N° d'entreprise 0840.955.059
Nom
(en entier):	European Federation for Cosmetic Ingredients
(en abrégé):	EFfCI
Forme légale: Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège: Avenue Louise 489
1050 Bruxelles
Objet de l'acte : MODIFICATION DU BUT ET DES ACTIVITES - ADOPTION D'UN NOUVEAU
TEXTE DES STATUTS
Ce jour, le treize novembre deux mille vingt-quatre.
( ... )
Devant Yorik Desmyttere, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société "Berquin
Notaires", ayant son siège à 1000 Bruxelles, avenue Lloyd George 11, qui contient à la fin la mention
d'enregistrement suivante:
"Acte du notaire Yorik DESMYTTERE à Brussel le 13-11-2024, répertoire 2024/136194. Rôle(s): 15 Renvoi(s):
0. Enregistré au bureau d'enregistrement BUREAU SÉCURITÉ JURIDIQUE BRUXELLES 2 le vingt et un
novembre deux mille vingt-quatre (21-11-2024). Réference ACP (5) Volume 000 Folio 000 Case 27328. Droits
perçus: cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00)(signé), Le receveur."
S'EST REUNIE
L'assemblée générale extraordinaire de l'association internationale sans but lucratif "European Federation
for Cosmetic Ingredients", en abrégé "EFfCI", ayant son siège à 1050 Bruxelles, Avenue Louise 489, ci-après
dénommée l'"'Association".
( ... )
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION: Modification du but et des activités de l'Association.
L'assemblée décide de modifier le but et les activités de l'Association et décide par conséquent de modifier l'article
3 des statuts, tel que repris ci-dessous dans le nouveau texte des statuts.
DEUXIEME RESOLUTION : Adoption d'un nouveau texte des statuts.
L'assemblée décide d'adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en concordance avec la
résolution prise ci-dessus, et modification, entre autre, des dispositions concernant les catégories des Membres,
les pouvoirs de l'Assemblée générale, les pouvoirs du conseil d'administration, la représentation des membres
directs à l'assemblée générale et la durée du mandat du Président de l'Associations.
Le nouveau texte des statuts entrera en vigueur immédiatement, étant entendu que la modification du but et
des activités entrera en vigueur à compter de l'obtention de l'arrêté royal approuvant les modifications du but et
des activités, et ce en application de l'article 2 :5, §4, in fine du Code des sociétés et des associations.
Le nouveau texte des statuts en français est rédigé comme suit :
Définitions
« Europe » désigne les Etats Membres de l'Union Européenne, le Royaume Uni, la Suisse, la Norvège,	-
l'Islande, la Serbie, la Bosnie-Herzégovine et le Monténégro ;
« Membres Directs EUROPE » désigne les sociétés membres de l'Association qui sont établies dans un	-
ou plusieurs pays d'Europe ;
« Membres Indirects EUROPE » désigne des sociétés membres de l'Association Affiliée EUROPE qui
sont établies dans un ou plusieurs pays d'Europe ;
plusieurs pays hors d'Europe ;
« Membres Indirects ex-EUROPE » désigne des sociétés membres de l'Association Affiliée EUROPE
qui sont établis dans un ou plusieurs pays hors d'Europe ;
« MEMBRE(S) de l'Association » désigne indifféremment une Association Affiliée EUROPE, les
Membres Directs EUROPE, une Association Affiliée ex-EUROPE et les Membres Direct ex-EUROPE ;
« Délégué » désigne une personne nommée par un Membre Direct EUROPE pour le représenter et voter	-
pour lui à l'Assemblée générale ;
« Administrateur » désigne une ou plusieurs personnes faisant partie du Conseil d'administration (CA)
et qui représente(nt) une Association Affiliée EUROPE et les Membres Direct EUROPE au CA.
SECTION I : DENOMINTATION, DUREE, BUT
Forme juridique et siège	1.
1.1 L'Association est constituée en tant qu'Association Internationale Sans But Lucratif (AISBL).
1.2 Son nom est « European Federation for Cosmetic Ingredients », en abrégé EFfCI, ci-après nommée «
l'Association » régie par les dispositions du Code des sociétés et des associations (CSA), et en particulier aux
clauses contenues dans le Livre X du CSA, ainsi qu'à toute autre loi future qui le modifierait.
1.3 Le siège de l'Association est situé dans la Région de Bruxelles-Capitale. Ce siège peut être transféré
vers n'importe quelle autre adresse en Belgique par décision à cet effet prise par le Conseil d'administration (ci-
après CA) à condition que ce transfert n'entraine pas un changement de la langue de rédaction des présents
statuts par l'effet des provisions légales gouvernant l'usage des langues officielles en Belgique. Le changement
d'adresse doit être publié dans les annexes du Moniteur Belge. Si cela paraît utile, l'Association peut établir
d'autres sièges administratifs, sièges d'exploitation ou succursales ou entités légales en EUROPE ou hors
d'EUROPE après approbation par l'Assemblée générale.
