Ondernemingsnr : 0635769771
Naam
(voluit) : ITMA Services
(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Auguste Reyerslaan 80
 : 1030 Schaarbeek
Onderwerp akte :
STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN), DIVERSEN
Er blijkt uit notulen opgemaakt door Notaris Karel LACQUET te Herent, op 20 juni 2022, vóór
registratie, dat de buitengewone algemene vergadering van de aandeelhouders van de naamloze
vennootschap “ITMA Services” als volgt heeft beslist:
EERSTE BESLISSING: BESLISSING TOT AANPASSING VAN DE STATUTEN AAN HET
WETBOEK VAN VENNOOTSCHAPPEN EN VERENIGINGEN.
In toepassing van artikel 39, §1, eerste en derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van
het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en houdende diverse bepalingen, besluit de
algemene vergadering om de statuten aan te passen aan de bepalingen van het Wetboek van
Vennootschappen en Verenigingen.
TWEEDE BESLISSING: AANNEMING NIEUWE STATUTEN OVEREENKOMSTIG HET WETBOEK
VAN VENNOOTSCHAPPEN EN VERENIGINGEN.
Als gevolg van de voorgaande beslissing, beslist de algemene vergadering volledig nieuwe statuten
aan te nemen, die in overeenstemming zijn met het Wetboek van Vennootschappen en
Verenigingen, zonder evenwel een wijziging aan te brengen in haar voorwerp.
De voornaamste bepalingen van de tekst van de nieuwe statuten van de vennootschap luiden
voortaan als volgt:
Artikel 1: Naam en rechtsvorm
De vennootschap heeft de rechtsvorm van een naamloze vennootschap.
Zij draagt de naam “ITMA Services”.
Artikel 2: Zetel
De zetel is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Artikel 3: Voorwerp van de vennootschap
Het statutair voorwerp van de vennootschap is als volgt, zowel in België als in het buitenland:
ITMA Services bevordert, (ver)commercialiseert en organiseert internationale vakbeurzen
(tentoonstellingen) en conferenties op verzoek van of mits toestemming van de eigenaar van de
geregistreerde merknaam ITMA.
In dit opzicht kan het bedrijf alle roerende en onroerende goederen huren, verhuren, verwerven in
eigendom of op enige andere wijze, met als doelstelling het beheren van roerende of onroerende
goederen. Het bedrijf kan alle commerciële, industriële of financiële transacties die rechtstreeks of
onrechtstreeks verband houden met haar voorwerp, met inbegrip van de onderaanneming in het
algemeen en de exploitatie van alle intellectuele rechten of industriële eigendomsrechten
daaromtrent, uitvoeren.
De vennootschap kan ook, direct of indirect, deelnemen aan het bestuur, beheer, controle en
liquidatie van bedrijven, ondernemingen, bedrijven en verenigingen waarin zij al dan niet een belang
of participatie heeft.
Daartoe kan de vennootschap samenwerken met, deelnemen in, of op gelijk welke wijze,
rechtstreeks of onrechtstreeks, belangen nemen in andere ondernemingen van welke aard dan ook.
De vennootschap kan zowel tot waarborg van eigen verbintenissen als tot waarborg van
verbintenissen van derden borg stellen, onder meer door haar goederen in hypotheek of in pand te
Luik B
geven, inclusief de eigen handelszaak.
De vennootschap kan eveneens concessies toestaan.
In het kort, het bedrijf mag alle handelingen verrichten die in relatie staan tot het bovengenoemde
voorwerp of wat in verband staat tot het promoten van de realisatie van bovengenoemd wettelijk
voorwerp.
Artikel 4: Duur
De vennootschap is opgericht voor een onbepaalde duur.
Artikel 5: Kapitaal van de vennootschap
Het kapitaal bedraagt negenhonderdduizend euro (900.000 EUR).
Het wordt vertegenwoordigd door negenduizend (9.000) aandelen met stemrecht, zonder aanduiding
van de nominale waarde, genummerd van 1. tot en met 9.000, met een fractiewaarde van
één/negenduizendste van het maatschappelijk kapitaal.
