Ondernemingsnr : 0478918395
Naam
(voluit) : FEDERATION EUROPEENNE DES LOGICIELS DE LOISIRS -
INTERACTIVE SOFTWARE FEDERATION OF EUROPE
(verkort) : ISFE
Rechtsvorm : Internationale vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel Guimardstraat 15
 : 1040 Brussel
Onderwerp akte :
STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN), BENAMING, DOEL
Op heden, vijfentwintig april tweeduizend drieëntwintig.
(…)
Voor Yorik DESMYTTERE, notaris te Brussel (eerste kanton), die zijn ambt uitoefent in de
vennootschap "BERQUIN NOTARISSEN", met zetel te Brussel, Lloyd Georgelaan 11,
WORDT GEHOUDEN
de buitengewone algemene vergadering van de internationale vereniging zonder winstoogmerk
"Interactive Software Federation Europe", in het kort "ISFE", waarvan de zetel gevestigd is te 1040
Etterbeek, Guimardstraat 15, hierna "de Vereniging" of “de Federatie” genoemd.
(…)
BERAADSLAGING - BESLISSINGEN
De vergadering vat de agenda aan en neemt na beraadslaging de volgende beslissingen:
EERSTE BESLISSING: Aanname van een nieuwe tekst van statuten.
De vergadering beslist een integraal nieuwe tekst van statuten aan te nemen, teneinde deze in
overeenstemming te brengen met de huidige en toekomstige noden van de Vereniging en met de
wettelijke bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarbij onder meer
de benaming wordt gewijzigd naar “Video Games Europe”, afgekort “VGE” en de bepaling inzake het
doel en de activiteiten gewijzigd wordt, alsook de bepalingen inzake de soorten leden en hieraan
verbonden vereisten, en de besluitvorming binnen de Algemene Vergadering en de Raad van
Bestuur. Met dien verstande dat de nieuwe tekst van statuten onmiddellijk in werking treedt, met
uitzondering van de wijzigingen aan het voorwerp/doel die in werking zullen treden vanaf het
verkrijgen van het Koninklijk Besluit waarin de wijzigingen van het voorwerp/doel worden
goedgekeurd, en dit in toepassing van artikel 2:5, §4, in fine van het Wetboek van vennootschappen
en verenigingen.
De nieuwe Nederlandstalige tekst van statuten luidt als volgt:
I.             DE FEDERATIE
ARTIKEL 1            (RECHTSVORM, NAAM EN DUUR)
1.1          De internationale vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht met een
wetenschappelijk en pedagogisch doel is ingeschreven onder de naam “Video Games Europe”
(afgekort VGE), hierna genoemd de “Federatie”.
1.2          De Federatie wordt beheerst door de toepasselijke bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019 (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 4
april 2019), zoals van tijd tot tijd gewijzigd, hierna genoemd het “WVV”.
1.3          Alle akten, facturen, mededelingen, publicaties, websites en andere documenten al dan niet
in elektronische vorm, die uitgaan van de Federatie moeten de naam van de Federatie vermelden,
onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden “internationale vereniging zonder
winstoogmerk” of “IVZW”, evenals het adres van de zetel, het ondernemingsnummer, de woorden
“rechtspersonenregister” of de afkorting RPR, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de
zetel van de Federatie, het e-mailadres en de website van de Federatie, indien van toepassing, en
het feit dat de Federatie in vereffening is, indien van toepassing.
1.4          De Federatie is opgericht voor onbepaalde duur.
ARTIKEL 2            (ZETEL)
2.1          De zetel van de Federatie is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (België).
2.2          De zetel kan bij besluit van de Raad van Bestuur verplaatst worden naar iedere andere
plaats in België, voor zover deze verplaatsing niet de verplichting inhoudt om de taal van de statuten
te wijzigen op basis van de toepasselijke taalwetgeving. Indien de verplaatsing een wijziging van de
taal van de statuten vereist, is alleen de Algemene Vergadering bevoegd om een dergelijk besluit te
nemen, met naleving van de bepalingen die van toepassing zijn op een wijziging van de statuten.
Dergelijk besluit dient neergelegd te worden ter griffie van de ondernemingsrechtbank van het
rechtsgebied waar de Federatie haar maatschappelijke zetel heeft en wordt gepubliceerd in de
Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
2.3          Bij besluit van de Raad van Bestuur kan de Federatie in België en in het buitenland
administratieve en operationele kantoren, bijkantoren, dochtervennootschappen en verbonden
vennootschappen oprichten.
ARTIKEL 3            (DOELSTELLINGEN EN ACTIVITEITEN)
3.1          De Federatie streeft naar samenwerking met en tussen haar Leden (zoals hierna
gedefinieerd) om volgende belangeloze doelstellingen van internationaal nut te bereiken:
a.            streven naar het opheffen van alle barrières, onder alle omstandigheden, die de vrije
ontwikkeling, promotie en verspreiding van videospellen en gerelateerde diensten en producten
binnen de Europese Economische Ruimte, de Europese Vrijhandelsassociatie of het Verenigd
Koninkrijk kunnen verhinderen of belemmeren;
b.            de belangen van haar Leden en hun verbonden ondernemingen behartigen met betrekking
tot hun intellectuele eigendomsrechten, inclusief door dergelijke intellectuele eigendomsrechten te
beschermen met betrekking tot het illegaal kopiëren en verspreiden van nagemaakte en illegale
videospellen;
c.            promoten en benadrukken van de economische en culturele waarden van de videospellen
industrie in een nationale, Europese en internationale context en promoten van de erkenning van dit
concept bij de juridische en openbare instanties; en
d.            verstrekken van advies, informatie, onderzoeks- en andere gegevens die de Leden en hun
verbonden vennootschappen kunnen helpen of hen tot voordeel strekken.
