Ondernemingsnr : 0422101042
Naam
(voluit) : FILE
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
Volledig adres v.d. zetel Sint Rochuswegel 23
 : 9890 Gavere
Onderwerp akte :
ONTSLAGEN, BENOEMINGEN, MAATSCHAPPELIJKE ZETEL,
STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN), WIJZIGING RECHTSVORM
Er blijkt uit een akte verleden voor notaris Floris Ghys te Kluisbergen, op 7 juli 2023, neergelegd ter
registratie, dat de buitengewone algemene vergadering van de enige aandeelhouder van de besloten
vennootschap 'FILE' is bijeengekomen en volgende besluiten heeft genomen :
 
Eerste besluit – aanpassing aan WVV
In toepassing van artikel 39,§1, eerste en derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van
het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen besluit de
algemene vergadering om de statuten aan te passen aan de bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen en de rechtsvorm van de besloten vennootschap (afgekort BV) te
behouden.
 
Tweede besluit – vaststelling omzetting kapitaal en wettelijke reserves
De vergadering stelt vast dat met ingang van 1 januari 2020, overeenkomstig artikel 39, §2, derde lid
van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen
en houdende diverse bepalingen, het voormalig werkelijk gestort kapitaal (€ 61.973,38) en de
wettelijke reserve (€ 8.056,54) van de vennootschap, hetzij samen zeventigduizend negenentwintig
euro tweeënnegentig cent (€ 70.029,92), van rechtswege omgezet werden in een statutair
onbeschikbare eigen vermogensrekening.
 
Derde besluit – omzetting in beschikbaar eigen vermogen
De algemene vergadering besluit onmiddellijk, overeenkomstig de vormen en meerderheden van de
statutenwijziging, om de bij toepassing van artikel 39, § 2, derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot
invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen
aangelegde statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening op te heffen en deze middelen
beschikbaar te maken voor uitkering. Zij moet bijgevolg niet vermeld worden in de statuten van de
vennootschap.
 
Vierde besluit – aanneming nieuwe statuten
Als gevolg van de voorgaande besluiten, besluit de algemene vergadering volledig nieuwe statuten
aan te nemen, die in overeenstemming zijn met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
De algemene vergadering verklaart en besluit dat de tekst van de nieuwe statuten als volgt luidt:
 
RECHTSVORM - NAAM
De vennootschap neemt de rechtsvorm aan van een besloten vennootschap en heeft als naam
“FILE”.
 
ZETEL
De zetel van de vennootschap is gevestigd in het Vlaams gewest.
 