Artikel 6: Terugbetaling van het kapitaal
De algemene vergadering kan beslissen bij gewone meerderheid om over te gaan tot het
terugbetalen van het geplaatste kapitaal, met behulp van een deel van de uitkeerbare winst, zoals
beschreven in artikel 33 van onderhavige statuten betreffende de winstverdeling.
Alleen volgestorte aandelen kunnen worden terugbetaald.
De terug te betalen aandelen worden bepaald door loting en worden betaald a pari.
De terugbetaalde aandelen worden vervangen door deelnemingscertificaten.
De aandeelhouders waarvan de aandelen worden terugbetaald, behouden hun rechten in de
vennootschap, met uitzondering van het recht op terugbetaling van de inbreng en met uitzondering
van het recht op betaling van een eerste dividend op de aandelen die niet zijn afbetaald.
De omvang van het bedrag van terugbetaling wordt bepaald in hetzelfde artikel 33 van onderhavige
statuten betreffende de winstverdeling.
Artikel 7: Aard van de aandelen
Alle aandelen zijn op naam, zij zijn voorzien van een volgnummer.
Artikel 10: Samenstelling van de raad van bestuur
De vennootschap wordt bestuurd door een raad van bestuur, samengesteld uit tenminste drie en
maximaal vijf leden, natuurlijke of rechtspersonen, al of niet aandeelhouders, benoemd voor ten
hoogste zes jaar door de algemene vergadering der aandeelhouders en van wie het mandaat te allen
tijde kan worden herroepen. Wanneer evenwel op een algemene vergadering van de
aandeelhouders van de vennootschap wordt vastgesteld dat de vennootschap niet meer dan twee
aandeelhouders heeft, mag de raad van bestuur uit slechts twee leden bestaan tot de dag van de
gewone algemene vergadering, die volgt op de vaststelling, door alle middelen, dat er meer dan twee
aandeelhouders zijn. Zolang de raad van bestuur slechts twee leden telt, kan geen van hen een
beslissende stem hebben. Zij dienen alle beslissingen in overleg en unaniem akkoord te nemen.
Wanneer een rechtspersoon tot bestuurder wordt benoemd, is deze verplicht onder zijn vennoten,
zaakvoerders, bestuurders of werknemers een vast vertegenwoordiger, natuurlijk persoon, aan te
duiden, die belast wordt met de uitvoering van de opdracht van bestuurder in naam en voor rekening
van de rechtspersoon.
Voor de benoeming en beëindiging van de opdracht van de vaste vertegenwoordiger gelden dezelfde
regels van openbaarmaking alsof hij deze opdracht in eigen naam en voor eigen rekening zou
vervullen. De vaste vertegenwoordiger is hoofdelijk met de rechtspersoon aansprakelijk alsof hij zelf
het betrokken mandaat in eigen naam en voor eigen rekening uitvoert. De vaste vertegenwoordiger
kan niet in eigen naam noch als vaste vertegenwoordiger van een andere rechtspersoon-bestuurder
zetelen in de raad van bestuur. De rechtspersoon mag de vaste vertegenwoordiging niet beëindigen
zonder tegelijkertijd een opvolger te benoemen.
De bestuurders zijn herbenoembaar.
De bestuurder, waarvan de termijn van zijn mandaat is verstreken, blijft in functie tot zolang de
algemene vergadering, om welke reden ook, niet in de vacature voorziet.
Elke bestuurder kan ontslag nemen aan de hand van een schriftelijke kennisgeving aan de raad van
bestuur.
Artikel 14: Bezoldiging – Tantièmes
Ambtshalve wordt geen vergoeding of enig voordeel in natura voorzien voor de uitvoering van het
mandaat van bestuurder. Niettemin kan een vergoeding worden toegekend aan hen, bij besluit van
de algemene vergadering, waarin duidelijk wordt aangegeven welke bestuurders en voor welke
periode.
De normale en gerechtvaardigde uitgaven en kosten, welke de bestuurders kunnen doen gelden als
gedaan in de uitoefening van hun functie, zullen niettemin worden vergoed en onder de algemene
kosten in rekening worden gebracht.
