N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : European Parking Association
(en abrégé) : EPA
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue d'Arlon 25
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
L'an deux mille vingt-trois.
Le quinze septembre.
(…)
Devant Frederic HELSEN, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société
"BERQUIN NOTAIRES", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
ONT COMPARU :
1) l’association à droit italien « Associazione Italiana Operatori Sosta e Mobilità », ayant son siège à
Zagarolo (Rome) Viale Ungheria 84 CAP 00039 (Italie) et avec numéro d’entreprise belge
0805.829.478, ici représentée par Laurence Albert Bannerman, agissant en qualité de mandataire
spécial, en vertu d'une procuration sous signature privée qui restera ci-annexée; 
2) l’association à droit d’Espagne « Asociacion Espanola de Aparcamientos y Garajes », ayant son
siège à Madrid, Plaza de Santo Domingo 1, 1 (Espagne) et avec numéro d’entreprise belge
0805.829.676, est représentée ici, conformément à ses statuts, par le président Manuel Antonio
Barrios Bel;
3) l'association de droit allemand « Bundesverband Parken e.V. », ayant son siège à  50667 Köln,
Richartzstraße 10 (Allemagne) et avec numéro d’entreprise belge 0805.829.775, ici représentée par
Michael Kesseler, agissant en qualité de mandataire spécial, en vertu d'une procuration sous
signature privée qui restera ci-annexée;
4) l’association sans but lucratif « Fédération Belge du stationnement A.S.B.L. », ayant son siège à
1050 Ixelles, Avenue Louise 235 et avec numéro d’entreprise belge 0435.794.373, est représentée
ici, conformément à ses statuts, par le président Roland Francois Cracco; 
5) l’association de droit français « Fédération Nationale des Métiers du Stationnement », ayant son
siège à 75008 Paris, avenue des Champs-Elysées 18 (France) et avec numéro d’entreprise belge
0805.829.874, est représentée ici, conformément à ses statuts, par le président Jean Laurent Dirx;
6) l’association à droit de Suisse « Parking Swiss », ayant son siège à 3006 Bern, Wölflistrasse 5
(Suisse) et avec numéro d’entreprise belge 0805.830.171, ici représentée par Damien Zuber,
agissant en qualité de mandataire spécial, en vertu d'une procuration sous signature privée qui
restera ci-annexée;
7) l'association en droit polonais « Polska Organizacia Branzy Parkingowej », ayant son siège à ul.
W. BARBARY, nr 4, lok. 2, miejsc. WARSZAWA, kod 00-686, poczta WARSZAWA (Pologne) et avec
numéro d’entreprise belge 0805.830.270, est représentée ici, conformément à ses statuts, par le
président Maciej Mosiej;
8) l’association à droit de Pays-Bas « Vexpan, Platform voor parkeren in Nederland », ayant son
siège à 1411DC Naarden, Gooimeer 4 15 (Pays-Bas) et avec numéro d’entreprise belge
0805.830.369, ici représentée par Eduard Leonardus Petrus Gerardus Bavelaar, agissant en qualité
de mandataire spécial, en vertu d'une procuration sous signature privée qui restera ci-annexée;
9) l’association en droit bulgare « Association for Sustainable Urban Mobility and Parking in
Bulgaria”, ayant son siège à  . , p.c. 1000 -  str. . ""  17,    (Bulgarie) et avec numéro d’entreprise
belge 0805.830.567, est représentée ici, conformément à ses statuts, par un administrateur Nikola
Dimitrov Rogatchev;
1004823394
10) l’association en droit norvégienne « Norpark », ayant son siège à  0161 Oslo, Haakon VII’s gate
6 (Norvège) et avec numéro d’entreprise belge 0805.830.765, est représentée ici, par Christian
Tønnevold, en vertu d’une procuration privée, ci-annexée ; 
11) l’association à droit du Royaume-Uni « The British Parking Association », ayant son siège à West
Sussex RH16 3AH, Chelsea House, 8-14 The Broadway Haywards Heath (Royaume-Uni) et avec
numéro d’entreprise belge 0805.831.359, est représentée ici, conformément à ses statuts, par le
secrétaire Kelvin Edward Reynolds; 
12) la société anonyme « INTERPARKING », ayant son siège à 1000 Bruxelles, Rue Brederode 9 et
avec numéro d’entreprise 0403.459.919, ici représentée par Roland Francois Cracco, agissant en
qualité de mandataire spécial, en vertu d'une procuration sous signature privée qui restera ci-
annexée ;
13) la société à droit de Pays-Bas « Q Park B.V. », ayant son siège à Amsterdam et son siège d’
exploitation à 6221BT Maastricht, Stationsplein 8 E (Pays-Bas) et avec numéro d’entreprise belge
0548.701.878, ici représentée par Frank Karel De Moor, agissant en qualité de mandataire spécial,
en vertu d'une procuration sous signature privée qui restera ci-annexée; 
14) la société de droit allemand « APCOA Parking Holdings GmbH », ayant son siège à 70629
Stuttgart, Flughafenstr. 34 (Allemagne) et avec numéro d’entreprise belge 0805.831.458, ici
représentée par Stefan Sadleder, agissant en qualité de mandataire spécial, en vertu d'une
procuration sous signature privée qui restera ci-annexée.
-----------------
                Lesquels ont requis le notaire soussigné de constater authentiquement la constitution et
les statuts de l’association internationale sans but lucratif (AISBL) qu’ils déclarent constituer
conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations. 
CHAPITRE I.- STATUTS.
« 
Article 1               Nom - forme juridique
1.1          L'association internationale sans but lucratif est dénommée "European Parking
Association", ou "EPA" en abrégé (ci-après dénommée "l'Association").
1.2          L'Association est une association internationale sans but lucratif, régie par le Code des
Sociétés et Associations du 23 mars 2019 (ci-après dénommé "CSA").  
