Nº d'entreprise : 0428 158 097
Nom
(en entier) : EUROPEAN EDUCATIONAL EXCHANGES - YOUTH FOR
UNDERSTANDING
(en abrégé) : EEE-YFU
Forme légale : Association Internationale sans But Lucratif
Avenue Ernest Cambier numéro 161 à Schaerbeek (1030	Adresse complète du siège :
Bruxelles)
Objet de l'acte : Confirmation de la modification statutaire du 13 mars 2018-Création d'une
nouvelle fonction d'Adjoint au Secrétaire Général-Décision d'adopter une
version nouvelle des statuts en conformité avec les dispositions du Code
des sociétés et des associations-Renouvellement du mandat des
administrateurs et ratification-Pouvoirs
Monsieur Olivier Fava agissant en vertu des pouvoirs qui lui ont été conférés aux termes de l'Assemblée
Générale Extraordinaire des membres de l'Association internationale sans but lucratif « EUROPEAN
EDUCATIONAL EXCHANGES - YOUTH FOR UNDERSTANDING», en abrégé « EEE-YFU », ayant son
siège Avenue Ernest Cambier numéro 161, à Schaerbeek (1030 Bruxelles), Immatriculée au Registre des
Personnes Morales (Bruxelles) sous le numéro 0428.158.097, expose et requiert Maître Dimitri
CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire associé résidant à Bruxelles (1050 Bruxelles), Avenue Louise,
126, faisant partie de la Société à Responsabilité Limitée "Gérard INDEKEU - Dimitri CLEENEWERCK de
CRAYENCOUR ", BCE n° 0890.388.338, le douze décembre deux mil vingt deux, enregistré au bureau de
l'Enregistrement sécurité juridique de Bruxelles 3, le seize décembre suivant, volume 0 folio 0, case 31088, aux
droits de cinquante euros 50 (EUR), perçu par le Receveur, d'acter authentiquement les décisions adoptées aux
majorités requises lors de l'Assemblée Générale de l'Association du 10 octobre 2022, ainsi qu'il suit:
1)Confirmation de la modification statutaire du 13 mars 2018
L'assemblée générale des membres a décidé à l'unanimité de confirmer la modification statutaire intervenue
le 13 mars 2018, et publiée aux Annexes du Moniteur Belge du 21 janvier 2019 sous le numéro 0009530.
2)Création d'une nouvelle fonction d'Adjoint au Secrétaire Général
L'assemblée générale des membres a décidé à l'unanimité de créer une nouvelle fonction au sein de:
l'association qui sera celle d'Adjoint au Secrétaire Général, dont la nomination, les fonctions et les pouvoirs sont;
décrits dans les statuts ci-après adoptés.
3)Constatation de la mise en conformité des statuts de l'Association avec les dispositions du Code des
sociétés et des associations (CSA) et approbation d'une nouvelle version des statuts
Le comparant déclare et confirme que l'assemblée a décidé de soumettre l'association aux dispositions du;
Code des sociétés et des associations et d'adopter une version nouvelle des statuts, sans modifier l'objet et les
activités de l'Association, comme suit :
Section | Nom, siège social et objet de l'Association
Nom	1
L'Association est une association internationale sans but lucratif portant le nom « European Educational
Exchanges - Youth For Understanding », en abrégé « EEE - YFU ». Les denominations en entier et en abrégé
peuvent être utilisées alternativement. Cette Association est régie par les dispositions du livre 10 du Code des
Sociétés et des Association, ainsi que les arrêtés exécutifs dudit Code.
2 Siège social
· Le siège social de l'Association est situé en région de Bruxelles-Capital.
Il peut être transféré à tout autre endroit en Belgique francophone par décision du Conseil, sauf si un tel
transfert implique un changement de langue des présents statuts en application de la législation linguistique en
vigueur. Dans ce cas, le transfert du siège social doit obligatoirement être approuvé par l'Assemble Générale.
Tout changement du siège social doit être communique au Ministère de la Justice belge en vue d'être déposé à
son dossier et publié, aux frais de l'Association, aux Annexes du Moniteur belge.
L'Association peut, par décision du Conseil, établir des sièges administratifs, des sièges d'exploitation et des
succursales en Belgique ou à l'étranger.
3 Objet et activités
L'objet de l'Association est de promouvoir et de supporter en Europe, de façon non lucrative, la mission de
Youth for Understanding (YFU), qui vise à favoriser la compréhension interculturelle, le respect mutuel et la
responsabilité sociale à travers des échanges éducatifs pour des jeunes, des familles et des communautés.
A cette fin, l'Association a vocation à servir d'outil de coopération entre les organisations de YFU en Europe,
par le biais, entre autres, de :
(i) Fournir des services et du support à ses membres ;
(ii) Fournir des formations et des opportunités de développement aux différents intervenants des organisations
de YFU, incluant des étudiants, des bénévoles, le personnel et d'autres participants ;
(iii) Améliorer la visibilité publique de YFU en Europe et auprès des institutions et organisations européennes
. .
(iv) Militer en faveur de changements positifs dans la législation, les politiques et les programmes du
gouvernement afin de supprimer des obstacles et d'assurer un environnement favorable aux activités de YFU ;
(v) Créer des partenariats pour dégager des synergies et élargir l'impact ; et
(vi) Augmenter la conscientisation et récolter des fonds pour faciliter l'accomplissement de son objet et ses
activités.
4 Structure de l'Association
L'Association est régie par le biais des organes suivants :
(i)L'Assemblée Générale, regroupant tous les membres de l'Association - cf. Section II et Section [I]
(ii)Le Conseil, regroupant les membres élus du Conseil - cf. Section IV.
(iii)Le Secrétaire Général, désigné par le Conseil, et l'Adjoint au Secrétaire Général - cf. Section V.
Section II Membres
5 Types de membres L'Association comprend deux types de membres : (a) les membres non-votants et (b)
les membres votants.
