Ondernemingsnr : 458 459 810
Naam
(voluit) : Westhoek, kring voor geschiedenis en familiekunde
(verkort) : Westhoek
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel : Zavelaarstraat 3, 8954 Heuvelland
Onderwerp akte : Vernieuwing Bestuursorgaan en neerlegging vernieuwing statuten.
De Algemene Vergadering 'Westhoek, kring voor geschiedenis en familiekunde' is bijeengekomen op
vijftien februari tweeduizend drieëntwintig.
Teneinde de statuten in overeenstemming te brengen met de nieuwe wetgeving op de vereniging zonder
winstoogmerk, beslist de vergadering met eenparigheid van stemmen vanaf heden de statuten van de
vereniging als volgt aan te nemen.
NIEUWE STATUTEN
I. RECHTSVORM, BENAMING, ZETEL EN DOEL
Artikel 1. Benaming
De Vereniging draagt de naam 'WESTHOEK, kring voor geschiedenis en familiekunde', vereniging zonder
winstoogmerk.
Deze naam moet voorkomen in alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders,
websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de
woorden 'vereniging zonder winstoogmerk' of door de afkorting 'vzw', samen met volgende gegevens: de
nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon, het ondernemingsnummer, het woord
'rechtspersonenregister' of de afkorting 'RPR', de vermelding van de rechtbank van de zetel van de
Vereniging en in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de Vereniging.
Artikel 2. Zetel
De zetel van de Vereniging is gevestigd te 8954 HEUVELLAND, Zavelaarstraat 3, gelegen in het Vlaams
Gewest.
Artikel 3. Doelstellingen en voorwerp van de vereniging
§1. De Vereniging heeft tot doel, met alle haar ter beschikking staande middelen, bij te dragen tot het
behoud van het cultuurhistorisch patrimonium van de Westhoek, dit zowel op het vlak van de studie, de
sensibilisering, als de valorisering. Onder de Westhoek wordt verstaan de regio gevormd door de voormalige
kasselrijen/ambachten van Belle, Broekburg, leper, Kassel, Sint-Winoksbergen, Veurne en Waasten, samen
met het aangrenzend Leiegebied. De Vereniging kan alle activiteiten ondernemen die haar maatschappelijk
doel kunnen bevorderen. In die zin kan ze ter ondersteuning van haar activiteiten eveneens handelsdaden
stellen. De opbrengsten daarvan moeten besteed worden aan haar maatschappelijk doel.
§2. Zij mag bovendien met dit doel goederen, zowel roerende als onroerende, in eigendom bezitten of er
andere zakelijke rechten op uitoefenen. Zij kan in deze zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze,
handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan uitsluitend wordt besteed aan het doel waarvoor
zij opgericht werd. De geldmiddelen en het vermogen van de vereniging bestaan uit bijdragen, subsidies,
legaten, schenkingen en alle inkomsten die voortvloeien uit de verwezenlijking van het maatschappelijk doel.
Het vermogen en de baten zijn uitsluitend te gebruiken voor de verwezenlijking van dit maatschappelijk doel.
Artikel 4. Duur van de Vereniging
De Vereniging is opgericht voor onbepaalde duur. De Vereniging kan ten allen tijde ontbonden worden.
Il. LIDMAATSCHAP
Artikel 5. Effectieve en toegetreden leden
De Vereniging bestaat uit effectieve en toegetreden leden.
Artikel 6. Aantal leden
Het aantal effectieve leden van de Vereniging is onbeperkt met een minimum van vijf leden.
Artikel 7. Lidmaatschap van de leden
Elke kandidaat-effectief lid moet een aanvraag tot lidmaatschap richten aan het Bestuursorgaan, dat
autonoom over de aanvaarding van de kandidaat als effectief lid van de Vereniging beslist. Deze beslissing
moet niet gemotiveerd worden. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Door zich in te schrijven als effectief lid van de Vereniging wordt deze persoon automatisch toegetreden lid
van de vereniging.
De volheid van lidmaatschap, met inbegrip van stemrecht op de Algemene Vergadering, komt uitsluitend
toe aan de effectieve leden en niet aan de toegetreden leden.
