N° d'entreprise : 0688746718
Nom
(en entier) : International Raw Materials Observatory AISBL
(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue De Pascale 4
 : 1040 Bruxelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Du procès-verbal de l'assemblée générale des membres de l’association internationale sans but
lucratif « International Raw Materials Observatory AISBL », ayant son siège à 1040 Bruxelles, Rue
De Pascale 4, inscrite au registre des personnes morales (Bruxelles) sous le numéro 0688.746.718,
reçu par Maître Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire résidant à Bruxelles, le 11
décembre 2024, il résulte que l'assemblée, après délibération, a pris à l'unanimité des voix la
décision relative à l’adoption de nouveaux statuts conformes au Code des sociétés et des
associations (CSA) prise le 31 mai 2024  :
 
 
Monsieur Vitor Manuel RAMOS CORREIA, requiert le Notaire soussigné d'acter authentiquement la
décision relative à l’adoption de nouveaux statuts afin de les mettre en conformité avec la situation
actuelle de l’Association et le Code des sociétés et des associations, sans modification du but et des
activités de l’Association, comme suit :
 
1. STATUT LEGAL, DENOMINATION ET SIÈGE
 
1.1. L’Association a été constituée conformément aux dispositions de la loi belge du 27 juin 1921 sur
les associations sans but lucratif, les fondations, les partis politiques européens et les fondations
politiques européennes, telle que modifiée et mise à jour par la loi du 30 décembre 2016.
 
L’Association internationale sans but lucratif est régie par les dispositions de la loi du 23 mars 2019
(Code belge des sociétés et des associations).
 
1.2. L’Association internationale sans but lucratif est dénommée ‘International Raw Materials
Observatory AISBL’ (ci-après l’Association).
 
Cette dénomination doit figurer dans tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes
de commande et autres documents émanant de l’association, et être immédiatement précédée ou
suivie des mots « association internationale sans but lucratif » ou de l’abréviation « AISBL », avec l’
indication précise de l’adresse du siège de l’association et son numéro d’entreprise.
 
1.3. Le siège social de l’Association est établi Rue de Pascale 4 à 1040 Bruxelles, Région de
Bruxelles-Capitale Ce siège social peut être transféré en tout autre lieu en Europe, par décision du
Conseil d’administration. Le Conseil d’Administration s’acquittera des formalités de publication
requises.
 
2. DUREE
 
2.1. L’Association est établie pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute à tout moment tel
que défini à l’Article 20.
 
3. OBJET SOCIAL
 
3.1. Les objectifs de l’Association (ci-après les ‘Objectifs’) sont de renforcer la coopération
internationale sur l'intelligence des matières premières minérales au sein et au-delà de l'Europe. Ces
objectifs sont et seront réalisés en soutenant les efforts de l'Union européenne, des gouvernements
nationaux, des institutions et des organisations nationales et internationales qui visent à développer
et à mettre en oeuvre des actions de coopération internationale en matière de recherche,
d'innovation, d'éducation, de sensibilisation, d'industrie, de commerce, de recyclage, de gestion et de
substitution des matières premières minérales.
 
3.2. Afin d’atteindre ses buts, l'Association peut exercer toute activité en rapport avec la réalisation
de ses buts et devenir membre dans des institutions internationales et partenaires d'organisations
commerciales.
 
Les matières premières minérales sont le domaine central de l’action de l'Association et le soutien à
la diplomatie et aux dialogues internationaux, fondés sur l'analyse et la prospective des experts
indépendants, sont les principaux mécanismes qui serviront à promouvoir la coopération
internationale, la prise de décision et l’élaboration des politiques éclairées. L'Association contribuera
entre autres, dans le plus large sens possible, à l'élaboration de politiques, à l'éducation et au
transfert de connaissances dans le domaine des matières premières traitant des questions éthiques,
juridiques tant que sociétales au sein de l'Union européenne et dans des pays tiers, contribuant ainsi
pour améliorer la gouvernance globale des matières premières minérales.
 
L’Association peut développer des activités qui contribuent directement ou indirectement à réaliser
ses buts non lucratifs. L’Association peut développer des activités commerciales, dans les limites
autorisées par la loi, dont le produit sera affecté en son intégralité à la réalisation des buts non
lucratifs.
 
L’Association ne peut fournir à ses membres ainsi qu’aux membres du Conseil d’Administration ou à
toute autre personne, sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts, des avantages
patrimoniaux directs ou indirects.
 
