N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : ORPHANET
(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Louise 65
 : 1050 Bruxelles
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
Aux termes d'un acte reçu par Maître Sibylle FALLA,  Notaire résidant à Bruxelles, le 29 janvier 2025,
enregistré au bureau de l'Enregistrement sécurité juridique de Bruxelles 3, le  6 février suivant,
volume 0 folio 0, case 2957 aux droits de cinquante euros 50 (EUR), perçu par le Receveur, a été
constituée l' Association Internationale Sans But Lucratif dénommée « ORPHANET », et dont le
siège sera établi en Région de Bruxelles-Capitale, à 1050 Bruxelles, Avenue Louise 65.
 
FONDATEURS
-L’établissement public national à caractère administratif « INSTITUT NATIONAL DE LA SANTE ET
DE LA RECHERCHE MEDICALE (INSERM) », ayant son siège à 75013 Paris (France), 101 rue de
Tolbiac, immatriculée sous le SIREN 180036048 ;
- L’institut de droit public « Les Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) », ayant son siège à la Rue
Gabrielle-Perret-Gentil 4, 1205 Genève (Suisse), immatriculée au registre de commerce (Suisse)
sous le numéro CH-660.1.677.995-5 ;
- L’établissement public « Sciensano », ayant son siège à 1050 Ixelles, Rue Juliette Wytsman 14,
inscrit au registre des personnes morales (Bruxelles) sous le numéro 0693.876.830 ;
- La fondation « Stichting Radboud universitair medisch centrum », ayant son siège à 6525GA
Nijmegen (Pays-Bas), Geert Grooteplein Zuid 10, immatriculée au registre de commerce (Pays-Bas)
sous le numéro 80262783 ;
- L’entité publique Oslo University Hospital (OUH), ayant son siège social à Kirkeveien 166, 0450
Oslo (Norvège), enregistrée sous le org nr. 993 467 049;
 
Les statuts de l' Association Internationale Sans But Lucratif sont arrêtés comme suit:
 
CHAPITRE 1 : DÉNOMINATION, SIÈGE, OBJET ET DURÉE 
 
Article 1. - Nom 
 
1.1 Une association internationale sans but lucratif de droit belge dénommée "Orphanet", ci-après
dénommée "l'Association", est constituée.
 
1.2 Tous les actes, factures, annonces, publications et autres documents émanant de l'Association
mentionneront sa dénomination précédée ou suivie immédiatement des mots "association
internationale sans but lucratif " en français ou " internationale vereniging zonder winstoogmerk " en
néerlandais, ou de l'abréviation " AISBL " ou " IVZW ", ainsi que l'adresse de son siège.
L'Association est soumise au Code belge des sociétés et associations, et en particulier aux clauses
contenues dans le Livre 10 du Code belge des sociétés et associations.
 
 
Article 2. - Siège 
 
1022228560
2.1 Le siège de l'Association est établi dans la région de Bruxelles-Capitale.
 
2.2 Le siège peut être transféré en tout autre endroit de la Belgique, par simple décision du Conseil
d'administration, pour autant que ce transfert ne nécessite pas la modification de la langue des
statuts conformément à la réglementation linguistique en vigueur. La décision de transfert du siège
doit être publiée aux annexes du Moniteur belge.
 
 
Article 3. - Abréviations et définitions
 
Les abréviations et mots suivants ont la signification suivante : 
- « Assemblée générale » a la signification qui lui est donnée à l'article 11 des présents statuts. 
- « Conseil d'administration » a la signification qui lui est donnée à l'article 11 des présents statuts.
- « Membre » est un membre de l'Association, qu'il s'agisse d'un Membre Effectif ou d’un Membre
Associé.
- « Membre Associé » a la signification qui lui est donnée à l'article 6 des présents statuts.
- « Membre Effectif » a la signification qui lui est donnée à l'article 6 des présents statuts.
- « Membre Fondateur » désigne l'INSTITUT NATIONAL DE LA SANTE ET DE LA RECHERCHE
MEDICALE (« INSERM »), établissement public à caractère scientifique et technologique, dont le
siège est situé 101 rue de Tolbiac, 75013 PARIS.
- « Orphanet Network Agreement » est la convention pour la création du Réseau Orphanet.
- « Orphanet Standard Operating Procedures » est l'ensemble des directives écrites et des
protocoles établis par le Réseau Orphanet pour assurer une gestion cohérente et efficace de ses
opérations. Ces procédures couvrent tous les aspects des activités du Réseau Orphanet, y compris,
mais sans s'y limiter, la collecte, la validation et la diffusion de données sur les maladies rares et les
médicaments orphelins, la coordination du Réseau Orphanet et l'adhésion aux normes juridiques et
éthiques. 
- « Réseau Orphanet » est le consortium mondial et multipartite, coordonné par le Membre
Fondateur, qui se consacre à l'amélioration des connaissances et des ressources relatives aux
maladies rares.
- “Secrétaire Général” a la signification qui lui est donnée à l'article 11 des présents statuts.
 
