N° d'entreprise : 0897814083
Nom
(en entier) : EUROPE'S INDEPENDENT FUEL SUPPLIERS
(en abrégé) : UPEI
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue de la Renaissance 1
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
OBJET, DENOMINATION, STATUTS (TRADUCTION,
COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS)
Ce jour, le treize mars deux mille vingt-cinq.
(…)
Devant Tim CARNEWAL, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société
"Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11, qui contient à la fin la
mention de l’enregistrement suivant :
« Acte du notaire Tim CARNEWAL à Brussel le 13-03-2025, répertoire 2025/139952 Rôle(s): 10
Renvoi(s): 0. Enregistré au bureau d'enregistrement BUREAU SÉCURITÉ JURIDIQUE BRUXELLES
2 le vingt et un mars deux mille vingt-cinq (21-03-2025). Réference ACP (5) Volume 000 Folio 000
Case 6649. Droits perçus: cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00). »
S’EST REUNIE
L’assemblée générale extraordinaire de l’association internationale sans but lucratif "EUROPE'S
INDEPENDENT FUEL SUPPLIERS", en abrégé "UPEI", ayant son siège à 1000 Bruxelles, Avenue
de la Renaissance 1, ci-après dénommée l’"Association".
(…)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes :
(…)
DEUXIEME RESOLUTION : Changement de dénomination de « Europe’s Independent Fuel
Suppliers » en « Europe’s Independent Energy and Mobility Suppliers » et par conséquent
modification de l'article 1 des anciens statuts.
L’assemblée décide de modifier dénomination de « Europe’s Independent Fuel Suppliers » en «
Europe’s Independent Energy and Mobility Suppliers » et décide par conséquent de modifier l’article
1 des statuts, tel que repris dans le nouveau texte des statuts.
TROISIEME RESOLUTION : Modification du but désintéressé internationale et par conséquent
modification de l'article 3 des anciens statuts.
L’assemblée décide de modifier le but et les activités de l’Association et décide par conséquent de
modifier l’article 3 des statuts, tel que repris dans le nouveau texte des statuts.
QUATRIEME RESOLUTION : Adoption d'un nouveau texte des statuts.
L'assemblée décide d’adopter un nouveau texte des statuts afin de modifier entre autres le nom, le
but désintéressé d’utilité internationale et objet, la qualité des membres, les conditions et formalités
de démission ou exclusion des membres, les règles relatives à l’assemblée générale et les règles
relatives aux amendements aux statuts.
Le nouveau texte des statuts est rédigé comme suit :
 Nom
L’association a pour dénomination « Europe’s Independent Energy and Mobility Suppliers », et son
nom abrégé est UPEI.
L’anglais est la langue de travail de l’UPEI.
L’association est constituée sous la forme d’une association international sans but lucratif (ci-après
dénommée « AISBL ») soumise au Code des sociétés et des associations du 23 mars 2019, publié
au Moniteur belge du 4 avril 2019 (ci-après dénommé le « CSA »).
L’AISBL est constituée pour une durée indéterminée.
Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, commandes, sites web et autres pièces,
sous forme électronique ou non, émanant de l’AISBL, doivent mentionner les données suivantes : 1°)
la dénomination de l’AISBL, 2°) la forme juridique, en entier ou en abrégé, 3°) l’adresse complète du
siège, 4°) le numéro d’entreprise, 5°) la mention « registre des personnes morales » et la juridiction
compétente en fonction de l’adresse du siège, 6°) le cas échéant : l’adresse e-mail et le site internet
de l’AISBL, 7°) le numéro dans le registre de transparence de l’Union européenne et 8°) le cas
échéant, le fait que l’AISBL est en liquidation.
Siège
Le siège de l’AISBL est situé dans la Région Bruxelles-Capitale.
Le lieu de travail du Secrétariat Général peut être différent du siège du l’UPEI, sous réserve d’une
décision de l’Assemblée Générale reposant sur une proposition du Président.
But désintéressé d’utilité internationale et objet
L’UPEI est une organisation faîtière du secteur indépendant de l’énergie et de la mobilité
européennes. Il s’agit d’une association internationale sans but lucratif.
