N° d'entreprise : 0478641154
Nom
(en entier) : LA FONDATION POLAIRE INTERNATIONALE
(en abrégé) :
Forme légale : Fondation d'utilité publique
Adresse complète du siège Rue des Vétérinaires 42B bte 1
 : 1070 Anderlecht
Objet de l'acte :
ANNEE COMPTABLE, DEMISSIONS, NOMINATIONS
Du procès-verbal du conseil d’administration de la Fondation d’Utilité Publique « LA FONDATION
POLAIRE INTERNATIONALE », ayant son siège à 1070 Anderlecht, Rue des Vétérinaires 42B boîte
1, inscrite au Registre des Personnes Morales (Bruxelles) sous le numéro 0478.641.154, reçu par
Maître Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire, résidant à Bruxelles, le 15 décembre
2024, enregistré au bureau de l'Enregistrement sécurité juridique de Bruxelles 3, le 27 décembre
suivant, volume 0 folio 0, case 31630, aux droits de cinquante euros 50 (EUR), perçu par le
Receveur, il résulte que l'assemblée, après délibération, a pris à l'unanimité des voix les résolutions
suivantes :
 
Première résolution : Modification de la date de clôture de l’exercice social
Le conseil d’administration décide de modifier la date de clôture de l'exercice social pour la porter au
30 juin de chaque année de sorte que l’exercice social en cours ayant débuté le 1er janvier 2023 se
clôturera le 30 juin 2024 et aura une durée totale de 18 mois.
 
Deuxième résolution : Elargissement de l’objet de la fondation
Le conseil d’administration décide d’élargir l’objet de la fondation, laquelle est un organisme qui
exercera également des activités de recherche dans les sciences naturelles la recherche et
développement dans la technologie.
 
Troisième résolution : Décision d’adapter les statuts de la fondation aux dispositions du Code des
sociétés et des associations
En application de l’article 39, §1, alinéa 1 et 3 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des
sociétés et des associations et portant des dispositions diverses, le conseil d’administration décide d’
adapter les statuts aux dispositions du Code des sociétés et des associations.
 
Quatrième résolution : Adoption de nouveaux statuts
 
Le conseil d’administration déclare et décide que le texte des nouveaux statuts est rédigé comme
suit :
 
TITRE I
DENOMINATION – SIEGE – DUREE – PATRIMOINE
 
ARTICLE 1 – DENOMINATION
 
La Fondation adopte la dénomination: en français "LA FONDATION POLAIRE INTERNATIONALE ",
en néerlandais "DE INTERNATIONALE POOL STICHTING" et en anglais "THE INTERNATIONAL
POLAR FOUNDATION" en abrégé "IPF".
 
ARTICLE 2 – SIEGE
 
Le siège de la Fondation est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
Il pourra être transféré partout ailleurs en Belgique, par simple décision de l’organe d'administration,
pour autant que pareil déplacement n’impose pas la modification de la langue des statuts en vertu de
la règlementation linguistique applicable. Ce transfert sera publié aux Annexes du Moniteur belge.
Si le siège est transféré vers une autre région, l’organe d’administration est compétent pour modifier
les statuts. Toutefois, si en raison du déplacement du siège, la langue des statuts doit être modifiée,
l’organe d’administration a le pouvoir de prendre cette décision moyennant le respect des règles
prescrites pour la modification des statuts.
 
ARTICLE 3 – DUREE
 
La Fondation est constituée pour une durée indéterminée.
 
