1017.480.510
Nº d'entreprise :
Nom
(en entier) : Laboratoire hospitalier universitaire de Bruxelles -
Universitair Laboratorium Brussel
LHUB-ULB	(en abrégé) :
Forme légale : Association sans but lucratif
Adresse complète du siège : 322 rue Haute - 1000 Bruxelles
Objet de l'acte : Constitution - Assemblée générale constitutive du 13 décembre 2024
Organe d'administration du 13 décembre 2024 - Désignation du Président - Délégation de
pouvoirs et de signatures
La Présidente accueille les membres et introduit l'assemblée générale.
La Présidente rappelle que les hôpitaux partenaires décident de doter le LHUB-ULB d'un statut juridique,
en l'occurrence une ASBL de droit privé afin de lui permettre de disposer d'une structure de gestion solide pour
faire face à aux challenges et aux ambitions du laboratoire. La création de l'ASBL LHUB-ULB permettra une
vraie simplification dans les modes de gestion du laboratoire, tout en restant en interaction continue avec les
hôpitaux partenaires de l'association.
Résolutions
( ... )
3)Approbation du projet de statuts
Les soussignés :
1.L'Institut Jules Bordet, association de droit public, N° d'agrément 079, représenté par Monsieur Francis
DE DREE, Directeur Général Adjoint.
2.L'Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF), association du droit public, Nº d'agrément
150, représenté par Madame Anna Groswasser, Directrice Générale Adjointe.
3.L'Université Libre de Bruxelles (en abrégé « ULB-Erasme »), établissement d'enseignement universitaire
doté de la personnalité juridique par la loi du 12 août 1911, telle que modifiée par la loi du 28 mai 1970 et le
décret de la Communauté française du 31 mars 2004, dont le siège social est situé à 1050 Bruxelles, avenue
Franklin Roosevelt 50 et dont le numéro d'entreprise est le 0407.626.464, et agissant par son unité
d'établissement Cliniques Universitaires de Bruxelles - Hôpital Erasme, portant le numéro d'agrément 406,
ayant comme numéro d'entreprise 0941.792.893, dont le siège est établi route de Lennik 808 à 1070 Bruxelles,
représentée par Monsieur Jean-Michel Hougardy, Directeur Général Médical.
4.Le CHU Saint-Pierre, association de droit public, Nº d'agrément 076 représenté par Mesdames Michelle
Dusart, Directrice générale a.i., Caroline Hirschland, Directrice stratégie et performance a.i., Nathalie Pintens,
Directrice Financière
Ci-après appelés ensemble respectivement « les Membres Fondateurs » ou les « Membres »
Décident, à l'unanimité des voix des membres présents et représentés, d'approuver les statuts de l'ASBL
STATUTS
Article 1. L'association
1.1. Forme juridique
L'association d'hôpitaux au sens de l'arrêté royal du 25 avril 1997 « précisant la description d'une association
d'hôpitaux et des normes particulières qu'elle doit respecter » constituée entre les partenaires hospitaliers
concernant l'exploitation conjointe de leur service de biologie clinique est constituée sous la forme d'une
association à but non lucratif dotée de la personnalité juridique (ci-après dénommée « l'association ») au sens
des dispositions applicables du Code des sociétés et des associations (ci-après dénommé le « CSA »).
1.2. Dénomination
L'Association a pour dénomination complète : « Laboratoire Hospitalier Universitaire de Bruxelles, Asbl »,
en néerlandais « Universitair Laboratorium Brussel vzw > et en anglais « University Laboratory of Brussels, Vzw
». En abrégé « LHUB - ULB ».
Le nom « LHUB - ULB > doit figurer dans tous les documents, factures, avis, publications, lettres,
commandes et documents et d'autres documents émanant de l'association, immédiatement précédés ou suivis
de la mention « association à but non lucratif » ou de l'abréviation « ASBL », en indiquant l'adresse exacte du
siège.
1.3. Siège
Le siège de l'association est situé sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale.
Il peut être déplacé sur simple décision de l'organe d'administration, dans la mesure où le déplacement
n'impose pas la modification de la langue des statuts et se fait sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale
Toute modification du siège social sera publiée sans délai aux annexes du Moniteur Belge.
L'ASBL dépend de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles.
1.4. Durée
L'association est créée pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute à tout moment par décision de
l'Assemblée générale suivant les règles énoncées aux présents statuts.
Article 2. Le but désintéressé et l'objet
2.1. Le but désintéressé
L'objectif de l'association est (1) de garantir la meilleure qualité de diagnostic et de service aux patients et
aux médecins prescripteurs tout en (2) assurant aux hôpitaux associés le meilleur prix de revient possible et (3)
d'être le laboratoire de biologie clinique de référence de l'ULB et de ses hôpitaux académique et universitaires
bruxellois pour les missions de développement, de recherche et d'enseignement. L'association organise, dans
l'intérêt de tous les Membres et dans le respect des stratégies et des particularités des différentes institutions
hospitalières qui la composent, une coordination efficace entre les Membres. Elle gère les activités qui lui sont
confiées par ceux-ci, afin de garantir des soins de qualité et accessibles sans discrimination aux patients et de
mettre en place les coopérations nécessaires pour y parvenir. Pour ce faire, elle constitue une collaboration
durable sous la forme d'une association d'hôpitaux agréée par les autorités compétentes.
Son but se situe en dehors de tout esprit de lucre comme de tout esprit d'appartenance religieuse,
philosophique ou politique.
L'ASBL agit dans un esprit de neutralité et d'ouverture à tous les réseaux hospitaliers sans exclusive aucune.
