N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : European Virus Archive
(en abrégé) : EVA
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue du Trône 62
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
Aux termes d'un acte reçu par Maître Dimitri CLEENEWERCK DE CRAYENCOUR, Notaire résidant
à Bruxelles, le 3 février 2025, a été constituée l'association internationale sans but lucratif, en abrégé
AISBL, sous la dénomination « European Virus Archive », en abrégé « EVA », et dont le siège sera
établi en Région de Bruxelles-Capitale, à 1050 Ixelles, Rue du Trône 62.
 
LES FONDATEURS
1) L’Etablissement public national scientifique, culturel et professionnel « UNIVERSITE D'AIX
MARSEILLE », ayant son siège à 13007 Marseille (France), 58 Boulevard Charles Livon,
immatriculée sous le SIREN 130 015 332 ;
 
2) L’établissement public national à caractère administratif « INSTITUT NATIONAL DE LA SANTE
ET DE LA RECHERCHE MEDICALE (INSERM) », ayant son siège à 75013 Paris (France), 101 rue
de Tolbiac, immatriculée sous le SIREN 180036048 ; 
 
3) L’organisme fédéral allemand de recherche sur la santé animale « Friedrich-Loeffler-Institut ( FLI )
», ayant son siège à 17493 Greifswald (Allemagne) Südufer 10 ;
 
4) L’Etablissement public « UNIVERZA V LJUBLJANI », ayant son siège à 1000 Ljubljana (Slovénie),
Kongresni trg 12 ;
 
5) L’organisation « Biomedicínske centrum Slovenskej akadémie vied, verejná výskumná inštitúcia »
(en anglais : “Biomedical Research Center of the Slovak Academy of Sciences”), ayant son siège à
845 05 Bratislava (Slovaquie), Dúbravská cesta 3484/9;
 
6) Le Leibniz-Institut « DSMZ-Deutsche Sammlung von Mikroorganismen und Zellkulturen GmbH »
(en anglais : “DSMZ-German Collection of Microorganisms and Cell Cultures GmbH”), ayant son
siège à 38124 Braunschweig (Allemagne), Science Campus Braunschweig-Süd, Inhoffenstraße 7 B,
immatriculée sous le numéro HRB 2570;
 
7) La fondation d’utilité publique « Institut Pasteur », ayant son siège à 75015 Paris (France), 25 rue
du Docteur Roux, immatriculée sous le SIREN 877821504 ;
 
8) L’Etablissement public « Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Lombardia e dell'Emilia
Romagna "Bruno Ubertini"», ayant son siège à 25124 Brescia (Italie), Via Antonio Bianchi 9,
immatriculée sous le numéro 88834 ;
 
9) La fondation « Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin Bernhard Nocht » (en anglais : «
Institute for Tropical Medicine »), ayant son siège à 20359 Hamburg (Allemagne), Bernhard-Nocht-
Str. 74;
 
1022427114
10) L’Etablissement public « Folkhälsomyndigheten (FOHM) 171 65 Solna (Suède), Nobels väg 18,
immatriculée sous le numéro SE202100654501 ;
 
11) L’Etablissement public national à caractère administratif « INSTITUT DE RECHERCHE POUR
LE DEVELOPPEMENT », ayant son siège à 13002 Marseille (France), 44 Boulevard de Dunkerque,
Immeuble Le Sextant, immatriculée sous le SIREN 180006025 ;
 
12) L’Etablissement public « UK Health Security Agency », ayant son siège au Royaume-Uni, Manor
Farm Road, Porton Down, Salisbury, Wiltshire SP4 0JG;
 
13) L’Etablissement public « ISTITUTO ZOOPROFILATTICO SPERIMENTALE DELLE VENEZIE –
IZSVE », ayant son siège à 35020 Legnaro (Italie) viale dell'università 10 ; 
 
14) L’entité de droit public « CHARITE – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN », ayant son siège à
101117 Berlin (Allemagne), Charitéplatz 1 ;
 
 
Les comparants ont arrêté les statuts comme suit : 
 
CHAPITRE 1 - Dénomination, Siège, Mission, Objectifs et Durée 
 
Article 1 - Dénomination 
 
Une association internationale sans but lucratif est constituée sous le nom de "European Virus
Archive", abrégé "EVA" (ci-après l'"Association"). Le nom complet et le nom abrégé peuvent être
utilisés indifféremment. 
 
Tous les actes, factures, annonces, publications et autres documents émanant de l'Association
mentionnent sa dénomination précédée ou suivie immédiatement des initiales "AISBL" et de
l'adresse de son siège. 
 
L'Association est régie par les dispositions du Livre 10 du Code des Sociétés et Associations (la
"Loi"). 
 
Article 2 - Siège 
 
Le siège de l'Association est établi dans la région de Bruxelles-Capitale. 
Le siège peut être transféré en tout autre lieu en Belgique par décision du Conseil Exécutif, pour
autant que pareil déplacement n’impose pas la modification de la langue des Statuts en vertu de la
réglementation linguistique applicable. Le Conseil Exécutif veille à ce que la décision de transfert du
siège soit publiée aux annexes du Moniteur belge et à ce qu'une version coordonnée des Statuts soit
déposée au greffe du tribunal de l’entreprise.  Telle décision du Conseil Exécutif ne requiert pas de
modification des Statuts, sauf si le siège est transféré vers une autre région. Si le siège est transféré
vers une autre région, le Conseil Exécutif est compétent pour modifier les Statuts. Toutefois, si en
raison du déplacement du siège, la langue des Statuts doit être modifiée, seule l'Assemblée
Générale a le pouvoir de prendre cette décision moyennant le respect des règles prescrites pour la
modification des Statuts.
L'Association peut avoir des filiales ou des succursales dans d'autres pays. 
 
Article 3 - Langue 
 
Les Statuts sont rédigés en français et anglais. La version française est la version officielle et
prévaut. La langue de travail de l'Association est l'anglais. Les documents et informations internes
sont rédigés en anglais, sauf disposition contraire de la législation belge. 
 