Article 2               Siège 
2.1          Le siège de l'Association est situé en Région de Bruxelles-Capitale. Le Conseil d’
Administration peut transférer le siège de l’Association en tout autre lieu de la Région de Bruxelles-
Capitale. Seule l'Assemblée Générale peut décider de transférer le siège de l’Association en dehors
de la Région de Bruxelles-Capitale, conformément aux exigences de l'Article $8.12.
2.2          Sans préjudice de l'Article $2.1, l'Association peut, conformément aux exigences énoncées
à l'Article $8.12, établir des bureaux à l'étranger.
Article 3               Durée
L'Association est constituée pour une durée illimitée.
Article 4               But
4.1          Le but de l'Association est totalement non lucratif et est essentiellement de nature
scientifique, informative, consultative et d'investigation. L'Association promeut et assiste la recherche
scientifique et technologique sur le stationnement et la mobilité urbaine, en vue d'harmoniser les
pratiques et les normes européennes dans le secteur.
4.2          Dans ce cadre, l'Association peut promouvoir et défendre les initiatives et les intérêts
communs aux Membres du secteur européen du stationnement en général auprès des autorités
européennes, d'autres organismes et associations internationaux et d'autres parties concernées. A
cette fin, l'Association coordonne et diffuse les avis de ses Membres sur toute question intéressant
l'industrie dans les domaines technique, économique et juridique. L'Association fournit également à
ses Membres et à des tiers des informations présentant un intérêt pour eux, dans la mesure où cela
demeure dans le cadre de son but.
4.3          Le but de l'Association sera mis en œuvre en particulier, mais pas exclusivement, par les
activités suivantes: 
a)           Agir en tant qu'association européenne rassemblant les organisations et entreprises
professionnelles nationales liées au stationnement et à la mobilité dans les pays européens; 
b)           Permettre l'échange d'expériences et de connaissances professionnelles avec ses
membres; 
c)            Promouvoir la collecte d'informations et la recherche contribuant au Centre de Recherche
et de Connaissances de l'EPA;
d)           L'organisation de congrès, de conférences et d'autres réunions de toute nature de l'EPA; 
e)            Établir des relations et une collaboration avec les parties prenantes et leurs organisations
représentatives dans le contexte de la mobilité urbaine dans les pays européens et au niveau
international; 
f)            Identifier les besoins en matière de recherche et d'autres programmes; 
g)           Créer et faciliter des groupes de travail au sein de l'Association; 
h)           Contribuer à la création et à la communication de normes pertinentes pour le secteur du
stationnement; et
i)             Maintenir un cadre infrastructurel et procédural européen pour définir et améliorer le
"European Standard Parking Award" pour les installations de stationnement sur voirie et en ouvrage.
4.4          L'Association peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à la
réalisation de son but et de ses activités. Dans la poursuite directe ou indirecte de son but,
l'Association est libre d'acquérir tous biens et propriétés, de conclure des contrats, d'accepter des
legs et des engagements, de vendre, d'accorder des privilèges, d'hypothéquer ou de transférer des
actifs, conformément aux dispositions de la loi, des présents Statuts et de toute modification
ultérieure de ceux-ci. De plus, l'Association peut développer toutes les activités qui contribuent
directement ou indirectement à la réalisation du but susmentionné, y compris les activités
commerciales et lucratives dans le cadre de ce qui est légalement autorisé.
4.5          Le but et les activités de l'Association définis dans les présents Statuts sont poursuivis
conformément à la législation applicable (y compris le droit de la concurrence).  
Article 5               Règlement d’ordre intérieur 
5.1          Le règlement d’ordre intérieur de l'Association (y compris toute proposition de modification)
est rédigé par le Conseil d'Administration et soumis à l'approbation de l'Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale décide de son approbation à la majorité simple conformément à l'Article
$8.11, sauf si la modification concerne les droits des Membres, les compétences et les prérogatives
des organes de l’Association ou l'organisation et le mode de fonctionnement de l'Assemblée
Générale, auquel cas l'Assemblée Générale doit décider conformément aux exigences énoncées à
l'Article $8.12. Le règlement d‘ordre intérieur peut déterminer toutes les procédures
organisationnelles, administratives et opérationnelles applicables au sein de l'Association dans le
cadre de ce qui est légalement autorisé. Tout règlement d’ordre intérieur approuvé ne fait pas partie
des Statuts. En cas de conflit entre les dispositions du règlement d’ordre intérieur et les dispositions
des Statuts, ces dernières prévalent.
5.2          La version du règlement d’ordre intérieur établie en dernier lieu par le Conseil
d'Administration et approuvée par l'Assemblée Générale date du 15 septembre 2023. En cas de
modification du règlement d’ordre intérieur, le Conseil d'Administration sera autorisé à modifier la
référence à la dernière version du règlement d’ordre intérieur dans le présent Article $5.2,
conformément aux dispositions applicables du CSA.
Article 6               Membres, droits et obligations
6.1          L'Association se compose d'un nombre illimité de Membres, qui doivent être des personnes
morales. Le nombre minimum de Membres ne peut être inférieur à deux (2).
6.2          L'Association comprend des "Membres Effectifs", des "Membres Corporatifs", des
"Membres Affiliés" et éventuellement des "Membres d’Honneur" (ci-après dénommés conjointement
les "Membres").
Membres Effectifs
6.3          Les personnes morales suivantes peuvent demander à devenir Membres Effectifs : 
Les associations ou organisations professionnelles nationales dans la zone géographique de
l'Europe, qui servent les intérêts des opérateurs et sociétés de gestion de parkings. Il y aura une
association ou organisation membre par pays en tant que Membre Effectif, à moins qu'une exception
à ce principe ne soit approuvée par l'Assemblée Générale. Ce groupe de Membres sera subdivisé en
cinq catégories, selon des critères basés sur la taille de l'association ou de l'organisation, sa capacité
financière, le nombre de voitures dans son pays et/ou le PIB de son pays. Les critères et/ou les
seuils de chacune de ces catégories sont définis plus en détail dans le règlement d’ordre intérieur de
l'Association.
