Ondernemingsnr : 0477 445 084
Naam
(voluit) : Fluvius System Operator
(verkort) :
Rechtsvorm : coöperatieve vennootschap
Volledig adres v.d. zetel : Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle
Onderwerp akte : Volmachtenreglement onroerende verrichtingen
De Raad van Bestuur wijzigde in zitting van 23 november 2022 het reglement met betrekkin tot de
gedelegeerde bevoegdheden en mandaten. De nieuwe tekst van het reglement luidt als volgt:
FLUVIUS SYSTEM OPERATOR
VOLMACHTENREGLEMENT
Situering van het algemeen volmachtenreglement
De bevoegdheidsverdeling van de verschillende organen van Eandis System Operator - waaronder de
Raad van Bestuur, de Comités ingesteld door de Raad van Bestuur (Auditcomité, HR-comité en het
Strategisch comité) en het Managementcomité - werd vastgelegd bij beslissing van de Raad van Bestuur d.d.
19 april 2006 zoals gewijzigd door de Raad van Bestuur van 6 februari 2013.
Op 1 juli 2018 werd de fusie door overneming gerealiseerd van Infrax cvba door Eandis System Operator
cvba met naamswijziging tot Fluvius System Operator cvba (heden cv als rechtsvorm).
Door de Raad van Bestuur d.d. 10 november 2021 werd het volmachtenreglement een laatste keer
gewijzigd.
Er kan volgend onderscheid worden gemaakt inzake handelingen van de onderneming waarvoor
handtekeningenbevoegdheid is vereist:
1.Vertegenwoordiging van Fluvius System Operator
Overeenkomstig artikel 23 van de statuten wordt Fluvius System Operator zowel in rechte als in de
handelingen of akten - met inbegrip van deze waaraan een openbaar of ministerieel ambtenaar zijn
medewerking verleent - vertegenwoordigd door:
·Hetzij twee bestuurders die gezamenlijk handelen.
·Hetzij twee gedelegeerden tot het dagelijks bestuur conform artikel 25, handelend binnen de perken van
dit bestuur.
Fluvius System Operator is eveneens geldig vertegenwoordigd door de bijzondere mandatarissen,
handelend binnen de perken van hun mandaat.
2.Handelingen van dagelijks bestuur
Handelingen van dagelijks bestuur zijn de handelingen die kaderen in het dagdagelijkse leven van de
onderneming en handelingen waarbij de tussenkomst van de Raad van Bestuur niet vereist is.
Docr de Raad van Bestuur wordt aan de leden belast met het dagelijks bestuur, delegatie verleend tot:
·Het aangaan van contracten, aanvaarden van bestellingen, indienen van aanbiedingen, voor rekening en
in naam van de vennootschap, waarvan de waarde 2,5 miljoen euro niet overschrijdt.
Uitgezonderd zijn de overeenkomsten m.b.t. industriele eigendomsrechten, overnames van
ondernemingen, inschrijving, kopen en verkopen van aandelen, toestaan van zekerheden, aangaan en
toestaan van financieringen en leningen, oprichten van nieuwe kantoren, exploitatiezetels, filialen en
dochtervennootschappen, samenwerkingsovereenkomsten en agentuur- en verdeelovereenkomsten die tot de
bevoegdheid van de Raad van Bestuur behoren. Verrichtingen die het limietbedrag van 2,5 miljoen euro
overschrijden, kunnen niettemin door 2 leden van het Managementcomité van Fluvius System Operator
(Niveau N-1 en Niveau N) geldig worden ondertekend indien deze verrichtingen het rechtstreekse gevolg zijn
van eerder door de Raad van Bestuur van Fluvius System Operator goedgekeurde gunningen of contracten.
·Het vertegenwoordigen van de vennootschap in alle rechtsgedingen, als eiseres en voor het aangaan van
alle dadingen, voor zover deze de 2,5 miljoen euro niet overschrijden. Voor het optreden als verweerder geldt
geen maximumbedrag.
·Het vertegenwoordigen van de vennootschap met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, tegenover de
posterijen, de belasting- en douaneadministraties (inclusief het indienen van belastingaangiftes en
bezwaarschriften), het handelsregister, de centrale, regionale, provinciale en gemeentelijke overheden en elke
andere publiek- of privaatrechtelijke overheid, administratie of dienst, met inbegrip van de procedures van
faillissement, continuïteit van de ondernemingen, gerechtelijke reorganisatie of vrijwillige vereffening.
Overeenkomstig artikel 25 van de statuten zijn de leden van het Managementcomité bevoegd voor het
dagelijks bestuur en de operationele leiding van de vennootschap. Overeenkomstig het artikel 6:67 van het
Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen worden de namen van de personen met de bevoegdheden
inzake het dagelijks bestuur gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
De Raad van Bestuur kan dit dagelijks bestuur uitbreiden naar bepaalde personeelsleden van de
vennootschap.
Deze personen handelen twee aan twee. Behalve in uitzonderlijke gevallen, handelen zij in het kader van
de directie waaronder zij ressorteren.
De Raad van Bestuur mag bijzondere en bepaalde volmachten verlenen aan één of meerdere door hem
limitatief	de	wie	alsook	vertegen-	hij	bevoegdheden	gekozen personen aan	opgesomde
woordigingsbevoegdheid hieromtrent verleent om namens de vennootschap op te treden in en buiten rechte.
De	Distributienetbeheerder(s)	opdrachten	modaliteiten	betreffende	de	door	de
(DNB('s))/Opdrachthoudende Vereniging(en) (OV('s)) toevertrouwd aan Fluvius System Operator worden in
detail omschreven in de bijlage 3 m.b.t. de exploitatieovereenkomst van de statuten van de DNB('s)/OV('s).