3.3. L’Association est une organisation sans but lucratif.
 
4. CONDUITE ETHIQUE
 
4.1. Chaque membre de l’Association s'engage à respecter le principe d’intégrité ainsi que la
confidentialité des documents internes de l’Association.
 
4.2. Chaque membre doit maintenir et respecter des pratiques commerciales légales et agir de
bonne foi et de manière transparente à l’égard des autres membres.
 
4.3. L'Association et ses membres doivent oeuvrer en pleine conformité avec le droit européen de la
concurrence.
 
4.4. Pour permettre un contrôle approprié et pour s'assurer que l'Association agisse de manière
responsable, elle sera immatriculée au registre de transparence de l'Union européenne géré par le
Parlement Européen et la Commission Européenne, et son dossier sera tenu à jour.
 
5. MEMBRES
 
5.1. Sont membres des entités qui peuvent être formellement représentées par une personne
physique dûment habilitée. Pour les personnes physiques, l'adhésion n'est pas possible.
 
5.2. L’Association se compose de deux catégories de membres, les membres effectifs et les
membres observateurs :
 
(a) Sont membres effectifs, les Membres Fondateurs et les organisations dont les activités sont en
lien avec l’accès aux matières premières ou leur utilisation telles que les gouvernements, les
organisations internationales, les entreprises ou les institutions publiques, les organisations non
gouvernementales, les organisations à but non lucratif, les entreprises privées, les associations, les
plates-formes, les coopératives, les établissements de recherche et d'enseignement. Les membres
effectifs peuvent être admis sur demande écrite, et jouissent des droits de vote accordés par la loi et
les présents statuts;
(b) Sont membres observateurs des individus ou des organisations qui contribuent (ou ont contribué)
à favoriser les dialogues et la coopération internationale dans le domaine des matières premières
minérales. Les membres observateurs peuvent être admis sur proposition écrite des membres
effectifs et ne disposent pas de droits de vote.
 
5.3. Les membres effectifs bénéficient des droits suivants:
 
(a) Participer en personne aux réunions de l’Assemblée Générale ou y être représenté par une
personne dûment habilitée par procuration;
(b) Voter lors de l’Assemblée Générale ;
(c) Demander la convocation d’une Assemblée Générale extraordinaire conformément à l’Article
10.3;
(d) Etre exclu de l’adhésion seulement après avoir pu présenter, en personne, sa défense devant l’
Assemblée Générale;
(e) Démissionner de l’Association après avoir communiqué cette décision au Secrétaire Général de l’
Association par lettre recommandée adressée au siège social de l’Association;
(f) Participer aux activités de l’Association;
(g) Elire le Conseil d’administration;
(h) Etre élu au Conseil d’administration.
 
5.4. Les membres observateurs jouissent des droits suivants:
 
(a) Participer à l’Assemblée Générale en qualité d’observateurs sans droit de vote;
(b) Démissionner de l’Association après avoir communiqué cette décision au Secrétaire Général de l’
Association par lettre recommandée adressée au siège social de l’Association.
 
5.5. L’adhésion en qualité de membre effectif comprend les obligations suivantes, mais ne se limite
pas à :
 
(a) S’acquitter d’une cotisation tel que détaillé à l’Article 8 ;
(b) Informer le Secrétaire Général de toute modification relative au statut de l’adhésion, notamment
les conditions d’adhésion définies à l’Article 6 et toutes les questions concernant les cotisations
exigibles.
(c) Prendre toutes les mesures possibles pour participer activement à la réalisation des buts de l’
Association et s’abstenir de toute démarche susceptible d’entraver la réalisation de ces buts.
(d) Se conformer aux statuts ainsi qu’à toutes les décisions et au règlement intérieur de l’Association.
 
6. DEMANDE D’ADHESION
 
6.1. Les demandes d’adhésion doivent être adressées par écrit au Secrétaire Général de l’
Association, qui soumettra cette demande au Conseil d’Administration pour recommandation.
 
6.2. Toute demande d'adhésion suppose le respect parfait des Statuts de l'Association, de toutes ses
règles et règlements d’ordre intérieur ainsi que de toutes les décisions de ses organes directeurs et
l'engagement de participer activement à ses activités.
 
6.3. Le Secrétaire Général de l'Association est habilité à demander des informations
complémentaires aux candidats.
 
6.4. L'adhésion est accordée par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'administration.
 
7. RESILIATION DE L’ADHESION
 
7.1. L'adhésion peut être résiliée soit par démission, soit par exclusion du membre, soit par sa faillite,
liquidation volontaire ou judiciaire.
 
