Ondernemingsnr : 0635845886
Naam
(voluit) : COMMUNIO - zusters Bernardinnen
(verkort) :
Rechtsvorm : Private stichting
Volledig adres v.d. zetel Hoogstraat 28
 : 9700 Oudenaarde
Onderwerp akte :
STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN), ONTSLAGEN, BENOEMINGEN
Uit een akte verleden voor notaris Stein Binnemans te Oudenaarde op 26 december 2023,
geregistreerd te Oudenaarde op 28 december 2023, 15 bladen 0 verzendingen. Boek 0, blad 0, vak
32296 Ontvangen: vijftig euro. Getekend, de ontvanger, S. DE SMET, blijkt het volgende:
 
EERSTE BESLISSING
In toepassing van artikel 39, §1, eerste en derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van
het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen, besluit het
bestuursorgaan om de statuten aan te passen aan de bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen en de rechtsvorm van de private stichting (afgekort PS) te
behouden.
 
TWEEDE BESLISSING
De vergadering van het bestuursorgaan besluit de huidige bestuurders, hierna vermeld, ontslag te
geven uit hun functie, en doet hierbij afstand van de in de statuten opgenomen formaliteiten:
- De heer Mortier Willy, voornoemd;
- Zuster Ghijs Godelieve, voornoemd;
- Zuster Ghijs Noëlla, voornoemd;
- Zuster Martens Mariette, voornoemd; 
- Zuster Mukankusi Donatille, voornoemd;
- Zuster Uwamariya Régine, voornoemd;
- Zuster Flobert Hilde, voornoemd.
Het bestuursorgaan verleent volledige en algehele kwijting aan de ontslagnemende bestuurders voor
de uitoefening van hun mandaat.
Worden (her)benoemd tot bestuurders:
- De heer Mortier Willy, hier aanwezig, aanvaardt zijn aanstelling;
- Zuster Ghijs Godelieve, hier aanwezig, aanvaardt haar aanstelling;
- Zuster Ghijs Noëlla, hier aanwezig, aanvaardt haar aanstelling; 
- Zuster Mukankusi Donatille, hier vertegenwoordigd door zuster Ghijs Godelieve en die aanvaardt;
- Zuster Nyiramuhire Marie Agnes, geboren op 27 maart 1957, wonende te
Indangamirwa/Kiyovu/Nyaarugenge/Kigali/Rwanda,
hier vertegenwoordigd door zuster Flobert Hilde en die aanvaardt;
- Zuster Flobert Hilde, hier aanwezig, aanvaardt haar aanstelling;
- Zuster Umuzayire Immaculee, geboren te Kigabiro Rwamagana (Rwanda (Rep.)) op 24 juli 1961,
van Rwandese nationaliteit, wonende te Indangamirwa/Kiyovu/Nyaarugenge/Kigali/Rwanda, hier
vertegenwoordigd door zuster Ghijs Noëlla en die aanvaardt;
 
DERDE BESLISSING
De vergadering van het bestuursorgaan verklaart dat het adres van de zetel is gevestigd in het
Vlaams Gewest te 9700 Oudenaarde, Hoogstraat 28.
 
VIERDE BESLISSING
De vergadering van het bestuursorgaan duidt aan als:
- voorzitter: Zuster Ghijs Noëlla, voornoemd en die aanvaardt;
- secretaris: Zuster Flobert Hilde, voornoemd en die aanvaardt;
- penningmeester: Zuster Ghijs Godelieve, voornoemd en die aanvaardt.
 
VIJFDE BESLISSING - Aanneming nieuwe statuten
Als gevolg van de voorgaande beslissing, besluit het bestuursorgaan met eenparigheid van de
stemmen om volledig nieuwe statuten aan te nemen, die in overeenstemming zijn met het Wetboek
van vennootschappen en verenigingen.
Het bestuursorgaan verklaart en besluit dat de tekst van de nieuwe statuten als volgt luidt:
STATUTEN
TITEL I: RECHTSVORM – NAAM – ZETEL – VOORWERP – DUUR
Artikel 1: Rechtsvorm
De stichting is een private stichting.
 
Artikel 2: Naam
Zij draagt de naam ‘COMMUNIO - zusters Bernardinnen’.
 
Artikel 3. Zetel
De zetel van de stichting is gevestigd in het Vlaams Gewest.
 
Artikel 4. Identificatie van de private stichting
In alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere
stukken, al dan niet in elektronische vorm, die uitgaan van de private stichting, moet de private
stichting de volgende gegevens vermelden:
1° de naam van de private stichting;
2° de rechtsvorm, voluit of afgekort;
3° het adres van de zetel;
4° het ondernemingsnummer;
5° vermelding van ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting “RPR” en bevoegde rechtbank van de
zetel;
6° het e-mailadres en eventueel de website van de private stichting.
 
