N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : EUROPEAN MEDICINAL CANNABIS ASSOCIATION
(en abrégé) : EUMCA
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Adolphe Lacomblé 69-71
 : 1030 Schaerbeek
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
Aux termes d'un acte reçu par le notaire Pierre LEBON, à Bruxelles, 2è Canton, le 14 novembre
2019, enregistré au bureau d'enregistrement BUREAU SÉCURITÉ JURIDIQUE BRUXELLES 1 le
vingt-six novembre deux mille dix-neuf (26-11-2019) Réference ACP (5) Volume 000 Folio 000 Case
19154, droits perçus: cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00), il résulte que 1/ L’Association de fait
de droit anglais ETHICAL MEDICINES INDUSTRY GROUP (EMIG), ayant son siège social à 118
Pall Mall, London SW1A 5ED UK (Royaume-Uni), Association sans but lucratif constituée par
convention sous seing privé, Portant le numéro d’entreprise 0737.804.467 ; 2/ La société à
responsabilité limitée de droit maltais (Limited Liability Company) MSSV COMPANY LIMITED, dont
le siège est sis à Malte, ADC Building, Triq L-Esportaturi, Mriehel, Birkirkara BKR 3000, portant le
numéro d’enregistrement C 87445 et enregistrée au registre des Sociétés en date du 19 juillet 2018,
Portant le numéro d’entreprise : 0737.804.863 ; 3/ La société à responsabilité limitée de droit
allemand (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) IQANNA GmbH, ayant son siège à 64546
Mörfelden-Walldorf, Allemagne, constituée en date du 19 mars 2018 et enregistrée au Tribunal du
District de Darmstadt sous le numéro HRB 99404, Portant le numéro d’entreprise : 0737.805.160 ; 4/
La société de droit maltais PANAXIA PHARMACEUTICAL MALTA (Operations) Limited, ayant son
siège à Malte, 205/9 Old Bakrey Street, Valleta, Portant le numéro d’entreprise : 0737.805.259; 5/ L’
association sans but lucratif de droit allemand (eingetragener Verein) BUNDESVERBAND der
PHARMAZEUTISCHEN INDUSTRIE e.V., dont le siège est fixé à 10117 Berlin, Friedrichstrasse 148,
Allemagne, constituée en date du 27 février 1951, Portant le numéro d’entreprise : 0818.382.664 ; 6/
La société à responsabilité limitée de droit allemand (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
CANNAFLOS – GESELLSCHAFT für medizinisches CANNABIS GmbH, ayant son siège à 50827
Cologne, Vogelsanger Strasse 348, Allemagne, constituée en date du 14 mars 2019 et enregistrée
au Tribunal du District de Cologne sous le numéro HRB 97816, Portant le numéro d’entreprise :
0737.805.556 ; 7/ La société à responsabilité limitée de droit allemand (Gesellschaft mit beschränkter
Haftung) TILRAY DEUTSCHLAND GmbH ayant son siège à 10117 Berlin, Friedrischstrasse 153A,
Allemagne, constituée en date du 3 novembre 2016 et enregistrée au Tribunal du District de
Charlottenburg, Berlin, sous le numéro HRB 182285, Portant le numéro d’entreprise : 0737.805.655 ;
8/ La société à responsabilité limitée de droit allemand (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
COMM-OP EUROPE VERWALTUNG GmbH ayant son siège à 40211 Düsseldorf, Couvenstrasse 4,
Allemagne, constituée en date du 30 décembre 2013 et enregistrée au Tribunal du District de
Düsseldorf, sous le numéro HRB 72058, Portant le numéro d’entreprise : 0737.806.249 ; 9/ La
société de droit canadien 11157353 CANADA CORP. Dba MATERIA VENTURES, ayant son siège
au 355 Adelaide Street West, Floor 5, Toronto ON M5V 1S2, Canada. Portant le numéro d’entreprise
: 0737.806.645 et 10/ Monsieur WILLIAMS Keith Joseph, de nationalité britannique, né à
Basingstoke (Royaume-Uni), le 1 décembre 1971 domicilié à 73 Pinehill Road, Crowthorne,
Berkshire, RG45 7JP, (Royaume-Unis), ont constitué entre eux une association et dressent les
statuts d’une AISBL, dénommée « European Medicinal Cannabis Association », en abrégé « eumca
», ayant son siège dans la Région de Bruxelles-Capitale, à EUMCA, Immobilière du Noyer S.A.