7.2. Tout membre, qui cesse de satisfaire aux conditions requises en vertu de l'Article 5, cessera ipso
facto d'être membre de l'Association.
 
 
7.3. Tout membre qui se trouve en faillite, en liquidation volontaire ou judiciaire en informera le
Secrétaire général dans les trente (30) jours calendrier qui suivent la faillite ou la liquidation.
 
Tout membre en faillite, liquidation volontaire ou judiciaire, cessera de plein droit défaire partie de l’
Association.
 
7.4. Tout membre désireux de démissionner de l’Association est tenu d’en aviser le Secrétaire
Général par lettre recommandée trois mois avant la fin de l'exercice social en cours; autrement, la
cotisation complète pour l'exercice social suivant sera due. Au cours de la période de préavis, les
droits et obligations liés à l'adhésion, et l'obligation de contribution financière sont maintenus.
 
7.5. Le Conseil d’Administration est habilité à suspendre l’adhésion de tout membre et de
recommander à l'Assemblée Générale son exclusion:
 
(a) Ne remplit plus les conditions pour être membre ;
(b) En cas de défaut de paiement de sa cotisation;
(c) Pour violation des Statuts, des règlements d’ordre intérieur ou d’une résolution de l’Assemblée
Générale;
(d) Pour avoir agi de manière gravement nuisible à la réputation de l'Association ou à l’intérêt des
membres;
(e) Pour tout autre motif grave.
 
7.6. Le membre dont l'exclusion a été demandée est autorisé à présenter sa défense en personne à
la prochaine Assemblée Générale ordinaire. L'exclusion d'un membre peut être décidée par
l'Assemblée Générale à la majorité simple.
 
7.7. Est réputé démissionnaire, tout membre qui ne règle pas intégralement la cotisation annuelle qui
lui incombe dans les soixante jours du rappel qui lui est adressé par lettre recommandée avec
accusé de réception.
 
7.8. Les membres dont l’adhésion est résiliée suite à leur démission, exclusion ou faillite, liquidation
volontaire ou judiciaire n'ont aucun droit sur les actifs de l'Association ou les cotisations et autres
contributions déjà versées.
 
8. COTISATIONS
 
8.1. Afin de poursuivre les Objectifs et de mener à bien les activités de l'Association stipulés à
l'Article 3, les membres effectifs doivent s’acquitter d’une contribution financière, c'est-à-dire la
cotisation.
 
8.2. Les cotisations varient en fonction de la taille de chaque organisation membre et sont calculées
en fonction du nombre de personnes employées au sein de l'organisation, du chiffre d'affaires ou du
bilan, tel que décidé par l'Assemblée Générale;
 
8.3. Le montant des cotisations ainsi que les modalités de paiement sont décidés annuellement par
l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'administration. La méthode de calcul détaillée est
établie dans les règlements d’ordre intérieur.
 
8.4. L'Association peut recevoir des subventions, des dons et tout autre transfert autorisé par la loi.
 
8.5. L'Association peut proposer des services à d'autres organisations et les facturer.
 
9. STRUCTURE DE L’ORGANISATION
 
9.1. La direction de l'Association est assurée par les organes suivants:
 
(a) Assemblée Générale
(b) Conseil consultatif
(c) Conseil d’administration
 
9.2. L'Association emploie ou sous-traite également un Secrétaire Général qui veille à la mise en
oeuvre opérationnelle des décisions prises par les organes de gestion et est responsable des
activités quotidiennes de l'Association. Le Secrétaire Général peut être assisté par du personnel de
bureau.
9.3. L'Association peut mettre en place des groupes de travail tels que des groupes thématiques, des
groupes de travail et des comités suivant les ‘Objectifs’ de l'Association sous diverses formes. Ces
groupes de travail sont établis sous l'autorité du Conseil d’Administration et peuvent être définis et
spécifiés dans les règlements d’ordre intérieur.
 
10. ASSEMBLEE GENERALE
 
10.1. L'Assemblée Générale se compose de tous les membres ayant le droit de vote. Les membres
sans droit de vote peuvent participer en qualité d'observateurs (voir l'article 5.4.a).
 
10.2. L'Assemblée Générale de l'Association est convoquée par le Président ou son suppléant (voir
article 10.11) et se réunit au moins une fois par an, au plus tard le 31 mai, au lieu et à la date fixés
par le Président en concertation avec le Conseil d'administration. La convocation ainsi que l’ordre du
jour sont adressés, par lettre ou courrier électronique, au moins quatre semaines avant la date fixée
pour la réunion. Le lieu de l'Assemblée Générale est par défaut le siège social de l'Association, sauf
indication contraire dans la convocation.
 
