N° d'entreprise : 0740908863
Nom
(en entier) : EBRAINS
(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Chaussée de La Hulpe 166
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
D’un procès-verbal dressé par Maître Johan KIEBOOMS, notaire associé à Antwerpen, le vingt-huit
décembre deux mille vingt-trois;
 
IL RESULTE QUE :
 
L’assemblée générale extraordinaire de l'association internationale sans but lucratif “EBRAINS”,
etablie en Région Brussel Capital, avec adresse à 1000 Brussel, Chaussée de La Hulpe 166, RPM
Brussel division Francophone, 0740.908.863.
 
 
A DECIDE ENTR’AUTRES :
de procéder à une refonte complète, à une reformulation, à une renumérotation, à divers ajouts et
modifications des statuts concernant tous les aspects des statuts existants et, par conséquent,
d'adopter un texte entièrement nouveau pour les statuts, tant en français qu'en anglais.
 
 
extrait des nouveaux statuts
1.        STATUT JURIDIQUE, RAISON SOCIALE, SIÈGE SOCIAL
1.1      L’Association est constituée en tant qu’association internationale sans but lucratif régie par les
dispositions du Livre 10 de la loi belge du 23 mars 2019: “Loi introduisant le Code des sociétés et
des associations et portant des dispositions diverses”.
1.2.     Elle est baptisée “EBRAINS”.
1.3.     Le siège social de l’Association se situe dans la région bruxelloise. Le siège social peut être
déménagé à n’importe quelle adresse en Belgique suivant une décision en ce sens  de l’Organe d’
administration. Le changement d’adresse doit être publié dans les annexes du Moniteur belge et
versé au dossier inscrit auprès du tribunal des entreprises compétent dans un délai d’un mois à
compter de la date de la décision.
2.        DURÉE
           L’Association est constituée pour une durée indéterminée.
3.        OBJECTIF ET ACTIVITÉS
3.1.     L’objectif de l’Association est de promouvoir la science, la recherche et l’innovation.
3.2.     L’Association atteint notamment ces objectifs en promouvant, soutenant et coordonnant les
efforts scientifiques dans le domaine de la recherche en neurologie par la création et l’exploitation d’
une infrastructure de recherche médicale et scientifique basée sur les TIC, à la pointe de la
technologie et dotée d’une direction européenne. Cette Infrastructure de recherche soutient la
recherche en neurologie et dans les activités translationnelles liées, ce qui comprend les
technologies cliniques et inspirées du cerveau.
3.3.     L’Association doit en particulier (mais sans s’y limiter):
           3.3.1.  Faire office de coordinatrice dans les projets de recherche de l’UE dans les domaines
mentionnés à la clause 3.2 lorsque cela est pertinent;
           3.3.2.  Mettre au point un modèle commercial viable pour (certaines parties de) l’HBP après
2023;
           3.3.3.  Coordonner l’exploitation des résultats des projets HBP et des projets financés au
niveau national dans l’Infrastructure de recherche;
           3.3.4.  Gérer l’expansion de la base utilisateur et de l’offre de service ainsi que le
fonctionnement de l’Infrastructure de recherche;
           3.3.5.  Accompagner l’HBP dans sa transition d’un fleuron dans le domaine des techniques
futures et émergentes (FET) vers une Infrastructure de recherche durable;
           3.3.6.  Créer un cadre légal de propriété intellectuelle pour l’exploitation de l’Infrastructure de
recherche dans l’intérêt de ses Membres et des autres tiers intéressés;
           3.3.7.  Soutenir la recherche transnationale;
           3.3.8.  Mettre au point et implémenter une stratégie d’innovation pour l’Infrastructure de
recherche;
           3.3.9.  Établir des partenariats avec des organisations présentant des objectifs communs ou
complémentaires avec ceux de l’Association;
           3.3.10. Coopérer avec d’autres initiatives de recherche en neurologie du monde.
           L’Association entreprend tout ce qui est nécessaire et utile pour atteindre son objectif
principal, au bénéfice de ses Membres et des circonscriptions qu’ils représentent, à savoir les
citoyens et patients européens, mais avec pour objectif de profiter à chaque être humain.
           La poursuite de l’objectif se fait toujours dans un but non lucratif.
3.4.     L’Association est autorisée à ouvrir des filiales et à constituer de nouvelles entités juridiques,
ou à participer à de telles entités, conformément à ses objectifs.
4.        MEMBRES
4.1.     Nature juridique:
           Seules les entités dotées d’une personnalité juridique peuvent participer à l’Association.
4.2.     Dans l’Association, il y a:
           4.2.1.  Les Membres à part entière:
                       4.2.1.1.    Les Membres fondateurs
                                      Ces membres sont:
                                      -      les entités juridiques qui ont fondé l’Association et, partant, qui
apparaissent dans l’acte de constitution de cette dernière;
                                      -      d’autres entités légales qui disposent d’un siège au HBP SCSB ou au
HBP SB et qui ont déclaré par écrit au Conseil d’ Administration, dans un délai de trois (3) mois
après la date de constitution de l’Association, accepter de devenir Membre à part entière de l’
Association. Ces entreprises légales ne doivent pas suivre la procédure d’admission décrite dans la
clause 4;
                                      Il ne peut y avoir qu’un Membre fondateur par État membre de l’Union
européenne, par pays associé lié au programme-cadre de l’Union européenne ou par pays
représenté au HBP SB au 1er janvier 2019. 
                       4.2.1.2.    Autres Membres à part entière:
                                      En plus des Membres fondateurs, les Membres à part entière de l’
Association comprennent:
                                      D’autres entités légales conformes aux critères définis dans la présente
clause 4.3 qui ont soumis à l’Organe d’administration une demande écrite pour obtenir le statut de
Membre à part entière et qui ont été acceptées en tant que tel conformément aux présents Statuts et
au Règlement.
