N° d'entreprise : 0866143583
Nom
(en entier) : ASSOCIATION INTERNATIONALE DES PALAIS DE CONGRES
(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue du Luxembourg 22-24
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Ce jour, le vingt-trois novembre deux mille vingt-deux.
(…)
Devant Peter VAN MELKEBEKE, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la
société "Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S’EST REUNIE
L’assemblée générale extraordinaire de l’association internationale sans but lucratif "Association
Internationale des Palais de Congrès", en anglais "International Association of Congress Centres",
en abrégé "AIPC", ayant son siège à 1000 Bruxelles, Rue du Luxembourg 22-24, ci-après
dénommée l’"Association" ou "AIPC".
(…)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION: Refonte des statuts.
L'assemblée décide de refondre les statuts de l'Association afin de modifier entre autres les règles
relatives à la tenue et au mode de décision de l'assemblée générale et la représentation externe de l’
Association et afin de mettre les statuts en conformité avec le Code des sociétés et des associations.
(…)
DEUXIEME RESOLUTION: Adoption d'un nouveau texte des statuts.
L'assemblée décide d’adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en concordance avec
les résolutions prises.
Le nouveau texte des statuts est rédigé en français comme suit :
""SECTION I : L'ASSOCIATION SANS BUT LUCRATIF
1.   NOM, STATUT JURIDIQUE ET SIÈGE SOCIAL
1.1. L'Association doit être connue sous le nom d'Association Internationale des Palais de Congrès
AISBL (International Association of Congress Centres) et peut utiliser l'abréviation AIPC (ci-après
"l'Association").
1.2. L'Association est constituée sous la forme d'une Association sans but lucratif de droit belge
(Association Internationale sans but lucratif).
1.3. Le siège légal de l'Association est situé dans la Région de Bruxelles-Capitale. Le siège légal de
l'Association peut être transféré en tout autre lieu en Belgique par décision du conseil
d'administration, à condition que ledit transfert n'implique pas un changement de la langue des
statuts conformément aux dispositions légales régissant l'utilisation des langues officielles en
Belgique.
Si le transfert du siège social de l'Association implique un changement de la langue des statuts
conformément aux dispositions légales régissant l'usage des langues officielles en Belgique, seule
l'Assemblée Générale sera compétente pour décider du transfert du siège social de l'Association,
selon le quota de présence et la majorité des voix qui sont stipulées dans les statuts.
2.   DURÉE
Volet B
L'Association est constituée pour une durée indéterminée.
3.   BUT, OBJECTIFS ET ACTIVITÉS
3.1. L’Association est dénuée de tout esprit de lucre et a pour objet pédagogique et scientifique :
•    d'établir des contacts étroits entre les membres et le monde des congrès
•    d'échanger des informations et de confronter les expériences vécues sur le terrain
•    d’entreprendre l’analyse de problèmes techniques, économiques ou de marketing et de fournir
des études à ce propos
•    d'étudier les tendances actuelles et futures du marché des congrès
•    des développer des programmes de formation adaptés à la profession et destines aux dirigeants
et cadres de différents niveaux
•    de permettre une plus large appréhension de l'industrie des congrès internationaux.
3.2. L'Association a également comme objectif de promouvoir et de développer et d’améliorer le
management professionnel des Palais de Congrès, et de rassembler les directeurs et les cadres des
meilleurs Palais de congrès du monde afin d'élever le niveau d'excellence des membres dans les
domaines de :
•    Gestion/exploitation des Palais de Congrès
•    Finance
•    Technologie (construction et équipement)
•    Organisation/formation du personnel
•    Marketing
•    Relations avec les clients.
3.3. La représentation et la défense des intérêts des membres sont d'une importance secondaire et
ne doivent pas entrer en conflit avec les objectifs éducatifs et scientifiques.
SECTION II : ADHÉSION À L'ASSOCIATION
4.   CONDITIONS D'ADHÉSION
4.1. DÉFINITION ET CONDITION
Un membre de l'Association est un centre de congrès qui est une personnes morale, créée
conformément à la législation de son pays et qui répond aux critères définis dans les "Critères d’
adhésion des centres de congrès de l’AIPC".
L'Association doit en tout temps compter au moins deux membres.
Un centre membre tel que défini ci-dessus est constitutionnellement représenté au sein de
l'Association par un senior manager désigné par le membre comme Représentant AIPC.
Les Représentants AIPC ont le droit d'être tenus informés et notifies des activités par le conseil
d'administration de l'Association et sont à leur tour chargés de de représenter leur centre et sa
participation aux activités de l'Association, comme indiqué dans les présents statuts.
Nonobstant le rôle formel et les responsabilités du Représentant AIPC envers l'Association, tout
Membre du personnel d'un Centre membre AIPC, qu'il s’agisse d’un employé direct ou d’une
personne sous contrat exclusive avec le Centre de Congrès, est considéré adhérent et a le droit de
participer à l’ensemble des activités du programme AIPC, pour autant qu’il remplisse les critères de
participation définis pour ces activités.