Article 4. - Objectif et activités
 
L'objectif international sans but lucratif de l'Association est d'établir une ressource dédiée au
développement de services pour l'exploitation des données de la base de connaissances Orphanet
au bénéfice de la communauté des maladies rares.
Pour atteindre cet objectif, l'Association mène notamment les activités suivantes :
- Fournir des services liés aux ensembles de données sur les maladies rares et les médicaments
orphelins, tels que des plateformes d'analyse de données, des rapports, une expertise en matière
d'exploitation des données sur les maladies rares, etc.
- Organiser des réunions et des conférences.
- Coordonner, encourager et soutenir les groupes de travail des Membres en vue de la production de
publications 
- Coordonner, organiser et soutenir ses Membres afin qu'ils fournissent des services en rapport avec
l'objet de l'Association
- Organiser des sessions de formation pour ses Membres en rapport avec l'objet de l'Association.
-  Fournir des services de consultation et de traduction en rapport avec l'objet de l'Association.
- Conclure des accords avec des associations et des organisations ayant un objet similaire.
 
L'Association peut effectuer toutes opérations et exercer toutes activités, en Belgique ou à l'étranger,
susceptibles, directement ou indirectement, de soutenir ou de promouvoir ses buts et objectifs.
L'Association peut également déposer des plaintes et entamer des procédures devant les tribunaux
compétents afin de remplir son objet.
Elle peut notamment manifester son intérêt pour toute autre association ou organisation dans ses
domaines d'intérêt.
 
Article 5. - La durée 
 
L'Association est constituée pour une durée illimitée.
 
CHAPITRE 2 : L'ADHÉSION
 
Article 6. - Conditions d'adhésion et catégories de Membres
 
6.1 L'Association se compose de Membres Effectifs et de Membres Associés. Il doit y avoir au moins
deux Membres Effectifs. 
 
6.2 Tous les Membres doivent à tout moment (a) remplir les critères d'admission à la qualité de
Membre énoncés à l’article 8 des présents statuts, (b) respecter la législation applicable, y compris
les lois et règlements en matière de concurrence, ainsi que tout règlement contraignant (y compris
les lignes directrices antitrust) de l'Association, et les décisions des organes de l'Association, et (c)
payer leurs cotisations à l'Association dans les délais prescrits.
 
6.3 Les Membres Effectifs, dont le Membre Fondateur, jouissent des droits les plus étendus, tels que
décrits dans le Code belge des sociétés et des associations et dans les statuts. 
 
6.4 Les Membres Associés sont des associations nationales, européennes ou internationales, des
universités, des hôpitaux universitaires ou privés à but non lucratif et des centres de recherche qui
ont un lien suffisant avec l'objet et les activités de l'Association et qui les soutiennent pleinement.
 
Article 7. - Registre des Membres
 
7.1 Un registre contenant une liste actualisée de tous les Membres Effectifs et Associés de
l'Association est tenu au siège de celle-ci. Le registre est considéré comme la seule preuve de la
qualité de Membre, à l'exclusion de tout autre document.
 
7.2 Les Membres Effectifs et Associés ont le droit de consulter les registres au siège de l'Association.
Des extraits certifiés conformes peuvent être délivrés aux Membres, sur demande écrite adressée au
Secrétaire Général.
 
Article 8. - Admission des Membres
 
8.1 Les conditions cumulatives de fond pour qu'un candidat-Membre puisse adhérer à l'Association
en tant que Membre Effectif ou Associé sont les suivantes : 
(i) le candidat-Membre est valablement constitué conformément aux lois et pratiques de son pays
d'origine ;
(ii) le candidat-Membre a adhéré aux Orphanet Standard Operating Procedures et au Orphanet
Network Agreement  ;
(iii) le candidat-Membre a un lien suffisant avec l'objet et les activités de l'Association et les soutient
pleinement ; et
(iv) le candidat-Membre s'engage à contribuer activement à la collecte et à l'amélioration des
connaissances sur les maladies rares.
 
8.2 Toute demande d'adhésion est adressée au Secrétaire Général, accompagnée de tous les
documents nécessaires démontrant que le candidat-Membre remplit les conditions d'éligibilité.
 
L'admission d'un candidat-Membre est décidée par le Conseil d'administration. La décision ne doit
être motivée qu'en cas de rejet de la candidature. Le candidat-Membre a le droit de faire appel de la
décision du Conseil d'administration auprès de l'Assemblée générale. L'Assemblée générale décide
alors de l'approbation d’une telle demande d'admission d'un candidat-Membre à la majorité des deux
tiers (2/3) des voix exprimées. Les abstentions et les votes blancs ou irréguliers sont considérés
comme des votes négatifs.
 
Le Secrétaire Général informe le candidat-Membre de la décision. En cas d'admission, l'adhésion ne
devient effective qu'après paiement par le candidat-Membre de la cotisation notifiée par le Secrétaire
Général dans cette décision. Un candidat-Membre non admis ne peut présenter une nouvelle
demande d'admission qu'un (1) an après la date de la décision de non-admission.
 