10.3. Une Assemblée Générale extraordinaire sera convoquée à chaque fois que le Président ou le
Conseil d’Administration le jugent nécessaire ou lorsqu’au moins un cinquième des membres
demandent au Président et au Secrétaire Général la convocation d’une Assemblée Générale
extraordinaire.
 
10.4. Chaque membre ayant le droit de vote est représenté à l'Assemblée Générale par un délégué
disposant des pleins pouvoirs. Chaque membre effectif dispose d'une voix. En cas d'égalité des voix,
le Président (voir l'article 15) a une voix prépondérante.
 
10.5. Les procédures de vote et le quorum requis pour les réunions de l'Assemblée Générale sont
stipulés dans les règlements d’ordre intérieur.
 
10.6. L'Assemblée Générale est l'organe décisionnel ultime de l'Association. Sur proposition du
Conseil d'administration, l'Assemblée Générale approuve la politique générale de l'Association et
donne des recommandations au Conseil d’Administration pour sa mise en oeuvre.
 
10.7. Sur les points suivants, l'Assemblée Générale a des compétences exclusives qui ne peuvent
être déléguées:
 
(a) Admettre et exclure des membres;
(b) Modification des Statuts de l’Association;
(c) Election et révocation des membres du Conseil d’administration;
(d) Approuver la désignation du Président sur proposition du Conseil d’Administration;
(e) Nommer et révoquer, le cas échéant, le(s) commissaire(s) aux comptes sur proposition du
Conseil d’Administration;
(f) Recevoir et approuver les rapports du Conseil d’Administration sur les activités de l’année
écoulée;
(g) Approuver les principales lignes politiques à suivre par l’Association sur base des
recommandations du Conseil d’administration;
(h) Approuver les propositions de résolutions et les plans d’activités proposés par le Conseil d’
administration;
(i) Approuver les rapports financiers annuels et le budget proposés par le Conseil d’administration;
(j) Approuver les règlements d’ordre intérieur pour le calcul des cotisations et les conditions de
paiement proposés par le Conseil d’administration;
(k) Approuver, le cas échéant, les règlements d’ordre intérieur concernant les paiements et les
rémunérations pour les membres du Conseil d’administration;
(l) La dissolution et la liquidation de l’Association;
(m) L’adhésion de l’Association à toute autre organisation ou sa rétractation d’une telle organisation.
 
10.8. Une Assemblée Générale est toujours compétente pour adopter des résolutions. Une décision
est adoptée si elle reçoit:
 
(a) La majorité simple des voix des membres présents ayant le droit de vote en cas de décision
ordinaire ;
(b) La majorité des deux tiers des voix des membres présents ayant le droit de vote en cas de
modification des statuts ou de décision concernant la dissolution ou la liquidation
 
10.9. Les décisions adoptées sont contraignantes pour tous les membres de l'Association. Elles sont
communiquées aux membres par courrier postal, courrier électronique ou publiées sur le site web de
l'Association.
 
10.10.L'Assemblée Générale ne décide que sur les points à l'ordre du jour.
 
10.11.Lors de toutes les réunions de l'Assemblée Générale, le Président (voir l'Article 15.3) agit en
qualité de président. Si celui-ci est absent, l'Assemblée est présidée par un Vice-président ou, le cas
échéant, par le membre le plus âgé du Conseil d'administration.
 
10.12.Les procès-verbaux de l'Assemblée Générale sont établis par le Secrétaire Général et sont
signés par le Président et un membre effectif participant à l'Assemblée et sont distribués à tous les
membres dans un délai d'un mois. Les procès-verbaux seront archivés électroniquement et doivent
être accessibles à tous les membres via le site web de l'Association.
 
10.13.Assemblée Générale électronique
 
Le Conseil d’Administration peut prévoir pour les membres de participer à distance à l'Assemblée
Générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’Association. Les
membres qui participent de cette manière à l’Assemblée Générale sont réputés présents à l’endroit
où se tient l’assemblée générale.
 
La participation par voie électronique est valable pour autant que les conditions suivantes soient
respectées :
- l'Association doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé,
la qualité et l'identité des membres;
- sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la Loi, le moyen de communication
électronique doit au moins permettre aux membres de prendre connaissance, de manière directe,
simultanée et continue, des discussions au sein de l'Assemblée Générale et d'exercer leur droit de
vote sur tous les points sur lesquels l'Assemblée Générale est appelée à se prononcer;
- le moyen de communication électronique doit également permettre aux membres de participer aux
délibérations et de poser des questions, à moins que le Conseil d’Administration ne motive dans la
convocation à l'Assemblée Générale la raison pour laquelle l'Association ne dispose pas d'un tel
moyen de communication électronique.
 
Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui
participent de cette manière à l'Assemblée Générale sont réputés présents à l'endroit où se tient
l'Assemblée Générale.
 
La convocation à l'Assemblée Générale contient une description claire et précise des procédures
relatives à la participation à distance.
Le procès-verbal de l'Assemblée Générale mentionne les éventuels problèmes et incidents
techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'Assemblée
Générale ou au vote.
 
Les membres peuvent également voter à distance avant l'Assemblée Générale sous forme
électronique. Dans ce cas, l’Association doit être en mesure de contrôler la qualité et l'identité des
membres, de la manière définie par la convocation.
 
10.14. Assemblée Générale écrite
 
Les décisions entrant dans la compétence de l’Assemblée Générale, à l’exception des décisions
relatives à la modification des statuts et celles qui doivent être prises devant notaire, peuvent être
prises par les membres par écrit en dehors des réunions de l’Assemblée. Les membres du Conseil d’
Administration et, le cas échéant, le commissaire aux comptes, peuvent, à leur demande, prendre
connaissance de ces décisions écrites des membres.
 
Concernant les décisions prises par écrit en dehors des réunions de l’Assemblée, les propositions de
décision seront adressées aux membres par le Secrétaire Général. Une invitation au vote sera
envoyée aux membres.
 
Les votes seront renvoyés par les membres au Secrétaire Général endéans le délai spécifié dans l’
invitation au vote, qui sera d’au moins quinze (15) jours calendrier. Les membres qui n’ont pas
renvoyé leur formulaire de vote endéans ce délai seront considérés comme ayant approuvé les
propositions de décision.
 
Toutes les communications mentionnées dans les deux paragraphes précédents peuvent être
effectuées par la poste ou par courrier électronique.
 
L’acceptation ou le refus des propositions de décision sera déterminé par le Président ou Vice-
Président.
 
11. CONSEIL CONSULTATIF
 
11.1. Le Conseil consultatif est l'organe consultatif de l'Association. Il est constitué de présidents (ou
de leurs représentants désignés) d'organisations internationales intergouvernementales, de comités
internationaux, de forums et de plates-formes internationaux.
 
11.2. Le Conseil consultatif avise le Conseil d’Administration et l'Assemblée Générale sur toutes les
questions relatives aux activités, programmes et procédures de l'Association. Il conseille sur les
questions et les activités ayant trait à l'intérêt général de l'Association, de sa propre initiative ou à la
demande de l'Assemblée Générale ou du Conseil d'administration. Les activités du Conseil
consultatif seront communiquées à l'Assemblée Générale pour approbation lors de sa prochaine
réunion.
 
11.3. Le Président et le Vice-président du Conseil consultatif sont élus par l'Assemblée Générale
pour un mandat de trois ans. Le Président et le Vice-président du Conseil consultatif peuvent exercer
deux mandats consécutifs.
 
11.4. Le Président du Conseil consultatif prépare, convoque et préside les réunions du Conseil
consultatif et peut siéger au Conseil d’Administration en qualité de membre d'office.
 
11.5. Le Vice-président exerce les fonctions et tâches qui lui sont assignées par le président; Il/elle
fournit toute l'assistance requise par ce dernier et convoque et préside les réunions en son absence.
 
11.6. Si le poste de Président ou de Vice-président devient vacant, le Conseil consultatif élira, lors de
sa prochaine réunion, un de ses membres en tant que Président ou Vice-président pour pouvoir
remplacer l'ancien Président ou Vice-président pour la durée restante de son mandat.
 
11.7. Le Conseil consultatif se réunit au moins une (1) fois par an lors d'une séance ordinaire tenue à
la même date et au même endroit que l'Assemblée Générale.
 
11.8. Les règles de quorum et de délibération du Conseil consultatif seront définies et détaillées dans
les règlements d’ordre intérieur.
 
12. CONSEIL D’ADMINISTRATION
 
12.1. La gestion de l'Association est confiée à un Conseil d’Administration dont les membres sont
des représentants d’organisations membres ayant des droits de vote et qui sont élus par l'Assemblée
Générale.
 
12.2. Le Conseil d’Administration est composé d’au moins cinq (5) administrateurs. Le nombre
d'administrateurs ne doit pas dépasser quatorze, ou le nombre de membres de l'Association moins
un, si ce dernier est inférieur.
 
