Ondernemingsnr : 0244 195 916
Naam
(voluit) : Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek
VITO	(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze Vennootschap
Volledig adres v.d. zetel : Boeretang 200 te 2400 Mol
Onderwerp akte : Delegatie van machten
In de zitting van 25 februari 2025 heeft de raad van bestuur de volgende beslissingen gedelegeerd, met de
mogelijkheid tot sub-delegatie:
Het dagelijks bestuur van de vennootschap werd toevertrouwd aan het ondernemingshoofd (CEO) en omvat
alle handelingen en beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de
vennootschap, evenals de handelingen en de beslissingen die om reden van het minder belang dat ze vertonen
of omwille van hun spoedeisend karakter de tussenkomst van de raad van bestuur niet rechtvaardigen.
In het kader van het dagelijks bestuur is het ondernemingshoofd bevoegd voor (i) het voordragen en
aanduiden van vertegenwoordigers voor het waarnemen van bestuursmandaten in andere vennootschappen,
(ii) VITO te vertegenwoordigen op de algemene vergaderingen van vennootschappen waarin VITO zetelt of
aandeelhouder is, en (iii) in het kader hiervan bij de bevoegde griffie van de ondernemingsrechtbank, bij ieder
ondernemingsloket en bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, alle verrichtingen te doen, verklaringen af te
leggen, documenten te ondertekenen en neer te leggen, en in het algemeen, alles te doen wat nodig of nuttig
is voor de uitvoering van het mandaat.
Het ondernemingshoofd kan de aan hem door de raad van bestuur gedelegeerde bevoegdheden delegeren
aan één of meerdere andere personeelsleden van VITO, met de mogelijkheid tot sub-delegatie.
De huidige bijzondere volmachtenregeling vervangt de vorige bijzondere volmachtenregeling integraal per
25 februari 2025.
De raad van bestuur behoudt de bevoegdheid voor alle aangelegenheden die niet uitdrukkelijk aan de
bijzondere volmachtdragers zijn gedelegeerd alsook voor alle beslissingen die de drempels in deze delegatie
overschrijden.
De raad van bestuur besluit de volgende bijzonder volmachten met ingang vanaf 25 februari 2025 te geven
aan de hierna vermelde personen met betrekking tot alle handelingen of samenhangende reeks van
handelingen zoals die hierna worden vermeld.
A.Categorieën van bijzondere volmachtdragers
Categorie 1
- Ingrid Vanden Berghe
- Inge Neven
Categorie 2
- Bert Bouwman
- Walter Eevers
- Leen Govaerts
- Carmen Six (2-F)
- Rudi Torfs
Categorie 3
- Peter Vercaemst (3-C)
- Marianne Wens (3-H)
Categorie 4
- Thomas Cardinaels
- Bert Gysen
- Clemens Mensink
- Dirk Vangeneugden
Categorie 5
- Bart Dooms
- Greet Laenen
- Klaas Leijssen
- Sven Nicolai
- Andy Perpet
- Haité Vanderwaeren (vanaf 01/05/25)
- Wouter Verherstraeten (5-F)
Categorie 6
Jan Biesemans, Metin Bulut, Dennis Clarijs, Nicole De Brucker, Maarten De Groote, Bart Deronde, Evelien
Dils, Jan Dries, Linsey Garcia-Gonzalez, Jeroen Geens, Inge Genné, Hanne Geudens, Stijn Janssen, Pieter
Lodewijks, Frank Meinke-Hubeny, Gert Otten, Eefje Peeters, Mieke Quaghebeur, Hans Rymenants, Paul
Schevelenbos, Piet Seuntjens, Daan Six, Frank Stals, Elise Steyaert, Raf Theunissen, Karolien Vanbroekhoven,
Karen Vanderstraeten en Ann Wouters.
Categorie 7
- Kristin Geboers
- Stijn Gebruers (7-H)
- Tom Gys (7-F)
- Els Huysmans (7-F)
- Bart Laenen
- Robin Leysen (7-H)
Categorie 8
- Caroline Backx (8-H)
- Charlotte Bierens (8-A)
- Yasin Baki (8-F)
- Hanneke Claessen (8-A)
- Steffie Cuypers (8-H)
- David Cuyvers (8-F)
- Elise Geysen (8-A)
- Piet Goossens (8-F)
- Taeko Ikoma (8-A)
- Erik Jansen (8-F)
- Wouter Jansen (8-H)
- Véronique Janssen (8-0)
- Herman Janssens (8-A)
- Stefanie Janssens (8-H)
- Sophie Joris (8-A)
- Filip Motmans (8-O)
- Inne Slaedts (8-H)
- Liselotte Vanbergen (8-H)
- Cindy Van De Reyd (8-A)
- Birgit Vandevelde (8-O)
- Jonah Van Opstal (8-F)
- Tom Vermeulen (8-F)
- Tinne Vorsters (8-F)
- Gwen Vos (8-A)
B.Bevoegdheden van de bijzondere volmachtdragers
De bijzondere volmachtdragers zoals opgesomd onder punt A hierboven, hebben de bevoegdheid om de
volgende documenten, overeenkomsten en akten te ondertekenen en handelingen te stellen, met de
mogelijkheid om de aan hen in dit delegatiebesluit toegekende bevoegdheden geheel of gedeeltelijk over te
dragen gedurende welbepaalde periodes.
