N° d'entreprise : 0408296655
Nom
(en entier) :  INDEPENDENT RETAIL EUROPE
(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue des Gaulois 3 bte 3
 : 1040 Etterbeek
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Monsieur Maximilien de BELLEFROID, agissant en en vertu des pouvoirs qui lui ont été conférés aux
termes du mandat sous seing privé, conféré par l’assemblée générale extraordinaire des membres
de l’association internationale sans but lucratif « Independent Retail Europe », ayant son siège à
Etterbeek (1040 Bruxelles), Avenue des Gaulois 3, boîte 3, inscrite au Registre des Personnes
Morales (Bruxelles) sous le numéro 0408.296.655, requiert Maître Gérard INDEKEU, Notaire,
résidant à Bruxelles, le 30 janvier 2024, enregistré au bureau de l'Enregistrement sécurité juridique
de Bruxelles 3, le 6 février suivant, volume 0 folio 0, case 3541, aux droits de cinquante euros 50
(EUR), perçu par le Receveur, d’acter authentiquement que l’assemblée générale tenue en date du 5
décembre 2023 a décidé ce qui suit :
 
Première constatation - Mise en conformité des statuts de l’Association avec les dispositions du
Code des sociétés et des associations (CSA) et approbation d’une nouvelle version des statuts.
 
Le comparant déclare et confirme que l’assemblée a décidé de soumettre l’association aux
dispositions du Code des sociétés et des associations et d’adopter une version nouvelle des statuts,
sans modification des buts et activités de l’Association, comme suit :
 
- Article 1 - Dénomination, siège, durée
    1.  L’Association internationale sans but lucratif dénommée
« Union des groupements de détaillants indépendants de l’Europe » a.i.s.b.l.
(Union of groups of independent retailers of Europe)
(Union der Verbundgruppen selbständiger Einzelhändler Europas)
en abrégé « UGAL »
a changé de nom le 16 octobre 2013. Elle s’appelle désormais Independent Retail Europe (ci-après :
l’Association).
L’Association est régie par le livre 10 et toutes autres dispositions applicables aux organisations
internationales sans but lucratif du code des sociétés et des associations du 23 mars 1919, publié au
Moniteur belge du 4 avril 2019 (ci-après : « le Code »).
    1.  Le siège social de l’Association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale. Le siège peut
être transféré à tout autre endroit de cette Région par décision du Comité de Direction.
    2.  L’Association est constituée pour une durée illimitée.
 
- Article 2 - Objet
L’Association, dénuée de tout esprit de lucre, a pour objet d’entreprendre toute recherche, de
recueillir et de diffuser toute information scientifique touchant le statut légal, économique et social
des groupements et associations de groupements, légalement constitués suivant les lois et usages
de leurs pays, et dont l’objectif vise la promotion des détaillants indépendants.
Pour cela, Independent Retail Europe peut mener toutes les activités qui, d’une manière générale,
peuvent contribuer à la réalisation de son objet, et notamment
    1.  elle assure, tout particulièrement auprès des institutions de l’Union européenne, la
représentation et la promotion de l’ensemble de ses membres, elle les informe sur toute question d’
intérêt commun, et elle agit en vue de contribuer à l’intégration européenne ;
    2.  elle contribue aux échanges d’expériences entre ses membres ;
    3.  Independent Retail Europe est habilité à devenir membre d’autres associations et
organisations.
 