3.2          De activiteiten die de Federatie ontplooit met het oog op het bereiken van bovenstaande
doelstellingen, zijn onder meer:
a.            bestuderen van alle juridische en zakelijke kwesties met betrekking tot de ontwikkeling,
productie, marketing en verspreiding van videospellen, verspreid via een digitale drager of ieder
ander medium, inclusief het internet;
b.            aanmoedigen van wetenschappelijk onderzoek over alle aspecten van de industrie voor
videospellen, inclusief het ontwerp, de ontwikkeling, productie, verspreiding, marketing, technische
bescherming en professionele opleiding van haar Leden en hun verbonden vennootschappen;
c.            de industrie voor videospellen een centraal contactpunt verschaffen en een dialoog voeren
met de Europese Unie en haar instellingen en andere organisaties en instellingen over de hele
wereld die belangrijk kunnen zijn met betrekking tot internationale overeenkomsten en verdragen;
d.            verzamelen van statistische en andere relevante gegevens in verband met alle aspecten
van de markt voor videospellen en verspreiden van alle daaruit voortvloeiende verzamelde gegevens
aan haar Leden en internationale instellingen en waar nodig, het algemene publiek;
e.            verstrekken van bijkomende diensten aan haar Leden die zulks vragen binnen het kader
van het doel van de Federatie;
f.             steunen van de oprichting en de lopende activiteiten van verenigingen met een
pedagogisch en wetenschappelijk doel, die de industrie voor videospellen vertegenwoordigen binnen
de Europese Economische Ruimte, de Europese Vrijhandelsassociatie of het Verenigd Koninkrijk; en
g.            een deelneming hebben in eender welke rechtspersoon met een pedagogisch en
wetenschappelijk doel, overeenkomend met het doel van de Federatie.
3.3          De Federatie kan samenwerken met, leningen toekennen aan, investeren in het kapitaal
van of, op enigerlei wijze, rechtstreeks of onrechtstreeks, deelnemingen verwerven in andere
rechtspersonen, verenigingen en vennootschappen van private of publiek aard, beheerst door het
Belgisch of buitenlands recht. Daarnaast kan de Federatie alle andere activiteiten en handelingen
verrichten die rechtstreeks of onrechtstreeks in verband staan met bovenstaande doelstellingen van
de Federatie of die nodig of nuttig zijn voor de verwezenlijking van gezegde doelstellingen, inclusief
bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten waarvan de opbrengst volledig aangewend zal
worden voor de verwezenlijking van de altruïstische niet-commerciële doelstellingen van de
Federatie.
II.            DE LEDEN
ARTIKEL 4            (CATEGORIEËN VAN LEDEN)
4.1          Het ledenbestand van de Federatie bestaat uit EFFECTIEVE LEDEN en WAARNEMENDE
LEDEN, hierna genoemd de “Leden”.
4.1.1      EFFECTIEVE LEDEN bestaan uit twee subcategorieën: VERENIGINGSLEDEN en
BEDRIJFSLEDEN.
VERENIGINGSLEDEN zijn verenigingen, opgericht overeenkomstig de wetten en gebruiken in hun
land van herkomst, die videospellen ondernemingen vertegenwoordigen die collectief het grootste
marktaandeel bezitten op het gebied van software voor videospellen, in minstens een van de landen
van de Europese Economische Ruimte, de Europese Vrijhandelsassociatie of het Verenigd
Koninkrijk.
BEDRIJFSLEDEN zijn videospellen ondernemingen wanneer deze ondernemingen of dochters of
verbonden ondernemingen van deze ondernemingen of van hun uiteindelijke
moederondernemingen, die financieel gecontroleerd worden door zulke ondernemingen:
-              hun zetel of voornaamste bedrijfsactiviteit in een land binnen de Europese Economische
Ruimte, de Europese Vrijhandelsassociatie of het Verenigd Koninkrijk hebben met dien verstande
dat, in uitzonderlijke omstandigheden, de Raad van Bestuur (of de Algemene Vergadering in geval
van toepassing van artikel 5.3) kan verzaken aan deze voorwaarde;
-              wezenlijke bedrijfsactiviteiten hebben in verband met videospellen in de Europese
Economische Ruimte, de Europese Vrijhandelsassociatie of het Verenigd Koninkrijk; en
-              zich houden aan de PEGI (Pan European Game Information) Gedragscode of enige
vervanging daarvan.
Alle BEDRIJSLEDEN betalen een lidmaatschapsbijdrage die bepaald wordt door de Raad van
Bestuur en goedgekeurd wordt door de Algemene Vergadering.
VERENIGINGSLEDEN betalen geen lidmaatschapsbijdrage.
4.1.2      WAARNEMENDE LEDEN zijn verenigingen en ondernemingen wiens belangen in verband
staan met de software-industrie voor videospellen en die ofwel (nog) niet voldoen aan de criteria van
artikel 4.1.1 of die (nog) geen EFFECTIEF LID wensen te worden.
Elk WAARNEMEND LID betaalt een lidmaatschapsbijdrage bepaald door de Raad van Bestuur en
goedgekeurd door de Algemene Vergadering. WAARNEMENDE LEDEN hebben geen stemrecht,
ongeacht de aard van de beslissing en met inbegrip van beslissingen die betrekking hebben op hun
rechten en verplichtingen.
4.2          Een vereniging of onderneming met de status van EFFECTIEF LID krijgt automatisch de
status van WAARNEMEND LID wanneer de betrokken vereniging of onderneming, in de loop van
haar lidmaatschap, om enigerlei reden, niet langer voldoet aan de criteria van artikel 4.1.1 en deze
situatie niet regulariseert (voldoen aan de criteria van artikel 4.1.1) binnen een termijn van zes
maanden.
