Ondernemingsnr : 0820 653 751
Naam
VZW Ondernemen@Hoppeland
(voluit) :
(verkort) :
Rechtsvorm : vzw
Volledig adres v.d. zetel : Grote Markt 1,8970 Poperinge
Onderwerp akte : Wijziging vertegenwoordigers Bestuursorgaan en wijziging statuten
HET EERSTE BESLUIT ONTSLAG VERTEGENWOORDIGERS
De algemene Vergadering van de vzw Ondernemen@Hoppeland heeft op 29 september 2024 het ontslag
van volgende bestuurders herbevestigd:
Namens de Stad Poperinge
Isabel Lebbe (78.12.31-086.27) Vaste vertegenwoordiger
Namens Horece regio Poperinge
Bert Recour (75.10.02-225.02) Vaste vertegenwoordiger
Namens Popshop
Mieke Vandoolaeghe (80.09.18-220.13) vaste vertegenwoordiger
Namens Voka
Gunther Bamelis (65.08.02-045.55) - Vaste vertegenwoordiger
Namens Popln vzw
Jacques Colaert (57.01.05-257.21) vertegenwoordiger
Als bestuurder en gedelegeerd bestuurder
Bénédicte Persyn (91.06.17-322.44)- bestuurder - gedelegeerd bestuurder
HET TWEEDE BESLUIT BENOEMING VERTEGENWOORDIGERS
De algemene vergadering bevestigde de benoeming van de nieuwe leden op de algemene vergadering van
29 september 2024:
Namens Stad Poperinge
Joseph Delalleau (60.01.30-495.05) - vaste vertegenwoordiger
Namens Horeca regio Poperinge.
Glenn Bondue (90.09.17-361.15) - vaste vertegenwoordiger
Namens Popshop
Nancy Vandemaele (72.03.16-240.37)- vertegenwoordiger
Namens Voka
Helga Verbeke (73.10.10-058.81) - vertegenwoordiger
Hilde Rabaey (69.02.21-188.63) - vertegenwoordiger
Als bestuurder en gedelegeerd bestuurder
Sharon Boussery (96.09.18-360.15) -bestuurder- gedelegeerd bestuurder
HET DERDE BESLUIT- NAAMSVERANDERING
Op 29 september 2024 keurde de Algemene vergadering de naamsverandering goed. Vanaf dan heette de
vzw niet langer meer Ondernemen@Hoppeland, maar Hop-On!
HET VIERDE BESLUIT- WIJZIGING STATUTEN
Daarnaast besliste de Algemene vergadering van de vzw Ondernemen@Hoppeland op 29 september 2024
om de statuten als volgt te wijzigen naar aanleiding van de naamsverandering naar de vzw Hop-On !:
TITEL I : NAAM - ZETEL - DUUR - VOORWERP
Artikel 1
De vereniging is opgericht als een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in de privaatrechtelijke
vorm van een vereniging zonder winstoogmerk zoals bedoeld in de wet van 27 juni 1921 en latere wijzigingen
en zoals thans geregeld door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en destijds conform het
Vlaams Gemeentedecreet van 15 juli 2005, thans "Decreet Lokaal Bestuur".
De vereniging heeft als naam Hop-On!
. Artikel 2
De zetel van de vereniging is gevestigd in het Vlaamse gewest en meer bepaald in het stadhuis te 8970
Poperinge, Grote Markt 1, en ressorteert onder het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen.
Artikel 3
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur. Artikel 4
De vereniging heeft tot voorwerp de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van
gemeentelijk belang en stelt zich meer bepaald tot belangeloos doel om alle lokale initiatieven te nemen en te
ontwikkelen ter bevordering van de industrie, de dienstverlening, de horeca en de handel en middenstand in
Poperinge en de commerciële uitstraling en bekendmaking van Poperinge als ondernemende stad.
De vereniging heeft hiertoe als opdracht onder meer de organisatie van handelsondersteunende
evenementen zoals bij wijze van voorbeeld en niet limitatief noch bindend braderijen, modeshows en
promotieweekend(s), het organiseren van publicitaire acties, het uitwerken van projecten om de koopbinding en
de koopattractie te versterken, de commerciële of economische leegstand aan te pakken en het voorzien in een
commerciële inrichting en sfeer van de handelskern van Poperinge en haar deelgemeenten.
De vereniging heeft tevens als opdracht de uitstraling en aantrekkingskracht van de bedrijventerreinen te
verbeteren en het economisch draagvlak te versterken, het bedrijventerreinmanagement uit te bouwen en / of
te ondersteunen, ondernemers samen te brengen en een startersbeleid te voeren. Onder
bedrijventerreinmanagement wordt verstaan het opzetten van samenwerking en het nemen van initiatieven
inzake vorming van werknemers, milieuprojecten op het bedrijventerrein (mobiliteit, energie, ruimtegebruik,
afval, ... ), het verhogen van de omgevingskwaliteit, jobrecrutering, coaching, kinderopvang en andere.
