Ondernemingsnr :
Benaming
(voluit) : de polen vzw
(afgekort) :
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Zetel : Wazenaarstraat 5
9050
België
Onderwerp akte : Oprichting
Gent (Ledeberg)
de polen vzw
VERENIGING ZONDER WINSTOOGMERK
WAZENAARSTRAAT 5,
9050 GENT
 
I.  OPRICHTING 
Tussen de ondergetekenden:
De heer Provoost Bosse Wilfried Albert Raf, wonende te 9000, Gent, Vlaamsekaai 95, geboren op 9 december
1993 te Gent
De heer Chielens Kobe Boudewijn Piet Sabien, wonende te 8970 Poperinge, Neerhofstraat 2, geboren op 11
maart 1993 te Poperinge 
De heer Belpaeme Geert, wonende te 9000 Gent, Kouter 108, geboren op 19 augustus 1984 te Oostende
Mervrouw De Keyzer Lieselotte Guido Vera, wonende te 9000 Gent, Sint-Lievensdoorgang 4, geboren op 8
oktober 1987 te Gent.
wordt overeengekomen de vereniging zonder winstoogmerk 'de polen vzw' op te richten overeenkomstig de Wet
van 21 juni 1921, onder de volgende voorwaarden en omstandigheden, waarvan de statuten als volgt luiden:  
 
II. NAAM // ADRES // DOEL // DUUR 
Art. 1 de naam 
De vereniging wordt 'de polen vzw' genoemd. 
Art. 2 adres 
De zetel van de vereniging is gevestigd te 9050 Gent, Wazenaarstraat 5, binnen het gerechtelijk arrondissement
Gent.
Art. 3 doel 
De vereniging stelt zich tot doel allerlei podiumkunsten, zoals toneel, poëzie, voordrachten, muziek, film, dans,
televisie en andere media of multimedia, tentoonstellingen, enzovoort te creëren en/of kenbaar te maken, en/of
een zo breed mogelijke waaier van sociale en culturele activiteiten in te richten.
Zij is bevoegd om in ondergeschikte orde handelsdaden te stellen voorzover deze in overeenstemming zijn met
het doel omschreven in het eerste lid en voorzover de winst gebruikt wordt om dit doel te bereiken.
Zij kan alle roerende en onroerende goederen die zij voor het verwezenlijken van haar doel nodig heeft, bezitten
of verkrijgen en er alle eigendomsrechten en andere zakelijke rechten op uitoefenen.  
Zij kan daartoe alle nuttige rechtshandelingen en daden stellen, en onder meer overeenkomsten sluiten,
personeel aanwerven, contracten ondertekenen, verzekeringspolissen afsluiten, goederen in huur nemen, dit
alles zowel in binnen- als in buitenland.  
Zij kan subsidies verwerven, zowel van de overheid als van private instellingen, aan sponsoring doen en
vertegenwoordigers uitzenden in binnen- en buitenland en zelf als vertegenwoordiger optreden.
0660853476
Art. 4 Duur 
De vereniging wordt voor onbepaalde duur opgericht en kan op elk moment ontbonden worden. 
 