Avenue Adolphe Lacomblé 69-71 B-1030 Bruxelles, ont constitué une AISBL dénommée European
Medicinal Cannabis Association, en abrégé
0740929649
Volet B
EUMCA. Les comparants du présent acte sont considérés comme étant des membres fondateurs de
l’aisbl EUMCA.
STATUTS
Titre I - Nom, siège social, objet et activités de l’association
Article Premier – Cadre légal, nom
L’association est une association européenne internationale à but non lucratif régie par les
dispositions du Code des sociétés et des associations de Belgique (le « CSA »).
L’association est dénommée « European Medicinal Cannabis Association » (ci-après dénommée « l’
Association ») et a la forme d’une AISBL.
L’Association utilise l’acronyme « eumca ».
Il convient d’envisager l’Europe comme une unité géographique. Celle-ci inclut tous les pays situés
totalement ou en partie en Europe. Afin d’éviter toute ambigüité, dans le cas où le Royaume-Uni
quitterait l’Union européenne, le Royaume-Uni sera considéré comme faisant partie de l’Europe et se
trouvant donc dans la zone géographique de l’Association.
Article 2 – Siège social
Le siège social de l’Association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège social de l’Association peut être transféré vers toute autre adresse à Bruxelles avec deux
tiers des voix valides du conseil d’administration et en le publiant aux annexes du Moniteur Belge.
Article 3 – Champ d’action de l’association à but non lucratif eumca
3.1. Association
L’Association mène des activités à caractère non lucratif conformément aux articles 1:2 et 1:4 du
CSA.
3.2. Objectifs
Les objectifs de l’Association (ci-après les « Objectifs ») sont :
    1.  Représenter les entreprises et associations adhérentes qui opèrent en Europe dans la
recherche, le développement, la production, la fabrication et la distribution de traitements
médicamenteux à base de cannabinoïdes, auprès d’organisations gouvernementales internationales,
notamment auprès des institutions européennes, des agences de l’UE et des agences nationales ;
    2.  Représenter les entreprises et associations adhérentes en Europe qui s’intéressent au soutien
des entreprises dans la recherche, le développement, la production et la distribution de traitements
médicamenteux à base de cannabinoïdes ;
    3.  Informer les institutions nationales et européennes et les agences de l’UE sur les points de vue
de l’industrie des cannabinoïdes thérapeutiques (soins primaires et soins hospitaliers) concernant
toutes les questions qui l’intéressent et qui concernent la santé publique, notamment la législation
internationale et les réglementations européennes ;
    4.  Sensibiliser sur l’importance de l’industrie européenne des cannabinoïdes thérapeutiques et de
ses produits pour la santé des patients et l’économie, avec une activité fondée sur des pratiques
éthiques ;
    5.  Coordonner des intérêts et activités communs dans les relations avec les institutions et
autorités nationales et européennes et avec des associations situées dans les États membres de l’
UE et de l’Espace économique européen ;
    6.  Renforcer la recherche et le développement dans le domaine médical en les promouvant et en
favorisant les coopérations par-delà les frontières nationales ;
    7.  Mettre en place un réseau qualifié pour l’industrie des cannabinoïdes thérapeutiques ;
    8.  Coopérer avec des organisations nationales et internationales poursuivant des objectifs
analogues ;
    9.  Élaborer et promouvoir une Déclaration européenne de conformité pour l’industrie des
cannabinoïdes thérapeutiques.