Dit betreft aldus en onder meer de inhoudelijke invulling, de technische en logistieke omkadering, de
informatieverstrekking, de productontwikkeling en het opzetten van promotiecampagnes voor de lokale
economie.
Artikel 5
De vereniging mag, alleen of in samenwerking met derden, alle activiteiten ontplooien, alle middelen
aanwenden en alle rechtshandelingen stellen die tot de verwezenlijking van haar voorwerp kunnen bijdragen.
Zij kan in die zin ook alle handelsdaden stellen die betrekking hebben op haar voorwerp en voor zover de
opbrengst hiervan wordt besteed aan het belangeloos doel waarvoor zij werd opgericht.
De vereniging kan onder meer vergoedingen aanrekenen voor haar prestaties, toelagen en andere gelden
ontvangen, overeenkomsten afsluiten, roerende en onroerende goederen verwerven, beheren of erover
beschikken, zakelijke rechten vestigen, waarborgen stellen of hypotheken vestigen, leningen aangaan of
leningen verstrekken, bouwen en verbouwen, aan projectontwikkeling doen, infrastructuurprojecten realiseren,
advies verlenen, participaties en belangen nemen door associatie, inbreng, fusie, f financiële tussenkomst of op
gelijk welke andere wijze, in alle vennootschappen , verenigingen of ondernemingen met een identiek,
beantwoorden aan het voorwerp van de vereniging en personeel aanwerven, nodig voor het vervullen van haar
voorwerp. De vennootschap kan eveneens optreden als bestuurder, volmachtdrager, mandataris of vereffenaar
in andere vennootschappen of ondernemingen. Deze opsomming is niet limitatief.
Artikel 6
De vereniging realiseert haar voorwerp in overleg met en met de medewerking van de stad Poperinge, lid
van de vereniging. Hiertoe sluit de vereniging een samenwerkingsovereenkomst met de stad overeenkomstig
de toepasselijke bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur en meer bepaald overeenkomstig artikel 247 van
dit decreet. Deze overeenkomst regelt minstens de volgende aangelegenheden:
1º in voorkomend geval de aanwending van de aan het agentschap ter beschikking gestelde of
overgedragen personeelsleden, middelen en infrastructuur ;
2° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse regering,
het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het agentschap
worden toegekend;
3º de wijze waarop de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting zal voorzien in een systeem van
interne controle;
4º de toekenning aan een of meer commissarissen van de controle op de financiële toestand, op de
jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de
gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting. Die commissarissen zijn erkende bedrijfsrevisoren.
De vereniging is tevens geinspireerd door en steunt op overleg en samenwerking met de
handelsorganisaties, die tevens lid zijn van de vereniging.
TITEL II : LEDEN
Artikel 7
De vereniging is uitsluitend samengesteld uit effectieve leden. De leden beschikken over de volheid van
lidmaatschap, met inbegrip van stemrecht op de algemene vergadering zoals hierna bepaald en tenzij anders
bepaald in de statuten. De oprichters of stichtende leden zijn de eerste leden van de vereniging.
Op de zetel van de vereniging wordt door het bestuursorgaan een ledenregister gehouden, conform de
wettelijke bepalingen. Alle leden kunnen op de zetel van de vereniging dit register raadplegen.
Artikel 8
Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen lid zijn van de vereniging.
Onverminderd andersluidende wettelijke of decretale bepalingen van toepassing op haar leden of bepaalde
van haar leden beslist de algemene vergadering over de toetreding van nieuwe leden. Kandidaten die lid
wensen te worden van de vereniging dienen hiertoe een gemotiveerde schriftelijke aanvraag in op de zetel van
de vereniging.
In elk geval dient de stad Poperinge steeds over een meerderheid van de stemmen te beschikken in de
organen van de vereniging.
Artikel 9
Onverminderd andere wettelijke of decretale bepalingen gaan de leden en hun eventuele
vertegenwoordigers geen enkele persoonlijke verplichting aan inzake de verbintenissen van de vereniging.
Aan de leden kan bij beslissing van het bestuursorgaan een financiële bijdrage gevraagd worden. Met de
stad Poperinge wordt evenwel een afzonderlijke regeling getroffen inzake de financiële, materiële, logistieke
en andere steun die de stad ter beschikking stelt aan de vereniging. Zoals bepaald in het Decreet Lokaal
Bestuur en zoals voorzien in artikel 6 van deze statuten, wordt deze steun van de stad aan de vereniging nader
geregeld in een samenwerkingsovereenkomst.
De leden dienen zich op een loyale wijze te engageren om moreel en materieel met de vereniging samen
te werken om haar doel te verwezenlijken.
Artikel 10
Aan het lidmaatschap wordt een einde gesteld:
door overlijden, rechtsonbekwaamheid, ontbinding, vereffening, fusie of splitsing van het lid.
door vrijwillig ontslag of uittreding van het lid, mits dit ontslag schriftelijk wordt
medegedeeld aan het bestuursorgaan. Uittreding of ontslag zijn ten allen tijde mogelijk.
door uitsluiting bij beslissing van de algemene vergadering.