           4.2.2.  Les Membres associés de l’Association (ci-après nommés “Membres associés”) sont:
                       Les entités légales conformes aux critères définis dans la présente clause 4.4 de ces
Statuts qui ont soumis à l’Organe d’administration une demande écrite pour obtenir le statut de
Membre associé et qui ont été acceptées en tant que tel conformément aux présents Statuts et au
Règlement.
4.3.     Critères d’adhésion et d’accès pour les Membres à part entière:
           4.3.1.  Toute demande d’admission à l’Association en tant que Membre à part entière doit être
adressée à l’Organe d’administration. En postulant, le candidat adhère aux Statuts de l’Association, à
son Règlement et à toute autre règle de l’Association en cas d’acceptation.
           4.3.2.  Sans porter préjudice à la clause 18.1 des présents Statuts, les candidats doivent
répondre aux critères suivants pour être éligibles en tant que Membre à part entière:
                       i.         Il doit s’agit d’entités juridiques (qu’elles soient publiques ou privées):
                       ii.        Dont le siège social est situé au sein d’un État membre de l’Union européenne,
dans un pays associé lié au programme-cadre de l’Union européenne ou dans un pays représenté
au HBP SB au 1er janvier 2019;
                       iii.       Dont le pays n’est pas encore représenté au sein de l’Association;
                       iv.       Dont le But désintéressé et les missions sont en harmonie avec le But
désintéressé de l’Association;
                       v.        Qui ont la capacité et la volonté de s’engager à proposer leurs services
infrastructurels à la communauté scientifique européenne via l’Association en concluant des accords
au cas par cas;
                       vi.       Qui contribuent à établir une Infrastructure de recherche durable.
           4.3.3.  L’Organe d’administration se prononce sur toutes les candidatures en tenant compte
des critères définis aux clauses 4.1, 4.2 et 4.3.2 des présents Statuts. Lorsqu’il se prononce sur des
candidatures, l’Organe d’administration applique des principes de transparence et de non-
discrimination. L’Organe d’administration informe les Membres des candidatures reçues. De plus
amples détails sur la procédure de candidature sont donnés dans le Règlement. En cas de refus, le
candidat peut soumettre une demande de réexamen à l’Assemblée Générale, conformément à la
clause 8.3.1.6.
                       Chaque Membre à part entière conclut un accord d’adhésion.
4.4.     Critère d’adhésion et d’accès pour les Membres associés:
           4.4.1.  Toute demande d’adhésion à l’Association en tant que Membre associé doit être
adressée à l’Organe d’administration. En postulant, le candidat adhère aux Statuts de l’Association, à
son Règlement et à toute autre règle de l’Association en cas d’acceptation.
           4.4.2.  Pour être éligibles en tant que Membre associé, les candidats doivent répondre aux
critères suivants:
                       i.         Être une entité légale, publique ou privée, Partenaire HBP ou non;
                       ii.        Adhérer au But désintéressé de l’Association;
                       iii.       Être d’accord pour partager, selon des accords conclus au cas par cas, ses
propres services infrastructurels avec la communauté scientifique européenne via l’Association, si de
tels services sont disponibles;
                       iv.       Vouloir et pouvoir contribuer à l’établissement d’une infrastructure de recherche
durable.
           4.4.3.  L’Organe d’administration se prononce sur toutes les candidatures en tenant compte
des critères définis aux clauses 4.1, 4.2 et 4.4.2 des présents Statuts. Lorsqu’il se prononce sur des
candidatures, l’Organe d’administration applique des principes de transparence et de non-
discrimination.
                       L’Organe d’administration informe les Membres des candidatures reçues.
                       De plus amples détails sur la procédure de candidature sont donnés dans le
Règlement.
                       En cas de refus, le candidat peut soumettre une demande de réexamen à l’Assemblée
Générale, conformément à la clause 8.3.1.6.
                       Chaque Membre associé conclut un accord d’adhésion.
4.5.     L’Adhésion des Membres est résiliée par retrait ou exclusion conformément aux dispositions
de l’article 5 des présents Statuts.
4.6.     Droits et obligations des Membres
           4.6.1.  Droits
                       4.6.1.1.    Les Membres à part entière disposent des droits qui leur sont conférés par
les présents Statuts, par le Règlement et par les décisions prises par les organes de l’Association
conformément aux présents Statuts et au Règlement. Chaque Membre à part entière a le droit d’
assister, de prendre la parole et de voter aux réunions de l’Assemblée Générale de l’Association.
                       4.6.1.2.    Les Membres à part entière peuvent demander une réunion extraordinaire
de l’Assemblée Générale conformément à la clause 8.2.2 des présents statuts.
                       4.6.1.3.    Chaque Membre à part entière a le droit de participer à toutes les activités
de l’Association. De plus amples détails peuvent être fournis par le Règlement.
                       4.6.1.4.    Les Membres à part entière ont le droit de contribuer aux activités
scientifiques et de recherches liées à la définition et à la conception de l’Infrastructure de recherche
et d’y avoir accès. De plus amples détails peuvent être fournis par le Règlement.
                       4.6.1.5.    Chaque Membre à part entière a le droit d’utiliser, conformément aux
instructions et directives fournies par l’Association, tous les logos, toutes les marques commerciales
et toutes les marques, le cas échéant, ou tout autre signe distinctif en lien avec toute activité
organisée par l’Association ou dans le cadre d’icelle. De plus amples détails peuvent être fournis par
le Règlement.
           4.6.2.  Obligations
                       4.6.2.1.    Les Membres à part entière doivent se conformer à la loi en vigueur, aux
Statuts, au Règlement et aux décisions prises par les organes de l’Association.
                       4.6.2.2.    Les Membres à part entière doivent appliquer les décisions prises par les
organes de l’Association conformément aux présents Statuts et au Règlement.