TITRE II
OBJET DE LA FONDATION
 
ARTICLE 4 – OBJET
 
La Fondation a pour but la réalisation de toutes opérations visant à la sensibilisation de l’opinion
publique aux grandes questions liées au changement global, et en particulier au rôle de la recherche
en Arctique et Antarctique comme moyen de compréhension des effets du changement global sur
son environnement.
Dans le cadre de la poursuite de ce but, elle pourra exercer les activités suivantes :
- La gestion et développement d’infrastructures liées à la recherche en Arctique et Antarctique ;
- La gestion des activités opérationnelles liées à la gestion des infrastructures de recherche et
développement ;
- L’éducation et la sensibilisation de tous secteurs de la population par tous moyens disponibles ;
- La diffusion de l’information et le soutien de toute activité ayant trait à la recherche scientifique en
Arctique et en Antarctique ;
- la collaboration active avec toute institution ou association répondant effectivement aux mêmes
préoccupations, en vue du développement de projets particuliers d’intérêt commun ;
- le soutien de la politique à tous les niveaux, des pouvoirs nationaux ou internationaux, en faveur de
la recherche dans la problématique du changement global et du développement durable ;
- l’organisation de colloques, réunions d’experts et/ou de concertation visant à faire progresser toute
proposition concourant à l’objet social ;
- la concertation entre les autorités, les partenaires institutionnels, les partenaires sociaux ou
économiques et les associations ;
- le patronage, l’appui représentatif et l’aide lors d’activités importantes jugées utiles à l’obtention de
l’objet visé ;
- des activités de recherche dans les sciences naturelles et de recherche et développement dans la
technologie.
 
La Fondation poursuit son objet en dehors de toutes préoccupations politiques, philosophiques,
culturelles ou linguistiques.
D'une manière générale, la Fondation peut accomplir toutes opérations et toutes activités
commerciales, financières, mobilières ou immobilières se rapportant directement ou indirectement à
la poursuite du but en vue duquel elle a été constituée. Elle peut notamment prêter son concours et
s'intéresser à toute activité similaire à ce but désintéressé ou permettant de le mettre en valeur; ainsi,
la Fondation peut s'associer à d'autres institutions, associations, fondations ou sociétés dans
l'intention d'agir pour un but compatible avec celui qu’elle s’est fixé.
 
ARTICLE 5 - COMITÉ SCIENTIFIQUE INTERNATIONAL
 
Il est constitué, au sein de la Fondation, un Comité Scientifique International (Scientific Advisory
Committee), composé du président du Conseil d’Administration et d’experts pour ce qui concerne les
matières citées à l’objet de la Fondation.
Ce Comité peut se faire assister par d’autres experts, qui diffèrent selon le sujet étudié.
Le Comité fait rapport sur les activités au Conseil d’Administration, quand nécessaire.
 
TITRE III
ADMINISTRATION ET CONTRÔLE DE LA FONDATION
 
ARTICLE 6 – COMPOSITION
 
1. La Fondation est administrée par un ou plusieurs administrateurs, qui sont des personnes
physiques ou morales. S’il y a plusieurs administrateurs, ils exercent leur mandat de manière
collégiale.
 
2. La durée du mandat d'administrateur est de cinq ans renouvelables.
 
3. Le mandat d'administrateur prend fin :
a. par démission volontaire;
b. par décès;
c. en cas de collège et pour autant que celui-ci compte au moins trois administrateurs, par révocation
décidée par l’organe d'administration statuant à l’unanimité (non compris la voix de l’administrateur
concerné qui ne prendra pas part à la délibération) et en cas de faute grave.
d. par révocation judiciaire prononcée par le tribunal de l’entreprise dans le ressort duquel la
Fondation a son siège, dans les cas prévus par le Code des sociétés et des associations et
notamment en cas de négligence manifeste.
 
4. Le conseil d’administration veillera à promouvoir en son sein une pluralité linguistique et une
diversité d’opinion, afin d’assurer à la Fondation la plus grande indépendance possible.
 
5. Sauf décision contraire de l’organe d’administration, le mandat d'administrateur s’exerce
gratuitement.
 
ARTICLE 7 - POUVOIRS
 
L’organe d’administration a le pouvoir d'accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation
de l'objet de la Fondation.
S’il n’y a qu’un seul administrateur, la totalité des pouvoirs d’administration lui est attribuée, avec la
faculté de déléguer partie de ceux-ci.
S'il y a plusieurs administrateurs, ils forment ensemble un collège. Dans ce cas, la Fondation est
représentée à l'égard des tiers et en justice par deux administrateurs agissant conjointement ou par
un administrateur-délégué agissant seul.
Toutes restrictions aux pouvoirs des administrateurs ainsi qu’une répartition des tâches entre les
administrateurs ne sont pas opposables aux tiers, même si elles sont publiées.
 
