Ondernemingsnr : 0877360743
Naam
(voluit) : XYLOS
(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Noorderlaan 139
 : 2030 Antwerpen
Onderwerp akte :
ALGEMENE VERGADERING, BOEKJAAR
“Xylos”
Naamloze vennootschap
te 2030 Antwerpen, Noorderlaan 139
RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen met ondernemingsnummer 0877.360.743
B.T.W.-plichtige
--------
 
WIJZIGING VAN DE AFSLUITDATUM VAN HET BOEKJAAR - WIJZIGING VAN DE DATUM VAN
DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING – STATUTENWIJZIGINGEN – HERFORMULERING
VAN DE STATUTEN
 
Uit de notulen opgemaakt door Meester Johan Kiebooms, geassocieerd Notaris te Antwerpen, op 12
maart 2020;
 
BLIJKT DAT:
De buitengewone algemene vergadering van de naamloze vennootschap “Xylos”, gevestigd in het
Vlaams Gewest, met adres te 2030 Antwerpen, Noorderlaan 139, RPR Antwerpen afdeling
Antwerpen met ondernemingsnummer 0877.360.743, B.T.W.-plichtige;
 
ONDERMEER BESLIST HEEFT:
 
De afsluitdatum van het boekjaar te verplaatsen van thans 31 maart van ieder jaar naar voortaan 31
december van ieder jaar, en voor de eerste maal in het jaar 2020, zodat het lopende boekjaar, dat
een aanvang heeft genomen op 1 april 2019 een periode van 21 maanden zal omvatten en zal
eindigen op 31 december 2020 en dienvolgens de eerste zin van Artikel 41 van de statuten te
vervangen door de volgende tekst:
“Het boekjaar van de vennootschap gaat in op één januari en eindigt op éénendertig december van
elk jaar.”
 
De datum van de gewone algemene vergadering, thans voorzien op de laatste maandag van de
maand september om tien (10) uur te verplaatsen naar voortaan de derde dinsdag van de maand
juni om tien (10) uur, en voor de eerste maal in het jaar 2021, derwijze dat de eerstvolgende gewone
algemene vergadering zal worden gehouden op 15 juni 2021 om tien (10) uur, en dienvolgens de
eerste zin van Artikel 30 van de statuten te vervangen door de volgende tekst:
“De gewone algemene vergadering moet ieder jaar worden gehouden op de derde dinsdag van de
maand juni om tien (10:00) uur”.
 
De statuten van de vennootschap in overeenstemming te brengen met de voorschriften van het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna aangeduid als “WVV”), waarbij de
vennootschap de rechtsvorm zal behouden van een naamloze vennootschap
Luik B
* waarvan de zetel zal gevestigd zijn in het Vlaamse Gewest;
* waarvan het adres, dat niet in de statuten zal worden vermeld, gevestigd is te 2030 Antwerpen,
Noorderlaan 139, in het rechtsgebied van de ondernemingsrechtbank Antwerpen afdeling
Antwerpen;
* waarbij de vennootschap te allen tijde een website en/of een e-mail adres kan creëren, wijzigen en
bekend maken, en al dan niet in de statuten vermelden;
* waarvan het kapitaal drie miljoen vijfhonderddrieëntwintigduizend tweehonderdzestig euro (€
3.523.260,00) bedraagt en wordt vertegenwoordigd door in totaal tweeduizend driehonderd (2.300)
aandelen;
* waarvan alle aandelen behoren tot dezelfde soort, en alle
- genieten van een gelijk stemrecht, zijnde elk één (1) stem per aandeel;
- op gelijke wijze deelnemen in het resultaat;
- bij vereffening van de vennootschap op gelijke wijze deelnemen in het vereffeningssaldo;
* waarvan de aandelen vrij overdraagbaar zijn;
* die zal bestuurd worden volgens het monistisch bestuursmodel, en waarbij de raad van bestuur zal
zijn samengesteld uit ten minste 3 bestuurders
en bij deze gelegenheid de statuten, waar nodig, om te werken, te herformuleren, te hernummeren,
aan te vullen en/of te vereenvoudigen, evenwel zonder te raken aan de essentiële bepalingen, met
dien verstande dat het woord “doel” van de vennootschap waar nodig zal gewijzigd worden in
“voorwerp” en om dienvolgens een volledig nieuwe tekst voor de statuten aan te nemen
overeenkomstig het ontwerp dat uiterlijk samen met de uitnodiging tot onderhavige vergadering aan
alle aandeelhouders wordt bezorgd.
 