L’UPEI a pour but désintéressé d’utilité internationale de représenter les associations nationales et
sociétés visées à l’Article 4 ainsi que de préserver leurs intérêts généraux.
Parmi les activités concrètes permettant de réaliser les buts de l’AISBL figurent notamment :
- communiquer l’opinion de ses membres aux décideurs politiques européens ;
- contribuer au développement de solutions politiques lors de la formulation de lois et règlements ;
- informer ses membres des développements politiques et législatifs européens pertinents :
- réaliser des études et recherches, organiser des évènements, réunions et groupes de travail, afin
de faciliter la communication entre ses membres et les autres parties prenantes.
Qualité de Membre
L’UPEI se compose de deux catégories de membres :
1. Membres votants : titulaires et associés (ci-après « membres votants ») :
Membres votants titulaires :
- les associations nationales du secteur de la distribution d'énergie et de mobilité, le terme
«distributeur d'énergie et de mobilité» étant défini comme «entreprise indépendante prestataire ou
association représentative des fournisseurs d'énergie (fossile et/ou alternative) dans le secteur des
transports et du chauffage (en matière d'énergies d'importation, de négoce, de gros et/ou de détail»)
;
Membres votants associés :
- les associations régionales du secteur de la distribution de l'énergie et de la mobilité qui ne sont pas
membres d'un membre votant titulaire de l'UPEI
- les entreprises de distribution d'énergie et de mobilité qui ne sont pas membres d'un membre votant
titulaire de l'UPEI.
2. Partenaires (membres sans droit de vote)
Distributeur d'énergie :
- les associations régionales du secteur de la distribution de l'énergie et de la mobilité qui sont
membres d'un membre votant titulaire de l'UPEI
- Les entreprises de distribution d'énergie et de mobilité qui sont membres d'un membre votant à part
entière de l'UPEI.
fournisseur de services:
- prestataire d'activités de soutien au secteur indépendant de l'énergie et de la mobilité (par exemple,
services de TVA, gestion de données, fabricants de réservoirs de pétrole, AdBlue, etc.) qui n'est pas
directement impliqué dans l'activité de distribution d'énergie et qui soutient les objectifs de l'UPEI tels
que définis à l'article 3.
Candidature – admission
1. Toute association nationale ou société peut demander à adhérer à l’UPEI en tant que membre
votant titulaire ou associé. L’attribution de la qualité de membre votant sera décidée par l’Assemblée
Générale conformément aux dispositions de l’article 8. Le cas échéant, les membres votants actuels
de l'UPEI du même pays que le candidat sont dûment consultés par le Comité Directeur dans le
cadre de son examen de la candidature, et leur opinion est partagée avec l'Assemblée générale. Un
avis négatif doit être fondé sur des arguments étayés par des faits concrets.
2. Toute membre opérant exclusivement en dehors de l'Europe , peut demander une réduction
maximale de 50% du montant total de la cotisation d'un membre équivalent d'un pays de l'Union
européenne. Dans tous les cas, la cotisation ne doit pas être inférieure au montant minimum prévu
par la structure tarifaire de l’UPEI.
3. Tout prestataire de services ou membre d’un membre titulaire d’UPEI peut postuler à devenir
partenaire (et n'est pas éligible pour devenir membre avec droit de vote). Les décisions relatives au
partenariat sont prises par le Comité Directeur conformément à l'article 9. Les partenaires n'ont pas
de droit de vote au sein de l'UPEI.
4. Sur proposition du Comité Directeur, l’adhésion en tant qu’invité peut être accordée aux
associations et aux sociétés admissibles à et intéressées par l’adhésion en tant que membre titulaire
ou associé. La qualité d’invité peut être accordée pour une période maximale de six (6) mois. L’
adhérent invité n’a aucun droit de vote au sein de l’UPEI. L’attribution de la qualité d’invité est
soumise à l’approbation de l’Assemblée Générale conformément aux dispositions de l’Article 8.
