Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : The-Xtra-Mile
(verkort) : T-X-M
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel :
9820
België
Onderwerp akte : Oprichting
Merelbeke
Motsenstraat 39
OPRICHTINGSAKTE
De oprichters:
Bart Roels, wonende te Motsenstraat 39, 9820 Merelbeke
Veerle Dejonghe, wonende te Motsenstraat 39, 9820 Merelbeke 
Verklaren om onderling een vereniging zonder winstoogmark op te richten, overeenkomstig het Wetboek van
Vennootschappen en Verenigingen, door de statuten als volgt samen te stellen:
TITEL I – MAATSCHAPPELIJKE BENAMING, ZETEL, DOEL EN DUUR
Artikel 1: Benaming
De vereniging draagt de naam: “The-Xtra-Mile” vereniging zonder winstoogmerk, en afgekort “T-X-M” 
Artikel 2: Maatschappelijke zetel
De maatschappelijke zetel is gevestigd in het Vlaamse Gewest, op het volgende adres: Motsenstraat 39, 9820
Merelbeke. 
De zetel mag naar elk ander adres overgebracht worden bij beslissing van het Bestuursorgaan met gewone
meerderheid van stemmen.
Artikel 3: Doel 
De vereniging heeft tot doel, in eigen naam of in naam van derden, voor eigen rekening of voor rekening van
derden, rechtsreeks of onrechtsreeks in samenwerking met derden, evenementen organiseren of ondersteunen
van welke aard dan ook; advies verlenen en/of diensten verschaffen (in de ruimste zin van het woord) aan
andere organisaties, verenigingen, evenementen, ondernemingen; adviseren, ontwikkelen, organiseren en
realiseren van promotionele en publicitaire activiteiten, met inbegrip van het voeren van commerciële transacties
dienaangande; fondsenwerving organiseren voor evenementen die worden ingericht of ondersteund; het
adviseren op vlak van marketing en publiciteit; het geven van voordrachten, opleidingen, seminaries in binnen-
en buitenland al of niet gekoppeld aan eerder vermelde evenementen;
De vereniging kan tevens alle eigendommen of zakelijke rechten verwerven, in huur nemen, verhuren, personeel
aanwerven, rechtsgeldige overeenkomsten sluiten, fondsen inzamelen, kortom alle activiteiten uitoefenen of laten
uitoefenen die haar doel rechtvaardigen. De vereniging kan als bijkomende activiteit alle daden van koophandel
stellen om verder het maatschappelijk doel te realiseren. 
Artikel 4: Duur
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duurtijd. 
TITEL II – LEDEN
Artikel 5: Samenstelling
De vereiging is samengesteld uit effectieve leden. Het aantal effectieve leden mag niet minder dan twee
bedragen. Hun aantal is onbeperkt. 
Naast de wettelijke vereisten genieten de effectieve leden rechten en zijn zij gebonden aan de in deze statuten
gespecifieerde verplichtingen.
Artikel 6: Effectieve leden
0743704839
Zijn effectieve leden: de personen die voor dit document verschijnen en alle natuurlijke personen en/of
rechtspersonen die worden aanvaard door het Bestuursorgaan. Zij genieten de meest uitgebreide rechten van de
vereniging.
Artikel 7: Ledenregister
De vereniging houdt, via haar Bestuursorgaan, een ledenregister bij in overenstemming met de wet.
Artikel 8: Ontslag, uitsluiting, schorsing
Elk lid kan zich ten allen tijde uit de vereniging terugtrekken door een schriftelijk ontslag te sturen naar de
secretaris (aangetekend schrijven).
Het lidmaatschap van een lid eindigt automatisch door het overlijden van de natuurlijke persoon, of ingeval van
een rechtspersoon, door haar ontbinding, fusie, splitsing of faillissement.
Het niet naleven van de statuten, ernstige inbreuken op het huishoudelijk reglement, ernstig wangedrag,
handelingen of woorden die de goede naam of het aanzien van de vereniging kunnen aantasten, overlijden of
faillissement, zijn handelingen die kunnen leiden tot de uitsluiting van een lid.
De uitsluiting van effectief lid kan slechts worden beslist door de Algemene Vergadering met een meerderheid
van twee derden van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Het Bestuursorgaan kan de betrokken leden
schorsen tot het besluit van de Algemene Vergadering.
Ontslagnemende, geschorste of uitgesloten leden, evenals hun schuldeisers, erfgenamen of rechtsverkrijgenden
van het overleden of failliete lid, hebben geen recht op aandelenkapitaal. Zij mogen geen verklaring,
boekhouding, terugbetaling van bedragen, verzegeling of inventaris vragen of eisen.
