Nº d'entreprise : 0403 167 335
Nom
(en entier) : PLUXEE BELGIUM
(en abrégé) :
Forme légale : Société Anonyme
Adresse complète du siège : Rue Ravenstein, 36 - 1000 Buxelles
Objet de l'acte : Démission de Sven Marinus comme administrateur et révocation de sa
procuration en tant que Directeur Général. Nomination de à Ben Broeckx
comme administrateur et procuration en tant que Directeur Général
Extraits du procès verbal du conseil d'administration tenu le 27 janvier 2025 :
( .... )
Résolution 1 : Mandats des administrateurs : démission de Monsieur Sven Marinus et nomination de
Monsieur Ben Broeckx
Le conseil prend note de la démission de Monsieur Sven Marinus de son mandat d'administrateur. La
démission de Sven Marinus en qualité d'administrateur prendra effet le 31 janvier 2025.
Le conseil propose de nommer Monsieur Ben Broeckx en tant qu'administrateur de la Société pour un
mandat prenant cours à la date du 01 février 2025, et se terminant lors de l'assemblée générale ordinaire des
actionnaires qui délibérera sur les comptes annuels clôturés au 31 août 2025.
Le président rappelle au conseil que les mandats des administrateurs de Monsieur Haluk Temel, Monsieur
Sébastien Godet, et le mandat d'administrateur délégué de Monsieur Stéphane Lhopiteau s'achèveront lors
de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui délibérera sur les comptes annuels clôturés au 31 août
2025.
Résolution 2 : Proposition de procuration à Monsieur Ben Broeckx en tant que Directeur Général
Le conseil accorde, avec effet au 1er février 2025, à Monsieur Ben Broeckx la qualité de Directeur Général
(ci-après désigné le « Représentant »).
Aux termes de la présente délégation de pouvoirs (le « Pouvoir »), le Représentant est autorisé à
représenter la Société dans les actes de gestion ordinaires en vue d'accomplir toutes obligations légales
applicables à l'activité de la Société, conduire les affaires générales de la Société conformément au droit
belge, aux statuts de la Société et aux politiques du Groupe, dans le respect du budget et du budget
d'investissement (Capex) approuvés et confirmés par le Directeur Général du Groupe aux termes de la lettre
d'approbation des objectifs, et signer tous documents nécessaires pour mener à bien les missions suivantes :
A.Domaine commercial
- Conclure tout contrat fournisseur, dans le strict respect de la politique de sous-traitance du Groupe,
jusqu'à concurrence d'un montant annuel total global de 3 000 000 euros.
- Agir en tant que représentant légal de la Société dans tout appel d'offres public / privé, conformément
aux réglementations locales applicables aux appels d'offres publics / privés, et notamment les
réglementations relatives à la politique des prix et les lois sur la concurrence et également dans le respect de
Right Client Right Terms. Pour tout appel d'offres ou transaction commerciale avec des clients ou des
l'accord préalable du Directeur de la Croissance et des Revenus de la Zone EMEAA, membre du Conseil
d'administration de la société.
- Etre responsable de l'obtention et de la validité des autorisations et licences nécessaires dans le cadre
des activités de la Société.
- Conduire les affaires de la Société conformément aux réglementations commerciales et aux lois sur la
concurrence.
- Acheter des actifs corporels ou incorporels jusqu'à concurrence d'un montant de 200 000 euros par
transaction et dans les limites du budget d'investissement.
- Louer et gérer des biens immeubles et meubles et des droits de toutes sortes dans la limite de 333 000
euros par an, le total ne devant pas excéder 1 000 000 euros, et une durée maximale de trois ans.
- Signer les contrats intragroupes de management fees (tels que l'assistance technique et la licence de
marques) conformes aux standards du Groupe.
- Signer des accords de confidentialité avec des parties tierces conformes aux standards du Groupe, étant
précisé que toute déviation doit faire l'objet d'une approbation préalable de la Direction Juridique du Groupe.