2.	Durée
2.1 L'association est constituée sans limitation de durée.
3.	But et Activités
3.1 But
3.1.1 Le but de l'Association est de représenter et de défendre les intérêts des fabricants d'ingrédients utilisés
dans les produits cosmétiques, des fournisseurs de tels ingrédients, des prestataires de service associés à ce
secteur, ainsi que de promouvoir leurs objectifs scientifiques, réglementaires, économiques et juridiques.
3.2.	Activités
3.1.2 Les activités envisagées par l'Association pour réaliser ses objectifs incluent :
Représenter ses Membres Indirects EUROPE et ses membres Directs EUROPE auprès des autorités	a)
officielles, associations professionnelles, et autres organisations publiques ou privées sur le territoire Européen
ou au-delà de ses frontières ;
Coordonner les activités de Membres Indirects EUROPE et ses membres Directs EUROPE pour assurer	b)
la protection de leurs intérêts et la réalisation de cet objectif ;
Définir, promouvoir et défendre vis-à-vis des autorités compétentes les positions communes concernant	c)
les problèmes soulevés par la fabrication et l'emploi des ingrédients utilisés dans les produits cosmétiques ;
Faciliter les échanges de vues entre les parties concernées à propos des sujets précités ;	d)
e)	Promouvoir les activités pouvant rectifier l'image du secteur des ingrédients cosmétiques ;
Créer ou acquérir des participations, seulement après approbation par l'Assemblée générale.	f)
3.1.3En menant les activités énumérées au § 3.1.2, l'Association poursuit un objectif désintéressé.
L'Association ne distribuera pas, n'attribuera pas, directement ou indirectement, de bénéfice patrimonial à ses
fondateurs, à ses MEMBRES à des Administrateurs ou à toute autre personne sauf dans le respect des objectifs
désintéressés stipulés dans les présents statuts.
3.1.4 Les activités de l'Association peuvent à titre secondaire également consister en la création ou
l'acquisition de participations sous quelque forme que ce soit dans toute sorte d'entités juridiques ou de sociétés,
y compris des entreprises commerciales, existantes ou à créer, Belges ou étrangères, ainsi que la stimulation, la
planification, la coordination, le développement et l'investissement dans des entités juridiques ou des sociétés
dans lesquelles l'Association détient ou ne détient pas de participation à condition que ces activités soient
exercées dans le respect des lois et du cadre règlementaire applicables et que les bénéfices générés par ces
activités soient utilisés à tout moment et dans leur intégralité pour la réalisation de l'objet non lucratif de
l'Association.
SECTION II : MEMBRES, ADHESION, CONDITION D'ADHESION
Catégories de Membres et Conditions d'adhésion	4.
4.1 Conditions générales
4.1.1 Les membres de l'Association comprennent : les Associations Affiliées EUROPE, les Membres Directs
EUROPE, une Association Affiliée ex-EUROPE et les Membres Directs ex-EUROPE.
Les Associations Affiliées EUROPE sont des associations constituées en entités juridiques	4.1.1.1
représentant les intérêts des fabricants d'ingrédients utilisés dans la composition des produits cosmétiques, des
fournisseurs de tels ingrédients, et prestataires de services associés à ce secteur et qui sont établis dans un ou
plusieurs pays d'EUROPE.
Les entreprises appartenant aux Associations Affiliées EUROPE sont considérées comme des	4.1.1.2
Membres Indirects EUROPE de l'Association.
4.1.2Les Associations Affiliées ex-EUROPE sont des associations constituées en entités juridiques
représentant les intérêts des fabricants d'ingrédients utilisés dans la composition des produits cosmétiques, des
fournisseurs de tels ingrédients, et prestataires de services associés à ce secteur et qui sont établis dans un ou
plusieurs pays hors d'EUROPE.
Les entreprises appartenant aux Associations Affiliées ex-EUROPE sont considérées comme	4.1.2.1
des Membres Indirects ex-EUROPE de l'Association ;
le niveau de leur cotisation annuelle :
Associations affiliées de catégorie 1 EUROPE : une cotisation plus élevée, fixée par décision de	i.
l'Assemblée générale, qui ne peut excéder deux cent mille euros (200.000,00 EUR), révisé périodiquement selon
les décisions de l'Assemblée générale ; et
Associations Affiliées de Catégorie 2 EUROPE : une cotisation inférieure, fixée par décision de	ii.
l'Assemblée générale, qui ne peut excéder cent cinquante mille euros (150.000,00 EUR), révisé périodiquement
en fonction des décisions de l'Assemblée générale.
4.1.4 Les Associations Affiliées ex-EUROPE seront réparties en deux catégories (catégorie 3 et catégorie
4), selon le niveau de leurs cotisations annuelles :
Associations affiliées de catégorie 3 ex-EUROPE : une cotisation plus élevée, fixée par décision du	i.