En l’absence de commentaire négatif, une entreprise ou une association qui a obtenu le statut d’
adhérent invité peut automatiquement devenir membre actif ou passif à la fin de la période d'essai.
5. Tous les membres doivent se conformer aux statuts de l'Association, à ses règles et règlements
internes, y compris son code de déontologie, et aux décisions adoptées par l'Assemblée Générale.
Tous les membres doivent payer une cotisation annuelle déterminée par l'Assemblée Générale. Tous
les Partenaires doivent payer une cotisation au début de leur contrat et à chaque anniversaire de ce
contrat. Cette cotisation est déterminée par l’Assemblée générale.
6. Les membres votants disposent de tous les droits et obligations accordés aux membres visés au
CSA et aux présents statuts. En leur qualité de membre, ils ne sont pas tenus responsables des
engagements pris par l’AISBL.
7. Les Partenaires disposent de tous les droits et obligations accordés aux membres visés aux
présents statuts. En leur qualité de Partenaires, ils ne sont pas tenus responsables des
engagements pris par l’AISBL.
Démission ou exclusion
1. La qualité de membre peut être perdue par
• démission,
• exclusion.
2. La démission s’effectue par lettre recommandée adressée au Président en exercice de l’UPEI,
avec effet à la fin d’une année civile et sous réserve d’un préavis de six mois. Une démission reçue
après le 30 juin de l’année « n » sera d’application le premier jour de l’année « n+2 ».
3. L’exclusion d’un membre aura lieu s’il ne respecte pas les dispositions des Statuts ou les
décisions prises par ses organes ou s’il ne se conforme pas à ses engagements de paiement malgré
une mise en demeure. Le membre doit d’abord être informé qu’une procédure d’exclusion est
susceptible d’être entamée contre lui. Le membre doit avoir la possibilité de présenter ses
explications. L’exclusion d’un membre est soumise à la décision de l’Assemblée Générale
conformément aux dispositions de l’ 8.
4. En cas de cessation de l’adhésion à l’UPEI, un membre ne peut revendiquer aucun droit sur les
actifs de l’UPEI. La perte de la qualité de membre n’exonère pas de l’obligation de payer toutes
dettes dues.
5. Aucun membre ne peut faire valoir ou exercer une quelconque prétention sur les actifs en vertu de
sa seule qualité de membre. Cette exclusion de droits sur les actifs s'applique de tout temps :
pendant la période où l'intéressé est membre, au moment où cette qualité cesse d'exister pour
quelque raison que ce soit, au moment de dissolution de l'AISBL, etc.
Organes
Les organes de l’UPEI sont les suivants :
- l’Assemblée Générale (= assemblée générale des membres)
- le Comité Directeur (= organe d’administration)
- le Secrétariat Général (= organe de gestion journalière)
L’Assemblée Générale
1. L'Assemblée Générale est composée de l'ensemble des membres votants (titulaires et associés).
Lors des réunions, il est composé de représentants désignés par chaque membre votant. Les
partenaires et les membres invités peuvent y assister, mais n'ont pas de droit de vote.
Les membres votants sont regroupés par pays et disposeront par pays de 12 voix pour chaque
catégorie de membres votants :
- 12 voix pour les membres votants titulaires (le cas échéant); et
- 12 voix pour les membres votants associés (le cas échéant).
Les votes seront répartis également entre les membres votants de chaque catégorie selon la liste qui
sera tenue par le Comité Directeur .
Si un pays n'a pas de membres votants titulaires ou de membres votants associés, ce pays n'aura
pas de droit de vote pour la catégorie concernée de membres votants. Si un membre votant n'est ni
présent ni représenté à une assemblée générale donnée, ses voix ne seront pas exprimées.
Par exemple
- si UPEI a deux membres votants titulaires d'un pays donné, chaque membre votant titulaire de ce
pays aura six voix.
- Si un pays a trois membres votants associés, chaque membre votant associé de ce pays disposera
de quatre voix.
- Si un pays a trois membres votants associés mais que seulement deux sont présents ou
représentés, chaque membre votant associé présent ou représenté de ce pays disposera de quatre
voix.