                       4.6.2.3.    Les Membres à part entière paient des Cotisations complètes définies
annuellement par l’Assemblée Générale ou par le Règlement.
                       4.6.2.4.    Les Membres à part entière sont tenus d’informer le Comité de gestion de
toute modification dans leur statut, et notamment de toute modification qui les empêcherait de
continuer à se conformer aux critères d’adhésion définis à la présente clause 4.
4.7.     Droits et obligations des Membres associés
           4.7.1.  Droits
                       4.7.1.1.    Les Membres associés ont le droit d’assister à l’Assemblée Générale et de
prendre la parole au cours des réunions, mais ils ne disposent d’aucun droit de vote.
                       4.7.1.2.    Les Membres associés ont le droit de participer à toutes les activités
scientifiques et de recherche de l’Association autres que celles liées à la définition et à la conception
de l’Infrastructure de recherche, ainsi qu’à des ateliers ou des événements organisés par l’
Association.  De plus amples détails peuvent être fournis par le Règlement.
                       4.7.1.3.    Les Membres associés ont le droit d’accéder à l’Infrastructure de recherche.
De plus amples détails peuvent être fournis par le Règlement.
           4.7.2.  Obligations:
                       4.7.2.1.    Les Membres associés doivent se conformer à la loi en vigueur, aux Statuts,
au Règlement et aux décisions prises par les organes de l’Association.
                       4.7.2.2.    Les Membres associés doivent appliquer les décisions prises par les
organes de l’Association conformément aux présents Statuts et au Règlement.
                       4.7.2.3.    Les Membres associés paient des Cotisations de Membres associés
définies annuellement par l’Assemblée Générale ou par le Règlement.
                       4.7.2.4.    Les Membres associés sont tenus d’informer le Comité de Gestion de toute
modification dans leur statut, et notamment de toute modification qui les empêcherait de continuer à
se conformer aux critères d’Adhésion définis à la présente clause 4.
5.        RÉSILIATION ET MODIFICATION DE L’ADHÉSION
5.1.     L’adhésion peut être résiliée par retrait ou exclusion des Membres.
           5.1.1.  Retrait
                       5.1.1.1.    Tout Membre peut se retirer à la fin de chaque Exercice fiscal en informant
de son retrait par lettre recommandée envoyée au Président de l’Organe d’administration au moins
six mois à l’avance sans devoir expliquer les raisons de son retrait. Pendant cette période de préavis,
l’adhésion et les obligations qui en découlent restent pleinement en vigueur.
                       5.1.1.2.    Tout Membre peut mettre fin à son adhésion avec effet immédiat dans un
délai de trois (3) mois après réception d’une communication écrite d’une décision d’un des organes
de l’Association par laquelle ses droits sont réduits de façon significative ou ses obligations s’
accroissent de façon importante en envoyant une lettre recommandée au Président de l’Organe d’
administration énonçant et justifiant le motif pour une telle résiliation. La décision qui justifie la lettre
de résiliation ne s’applique alors pas au Membre qui souhaite se retirer.
                       5.1.1.3.    Pour lever toute ambiguïté, les Membres qui souhaitent se retirer continuent
de se conformer aux conditions générales de tout contrat qu’ils ont conclu dans le cadre de l’
Infrastructure de recherche (ce qui comprend, sans s’y limiter, les conditions de résiliation d’un
contrat de service ou équivalent), et cela pendant et après la période de préavis telle que décrite à l’
article 5.1.1 de ces Statuts.
           5.1.2.  Exclusion
                       5.1.2.1.    L’Association peut mettre fin à l’adhésion de tout Membre pour les raisons
suivantes:
                                      *     En cas de violations importantes ou répétées des Statuts, du Règlement
ou d’une décision d’un organe de l’Association;
                                      *     En cas de comportement préjudiciable à la réputation de l’Association ou
contraire à ses intérêts ou à celui de ses Membres;
                                      *     En cas de non-paiement de la Cotisation, le cas échéant, après qu’un
rappel officiel est resté sans réponse pour plus de soixante (60) jours civils;
                                      *     Si les critères d’Adhésion de la clause 4.3 ne sont plus remplis;
                                      *     Pour toute autre raison jugée acceptable par l’Assemblée Générale.
                       5.1.2.2.    L’Association peut résilier l’adhésion de n’importe quel Membre sous
réserve de ce qui suit:
                                      5.1.2.2.1.   En cas de défaut basé sur l’un des motifs définis à la clause
5.1.2.1 de ces Statuts, le Président de l’Organe d’administration se base sur une décision prise par
ce dernier pour émettre un avertissement écrit au Membre présumé en infraction en lui accordant un
délai d’un (1) mois pour corriger ladite infraction. Au cours du délai d’un (1) mois, le Membre
présumé en infraction peut transmettre des explications et des observations écrites sur ladite
infraction au Président de l’Organe d’administration et demander une extension du délai d’un (1)
mois afin de pouvoir corriger ladite infraction, s’il est en mesure de fournir des explications
suffisantes pour justifier une telle extension.  L’Organe d’administration peut accorder une telle
extension, à sa seule discrétion.
                                                         Si l’infraction s’avère impossible à corriger ou n’est pas corrigée
au cours du délai d’un (1) mois ou de toute extension accordée par l’Organe d’administration et à la
satisfaction de ce dernier, ce dernier peut décider de résilier l’adhésion du Membre présumé en
infraction, en indiquant la date effective de ladite résiliation.
