N° d'entreprise : 0826253126
Nom
(en entier) : LAETITIA HAYEZ NOTAIRE
(en abrégé) :
Forme légale : Société privée à responsabilité limitée
Adresse complète du siège Rue de Folx-les-Caves(J) 7
 : 1350 Orp-Jauche
Objet de l'acte :
DEMISSIONS, NOMINATIONS, MODIFICATION FORME
JURIDIQUE
D'un acte reçu par le notaire Jean-François CAYPHAS, notaire à Jauche, substituant son confrère le
notaire Laëtitia HAYEZ, légalement empêché, le 9 novembre 2022, en cours d'enregistrement, il
résulte que l'assemblée générale extraordinnaire de la société à responsabilité limitée LAETITIA
HAYEZ NOTAIRE a pris les décision suivantes:
PREMIERE RESOLUTION – SUPPRESSION DU COMPTE DE CAPITAUX PROPRES
STATUTAIREMENT INDISPONIBLES
En application de l’article 39, §2, alinéa 2 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés
et des associations et portant des dispositions diverses, l’assemblée constate que le capital fixe
effectivement libéré, soit nonante-trois mille euros (93.000,00 €), et la réserve légale de la société,
soit neuf mille trois cents euros (9.300,00 €), ont été convertis de plein droit en un compte de
capitaux propres statutairement indisponible ; étant précisé que la totalité du capital a été libéré et
qu’il n’existe aucune partie non encore libérée du capital fixe et donc aucun compte de capitaux
propres « apports non appelés ».
L’assemblée générale décide immédiatement, conformément aux formes et majorités de la
modification des statuts, de supprimer le compte de capitaux propres statutairement indisponible
créé en application de l’article 39, § 2, deuxième alinéa de la loi du 23 mars 2019 introduisant le
Code des sociétés et des associations et portant des dispositions diverses, et de rendre ces fonds
disponibles pour distribution.
Par conséquent, il ne doit pas être mentionné dans les statuts de la société.
 
DEUXIEME RESOLUTION – ADAPTATION DES STATUTS AU CODE DES SOCIETES ET DES
ASSOCIATIONS
En vue de mettre les statuts en concordance avec les dernières dispositions légales, réglementaire
et déontologiques du notariat, l’assemblée générale a décidé d’adopter les statuts coordonnés
suivants, étant précisé pour autant que de besoin, que la présente refonte, n’emporte pas de
modification de l’objet social, ni de l’exercice social :
 
II. STATUTS
 
Titre I: Forme légale – Dénomination – Siège – Objet – Durée
 
Article 1: Nom et forme
La société est constituée sous forme de société à responsabilité limitée. Elle est dénommée «
LAETITIA HAŸEZ NOTAIRE ».
Le nom de la société est toujours suivi de la mention « société notariale ».
 
Article 2. Siège
Le siège social est établi en région wallonne.
Il peut être transféré partout, dans les limites de l’obligation légale de résidence du Notaire titulaire, à
Volet B
toute autre adresse, par décision de l’organe d’administration à publier aux annexes du Moniteur
Belge.
 
Article 3. Objet
La société a pour objet :
L’exercice de la profession de notaire seul ou en association avec un ou plusieurs notaires titulaires
ou un ou plusieurs candidats-notaires, et dans le respect des dispositions légales, réglementaires et
déontologiques régissant le notariat.
Toute l’activité professionnelle notariale du ou des actionnaires devra s’exercer au sein de la société.
La société peut, d’une façon générale, accomplir toutes opérations financières et mobilières se
rapportant directement et indirectement à son objet social ou qui seraient de nature à en faciliter
directement ou indirectement, entièrement ou partiellement, la réalisation.
Elle pourra acquérir des biens immobiliers ou détenir des droits réels sur ceux-ci dans les limites
fixées par le Loi Organique du Notariat et les règlements pris en application de celle-ci.
 
Article 4. Durée
La société est constituée pour une durée illimitée.
Elle peut être dissoute conformément à l’article 53 §4 de la Loi Organique du Notariat.
 
Titre II: Capitaux propres et apports
 
Article 5. Apports - Responsabilité
En rémunération des apports, cinq cents (500) actions ont été émises.
Chaque action donne un droit égal dans la répartition des bénéfices et des produits de la liquidation.
Chaque action confère les mêmes droits et obligations.
La responsabilité des actionnaires est limitée à leur apport.
La responsabilité de la société notariale est limitée à un montant de cinq millions d’euros.
 
Article 6. Appels de fonds
Les actions doivent être libérées à leur émission.
 
