N° d'entreprise : 0725426475
Nom
(en entier) : The European Business Registry Association
(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Marnix 30
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Ce jour, le vingt décembre deux mille vingt-quatre.
(…)
Devant Tim Carnewal, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société
"BERQUIN NOTAIRES", dont le siège est situé à 1000 Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S’EST RÉUNIE
L’assemblée générale extraordinaire de l’association internationale sans but lucratif "The European
Business Registry Association", en abrégé “EBRA”, ayant son siège à 1000 Bruxelles, Avenue
Marnix 30, ci-après dénommée l’"Association".
(…)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION : Adoption d'un nouveau texte des statuts.
L’assemblée décide d’adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en
concordance avec le Code des sociétés et des associations, et modification entre autres, des
dispositions relatives aux pouvoirs de l’assemblée générale.
Le nouveau texte des statuts est en français est rédigé comme suit :
Préambule
Considérant que la coopération technique de longue date entre les registres du commerce en
Europe a conduit à la création du GEIE du Registre européen des entreprises en 1998,
Considérant que le succès de la conférence annuelle des registres du commerce et le souhait de
soutenir une coopération plus poussée ont donné lieu à la création du forum européen des registres
du commerce en 2000,
Considérant que les membres de ces organes ont considéré que leurs intérêts et que la réalisation
de leurs objectifs pourraient être mieux servis par une intégration dans un organe unique,
L’organe suivant est établi pour les objets décrits ici.
ARTICLE 1
Nom, siège, but et durée de l’Association
1.1. Nom
L’Association internationale sans but lucratif a été constituée et existe sous le droit belge, sous le
nom de « The European Business Registry Association » abrégée « EBRA » et ci-après désignée
par les termes « Association » ou « EBRA ».
1.2. Siège
Le siège de l'Association est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège pourra être déplacé en tout autre lieu de Belgique par une décision de l'Assemblée
Générale.
1.3. But désintéressé
EBRA est une association sans but lucratif, et tout excédent généré par ses activités sera réinvesti
dans le financement des activités liées aux objets de l'Association.
L’Association ne peut distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage
patrimonial à ses fondateurs, ses Membres, ses Administrateurs ni à toute autre personne sauf dans
le but désintéressé déterminé par ces statuts.
1.4. Durée
L'Association est constituée pour une durée illimitée.
ARTICLE 2
Définitions
Aux fins des Statuts, les termes suivants auront la signification qui leur est affectée ci-dessous :
« Membres Associés » désigne les Membres ainsi classés par l'Article 4.
« Le Conseil d'Administration » signifiera le conseil d'administration constitué conformément à
l'Article 12 et constitué des « Administrateurs » nommés de la manière conformément aux présents
Statuts.
« Membres Ordinaires » désigne les Membres ainsi classés par l'Article 4.
« L'Assemblée Générale » signifiera l'organe composé de tous les membres d'EBRA et constitué
conformément à l'Article 8.
« Règlements Intérieurs » signifiera toutes règles supplémentaires que l'Assemblée Générale a
adopté ou modifié conformément à l’Article 9.
« Membres » signifiera tous les membres d'EBRA conformément à l'Article 4.
« Président » signifiera le président du Conseil d'Administration au sens de l'Article 14 qui a les
pouvoirs qui lui sont attribués par les présents Statuts.
ARTICLE 3
Objets
L'objet de l'Association est d'assister ses Membres à mener leurs activités, que celles-ci découlent
d'obligations légales ou autres, et de faciliter la coopération entre ses Membres et les autres, au sens
le plus large des termes, ce qui sera réalisé avec les moyens suivants.
A. Questions politiques
    1.  Agir comme un réseau solide de registres du commerce (européens) dans lequel les registres
peuvent se rencontrer, partager des questions communes et de bonnes pratiques et travailler à des
solutions uniformes, l'organisation peut apporter une voix collective à ces registres du commerce
envers les tiers, mais pas remplacer l'expression officielle des opinions de ses Membres, et gérer les
relations avec les organisations pertinentes. Promouvoir le domaine du registre du commerce et de
ses productions.
    2.  Organiser la conférence annuelle de l'Association.
    3.  Mener des activités de recherche et de développement pour les activités futures des Membres
et/ou de tiers dans l'environnement du registre du commerce, y compris la fourniture de conseils sur
les défis et les normes opérationnels et technologiques des registres, la gestion de l’International
Business Register Survey et la réunion de groupes de travail sur des thèmes spécifiques ;
    4.  Gérer des projets pertinents et recevoir les financements de ces projets ;
    5.  Entreprendre toute autre activité pertinente, en Belgique ou à l'étranger, en appui aux activités
de ses Membres dans les limites des présents Statuts.B. Échange d'informations entre registres du
commerce
    6.  Fournir des moyens d'échanges d'informations provenant des registres du commerce par voie
de communications électroniques, faciliter l'utilisation de ces informations par leurs clients et par les
registres eux-mêmes, tout en reconnaissant qu'il ne sera pas approprié de concurrencer la
plateforme officielle internationale de la Commission européenne en se contentant de répliquer sa
fonctionnalité et son utilité essentielles. Suivre les besoins du marché en informations des registres
du commerce pour pouvoir assister ses Membres à ajuster les productions de leurs registres.
