N° d'entreprise : 0450024174
Nom
(en entier) : ASSOCIATION DES OPERATEURS POSTAUX PUBLICS
EUROPEENS
(en abrégé) : POSTEUROP
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Boulevard Brand Whitlock 114
 : 1200 Woluwe-Saint-Lambert
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS), DIVERS
Il résulte du procès-verbal dressé par Maître Paul MASELIS, Notaire résidant à Schaerbeek
(Bruxelles)-second canton, agissant pour le compte de la société “MASELIS & DEVRIESE, Notaires
Associés”, dont le siège se situe à Boulevard Lambermont 336, le 6 octobre 2021, avant
enregistrement, que l'assemblée générale extraordinaire des membres de l’association internationale
sans but lucratif « Association des Opérateurs postaux publics européens » a pris les résolutions
suivantes :
Première résolution
En application de l’article 39, §1, alinéa 1 et 3 de la loi du 23 mars introduisant le Code des sociétés
et des associations et portant des dispositions diverses, l’assemblée générale décide d’adapter les
statuts aux dispositions du Code des sociétés et des associations.
Deuxième résolution
Comme conséquence de la résolution précédente, l’assemblée générale constate que les statuts
sont dès lors rédigés comme suit :
STATUTS
Article 1         Dénomination et durée
En 1993, une Association internationale sans but lucratif a été créée et dénommée Association des
Opérateurs postaux publics européens (PostEurop).
Cette Association est créée pour une période indéterminée.
Dans les présents Statuts, le terme Opérateur postal fait référence aux Opérateurs postaux
officiellement désignés par les pays membres de l’UPU, d’après la Convention de l’UPU.
Article 2         Siège – Courrier électronique- Site web
Le siège de l’Association est actuellement établi au Boulevard Brand Whitlock, 114 à B – 1200
BRUXELLES, situé dans la Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège peut être transféré dans tout autre endroit en Belgique par simple décision du Conseil
d'Administration, à condition que ce transfert n'entraînera pas un changement de langue des
présents Statuts conformément aux dispositions légales en matière d’usage des langues officielles
en Belgique.
Si le transfert du siège de l’Association implique un changement de la langue des présents statuts en
vertu de la règlementation linguistique applicable, seule l’Assemblée Générale sera compétente pour
décider du transfert du siège de l’Association conformément au quorum de présence et à la majorité
de vote des articles 15 et 16 des présents Statuts.
Le site web officiel de l’Association est: www.posteurop.org. L’adresse de courrier électronique
officielle de l’Association est: info@posteurop.org. Toute communication des Membres, des
administrateurs et, le cas échéant, du réviseur d’entreprise à cette adresse sera considérée comme
valable.
Le Conseil d’Administration peut modifier le site web et l’adresse de courrier électronique. La
modification est communiquée aux Membres, aux administrateurs et, le cas échéant, au commissaire
par courrier électronique ou tout autre moyen de communication équivalent.
Volet B
Les Membres peuvent communiquer à tout moment et les administrateurs et, le cas échéant, le
réviseur d’entreprise, peuvent communiquer au début de leur mandat une adresse électronique à l’
Association aux fins de communiquer avec elle. Toute communication à cette adresse électronique
est réputée être intervenue valablement. L’Association peut utiliser cette adresse jusqu’à ce qu’un
Membre ou un administrateur, ou, le cas échéant, le réviseur d’entreprise communique une autre
adresse électronique ou son souhait de ne plus communiquer par courrier électronique.
L’Association communique par courrier ordinaire ou par fax, qu’elle envoie le même jour que les
communications électroniques, avec les Membres ou les administrateurs et, le cas échéant, le
réviseur d’entreprise, pour lesquels elle ne dispose pas d’une adresse électronique.
Article 3         Vision, mission et objectifs
La vision de l’Association est:
PostEurop est le lien avec l’expertise postale.
En tant qu’Association fonctionnant grâce à ses Membres, leur interaction et leur coopération,
PostEurop aide ses Membres à suivre l’évolution des marchés et promeut leurs intérêts auprès des
parties prenantes.
Sa mission est:
PostEurop apporte de la valeur ajoutée à ses Membres en fonctionnant comme une plateforme de
coopération, de communication et d’innovation et en fournissant des solutions en accord avec ses
tâches et ses priorités.
L’Association fournit à ses Membres une interconnectivité, des initiatives de développement
commun, un partage des meilleures pratiques, ainsi qu’une aide et un soutien adapté sur demande,
en tenant compte principalement de la «perspective client» et des aspects du développement
durable. PostEurop se veut être une plateforme d’influence efficace au sein de l’environnement
réglementaire postal.
PostEurop est une Union restreinte de l’UPU et vise à être une voix influente en ce qui concerne les
questions liées à l’UPU.
PostEurop représente et soutient ses Membres auprès de parties prenantes externes lorsque cela
est pertinent et approprié.
Pour mettre en œuvre ses objectifs et sa mission, l’Association est principalement active dans les
domaines et activités suivants:
    •  Le contexte réglementaire de l’Union Européenne
    •  Les relations avec l’UPUniverselle et ses Unions restreintes
    •  L’efficacité dans les opérations, la qualité de service, l’interconnectivité
    •  Les évolutions du marché postal
    •  La responsabilité sociale des entreprises
Article 4         Activités, relations avec les institutions internationales et les autres organisations
Dans la mesure nécessaire à la réalisation de ses objectifs, l'Association entretient des relations
avec d'autres associations et institutions, tant nationales qu’internationales, et peut en devenir
membre après décision du Conseil d’Administration. L’Assemblée Générale en sera informée.