Sauf disposition contraire des présents Statuts et/ou du règlement d’ordre intérieur, chaque catégorie
dispose des mêmes droits.
Membres Corporatifs
6.4          Les personnes morales suivantes peuvent demander à devenir Membres Corporatifs : 
•             Les entreprises nationales ou internationales de l'industrie du stationnement. Ce groupe de
Membres est subdivisé en quatre catégories, en fonction du montant de leur contribution annuelle à
l'Association par le biais du paiement de la cotisation. Les critères/seuils pour chacune de ces
catégories seront définis plus en détail dans le règlement d’ordre intérieur de l'Association.
•             Les Membres Corporatifs peuvent choisir la catégorie dans laquelle ils souhaitent adhérer à
l'Association et peuvent changer de catégorie chaque année, moyennant le paiement de leur
cotisation. Chaque catégorie comporte des avantages différents qui concernent, entre autres,
certaines réductions accordées (par exemple, lors des conférences de l'Association), la taille du logo
du Membre Corporatif sur le site web de l'Association et sur d'autres documents, etc.  Les avantages
de chaque catégorie peuvent être précisés dans le règlement d’ordre intérieur de l'Association.
Membres Affiliés
6.5          Les personnes morales suivantes peuvent demander à devenir Membres Affiliés : 
Les autres associations nationales ou européennes qui ont un lien direct ou indirect avec la gestion
du stationnement et/ou la mobilité urbaine mais qui ne peuvent pas devenir Membres Effectifs et les
associations ou organisations extra-européennes ou internationales de stationnement. Par ailleurs,
sous réserve de l'approbation du Conseil d'Administration à la majorité prévue à l'Article $6.8, elles
peuvent être admises en tant que membres invités, à condition que l'échange de Membres soit
réciproque pour les deux parties. 
Membres d’Honneur 
6.6          Le titre de Membre d’Honneur peut être décerné à des personnes qui ont rendu des
services exceptionnels à l'Association. En outre, le titre de Membre d’Honneur peut être décerné à
des personnes ou à des institutions qui ont apporté une contribution exceptionnelle à l'avancement
de l'industrie européenne des parkings. La désignation et l'élection des Membres d’Honneur doivent
faire l'objet d'une résolution du Conseil d'Administration à la majorité prévue à l'Article $6.8.
Demande d'adhésion
6.7          Toute personne morale souhaitant devenir Membre Effectif, Membre Corporatif ou Membre
Affilié soumet au Secrétariat un formulaire de demande d'adhésion (disponible sur le site web de
l'Association), précisant (i) le respect des conditions énoncées respectivement aux Articles $6.3, $6.4
ou $6.5, et (ii) les informations nécessaires au Secrétariat pour effectuer la vérification prévue à
l'Article $6.8.
6.8          Sur la base des informations fournies par le candidat, le Secrétariat vérifie le respect de ces
conditions et la catégorie à laquelle appartient le candidat, après quoi il soumet la demande à la
réunion suivante du Conseil d’Administration pour approbation. Un candidat n'est admis comme
Membre que si une majorité des trois quarts (3/4) des Administrateurs présents ou valablement
représentés à la réunion du Conseil d'Administration concernée ont approuvé cette demande
d'adhésion. Lorsqu'un candidat est admis en tant que Membre, le Secrétariat l'informe de la
catégorie à laquelle il appartient.
6.9          Le Conseil d'Administration motivera son refus d'admettre un candidat en tant que Membre
Effectif, Membre Corporatif ou Membre Affilié. 
6.10       Si une demande d'adhésion à l'Association est rejetée par le Conseil d'Administration, le
candidat peut, dans les dix (10) jours suivant la notification de la décision, demander au Conseil
d'Administration de soumettre sa demande d'adhésion à l'Assemblée Générale, auquel cas
l'Assemblée Générale se prononcera sur ladite demande d'adhésion. La décision de l'Assemblée
Générale est définitive et contraignante et sera communiquée par le Secrétariat au candidat par
courrier électronique.
Cotisation d'adhésion
6.11       Chaque Membre, à l'exception des Membres d’Honneur, doit acquitter en temps voulu,
c'est-à-dire dans les 90 jours suivant la réception de la demande de cotisation, une cotisation
annuelle telle que déterminée (par catégorie ou autre) par l'Assemblée Générale. Les Membres
Affiliés qui ont été admis en tant que Membres invités ne sont pas tenus de payer une cotisation
annuelle, à condition que l'échange d’adhésion soit réciproque pour les deux parties et après accord
du Conseil d'Administration. 
6.12       Toute cotisation due ou payée pour l'année au cours de laquelle l'adhésion d'un certain
Membre a pris fin pour quelque raison que ce soit (y compris, sans limitation, à la suite d'une
résiliation volontaire par le Membre, d'une mesure d'exclusion, d'un retrait (automatique), etc.) reste
due ou irrévocablement acquise à l'Association et une cotisation ne peut en aucun cas être
remboursée par l'Association.
Résiliation de l'adhésion
6.13       L'adhésion à l'Association prend fin avec la démission, l'exclusion ou la liquidation du
Membre lui-même.
6.14       La démission des Membres est possible à la fin de l'exercice social. La démission doit être
notifiée au Secrétariat par courrier électronique au plus tard trois (3) mois avant la fin de l'exercice
social, le cachet de la poste faisant foi de la date de l'avis de démission.