Artikel 11
Het bestuursorgaan kan, wanneer de handelswijze van een lid een dringend optreden vereist, een tijdelijke
maatregel van schorsing nemen. De schorsing zal per aangetekende brief worden medegedeeld aan het lid. Zij
kan maximaal zes weken duren, binnen welke termijn de algemene vergadering moet bijeenkomen om over de
uitsluiting te beslissen.
De uitsluiting van een lid moet voorkomen op de agenda en het lid moet worden uitgenodigd om
desgevallend in zijn verdediging te kunnen voorzien. De uitsluiting kan alleen worden uitgesproken door een
meerderheid van twee derde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. De uitsluiting
dient steeds gemotiveerd te worden. Besluit de algemene vergadering niet tot de uitsluiting over te gaan, dan
vervalt de schorsing van het lid en wordt deze geacht nooit te hebben plaats gehad.
Artikel 12
Onverminderd artikel 42 kan geen enkel lid enige aanspraak laten gelden op het bezit van de vereniging.
Hetzelfde geldt voor een lid dat ontslag neemt, dat vervangen wordt of dat wordt uitgesloten, alsook voor de
rechthebbenden van een overleden lid.
TITEL III : ALGEMENE VERGADERING
Artikel 13
De algemene vergadering is samengesteld uit alle leden.
De leden worden, voor zover het om rechtspersonen gaat, als volgt vertegenwoordigd in de algemene
vergadering:
Voor de stad Poperinge;
De gemeenteraad duidt 17 vertegenwoordigers aan, waaronder minstens 3 vertegenwoordigers vanuit het
college van burgemeester en schepenen. Het lid van het college bevoegd voor het beleidsdomein lokale
economie maakt ambtshalve deel van uit de vertegenwoordigers vanuit het college van burgemeester en
schepenen.
Een fractie binnen de gemeenteraad kan afzien van het recht om een vertegenwoordiger af te vaardigen.
Die vertegenwoordiger wordt vervolgens toegewezen aan een andere fractie. Maximum twee derden van de
vertegenwoordigers van de stad Poperinge mogen van hetzelfde geslacht zijn. Elke fractie doet hierin binnen
de mogelijkheden een evenredige inspanning.
De gemeenteraad kan te allen tijde de aanwijzing van de vertegenwoordigers herroepen, waardoor zij van
rechtswege ontslagnemend zijn tot in hun vervanging is voorzien. De vervanging dient te gebeuren tegelijk met
de herroeping of in de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad. Een vertegenwoordiger kan ook zelf
verzaken aan zijn aanwijzing, waarbij de vervanging eveneens in de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad
dient te gebeuren.
Het mandaat van de vertegenwoordigers van de stad Poperinge loopt in elk geval ten einde 6 maanden na
de installatie van de nieuwe gemeenteraad.
De vertegenwoordigers handelen binnen de vereniging overeenkomstig de instructies hen door de
gemeenteraad gegeven.
Het stemrecht binnen de groep van vertegenwoordigers van de gemeenteraad wordt uitgeoefend volgens
het principe van het meervoudig stemrecht. Elke vertegenwoordiger van de vertegenwoordigde
gemeenteraadsfracties in de algemene vergadering beschikt over drie stemmen.
Voor de andere rechtspersonen, die lid zijn van de vereniging:
De andere rechtspersonen die lid zijn van de vereniging hebben elk minimum één vertegenwoordiger en
stellen in totaal in een gezamenlijk voorstel aan de algemene vergadering 8 vertegenwoordigers voor. Een
vertegenwoordiger moet deel uitmaken van het lid dat hij of zij vertegenwoordigt. Wie ophoudt deel uit te maken
van het lid dat hij of zij vertegenwoordigt, wordt van rechtswege geacht ontslagnemend te zijn als
vertegenwoordiger.
De vertegenwoordigers kunnen ook zelf verzaken aan hun aanwijzing of zij kunnen door het lid vervangen
worden, in welk geval het lid een nieuwe voordracht doet tegen de eerstvolgende vergadering.
De vertegenwoordigers van de privaatrechtelijke rechtspersonen alsook de natuurlijke personen die lid zijn
van de vereniging beschikken elk over één stem.
Artikel 14
De algemene vergadering is overeenkomstig de wettelijke bepalingen terzake bevoegd voor:
de wijziging van de statuten.
de benoeming en de afzetting van de bestuurders en de bepaling van de eventuele bezoldiging.
de benoeming en afzetting van de commissarissen indien er commissarissen benoemd
worden.
het bepalen van de bezoldiging van de commissarissen indien een bezoldiging wordt toegekend.
de goedkeuring van de begroting, de rekening en het jaarverslag.
het verlenen van kwijting aan de bestuurders en aan de commissarissen en in voorkomend geval het
instellen van een verenigingsvordering.
de ontbinding van de vereniging en de benoeming van de vereffenaar(s).
de uitsluiting van een lid.
de omzettingvan de vereniging	fusie	en de beslissingen	inzake	of	splitsing
overeenkomstig de wettelijke bepalingen terzake.
om een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden.
alle andere gevallen waarin de statuten of de wetgeving dat vereisen.