                                                         Le Membre alors en infraction a le droit de soumettre à l’
Assemblée Générale une requête contre une telle décision de résiliation émise par l’Organe d’
administration dans un délai de trente (30) jours civils à compter de la date de la confirmation écrite
de la décision de résiliation par l’Organe d’administration. Dans un tel cas, l’exclusion est suspendue
jusqu’à ce que l’Assemblée Générale confirme la décision d’exclusion du Membre en infraction. Ledit
Membre en infraction concerné n’est pas autorisé à voter pour la décision et/ou résolution
concernant son exclusion. La décision de l’Assemblée Générale énonce les principaux motifs sur
lesquels elle se base et est communiquée par le Président de l’Organe d’administration au Membre
en infraction.
                                  5.1.2.2.2.        Si un Membre est déclaré non solvable ou en faillite par la
justice, ou s’il entame volontairement une procédure de dissolution ou de liquidation, son adhésion
peut être résiliée par préavis écrit du Président de l’Organe d’administration sur base d’une décision
prise par ledit Organe d’administration. Un tel préavis de résiliation a un effet immédiat.
5.2.     Un Membre dont l’adhésion prend fin, pour quelque raison que ce soit, ne peut revendiquer
aucun des actifs de l’Association, il reste cependant tenu de payer sa Cotisation pour l’Exercice fiscal
en cours, dans la mesure applicable. Une telle résiliation d’adhésion n’affecte pas les engagements
pris (comme les accords de service conformément à la clause 5.1.1.3) ou les responsabilités du
Membre envers l’Association avant un tel retrait ou une telle résiliation d’adhésion.
6.        ACTIFS FINANCIERS
6.1.     Cotisation
           6.1.1.  Le montant de la Cotisation est défini annuellement par l’Assemblée Générale, sur
proposition de l’Organe d’administration, s’il n’est pas défini par le Règlement. L’Assemblée
Générale détermine différents niveaux de Cotisation pour les Membres à part entière et les Membres
associés.
           6.1.2.  L’Assemblée Générale peut décider d’imposer des frais d’entrée pour les nouveaux
Membres à part entière et/ou Membres associés, soit par le biais d’une décision annuelle soit en le
prévoyant dans le Règlement. 
6.2.     De plus, l’Association peut être soutenue financièrement par (notamment):
           -          des financements de l’Union européenne ou de tout autre tiers autorisé;
           -          des contributions, de toute sorte que ce soit, offertes par ses Membres;
           -          des dons;
           -          des frais provenant des services fournis par l’Association;
           -          des revenus des projets avec d’autres tiers, partenaires industriels compris.
7.        ORGANES DE GOUVERNANCE DE L’ASSOCIATION
7.1.     Les organes de gouvernance de l’Association sont:
           *         l’Assemblée Générale;
           *         l’Organe d’administration;
           *         le Comité de gestion;
           *         d’autres organes.
           L’Association doit tenter, dans la mesure du possible, d’atteindre la parité des genres dans la
composition de son Organe d’administration, de son Comité de gestionet dans ses autres organes.
8.        ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
8.1.     Composition
           8.1.1.  L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an au moment et à l’endroit
spécifié dans l’invitation.
                       L’Assemblée Générale est composée des Membres à part entière.
           8.1.2.  Les Membres associés ont le droit d’assister aux réunions de l’Assemblée Générale et
de prendre la parole au cours des réunions, mais ils ne disposent d’aucun droit de vote.
           8.1.3.  L’Assemblée Générale est présidée par le Président de l’Organe d’administration qui
détermine l’ordre du jour, les modalités de vote et de prise de parole et qui nomme un secrétaire.
                       L’Assemblée Générale élit un vice-président parmi ses membres.
                       Si le Président de l’Organe d’administration est incapable de présider la réunion, le
vice-président le remplace.
           8.1.4.  Sur décision du Président, des tiers peuvent être autorisés à assister à l’Assemblée
Générale en qualité d’observateurs s’ils présentent un intérêt à assister à la réunion.
           8.1.5.  D’autres conditions pour assister aux réunions de l’Assemblée Générale (y compris
pour les observateurs) peuvent être définies dans le Règlement.
           8.1.6.  En plus du Président, les membres du Comité de gestion et de l’Organe d’
administration ont le droit d’assister aux réunions de l’Assemblée Générale. Ils ne sont pas tenus d’y
assister, sauf décision contraire de l’Organe d’administration.
8.2.     Organisation de l’Assemblée Générale
           8.2.1.  L’Assemblée Générale est organisée par un e-mail envoyé par le Président aux
adresses e-mail enregistrées pour chaque représentant des Membres à part entière au moins vingt
et un (21) jours à l’avance.
                       L’invitation à la réunion doit contenir l’ordre du jour et les décisions à prendre. Si des
documents doivent être présentés à l’Assemblée Générale pour qu’elle prenne sa décision, ils
doivent être fournis au moins dix (10) jours avant la réunion de l’Assemblée Générale. Il suffit de les
envoyer sous forme électronique.
                       L’invitation et les documents sont envoyés aux représentants des Membres associés à
des fins d’informations.
           8.2.2.  Le Président convoque une réunion extraordinaire de l’Assemblée Générale dans les
cas prévus dans les présents Statuts et dans la législation applicable.
                       Une telle réunion est également convoquée si au moins un tiers de tous les Membres
à part entière de l’Association soumettent une demande écrite à l’Organe d’administration en
précisant le But désintéressé d’une telle réunion et les motifs qui la justifient.
           8.2.3.  Tout Membre à part entière peut demander à ce que d’autres points soient ajoutés à l’
ordre du jour, au minimum dix (10) jours avant la date de la réunion.
                       Un ordre du jour mis à jour est envoyé aux Membres à part entière dans un délai de
deux jours après réception, au plus tard cinq (5) jours avant la date de réunion de l’Assemblée
Générale.
                       L’ordre du jour à jour est également envoyé aux représentants des Membres associés.
Aucune décision ne peut être prise sur des sujets qui n’étaient pas inscrits à l’ordre du jour,
conformément aux clauses 8.2.1 ou 8.2.3 des présents Statuts.