4.2. DROITS ET OBLIGATIONS
Chaque membre a droit de :
•    Participer et voter à l'Assemblée Générale, chacun disposant d'une voix délibérative par membre;
•    Demander la convocation d’une Assemblée Générale extraordinaire ;
•    Proposer des candidats pour le conseil d'administration ;
•    Participer aux activités de l'Association, y compris la rédaction de documents de position, de
guides et la participation à des groupes de travail et des comités ;
•    Utiliser le logo et l'identité de l'association.
Chaque membre s'engage à :
•    Payer sa cotisation annuelle conformément aux conditions énoncées ;
•    Nommer un représentant qui sera le principal contact et fera le lien entre l'Association et le
membre. En outre, chaque membre peut nommer un deuxième représentant suppléant ;
•    Promouvoir l'association et ses activités à l'extérieur et au sein de leur propre Centre ;
•    Respecter les dispositions des statuts et du règlement d’ordre intérieur
•    Participer pleinement aux programmes et activités de l'Association afin d’atteindre ses objectifs et
la mission générale de l'Association tels que décrits à l'article 3
•    Respecter le "Code de conduite des Membres" qui stipule que le soutien mutuel et le respect,
entre les Membres constituent une condition de leur adhésion
4.3. REGISTRE DES MEMBRES
L'Association tient un registre de tous les membres ("le registre") au siège social de l'Association. Ce
registre contient les informations suivantes sur chaque organisation membre, contributeur et
supporter le cas échéant:
•    le nom légal,
Volet B
•    le numéro d’entreprise et la forme juridique
•    l'adresse officielle
En outre, toutes les décisions concernant l'admission, la démission ou l'exclusion d'un membre sont
inscrites au registre. Le conseil d'administration peut décider que le registre sera tenu sous forme
électronique.
Par leur admission, les membres adhèrent aux statuts, au règlement d’ordre intérieur ainsi qu'aux
décisions prises par l'Association.
5.   ADMISSION
La candidature d'un nouveau Membre potentiel doit être soumise pour examen par écrit au conseil
d'administration pour examen. L'approbation de la demande relève exclusivement de l’appréciation
du conseil d'administration, sur la base de l’évaluation du respect, par le Membre potentiel, des
critères définis dans la procédure de demande d'adhésion à l'AIPC et de l’intérêt qu’il manifeste à
poursuivre et soutenir les objectifs de l'AIPC. La procédure de demande d'adhésion peut être
précisée dans le règlement d’ordre intérieur de l'Association.
6.   LES COTISATIONS DES MEMBRES
Afin que l'Association puisse poursuivre son but, ses objectifs et mener à bien ses activités, tous les
membres sont tenus de payer une cotisation annuelle. Les modalités de paiement peuvent être
précisées dans le règlement d’ordre intérieur.
Le montant de la cotisation - ainsi que ses modalités - est proposé annuellement pour l'année
suivante par le Conseil d'administration et approuvé par l'Assemblée générale. Le montant et les
modalités sont publiés dans le procès-verbal de la réunion et peuvent être précisés dans le
règlement d’ordre intérieur.
 Chaque membre de l'Association n'est redevable que du montant équivalent à ses cotisations et
n'encourt aucune responsabilité quant aux engagements, obligations et dettes contractés par ou au
nom de l'Association.
7.   LA CESSATION DE L'ADHÉSION
7.1. DÉMISSION
Les membres doivent soumettre une notification écrite de leur démission au Conseil d'administration
au moins trois (3) mois avant la fin de l'année civile afin de mettre fin à leur engagement avec
l'Association à la fin de cette même année civile. Si la lettre de démission n'est pas présentée
conformément à ces conditions, la démission demandée n'entre en vigueur qu'à la fin de l'année
civile suivante et la cotisation annuelle complète pour l'année suivante est due.
La qualité de membre se perd automatiquement par décès ou, s'il s'agit d'une personne morale, par
sa dissolution, sa fusion, sa scission, sa nullité ou sa faillite.
7.2. SUSPENSION ET RÉSILIATION
L'Assemblée Générale peut suspendre ou mettre fin à l'adhésion d'un membre pour l'un des motifs
suivants :
•    Pour violation des statuts, du règlement d’ordre intérieur ou d'une résolution de l'Assemblée
générale ou du Conseil d'administration
•    Pour avoir agi d'une manière préjudiciable à la réputation de l'Association, contraire à son but et à
ses objectifs tels que décrits à l'article 3 ou contre ses intérêts ou ceux de ses membres
•    Lorsqu'un membre se trouve dans une situation d'administration judiciaire, de faillite, de
réorganisation judiciaire, de dissolution ou de liquidation, ou est soumis à une procédure
d'insolvabilité de nature similaire en vertu des lois d'une juridiction quelconque
•    Pour défaut de paiement des cotisations après un rappel officiel resté sans suite pendant plus de
soixante (60) jours calendaires.
