N° d'entreprise : 0722594669
Nom
(en entier) : EUROPEAN TRADE PROMOTION ORGANISATIONS'
(en abrégé) : ETPOA
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Koning AlbertII laan 8 bte F
 : 1030 Schaerbeek
Objet de l'acte :
SIEGE SOCIAL, DEMISSIONS, NOMINATIONS, STATUTS
(TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS)
Ce jour, le huit décembre deux mille dix-vingt.
(...)
Devant Peter VAN MELKEBEKE, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la
société "Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S'EST REUNIE
L'assemblée générale extraordinaire de l'association internationale sans but lucratif "EUROPEAN
TRADE PROMOTION ORGANISATIONS' ASSOCIATION", en abrégé "ETPOA", ayant son siège à
1030 Bruxelles 8/F, Boulevard du Roi Albert II, ci-après dénommée l"Association".
(...)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes:
PREMIERE RESOLUTION: Confirmation de la modification de l'article 5.3 des statuts et modification
des statuts.
L'assemblée confirme la modification de l'article 5.3 des statuts décidée par l'assemblée générale
tenue le 22 octobre 2019. Le nouvel article 5.3 des statuts est repris ci-dessous dans le nouveau
texte des statuts.
L'assemblée décide également de modifier les articles 2, 5.2, 5.3, 7.1, 11.1, 11.10, 11.12 12.1, 12.2,
12.3, 12.5, 12.10, 13.1, 13.2, 13.7 des statuts, tels que repris ci-dessous dans le nouveau texte des
statuts.
DEUXIEME RESOLUTION: Confirmation de la nomination des nouveaux administrateurs décidée
par l'Assemblée Générale tenue le 29 octobre 2020.
L'assemblée confirme la nomination des nouveaux administrateurs décidée par l'Assemblée
Générale tenue le 29 octobre 2020, à savoir:
- Madame VAN de VYVER Antonia Hendrika Maria, née à Beveren le 30 janvier 1963, domiciliée à
2540 Hove, Mortselsesteenweg 76, bus 5, également nommée en tant que président;
- Monsieur YVERGNIAUX Philippe Marie, né à Pleurtuit (France) le 30 avril 1958, domicilié à 92350
Le Plessis Robinson (France), Avenue de la Résistance 76, également nommée en tant que vice-
président;
- Monsieur BUTTIGIEG Anton, né à Pietà (Malte) le 28 août 1977, domicilié à Qrin San Anton, Attard,
ATD1110 (Malte), Blue Roses 27;
- Monsieur KIRKOU Vasiliki, né en Grèce le 1er juin 1970, domicilié à 171 22 Nea Smyrni (Grèce),
Sevasteias Street 9; et,
- Madame LANIGAN Anne, née à Port Large, Waterford (Irlande) le 22 novembre 1964, domiciliée à
Amsterdam 1081 JX (Pays-Bas), Doornburg 136.
Leur mandat prend fin à l'issue de l'assemblée générale ordinaire de l'an 2022.
Leur mandat est non rémunéré, sauf décision contraire de l'assemblée générale.
L'assemblée confirme la nomination du secrétaire, Monsieur SKOURAS Christos.
L'assemblée confirme par conséquent que le mandat de tous les administrateurs précédents (à
savoir Alberto Cerdan, Alexander Minev, Vasiliki Kyrkou, Erszébet Nagy, Antonia Van de Vyver,
Volet B
Philippe Yvergniaux) a pris fin.
TROISIEME RESOLUTION: Correction de l'adresse du siège de l'Association.
L'assemblée décide de corriger l'adresse du siège de l'Association, telle que mentionnée dans l'acte
constitutif, étant 1030 Bruxelles, Boulevard du Roi Albert II 37, 8ième étage.
QUATRIEME RESOLUTION: Adoption d'un nouveau texte des statuts.
L'assemblée décide d'adopter un nouveau texte des statuts, afin de les mettre en concordance avec
les résolutions prises et avec le Code des sociétés et des associations.
I. Le nouveau texte des statuts est rédigé en français comme suit:
"DÉNOMINATION - SIÈGE - DURÉE
Article 1 - Dénomination et forme juridique
1.1  Une association européenne sans but lucratif sous la forme juridique d'une association
internationale sans but lucratif est constituée conformément à la législation belge. Cette association
est dénommée "EUROPEAN TRADE PROMOTION ORGANISATIONS' ASSOCIATION" (en abrégé
"ETPOA") ( " l'Association "). La dénomination complète et la dénomination abrégée peuvent être
utilisées sans distinction.