           8.2.4.  Les réunions de l’Assemblée Générale peuvent se tenir en présentiel et/ou à distance
via des moyens de communication électronique (par audioconférence ou par vidéoconférence), à
condition que cette forme de réunion soit annoncée dans l’invitation à la réunion.
                       Lorsque la réunion se fait par des moyens de communication électroniques, les
conditions suivantes doivent être réunies: les représentants des Membres doivent pouvoir être
identifiés via les moyens de communication électroniques, ils doivent pouvoir participer directement
aux délibérations tenues au cours de la réunion et ils doivent pouvoir exercer leurs droits de vote.
Sur proposition de l’Organe d’administration, l’Assemblée Générale peut être tenue et les décisions
de ces réunions peuvent être prises par des moyens de communication électronique mis à
disposition par l’Association, à condition que:
- le Membre à part entière via les moyens de communication électroniques utilisé, peut être identifié
et sa qualité peut être contrôlée;
- le Membre à part entière peut de manière directe, simultanée et continue prendre connaissance
des discussions;
- le Membre à part entière peut participer directement aux délibérations tenues et poser des
questions lors de la réunion;
- le Membre à part entière peut exercer son droit de vote sur toutes les points sur lesquels l’
Assemblée Générale est appelée à se prononcer.
La convocation à l’Assemblée Générale contient une description claire et précise des procédures
relatives à la participation à distance à la réunion de l’Assemblée Générale. Le procès-verbal de
l'Assemblée Générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché
ou perturbé la participation par voie électronique à l'Assemblée Générale ou au vote.
Afin d’éviter toute ambiguïté, les membres du bureau de l'Assemblée Générale seront présent
physiquement aux réunions de l’Assemblée Générale.Dans la mesure où l’Organe d'administration
agissant par l'intermédiaire de son Président a prévu cette possibilité dans la convocation à la
réunion, chaque Membre à part entière a le droit de voter avant la réunion de l'Assemblée Générale.
A cet effet, la notification doit contenir un bulletin de vote mentionnant ce qui suit :
- l’identité du Membre à part entière et de son représentant;
- la signature du représentant du Membre à part entière ainsi que le lieu et la date de signature;
- le nombre de droits de vote du Membre à part entière titulaire concerné;
- l'ordre du jour de la réunion de l'Assemblée Générale et les résolutions proposées;
- le vote des Membres à part entière sur chaque résolution: OUI/NON/ABSTENTION.
Pour être valide, le bulletin de vote doit être retourné au Président au plus tard deux (2) jours
ouvrables avant la réunion de l'Assemblée Générale par courrier électronique.
Nonobstant ce qui précède, le vote peut également être effectué avant l'Assemblée Générale par
voie électronique, auquel cas des détails sur le système de vote électronique, conforme aux
exigences légales, seront fournis dans la convocation.
Les bulletins de vote sont retournés et les votes exprimés, avant la réunion de l'Assemblée Générale
conformément au présent Article 8.2.4. seront pris en compte pour le calcul du quorum et de la
majorité lors de la réunion suivante de l’Assemblée Générale. Les votes exprimés conformément au
présent Article 8.2.4 sont définitifs et ne peuvent être modifiés par les Membres à part entière
respectifs.
           8.2.5.  Les Membres à part entière sont représentés à l’Assemblée Générale par une
personne dûment autorisée.
                       Une autorisation/procuration écrite doit être fournie.
           8.2.6.  Si l’ensemble des Membres à part entière est représenté, l’Assemblée Générale peut,
par décision unanime, lever toutes les conditions et exigences pesant sur la convocation et la tenue
d’une Assemblée Générale et trancher par décision unanime sur tout point qui n’était pas à l’ordre du
jour (mis à jour) joint à l’invitation à la réunion conformément aux clauses 8.2.1 ou 8.2.3 des présents
Statuts.
                       Cette décision doit être enregistrée dans le procès-verbal.
8.3.     Compétence de l’Assemblée Générale
           8.3.1.  L’Assemblée Générale a les responsabilités suivantes et prend des décisions sur les
questions suivantes:
                       8.3.1.1.    Approuver ou rejeter les budgets annuels et les comptes annuels de l’
Association soumis par l’Organe d’administration;
                       8.3.1.2.    Définir le montant de la Cotisation annuelle sur proposition de l’Organe d’
administration;
                       8.3.1.3.    Nommer et révoquer les membres de l’Organe d’administration;
                       8.3.1.4.    Nommer et révoquer les commissaires de l’Association de la façon définie
par la loi ou sur une base volontaire;
                       8.3.1.5.    Donner décharge aux membres de l’Organe d’administration et aux
commissaires;
                       8.3.1.6.    Tranche toute demande de réexamen d’une décision de l’Organe d’
administration portant sur l’acceptation, le rejet ou l’exclusion d’un Membre;
                       8.3.1.7.    Modifier les Statuts;
                       8.3.1.8.    Approuver et modifier le Règlement sur proposition du Conseil d’
administration;
                       8.3.1.9.    Dissoudre l’Association.
8.4.     Droits de vote
           8.4.1.  Chaque Membre à part entière peut exercer son droit de vote aux réunions de l’
Assemblée Générale.
           8.4.2.  Les Membres à part entière disposent chacun d’une voix. Les Membres associés ne
disposent pas de droits de vote.
8.5.     Quorum et adoption de résolutions
           8.5.1.  Quorum.
                       Sauf condition contraire des présents Statuts, l’Assemblée Générale est compétente
pour adopter des résolutions si une majorité des Membres à part entière est présente ou représentée
à la réunion.
                       Si cette condition n’est pas remplie lors d’une réunion, le Président convoque une
autre réunion dans un délai de 15 jours, conformément à la clause 8.2 de ces Statuts, avec le même
ordre du jour. Cette autre réunion constituera un quorum, peu importe le nombre de Membres à part
entière représentés, à condition cependant que cela ait bien été spécifié dans la convocation à cette
deuxième réunion.