Les membres qui sont considérés comme candidats à la suspension ou à l'expulsion doivent être
informés et doivent avoir la possibilité de représenter leur point de vue à l'Assemblée générale. La
décision de l'Assemblée générale ne sera validée que si les deux tiers des membres sont présents
ou représentés à la réunion concernée et si les deux tiers des membres présents ou représentés
approuvent la décision. Les votes blancs et les abstentions ne sont pas pris en compte. Les critères
et les procédures peuvent être définis plus en détail dans le règlement d’ordre intérieur de
l'Association.
Sauf accord contraire de l'Assemblée générale, tout membre qui voit son engagement résilié par
démission, suspension ou résiliation n'a aucun droit sur les biens intellectuels ou physiques de
l'Association, ni sur le remboursement des cotisations et autres contributions déjà versées.
SECTION III : ORGANISATION DE L'ASSOCIATION
8.   STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Les organes constitutifs de l'Association sont l'Assemblée générale et le conseil d'administration.
La gestion, le fonctionnement et l'administration de l'Association sont soutenus par les organes
suivants :
•    Comité exécutif
•    Directeur général
Volet B
•    Secrétariat
•    Conseil d’administration
D'autres organes permanents ou temporaires, tels que des groupes de travail, des groupes d'étude
ou des comités, peuvent être nommés par le Conseil et peuvent être définis plus en détail dans le
règlement d’ordre intérieur.
9.   ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
9.1. POUVOIR, RÔLE ET RESPONSABILITÉS
L'Assemblée générale est la plus haute autorité de l'Association, son organe de décision et
d'élaboration des politiques. Elle doit notamment
•    Décider de la composition du conseil d'administration ainsi que de la rémunération des membres
du conseil d'administration, le cas échéant
•    Donner décharge au conseil d’administration et aux autres organes responsables
•    Révoquer tout membre du Conseil d’administration
•    Approuver les comptes annuels de l’année écoulée
•    Approuver le budget annuel pour l’année fiscale suivante
•    Approuver les cotisations et les conditions d’adhésion des membres
•    Nommer des auditeurs si nécessaire
•    Décider de la suspension et de l'exclusion des membres
•    Décider des modifications des statuts, à l'exception de tout changement du siège social qui peut
être approuvé conformément à la disposition de l'article 1.3
•    Décider de la dissolution de l'Association
•    Effectuer ou accepter une donation
•    Décider d'engager des poursuites judiciaires contre les directeurs ou les auditeurs, le cas
échéant, au nom de l'Association
•    Décider de tout autre acte soumis à la compétence de l'Assemblée générale en vertu des statuts
ou de la loi
9.2. COMPOSITION
L'Assemblée générale est composée de tous les membres de l'Association. Chaque membre doit
nommer un représentant officiel au Secrétariat, qui est officiellement habilité à voter au nom de
l'Organisation au plus tard 2 semaines avant l'Assemblée Générale
Le Directeur général et le secrétariat ont le droit d'assister à l'Assemblée générale en tant
qu'observateurs et de faire entendre leur avis sur toutes les questions de vote à titre consultatif. Le
conseil d'administration peut inviter des experts externes pour fournir des informations et des
conseils.
9.3. PROCÉDURES
9.3.1.    Convocation et ordre du jour
L'Assemblée générale de l'Association se réunit au moins une fois par an avant la fin du mois de juin,
sur convocation du Président, au moins un mois à l'avance, avec le projet d'ordre du jour, le lieu, la
date et l'heure de l'Assemblée générale.
Les membres peuvent proposer des modifications ou des adjonctions à l'ordre du jour. Ces
propositions devront être formulées par écrit au moins 10 jours avant la date de l'Assemblée
générale. L'ordre du jour définitif sera approuvé par l'Assemblée générale dès son ouverture.
Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le conseil d'administration ou à la
demande écrite d'un cinquième des membres. Le conseil d'administration est alors tenu de donner
suite à cette demande dans un délai de trois mois.
Les réunions de l'Assemblée générale ou de l'Assemblée générale extraordinaire peuvent se tenir
sous forme physique, ou par des moyens de communication électroniques (par exemple, audio-
/vidéoconférence), à condition que la forme de la réunion soit annoncée dans le délai de convocation
défini.
L'assemblée générale peut prendre, à l'unanimité et par écrit, toutes les décisions qui relèvent de ses
compétences, à l'exception de la modification des statuts.
9.3.2.    Présidence et procès-verbal
L'Assemblée générale est présidée par le Président ou, en son absence, par un autre membre du
Comité exécutif ou le directeur général.
Un procès-verbal est rédigé pour chaque réunion, qui énumère les résolutions de l'Assemblée
générale. Il doit être signé par le président de la réunion. Les procès-verbaux sont mis à la
disposition de tous les membres. Les procès-verbaux sont classés dans un registre conservé au
Secrétariat et sont mis à la disposition de tous les membres qui en demandent la lecture. Toutes les
décisions concernant les statuts et leurs modifications, la nomination ou la cessation des mandats,
leurs représentants, les mandats liés à la gestion journalière, et toute autre représentation légale
envers des tiers, doivent être déposées auprès des autorités belges compétentes dans les délais
prévus par la loi belge.
