N° d'entreprise : 0432.722.740
Dénomination
(en entier) : ILSI Europe
(en abrégé) :
Forme juridique : Association internationale sans but lucratif
Siège : Avenue Emmanuel Mounier 83 Boîte 6 - 1200 Woluwe-Saint-Lambert
Objet de l'acte : Nomination et démission d'administrateurs & Mise à jour des statuts
Extrait du procès-verbal de l'assemblée générale tenue au siège social le 25/05/2023 :
L'assemblée générale approuve à l'unanimité la fin des mandats des administrateurs suivants au sein du
conseil d'administration :
- Douwina Bosscher, avec date d'effet au 11/02/2023.
· Janice Rueda, avec date d'effet au 31/12/2022.
L'assemblée générale approuve à l'unanimité la nomination des administrateurs suivants au sein du conseil:
d'administration :
- Jolene McGroarty, avec date d'effet au 31/05/2023.
L'assemblée générale décide de modifier un paragraphe des statuts comme suit:
Dans le but d'étendre les adhésions actuelles aux producteurs de denrées alimentaires, aux détaillants
alimentaires et aux entreprises pharmaceutiques, la définition de l'adhésion est modifiée comme suit :
« L'adhésion à l'Institut est ouverte à toutes les entreprises et institutions qui agissent au sein de la chaîne.
d'approvisionnement alimentaire ou dont les activités sont conformes aux piliers scientifiques d'ILSI Europe,
définis comme « l'alimentation, la nutrition et la santé », « la sécurité alimentaire et la qualité » et « la sécurité
alimentaire et la durabilité »
L'assemblée générale décide d'octroyer procuration à :
M. Stéphane MORIAUX, administrateur-délégué du bureau comptable et fiscal Groupe MDS S.A.
(0459.839.584) est désigné en qualité de mandataire afin de procéder aux formalités de publicité requises
auprès du Greffe du Tribunal de l'entreprise en vue de rendre opposable aux tiers les décisions prises à
l'assemblée générale.
Extrait du procès-verbal de l'assemblée générale tenue au siège social le 23/05/2024 :
L'assemblée générale approuve à l'unanimité la fin des mandats des administrateurs suivants au sein du
conseil d'administration :
- Thomas Gude, avec date d'effet au 30/04/2024.
- Jiri Ruprich en mars 2024, avec date d'effet au 31/03/2024.
- Wim Saris en mars 2024, avec date d'effet au 31/03/2024.
L'assemblée générale approuve à l'unanimité la nomination des administrateurs suivants à dater de ce jour,
et ce pour une durée de 3 ans (2024 - 2027) :
- Mariusz Michalik
- Peter Szabi
- Davide Marchesi
- Lucien Harthoorn
- Nils Billecke, Cargill
- Hans Verhaegen
- Robert Jan Brummer
- Celia Manaia
L'assemblée générale décide de modifier les statuts et de les mettre en conformité avec le Code des
sociétés et des associations. Les anciens statuts sont annulés et remplacés par les suivants. Le nouveau texte
coordonné des statuts est libellé comme suit :
STATUTS
I.NOM, SIEGE, OBJET
ARTICLE 1
Il est constitué une Association Internationale Sans But Lucratif à but scientifique dénommée "ILS! Europe "
(ci-après dénommée « l'Institut »>) conformément à la législation en vigueur. L'Institut est une branche du
INTERNATIONAL LIFE SCIENCES INSTITUTE (ci-après dénommé « ILSI »>) et respectera les dispositions et
procédures, qui sont déposés dans des accords mutuels pour branches d'ILSI.
Tous les actes, factures, annonces, et publications et autres pièces émanant de l'association internationale
sans but lucratif doivent mentionner sa dénomination, précédée ou suivie immédiatement des mots «
association internationale sans but lucratif» ou du sigle « AISBL »> ainsi que l'adresse de son siège le numéro
de la association, le mot "registre des personnes morales" ou l'abréviation "RPM" suivi de l'indication de la
juridiction du siège de l'AISBL, le cas échéant l'adresse électronique et le site web de l'AISBL et, le cas
échéant, le fait que l'AISBL est en liquidation ..
ARTICLE 2
2.1Le siège de l'Institut est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège de l'association peut, sur décision à majorité simple des membres présents ou représentés du
Conseil d'administration, être transféré vers tout autre endroit en Belgique. Il ne pourra en aucun cas être
transféré à l'étranger.
Tout acte constatant le transfert du siège de l'association devra être déposée (in extenso) au dossier-de
l'association tenu au greffe du Tribunal de l'Entreprise du siège de l'association et publié aux Annexes du
Moniteur belge.
Cette décision ne nécessite pas de modification des statuts.
Si, à la suite du transfert du siège social, la langue des statuts doit être modifiée, seule l'assemblée générale
peut prendre cette décision dans le respect des exigences une modification des statuts.
2.2L'Institut est fondé pour une durée illimitée. Il pourra être dissolu en tout temps conformément à la la
législation en vigueur et aux présents statuts.
