N° d'entreprise : 0403353120
Nom
(en entier) : FEDERALE Real Estate
(en abrégé) : F.R.E.
Forme légale : Société anonyme
Adresse complète du siège Rue de l'Etuve 12
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
DIVERS
Uitreksel uit de notulen van de Raad van Bestuur dd 23 april 2024.
DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN – VERTEGENWOORDIGINGS-BEVOEGDHEDEN EN
TOEWIJZING VAN BEVOEGDHEDEN
Algemene regel
Als algemene regel worden alle bevoegdheden inzake dagelijks bestuur toevertrouwd aan twee
leden van het directiecomité, die gezamenlijk handelen, met inbegrip van de bevoegdheid om
mandaten te verlenen aan personen voor individuele handelingen in het kader van het dagelijkse
bestuur.
Voor alle bedragen boven honderdduizend euro (100.000,00 €) is de handtekening van de CEO
verplicht, behalve uitzonderlijk bij langere afwezigheid of onbeschikbaarheid.
De raad van bestuur beslist over te gaan tot een CASCADESYSTEEM :
De verdeling van de bevoegdheden is opgevat als een waterval: als de bevoegde persoon voor een
bepaalde taak niet aanwezig of verhinderd is, worden zijn bevoegdheden tijdelijk overgedragen aan
een persoon van een hoger niveau of aan iedere andere persoon aangesteld door middel van een
volmacht, tenzij anders bepaald.
Indien de afwezige of verhinderde persoon een lid is van het directiecomité, worden zijn
bevoegdheden overgedragen aan de CEO of een ander lid van het directiecomité.
Elk lid van het directiecomité  heeft alle bevoegdheden van de personen voor wie hij hiërarchisch
verantwoordelijk is, wanneer deze afwezig zijn.
Wanneer een bevoegdheid toegewezen wordt aan twee personen die gezamenlijk optreden, zal bij
afwezigheid of onbeschikbaarheid van één van beide personen, de bevoegdheid van deze laatste
automatisch overgedragen worden volgens het voornoemde cascadesysteem.
Voorafgaande opmerking: alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW en taksen.
Specifieke regels
Hieronder volgt een opsomming van de specifieke bevoegdheden die afwijken van de algemene
regel met betrekking tot de bevoegdheidsdelegatie.
De raad van bestuur beslist om de volgende bevoegdheden toe te kennen aan:
A. Vastgoed
De algemene regel die stelt dat de handtekening van de CEO verplicht is voor alle bedragen boven
de honderdduizend euro (€100.000,00) is niet van toepassing op deze titel “ A. Vastgoed”.
A1. Beschikking over onroerende goederen – Overgaan tot aankoop of verkoop van alle onroerende
goederen of rechten. De verkoopprijs geheel of gedeeltelijk overdragen aan alle ingeschreven
schuldeisers, alle regelingen treffen met laatstgenoemden. Het verrichten van inbrengen in natura in
Special Purpose Vehicles (SPV’s).
Alle waarborgen stellen of ze aanvaarden.
De hypotheekbewaarder ervan ontslaan ambtshalve inschrijving te nemen, handlichtingen verlenen,
geheel of gedeeltelijk opheffing verlenen van alle ambtshalve of andere inschrijvingen. Alle
prioriteiten, pariteiten, restricties en beperkingen van voorrechten en hypotheken verlenen. Alle
handelingen stellen om de goederen te plaatsen onder het stelsel van de mede-eigendom,
lastenkohieren laten opstellen, verkavelen in loten en de erfdienstbaarheden bepalen: 
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen.
A2.    Huurovereenkomsten - Het onderhandelen over en ondertekenen van huurovereenkomsten
voor onroerend goed en alle nodige handelingen stellen die hieruit voortvloeien, inclusief die
strekkende tot de verlenging, wijziging of beëindiging van huurovereenkomsten:
- CEO, CLO, CFO, CCO, CIO, die met twee handelen;
- CFO, verantwoordelijke Legal / Sales /  Letting Real Estate, verantwoordelijke Project Management
Real Estate, CIO en verantwoordelijke Property & Finance Management, die met twee handelen,
voor bedragen tot vijftigduizend euro (50.000,00 €) per jaar;
- Verantwoordelijke Legal / Sales / Letting Real Estate, verantwoordelijke Project Management Real
Estate en verantwoordelijke Property & Finance Management, die alleen handelen, voor bedragen
tot vijfentwintigduizend euro (25.000,00 €) per jaar.
