Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : vzw Halloweencomité Gottem
(verkort) : vzw HC-Gottem
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel :
9800
België
Onderwerp akte : Oprichting
Deinze (Gottem)
Ardense Jagersstraat-Gottem 21
Oprichting
Oprichters
•   Zoë Vancoillie , Em. Neirynckstraat 77, 8860 Lendelede
•   Lars De Neve , Oliebergstraat 34, 9870 Zulte
•   Marco Goeminne , Ardense Jagersstraat-Gottem 23, 9800 Deinze
•   Alain Goeminne , Ardense Jagersstraat-Gottem 23, 9800 Deinze
•   Mathieu Godefroot , Krekelstraat 58, 9800 Deinze
•   Justine Lapauw , Oude Heirbaan 160, 9800 Deinze
•   Mark Steurtewagen , Molenweg 9, 9800 Deinze
•   Nicky Linthout , Ardense Jagersstraat-Gottem 21, 9800 Deinze
•   Thibaut Duyck , Ardense Jagersstraat-Gottem 19, 9800 Deinze
•   Matthias Goeminne , Ardense Jagersstraat-Gottem 21, 9800 Deinze
•   Guillaume Vienne , Ardense Jagersstraat-Gottem 19, 9800 Deinze
verklaren een VZW - vereniging zonder winstoogmerk op te richten, overeenkomstig het Wetboek van
Vennootschappen en Verenigingen, door onderstaande statuten op te stellen.
Statuten
Titel I: Algemene bepalingen
Artikel 1 : Benaming en rechtsvorm
Rechtsvorm : VZW - vereniging zonder winstoogmerk
Benaming : vzw Halloweencomité Gottem
Afgekorte benaming : vzw HC-Gottem
Artikel 2 : Zetel
1008747045
De zetel van de vereniging is gelegen in het Vlaams Gewest.
Hij kan verplaatst worden door het bestuursorgaan, voor zover die verplaatsing geen wijziging van de taal van
de statuten met zich meebrengt. Het bestuursorgaan is tevens gemachtigd de zetelwijziging door te voeren in
de statuten.
Artikel 3 : Voorwerp
De VZW heeft als voorwerp :
--       Organiseren van evenementen/activiteiten
De concrete activiteiten waarmee de VZW haar doelstellingen verwezenlijkt, zijn onder meer :
-       Organiseren van themawandeling
-       Organiseren van muziek evenement
-       Organiseren van (feest)activiteiten
-       Organiseren van eetfestijn
-       Organiseren van sportactiviteit
Daarnaast kan de VZW alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de
verwezenlijking van haar voorwerp, met inbegrip van commerciële en winstgevende activiteiten waarvan de
opbrengsten altijd volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van haar voorwerp.
Zij heeft in het algemeen de volle rechtsbekwaamheid om alle handelingen en verrichtingen te voltrekken die
een rechtstreekse of onrechtstreeks verband houden met haar voorwerp of welke van die aard zouden zijn dat
zij de verwezenlijking van dit voorwerp, rechtstreeks of onrechtstreeks, geheel of ten dele vergemakkelijken.
Zij mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan de oprichters, de
leden, de bestuurders of enig andere persoon behalve voor het in de statuten bepaald belangeloos doel.
Elke verrichting in strijd met dit verbod is nietig.
Artikel 4 : Duur
De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur.
Zij wordt ontbonden bij beslissing van de Algemene Vergadering.
Titel II: Leden
Artikel 5 : Aantal leden
Het aantal leden is onbeperkt, maar moet tenminste 3 bedragen.
 
De vereniging kan vaste en toegetreden leden tellen. De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van
het stemrecht op de algemene vergadering, komt uitsluitend toe aan de vaste leden. Vaste leden zijn diegenen
wiens naam is vermeld in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden. De wettelijke
bepalingen zijn alleen op de vaste leden toepasselijk.
 