3.3. Activités
(1) L’Association met en œuvre les activités suivantes en vue de réaliser les Objectifs décrits à l’
article 3.2 ci-dessus :
    1.  Organiser des rencontres nationales et internationales régulières de haut niveau destinées aux
dirigeants représentant les entreprises adhérentes, les associations et acteurs de la santé ;
    2.  Soutenir les relations professionnelles, médicales et scientifiques entre ses membres en
organisant des réunions périodiques ;
    3.  Soutenir les relations professionnelles, médicales et scientifiques entre ses membres et les
acteurs de la santé en organisant des réunions périodiques ;
    4.  Soutenir ses membres en les informant régulièrement sur les évolutions du cadre
réglementaire affectant l’industrie des cannabinoïdes thérapeutiques en Europe ;
    5.  Élaborer des documents informatifs et de prise de position et diffuser les politiques mises au
point par les institutions nationales et européennes ;
Volet B
    6.  Suivre les évolutions qui se produisent dans l’UE aux niveaux politique, légal, scientifique et
économique et qui sont pertinentes pour l’industrie des cannabinoïdes thérapeutiques ;
    7.  Recueillir, exprimer et échanger des positions communes afin de communiquer des positions
unifiées et représentatives aux institutions à l’échelon de l’Europe et à celui des État membres ;
    8.  Entretenir des relations étroites avec les organes gouvernementaux et non gouvernementaux
afin de favoriser une meilleure compréhension des problèmes qui affectent l’industrie des
cannabinoïdes thérapeutiques ;
    9.  Faciliter la promotion et la diffusion d’informations auprès de groupes professionnels et du
grand public, c’est-à-dire les prestataires de soins et leurs associations, les organisations d’
assurance maladie, les consommateurs et autres acteurs intéressés par les traitements à base de
cannabinoïdes thérapeutiques et les entreprises correspondantes ;
    10.  Organiser des réunions d’information sur des projets mis en œuvre dans le cadre des
programmes de recherche et développement de la Commission européenne et qui sont pertinents
pour l’industrie des cannabinoïdes thérapeutiques ;
    11.  Soutenir l’édition et la diffusion commune de publications faisant la promotion des Objectifs de
l’Association.
(2) À travers la mise en œuvre des activités de l’Association, les membres ne cherchent pas à
obtenir des avantages financiers directs ou indirects pour eux-mêmes autres que les avantages
associés à l’Objectif de l’Association, et l’Association n’a pas non plus pour objectif d’apporter un
avantage financier direct à ses membres.
(3) L’Association peut acquérir toutes sortes d’actifs, immobilisés ou non, conclure des accords
contractuels, recevoir des dons, céder des actifs, accorder des privilèges ou des titres concernant
ses actifs, ainsi que transférer des titres correspondant aux actifs, conformément aux dispositions
légales, aux présents statuts et à toute modification qui puisse y être apportée.
3.4. Droit applicable
Dans le cadre de la poursuite de ses Objectifs et de la mise en œuvre de ses activités, l’Association
est tenue de respecter le droit international, européen et national en vigueur.
Titre II - Membres
Article 4 – Catégories de membres
4.1 L’Association se compose de cinq catégories de membres : les membres institutionnels et les
membres personnels, les membres bienfaiteurs, les membres honoraires et les membres fondateurs.
4.2
a) Membres institutionnels
Les membres institutionnels peuvent être des entreprises ou des associations, publiques ou privées
ayant été fondées conformément aux lois d’un État européen ou qui opèrent dans la recherche et/ou
le développement et/ou la production et/ou la distribution de produits à base de cannabinoïdes.
b) Membres personnels
Les membres personnels peuvent être des entrepreneurs qui gèrent une entreprise au titre de
représentants et/ou qui possèdent une entreprise fondée conformément aux lois d’un État européen
et opérant dans la recherche et/ou le développement et/ou la production et/ou la distribution de
produits à base de cannabinoïdes. Si un membre personnel gère ou possède un membre
institutionnel, le droit de vote se limite au membre institutionnel.
c) Membres bienfaiteurs
Les membres bienfaiteurs reconnus (p. ex. groupes de patients) ayant un intérêt démontré dans les
traitements médicaux à base de cannabinoïdes peuvent introduire une demande d’adhésion gratuite
à l’Association pour une période de deux ans. L’adhésion peut être prolongée à la majorité des voix
de tous les membres présents, qui votent les demandes d’adhésion lors de l’assemblée générale
suivante. Le membre bienfaiteur peut participer à toute réunion publique sur invitation de l’
Association, mais il n’est pas autorisé à participer au vote.
d) Membres honoraires
En raison d’efforts et de réalisations extraordinaires accomplis pour soutenir l’action de l’Association
et l’industrie des produits à base de cannabinoïdes, une personne physique peut se voir accorder le
titre de membre honoraire, une adhésion gratuite à vie, fondée sur une décision votée à la majorité
des membres présents lors de l’assemblée générale. Le membre honoraire peut participer à toute
réunion publique sur invitation de l’Association, mais il n’est pas autorisé à participer au vote.
e) Membres fondateurs
Les membres fondateurs de l’Association sont membres à vie, sauf en cas de motif d’exclusion
invoqué en vertu de l’article 8, paragraphe d) ou e).
