francophone de Bruxelles
Nº d'entreprise 0662.626.202
Nom
(en entier):	RESEAU DES PROCUREURS EUROPEENS POUR
L'ENVIRONNEMENT (FR)
EUROPEAN NETWORK OF PROSECUTORS FOR THE
ENVIRONMENT (EN)
(en abrégé):	ENPE
Forme légale:	Association internationale sans but lucratif
Rond-point Robert Schuman 6	Adresse complète du siège:
1040 Bruxelles
Objet de l'acte : AISBL: ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE - MISE EN
CONFORMITE DES STATUTS
D'un PROCES-VERBAL reçu par le notaire Stephane van den Hove d'Ertsenryck, notaire résidant à Woluwe-
Saint-Lambert, Le vingt-six septembre deux mille vingt-quatre. Enregistré trente-sept rôles, renvois, au Bureau
Sécurité Juridique Bruxelles 5 le 2 octobre 2024. Réference ACP (5) Volume 0 Folio 0 Case 26305. Droits perçus:
cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00). Le receveur. ANNEXE Enregistré six rôles, renvois, au Bureau Sécurité
Juridique Bruxelles 5 le 2 octobre 2024. Réference ASSP (6) Volume 0 Folio 100 Case 6639. Droits perçus: cent
euros zéro eurocent (€ 100,00) Le receveur.
IL RESULTE QUE:
S'est réunie l'assemblée générale extraordinaire de l'association internationale sans but lucratif « RÉSEAU
EUROPÉEN DES PROCUREURS POUR L'ENVIRONNEMENT », ayant son siège à 1040 Bruxelles, Scotland
House, Rond-Point Schuman 6, numéro d'entreprise 0662.626.202, Registre des Personnes Morales Bruxelles.
Ordre du jour:
1º Approbation de la modification des statuts de l'association internationale sans but lucratif pour les mettre
en conformité au Code des sociétés et associations ainsi que l'adaptation des articles 1, 2, 3, 6, 9, 10, 13 et 16
des statuts.
2° Prolongation du mandat des administrateurs.
3º Procuration pour la coordination des statuts.
4º Adresse du siège.
5° Délégation de pouvoirs pour l'exécution des résolutions.
6° Pouvoirs pour toutes formalités administratives et fiscales.
DÉLIBÉRATIONS - RÉSOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et, prend après délibération, à la majorité deux/tiers des voix et par un
vote distinct pour chacune d'elles, les résolutions suivantes:
A.PREMIERE RESOLUTION: APPROBATION DE LA MODIFICATION DES STATUTS DE
L'ASSOCIATION INTERNATIONALE SANS BUT LUCRATIF POUR LES METTRE EN CONFORMITÉ AU
CODE DES SOCIÉTÉS ET ASSOCIATIONS AINSI QUE L'ADAPTATION DES ARTICLES 1, 2, 3, 6, 9, 10, 13
ET 16 DES STATUTS.
En application de l'article 39 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et des associations
et portant des dispositions diverses, l'assemblée générale décide d'adapter les statuts aux dispositions du Code
des sociétés et des associations et de conserver la forme légale d'association internationale sans but lucratif (en
abrégé AISBL).
De plus l'association approuve de modifier les articles suivants comme suit ci-après: les articles 1, 2, 3, 6, 9,
10, 13 et 16.
En conséquence, l'assemblée générale déclare et décide que le texte des nouveaux statuts est rédigé comme
suit :
.
« STATUTS
Article 1 .- DEFINITIONS
Dans les présents Statuts, les termes repris ci-dessous ont la signification suivante :
1)Association : l'association internationale sans but lucratif dénommée Réseau des Procureurs Européens
pour l'Environnement (en abrégé ENPE.) organisée conformément aux présents Statuts ;
2)Règlement d'Ordre Intérieur de l'Association : un document établissant le règlement d'ordre intérieur de
l'Association et adopté par le Comité de Direction conformément à l'article 14 des présents Statuts ;
3)Organisation : toute organisation, ayant ou non la personnalité juridique, représentant un corps de
procureurs qualifiés chargés de la poursuite des infractions environnementales dans un Etat Qualifié ;
4)Membre Effectif : les Membres Fondateurs et tous les autres Membres de l'Association tels que définis aux
articles 6.1.1., 6.2 et 6.4 des présents Statuts ;
5)Membre Adhérent : les personnes physiques et morales qui contribuent au but de l'Association et qui se
voient accorder le statut de Membre Adhérent conformément aux articles 6.1.2., 6.2 et 6.4 des présents Statuts ;
6)Membre : Les Membres Effectifs et les Membres Adhérents ;
7)Représentant Permanent : la personne physique nommée par chaque membre aux fins de représentation
dudit Membre au sein de l'Association ;
8)Observateur : une personne physique, personne morale ou institution qui n'est pas un Membre et qui est
invitée à suivre le déroulement de l'Assemblée Générale. Peuvent en particulier être observateurs :
(a)Des scientifiques, universitaires et universités ;
(b)Des institutions de l'Union Européenne ;
(c)Des organes gouvernementaux nationaux ;
(d)DES ONG.
9)Etat Qualifié : (I) un Etat Membre de l'Union Européenne ; (ii) un Etat candidat à l'Union Européenne,
candidat potentiel ou pays adhérent; (iii) un Etat Membre de l'Espace Economique Européen ; (iv) un Etat Membre
de l'Association Européenne du Libre Echange et (v) un Etat membre de l'Agence Européenne pour
l'Environnement ; et
10)Le CSA: le code des sociétés et des associations.
Article 2 .- DENOMINATION
L'Association est constituée sous la forme d'une entité dotée de la personnalité juridique, plus précisément
d'une association internationale sans but lucratif conforme au Code des sociétés et associations de droit belge.
L'Association est constituée pour une durée illimitée.
Le nom de l'association internationale à but non lucratif est « RESEAU DES PROCUREURS EUROPEENS
POUR L'ENVIRONNEMENT »>, en abrégé «< R.P.E.E. »> (en anglais << EUROPEAN NETWORK OF
PROSECUTORS FOR THE ENVIRONMENT », en abrégé « E.N.P.E. »), ci-après reprise comme l'« Association
».
Tous les actes, factures, notifications, sites web et documents émis par l'Association mentionneront le nom
de l'Association précédé ou suivi des mots « Association Internationale Sans But Lucratif » ou de l'acronyme «
AISBL », ainsi que de l'adresse du siège social de l'Association.
Article 3 .- SIEGE
Le siège de l'Association est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège peut être transféré à tout autre endroit dans la Région de Bruxelles-Capitale par décision du Comité
de Direction. La décision de transfert est déposée au greffe du Tribunal de commerce de Bruxelles, étant la
juridiction territorialement compétente pour l'Association et est publiée aux Annexes du Moniteur Belge.
Le Comité de Direction peut établir des sièges d'exploitation en Belgique, dans d'autres Etats Membres de
l'Union Européenne ou à tout autre endroit jugé nécessaire ou utile pour les activités de l'Association par le Comité
de Direction.
Article 4 .- BUT ASSOCIATIF ET ACTIVITES
4.1 But associatif
L'Association poursuit la réalisation des buts internationaux non-lucratifs suivants :
· contribuer à la protection de l'environnement en soutenant le travail opérationnel des procureurs pour
l'environnement ; et,
·contribuer à la protection de l'environnement en soutenant la mise en œuvre et l'application du droit de
l'environnement national, européen et international par les procureurs de l'environnement, plus particulièrement
en ce qui concerne la protection de la santé publique, le caractère désirable du développement durable et la
prévention du crime organisé dans le secteur de l'environnement.
L'Association tend à :
·supporter le travail opérationnel des procureurs de l'environnement ;
·promouvoir l'échange d'informations et d'expériences relatives à l'application et à la poursuite des infractions
environnementales entre les Membres ;
·encourager la connaissance du droit de l'environnement parmi les procureurs et promouvoir le
développement du droit pénal de l'environnement comme composante intégrante de l'application du droit pénal
en général ;
·partager les expériences d'enquêtes, poursuites et sanctions dans le domaine du droit pénal de
l'environnement ;
·contribuer à une meilleure compréhension, mise en œuvre et un meilleur respect du droit pénal de
l'environnement ;
·encourager et soutenir la coopération entre les Membres et faciliter le renforcement des capacités en matière
de prévention et poursuite des infractions environnementales ;
·faciliter le rassemblement de données relatives aux infractions environnementales à travers l'Europe et aux
mesures répressives en matière d'infractions environnementales ;
·identifier et développer les bonnes, et chaque fois que possible, les meilleures pratiques, pour des poursuites
réussies et créer des conseils, des outils, des standards communs et des approches de la poursuite des
infractions environnementales ;
·partager des programmes d'entrainement relatifs au droit pénal environnemental ; et
·coopérer avec les organisations internationales pertinentes.
4.2 Les Activités de l'Association et son Rôle
Afin d'atteindre son but, l'Association peut mettre à exécution toutes les actions étant directement ou
indirectement en rapport avec ledit but, y compris les actions judiciaires, et peut développer et faciliter la mise en
œuvre dudit but. En particulier, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l'Association peut:
·initier, participer à et promouvoir des études ainsi que publier des documents juridiques, des commentaires,
matériels de formation, orientations , études de cas pratiques, écrits relatifs aux meilleures pratiques et toute
autre documentation similaire ;
·tout en reconnaissant l'indépendance de chacun et les cadres juridiques existants, promouvoir les contacts
et les échanges d'information entre les Membres et les Observateurs ainsi que les autorités de l'Union
Européenne, le PNUE et d'autres organisations internationales publiques ;
·développer des relations avec les réseaux de juges tels que le EUFJE, les unités policières et les inspecteurs
s'occupant de droit pénal ainsi que de la protection de la santé publique et de l'environnement, tels que
l'EUROPOL, l'organisation internationale de police criminelle (OIPC), Eurojust, IMPEL, INECE et d'autres réseaux
pertinents ;
·à des intervalles devant être déterminés par le Conseil d'Administration, organiser des séminaires, colloques,
conventions et autres évènements en vue de promouvoir le but de l'Association
·établir et/ou participer dans des groupes de travail dédiés aux thématiques en rapport avec le but de
l'Association ;
·mettre en place un site web, de bulletins d'information, des groupes sur les réseaux sociaux et tous autres
moyens de diffusion en vue de communiquer au public les activités de l'Association ;
·entreprendre la collecte de données statistiques et autres données en rapport avec le respect et la poursuite
des infractions environnementales et toute Information complémentaire ;
·mettre en place des banques de données pertinentes pour les Membres, telles que des banques de données
de jugements, de rapports, d'études et de conseils juridiques ;
·organiser toutes sortes de réunions, visites, programmes d'entrainement ou séminaires ;
·publier des documents, études et périodiques ; et
·participer à tout projet (y compris en particulier les projets financés par l'UE) et groupes de travail.
4.3 Non-lucratif
L'Association ne poursuit pas de but lucratif . Tous revenus résultant de ses activités ou autres sources seront
exclusivement utilisés en vue de poursuivre son but associatif.
Article 5 .- DUREE
L'Association est créée pour une durée indéterminée. Néanmoins, elle peut être volontairement dissoute par
l'Assemblée Générale décidant à la majorité spéciale prévue à l'Article 9.5.3.2.
Article 6 .- AFFILIATION
L'Association est ouverte aux membres de nationalité belge ou étrangère. Chaque personne morale désigne
une personne physique en tant que représentant permanent (« Représentant Permanent ») auprès de
l'Association. Le nom de ce Représentant Permanent est communiqué à l'Association conformément à l'Article
6.2.2.