9.4. PRISE DE DÉCISION
Volet B
9.4.1.    Quorum
Les décisions prises par l'Assemblée générale sont valables lorsque au moins un tiers des membres
ayant le droit de vote sont présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint, une nouvelle
Assemblée générale sera convoquée dans un délai de 2 mois sans condition de quorum.
 9.4.2.   Procurations
Les membres qui ne participent pas à l’Assemblée générale peuvent s’y faire représenter par un
autre membre qui présentera une procuration écrite lui conférant ce droit. Aucun membre ne pourra
disposer de plus de deux procurations, sauf décision contraire de l'Assemblée Générale. Le
Secrétariat doit être informé par écrit de toutes les procurations au plus tard 1 jour calendrier avant
l'Assemblée générale.
9.4.3.    Vote
Seuls les membres ayant acquitté leur cotisation ont le droit de vote à l'Assemblée générale. Chaque
membre ne dispose que d'une seule voix délibérative à l'Assemblée générale.
Tout membre qui fait l'objet d'une résolution de l'Assemblée générale visant à suspendre ou à mettre
fin à son adhésion à l'Association n'a pas le droit de voter sur cette résolution lors de cette réunion
de l'Assemblée générale.
Les décisions sont adoptées à la majorité simple des voix présentes ou représentées, sauf dans les
cas suivants:
•    Dissolution de l'Association et modification du but de l'Association (comme indiqué à l'article 3), la
décision devant être prise avec un quorum de 2/3 des membres présents ou représentés, et une
majorité qualifiée de 4/5ème des membres présents ou représentés.
•    La modification des présents statuts et l'exclusion de membres requièrent toutes deux un quorum
de 2/3 des membres présents ou représentés et une majorité qualifiée de 2/3 des membres présents
ou représentés. Les votes blancs et les abstentions ne sont pas pris en compte.
En cas d'égalité, le Président - agissant en toute indépendance et dans le seul intérêt de
l'Association - aura une voix prépondérante.
Les décisions adoptées par l'Assemblée générale sont consignées dans un registre signé par le
président et envoyé aux membres.
10.  CONSEIL D'ADMINISTRATION
10.1.     POUVOIR ET RESPONSABILITÉ
Conformément au règlement d’ordre intérieur, le conseil d'administration est responsable de la
direction générale de l'Association et prend toutes décisions utiles à la réalisation des buts de
l'Association, dans l’intérêt suprême des membres, notamment en recommandant des stratégies et
des programmes destinés à promouvoir les objectifs de l'Association. Le conseil d’administration
alloue les ressources, notamment financières, et gère les ressources humaines nécessaires pour
mener à bien les tâches administratives et les activités des programmes. Il dispose de tous les
pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés par la loi ou (le cas échéant) par les statuts à
l'Assemblée générale.
Plus précisément, le conseil d'administration devra :
•    Établir des orientations stratégiques, des objectifs financiers et toute autre directive pour la
gestion interne de l'Association
•    Lancer des activités supplémentaires conformes aux objectifs de l'Association
•    Superviser la mise en œuvre de toutes les activités de l'Association
•    Superviser le budget global
•    Adopter le règlement d’ordre intérieur de l'Association après consultation des membres
•    Examiner et approuver les demandes d'adhésion
•    Nommer, superviser et diriger le travail
o    du secrétariat ;
o    du Directeur général
o    des Comités, groupes de travail ou task forces
•    Rédiger, pour décision par l'Assemblée générale, des informations et des recommandations
concernant :
•    les comptes annuels et le budget annuel
•    les rapports d'activité et les plans de travail annuels
•    les cotisations et conditions d'adhésion
•    l'admission, la suspension et l'exclusion des membres
•    les modifications des statuts
•    Décider des mesures à prendre en cas de faits graves menaçant la continuité de l'association
Si le conseil d'administration le juge nécessaire, il peut prévoir une dépense extraordinaire qui sera
soumise à l'Assemblée générale pour approbation. Si l’urgence l’exige, cette approbation peut être
obtenue par courrier électronique, la majorité des deux tiers étant alors requise. La dépense
extraordinaire doit être répartie de manière égale entre les membres.
Les administrateurs ne sont pas personnellement liés par les obligations de l'Association. Leur
Volet B
responsabilité est limitée à l'exécution des tâches qui leur sont confiées et aux fautes commises dans
l'exercice (ou la non-exécution) de leurs fonctions et tâches.
10.2.     COMPOSITION ET ÉLECTION
Le conseil d'administration est composé d'un minimum de trois et d'un maximum de sept
administrateurs, sauf s'il n'y a que deux membres, auquel cas l'Assemblée générale peut nommer
seulement deux administrateurs. Chaque administrateur est une personne physique choisie parmi
les directeurs, employés, actionnaires ou membres d’un Membre AIPC.
