N° d'entreprise : 0755723931
Nom
(en entier) : European Open Science Cloud Association
(en abrégé) : EOSC Association
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue du Trône 62
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Ce jour, le vingt-quatre mai deux mille vingt-deux.
(...)
Devant Tim Carnewal, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société
"Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S'EST REUNIE
L'assemblée générale extraordinaire de l'association internationale sans but lucratif "European Open
Science Cloud Association ", en abrégé "EOSC Association", ayant son siège à Rue du Trône 72,
1050 Bruxelles, ci-après dénommée l'"Association".
(...)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION: Modification de l'article 2.1 des statuts.
Le conseil d'administration propose de voter séparément sur la modification de l'article 2.1 des
statuts. Le conseil d'administration propose de modifier l'article 2.1 comme suit : 
"L'Association se compose de Membres et d'Observateurs.
Les Membres et les Observateurs ont pour obligation :
1.   d'être une entité légale conformément aux lois et coutumes du pays d'origine ou d'être constitués
comme une organisation intergouvernementale, en vertu d'un traité international, conformément aux
principes de droit international. Ils ne peuvent pas être un département de gouvernements ou
ministères nationaux ;
2.   de confirmer par écrit qu'ils épousent et soutiennent la vision de l'Association et qu'ils adhèrent à
ses valeurs ;
3.   d'avoir un intérêt notable et significatif dans l'EOSC, et une contribution potentielle à celle-ci ou
un impact sur celle-ci.
Tous les Membres autres que les organisations internationales doivent être des entités légales
établies dans un État membre de l'UE ou un pays associé au dernier Programme-cadre de l'UE pour
la Recherche et l'Innovation. Les Membres existants qui ne remplissent pas ces conditions cesseront
d'être Membres dans l'année qui suit l'entrée en vigueur du Règlement de l'UE établissant le dernier
Programme-cadre de l'UE pour la Recherche et l'Innovation. Des Observateurs peuvent être établis
en dehors de cet espace.
Tous les Membres qui sont des organisations internationales doivent (i) comprendre une majorité de
Membres qui sont des États membres de l'UE ou des pays associés au dernier programme-cadre de
l'UE pour la recherche et l'innovation et (ii) avoir pour objectif principal de promouvoir la coopération
scientifique et technologique en Europe. Les Observateurs qui sont des organisations internationales
ne doivent pas remplir les conditions (i) et (ii).
Chaque État membre ou pays associé qui compte une ou plusieurs organisations qui sont Membres
de l'Association peut désigner un (1) Membre pour agir en tant qu'organisation mandatée, afin de
représenter les intérêts nationaux. Les organisations internationales qui sont Membres de
l'Association peuvent désigner un (1) Membre pour agir en tant qu'organisation mandatée, afin de
Volet B
représenter leurs points de vue.
Les consortiums d'infrastructures de recherche européennes qui sont Membres de l'Association
peuvent désigner un (1) Membre pour agir en tant qu'organisation mandatée et représenter leurs
points de vue."
(...)
DEUXIEME RESOLUTION: Adoption d'un nouveau texte des statuts.
L'assemblée décide d'adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en concordance avec
le Code des sociétés et des associations, tenant compte du résultat de vote de la première
résolution.
I. Le nouveau texte des statuts est rédigé en français comme suit :
ARTICLE 1. DÉNOMINATION - SIÉGE SOCIAL - OBJET - ACTIVITÉS - DURÉE
1.1  Dénomination
L'association est dénommée : "European Open Science Cloud Association" abrégée en "Association
EOSC" et est une AISBL (dénommée ci-après "l'Association").
L'Association est régie par le Code des sociétés et associations introduit par la loi du 23 mars 2019
et modifié de temps à autre (dénommé ci-après "le Code").
1.2 Siège social
Le siège social de l'Association est situé dans la Région de Bruxelles-Capitale.
L'adresse à laquelle le siège social de l'Association est établi peut, par décision du Conseil
d'administration, être transférée vers n'importe quel endroit de la Région de Bruxelles-Capitale sans
entraîner de changement de langue des Statuts de l'Association.
L'adresse e-mail de l'Association est $info@eosc.eu.
Toute communication par le biais de cette adresse par les actionnaires, les détenteurs de titres émis
par la Société et les détenteurs de certificats émis avec la coopération de la Société sera considérée
comme ayant été valablement effectuée
1.3 Objet et activités
L'Association fait progresser la Science Ouverte pour accélérer la création de nouvelles
connaissances, inspirer l'éducation, et promouvoir l'accessibilité et la transparence.
L'objet international de l'Association est (1) de constituer une voix unique pour le plaidoyer et la
représentation de la communauté élargie des parties prenantes de l'EOSC, (2) de promouvoir
l'alignement de la politique et des priorités de recherche de l'Union européenne avec les activités
coordonnées par l'Association, et (3) de permettre un accès sans faille aux données grâce à des
prestations interopérables qui traitent l'ensemble du cycle de vie des données de recherche, de la
découverte au stockage, à la gestion, à l'analyse et à la réutilisation au-delà des frontières et des
disciplines scientifiques.