ARTICLE 8 – GESTION JOURNALIERE
 
L’organe d’administration peut charger une ou plusieurs personnes, qui agissent chacune
individuellement, conjointement ou collégialement de la gestion journalière de la Fondation, ainsi que
de la représentation de la Fondation en ce qui concerne cette gestion.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins
de la vie quotidienne de la Fondation que les actes et les décisions qui, soit en raison de leur intérêt
mineur qu’ils représentent soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l’intervention de l’
organe d’administration.
    1.  fonction de délégué à la gestion journalière prend fin dans les mêmes circonstances que celles
des administrateurs.
 
ARTICLE 9 - COMITÉ DE GESTION
 
Le Conseil d’Administration peut, selon les modalités qu’il détermine, déléguer la gestion des avoirs
de la Fondation à un Comité de Gestion, en conférant à tels membres du Comité de Gestion qu’il
désigne les pouvoirs et signatures permettant d’accomplir les actes que cette gestion implique.
Dans un délai de quatre mois à dater du jour où ils auront été posés, les actes de ce Comité de
Gestion devront avoir été ratifiés par le Conseil d’Administration.
 
ARTICLE 10 – REUNIONS DE L’ORGANE D'ADMINISTRATION COLLEGIAL
 
L’organe d’administration collégial se réunit sur la convocation d'un administrateur, chaque fois que
l'intérêt de la Fondation l'exige et, en tout cas, au moins une fois par an.
Les convocations sont faites par écrit ou tout autre moyen de communication ayant un support
matériel (lettre, télécopie, courriel, etcetera).
Les réunions de l’organe d'administration se tiennent soit physiquement à l'endroit indiqué dans la
convocation, soit à distance par téléconférence ou par vidéoconférence au moyen de techniques de
télécommunication permettant aux administrateurs de s'entendre et de se concerter simultanément.
La convocation contient l'ordre du jour et est communiquée aux administrateurs par courrier
électronique à l’adresse électronique communiquée par le destinataire ou par courrier ordinaire à son
dernier domicile connu de la Fondation, et ce au moins quinze jours avant la réunion sauf :
 cas d’extrême urgence qui sera motivé dans la convocation et le procès-verbal de la réunion, et/ou
 accord des administrateurs sur un délai plus court ou d’autres modalités.
 
ARTICLE 11 – DELIBERATIONS DE L’ORGANE D'ADMINISTRATION COLLEGIAL
 
L’organe d’administration collégial ne peut délibérer et statuer valablement que si la moitié au moins
de ses membres sont présents ou représentés. Lorsque le quorum de présence requis n’est pas
atteint, une nouvelle réunion doit être convoquée au plus tôt sept jours calendrier après la tenue de
la première réunion. Celle-ci délibérera valablement sur les points fixés à l’ordre du jour de la
première réunion quel que soit le nombre d’administrateurs présents ou représentés.
    1.  administrateur peut donner à un autre administrateur, par écrit ou tout autre moyen de
communication ayant un support matériel, mandat pour le représenter à une réunion déterminée de l’
organe d’administration et y voter en ses lieu et place ; il peut même émettre, avant l’assemblée, son
vote à distance, par correspondance ou par le site internet de la société, au moyen d’un formulaire
mis à disposition par la fondation.
Chaque membre dispose d'une voix. Sauf dans les cas où une majorité spéciale est requise par la loi
ou les présents statuts, les décisions du collège sont prises à la majorité simple des voix. En cas de
parité des voix, la voix du président, ou de son remplaçant, est prépondérante. Les décisions
peuvent également être prises par consentement unanime de tous les administrateurs, exprimé par
écrit.
Les délibérations du collège sont constatées dans des procès-verbaux signés par le président et les
administrateurs qui le souhaitent. Les copies ou extraits à produire en justice ou ailleurs sont signés
par un administrateur.
 
ARTICLE 12 – CONFLITS D'INTERETS
 
1. Lorsque l'organe d'administration est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une
opération relevant de sa compétence à propos de laquelle un administrateur a un intérêt direct ou
indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l'intérêt de la Fondation, cet administrateur doit en
informer les autres administrateurs avant que l'organe d'administration ne prenne une décision. Sa
déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-
verbal de la réunion de l'organe d'administration qui doit prendre cette décision. Il n'est pas permis à
l'organe d'administration de déléguer cette décision.
L'administrateur ayant un conflit d'intérêts au sens du premier alinéa ne peut prendre part aux
délibérations de l'organe d'administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre
part au vote sur ce point.
 