ARTICLE 3
L'objet de l'institut, qui est dénué de tout esprit de lucre, est d'offrir un forum scientifique neutre au sein
duquel les membres de l'industrie, ensemble avec des experts du secteur académique, des autorités
gouvernementales et des organisations de consommateurs, peuvent identifier et évaluer des questions relatives
à la nutrition, la sécurité alimentaire et l'environnement, qui relèvent d'un intérêt commun ou qui concernent la
communauté scientifique, les autorités publiques, l'industrie ainsi que le public en général, en vue de
promouvoir la compréhension et la résolution scientifique de telles questions, spécialement dans le cadre des
activités européennes de l'institut, en ce compris l'organisation des réunions scientifiques et des ateliers avec
les intéressés ci-dessus et la publication de littérature scientifique relatif aux questions ci-dessus.
II. MEMBRES
ARTICLE 4
4.1Peuvent devenir membres de l'institut toutes les firmes et sociétés de l'industrie alimentaire, de l'industrie
productrice de produits en relation avec des denrées alimentaires, des firmes ou sociétés qui produisent des
produits pour la consommation humaine ou des produits pharmaceutiques, ainsi que des producteurs
d'ingrédients utilisés dans ou en relation avec ces denrées et produits, et qui se soumettent aux présents
statuts et tous règlements ou dispositions internes de l'Institut. Aucune personne physique individuelle ou
groupement d'intérêt ne pourra devenir membre de l'Institut.
4.2Tout candidat membre doit introduire une demande d'admission auprès de l'organe d'administration.
L'organe d'administration examinera les candidatures sur base des demandes d'admission.
4.3Lorsque l'organe d'administration accepte une demande d'admission, le candidat deviendra membre de
l'Institut dès réception par l'Institut de la cotisation due. La cotisation sera fixée par l'assemblée générale et
devra être payée par les membres avant le 1er janvier pour l'année qui suit.
Les membres doivent se conformer au code d'éthique et aux normes de conduite organisationnelles d'ILSI
Europe et recevront une copie de ce document.
Les membres disposent d'un droit de vote au sein de l'assemblée générale, ont le droit de recevoir toute
documentation destinée aux membres et ont accès à l'ensemble des informations utiles au siège de l'Institut.
Les membres seront éligibles aux fonctions au sein de l'organe d'administration ou du comité consultatif
scientifique et pourront participer aux activités de l'Institut selon l'application des conditions non discriminatoires
de participation établies par l'organe d'administration. Les activités de l'Institut comprennent celles exercées au
sein de Comités Scientifiques, Task Forces, etc.
4.4L'affiliation d'un membre prendra fin:
a.lorsque le membre cesse de réunir les conditions d'affiliation ou ne se conforme pas aux devoirs et
obligations qui incombent aux membres. L'exclusion d'un membre sera prononcée par une décision de l'organe
d'administration à la majorité des deux tiers pour autant que le membre ait eu la possibilité de présenter sa
défense écrite ;
b.par démission volontaire adressée par écrit au Directeur Exécutif (et Scientifique) avant le 30 septembre
de chaque année en cours (article 8.1. des présents statuts s'appliquera en cas de démission volontaire).
4.5Engagement et communication
Les membres de l'association s'engagent à :
-respecter les présents statuts ;
-informer l'organe d'administration de toute modification de leur statuts ou régime juridique ;
-participer aux réunions et activités de l'association ;
-transmettre les informations nécessaires au fonctionnement de l'association ;
-transmettre un rapport annuel de leurs activités de l'année écoulée, ainsi que leur programme pour l'année
à venir, selon les modalités déterminées par l'organe d'administration ;
-désigner un coordinateur qui sera chargé de l'interaction entre le membre et l'association. Ledit
coordinateur sera également le représentant du membre dans son pays.
Un membre peut à tout moment fournir à ILSI une adresse électronique pour communiquer avec elle. Toute
communication faite à cette adresse électronique est réputée avoir été valable. ILSI peut utiliser cette adresse
jusqu'à la notification par le membre concerné d'une autre adresse électronique ou de son souhait de ne plus
communiquer par courrier électronique.
Les membres de l'organe d'administration peuvent, au début de leur mandat, communique une adresse
électronique pour communiquer avec ILSI. Toute communication à cette adresse électronique est réputée avoir
été valable. ILSI peut utiliser cette adresse jusqu'à la notification par la personne concernée d'une autre
adresse électronique ou de son souhait de ne plus communiquer par courrier électronique.
L'adresse électronique peut être remplacée par un autre moyen de communication équivalent, le cas
échéant.
Si ILSI ne dispose pas d'une adresse électronique, elle communiquera par courrier ordinaire, qui sera
envoyé le même jour que les communications par courrier électronique.
4.6 Langue
Toute communication avec les autorités belges est, à la demande d'un membre ou d'un administrateur,
traduit en anglais. La langue de travail au sein de l'association est l'anglais.
4.7Conditions et formalités relatives à la démission et à la révocation des membres.
a.Désaffiliation
Tout membre d'ILSI est libre se désaffilier en présentant sa démission à l'organe d'administration.
La démission se fait par lettre ou par courriel et est transmise à l'organe d'administration.
b. Exclusion
Un membre effectif peut être exclu et son adhésion perdue s'il exerce des activités qui peuvent nuire à ILSI
ou qui enfreignent les règles fixées par l'organe d'administration. L'exclusion d'un membre doit être indiquée
dans la convocation de l'Assemblée Générale, au moins quinze (15) jours avant l'Assemblée générale sera
tenue. Le membre peut être entendu lors de cette assemblée générale. L'exclusion d'un membre ne peut être
prononcée que par l'Assemblée générale à une majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées. Un
renouvellement d'une adhésion après exclusion est possible par décision de l'Organe d'administration avec une
majorité de deux tiers (2/3) des voix exprimées. Cette décision doit ensuite être confirmée par l'Assemblée
Générale à une majorité deux tiers (2/3) des votes exprimés.
c. Révocation
L'adhésion à ILSI peut être révoquée en raison de situations qui modifient les conditions au point qu'elles ne
sont plus en accord avec les conditions initiales d'acceptation de l'adhésion. Ces situations peuvent être, entre
autres, sans pour autant que cette liste ne soit limitative ou exhaustive :
1) La dissolution de la personne morale (notamment par fusion, acquisition ... ), ou la déclaration d'un plan de
redressement ou de liquidation judiciaire de cette personne morale.