Doel
Dit algemeen volmachtenreglement van Fluvius System Operator heeft tot doel:
·Een coherente beleidsvoering na te streven inzake de toekenning en de uitoefening van bevoegdheden,
zodat betrokkenen in dit reglement vinden of zij al dan niet gemachtigd zijn de vermelde handelingen te
stellen.
·De noodzakelijke controle mogelijk te maken en te bevorderen binnen de organisatiestructuur van Fluvius
System Operator.
Dit volmachtenreglement geldt niet voor dochtermaatschappijen of met Fluvius System Operator
verbonden maatschappijen, waarvoor een afzonderlijk volmachtenreglement dient te worden vastgesteld door
de bevoegde Raad van Bestuur.
Toepassingsgebied
·Alle eigen medewerkers van Fluvius System Operator, alsook de aan hem ter beschikking gestelde
statutaire medewerkers.
volmachtenreglement	Fluvius	System Operator	distributienetbeheerder(s)/	·Verhouding	-
opdrachthoudende vereniging(en):
Voor het beheer van de DNB('s)/OV('s) geldt dat de volmachtenreglementen van Fluvius System Operator
in overeenstemming dienen te zijn met deze van alle DNB's/OV's. Met andere woorden wanneer het
volmachtenreglement van Fluvius System Operator wordt toegepast, is steeds rekening gehouden met de
respectievelijke toepassingsgebieden en de regels voorzien binnen de volmachtenregeling van de
DNB('s)/OV('s).
Daarbij dient, naast het respecteren van de geldende administratiefrechtelijke bepalingen, ook de
specifieke reglementering inzake het noodzakelijke, onafhankelijke karakter van de DNB('s)/OV('s) te worden
gevrijwaard.
Reglement
1.	Niveaus
De volmachten worden toegekend in functie van niveaus zoals hieronder omschreven:
NiveauBeschrijving
NAan de leiding van Fluvius System Operator staat één CEO = N.
N-1Niveau N-1 wordt toegekend aan de overige leden van het Managementcomité, uitgebreid met de
titelvoerende directeurs.
N-2Als niveau N-2 worden aanzien de titelvoerende afdelingshoofden en/of de personen die een senior
managersfunctie bekleden alsook de hoofden van de regio's.
N-3Niveau N-3 zijn kaderleden die rechtstreeks rapporteren aan het bovenliggend niveau N-2 of hoger.
N-4N-4 zijn de overige kaderleden.
Kaderleden die belast worden met een tijdelijke opdracht, krijgen het volmachtniveau verbonden aan deze
opdracht.
Daarnaast zijn er ook bedienden aan wie specifieke bevoegdheden kunnen worden toebedeeld. De
namen hiervan kunnen opgevraagd worden bij de betrokken directie die daartoe de nodige administratieve
registratie en opvolging doet. De lijst van de betrokken personen evenals hun bevoegdheden worden
overgemaakt aan het Vennootschapssecretariaat.
2.	Werkwijze
Het hieronder vermelde volmachtenreglement heeft betrekking op de delegatie van functionele mandaten,
met name de specifieke vertegenwoordigingsbevoegdheden van Fluvius System Operator uitgeoefend binnen
bepaalde bedrijfsdomeinen en limietbedragen die betrekking hebben op het niveau.
De limietbedragen zien er als volgt uit:
t/m 2.500 euro:
Bediende met het vereiste autorisatieprofiel binnen de uitoefening van de specifieke functie.
t/m 5.000 euro:
Aanvrager + hierarchisch kaderlid N-4.
t/m 25.000 euro:
Hiërarchisch kaderlid van de aanvrager N-4 + niveau N-3.
t/m 125.000 euro:
Niveau N-3 + niveau N-2.
t/m 500.000 euro :
Niveau N-2 + niveau N-1.
t/m 2,5 miljoen euro:
Niveau N-1 + niveau N.
Boven de 2,5 miljoen euro:
2 leden van de Raad van Bestuur van Fluvius System Operator. De goedkeuring dient op voorhand
gevraagd aan de Raad van Bestuur van de vennootschap. Uitzonderlijke en hoogdringende verrichtingen
kunnen achteraf bekrachtigd worden door de Raad van Bestuur. In afwachting hiervan wordt de verrichting
goedgekeurd door twee leden van het Managementcomité (N en N-1).
Dit volmachtenreglement beschrijft verder de principes volgens dewelke er subdelegaties worden
verleend. De namen van de kaderleden, hun functie en hun niveau kunnen geraadpleegd worden op de
website van Fluvius System Operator via www.fluvius.be.
Het uitoefenen van de volmachten gebeurt op basis van de laagst vereiste volmacht binnen de
toegewezen bedrijfsdomeinen. Dit houdt in dat wanneer bijvoorbeeld een subdelegatie tot N-3 wordt vereist
voor een bepaalde verrichting, de hierarchische oversten (N-2, N-1 en N), als hogere volmachthouders
vanzelfsprekend ook kunnen optreden.
Uitsluitend in geval van afwezigheid van de functionele volmachthouder voor een periode van tenminste
24 uur, kan een ander kaderlid van minstens hetzelfde vereiste niveau instaan voor de ondertekening.
Subdelegatie volmacht tijdens de verlofperiode CEO en de leden van het Managementcomité
Teneinde de continuïteit van de werkzaamheden van Fluvius System Operator en de DNB('s)/OV('s) te
verzekeren tijdens de vakantieperiodes verleent de CEO hierbij subdelegatie aan de overige leden van het
Managementcomité om te ondertekenen in zijn naam en overeenkomstig zijn Niveau (N) bij voorkeur binnen
het functioneel domein van zijn subgedelegeerden. Deze delegatie geldt inzonderheid voor het ontslag van
kaderleden en gebaremiseerden.