Toegetreden leden zijn enkel aangesloten om te genieten van de activiteiten. Ze kunnen als
vrijwilliger bijdragen aan de werking van vereniging en moeten in deze casus worden ingeschreven in het
register van vrijwilligers. De vereniging moet voor de vrijwilligers een burgerlijke aansprakelijkheid verzekering
afsluiten. Ze hebben geen stemrecht op de algemene vergadering. De interne werkingsregels met
betrekking tot de toegetreden leden kunnen worden bepaald door een intern reglement.
 
Met de term 'lid' in deze statuten wordt uitdrukkelijk verwezen naar de vaste leden.
 
                
De oprichters van de vereniging zijn de eerste vaste leden.
Artikel 6 : Toetreding van leden
Om als vast lid in de vzw te komen dienen volgende voorwaarden voldaan te zijn.
 
•       Het potentieel vast lid dient actief mee te helpen aan meerdere evenementen/activiteiten met een
positieve mondelinge evaluatie op het einde van ieder evenement/activiteit
•       Het potentieel vast lid dient actief mee te denken en dient te helpen bij het uitwerken van
activiteiten/evenementen
•       Potentiële vaste leden moeten een proeftijd doorlopen voordat ze in aanmerking komen voor het vaste
lidmaatschap. De duur van deze proeftijd is 1 jaar
•       Het potentieel vast lid dient meerderjarig te zijn, minderjarige kandidaten hebben een machtiging van
ouder(s) of voogd nodig
•       De kandidatuur van het potentieel vast lid dient voorgelegd te worden aan het bestuursorgaan, deze dient
unaniem (al dan niet anoniem) gestemd te worden mits een aanwezigheid van 2/3e meerderheid.
Indien aanwezigheid niet mogelijk is van een bestuurslid mag er een volmacht gegeven worden aan een
aanwezig bestuurslid
 
Procedure:
         
•       Potentiële vaste leden dienen een officiële aanvraag in bij de vereniging, waarin zij hun interesse in het
lidmaatschap en hun bereidheid tot actieve deelname uiteenzetten.
•       Een officiële aanvraag kan een mondeling gesprek zijn met één of meerdere vaste leden of een berichtje
via een social-media kanaal.
•       Na ontvangst van de aanvraag wordt het potentieel vast lid beoordeeld door het bestuursorgaan, als zij
unaniem toestemming geven kan de proeftijd van 1 jaar van start gaan.
•       Potentiële vaste leden krijgen nu de kans om hun betrokkenheid te tonen en zich te integreren in de
vereniging. Op dit moment mag het potentieel vast lid al aanwezig zijn op de vergaderingen.
•       Gedurende de proeftijd worden de prestaties en betrokkenheid van het potentieel lid beoordeeld door het
bestuursorgaan, op basis van criteria zoals aanwezigheid bij vergaderingen, deelname aan activiteiten en
bijdragen aan de vereniging.
•       Na afloop van de proeftijd beslist het bestuursorgaan unaniem over de toelating tot het bestuursorgaan op
basis van de beoordeling tijdens de proeftijd.
•       Het bestuursorgaan brengt de potentiële vaste leden op de hoogte van de beslissing over hun mogelijk
toetreden tot het bestuursorgaan.
•       Na goedkeuring worden nieuwe vaste leden verwelkomd in het bestuursorgaan en ontvangen zij alle
rechten en plichten die bij het bestuursorgaan horen.
                                  
Artikel 7 : Aansluiting van toegetreden leden
Om als potentieel lid in de VZW te komen dienen volgende voorwaarden voldaan te zijn.
 
1) Potentiële leden moeten voldoen aan de minimumleeftijd (14 jaar) onder toestemming van ouders
voogd.          
2) Potentiële leden moeten interesse hebben in de doelstellingen en activiteiten van de vereniging                3)
Potentiële leden moeten bereid zijn om actief deel te nemen aan de activiteiten en initiatieven van de
vereniging, evenals bij te dragen aan het bereiken van de doelstellingen.      
4) potentiële leden worden unaniem gekozen bij het bestuursorgaan wanneer 2/3e aanwezig is.                         
    