A3.    Erfpachtovereenkomsten - Alle erfpachtovereenkomsten, overeenkomsten betreffende het
recht van opstal of onroerende leasing afsluiten, wijzigen of opzeggen, de hypotheekbewaarder
ontslaan van ambtshalve inschrijving te nemen:
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen.
A4. Huurwaarborgen – Huurwaarborgen voor onroerende goederen ontvangen, bevestigen,
vrijmaken en terugbetalen:
- CEO, CLO, CFO, CIO, verantwoordelijke Legal / Sales / Letting Real Estate, verantwoordelijke
Project Management Real Estate en verantwoordelijke Property & Finance Management, die alleen
handelen.  
A5.    Hypothecaire handlichting – De vennootschap met of zonder betaling doen afzien van elk
recht, elke gehele of gedeeltelijke handlichting toestaan, de schrapping van om het even welke
inschrijving of overschrijving, iedere kwijting verlenen aan de hypotheekbewaarders, elke afstand van
hypotheek, subrogatie of rang toestaan:
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen.
A6.    Bouwwerken – Het aanvaarden van kostenramingen en offertes tot het uitvoeren van
bouwwerken, inclusief de studiewerken die hiermee samenhangen, en alle  nodige handelingen
stellen die in het kader van deze bouwwerken nodig zijn:
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen;
- CFO, Verantwoordelijke Legal / Sales /  Letting Real Estate, verantwoordelijke Project Management
Real Estate, CIO en verantwoordelijke Property & Finance Management, die met twee  handelen,
voor bedragen tot € 50.000 (in volgorde van herstelling).
A7.    Herstellingen aan onroerende goederen – Het aanvaarden van kostenramingen en offertes tot
het uitvoeren van herstellingen aan onroerende goederen en alle nodige handelingen stellen die in
het kader van deze werken nodig zijn.
Wanneer de kostprijs van de herstelling hoger ligt dan € 100.000, wordt ze als een nieuwbouw
beschouwd (artikel A6.): 
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen;
- CFO, verantwoordelijke Legal / Sales /  Letting Real Estate, verantwoordelijke Project Management
Real Estate, CIO en verantwoordelijke Property & Finance Management, die met twee handelen,
voor bedragen tot vijftigduizend euro (50.000,00 €) (in volgorde van herstelling).
A8. Onderhoudscontracten – Offertes aanvragen, onderhandelen en aanvaarden. 
Onderhoudscontracten voor onroerende goederen ondertekenen, overmaken en verzenden en alle
handelingen stellen die hieruit voortvloeien:
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen;
- CFO, verantwoordelijke Legal / Sales /  Letting Real Estate, verantwoordelijke Project Management,
CIO en verantwoordelijke Property & Finance Management, die met twee handelen, voor bedragen
tot vijftigduizend euro (50.000,00 €) (per onderhoudscontract).
A9.    Ingebrekestellingen, aflossingsplannen en schikkingen – Het ondertekenen van
ingebrekestellingen, alsook het onderhandelen over en  ondertekenen van overeenkomsten inzake
achterstallige betalingen in het kader van overeenkomsten inzake onroerend goed:
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen;
- CFO, verantwoordelijke Legal / Sales / Letting Real Estate, verantwoordelijke Project Management
Real Estate, CIO of verantwoordelijke Property & Finance Management, die  met twee handelen,
voor bedragen tot vijfentwintigduizend euro (25.000,00 €). 
A10. Het investeren of desinvesteren in vastgoedvennootschappen – Overgaan tot aankoop of
verkoop van aandelen en/of onderschrijving of terugbetaling van obligaties (converteerbaar of
andere) in vastgoedvennootschappen, tegen de prijs, lasten en voorwaarden die de gevolmachtigde
redelijk acht en het onderhandelen van de hiervoor noodzakelijk of nuttig zijnde share purchase
agreement:
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen.
A11. Financiering van directe of indirecte investeringen in vastgoed – Aangaan, opzeggen of wijzigen
van kredietovereenkomsten betreffende het eigen vastgoedpark, inclusief het stellen van de
noodzakelijke waarborgen ter zake:
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen.
