Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : OpenStreetMap Belgium vzw
(verkort) : OSM.be
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel :
1090
België
Onderwerp akte : Oprichting
Jette
de Smet de Naeyerlaan 230 5
Statuten bij oprichting
Titel I: Benaming, zetel, doel en duur
Artikel I.1: Benaming
De vereniging draagt de naam OpenStreetMap Belgium vzw, afgekort OSM.be
Artikel I.2: Maatschappelijke zetel
De maatschappelijke zetel is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De vzw heeft een officiële
website en heeft een officieel e-mailadres.
Elke communicatie op dit adres door de leden wordt geacht geldig te zijn gebeurd. Het bestuursorgaan kan het
adres van de website en het e-mailadres wijzigen, zelfs indien zij voorkomen in de statuten.
Artikel I.3: Belangeloos doel en voorwerp van de vereniging
•    OpenStreetMap Belgium vzw is het gezicht van het OpenStreetMap project in België. De vzw ondersteunt
het project door een aanspreekpunt voor data-gebruikers te zijn. De vzw bouwt aan een inclusieve
gemeenschap van vrijwilligers en organisaties die de kaartdata onderhouden. De vzw verdedigt de visie van de
Belgische OpenStreetMap gemeenschap binnen de internationale structuren van het OpenStreetMap project.
•    De vzw voert projecten uit of ondersteunt onafhankelijke projecten die aan de kwaliteit en het gebruik van de
kaartdata kunnen bijdragen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over software projecten, technische ondersteuning,
mapathons en andere events.
•    Daarnaast kan de vzw alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de
verwezenlijking van haar doel, met inbegrip van commerciële en winstgevende activiteiten waarvan de
opbrengsten altijd volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van haar doel.
•    De vereniging mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan de
oprichters, de leden, de bestuurders of enig ander persoon behalve voor het in de statuten bepaald
belangeloos doel. Elke verrichting in strijd met dit verbod is nietig.
•    De vereniging kan als club toetreden tot een andere VZW die dezelfde doelen voor ogen heeft.
Artikel I.4: Duur
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.
 
Titel II: Leden
Artikel II.1: Natuurlijke personen
1002794017
•    De vzw streeft een zo groot mogelijk aantal leden na, op voorwaarde dat ze actief zijn binnen de organisatie.
•    Het minimum aantal leden is 10.
•    Alle natuurlijke personen kunnen lid worden op eenvoudig verzoek bij het bestuursorgaan van de vzw. Het
bestuursorgaan licht dan verder de verwachtingen van de vzw ten opzichte van (kandidaat-)leden toe: de
namen van de leden zijn publiek beschikbaar, er wordt
verwacht dat het lid naar vergaderingen komt en zich engageert voor de vzw. Eens het kandidaat-lid bevestigt
aan deze verwachtingen te voldoen, dan gaat het lidmaatschap automatisch in.
•    Het lidmaatschap is gratis.
•    Leden zijn niet anoniem. Er is een publieke lijst met de namen van de leden. Het is
toegestaan maar niet verplicht om ook de OpenStreetMap gebruikersnaam op die lijst te publiceren. De lijst
bevat ook de adresgegevens, maar deze worden niet gepubliceerd.
•    Het lidmaatschap kan geschorst worden door het bestuursorgaan bij niet-naleving van de gedragscode
zoals gedocumenteerd op osm.be/c_o_c. In geval van schorsing wordt het beëindigen van het lidmaatschap
geagendeerd op de volgende Algemene Vergadering.
•    Leden kunnen automatisch als ontslagnemend beschouwd worden. De organisatie verwacht een minimum
aan participatie van zijn leden. Wie bij twee opeenvolgende Algemene
Vergaderingen niet deelneemt (al of niet via volmacht) en zich niet verontschuldigt, wordt als ontslagnemend
beschouwd.
•    Het lidmaatschap kan op elk moment opgezegd worden door het lid mits een e-mail aan het
bestuursorgaan.
•    Leden hebben vanaf 60 dagen lidmaatschap stemrecht in de algemene vergadering en voor de
bestuursverkiezingen.
Artikel II.2: Rechtspersonen als aangesloten leden (corporate membership)
•    Elke organisatie die de missie van OpenStreetMap Belgium onderschrijft kan aangesloten lid worden.
•    Het lidmaatschap begint voor een jaar op de dag van ontvangst van het lidgeld.
•    Het lidgeld is gedifferentieerd tussen KMO’s en andere organisaties. Het bedraagt bij oprichting 1000 euro
voor KMO’s en 2500 euro voor andere organisaties en kan door de algmene vergadering hoogstens verdubbeld
worden. Het bedrag kan jaarlijks aangepast
worden bij beslissing van een algemene vergadering. Het lidgeld kan deels in de vorm van diensten in natura
aan de vzw betaald worden, in onderhandeling met het bestuursorgaan.
•    Het lidgeld kan tijdens een algemene vergadering vastgelegd worden.
•    OpenStreetMap Belgium ondersteunt de OSM-gerelateerde projecten van zijn leden, met advies en interne
promotie.
•    OpenStreetMap Belgium toont de logo’s van zijn corporate members in principe steeds tijdens events en op
promotiemateriaal.
•    Corporate members zijn slechts aangesloten leden, en hebben dus geen stemrecht tijdens de algemene
vergadering, noch voor het bestuursorgaan. Ze mogen wel deelnemen aan
algemene vergaderingen, tenzij er een besloten sessie is.
•    Het lidmaatschap kan door de organisatie op elk moment opgezegd worden. Lidgeld wordt echter niet
terugbetaald.
•    Het lidmaatschap kan door een stemming met 2/3de meerderheid tijdens een algemene
vergadering opgezegd worden bij niet-naleving van de gedragscode of bij acties die duidelijk ingaan tegen de
missie van de vzw.
 