- Article 3 - Membres, admission et résiliation
    1.  L’Association est ouverte à l’adhésion selon les règles ci-après :
Peuvent devenir membres effectifs d’Independent Retail Europe :
- les groupements nationaux ou internationaux visant la promotion des détaillants indépendants ;
- les associations ou organisations nationales ou internationales de groupements qui poursuivent un
objectif similaire ;
- les membres effectifs doivent avoir la personnalité juridique.
Seuls les membres effectifs disposent d’un droit de vote à l’Assemblée générale et peuvent proposer
des candidats éligibles au Comité de Direction.
L’Association peut également accueillir des membres associés ou conclure des accords de
coopération avec des personnes morales ou physiques qui ne peuvent devenir membres effectifs,
mais souhaitent contribuer aux objectifs de l’Association. Les membres associés disposent des
mêmes droits que les membres effectifs, à l’exception du droit de vote et de la possibilité de siéger
au Comité de Direction. L’Assemblée générale détermine les conditions d’un tel accord de
coopération.
    1.  Admission
- Les demandes d’admission doivent être adressées par écrit au secrétariat qui les transmet au
Comité de Direction.
- Le Comité de Direction décide de l’admission des candidats à la majorité des deux tiers des
membres présents ou représentés, sous réserve de confirmation par la prochaine Assemblée
générale.
- L’admission ne peut être refusée que pour des raisons objectives qui doivent être communiquées
au candidat membre.
    1.  La qualité de membre se perd :
- en cas de dissolution de l’Association ;
- en cas de démission. Les membres effectifs ou associés sont libres de se retirer à tout moment de
l’Association. La démission doit être adressée par lettre recommandée au secrétariat de l’
Association. La notification d’une démission faite en cours d’année devient effective à la fin de l’
exercice suivant (31 décembre) ;
- si l’Assemblée générale décide de l’exclusion d’un membre à une majorité des deux tiers des
membres représentés, les motifs de l’exclusion doivent être indiqués ;
- lorsqu’un membre n’a pas réglé ses cotisations avant le terme de l’exercice concerné, en dépit de
deux avertissements (le second par lettre recommandée) ;
- en cas de dissolution / liquidation volontaire / de plein droit / légale ;
- en cas de faillite ou de procédure d’insolvabilité de nature similaire en vertu des lois de toute
juridiction ;
- en cas de fusion, lorsque l’organisation est l’entité juridique acquise ;
- si un membre cesse de remplir les conditions statutaires d’adhésion.
    1.  Un membre reste redevable de sa cotisation jusqu’à l’entrée en vigueur de la fin de l’adhésion.
Les membres démissionnaires ou exclus, ou leurs ayants droits, ne peuvent faire valoir aucun droit
sur l’avoir social de l’Association ni sur une partie de celui-ci.
 
- Article 4 - Assemblée générale
L’Assemblée générale est l’organe délibératif suprême et elle possède la plénitude des pouvoirs
permettant la réalisation de l’objet de l’Association, tel que défini à l’article 2. Elle se compose de
personnes physiques, mandataires des membres effectifs, et des membres associés. Chaque
membre effectif désigne son représentant à l’Assemblée générale. Un représentant désigné d’une
organisation avec laquelle l’Association a conclu un accord de coopération peut également assister à
l’Assemblée générale. Seul un représentant par membre effectif est autorisé à voter en vertu de l’
article 9. D’autres représentants des différents membres peuvent assister à l’Assemblée générale
sans droit de vote.
Les réunions de l’Assemblée générale se déroulent normalement en personne, mais peuvent avoir
lieu par le biais de tout type de conférence téléphonique.
    1.  Sur proposition du Comité de Direction, il revient notamment à l’Assemblée générale
- de décider des modifications des statuts ;
- d’élire le Comité de Direction, son Président et les Vice-Présidents ;
- d’approuver le budget et les cotisations, le rapport des contrôleurs aux comptes et de décharger les
membres du Comité de Direction;
- d’approuver les accords de coopération et les cotisations y afférentes ;
- de révoquer, le cas échéant, le Comité de Direction ou des membres de celui-ci ;
- d’exclure un membre de l’Association ;
- de décider d’une modification de la taille du Comité de Direction ;
- de décider de la dissolution de l’Association ;
- de nommer, révoquer et décharger les contrôleurs aux comptes (statutaires) et de déterminer leur
rémunération, le cas échéant ;
- tout autre pouvoir réservé à l’Assemblée générale par la loi ou les statuts.
    1.  L’Assemblée générale doit être convoquée par le Président du Comité de Direction au moins
une fois l’an. La convocation et l’ordre du jour doivent être envoyés par le secrétariat aux membres
au moins trois semaines à l’avance.
    2.  L’Assemblée générale est présidée par le Président. Si le Président ne peut ou ne veut pas
présider l’Assemblée générale, il désigne l’un des Vice-Présidents pour la présider.
    3.  Elle siège en tant qu’Assemblée générale extraordinaire à l’initiative du Président ou sur
décision du Comité de Direction ou à la demande d’au moins un cinquième des membres effectifs,
dans un délai de six semaines, à dater de la décision ou de la demande.
    4.  L’Assemblée générale ne peut décider valablement que sur les sujets inscrits à l’ordre du jour.
    5.  L’Assemblée générale désigne deux (2) contrôleurs aux comptes provenant d’organisations
membres. Ils vérifient la régularité de la comptabilité et rédigent un rapport. Celui-ci doit être soumis
au Comité de Direction, puis distribué par le secrétariat à tous les membres pour approbation par l’
Assemblée générale avant la fin du premier semestre de l’année suivant l’exercice.
 