12.3. Si le nombre total d'administrateurs passe au-dessous du minimum de cinq membres, en
raison d’une démission, d’un décès ou d’une révocation par l'Assemblée Générale, les
administrateurs restants doivent convoquer une Assemblée Générale afin d’obtenir la ou les
nominations requises. Le Conseil d’Administration peut décider de remplacer temporairement l’
administrateur manquant par un représentant de son organisation ou par un représentant d'un autre
membre effectif en mesure d’accomplir les tâches de l’administrateur précédent, y compris la
représentation, jusqu'à ce qu'un administrateur nouvellement élu puisse prendre ses fonctions.
 
 
12.4. Conformément aux règles définies dans les règlements d’ordre intérieur, le Conseil d’
Administration nomme les candidats suivants, qui seront proposés, pour approbation, à l'Assemblée
Générale:
 
(a) Un Président du Conseil d’Administration et de l'Assemblée Générale, qui s'appellera le
‘Président’ du ‘International Raw Materials Observatory AISBL’;
(b) Deux Vice-présidents de l’Association;
(c) Un Trésorier de l’Association.
 
12.5. Les Vice-présidents et le Trésorier sont élus parmi les membres du Conseil d’Administration
sur une base collégiale.
 
12.6. Un tiers du Conseil d’Administration est élu chaque année par l'Assemblée Générale pour une
période renouvelable de trois ans selon la méthode du premier entré, premier sorti.
 
12.7. Les administrateurs doivent continuer à exercer leurs fonctions jusqu'à leur réélection ou
jusqu'à l'entrée en fonction des nouveaux administrateurs. Lorsqu’un administrateur cesse d’exercer,
dans le courant de son mandat, les fonctions occupées au sein de sa société ou de son association -
ce qui était une condition au moment de son élection - le Conseil d’Administration doit examiner si l’
administrateur peut accomplir le reste de son mandat et, sinon, l’administrateur est réputé avoir
démissionné de sa fonction au sein du Conseil d'administration.
 
12.8. Sauf démission licite conformément à l'application des Statuts, la démission d'un administrateur
doit être communiquée au Président par lettre recommandée avec accusé de réception. La
démission est réputée effective à sa date de réception. Le licenciement d'un administrateur en cas
d'infraction grave sera décidé par l'Assemblée Générale.
 
12.9. D'autres personnes peuvent être convoquées au Conseil d’Administration à titre consultatif.
Toutefois, ces personnes n'auront aucun droit de vote.
 
12.10.Le Conseil d’Administration suit les résolutions, les instructions et les recommandations
adoptées par l'Assemblée Générale et met en oeuvre les politiques et les plans d'activités adoptés
par l'Assemblée Générale.
 
12.11.Sont réservés à la compétence exclusive du Conseil d’Administration les points suivants:
 
(a) Préparer le plan annuel consolidé d'activités et la vision stratégique à long terme de l'Association
pour son approbation à l'Assemblée Générale sur base des commentaires reçus des membres et, de
préférence, consolidés par des discussions avec un large éventail de parties intéressées;
(b) Etablir et dissoudre des groupes de travail;
(c) Préparer, approuver et changer les règlements d’ordre intérieur;
(d) Embaucher et révoquer le Secrétaire Général de l’Association;
(e) Proposer l’ordre du jour de l’Assemblée Générale;
(f) Proposer des règles internes pour le calcul des cotisations des membres à l’Assemblée Générale;
(g) Formuler des recommandations à l’intention de l’Assemblée Générale concernant les
candidatures ou l’exclusion de membres ;
(h) Inviter des consultants aux réunions du Conseil d’administration, tel que stipulé à l’Article 12.9;
(i) Avoir le pouvoir de la gestion ordinaire, y compris le droit d’exécuter tous les actes administratifs
et autres arrangements nécessaires, y compris les procédures judiciaires;
(j) Être en charge de la gestion financière, préparer le budget, y compris les abonnements, pour
approbation à l’Assemblée Générale, les budgets et le contrôle des dépenses ;
(k) Proposer des modifications aux Statuts de l’Associations conformément à l’article 19 et décider le
transfert du siège social;
(l) Représenter l’Association à des évènements extérieurs, promouvoir la visibilité de l’Association,
ses relations publiques et son identité ;
(m) Approuver les règlements d’ordre intérieur portant sur la rémunération du personnel de l’
Observatoire.
 
12.12.Le Conseil d’Administration se réunit conformément aux règles définies dans les règlements d’
ordre intérieur. La convocation doit être adressée par courrier postal ou électronique.
 