L’Association peut également inviter, avec l’accord des Membres concernés, d’autres organisations
ou des experts à participer à des activités déterminées.
L’Association exerce ses activités sur la base des présents Statuts et les dispositions obligatoires
des règlementations de UE et de ceux de l’UPU.
Article 5         Type d’Association
L'Association est régie par la Loi belge du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et des
associations et portant des dispositions diverses, publiée aux annexes du Moniteur belge du 4 avril
2019, et ses Arrêtés Royaux d’exécution, tel que modifié.
Article 6         Représentation des Membres de l'Association
L'Association est habilitée à présenter à des tiers, au nom de ses Membres, les positions communes
adoptées sur les sujets qui mettent en jeu les intérêts des Membres.
Cependant, l'adhésion à l'Association n'interdit pas aux Membres d'assurer leur représentation
auprès de toute organisation et dans quelque domaine que ce soit. Les Membres assurant eux-
mêmes leur représentation sont invités à en informer le Conseil d'Administration par l'intermédiaire
du Siège et sont invités à veiller à ne pas affaiblir la (les) position(s) de l'Association, ni gêner son
(ses) action(s).
Article 7         Admission et inscription des Membres
Les Opérateurs postaux publics européens des pays qui se retrouvent dans la définition de Territoire
européen (CEPT décision de Dresde, 1993), qui prestent un service universel et sont désignés
comme opérateurs postaux auprès de l’UPU peuvent devenir Membres de cette Association.
Les demandes d'admission doivent être adressées au Conseil d'Administration qui les soumet, pour
décision, à l'Assemblée Générale.
Volet B
Une demande d’adhésion doit inclure des informations sur le statut de société de l’opérateur postal
et ses activités.
Un membre est tenu de communiquer au Siège sa raison sociale officielle en alphabet latin et toute
modification de cette dernière.
Article 8         Perte de la qualité de Membre
Un Membre est en droit de démissionner de l'Association à la fin d'une année civile en en informant
le Conseil d'Administration par écrit ou par courrier électronique et moyennant un préavis de six
mois.
La qualité de Membre se perd automatiquement lorsque celui-ci cesse d'exister d’un point de vue
juridique.
A la proposition du Conseil d'Administration, l'exclusion d'un Membre est décidée par l'Assemblée
Générale dans les cas où ce Membre:
1)         manque à ses obligations financières envers l'Association (Art. 31 des présents Statuts);
2)         connaît une situation de liquidation ou de faillite;
3)         ne remplit plus les conditions de l'Article 7 des présents Statuts pour pouvoir bénéficier de
cette qualité ou;
4)         se conduit de manière gravement préjudiciable à la réalisation de l'objectif de l'Association.
Le Membre en question peut défendre sa position lors de l'Assemblée Générale (ou par écrit ou par
courrier électronique avant celle-ci) au cours de laquelle la proposition relative à son exclusion sera
considérée. Le Membre en question n'est pas autorisé à voter.
Article 9         Exclusion d’un Membre
L’exclusion d'un Membre fait l'objet d'une proposition du Conseil d'Administration. Cette proposition
sera soumise à l'Assemblée Générale, au moins deux mois après que le Conseil d’Administration en
ait notifié par écrit le Membre en défaut, conformément aux Statuts.
L'exclusion d'un Membre et la date à laquelle celle-ci prend effet sont décidées par l'Assemblée
Générale. La décision d'exclusion est notifiée au Membre en défaut par lettre recommandée avec
accusé de réception.
Article 10       Responsabilité pécuniaire de l'ancien Membre
Au cas où des Membres cessent de faire partie de l'Association, quelle qu'en soit la raison, ils restent
tenus d'acquitter à l'Association toute somme qu'ils lui devaient avant qu'ils ne perdent la qualité de
Membre, y compris leur part contributive pour l'année au cours de laquelle ils perdent cette qualité.
Article 11       Organes
Les organes de l'Association sont l'Assemblée Générale, qui est l’organe principal, le Conseil
d'Administration, le Siège, les Comités, les Cercles et les Transversales.
Article 12       Participation des membres et organisation des Assemblées Générales
Tous les Membres ont le droit d'assister aux Assemblées Générales.
Un Membre peut être représenté par un autre Membre. Un Membre ne pourra obtenir que deux
procurations d’autres Membres au maximum. Le Membre qui se fera représenter par un autre
Membre en avertira le Siège par écrit ou par courrier électronique avant l’ouverture officielle de l’
Assemblée Générale.
Chaque Assemblée Générale sera convoquée conjointement par le (la) Président(e) et le (la)
Secrétaire général(e) par écrit ou par courrier électronique. L'Assemblée sera présidée par un
représentant du Membre hôte, sauf dispositions contraires convenues par le Conseil
d'Administration.
Les date et lieu de l'Assemblée Générale seront fixés par le Membre hôte en accord avec le Conseil
d'Administration.
Une Assemblée Générale ordinaire est convoquée chaque année.