Deze statuten gelden enkel voor de effectieve leden tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Toegetreden leden zijn enkel aangesloten om te genieten van de activiteiten van de Vereniging. Ze
hebben geen stemrecht op de Algemene Vergadering.
Met de termen lid/leden wordt vanaf hier in deze statuten uitdrukkelijk verwezen naar de effectieve leden.
Het Bestuursorgaan kan, onder door haar te bepalen voorwaarden, ook andere personen als ereleden
(beschermende of andere leden) tot de vereniging toelaten. Deze worden beschouwd als toegetreden leden.
Hun rechten en plichten zijn vermeld in het Intern Reglement.
Artikel 8. Lidmaatschapsbijdrage van de leden
Er kan door de Vereniging een ledenbijdrage gevraagd worden.
Artikel 9. Ontslagneming van leden
Het lidmaatschap van de leden neemt een einde:
a) door vrijwillig ontslag, per brief of e-mail gericht aan het Bestuursorgaan;
b) door uitsluiting door de Algemene Vergadering volgens de regels voorzien in het WVV;
c) van rechtswege, zodra een lid de hoedanigheid verliest of niet meer voldoet aan de voorwaarden
krachtens dewelke deze persoon in de Vereniging wordt opgenomen:
d) door overlijden of onbekwaamverklaring
Als door de ontslagneming van een lid het aantal leden onder het wettelijk of statutair minimum daalt, dan
wordt de ontslagneming opgeschort totdat er na een redelijke termijn een vervanger is gevonden.
Artikel 10. Schorsing van leden
Als een lid in strijd handelt met de doelstellingen van de Vereniging, kan het Bestuursorgaan het
lidmaatschap schorsen in afwachting van de Algemene Vergadering waarop beslist wordt over de beeindiging
van het lidmaatschap.
Artikel 11, Uitsluiting van rechten op het bezit van de Vereniging
laten gelden of uitoefenen op het bezit van de Vereniging. Ze kunnen evenmin de eventueel betaalde
bijdragen terugvorderen.
Deze uitsluiting van rechten op het bezit van de Vereniging geldt ongeacht de wijze van beëindiging van
het lidmaatschap, en geldt te allen tijde: tijdens het lidmaatschap, bij beëindiging van het lidmaatschap om wat '
voor reden dan ook, bij ontbinding van de vzw, enz.
III. ALGEMENE VERGADERING
Artikel 12. Samenstelling van de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering bestaat uit de leden van de Vereniging. Alle leden zijn op gelijke wijze
stemgerechtigd en beschikken over één stem.
De Algemene Vergadering kan natuurlijke of rechtspersonen zonder stemrecht coöpteren. De leden
kunnen zich laten vertegenwoordigen door een ander lid. Elk lid kan echter maximum één ander lid
vertegenwoordigen.
Artikel 13. Bevoegdheden van de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering is het hoogste orgaan van de Vereniging. Een besluit van de Algemene
Vergadering is vereist voor:
·de statutenwijziging;
·de benoeming en afzetting van de bestuurders en de bepaling van hun bezoldiging ingeval een
bezoldiging wordt toegekend;
·indien van toepassing: de benoeming en de afzetting van de commissaris en de bepaling van zijn
bezoldiging;
·de kwijting aan de bestuurders en de commissaris, alsook, in voorkomend geval, het instellen van de
verenigingsvordering tegen de bestuurders en de commissarissen;
·de goedkeuring van de jaarrekening en van de begroting;
·de ontbinding van de Vereniging;
·de omzetting van de Vereniging in een IVZW, een cooperatieve vennootschap erkend als sociale
onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming;
·om een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden;
·alle andere gevallen waarin de wet of de statuten dat vereisen.
Artikel 14. Vergaderingen van de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering wordt minstens één maal per jaar samengeroepen door het Bestuursorgaan,
uiterlijk zes maanden na afsluiting van het boekjaar.
Telkens het belang van de Vereniging het vergt kan het Bestuursorgaan een Buitengewone Vergadering
samenroepen.
Het Bestuursorgaan is er toe gehouden een Buitengewone Algemene Vergadering samen te roepen op
aanvraag van minstens één vijfde van de leden. In dit laatste geval wordt de Algemene Vergadering uiterlijk
21 dagen na het verzoek bijeengeroepen, en dient de vergadering plaatsgevonden te hebben uiterlijk 40
dagen na het verzoek.