2.2. L'objet
L'association a pour objet l'exploitation d'un laboratoire de biologie clinique commun, composé d'un plateau
technique central et de laboratoires de sites. Les activités par laquelle l'association réalise son objet
comprennent :
-L'exploitation, l'organisation, la direction, la gestion, la promotion et le fonctionnement de l'association
d'hôpitaux relative à l'exploitation d'un laboratoire de biologie clinique et services annexes conformément à la
législation et notamment à l'arrêté royal du 25 avril 1997 « précisant la description d'une association d'hôpitaux
et des normes particulières qu'elle doit respecter ».
-L'exploitation, l'organisation, la direction, la gestion, la promotion et le fonctionnement de toutes structures
permettant la réalisation d'analyses biologiques.
-De procurer à ses Membres une aide, tant scientifique que technique, dans l'exercice de leurs fonctions
afin d'améliorer le service au public.
-La formation du personnel médical, technique et administratif destiné à œuvrer dans le secteur dans lequel
-Les fonctions universitaires d'enseignement, de développement et de recherche scientifique.
-La promotion de l'art de guérir ainsi que la collaboration avec d'autres organismes ou institutions
poursuivant des objets similaires ou complémentaires, qu'ils soient publics ou privés.
L'association est considérée comme rencontrant parfaitement son objet social si elle poursuit au moins un
des buts précités, à tout le moins le premier.
L'association peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet de toutes
les manières qui lui paraissent appropriées. Elle peut prêter son concours et s'intéresser à toute activité similaire
à son objet. De plus, elle peut accorder son aide ou sa collaboration et participation, par tout moyen, à des
entreprises ou organismes, publics ou privés, poursuivant le même objet ou dont l'activité contribuerait ou
pourrait contribuer à la réalisation de celui-ci.
Elle peut développer toutes les activités qui contribuent directement ou indirectement à la réalisation des
buts non lucratifs précités, en ce compris, dans les limites autorisées par la loi, des activités commerciales et
lucratives accessoires, dont le produit sera de tout temps affecté intégralement à la réalisation desdits buts non
lucratifs.
Elle peut acquérir à titre gratuit ou onéreux, échanger, donner en location ou prendre à bail, assumer la
gestion, l'administration ou la gérance de tous les biens meubles et immeubles utiles à la poursuite de son but.
Elle peut réaliser toutes les opérations de gestion administrative ou autres, nécessaires à la poursuite de son
but. Elle peut agir en justice tant en demandant qu'en défendant.
Pour réaliser ses activités, l'ASBL peut recevoir toute aide ou contribution matérielle ou financière de
personnes morales, publiques ou privées, ou de personnes physiques. Les fonds et matériels récoltés doivent
servir exclusivement à la réalisation de son but social.
L'ASBL est également ouverte au développement de collaborations avec d'autres laboratoires au sens large.
Article 3. Appartenance
3.1. Les Membres
L'association est composée exclusivement de Membres effectifs. Le nombre de Membres effectifs n'est pas
limité au maximum mais ne peut être inférieur à deux.
Les droits et obligations des Membres sont décrits dans les dispositions applicables du CSA et dans les
présents statuts.
Les Membres fondateurs sont les personnes morales ayant constitué la présente association.
D'autres personnes morales peuvent, dans le respect de la loi sur les hôpitaux, demander à devenir Membre
de l'association en vue de contribuer à la réalisation du but désintéressé et aux activités de l'association.
Un nouveau Membre obtiendra au moins un siège à l'Assemblée générale et un siège dans l'Organe
d'administration de l'association. Le nombre de sièges au sein de ces organes est augmenté d'autant.
Toute personne morale qui désire être membre de l'association doit adresser une demande écrite à l'organe
d'administration, lequel examine la candidature lors de sa plus prochaine réunion et la propose, le cas échéant,
à l'Assemblée générale.
La nomination éventuelle des Membres candidats doit être faite par l'Assemblée générale à sa prochaine
réunion. La décision est prise à l'unanimité des voix des Membres fondateurs présents ou représentés avec un
quorum de l'ensemble des Membres fondateurs. Si le quorum n'est pas réuni, une seconde Assemblée avec le
même ordre du jour est convoquée dans les 15 jours et elle délibère valablement quel que soit le quorum.
L'Assemblée décide souverainement et sans autre motivation d'accepter ou non un candidat. La décision
est portée à la connaissance du candidat dans le mois.
En cas de fusion au sens de la loi sur les hôpitaux entre certains Membres fondateurs, la composition et le
fonctionnement des organes pourront être adaptés pour respecter l'équilibre entre les membres.
3.2. Qualité de Membre et représentation
Sont Membres les Membres fondateurs et toute personne morale admise conformément à l'article 3.1 et
aux dispositions du présent article.
La qualité de Membre peut être conférée à toute personne morale justifiant de son agrément comme hôpital,
sur proposition d'un Membre de l'association ou à la demande de la personne morale désireuse de rejoindre
l'association.
La qualité de Membre de l'association emporte de plein droit l'adhésion aux présents statuts, à la convention
d'association et au règlement d'ordre intérieur.
La qualité d'hôpital Membre implique que l'hôpital s'engage à adresser de manière exclusive l'ensemble de
ses analyses de biologie clinique à l'association, laquelle peut de son côté sous-traiter les analyses et examens
qu'elle juge utile.
L'assemblée générale fixe sa représentation, en son sein et au sein de l'organe d'administration, ainsi que
la nature et les montants de leurs apports, de leur cotisation et leur participation dans les résultats d'exploitation.