6.15       Un Membre peut être exclu dans les situations suivantes :
-              S'il enfreint les présents Statuts ou, le cas échéant, le règlement d’ordre intérieur ou le
CSA; 
-              S'il porte préjudice (aux intérêts ou aux initiatives) de l'Association de quelque manière que
ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, s'il ne remplit pas ses obligations financières en temps voulu
(entre autres le paiement de la cotisation), malgré l'envoi par l'Association d'un rappel accordant un
délai de paiement final de 15 jours; 
-              S’il ne continue pas à remplir les conditions pour être Membre, conformément aux Articles
$6.3, $6.4 et $6.5 des présents Statuts.
6.16       En cas de violation, de comportement préjudiciable ou de manquement, le Président en
informe le Membre et lui donne la possibilité de remédier à la violation, au comportement
préjudiciable ou au manquement (s'il est possible d'y remédier) dans un délai raisonnable qui ne peut
être inférieur à trente (30) jours. En l'absence de remédiation adéquate, le Président soumet une
proposition d'exclusion au Conseil d’Administration, en indiquant le motif de l'exclusion. Le Membre
concerné est invité au Conseil d'Administration et a la possibilité de présenter sa défense. La
décision d'exclure un Membre de l'Association est motivée et prend effet immédiatement.
6.17       Le Membre exclu peut, dans les trois (3) mois suivant la notification de la décision
d'exclusion, demander au Conseil d'Administration de soumettre la décision d'exclusion à
l'Assemblée Générale, auquel cas l'exclusion sera décidée par l'Assemblée Générale suivante. La
décision de l'Assemblée Générale est définitive et contraignante.
Toute la correspondance mentionnée aux Articles $6.16 et $6.17 avec et par le Membre concerné
sera effectuée par courrier électronique.
Dispositions communes
6.18       Chaque Membre accepte et respecte les dispositions des Statuts et, le cas échéant, du
règlement d’ordre intérieur de l'Association (y compris toute modification de celui-ci).
6.19       Aucun Membre ne peut transférer ou céder son adhésion à l'Association.
Article 7               Responsabilité des Membres
7.1          La responsabilité d'un Membre pour toute dette ou tout engagement de l'Association est
limitée à sa cotisation pour l'année concernée.
7.2          Aucun Membre n'a de réclamation ou de droit sur les actifs de l'Association, ni de droit au
remboursement d'une cotisation payée, d'un legs ou d'un engagement pris par lui.
Article 8               Assemblée Générale
Composition
8.1          Chaque Membre désigne un (1) représentant pour le représenter à l'Assemblée Générale.
Les Membres du Conseil d'Administration et le Directeur Exécutif sont invités à assister à
l'Assemblée Générale. Des tiers, y compris des sponsors peuvent être invités à assister à
l'Assemblée Générale avec le statut d'observateur.
Pouvoirs
8.2          L'Assemblée Générale est compétente pour les questions suivantes:
-              La nomination et la révocation du Président, des Vice-Présidents et des autres Membres du
Conseil d'Administration;
-              L’approbation des conditions financières et autres des Membres du Conseil
d'Administration; 
-              L’approbation du rapport annuel du Conseil d'Administration, du budget et des comptes
annuels de l'Association;
-              L’approbation du plan d'activités annuel proposé par le Conseil d'Administration; 
-              La décharge des Membres du Conseil d'Administration et des Auditeurs
 Indépendants/Commissaires aux comptes;
-              La modification des Statuts;
-              Le traitement des recours contre le refus du Conseil d'Administration d'admettre un
Membre et les décisions d'exclusion; 
-              La nomination et révocation de l’ (des) Auditeur(s) Indépendant(s) et/ou du (des)
Commissaire(s) aux comptes, ainsi que leur rémunération potentielle; 
-              L’élection du Comité de Politique et de Stratégie; 
-              La création ou la dissolution des comités spéciaux ou des groupes de travail; 
-              La dissolution et la liquidation de l'Association;
-              L’approbation de l'acquisition d'une organisation sans but lucratif ou de toute autre
organisation internationale sans but lucratif par le biais d'une fusion ou du transfert d'une partie de
ses actifs par le biais d'une scission; 
-              La décision de transférer l'universalité; 
-              La décision de transformer l’Association en association sans but lucratif.
Réunions
8.3          L'Assemblée Générale Ordinaire se tient chaque année entre le 1er avril et le 30
septembre. Elle est convoquée par le Président (ou par le Secrétariat en son nom) et se tient au
siège de l'Association ou en tout autre lieu indiqué dans la convocation. Tous les représentants des
Membres peuvent assister aux réunions. Si plusieurs représentants sont présents pour un Membre,
un seul d'entre eux peut agir en tant que représentant légal.
8.4          Le Président, les Vice-Présidents et/ou le Commissaire aux Comptes ont le droit de
convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire à tout moment. Le Président, les Vice-Présidents
et/ou le Commissaire aux Comptes convoquent une Assemblée Générale Extraordinaire à la
demande écrite d'au moins un cinquième (1/5e) des Membres. La réunion se tient dans les deux (2)
mois suivant la réception de ladite demande.
8.5          Les convocations, comprenant l'ordre du jour et les propositions de résolutions à adopter,
sont envoyées par le Secrétariat au nom du Président ou, le cas échéant, de l'un des Vice-
Présidents, aux Membres, aux Membres du Conseil d'Administration, au Directeur Exécutif et, le cas
échéant, à des tiers, au moins 15 jours avant la date de l'Assemblée Générale, soit par courrier, soit
par courrier électronique, soit par fax. L'Assemblée Générale ne peut prendre des décisions que sur
les points mentionnés dans l'ordre du jour. Chaque Membre ayant le droit de vote peut présenter des
propositions d'extension de l'ordre du jour, qui seront prises en compte à condition que ces
propositions aient été reçues par le Secrétariat 7 jours avant la date de l'Assemblée Générale. 