Article 4 - Objet et activités 
 
4.1 L'Association poursuit exclusivement et directement un objet sans but lucratif. 
 
L’Association a pour but de : 
- Favoriser le développement et la coordination de la collection de virus et de produits dérivés de ses
membres;
- Promouvoir et soutenir le partage juste et équitable des virus et des produits dérivés en vue de la
protection de la santé publique à l'échelle mondiale ; 
- Soutenir la recherche et le développement dans le domaine de la virologie pour les universités,
l'industrie et les institutions de santé publique ;
- Soutenir la préparation et la réponse de la recherche pour faire face aux épidémies liées aux virus ;
- Coordonner les interactions avec les laboratoires des membres et d'autres partenaires dans le
cadre des activités de l'Association et fournir un soutien ;
- Partager l'expertise, les connaissances et les meilleures pratiques dans le domaine de la collecte
des virus ;
- Jouer un rôle de groupe de réflexion sur les biobanques virales et les activités connexes ;
- Collecte de fonds pour les activités de l'Association ;
- Soutenir la recherche de pointe en cohérence avec la collection. 
 
4.2 L'Association mène, d'une manière générale, des activités nécessaires à la réalisation de son but
et, en particulier, les activités énumérées ci-dessous qui sont directement liées à la réalisation de ces
objectifs : 
 
- Maintenir un catalogue actif et une base de données pour assurer la traçabilité de l'acquisition, de
l'entretien, du développement et de la distribution d'une collection pertinente de virus et de produits
dérivés ;
- Coordonner et encourager les activités de recherche de ses membres, notamment en proposant de
nouveaux produits et services dans le domaine de la virologie ; 
- Coordonner les actions avec les autorités de santé publique en cas d'épidémies virales ;
- Organiser des réunions et des conférences ; 
- Coordonner, encourager et soutenir les groupes de travail des membres en vue de la production de
publications; 
- Coordonner, organiser et soutenir ses membres afin qu'ils fournissent des services liés à l'objet de
l'Association; 
- Poursuivre une politique d'ouverture aux chercheurs (universitaires, gouvernementaux, non
gouvernementaux, commerciaux) ; 
- Constituer un outil de soutien pour répondre à l'urgence des épidémies en termes de santé
publique et de recherche et développement ; 
- Promouvoir, organiser et participer à des projets d'amélioration de la qualité et de renforcement des
capacités des biobanques, en particulier dans les pays à revenu faible ou intermédiaire ; 
- Soutenir ses membres dans la formation et l'amélioration des compétences des utilisateurs de
laboratoires ; 
- Soutenir ses membres en leur apportant une assistance sur les questions relatives au protocole de
Nagoya et au double usage ; 
- Conclure des accords avec des associations et des organisations ayant un objectif similaire. 
 
4.3 L'énumération ci-dessus n'est pas limitative et l'Association peut effectuer toutes opérations et
mener toutes activités, en Belgique et à l'étranger, se rapportant directement ou indirectement à son
objet. 
 
4.4 L'Association peut également exercer, soutenir ou s'intéresser à toutes activités similaires,
comparables, accessoires ou connexes, à des associations lucratives ou non lucratives, qui
favorisent directement ou indirectement l'accomplissement de son objet. 
 
Article 5 - Durée 
 
L'Association est constituée pour une durée indéterminée et peut être dissoute à tout moment dans
les conditions prévues par les Statuts. 
 
Article 6 - Ressources financières 
 
6.1 L'Association peut réaliser et financer ses activités notamment par :
 
a) les cotisations ou autres contributions des membres prévues dans les Statuts ou toute autre
cotisation qui pourrait être fixée par l'Assemblée Générale ; 
b) d'autres ressources qui peuvent consister en (mais ne sont pas limitées à) :
(i) des subventions et des contributions de la part d'organisations européennes ou internationales, de
ministères, d'États, de gouvernements locaux et/ou de leurs institutions publiques ; 
(ii) des subventions ou des contributions d'organisations à but non lucratif et/ou d’associations
curatives ; 
(iii) des subventions et des contributions d'organisations privées ; 
(iv) des dons et des donations acceptés par l'Association ; 
(v) les revenus des activités et des services garantis par l'Association ; 
(vi) les prêts de toute personne ou entité ; 
(vii) toutes les autres ressources ne contrevenant pas aux réglementations en vigueur.  
 
6.2 Le Directeur Général informe chaque membre par écrit, au cours du premier trimestre de chaque
exercice financier, du montant de sa cotisation annuelle en vertu de l'article 7.4. Ces cotisations
doivent être payées dans les trente (30) jours calendaires qui suivent la notification écrite. A défaut
de paiement dans ce délai, des intérêts s'appliquent de plein droit aux taux légaux sans mise en
demeure préalable. 
Les cotisations sont versées en euros (€). 
 
CHAPITRE 2 - AFFILIATION
 
Article 7 - Critères d'éligibilité et catégories de membres 
 
7.1 L'affiliation à l'Association est ouverte aux personnes morales, qu'elles soient publiques (y
compris, sans limitation, les institutions gouvernementales) ou privées, qui remplissent les conditions
minimales cumulatives suivantes : 
a) elle est valablement constituée conformément aux lois et coutumes de leur pays d'origine ; 
b) elle a des activités de recherche pertinentes ou un intérêt scientifique, financier ou autre dans le
domaine de l'objet et des activités de l'Association ;
c) elle partage et soutient les objectifs de l'Association. 
 
7.2 L'Assemblée Générale, sur conseil du Conseil Exécutif, décidera si les critères a), b) et c) ci-
dessus sont remplis. 
 
Lorsqu'un membre est admis par l'Assemblée Générale, celle-ci doit : 
 
a) s'engager par écrit à respecter les Statuts, le Règlement Intérieur, les objectifs et les politiques de
l'Association ainsi que les décisions de ses organes ; et
b) payer une cotisation. 
 
7.3  Il y a deux catégories de membres, avec des droits et des obligations différents conformément à
l'article 10: 
 
- "Membres Effectifs" : autorités nationales, organismes de financement, organisations et
associations de recherche, organisations, sociétés, entreprises et autres entités publiques ou privées
qui contribuent directement et activement aux activités et objectifs de l'Association, à condition d'être
acceptées par l'Assemblée Générale dans cette catégorie de membres. 
 
- "Membres Associés" : autorités nationales, organismes de financement, organismes de recherche,
associations, organisations, sociétés, entreprises, autres entités publiques ou privées qui ne
participent pas directement aux activités de l'Association telles que définies à l'article 4, mais qui
soutiennent et/ou conseillent les activités de l'Association, à condition qu'ils soient acceptés par
l'Assemblée Générale dans cette catégorie de membres. 
 
