N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : Pixel Ardent
(en abrégé) :
Forme légale : Association sans but lucratif
Adresse complète du siège :
Belgique
Objet de l'acte :   CONSTITUTION (NOUVELLE PERSONNE MORALE, OUVERTURE
SUCCURSALE)
Chaussée de Liège(AMA) 122
Amay
4540
   Entre soussignés,
   - Ardenoy Roy, Avenue des Acacias 24, 4460 Grâce-Hollogne ;
   - Tillement Adeline, Place Sylvain Dupuis 1, 4020 Liège ;
   - Billen Pierre, Rue de Battice 7/boite 6, 4880 Aubel ;
   - Hanlet Camille, Rue Pierre du Mary 33, 4821 Andrimont ;
   - Daigneux Sarah, Rue de Battice 7/boite 6, 4880 Aubel ;
   - Gargallo Gimeno Céline, Rue de l'ort 3, 31310 Rieux-Volvestre, France ;
   Membres fondateurs, il a été convenu de constituer une association sans but lucratif dont ils ont arrêté les
statuts comme suit : 
   
Titre I – Dénomination, Siège Social et Durée
   Article 1 – Dénomination
   L'association prend la dénomination « Pixel Ardent ».
   
Article 2 – Siège social
   Le siège de l’association est établi à Chaussée de Liège 122, 4540 Amay, en Région Wallonne.
   
L'association utilise uniquement un bureau à des fins administratives. Les biens et documents de l’association y
sont conservés, mais les autres espaces de cette adresse ne sont pas utilisés dans le cadre de ses activités.
   Le siège social peut être transféré vers tout autre lieu sur décision de l’organe d’administration. Toutefois, si
ce transfert entraîne un changement de langue des statuts, seule l'assemblée générale est habilitée à en
décider. Toute modification du siège social doit être publiée aux annexes du Moniteur belge à l'occasion de la
première modification statutaire suivante.
   Tous les documents émis par l’association, qu’ils soient sous forme électronique ou physique (factures,
annonces, publications, lettres, bons de commande, sites internet, etc.), doivent obligatoirement mentionner les
éléments suivants :
1022596071
• La dénomination complète de l’association ;
• La forme juridique, en entier ou en abrégé ;
• L’adresse précise du siège social ;
• Le numéro d’entreprise ;
• Les termes « registre des personnes morales » (RPM) suivis du tribunal compétent pour le siège social ;
• Le cas échéant, l’adresse électronique et le site internet de l’association ;
• Si applicable, la mention « en liquidation ».
   
Article 3 – Durée
   L’association est constituée pour une durée indéterminée.
   
Titre II – But et objet
   
Art. 5. But de l’association
   L’association a pour but :
• La promotion de la pop culture, de la culture asiatique, de l’univers geek, ainsi que des cultures féérique,
fantastique et fantasy.
• L’animation et l’organisation d’activités socioculturelles liées à son but principal, en Belgique et à l’étranger.
• La formation et l’organisation d’activités ludiques en lien avec son but premier.
   Art. 6. Objet de l’association
   L’association a pour objet de développer les activités suivantes, parmi lesquelles la partie lucrative restera
accessoire ou intrinsèquement nécessaire à la réalisation de ses buts désintéressés :
• L’organisation d’événements visant à promouvoir son but, notamment des concerts, conférences, expositions,
salons, conventions, foires, bals à thème, défilés et autres manifestations culturelles.
• L’organisation d’activités éducatives, récréatives et ludiques, telles que des ateliers, stages, rencontres,
débats, jeux de rôle, jeux de société, jeux vidéo et tournois.
• L’organisation d’excursions et de visites culturelles, incluant des visites de musées, des visites guidées de
lieux culturels ou à thème, ainsi que des voyages en Belgique et à l’étranger.
• La promotion d’artistes et d’artisans, ainsi que de vidéastes et influenceurs.
   Cette liste d’activités n’est pas exhaustive.
   
L’association peut prêter son concours et s’intéresser à toute activité similaire à son but. Elle peut également
conclure toute convention utile avec des personnes morales de droit public ou privé, ainsi qu’avec des
personnes physiques.
   De manière accessoire, elle peut organiser ou collaborer à des activités commerciales afin de financer son
but.
   Elle peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet et en poursuivre la
réalisation par tout moyen. Elle pourra notamment acquérir, posséder et gérer, en jouissance ou en propriété,
tous les biens meubles et immeubles nécessaires à la réalisation de ses objectifs.
   
Art. 7. Affectation des bénéfices
   Les activités économiques de l’association n’ont qu’un rôle accessoire au service de la réalisation de son but
désintéressé.
   Les bénéfices générés par ses activités seront entièrement réinvestis dans la poursuite de son objet social et
ne pourront en aucun cas être distribués aux membres ou administrateurs.
   Titre III – Membres
   Art. 8. Composition de l’association
   L’association, en tant que personne morale dotée de la personnalité juridique, est composée de deux
catégories de membres :
• Les membres effectifs
• Les membres adhérents
   Chapitre 1 – Membres effectifs et adhérents : Droits et admission
   
Art. 9. Composition et droits des membres effectifs
   L’association compte un minimum de deux et un maximum de huit membres effectifs.
   Seuls les membres effectifs jouissent de l’ensemble des droits accordés aux associés par la loi et les
présents statuts. Ils ont l’obligation de respecter les statuts ainsi que le règlement de l’association.
   
