Ondernemingsnr : 0750969347
Naam
(voluit) : The European Law Students' Association Gent
(verkort) : ELSA Gent
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel Hoveniersberg 24
 : 9000 Gent
Onderwerp akte :
STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN)
Op de algemene vergadering van de vereniging gehouden op 8 mei 2023 werd een nieuwe tekst van
statuten vastgesteld als volgt:
STATUTEN ELSA Gent
VOORAFGAANDE TITEL
De vereniging onderschrijft de minimumstatuten van The European Law Students’ Association en de
Dienst StudentenActiviteiten van de Universiteit Gent.
 
De vereniging erkent de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van 10 december 1948
en het Europees verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele
Vrijheden van 4 november 1950.
 
TITEL I. – DE VERENIGING
 
ARTIKEL 1 – BENAMING
 
1.1. De vereniging draagt de naam “The European Law Students’ Association Gent”, afgekort “ELSA
Gent”.
 
1.2. De naam en het adres van de zetel van de vereniging moet worden vermeld op alle akten,
facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken die uitgaan van de vereniging.
 
ARTIKEL 2 – MAATSCHAPPELIJKE ZETEL
 
2.1. De vereniging is gevestigd te 9000 Gent, Hoveniersberg 24, gelegen in het Vlaams Gewest,
waarbinnen deze zich kan verplaatsen na beslissing van de algemene vergadering overeenkomstig
het quorum en de meerderheid vereist voor een statutenwijziging.
 
2.2. Alle stukken voorgeschreven door de VZW-wet worden neergelegd in het dossier bijgehouden
op de griffie van de ondernemingsrechtbank van het voornoemd Vlaams Gewest.
 
ARTIKEL 3 – DOELSTELLING EN VOORWERP
 
3.1. De vereniging stelt zich tot doel:
3.1.1. Het promoten en verdedigen van de doeleinden van het internationale en Belgische netwerk
van “The European Law Students’ Association” (hierna ‘ELSA’ genoemd), zoals bepaald in de thans
van kracht zijnde statuten, het besluitenboek (‘Decision Book’) en het huishoudelijk reglement
('Statutes and Standing Orders') inclusief alle wijzigingen in de toekomst, van ELSA International en
ELSA Belgium.
3.1.2. ELSA Gent is een apolitieke vereniging met als voorwerp het bevorderen, onderhouden en
ontwikkelen van wederzijds begrip, samenwerking en persoonlijke contacten tussen
rechtenstudenten en recentelijk afgestudeerde juristen uit verschillende landen en rechtssystemen,
waarbij zij worden voorbereid op het uitoefenen van hun beroep in een internationale omgeving.
3.1.3. Rechtenstudenten en pas afgestudeerden juristen van de Universiteit Gent informeren over de
verschillende programma’s georganiseerd door ELSA in het algemeen, en hen eveneens de kans te
bieden hieraan deel te nemen.
3.1.4. Deelnemen aan om het even welke activiteit die direct of indirect verbonden is met de
voornoemde doeleinden.
 
3.2. De vereniging kan meer algemeen alle middelen aanwenden en rechtshandelingen stellen die
rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van het voorwerp. De vereniging kan
ter uitvoering van wat hierboven bepaald is, onder meer alle eigendommen of zakelijke rechten
verwerven, in huur nemen, verhuren, personeel aanwerven, rechtsgeldige overeenkomsten sluiten,
fondsen inzamelen, kortom alle activiteiten uitoefenen of laten uitoefenen die haar voorwerp
rechtvaardigen. In het kader van het realiseren van haar voorwerp, kan de vereniging zelfs
handelsdaden stellen en de winst gebruiken om het voorwerp te bereiken.
 
3.3. De vereniging organiseert minstens 5 activiteiten per jaar die direct of indirect met haar voorwerp
verbonden zijn, en toegankelijk zijn voor rechtenstudenten van de Universiteit Gent. Het betreft onder
meer, maar zijn niet beperkt tot, lezingen, seminaries, bijeenkomsten, workshops, stages, enz.
 
ARTIKEL 4 – DUUR
 
4. De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde worden ontbonden.
 
TITEL II. – LIDMAATSCHAP
 
ARTIKEL 5 – LEDEN
 
5.1. De vereniging zal minstens twee leden tellen.
 
5.2 De oprichters zijn de eerste leden van de vereniging.
 
5.3. De vereniging bestaat uit bestuursleden, actieve leden (“kaderleden”) en gewone leden.
Gezamenlijk worden zij de leden genoemd.
 