7.4 Chaque membre est obligé de payer une cotisation annuelle, mais n'est pas responsable des
autres engagements financiers ou autres de l'Association. La cotisation annuelle a pour but de
couvrir une partie les frais de l'Association et varie en fonction de la catégorie d’affiliation. La
cotisation annuelle est la même pour tous les Membres Effectifs. Les Membres Associés paient une
cotisation réduite par rapport à celle des Membres Effectifs. Le montant de la cotisation annuelle du
Membre Associé dépend de la sous-catégorie à laquelle il appartient. La cotisation annuelle des
Membres Associés de chaque sous-catégorie est égale. Le montant de la cotisation annuelle de
chaque membre est proposé par le Conseil Exécutif et approuvé par l'Assemblée Générale chaque
année. 
 
La cotisation annuelle, en principe et par défaut, prend la forme d'une contribution financière (en
espèces). L'Assemblée Générale peut toutefois une substitution partielle ou entière à ce paiement
par une contribution en nature proposée par un membre, sous réserve de la procédure et des
critères supplémentaires énoncés dans le Règlement Intérieur, et à condition que l'Association
dispose de ressources financières suffisantes pour faire face à ses engagements financiers
conformément à son plan financier. 
 
Les contributions en nature doivent être quantifiables et contrôlables, et apporter à l'Association la
même valeur qu'une contribution financière. 
 
Article 8 - Procédure de candidature
 
8.1 La demande d'affiliation doit comporter les éléments suivants : 
 
a) Le nom et l'adresse du candidat, le nom de son représentant légal ;
b) Une déclaration signée par le représentant légal du candidat concernant le type d'affiliation
(Membre Effectif ou Membre Associé tel que décrit à l'article 7.3) et la preuve que les conditions
requises sont remplies; 
c) Une déclaration signée par le représentant légal du candidat indiquant que le candidat acceptera
et respectera pleinement les Statuts, le Règlement Intérieur de l'Association et les décisions de ses
organes.
 
8.2 Toute demande d'affiliation à l'Association doit être envoyée par écrit au Président du Conseil
Exécutif, qui la soumettra au Conseil Exécutif. Dès réception de la demande écrite, le Conseil
Exécutif de l'Association vérifie les critères d'éligibilité énumérés aux articles 7.1 et 7.3 et
l'Assemblée Générale, sur avis du Conseil Exécutif, décide de l’affiliation en tant que membre. 
 
Les décisions relatives à l'admission des membres sont prises à la majorité décrite à l'article 12.5. 
 
8.3 L'Unité Centrale de Coordination (UCC) notifie la décision au candidat par écrit (par courrier,
courriel ou tout autre moyen de communication) dans les quinze (15) jours calendaires suivant
l'adoption de la décision. Toute décision de refus d'une demande d’affiliation doit être motivée. 
 
Article 9 - Démission et exclusion d'un membre 
 
a) Démission 
 
9.1 Tout membre souhaitant démissionner doit envoyer un avis écrit par lettre recommandée au
Président du Conseil Exécutif en respectant un délai de préavis de 3 mois. La démission prend effet
à la fin du délai de préavis de 3 mois, sauf si l'Assemblée Générale décide à l'unanimité de
raccourcir ce délai. Le membre démissionnaire s'engage à aménager et à réaffecter les activités
dans lesquelles il était déjà impliqué avant la cessation de son affiliation. 
 
9.2 La démission d'un membre ne donne droit à aucun remboursement de sa cotisation ou de toute
autre contribution financière versée à l'Association, sauf en cas de remplacement d'une contribution
en nature par une contribution financière à la demande du membre démissionnaires. Les membres
démissionnaires restent responsables de leurs obligations financières vis-à-vis de l'Association
jusqu'à la fin de la période de préavis de 3 mois, à moins que l'Assemblée Générale n'en décide
autrement. 
 
9.3 Tout membre qui ne paie pas la cotisation annuelle pendant une période supérieure à six mois
après son échéance, malgré un rappel écrit envoyé par l'Unité Centrale de Coordination (UCC), sera
considéré comme démissionnaire en tant que membre de l'Association et, le cas échéant, son droit
de vote sera suspendu par le Conseil Exécutif. La démission prend effet à la fin de l'exercice
financier en cours, sans préjudice des obligations financières en suspens qui doivent encore être
remplies. Le Conseil Exécutif peut réadmettre le membre défaillant réputé démissionnaire de
l'Association à condition qu'il s'acquitte de toutes les obligations financières en suspens. 
 
b) Exclusion 
 
9.4 L'exclusion d'un membre peut être proposée par le Conseil Exécutif et est décidée par
l'Assemblée Générale. Tout membre qui (i) est considéré par l'Assemblée Générale comme ne
remplissant plus les critères d'affiliation, (ii) manque à ses devoirs en vertu des Statuts, du
Règlement Intérieur, des objectifs et politiques de l'Association ou des décisions de ses organes, (iii)
agit d'une manière qui porte gravement atteinte aux intérêts de l'Association et/ou (iv) agit
contrairement aux valeurs communes et à l'éthique de l'Association, telles que définies dans le
Règlement Intérieur, peut être exclu par une résolution de l'Assemblée Générale qui prend sa
décision à la majorité décrite à l'article 12.5, le membre dont l'exclusion est envisagée ne prenant
pas part au vote et étant mis en mesure de présenter sa défense. La décision d'exclusion énonce les
motifs de l'exclusion et est définitive. 
 
9.5 Si un membre est liquidé, en faillite, ou entre dans une procédure de réorganisation judiciaire
avec ses créanciers ou toute autre procédure d'insolvabilité similaire en vertu de la législation
applicable, son affiliation cesse automatiquement. L'Assemblée Générale constate si l'une des
circonstances susmentionnées s'est produite. 
 
9.4 Tout membre qui cesse de faire partie de l'Association pour quelque raison que ce soit n'a plus
aucun droit ni aucune prétention d'accès à la documentation de l'Association et doit cesser toute
référence à son affiliation à l'Association dans ses relations commerciales, incluant l'utilisation du
logo de l'Association, et, de manière générale, n'a aucune prétention à l’encontre des actifs de
l'Association. Ce membre reste tenu pour toutes les cotisations impayées pour la période de son
affiliation. 
 