Statutenwijzigingen, de ontbinding van de vereniging alsook de beslissing tot omzetting van de vereniging
dienen, na goedkeuring door de algemene vergadering, ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de
gemeenteraad.
De algemene vergadering beslist telkens op voorstel van het bestuursorgaan. Artikel 15
De algemene vergadering wordt door het bestuursorgaan bijeengeroepen, telkens wanneer deze het nodig
acht in het belang van de vereniging, in de gevallen bepaald bij wet of wanneer het in de wet bepaalde minimum
aantal leden het vragen.
Zij moet tenminste eenmaal per jaar, uiterlijk binnen de 6 maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar,
worden bijeengeroepen voor het goedkeuren van het jaarverslag en de jaarrekening van het voorbije boekjaar
en de begroting van het volgende boekjaar, alsmede voor het verlenen van de kwijting aan de bestuurders en
eventueel de commissaris.
Artikel 16
Alle leden en in geval van rechtspersonen hun vertegenwoordigers worden ten minste 15 dagen voor de
algemene vergadering opgeroepen. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de
agenda van de vergadering. De oproepingen gebeuren bij gewone brief of elektronisch. De voorzitter
ondertekent de oproeping. Indien hij verhinderd is, tekent de hiertoe opgeroepen ondervoorzitter in plaats van
de voorzitter. In geval ook de ondervoorzitters verhinderd zijn, tekent de secretaris in het bestuursorgaan in zijn
plaats.
Elk voorstel, ondertekend door het in de wetgeving bepaalde minimum aantal leden, wordt op de agenda
gebracht. Ter zitting kan een punt aan de agenda worden toegevoegd indien twee derde van de
stemgerechtigden hiermee akkoord gaat.
In geval een vertegenwoordiger van een lid niet aanwezig kan zijn, kan hij/zij een schriftelijke volmacht
geven aan een andere stemgerechtigde. Men kan slechts drager zijn van één volmacht. De vertegenwoordigers
van de stad Poperinge kunnen slechts volmacht geven aan een andere vertegenwoordiger van de stad
Poperinge.
Het bestuursorgaan mag, indien hij dit nodig acht, één of meerdere personeelsleden van de stad Poperinge
of personen die over een bijzondere expertise beschikken, uitnodigen om de vergaderingen van de algemene
vergadering met raadgevende stem bij te wonen.
Artikel 17
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan of bij zijn
afwezigheid door de ondervoorzitter; is ook deze laatste afwezig, wordt hij vervangen door de oudste van de
aanwezige vertegenwoordigers van de leden.
De secretaris van de vereniging treedt op als verslaggever. Hij kan zich in die taak laten vervangen of
bijstaan door een personeelslid van de stad Poperinge. Deze vervanger woont de vergadering enkel bij met
raadgevende stem en beschikt niet over een effectief stemrecht.
Artikel 18
De algemene vergadering kan alleen op geldige wijze beraadslagen en besluiten wanneer ten minste de
helft van de leden en de helft van de vertegenwoordigers van de leden op de vergadering aanwezig of
vertegenwoordigd zijn, behalve in de gevallen waarin de wetgeving anders bepaalt.
Indien op de eerste vergadering minder dan het vereiste aantal leden of hun vertegenwoordigers aanwezig
of vertegenwoordigd zijn, kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen, die geldig kan beraadslagen en
besluiten met de meerderheden bepaald in de statuten of de wetgeving, ongeacht het aantal aanwezige of
vertegenwoordigde leden. De tweede vergadering mag niet binnen tien dagen volgend op de eerste vergadering
worden gehouden, behalve in de gevallen waarin de wetgeving anders bepaalt.
Er kan slechts geldig beslist worden, indien de vertegenwoordigers van de stad Poperinge in voldoende
aantal aanwezig zijn, zodat zij steeds over een meerderheid van de stemmen beschikken.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 worden de besluiten genomen bij meerderheid van de stemmen
van de aanwezige of vertegenwoordigde leden behalve in de gevallen waarin de wetgeving anders bepaalt. Het
principe van het meervoudig stemrecht is van toepassing, zoals geregeld in artikel 13.
Artikel 19
Met uitzondering van de beslissingen welke bij authentieke akte moeten worden verleden, kunnen de
vertegenwoordigers van de leden eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de
algemene vergadering behoren. Daartoe zal door het bestuursorgaan een rondschrijven per brief, fax of e-mail
met vermelding van de agenda en de voorstellen van besluit worden verstuurd naar alle leden en hun
vertegenwoordigers, bestuurders en eventuele commissarissen, met de vraag aan de vertegenwoordigers van
de leden de voorstellen van besluit goed te keuren en binnen een termijn van twintig dagen na ontvangst van
het rondschrijven hun stemgedrag met betrekking tot de agendapunten te willen bevestigen. Is binnen deze
periode de goedkeuring van alle leden niet ontvangen, dan wordt de beslissing geacht niet genomen te zijn.