Article 9.  - Cessation de l'affiliation
 
9.1 Tout Membre peut démissionner de l'Association à tout moment en donnant un préavis écrit de
six mois adressé au Secrétaire Général. Toutefois, le Membre démissionnaire reste tenu de
respecter toutes ses obligations financières vis-à-vis de l'Association jusqu'à la fin de l'exercice en
cours. Par exception à ce qui précède, tout Membre peut démissionner de l'Association en cas
d'augmentation de la cotisation annuelle due conformément à l'article 10.3 des présents statuts, cette
démission prenant effet le premier jour de l'exercice financier auquel cette cotisation annuelle se
rapporte, à condition que cette démission soit notifiée par écrit au Secrétaire Général au plus tard
deux (2) semaines après la décision de l'Assemblée générale d'augmenter la cotisation annuelle.
 
9.2 Si un Membre ne remplit pas ses obligations financières et ne remédie pas à cette situation après
un avertissement écrit (avec une période de remédiation raisonnable) par le Secrétaire Général, il
sera considéré comme démissionnaire de l'Association et, le cas échéant, son droit de vote sera
suspendu. La démission prend effet à la fin de la période déterminée par le Conseil d'administration,
au cours de laquelle les obligations financières doivent être remplies, sans préjudice des obligations
financières en cours du Membre défaillant. Le Conseil d'administration peut réadmettre un Membre
réputé démissionnaire, à condition qu'il se soit acquitté de toutes les obligations financières en
suspens.
 
Si un Membre ne remplit pas ses obligations financières pendant deux années consécutives, il est
considéré comme démissionnaire à compter du premier jour de l'exercice suivant.
 
9.3 Tout Membre peut être exclu pour chacune des raisons suivantes :
(i) le non-respect des statuts et du règlement intérieur ;
(ii) ne pas respecter les décisions des organes de l'Association ;
(iii) ne pas remplir les conditions d'éligibilité à l'adhésion ;
(iv) si l'une de ses actions est contraire aux intérêts et aux valeurs de l'Association en général ;
(v) si le Membre se rend coupable d'actes susceptibles de nuire aux objectifs et à la réputation de
l'Association.
 
L'exclusion des Membres est décidée par l'Assemblée générale, à la majorité des deux tiers des voix
exprimées.
 
9.4 Le Membre est informé de la proposition d'exclusion par lettre recommandée. La lettre expose
les motifs sur lesquels se fonde la proposition d'exclusion. Le Membre a le droit d'adresser ses
observations écrites au Conseil d'administration, dans les dix (10) jours calendaires suivant la
réception de la lettre. Sur demande écrite préalable, le Membre peut être entendu par l'Assemblée
générale.
 
La décision d'exclusion énonce les motifs sur lesquels l'exclusion est fondée mais, à part cela, la
décision n'a pas besoin d'être justifiée et est définitive. Le Secrétaire Général envoie une copie de la
décision au Membre exclu par lettre recommandée, dans un délai de cinq (5) jours calendaires.
L'exclusion prend effet immédiatement, mais le Membre exclu reste tenu de respecter ses obligations
financières envers l'Association jusqu'à la fin de l'exercice en cours.
 
9.5 Le Membre démissionnaire, considéré comme tel ou exclu, ne peut prétendre à aucun droit à l’
encontre des actifs de l'Association.
 
Article 10. - Droits et obligations
 
10.1 Les Membres Effectifs de l'Association peuvent : 
 
- Consulter tous les procès-verbaux et décisions de l'Assemblée générale, du Conseil
d'administration et du Secrétaire Général, ainsi que les documents comptables de l'Association ; 
- Convoquer l'Assemblée générale si 1/5 des Membres Effectifs le demande ; 
- Proposer d'ajouter un point à l'ordre du jour d'une réunion de l'Assemblée générale ;
- Assister ou se faire représenter aux réunions de l'Assemblée générale et voter ; 
- Voter la dissolution et la liquidation de l'Association et décider à qui transférer l'actif net de
l'Association ; et
- Se retirer de l'Association.
 
10.2 Les Membres Associés de l'Association peuvent : 
 
- Consulter tous les procès-verbaux et décisions de l'Assemblée générale, du Conseil
d'administration et du Secrétaire Général, ainsi que les documents comptables de l'Association ; 
- Assister aux réunions de l'Assemblée générale, avec voix consultative mais sans droit de vote ; et
- Se retirer de l'Association. 
 
10.3 Chaque Membre est tenu de payer une cotisation annuelle, mais n'est pas responsable des
autres engagements financiers ou autres de l'Association. La cotisation annuelle est destinée à
couvrir les frais de l'Association et sera différente selon la catégorie de Membre. Le montant de la
cotisation annuelle pour chaque catégorie de Membres est proposé par le Conseil d'administration et
approuvé par l'Assemblée générale chaque année. 
 