5.4. Is gewoon lid, elke natuurlijke persoon die voldoet aan de toelatingsvoorwaarden van artikel 6.1,
een verzoek om toetreding als gewoon lid heeft ingediend overeenkomstig het bepaalde in het
huishoudelijk reglement (art. 20) en zijn jaarlijks lidgeld (art. 7) heeft betaald.
 
5.5. Is actief lid, elke persoon die het applicatieproces heeft doorlopen en werd aanvaard door het
bestuur.
5.5.1. Verzoeken om toetreding als actief lid geschieden overeenkomstig het bepaalde in het
huishoudelijk reglement (art. 20).
5.5.2. De volheid van lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering,
komt uitsluitend toe aan de actieve leden en niet aan de gewone leden.
 
5.6. Is bestuurslid, elk actief lid die één van de volgende functies beoefent:
-Voorzitter
- Penningmeester
- Secretaris-Generaal
- Vice-President Academic Activities
- Vice-President Marketing
- Vice-President Moot Court Competitions
- Vice-President Seminars and Conferences
- Vice-President Professional Development
- Data Protection Officer
 
5.6. De nieuwe bestuursleden worden elk jaar gestemd op de laatste algemene vergadering voor 15
mei. Indien de VZW minder dan 15 leden telt, is het mogelijk om de stemming van nieuwe
bestuursleden tot toegang van de VZW op een ander moment te laten plaatsvinden.
Een bestuurslid kan geen Vice-President functie of kernbestuurfunctie (voorzitter, penningmeester of
secretaris-generaal) opnemen indien deze zich geen volledig academiejaar kan inzetten voor ELSA
Gent, tenzij bij strikte noodzakelijkheid. Strikte noodzakelijkheid wordt bepaald door een gewone
meerderheid op een raad van bestuur.
 
ARTIKEL 6 – VOORWAARDEN VOOR LIDMAATSCHAP
 
6.1. Kan als lid tot de vereniging toetreden: elke natuurlijke persoon die (i) regelmatig als student is
ingeschreven aan de Universiteit Gent of sinds maximaal 3 jaar is afgestudeerd van de Universiteit
Gent, (ii) geen deel uitmaakt van een vereniging die de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van
bepaalde door racisme of xenofobie ingegeven daden schendt, (iii) en die de doelstellingen van de
vereniging nastreeft en actief wenst te ondersteunen.
 
6.2. De raad van bestuur van de VZW is verplicht een ledenregister bij te houden.
6.2.1. Telkens wanneer er wijzigingen optreden in het ledenbestand van de leden van de VZW,
moeten deze wijzigingen binnen de acht dagen na kennisgeving ervan aan de raad van bestuur in
het ledenregister worden doorgevoerd.
6.2.2. De actieve leden hebben de verplichting om een adreswijziging door te geven aan de raad van
bestuur.
6.2.3. De actieve leden hebben het recht om de inzage in het ledenregister te vragen. Zij richten
hiervoor schriftelijk een aanvraag aan de raad van bestuur.
6.2.4. De VZW moet, bij mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de
diensten, met inbegrip van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken, alle
rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, ELSA Belgium en ELSA
International, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze instanties bovendien
afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten. Er wordt aan de
(kandidaat)leden alvorens hun inschrijving op het ledenregister hierover kennisgegeven en worden
zij hiervan op de hoogte gebracht. Ze kunnen aldus enkel lid worden indien ze zich hiermee
(schriftelijke of digitale vorm) akkoord hebben verklaard. ELSA International en ELSA Belgium stellen
de daarvoor vereiste wettelijke “privacy policy” op en stellen dit ter beschikking van de lokale groepen
ter uitvoering.
6.2.5. De raad van bestuur stelt tevens een alumniregister onder dezelfde modaliteiten van deel 4
van dit artikel op.
 
ARTIKEL 7 – JAARLIJKS LIDGELD
 
7. De bijdrage wordt bepaald door de raad van bestuur zonder dat deze het bedrag van 10 EURO  te
boven gaat.
 
ARTIKEL 8 – VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN
 
8.1. De leden van de vereniging zijn verplicht:
- de statuten en het huishoudelijk reglement (art. 20) van de vereniging, alsook de besluiten van haar
organen na te leven;
- de Code of Conduct na te leven
- de belangen van de vereniging of één van haar organen niet te schaden.
 
8.2. De leden verbinden er zich formeel toe om zich in hun gedragingen door de doelstellingen van
de vereniging te laten leiden en geen daden te stellen of na te laten te stellen welke strijdig zijn met
het maatschappelijk doel of die de vereniging of de doelstellingen die zij nastreeft op enige wijze
schaden.
 