TITEL III – BIJDRAGEN EN TOEGANGSPRIJS
Artikel 9: Bijdragen
Elk lid betaalt verplicht een jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage, waarvan het bedrag wordt vastgelegd door het
Bestuursorgaan en niet meer zal bedragen dan 250 euro. Alleen leden die hun bijdrage hebben betaald, hebben
stemrecht in de Algemene Vergadering.
De leden die hun bijdrage niet betalen, zullen als ontslagnemend aanzien worden. 
Artikel 10: Toegangsprijs
Kandidaat-leden zijn verplicht een eenmalige toegangsprijs te betalen van 100 euro.
Lidmaatschap en aanverwante rechten worden pas verworven nadat de toegangsprijs volledig is betaald. Deze
toegangsprijs is niet onderworpen aan enige terugbetaling.
TITEL IV – ALGEMENE VERGADERING 
Artikel 11:  Samenstelling
De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van het
bestuursorgaan.
Bij ontstentenis van een voorzitter, of indien de voorzitter afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de
oudste aanwezige bestuurder.
Enkel de effectieve leden hebben stemrecht. Een afwezig lid kan zich niet door een ander lid op de Algemene
Vergadering laten vertegenwoordigen. 
Artikel 12: Bevoegdheid
De Algemene Vergadering heeft de bevoegdheden die haar uitdrukkelijk door de wet of de statuten zijn
toegekend. 
Zij is bevoegd voor het wijzigen van de statuten, het benoemen en ontslaan van de leden van het
Bestuursorgaan, de jaarlijkse kwijting aan bestuurders, het goedkeuren van de begroting en de rekeningen, de
omvorming van de vereniging tot een vennootschap met een maatschappelijk doel, het uitsluiten van een lid en
het wijzigen of aanvullen van het huishoudelijk reglement en alle andere gevallen waarin de statuten of de wet dit
vereisen. 
Artikel 13:  Gewone Algemene Vergadering
De gewone Algemene Vergadering wordt minimaal eenmaal per kalenderjaar gehouden (bij voorkeur in de 6
maand na afsluiting van het boekjaar).
De Algemene Vergadering heeft verplicht als agendapunt: 
De goedkeuring van de rekeningen van het voorgaande dienstjaar. 
De voorlopige begroting voor het volgende werkjaar. 
De voorstelling van het jaarverslag van het Bestuursorgaan 
Artikel 14: Buitengewone Algemene Vergadering
De vereniging kan ook ten allen tijde bij besluit van het Bestuursorgaan in een buitengewone Algemene
Vergadering worden bijeen geroepen, in het bijzonder op verzoek van de helft van de leden 
Artikel 15: Oproeping
Alle effectieve leden moeten ten minste 15 dagen voor de datum van de Algemene Vergadering worden
opgeroepen door het Bestuursorgaan aan de algemen evergadering worden opgeroepen.
De oproeping vermeldt de dag, uur en plaats en de agenda van de vergadering. 
Artikel 16: Besluitvorming 
In gewone gevallen worden besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezigen. Bij staking van
stemmen (50/50) beslist de stem van de voorzitter of diegene die op dat ogenblik de vergadering voorzit. Een
afwezig lid kan zich niet laten vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering.
Een buitengewone Algemene Vergadering wordt gehouden wanneer de omstandigheden dit vereisen (wijziging
statuten,  uitsluiten van een lid, vrijwillige ontbinding) of op verzoek van het Bestuursorgaan en in elk geval
wanneer de helft van de leden daar om verzoekt. Een afwezig lid kan zich niet laten vertegenwoordigen op de
buitengewone Algemene Vergadering.
Besluiten in verband met statutenwijziging of het uitsluiten van een lid kan echter slechts genomen bij een twee
derde meerderheid van de leden. In geval minder dan twee derde van de leden aanwezig is, dient tenminste 15
dagen na de eerste vergadering een tweede Algemene Vergadering worden bijeengeroepen die kan beslissen
ongeacht het aantal aanwezige leden. Bij het uitsluiten van een lid moet dit punt op de agenda voorkomen en
moet het lid worden uitgenodigd om in zijn verdediging te kunnen voorzien. 
Besluiten in verband met de vrijwillige ontbinding van de vereniging kunnen echter slechts genomen bij een vier
vijfde meerderheid van de leden. 
Artikel 17:  Verslag
Na elke samenkomst van de Algemene Vergadering wordt er door de secretaris een verslag opgemaakt dat
ondertekend wordt door voorzitter (of door ondervoorzitter) en door de secretaris. Deze verslagen worden
bijgehouden in een daartoe speciaal voorzien register. 