2) Le non-paiement de la cotisation, malgré deux mises en demeure.
3) La violation des statuts, des politiques et procédures intemes, de la charte d'éthique ou la violation d'un
accord de non-divulgation.
4) Le non-respect des stipulations concernant les conflits d'intérêts
Dans les cas mentionnés aux points 1) à 4), la révocation est prononcée par l'organe d'administration, après
une séance d'audition au cours de laquelle le membre n'a pas réussi à justifier les faits reprochés ou à proposer
une remédiation acceptable.
La procédure de révocation d'un membre est décrite dans la « Charte d'éthique »,
La révocation est notifiée par l'organe d'administration par courrier recommandé avec accusé de réception.
4.8 Cotisation
Les membres doivent payer une cotisation annuelle. Le montant est fixé annuellement par l'Assemblée
Générale.
Un membre suspendu, démissionnaire ou exclu est tenu de payer les cotisations de l'année en cours.
Un membre démissionnaire ou exclu n'a aucun droit à la possession d'ILSI et peut
ne pas recouvrer les cotisations versées.
III.ASSEMBLEE GENERALE
IV.
ARTICLE 5
5.1Une assemblée générale sera tenue annuellement sur convocation écrite envoyée par l'Organe
d'administration.
Une assemblée générale extraordinaire ou spéciale pourra être convoquée, chaque fois que nécessaire
dans l'intérêt de l'institut et quel qu'en soit l'objet. Sauf disposition contraire dans les présents statuts ou dans
un règlement interne, une assemblée générale extraordinaire ou spéciale sera convoquée par :
a.le Président de l'Organe d'administration;
b.le Président de l'Organe d'administration ou le Président de l'Institut à la demande d'un tiers des
membres, pour autant que cette demande mentionne l'objet d'une telle assemblée générale extraordinaire ou
spéciale.
5.2Les convocations écrites aux assemblées générales ordinaires, spéciales ou extraordinaires mentionnent
le lieu, le jour et l'heure ainsi que l'ordre du jour et seront adressées à chaque membre dans un délai d'au
moins quinze (15) jours avant la date de l'assemblée. Les assemblées générales extraordinaires et spéciales
ne pourront se prononcer que sur les points qui figurent à l'ordre du jour.
Les convocations sont envoyées par lettre, courrier électronique ou tout autre moyen de communication.
Les membres peuvent à l'unanimité renoncer à ces formalités de convocation.
5.3Assemblée générale par procédure écrite
§1. Les membres peuvent, dans les limites de la loi, à l'unanimité, prendre par écrit toutes les décisions qui
relèvent du pouvoir de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être reçues dans un acte
authentique.
§2. En ce qui concerne la datation de l'assemblée annuelle, la date de la décision signée par tous les
membres est réputée être la date statuaire de l'assemblée annuelle, sauf preuve du contraire, à condition que la
décision écrite signée par tous les membres soit parvenue à la société huit (8) jours avant la date statutaire. Si
plusieurs exemplaires de proposition de décisions ont été envoyés, la date de réception du dernier exemplaire
est déterminante pour la date de la décision.
La décision écrite, en plusieurs exemplaires ou non, est assortie d'une déclaration datée et signée par
l'Organe d'administration indiquant que la décision signée par tous les membres est parvenue au siège de la
société au plus tard huit (8) jours avant la date statutaire de l'assemblée annuelle et qu'elle porte toutes les
signatures requises.
Si la dernière décision écrite n'est pas parvenue au plus tard dans les huit (8) jours précédant la date
statutaire de l'assemblée annuelle, l'Organe d'administration doit convoquer l'assemblée générale.
§3. En ce qui concerne la datation de l'assemblée générale particulière, la date de la décision signée par
tous les membres est réputée être la date à laquelle la décision est parvenue au siège de la société, sauf
preuve du contraire. Si plusieurs exemplaires de proposition de décisions ont été envoyés, la date de réception
du dernier exemplaire est déterminante.
La décision écrite, reprise dans une ou plusieurs propositions approuvées, doit être assortie d'une
déclaration datée et signée par l'organe d'administration indiquant que la décision signée par tous les
actionnaires est parvenue au siège de la société à la date indiquée dans cette déclaration et qu'elle porte toutes
les signatures requises.
La proposition de décision écrite envoyée doit indiquer si tous les points de l'ordre du jour doivent être
approuvés dans leur ensemble pour parvenir à une décision écrite valable ou si une approbation écrite est
sollicitée pour chaque point de l'ordre du jour séparément.
§4. La proposition de décision écrite envoyée peut déterminer que l'approbation doit parvenir au siège de la
société avant une date bien définie pour pouvoir faire l'objet d'une décision écrite valable. Si la décision écrite
approuvée à l'unanimité n'est pas parvenue, en un ou plusieurs exemplaires, en temps utile avant cette date,
les approbations signées perdront toute force de droit.