L'Association réalise son objet par le biais des efforts synergistiques de ses Membres et par la
fourniture coordonnée de services à la communauté européenne de recherche, en effectuant une
série d'activités comprenant sans s'y limiter :
*    Rassembler les intervenants fondamentaux dans l'environnement européen de la recherche, y
compris les bailleurs de fonds de la recherche, les fournisseurs de services, les représentants de la
communauté de recherche, les organisations intergouvernementales, et les Organisations
mandatées des États membres et Pays associés pour convenir de stratégies de promotion de la
Science ouverte et d'optimalisation des conditions pour faire profiter la société européenne des
résultats de la recherche ;
*    Collaborer avec la Commission européenne, les États membres et les Pays associés sur des
activités comprenant, entre autres, l'établissement d'un partenariat et le développement et la
communication d'un Agenda stratégique de Recherche et d'Innovation (SRIA) pour la Science
ouverte dans l'Espace européen de la recherche ;
*    Maintenir l'alignement entre les opérations parrainées par l'Association et la stratégie de la
Commission européenne en matière de science ouverte ;
*    Identifier les besoins en infrastructures clés pour la représentation, la saisie, le stockage, le
traitement et le partage approprié de diverses formes de données ;
*    Promouvoir les données FAIR et la coordination du développement et de l'adoption de normes
parmi les chercheurs et les fournisseurs de services de données ;
*    Mettre en place des services clés, y compris, mais sans s'y limiter, des infrastructures
électroniques, afin de promouvoir un accès large et sûr aux ressources de données et aux services
de traitement des données ;
*    Coordonner et encourager les environnements techniques et promouvoir les compétences qui
permettent de fédérer les infrastructures de données scientifiques existantes et nouvelles, réparties
entre les disciplines sur le territoire géographique des Membres tel que défini à l'article 2.1.
*    Faciliter la communication, le faire-savoir et l'engagement avec ses Membres et Observateurs,
les fournisseurs de services externes, les communautés de recherche, les organisations
intervenantes et la société dans son ensemble pour assurer la transparence et promouvoir la
Volet B
Science ouverte dans l'intérêt de tous.
1.4     Durée
L'Association est établie pour une durée indéterminée.
ARTICLE 2. MEMBRES ET OBSERVATEURS
2.1    Conditions d'admission
L'Association se compose de Membres et d'Observateurs.
Les Membres et les Observateurs ont pour obligation :
1.   d'être une entité légale conformément aux lois et coutumes du pays d'origine ou d'être constitués
comme une organisation intergouvernementale, en vertu d'un traité international, conformément aux
principes de droit international. Ils ne peuvent pas être un département de gouvernements ou
ministères nationaux ;
2.   de confirmer par écrit qu'ils épousent et soutiennent la vision de l'Association et qu'ils adhèrent à
ses valeurs ;
3.   d'avoir un intérêt notable et significatif dans l'EOSC, et une contribution potentielle à celle-ci ou
un impact sur celle-ci.
Tous les Membres autres que les organisations internationales doivent être des entités légales
établies dans un État membre de l'UE ou un pays associé au dernier Programme-cadre de l'UE pour
la Recherche et l'Innovation. Les Membres existants qui ne remplissent pas ces conditions cesseront
d'être Membres dans l'année qui suit l'entrée en vigueur du Règlement de l'UE établissant le dernier
Programme-cadre de l'UE pour la Recherche et l'Innovation. Des Observateurs peuvent être établis
en dehors de cet espace.
Tous les Membres qui sont des organisations internationales doivent (i) comprendre une majorité de
Membres qui sont des États membres de l'UE ou des pays associés au dernier programme-cadre de
l'UE pour la recherche et l'innovation et (ii) avoir pour objectif principal de promouvoir la coopération
scientifique et technologique en Europe. Les Observateurs qui sont des organisations internationales
ne doivent pas remplir les conditions (i) et (ii).
Chaque État membre ou pays associé qui compte une ou plusieurs organisations qui sont Membres
de l'Association peut désigner un (1) Membre pour agir en tant qu'organisation mandatée, afin de
représenter les intérêts nationaux. Les organisations internationales qui sont Membres de
l'Association peuvent désigner un (1) Membre pour agir en tant qu'organisation mandatée, afin de
représenter leurs points de vue.
Les consortiums d'infrastructures de recherche européennes qui sont Membres de l'Association
peuvent désigner un (1) Membre pour agir en tant qu'organisation mandatée et représenter leurs
points de vue.
2.2     Droits et obligations des Membres et Observateurs
a)   Membres étant des organisations à but non lucratif
Les membres étant des organisations à but non lucratif possèdent les droits suivants :
1.   Assister aux réunions de l'Assemblée générale ;
2.   Voter à l'Assemblée générale ;
3.   Présenter en personne leur défense devant l'Assemblée générale, avant d'être exclu de
l'affiliation ;
4.   Démissionner de l'Association ;
5.   Participer aux activités de l'Association ;
6.   Proposer des candidats au Conseil d'administration ; et
7.   Présider les organes opérationnels et consultatifs de l'Association.
Les Membres ont les obligations suivantes :
1.   Payer la cotisation annuelle
2.   Adhérer aux Statuts, aux Règlements Administratifs  et aux décisions du Conseil d'administration
; et
3.   Notifier au Secrétaire Général tout changement relatif au statut du Membre impactant la
conformité avec les critères d'affiliation.
b)   Membres étant des organisations à but lucratif
Les membres étant des organisations à but lucratif possèdent les droits suivants :
1.   Assister aux réunions de l'Assemblée générale ;
2.   Voter à l'Assemblée générale ;
3.   Présenter en personne leur défense devant l'Assemblée générale, avant d'être exclu de
l'affiliation ;
4.   Démissionner de l'Association ; et
5.   Participer aux activités de l'Association.
Les Membres ont les obligations suivantes :
1.   Payer la cotisation annuelle
2.   Adhérer aux Statuts, au Règlements Administratifs  et aux décisions du Conseil d'administration ;
et
Volet B
3.   Notifier au Secrétaire Général tout changement relatif au statut du Membre impactant la
conformité avec les critères d'affiliation.
c)   Organisations observatrices
Les Observateurs possèdent les droits suivants :
1.   Assister aux réunions de l'Assemblée générale sans droits de vote ;
2.   Présenter en personne leur défense devant l'Assemblée générale, avant d'être exclu de
l'affiliation ;
3.   Démissionner de l'Association ; et
4.   Participer aux activités de l'Association.
Les Observateurs ont les obligations suivantes :
1.   Payer la cotisation annuelle de l'Observateur ;
2.   Adhérer aux Statuts, aux Règlements Administratifs  et à toutes les décisions du Conseil
d'administration ; et
3.   Notifier au Secrétaire Général tout changement relatif à leur statut impactant la conformité avec
les critères d'Observateurs.