3.3. Démission et exclusion
Un Membre ne peut démissionner qu'après notification écrite préalable de son intention de démissionner,
envoyée par courrier électronique avec accusé de réception ou par lettre recommandée (électronique) et
adressée au Président de l'Organe d'administration de l'association, et à l'issue d'un préavis, et conformément
aux modalités prévues à l'article 15 de la convention d'association. La notification prend effet le premier jour
ouvrable du mois qui suit son envoi. La démission devient effective au plus tôt un (1) an après la notification de
l'intention de démissionner, sauf accord contraire unanime et qu'après que l'ensemble des modalités de sortie
du Membre démissionnaire aient été discutées et arrêtées. Si l'association et le Membre démissionnaire ne sont
pas parvenus à un accord sur les conditions de sortie à l'expiration du délai de six mois qui suit la notification,
ces modalités sont discutées sous l'égide d'un médiateur choisi par l'assemblée générale. Si, au terme d'un
nouveau délai de trois mois, l'association et le Membre démissionnaire ne sont toujours pas parvenu à un
accord, ou à un accord partiel, la démission du Membre est actée par l'assemblée générale et les conditions de
sortie non réglées sont soumises au tribunal de première instance francophone de Bruxelles par la partie la plus
diligente.
Pendant la période de préavis, le Membre sortant est tenu de contribuer pour sa part proportionnelle aux
coûts liés/exposés pour assurer la continuité de l'exploitation de l'association et la réalisation de son objet.
L'association peut, à tout moment, exclure un Membre pour de justes motifs. L'assemblée générale peut
notamment exclure un Membre si celui-ci agit contre les objectifs de l'association, se rend coupable d'un
manquement grave à ses obligations en tant que Membre ou porte gravement atteinte aux intérêts de
l'association.
Cette exclusion doit être prononcée par une Assemblée générale, sur proposition préalable de l'Organe
d'administration. Cette proposition motivée d'exclusion est communiquée par l'Organe d'administration au
Membre dont l'exclusion est demandée par pli recommandé adressé à la dernière adresse qu'il a communiquée
à l'association.
Le Membre dont l'exclusion est demandée peut faire valoir ses observations par écrit et suivant les mêmes
modalités à l'Assemblée générale, dans le mois de la communication de la proposition d'exclusion. Le Membre
doit être entendu à sa demande. Il peut s'y faire représenter par la personne de son choix.
L'Organe d'administration communique au Membre concerné la décision motivée d'exclusion adoptée par
l'Assemblée générale. La décision est communiquée par pli recommandé dans les quinze jours qui suivent
l'Assemblée générale qui a pris cette décision.
Si l'Assemblée générale prononce l'exclusion d'un Membre hospitalier, l'actualisation de l'agrément auprès
du Ministre compétent qui a la santé dans ses attributions est sollicitée dans le mois de la décision d'exclusion.
En cas de refus, l'exclusion sera suspendue jusqu'à l'obtention de l'autorisation ministérielle.
3.4. Droits sur les biens de l'association
Sans préjudice de ce qui est prévu au point 3.5., 3ème alinéa des présents statuts, aucun Membre ne peut
faire valoir ou exercer une quelconque revendication sur l'actif de l'association en vertu de sa seule qualité de
Membre.
Cette exclusion des droits sur les biens de l'association s'applique en tout temps : pendant l'adhésion, à la
résiliation de l'adhésion pour quelque raison que ce soit, à la dissolution de l'association, etc.
3.5. Des apports, des frais d'adhésion et contribution aux coûts
Les Membres ne paient pas de frais d'adhésion aussi longtemps que l'assemblée générale n'en impose pas.
Les Membres contribuent aux frais de fonctionnement de l'association sur la base d'un budget annuel,
soumis chaque année à l'approbation préalable de l'Assemblée générale qui décide également de la répartition
de ces frais entre les Membres.
En cas de démission ou d'exclusion d'un Membre, celui-ci a le droit de reprendre ses apports, évalués en
espèces à dire d'expert, valorisé en valeur nette, à l'exclusion de ses contributions aux coûts de fonctionnement.
Le remboursement des apports sera, sauf accord des parties, étalé sur une période de cinq années.
En cas de démission, le Membre démissionnaire indemnisera l'association des pertes que son départ
occasionne.
3.6. Registre des Membres
Un registre des Membres est tenu sous forme électronique sous la responsabilité de l'Organe
d'administration. Ce registre contient les mentions prévues par la loi. Tous les Membres et leurs représentants
peuvent le consulter, ainsi que tous les procès-verbaux et décisions de l'assemblée générale et de l'organe
d'administration.
Article 4. L'Assemblée générale
4.1. Composition
L'Assemblée générale est composée, au moment de la rédaction des statuts, des membres fondateurs de
l'ASBL.
Chaque Membre désigne ses représentants, personnes physiques, à l'assemblée générale.
Les représentants de chaque Membre sont désignés librement par leur Organe d'administration respectif,
lequel communique l'identité de son ou de ses représentant(s) au Président de l'Organe d'administration de
l'association.
Chaque Membre est libre de modifier l'identité de ses représentants à tout moment sur simple notification
au Président de l'Organe d'administration de l'association.
L'assemblée générale est composée comme suit :
-1 représentant de l'ULB-Erasme
-3 représentants du CHU Saint-Pierre
-1 représentant de l'Institut Jules Bordet
-1 représentant de l'HUDERF
4.2. Compétences
L'assemblée générale dispose de tous les pouvoirs qui lui sont reconnus par la loi et par les statuts.