Conseil d'administration, qui ne peut excéder deux cent mille euros (200.000,00 EUR), révisé périodiquement en
fonction des décisions du Conseil d'administration ; et
ii. Associations Affiliées de Catégorie 4 ex-EUROPE : une cotisation inférieure, fixée par décision du
Conseil d'administration, qui ne peut excéder cent cinquante mille euros (150.000,00 EUR), révisé
périodiquement selon les décisions du Conseil d'administration.
4.1.5 Sauf décision contraire du Conseil d'administration, il ne peut y avoir qu'une (1) Association Affiliée
EUROPE et une (1) Association Affiliée ex-EUROPE par pays.
4.1.6 Les Membres Direct Europe sont des entreprises qui fabriquent, importent, ou distribuent des ingrédients
cosmétiques en EUROPE ainsi que des prestataires de services associés à ce secteur qui sont établis en
EUROPE.
De manière générale, lorsqu'une association est MEMBRE de l'Association, les entreprises	4.1.6.1
fabriquant, important en EUROPE ou distribuant des ingrédients cosmétiques, ainsi que les prestataires de
services associés à ce secteur et établis dans le pays de cette association ne peuvent postuler à l'adhésion que
par l'intermédiaire de l'association en question. Dans les pays où existe une association qualifiée d'Association
Affiliée EUROPE mais non affiliée à l'Association, toute entreprise qui fabrique ou distribue des ingrédients
cosmétiques ainsi que tout prestataire de services associé à cette industrie peut devenir Membre Direct EUROPE
de l'Association. Néanmoins, tout Membre Direct EUROPE historique de l'Association GEIE deviendra de plein
droit Membre Direct EUROPE de l'Association. De plus, le Conseil d'administration peut déroger à la règle de la
présente clause 4.1.6.1 et accepter un Membre Direct EUROPE pour une durée limitée ou indéterminée.
4.1.7 Les Membres Directs ex-EUROPE sont les entreprises qui fabriquent, importent ou distribuent des
ingrédients cosmétiques, ainsi que les prestataires de services associés à ce secteur, établis hors EUROPE.
4.1.7.1	De manière générale, lorsqu'une association est MEMBRE de l'Association, les entreprises
fabriquant ou distribuant des ingrédients cosmétiques, ainsi que les prestataires de services associés à ce secteur
et établis dans le pays de cette association, ne peuvent demander leur adhésion que par l'intermédiaire de
l'association en question. Dans les pays où existe une association qualifiée d'Association Affiliée ex-EUROPE,
mais qui n'est pas affiliée à l'Association, toute entreprise qui fabrique ou distribue des ingrédients cosmétiques,
ainsi que tout prestataire de services associé à cette industrie, peut devenir Membre Direct ex-EUROPE de
l'Association.
4.1.8 Chaque Membre Direct EUROPE contribue financièrement aux besoins de l'Association, la cotisation
annuelle étant fixée par décision du Conseil d'administration, revue périodiquement selon les décisions du Conseil
d'administration et n'excédant pas cinquante mille euros (50.000,00 euros).
4.1.9 Chaque Membre Direct ex-EUROPE contribue financièrement aux besoins de l'Association, la cotisation
annuelle étant fixée par décision du Conseil d'administration, revue périodiquement selon les décisions du Conseil
d'administration et n'excédant pas cinquante mille euros (50.000,00 EUR).
4.2 Droits et obligations
4.2.1 Droits d'adhésion des Associations Affiliées EUROPE et des Membres Directs EUROPE
4.2.1.1	Toutes les associations affiliées EUROPE et les membres directs EUROPE auront les droits et
obligations énoncés dans les présents statuts, y compris les droits suivants :
Assister aux réunions de l'Assemblée générale ;	i.
Voter à l'Assemblée générale, soit directement pour les Associations Affiliées EUROPE, soit par	ii.
l'intermédiaire d'un Délégué pour les Membres Directs EUROPE, conformément à l'article 9.1.3 des présents
Statuts ;
iii.	Convoquer une Assemblée générale extraordinaire ;
Démissionner de l'Association ;	iv.
Nommer des candidats aux postes d'administrateur.	v.
Les (i) sociétés appartenant à l'Association Affiliée EUROPE et (ii) les Membres Directs	4.2.1.2
EUROPE auront le droit de participer directement aux activités de l'association - par exemple : dans des groupes
de travail, des groupes de projet ou d'autres comités de l'association - et doivent contribuer par leur expertise à
la rédaction de dossiers techniques, tels que des prises de position. Ils ont le droit de recevoir des informations
de l'Association (ex. : bulletins d'information, etc.).