ARTIKEL 9 – ONTSLAG, UITSLUITING EN SCHORSING VAN EEN LID
 
9.1. Elk lid van de vereniging kan door middel van een brief of email aan de raad van bestuur haar
besluit meedelen geen deel meer uit te maken van de vereniging. Elk ontslagnemend lid is verplicht
tot het betalen van het lidgeld voor het jaar waarin het zijn ontslag indient.
9.2. Het lid dat weigert de bijdrage te betalen, wordt geacht ontslag te nemen. Hiertoe zal het
bestuursorgaan de niet-betalende leden aanmanen tot betaling binnen de door het bestuur te
bepalen termijn. Na het verstrijken van deze termijn is het lid automatisch ontslagnemend.
9.3. Een actief lid kan slechts worden uitgesloten door de algemene vergadering en met een
meerderheid van twee derden van de stemmen.
 
9.4. In afwachting van de beslissing omtrent de uitsluiting van een actief lid, kan de raad van bestuur
het lidmaatschap schorsen van de persoon die de verplichtingen, opgelegd aan de leden in artikel 8,
op ernstige wijze schendt.
De schorsing zal per brief of email worden meegedeeld aan het betrokken actief lid. Zij kan maximaal
acht weken duren, binnen welke termijn de algemene vergadering moet bijeenkomen om over de
uitsluiting te beslissen. Op deze bijeenkomst van de algemene vergadering behoudt het betrokken
werkelijk lid al zijn lidmaatschapsrechten. Besluit de algemene vergadering niet tot uitsluiting over te
gaan, dan vervalt van rechtswege de schorsing van het werkelijk lid en wordt deze geacht nooit te
hebben plaatsgehad.
 
9.5. De raad van bestuur beslist soeverein over de uitsluiting of schorsing van een gewoon lid,
zonder zijn beslissing te moeten motiveren.
 
9.6. Het lidmaatschap van een actief lid of een gewoon lid eindigt automatisch door het overlijden
van de natuurlijke persoon.
De leden verliezen van rechtswege de hoedanigheid van lid, wanneer zij niet meer de vereiste
hoedanigheid hebben. Zij verbinden zich ertoe om de vereniging onverwijld te informeren van het
verlies aan hoedanigheid.
 
9.7. Ontslagnemende of uitgesloten werkelijke leden of toegetreden leden en hun rechtsopvolgers
hebben geen deel in het vermogen van de vereniging en kunnen nooit teruggave of vergoeding
vorderen van gestorte bijdragen of gedane inbrengen.
 
TITEL III. – RAAD VAN BESTUUR
 
ARTIKEL 10 – SAMENSTELLING
 
10.1. De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur bestaande uit minimum vier
bestuurders, die actief lid van de vereniging moeten zijn en die de functies van voorzitter, secretaris-
generaal, penningmeester en webmaster waarnemen. Één bestuurslid kan maximaal twee van de
bovengenoemde functies vervullen. Minstens de helft van de leden van de raad van bestuur moet
ingeschreven zijn aan de Universiteit Gent.
De bestuursleden (art. 5.6) vormen de raad van bestuur. De bestuurders handelen als een college.
Zij worden benoemd met gewone meerderheid door de algemene vergadering bij geheime stemming
en zijn te allen tijde door deze afzetbaar. 
De voorzitter, secretaris-generaal en penningmeester vormen het kernbestuur. 
 
10.2. De functies van voornoemde leden van de raad van bestuur worden als volgt omschreven:
 
-   De voorzitter:
De voorzitter is verantwoordelijk voor de algehele coördinatie voor wat betreft het werk binnen ELSA,
de uitvoering van uitbreidingen, de richtlijnen aangaande het werk, communicatie binnen het bestuur
en het plannen en uitvoeren van externe relaties. De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging ten
aanzien van externen en is in daarbij verantwoordelijk voor de communicatie met deze.  De voorzitter
kan ten alle tijde de vereniging rechtsgeldig alleen vertegenwoordigen (bijvoorbeeld, maar niet
beperkt tot: financiële of juridische zaken).
 
- De secretaris-generaal:
De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor het leiden, organiseren en onderhouden van de
interne structuur van de vereniging, en zal daarbij ononderbroken de verantwoordelijkheid dragen dat
beslissingen in die zin worden geïmplementeerd en door alle leden worden gerespecteerd. De
secretaris-generaal is tevens verantwoordelijk voor de vaststelling van niet-naleving op dit gebied, en
het beschikbaar stellen van alle nodige middelen om zo enige inconsistentie te corrigeren. De
secretaris-generaal is ook verantwoordelijk voor het leiden van de werkzaamheden van de Raad.
 
