N° d'entreprise : 0440119088
Nom
(en entier) : EUROPEAN CONTROL SERVICES
(en abrégé) :
Forme légale : Société anonyme
Adresse complète du siège Boulevard du Roi Albert II 19
 : 1210 Saint-Josse-ten-Noode
Objet de l'acte :
DIVERS
Il résulte des résolutions unanimes et écrites des actionnaires du 30 juin 2023 que les actionnaires
ont pris les décisions suivantes :
(…)
4. Nominations statutaires
Commissaire
L’assemblée est informée de la révocation de son mandat de commissaire de la SRL « Deloitte
Réviseurs d’Entreprises » à l’issue de la présente assemblée générale ordinaire de la Société portant
sur les comptes relatifs à l’exercice 2022.
L’assemblée décide à l’unanimité des voix de nommer commissaire pour une durée de trois ans la
SRL « Mazars Réviseurs d’Entreprises », dont le siège est situé Avenue du Boulevard 21, bte 8, à
1210 Bruxelles et représentée par M. Jurgen Ostyn, (…). Ce mandat viendra à échéance à l’issue de
l’assemblée générale ordinaire de 2026.
(…)
Pour extrait conforme.
(signé) Damien HISETTE
Il résulte du procès-verbal du conseil d’Administration du 7 décembre 2023 que le conseil a pris les
décisions suivantes :
(…)
DIVERS
Règlement de pouvoirs
Le Conseil approuve la nouvelle version du règlement de pouvoirs.
(…)
Pour extrait conforme.
(signé) Damien HISETTE
 
Pouvoirs de signature
1. REPRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE
Conformément à l'article 18 des statuts, la société est représentée dans tous les actes, y compris
ceux où intervient un fonctionnaire public ou un officier ministériel, et en justice, par deux
administrateurs agissant conjointement.
Le conseil d’administration de la société est à ce jour composé comme suit :
-     Philippe MASEREEL, Président
-     Matthieu TRENCHANT, Administrateur Délégué
-     Mark DIRCKX, Administrateur
-     Eric de RIBAUCOURT, Administrateur
ci-après nommés individuellement  un « Administrateur » et ensemble les « Administrateurs ».
2. GESTION JOURNALIERE
Conformément à l’article 18 des statuts, la gestion journalière, ainsi que la représentation de la
société dans les actes et en justice, relative à cette gestion, sont déléguées à :
-     Matthieu TRENCHANT, Administrateur Délégué
-     Eric de RIBAUCOURT, Administrateur et Head of Finance BU Industry South
-     Nathalie SOUPART, HR Director BU Industry South
-     Kris MICHIELS, General Manager
ci-après nommés individuellement un « Délégué » et ensemble les « Délégués ».
En ce qui concerne la gestion journalière, la société sera valablement représentée par les
Administrateurs et les Délégués, agissant conjointement deux à deux.
3. POUVOIRS SPECIAUX
Le conseil d’administration délègue le pouvoir de signature des opérations suivantes aux personnes
reprises ci-après :
3.1. ACTIVITÉ COMMERCIALE
La société sera également valablement engagée par les signatures suivantes :
a/ Sans limitation de montant
Les Administrateurs agissant deux à deux.
b/ Offres, soumissions, acceptations de commandes dont la valeur n'excède pas 10.000.000 EUR,
en ce compris les attestations diverses et/ou les déclarations sur l’honneur y afférentes
Ces contrats commerciaux et offres peuvent être valablement signés par les personnes suivantes,
agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
2e signature
Bruno DEPRÉ
Kris MICHIELS
Philippe SCHELLEKENS
c/ Offres, soumissions, acceptations de commandes dont la valeur n'excède pas 1.250.000 EUR, en
ce compris les attestations diverses et/ou les déclarations sur l’honneur y afférentes
Ces contrats commerciaux et offres peuvent être valablement signés par les personnes suivantes,
agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Marie CASINI
Tineke RAEYMAEKERS
Philippe SCHELLEKENS
d/ Offres, soumissions et acceptations de commandes dont la valeur n'excède pas 50.000 EUR, en
ce compris les attestations diverses et/ou les déclarations sur l’honneur y afférentes
Ces contrats commerciaux et offres peuvent être valablement signés par les personnes suivantes,
agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
Marie CASINI
Tineke RAEYMAEKERS
2e signature
Steve FIRLEFYN
An HELSEN
Naima IZALMADENE
Dirk RAEYMAEKERS
Xavier TILKIN
Andy TYSMANS
Les conventions (y compris les protocoles) de sociétés simples, consortiums ou partenariats pour
des réalisations d’une valeur supérieure à 5.000.000 EUR peuvent être valablement signées par les
administrateurs agissant deux à deux.