 
Procedure:         
                                     
1) Potentiële leden dienen een officiële aanvraag voor lidmaatschap in bij de vereniging, waarin zij hun
interesse in het lidmaatschap en hun bereidheid om deel te nemen aan de activiteiten van de vereniging
uiteenzetten.                  
2) Het bestuur van de vereniging beoordeelt de ingediende lidmaatschapsaanvragen en beslist unaniem over
de goedkeuring ervan.    
3) Na volledige goedkeuring worden nieuwe leden verwelkomd in de vereniging en worden zij op de hoogte
gebracht van de lopende activiteiten, evenementen en mogelijkheden voor deelname.
 
 
Rechten en plichten toegetreden leden:
 
Rechten:  
                                                  
1) Toetredende leden hebben recht om deel te nemen aan de algemene vergaderingen van de vereniging maar
kunnen hun stem niet uitbrengen over beslissingen die de vereniging aangaan
2) Toetredende leden hebben recht op informatie over de activiteiten.             
3) Toetredende leden hebben het recht om deel te nemen aan de activiteiten, evenementen en initiatieven die
worden georganiseerd door de vereniging, binnen de grenzen van de statuten en het huishoudelijk
reglement.                         
 
 Plichten:  
                                                  
1) Toetredende leden dienen de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging te respecteren en
zich te houden aan de vastgestelde regels, procedures en gedragscodes. 
2) Toetredende leden worden aangemoedigd om actief deel te nemen aan de activiteiten en initiatieven van de
vereniging, bij te dragen aan het bereiken van de doelstellingen en het bevorderen van de missie van de
vereniging.                                                
3) Toetredende leden dienen respectvol om te gaan met medeleden, bestuursleden, vrijwilligers en andere
betrokkenen bij de vereniging, en bij te dragen aan een positieve en inclusieve sfeer binnen de vereniging.
Artikel 8 : ereleden
Voorwaarden:
  
 
  
• -       Potentiële ereleden moeten minimum 10 jaar in het bestuursorgaan gezeten hebben of door overmacht
niet meer kunnen besturen.
• -       De toekenning van erelidmaatschap moet worden goedgekeurd door het bestuur van de vereniging, op
basis van de voorgestelde kandidaat.
  
  
 
  
Procedure:
  
 
  
• -       Een vast lid van het bestuur, kan zichzelf kandidaat stellen voor erelidmaatschap, waarbij de nominatie
wordt ondersteund door een overzicht van de verdiensten en bijdragen van de kandidaat aan de vereniging.
• -       Het bestuur van de vereniging beoordeelt de kandidatuur en bepaalt of de voorgestelde kandidaat
voldoet aan de criteria voor erelidmaatschap.
• -       De nominatie van de kandidaat voor erelidmaatschap wordt voorgelegd op de algemene vergadering van
de vereniging voor unanieme goedkeuring.
• -       Na goedkeuring van de kandidatuur wordt de kandidaat op de hoogte gebracht van hun toekenning van
erelidmaatschap en worden hen de bijbehorende privileges en erkenning medegedeeld.
  
  
  
  
 
  
Rechten:
  
 
  
• -       Ereleden genieten het recht op eervolle erkenning voor hun bijdragen aan de vereniging.
• -       Ereleden krijgen bij elk evenement gratis 1 toegangskaart, 1 drankkaart en als dit ter beschikking is ook
eten.
• -       De paragraaf over de ereleden mag niet veranderd of verwijderd worden uit de statuten, zonder
medezeggenschap van ereleden. Hierbij dient een aanwezigheid van 2/3e (incl. ereleden) en een 2/3e
 goedkeuring. (Zie artikel 20 – Wijziging van da statuten)
  
  
  
 
  
Plichten:
  
 
  
