Ondernemingsnr : 0449130190
Benaming
(voluit) : NEXANS NETWORK SOLUTIONS
Rechtsvorm : Naamloze Vennootschap
Zetel : ALSEMBERGSESTEENWEG 2 B3 -1501 Buizingen
Onderwerp akte : Delegatie van bevoegdheden
Uittreksel uit het proces verbaal van de Raad van bestuur op 19 December 2024 :
BESCHRIJVING VAN DE GROEPEN VOOR NEXANS NETWORK SOLUTIONS-DIV EUROMOLD
Groep A1
Mevrouw Elyette Roux - Bestuurder en Gedelegeerd Bestuurder
Mevrouw Julie Audat - Bestuurder
De heer Didier Engels - Voorzitter van de Raad van bestuur en Bestuurder
De heer Guillaume Masse - Bestuurder
Groep A2
Mevrouw Liduina Martens - Finance Manager
Groep A3
Mevrouw Anne Leclercq - HR Business Partner PCABU
De heer Tim De Winne - HR Manager
De heer Alexander Schulte - Plant Manager
De heer Jo De Buyst - Technical Manager R&D / E-Lab
De heer Philippe Singleton - R&D Manager
Groep A4
De heer Alexander Schulte - Plant Manager
Groep B1
De heer Erwin Verlaak - Sales Manager
De heer Stephane Boxtaele - Sales Manager
De heer Stefaan Van Den Berghe - Customer Service Manager
De heer Tom Nijs - Customer Service Manager PCABU
Groep B3
Mevrouw An Van Der Gucht - Customer Service Engineer
De heer Ludo Van den Broeck - Tender & Customer Service Engineer
De heer Koen Beerens - Customer Service Engineer
Groep C1
De heer Joerg Lohse - Site Purchase Leader
Groep C3
De heer Kris Maertens - Planning Manager
De heer Geert Vercautter- Quality Manager
Groep C4
Mevrouw Anne Leclercq- HR Business Partner PCABU
De heer Jo De Buyst - Technical Manager R&D / E-Lab
De heer Thomas Dierickx - Health, Safety & Environment Manager
De heer Kris Maertens - Planning Manager
De heer Tom Nijs - Customer Service Manager PCABU
De heer Kevin Weygaerts - E-Lab / D-Lab Manager
De heer Tim De Winne - HR Manager
Mevrouw Elke Daeleman - Project Manager / Low carbon officer
De heer Jimmy Schelfhout - Reliability Engineer
De heer Stefaan Mortier - Technical & Engineering Manager
De heer Thierry Claeys - Europe Application Manager
De heer Philippe Singleton - R&D Manager
De heer Dirk Vayens - Maintenance Manager
De heer Jimmy Vancauwenberghe - Maintenance & Digitalisation Engineer
Groep C5
De heer Alexander Schulte - Plant Manager
Groep C6
Mevrouw Elyette Roux - Bestuurder en Gedelegeerd Bestuurder
Groep D1
Mevrouw Anne Leclercq- HR Business Partner PCABU
De heer Tim De Winne - HR Manager
Mevrouw Liduina Martens - Finance Manager
Groep D2
Mevrouw Angelique Daeleman - HR Officer
Mevrouw Joke Callebaut - HR Officer
Groep F1
Pascale Mallefroy - Customer Service Officer
Liduina Martens - Finance Manager
Groep E
Mevrouw Elyette Roux - Bestuurder en Gedelegeerd Bestuurder
ALGEMENE BEVOEGDHEDEN
De hieronder beschreven specifieke bevoegdheden zijn limitatief, de restbevoegdheid ligt bij de Raad van
Bestuur en de Algemene vergadering, conform de statuten en het Wetboek van Vennootschappen en
Verenigingen.
SPECIFIEKE BEVOEGDHEDEN
De dubbele handtekeningsbevoegdheid wordt uitgeoefend door 2 verschillende personen.
Alle door Nexans en door PCABU opgelegde voorafgaande goedkeuringsprocessen dienen strikt gevolgd
te worden.
A)Voor financiële verrichtingen
Het geldig openen of afsluiten van bankrekeningen onder gezamenlijke handtekening van de gedelegeerde
bestuurder en de financial manager van de onderneming na voorafgaandelijke schriftelijke goedkeuring van
Corporate VP finance Nexans.
Het geldig openen van externe kredietlijnen of aangaan van leningen van gelijk welke vorm wordt niet
gedelegeerd en behoort tot de bevoegdheid van de raad van bestuur, na voorafgaandelijke schriftelijke
goedkeuring van Corporate VP finance Nexans.