12.13.Sauf pour les décisions nécessitant un document certifié, les réunions du Conseil d’
Administration peuvent être tenues virtuellement, sans que les membres y assistent physiquement
au même endroit, par conférence téléphonique ou vidéoconférence ou par tout autre moyen de
communication pertinent.
 
12.14. Les décisions du Conseil d’Administration sont adoptées à la majorité simple des voix des
administrateurs présents. En cas d'égalité, la voix du président est prépondérante.
 
12.15. Les décisions du Conseil d’Administration seront communiquées à tous les membres du
Conseil d’Administration dans les deux semaines. Elles doivent être archivées électroniquement et
être accessibles à tous les membres de l'Association via son site web.
 
12.16. Les règlements intérieurs peuvent être rédigés et doivent être adoptés à la majorité des deux
tiers des membres du Conseil d’Administration présents (voir Article 21). Les modifications apportées
aux règlements d’ordre intérieur seront communiquées à tous les membres, comprenant une liste
des différences par rapport à la version précédente.
 
13. BUREAU
 
13.1. Le Bureau opère sous l'autorité du Secrétaire Général et exécute la gestion quotidienne de
l'Association comme décrit dans les règlements d’ordre intérieur.
 
14. SECRETAIRE GENERAL
 
14.1. Le Secrétaire Général est responsable de la gestion quotidienne de l'Association. Il/elle doit,
entre autres, préparer, coordonner et suivre les réunions du Conseil d’Administration et de
l'Assemblée Générale en concertation avec le Président de l'Association. Le Secrétaire général
opère conformément aux directives générales qu'il/elle reçoit du Président et du Conseil d’
Administration de l'Association et sous la supervision et l'autorité du Conseil d'administration.
 
14.2. Le Secrétaire Général peut négocier et gérer des sous-contrats avec des organisations ou des
personnes physiques afin de pouvoir accomplir des tâches et prester des services fournis par
l'Association.
 
14.3. Le Secrétaire Général est nommé et révoqué par le Conseil d'administration.
 
14.4. Les fonctions du Secrétaire Général et les grandes lignes de l'organisation du Bureau sont
précisées dans les règlements d’ordre intérieur.
 
15. PRESIDENT ET VICE-PRESIDENTS
 
15.1. Suivant les suggestions du Conseil d'administration, l'Assemblée Générale élit, tous les ans, l’
un après l’autre, l'un des administrateurs suivants: les Vice-présidents et le Trésorier. Le Vice-
président et le Trésorier continuent d'exercer leur mandat jusqu'à l'entrée en fonctions du nouveau
Vice-président ou Trésorier.
 
15.2. Tous les trois ans, l'Assemblée Générale élit, suivant les suggestions du Conseil
d'administration, un Président pour une période renouvelable de trois ans. Le Président continue
d'exercer son mandat jusqu'à l'entrée en fonctions du nouveau Président.
 
15.3. Le Président et les Vice-présidents sont respectivement le Président et les Vice-présidents de
l'Assemblée Générale et le Président et les Vice-présidents du Conseil d'administration.
 
15.4. Le Président est chargé de représenter l'Association vis-à-vis des institutions politiques et
d'autres parties intéressées à haut niveau et à des occasions importantes et en ce qui concerne des
questions importantes.
 
15.5. Le Président est censé être un membre respecté de la communauté européenne des matières
premières et être affilié à un membre effectif.
 
16. TRESORIER ET COMMISSAIRES AUX COMPTES
 
16.1. Le Trésorier est élu conformément à l'article 12.5 ci-dessus et est responsable de:
 
(a) Réviser le budget annuel de l'Association;
(b) Réviser les rapports financiers et tenir la comptabilité de l'Association;
(c) Proposer le montant de la cotisation, si nécessaire.
 
16.2. Les commissaires aux comptes sont nommés/révoqués conformément à l'article 10.7.e) parmi
les membres ayant le droit de vote ou, le cas échéant, nommés parmi les membres de l'Institut des
réviseurs d'entreprises de Belgique.
 
17. REPRESENTATION
 
17.1. Tous les actes qui engagent l'Association tels qu’approuvés par le Conseil d'administration,
autres que ceux de l'activité courante telle que décrite dans les règlements d’ordre intérieur, ne sont
valables que s'ils sont signés par un membre du Conseil d’Administration ou par le Secrétaire
Général.
 
17.2. Tout engagement, contrat, investissement, virement bancaire ou paiement ou toute autre
obligation de l'Association qui n'était pas prévu dans le budget annuel de l'Association nécessitera la
signature conjointe du Président ou d'un Vice-Président, et du Secrétaire Général ou du Trésorier.
 