Les compétences suivantes peuvent exclusivement être exercées par l'assemblée générale :
1º la modification des statuts ;
2º la nomination et la révocation des Administrateurs ;
3º la nomination et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération ;
4º la décharge aux Administrateurs et aux commissaires ;
5° l'approbation des comptes annuels et du budget ;
6° la dissolution de l'association ;
7º l'admission et l'exclusion d'un Membre ;
8° la transformation de l'association en une autre forme juridique ;
9º les éventuelles adaptations de la convention d'association entre tous les Membres
10° toutes les autres compétences qui, en vertu de la loi, des statuts, du règlement d'ordre intérieur ou de
tout quelconque règlement interne, sont réservées à l'assemblée générale.
4.3. Réunions
L'assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an en vue de l'approbation respective du
budget et des comptes annuels. L'organe d'administration expose la situation financière et l'exécution du budget
de l'année écoulée et présente le budget de l'année en cours. L'assemblée générale ordinaire approuve le
budget annuel, les bilans et comptes de l'association et traite de toute autre question mise à son ordre du jour.
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment d'initiative par l'organe
d'administration. Elle doit en outre être convoquée si au moins un cinquième des représentants des Membres
en fait la demande.
Les réunions de l'assemblée générale sont présidées par le Président de l'organe d'administration ou, s'il
est absent ou empêché par l'administrateur doyen d'âge.
4.5. Modalités de convocation des réunions
L'assemblée générale ordinaire se tient à une date fixée par l'organe d'administration au siège social de
l'association ou au lieu situé dans la Région de Bruxelles-Capitale mentionné dans l'invitation. La convocation
est adressée au moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale à tous les représentants.
L'assemblée générale extraordinaire est convoquée par le Président de l'organe d'administration ou par
suite de la demande d'au moins 1/5 de l'ensemble des Membres soumise au Président de l'organe
d'administration. La convocation à une assemblée générale extraordinaire est adressée aux représentants au
moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale extraordinaire.
En ce qui concerne la demande de convocation d'une réunion extraordinaire de l'Assemblée générale
émanant d'au moins 1/5 des Membres, l'Assemblée générale est convoquée par le Président de l'Organe
d'administration dans un délai de 21 jours à compter de la réception de la demande de convocation, et
l'Assemblée générale doit se tenir au plus tard 40 jours après réception de la demande.
Les convocations aux réunions sont signées par le Président de l'organe d'administration. La convocation
est accompagnée d'un projet d'ordre du jour tel que déterminé par l'organe d'administration. Sans préjudice du
droit reconnu par l'article 9 :14 du Code des Sociétés et des Associations, toute question émanant d'au moins
un administrateur et soumise au Président de l'organe d'administration au moins 10 jours avant l'Assemblée
est également inscrite à l'ordre du jour de cette Assemblée.
Le Président peut confier le secrétariat des séances à toute personne de son choix. Il peut également inviter
toute personne à présenter un point inscrit à l'ordre du jour.
Si les circonstances l'exigent la tenue d'une assemblée générale à distance, par téléphone ou
vidéoconférence, peut être organisée valablement.
La réunion se tient alors en utilisant un moyen de communication électronique mis à disposition par
l'association.
Le moyen de communication mis à disposition doit au moins permettre aux participants de :
-Vérifier la qualité et l'identité des autres participants ;
-Prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions au sein de l'assemblée
;
-Exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée générale est appelée à se prononcer
-Participer aux délibérations et de poser des questions.
La convocation à l'Assemblée générale contient une description claire et précise des procédures relatives à
la participation à distance. Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les
Membres qui participent de cette manière à l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où se tient
l'assemblée générale.
4.6. Quorum
L'Assemblée générale ne délibère valablement que si les Membres sont représentés par au moins un
représentant. A défaut, une nouvelle Assemblée générale est convoquée au plus tôt dans les 15 jours, avec le
même ordre du jour et elle délibère valablement quel que soit le nombre de représentants de Membres présents
ou représentés.
Chaque représentant peut donner procuration cas d'indisponibilité. Le nombre de procurations portées par
un représentant est limité à deux.
Un procès-verbal est établi et conservé dans un registre des procès-verbaux conformément aux dispositions
du règlement d'ordre intérieur.
4.7. Consensus et vote
Les décisions de l'assemblée générale sont adoptées dans le respect de la règle du consensus, sauf les
exceptions prévues au point 4.8 des présents statuts.
Lorsque le consensus fait défaut, l'Assemblée générale peut procéder à un vote. Dans ce cas, si la majorité
qualifiée de deux tiers (2/3) de l'ensemble des représentants des Membres présents ou représentés n'est pas
atteinte, le point litigieux est inscrit à une prochaine réunion fixée au maximum 30 jours après la réunion à
laquelle le consensus n'a pas pu être atteint.
Dans ce délai, un Comité de conciliation est saisi afin de tenter de dégager une solution. Ce Comité de
Conciliation paritaire est composé de 6 membres :
-2 membres désignés par la Ville de Bruxelles. Les membres désignés n'appartiennent pas au Comité
d'association ni au personnel des hôpitaux partenaires.
-2 membres désignés par l'ULB. Les membres désignés n'appartiennent pas au Comité d'association ni au
personnel des hôpitaux partenaires.
-La Direction générale du CHU Saint-Pierre, avec voix consultative
-La Direction générale du HUB, avec voix consultative
Au plus tard au jour de la réunion suivante de l'organe d'administration où la saisine a été demandée, le
Comité de conciliation formule une proposition ou informe l'assemblée générale de ce qu'une solution n'a pas
été trouvée. Si le point nécessite impérativement une décision, le Président du Tribunal de première instance
de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles sera saisi.