Het geldig voeren en ontvangen van betalingen onder alle vormen:
·Collectieve betalingen boven of gelijk aan 1M€: onder dubbele handtekening van groepen A1, A2 en A3
waarvan minstens één van de Plant manager of de finance manager;
·Collectieve betalingen onder 1M€: onder dubbele handtekening van leden van groep A1, A2 of A3
·Betalingen boven of gelijk aan 500k€ (geen collectieve betalingen) : onder dubbele handtekening van A1 en
A2 of A1 en A4
Dubbele handtekening van een ondergeschikte en zijn directeur wordt vermeden indien mogelijk.
Onderhandelen over of endosseren van betalingen ten bate van de onderneming van onder meer cheques,
mandaten, kredietbrieven; toekennen van hoedanigheid van trekker, endosseren en verdisconteren van
handelseffecten waarvan de onderneming de begunstigde is; kwijting verlenen van alle titels van betaling
ten bate van de onderneming en het ondertekenen van bankgaranties : onder twee gezamenlijke
handtekeningen van de leden van groep A met volgende beperking:
Bedragen boven 500k€: onder gezamenlijke handtekening van groep A1 en groep A2 of groep A1 en groep
A4.
Bedragen onder 500k€: onder gezamenlijke handtekening van 2 leden van groep A1, A2 of A3
Het afhalen van cash geld wordt gelimiteerd tot maximum 2500 Euro en kan gebeuren door leden van de
groep F1 na interne goedkeuring door twee leden van groep A.
B)Voor commerciële verrichtingen
·Geldig ondertekenen, aanpassen of beëindigen van contracten van het type "Distribution Agreement" of
Agentuurovereenkomsten of consultancy onder minstens één handtekening van één van de personen van
groep A1 met groep B1 na voorafgaandelijke schriftelijke toestemming volgens de GMP4 Procedure van de
Nexans groep.
·Geldig tekenen van Geheimhoudingsovereenkomsten : minstens 1 handtekening van groep A1 samen
met 1 handtekening van Groep A na voorafgaandelijke handtekening van iemand van groep B1.
·Geldig aangaan van offertes, inschrijvingen op aanbestedingen, in het algemeen iedere verbintenis van
commerciële aard die betrekking heeft op de levering van goederen of diensten door de onderneming:
· Voor offertes en orders onder 500K€ en onder de algemene verkoopsvoorwaarden en mits respecteren
van de procedure rond klantencreatie :
oVoor offertes onder de algemene verkoopsvoorwaarden, binnen de bestaande prijslijsten van de
onderneming en voor bedragen kleiner dan 500K€ onder dagelijkse behandeling bij Customer Service:
handtekening door een van de personen van groep B3 en een van de personen van groep B1.
0
In geval van een specifiek risico moet een analyse van afwijkingen ten opzichte van de group policy on
contract liabilities zoals beschreven in GMP8 aan het juridisch departement gevraagd worden en is er
goedkeuring nodig van de Managing Director PCABU.
·Voor offertes en orders >=500 < 5000K€ en wanneer er geen afwijking is van de group policy on contract
liabilities zoals beschreven in GMP 8 : minstens twee handtekeningen van niveau A1en A2 plus een
handtekening van B1.
·Voor offertes en orders >=5000 K€
3 handtekeningen van personen van groep A1 en A2 en B1, na voorafgaandelijk de verschillende stappen
van de corporate TENDER REVIEW PROCEDURE zoals beschreven in GMP8 te doorlopen hebben en de
nodige goedkeuringen zoals beschreven in GMP 8 gegeven werden.
In het algemeen moeten alle op het intranet gepubliceerde richtlijnen en procedures met betrekking tot
commerciële verrichtingen (GMP8) strikt gevolgd worden. Het goedkeuringsproces geldig binnen de PCABU
organisatie moet eveneens vooraf gerespecteerd worden.
C)Geldig ondertekenen van creditnota's, terugzending van koopwaar, geschillen
-voor creditnota's <5 Keuro, onder een handtekening van een persoon van Groep B1 en handtekening van
een persoon van Groep A2;
-Voor creditnota's >= 5 Keuro, onder minstens twee handtekeningen: groep A1 of groep B1 en
handtekening van een persoon van groep A2;
-geldig ondertekenen van creditnota's in verband met de jaarlijkse en driemaandelijkse klantenkortingen:
a.voor kortingen overeenkomstig de gesloten overeenkomst: een persoon van groep B1 of een persoon van
groep A1 en een persoon van groep A2;
b.voor kortingen die afwijken van het gesloten verkoopcontract: een persoon van groep B1 en een persoon
van groep A1 en een persoon van groep A2.
D)Voor verrichtingen die betrekking hebben op de aankoop van goederen en diensten
Geldig ondertekenen van bestellingen van goederen en diensten, met uitzondering van handelsproducten
en inventarisgoederen:
·Voor aankopen volgens de Ariba Procedure en < 1 K€ : goedkeuring door groep C4
·Voor aankopen volgens de Ariba Procedure en >1 k€ < 50 K€ : goedkeuring door groep C4 samen met de
groep C5. C5 kan zich laten vervangen door alle leden van groep A.