6 Droits et obligations des membres
6.1 Droits
6.1.1 Tous les membre ont le droit :
(i) de participer aux réunions de l'Assemblée Générale ;
(ii) d'utiliser les services offerts par l'Association à ses membres selon les conditions générales (le cas
échéant) établies par le Conseil.
6.1.2 De plus, les membres votants (à l'exclusion des membres non-votants) ont également le droit : (i) de
votre à l'Assemblée Générale ; (ii) de proposer des candidats au Conseil en vertu de l'Article 16.4.
6.1.3 En cas de défaut de paiement par un membre de sa cotisation telle que mentionnée à l'article 29, si une
telle cotisation est due, le droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale, ainsi que le droit de proposer
des candidats au Conseil, est automatiquement suspendu si la cotisation reste impayée après un rappel
raisonnable.
6.2 Obligations
Tous les membres sont soumis aux obligations suivantes :
(i) Payer, le cas échéant, leur cotisation, telle que mentionnée à l'Article 29 ;
(ii) Se conformer aux présents statuts.
7 Admission des membres
7.1 Admissibilité d'un membre
Une organisation doit remplir les conditions suivantes pour être admissible en tant que membre de
l'Association : (i) Être dûment constituée selon ses lois nationales ; (ii) Être un membre non-votant ou votant de
YFU IES ; et (iii) Partage expressément les objectifs de l'Association tels que spécifiés à l'Article 3.
7.2 Procédure d'admission
Toute organisation souhaitant devenir membre doit envoyer une demande écrite adressée au Conseil. Le
conseil revoit la demande et décide de son admission lors de sa prochaine réunion. Le Conseil décide de manière
discrétionnaire : même si l'organisation postulante remplit les critères d'admissibilité, le Conseil n'est pas obligé
d'accepter l'organisation en tant que membre. Une fois sa décision prise, le Conseil informe l'organisation
postulante dès que possible.
8 Changement de statut d'un membre
Dès lors qu'une organisation est admise en tant que membre, son statut de membre votant ou non-votant est
automatiquement déterminé (et modifié) selon son statut de membre au sein de YFU IES : si le membre est un
membre non-votant de YFU IES, il est un membre non-votant de EEE-YFU ; si le membre est un membre votant
de YFU IES, il est un membre votant de EEE-YFU.
9 Démission des membres
Tout membre peut décider à tout moment de mettre fin à son statut de membre de l'Association. Dans un tel
cas, la démission prend effet, et le membre cesse d'être membre de l'Association, à partir du 1er janvier de
l'année suivant la date de réception par le Conseil du préavis de démission. Le préavis de démission doit être
reçu par le Conseil au moins 15 jours avant la date d'effet.
10 Exclusion des membres
Si un membre ne remplit plus les critères d'admissibilité stipulés à l'Article 7.1, le Conseil doit considérer
l'exclusion de ce membre au plus tard lors de sa prochaine réunion. Avant qu'une décision d'exclusion ne soit
prise par le Conseil, le membre concerné doit avoir la possibilité de défendre sa cause contre ladite exclusion. Si
le Conseil établit ensuite que les critères d'admissibilité ne sont plus remplis, il doit décider d'exclure le membre
en tant que membre de l'Association. Dans tel cas, l'exclusion prend effet immédiatement et le membre cesse
d'être membre de l'Association à compter du jour de la décision d'exclusion par le Conseil.
11 Conséquences de la fin du statut de membre
Une organisation qui cesse d'être membre de l'Association ne bénéficie plus d'aucun droit qu'elle possédait
précédemment à l'égard de l'Association, n'a pas droit sur ses actifs, et n'a pas droit au remboursement de ses
contributions précédentes ni à l'annulation de dettes déjà contractées auprès de l'Association qui n'auraient pas
encore été payées.
Section III Assemblée Générale
12 Rôle de l'Assemblée Générale
L'Assemblée Générale est l'organe général de direction de l'Association. Le rôle de l'Assemblée Générale est
de :
(i)Superviser les activités du Conseil ;
(ii)Prendre des décisions concernant les matières suivantes, qui sont réservées à l'Assemblée Générale :
(a) La modification des présents statuts ;
(b) L'élection des membres du Conseil (cf. Article 16.4) ;
(c) L'approbation annuelle du budget et des comptes annuels préparés par le Conseil ;
(d) La nomination d'un commissaire, le cas échéant ;
(e) L'octroi de la décharge des membres du Conseil et du commissaire, le cas échéant ;
(f) La dissolution et la liquidation de l'Association ;
(g) Toute autre décision requérant une décision de l'Assemblée Générale en vertu de la loi.
13 Composition de l'Assemblée Générale
L'Assemblée Générale est composée de tous les membres votants et non-votants de l'Association.
14 Prise de décision à l'Assemblée Générale
14.1 Droit de vote
Seuls les membres votants ont le droit de vote à l'Assemblée Générale. A l'exception de l'élection des
membres du Conseil (cf. Article 16.4), tous les membres votants ont une voix. Les membres non-votants de
l'Association ont le droit de participer à l'Assemblée Générale, mais n'ont pas le droit de vote.
14.2 Quorum requis et majorité
Pour qu'une décision soit valablement adoptée par l'Assemblée Générale, au moins la majorité des membres
votants doit participer au vote (l'abstention étant considérée comme une participation). A l'exception de l'élection
des membres du Conseil (cf. Article 16.4), les décisions prises par l'Assemblée Générale sont adoptées par une
majorité simple (c .- à-d. supérieure à 50%) des votes émus.
14.3 Forme de la prise de décision
Les décisions de l'Assemblée Générale peuvent être prises soit lors d'une réunion (cf. Article 14.4) soit par
écrit (cf. Article 14.5).
14.4 Réunions de l'Assemblée Générale
14.4.1 Fréquence
Le Conseil peut convoquer une réunion de l'Assemblée Générale quand il l'estime approprié. Une fois par an
au minimum, une réunion de l'Assemblée Générale doit être tenu pour l'approbation du budget de l'année en
cours et/ou à venir et des comptes annuels de l'année écoulée.