ARTIKEL 5            (TOELATING VAN NIEUWE LEDEN)
5.1          Elke vereniging of onderneming, zoals gedefinieerd in artikel 4, kan een schriftelijk verzoek
indienen om als lid toegelaten te worden aan de hand van een brief of e-mail gericht aan de Raad
van Bestuur. In de aanvraag dient het doel en de activiteiten van de aanvrager vermeld te worden en
de redenen voor de aanvraag van het lidmaatschap. De Raad van Bestuur beslist op discretionaire
wijze zonder de beslissing te hoeven motiveren of een kandidaat-lid als Lid aanvaard wordt en,
indien ja, of het kandidaat-lid aanvaard wordt als EFFECTIEF of WAARNEMEND LID.
5.2          De Raad van Bestuur bepaalt de passende lidmaatschapsbijdrage die de aanvrager moet
betalen en waarvan het bedrag moet overeenstemmen met de pro rata jaarlijkse
lidmaatschapsbijdrage, bepaald door de Algemene Vergadering.
5.3          Wanneer een aanvraag geweigerd wordt, mag de aanvrager een definitieve beslissing van
de Algemene Vergadering vragen. De Algemene Vergadering beslist op discretionaire wijze zonder
dat het besluit hoeft te worden gemotiveerd.
5.4          Toelating van een nieuw Lid door de Raad van Bestuur en - desgevallend - de Algemene
Vergadering, dient goedgekeurd te worden door minstens twee/derden van de uitgebrachte
stemmen. De beslissing van de Raad van Bestuur, of van de Algemene Vergadering, moet schriftelijk
ter kennis gebracht worden van het kandidaat-lid aan de hand van een brief, e-mail of enig
gelijkwaardig communicatiemiddel, op het postadres of het (e-mail)adres, door het kandidaat-lid
meegedeeld aan de Federatie.
ARTIKEL 6            (RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE LEDEN)
6.1          Onverminderd andere rechten waarover de Leden beschikken ingevolge de statuten of de
toepasselijke wetgeving, beschikt elk Lid over het recht om:
a.            op de hoogte gebracht te worden van de huidige staat van de activiteiten van de Federatie
en de voorzienbare ontwikkelingen ervan;
b.            toegang te hebben tot de notulen van de vergaderingen van de Algemene Vergadering en
van de Raad van Bestuur; en
c.            de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur te ondervragen over hun
respectievelijke beslissingen of projecten.
6.2          Onverminderd andere plichten die de Leden hebben ingevolge de statuten of de
toepasselijke wetgeving, is elk Lid verplicht om:
a.            bij te dragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de Federatie zoals
beschreven in artikel 3;
b.            de bepalingen van de statuten en de besluiten van de Raad van Bestuur en de Algemene
Vergadering na te leven en uit te voeren;
c.            indien van toepassing, aan de Federatie de toepasselijke lidmaatschapsbijdrage te betalen
zoals vermeld in artikel 4.1; en
d.            de Federatie op de hoogte te brengen van de activiteiten die het uitvoert met betrekking tot
de Federatie en haar doelstellingen zoals gedefinieerd in artikel 3.
ARTIKEL 7            (UITTREDING OF UITSLUITING VAN LEDEN)
7.1          Het Lidmaatschap kan beëindigd worden door ontslag, uitsluiting of ontbinding van een
rechtspersoon.
7.2          Leden wiens Lidmaatschap om enigerlei reden eindigt, verliezen alle rechten van toegang
tot de voordelen en rechten van het lidmaatschap. Leden wiens Lidmaatschap eindigt, zullen ook
geen recht kunnen laten gelden op het vermogen van de Federatie, inclusief de documentatie van de
Federatie en zij hebben niet het recht om jaarrekeningen of rekeningen op te eisen of op te vorderen,
het leggen van de zegels op te eisen of op te vorderen of het opmaken van een inventaris te eisen of
te vorderen. Voor alle duidelijkheid dient vermeld te worden dat bovenstaande niet betekent dat
Leden-verenigingen met belangeloze doelstellingen die gelijkaardig zijn aan de doelstellingen van de
Federatie niet kunnen worden aangewezen als begunstigden van het saldo van de vereffening in
geval van ontbinding van de Federatie.
7.3          Lidmaatschapsbijdragen hebben betrekking op een volledig boekjaar of deel ervan,
wanneer de aanvraag tot toetreding dateert van na de aanvang van dat boekjaar. Beëindiging van
het Lidmaatschap betekent niet dat het betrokken Lid ontslaan is van de verplichting tot betaling van
de lidmaatschapsbijdrage voor het lopende boekjaar of, voor alle duidelijkheid, enig vroeger jaar.
7.4          Een Lid kan steeds ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving bij aangetekend
schrijven, gericht aan de Raad van Bestuur, minstens zes maanden voor het einde van het boekjaar.
Het ontslag heeft uitwerking vanaf het einde van dat boekjaar.
7.5          Leden die handelingen verrichten in strijd met de belangen van de Federatie of die de
statuten niet naleven, kunnen uitgesloten worden. De uitsluiting van een Lid gebeurt op voorstel van
de Raad van Bestuur en bij eenparige stemming van de aanwezige of vertegenwoordigde
EFFECTIEVE LEDEN op de Algemene Vergadering die doorgaat nadat het betrokken Lid gehoord
werd. Elk Lid dat het voorwerp is van een besluit tot uitsluiting, alsmede elk Lid dat wordt
gecontroleerd door zulk Lid, zulk Lid controleert, of onder gezamenlijke controle staat met zulk Lid,
neemt niet deel aan de stemming van de Algemene Vergadering en, desgevallend, de Raad van
Bestuur, tot de procedure afgerond is. Voor alle duidelijkheid, het betrokken Lid en elk Lid dat wordt
gecontroleerd door het betrokken Lid, het betrokken Lid controleert of onder gezamenlijke controle
staat met het betrokken Lid, zal ook niet meegerekend worden voor de bepaling van het vereiste
quorum.