Article 10 - Droits et obligations des membres
 
10.1 Sans préjudice des autres droits énoncés dans les Statuts, le Règlement Intérieur ou les lois
applicables, tous les Membres Effectifs ont les droits suivants : 
a) Assister ou être représentés aux réunions de l'Assemblée Générale ; 
b) Voter à l'Assemblée Générale ; 
c) Nommer et être élu pour les organes de l'Association, par l'intermédiaire de leurs représentants, le
cas échéant ;
d) Participer aux activités de l'Association ; 
e) Avoir accès aux comptes, aux documents et aux registres retraçant les activités de l'Association et
obtenir des informations sur ces activités.
 
10.2 Sans préjudice des autres droits énoncés dans les Statuts, le Règlement Intérieur ou les lois
applicables, tous les Membres Associés ont les droits suivants : 
a) Assister à l'Assemblée Générale sans droit de vote et avec une voix consultative seulement ; 
b) Participer aux activités de l'Association ; 
c) Sur demande présentée au Conseil Exécutif, avoir accès aux comptes, documents et livres
consignant les activités de l'Association et obtenir des informations sur ces activités.
 
10.3 Sans préjudice des autres obligations prévues par les Statuts, le Règlement Intérieur ou les lois
applicables, tous les membres ont les obligations suivantes :  
a) Respecter les Statuts, le Règlement Intérieur, les objectifs et les politiques de l'Association (tels
qu'amendés de temps à autre), ainsi que les décisions de ses organes ; 
b) payer une cotisation annuelle conformément à l'article 7.4 ; 
c) Garantir la satisfaction continue aux critères d’éligibilité prévus dans les Statues ; et 
d) Promouvoir les intérêts de l'Association au niveau national, européen et international. 
 
CHAPITRE 3 - ORGANES DE L'ASSOCIATION 
 
Article 11 - Structure de Gouvernance 
 
Les organes de l'Association sont : 
- l'Assemblée Générale,  
- le Conseil Exécutif, et 
- le Directeur Général, en charge de la gestion journalière. 
 
Sur décision de l'Assemblée Générale, des comités consultatifs dédiés à des domaines particuliers
peuvent être créés. Les comités consultatifs ont un rôle consultatif auprès de l'Assemblée Générale,
du Conseil Exécutif et/ou du Directeur Général, mais n'ont aucun pouvoir de décision ou de
représentation de l'Association. 
 
Article 12 - Assemblée Générale 
 
12.1 Composition et compétences 
 
L'Assemblée Générale est l'organe de décision de l'Association, en charge de la direction générale et
des décisions stratégiques en ce qui concerne l'Association. Elle est composée de tous les membres
de l'Association. 
Sur proposition du Conseil Exécutif, d'autres personnes peuvent être invitées a assister a une
réunion de l'Assemblée Générale (sans droit de vote et sous réserve de la signature d'un accord de
confidentialité). 
Les décisions adoptées lors des réunions de l'Assemblée Générale sont contraignantes pour tous les
membres, y compris les absents et les dissidents. 
 
Le rôle de l'Assemblée Générale consiste à traiter, entre autres, les matières suivantes : 
a) l'adoption ou la révision de la stratégie et du plan de développement des infrastructures de
l'Association ; 
b) l'adoption ou la révision du programme d'activités de l'Association ; 
c) l'adoption ou la révision des plans budgétaires de l'Association ; 
d) la définition de la cotisation annuelle pour les différentes catégories de membres ; 
e) l'ajout ou l’exclusion de membres ; 
f) l'évaluation des risques et des plans de secours afin de garantir la viabilité financière de l’
Association;
g) l'adoption de politiques et de procédures sur les questions relatives à l'Association, telles que la
politique de recrutement et d'emploi, les marchés publics, la politique de management des données,
la confidentialité, le marketing, les droits de propriété intellectuelle, les diffusions, le plan d'entreprise,
le programme d'activités, etc ; 
 
Les pouvoirs suivants sont exclusivement réservés à l'Assemblée Générale : 
a) l'approbation (i) des comptes annuels et, le cas échéant, (ii) du rapport du commissaire, (iii) du
budget et (iv) des cotisations ; 
b) la nomination, la révocation et la décharge de responsabilités des administrateurs ; 
c) le cas échéant, la nomination, la révocation et la décharge des commissaires et la détermination
de leur rémunération ; 
d) décision d'ouvrir des succursales et des bureaux dans d'autres pays ;
e) les modifications des Statuts ; 
f) l'approbation, l'adoption et la modification du Règlement Intérieur sur proposition du Conseil
Exécutif ;
g) la dissolution et la liquidation de l'Association ; 
h) l'exclusion d'un membre. 
 
12.2 Président et vice-Président de l'Assemblée Générale 
 
Le Président de l'Assemblée Générale est élu pour un mandat de trois ans parmi les représentants
des Membres Effectifs participant à la réunion de l'Assemblée Générale, renouvelable une fois, par
décision de l'Assemblée Générale. 
 
L'Assemblée Générale désigne également un vice-Président parmi les délégués des Membres
Effectifs pour remplacer le Président en cas d'indisponibilité. En cas d'empêchement du Président et
du vice-Président, leurs responsabilités sont exercées par un autre représentant d'un Membre
Effectif désigné par l'Assemblée Générale. 
 
Le Président préside les réunions de l'Assemblée Générale et est chargé d'assurer le bon
fonctionnement de l'Assemblée Générale. En particulier, le Président est responsable de la direction
et de la conduite de la réunion de l'Assemblée Générale, conformément aux Statuts, au Règlement
Intérieur et aux lois applicables.
 
12.3 Réunions et convocations 
 
Une réunion ordinaire de l'Assemblée Générale a lieu au moins une fois par an. 
 
Les réunions de l'Assemblée Générale sont convoquées par le Président de l'Assemblée Générale,
deux membres du Conseil Exécutif ou le Directeur Général, lorsque les intérêts de l'Association
l'exigent, ou à la demande d'un cinquième des Membres Effectifs. Toute demande de réunion
extraordinaire de l'Assemblée Générale doit indiquer les points à examiner. Si la réunion
extraordinaire de l'Assemblée Générale est convoquée à la demande d'un cinquième des Membres,
tout Membre peut adresser au Directeur Général une demande d'inscription d'un point à l'ordre du
jour au plus tard sept (7) jours calendrier avant la date de la réunion de l'Assemblée Générale. 
 