Eenzelfde subdelegatieverlening wordt toegepast voor de titelvoerende directeurs aan wie op hun beurt
via deze weg subdelegatie wordt verleend om bij voorkeur voor wat betreft hun functioneel domein bij
afwezigheid van hun hierarchie tevens lid van het Managementcomité van Fluvius System Operator, te
ondertekenen in naam van deze laatsten.
***
De verleende volmachten en volmachtengrenzen zijn ook van toepassing wanneer de volmachtdrager van
geëigende elektronische datacommunicatie gebruik maakt. De leden van het Managementcomité alsook de
titelvoerende directeurs kunnen formeel volmacht geven aan één van hun medewerkers om in hun plaats
deze verrichtingen in de elektronische toepassingen uit te voeren. Deze verrichtingen worden hen wel ter
goedkeuring voorgelegd. In uitzonderlijk, hoogdringende gevallen geschiedt de bekrachtiging achteraf. De
bedienden voeren de gegevens in de verschillende elektronische toepassingen in. Hiertegenover staat de
verbintenis van de hiërarchie tot het periodiek uitvoeren van steekproeven.
Bij het gebruik van gemeenschappelijke mailboxen geldt eveneens een delegatie van bevoegdheden naar
bepaalde uitvoerende personeelsleden. Ook daar worden de mails regelmatig op hun inhoud gecontroleerd
door de hierarchische kaderleden en kunnen er specifieke afspraken per directie worden gemaakt.
De handtekeningbevoegdheid wordt door de betrokken medewerker uitgeoefend rekening houdende met
de volgende principes:
·Er wordt bij voorrang binnen de 'eigen dienst', de 'eigen afdeling' of de 'eigen directie' getekend.
·Bij afwezigheid wordt er eveneens volgens deze voorrangsregeling getekend.
Behalve in geval van een inhoudelijke functiewijziging zullen de volmachtregels zoals voordien
toepasselijk, ook na het in voege treden van de nieuwe titel blijven gelden.
Ingeval goedkeuring dient te worden gegeven aan bedragen vermeld in een Excelsheet, of een toepassing
waar meerdere bedragen op één blad of scherm zijn opgenomen, geldt elke individuele lijn of elķ afzonderlijk
bedrag als een goed te keuren transactie. De transacties die hiervoor in aanmerking komen, zullen
desgevallend nader worden gedefinieerd in het specifiek reglement per directie dat wordt opgesteld en
bijgehouden in de betrokken directie en ook wordt overgemaakt aan het Vennootschapssecretariaat.
***
Wanneer er in onderstaand volmachtenreglement melding wordt gemaakt van een ondertekening, kan dit
ook d.m.v. een digitale handtekening.
Er dient daarbij een onderscheid gemaakt te worden tussen een geavanceerde elektronische
handtekening en een gekwalificeerde elektronische handtekening.
·De gekwalificeerde is te gebruiken voor alles wat dient ondertekend te worden en voorgeschreven is door
de wet. Dit wordt ook gelijkgesteld aan de handgeschreven handtekening.
·De geavanceerde kan gebruikt worden voor gewone briefwisseling.
***
Lopende verrichtingen in uitvoering van de specifieke dienst	2.1
2.1.1 Omschrijving en ondertekening van de correspondentie in het kader van 'lopende verrichtingen in
uitvoering van de specifieke dienst
Aan de kaderleden tot N-4 wordt subdelegatie verleend, om alleen optredend, in naam en voor rekening
van de vennootschap, de lopende verrichtingen te doen in uitvoering van de specifieke dienst aan elk van hen
toevertrouwd volgens het organogram.
De lopende verrichtingen in uitvoering van de eigen specifieke dienst worden in belangrijke mate
geconcretiseerd door de inkomende en uitgaande stroom van correspondentie (zoals briefwisseling, memo's,
nota's, andere documenten). Deze stroom kan worden opgesplitst in twee delen:
2.1.1.1 Ondertekening correspondentie met derden
De correspondentie met derden wordt ondertekend door de betrokken kaderleden, bepaald in functie van
de oorsprong en de aard van de lopende verrichting. Bij afwezigheid van de titularis, kan een document 'in
opdracht' worden ondertekend door een ander kaderlid tot N-4.
Ook het uitvoerend personeel kan correspondentie met derden 'in opdracht' ondertekenen, op voorwaarde
dat de correspondentie geen verbintenis inhoudt t.o.v. de vennootschap of wanneer het correspondentie
betreft waarvan het type specifiek in de toepasselijke specifieke volmachtenregeling per directie is bepaald.
2.1.1.2 Ondertekening interne correspondentie (binnen eenzelfde entiteit en tussen directies, afdelingen of
regio's e.d. van Fluvius System Operator)
De ondertekening van de interne correspondentie, zowel binnen eenzelfde entiteit als tussen verschillende
entiteiten onderling, is toegestaan voor kaderleden tot N-4. Bij de afwezigheid van de titularis kan de interne
correspondentie 'in opdracht' door een ander kaderlid worden ondertekend.
Ook het uitvoerend personeel kan interne correspondentie 'in opdracht' ondertekenen, op voorwaarde dat
de correspondentie geen verbintenis inhoudt t.o.v. de vennootschap.
2.2Financiële verrichtingen
2.2.1Het openen en opheffen van rekeningen bij financiële instellingen
Als regel geldt steeds de dubbele handtekening van enerzijds een niveau N of een niveau N-1, en
anderzijds van de directeur Financieel beheer of het hoofd van de dienst Thesaurie.