Les conventions (y compris les protocoles) de sociétés simples, consortiums ou partenariats pour
des réalisations d’une valeur inférieure ou égale à 5.000.000 EUR peuvent être valablement signées
par les personnes suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
2e signature
Délégué
Bruno DEPRÉ
3.2 Commandes aux fournisseurs et aux sous-traitants
3.2.1 Commandes
Les commandes, sans limitation de valeur, peuvent être valablement signées par les Administrateurs
et les Délégués, agissant conjointement deux à deux.
Les commandes d’une valeur supérieure à 1.000.000 EUR peuvent être valablement signées par les
personnes suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Chief Procurement Officer (cf. annexe 1)
Head of Procurement (cf. annexe 1)
Les commandes d’une valeur inférieure ou égale à 1.000.000 EUR peuvent être valablement signées
par les Administrateurs et les Délégués, agissant conjointement deux à deux, ou par les personnes
suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
CHRO (cf. annexe 5)
HR Director (cf. annexe 5)
Head of Competence Centers (cf. annexe 5)
Sarah DE BRUYN
Eva BOECKX, Ivan CHRAMTSOV, Kris JANSEN, Tom OOSTENS, Kaveh RANDJANDICHE, Benoît
STANUS, Stijn VAN MALDER
2e signature
Chief Procurement Officer (cf. annexe 1)
Head of Procurement (cf. annexe 1)
Procurement Manager (cf. annexe 2)
Les commandes d’une valeur inférieure ou égale à 100.000 EUR peuvent être valablement signées
par les personnes suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
Dirk BAREE, Franky BASTIAENSEN, Anatoli DOEBRAUIN, Mohammed EL BOUK, Raf HEYLEN,
Kris LAMBRECHTS, Irena LUCIC, Luc NEEFS, Maarten NELISSEN, Dries SERE, Rudy STORMS,
Philip TEYSEN
CHRO (cf. annexe 5)
HR Director (cf. annexe 5)
Head of Competence Centers (cf. annexe 5)
Sarah DE BRUYN Karine VERHULST
Eva BOECKX, Ivan CHRAMTSOV, Kris JANSEN, Tom OOSTENS, Kaveh RANDJANDICHE, Benoît
STANUS, Stijn VAN MALDER
Serge DEMEULENAERE, Christien DE WINTER, Thierry JACOBS
2e signature
Chief Procurement Officer (cf. annexe 1)
Head of Procurement (cf. annexe 1)
Procurement Manager (cf. annexe 2)
Head of Operational Procurement Support (cf. annexe 3)
(Expert Lead) Buyer (cf. annexe 3)
Les commandes d’une valeur inférieure ou égale à 10.000 EUR ne doivent pas être formellement
signées par un acheteur. L’envoi par e-mail de ces commandes est acceptable si l’e-mail est envoyé
par un des acheteurs repris en annexe 4.
Les commandes d’une valeur inférieure ou égale à 1.000 EUR (type « quick order » lancée comme
commande via l’ERP Alliance ou Axifit) et les commandes d’une valeur inférieure à 3.500 EUR sur
Price List peuvent être valablement approuvées par les opérationnels sans approbation d’un
acheteur. Dans aucun cas, une commande du type mail, fax ou téléphone hors de l’ERP Alliance ou
Axifit est autorisée.
3.2.2 Conclusion de contrats cadre
Les contrats cadre pour des commandes peuvent être valablement signés par un Administrateur ou
un Délégué, conjointement avec le Chief Procurement Officer, le Head of Procurement ou le
Procurement Manager Mobility. Ce dernier peut signer les contrats d’une valeur inférieure ou égale à
1.000.000 EUR.
3.3 Ressources Humaines
3.3.1 Personnel cadre, personnel employé et ouvrier
Toutes les opérations concernant le service du personnel cadre, en ce compris l’engagement, le
licenciement et les mises en prépension, peuvent être valablement signées par les personnes
suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
CHRO (cf. annexe 5)
HR Directors (cf. annexe 5)
HR Business partners (cf. annexe 5)
Les licenciements pour faute grave peuvent être valablement signés par les personnes suivantes,
agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
CHRO (cf. annexe 5)
HR Directors (cf. annexe 5)
3.3.2 Aménagement du temps de travail
Les documents relatifs au crédit-temps, à la réduction ou à l’augmentation du temps de travail et au
travail à domicile peuvent être valablement signés par les personnes suivantes, agissant
conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
HR Business partners (cf. annexe 5)