En application de l'article 9 :17 du Code des Sociétés et des Associations, chaque Membre dispose d'autant
de voix qu'il a de sièges au sein de l'Assemblée générale, sans que ce nombre puisse être inférieur à une voix
par numéro d'agrément hospitalier. Le vote se fait en principe à main levée, sauf sur demande d'un vote à
bulletin secret par au moins 1/4 des représentants des Membres présents ainsi que pour toute question
impliquant des personnes physiques.
Les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions, ne sont pas pris en compte dans le calcul des majorités.
4.8. Majorités spéciales
Les administrateurs sont désignés à la majorité absolue par les représentants des Membres présents ou
représentés.
Une modification des statuts, une modification de l'objet social, l'exclusion d'un Membre, la dérogation à la
limite d'âge, la dissolution de l'association, doit être approuvée à la majorité des deux tiers des voix des
représentants des Membres, présents ou représentés, sur proposition de l'organe d'administration.
La réduction du délai de préavis d'un Membre démissionnaire et les modifications à la convention
d'association doivent être approuvée à l'unanimité des représentants des Membres présents ou représentés.
4.9. Procès-verbaux
Les décisions de l'assemblée générale sont consignées au registre des procès-verbaux, signés par le
Président. Ce registre est conservé au siège de l'association où tous les représentants des associés au sein de
l'assemblée générale peuvent en prendre connaissance. Les Membres peuvent demander des extraits des
procès-verbaux, signés par le Président de l'organe d'administration.
Article 5. L'Organe d'administration
5.1. Composition
L'organe d'administration est composé de 6 administrateurs accompagnés de 3 personnes physiques,
invités permanents, désignés par l'assemblée générale à la majorité simple comme suit :
Six (6) mandataires avec voix délibérative issus des comités de direction des hôpitaux partenaires :
-3 désignés par l'organe d'administration du CHU Saint-Pierre
-3 désignés par l'organe d'administration du H.U.B.
Trois (3) avec voix consultative :
-Le Coordinateur général (le Directeur général de l'Association)
-Le Coordinateur médical (le Directeur médical de l'Association)
-Le Président du Comité médical commun
Lorsque le Président le juge nécessaire, toute autre personne peut être invitée à une séance.
L'âge limite des administrateurs est fixé à 75 ans, sauf dérogation individuelle à accorder par l'assemblée
générale statuant à la majorité des deux tiers des voix des Membres présents ou représentés.
Le mandat d'administrateur est exercé à titre gratuit.
L'organe d'administration est « l'organe d'administration » au sens de l'article 9.5 du CSA et « le comité
d'association » au sens de l'A.R. du 25 avril 1997 « précisant la description d'une association d'hôpitaux et des
normes particulières qu'elle doit respecter ».
Chaque Membre propose à l'Assemblée générale, en vue de la désignation de son administrateur le
représentant, une liste de candidats composée de Membres d'un organe de gestion de l'hôpital qu'ils
représentent.
Les administrateurs sont nommés par une Assemblée générale.
Le mandat des administrateurs proposés par les hôpitaux partenaires sont d'une durée indéterminée. Il est
lié à leur fonction au sein de leur établissement hospitalier. Le mandat du Président du Comité médical commun
est de 3 ans.
En cas de vacance prématurée du mandat d'un administrateur, quel qu'en soit la cause, les administrateurs
restants peuvent coopter, sur présentation du Membre représenté, de l'organe d'administration ou du Comité
médical commun, un nouvel administrateur qui terminera le mandat de l'administrateur coopté. Tant que cette
cooptation n'a pas lieu l'administrateur continue à assumer ses fonctions. Le mandat doit être confirmé ou
réattribué par la prochaine Assemblée générale.
5.2. Démission - Révocation
Chaque administrateur peut démissionner par notification écrite adressée au Président de l'organe
d'administration. Après avoir remis sa démission, l'administrateur est tenu de continuer à exercer ses fonctions
jusqu'à ce que son remplacement puisse être raisonnablement assuré.
Un administrateur nommé sur proposition d'un Membre est réputé démissionnaire de plein droit en cas de
perte de la qualité en vertu de laquelle il a été proposé par le Membre ou en cas de démission du Membre
concerné. La démission de plein droit est réputée prendre effet à la date de la perte de qualité au sein du
Membre, ou à la date où la démission du Membre devient effective.
Les administrateurs peuvent être révoqués en tout temps par l'Assemblée générale suivant la majorité
prévue aux présents statuts.
5.3. Présidence
Le Président de l'organe d'administration est élu par et parmi les membres de l'organe d'administration pour
un mandat de trois ans, renouvelable. Il établit l'ordre du jour, convoque les réunions et les préside.
5.4. Conflit d'intérêt
L'association applique les dispositions du CSA en matière de conflit d'intérêts. Si un administrateur a,
directement ou indirectement, un intérêt patrimonial personnel contraire aux intérêts de l'association, il en
informe les autres administrateurs avant la délibération de l'organe d'administration.
Un administrateur en conflit d'intérêts doit se retirer de la réunion et s'abstenir des délibérations et du vote
sur la question à laquelle il se rapporte.
L'organe d'administration suit la procédure légale en ce qui concerne la notification dans le procès-verbal
et, le cas échéant, leur inclusion dans le rapport annuel ou la communication au commissaire.
5.5. Modalités de convocation des réunions
L'organe d'administration se réunit sur convocation de son Président à chaque fois que l'intérêt social l'exige.
Les convocations aux réunions sont adressées par courrier simple ou électronique signé par le Président
au moins huit (8) jours avant la réunion.
En outre, l'organe d'administration est convoqué par le Président dans les 15 jours suivant une demande
en ce sens émanant d'au moins trois administrateurs.
La convocation reprend l'ordre du jour et les annexes déjà disponibles.
