Ondernemingsnr : 0543330256
Naam
(voluit) : VANDER HEYDE, VAN OPSTAL & VAN TIEGHEM,
GEASSOCIEERDE NOTARISSEN
(verkort) :
Rechtsvorm : Coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
Volledig adres v.d. zetel Vijverstraat 49
 : 8400 Oostende
Onderwerp akte :
BOEKJAAR, ALGEMENE VERGADERING, STATUTEN
(VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE WIJZIGINGEN),
WIJZIGING RECHTSVORM
Uit een proces-verbaal opgesteld door Meester Philippe DE JONGHE, notaris met standplaats te
Oostende (eerste kanton), die zijn ambt uitoefent in de BV “DE JONGHE & VERREWAERE,
Geassocieerde Notarissen”, met zetel te 8400 Oostende, Euphrosina Beernaertstraat 106,
vervangende zijn ambtgenoten, Ides Henri VANDER HEYDE, Bart van OPSTAL en Michel van
TIEGHEM de TEN BERGHE, notarissen met standplaats te Oostende (eerste kanton), die hun ambt
uitoefenen in de CVBA "VANDER HEYDE, van OPSTAL & van TIEGHEM, geassocieerde
notarissen", met zetel te 8400 Oostende, Vijverstraat 49, wettelijk belet ratione personae, op 28
december 2021, blijkt dat de buitengewone algemene vergadering van de aandeelhouders van de
coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid “VANDER HEYDE, van OPSTAL & van
TIEGHEM, geassocieerde notarissen”, met zetel te 8400 Oostende, Vijverstraat 49, ingeschreven in
het rechtspersonenregister Gent afdeling Brugge, nummer 0543.330.256, BTW-plichtig, volgende
beslissingen heeft genomen:
Eerste besluit : Wijziging van de datum van afsluiting van het boekjaar.
De algemene vergadering beslist de datum van afsluiting van het boekjaar van de vennootschap te
wijzigen, met name in plaats van in te gaan op 1 januari en te eindigen op
31 december van het volgende kalenderjaar, gaat het boekjaar in de toekomst in op 1 juli van elk
kalenderjaar en eindigt op 30 juni van het volgende kalenderjaar.
De algemene vergadering beslist het lopende boekjaar bij wijze van overgangsmaatregel te
verlengen van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2022, zodat het lopende boekjaar uitzonderlijk van 1
januari 2021 tot en met 30 juni 2022 zal lopen.
De verlenging wordt ingegeven door het feit dat er ten laatste met ingang van 1 juli 2022 de huidige
associatie van notarissen “Vander Heyde, van Opstal & van Tieghem” zal uitgebreid worden met
nieuwe aandeelhouders, en dit bij middel van de oprichting van een nieuwe vennootschap met
overdracht door huidige vennootschap aan de nieuwe vennootschap van het notarisprotocol, waarbij
vervolgens huidige vennootschap in principe zal ontbonden worden.
Tweede besluit : Wijziging van de datum van de jaarlijkse algemene vergadering.
De algemene vergadering beslist om de datum van de jaarlijkse algemene vergadering te wijzigen
van de derde vrijdag van de maand mei om 12.00 uur naar de derde vrijdag van de maand juli om
12.00 uur.
Derde besluit: Beslissing om de statuten van de vennootschap aan te passen aan de bepalingen van
het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
In toepassing van artikel 39, §1, eerste en derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van
het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen, besluit de
algemene vergadering om de statuten aan te passen aan de bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen.
Vierde besluit : Aanpassing van de rechtsvorm van de vennootschap aan het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen met aanneming van de vorm van een BV.
Luik B
In aansluiting bij het eerste besluit, en gelet op het feit dat het voorwerp van de vennootschap niet
beantwoordt aan de definitie van coöperatieve vennootschap die door artikel 6:1 van het Wetboek
van vennootschappen en verenigingen wordt vooropgesteld, besluit de algemene vergadering dat de
vennootschap de rechtsvorm van dat Wetboek zal aannemen die voor haar is aangewezen in artikel
41, §1, eerste lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen
en verenigingen en houdende diverse bepalingen, met name deze van de besloten vennootschap
(afgekort BV).
Vijfde besluit: Beslissing om de statutair onbeschikbare eigenvermogensrekening te schrappen uit de
statuten en beschikbaar te maken voor toekomstige uitkeringen.