2.2.2Het ontvangen van betalingen met het verlenen van kwijting of het verlenen van kwijting
Als regel geldt de enkele handtekening van een niveau N-2. Er bestaat geen begrenzing qua bedrag.
Een subdelegatie kan worden verleend aan de kaderleden tot N-4, die betalingen ontvangen en kwijting
. verlenen in het kader van de uitoefening van hun functies binnen de betrokken directies.
De nominatieve aanduiding wordt desgevallend functiegebonden opgenomen in de respectieve
volmachtenreglementen per directie of in de regio.
2.2.3Het ontvangen van betalingen zonder het verlenen van kwijting
Dit is een restrictievere bevoegdheid dan 'het ontvangen van betalingen met het verlenen van kwijting of
het verlenen van kwijting'.
Cash-ontvangsten dienen te worden vermeden; in uitzonderlijke omstandigheden worden ze opgenomen
in de centrale kas die maandelijks gecontroleerd wordt door het diensthoofd Thesaurie.
Als regel geldt de enkele handtekening van de gevolmachtigden zoals omschreven in 2.2.2.
Er bestaat geen beperking qua bedrag.
Een subdelegatie kan worden verleend aan personen die betalingen ontvangen in het kader van de
uitoefening van hun functie, waarvan een nominatieve lijst wordt opgenomen in de respectieve
volmachtenreglementen per directie of in de regio.
2.2.4De financiële verrichtingen met bank- of postchequerekening uitgevoerd door de dienst Thesaurie
Er is steeds een dubbele handtekening vereist van de gevolmachtigden voor het uitvoeren van
verrichtingen op de betrokken financiële rekening.
Een lijst van deze rekeningen met hun respectieve volmachthouders wordt bewaard bij de directie
Financieel beheer met afschrift bij het Vennootschapssecretariaat.
2.2.5Aanvragen voor betaling aan instanties waarvoor vaste crediteurgegevens zijn aangemaakt
Bij wijze van uitzondering kan voor betalingen aan instanties waarvoor vaste crediteurgegevens werden
aangemaakt in het beheersysteem en waarbij de kost niet rechtstreeks aan een budgetverantwoordelijke
wordt toegewezen (btw, Elia, Fluxys, vennootschapsbelasting, roerende voorheffing, stortingen aan
pensioenfondsen, Fonds pour Allocations Complémentaires (FAC)/Fonds voor Aanvullende Vergoedingen
(FAV), Loonadministrator), de uitvoering geschieden op basis van het daartoe bestemd onderliggend
basisdocument te ondertekenen door de aanvrager en, bij voorrang, de hierarchische overste niveau N-2 van
de afdeling waartoe de aanvrager behoort, of een niveau N 2 binnen de directie Financieel beheer.
Wat betreft de goedkeuring van de beheersfacturen tussen de werkmaatschappij en de DNB's/OV's en
omgekeerd, worden na het inboeken van de beheersfactuur de inkomende facturen en/of creditnota's, die aan
de crediteur gekoppeld zijn, als pdf in bulk voor goedkeuring doorgestuurd aan het afdelingshoofd
boekhouding in eerste instantie en daarna aan de directeur Financieel Beheer.
2.2.6Manuele betaalopdrachten vanwege de dienst Crediteurenbeheer
De betalingen die dienen te worden uitgevoerd door de dienst Thesaurie van Fluvius System Operator die
louter betrekking hebben op een manuele betaalopdracht vanwege de dienst Crediteurenbeheer kunnen
zonder toepassing van huidige regeling worden uitgevoerd mits deze betaalopdracht voorafgaandelijk reeds
werd goedgekeurd conform dit volmachtenreglement en in volgende gevallen:
·Op facturen welke om SAP-technische redenen niet kunnen worden geboekt en betaald (aldus kan
worden genoten van een korting bij directe betaling of voorkomt men nalatigheidinteresten of
herinneringskosten).
·Bij het compenseren van creditnota's met facturen (om SAP-technische redenen).
·In geval van niet-gefactureerde voorschotten.
·Bij dringende betaling vóór de volgende betaalrun van de dienst Crediteurenbeheer.
·Bij leveranciers met inhouding van RSZ en/of bedrijfsvoorheffing.
De goedkeuring blijkt uit de mail volgens geëigende elektronische communicatiemethode, die wordt
verstuurd naar de dienst Thesaurie van Fluvius System Operator, met:
·Vermelding van het bestelnummer, indien de factuur via SAP werd goedgekeurd.
·Met een scan van de goedgekeurde factuur, indien de factuur niet via SAP werd goedgekeurd.
2.2.7Thesauriebeheer
Regeling goedkeuring transacties in SAP Treasury Management (Money Market): deze toepassing wordt
gebruikt voor het beleggen van thesaurieoverschotten (beleggingen) of aarıvullingen var thesaurietekorten
(leningen). Hiervoor dienen de nodige acties t.o.v. de financiële instellingen te worden genomen binnen de
dienst Thesaurie. Deze regeling geldt voor alle transacties met een looptijd < 1 jaar. Hierop is één
uitzondering voor de transactie 'Middel Lange Termijn Papier', die een looptijd > 1 jaar kan hebben.