4.2.2 Droits d'adhésion des associations affiliées ex-EUROPE et des membres directs ex-EUROPE
Les associations affiliées ex-EUROPE et les membres directs ex-EUROPE n'ont pas le droit de	4.2.2.1
voter à l'Assemblée générale mais peuvent être invitées par le Conseil d'administration à assister à l'Assemblée
générale. Ils disposent des droits suivants :
Démissionner de l'Association ;	i.
Les (i) sociétés appartenant à l'association affiliée ex-EUROPE et (il) les membres directs ex-EUROPE	ii.
auront le droit de participer directement aux activités de l'association - par exemple : dans des groupes de travail,
des groupes de projet ou autres comités de l'association - et doivent contribuer par leur expertise à la rédaction
de dossiers techniques tels que des prises de position. Ils ont le droit de recevoir des informations de l'Association
(ex. : bulletins d'information, etc.).
Se conformer à tout moment aux statuts et aux décisions prises par les organes de direction de	i.
l'Association en vertu des présents statuts ; et
Payer leur cotisation telle que déterminée conformément à l'article 7 des présents statuts, conjointement	ii.
avec toutes les dispositions et décisions applicables.
5.	Demande d'Adhésion
Les entités répondant aux critères d'adhésion de l'une des catégories mentionnées à l'article 4 ci-dessus	5.1
et souhaitant devenir membres de l'Association doivent soumettre une demande d'adhésion, par écrit, au Conseil
d'administration. Le Conseil d'administration votera sur l'admission du nouveau membre potentiel conformément
à l'article 10. Toute candidature acceptée par le Conseil d'administration sera soumise par le Conseil
d'administration à l'Assemblée générale pour information lors de la première réunion de l'Assemblée générale.
En cas de rejet d'une nomination par le Conseil d'administration, le candidat peut faire appel de cette décision
auprès de l'Assemblée générale.
Résiliation ou Suspension de l'Adhésion	6.
6.1 L'adhésion à l'Association peut être résiliée par la démission, l'expulsion ou la liquidation du MEMBRE.
6.2 Tout MEMBRE de l'Association peut démissionner, à condition d'avoir rempli toutes ses obligations
envers l'Association, en adressant une lettre de démission soit par courrier recommandé avec accusé de
réception, soit par courrier électronique recommandé, soit par lettre signée numériquement.
6.2.1 La démission prendra effet le 1er janvier de l'année suivante. Si la démission est notifiée après le 30
juin, la cotisation de l'année civile suivante restera due. La démission d'un MEMBRE ne peut être recevable
qu'après l'expiration du délai d'un an suivant son admission.
6.3 Tout MEMBRE EUROPE qui n'a pas rempli ses obligations envers l'Association peut être suspendu de
son droit de vote à l'Assemblée générale, par décision du Conseil d'administration, si le manquement n'a pas été
remédié dans un délai d'un mois à compter de la réception d'un avertissement officiel demandant la réparation
du manquement.
6.4 Tout MEMBRE qui ne respecterait pas les obligations découlant de la présente loi pourra être exclu par
décision du Conseil d'administration. Le MEMBRE concerné aura la possibilité de présenter sa défense devant
le Conseil d'administration avant que la décision ne devienne définitive. La décision sera prise conformément à
la procédure de vote prévue à l'article 10.3.2, étant entendu que l'Administrateur représentant le MEMBRE
concerné, le cas échéant, ne sera pas autorisé à voter.
6.5 Un MEMBRE dont l'adhésion prend fin n'a aucun droit de quelque nature que ce soit sur les actifs de
l'Association ou sur les cotisations et autres contributions déjà versées.
7.	Participation Financière
7.1 L'Association est financée par les cotisations annuelles versées par les MEMBRES correspondant à la
catégorie à laquelle ils appartiennent, qui sont fixées chaque année par le Conseil d'administration.
7.2 L'Association peut également être financée par des services de conseil offerts à d'autres sociétés ou
entités, à condition que ce financement respecte l'objet désintéressé de l'Association, conformément à l'article
3.1.3. des statuts.
SECTION III : ORGANISATION DE L'ASSOCIATION
8.	Structure Organisationnelle
8.1 La gestion de l'Association est assurée par les organes suivants :
L'Assemblée générale ; et	i.
ii.	Le Conseil d'administration.
8.2 L'Association nommera également un Secrétaire général qui sera responsable de la gestion quotidienne
de l'Association (conformément aux articles 11 et 13 des Statuts).
9.	Assemblée générale
9.1 Composition
9.1.1 L'Assemblée générale est composée de toutes les Associations Affiliées EUROPE et Membres Directs
EUROPE, représentés par les Délégués comme suit.
9.1.2 Chaque Association Affiliée EUROPE nommera une délégation de trois (3) personnes au maximum pour
la représenter officiellement à l'Assemblée générale.