De financiële impact van de te ondertekenen documenten, overeenkomsten en akten of van de te stellen
handeling bepaalt welke categorie(ën) van bijzondere volmachtdragers bevoegd is (zijn).
De bijzondere volmachtdragers van een hogere Categorie kunnen steeds de bijzondere volmachtdragers
van een lagere categorie vertegenwoordigen en in hun plaats treden.
1. Financiële verrichtingen
1.1 het openen, beheren en sluiten van bankrekeningen, inclusief het uitvoeren van dagelijkse bancaire
verrichtingen hierop;
1.2 het ondertekenen van fiscale aangiften, evenals de andere formulieren met betrekking tot de belastingen
en de andere reglementaire documenten;
1.3 Het ondertekenen van administratieve documenten of formaliteiten bij kredietinstellingen of andere
financiële instellingen, met inbegrip van (1) het aanpassen van de handtekeningsbevoegdheden op de
gebruikers aan de rekeningen en bancaire software (vb. Isabel) en (3) het toevoegen, wijzigen of schrappen
van rekeningen aan de bancaire software;
1.4 het aangaan, wijzigen of beëindigen van:
· krediet- of financieringsovereenkomsten tegen marktconforme voorwaarden, alsook het opnemen van
bankgaranties, straight loans en dergelijke meer binnen reeds bestaande lijnen;
· minnelijke regelingen;
· aankoop en verkoop van participaties in ondernemingen en vennootschappen;
· intekenen op kapitaalsverhogingen in ondernemingen en vennootschappen;
· huur- en leaseovereenkomsten van <9 jaar van onroerende goederen.
1.5 het aangaan, wijzigen of beeindigen van overeenkomsten en verklaringen die kaderen binnen het
operationeel beheer van de vennootschap, zonder exhaustief te willen zijn, worden hieronder ondermeer
bedoeld:
· fiscale aangiften te ondertekenen, evenals de andere formulieren met betrekking tot de belastingen en de
andere reglementaire documenten;
· aandeelhouders en/of inschrijvingsovereenkomsten;
· verzekeringspolissen, inclusief aangiften van schadegevallen;
· overeenkomsten tot het verlenen van sponsoring ;
· opstellen, ondertekenen en indienen van financiële verslagen in het kader van onderzoeksprojecten.
wordt toevertrouwd aan:
o Tot en met 500.000 €:
· Cat. 1 en Cat. 2-F samen optredend of een van hen samen met Cat. 3-C.
o Tot en met 100.000 €:
· Cat. 5-F samen met Cat. 7-F
o Tot en met 25.000 €:
. Cat. 7-F optredend met twee of samen met Cat. 8-F
o Zonder financiële impact:
· Cat. 5-F, Cat. 7-F of Cat. 8-F alleen optredend
2. Aankopen en bestellingen
2.1 Het aangaan, wijzigen of beeindigen van overeenkomsten met leveranciers voor de levering van
goederen of diensten of voor de uitvoering van werken door derden;
2.2 het ondertekenen van documenten in uitvoering van de goedgekeurde aankopen, hieronder begrepen
maar niet beperkt tot, bestelbonnen, vrijgave van door derden gestelde (bank)garanties en attesten van goede
uitvoering;
wordt toevertrouwd aan:
o Tot en met 500.000 €:
· Cat. 1 of Cat. 2
o Tot en met 143.000 €:
· Cat. 3, Cat. 4 of Cat. 5
o Tot en met 30.000 €:
· Cat. 6 of Cat. 7
o Tot en met 5.000 €:
· Cat. 8
3. Human Capital
3.1 Beslissingen tot ontslag van werknemers met een functieniveau tot en met 12, wordt toevertrouwd aan:
· Cat. 1 samen met Cat. 2 of Cat. 3-H
3.2 Beslissingen tot de aanwerving en alle beslissingen met betrekking tot het bezoldigingspakket van de
werknemers alsook het opnemen van afwijkende clausules in arbeidsovereenkomsten of de bijlagen ervan,
wordt toevertrouwd aan:
ovoor werknemers met een functieniveau van 10 tot en met 12:
· Cat. 1 samen met Cat. 2 of Cat. 3-H
ovoor werknemers met een functieniveau van 9 of minder:
· Cat. 3-H of 7-H samen met Cat. 5 of Cat. 6
3.3 De ondertekening standaard bijlagen aan arbeidsovereenkomsten, alle sociale documenten, waaronder
maar niet beperkt tot het personeelsregister, individuele rekening, loonfiches alsook alle documenten en
