Ondernemingsnr : 0432894370
Naam
(voluit) : EUROPEAN SOCIETY FOR RADIOTHERAPY AND ONCOLOGY
(verkort) : ESTRO
Rechtsvorm : Internationale vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel Marnixlaan 17
 : 1000 Brussel
Onderwerp akte :
STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN)
Op heden, tweeëntwintig februari tweeduizend vierentwintig.
(…)
Voor Tim CARNEWAL, notaris te Brussel (eerste kanton), die zijn ambt uitoefent in de vennootschap
"BERQUIN NOTARISSEN", met zetel te Brussel, Lloyd Georgelaan 11,
WORDT GEHOUDEN
de buitengewone algemene vergadering van de internationale vereniging zonder winstoogmerk
"EUROPEAN SOCIETY FOR RADIOTHERAPY AND ONCOLOGY", waarvan de zetel gevestigd is te
1000 Brussel, Marnixlaan 17, hierna de "Vereniging" genoemd.
(…)
BERAADSLAGING - BESLISSINGEN
De vergadering vat de agenda aan en neemt na beraadslaging de volgende beslissingen:
EERSTE BESLISSING: Aanname van een nieuwe tekst van statuten.
De vergadering beslist tot de aanname van een nieuwe tekst van statuten teneinde deze in
overeenstemming te brengen met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, en teneinde,
onder andere de regels betreffende de samenstelling, toelating en uitsluiting alsmede de rechten en
verplichtingen van de leden wijzigen alsook de regeling inzake de organisatie en beraadslaging van
de algemene vergadering aan te passen.
De nieuwe tekst van de statuten in het Nederlands luidt als volgt:
"ARTIKEL 1. RECHTSVORM, NAAM, ZETEL EN DUUR.
a.            De "European SocieTy for Radiotherapy and Oncology", afgekort ESTRO en hierna de
Vereniging genoemd, is een internationale vereniging zonder winstoogmerk die valt onder de
toepasselijke bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen van 23 maart
2019, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 4 april 2019, hierna het "WVV" genoemd.
b.            De zetel is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Marnixlaan 17, 1000 Brussel,
België. Ze kan worden verplaatst naar elke andere plaats in België bij besluit van het
Bestuursorgaan, onder voorbehoud van de toepassing van de wetgeving op het gebruik van talen.
c.            De Vereniging is opgericht voor een onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde worden
ontbonden in overeenstemming met de Statuten.
ARTIKEL 2. BELANGELOOS DOEL VAN INTERNATIONAAL NUT EN VOORWERP
Het doel van ESTRO, een wetenschappelijke organisatie zonder winstoogmerk, is het bevorderen
van radiotherapie (ook bekend als stralingsoncologie) in al zijn aspecten, waaronder onderzoek,
klinische oncologie en aanverwante onderwerpen. Dit omvat medische fysica op het gebied van
stralingsoncologie, bestralingstherapie en biologie. De geografische focus van ESTRO ligt in heel
Europa, maar kan worden uitgebreid naar elk land of elke regio in de wereld.
De specifieke activiteiten waarmee ESTRO zijn belangeloos doel van internationaal nut beoogt te
bereiken, omvatten (niet-uitputtende lijst):
a.            Het ontwikkelen en bevorderen van onderwijsstandaarden in radiotherapie en klinische
oncologie;
b.            Het bevorderen van praktijknormen in radiotherapie, klinische oncologie en aanverwante
onderwerpen;
c.            Het stimuleren van de uitwisseling van wetenschappelijke kennis op alle aanverwante
gebieden;
d.            Het versterken van het klinisch specialisme radiotherapie en klinische oncologie in relatie
tot andere specialismen en beroepen die betrokken zijn bij de behandeling van kanker;
e.            Het aanmoedigen van samenwerking met internationale, regionale en nationale
verenigingen en instanties die radiotherapie, klinische oncologie en aanverwante onderwerpen
vertegenwoordigen;
f.             Het faciliteren van onderzoek en ontwikkeling op het gebied van radiotherapie, klinische
oncologie en aanverwante onderwerpen.
Daarnaast kan ESTRO alle activiteiten ontplooien die direct of indirect bijdragen aan de
verwezenlijking van het bovengenoemde belangeloos doel van internationaal nut, met inbegrip van
bijkomstige handelsactiviteiten waarvan de inkomsten volledig bestemd zijn voor de verwezenlijking
van het belangeloos doel van internationaal nut.
ARTIKEL 3. LIDMAATSCHAP
Afdeling 1. AANTAL LEDEN
De Vereniging heeft ten minste vier (4) Leden.
Afdeling 2. CATEGORIEËN VAN LIDMAATSCHAP
Er zijn de volgende categorieën van Lidmaatschap:
a.            Leden: Leden zijn actieve leden van de Vereniging en hebben stemrecht in de Algemene
Vergadering.
b.            Toegetreden Leden: Toegetreden Leden krijgen geen stemrecht in de Algemene
Vergadering, het Bestuursorgaan en de Raden hebben alleen die rechten die ze in deze Statuten
worden toegekend. De bepalingen van deze Statuten kunnen worden gewijzigd zonder raadpleging
van de Toegetreden Leden.