In toepassing van artikel 39, §2, derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen, stelt de
vergadering vast dat het werkelijk gestort kapitaal en de wettelijke reserve van de vennootschap,
hetzij respectievelijk € 18.600,00 en € 1.860,00, van rechtswege omgezet werden in een statutair
onbeschikbare eigen vermogensrekening en dat het nog niet gestort deel van het kapitaal, hetzij €
0,00, omgezet werd in een eigen vermogensrekening “niet-opgevraagde inbrengen”.
De algemene vergadering besluit onmiddellijk, overeenkomstig de vormen en meerderheden van de
statutenwijziging, om de bij toepassing van artikel 39, § 2, tweede lid van de wet van 23 maart 2019
tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse
bepalingen, de aangelegde statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening op te heffen en deze
middelen beschikbaar te maken voor uitkering. Zij moet bijgevolg niet vermeld worden in de statuten
van de vennootschap. Dit besluit geldt tevens voor de eventuele toekomstige bijstortingen van het
deel van het in het verleden geplaatste kapitaal van de vennootschap dat op heden nog niet werd
gestort en dat werd geboekt op een eigen vermogensrekening “niet-opgevraagde inbrengen”.
Zesde besluit: Aanneming van volledig nieuwe statuten die in overeenstemming zijn met het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Als gevolg van de voorgaande besluiten, besluit de algemene vergadering volledig nieuwe statuten
aan te nemen, die in overeenstemming zijn met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen,
zonder evenwel een wijziging aan te brengen in haar voorwerp (zoals hiervoor gewijzigd).
De algemene vergadering verklaart en besluit dat de tekst van de nieuwe statuten als volgt luidt
(uittreksel):
Artikel 1: Naam.
De vennootschap is een besloten vennootschap en draagt de naam “VANDER HEYDE, van
OPSTAL & van TIEGHEM, geassocieerde notarissen”.
Artikel 2: Zetel.
De zetel is gevestigd in het Vlaams Gewest.
De zetel dient steeds gevestigd te zijn in de standplaats van de notarissen en op de plaats waar de
notarissen kantoor houden, hetzij op het grondgebied van de Stad Oostende.
De bestuurders mogen de zetel verplaatsen doch slechts mits naleving van de wettelijke en
deontologische regels die van toepassing zijn op de uitoefening van het ambt van notaris.
Artikel 3: Voorwerp.
De vennootschap heeft als enig voorwerp, het uitoefenen in associatieverband, van het beroep van
notaris, zowel in de hoedanigheid van openbaar ambtenaar als van raadsman, door de
aandeelhouders, voor uitsluitende rekening van de vennootschap en met inachtneming van alle
wettelijke, reglementaire en deontologische voorschriften betreffende het ambt.
Zij mag geen andere goederen bezitten dan deze toegelaten door de Ventôsewet.
Artikel 4: Duur.
De vennootschap is opgericht voor een onbepaalde duur.
Artikel 5: Vertegenwoordiging van het eigen vermogen door de aandelen.
Het eigen vermogen van de vennootschap wordt vertegenwoordigd door achttienduizend zeshonderd
(18.600) aandelen, elk aandeel één / achttienduizend zeshonderdste (1 / 18.600ste)
vertegenwoordigend van het vennootschapsvermogen.
Ieder aandeel geeft een gelijk recht in de winstverdeling en in het vereffeningsaldo.
Artikel 9: Aard van de aandelen.
Alle aandelen zijn op naam, zij kunnen voorzien worden van een volgnummer.
De aandelen zijn ondeelbaar.
Ze zijn ingeschreven in het register van aandelen op naam; dit register omvat de vermeldingen die
zijn voorgeschreven door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De aandeelhouders
mogen kennis nemen van dit register betreffende hun effecten.
Het register van aandelen op naam kan gehouden worden in elektronische vorm.
De overdrachten en overgangen van aandelen (voor zover deze niet statutair verboden zijn op grond
van artikel 7 van deze statuten) hebben slechts uitwerking ten aanzien van de vennootschap en de
derden vanaf hun inschrijving in het register van aandelen op naam. Aan de aandeelhouders kunnen
certificaten van deze inschrijvingen worden afgegeven.
Luik B
Artikel 10: Bestuursorgaan.