Artikel 15: Intern bestuur – Beperkingen
De raad van bestuur is bekleed met de meest uitgebreide macht om alle handelingen van intern
bestuur te verrichten die nodig of dienstig zijn voor het bereiken van het voorwerp van de
Luik B
vennootschap, met uitzondering van die handelingen aan de algemene vergadering voorbehouden
door de wet.
Zodra en zolang de bestuurders een raad vormen, zijn ze onderworpen aan de verplichtingen die
daaruit voortvloeien met betrekking tot het bestuur, namelijk overleg, beheer en toezicht. Zonder
afbreuk te doen aan deze verplichtingen, kunnen de bestuurders de beheertaken onder elkaar te
verdelen.
Een dergelijke verdeling van taken kan niet worden tegengeworpen aan of door derden.
Artikel 16: Externe vertegenwoordigingsbevoegdheid
De raad van bestuur vertegenwoordigt de vennootschap in alle handelingen in en buiten rechte. Ze
handelt door de meerderheid van haar leden.
Niettegenstaande (i) de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van de raad van bestuur, (ii) de
vertegenwoordiging in het kader van het dagelijks bestuur als bedoeld in artikel 19.a/ en (iii) de
vertegenwoordiging door bijzondere gevolmachtigden als bedoeld in artikel 17.c/, wordt de
vennootschap rechtsgeldig vertegenwoordigd tegenover derden, in en buiten rechte door één
specifiek daartoe aangeduide bestuurder die individueel bevoegd is, gedelegeerd bestuurder
genaamd.
Indien de vennootschap een mandaat (bestuurder, zaakvoerder, directeur, lid van het directiecomité,
vereffenaar) uitoefent in een andere onderneming, kan ze in de uitoefening van dit mandaat alleen
rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door haar specifiek voor dit mandaat aangestelde vaste
vertegenwoordiger, die moet voldoen aan de bovengenoemde voorwaarden van artikel 10 van
onderhavige statuten.
Artikel 18: Publicatie van de benoeming of het ontslag van de bestuurders
De benoeming van de bestuurders en hun ontslag zullen openbaar worden gemaakt door
neerlegging in het vennootschapsdossier op de griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank van
een exemplaar van de beslissing en van een uittreksel daarvan bestemd voor de publicatie in de
bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.
Deze documenten moeten in ieder geval bevatten of de personen die de vennootschap geldig
kunnen vertegenwoordigen, individueel kunnen optreden, gezamenlijk of als een raad.
Artikel 19. Dagelijks bestuur – Speciale volmachten
a/ Dagelijks bestuur
De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur, alsook de vertegenwoordiging van de vennootschap
wat dat bestuur aangaat, opdragen aan één of meer directeurs.
Zij kunnen individueel optreden en zij kunnen in het kader van het dagelijks bestuur bijzondere
volmachten verlenen aan iedere lasthebber.
De raad van bestuur stelt de eventuele toekenningen en verloning vast voor de directeur(s) en kan
hen op elk ogenblik ontslaan.
b/ Auditcomité - adviserende comités
In geval een commissaris wordt benoemd, kan de raad van bestuur, in overeenstemming met artikel
7:99 van het Wetboek van Vennootschappen en Verengingen, een auditcomité oprichten. In het
bijzonder zal het auditcomité het adequate karakter van de boekhoudkundige normen van het bedrijf,
de mogelijke problemen in verband met de interne controle en de kwaliteit van de financiële
informatie controleren. Bovendien zal het worden belast met de permanente opvolging van de taken
uitgevoerd door de commissaris.
De raad van bestuur kan in zijn midden en onder zijn aansprakelijkheid overeenkomstig artikel 7:98
van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen één of meer adviserende comités oprichten
, waarvan de samenstelling en de taken, worden vastgesteld door de raad van bestuur.
c/ Bijzondere volmachten - buitenlandse vertegenwoordiging
Het orgaan dat de vennootschap vertegenwoordigt in overeenstemming met de vorige bepalingen,
kan lasthebbers van de vennootschap aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor
bepaalde of voor een reeks bepaalde rechtshandelingen zijn toegestaan. De lasthebber verbindt de
vennootschap, binnen de grenzen van de hem toegekende volmachten, zonder afbreuk te doen aan
de verantwoordelijkheid van de bestuurders in geval van buitensporige lastgeving.