2.3 Admission
Les demandes d'admission en tant que Membre ou Observateur doivent être adressées par écrit au
Président qui les soumet à la prochaine Assemblée générale suivant la réception des demandes.
L'affiliation est accordée par l'Assemblée générale. En raison de la longue période entre deux
Assemblées générales, sur proposition du Président, le Conseil d'administration peut admettre des
candidats en tant que Membres ou Observateurs provisoires en attendant les décisions définitives de
l'Assemblée générale.
L'Assemblée générale surveille l'Association et prend les mesures nécessaires pour s'assurer que sa
composition et son fonctionnement restent en adéquation avec sa mission.
2.4     Démission et fin
Les Membres et Observateurs peuvent démissionner ou il peut être mis fin à leur affiliation. De plus,
l'affiliation cesse automatiquement et avec effet immédiat lorsqu'un Membre ou Observateur est
dissous ou liquidé ou ne remplit plus les conditions d'admission. La démission d'un Membre doit être
notifiée au Secrétaire Général.
Les Membres peuvent présenter leur démission par lettre recommandée ou par e-mail, à tout
moment. Si la démission survient moins de six (6) mois avant la fin de l'exercice, la cotisation
complète pour l'exercice sera due malgré la démission.
Les Observateurs peuvent démissionner à tout moment par lettre recommandée ou par e-mail. La
cotisation des Observateurs pour la partie restante de l'exercice au cours de laquelle ils
démissionnent ne sera pas remboursée.
L'Assemblée générale peut mettre fin au statut d'affilié du Membre ou de l'Observateur, après avoir
entendu la défense de l'organisation concernée :
1.   Pour violation grave des Statuts, des Règlements Administratifs , ou d'une décision de
l'Assemblée générale ou du Conseil d'administration et si le Membre ou l'Observateur a omis de
porter remède à une telle violation dans une période de trois (3) mois après mise en demeure de la
violation ;
2.   Pour avoir agi d'une manière gravement préjudiciable à la réputation de l'Association ;
3.   Pour défaut de paiement de la contribution financière, après qu'un rappel officiel soit resté sans
suite pendant plus de nonante (90) jours calendrier à compter de la date d'émission ;
4.   Pour tout autre motif grave qu'elle estime justifié si le Membre ou l'Observateur a omis de
remédier à cette contravention dans un délai de trois (3) mois après mise en demeure de cesser
cette conduite.
L'Assemblée générale doit justifier sa décision de révocation.
Le Membre ou l'Observateur qui voit son affiliation révoquée par démission, dissolution, liquidation,
parce qu'il ne remplit plus les conditions d'admission ou autrement, n'a aucun droit sur l'actif de
l'Association ni sur la cotisation de Membre ou d'observateur déjà payée. Toute cotisation due qui
n'est pas déjà payée doit être payée intégralement pour l'année de résiliation.
2.5     Cotisations
En même temps que la détermination du budget, l'Assemblée générale fixe les cotisations annuelles
à payer par chaque Membre et Observateur pour l'année comptable suivante, sur proposition du
Conseil d'administration.
Alors que les cotisations pour les Membres peuvent varier entre les Membres, la cotisation pour les
Observateurs est identique pour tous les Observateurs.
2.6     Responsabilité limitée
Les Membres n'assument aucune responsabilité pour les engagements de l'Association.
ARTICLE 3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
3.1    Composition et pouvoirs
L'Assemblée générale est l'autorité suprême de l'Association et se compose d'un (1) délégué par
Volet B
Membre avec droits de vote et d'un (1) représentant par Observateur sans droits de vote.
L'Assemblée générale élit le Président pour une durée de trois (3) ans, qui peut être réélu pour un (1)
mandat de plus. L'Assemblée générale élit les Administrateurs, en principe pour une durée de trois
(3) ans. Les Administrateurs peuvent être réélus pour un (1) mandat de plus. Le Président préside
les réunions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration.
L'Assemblée générale a tous les pouvoirs, à l'exception de ceux expressément réservés ou délégués
à d'autres organes de l'Association par le Code, les présents statuts ou par une décision adoptée par
l'Assemblée générale.
L'Assemblée générale a le pouvoir de décider des points suivants :
1.   Toute modification des Statuts ;
2.   Approbation et modification des Règlements Administratifs ;
3.   Désignation, démission et décharge des membres du Conseil d'administration ;
4.   Désignation, démission et décharge d'organes opérationnels et consultatifs ;
5.   Désignation, démission et décharge le Contrôleur des comptes ;
6.   Approbation des budget et comptes annuels ;
7.   La dissolution de l'Association ainsi que la fusion, la scission, la transformation ou toute autre
restructuration ;
8.   L'admission et la radiation de Membres et d'Observateurs ; et
9.   Les cotisations pour les Membres et les Observateurs.
3.2     Représentation aux réunions de l'Assemblée générale
L'Assemblée générale se réunit au moins une fois par an et plus si besoin. Elle doit être convoquée
lorsqu'un cinquième des Membres en fait la demande. La date doit être convenue avec un préavis de
soixante (60) jours calendrier.
Les Membres peuvent proposer des sujets à inscrire à l'ordre du jour jusqu'à trente (30) jours
calendrier avant la réunion. Les membres de l'Assemblée générale recevront tous les documents
nécessaires au moins vingt (20) jours calendrier avant la réunion.