Alle aandeelhouders moeten ofwel persoonlijk, of door middel van hun bestuursvennootschap of
participatievennootschap bestuurder zijn.
De vennootschap wordt bestuurd door de bestuurders, die bevoegd zijn voor alle handelingen, die
nuttig of noodzakelijk zijn voor het bereiken van het voorwerp van de vennootschap onder
voorbehoud der bevoegdheden die de wet aan de algemene vergadering voorbehoudt.
Het verlies van de hoedanigheid van (geassocieerd) notaris betekent van rechtswege het ontslag als
bestuurder.
Dit geldt niet alleen in geval van ontslag of afzetting als notaris van de betrokken bestuurder, maar
ook in geval van zijn preventieve of disciplinaire schorsing als notaris tijdens de duur van de
schorsing.
Artikel 11a: Bevoegdheden van het bestuursorgaan.
Indien er meerdere bestuurders zijn, zullen zij gezamenlijk het bestuur voeren en hebben
gezamenlijk de meest uitgebreide bevoegdheid om alle daden van beheer en bestuur die de
vennootschap aanbelangen, te stellen en in het algemeen alle handelingen te verrichten die nodig of
dienstig zijn in het kader van het voorwerp van de vennootschap.
Artikel 11b: Aansprakelijkheid / Verzekering.
De aansprakelijkheid van de aandeelhouders is beperkt tot hun inbreng. De aansprakelijkheid van de
notarisvennootschap is beperkt tot een bedrag van vijf miljoen euro (5.000.000 €). De notaris blijft
hoofdelijk aansprakelijk met de vennootschap voor de overtredingen die hij heeft begaan met
bedrieglijk oogmerk, of met het doel om schade te berokkenen, zonder afbreuk te doen aan het
verhaalrecht van de vennootschap ten aanzien van de notaris. De notarisvennootschap is gehouden
een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid aan te gaan via een door de Nationale Kamer van
Notarissen goedgekeurde verzekeringsovereenkomst, die vijf miljoen euro (5.000.000 €) moet
waarborgen.
Artikel 12: Vertegenwoordiging van de vennootschap.
De vennootschap wordt geldig vertegenwoordigd tegenover derden en in rechte door twee
bestuurders, gezamenlijk handelend.
Artikel 13: Dagelijks bestuur.
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur, alsook de vertegenwoordiging van de vennootschap
wat dat bestuur aangaat, opdragen aan één of meer van zijn leden, die dan de titel dragen van
gedelegeerd bestuurder. Zij kunnen elk afzonderlijk optreden.
Artikel 15: Controle van de vennootschap.
De controle op de vennootschap zal geschieden in zoverre zulks wettelijk vereist is of indien de
algemene vergadering hiertoe beslist door één of meer commissarissen.
Wordt geen commissaris benoemd, dan heeft iedere aandeelhouder individueel de onderzoeks- en
controlebevoegdheid van een commissaris.
Hij kan zich laten vertegenwoordigen of bijstaan door een accountant.
Dit alles geldt onverminderd bijzondere voorschriften inzake controleregels opgelegd ingevolge
notariële reglementen.
Artikel 16: Organisatie en bijeenroeping.
Ieder jaar wordt een gewone algemene vergadering van aandeelhouders gehouden op de zetel, de
derde vrijdag van de maand juli om 12.00 uur. Valt de hierboven bepaalde datum op een wettelijke
feestdag dan wordt de algemene vergadering verschoven naar de eerstvolgende werkdag. Indien er
slechts één aandeelhouder is, dan zal hij op deze datum de jaarrekening voor goedkeuring
ondertekenen.
Bovendien moet het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris een buitengewone
algemene vergadering bijeenroepen telkenmale het belang van de vennootschap het vereist of
wanneer een aandeelhouder erom verzoekt. In dit laatste geval zal de desbetreffende aandeelhouder
tevens de agendapunten aangeven. Het bestuursorgaan of, in voorkomend geval, de commissaris
zal de algemene vergadering bijeenroepen binnen drie weken na de aanvraag.
De oproepingen tot een algemene vergadering vermelden de agenda.
Ze worden ten minste vijftien dagen voor de algemene vergadering verstuurd per e-mail gericht aan
alle personen die tot de algemene vergadering dienen opgeroepen te worden. Aan de personen voor
wie de vennootschap niet over een e-mail adres beschikt, wordt de oproeping verstuurd bij gewone
post, op dezelfde dag als de verzending van de elektronische oproepingen.