9.1.3 Tous les Membres Directs EUROPE nommeront un (1) Délégué commun pour les représenter
officiellement à l'Assemblée générale. Le Délégué est nommé pour un mandat renouvelable de trois (3) ans. Pour
nommer le Délégué, le Secrétaire général enverra par courrier électronique à tous les Membres Directs un
formulaire dédié comprenant la liste des noms des Délégués proposés. La personne obtenant la majorité relative
des voix est désignée comme Délégué. En cas d'égalité, un second tour sera organisé entre les personnes ayant
obtenu le même nombre de voix au premier tour, chaque Membre Direct ne pouvant voter que pour un seul nom.
Seul le Délégué participe à l'Assemblée générale et vote au nom de tous les Membres Directs EUROPE.
9.1.4 Chaque délégation nommera un (1) porte-parole de l'industrie des ingrédients cosmétiques ayant le
pouvoir de voter au nom de tous les MEMBRES qu'elle représente. Les noms des Délégués et porte-parole seront
communiqués au Secrétaire Général et pourront être modifiés à tout moment en ce qui concerne les Associations
Affiliées. Toute délégation a le pouvoir de voter sur les résolutions débattues à l'Assemblée générale.
9.2 Organisation de l'Assemblée générale
9.2.1 Les réunions de l'Assemblée générale de l'Association se tiendront à un lieu et à une heure déterminés
par le Président ou un suppléant désigné aussi souvent que nécessaire. Cette réunion aura lieu au moins une (1)
fois par an. L'avis de convocation, comprenant l'ordre du jour et le lieu, doit être envoyé aux MEMBRES par lettre
ou par courrier électronique au moins deux (2) semaines avant la date de la réunion.
9.2.2 Une Assemblée générale ordinaire se tiendra chaque année au siège, ou sous forme hybride, de
l'Association avant le 1er juillet.
9.2.3 Une Assemblée générale extraordinaire sera convoquée si le Conseil d'administration le juge
nécessaire, ou si un Administrateur ou des MEMBRES représentant au moins un cinquième des voix informent
associations affiliées de catégorie 2 EUROPE disposent de vingt (20) voix chacune.
9.2.5Les Membres Directs EUROPE sont représentés par le Délégué désigné qui disposera de vingt (20)
voix. Le nombre de voix du Délégué est égal au nombre de Membres Directs EUROPE qu'il représente, avec un
maximum de vingt (20) voix. Les Membres Directs communiquent avec le Délégué en utilisant l'adresse e-mail
suivant : dm.delegate@effci.com. Le Délégué votera ensuite selon la majorité des votes reçus à l'adresse e-mail
mentionné ci-dessus.
9.2.6 Une Association Affiliée EUROPE peut être représentée par une autre Association Affiliée EUROPE.
Une Association Affiliée EUROPE ne peut représenter qu'une seule autre Association Affiliée EUROPE. Un
Membre Direct EUROPE peut être représenté soit par un autre Membre Direct EUROPE, soit par une Association
Affiliée EUROPE. Les procurations écrites doivent être soumises au Secrétaire Général.
9.3 Compétence
9.3.1 L'Assemblée générale est l'organe décisionnel suprême de l'Association. L'Assemblée générale
approuve la politique générale de l'Association sur proposition du Conseil d'administration et fait des
recommandations au Conseil d'administration pour sa mise en œuvre.
9.3.2 L'Assemblée générale a une compétence exclusive dans les matières suivantes, qui ne peuvent être
déléguées :
Nommer les Administrateurs du Conseil d'administration et leurs suppléants, et approuver la nomination	i.
du Délégué des membres directs ;
Approuver annuellement le budget et les comptes, et donner quitus aux Administrateurs de leur	ii.
responsabilité ;
iii.	Ratifier les règles et règlements établis par le Conseil d'administration, et approuver leur modification
ultérieure ;
Révoquer les directeurs du Conseil d'administration ;	iv.
Modifier les présents statuts ;	V.
Prononcer la dissolution volontaire de l'Association ;	vi.
Nommer et révoquer le commissaire aux comptes et fixer sa rémunération ;	vii.
Recevoir les appels interjetés contre les rejets de nomination du Conseil d'Administration.	viii.
9.3.3L'Assemblée générale peut déléguer une partie de sa compétence sur d'autres questions au Conseil
d'administration, dans le respect des lois et règlements applicables.
9.4 Quorum et adoption des résolutions
9.4.1 Toute résolution visant à modifier l'article 3 des présents statuts ne sera valablement adoptée que si au
moins les deux tiers des Représentants des MEMBRES ayant droit de vote sont présents ou représentés et qu'au
moins les quatre cinquièmes des voix sont favorables.
9.4.2 Toute résolution visant à modifier d'autres dispositions des présents Statuts ne sera valablement
adoptée que si au moins les deux tiers des Représentants sont présents ou représentés et qu'au moins les deux
tiers des voix sont favorables.
9.4.3 Les résolutions portant sur la détermination des cotisations dues par les membres ou certains d'entre
eux pour le financement de l'Association, ou relatives à l'admission d'un nouveau membre, ne sont valablement
adoptées que si deux tiers des membres disposant du droit de vote sont présentes ou représentées. Leur adoption
requiert la majorité qualifiée de deux tiers des voix exprimées.