De uitsluiting heeft uitwerking op het ogenblik van kennisgeving, bij aangetekend schrijven, van de
beslissing houdende de uitsluiting en de redenen daartoe, aan het uitgesloten Lid.
III.          DE ALGEMENE VERGADERING
ARTIKEL 8            (SAMENSTELLING EN BEVOEGDHEDEN)
8.1          De Algemene Vergadering wordt gevormd door alle Leden. Elk VERENIGINGSLID heeft
één stem. Elk BEDRIJFSLID heeft twee stemmen. WAARNEMENDE LEDEN hebben geen
stemrecht doch zij beschikken wel over het recht om aanwezig te zijn met een raadgevende stem.
8.2          De Algemene Vergadering is het soevereine orgaan van de Federatie. Volgende
bevoegdheden zijn exclusief voorbehouden aan de Algemene Vergadering:
a.            de goedkeuring van de begroting, de (jaar)rekening(en), het jaarverslag en de jaarlijkse
lidmaatschapsbijdragen;
b.            de benoeming, kwijting en het ontslag van de leden van de Raad van Bestuur
overeenkomstig de statuten en onverminderd de bepalingen van artikel 11;
c.            de benoeming, kwijting en het ontslag van de commissaris(sen) en de bepaling van hun
bezoldiging;
d.            alle wijzigingen van de statuten en van de Gedragscode van de Federatie;
e.            de vrijwillige ontbinding van de Federatie en de benoeming van de vereffenaars;
f.             beslissingen aangaande elke aangelegenheid die voorgelegd wordt door de Raad van
Bestuur;
g.            de Raad van Bestuur verzoeken en verplichten om om het even welke aangelegenheid te
overwegen;
h.            de toelating van kandidaat-Leden, indien vereist met toepassing van artikel 5.3, evenals de
uitsluiting van Leden;
i.             de goedkeuring van de benoeming van de persoon belast met het dagelijks bestuur
overeenkomstig artikel 12.1 sectie 2; en
j.             alle andere bevoegdheden toegekend aan de Algemene Vergadering door de statuten of de
dwingende bepalingen van het WVV.
ARTIKEL 9            (BIJEENKOMSTEN VAN DE ALGEMENE VERGADERING)
9.1          De Algemene Vergadering komt minstens één keer per jaar bijeen op de maatschappelijke
zetel van de Federatie of op het adres vermeld in de oproepingsbrief, verstuurd door de voorzitter
van de Raad van Bestuur, zoals vermeld in artikel 9.3.
9.2          Telkens zulks vereist is, kan een bijkomende vergadering van de Algemene Vergadering
bijeengeroepen worden door de voorzitter van de Raad van Bestuur; er moet een buitengewone
Algemene Vergadering bijeengeroepen worden wanneer zulks schriftelijk gevraagd wordt door een
EFFECTIEF LID. Het verzoek moet vergezeld zijn van een gedetailleerde uitleg en het(de) te
bespreken besluit(en). De vraag moet gesteund worden door minstens één ander EFFECTIEF LID.
Een bijkomende vergadering van de Algemene Vergadering moet gehouden worden binnen twee
maanden na het verzoek daartoe.
9.3          De Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de Raad van
Bestuur. De oproepingsbrief en specificaties betreffende de Algemene Vergadering moeten
verstuurd worden naar alle Leden door de voorzitter van de Raad van Bestuur, minstens één maand
voor de datum van de vergadering. De oproepingsbrief vermeldt de datum, de plaats en het tijdstip,
alsook de agenda en de specificaties betreffende ieder formeel voorstel tot besluit dat ontvangen is.
De oproeping dient schriftelijk te gebeuren, per brief, e-mail of een gelijkwaardig communicatiemiddel
naar het postadres of (e-mail)adres dat door elk Lid aan de Federatie meegedeeld is.
De Algemene Vergadering mag enkel beraadslagen over punten die in de agenda zijn opgenomen,
behalve wanneer alle aanwezige of vertegenwoordigde EFFECTIEVE LEDEN er tijdens de
vergadering mee instemmen om andere punten op te nemen in de agenda.
ARTIKEL 10         (VERGADERINGEN EN STEMPROCEDURES)
10.1       De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter van de Raad van Bestuur
of door de persoon die de Voorzitter vervangt. Het bureau van de vergadering bestaat uit de persoon
die de vergadering voorzit.
10.2       Elk Lid kan op de Algemene Vergadering vertegenwoordigd worden door een ander Lid dat,
wanneer dat Lid een EFFECTIEF LID vertegenwoordigt, een volmacht tot stemmen kan krijgen. Een
Lid kan nooit houder zijn van meer dan 2 (twee) volmachten per Algemene Vergadering.
Niettegenstaande het voorgaande, geldt dat voor vergaderingen van de Algemene Vergadering die
op grond van de toepasselijke wetgeving voor een notaris moeten worden gehouden, volmachten
kunnen worden verleend aan andere leden of aan een derde partij, zonder dat er een beperking op
het aantal volmachten van toepassing is.
10.3       Indien dit in de oproeping is bepaald, kunnen de EFFECTIEVE LEDEN de mogelijkheid
krijgen om voorafgaand aan de Algemene Vergadering elektronisch of schriftelijk hun stem uit te
brengen over alle of een beperkt aantal agendapunten. Met deze stemmen wordt rekening gehouden
bij de berekening van de quorum- en meerderheidsvereisten die van toepassing zijn op de Algemene
Vergadering. De Raad van Bestuur zal de nodige maatregelen nemen om zich ervan te vergewissen
dat de hoedanigheid en identiteit van de EFFECTIEVE LEDEN kan worden geverifieerd.