5.4Participation à l'AG à distance par voie électronique
§1. Les membres peuvent participer à distance à l'assemblée générale grâce à un moyen de
communication électronique mis à disposition par l'Institut. Les membres qui participent de cette manière à
l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où se tient l'assemblée générale pour le respect des
conditions de présence et de majorité.
La qualité de membres et l'identité de la personne désireuse de participer à l'assemblée sont contrôlées et
garanties par les modalités définies dans un règlement interne établi par l'Organe d'administration. Ce
règlement fixera également les modalités suivant lesquelles il est constaté qu'un membre participe à
l'assemblée générale grâce au moyen de communication électronique et peut dès lors être considéré comme
présent.
Afin de garantir la sécurité de la communication électronique, le règlement interne peut soumettre l'utilisation
du moyen de communication électronique à des conditions qu'il détermine.
Il appartient au bureau de l'assemblée générale de vérifier le respect des conditions prévues par la loi, les
présents statuts et le règlement interne et de constater si un membres participe valablement à l'assemblée
générale grâce au moyen de communication électronique et peut dès lors être considéré comme présent.
§2. Le moyen de communication électronique mis à disposition par la société doit au moins permettre aux
membres, de manière directe, simultanée et continue, de prendre connaissance des discussions au sein de
l'assemblée et, sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer, d'exercer le droit de
vote.
Ce moyen de communication électronique doit en outre permettre aux membres de participer aux
délibérations et d'exercer leurs droits de poser des questions.
§3. La convocation à l'assemblée générale contient une description claire et précise des procédures
relatives à la participation à distance prévues par le règlement interne en vertu du §1er.
5.5Les assemblées générales sont composées des délégués représentants chaque membre. A cet effet,
chaque membre désignera par écrit un représentant qui aura les pouvoirs de représenter le membre. Les
représentants de chaque membre auront les pleins pouvoirs pour représenter ledit membre pour tout point qui
sera soumis à l'Institut.
Le mandat d'un représentant d'un membre prendra automatiquement fin dès que ce mandataire cesse de
faire partie du personnel dudit membre, ou si son association avec le membre prend fin ou si ses relations avec
le membre prennent fin, de même que si le membre, auquel le mandataire est lié, cesse lui-même de faire
partie de l'Institut.
5.6Une majorité des membres de l'Institut constitue le quorum. Toutes les décisions sont prises à la majorité
simple des votes des membres présents ou représentés, sauf disposition contraire dans les présents statuts.
Elles sont portées à la connaissance de tous les membres par lettre, courrier électronique ou tout autre
moyen de communication.
5.7L'assemblée générale a les pouvoirs suivants :
a.approuver les comptes annuels;
b.nommer les réviseurs d'entreprise;
c.donner décharge aux membres de l'Organe d'administration;
d.nommer et révoquer les membres de l'Organe d'administration;
e.approuver le budget annuel;
f.approuver les cotisations pour les membres;
g.approuver la constitution ou la dissolution de Comités Scientifiques et la modification de la structure de
l'Institut ;
h.approuver les modifications aux statuts;
i.décider d'intenter une action sociale (en responsabilité) contre les administrateurs et, le cas échéant, le ou
les commissaires
j.transformer la forme juridique de AISBL
k.décider d'effectuer ou d'accepter un apport à titre gratuit d'universalité
I.approuver la dissolution de l'institut ;
Les décisions adoptées par l'assemblée générale lient les membres et les membres affiliés, en ce compris
ceux qui étaient absents ou dissidents.
5.8Les décisions de l'assemblée générale seront consignées dans des procès-verbaux de l'assemblée
générale, signés par le Président de l'Organe d'administration. Les procès-verbaux pourront être tenus en la
forme électronique et les signatures peuvent être électroniques.
Tous les membres recevront une copie des procès-verbaux. Les procès-verbaux seront conservés au siège
de l'Institut où tous les membres pourront en prendre connaissance et en faire des copies. Ces procès-verbaux
sont consignés dans un registre spécial qui peut être tenu électroniquement.
V.ADMINISTRATION
ARTICLE 6
6.1Organe d'administration
6.1.1Composition
L'organe d'administration est composé de maximum dix (10) administrateurs choisis parmi les représentants
officiel des membres de l'Institut. Le nombre de non-membres scientifiques, représentant des institutions
académiques, des agences publiques non régulatrices et des fondations scientifiques doit être égal ou
supérieur au nombre de représentants officiel des membres de l'Institut.
Les administrateurs qui représentent les membres de l'Institut devront de préférence avoir une formation
scientifique.
Les membres de l'Organe d'administration seront élus par l'assemblée générale des membres pour une
durée de trois (3) ans. Chaque année un tiers des membres de l'Organe d'administration sera sortant mais sont
rééligibles. Le Président de l'Organe d'administration, le Vice-Président de l'Organe d'administration, le
Président de l'institut, le Vice-Président de l'institut et le Président de l'Institut sortant servent un mandat de
deux (2) ans. Le Trésorier sert un mandat de trois (3) ans.
Le Président de l'Organe d'administration, le Vice-Président de l'Organe d'administration, le Président de
l'Institut, le Vice-Président de l'institut doivent tourner par défaut après un (1) mandat. Après avoir servi un
mandat, le Vice-Président de l'Organe d'administration devient le Président de l'Organe d'administration et le
Vice-Président de l'Institut devient le Président de l'Institut. Le Président sortant de l'Institut sert un mandat de
deux (2) ans. Le Trésorier est éligible pour une réélection d'un mandat supplémentaire de trois (3) ans.