Art. 10. Membres Effectifs, Fondateurs et nouvelle Admission
   Les membres effectifs sont des personnes physiques qui exercent une fonction active au sein de
l’association, ou aident à la réalisation de son but en tant que personnes ressources.
   Les premiers membres effectifs sont les membres fondateurs ayant composé l’assemblée générale
constitutive.
De nouveaux membres effectifs peuvent être admis par décision de l’organe d’administration, sous réserve que
le quota maximum de membres effectifs ne soit pas atteint.
   A
rt. 11. Conditions d’admission
   Pour devenir membre effectif, les conditions suivantes doivent être remplies :
• Être parrainé par deux membres effectifs déjà en place ;
• Adresser une demande écrite à l’organe d’administration ;
• Être âgé d’au moins 22 ans au jour du dépôt de la candidature ;
• Exprimer son adhésion aux statuts et son engagement à contribuer activement à la réalisation du but social de
l’association.
   L’admission d’un nouveau membre effectif est soumise à un vote à la majorité des deux tiers (2/3) des
membres de l’organe d’administration présents ou valablement représentés, à condition qu’au moins deux tiers
(2/3) des membres de l’organe d’administration soient présents ou valablement représentés.
   La décision de refuser un nouveau membre effectif ne doit pas être motivée. Un recours contre cette décision
n’est pas possible.
   
Art. 12. Statut volontaire des membres effectifs
   Les membres effectifs exercent leur mandat à titre volontaire et gratuit. À ce titre, ils relèvent du champ
d’application de l’article 3, §2 de la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires et peuvent bénéficier
des défraiements autorisés par ladite loi.
   
Art. 13. Registre des membres
   L’organe d’administration tient à jour, au siège de l’association, un registre des membres effectifs et
adhérents. Ce registre mentionne le nom, le prénom et le domicile de chaque membre. Un membre peut élire
domicile à l’adresse où il exerce son activité professionnelle.
   Toutes décisions relatives à l’admission, à la démission ou à l’exclusion d’un membre sont inscrites dans ce
registre dans un délai de huit jours suivant leur prise d’effet.
   L’organe d’administration peut décider de tenir ce registre sous format électronique.
   
Art. 14. Communication avec les membres effectifs et adhérents
   Chaque membre effectif ou adhérent doit communiquer à l’association une adresse électronique aux fins de
correspondance. Toute communication envoyée à cette adresse électronique est réputée valablement notifiée.
   L’association continuera d’utiliser cette adresse jusqu’à ce que le membre en fournisse une nouvelle ou
exprime son souhait de ne plus être contacté par courrier électronique. Dans ce cas, la communication se fera
par voie postale, avec des frais supplémentaires à la charge du membre.
   
Art. 15. Consultation du registre des membres
   Tout membre effectif, et les tiers justifiant d’un intérêt légitime approuvé par l’Organe d’Administration, ont le
droit de consulter le registre des membres au siège de l’association.
   Pour ce faire, il adresse une demande par courrier électronique à l’organe d’administration, avec lequel il
convient d’une date et d’une heure de consultation. Ce registre ne peut être déplacé.
   
Art. 16. Définition des membres adhérents
   Sont considérées comme membres adhérents toutes les personnes physiques participant à au moins une
activité de l’association, sous réserve de remplir les obligations d’affiliation définies par l’organe
d’administration.
   La décision, par l’organe d’administration, de refuser un nouveau membre adhérent ne doit pas être motivée.
Un recours contre cette décision n’est pas possible.
  
Art. 17. Droits et obligations des membres adhérents
   Les membres adhérents disposent uniquement des droits et obligations qui leur sont attribués par la loi ou par
les présents statuts.
   Ils ne participent pas aux Assemblées générales et ne disposent pas du droit de vote, même s’ils y sont
invités à titre exceptionnel.
   Toutefois, ils ont le droit de bénéficier des services et activités proposés par l’association à ses membres, et
l’obligation de respecter les statuts ainsi que les règlements de l’association.
   
Chapitre 2 – Démission, Exclusion et Suspension
   A
rt. 18. Démission
   Tous les membres, effectifs et adhérents, sont libres de se retirer de l’association à tout moment en adressant
leur démission par écrit, soit par courrier électronique, soit par lettre ordinaire à l’organe d’administration.
   Est également considéré comme démissionnaire tout membre adhérent qui ne renouvelle pas sa cotisation à
son échéance, sans obligation pour l’ASBL de l’en informer.
   
Art. 19. Perte de la qualité de membre
   La qualité de membre se perd automatiquement en cas de décès.
   
Art. 20. Démission d’un membre effectif pour absence
   Un membre effectif qui n’est ni présent ni représenté à deux assemblées générales consécutives peut être
réputé démissionnaire par une décision ordinaire, prise à bulletin secret par l’Assemblée générale.
   
Art. 21. Exclusion d’un membre effectif
   L’exclusion d’un membre effectif ne peut être prononcée que par l’Assemblée générale, statuant à bulletin
secret et à la majorité des deux tiers.
• La proposition d’exclusion doit être mentionnée dans la convocation.
• Le membre concerné doit être entendu.
• Au moins deux tiers des membres doivent être présents ou représentés à l’Assemblée. Si cette condition n’est
pas remplie, une seconde convocation est nécessaire.
   Lors de cette seconde assemblée, la délibération et la décision seront valables, quel que soit le nombre de
membres présents ou représentés. Cette seconde assemblée ne peut être tenue dans les quinze jours suivant
la première.
   L’exclusion est prononcée uniquement si elle recueille les deux tiers des voix exprimées.
   