8.6          Le Conseil d'Administration peut accorder aux Membres la possibilité d'assister aux
réunions de l'Assemblée Générale en utilisant tout moyen de communication leur permettant de
prendre connaissance des débats directement, simultanément et de manière continue pendant la
réunion, de délibérer activement et de voter en connaissance de cause sur tous les points sur
lesquels la réunion doit se prononcer, tel que la téléconférence ou la vidéoconférence combinée au
courrier électronique pour l'échange de documents écrits, conformément au CSA. La convocation de
l'Assemblée Générale doit inclure une description claire et précise de la procédure qui sera utilisée
pour la participation à distance.
8.7          L'Assemblée Générale est présidée par le Président ou, en son absence, par l'un des Vice-
Présidents. Le Directeur Exécutif est le secrétaire de l'Assemblée Générale. En leur absence, le
Président désigne un remplaçant.
8.8          Il est tenu un registre des dates et des procès-verbaux des réunions de l'Assemblée
Générale. Les procès-verbaux des réunions de l'Assemblée Générale doivent être signés par le
Président et le secrétaire et être communiqués à tous les Membres.
Quorum
8.9          L'Assemblée Générale est considérée comme ayant le pouvoir de délibérer et de voter sur
les points à l'ordre du jour si au moins la majorité simple des Membres ayant le droit de vote est
présente ou valablement représentée, étant entendu que cette majorité simple doit être atteinte au
sein de chaque groupe concerné (c'est-à-dire les Membres Effectifs, les Membres Corporatifs et les
Membres Affiliés). Dans le cas contraire, l'Assemblée Générale doit être convoquée à nouveau et
peut valablement voter sans quorum.
8.10       Un Membre qui ne peut pas assister à une Assemblée Générale peut donner une
procuration écrite à un autre Membre de la même catégorie, qui doit être envoyée au Président, via
le Secrétariat, au moins 10 jours avant la date de l'Assemblée Générale. Chaque Membre peut
détenir au maximum trois procurations.
Vote
8.11       Sauf dispositions contraires des présents Statuts ou prescrites par le CSA, les décisions
sont prises à la majorité simple des voix des Membres ayant le droit de vote et qui sont présents ou
valablement représentés. Le nombre de voix de chaque Membre dépend de la catégorie à laquelle il
appartient. Le nombre de voix de chaque Membre par catégorie est fixé comme suit : 
 
 
Membres Effectifs: 
 
Catégorie 1:        1 vote par Membre
Catégorie 2:       1 vote par Membre
Catégorie 3:       2 votes par Membre
Catégorie 4:       3 votes par Membre
Catégorie 5:       4 votes par Membre
 
Les Membres Effectifs ont le droit de voter conformément à ces droits de vote pour toute décision
prise par l'Assemblée Générale, sauf dans le cas d'un vote relatif à l'élection ou à la révocation d'un
Administrateur représentant les Membres Corporatifs, pour lequel chaque Membre Effectif dispose
d'une voix, comme indiqué à l'Article $9.3.
Membres Corporatifs:
 
Catégories 1-4   1 vote par Membre
 
Members Affiliés: 
 
1 vote par Membre         
 
8.12       Nonobstant l'Article $8.11, les résolutions relatives à la modification des Statuts, à
l'établissement de bureaux à l'étranger et à la dissolution et à la liquidation de l'Association
requièrent une majorité de 75 % des voix des Membres ayant le droit de vote et qui sont valablement
présents ou représentés. En cas de parité, la voix du Président est prépondérante.
Article 9               Conseil d’Administration
Composition
9.1          Le Conseil d'Administration est composé de douze (12) Administrateurs au maximum, qui
représentent les catégories de Membres suivantes :
-              Un maximum de huit (8) Administrateurs représenteront les Membres Effectifs. Le
Président et les deux (2) Vice-Présidents font partie de ces huit (8) Administrateurs; 
-              Quatre (4) Administrateurs au maximum représenteront les Membres Corporatifs.
Le Conseil d'Administration doit toujours être composé d'une majorité d'Administrateurs représentant
les Membres Effectifs. Les Membres s'efforceront de veiller à ce que le Conseil d'Administration
reflète la diversité des Membres de l'Association.
Désignation des candidats et élection
9.2          L'élection du Président, des deux (2) Vice-Présidents et des cinq (5) Membres du Conseil
d'Administration représentant les Membres Effectifs est effectuée par les Membres Effectifs parmi les
candidats désignés par les Membres Effectifs.
9.3          L'élection des quatre (4) Membres du Conseil d'Administration représentant les Membres
Corporatifs est effectuée par les Membres ayant le droit de vote parmi les candidats désignés par les
Membres Corporatifs. Dans ce cas, chaque Membre Effectif dispose d'une (1) voix.
9.4          Les candidats absents ne peuvent être élus que s'ils ont accepté par écrit l'élection.
9.5          Les candidatures doivent être remises au Secrétariat 7 jours avant l'Assemblée Générale.
Le critère de réception de la candidature dans les délais est la date de communication. Les candidats
doivent être recommandés par au moins un Membre Effectif ou Corporatif. Les noms de tous les
candidats doivent être envoyés à tous les Membres au plus tard cinq (5) jours avant l'Assemblée
Générale. Dans la catégorie des Membres Effectifs, les candidats doivent indiquer s'ils se présentent
à l'élection du Président, du Vice-Président ou d’un poste d’Administrateur. Si le nombre de
candidatures est inférieur au nombre de postes à pourvoir, il est possible de procéder à une
nomination directe lors de l'Assemblée Générale.
9.6          Un Administrateur est élu pour un mandat de deux ans maximum. À l'expiration du mandat,
l’Administrateur est rééligible, à l'exception des Administrateurs qui n'ont pas reçu décharge pour
l'exécution de leur mandat au cours de l'exercice social précédent.
