Naam
(voluit) : Sahaya International.eu
(verkort) : Sahaya.eu
Rechtsvorm : Rechtspersoon
Volledig adres v.d. zetel : Bloemstraat 4, 2470 Retie
Onderwerp akte : Notulen van de Buitengewone Algemene Vergaderingen 1) vrijwillige
ontbinding en 2) Vereffening
1) Vrijwillige ontbinding
Sahaya International.eu
VZW
Bloemstraat 4, 2470 Retie
Ondernemingsnummer: 0817.323.879 Rechtspersonenregister
Turnhout
an@sahaya.eu
www.sahaya.eu
Telefoon: 014 32 41 60
Notulen van
de Buitengewone Algemene Vergadering Sahaya.eu,
Vergadering 23 februari 2025, vanaf 16 u
Locatie: Bloemstaat 4 - 2470 Retie
Deze vergadering vindt plaats zowel fysiek als online
Aanwezig
Voor Sahaya.eu:
Koen Van Rompay - Voorzitter
Paul Verlodt - Ondervoorzitter
An Van Rompay - Dagelijks bestuurder en penningmeester
Veerle Olbrechts - Secretaris
Nicolaas Soethout - Bestuurder
Raf Van Eyken - Lid van de algemene vergadering
Robin Van Loock - Lid van de algemene vergadering
Astrid Royackers - Lid van de algemene vergadering
Jeannine Luyten - Lid van de algemene vergadering
Joan Schelpe - Lid van de algemene vergadering
I.Buitengewone algemene Vergadering Sahaya.eu
Aanwezig
Koen Van Rompay - Voorzitter
Naam en hoedanigheid van de instrumenterende notaris, netzij van de perso(o)n(en)	Voorkant
Paul Verlodt - Ondervoorzitter
An Van Rompay - Dagelijks bestuurder en penningmeester
Veerle Olbrechts - Secretaris
Nicolaas Soethout - Bestuurder
Raf Van Eyken - Lid van de algemene vergadering
Robin Van Loock - Lid van de algemene vergadering
Astrid Royackers - Lid van de algemene vergadering
Jeannine Luyten - Lid van de algemene vergadering
Joan Schelpe - Lid van de algemene vergadering
Agenda
1.Verwelkoming door de voorzitter
2.Sahaya.eu: Voorstel tot ontbinden vzw en vereffening
a. Verduidelijking van de redenen
b.Staat van Activa
c.Stemmen - aangenomen als 4/5 voor ontbinding, onthoudingen worden niet meegerekend
d.Benoeming van 1 of meer vereffenaars
1.Verwelkoming door de voorzitter
De Voorzitter Koen Van Rompay opent de algemene vergadering van Sahaya.eu om 16 u en stelt vast dat
de algemene vergadering rechtsgeldig werd bijeengeroepen.
Voor deze vergadering is de aanwezigheid of vertegenwoordiging van 4/5 van de werkende leden van
Sahaya.eu vereist.
De vergadering stelt vast dat zij rechtsgeldig is samengesteld en bevoegd is om te beraadslagen en dat zij
rechtsgeldig kan beslissen over de agenda die haar wordt voorgelegd.
Elk lid heeft één stem.
De leden van de algemene vergadering werden op de hoogte gebracht via de agenda van de algemene
vergadering over de beslissing tot ontbinding van de vzw.
2.Sahaya.eu: Voorstel tot vrijwillig ontbinden vzw en vereffening
a. Verduidelijking van de redenen
Sinds 2007 werkt Sahaya.eu vzw nauw samen met Sawes vzw. Omdat verschillende bestuursleden van
Sawes willen stoppen, ze blijven wel lid, en vermits beide vzw's dezelfde doelen hebben en om tot een
sterkere organisatie te komen in België, is er op de Algemene vergadering van Sawes vzw op 23 juni 2024
beslist om de naam van Sawes vzw te wijzigen naar SAHAYA-SAWES vzw (ondernemingsnummer blijft
0430870931), het adres van de vzw naar Retie te verplaatsten, en een nieuw bestuur te verkiezen. Het
bestuur van SAHAYA-SAWES bestaat uit 6 bestuurders: 3 van Sahaya.eu en 3 van Sawes.