- Article 5 - Comité de Direction
    1.  Les membres effectifs d’Independent Retail Europe doivent être représentés au Comité de
Direction d’une façon qui cherche à tenir compte de la diversité de leurs structures et secteurs d’
activités.
    2.  Le Comité de Direction est composé de vingt (20) membres au maximum, choisis au sein de l’
Assemblée générale. Ils exercent leur mandat à titre gracieux. Le Comité de Direction comprend un
Président et au maximum quatre (4) Vice-Présidents. Tous ses membres sont élus pour une durée
de 3 ans par l’Assemblée générale et sur proposition du Comité de Direction. Les mandats sont
renouvelables.
    3.  Le Président du Comité de Direction doit être originaire d’un pays de l’EEE.
    4.  Le Comité de Direction est présidé par le Président ou, en cas d’empêchement ou de refus du
Président, par l’un des Vice-Présidents, désigné par le Président.
    5.  Chaque membre du Comité de Direction dispose d’une voix. Le Comité de Direction ne peut
délibérer valablement que si la moitié de ses membres sont présents ou représentés.
    6.  Lorsqu’un membre effectif est représenté au Comité de Direction par son principal directeur
élu, un directeur salarié, permanent de la structure, peut également participer au Comité de Direction
en tant qu’invité sans droit de vote, avec l’accord du Président.
    7.  Le Comité de Direction peut inviter un ou plusieurs tiers à assister sans droit de vote à une ou
plusieurs réunion(s) ou partie(s) de réunions du Comité de Direction.
    8.  Le Comité de Direction se réunit au moins deux fois l’an. Il est convoqué à l’initiative du
Président ou à la demande d’au moins un tiers de ses membres. La convocation et l’ordre du jour
doivent être envoyés par le secrétariat aux membres au moins trois semaines avant la réunion. Dans
des circonstances exceptionnelles, ce délai peut être plus court, lorsque qu’il est dûment justifié par
le Secrétariat auprès des membres du Comité de Direction.
    9.  Les réunions du Comité de Direction se déroulent normalement en personne, mais peuvent
avoir lieu par le biais de tout type de conférence téléphonique.
    10.  Si le président ne peut ou ne veut pas convoquer la réunion, le vice-président le plus ancien
peut convoquer la réunion.
    11.  Le Comité de Direction dispose de tous les pouvoirs de gestion et d’administration de l’
Association, sous réserve des attributions de l’Assemblée générale. Le Comité de Direction ne peut
décider valablement que sur les sujets inscrits à l’ordre du jour, sauf si tous les membres sont
présents ou représentés à une réunion du Comité de Direction et votent pour procéder à ce vote.
    12.  Pour préciser et compléter les dispositions des statuts, le Comité de Direction peut adopter,
modifier et/ou abroger un règlement intérieur.
    13.  Le Comité de Direction délègue la gestion courante à un Directeur général. Les attributions du
Comité de Direction incluent plus particulièrement :
- le recrutement et le licenciement du Directeur général ;
- la nomination de représentants de l’Association au sein d’organes d’autres associations ou
organisations ;
- le vote de projets et de propositions à soumettre à l’Assemblée générale, notamment :
o le budget annuel,
o les cotisations des membres,
o l’élection au Comité de Direction ;
- la convocation à l’Assemblée générale.
    1.  Le Comité de Direction peut déléguer certaines tâches à un comité de pilotage composé de
son Président et des Vice-Présidents.
    2.  Les membres du Comité de Direction sont libres de démissionner de leurs fonctions à tout
moment en présentant leur démission au Président. Si le président souhaite démissionner, il doit
présenter sa démission aux Vice-Présidents.
    3.  Un membre du Comité de Direction est réputé démissionnaire lorsqu’il ne représente plus le
membre effectif pour lequel il a été élu au Comité de Direction.
    4.  Les coordonnées des membres du Comité de Direction et du Directeur général doivent être
publiées conformément aux dispositions du Code.
 