    7.  Fournir un environnement innovant pour des actions et des initiatives innovantes des registres
du commerce, particulièrement dans le domaine de la diffusion des informations provenant des
registres du commerce.
L'Assemblé Générale, statuant à l’unanimité, peut autoriser l’Association à prendre des participations
dans des personnes morales si cela peut lui permettre de promouvoir la réalisation des buts et objets
non lucratifs susmentionnés.
ARTICLE 4
Membres
4.1. Éligibilité
Les types d'organisation suivants pourront être Membres de l'Association :
4.1.1. Pour les pays de l'EEE : l'organisation qui gère le registre au sens de l'Article 16, 1. de la
Directive (EU) 2017/1132 du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2017;
4.1.2. Pour les autres pays : un organisme officiellement habilité qui est formellement responsable de
la collecte et de l'enregistrement des informations relatives au registre de commerce sur un territoire ;
4.1.3 Les organisations qui sont habilitées pour disséminer les informations du registre du commerce
et qui sont désignées pour le faire par un organisme public conformément aux paragraphes 1 et 2 du
présent article ;
4.2. Catégories de Membres
Il existe deux catégories de Membres : les « Membres Ordinaires » et les « Membres
Associés »
4.2.1. Ne peuvent être Membres Ordinaires que les organisations mentionnées à l'Article 4.1.1 et
4.1.2.
4.2.2. Ne peuvent être Membres Associées que les organisations mentionnées à l'Article 4.1.3.
Nonobstant ce qui précède, une organisation mentionnée à l’Article 4.1.1 ou 4.1.2 peut devenir
Membre Associé au cas où sa législation nationale (au sens le plus large des termes) lui interdirait
d'être Membre Ordinaire.
Les Membres peuvent également être classés en fonction de ceux qui :
• participent aux questions politiques (élément A de l'Article 3) ;
• participent aux échanges d'informations (élément B de l’Article 3) ;
• participent aux deux (élément A et élément B de l'Article 3).
Les Membres Ordinaires peuvent décider de participer aux questions politiques (A) ou aux questions
politiques et aux échanges d'informations (A+B).Les Membres Associés qui sont des organisations
mentionnées à l'Article 4.1.1 ou 4.1.2 peuvent décider de participer aux questions politiques (A) ou
aux questions politiques et aux échanges d'informations (A+B).
Les Membres Associés qui sont des organisations mentionnées à l'Article 4.1.3 ne peuvent participer
qu'aux échanges d'informations (B).
4.3.Droits des Membres
Tous les Membres ont le droit d'assister aux réunions de l'Assemblée Générale. Les Membres
pourront participer et prendre la parole.
Seuls les Membres Ordinaires ont le droit de voter à l'Assemblée Générale.
Les décisions sur des thèmes concernant les Membres Associés ne seront prises qu'après
consultation de ces Membres pendant les discussions de l’Assemblée Générale.
Les Membres ne peuvent participer au processus de prise de décisions que pour les éléments
(éléments A ou B de l’Article 3) auxquels ils participent conformément à l’Article 4.2.
Les Membres participeront aux activités de l'Association et auront accès aux documents officiels de
l'Association.
Le logo officiel de l'Association peut être utilisé par tous les Membres de la manière prévue par
Règlements Intérieur.
4.4. Obligations des Membres
Tous les Membres paieront une cotisation annuelle dont le montant sera fixé par une décision de l’
Assemblée Générale sur recommandation du Conseil d'Administration.
La cotisation peut être différente en fonction de l'appartenance aux catégories de Membres A et B,
au sens de l’Article 3. Les Membres Ordinaires ne peuvent voter que sur le montant de la cotisation
de la catégorie (A, B au sens de l’Article 3) à laquelle ils appartiennent.
Il n'y aura pas de différence de cotisation entre les Membres Ordinaires et les Membres Associés.
Du simple fait de leur qualité de Membre, les Membres respecteront les Statuts de l'Association dans
leur dernière version modifiée, ainsi que le Règlements Intérieur dans sa dernière version modifiée et
les décisions des organes de l'Association.
4.5. Demande d'adhésion
La demande d'adhésion sera envoyée par écrit au président du Conseil d'Administration. La
demande sera ensuite diffusée auprès des Membres de l'Association par le secrétariat de
l'Association.
La demande d'adhésion comprendra :
• la preuve que le demandeur est éligible pour être Membre au sens de l'Article 4.1 ci-dessus ;
• une description du statut, des objectifs et des fonctions du demandeur ;
• une demande d'adhésion en tant que Membre Ordinaire ou Membre Associé ;
• en cas de demande en tant que Membre Associé, des informations suffisantes pour permettre au
Conseil d’Administration de se prononcer sur l’éligibilité ;
• un choix ou changement relatif à la participation aux questions A et/ou B au sens de l'Article 3.