Article 5 – Admission de membres
5.1 L’admission et le fait de rester membre sont soumis à l’approbation des statuts dans leur dernière
version modifiée et de toute autre réglementation décrétée ou approuvée par l’Association, de même
qu’ils sont soumis au respect des lois et des présents statuts.
5.2 À l’exception des membres fondateurs, toute demande d’adhésion à l’Association en tant que
Volet B
membre doit être soumise au secrétaire général par écrit.
5.3. L’assemblée générale statue sur les demandes d’adhésion lors de la prochaine réunion
périodique. Elle adopte ces décisions à la majorité simple des membres ayant le droit de vote qui
sont présents ou se font représenter en donnant procuration à un membre ayant le droit de vote.
5.4. Le secrétaire général informe le candidat sur la décision de l’assemblée générale. Sous réserve
du paiement des frais d’adhésion, l’adhésion commence le premier jour du mois suivant la décision
de l’assemblée générale, à moins que la candidature ne fasse mention d’une autre date.
5.5. En cas de rejet de la demande, il n’y a pas obligation de spécifier un motif.
5.6. La décision de rejet est réputée définitive pour une période de deux ans au terme de laquelle la
demande peut être renouvelée.
Article 6 – Obligation d’adhésion
Les membres sont tenus de respecter les dispositions des statuts ainsi que les résolutions ou
déclarations des assemblées générales en soutenant les Objectifs de l’Association, et ils ont pour
obligation de payer les frais d’adhésion.
Article 7 – Frais d’adhésion
7.1. Chaque membre paie chaque année la cotisation annuelle pour l’année en cours et selon la
catégorie de membre à laquelle il appartient, conformément au règlement intérieur.
7.2. Des cotisations spéciales peuvent être évaluées aux fins de financement de projets spéciaux.
7.3. Les cotisations sont exigibles le 1er janvier de chaque année et doivent être payées dans les
trente (30) jours suivant la demande écrite. L’absence de paiement dans ce délai peut entraîner l’
exclusion de l’Association, conformément aux dispositions de l’article 8.
Article 8 – Résiliation d’adhésion
8.1. Tout membre peut quitter l’Association à la fin d’un exercice financier durant lequel un avis de
résiliation a été fourni, à condition qu’un tel préavis ait été fourni au plus tard le 30 juin par courrier
recommandé adressé au secrétaire général ; à défaut, la résiliation prend effet à la fin de l’exercice
financier suivant.
8.2. L’adhésion peut prendre fin dans l’une quelconque des circonstances suivantes :
    1.  Un membre ne répond plus aux critères mentionnés à l’article 4 des présentes ;
    2.  Violation des dispositions des présentes ou d’autres règles de conduite pour les membres
telles qu’elles peuvent être définies à l’occasion par l’Association ;
    3.  Faillite, liquidation, dissolution ou toute autre situation semblable, entraînant la cessation d’
activité d’un membre et de son entreprise ;
    4.  Absence de paiement de la cotisation annuelle ou de tout autre montant dû à l’Association
dans un délai de 45 jours suivant la demande écrite et après une lettre de rappel indiquant un retard
de paiement de 14 jours ;
    5.  Exclusion de l’Association due à une atteinte grave démontrée des intérêts de l’Association et
des entreprises membres ou en raison d’un comportement ou d’une activité mettant en péril ou
portant sensiblement atteinte au prestige de l’Association et à ses Objectifs ou à ses entreprises
membres. Il incombe au conseil d’administration de statuer sur un avertissement préalable d’
exclusion.
    6.  En cas d’informations erronées dans le cadre de la demande d’adhésion, qui auraient justifié
de ne pas approuver l’adhésion ;
    7.  Fausses informations entraînant un calcul erroné de la cotisation annuelle.
8.3. S’il y a des raisons suffisantes permettant de suspecter qu’un membre s’est rendu coupable d’
une conduite susceptible de nuire de manière significative à la réputation de l’Association, le conseil
d’administration peut décider de suspendre l’adhésion à titre de mesure provisoire.
8.4 La décision d’exclure un membre ou de résilier soi-même son adhésion a pour effet de
suspendre tous les droits et obligations du membre en question. Le conseil d’administration peut
lever la suspension des droits de membre de l’adhérent si les circonstances ayant mené à la
suspension n’existent plus.
8.5 Une exclusion est décidée lors de l’assemblée générale suivante à la majorité des deux tiers des
voix des membres présents ou représentés, par procuration, par des membres ayant le droit de vote.