B.Domaine de production
- Diriger le cycle de production (depuis l'émission des chèques et cartes jusqu'au remboursement des
partenaires affiliés) conformément aux exigences techniques et de sécurité locales, et se conformer plus
spécifiquement aux politiques du Groupe telles que les Vouchers/Cards Flow Control Policy, Security in
Logistics Policy et Card Policy.
C.Domaine comptable / financier / fiscal
- Préparer et émettre les états financiers de la Société conformément aux principes comptables
généralement reconnus et au manuel comptable du Groupe.
- Se conformer à la politique de gestion de la trésorerie du Groupe Pluxee (Pluxee Treasury Reference
Document).
- Se conformer aux politiques du Groupe telles que les Vouchers/Cards Flow Control Policy et Card Policy.
- Ouvrir, utiliser et fermer des comptes bancaires dans la devise du pays.
- Signer des ordres de paiement et d'autres documents bancaires et, en général, effectuer toutes autres
transactions bancaires et notamment des investissements financiers - à l'exclusion des contrats à terme, des
dérivés intégrés et des transactions de dérivés - jusqu'à concurrence d'un montant de 7 500 000 euros par
transaction, exception faite des mouvements sur SICAV (« aller/retour »>) et des virements de trésorerie
(virements entre deux comptes bancaires de la Société) pour lesquels la limite est relevée à 15 000 000
euros par transaction ;
- Signer et exécuter tous contrats relatifs aux initiatives de Cash Pooling international mis en œuvre par
Imagor S.A. ou par le Groupe, et accomplir toutes formalités éventuellement nécessaires en application de la
loi française/belge.
Nonobstant ce qui précède, le Représentant n'est pas autorisé à contracter des emprunts auprès d'Imagor
S.A. et doit obtenir pour ce faire l'accord préalable du Directeur Financier du Groupe.
- Signer les déclarations fiscales, les états financiers et, ainsi que tous autres documents reçus ou
certifications officielles de la Société (y compris les procès-verbaux du Conseil d'administration et des
Assemblées générales de la Société et / ou des filiales de la Société selon le cas).
D.Domaine social
- Recruter du personnel, signer des contrats de travail, déterminer le mode de rémunération du personnel
dans la limite d'un plafond annuel individuel de rémunération de 120 000 euros.
- Licencier du personnel, conclure des transactions pour mettre fin au contrat de travail dans la limite d'un
plafond individuel de 120 000 euros.
- En général, se conformer aux réglementations en matière de travail, de sécurité et de santé applicables à
la Société.
- Approuver et conclure des contrats de location longue durée pour des véhicules à l'usage de
collaborateurs, pour une durée de trois à cinq ans.
- Se conformer à la politique de primes du Groupe.
- Signer des déclarations de cotisations sociales et tous autres documents et reçus officiels y afférents.
E.Domaines Marque et Communications / Affaires Publiques
- Conformément aux politiques et directives du Groupe en matière de marques et noms de domaines,
cookies, communication interne et externe (y compris en situation de crise), affaires publiques (y compris en
termes de transparence et prévention des conflits d'intérêts, relations avec les parties tierces), conduire les
activités de la Société liées à la marque, au management des sites internet et intranet, à la communication
interne et externe, aux affaires publiques et au lobbying.
F.Domaine informatique
- Gérer, conformément aux politiques du Groupe en matière de systèmes et technologies de l'information
et de protection des données, tous les systèmes technologiques de la Société (y compris en protégeant la
confidentialité et l'intégrité des données, en gérant la collecte, le traitement, le transfert et le stockage des
données, et en prévenant et circonscrivant les fuites et violations de données).
- Approuver toutes dépenses dans la limite de 200 000 euros par projet (OPEX, CAPEX, en ce incluant
l'investissement initial et l'ensemble des coûts de fonctionnement attachés) conjointement avec le CIO
Belgique ou le CIO Zone EMEAA selon le montant du projet, conformément aux IT Golden Rules Guidelines
et Product Development Process Guidelines.
G.	Autres
- Représenter les intérêts de la Société auprès des services de l'Etat (exception faite des autorités
boursières), des tribunaux et des instances d'arbitrage.