L'organe d'administration se tient aux lieu et heure mentionnés dans la convocation.
L'organe d'administration est présidé par le Président ou, en son absence, par l'administrateur présent
doyen d'âge.
Si les circonstances l'exigent, la tenue d'un organe d'administration à distance, par téléphone ou
vidéoconférence peut être organisée suivant les mêmes modalités que celles prévues pour la tenue d'une
assemblée générale à distance.
5.6. Quorum
L'organe d'administration ne peut délibérer et prendre des décisions que si au moins la majorité des
administrateurs sont présents ou représentés dans chacun des groupes.
A défaut de quorum atteint, une nouvelle réunion de l'organe d'administration est convoquée dans les huit
(8) jours avec le même ordre du jour. Cette réunion délibère valablement quel que soit le nombre
d'administrateurs présents ou représentés.
Chaque administrateur ne peut être porteur que de maximum deux procurations.
5.7. Consensus et vote
Les décisions de l'organe d'administration sont adoptées dans le respect de la règle du consensus.
Lorsque le consensus fait défaut, l'organe d'administration peut procéder à un vote. Dans ce cas, si la
majorité qualifiée de deux tiers (2/3) de l'ensemble des administrateurs présents ou représentés n'est pas
atteinte, le point litigieux est inscrit à une prochaine réunion de l'organe d'administration fixée au maximum 30
jours après la réunion à laquelle le consensus n'a pas pu être atteint.
Le projet de décision sera soumis, dans les 8 jours ouvrables, par le coordinateur général de l'association
de service, à un Comité de Conciliation paritaire composé de de 6 membres :
-2 membres désignés par la Ville de Bruxelles. Les membres désignés n'appartiennent pas au Comité
d'association ni au personnel des hôpitaux partenaires.
-2 membres désignés par l'ULB. Les membres désignés n'appartiennent pas au Comité d'association ni au
personnel des hôpitaux partenaires.
-La Direction générale du CHU Saint-Pierre, avec voix consultative
-La Direction générale du HUB, avec voix consultative
La Ville de Bruxelles et l'ULB peuvent revoir librement et à tout moment leur délégation.
Le Comité de conciliation entend le Coordinateur général de l'association qui fait rapport et soumet une
recommandation finale à l'organe d'administration dans le délai d'un mois.
Au plus tard au jour de la réunion suivante de l'organe d'administration où la saisine a été demandée, le
Comité de conciliation formule une proposition ou informe l'organe d'administration de ce qu'une solution n'a
pas été trouvée. Dans ce cas, la décision est rejetée.
Chaque administrateur dispose d'une voix délibérative. Le vote se fait en principe à main levée, sauf sur
demande d'un vote à bulletin secret par au moins 1/4 des administrateurs présents ainsi que pour toute question
impliquant des personnes physiques.
Les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte dans le calcul des majorités.
Les décisions de l'organe d'administration peuvent être prises par accord écrit unanime de tous les
administrateurs sans devoir respecter le délai de convocation et sans qu'il ne soit requis de tenir une séance.
Si, lors d'une délibération de l'organe d'administration, un différend apparaît entre administrateurs à propos
d'une initiative qui lèse gravement les intérêts d'un Membre, un administrateur qui constate cette lésion peut
activer une procédure de « sonnette d'alarme ». Dans ce cas, le Comité de conciliation est saisi par l'organe
d'administration à la demande d'un seul administrateur. L'administrateur peut formuler sa demande en séance,
lorsque la lésion est constatée lors d'un organe d'administration. Il peut aussi solliciter la tenue d'un organe
d'administration à cette fin. Dans ce cas, le point litigieux est inscrit à l'ordre du jour d'une prochaine réunion de
l'organe d'administration fixée au maximum 30 jours après la saisine du Comité de conciliation. Dans l'intervalle,
le point litigieux est suspendu.
Au plus tard au jour de la réunion suivante de l'organe d'administration où la saisine a été demandée, le
Comité de conciliation formule une proposition ou informe l'organe d'administration de ce qu'une solution n'a
pas été trouvée. Dans ce cas, le point est rejeté.
5.8. Procès-verbaux
Les délibérations de l'organe d'administration sont consignées dans des procès-verbaux signés par le
Président. Ils sont consignés dans un registre électronique destiné à cet effet après approbation.
Les copies ou extraits des procès-verbaux sont signés par le Président.
5.9. Pouvoirs de décision de l'organe d'administration
En vue de la gestion de l'association, l'organe d'administration a les pouvoirs les plus étendus dans le cadre
des missions qui lui sont confiées par les Membres et par la loi. Il est autorisé dans ce cadre à accomplir tous
les actes de gestion qui sont nécessaires ou utiles pour la réalisation de l'objet de l'association, à l'exception
les hôpitaux ou aux présents statuts et sans pouvoir à cette occasion intervenir dans la gestion et la stratégie
de chacun des hôpitaux partenaires. Il représente également l'association en justice.
Plus particulièrement, l'organe d'administration exerce les attributions suivantes :
-il réalise l'objet de l'association ;
-il fixe la politique générale et détermine les enjeux stratégiques de l'association ;
il arrête le plan stratégique médical, élaboré par le Coordinateur médical et les chefs de service du
laboratoire en concertation avec le comité des médecins chefs ;
-il prépare le budget et les comptes de l'association ;
-il fixe les directives, coordonne et approuve les programmes d'investissements, ainsi que les emprunts, les
crédits et l'octroi de garanties réelles ou personnelles des hôpitaux Membres de l'association ;
-il détermine les axes de sa politique de communication interne et externe ;
-il nomme et révoque le ou les Directeur(s) du laboratoire, et détermine ses/leurs pouvoirs, sans préjudice
des dispositions légales et réglementaires en la matière ;
- il nomme et révoque, soit lui-même, soit par mandataire, le personnel de l'association et détermine ses
attributions, son traitement et ses émoluments ;
-il suit l'exécution de ses politiques et de ses directives.