Article 7. Apport en numéraire avec émission de nouvelles actions – Droit de préférence
Les actions nouvelles à souscrire en numéraire doivent être offertes par préférence aux
acvtionnaires existants, proportionnellement au nombre d’actions qu’il détiennent.
 
Article 8. Nature des actions
Toutes les actions sont nominatives, elles portent un numéro d’ordre.
Elles sont inscrites dans le registre des actions nominatives ; ce registre contiendra les mentions
requises par le Code des sociétés et des associations. Les titulaires d’actions peuvent prendre
connaissance de ce registre relatif à leurs titres.
Le registre des actions pourra être tenu en la forme électronique.
 
Article 9. Actionnaires
Seuls peuvent être actionnaires :
    •  1° des notaires dont la résidence est située dans le même arrondissement judiciaire ;
    •  2° des candidatsnotaires figurant au tableau tenu par une chambre des notaires, à condition que
l’association comprenne au moins un notaire-titulaire ;
    •  3° des sociétés dont les actions appartiennent aux personnes citées sous 1° et 2° et dont le
cadre est fixé par la chambre nationale des notaires, étant compris qu’une même personne physique
ne peut participer en même temps à l’association à travers cette société et comme personne
physique.
 
Toute référence à un Notaire titulaire ou non dans les présents statuts doit être comprise comme
visant également la société dont question ci-avant, sauf lorsque le contexte l’exclut manifestement.
Toute référence à un Notaire associé dans les présents statuts vise tant un Notaire titulaire qu’un
Notaire non titulaire ou une société constituée par ceux-ci.
 
Article 10. Cession et transmission des actions
1- Les actions de la société ne peuvent être cédées entre vifs ou transmises à cause de mort qu’à un
Notaire, titulaire ou non, ou une société notariale, moyennant l’accord de tous les actionnaires, lequel
accord constitue une condition suspensive de la cession ou de la transmission.
 
Volet B
2- En cas de désaccord notifié au cédant ou aux ayants-droit du défunt ou à défaut d’accord de tous
les actionnaires dans les trois mois à compter de la cession ou transmission faite sous condition
suspensive, les actionnaires autres que le cédant ou les ayants-droit du défunt reprennent eux-
mêmes, à concurrence de leur quote-part dans le nombre d’actions de la société en circulation,
déduction faite des actions dont la cession est proposée,
 
a) à l’expiration du délai de trois mois précité (sauf si toutes les parties conviennent d’une autre date)
: les actions qui ne peuvent être cédées.
 
b) avec effet au jour du décès : les actions qui ne peuvent être transmises.
 
c) moyennant, dans chaque cas, le paiement au cédant ou aux ayants-droit du défunt de l’indemnité
de reprise fixée à l’article 13.3 ci-après.
 
3- Par dérogation au § 1er, tout Notaire titulaire peut céder entre vifs ou transmettre à cause de mort
ses actions au Notaire nommé en remplacement sans l’accord des autres actionnaires.
 
4- Si la société ne compte qu’un seul Notaire titulaire, celui-ci ne peut céder ou transmettre ses
actions qu’à un Notaire titulaire.
 
5- Les actions ne peuvent pas faire l’objet d’un démembrement du droit de propriété.
 
6- En cas de décès d’un Notaire titulaire associé, ses droits (liés à ses actions ou aux actions
détenues par sa société de participation) ne sont pas transmis à ses héritiers, qui n’ont droit qu’à la
contre-valeur des actions qui leur sera payée par le successeur du Notaire décédé.
 
Article 11. Perte de la qualité d’actionnaire – Retrait et exclusion
a) Perte de la qualité d’actionnaire
1- L’acceptation de la démission d’un Notaire actionnaire (titulaire ou non titulaire), la limite d’âge, la
destitution, l’annulation de la nomination ou la cessation des fonctions pour quelque cause que ce
soit, entraîne de plein droit la perte de sa qualité d’actionnaire.
 
2- De même, toute société actionnaire dont l’actionnaire cesse ses fonctions par l’effet de l’
acceptation de sa démission, de la limite d’âge, de sa destitution, de l’annulation de sa nomination ou
pour tout autre motif perd de plein droit sa qualité d’actionnaire.
 
3- Tout actionnaire (sauf s’il s’agit du seul Notaire titulaire) peut se retirer de la société moyennant la
notification d’un préavis d’un an à la société.
 
b) Exclusion
Tout actionnaire qui contrevient gravement à ses obligations envers la société ou qui cause un
trouble important à son fonctionnement peut être condamné à céder ses actions à un ou plusieurs
autres actionnaires, conformément à l’article 53, § 1er de la Loi Organique du Notariat, moyennant le
paiement par le ou lesdits actionnaires de l’indemnité fixée par le Tribunal.
 
c) Disposition commune
Le droit à l’indemnité de reprise visé par l’article 13.3 est le seul droit qui subsiste dans les cas visés
par le présent article, dans les limites de l’article 13.
 