TITEL V – BESTUURSORGAAN
Artikel 18: Samenstelling
De vereniging wordt bestuurd door het Bestuursorgaan van ten minste twee leden. Om tot lid van het
Bestuursorgaan verkozen te kunnen worden moet men minimaal één jaar lid zijn van de vereniging en moet men
regelmatig deelgenomen hebben aan organisaties uitgaande van de vereniging. Ieder lid kan zich kandidaat
stellen mits het indienen van zijn schriftelijke kandidatuur bij de secretaris van het Bestuursorgaan. 
De leden van het Bestuursorgaan worden benoemd door de Algemene Vergadering en zijn ten allen tijde door
deze laatste afzetbaar. Het mandaat is voor onbepaalde duur.
Het Bestuursorgaan verkiest in haar schoot minimaal een voorzitter en een secretaris, eventueel aangevuld met
andere bestuursleden.  
Artikel 19: Bijeenroeping - dagorde
Het Bestuursorgaan wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door minimum twee leden van het
Bestuursorgaan. Zonder buitengewone reden wordt er minimaal elk kwartaal een vergadering van het
Bestuursorgaan voorzien op een in onderling overleg te bepalen datum. 
De voorzitter zit de vergadering voor. In geval van zijn afwezigheid wordt hij vervangen door de oudste
aanwezige bestuurder.
De dagorde van deze vergaderingen wordt opgesteld door de voorzitter en de secretaris van het Bestuursorgaan,
eventueel aangevuld met punten aangevraagd door andere leden van het Bestuursorgaan. 
Artikel 20: Besluitvorming
Het bestuursorgaan kan slechts geldig beslissen indien ten minste de helft van de bestuurders aanwezig is.
Indien dit quorum niet is bereikt, kan een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen met dezelfde agenda, die
geldig zal beraadslagen en beslissen indien ten minste twee bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De
beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid (de helft plus één, onthoudingen worden niet meegeteld)
van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van degene die hem vervangt,
doorslaggevend.
Het bestuursorgaan kan vergaderen per telefoon- of videoconferentie. De regels opgenomen onder de punten a.
tot c. hierboven zijn van overeenkomstige toepassing.
In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de vereniging zulks
vereisen, kunnen de besluiten van het bestuursorgaan worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van de
bestuurders. Dit schriftelijk akkoord kan meegedeeld worden per brief of email. Deze procedure kan echter niet
gevolgd worden voor de vaststelling van de jaarrekening. 
Van elke vergadering worden notulen opgemaakt, die ondertekend worden door de secretaris en ingeschreven in
een daartoe bestemd register. De uittreksels die moeten worden overgelegd en al de andere akten, worden
geldig ondertekend door de voorzitter én de secretaris, of bij afwezigheid, minstens één andere bestuurder.
Artikel 21: Bevoegdheid
Het bestuursorgaan leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Hij is
bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van deze die door de wet uitdrukkelijk aan de Algemene
Vergadering zijn voorbehouden. Het bestuursorgaan kan zelfs daden van beschikking stellen met inbegrip van,
onder meer, het vervreemden, zelfs om niet, van roerende of onroerende goederen, het hypothekeren, het lenen
en uitlenen, alle handels- en bankverrichtingen, het opheffen van hypotheken, ...
Ten aanzien van derden is de vereniging slechts geldig verbonden door de gezamenlijke handtekening van drie
bestuurders. Bestuurders die namens het bestuursorgaan optreden, moeten ten aanzien van derden niet doen
blijken van enig besluit of van enige machtiging.
De bevoegdheid om de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor welbepaalde handelingen of
aktes, kan door het bestuursorgaan bij eenvoudig besluit worden opgedragen aan één of meer personen, al dan
niet bestuurder, die, desgevallend, gezamenlijk optreden. De bevoegdheid van de bovengenoemde
perso(o)n(en) wordt precies afgebakend door het bestuursorgaan, die eveneens de duur van het mandaat
bepaalt. Het mandaat kan ten alle tijde met onmiddellijk ingang door het bestuursorgaan worden ingetrokken.
De Algemene Vergadering beslist over het door het bestuursorgaan voorgestelde huishoudelijk reglement.
Wijzigingen aan het huishoudelijk kunnen worden opgesteld door het bestuursorgaan, doch dienen ter
bekrachtiging worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Bij dit huishoudelijk reglement mogen, zonder
strijdig te zijn met de bindende voorschriften van de wet of van de statuten, alle maatregelen worden getroffen in
verband met de toepassing van de statuten en de regeling van de maatschappelijke zaken in het algemeen, en
kan aan de leden of hun rechtverkrijgenden alles worden opgelegd wat in het belang van de vereniging wordt
geacht.