- De penningmeester:
De penningmeester staat in voor het financieel beheer van de vereniging en is onder andere
verantwoordelijk voor de boekhouding, het onroerend goed, betalingen op grond van de statuten en
het huishoudelijk reglement (art. 20) en de inrichting van de interne financiële controle. De
penningmeester is verantwoordelijk voor de facturering en het verzamelen van de jaarlijkse
bijdragen, samen met speciale vergoedingen, heffingen of andere bedragen die verschuldigd zijn aan
de vereniging door leden of derden. Tevens zal de penningmeester tussentijdse rekeningen en
definitieve rekeningen aan de raad voorleggen overeenkomstig de statuten. De penningmeester kan
rechtsgeldig alleen de vereniging vertegenwoordigen betreffende de financiële organisatie.
 
- De ondervoorzitter:
De ondervoorzitters zijn verantwoordelijk voor de algehele planning, coördinatie en het toezicht op
hun werkterrein. Zij zijn verantwoordelijk voor het stimuleren en de uitvoering van specifieke
programma’s en projecten die de algemene vergadering, ELSA Belgium en ELSA International
initiëren binnen hun werkterrein.
 
- De webmaster:
De webmaster is verantwoordelijk voor het beheren en updaten van de website.
 
ARTIKEL 11 – DUUR VAN HET MANDAAT EN BEZOLDIGING
 
11.1. De bestuurders worden benoemd voor een termijn van 1 jaar en zijn herverkiesbaar.
Ingeval van een tussentijdse vervanging van een bestuurder, wordt de termijn van diens mandaat
beperkt tot de nog resterende looptijd van het vrijgekomen mandaat.
Zo door vrijwillig ontslag, verstrijken van termijn of afzetting, het aantal bestuurders is teruggevallen
tot onder het wettelijk minimum, dan blijven de bestuurders in functie totdat in hun vervanging is
voorzien.
 
11.2. Het mandaat is onbezoldigd. De kosten die de bestuurders in het kader van de uitoefening van
hun mandaat maken, worden overeenkomstig het huishoudelijk reglement (art. 20) vergoed.
 
ARTIKEL 12 – ORGANISATIE
 
SAMENSTELLING
 
12.1. De raad van bestuur bestaat ten minste uit een voorzitter, penningmeester, ondervoorzitter en
een secretaris, waarbij deze laatste twee functies gecumuleerd worden in de persoon van de
secretaris-generaal. Deze functies worden ingevuld door de actief leden die hiertoe hun kandidatuur
hebben ingediend op de algemene vergadering en die door de algemene vergadering in die functie
zijn benoemd bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Op
dezelfde vergadering wordt kwijting aan de vorige raad van bestuur verleend.
Het mandaat van voorzitter, penningmeester en secretaris-generaal is niet cumuleerbaar met een
ander mandaat als voorzitter van een andere vereniging.
De bestuurders kunnen de bestuurstaken onder elkaar verdelen. Evenwel zal dergelijke verdeling
van taken niet tegenwerpelijk zijn aan derden, ongeacht of deze taakverdeling al dan niet openbaar
is gemaakt. Het niet naleven van de voornoemde taakverdeling brengt wel de aansprakelijkheid van
de betrokken bestuurder ten aanzien van de vereniging in het gedrang.
 
 
OPROEPING
 
12.2. De voorzitter roept de raad van bestuur op, met of zonder termijn. De voorzitter deelt samen
met de oproeping de agenda van de raad van bestuur mee.
De vergadering heeft plaats op de zetel van de vereniging of op iedere andere plaats aangegeven in
de oproeping, binnen het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen. De raad van bestuur kan
tevens vergaderen per telefoon- of videoconferentie. 
 
QUORUM
 
12.3. De raad van bestuur kan slechts geldig beslissen indien ten minste de helft van zijn leden
aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien dit quorum niet is bereikt, kan een nieuwe raad worden
bijeengeroepen met dezelfde agenda, die geldig zal beraadslagen en beslissen indien ten minste
twee bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
 
VERGADERING
 
12.4. De raad van bestuur komt minstens zes keer per jaar samen.
 
12.5. De voorzitter zit de vergadering voor. In geval van zijn afwezigheid wordt hij vervangen door de
secretaris-generaal of de oudste aanwezige bestuurder met de hoogste anciënniteit indien de
secretaris-generaal afwezig is.
 
12.6. Van elke vergadering van de raad van bestuur worden notulen opgemaakt, die worden
ondertekend door de voorzitter en de secretaris-generaal en worden toegevoegd in een daartoe
bestemd register. Deze notulen, inclusief alle eventuele andere documenten, worden uiterlijk twee
weken na de vergadering, maar steeds voor de volgende vergadering, door de secretaris-generaal
aan de bestuurders bezorgd.
 