1.2  Tous les actes, factures, annonces, publicités, lettres, commandes et autres documents
émanant de l'Association devront mentionner sa dénomination complète ou sa dénomination
abrégée, précédée ou suivie des termes "association internationale sans but lucratif" ou de
l'abréviation "AISBL", ainsi que l'adresse du siège de l'Association.
1.3  L'Association est régie par le Code belge des sociétés et des associations (la " Loi ").
Article 2 - Siège
2.1  Le siège de l'Association est établi en Région bruxelloise, à 1030 Bruxelles, Boulevard du Roi
Albert II 37, 8ième étage. Le siège peut être transféré à une autre adresse dans la Région
bruxelloise sur simple décision du conseil d'administration (le " Conseil d'Administration ") publiée
aux Annexes du Moniteur belge. Le Conseil d'Administration peut également transférer le siège en
Région flamande ou wallonne, sauf si tel transfert requiert une modification de la langue des Statuts.
Dans ce dernier cas, l'assemblée générale (" l'Assemblée Générale ") décidera selon les conditions
requises pour une modification des Statuts.
2.2  Si cela paraît nécessaire ou utile, l'Association pourra établir d'autres sièges administratifs,
sièges d'exploitation ou succursales en Belgique ou dans tout autre pays en vertu d'une décision
prise à cet effet par l'Assemblée Générale.
Article 3 - Durée
L'Association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut être dissoute à tout moment,
conformément à la Loi et à ses Statuts.
BUTS ET ACTIVITES
Article 4 - Buts et Activités
4.1  Les buts de l'Association, qui peuvent être réalisés tant en Belgique qu'à l'étranger, sont les
suivants:
(i) promouvoir et représenter les organisations de promotion du commerce ("OPC") en Europe;
(ii) expliquer les intérêts, les points de vue et les préoccupations des OPC à l'égard des autorités de
l'UE et des autres autorités compétentes;
(iii) maintenir un dialogue constant avec les institutions pertinentes d'un point de vue politique,
économique et social en Europe;
(iv) organiser des réunions telles que des conférences, des séminaires et tout autre événement en
rapport avec le but de l'Association et dans l'intérêt de ses membres;
(v) permettre une coopération plus étroite entre les OPC (partage des compétences, d'expérience,
d'expertise, etc.);
(vi) répondre aux appels d'offres de l'Union européenne. Il est entendu que les membres individuels
conserveront également le droit et pourront participer, individuellement et simultanément avec
l'Association, le cas échéant, à tout appel à propositions lancé par la Union européenne.
4.2  L'Association peut accomplir tous les actes liés directement ou indirectement à ses buts. Elle
peut en particulier entreprendre ou participer à toutes activités susceptibles de promouvoir ses buts
énoncés ci-dessus. L'Association est autorisée à effectuer toutes les transactions personnelles et
immobilières, conclure tout engagement contractuel, accepter les donations, vendre, octroyer des
privilèges ou des sûretés sur sa propriété et les transférer conformément aux dispositions légales,
aux présents Statuts et à toutes modifications de ceux-ci, dans la mesure où ils sont nécessaires ou
utiles à la réalisation de ses buts.
4.3  L'Association n'a pas de but lucratif. Tout revenu résultant de ses activités ou d'autres sources
sera exclusivement affecté à la réalisation de ses buts. En exerçant l'activité de l'Association, les
membres ne recherchent pas de bénéfice patrimonial direct et n'en affectent aucun à l'Association en
vue de procurer un bénéfice patrimonial direct à ses membres.
MEMBRES - REPRÉSENTANTS AUTORISÉS
Article 5 - Membres Effectifs et Membres Associés
Volet B
5.1  L'Association est ouverte à toutes les Organisations nationales officielles de Promotion du
Commerce ayant leur siège dans les pays membres de l'Union européenne (les " Membres Effectifs
"). Les OPC régionales ne peuvent devenir Membres Effectifs que dans les cas où un pays a confié
la promotion du commerce exclusivement à ses autorités régionales.
Les Membres Effectifs peuvent voter aux Assemblées Générales, peuvent être représentés au sein
du Conseil d'Administration et dans les autres organes constitués par l'Association, sont habilités à
participer aux activités de l'Association et à exercer tous les droits dévolus aux Membres Effectifs.
5.2  L'Association est également ouverte à tout autre Organisation de Promotion du Commerce des
Etats Membres et aux Organisations de Promotion du Commerce nationales et régionales d'autres
pays européens, ne faisant pas partie de l'Union européenne, membres des Nations Unies (the "
Membres Associés "). Les Membres Associés ont le statut d'observateur sans droit de vote à
l'Assemblée Générale. Ils n'ont le droit de participer qu'à certaines activités de l'Association, qui sont
précisées dans le règlement intérieur de l'Association adopté par le Conseil d'Administration (le "
Règlement intérieur ").