Art. 22. Suspension d’un membre effectif
   Un Administrateur peut suspendre immédiatement un membre effectif, dans l’attente d’une décision de
l’Assemblée générale, s’il s’est rendu coupable d’une infraction grave aux statuts, si ses activités menées au
nom de l’association sont contraires à son but ou au Règlement d’ordre intérieur, ou encore si son
comportement nuit à l’association par une atteinte aux lois de l’honneur et de la bienséance.
   
Art. 23 – Exclusion d’un membre adhérent
   L’exclusion d’un membre adhérent peut être prononcée si celui-ci s’est rendu coupable :
• D’une infraction aux statuts ou au Règlement d’Ordre Intérieur.
• D’un comportement portant atteinte aux lois de l’honneur et de la bienséance, nuisant ainsi à l’association.
• Un défaut répété de paiement des cotisations ou d’un refus de payer une cotisation, une amende
administrative, etc.
  
L’exclusion est décidée par l’organe d’administration à la majorité simple des voix des administrateurs présents
ou représentés, sous réserve que deux tiers des administrateurs soient présents ou représentés.
   En cas d’égalité des votes, la voix du président (ou du vice-président qui le remplace) est prépondérante.
   
Le membre concerné a le droit de présenter ses explications avant la prise de décision et peut être assisté d’un
conseil de son choix. Cette entrevue peut se dérouler en présentiel ou par visioconférence, selon les
possibilités et les disponibilités des parties.
   
Art. 24 – Suspension d’un membre adhérent
   Un administrateur peut suspendre immédiatement un membre adhérent dans l’attente d’une décision de
l’organe d’administration, s’il s’est rendu coupable d’une infraction grave aux statuts, si ses activités menées au
nom de l’association sont contraires à son but ou au Règlement d’Ordre Intérieur, ou encore si son
comportement nuit à l’association par une atteinte aux lois de l’honneur et de la bienséance.
   Un responsable d’événement ou d’activité, nommé par l’organe d’administration, peut également suspendre
un membre adhérent dans les mêmes conditions que celles énoncées ci-dessus.
   Dans ce cas, l’organe d’administration statue sur la suspension lors de sa prochaine réunion.
   
Un membre adhérent est également suspendu en cas de retard de paiement d’une cotisation, quelle qu’elle
soit. Le membre est réhabilité dès la régularisation de sa ou de ses cotisations ainsi que du paiement des
éventuelles amendes administratives, s’il y en a. En cas de défaut répété, cela pourra entraîner son exclusion
sur décision de l’organe d’administration (voir art. 23).
   
Art. 25. Notification des sanctions
   La décision d’exclusion ou de suspension d’un membre, qu’il soit effectif ou adhérent, lui est notifiée par lettre
recommandée ou par courrier électronique.
   
Art. 26. Absence de droits financiers en cas de départ
   Ni le membre suspendu, ni celui qui perd sa qualité de membre par démission, exclusion ou autre motif, ni
leurs ayants droit ne peuvent prétendre aux avoirs de l’association, y compris au remboursement d’une
cotisation ou droit d’entrée versée.
   
Art. 27. Droit de reprise d’un apport
   Un membre effectif ne peut revendiquer la reprise de son apport que si une convention écrite, stipulant les
modalités de cette reprise, a été signée entre l’organe d’administration et lui.
   
Titre IV – Cotisation
   
Art. 28. Cotisation des membres effectifs
   Les membres effectifs ne sont soumis à aucun droit d’entrée ni au paiement d’une cotisation. Ils apportent à
l’association le concours actif de leurs capacités et de leur dévouement.
   
Art. 29. Cotisation des membres adhérents 
   Le montant maximum des cotisations des membres adhérents est fixé à 1500 euros par année civile. 
   L’organe d’administration décide, dans cette limite, des montants des cotisations, de leur déclinaison selon
les critères qu’il définit, de modalités de dispenses ou de prix libre, de la périodicité et des échéances. 
   Les cotisations ne couvrent pas les frais liés aux droits d’entrée des différents événements et/ou activités.
   
Titre V – Assemblée Générale
   
   Chapitre 1 – Dispositions et Fonctionnement
   Art. 30. Composition et pouvoirs
   L’Assemblée Générale est composée des membres effectifs de l’association. Elle est l’organe souverain de
l’association et détient les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi et les présents statuts.
   
Art. 31. Bureau de l’Assemblée Générale
   Le bureau de l’Assemblée Générale est constitué d’au moins deux personnes proposées par l’organe
d’administration :
• Un président de séance ;
• Un secrétaire de séance.
 
  Art. 32. Compétences de l’Assemblée Générale
   Une décision de l’Assemblée Générale est requise pour :
• L’exclusion d’un membre effectif ;
• L'octroi de la décharge aux administrateurs ;
• L’approbation des comptes annuels et du budget ;
• La modification des présents statuts ;
• La nomination et la révocation des administrateurs ;
• La transformation de l’association en AISBL, SCES agréée ou SC agréée comme ES ;
• L’acceptation d’un apport à titre gratuit d’une universalité ;
• La dissolution de l’association ;
• Toute autre décision requise par la loi ou les présents statuts.
   