14.4.2. Forme des réunions
Les réunions de l'Assemblée Générale peuvent avoir lieu physiquement ou par tout autre moyen de
communication permettant une vraie délibération et simultanée entre tous les membres, ou en combinant ces
deux moyens. Si une réunion physique est tenue, les membres doivent avoir la possibilité de participer à distance.
14.4.3 Convocation et ordre du jour
Les réunions d'Assemblée Générale sont convoquées par le Conseil, avec une notification préalable d'un
délai minimum de 15 jours. Le Conseil établit également l'ordre du jour de ces réunions. Si au minimum cinq
membres votants de l'Association font une demande uniforme au Conseil pour convoquer une réunion
extraordinaire de l'Assemblée Générale avec un ordre du jour spécifique et des propositions de décisions
spécifiques, le Conseil doit convoquer une telle réunion et envoyer une convocation dans les 15 jours. Si le
Conseil ne convoque pas cette réunion dans les 15 jours, les membres votants qui ont fait la demande peuvent
convoquer cette réunion et envoyer eux-mêmes la convocation.
14.4.4 Présidence des réunions
Les réunions de l'Assemblée Générale sont présidées par le président du Conseil ou, en cas d'absence du
président du Conseil, par le membre du Conseil ayant gagné à pile ou face.
14.4.5 Représentations
Tout membre votant peut donner une procuration à un autre membre votant afin de se faire représenter à une
réunion de l'Assemblée Générale. Cette procuration doit être écrite et doit porter la signature (pouvant être sous
forme électronique) du(des) représentant(s) officiel(s) du membre votant donnant la procuration. Tout membre
votant ne peut représenter par procuration plus de deux autres membres votants à fois.
14.4.6 Invités aux réunions
Sur décision du président de la réunion, des non-membres peuvent assister aux réunions de l'Assemblée
Générale.
14.4.7 Liste de présence et procès-verbal
Une liste de présence est établie lors de chaque réunion. En cas de réunion physique, cette liste doit être
signée par le(s) représentant(s) officiel(s) des participants. Après chaque réunion de l'Assemblée Générale, un
procès-verbal est rédigé et approuvé par le Conseil au plus tard lors de sa prochaine réunion ne suivant pas
immédiatement la réunion de l'Assemblée Générale. Dès que le procès-verbal d'une Assemblée Générale est
approuvé, il est partagé avec l'ensemble des membres.
14.5 Décisions écrites
La procédure de décision écrite ne peut être appliquée pour des décisions requérant un acte notarié en vertu
de la loi belge. Le Conseil peut proposer des décisions écrites à tous les membres votants par courrier ou par
email, s'il le considère dans l'intérêt de l'Association. A compter de la date d'une telle communication, tous les
membres votants disposent d'un délai de 15 jours pour transmettre tout commentaire au Conseil par courrier ou
par email. Le Conseil doit communiquer les réponses obtenues par courrier ou par email à tous les membres
votants. Le Conseil peut envoyer un bulletin de vote ultérieurement ou en même temps que les communications
desdites réponses, incluant les propositions de décisions initiales, à tous les membres votants à qui il sera
demandé de renvoyer le bulletin dûment complété, daté et signée, dans un délai de 15 jours. Une décision est
considérée adoptée par cette procédure écrite lorsque la majorité requise à l'Article 14.2 est atteinte. Le Conseil
doit partager les décisions adoptées avec tous les membres dans un délai d'un mois à compter du dépouillement
des votes.
Section IV Le Conseil
15 Rôle du Conseil
Le Conseil est l'organe d'administration de l'Association. A l'exception des pouvoirs attribués à l'Assemblée
Générale par les présents statuts, tous les pouvoirs de l'Association sont exercés par le Conseil. Les membres
du Conseil doivent agir dans le meilleur intérêt du réseau dans son ensemble (et non uniquement dans l'intérêts
de leur organisation nationale), même s'ils ont été élus sur proposition d'un certain membre. Le rôle du Conseil
est, entre autres, de :
(i)Décider de l'admission de nouveaux membres de l'Association en vertu de l'Article 7 ;
(ii)Décider de l'exclusion de membres de l'Association en vertu de l'Article 10;
(iii) Convoquer et déterminer l'ordre du jour des réunions de l'Assemblée Générale en vertu de l'Article 14.4.3
(iv)Proposer des décisions écrites à adopter par l'Assemblée Générale en vertu de l'Article 14.5 ;
(v)Préparer le budget annuel et les comptes annuels de l'association en vertu de l'Article 29 ;
(vi)Décider, après consultation des membres, du montant des cotisations à payer par les membres en vertu
de l'Article 31 ;
(vii)Nommer et révoquer le Secrétaire Général ;
(viii)Octroyer la décharge au Secrétaire Général pour la gestion journalière de l'Association ; et (ix) Prendre
toute autre décision requérant une décision du Conseil en vertu de la loi.
16 Membres du Conseil
16.1 Composition du Conseil
Le Conseil est composé de trois membres
16.2 Durée des mandats du Conseil
La durée du mandat d'un membre du Conseil est en principe de deux ans et demi. Un membre du Conseil
peut être (ré)élu pour un (nouveau) mandat pour autant que ce membre du Conseil n'ait pas été membre du
Conseil International de YFU IES pendant plus de six ans et demi consécutifs au début du nouveau mandat pour
lequel une élection est organisée.