Sous réserve de l'Article 9.1, seul le Représentant Permanent nommé conformément au premier paragraphe
du présent Article peut valablement représenter le Membre concerné au sein de l'Association.
6.1. Affiliation
6.1.1.Membre Effectif
Les personnes physiques et morales suivantes sont éligibles en qualité de Membres Effectifs :
-les Organisations ; et
-les fonctionnaires publics, représentant les procureurs des infractions environnementales dans un Etat
Qualifié, pour autant qu'il n'y ait pas d'Organisation dans l'état concerné.
L'Association ne reconnaîtra qu'un seul Membre Effectif par Etat Qualifié. Si l'Etat Qualifié est un Etat fédéral,
ou si au sein de l'Etat Qualifié existent différents systèmes juridiques, les Entités de cet Etat Qualifié décideront
elles-mêmes laquelle d'entre elles sera nommée candidate au titre de Membre Effectif, étant entendu que l'Entité
ainsi admise en qualité de Membre Effectif est censée représenter les points de vue de son Etat d'origine dans
son entièreté et non exclusivement ceux de l'Entité. Si le caractère représentatif d'un Membre Effectif est contesté
par les Organisations d'un Etat Qualifié étant organisé sous forme d'Etat fédéral ou d'Etat doté de plusieurs
systèmes juridiques, l'Association peut suspendre les droits de vote du Membre Effectif concerné jusqu'à ce qu'il
y ait un accord entre les Entités de l'Etat Qualifié concerné sur l'Entité devant être nommée comme Membre
Effectif.
6.1.2 Membre Adhérent
Les personnes physiques et morales suivantes sont éligibles en qualité de Membre Adhérent, au cas par cas
et dans la mesure où l'Association est d'avis que ces Membres Adhérents sont en mesure de contribuer au but
de l'Association :
(a)toute personne physique domiciliée dans un Etat Qualifié, représentant un corps de procureurs qualifiés
chargés de la poursuite des infractions environnementales dans un Etat Qualifié ;
(b)toute Organisation, qui serait éligible en tant que Membre Effectif sauf que l'Association a déjà admis un
Membre Effectif pour l'Etat Qualifié de cette Organisation ; et
(c)toute personne physique ou morale qui suit les activités de l'Association et partage des intérêts communs
avec l'Association, pour autant qu'il n'y ait pas de conflit d'intérêts. Le conseil d'administration se prononcera sur
cette question.
6.2.Candidatures au titre de Membre
6.2.1.Demande d'affiliation
Les demandes d'affiliation doivent être déposées par écrit auprès du Président du Comité de Direction. La
demande d'affiliation doit contenir les documents justifiant de l'éligibilité du candidat au titre de Membre. Le
Règlement d'Ordre Intérieur de l'Association peut prévoir des précisions sur les informations à fournir dans le
cadre d'une demande d'affiliation.
6.2.2.Conformité
Dans sa demande d'affiliation, le candidat mentionne expressément :
(a)qu'il accepte les présents Statuts, ainsi que le Règlement d'Ordre intérieur de l'Association ; et
(b)pour les Organisations et les personnes morales, le nom de la personne physique désignée en qualité de
Représentant Permanent conformément à l'Article 6.
Chaque Membre est supposé avoir accepté et donné son accord pour se conformer à toutes autres
dispositions et règlements adoptés au fur et à mesure par l'Assemblée Générale et devra payer les cotisations
annuelles d'affiliation, telles que prévues à l'Article 7.
6.2.3. Approbation et notification de la décision
La demande d'affiliation doit être approuvée par le Comité de Direction par au moins la majorité qualifiée de
la moitié (1/2) des votes des Administrateurs présents ou représentés, ou si un ou plusieurs Administrateurs
s'abstiennent, par la majorité qualifiée de la moitié (1/2) des votes des autres Administrateurs présents ou
représentés.
La décision du Comité de Direction devra être rapidement communiquée au candidat.
6.3. Durée de l'Affiliation
Sous réserve de l'Article 6.4, l'affiliation est à durée indéterminée.
6.4.Démission et exclusion de Membres
6.4.1. Démission
Tous les Membres sont libres de démissionner de l'Association à tout moment en envoyant une lettre écrite
de démission au Comité de Direction. Cette lettre de démission doit être réceptionnée par le Comité de Direction
avant le 1er Octobre de l'exercice social afin d'être effective à partir du 1er Janvier de l'exercice social suivant.
6.4.2. Exclusion
6.4.2.1. Motifs d'exclusion
Il peut être mis fin à le qualité de Membre de l'Association conformément à la procédure décrite ci-après,
uniquement :
(a)si le Membre ne respecte plus les conditions d'affiliation ;
(b)si le Membre est en défaut de paiement des cotisations plus de nonante (90) jours calendrier après leur
échéance ;
(c)si le Membre viole les dispositions des présents Statuts ou du Réglement d'Ordre Intérieur de l'Association;
(d)si le Membre adopte un comportement que le Comité de Direction considéré comme étant raisonnablement
de nature à discréditer l'Association ou à affecter négativement la réputation de l'Association ;et/ou
(e)pour tout autre motif grave.
6.4.2.2. Décision d'exclusion
La décision d'exclure un Membre est adoptée par le Comité de Direction à la majorité d'au moins deux tiers
(2/3) des Administrateurs présents ou représentés ou, si un ou plusieurs Administrateurs s'abstiennent, une
majorité d'au moins deux tiers (2/3) des votes émis par les autres Administrateurs.
Avant que le Comité de Direction ne vote sur l'exclusion d'un Membre, ledit Membre est invité à comparaître
devant le Comité de Direction afin de faire valoir ses explications et observations.
La décision relative à l'exclusion d'un Membre contiendra des motifs transparents et objectifs et ne prendra
effet qu'à la date de réception de la notification d'exclusion par le Membre.
6.4.3. Conséquence de l'exclusion ou de la démission
Les Membres qui démissionnent ou sont exclus ou cessent pour toute autre raison d'être affiliés (ou les
héritiers, successeurs ou bénéficiaires desdits Membres) n'ont aucun droit sur le patrimoine de l'Association et
ne peuvent demander un remboursement, total ou partiel, d'aucune cotisation ou autre montant acquitté.
Ils demeurent redevables de toutes cotisations dues non encore acquittées ainsi que de toutes dettes relatives
à leur affiliation.
6.5. Droits et obligations des Membres
6.5.1.Tous les Membres peuvent participer aux activités de l'Association et reçoivent des informations
périodiques de la part de l'Association.
Tous les Membres peuvent assister et être entendus lors des Assemblées Générales. Les Membres ont le
droit de : (i) demander la convocation d'une Assemblée Générale Extraordinaire et (ii) mettre un point à l'ordre du
jour de ['Assemblée, sous réserve d'atteindre le quorum prévu à l'article 9.4.
Tous les Membres seront invités aux événements annuels, aux ateliers et autres événements organisés par
l'Association.
Tous les Membres ont le droit de pouvoir bénéficier de tarifs de participation préférentiels à l'occasion des
différentes réunions et activités.
6.5.2. Chaque Membre doit payer dans les délais les cotisations annuelles visées à l'Article 7.
6.5.3.Seuls les Membres Effectifs ayant acquitté leurs cotisations annuelles ont le droit de voter aux Réunions
de l'Assemblée Générale, d'exercer des mandats et d'assumer la fonction d'Administrateur ou de membre de
comités.
Article 7 .- REVENUS DE L'ASSOCIATION ET COTISATIONS DE MEMBRE
Les revenus de l'Association seront constitués:
(a)des cotisations de membre dont les Membres sont redevables ; les cotisations de membre seront fixées
par l'Assemblée Générale conformément à l'article 9.5.3.1., la cotisation de membre initiale étant de 0 € (zéro
euro) ;
(b)les dons et subventions faites par les Membres, Observateurs, ou par toute personne ou institution publique
ou privée, et en particulier par toute autorité de l'Union Européenne, qui auront été approuvés par le Comité de
Direction ; et
(c)des revenus résultants des activités de ['Association.
L'Association peut également être soutenue au moyen de parrainages en nature, tels que mais non limités à,
l'usage de bureaux ou installations ou services de secrétariat gratuit. De tels parrainages en nature seront réglés
par une convention spécifique à conclure entre l'Association et un ou plusieurs Membres.
Article 8 .- STRUCTURE DE L'ASSOCIATION
En vue d'exécuter les obligations établies par les présents Statuts, l'Association est dotée de :
·une Assemblée Générale ;
·un Comité de Direction ;
·un Président du Comité de Direction (« Président ») ;
·trois Vice-Présidents du Comité de Direction (« Vice-Président(s) ») ;
·un Trésorier ; et
·un Secrétaire Général de l'Association (« Secrétaire Général ») ;
Par ailleurs, le Comité de Direction peut conformément à l'Article 10.4.3, mettre en place un ou plusieurs
organes ou comités spéciaux auxquels il délègue des pouvoirs clairement définis.
Article 9 .- ASSEMBLEE GENERALE (« l'Organe Général de Direction »)
9.1.Composition et représentation
L'Assemblée Général est « l'Organe Général de Direction » et est composée des Membres Effectifs.
Chaque Membre Effectif est représenté aux Réunions de l'Assemblée Générale par son Représentant
Permanent désigné conformément à l'Article 6.
Si le Représentant Permanent est empêché de participer à une réunion, il peut exceptionnellement, en
donnant une procuration spéciale, désigner un administrateur ou agent du Membre Effectif ou un autre Membre
Effectif aux fins de représenter le Membre à la réunion. Une telle procuration devra être communiquée au
Président au moins une semaine avant la date prévue de l'assemblée.
Un Membre ne peut représenter plus de deux (2) autres Membres.
Le Comité de Direction peut inviter les Observateurs en qualité d'invités pour assister à la Réunion de
l'Assemblée Générale, Les Observateurs n'ont pas de droit de vote.
Les Membres Adhérents peuvent assister aux Réunions de l'Assemblée Générale, mais n'ont pas de droit de
vote.
9.2. Les Assemblées Générales
Une Assemblée Générale dénommée «Assemblée Générale Ordinaire» se tiendra conformément à l'Article
9.7.
Toutes les Assemblées Générales autres les Assemblée Générales Ordinaires sont qualifiées d'Assemblées
Générales Extraordinaires, et sont tenues aux lieu, date et heure déterminés par le Comité de Direction.
Chaque Assemblée Générale est présidée par le Président de l'Association, un président différent peut
toutefois être nommé par l'Assemblée Générale au début de la réunion, sur proposition du Comité de Direction.
9.3. Pouvoirs
L'Assemblée Générale a les pouvoirs les plus étendus dans les limites définies par la loi, et peut en particulier:
(a)nommer et révoquer les membres du Comité de Direction ;
(b)nommer et révoquer le(s) commissaire(s) et fixer leur rémunération ;
(c)adopter et modifier les Statuts ;
(d)analyser, statuer sur et approuver : les comptes annuels de l'exercice social précédent ; les rapports du
Comité de Direction ; les rapports du commissaire; les rapports du Trésorier relatifs auxdits comptes annuels ; et
la décharge des Administrateurs et du commissaire ;
(e)fixer le montant des cotisations de membre devant être acquittées pour un exercice social donné ;
(g)statuer sur la dissolution de l'Association et nommer et révoquer un ou plusieurs liquidateurs ; et
(h)clôturer la liquidation.
Ses décisions lient tous les Membres, que ces derniers aient été présents ou non.