L'Assemblée Générale établira les conditions dans lesquelles le Conseil d’Administration se
prononcera sur les nouvelles demandes d'adhésion de la manière indiquée dans le présent Article.
L'Assemblée Générale se prononcera à la majorité qualifiée des deux tiers sur ces conditions.
Conformément à ces conditions, le Conseil d’Administration se prononcera sur l'admission des
Membres. La décision du Conseil d’Administration est sans appel.
L'admission prend effet à la date de paiement de sa première cotisation. Pour la première année, la
cotisation sera calculée pro rata temporis.
4.6. Retrait de la qualité de Membre et radiation
Il peut être mis fin à la qualité de Membre dans les cas suivants :
a) démission volontaire d'un Membre de l'Association ;
b) exclusion d'un Membre par l’Assemblée Générale en cas de :
• violation grave des Statuts ;
• action contre les objectifs et intérêts de l'Association ;
• modification importante de la nature, de la structure ou de l'objet d'un Membre ayant pour
conséquence que les exigences relatives à la qualité de Membre ne sont plus respectées ; ou
• non-paiement de la cotisation dans un délai de 6 mois après échéance et après réception d'un (1)
rappel et d'un (1) avis de défaut formel envoyés par le Conseil d'Administration
Dans le cas a) ci-dessus, tout Membre peut démissionner de l'Association au 31 décembre d'une
année si un préavis d’au moins six (6) mois a été donné. Le préavis de l'intention de démissionner de
l'Association sera communiqué par écrit au président qui en informera l’Assemblée Générale dans un
délai d'un mois après réception de ce préavis.
Dans le cas b) ci-dessus, l’Assemblée Générale déterminera, à sa seule discrétion, la date d’
exclusion d’un Membre et pourra, si l’Assemblée Générale le juge nécessaire, prendre effet
immédiatement après sa décision. La décision d’exclure un Membre doit cependant être prise en
respectant les exigences de présence et de majorité prescrites pour une modification des statuts,
comme décrit ci-dessous à l'Article 11.
Les Membres qui ont démissionné, qui ont présenté leur intention écrite de démissionner ou qui sont
exclus ne seront pas en droit de réclamer une compensation ou un remboursement des cotisations
payées ou dues. Un tel Membre ne sera pas tenu à des cotisations financières au titre d’une
dépense supplémentaire décidée après la notification de sa démission ou de son exclusion.
ARTICLE 5
Responsabilité
La responsabilité des Membres s'étend uniquement au paiement de leurs propres cotisations
annuelles. Les Membres ne seront pas tenus, individuellement ou conjointement, des obligations de
l'Association.
ARTICLE 6
Droits de propriété intellectuelle
L'Association sera la seule propriétaire des logiciels/plateforme développés par ou pour l'Association,
utilisés pour les échanges d'informations entre les Membres de cette Association, à moins que des
droits de propriété intellectuelle de tiers soient applicables. Les Membres ont le droit d'utiliser le
logiciel de l’Association lorsqu'ils apportent ou fournissent des informations et d'avoir accès aux
services de soutien fournis par l'Association sur la base d'un accord de licence (ci-après « l'accord »)
qui doit être conclu avec l'Association et après paiement de la cotisation annuelle conformément à
l'Article 3. Pour éviter tout doute, il est noté que ce qui est susmentionné n'aura aucun impact sur les
droits de propriété intellectuelle appartenant aux Membres ou développés par ceux-ci.
L'Association conserve la propriété de tous les droits de propriété intellectuelle, y compris, sans s'y
limiter, les brevets actuels et futurs, les marques commerciales (y compris les marques nominatives
et figuratives), les droits d'auteur et secrets commerciaux découlant des activités menées dans le
cadre de l'accord, l'utilisation des logiciels de l'Association, la plateforme de l'Association et
documents y afférents, y compris sans limitation toutes les copies, améliorations et modifications de
ceux-ci. Les Membres auront le droit d'utiliser ces droits et d'en bénéficier tant qu'ils participent à
l'accord et soutiennent les objectifs et les activités de l’Association tels que définis dans les présents
Statuts.
Les Membres notifieront immédiatement à l'Association les éventuelles circonstances portant atteinte
à ses droits de propriété intellectuelle et se conformeront à toute instruction que donnera
l'Association à la suite de ces informations. Cette obligation concerne les éléments émanant de
l'Association comme ceux émanant de l'extérieur.
ARTICLE 7
Structure organisationnelle
7.1. Organes officiels
La structure de l'Association sera constituée des organes suivants :
• L'Assemblée Générale
• Le Conseil d'Administration
7.2. Organes supplémentaires
Pour assurer le respect des règles provenant de cette structure, deux autres organes ont été créés :
• le comité d'audit – mandaté pour suivre et vérifier les activités de l'Association, le fonctionnement
du Conseil d'Administration et d'autres domaines déterminés par l'organe compétent de temps à
temps ; et
• le comité de nomination – mandaté pour gérer le processus d'élection des Membres du Conseil
d'Administration.