Bovendien kan de vennootschap in het buitenland vertegenwoordigd worden door iedere persoon
uitdrukkelijk daartoe aangesteld door de raad van bestuur.
Artikel 20: Belangenconflicten
Wanneer een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard
heeft dat strijdig is met het belang van de vennootschap naar aanleiding van een beslissing of een
verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de raad van bestuur, moet de betrokken bestuurder
dit mededelen aan de andere bestuurders vóór de raad van bestuur een besluit neemt. Zijn
verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang worden opgenomen in de notulen van de
vergadering van de raad van bestuur die de beslissing moet nemen. De raad van bestuur mag deze
beslissing niet delegeren.
De raad van bestuur omschrijft in de notulen de aard van deze beslissing of verrichting en de
Luik B
vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap en verantwoordt het genomen besluit.
Dit deel van de notulen wordt in zijn geheel opgenomen in het jaarverslag of in een stuk dat samen
met de jaarrekening wordt neergelegd.
Ingeval de vennootschap een commissaris heeft benoemd, worden de notulen van de vergadering
aan hem meegedeeld. In zijn in artikel 3:74 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen
bedoelde verslag beoordeelt de commissaris, in een afzonderlijke sectie, de vermogensrechtelijke
gevolgen voor de vennootschap van de besluiten van de raad van bestuur, zoals door hem
omschreven, waarvoor een strijdig belang bestaat.
De bestuurder met een belangenconflict mag niet deelnemen aan de beraadslagingen van de raad
van bestuur over deze verrichtingen of beslissingen, noch aan de stemming in dat verband. Wanneer
alle bestuurders een belangenconflict hebben, wordt de beslissing of de verrichting aan de algemene
vergadering voorgelegd; ingeval de algemene vergadering de beslissing of de verrichting goedkeurt,
kan het bestuursorgaan ze uitvoeren.
Deze regeling is niet van toepassing wanneer de beslissingen van de raad van bestuur betrekking
hebben op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de
zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen.
Artikel 21: Benoeming van één of meer commissarissen
In de gevallen waar de wet dit vereist wordt de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening
en op de regelmatigheid van de daarin weer te geven verrichtingen opgedragen aan één of meer
commissarissen, die worden benoemd overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
Een vaste vergoeding wordt toegekend aan de commissaris(sen) waarvan het bedrag, voor de duur
van de opdracht, zal worden bepaald door een besluit van de algemene vergadering bij de
benoeming. Dit bedrag kan alleen worden gewijzigd met instemming van de partijen. Evenmin
kunnen de commissarissen voordelen ontvangen, in welke vorm dan ook, van de vennootschap
Artikel 22: Organisatie en bijeenroeping
De gewone algemene vergadering wordt jaarlijks gehouden op 15 mei om veertien uur. Indien die
dag een zaterdag, zondag of een wettelijke feestdag is, heeft de vergadering plaats op de
eerstvolgende werkdag, op hetzelfde uur.
Ten allen tijde kan een bijzondere algemene vergadering worden bijeengeroepen om te
beraadslagen en te beslissen over alle aangelegenheden die onder haar bevoegdheid vallen en die
geen wijzigingen van de statuten inhouden.
Ten allen tijde kan ook een buitengewone algemene vergadering worden bijeengeroepen om te
beraadslagen en te beslissen over elke wijziging van de statuten.
Bovendien moet het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris een bijzonder of
buitengewone algemene vergadering bijeenroepen telkenmale het belang van de vennootschap het
vereist of op aanvraag der aandeelhouders die minstens één tiende van het kapitaal
vertegenwoordigen. In dit laatste geval, zullen de aandeelhouders hun verzoek en de agendapunten
aangeven. Het bestuursorgaan of, in voorkomend geval, de commissaris zal de algemene
vergadering bijeenroepen binnen drie weken na de aanvraag.
Voor zover toegestaan door de wet, kunnen de aandeelhouders ook besluiten met unanieme
schriftelijke toestemming.
De gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden in de zetel van
de vennootschap of op elke andere plaats vermeld in de oproeping.
De oproepingen tot een algemene vergadering vermelden de agenda.