Artikel 15. Uitnodiging en agenda van de Algemene Vergadering
Het Bestuursorgaan roept de leden, de bestuurders en desgevallend de commissaris bij monde van haar
voorzitter tot de gewone of Buitengewone Algemene Vergadering op door middel van een brief of een e-mail
die de agenda vermeldt en minstens vijftien kalenderdagen voor de datum van de vergadering verzonden
wordt.
Aan de leden, de bestuurders en desgevallend de commissarissen die erom verzoeken wordt onverwijld
en kosteloos een kopie verzonden van de stukken die krachtens het Wetboek van Vennootschappen en
Verenigingen aan de Algemene Vergadering moeten worden voorgelegd.
Enkel de punten die op de agenda vermeld staan, kunnen besproken worden op de vergadering. Op
aanvraag van minstens één twintigste van de leden kunnen evenwel aan deze dagorde agendapunten
toegevoegd worden.
Deze aanvraag moet uiterlijk 10 dagen voor het tijdstip van de Algemene Vergadering aan het
Bestuursorgaan bezorgd worden.
Digitale vergaderingen zijn toegestaan; een combinatie van fysieke en digitale vergadering zijn mits
uitdrukkelijke toestemming van de voorzitter toegestaan.
Artikel 16. Aanwezigheidsquorum op de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering kan slechts geldig beraadslagen wanneer de helft van de leden aanwezig zijn.
Behalve waar het Wetboek van Vennootschappen of Verenigingen of de statuten anders bepalen, worden
beslissingen genomen bij gewone meerderheid van de (geldige) stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde leden, waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend. Bij
gelijkheid van stemmen zal de stem van de Voorzitter of bij zijn afwezigheid degene die op het ogenblik de
vergadering voorzit doorslaggevend zijn.
De Algemene Vergadering kan over statutenwijzigingen alleen dan op geldige wijze beraadslagen en
besluiten, wanneer de voorgestelde wijzigingen nauwkeurig zijn aangegeven in de oproeping en wanneer ten
minste twee derde van de leden op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Is deze laatste
voorwaarde niet vervuld, dan is een tweede bijeenroeping nodig en de nieuwe vergadering beraadslaagt en
besluit op geldige wijze, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. De tweede vergadering
mag niet binnen vijftien dagen volgend op de eerste vergadering gehouden worden. Een wijziging is alleen
dan aangenomen, wanneer zij twee derde van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen waarbij
onthoudingen noch in de teller noch in de noemer worden meegerekend. Indien de statutenwijziging echter
betrekking heeft op de activiteiten die de Vereniging tot voorwerp heeft of het belangeloos doel van de
Vereniging, is zij alleen dan aangenomen, wanneer zij vier vijfde van de uitgebrachte stemmen heeft
verkregen, waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend.
Artikel 17. Proces-verbaal van de Algemene Vergadering
De beslissingen van de Algemene Vergadering worden opgenomen in een proces-verbaal, dat
ondertekend wordt door de Voorzitter en de Secretaris. De processen-verbaal worden bewaard op de
maatschappelijke zetel, waar de leden er kennis van kunnen nemen. Toegetreden leden en derden die inzage
wensen in de notulen, dienen hiertoe een gemotiveerd verzoek te richten aan het Bestuursorgaan, dat
autonoom beslist over het verzoek.
IV. HET BESTUUR
Artikel 18. Samenstelling van het Bestuursorgaan
De Vereniging wordt bestuurd door een Bestuursorgaan bestaande uit minimum vier bestuurders door de
Algemene Vergadering bij gewone meerderheid onder haar leden benoemd voor een termijn van 5 jaar en zijn
herverkiesbaar.
Het mandaat van bestuurder eindigt wanneer een bestuurder drie maal niet verontschuldigde
afwezigheden heeft, alsook door het verstrijken van het mandaat of door overlijden, door vrijwillig ontslag,
door afzetting door de Algemene Vergadering, of van zodra een lid de hoedanigheid verliest of niet meer
voldoet aan de voorwaarden krachtens dewelke deze persoon als bestuurder aanvaard werd.