Artikel 20
De beslissingen van de algemene vergadering worden vastgesteld in notulen die na goedkeuring worden
ondertekend door de secretaris en de voorzitter. Indien één van hen verhinderd is, tekent de ondervoorzitter in
plaats van de voorzitter en een andere bestuurder in plaats van de secretaris. In geval ook de ondervoorzitter
verhinderd is, tekent de oudste bestuurder in zijn plaats. Hetzelfde geldt voor uittreksel uit de notulen.
De notulen worden opgenomen in een speciaal hiervoor bestemd register dat wordt bewaard op de zetel
van de vereniging waar alle leden er ter plaatse inzage van
kunnen nemen.
De notulen worden ter kennis gebracht van de leden bij middel van een verslag, dat steeds hetzij per post
hetzij elektronisch naar alle leden wordt verstuurd. Zo de wetgeving dit bepaalt, wordt de beslissing ter kennis
gebracht door een inlassing in het Belgisch Staatsblad.
TITEL IV: HET BESTUURSORGAAN
Artikel 21
De vereniging wordt bestuurd door haar bestuursorgaan, dat tenminste bestaat uit het minimum aantal leden
dat door de wet is voorgeschreven.
Het bestuursorgaan wordt samengesteld door de algemene vergadering met een gewone meerderheid van
de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Er moeten steeds meer leden in de algemene
vergadering dan bestuurders zijn.
De volgende personen kunnen niet worden voorgedragen of aangewezen als vertegenwoordiger of
bestuurder in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap : 1° de provinciegouverneurs, de gouverneur
van de provincie Vlaams-Brabant, de provinciegriffiers, de arrondissementscommissarissen en de adjunct-
arrondissementscommissarissen voor zover het gemeentelijke extern verzelfstandigd agentschap gevestigd is
in hun ambtsgebied;
2º de magistraten, de plaatsvervangende magistraten en de griffiers bij de hoven en de rechtbanken, de
administratieve rechtscolleges en het Grondwettelijk Hof;
3º de leden van het operationeel, administratief of logistiek kader van de politiezone waar
de gemeente toe behoort die het gemeentelijke extern verzelfstandigd agentschap heeft opgericht of die
erin deelneemt;
4º de personen die op commerciële wijze of met een winstoogmerk activiteiten uitoefenen
in dezelfde beleidsdomeinen als het agentschap en waarin het agentschap niet deelneemt, alsook de
werknemers en de leden van een bestuurs- of controleorgaan van die personen. 5° de personen die in een
andere lidstaat van de Europese Unie een ambt of een functie uitoefenen, gelijkwaardig aan een ambt of een
functie, vermeld in dit artikel, en de personen die in een lokale basisoverheid van een andere lidstaat van de
Europese Unie een ambt of een mandaat uitoefenen dat gelijkwaardig is aan dat van gemeenteraadslid,
schepen of burgemeester.
De bestuurders zijn:
de stad Poperinge.
de vzw Unizo Poperinge.
de vzw Popshop.
de vzw Popin.
de vzw VOKA West-Vlaanderen.
de vzw Horeca Regio Poperinge.
De bestuurders worden als rechtspersonen door natuurlijke personen als volgt vertegenwoordigd in het
bestuursorgaan:
de stad Poperinge door 13 vertegenwoordigers in het bestuursorgaan, voorgedragen door de gemeenteraad
en waaronder in elk geval het lid van het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor lokale
economie. De voordracht waarborgt de vertegenwoordiging van elke fractie in de gemeenteraad
overeenkomstig de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur. Minimum een derde van de vertegenwoordigers
aangeduid door de gemeenteraad is van een ander geslacht. Elke vertegenwoordiger beschikt over drie
stemmen in het bestuursorgaan volgens het principe van het meervoudig stemrecht.
de vzw Unizo Poperinge door 3 vertegenwoordigers. Elke vertegenwoordiger beschikt over 1 stem in het
bestuursorgaan.
de vzw Popshop door 2 vertegenwoordigers. Elke vertegenwoordiger beschikt over 1 stem in het
bestuursorgaan.
de vzw Horeca Regio Poperinge door 1 vertegenwoordiger. Deze vertegenwoordiger beschikt over 1 stem
in het bestuursorgaan.
De vzw VOKA West-Vlaanderen door 1 vertegenwoordiger. Deze vertegenwoordiger beschikt over 1 stem
in het bestuursorgaan.
De vzw Popin door 1 vertegenwoordiger. Deze vertegenwoordiger beschikt over 1 stem
in het bestuursorgaan.