Art. 33. Réunions de l’Assemblée Générale
   L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an dans le courant du premier semestre de l’année
civile. Une Assemblée Générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment par l’organe
d’administration ou à la demande d’au moins un cinquième des membres effectifs.
   L’organe d’administration convoque l’Assemblée Générale dans un délai de vingt et un jours suivant la
demande, et la réunion doit se tenir au plus tard quarante jours après cette demande.
   
Art. 34. Convocation et ordre du jour
   Tous les membres effectifs sont convoqués par courrier électronique ou lettre ordinaire au moins quinze jours
avant la tenue de l’Assemblée Générale.
   La convocation contient :
• L’ordre du jour ;
• La date, l’heure et le lieu de la réunion ;
• L’accès aux documents légaux et administratifs nécessaires.
   Toute proposition signée par au moins un vingtième des membres et transmise à l’organe d’administration au
moins huit jours avant l’Assemblée Générale est ajoutée à l’ordre du jour.
   
Art. 35. Présence d’invités
   Toute personne non-membre peut être invitée à l’Assemblée Générale, soit mentionnée explicitement dans la
convocation, soit sur décision de l’Assemblée Générale.
   Cependant, un cinquième des membres présents peut, à tout moment, demander l’exclusion temporaire ou
définitive d’un ou plusieurs invités. Cette exclusion est soumise à un vote de l’Assemblée Générale, qui peut se
dérouler à main levée ou à bulletin secret, selon la décision des membres.
   La présence d’invités ne rend pas obligatoire le recours au vote à bulletin secret.
   
Art. 36. Représentation par procuration
   Un membre effectif peut se faire représenter par un autre membre ou par un tiers, muni d’une procuration
écrite, datée et signée.
   Chaque membre ou tiers ne peut détenir qu’une seule procuration.
   Un modèle de procuration est fourni avec la convocation.
   Art. 37. Droit de vote
   Chaque membre effectif dispose d’une voix à l’Assemblée Générale. Toutefois, chaque membre fondateur
bénéficie de deux voix.
   Les administrateurs, en tant que membres effectifs, participent également aux votes lors des Assemblées
Générales et disposent du nombre de voix correspondant à leur statut, conformément aux dispositions ci-
dessus.
   
Art. 38. Questions aux administrateurs
   Les administrateurs répondent aux questions posées oralement ou par écrit avant ou pendant l’Assemblée
Générale, à condition qu’elles concernent les points de l’ordre du jour.
   Ils peuvent refuser de répondre si la divulgation d’informations peut porter préjudice à l’association ou si elle
contrevient à des clauses de confidentialité. Une réponse groupée peut être donnée pour des questions
similaires.
   
Art. 39. Quorum et majorité
   L’Assemblée Générale délibère valablement si au moins la moitié des membres effectifs sont présents ou
représentés.
   Les résolutions sont adoptées à la majorité simple des voix exprimées, sauf dispositions contraires prévues
par la loi ou les statuts.
   En cas d’égalité des voix, celle du président ou de son remplaçant est prépondérante.
   Les abstentions, votes blancs et nuls ne sont pas pris en compte dans le calcul de la majorité.
   
Art. 40. Ajout de points à l’ordre du jour en urgence
   L’assemblée générale ne peut délibérer valablement sur des points qui ne figurent pas à l’ordre du jour, sauf
si, par un vote à la majorité des quatre cinquièmes, il est décidé que l’urgence empêche de les reporter, et qu’il
ne s’agit pas de la modification des présents statuts, de l’exclusion d’un membre, de la dissolution volontaire de
l’association ni de la transformation de l’association en AISBL, en SCES agréée ou en SC agréée comme ES.
Un éventuel point « divers » (ou équivalent) à l’ordre du jour ne recouvre que des communications dont la
nature ne demande pas de vote.
   
Art. 41. Modification des statuts
   L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur une modification statutaire que si :
• Les modifications proposées figurent précisément dans la convocation ;
• Au moins deux tiers des membres sont présents ou représentés.
   Si ce quorum n’est pas atteint, une seconde convocation est nécessaire. Lors de cette seconde Assemblée,
les décisions sont valables quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. 
• Une modification est adoptée à la majorité des deux tiers des voix exprimées.
• Une modification du but ou de l’objet de l’association requiert une majorité des quatre cinquièmes des voix
exprimées.
• La seconde assemblée ne peut être tenue dans les quinze jours après la première assemblée.
  
  Art. 42. Procès-verbaux et consultation
   Les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans un registre des procès-verbaux, signé par le
président et tout administrateur souhaitant y apposer sa signature.
   Ce registre est conservé au siège de l’association et peut être consulté par les membres effectifs sur place,
sans possibilité de déplacement du document, et par les tiers justifiant d’un intérêt légitime, par extraits.
   
Chapitre 2. Déroulement du vote
   
Art. 43. Modalités de vote
   Les votes s’effectuent selon l’une des modalités suivantes :
• À main levée, en trois étapes : les « pour », les « contre » et les « abstentions ».
• De vive voix, chaque membre effectif exprime son choix (« pour », « contre » ou « abstention ») lors de l’appel
de son nom.
   La modalité de vote retenue est annoncée juste avant le début du vote pour le sujet concerné.
   