La cotisation annuelle prend la forme, en principe et par défaut, d'une contribution financière.
L'Assemblée générale peut toutefois approuver le remplacement total ou partiel de ce paiement par
une contribution en nature proposée par un Membre Effectif, sous réserve de la procédure et des
critères supplémentaires fixés dans le règlement intérieur, et à condition que l'Association dispose de
ressources financières suffisantes pour faire face à ses engagements financiers. 
 
Les contributions en nature doivent être quantifiables et contrôlables, et apporter à l'Association la
même valeur qu'une contribution financière. 
 
 
CHAPITRE 3 : LES ORGANES DE L'ASSOCIATION 
 
Article 11. - Organes de l'Association
 
Les organes de l'Association sont : 
- L'assemblée générale, dénommée "Assemblée générale" ; 
- Le conseil d'administration, dénommé "Conseil d'administration" ; et
- La personne en charge de la gestion quotidienne, appelée "Secrétaire Général".
 
 
CHAPITRE 4 : L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
 
Article 12. - Composition et compétences
 
12.1 L'Assemblée générale réunit tous les Membres de l'Association.
 
12.2 L'Assemblée générale a les pouvoirs limités qui lui sont attribués par les présents statuts ou par
le Code belge des sociétés et des associations. Ces pouvoirs sont notamment les suivants :
 
- Le recours des candidats Membres contre la décision du Conseil d'administration relative à leur
admission ;
- L'approbation du rapport annuel ; 
- L'examen et l'approbation du budget, y compris les cotisations annuelles, et des comptes annuels ;
- La nomination, la révocation et la décharge des membres du Conseil d'administration et, le cas
échéant, du commissaire aux comptes ; 
- La modification des présents statuts ; 
- L'orientation générale de l'Association ; 
- L’exclusion d’un Membre ;
- L’adoption et la modification du règlement intérieur de l'Association ; et
- La dissolution et la liquidation de l'Association ainsi que le transfert de l'actif net après liquidation. 
 
12.3 Tous les autres pouvoirs qui ne sont pas expressément conférés à l'Assemblée générale dans
le présent article sont attribués au Conseil d'administration. 
 
12.4 Les résolutions adoptées par l'Assemblée générale sont contraignantes pour tous les Membres,
même pour ceux qui sont absents ou qui ont voté contre. 
 
Article 13. - Réunions de l'Assemblée générale
 
13.1 La réunion ordinaire de l'Assemblée générale se tient dans les six mois suivant la fin de
l'exercice financier. L'Assemblée générale ordinaire prend toutes les résolutions relatives aux points
inscrits à l'ordre du jour de la réunion. 
 
Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment. Elle doit être
convoquée à la demande des Membres Effectifs qui représentent au moins 1/5 du nombre total des
Membres Effectifs ou à la demande du Secrétaire Général lorsque l'intérêt de l'association l'exige. 
 
13.2 Les réunions sont convoquées par le Secrétaire Général. Les convocations, contenant le lieu, la
date, l'heure et l'ordre du jour de la réunion, sont envoyées aux Membres Effectifs et aux Membres
Associés par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication écrite au moins quinze
(15) jours à l'avance. Le cas échéant, les documents de travail sont joints à la convocation. 
 
La validité de la convocation ne peut être contestée si tous les Membres sont présents ou
valablement représentés et n'ont pas contesté cette validité.
 
13.3 Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans les convocations. Elles sont présidées par le
président du Conseil d'administration.
 
13.4 Les Membres sont représentés par leurs représentants désignés. Si nécessaire, tout Membre
peut se faire représenter à l'Assemblée générale par un mandataire, qui doit être Membre de
l'Association.  
 
Les procurations sont présentées lors de la réunion de l'Assemblée générale afin d'être jointes au
procès-verbal. 
 
13.5 Avant de participer à la réunion, les Membres, ou leurs mandataires, signent la liste de
présence. 
 
13.6 Chaque Membre Effectif dispose d'une voix. Les Membres Associés peuvent participer à la
réunion de l'Assemblée générale et exprimer leur opinion, mais n'ont pas le droit de vote.
 
13.7 Chaque Membre peut participer à distance à la réunion par conférence téléphonique,
vidéoconférence ou tout autre moyen de communication électronique fourni par l'Association, dans la
mesure où cela est permis par la loi et dans les conditions déterminées par le Secrétaire Général et
les dispositions applicables du Code belge des sociétés et des associations. Les décisions résultant
de ces délibérations prennent effet à la date de la conférence téléphonique ou de la vidéoconférence
et sont réputées avoir été prises au siège de l'Association.
 
13.8 Chaque réunion fait l'objet d'un procès-verbal. Ils sont signés par le président du Conseil
d'administration. Ces procès-verbaux, à l'exception de ceux établis par acte notarié, sont conservés
avec leurs annexes, dans leur forme originale, dans un registre spécial. Le registre est accessible à
tous les Membres. Une copie des procès-verbaux est envoyée par courrier électronique à tous les
Membres de l'Association et aux membres du Conseil d'administration. 
 