-       Ereleden hebben geen plichten meer.
Artikel 9 : ledenregister
De vereniging houdt, via haar bestuursorgaan, een ledenregister (vast & toegetreden leden) bij in
overeenstemming met de wet. Dit document wordt toegevoegd aan het intern vzw-dossier.
Artikel 10 : Lidmaatschapsbijdrage van leden
De toegetreden leden zijn niet verplicht om een toetredingsprijs of bijdrage te betalen. Zij ondersteunen de
vereniging actief met hun capaciteiten en toewijding.
Artikel 11 : Uittreding van leden
Aan een lidmaatschap komt een einde:
• a)    Wanneer het vast lid zijn/haar ontslag aanbiedt, dient dit schriftelijk te gebeuren bij de voorzitter
• b)    Wanneer dit geagendeerd wordt op de algemene vergadering waar 2/3e van de leden aanwezig of
vertegenwoordigd moet zijn, en waar minstens 2/3e van de uitgebrachte stemmen akkoord gaan met het
uitsluiten van het vast lid. Indien het gaan over een toegetreden lid telt 1/2e meerderheid
• c)     Wanneer een lid twee opeenvolgende algemene vergaderingen afwezig is zonder verontschuldiging
• d)    Niet naleven van de statuten
• e)    Ernstige inbreuken op het intern reglement, ernstig wangedrag, uitingen die de goede naam of het
aanzien van de vereniging kunnen aantasten
• f)      In geval van rechtsonbekwaamheid
• g)    Bij overlijden
 
                  
De ontslagnemende, geschorste of uitgesloten leden, evenals de schuldeisers, erfgenamen of
rechtverkrijgenden van het overleden lid mogen geen verklaring, boekhouding, terugbetaling van bijdragen of
inventaris vragen of eisen 
Titel III: Algemene vergadering
Artikel 12 : Samenstelling van de Algemene Vergadering
De algemene vergadering brengt alle vaste leden samen.
 
De Algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan of, indien de voorzitter
afwezig is, door de ondervoorzitter. De algemene vergadering wordt bijgewoond door de leden van
het bestuursorgaan.
 
De leden van de algemene vergadering zijn identiek aan de leden van het bestuursorgaan.
 
            
Het bestuursorgaan kan elke persoon uitnodigen om de algemene vergadering geheel of gedeeltelijk als
waarnemer of adviseur bij te wonen. De algemene vergadering beslist over de opportuniteit van
deze uitnodiging
Artikel 13 : Bevoegdheden van de Algemene Vergadering
De volgende exclusieve bevoegdheden worden uitsluitend door de Algemene Vergadering uitgeoefend :
• De wijziging van de statuten
• De benoeming en de afzetting van de bestuurders en het bepalen van diens eventuele bezoldiging
• De benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van diens eventuele bezoldiging
• De kwijting aan de bestuurders en de commissarissen, alsook, in  voorkomend geval, het instellen van de
verenigingsvordering tegen de  bestuurders en de commissarissen
• De goedkeuring van de jaarrekening en van de begroting
• De ontbinding van de vereniging
• De uitsluiting van een lid
• De omzetting van de VZW in een IVZW, een coöperatieve vennootschap  erkend als sociale onderneming of
in een erkende coöperatieve  vennootschap sociale onderneming
• Om een 'inbreng om niet' van een algemeenheid te doen of te aanvaarden.
• Alle gevallen waarin deze statuten dat bepalen
Artikel 14 : Vergaderingen van de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering wordt gehouden in de maand Februari .
De jaarlijkse algemene vergadering zal plaatshebben in de loop van de eerste 6maanden na het afsluiten van
het boekjaar.
  