Les réunions peuvent se tenir en personne ou par conférence téléphonique ou vidéoconférence. La
convocation à la réunion indique le lieu. La convocation à la réunion par conférence téléphonique ou
vidéoconférence indique le support et la méthode d'accès. La convocation indique la date, l'heure et
l'ordre du jour de la réunion et est envoyée par lettre ordinaire, télécopie ou tout autre moyen écrit (y
compris sous forme électronique) au moins vingt (20) jours civils avant la date de la réunion, à moins
que tous les Membres Effectifs ne conviennent d'un délai de convocation plus court. Le cas échéant,
les documents de travail sont joints à la convocation ou envoyés au moins sept (7) jours calendrier
avant la date de la réunion. 
 
La validité de la convocation ne peut être contestée si tous les Membres Effectifs sont présents ou
valablement représentés. 
 
12.4 Représentation 
 
Les membres sont représentés à l'Assemblée Générale par un seul représentant qui doit être une
personne physique habilitée par ce membre à le représenter. Au moins sept (7) jours civils avant la
date de la réunion, l'identité du représentant doit être notifiée au Président, ou au vice-Président, le
cas échéant, si le représentant a changé depuis la dernière réunion. 
 
Un représentant peut agir au nom d'un autre membre. La procuration doit être soumise par écrit (par
courrier, e-mail ou tout autre moyen de communication) au Président au moins cinq (5) jours civils
avant la date de la réunion.  Un Membre Effectif ne peut être représenté que par un autre Membre
Effectif.
 
Par exception à la règle précédente, un représentant peut agir au nom d'un nombre illimité d'autres
Membres Effectifs, en plus de sa qualité de représentant de son propre Membre Effectif, dans le cas
où la Loi prévoit que les décisions de l'Assemblée Générale doivent être prises par acte authentique. 
 
12.5 Délibération, quorums et votes 
 
a) Quorum 
 
Une liste de présence, indiquant le nom du membre, est signée avant la réunion, tenue en personne,
par le représentant. Pour les réunions tenues par conférence téléphonique ou vidéoconférence, la
liste de présence incluse dans le procès-verbal est validée par les représentants après la réunion.
 
Sauf disposition contraire des Statuts, l'Assemblée Générale peut valablement délibérer si la majorité
des Membres Effectifs est présente ou représentée. 
 
Si ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion de l'Assemblée Générale est convoquée, au
plus tôt vingt (20) jours calendaires après la première réunion. La deuxième réunion de l'Assemblée
Générale est habilitée à prendre des décisions valables si 1/3 du nombre de Membres Effectifs sont
présents ou représentés. 
 
b) Votes 
 
Sauf disposition contraire des Statuts ou du Règlement Intérieur, chaque Membre Effectif dispose
d'une voix et les décisions de l'Assemblée Générale sont prises à la majorité des deux tiers des voix
exprimées par les Membres Effectifs présents ou représentés.
 
Pour toutes les décisions de l'Assemblée Générale : 
(i) les abstentions ne sont pas prises en compte et, en cas de vote écrit, les votes blancs et mutilés
ne sont pas comptabilisés dans les suffrages exprimés ; 
(ii) tous les votes se feront à main levée (ou par appel en cas de vote par téléphone ou par
communications électroniques), à moins qu'au moins 1/3 des Membres Effectifs ne demandent un
vote à bulletin secret. 
 
L'Assemblée Générale ne peut délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour, à moins que
tous les Membres Effectifs présents ne décident à l'unanimité d'aborder d'autres questions.  
 
c)  Prise de décision écrite
 
Les décisions peuvent également être prises par écrit, y compris par voie électronique, à condition
que les résolutions écrites soient immédiatement envoyées à chaque Membre. Les décisions entrent
en vigueur à la date mentionnée sur les résolutions écrites et sont réputées prises au siège de
l'Association. 
 
Les décisions prises par écrit doivent être unanimes et ne peuvent entraîner une modification des
Statuts.
 
Les règles régissant le fonctionnement, les réunions et les votes de l'Assemblée Générale sont
précisées dans le Règlement Intérieur. 
 
12.6 Procès-verbaux des réunions 
 
Les décisions prises par l'Assemblée Générale sont consignées dans un procès-verbal qui est
envoyé à chaque Membre. 
 
Une fois approuvé, le procès-verbal est signé par le Président de la réunion et est conservé dans un
registre à la disposition des Membres au siège de l'Association. 
 
Article 13 – Conseil Exécutif 
 
13.1 Composition et compétences 
 
a)Composition
 
Le Conseil Exécutif est composé d'un minimum de 4 et d'un maximum de 10 administrateurs,
personnes physiques, nommés par l'Assemblée Générale parmi les employés scientifiques et les
partenaires des Membres Effectifs. 
 
Sauf décision contraire de l'Assemblée Générale, le mandat des administrateurs est de trois ans,
renouvelable, et prend effet immédiatement. 
 
Sauf décision contraire de l'Assemblée Générale, la fonction d’administrateur n'est pas rémunérée. 
 
L'Assemblée Générale peut révoquer les administrateurs à tout moment. 
 
Tout administrateur souhaitant démissionner doit adresser une notification écrite de sa démission au
Président de l'Assemblée Générale. Toutefois, la démission ne prendra effet qu'à la date de la
prochaine réunion du Conseil Exécutif ou de l'Assemblée Générale prévoyant son remplacement. 
 
En cas de vacance d'un poste entre deux réunions de l'Assemblée Générale à la suite de la
démission ou de la révocation d'un administrateur, un nouvel administrateur peut être nommé par le
Conseil Exécutif (cooptation). La confirmation de la nomination de l'administrateur remplaçant sera
soumise à l'approbation de la prochaine réunion de l'Assemblée Générale. Le mandat de
l'administrateur remplaçant expire en même temps que celui de l'administrateur remplacé.
 
La nomination, la démission et la révocation des administrateurs doivent être publiées dans les
annexes du Moniteur belge. 
 
b)Pouvoirs 
 
Le Conseil Exécutif est autorisé à accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de
l'objet de l'Association, à l'exception de ceux pour lesquels l'Assemblée Générale est autorisée par la
Loi et les Statuts. 
 