9.4.Convocation des Assemblées Générales et Ordre du Jour
L'Assemblée Générale Ordinaire est convoquée par le Comité de Direction et statue sur les points visés à
l'Article 9.7. Toutes les Assemblée Générales Extraordinaires sont convoquées par (i) le Comité de Direction, ou
(ii) à la demande d'au moins un tiers (1/3) des Membres Effectifs ou (iii) au moins un tiers (1/3) des Membres
Adhérents.
Les convocations à une Assemblée Générale (« Convocations ») contiennent l'ordre du jour, les lieu, date et
heure de l'Assemblée Générale et tous les documents afférents aux points à l'ordre du jour.
Les Convocations sont envoyées aux Membres Effectifs et aux Membres Adhérents par courrier ordinaire,
fax, ou e-mail, ou par voie de publication dans l'un des périodiques de l'Association, au moins quatre semaines
avant la date prévue pour l'assemblée.
L'ordre du jour de l'Assemblée Générale est rédigé par le Comité de Direction ou par les Membres convoquant
ladite Assemblée. Toute proposition signée par (i) un tiers (1/3) des Administrateurs, (ii) un dixième (1/10) des
Membres Effectifs ou (iii) un dixième (1/10) des Membres Adhérents est également insérée à l'ordre du jour.
Sauf décision contraire unanime des Membres présents ou représentés, il est uniquement délibéré sur les
points repris à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale.
9.5.Processus décisionnel
9.5.1.Quorum de présence
Une Assemblée Générale délibère valablement si au moins la moitié (1/2) des Membres Effectifs sont
présents ou représentés, ou si cinq Membres Effectifs sont présents ou représentés, le quorum le plus faible étant
retenu.
Si le quorum susmentionné n'est pas atteint lors d'une première assemblée, une seconde assemblée devra
être convoquée qui statuera indépendamment du nombre de Membres Effectifs présents ou représentés. Ladite
seconde assemblée aura lieu, au plus tôt, deux semaines après la première.
9.5.2.Droit de vote
Seuls les Membres Effectifs ayant payé leurs cotisations annuelles à l'Association ont le droit de voter lors
des Assemblées générales. Chaque Membre Effectif est titulaire d'une (1) voix.
9.5.3.Quorum de vote
9.5.3.1. Sauf disposition contraire dans les présents Articles, les décisions de l'Assemblée Générale sont
adoptées à la majorité simple de cinquante pourcent (50%) plus un (1) des voix des Membres Effectifs présents
ou représentés, ou si un ou plusieurs Membres Effectifs s'abstiennent, par majorité simple de cinquante pourcent
(50%) plus un (1) des voix exprimées par les autres Membres Effectifs présents ou représentés.
9.5.3.2. L'Assemblée Générale a le pouvoir de décider d'une modification des Statuts et de la dissolution de
l'Association à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées par les Membres Effectifs présents ou
représentés ou, si un ou plusieurs Membres Effectifs s'abstiennent, à la majorité des deux tiers (2/3) des votes
exprimés par les autres Membres Effectifs présents ou représentés.
9.5.3.3. Néanmoins, une modification du but de l'Association requiert une majorité spéciale de quatre
cinquième (4/5) des votes exprimés par les Membres Effectifs présents ou représentés, ou si un ou plusieurs
Membres Effectifs s'abstiennent, à la majorité qualifiée de quatre cinquième (4/5) des votes exprimés par les
autres Membres Effectifs présents ou représentés.
9.5.4.Conditions supplémentaires
(a)Conformément à l'article 2:5, §4, dernier alinéa, du CSA, une modification du but de l'Association tel que
défini dans les Statuts et des activités qu'elle accomplit en vue de réaliser ledit but, tels que repris dans les Statuts
doit être approuvée par Arrêté Royal.
(b)Toute modification des éléments visés par l'article 2:5, §4, 1° du CSA doit être prise sous la forme d'un
acte authentique.
(c)Toute modification des Statuts doit être déposée au greffe du Tribunal de commerce de Bruxelles, étant la
juridiction territorialement compétente au vu du siège social de l'Association, et publiée aux Annexes du Moniteur
Belge aux frais de l'Association.
9.6.Notification des décisions aux Membres
Les Procès-Verbaux des Assemblées Générales sont signés par le Président, le Secrétaire Général et le
Trésorier. Ces procès-verbaux sont consignés dans un registre tenu au siège social de l'Association. Une copie
du registre des procès-verbaux peut être conservée en dehors du siège social de l'Association, à un endroit
désigné par le Comité de Direction.
Les Membres reçoivent une copie des procès-verbaux par courrier, courrier électronique ou par publication
dans l'un des périodiques de l'Association ou encore sur le site internet de l'Association.
9.7. Assemblée Générale Ordinaire
Une Assemblée Générale Ordinaire est tenue chaque année endéans les six mois suivants la fin de l'exercice
social précédent de l'Association, aux lieu, date et heure fixés par le Comité de Direction.
L'Assemblée Générale Annuelle délibère et statue sur, et son ordre du jour reprend les points suivants :
(a)Les comptes annuels de l'exercice social précédent ;
(b)Les rapports du Comité de Direction, du (des) commissaire(s) (le cas échéant) et du Trésorier relatifs aux
comptes annuels ;
(c)La décharge des Administrateurs et du (des) commissaires) (le cas échéant);
(e) L'approbation ou le rejet de l'extension de la durée du mandat et la ratification de cette dernière ;
(f)Les cotisations de membre pour l'exercice social à venir ; et
(g)La nomination des Administrateurs et du (des) commissaire(s), dont le mandat a expiré et la fixation de la
rémunération du commissaire.
Article 10 .- LE COMITE DE DIRECTION (« organe d'administration »)
10.1.Composition
10,1.1 Nombre, rémunération et représentation
10.1.1.1. Le Comité de Direction constitue « l'organe d'administration » et est composé de minimum cinq (5)
et maximum onze (11) Administrateurs.
Les Administrateurs sont des personnes physiques.
L'Assemblée Générale nomme les membres du Comité de Direction. immédiatement après la nomination des
Administrateurs, le Comité de Direction désigne les Administrateurs qui seront appelés à exercer les fonctions
suivantes :
- Président ;
-Vice-Président (dont il y aura plus qu'un) ;
-Secrétaire Général ; et
- Trésorier.
10.1.1.2. Les Administrateurs ne sont pas rémunérés pour l'exercice de leurs fonctions, ils auront toutefois
droit de réclamer le remboursement de leurs dépenses et débours raisonnables.
10.1.1.3. Un Administrateur empêché d'assister à une réunion du Comité de Direction peut donner procuration
à un autre Administrateur afin que celui-ci le représente lors de la réunion.
Un Administrateur ne peut représenter plus de deux Administrateurs à l'assemblée.
Un Administrateur ayant déjà reçu procuration pour représenter deux Administrateurs lors d'une réunion,
refusera toute procuration supplémentaire.
Les procurations qui ne désignent pas un Administrateur en particulier sont censées être attribuées au
Président, ce dernier pouvant en faire usage ou les distribuer aux Administrateurs de son choix (à concurrence
de deux procurations maximum par Administrateur).
10.1.2. Président
L'Assemblée Générale nomme un Président à la majorité simple des voix.
10.2. Durée du mandat d'Administrateur - Fin du mandat
10.2.1.Durée du mandat d'Administrateur
Le mandat initial du mandat de chaque Administrateur sera de trois (3) ans à partir de la date de sa nomination
ou de la modification du présent article.
Après cette date, les Administrateurs seront nommés pour une durée de trois (3) ans, telle que ratifié par
l'Assemblée Générale.
Nul ne peut conserver le mandat d'Administrateur pour une période de six ans à compter de la modification
du présent Article. Les Administrateurs peuvent toutefois être réélus exceptionnellement pour une période
supplémentaire de trois (3) ans, pour autant que 2/3 des membres approuvent cette proposition à l'Assemblée
Générale.
10.2.2. Démission, révocation ou vacance
A moins qu'il en soit décidé autrement par le Comité de Direction, un Administrateur n'ayant pas assisté à
quatre réunions consécutives du Comité de Direction ou n'ayant pas été représenté à quatre réunions
consécutives du Comité de Direction, sans que son absence n'ait été préalablement excusée, est réputé avoir
démissionné.
Il est mis fin de plein droit au mandat d'Administrateur en cas de survenance des événements suivants :
(a)décès ;
(b)révocation par l'Assemblée Générale ;
(c)démission d'un Administrateur;
(d)arrivée à échéance de la durée du mandat ;
(e)incapacité légale ;
(f)incompatibilité ;
(g) la faillite ou la condamnation pénale de nature grave ;
Les Administrateurs peuvent être et seront en tout temps et à leur demande être révoqués par décision de
l'Assemblée Générale. En cas de vacance d'un poste d'Administrateur pendant la durée d'un mandat, le Comité
de Direction nomme aussitôt que possible un Administrateur remplaçant parmi les Membres pour la durée du
mandat restant à courir. La nomination de l'Administrateur remplaçant sera ratifiée par la prochaine Assemblée
Générale.
10.3 Dépôts et publications
Tous les procès-verbaux relatifs aux nominations, révocations ou démissions de fonctions d'Administrateur
doivent être déposés au greffe du Tribunal de commerce de Bruxelles, étant la juridiction territorialement
compétente pour l'Association vu la localisation de son siège social, et seront publiées aux Annexes du Moniteur
Belge aux frais de l'Association.
10.4. Pouvoirs
10.4.1. Le Comité de Direction dispose des pouvoirs les plus étendus pour poser des actes de gestion étant
nécessaires ou utiles à la réalisation du but et des activités de l'Association, étant entendu que le Comité de
Direction est compétent pour les actes n'étant pas expressément réservés à l'Assemblée Générale et doit mettre
en œuvre les décisions prises par l'Assemblée Générale.
Le Comité de Direction rend compte à l'Assemblée Générale de la performance globale de l'Association.
10.4.2. Le Comité de Direction est un organe exécutif et a, entre autres, les pouvoirs suivants :
(a)approuver ou rejeter une demande d'affiliation conformément à l'Article 6.2.3 ;
(b)statuer sur l'exclusion d'un Membre conformément à l'Article 6.4.2.2 ;
(c)préparer des propositions à soumettre pour approbation à l'Assemblée Générale ;
(d)établir un registre des Membres, un registre des décisions de l'Assemblée générale et un registre des
décisions du Comité de Direction ;
(e)arrêter l'organisation de l'Association et préparer le Règlement d'Ordre Intérieur et les règlements
applicables à l'Association ;
(f)surveiller ['application des Statuts de l'Association ;
(g)élaborer les critères conditionnant l'affiliation et donner une recommandation sur le montant des cotisations
annuelles à l'Assemblée Générale ;
(h)créer des comités permanents et des organes ad hoc nécessaires afin d'assister le Comité de Direction
dans l'exercice de sa mission et afin de promouvoir les buts et les activités de l'Association ; suivre les actions et
performances de ces organes ; nommer les membres desdits comités et organes ; les fonctions de ces comités
et organes seront déterminées par le Règlement d'Ordre Intérieur, dont l'approbation finale revient à l'Assemblée
Générale et peut nommer des Administrateurs ou autres personnes pour exercer des fonctions au sein de tels
comités ;
(i)préparer et organiser les élections des Administrateurs ;
(j)convoquer l'Assemblée Générale et faire rapport sur ses activités à l'Assemblée Générale ;
(k)établir les comptes annuels et les rapports d'activité à l'attention de l'Assemblée Générale ;
(l)approuver le budget et, si nécessaire, y apporter les modifications requises ;
(m)superviser l'utilisation des fonds de l'Association ;(n)recevoir des donations et subsides ;
(o)ouvrir des comptes bancaires au nom de l'Association et effectuer toutes opérations sur ces comptes ;
(p)louer les locaux de l'Association et ouvrir des succursales de l'Association, conformément aux besoins de
l'Association ; et
(q)engager le personnel de l'Association, arrêter ses conditions de travail et le licencier le personnel.