Wanneer de plaats van een bestuurder openvalt voor het einde van zijn mandaat, hebben de
overblijvende bestuurders het recht een nieuwe bestuurder te coopteren. De eerstvolgende Algemene
Vergadering moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen. Bij bevestiging volbrengt de
gecoöpteerde bestuurder het mandaat van zijn voorganger, tenzij de Algemene Vergadering er anders over
beslist. Bij gebrek aan bevestiging eindigt het mandaat van de gecoopteerde bestuurder na afloop van de
Algemene Vergadering, zonder dat dit afbreuk doet aan de regelmatigheid van de samenstelling van het
Bestuursorgaan tot op dat ogenblik.
Artikel 19. Voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester
Het Bestuursorgaan kiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een
penningmeester.
§1. De voorzitter is de eerste vertegenwoordiger van de Vereniging. Hij of zij is loyaal aan de Vereniging.
Bij conflict hierover start een bemiddelingsprocedure. Gedurende deze bemiddelings- procedure laat de
voorzitter zich tijdelijk vervangen door de ondervoorzitter.
§2. De secretaris waakt over de goede organisatie van de vergaderingen van het Bestuursorgaan en de
Algemene Vergadering (oproeping, agenda, spreektijd, ... ). De secretaris verzorgt eveneens de notulering van
deze vergaderingen.
§3. De penningmeester houdt controle op de financiën van de Vereniging. De penningmeester controleert
of de betalingen geschieden volgens de voorschriften van vertegenwoordiging, zoals bepaald in de Wet en
deze statuten, en volgens de begroting zoals goedgekeurd op de Algemene Vergadering. De penningmeester
zorgt ervoor dat de betalingen tijdig gebeuren.
De penningmeester kan afzonderlijk de Vereniging geldig vertegenwoordigen tegenover de post en
financiële instellingen.
$4. Mandaten kunnen gecombineerd worden, maar worden tot maximaal twee mandaten beperkt.
Artikel 20. Bevoegdheden van het Bestuursorgaan
Het Bestuursorgaan leidt de zaken van de Vereniging. Het Bestuursorgaan is bevoegd voor alle
aangelegenheden die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de Vereniging, met
uitzondering van wat uitdrukkelijk door de wet of de statuten aan de Algemene Vergadering is voorbehouden.
Artikel 21. Vergaderingen van het Bestuursorgaan
§1. Het Bestuursorgaan wordt door de Voorzitter samengeroepen en voorgezeten. De bestuurders kunnen
een volmacht geven aan een ander lid van het Bestuursorgaan. leder lid van het Bestuursorgaan kan
eventueel maximaal over 1 volmacht beschikken.
§2. Het Bestuursorgaan kan geldig beraadslagen en besluiten indien de helft van de bestuurders
aanwezig of geldig vertegenwoordigd is.
Het Bestuursorgaan streeft steeds naar consensus bij beslissingen.
Het Bestuursorgaan beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige en geldig vertegenwoordigde
bestuurders. Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend, noch in de teller, noch in de
noemer. Bij staking van stemmen wordt het punt uitgesteld. Bij herneming is bij staking van stemmen de stem
van de voorzitter beslissend.
§3. Van elke vergadering van het Bestuursorgaan worden notulen opgesteld, die ondertekend worden
door de Voorzitter en de bestuurders die er om verzoeken. De beslissingen van het Bestuursorgaan worden
bewaard op de zetel van de Vereniging waar de leden ze kunnen inkijken.
§4. Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard
heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het
Bestuursorgaan, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders voor het Bestuursorgaan een besluit
neemt. De bestuurder met het tegenstrijdig belang verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de
beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het betrekking heeft.
§5. Digitale vergaderingen zijn toegestaan. Een combinatie van fysieke en digitale vergadering is mits
uitdrukkelijke toestemming van de voorzitter toegestaan.
Artikel 22. Vertegenwoordigingsbevoegdheid
Het Bestuursorgaan vertegenwoordigt als college de Vereniging in alle handelingen, zowel in als buiten
rechte.
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuursorgaan als college, en de
vertegenwoordigingsbevoegdheid van de Voorzitter in het kader van dagelijks bestuur, wordt de Vereniging in
en buiten rechte eveneens vertegenwoordigd door de Voorzitter samen handelend met een bestuurder.