Chaque membre dispose d’une voix, à l’exception des membres fondateurs, qui en disposent de deux chacun.
  
 Le résultat du vote est consigné dans le rapport de l’assemblée, avec la répartition des voix pour chaque
option.
 
  Seuls les votes portant sur des personnes (nominations, démissions, exclusions) ou ceux pour lesquels au
moins un cinquième des membres présents ou valablement représentés en fait la demande, se déroulent à
bulletin secret.
   
Art. 44. Modalités du vote secret
   Le vote secret se déroule au moyen d’un bulletin de vote mentionnant l’intitulé de l’élément soumis au vote et
comportant trois cases à cocher : « pour », « contre » et « abstention ».
   Chaque membre reçoit un bulletin, à l’exception des membres fondateurs qui en reçoivent deux chacun.
   
Chaque bulletin est plié en deux et déposé dans une urne prévue à cet effet.
   Le dépouillement est réalisé par deux vérificateurs désignés par le bureau de l’Assemblée générale.
   Le résultat final du vote est retranscrit dans le rapport de l’assemblée, avec le nombre de voix pour chaque
option ainsi que le nom de chaque vérificateur pour chacun des éléments dépouillés.
   
Les bulletins de vote sont conservés dans les archives de l’ASBL pour une durée minimale de dix ans.
   
Titre VI – Organe d’Administration
   
Chapitre 1 – Composition
   
Art. 45. Composition de l’Organe d’Administration
   L’association est administrée par un organe d’administration collégial composé d’un maximum de trois
administrateurs, qui doivent être des personnes physiques.
   Si l’association compte moins de trois membres, l’organe d’administration peut être réduit à deux
administrateurs, tant que cette condition persiste.
   
Art. 46. Nomination et révocation des administrateurs
   
§1. Candidature et conditions d’éligibilité
   Les administrateurs sont nommés par l’Assemblée Générale, après dépôt d’une candidature motivée
répondant aux conditions suivantes :
•
Être âgé d’au moins 25 ans au jour du dépôt de la candidature ;
•
Avoir soumis sa candidature par écrit à l’Organe d’Administration, dans le délai imparti lorsque celui-ci ouvre les
demandes de candidature ;
•
Être élu à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents ou représentés lors de l’Assemblée Générale.
   L’Organe d’Administration peut refuser une candidature qui ne respecte pas ces critères.
  
  §2. Fin du mandat
   Le mandat d’un administrateur prend fin automatiquement en cas de :
• Révocation par l’Assemblée Générale ;
• Perte de la qualité de membre ;
• Décès ;
• Interdiction légale ou incapacité.
   
§3. Démission et révocation
   Tout administrateur peut démissionner en adressant sa démission par écrit à l’Organe d’Administration.
   La révocation d’un administrateur ne peut être décidée que par l’Assemblée Générale, à la majorité des deux
tiers (2/3) des membres présents ou représentés.
   
Art. 47. Restrictions de composition
   Ne peuvent être administrateurs simultanément :
• Des personnes résidant à la même adresse postale ;
• Des conjoints, cohabitants légaux ou concubins.
   
Art. 48. Remplacement en cas de vacance de poste
   En cas de vacance d’un poste d’administrateur en cours de mandat, l’Organe d’Administration peut désigner
un administrateur provisoire par cooptation. Cette nomination doit être ratifiée lors de la prochaine Assemblée
Générale.
   L’Assemblée Générale peut alors :
• Confirmer l’administrateur provisoire dans ses fonctions, les mandats étant à durée indéterminée.
• Procéder à l’élection d’un nouvel administrateur pour occuper le poste vacant.
   Dans ce dernier cas, l’Organe d’Administration ouvre les candidatures au moins 20 jours avant la tenue de
l’Assemblée Générale et clôture les inscriptions 9 jours avant celle-ci.
   
Art. 49. Fonctionnement interne
   L’Organe d’Administration désigne parmi ses membres :
• Un président ;
• Deux vice-présidents.
   En cas d’empêchement du président, l’un des vice-présidents assumera ses fonctions.
   
Art. 50. Communication électronique
   Chaque administrateur communique, dès le début de son mandat, une adresse électronique qui servira aux
échanges avec l’association.
   Toute communication adressée à cette adresse est réputée valablement notifiée.
L’association utilisera cette adresse jusqu’à notification officielle d’un changement par l’administrateur
concerné.
   
Chapitre 2.1 : Pouvoirs et fonctionnement
   
Art. 51 – Convocation et fréquence des réunions
   L’organe d’administration se réunit chaque fois que les nécessités de l'association l'exigent et à la demande
de l’un de ses membres. Les convocations sont adressées par le président ou, à défaut, par un administrateur,
par tout moyen de communication écrit ou oral : courrier électronique, lettre, SMS, messagerie instantanée ou
verbalement.
   
Art. 52 – Délibérations et prise de décision
   L’organe d’administration délibère valablement lorsque la moitié au moins de ses membres sont présents ou
représentés.
• Les décisions sont prises à la majorité simple des voix.
• En cas d’égalité des votes, le président dispose d’une voix prépondérante.
• L’admission d’un nouveau membre effectif nécessite une majorité des deux tiers des voix.
• Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur, muni d’une procuration écrite. Un
administrateur ne peut toutefois détenir qu’une seule procuration. Un modèle-type de procuration
d’administrateur est disponible sur demande.
   Art. 53 – Enregistrement des décisions
   Les décisions de l’organe d’administration sont consignées dans un registre et contresignées par le président
ainsi que par les administrateurs qui en font la demande.
   Ce registre est consultable, sans déplacement, par les membres effectifs au siège de l'association, et par les
tiers justifiant d’un intérêt légitime, par extraits.
   