5.3  L'Association est ouverte aux principales parties prenantes impliquées dans la promotion
commerciale de groupes spécifiques de produits et ayant leur siège dans un pays européen, qui est
membre des Nations Unies (les " Membres Partie Prenante "). Les Membres Partie Prenante ont un
statut d'observateur sans droit de vote à l'Assemblée Générale. D'autres droits au sein de
l'Association sont déterminés dans le Règlement Intérieur de l'Association adopté par le Conseil
d'administration.
5.4  Les Membres Effectifs, les Membres Associés et les Membres Partie Prenante comprennent
ceux présents au temps où les Statuts sont adoptés, ainsi que tous ceux admis par la suite par
décision de l'Assemblée Générale.
5.5  L'Association doit, en tout temps, compter un minimum de deux (2) Membres Effectifs. Il n'y a
pas de nombre maximum de Membres Effectifs, de Membres Associés ou de Membres Partie
Prenante.
5.6  Les droits et obligations des Membres Effectifs, des Membres Associés et des Membres Partie
Prenante sont davantage détaillés dans le Règlement Intérieur, en ce compris le règlement des
différends.
Article 6 - Conditions d'Affiliation
6.1  L'Association examinera les candidatures des organisations qui remplissent les critères pour le
statut de Membre Effectif, de Membre Associé et de Membre Partie Prenante énoncés à l'article 5.
6.2  Le Règlement Intérieur de l'Association précise les procédures de demande d'adhésion et
d'approbation. Celles-ci doivent d'être approuvées par l'Assemblée Générale.
6.3  Les organisations qui remplissent les critères pour le statut de Membre Effectif, de Membre
Associé et de Membre Partie Prenante peuvent être admises à l'Association par décision de
l'Assemblée générale.
Article 7 - Représentants autorisés
7.1  Chaque Membre Effectif, Membre Associé et Membre Partie Prenante nomme un représentant
autorisé (le " Représentant Autorisé "), ainsi qu'un représentant suppléant (le " Représentant
Suppléant "), qui doivent être des personnes physiques, aux fins de représenter le Membre Effectif,
le Membre Associé ou le Membre Partie Prenante à l'Assemblée Générale et, le cas échéant, au
sein du Conseil d'Administration ou tout autre comité de l'Association, s'il y a lieu. L'Assemblée
Générale nomme les membres du Conseil d'Administration parmi ces Représentants Autorisés ou
Substituts, nommés par les Membres Effectifs.
7.2  Chaque Représentant Autorisé doit signer une déclaration par laquelle il/elle, à la fois
individuellement et au nom du Membre Effectif, du Membre Associé ou du Membre Partie Prenante
qu'il/elle représente, accepte d'être lié(e) par les Statuts et par le Règlement Intérieur et qu'il/elle fera
tout ce qui est en son pouvoir pour soutenir les buts et les activités de l'Association.
7.3  Le Règlement Intérieur précise les qualifications requises pour les Représentants Autorisés, les
Représentants Suppléants, et leurs mandataires tels que visés aux articles 11, 12 et 20.
Article 8 - Fin de l'affiliation des membres
8.1  Il peut être mis un terme à l'affiliation à l'Association par la démission ou l'exclusion d'un Membre
Effectif, Membre Associé ou Membre Partie Prenante.
8.2  Les Membres Effectifs, les Membres Associés et les Membres Partie Prenante ne peuvent
démissionner de l'Association que durant le premier semestre de chaque année comptable,
moyennant un écrit notifié au Président (défini ci-après) ou au Chef du Secrétariat (défini ci-après).
La démission sera effective à la fin de l'année comptable.
8.3  L'Assemblée Générale peut décider d'exclure tout Membre Effectif, Membre Associé ou Membre
Partie Prenante qui ne répondrait plus aux critères d'éligibilité pour l'une des raisons suivantes:
(i)  les critères pour être membre, prévus à l'article 5, ne sont plus remplis; et/ou
(ii) la Cotisation (définie ci-après) n'a pas été payée pour une année; et/ou
(iii)     non-respect des Statuts et/ou du Règlement Intérieur; et/ou
Volet B
(iv) agir d'une manière qui serait préjudiciable aux intérêts de l'Association.