VOORWERP
De vennootschap heeft als voorwerp: klein- en/of groothandel in kantoorbehoeften en aanverwante
artikelen, als ook de zelfstandige vertegenwoordiging ervan, agentuur en/of makelaarsverrichtingen
voor één of meer maatschappijen en alle andere verrichtingen die er rechtstreeks of onrechtstreeks
verband mee houden.
Verder de fabricatie, productie en/of vervaardiging van kantoorbehoeften en aanvullende artikelen en
alle andere verrichtingen die er rechtstreeks of onrechtstreeks verband meer houden.
De vennootschap heeft eveneens als voorwerp voor eigen rekening of voor rekening van derden, of
in deelneming met derden, bij te dragen tot de vestiging en de ontwikkeling van ondernemingen en
inzonderheid:
a/ het verwerven door inschrijving of aankoop en het beheren van aandelen, obligaties, kasbons of
andere roerende waarden, van welke vorm ook, van Belgische of buitenlandse bestaande of nog op
te richten vennootschappen;
b/ het bevorderen van de oprichting van vennootschappen door inbreng, participatie of investering;
c/ het toestaan van leningen en kredietopeningen aan vennootschappen of particulieren onder om
het even welke vorm in dit kader kan zij zich ook borg stellen of aval verlenen, in de meest ruime zin,
alle handels- en financiële operaties verrichten behalve die welke wettelijk voorbehouden zijn. _aan
depositobanken, houders van deposito’s op korte termijn, spaarkassen, hypotheekmaatschappijen
en kapitalisatieondernemingen;
d/ het verlenen van adviezen van financiële, technische, financiële of administratieve aard ; in de
ruimste zin, bijstand en diensten verlenen, rechtstreeks of onrechtstreeks, op het vlak van
administratie en financiën, verkoop, productie en algemeen bestuur;
e/ het optreden als tussenpersoon bij – onderhandelingen door gehele of gedeeltelijke overname van
aandelen; in de meest ruime betekenis, het deelnemen aan emissieverrichtingen van aandelen en
vastrentende waarden door intekening, waarborg, plaatsing verhandeling of anderszins, alsmede het
verwezenlijken van om het even welke verrichtingen inzake portefeuille- en kapitaalsbestuur;
f/ het waarnemen van alle bestuursopdrachten, het uitoefenen van mandaten en functies welke
rechtstreeks of onrechtstreeks met haar voorwerp verband houden;
g/ het beheer van een onroerend vermogen en de huurfinanciering van onroerende goederen aan
derden, alsmede alle handelingen die rechtstreeks of onrechtstreeks met dit voorwerp in verband
staan en die van aard zijn de opbrengst van de onroerende goederen te bevorderen zoals het
onderhoud, de ontwikkeling, de verfraaiing en de verhuring van deze goederen, alsmede zich
borgstellen voor het goede verloop van verbintenissen door derde personen aangegaan die het
genot zouden hebben van deze onroerend goederen; het aanleggen en ontwikkelen van een
portefeuille van verzekeringen;
h/ het ontwikkelen, kopen, verkopen, in licentie nemen of geven van octrooien, know-how en
aanverwante immateriële duurzame activa;
i/ de aan- en verkoop, in- en uitvoer, commissiehandelen vertegenwoordiging van om het even welke
goederen, in het kort tussenpersoon in de handel;
j/ alle verrichtingen van commerciële, industriële, onroerende, roerende of financiële aard die
rechtstreeks met haar voorwerp verwant of verknocht zijn of de verwezenlijking ervan kunnen
bevorderen.
k/ het verlenen van alle logistieke steun allerhande aan ondernemingen, onder andere het
organiseren van de dispatching bij transporten van goederen allerhande;
l/ het verrichten van handelingen als vervoercommissionair en als koerierdienst;
m/ het verhuren en in gebruik geven van opslagruimte voor allerhande goederen;
n/ het verrichten van nationaal en internationaal vervoer onder alle vormen, zo voor eigen rekening
als voor rekening van derden, van alle goederen, personen, voorwerpen, producten, dieren, door
middel van alle vervoermiddelen zowel te land, te water, als in de lucht, zo met eigen
vervoermiddelen als met die van derden.
o/ Projectontwikkeling voor de nieuwbouw van individuele woningen of voor renovatiewerken, voor
de bouw of renovatie van appartementsgebouwen en voor kantoorbouw.
p/ Het stellen van alle onroerende verrichtingen, zowel in België als in het buitenland, zoals het
aankopen en verkopen, het huren en verhuren, het ruilen, het verkavelen en verhandelen, het
uitbaten en in waarde brengen, het beheren en toezicht uitoefenen, het opmeten, afpalen, schatten,
het aanleggen van bebossingen en beplantingen.
q/ Alle mogelijke verrichtingen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met het
onderhoud, de renovatie, het herstel, de verfraaiing, de vernieuwing en de modernisering van alle
soorten onroerende goederen en algemeen genomen, alle verrichtingen die rechtstreeks of
onrechtstreeks verband houden met openbare en particuliere bouwwerken;
r/ het verwerven van alle mogelijke terreinen, de aankoop, de verkoop, de verhuur, de verdeling en
de verkaveling van alle mogelijke onroerende goederen ;
s/ de aankoop, de verkoop, de huur, de invoer en de uitvoer van alle mogelijke materialen, goederen,
toestellen en materieel, noodzakelijk voor de bouw, het onderhoud, het herstel en de vernieuwing
van gebouwen.
t/ de voorbereiding, de opstelling en het afsluiten van alle mogelijke overeenkomsten voor openbare
of particuliere werken of voor leveringen en het uitvoeren van alle verrichtingen die daarmee verband
houden.
u/ Het beheer van een roerend en onroerend patrimonium en het valoriseren van dit patrimonium
door beheersdaden, zoals het huren en verhuren, het afsluiten van overeenkomsten en het
verrichten van alle daden in verband met alle onroerende, gebouwde en ongebouwde, gemeubelde
en niet-gemeubelde goederen
v/ het uitbaten van een horecabedrijf in het algemeen en in het bijzonder de inrichting en uitbating
van drank-, koffie- en eethuizen en van alle instellingen voor recreatie en vrijetijdsbesteding, het
uitbaten van hotel, de uitbating van gastenkamers en kamers met ontbijt, alsmede de ontvangst van
de gasten en alles wat daarmee verband houdt, het uitbaten van een “Bed & Breakfast”, het uitbaten
van gites, vakantiewoningen- en/of appartementen, restaurant en restauratie, catering, het verhuren
van lokalen en inrichting van evenementen en het ter beschikking stellen van faciliteiten voor
recreatiedoeleinden.
w/ Het bevorderen van de oprichting van vennootschappen door inbreng, participatie of investering,
en het ontwikkelen, kopen, verkopen, in licentie nemen of geven van octrooien, knowhow en
aanverwante immateriële duurzame activa; het uitvoeren of doen uitvoeren in verband met
ondernemingen van research op alle technische, marketing en productiegebieden,
ondernemingstechnieken en dergelijke, het geven of doen geven van adviezen op het gebied van
management, begeleiding, dit alles in de meest ruime zin van het woord;
x/ Het waarnemen van alle bestuursopdrachten en het uitoefenen van mandaten en functies in alle
andere vennootschappen en ondernemingen.
Deze opsomming is louter enuntiatief en niet limitatief.
De vennootschap mag al deze verrichtingen uitvoeren in België of in het buitenland, voor eigen
rekening of voor rekening van derden, alles in de meest uitgebreide zin.
Zij is voorts bevoegd om bij wijze van overname, fusie inbreng of participatie, deel te nemen in
andere ondernemingen die geheel of gedeeltelijk een gelijkaardige of gelijklopende activiteit
ontwikkelen of die van aard zijn de doelstellingen van de vennootschap te bevorderen.
De vennootschap mag in het algemeen alle industriële, commerciële, financiële, roerende en
onroerende operaties verrichten die geheel of ten dele verband houden met haar voorwerp of
bevorderlijk kunnen zijn voor de verwezenlijking ervan.
 