 
  
Zij heeft verplicht als agendapunt:
  
 
  
• -                      De voorstelling van het jaarverslag van het bestuursorgaan
• -                      De goedkeuring van de rekeningen van het afgelopen boekjaar
• -                      De voorlopige begroting voor het volgende boekjaar
  
  
  
 
  
Een buitengewone algemene vergadering kan worden bijeengeroepen telkens wanneer het bestuur dit
noodzakelijk acht of wanneer tenminste één vijfde van de leden er om vraagt.
Artikel 15 : buitengewone algemene vergadering
De vereniging kan ook te allen tijde, bij besluit van het bestuursorgaan in een buitengewone algemene
vergadering, bijeengeroepen worden, in het bijzonder op verzoek van ten minste een 1/5e van de leden.
Artikel 16 : Uitnodiging en agenda van de Algemene Vergadering
De oproepingen tot de algemene vergadering moeten om geldig te zijn, ondertekend of verzonden worden door
het bestuursorgaan aan te duiden persoon. Alle leden, bestuurders worden opgeroepen via mail of gewone
of aangetekende brief of digitale uitnodiging via kanalen zoals: Messenger, Whatsapp. Tenminste vijftien dagen
voor de vergadering.
 
    
De oproeping, die plaats, dag en uur van de vergadering vermeldt, bevat de agenda, die wordt vastgelegd door
het bestuursorgaan. Elk onderwerp dat per mail, per bericht, gewone of aangetekende brief
wordt voorgedragen door 1/20e van de leden, moet eveneens op de agenda worden vermeld. Dit onderwerp
moet door het 1/20e van de leden tenminste vijf dagen voor de vergadering aan het bestuursorgaan
overhandigd zijn. Onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen pas op het einde van de vergadering
worden behandeld, indien daar tijd toe is.
Artikel 17 : Aanwezigheidsquorum op de Algemene Vergadering
Behoudens in de gevallen waarin deze statuten of de wet anders bepalen, zal de algemene vergadering geldig
beraadslagen zodra twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is
Artikel 18 : volmachten
Elk lid, dat niet aanwezig kan zijn op de algemene vergadering, kan zich laten vertegenwoordigen door een
ander lid. Hierbij geldt dat een aanwezig lid slechts één afwezig lid kan vertegenwoordigen.
Artikel 19 : Stemming op de Algemene Vergadering
De algemene vergadering is geldig samengesteld ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden,
uitgezonderd bij het wijzigen van de statuten of het doel van de vzw, bij het uitsluiten van een lid of bij de
ontbinding van de vereniging.
  
 
  
Alle vaste leden hebben gelijke stemrechten
  
 
  
   • Een wijziging van de statuten of bij  het uitsluiten van een vast lid kan enkel goedgekeurd worden wanneer 
minstens 2/3e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is en  minstens 2/3e van de uitgebrachte stemmen
hiermee akkoord  gaat, onthoudingen worden hierbij noch in de teller, noch in de noemer  meegerekend. Wordt
dit aantal niet behaald, dan kan een tweede vergadering  geldig besluiten tot wijziging van de statuten ongeacht
het aantal  aanwezige en vertegenwoordigde leden. Hetzelfde stemquorum als voor de  eerste vergadering blijft
geldig. Deze vergadering kan niet plaatsvinden  binnen de eerste vijftien dagen volgend op de eerste algemene
vergadering;
   • Het doel van de vereniging kan enkel  gewijzigd worden wanneer minstens 2/3e van de leden aanwezig  of
vertegenwoordigd is en minstens 4/5e van de uitgebrachte  stemmen hiermee akkoord gaat, onthoudingen
worden hierbij noch in de  teller, noch in de noemer meegerekend.
   • Alle andere  gewone beslissingen worden genomen bij absolute  meerderheid van uitgebrachte stemmen
ongeacht het aantal aanwezigen. Onthoudingen  en ongeldige stemmen tellen dus niet mee. Bij staking van
stemmenis de stem  van de voorzitter doorslaggevend .
 
Artikel 20 : wijziging van de statuten
De algemene vergadering kan slechts tot wijziging van de statuten besluiten indien de wijzigingen uitdrukkelijk
in de oproeping worden vermeld en indien ten minste 2/3e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
  
 
  
Amendementen worden slechts aanvaard indien zij ten minste 2/3e van de stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde leden krijgen, met uitzondering van amendementen die van invloed zijn op het doel van de
vereniging, die ten minste 4/5e van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden moet krijgen.
  
