Ondernemingsnr : 0403 048 262
Naam
(voluit) : Belgian Shell
(verkort) :
Rechtsvorm . Naamloze vennootschap
Kantersteen 47, 1000 Brussel	Volledig adres v.d. zetel :
Onderwerp akte : Ontslag en benoeming bestuurder, bijzondere volmachten, ontslag en
benoeming gedelegeerd bestuurder, volmachten
Uit de unanieme schriftelijke besluiten van de aandeelhouders dd 10 december 2024 blijkt dat:
1. De aandeelhouders nemen kennis van het verzoek van de heer Christophe Vaessen om ontheven te
worden van zijn mandaat als bestuurder en bijgevolg als gedelegeerd bestuurder van de Vennootschap met
ingang van 1 december 2024. De aandeelhouders beslissen zijn ontslag te aanvaarden met ingang van 1
december 2024.
De aandeelhouders wensen de heer Christophe Vaessen te bedanken voor de bewezen diensten en
verlenen hem voorlopige kwijting voor de uitoefening van zijn mandaat tot 1 december 2024. Over de
definitieve kwijting voor zijn mandaat uitgeoefend gedurende het lopende boekjaar zal beslist worden op de
algemene vergadering die de jaarrekening per 31 december 2024 dient goed te keuren.
Om de heer Vaessen te vervangen, beslissen de aandeelhouders verder om de heer Jannes Colaert,
woonst kiezende op de zetel van de Vennootschap, als nieuwe bestuurder te benoemen, en dit met ingang
van 1 december 2024. Het mandaat van de heer Colaert wordt onbezoldigd uitgeoefend en zal eindigen
onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van aandeelhouders te houden in 2025. De raad van
bestuur zal voortaan bestaan uit:
- de heer Benoit Lefebvre;
- mevrouw Ilse Moerenhout; en
- de heer Jannes Colaert.
2. De aandeelhouders beslissen verder de heer Jean-Frangois Mouchet, mevrouw Sixtine Borres, de heer
MichaelAllaert, de heer Ward Van Aelst en/of elke andere advocaat van het advocatenkantoor PwC Legal
BV/SRL, die elk individueel en met de bevoegdheid tot subdelegatie kunnen handelen, te machtigen de
formulieren I en Il te ondertekenen voor de neerlegging en de bekendmaking van het voorafgaande besluit in
de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad en voor de wijziging van de inschrijving van de Vennootschap bij de
Kruispuntbank voor Ondernemingen.
Uit de unanieme schriftelijke besluiten van de bestuurders dd 8 januari 2025 blijkt dat:
1. De bestuurders besluiten een nieuwe versie van de bijzondere volmachten goed te keuren, met ingang
van 1 december 2024, , die de versie gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van 18 januari
2024 annuleert en vervangt, en die nu als volgt luidt (zie bijlage 1).
2. De bestuurders nemen kennis van het verzoek van de heer Christophe Vaessen om ontheven te
worden van zijn mandaat als gedelegeerd bestuurder van de Vennootschap met ingang van 1 december
2024. De bestuurders beslissen zijn ontslag te aanvaarden met ingang van 1 december 2024.
Om de heer Vaessen te vervangen, beslissen de bestuurders verder om de heer Jannes Colaert, woonst
kiezende op de zetel van de Vennootschap, als gedelegeerd bestuurder te benoemen, en dit met ingang van
1 december 2024. Het mandaat van de heer Colaert wordt onbezoldigd uitgeoefend en zal eindigen
onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van aandeelhouders te houden in 2025.
3. De bestuurders beslissen verder de heer Jean-François Mouchet, mevrouw Sixtine Borres, de heer
Michael Allaert, de heer Ward Van Aelst en/of elke andere advocaat van het advocatenkantoor PwC Legal
BV/SRL, die elk individueel en met de bevoegdheid tot subdelegatie kunnen handelen, te machtigen de
formulieren I en Il te ondertekenen voor de neerlegging en de bekendmaking van het voorafgaande besluit in
de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad en voor de wijziging van de inschrijving van de Vennootschap bij de
Kruispuntbank voor Ondernemingen.