En cas d'urgence exceptionnelle dûment justifiée, le délai de convocation de la réunion et d'envoi du
projet d'ordre du jour et de tous les documents pertinents est ramené à sept (7) jours calendrier. Tout
membre peut renoncer à cette notification et, en tout état de cause, la réunion est réputée avoir été
dûment convoquée si le membre est présent ou représenté à la réunion de l'Assemblée générale.
Tout Membre peut désigner des mandataires qui ne doivent pas nécessairement être eux-mêmes
Membres.  La procuration doit être conforme au formulaire prescrit par le Conseil d'administration.
Elle doit être présentée à l'Assemblée générale. Une procuration octroyée reste valable pour toute
Assemblée générale ultérieure dans la mesure où l'ordre du jour reste le même.
Les Membres peuvent désigner un certain nombre d'experts (comme spécifié dans les Règlements
Administratifs ) pour assister aux réunions de l'Assemblée générale sans droits de vote.
3.3     Quorum
Une Assemblée générale délibère valablement si au moins la moitié des Membres est présente ou
représentée. Pour ce qui est des décisions mentionnées à l'article suivant et nécessitant une double
majorité, l'Assemblée Générale ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins des
Membres et la moitié au moins des organisations mandatées sont présentes.
Lorsque le quorum n'est pas atteint, le Conseil d'administration doit convoquer une seconde réunion
de l'Assemblée générale au plus tôt vingt (20) jours calendrier après la première. La seconde réunion
de l'Assemblée générale est habilitée à prendre des décisions valables, quel que soit le nombre de
Membres présents ou représentés.
3.4     Vote
L'assemblée générale s'efforce d'adopter ses décisions par consensus. Si un vote s'avère
nécessaire, l'assemblée générale prend ses décisions comme suit.
L'assemblée générale ne peut délibérer que sur les points figurant à l'ordre du jour, sauf le cas où
deux tiers (?) au moins des membres sont présents ou représentés et décident à l'unanimité
d'ajouter des points supplémentaires à l'ordre du jour.
Les décisions de l'assemblée générale sont valablement prises à la majorité simple des voix des
membres présents ou représentés. Les votes peuvent se faire à main levée, par bulletin de vote
papier ou par voie électronique.
Nonobstant ce qui précède, les décisions suivantes :
1.   La modification des statuts ;
2.   L'adoption, la modification et la suppression du règlement d'ordre intérieur ;
3.   Les matières relatives à la stratégie de haut niveau ;
4.   La dissolution de l'association ;
5.   L'élection des administrateurs au conseil d'administration ;
requièrent une double majorité de :
? deux tiers (?) des voix des membres présents ou représentés, et
? deux tiers (?) des votes des organisations mandatées présentes ou représentées :
Volet B
Nonobstant ce qui précède, la décision suivante :
1.   Approbation des comptes annuels, du budget et des cotisations ;
les voix sont attribuées aux membres sur la base de leur contribution au budget annuel de l'exercice
en cours. Aucun membre ne peut disposer de moins d'une (1) voix ;
requière :
? une majorité de deux tiers (?) des voix des membres présents ou représentés.
Seuls les votes pour ou contre une proposition sont pris en compte dans la détermination des
différentes majorités prévues dans les statuts.
Les membres qui sont en retard de paiement au 31 décembre de l'année précédente ne disposent
pas de droit de vote.
Afin de permettre un vote anonyme, les votes des membres peuvent ne pas être divulgués aux
autres membres par le choix du système de vote.
3.5 Réunions (écrites et électroniques) - Vote à distance
Les Membres peuvent, dans les limites légales, prendre des décisions unanimes et écrites qui
relèvent de la compétence de l'Assemblée générale, à l'exception des changements apportés aux
Statuts.
Le Conseil d'administration autorise les Membres à participer à distance à l'Assemblée générale par
le biais d'un moyen de communication électronique mis à disposition par l'Association, à la condition
que l'Association puisse vérifier la capacité et l'identité de la personne participante concernée, à
l'aide du moyen de communication électronique utilisé.
La convocation à l'Assemblée générale doit comporter une description claire et précise des
procédures relatives à la participation à distance.
Si aucune convocation n'a été envoyée, l'Assemblée générale décide si le Membre en question est
valablement présent. En tout état de cause, le moyen de communication électronique doit au moins
permettre aux Membres, sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la loi belge,
d'avoir un accès direct, simultané et continu aux débats de l'Assemblée générale et, pour ce qui
concerne les Membres, d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'Assemblée
générale est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit également
permettre aux Membres de participer aux délibérations et de poser des questions.
Les Membres du bureau de l'Assemblée générale ne peuvent pas participer à l'Assemblée générale
par voie électronique.
Les Membres peuvent également voter à distance avant l'Assemblée générale, par courrier ou par le
biais du site web de l'Association, pourvu qu'ils aient rempli les formalités d'admission et que le
Conseil d'administration ait approuvé le moyen de communication utilisé. En tout état de cause, le
moyen de communication utilisé doit permettre de connaître le statut et l'identité de la personne
souhaitant voter à distance avant l'Assemblée générale. Le formulaire pour le vote à distance doit au
moins contenir les informations suivantes : (i) le nom du Membre et son siège social, (ii) le nombre
de votes que le Membre souhaite exprimer à l'Assemblée Générale, (iii) l'ordre du jour de
l'Assemblée Générale, y compris les propositions de décision, (iv) le délai dans lequel l'Association
doit recevoir le formulaire pour voter à distance, (v) la signature manuscrite ou électronique du
Membre (selon les modalités prévues par la loi belge), (vi) le mode de vote ou l'abstention
concernant chaque décision proposée. Les formulaires ne mentionnant ni le mode de vote ni
l'abstention sont nuls et non avenus.