2. L’Assemblée Générale possède la plénitude des pouvoirs permettant la réalisation des objectifs de
l’UPEI définis à l’article 3. Elle fixe, en particulier, le budget, approuve les comptes et les
contributions de chaque membre fixées conformément à la grille convenue de cotisations.
3. L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer que lorsqu’au moins 50% des membres
votants sont présents ou représentés. Les résolutions sont prises à la majorité simple des voix
valides des membres votants présents ou représentés, sauf dispositions contraires du CSA ou des
statuts. Les votes nuls et les abstentions sont pris en compte comme vote négatif. Toutes les
décisions adoptées par l'Assemblée Générale seront d'applications pour tous les membres.
4. Les membres votants ne pouvant être présents à la réunion, peuvent se faire représenter par
d'autres membres par le biais d’une procuration.
5. Une réunion de l'Assemblée Générale peut se tenir par tout moyen de télécommunication
permettant une délibération efficace et simultanée entre tous les participants, tel qu'une conférence
téléphonique ou vidéo. Un membre votant participant à une telle conférence est réputé être présent
en personne à la réunion et a le droit de voter et d'être pris en compte pour le calcul du quorum. Une
telle réunion est réputée avoir lieu où le groupe le plus important des membres votants participant à
la conférence est réuni, à défaut, au siège de l'Association.
6. En cas d’urgence, les décisions relevant du champ d’application de l’article 8 peuvent être prises
en dehors de l’assemblée générale par courrier électronique. En pareil cas, les projets des décisions
seront communiqués aux membres par le Président, et l’unanimité est requise pour adoption. La
décision écrite sera ratifiée lors de l’assemblée générale suivante.
7. L’Assemblée Générale est convoquée au moins deux fois par an.
8. Dans l’intérêt de l’UPEI, des invités peuvent être conviés à assister aux Assemblées Générales
avec l’accord du Président.
9. Les dépenses afférentes aux Assemblées générales sont réparties entre les membres votants, les
membres invités et les Partenaires qui y ont participé en fonction de leur présence à l’assemblée, à
moins que les membres n’en aient décidé autrement à l’Assemblée Générale.
10. Les réunions annuelles de l'Assemblée Générale Ordinaire se tiendront au cours des premier six
moins de l’exercice social au siège social ou en tout autre lieu indiqué sur la convocation. La
convocation est envoyée au moins 14 jours avant la date de l'Assemblée Générale à tous les
membres votants, les administrateurs et le cas échéant les commissaires aux comptes par e-mail à
la dernière adresse (e-mail) que le membre, l'administrateur et le commissaire ont communiquée à
cet effet au. Secrétaire Général.
11. Les réunions de l’Assemblée Générale sont convoquées par le Président ou lorsqu'un cinquième
des membres votants en fait la demande. A la convocation sera joint un projet d'ordre du jour
déterminé par le Comité Directeur.
Le Comité Directeur
1. Le Comité Directeur est chargé de l’exécution des décisions prises par l’Assemblée Générale. Il
surveille l’orientation politique et stratégique de l’UPEI. Il est notamment chargé de donner une vue d’
ensemble de la stratégie globale (en ce compris la stratégie de communication). Il assume la
responsabilité financière et juridique de l’UPEI. Il fait une mise à jour sur l’évolution du budget à
chaque Assemblée Générale, afin de soulever les problèmes potentiels. Chaque année, il présente
les comptes et le projet de budget pour approbation à l’Assemblée Générale. Le Comité Directeur
donne des instructions au Secrétaire Général, le/la supervise et l’assiste en cas de besoin. Le
Comité Directeur est en droit de déléguer certaines tâches à l’un de ses membres et/ou au
Secrétaire Général. Il peut également déléguer des pouvoirs spéciaux à d’autres personnes pour des
tâches spéciales.
2. Le Comité Directeur est composé de minimum 3 et de maximum 5 administrateurs: 1 Président et
de 2 à 4 Vice-présidents. L’Assemblée Générale détermine combien de Vice-présidents sont
nommés.