(r) permettre à l'Organe d'Administration de mettre en place des dispositions administratives et de
gouvernance pour le réseau, afin de désigner des comptables, des agents de voyage et de souscrire une
assurance.
10.5.Délégation de pouvoirs et représentation
10.5.1. Délégation de pouvoirs
Le Comité de Direction peut déléguer les pouvoirs de gestion journalière de l'Association à un ou plusieurs
Administrateurs.
Le Comité de Direction peut aussi accorder des pouvoirs spéciaux à une ou plusieurs personnes de son choix
et, en particulier, au Président et au Trésorier, comme précisé dans le Règlement d'Ordre Intérieur.
10.5.2. Représentation Tous les documents contenant un engagement de l'Association sont signés, sous
réserve d'une autorisation spéciale ou d'une procuration, par deux des personnes suivantes :
le Président
·les Vice-Présidents ;
·le Secrétaire Général ; et
le Trésorier.
Ces personnes ne doivent pas justifier auprès des tiers des pouvoirs leurs ayant été attribués à cette fin.
L'Association est valablement représentée en justice, en qualité de demanderesse, défenderesse ou partie
intéressée par le Secrétaire Général, agissant seul.
Les délégations de pouvoirs faites par le Comité de Direction conformément aux présents Statuts, en
particulier la délégation de la gestion journalière, ou la délégation de pouvoirs définis à un comité ou un agent
spécial, peuvent être révoqués par le Comité de Direction à tout moment, dans leur totalité ou en partie.
10.6.Réunions
10.6.1. Fréquence des réunions
Le Comité de Direction se réunit sur convocation du Président ou de la majorité des Administrateurs et au
moins deux (2) fois par an conformément à une convocation préalable envoyée aux Administrateurs. Chaque
Administrateur peut soumettre des points pour discussion au Comité via le Secrétaire Général. Néanmoins, ces
points ne pourront être ajoutés formellement à l'ordre du jour du Comité de Direction qu'avec l'approbation d'au
moins un cinquième (1/5) des Administrateurs.
Le Comité de Direction se réunit au siège social de l'Association ou à tout autre lieu indiqué dans la
convocation.
Les Administrateurs peuvent participer aux réunions du Conseil d'Administration par téléphone, conférence
téléphonique, vidéo-conférence ou des moyens de communication similaires permettant à toutes personnes
participant à la réunion de s'entendre les uns les autres simultanément. Toute personne prenant part à une
réunion conformément à ce paragraphe est réputée présente à la réunion et la réunion est réputée tenue en
Belgique.
10.6.2. Convocations
Les convocations devront être envoyées aux Administrateurs par courrier ordinaire, fax ou e-mail, au moins
deux (2) semaines avant la date prévue pour la réunion. La convocation indique l'ordre du jour. Aucun décision
ne peut être adoptée sur un point ne figurant pas dans l'ordre du jour, á moins que tous les Administrateurs ne
soient présents et n'acceptent d'ajouter ce point à l'ordre du jour.
10.6.3. Les Règles de Fonctionnement
Les règles de fonctionnement du Comité de Direction sont établies dans le Règlement d'Ordre Intérieur de
l'Association. Ce Règlement d'Ordre Intérieur détermine, en particulier, le contenu des procès-verbaux, la
présence des Administrateurs et du Président aux réunions du Comité de Direction, le format de l'ordre du jour
des réunions et la manière dont des points peuvent y être ajoutés.
10.6.4. Quorum de présence
Le Comité de direction peut uniquement valablement délibérer si au moins trois des Administrateurs sont
présents en personne, par téléphone, ou en format 'hybride'. Les Administrateurs participant à la réunion du
Comité de Direction ayant lieu conformément au dernier paragraphe de l'Article 10.6.1., sont réputés être présents
en personne.
10.6.5. Droit de vote
Chaque Administrateur dispose d'une voix.
10.6.6. Quorum de vote
Sauf disposition contraire dans les présents Articles, les décisions sont adoptées à la majorité simple de
cinquante pourcent (50%) plus un (1) des votes exprimés par les Administrateurs présents ou représentés ou, si
un ou plusieurs Administrateurs s'abstiennent, à la majorité simple de cinquante pourcent (50%) plus un (1) des
votes exprimés par les autres Administrateurs.
En cas d'égalité des voix, le Président dispose du vote décisif.
Les décisions adoptées doivent être prises par écrit et consignées au registre des procès-verbaux signé par
le Président et conservé au siège social de l'Association. Une copie du registre des procès-verbaux peut être
conservée en dehors du siège de l'Association, à un endroit désigné par le Comité de Direction.
10.6.7. Prise de décision par écrit
En cas d'urgence telle qu'établie par le Comité de Direction ou lorsque les points à discuter sont d'importance
mineure de sorte qu'ils ne justifient pas une réunion physique du Comité de Direction, et à chaque fois sur
demande du Président ou du Secrétaire Général, les Administrateurs pourront adopter des décisions par écrit,
sans tenue de réunion du Comité de Direction.
Les propositions de décisions seront envoyées aux Administrateurs par courrier ordinaire, fax ou e-mail par
le Président ou le Secrétaire Général avec une invitation au vote. Les votes seront renvoyés au Président ou au
Secrétaire Général par courrier ordinaire, fax ou e-mail dans les plus brefs délais et au plus tard endéans le délai
indiqué dans l'invitation au vote. Tout Administrateur n'ayant pas renvoyé son bulletin de vote endéans le délai
imparti est réputé s'être abstenu.
La décision sera adoptée dans les mêmes conditions en termes de quorum de présence et de majorité exigées
en cas de réunion physique du Comité de Direction et aura la même validité et le même effet qu'une décision
prise durant une réunion physique du Comité de Direction. La décision sortira ses effets à la date de la dernière
signature apposée. Une copie de chaque décision signée est conservée par le Secrétaire Général.
Les décisions adoptées doivent être conservées dans un registre de procès-verbaux.
Article 11 .- SECRETARIAT GENERAL
11.1. Fonction
Le Président est en charge du secrétariat de l'Association. Le Président peut déléguer tout ou partie des
tâches du secrétariat général à des tiers, en particulier au Secrétaire Général.
11.2. Missions du Secrétariat Général
Le Secrétariat Général est chargé de:
-la mise en place et gérer le site web de l'Association et les groupes sur les réseaux sociaux ;
-l'organisation et la prise en charge de la responsabilité des bases de données et de leur mise à jour;
-la promotion et la coordination des activités liées au développement d'études visées à l'Article 3, y compris
par la coopération avec des institutions universitaires, et les activités en rapport avec l'échange d'expériences
telles que les formations ;
-suggérer des sujets pour les colloques et autres réunions de l'Association ; et
-essayer de renforcer les liens entre les Membres et les Observateurs ainsi qu'avec les institutions de l'Union
Européenne.
11.3.Missions du Secrétaire Général
Le Comité de Direction peut déléguer la gestion journalière de l'Association à une ou plusieurs personnes, qui
porteront le titre de Secrétaire Général.
Le Secrétaire Général a les responsabilités et pouvoirs suivants :
-être en charge de l'administration journalière de l'Association ;
-faire rapport de ses activités au Comité de Direction ;
-préparer les Assemblées Générales, les réunions du Comité de Direction et d'autres comités ;
-mettre en oeuvre les décisions du Comité de Direction ; et
-tout autre pouvoir délégué par le Comité de Direction.
La décision de nomination du Secrétaire général est déposée au greffe du Tribunal de commerce de Bruxelles,
étant la juridiction territorialement compétente pour le siège social de l'Association et est publiée aux Annexes du
Moniteur Belge aux frais de l'Association.
Les moyens financiers de l'Association sont composés des cotisations de membre, des subsides, des
donations des Membres et tiers, ainsi que des subventions, y compris les aides de l'Union Européenne en
application de son instrument financier LIFE ou autrement.
Le montant des cotisations de membre est librement fixé par l'Assemblée Générale conformément à l'Article
7.
Article 13 .- DISPOSITIONS FINANCIERES ET COMMISSAIRE
13.1.Exercice social
L'exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre de chaque année.
Néanmoins, le premier exercice social commence à la date de l'Arrêté Royal octroyant la personnalité juridique
à l'Association.
L'Association est tenue par les actes juridiques passés en son nom avant l'acquisition de la personnalité
juridique à condition que le Comité de Direction approuve lesdits actes juridiques dans les six mois suivant la date
de l'Arrêté Royal octroyant la personnalité juridique à l'Association.
Le Comité de Direction décide du remboursement, total ou partiel, de tous les coûts et dépenses effectuées
par un Membre Fondateur en relation avec la constitution de l'Association, pour autant que ledit Membre
Fondateur soumette une demande à cet effet au Comité de Direction endéans les six mois de la date de l'Arrêté
Royal octroyant la personnalité juridique à l'Association.
13.2. Comptes Annuels
Le Comité de Direction doit soumettre à l'Assemblée Générale les comptes annuels de l'exercice social écoulé
ainsi que le budget prévisionnel pour l'exercice social à venir, en vue de leur approbation. Si nécessaire, le Comité
de Direction fait des ajustements au budget de l'exercice social en cours.
Le Comité de Direction doit soumettre avec les comptes annuels un rapport relatif aux comptes annuels et
activités de l'Association durant l'exercice social écoulé.
Les comptes annuels seront établis conformément à l'Article 3:47 du CSA.
Après leur approbation par l'Assemblée Générale, les comptes annuels de l'Association sont déposés au
greffe du Tribunal de commerce de Bruxelles, étant la juridiction territorialement compétente pour l'Association.
13.3. Commissaire
Lorsque l'Association excède le seuil financier indiqué dans l'Article 3 :47 § 6 du CSA, l'Assemblée Générale
nommera un commissaire pour effectuer le contrôle des états financiers. Dans ce cas, le commissaire est nommé
parmi les membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises pour un terme de trois (3) ans.
13.4. Trésorier
Le Trésorier gére les finances de l'Association et surveille le budget de l'Association. Le Trésorier s'assure
également du bon enregistrement des opérations financières de l'Association, aussi bien relatives aux revenus
qu'aux dépenses. Dans le cadre de cette mission, il accomplira toute tâche que le Comité de Direction lui
déléguera. Le Trésorier fera rapport sur ces activités au comité de direction.
Dans l'hypothèse où l'Association recevrait des aides ou subventions d'autorités publiques (en ce compris les
institutions de l'Union européenne), la Trésorerie s'assurera que l'Association conserve tes documents
comptables et documents requis par les autorités précitées qui sont nécessaires à la disponibilité et au paiement
de ces aides ou subventions et veillera à ce que l'Association respecte les exigences en matière d'audit imposées
par de telles autorités.
Article 14 .- REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR
14.1. Le Comité de Direction adopte le Règlement d'Ordre Intérieur et toutes les modifications à celui-ci à la
majorité simple de cinquante pourcent (50%) plus un (1) des votes exprimés par les Administrateurs présents ou
représentés ou, si un ou plusieurs Administrateurs s'abstiennent, à la majorité simple de cinquante pourcent
(50%) plus un (1) des votes exprimés par les autres Administrateurs présents ou représentés.