En cas de vacance au cours d'un mandat, l'organe d'administration peut désigner un remplaçant qui achève
le mandat de celui qu'il remplace. Si aucun administrateur n'est coopté, les autres administrateurs répartiront
ses tâches entre les administrateurs restants afin de mener à bien le travail jusqu'à la prochaine assemblée
générale.
6.1.2 Pouvoirs
L'organe d'administration est l'organe de gestion de ILSI et a tous les pouvoirs de gestion et
d'administration, sous réserve des attributions de l'assemblée générale. li a en particulier les pouvoirs suivants :
a.de diriger et contrôler la gestion de l'Institut, et notamment:
-d'engager, au nom de l'Institut, un Directeur Exécutif (et Scientifique) et de lui déléguer la gestion
journalière de l'Institut;
-de vérifier et contrôler les dépenses budgétaires et le planning du personnel tels que mis en œuvre par le
Directeur Exécutif (et Scientifique);
-d'élire le Président de l'Institut, le Président de l'Organe d'administration, le Vice- Président de l'institut et le
Vice-Président de l'Organe d'administration et le Trésorier parmi les membres de l'Organe d'administration;
-de faire un rapport à l'assemblée générale concernant les comptes annuels et lui proposer les budgets pour
l'année suivante;
-de proposer à l'assemblée générale des modifications aux statuts, à la structure de l'Institut ou concernant
la dissolution de l'Institut ;
- de définir la stratégie générale, le plan de travail ainsi que les lignes directrices de l'association ;
-d'analyser l'intégration, la réalisation des activités de l'association ;
b.de diriger et contrôler les activités scientifiques de l'institut, et entre autre:
-d'approuver le contenu scientifique des programmes, assurer leur exécution
et de faire un rapport à l'assemblée générale concernant l'évolution et le suivi des programmes;
-de décider de la composition de Comités Scientifiques et de proposer à l'assemblée générale la création ou
la dissolution de Comités Scientifiques.
L'Organe d'administration peut adopter les règles et règlements qu'il jugera nécessaire pour la gestion de
ses affaires et peut, dans les limites de ses pouvoirs, déléguer partie de ses pouvoirs et de ses responsabilités
au Directeur Exécutif (et Scientifique), aux Comités ou à certains membres de l'Organe d'administration.
En outre, l'Organe d'administration peut confier à une personne, membre ou non de l'organe
d'administration, la gestion journalière et la représentation de l'association en ce qui concerne cette gestion
journalière. La personne chargée de la gestion journalière pourra agir individuellement. Cette disposition est
opposable aux tiers dans les conditions prévues par la loi. Toute restriction apportée au pouvoir de
représentation attribuée à la personne chargée de la gestion journalière, pour les besoins de la gestion
journalière, est inopposable aux tiers même si elle est publiée. La personne chargée de la gestion joumalière
portera le titre d'« Administrateur Délégué » ou de « Directeur Exécutif en charge de la gestion journalière »,
selon qu'elle est membre ou non de l'Organe d'administration. L'organe d'administration peut charger plusieurs
personnes de la gestion journalière. Dans ce cas, elles devront agir individuellement. L'identité du ou des
délégué(s) à la gestion journalière sera déposé au greffe du tribunal de l'Entreprise et publiée aux annexes du
Moniteur belge.
Après approbation par de l'Organe d'administration, tout acte qui lie l'Institut sera signé par le Président de
l'Organe d'administration ou par le Directeur Exécutif (et Scientifique), qui n'auront pas à justifier de leurs
pouvoirs envers les tiers pour ce faire.
Toutes les actions judiciaires, tant en qualité de demandeur que de défendeur, seront intentées, instruites et
suivies pour de l'Organe d'administration par le Président de l'Organe d'administration, le Directeur Exécutif (et
Scientifique) ou tout autre membre de l'Organe d'administration désigné à cette fin par l'Organe
d'administration.
6.1.3Représentation vis-à-vis des tirs
Tous les actes qui engagent ILSI sont, sauf procurations spéciales, signés par un administrateur qui n'aura
pas à justifier envers les tiers des pouvoirs conférés à cette fin.
Les actions judiciaires tant en demandant qu'en défendant sont suivies par le conseil d'administration
représenté par son président ou un administrateur désigné à cet effet par celui-ci.
6.1.4Règlement intérieur
Il n'y a un règlement intérieur à ILSI. Un règlement intérieur peut être établi par l'organe d'administration et
soumis à l'assemblée générale pour approbation. Les modifications du règlement intérieur peuvent être
apportées par l'organe d'administration qui les soumet ensuite à l'assemblée générale pour approbation.
Une copie est envoyée à chaque membre.
Si le règlement intérieur contient des dispositions affectant les droits des pouvoirs des organes ou
l'organisation et les méthodes de travail de l'assemblée générale, ce règlement intérieur doit être approuvé par
l'assemblée générale, en tenant compte des exigences de présence et de majorité applicables à l'assemblée
générale.