Titel III: De algemene vergadering
Artikel III.1: Bevoegdheden
De algemene vergadering heeft volgende bevoegdheden:
•    de statutenwijziging.
•    de benoeming en de afzetting van de bestuurders en de bepaling van hun bezoldiging ingeval een
bezoldiging wordt toegekend.
•    de kwijting aan de bestuurders, alsook, in voorkomend geval, het instellen van de verenigingsvordering
tegen de bestuurders.
•    de goedkeuring van de jaarrekening en van de begroting.
•    de ontbinding van de vereniging.
•    enkel de AV kan een lid uitsluiten, met uitzondering van automatische uitsluiting zoals
beschreven onder artikel II.1. De stemming i.v.m. het uitsluiten van leden is volgens dezelfde regels als voor
het wijzigen van statuten.
•    de omzetting van de VZW in een iVZW, een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming of
in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming.
•    een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden.
•    alle andere gevallen waarin de wet of de statuten dat vereisen.
Artikel III.2: Timing
De jaarlijkse algemene vergadering zal plaatshebben in de loop van de eerste 3 maanden na het afsluiten van
het boekjaar. De goedgekeurde jaarrekening zal neergelegd worden bij de Griffie binnen de maand na
goedkeuring.
Een algemene vergadering kan worden bijeengeroepen telkens wanneer het bestuursorgaan dit noodzakelijk
acht of wanneer tenminste één vijfde van de leden er om vraagt.
Artikel III.3: Bijeenroeping
•    Datum, tijd en agenda moeten minstens 30 dagen op voorhand gecommuniceerd worden. Dit gebeurt per e-
mail. Officiële agendapunten kunnen achteraf niet meer toegevoegd worden. In dringende gevallen kan deze
termijn verkort worden tot 15 dagen, onder
voorwaarde dat er slechts één agendapunt is.
•    Een algemene vergadering kan fysiek, digitaal of hybride doorgaan.
 