Bijlage 1:
Bijlage 1: Bijzondere volmachten
'De handelingen van dagelijks bestuur zijn opgenomen in de volgende niet-limitatieve lijst:
·alle daden van verwerving en vervreemding van onroerende goederen ;
·alle daden van verwerving en vervreemding van zakelijke rechten ;
·alle daden van verwerving en vervreemding van immateriële goederen ;
·alle daden van huur of verhuur van onroerende of roerende goederen ;
·alle handelingen tot verwerving en vervreemding van roerende lichamelijke zaken ;
·volmachten met betrekking tot deze handelingen ;
·schuldbekentenissen ;
·opening van kredietfaciliteiten ;
·verplichtingen zoals aankooporders, contracten ;
·waarborgen en inpandgevingen ;
·de uitgifte en aanvaarding van handelseffecten, alsmede de endossement, discontering en
herdiscontering ervan ;
·ontvangstbewijzen die in naam van de vennootschap zijn gegeven ;
·afstand, met of zonder betaling, van alle rechten en rechtsvorderingen tot ontbinding, voorrechten en
hypotheken; akten van kwijting van alle inschrijvingen, beslagleggingen, opposities en belemmeringen van
welke aard ook; akten van overdracht van rang en beperking van voorrecht of hypotheek, akten van wijziging
van hypotheek, toestemmingen tot subrogatie met of zonder waarborg ;
·cheques en bankoverschrijvingen;
·verklaringen inzake schuldvorderingen en goedkeuring van rekeningen ;
·leningsovereenkomsten ;
·biedingen en aanbestedingen.
De Raad van Bestuur delegeert het dagelijks bestuur en de vertegenwoordiging van de Vennootschap in
het kader van dit dagelijks bestuur aan de Gedelegeerd Bestuurder, de Bestuurders en de Directeuren:
Zijn Bestuuders :
·De heer Jannes COLAERT Gedelegeerd Bestuurder ;
·Mevrouw Ilse MOERENHOUT;
·De heer Benoît LEFEBVRE;
Zijn Directeuren :
·De heer Jannes COLAERT;
·Mevrouw Ilse MOERENHOUT ;
·De heer Benoît LEFEBVRE
·Mevrouw Rebecca MILAN ;
·Mevrouw Valérie MATIAS;
·Mevrouw Raquel GOMEZ GARCIA-FOJEDA.
De Bestuurders leggen de grenzen van de ondertekeningsbevoegdheid in de relaties van de
vennootschap met derden als volgt vast:
A.Algemene mandaten
·een handtekening van de gedelegeerd bestuurder voor transacties/akten/contracten waarvan de
(gecumuleerde) waarde niet wordt vermeld, onverminderd hetgeen hierna in punt A.5 is bepaald;
·een handtekening van een directeur of van een bestuurder of van de gedelegeerd bestuurder wanneer de
totale gecumuleerde waarde van de onderliggende verrichtingen/akten/contracten lager is dan of gelijk is aan
vijfhonderdduizend euro (EUR 500.000);
·een handtekening van de gedelegeerd bestuurder of de gezamenlijke handtekeningen van twee
gecumuleerde	bestuurders	totale	waarde	onderliggende	de	wanneer	de	van
transacties/handelingen/contracten hoger is dan vijfhonderdduizend euro (EUR 500.000) en lager dan of gelijk
is aan twee miljoen euro (EUR 2.000.000);
·de gezamenlijke handtekeningen van twee bestuurders, waaronder die van de gedelegeerd bestuurder,
wanneer de totale gecumuleerde waarde van de onderliggende verrichtingen/akten/contracten meer bedraagt
dan twee miljoen euro (EUR 2.000.000);
·een handtekening van een directeur, de gedelegeerd bestuurder of een bijzonder gevolmachtigde voor de
volgende handelingen:
aangiften (zonder beperking van bedrag) betreffende vennootschapsbelasting, BTW, accijnzen, roerende
en onroerende voorheffingen, alle correspondentie en alle documenten die daarop betrekking hebben
voorheffingen ;
toestemming voor de betaling van lonen en salarissen, sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing (geen
beperking van bedrag);
.	betalingen aan APETRA (zonder beperking van bedrag) en alle correspondentie met dit Agentschap;
de arbeidsovereenkomsten, wijzigingen en beëindiging van dergelijke overeenkomsten, alsmede alle
overeenkomsten of overeenkomsten of documenten in verband met individuele arbeidscontracten of de
beëindiging van dergelijke contracten;
alle contracten voor smeermidellen (olie) (zonder beperking van bedrag);
alle inschrijvings- en aanvraagdocumenten voor openbare of particuliere opdrachten (zonder beperking
van bedrag);
alle correspondentie en documenten in verband met administratieve en juridische geschillen op het
gebied van personeelszaken;
B.Bijzondere mandaten
Naast de algemene mandaten van dagelijks bestuur zoals hierboven bepaald, verleent de Raad van
Bestuur aan de volgende personen een mandaat om te tekenen voor de hierna beschreven handelingen en
binnen de hierna bepaalde grenzen:
Buiten deze grenzen gelden de regels van de algemene mandaten voor de delegatie van bevoegdheden.