Afdeling 3. HOEDANIGHEDEN VOOR LIDMAATSCHAP
De Vereniging bestaat uit Leden en Toegetreden Leden. Leden en Toegetreden Leden kunnen zowel
binnen als buiten Europa gevestigd zijn.
Het Lidmaatschap voor Leden staat open voor:
a.            Alle professionals, zijnde natuurlijke personen, met een significante activiteit of praktijk op
het gebied van stralingsoncologie, klinische oncologie en aanverwante disciplines;
b.            Emeritus-Leden, zijnde voormalige Leden met een Lidmaatschap van ten minste 10 jaar die
zich uit het actieve beroepsleven hebben teruggetrokken.
Het Lidmaatschap voor Toegetreden Leden staat open voor:
a.            Geaffilieerde Leden en Leden In-Opleiding, zijnde professionals, natuurlijke personen, in
opleiding voor specialisatie in radiotherapie, klinische oncologie en aanverwante disciplines, die in
aanmerking komen voor Lidmaatschap als Leden, maar er niet voor kiezen;
b.            Ereleden, zijnde natuurlijke personen die een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan de
verwezenlijking van het doel van ESTRO;
c.            Gezamenlijke Leden, zijnde natuurlijke personen, leden van verenigingen die actief zijn
binnen en buiten Europa of Europese verenigingen voor jonge radiotherapie, klinische oncologie en
andere professionals van relevante verenigingen;
d.            Bedrijfsleden, zijnde professionals, natuurlijke personen, gespecialiseerd of met hun
hoofdactiviteit op het gebied van radiotherapie en klinische oncologie, die hun activiteit uitvoeren
voor of binnen een bedrijf;
e.            RTT Alliance Leden, zijnde natuurlijke personen, leden van verenigingen binnen en buiten
het geografische gebied van Europa die actief zijn op het gebied van radiotherapie;
Afdeling 4. AANVRAGEN VOOR LIDMAATSCHAP
Aanvragen voor Lidmaatschap dienen schriftelijk te worden ingediend bij de Voorzitter van de
Vereniging via de website van de Vereniging.
Lidmaatschapsaanvragen worden goedgekeurd door het Bestuursorgaan, tenzij deze van mening is
dat de aanvrager niet voldoet aan de hoedanigheidsvoorwaarden zoals beschreven in Afdeling 3 van
dit artikel.
Het Toegetreden Lidmaatschap wordt goedgekeurd door het Bestuursorgaan, indien deze dit
passend acht.
Het Bestuursorgaan beslist over aanvragen voor Lidmaatschap op de eerstvolgende vergadering na
de aanvraag.
Afdeling 5. UITTREDING
Elk Lid kan op elk moment uit de Vereniging treden nadat hij alle verplichtingen jegens de Vereniging
is nagekomen, door middel van een schriftelijke kennisgeving via de website van de Vereniging. De
uittreding wordt van kracht bij het versturen van de kennisgeving.
Van Leden en Toegetreden Leden wordt verwacht dat ze alle Lidmaatschapsgelden en andere
kosten die mogelijk verschuldigd zijn tot de datum waarop de uittreding van kracht wordt, volledig
betalen.
Het Lidmaatschap van een Lid of een Toegetreden Lid eindigt van rechtswege in geval van overlijden
van een natuurlijke persoon of in geval van faillissement, insolventie of ontbinding van een
rechtspersoon.
Afdeling 6. SCHORSING
Het Lidmaatschap van een Lid of Toegetreden Lid dat in gebreke blijft met de betaling van een
bijdrage gedurende een periode van negentig (90) dagen nadat deze bijdrage betaalbaar is
geworden, vervalt automatisch en het Lid of het Toegetreden Lid wordt geschorst. De
Penningmeester zal het Lid of het Toegetreden Lid een ingebrekestelling sturen binnen dertig (30)
dagen nadat de bijdrage opeisbaar is geworden.
Elk Lid of Toegetreden Lid dat aldus geschorst is, verliest alle rechten en voorrechten van het
Lidmaatschap van de Vereniging, onder voorbehoud echter dat de schorsing het betrokken Lid of
Toegetreden Lid niet ontslaat van de verplichting om alle aangegane wettelijke verplichtingen
tegenover de Vereniging na te komen, met inbegrip van de betaling van de verschuldigde bijdragen.
In geval van onbetaalde bijdragen, en na negentig (90) dagen na het oorspronkelijke verzuim van
betaling, zal het Lidmaatschap automatisch eindigen.
Afdeling 7. BEËINDIGING WEGENS GEBREK AAN VEREISTE HOEDANIGHEID
Het Lidmaatschap van de Vereniging eindigt wanneer:
a.            een Lid of Toegetreden Lid ophoudt te voldoen aan de hoedanigheidsvoorwaarden voor
Lidmaatschap uiteengezet in Afdeling 3 van dit Artikel;
b.            een Lid of een Toegetreden Lid de plichten en verplichtingen van de Leden of Toegetreden
Leden zoals uiteengezet in deze Statuten of het Intern Reglement niet naleeft;
c.            een Lid of Toegetreden Lid handelt in strijd met de belangen van de Vereniging.