Iedere persoon kan verzaken aan de oproepingsformaliteiten en zal in ieder geval als regelmatig
opgeroepen worden beschouwd als hij aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.
Artikel 17: Toegang tot de algemene vergadering.
Uitsluitend de aandeelhouder(s) die op datum van de algemene vergadering in het register van
aandelen op naam van de vennootschap als aandeelhouder ingeschreven is (zijn), worden tot de
algemene vergadering toegelaten en kunnen er stemrecht uitoefenen.
Artikel 18: Zittingen – processen-verbaal.
Luik B
§1. De algemene vergadering wordt voorgezeten door de jongste aanwezig bestuurder en, bij
ontstentenis van enige aanwezig bestuurder, door de jongste aanwezig aandeelhouder. Voor de
definitie van jongste bestuurder geldt de leeftijd van de vaste vertegenwoordiger voor bestuurders-
rechtspersonen.
§2. De notulen van de algemene vergadering of van de enige aandeelhouder worden neergelegd in
een register dat wordt bewaard op de zetel. Zij worden ondertekend door de leden van het bureau en
door de aanwezige aandeelhouders die erom vragen. Kopieën of afschriften voor derden worden
ondertekend door minstens één bestuurder.
De aanwezigheidslijst en eventuele verslagen, volmachten of schriftelijke stemmingen worden aan
de notulen gehecht.
Artikel 19: Beraadslagingen.
§1. Op de algemene vergadering heeft elke aandeelhouder één stem, ongeacht het aantal aandelen.
§2. Indien de vennootschap slechts één aandeelhouder telt, dan kan deze de bevoegdheden die aan
de algemene vergadering zijn toegekend, alleen uitoefenen.
§ 3. Een aandeelhouder die niet aanwezig kan zijn, heeft tevens de mogelijkheid om zijn stem vooraf
schriftelijk uit te brengen. Deze schriftelijke stem dient te worden bezorgd aan de vennootschap ten
laatste vijf (5) dagen vóór de dag van de algemene vergadering.
§4. Op algemene vergaderingen mag alleen beraadslaagd en beslist worden over de voorstellen die
zijn opgenomen in de agenda, behalve als alle personen die opgeroepen dienden te worden,
aanwezig zijn.
§5. Behoudens bijzondere wettelijke of statutaire bepalingen kan de algemene vergadering slechts
geldig beraadslagen en beslissen mits de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders ten
minste drie/vijfden van de uitgegeven aandelen van de vennootschap vertegenwoordigen, en zijn
besluiten alleen dan aangenomen indien zij een (gewone) meerderheid van de uitgebrachte
stemmen hebben verkregen.
Artikel 20: Verdaging.
Elke gewone of buitengewone algemene vergadering kan door het bestuursorgaan tijdens de zitting
worden verdaagd met drie weken. Tenzij de algemene vergadering er anders over beslist, doet deze
vergadering geen afbreuk aan de andere genomen besluiten. De tweede vergadering zal
beraadslagen over dezelfde agenda en beslist definitief.
Artikel 21: Boekjaar.
Het boekjaar van de vennootschap gaat in op 1 juli van elk kalenderjaar en eindigt op 30 juni van het
daaropvolgend kalenderjaar.
Op deze laatste datum wordt de boekhouding van de vennootschap afgesloten en stelt het
bestuursorgaan een inventaris en de jaarrekening op waarvan hij, na goedkeuring door de algemene
vergadering, de bekendmaking verzorgt, overeenkomstig de wet.
Artikel 22: Bestemming van de winst – reserves.
De aanwending van de jaarlijkse nettowinst wordt bepaald door de algemene vergadering, op
voorstel van het bestuursorgaan, waarbij elk aandeel recht geeft op een gelijk aandeel in de
winstverdeling.
Het bestuursorgaan heeft eveneens de bevoegdheid om binnen de grenzen van artikel 5:142 en 5:
143 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen over te gaan tot uitkeringen uit de winst
van het lopende boekjaar of uit de winst van het voorgaande boekjaar zolang de jaarrekening van dat
boekjaar nog niet is goedgekeurd, in voorkomend geval verminderd met het overgedragen verlies of
vermeerderd met de overgedragen winst.