L'Assemblée Générale se prononcera sur la constitution de ces deux organes et sur leur composition
et leurs compétences. Les compétences des deux organes seront exposées de manière détaillée
dans le Règlements Intérieur, qui contiendra les missions spécifiques des deux comités.
7.3. Autres structures
L'Assemblée Générale ou le Conseil d'Administration peuvent décider de mettre en place des
groupes de travail sur des thèmes spécifiques.
L'Association aura des Règlements Intérieur dans lequel le fonctionnement de l'Association sera
décrit de manière détaillée. Ces règles seront établies par l’Assemblée Générale.
ARTICLE 8
Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale sera composée des Membres de l'Association. Seuls les Membres Ordinaires
disposeront de droits de vote.
Chaque membre nommera un représentant formel qui participera à l’Assemblée Générale et qui
exercera de manière valide les droits du Membre sans que l'Association ait à vérifier les
accréditations du représentant, qui doivent néanmoins être enregistrées au sein de l'organisation
membre pour être fournies sur requête.
Il existe deux (2) droits de vote par pays, à répartir et à exercer de la manière suivante : :
• Lorsqu'il existe un Membre Ordinaire dans un pays, ce Membre Ordinaire détiendra les deux (2)
droits de vote à l'Assemblée Générale.
• Lorsqu'il existe deux (2) Membres Ordinaires dans un pays, les deux (2) droits de vote à l’
Assemblée Générale seront en principe répartis en parts égales entre les Membres Ordinaires, sauf
convention contraire entre ces deux Membres Ordinaires.
• Lorsqu'il existe plus de deux (2) Membres Ordinaires dans un pays, les Membres Ordinaires
devront s’entendre sur la répartition des deux (2) droits de vote.
Les Membres Ordinaires de ce pays informeront le Conseil d'Administration dans un délai de trente
(30) jours après la date d'acceptation d'un Membre supplémentaire participant à la répartition des
droits de vote au moyen d'une notification écrite signée par tous les Membres Ordinaires de ce pays.
Cette répartition restera valide à moins que le Conseil d'Administration ne soit informé par tous les
Membres Ordinaires (au moyen d'une notification écrite signée par tous les Membres Ordinaires de
ce pays) d'une modification de la répartition des votes.
Si aucune notification n’est envoyée au Conseil d'Administration (ou si les Membres Ordinaires d'un
pays ne peuvent pas convenir de la répartition des deux (2) droits de vote attribués à ce pays) dans
le délai susmentionné de trente (30) jours, les droits de vote de ce pays seront suspendus.
Ensuite, le Conseil d'Administration nommera (dans un délai de trente jours après la suspension des
droits de vote) un représentant qui agira en tant qu'intermédiaire. En l'absence de règlement amiable
dans un délai de soixante (60) jours après la nomination de l'intermédiaire, le Conseil
d'Administration se réunira (conformément aux dispositions des présents Statuts) et décidera à la
majorité simple de la répartition des droits de vote. Cette décision sera contraignante pour les
Membres Ordinaires de ce pays et ne sera pas susceptible d'appel.
Les Membres doivent faire en sorte que leurs représentants formellement nommés soient
suffisamment habilités pour prendre des décisions. Un Membre peut être représenté par une
personne remplaçant le représentant formel sous réserve de notification préalable, au moins une
semaine avant l'Assemblée Générale. Un Membre peut représenter un ou plusieurs autres Membres
à l'Assemblée Générale, et une lettre ou communication électronique à cet effet peut constituer une
preuve de nomination si elle est reçue au moins une semaine avant l'Assemblée Générale.
ARTICLE 9
Pouvoirs de l'Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale sera l'autorité suprême de l'Association et détiendra tous les pouvoirs qui lui
sont expressément réservés par la loi et qui ne sont pas attribués au Conseil d'Administration par les
présents Statuts, sauf les pouvoirs de représentation.
L'Assemblée Générale a le pouvoir de :
a. modifier les présents Statuts ;
b. établir et approuver les Règlements Intérieurs afin de réglementer en détail le fonctionnement de l’
Association et de ses organes conformément aux présent Statuts ;
c. fixer les conditions dans lesquelles le Conseil d'Administration admettra ou radiera les Membres
de l'Association ;
d. élire ou démettre les Membres du Conseil d’Administration et, le cas échéant, le commissaire;
e. le cas échéant, déterminer la rémunération du commissaire ;
f. décider de la mise en place d'un comité d'audit, d'un comité de nomination et/ou d'autres comités ;
g. élire et démettre de leurs fonctions les Membres du comité d'audit, du comité de nomination et/ou
d'autres comités ;
h. décider de la mise en place d'un secrétariat général et des pouvoirs attribués à cette fonction ;
i. approuver un vaste programme d'activités et d’initiatives pour les années ultérieures pour faire
avancer les objectifs de l'Association ;
j. approuver des plans opérationnels annuels, le budget de l'année suivante et la cotisation annuelle
de l'année suivante ;
k. déterminer la contribution financière pour la participation à la conférence annuelle ;
l. approuver les comptes de l'année financière antérieure ;
m. dissoudre l’Association ;
n. établir les groupes de travail et y mettre fin ;
o. gérer les autres affaires dûment confiées à l'Assemblée Générale ;
p. donner décharge aux membres du Conseil d’Administration, aux commissaires et en cas de
dissolution volontaire aux liquidateurs, ainsi que, le cas échéant, introduire une action en justice de
l'association contre les Membres du Conseil d’Administration, les commissaires ou les liquidateurs.