14.2. Le Comité de Direction désigne dans le Règlement d'Ordre Intérieur les personnes (le cas échéant)
ayant droit à une rémunération/indemnisation octroyée par l'Association et les circonstances dans lesquelles une
telle rémunération/indemnisation est accordée. Le Règlement d'Ordre Intérieur précise également le champ
d'application et le montant desdites rémunérations/indemnités.
Article 15 .- DISSOLUTION - LIQUIDATION DE L'ASSOCIATION
Si l'Assemblée Générale vote la dissolution de l'Association conformément à l'Article 9.5.3.2, l'Assemblée
Générale nomme des liquidateurs et détermine leurs pouvoirs ainsi que les modalités de leur révocation et de
cessation de leur mandat.
L'Assemblée Générale, dans la même décision, décidera de la répartition de l'actif net de l'Association
subsistant après la liquidation, qui sera reversé à une association sans but lucratif ou réparti entre plusieurs
associations sans but lucratif aux buts similaires, ou à une association sans but lucratif désignée par l'Assemblée
Générale, L'Association n'est pas autorisée à distribuer ses avoirs aux Membres.
Ces décisions, ainsi que les nom, adresse et profession du(des) liquidateur(s), sont déposés au greffe du
Tribunal de commerce de Bruxelles, étant la juridiction territorialement compétente pour l'Association et publiés
aux Annexes du Moniteur Belge.
Article 16 .- DISPOSITIONS DIVERSES
16.1. Versions
Il existe une version linguistique française et une version linguistique anglaise des présents statuts. En cas
de différence entre les deux versions linguistiques, la version française prévaut.
16.2. Lanques de travail
La langue de travail de l'Association est l'anglais. Aux Assemblées Générales toute autre langue officielle de
préalablement requis et supportent eux-mêmes les frais de traduction qui y sont liés. Tous les documents produits
par l'Association sont rédigés en anglais. Ceux-ci peuvent également être également rédigés dans une autre
langue, lorsque cela est considéré opportun.
En outre, l'Association est tenue de respecter la législation applicable en matière d'emploi des langues.
16.3. Droit applicable
De plus, tout ce qui n'a pas été déterminé par les présents statuts ou par le Règlement d'Ordre Intérieur, est
soumis au droit belge en général et en particulier, au Livre 10 du CSA.
16.4. Litiges
Tout litige découlant des activités de l'Association, des présents statuts ou en lien avec ces derniers, en
particulier un litige entre :
(a)l'Association et un ou plusieurs de ses Membres ; ou
(b)l'Association et un ou plusieurs Membres du Comité de Direction ; ou
(c)un ou plusieurs Membres de l'Association et un ou plusieurs Membres du Comité de Direction ;
sera réglé en premier lieu par le recours à la médiation, conformément au Règlement d'Arbitrage du Centre
Belge d'Arbitrage et de Médiation (CEPANI). La médiation aura lieu à Bruxelles, en Belgique. La procédure se
déroulera en anglais.
Ce n'est que si le litige ne peut être réglé par le biais de la médiation, le litige sera définitivement réglé par le
recours à l'arbitrage par un arbitre unique nommé conformément au Règlement d'Arbitrage du Centre Belge
d'Arbitrage de Médiation (CEPANI). La procédure d'arbitrage se déroulera à Bruxelles, en anglais, conformément
au règlement du CEPANI. »
B.DEUXIEME RESOLUTION: PROLONGATION DU MANDAT DES ADMINISTRATEURS
L'assemblée générale décide de prolonger la fonction des administrateurs actuels, mentionnés ci-après, pour
une durée de trois ans, prenant fin à l'assemblée générale ordinaire de 2027 :
- Madame Brosnan Anne, domiciliée à PE14DS Peterborough (Royaume-uni), Broadway 203.
- Monsieur De Rijck Robertus, domicilié à 3023BA Rotterdam (Pays-Bas), Coolhaven 463.
- Madame Aisling Kelly, domiciliée à D08T6C9 Dublin (Irlande), Greenville Terrace 22.
- Monsieur Magnusson Lars, domicilié à 23931 Skanör (Suède), Plejelvägen 3.
- Monsieur Rivaud Jean-Philippe, domicilié à 69002 Lyon (France), rue Victor Hugo 17.
L'assemblée générale décidera à la prochaine assemblée générale annuelle sur la décharge aux
administrateurs démissionnaires pour l'exécution de leur mandat.
Il sera fait élection de domicile dans le cadre de l'exécution de leur mandat au siège de l'association.
Leur mandat est gratuit.
C.TROISIEME RESOLUTION: PROCURATION POUR LA COORDINATION DES STATUTS.
L'assemblée générale confère tous pouvoirs au notaire instrumentant, ses associés ainsi que ses
collaborateurs en vue d'établir, déposer au greffe du tribunal des entreprises et publier les statuts coordonnées
de l'association.
D.QUATRIEME RESOLUTION: ADRESSE DU SIEGE
L'assemblée générale déclare que l'adresse du siège de l'association est située à 1040 Bruxelles, Scotland
House, Rond-Point Schuman 6.
E.CINQUIEME RESOLUTION : DÉLÉGATION DE POUVOIRS POUR L'EXÉCUTION DES RÉSOLUTIONS.
L'assemblée générale confère tous pouvoirs à l'organe de gestion avec faculté de substitution pour l'exécution
des résolutions qui précèdent et pour opérer la modification nécessaire auprès de toutes administrations.
F.SIXIEME RESOLUTION : POUVOIRS POUR TOUTES FORMALITÉS ADMINISTRATIVES ET FISCALES.
Comme mandataire spécial, chacun avec pouvoir d'agir séparément, est nommé Monsieur Shaun Robinson,
avec droit de substitution, à qui procuration est donnée, avec droit de substitution, afin de pouvoir représenter la
présente association auprès de toutes les administrations, au guichet de l'entreprise, registre UBO, réception de
toute lettre recommandée, etc. et afin de signer toutes les déclarations à cet effet et, en général, de faire tout ce
qui paraît nécessaire.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING - AMENDMENT OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION
From a deed received by Stephane van den Hove d'Ertsenryck, notary resident in Woluwe-Saint-Lambert, on
the twenty-sixth of September two thousand and twenty-four. Registered at the Bureau Sécurité Juridique
Brussels 5 on 2 October 2024. Reference ACP (5) Volume 0 Folio 0 Case 26305. Duties collected: fifty euros
zero eurocents (€ 50.00). The Receiver. ANNEX Registered on six rolls, cross-referenced, at the Bureau Sécurité
Juridique Brussels 5 on 2 October 2024. Reference ASSP (6) Volume 0 Folio 100 Case 6639. Duties collected:
one hundred euros zero eurocent (€ 100.00) Receiver.
IT RESULTS THAT:
The Extraordinary General Meeting of the international non-profit association << EUROPEAN NETWORK OF
PROSECUTORS FOR THE ENVIRONMENT», with registered office at 1040 Brussels, Scotland House, Rond-
Point Schuman 6, company number 0662.626.202, Brussels Register of Legal Persons.
Agenda:
1° Approval of the amendment of the Articles of the Association of the international non-profit association to bring
them into line with the Code of Companies and Associations, and to adapt articles 1, 2, 3, 6, 9, 10, 13 and 16 of the
Articles of Association.
3º Power of Attorney for the coordination of the Articles of Associations.
4° Address of the registered office.
5° Delegation of powers to implement resolutions.
6° Powers for all administrative and tax formalities.
DELIBERATIONS - RESOLUTIONS
The Meeting discusses the agenda and, after deliberation, adopts the following resolutions by a two-thirds
majority of the votes cast, with a separate vote for each resolution:
A. FIRST RESOLUTION: Approval of the amendment of the Articles of the Association of the international
non-profit association to bring them into line with the Code of Companies and Associations, and to adapt articles
1, 2, 3, 6, 9. 10, 13 and 16 of the Articles of Association.
Pursuant to Article 39 of the Act of 23 March 2019 introducing the Code on Companies and Associations and
containing various provisions, the General Meeting resolves to adapt the Articles of Association to the provisions
of the Code of Companies and Associations and to retain the legal form of an international non-profit association
(abbreviated to INPA).
In addition, the Association approves amending the following articles as follows hereafter: articles 1, 2, 3, 6,
9, 10, 13 and 16.
Consequently, the General Meeting declares and decides that the text of the new Articles of Association shall
read as follows:
« ARTICLES OF ASSOCIATION
Article 1 .- DEFINITIONS
In these present Articles of Association, the words listed below will have the following meanings:
1) Association: the International Non-Profit Association named European Network of Prosecutors for the Environment
(in short ENPE) or in French "Réseau Européen des Procureurs pour l'Environnement" ("to remain shortened to ENPE.")
organized in accordance with the present Articles of Association;
2) Association's Intemal Rules: a document setting forth the internal rules of the Association and adopted by the Board
of Directors in accordance with Article 14 of these Articles of Association;
3) Organisation: any organisation, whether or not having legal personality, with responsibility for the prosecution of
environmental crimes in a Qualifying Country;
4) Full Member: the Founding Members and any persons or legal entities granted full
membership of the Association from time to time in accordance with Articles 6.1.1., 6.2. and 6.4;
5) Supporting Member: persons and legal entities that contribute to the purpose of the Association and that are granted
supporting membership of the Association from time to time in accordance with Articles 6.1.2., 6.2 and 6.4 .;
6) Member: Full Members and Supporting Members;
7) Permanent Representative: the individual appointed by each Member for purposes of representing the Member
within the Association;
8) Observer: a natural person, legal entity or institution who is not a Member and who is invited to follow the
proceedings of the General Meeting. Observers may in particular include:
(a) Scientists, academics and universities;
(b) EU institutions;
(c) National govemment bodies;
(d) NGOS.
9) Qualifying Country: (i) a current or former Member State of the European Union; (ii) an EU candidate country, a
potential candidate or an acceding country; (iii) a Member State of the European Economic Area; (iv) a Member State of
the European Free Trade Association and (v) a country that is a member of the European Environmental Agency; and
10) The CCA: the Belgian Code of Companies and Associations.
Article 2 .-	NAME
The Association is constituted as an entity with legal personality, more specifically as an international non-
profit association in accordance with the Belgian Code of Companies and Associations.
The Association is constituted for an unlimited period.
The name of the international non-profit association is « RESEAU DES PROCUREURS EUROPEENS POUR
L'ENVIRONNEMENT », in short « ENPE » (in English « EUROPEAN NETWORK OF PROSECUTORS FOR THE
ENVIRONMENT », in short « E.N.P.E. »), hereinafter referred to as the "Association. ».
All deeds, invoices, notices, websites and documents issued by the Association shall mention the name of the
Association preceded or followed by the words "International Non-Profit Association" or by the words "Association
Internationale Sans-But Lucratif" or by the acronyms "INPA" or "AISBL", as well as the address of the registered
office of the Association.
REGISTERED OFFICE	Article 3 .-
The Association's registered office is in the Brussels-Capital Region.
The registered office may be transferred to any other place within the Brussels-Capital Region by decision of
the Board of Directors. The decision of transfer shall be filed with the clerk's office of the Commercial Court of
Brussels, being the court that has territorial jurisdiction over the Association, and shall be published in the Annexes
to the Belgian Official Gazette.
The Board of Directors may establish administrative offices in Belgium, in other Member States of the
European Union or elsewhere if deemed necessary or useful by the Board of Directors for the Association's
operations.