5.10. Délégation journalière
La mise en œuvre des politiques décidées par l'organe d'administration, la gestion journalière et la gestion
opérationnelle de l'association est déléguée au Coordinateur général de l'association tel que défini par la
convention d'association.
Les actes de gestion journalière sont tous les actes qui sont commandés par les besoins de la vie
quotidienne de l'association, ainsi que par les actes qui en raison de leur faible importance ou de la nécessité
d'une prompte solution, ne justifient pas que l'Organe d'administration intervienne lui-même.
5.11. Pouvoir de représentation externe et de délégation spéciale
Le Coordinateur général représente l'association dans le cadre de la gestion journalière, conformément aux
compétences qui lui sont conférées par les statuts.
Pour tout acte qui ne relève pas de la gestion journalière, en tant qu'organe collégial, l'organe
d'administration représente l'association dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires.
Sans préjudice du pouvoir général de représentation de l'organe d'administration en tant qu'organe collégial,
l'association est également représentée dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires par le Président et un
administrateur ou, à défaut, deux administrateurs agissants conjointement.
L'organe d'administration ou les administrateurs représentant l'association peuvent déléguer leurs pouvoirs
et nommer des mandataires. Seules des procurations spéciales et limitées pour certains actes ou une série
d'actes juridiques sont autorisées. Les mandataires lient l'association dans les limites de la procuration qui leur
est conférée, dont les limites sont opposables aux tiers conformément à la législation applicable. Toutes les
délégations sont regroupées dans une matrice de délégation, qui peut ou non faire partie du règlement d'ordre
intérieur.
5.12. Responsabilité des administrateurs
Les administrateurs sont responsables de l'exécution du mandat qu'ils ont reçu et des fautes commises
dans leur gestion.
Les administrateurs sont solidairement responsables, soit envers l'association, soit envers les tiers, de tous
dommages résultant d'infractions aux dispositions légales ou réglementaires ou aux présents statuts.
Ils ne seront déchargés de cette responsabilité quant aux infractions auxquelles ils n'auront pas pris part,
que si aucune faute ne leur est imputable et s'ils ont dénoncé la faute alléguée à tous les autres Membres de
l'organe d'administration.
L'association s'engage à prendre une assurance responsabilité civile, englobant les frais de défense en
justice, pour couvrir la responsabilité des administrateurs si elle devait être engagée.
Article 6. Financement et comptabilité
6.1. Financement
L'association est financée, entre autres, par les contributions des Membres, des subsides, dons,
contributions, libéralités, legs, faits aussi bien pour soutenir les besoins généraux de l'association que pour
soutenir un projet spécifique.
En outre, l'association peut acquérir des fonds de toute autre manière qui n'est pas contraire à la loi.
6.2. Comptabilité
L'exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Le premier exercice se termine le
31 décembre 2025.
Les comptes annuels sont déposés dans le dossier de l'association conservé au greffe de la juridiction
compétente conformément aux dispositions du CSA applicables aux ASBL. Le cas échéant, les comptes
annuels sont également déposés auprès de la Banque Nationale Belge conformément aux dispositions du CSA
et de ses arrêtés d'exécution.
Article 7. Surveillance par un commissaire aux comptes
L'assemblée générale désigne un ou plusieurs commissaires Membres de l'institut des Réviseurs
d'Entreprises chargés du contrôle de la situation financière, des comptes de l'association et de la régularité au
regard de la loi et des statuts, des opérations devant être constatées dans les comptes annuels, sauf si la loi
ne l'exige pas auquel cas elle peut décider de ne pas en nommer.
Article 8. Dissolution
L'assemblée générale est convoquée pour délibérer sur les propositions relatives à la dissolution soumises
par l'organe d'administration ou par au moins 1/4 de l'ensemble des Membres. La convocation et l'inscription à
l'ordre du jour ont lieu conformément aux dispositions des présents statuts.
La délibération et la décision de dissolution sont prises en assemblée générale extraordinaire aux conditions
de quorum et de majorité prévues par la loi. A compter de la décision de dissolution de l'association, celle-ci
doit toujours indiquer qu'elle est une « ASBL en liquidation » au sens du CSA.
Si la proposition de dissolution de l'association est approuvée, l'assemblée générale désignera au moins
deux (2) représentants de Membres en qualité de liquidateurs et définira leurs compétences.
En cas de dissolution et de liquidation, l'assemblée générale extraordinaire décide de la répartition définitive
de l'actif net de l'association.
Toutes les décisions concernant la dissolution, les conditions de liquidation, la nomination et la cessation
des fonctions des liquidateurs, la conclusion de la liquidation et la destination des actifs sont déposées au greffe
compétent et publiées dans les annexes du Moniteur belge conformément aux dispositions du CSA et à ses
arrêtés d'exécution.
Article 9. Obligations d'information
La nomination des administrateurs et des personnes habilitées à représenter l'association et leur démission
sont, au vu de leur caractère d'opposabilité à l'égard des tiers, rendues publiques en déposant le dossier de
l'association au greffe de la juridiction compétente, et en publiant un extrait dans les annexes du Moniteur belge
conformément aux dispositions légales.
L'assemblée générale a réceptionné les candidatures aux mandats d'administrateurs.