Une Assemblée Générale extraordinaire est convoquée dans les meilleurs délais après décision du
Conseil d'Administration, ou à la demande écrite ou par courrier électronique de deux tiers des
Membres de l'Association.
Article 13       Invitation à l’Assemblée Générale - Convocation
Une convocation des Membres à l'Assemblée Générale doit être faite par écrit ou par courrier
électronique au moins trente jours calendaires avant la date de la réunion. La convocation à l’
Assemblée Générale précisera la date et le lieu de la réunion et comprendra le projet d'ordre de jour.
Un bulletin de participation (physique ou en ligne) préparé par le Siège est transmis avec la
convocation. Ce bulletin de participation sera renvoyé par tous les Membres.
La documentation concernant l'ordre du jour de l'Assemblée Générale sera transmise aux Membres
dans les meilleurs délais, au moins dix jours calendaires avant le début de la réunion.
Toute convocation à l’Assemblée Générale devant être transmise à un Membre le sera par écrit ou
courrier électronique, conformément aux Statuts.
L’Association doit envoyer toutes les convocations à l’Assemblée Générale à un Membre par courrier
ou courrier électronique à son adresse enregistrée ou à une autre adresse que le Membre aura
communiquée au Siège à cet effet.
Volet B
Une convocation à l’Assemblée Générale sera considérée comme transmise au terme de quatre-
vingt-seize heures après son envoi.
Dans les cas d’urgence et exceptionnellement, le (la) Président(e) et le (la) Secrétaire général(e) de
l’Association peuvent conjointement décider d’organiser une réunion virtuelle de l’Assemblée
Générale, par téléphone ou par vidéoconférence (se déroulant uniquement par réunion virtuelle), à
laquelle tous les Membres devraient participer par les moyens de communication électronique mis à
disposition par l’Association. Ces moyens de communication électroniques doivent permettre (i) à l’
Association de vérifier l’identité et l’habilitation de tous les Membres, et (ii) à tous les Membres de
prendre part directement, simultanément et de façon continue aux discussions pendant la réunion et
d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels la réunion doit se prononcer.
Article 14       Pouvoirs de l'Assemblée Générale
L'Assemblée Générale est compétente pour exercer tous les pouvoirs afin de réaliser les objectifs de
l'Association. Les compétences de l'Assemblée Générale incluent mais ne se sont pas limitées à:
    •  la définition de la politique générale de l’Association;
    •  l'approbation de la Stratégie et du Plan d'action;
    •  le transfert du Siège de l’Association lorsqu’il entraîne un changement de langue des présents
Statuts conformément à la règlementation linguistique applicable;
    •  l'admission ou l'exclusion d'un Membre;
    •  l’élection et la révocation des membres du Conseil d’Administration;
    •  la désignation du Membre chargé d'organiser la prochaine Assemblée Générale;
    •  la modification et l’approbation des présents Statuts et du Règlement d’ordre intérieur de l’
Association; la dernière version du Règlement d’ordre intérieur a été approuvée par l’Assemblée
Générale de 6 octobre 2021.
    •  l'approbation des comptes, du rapport annuel et du budget, et la fixation des unités de
contribution spécifique aux Membres;
    •  l’octroi de décharge aux Administrateurs;
    •  la nomination et la révocation d’un ou plusieurs réviseurs d’entreprise de l’Association et la
détermination de sa ou leur rémunération;
    •  l’octroi de décharge au(x) réviseur(s) d’entreprise dans le cadre de son/leur mandat;
    •  la dissolution de l'Association, l’affectation de l’actif net de l’Association en cas de dissolution, et
la nomination d’un ou plusieurs liquidateur(s);
    •  la restructuration ou la transformation de l’Association en vertu de n’importe quelle procédure
prévue aux Livres 13 et 14 du Code des sociétés et des associations.
L'Assemblée Générale peut jouer le rôle de forum pour des conférences ou présentations d'experts
sur des sujets proposés par le Conseil d'Administration ou les Membres.
Les Membres ont le droit de ne pas appliquer une décision de l’Assemblée Générale contraire à leur
législation nationale. Dans ce cas, le Membre concerné en avertira le Conseil d'Administration. Les
décisions de l’Assemblée Générale doivent être en conformité avec les règlements de l’Union
Européenne.
Lors des Assemblées Générales, les Membres respecteront et suivront les indications sur la manière
de travailler telles que développées dans le Programme de Respect du Droit de la Concurrence de l’
Association.
Article 15       Quorum pour l'Assemblée Générale
Le quorum de présence requis à l'Assemblée Générale est fixé aux deux tiers des Membres de
l'Association autorisés à voter, qu'ils soient représentés par un mandataire dûment autorisé ou par le
titulaire d'une procuration dûment délivrée.
Si le quorum n'est pas atteint dans l’heure qui suit l’heure prévue pour la réunion, une autre
Assemblée Générale, portant sur le même ordre du jour, sera convoquée. Cinquante pour cent (50
%) des Membres doivent être présents ou représentés à cette Assemblée Générale, sauf dans les
cas d'admission ou d'exclusion d'un Membre, la dissolution de l'Association ou la modification des
Statuts, lorsqu’au moins deux tiers des Membres de l'Association autorisés à voter doivent être
présents ou représentés.