Article 12. Continuation de la société
Le décès, l’acceptation de la démission, la destitution, la cessation des fonctions pour l’une des
causes précitées, le retrait ou l’exclusion d’un ou de plusieurs actionnaires ne mettront pas fin à la
société, qui continuera entre les actionnaires subsistants, sauf dans les cas prévus par la Loi.
 
Article 13. Conséquence de la perte de la qualité d’actionnaire, du retrait ou de l’exclusion –
Indemnité de reprise
1- Les actions de l’actionnaire Notaire titulaire qui cesse d’être actionnaire sont cédées au Notaire
nommé en remplacement, moyennant le paiement par celui-ci de l’indemnité de reprise fixée
conformément à la loi.
 
2- Sauf dans le cas prévu par le § 1er, les actions de l’actionnaire qui cesse d’être actionnaire en
application de l’article 11 sont cédées aux autres actionnaires, à concurrence de leurs actions dans
la société notariale, déduction faite des actions dont la cession est proposée, moyennant le paiement
Volet B
par ceux-ci de l’indemnité de reprise fixée conformément à la loi.
 
3- Le montant de l'indemnité de reprise est déterminé conformément à la loi.
 
4- Le ou les cessionnaires sont tenus de payer au cédant ou aux ayants-droit du défunt le montant
de cette indemnité à concurrence de dix pour cent (10%) dans le mois et du solde dans les six mois
de la publication au Moniteur Belge de la cessation de l’association ou du retrait de l’actionnaire-
cédant ou défunt. Toutefois, pour le paiement à effectuer par le notaire nommé en remplacement, ce
délai est de septante-cinq jours calendrier suivant la publication de la nomination du Notaire nommé
en remplacement du cédant ou du défunt. Aucun intérêt n’est dû en ce cas. Passé les délais
susmentionnés, l’indemnité est majorée d’un intérêt équivalent au taux légal, prorata temporis.
 
5- Préalablement à toute cession ou dans les trois mois de la transmission des actions de la société
notariale au Notaire nommé en remplacement, les actionnaires (y compris le Notaire remplacé)
retirent leurs réserves et apurent le passif qui n’est pas issu des contrats d’emploi et ne résulte ni de
baux ni de contrats de fourniture en cours, à concurrence de leur quote-part dans le nombre d’
actions de la société en circulation.
 
TITRE IV. ADMINISTRATION – CONTRÔLE
 
Article 14. Organe d’administration
1- La société est administrée par un ou plusieurs administrateurs, personnes physiques ou morales,
désignés par l’assemblée générale parmi les Notaires qui exercent leur fonction dans la société
notariale et/ou une ou plusieurs sociétés visées à l’article 50 § 2- 3° de la Loi Organique du Notariat
et pouvant, s’ils sont nommés dans les statuts, avoir la qualité d’administrateur statutaire.
 
2- La fonction d’administrateur n’est pas cessible ou transmissible même à un Notaire suppléant.
 
3- Si l’administrateur est unique et seul Notaire titulaire, en cas de décès ou d’empêchement de
celui-ci, la suppléance peut être confiée à un Notaire actionnaire ou à un autre Notaire, un candidat-
notaire ou un Notaire honoraire, désigné conformément à l’article 64 de la Loi Organique du Notariat
à la requête de toute personne intéressée.
Ce suppléant sera automatiquement administrateur successeur pour la durée de la suppléance, sauf
décision contraire du juge compétent.
 
4- L’assemblée générale décide si le mandat d’administrateur est ou non exercé gratuitement. Si le
mandat d’administrateur est rémunéré, l’assemblée, à l’unanimité, détermine le montant des
rémunérations fixes ou proportionnelles. Ces rémunérations, ainsi que tous frais éventuels de
représentation, voyages et déplacements, sont portés en frais généraux.
 
5- Un administrateur est démissionnaire de plein droit et il ne peut plus agir en qualité d’
administrateur à partir du moment où il n’est plus Notaire, qu’il n’est plus en mesure d’exercer sa
profession ou qu’il n’est plus autorisé à l’exercer. Cela ne vaut pas uniquement en cas de démission
ou de destitution du Notaire qui est administrateur, mais également, en cas de suspension préventive
ou disciplinaire dudit Notaire, pendant la durée de la suspension.
 