Article 14. - Prise de décision
 
14.1 L'Assemblée générale se réunit valablement si au moins la majorité simple des Membres
Effectifs est présente ou représentée. Si ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion de
l'Assemblée générale est convoquée. La seconde réunion de l'Assemblée générale pourra prendre
des décisions valables, quel que soit le nombre de Membres Effectifs présents ou représentés.
 
14.2 Sauf mention contraire expresse dans les présents statuts, l'adoption des résolutions requiert la
majorité simple des Membres présents ou représentés à l'assemblée. Les résolutions portant sur des
points qui ne figurent pas à l'ordre du jour ne peuvent être valablement prises que si tous les
Membres Effectifs sont présents ou représentés et sous réserve de leur accord unanime pour étudier
lesdits points. 
 
14.3 Les résolutions peuvent être adoptées par écrit, à l'unanimité des Membres Effectifs, à
l'exception des modifications des statuts. En cas de décision écrite, les formalités de convocation ne
doivent pas être accomplies. Les décisions prises par écrit sont considérées comme prises au siège
de l'Association et entrent en vigueur à la date mentionnée dans les résolutions écrites. 
 
 
CHAPITRE 5 : LE CONSEIL D'ADMINISTRATION ET LE SECRÉTAIRE GENERAL 
 
Article 15. - Composition et compétences
 
15.1 Le Conseil d'administration est l'organe exécutif de l'Association. Il a le pouvoir d'entreprendre
tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l'objet de l'Association, à l'exception des
pouvoirs réservés à l'Assemblée générale. 
 
15.2 Le Conseil d'administration se compose de trois (3) membres, qui sont nommés par
l'Assemblée générale. Au moins un membre du Conseil d'administration est nommé à partir d'une
liste de candidats proposée par le Membre Fondateur.
 
15.3 Les membres du Conseil d'administration sont nommés pour un mandat renouvelable de quatre
(4) ans. Tant que l'Assemblée générale n'a pas nommé de nouveaux membres du Conseil
d'administration ou n'a pas renouvelé le mandat des membres actuels du Conseil d'administration à
la fin du mandat de quatre ans, les membres actuels du Conseil d'administration continuent à exercer
leur mandat jusqu'à ce que l'Assemblée générale prenne une décision à cet égard. 
 
15.4 L’Assemblée générale peut révoquer les membres du Conseil d’administration à tout moment.
 
Si un membre du Conseil d'administration souhaite démissionner avant la fin de son mandat, il doit
adresser sa lettre de démission au président ou vice-président du Conseil d'administration. 
 
Le mandat d'un membre du Conseil d'administration démissionnaire prend fin immédiatement après
que l'Assemblée générale a nommé un nouveau membre du Conseil d'administration pour remplacer
le membre sortant, à moins que l'Assemblée générale n'accepte que cette démission prenne fin à
une date antérieure. 
 
Un membre du Conseil d'administration nommé en remplacement d'un membre du Conseil
d'administration qui n'a pas terminé son mandat, termine ce mandat. 
 
Tous les actes relatifs à la nomination, à la démission ou à la révocation des membres du Conseil
d'administration, établis conformément à la loi, sont publiés aux annexes du Moniteur belge.
 
15.5 Sans préjudice des obligations liées au fonctionnement d'un Conseil d'administration, à savoir
l'obligation de se concerter et le devoir de surveillance, les membres du Conseil d'administration
peuvent se répartir les tâches de gestion. 
 
15.6 Les tâches techniques peuvent être confiées à un seul membre du Conseil d'administration ou à
toute autre personne, membre du Conseil d'administration ou non. 
 
15.7 Les membres du Conseil d'Administration ne sont pas personnellement responsables des
engagements de l'Association. Néanmoins, ils sont responsables envers l'Association de l'exécution
de leur mandat et des fautes commises sous leur gestion, conformément aux règles du Code belge
des sociétés et des associations. 
 
Article 16. - Président et vice-président 
 
16.1 Le président du Conseil d'administration est élu pour un mandat de deux ans parmi les
membres du Conseil d'administration par une décision du Conseil d'administration adoptée à la
majorité simple de l'ensemble des votes exprimés. Le Conseil d'administration désigne également,
parmi les autres membres du Conseil d'administration, un vice-président chargé de remplacer le
président en cas d'indisponibilité. Le vice-président est également élu pour un mandat de deux ans,
aligné sur celui du président. 
 
16.2 Le président préside les réunions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration et est
chargé de veiller au bon fonctionnement et aux activités du Conseil d'administration. En particulier, le
président assure une communication efficace avec les membres du Conseil d'administration afin de
préparer les réunions et d'en rendre compte aux membres du Conseil d'administration, en
coordination avec le Secrétaire Général. Le président fixe l'ordre du jour afin de promouvoir un débat
constructif et une prise de décision efficace. 
 