Article 16       Procédure de vote et de prise de décision aux Assemblées Générales
Une proposition soumise à consensus est adoptée si aucun Membre ne s'y oppose en levant la
main.
Pendant l'Assemblée Générale, le vote a lieu suivant un système pondéré, suivant la répartition des
voix entre les Membres, qui correspond au nombre d’unités de contribution conformément à l'Article
17 du Règlement d’ordre intérieur.
Par dérogation à ce qui précède, le vote pour l’élection du Conseil d’Administration a lieu selon un
système mixte de vote pondéré et non-pondéré, conformément aux dispositions de l’Article 21 des
présents Statuts.
Une abstention, un bulletin de vote blanc ou nul n’invalidera pas le scrutin et ne sera pas pris en
Volet B
compte.
A moins que l’Assemblée Générale n’en décide autrement, à la proposition du Conseil
d'Administration, un Membre n’aura pas le droit de voter ni de faire une déclaration négative sur un
sujet à consensus lors d’une Assemblée Générale si tous les frais relatifs à sa contribution financière
n’ont pas été reçus par le Siège dans le mois suivant la date due.
Le scrutin sera secret si au moins deux Membres en expriment le souhait. L'exclusion d'un Membre
ou l'élection pour le renouvellement du Conseil d'Administration fera toujours l'objet d'un scrutin
secret.
Lorsqu'il faut procéder à un scrutin secret, le (la) Président(e) du Conseil d'Administration désigne
des scrutateurs et fixe les conditions et procédures du scrutin. Les bulletins de vote indiquant le
nombre de voix de chaque Membre sont alors distribués aux Membres présents à la réunion. Après
avoir rempli les bulletins, les Membres sont invités par le (la) Secrétaire général(e), dans l'ordre
alphabétique des pays Membres, à glisser leurs bulletins dans l'urne.
Quand une Assemblée Générale est organisée par une réunion virtuelle conformément à l’article 13
des présents Statuts, les Membres qui participent à l’Assemblée Générale sont réputés présents à l’
endroit où l’Assemblée Générale se tient pour le respect des conditions de quorum et de majorité.
Article 17       Vote par correspondance
En cas d’urgence et exceptionnellement, le Conseil d'Administration peut décider de déclencher une
procédure de vote par correspondance ou de prendre une décision par correspondance. La
notification doit comprendre l'intégralité du texte de la proposition ou du texte de la décision.
Le vote par correspondance sera précédé d’une note explicative envoyée à tous les Membres
accompagnant la notification.
Chaque Membre dispose d'un mois, à compter de la date de l'envoi, pour notifier par écrit ou par
courrier électronique au Conseil d'Administration son approbation ou non du texte de la proposition.
Les votes ou les déclarations écrites ou électroniques que le Siège recevrait au-delà de ce délai ne
seront pas pris en considération. Le Conseil d'Administration se porte garant du caractère
confidentiel d'un vote.
Le Siège informe les Membres du résultat d'un vote dans les meilleurs délais, dans les cinq jours
ouvrables suivants les résultats.
Le vote par correspondance sera ratifié par l’Assemblée Générale au cours de sa réunion qui suit le
vote.
Article 18       Procès-verbal des réunions officielles
Les débats et les décisions de l’Assemblée Générale sont repris dans le procès-verbal qui inclut la
date, l’heure et le lieu de la réunion, les noms des Membres présents ou représentés, les noms des
personnes présentes, l’ordre du jour, les discussions se rapportant au sujet, les propositions
considérées et – le cas échéant – les résultats de vote.
Les débats des réunions du Conseil d’Administration sont repris sous forme de points d’action et de
décisions, qui incluent la date, l’heure et le lieu de la réunion, les noms des personnes présentes, l’
ordre du jour, les détails des propositions considérées et – le cas échéant – les résultats de vote.
Lors des Assemblées Générales et réunions du Conseil d’Administration, les points suivants sont d’
application:
    •  Les réunions sont susceptibles d’être enregistrées afin de faciliter le travail du Siège. Les
enregistrements sont confidentiels et seront détruits dès que les procès-verbaux concernés auront
été approuvés.
    •  Les membres souhaitant que leurs déclarations soient inscrites dans les procès-verbaux doivent
faire parvenir une demande écrite ou électronique au Siège. Le Siège inclura ces déclarations dans
une annexe adjointe au procès-verbal.
    •  Les procès-verbaux sont rédigés par le Siège dans le mois suivant la réunion. Les procès-
verbaux seront personnellement approuvés par le (la) Président(e) de la réunion et transmise en
français et en anglais à tous les Membres concernés dans les six semaines. Les objections aux
procès-verbaux et les propositions de modifications doivent être faites par écrit ou par courrier
électronique dans les quatre semaines suivant la date de la communication des procès-verbaux. En
cas d’objection, le Conseil d’Administration décide de la procédure d’approbation du procès-verbal.
    •  Le Siège s’assure que les procès-verbaux – et les annexes – soient classés pour information.
Ces procès-verbaux sont accessibles aux Membres sans aucune limite de temps et sont conservés
dans un registre au Siège de PostEurop.
Article 19       Modification aux Statuts – Dissolution de l’Association
Toute proposition ayant pour objet une modification des Statuts ou la dissolution de l'Association doit
être approuvée par au moins deux tiers des Membres de l’Association présents ou représentés à l’
Assemblée Générale et deux tiers des votes de l’ensemble des Membres de l’Association à condition
qu’au moins deux tiers de tous les Membres de l’Association soient présents ou représentés.