Les décisions prises par l'Assemblée générale par voie électronique sont réputées entrer en vigueur
le jour calendrier suivant celui de la réunion de l'Assemblée générale.
3.6    Procès-verbal
Les décisions prises par l'Assemblée générale doivent être consignées dans un procès-verbal remis
à chaque Membre par courrier ou par courrier électronique ou publié sur le site web de l'Association
dans les quinze (15) jours calendrier de la réunion. Ensuite, les Membres disposent de quinze (15)
jours calendrier pour répondre avec des propositions d'amendements, suivis de cycles
supplémentaires de (15) jours calendrier pour que le Conseil d'administration agisse sur les
amendements et de quinze (15) jours calendrier pour l'approbation par les Membres.
Une fois approuvé, le procès-verbal doit être signé par le Président et conservé dans un registre à la
disposition des Membres et Observateurs.
ARTICLE 4. CONSEIL D'ADMINISTRATION
4.1    Composition et pouvoirs
Le Conseil d'administration se compose du Président et des Administrateurs qui sont désignés dans
leur capacité individuelle parmi les délégués de l'Assemblée générale. Une fois nommée au Conseil
d'administration, les individus ne peuvent plus être délégués à l'Assemblée générale. Les
nominations du Président et des Administrateurs sont déposées et publiées conformément aux
dispositions du Code.
Le Conseil d'administration est présidé par le Président et soutenu par le Vice-Président et le
Trésorier. Le nombre d'Administrateurs y compris ces deux derniers rôles est au minimum de sept
Volet B
(7), ou égal au nombre de Membres lorsqu'il y a moins de sept (7) Membres de l'Association.
L'Assemblée générale décidera du nombre d'Administrateurs.
L'Assemblée générale s'efforce d'assurer un équilibre en termes de genre, de diversité, de
couverture géographique, d'expertise et de représentation des parties prenantes.
Le Conseil d'administration, sur proposition du Président, nomme le Vice-Président et le Trésorier
parmi ses Administrateurs. Les membres du Conseil d'administration continuent d'agir jusqu'à la
réélection ou jusqu'à l'entrée en fonction de nouveaux membres, comme le prévoit les Règlements
Administratifs.
Le Conseil d'administration est chargé de réaliser l'objet et de diriger les activités de l'Association en
mettant en œuvre les décisions, instructions et recommandations adoptées par l'Assemblée
générale. Le Conseil d'administration annonce le nombre de vacances et les mandats afin que les
nominations puissent être étalées.
Le Conseil d'administration a le pouvoir de :
1.   Convoquer l'Assemblée générale ;
2.   Préparer les réunions de l'Assemblée générale et proposer des décisions ;
3.   Préparer les budgets et les comptes annuels, y compris les cotisations annuelles, et les
soumettre à l'Assemblée générale pour approbation ;
4.   Proposer des modifications des Statuts et des Règlements Administratifs  ;
5.   Fournir des recommandations sur l'admission ou la révocation des Membres ou Observateurs ;
6.   Diriger la mise en œuvre des décisions prises par l'Assemblée générale ;
7.   Proposer la création et la dissolution d'organes opérationnels et consultatifs sous réserve de
validation par l'Assemblée générale ;
8.   Nommer le Vice-Président et le Trésorier parmi ses Administrateurs et de les révoquer ;
9.   Nommer, révoquer et décharger le Secrétaire Général ;
10.  Représenter l'Association lors d'événements externes, pour promouvoir la visibilité de
l'Association, son travail de relations publiques et son identité ; et
11.  Proposer à l'Assemblée générale de nommer, révoquer et décharger le Contrôleur des comptes.
Le Président doit :
1.   Agir en tant que représentant légal de l'Association ;
2.   Agir en tant que porte-parole de l'Association ;
3.   Avec le Conseil d'administration, diriger et représenter l'Association ;
4.   Convoquer les réunions du Conseil d'administration ;
5.   Présider les réunions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration ;
6.   Avec le Conseil d'administration, renforcer les relations et encourager la coopération avec les
partenaires stratégiques et les autres institutions afin d'accroître l'impact de l'Association ;
7.   Décider des mesures ad hoc nécessaires (limitées à des problèmes non stratégiques) entre les
réunions des organes ;
8.   Assumer les affaires courantes de l'Association et la préparation et la mise en œuvre des
décisions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration ;
9.   Proposer le Vice-Président et le Trésorier parmi les Administrateurs pour nomination par le
Conseil d'administration ; et
10.  Superviser le Secrétaire Général.
Le Vice-Président remplace le Président en cas d'indisponibilité.
Le Trésorier est responsable de :
1.   La révision du budget annuel de l'Association ;
2.   La révision des rapports financiers et de la maintenance des comptes de l'Association ; et
3.   De la supervision des finances de l'Association.
Les membres du Conseil d'administration n'ont pas de droits de vote à l'Assemblée générale. Leurs
organisations doivent désigner un Délégué suppléant.
Le Conseil d'administration peut déléguer, par décision prise à une majorité de 80 %, la gestion
journalière de l'Association au Secrétaire Général ainsi que révoquer une telle délégation.
4.2     Fin de mandat
Un Administrateur peut démissionner en le notifiant au Président. Le Président peut démissionner en
le notifiant au Conseil d'administration qui le notifie ensuite à l'Assemblée générale. Un Président
et/ou Administrateur qui n'est plus un employé ou un représentant désigné par un Membre ou qui fait
partie (employé ou engagé) d'un Membre quittant l'Association est réputé avoir démissionné avec
effet immédiat à la date à laquelle l'emploi ou la représentation ou l'affiliation cesse.
En cas de poste vacant ou pour toute raison empêchant le Président de remplir sa fonction, le Vice-
président assume temporairement cette fonction jusqu'à ce qu'une nouvelle élection du Président ait
été organisée par l'Assemblée Générale.