DUUR
De vennootschap is opgericht voor onbepaalde duur.
 
BESTUURSORGAAN
De vennootschap wordt bestuurd door één of meer bestuurders, natuurlijke of rechtspersonen.
…
De bestuurders worden benoemd door de statuten of door de algemene vergadering voor de duur
van de vennootschap, tenzij de algemene vergadering anders besluit.
De opdracht van een statutair bestuurder kan slechts herroepen worden bij besluit van een algemene
vergadering beraadslagend volgens de voorwaarden van een statutenwijziging.
De opdracht van een niet-statutair bestuurder kan door de algemene vergadering te allen tijde en
zonder opgave van reden met onmiddellijke ingang beëindigd worden. De algemene vergadering kan
evenwel op het moment van de opzegging een opzeggingstermijn of een vertrekvergoeding
toekennen.
Het mandaat van een al dan niet statutair bestuurder kan steeds beëindigd worden wegens wettige
redenen, zonder opzeggingstermijn of vertrekvergoeding.
Het bestuursorgaan vergadert telkens het belang van de vennootschap dit vereist en minstens
eenmaal per jaar. Het bestuursorgaan kan tevens schriftelijk alle besluiten treffen en kan bovendien
zowel fysiek als vanop afstand (telefonisch dan wel via elektronische interface) vergaderen.
 
BESTUURSBEVOEGDHEID
Elke bestuurder is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot
verwezenlijking van het voorwerp van de vennootschap, tenzij die waarvoor volgens de wet
algemene vergadering bevoegd is.
De bestuurders kunnen de uitoefening van een deel van hun bevoegdheid ten titel van bijzondere
volmacht opdragen aan een derde aangestelde van de vennootschap. Indien er meerdere
bestuurders zijn, dient deze volmacht gezamenlijk gegeven te worden.
 
VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID
Elke bestuurder vertegenwoordigt de vennootschap alléén, in en buiten rechte.
Evenwel moeten de bestuurders, ingeval er meerdere bestuurders werden benoemd, steeds met
twee optreden voor alle handelingen welke betrekking hebben op het aankopen, vervreemden, huren
en verhuren voor méér dan negen jaar van onroerende goederen, het aangaan van leningen,
kredieten en leasingcontracten, het deelnemen aan een oprichting of kapitaalverhoging van een
andere vennootschap.
De vennootschap is verbonden door de handelingen van het bestuursorgaan, van de personen aan
wie het dagelijks bestuur is opgedragen en van de bestuurders die overeenkomstig artikel 5:73 § 2
Wetboek van vennootschappen en verenigingen de bevoegdheid hebben om haar te
vertegenwoordigen, zelfs indien die handelingen buiten haar voorwerp liggen, tenzij de vennootschap
bewijst dat de derde daarvan op de hoogte was of er, gezien de omstandigheden, niet onkundig van
kon zijn; bekendmaking van de statuten alleen is hiertoe geen voldoende bewijs.
De vennootschap wordt tevens rechtsgeldig verbonden door de bovengemelde bij bijzondere
volmacht aangestelde vertegenwoordiger.
 
DAGELIJKS BESTUUR
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur van de vennootschap, alsook de vertegenwoordiging
van de vennootschap wat dat bestuur aangaat, opdragen aan één of aan meer personen. Indien van
deze mogelijkheid wordt gebruik gemaakt, zullen deze personen alleen kunnen handelen en dit
zowel wat het intern dagelijks bestuur als de externe vertegenwoordigingsmacht voor dat dagelijks
bestuur betreft.
De vennootschap wordt, in handelingen van dagelijks bestuur, rechtsgeldig verbonden door de
enkele handtekening van de dagelijks bestuurder.
Het bestuursorgaan kan deze delegatie van het dagelijks bestuur op ieder moment herroepen.
Het dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de
behoeften van het dagelijks leven van de vennootschap, als de handelingen en de beslissingen, die,
ofwel om reden van hun minder belang dat ze vertonen ofwel omwille van hun spoedeisend karakter,
de tussenkomst van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.
 
ALGEMENE VERGADERING
De gewone algemene vergadering van de aandeelhouders, jaarvergadering genoemd, moet ieder
jaar worden gehouden op de laatste maandag van de maand mei om elf uur. Indien die dag een
wettelijke feestdag is, wordt de vergadering op de eerstvolgende werkdag gehouden.
…
De oproepingen tot de algemene vergadering vermelden de agenda met de te behandelen
onderwerpen en worden verzonden overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen. Zij worden (minstens) vijftien dagen voor de vergadering
meegedeeld aan de aandeelhouders, de houders van converteerbare obligaties op naam, van
inschrijvingsrechten op naam of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten op
naam, de leden van het bestuursorgaan, en, in voorkomend geval, de commissaris.
Deze oproeping geschiedt per e-mail op het door de aandeelhouder, houder van een effect, lid van
het bestuursorgaan, commissaris meegedeelde e-mailadres. Indien geen mailadres beschikbaar is
gebeurt de oproeping per gewone post.
De geldigheid van de samenstelling van de vergadering kan niet worden betwist indien alle
aandeelhouders, de bestuurder(s) en desgevallend de commissaris, aanwezig of vertegenwoordigd
zijn.
 
STEMRECHT
Ieder aandeel geeft recht op één stem.
Iedere aandeelhouder brengt zijn stem uit hetzij persoonlijk hetzij door een gevolmachtigde,
mogelijks een nietaandeelhouder.
De volmachten dienen een handtekening te dragen (hieronder begrepen een digitale handtekening).
De volmachten dienen ter kennis te worden gebracht per brief, e-mail of enig ander wettelijk
communicatiemiddel.
De aandeelhouders kunnen hun stem vooraf schriftelijk uitbrengen.
Een schriftelijk uitgebrachte stem of een verleende volmacht blijven geldig voor elke volgende
algemene vergadering in de mate waarin daarop dezelfde agendapunten worden behandeld, tenzij
de vennootschap op de hoogte wordt gesteld van een overdracht van de betrokken aandelen.
 
BOEKJAAR
Het boekjaar van de vennootschap gaat in op één januari en eindigt op éénendertig december van
elk jaar.
 
BESTEMMING WINST
Het batig saldo van de balans, na aftrek van alle kosten, de sociale lasten en de nodige
afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen, vormt de nettowinst van de vennootschap.
Over de bestemming van de winst wordt besloten door de algemene vergadering. Deze kan
beslissen dat een door haar te bepalen gedeelte van de uitkeerbare winst als dividend wordt
uitgekeerd aan de aandeelhouders en een ander als tantième aan de bestuurders. Zij is tevens
bevoegd te besluiten dat de winst geheel of gedeeltelijk wordt gereserveerd of wordt overgedragen
naar het volgend boekjaar.
In geval van splitsing van aandelen in blote eigendom en vruchtgebruik zullen in elk geval de
vruchten, d.i. de netto-dividenden, alsook de liquidatiereserves aan de vruchtgebruiker uitgekeerd
worden behoudens andere afspraken tussen vruchtgebruiker en blote eigenaar.
 