8.6. Le membre concerné est invité, par courrier recommandé indiquant les motifs de l’exclusion
proposée, à assister à l’assemblée générale pour présenter sa défense ou faire une déclaration
écrite à l’assemblée générale.
8.7. L’exclusion prend effet immédiatement après la décision de l’assemblée générale.
8.8. Un membre qui résilie son adhésion ou est exclu de l’Association ne peut prétendre à aucun
droit sur les actifs nets de l’Association.
8.9. La résiliation d’adhésion n’exonère pas d’obligations impayées. Les cotisations déjà versées ne
sont pas remboursées.
Titre III - Organes de l’Association
Article 9 – Assemblée générale, conseil d’administration, bureau
Volet B
L’Association est administrée par l’assemblée générale, le conseil d’administration et le bureau.
Article 10 – Assemblée générale
10.1. L’assemblée générale est l’autorité suprême de l’Association.
10.2. L’assemblée générale dispose de toutes les compétences requises ou propices aux fins de
réalisation des Objectifs de l’Association.
10.3. L’assemblée générale définit la politique générale de l’Association et supervise la gestion de l’
Association par le conseil d’administration.
10.4. Les pouvoirs suivants relèvent de la compétence exclusive de l’assemblée générale :
    1.  Approbation des comptes définitifs de l’exercice financier précédent et quitus donné aux
membres du conseil d’administration concernant leur gestion des affaires de l’Association au cours
de l’exercice financier précédent ;
    2.  Approbation du budget de l’Association pour l’exercice financier suivant ;
    3.  Admission de nouveaux adhérents suite à leur demande ;
    4.  Fixation des frais d’adhésion et de toute autre contribution due par les membres de l’
Association pour chaque exercice financier ;
    5.  Élection et révocation des membres du conseil d’administration ;
    6.  Élection et révocation du président, des vice-présidents et du trésorier ;
    7.  Modifications des statuts ;
    8.  Exclusion de membres ;
    9.  Dissolution de l’Association ;
    10.  Décision d’instaurer un code de conduite contraignant pour tous les membres de l’Association
;
    11.  Établissement et modification ultérieure du règlement intérieur de l’Association ;
    12.  Nomination d’auditeurs, si nécessaire.
10.5. Toute décision devant être adoptée par l’assemblée générale est envoyée par le secrétaire
général aux membres par écrit un mois avant l’assemblée générale. Une exception est possible,
pour autant qu’elle soit décidée par le bureau ou le conseil d’administration ou par un quart de l’
assemblée générale, mais dans tous les cas, la convocation est notifiée dans les meilleurs délais
possibles.
Article 11 – Assemblées générales
11.1. Une assemblée générale se tient au moins une fois par an au cours du second semestre de l’
année et chaque fois que le conseil d’administration estime une réunion nécessaire ou que le
règlement intérieur le prévoit ou chaque fois qu’au moins un quart des membres de l’Association
demande au secrétaire général d’organiser une réunion.
11.2. Les assemblées générales sont présidées par le président ou, en son absence, par les vice-
présidents.
11.3. Les assemblées générales sont convoquées par courrier ou sous forme écrite par le secrétaire
général au nom du président au moins un mois avant la date de l’assemblée générale, en indiquant
le lieu, la date et l’heure de la réunion. L’ordre du jour de la réunion est fourni avec l’invitation.
11.4. Aucune question qui n’est pas inscrite à l’ordre du jour ne peut être abordée à moins que 50 %
de tous les membres ayant le droit de vote soient présents ou représentés.
11.5. Outre les membres, les propriétaires, administrateurs et directeurs des entreprises et
associations adhérentes peuvent participer à l’assemblée générale, sans jouir d’un droit de vote.
Article 12 – Vote, quorum
12.1. Seuls les membres institutionnels, personnels et fondateurs tels que définis à l’article 4 sont
autorisés à voter lors de l’assemblée générale.
12.2. Chaque membre institutionnel, personnel et fondateur dispose d’une voix.
12.3. Tout membre absent peut se faire représenter lors de l’assemblée générale en donnant une
procuration écrite à tout autre membre habilité à voter. Le secrétaire général doit en être informé au
moins [trois] jours à l’avance par écrit par le membre devant se faire représenter.
12.4. Un vote de l’assemblée générale ne peut être valide que si la moitié des membres jouissant d’
un droit de vote sont présents ou ont donné procuration à un autre membre jouissant d’un droit de
vote.