In deze gevallen zal over de uitsluiting van het Lid of Toegetreden Lid geldig worden beslist door het
Bestuursorgaan, op voorwaarde dat vier vijfde (4/5) van de Vertegenwoordigers van het
Bestuursorgaan aanwezig of vertegenwoordigd zijn en de beslissing wordt goedgekeurd met een
meerderheid van vier vijfde (4/5) van de stemmen.
Het Lid of Toegetreden Lid wiens uitsluiting wordt voorgesteld, kan een hoorzitting aanvragen op de
vergadering van het Bestuursorgaan.
Van het uitgesloten Lid of Toegetreden Lid wordt verwacht dat hij/zij alle Lidmaatschapsgelden en
andere kosten die mogelijk verschuldigd zijn tot de datum waarop de uitsluiting is besloten en van
kracht wordt, volledig betaalt.
Afdeling 8. RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN EN TOEGETREDEN LEDEN
Elk Lid heeft het recht om:
a.            te worden uitgenodigd voor de Algemene Vergadering;
b.            een stem uit te brengen in de Algemene Vergadering;
c.            te worden geïnformeerd over de agenda van de Algemene Vergadering;
d.            de Algemene Vergadering bij te wonen en zich door een ander Lid te laten
vertegenwoordigen;
e.            te worden geïnformeerd over de besluiten van de Algemene Vergadering;
f.             de Verenigingsdocumenten te consulteren en er een afschrift van te ontvangen.
Elk Toegetreden Lid heeft het recht te worden geïnformeerd over de besluiten van de Algemene
Vergadering.
Ieder Lid of Toegetreden Lid is verplicht de Lidmaatschapsgelden en andere kosten, die krachtens
deze Statuten verschuldigd zijn, tijdig te betalen.
Elk Lid of Toegetreden Lid zet zich in voor het doel en de missie van de Vereniging.
Elk Lid of Toegetreden Lid dat ophoudt deel uit te maken van de Vereniging, om welke reden dan
ook, zal niet langer toegang hebben tot de fondsen of documentatie van de Vereniging en zal geen
recht hebben om betaalde bijdragen terug te vorderen.
Geen enkel Lid of Toegetreden Lid kan enige aanspraak doen gelden of uitoefenen op de bezittingen
van de Vereniging op basis van de loutere hoedanigheid van Lid of Toegetreden Lid. Deze uitsluiting
van rechten op de activa geldt ten allen tijde: tijdens het Lidmaatschap, bij beëindiging van het
Lidmaatschap om welke reden dan ook, bij ontbinding van de Vereniging.
Afdeling 9. LEDENREGISTER
Een register van Leden wordt bijgehouden op de zetel van de Vereniging en vermeldt de identiteit,
het adres, de hoedanigheid, het beroep, de datum van aanvaarding, uittreding, schorsing en
uitsluiting, naargelang het geval, van elk Lid.
ARTIKEL 4. BOEKJAAR, BEGROTING, REKENINGEN EN LIDMAATSCHAPSGELD
Afdeling 1. BOEKJAAR
Het boekjaar van de Vereniging loopt van de eerste dag van januari tot en met de eenendertigste
dag van december van elk kalenderjaar, met inachtneming van de vereisten van het Wetboek van
Inkomstenbelastingen van België en andere toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder artikel 3:
47 WVV en het Koninklijk Besluit van 29 april 2019.
Afdeling 2. REKENINGEN EN BEGROTING
Het Bestuursorgaan zal opdracht geven tot het opstellen van een gecontroleerde jaarrekening die het
actiefonds van de Vereniging weergeeft en die binnen negentig (90) dagen na het afsluiten van elk
boekjaar ter beschikking moet worden gesteld aan het Bestuursorgaan. Deze rekeningen zullen
worden voorgesteld voor aanvaarding door de eerste Jaarlijkse vergadering van de Algemene
Vergadering, in overeenstemming met Artikel 5, Afdeling 1.
Na goedkeuring van de gecontroleerde jaarrekening zal de Algemene Vergadering, bij afzonderlijke
stemming, beslissen over de kwijting die moet worden verleend aan het Bestuursorgaan en de
commissaris.
Een uitgavenbegroting voor elk jaar zal worden goedgekeurd door het Bestuursorgaan en ter
aanvaarding worden voorgesteld op de tweede Jaarlijkse vergadering van de Algemene
Vergadering, die hierover beslist met een meerderheid van stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde personen.
Afdeling 3. LIDMAATSCHAPSGELDEN
Leden en Toegetreden Leden betalen bijdragen die, indien van toepassing, worden voorgesteld door
het Bestuursorgaan en goedgekeurd door de Algemene Vergadering. Emeritus-Leden en Ereleden
zijn echter vrijgesteld van het betalen van Lidmaatschapsgeld.