UIT DE NIEUWE TEKST VAN DE STATUTEN VAN DE VENNOOTSCHAP BLIJKEN ONDERMEER
VOLGENDE GEGEVENS:
 
Naam
De vennootschap heeft de rechtsvorm van een naamloze vennootschap, afgekort “NV”.
Haar naam luidt “Xylos”.
De naam dient steeds te worden voorafgegaan van, of gevolgd door, de aanduiding van de
rechtsvorm of de afkorting daarvan.
 
Zetel- Website, e-mailadres en mededelingen
De zetel van de vennootschap is gevestigd in het Vlaams Gewest.
De raad van bestuur kan de zetel van de vennootschap verplaatsen in België, voor zover deze
zetelverplaatsing geen wijziging veroorzaakt inzake het op de vennootschap toepasselijke
taalregime.
De zetelverplaatsing wordt openbaar gemaakt door neerlegging in het vennootschapsdossier van
een door het bevoegde orgaan van vertegenwoordiging ondertekende verklaring, samen met een
afschrift ter bekendmaking in de bijlage van het Belgisch Staatsblad.
De vennootschap kan, bij eenvoudig besluit van de raad van bestuur, in België of in het buitenland
bijkomende administratieve zetels en bedrijfszetels vestigen, alsmede kantoren en bijkantoren
oprichten.
De vennootschap kan te allen tijde een e-mailadres en/of website creëren en bekendmaken en dit
eventueel in de statuten laten opnemen.
 
Voorwerp
De vennootschap heeft tot voorwerp:
- De implementatie, de ontwikkeling, de studie, aankoop, verkoop, leasing, huur en verhuur, de
handel en de uitbating van alle elektronisch materiaal, alle computer hard- en software, rechtstreeks
of onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van derden tegen commissie of op percent,
in regie of door vertegenwoordiging van eender welke firma, als huurster, pachtster, zaakvoerster of
ten eender welke titel.
- Vorming en opleiding voor alle computer hard- en software, alle werkzaamheden en activiteiten van
consulting die rechtstreeks of onrechtstreeks hiermede betrekking hebben.
- De algemene aanneming van telecommunicatie-uitrusting en communicatieplatformen. Aanneming
van alle installaties voor burotica en telematica. Vorming en opleiding met betrekking tot de
technologie en de begeleiding van de gebruiker, alle activiteiten van consultant die rechtstreeks of
onrechtstreeks hiermede betrekking hebben.
De vennootschap staat in voor de begeleiding en ondersteuning van bedrijven bij de implementatie
van hoogtechnologische toepassingen.
- Alle activiteiten van management en consulting, alle werkzaamheden die rechtstreeks of
onrechtstreeks verband hebben met het optimaliseren van het communicatieproces bij bedrijven.
Luik B
- De aankoop, de verkoop, de overdracht, de ruiling en het beheer van alle roerende waarden,
aandelen, deelbewijzen van vennootschappen, obligaties, staatsfondsen; van alle roerende en
onroerende goederen en rechten.
- Aankoop, verkoop, leasing, huur en verhuur, de handel en de uitbating van voertuigen, en alle
andere vervoermiddelen.
De vennootschap mag in België of in het buitenland alle industriële, commerciële, roerende,
onroerende of financiële verrichtingen verwezenlijken die van aard zijn om rechtstreeks of
onrechtstreeks haar voorwerp uit te breiden of te bevorderen.
De vennootschap mag belangen nemen bij middel van inbreng, van fusie, van intekening, van
deelneming, van geldelijke of andere tussenkomst in alle bestaande of op te richten
vennootschappen of ondernemingen in België of in het buitenland.
Zij mag zich op iedere wijze interesseren in alle zaken, ondernemingen, of vennootschappen, die een
identiek, een gelijkaardig of een aanverwant voorwerp hebben of die van aard zijn de uitbreiding van
haar onderneming te bevorderen en zelfs met deze vennootschappen samensmelten.
 