- Informer régulièrement le Directeur de la Croissance et des Revenus de la Zone EMEAA sur l'évolution
des litiges représentant un risque supérieur à 100 000 euros ou tout litige (i) pouvant entraîner un risque de
publicité négative, ou (ii) relatif à une responsabilité pénale ou (iii) concernant une personne directement
rattachée au Représentant.
- Exercer devant toutes juridictions compétentes toutes actions judiciaires tant en demande qu'en défense
en matières pénale, civile, commerciale et administrative et tous recours lorsque le montant maximum du
risque est inférieur à 200 000 euros.
Le Représentant reconnait qu'au-delà de chacune des limites financières énoncées ci-dessus aux
sections A à G, il doit obtenir (sauf indication différente) l'accord préalable du Directeur de la Croissance et
des Revenus de la Zone EMEAA, membre du Conseil d'administration de la Société.
Pour le Groupe, agir en tant qu'entreprise responsable c'est mettre en œuvre ses valeurs historiques -
esprit de service, esprit d'équipe et esprit de progrès - et notamment agir en respectant les lois applicables et
des principes éthiques. Le Code de conduite responsable des affaires - Principes d'intégrité, la Politique
relative aux cadeaux, faveurs, invitations, dons, mécénats et parrainage, ainsi que les chartes informatique et
données personnelles et les différentes politiques qui y sont associées décrivent les comportement attendus
des collaborateurs au quotidien, notamment : s'abstenir de toute corruption, trafic d'influence, favoritisme dans
les marchés publics et conflit d'intérêts, ne pas tolérer le harcèlement ou toute violence sur le lieu de travail,
refuser de se prêter à toute forme de fraude ou de déloyauté. Ces documents sont disponibles et mis à jour
régulièrement sur les différents sites intranet et internet du Groupe.
Le Représentant déclare connaître ces valeurs, principes et lois (dont la loi relative à la transparence, à la
lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, dite « Loi Sapin 2 »). Il s'engage à
assumer son rôle avec éthique, exemplarité et responsabilité dans le respect de ces normes, à les respecter
et faire respecter dans le périmètre de sa délégation. Il doit contribuer individuellement, et en association aux
initiatives prises par le Groupe, à la sensibilisation continue des collaborateurs à ces normes ainsi qu'à la
prévention et à la détection des actes contraires à celles-ci. Il ne doit en aucun cas déroger ou laisser déroger
à ces normes dans le périmètre de sa délégation, que ce soit pour atteindre des objectifs financiers ou
d'autres objectifs commerciaux ou à des fins d'enrichissement personnel.
Le Représentant reconnait qu'il est de sa responsabilité, entre autres, de :
-s'assurer qu'une séparation adéquate des fonctions est mise en œuvre dans la Société,
-s'assurer du respect par la Société et ses salariés des codes et politiques susmentionnés liés notamment
à la conduite responsable des affaires et aux principes d'éthique et d'intégrité,
-détecter et éliminer les conflits d'intérêts potentiels ou existants impliquant des employés de la Société,
des fournisseurs et/ou des partenaires,
-informer régulièrement le Mandant des actes accomplis en vertu du présent Pouvoir.
Le Représentant reconnaît et déclare qu'il possède l'autorité, les moyens, les ressources et les
compétences requis pour s'acquitter de ses fonctions et qu'il est informé de toute réglementation existante se
rapportant à ses droits et devoirs. En conséquence, le Mandant rappelle au Représentant qu'il est entièrement
responsable de ses actes personnels.
Dans le cas où le Représentant serait privé de tout ou partie des moyens ou de l'autorité nécessaires pour
s'acquitter de ses missions, il devra en informer immédiatement le Mandant.
Le Représentant est habilité à déléguer des pouvoirs aux employés de la Société dans le cadre de leurs
fonctions respectives au sein de la Société.