Om een verlenging te kunnen krijgen voor het uitschrijven van fiscale attesten voor SAHAYA-SAWES is
het belangrijk duidelijkheid te scheppen naar de FOD-ontwikkelingssamenwerking door de vzw Sahaya.eu te
ontbinden in 2025.
Er is voor deze goedkeuring (uitschrijven van fiscale attesten) in 2024 een aanvraagdossier ingediend
door SAHAYA-SAWES bij de overheid. De aanvraag wordt behandeld door 2 Federale overheidsdiensten:
·FOD-financiën: na controle blijkt dat Sawes vzw nog zo snel mogelijk de jaarrekening van 2023 en
achterstallige patrimoniumtaksen moet betalen. Een lid van de vorige Algemene Vergadering van Sawes zal
dit zo spoedig mogelijk in orde brengen.
·FOD-ontwikkelingssamenwerking: er is onduidelijkheid over de structuur van SAHAYA-SAWES en ze
vragen daarom om Sahaya.eu te ontbinden.
Als er geen goedkeuring geleverd wordt voor het uitschrijven van fiscale attesten door SAHAYA-SAWES
voor stortingen in 2025 moeten zij dit hun donateurs laten weten. Dit leidt mogelijk tot vragen om gestorte
bedragen terug te betalen, tot onduidelijkheid en mogelijk zelfs wantrouwen.
Vrijwillige ontbinding: toelichting
De dagelijkse bestuurder legt de procedure uit:
Sinds 1 mei 2019 (wetboek vennootschappen en verenigingen (WVV) zijn er 2 manieren om een vzw
vrijwillig te ontbinden.
Bij een vrijwillige ontbinding beslissen de leden van de vzw om de activiteiten stop te zetten. We zijn een
micro vzw en dienen geen commissaris aan te stellen voor de ontbinding.
De ontbinding van een vzw verloopt voor Sahaya.eu in twee fasen: de ontbinding en de vereffening.
Stappenplan = ontbinding en vereffening
·Stap 1: Algemene vergadering is bevoegd
Het behoort tot de exclusieve bevoegdheden van de algemene vergadering (av) van de vzw om zich uit te
spreken over een ontbinding van de vzw. Tot een ontbinding van een vzw wordt een buitengewone algemene
vergadering samengeroepen. Bij een buitengewone av moet je beslissingen met bijzondere meerderheden
nemen.
·Stap 2: Buitengewone Algemene Vergadering bijeenroepen
De bestuurders van de vzw (of de voorzitter van het bestuursorgaan) roepen een buitengewone av samen.
In de agenda van de vergadering aan de leden - die minstens 15 dagen voor de av wordt verzonden - staat
'de ontbinding van de vzw' vermeld als agendapunt.
·Stap 3: Vereiste aanwezigheden: ten minste vier vijfde
Om een geldige buitengewone av te houden, is minstens vier vijfde van de leden (in onze statuten van
2019) aanwezig of vertegenwoordigd. Zo niet, roep je een nieuwe av samen waarbij het aantal aanwezige of
vertegenwoordigde leden van geen belang is. De tweede av mag niet binnen de 15 dagen na de
oorspronkelijke av samenkomen.
·Stap 4: Beslissing tot ontbinding
De bestuurders lichten het voorstel van ontbinding toe op de av. Daarna is het aan de leden om te
stemmen over de ontbinding. De beslissing is enkel aangenomen met een meerderheid van vier vijfde van de
uitgebrachte stemmen, waarbij onthoudingen niet meetellen (niet in de noemer of de teller). De beslissing tot
ontbinding heeft het einde van het mandaat van de bestuurders tot gevolg. De leden verlenen kwijting aan de
bestuurders als de leden besluiten dat de bestuurders hun mandaat goed hebben uitgevoerd. Je laat deze
beslissing tot ontbinding publiceren (zie stap 10). Je moet bekendmaken dat je vzw in vereffening is. Daartoe
moet je op alle stukken (mails, facturen, website enz) de naam van de vzw vermelden, gevolgd door "vzw in
vereffening" en het adres.