Duur
De vennootschap wordt opgericht voor een onbepaalde tijd.
Behoudens de gerechtelijke ontbinding, kan de vennootschap slechts ontbonden worden door de
buitengewone algemene vergadering met inachtneming van de voorschriften van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen inzake ontbinding van vennootschappen.
 
Kapitaal
    1.  Kapitaal en aandelen
Het kapitaal van de vennootschap bedraagt drie miljoen vijfhonderd drieëntwintig duizend
tweehonderd zestig euro (€ 3.523.260,00).
Het is verdeeld in tweeduizend driehonderd (2.300) aandelen zonder vermelding van nominale
waarde.
Het kapitaal is volledig en onvoorwaardelijk geplaatst en is integraal volstort.
 
Overdracht van aandelen - Recht van voorkoop
Onverminderd het bepaalde in artikel 9 van de statuten betreffende het register van aandelen, is de
overdracht van aandelen vrij.
 
Bevoegdheden van de raad van bestuur
De raad van bestuur is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn in het
kader van het voorwerp van de vennootschap, behoudens die waarvoor volgens de wet alleen de
algemene vergadering van de aandeelhouders bevoegd is.
De bestuurders handelen steeds als college.
 
Vertegenwoordiging van de vennootschap
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van de raad van bestuur als college,
wordt de vennootschap in en buiten rechte rechtsgeldig verbonden door twee (2) gezamenlijk
handelende bestuurders of door een gedelegeerd bestuurder, alleen handelend.
De vennootschap wordt eveneens in en buiten rechte rechtsgeldig vertegenwoordigd wat het
dagelijks bestuur aangaat door één of meerdere gedelegeerden tot het dagelijks bestuur, die alleen
of gezamenlijk handelen in uitvoering van het delegatiebesluit van de raad van bestuur.
Bovendien wordt de vennootschap rechtsgeldig verbonden door bijzondere gevolmachtigden binnen
de perken van de hun verleende volmacht.
In alle akten die de vennootschap verbinden, moet onmiddellijk voor of na de handtekening van de
persoon die de vennootschap vertegenwoordigt, worden vermeld in welke hoedanigheid hij optreedt.
Wanneer de vennootschap wordt benoemd tot lid van een bestuursorgaan, tot gedelegeerd
bestuurder, of lid van het orgaan van dagelijks bestuur, benoemt zij onder haar aandeelhouders,
bestuurders of werknemers een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger, die belast wordt
met de uitvoering van de opdracht in naam en voor rekening van de vennootschap.
 
Commissarissen
De controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de
verrichtingen weer te geven in de jaarrekening, wordt aan één of meer commissarissen opgedragen
indien het Wetboek van vennootschappen en verenigingen deze verplichting oplegt.
De commissarissen worden benoemd en bezoldigd volgens de regels vervat in het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen.
 
Luik B
Gewone algemene vergadering
De gewone algemene vergadering moet ieder jaar worden gehouden op de derde dinsdag van de
maand juni om tien (10:00) uur.
Indien die dag een wettelijke feestdag is, wordt de vergadering op de eerstvolgende werkdag
gehouden. Voor doeleinden van deze bepaling is een werkdag elke dag van de week die geen
zaterdag, zondag of een wettelijke feestdag is.
 
Kennisgeving
Uiterlijk vijf (5) dagen voor de datum van de voorgenomen vergadering moeten de houders van
aandelen op naam, of hun vertegenwoordigers, kennis geven van hun voornemen om aan de
vergadering deel te nemen via e-mail of bij een gewone brief, te richten aan de zetel van de
vennootschap.
De vervulling van deze formaliteiten kan niet geëist worden, indien daarvan geen melding is gemaakt
in de oproeping tot de vergadering.
 