A12. Aanduiden van een vastgoedbeheerder indien deze activiteit niet door FRE zelf uitgevoerd
wordt – Het ondertekenen, opzeggen, aanvullen of anderszins wijzigen van beheers-
overeenkomsten aangaande onroerende goederen waarvan FRE eigenaar is:
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen.
A13. Subdelegatie – Delegatie van gedeeltelijke verantwoordelijkheden die hun toegewezen zijn uit
hoofde van deze titel “Vastgoed” door middel van een volmacht :
- CEO, CLO, CFO, CIO, die met twee handelen.
B. Andere domeinen
B1. Rechtszaken – Het nemen van besluiten, zowel als eiser dan als verweerder, met betrekking tot
juridische procedures voor de rechtbanken en/of arbitrageprocedures; het beslissen tot opstarten of
stopzetten van deze procedures; er de juridische opvolging van verzekeren en er met elk
rechtsmiddel de uitvoering van bekomen; het conciliëren, sluiten van dadingen en aangaan van
compromissen; het verlenen van kwijtingen aangaande specifieke overeenkomsten; het besluiten tot
het al dan niet berusten van gedane uitspraken; het goedkeuren, overhandigen, verzenden of
ondertekenen van correspondentie of instructies aan advocaten:
- CFO, verantwoordelijke Legal / Sales / Letting Real Estate, verantwoordelijke Project Management
Real Estate, CIO en verantwoordelijke Property & Finance Management voor rechtszaken in verband
met vastgoedactiviteiten, die alleen handelen.
- CLO en verantwoordelijke Human Resources voor rechtszaken met betrekking tot de Human
Resources activiteiten, die alleen handelen;
- CLO en verantwoordelijke Facility Management voor rechtszaken met betrekking tot de Facility
Management activiteiten, die  alleen handelen.
B2. Transacties BPost – Het verrichten van alle nodige transacties in het kader van de verzending
van gewone of aangetekende briefwisseling:
- Verantwoordelijke Facility Management, die alleen handelt.
B3. Diefstal en fraude m.b.t. goederen en medewerkers – Het zetten van de nodige stappen, en het
neerleggen van klacht in geval van diefstal en fraude m.b.t. goederen of medewerkers:
- Verantwoordelijke Facility Management, die alleen handelt.
B4. Contracten/bestellingen Facility Management – Het goedkeuren, overhandigen, verzenden of
ondertekenen van iedere overeenkomst in het kader van het beheer en onderhoud van de gebouwen
en de ondersteunende diensten, waarvan het bedrag verwijst naar de in de overeenkomst
opgenomen prijs voor goederen en/of diensten:
- CLO en CFO, die alleen handelen, voor bedragen tot honderdduizend euro (100.000,00 €);
- Verantwoordelijke Facility Management, die alleen handelt, voor bedragen tot
vijfentwintigduizend euro (25.000,00 €).
B5.   Bestellingen van HR-diensten en materiaal in het kader van de uitoefening van de HR-functie –
Het goedkeuren, verzenden en ondertekenen van overeenkomsten met betrekking tot het aannemen
van werk of de levering van materialen in het kader van de uitoefening van de HR-functie, waaronder
(leasing-) auto’s, in voorkomend geval beperkt tot een maximumbedrag, welk bedrag verwijst naar
het totale bedrag dat in het kader van zulke levering, leasing of aanneming wordt betaald, in
voorkomend geval beschouwd als een brutobedrag en/of op jaarbasis:
- CEO, die alleen handelt, voor de voorstellen van arbeidsovereenkomst;
- CLO, die alleen handelt, voor de arbeidsovereenkomsten waarvan het bedrag van het jaarlijkse
loon maximum  honderdduizend euro (100.000,00 €)  bedraagt, en voor de andere contracten, tot
een bedrag van honderdduizend euro (100.000,00 €);
- Verantwoordelijke Human Resources, die alleen handelt, voor de arbeidsovereenkomsten waarvan
het bedrag van het jaarlijkse loon maximum vijfentwintigduizend euro (25.000,00 €) bedraagt, tot een
bedrag van vijfentwintigduizend euro (25.000,00 €).