Le présent Pouvoir exclut tous actes extraordinaires de gestion tels que :
initier des plans de licenciement des salariés, contracter des emprunts, accorder un prêt, une hypothèque,
un nantissement ou toute garantie à des tierces parties sauf autorisation contraire, vendre des actifs corporels
ou incorporels de la Société (excepté les actifs d'exploitation à condition que leur valeur comptable brute
n'excède pas 50 000 euros), acheter des actifs/actions d'une société tierce, créer une joint-venture ou une
nouvelle filiale à 100%, acheter un bien immobilier, enregistrer des marques incluant le nom ou le logo Pluxee
ou destinées à être utilisées à l'international, engager des dépenses de publicité (radio, TV, presse,
sponsoring ... ).
Ce Pouvoir prendra effet au 1er février 2025 et restera en vigueur jusqu'au 31 décembre 2025 à moins
d'être révoqué par écrit à tout moment, et il cessera si le Représentant quitte son mandat de Directeur
Général avant cette date. Le mandat de Directeur Général pourra être révoqué à tout moment.
Résolution 3 : Révocation du mandat de Monsieur Sven Marinus en tant que Directeur Général
Le conseil révoque le mandat qui avait été accordé lors du conseil d'administration du 19 décembre 2024
à Sven Marinus en tant que Directeur Général. Ce mandat prenait effet rétroactivement au 1er janvier 2024 et
devait rester en vigueur jusqu'au 31 décembre 2025.
Ce mandat est révoqué avec effet à la date du 31 janvier 2025.
Résolution 4 : Procuration
Le conseil donne procuration à Monsieur Yves Stans et à Madame Marie-Agnès Lambrecht, et avec
pouvoir de subdélégation, afin de poser tous les actes nécessaires ou utiles relatifs aux formalités (en ce
compris, sans y être limité, l'établissement et la signature de tous les documents et formulaires) en vue (i) du
dépôt du présent acte au greffe du tribunal de commerce compétent et (ii) des publications y relatives aux
Annexes du Moniteur Belge.
( ... )
Extraits du procès verbal de l'assemblée générale extraordinaire tenue le 27 janvier 2025 :
( ... )
Résolution 1 : Décharge à Monsieur Sven Marinus
L'assemblée générale donne, à l'unanimité, et par un vote spécial, décharge à l'administrateur
démissionnaire, Monsieur Sven Marinus, pour l'exercice social en cours.
Résolution 2 : Mandats des administrateurs : démission de Monsieur Sven Marinus et nomination de
Monsieur Ben Broeckx
L'assemblée générale prend note de la démission de Monsieur Sven Marinus de son mandat
d'administrateur. La démission de Sven Marinus en qualité d'administrateur prendra effet le 31 janvier 2025.
L'assemblée générale décide à l'unanimité de nommer Monsieur Ben Broeckx en tant qu'administrateur
de la Société. Ce dernier décide d'élire domicile au siège de la société, sis à 1000 Bruxelles - Rue
Ravenstein, 36.
Ce mandat prend cours à la date du 01 février 2025, pour se terminer lors de l'assemblée générale
ordinaire des actionnaires qui délibérera sur les comptes annuels clôturés au 31 août 2025.
Le mandat d'administrateur est exercé à titre gratuit.
Le président indique que, dès lors, les mandats d'administrateur de Monsieur Sébastien Godet, Monsieur
Ben Broeckx et Monsieur Haluk Temel ainsi que le mandat d'administrateur délégué de Monsieur Stéphane
Lhopiteau se termineront lors de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires qui délibérera sur les
comptes annuels clôturés au 31 août 2025.
Résolution 3 : Confirmation de la non-rémunération du mandat des administrateurs
L'assemblée confirme que le mandat des administrateurs actuellement en fonction n'a donné et ne
donnera lieu à aucune rémunération.
Résolution 4 : Procuration
Le conseil donne procuration à Monsieur Yves Stans et à Madame Marie-Agnès Lambrecht, et avec
pouvoir de subdélégation, afin de poser tous les actes nécessaires ou utiles relatifs aux formalités (en ce
compris, sans y être limité, l'établissement et la signature de tous les documents et formulaires) en vue (i) du
dépôt du présent acte au greffe du tribunal de commerce compétent et (ii) des publications y relatives aux
Annexes du Moniteur Belge.
( ... )