Ze worden tenminste vijftien dagen voor de algemene vergadering verstuurd per e-mail gericht aan
de aandeelhouders, aan de bestuurders en, in voorkomend geval, aan de houders van
converteerbare obligaties op naam, van inschrijvingsrechten op naam of met medewerking van de
vennootschap uitgegeven certificaten op naam en aan de commissarissen. Aan de personen voor
wie de vennootschap niet over een e-mail adres beschikt, wordt de oproeping verstuurd bij gewone
post, op dezelfde dag als de verzending van de elektronische oproepingen.
Eenieder kan verzaken aan de oproeping, binnen de beperkingen opgelegd door de wet, en zal in
ieder geval geacht worden regelmatig te zijn opgeroepen indien hij aanwezig of vertegenwoordigd is
op de vergadering.
Zeven dagen voorafgaand aan de datum van de geplande vergadering, moeten de houders van de
aandelen op naam of hun vertegenwoordigers hun voornemen om deel te nemen aan de vergadering
per e-mailbericht of per gewone brief verzonden naar de maatschappelijke zetel van de
vennootschap, aankondigen. Bestuurders worden vrijgesteld van deze formaliteiten. De vervulling
van deze formaliteiten kan niet worden geëist, indien geen kennisgeving daarvan is gedaan in de
oproeping tot de vergadering.
De algemene vergadering kan alleen geldig beslissen als ze naar behoren is opgeroepen of als alle
aandeelhouders aanwezig of vertegenwoordigd zijn en unaniem eens zijn over de agenda.
De algemene vergadering kan niet beraadslagen over onderwerpen die niet in de agenda vermeld
zijn, behoudens indien alle aandeelhouders aanwezig zijn en met eenparigheid van stemmen
Luik B
besluiten om over nieuwe punten te beraadslagen, alsook indien uitzonderlijke omstandigheden die
nog onbekend waren op het ogenblik van de bijeenroeping vereisen dat een besluit wordt genomen
in het belang van de vennootschap.
Artikel 23: Toelating tot de algemene vergadering
Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering en, voor de aandeelhouders, om er het
stemrecht uit te oefenen, dient een effectenhouder te voldoen aan de volgende voorwaarden:
-de houder van effecten op naam moet als zodanig ingeschreven zijn in het register van de effecten
op naam met betrekking tot zijn categorie van effecten;
-de rechten verbonden aan de effecten van de effectenhouder mogen niet geschorst zijn; indien
enkel de stemrechten geschorst zijn, mag hij nog steeds deelnemen aan de algemene vergadering
zonder te kunnen deelnemen aan de stemming.
De commissaris woont de algemene vergadering bij wanneer deze te beraadslagen heeft op grond
van een door hem opgemaakt verslag.
Artikel 26: Schriftelijke algemene vergadering
1. De aandeelhouders kunnen, binnen de wettelijke grenzen, eenparig en schriftelijk alle besluiten
nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van diegene
die bij authentieke akte moeten worden verleden.
2. Wat de datering van de jaarvergadering betreft, wordt de datum van het door alle aandeelhouders
ondertekende besluit geacht de statutaire datum te zijn van de jaarvergadering, behoudens bewijs
van het tegendeel op voorwaarde dat het door alle aandeelhouders ondertekende schriftelijke besluit
20 dagen voor de statutaire datum, de vennootschap heeft bereikt. Indien er meerdere exemplaren
van voorstel van besluit werden verstuurd, is de datum van ontvangst van het laatste bepalend voor
de datum van het besluit.
Het schriftelijke besluit, al of niet in meerdere exemplaren, wordt aangevuld met een gedateerde en
door alle bestuurders ondertekende verklaring dat het door alle aandeelhouders ondertekende
besluit ten laatste 20 dagen voor de datum van de algemene statutaire jaarvergadering op de zetel
van de vennootschap is toegekomen en alle vereiste handtekeningen draagt.
Indien de laatste schriftelijke beslissing niet is toegekomen uiterlijk binnen 20 dagen voor de statutair
bepaalde dag voor het houden van de jaarvergadering, dan moet het bestuursorgaan de algemene
vergadering bijeenroepen.