Voor deze beleggingen en leningen die met behulp van de tool 'Treasury Management' gebeuren,
verbonden met het programma Cash Management in SAP, volstaat de goedkeuring door de aanvrager (dienst
Thesaurie) + één daartoe gevolmachtigde persoon, zonder grensbedrag. De goedkeuring in Treasury
Management (Afrekeningsfunctie) door de gevolmachtigde persoon bestaat in het drukken op het icoon
'opslaan'. Naderhand kan de persoon die de aanvraag heeft gelanceerd contact opnemen met de betrokken
bank teneinde de goedgekeurde transactie te effectueren. De personen die gevolmachtigd zijn deze
goedkeuring in Treasury Management te verrichten zijn de volmachtdragers uit de directie Financieel beheer
en de Secretaris-Generaal.
Daarnaast kunnen zij gelden (zonder limiet) intern transfereren tussen eigen rekeningen van Fluvius
System Operator na goedkeuring van de aanvraag door het hoofd van de dienst Thesaurie. Dit kan dus over
banken heen gaan.
2.2.8Verrichtingen via plaatselijke kas
Er bestaan plaatselijke kassen binnen Fluvius System Operator. Een actuele lijst met de
verantwoordelijken voor de lokale kassen wordt bewaard bij de directie Financieel beheer.
Het zijn deze kassiers die de verrichtingen dienen te registreren.
Bij elke ontvangst en/of uitgave van geld wordt een verantwoordingsstuk aangemaakt.
Op het kasblad wordt ter controle en verificatie getekend door de hierarchische overste van de kassier
nadat hij heeft gecontroleerd dat het vermelde saldo in de kas aanwezig is.
2.2.9Opdracht tot het opmaken var creditnota's en vereffening via het beheersysteem SAP
Tot en metOndertekend door
t/m 5.000 euroBediende met het vereiste autorisatieprofiel + het hierarchisch kaderlid N-4.
hoger dan 5.000 euro Zie limietbedragen punt 2, werkwijze.
De nominatieve aanduiding wordt functiegebonden opgenomen in het volmachtenreglement van de
desbetreffende directie of in de regio.
2.2.10Opdracht tot het uitvoeren van terugbetalingen via het beheersysteem SAP
Tot en metOndertekend door
Onbeperkt op rekening van herkomst	De geautoriseerde bediende kan alleen en voor onbeperkte
bedragen terugbetalen op de bankrekening van herkomst, zoals voorzien in de hiervoor ontwikkelde SAP-
toepassing. In de andere gevallen gelden de bestaande limietbedragen.
De nominatieve aanduiding wordt functiegebonden opgenomen in het volmachtenreglement van de
desbetreffende directie of in de regio.
2.2.11Het toestaan van afbetalingsplannen
Afbetalingsplannen kunnen worden toegestaan door de uitvoerende personeelsleden van onderstaande
diensten binnen de uitoefening van hun specifieke functie, voor zover het totaalbedrag van de vordering
(hoofdsom plus intresten en kosten) de 2.500 euro niet overschrijdt en ook de totale afbetalingsperiode de
duurtijd van één jaar niet overschrijdt.
·Directie Financieel beheer
oMinnelijke Invorderingen
oGerechtelijke procedures
oAansprakelijkheid
·Directie Klantendienst
olnvorderingen Energieleveringen
In alle andere gevallen zijn de voorwaarden en de limietbedragen van toepassing zoals bepaald in punt 2
hiervoor.
2.3Aankopen van goederen, diensten en werken
Onder deze aankopen worden begrepen alle types aankopen van goederen, diensten en werken met
uitzondering van onroerende aankopen die een specifieke regeling hebben, beschreven in 2.5.
2.3.1Bepaling van aankopen binnen de aankoopprocedure
Ter zake wordt verwezen naar het 'Volmachtenreglement inzake aankopen' zie Bedrijfskennis >
Procesdocumentatie > SC-100-W06 waarin de volledige regeling voor de verschillende aankopen wordt
uitgewerkt.
Daarbij wordt een onderscheid gemaakt in de bevoegdheden met betrekking tot het ondertekenen van:
·(Regionale) contracten, contractwijzigingen, contractuitbreidingen en addenda aan deze contracten.
·Afroepbestellingen (ATB's) op contracten, inclusief meetstaten, en directe aankopen (via ATB's) buiten
bestaande (en goedgekeurde) contracten
·Lokale bestelbons.
·Directe toeschrijvingen.
In de mate dat de aankopen aanleiding geven tot bestendige opdrachten dienen, voor het totaalbedrag
van de aankoop zelf, de bevoegdheden gerespecteerd zoals beschreven onder 2.3.4 en kan voor het
verlenen van de bestendige opdracht worden verwezen naar de volmachtenregeling voor de financiële
verrichtingen met bank- of postchequerekening, zoals vermeld onder 2.2.4.
2.3.1.1(Regionale) contracten, contractwijzigingen, contractuitbreidingen en addenda aan deze contracten
Ter zake wordt verwezen naar het 'Volmachtenreglement inzake aankopen' zie Bedrijfskennis >
Procesdocumentatie > SC-100-W06.
2.3.1.2Afroepbestellingen (aanvragen tot bestelling) op contracten (incl. meetstaten) en directe aankopen
Toepassingsgebied uitvoering van werken (orders, netwerken) op SAP Univlam - geldig zolang de
overstap naar SAP S4 niet gebeurde
Voor dergelijke aanvragen: zie SC-110-W02 Manueel aanmaken van aanvraag tot bestelling (ATB), SC-
110-141 Aanvragen tot bestelling op netwerken en SC-100-W06 Volmachtenreglement inzake aankopen.
De aanvraag tot bestelling gaat de eigenlijke bestelling vooraf, vandaar dat slechts één handtekening is
vereist voor de aanvraag. Voor de eigenlijke bestelling is een dubbele handtekening vereist, verbonden met
de in punt 2, werkwijze vermelde limietbedragen.