Deelname op afstand met elektronische communicatiemiddelen
    1.  De houders van aandelen, converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of met medewerking
van de vennootschap uitgegeven certificaten hebben het recht om op afstand deel te nemen aan de
algemene vergadering door middel van een door de vennootschap ter beschik-king gesteld
elektronisch communicatiemiddel.
Het bestuursorgaan bepaalt hoe wordt vastgesteld dat een aandeelhouder via het elektronisch
communicatiemiddel aan de algemene vergadering deelneemt en bijgevolg als aanwezig kan worden
beschouwd.
    1.  Aandeelhouders die op deze manier aan de algemene vergadering deelnemen, worden geacht
aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden, en worden in
aanmerking genomen voor de vaststelling van het aanwezigheidsquorum en de berekening van de
meerderheid
    2.  Het elektronische communicatiemiddel moet de in 31.1 bedoelde effectenhouders,
onverminderd enige bij of krachtens de wet opgelegde beperking, ten minste in staat stellen om
rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de
vergadering en, wat de aandeelhouders betreft, om het stemrecht uit te oefenen met betrekking tot
alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken.
Het elektronische communicatiemiddel moet bovendien de in 31.1 bedoelde effectenhouders in staat
stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en om het recht uit te oefenen om vragen te
stellen.
    1.  De oproeping tot de algemene vergadering moet een heldere en nauwkeurige beschrijving
geven van de statutaire of krachtens de statuten vastgestelde procedures met betrekking tot de
deelname op afstand aan de algemene vergadering.
In voorkomend geval kunnen die procedures voor eenieder toegankelijk worden gemaakt op de
vennootschapswebsite.
    1.  De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en
incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering en/of aan de
stemming hebben belet of verstoord.
De leden van het bureau van de algemene vergadering, de bestuurders en de commissaris kunnen
de algemene vergadering niet bijwonen langs elektronische weg.
 
Vertegenwoordiging van aandeelhouders
Onverminderd de regels van de wettelijke vertegenwoordiging en met name van de wederzijdse
vertegenwoordiging van gehuwden, kan elke aandeelhouder op de vergadering vertegenwoordigd
worden door een gevolmachtigde aan wie een schriftelijke volmacht werd verleend.
De raad van bestuur kan de tekst van deze volmachten vaststellen en eisen dat deze ten minste vijf
(5) dagen voor de datum van de vergadering worden neergelegd op de zetel van de vennootschap.
Rechtspersonen worden vertegenwoordigd door het krachtens hun statuten met de
vertegenwoordiging belaste orgaan, of door een persoon al dan niet aandeelhouder, aan wie
volmacht is gegeven volgens de voorschriften van dit artikel.
 
Stemming op afstand
Elke aandeelhouder heeft het recht om vóór de algemene vergadering op afstand te stemmen per
brief of via de vennootschapswebsite, dit door middel van een door de vennootschap ter beschikking
Luik B
gesteld formulier.
Dit formulier dient de volgende vermeldingen te bevatten:
- de aanduiding van de naam en van de volledige en nauwkeurige identiteit van de aandeelhouder,
inbegrepen zijn woonplaats of zetel;
- de vorm van de gehouden aandelen;
- de agenda van de vergadering, inclusief de voorstellen van besluit;
- de hieronder beschreven termijn van vijf (5) kalenderdagen waarbinnen de vennootschap het
formulier om te stemmen op afstand dient te ontvangen;
- het aantal stemmen dat de aandeelhouder tijdens de algemene vergadering wenst uit te brengen,
alsmede zijn stemwijze (voor of tegen) of zijn onthouding aangaande de punten van de agenda; de
aandeelhouder mag zijn stemwijze of zijn onthouding daarbij verduidelijken en motiveren.
Om geldig te zijn dient dergelijke stemming te geschieden bij middel van voormeld formulier dat bij
een ter post aangetekende brief tegen ontvangstmelding ten minste vijf (5) kalenderdagen vóór de
datum van de vergadering aan de zetel van de vennootschap wordt verzonden (de poststempel geldt
als bewijs).
De formulieren waarin noch de stemwijze, noch de onthouding door de aandeelhouder zijn vermeld
zijn nietig. Indien, tijdens de vergadering, een voorstel tot besluit wordt gewijzigd waarover waarover
stemmen op afstand zijn uitgebracht, worden de op afstand uitgebrachte stemmen buiten
beschouwing gelaten.
Het voormeld formulier dat naar de vennootschap wordt verstuurd voor een bepaalde vergadering,
geldt voor de opeenvolgende vergaderingen die met dezelfde agenda worden bijeengeroepen.
De stemming op afstand per brief door een aandeelhouder die zijn aandelen heeft overgedragen op
de datum van de algemene vergadering, wordt nietig geacht.
Een aandeelhouder die per brief op afstand heeft gestemd, mag geen andere wijze van deelname
aan de vergadering meer kiezen voor het aantal aldus uitgebrachte stemmen.
 