Le Conseil Exécutif est l'organe de gestion et d'exécution de l'Association. Il est chargé de la gestion
de l'Association et de l'exécution et de la mise en œuvre des décisions de l'Assemblée Générale et
est à l'origine de propositions pour l'organisation des activités de l'Association. 
 
Les pouvoirs du Conseil Exécutif comprennent la capacité de proposer des résolutions à l'Assemblée
Générale, d'exécuter les décisions de l'Assemblée Générale et tout autre pouvoir délégué par
l'Assemblée Générale.
 
Le Conseil Exécutif propose également une stratégie d'action aux Membres Effectifs, qui peuvent
examiner les objectifs et les activités fixés, apporter une contribution technique et valider la stratégie,
avant qu'elle ne soit adoptée par l'Assemblée Générale. 
 
Sans préjudice des autres pouvoirs qui lui sont attribués par la Loi ou par les Statuts, le Conseil
Exécutif est chargé de : 
a) élire le Président et le vice-Président du Conseil Exécutif ; 
b) le transfert du siège de l'Association pour autant que la langue des Statuts ne doive pas être
modifiée à la suite de ce transfert ; 
c) fournir à l'Assemblée Générale des propositions concernant les pratiques relatives aux affaires de
l'Association, telles que les pratiques de recrutement et d'emploi, les approvisionnement, la pratique
informatique et l'accès aux données, la confidentialité, le marketing, les droits de propriété
intellectuelle, la diffusion, le business plan, le programme d'activités, etc ; 
d) l'établissement du projet d'états financiers de l'année précédente ;
e) l'établissement du projet de budget pour l'année suivante ;
f) établir un rapport annuel sur les activités et l’administration de l'Association ;
g) fournir à l'Assemblée Générale des conseils concernant l'admission des membres ; 
h) autoriser les procédures judiciaires au nom de l'Association ;
i) veiller à ce que les décisions de l'Assemblée Générale soient correctement mises en œuvre en
soutenant et en contrôlant leur exécution, y compris l'exécution de ces décisions par le Directeur
Général ; 
j) la nomination, la révocation et la décharge du Directeur Général et la fixation de l'étendue et des
limites de ses pouvoirs.
 
Le Conseil Exécutif fournit notamment à l'Assemblée Générale, une fois par an : 
a)  les états financiers de l'exercice précédent ; 
b) un rapport sur les travaux effectués au cours de l'exercice précédent ; 
c) les activités scientifiques de collaboration entre les membres (le cas échéant) et le budget pour
l'exercice suivant, qui comprend, sous la forme d'un bilan, tous les postes de recettes et de
dépenses, même s'ils ne sont basés que sur des estimations ; 
d) le programme pluriannuel, les prévisions budgétaires et les postes de dépenses, 
e) une proposition concernant le mode de calcul et/ou le montant de la cotisation annuelle fixe pour
chaque catégorie de membres. 
 
Le Conseil Exécutif peut déléguer, sous sa responsabilité, une partie (mais pas la totalité) de ses
pouvoirs à un tiers. 
 
13.2 Président du Conseil Exécutif 
 
Le Président du Conseil Exécutif est élu pour un mandat de trois ans parmi les administrateurs,
renouvelable une fois, par décision du Conseil Exécutif adoptée à la majorité simple du total des voix
exprimées. Le Conseil Exécutif nomme également un vice-Président parmi les administrateurs pour
remplacer le Président en cas d'indisponibilité. En cas d'empêchement du Président et du vice-
Président, leurs fonctions sont exercées par un autre administrateur désigné par le Conseil Exécutif. 
 
Le Président préside les réunions du Conseil Exécutif et est chargé de veiller au bon fonctionnement
et aux activités du Conseil Exécutif. En particulier, le Président assure une communication efficace
avec les administrateurs afin de préparer les réunions et d'en rendre compte aux administrateurs, en
coordination avec le Directeur Général. Il fixe l'ordre du jour afin de favoriser un débat constructif et
une prise de décision efficace. 
 
13.3 Réunions et convocations 
 
Le Conseil Exécutif se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux fois par an. 
 
Les réunions peuvent se tenir en personne ou par conférence téléphonique ou vidéoconférence. Les
réunions du Conseil Exécutif sont convoquées par le Président du Conseil Exécutif, deux
administrateurs ou le Directeur Général, ou à la demande d'au moins la moitié des Membres
Effectifs. La convocation indique le lieu de la réunion. La convocation à la réunion par conférence
téléphonique ou vidéoconférence indique le support et la méthode d'accès. La convocation indique la
date, l'heure et l'ordre du jour de la réunion et est envoyée par lettre ordinaire, télécopie ou tout autre
moyen écrit (y compris sous forme électronique) au moins quinze (15) jours calendrier avant la date
de la réunion ; en cas d'urgence, ce délai peut être ramené à sept (7) jours calendrier. Le cas
échéant, les documents de travail sont joints à la convocation, ou envoyés au moins sept (7) jours
calendaires avant la date de la réunion, délai réduit à trois (3) jours en cas de réunion urgente. La
validité de la convocation ne peut être contestée si tous les administrateurs sont présents ou
valablement représentés. 
 
Les réunions du Conseil Exécutif sont présidées par son Président ou, en son absence, par le vice-
Président ou, à défaut, par un autre administrateur désigné par le Conseil Exécutif. 
 
Le Directeur Général, ainsi que toute tierce partie invitée par le Conseil Exécutif et soumise à un
accord de confidentialité, peut assister aux réunions du Conseil Exécutif sans droit de vote. 
 
13.4 Délibération, quorums et votes 
 
a)Quorum 
 
La moitié au moins des administrateurs doit être présente ou représentée à chaque réunion du
Conseil Exécutif. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion du Conseil Exécutif est
convoquée au plus tôt sept (7) jours calendaires après la première réunion. La deuxième réunion du
Conseil Exécutif est habilitée à prendre des décisions valables si 1/3th du nombre d'administrateurs
présents ou représentés. 
 
b)Votes 
 
Les décisions du Conseil Exécutif sont prises, dans la mesure du possible, par consensus. Lorsqu'un
vote est nécessaire, chaque administrateur dispose d'une voix et, sauf disposition contraire des
Statuts, toutes les décisions du Conseil Exécutif sont prises aux 3/4 des voix exprimées. En cas
d'égalité des voix, la personne qui préside la réunion dispose d'une voix prépondérante. 
 