Chaque administrateur a le même droit de vote.
Les membres du conseil d’administration sont élus pour un mandat de deux ans par l'Assemblée
générale à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés. Un administrateur est
rééligible pour un mandat supplémentaire dans la même fonction.
Un aperçu plus détaillé des procédures d'élection, ainsi que des rôles et responsabilités du conseil
d'administration, peut être inclus dans le règlement d’ordre intérieur de l'Association.
Le mandat d'un administrateur peut être révoqué à tout moment par l'Assemblée générale à la
majorité simple des voix des membres présents ou représentés. Chaque administrateur peut
démissionner en adressant une notification écrite au Président de l'Association ou - en cas de
démission du Président - au conseil d'administration. Après sa démission, l'administrateur reste
membre du conseil d'administration jusqu'à ce qu'il soit remplacé.
Si le mandat d'un administrateur prend fin avant son terme, pour quelque raison que ce soit, le
conseil d'administration peut librement nommer (par cooptation) un nouvel administrateur pour le
reste du mandat, à condition que l'administrateur nommé (par cooptation) remplisse les critères de
composition du conseil d'administration. La première réunion de l'Assemblée générale qui suit la
cooptation confirme le mandat de l'administrateur nommé (par cooptation). Si le mandat de
l'administrateur nommé (par cooptation) est confirmé par l'Assemblée générale, ledit administrateur
achève le mandat de l'administrateur remplacé, sauf si l'Assemblée générale en décide autrement. Si
le mandat de l'administrateur nommé (par cooptation) n'est pas confirmé par l'Assemblée générale,
le mandat dudit administrateur prendra fin immédiatement après la réunion de l'Assemblée générale,
sans préjudice de la régularité de la composition du conseil d'administration jusqu'à cette date.
En cas de cessation du mandat d'un administrateur pour quelque raison que ce soit, celui-ci ne peut
prétendre à aucune indemnisation de l'Association ou de son patrimoine, sans préjudice des
dispositions obligatoires du droit du travail et des dispositions de la convention de services, le cas
échéant.
Les administrateurs exercent leur mandat sans aucune rémunération. Ils peuvent être remboursés
des frais engagés au profit de l'Association. Si une telle procédure est convenue, elle sera définie
plus en détail dans le règlement d’ordre intérieur de l'Association.
10.3.     CONVOCATION ET ORDRE DU JOUR
Le conseil d'administration se réunit au moins trois fois par an. Une invitation officielle sera envoyée
par le Président ou en son nom à tous les administrateurs sous forme écrite au moins 5 jours
ouvrables avant la date de la réunion. Cette invitation comprendra le projet d'ordre du jour, les
conseillers invités, le lieu/la forme de la réunion, la date et l'heure de la réunion du conseil
d'administration.
Un ou plusieurs représentants du Secrétariat ont le droit d'y assister en tant qu'observateurs. À
moins qu'un administrateur ne s'y oppose, d'autres personnes peuvent également être invitées à
participer en tant que conseillers sur des points spécifiques de l'ordre du jour. Ni les observateurs ni
les conseillers n'ont le droit de vote.
Les réunions peuvent se tenir physiquement, par des moyens de communication électroniques (par
exemple, audio-/vidéoconférence), ou par procédure écrite, à condition que le format de la réunion
soit annoncé dans l'invitation qui convoque la réunion.
10.4.     PRÉSIDENCE ET PROCÈS-VERBAL
Le conseil d'administration est présidé par le Président ou, en son absence, par un administrateur qui
est désigné d'un commun accord par le conseil d'administration.
Les résolutions prises par le conseil d'administration sont enregistrées et diffusées sous forme de
procès-verbaux à tous les administrateurs et participants aux réunions. Si des modifications sont
demandées, une version actualisée est diffusée pour approbation. Si aucune modification n'est
demandée par les administrateurs après un (1) mois, la décision décrite dans le procès-verbal est
considérée comme ratifiée. Le procès-verbal est alors considéré comme formellement approuvé par
le conseil d'administration et conservé dans un registre par le secrétariat et mis à la disposition des
membres.
10.5.     PRISE DE DÉCISION ET QUORUM
Les décisions prises par le conseil d'administration sont valables lorsque au moins un tiers des
administrateurs est présent ou représenté à la réunion du conseil d'administration, ce qui constitue
un quorum. Les décisions sont adoptées par un vote à la majorité simple des administrateurs
présents ou représentés. Le Président - agissant en toute indépendance et dans le seul intérêt de
Volet B
l'Association - a une voix prépondérante en cas de partage des voix.
Tout administrateur empêché peut donner une procuration à un autre administrateur. Un
administrateur ne peut détenir qu'une seule procuration.
11.  COMITÉ EXÉCUTIF
11.1. RÔLE
Le comité exécutif peut exercer les pouvoirs attribués au conseil d'administration dans le cas où une
résolution urgente est nécessaire avant qu'une réunion du conseil d'administration puisse être
convoquée.