Article 17. – Réunions
 
17.1 Le Conseil d'administration se réunit au moins trois fois par an. 
 
17.2 Le Conseil d'administration se réunit sur convocation du Secrétaire Général. Le Secrétaire
Général doit convoquer une réunion lorsque deux membres du Conseil d'administration le
demandent ou chaque fois que cela est nécessaire dans l'intérêt de l'Association. 
 
Les lettres de convocation, rédigées par le Secrétaire Général, sont envoyées par courrier
électronique ou par tout autre moyen de communication écrite, au moins dix jours avant la réunion,
sauf en cas d'urgence, auquel cas les raisons de cette urgence sont exposées dans le procès-verbal
de la réunion. Ces convocations contiennent l'ordre du jour, la date, le lieu et l'heure de la réunion. 
 
Le cas échéant, l'ordre du jour doit contenir les points demandés par au moins deux membres du
Conseil d'administration. 
 
La validité de la convocation ne peut être contestée si tous les membres du Conseil d'administration
sont présents ou valablement représentés et n'ont pas contesté cette validité.
 
17.3 Les réunions se tiennent à l'endroit indiqué dans les convocations. Elles peuvent également
avoir lieu à distance par conférence téléphonique, vidéoconférence ou tout autre moyen de
communication électronique mis à disposition par l'Association, dans les conditions déterminées par
le Secrétaire Général et les dispositions applicables du Code belge des sociétés et des associations.
Les décisions résultant de ces délibérations prennent effet à la date de la conférence téléphonique
ou de la vidéoconférence et sont réputées avoir été prises au siège de l'Association. Elles sont
présidées par le président, qui peut désigner un secrétaire pour la rédaction du procès-verbal de la
réunion. 
 
17.4 Chaque membre du Conseil d'administration peut donner une procuration par courrier
électronique ou par tout autre moyen de communication écrite à un autre membre du Conseil
d'administration pour le représenter à une réunion du Conseil et voter à sa place. 
 
17.5 Chaque réunion fait l'objet d'un procès-verbal. Il est signé par le président. Ces procès-verbaux,
à l'exception de ceux établis par acte notarié, sont conservés avec leurs annexes, dans leur forme
originale, dans un registre spécial géré par le Secrétaire Général. Les procès-verbaux et les
résolutions écrites, le cas échéant, sont immédiatement transmis par courrier électronique à tous les
membres du Conseil d'administration.
 
Article 18. - Prise de décision 
 
18.1 Le Conseil d'administration se réunit valablement si la moitié au moins de ses membres sont
présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion est convoquée. La
seconde réunion est habilitée à prendre des décisions valables, quel que soit le nombre de membres
présents ou représentés.
 
18.2 Des décisions ne peuvent être prises sur des points qui ne figurent pas à l'ordre du jour, à
moins que tous les membres du Conseil d'administration ne soient présents ou représentés et qu'il y
ait un accord unanime pour discuter d'autres points. 
 
18.3 Chaque membre du Conseil d'administration dispose d'une voix.
 
18.4 L'adoption des résolutions requiert la majorité simple des membres du Conseil d'administration. 
 
18.5 En cas d'urgence, les résolutions peuvent être adoptées par procédure écrite avec l'accord
unanime de tous les membres du Conseil d'administration. 
 
Les décisions peuvent également être prises par conférence téléphonique ou vidéoconférence. Les
décisions prises par résolution écrite, conférence téléphonique ou vidéoconférence sont considérées
comme prises au siège de l'Association. Les décisions prises par résolution écrite entrent en vigueur
à la date mentionnée dans les résolutions écrites. Les décisions prises par conférence téléphonique
ou vidéoconférence sont considérées comme entrant en vigueur à la date de la réunion.
 
18.6 Lorsqu'un membre du Conseil d'administration se trouve dans une situation raisonnablement
susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêts, ce membre du Conseil d'administration doit déclarer
son intérêt aux autres membres du Conseil d'administration avant la décision à adopter par le
Conseil d'administration. Le membre ne peut pas participer au débat sur cette question et ne peut
pas voter sur cette question.
 
Article 19. - Secrétaire Général
 
19.1 La gestion quotidienne de l'Association est assurée par le Secrétaire Général. Le Secrétaire
Général est un gestionnaire journalier nommé par le Conseil d'administration pour une durée
indéterminée.
 
19.2 Le Secrétaire Général travaillera sous le mandat, la responsabilité et l'orientation du Conseil
d'administration (conformément aux règles de fonctionnement) et disposera des pouvoirs suivants : 
 
- Appliquer les décisions des organes de l’Association ;
- Exercer la gestion quotidienne de l'Association ; et
- Représenter l'Association vis-à-vis des tiers dans les limites de la gestion courante.
 