8.4  Lorsqu'une décision d'exclure un Membre Effectif, un Membre Associé ou un Membre Partie
Prenante doit être soumise à l'Assemblée Générale, le Conseil d'Administration transmettra à tous
les Membres Effectifs et Membres Associés, en annexe à la convocation à l'Assemblée Générale,
une copie de la décision motivant l'exclusion proposée.
8.5  Tout Membre Effectif, Membre Associé ou Membre Partie Prenante menacé d'exclusion aura la
possibilité de communiquer une note écrite développant les arguments qu'il oppose à son exclusion,
qui sera jointe en annexe à la convocation à l'Assemblée Générale au cours de laquelle la décision
d'exclusion doit être traitée,.
8.6  En cas de démission ou, le cas échéant, d'exclusion, le Membre Effectif, le Membre Associé ou
le Membre Partie Prenante n'aura aucun droit sur les actifs de l'Association ni au terme de son
affiliation, ni dans l'hypothèse d'une dissolution ultérieure de l'Association, de même qu'il n'y aura pas
de remboursement de Cotisation. Le Membre Effectif, le Membre Associé ou le Membre Partie
Prenante restera redevable de (a) toute Cotisation impayée jusqu'au terme de l'année comptable
ainsi que d'une (b) somme forfaitaire équivalente à six (6) mois de Cotisation dans les limites du
budget de l'année comptable durant laquelle la démission a été donnée ou l'exclusion a eu lieu.
COTISATION
Article 9 - Cotisation
9.1  Les Membres Effectifs, les Membres Associés et les Membres Partie Prenante payeront une
cotisation annuelle qui sera fixée par l'Assemblée Générale, sur base des règles de calcul proposées
par le Conseil d'Administration (la "Cotisation"). Tous autres détails sur la Cotisation, au besoin, sont
déterminés dans le Règlement Intérieur.
9.2  Sans préjudice du paragraphe 8.3 de ces Statuts, le Conseil d'Administration peut décider de
suspendre tout ou une partie des services de l'Association envers un Membre Effectif, un Membre
Associé ou un Membre Partie Prenante du fait d'un retard de paiement de la Cotisation. La décision
est notifiée par écrit, via la poste ou par voie électronique, au Membre Effectif, Membre Associé ou
Membre Partie Prenante concerné au minimum quatorze (14) jours calendaires avant que la
suspension des services n'entre en vigueur. Le Membre Effectif, Membre Associé ou Membre Partie
Prenante concerné est réintégré dans ses droits initiaux par confirmation du Conseil d'Administration
lorsque les conditions imposées par le Conseil d'Administration ont été satisfaites.
9.3  Le Règlement Intérieur peut préciser les détails de l'étendue, du processus et du calendrier de la
suspension de services.
ORGANES
Article 10 - Organes
Aux fins de satisfaire aux obligations prévues dans les Statuts, l'Association sera dirigée par:
-    une Assemblée Générale; et
-    un Conseil d'Administration.
Article 11 - L'Assemblée Générale
11.1 L'Assemblée Générale est l'organe compétent pour les matières suivantes:
(i)  l'approbation, et si nécessaire la modification, du budget annuel de l'Association (le "Budget
Annuel");
(ii) l'approbation des comptes annuels et l'octroi de la décharge aux membres du Conseil
d'Administration;
(iii)     l'approbation du Règlement Intérieur, incluant sans s'y limiter les règles de calcul de la
Cotisation;
(iv) la nomination et la révocation des membres du Conseil d'Administration;
(v)  la nomination et la révocation du commissaire, la détermination de sa rémunération et la
décharge de sa responsabilité, le cas échéant;
(vi) l'acceptation et l'exclusion des Membres Effectifs, des Membres Associés et des Membres Partie
Prenante;
(vii)     les modifications des Statuts; et
(viii)    la dissolution de l'Association.
11.2 L'Assemblée Générale se compose des Représentants Autorisés de tous les Membres Effectifs,
ou de leurs mandataires, qui sont autorisés à voter. Les Représentants Autorisés des Membres
Associés, ou leurs mandataires, ou les Membres Partie Prenante, ou leurs mandataires, peuvent
assister aux Assemblées Générales mais n'ont pas le droit de vote.
Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires
11.3 Une Assemblée Générale ordinaire se tiendra une (1) fois par an, dans un délai de six (6) mois
suivant la date de clôture de l'année comptable.