2. Lorsqu'il n'y a qu'un administrateur et que celui-ci a un conflit d'intérêts, ou si tous les
administrateurs ont un conflit d'intérêts, ils peuvent eux-mêmes prendre la décision ou accomplir
l'opération.
 
3. Les paragraphes précédents ne s'appliquent pas lorsque les décisions de l'organe d'administration
concernent des opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales
du marché pour des opérations de même nature.
 
ARTICLE 13 – CONTRÔLE DE LA FONDATION - COMMISSAIRE
 
Le contrôle de la situation financière de la Fondation, des comptes annuels et de la régularité au
regard du Code des sociétés et des associations et des statuts est confié à un ou plusieurs
commissaires, nommés pour trois ans par l’organe d’administration parmi les membres de l’Institut
des réviseurs d’entreprises.
Les émoluments du ou des commissaires sont fixés par l’organe d’administration à l'occasion de leur
nomination.
Les commissaires sortants sont rééligibles.
Cependant, au cas où la Fondation répond aux critères énoncés par l'article 3:51, § 2 du Code des
sociétés et des associations, du fait qu'elle est considérée comme "petite fondation" au sens de
l'article 1:30 dudit Code, l’organe d’administration peut décider de ne pas nommer de commissaire,
chaque administrateur ayant dès lors, individuellement, les pouvoirs d'investigation et de contrôle
dévolus au(x) commissaire(s) par la loi.
 
TITRE IV
EXERCICE SOCIAL – COMPTES ANNUELS
 
ARTICLE 14 - EXERCICE SOCIAL - COMPTES ANNUELS
 
1. L’exercice social commence le premier juillet et se clôture le trente juin de l’année suivante.
 
2. Chaque année et au plus tard six (6) mois après la date de clôture de l’exercice social, l’organe
d'administration dresse un inventaire et établit les comptes annuels de l’exercice écoulé ainsi que le
budget de l’exercice suivant selon les dispositions légales en la matière.
 
3. Le rapport du (des) commissaire(s), les comptes annuels et le budget sont approuvés à la date
fixée par l’organe d’administration dans le délai prévu ci-dessus.
 
TITRE V
MODIFICATIONS DES STATUTS
 
ARTICLE 15
 
1. L’organe d'administration ne peut délibérer sur les modifications statutaires que si les quatre
cinquièmes des membres sont présents ou représentés. Les modifications proposées devront
recueillir les voix de deux tiers des membres présents ou représentés.
 
    1.  Si quatre cinquièmes des membres ne sont pas présents ou représentés, il peut être convoqué
une seconde réunion, au plus tôt sept jours calendrier après la tenue de la première réunion, qui
délibèrera quel que soit le nombre d'administrateurs présents ou représentés, mais la décision ne
sera adoptée que si elle est votée à la majorité des deux tiers des membres présents ou
représentés.
 
3. Les modifications statutaires relatives aux éléments suivants doivent être constatées par acte
authentique :
1°) la description du but désintéressé que la Fondation poursuit et des activités qui constituent son
objet;
2°) a) le mode de nomination, de révocation et de cessation de fonctions des administrateurs;
b) le mode de nomination, de révocation et de cessation de fonctions des personnes habilitées à
représenter la Fondation, et la manière d'exercer leurs pouvoirs;
c) le mode de nomination, de révocation et de cessation de fonctions des personnes déléguées à la
gestion journalière de la Fondation, et les modalités d'exercice de ces derniers;
3°) les conditions de modification des statuts;
4°) la destination du patrimoine de la fondation en cas de dissolution.
 
TITRE VI
DISSOLUTION – LIQUIDATION
 
ARTICLE 16 - GENERALITES
 
Seul le tribunal de l'arrondissement dans lequel la Fondation a son siège pourra prononcer, à la
requête d'un fondateur ou d'un de ses ayants droit, d'un ou de plusieurs administrateurs, d’un tiers
intéressé ou du ministère public, la dissolution de la Fondation :
1° dont le but ou l’objet a été réalisé;
2° qui n'est plus en mesure de poursuivre le but ou l’objet en vue duquel elle a été constituée;
3° qui affecte son patrimoine ou les revenus de celui-ci à des buts autres que celui en vue duquel
elle a été constituée;
4° qui viole l’interdiction de distribuer ou de procurer un quelconque avantage patrimonial direct ou
indirect à ses fondateurs, ses administrateurs ou à toute autre personne, ou contrevient gravement à
ses statuts;
5° qui est restée en défaut de satisfaire à l'obligation de déposer les comptes annuels conformément
à l'article 2:11, § 1er, 8°, pendant trois exercices consécutifs, à moins que les comptes annuels
manquants ne soient déposés avant la clôture des débats;
6° dont la durée est venue à échéance.
 