3.3.3 Déclarations fiscales et sociales (précompte professionnel, ONSS, etc.)
Ces déclarations peuvent être valablement signées par les personnes suivantes, agissant
conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Head of Competence centers (cf. annexe 5)
Head of Pay and Admin (cf. annexe 5)
HR Directors (cf. annexe 5)
3.3.4 Assurances de personnes
Toutes opérations relatives aux polices d’assurances de personnes peuvent être valablement
signées par les personnes suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Head of Competence centers (cf. annexe 5)
Head of Pay and Admin (cf. annexe 5)
HR Directors (cf. annexe 5)
3.3.5 Opérations juridiques
Toutes opérations relatives à des affaires juridiques concernant le personnel peuvent être
valablement signées par les personnes suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Head of Competence centers (cf. annexe 5)
HR directors (cf. annexe 5)
3.4 Assurances
Toutes opérations relatives aux polices d’assurances peuvent être valablement signées par un
Administrateur ou un Délégué, signant conjointement avec Els WILLEKENS ou Didier ENGELS.
3.5 Juridique
Tous documents concernant la gestion des affaires juridiques, y compris ceux relatifs à la protection
des données personnelles conformément au droit applicable (par exemple accord de transfert de
données, accord de traitement de données, etc.) peuvent être valablement signés par les personnes
suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Jean-François LEROUGE, Joëlle MATHIEU, Steven NEIRYNCK, Sabrina TOBING, Roel VAN
EETVELT, Ilse VANHORENBEKE, Sandrine WENGLER
Tous les déclarations d’éthique et de compliance peuvent être valablement signées par les
personnes suivantes, agissant conjointement deux à deux :
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Sophie DELCUVE, Jean-François LEROUGE, Roel VAN EETVELT, Sandrine WENGLER
3.6 HSSEQ
3.6.1 Toutes opérations relatives à des questions de santé et sécurité peuvent être valablement
signées par les personnes suivantes, agissant conjointement deux à deux:
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Despina EFENTZOGLOU, Yves DE NEVE
3.6.2 Toutes opérations relatives à des questions d’environnement sont valablement signées par les
personnes suivantes, agissant conjointement deux à deux:
1re signature
Administrateur
Délégué
2e signature
Despina EFENTZOGLOU, Adinda VAN KERKHOVE, Frédérique ROELANDT
6.3.3 Les demandes et transferts de permis sont valablement signés par Despina EFENTZOGLOU,
Adinda VAN KERKHOVE, Frédérique ROELANDT, un Administrateur ou un Délégué, agissant
individuellement.
Toutes les demandes de permis (permis d'environnement, permis de construire, permis de drainage,
,…) ainsi que leur régularisation, transfert ou reprise, peuvent être signées et déposées par Serge
DEMEULENAERE via le guichet « Environnement ».
3.6.4 Sans préjudice aux dispositions légales et réglementaires applicables, lorsque la responsabilité
pénale de la société est mise en cause en matière de sécurité et d’environnement, la société est
représentée par le Department Manager concerné.
S’il s’agit de faits sans rapport avec les activités opérationnelles de la société, la société est
représentée par l’Administrateur Délégué agissant individuellement.
3.5.5 Opérations immobilières
Tous les documents relatifs à l’acquisition et à la cession de terrains ou de biens peuvent être
valablement signés par un administrateur, un délégué et Philippe DENEVE, signant conjointement.
Tous les documents relatifs à la conclusion, à la prolongation ou au renon de bail pour un terrain ou
un bien immobilier peuvent être valablement signés par un administrateur, un délégué ou Philippe
DENEVE agissant conjointement avec Christien DE WINTER, Serge DEMEULENAERE ou Thierry
JACOBS.
3.7 Matières financières
3.7.1 Opérations sur papier
Opérations excédant 3.000.000 EUR
Celles-ci peuvent être valablement signées par deux Délégués agissant conjointement (dont de
préférence Eric de RIBAUCOURT).
Opérations d’une valeur comprise entre 250.000 et 3.000.000 EUR
Celles-ci peuvent être valablement signées par Yves DELPORTE, Stefan JANS ou Walter VAN
DENBERGHE, agissant conjointement avec Eric de RIBAUCOURT ou un Délégué.
Opérations n’excédant pas 250.000 EUR
Celles-ci peuvent être valablement signées par Yves DELPORTE, Stefan JANS, Walter VAN
DENBERGHE et Dirk RUTTEN, agissant conjointement deux à deux ou l’un d’eux avec un Délégué.