CHAPITRE 6 : REPRÉSENTATION DE L'ASSOCIATION 
 
Article 20. - Représentation vis-à-vis des tiers
 
20.1 L'Association est valablement représentée dans tous ses actes, y compris en justice, par deux
(2) membres du Conseil d'administration agissant conjointement, qui n'ont pas à justifier d'une
décision préalable du Conseil d'administration ou de l'Assemblée générale. 
Le Secrétaire Général peut également représenter l'Association à l'égard des tiers pour tous les
actes de gestion journalière ainsi que dans les procédures judiciaires dans les limites de la gestion
journalière, et n'est pas tenu d'apporter la preuve à des tiers d'une décision préalable du Conseil
d'administration et/ou de l'Assemblée générale.
L'Association est également valablement représentée par un mandataire, dans les limites de sa
procuration. 
 
CHAPITRE 7 : AUDIT
 
Article 21. - Commissaire aux comptes
 
21.1 Lorsque la loi l'exige, le contrôle de la situation financière, des comptes annuels et de la
régularité des opérations traduites dans les comptes annuels au regard des dispositions légales ou
statutaires est confié à un ou plusieurs réviseurs d'entreprises, désignés parmi les membres de
l'Institut des Reviseurs d'entreprises. 
 
CHAPITRE 8 : EXERCICE, COMPTES ANNUELS ET LIBÉRALITÉS 
 
Article 22. - Exercice financier
 
22.1 L'exercice financier de l'Association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de
chaque année. 
 
Article 23. - Comptes annuels
 
23.1 Le Conseil d'administration établit les comptes annuels à la fin de chaque exercice. Le Conseil
d'administration publie également un rapport annuel justifiant la gestion de l'Association. Ce rapport
annuel contient des commentaires sur les comptes annuels, afin de présenter le plus précisément
possible l'évolution de l'Association et les activités de l'Association.
Les comptes annuels, le rapport annuel et, le cas échéant, le rapport du ou des commissaires aux
comptes sont soumis à l'Assemblée générale.
Après l'approbation des comptes annuels, l'Assemblée générale décide par un vote spécial de la
décharge de responsabilité des membres du Conseil d'administration et du (des) commissaire(s) aux
comptes.
 
CHAPITRE 9 : MODIFICATIONS DES STATUTS, REGLEMENT INTERIEUR, DISSOLUTION ET
LIQUIDATION DE L'ASSOCIATION
 
Article 24. - Modification
 
24.1 Chaque modification des statuts est décidée par l'Assemblée générale. Les propositions de
modification des statuts ne peuvent faire l'objet d'un vote que si elles sont jointes à la convocation.
La convocation doit être envoyée à chaque Membre un (1) mois à l'avance et doit contenir la
proposition de modification. 
 
24.2 Les décisions relatives à la modification des statuts ne sont valables que si au moins deux tiers
(2/3) des Membres Effectifs sont présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, une
nouvelle réunion de l'Assemblée générale est convoquée au plus tôt quinze (15) jours après la
première réunion et au plus tard deux (2) mois après celle-ci. La deuxième réunion de l'Assemblée
générale peut valablement prendre des décisions, quel que soit le nombre de Membres Effectifs
présents ou représentés, à condition toutefois que cela ait été clairement indiqué dans la convocation
à cette deuxième réunion. 
 
24.3 La modification des statuts n'est adoptée qu'à la majorité des trois quarts (3/4) des voix
exprimées par les Membres Effectifs.
 
24.4 Les modifications des statuts ne prendront effet qu'après avoir été approuvées par l'autorité
qualifiée conformément à l'article 2:5, §4 du Code belge des sociétés et des associations, dans la
mesure où cela est légalement requis, et seront publiées dans les annexes du Moniteur belge.
 
Article 25. - Règlement intérieur 
 
25.1 L’Assemblée générale est autorisée à adopter et à modifier, sur proposition du Conseil d’
administration, le règlement intérieur de l'Association. Celui-ci régit le fonctionnement de
l'Association et de ses organes en général, sans être contraire au Code belge des sociétés et
associations ou aux présents statuts.
 
Article 26. - Dissolution de l'association
 
26.1 La dissolution volontaire de l'Association est décidée par l'Assemblée générale. 
 
26.2 La décision de dissolution n'est valable que si au moins deux tiers (2/3) des Membres Effectifs
sont présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle Assemblée générale est
convoquée au plus tôt quinze (15) jours après la première réunion et au plus tard deux (2) mois
après la première réunion. La deuxième réunion de l'Assemblée générale peut valablement prendre
des décisions, quel que soit le nombre de Membres Effectifs présents ou représentés, à condition
toutefois que cela ait été clairement indiqué dans la convocation à cette deuxième réunion.  
 
26.3 La décision de mise en liquidation est prise à la majorité des quatre cinquièmes (4/5) des voix
exprimées.  
 
26.4 La décision est publiée dans les annexes du Moniteur belge. 
 
26.5 En cas de dissolution volontaire suivie d'une liquidation, l'Assemblée générale ou, en cas de
dissolution judiciaire, le tribunal, nomme le ou les liquidateurs. L'Assemblée générale ou le tribunal
détermine leurs pouvoirs et, le cas échéant, leur rémunération, ainsi que le mode de liquidation. 
 