 
  
Indien 2/3e van de leden niet aanwezig of vertegenwoordigd is, kan een 2e vergadering worden
bijeengeroepen na een periode van ten minste 15 dagen. Deze 2e vergadering kan geldig beraadslagen over
de wijziging van de statuten, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, maar steeds met
betrekking tot de meerderheid van de voorziene stemmen. 
Artikel 21 : ontbinding
Bij vrijwillige ontbinding van de vereniging worden dezelfde regels als deze beschreven voor het wijzigen van
het doel of het voorwerp van de vereniging toegepast.
Artikel 22 : uitsluiting
Bij uitsluiting van een lid zijn dezelfde regels (inzake quorum en stemmen) als deze beschreven voor het
wijzigen van de statuten vereist.
  
 
  
Bij uitsluiting van een lid moet dit punt eveneens aangegeven worden in de oproeping en moet het lid gehoord
worden. (Ref. Artikel 19)
Artikel 23 : aanwezigheid van derden
Externen kunnen als waarnemer door het bestuur worden uitgenodigd op de algemene vergadering als dit in
het belang van de vzw is. Deze genieten geen stemrecht.
Artikel 24 : Verslag van de Algemene Vergadering
Er wordt verslag genomen van de beslissingen van de Algemene Vergadering in een verslagboek, dat bewaard
wordt op de maatschappelijke zetel van de VZW. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de
Algemene Vergadering en de secretaris, evenals door de aanwezige leden die erom vragen.
De besluiten van de algemene vergadering worden opgenomen in notulen, genoteerd door de aangestelde
secretaris, die worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris . Deze notulen van de algemene
vergadering worden per e-mail verzonden naar alle leden, tenzij het lid vraagt deze met de post te verzenden.
De notulen zijn steeds ter inzage op de maatschappelijke zetel van de vereniging beschikbaar. Een uittreksel
uit de notulen van de algemene vergadering kan door het bestuur worden verstrekt aan elke derde die
aantoont dat hij er belang bij heeft.
Titel IV: Bestuur en vertegenwoordiging
Artikel 25 : Samenstelling van het Bestuur
De vereniging wordt bestuurd door een collegiaal bestuursorgaan van tenminste drie bestuurders die vast lid
zijn van de vereniging. Indien en zolang de vzw minder dan drie leden heeft, mag het bestuursorgaan bestaan
uit twee bestuurders. Ingeval van een tweehoofdig bestuursorgaan, kan een lid van het bestuursorgaan geen
doorslaggevende stem uitoefenen.
 
Het bestuursorgaan kiest uit de bestuurders een voorzitter. De voorzitter roept de vergaderingen bijeen en zit
deze voor. Bij afwezigheid van de voorzitter zal de ondervoorzitter of zijn aangestelde de vergadering
voorzitten.
 
De bestuurder die wenst ontslag te nemen brengt het bestuursorgaan hiervan schriftelijk op de hoogte. Zakt het
aantal bestuurders door zijn of haar ontslag onder het minimum voorzien in deze statuten of het WVV, dan
oefent de bestuurder zijn mandaat uit totdat er binnen een redelijke termijn in zijn vervanging is voorzien.
 
De vaste leden vormen het bestuur.
De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit. De kosten die zij maken in het kader van de uitoefening
van hun bestuursmandaat kunnen op voorlegging van de nodige bewijsstukken wel worden vergoed.
Het bestuursorgaan kiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een
penningmeester. Het bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter of als deze afwezig is door de
ondervoorzitter of zijn aangestelde.
 
    
Dezelfde bestuurder kan niet in meer dan één functie worden benoemd
Artikel 26 : Duur van benoeming
Bestuurders worden benoemd voor onbepaalde duur.
Artikel 27 : Mandaat
De vaste leden treden automatisch toe tot het bestuursorgaan.
  