3.7.2 Paiements électroniques
Les paiements électroniques peuvent être valablement signés par un Administrateur, un Délégué,
Geneviève DEBATY, Yves DELPORTE, Stefan JANS, Marleen THOEN et Walter VAN
DENBERGHE, agissant conjointement deux à deux, ou l'un d'eux avec Natasha DE VESTEL, Jean-
François STEPPE ou Dirk Rutten, vis-à-vis des banques avec lesquelles une convention a été
valablement signée à cet effet, et ce sans limitation de montant.
Les contrats avec les banques concernant les paiements électroniques peuvent être valablement
signés par les Administrateurs et les Délégués, agissant conjointement deux à deux (dont de
préférence Eric de RIBAUCOURT).
Les paiements électroniques avec des sociétés liées dans le cadre du « cash pooling » peuvent être
valablement signés par un Administrateur, un Délégué, Geneviève DEBATY, Yves DELPORTE,
Stefan JANS, Marleen THOEN et Walter VAN DENBERGHE, agissant conjointement deux à deux,
ou l'un d'eux avec Natasha DE VESTEL, Jean-François STEPPE ou Dirk RUTTEN.
Les paiements électroniques relatifs à la gestion des ressources humaines peuvent être valablement
signés par un Administrateur, un Délégué, le Head of Pay & Admin, l’Operational Lead Payroll &
Administration ou le Team Lead Payroll & Administration , agissant conjointement avec Stefan JANS,
Yves DELPORTE ou Walter VAN DENBERGHE.
Tout fichier de paiement relatif à la gestion des ressources humaines (précompte professionnel,
ONSS et payroll) devra être préalablement approuvé par le Head of Competence Center et le Head
of Pay & Admin, agissant conjointement deux à deux, ou par l'un d'eux agissant conjointement avec
l’Operational Lead Payroll & Administratie ou le Team Lead Payroll & Administration.
En l'absence du Head of Competence Center et le Head of Pay & Admin , les fichiers de paiement
seront approuvés par l’Operational Lead Payroll & Administration, ou le Team Lead Payroll &
Administration, agissant conjointement avec un Délégué.
3.7.3 Opérations sur garanties bancaires
Toutes opérations concernant l'émission et la modification de garanties bancaires supérieures à
3.000.000 EUR peuvent être valablement signées par Stefan JANS ou Walter VAN DENBERGHE,
agissant conjointement avec un Administrateur ou un Délégué (de préférence Eric de
RIBAUCOURT).
Toutes opérations concernant l'émission et la modification de garanties bancaires inférieures ou
égales à 3.000.000 EUR peuvent être valablement signées par Stefan JANS, Walter VAN
DENBERGHE et Eric de RIBAUCOURT, agissant deux à deux.
3.7.4 Ouverture et fermeture de comptes bancaires
Toutes les opérations relatives à l’ouverture, la fermeture ou la disposition de comptes bancaires
peuvent être valablement signées par les Administrateurs et les Délégués, agissant conjointement
deux à deux.
3.8 Affaires fiscales
Pour les affaires fiscales en général, Michèle DE PAUW est habilitée à signer conjointement avec un
Délégué (de préférence Eric de RIBAUCOURT).
Les déclarations TVA et fiscales seront valablement déposées de façon électronique via internet sur
le site du SPF Finances (systèmes INTERVAT et BIZTAX) par Geneviève DEBATY ou Marleen
Thoen.
En ce qui concerne les sociétés simples, toutes les opérations relatives à l’immatriculation ou à la
radiation à la TVA peuvent être valablement signées par Stefan JANS, Walter VAN DENBERGHE,
Roel VAN HERCK et Eric de RIBAUCOURT, agissant conjointement deux à deux.
Les déclarations TVA relatives aux sociétés simples seront valablement déposées de façon
électronique via internet sur le site du SPF Finances (système INTERVAT) par Yves ARIJS, Walter
VAN DENBERGHE ou Roel VAN HERCK.
3.9 Déclarations UE de conformité
Les déclarations UE de conformité peuvent être uniquement et valablement signées par un
Administrateur et un Délégué, agissant conjointement deux à deux.
3.10 Correspondance d'ordre journalier
Elle sera valablement signée par la seule signature de l'une des personnes désignées dans les
délégations qui précèdent.
3.11 Administration des postes, chemins de fer et autres entreprises de transport
Le pouvoir est délégué à Tineke RAEYMAEKERS, Els GEUDENS, Carine DENIS, Anouk VAN
BUGGENHOUT, Fabienne MOONS, Maryse KAERTS, Vanessa SWALUS, Nik BIERENS, Ann
MEEUS et Nadia SPRINGAEL agissant et signant séparément, de retirer tous objets assurés,
recommandés ou autres et de toucher les mandatsposte, quittances, assignations, accréditifs, ainsi
que toutes autres valeurs quelconques à l'adresse de la société.