Article 15. Pouvoirs de l’organe d’administration
S’il n’y a qu’un seul administrateur, la totalité des pouvoirs d’administration lui est attribuée, avec la
faculté de déléguer partie de ceux-ci.
Lorsque la société est administrée par plusieurs administrateurs, chaque administrateur agissant
seul, peut accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à l’accomplissement de l’objet de la société,
sous réserve de ceux qui sont réservés par la loi ou les statuts à l’assemblée générale. En
conséquence, chaque administrateur peut engager la société sous sa seule signature.
Chaque administrateur représente seul la société à l’égard des tiers ainsi qu’en justice, soit en
demandant, soit en défendant.
Dans ses rapports avec les tiers, un administrateur peut, sous sa responsabilité, conférer des
pouvoirs spéciaux à des mandataires de son choix.
 
Article 16. Responsabilité
Sans préjudice de la Loi Organique du Notariat, les administrateurs ne contractent aucune
responsabilité personnelle relativement aux engagements de la société.
Ils sont responsables dans les conditions prévues par les dispositions du Code des sociétés et des
associations.
Volet B
Article 17. Contrôle de la société
Lorsque la loi l'exige et dans les limites qu'elle prévoit, le contrôle de la société est assuré par un ou
plusieurs commissaires, nommés pour trois ans et rééligibles.
 
TITRE V. ASSEMBLEE GENERALE
 
Article 18. Tenue et convocation
Il est tenu une assemblée générale ordinaire chaque année, le premier vendredi du mois de
septembre, à 9 heures, au siège ou à tout autre endroit désigné dans la convocation.
Si ce jour était férié, l'assemblée se réunit le premier jour ouvrable suivant, autre qu’un samedi.
 
Des assemblées générales extraordinaires doivent être convoquées par l’organe d’administration, et,
le cas échéant, le commissaire, chaque fois que l'intérêt social l'exige ou sur la requête
d'actionnaires représentant un dixième du nombre d’actions en circulation.
 
Dans ce dernier cas, les actionnaires indiquent leur demande et les sujets à porter à l’ordre du jour.
L’organe d’administration ou, le cas échéant, le commissaire convoquera l’assemblée générale dans
un délai de trois semaines de la demande.
 
Les convocations aux assemblées générales contiennent l’ordre du jour. Elles sont faites par e-mails
envoyés quinze jours au moins avant l’assemblée aux actionnaires, aux administrateurs et, le cas
échéant, aux titulaires d’obligations convertibles nominatives, de droits de souscription nominatifs ou
de certificats nominatifs émis avec la collaboration de la société et aux commissaires. Elles sont
faites par courrier ordinaire aux personnes pour lesquelles la société ne dispose pas d’une adresse
e-mail, le même jour que l’envoi des convocations électroniques.
 
Toute personne peut renoncer à la convocation et, en tout cas, sera considérée comme ayant été
régulièrement convoquée si elle est présente ou représentée à l'assemblée.
 
Article 19. Admission à l’assemblée générale
Pour être admis à l’assemblée générale et, pour les actionnaires, pour y exercer le droit de vote, un
titulaire de titres doit remplir les conditions suivantes :
- le titulaire de titres nominatifs doit être inscrit en cette qualité dans le registre des titres nominatifs
relatif à sa catégorie de titres ;
- les droits afférents aux titres du titulaire des titres ne peuvent pas être suspendus ; si seul le droit
de vote est suspendu, il peut toujours participer à l’assemblée générale sans pouvoir participer au
vote.
 
Article 20. Séances – procès-verbaux
§ 1. L’assemblée générale est présidée par un administrateur ou, à défaut d’accord sur celui-ci, par l’
actionnaire présent qui détient le plus d’actions ou encore, en cas de parité, par le plus âgé d’entre
eux. Le président désignera le secrétaire qui peut ne pas être actionnaire
 
§ 2. Les procès-verbaux constatant les décisions de l’assemblée générale ou de l’actionnaire unique
sont consignés dans un registre tenu au siège. Ils sont signés par les membres du bureau et par les
actionnaires présents qui le demandent. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou
plusieurs membres de l’organe d’administration ayant le pouvoir de représentation.
 
Article 21. Délibérations
§ 1. A l’assemblée générale, chaque actionnaire dispose d’une voix.
 
§2. Au cas où la société ne comporterait plus qu’un actionnaire, celui-ci exercera seul les pouvoirs
dévolus à l’assemblée générale.
 
§3. Tout actionnaire peut, par tout moyen de transmission, donner une procuration écrite pour le
représenter à l'assemblée et y voter en ses lieu et place, uniquement à un autre actionnaire.
 