11.4 Une Assemblée Générale extraordinaire peut être convoquée par décision du Conseil
d'Administration, ou suite à la réception par le Secrétariat d'une demande écrite, signée par au moins
un cinquième (1/5ème) des Membres Effectifs, adressée au Président ou au Chef du Secrétariat,
précisant les raisons de tenir une Assemblée Générale extraordinaire
Volet B
Déroulement des Assemblées Générales
11.5 La date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de toute Assemblée Générale seront déterminés par le
Conseil d'Administration et précisés dans la convocation du Président envoyée par poste ou par
courrier électronique au minimum trente (30) jours calendaires avant l'Assemblée Générale. L'ordre
du jour comportera également toute résolution proposée par les Membres Effectifs et soutenue par
au moins un cinquième (1/5ème) des Membres Effectifs, et reçue par le Président ou le Directeur
Général, au moins quatorze (14) jours calendaires avant l'envoi de la convocation à l'Assemblée
Générale.
11.6 L'Assemblée Générale se tient en présence des Représentants Autorisés des Membres
Effectifs, des Membres Associés et des Membres Partie Prenante, ou, si cela est spécifié dans la
convocation, via conférence téléphonique, vidéoconférence, web conférence ou par tout autre moyen
électronique qui permette à chaque Représentant Autorisé d'exprimer définitivement, mais pas
nécessairement de manière simultanée, son vote sur toute résolution susceptible de figurer à l'ordre
du jour.
11.7 L'Assemblée Générale sera présidée par le Président ou, en son absence, par un Vice-
Président ou, en l'absence de ce dernier, par le plus âgé des Représentants Autorisés des Membres
Effectifs.
11.8 Le Chef du Secrétariat retranscrit les débats de l'Assemblée Générale. Le procès-verbal,
approuvé par l'Assemblée Générale, est signé par le Président et par le Chef du Secrétariat et mis à
la disposition de tous les Membres Effectifs, les Membres Associés et les Membres Partie Prenante
par écrit, soit par poste ou par courrier électronique
11.9 L'Assemblée Générale ne pourra délibérer valablement que si au moins plus que la moitié des
Membres Effectifs est présente ou dûment représentée par procuration. Si ce quorum n'est pas
atteint, une seconde Assemblée Générale est convoquée avec le même ordre du jour. Sauf cas
exceptionnel qui doit être justifié dans la seconde convocation, cette seconde réunion ne peut être
tenue qu'au minimum quatorze (14) jours calendaires après la première réunion. Cette seconde
réunion pourra valablement délibérer quel que soit le nombre de Membres Effectifs présents ou
représentés.
Comme prévu à l'article 20.2, l'Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur les décisions
concernant les modifications des Statuts ou la dissolution de l'Association que si au moins une
majorité qualifiée de deux tiers (2/3ème) des Membres Effectifs sont présents ou dûment
représentés par procuration.
Votes aux Assemblées Générales
11.10     Le vote à l'Assemblée Générale est effectué par les Représentants Autorisés des Membres
Effectifs ou leurs mandataires. Le principe d'une voix par Membre Effectif est d'application. Le vote
s'effectue à main levée ou par tout autre moyen électronique.
Les abstentions sont prises en compte aux fins des votes à l'Assemblée générale.
11.11     Un Membre Effectif qui désire nommer un mandataire doit remettre au Secrétariat une
procuration dûment remplie, adressée au Président ou au Chef du Secrétariat, avant l'Assemblée
Générale.
11.12     L'Assemblée Générale prend les décisions aux majorités suivantes:
-    nomination d'un membre du Conseil d'Administration, à la majorité simple (50% + 1);
-    modification des Statuts et dissolution de l'Association à une majorité de quatre cinquièmes des
votes (4/5ème);
-    acceptation de nouveaux membres à une majorité de quatre cinquièmes des votes (4/5ème);
-    toute autre décision à la majorité simple (50% + 1);
Article 12 - Conseil d'Administration
12.1 L'Association est dirigée par le Conseil d'Administration qui effectue tous les actes nécessaires
ou utiles à la réalisation des buts de l'Association et à sa gestion et son administration, à l'exception
des pouvoirs spécialement réservés à l'Assemblée Générale par la Loi ou par les Statuts.
Le Conseil d'Administration est chargé d'adopter les décisions suivantes, de manière non exhaustive:
(i)  proposer à l'Assemblée Générale le programme de travail annuel, le Budget Annuel, les comptes
annuels et le Règlement Intérieur;
(ii) adopter et modifier le Règlement Intérieur, tel que requis par les Statuts ou tout autre Règlement
Intérieur, qui peut être nécessaire à mener les activités de l'Association de manière efficiente et
efficace, à condition d'être alignés avec les Statuts;
(iii)     nommer le Chef du Secrétariat;
(iv) la création de comités, à la demande d'au moins trois (3) Membres Effectifs;
(v)  la participation aux proposition et appels d'offre émises par UE;
(vi) la description d'une vision claire pour l'Association conformément à ces buts;
(vii)     la nomination et la révocation du Président et du Vice-Président de leur fonction.