STEMMING
 
12.7. De raad van bestuur streeft beslissing bij consensus na. Kan geen consensus bereikt worden,
dan worden de beslissingen genomen bij gewone meerderheid van stemmen (de helft plus één).
Onthoudingen worden niet meegeteld.
 
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van degene die hem vervangt,
doorslaggevend.
 
VERTEGENWOORDIGING
 
12.8. Iedere bestuurder kan op schriftelijke wijze volmacht geven aan een andere bestuurder om
hem op een vergadering van de raad van bestuur te vertegenwoordigen. Een lid van de raad van
bestuur kan niet meer dan twee personen vertegenwoordigen.
 
ARTIKEL 13 – VERTEGENWOORDIGING VAN DE VERENIGING
 
13.1. De raad van bestuur leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten
rechte. Hij is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van deze die door de wet
uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden. De raad kan zelfs daden van
beschikking stellen met inbegrip van, onder meer, het vervreemden, zelfs om niet, van roerende of
onroerende goederen, het hypothekeren, het lenen en uitlenen, alle handels- en bankverrichtingen,
het opheffen van hypotheken, enz.
Door de bestuurders wordt geen persoonlijke verplichting aangegaan betreffende de verbintenissen
van de vereniging. Hun aansprakelijkheid is beperkt tot het vervullen van de hun gegeven opdracht
en tot de tekortkomingen in hun bestuur.
 
13.2. Voor bedragen groter dan 100 EURO kan elke bestuurder de vereniging pas geldig verbinden
en vertegenwoordigen na overleg en goedkeuring met de penningmeester. Bij hoogdringendheid
volstaat de handtekening van de voorzitter of de secretaris-generaal.
 
 
13.3. Bij de eerstvolgende vergadering brengt elke bestuurder verslag uit van zijn activiteiten.
 
13.4. De raad van bestuur kan voor bepaalde handelingen en taken, en voor daden van dagelijks
bestuur, zijn bevoegdheid overdragen aan één of meer bestuurders. Het mandaat kan ten alle tijde
met onmiddellijk ingang worden ingetrokken door de raad van bestuur.
 
13.5. De bevoegdheid om de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen kan door de raad
van bestuur bij eenvoudig besluit worden opgedragen aan één of meer actief leden, al dan niet
bestuurder, die, desgevallend, gezamenlijk optreden. De bevoegdheid van de bovengenoemde perso
(o)n(en) wordt precies afgebakend door de raad van bestuur, die eveneens de duur van het mandaat
bepaalt. Het mandaat kan ten alle tijde met onmiddellijk ingang door de raad van bestuur worden
ingetrokken.
 
13.6. De raad van bestuur kan bijzondere volmachtdragers aanstellen die de vereniging kunnen
vertegenwoordigen m.b.t. bijzondere, beperkt opgesomde aangelegenheden. Deze volmachtdragers
verbinden de vereniging binnen de perken van de hun verleende volmacht, welke tegenwerpelijk zijn
aan derden.
 
TITEL IV. – ALGEMENE VERGADERING
 
ARTIKEL 14 – SAMENSTELLING
 
14.1. De algemene vergadering is samengesteld uit alle actieve leden.
 
14.2. De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur of
door de secretaris-generaal, of door de oudste aanwezige bestuurder met de hoogste anciënniteit bij
afwezigheid van de secretaris-generaal.
 
14.3. Een actief lid kan zich door een ander actief lid laten vertegenwoordigen. Elk actief lid kan
evenwel slechts één ander actief lid vertegenwoordigen door middel van een volmacht die door beide
personen ondertekend werd.
 
14.4. Elk actief lid beschikt over één stem op de algemene vergadering.
 
ARTIKEL 15 – BEVOEGDHEDEN
 
15. De algemene vergadering is uitsluitend bevoegd voor:
- wijziging van de statuten;
- de benoeming en afzetting van de bestuurders;
- de kwijting aan bestuurders;
- de vaststelling van de jaarlijkse begroting;
- de goedkeuring van de begroting en rekeningen;
- de vrijwillige ontbinding van de vereniging;
- het uitsluiten van een lid;
- de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk;
- de goedkeuring van het huishoudelijk reglement;
- alle gevallen waarin onderhavige statuten dat vereisen.
 
ARTIKEL 16 - ORGANISATIE
 
16.1 De algemene vergadering wordt door de voorzitter van de raad van bestuur bijeengeroepen
telkens als het voorwerp of het belang van de vereniging zulks vereist en moet worden
bijeengeroepen telkens wanneer minstens de helft van de actief leden daarom vraagt.
Is dit laatste het geval, dan roept de raad van bestuur de algemene vergadering bijeen binnen
eenentwintig dagen na het verzoek tot bijeenroeping. De algemene vergadering wordt uiterlijk
gehouden op de veertigste dag na dit verzoek.
 