Artikel 5. Belangeloos doel en voorwerp
De stichting heeft als belangeloos doel en voorwerp, met uitsluiting van elk winstoogmerk:
de organisatie van het overleg en de samenwerking tussen de Vlaamse en de Afrikaanse provincie
van de Congregatie van de zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen ter ondersteuning en
bevordering van de onderlinge verbondenheid.
De doelomschrijving is niet beperkend. 
 
Artikel 6. Activiteiten
In het kader van de verwezenlijking van haar doel oefent de stichting de volgende activiteiten uit:
- De organisatie en de werking van Centraal Bureau en van het Generaal Kapittel.
- De invulling en de uitoefening van het mandaat van de algemene overste.
- De organisatie van initiatieven ter ondersteuning van de verbondenheid tussen beide provincies.
Met het oog op de realisatie van haar doel mag de vereniging roerende en onroerende goederen
verwerven en bezitten, in eigendom of anderszins, die nodig of nuttig zijn voor de verwezenlijking van
haar doelstellingen. Daarnaast kan de private stichting alle activiteiten ontplooien, die bijdragen tot
de verwezenlijking van haar belangeloos doel, met inbegrip van winstgevende activiteiten, waarvan
de opbrengsten volledig worden bestemd voor de verwezenlijking van het belangeloos doel van de
vereniging.
 
Artikel 7. Duur
De stichting is opgericht voor een onbepaalde duur.
 
TITEL II: BESTUUR
Artikel 8. Bestuursorgaan
De stichting wordt bestuurd door het bestuursorgaan dat bestaat uit ten minste vijf personen.
 
Artikel 9. Voorzitter, penningmeester en secretaris
Het bestuursorgaan kiest onder zijn leden een voorzitter.
Ingeval de voorzitter afwezig of verhinderd is, wordt de oudste bestuurder aangewezen om hem/haar
te vervangen. 
Het bestuursorgaan kan onder zijn leden een penningmeester en een secretaris kiezen. De
secretaris maakt meer bepaald de notulen van de vergaderingen van de raad op en vervult de door
de wet vereiste formaliteiten. De penningmeester verricht of ziet toe op de ontvangsten en houdt de
rekeningen.
 
Artikel 10. Bevoegdheden
Het bestuursorgaan mag alle handelingen stellen die noodzakelijk of nuttig zijn voor de
verwezenlijking van het voorwerp van de stichting, zowel roerende als onroerende, met inbegrip van
daden van beschikking.
 
Artikel 11. Wijze van benoeming
De bestuurders worden door coöptatie aangeduid door het in functie zijnde bestuursorgaan dat bij
meerderheid van stemmen van al zijn leden (helft plus één) beslist. Een onthouding wordt bij
stemmentelling gelijkgesteld aan een weigering.
§1. Zijn van rechtswege bestuurder:
- de algemeen overste van de zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen
- de assistente van de algemeen overste van de zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen
- de provinciaal overste van de Vlaamse provincie van de zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen
- de assistente van de provinciaal overste van de Vlaamse provincie van de zusters Bernardinnen-
Cisterciënzerinnen
- de provinciaal overste van de Afrikaanse provincie van de zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen
- de assistente van de provinciaal overste van de Afrikaanse provincie van de zusters Bernardinnen-
Cisterciënzerinnen
- de vertegenwoordiger van de bisschop van Gent
§2. De benoeming van eventueel andere bestuurders dan die van rechtswege, zal geschieden als
volgt:
Nieuwe bestuurders worden aangewezen door het bestuursorgaan met een twee/derde meerderheid
van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Kandidaat-bestuurders richten hun kandidaatstelling aan de voorzitter van het bestuursorgaan.
Elke bestuurder dient de statuten en het belangeloos doel van de vereniging te onderschrijven.
§3. De vertegenwoordiger van de bisschop van Gent wordt door de bisschop van Gent aangeduid in
overleg met de Congregatie van de zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen van Oudenaarde.
Aan het einde van iedere zesjarige periode zal de bisschop van Gent in onderling overleg met de
Congregatie van de zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen van Oudenaarde nagaan of het
mandaat van de huidige vertegenwoordiger verlengd wordt dan wel of iemand anders aangesteld
wordt als vertegenwoordiger van de bisschop van Gent. 
 
Artikel 12. Duur van het mandaat
De bestuurders worden benoemd voor een termijn van zes jaar, hernieuwbaar.
Het mandaat van bestuurder wordt onbezoldigd uitgeoefend. De kosten die zij maken in het kader
van de uitoefening van hun mandaat van bestuurder worden vergoed met voorafgaande machtiging
van de voorzitter.
 