Il est chargé de prendre des décisions provisoires en matière de programmes et de finances au nom
du conseil d'administration afin de faciliter les activités de gestion en cours et de rendre compte de
ces décisions au conseil d'administration dans son ensemble.
Comme les administrateurs, les membres du comité exécutif exercent leur mandat sans aucune
rémunération. Ils peuvent être remboursés des frais engagés au profit de l'Association.
11.1.     NOMINATION ET COMPOSITION
Le comité exécutif est nommé par l'Assemblée générale parmi les administrateurs siégeant au
conseil d'administration. Le comité exécutif du conseil d'administration se compose d'un Président de
l'Association, d'un Vice-Président et d'un Trésorier. Si le conseil d'administration n'est composé que
de deux administrateurs, le comité exécutif est composé d’un Président et d'un Vice-Président.
Président : Le Président est le premier représentant de l'Association ; il s'engage à diriger
l'organisation dans les limites fixées par l'Assemblée Générale. Le Président préside les réunions du
conseil d'administration, du comité exécutif et des Assemblées générales. Il est compètent pour
signer les actes qui engagent l’Association.
Vice-Président :  En cas d'absence ou d'incapacité du Président à remplir ses fonctions, le Vice-
Président assume les responsabilités du Président telles qu'elles sont décrites ci-dessus.
Trésorier : Le Trésorier gère les finances de l'Association, y compris son budget, ses comptes et ses
procédures. Son rôle consiste notamment à conseiller le conseil d'administration sur la stratégie
financière et la collecte de fonds. Il assume ce rôle à partir de la date du 1er janvier suivant son
élection afin de faire coïncider ses responsabilités avec l'exercice financier de l'Association.
Le comité exécutif est chargé de veiller à la bonne gouvernance de l'Association et de ses réunions
officielles, conformément à ses statuts et à son règlement d’ordre intérieur. Son rôle consiste
notamment à s'assurer que les registres de l'Association sont créés et tenus conformément à la loi
belge, aux présents statuts et au règlement d’ordre intérieur de l'Association.
Un aperçu plus détaillé des procédures d'élection, ainsi que du rôle et des responsabilités du comité
exécutif, peut être inclus dans le règlement d’ordre intérieur de l'Association.
12.  COMITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
 Le Président peut nommer de temps à autre des comités ad hoc qui seront présidés par des
membres du conseil d'administration. Ces comités existent pour une période déterminée ou jusqu'à
ce que leurs tâches soient accomplies. Les nominations du Président doivent refléter les objectifs de
l'Association.
En outre, le conseil d'administration peut lui-même nommer un membre supplémentaire pour une
durée d'un an si cela est jugé nécessaire pour assurer une meilleure représentation régionale et/ou
acquérir des compétences spécifiques qui renforceraient les capacités du conseil.
13.  ANCIEN PRÉSIDENT
Le président sortant conserve un siège au conseil d'administration pour l'année suivant la fin de son
mandat, mais n'a pas le droit de vote pendant cette période.
14.  AUDITEURS
Les commissaires aux comptes sont responsables devant l'Assemblée générale de l'état des
comptes de l'Association, dont ils sont cosignataires, et font rapport à l'Assemblée générale dans le
cadre de ses travaux annuels. Ils doivent recevoir tous les documents financiers appropriés et les
documents s’y référent quinze jours avant l'Assemblée générale afin de faciliter leur vérification.
Les deux commissaires aux comptes sont élus par l'Assemblée générale en son sein pour une
période de deux ans, et peuvent être réélus pour deux autres mandats. Ils ne peuvent pas être
membres du conseil d'administration
15.  Directeur général
15.1.     RÔLE
Le conseil d'administration peut décider de faire appel à un tiers - personne physique ou morale -
pour assumer le rôle de Directeur général de l'Association. Le travail du Directeur général peut être
rémunéré.
Lorsqu'une personne morale est désignée pour assumer le rôle de Directeur général, celui-ci
désigne parmi ses actionnaires, membres ou employés un représentant permanent, personne
physique, chargé de l'exécution de la mission au nom et pour le compte de la personne morale.
Le Directeur général agit sous l'autorité du conseil d'administration et est lié par ses instructions. Le
Directeur général est responsable de la mise en œuvre des décisions du conseil d'administration et
Volet B
de l'Assemblée générale.
Sous réserve des présents statuts et du règlement d’ordre intérieur, le Directeur général a tous les
pouvoirs de gestion, d'administration et d'exécution des activités de l'Association, à l'exception des
tâches exclusivement réservées à l'Assemblée générale et/ou au conseil d'administration. Les tâches
du Directeur général peuvent inclure la gestion financière.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et décisions qui n'excèdent pas les besoins de
la vie quotidienne de l'Association que les actes et décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur
qu'ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention du Comité
exécutif.
15.2.     NOMINATION ET GESTION
Le Directeur général est nommé par le conseil d'administration et rend compte au conseil d’
administration. Les modalités de son mandat sont déterminées par le conseil d'administration. Le
Directeur général opère sous la direction du comité exécutif. Le Directeur général suit strictement les
orientations stratégiques et les directives reçues du conseil d'administration. Il peut être autorisé à
participer aux réunions de tous les organes de l'Association en tant qu'observateur.