Indien de aanvrager een ATB opstelt voor een bedrag beneden de limiet van zijn niveau, dan mag hij/zij
deze zelf goedkeuren.
Tijdens de transitie naar een geüniformiseerde werking van Fluvius (in SAP S4) kunnen ook in SAP
Univlam al de regels van de paragraaf 'toepassingsgebied overige - vanaf de overstap naar SAP S4' worden
toegepast. Voorbeeld: voor het goedkeuren van meetstaten onder contract, die afrekenen op orders en/of
netwerken, volstaat de goedkeuring van de leidinggevende van de aanvrager (toezichter) ongeacht het
bedrag van de meetstaat, gezien meetstaten in SAP Univlam vallen onder een volgens de volmachten
goedgekeurd contract en werkuitvoeringsopdracht.
Toepassingsgebied overige - vanaf de overstap naar SAP S4
Voor dergelijke aanvragen: zie SC-110-102 en SC-100-106 Volmachtenreglement inzake aankopen. De
aanvragen tot bestelling worden steeds via SAP aangemaakt en goedgekeurd.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:
i.Aanvragen tot bestelling en meetstaten die vallen onder een bestaand (en volgens de volmachten
goedgekeurd) contract: deze dienen door de leidinggevende van de aanvrager goedgekeurd te worden
(ongeacht het bedrag van de individuele aanvraag tot bestelling of meetstaten).
ii.Aanvragen tot bestelling die niet onder een bestaand (en volgens de volmachten goedgekeurd) contract
vallen: deze dienen steeds goedgekeurd te worden door de leidinggevende van de aanvrager en indien het
bedrag van de aanvraag tot bestellen de bevoegdheid van de leidinggevende overstijgt, ook nog door de
volgens de volmachten gemachtigde persoon in de hierarchische lijn van de leidinggevende. In bepaalde
gevallen is ook nog goedkeuring nodig van een technoloog en/of medewerker van Preventie en Bescherming.
Wanneer de aanvraag de waarde van 30.000 euro overschrijdt, is een bijkomende vrijgave door Aankoop
vereist.
Voor de vrijgave van ATB's die door MRP worden gegenereerd, geldt de regeling dat deze door de dienst
Herbevoorrading worden vrijgegeven. Indien dit materialen betreft die niet onder een bestaand (en volgens de
volmachten goedgekeurd) contract vallen, dan kan ook nog vrijgave nodig zijn door een technoloog en/of
medewerker van Preventie en Bescherming en/of Aankoop (zie ii).
Bepaling voor het goedkeuren van meetstaten voor Fluvius in het kader van SYNDUCTIS-contracten
SYNDUCTIS-contracten zijn contracten die Fluvius aangaat samen met andere partijen van SYNDUCTIS,
hetzij als vennoot, hetzij via samenwerkingsovereenkomst. Voor meetstaten die onder deze SYNDUCTIS-
contracten vallen, gelden de regels voor het vrijgeven van meetstaten (en ATB's) zoals beschreven onder
'Toepassingsgebied overige - vanaf de overstap naar SAP S4', met de aanvulling dat kan aanvaard worden
dat de bevestiging van de meetstaat gebeurt door (een van) de deelnemende partijen (ter vervanging van de
leidinggevende van de aanvrager).
In gevallen waarbij de facto het vierogenprincipe niet wordt toegepast (vb. geen deelnemende partijen bij
een opdracht binnen het Fluviuscontract en aldus geen borging van goedkeuring in Syncula) zal de toezichter
de meetstaat voorleggen aan zijn leidinggevende.
2.3.1.3Aankopen met gebruik van lokale bestelbons (I 250 euro)
De lokale bestelbons zijn beperkt in waarde tot 250 euro. Zij worden gebruikt voor de aankoop van
goederen waarvan de totale waarde niet meer bedraagt dan 250 euro netto en excl. btw.
De procedure voor het gebruik ervan wordt beschreven in de instructie SC-110-101 Aanvragen en
gebruiken van het lokale bestelbonboek.
2.3.1.4Directe toeschrijvingen
Ter zake wordt verwezen naar het 'Volmachtenreglement inzake aankopen' zie Bedrijfskennis >
Procesdocumentatie > SC-100-W06.
2.3.2Aankopen buiten de aankoopprocedure
De aanvragen tot betaling voor verrichtingen andere dan deze beschreven onder de aankoopprocedure,
zoals hierboven vermeld onder 2.3.1, dienen te geschieden volgens de limietbedragen vermeld in punt 2,
werkwijze.
2.4Verbintenissen m.b.t personeelsbeheer
2.4.1Loonadministrator
Aan de loonadministrator wordt in het kader van de loonadministratie toelating gegeven om de
loonbestanden met de gegevens voor uitbetaling van de lonen en vergoedingen van het personeel van
Fluvius System Operator rechtstreeks over te maken via de overeengekomen financiële rekening van Fluvius
System Operator.
Aanvragen tot betaling aan de loonadministrator
Uitzonderlijke aanvragen tot betaling van vergoedingen aan het Fluvius System Operator personeel die
kaderen in de opdracht verleend aan de loonadministrator, in verband met:
·fiscale en sociale heffingen,
·of op basis van gerechtelijke verplichtingen, die door het sociaal secretariaat dienen overgemaakt te
worden aan de overheidsinstellingen en andere daartoe gemachtigde bestemmelingen,
vereisen de handtekening van een niveau N-2 binnen de directie HR of niveau N-2 binnen de directie
Financieel beheer.