Afdeling 4. OVERIGE KOSTEN
Bijkomende kosten voor andere diensten of activiteiten kunnen worden vastgesteld door het
Bestuursorgaan en zullen opnieuw worden gefactureerd aan de Leden of Toegetreden Leden.
ARTIKEL 5. ALGEMENE VERGADERING
Afdeling 1. ALGEMENE VERGADERING - BEVOEGDHEDEN – JAARLIJKSE VERGADERING
De Algemene Vergadering is de fysieke, elektronische of schriftelijke vergadering van de Leden van
de Vereniging, bijeengeroepen door het Bestuursorgaan. De Algemene Vergadering heeft de
volgende bevoegdheden:
a.            de begroting goedkeuren
b.            vertegenwoordigers van het Bestuursorgaan benoemen of afzetten;
c.            de rekeningen van de Vereniging over het afgelopen boekjaar goedkeuren;
d.            het verlenen van kwijting aan het Bestuursorgaan voor de uitvoering van hun taken;
e.            de Statuten wijzigen zoals bepaald in deze Statuten;
f.             beslissen over de ontbinding van de Vereniging zoals bepaald in deze Statuten;
g.            benoemen of afzetten van een commissaris en beslissen over zijn/haar vergoeding;
h.            de commissaris kwijting te verlenen voor de uitvoering van zijn/haar taken;
i.             benoemen van de Voorzitter en de Penningmeester;
j.             benoemen van voorzitters van de Raden;
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter.
Afdeling 2. BIJZONDERE VERGADERINGEN
Een bijzondere (of buitengewone) Algemene Vergadering kan worden bijeengeroepen door de het
Bestuursorgaan.
Afdeling 3. BIJEENROEPING VAN VERGADERINGEN
De Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen door het Bestuursorgaan of door de commissaris
wanneer een vijfde (1/5) van de leden daarom verzoekt. Het Bestuursorgaan bepaalt de agenda en
de beraadslaging/stemwijze van alle Algemene Vergaderingen. Het Bestuursorgaan beslist of de
vergadering fysiek, elektronisch of schriftelijk wordt gehouden.
Een bericht met de tijd, plaats en ontwerpagenda van elke vergadering, ondertekend door de
Voorzitter, wordt niet minder dan dertig (30) dagen en niet meer dan zestig (60) dagen voor het
tijdstip van de vergadering per e-mail verzonden naar het laatst geregistreerde adres van elk Lid.
De Algemene Vergadering kan unaniem en schriftelijk alle beslissingen nemen die binnen de
bevoegdheid van de Algemene Vergadering vallen, met uitzondering van wijzigingen aan de
Statuten. In geval van een schriftelijke Algemene Vergadering moeten de oproepingsformaliteiten
niet worden vervuld. De vertegenwoordigers van het Bestuursorgaan en de commissaris kunnen op
hun verzoek kennis nemen van deze beslissingen.
Vergaderingen van de Algemene Vergadering kunnen ook geldig gehouden worden via video- of
teleconferentie met een elektronisch communicatiemiddel ter beschikking gesteld door de
Vereniging, waarbij het mogelijk moet zijn de aanwezigheid, volmachten en daadwerkelijke
beraadslaging en besluitvorming met stemopneming te controleren. Alle genodigden, behalve zij die
deel uitmaken van het bureau, kunnen elektronisch deelnemen aan de Algemene Vergadering.
Afdeling 4. QUORUM EN STEMMING
De Algemene Vergadering bestaat uit de Leden. Elk Lid heeft hetzelfde stemrecht en krijgt één stem
toegewezen.
De aanwezigheid in persoon of bij volmacht van veertig (40) leden van de Vereniging vormt een
quorum voor het kunnen beraadslagen, en beslissingen worden geldig aangenomen met een
eenvoudige meerderheid van stemmen.
Elk Lid kan schriftelijk volmacht geven aan een persoon van zijn/haar keuze, ongeacht of deze al dan
niet Lid is van de Vereniging, om hem/haar te vertegenwoordigen op een Algemene Vergadering en
in zijn/haar naam te stemmen op een dergelijke vergadering. Een gevolmachtigde mag niet meer dan
drie (3) volmachten bezitten voor dezelfde vergadering.
Ongeldige stemmen en onthoudingen worden niet meegeteld bij de stemming.
Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.
Punten die niet op de agenda staan, kunnen niet worden besproken.
Elke beslissing over het volgende wordt geldig aangenomen door een gekwalificeerde stemming, in
overeenstemming met artikel 13, op voorwaarde dat ten minste tachtig (80) Leden aanwezig of
vertegenwoordigd zijn in de Algemene Vergadering:
a.            wijziging van de Statuten;
b.            ontbinding van de Vereniging.
Als het vereiste quorum niet wordt bereikt, wordt een nieuwe vergadering bijeengeroepen die geldig
over dezelfde agenda beslist, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde Leden.
Beraadslagingen van de Algemene Vergadering kunnen plaatsvinden tijdens een fysieke
vergadering, via elektronische middelen of schriftelijk zoals bepaald door het Bestuursorgaan.