Art. 54 – Réunions par vidéoconférence
   Conformément aux dispositions du Code des Sociétés et Associations, l’organe d’administration peut se
réunir par vidéoconférence, à condition que cette modalité garantisse la collégialité et la qualité des
délibérations.
   
Art. 55 – Pouvoirs généraux de l’organe d’administration
   L’organe d’administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour assurer la gestion et l’administration de
l’association.
Tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés à l’Assemblée générale par la loi ou par les présents
statuts relèvent de sa compétence.
   
Art. 56 – Gestion des conflits d’intérêts
   Un administrateur qui, dans le cadre d’une décision à prendre, a un intérêt direct ou indirect de nature
patrimoniale qui est opposé à celui de l’association, doit en informer les autres administrateurs avant que
l’organe d'administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt
opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’organe d'administration qui doit prendre cette
décision. Il n'est pas permis à l’organe d'administration de déléguer cette décision.
   
L'administrateur ayant un conflit d'intérêts visé à l'alinéa précédent ne peut prendre part aux délibérations de
l’organe d'administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point. Si la
majorité des administrateurs présents ou représentés à un conflit d'intérêts, la décision ou l'opération est
soumise à l'assemblée générale. En cas d'approbation de la décision ou de l'opération par celle-ci, l’organe
d'administration peut les exécuter.
   
Le présent article n'est pas applicable lorsque les décisions de l’organe d'administration concernent des
opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des
opérations de même nature.
   
Art. 57 – Décisions prises sans réunion
   L’organe d’administration peut prendre des décisions sans tenir de réunion, à condition que tous les
administrateurs expriment leur accord par courrier électronique. La décision doit être unanime pour être valide.
   
Chapitre 2.2 : Gestion journalière
   
Art. 58 – Délégation de la gestion journalière
   L’organe d’administration peut déléguer la gestion journalière de l'association à un organe de gestion
journalière, choisi parmi ses membres et dont il définit les pouvoirs. Cette délégation inclut l’usage de la
signature sociale pour les actes relevant de la gestion courante.
   L’organe d’administration peut également déléguer certains pouvoirs spécifiques à l’un de ses membres ou à
un tiers.
   Chaque administrateur a qualité pour :
•
Retirer tout colis ou lettre recommandée ou non à la poste,
•
Signer toute pièce de décharge,
•
Accomplir tout acte conservatoire.
   L'organe d’administration demeure responsable de la surveillance de l’organe de gestion journalière.
   La gestion journalière comprend :
• Les actes et décisions répondant aux besoins courants de l’association.
• Les actes et décisions d’intérêt mineur ou urgent, ne justifiant pas l’intervention de l’organe d’administration.
 
   Art. 59 – Déclaration au Moniteur belge
   Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes déléguées à la gestion
journalière doivent être déposés au greffe dans un délai de 30 jours suivant leur adoption, pour publication au
Moniteur belge.
   
 Chapitre 2.3 : Représentation
   
Art. 60 – Représentation en justice
   Les actions judiciaires, tant en demande qu’en défense, sont intentées ou soutenues au nom de l’association
par l’organe d’administration.
Un administrateur désigné à cet effet assure les poursuites et diligences nécessaires.
   
Chapitre 3 : Responsabilités
   
Art. 61 – Absence de responsabilité personnelle
   Les administrateurs, les personnes déléguées à la gestion journalière et celles habilitées à représenter
l’association ne sont pas personnellement responsables des engagements de l’association.
Toutefois, chacun est tenu de remplir correctement la mission qui lui a été confiée.
   
Art. 62 – Signature des actes
   À défaut de stipulation spécifique, tout administrateur peut signer valablement les actes régulièrement
décidés par l’organe d’administration.
Aucune justification de pouvoir ne sera exigée vis-à-vis des tiers.
   
Art. 63 – Responsabilité des administrateurs
   Les administrateurs sont responsables des fautes commises dans l’exercice de leur mission :
• Vis-à-vis de l’association, en cas de faute dans l’accomplissement de leurs fonctions.
• Vis-à-vis des tiers, si la faute commise présente un caractère extracontractuel.
   Ils ne sont cependant responsables que pour des décisions, actes ou comportements qui dépassent
manifestement la marge de tolérance dont bénéficie tout administrateur normalement prudent et diligent.
   Les administrateurs sont solidairement responsables :
• Des décisions et manquements de l’organe d’administration.
• Des dommages résultant d’infractions aux dispositions du Code des Sociétés et Associations ou aux statuts.
   Toutefois, un administrateur est exonéré de sa responsabilité s’il n’a pas pris part à la faute et s’il l’a
dénoncée en réunion d’organe d’administration. Cette dénonciation doit figurer au procès-verbal de la réunion.
   
Art. 62 – Mandat gratuit et défraiements
   Les administrateurs exercent leur mandat à titre gratuit.
   Ils relèvent du champ d’application de l’article 3 §2 de la Loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des
volontaires, et peuvent ainsi bénéficier des défraiements autorisés par cette loi.
   