verklaringen in het kader van administratieve Human Capital-processen en dossiers behandeld door partners
in sociale zekerheid (sociaal secretariaat), wordt toevertrouwd aan:
· Cat. 7-H of Cat. 8-H alleen optredend
4. Offertes (CR) en projectvoorstellen (SBO) voor onderzoek of dienstverlening
4.1 Het ondertekenen van offertes en projectvoorstellen voor onderzoek of dienstverelening;
4.2 het ondertekenen van documenten, akten, overeenkomsten te ondertekenen die kaderen binnen de
reguliere werking van de vennootschap als strategisch onderzoekscentrum. Zonder exhaustief te willen zijn,
worden hieronder de volgende documenten en overeenkomsten bedoeld:
· vertrouwelijkheidsovereenkomsten (NDA);
· intentie- en andere verklaringen;
· termsheets en memoranda of understanding (MOU), zowel bindend als niet-bindend;
· samenwerkingsovereenkomsten;
· onderaannemingsovereenkomsten;
· overeenkomsten tot uitwisseling van materialen (MTA);
· overeenkomsten met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens;
· verhuurovereenkomsten van roerende goederen (pilootinstallaties).
wordt toevertrouwd aan:
o Tot en met 2.000.000 €:
· Cat. 1
o Tot en met 500.000 €:
· Cat. 2
o Tot en met 100.000 €:
· Cat. 4
o Tot en met 25.000 €:
· Cat. 6
o Zonder financiële impact:
· Cat. 8-O
5. Valorisatie
5.1 Het aangaan, wijzigen of beëindigen van overeenkomsten tot indienen, registratie, beheer of overdracht
van intellectuele rechten, joint ownership of licentie- of exploitatieovereenkomsten;
5.2 het aangaan, wijzigen of beeindigen van overeenkomsten met betrekking tot stageplaatsen,
doctoraatsbursalen en inschakelen van wetenschappelijke medewekers;
5.3 het aangaan, wijzigen of beeindigen van door de valorisatieraad goedgekeurde Jenings- of
kredietovereenkomsten aan start-ups onder welke vorm dan ook;
5.4 het aangaan, wijzigen of beëindigen van overeenkomsten met ondernemingen waarin de vennootschap
participaties heeft dan wel wil verkrijgen: inzake zowel aankoop als verkoop van participaties, akten en notulen
inzake maar niet beperkt tot statutenwijzigingen, fusies en ontbindingen, kapitaalsverhoginen en -
verminderingen, uitoefenen van opties, warranten en conversierechten, etc .;
wordt toevertrouwd aan:
o Tot en met 2.000.000 €:
· Cat. 1 samen met Cat. 2
o Tot en met 500.000 €:
· Cat. 2 samen met Cat. 2-F
o Tot en met 100.000 €:
. Cat. 4 samen met Cat. 6
o Zonder financiële impact:
· Cat. 4 of Cat. 6 alleen optredend
6. Corporate housekeeping
6.1 Het nakomen van vennootschapsrechtelijke en administratief-juridische verplichtingen, waaronder maar
niet beperkt tot het up-to-date houden van het aandeelhoudersregister, registraties bij het KBO, UBO,
kruispuntbank sociale zekerheid en andere loketten en overheidsdatabanken met inbegrip van de publicaties in
het Belgisch Staatsblad;
6.2 Het versturen of ontvangen van aangetekende zendingen, ondertekenen van vervoersdocumenten met
inbegrip van aangiften, verbintenissen, aanvragen, akten, vergunningen en documenten die voorgeschreven
zijn bij de wet of de reglementering inzake douane, accijnzen en vergunningen ten behoeve van invoer, uitvoer
en doorvoer alsmede alle documenten betreffende de boeten die eventueel zouden kunnen worden opgelopen
ingevolge het niet naleven van de wetten en reglementen betreffende de genoemde rechten en taksen;
wordt toevertrouwd aan:
o Tot en met 500.000 €:
· Cat. 1 samen met Cat. 2-F
o Tot en met 100.000 €:
· Cat. 2 of Cat. 3 samen met Cat. 5-F
o Tot en met 25.000 €:
· Cat. 7 samen met Cat. 7-F
o Zonder financiële impact:
· Cat. 8 samen met Cat. 8-F
De Raad verleent het mandaat aan de CEO om in functie van het verloop van het personeelsbestand de	:
namen van de gevolmachtigden te wijzigen en dit te publiceren in het Belgisch Staatsblad.
Inge Neven
CEO