3. Wat de datering van de bijzondere algemene vergadering betreft, wordt de datum van het door alle
aandeelhouders ondertekende besluit geacht de datum te zijn waarop het besluit is toegekomen op
de zetel van de vennootschap, behoudens bewijs van het tegendeel. Indien er meerdere exemplaren
van voorstel van besluit werden verstuurd, is de datum van ontvangst van het laatste bepalend.
Het schriftelijke besluit, opgenomen in één of meerdere goedgekeurde voorstellen, moet worden
aangevuld met een gedateerde en door alle bestuurders ondertekende verklaring dat het door alle
aandeelhouders ondertekende besluit op de zetel van de vennootschap is toegekomen op de in deze
verklaring gemelde datum en alle vereiste handtekeningen draagt.
Uit het toegezonden voorstel van schriftelijk besluit moet blijken of bedoeld is dat alle agendapunten
als geheel moeten worden goedgekeurd om tot een geldige schriftelijke besluit te komen, dan wel of
voor elk agendapunt afzonderlijk de schriftelijke goedkeuring wordt gesolliciteerd.
4. Het toegezonden voorstel van schriftelijk besluit kan bepalen dat de goedkeuring op de zetel van
de vennootschap moet toekomen vóór een welbepaalde datum om in aanmerking te komen voor een
geldige schriftelijke besluit. Is de unaniem goedgekeurde schriftelijke besluit, in één of meerdere
exemplaren, niet tijdig toegekomen vóór die datum, dan verliezen de ondertekende goedkeuringen
elke rechtskracht.
Artikel 27: Elektronische algemene vergadering
1. Deelneming aan de algemene vergadering op afstand langs elektronische weg
§ 1. De aandeelhouders kunnen op afstand deelnemen aan de algemene vergadering door middel
van een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. Wat de
naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de
aandeelhouders die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te
zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.
De hoedanigheid van aandeelhouder en de identiteit van de persoon die aan de vergadering wenst
deel te nemen, wordt gecontroleerd en gewaarborgd op de wijze bepaald in een intern reglement
opgesteld door de raad van bestuur. Dit reglement bepaalt tevens de wijze waarop wordt vastgesteld
dat een aandeelhouder via het elektronische communicatiemiddel aan de algemene vergadering
deelneemt en bijgevolg als aanwezig kan worden beschouwd.
Om de veiligheid van het elektronische communicatiemiddel te waarborgen, kan het intern reglement
voorwaarden stellen aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel.
Het komt toe aan het bureau van de algemene vergadering om de eerbiediging van de voorwaarden
die zijn bepaald door de wet, deze statuten en het intern reglement te controleren en vast te stellen
Luik B
of een aandeelhouder op geldige wijze via het elektronische communicatiemiddel aan de algemene
vergadering deelneemt en bijgevolg als aanwezig kan worden beschouwd.
§2. Het door de vennootschap ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddel moet hem
ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de
besprekingen tijdens de vergadering en om het stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle
punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken.
Het elektronische communicatiemiddel moet de vennoot bovendien in staat stellen om deel te nemen
aan de beraadslagingen en het recht uit te oefenen om vragen te stellen.
§3. De oproeping tot de algemene vergadering omvat een heldere en nauwkeurige beschrijving van
de krachtens §1 in het intern reglement vastgestelde procedures met betrekking tot de deelname op
afstand.
Die procedures worden voor eenieder toegankelijk gemaakt op de website van de vennootschap.
2. Uitoefening van het stemrecht langs elektronische weg vóór de algemene vergadering (uitbreiding
van de stemming per brief)
§1. Elke aandeelhouder heeft het recht op afstand te stemmen vóór de algemene vergadering, per
brief of langs elektronische weg.
§2. Deze stemming dient te gebeuren bij middel van een formulier dat door de raad van bestuur ter
beschikking van de aandeelhouders wordt gesteld en dat tenminste de volgende vermeldingen
bevat:
*de naam van de aandeelhouder en zijn woonplaats of maatschappelijke zetel;
*het aantal stemmen dat de aandeelhouder tijdens de algemene vergadering wenst uit te brengen;
*de vorm van de gehouden aandelen;
*de agenda van de vergadering, inclusief de voorstellen tot besluit;
*de termijn waarbinnen de vennootschap het formulier voor het stemmen op afstand dient te
ontvangen;
*de handtekening van de aandeelhouder, in voorkomend geval, met een geavanceerde elektronische
handtekening in de zin van artikel 4, § 4, van de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van
bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en
certificatiediensten, of met een elektronische handtekening die voldoet aan de voorwaarden van
artikel 1322 van het (oud) Burgerlijk Wetboek.