12.2 Le Conseil d'Administration compte jusqu'à cinq (5) membre nommés par l'Assemblée Générale
parmi les Représentants Autorisés ou Substituts.
Volet B
Tous les Représentants Autorisés ou Substituts des Membres Effectifs sont éligibles à l'élection au
Conseil d'Administration.
Les membres du Conseil d'Administration sont élus pour deux (2) ans. Les membres du Conseil
d'Administration sont rééligibles. Lorsque le Représentant Autorisé ou Substitut d'un Membre Effectif
qui a été nommé membre du Conseil d'Administration cesse d'agir en qualité de Représentant
Autorisé ou Substitut dudit Membre Effectif pour quelque raison que ce soit, ce membre est réputé
démissionnaire avec effet immédiat.
12.3 Si un siège devient vacant au sein du Conseil d'Administration entre deux Assemblées
Générales, le Conseil d'Administration peut coopter le Représentant Autorisé ou Substitut d'un
Membre Effectif jusqu'à la nomination d'un nouveau membre du Conseil d'Administration lors de
l'Assemblée Générale suivante. Le mandat du nouveau membre du Conseil d'Administration sera
limité au reste de la période deux (2) ans visée au paragraphe précédent. Il/Elle peut être réélu(e).
12.4 Les membres du Conseil d'Administration ne contractent aucune obligation personnelle et leur
responsabilité se limite à l'exécution du mandat qu'ils ont reçu et aux fautes commises dans leur
gestion.
12.5      Le Règlement Intérieur précise les qualifications que les Représentants Autorisés ou
Substituts doivent posséder pour être éligibles au Conseil d'Administration.
12.6 Le Conseil d'Administration peut déléguer la gestion journalière de l'Association et/ou d'autres
pouvoirs spécifiques ainsi que la représentation de l'Association dans le cadre de la gestion
journalière et/ou de ces autres pouvoirs spécifiques à une ou plusieurs personnes physiques ou
morales, qui ne doivent pas être membres du Conseil d'Administration ou Membres Effectifs de
l'Association et qui peuvent agir seule(s) (le "Chef du Secrétariat")
Réunions du Conseil d'Administration et procedures
12.7 Le Conseil d'Administration est habilité à prendre toute décision qui ne relèvent pas de la
compétence explicite des autres Organes de l'Association.
12.8 Le Conseil d'Administration se réunira au moins deux (2) fois par an, aux lieux et dates requis
pour remplir sa mission.
12.9 Une réunion du Conseil d'Administration sera également convoquée sur demande écrite d'au
moins un tiers (1/3ème) des membres du Conseil d'Administration, adressée au Président ou au
Chef du Secrétariat.
12.10     La date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de toute réunion du Conseil d'Administration sont
communiqués aux membres du Conseil d'Administration par convocation écrite du Président ou du
Chef du Secrétariat envoyée par poste ou par courrier électronique au minimum cinq (5) jours
calendaires avant la réunion.
12.11     La réunion du Conseil d'Administration se tient en la présence physique de ses membres,
ou via conférence téléphonique, vidéoconférence, web-conférence ou par tout autre moyen
électronique permettant à chaque membre du Conseil d'Administration d'exprimer définitivement,
mais pas nécessairement de manière simultanée, son vote sur toute résolution susceptible de figurer
à l'ordre du jour.
12.12     Le Président, ou en son absence, le Vice-Président ou, en l'absence de ce dernier, le plus
âgé des membres du Conseil d'Administration, préside la réunion du Conseil d'Administration
12.13     Le Chef du Secrétariat transcrit les débats des réunions du Conseil d'Administration. Le
procès-verbal, approuvé par le Conseil d'Administration, est signé par le Président et le Chef du
Secrétariat et mis à la disposition de tous les Membres Effectifs et Membres Associés par écrit, soit
par la poste ou par courrier électronique.
12.14     La majorité des membres du Conseil d'Administration doit être présente ou dûment
représentée par procuration pour constituer un quorum pour la réunion du Conseil d'Administration.
Si ce quorum n'est pas atteint, une seconde réunion est convoquée avec le même ordre du jour.
Sauf cas exceptionnel qui doit être justifié dans la seconde convocation, cette seconde réunion ne
peut être tenue qu'au minimum cinq (5) jours calendaires après la première réunion. Cette seconde
réunion peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres du Conseil d'Administration
présents ou représentés.