9.7          En cas de départ prématuré d'un Membre du Conseil d'Administration, l'élection d'un
remplaçant se fait pour la durée restante du mandat lors de la première Assemblée Générale qui suit
le départ. En cas de vacance, le Conseil d'Administration peut coopter un Membre jusqu'à la
prochaine Assemblée Générale. Si le poste vacant émane d'un représentant d'un Membre Effectif, le
Conseil d'Administration peut autoriser ledit Membre Effectif à proposer un nouveau représentant de
statut équivalent pour examen par le Conseil d'Administration. Dans l'exercice de son pouvoir de
cooptation, le Conseil d'Administration tiendra toujours compte des intérêts de tous ses Membres
dans sa décision finale.
9.8          Le Conseil d'Administration élit un Trésorier parmi ses membres.
Fin du mandat
9.9          Pendant la durée du mandat, la participation d’un Administrateur au Conseil
d'Administration prend fin dans les cas suivants:
-              Démission (à envoyer par lettre recommandée à l'Association, à l'attention du Président);
-              La révocation du mandat de l’Administrateur par les Membres Effectifs et/ou les Membres
Corporatifs sur proposition desquels l'Administrateur en question a été désigné (à confirmer par lettre
recommandée à l'Association, à l'attention du Président);
-              La révocation du mandat par l'Assemblée Générale dans le cas où   l’Administrateur (i) agit
contre l'intérêt de l'Association ou (ii) ne s'acquitte pas correctement de ses responsabilités (dans les
deux cas, selon la seule décision de l'Assemblée Générale).
9.10       En cas de démission ou de révocation d'un Administrateur, un nouvel Administrateur peut
être nommé selon la même procédure et les mêmes majorités requises que pour la nomination de l’
Administrateur démissionnaire ou révoqué.
Pouvoirs
9.11       Le Conseil d'Administration a pour mission de gérer l'Association et de contrôler les affaires
journalières. Dans le cadre de ses activités, le Conseil d'Administration veille aux intérêts de tous les
Membres et les représente.
9.12       Le Conseil d'Administration est responsable de toutes les affaires de l'Association, à moins
qu'elles ne soient déléguées à un autre organe de l'Association. Les fonctions du Conseil
d'Administration comprennent notamment:
a)           La définition et la conduite de la stratégie et des activités de l'Association afin d'atteindre les
objectifs de l'Association; 
b)           La proposition d’un plan d'activités annuel à l'Assemblée Générale; 
c)            L’admission et l’exclusion des Membres;
d)           L’exécution des résolutions de l'Assemblée Générale;
e)            Le suivi et la réaction aux affaires européennes et internationales;
f)            La direction et la supervision du Comité de Politique et de Stratégie et des groupes de
travail, le cas échéant;
g)           Le rapport à l'Assemblée Générale sur les travaux de l'Association;
h)           La préparation de la clôture des comptes et des budgets, y compris la présentation à
l'Assemblée Générale;
i)             La préparation de l'ordre du jour de l'Assemblée Générale et de sa convocation par le
Président; 
j)             L’administration du patrimoine de l'Association;
k)            La préparation ou la mise à jour du plan d'activités annuel de l'Association;
l)             La nomination du Directeur Exécutif;
m)          La coordination et la supervision des congrès et autres événements de l'Association.
9.13       Pour l'exécution de ses pouvoirs, le Conseil d'Administration peut déléguer une partie de
son autorité au Président, aux Vice-Présidents ou à toute autre personne par le biais d'une
procuration spéciale.
9.14       Le Conseil d'Administration peut attribuer des responsabilités spécifiques à chacun de ses
membres. Ces responsabilités peuvent inclure des questions financières et juridiques, les affaires
européennes et internationales, la politique et la stratégie de l'Association, des questions relatives
aux Membres et les affaires techniques et technologiques.
Réunions
9.15       Le Conseil d'Administration se réunit aussi souvent que l'intérêt de l'Association l'exige et au
moins deux fois par an.
9.16       Le Conseil d'Administration peut être convoqué par le Président, les Vice-Présidents ou au
moins deux Administrateurs. Les Administrateurs et le Directeur Exécutif sont convoqués par écrit ou
par courrier électronique au moins huit (8) jours avant la tenue de la réunion. La convocation contient
l'ordre du jour de la réunion, ainsi que l'heure et le lieu où elle se tient.
9.17       Le Conseil d'Administration est présidé par le Président ou, en son absence, par un Vice-
Président.
9.18       Le Conseil d'Administration peut inviter des tiers à participer à ses réunions. Le rôle de ces
participants est strictement limité à celui de participants consultatifs sans droit de vote. 
9.19       Les réunions du Conseil d'Administration peuvent se tenir par voie de conférence
téléphonique ou de vidéoconférence. Dans ce cas, le moyen par lequel la réunion s'est tenue est
explicitement mentionné dans le procès-verbal de la réunion et les Administrateurs confirment leur
vote par courrier électronique à l'Administrateur présidant la réunion, si un Administrateur en fait la
demande.
9.20       Un registre des dates et des procès-verbaux est tenu au siège de l'Association.
Quorum
9.21       Sauf en cas de force majeure ou d'urgence, le Conseil d'Administration ne peut valablement
délibérer et décider que si la moitié au moins des Administrateurs représentant les Membres Effectifs
sont présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil d'Administration doit être à
nouveau convoqué avec le même ordre du jour et peut, lors de cette seconde réunion, valablement
délibérer et voter sans qu'aucun quorum de présence minimum ne soit requis.
9.22       Les membres absents du Conseil d'Administration sont immédiatement informés des
résolutions adoptées.
Vote
9.23       Chaque Administrateur dispose d'une (1) voix. Le Président dispose d'une voix
prépondérante en cas d'égalité des voix. Sauf dispositions contraires des Statuts (telles que les
Articles $6.5, $6.6 et $6.8) ou prescrites par le CSA, les décisions du Conseil d'Administration sont
prises à la majorité simple des Administrateurs présents ou valablement représentés.