Artikel III.4: Quorum & stemming
•    De algemene vergadering is geldig samengesteld indien minstens 1/4 van de leden aanwezig zijn. Op zijn
minst één bestuurslid moet aanwezig zijn. Wanneer de wet voor specifieke
beslissingen een hoger quorum vereist, moet dit uiteraard bereikt worden.
•    Beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid, behalve indien elders
gestipuleerd in dit document of door de wet. Voor het bepalen van de noemer rekenen we enkel geldige
stemmen, exclusief onthoudingen. Bij gelijkheid van stemmen is de
meerderheid binnen het bestuursorgaan doorslaggevend.
•    Tijdens algemene vergaderingen kunnen de statuten gewijzigd worden met 2/3de meerderheid. Teller en
noemer zijn de aanwezigen, exclusief nietige stemmen en
onthoudingen. Dit is enkel mogelijk indien minstens 2/3de van de leden aanwezig zijn. Indien dit niet gehaald
wordt, kan er voor een nieuwe zitting opgeroepen worden waarbij er geen minimum aanwezigheidsvereisten
zijn.
Artikel III.5: Volmachten
Elk lid kan een volmacht geven aan een ander lid mits een e-mail aan het bestuursorgaan en de ontvanger van
de volmacht. Een lid kan maximaal één volmacht ontvangen.
Artikel III.6: Voorzitterschap
De vergadering wordt voorgezeten door één van de aanwezige bestuursleden.
Artikel III.7: Aanwezigheid van derden
Externen kunnen als waarnemer door het bestuursorgaan worden uitgenodigd op de algemene vergadering als
dit in het belang van de vzw is.
Artikel III.8: Notulen
•    Verslagen van de algemene vergaderingen worden publiek gepubliceerd op osm.be/minutes en zijn ter
beschikking op de zetel van de vzw.
 
Titel IV: Het bestuursorgaan
Artikel IV.1: Mandaat
•    Het bestuursorgaan heeft alle bevoegdheden die niet wettelijk of statutair aan een ander orgaan van de
vereniging zijn toegewezen.
•    Het bestuursorgaan kan derden mandateren voor bestuurstaken of vertegenwoordiging.
Artikel IV.2: Samenstelling
•    Er zijn steeds niet meer of minder dan 3 bestuurders.
•    Enkel natuurlijke personen die lid zijn kunnen bestuurders zijn.
•    Bestuurders worden voor twee jaar verkozen door de leden (natuurlijke personen).
•    Wanneer de plaats van een bestuurder openvalt vóór het einde van zijn mandaat, hebben de overblijvende
bestuurders het recht een nieuwe bestuurder te coöpteren, ter vervollediging van het lopende mandaat. De
eerstvolgende algemene vergadering moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen. Bij
bevestiging beëindigt de gecoöpteerde
bestuurder het mandaat van zijn voorganger. Bij gebrek aan bevestiging eindigt het mandaat van de
gecoöpteerde bestuurder na afloop van de algemene vergadering, zonder dat dit afbreuk doet aan de
regelmatigheid van de samenstelling van het bestuursorgaan tot op dat ogenblik.
Artikel IV.3: Beëindiging van het mandaat
•    Bestuursleden kunnen op elk moment ontslag nemen mits een email aan het
bestuursorgaan. Indien een bestuurder ontslag neemt, volgen nieuwe verkiezingen.
•    Het mandaat van een bestuurder kan opgezegd worden tijdens een algemene vergadering bij eenvoudige
meerderheid.
•    Het mandaat van een bestuurslid vervalt automatisch bij verstrijken van de termijn, rechtsonbekwaamheid of
overlijden.
Artikel IV.4: Beraadslaging
•    De bestuurders handelen als een college.
•    Alle bestuurders dienen aanwezig te zijn. Een bestuurder kan zich wel laten
vertegenwoordigen door een andere bestuurder bij volmacht. Een bestuurder kan hierbij maximaal één andere
bestuurder vertegenwoordigen. Indien een bestuurder bij twee opeenvolgende bestuursvergaderingen afwezig
is zonder volmacht en zonder
verontschuldiging, wordt deze van rechtsweze als ontslagnemend beschouwd.
•    Beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid. Onthoudingen worden meegenomen in de
noemer.
•    Bij de bespreking van een agendapunt waarbij een aanwezige bestuurder een
vermogensrechtelijk voordeel kan hebben, mag deze niet deelnemen aan de bespreking. De bestuurder moet
dit zelf signaleren.
Artikel IV.5: Notulen
•    De notulen van de vergaderingen worden publiek gepubliceerd op osm.be/minutes. Deze worden
ondertekend door de voorzitter van de vergadering en de bestuursleden die hier om verzoeken.
 