En cas de poste vacant ou pour toute raison empêchant un Administrateur de remplir sa fonction, les
Administrateurs restants demeurent en place. Le Conseil d'administration, après en avoir informé le
Président, peut remplacer provisoirement l'Administrateur qui ne peut pas remplir sa fonction jusqu'à
Volet B
la prochaine Assemblée générale qui décidera d'une nomination définitive.
4.3     Conflit d'intérêts
Tout membre du Conseil d'administration est tenu d'informer le Conseil de tout conflit d'intérêt direct
ou indirect avant que le Conseil ne prenne une décision, et il ne peut en aucun cas participer à la
délibération du Conseil sur cette action, ni voter à son sujet.
Si tous les membres du Conseil d'administration ont un conflit d'intérêts direct ou indirect, la décision
sera renvoyée à l'Assemblée générale. Si l'Assemblée générale approuve la décision, le Conseil
d'administration pourra mettre en œuvre la décision.
4.4     Réunions du Conseil d'administration
Le Conseil d'administration se réunit quatre (4) fois par an. Les réunions peuvent être convoquées
par le Président ou par au moins deux (2) Administrateurs. La convocation doit mentionner les lieu,
date, heure et ordre du jour de la réunion. Elle doit être adressée à tous les membres du Conseil
d'administration au moins huit (8) jours calendrier avant la date de la réunion du Conseil
d'administration. Les Administrateurs peuvent proposer des sujets à inscrire à l'ordre du jour jusqu'à
cinq (5) jours calendrier avant la réunion du Conseil d'administration. En cas d'urgence, la réunion
peut être organisée en trois (3) jours calendrier.
Les Administrateurs peuvent assister ou être représentés à une réunion du Conseil d'administration
en personne, par téléphone ou par des moyens numériques.
Chaque membre du Conseil d'administration a le droit de donner une procuration à un autre membre
du Conseil pour être représenté à une réunion du Conseil. Aucun membre du Conseil
d'administration ne peut détenir plus de deux (2) procurations. Les procurations doivent être reçues
par le Président au moins deux (2) jours calendrier avant la date de la réunion du Conseil
d'administration. Une procuration octroyée reste valable pour toute réunion du Conseil
d'administration ultérieure dans la mesure où l'ordre du jour reste le même.
Le Président peut inviter des tiers sans droits de vote à assister à une réunion ou à une partie d'une
réunion du Conseil d'administration. Le Secrétaire Général est généralement invité d'office à assister
à des réunions du Conseil d'administration sans droits de vote.
4.5 Décisions
Le Conseil d'administration délibère valablement si au moins la moitié des membres du Conseil
d'administration sont présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion
du Conseil d'administration doit être convoquée au plus tôt sept (7) jours calendrier après la première
réunion. La seconde réunion de l'Assemblée générale est habilitée à prendre des décisions valables,
quel que soit le nombre de membres du Conseil d'administration présents ou représentés.
Le Conseil d'administration ne peut délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour à moins
qu'un minimum des deux tiers (2/3) des membres du Conseil d'administration soient présents ou
représentés et décident à l'unanimité d'ajouter des points supplémentaires à l'ordre du jour.
Le Conseil d'administration s'efforce d'adopter ses décisions par consensus. Si un vote s'avère
nécessaire, chaque membre du Conseil d'administration dispose d'un (1) vote.
Le Conseil d'administration prend ses décisions à la majorité simple des voix exprimées par les
membres du Conseil d'administration présents ou représentés. Les abstentions, les votes blancs et
nuls ne sont pas comptabilisés dans le nombre total de votes exprimés par les membres du Conseil
d'administration présents ou représentés. En cas d'égalité des voix, la voix du Président est
prépondérante.
Les votes peuvent se faire à main levée, par bulletin papier ou par voie électronique. Le vote sera
transparent, sauf si au moins deux (2) membres du conseil d'administration demandent un vote
secret.
4.6    Procès-verbal
Les décisions prises par le Conseil d'administration seront consignées dans le procès-verbal qui sera
envoyé par e-mail dans les quinze (15) jours calendrier qui suivent la réunion du Conseil
d'administration à chaque membre du Conseil d'administration. Ensuite, les membres du Conseil
d'administration disposent de quinze (15) jours calendrier pour répondre en proposant des
amendements, suivis de cycles supplémentaires de (15) jours calendrier pour que le Président et le
Secrétaire Général agissent sur les amendements et de quinze (15) jours calendrier pour
l'approbation par les membres du Conseil d'administration.
Une fois approuvé, le procès-verbal doit être signé par le Président et conservé dans un registre à la
disposition des membres du Conseil d'administration. Les Membres et Observateurs de l'Association
peuvent demander l'accès au procès-verbal qui peut leur être fourni en version rédigée (par ex.
lorsqu'il concerne des données personnelles).
4.7     Représentation
L'Association est valablement représentée en justice et à l'égard des tiers, y compris les
fonctionnaires publics, soit :
1.   par le Président ou Vice-président agissant seul ;
2.   par un mandataire désigné par l'Assemblée générale ; ou
Volet B
3.   dans les limites de la gestion journalière de l'Association, par le Secrétaire Général.
4.8     Responsabilité limitée
Les membres du Conseil d'administration ne sont pas personnellement responsables des
engagements de l'Association. Ils sont uniquement responsables de la (non-) exécution de leur
fonction, y compris des fautes commises dans le cadre de leurs responsabilités et de leurs tâches.
ARTICLE 5. SECRÉTARIAT
Le Secrétariat conseille et soutient l'Assemblée générale et le Conseil d'administration et coordonne
l'exécution de leurs décisions. Le Secrétaire Général est chargé de la gestion quotidienne de
l'Association, dirige le Secrétariat et assure le secrétariat de l'Assemblée générale et du Conseil
d'administration. Le Secrétaire Général exerce ses fonctions conformément aux statuts et aux
Règlements Administratifs . Le Secrétaire Général et les autres membres du personnel du
Secrétariat sont rémunérés pour leurs activités.
