N° d'entreprise : 0419946355
Nom
(en entier) : MERCEDES-BENZ BELGIUM LUXEMBOURG
(en abrégé) :
Forme légale : Société anonyme
Adresse complète du siège Avenue du Péage 68
 : 1200 Woluwe-Saint-Lambert
Objet de l'acte :
DIVERS
Het blijkt uit het proces-verbaal van de Raad van Bestuur van 23 oktober 2023 dat de Raad de
volgende beslissingen heeft genomen:
(…)
1. Delegatie van volmachten
 
In overeenstemming met de interne richtlijnen en procedures die van toepassing zijn op bedrijven
van de Mercedes-Benz Groep, bekrachtigt de Raad van Bestuur de Bill of Authority van Mercedes-
Benz Belgium Luxembourg SA (hierna “MB BeLux”).
Behoudens andersluidend beding, is deze delegatie van volmachten geldig met kracht met ingang
vanaf deze raad van bestuur.
Deze delegatie van volmachten stelt bovendien onherroepelijk een einde aan alle voorgaande
delegaties van volmachten die door de raad van bestuur werden toegekend, ongeacht aan wie de
volmachten weden toegekend.
 
    1.  Dubbele handtekening
 
I.1.Algemeen principe van dubbele handtekening
Alle documenten, contracten, briefwisseling (met inbegrip van e-mails) waardoor MB BeLux kan
verbonden worden ten opzichte van derden, met inbegrip van alle precontractuele documenten en
alle wijzigende of verklarende documenten of contracten met derden, behoeven een dubbele
handtekening.
 
I.2. Regels met betrekking tot de dubbele handtekening
 
    •  de verbintenissen ten opzichte van derden moeten door twee verschillende personen
ondertekend worden,
    •  de verbintenissen ten opzichte van derden moeten de naam en de functie van elke
ondertekenaar bevatten,
    •  de verbintenissen ten opzichte van derden worden onderverdeeld in verschillende categorieën,
    •  de verbintenisssen ten opzichte van derden worden met de hand ondertekend behoudens indien
elektronische handtekeningen vereist of toegestaan zijn uit hoofde van de toepasselijke wettelijk en
reglementaire bepalingen.
 
Dit document verwijst naar de regels met betrekking tot de handtekeningen die vereist zijn voor
verbintenissen ten opzichte van derden, onverminderd de toepassing van de interne regels en de
regels met betrekking tot de vereiste goedkeuringen die door de personeelsleden van MB BeLux
moeten nageleefd worden.
 
I.3.Update van de delegatie van volmachten
Aangezien de ontbinding van de Board of Management, zal de raad van bestuur verantwoordelijk zijn
voor de updates van deze delegatie van volmachten. De updates moeten in overeenstemming zijn
met de Mercedes-Benz guidelines en met het nationaal recht.
 
 
    1.  Catégorieën van verbintenissen ten opzichte van derden
 
II.1.Materies die van strategisch of van aanzienlijk belang zijn
De volgende materies zijn van strategisch of aanzienlijk belang, zonder dat deze opsomming
beperkend is:
    •  LOI (intentiebrieven), Memoranda of Understanding, confidentialiteitsovereenkomsten
    •  het verkopen of verwerven van een deel of het geheel van een bestaande vennootschap,
    •  de overdracht van een deel of van het geheel van MB BeLux,
    •  de documenten waarvan het totale bedrag  2.000.000 EUR,
en worden ondertekend door de Chief Executive Officer die gezamenlijk optreedt met de Chief
Financial Officer.
 
II.2.Operationele materies
 
A) HUMAN RESOURCES (HR) – LABOR LAW – SOCIAL RELATIONS
-        de arbeidsovereenkomsten worden ondertekend door een L3 manager die gezamenlijk
optreedt met het Head of HR;
-              het beëindigen van de arbeidsovereenkomsten en de documenten die hierop betrekking
hebben, worden ondertekend door een L3 manager die gezamenlijk optreedt met het Head of HR;
-              de collectieve arbeidsovereenkomsten of de overeenkomsten of akkoorden met de
vakbonden of de ondernemingsraad worden ondertekend door de Chief Executive Officer of de Chief
Financial Officer die gezamenlijk optreedt met het Head of HR;
-              het stellen en de terugname van provisies voor verzekeringen of sociale zekerheid met
betrekking tot het personeel worden ondertekend door de Chief Executive Officer die gezamenlijk
optreedt met het Head of HR.
 