12.5. À l’exception des cas prévus par les statuts, le règlement intérieur ou la législation, les
décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité simple des membres présents ayant un
droit de vote.
12.6. Les décisions adoptées lors des assemblées générales sont inscrites dans des comptes-
rendus qui doivent être archivés pendant au moins dix (10) ans au siège de l’Association.
Article 13 – Conseil d’administration
13.1. Sous réserve des pouvoirs attribués à l’assemblée générale en vertu de l’article 9 des
présentes, le conseil d’administration est habilité à superviser et soutenir le bureau. À cette fin, le
conseil d’administration est autorisé à demander des informations au bureau sur ses activités
Volet B
relatives aux affaires de l’Association et à accomplir tous les actes qu’il juge nécessaires pour
réaliser les Objectifs de l’Association.
13.2 Le conseil d’administration compte au maximum 15 membres :
    1.  Le président, le(s) vice-président(s) ;
    2.  Le trésorier ;
    3.  Le secrétaire général / le secrétaire général adjoint ;
    4.  Et jusqu’à 10 membres élus parmi les membres institutionnels, personnels ou fondateurs.
13.3. Le mandat du président, du ou des vice-présidents, du trésorier et des membres du conseil d’
administration dure trois ans et est renouvelable. Le président, le ou les vice-présidents et le trésorier
doivent être membres du conseil d’administration et sont élus par l’assemblée générale.
13.4. Le président, le ou les vice-présidents, le trésorier et les membres du conseil d’administration
ne sont pas rémunérés pour les services rendus à l’Association. Le conseil d’administration peut
déléguer ses pouvoirs en tout ou en partie au président, au(x) vice-président(s) et à un ou plusieurs
de ses membres.
13.5. Le conseil d’administration nommera un secrétaire général non honoraire pour prendre en
charge la gestion de l’Association au jour le jour et peut déléguer au secrétaire général les
attributions nécessaires à l’accomplissement de cette mission. Le secrétaire général nommera le
secrétaire général adjoint comme son représentant.
13.6. Dans la mesure du possible, il convient que la composition du conseil d’administration soit
déterminée en fonction de la taille, de la nationalité et de la nature des activités de ses membres.
Article 14 – Réunions du conseil d’administration
14.1. Le conseil d’administration se réunit aussi fréquemment que les intérêts de l’Association le
requièrent et au moins deux fois par an.
14.2. Le conseil d’administration se réunit chaque fois qu’au moins cinq de ses membres demandent
par courrier ou sous forme écrite qu’une réunion ait lieu.
14.3. Le secrétaire général, au nom du président, notifie les réunions du conseil d’administration par
courrier ou sous forme écrite au moins quatorze (14) jours à l’avance, en indiquant le lieu, la date et l’
heure de la réunion. Les membres du conseil d’administration doivent informer le secrétaire général
par écrit au moins sept jours avant la réunion prévue s’ils pourront y assister ou non. Si pas plus de
la moitié des membres ne s’engage à y participer, une nouvelle date est fixée par le secrétaire
général, qui ne peut pas tomber plus de quatre semaines après la date initialement prévue. Cette
réunion aura lieu, indépendamment du nombre de personnes s’engageant à s’y rendre. Le conseil d’
administration a alors atteint le quorum.
L'ordre du jour de la réunion est envoyé avec la convocation.
14.4. Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité simple sauf dans les cas
prévus par les présentes. Les abstentions ne sont pas prises en compte. En cas d’égalité des voix, le
vote du président prévaut.
Article 15 – Bureau
15.1. Sous réserve des pouvoirs attribués à l’assemblée générale en vertu de l’article 9 des
présentes, le bureau est habilité à gérer les affaires de l’Association et à accomplir pour cela tous les
actes qu’il juge nécessaires ou propices pour réaliser les Objectifs de l’Association mais il informe et
consulte le conseil d’administration.
15.2. Le bureau compte de trois à cinq membres : le président, le ou les vice-présidents, le trésorier
et le secrétaire général / secrétaire général adjoint.
15.3. Le bureau se réunit aussi fréquemment que les intérêts de l’Association le requièrent et au
moins une fois par an.
15.4. Le bureau se réunit chaque fois qu’au moins trois (3) de ses membres demandent par courrier
ou sous forme écrite qu’une réunion ait lieu.