ASSOCIATION'S PURPOSE AND ACTIVITIES	Article 4 .-
4.1 Association's Purpose
The Association pursues the following international non-profit purposes:
· to contribute to protecting the environment by supporting the operative work of environmental prosecutors;
to contribute to protecting the environment by supporting the implementation and enforcement of
national, European and Intemational environmental law by environmental prosecutors, having particular regard
to the protection of public health, the desirability of achieving sustainable development and the prevention of
organised crime in the field of the environment.
The Association seeks to:
support the operative work of environmental prosecutors;
promote the exchange of information and experience of the enforcement and prosecution of	.
environmental crime between Members;
foster knowledge of environmental law among prosecutors and promote the development of
environmental criminal law as an integral part of criminal law enforcement generally;
share experience of investigations, prosecutions and sanctions in the field of environmental criminal law;
contribute to better understanding, implementation and enforcement of environmental criminal law;
encourage and support co-operation between Members and facilitate capacity building in relation to the
prevention and prosecution of environmental crime ;
facilitate collection of data about environmental crime across Europe and enforcement action taken in
relation to environmental crime;
identify and develop good, and whenever possible, best practice, for successful prosecutions and
produce guidance, tools, common standards and approaches to the prosecution of environmental offences;
share training programmes in relation to environmental criminal law ; and
cooperate with relevant international organisations.	.
4.2 The Association's Activities and Role
In order to achieve its purpose, the Association may carry out all actions that are directly or indirectly related
to its purpose, including legal action, and may develop or facilitate the implementation thereof. In particular, but
without limitation to the generality of the forgoing, the Association may:
initiate, participate in or promote studies and publish legal papers, reviews, training material, guidance,
case studies, best practice materials and any other similar documentation;
· whilst recognising each other's independence and existing legal frameworks, promote contacts and
exchange of information between its Members and Observers and with the European Union authorities, UN
Environment and other public international organisations;
· develop relations with networks of judges such as EUFJE, police units and inspectors dealing with criminal
law and the protection of public health and the environment, such as EUROPOL, the International Criminal Police
Organisation (INTERPOL), Eurojust, IMPEL, INECE and other relevant networks;
· at intervals to be established by the Board of Directors, organise seminars, colloquiums, conventions and
other events to promote the Association's purpose;
· establish and/or participate in working groups on topics relevant to the Association's purpose;
set up a web site, newsletters, social media groups and any other means of dissemination to publicize the
activities of the Association;
· undertake the collection of statistical information and other data in relation to the enforcement and
prosecution of environmental offences and other ancillary information;
· set up databases relevant to the activities of the Members, such as databases of judgments, reports, studies
and legal advices;
· organize all types of meetings, visits, training programs or seminars;
· publish documents, studies or periodicals; and
· participate in any projects (including in particular EU-funded projects) or task-force groups.
4.3 Not-for-Profit
The Association does not pursue a profit-making purpose. Any income resulting from its activities or other
sources shall exclusively be used to pursue its corporate purpose.
DURATION	Article 5 .-
The Association is incorporated for an indefinite period. However, it can be voluntarily dissolved by the General
Assembly by the special majority mentioned in Article 9.5.3.2.
MEMBERSHIP	Article 6 .-
The Association is open to Members of Belgian or foreign nationality. Each legal entity will designate a natural
person as its permanent representative ("Permanent Representative") to the Association. The name of this
Permanent Representative shall be communicated to the Association in accordance with Article 6.2.2.
Subject to Article 9.1, only the Permanent Representative appointed in accordance with the first paragraph of
this Article shall be entitled to represent the relevant Member within the Association.
6.1. Membership
6.1.1.Full Membership
The following persons and legal entities are eligible for Full Membership:
-Organisations; and
-Public officials, representing prosecutors of environmental crimes in a Qualifying Country, provided there is
no Organisation in the Qualifying Country concemed.
The Association will recognise only one single Full Member for each Qualifying Country. If a Qualifying Country
contains more than one Organisation, the Organisations within that Qualifying Country will decide amongst
themselves which of them shall be nominated as a candidate for Full Membership, it being understood that the
Organisation thus admitted as Full Member shall be expected to represent the views of its Qualifying Country as
a whole and not just of the Organisation. If the representative nature of a Full Member is disputed by Organisations
until an agreement is reached between the Organisations of the Qualifying Country concerned on the Organisation
that will be nominated as Full Member.
6.1.2 Supporting Membership
The following persons and legal entities are eligible for Supporting Membership on a case-by-case basis and
to the extent that the Association takes the view that these Supporting Members are capable of contributing to
the purpose of the Association:
(a) any natural person domiciled in a Qualifying Country representing a body of qualified lawyers involved in
the prosecution of environmental crimes in a
Qualifying Country;
(b) any Organisation, which would be eligible for Full Membership save for the fact that the Association has
already admitted a Full Member in respect of that Organisation's Qualifying Country; and
(c) any individual legally qualified or legal person who follows the activity of the
Association and shares a common interest with the Association provided there is no conflict of interest. The
Board will pass judgement on this matter.
6.2.Application for Membership
6.2.1.Application for Membership
Applications for Membership must be submitted in writing to the Chair or the Secretary General to the Board
of Directors. The application must contain documents that justify why the candidate is eligible for Membership.
The Association's Internal Rules can set forth further details on the information to be submitted in the application
for Membership.
6.2.2. Compliance
In its application, the applicant will expressly mention:
(a) that it accepts these Articles of Association, as well as the Association's Internal Rules; and
(b) for Organisations and legal entities, the name of the person appointed as Permanent Representative in
accordance with Article 6.
Each Member shall be deemed to have accepted and agreed to abide by any other rules and regulations
adopted from time to time by the General Meeting and shall pay the annual membership fee, as set forth in Article
7.
6.2.3. Approval and notification of the decision
The application for membership must be approved by the Board of Directors by at least a qualified majority of
one half (1/2) of the votes of the Directors present or represented, or if one or more Directors abstain, by at least
a qualified majority of one half (1/2) of the votes of the other Directors present or represented.
The decision of the Board of Directors shall be promptly communicated to the applicant.
6.3. Term of Membership
Subject to Article 6.4, membership shall be of an indefinite duration.
6.4. Resignations and terminations of Membership
6.4.1. Resignation
All Members shall be free to resign from the Association at any time by sending a written resignation letter to
the Board of Directors. This resignation must be received by the Board of Directors before 1 October of the
financial year in order to be effective as from 1 January of the next financial year.
6.4.2. Termination
6.4.2.1. Grounds for termination
A Member may be terminated from membership in the Association in accordance with the procedure described
hereinafter, only:
(a) if the Member no longer complies with the conditions for membership;
(b) if the Member fails to pay his dues more than ninety (90) calendar days after their due date;
(c) if the Member violates the provisions of these Articles of Association or of the Association's Internal Rules;
(d) if the Member conducts itself in a manner which the Board of Directors determines to be reasonably likely
to discredit the Association, or adversely affect the Association's reputation; and/or
(e) for any other serious ground.
6.4.2.2. Decision to terminate
The decision to terminate a Member shall be taken by the Board of Directors by at least a two third (2/3)
majority of the Directors present or represented or, if one or more Directors abstain, by at least a two third (2/3)
majority of the votes cast by the other Directors.
Before the Board of Directors decides on the termination of a Member, this Member will be invited to appear
before the Board of Directors for the purpose of submitting his explanations and observations.
The decisions conceming termination of a Member shall state transparent and objective reasons and shall be
effective only on the date on which the notice of termination is served on the Member.
6.4.3. Consequence of termination or resignation
Members who resign or have been terminated or cease for whatever other reason to be a Member (or the
heirs, successors or beneficiaries of such Members) shall not have a claim on the Association's assets and may
not request a refund, in whole or in part, of any membership fees or other amounts paid.
They shall remain liable to pay any outstanding membership fees as well as any other debts relating to their
membership.
6.5. Rights and obligations of the Members
6.5.1. All Members may participate in Association activities and receive periodical information from the
Association.
All Members are entitled to attend and to be heard at any General Assembly Meeting. Subject to meeting the
quorum specified in Article 9.4, Members have the right: (i) to request that an Extraordinary General Assembly is
All Members will be invited to annual events, workshops or other events organised by the Association.
All Members are entitled to preferential participation fees to the different meetings and activities.
6.5.2. Each Member is obliged to pay in due time the annual dues referred to in Article 7.
6.5.3. Only Full Members who have paid the annual dues have the right to vote at any General Assembly
Meeting, to hold office and to serve as Directors or on committees.
Article 7 .- INCOME OF THE ASSOCIATION AND MEMBERSHIP FEES
The income of the Association shall consist of:
(a) membership fees due by the Members; membership fees shall be determined by the General Assembly in
accordance with Article 9.5.3.1., the initial membership fee being 0 € (zero euro);
(b) such gifts and grants as may be made by Members , Observers, or by any public or private person or
institution, and in particular by any European Union authority, as are accepted by the Board of Directors; and
(c) receipts resulting from the activities of the Association.
The Association can also be supported by means of sponsorship in kind, such as but not limited to use of
offices or facilities or free secretariat. Such sponsorship in kind will be subject to a specific agreement to be
entered into between the Association and one or more Members.
Article 8 .-	STRUCTURE OF THE ASSOCIATION
For purposes of performing the duties set forth in these Articles of Association, the Association shall have:
· a General Assembly;
· a Board of Directors;
· a President who shall be Chair of the Board of Directors ("President");
· one or more Vice-Presidents of the Board of Directors ("Vice-President(s)");
· a Treasurer, and
· a Secretary General of the Association ("Secretary General").
In addition, the Board of Directors may, in accordance with Article 10.4.3, set up one or more special bodies
or committees to which it may delegate well-defined powers.
Article 9 .-	GENERAL ASSEMBLY (« l'Organe Général de Direction »)
9.1. Composition and representation
The General Assembly shall be "l'Organe Général de Direction" and shall consist of all Full Members.
Each Full Member shall be represented at the General Assembly Meeting by his Permanent Representative
appointed in accordance with Article 6.
If the Permanent Representative is prevented from attending a meeting, he may exceptionally, by issuing a
special power of attorney, appoint any director or officer of the Full Member or another Full Member to represent
the Member at the meeting. Such power of attorney shall be communicated to the President at least one week
before the date scheduled for the meeting.
A Member cannot represent more than two (2) other Members.
The Board of Directors may invite Observers as guests to attend General Assembly Meetings. Observers do
not have voting rights.
Supporting Members are entitled to attend General Assembly Meetings, but they do no have voting rights.
9.2. General Assembly Meetings
A General Assembly Meeting known as the "Annual General Assembly Meeting" ("Réunion Statutaire de l'
Organe Général de Direction") shall be held in accordance with Article 9.7.
All General Assembly Meetings of the Association other than the Annual General Assembly Meeting shall be
Extraordinary General Assembly Meetings, and shall be held at such place, date and time determined by the
Board of Directors.
Each General Assembly Meeting shall be chaired by the ENPE President or Chair however an alternative
chairman may be appointed by the General Assembly at the beginning of the meeting upon proposal by the Board
of Directors.
9.3. Powers
The General Assembly shall have the broadest powers within the limits defined by law and, in particular to:
(a) appoint and dismiss the members of the Board of Directors;
(b) appoint and dismiss the statutory auditor(s) and to determine their remuneration;
(c) approve and amend the Articles of Association;
(d) consider, resolve on and approve: the annual accounts of the preceding financial year; the reports of the
Board of Directors; auditor's reports; Treasurer reports concerning these annual accounts; and the discharge of
the Directors and the auditor;
(e) determine the membership fees due for a given financial year;
(f) approve the budget of revenues and expenditures;
(g) resolve on the winding-up of the Association and appoint and dismiss one or more liquidators; and
(h) close-off the liquidation.