16.2. Zij moet ten minste éénmaal per jaar worden bijeengeroepen voor het goedkeuren van de
rekeningen van het afgelopen jaar en de begrotingen van het volgend jaar, op een door de raad van
bestuur te bepalen plaats en datum, die voor 15 mei van dat jaar valt.
 
16.3. Alle actieve leden worden minstens vijftien dagen voor de algemene vergadering bij gewone
brief of email uitgenodigd op de algemene vergadering. De oproeping tot de algemene vergadering
kan daarnaast ook worden opgenomen in een nieuwsbrief, ledenblad of andere publicatie van de
vereniging. De uitnodiging wordt ondertekend door de voorzitter of de secretaris. Ze vermeldt dag,
uur en plaats van de algemene vergadering.
 
16.4. De oproeping bevat de agenda, die wordt vastgelegd door de raad van bestuur. Een twintigste
van de leden hebben het recht om de voorzitter te verzoeken om bijkomende punten op de agenda
te plaatsen. De algemene vergadering kan op geldige wijze een beslissing nemen over punten die
niet op de agenda vermeld staan op voorwaarde dat alle aanwezige of vertegenwoordigde werkelijke
leden hiermee instemmen en minstens de helft van de actieve leden aanwezig of vertegenwoordigd
is.
 
16.5. De voorzitter of zijn vervanger maakt per agendapunt eventuele opmerkingen.
 
ARTIKEL 17 – MEERDERHEDEN EN AANWEZIGHEIDSQUORUM
 
17.1. Met uitzondering van de aangelegenheden opgesomd in sub 2 en 3, vergadert de algemene
vergadering slechts regelmatig indien minstens een vijfde van de actieve leden aanwezig of
vertegenwoordigd zijn en worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid (= de helft plus
één, onthoudingen worden niet meegeteld) van de aanwezige en vertegenwoordigde actieve leden.
Bij staking van stemmen dient een tweede stemming te gebeuren. Bij staking van stemmen bij de
tweede stemming is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.
 
17.2. In geval van uitsluiting van een actief lid, van wijziging van de statuten of van ontbinding van de
vereniging, zal de in de wet voorgeschreven procedure worden nageleefd. Bij de stemming omtrent
een statutenwijziging of de ontbinding van de vereniging, worden onthoudingen geteld als tegenstem.
 
17.3. Ingeval op een algemene vergadering niet het vereiste aanwezigheidsquorum wordt bereikt,
kan een tweede algemene vergadering van leden worden bijeengeroepen welke geldig kan
beraadslagen en besluiten ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. De tweede
algemene vergadering moet minstens vijftien kalenderdagen na de eerste algemene vergadering
worden gehouden. De door de wet of onderhavige statuten vereiste meerderheid der stemmen blijft
onverkort gelden.
 
ARTIKEL 18 – NOTULEN
 
18. Van elke algemene vergadering worden notulen opgemaakt, die worden ondertekend door de
voorzitter en de secretaris-generaal en worden toegevoegd in een daartoe bestemd register. Deze
notulen, inclusief alle eventuele andere documenten, worden uiterlijk twee weken na de vergadering,
maar steeds voor de volgende vergadering, door de secretaris-generaal aan de bestuurders
bezorgd.
 
TITEL IV. – INZAGERECHT VAN DE ACTIEVE LEDEN EN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
 
ARTIKEL 19 – INZAGERECHT VAN DE ACTIEVE LEDEN
 
19. Alle actieve leden kunnen op eenvoudig verzoek op de zetel van de vereniging het register van
de actieve leden raadplegen, alsmede alle notulen en beslissingen van de algemene vergadering,
van de raad van bestuur en van de personen, welke al dan niet de hoedanigheid van bestuurder
hebben, die bij de vereniging of voor rekening ervan een mandaat bekleden evenals alle
boekhoudkundige stukken van de vereniging.
 
ARTIKEL 20 – HUISHOUDELIJK REGLEMENT
 
20. De algemene vergadering beslist over het, desgevallend, door de raad van bestuur voorgestelde
huishoudelijk reglement. Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement kunnen worden opgesteld door
de raad van bestuur, doch dienen ter bekrachtiging worden voorgelegd aan de algemene
vergadering. Bij dit huishoudelijk reglement mogen, zonder strijdig te zijn met de bindende
voorschriften van de wet of van de statuten, alle maatregelen worden getroffen in verband met de
toepassing van de statuten en de regeling van de maatschappelijke zaken in het algemeen, en kan
aan de leden of hun rechtverkrijgenden alles worden opgelegd wat in het belang van de vereniging
wordt geacht
 
TITEL V. – JAARREKENING EN BEGROTING
 
ARTIKEL 21 – JAARREKENING EN BEGROTING
 
21.1. Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december.
 