En cas d'absence temporaire ou d'incapacité temporaire du Directeur général, le conseil
d'administration peut nommer un remplaçant, qui sera temporairement chargé de la gestion
quotidienne de l'Association.
La gestion quotidienne comprend aussi bien les actes et décisions qui n'excèdent pas les besoins de
la vie quotidienne de l'association que les actes et décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur
qu'ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention du conseil
d'administration.
16.  SECRÉTARIAT
16.1.     RÔLE
Le conseil d'administration peut décider de faire appel à un tiers - personne physique ou morale -
pour assurer la gestion quotidienne de l'Association et exécuter des activités spécifiques de
l'Association (le "secrétariat"). Le travail du secrétariat peut être rémunéré.
Lorsqu'une personne morale est désignée pour assumer le rôle du secrétariat, celui-ci désigne parmi
ses actionnaires, membres ou employés un représentant permanent, personne physique, chargé de
l'exécution de la mission au nom et pour le compte de la personne morale.
16.2.     NOMINATION ET GESTION
Le secrétariat est nommé par le conseil d'administration et lui rend compte. Les modalités de son
mandat sont déterminées par le conseil d'administration. Le secrétariat fonctionne sous la direction
du Directeur général. Le secrétariat suit strictement les orientations et directives stratégiques reçues
du conseil d'administration. Il peut être autorisé à participer aux réunions de tous les organes de
l'Association en tant qu'observateur.
En cas d'absence temporaire ou d'empêchement temporaire du secrétariat, le Conseil
d'administration peut nommer un suppléant, qui sera temporairement chargé de la gestion courante
de l'Association.
SECTION IV : AUTRES CLAUSES
17.  REPRÉSENTATION EXTÉRIEURE
L'Association est valablement représentée vis-à-vis des tiers et pour tous les actes judiciaires et
extrajudiciaires par :
•    Le Président et un autre membre du comité exécutif agissant conjointement ou, en cas
d'absence, deux membres du comité exécutif agissant conjointement, ou
•    le Directeur général dans les limites de son mandat tel que défini à l'article 13, ou
•    Le représentant permanent du secrétariat dans les limites de son mandat tel que défini à l'article
14, ou
•    Un tiers, désigné comme mandataire par le conseil d'administration pour représenter l'Association
dans un cadre spécifique et/ou limité.
Les coordonnées de tous les représentants légaux doivent être rendues publiques et publiées
officiellement conformément aux exigences légales belges.
18.  MODIFICATION DES STATUTS
Les statuts ne peuvent être modifiés que sur proposition du conseil d'administration ou des deux tiers
des membres de l'association, diffusée à tous les membres au moins deux mois avant la date de
l'Assemblée Générale.
L’adoption de toute modification nécessite un quorum de présence des deux tiers des membres
présents ou représentés et un quorum de votes, en faveur de la ou des modifications proposées, de
la majorité des membres de l'Association présents ou représentés.
Dans le cas où le quorum requis n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée générale extraordinaire
sera convoquée dans un délai d’un mois, sans quorum minimum requis. Cette assemblée générale
extraordinaire aura le pouvoir de statuer valablement sur la proposition de modification des statuts de
l’association, avec un vote en faveur d’au moins deux tiers des membres présents ou
Volet B
représentés.
Les modifications des statuts seront publiées au Moniteur belge.
19.  DISSOLUTION
La dissolution de l'Association ne peut être décidée que par une Assemblée générale extraordinaire
spécialement convoquée à cet effet et après l'approbation par les deux tiers au moins des Membres
présents ou représentés, requise comme indiqué à l'article 9.4.3 des présents statuts.
Dans le cas où le quorum requis n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée générale extraordinaire
sera convoquée dans un délai d’un mois, sans quorum minimum requis. Cette assemblée générale
extraordinaire aura le pouvoir de statuer sur la proposition de dissolution de l’association, avec un
vote en faveur d’au moins deux tiers des membres présents ou représentés.
L'assemblée générale nommera un ou plusieurs liquidateurs et fixe leurs honoraires et décidera de l’
affectation des avoirs.
L'actif net est distribué à une Association sans but lucratif ayant un objectif similaire à celui de
l'Association.
Aucun membre de l'Association ne peut être tenu responsable des engagements ou des
engagements contractuels de l'Association, ni des dettes et engagements de l'Association avant,
pendant ou après la procédure de dissolution.
Les administrateurs de l'Association ne sont pas responsables s'ils ont agi dans le cadre de leurs
pouvoirs tels que définis à l'article 10.1. Si le Conseil d'administration a outrepassé ses pouvoirs ou
négligé ses obligations, il peut être tenu responsable.
20.  LES DISPOSITIONS FINANCIÈRES
20.1.     EXERCICE FINANCIER
L'exercice financier de l'Association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de
chaque année.