15.5. Le secrétaire général, au nom du président, notifie les réunions du bureau par courrier ou sous
forme écrite au moins quatorze (14) jours à l’avance, en indiquant le lieu, la date et l’heure de la
réunion. Les membres du bureau doivent informer le secrétaire général par écrit au moins sept (7)
jours avant la réunion prévue s’ils pourront y assister ou non. Si pas plus de la moitié des membres
ne s’engage à y participer, une nouvelle date est fixée par le secrétaire général, qui ne peut pas
tomber plus de quatre semaines après la date initialement prévue. Cette réunion aura lieu,
indépendamment du nombre de personnes s’engageant à s’y rendre. Le bureau a alors atteint le
quorum.
15.6. L'ordre du jour de la réunion est envoyé avec la convocation.
15.7. Les décisions du bureau sont prises à la majorité simple sauf dans des cas prévus par les
présentes. Les abstentions ne sont pas prises en compte. En cas d’égalité de voix, le vote du
président prévaut.
TITRE IV - GESTION FINANCIÈRE
Article 16 – Exercice financier
Volet B
16.1. L’exercice financier de l’Association commence le 1er janvier de chaque année et se termine le
31 décembre de la même année.
16.2. Le premier exercice financier de l’Association commence à la date de fondation de l’
Association et se termine le 31 décembre 2019.
16.3. Le conseil d’administration rédige une ébauche des comptes finaux pour chaque exercice
financier et la soumet à l’approbation du conseil d’administration ainsi que, en définitive, à l’
assemblée générale, conformément à l’article 9 des présentes. L’assemblée générale donne son
approbation dans un délai de 6 mois suivant la fin de chaque exercice financier.
16.4. Le conseil d’administration, en coopération avec le bureau, propose le budget annuel de l’
Association pour l’exercice financier suivant et le soumet à l’approbation de l’assemblée générale,
conformément à l’article 9 des présentes.
16.5. Le conseil d’administration, en coopération avec le bureau, est chargé de la gestion des fonds
de l’Association et de la tenue des comptes, avec l’aide d’un comptable ou d’un conseiller fiscal
professionnel si nécessaire.
16.6. Dans le cas où les activités de l’Association requièrent la nomination de contrôleurs légaux, le
conseil d’administration se charge de cette nomination.
Article 17 – Représentation légale
17.1. Sauf mention contraire, tous les actes juridiques conclus par l’Association sont signés par le
président du conseil d’administration et le secrétaire général. Les personnes signant pour le compte
de l’Association n’ont pas l’obligation de justifier leur pouvoir de signer auprès de parties tierces.
17.2. Pour les actes juridiques impliquant des obligations financières inférieures à 10 000 EUR, le
secrétaire général est habilité à être le seul représentant légal de l’Association.
17.3. Toute action en justice ou tout arbitrage impliquant l’Association, en qualité de plaignante ou de
défenderesse, devant les cours, tribunaux ou autres juridictions relève de la responsabilité des
présidents et du secrétaire général.
TITRE V - MODIFICATION DES STATUTS, DISSOLUTION
Article 18 – Modification des statuts, dissolution
18.1. Sans préjudice des articles 2:111-2:113 du CSA, toute proposition de modifier les présents
statuts ou le règlement intérieur pour dissoudre l’Association est faite par deux tiers des membres
ayant un droit de vote.
18.2. Le secrétaire général informe au moins un (1) mois à l’avance de la convocation de l’
assemblée générale [extraordinaire] en vue de voter la proposition de modification des statuts ou de
dissolution de l’Association. De plus :
    1.  Tout membre jouissant d’un droit de vote peut se faire représenter en donnant procuration à un
membre ayant le droit de vote, conformément aux mêmes règles que pour les assemblées générales
ordinaires.
    2.  Toute assemblée générale dûment convoquée est compétente pour voter des résolutions.
    3.  En cas de décision de modifier les statuts, l’assemblée générale convoquée à cette fin ne peut
conduire les affaires que si au moins la moitié des membres ayant le droit de vote sont présents ou
se font représenter en donnant procuration à des membres ayant un droit de vote.
    4.  Les abstentions ne sont pas prises en compte.
18.3. Une décision de modifier les statuts requiert une majorité de deux tiers des membres ayant le
droit de vote. Les abstentions ne sont pas prises en compte.
18.4. Une décision de dissoudre l’Association ou de modifier les Objectifs ou les activités de l’
Association requiert une majorité de deux tiers des voix de tous les membres de l’Association. Les
abstentions ne sont pas prises en compte.