L'assemblée générale décide, à l'unanimité des voix des membres présents et représentés, d'élire les
personnes suivantes en qualité d'administrateurs avec voix délibérative :
-DUSART Michelle - Directrice Générale a.i. du CHU Saint-Pierre, 21 rue Floris, 1030 Bruxelles
-HIRSCHLAND Caroline - Directrice Stratégie de la performance a.i. du CHU Saint-Pierre, 121 rue Egide
Van Ophem, 1180 Bruxelles
-PINTENS Nathalie - Directrice financière du CHU Saint-Pierre, 436 avenue de l'Exposition, 1090 Bruxelles
-DE DREE Francis - Directeur Général adjoint HUB, 84 avenue René Comhaire, 1082 Berchem-Sainte-
Agathe
-GROSWASSER Anna - Directrice Générale adjointe HUB, 46 avenue Beau Séjour, 1180 Bruxelles
-HOUGARDY Jean-Michel - Directeur Général Médical HUB, 26 rue de Fauquez, 1460 Ittre
Les personnes élues acceptent ce mandat.
L'assemblée générale décide, à l'unanimité des voix des membres présents et représentés, d'élire les
personnes suivantes en qualité d'Invités permanents avec voix consultative :
-JANSSEN BENNYNCK Anne - Coordinateur général (le Directeur général de l'Association), 103 rue
Colonel Chaltin, 1180 Bruxelles
-DENIS Olivier - Coordinateur médical (le Directeur médical de l'Association), 57 rue Emile Banning, 1050
Bruxelles
- Le Président du Comité médical commun (à déterminer ultérieurement)
( ... )
6)Désignation du vérificateur aux comptes
Suite au marché public initié par iris Faitière en date du 27 février 2024, attribué le 18 juillet 2024 et auquel
a participé le LHUB-ULB, association de fait, l'assemblée générale décide à l'unanimité des voix des membres
présents ou représentés de désigner comme vérificateur(s) aux comptes :
-RSM Interaudit SRL, inscrite à la BCE sous le numéro d'entreprise BE 0436.391.122, dont le siège social
est établi à 1180 Bruxelles, Chaussée de Waterloo 1151, mandat confié à Marie DELACROIX
-EY réviseurs d'entreprise SRL, inscrite à la BCE sous le numéro d'entreprise BE 0446.334.711, dont le
siège social est établi à 1881 Machelen, Kouterveldstraat, 7B, bte1, mandat confié à Emilie VAN CALLAMONT
La signature du contrat avec le LHUB-ULB association de fait a eu lieu le 19 novembre 2024.
MANDAT
Les membres donnent procuration spéciale à Mme Anne JANSSEN BENNYNCK et à Mme Maud
Dresselhuis, chacune étant individuellement habilitée avec possibilité de substitution, pour assurer l'exécution
de l'obligation de dépôt et de publicité via le greffe du tribunal de l'entreprise du siège social de l'ASBL, que ce
soit ou non via le dépôt électronique ; ainsi que le cas échéant l'enregistrement des données de l'ASBL à la
Banque-Carrefour des Entreprises et au registre UBO.
Organe d'administration du 13 décembre 2024 - Désignation du Président - Délégation de pouvoirs et de
signatures
( ... )
2.Désignation du Président
Les administrateurs décident, à l'unanimité, de nommer Francis de Drée Président pour une durée
déterminée de 3 ans.
3.Matrice de délégation et pouvoirs de signature
La Présidente donne lecture de la matrice de délégations et des pouvoirs de signature.
Les administrateurs approuvent à l'unanimité, la matrice de délégation et les pouvoirs de signature lesquels
sont établis comme suit :
1.
Le Président de l'Organe d'administration et un administrateur, le premier disponible, sont habilités à signer
tous les courriers relatifs aux matières de la compétence statutaire de l'Organe d'administration.
En cas d'empêchement du Président, quelle qu'en soit la cause, les courriers sont signés par deux
administrateurs, les premiers disponibles.
2.
Les engagements juridiques vis-à-vis des tiers et qui sont soit l'exécution de décisions dûment actées de
l'Organe d'administration soit qui relèvent de la gestion quotidienne de l'ASBL, y compris la signature des
contrats de travail des membres du personnel salarié et des conventions de collaboration avec du personnel
médical, paramédical, administratif, consultants ainsi que la signature des ruptures de ces contrats, sont signés
par le Coordinateur Général de l'Association, Madame Anne JANSSEN BENNYNCK.
En cas d'empêchement du Coordinateur Général de l'Association, les courriers sont signés par son
mandataire ou, à défaut, par le Président et un administrateur, le premier disponible, ou deux administrateurs,
les premiers disponibles.
3.
L'ouverture de comptes bancaires pour l'ASBL est déléguée au Président de l'Organe d'administration,
agissant seul, et en cas d'empêchement, à l'un des administrateurs, le premier disponible.
4.
La signature sur les comptes financiers exige deux signatures parmi les personnes physiques ci-dessous et
une signature par catégorie de signataires ci-dessous :
Catégorie A :
·Président de l'Organe d'Administration
·Directeur Général
·Responsable Financier
Catégorie B :
·Chef Comptable
·Comptable trésorerie
Ceci est valable sans montant spécifique
6.
Pour tous les actes judiciaires ou extrajudiciaires, l'ASBL est représentée par le Président et un
Administrateur agissant conjointement.
Cette matrice de délégation et de pouvoirs de signature est susceptible de faire l'objet de modifications par
l'Organe d'Administration. Ces délégations et toute modification éventuelle seront portées à la connaissance
des tiers par une publication aux annexes du Moniteur belge.
Anne JANSSEN-BENNINCK
Présidente de séance
Directrice générale, mandatée