9.24       Tout Administrateur empêché d'assister à une réunion peut donner une procuration écrite à
un autre Administrateur représentant la même catégorie de Membres. Chaque Administrateur peut
détenir au maximum deux (2) procurations en son nom. Les votes par courrier (électronique) ne sont
pas autorisés, sauf dans la situation mentionnée à l'Article $9.19.
Article 10             Gestion journalière
10.1       Le Conseil d'Administration nomme le Directeur Exécutif chargé de la gestion des affaires
journalières et de la coordination des tâches et initiatives spéciales décidées par le Conseil
d'Administration. Le Directeur Exécutif est également responsable du travail administratif de
l'Association et participe généralement à l'Assemblée Générale, aux réunions du Conseil
d'Administration et à d'autres réunions si nécessaire.
10.2       Le Directeur Exécutif prépare l'ordre du jour du Conseil d'Administration et porte à son
attention toute question pertinente qui lui a été notifiée.
10.3       Sans préjudice des responsabilités du Trésorier, les pratiques financières sont du ressort de
le Directeur Exécutif dans la mesure où les dépenses nécessaires sont payées par lui en accord
avec le Conseil d'Administration dans les limites du budget annuel approuvé. Tout dépassement
probable du budget annuel est soumis au Conseil d'Administration au moment où il est prévisible.
10.4       Outre le remboursement des dépenses en espèces sur présentation préalable des factures
correspondantes, le Directeur Exécutif est rémunéré pour son travail à un niveau déterminé par le
Conseil d'Administration.
10.5       En accord avec le Conseil d'Administration, le Directeur Exécutif peut engager le personnel
nécessaire à l'exécution des tâches administratives et fixer sa rémunération dans les limites du
budget annuel approuvé.
Article 11             Représentation
11.1       L'Association est valablement représentée à l'égard des tiers, devant les tribunaux et dans
les actes officiels, y compris ceux pour lesquels l'intervention d'un fonctionnaire ou d'un notaire est
requise, par le Président et un Vice-Président ou les deux Vice-Présidents ensemble. 
11.2       Dans le cadre de la gestion journalière et des pouvoirs qui lui sont conférés par le Conseil
d'Administration ou l'Assemblée Générale, l'Association est également valablement représentée par
le Directeur Exécutif ou, le cas échéant, par une tierce personne autorisée à agir au nom du Conseil
d'Administration ou de l'Assemblée Générale (le cas échéant).
Article 12             Auditeur Indépendant
12.1       L'Assemblée Générale élit un ou plusieurs Auditeur(s) Indépendant(s) pour une durée de 2
ans. Le(s) Auditeur(s) Indépendant(s) reste(nt) en fonction jusqu'à la prochaine élection. Une
réélection est possible.
12.2       L’Auditeur Indépendant vérifie la clôture annuelle des comptes de l'Association et fait
rapport à l'Assemblée Générale sur les résultats de l'audit.
Article 13             Commissaire aux Comptes
13.1       Si la loi l’exige, le contrôle de la situation financière, des comptes annuels et de la régularité
des opérations à refléter dans les comptes annuels de l'Association est confié à un ou plusieurs
Commissaire(s) aux Comptes. Dans ce cas, l'Assemblée Générale élit un ou plusieurs Commissaire
(s) aux Comptes pour une durée de 3 ans.
Article 14             Comités et Groupes de Travail
14.1       Un Comité de Politique et de Stratégie élu peut être créé pour se réunir au moins deux fois
par an et conseiller le Conseil d'Administration. Des Groupes de Travail peuvent être créés et se
réunir en fonction des besoins.
14.2       Le Comité et les Groupes de Travail élisent leur propre président et le Secrétariat peut être
impliqué dans l'organisation de l'activité. Le Secrétariat sera chargé de distribuer les ordres du jour et
les procès-verbaux produits par le Comité et les Groupes de Travail.
Comité de Politique et de Stratégie
14.3       Le Comité de Politique et de Stratégie peut comprendre jusqu'à sept (7) membres élus, y
compris le président. Les membres sont élus par l'Assemblée Générale pour une période de deux
ans. Le président du Comité de Politique et de Stratégie ou un autre représentant du Comité de
Politique et de Stratégie participe à toutes les réunions du Conseil d'Administration et fait rapport au
Conseil d'Administration. Le Président du Conseil d'Administration et le président du Comité de
Politique et de Stratégie ne peuvent pas être issus de la même entreprise ou du même pays.
14.4       Les tâches du Comité de Politique et de Stratégie peuvent inclure les éléments suivants:
a)           Le développement de la politique de l'Association conformément aux directives de
l'Assemblée Générale et du Conseil d'Administration;
b)           La conception des stratégies visant à atteindre les objectifs de l'Association et s'assurer que
ces stratégies sont appliquées et suivies;
c)            La coordination et la gestion des activités des Groupes de Travail.
Groupes de Travail
14.5       Des Groupes de Travail peuvent être créés par l'Assemblée Générale ou le Conseil
d'Administration et entreprendre des tâches spécifiques selon les instructions du Conseil
d'Administration. Des exemples de groupes de travail peuvent inclure:
a)           Technique;
b)           Communication;
c)            Gouvernance;
d)           Congrès;
e)            Politique de l’UE;
f)            Publications;
g)           Normes;
h)           Données et numérisation.
14.6       Les Groupes de Travail sont composés de représentants bénévoles nommés par les
Membres ou le Conseil d'Administration et approuvés par le Conseil d'Administration.
14.7       Une proposition de plan d’action, de calendrier et d’objectifs peut être approuvée par le
Conseil d'Administration.
Élection du Comité de Politique et de Stratégie
14.8       Les Membres du Comité de Politique et de Stratégie sont élus par l'Assemblée Générale.
Les candidatures doivent être remises au Secrétariat au plus tard deux semaines avant l'Assemblée
Générale. Dans le cas où moins de 7 candidatures sont soumises, une nomination directe à
l'Assemblée Générale est possible. Les candidats sont désignés par les Membres Effectifs ou
Corporatifs. Le mandat est de deux ans. Les Membres du Comité de Politique et de Stratégie
peuvent se présenter pour un nouveau mandat.