           8.5.2.  Majorité.
                       Les décisions sont prises lors de l’Assemblée Générale à la majorité simple. Pour
calculer la majorité nécessaire, les abstentions, les votes blancs et les votes non valides ne sont pas
considérés comme des voix exprimés.
           8.5.3.  Règles spéciales: quorum spécial et décisions à la majorité.
                       Pour les décisions définies à la clause 8.3.1.7 (Statuts), à la clause 8.3.1.8
(Règlement) et 8.3.1.9 (dissolution) de ces Statuts, un quorum spécial des deux tiers des Membres à
part entière ainsi qu’une majorité spéciale au deux tiers des voix sont nécessaires. Pour calculer la
majorité nécessaire, les abstentions, les votes blancs et les votes non valides ne sont pas considérés
comme des voix exprimés.
                       Pour modifier les Statuts, dissoudre l’Association et approuver ou rejeter le Règlement
ou des modifications du Règlement, les conditions de la Section IV de ces Statuts s’appliquent.
           8.5.4.  Sur proposition du Président, les décisions de l’Assemblée Générale peuvent
également être prises en dehors du cadre d’une réunion en soumettant les votes par écrit, par
bulletin de vote (en ligne) ou par e-mail, pour tout ce qui relèvent des pouvoirs de l’Assemblée
Générale, à l’exception de la modification des statuts.    Dans ce cas, le Président [ou en son
absence, le PDG] envoie à tous les représentants des Membres à part entière une proposition de
décision.
                      
Les décisions proposées seront réputées approuvées si, dans un délai d'au moins deux (2)
semaines après leur envoi, tous les Membres ont approuvé la décision proposée au moyen de
communications écrites et signées dûment complétées et retournées au
Président.                                                               8.5.5. Les décisions prises lors de l’Assemblée
Générale sont notées au procès-verbal.
                       Le procès-verbal est signé par le Président et par le secrétaire nommé et une copie
est mise à disposition de l’ensemble des Membres à part entière et des Membres associés.
9.        ORGANE D’ADMINISTRATION
9.1.     L’Organe d’administration dispose de toutes les compétences qui ne sont pas attribuées par
la législation ou par les Statuts à un autre organe de l’Association.
           L’Organe d’administration a notamment autorité pour:
           9.1.1.  Approuver la stratégie de l’Association sur proposition du Comité de gestion;
           9.1.2.  Approuver tous les accords dont les engagements valent pour une durée supérieure à
un (1) an ou dont la valeur dépasse cinq cents mille euros (€ 500.000,00) qui ne sont pas prévus au
budget, conformément aux clauses applicables définies par le Règlement ou par tout politique
additionnel de l’Association;
           9.1.3.  Adopter le code de conduite et la politique relative aux conflits d’intérêts de l’
Association et approuver les modifications qui y sont apportées;
           9.1.4.  Nommer et révoquer es membres du Comité de gestion;
           9.1.5.  Superviser le Comité de gestion;
           9.1.6.  Admettre de nouveaux Membres conformément aux conditions de la clause 4 de ces
Statuts et aux conditions applicables du Règlement;
           9.1.7.  Résilier l’adhésion des Membres conformément aux conditions de la clause 5 de ces
Statuts;
           9.1.8.  Si le Règlement ne prévoit pas de Cotisations annuelles, en proposer une à l’
Assemblée Générale;
           9.1.9.  Décider des conditions générales des accords de service pour la contribution à l’
Infrastructure de recherche sur proposition du Comité de gestion;
           9.1.10. Établir les politiques stratégiques de l’Association afin de soutenir et de donner forme
à sa stratégie;
           9.1.11. Proposer le Règlement pour résolution à l’Assemblée générale, conformément à la
clause 15 de ces Statuts;
           9.1.12. Proposer des modifications des Statuts à l’Assemblée Générale;
           9.1.13. Constituer des comités et des organes dont les tâches et les pouvoirs peuvent être
régulés par le Règlement;
           9.1.14. Décider de déménager le siège de l’Association en Belgique;
           9.1.15. Décider de l’ouverture de bureaux et de l’ouverture / de la fermeture de filiales de l’
Association en plus du siège de cette dernière;
           9.1.16. Décider de la création et de la fermeture des sociétés commerciales de l’Association
ainsi que de la participation de l’Association à des entités légales;
9.2.     Membres de l’ Organe d’administration
           9.2.1.  Les membres de l’Organe d’administration sont nommés par l’Assemblée Générale.
           9.2.2.  Chaque Membre fondateur (le cas échéant) peut proposer un (1) candidat pour
nomination par l’Assemblée Générale à l’Organe d’administration. Le nombre minimum de membres
de l’Organe d’administration est de trois (3) et le nombre maximum est de neuf (9).
           9.2.3.  Les membres de l’Organe d’administration ne sont pas autorisés à percevoir une
rémunération, sauf si l’Assemblée Générale en décide expressément autrement.
           9.2.4.  Les premiers membres de l’Organe d’administration sont les personnes listées dans l’
acte notarié de constitution de l’Association.
           9.2.5.  L’Organe d’administration peut décider d’inviter des conseillers ou des experts à ses
réunions.
9.3.     Durée
           La durée du mandat des membres de l’Organe d’administration, Président compris, est trois
(3) ans, jusqu’à l’Assemblée Générale annuelle suivant l’expiration du troisième Exercice fiscale à
compter de leur nomination.
           Leur mandat peut être renouvelé une fois pour une durée de trois (3) ans.
           Aucun membre de l’Organe d’administration ne peut exercer son mandat  pour plus de six (6)
années.