- Article 6 - Directeur général/Secrétariat
    1.  Le Directeur général est responsable vis-à-vis du Comité de Direction.
    2.  Conformément aux statuts et dans les limites du budget accordé, le Directeur général est
chargé de la gestion quotidienne de l’Association et de sa représentation auprès de toutes les
institutions, administrations ou associations internationales, européennes ou nationales.
Ses missions incluent notamment
- la préparation et l’élaboration de propositions dans tous les domaines requérant la consultation du
Comité de Direction ;
- l’établissement des comptes annuels et des propositions de budget et de cotisations ;
- la supervision des affaires financières de l’Association en coopération avec le Président et le
Comité de Direction ;
- la fourniture de rapports et d’un soutien au Président, au Comité de Direction et à l’Assemblée
générale en vue d’une gestion efficace de l’Association ;
- l’entretien de relations avec les membres de l’Association, les organisations de parties prenantes
au processus politique de l’UE et toute tierce partie en vue d’un lobbyisme réussi au nom des
membres ;
- la délégation de tâches au secrétariat de l’Association et leur supervision ;
- la présentation d’un rapport d’activité devant l’Assemblée générale ;
- l’embauche, la supervision et le licenciement des collaborateurs de l’Association ;
- le recrutement de nouveaux membres ;
- l’exécution des décisions du Comité de Direction et de l’Assemblée générale ;
- la gestion des relations publiques de l’Association, notamment en ce qui concerne la
communication avec les tiers ;
- la supervision du travail du secrétariat.
Pour cela, le Directeur général participe aux réunions des instances de l’Association avec voix
consultative.
    1.  Le Directeur général agit sous la responsabilité du Comité de Direction et lui rend compte à
intervalle régulier des activités et de la situation financière de l’Association.
    2.  Les langues de travail actuelles du secrétariat sont le français, l’anglais et l’allemand, sans
ordre de préférence.
 
- Article 7 - Représentation de l’Association
    1.  Tous les actes juridiques engageant l’Association sont, sauf procurations spéciales, signés par
le Président du Comité de Direction ou par le Directeur général, sans qu’ils aient à justifier de pouvoir
vis-à-vis de tiers.
    2.  Toutes les démarches juridiques, tant en demandeur qu’en défendeur, sont effectuées par le
Comité de Direction, représenté par son Président ou par le Directeur général.
 
Article 8 - Responsabilité
    1.  Les membres du Comité de Direction, le Président, les Vice-Présidents et le Directeur général
ne sont pas personnellement liés par les engagements de l’Association. Leur responsabilité est
limitée à l’exécution des tâches qui leur sont confiées et aux fautes commises dans le (non)-exercice
de leurs devoirs et tâches.
    2.  En leur qualité de membres, les membres ne sont pas responsables des engagements pris par
l’Association.
 
- Article 9 - Droit de vote
    1.  Le droit de vote des membres effectifs au sein de l’Assemblée générale est fonction du
montant des cotisations. Chaque tranche à payer de 1.000 euros de cotisation annuelle (y compris la
cotisation de base) donne droit à une (1) voix.
    2.  Les membres effectifs peuvent se faire représenter par un autre membre effectif. Il n’y a pas de
limite au nombre de procurations que peut recevoir un membre effectif.
Le Comité de Direction (ou toute personne désignée par lui à cet effet) peut, dans les conditions qu’il
détermine, autoriser les membres à voter à distance (y compris sous forme électronique) avant une
réunion de l’Assemblée générale.
Un membre du Comité de Direction empêché d’assister à une réunion de celui-ci peut donner
procuration à un autre membre du Comité de Direction.
En Assemblée générale et en Comité de Direction, en dehors des cas particuliers prévus dans les
statuts, les décisions sont prises à la majorité simple à condition que la moitié du total des voix de l’
ensemble des membres effectifs soit exprimée. Les décisions de l’Assemblée générale et du Comité
de Direction peuvent être prises par le biais d’une procédure écrite (par exemple par e-mail) ou
encore par tout type de conférence téléphonique. Pour les votes écrits, la signature que les membres
apposent sur leur bulletin de vote détermine leur capacité et leur identité.
L’Assemblée générale et le Comité de Direction peuvent statuer par le biais d’une procédure écrite si
(i) chaque membre effectif (ou membre du Comité de Direction, respectivement) en a été informé et
a été invite à voter sur les décisions à prendre ;
(ii) aucun membre effectif (ou membre du Comité de Direction, respectivement) ne s’oppose à la
procédure écrite ;
(iii) les décisions sont prises à l’unanimité.
Les modifications des statuts ne peuvent pas être décidées par des résolutions écrites.
    1.  Les décisions prises par le biais d’une procédure écrite sont réputées entrer en vigueur à la
date mentionnée sur le compte rendu envoyé par des moyens de communication réguliers aux
membres du Comité de Direction / de l’Assemblée générale pour confirmer le résultat du vote.
    2.  Les résolutions de l’Assemblée générale et celles du Comité de Direction sont enregistrées
dans un procès-verbal qui est distribué à tous les membres après les réunions. Les procès-verbaux
sont approuvés lors des réunions suivantes.
 