 
  
Het bestuursorgaan heeft alle bevoegdheden die niet wettelijk of statutair aan een ander orgaan van
de vereniging zijn toegewezen.
  
Het bestuursorgaan is onder meer bevoegd voor het inrichten van werkgroepen en adviesraden, het opstellen
en wijzigen van het internreglement, het aannemen van giften en het instellen van rechtsvorderingen.
Artikel 28 : Functies
Het bestuursorgaan kiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een
penningmeester. Het bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter of als deze afwezig is door de
ondervoorzitter of zijn aangestelde.
  
 
  
Dezelfde bestuurder kan niet in meer dan één functie worden benoemd
Artikel 29 : Einde bestuursmandaat van rechtswege en door ontslagneming
Het mandaat van bestuurder eindigt:
• ·         Wanneer de bestuurder ontslag indient, dit dient schriftelijk te gebeuren bij de voorzitter en het ontslag
zal nadien bekrachtigd moeten worden door de eerstvolgende algemene vergadering;
• ·         Wanneer een bestuurder ontslagen wordt door de algemene vergadering moet dit bij een 2/3e
aanwezigheid goedgekeurd worden door een 2/3e meerderheid. (Ref. artikel 19)
• ·         Bij het verstrijken van de termijn;
• ·         Bij rechtsonbekwaamheid.
• ·         Bij overlijden.
 
Wanneer door vrijwillig ontslag het aantal bestuurders zakt onder het wettelijke of statutaire minimum, blijft de
bestuurder in functie, tot in zijn vervanging is voorzien. De bestuurder wordt dan geacht de taak verder te zetten
als een voorzichtig en redelijk persoon. Is er geen vervanging binnen een termijn van 3 maanden, dan kan de
bestuurder ervan uitgaan dat zijn ontslag aangenomen is.
 
                  
Wanneer een bestuurslid na de 6e maand van het jaar wenst ontslag te nemen, dient deze zijn mandaat als
bestuurslid verder te zetten tot het einde van dat jaar.
Artikel 30 : Bijeenroeping
Het bestuursorgaan wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door twee bestuurders.
  
 
  
De voorzitter of een bestuurder die de voorzitter vervangt zorgt voor de uitnodiging met agenda. Minstens 2
bestuurders kunnen het bestuur samenroepen.
  
De oproep gebeurt minstens 5 dagen voor de samenkomst van het bestuur, bij hoogdringendheid kan hiervan
afgeweken worden. De oproeping bevat datum, uur en plaats van de bijeenkomst, evenals de agenda.
Een bestuurder kan zich op de bestuursvergadering laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder.
Artikel 31 : Beraadslaging
Het bestuur vergadert als college en kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste de helft van de
bestuurders aanwezig is. Beslissingen worden genomen bij absolute meerderheid van stemmen. Bij staking
van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
  
Onthoudingen worden niet meegeteld in het berekenen van het resultaat.Elke bestuurder heeft de mogelijkheid
om zich via de notulen te distantiëren van een beslissing.
  
Als alle bestuurders aanwezig zijn en eenparig instemmen met extra agendapunten dan kunnen deze
besproken worden.
  
 
  
De beslissingen van elke vergadering worden opgenomen in notulen en maken deel uit van het interne vzw-
dossier. De notulen van de vergadering worden ondertekend door de voorzitter en door de bestuurders die
erom verzoeken.
Artikel 32 : Notulen
De besluiten van het bestuur worden opgenomen in notulen, opgemaakt door de secretaris, die
worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken. Deze notulen zijn voor de leden
ter inzage op de maatschappelijke zetel van de vereniging in het intern verenigingsdossier.
Artikel 33 : Ambten
Het bestuursorgaan kan de vertegenwoordiging op zijn verantwoordelijkheid overdragen aan één of meer
bestuurders. Het bestuursorgaan kan uit zijn bestuurders een voorzitter, een secretaris, een penningmeester
en elke functie die voor de goede werking van de vereniging noodzakelijk is, kiezen.
  