10.4       De Algemene Vergadering kan enkel geldig beraadslagen wanneer ten minste een
meerderheid van de EFFECTIEVE LEDEN aanwezig of vertegenwoordigd is. Wanneer dit quorum
niet bereikt is, kan een nieuwe Algemene Vergadering bijeengeroepen worden binnen een termijn
van 21 dagen na de eerste vergadering. Voor deze tweede Algemene Vergadering zijn de
oproepingstermijnen en -vereisten zoals vermeld in artikel 9.3. van toepassing. Deze vergadering
kan geldig beraadslagen en beslissen over alle punten die in de agenda, dewelke wordt aangehecht
aan de nieuwe oproeping, opgenomen zijn, wanneer minstens 20% van de EFFECTIEVE LEDEN
aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De oproeping bevat een herinnering aan de toepasselijkheid van
dergelijk specifiek quorum.
10.5       Alle besluiten van de Algemene Vergadering worden genomen bij gewone meerderheid van
de stemmen uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde EFFECTIEVE LEDEN,
behoudens andersluidende bepaling in de statuten. In geval van staking van stemmen wordt het
voorgestelde besluit geacht te zijn verworpen. Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen worden
geacht niet aan de stemming te hebben deelgenomen.
10.6       Elk besluit dat verwijst naar een van de aangelegenheden van artikel 8.2 a, b, d en e vereist
een twee/derde meerderheid van de stemmen uitgebracht door de EFFECTIEVE LEDEN die op de
vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Voor zover deze statuten of het toepasselijke recht
voor bepaalde van deze besluiten een grotere meerderheid zouden vereisen (bv. een
unanimiteitsvereiste), zal de vereiste van de grotere meerderheid van toepassing zijn.
10.7       In het geval dat de Algemene Vergadering een beslissing moet nemen of een verrichting
moet aangaan waarbij een EFFECTIEF LID een rechtstreeks belang heeft van financiële aard dat in
strijd is met het belang van de Federatie, heeft dit EFFECTIEF LID, alsook elk Lid dat wordt
gecontroleerd door zulk Lid, zulk Lid controleert, of onder gezamenlijke controle staat met zulk Lid,
het recht deel te nemen aan de beraadslaging van de Algemene Vergadering, maar niet het recht om
te stemmen over het besluit dat aanleiding geeft tot het belangenconflict. Een belangenconflict van
financiële aard ontstaat wanneer de Algemene Vergadering een beslissing neemt of een verrichting
aangaat die rechtstreeks van invloed is op de financiële positie van een EFFECTIEF LID.
10.8       Alle besluiten van de Algemene Vergadering worden opgetekend in een speciaal register,
ondertekend door de voorzitter van de Raad van Bestuur en verdeeld door de Chief Executive Officer
(zoals hierna gedefinieerd) aan alle Leden. Dit register kan te allen tijde door de Leden geraadpleegd
worden.
10.9       Bij beslissing van de Raad van Bestuur kan de Leden de mogelijkheid worden geboden om
op afstand deel te nemen aan een vergadering van de Algemene Vergadering door middel van een
door de Federatie ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel en dit in
overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen. Een Lid dat op afstand deelneemt
wordt geacht persoonlijk op de vergadering aanwezig te zijn.
10.10     Met uitzondering van aangelegenheden waarvoor het toepasselijke recht deze procedure
uitsluit, kunnen de besluiten van de Algemene Vergadering genomen worden bij eenparig schriftelijk
(met inbegrip van elektronisch) akkoord van alle EFFECTIEVE LEDEN.
IV.          DE RAAD VAN BESTUUR
ARTIKEL 11         (SAMENSTELLING VAN DE RAAD VAN BESTUUR)
11.1       De Federatie wordt bestuurd door de Raad van Bestuur (waarnaar in het WVV wordt
verwezen als het bestuursorgaan).
11.2       De Raad van Bestuur is samengesteld uit 17 (zeventien) bestuurders. De Algemene
Vergadering benoemt:
a.            10 (tien) bestuurders onder de vertegenwoordigers die individueel zijn voorgedragen door
de tien (10) BEDRIJFSLEDEN met de grootste wereldwijde videospellen gerelateerde omzet in het
voorgaande boekjaar zoals aangegeven volgens de regels voor het bepalen van
lidmaatschapsgelden,
b.            3 (drie) bestuurders onder de vertegenwoordigers die individueel zijn voorgedragen door de
3 (drie) VERENIGINGSLEDEN die het grootste marktaandeel van software voor videospellen in de
Europese Economische Ruimte, de Europese Vrijhandelsassociatie of het Verenigd Koninkrijk
vertegenwoordigen, in het voorgaande boekjaar, zoals bepaald aan de hand van algemeen
aanvaarde marktomvang-gegevens zoals GameTrack, GSD of andere gerenommeerde bronnen,
c.            3 (drie) bestuurders onder de vertegenwoordigers die zijn voorgedragen door middel van
een verkiezing door de BEDRIJFSLEDEN (waarbij de kandidaten met het hoogste aantal stemmen
worden beschouwd als voorgedragen; in geval van kandidaten met hetzelfde aantal stemmen, zal
een nieuwe stemronde worden georganiseerd en dit tot een kandidaat meer stemmen heeft dan een
andere kandidaat), en
d.            1 (één) bestuurder onder de vertegenwoordiger(s) die zijn voorgedragen door middel van
een verkiezing door de VERENIGINGSLEDEN (waarbij de kandida(a)t(en) met het hoogste aantal
stemmen als voorgedragen word(t)(en) beschouwd; in geval van kandidaten met hetzelfde aantal
stemmen, zal een nieuwe stemronde worden georganiseerd en dit tot een kandidaat meer stemmen
heeft dan een andere kandidaat).