- Article 10 - Groupes de travail
    1.  L’Assemblée générale, le Comité de Direction ou le Directeur général peut décider de la mise
en place de groupes de travail nécessaires à la réalisation des objectifs d’Independent Retail Europe.
    2.  L’accomplissement des objets mentionnés à l’article 2 paragraphe a) peut être délégué par le
Comité de Direction à une autre organisation et/ou effectué en collaboration avec ladite organisation.
 
- Article 11 - Budget, cotisations et comptes
    1.  L’exercice correspond à l’année civile.
    2.  Le budget est financé par les cotisations fixées annuellement et versées par les membres. Les
modalités de calcul des cotisations sont déterminées par l’Assemblée générale sur proposition du
Comité de Direction, dans les « Dispositions relatives aux cotisations ».
    3.  Sous réserve de dispositions particulières, les cotisations sont à régler en deux parties. La
première tranche, qui correspond aux trois quarts de la cotisation versée l’année précédente, est à
payer à partir du 1er janvier. La seconde partie, qui correspond au versement du solde calculé sur la
base des modalités susmentionnées, est à payer à partir du 1er juillet.
    4.  Conformément au Code, les comptes annuels de l’exercice comptable précédent et le budget
de l’année suivante sont préparés chaque année par le Comité de Direction et soumis à l’Assemblée
générale pour approbation.
    5.  Conformément au Code, les comptes annuels sont transmis à l’organe, à l’institution ou à l’
administration compétent pour recevoir tout acte ou document émanant de l’Association.
 
Article 12 - Modification des statuts et dissolution
a) Toute proposition ayant pour objet une modification des statuts ou la dissolution de l’Association
doit émaner du Comité de Direction ou être demandée par un cinquième au moins des membres
effectifs et, conformément à l’article 4 paragraphe a), être approuvée par l’Assemblée générale selon
les modalités suivantes :
- pour une modification des statuts, une majorité des deux tiers des voix de tous les membres
effectifs est requise ;
- la dissolution de l’Association ne peut intervenir que moyennant une majorité des trois quarts des
voix de tous les membres effectifs.
- L’Assemblée générale nomme les liquidateurs et décide de l’étendue de leurs responsabilités.
b) Les modifications aux statuts n’auront d’effet qu’après que les conditions requises par la loi auront
été remplies.
En cas de dissolution, le patrimoine restant éventuellement après l’accomplissement des obligations
légales est affecté à un but non lucratif et transféré à une ou plusieurs personne(s) morale(s) – par
exemple association(s), organisation(s) ou groupement(s) ayant un but similaire et agissant en
faveur de la promotion des détaillants indépendants – selon les modalités fixées par l’Assemblée
générale.
 
- Article 13 - Dispositions générales
    1.  Seul le texte français des statuts fait foi.
    2.  Tout ce qui n’est pas prévu par les présents statuts, et notamment les publications à faire aux
annexes du Moniteur belge officiel, sera réglé conformément aux dispositions du Code applicable
aux associations internationales sans but lucratif.
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
 
Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire associé
Déposé en même temps : expédition conforme de l'acte, procuration, statuts coordonnés.