Its decisions shall be binding on all Members, whether in attendance or not.
9.4. Convening of General Assembly Meetings and Agenda
The Annual General Assembly Meeting shall be convened by the Board of Directors and shall resolve on the
items listed on Article 9.7. All Extraordinary General Assembly Meetings shall be convened by: (i) the Board of
Directors; (ii) at the request of at least one-third (1/3rd) of the Full Members; or (iii) at the request of at least one-
third (1/3) of the Supporting Members.
Notices to attend a General Assembly Meeting ("Notices to Attend") shall include the agenda, the place, date
and time of the General Assembly Meeting and all supporting documents concerning the items on the agenda.
The Notices to Attend shall be sent to all Full Members and Supporting Members by ordinary letter, fax, or e-
mail, or by publication in one of the Association's periodicals, at least four weeks prior to the date scheduled for
the meeting.
The General Assembly Meeting's agenda shall be drawn up by the Board of Directors or by the Members
convening the meeting. Any proposal signed by: (i) one-third (1/3rd) of the Directors; (ii) one-tenth (1/10th) of the
Full Members; or (iii) by one-tenth (1/10th) of the Supporting Members shall also be included on the meeting's
agenda.
Unless otherwise agreed by unanimous consent of the Members present or represented, only the points listed
on the agenda of the General Assembly Meeting shall be discussed.
9.5. Decision making
9.5.1. Presence Quorum
A General Assembly Meeting deliberates validly if at least half (1/2) of the Full Members are present or
represented, or five Full Members are present or represented, whichever is the lower.
Should the above mentioned quorum not be fulfilled at a first meeting, a second meeting shall be convened
which shall decide irrespective of the number of Full Members present or represented. Said second meeting shall
be held, at the earliest, two weeks after the first meeting.
9.5.2. Voting Rights
Only Full Members who have paid to the Association all their annual dues, shall have the right to vote at any
General Assembly Meeting. Each Full Member is entitled to one (1) vote.
9.5.3. Voting Quorum
9.5.3.1. Unless otherwise provided for in these Articles of Association, resolutions of the General Assembly
shall be adopted by a simple majority of fifty percent (50%) plus one
(1) of the votes of the Full Members present or represented or, if one or more Full Members abstain by a
simple majority of fifty percent (50%) plus one (1) of the votes of the other Full Members present or represented.
9.5.3.2. The General Assembly shall be empowered to amend the Articles of Association and to dissolve the
Association subject to a majority of two thirds (2/3) of the votes cast by the Full Members present or represented
or, if one or more Full Members abstain, by a majority of two thirds (2/3) of the other Full Members present or
represented.
9.5.3.3. However, a modification of the purpose of the Association will require a special majority of four fifths
(4/5) of the votes cast by the Full Members present or represented or, if one or more Full Members abstain, a
special majority of four fifths (4/5) of the other Full Members present or represented.
9.5.4. Additional Requirements
(a) Pursuant to Article 2:5, §4, last lid, of the CCA, an amendment to the Association's purpose as stated in
the Articles of Association and the activities it will conduct to realise the Association's purpose as listed in the
Articles of Association must be approved by Royal Decree.
(b) Any modification of the elements listed in Article 2:5, $4, 1° of the CCA, must be passed before a notary
in a notarial deed.
(c) Every amendment to the Articles of Association shall be filed with the clerk's office of the Commercial Court
of Brussels, being the court that has territorial jurisdiction over the Association's registered office, and shall be
published in the Annexes of the Belgian Official Gazette at the Association's expense.
9.6. Notification of decisions to the Members
The minutes of the General Assembly Meetings shall be signed by the President, the Secretary General and
the Treasurer as Directors of the ENPE Board. The minutes shall be kept in a register at the registered office of
the Association. A copy of the minute book containing the decisions of the General Assembly Meetings may be
kept outside the Association's registered office, at a place specified by the Board of Directors.
Members shall be provided with the minutes by post, electronic mail or by publication in one of the
Association's periodicals or on the Association's website.
9.7. Annual General Assembly Meeting
An Annual General Assembly Meeting shall be held each year within 6 months following the end of the
preceding financial year of the Association at a place, date and time determined by the Board of Directors.
The Annual General Assembly Meeting shall discuss and resolve on, and its agenda shall include the following
items:
(a) the annual accounts of the preceding financial year;
(b) the reports of the Board of Directors, of the auditor(s) (as the case may be) and of the Treasurer conceming
the annual accounts;
(c) the discharge of the Directors and the auditor(s) (as the case may be);
(d) the extension of periods of office up to a maximum period of five years per extension;
(e) approve or reject the extension period(s) and ratify;
(f) the membership fees for the following financial year; and
(g) appointment of the Directors and the auditor(s), whose term of office has terminated and to determine the
auditor's remuneration.
Article 10 .- BOARD OF DIRECTORS (« organe d'administration »)
10.1. Composition
10.1.1 Number, remuneration and representation
10.1.1.1. The Board of Directors shall constitute "l'Organe d'Administration" and be composed of at least five
(5) and not more than eleven (11) members.
Directors must be natural persons.
The General Meeting appoints the members of the Board of Directors. Immediately after the appointment of
the Directors, the Board of Directors shall decide which Director shall assume the function of:
- Vice-President (of which there will be more than one );
- Secretary General; and
- Treasurer.
10.1.1.2. The Directors shall not be remunerated for the performance of their Board duties but shall be entitled
to claim their reasonable expenses and disbursements.
10.1.1.3. A Director who is prevented from attending a meeting of the Board of Directors may, appoint another
Director to represent him at the meeting.
A Director cannot represent more than two Directors at the meeting.
A Director who already received proxies to represent two Directors at a meeting shall refuse any additional
proxies.
Proxies which do not expressly designate a specific Director will be deemed to be given to the President or
Chair, who can use them or distribute them to the Directors of his choice (subject to a maximum of two proxies
per Director).
10.1.2. President
The General Assembly shall appoint the President by a simple majority of the votes.
10.2. Term of Office of Directors - End of this term
10.2.1. Term of Office of Directors
The initial term of office of each Director shall be for three years from date of appointment or from date of the
amendment of this article.
Thereafter, the term of office of the Directors shall be for three years as ratified at the AGM.
No person shall remain a Director for a period of six years from the date of the amendment of this article.
However Directors can be re-elected by exception for an extended three year period of office provided that 2/3rds
of the membership agree to this proposal at a General Assembly.
10.2.2. Resignation, termination or vacancy
Unless the Board of Directors resolves otherwise a Director who fails to attend four successive meetings of
the Board of Directors or to be represented at four successive meetings of the Board of Directors, without being
excused for his/her absence in advance shall be deemed to have resigned
The term of office of a Director shall be automatically terminated in the following events:
(a) death;
(b) removal/dismissal by the General Assembly;
(c) resignation by a Director;
(d) expiration of the term of the mandate;
(e) legal incapacity; or
(f) incompatibility:
(g) bankruptcy or criminal conviction of a serious nature.
Directors may at all times and on reasonable grounds be removed by a decision of the General Assembly. In
case of vacancy of a Director's office during its term, the Board of Directors shall appoint as soon as possible a
replacement Director from among the Members for the remainder of the term of appointment of the replaced
Director. The
appointment of the replacing Director shall be confirmed by the next General Assembly.
10.3 Filings and publication
All minutes regarding the appointment, removal and resignation of the functions of Directors, must be filed
with the clerk's office of the Brussels Commercial Court, being the court having territorial jurisdiction over the
Association, given the location of the Association's registered office and shall be published in the Annexes of the
Belgian Official Gazette at the Association's expense.
10.4. Powers
10.4.1. The Board of Directors is vested with the most extended powers in order to do any acts of management
which are necessary or useful for the achievement of the purpose and activities of the Association, it being
however understood that the Board of Directors is competent for acts which are not expressly reserved to the
General Assembly, and is bound to enforce decisions adopted by the General Assembly.
The Board of Directors is accountable to the General Assembly for the overall performance of the Association.
10.4.2. The Board of Directors shall be executive and have, amongst others, the responsibility to:
(a) approve or reject a membership application in accordance with Article 6.2.3;
(b) decide upon the termination of a Member in accordance with Article 6.4.2.2;
(c) prepare proposals to be presented for the General Assembly's approval;
(d) establish a register of Members, a register of resolutions of the General Assembly and a register of
resolutions of the Board of Directors;
(e) determine the organisation of the Association and prepare the Association's Internal Rules and regulations
applicable to the Association;
(f) monitor compliance with the Association's Articles of Association;
(g) develop criteria for membership and recommend annual membership fees to the General Assembly;
(h) create permanent committees and ad-hoc bodies as required to assist the Board of Directors in performing
its mission and to promote the purposes and activities of the Association; to monitor the actions and performance
of these bodies; appoint the members of such committees and bodies; the functions of these committee and
bodies will be defined in the Association's Internal Rules, of which the final acceptance is submitted to the General
Assembly and may appoint Directors or other persons to serve on such committee(s);
(i) prepare and organise the elections of Directors;
(k) prepare the annual financial statements and activity reports for the General Assembly;
(I) approve the budget and, if necessary, make adjustments thereto;
(m) supervise the use of the Association's funds;
(n) receive gifts and grants;
(o) open bank accounts in the name of the Association and make all operations on these accounts;
(p) rent the Association's premises and open branch offices of the Association, in accordance with the
Association's needs; and
(q) hire the Association's staff, specify their terms of employment and dismiss staff; and
(r) allowing the Board to set up administrative and governance arrangements for the network to cover
appointing accountants, travel agents and setting up insurance.
10.5. Delegation of powers and representation
10.5.1. Delegation of powers
The Board of Directors may delegate the powers of the day-to-day management of the Association to one or
more Directors.
The Board of Directors may also grant specific powers to one or more person of their choice and, in particular,
to the President and to the Treasurer as specified in the Association's Internal Rules.
10.5.2. Representation
All the documents that contain a commitment from the Association shall be signed, except in the case of
special authorisation or proxy, by any two of:
· the President;
· the Vice Presidents;
· the Secretary General; and
· the Treasurer.
These persons will not have to justify to outsiders the powers they have been granted to this end.
The Association shall be validly represented in legal proceedings, as claimant, defendant or interested party
by the Secretary General, acting alone.
The delegations of powers made by the Board of Directors pursuant to these Articles of Association, in
particular the delegation of day-to-day management, or the delegation of defined powers to a special committee
or officer, may be revoked by the Board of Directors at all times in whole or in part.
10.6. Meetings
10.6.1. Frequency of meetings
The Board of Directors shall meet when convened by the President or by a majority of Directors and at least
two (2) times per year in accordance with a predefined notice sent to all Directors. Each Director may submit
topics to be discussed by the Board to the Secretary General. However, these topics will be formally put on the
Board meeting's agenda only with the approval of at least one fifth (1/5) of the Directors.
The Board of Directors shall meet at the Association's registered office or at any other location specified in the
convocation notice.
The Directors can participate in a meeting of the Board of Directors by telephone, conference call, video
conferencing or similar means of communication which permits all persons taking part in the meeting to hear each
other simultaneously. Every person who takes part in a meeting in accordance with this paragraph will be deemed
to be present at the meeting and the meeting will be deemed to be held in Belgium.