Le Conseil d'Administration doit s'assurer que les Membres de l'Association disposent d'au moins un
Volet B
mois pour considérer une telle proposition avant son examen par l'Assemblée Générale.
Les modifications aux Statuts n'auront effet qu'après que les conditions légales ont été remplies.
Pour ce qui concerne l’Assemblée Générale dont les décisions doivent être constatées par acte
authentique, il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire un seul Membre dûment
habilité ou toute autre personne désignée par l’Assemblée Générale physique ou virtuelle, tenue ou
organisée conformément aux présents Statuts, et agissant en vertu d’une procuration.
Lorsque l'Assemblée Générale décide de procéder à la liquidation de l'Association, elle:
    •  détermine les conditions de la liquidation;
    •  nomme le liquidateur et définit ses pouvoirs.
La personne morale à qui sera attribuée l’actif net restant après liquidation sera sans but lucratif et
aura un objectif similaire à celui de l’Association.
Article 20       Organisation du Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration se compose de onze membres élus par l'Assemblée Générale pour une
durée de trois ans, à partir du début de l’année civile suivant l’élection. Ce mandat de trois ans est
renouvelable.
Les Administrateurs doivent être des cadres expérimentés employés par des Membres de
l'Association.
La qualité d'Administrateur est personnelle. Un Administrateur peut être représenté par un autre
Administrateur. Toutefois, un Administrateur ne peut représenter qu'un seul autre Administrateur.
Le quorum de présence requis au sein du Conseil d’Administration est fixé à six membres présents
ou représentés. De plus, le vote devra avoir lieu par analogie avec l’Article 23 des présents Statuts.
Le Conseil d’Administration peut attribuer des rôles spécifiques aux membres du Conseil
conformément aux différents domaines d’activités stratégiques de l’Association.
Tout membre du Conseil peut démissionner de son mandat quand il le souhaite après avoir fait
parvenir par écrit ou par courrier électronique une notification de démission au Conseil d’
Administration.
Un Membre du Conseil d’Administration peut également être révoqué à tout moment par décision de
l’Assemblée Générale prise à une majorité de deux tiers des Membres présents ou représentés et
quand au moins deux tiers de tous les Membres de l’Association sont présents ou représentés.
Si un Membre du Conseil d’Administration quitte l’Association avant la fin de son mandat, que ce soit
par démission ou révocation, un nouveau membre répondant aux conditions spécifiées dans les
Statuts sera immédiatement élu par l’Assemblée Générale pour le reste du mandat.
Article 21       Election du Conseil d'Administration
Termes et procédure :
Les Membres qui souhaitent présenter un candidat à un siège au Conseil d'Administration pour
élection par l'Assemblée Générale doivent en informer le Siège un mois avant la réunion plénière en
question
L’élection des onze membres du Conseil d’Administration se déroulera selon les phases suivantes :
    •  Au cours de la première phase, les noms des candidats seront inscrits sur les listes
correspondant aux groupes d'opérateurs mentionnés à cet article.  Chaque groupe élira le(s)
membre(s) de ce groupe en votant pour les noms sur la liste correspondant à leur groupe.  Le
nombre de noms ayant obtenu des voix ne doit pas excéder le nombre de siège disponibles pour le
groupe. Au cours de cette phase de l’élection, les Membres disposeront d’une voix pondérée,
conformément à l’Article 16 des Statuts et l’Article 17 du Règlement intérieur.
    •  Au cours de la deuxième phase, les candidats non élus pour les sièges réservés sont ensuite
inscrits sur une seule liste et tous les opérateurs Membres présents ou représentés procèdent à
l'élection des membres du Conseil d’Administration pour les sièges restant au Conseil
d'Administration.  Au cours de cette phase de l’élection, tous les Membres disposeront d’une voix
équivalente, conformément à cet article des Statuts.
    •  Une troisième phase devrait avoir lieu au cas où :
    •  trp peu de candidats sont présentés par les Membres pour occuper le nombre total de onze
sièges, au plus tard trente jours avant l’Assemblée Générale.  Dans ce cas, le (la) Secrétaire général
(e) aura pur tâche de procéder à un nouvel appel à candidats auprès de tous les Membres afin de s’
assurer que tous les sièges soient attribués.  Les Membres dispseront de quinze jours
supplémentaires pour présenter un candidat.  Les nuveaux candidats seront inscrits sur une liste et
tous les opérateurs Membres présents ou représentés éliront le(s) membre(s) pour le(s) siège(s) non
encore attribué(s) au cours des deux premières phases.
    •  trp peu de candidats sont présentés pour les sièges réservés à un ou plusieurs groupe(s) de
Membres.  Les sièges nn attribués au cours de la première phase de l’élection seront mis à la
disposition des membres non élus au cours des deux premières phases et qui devront être élus par l’
Volet B
Assemblée Générale dans son ensemble, conformément à cet article des Statuts.
    •  Durant cette troisième phase, tous les Membres disposeront d’une voix équivalente.
Les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix dans chaque groupe seront déclarés élus. 
En cas d’ex aequo, un second vote interviendra afin de décider lequel de ces candidats sera élu.