De bepaling van welke de grootste BEDRIJFSLEDEN en VERENIGINGSLEDEN zijn in de zin als
bedoeld onder a) en b) hierboven wordt gedaan door de Raad van Bestuur van de Federatie. In het
geval dat sommige van de BEDRIJFSLEDEN of VERENIGINGSLEDEN waarnaar wordt verwezen
onder a) of b) hierboven afstand doen van hun recht om een kandidaat-bestuurder voor te dragen,
gaat het recht om een kandidaat-bestuurder voor te dragen over op het volgende grootste
BEDRIJFSLID (11de grootste, enz.) of VERENIGINGSLID (4de grootste, enz.).
Indien de Algemene Vergadering besluit een voorgedragen kandidaat niet te benoemen, heeft het
EFFECTIEF LID of de groep van EFFECTIEVE LEDEN die de kandidaat heeft voorgedragen, het
recht een andere kandidaat voor te dragen en dit totdat een kandidaat is benoemd.
De Federatie streeft naar gendergelijkheid in de Raad van Bestuur en moedigt de EFFECTIEVE
LEDEN aan om gelijke vertegenwoordiging in overweging te nemen bij het voordragen van hun
respectieve kandidaat-bestuurders. Wanneer er verkiezingen voor voordrachten plaatsvinden en er
twee of meer voldoende gekwalificeerde kandidaten voor een bestuurszetel zijn, wordt de kandidaat
die het ondervertegenwoordigde gender vertegenwoordigt, automatisch voorgedragen voor de
bestuurszetel. Indien er twee of meer kandidaten van het ondervertegenwoordigde gender voor een
bestuurszetel zijn, vindt een verkiezing plaats over de kandidaat die voor de bestuurszetel wordt
voorgedragen.
11.3       Bestuurders zijn natuurlijke personen.
11.4       Het lidmaatschap van de Raad van Bestuur geeft geen recht op enige vergoeding en
bestuurders van de Raad van Bestuur krijgen geen specifiek voordeel.
11.5       Indien er op een bepaald moment minder dan 17 (zeventien) bestuurders zijn, kan de Raad
ven Bestuur op een geldige manier blijven beraadslagen en beslissen, op voorwaarde dat het aantal
bestuurders dat de BEDRIJFSLEDEN vertegenwoordigt, ten minste 3/4 van het totaal aantal
bestuurders bedraagt.
11.6       Tenzij de Raad van Bestuur anders beslist, mogen EFFECTIEVE LEDEN de
bestuursvergaderingen bijwonen als waarnemer.
11.7       De bestuurders worden benoemd voor een hernieuwbare termijn van twee jaar.
11.8       Elke bestuurder kan vrijwillig ontslag nemen door de voorzitter hiervan schriftelijk in kennis
te stellen. In geval van aftreden van de voorzitter stelt die de penningmeester daarvan schriftelijk in
kennis.
11.9       In het geval dat een mandaat van een bestuurder voortijdig vacant wordt, heeft de Raad het
recht om deze bestuurder tijdelijk te vervangen, met dien verstande dat het EFFECTIEF LID of de
groep EFFECTIEVE LEDEN die de bestuurder wiens mandaat vacant is geworden, heeft
voorgedragen, het recht heeft om een nieuwe kandidaat voor te dragen. Indien de Raad van Bestuur
beslist om de voorgedragen kandidaat niet te benoemen, heeft het betrokken EFFECTIEF LID of de
betrokken groep van EFFECTIEVE LEDEN het recht om een andere kandidaat voor te dragen en dit
totdat een kandidaat door de Raad van Bestuur is benoemd. De benoeming van de vervangende
bestuurder wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de volgende Algemene Vergadering. De nieuwe
bestuurder vervangt de voormalige bestuurder voor de rest van de periode van twee jaar, tenzij de
Algemene Vergadering anders beslist.
11.10     De Raad van Bestuur kiest onder de bestuurders een voorzitter en een penningmeester
voor een hernieuwbare termijn van twee jaar. De voorzitter en de penningmeester hebben de
bevoegdheden zoals bepaald in onderhavige statuten. In geval van afwezigheid of
onbeschikbaarheid van de voorzitter wordt die vervangen door een andere bestuurder, aangeduid
door de voorzitter.
11.11     Elke bestuurder kan te allen tijde door de Algemene Vergadering worden ontslagen zonder
dat deze laatste zich hoeft te verantwoorden. Over het ontslag van een bestuurder dient eenparig te
worden beslist door de op de Algemene Vergadering aanwezige of vertegenwoordigde EFFECTIEVE
LEDEN. Een besluit tot ontslag moet voorgesteld en gesteund worden door twee EFFECTIEVE
LEDEN. Alle leden moeten in kennis gesteld worden van dit besluit en van de inhoud ervan,
minstens één maand voor de bijeenroeping van de Algemene Vergadering.
Alle benoemingen en ontslagen worden bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
11.12     Elke bestuurder die het voorwerp is van een besluit tot ontslag verliest hun stemrecht tot het
ogenblik van beëindiging van de ontslagprocedure. Dergelijke bestuurder wordt evenmin in
aanmerking genomen voor de berekening van het quorum.
ARTIKEL 12         (BEVOEGDHEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR)
12.1       De Raad van Bestuur beschikt over alle bevoegdheden tot bestuur en beheer van de
Federatie en is bevoegd om alle handelingen uit te voeren en alle beslissingen te nemen die
noodzakelijk of nuttig zijn voor de realisatie van het doel en de activiteiten van de Federatie, met
uitzondering van deze bevoegdheden die door deze statuten of het WVV uitdrukkelijk voorbehouden
zijn aan de Algemene Vergadering.