De vertegenwoordigers namens de private leden worden door hen voorgedragen aan de algemene
vergadering. Deze leden beslissen eveneens over hun eventuele vervanging, behoudens het eigen vrijwillig
ontslag van de vertegenwoordiger, die vervolgens ook vervangen dient te worden. De private leden houden
tevens rekening met de verdeling tussen de geslachten, waarvan minstens één derde van de
vertegenwoordigers tot het andere geslacht dient te behoren. De vervanging gebeurt door de algemene
vergadering. Echter tot zolang deze vergadering niet heeft plaatsgevonden kan het bestuursorgaan een
vertegenwoordiger coöpteren op voordracht van het betrokken lid.
Artikel 22
Het bestuursorgaan bestuurt de vereniging en vertegenwoordigt haar in en buiten rechte. Hij heeft volheid
van bevoegdheid om het voorwerp en belangeloos doel van de vereniging te verwezenlijken en is
dientengevolge bevoegd voor alle materies, neemt alle beslissingen en keurt alle rechtshandelingen, ook daden
van beschikking, die niet bij wet of door de statuten zijn voorbehouden aan de algemene vergadering of het
dagelijks bestuur, goed.
Het bestuursorgaan kan een intern reglement vaststellen waarin aanvullende maatregelen worden
opgenomen in verband met de werking van de vereniging en haar organen en legt dit huishoudelijk reglement
ter bekrachtiging voor aan de algemene vergadering.
Het bestuursorgaan neemt de nodige maatregelen tot het uitvoeren van de beslissingen van de algemene
personeel van de vereniging, bepaalt hun bevoegdheden en lonen, evenals het personeelsorganogram van de
vereniging.
Het bestuursorgaan sluit de rekening over het voorbije boekjaar af en bereidt de begroting van het komende
boekjaar voor. De begroting dient ten laatste binnen de zes maanden van het boekjaar waarop ze betrekking
heeft, goedgekeurd te worden door de algemene vergadering. De rekening wordt ter goedkeuring aan de
algemene vergadering voorgelegd die gehouden wordt binnen de eerste zes maanden na afsluitingsdatum van
het boekjaar.
Het bestuursorgaan maakt tevens het jaarverslag op.
Artikel 23
Het bestuursorgaan vult onder de vertegenwoordigers van haar leden de volgende functies in en duidt de
betrokken vertegenwoordigers aan in de eerstvolgende vergadering van het bestuursorgaan na de gehele
hersamenstelling door de algemene vergadering of in geval van een vervanging na de vergadering waar over
de vervanging werd beslist:
twee ondervoorzitters: één wordt gekozen uit de groep vertegenwoordigers namens de stad Poperinge en
één uit de groep van de vertegenwoordigers namens de private leden.
één secretaris: de secretaris wordt gekozen uit de groep van vertegenwoordigers namens de private leden.
De voorzitter van het bestuursorgaan is tevens voorzitter van de algemene vergadering. De voorzitter is
ambtshalve het lid van het college van burgemeester en schepenen dat bevoegd is voor lokale economie.
De ondervoorzitters vervangen de voorzitters bij diens afwezigheid. In eerste instantie is het de
ondervoorzitter uit de groep van de vertegenwoordigers namens de stad Poperinge die dient te vervangen en
bij diens onmogelijkheid dit te doen de andere ondervoorzitter.
De secretaris van de vereniging treedt op als verslaggever. Hij of zij kan zich in die taak laten bijstaan door
een personeelslid van de stad Poperinge. De notulen van de vergadering worden ondertekend door de voorzitter
en de secretaris en door die bestuurders die dit wensen. De notulen worden opgenomen in een speciaal hiervoor
bestemd register dat wordt bewaard in de zetel van de vereniging, waar alle leden er ter plaatse inzage van
kunnen nemen. De notulen worden ter kennis gebracht van de leden bij middel van een verslag, dat steeds
naar alle leden en hun vertegenwoordigers wordt verstuurd. De verslagen worden verzonden bij gewone brief
of elektronisch.
Artikel 24
Het bestuursorgaan wordt geldig bijeengeroepen door de voorzitter of bij diens afwezigheid door de hiertoe
opgeroepen ondervoorzitter, telkens als het doel van de vereniging zulks vereist. Zijn ook de ondervoorzitters
afwezig of verhinderd, dan gebeurt de bijeenroeping door de secretaris van het bestuursorgaan.
Het bestuursorgaan vergadert minstens één keer per trimester. Artikel 25
Alle vertegenwoordigers in het bestuursorgaan worden tenminste acht dagen voor de vergadering
opgeroepen, behalve in spoedeisende gevallen waarin de termijn korter mag zijn. Voor de oproeping geldt
dezelfde werkwijze als voor de algemene vergadering, zoals bepaald in artikel 16, eerste lid.
ledere vertegenwoordiger in het bestuursorgaan kan in geval van afwezigheid of verhindering een
schriftelijke volmacht verlenen aan een andere vertegenwoordiger van dezelfde bestuurder die maximaal van
één volmacht drager kan zijn. Indien er slechts één vertegenwoordiger is of andere vertegenwoordiger is zelf
verhinderd, dan kan aan gelijk welke andere vertegenwoordiger volmacht verleend worden.