16.3 Qualifications requises pour les membres du Conseil
Afin qu'une personne puisse être valablement proposée en tant que candidat au Conseil, cette personne doit
16.3.1 être une personne physique ;
16.3.2 avoir été proposée par un membre votant de l'Association ;
16.3.3 ne pas avoir été proposée par la même organisation que celle qui a proposé deux membres du Conseil
International de YFU IES dont le mandat ne devrait pas être terminé avant le début du mandat du candidat au
Conseil ;
16.3.4 ne pas avoir été proposée par un membre votant ayant déjà proposé un autre membre du Conseil dont
le mandat continuerait après le début du mandat du candidat au Conseil ;
16.3.5 être l'unique personne proposée par un membre votant ;
16.3.6 avoir une connaissance suffisante de la langue anglaise afin de participer activement aux réunions du
Conseil ;
16.3.7 être en mesure d'être régulièrement disponible pour les réunions, physiques ou virtuelles, du Conseil ;
16.3.8 ne pas être un employé, un consultant, un membre d'un conseil, ou y être autrement étroitement
impliqué, d'une organisation en compétition directe avec YFU.
16.4 Election des membres du Conseil
16.4.1 Général
Les principes suivants s'appliquent à toutes les élections du Conseil :
(i)Les candidats pour le Conseil sont proposées par des membres votants. Seuls les membres votants ont le
droit de proposer et de voter pour les candidats au Conseil.
(ii)Une proposition valide d'un candidat au Conseil requiert :
(a) La confirmation du membre votant que le candidat remplit les critères stipulés à l'Article 16.3, utilisant le
formulaire joint à l'appel aux propositions de candidature, le cas échéant ;
(b) Une lettre de proposition de candidature par le membre votant proposant le candidat ; (c) Une lettre de
motivation personnelle par le candidat ;
(d) Le C.V. du candidat.
(iii)Les élections du Conseil ont lieu par voie électronique (par exemple par email) et moyennant un bulletin
de vote secret.
(iv)Les votes sont émis par les électeurs nationaux nommés par les membres votants en vertu de l'Article
16.4.2.
(v)Pour chaque élection, les candidats recevant le plus grand nombre de votes positifs sont élus.
(vi)En cas d'égalité entre deux ou plusieurs candidats, un second tour est organisé entre les candidats
concernés. Le délai de vote pour le second tour est d'une semaine après l'envoi des bulletins de vote du second
tour. Le Conseil peut décider de prolonger ce délai de vote si cette période se déroule pendant une période de
vacances pour uri grand nombre de membres votants. Si l'égalité continue, une toute nouvelle procédure de
candidatures et de vote est lancée, conformément aux provisions ci-dessus, uniquement pour les mandats pour
lesquels il y avait une égalité. Dans ce cas, le(s) mandat(s) pour le(s)quel(s) il y avait une égalité reste(nt)
vacant(s), mais les membres du Conseil déjà élus peuvent commericer leurs mandats.
(vii)Dès que les résultats de l'élection sont définitifs, ceux-ci (ainsi que la répartition des votes) sont envoyés
à l'ensemble les membres.
(viii)Toutes les communications concernant les élections du Conseil sont envoyées à la fois au directeur
national ainsi qu'au président de chacun des membres votants, pour autant que leurs adresses email soient
disponibles sur le système IT commun de YFU auquel tous les membres ont en principe accès.
16.4.2 Nomination des électeurs nationaux
Les électeurs nationaux sont nommés de la façon suivante :
(i)Le nombre d'électeurs nationaux dépend du choix de chaque membre votant : un ou plusieurs électeurs
nationaux peuvent être nommés en fonction du nombre de votes disponibles et du nombre de votes que le
membre votant alloue à chaque électeur national.
(ii)Lorsque l'appel aux propositions est envoyé en vertu de l'Article 16.4.3.
(iii) il est également demandé aux membres votants de nommer leur(s) électeur(s) national(aux) ainsi que le
nombre de votes alloué à chaque électeur national. Un rappel est envoyé après deux semaines. (ili) Dans le cas
où aucune réponse équivoque concernant la nomination d'électeurs nationaux et, le cas échéant, l'allocation des
votes n'est reçue d'un membre votant, les informations reçues dans le cadre de la dernière élection similaire
seront utilisées comme base pour autant que ces dernières soient raisonnables et pertinentes.
16.4.3 Procédure d'élection
Les élections pour les trois membres du Conseil sont organisées comme suit :
(i)Les élections ont lieu approximativement un an et demi après chaque conférence internationale de YFU
organisée par YFU IES.
(il)Les membres du Conseil sont proposés et élus uniquement par les membres votants.
(iii)Au minimum un mois avant la date limite de la proposition de candidats, un appel aux propositions de
candidats est envoyé à tous les membres votants de l'Association indiquant clairement (a) la date limite des
propositions et (b) une liste du nombre de votes détenus par chacun des membres votants et son total, ainsi que
le calcul de ces votes. Tous les membres votants peuvent proposer des candidats. La date limite des propositions
est le 1er novembre ou le 1er mai, en fonction de la date la plus proche de deux ans et demi suivant la dernière
élection régulière des membres du Conseil.
(iv)Une fois la date limite de proposition passée, les bulletins de vote sont envoyés aux électeurs nationaux
nommés par les membres votants (cf. Article 16.4.2), indiquant clairement la date limite de vote. La date limite de
vote est de deux semaines suivant la date d'envoi des bulletins. Le Conseil peut décider de prolonger ce délai de
vote si cette période se déroule pendant une période de vacances pour un grand nombre de membres votants.
(v)Pour chaque poste pour lequel une élection est organisée, les membres votants ont chacun entre un et
quarante votes, en fonction du nombre moyen de participations aux programmes durant les trois dernières
périodes complètes du 1er septembre au 31 août. Les règles de calcul suivantes s'appliquent :
(a) seuls les participants aux programmes durant plus de 31 jours sont pris en compte ;
(b) pour les programmes entre deux membres votants de l'Association, chaque participant au programme est
compté double : une première fois pour l'organisation d'envoi et une seconde fois pour l'organisation d'accueil ;
(c) en septembre de chaque année, pour chaque membre votant, le nombre de participants aux programmes
durant les trois dernières périodes complètes du 1er septembre au 31 août est déterminé et communiqué à tous
les membres. Le nombre de votes est alloué comme suit :
De 1 à 50 participants = 1 vote
De 51 à 100 participants = 2 votes
De 101 à 200 participants = 3 votes
De 201 à 400 participants = 6 votes
De 401 à 600 participants = 10 votes
De 601 à 800 participants = 20 votes
De 801 à 1.000 participants = 30 votes
De 1.001 à ... participants = 40 votes.