21.2. Onder leiding van de penningmeester bereidt de raad van bestuur de jaarrekening en begroting
voor en legt ze ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering. De penningmeester presenteert
een financieel eindverslag op de jaarlijks verplichte algemene vergadering tot goedkeuring van de
rekeningen en de nieuwe begroting. Na goedkeuring van de jaarrekening en begroting spreekt de
algemene vergadering zich, bij afzonderlijke stemming, uit over de kwijting aan de bestuurders.
 
21.3. De rekeningen worden vereffend binnen zes maanden na het einde van het boekjaar. Een
verslag met de eindbalans en over het hele financiële jaar, samen met een begroting voor het
volgend jaar, zal voorgelegd worden aan de algemene vergadering.
 
21.4. De raad van bestuur draagt er zorg voor dat de jaarrekening en de overige in de VZW-wet
vermelde stukken binnen de dertig dagen na goedkeuring worden neergelegd op de griffie van de
ondernemingsrechtbank, of indien de wet dit vereist, bij de Nationale Bank van België.
 
TITEL VI – STATUTENWIJZIGING
 
ARTIKEL 22 – STATUTENWIJZIGING
 
22. De algemene vergadering kan enkel geldig beraadslagen indien de statutenwijziging opgenomen
is in de agenda en twee-derde van de actieve leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Geen
statutenwijziging kan doorgevoerd worden zonder een twee-derde meerderheid. Voor wijzigingen in
verband met het voorwerp van de vereniging is een vier-vijfde meerderheid vereist. Ieder voorstel tot
wijziging, wijziging of gestemde wijziging wordt alvorens de publicatie in het Belgisch Staatsblad aan
ELSA Belgium ter controle op overeenstemming, met de Nationale en Internationale reglementen,
aan de Secretary General van ELSA Belgium bezorgd. Pas na de goedkeuring op overeenstemming
is deze statuten bindend en kan in het Belgische staatsblad gepubliceerd worden. In elk geval doet
de vzw er alles aan om het beoogde resultaat van de in overeenstemming met ELSA Belgium en
ELSA International te zijn te behalen.
 
TITEL VII –  HET WERKINGSJAAR EN DE RESERVE
 
ARTIKEL 23 – HET WERKINGSJAAR EN DE RESERVE
 
23.1. Het werkingsjaar loopt van 1 augustus tot en met 31 juli.
 
23.2. Op het einde van het werkingsjaar berekent de penningmeester het saldo van het werkingsjaar.
 
23.3. Het saldo van het werkingsjaar is het resultaat van de volgende berekening;
alle inkomsten uit het werkingsjaar en alle nog te verkrijgen inkomsten die betrekking hebben op het
werkingsjaar verminderd van het totaal aan uitgaven gedaan gedurende het werkingsjaar, alsook alle
nog te voorziene uitgaven met betrekking tot het werkingsjaar.
 
23.4. Indien op het einde van het bestuursjaar de zichtrekening een bedrag boven de 1.000 EUR
bedraagt, dient er minimum 1.000 EUR op de zichtrekening gelaten worden voor het volgende
bestuursjaar. Van het bedrag dat op dat moment boven die 1.000 EUR ligt, dient er minimum 30%
van dat bedrag op de spaarrekening geplaatst te worden.
Indien op het einde van het bestuursjaar de zichtrekening een bedrag onder de 1.000 EUR bedraagt,
dient het integrale bedrag op de zichtrekening gelaten te worden voor het volgende bestuursjaar en
kan, bij gewone meerderheid van de raad van bestuur, een bedrag van de spaarrekening
overgeplaatst worden naar de zichtrekening om het bedrag op de zichtrekening aan te vullen tot het
een bedrag bereikt van maximum 1.000 EUR.
Onder voorbehoud van het vorig lid, kan er enkel geld van de spaarrekening gebruikt worden in geval
van hoogdringendheid. Deze hoogdringendheid wordt unaniem bepaald door de raad van bestuur.
 
TITEL VIII - ONTBINDING VAN DE VERENIGING
 
ARTIKEL 24 – ONTBINDING VAN DE VERENIGING         
 
24.1. Behoudens de gevallen van gerechtelijke ontbinding en van ontbinding van rechtswege, kan
slechts de algemene vergadering tot ontbinding besluiten, op de wijze zoals bepaald in de VZW-wet.
Het voorstel tot ontbinding van de vereniging wordt uitdrukkelijk opgenomen in de oproepingsbrief die
naar de actieve leden wordt verzonden.
Ingeval van vrijwillige uittreding, uitsluiting of gedwongen stopzetting van het lidmaatschap van de
vzw bij ELSA Belgium wordt de vzw van rechtswege ontbonden.
 