3. Les administrateurs sont élus par l’Assemblée Générale parmi les candidats proposés. Chaque
membre votant a le droit de proposer des candidats. Le vote a lieu à bulletin secret si la demande en
a été faite lors de l’Assemblée. Chaque administrateur est élu pour une période de trois ans. Pas
plus d’un administrateur sont de la même nationalité ou de la même société. En cas de vacance d’un
poste d’administrateur avant la fin de son mandat, le Comité Directeur n’a pas le droit de coopter un
nouvel administrateur.
4. Le Comité Directeur représente collégialement l’UPEI devant les organes de l’Union Européenne,
les autres organisations internationales, les associations ainsi que dans tous les actes judiciaires et
extrajudiciaires. Il représente l'AISBL par la majorité de ses membres. Les membres du Comité
Directeur peuvent prendre et maintenir des contacts avec les gouvernements nationaux des États
membres de l’Union européenne s’il leur est expressément demandé de le faire ou si de tels contacts
sont préalablement acceptés par les membres votants des Etats concernés.
5. Sans préjudice du pouvoir de représentation général du Comité Directeur en collège, l'AISBL est
également dûment représentée dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires par deux
administrateurs, dont le Président.
6. Le Comité Directeur ou les administrateurs représentant l'AISBL peuvent désigner des
mandataires de l'AISBL. Seules des procurations spéciales ou limitées à un acte juridique déterminé
ou à une série d'actes juridiques déterminés sont autorisées. Les mandataires engagent l'AISBL
dans les limites de la procuration qui leur a été accordée et dont les limites sont opposables aux tiers
conformément aux dispositions légales en matière de mandat.
7. Le Comité Directeur se réunit régulièrement. Il est convoqué par le Président, soit à l’initiative du
Président, soit à la demande conjointe de deux Vice-présidents. Le Président dirige les débats de
ces réunions. Les membres du Comité Directeur disposent du même droit de vote.
8. Le Comité Directeur ne peut valablement délibérer et statuer que si au moins la majorité des
administrateurs est présente ou représentée à la réunion. Le Comité Directeur statue à la majorité
simple pour toutes les questions mises au vote. En cas de partage des voix, celle du Président est
prépondérante.
9. Le Président convoque les réunions de l’Assemblée Générale et en dirige les débats.
10. Si un administrateur démissionne de ses fonctions ou se trouve dans l’incapacité permanente de
les remplir, les autres membres du Comité Directeur demanderont la tenue d’une élection à la
première réunion de l’Assemblée Générale suivant le début de cette incapacité afin de nommer un
remplaçant.
11. Les administrateurs peuvent être révoqués à tout moment et avec effet immédiat par l’Assemblée
Générale qui se prononce souverainement et sans autre motivation. Tout membre du Comité
Directeur peut démissionner par simple notification au Président du Comité Directeur.
12. Les décisions du Comité Directeur peuvent être prises par l’accord écrit unanime de tous les
administrateurs.
Secrétariat Général
1. Le Secrétaire Général dirige les affaires de l’UPEI conformément aux instructions du Comité
Directeur, dont il/elle dépend directement, et à qui la gestion journalière est déléguée. Le Secrétaire
Général est proposé par le Comité Directeur et sa nomination est soumise à la décision de l’
Assemblée Générale.
2. Conformément à la loi, la gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions
n'excédant pas les besoins de la vie quotidienne de l'AISBL, que les actes et les décisions qui, soit
en raison de l'intérêt mineur qu'ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient
pas l'intervention du Conseil d'Administration.
3. Le pouvoir de la gestion journalière concerne tant le pouvoir décisionnel interne que le pouvoir de
représentation externe relatif à cette gestion.
4. Le Secrétaire Général assiste à titre consultatif à toutes les réunions du Comité Directeur et les
Assemblées Générales et remplit la fonction de secrétaire pour ces réunions.