Er wordt gestemd door handopsteking, stembiljetten, elektronische middelen of het afroepen van
namen, tenzij de Algemene Vergadering anders beslist.
Afdeling 5. PLAATS VAN VERGADERING
Elke fysieke Algemene Vergadering van de Vereniging wordt gehouden op een plaats aangeduid
door het Bestuursorgaan.
Afdeling 6. NOTULEN
De beraadslagingen van een Algemene Vergadering worden vastgelegd in de door de Voorzitter
ondertekende notulen. De Voorzitter plaatst alle notulen op de website van de Vereniging en stuurt
een elektronische kopie naar alle Leden. Alle notulen worden bewaard in een register op de zetel van
de Vereniging, waar alle Leden ze kunnen inkijken en er een kopie van kunnen maken.
ARTIKEL 6. BESTUURSORGAAN
Afdeling 1. BEVOEGDHEDEN EN TAKEN
Het algemeen beheer van de eigendommen, fondsen en zaken van de Vereniging is de
verantwoordelijkheid van het Bestuursorgaan. het Bestuursorgaan is verantwoordelijk voor (niet-
limitatieve lijst):
a.            Het coördineren van de activiteiten van de Vereniging.
b.            Aanbevelingen doen voor wijzigingen in de samenstelling van het Bestuursorgaan.
c.            Het goedkeuren van wijzigingen van het Intern Reglement.
d.            Het opstellen van geauditeerde rekeningen die een overzicht geven van de activiteiten van
de Vereniging, waarbij dit overzicht beschikbaar wordt gesteld aan de leden van het Bestuursorgaan
binnen negentig (90) dagen na het afsluiten van elk begrotingsjaar.
e.            Het vaststellen van algemeen beleid en operationele procedures voor de Vereniging.
f.             Het opstellen van het strategieplan van de Vereniging en toezien op de uitvoering ervan.
g.            De financiële verslagen, budgetten en investeringen van de Vereniging voorbereiden.
h.            Het selecteren van een onafhankelijke accountant, commissaris, bankinstellingen en
beleggingsadviseurs voor de Vereniging.
i.             Het opzetten van Raden, commissies, werkgroepen en ad hoc taakgroepen waar nodig.
j.             Het benoemen en ontslaan van de Managers van de Vereniging, tenzij deze Statuten
anders bepalen.
k.            Het aanwijzen van de tijd en plaats van Algemene Vergaderingen van de Vereniging.
l.             Bepalen van de agenda van Algemene Vergaderingen.
m.          Elke andere bevoegdheid die door deze Statuten wordt verleend.
n.            De eindbeslissing nemen over kandidaten voor het Voorzitterschap en het Bestuursorgaan,
leden en voorzitters van Raden en Commissies, ontvangers van prijzen en onderscheidingen.
o.            Behandelen van alle overige zaken die niet door deze Statuten of de Wet aan een ander
orgaan zijn toegekend.
p.            Organiseren van elektronische stemprocedures voor besluiten van de Algemene
Vergadering als er geen fysieke vergadering wordt belegd.
q.            Het organiseren van de interne audit en interne controle van de Vereniging.
Afdeling 2. SAMENSTELLING
Het Bestuursorgaan is samengesteld uit Vertegenwoordigers benoemd door de Algemene
Vergadering, in overeenstemming met Artikel 5 Afdeling 4 van deze Statuten.
Het Bestuursorgaan bestaat uit maximaal vijftien (15) Vertegenwoordigers, waaronder de Voorzitter,
de Verkozen Voorzitter, de Voormalige Voorzitter en de Penningmeester.
Het Bestuursorgaan is bij voorkeur zodanig samengesteld dat van elke discipline binnen de
radiotherapie-oncologie, klinische oncologie en aanverwante disciplines ten minste één professional
in het Bestuursorgaan vertegenwoordigd is.
Alleen Leden kunnen worden benoemd als Vertegenwoordigers van het Bestuursorgaan.
De Voorzitter zit de vergaderingen van het Bestuursorgaan voor.
De Penningmeester wordt aangeduid door de Algemene Vergadering. Hij/zij is een
Vertegenwoordiger van het Bestuursorgaan en is verantwoordelijk voor de interne audit en interne
controle van de Vereniging.
Het Bestuursorgaan benoemt de Hoofdredacteuren, die lid zijn van de Wetenschappelijke Raad. Het
Bestuursorgaan delegeert aan de Hoofdredacteuren de verantwoordelijkheid voor de ESTRO-
tijdschriften.
Het Bestuursorgaan beveelt voorzitters aan voor de ESTRO-Raden, die door de Algemene
Vergadering worden benoemd en Vertegenwoordigers van het Bestuursorgaan worden.
Het Bestuursorgaan benoemt een Management Team dat ten minste bestaat uit de Chief Executive
Officer en minimaal twee (2) en maximaal vijf (5) andere managers. De Chief Executive Officer wordt
aangesteld door de Voorzitter op voorstel van de Voorzitter, de Verkozen Voorzitter, de Voormalig
Voorzitter en de Penningmeester; de andere managers worden aangesteld op voorstel van de Chief
Executive Officer. Het Management Team is verantwoordelijk voor het beheer van de dagelijkse
activiteiten van de Vereniging.