In het kader van de vertegenwoordigingsbevoegdheden bepaald in artikel 11 van de gecoördineerde
statuten van de Vennootschap, beslist de Raad van Bestuur om als gevolmachtigde aan te stellen en
hem/haar daartoe de macht toe te kennen om :
-de vennootschap te vertegenwoordigen in handelingen waarin een openbaar ambtenaar of een
ministerieel ambtenaar tussenkomt, en in rechte, hetzij als verweerder, hetzij als eiser.
-Mevrouw Rebecca MILAN
Om alleen te tekenen:
De arbeidsovereenkomsten, wijzigingen en beeindigingen van deze overeenkomsten, alsmede alle
overeenkomsten of documenten die verband houden met individuele arbeidsovereenkomsten of met de
beëindiging van deze overeenkomsten ;
inzake	en	documenten	betreffende	administratieve	Alle	correspondentie	geschillen
personeelsaangelegenheden ;
de toestemming voor de betaling van lonen en salarissen (zonder beperking van bedrag), alsmede van
sociale zekerheid (zonder beperking van bedrag);
de toelating van de betaling door SD Worx van de bedrijfsvoorheffing (geen beperking van bedrag);
alle dienstverleningsovereenkomsten ("service agreements") met betrekking tot het personeel van de
vennootschap;
-Mevrouw Cindy PENNEWAERT
Om alleen te tekenen:
de machtiging die aan SD Worx is verleend voor de berekening van de lonen en de machtiging tot
betaling van de lonen (in het Trax-systeem, zonder beperking van bedrag);
de toelating van de betaling door SD Worx van de sociale zekerheid (zonder beperking van bedrag);
machtiging tot betaling door SD Worx van de bedrijfsvoorheffing (geen beperking van bedrag);
betalingen aan SD Worx (bedragen lager dan 500.000 EUR);
handmatige betalingen in verband met de payroll (bedragen lager dan 100.000 EUR).
-Mevrouw Valérie MATIAS
Om alleen te ondertekenen:
alle aanbestedingen en aanbiedingen met betrekking tot de verkoop van brandstof/AdBlue/LNG met
bedrijfskaarten, EV en andere aanverwante diensten ;
alle contracten met betrekking tot de verkoop van brandstof/AdBlue/LNG via B2B-kaarten, EV en andere
aanverwante diensten ;
Volmachten ten gunste van wederverkopers/distributeurs om hen in staat te stellen teruggaaf te
verkrijgen van het bedrag aan accijnzen dat verschuldigd is door de verlaging van de accijnzen op brandstof ;
alle contracten in verband met marketingdiensten/ reclame Fleet/CRT;
-Mevrouw Ilse MOERENHOUT
Om alleen te tekenen:
alle contracten met groothandelaars en Retail Uitbaters (detailhandelaars),
alle Autogas contracten ;
alle onderhouds- en servicecontracten voor het netwerk van benzinestations ;
-De heer Niek SAMSON
Om alleen te tekenen:
de aanvragen van vergunningen (met name bouw-, exploitatie- en reclamevergunningen) met betrekking
tot de bouw, de afbraak of het onderhoud van gebouwen, alsmede alle correspondentie betreffende deze
vergunningen;
-Mr Christian RAETS
Om aangifte te doen en bij te werken :
de alarm- en camerabewakingssystemen van de verschillende locaties in de database van de
autoriteiten ;
-Mevrouw Sophie LE COTONNEC :
Om alleen te tekenen:
de aanvragen van vergunningen (met name bouw-, exploitatie- en reclamevergunningen) met betrekking
tot de bouw, de afbraak of het onderhoud van gebouwen, alsmede alle correspondentie betreffende deze
vergunningen;
de contracten die worden afgesloten met het oog op de naleving van voornoemde vergunningen, tot een
maximumbedrag van honderdduizend euro (EUR 100.000);
contracten voor het onderhoud en de instandhouding van het net van benzinestations tot een
maximumbedrag van honderdduizend euro (EUR 100.000);
alle documenten in verband met de dagelijkse werkzaamheden van de milieudienst, met inbegrip van
milieuvergunningen, saneringsvergunningen, alle correspondentie over milieuaangelegenheden;
alle verklaringen voor de verkoop van benzinestations, met inbegrip van onder meer: overdracht van
milieuvergunningen en milieudocumenten die vereist zijn voor de verkoop van benzinestations, en de
daarmee verband houdende correspondentie.