9.4.     Vacances
           Si jamais le mandat d’un membre de l’Organe d’administration se termine avant l’expiration de
sa durée, en raison de l’expiration, du retrait, du décès, de la maladie ou de l’incapacité d’un tel
membre ou pour toute autre raison, l’Organe d’administration aura le droit de « coopter »
temporairement un nouveau membre.
           Le mandat du membre coopté à l’Organe d’administration doit être confirmé lors de la
prochaine Assemblée Générale.
Dès confirmation par l'Assemblée Générale, le membre coopté de l’Organe d'administration termine
le mandat de son prédécesseur.
S'il n'y a pas de confirmation, le mandat du membre de l’Organe d'administration coopté prend fin à
l'issue de la prochaine Assemblée Générale, sans porter préjudice à la régularité de la composition
de l'Organe d'administration, ou aux décisions prises jusqu'à ce moment.
9.5.     Révocation
           L’Assemblée Générale peut révoquer les membres de l’Organe d’administration à tout
moment.
9.6.     Réunions
           9.6.1.  L’Organe d’administration se réunit lorsque l’intérêt de l’Association l’exige, et au moins
quatre fois par an. Les réunions de l’Organe d’administration sont présidées par le Président ou, en
cas d’indisponibilité de ce dernier, par un autre membre nommé par l’Organe d’administration.
                       Le Président prévient dûment, par voie électronique, l’Organe d’administration d’une
telle réunion au moins deux (2) semaines avant la date de la réunion, avec un ordre du jour
présentant les points nécessitant un vote.
                       De plus amples détails peuvent être définis par le Règlement.
           9.6.2.  Nonobstant ce qui précède, l’Organe d’administration peut prendre des résolutions
écrites concernant toutes les affaires qui relèvent de sa compétence.
                       Les détails d’un tel processus de prise de décision par écrit sont définis dans le
Règlement.
           9.6.3.  Chaque membre de l’Organe d’administration peut également donner une procuration
(par voie électronique) à un autre membre pour qu’il le représente lors d’une réunion spécifique de l’
Organe d’administration, à noter toutefois qu’un membre de l’Organe d’administration ne peut
représenter qu’un (1) autre membre.
                       Les détails pour l’enregistrement d’une telle déclaration sont définis dans le
Règlement.
           9.6.4.  Les résolutions de l’Organe d’administration sont consignées dans des procès-
verbaux.
                       Les passages issus de ces procès-verbaux sont signés par le président de l’Organe d’
administration.
9.7.     Quorum, majorité
           9.7.1.  Quorum.
                       L’Organe d’administration est correctement réuni si au moins deux tiers de ses
membres sont présents ou correctement représentés.
           9.7.2.  Majorité.
                       En cas de vote, chaque membre de l’Organe d’administration dispose d’une (1) voix.
Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés.
9.8.     Délégation des pouvoirs
           9.8.1.  Le Conseil d’ Administration peut déléguer certains pouvoirs précis, comme des
pouvoirs financiers, à un ou plusieurs directeurs, à des Membres à part entière ou à des tiers. La
description des pouvoirs et la durée de la délégation sont spécifiées par écrit dans la délégation en
question.
9.9.     Président de l’Organe d’administration
           9.9.1.  L’Organe d’administration élit un de ses membres comme président.
           9.9.2.  L’Organe d’administration est présidé par le Président.
           9.9.3.  Le Président peut représenter l’Association auprès des institutions politiques et d’
autres parties prenantes à haut niveau, pour des sujets importants et lors d’occasions importantes.
9.10.   Personnes morales
           Si une personne morale est nommée membre de l’Organe d’administration, cette personne
morale nomme un représentant permanent.
10.      COMITE DE GESTION
10.1.   Composition du Comité de gestion
           10.1.1. Le Comité de gestion de l’Association remplit les fonctions d’un président-directeur
général (PDG), d’un directeur scientifique (DS) et d’un directeur des systèmes d’information (DSI).
                       Ces fonctions sont remplies par maximum trois (3) membres du Comité de gestion.
                       Le PDG peut proposer au Comité de direction que le Comité de gestion endosse des
fonctions supplémentaires.
                       Le Comité de gestion est présidé et conduit par le PDG.
10.2.   Nomination des membres du Comité de gestion
           10.2.1. Les membres du Comité de gestion sont nommés par le Conseil d’ Administration.
           10.2.2. Personne ne peut être simultanément membre de l’Organe d’administration et du
Comité de gestion.
                       De la même façon, à moins que le contraire ne soit prévu aux présents Statuts, les
membres du Comité de gestion ou du Conseil d’ Administration ne peuvent pas siéger à un comité
consultatif établi au sein de l’Association.
10.3.   Pouvoirs
           10.3.1. Le Comité de gestion gère l’Association de manière consciencieuse et ordonnée,
conformément aux exigences légales et statutaires, aux présents Statuts, au Règlement et aux
décisions du Conseil d’ Administration et de l’Assemblée Générale.
                       Il applique les décisions de l’Assemblée Générale et, le cas échéant, du Conseil d’
Administration.
                       Le Président du Conseil d’ Administration doit être informé lorsque des décisions ont
été appliquées.
                       Le Comité de gestion fournit au Conseil d’ Administration des rapports réguliers sur la
gestion de l’Association.
                       Le  Conseil d’ Administration peut adopter une résolution permettant de définir les
détails des obligations de rapport du Comité de gestion.
           10.3.2. Le Comité de gestion formule des propositions de décisions que le Conseil d’
Administration doit soumettre à l’Assemblée Générale dans les points à l’ordre du jour.
           10.3.3. Le Comité de gestion définit la stratégie de l’Association, qui doit être approuvée par le
Conseil d’ Administration.
           10.3.4. Le Comité de gestion met en œuvre les politiques stratégiques de l’Association telles
que définies par l’Organe d’administration.