En outre, ils peuvent retirer ou recevoir toutes marchandises arrivant au nom de la société par
chemins de fer ou autres entreprises de transports, donner valablement décharge et encaisser toutes
sommes, valeurs, remboursements, indemnités, etc., qui seraient dus à la société par ces
organismes.
Les présents pouvoirs de signature entrent en vigueur à compter du 7 décembre 2023. Ils
remplacent les pouvoirs de signature antérieurs.
Fait à Bruxelles, le 7 décembre 2023.
Annexes:
    1.  List Purchase Orders Level 1 (> 1 M€) - Chief Procurement Officer & Head of Procurement
    2.  List Purchase Orders Level 2 ( 1 M€) - Procurement Manager Mobility & Procurement
Managers
    3.  List Purchase Orders Level 3 ( 100 K€) – (Expert Lead) Buyers / Business Partner
    4.  List Purchase Orders Level 4 ( 10 K€) – Purchasing Admin / other Buyers
    5.  List HR
ANNEXE 1 – PURCHASE ORDERS LEVEL 1 (> 1 M€) - Chief Procurement Officer & Head of
Procurement
DEKEYZER Didier, Chief Procurement Officer
COLEBUNDERS Ken, Head of Procurement
VANBETS Bart, Head of Procurement
VANDEN BRANDEN Ann, Head of Procurement
VANELVERDINGHE Marc, Head of Procurement
ANNEXE 2 – PURCHASE ORDERS LEVEL 2 ( 1 M€) - Procurement Manager Mobility &
Procurement Managers
BEGHIN Jocelyn, Procurement Manager Mobility
BLOMME Dieter, Procurement Manager
CLAESKENS Vincent, Procurement Manager
DE REYS Kevin,  Procurement Manager
DESSY Cédric, Procurement Manager
PASTERNAK Dagmar, Procurement Manager
VANDENBUSSCHE Frank, Procurement Manager
ANNEXE 3 – PURCHASE ORDER LEVEL 3 ( 100 K€) - (Expert Lead) Buyers / Business Partner
DE MEYER Niki
DEGENS Stef
DEKIMPE Marc
DEO Akshay
FOUCART Didier
GUIDO Franco
HOCHART Arnaud
KETS Nancy
LEMOINE Jean-Baptiste
LUBBERS Mariska
MARTINEZ Ugo
MICHAUX Philippe
MOORS Jozef
QUAYHACKX Steven
REYPENS Florence
TANG Rachel
TROOSTERS Patrick
VAN RHIENEN Dimitri
VAN STEENBERGEN Kim
VANDONINCK Dirk
VANSTAPEL Bernard
WOUTERS Johan
ANNEXE 4 – PURCHASE ORDERS LEVEL 4 ( 10 K€) – Purchasing Admin / other Buyers
BUDNA Eveline
CROZAZ Isabelle
DE CONINCK Linda
DENIS Joëlle
GOLDSZTAJN Isabelle
HANSSENS Christine
HELSEN Anoushka
IHTIJAREVIC Amina
JOOSTEN Patricia
MISPLON Karina
NASSIRI Hamid
PATERNOSTER Veronique
ROUSSEAU Jessica
VAN DEN BROECK Linda
ANNEXE 5 – HR
CHRO : Christine MARCHAL
HR Director : Rudy GOOSSENS, Natalie SOUPART, Elke LONGIN
HR Business partner : Edit ASLANIAN, Christina BARANOWSKI, Christiaan BAX, Liesbet BOECKX,
Jef BROECKHOVEN, Gert CONINGS, Sophie DE CONINCK, Chiara DE SCHRYVER, Annemie DE
WILDE, Benoît EVRARD, Marie GYSEL, Hanne HOLSTERS, Géraldine KETELAER, Véronique
LION, Gaëlle MASSANT, Bérénice MARIS, Jan OSSELAER, Chloé RAMON, Anne-Marie SMITS,
Isabelle VAN WICHELEN, Sofie VERMEIRE
Head of Competence Centers : Sandrine VAUTHIER, Frederic VERKAEREN, Sandra VANDORPE,
Eddy NOBEN
Head of Pay&Admin : Joke GALLE
Operational Lead Payroll & Administration : Anneleen SEGERS
Team Lead Payroll & Administration : Anais GOFFINET