ARTICLE 10
Fréquence des Assemblées Générales, Notification, Ordre du jour et Compte rendu
L'Assemblée Générale se réunira au moins une fois par an avant le 1er juillet (« réunion ordinaire »).
Le Conseil d'Administration et le commissaire ont chacun le pouvoir de convoquer une autre
Assemblée Générale à tout moment. Le cas échéant, le commissaire doit la convoquer lorsqu'un
cinquième des Membres de l'Association le demande. Le Conseil d'Administration convoquera les
Membres à l’Assemblée Générale deux mois à l'avance, par écrit ou de manière électronique.
L'ordre du jour sera envoyé un mois à l'avance.
Les Membres peuvent également convoquer une Assemblée Générale à la majorité simple des
Membres. Dans un tel cas, les Membres le notifieront au Conseil d'Administration, qui doit ensuite
convoquer une Assemblée Générale de la manière habituelle.
Le Conseil d'Administration établit l'ordre du jour. L'Assemblée Générale se tient normalement avec
les personnes présentes; l’Assemblée Générale peut décider de tenir une réunion à l'aide de moyens
électroniques (vidéoconférence ou conférence téléphonique) ; cela ne s'applique pas à la réunion
annuelle qui doit avoir lieu une fois par an. L’Association doit être en mesure de contrôler, par le
moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l'identité du Membre. De plus, le moyen de
communication électronique doit au moins permettre aux Membres de prendre connaissance, de
manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'Assemblée Générale et pour
les Membres Ordinaires d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'Assemblée
Générale est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit en outre
permettre aux Membres Ordinaires et aux Membres Associées de participer aux délibérations et de
poser des questions. Le compte rendu sera approuvé par le Conseil d'Administration et communiqué
aux Membres dans un délai de deux mois après la fin de la réunion. Les Membres approuveront le
compte rendu dans un délai d'un mois par e-mail. Aucune réponse dans un délai d'un mois vaut
approbation.
Les autres détails opérationnels seront fixés dans le Règlements Intérieur.
ARTICLE 11
Prise de décision à l'Assemblée Générale
Les seuls éléments soumis au processus de décision seront ceux inscrits à l'ordre du jour, à moins
que tous les Membres Ordinaires ne soient présents et n'acceptent à l’unanimité d'examiner une
question ne figurant pas à l'ordre du jour, à l'exception des questions spécifiquement mentionnées
dans le présent Article.
Les décisions ne seront prises qu'après consultation des Membres Associés pendant les discussions
de l’Assemblée Générale sur des thèmes les concernant.
Les réunions de l’Assemblée Générale nécessitent un quorum de la majorité simple des Membres
Ordinaires, qui doivent être présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint, une seconde
réunion pourra être convoquée afin de débattre validement des points de l'ordre du jour quel que soit
le nombre de Membres présents ou validement représentés. Nonobstant la procédure et le délai de
notification de convocation d'une réunion de l’Assemblée Générale de la manière décrite à l'Article
10, le préavis qui doit être respecté pour convoquer cette seconde réunion de l’Assemblée Générale
sans exigence de quorum sera d'au moins une semaine.
Les décisions seront normalement prises par consensus entre les Membres Ordinaires participants.
Si les Membres Ordinaires présents ne parviennent pas à atteindre un consensus, le Président peut
soumettre un point de l'ordre du jour au vote à la majorité simple des Membres Ordinaires présents.
En cas d'égalité des voix, le Président aura une voix supplémentaire ou déterminante.
Si l’Assemblée Générale considère qu’une décision doit être prise d’urgence, les Membres
Ordinaires peuvent être demandés de prendre une décision par e-mail. Les Membres Associés
seront toujours informés dans ces situations.
Les décisions de l’Assemblée Générale seront notifiées, dans le compte rendu de la réunion, aux
Membres de l'Association dans un délai de 2 mois après l'Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale ne peut débattre que de la modification des Statuts ou de la dissolution de
l'Association que si ces points sont inscrits à l'ordre du jour, et si les deux tiers des Membres
Ordinaires sont présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint, une seconde réunion pourra
être convoquée afin de débattre validement de ces points quel que soit le nombre de Membres
Ordinaires présents ou validement représentés. La seconde Assemblée Générale ne peut être tenue
dans les quinze jours après la première Assemblée Générale. Aucune modification n'est admise que
si elle a réuni les deux tiers des voix exprimées sans qu'il soit tenu compte des abstentions au
numérateur ni au dénominateur. Toutefois, la modification qui porte sur l'objet ou le but désintéressé
de l'association, peut seulement être adoptée à la majorité des quatre cinquièmes des voix des
Membres Ordinaires présents ou représentés, sans qu'il soit tenu compte des abstentions au
numérateur ni au dénominateur.