III. DE LEDEN 
Art. 5 Werkende leden en toegetreden leden 
De V.Z.W. telt zowel werkende als toegetreden leden. De stichters van de vereniging zijn de eerste werkende
leden. Ieder die door een arbeidscontract of als vrijwilliger verbonden is aan de vereniging, wordt automatisch
toegetreden lid. Toegetreden leden hebben geen stemrecht op de algemene vergadering.
Art. 6 werkende leden: aantal 
Er zijn minimum drie werkende leden. Er is geen maximumaantal bepaald. 
Art. 7 werkende leden: procedure
De raad van bestuur is bevoegd om te beslissen over de toelaatbaarheid van werkende leden. 
Een kandidaat-werkend lid van de V.Z.W. dient hiervoor schriftelijk een aanvraag in bij de raad van bestuur. 
De raad van bestuur beslist autonoom of een kandidaat-werkend lid als werkend lid tot de V.Z.W. wordt
toegelaten. 
De raad van bestuur dient deze beslissing niet te motiveren. 
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk. 
Als lid kan tot de vereniging toetreden elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, evenals openbare besturen, die
door de raad van bestuur als zodanig worden toegelaten.
Art. 8 werkende leden: einde  
Elk werkend lid kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W.  
Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan de algemene vergadering. 
Het werkend lid dat ontslag neemt moet geen opzegtermijn in acht nemen. 
Een werkend lid wordt geacht ontslag te nemen in volgende omstandigheden: 
- Wanneer een werkend lid 4 maal niet aanwezig is geweest op de algemene vergadering. 
- Wanneer een werkend in een bepaalde hoedanigheid lid was van de algemene vergadering en hij of zij deze
hoedanigheid verliest. 
Een lid kan op elk moment worden uitgesloten door de algemene vergadering met een 2/3 meerderheid van de
aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. 
De stemming over de uitsluiting van een werkend lid is geheim. 
Het lidmaatschap van een werkend lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat werkend lid. 
Een lid dat ontslag neemt, wordt uitgesloten of geschorst, alsook de erfgenamen of rechthebbenden van een
overleden werkend lid, hebben geen recht op het maatschappelijk fonds. Ze kunnen evenmin de betaalde
bijdragen terugvorderen. Ze mogen geen opgave, verantwoording van de rekeningen, noch het leggen van de
zegels of een inventaris vragen.
Art. 9 werkende leden: bijdrage  
De bijdrage van alle leden wordt vastgesteld op maximum � 25 per jaar. De raad van bestuur bepaalt jaarlijks de
juiste hoogte van dit bedrag en deelt dit mee aan alle leden. Het kan dat werkende leden een ander bedrag
moeten betalen dan de toegetreden leden.
Art. 10 werkende leden: ledenregister 
De raad van bestuur van de V.Z.W. is verplicht een ledenregister bij te houden.   Telkens wanneer er wijzigingen
optreden in het ledenbestand van de werkende leden van de V.Z.W., moeten deze wijzigingen binnen de acht
dagen na kennisgeving ervan aan de raad van bestuur in het ledenregister worden doorgevoerd. 
De werkende leden hebben de verplichting om een adreswijziging door te geven aan de raad van bestuur. 
Het origineel van het ledenregister wordt bijgehouden ter zetel van de V.Z.W.  
 
IV: DE ALGEMENE VERGADERING 
Art. 11 Samenstelling 
De algemene vergadering is samengesteld uit alle werkende leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van
de raad van bestuur. Bij diens afwezigheid, door de secretaris, of, bij  diens afwezigheid, door de oudste van de
aanwezige bestuurders.
Elk werkend lid kan slechts één ander werkend lid vertegenwoordigen. 
Elk werkend lid kan zich enkel laten vertegenwoordigen door een ander werkend lid.  
Art. 12 bevoegdheden 
De bevoegdheden van de algemene vergadering zijn: 
- De goedkeuring van de statuten
- De goedkeuring van een wijziging van de statuten
- De benoeming en afzetting van bestuurders
- De benoeming en afzetting van commissarissen & het vastleggen van een eventuele bezoldiging
- Kwijting verlenen aan bestuurders en commissarissen
- Goedkeuring van de begroting en de rekeningen
- De ontbinding van de V.Z.W.
- De benoeming van de vereffenaars, wanneer de V.Z.W. ontbonden zal worden
- De omzetting van een V.Z.W. in een vennootschap met sociaal oogmerk;
Art. 13 samenkomst 
De algemene vergadering moet éénmaal per jaar worden samengeroepen door de raad van bestuur, binnen de
zes maanden na afsluiting van het boekjaar. 
De algemene vergadering wordt tevens door de raad van bestuur samengeroepen in de gevallen dat de raad van
bestuur dit nodig acht.  Ook als 1/5 van de leden van de algemene vergadering het nodig acht, moet een
algemene vergadering samengeroepen worden.
De raad van bestuur roept alle werkende leden op voor de algemene vergadering. 
De oproeping gebeurt per e-mail, minimum tien dagen voor het tijdstip van de algemene vergadering.
De agenda wordt opgesteld door de raad van bestuur. Elk voorstel, ondertekend door 1/20 van de werkende
leden, moet op de agenda worden geplaatst. 
Art. 14 aanwezigheidsquorum & meerderheden 
De algemene vergadering kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezigen. Bij een wijziging van de statuten,
een wijziging van het doel, bij uitsluiting van werkende leden of de ontbinding van de vereniging, wordt het
aanwezigheidsquorum toegepast, voorzien in de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002. 
Elk werkend lid heeft één stem. 
Art. 15 notulen 
De beslissingen van de algemene vergadering worden opgenomen in de notulen. 
De originele notulen van de algemene vergaderingen samengebracht in het notulenboek. De werkende leden
worden op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de originele verslagen van
de algemene vergaderingen.  
 