12.15     Un membre du Conseil d'Administration qui désire nommer un mandataire doit remettre au
Secrétariat une procuration dûment remplie, adressée au Président ou au Chef du Secrétariat, avant
la réunion du Conseil d'Administration.
Votes aux réunions du Conseil d'Administration
12.16         Le principe d'un (1) vote par membre du Conseil d'Administration est d'application. En cas
d'égalité des voix, celle du Président ou, en son absence, celle du Vice-Président, est
prépondérante.
12.17     Les abstentions sont prises en considération aux fins des votes au sein du Conseil
d'Administration.
12.18     Le Conseil d'Administration peut créer d'autres comités et organes lorsque ces comités et
organes peuvent être nécessaires pour soutenir les affaires et les buts de l'Association.
Volet B
A cet égard, le Conseil d'Administration peut déléguer ses pouvoirs à tout comité ou organe créé au
sein de l'Association, dans la mesure où les Statuts l'autorisent.
Les compétences et le fonctionnement de ces comités et organes sont régis par le Règlement
Intérieur.
PRESIDENT - VICE PRESIDENTS
Article 13 - Président et Vice-Présidents
13.1      Le Conseil d'Administration élira parmi les membres du Conseil d'Administration un président
(le "Président"). Le Président est élu pour un mandat de deux (2) ans. Il peut être réélu.
13.2      Le Conseil d'Administration élira parmi les membres du Conseil d'Administration un vice-
président (le "Vice-Président"). Le Vice-Président est élu pour un mandat de deux (2) ans. Il peut être
réélu.
13.3      Le Règlement Intérieur précise les qualifications que les membres du Conseil
d'Administration doivent posséder pour être des candidats éligibles au poste de Président ou de
Vice-Président.
13.4 En cas de vacance du Président ou du Vice-Président, le Conseil d'Administration peut désigner
un autre membre du Conseil d'Administration pour le remplacer. Le mandat du nouveau Président ou
Vice-Président sera limité au reste de la période de deux (2) ans dont il fait référence au paragraphe
précédent. Il/Elle peut être réélu(e)
13.5      Le Président, ou en son absence, le Chef du Secrétariat, prépare et exécute les décisions du
Conseil d'Administration.
13.6 Le Président et les Vice-Présidents ne sont pas personnellement responsables dans l'exercice
de leurs fonctions et ne rendent compte que de leurs actions relativement à l'exécution correcte de
leurs fonctions.
13.7 Le Conseil d'Administration peut révoquer le Président et le Vice-Président de leurs fonctions s'il
le juge nécessaire par plus de la moitié des voix. Le règlement intérieur précisera en outre les
modalités selon lesquelles la révocation des fonctions de Président et de Vice-Président aura lieu.
SECRETARIAT - CHEF DU SECRETARIAT
Article 14 - Secrétariat
14.1 L'Association mettra en place un Secrétariat chargé des opérations journalières de l'Association
(le "Secrétariat"). Sa tâche principale sera d'assister le Président dans la préparation et l'exécution
des décisions du Conseil d'Administration ou du Comité Exécutif. Le Secrétariat sera le centre
administratif et opérationnel de l'Association.
14.2 L'Association engagera le personnel nécessaire pour assurer les activités du Secrétariat.
14.3 Le lieu d'établissement du Secrétariat sera fixé par le Conseil d'Administration.
Article 15 - Chef du Secrétariat
15.1 Le Secrétariat sera dirigé par le Chef du Secrétariat, nommé par le Conseil d'Administration. Le
Chef du Secrétariat rapportera au Conseil d'Administration.
15.2 Le Chef du Secrétariat aura la responsabilité concernant l'emploi et le contrôle de l'équipe du
Secrétariat. Leur nomination sera soumis au Conseil d'Administration pour approbation.
15.3 Le Chef du Secrétariat enregistre les délibérations de l'Assemblée générale et des réunions du
Conseil et veille à ce que les résolutions approuvées soient dûment conservées et mises à la
disposition des Membres Effectifs. Le Chef du Secrétariat veille à ce que tous les autres documents
de l'Association soient correctement conservés.
15.4 Le Chef du Secrétariat assure le respect des Statuts, des Règlement Intérieur et de tous autres
règlements adoptés par l'Association.
15.5 Le Chef du Secrétariat n'assume aucune responsabilité personnelle dans l'exercice de ses
fonctions et n'est responsable que de ses actes en ce qui concerne la bonne exécution de cette
fonction.
REPRESENTATION DE L'ASSOCIATION
Article 16 - Représentation
16.1      L'Association est représentée envers les tiers, en justice et dans les actes officiels par le
Président, ou en son absence, par le Vice-Président ou, en l'absence de celui-ci, par deux membres
du Conseil d'Administration agissant conjointement.