Art. 64 – Acceptation des libéralités
   Le président, ou en son absence, l’un des vice-présidents, est habilité à accepter, à titre provisoire ou définitif,
les libéralités faites à l’association et à accomplir les formalités nécessaires à leur acquisition.
   
Art. 65 – Déchéance du mandat pour absence prolongée
   Un administrateur qui n’a ni assisté ni été représenté à trois réunions consécutives de l’organe
d’administration, alors que les formalités de convocation ont été respectées, peut être considéré comme
démissionnaire.
   Cette décision peut être prise par l’organe d’administration ou par l’assemblée générale.
   Chapitre 4 : Règlement d’Ordre Intérieur
   
Art. 66 – Adoption et mise à disposition du règlement
   Un Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) est adopté par l’organe d’administration. La dernière version approuvée
est disponible au siège de l’association et peut être obtenue sur simple demande. Elle est également
consultable sur le site internet de l’ASBL.
   Lorsque le ROI ou l’une de ses modifications est adoptée :
• Un exemplaire est mis en ligne sur le site de l’ASBL.
• Il est transmis par e-mail à chaque membre.
• Il est envoyé aux représentants légaux des membres de moins de 18 ans.
  
Chapitre 5 : Comptes et budget
   
Art. 67 – Période de l’exercice social
   L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
   
Art. 68 – Présentation et approbation des comptes
   Chaque année, le compte de l’exercice écoulé et le budget prévisionnel de l’exercice suivant sont soumis à
l’approbation de l’Assemblée générale ordinaire.
   Les comptes sont tenus et, si nécessaire, publiés conformément aux dispositions du Code des Sociétés et
des Associations.
   
Titre VII – Dissolution
  Art. 69 – Procédure de dissolution et liquidation
   En cas de dissolution de l’association, l’Assemblée générale :
• Désigne un ou plusieurs liquidateurs et fixe leurs pouvoirs.
• Détermine les modalités de liquidation.
• Décide de l’affectation de l’actif net, qui doit obligatoirement être destinée à une fin désintéressée.
   Toutes décisions relatives à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et à la cessation
des fonctions du ou des liquidateurs, à la clôture de la liquidation, ainsi qu’à l’affectation de l’actif net, doivent
être déposées au greffe dans un délai de 30 jours suivant leur adoption. Elles sont ensuite publiées aux
Annexes du Moniteur belge, conformément aux dispositions du Code des Sociétés et des Associations.
   
Titre VIII – Publicité des décisions
   
Art. 70 – Dépôt et publication des décisions
   Les actes relatifs à la nomination ou la cessation de fonctions des administrateurs, les personnes déléguées
à la gestion journalière et les personnes habilitées à représenter l’association sont déposés au greffe du
tribunal de l’entreprise dans un délai d’un mois suivant leur adoption, en vue de leur publication aux Annexes
du Moniteur belge.
   
Art. 71 – Dépôt des comptes annuels
   Les comptes annuels de l’association sont déposés chaque année au greffe conformément aux obligations
légales en vigueur.
   
Titre IX – Dispositions générales
   
Art. 72 – Application du droit commun
   Tout ce qui n’est pas prévu dans les présents statuts est régi par le Code des sociétés et des associations
ainsi que par les autres sources de droit telles que le Code de droit économique et le Code civil.
   
Titre X – Sécurité et Éthique
   
Art. 73 – Obligation de sécurité
   L'association a l'obligation de prendre toutes les mesures appropriées pour assurer la sécurité de ses
membres et des participants aux activités qu'elle organise ou qui relèvent de sa responsabilité. Ces mesures
doivent concerner tant les lieux et équipements utilisés que les conditions matérielles.
   
   Art. 74. – Délégué Éthique 
   Le Délégué Éthique est chargé de vérifier que toute personne employée, bénévole ou volontaire de l'ASBL
exerçant une activité d'animation ou d'encadrement de mineurs a bien transmis, lors de son engagement,
l'extrait de casier judiciaire requis Modèle 596-2 du Code d'Instruction Criminelle Belge.
   
  Le Délégué Éthique est nommé par l'Organe d'Administration de l'ASBL à la majorité des deux tiers (2/3) pour
un mandat indéterminé. Pour être éligible à cette fonction, il doit être membre effectif de l'ASBL, adresser sa
candidature par écrit à l'Organe d'Administration.
   Le Délégué Éthique peut démissionner en adressant un préavis d'une semaine par courrier électronique à
l'Organe d'Administration.
   Le Délégué Éthique peut être révoqué à tout moment par l'Organe d'Administration, à la majorité des deux
tiers (2/3).
   
Le Délégué Éthique agit avec discernement, discrétion et respecte la confidentialité dans l'exercice de ses
missions de vérification. L'extrait de casier judiciaire (Modèle 596-2) n'est jamais conservé par l'ASBL et est
restitué à son propriétaire après vérification. Seul le Délégué Éthique est habilité à consulter ce document.
   Conformément aux règles du RGPD, la conservation d’un extrait de casier judiciaire n’est pas autorisée. Une
fois la vérification effectuée, l’extrait est restitué à son détenteur en sa présence.
   
 Qui doit présenter un extrait de casier judiciaire (Modèle 596-2) ? 
• Ce document est requis pour toute personne majeure exerçant une fonction d'encadrement, d'animation ou
ayant un lien de confiance avec des mineurs.
   