V: DE RAAD VAN BESTUUR 
Art. 16 samenstelling 
Een bestuurder kan zich bij volmacht laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder. Een bestuurder kan
slechts één iemand vertegenwoordigen. 
De raad van bestuur verdeelt de functies van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester onder de
bestuurders. 
De raad van bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter.
Art. 17 aantal 
De raad van bestuur bestaat uit minimum drie bestuurders. 
Het aantal bestuurders moet steeds kleiner zijn dan het aantal werkende of effectieve leden.
 Er is geen maximum aantal bestuurders bepaald. 
Zo door vrijwillig ontslag, verstrijken van termijn of afzetting, het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder het
wettelijk minimum, dan blijven de bestuurders in functie totdat regelmatig in hun vervanging is voorzien. 
Art. 18 benoeming 
De algemene vergadering benoemt de bestuurders. 
De benoeming gebeurt bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. 
De stemming over de benoeming van bestuurders is geheim. 
Art. 19 bevoegdheden 
De raad van bestuur bestuurt de V.Z.W. en vertegenwoordigt de V.Z.W. in en buiten rechte en heeft alle
bevoegdheden die niet tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren. 
De bestuurders worden benoemd voor onbepaalde duur. 
Het mandaat van bestuurder is onbezoldigd. 
De bestuurders oefenen hun bevoegdheden gezamenlijk uit. 
Art. 20 samenkomst 
De raad van bestuur moet worden samengeroepen wanneer het belang van de V.Z.W. dit vereist. 
Elke bestuurder heeft het recht de raad van bestuur samen te roepen. Hij of zij richt hiertoe een verzoek aan de
voorzitter. 
De raad van bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter. 
De oproeping gebeurt per e-mail, minimum 2 dagen voor het tijdstip van de samenkomst van de raad van
bestuur. De oproeping bevat de datum, uur en plaats van de samenkomst van de raad van bestuur, evenals de
agenda. 
De agenda wordt opgesteld door de de voorzitter.  
Art. 21 aanwezigheidsquorum & stemming 
Om geldig te kunnen beraadslagen moet minstens de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd
zijn.  
De beslissingen binnen de raad van bestuur worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen. 
Een voorstel is niet aangenomen indien de stemming onbeslist eindigt. 
Elke bestuurder heeft één stem
Art. 22 notulen 
Van de samenkomst van de raad van bestuur worden er notulen opgesteld. 
De originele notulen van de raad van bestuur samengebracht in het notulenboek. De bestuurders worden op de
hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de originele verslagen van de
vergaderingen.  
Art. 23 einde mandaat 
Elke bestuurder kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W.  
Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan de algemene vergadering. 
De bestuurder die ontslag neemt moet geen opzegtermijn in acht nemen. 
Indien door het ontslag de werking van de V.Z.W. in gevaar wordt gebracht, wordt het ontslag van de bestuurder
opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is aangesteld. 
Een bestuurder wordt geacht ontslag te nemen in volgende omstandigheden: 
- Wanneer de bestuurder niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om bestuurder te worden in de
V.Z.W. 
- Wanneer een bestuurder 4 maal niet aanwezig is geweest op de een samenkomst van de raad van bestuur. 
- Wanneer een bestuurder in een bepaalde hoedanigheid lid was van de raad van bestuur en hij of zij deze
hoedanigheid verliest. 
Een bestuurder kan op elk moment afgezet worden door de algemene vergadering met een gewone
meerderheid.
De stemming over de afzetting van een bestuurder is geheim. 
Het mandaat van een bestuurder eindigt van rechtswege bij het overlijden van de bestuurder.   
 