9.4.4L'Assemblée générale ne délibère que sur les points portés à l'ordre du jour, sauf si tous les
Représentants sont présents ou représentés et ceci est décidé à l'unanimité.
9.5 Présidence de l'Assemblée générale
9.5.1 Le Président (ou, en son absence, le vice-président) présidera toutes les réunions de l'Assemblée
générale.
9.5.2 Le Président nommera un secrétaire, le cas échéant, qui n'a pas besoin d'être un MEMBRE. Le Président
et le secrétaire (le cas échéant) constituent le bureau.
9.6 Réunions de l'Assemblée générale
9.6.1 L'Assemblée générale sera composée des représentants dûment autorisés de tous les MEMBRES ayant
le droit de vote.
9.6.2 Les réunions de l'Assemblée générale peuvent avoir lieu en personne, par vidéoconférence ou
téléconférence, ou par une combinaison de ces méthodes.
9.7 Procès-Verbaux
9.7.1 Les procès-verbaux des réunions de l'Assemblée générale seront dressés par le Secrétaire général et
signés par le Président et le Secrétaire général.
9.7.2 Le Secrétaire général adressera à chaque MEMBRE une copie des décisions de l'Assemblée générale
par courrier ordinaire et/ou courrier électronique, et le Secrétaire général conservera le procès-verbal signé dans
un registre tenu spécialement à cet effet.
10. Conseil d'administration
10.1 Composition et désignation
L'Association est gouvernée par le Conseil d'administration (« CA »>). Le Conseil	10.1.1
d'administration sera composé d'au moins quatre (4) Administrateurs. Chaque Association Affiliée EUROPE de
catégorie 1 sera représentée au sein du Conseil d'administration par deux (2) Administrateurs, personnes
physiques, issus de l'industrie des ingrédients cosmétiques. Chaque Association Affiliée EUROPE de Catégorie
2 sera représentée au Conseil d'administration par un (1) Administrateur, une personne physique, issu de
l'industrie des ingrédients cosmétiques. Tous les Membres Directs EUROPE seront représentés au Conseil
d'administration par un (1) Administrateur.
Les Administrateurs du Conseil d'administration sont proposés par les MEMBRES puis ratifiés	10.1.2
par l'Assemblée générale pour un mandat renouvelable de trois (3) ans.
Nonobstant les articles 10.1.4 et 10.1.5, les Administrateurs resteront en fonction jusqu'à leur	10.1.3
Membres Directs EUROPE ou de toute autre raison empêchant un Administrateur du Conseil d'administration
d'assumer ses fonctions, les autres Administrateurs du CA continuent leur mandat. Dans une telle hypothèse,
l'Association Affiliée EUROPE ou les Membres Directs EUROPE à laquelle appartenait l'Administrateur concerné
désigneront un autre Administrateur pour poursuivre l'activité de l'Association jusqu'à la fin naturelle du mandat
initial.
Le mandat d'un administrateur du Conseil d'administration peut être résilié à tout moment :	10.1.5
Suite à la démission du Directeur, notifiée par écrit au Conseil d'administration (y compris, pour éviter	i.
toute ambiguïté, par courrier électronique au Secrétaire général) ; ou
ii.	Par décision motivée prise à la majorité simple de l'Assemblée générale.
10.2 Compétence
La mission du Conseil d'administration est d'atteindre les objectifs de l'Association. Il se	10.2.1
conforme aux résolutions, instructions et recommandations adoptées par l'Assemblée générale.
Le Conseil d'administration dispose de tous les pouvoirs de gestion et d'administration dans la	10.2.2
limite des pouvoirs attribués par la loi et les présents statuts au Conseil d'administration. L'Assemblée générale
délègue en outre les compétences suivantes au Conseil d'administration :
Déterminer la position de l'Association sur les questions stratégiques clés ;	i.
Définir et arrêter annuellement le budget et les comptes, qui doivent être approuvés annuellement par	ii.
l'Assemblée Générale ;
Déterminer la clé de répartition des frais et cotisations dus par chaque MEMBRE;	iii.
Admettre un nouveau MEMBRE, exclure un MEMBRE et en informer ultérieurement l'Assemblée	iv.
générale ;
Nommer le Président et le Trésorier de l'Association parmi les membres du Conseil d'administration,	v.
révoquer le Président et le Trésorier, et en informer ultérieurement l'Assemblée générale.
Ces questions déléguées doivent être rapportées chaque année par le Conseil d'administration	10.2.3
à l'Assemblée générale.
10.3 Décisions
Le Conseil d'administration peut voter sur une résolution de manière valide si au moins la moitié	10.3.1
des Administrateurs sont présents ou valablement représentés.