6.1.5Réunions, Quorum, Majorité et Procès-verbaux
Les réunions de l'Organe d'administration sont convoquées par le Président de l'Organe d'administration ou
par deux membres de l'Organe d'administration. Les convocations aux réunions de l'Organe d'administration
mentionnent le lieu, la date et l'heure ainsi que l'ordre du jour des réunions et seront adressées à tous les
membres de l'Organe d'administration par lettre, télégramme, email ou facsimile ou par tout autre moyen écrit
au moins huit (8) jours avant la réunion.
Le quorum requis est une majorité de membres de l'Organe d'administration, pour autant que soient
également présents le Président de l'Organe d'administration, ou en cas d'absence de ce demier, le Vice-
Président.
Les décisions de l'Organe d'administration sont prises à la majorité des votes émis. En cas de parité des
voix, le vote du Président de l'Organe d'administration sera prépondérant.
Chaque membre de l'Organe d'administration peut donner procuration à un autre membre de l'Organe
d'administration par lettre, email, télégramme, télex, facsimile ou toute autre forme écrite afin de le représenter
à une réunion de l'Organe d'administration. Chaque membre de l'Organe d'administration ne pourra recevoir
que trois (3) procurations au maximum.
Les administrateurs peuvent valablement assister aux réunions par conférence téléphonique, vidéo-
conférence, messagerie instantanée ou tout autre moyen technique visuel, audio ou écrit leur permettant de
délibérer et seront, dans ce cas, réputés présents au lieu indiqué dans les convocations.
L'organe d'administration organise les modalités de ce type de communication et en informe les membres
du conseil d'administration.
L'organe d'administration ne peut délibérer et statuer valablement sur des points qui ne figurent pas à l'ordre
du jour que si tous ses membres sont présents à la réunion et donnent leur consentement.
Les décisions de l'Organe d'administration sont consignées dans les procès-verbaux et approuvées par le
Président de l'Organe d'administration. Les procurations sont attachées aux procès-verbaux. Les copies ou
extraits des procès-verbaux requis pour des fins légales ou autres, sont signés par soit deux (2) membres de
l'Organe d'administration, ou par le Président de l'Organe d'administration. Les procès-verbaux sont conservés
au siège de l'Institut où chaque membre pourra en prendre connaissance ou en faire des copies. Tant les
procès-verbaux, que le registre dans lequel ils seront conservés que les signatures susmentionnées peuvent
être sous forme électronique.
Les décisions de l'organe d'administration peuvent également être prises par consentement unanime des
administrateurs, exprimé par écrit.
6.1.6Rémunération des administrateurs
L'assemblée générale décide si le mandat d'administrateur est exercé à titre onéreux ou à titre gratuit. A
défaut de décision, le mandat d'administrateur sera effectué à titre gratuit.
Si le mandat d'administrateur est rémunéré, l'assemblée générale détermine le montant de cette
rémunération fixe ou proportionnelle. Cette rémunération sera portée aux frais généraux, indépendamment des
frais éventuels de représentation, voyages et déplacements.
Les administrateurs ne peuvent percevoir qu'une rémunération normale conforme au marché. Toute
rémunération excessive est considérée comme une distribution de bénéfices interdite. De manière générale,
toutes les opérations qui entraînent une diminution des actifs de l'association ou une augmentation de ses
passifs et pour lesquelles l'ASBL ne reçoit pas de contrepartie, ou pour lesquelles la contrepartie est clairement
insuffisante, seront considérées comme une distribution indirecte interdite de bénéfices.
6.1.7Conflit d'intérêts
Si un administrateur a, directement ou indirectement, un intérêt opposé de nature patrimoniale à une
décision ou à une opération relevant de l'Organe d'administration, il doit le communiquer aux autres
administrateurs avant la délibération au sein de l'Organe d'administration. Sa déclaration, ainsi que les raisons
justifiant l'intérêt opposé qui existe dans le chef de l'administrateur concerné, doivent figurer dans le procès-
verbal de l'Organe d'administration qui devra prendre la décision. De plus, il doit en informer le Commissaire
éventuel. L'Organe d'administration décrit, dans le procès-verbal, la nature de la décision ou de l'opération et
une justification de la décision qui a été prise ainsi que les conséquences patrimoniales pour l'Institut. Le
rapport de gestion contient l'entièreté du procès-verbal. Le cas échéant, le rapport du commissaire éventuel doit
en outre comporter une description séparée des conséquences patrimoniales qui résultent pour l'Institut des
décisions de l'Organe d'administration qui comportaient un intérêt opposé au sens de cet article.
L'administrateur concerné ne peut pas assister aux délibérations de L'Organe d'administration relatives à
ces opérations ou à ces décisions, ni prendre part au vote. Cet article n'est pas d'application lorsque les
décisions de l'Organe d'administration concernent des opérations habituelles conclues dans des conditions
normales pour des opérations de même nature.
6.1.8Fin du mandat d'un administrateur
Un membre de l'organe d'administration peut être révoqué par décision de l'assemblée générale à la
majorité simple :
- en cas de faute grave dans l'exercice de ses fonctions représentatives ;
- en cas d'infraction aux présents statuts ;
- pour tout motif pouvant porter préjudice aux intérêts moraux et/ou matériels de ILSI.
La révocation d'un membre de l'organe d'administration ne peut être décidée que par l'Assemblée générale
qui doit, préalablement à cette décision, entendre tous les arguments appropriés en faveur du membre de
l'organe d'administration dont la révocation est prévue. Le secrétaire de l'assemblée générale notifie la décision
de révocation au membre de l'organe d'administration concerné par lettre recommandée, avec accusé de
réception, dans un délai de 15 (quinze) jours à compter du vote.