Afdeling 3. TERMIJN      
De Vertegenwoordigers, met uitzondering van de Voorzitter, de Penningmeester en de voorzitters
van de Raden, worden in principe verkozen voor een periode van drie (3) jaar, eenmaal
hernieuwbaar. Elke Vertegenwoordiger blijft in functie tot zijn/haar opvolger is aangeduid (na een
voorstel- en benoemingsprocedure) en zijn/haar taken opneemt.
De Voorzitter wordt benoemd door de Algemene Vergadering voor een periode van zes (6) jaar,
waarbij hij/zij de eerste twee (2) jaar de functie van Verkozen Voorzitter bekleedt, de volgende twee
(2) jaar de functie van Voorzitter bekleedt en de laatste twee (2) jaar de functie van Voormalig
Voorzitter bekleedt.
De Penningmeester wordt aangesteld door de Algemene Vergadering voor een periode van zes (6)
jaar, niet hernieuwbaar.
Afdeling 4. BEËINDIGING VAN HET BESTUURDERSMANDAAT
Een Vertegenwoordiger kan op elk moment ontslag nemen.
Een Vertegenwoordiger houdt op deel uit te maken van het Bestuursorgaan om een van de volgende
redenen:
a.            ontslag door de Algemene Vergadering in overeenstemming met artikel 5, Afdeling 4, dat
op elk moment kan plaatsvinden;
b.            beëindiging van zijn/haar mandaat;
c.            overlijden.
Afdeling 5. VERGADERINGEN
Het Bestuursorgaan houdt ten minste vier (4) reguliere vergaderingen per jaar. De vergaderingen
worden voorgezeten door de Voorzitter die de vergaderingen van het Bestuursorgaan bijeenroept. In
geval van afwezigheid van de Voorzitter kunnen de vergaderingen van het Bestuursorgaan worden
bijeengeroepen door de Verkozen Voorzitter of de Voormalig Voorzitter, op verzoek van tenminste
drie (3) Bestuurders.
De vergaderingen worden gehouden op de zetel van de Vereniging of op een andere plaats zoals
aangegeven in de oproepingen.
Beraadslagingen van het Bestuursorgaan kunnen plaatsvinden op een fysieke vergadering, via
elektronische middelen, telefonisch vergaderen of schriftelijk.
Een Vertegenwoordiger die deelneemt aan een vergadering van het Bestuursorgaan via
elektronische middelen of een conferentiegesprek wordt geacht persoonlijk aanwezig te zijn op de
vergadering en heeft dienovereenkomstig het recht om te stemmen en tot het quorum te worden
gerekend.
Afdeling 6. BIJEENROEPING
De Voorzitter stuurt minstens twintig (20) dagen voor de datum van de vergadering een e-mail naar
het laatst geregistreerde adres van elke Vertegenwoordiger. De ontwerpagenda zal kort daarna
worden verstuurd, zodat Vertegenwoordigers aanvullende punten kunnen voorstellen.
Afdeling 7. QUORUM EN STEMMING
De aanwezigheid in persoon of bij volmacht van ten minste vijftig procent (50%) van de
Vertegenwoordigers vormt een quorum voor de beraadslaging.
Het stemrecht van een Vertegenwoordiger kan bij volmacht worden verleend aan een andere
Vertegenwoordiger van het Bestuursorgaan. Een gevolmachtigde mag slechts één volmacht hebben
voor dezelfde vergadering.
In geval van een schriftelijke of elektronische stemming dienen de Vertegenwoordigers hun stembiljet
in bij het ESTRO-bureau. Op het voor het tellen van de stemmen vastgestelde tijdstip opent de
Voorzitter de stembiljetten, onderzoekt deze en deelt de uitslag schriftelijk mede aan de
Vertegenwoordigers.
Het Bestuursorgaan stemt door middel van een open telling of, op verzoek van een
Vertegenwoordiger of een gevolmachtigde van een Vertegenwoordiger, door middel van een
geheime stemming en de resultaten worden getabelleerd en gerapporteerd door de Voorzitter.
Elke beslissing van het Bestuursorgaan wordt genomen bij gewone meerderheid van de stemmen
van de aanwezige of vertegenwoordigde Vertegenwoordigers, en in geval van onthouding van een of
meer onder hen, bij meerderheid van de andere Vertegenwoordigers. Bij staking van stemmen is de
stem van de Voorzitter doorslaggevend.
Afdeling 8. VERTEGENWOORDIGING
De Vereniging wordt geldig vertegenwoordigd tegenover derden, voor de rechtbanken en in officiële
akten, met inbegrip van deze waarvoor de tussenkomst van een ambtenaar of een notaris vereist is,
door twee van de volgende personen die gezamenlijk handelen: de Voorzitter, de Verkozen
Voorzitter, de Voormalig Voorzitter of de Penningmeester.
Voor het dagelijks bestuur wordt de Vereniging echter ook geldig vertegenwoordigd door de Chief
Executive Officer of het Management Team, elk van hen individueel handelend, met
delegatiebevoegdheid.