Le Secrétariat est responsable de  :
1. d'assister le Secrétaire Général dans la conduite de la gestion journalière, y compris, sous la
supervision du Secrétaire Général, d'accomplir tous les actes administratifs et autres dispositions
nécessaires, y compris les actions en justice ;
2. de gérer et d'administrer les finances de l'Association sous la supervision du Secrétaire Général ;
et
3. aider le Secrétaire Général à mettre en œuvre les décisions de l'Assemblée générale sous la
direction du Conseil d'administration.
La gestion journalière comprend les actes et les décisions qui ne dépassent pas les besoins de la vie
quotidienne de l'Association ou ceux qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils représentent, soit en
raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention du Conseil d'administration.
ARTICLE 6. ORGANES OPÉRATIONNELS ET CONSULTATIFS
6.1    Rôle
L'Association peut constituer des organes opérationnels pour traiter des questions ou des
préoccupations liées à la mission et au fonctionnement de l'Association.
L'Association peut constituer des organes consultatifs pour dispenser des conseils au sujet de la
réalisation de la mission de l'Association.
Chaque organe opérationnel ou consultatif peut être constitué d'un ou de plusieurs groupes de
travail.
6.2     Création
Tout Membre peut proposer l'établissement d'organes opérationnels et consultatifs. La proposition de
leur création et dissolution est soumise par le Conseil d'administration à l'Assemblée générale pour
être validée. L'objet, les tâches et la durée de fonctionnement prévue, le cas échéant, de ces entités
sont décrits dans les termes de référence écrits formulés par le Conseil d'administration.
6.3     Affiliation
La présidence des organes opérationnels et consultatifs doit revenir aux membres de l'Association.
Les membres des organes opérationnels doivent être des Membres ou Observateurs de
l'Association. En revanche, les membres des organes consultatifs peuvent être internes ou externes
à l'Association. Les membres du Conseil d'administration ne peuvent pas faire partie d'un organe
consultatif. Toutefois, ils peuvent jouer le rôle de relais entre la(les) présidence(s) de l'organe ou du
sous-groupe et le Conseil d'administration dans son ensemble. La nomination, la durée du mandat et
la révocation des présidents relèvent de la responsabilité du Conseil d'administration.  Les membres
des organes opérationnels et consultatifs peuvent être nommés par le Conseil d'administration,
l'approbation des membres étant déterminée par le Conseil d'administration.
ARTICLE 7. FINANCEMENT - EXERCICE FINANCIER - BUDGET -
CONTRÔLEUR DES COMPTES - CONSERVATION DES ARCHIVES
7.1    Financement
La monnaie de présentation de l'Association est l'euro pour les comptes annuels et tous les autres
documents comptables, fiscaux et légaux officiels.
L'Association est financée par les cotisations de ses Membres et Observateurs. Elle peut également
accepter :
1.   Des subsides ou subventions de la part de Membres, d'Observateurs, d'autres organisations ou
personnes juridiques, sous réserve d'acceptation par le Conseil d'administration ; et
2.   Des dons ou legs d'actifs financiers ou autres, libres de toute charge légale, sous réserve
d'examen et d'acceptation par le Conseil d'administration et des contrôleurs es comptes, et
conformément au Code.
7.2     Exercice financier
L'exercice financier commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
7.3     Budget
Le budget annuel de l'Association fait des projections concernant les rentrées et dépenses pour
l'exercice financier suivant, lié aux activités et ressources. Le Secrétaire Général prépare et soumet
Volet B
le budget au Conseil d'administration quarante (40) jours calendrier avant la réunion annuelle de
l'Assemblée générale.
7.4     Contrôleur des comptes
L'Assemblée générale désigne un Contrôleur des comptes, si la loi l'exige, parmi les Membres de
l'Institut belge des experts-comptables.
Le rôle du Contrôleur des comptes est de :
*    Conseiller et vérifier l'établissement et le maintien des procédures financières internes, y compris
la conservation des documents financiers ; et
*    Vérifier les comptes annuels de l'Association conformément au Code.
7.5     Conservation des archives
Toutes les archives financières relatives aux recettes et dépenses ainsi que les rapports des
Contrôleurs des comptes, qu'ils soient en version imprimée ou électronique, sont conservées par
l'Association pendant une période de dix (10) ans.
ARTICLE 8. MODIFICATION DES STATUTS - DISSOLUTION
8.1   Modification des statuts
Le Conseil d'administration propose la modification des Statuts à l'Assemblée générale.
Toute proposition de modification doit être portée à l'attention des Membres au moins quatre (4)
semaines avant la date de l'Assemblée générale qui doit statuer sur celle-ci. L'article 3.4 décrit les
procédures de vote pour la modification des Statuts.
8.2     Dissolution et liquidation
L'Assemblée générale, sur proposition du Conseil d'administration, peut décider de dissoudre et
liquider l'Association et de nommer et définir les pouvoirs et honoraires d'un ou de plusieurs
liquidateurs.
L'article 3.4 décrit les procédures de vote pour la dissolution de l'Association.
Les liquidateurs distribuent l'actif net de l'Association, s'il y a lieu, à une organisation à but non
lucratif européenne ayant des objectifs similaires ou proches de ceux de l'Association.
ARTICLE 9. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
9.1    Élection de domicile
Les Membres, les Observateurs, chaque membre du Conseil d'administration, le Secrétaire Général,
le contrôleur des comptes, les liquidateurs ou les administrateurs provisoires peuvent élire domicile
au lieu d'exécution de leur activité professionnelle. Dans ce cas, seule cette adresse doit être
communiquée dans les documents déposés auprès du tribunal de l'entreprise.