2.4.2Kostenstaten eigen personeel
Onder 'kostenstaten' wordt onder andere verstaan:
·De dagelijkse of maandelijkse prestatie- en afwezigheidslijsten (inclusief of exclusief toekenning van
vergoedingen voor prestaties).
·Staten voor toekenning van vergoedingen buiten de prestatielijsten.
·Staten voor terugbetaling van representatie-, reis- en verblijfskosten e.d.m.
Kosten ten laste van de werkgever worden via de weddenuitbetaling terugbetaald. Een aanvraag tot
terugbetaling gebeurt standaard via de ter beschikking gestelde HR-tools.
Ondertekening van:
·Individuele staten:
aanvrager + hierarchische overste, minimaal N-4 (bij diens afwezigheid de hierarchische chef of diens
collega-chef).
·Individuele kosten buitenland:
aanvrager + minimaal niveau N-1.
·Individuele kosten CEO:
aanvraag CEO + goedkeuring door de Voorzitter van de Raad van Bestuur van Fluvius System Operator
of, bij diens afwezigheid, de eerste Ondervoorzitter van de Raad van Bestuur van Fluvius System Operator.
2.4.3Aanwervingen, ontslagbevoegdheid
Het organisatieschema (tot niveau N-2) van de exploitatie van de DNB('s)/OV('s) zal aan de Raad van
Bestuur van de DNB('s)/OV('s) ter goedkeuring voorgelegd worden. Wijzigingen kunnen enkel aangebracht
worden mits akkoord van de Raad van Bestuur, zowel wat het tewerkstellingsvolume betreft en de ermee
gepaard gaande kwalificatie, als de benoemingen en bevorderingen van het kaderpersoneel dat rechtstreeks
betrokken is bij de exploitatie van de DNB('s)/OV('s) en dit volgens overeen te komen modaliteiten en
teneinde te waarborgen dat deze maatregel met de grootst mogelijke objectiviteit genomen wordt.
De Raad van Bestuur van de DNB('s)/OV('s) neemt de beslissing over de aanstelling, het ontslag en de
bezoldiging van de leden van het Managementcomité van Fluvius System Operator.
2.4.3.1Aanwervingen
·Kaderleden: met uitzondering van hetgeen vermeld onder 2.4.3 wordt de bevoegdheid tot aanwerven en
de bevoegdheid om de werkgever te vertegenwoordigen toegekend aan de directeur HR of een
afdelingshoofd HR (verantwoordelijk voor selectie of arbeidsrelaties en verloningspolitieken) en/of een N-1, bij
voorkeur van de betrokken directie en/of de CEO via een dubbele handtekening.
·Gebaremiseerden: bevoegdheid wordt voorbehouden aan een afdelingshoofd HR en/of de directeur HR
en/of een N-1 bij voorkeur van de betrokken directie via een dubbele handtekening.
2.4.3.2Ontslagbevoegdheid
·Kaderleden: met uitzondering van hetgeen vermeld onder 2.4.3 wordt de ontslagbevoegdheid en de
bevoegdheid om de werkgever te vertegenwoordigen toegekend aan de directeur HR of een afdelingshoofd
HR en/of een N-1 bij voorkeur van de betrokken directie en/of de CEO via een dubbele handtekening.
·Gebaremiseerden: de ontslagbevoegdheid en de bevoegdheid om de werkgever te vertegenwoordigen
worden toegekend aan de directeur HR of een afdelingshoofd HR en/of een niveau N-1 bij voorkeur van de
betrokken directie via een dubbele handtekening. Voormelde bevoegdheden gelden ook ten aanzien van het
ontslag van beschermde werknemers, zoals omschreven in de wet van 19 maart 1991.
Met betrekking tot de bevoegdheden opgenomen onder de punten 2.4.1, 2.4.2 en 2.4.3 blijven de per 1 juli
2018 bestaande bevoegdheden desbetreffend m.b.t. het statutair en contractueel personeel binnen de
opdrachthoudende verenigingen beheerd door ex-Infrax tot herroeping onverkort verder bestaan.
Addenda aan de arbeidsovereenkomst	2.4.5
Alle addenda aan de arbeidsovereenkomst worden ondertekend in naam en voor rekening van de
vennootschap met een dubbele handtekening van een niveau N-4 of hoger binnen de directie HR en/of van
een MC-lid.
2.5Onroerende verrichtingen
De autorisatieregeling voor de onroerende verrichtingen van Fluvius System Operator wordt behandeld in
een afzonderlijk document, goed te keuren door de Raad van Bestuur van Fluvius System Operator, nadien te
publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
2.6Werken aan de distributienetten (zowel in verband met aansluitingen, netuitbreidingen, verkavelingen
als verplaatsing) en werken aan openbare verlichting
2.6.1Offerte voor Laag Vermogen Aansluitingen afname < 100 kVA (elektriciteit) of <= 40 m3/uur (aardgas)
Deze offertes worden door een Technisch Adviseur Klanten, een bediende Backoffice Aansluitingen of
een nettechnicus Aansluitingen gemaakt zoals voorzien in de procedure 'Werken aan Aansluitingen',
ongeacht het bedrag.
Voor een eventueel mondeling akkoord op een offerte en voor een akkoord voor een welbepaalde
meerkost < 2.500 euro tijdens uitvoeringswerken, wordt ook steeds het klantakkoord geregistreerd.
2.6.2Offerte Hoog Vermogen Aansluitingen afname >= 100 kVA < 1MVA (elektriciteit) en gelijkgestelde
LS-klanten met MS-tarief (LVA) of < 40 m3/uur < 300 m3/uur (aardgas), evenals lokale productie-installaties >
10 KVA < 400 KVA
Deze offertes worden aangemaakt en geregistreerd door de lokale relatiebeheerder die verantwoordelijk is
voor de correctheid van de offerte ongeacht het bedrag. Bij complexere dossiers en/of hogere bedragen
wordt steeds het vierogenprincipe toegepast om de correctheid van de offerte en factuur te garanderen.
