article 14 - Composition
14.1.     Sous réserve des compétences attribuées à l'Assemblée Générale en vertu de l'article 11.2.
ci-dessus, le Comité Exécutif dispose des pouvoirs les plus étendus pour administrer les affaires de
l'Association et effectuer, à cet effet, tous les actes qu'il estime nécessaires ou avantageux pour
atteindre le but de l'Association.
14.2.     Le Comité Exécutif comprend au minimum trois membres, qui seront appelés aux fonctions
suivantes:
-    Président;
-    Vice-président;
-    Secrétaire Général.
A l'exception du Secrétaire Général qui ne doit pas être le représentant d'un membre, les membres
du Comité Exécutif sont élus parmi les représentants, désignés comme tels, des membres de
l'Association.
Volet B
14.3.     Le mandat des membres du Comité Exécutif est de trois ans, renouvelable sans limitations,
par période de trois ans.
En cas de vacance de mandat, celle-ci peut-être comblée par cooptation. Cette cooptation ne
deviendra toutefois effective qu'après avoir été ratifiée à la prochaine Assemblée Générale.
14.4.     Les membres du Comité Exécutif peuvent se voir attribuer des fonctions spécifiques au sein
de l'Association en fonction de ce qui semblera opportun au Comité Exécutif.
Le Comité Exécutif peut déléguer des pouvoirs spéciaux à des membres et à des non membres.
14.5.     Les membres du Comité Exécutif peuvent être révoqués à tout moment par une décision de
l'Assemblée Générale prise à la majorité des votes des membres présents ou représentés.
14.6.     Tout membre du Comité Exécutif peut démissionner de son mandat par le biais d'une
notification écrite adressée au Secrétaire Général.
Article 15 - Réunions
15.1.     Le Comité Exécutif se réunira aussi souvent que les intérêts de l'Association le requièrent et,
au moins, deux fois par an, par réunions physiques, par téléphone ou réunions en ligne.
Le Comité Exécutif se réunira si au moins la moitié de ses membres sollicitent qu'il se réunisse.
15.2.     Les convocations aux réunions du Comité Exécutif seront adressées par écrit par le
Président, au moins 10 jours à l'avance, indiquant le lieu, la date et l'heure de la réunion.
L'ordre du jour sera adressé avec la convocation écrite.
15.3.     Le Comité Exécutif délibérera si au moins la moitié de ses membres sont présents ou
dûment représentés par procuration écrite. Un membre du Comité Exécutif ne peut détenir plus d'une
procuration à la fois.
Une procuration valable, donnant droit à un membre de prendre part à une réunion du Comité
Exécutif, est une procuration originale dûment signée par le membre qui entend se faire représenter
par procuration.
15.4.     Les décisions du Comité Exécutif seront prises à la simple majorité des votes exprimés par
ses membres présents ou représentés par procuration. En cas de parité, la voix du Président est
prédominante.
Les abstentions ne sont pas prises en compte dans le décompte des votes.
Article 16 - Secrétaire Général
16.1 Le Secrétaire Général est nommé par l'Assemblée Générale pour une durée de 3 ans,
renouvelable, sans limitations, par périodes de 3 ans et, si son affectation n'est pas à temps plein, il
pourra exercer des activités pour le compte d'autres institutions.
16.2 Le Secrétaire Général sera responsable de la gestion journalière de l'Association ce qui signifie,
inter alia, l'organisation des réunions, l'exécution de l'ordre du jour d'ERTRAC SIG. Il apportera son
soutien à l'activité du Comité Exécutif, si celui-ci le requiert.
16.3.     Le Secrétaire Général sera rémunéré. L'Assemblée Générale définira les conditions de
l'octroi de cette rémunération.
TITRE 4. GESTION FINANCIERE
Article 17 - Exercice financier
17.1 L'exercice financier d'ERTRAC SIG commence le 1er janvier pour se clôturer le 31 décembre
de chaque année.
17.2.     Le Comité Exécutif propose le budget annuel de l'Association qui sera soumis à l'Assemblée
Générale pour approbation, conformément à l'article 11 des présents statuts.
17.3.     Le Comité Exécutif établira les comptes annuels pour chaque exercice financier, qu'il
soumettra à l'Assemblée Générale pour approbation, conformément à l'article 11 des présents
statuts.
17.4.     Le Comité Exécutif est chargé de gérer les fonds de l'Association et de la tenue de la
comptabilité, assisté, si requis, d'un comptable professionnel.
17.5.     Si les conditions légales pour la nomination d'un commissaire sont réunies, cette désignation
sera faite par l'Assemblée Générale.