Article 22. Prorogation
Toute assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, peut être prorogée, séance tenante, à trois
semaines au plus par l’organe d’administration. Sauf si l’assemblée générale en décide autrement,
cette prorogation n’annule pas les autres décisions prises. La seconde assemblée délibèrera sur le
même ordre du jour et statuera définitivement.
 
Volet B
TITRE VI. EXERCICE SOCIAL REPARTITION – RESERVES
 
Article 23. Exercice social
L'exercice social commence le premier avril et se termine le trente-et-un mars de chaque année.
 
A cette dernière date, les écritures sociales sont arrêtées et l’organe d’administration dresse un
inventaire et établit les comptes annuels dont, après approbation par l’assemblée, il assure la
publication, conformément à la loi.
 
Article 24. Répartition – réserves
Le bénéfice annuel net recevra l’affectation que lui donnera l'assemblée générale, statuant sur
proposition de l’organe d’administration et dans le respect de l’éventuel règlement d’ordre intérieur,
étant toutefois fait observer que chaque action confère un droit égal dans la répartition des
bénéfices.
 
Conformément à l’article 5 :141 du code des sociétés et des associations, l’organe d’administration
dispose du pouvoir de procéder, dans les limites des articles 5 :142 et 5 :143 du code des sociétés et
des associations, à des distributions provenant du bénéfice de l’exercice en cours ou du bénéfice de
l’exercice précédent tant que les comptes annuels de cet exercice n’ont pas été approuvés, le cas
échéant réduit de la perte reportée ou majoré du bénéfice reporté.
 
 
TITRE VII. DISSOLUTION – LIQUIDATION
 
Article 25. Dissolution - Liquidation
En cas de dissolution de la société, le fonds notarial ne peut être cédé ou remis qu’à un notaire ou
une société professionnelle visée à la Loi Organique du Notariat.
 
En aucun cas, la société professionnelle notariale en liquidation ne peut poursuivre les activités
professionnelles du notaire.
 
Aussi longtemps que le fonds n’aura pas été cédé, l’objet modifié et les statuts adaptés pour le
surplus, la liquidation s’opère par les soins du ou des administrateurs.
 
La comptabilité de la société notariale est confiée au Notaire Laetitia HAYEZ, qui la reprendra en cas
de dissolution de la société.
 
 
TITRE VIII. DISPOSITIONS DIVERSES
 
Article 26. Obligations professionnelles
Tant les actionnaires que la société sont tenus au respect de toutes les dispositions légales et
réglementaires régissant la profession, en ce qui concerne notamment la comptabilité, les traditions
notariales et la déontologie.
 
Article 27. Règlement d’ordre intérieur
L’assemblée générale, statuant à l’unanimité, peut arrêter un Règlement d’ordre intérieur qui sera
soumis à l’approbation de la Chambre des notaires.
 
Ce Règlement peut, dans les limites des prescriptions légales et statutaires, prévoir toutes
dispositions concernant l’exécution des présents statuts et le règlement des affaires sociales.
 
Ce règlement ne peut être modifié que par une décision de l’assemblée générale prise à l’unanimité,
mais ne doit pas être établi par acte authentique.
 
En cas de contradiction entre les statuts et le Règlement d’ordre intérieur, les dispositions statutaires
prévalent.
 
Si le Règlement d’ordre intérieur prévoit des dispositions plus contraignantes en ce qui concerne les
pouvoirs d’administration de l’organe d’administration que celles prévues par l’article 15 des statuts,
ce sont les dispositions du Règlement d’ordre intérieur qui prévalent entre les actionnaires et l’
organne d’administration à l’égard de la société.
Pour l’application du Code des Sociétés et des Associations, les dispositions plus contraignantes du
Volet B
Règlement d’ordre intérieur seront considérés comme statutaires entre les actionnaires et à l’égard
de l’organe d’administration et de la société. »
 
 
TROISIEME RESOLUTION – DEMISSION – NOMINATION
L’assemblée générale décide de mettre fin à la fonction du gérant actuel mentionné ci-après, et
procède immédiatement au renouvellement de sa nomination comme administrateur non statutaire
pour une durée illimitée :
Madame Laetitia HAŸEZ préqualifiée, ici présente et qui accepte.
L’assemblée générale décidera à la prochaine assemblée générale annuelle sur la décharge au
gérant démissionnaire pour l’exécution de son mandat.
QUATRIEME RESOLUTION - POUVOIRS
L'assemblée confère tous pouvoirs à l’organe d’administration pour l'exécution des résolutions qui
précèdent.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME
Signé Jean-François CAYPHAS, notaire