Het Bestuursorgaan of de bestuurders die de Vereniging vertegenwoordigen, kunnen gevolmachtigden
van de Vereniging aanstellen.
Artikel 23. Aansprakelijkheid van de bestuurders
§1. De bestuurders zijn niet persoonlijk gehouden tot uitvoering van de verbintenissen van de vzw.
§2. Tegenover de vzw en tegenover derden is hun aansprakelijkheid beperkt tot de vervulling van de hun
gegeven opdracht overeenkomstig het gemeen recht, het bepaalde in de wet en in de statuten.
Bestuurders zijn slechts aansprakelijk voor beslissingen, daden of gedragingen die zich kennelijk buiten de
marge bevinden waarbinnen normaal voorzichtige en zorgvuldige bestuurders, geplaatst in dezelfde
omstandigheden, redelijkerwijze van mening kunnen verschillen. Bestuurders zijn enkel aansprakelijk voor de
hen als bestuurders persoonlijk toerekenbare fouten begaan in hun opdracht van bestuur. Deze
hebben gemeld aan alle andere leden van het Bestuursorgaan. Deze melding evenals de bespreking waartoe
zij aanleiding geeft, wordt opgenomen in de notulen.
V. INTERN REGLEMENT
Artikel 24. Intern reglement
Het Bestuursorgaan is bevoegd een intern reglement op te stellen, dat alles regelt wat nodig of nuttig is
voor de gang van zaken in de vereniging. Het reglement wordt waar nodig aangepast door het
Bestuursorgaan.
Het Bestuursorgaan kan overlegstructuren oprichten binnen de Vereniging. De samenstelling, opdrachten
en werkingsmodaliteiten van deze overlegstructuren worden bepaald in het intern reglement.
VI. BEGROTING EN REKENINGEN
Artikel 25. Begroting en Rekeningen
Het boekjaar van de Vereniging loopt van 1 januari tot 31 december. Elk jaar worden de rekeningen van
het afgelopen dienstjaar afgesloten en wordt de begroting voor het volgend jaar opgesteld. Beide worden
onderworpen aan de goedkeuring van de Algemene Vergadering.
VII. ONTBINDING EN VEREFFENING - SLOTBEPALINGEN
Artikel 26. Ontbinding en vereffening
De ontbinding van de Vereniging en de bestemming van het netto-actief worden geregeld bij de
bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Om op een geldige manier te beraadslagen en te beslissen over de ontbinding van de Vereniging moet
minstens 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de Algemene Vergadering. De beslissing tot
ontbinding moet genomen worden met een bijzondere meerderheid van 4/5 van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen. In geval van ontbinding van de Vereniging, zal de Algemene Vergadering die
hiertoe beslist heeft, vereffenaars benoemen en hun bevoegdheden omschrijven.
Vanaf de beslissing tot ontbinding vermeldt de Vereniging altijd dat zij 'vzw in vereffening' is
overeenkomstig het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
In geval van ontbinding en vereffening, beslist de Algemene Vergadering over de bestemming van het
netto-actief van de ontbonden Vereniging, na betaling van het passief.
Artikel 27. Slotbepaling
Voor alles wat in deze statuten en het intern reglement van de Vereniging niet uitdrukkelijk geregeld is,
zijn de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en zijn uitvoeringsbesluiten van
toepassing.
Vernieuwing Bestuursorgaan
Verlaten het bestuur:
36090619556 Beele Wilfried, Diksmuidestraat 52, 8900 leper
De mandaten van volgende heren worden verlengd.
51122435976 Boussemaere Noël, Bloemendale 6, 8904 Boezinge
73071008929 Pattyn Mattias, Zavelaarstraat 3, 8954 Heuvelland
70012121550 Papin Kristof, Sinte-Barbarastraat 4, 9070 Destelbergen
45010823589 Snick Joël, Schipstraat 13, 8900 leper
Bestuursorgaan
Met eenparigheid van stemmen werden volgende personen door de Algemene Vergadering van 15
februari 2023 tot bestuurder benoemd:
51122435976 Boussemaere Noël, voorzitter
73071008929 Pattyn Mattias, secretaris-penningmeester
70012121550"Papin Kristof, bestuurder