De Raad van Bestuur kan het dagelijks bestuur van de Federatie delegeren aan een persoon van
zijn keuze, hierna genoemd de “Chief Executive Officer”. Dit besluit moet goedgekeurd worden door
de Algemene Vergadering.
12.2       De Chief Executive Officer maakt automatisch deel uit van de Raad van Bestuur maar heeft
geen stemrecht.
12.3       De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de tewerkstelling, de voorwaarden en voor
aansturing van de activiteiten van de Chief Executive Officer bij de verwezenlijking van de
doelstellingen van de Federatie zoals vermeld in onderhavige statuten.
12.4       De Raad van Bestuur heeft de bevoegdheid om het Intern Reglement vast te stellen, te
wijzigen en te annuleren.
12.5       De Raad van Bestuur heeft de bevoegdheid om comités of werkgroepen op te richten die de
Raad geschikt acht. De Raad van Bestuur bepaalt de samenstelling, de bevoegdheden en de
werkingsregels van deze comités en werkgroepen in het Intern Reglement.
ARTIKEL 13         (VERGADERINGEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR EN STEMMING)
13.1       De Raad van Bestuur wordt minstens drie keer per boekjaar bijeengeroepen door zijn
voorzitter. De Raad van Bestuur kan ook bijeengeroepen worden op uitdrukkelijke vraag van de
Chief Executive Officer, op vraag van een lid van de Raad van Bestuur of op vraag van minstens
één/derde van de EFFECTIEVE LEDEN. De oproeping vermeldt de datum, de plaats en het tijdstip
van de vergadering, evenals de agenda ervan, en wordt geldig schriftelijk meegedeeld, per brief, e-
mail of een gelijkwaardig communicatiemiddel naar het postadres of (e-mail)adres zoals meegedeeld
door elk lid van de Raad van Bestuur. De oproeping moet minstens één maand voor de datum van
de vergadering verstuurd worden. In geval van hoogdringendheid kan die periode echter ingekort
worden tot minstens twee dagen.
Een lid van de Raad van Bestuur dat afwezig is, kan zich laten vertegenwoordigen door een ander lid
van de Raad van Bestuur; dat lid kan aan de hand van een volmacht stemmen in plaats van het lid
dat afwezig is. Een lid van de Raad van Bestuur kan over maximaal 2 (twee) volmachten beschikken
per vergadering van de Raad van Bestuur.
13.2       De Raad van Bestuur kan slechts geldig stemmen wanneer minstens twee/derde van de
leden van de Raad van Bestuur met stemrecht aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
13.3       Behoudens andersluidende bepaling in deze statuten, worden de besluiten van de Raad van
Bestuur goedgekeurd bij gewone meerderheid van de stemmen uitgebracht door de op de
betreffende vergadering aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. Elke bestuurder heeft één
stem. De Raad van Bestuur kan enkel beraadslagen over punten die op de agenda staan behalve
wanneer alle bestuurders die op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn ermee akkoord
gaan nieuwe punten in de agenda op te nemen.
13.4       In geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Wanneer
de voorzitter afwezig of niet beschikbaar is, heeft de persoon die de voorzitter overeenkomstig artikel
11.10 vervangt de beslissende stem. Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen worden geacht
niet aan de stemming te hebben deelgenomen.
13.5       In het geval dat de Raad van Bestuur een beslissing moet nemen of zich moet uitspreken
over een verrichting waarbij een bestuurder, of (een) EFFECTIE(F)(VE) LID/LEDEN waarmee de
bestuurder verbonden is, een belang van financiële aard heeft dat in strijd is met het belang van de
Federatie, zal deze bestuurder de andere bestuurders onmiddellijk op de hoogte brengen van dit
belangenconflict. De notulen van de Raad van Bestuur weerspiegelen de verklaring van deze
bestuurder en de rechtvaardigingsgronden met betrekking tot het belangenconflict. Een bestuurder
die met een belangenconflict wordt geconfronteerd, heeft het recht deel te nemen aan de
beraadslaging van de Raad, maar heeft niet het recht om te stemmen over het besluit dat aanleiding
geeft tot het belangenconflict. Een belangenconflict van financiële aard ontstaat wanneer de Raad
van Bestuur een beslissing neemt of een verrichting aangaat die rechtstreeks van invloed is op de
financiële positie van de bestuurder of van (het) (de) EFFECTIE(F)(VE) LID/LEDEN waarmee de
bestuurder verbonden is.
13.6       De notulen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur worden opgesteld door de Chief
Executive Officer en ondertekend door de voorzitter na goedkeuring door de Raad van Bestuur
tijdens de volgende vergadering. In geval van hoogdringendheid kunnen de notulen goedgekeurd
worden aan het einde van de vergadering. De notulen worden bewaard op een veilige plaats op de
zetel van de Federatie en kunnen ingekeken worden door alle Leden
13.7       De vergaderingen van de Raad van Bestuur kunnen ook gehouden worden aan de hand
van alle middelen van telecommunicatie waarbij een effectieve en gelijktijdige beraadslaging tussen
alle leden van de Raad van Bestuur mogelijk is, zoals bijvoorbeeld telefoon- of videoconferentie.
Deze vergadering wordt geacht door te gaan op de plaats waar de meeste leden van de Raad die
deelnemen aan de conferentie zich bevinden of, wanneer er geen groep is, op het adres van de zetel
van de Federatie.
13.8       De besluiten van de Raad van Bestuur kunnen goedgekeurd worden bij eenparig schriftelijk
besluit daartoe van alle bestuurders.
V.           BEHEER EN REKENINGEN
ARTIKEL 14         (PATRIMONIUM VAN DE FEDERATIE EN DE LIBERALITEITEN TEN BATE VAN
DE FEDERATIE)
14.1       De lidmaatschapsbijdragen vormen de voornaamste bron van inkomsten van de Federatie.
Daarnaast kan de Federatie financiële of andere steun ontvangen zoals fondsen van nationale of
supranationale autoriteiten.