-Mevrouw Ilona REMELS
Om alleen te ondertekenen:
de bijwerking van het nationale UBO-register (Ultimate Beneficial Owner)
-Mevrouw Raquel GOMEZ GARCIA-FOEJDA
Om alleen te tekenen:
arbeidsovereenkomsten, wijzigingen aan en beëindiging van deze overeenkomsten
-Mevrouw Krystyna SZPUNAR
Om :
het beheer te verzekeren van de vorderingen van Belgian Shell NV op haar debiteuren (bedrag kleiner
dan of gelijk aan EUR 100.000), namelijk:
oalleen, ingebrekestellingen te ondertekenen en te verzenden ;
oalleen, een afbetalingsplan met de schuldenaar overeen te komen en te ondertekenen ;
ode invorderingsdossiers door te geven aan het incassobureau waarmee de NV Belgian Shell een
contract heeft gesloten;
oalleen, de formulieren in te vullen ente ondertekenen ter aangifte van schuldvorderingen, in geval van
faillissement of gerechtelijke reorganisatie van een schuldenaar ;
aan een externe auditeur, indien gevraagd, details over de klantenrekening te verstrekken;
aan de belastingsadministratie, indien gevraagd, detailks over een cliëntenrekening te verstrekken.
-Mevrouw Laurence MACORS / Mevrouw Valérie MAGERUS / De heer Arnaud HAVET
Om elk alleen goed te keuren:
aangiften (zonder beperking van bedrag) betreffende vennootschapsbelasting, BTW, accijnzen/douane,
roerende en onroerende voorheffingen, alle indirecte belastingen, en alle correspondentie en documenten die
daarmee verband houden, met inbegrip van degene die betrekking hebben met geschillen met de
Administratie (FOD Financiën) ;
betalingen (zonder beperking van bedrag) van belastingen, BTW, accijnzen, roerende en onroerende
voorheffingen en andere belastingen;
het geven van garanties / kredietbrieven (tot 100.000 EUR).
-Meneer Marcin PINDEL
Alleen goed te keuren:
aangiften met betrekking tot accijnzen (zonder beperking van bedrag).
-Mevrouw Karolina KOMENDA / de heer Julita MIGDAL
Om elk alleen goed te keuren:
BTW-aangiften.
-Mevrouw Magaly BONDJALI / Mevrouw Aleksandra BIGOSINSKA / Mevrouw Aneta BORZECKA
Om elk alleen te ondertekenen:
de verklaringen van oorsprong en de langetermijnverklaringen van de producten.
4
-Shell International BV als fiscaal vertegenwoordiger van Belgian Shell, in het kader van de verkoop van
"GTL base oils" producten, vertegenwoordigd door
·Mevrouw Katarzyna ZBIEWSKA-PIENCZEWSKA
Deze persoon zal optreden in naam en voor rekening van Belgian Shell, opdat het bedrijf voldoet aan de
BTW-verplichtingen in Nederland, en alle daarmee verband houdende documenten indient, met inbegrip van
verzoeken om betaling en teruggaaf van BTW.
De bestuurders beslissen unaniem om Mevrouw Inge Louagie, volmacht te verlenen om de Vennootschap
te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van het Shell Belgium Pension Fund, tot nader order.
Voor eensluitend uittreksel
Getekend
Ward Van Aelst
Bijzonder lasthebber
Gelijktijdig neergelegd:
Bijlage 1: bijzondere volmachten