26.6 En cas de liquidation, l'actif net est transféré, après paiement du passif, à une association, une
fondation ou une institution poursuivant le même but que l'Association. S'il n'y en a pas, de l'avis
raisonnable de l'Assemblée générale (ou des liquidateurs en cas de dissolution avec liquidation),
l'actif net est transféré, sur proposition de l'Assemblée générale (ou des liquidateurs en cas de
dissolution avec liquidation), à une association, une fondation ou une institution dont l'objet est le
plus proche de celui pour lequel l'Association a été constituée. 
 
CHAPITRE 10 : RESPONSABILITÉ
 
Article 27. - Responsabilité limitée
 
27.1 Dans les limites légales, les Membres ne sont pas personnellement liés par les engagements
de l'Association. Leur responsabilité est limitée à l'exécution de leurs obligations financières (c'est-à-
dire au paiement de la cotisation).
 
27.2 Les membres du Conseil d'administration ne sont pas personnellement responsables des
engagements de l'Association. Leur responsabilité est limitée à la bonne exécution de leur mandat.
 
CHAPITRE 11 : DISPOSITIONS FINALES
 
Article 28. - Langue
 
28.1 La langue officielle de l'Association est le français, tandis que la langue de travail officielle de
l'Association est l'anglais. Tous les documents et informations internes sont rédigés en anglais, sauf
disposition contraire de la législation belge.
 
Article 29. - Domicile
 
29.1 Les Membres sont tenus d'informer l'Association de tout changement d'adresse ou de siège. A
défaut de communication, ils peuvent être considérés comme ayant élu domicile à leur ancien
domicile ou siège.
 
Article 30. – Abstentions
 
Pour la détermination des différentes majorités prévues dans les présents statuts, et sauf mention
contraire, les abstentions, comme les votes blancs ou irréguliers, ne sont pas comptabilisées ce qui
implique que (i) la personne s’abstenant n’est pas prise en compte dans le total des présents ou
représentés sur la base duquel est calculée la majorité, et que (ii) l’abstention n’est pas considérée
comme un vote « pour » ou « contre » la décision soumise au vote.
 
Article 31. - Droit applicable et règlement des litiges
 
31.1 Tous les problèmes, questions et litiges concernant la validité, l'interprétation, la mise en œuvre,
l'exécution et la résiliation des présents statuts sont régis et interprétés conformément au droit belge,
et aucun effet ne sera donné à toute autre règle ou disposition (belge, étrangère ou internationale) en
matière de choix de la loi ou de conflit de lois, qui rendrait les lois d'une autre juridiction applicables.
 
31.2 Tous les litiges concernant la validité, l'interprétation, la mise en œuvre, l'exécution et la
résiliation des présents statuts sont soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles. 
 
Article 32. - Application subsidiaire du Code belge des sociétés et des associations
 
32.1 Toute question non mentionnée dans les présents statuts est régie par le Code belge des
sociétés et des associations, et notamment par le Livre 10 du Code belge des sociétés et des
associations.
 
DECISIONS DES COMPARANTS
 
Les statuts étant arrêtés, le comparant a pris les décisions suivantes:
 
1. Premier exercice social
Par dérogation à l’article 22 des statuts, le premier exercice social commencera le jour où
l'Association sera dotée de la personnalité juridique et se clôturera le 31 décembre 2025.
 
2. Première assemblée générale annuelle
La première assemblée est fixée en 2026.
 
3. Administrateurs
Le nombre d'administrateurs est fixé à trois.
Sont appelés à ces fonctions à compter de la date à laquelle l’Association sera dotée de la
personnalité juridique et jusqu’à à l’assemblée générale ordinaire des membres de 2028 (par
dérogation à l’article 15.3 des statuts) :
- Madame Ana Rath,  ;
- Madame Wendy Stams (épouse van Zelst),  et 
- Monsieur Martin Arles Soler, 
 
Le mandat des administrateurs sera exercé à titre non rémunéré.
 
Les administrateurs ont désigné en qualité de :
- secrétaire général : Madame Sylvie Maiella.
 
En application de l’article 13 de la loi du 4 mai 2023 relative au Registre central des interdictions de
gérer, le comparant déclare qu’aucune condamnation à une interdiction s’apparentant à l’une des
interdictions énumérées à l’article 6 de la loi précitée n’a été prononcée par un tribunal d’un Etat
membre de l’Espace Economique Européen à l’encontre des personnes nommées ci-dessus.
 
 
Les expéditions et extraits sont déposés avant enregistrement de l’acte dans l’unique but du dépôt
au Greffe du Tribunal de l’Entreprise et pour les formalités en rapport avec l’obtention du numéro d’
entreprise. 
 
Les expéditions et extraits sont déposés avant enregistrement de l’acte dans l’unique but du dépôt
au Greffe du Tribunal de Commerce.
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME
 
 
 
 
 
 
 
Sibylle FALLA Notaire associé
Déposé en même temps: expédition de l'acte, procurations, expédition certifiée conforme de l'arrêté
royal du 27 mars 2025