Toute proposition de modification des Statuts sera envoyée aux Membres avec un préavis minimal
de trois (3) mois avant l'Assemblée Générale.
Toute modification de l'objet de l'Association doit être approuvée par le Roi. La modification de
pouvoirs, des procédures de convocation et de prise de décision de l’Assemblée Générale et des
conditions de modification des Statuts, de dissolution et de liquidation de la Société doit être adoptée
dans un acte authentique.
D'autres détails opérationnels sur les procédures à suivre conformément aux dispositions du présent
Article peuvent être arrêtés dans le Règlements Intérieur.
ARTICLE 12
Composition et réunions du Conseil d’Administration
12.1. Composition
L'Association sera gérée par un organe d’administration collégial, nommé le « Conseil d’
Administration », qui sera composé soit entièrement de représentants des Membres Ordinaires, ou
soit de représentants des Membres Ordinaires et des Membres Associés. La majorité du Conseil d’
Administration doit toujours être constituée de Membres Ordinaires. Le président du Conseil d’
Administration sera toujours un représentant des Membres Ordinaires.
L'Assemblée Générale décide du nombre approprié de membres du Conseil d’Administration et
décide si les membres du Conseil d’Administration représentent des catégories spécifiques de
Membres.
Au minimum, le Conseil d’Administration sera composé avec un minimum de cinq et un maximum de
sept Membres, y compris le Président, et (le cas échéant) le trésorier.
Les candidats au Conseil d’Administration seront proposés par les Membres Ordinaires.
L'Assemblée Générale élira les membres du Conseil d’Administration. Le Conseil d’Administration
élit et nomme parmi ses Membres le Président du Conseil d’Administration, et le cas échéant, le
Trésorier.
Le directeur de la conférence et le prochain directeur de conférence peuvent participer aux réunions
du Conseil d’Administration en tant qu'observateurs.
Le Conseil d’Administration peut étendre les invitations à assister aux réunions du Conseil
d'Administration.
Les membres du Conseil d’Administration peuvent démissionner à tout moment, après quoi le
Conseil d’Administration peut coopter un remplaçant qui restera en fonction jusqu'à l’Assemblée
Générale suivante.
Tout membre du Conseil d’Administration peut être remplacé ou démis de ses fonctions au moyen
d'une décision adoptée par l’Assemblée Générale conformément aux règles de modification des
Statuts de l'Association décrites à l'Article 11.
La durée du mandat des membres du Conseil d’Administration sera déterminée par l’Assemblée
Générale et ne peut pas dépasser deux ans.
Le fait que l’Assemblée Générale ne précise pas la durée du mandat sera interprété comme un choix
en faveur d'un mandat de deux ans. Les membres du Conseil d’Administration peuvent être réélus
pour un maximum de 3 fois d'affilée.
12.2. Réunions
Le Conseil d’Administration se réunit au moins 4 fois par an et sur demande de 2 membres du
Conseil d’Administration ou le président.
Les réunions du Conseil d’Administration seront convoquées par le président, ou en cas d'absence
ou d'empêchement, par un membre du Conseil d’Administration désigné à cette fin.
Le président (ou le membre du Conseil d’Administration désigné à cette fin) informera tous les
membres du Conseil d’Administration par e-mail de la réunion et leur communiquera un relevé de
l'ordre du jour, ainsi que des informations pratiques sur la réunion, et cela au moins 7 jours à
l'avance. Tout membre du Conseil d’Administration peut demander l'ajout de points à l'ordre du jour
de la réunion du Conseil d'Administration, cela jusqu'à 5 jours avant la réunion.
Le Conseil d’Administration peut décider de se réunir par conférence téléphonique ou vidéo qui
seront mises en place depuis le siège de l'Association et à condition que tous les membres du
Conseil d’Administration y aient formellement consenti à l'avance.
Les membres du Conseil d’Administration ne peuvent être représentés que par un autre membre du
Conseil d’Administration, auquel cas une procuration écrite doit être soumise au président, au plus
tard lors de la réunion du Conseil d'Administration. Chaque membre du Conseil d’Administration ne
peut représenter qu’un seul autre membre du Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration prendra toutes les décisions à la majorité simple. Si tous les membres du
Conseil d’Administration sont présents et à condition que tous les membres soient d’accord, des
points supplémentaires peuvent être ajoutés à l'ordre du jour pendant la réunion.
Les questions apparaissant lors de la réunion du Conseil d’Administration seront réglées à la
majorité simple des voix, sauf indication contraire dans les présents Articles. En cas de partage des
voix, le président aura une voix déterminante.
12.3. Rémunération
Les membres du Conseil d’Administration ne sont pas rémunérés et n’ont droit qu’a remboursement
de leurs coûts effectifs et des frais de déplacement directement liés aux leur travaux pour le Conseil
d’Administration.