17.3. Toutes les procédures judiciaires, que ce soit en qualité de demandeur ou de défendeur, sont
menées, au nom de l'Association, par le Conseil d’Administration représenté par son Président ou
par un Vice-président ou par le Secrétaire Général ou par toute autre personne nommée par le
Conseil d'administration.
 
17.4. Les membres du Conseil d'administration, le Secrétaire Général, le Président, les Vice-
présidents et le Trésorier ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et
ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat.
 
18. COMPTES, BUDGET ET COUT
 
18.1. L'exercice social de l'Association commence le premier janvier et se termine le trente et un
décembre de chaque année.
 
18.2. Au cours de la phase initiale de l'Association, l'exercice social commencera à la date
d'enregistrement de l'Association et se terminera le 31 décembre 2017.
 
18.3. Le Conseil d’Administration doit soumettre pour approbation à l’Assemblée Générale annuelle
les comptes pour l'exercice social écoulé ainsi que le budget de l’exercice suivant.
 
18.4. Les frais et dépenses que le Conseil d'administration, le Secrétaire Général et le Bureau
contractent dans l'exercice de leurs fonctions incomberont à l'Association.
 
18.5. Les frais de déplacement, de séjour et d'hébergement des membres (ou de leurs employés)
dans l'exercice de leurs activités pour l'Association peuvent être remboursés par l'Association tel que
déterminé par le Conseil d'administration. Les taux et les indemnités de ces remboursements ne
doivent pas dépasser les taux et les indemnités versées, à la même époque, aux experts engagés
par la Commission Européenne.
 
18.6. Le Conseil d’Administration peut décider de verser des paiements aux membres (ou à leurs
employés) pour le travail réalisé pour l'Association si ce tel travail implique un engagement
exceptionnellement élevé sur le plan temporel au profit de l'Association. Ces paiements seront
effectués à des taux inférieurs ou égaux à ceux payés, à la même époque, aux experts engagés par
la Commission Européenne.
 
19. MODFICATIONS AUX STATUTS
 
19.1. Sous réserve des dispositions de l'article 10.7.b), l'Assemblée Générale peut modifier les
Statuts de l'Association sur proposition du Conseil d'administration.
 
19.2. Le Conseil d’Administration doit soumettre toute proposition de modification des Statuts à
l'attention des membres de l'Association au moins quatre semaines avant la date de l'Assemblée
Générale qui prendra une décision à ce sujet.
 
 
20. DISSOLUTION
 
20.1. En cas de dissolution de l'Association, l'Assemblée Générale fixera le mode de liquidation,
désignera les liquidateurs et déterminera leurs pouvoirs et leurs honoraires.
 
20.2. Les liquidateurs affecteront, le cas échéant, les actifs nets de l'Association à un organisme
européen à but non lucratif ayant des objectifs similaires ou étroitement liés à ceux de l'Association.
 
20.3. Aucun membre de l'Association ne sera tenu pour responsable des dettes et passifs restants
de l'Association après la procédure de dissolution. Le Président et les administrateurs de
l'Association ne seront pas tenus pour responsables s'ils ont agi dans le cadre de leurs
compétences. Si le Président et/ou les administrateurs ont outrepassé leurs compétences ou ont
négligé leurs obligations, ils peuvent être personnellement tenus pour responsables.
 
21. REGLEMENTS D’ORDRE INTERIEUR
 
21.1. Le Conseil d’Administration adopte le règlement d’ordre intérieur, qui met en oeuvre et précise
les dispositions des présents statuts et encadre également les activités quotidiennes de l'Association.
 
21.2. En cas de divergences entre le règlement d’ordre intérieur et les présents Statuts, ces derniers
prévaudront.
 
22. LANGUES
 
22.1. La langue de travail officielle de l'Association est l'anglais.
 
22.2. La version française de ces Statuts est la version officielle.
 
23. DROIT APPLICABLE
 
Le droit belge est applicable à toute matière non couverte par les présents Statuts ou par tout
règlement établi pour leur mise en oeuvre.
 
 
Les expéditions et extraits sont déposés avant enregistrement de l’acte dans l’unique but du dépôt
au Greffe du Tribunal de l’Entreprise.
 
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
 
Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire associé
Déposé en même temps : expédition conforme de l'acte, statuts coordonnés, procès-verbal de la
réunion du Conseil d'administration qui s'est tenue en ligne et au siège de l'Association le 31 mai
2024.