14.9       Le Comité de Politique et de Stratégie peut inviter d'autres représentants des Membres en
tant qu'invités au Comité pour la durée restante de son mandat. La proposition doit être approuvée
par la majorité des Membres du Comité de Politique et de Stratégie, en consultation avec le Conseil
d'Administration.
Article 15             Coûts et compensations
15.1       Les Membres du Conseil d'Administration et du Comité Politique et Stratégique agissent à
titre honorifique, bénévole et non rémunéré. Ils n'ont pas droit au remboursement de leurs dépenses
en espèces, sauf instruction expresse du Conseil d'Administration, à condition que ces coûts aient
été budgetés au préalable et sur présentation de la facture correspondante.
15.2       Il en va de même pour les Membres et/ou les délégués qui ont été chargés de tâches
spécifiques par le Conseil d'Administration ou par l'Assemblée Générale.
Article 16             Exercice social et comptes annuels
16.1       L'exercice social de l'Association commence le 1er avril et se termine le 31 mars de l'année
suivante.
16.2       Sur proposition du Trésorier, le Conseil d'Administration soumet à l'approbation de
l'Assemblée Générale annuelle les comptes annuels de l'exercice social précédent, ainsi que le
budget de l'exercice social suivant.
Article 17             Langue officielle
17.1       La langue officielle de l'Association est le français. L'anglais est la langue de travail de
l'Association. En cas de divergence ou d'incohérence entre la version française originale des Statuts
et la version anglaise, la version française officielle prévaut.
Article 18             Dissolution et liquidation de l’Association
18.1       En cas de dissolution et de liquidation de l'Association, les actifs restants de l'Association
sont distribués à une association sans but lucratif ou à une autre organisation à but social à
déterminer par l'Assemblée Générale. »
CHAPITRE II.- DISPOSITIONS FINALES ET TRANSITOIRES.
OBTENTION DE LA PERSONNALITE JURIDIQUE
L'association internationale sans but lucratif acquerra la personnalité juridique, conformément à l’
article 2:6, §3 du Code des sociétés et des associations, à la date de l'arrêté royal portant sa
reconnaissance.
SIEGE
Le siège de l'association internationale sans but lucratif est établi pour la première fois à c/o TOPOS,
Rue d'Arlon 25, 1050 Bruxelles.
NOMINATION DE L'ORGANE D'ADMINISTRATION
Les fondateurs décident de nommer à la fonction d'administrateurs non statutaires, et ceci pour la
durée déterminée indiquée ci-dessous  :
I.             Administrateurs représenteront les Membres Effectifs :
-              Monsieur SADLEDER Stefan, pour une durée de deux ans ;
-              Monsieur TØNNEVOLD Christian, pour une durée d’un an ;
-              Monsieur LOPEZ AGUILAR Jaime, pour une durée d’un an ;
-              Monsieur FRAISSE Sébastien Hervé François,   pour une durée de deux ans ;
-              Monsieur KESSELER Michael, pour une durée d’un an ;
-              Monsieur DE BRABANTER Philippe Marie Louis Marcel, pour une durée d’un an ;
-              Monsieur WILLIAMS Nigel John, pour une durée de deux ans ; et 
-              Monsieur DINGEMANS Petrus Johannes, pour une durée de deux ans.
II.            Administrateurs représenteront les Membres Corporatifs :
-              Monsieur TOAL James Andreas, pour une durée d’un an ; et
-              Monsieur SØRENSEN Morten Horter, pour une durée de deux ans.
Leur mandat est non rémunéré, sauf décision contraire de l'assemblée générale.
La nomination des administrateurs prénommés ne prendra effet qu'à partir du moment où l’
association aura obtenu la personnalité juridique.
Ils font élection de domicile au siège de l’Association.
NOMINATION DES AUDITEURS INDEPENDANTS
Les fondateurs décident de nommer à la fonction d’auditeur indépendant M. Roland Francois Cracco
et M. Michael Bachmann, pour les deux premières années comptables de l’association internationale
sans but lucratif.
Leur mandat sera non rémunéré, sauf décision contraire de l'assemblée générale.
PREMIER EXERCICE SOCIAL
Le premier exercice social de l’association commencera à la date à laquelle l’association aura acquis
la personnalité juridique et prendra fin le 31 mars 2025.
                PROCURATION POUR LES FORMALITES 
Les fondateurs, le cas échéant représentés comme dit ci-avant, donnent procuration au notaire afin
d’effectuer les démarches nécessaires en vue de l’obtention de l'arrêté royal portant reconnaissance
de l’association internationale sans but lucratif et de l’acquisition de la personnalité juridique de l’
association, ainsi que la publication de ses statuts aux Annexes du Moniteur belge.
Les fondateurs, le cas échéant représentés comme dit ci-avant, décident de conférer tous pouvoirs à
Stijn Schalk et/ou Gladys Christiaensen du bureau de Bofidi Advisory SCRL, ayant son siège à 1000
Bruxelles, Cantersteen 47, chacun agissant séparément, ainsi qu’à ses employés, préposés et
mandataires, avec droit de substitution, afin d'assurer les formalités auprès du registre des
personnes morales et, le cas échéant, auprès de l'Administration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée,
ainsi qu’à un guichet d’entreprise en vue d’assurer l’inscription des données dans la Banque
Carrefour des Entreprises.
(…)
 
POUR EXTRAIT CONFORME.
(Déposées en même temps que l’extrait : une expédition de l’acte, huit procurations, l’arrête royal en
date du 5 décembre 2023, le texte coordonné des statuts).
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173,1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Frederic HELSEN
Notaire