Les membres du nouveau Conseil d'Administration se réuniront dès que possible après l’élection
pour désigner le (la) Président(e) et le (la) Vice-président(e).
Distribution des sièges :
L’élection aura lieu selon la répartition suivante des sièges, sous réserve qu’il n’y ait pas deux (ou
plus) Administrateurs employés par le même Membre :
    •       Six sièges sont réservés aux Membres de l’Union européenne (UE) et de l’Espace
économique européen (EEE)*;
    •       Trois sièges sont réservés aux Membres n’appartenant pas à l’Union européenne (UE) et à l’
Espace économique européen (EEE)*.
    •  Un siège est réservé aux Membres rangés dans les classes de contribution de 5 unités et en
deçà;
    •  L'élection de chacun de ces dix Administrateurs est effectuée par le groupe de pays concernés;
    •  Tous les candidats doivent choisir le groupe dans lequel ils se présentent aux élections et tous
les Membres qui sont susceptibles d’être repris sous deux groupes doivent choisir le groupe dans
lequel ils votent; cette dernière étape doit se dérouler à la demande du Siège et être finalisée avant l’
appel à candidatures;
    •  L’Administrateur restant est ensuite élu par l'Assemblée Générale dans son ensemble;
    •  Les Administrateurs élisent l'un d'eux à la présidence et un autre à la vice-présidence. Le
mandat de ces fonctions prend fin avec le renouvellement du Conseil d'Administration et peut être
renouvelé deux fois pour des périodes ultérieures de trois ans, et une troisième et dernière fois dans
des cas extraordinaires.
Article 22       Pouvoirs et responsabilités du Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration:
    •  se réunit au moins quatre fois par an, de préférence au début de chaque trimestre. Toute
réunion du Conseil d’Administration est convoquée dans un délai d’au moins quinze jours. Le Siège
entreprend toutes les démarches nécessaires afin de s’assurer que chaque membre du Conseil d’
Administration reçoit la notification;
    •  soumet pour approbation à l'Assemblée Générale la stratégie et le plan d'action de l'Association;
    •  propose à l'Assemblée Générale l'admission de nouveaux Membres ou l'exclusion de Membres
existants;
    •  propose à l'Assemblée Générale, si nécessaire, la dissolution de l'Association;
    •  soumet pour approbation à l'Assemblée Générale des amendements aux présents Statuts et au
Règlement d’ordre intérieur et peut, dans ce cas, changer et faire référence à la date de la dernière
version du Règlement intérieur;
    •  fixe chaque année la répartition des voix entre les Membres selon l'Article 31 des présents
Statuts;
    •  prépare les comptes, le rapport annuel, le budget et l'unité de contribution en vue de les
soumettre à l'Assemblée Générale;
    •  contrôle l'exécution du budget;
    •  veille à la mise en œuvre de la stratégie de l'Association;
    •  crée des Comités, des Cercles et des Transversales selon les besoins et donne des directives
concernant leurs activités, examine leurs résultats et prend les décisions appropriées.  Dans ce but,
le Conseil d'Administration veille à ce qu’un expert désigné par tout Membre de l'Association puisse
être proposé pour être nommé dans tout Comité. Pour les Cercles et les Transversales, il en va de
même en ce qui concerne les Membres ayant décidé de participer. Pour les Cercles et les
Transversales, cela se fera en faisant circuler l'information adéquate entre tous les Membres
concernés;
    •  peut constituer ses Comités de rémunération, de finances et de ressources lors de sa première
session ordinaire;
    •  confie des tâches au Siège et contrôle sa gestion;
    •  communique aux Membres les décisions prises;
    •  exécute d’autres tâches qui lui sont assignées;
    •  respecte et suit les indications sur la manière de travailler telles que développées dans le
Programme de Respect du Droit de la Concurrence de l’Association.
Article 23       Procédure de vote au Conseil d'Administration
La procédure de vote au cours d’une réunion du Conseil d’Administration se déroule comme suit:
Volet B
    •  Le quorum requis aux réunions du Conseil d’Administration est de six membres présents ou
représentés. 
    •  Le Conseil d’Administration prend ses décisions à la majorité simple, chaque Administrateur
ayant une voix, étant donné que les membres sont sensés exercer leur vote à titre personnel.
    •  En cas de partage des voix des membres présents ou représentés aux réunions du Conseil d’
Administration, la voix de la personne assurant la Présidence sera prépondérante.
    •  Une abstention, un bulletin blanc ou nul ne rendra pas le scrutin invalide et ne sera pas
comptabilisé. En cas d’égalité de votes, la proposition est abandonnée.
    •  Quand un Conseil d'Administration est organisé par réunion virtuelle conformément à l’article 24
des présents Statuts, les Administrateurs qui participent à la réunion sont réputés présents à l’endroit
où le Conseil d’Administration se tient pour le respect des conditions de quorum et de majorité.
Article 24       Participation au Conseil d’Administration
Un Administrateur dans l’impossibilité de participer à une réunion de Conseil d’Administration doit
prévenir le (la) Président(e) du Conseil et le (la) Secrétaire général(e) avant la tenue de la réunion et
donner procuration à un autre Administrateur de son choix.
Un autre Administrateur peut être désigné en cas d'absence de l'Administrateur pour le représenter à
la réunion, il n'a pas le droit de voter.