Artikel 25: Verdeling van het netto-actief.
Na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de vereffening of consignatie van de nodige
sommen om die te voldoen en, indien er aandelen zijn die niet zijn volgestort, na herstelling van het
evenwicht tussen de aandelen, hetzij door bijkomende volstorting te eisen lastens de niet voldoend
volgestorte aandelen, hetzij door voorafgaandelijke terugbetalingen te doen in voordeel van die
aandelen die in een grotere verhouding zijn volgestort, wordt het netto actief verdeeld onder alle
aandeelhouders naar verhouding van het aantal aandelen dat zij bezitten en worden de goederen die
nog in natura voorhanden zijn op dezelfde wijze verdeeld.
Zevende besluit: Ontslag en herbenoeming bestuurders.
De algemene vergadering besluit de huidige bestuurders, hierna vermeld, ontslag te geven uit hun
functie en gaat onmiddellijk over tot hun herbenoeming als niet-statutaire bestuurders voor
onbepaalde duur:
- de besloten vennootschap “Ides Henri Vander Heyde Advies”, met zetel te 8400 Oostende,
Vijverstraat 49, ingeschreven in het rechtspersonenregister Gent afdeling Oostende met als
ondernemingsnummer 0867.371.921, alhier vertegenwoordigd door haar vast vertegenwoordiger, de
heer Ides Henri Vander Heyde, voornoemd;
- de besloten vennootschap “Bart van Opstal Advies” met zetel te 8400 Oostende, Vijverstraat 49,
ingeschreven in het rechtspersonenregister Gent afdeling Oostende met als ondernemingsnummer
Luik B
0473.044.254, alhier vertegenwoordigd door haar vast vertegenwoordiger, de heer Bart van Opstal,
voornoemd.
- de besloten vennootschap “Michel van Tieghem Advies”, met zetel te 8400 Oostende, Vijverstraat
49, ingeschreven in het rechtspersonenregister Gent afdeling Oostende met als
ondernemingsnummer 0475.729.966, alhier vertegenwoordigd door haar vast vertegenwoordiger, de
heer Michel van Tieghem de Ten Berghe, voornoemd.
Hier aanwezig en die aanvaarden.
De bestuurders kiezen woonplaats op de zetel van de vennootschap voor alle aangelegenheden met
betrekking tot de uitoefening van dit mandaat.
De algemene vergadering zal op de volgende jaarvergadering beslissen over de kwijting aan de
ontslagnemende bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat.
Achtste besluit: Adres van de zetel.
De algemene vergadering besluit gebruik te maken van de mogelijkheid om het precieze adres van
de zetel buiten de statuten te laten.
De algemene vergadering verklaart dat het adres van de zetel gevestigd is te 8400 Oostende,
Vijverstraat 49. Dit is geen statutair gegeven.
Negende besluit: Uitvoering van de genomen beslissingen
De algemene vergadering besluit de opdracht te geven aan de ondergetekende notaris om de
coördinatie van de statuten op te maken en te ondertekenen, in overeenstemming met het vorige
besluit, en de neerlegging daarvan in het vennootschapsdossier te verzorgen.
De vergadering verleent alle bevoegdheden aan het bestuursorgaan met het oog op de uitvoering
van de genomen beslissingen.
De vergadering verleent hierbij volmacht aan het accountantskantoor “VADERO BV”, kantoor
houdende te 8490 Jabbeke (Varsenare), Gistelsesteenweg 101 bus 1, hebbende als
ondernemingsnummer 0722.677.219, met mogelijkheid van indeplaatsstelling, om in naam van de
vennootschap, de nodige stukken te ondertekenen in verband met de wijziging van de inschrijving
van de vennootschap bij de Kruispuntbank der Ondernemingen via een ondernemingsloket naar
keuze en de BTW-administratie, en, zo nodig, in het UBO-register, alsook het aanmaken van een
elektronisch aandelenregister.
VOOR EENSLUIDEND ANALYTISCH UITTREKSEL.
Afgeleverd voor registratie met het oog op de neerlegging voorzien in het Wetboek van
Vennootschappen en Verenigingen.
Notaris Philippe DE JONGHE
Gelijktijdig neergelegd: Uitgifte van de authentieke akte met de gecoördineerde versie van de tekst
van de statuten.