ARTIKEL 15         (REKENINGEN EN BEGROTING)
15.1       De Algemene Vergadering legt de periode van het boekjaar vast. De rekeningen van de
Federatie worden maandelijks bijgehouden. De Penningmeester legt ten minste elk kwartaal van het
boekjaar een financieel verslag voor aan de Raad van Bestuur.
15.2       De rekeningen voor elk boekjaar worden opgemaakt door de Penningmeester en de Chief
Executive Officer en voorgelegd aan de Raad van Bestuur uiterlijk drie maanden na het einde van
het boekjaar. De definitieve rekeningen moeten opgesteld worden door de Raad van Bestuur en aan
de Algemene Vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd binnen zes maanden na het afsluiten
van het boekjaar. De rekeningen worden, naar gelang van het geval, neergelegd bij de griffie van de
bevoegde ondernemingsrechtbank of bij de Nationale Bank van België.
15.3       Het voorstel van begroting voor elk boekjaar samen met een voorstel voor het bedrag van
de lidmaatschapsbijdragen voor elke ledencategorie worden opgemaakt door de Penningmeester en
de Chief Executive Officer en voorgelegd aan de Raad van Bestuur niet later dan één maand voor
het einde van het boekjaar. De financiële begroting en de lidmaatschapsbijdragen moeten
goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering.
VI.          VERTEGENWOORDIGING
ARTIKEL 16         (VERTEGENWOORDIGING VAN DE FEDERATIE)
16.1       Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van de Raad van Bestuur als
geheel, wordt de Federatie jegens derden en in rechte geldig vertegenwoordigd door de
Penningmeester en één ander lid van de Raad van Bestuur, tenzij specifieke volmachten toegekend
werden door de Raad van Bestuur. Tegenover derden dient geen bewijs geleverd te worden van de
aldus toegekende bevoegdheden. De handtekeningen worden geplaatst namens en voor rekening
van de Federatie en brengen geen persoonlijke aansprakelijkheid mee voor de ondertekenaars
jegens derden.
VII.         SLOTBEPALINGEN
ARTIKEL 17         (WIJZIGINGSVOORSTEL VAN DE STATUTEN EN ONTBINDING)
17.1       Onverminderd het WVV moeten alle voorstellen tot wijziging van de statuten of tot
ontbinding van de Federatie uitgaan van de Raad van Bestuur of van EFFECTIEVE LEDEN die
minstens één/derde van de stemrechten vertegenwoordigen. Overeenkomstig artikel 8 is de
Algemene Vergadering bevoegd in deze aangelegenheden.
17.2       In geval van ontbinding van de Federatie benoemt de Algemene Vergadering één of
meerdere vereffenaars, bepaalt hun bevoegdheden en beslist over de bestemming van de
resterende activa van de Federatie.
17.3       In geval van ontbinding en vereffening van de Federatie zullen de toepasselijke
rapporteringsverplichtingen vastgelegd in het WVV worden nageleefd. In die gevallen waarin dit
vereist is in overeenstemming met het WVV, zal bevestiging (bv. van de benoeming van de
vereffenaar(s) en het verdelingsplan) worden gevraagd aan de rechtbank.
17.4       Nadat alle financiële verplichtingen voldaan zijn, kent(kennen) de vereffenaar(s) de
resterende activa toe aan instellingen of organisaties waarvan de belangeloze doelen gelijkaardig
zijn aan de doelstellingen van artikel 3, overeenkomstig het besluit daartoe van de Algemene
Vergadering.
ARTIKEL 18         (OFFICIËLE TAAL)
18.1       De officiële taal van de Federatie voor Belgische wettelijke doeleinden is het Nederlands.
18.2       Het Engels is de officiële werktaal van de Federatie en wordt gebruikt voor interne en
externe communicatie, met uitzondering van de documenten die in het Nederlands moeten
opgemaakt worden voor wettelijke doeleinden in België. In geval van betwisting aangaande de
interpretatie en toepassing van de statuten heeft de Nederlandstalige versie voorrang.
ARTIKEL 19         (TOEPASSING VAN REGELS EN BEVOEGDE RECHTBANKEN)
19.1       Het WVV is van toepassing op alle aangelegenheden die niet uitdrukkelijk in onderhavige
statuten beschreven zijn.
19.2       De uitlegging van deze statuten en alle rechtsgedingen met betrekking tot de Federatie of
haar statuten worden beheerst door het Belgische recht. De bevoegde rechtbanken zijn de
Rechtbanken te Brussel.”
(…)
TWEEDE BESLISSING: Volmacht coördinatie van de Statuten.
(…)
DERDE BESLISSING: Machtiging aan de Raad van Bestuur.
(…)
VIERDE BESLISSING: Volmacht formaliteiten.
De vergadering verleent bijzondere volmacht aan Sarah Verschaeve en Lisa Bueken, allen
woonstkeuze gedaan hebbende te 3000 Leuven, Arnould Nobelstraat 34/0101, evenals aan de
bedienden, aangestelden en lasthebbers van Aurion Law BV, met zetel te Arnould Nobelstraat
34/0101, 3000 Leuven, België, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het
nummer 0780.349.756, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de
formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens
in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting
over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
 
VOOR GELIJKVORMIG UITTREKSEL.
(Tegelijk met dit uittreksel werden neergelegd :  een uitgifte van het proces-verbaal, een
aanwezigheidslijst, een kopij van het KB de dato 4 juni 2023, de gecoördineerde tekst van statuten)
 
Uitgereikt vóór registratie in toepassing van artikel 173, 1°bis van het Wetboek van registratierechten.
 
Yorik DESMYTTERE
Notaris