Geen uitkering, onder welke vorm ook, mag geschieden indien het netto-actief van de vennootschap
negatief is of tengevolge daarvan negatief zou worden. Indien de vennootschap beschikt over eigen
vermogen dat krachtens de wet of de statuten onbeschikbaar is, mag geen uitkering gebeuren indien
het netto-actief is gedaald of door een uitkering zou dalen tot beneden het bedrag van dit
onbeschikbare eigen vermogen.
Het besluit van de algemene vergadering tot uitkering heeft slechts uitwerking nadat het
bestuursorgaan heeft vastgesteld dat de vennootschap, volgens de redelijkerwijs te verwachten
ontwikkelingen, na de uitkering in staat zal blijven haar schulden te voldoen naarmate deze
opeisbaar worden over een periode van tenminste twaalf maanden te rekenen van de datum van de
uitkering.
Onverminderd het voorgaande kan het bestuursorgaan, binnen de grenzen van de artikelen 5:142 en
5:143 Wetboek van vennootschappen en verenigingen overgaan tot uitkeringen uit de winst van het
lopende boekjaar of uit de winst van het voorgaande boekjaar zolang de jaarrekening van dat
boekjaar nog niet is goedgekeurd.
 
VERDELING VAN HET NA VEREFFENING OVERBLIJVEND SALDO
Ingeval van ontbinding zal het vermo-gen eerst dienen om het passief van de vennootschap en de
kosten van de vereffening te dekken.
Het batig saldo zal verdeeld worden onder de aandeelhouders in evenredigheid met het aantal
aandelen dat zij bezitten elk aandeel een gelijk recht gevend, desgevallend onder voorbehoud van
de goedkeuring van het plan voor verdeling van de activa door de bevoegde rechtbank,
overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
 
 
Vijfde besluit – (her)benoeming
De algemene vergadering herbevestigt het mandaat als niet-statutair bestuurder van de heer
Meerschaut, Tim, geboren te Gent op 14 april 1983, wonende te 9890 Gavere, Sint Rochuswegel 23,
hier aanwezig en die aanvaardt.
 
Zesde besluit – verplaatsing zetel - adres
Verplaatsing zetel
De enige bestuurder beslist vervolgens om de zetel van de vennootschap met ingang van heden te
verplaatsen naar 9060 Zelzate, Suikerkaai 52.
De vergadering verklaart dat het adres van de zetel met ingang van heden gevestigd is te 9060
Zelzate, Suikerkaai 52.
 
Zevende besluit – coördinatie
De vergadering besluit de opdracht te geven aan de ondergetekende notaris om de coördinatie van
de statuten op te maken en te ondertekenen, in overeenstemming met het vorige besluit, en de
neerlegging daarvan in het vennootschapsdossier te verzorgen.
 
Achtste besluit - volmacht
De vergadering verleent bijzondere volmacht aan de besloten vennootschap “DATAFISK”, met zetel
te 9620 Zottegem, Gentse Steenweg 54, met ondernemingsnummer 0419.142.641, alsook aan haar
bedienden, medewerkers of aangestelden, met het recht van indeplaatsstelling en met mogelijkheid
om elk afzonderlijk op te treden, om, in naam en voor rekening van de Vennootschap, alle mogelijke
nuttige of noodzakelijke formaliteiten te vervullen ingevolge de huidige akte, in het bijzonder de
neerleggingen en/of verklaringen op de Kruispuntbank voor Ondernemingen, en/of in het UBO-
register, en/of op de griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank, en/of bij alle administratieve
en/of juridische autoriteiten. Deze machten hebben betrekking op alle mogelijke wijzigingen,
inschrijvingen, doorhalingen en andere formaliteiten.
 
VOOR ONTLEDEND UITTREKSEL
Floris Ghys , geassocieerd notaris
 
Samen hiermee neergelegd:
- Uitgifte van het proces-verbaal
- Gecoördineerde statuten