(vi)Abstraction faite de la limitation de l'Article 16.4.3
(vii)le nombre total de votes pouvant être émis dans une élection par tous les électeurs nationaux nommés
par un membre votant est égal à : (a) le nombre de votes déterminé sur base du tableau ci-dessus, multiplié par
(b) le nombre de postes au Conseil pour lesquels l'élection est organisée (c .- à-d. trois au maximum).
(viii)Cependant, le nombre total de votes d'un membre votant ne peut dépasser : (a) 25% (arrondi au nombre
entier le plus proche) du nombre total de votes disponibles aux membres votants tel que déterminé par l'Article
16.4.3 (vi), moins (b) un vote. Dans le cas d'une élection intermédiaire pour un poste vacant conformément à
l'Article 16.5.2(ii), ce seul de 25% est augmenté à 33% si deux postes sont vacants et augmenté à 50% s'il n'y a
qu'un poste vacant.
(ix)Chaque électeur national peut donner plusieurs votes par candidat, et peut même donner l'intégralité de
ses votes à un unique candidat.
(x)Les mandats des nouveaux membres du Conseil élus débutent soit au 1er janvier, soit au 1 juillet, en
fonction de la date la plus proche de deux ans et demi suivant le début des précédents mandats réguliers des
membres du Conseil. Le Conseil peut décider de reporter cette date d'une courte durée dans le cas où la
procédure d'élection n'est pas encore terminée à cette date.
· 16.5 Fin anticipée de mandat
16.5.1 Le mandat d'un membre du Conseil se termine de manière anticipée lorsque :
(i)ce membre du Conseil ne remplit plus les critères stipulés à l'Article 16.3 ;
(ii)ce membre du Conseil informe le Conseil par écrit qu'il/elle démissionne de son mandat ; ou
(iii)ce membre du Conseil a commis un acte qui constitue, au moment dudit acte, une infraction au code de
déontologie alors en vigueur (« Code of Ethics ») pour les membres du Conseil International de YFU IES et, après
avoir spécifié l'(les) infraction(s) présumée(s) et avoir donné l'occasion au membre du Conseil concerné d'être
entendu par le Conseil, le Conseil décide à l'unanimité de mettre fin au mandat du membre du Conseil en
question.
16.5.2 Lorsque le mandat d'un membre du Conseil devient vacant avant son terme:
(i) le perdant le plus haut placé (c .- à-d. la première personne non élue ayant obtenue le plus grand nombre
de votes) lors de la dernière élection du Conseil remplit le mandat, mais uniquement pour le temps restant du
mandat en cours ; et (ii) si aucune alternative d'un perdant n'est disponible, le mandat est rempli soit (a) lors de
la prochaine élection régulière du Conseil ou, si elle a lieu plus tôt, (b) en parallèle de la prochaine élection
régulière du Conseil d'Administration International de YFU IES, par l'organisation d'une élection intermédiaire du
Conseil au niveau de l'Association, étant entendu que :
(a) Le mandat est uniquement rempli pour la durée restante du mandat vacant ;
(b) Les membres votants qui ont proposé un autre membre actuel du Conseil n'ont pas le droit de voter lors
de l'élection pour le mandat vacant ;
(c) À l'exception des deux points ci-dessus et du moment de l'élection, la même procédure s'applique que
pour une élection régulière du Conseil.
16.6 Nomination du Président
Le Conseil élit un président parmi ses membres à l'issue de la première réunion de chaque année civile. Le
président peut être réélu pour une nouvelle période de maximum quatre ans consécutifs au même poste. Si le
mandat d'un président devient vacant avant son terme, une réunion du Conseil est convoquée dans un délai d'un
mois à compter de la date à laquelle le mandat est devenu vacant afin de remplir le mandat pour sa durée restante.
16.7 Rémunération et compensation des membres du Conseil
Le mandat de membre du Conseil n'est pas rémunéré. Cependant, les membres du Conseil sont remboursés
pour des dépenses normales et justifiées encourues dans l'exercice de leur mandat.
17 Pris de décision du Conseil
17.1 Prise de décision lors des réunions
Le Conseil peut valablement délibérer et voter lors d'une réunion (cf. Article 18) seulement si plus de la moitié
de ses membres participe à la réunion. Bien que le Conseil doive s'efforcer d'atteindre un consensus parmi les
membres du Conseil, les décisions prises par le Conseil lors d'une réunion sont en principe adoptées, après
délibération, sur base d'une majorité simple (c .- à-d. supérieure à 50%) de tous les membres participants à la
réunion.
17.2 Décisions écrites
17.2.1 De plus, le Conseil peut valablement adopter des décisions écrites sans réunions, à condition que :
(i) les critères de majorité stipulé à l'Article 17.1 sont respectés ; et
(ii) aucun membre du Conseil ne demande une réunion dans les deux semaines après l'envoi pour adoption
de la décision proposée aux membres du Conseil.
17.2.2 A cette fin, les décisions proposées sont envoyées à tous les membres du Conseil leur demandant de
répondre dès que possible par écrit en indiquant
(a) si ce membre du Conseil demande une réunion du Conseil, ou
(b) si ce membre vote positivement, négativement ou s'il s'abstient de voter.
17.2.3 Les décisions écrites sont considérées adoptées à la date à laquelle les conditions de l'Article 17.2.1
sont remplies ou, si plus tard, à la date spécifiée dans le document.
17.3 Conflits d'intérêts
17.3.1 Lorsqu'un membre du Conseil a un conflit d'intérêts concernant une décision proposée, autre qu'un
conflit identique ou très similaire à celui des autres membres du Conseil, ce membre du Conseil doit :
(i) déclarer et expliquer le conflit d'intérêts avant qu'une délibération concernant la décision proposée ait lieu
(ii) quitter la salle de réunion ou la conversation, et ne participer à aucune délibération, sauf si et pour autant
que le Conseil veuille poser certaines questions au membre du Conseil ayant un conflit ; et
(iii) s'abstenir de vote en ce qui concerne la décision proposée.