Article 18 - Représentation
18.1.     Le Président représente l'Association à l'égard des tiers.
Tous les actes engageant juridiquement l'Association seront signés, sauf disposition contraire, par le
Président ou par un autre membre du Comité Exécutif qui sera désigné par le Président pour agir
pour le compte de l'Association.
Toutes les actions judiciaires ou arbitrage impliquant l'Association, en tant que demandeur ou en tant
que défendeur, devant les cours, tribunaux ou autres juridictions relèvent de la responsabilité du
Comité Exécutif, représenté par le Président ou par un membre du Comité Exécutif désigné par le
Président.
18.2.     Le Secrétaire Général représente l'Association à l'égard des tiers en relation avec les actes
de l'Association qui relèvent de la gestion journalière.
18.3.     Le Comité Exécutif est autorisé à déléguer des pouvoirs de représentation, administratifs et
de gestion à des membres et/ou à des tiers.
Volet B
Titre 5 - MODIFICATION DES STATUTS ET DISSOLUTION DE L'ASSOCIATION
Article 19 - Modification
19.1 Toute proposition de modification des présents statuts doit être soumise par écrit au Président
afin d'être intégrée dans l'ordre du jour de la prochaine réunion d'Assemblée Générale. Cette
proposition doit émaner de 25% au moins des membres afin de pouvoir être prise en compte par
l'Assemblée Générale. Les modifications aux statuts sont adoptées par l'Assemblée Générale
conformément à l'article 13.
Article 20 - Dissolution
20.1 Toute proposition de dissolution d'ERTRAC SIG doit être soumise par écrit au Président afin
d'être intégrée dans l'ordre du jour de la prochaine réunion d'Assemblée Générale. Cette proposition
doit émaner de 25% au moins des membres afin de pouvoir être prise en compte par l'Assemblée
Générale.
Une décision concernant la dissolution de l'Association requiert un quorum de présences de
deux/tiers des membres et le vote d'au moins deux/tiers des membres présents ou représentés.
20.2 En cas de dissolution et liquidation d'ERTRAC SIG, l'Assemblée Générale désignera un ou
plusieurs liquidateurs chargés de réaliser les actifs de l'Association et de liquider les dettes. Les
actifs nets seront affectés à des fins non lucratives.
(...)
DEUXIEME RESOLUTION: Démission et nomination des membres du comité exécutif.
I. L'assemblée prend connaissance et accepte la démission des membres du comité exécutif, et ce à
partir de ce jour:
- Monsieur NEUGEBAUER Stephan, domicilié à 82441 Ohlstadt (Allemagne), Von Kuhlman Strasse
2;
- Monsieur LIST Helmut, domicilié à 8010 Graz (Autriche), Opernring 6;
- Monsieur DI PAOLA-GALLONI Jean-Luc, domicilié à 75002 Paris (France), Rue Chabanais 5; et,
- Monsieur AFFENZELLER Josef, domicilié à 8045 Graz-Andritz (Autriche), Geisslergasse 25.
II. L'assemblée décide de nommer les personnes suivantes en tant que membres du comité exécutif,
et ce à partir de ce jour:
- Monsieur NEUGEBAUER Stephan, prénommé, nommé en qualité de président;
- Monsieur DI PAOLA-GALLONI Jean-Luc, prénommé, nommé en qualité de vice-président; et
- Monsieur AFFENZELLER Josef, prénommé, nommé en qualité de secrétaire général.
Leur mandat est non rémunéré et a une durée de trois ans.
TROISIEME RESOLUTION: Procuration pour la coordination.
(...)
QUATRIEME RESOLUTION: Pouvoirs au comité exécutif.
(...)
CINQUIEME RESOLUTION: Procuration pour les formalités.
L'assemblée confère tous pouvoirs à Maître Dominique Bogaert, ou tout autre avocat ou
collaborateur du cabinet DALDEWOLF, qui tous, à cet effet, élisent domicile à 1050 Bruxelles,
Avenue Louise 81, chacun agissant séparément, ainsi qu'à leurs employés, préposés et
mandataires, avec droit de substitution, afin d'assurer les formalités auprès d'un guichet d'entreprise
en vue d'assurer l'inscription/la modification des données dans la Banque Carrefour des Entreprises
et, le cas échéant, auprès de l'Administration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée.
(...)
POUR EXTRAIT CONFORME.
(Déposés en même temps que l'extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence, le
texte coordonné des statuts).
 
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173, 1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Marie-Pierre GERADIN
Notaire