Stemrecht
Elk aandeel geeft recht op één stem.
Is het aandeel met vruchtgebruik bezwaard, dan wordt, voor zover geen gemeenschappelijke
vertegenwoordiger werd aangeduid tegenover de vennootschap, de uitoefening van het aan dit
aandeel verbonden stemrecht uitgeoefend door de vruchtgebruiker.
Het stemrecht verbonden aan aandelen die in pand zijn gegeven, wordt door de eigenaar-pandgever
uitgeoefend.
De houders van obligaties, warrants of certificaten die werden uitgegeven met medewerking van de
vennootschap, mogen de algemene vergaderingen bijwonen, doch slechts met raadgevende stem.
 
Besluitvorming in algemene vergadering
Behoudens in de gevallen door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voorzien,
worden de besluiten door de algemene vergadering op geldige wijze genomen bij gewone
meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde aandelen
Voor de agendapunten die geen wijziging van de statuten inhouden, worden de onthoudingen of
blancostemmen en de nietige stemmen niet in aanmerking genomen bij de berekening van de
vereiste meerderheid.
Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Over personen wordt in principe geheim en schriftelijk gestemd. Over zaken wordt mondeling
gestemd bij naamafroeping of door handopsteken, tenzij het bureau of de vergade-ring vooraf tot
geheime stemming heeft besloten.
 
Schriftelijke besluitvorming
De aandeelhouders kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die behoren tot de
bevoegdheid van de algemene vergadering, met uitzondering van
- de beslissingen welke bij authentieke akte moeten worden verleden;
- de beslissingen te nemen in het kader van de toepassing van artikel 7:228 WVV.
In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden vervuld. De raad van bestuur
zal een rondschrijven, hetzij per brief, fax, e-mail of enige andere informatiedrager, met vermelding
van de agenda en de voorstellen van besluit, versturen naar alle aandeelhouders en naar de houders
van obligaties, warrants of certificaten die met medewerking van de vennootschap werden
uitgegeven, met de vraag aan de aandeelhouders om de voorstellen van besluit goed te keuren en
binnen een termijn van twintig dagen na ontvangst van het rondschrijven behoorlijk ondertekend
terug te sturen naar de zetel van de vennootschap of naar enige andere plaats in het rondschrijven
vermeld.
Is binnen deze termijn de goedkeuring van alle aandeelhouders met betrekking tot de voorstellen van
besluit niet ontvangen, dan worden al de voorgestelde besluiten geacht niet genomen te zijn.
Luik B
Hetzelfde geldt indien binnen deze termijn bepaalde voorstellen van besluit wel eenparig worden
goedgekeurd, doch andere niet.
De houders van obligaties, warrants of certificaten die met medewerking van de vennootschap
werden uitgegeven mogen op hun verzoek van de eenparig en schriftelijk genomen besluiten kennis
nemen.
 
Boekjaar
Het boekjaar van de vennootschap gaat in op één januari en eindigt op éénendertig decemeber van
elk jaar.
 
Bestemming van de winst
Het batig saldo van de resultatenrekening vormt de te bestemmen winst van het boekjaar.
Van deze winst wordt tenminste vijf ten honderd voorafgenomen om de wettelijke reserve te vormen
totdat deze één/tiende van het maatschappelijk kapitaal bedraagt.
Over het saldo beslist de algemene vergadering bij gewone meerderheid van stemmen op voorstel
van de raad van bestuur.
 
BIJZONDERE VOLMACHT
Voor zover als nodig wordt bijzondere volmacht met recht van indeplaatsstelling verleend aan
Mevrouw HULIN Nicole Sidonie Willem (echtgenote DE BEER), geboren te 30 maart 1953 te Temse,
wonend te 9140 Temse, Cauwerburg 111, teneinde alle formaliteiten te vervullen om wijziging te
vorderen van de inschrijving van de vennootschap in het rechtspersonenregister van de
Kruispuntbank van Ondernemingen.
 
    •  VOOR ONTLEDEND UITTREKSEL –
    •  Johan Kiebooms, geassocieerd Notaris, -
 
Hiermede tegelijk neergelegd : Afschrift van de notulen dd. 12 maart 2020, met in bijlage : tekst van
de statuten, en uittreksel.