Toutes les décisions doivent être prises par consensus. Si un vote est nécessaire, la résolution	10.3.2
sera adoptée à la majorité simple des voix exprimées. En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante.
10.4 Réunions du Conseil d'Administration
Le Conseil d'administration se réunira au moins trois (3) fois par an sur convocation envoyée	10.4.1
deux (2) semaines avant la réunion.
Une réunion extraordinaire du Conseil d'administration peut être tenue à la demande de trois	10.4.2
(3) Administrateurs sur avis envoyé au moins deux (2) semaines avant la réunion.
Le Conseil d'administration peut se réunir physiquement ou virtuellement. Le Conseil	10.4.3
d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire.
Le Conseil d'administration ne peut pas se prononcer sur des points qui ne figurent pas à l'ordre	10.4.4
du jour communiqué avec la convocation, à moins que tous ses administrateurs ne soient présents ou représentés
à la réunion et qu'ils n'en décident autrement à l'unanimité. Si un Administrateur ne peut assister à la réunion, il
peut désigner un suppléant de sa propre organisation ou désigner un mandataire. Chaque Administrateur peut
également donner procuration écrite, y compris par voie électronique, à un autre Administrateur pour le
représenter à une réunion spécifique du Conseil d'administration.
10.5 Résolutions écrites
Toute résolution du Conseil d'administration peut être adoptée sans réunion physique avec le	10.5.1
consentement écrit de tous les administrateurs du Conseil d'administration, sous forme conventionnelle ou
électronique (par exemple, par courrier électronique ou via des outils en ligne).
10.6 Procès-Verbaux
Les résolutions et les procès-verbaux du Conseil d'administration doivent être envoyés à tous	10.6.1
les Administrateurs du Conseil d'administration en temps opportun.
Les procès-verbaux des résolutions du Conseil d'administration seront préparés par le	10.6.2
Secrétaire général et signés par le Président et le Secrétaire général de l'Association. Ils seront tenus à la
disposition des Directeurs au siège de l'Association.
10.7 Président du Conseil d'administration
Le Conseil d'administration est présidé par le Président de l'Association, qui est élu par le	10.7.1
Conseil d'administration à la majorité simple, pour un mandat renouvelable de trois (3) ans. Chaque
Administrateur peut exercer au maximum trois mandats consécutifs de Président. Toutefois, le Président ne peut
être élu pour un troisième mandat consécutif que par un vote unanime du Conseil d'administration.
Le président nomme un vice-président parmi le Conseil d'administration, à condition que cela	10.7.2
soit approuvé par la majorité des voix exprimées du Conseil d'administration.
11. Gestion journalière
11.1 Le Conseil d'administration est habilité à déléguer la gestion journalière de l'Association à une ou
plusieurs personnes ou entités.
11.2 La gestion journalière comprend aussi bien les actes et décisions qui n'excèdent pas les besoins de la
vie quotidienne de l'Association que les actes et décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils représentent,
soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention du Conseil d'administration.
11.3 Le Secrétaire général de l'Association est désigné comme délégué à la gestion journalière.
12. Comités
12.1 Les comités peuvent être :
Groupes de travail ;
12.2 La liste contenue à la clause 12.1 est non exhaustive et d'autres types de comités peuvent être ajoutés,
selon les besoins de l'Association.
12.3 Le Conseil d'administration aura le pouvoir de former et de dissoudre tout comité.
12.4 Les participants à ces comités seront nommés par les Membres Directs EUROPE et les Membres
Indirects EUROPE, sous le contrôle du Conseil d'administration.
12.5 Chaque comité sera présidé par un président proposé par le comité et approuvé par le Conseil
d'administration.
13. Secrétaire général
13.1 Le Secrétaire général de l'Association exerce les fonctions qui lui sont assignées conformément aux
Statuts.
13.2 Le Secrétaire général agit conformément aux directives générales qui lui sont données par le Conseil
d'administration et sous la supervision de ce dernier.
13.3 Le Conseil d'administration nomme et révoque le Secrétaire général.
13.4 Les tâches du Secrétaire général et le schéma organisationnel du Secrétariat sont détaillés à l'article
11.2 des présents statuts.
13.5 Le Secrétaire général est responsable de l'administration quotidienne de l'Association.
SECTION IV : DIVERS
14. Représentation
Tous les instruments et documents liant l'Association doivent être signés par le président ou le	14.1.1
vice-président ou par deux (2) Administrateurs agissants conjointement.
Le Président ou le Vice-Président agissant seul est autorisé à accomplir toutes formalités au	14.1.2
nom de l'Association, notamment pour l'enregistrement et la publication de ses actes. Toute procédure judiciaire
engagée par ou contre l'Association sera menée par le Président au nom de l'Association, après approbation du
Conseil d'administration.
14.1.3	Les directeurs du CA ne sont pas personnellement responsables des actes de l'Association.
Leur responsabilité est limitée au mandat qui leur est conféré par l'Assemblée générale et aux fautes commises
par eux dans l'exercice des missions qui leur sont confiées.