6.2 Dirigeants
6.2.1Le Président
Le Président de l'Institut est responsable pour l'intégrité scientifique de l'Institut et doit être un scientifique
européen de renommée internationale non lié à l'industrie. Il/elle est membre de l'Organe d'administration pour
un mandat de deux (2) ans. Il/elle contribue aux délibérations en fonction de sa propre expérience et ses
connaissances et assure le lien entre l'Institut et la communauté scientifique et donne son avis sur la qualité
scientifique des activités de l'institut. Le Président de l'Institut devient par défaut après deux (2) ans, le
Président sortant de l'Institut.
6.2.2Le Vice-Président
Le Vice-Président de l'Institut doit être un scientifique européen de renommée internationale non lié à
l'industrie. Il/elle est membre de l'Organe d'administration pour un mandat de deux (2) ans. Il/elle a des
responsabilités qui lui/elle peut être assignées par l'Organe d'administration et assiste le Président dans la
mesure il le juge nécessaire. En cas d'absence, d'incapacité, de refus d'action ou de démission du Président, le
Vice-Président remplit toutes les obligations du Président. Le Vice- Président de l'institut devient par défaut
après deux (2) ans, le Président de l'Institut.
6.2.3Le Président sortant
Le Président de l'Institut devient par défaut après deux (2) ans, le Président sortant de l'Institut. Le Président
de l'Institut est mandaté pour deux (2) ans. Il/elle est éligible de continuer à siéger comme membre normal au
sein du comité consultatif scientifique. Il/elle est aussi membre du comité de sélection.
6.2.4Le Président de l'Organe d'administration
Le Président de l'Organe d'administration, qui représente un membre de l'Institut, est la personne en charge
de l'Institut et préside les réunions de l'Organe d'administration et de l'assemblée générale. Il/elle est en charge,
pour l'Organe d'administration, de la direction générale de l'Institut et veille à l'exécution des programmes
d'activité de l'Institut ainsi que l'exécution des décisions de l'Organe d'administration et de l'assemblée
générale. Le Président de l'Organe d'administration a un mandat de deux (2) ans.
6.2.5Le Vice-Président de l'Organe d'administration
Le Vice-Président de l'Organe d'administration, qui représente un membre de l'Institut, exécute les tâches
dont il/elle est investi par l'Organe d'administration et assiste le Président de l'Organe d'administration selon
que ce dernier le juge nécessaire. En cas d'absence, d'incapacité, de refus d'action ou de démission du
Président de l'Organe d'administration, le Vice-Président exerce toutes les fonctions du Président de l'Organe
d'administration. Le Vice-Président de l'Organe d'administration a un mandat de deux (2) ans et devient par
défaut le Président de l'Organe d'administration après son mandat	de deux (2) ans.
6.2.6Le Trésorier
Le Trésorier, qui représente un membre de l'Institut, est responsable de la supervision de la gestion
financière de l'institut. Il/elle doit rapporter à l'Organe d'administration et à l'assemblée générale sur les finances
de l'institut (comptes annuels et budget pour l'année suivante). Le Trésorier sert un mandat de trois (3) ans et
est éligible pour une réélection d'un mandat supplémentaire de trois (3) ans.
6.3Le Directeur Exécutif (et Scientifique)
L'Institut peut engager un Directeur Exécutif (et Scientifique) salarié qui est à la tête du personnel et dont les
termes et conditions d'emploi seront fixés par l'Organe d'administration.
Le Directeur Exécutif (et Scientifique) est en charge de la gestion de l'Institut conformément aux instructions
de l'Organe d'administration à cet effet comprenant entre autre l'administration du secrétariat et la gestion du
budget et des actifs.
Le Directeur Exécutif (et Scientifique) peut employer du personnel ou résilier des contrats de travail
conformément au planning du personnel tel qu'adopté par l'Organe d'administration. il/elle est également en
charge de l'administration du personnel de bureau (en ce compris la fixation de rémunérations, de fonctions et
de tâches). Ayant une formation scientifique, le Directeur Exécutif (et Scientifique) doit coordonner les activités
scientifiques de l'institut.
Il/elle participe aux réunions de l'Organe d'administration mais n'est pas un membre de l'Organe
d'administration.
VI.BUDGET ET COMPTES
ARTICLE 7
7.1L'année fiscale est clôturée le 31 décembre de chaque année calendrier.
Les comptes annuels de l'Institut sont vérifiés et certifiés à l'expiration de chaque année fiscale par un
Réviseur d'entreprise nommé par l'assemblée générale. Lorsque l'assemblée générale délibère sur la base d'un
rapport rédigé par un commissaire ou un réviseur, celui-ci prend part à l'assemblée générale ordinaire.
Sous réserve de l'application des dispositions de la loi belge du dix-sept juillet mil neuf cent septante-cinq
relative à la comptabilité des entreprises dans les cas prévus la loi, à la fin de chaque année fiscale, le Trésorier
et l'Organe d'administration doivent soumettre à l'assemblée générale pour approbation les comptes annuels,
ainsi que le budget pour l'année suivante. Après approbation, l'Organe d'administration déposera les comptes
annuels et le budget au siège de l'Institut. Chaque année, l'Institut communique une copie des comptes annuels
au « Board of Trustees > d'ILSI.