·Stap 5: Vereffenaar(s) aanstellen
Als tot ontbinding wordt besloten, benoem je één of meer vereffenaars en start de vereffening. De
vereffenaar is niet per se een externe persoon ten opzichte van de vereniging, dit kan gerust een lid of een
bestuurder zijn. Een vereffenaar krijgt de opdracht om de activa en passiva van de vzw ten gelde te maken en
de rekeningen correct af te sluiten. In onze statuten staat niet voorgeschreven wie de vereffenaar wordt bij
een ontbinding. Bij gebrek aan een bepaling in de statuten, stemmen de leden van de av de vereffenaar(s) bij
een gewone meerderheid. Let wel op: de vereffenaar kan nog tot 5 jaar na zijn ontslag aangesproken worden
door schuldeisers die niet uitbetaald werden (bv omdat ze niet opgespoord waren).
·Stap 6: Afsluitende jaarrekening opmaken
Door de beslissing tot ontbinding eindigt het boekjaar van de vzw. De vereffenaars stellen een afsluitende
jaarrekening op die loopt van het begin van het boekjaar (in de praktijk meestal 1 januari) tot de datum van
ontbinding. De jaarrekening wordt goedgekeurd op de algemene vergadering en neergelegd op de griffie.
·Stap 7: Bestemmen van netto-actief
Blijven er activa over dan bepalen de algemene vergadering welke bestemming deze krijgt. Op dit
moment, 23 februari, staan er op de bankrekening gelden ingezameld voor de projecten van READ, BACHO-
K en Rafiki respectievelijk. De vereffenaar zal deze projectgebonden bedragen storten naar de
respectievelijke partnerorganisaties. Na de ontbinding en vereffening zal resterend geld overgeschreven
worden naar de bankrekening van SAHAYA-SAWES. Na verdeling van de resterende activa kan de
vereffening worden afgesloten.
·Stap 8: Financieel verslag opmaken
oVereffenaar moet de activa en passiva in kaart brengen, en een verslag maken aan de av over het netto-
actief, ten minste één maand voor de 2de algemene vergadering, waarin tot sluiting van de vereffening wordt
besloten. Indien de leden hiermee instemmen dan kan aan de termijn van 1 maand worden verzaakt.
oDe leden beschikken over een individueel onderzoeksrecht om na te gaan of de sluiting van de
rekeningen correct is verlopen
·Stap 9: Tweede algemene vergadering: sluiting van de vereffening
Als de vereffenaar(s) hun taak hebben volbracht en zij tot het besluit komen dat de vereffening kan worden
afgesloten, roepen zij opnieuw een algemene vergadering samen. De leden keuren het cijfermatig verslag
goed en beslissen tot sluiting van de vereffening. Als de vereffenaar(s) zijn of haar taak goed heeft volbracht,
Vanaf dat moment bestaat de vzw niet meer en begint de	verlenen de leden daarvoor kwijting.
verjaringstermijn van 5 jaar voor de resterende schuldvorderingen.
·Stap 10: Bekendmaking in Belgisch Staatsblad (BS)
Als deze beslissingen binnen de 30 dagen worden genomen kan je ontbinding en vereffening in dezelfde
formulieren publiceren bij de griffie.