2.6.3Offerte voor Zeer Hoog Vermogen Aansluitingen (> 1MVA elektriciteit) of > 400 m3/uur aardgas),
evenals decentrale productie-installaties op laag- en/of middenspanning, en andere prestaties m.b.t. werken
aan het distributienet
De offertes worden in de centrale dienst Technisch Commercieel Beheer voor gans Fluvius gemaakt.
Omwille van de complexiteit van de dossiers en de hogere bedragen wordt steeds het vierogenprincipe
toegepast om de correctheid van de offerte en factuur te garanderen. Dit gebeurt door de Account Manager
en Diensthoofd TCB voor bedragen tot 50.000 euro en voor bedragen vanaf 50.000 euro door het Diensthoofd
TCB en het Afdelingshoofd Assetplanning en Netontwikkeling.
2.6.4. Offertes voor investeringswerken en onderhouds- en exploitatiewerken
Deze offertes worden hoofdzakelijk opgemaakt aan de hand van vaste tarieven en/of eenheidsprijzen.
Hierdoor kan de gemandateerde medewerker deze rechtstreeks opmaken en versturen zonder dat een
fysieke of digitale handtekening vereist is.
2.7Opvolging van gedingen en juridische geschillen
Aan de personeelsleden van de directie Financieel beheer, afdeling Juridisch Beheer wordt subdelegatie
verleend om, in naam en voor rekening van de vennootschap of van de DNB('s)/OV('s) van wie de opdracht
uitgaat, de gerechtelijke geschillen op te volgen in uitvoering van de specifieke dienst aan elk van hen
toevertrouwd volgens het organogram.
De personeelsleden van de dienst Juridisch advies, de dienst Juridische Administratie (JURAD), de dienst
Debiteuren-en crediteurenbeheer (Directie Financieel Beheer) en de dienst REG-beleid en Premies (Directie
Klantendienst) zijn binnen de uitoefening van hun specifieke functie bevoegd voor het minnelijk traject
het	voordeel in	kader	energiefraude,	onrechtmatig	voeren	verweer in	van	voor	van
het	aansprakelijkheidsgeschillen,	leverancier,	schulden	sociale	voor	recupereren	van
uitzonderingsleverancier, klantenwerken, groenestroomcertificaten en REG-premies, voor het afdwingen van
toegang tot de distributie-installaties, voor de aangiftes van collectieve schuldenregelingen en voor de
aangiftes van falingen.
Wanneer voor in het kader van het minnelijk traject een beroep wordt gedaan op derde partijen (bv.
Incassobureaus, deurwaarders, expert, labo, ... ) dan zijn de personeelsleden van de dienst Juridisch advies,
de dienst Juridische Administratie (JURAD), de dienst Debiteuren-en crediteurenbeheer (Directie Financieel
Beheer) en de dienst REG-beleid en Premies (Directie Klantendienst) , binnen de uitoefening van hun
specifieke functie, hiertoe bevoegd voor zover het bedrag waardoor de vennootschap verbonden wordt (bv.
Commissieloon, ereloon) niet meer bedraagt dan 2.500 euro.
De beslissing tot het instellen van een gerechtelijke procedure (dagvaarding, burgerlijke partijstelling,
aantekenen van hoger beroep, verzet ... ), tot het afzien ervan of tot het aanstellen van een raadsman voor
verweer wordt genomen door een kaderlid binnen de directie Financieel Beheer, afdeling Juridisch Beheer. .
Aan de Insurance Relator en het Diensthoofd Juridische Administratie (JURAD) binnen de afdeling
Juridisch Beheer wordt subdelegatie verleend om, in naam en voor rekening van de vennootschap of van de
DNB('s)/OV('s) die als verzekeringnemer optreden, de betaling van de premies van de verzekeringspolissen
te tekenen tot een bedrag van 10.000 euro.
2.8	Fiscale verrichtingen
Aan de personeelsleden van de directie Financieel beheer wordt subdelegatie verleend om, in naam en
voor rekening van de vennootschap of van de DNB('s)/OV('s) van wie de opdracht uitgaat, de fiscale
verrichtingen (aangiftes, bezwaarschiften, vragen om inlichtingen, andere wettelijke vereisten en formaliteiten,
... ) te voldoen en dit met een enkele handtekening tot een niveau N-4.
2.9	Overeenkomsten met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens
De ondertekening van overeenkomsten, in naam en voor rekening van de vennootschap of van de
DNB('s)/OV('s), in uitvoering van de wetgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
(zoals onder meer maar niet beperkt daartoe: verwerkersovereenkomsten, protocollen, data sharing
agreements en dergelijke) vereisen de dubbele handtekening van enerzijds de directeur van de betrokken
directie of een niveau N-2 en anderzijds een niveau N-3 of hoger binnen de betrokken directie.
Suppletieve bepaling	2.10
Zolang de basis- en bronsystemen binnen ex-Eandis System Operator en ex-Infrax niet zijn
geuniformiseerd of vervangen door een nieuw systeem blijven de per 1 juli 2018 bestaande bevoegdheden en
de grenzen die daaraan verbonden zijn onverkort van toepassing. Eventuele wijzigingen daaraan worden
behandeld ter goedkeuring door de Raad van Bestuur van Fluvius System Operator en/of het bevoegde
orgaan van de betrokken opdrachthoudende vereniging(en).
Nick Vandevelde