Même s'il rejette la demande de dissolution, le tribunal pourra prononcer l'annulation de l'opération
incriminée.
 
Le tribunal prononçant la dissolution peut soit ordonner la clôture immédiate de la liquidation, soit
désigner un ou plusieurs liquidateurs. Dans ce dernier cas, le tribunal définit les pouvoirs des
liquidateurs et le mode de liquidation.
Lorsque la liquidation est terminée, les liquidateurs font rapport au tribunal et lui soumettent une
situation des valeurs sociales et de leur emploi ainsi que la proposition d'affectation de l’actif. Le
tribunal autorise l'affectation des biens dans le respect des statuts.
Le tribunal prononce la clôture de la liquidation.
 
L'action en dissolution fondée sur le point 5° ci-dessus, ne peut être introduite qu'à l'expiration d'un
délai de sept mois suivant la date de clôture du troisième exercice comptable.
 
L'affectation de l'actif ne peut préjudicier aux droits des créanciers. L'action des créanciers est
prescrite par cinq ans à compter de la publication de la décision relative à l'affectation de l'actif.
 
Toutes les pièces émanant de la Fondation ayant fait l'objet d'une décision de dissolution doivent
mentionner qu’elle est en liquidation.
 
ARTICLE 17 – AFFECTATION DU PATRIMOINE DE LA FONDATION
 
L'actif net de la liquidation de la Fondation sera affecté à de(s) fondations ou associations
poursuivant un but désintéressé, analogue ou similaire à celui de la Fondation.
Lorsque le but désintéressé de la fondation sera réalisé, le fondateur ou ses ayants droit pourront
reprendre une somme égale à la valeur des biens ou les biens mêmes que le fondateur a ou aura
affecté à la réalisation de ce but.
 
TITRE VII
DISPOSITION GENERALE
 
ARTICLE 18
Tout ce qui n’est pas prévu par les présents statuts sera réglé conformément aux dispositions du
Code des sociétés et des associations.
 
Cinquième résolution : Fin de mandats, nomination et renouvellement de mandats d’administrateurs
et de membres du comité de gestion
Le conseil d’administration prend acte de la fin des mandats d’administrateurs de la Fondation de :
- M. André Berger à la date du 4 octobre 2023, et
- M. Alain De Waele à la date de son décès le 5 août 2023 .
 
Il décide de renouveler pour une durée de 5 ans le mandat des administrateurs suivants :
-Alain Hubert
-Piet Steel
-Nighat Amin
- Jacques de Mevius
- Marc Speeckaert
- Michael Saverys
-Olivier Perier
-Eric Goens
- Marie Anne Coninsx
 
Le conseil d’administration décide également de nommer en qualité de nouveaux administrateurs
pour une durée de 5 ans :
- Natacha Lippens,
- Jean-Louis Tison,
 
Monsieur Alain Hubert est également nommé président du conseil d’administration pour toute la
durée de son mandat d’administrateur.
 
Enfin, le conseil d’administration décide que le Comité de gestion sera composé des personnes
suivantes
- Alain Hubert, ;
-Nicolas Van Hoecke
-Nighat Amin.
 
Sixième résolution : Pouvoirs
Le conseil d’administration confère tous pouvoirs :
- à chaque administrateur, aux fins d'effectuer les démarches administratives subséquentes à la
présente assemblée ;
- au notaire soussigné pour l’établissement d’une version coordonnée des statuts.
A ces fins, chaque mandataire pourra au nom de la société, faire toutes déclarations, signer tous
documents et pièces et, en général, faire le nécessaire.
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
 
Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire associé
Déposé en même temps : expédition conforme de l'acte, procurations, exemplaire de l'arrêté royal du
12 août 2024, statuts coordonnés.