Les abstentions ne sont pas prises en compte et, en cas de vote écrit, les votes blancs et mutilés ne
sont pas comptabilisés dans les suffrages exprimés. 
 
Tous les votes se font à main levée (ou par appel en cas de vote par téléphone ou par
communications électroniques), à moins qu'au moins un des administrateurs présents ou
représentés ne demande un vote à bulletin secret.  
Les points qui ne figurent pas à l'ordre du jour ne peuvent être discutés que si tous les
administrateurs sont présents ou dûment représentés et si les administrateurs décident à l'unanimité
de discuter de ces points.
 
Tout administrateur peut désigner un autre administrateur par lettre, télécopie ou courrier
électronique pour le représenter à la réunion. Tout administrateur peut détenir une procuration en
plus de son propre vote. Les procurations doivent être envoyées (par courrier, e-mail ou tout autre
moyen de communication écrite) à la présidence au moins un (1) jour calendaire avant la date de la
réunion. 
 
Les décisions peuvent également être valablement prises par écrit, par conférence téléphonique ou
par vidéoconférence. Ces décisions sont réputées prises au siège de l'Association et entrent en
vigueur à la date mentionnée sur les résolutions écrites et, pour les conférences téléphoniques ou
les vidéoconférences, à la date de la réunion. Les décisions prises par conférence téléphonique ou
vidéoconférence font l'objet d'un procès-verbal qui est approuvé lors de la réunion suivante du
Conseil Exécutif. Les décisions prises par écrit requièrent l'unanimité. 
 
Les règles régissant le fonctionnement, les réunions et les votes du Conseil Exécutif sont précisées
dans le Règlement Intérieur. 
 
13.5 Procès-verbaux des réunions 
 
Les décisions prises par le Conseil Exécutif sont consignées dans un procès-verbal. Le procès-
verbal est signé par le Président du Conseil Exécutif et envoyé à chaque administrateur. Les procès-
verbaux sont conservés dans un registre, à la disposition des administrateurs au siège de
l'Association. 
 
Article 14 - Directeur Général 
 
Le Conseil Exécutif peut déléguer la gestion quotidienne, sous sa supervision, à un Directeur
Général. 
 
Le Directeur Général est nommé par le Conseil Exécutif, qui fixe l'étendue et les limites de ses
pouvoirs et met fin à son mandat de Directeur Général conformément à la Loi et au Règlement
Intérieur de l'Association. 
 
Le Directeur Général est convoqué et assiste, sans droit de vote, aux réunions du Conseil Exécutif
(et, le cas échéant, de l'Assemblée Générale). 
 
Le Directeur Général est plus particulièrement en charge de :  
 
a) Appliquer les décisions des organes de l'Association, avec le soutien et le suivi du Conseil
Exécutif ; 
b) Développer et soumettre à l'approbation des organes de l'Association toutes les stratégies visant à
mettre en œuvre les tâches de l'Association telles que définies dans les Statuts ; 
c) Coordonner l'élaboration de tous les plans d'action nécessaires pour assurer la mise en œuvre
des stratégies approuvées par les organes de l'Association ; 
d) Assurer la gestion quotidienne de l'Association, y compris la supervision de la gestion
administrative et financière de l'Association par l'Unité Centrale de Coordination, la préparation du
budget, sa présentation aux organes compétents de l'Association et son exécution ; 
e) Assurer la représentation de l'Association dans tous les contacts et communications avec les
membres, les organisations internationales et nationales concernées et les tiers en général (y
compris les interactions de la direction scientifique avec les tiers) ; 
f) Agir en tant que représentant légal de l'Association conformément à l'article 17. 
 
Article 15 - Unité Centrale de Coordination 
 
L'Unité Centrale de Coordination assure le suivi scientifique, coordonne les programmes d'activités
et fournit toutes les fonctions de soutien nécessaires au fonctionnement de l'Association : gestion
administrative, communication et plaidoyer, finances, etc. 
 
L'Unité Centrale de Coordination est chargée de l'administration quotidienne et de la comptabilité de
l'Association (convocation des réunions, rapports financiers, etc.) et assiste le Directeur Général. 
 
Il fournira tous les services pertinents aux membres et assurera une gestion commune des
connaissances et du savoir-faire sous la supervision du Conseil Exécutif. 
 
CHAPITRE 4 - GESTION FINANCIÈRE ET JURIDIQUE 
 
Article 16 - Exercice financier 
 
16.1 L'exercice financier commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. 
 
16.2 Le Conseil Exécutif soumet chaque année à l'approbation de l'Assemblée Générale le projet de
comptes annuels du dernier exercice de l'Association et le projet de budget prévisionnel de l'année
suivante. Les comptes annuels sont présentés sous la forme d’état de revenus et dépenses
accompagné d’un état des actifs et passifs de l'Association. Le budget présente les revenus et les
dépenses ordinaires et extraordinaires de l'exercice suivant. 
 
16.3 Pour chaque exercice, le Conseil Exécutif établit les comptes financiers et les soumet à
l'approbation de l'Assemblée Générale. Après l'approbation des comptes annuels, l'Assemblée
Générale décide par vote séparé de la décharge à accorder aux administrateurs et, le cas échéant,
au commissaire.
 
16.4 Le Conseil Exécutif et le Directeur Général sont responsables de la gestion des fonds de
l'Association et de la tenue de la comptabilité, avec l'assistance (si nécessaire) d'un comptable
professionnel. 
 
16.5 Dans le cas où les conditions légales nécessitant la nomination de commissaires sont remplies,
cette nomination est faite par l'Assemblée Générale. 
 
Article 17 - Représentation juridique
 
17.1 L'Association est valablement représentée pour tous les actes par la signature de deux
administrateurs qui ne sont pas tenus d'apporter la preuve aux tiers d'une décision préalable du
Conseil Exécutif, ou par le Directeur Général par délégation. 
 
17.2 Le Directeur Général représente l'Association à l'égard des tiers pour tous les actes de gestion
journalière ainsi que dans les procédures judiciaires dans les limites de la gestion journalière et n'est
pas tenu d'apporter aux tiers la preuve d'une décision préalable du Conseil Exécutif et/ou de
l'Assemblée Générale. 
 