15. Comptes, Budget et Coûts
15.1 L'exercice financier de l'Association s'étend du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
15.2 Le Conseil d'administration soumettra les comptes de l'exercice précédent et un budget pour l'exercice
suivant à l'Assemblée générale pour approbation.
15.3 Lorsque les comptes annuels font apparaître un bénéfice, l'Assemblée générale peut décider, à l'avance
par décision à la majorité qualifié des deux tiers, soit d'affecter tout ou partie de ce bénéfice à un fonds de réserve,
de le réinvestir pour l'année suivante ou de le transférer à une personne morale valablement constituée, à
condition qu'elle respecte le but désintéressé de l'Association.
16. Modifications aux Présents Statuts
16.1 Le Conseil d'administration doit proposer des modifications aux Statuts de l'Association à l'Assemblée
générale.
16.2 La modification de l'objet et des activités est soumise à l'approbation du Ministère Belge de la Justice.
Toute modification des Statuts sera publiée aux annexes du Moniteur Belge.
17. Dissolution
17.1 Toute proposition de dissolution de l'Association doit être faite par le Conseil d'administration et doit être
approuvée par l'Assemblée générale. Les convocations à l'Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire dont
l'ordre du jour comporte la dissolution de l'Association, sont adressées au moins deux (2) semaines à l'avance.
Le texte des résolutions relatives à la dissolution de l'Association est joint à la convocation.
17.2 En cas de dissolution de l'Association avec liquidation, l'Assemblée générale en détermine le mode,
nomme les liquidateurs et fixe leurs pouvoirs et honoraires.
17.3 Les liquidateurs attribueront, le cas échéant, l'actif net de l'Association à une organisation européenne
à but non lucratif poursuivant des objectifs similaires ou proches des objectifs de l'Association.
17.4 Les MEMBRES de l'Association seront libérés de toute responsabilité pour les dettes et obligations de
l'Association avant, simultanément ou après la procédure de dissolution.
18. Dispositions générales
18.1 Tous les actes, factures, publicités, publications et autres documents émis par l'Association doivent
indiquer de manière lisible ce qui suit :
Le nom de l'Association, complet ou abrégé, suivi des mots « Association Internationale Sans But	i.
Lucratif »> ou des initiales « AISBL » ;
Le numéro d'enregistrement de l'Association ;	ii.
L'adresse du siège de l'Association ;	iii
Le numéro de TVA de l'Association, le cas échéant.	iv.
18.2 Le Conseil d'administration peut adopter des règles et règlements conformément à la loi et aux
dispositions des présents Statuts pour le bon fonctionnement et la gestion de l'Association. Ces règles et
règlements seront ratifiés par l'Assemblée générale, et tout amendement ultérieur y étant apporté sera soumis à
l'Assemblée générale pour l'approbation.
18.3 Dans le cadre de l'Association constituée par les présents Statuts, les MEMBRES s'interdisent
d'échanger toute information sensible et de tout comportement susceptible de rentrer dans le champ d'application
des articles 101 et 102 du Traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, ou de dispositions équivalentes
du droit national de la concurrence. En particulier, ils ne divulgueront, ne discuteront ni n'échangeront, entre eux
ou avec tout tiers susceptible d'être associé à leurs discussions et/ou accords, aucune information commerciale
relative à la concurrence ou toute autre information sensible (à titre d'exemples non exhaustifs). : toute information
relative aux prix, aux clients, aux coûts des matières premières, aux coûts de fabrication, aux plans de marketing
conformément à celui-ci ; le tribunal arbitral sera situé à Bruxelles et la procédure se déroulera en anglais.
( ... )
CINQUIEME RESOLUTION : Procuration pour les formalités.
L'assemblée confère tous pouvoirs :
- au notaire Yorik DESMYTTERE ou à un de ses associés afin d'assurer les formalités nécessaires à
l'obtention de l'Arrêté Royal portant approbation de la modification du but et des activités de l'Association et afin
d'accomplir toutes les formalités de publication ;
- au secrétaire général de l'Association, Andrea MALTAGLIATI, qui tous à cet effet élisent domicile à Avenue
Louise 489, 1050 Bruxelles, Belgique, ainsi qu'à leurs employés, préposés et mandataires, avec droit de
substitution, afin d'assurer les formalités auprès du registre des personnes morales, ainsi qu'à un guichet
d'entreprise en vue d'assurer la modification des données dans la Banque Carrefour des Entreprises.
( ... )
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l'extrait : une expédition du procès-verbal, liste de présence, le texte coordonné
des statuts, une copie de l'A.R. en date du 20 décembre 2024, octroyant la personnalité juridique à l'AISBL
« European Federation for Cosmetic Ingredients" en abrégé « EFfCI").
Yorik DESMYTTERE
Notaire