Artikel 13. Wijze van afzetting en ambtsbeëindiging
§1. Het mandaat van bestuurder eindigt bij overlijden, ontslag, ontzetting uit de burgerlijke rechten,
afzetting of bij het verstrijken van de termijn.
Ook het beëindigen van het bestuursmandaat in de Vlaamse of Afrikaanse provincie van de
Congregatie van de zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen en de uittrede uit de Congregatie van
de zusters Bernardinnen- Cisterciënzerinnen, brengt van rechtswege het verlies van de
hoedanigheid van bestuurder met zich mee.
§2. Een bestuurder is vrij om zich op elk ogenblik uit de stichting terug te trekken door zijn ontslag
per aangetekend schrijven te richten aan het bestuursorgaan. Het ontslag gaat in op de datum
waarop de voorzitter van het bestuursorgaan de ontslagbrief ontvangt.
3. De afzetting van een bestuurder vindt plaats bij meerderheid van stemmen (helft plus één) van alle
andere in functie zijnde bestuurders van het bestuursorgaan. Een onthouding wordt bij de
stemmentelling gelijkgesteld aan een weigering. De betrokken bestuurder kan niet deelnemen aan
de beraadslaging, maar heeft het recht om voorafgaand gehoord te worden.
 
Artikel 14. Vergaderingen
Het bestuursorgaan komt samen wanneer het belang van de stichting het vereist, in elk geval, ten
minste één keer per jaar.
Het bestuursorgaan wordt bijeengeroepen door de voorzitter. De oproepingsbrief vermeldt de
agenda, dag, uur, en plaats van de vergadering. Deze oproepingen worden betekend per post of per
email.
 
Artikel 15. Volmachten
Elke bestuurder die verhinderd is, kan volmacht geven aan een andere bestuurder om hem te
vertegenwoordigen bij de beraadslagingen van het bestuursorgaan en om er in zijn plaats te
stemmen. De volmachten dienen schriftelijk te worden opgemaakt. Een bestuurder mag niet meer
dan één bestuurder tegelijkertijd vertegenwoordigen.
 
Artikel 16. Beraadslagingen
§1. Het bestuursorgaan, dat een college vormt, kan slechts op geldige wijze beraadslagen indien de
helft van de leden aanwezig is of geldig vertegenwoordigd is.
Behoudens andersluidende bepalingen in de statuten, beslist het bestuursorgaan met eenvoudige
meerderheid van stemmen. Een onthouding wordt bij de stemmentelling gelijkgesteld aan een
weigering. In geval van staking van de stemmen, is de stem van de bestuurder die de vergadering
voorzit doorslaggevend.
§2. In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de stichting
zulks vereisen, kunnen de besluiten van het bestuursorgaan worden genomen bij éénparig schriftelijk
akkoord van de bestuurders. Daartoe is vereist dat er vooraf een unaniem akkoord is onder de
bestuurders om tot schriftelijke besluitvorming over te gaan. Schriftelijke besluitvorming veronderstelt
in elk geval dat er voorafgaandelijk een beraadslaging plaatsvond.
§3. Bij buitengewone omstandigheden, zoals een pandemie of elke andere ernstige oorzaak die het
onmogelijk maakt om vergaderingen van het bestuursorgaan fysiek te organiseren, kunnen deze
vergaderingen gehouden worden via elektronische communicatiemiddelen en de stemmen kunnen
kenbaar gemaakt worden per e-mail, telefoon of per post.
 
Artikel 17. Notulen
De beraadslagingen en beslissingen van het bestuursorgaan worden opgetekend in notulen die de
secretaris opmaakt en door hem en de voorzitter van de zitting ondertekend worden. Deze notulen
worden in een bijzonder register opgenomen. De voorzitter of degene die hem vervangt is ertoe
gemachtigd uitgiftes, uittreksels of kopieën van deze notulen af te leveren. Hij zal de bestuurders
binnen de maand na de vergadering een exemplaar van de notulen bezorgen.
 
Artikel 18. Belangenconflict
§1. Wanneer het bestuursorgaan een beslissing moet nemen of zich over een verrichting moet
uitspreken die onder zijn bevoegdheid vallen, waarbij een bestuurder een rechtstreeks of
onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de
stichting, moet de betrokken bestuurder dit mededelen aan de andere bestuurders alvorens het
bestuursorgaan een beslissing neemt.
Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang worden opgenomen in de notulen
van de vergadering van het bestuursorgaan die deze beslissing moet nemen. Het bestuursorgaan
mag deze beslissing niet delegeren.  
De bestuurder die een belangenconflict heeft in de zin van het eerste lid mag niet deelnemen aan de
beraadslagingen van het bestuursorgaan over deze beslissing of verrichting, noch aan de stemming
in dat verband.
§2. Wanneer alle bestuurders een belangenconflict hebben, mogen zij de beslissing zelf nemen of de
verrichting uitvoeren.
§3. Voorafgaande paragrafen zijn niet van toepassing wanneer de beslissingen van het
bestuursorgaan betrekking hebben op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de
voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke
verrichtingen.
§4. De andere bestuurders omschrijven in de notulen de aard van de in paragraaf 1 bedoelde
beslissing of verrichting, alsook de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de stichting, en
verantwoorden het genomen besluit.  Dit deel van de notulen wordt in zijn geheel opgenomen in het
jaarverslag of in het stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd.
 