,
17.3.2 La situation personnelle du membre du Conseil ainsi que la situation du membre l'ayant proposé
comme candidat au Conseil sont prises en compte pour déterminer si un conflit d'intérêts n'existe dans le chef
d'un membre du Conseil.
17.3.3 Le conflit d'intérêts est mentionné dans le procès-verbal de toute réunion.
18 Réunions du Conseil
18.1 Forme des réunions
Les réunions du Conseil peuvent avoir lieu physiquement ou par tout autre moyen de communication
permettant une vraie délibération et simultanée entre tous les membres, ou en combinant ces deux moyens. Le
Conseil doit tenir au minimum une réunion par an, mais des réunions supplémentaires sont organisées si
nécessaire pour l'Association ou pour le réseau.
18.2 Convocation et ordre du jour
Les réunions du Conseil sont convoquées par le président du Conseil. Le président établit également l'ordre
du jour de ces réunions en étroite collaboration avec les autres membres du Conseil. La convocation est envoyée
à tous les membres du Conseil au minimum une semaine avant la date d'une réunion. En cas d'urgence, ce délai
de notification peut être raccourci.
18.3 Présidence de la réunion
Les réunions du Conseil sont présidées par le président du Conseil ou, en cas d'absence du président du
Conseil, par le membre du Conseil ayant gagné à pile ou face.
18.4 Invités aux réunions Sur décision du président de la réunion, des non-membres peuvent assister aux
réunions du Conseil.
18.5 Procès-verbal Après chaque réunion du Conseil, un procès-verbal est rédigé et approuvé par le Conseil
au plus tard lors de sa prochaine réunion. Dus que le procès-verbal d'une réunion du Conseil est approuvé, il est
partagé avec l'ensemble des membres de l'Association. Le Conseil peut décider de garder certaines parties du
procès-verbal confidentielles en cas de sensibilités personnelles.
19 Délégation de pouvoir
Le Conseil peut déléguer certains pouvoirs spécifiques à un ou plusieurs mandataires spéciaux. Le Conseil
ne peut pas déléguer l'entièreté de son pouvoir décisionnel.
20 Comités du Conseil
De sa propre initiative le Conseil peut mettre en place un ou plusieurs comités consultatifs. La composition de
ce comité, les conditions de nomination et de révocation, la rémunération et compensation (le cas échéant), la
durée du mandat des membres du comité consultatif, ainsi que ses procédures de fonctionnement sont
déterminées par le Conseil.
Section V Secrétaire Général et Adjoint au Secrétaire Général
21 Nomination et fonction du Secrétaire Général
Le Conseil nommera un Secrétaire Général. Le Secrétaire Général sera la personne physique ou la personne
morale étant nommée en tant que secrétaire général de YFU IES. Si YFU IES n'a pas nommé de personne
physique ou de personne morale comme étant son secrétaire général, le Conseil nommera toute personne
physique ou morale, n'étant pas un membre du Conseil, en tant que Secrétaire Général. Dans ce cas, le
Secrétaire Général sera nommé jusqu'à ce que YFU IES ait nommé une personne physique ou morale comme
étant son secrétaire général.
La fonction du Secrétaire Général sera rémunérée. L'Association couvrira toutes les dépenses raisonnables
exposées par le Secrétaire Général.
Le Secrétaire Général est nommé pour une durée déterminée ou indéterminée. Les termes et conditions de
son mandat seront déterminés par le Conseil.
Le mandat du Secrétaire Général prendra fin de plein droit et avec effet immédiat, (i) en cas de décès ou
d'incapacité, ou (ii) si le Secrétaire Général est sous administration provisoire, en faillite, en réorganisation
judiciaire, en dissolution ou en liquidation, ou fait l'objet de procédures d'insolvabilité de nature similaire selon les
lois de toute juridiction, ou (iii) par l'expiration de son mandat de secrétaire général de YFU IES.
Le Conseil peut révoquer le Secrétaire Général à tout moment et éventuellement avec effet immédiat, (i) sans
avoir à justifier de sa décision, (ii) sans qu'aucune compensation ou coût ne soient dus par l'Association, et (iii)
sans préjudice, le cas échéant, des dispositions obligatoires du droit du travail ou de tout contrat de service conclu
entre l'Association et le Secrétaire Général.
Le Secrétaire Général est libre de démissionner de ses fonctions à tout moment, en envoyant, par courrier
recommandé ou par tout autre moyen de communication écrite (y compris par email), avec accusé de réception,
sa démission au Conseil, le cas échéant, sans préjudice des dispositions obligatoires du droit du travail et de tout
contrat de service conclu entre l'Association et le Secrétaire Général. En cas de fin de mandat, du Secrétaire
Général, ou de révocation, le Secrétaire Général continuera à exercer les fonctions de son mandat jusqu'à ce
que le Conseil ait pourvu à son remplacement, dans les nonante (90) jours calendrier. En cas de fin du mandat
de Secrétaire Général pour quelque raison que ce soit, sans cessation simultanée du mandat de secrétaire
général de YFU IES, le Conseil nommera toute personne physique ou morale, n'étant pas un membre du Conseil,
en qualité de Secrétaire Général. Dans ce cas, le Secrétaire Général sera nommé jusqu'à ce que YFU IES ait
nommé une nouvelle personne physique ou morale comme étant son secrétaire général.
En cas de fin du mandat de Secrétaire Général pour quelque raison que ce soit, le Secrétaire Générale ne
pourra se prévaloir d'aucune demande d'indemnisation à l'égard de l'Association ou de son patrimoine, sans
préjudice, le cas échéant, des dispositions obligatoires du droit du travail et de tout contrat de service conclu entre
l'Association et le Secrétaire Général. Le Secrétaire Général fera rapport périodiquement au Conseil sur ses
actions et activités, ainsi qu'à la demande du Conseil.