24.2. In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering, of bij gebreke daarvan de
rechtbank, een of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid, alsmede de
vereffeningsvoorwaarden.
 
ARTIKEL 25 – BESTEMMING VAN HET VEREFFENINGSSALDO
 
25. In geval van ontbinding worden de activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan
ELSA Belgium.
 
 
TITEL IX. – BEPALINGEN IN VERBAND MET DE RELATIE MET ELSA BELGIUM
 
ARTIKEL 26 – BEPALINGEN IN VERBAND MET DE RELATIE MET ELSA BELGIUM
 
26.1. De voorzitter, de penningmeester en de secretaris-generaal van de vereniging zijn van
rechtswege de vertegenwoordigers van ELSA Gent ten opzichte van ELSA Belgium en zijn
gehouden tot het vertegenwoordigen van ELSA Gent in haar geheel op de nationale algemene
vergadering en hun aanwezigheid is verplicht. Bij stemmingen op de Nationale Algemene
Vergadering zijn ze ertoe gehouden om hun stem na raadpleging van hun board uit te brengen.
Ingeval zij niet aanwezig kunnen zijn, kunnen ze zich door een ander lid van de raad van bestuur
laten vertegenwoordigen
 
26.2. De vereniging en al haar leden zijn gehouden tot de naleving van de statuten en het
huishoudelijk reglement ('Statutes and Standing Orders') en het besluitenboek (‘Decision Book’) van
de respectievelijke verenigingen ELSA Belgium en ELSA International, voor zover deze
overeenstemmen met de wettelijke bepalingen en tot het nakomen van hun normale en algemene
verplichtingen tegenover ELSA Belgium en ELSA International.
 
26.3. Uitgezonderd de bepalingen van dit artikel, is de vereniging, dragende de naam ELSA Gent
zoals bepaald in artikel 1, een onafhankelijke vereniging en kan niet gebonden worden door andere
verenigingen.
 
ARTIKEL 27 – GEEN BIJKOMENDE FINANCIËLE BIJDRAGE
 
27.1. Op generlei wijze kan er een bijkomende financiële bijdrage gevraagd worden van de actieve
leden om de vereniging te ondersteunen.
 
ARTIKEL 28 –  HONORARY MEMBERS
 
28.1. De stichters en eerste co-presidenten Océane Dieu en Loïc Ponnet worden omwille van hun
daad van oprichting van ELSA Gent door de algemene vergadering benoemd tot "Honorary Member"
van ELSA Gent.
 
TITEL X. – SLOTBEPALINGEN
 
ARTIKEL 28 – SAMENSTELLING RAAD VAN BESTUUR
 
q1. Voorzitter: Mevr. Emma Van Roosmaelen, geboren te Brugge op 2 juni 1999, gedomicilieerd te
9991 Adegem, Onderdijke 13, Belg.
2. Secretaris-Generaal: Mevr. Nele Hulders, geboren te Lokeren op 30 oktober 2000, gedomicilieerd
te 9160 Eksaarde, Stenenbrug 13A, Belg.
3. Penningmeester: Mevr. Helena Jacobs, geboren te Gent op 17 april 2001, gedomicilieerd te 9040
Sint-Amandsberg, Charles Doudeletstraat 6, Belg.
4. Vice-president Academic Activities: Mevr. Anne-Laure Perdu, geboren te Roeselare op 2 januari
2002, gedomicilieerd te 8680 Koekelare, Bisschophoekstraat 42, Belg.
5. Vice-president Seminars and Conferences: Mevr. Fien De Sutter, geboren te Dendermonde op 27
oktober 1999, gedomicilieerd te 9240 Zele, Burgemeester van Ackerwijk b71, Belg.
6. Vice-president Professional Development: Mnr. Joran Van Poucke, geboren te Wetteren op 23
februari 2002, gedomicilieerd te 9160 Lokeren, Zamanstraat 37, Belg.
7. Co-vice-president Marketing: Mevr. Anouck Timmers, geboren te Hasselt op 11 maart 2003,
gedomicilieerd te 3830 Wellen, Russeltstraat 91, Belg.
8.Co-vice-president Marketing: Mevr. Dorina Sahiti, geboren te Veurne op 9 november 2004,
gedomicilieerd te 8600 Diksmuide, Pervijzestraat 32, Belg.
9. Data Protection Officer: Mnr. Olivier Quicke, geboren te Torhout op 7 april 2001, gedomicilieerd te
8200 Brugge, Legeweg 299, Belg.
 
voor ontledend uittreksel
Notaris Domien De Lelie