18.5. Si l’assemblée générale n’atteint pas le quorum mentionné plus haut, une autre assemblée
générale est convoquée dans un délai d’un mois calendaire. Cette nouvelle assemblée générale est
habilitée à adopter une décision contraignante et définitive concernant la proposition de modification
des statuts ou à dissoudre l’Association, ce qui requiert les voix de deux tiers des membres présents
ou représentés par des membres ayant un droit de vote auxquels ils ont donné procuration. Les
abstentions ne sont pas prises en compte.
18.6. Les modifications des statuts sont soumises aux conditions prévues à l’article 2:5, § 4, du CSA.
18.7. La modification des statuts concernant les questions mentionnées à l’article 2:10, § 1er, 1°, 3°,
4°, 6°, 7° et 9°, du CSA doit être publiée à l’annexe du Moniteur belge (Bijlage tot het Belgisch
Staatsblad) conformément au CSA et toute modification relative aux Objectifs et aux activités de l’
Association doit également être soumise au ministère de la Justice.
Article 19 – Liquidation
En cas de décision de liquider l’Association, l’assemblée générale nomme un ou plusieurs
liquidateurs chargés de réaliser les actifs de l’Association et de régler ses dettes. Tous les actifs nets
sont cédés dans un but non lucratif.
TITRE VI - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Volet B
Article 20 – Convocation de réunions, procurations
La convocation des réunions et les délégations de pouvoirs doivent être faites par courrier (avec
accusé de réception ou non) ou par écrit, c’est-à-dire par fax ou par courriel (« e-mail »). Tout
membre ayant un droit de vote peut être représenté en donnant une procuration écrite et signée à un
membre ayant un droit de vote.
Article 21 – Règles internes
Les règles internes sont élaborées par le bureau et le conseil d’administration et approuvées par l’
assemblée générale. Les modifications des règles sont approuvées par l’assemblée générale.
Article 22 – Autres dispositions
Toute question qui n’est pas visée par les présentes, notamment les exigences relatives à la
publication à l’annexe du Moniteur belge (Bijlage tot het Belgisch Staatsblad), est régie
conformément au CSA et à d’autres législations en vigueur.
DISPOSITIONS FINALES ET (OU) TRANSITOIRES
Les comparants prennent à l’unanimité les décisions suivantes qui ne deviendront effectives qu’à
dater du dépôt au greffe d’une expédition de l’acte constitutif, conformément à la loi.
1. Premier exercice social et première assemblée générale ordinaire
Le premier exercice social débutera le jour du dépôt au greffe d’une expédition du présent acte et
finira le 31 décembre 2020.
La première assemblée générale ordinaire aura donc lieu lors du premier trimestre de l’année 2021.
2. Adresse du siège
L’adresse du siège est situé à : Avenue Adolphe Lacomblé 69-71 B-1030 Bruxelles.
3. Désignation des administrateurs
L’assemblée décide de fixer le nombre d’administrateurs à 3 :
    •  Madame GARBE (nom de jeune fille SCHUBERT) Sita, prénommées, qui est également
nommée comme secrétaire générale.
    •  Monsieur WILLIAMS Keith, prénommé, qui est également nommé comme secrétaire général
adjoint ;
    •  Monsieur JONES Trevor, faisant élection de domicile à Woodhyrst Housen, 18, Friths Drive,
Reigate Surrey RH 2 0DS, Royaume Uni, qui est également nommé comme président.
 
4. Commissaire
Compte tenu des critères légaux, les comparants décident de ne pas procéder actuellement à la
nomination d’un commissaire.
5. Pouvoirs
Madame GRABE (née SCHUBERT) Sita, prénommée, ou toute autre personne désignée par lui, est
désigné en qualité de mandataire ad hoc de l’association, afin de disposer des fonds, de signer tous
documents et de procéder aux formalités requises auprès de l’administration de la tva ou en vue de
l'inscription à la Banque carrefour des Entreprises.
Aux effets ci-dessus, le mandataire ad hoc aura le pouvoir de prendre tous engagements au nom de
l’association, faire telles déclarations qu'il y aura lieu, signer tous documents et en général faire tout
ce qui sera utile ou nécessaire pour l'exécution du mandat lui confié.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME
(signé) Pierre Lebon, Notaire
Mentions: une expédition de l'acte non-enregistré, une coordination des statuts, 8 procurations.