De vereffenaar laat een aantal stukken publiceren in de bijlagen van het BS, binnen de 30 dagen na de av
waarin de beslissing werd genomen. Bij de griffie worden volgende documenten ingediend:
·De beslissing tot ontbinding
·De beslissing tot sluiting van de vereffening
·De benoeming en einde mandaat van de vereffenaar
·Kopie ID van de neerlegger
·De plaats waar de boeken van de vzw worden neergelegd en bewaard gedurende een termijn van
minstens 5 jaar. De leden van de av beslissen waar dit wordt bijgehouden
·formulier I: vul luik A (identificatie KBO-BS) en B (bekendmaking Belgisch Staatsblad) in (onderteken B
achteraan) en onderteken onderaan luik C. Leg in 3 exemplaren neer.
·formulier II (Bijkomende gegevens Kruispuntbank Ondernemingen): luik A: 1° en 2° a / luik C: 6° of 8/9 en
ondertekenen. Leg in 2 exemplaren neer.
·Kopie van het verslag van beide av'en
·Cijfermatig verslag van de vereffenaar
·Betaling aan FOD justitie: 162.99 euro, incl BTW BE 48 6792 0055 0227, bewijs toevoegen Formulier 1
Luik B
Al deze documenten en betalingsbewijs worden per post opgestuurd naar de bevoegde
ondernemingsrechtbank (griffie Turnhout).
Na publicatie van deze formulieren via de griffie zal de rechtstoestand van de vzw automatisch in de KBO
en het UBO-register aangepast worden.
·Stap 11: Informeer over stopzetting en toetreding tot SAHAYA-SAWES vzw
ode lokale besturen van Retie, Wommelgem, Heist-Op-den Berg
oLopende beursaanvragen, subsidieaanvragen
4de pijler	0
oDonorinfo en registreer SAHAYA-SAWES
0	Facebook
oNieuwsbrief donateurs
Ev. Kranten	0
o Sociale media
·Stap 12: Bankrekening afsluiten
·Het overschrijven van het netto-actief naar SAHAYA-SAWES vzw
·Het afsluiten van de rekeningen bij de bank
·Stap 13: Indienen rechtspersonenbelasting
Na sluiting van de vereffening dient de vzw nog een laatste aangifte in als rechtspersonenbelasting voor
het lopende belastbare tijdperk dat loopt van 1 januari (als het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar) tot de
datum van de sluiting van de vereffening. Deze aangifte, dien je in binnen de zes maanden na de sluiting van
de vereffening.
b. Staat van activa
De staat van activa werd getoond in boekhoudprogramma en in een excel-file en goedgekeurd. Op 21
februari staan volgende bedragen op de bankrekening: 9235.17 euro moet nog gestort worden naar READ,
8012.71 euro naar BACHO-K en 8150,05 euro naar Rafiki. Voor algemeen beheer is er nog 3222.31 euro. Het
restbedrag wordt overgezet naar SAHAYA-SAWES. Er zijn geen openstaande schulden.
Op 21/02/2025 bedragen de activa van de vzw: op de bankrekening: 28630,04 euro. Er zijn geen andere
activa. Alle passiva van de vzw zijn aangezuiverd. Dit werd goedgekeurd.
Een financieel verslag zal opgemaakt worden door de aangestelde vereffenaar minstens 14 dagen voor de
2de Algemene Vergadering die we plannen op zondag 13 april 2025.
c. Stemming voor ontbinding van Sahaya.eu
Het is belangrijk om alles zo snel mogelijk in het werk te stellen voor de goedkeuring voor het uitschrijven
van fiscale attesten door SAHAYA-SAWES.
De leden van de Algemene vergadering van Sahaya.eu zien het belang in van deze goedkeuring en gaan
daarom akkoord met de ontbinding van Sahaya.eu. Gelet op de bezorgdheid dat er nog veel stappen gezet
moeten worden zonder garantie op een goedkeuring wordt aan de ontbinding van Sahaya.eu een
opschortende voorwaarde voorzien aan SAHAYA-SAWES vzw. Het oude bestuur van Sawes vzw moet alle
administratie en financiën (jaarrekening 2023 en niet-betaald patrimoniumbelasting) in orde brengen bij FOD
Financiën alvorens Sahaya.eu tot ontbinding kan worden overgegaan.