·Voor aankopen volgens de Ariba Procedure en > 50 K€ : goedkeuring door groep C4 samen met de groep
C5 en groep C1.
·Voor aankopen volgens de Ariba Procedure en > 500 K€ : goedkeuring door groep C4 samen met de groep
C5 en groep C1 en met groep A1.
Personen die in de verschillende groepen voorkomen kunnen slechts 1 handtekening plaatsen.
·3 volwaardige offertes moeten samen met de request voorgelegd te worden ofwel moet de requestor een
Pardon Letter opstellen. Deze Pardon Letter moet getekend worden door de BG CPO en de BG EVP.
Opm. 1: de security Officer dient waar wettelijk vereist, te ondertekenen;
Opm. 2: voor investeringsgoederen is er een voorafgaandelijke schriftelijke toestemming nodig via het local
validation process van Nexans en/of het Corporate validation process (Arworkflow) volgens de
bovengenoemde capex procedure (SO/CIM/PRO/19/N/12) en moet er steeds een dubbele handtekening
van groep A (A1,A2,A3) zijn.
Opm.3: Voorafgaandelijke schriftelijke goedkeuring van groep C6 is vereist voor alle bedragen vanaf 300K€.
Geldig ondertekenen van bestellingen van handelsproducten en inventarisgoederen (open contract):
·Voor een bedrag van < 25 Keuro: een persoon van groep C1 samen met groep C3 ;
·Voor een bedrag van >= 25 < 200 Keuro: een persoon van groep C1 of B1 samen met groep C3;
·Voor een bedrag van >= 200 Keuro, onder twee handtekeningen: een persoon van groep A (A1,A2,A3) en
een persoon van groep C1 of 2 personen van groep A (A1,A2,A3).
Geldig ondertekenen van raamcontracten -500Keuro: een persoon van groep A1 en een persoon van groep
B1.
Geldig ondertekenen van raamcontracten +500 Keuro: een persoon van groep A1 en een persoon van
groep B1, na voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de Country Manager of Managing director
Power PCABU.
Geldig ondertekenen van raamcontracten in het kader van Nexans groep overeenkomsten: een persoon van
groep A1 en een persoon van groep B1.
E)Voor administratieve verrichtingen
·Geldig vertegenwoordigen van de onderneming bij de belastingadministratie, verzekeringsmaatschappijen
of gelijkgestelde administraties, onder handtekening van een persoon van groep A1 en een persoon van
·Bij de post ophalen van alle verzekerde voorwerpen of aangetekende zendingen die geadresseerd zijn aan
de onderneming, of de bevoegdheid daartoe geven, onder de handtekening van een persoon van groep A.
A kan dit verder delegeren binnen de vennootschap.
F)Personeelsbeheer
Noot: naleving van de interne van kracht zijnde Nexans regelgeving op het moment van een beslissing is
vereist.
·Geldig ondertekenen van arbeidsovereenkomsten:
o elke individuele arbeidsovereenkomst voor een lid van groep A: onder handtekening van 2 leden van de
Raad van Bestuur;
o elke individuele arbeidsovereenkomst voor kaders en bedienden: onder handtekening van A1 of A2 of A4
en D1;
o elke individuele arbeidsovereenkomst voor arbeiders: onder handtekening van D1 en groep A1 of A2 of
A3;
o voor collectieve arbeidsovereenkomsten: onder gezamenlijke handtekening van groep A1of A4 en D1.
o Voor individuele arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur : onder handtekening van D1 of groep A.
·Geldig ondertekenen van elke (overeenkomst met betrekking tot) waarschuwing: onder gezamenlijke
handtekening van groep D1 of D2 en groep A (verantwoordelijke manager van het personeelslid);
·Geldig beëindigen van arbeidsovereenkomsten (al dan niet met hoogdringende reden):
o elke arbeidsovereenkomst voor kaders: onder handtekening van A1 en D1;
o elke arbeidsovereenkomst voor andere personeelsleden: onder handtekening van groep D1 of D2 en A1
of A bij afwezigheid van A1.
·Geldig ondertekenen van documenten voor sociale instanties, ongevallenverklaringen, lopende post aan
het personeel: een persoon die behoort tot groep D1 of D2 of A1.
·Geldig ondertekenen van aktes en correspondentie met het RSZ, DOSZ of verzekeringsmaatschappijen
van het personeel: een persoon van groep A1 of A2 of D1 of D2.
G)Vernietigingen van Inventarisgoederen (obsolete)
Onder gezamenlijke handtekening van A2 en B1 met voorafgaandelijke verwittiging van de BTW
administratie.
Alle betrokken personen uit dit document kregen een exemplaar van dit document.
Deze bepalingen vervangen de vorige en gelden bovenop de bepalingen uit de ondernemingsstatuten.
Didier Engels
Voorzitter en Bestuurder