B) CONTRACTEN & GERELATEERDE DOCUMENTEN
 
B.1 AANKOOP VAN GOEDEREN EN DIENSTEN (NIET-PRODUCTIEVE)
De aankoop van goederen, zoals, zonder dat deze opsomming beperkend is, van
bureelbenodigdheden, van meubilair, uitrustingen en installaties, vervoerovereenkomsten, contracten
voor marketingdiensten,…
Aankoopbonnen (elektronische workflow)
De aankoopbon is voorzien van de volgende handtekeningen:
 25.000 EUR : handtekening van een senior buyer ;
> 25.000 EUR: gezamenlijke handtekening van een senior buyer en de Manager Purchasing ;
 
Belangrijke opmerking :
De handtekeningen op de aankoopbonnen gebeuren via goedkeuring in het elektronisch
bestelsysteem.
 
Consultants
Legal : gezamenlijke handtekening van een lid van de raad van bestuur en het Head of Legal;
Tax : gezamenlijke handtekening van de Chief Financial Officer en het Head of Tax;
Auditors : gezamenlijke handtekening van de Chief Financial Officer en het Head of Accounting;
 
Licentiecontracten
De licentiecontracten worden ondertekend door de Chief Financial Officer die gezamenlijk optreedt
met de Chief Information Officer en met de Manager Purchasing.
 
B.2 SPONSORINGCONTRACTEN
 10.000 EUR : gezamenlijke handtekening van de manager L4 en van het Manager Marketing
> 10.000 – 50.000 EUR: gezamenlijke handtekening van de manager L4, van het Manager Marketing
en van de Chief Financial Officer
> 50.000 EUR: gezamenlijke handtekening van de manager L4, van het Manager Marketing, van de
Chief Financial Officer en van de Chief Executive Officer.
 
B.3. ONROERENDE GOEDEREN
De contracten met betrekking tot
    •  de aankoop, verkoop van onroerende goederen, het vestigen van hypotheken, worden
ondertekend door de Chief Executive Officer die gezamenlijk optreedt met de Chief Financial Officer;
    •  de huur of ter beschikking stelling van onroerende goederen worden ondertekend door de Chief
Executive Officer die gezamenlijk optreedt met de Chief Financial Officer;
    •  de constructie, renovatie, inrichting/aanpassing van onroerende goederen worden ondertekend
door de Chief Executive Officer die gezamenlijk optreedt met de Chief Financial Officer en de
projectverantwoordelijke.
 
B.4 VERZEKERINGEN
De verzekeringscontracten met betrekking tot
    •  de vervoerde goederen worden ondertekend door een lid van de raad van bestuur dat
gezamenlijk optreedt met de respectieve manager en met de Manager Purchasing;
    •  de overige verzekeringscontracten worden ondertekend door de Chief Executive Officer die
gezamenlijk optreedt met de Chief Financial Officer.
 
B.5 VERGUNNINGEN, CERTIFICATEN, WETTELIJKE DOCUMENTEN
    •  de fiscale aangiftes met inbegrip van INTRASTAT en BTW worden ondertekend door de Chief
Financial Officer die gezamenlijk optreedt met het Head of Tax. Elektronische aangiftes worden
ondertekend door het Head of Tax;
    •  de milieucertificaten worden ondertekend door de Chief Financial Officer die gezamenlijk
optreedt met de Manager Building & Facilities;
    •  de aanvraag van vergunningen en licenties wordt ondertekend door de Chief Financial Officer
die gezamenlijk optreedt met de Manager Building & Facilities;
    •  de wettelijke verslagen, andere dan het jaarverslag, worden ondertekend door de Chief
Executive Officer die gezamenlijk optreedt met het Head of Legal.
 
B.6 DISTRIBUTIECONTRACTEN EN ANDERE CONTRACTEN
    •  het General Distributor Agreement wordt ondertekend door de Chief Executive Officer die
gezamenlijk optreedt met de Chief Financial Officer;
    •  de concessieovereenkomsten en overeenkomsten van erkend servicepunt worden ondertekend
door een lid van de raad van bestuur dat gezamenlijk optreedt met de Sr. Manager Network
Development;
    •  de verkoopcontracten met inbegrip van de aanbestedingen en aanbiedingen voor openbare en
private instellingen worden ondertekend door een lid van de raad van bestuur dat gezamenljik
optreedt met de respectieve manager;
    •  de leasingcontracten worden ondertekend door een lid van de raad van bestuur dat gezamenlijk
optreedt met de Chief Financial Officer en de Manager Purchasing in geval van nietproductieve
materialen;
    •  de dienstverleningscontracten met inbegrip van de aanbestedingen en aanbiedingen aan
publieke en private instellingen worden ondertekend door een lid van de raad van bestuur dat
gezamenlijk optreedt met de respectieve manager;
    •  de dadingen en schadeloosstellingscontracten worden ondertekend door een lid van de raad
van bestuur dat gezamenlijk optreedt met het Head of Legal;
    •  de garantiecontracten worden ondertekend door een lid van de raad van bestuur dat
gezamenlijk optreedt met de respectieve manager;
    •  de buybacks worden ondertekend door een lid van de raad van bestuur of L3 manager dat
gezamenlijk optreedt met de respectieve manager;
    •  de servicecontracten worden ondertekend door de respectieve manager die gezamenlijk
optreedt met de respectieve supervisor;
    •  de documenten en verbintenissen ten opzichte van de douane en accijnzen worden ondertekend
door de Chief Financial Officer die gezamenlijk optreedt met het Head of Tax.
 