' 7.2L'assemblée générale fixe le montant des cotisations et charges ainsi que les modalités de leur
paiement. Aucune modification de la cotisation ou des autres charges ne devient effective avant l'expiration
d'un délai de trente (30) jours à dater de la notification écrite de ce changement aux membres par le Directeur
Exécutif (et Scientifique) conformément aux instructions de l'Organe d'administration.
ARTICLE 8
8.1Sauf en cas de dissolution de l'Institut, tout membre dont l'affiliation cessera pour quelque motif que ce
soit, est immédiatement déchu des droits qu'il pourrait avoir sur des fonds, capitaux ou actifs de l'Institut.
En cas de cessation d'affiliation, ni le membre concerné, ni des ayants droit, représentants, successeurs, ne
peuvent intenter une quelconque action concernant ces biens contre l'Institut, ses membres, représentants ou
ayants droit.
8.2En cas de dissolution de l'institut, l'Organe d'administration, après avoir apuré ou constitué des
provisions pour apurement de toutes les dettes de l'institut, affectera le solde de l'actif uniquement à des fins
exclusivement compatibles avec l'objet de l'institut, ou attribuera un tel solde à une ou plusieurs associations
organisées et gérées dans des buts similaires à ceux de l'Institut.
Les tribunaux de Bruxelles, Belgique, sont exclusivement compétents pour tous les actifs qui n'auraient pas
été répartis comme prévu ci avant.
VII.MODIFICATIONS AUX STATUS, DISSOLUTION
ARTICLE 9
Toute proposition de modification aux présents statuts ou de dissolution de l'Institut doit émaner de l'Organe
d'administration et être approuvée par l'assemblée générale.
L'assemblée générale est valablement constituée si au moins deux tiers de ses membres sont présents ou
représentés.
Les décisions seront prises par la majorité de deux tiers de votes des membres présents ou représentés.
Toutefois, si cette assemblée générale ne réunit pas les deux tiers des membres de l'association, une
nouvelle assemblée générale sera convoquée dans les mêmes conditions que ci-dessus, qui statuera
définitivement et valablement sur la proposition en cause, à la même majorité des deux tiers des voix, quel que
soit le nombre des membres présents ou représentés.
Les modifications aux statuts ainsi que les publications légales prescrites seront appliquées suivant les
modalités instaurées par le Code des Sociétés et Associations.
L'assemblée générale fixera en détail les procédures de dissolution de l'Institut.
Les décisions touchant aux attributions, mode de convocation, mode de décision de l'organe général de
direction de l'association, ainsi que les conditions dans lesquelles ses résolutions sont portées à la
connaissance des membres, et/ou touchant aux conditions de modification des statuts, de dissolution et de
liquidation de l'association, et la destination du patrimoine de l'association, seront constatées par acte :
authentique déposé au dossier tenu au greffe du Tribunal de l'Entreprise et publié au moniteur belge.
En outre et conformément à la loi, les résolutions de modification du ou des buts de l'association n'auront
d'effet qu'après approbation par le Roi également publiée au moniteur belge. Les autres décisions de
modification des mentions statutaires ne doivent pas être communiquées pour acceptation par le ministre belge .
qui a la Justice dans ses attributions ou à son délégué.
VIII.DISPOSITIONS GENERALES
ARTICLE 10
Pour l'exécution des présents statuts, tout membre effectif ou adhérent, administrateur et liquidateur,
domicilié à l'étranger, fait élection de domicile au siège de l'association où toute notification peut lui être faite
valablement.
Les dispositions du Code des sociétés et associations, dont les statuts ne déroge pas valablement, sont
réputées figurer dans le présent acte, et les clauses contraires aux dispositions impératives du code sont
réputées non écrites.
L'Institut ne peut, ni directement ni indirectement, verser ou fournir un quelconque avantage financier aux
fondateurs, les administrateurs ou toute autre personne, sauf que dans l'intérêt du but désintéressé prévu par
les statuts. Toute opération contraire à cette interdiction est nulle et non avenue.
Conformément à l'article 10 :11 du Code des sociétés et association, à l'exception des dons manuels, toute
1 libéralité 1 entre vifs au profit de l'association dont la valeur excède 100 000 euro doit être autorisée par le
ministre de la Justice ou son délégué.
La libéralité est réputée autorisée si le ministre de la Justice ou son délégué n'a pas réagi dans un délai de
trois mois à dater de la demande d'autorisation qui lui est adressée.
Le ministre de la Justice détermine les pièces qui doivent être jointes à la demande.
Si le dossier communiqué par l'association est incomplet, le ministre de la Justice ou son délégué en
informe l'association par lettre recommandée en indiquant les pièces manquantes. Le délai de trois mois est
suspendu à la date de cet envoi jusqu'à la communication de l'ensemble des pièces sollicitées.
L'autorisation peut seulement être accordée si l'association s'est conformée aux dispositions de l'article 2:10
du Code des Sociétés et Associations.
Le montant visé à l'alinéa 1er peut être modifié par arrêté royal délibéré en Conseil des ministres.
Procuration :
M. Stéphane MORIAUX, administrateur-délégué du bureau comptable et fiscal Groupe MDS S.A.
(0459.839.584) est désigné en qualité de mandataire afin de procéder aux formalités de publicité requises
auprès du Greffe du Tribunal de l'entreprise en vue de rendre opposable aux tiers les décisions prises à
l'assemblée générale.
Stéphane Moriaux
Mandataire