Publications
La nomination des membres du Comité Directeur, le Secrétaire Général et des personnes habilitées
à représenter l’AISBL, ainsi que la cessation de leur fonction, sont rendues publiques par dépôt dans
le dossier de l’association, et par publication d’un extrait aux Annexes du Moniteur belge. Ces pièces
doivent en tout cas faire apparaître si les personnes qui représentent l’AISBL, engagent l’AISBL
chacune individuellement, conjointement ou en collège, et préciser l’étendue de leurs pouvoirs.
Dépenses
Les cotisations et toutes les autres dépenses convenues doivent être payées intégralement dans le
mois suivant la date de facturation.
Comptabilité
L’exercice social prend cours le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
La comptabilité est tenue conformément aux dispositions visées à l’art. 3:47 du CSA et à l’arrêté
royal du 29 avril 2019.
Le Comité Directeur soumet les comptes annuels de l’exercice social précédent pour approbation à l’
Assemblée Générale annuelle.
Les comptes annuels de l’AISBL sont déposés conformément aux dispositions de l’art. 3:47, § 7 du
CSA et de l’arrêté royal du 29 avril 2019.
Amendements aux statuts
L'Assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la modification des statuts que si au moins
50% de ses membres votants sont présents ou représentés.
La modification des statuts nécessite une décision prise avec une majorité de trois-quarts des voix
des membres votants présents ou représentés.
Si le quorum de présence requis n'est pas atteint, une nouvelle réunion est convoquée avec le même
sujet à l'ordre du jour. Elle décide valablement à la majorité des trois-quarts des voix, quel que soit le
nombre de membres votants présents ou représentés. La deuxième réunion ne peut être tenue
moins de quinze jours après la première réunion.
Toute modification de Article 3 sur les buts et activités de l'association, doit être approuvée par le
biais d’un arrêté royal.
Les modifications suivantes ne peuvent être effectuées que par acte authentique :
- les attributions, le mode de convocation et le mode de décision de l’Assemblée Générale de l’
AISBL, ainsi que les conditions dans lesquelles ses résolutions sont portées à la connaissance des
membres;
- les conditions de modification des statuts;
- les conditions de dissolution et de liquidation de l’AISBL et le but désintéressé auquel l’AISBL doit
affecter son patrimoine en cas de dissolution.
Dissolution
La délibération et la discussion relatives à la dissolution respectent le quorum et la majorité requis
pour une modification de l’objet ou du but désintéressé des statuts. A partir de la décision de
dissolution, l’AISBL mentionnera sur toutes les pièces émanant de l’association qu’elle est « une
AISBL en dissolution ».
En cas de dissolution, l’Assemblée Générale nomme un liquidateur dont elle définira la mission.
En cas de dissolution et de liquidation, le patrimoine de l’AISBL doit être affecté à une autre
association sans but lucratif poursuivant un but similaire ou apparenté. Le Comité Directeur sera
chargé de la mise en œuvre de cette décision.
(…)
SEPTIEME RESOLUTION : Procuration pour les formalités.
L'assemblée confère tous pouvoirs :
- au notaire Tim Carnewal ou à un de ses associés afin d'assurer les formalités nécessaires à l’
obtention de l’Arrêté Royal portant approbation de la modification du but et des activités de l’
Association et afin d’accomplir toutes les formalités de publication ;
- à Hanne Verhoeven, Benoit Spitaels, ou tout autre avocat ou collaborateur du cabinet impact
advocaten, qui tous à cet effet élisent domicile à 3001 Leuven, Philipssite 5B bus 1, ainsi qu’à leurs
employés, préposés et mandataires, avec droit de substitution, afin d'assurer les formalités auprès
du registre des personnes morales, ainsi qu’à un guichet d’entreprise en vue d’assurer la
modification des données dans la Banque Carrefour des Entreprises.
(…)
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l’extrait : une expédition du procès-verbal, liste de présence, une
copie de l'A.R. en date du 8 avril 2025, octroyant la personnalité juridique à l'AISBL « EUROPE’S
INDEPENDENT FUEL SUPPLIERS » en abrégé « UPEI », le texte coordonné des statuts).
 
Tim CARNEWAL
Notaire