De formulieren moeten ten laatste zeven dagen vóór de algemene vergadering beschikbaar zijn op
verzoek van elke aandeelhouder.
§4. Er kan elektronisch worden gestemd tot de dag vóór de vergadering.
De hoedanigheid van vennoot en de identiteit van de persoon die op afstand wil stemmen vóór de
algemene vergadering, wordt gecontroleerd en gewaarborgd op de wijze bepaald in een intern
reglement opgesteld door de raad van bestuur.
§5. Het komt toe aan het bureau van de algemene vergadering om de eerbiediging van de
modaliteiten bedoeld in de vorige paragrafen te controleren en de geldigheid vast te stellen van de
op afstand uitgebrachte stemmen.
3. Uitoefening van het recht schriftelijke vragen te stellen langs elektronische weg vóór de AV
Vanaf de mededeling van de oproeping kunnen de aandeelhouders schriftelijk vragen stellen aan de
bestuurders en aan de commissarissen, die tijdens de vergadering zullen worden beantwoord, voor
zover die aandeelhouders voldoen aan de formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de
vergadering te worden toegelaten. Die vragen kunnen langs elektronische weg tot de vennootschap
worden gericht via het in de oproeping tot de vergadering vermelde adres.
De vennootschap dient die schriftelijke vragen uiterlijk op de vijfde dag vóór de dag van de algemene
vergadering te ontvangen.
Artikel 28: Stemrecht - Meerderheid
Op de algemene vergadering geeft ieder aandeel recht op één stem, onder voorbehoud van de
wettelijke en statutaire bepalingen betreffende de aandelen zonder stemrecht.
Niettemin wordt de uitoefening van het stemrecht van de aandelen die niet volledig zijn volgestort
geschorst, zolang de bijkomende gevraagde en opeisbare stortingen niet zijn gebeurd.
Behoudens in de gevallen voorzien door de wet of deze statuten, worden de besluiten genomen bij
meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal effecten dat op de algemene vergadering
vertegenwoordigd is. Een onthouding wordt niet meegerekend bij het tellen van de stemmen.
Artikel 32: Boekjaar – Jaarrekening
Het boekjaar van de vennootschap gaat in op 1 januari en eindigt op 31 december van elk jaar.
Op de laatste dag wordt de boekhouding van de vennootschap afgesloten en maakt de raad van
bestuur de inventaris en de jaarrekening op, overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
Artikel 33: Bestemming van de winst
De jaarlijkse nettowinst wordt bepaald overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
Van die winst wordt ten minste vijf procent ingehouden voor de vorming van de wettelijke reserve.
Luik B
Deze verplichting houdt op wanneer het reservefonds één tiende van het kapitaal van de
vennootschap bereikt. De verplichting herleeft indien de wettelijke reserve wordt aangesproken, tot
het reservefonds opnieuw één tiende van het kapitaal van de vennootschap heeft bereikt.
De aanwending van het saldo der winsten wordt geregeld door de jaarvergadering bij gewone
meerderheid van stemmen, op voorstel van de raad van bestuur.
Artikel 34: Uitkering van dividenden en interimdividenden
De uitkering van dividenden geschiedt op het tijdstip en op de plaatsen die de raad van bestuur
aanduidt.
Deze uitkering moet evenwel geschieden vóór het einde van het boekjaar waarin het bedrag van het
dividend is vastgesteld.
Aan de raad van bestuur wordt de bevoegdheid verleend om, op eigen verantwoordelijkheid en
overeenkomstig de wettelijke bepalingen, de uitkering van voorschotten op dividenden te beslissen.
