Ondernemingsnr : 0735 645 228
Naam
(voluit) : International Horizon Scanning Initiative
(verkort) : IHSI
Rechtsvorm : Internationale vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel : Robert Schumanplein 6, 1040 Brussel (België)
Onderwerp akte : Wijziging van de statuten en ontslag en wijziging vaste vertegenwoordiger
van de leden van de raad van bestuur
Uit het uittreksel van de notulen van de vergadering van het Executive Committee van 26 november 2024
blijkt het volgende:
Wijziging van de statuten
Het Executive Committee keurt de voorgestelde wijzigingen aan de statuten [van de artikelen 17, 22, 24, 27
en 28] goed.
[Artikelen 17, 22, 24, 27 en 28 van de statuten worden gewijzigd als volgt:
"Artikel 17. Toegetreden Leden - Rechten
De Toegetreden Leden kunnen uitgenodigd worden naar het Executive Committee, zonder enige
stemrechten te hebben.
Daarnaast en op voorwaarde dat het de toepasselijke lidmaatschapsbijdrage heeft betaald, heeft elk
Toegetreden Lid recht op (volledige of gedeeltelijke) toegang tot de database, zoals beslist door de Raad van
Bestuur ter gelegenheid van de toelating van het Toegetreden Lid in kwestie. Eigenlijke (volledige of
gedeeltelijke) toegang tot de informatie in de database wordt door het Secretariaat verstrekt op verzoek van het
Toegetreden Lid, in overeenstemming met het bovengenoemde besluit van de Raad van Bestuur. Als het
Toegetreden Lid zijn lidmaatschapsbijdrage niet betaalt, kan de Raad van Bestuur hem de verdere toegang tot
de database ontzeggen (zonder dat deze ontzegging het Toegetreden Lid ontslaat van zijn verplichting om de
resterende lidmaatschapsbijdragen verschuldigd voor het volledige boekjaar waarin de ontzegging van toegang
heeft plaatsgevonden).
De Toegetreden Leden hebben verder alle rechten die worden beschreven in deze statuten of in het intern
reglement, op voorwaarde dat ze hun financiële verplichtingen ten aanzien van de vereniging zijn nagekomen.
Artikel 22. Executive Committee - Samenstelling
Het Executive Committee is de algemene vergadering zoals bedoeld in artikel 10:5 van het WVV.
Het Executive Committee bestaat uit de Volwaardige Leden, uitgenodigde Toegetreden Leden en
uitgenodigde Verbonden Leden.
Enkel de Volwaardige Leden hebben stemrecht. De uitgenodigde Toegetreden Leden en de uitgenodigde
Verbonden Leden kunnen het Executive Committee bijwonen zonder enige stemrechten te hebben.
Elk Volwaardig Lid kan een volmacht geven aan een ander Volwaardig Lid om deel te nemen aan het
Executive Committee. Een Volwaardig Lid kan echter niet meer dan een ander Volwaardig Lid
vertegenwoordigen op een vergadering van het Executive Committee. Bovendien kan elk Volwaardig Lid ook
een volmacht geven aan een Verbonden Lid dat gevestigd is in hetzelfde land als het Volwaardig Lid, om deel
te nemen aan het Executive Committee.
Het Executive Committee wordt voorgezeten door de Voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de
Ondervoorzitter.
Artikel 24. Executive Committee - Vergaderingen
Het jaarlijkse Executive Committee wordt gehouden op de zetel of op enige andere plaats vermeld in de
oproeping op een werkdag in juni.
van de Raad van Bestuur. De Voorzitter moet bovendien het Executive Committee bijeenroepen binnen
éénentwintig (21) dagen wanneer minstens drie Volwaardige Leden daarom verzoeken. In dat geval wordt het
Executive Committee uiterlijk gehouden op de veertigste dag na dergelijk verzoek.
De oproeping wordt minstens vijftien (15) dagen voorafgaand aan de datum van het Executive Committee
aan alle Volwaardige Leden verstuurd, als het Executive Committee fysiek beraadslaagt, en acht (8) dagen
voorafgaand aan de datum van het Executive Committee, als het Executive Committee beraadslaagt per video-
of telefoonconferentie. De oproeping bevat de agenda van het Executive Committee. De oproeping kan
gebeuren in om het even welke vorm. Indien het Executive Committee dient te beraadslagen en te besluiten
over een statutenwijziging, zullen de wijzigingen expliciet vermeld worden in de oproeping.
Elk voorstel dat wordt ondertekend door minstens een vijfde van de Volwaardige Leden wordt op de agenda
geplaatst van het volgende Executive Committee. Als de oproeping voor het volgende Executive Committee al
werd verstuurd, zal het voorstel op de agenda worden geplaatst van het Executive Committee dat volgt op het
reeds bijeengeroepen Executive Committee.
De Voorzitter zorgt ervoor dat notulen worden opgesteld van elke vergadering van het Executive Committee.
Alle notulen worden ondertekend door de Voorzitter. De notulen worden bewaard in een notulenregister. Alle
leden zullen een kopie krijgen van de notulen binnen vier weken na elke vergadering.
Artikel 27. Raad van Bestuur - Voorzitter - Ondervoorzitter
De Raad van Bestuur benoemt een Voorzitter onder de Beneluxa Bestuurder(s), op voorwaarde dat er
minstens een Beneluxa Bestuurder is en voor zover de Beneluxa Bestuurder in kwestie de functie als Voorzitter
wenst te aanvaarden, en de Raad van Bestuur kan onder alle bestuurders een Ondervoorzitter benoemen, die
de taken zullen vervullen die aan hen worden toegekend door de statuten en het intern reglement. Zij vervullen
eveneens de taken die de Raad van Bestuur hen opdraagt.