B6. Het openen en sluiten van rekeningen - Het openen en het sluiten van cash- of
effectenrekeningen, alsmede het verlenen van volmachten voor deze rekeningen met betrekking tot
de investeringsactiviteit niet- vastgoed uitgevoerd voor rekening van de verzekeringsondernemingen:
- Verantwoordelijke Accounting & Consolidation, die alleen handelt.
B7. Indienen van fiscale en parafiscale aangiftes:
Een interne medewerker aanstellen om de documenten van fiscale en parafiscale aangiftes in te
vullen en in te dienen op de daarvoor bestemde sites (niet-limitatieve lijst: BTW, roerende en
onroerende voorheffingen,…)
- Verantwoordelijke Accounting & Consolidation, die alleen handelt.
B8. Uitvoeren van betalingen – Het uitvoeren van betalingen, al dan niet via Isabel:
- CEO, CLO, CFO, COO, CIO, CTO, verantwoordelijke Accounting & Consolidation,
verantwoordelijke Human Resources, verantwoordelijke Facility Management, verantwoordelijke
Client Service BOAR, verantwoordelijke Client Service Niet-Leven & Leven, verantwoordelijke Focus
Team S1 & AO, responsable Change Management en verantwoordelijke Technology Department
RUN, die met twee handelen.
C.      Transversale vertegenwoordigingsbevoegdheden
C1. Algemene vertegenwoordigingen – Federale Real Estate vertegenwoordigen en, uit haar naam,
alle handelingen stellen bij alle besturen en alle machtigingen eisen wat betreft de verplichtingen die
zijn opgelegd door de wet en de reglementen:
- CEO, CFO, COO, CLO, CCO, CTO die alleen handelen.
C2. Vertegenwoordigingen in het kader van beroepsbelangen – Federale Real Estate
vertegenwoordigen bij de oprichting en op de vergaderingen van alle rechtspersonen, groeperingen
en/of instellingen die tot doel hebben beroeps- of andere belangen te organiseren of te verdedigen:
- CEO, CFO, COO, CLO, CCO, CTO, CIO, verantwoordelijke Legal / Sales / Letting Real Estate,
Verantwoordelijke Project Management Real Estate, verantwoordelijke Property & Finance
Management,  verantwoordelijke Human Resources, verantwoordelijke Facility Management en
verantwoordelijke Accounting & Consolidation, die alleen handelen.
 
 
Bijlage: HANDTEKENINGSBEVOEGDHEDEN
De Troch Tom – Chief Executive Officer (CEO) – voorzitter van het directiecomité
Vergeylen Véronique – Chief Legal Officer (CLO) – lid van het directiecomité
Hiërarchische verantwoordelijke van:
    •  Loppe Annick – Verantwoordelijke Human Resources
    •  Vandebotermet Vinciane – Verantwoordelijke Facility Management
    •  Wattiez JeanLouis – Verantwoordelijke Change Management
Ergo Tiny – Chief Financial Officer (CFO) – lid van het directiecomité
Hiërarchische verantwoordelijke van:
    •  Lovinfosse AndréFrançois – Verantwoordelijke Property & Finance Management
    •  Mayeur JeanMarc – Chief Investment Officer (CIO)
    •  Omid Amir – Verantwoordelijke Project Management Real Estate
    •  Renard Vincent – Verantwoordelijke Accounting & Consolidation
    •  Smeesters Trudo – Verantwoordelijke Legal / Sales / Letting Real Estate
Bollen Jean-Marie – Chief Commercial Officer (CCO)
Van Steen Werner – Chief Operating Officer (COO)
Hiërarchische verantwoordelijke van:
    •  De Smedt Rudy – Verantwoordelijke Client Service NietLeven & Leven
    •  Michel Patrick – Verantwoordelijke Client Service BOAR
    •  Van Vlaenderen Carl – Verantwoordelijke Focus Team S1 & AO
Berckmoes Ariane – Chief Technology Officer (CTO)
Hiërarchische verantwoordelijke van:
    •  Clement Stefaan – Verantwoordelijke Technology Department RUN
 
 
EENSLUIDEND ONTLEDEND UITTREKSEL
Meester Charles Huylebrouck, Notaris te Brussel