10.6.2. Convocations
The notice of meetings shall be sent to Directors by ordinary letter, telecopy or e-mail, at least two (2) weeks
before the date scheduled for the meeting. The notice of meeting shall specify the agenda. No decision can be
adopted on an item that is not included in the agenda, unless all Directors are present and agree to include the
item on the agenda.
10.6.3. Rules of operations
The rules of operation of the Board of Directors are set forth in the Association's Internal Rules. The
Association's Internal Rules shall, in particular, determine the content of minutes, the presence of the Directors
and the President at the Board's meeting, the format of the agenda of the meeting and how points can be added
to the agenda.
10.6.4. Presence quorum
The Board of Directors can only validly deliberate if at least three Directors are present in person by telephone
or in 'hybrid' format. Directors who take part in a meeting of the Board of Directors held in accordance with the
final paragraph of Article 10.6.1., shall be deemed to be present in person.
10.6.5. Voting rights
Each Director has one vote.
10.6.6. Voting quorum
Unless provided otherwise in these Articles of Association, resolutions shall be adopted by a simple majority
of fifty percent (50%) plus one (1) of the votes of the Directors present or represented or, if one or more Directors
abstain, by a simple majority of fifty percent (50%) plus one (1) of the votes of the other Directors present or
represented.
In the event of a tied vote, the President shall have a casting vote.
The resolutions adopted must be made in writing and entered into a minute book signed by the President and
kept at the Association's registered office. A copy of the minute book may be kept outside the Association's
registered office, at a place specified by the Board of Directors.
10.6.7. Adoption of decisions in writing
In urgent cases as determined by the Board of Directors or in the case of minor points under consideration
that do not justify a physical meeting of the Board of Directors, and in each case at the request of the President
The decision proposals shall be sent to the Directors by ordinary letter, telecopy or e-mail by the President or
Secretary General together with an invitation to vote. The votes shall be returned to the President or to the
Secretary General by ordinary letter, telecopy or email as soon as possible and at the latest within the time limit
specified in the invitation to vote. Any Directors who do not retum their voting paper within this time limit shall be
deemed to abstain.
The decision will be passed on the same basis as far as presence quorum and majority are concerned as for
physical meetings of the Board of Directors and shall have the same validity and effect as a decision adopted
during a physical meeting of the Board of Directors. The resolution shall be effective from the date of the last
signature. A copy of every signed resolution shall be kept by the Secretary General.
The resolutions adopted must be entered into a minute book.
Article 11 .- GENERAL SECRETARIAT
11.1. Role
The President shall be in charge of the general secretariat of the Association. ThePresident can delegate all
or part of the tasks of the general secretariat to others, in particular the Secretary General.
11.2. Responsibilities of the General Secretariat
The general secretariat shall be responsible for:
- setting up and managing the Association's web site and social media groups;
- organising and assuming responsibility of the databases and their up-to-date character;
- promoting and co-ordinating activities relating to development of the studies referred to in Article 3, including
by co-operation with academic institutions, and activities relating to the exchange of experience such as training
courses;
- suggesting themes for the colloquiums or other meetings of the Association; and
- attempting to strengthen the ties between Members and Observers as well as with the European Union
institutions.
11.3. Responsibilities of the Secretary General
The Board of Directors may charge the day-to-day management of the Association to one or more persons,
who shall bear the title of Secretary General.
The Secretary General shall have the following powers and responsibilities:
- be in charge of the daily administration of the Association;
- report on his activities to the Board of Directors;
- prepare the meetings of the General Assembly, the Board of Directors and other committees;
- execute the decisions of the Board of Directors; and
- any other responsibilities delegated by the Board of Directors.
The appointment of the Secretary General shall be filed with the clerk's office of the Commercial Court of
Brussels, being the court that has territorial jurisdiction over the Association's registered office, and shall be
published in the Annexes of the Belgian Official Gazette at the Association's expense.
Article 12 .- RESOURCES
The Association's resources shall consist of membership fees, subsidies, donations from Members and others,
and grants, including grants from the European Union under its LIFE financial instrument or otherwise.
The membership fee level is freely determined by the General Assembly according to Article 7.
Article 13 .- FINCANCIAL PROVISIONS AND AUDITOR
13.1. Financial year
The financial year shall start on 1 January, and terminate on 31 December.
However, the first financial year shall start as from the date of the Royal Decree which grants the legal
personality to the Association.
The Association will be bound by the legal acts entered into on its behalf before acquiring legal personality on
the condition that the Board of Directors approves such legal act within six months after the date of the Royal
Decree granting the legal personality to the Association.
The Board of Directors shall resolve on the reimbursement, in whole or in part, of any costs and expenses
incurred by any Founding Member in connection with the incorporation of the Association, provided such Founding
Member submits an application thereto to the Board of Directors not later than six months after the date of the
Royal Decree granting the legal personality to the Association.
13.2. Annual Accounts
The Board of Directors must submit for approval to the General Assembly the annual accounts of the past
financial year and a provisional budget for the next financial year. If need be, the Board of Directors carries out
adjustments of the budget of the current financial year.
Together with the annual accounts, the Board of Directors submits a report that comments on the annual
accounts and the Association's activities during that financial year.
The annual accounts will be drawn up in accordance with Article 3:47 of the CCA.
After approval by the General Assembly, the Association's annual accounts shall be filed with the clerk's office
of the Commercial Court of Brussels, being the court that has territorial jurisdiction over the Association.
13.3. Auditor
When the Association exceeds the financial thresholds set forth in Article 3 :47 § 6 of the CCA, the General
Assembly will appoint an auditor for purposes of performing the control of the financial statements. In such case,
the auditor shall be a member of the Belgian Institute of Company Auditors and shall be appointed for a term of
three (3) years.
13.4. Treasurer
The Treasurer shall manage the Association's finances and monitor the Association's budget. The Treasurer
shall also ensure the accurate recording of the Association's financial transactions, both on the level of revenues
and on the level of expenditures. In the framework of this mission, he shall perform any task which may be
delegated to him by the Board of Directors. The Treasurer shall report on his activities to the Board of Directors.
Should the Association receive grants or subsidies from public authorities (including European Union
institutions), the Treasurer shall ensure that the Association keeps the accounting records and documents
required by the aforementioned authorities as a condition to the availability and disbursement of these grants or
subsidies and shall see to it that the Association complies with the audit requirements imposed by such authorities.
Article 14 .- ASSOCIATION'S INTERNAL RULES
14.1. The Board of Directors shall adopt the Association's Internal Rules and any modifications thereto by a
simple majority of fifty percent (50%) plus one (1) of the votes cast by the Directors present or represented or, if
one or more Directors abstain, by a majority of fifty percent (50%) plus one (1) of the other Directors present or
represented.
14.2. The Board of Directors shall determine in the Association's Internal Rules which persons (if any) shall
be entitled to remunerations/indemnifications by the Association and under which circumstances. The
Association's Internal Rules shall also specify the scope and amount of such remunerations/indemnifications.
Article 15 .- WINDING UP - LIQUIDATION
In the event the Association is dissolved by the vote of the General Assembly in conformity with Article 9.5.3.2,
the General Assembly shall appoint liquidators and specify their powers and determine how they are dismissed
and how their functions cease to exist.
The General Meeting shall, in the same decision, decide on the allocation of the Association's net assets
remaining after the liquidation, which shall be allocated to one or more non-profit organisation(s) with similar
purposes, or to a non-profit purpose determined by the General Assembly. The Association is not allowed to
distribute its property among its Members.
These decisions, as well as the name, address and occupation of the liquidator(s) shall be filed with the clerk's
office of the Commercial Court of Brussels, being the court that has territorial jurisdiction over the Association and
shall be published in the Annexes to the Belgian Official Gazette.
Article 16 .- MISCELLANEOUS
16.1. Versions
There are French and English versions of these Articles of Association. In the event of any difference between
the two language versions, the French version shall prevail.
16.2. Working Languages
The working language of the Association is English. At the meetings of the General Assembly any other official
EU language can be used as a working language in addition to English, if Members have requested this
beforehand and pay the associated costs of translation themselves. All documents produced by the Association
shall be produced in English. Where considered appropriate, they may also be produced in other languages as
well.
In addition, the Association shall comply with the applicable legislation on the use of languages.
16.3 Goveming law
In addition, anything that has not been provided for in these Articles of Associations or regulated by the
Association's Internal Rules, shall be governed by Belgian law in general and, in particular, Chapter 10 of the
CCA.
16.4. Disputes
All disputes arising out of, or in connection with these Articles of Association or the matters of the Association,
in particular a dispute between:
(a) the Association and one or more of its Members; or
(b) the Association and one or more members of the Board of Directors; or
(c) one or more Members of the Association and one or more members of the Board of Directors,
shall be settled by resorting first to mediation in accordance with the Centre Belge d'Arbitrage de Médiation
(CEPANI) mediation rules. The place of mediation shall be Brussels, Belgium. The proceedings shall be
conducted in the English language.
If mediation shall fail to produce a resolution of the dispute and then only, the dispute, shall be definitively
settled by arbitration by a single arbitrator appointed under the CEPANI rules of arbitration. The arbitral
proceedings will be held in Brussels, in the English language, in accordance with the rules of CEPANI. »
B. SECOND RESOLUTION: EXTENSION OF THE MANDATE OF THE DIRECTORS
The General Meeting resolves to extend the term of office of the current board members, listed below, for a
period of three years, expiring at the 2027 Ordinary General Meeting:
- Mrs. Brosnan Anne, domiciled at PE14DS Peterborough (United Kingdom), Broadway 203.
- Mr. De Rijck Robertus, domiciled at 3023BA Rotterdam (The Netherlands), Coolhaven 463.
- Mrs. Aisling Kelly, domiciled at D08T6C9 Dublin (Ireland), Greenville Terrace 22.
- Mr. Magnusson Lars, domiciled at 23931 Skanör (Sweden), Plejelvägen 3.
- Mr. Rivaud Jean-Philippe, domiciled at 69002 Lyon (France), rue Victor Hugo 17.
The General Meeting will decide at the next Annual General Meeting whether to grant discharge to the
resigning directors for the performance of their duties.
They shall elect domicile for the performance of their duties at the registered office of the Association.
Their mandate is free of charge.
C. THIRD RESOLUTION: POWER OF ATTORNEY FOR THE COORDINATION OF THE ARTICLES OF
ASSOCIATION
The General Meeting confers full powers on the notary, his associates and collaborators to draw up, file with
the clerk of the Commercial Court and publish the association's coordinated Articles of Association.
D. FOURTH RESOLUTION: ADDRESS OF THE REGISTERED OFFICE
The General Meeting declares that the Association's registered office is located at 1040 Brussels, Scotland
House, Rond-Point Schuman 6.
E. FIFTH RESOLUTION: DELEGATION OF POWERS TO TO IMPLEMENT THE RESOLUTIONS.
The General Meeting confers full powers on the board of directors, with the option of substitution, to carry out
the above resolutions and to make the necessary changes to all government administrations.
F. SIXTH RESOLUTION: POWERS FOR ALL ADMINISTRATIVE AND TAX FORMALITIES.
As special proxy, each with the power to act separately, is appointed Mr. Shaun Robinson, with the right of
substitution, to whom power of attorney is given, with the right of substitution, in order to represent the present
association with all administrations, at the company counter, UBO register, receipt of any registered letter, etc.
and in order to sign all declarations to this effect and, in general, to do all that appears necessary.
FOR CERTIFIED EXTRACT