                       Le Comité de gestion  définit les politiques de fonctionnement de l’Association afin de
soutenir et de donner forme au But désintéressé de cette dernière, définit les priorités futures et
adopte des plans proactifs.
           10.3.5. Le Comité de gestion gère les droits de propriété intellectuelle de l’Association en
coordination avec les bureaux de transfert technologique de ses Membres si nécessaires.
10.4.   Conflits d’intérêts.
           Les Membres du Comité de gestion agissent constamment conformément au code de
conduite et à la politique relative aux conflits d’intérêts adoptés par l’Association et, notamment, ils
doivent adhérer au code au cas où un membre du Comité de gestion serait sujet à un conflit d’
intérêts dans toute décision que ce dernier doit prendre.
10.5.   Les détails sur les droits et les devoirs, la composition et les procédures internes du Comité
de gestion sont définis dans le Règlement.
11.      REPRÉSENTATION DE L’ASSOCIATION
11.1.   Dans les procédures juridiques et dans les interactions avec des tiers, l’Association est
légalement représentée par deux (2) membres de l’Organe d’administration agissant ensemble.
           Le CEO est le représentant de l’Association dans sa gestion quotidienne.
           Le Règlement peut contenir des règles plus précises concernant la représentation de l’
Association par des membres de l’Organe d’administration et des membres du Comité de gestion..
12.      COMPTES, BUDGET ET COÛTS
12.1.   À la fin de chaque Exercice fiscal, l’Organe d’administration dresse le bilan, le compte de
résultat et ses annexes conformément aux Principes comptables généralement admis (les “GAAP”).
           Ces documents sont soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale dans les six (6) mois de
la clôture de l’Exercice fiscal écoulé.
12.2.   Avant le début de chaque exercice, l’Organe d’administration rédige une proposition de
budget soumise à l’approbation de l’Assemblée Générale, finalement dans les six (6) mois de la
clôture de l’Exercice fiscal écoulé.
13.      MODIFICATIONS DES PRÉSENTS STATUTS
13.1.   L’Organe d’administration peut suggérer à l’Assemblée Générale des modifications aux
Statuts de l’Association.
13.2.   Toute proposition de modification des Statuts doit être portée à l’attention des Membres à part
entière de l’Association au moins un (1) mois avant la date à laquelle l’Assemblée Générale est
appelée à en délibérer.
13.3.   Toute décision de modification des Statuts doit être acceptée par les deux tiers des Membres
à part entière représentés, et l’Assemblée Générale n’est pas considérée comme étant correctement
réunie si moins de deux tiers des Membres à part entière sont représentés.
14.      DISSOLUTION – RESPONSABILITÉ DES MEMBRES
14.1.   La décision de dissoudre l’Association doit être acceptée par les deux tiers des Membres
représentés, et l’Assemblée Générale n’est pas considérée comme étant correctement réunie si
moins de deux tiers des Membres sont représentés.
14.2.   En cas de dissolution de l’Association, l’Assemblée Générale établit la méthode, désigne les
liquidateurs et détermine leurs honoraires.
14.3.   Les liquidateurs distribuent les actifs nets de l’Association (le cas échéant) à une organisation
sans but lucratif dont le But désintéressé sont proches ou similaires à ceux de l’Association.
14.4.   Aucun Membre de l’Association n’a à répondre des dettes et des passifs restants de l’
Association avant, pendant ou après la procédure de dissolution.
14.5.   Les membres de l’Organe d’administration de l’Association ne sont pas responsables dans la
mesure où ils ont agi en respectant leurs compétences.
           Sans préjudice aux dispositions de la loi applicable, s’il s’avère que l’Organe d’administration
a outrepassé ses compétences ou négligé ses obligations de façon volontaire ou par une négligence
grave, les membres concernés peuvent en être tenus responsables.
15.      RÈGLEMENT
15.1.   L’Assemblée Générale peut adopter le Règlement qui complète et précise les clauses des
présents Statuts et organise les activités quotidiennes de l’Association. La version actuelle du
Règlement est datée du 27 Octobre 2021.
15.2.   Le Règlement est adopté et/ou modifié à la majorité des deux tiers (2/3) des Membres de l’
Assemblée Générale présents ou représentés, et l’Assemblée Générale n’est pas considérée
comme étant correctement réunie si moins de deux tiers des membres sont représentés.
15.3.   En cas de divergence entre le Règlement et les présents Statuts, ces derniers prévalent.
15.4.   Le Règlement peut notamment comprendre:
           -          des détails sur la procédure de candidature pour devenir Membre et le processus d’
information de l’Assemblée Générale;
           -          les frais d’entrée et les cotisations;
           -          des procédures opérationnelles pour les réunions et les processus de vote et de
procuration;
           -          des détails sur les droits, les devoirs, la composition et les procédures internes du
Comité de gestion ;
           -          la communication avec les Membres;
           -          la politique utilisateur pour l’Infrastructure de recherche;
           -          la politique en matière de ressources humaines;
           -          la politique financière;
           -          l’institution de comité et d’organes;
           -          l’utilisation du nom / de la marque / de la marque commerciale de l’Association;
           -          l’autorité de représentation de l’Association;
           -          la propriété intellectuelle;
           -          la confidentialité;
           -          la protection des données.
 
PROCURATION SPECIALE
Procuration spéciale avec faculté de substituer est accordée à Madame Anne DE MOOR,
Bergbosstraat 115 9820 Merelbeke, afin d’accomplir toutes les formalités et d’une manière générale,
faire tout ce qui est nécessaire ou utile à l'exécution du présent mandat, avec promesse de
ratification.
 
 
    •  POUR EXTRAIT ANALYTIQUE –
    •  Johan KIEBOOMS, notaire associé, 
 
Dépôt simultané : Expédition du procès-verbal dd. 28 décembre 2023, avec en annexe : texte des
statuts, procurations et extrait.