De ontbinding van Sahaya.eu met bovenvermelde opschortende voorwaarde wordt AANGENOMEN met
eenparigheid van stemmen.
Nota, vandaag, 23 februari 2025 wordt Sahaya.eu nog niet ontbonden, maar wel zodra aan de
opschortende voorwaarden is voldaan. Er is beslist dat An Van Rompay dit zal opvolgen met het bestuur van
SAHAYA-SAWES, en zodra de opschortende voorwaarde voldaan is, dat dit dan de datum van ontbinding is.
Deze werkwijze wordt aangenomen met eenparigheid van stemmen.
An Van Rompay bevestigt dat na overleg op 29 maart met bestuurder Etienne Boonet en lid van de
Algemene Vergadering Mieke Van der Auwera dat de jaarrekening van Sawes van 2023 is neergelegd bij de
griffie, en dat de patrimoniumtaks betaald is. De opschortende voorwaarden vervallen.
Sahaya.eu is dus ontbonden op zaterdag 29 maart 2025.
De leden besluiten dat de bestuurders hun mandaat goed hebben uitgevoerd en verlenen kwijting aan de
bestuurders.
Door de beslissing tot vrijwillige ontbinding van de vzw start de vereffening van de vzw.
d. Benoeming van 1 of meer vereffenaars
Wordt aangesteld tot vereffenaar:
·An Van Rompay, Bloemstraat 4, 2470 Retie. An is de dagelijks bestuurder en penningmeester Sahaya.eu
- voorzitter SAHAYA-SAWES
Dit besluit is AANGENOMEN met eenparigheid van stemmen
De vereffenaar neemt het bestuur van Sahaya.eu over van het bestuur.
Locatie bijhouden boeken: Bloemstraat 4, 2470 Retie
Noch de vzw, noch de vereffenaar mag de gewone activiteiten van de vzw voortzetten. Alleen handelingen
die verband houden met de beëindiging van de activiteiten en/of met de vereffening, zijn toegelaten.
Vermits Sahaya.eu ontbonden is op 29 maart zal de 2de Algemene Vergadering doorgaan op zondag 13
april, waar de vereffenaar zijn verslag van activa en passiva toelicht. Doel is dat de leden het cijfermatig
verslag goedkeuren en beslissen tot sluiting van de vereffening. Als de vereffenaar zijn of haar taak goed
heeft volbracht, verlenen de leden daarvoor kwijting.
Vanaf dat moment bestaat de vzw niet meer en begint de verjaringstermijn van 5 jaar voor de resterende
schuldvorderingen
Alle beslissingen zullen bekendgemaakt worden door ze neer te leggen bij de griffie ter publicatie in het
Belgische Staatsblad en in de Kruispuntbank van Ondernemingen. (formulier I en II)
3.Sluiting van de Sahaya.eu vergadering
De voorzitter Koen Van Rompay sluit de vergadering om 17:00 uur.
4.Ondertekenen van de notulen van deze Buitengewone Algemene vergadering
Eensluitend verklaard afschrift, Ondertekend op 23 februari 2025
Veerle Olbrechts Secretaris Sahaya.eu
An Van Rompay Dagelijks bestuurder en penningmeester Sahaya.eu
Koen Van Rompay voorzitter Sahaya.eu
2) Vereffening
Sahaya International.eu vzw
Bloemstraat 4, 2470 Retie
Ondernemingsnummer: 0817.323.879
Gerechtelijk arrondissement: Turnhout,
RPR (locatie van ondernemingsrechtbank): ONDERNEMINGSRECHTBANK ANTWERPEN AFDELING
TURNHOUT (GRIFFIE), Dienst Vennootschappen, Wezenstraat 7, 2300 Turnhout
Email: an@sahaya.eu
Website: www.sahaya.eu
Notulen van de Buitengewone Algemene Vergadering Sahaya.eu: vereffening
Buitengewone Algemene Vergadering 13 april 2025, 19 u
Locatie: Deze vergadering vindt plaats online.