ARTICLE 13
Responsabilités du Conseil d'Administration
Le Conseil d’Administration est habilité à effectuer tous actes, indépendamment de leur intérêt et de
leur montant, qui sont nécessaires ou utiles à la réalisation des objets de l'Association, à l'exception
des actes que la loi ou les statuts réserve à l'Assemblée Générale.
Le Conseil d’Administration est responsable de la gestion des affaires de l'Association et fera la
promotion de ses objectifs. Il détient tous les pouvoirs de représentation qui ne sont pas
spécifiquement réservés à l’Assemblée Générale par la loi ou les présents Statuts.
Le Conseil d’Administration sera responsable de la gestion quotidienne de l'Association, sauf pour
les fonctions attribuées à l'Assemblée Générale. Le Conseil d’Administration peut également décider
de participer à des projets financés de l'extérieur.
Si l'Assemblée Générale a décidé de la mise en place de la fonction de secrétaire général, le Conseil
d’Administration décidera de la nomination du secrétaire général avec une majorité de 75%.
Le Conseil d’Administration peut déléguer des tâches et des responsabilités à un secrétaire général
pour la gestion quotidienne de l'organisation.
Les membres du Conseil d’Administration peuvent agir au nom de l'Association, mais leur
responsabilité se limitera à la mise en œuvre de leur mandat. Ils ne seront pas tenus des dettes ou
obligations financières de l'Association.
ARTICLE 14
Le président
Le président préside le Conseil d’Administration et les réunions de l’Assemblée Générale et le
Conseil d'Administration. Le président sera un représentant de l'un des Membres Ordinaires de
l'Association et sera élu par le Conseil d’Administration, parmi ses Membres, pour une durée de deux
ans. Le président peut être réélu pour un maximum de 3 fois d'affilée. Le président présidera toutes
les réunions de l’Assemblée Générale et du Conseil d'Administration. Le président peut déléguer à
un membre du Conseil d’Administration les pouvoirs qui lui sont conférés.
Le président veillera à ce qu'un compte rendu approprié de chaque réunion de l’Assemblée Générale
et du Conseil d’Administration soit établi, et qu'une copie de ce procès-verbal soit fournie à tous les
membres des organes concernés.
Les comptes rendus des réunions de l’Assemblée Générale et des réunions du Conseil d’
Administration seront déposés au siège de l'Association.
ARTICLE 15
Représentation de l'Association et droits de signature
Le président représente l'Association dans toutes les communications et interactions externes. Le
président peut déléguer ces activités à un représentant.
Le Conseil d’Administration peut déléguer son autorité pour les actes de gestion journalière au
Président. La durée pour laquelle intervient cette délégation de compétence ne pourra excéder la
durée déterminée par le Conseil d’Administration, le mandat pouvant être révoqué à tout moment
avec effet immédiat par le Conseil d’Administration. L'association est légalement représentée dans
tous ses actes de gestion quotidienne par le Président, chargé de la gestion journalière.
Tous les membres du Conseil d’Administration, y compris le président, auront les pleins pouvoirs
pour agir au nom et pour le compte de l'Association pour toutes les questions liées à l'Association qui
ne sont pas expressément réservée à l’Assemblée Générale conformément à l'Article 8, nonobstant
les règles de signature au nom de l'Association indiquées ci- dessous.
Sans préjudice du pouvoir général du représentation du Conseil d’Administration, agissant avec tous
ses membres, l’Association est valablement représentée et engagée envers les tiers et en justice par
deux membres du Conseil d’Administration agissant conjointement.
Dans le cadre de la gestion journalière, l'Association peut également se faire représenter par le
Président agissant seul.
Un mandat de représentation de l'Association peut, pour des raisons pratiques, être délégué par
procuration à une personne extérieure au Conseil d'Administration, dans les limites financières
arrêtées par le Conseil d'Administration. Cette fonction déléguée ne peut être assurée sans
l'approbation d'un membre du Conseil d’Administration.
ARTICLE 16
Conférence annuelle et directeur de conférence
Le Conseil d’Administration décide, sur proposition des Membres, le Membre qui accueillera la
conférence annuelle suivante. Le Membre choisi nommera un directeur de conférence, qui présidera
la conférence et sera responsable de son organisation.
Le Conseil d’Administration peut limiter le nombre de participants à une conférence et peut inviter
des non-Membres et des sponsors à participer.
Le Membre accueillant la conférence annuelle est responsable des finances de la conférence ;
toutes les pertes seront supportées par l'hôte, et tout excédent reviendra à l'Association. Lorsque le
Conseil d’Administration le juge justifié par des circonstances spécifiques, l'Association peut
participer aux frais de la conférence, sur ses propres fonds, jusqu'à un montant maximal arrêté
annuellement par l'Assemblée Générale.
ARTICLE 17
Groupes de travail
L'Assemblée Générale et le Conseil d’Administration peuvent mettre en place des groupes de travail
à des fins spécifiques. L'Assemblée Générale ou le Conseil d’Administration déterminera l'objectif du
groupe de travail, établi par elle, nomme le président du groupe de travail et affecte un budget pour
son fonctionnement. La participation aux groupes de travail est volontaire. Chaque groupe de travail
fera rapport chaque année à l’Assemblée Générale lors de la réunion annuelle ou autrement, selon
ce que le groupe de travail ou le Conseil d’Administration jugeront nécessaires.