Het bestuursorgaan mag, indien hij dit nodig acht, één of meerdere personeelsleden van de stad Poperinge
of personen die over een bijzondere expertise beschikken uitnodigen, die de vergaderingen met raadgevende
stem bijwonen. Hij mag eveneens thematische werkgroepen samenstellen en om advies vragen. Ook personen
extern aan de vereniging kunnen deel uitmaken van deze werkgroepen.
Artikel 26
Het bestuursorgaan kan alleen op geldige wijze beraadslagen en besluiten wanneer ten minste de helft van
de stemgerechtigde vertegenwoordigers op de vergadering aanwezig of bij volmacht vertegenwoordigd zijn.
Indien op de eerste vergadering minder dan het vereiste aantal stemgerechtigde vertegenwoordigers aanwezig
of vertegenwoordigd is, kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen, die geldig kan beraadslagen en
besluiten met de meerderheden bepaald in de statuten, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde
stemgerechtigden. De tweede vergadering mag niet binnen drie dagen volgend op de eerste vergadering
worden gehouden.
Alle besluiten worden genomen bij een gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemgerechtigden mits minstens de helft van hen aanwezig of vertegenwoordigd is. De
vertegenwoordigers van de gemeenteraad in het bestuursorgaan beschikken over drie stemmen. Ter zitting kan
een punt aan de agenda worden toegevoegd indien twee derde van de stemgerechtigden hiermee akkoord
gaat.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend, tenzij bij geheime stemming in welk
geval het voorstel dan verworpen is.
De vertegenwoordigers in het bestuursorgaan oefenen hun bevoegdheden uit als college.
In geval van dwingende omstandigheden of in geval van spoedeisendheid kan de vergadering vervangen
worden door een procedure van schriftelijke besluitvorming. In uitzonderlijke gevallen kan de fysieke
vergadering vervangen worden door een virtuele vergadering. De modaliteiten blijven dezelfde als bij een
fysieke vergadering.
Artikel 27
Aan het mandaat van bestuurder of van vertegenwoordiger in het bestuursorgaan wordt een einde gesteld:
door overlijden of rechtsonbekwaamheid.
door ontbinding en / of vereffening van de rechtspersoon die bestuurder is of door faillissement.
door vrijwillig ontslag, mits dit ontslag schriftelijk wordt medegedeeld aan het bestuursorgaan.
door de tussentijdse vervanging van een vertegenwoordiger namens een lid.
door afzetting door de algemene vergadering.
door de volledige vernieuwing van de gemeenteraad: de vertegenwoordigers in het bestuursorgaan blijven
in dit geval in functie totdat hun vervangers zijn benoemd.
De afzetting, zoals hierboven beschreven, moet voorkomen op de agenda en de betrokkene moet worden
uitgenodigd om desgevallend in zijn verdediging te kunnen voorzien. De afzetting kan alleen worden
uitgesproken met een meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde
stemgerechtigden. De afzetting dient steeds gemotiveerd te worden.
Artikel 28
Onverminderd de wettelijke bepalingen gaan de bestuurders en hun vertegenwoordigers in het
bestuursorgaan geen enkele persoonlijke verplichting aan inzake de verbintenissen van de vereniging.
TITEL V: DAGELIJKS BESTUUR
Artikel 29
Het dagelijks bestuur van de vereniging wordt gezamenlijk uitgeoefend door de voorzitter en een
gedelegeerd bestuurder benoemd door het bestuursorgaan, met een gewone meerderheid van de stemmen
van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. De gedelegeerd bestuurder moet geen lid of bestuurder of één
van hun vertegenwoordigers zijn, maar mag tevens gekozen worden uit de personeelsleden van de stad
Poperinge. De gedelegeerd bestuurder kan te allen tijde ontslagen worden of zelf ontslag nemen.
Artikel 30
Tot de bevoegdheid van het dagelijks bestuur behoren:
de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuursorgaan en de uitvoering van de genomen
beslissingen.
de dagelijkse administratieve taken van de vereniging.
de beslissingen en de handelingen die niet verder reiken dan de dagelijkse behoeften van de vereniging.
de beslissingen en handelingen die omwille van hun minder belang dan wel hun spoedeisend karakter niet
tijdig aan het bestuursorgaan kunnen worden voorgelegd.
Artikel 31
Het bestuursorgaan oefent toezicht uit op het dagelijks bestuur, dat gevraagd kan worden om verslag uit te
brengen over zijn handelingen en beslissingen.
Artikel 32
Onverminderd de wettelijke bepalingen gaat de dagelijks bestuurders geen enkele persoonlijke
verplichting aan inzake de verbintenissen van de vereniging.