17.3 Le Conseil Exécutif est habilité à déléguer des fonctions spécifiques à l'un des administrateurs
et/ou à des tiers. L'Association est également valablement représentée par ce mandataire, dans les
limites de sa procuration. 
 
17.4 Les actions judiciaires au nom de l'Association, tant en demande qu'en défense, sont autorisées
par le Conseil Exécutif et entreprises/gérées ensuite par le Directeur Général. L'Assemblée Générale
est immédiatement informée de toute action en justice intentée contre/au nom de l'Association et de
toute procédure judiciaire de l'Association autorisée par le Conseil Exécutif.
 
CHAPITRE 5 - MODIFICATION DES STATUTS ET DISSOLUTION DE L'ASSOCIATION 
 
Article 18 - Modification
 
18.1 Toute proposition de modification des Statuts est adressée, après délibération du Conseil
Exécutif, au Président de l'Assemblée Générale qui la soumet à l'Assemblée Générale en vue de son
inscription à l'ordre du jour de la prochaine réunion de l'Assemblée Générale. 
 
18.2 Une décision concernant la modification des Statuts requiert un quorum de présence de deux
tiers des Membres Effectifs. Si le quorum de présence n'est pas atteint, une deuxième réunion de
l'Assemblée Générale est convoquée, avec un préavis d'au moins deux semaines, et l'Assemblée
Générale est habilitée à prendre des décisions valables si 1/3du nombre de Membres Effectifs sont
présents ou représentés. 
 
18.3 La modification des Statuts est adoptée à la majorité des deux tiers des voix exprimées par les
Membres Effectifs présents ou représentés. 
 
Article 19 - Dissolution 
 
19.1 Toute proposition de dissolution de l'Association est adressée, après délibération du Conseil
Exécutif, au Président de l'Assemblée Générale qui la soumet à l'Assemblée Générale afin qu'elle
soit inscrite à l'ordre du jour de la prochaine réunion de l'Assemblée Générale. 
 
19.2 Une décision concernant la dissolution de l'Association requiert un quorum de présence de
deux tiers des Membres Effectifs. Si le quorum de présence n'est pas atteint, une deuxième réunion
de l'Assemblée Générale est convoquée, avec un préavis d'au moins deux semaines, et l'Assemblée
Générale est habilitée à prendre des décisions valables si 1/3 du nombre de Membres Effectifs sont
présents ou représentés. 
 
19.3 La dissolution de l'Association est adoptée à la majorité décrite à l'article 18.3. 
 
19.4 En cas de dissolution de l'Association, l'Assemblée Générale nomme un ou plusieurs
liquidateurs, détermine leurs pouvoirs et indique comment répartir les actifs de l'Association, en
tenant compte du fait que ces actifs ne peuvent être remis aux membres et que les bénéficiaires
doivent poursuivre des buts similaires à ceux de l'Association. Le(s) liquidateur(s) est (sont) chargé
(s) de réaliser les actifs de l'Association et d'apurer ses dettes. L'actif net éventuel sera affecté à un
but non lucratif. 
 
Article 20 - Règlement Intérieur 
 
Sans préjudice des Statuts, l'Assemblée Générale peut approuver un Règlement Intérieur de
l'Association, portant sur des politiques spécifiques de l'Association, régissant le fonctionnement ou
la conduite quotidienne et l'administration de l'Association. Sur proposition du Conseil Exécutif,
l'Assemblée Générale peut adopter le Règlement Intérieur et le modifier à la majorité décrite à
l'article 12.5. Le Règlement Intérieur ne peut être en contradiction avec les Statuts et, en cas de
conflit, ces derniers prévalent. 
Le Règlement Intérieur et ses modifications sont communiqués aux membres conformément à
l'article 2:32 de la Loi ou publiés sur le site web de l'Association. 
 
Article 21 - Responsabilité 
 
21.1 Aucun membre de l'Association n'est responsable des dettes contractées ou des obligations
contractées par l'Association. La responsabilité financière des membres à l'égard de l'Association est
limitée à la cotisation annuelle de chaque membre. 
 
21.2 Aucun membre de l'Association n'est responsable des recherches et autres activités menées
par d'autres membres dans leurs installations. 
 
21.3 L'Association souscrit des polices d'assurance appropriées pour couvrir les risques spécifiques
à ses activités, y compris contre les accidents et/ou la violation de données. 
 
Article 22 - Droit applicable 
 
Tout ce qui n'est pas expressément prévu par les Statuts ou, le cas échéant, par le Règlement
Intérieur, est régi par la Loi. 
 
Article 23 - Juridictions compétentes 
 
Tout litige relatif aux Statuts de l'Association, à son Règlement Intérieur et/ou à toute décision d'un
de ses organes est régi par le droit belge et sera soumis aux Tribunaux de Bruxelles.
 
 
DECISIONS DES COMPARANTS
 
Les statuts étant arrêtés, les comparants ont pris les décisions suivantes :
 
1. Premier exercice social
Le premier exercice social commencera le jour où l'association sera dotée de la personnalité
juridique et se clôturera le 31 décembre 2025.
 
2. Première assemblée générale annuelle
La première assemblée est fixée en 2026.
 
3. Administrateurs
Le nombre d'administrateurs est fixé à six.
Sont appelés à ces fonctions pour une durée de trois années :
- Monsieur Hervé BOURHY ;
- Madame Tatjana AVSIC ZUPANC ;
- Monsieur Rémi CHARREL ;
- Monsieur Boris KLEMPA ;
- Madame Amber Hartman SCHOLZ ;
- Madame Maria Beatrice BONIOTTI.
 
Le mandat des administrateurs sera exercé à titre non rémunéré.
 
En application de l’article 13 de la loi du 4 mai 2023 relative au Registre central des interdictions de
gérer, les comparants déclarent qu’aucune condamnation à une interdiction s’apparentant à l’une
des interdictions énumérées à l’article 6 de la loi précitée n’a été prononcée par un tribunal d’un Etat
membre de l’Espace Economique Européen à l’encontre des personnes nommées ci-dessus.
 
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
 
Dimitri CLEENEWERCK DE CRAYENCOUR, Notaire associé
Déposé en même temps : expédition conforme de l'acte, statuts coordonnés, procurations, Arrêté
Royal du 27 mars 2025.