 
  
Hun benoeming gebeurt door het bestuursorgaan.
  
 
  
• De ambtsbeëindiging van deze gemachtigde personen (voorzitter, secretaris, penningmeester of een andere
functie toegekend door het bestuursorgaan) kan geschieden.
• op vrijwillige basis door de gemachtigde zelf door een schriftelijk (via mail, gewone of aangetekende brief)
ontslag in te dienen bij het bestuursorgaan
  
  
 
  
b)    door afzetting door het bestuursorgaan. De beslissing hieromtrent door het bestuursorgaan moet ter kennis
gebracht worden van de betrokkene.
Artikel 34 : Vertegenwoordiging
Bij gerechtelijke handelingen wordt de vereniging vertegenwoordigd door een door het bestuur aangeduide
bestuurder. Bij buitengerechtelijke handelingen is de vereniging geldig vertegenwoordigd door de handtekening
van de voorzitter of van een andere bestuurder.
Titel VII: Boekhouding
Artikel 35 : Boekjaar
Het boekjaar eindigt op 31 December .
Elk jaar legt het bestuur de jaarrekening en begroting ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering en dit
uiterlijk op 1 Maart. Het geven van kwijting aan de bestuurders gebeurt via een apart agendapunt. Het boekjaar
loopt van 1 januari tot 31 december van hetzelfde jaar.
  
De goedgekeurde jaarrekening wordt uiterlijk één maand na goedkeuring neergelegd bij de
Ondernemingsrechtbank.
Titel VIII: Ontbinding en vereffening
Artikel 36 : Bestemming van het vermogen van de VZW na ontbinding
Ingeval van ontbinding wordt het netto overblijvend actief overgemaakt aan een door de algemene vergadering
aangeduide vereniging, die een gelijkaardig doel of goed doel nastreeft binnen de gemeente.
Artikel 37 : Aanduiding vereffenaars
Bij vrijwillige ontbinding duidt de algemene vergadering een of twee vereffenaars aan en bepaalt hun
bevoegdheden.
Niet-statutaire bepalingen
Eerste boekjaar en eerste Algemene Vergadering
Het eerste boekjaar begint uitzonderlijk op de dag van de oprichting en eindigt op 31/12/2024.
Zetel
Het adres is : Ardense Jagersstraat-Gottem 21 , 9800 Deinze .
Contactgegevens
E-mail : halloweentochtgottem@gmail.com
Benoeming van de bestuurders
Worden benoemd tot bestuurder :
•   Zoë Vancoillie , Em. Neirynckstraat 77, 8860 Lendelede
•   Lars De Neve , Oliebergstraat 34, 9870 Zulte
•   Marco Goeminne , Ardense Jagersstraat-Gottem 23, 9800 Deinze
•   Alain Goeminne , Ardense Jagersstraat-Gottem 23, 9800 Deinze
•   Mathieu Godefroot , Krekelstraat 58, 9800 Deinze
•   Justine Lapauw , Oude Heirbaan 160, 9800 Deinze
•   Mark Steurtewagen , Molenweg 9, 9800 Deinze
•   Nicky Linthout , Ardense Jagersstraat-Gottem 21, 9800 Deinze
•   Thibaut Duyck , Ardense Jagersstraat-Gottem 19, 9800 Deinze
•   Matthias Goeminne , Ardense Jagersstraat-Gottem 21, 9800 Deinze
•   Guillaume Vienne , Ardense Jagersstraat-Gottem 19, 9800 Deinze
Bovenstaande persoon verklaart alleen zijn mandaat te aanvaarden.
Het Bestuursorgaan heeft onder zijn leden volgende functies verdeeld:
• Voorzitter: Vienne Guillaume
• Ondervoorzitter: Goeminne Matthias
• Secretaris: Lapauw Justine
• Penningmeester: De Neve Lars
Allen aanvaarden hun functie binnen de vereniging.