Afdeling 9. JAARVERSLAG
Het Bestuursorgaan geeft opdracht tot het opstellen van een gecontroleerd jaarverslag over de
activiteiten en verrichtingen van de Vereniging. Dit verslag zal alle pertinente en relevante financiële
gegevens bevatten met betrekking tot activiteiten in het verleden en plannen voor het volgende jaar.
Afdeling 10. VERGOEDING
Vertegenwoordigers ontvangen geen vergoeding voor hun diensten in het Bestuursorgaan, tenzij de
Algemene Vergadering anders beslist.
Het Bestuursorgaan kan een Vergoedingspanel oprichten om de vergoedingen voor specifieke
functies te beoordelen en aanbevelingen te doen aan het Bestuursorgaan en de Algemene
Vergadering.
Afdeling 11. NOTULEN
De besluiten van het Bestuursorgaan worden vastgelegd in notulen die door de Voorzitter worden
goedgekeurd. Alle Vertegenwoordigers van het Bestuursorgaan ontvangen hiervan een elektronische
kopie.
Alle notulen worden bewaard in een register op de maatschappelijke zetel van de Vereniging waar
alle Leden inzage in hebben en een kopie van kunnen maken.
ARTIKEL 7. VERTEGENWOORDIGERS MET EEN LEIDINGGEVENDE FUNCTIE
Afdeling 1. VERTEGENWOORDIGERS MET EEN LEIDINGGEVENDE FUNCTIE
De Vertegenwoordigers met een Leidinggevende Functie in de Vereniging zijn de Voorzitter, de
Verkozen Voorzitter, de Voormalig Voorzitter en de Penningmeester.
Elke Vertegenwoordiger met een Leidinggevende Functie blijft in functie tot zijn/haar opvolger naar
behoren is verkozen en de taken van de functie heeft overgenomen.
Afdeling 2. TAKEN VAN VERTEGENWOORDIGERS MET EEN LEIDINGGEVENDE FUNCTIE
De Voorzitter wordt aangesteld door de Algemene Vergadering; hij/zij zal de Algemene Vergadering
en alle vergaderingen van het Bestuursorgaan voorzitten en is verantwoordelijk om ervoor te zorgen
dat het beleid aangenomen door de Algemene Vergadering en het Bestuursorgaan wordt uitgevoerd
binnen de Vereniging.
Daarnaast heeft de Voorzitter de bevoegdheden die in andere afdelingen van deze Statuten of het
Intern Reglement worden beschreven.
De Penningmeester heeft de bevoegdheden zoals beschreven in andere afdelingen van deze
Statuten of het Intern Reglement.
Afdeling 3. VERGOEDING
Het Bestuursorgaan kan de betaling van een redelijke vergoeding voor hun diensten toestaan aan de
Vertegenwoordigers met een Leidinggevende Functie van de Vereniging.
Het Bestuursorgaan kan een Vergoedingspanel oprichten om de vergoedingen voor specifieke
functies te beoordelen en aanbevelingen te doen aan het Bestuursorgaan en de Algemene
Vergadering.
Tenzij anders bepaald in deze Statuten, kunnen Vertegenwoordigers met een Leidinggevende
Functie tewerkgesteld worden door de Vereniging aan contractuele voorwaarden zoals bepaald door
het Bestuursorgaan, hetzij als werknemers of als consultants.
ARTIKEL 8. SPECIFIEKE RADEN
Het Bestuursorgaan zal de Raden vormen die nodig worden geacht om specifieke taken of projecten
te beheren of om de nodige adviesdiensten te verlenen. Er komt een Beroepen- en
Partnerschapsraad, een Wetenschappelijke Raad en een Onderwijsraad.
Elke Vertegenwoordiger uit het Bestuursorgaan kan lid zijn van een (1) van deze drie (3) raden. De
Voorzitters van elke Raad fungeren als Vertegenwoordigers van de Raad.
Het Bestuursorgaan kan zijn dagelijkse bevoegdheden, met uitzondering van strategische
beslissingen, delegeren aan de Beroepen- en Partnerschapsraad, de Wetenschappelijke Raad en de
Onderwijsraad - afhankelijk van het onderwerp dat aan bod komt - die de strategie en de
budgetuitvoering opvolgen zoals beslist door het Bestuursorgaan.
ARTIKEL 9. INTERN REGLEMENT
Het Intern Reglement van de Vereniging wordt opgesteld en gewijzigd, al naargelang het geval, door
het Bestuursorgaan en meegedeeld aan de Algemene Vergadering.
ARTIKEL 10. PERSONEEL VAN DE VERENIGING
De Vereniging kan voltijdse en deeltijdse personeelsleden, specialisten en consulenten of andere
externe diensten aanwerven als dat nodig is om haar functies en verplichtingen uit te voeren. Het
personeel staat onder het onmiddellijke of gedelegeerde toezicht en leiding van de Voorzitter, die de
volledige autoriteit en verantwoordelijkheid heeft voor de organisatie en het beheer van het
personeel.