VI: BEGROTING & REKENINGEN 
Art. 24 boekjaar en jaarrekeningen
Het boekjaar van de V.Z.W. loopt van 1 januari tot 31 december en uitzonderlijk begint het eerste boekjaar op de
dag van de oprichting van de V.Z.W. en zal eindigen op 31 december 2016. 
Na goedkeuring van de jaarrekening en de begroting, legt de raad van bestuur verantwoording af voor het beleid
in het voorgaande jaar en spreekt de algemene vergadering zich uit over de kwijting aan de bestuurders. Dit
gebeurt bij afzonderlijke stemming. 
Indien de V.Z.W. onder de voorwaarden valt van de zeer grote V.Z.W. moet een commissaris worden benoemd.
Deze is lid van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. 
De benoeming van de commissaris gebeurt door de algemene vergadering bij gewone meerderheid van de
aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. 
De commissaris heeft geen recht op een vergoeding.  
Er is geen minimum of maximumduur bepaald voor de benoeming van de commissaris. 
De commissaris moet een schriftelijk verslag opstellen. 
De algemene vergadering spreekt zich uit over de kwijting van de commissaris. 
Er komt een einde aan de opdracht van de commissaris na het verstrijken van de termijn waarvoor hij of zij werd
aangesteld en na afzetting door de algemene vergadering. 
Een commissaris die ontslag neemt is verplicht het zijn of haar activiteiten verder te zetten tijdens het lopende
boekjaar. 
De afzetting van een commissaris gebeurt bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde
stemmen op de algemene vergadering, er is geen aanwezigheidsquorum vereist.
De stemming over de afzetting van commissaris gebeurt geheim.   
 
VII: VEREFFENING  
Art. 25 bestemming netto – actief 
 In geval van ontbinding worden de netto-activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan de
vereniging, stichting of inrichting, die een gelijkaardig doel als deze vereniging nastreeft; zijn er verscheidene
zodanige verenigingen, dan maakt de algemene vergadering een keuze of verdeelt zij de activa naar
goedvinden; zijn er geen, dan worden de goederen overgedragen aan de vereniging, stichting of inrichting,
waarvan het doel het hierboven omschreven doel het meest nabij komt.
In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de Algemene Vergadering, die de ontbinding uitgesproken heeft, een
of meerdere vereffenaars, bepaalt hun bevoegdheid en de vereffeningsvoorwaarden.
De vereffenaars oefenen hun opdracht gezamenlijk uit.  
 
IIX:  SLOT
Art. 26 Slot 
Voor alle gevallen die niet voorzien worden door de statuten, zijn de beschikkingen van de V.Z.W. – wetgeving,
waaronder de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 toepasselijk.
Aldus goedgekeurd door de Buitengewone Algemene Vergadering gehouden te Gent op 24 juni 2016. Opgesteld
te Gent op 13 juni 2016, in twee exemplaren waarvan er één bewaard wordt op de maatschappelijke zetel van de
vereniging en waarvan het andere wordt neergelegd op de Griffie van de Rechtbank van Koophandel.
 
 
De benoeming van de Raad van Bestuur
De oprichters beslissen bij eenparigheid van stemmen om volgende personen te benoemen als bestuurder van
'de polen vzw' met ingang vanaf de oprichting van de vzw.
1. Voorzitter: Mevrouw De Keyzer Lieselotte Guido Vera, wonende te 9000 Gent, Sint-Lievensdoorgang 4,
geboren op 8 oktober 1987 te Gent
2. Ondervoorzitter: De Heer Belpaeme Geert, wonende te 9000 Gent, Kouter 108, geboren op 19 augustus
1984 te Oostende
3. Penningmeester: De Heer Chielens Kobe Boudewijn Piet Sabien, wonende te 8970 Poperinge, Neerhofstraat
2, geboren op 11 maart 1993 te Poperinge
4. Secretaris: De Heer Provoost Bosse Wilfried Albert Raf, wonende te 9000, Gent, Vlaamsekaai 95, geboren op
9 december 1993 te Gent