Le Secrétaire Général sera un observateur permanent au Conseil, et aura le droit de participer à toutes les
réunions du Conseil, sans droit de vote et avec le droit d'être entendu. Toutes les convocations aux réunions du
Conseil doivent être simultanément notifiées au Secrétaire Général.
22 Pouvoirs du Secrétaire Général
Le Secrétaire Général aura les pouvoirs qui lui sont expressément accordés pas les présents statuts. Le
Secrétaire Général aura notamment les pouvoirs suivants :
(a) Etre responsable de la gestion journalière de l'Association ;
(b) Participer et contribuer à la gestion générale et à l'administration de l'Association ;
(c) Veilleur à assurer une prise de décision efficace au sein du Conseil et à la mise en oeuvre de la stratégie
de l'Association décidée par le Conseil ;
(d) Soumettre au Conseil les candidatures pour l'admission à la qualité de Membre;
(e) Exécuter les décisions du Conseil ;
(f) Embaucher et licencier le personnel de l'Association, dans les limites du budget approuvé ; et
(g) Assurer les relations publiques de l'Association, notamment en ce qui concerne la communication avec
les tiers ;
(h) Désigner le Secrétaire Général Adjoint. Le Secrétaire Général agira toujours sous la responsabilité du
Conseil et fera rapport périodiquement de ses actions et activités au Conseil, et/ou à la demande du Conseil.
23 Nomination et fonction du Secrétaire Général Adjoint
Le Secrétaire Général nommera un Secrétaire Général Adjoint qui sera chargé d'assurer les fonctions de
Secrétaire Général a chaque fois que ce dernier sera indisponible. La fonction du Secrétaire Général Adjoint sera
rémunérée. L'Association couvrira toutes les dépenses raisonnables exposées par le Secrétaire Général Adjoint.
Le Secrétaire Général Adjoint est nommé pour une durée équivalente à celle du Secrétaire Général.
Le mandat du Secrétaire Général Adjoint prendra fin de plein droit et avec effet immédiat, (i) en cas de décès
ou d'incapacité, ou (ii) si le Secrétaire Général Adjoint est sous administration provisoire, en faillite, en
réorganisation judiciaire, en dissolution ou en liquidation, ou fait l'objet de procédures d'insolvabilité de nature
similaire selon les lois de toute juridiction, ou (iii) par l'expiration du mandat de Secrétaire Général.
Le Secrétaire Général peut révoquer le Secrétaire Général Adjoint à tout moment et éventuellement avec effet
immédiat, (i) sans avoir à justifier de sa décision, (ii) sans qu'aucune compensation ou coût ne soient dus par
l'Association, et (iii) sans préjudice, le cas échéant, des dispositions obligatoires du droit du travail ou de tout
contrat de service conclu entre l'Association et le Secrétaire Général Adjoint. Le Secrétaire Général Adjoint est
libre de démissionner de ses fonctions à tout moment, en envoyant, par courrier recommandé ou par tout autre
moyen de communication écrite (y compris par e-mail), avec accusé de réception, sa démission au Secrétaire
Général, le cas échéant, sans préjudice des dispositions obligatoires du droit du travail et de tout contrat de
service conclu entre l'Association et le Secrétaire Général Adjoint.
En cas de fin de mandat, du Secrétaire Général Adjoint, ou de révocation, le Secrétaire Général Adjoint
continuera à exercer les fonctions de son mandat jusqu'à ce que le Secrétaire Général ait pourvu à son
remplacement, dans les nonante (90) jours calendrier. En cas de fin du mandat de Secrétaire Général Adjoint
pour quelque raison que ce soit, le Secrétaire Générale Adjoint ne pourra se prévaloir d'aucune demande
d'indemnisation à l'égard de l'Association ou de son patrimoine, sans préjudice, le cas échéant, des dispositions
obligatoires du droit du travail et de tout contrat de service conclu entre l'Association et le Secrétaire Général
Adjoint.
Le Secrétaire Général Adjoint fera rapport périodiquement au Secrétaire Général sur ses actions et activités,
ainsi qu'à la demande du Secrétaire Général.
24 Pouvoirs du Secrétaire Général Adjoint
Le Secrétaire Général Adjoint disposera de tous les pouvoirs accordés au Secrétaire Général selon l'Article
22 des présents statuts, à l'exception du point h, et à chaque fois que le Secrétaire Général sera indisponible. Le
Secrétaire Général Adjoint ne devra pas démontrer cette indisponibilité qui sera présumée dans tous les actes
qu'il posera.
Section VI Représentation externe de l'Association
25 Représentation externe de l'Association
L'Association est valablement représentée vis-à-vis de tiers et concernant tous les actes judiciaires et extra-
judiciaires (y compris le pouvoir de signature) par tout membre du Conseil agissant seul. Dans le cadre de la
`gestion journalière, l'Association sera aussi valablement représentée à l'égard des tiers et concernant toutes les
actes judiciaires et extra-judiciaires (y compris le pouvoir de signature) par le Secrétaire Général agissant seul
ou, en cas d'indisponibilité, par le Secrétaire Général Adjoint agissant seul. Aucune des personnes
susmentionnées ne doit justifier de ses pouvoirs à l'égard des tiers. En outre, l'Association sera aussi valablement
représentée à l'égard des tiers (y compris le pouvoir de signature), dans les limites de leur(s) mandat(s), par un
ou plusieurs mandataire(s) valablement mandaté(s) par le Conseil, par un ou plusieurs mandataire(s) dûment
mandaté(s) par le Conseil, ou, dans le cadre de la gestion journalière, par le Secrétaire Général agissant seul.