20.2.     FONDS
Les fonds de l'Association peuvent comprendre les cotisations des membres, les contributions des
partenaires, les revenus des programmes et activités, les legs ainsi que les dons, les subventions
sans restriction, les subventions et les legs accordés pour soutenir les objectifs généraux de
l'association.
Sauf indication contraire expresse dans les présents statuts ou dans le règlement d’ordre intérieur de
l'Association, chaque membre, chacun de ses représentants et tout membre du conseil
d'administration supporte tous les frais propres liés à l'exercice de ses activités au profit de
l'Association.
20.3.     BUDGET ET COMPTES
Le comité exécutif est chargé de superviser le budget et les comptes de l'Association, et d'en aviser
régulièrement le conseil d'administration. Le secrétariat et/ou le Directeur général peuvent aider le
comité exécutif à gérer le budget et les comptes de l'Association.
A la clôture de chaque exercice, le Comité exécutif veille à ce qu'un bilan, un compte de profits et
pertes et toutes les annexes nécessaires soient produits et - si la loi belge l'exige ou si le conseil
d'administration le souhaite - contrôlés. Ces documents sont examinés par le Conseil
d'administration et ensuite soumis à l'Assemblée générale pour approbation.
20.4.     RÈGLES INTERNES ET HIÉRARCHIE DES NORMES
Le conseil d'administration a le pouvoir d'établir, d'abroger et de modifier le règlement d’ordre
intérieur pour toute question concernant la gestion des affaires de l'Association afin de compléter les
présents statuts après consultation des membres.
Tout ce qui n'est pas prévu dans les présents statuts ou dans le règlement d'ordre intérieur, le cas
échéant, est régi par les dispositions du droit belge applicable. En cas de conflit entre les présents
statuts et le règlement d'ordre intérieur, s'il existe, ou tout autre type de règlement de l'Association,
les statuts prévalent.
Un registre des règles internes est conservé au Secrétariat et est mis à la disposition de tous les
membres sur demande.
21.  LANGUE, CONFLITS D'INTÉRÊTS, LITIGES, DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET DROIT
APPLICABLE
21.1.     LANGUE
Les activités de l'Association sont menées en anglais, sans préjudice des obligations légales
applicables. Les présents statuts sont rédigés en français et en anglais. Seule la version française
est utilisée comme texte officiel.
21.2.     CONFLIT D'INTÉRÊTS
Dans le cas où un administrateur ou un membre (ci-après : "partie concernée") a un intérêt direct ou
indirect de nature patrimoniale, qui est en conflit avec l'intérêt de l'Association dans une décision ou
une opération relevant des pouvoirs de l'Assemblée Générale ou du conseil d'administration (ci-
après : "intérêt conflictuel"), il doit notifier le conflit d'intérêt au conseil d'administration et fournir tous
les faits permettant de comprendre la nature et l’étendue du conflit dès que possible et avant que
Volet B
l'Assemblée Générale ou le conseil d'administration ne prenne une décision relative au conflit d’
intérêts.
Si la partie concernée ne le fait pas, toute personne ayant connaissance du conflit d'intérêts potentiel
est obligée de soulever la question auprès du conseil d'administration avant que celui-ci ou
l'Assemblée Générale ne prenne une décision concernant le conflit d'intérêts.
Les déclarations et les explications concernant la nature du conflit d'intérêts de la partie concernée
sont inscrites dans le procès-verbal de la réunion et qui décidera de la décision à prendre. La nature
de la décision concernée et ses conséquences patrimoniales pour l'Association, ainsi que la
justification de la décision prise, sont également décrites dans le procès-verbal de la réunion.
La partie concernée ne participe ni aux délibérations de l'Assemblée Générale ou du conseil
d'administration, ni au vote lié aux points de l'ordre du jour concernant le conflit d’intérêt. En ce qui
concerne les points de l'ordre du jour relatifs à l'Intérêt en conflit, la partie concernée n'est pas prise
en compte pour le calcul du quota de présence.
21.3.     LITIGES
Le Président sera informé de toute question ou de tout litige survenant entre les membres de
l'Association concernant les activités couvertes par les présents statuts. Le Président sera alors
chargé de servir de médiateur entre les parties en litige afin de résoudre le différend.
21.4.     DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Pour l'exercice de leurs fonctions, les représentants officiels des administrateurs et du Directeur
général et du secrétariat, le cas échéant, peuvent élire un domicile au siège légal de l'Association.
21.5.     DROIT APPLICABLE
Les statuts sont régis et interprétés en conformité à la loi belge.
Tout ce qui n'est pas spécifiquement mentionné dans les statuts ci-dessus est régi par les
dispositions légales générales et le droit coutumier belge.
Tout litige ou différend découlant des statuts ou en rapport avec ceux-ci sera soumis à la
compétence exclusive des tribunaux belges."
(…)
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l’extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence, le
texte coordonné des statuts).
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173, 1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Peter Van Melkebeke
Notaire