Pour les actes relevant de la gestion journalière, l'Association sera également valablement
représentée par le Chef du Secrétariat.
Pour les actes relevant de leurs attributions spécifiques, les organes de l'Association seront aussi
valablement représentés par des mandataires spéciaux.
16.2 Le Président peut agir au nom de l'Association relativement à toutes les questions urgentes, à
condition que son action ne soit pas contraire aux Statuts. En son absence, il peut déléguer cette
tâche au Vice-Président.
FONDS ET FINANCES - EXERCICE SOCIAL - COMMISSAIRE
Article 17 - Fonds et Finances
17.1 L'Association sera financée par les Cotisations. Elle pourra en outre recevoir des subventions,
Volet B
des sponsors et d'autres contributions de toute partie désireuse de la soutenir dans la réalisation de
ses buts.
17.2 Tout contrat de sponsoring doit être approuvé par le Conseil d'Administration et être traité au
cas par cas.
17.3      Les subventions, sponsors et autres contributions seront acceptés conformément aux
dispositions légales applicables et aux Statuts.
Article 18 - Exercice social
18.1 L'exercice social de l'Association prend cours le 1er janvier et se termine le 31 décembre de
chaque année.
18.2 Les comptes annuels doivent être soumis à l'Assemblée Générale annuelle qui suit la fin de
l'exercice social.
Article 19 - Commissaire
19.1 Lorsque les dispositions légales applicables l'exigent, les comptes annuels de l'Association
seront contrôlés par un ou plusieurs experts-comptables ou commissaires aux comptes désignés par
l'Assemblée Générale. L'Assemblée Générale peut décider de demander à un réviseur d'entreprises
d'examiner les comptes annuels, même si ce n'est pas légalement obligatoire.
MODIFICATIONS - DISSOLUTION
Article 20 - Modifications des Statuts, Dissolution de l'Association et Distribution des Actifs
20.1 Toute proposition visant à modifier les Statuts ou à dissoudre l'Association ne sera valable que
si elle émane du Conseil d'Administration ou d'un tiers (1/3e) des Membres Effectifs. Toute résolution
visant à proposer des modifications aux Statuts ou la dissolution de l'Association doit être jointe à la
convocation à une Assemblée Générale extraordinaire et être communiquée au moins vingt-huit (28)
jours, avant l'Assemblée Générale extraordinaire.
20.2 Un quorum d'au moins deux tiers (2/3e) des Membres Effectifs, présents ou dûment
représentés à l'Assemblée Générale extraordinaire est requis pour les décisions concernant des
modifications aux Statuts ou la dissolution de l'Association.
Si une Assemblée Générale extraordinaire n'atteint pas le quorum dans les matières dont il est
question aux paragraphes précédents, elle sera ajournée et pourra être reconvoquée au plus tôt
quatorze (14) jours calendaires après la date fixée pour l'Assemblée Générale Extraordinaire initiale.
L'Assemblée Générale Extraordinaire sera alors considérée comme ayant atteint le quorum
indépendamment du nombre de Membres Effectifs présents.
Tel que stipulé à l'article 11.12, la décision de dissoudre l'Association est prise valablement à la
majorité de quatre cinquièmes (4/5ème) des votes.
20.3 Toute décision relative à la modification des Statuts et/ou à la dissolution de l'Association sera
soumise au Ministère de la Justice et publiée aux Annexes du Moniteur belge.
20.4 En cas de dissolution de l'Association, l'Assemblée Générale Extraordinaire décidera de:
(i) la nomination, des pouvoirs et de la rémunération des liquidateurs;
(ii)      des méthodes et des procédures de liquidation de l'Association; et
(iii)     de l' (des) affectation(s) des actifs nets de l'Association dont il sera fait don à une ou plusieurs
associations sans but lucratif aux buts et aux finalités similaires à ceux de l'Association.
DISPOSITIONS GENERALES
Article 21 - Dispositions générales
Toutes les questions non prévues dans les Statuts sont régies par la Loi."
(...)
CINQUIEME RESOLUTION: Pouvoirs.
L'assemblée confère tous pouvoirs:
(...)
- au président de l'Association ou à deux administrateurs de l'Association agissant conjointement,
avec droit de substitution, afin d'assurer les formalités auprès d'un guichet d'entreprise en vue
d'assurer l'inscription/la modification des données dans la Banque Carrefour des Entreprises et, le
cas échéant, auprès de l'Administration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l'extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence, le
texte coordonné des statuts).
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173, 1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Peter Van Melkebeke
Notaire