Artikel 35: Verboden uitkering
Elke uitkering van dividenden die gebeurde in strijd met de wet dient door de aandeelhouder die haar
heeft ontvangen te worden terugbetaald, indien de vennootschap bewijst dat de aandeelhouder wist
dat de uitkering te zijner gunste in strijd met de voorschriften was of daarvan, gezien de
omstandigheden, niet onkundig kon zijn.
Artikel 36: Benoeming van de vereffenaars
Bij ontbinding van de vennootschap, om welke reden en op welk ogenblik ook, wordt de vereffening
verzorgd door één of meer vereffenaars, die worden benoemd door de algemene vergadering.
Indien er meerdere vereffenaars worden benoemd, besluit de algemene vergadering of zij alleen,
gezamenlijk, dan wel als college de vennootschap vertegenwoordigen.
De algemene vergadering bepaalt de vergoeding van de vereffenaars.
Bij gebrek aan benoeming door de algemene vergadering geschiedt de vereffening door het
bestuursorgaan dat op dat ogenblik in functie is en die in voorkomend geval handelt in de
hoedanigheid van college van vereffenaars.
Artikel 37: Bevoegdheden van de vereffenaars
De vereffenaars zijn bevoegd tot alle verrichtingen vermeld in de wet tenzij de algemene vergadering
anders besluit, bij gewone meerderheid van stemmen.
Artikel 38: Wijze van vereffening
Na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van vereffening of na consignatie van de nodige
gelden om die te voldoen, verdelen de vereffenaars het netto-actief, in geld of in effecten, onder de
aandeelhouders naar verhouding van het aantal aandelen dat zij bezitten.
Voor zover het aantal aandelen zonder stemrecht niet meer dan een/derde van het aandelenkapitaal
vertegenwoordigen, geven deze aandelen een voorkeurrecht op de verdeling van het liquidatiesaldo,
waarvan het bedrag niet lager mag zijn dan het bedrag toegewezen aan houders van aandelen met
stemrecht.
De goederen die nog in natura aanwezig zijn worden op dezelfde wijze verdeeld.
Indien niet op alle aandelen in dezelfde mate is gestort, moeten de vereffenaars, alvorens over te
gaan tot de verdeling, het evenwicht herstellen door alle aandelen op volstrekte voet van gelijkheid te
stellen, hetzij door bijkomende stortingen te vragen ten laste van de aandelen waarop niet voldoende
werd gestort, hetzij door voorafgaande terugbetalingen, in geld of effecten, ten bate van de in een
hogere verhouding volgestorte aandelen.
DERDE BESLISSING: ADRES VAN DE ZETEL VAN DE VENNOOTSCHAP.
De algemene vergadering verklaart dat het adres van de zetel is gevestigd te: 1030 Brussel
(Schaarbeek), Auguste Reyerslaan 80.
VIERDE BESLISSING: WEBSITE EN E-MAILADRES VAN DE VENNOOTSCHAP.
De algemene vergadering verklaart dat de website van de vennootschap www.itmaservices.com is.
De algemene vergadering verklaart dat het e-mailadres van de vennootschap info@itmaservices.
com is.
Elke communicatie via dit adres door de aandeelhouders, houders van effecten uitgegeven door de
vennootschap en de houders van certificaten uitgegeven met de medewerking van de vennootschap
wordt geacht geldig te zijn gebeurd.
VIJFDE BESLISSING: VOLMACHT VOOR DE ADMINISTRATIE(S).
Een bijzondere volmacht wordt toegekend aan de heer VITS Jeroen, voornoemd, om, met
bevoegdheid tot indeplaatsstelling en de bevoegdheid elk afzonderlijk op te treden de inschrijving
van de vennootschap bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen in overeenstemming te brengen met
voormelde beslissingen.
ZESDE BESLISSING: OPDRACHT TOT COÖRDINATIE VAN DE STATUTEN.
De vergadering geeft opdracht aan Notaris Karel Lacquet te Herent om de gecoördineerde tekst van
de statuten van de vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen op de bevoegde
Ondernemingsrechtbank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen terzake.
 
Luik B
VOOR ONTLEDEND UITTREKSEL.
 
 
 
Karel LACQUET, notaris.
GELIJKTIJDIGE NEERLEGGING :
- de uitgifte van de notulen,
- de gecoördineerde statuten.