Section VII Finances
26 Exercice social
L'exercice social de l'Association commence le 1er janvier de chaque année et se clôture le 31 décembre de
la même année. PROCES-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE 13 / 15
27 Budget et rapport financier
Chaque année, le Conseil prépare un budget annuel pour l'année suivante et les comptes annuels de l'année
écoulée et les soumet à l'Assemblée Générale. L'Assemblée Générale approuver ceux-ci lors de sa prochaine
réunion.
28 Financement
L'Association peut être financée par le biais de cotisations, donations, legs et subventions venant de sociétés
privées, d'institutions nationales ou internationales, de gouvernements et de pouvoirs publics.
29 Cotisations des membres
29.1 Le Conseil peut décider d'imposer une cotisation à chaque membre. Le montant annuel de cette
cotisation doit être déterminé par le Conseil et communiqué aux membres au minimum 30 jours avant le début
de l'année durant laquelle ce montant sera dû. Le Conseil établit également les conditions de paiement.
29.2 Si une cotisation est imposée, le montant annuel est dû dans son intégralité pour chaque exercice social
durant lequel l'organisation a été membre, même s'il n'était que durant une partie de cet exercice social.
Section VIII Divers
30 Communications
Toute notification, renonciation et autre communication en lien avec ces statuts doivent être par écrit (ce qui
inclut les emails) et adressé à : (i) Dans le cas d'une communication à un membre de l'Association, au président
du Conseil (le cas échéant) et au directeur national du membre ; (ii) Dans le cas d'une communication au Conseil
: à tous les membres du Conseil (maximum trois) : (iii) dans le cas d'une communication à un membre du Conseil
: au membre concerné ; Dans chacun de ces cas, en utilisant les coordonnées listées sur le système IT commun
de YFU auquel tous les membres ont en principes accès.
31 Modifications des statuts
Sans préjudicie des formalités requises en vertu de la loi belge (par exemple, la nécessité d'un acte notarié
et/ou d'approbations spéciales requises pour certaines modifications statutaires), ces statuts ne peuvent être
modifiés que par l'Assemblée Générale conformément à la procédure de prise de décision qui s'applique à
l'Assemblée Générale (cf. Article 14).
32 Dissolution et liquidation
L'Assemblée Générale peut décider de dissoudre et liquider l'Association et, le cas échéant, décider de la
méthode de dissolution et de liquidation. Les actifs de l'Association doivent être utilisés à un but non lucratif. En
tout cas, aucun membre n'aura des droits sur des actifs à distribuer, sauf si ce droit est basé sur une relation
légale de ce membre avec l'Association autre que le fait d'être membre.
33 Règlement des différends
En cas de différend ou de désaccord entre un membre ou entre un membre ou des membres et EEE-YFU
découlant de l'application ou de l'interprétation de ces règlements, l'une ou l'autre des parties peut, et doit d'abord,
communiquer à l'autre partie les détails de ce différend ou désaccord, et les parties s'efforceront, dans un délai
raisonnable (mais pas moins de 20 jours ouvrables), de résoudre le problème d'un commun accord de bonne foi.
Si ce différend ou désaccord n'est pas résolu de cette manière par les parties dans ledit délai :
(i) Tout litige, controverse ou réclamation d'un membre ou de l'EEE-YFU découlant de ou lié aux présents
statuts sera définitivement réglé par un arbitrage conformément aux règles d'arbitrage accéléré de la CNUDCI
par un arbitre unique nommé conformément aux règles. Le lieu de l'arbitrage doit être conforme au règlement. La
langue à utiliser dans la procédure arbitrale sera l'anglais.
(ii) L'arbitre (a) réglera définitivement le différend et (b) rendra une décision sur la répartition entre les parties
des frais d'arbitrage raisonnables. Le jugement sur l'attribution d'un arbitrage et l'exécution d'une telle décision
peuvent être conclus et poursuivis devant tout tribunal compétent.
- Section IX Glossaire
EEE-YFU ou Association : European Educational Exchanges - Youth For Understanding aisb! Assemblée
Générale : l'assemblée Générale de EEE-YFU
Conseil : le conseil d'administration de EEE-YFU
Secrétaire Général : le secrétaire général de EEE-YFU
Secrétaire Général Adjoint : le secrétaire général adjoint de EEE-YFU
YFU IES : Youth For Understanding International Educational Services, Inc.
4) Renouvellement du mandat des administrateurs et ratification
L'assemblée générale a décidé à l'unanimité de renouveler le mandat des trois administrateurs en fonction,
avec effet rétroactif au 1er janvier 2022, pour une durée d'un an jusqu'au 31 décembre 2022, savoir :
-Monsieur Patrice Birot, domicilié à 37000 Tours, France, rue du Rapin, 5 ;
-Monsieur Simon Born, domicilié à 44801 Bochum, Allemagne, Markstrasse,334 ;
-Madame leva Dirvonskaité, domiciliée à 08235 Vilnius, Lituanie, K. Ladygos str. 1-118.
L'assemblée générale a décidé également de ratifier tous les actes qui auraient été posés par les
administrateurs depuis le 1er janvier 2022 jusqu'à ce jour.
5)Pouvoirs en matière administrative
Le comparant déclare également que l'assemblée générale des membres a décidé de conférer tous
pouvoirs :
-à Monsieur Olivier LEFEVBRE, Monsieur Olivier FAVA, et/ou Michaël TRAPENARD, dont les bureaux sont
établis rue Gachard 88/9 - 1050 Bruxelles, chacun ayant faculté d'agir individuellement et avec pouvoir de se
substituer, aux fins d'effectuer les démarches administratives subséquentes à la présente assemblée.
-au notaire soussigné pour les formalités à remplir pour la rédaction de la coordination des statuts, ainsi que
pour les démarches nécessaires à accomplir auprès des administrations et autres autorités publiques.
A ces fins, chaque mandataire pourra au nom de la société, faire toutes déclarations, signer tous documents
et pièces et, en général, faire le nécessaire.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
Gérard Indekeu, Notaire associé
Déposé en même temps : expédition conforme de l'acte, procurations, liste de présences, statuts coordonnés.