Eventuele bankrekeningen van de vereniging worden beheerd door twee verschillende personen, meer bepaald
de voorzitter en de secretaris. Deze personen zijn tevens gemachtigd de vereniging in geldelijke transacties te
vertegenwoordigen, doch dienen steeds met twee personen te handtekenen in geval van een transactie van
meer dan € 5.000,00 (vijfduizend) euro.
TITEL VI – INZAGERECHT LEDEN 
Artikel 22: Inzagerecht
De leden van de vereniging, hebben het recht om inzage en/of afschrift van de notulen van de Algemene
Vergadering te vragen.
TITEL VII – REKENINGEN EN BEGROTINGEN
Artikel 23:  Boekjaar
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december.
Artikel 24:  Begrotingen
Het bestuursorgaan sluit de rekeningen over het voorbije boekjaar af en bereidt de begroting van het komend
boekjaar voor. Beide worden ter goedkeuring aan de jaarlijkse Algemene Vergadering voorgelegd die gehouden
wordt binnen zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar.
TITEL VIII – ONTBINDING – VEREFFENING
Artikel 25:  Ontbinding, vereffening
Behoudens gevallen van gerechtelijke ontbinding en ontbinding van rechtswege kan slechts de Algemene
Vergadering tot ontbinding besluiten indien 2/3e van de leden op de Algemene Vergadering aanwezig of
vertegenwoordigd zijn en een meerderheid van 4/5e der aanwezige of vertegenwoordigde stemmen akkoord is
om de vereniging vrijwillig te ontbinden. Het voorstel tot vrijwillige ontbinding van de vereniging moet uitdrukkelijk
op de agenda van de Algemene Vergadering vermeld worden.
Zijn geen 2/3e van de leden op deze Algemene Vergadering aanwezig of vertegenwoordigd, dan moet een
tweede Algemene Vergadering worden bijeengeroepen die geldig beraadslaagt ongeacht het aantal aanwezige
of vertegenwoordigde leden maar mits een meerderheid van 4/5e der aanwezige of vertegenwoordigde stemmen
akkoord is om de vereniging vrijwillig te ontbinden. Onthoudingen en ongeldige stemmen worden buiten
beschouwing gelaten.
In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de Algemene Vergadering, of bij gebreke daarvan, de rechtbank, één
of meer vereffenaars.
De Algemene Vergadering bepaalt tevens hun bevoegdheid alsmede de vereffeningsvoorwaarden, binnen de
grenzen van en mits naleving van de wettelijke bepalingen ter zake.
Indien meerdere vereffenaars worden benoemd, is elke vereffenaar individueel bevoegd om alle handelingen te
stellen die nodig of dienstig zijn voor de vereffening van de vzw. Zij kunnen elk individueel de vereniging naar
derden toe vertegenwoordigden in het kader van hun vereffeningsopdracht.
In geval van ontbinding zal het maatschappelijke vermogen (baar geld en verkochte bezittingen van welke aard
ook), na aanzuivering van de passiva, gestort worden ten bate van een officieel erkende vereniging binnen de
regio waarvan hun doel het best overeenkomt met het doel van de vereniging. 
TITEL IX - ALGEMEEN
Artikel 26: Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen
Voor alles wat in deze statuten niet is voorzien of geregeld, is het Wetboek van Vennootschappen en
Verenigingen van 23 maart 2019 (hierna: WVV) van toepassing.
Akte benoeming bestuurders dd. 14/02/2020:
Het Bestuurorgaan van de vereniging zal met ingang van 14/02/2020 bestaan uit volgende personen: 
De Heer Bart ROELS, rijksregisternummer 74.12.14-133.18, wonende te 9820 Merelbeke, Motsenstraat 39. 
Mevrouw Veerle DEJONGHE, rijksregisternummer 76.03.13-030.33, wonende te 9820 Merelbeke, Motsenstraat
39. 
Het Bestuursorgaan verdeelt onder zich volgende functies:
De Heer Bart ROELS: voorzitter en penningmeester 
Mevrouw Veerle DEJONGHE: secretaris 
Aldus opgesteld te Merelbeke op 14/02/2020, in twee exemplaren waarvan er één bewaard wordt op de
maatschappelijke zetel van de vereniging en waarvan het andere neergelegd op de griffie van de
Ondernemingsrechtbank Gent, Afdeling Gent. 
 
Bart ROELS                                                                                                     Veerle DEJONGHE