Ondernemingsnr : 0810 328 694
Naam
(voluit) : Hays Services
(verkort) :
Rechtsvorm : naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel : Brugsesteenweg 255, 8500 Kortrijk
Onderwerp akte : Oprichting comité dagelijks bestuur en benoeming dagelijks bestuurders
Uittreksel uit de notulen van de schriftelijke vergadering van de raad van bestuur dd. 6 december 2023:
1. Oprichting comité van dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur van de Vennootschap omvat de aangelegenheden die vermeld worden in de matrix
aangehecht in bijlage aan deze notulen (BIJLAGE 1. Matrix houdende de bevoegdheidsomschrijving).
Het Comité van Dagelijks Bestuur heeft, binnen de perken van het dagelijks bestuur, het recht tot
subdelegatie van specifieke bevoegdheden overeenkomstig artikel 11, laatste lid van de statuten. De raad van
bestuur keurt de oprichting van het comité van dagelijks bestuur en de delegatie van het dagelijks bestuur aan
dat comité goed.
2. Benoeming dagelijks bestuurders
Vervolgens beslist de raad van bestuur tot aanstelling van de heer Philippe Dullaert en de heer Robby
Vanuxem - te weten: de vroegere leden van het directiecomité - als dagelijks bestuurders ("directeurs") van de
Vennootschap.
Hun mandaat gaat in op de datum waarop de statuten gewijzigd worden en is van onbepaalde duur.
Voor de onderhavige bevoegdheidsdelegatie wordt geen enkele bijkomende bezoldiging noch andere
vergoeding toegekend.
De raad van bestuur keurt de aanstelling van de dagelijks bestuurders en voormelde addenda goed.
4. Vertegenwoordigingsbevoegdheid
Binnen de perken van het dagelijks bestuur heeft iedere dagelijks bestuurder overeenkomstig artikel 11 van
de statuten de bevoegdheid om de Vennootschap te vertegenwoordigen door op te treden samen met minstens
één van volgende personen: een bestuurder, een andere dagelijks bestuurder of een persoon die daartoe
gevolmachtigd is door de raad van bestuur.
De raad van bestuur keurt voormelde vertegenwoordigingsbevoegdheid van de dagelijks bestuurders goed.
5. Bijzondere volmachten
De raad van bestuur beslist - met het oog op zekerheid en duidelijkheid - om de volmachten ("delegatie van
bevoegdheden") die zij op 25 april 2023 verleend heeft (zoals bepaald in de notulen van de raad van bestuur
d.d. 25 april 2023 en deels gepubliceerd in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van 16 juni 2023 onder
nummer 23083488) in te trekken en deze te vervangen door de volgende bijzondere volmachten.
5.1 Bijzondere volmacht aan de heer Philippe Dullaert inzake openbare aanbestedingen
De raad van bestuur beslist overeenkomstig artikel 10, laatste lid en artikel 11, laatste lid van de statuten
om een bijzondere volmacht te verlenen aan de heer Philippe Dullaert om inzake openbare aanbestedingen,
alleen handelend, interne beslissingen te nemen en in naam en voor rekening van de Vennootschap op te
treden en haar te vertegenwoordigen.
Dit omvat de volgende aangelegenheden:
ondertekening en indienen van de dossiers en aanvaarden van opdrachten inzake openbare
aanbestedingsprocedures.
Deze bijzondere volmacht is van onbepaalde duur, met ingang op heden, en kan op ieder moment worden
ingetrokken, zonder motivering en zonder opzegtermijn of -vergoeding.
5.2 Bijzondere volmacht aan mevrouw Elien Verdegem
De raad van bestuur beslist overeenkomstig artikel 10, laatste lid en artikel 11, laatste lid van de statuten
om een bijzondere volmacht te verlenen aan mevrouw Elien Verdegem om inzake aangelegenheden van
dagelijks financieel management binnen België de interne beslissingen te nemen, en om - samen optredend
· met minstens één bestuurder, dagelijks bestuurder of een persoon die daartoe gevolmachtigd is door de raad
van bestuur - in naam en voor rekening van de Vennootschap op te treden en haar te vertegenwoordigen, met
het recht tot subdelegatie.