Lors de sa présentation, l’extrait de casier judiciaire doit avoir été délivré par l’administration communale
concernée depuis moins d’un mois.
   
Quand l'extrait doit-il être présenté ?
• Sur sollicitation du Délégué Éthique ;
• Avant l'engagement de la personne (bénévole, volontaire, intérimaire, salarié, indépendant, sous-traitant, etc.)
au sein de l'ASBL ;
• Lors d'un changement de fonction au sein de l'ASBL (par exemple, passage de trésorier à animateur) ;
• Tous les trois ans au sein de la même structure.
  
 Vérification de l'extrait de casier judiciaire
• La vérification ne constitue pas un jugement de valeur ;
• Elle ne remet pas en cause les compétences de la personne concernée ;
• Elle ne constitue pas un complément aux jugements rendus par les autorités judiciaires ou policières.
  
En cas de doute lors de la consultation de l’extrait du casier judiciaire (Modèle 596-2) :
• La priorité est donnée à la sécurité des mineurs ;
• Le Délégué Éthique peut consulter le Président de l'ASBL, qui est tenu à la confidentialité et à la discrétion.
 
   En cas de refus de présenter l’extrait du casier judiciaire (Modèle 596-2) :
• La priorité est donnée à la sécurité des mineurs ;
• Si la personne refuse, l'ASBL ne peut garantir la sécurité optimale des mineurs, et l’intéressé ne pourra
occuper ou conserver des fonctions en lien avec des mineurs.
  
Dans le cas où une personne commet une infraction à l’encontre d’un mineur, c’est le suspect qui est
pénalement responsable. Dans le cadre de la vérification de l’extrait de casier judiciaire, le Délégué Éthique ne
pourra être tenu responsable des infractions commises par l’auteur présumé.
   
 Article 75 – Délégué Éthique & Sous-traitants
   Le Délégué Éthique de l'ASBL, dans l'exercice de ses fonctions, peut exiger la présentation de l’extrait de
casier judiciaire (Modèle 596-2) pour les membres du personnel, bénévoles et volontaires des sous-traitants ou
autres entités collaborant avec l’ASBL dans l’organisation d’activités impliquant des mineurs.
   
Si un sous-traitant dispose d’un référent pour cette tâche, le Délégué Éthique travaillera en concertation avec
lui.
   
À l’issue de ses vérifications, le Délégué Éthique remettra un rapport d’évaluation indiquant si la collaboration
peut être poursuivie ou si des mesures sont nécessaires.
   Si l’extrait révèle des éléments incompatibles avec les missions confiées, la collaboration pourra être remise
en question.
   En cas de départ ou révocation du Délégué Éthique, celui-ci doit transmettre à son successeur :
• La liste des personnes devant fournir un extrait de casier judiciaire.
• Le délai restant avant la prochaine vérification de chaque personne concernée.
  
Titre XI – Le genre dans les Statuts
   
   Dans les présents statuts, l’usage du masculin est employé dans un souci de simplification de lecture et n’a
aucune intention discriminatoire. Il est utilisé de manière neutre et inclut toutes les personnes, quel que soit leur
genre.
   Ainsi, les termes tels que « administrateur », « volontaire », « bénévole », « président », « vice-président », «
soussignés », « délégué éthique », etc., doivent être compris de manière inclusive.
   
Titre XII – Dispositions diverses
   
L'Assemblée générale de ce jour a élu en qualité d’administrateurs :
   Nom, prénom, domicile, date et lieu de naissance
• Ardenoy Roy, Avenue des Acacias 24, 4460 Grâce-Hollogne – 08/01/1992 à Cologne ;
• Tillement Adeline, Place Sylvain Dupuis 1, 4020 Liège – 17/12/1994 à ;
• Daigneux Sarah, Rue de Battice 7/boite 6, 4880 Aubel – 29/09/1995 à  ;
   Parmi ceux-ci, les fonctions ont été attribuées comme suit :
• Président : Ardenoy Roy
• Vice-présidente :  Tillement Adeline
• Vice-présidente : Daigneux Sarah
   Lors de sa première réunion, l’organe d'administration a désigné comme administrateur délégué à la gestion
journalière :  Ardenoy Roy.
   Fait à Liège, en 6 exemplaires originaux, le 20 avril 2025 , chaque signataire ayant reçu le sien.
Déposé par Tillement Adeline, mandataire.
                                                                                                                                                                               
                                                                                                                                                                               
Autres données communiquées officiellement à la Banque Carrefour des Entreprises
Date et terme
                                                                                                                                                                               
Fin de l'exercice social : 31 Décembre
Mois de l'assemblée générale : Avril
Durée : illimité
                                                                                                                                                                               
Fonctions non statutaires
                                                                                                                                                                               
Administrateur (personne physique)
Roy Ardenoy
Avenue des Acacias 24, 4460 Grâce-Hollogne
                                                                                                                                                                               
Administrateur (personne physique)
Adeline Tillement
Place Sylvain-Dupuis 1 0011, 4020 Liège
                                                                                                                                                                               
Administrateur (personne physique)
Sarah Daigneux
Rue de Battice 7 6, 4880 Aubel
                                                                                                                                                                               
Personne déléguée à la gestion journalière (personne physique)
Roy Ardenoy
Avenue des Acacias 24, 4460 Grâce-Hollogne