Lorsqu'un Administrateur est dans l'impossibilité d'aller jusqu’au terme de son mandat, le Membre de
l'Association concerné nomme un remplaçant pour lui succéder. Le successeur aura les mêmes
droits et obligations qu'un membre élu du Conseil d'Administration. Le successeur doit avoir les
qualifications nécessaires en accord avec l'article 20 des présents Statuts. Dans des cas
exceptionnels uniquement, plus d’une seule nomination de successeur d'un même opérateur durant
le même mandat pourrait être acceptée par le Conseil d'Administration. 
Dans des cas exceptionnels et à titre exceptionnel, le (la) Président(e) et le (la) Secrétaire général(e)
peuvent décider d’organiser une réunion virtuelle du Conseil d’Administration, par téléphone ou par
vidéoconférence, à laquelle tous les membres du Conseil d’Administration devront participer par les
moyens de communication électronique mis à disposition par l’Association. Ces moyens de
communication électroniques doivent permettre (i) à l’Association de vérifier l’identité et l’habilitation
de tous les membres du Conseil d’Administration, et (ii) à tous les membres du Conseil d’
Administration de prendre part directement, simultanément et de façon continue aux discussions
pendant la réunion et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels la réunion doit se
prononcer.
L'assiduité aux réunions du Conseil d’Administration de PostEurop est indispensable afin de garantir
la continuité et la cohésion dans la gestion et la gouvernance de l'Association. En outre, une
participation régulière aux réunions fait en sorte que les décisions prises reflètent l’opinion du Conseil
dans son ensemble et que les questions soient examinées depuis plusieurs points de vue. Les
membres du Conseil d’Administration élus sont tenus d'assister aux réunions du CA sauf en cas d’
empêchement dû à des raisons personnelles imprévisibles (problème de santé, etc.)
Les membres du Conseil d’Administration qui comptabiliseraient trois absences consécutives
peuvent être contactés par le (la) Président(e) du CA afin de déterminer les éventuelles mesures à
prendre, y compris, si c’est nécessaire, la possibilité d’inviter le membre en question à démissionner
du Conseil.
Il sera fait état du pourcentage de participation aux réunions du CA lorsque les membres du Conseil
se représenteront à l'élection.
Les membres du Conseil d’Administration n’ayant pas participé à au moins 2/3 des réunions au
cours de leur mandat de 3 ans ne seront plus éligibles pour les élections suivantes du Conseil d’
Administration.  À cette fin, seules les réunions officielles du Conseil tenues avant les élections
suivantes du Conseil d’Administration sont prises en compte.  Afin d’encourager la présence
physique aux réunions du Conseil, une seule participation téléphonique à une réunion peut être prise
en compte en tant que participation à une réunion du Conseil pendant le mandat.
Dans les cas où un membre du Conseil d’Administration élu conformément aux dispositions de l’
Article 21 des Statuts se trouve dans l’impossibilité d’aller au terme de son mandat et qu’aucun
successeur n’est disponible, le Siège cherchera des candidats auprès des Membres du groupe
votant concerné afin d’élire un successeur par correspondance ou lors de l’Assemblée Générale
suivante, à la discrétion du Conseil d’Administration. Le mandat du nouveau membre du Conseil d’
Administration expire avec celui du Conseil d’Administration dans son ensemble.
Les membres du Conseil d’Administration siégeant au Conseil d'Administration n'auront droit à
aucune rémunération à la charge de l'Association. Tous les frais de voyage, de séjour et autres
encourus par un membre du Conseil d'Administration, relatifs à sa présence aux réunions du Conseil
ou à d'autres affaires concernant l'Association, sont à la charge du Membre concerné.
Les frais de voyage, de séjour et autres encourus par le (la) Président(e) du Conseil d'Administration,
relatifs à sa fonction et prévus dans le budget, peuvent être pris en charge par l'Association.
Volet B
Article 25       Conflit d’Intérêts
Si un membre du Conseil d’Administration a un intérêt personnel direct ou indirect de nature
financière et contraire à une décision qui doit être prise par le Conseil d'Administration ou à une
transaction qui doit être décidée par ce même Conseil, le membre du Conseil d’Administration en
question doit immédiatement notifier son conflit d'intérêts aux autres Administrateurs. Le procès-
verbal de la réunion du Conseil d'Administration doit refléter la déclaration de ce membre du Conseil
d’Administration ainsi que les justifications liées à ce conflit d'intérêts. Un membre du Conseil d’
Administration en situation de conflit d'intérêts n'est pas autorisé à prendre part aux délibérations du
Conseil d'Administration et n'est pas autorisé à voter la décision ayant donné lieu à ce conflit
d'intérêts.
Article 26       Pouvoirs et responsabilités du (de la) Président(e) du Conseil d'Administration
Le (la) Président(e) dirige et oriente les travaux du Conseil d’Administration, se porte en justice au
nom de l’Association, représente les intérêts de l'Association.
Les tâches et les responsabilités du (de la) Président(e) du Conseil d’Administration sont les
suivantes:
    •  dirige et oriente les travaux du Conseil d'Administration.
    •  promeut et représente les intérêts de l'Association.
    •  représente l’Association et entretient les relations avec toute organisation extérieure d’une
importance particulière pour l’Association.