De Voorzitter wordt benoemd voor een hernieuwbare termijn van niet meer dan drie (3) jaar.
De Ondervoorzitter wordt benoemd voor een hernieuwbare termijn van niet meer dan drie (3) jaar.
De Voorzitter of Ondervoorzitter kan vrijwillig beslissen om zijn functie als Voorzitter of Ondervoorzitter naast
zich neer te leggen door middel van een kennisgeving per aangetekende brief aan de Raad van Bestuur. De
Voorzitter of Ondervoorzitter is ertoe gehouden om na zijn ontslag zijn functie als Voorzitter of Ondervoorzitter
verder te vervullen totdat redelijkerwijze in zijn vervanging kan worden voorzien.
Onverminderd zijn of haar andere bevoegdheden krachtens deze statuten, kan de Ondervoorzitter de
bevoegdheden van de Voorzitter uitoefenen in alle gevallen waarin de Voorzitter verhinderd is.
Artikel 28. Raad van Bestuur - Duur van het mandaat
De bestuurders worden benoemd voor een hernieuwbare termijn van niet meer dan drie (3) jaar. Hun
mandaat verstrijkt na afloop van het jaarlijks Executive Committee dat plaatsvindt tijdens het derde jaar na hun
benoeming.
De bestuurders kunnen te allen tijde worden ontslagen door het Executive Committee bij gewone
meerderheid van de stemmen uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde Volwaardige Leden.
Elke bestuurder kan vrijwillig ontslag nemen door middel van een kennisgeving per aangetekende brief aan
de Voorzitter. Een bestuurder is ertoe gehouden om na zijn ontslag zijn mandaat verder te vervullen totdat
redelijkerwijze in zijn vervanging kan worden voorzien.
Elke bestuurder die wordt benoemd door een Volwaardig Lid van de vereniging, zal geacht worden ontslag
te hebben genomen als bestuurder van de vereniging, indien het lidmaatschap van het Volwaardig Lid in kwestie
een einde nam of indien hij of zij niet langer professioneel actief is binnen de organisatie van het Volwaardig Lid
in kwestie.
In geval van overlijden, ontslag of afzetting van een bestuurder, zal de Raad van Bestuur een opvolger
kunnen aanwijzen, in voorkomend geval na overleg met de Leden van het Beneluxa initiatief die hadden
voorgesteld om de uittredende bestuurder te benoemen (voor zover de Leden van het Beneluxa initiatief nog
steeds leden zijn van de vereniging). Het Executive Committee moet die beslissing bekrachtigen tijdens haar
eerstvolgende vergadering. De aldus aangewezen bestuurder zet het mandaat voort van de persoon die hij
vervangt."]
[ ... ]
Kennisname ontslag van een lid van de raad van bestuur
[Het Executive Committee werd ervan op de hoogte gebracht dat Danish Medecines Agency, onderdeel van
het Deense Ministerie voor Binnenlandse Zaken en Gezondheid, met zetel te Axel Heides Gade 1, DK-2300
Kopenhagen (Denemarken) en ingeschreven in bij het Deens Agentschap voor Handel en Bedrijven onder het
nummer 37 05 24 85, en geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0742.512.531,
vast vertegenwoordigd door Kim Helleberg Madsen, ontslag neemt als bestuurder met onmiddellijke ingang].
Uit het uittreksel van de notulen van de raad van bestuur van 19 december 2024 blijkt het volgende:
van het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsuitkering, een publiekrechtelijke rechtspersoon naar Belgisch
recht met zetel te Galileelaan 5 bus 1, 1210 Sint-Joost-ten-Node (België) en ingeschreven in de Kruispuntbank
van Ondernemingen onder het nummer 0206.653.946, door Francis Arickx, vanaf 23 januari 2025.
De heer Francis Arickx wordt geacht voor de gehele duur van zijn mandaat als vaste vertegenwoordiger van
de bestuurder woonplaats te kiezen op de statutaire zetel van de vereniging.]
Uit de volmacht van 6 februari 2025 blijkt het volgende:
Ondergetekende: International Horizon Scanning Initiative IVZW, met zetel te Robert Schumanplein 6, 1040
Brussel (België) en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer
0735.645.228 (RPR Brussel, Nederlandstalige afdeling) geeft volmacht aan: Matthias Wauters en Marthe
Janssens (advocaten bij Eubelius BV), aan Silke De Greef (paralegal assistant bij Eubelius BV) en, meer in het
algemeen, aan alle advocaten en paralegal assistants bij Eubelius BV, elk van hen alleen handelend en met
recht van indeplaatsstelling en sub-delegatie om alle handelingen te verrichten die noodzakelijk of nuttig zouden
kunnen zijn voor de vervulling van de formaliteiten (met inbegrip van, maar niet beperkt tot de opstelling en
ondertekening van documenten en formulieren) met het oog op (i) de neerlegging van alle (uittreksel van)
notulen, besluiten, verslagen, fusie-, splitsing- en inbrengvoorstellen, akten, jaarrekeningen en overige
documenten ter griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, (ii) de publicatie ervan in de Bijlagen bij het
Belgisch Staatsblad en (iii) de inschrijving of aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van
Ondernemingen.
[ ... ]
Silke De Greef
Bijzondere lasthebber
Tegelijk hierbij neergelegd: (i) het uittreksel van de notulen van het Executive Committee van 26 november
2024, (ii) het uittreksel van de notulen van de raad van bestuur van 19 december 2024, de gecoördineerde
statuten, en (iv) de bijzondere volmacht.