Groupes de travail fonctionnera sous la responsabilité d'un président de groupe de travail qui sera
responsable de la gestion du groupe de travail conformément à l'objectif assigné et au Règlements
Intérieur.
ARTICLE 18
Exercice
L'exercice financier de l'Association court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Le premier exercice financier de l'organisation courra de la date de sa constitution au 31 décembre
de la même année.
ARTICLE 19
Opérations financières
Le Conseil d’Administration sera responsable des finances de l'Association.
Les dépenses ne peuvent être engagées qu'avec les signatures conjointes de deux Membres du
Conseil d’Administration ou d'un détenteur de procuration nommé du Conseil d’Administration
jusqu'au montant maximal arrêté par le Conseil d'Administration.
En outre, chaque Membre sera prêt à contribuer volontairement, en plus du paiement de sa
cotisation annuelle, au développement de la coopération au sein de l'Association, soit en mettant à
disposition de l'Association des ressources humaines, embauchées ou détachées par lui, soit au
moyen de contributions financières supplémentaires.
Les dépenses annuelles de l'Association seront planifiées, organisées et exécutées conformément
au budget annuel approuvé par l'Assemblée Générale.
Les comptes de l'Association seront révisés par un auditeur externe, qui est nommé par l'Assemblée
Générale, le cas échéant, en tant que commissaire de l’association.
Afin de garantir le financement de la réalisation de ses objets, l'Association collecte les cotisations de
ses Membres et peut également accepter des contributions en nature ou en numéraire de la part des
Membres et des contributions en nature ou en numéraire de la part d'autres personnes intéressées
(dans la mesure autorisée par la loi et par le Règlements Intérieur) pour une utilisation en vue des
fins et objets non lucratifs exposés ci-dessus.
ARTICLE 20
Secrétaire général
Si l'Association décide de nommer un Secrétaire général responsable des opérations quotidiennes
de l'organisation, les tâches et responsabilités concernées seront intégrées dans Règlements
Intérieur après la décision de l’Assemblée Générale de nommer un secrétaire général.
ARTICLE 21
Langue
La langue de travail de l'Association sera l'anglais. Les Statuts officiels de l'Association sont en
français, une traduction en anglais étant disponible à des fins internes. Tous les autres documents
internes de l'Association sont en anglais. Aux fins internes, les documents en anglais primeront.
Cependant, les documents devant être déposés et publiés conformément au Code des sociétés et
des associations doivent être rédigés et signés dans l’une des langues officielles de la région
linguistique où le siège de l’Association est établi.
ARTICLE 22
Dissolution et Liquidation
Une notification de dissolution de l'Association sera communiquée aux Membres au plus tard 6 mois
avant la réunion de l’Assemblée Générale au cours de laquelle une décision de dissolution de
l'Association sera soumise au vote.
En cas de dissolution volontaire de l'Association, l’Assemblée Générale ou, à défaut, le tribunal
compétent, nommera des séquestres officiels qui définiront les droits des éventuels créanciers et
décideront de la liquidation des actifs de l'Association. L'Assemblée Générale ou le tribunal ordinaire
définira les pouvoirs et les modalités de rémunération des séquestres.
Tous les actifs financiers restants après le règlement de toutes les dettes seront distribués à une ou
plusieurs organisations à but non lucratif, de la manière décidée par l'Assemblée Générale, en
conformité avec les objectifs et activités de l’Association.
ARTICLE 23
Procédures judiciaires et règlement des différends
Les procédures judiciaires, en tant que requérant ou défendeur, seront gérées, y compris les
procédures et les demandes, par le Conseil d'Administration, représenté par le président ou l'un de
ses Membres nommés à cette fin.
(…)
QUATRIEME RESOLUTION : Procuration pour les formalités.
L'assemblée confère tous pouvoirs à Maître Emmanuel Leroux, Maître Jente Depestel, Maître
Justien Van de Voorde, Maître Anouck Claerbout ou tout autre avocat du cabinet d’avocats KPMG
Law SRL, dont le siège est établi à Luchthaven Brussel Nationaal 1K, 1930 Zaventem, immatriculée
au registre des personnes morales de Bruxelles, division néerlandophone, sous le numéro
0844.900.979, et ayant entre autres ses bureaux à Blue Tower, Sluisweg 2 boîte 8, 9000 Gand,
chacun agissant individuellement, ainsi qu’à leurs employés, préposés et mandataires, avec droit de
substitution, afin d'assurer les formalités auprès du registre des personnes morales et, le cas
échéant, auprès d'un guichet d’entreprise en vue d’assurer l’inscription/la modification des données
dans la Banque Carrefour des Entreprises.
(…)
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l’extrait : une expédition du procès-verbal, liste de présence, le texte
coordonné des statuts).
 
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173,1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Tim CARNEWAL
Notaire