    •  fait rapport auprès des membres du Conseil d'Administration et consulte ce dernier lorsque des
questions fondamentales sont en jeu, afin d’étudier les actions à entreprendre pour représenter les
intérêts de l'Association.
    •  se pourvoit en justice au nom de l'Association ou, en cas d'empêchement, désigne à cet effet un
Administrateur. Le (la) Président(e) peut également, en consultation avec le Conseil d’Administration,
désigner le (la) Secrétaire général(e) dans ce cas.
    •  signe tous les actes qui engagent l'Association ou, en cas d'empêchement, désigne à cet effet
un Administrateur.  Le (la) Président(e) peut également désigner le (la) Secrétaire général(e) dans ce
cas ;
    •  supervise les activités du Siège.
    •  a le droit de convoquer une réunion du Conseil d’Administration quand il le souhaite ou à la
demande d’au moins trois Administrateurs.
Après accord du Conseil d’Administration, le (la) Président(e) peut déléguer certaines de ses tâches
au (à la) Vice-président(e) et celles-ci seront clairement définies.
Article 27       Siège
Le Siège est composé d'un Secrétaire général ainsi que de responsables et d’un personnel
administratif.
Le (la) Secrétaire général(e) est recruté(e) et employé(e) selon les termes et les conditions définies
par le Conseil d'Administration. Le (la) Secrétaire général(e) doit de préférence être un(e) cadre
expérimenté(e) de l'un des Membres de l’Association. 
Les tâches et les responsabilités du Siège sont définies dans le Règlement d’ordre intérieur.
Article 28       Pouvoirs et responsabilités du (de la) Secrétaire général(e)
Par le biais de la Présidence, le/la Secrétaire général, qui est responsable du fonctionnement au
quotidien de l’Association, agit sous le contrôle du (de la) Président(e) du Conseil d'Administration et
assure la bonne administration de l'Association conformément aux Statuts et au Règlement d’ordre
Intérieur.
Les tâches et les responsabilités du/de la Secrétaire général(e) sont les suivantes :
    •  il/elle est responsable de la gestion courante et journalière de l'Association ;
    •  il/elle dirige les travaux du Siège et engage son personnel dans les limites fixées par le Conseil
d'Administration ;
    •  il/elle gère les comptes selon le budget de l'Association ;
    •  il/elle aide le (la) Président(e) du Conseil d'Administration dans ses actions visant à représenter
les intérêts de l'Association ;
    •  il/elle entretient des relations régulières avec les organisations extérieures ;
    •  il/elle prépare un rapport trimestriel pour le Conseil d’Administration qui décrit les activités du
trimestre précédent des Comités, Cercles et Transversales ainsi que les résultats financiers de l’
Association ;
    •  il/elle participe aux réunions des Comités, Cercles et Transversales après accord avec le (la)
Président(e) du groupe concerné ;
    •  il/elle remplit le rôle de secrétaire pour l’Assemblée Générale ;
    •  il/elle s’assure de la mise en œuvre efficace et opportune des décisions de l’Assemblée
Volet B
Générale et du Conseil d’Administration ;
    •  il/elle s’assure de la communication efficace au sein de l’Association et sert de contact principal
entre l’Association et les organes extérieurs.
Article 29       Comités, Cercles et Transversales
Des Comités, des Cercles et des Transversales peuvent être créés à l’initiative du Conseil
d'Administration ou à la suggestion d’un Membre ou du Siège, comme expliqué dans le Règlement d’
ordre intérieur, pour effectuer des tâches dont la nature, le mandat, les objectifs et les dates butoirs
sont clairement fixés dans le Règlement d’ordre intérieur.
Article 30       Budget et comptes
L'exercice social de l'Association correspond à l'année civile.
Le Conseil d'Administration est tenu de soumettre à l'approbation de l'Assemblée Générale les
comptes de l'exercice écoulé, révisés et contrôlés par un cabinet d’audit, ainsi que le projet de
budget de l'exercice suivant.
Tous les comptes se font en euros.
Article 31       Contribution financière
Les dépenses de l’Association sont réparties entre les Membres sur la base d’un système de
contribution détaillé dans l’Article pertinent du Règlement d’ordre intérieur.
Les Membres paient à l'avance leur part contributive annuelle sur la base du budget arrêté par
l'Assemblée Générale. Un Membre qui adhère à l'Association doit s’acquitter de sa part contributive
pour l'année entière au cours de laquelle son adhésion devient effective. 
Un retard de plus d'une année dans le paiement de la contribution peut entraîner la perte de la
qualité de Membre après décision de l'Assemblée Générale.
Article 32       Interprétation du texte
Les Statuts sont rédigés en français et en anglais.
La version française fait foi et sert de base légale en cas d'interprétation.
Article 33       Application du droit belge
Tout ce qui n'est pas prévu par les présents Statuts, et notamment les publications à faire aux
Annexes du Moniteur belge, sera réglé conformément aux dispositions applicables  du Code des
sociétés et des associations.
Les présents Statuts constituent, conformément au Code belge précité, les dispositions régissant
l'Association.
Troisième résolution
L’assemblée générale décide de donner la mission au notaire soussigné d’établir et de signer la
coordination des statuts.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE.
 
 
Paul MASELIS, Notaire.
DEPOT SIMULTANE :
    •  l'expédition du procèsverbal, une procuration
    •  les statuts coordonnés.