B.7 BANKVERRICHTINGEN
    •  het openen en afsluiten van bankrekeningen en alle documenten die hierop betrekking hebben
worden ondertekend door de Chief Financial Officer die gezamenlijk optreedt met het Head of
Treasury;
    •  het deponeren en afhalen van sommen, de opdracht om bedragen over te schrijven van de
bankrekeningen worden ondertekend door a) hetzij het Head of Treasury, de Chief Financial Officer,
het Head of Controlling, een van de personen opgenomen onder a) die gezamenlijk optreedt met een
andere persoon onder a) of die gezamenlijk optreedt met b) hetzij met het Head of HR, hetzij met het
Head of Controling;
    •  de betaling van de lonen, salarissen en de betalingen die ermee verband houden, worden
ondertekend door de Head of HR die gezamenlijk optreedt met de Chief Financial Officer of met het
Head of Treasury;
    •  het voor voldaan ondertekenen van alle ter betaling aangeboden cheques wordt gedaan door de
Chief Financial Officer die gezamenlijk optreedt met het Head of Treasury.
 
B.8 FINANCIËLE VERRICHTINGEN
    •  financieringen op lange en korte termijn en alle bijhorende contracten, pand of
garantiecontracten worden ondertekend door de Chief Financial Officer die gezamenlijk optreedt met
het Head of Treasury;
    •  de aankoop en verkoop van aandelen, titels, opties, obligaties en andere worden ondertekend
door de Chief Executive Officer die gezamenlijk optreedt met de Chief Financial Officer;
    •  de aankoop en verkoop in het kader van het warrant bonus program voor bedienden wordt
ondertekend het Head of HR of de manager HR Belgium die gezamenlijk optreedt met de Chief
Financial Officer of met het Head of Treasury;
    •  de raamovereenkomsten m.b.t. factoring worden ondertekend door de Chief Financial Officer die
gezamenlijk optreedt met het Head of Treasury;
    •  de afschrijvingen worden ondertekend door de Chief Financial Officer die gezamenlijk optreedt
met een lid van de raad van bestuur;
    •  de verrichtingen m.b.t. wettelijke garantierekeningen ten gevolge van een administratieve of
rechterlijke beslissing worden ondertekend door de Chief Financial Officer die gezamenlijk optreedt
met het Head of Legal;
    •  de annulatie van schulden en de verzaking aan schuldvorderingen > 25.000 EUR worden
ondertekend door de Chief Financial Officer die gezamenlijk optreedt met de Chief Accountant.
Behoudens andersluidend beding, is deze delegatie van volmachten geldig met ingang vanaf deze
raad van bestuur.
Deze delegatie van volmachten stelt bovendien onherroepelijk een einde aan alle voorgaande
delegaties van volmachten die door de raad van bestuur werden toegekend, ongeacht aan wie de
volmachten werden toegekend.
 
II. 3 Delegatie van volmachten m.b.t. openbare aanbestedingen
Bij toepassing van de artikels 12 en 13 van de statuten, kent de raad van bestuur, met eenparigheid
van stemmen, aan de mandatarissen die hierna worden vermeld, de volgende speciale volmachten
toe m.b.t. openbare aanbestedingen, onder de voorwaarden en volgens de hierna vermelde
modaliteiten.
 
Alle stukken, akten en documenten met betrekking tot de openbare aanbestedingen, inschrijvingen
en aanbiedingen en alle documenten m.b.t. de handel met openbare besturen, openbare instellingen
en publiekrechtelijke rechtspersonen worden ondertekend door de volgende personen:
 
- Dhr. Luc PAUWELS , Key Account Manager VUP,
- Dhr. Steve VANSLYPE, Manager Sales Fleet & Used Cars
 
die gezamenlijk optreden met een lid van de raad van bestuur of een L3 Mananger Sales.
 
(…)
 
Voor eensluidend uittreksel
(getekend) Samuel WYNANT, notaris