Toutes les notifications concernant l'Association aux organes d'administration et au contrôleur des
comptes sont faites à la dernière adresse électronique communiquée à l'Association ou, à défaut, à
la dernière adresse postale communiquée à l'Association. Tout changement sera notifié au Conseil
d'administration par courrier électronique avec accusé de réception ou par lettre recommandée ou
lettre avec accusé de réception.
A défaut d'adresse connue, tous les avis, communications, rappels, convocations et significations
relatifs aux affaires de l'Association seront valablement effectués au siège social de l'Association.
9.2    Règlements Administratifs
L'Assemblée générale adopte et modifie les Règlements Administratifs, qui met en œuvre et précise
les dispositions des présents statuts et régit les activités quotidiennes de l'Association, sur
proposition du Conseil d'administration.
L'article 3.4 décrit les procédures de vote pour l'adoption, la modification et l'abolition des
Règlements Administratifs.
En cas de divergence entre les Règlements Administratifs et les présents statuts, ces derniers
prévalent.
9.3     Droit applicable
Les Statuts, les Règlements Administratifs  et/ou les décisions de l'Assemblée générale et du Conseil
d'administration sont régis par le droit belge.
Pour tout ce qui n'est pas prévu dans les présents Statuts ou les Règlements Administratifs , seules
les dispositions du Code sont applicables.
9.4     Résolution des conflits
En cas de litige entre les Membres, les Observateurs et/ou l'Association concernant l'interprétation et
l'application des présents Statuts, des Règlements Administratifs  ou des décisions de l'Assemblée
générale ou du Conseil d'administration, les Membres, les Observateurs et/ou l'Association
soumettent le litige à la médiation conformément aux règles de médiation du CEPANI Le lieu de
médiation est Bruxelles. La langue utilisée en médiation est l'anglais.
Si, et dans la mesure où, un tel litige n'a pas été réglé dans le cadre de la médiation dans les deux
(2) mois qui suivent le début de la médiation, il est, après dépôt d'une demande d'arbitrage par l'une
ou l'autre des parties (un Membre/Observateur ou l'Association), soumis à un arbitrage et tranché
définitivement par celui-ci, conformément aux Règles d'arbitrage du CEPANI. Par ailleurs, si avant
l'expiration de ce délai de deux (2) mois, l'une des parties ne participe pas ou ne continue pas à
Volet B
participer à la médiation, le litige est, après introduction d'une demande d'arbitrage par l'autre partie,
soumis à l'arbitrage et tranché par celui-ci conformément aux règles d'arbitrage du CEPANI. Le
tribunal arbitral est composé de trois arbitres désignés conformément aux Règles d'arbitrage du
CEPANI. Le lieu d'arbitrage est Bruxelles. La langue utilisée en procédure d'arbitrage est l'anglais.
Nonobstant ce qui précède, si le droit national du Membre ou de l'Observateur ne permet pas à cette
Partie de soumettre un différend à l'arbitrage ou à la médiation, le différend sera porté devant le
tribunal national compétent de Belgique.
9.5    Langue
La langue de travail est l'anglais, sans préjudice des obligations légales applicables.
Les présents statuts ont été écrits en français et anglais. Les versions française et anglaise sont
déposées auprès du greffe du tribunal compétent. En cas de divergence entre les versions
susmentionnées, la version française prévaut.
ARTICLE 10. DÉFINITIONS
Dans les présents Statuts, les termes suivants ont la signification suivante :
"Statuts" désigne les présents statuts de l'Association.
"Association" désigne l'Association du nuage européen de science ouverte.
"Conseil d'administration" désigne le conseil d'administration de l'Association mentionné à l'article
4.1.
"Code" désigne le Code des sociétés et associations introduit par la loi du 23 mars 2019 et modifié
de temps à autre.
"Administrateurs" désigne les administrateurs de l'Association mentionnés à l'article 4.1.
"Assemblée générale" désigne l'assemblée générale de l'Association mentionnée à l'article 3.1.
"Règlements Administratifs " désigne les règles internes mentionnées à l'article 9.2.
"Membres" désigne les membres de l'Association mentionnés à l'article 2.
"Observateurs" désigne les observateurs de l'Association mentionnés à l'article 2.
"Science ouverte" désigne une approche du processus scientifique axée sur la diffusion des
connaissances dès qu'elles sont disponibles en utilisant les technologies numériques et
collaboratives telles que mentionnées à l'article 1.3.
"Président" désigne le président de l'Association mentionné à l'article 4.1.
"Secrétariat" désigne le secrétariat de l'Association mentionné à l'article 5.
"Secrétaire Général" désigne le Secrétaire Général de l'Association mentionné à l'article 4.1.
"Contrôleur des comptes" désigne le contrôleur des comptes de l'Association mentionné à l'article
7.4.
"Trésorier" désigne le trésorier de l'Association mentionné à l'article 4.1.
"Vice- président" désigne le vice-président de l'Association mentionné à l'article 4.1.
(...)
QUATRIEME RESOLUTION: Procuration pour les formalités.
L'assemblée confère tous pouvoirs à la société avec responsabilité limite "Grant Thornton
Accountancy, Tax & Legal", qui, à cet effet, élit domicile à 2600 Anvers, Potvlietlaan 6, ainsi qu'à ses
employés, préposés et mandataires, avec droit de substitution, afin d'assurer les formalités auprès
d'un guichet d'entreprise en vue d'assurer l'inscription/la modification des données dans la Banque
Carrefour des Entreprises et, le cas échéant, auprès de l'Administration de la Taxe sur la Valeur
Ajoutée.
(...)
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l'extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence, le
texte coordonné des statuts).
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173, 1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Tim Carnewal
Notaire