TITEL VI: EXTERNE VERTEGENWOORDIGING
Artikel 33
Met uitzondering van een bijzondere volmacht, verleend door het bestuursorgaan, aan één of meer
personen, al dan niet lid van de vereniging, om de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen, worden
behoudens de notulen alle beslissingen, handelingen en documenten die de vereniging binden (brieven,
overeenkomsten, bestel - en aankoopbonnen en alle andere stukken), ondertekend door de voorzitter en de
gedelegeerd bestuurder. In geval van afwezigheid of verhindering van de voorzitter wordt hij vervangen door
één van de hiertoe opgeroepen ondervoorzitters, en in geval van afwezigheid van de gedelegeerd bestuurder
wordt hij vervangen door de secretaris. In geval ook al deze personen tegelijk afwezig of verhinderd zijn, worden
zij of één van hen vervangen door één of meer stemgerechtigde vertegenwoordigers in het bestuursorgaan in
volgorde van hun leeftijd, waarbij de oudste vertegenwoordiger als eerste kan handelen.
De brieven en documenten van dagelijks bestuur en de akten betreffende ontvangste n en uitgaven worden
eveneens geldig ondertekend door de voorzitter en de gedelegeerd bestuurder, met uitzondering van die
documenten waarvan de waarde de 3.000 euro niet overstijgt. Deze laatste worden ondertekend door de
gedelegeerd bestuurder.
De financiële verrichtingen, namelijk de betalingen en transfers vanaf 3.000 euro worden geldig
ondertekend door de voorzitter en de gedelegeerd bestuurder. Voor financiële transfers beneden de 3.000 euro
wordt de vereniging geldig vertegenwoordigd door de gedelegeerd bestuurder of bij gebreke aan een
gedelegeerd bestuurder of in geval van afwezigheid of verhindering ervan door de voorzitter, één van de
ondervoorzitters of de secretaris.
Artikel 34
Het bestuursorgaan kan, met een gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemgerechtigden, beslissen de bevoegdheid om de vereniging in en buiten rechte te
vertegenwoordigen, op te dragen aan één of meer personen, al dan niet lid van de vereniging.
De bevoegdheden van deze vertegenwoordigers worden precies afgebakend door het bestuursorgaan, dat
eveneens de duur en het einde van het mandaat bepaalt alsook de wijze waarop zij hun bevoegdheden
uitoefenen.
TITEL VII: FINANCIEEL BESTUUR EN CONTROLE
Artikel 35
Het actief van de vereniging en alle inkomsten, voortspruitend uit toelagen, hulpgelden, giften en uit de
werking, zijn bestemd om de lasten van alle aard die de vereniging moet dragen, te dekken.
Artikel 36
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot en met 31 december. Artikel 37
Het saldo van inkomsten en uitgaven van een boekjaar wordt overgedragen naar het volgende boekjaar.
Een batig saldo kan onder geen beding aan de leden worden uitgekeerd.
Artikel 38
Het bestuursorgaan legt ieder jaar, naast de begroting en de rekening, een afzonderlijk jaarverslag
betreffende de werking en de resultaten van de vereniging voor aan de algemene vergadering en vervolgens
aan de gemeenteraad.
Artikel 39
Alle leden en hun vertegenwoordigers in de organen van de vereniging kunnen op de zetel van de vereniging
de boekhoudkundige stukken raadplegen.
TITEL VIII: ONTBINDING - VEREFFENING - RESTBEVOEGDHEID - ALGEMEEN
Artikel 40
De algemene vergadering zal, in geval van vrijwillige ontbinding, een of twee vereffenaars aanduiden en
hun bevoegdheid bepalen.
Artikel 41
In geval van loutere ontbinding, zal het actief, na aanzuivering van de schulden en de lasten, overgedragen
worden aan de stad Poperinge, die het actief een bestemming zal geven die zoveel mogelijk overeenkomt met
het doel waarvoor de vereniging is opgericht.
Artikel 42
De restbevoegdheid in alle gevallen die in de huidige statuten of in de wettelijke bepalingen terzake niet
geregeld zijn, zal, binnen de wettelijke normen, geregeld en beslist worden door het bestuursorgaan.
Artikel 43
Voor de uitvoering van deze statuten, kiest elke in het buitenland wonend lid, bestuurder, commissaris of
vereffenaar, woonplaats op de zetel waar alle mededelingen, aanmaningen, dagvaardingen en betekeningen
hem geldig kunnen worden gedaan als hij geen andere woonplaats heeft gekozen in België voor alle
betrekkingen met de vereniging.
Voor elk betwisting omtrent de zaken van de vereniging en de uitvoering van deze statuten, tussen de
vereniging, haar leden, bestuurders, commissarissen en vereffenaars, wordt een exclusieve bevoegdheid
toegekend aan de rechtbank in wiens rechtsgebied de zetel is gevestigd, tenzij de vereniging er uitdrukkelijk
aan verzaakt.
Artikel 44
De bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarvan niet geldig zou zijn
afgeweken, worden geacht te zijn ingeschreven in huidige akte, en clausules die strijdig zijn met de dwingende
bepalingen van het Wetboek worden geacht niet te zijn geschreven.
Ondertekend door Voorzitter Christof Dejaegher