Aanwezig
Koen Van Rompay - Voorzitter
Paul Verlodt - Ondervoorzitter
An Van Rompay - Dagelijks bestuurder en penningmeester en vereffenaar
Veerle Olbrechts - Secretaris
Raf Van Eyken - Lid van de algemene vergadering
Robin Van Loock - Lid van de algemene vergadering
Astrid Royackers - Lid van de algemene vergadering
Verontschuldigd
Nicolaas Soethout - Bestuurder - geeft volmacht aan Paul Verlodt
Joan Schelpe -- Lid van de algemene vergadering- geeft volmacht aan Veerle Olbrechts
Jeannine Luyten - Lid van de algemene vergadering - geeft volmacht aan Koen Van Rompay
Agenda
1.Verwelkoming door de voorzitter
2.Geldigheid van beraadslaging en besluitvorming in deze Buitengewone vergadering
3.Vereffenaar geeft toelichting cijfermatig verslag en vraagt goedkeuring verslag
5.Goedkeuring vereffening
6.Kwijting van de vereffenaar en vzw houdt op te bestaan
7.
Rondvraag
1.Verwelkoming door de voorzitter
De Voorzitter Koen Van Rompay opent de bijzondere algemene vergadering van Sahaya.eu tot
vereffening om 19u en stelt vast dat de algemene vergadering rechtsgeldig werd bijeengeroepen.
Elk lid heeft één stem.
2.Geldigheid van beraadslaging en besluitvorming in deze Buitengewone vergadering
Voor de beraadslaging en besluitvorming van deze buitengewone vergadering is minimum een 2/3
vertegenwoordiging vereist. Aangezien alle leden vertegenwoordigd zijn, is hieraan voldaan.
3.Vereffenaar geeft toelichting cijfermatig verslag en vraagt goedkeuring verslag
Sahaya International.eu is op zaterdag 29 maart 2025 ontbonden zie Verslag van de Buitengewone
vergadering van 23 februari 2025. Volgende vereffenaar is aanwezig: Van Rompay An, Bloemstraat 4, 2470
Retie. Na toelichting van de financiële situatie van de vzw door de vereffenaar blijkt dat er maximaal 3
bijkomende kostenrekeningen worden verwacht. Het cijfermatig verslag opgesteld door de vereffenaar wordt
unaniem goedgekeurd.
4.Resterende netto-actief van de vzw en overdracht
In onze statuten van 2019 artikel 41 staat: "In geval van ontbinding en vereffening beslist (beslissen) de
Algemene Vergadering of de vereffenaar(s) over de bestemming van het vermogen van de vzw. In elk geval
wordt het bestemd aan een vereniging of stichting met een gelijkaardig belangeloos doel. "Het resterend
netto-actief van de vzw wordt in overeenstemming met deze statuten en met unanieme goedkeuring
overgedragen aan SAHAYA-SAWES vzw Bloemstraat 4, 2470 Retie Ondernemingsnummer: 0430870931.
5.Goedkeuring vereffening
Het Verslag en de vereffening wordt goedgekeurd door alle leden van de vergadering.
6.Kwijting van de vereffenaar en vzw houdt op te bestaan
De vereffening wordt goedgekeurd door de algemene vergadering en wordt afgesloten. De leden verlenen
kwijting aan de vereffenaar voor haar mandaat en de vzw houdt op te bestaan. De boekhoudkundige stukken
zullen gedurende de wettelijke termijn van 5 jaar bewaard worden op het adres van Van Rompay An,
Bloemstraat 4, 2470 Retie.
7. Rondvraag
De voorzitter Koen Van Rompay sluit de vergadering om 19u30.
Eensluitend verklaard afschrift, Ondertekend op 13 april 2025
Veerle Olbrechts Secretaris
An Van Rompay Dagelijks bestuurder en penningmeester
Koen Van Rompay voorzitter
An Van Rompay
Dagelijks bestuurder,
Penningmeester
Vereffenaar