Artikel IV.6: Vertegenwoordiging
Bij gerechtelijke handelingen wordt de vereniging vertegenwoordigd door twee bestuurders. Bij
buitengerechtelijke handelingen is de vereniging geldig vertegenwoordigd door de handtekening van één van
de bestuurders.
Artikel IV.7: Verkiezing van het bestuursorgaan
•    De bestuurders worden verkozen door de leden.
•    De drie kandidaten met de meeste stemmen worden verkozen.
•    Een verkiezing is slechts geldig indien minstens 1/2 van de leden deelnemen
•    Verkiezingen vallen samen met een algemene vergadering. Ze worden mee op de agenda gezet, en dus 30
dagen op voorhand aangekondigd. Gedurende 14 dagen kunnen leden die reeds minstens 60 dagen lid waren
op het moment dat de verkiezingen werden
aangekondigd zich kandidaat stellen. De bestuurders kunnen hierop een uitzondering maken mits een
unanieme beslissing.
•    Verkiezingen kunnen online en anoniem gebeuren in de aanloop naar de Algemene
Vergadering. De stemming word geopend eens de kandidaturen zijn afgesloten, en blijft mogelijk tot een dag
voor de Algemene Vergadering. De stemming gebeurt via opavote.com of een platform met dezelfde
functionaliteiten.
Titel V: Ontbinding
Artikel V.1: Bestemming van de activa
Indien de vzw opgedoekt wordt en er is een restvermogen, dan wordt dit overgedragen aan een opvolg-
organisatie, een andere Belgische vzw met een gelijkaardig doel (open, geo en co-creatief) of aan een andere
OpenStreetMap-gerelateerde non-profit organisatie.
Artikel V.2: Aanduiding vereffenaars
Bij vrijwillige ontbinding duidt de algemene vergadering een of twee vereffenaars aan en bepaalt hun
bevoegdheden.
Titel VI: diverse bepalingen
Artikel VI.1: Boekjaar
Elk jaar legt het bestuursorgaan de jaarrekening en begroting ter goedkeuring voor aan de algemene
vergadering en dit uiterlijk op 30 juni. Het geven van kwijting aan de bestuurders gebeurt via een apart
agendapunt. Het boekjaar loopt van 1 januari tot 31 december van hetzelfde jaar.
De goedgekeurde jaarrekening wordt uiterlijk één maand na goedkeuring neergelegd bij de
Ondernemingsrechtbank.
Artikel VI.2: Slotbepaling
Voor al wat niet voorzien is in deze statuten wordt verwezen naar het Wetboek Vennootschappen &
Verenigingen.
                                                                                                                                                                               
                                                                                                                                                                               
Andere gegevens zoals gecommuniceerd naar de Kruispuntbank van Ondernemingen
Contactgegevens van de rechtspersoon
                                                                                                                                                                               
E-mail : board@osm.be
Website : https://www.openstreetmap.be
Datum en termijn
                                                                                                                                                                               
Einde van het boekjaar : 31 December
Uitzonderlijk boekjaar : van de oprichtingsdatum tot 31/12/2023
Maand van de algemene vergadering : Maart
Duur : onbeperkt
                                                                                                                                                                               
Niet statutaire functies
                                                                                                                                                                               
Bestuurder (natuurlijk persoon)
Joost Schouppe
Kluisbos 31, 1501 Halle
                                                                                                                                                                               
Bestuurder (natuurlijk persoon)
Jonathan Beliën
de Smet de Naeyerlaan 230 5, 1090 Jette
                                                                                                                                                                               
Bestuurder (natuurlijk persoon)
Thierry Jimenez-Scholberg
Quinauxstraat 3, 1030 Schaarbeek