ARTIKEL 11. LOGO'S, HANDELSMERKEN, ANDERE INDICATIES
De Vereniging heeft het alleenrecht om het gebruik van haar logo, handelsmerken of andere
aanduidingen, zoals zij geschikt en gepast acht, aan te nemen en volledig te controleren.
Het Bestuursorgaan kan het gebruik van het Logo door elk Lid of Toegetreden Lid goedkeuren om
zichzelf te identificeren als deel van de Vereniging op voorwaarde echter dat het logo alleen mag
worden gebruikt door Leden of Toegetreden Leden om hun Lidmaatschap van de Vereniging aan te
duiden in correspondentie, reclamemateriaal, publicaties of gelijkaardige activiteiten, waar het
gebruik uitsluitend en rechtstreeks verband houdt met de uitoefening van de professionele
activiteiten of het bedrijf van het Lid of Toegetreden Lid. Behoudens toestemming van het
Bestuursorgaan mag het Logo niet worden gebruikt door een Lid of een Toegetreden Lid voor
productidentificatiedoeleinden, in normalisatie- of certificeringsprogramma's of voor soortgelijke
toepassingen. Verder mag het Logo op geen enkele wijze worden gebruikt om te impliceren dat de
Vereniging een politieke kandidaat of zaak goedkeurt, onderschrijft of sponsort.
ARTIKEL 12 STATUTENWIJZIGING - ONTBINDING
Deze Statuten kunnen gewijzigd, herroepen of aangepast worden, geheel of gedeeltelijk, door een
driekwart (3/4) meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde Leden op elke behoorlijk
opgeroepen en georganiseerde Algemene Vergadering van de Vereniging, op voorwaarde dat
tachtig (80) Leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
Als het vereiste quorum niet wordt bereikt, wordt een nieuwe vergadering bijeengeroepen die geldig
over dezelfde agenda beslist, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde Leden.
In de gevallen waarin over wijzigingen van de Statuten elektronisch wordt gestemd, sturen de
stemgerechtigden de stembiljetten terug naar de Voorzitter, aan de zetel van de Vereniging. Op het
tijdstip vastgesteld voor het tellen van de stemmen, opent de Voorzitter de stembiljetten, onderzoekt
ze en deelt de resultaten schriftelijk mee aan de Leden.
Deze procedure is ook van toepassing op de ontbinding van de Vereniging, gezien het feit dat de
beslissing om de Vereniging te ontbinden altijd de goedkeuring vereist van 2 (twee) Algemene
Vergaderingen. De tweede Algemene Vergadering benoemt een of meer vereffenaars en bepaalt
welke bevoegdheden aan hen worden toegekend.
Bij ontbinding van de Vereniging, en na betaling van alle schulden en verplichtingen van welke aard
ook van de Vereniging, worden de overblijvende fondsen, beleggingen en andere activa van de
Vereniging verdeeld door de vereffenaar in overeenstemming met het besluit van de Algemene
Vergadering met betrekking tot de toewijzing van dergelijke activa. De verdeling van de overblijvende
activa van de Vereniging, naargelang het geval, heeft geen winstoogmerk, in overeenstemming met
de bepalingen van de Wet.
ARTIKEL 13. AANSPRAKELIJKHEID
Afdeling 1. BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID VAN LEDEN EN TOEGETREDEN LEDEN
Leden en Toegetreden Leden zijn enkel gehouden tot het betalen van de jaarlijkse bijdragen zoals
vastgesteld door het Bestuursorgaan van de Vereniging en zijn op geen enkele manier
verantwoordelijk voor vorderingen tegen de Vereniging.
ARTIKEL 14 AANVULLENDE WETTELIJKE BEPALING
Voor alle andere kwesties die niet in deze Statuten zijn geregeld, wordt verwezen naar de bepalingen
van het WVV en de uitvoeringsbesluiten daarvan.
Elk conflict dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Statuten wordt beheerst door en
geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgisch recht en valt onder de exclusieve bevoegdheid
van de Brusselse rechtbanken.".
De nieuwe tekst van de statuten in het Engels luidt als volgt:
(…)
TWEEDE BESLISSING: Volmacht voor de coördinatie.
(…)
DERDE BESLISSING: Machten aan het bestuursorgaan.
(…)
VIERDE BESLISSING: Volmacht voor de formaliteiten.
De vergadering verleent bijzondere volmacht aan Xanne Holvoet, en iedere andere advocaat van het
advocatenkantoor "impact advocaten CV", met kantoren te Philipssite 5, 3001 Leuven en
Congresstraat 35, 1000 Brussel, elk alleen handelend en met de bevoegdheid tot indeplaatsstelling,
teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de
inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en,
desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
(…)
VOOR GELIJKVORMIG UITTREKSEL.
(Tegelijk met dit uittreksel werden neergelegd :  een uitgifte van het proces-verbaal, een
aanwezigheidslijst, de gecoördineerde tekst van statuten)
 
Uitgereikt vóór registratie in toepassing van artikel 173, 1°bis van het Wetboek van registratierechten.
 
Tim CARNEWAL
Notaris