De aangelegenheden van dagelijks financieel management binnen België omvatten de aangelegenheden
vermeld in de eerste kolom, overeenkomstig hetgeen bepaald is in de kolom "BE" van de matrix aangehecht in
bijlage aan deze notulen (BIJLAGE 1. Matrix houdende de bevoegdheidsomschrijving.)
Deze bijzondere volmacht is van onbepaalde duur, met ingang op heden, en kan op ieder moment worden
ingetrokken, zonder motivering en zonder opzegtermijn of -vergoeding.
Voor deze bijzondere volmacht wordt geen enkele bezoldiging noch enige andere vergoeding toegekend.
5.3 Bijzondere volmacht aan mevrouw Ilse Bogaert
De raad van bestuur beslist overeenkomstig artikel 10, laatste lid en artikel 11, laatste lid van de statuten
om een bijzondere volmacht te verlenen aan mevrouw Ilse Bogaert, die woonstkeuze doet op de zetel van de
Vennootschap, om inzake HR aangelegenheden interne beslissingen te nemen en in naam en voor rekening
van de Vennootschap op te treden en haar te vertegenwoordigen, met het recht tot subdelegatie.
Binnen dat kader mag zij alleen optreden voor handelingen die het bedrag of de waarde van vijfhonderd
euro (500,- EUR) niet overstijgen. Voor alle handelingen die voormeld bedrag overstijgen mag zij enkel samen
met minstens één bestuurder, dagelijks bestuurder of een persoon die daartoe gevolmachtigd is door de raad
van bestuur optreden.
Onder HR aangelegenheden wordt, niet limitatief, begrepen:
- de aanwerving van werknemers voor de Vennootschap, en de ondertekening van hun
arbeidsovereenkomsten en bijlagen aan de arbeidsoverkomst, overeenkomsten met betrekking tot de variabele
verloning en extralegale voordelen, overeenkomsten met betrekking tot het gebruik van een laptop,
bedrijfswagen, gsm's en andere eventuele bedrijfsmiddelen en eventuele andere tewerkstellingsdocumenten;
- de beëindiging van de arbeidsovereenkomsten van werknemers, met inbegrip van het ontslag om
dringende reden en het ontslag van beschermde werknemers, en de ondertekening van de ontslagbrieven,
kennisgevingen van dringende reden in de ontslagprocedure voor beschermde werknemers en alle andere
nodige of nuttige documenten;
- het onderhandelen, afsluiten en ondertekenen van dadingen die handelen over dezelfde onderwerpen
zoals hierboven aangehaald;
- de vertegenwoordiging van de Vennootschap ten aanzien van het sociaal secretariaat;
- de vertegenwoordiging van de Vennootschap ten aanzien van officiële instanties voor alle personeel
gerelateerde aangelegenheden, zoals de Federale Overheidsdiensten WASO en Sociale Zaken, de Rijksdienst
voor Sociale Zekerheid en de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
het opstellen namens de Vennootschap van de sociale documenten van het personeel, waaronder de
individuele rekening, C4-formulieren, vakantieattest, tewerkstellingsattest, fiscale fiche, documenten
gerelateerd aan thematische verloven, ...
- het onderhandelen met overlegorganen (vakbondsafvaardiging, ondernemingsraad, comité voor preventie
en bescherming op het werk) en het sluiten van bedrijfs-cao;
- en in het algemeen alle handelingen te stellen die verband houden met het personeelsbeleid van de
Vennootschap.
Deze bijzondere volmacht is van onbepaalde duur, met ingang op heden, en kan op ieder moment worden
ingetrokken, zonder motivering en zonder opzegtermijn of -vergoeding.
Voor deze bijzondere volmacht wordt geen enkele bezoldiging noch enige andere vergoeding toegekend.
De raad van bestuur keurt voormelde bijzondere volmachten goed.
6. Volmacht
De raad van bestuur geeft hierbij volmacht aan Mr. Jan Van Gysegem en Mr. Jens Goeman, advocaten
Claeys & Engels, kantoorhoudende te 9000 Gent, Ferdinand Lousbergskaai 103 bus 4-5, met mogelijkheid van
indeplaatstelling door eender welke advocaat bij Claeys & Engels, om, ieder afzonderlijk, de formulieren voor
publicatie van de bovenvermelde beslissingen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad te ondertekenen en om
alle formaliteiten te vervullen bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank, de Kruispuntbank van
Ondernemingen en het ondernemingsloket.
Jan Van Gysegem
Lasthebber