Artikel 19. Dagelijks bestuur
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur van de stichting, alsook de vertegenwoordiging van de
stichting wat dat bestuur aangaat, opdragen aan een of meer personen, die elk alleen, gezamenlijk of
als college optreden.  Het bestuursorgaan is belast met het toezicht op dit orgaan.
 
Artikel 20. Benoeming, afzetting en ambtsbeëindiging
De personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen worden benoemd voor een termijn van zes
jaar bij meerderheid (helft plus één) van de stemmen van alle in functie zijnde bestuurders van het
bestuursorgaan. Een onthouding wordt bij de stemmentelling gelijkgesteld aan een weigering.
In geval van staking van stemmen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Hun ambt eindigt bij overlijden, ontslag, ontzetting uit de burgerlijke rechten, afzetting of bij het
verstrijken van de termijn waarvoor zij werden benoemd.
De afzetting van de personen aan wie het dagelijks bestuur wordt opgedragen vindt plaats
overeenkomstig de regels van beraadslaging opgenomen in artikel 15.
De betrokken bestuurder kan niet deelnemen aan de beraadslaging, maar heeft het recht om
voorafgaand gehoord te worden.
 
Artikel 21. Openstaand mandaat
Indien er een plaats van persoon aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, openvalt, wordt deze
persoon vervangen door een andere persoon bij meerderheid (helft plus één) van de stemmen van
alle in functie zijnde bestuurders van het bestuursorgaan. Een onthouding wordt bij de
stemmentelling gelijkgesteld aan een weigering. In geval van staking van stemmen, is de stem van
de voorzitter doorslaggevend.
 
Artikel 22. Bekendmaking
De akten betreffende de benoeming en de ambtsbeëindiging van de personen aan wie het dagelijks
bestuur wordt opgedragen, worden bekendgemaakt overeenkomstig de wet.
 
Artikel 23. Vertegenwoordiging (Algemene bevoegdheid)
Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de stichting, met inbegrip van de vertegenwoordiging in rechte.
Zij treedt op, als eiser of verweerder, in alle rechtsgedingen en beslist over het al of niet aanwenden
van rechtsmiddelen.
 
Artikel 24. Delegatie van de bevoegdheid om de stichting te vertegenwoordigen
Onverminderd de vertegenwoordigheidsbevoegdheid van het bestuursorgaan, wordt de stichting in
en buiten rechte, inclusief in de formaliteiten met de administratie, naar behoren vertegenwoordigd
door twee bestuurders, die samen handelen, van wie ten minste één de Voorzitter is.
Bijgevolg dienen deze ondertekenaars  ten aanzien van derden geen verantwoording af te leggen
over de daartoe verleende bevoegdheden en/of een voorafgaande beslissing van het
bestuursorgaan.
 
Artikel 25. Aansprakelijkheid van bestuurder
§1. De bestuurders zijn niet persoonlijk gehouden tot uitvoering van de verbintenissen van de
stichting.
§2. Tegenover de vereniging en tegenover derden is hun aansprakelijkheid beperkt tot de vervulling
van de hun gegeven opdracht overeenkomstig het gemeen recht, het bepaalde in de wet en in de
statuten.
Bestuurders zijn slechts aansprakelijk voor beslissingen, daden of gedragingen die zich kennelijk
buiten de marge bevinden waarbinnen normaal voorzichtige en zorgvuldige bestuurders, geplaatst in
dezelfde omstandigheden, redelijkerwijze van mening kunnen verschillen. Bestuurders zijn
aansprakelijk voor de hen als bestuurders persoonlijk toerekenbare fouten begaan in hun opdracht
van bestuur. Deze aansprakelijkheid is hoofdelijk tenzij de bestuurders geen deel hebben gehad aan
de fout en de beweerde fout gemeld hebben aan alle andere leden van het bestuursorgaan. De
melding evenals de bespreking waartoe zij aanleiding geeft, wordt opgenomen in de notulen van het
bestuursorgaan.
 
TITEL III. CONTROLE
Artikel 26. Controle
Wanneer de wet het eist en binnen de perken van hetgeen zij voorziet, wordt de controle op de
stichting toevertrouwd aan één of meer commissarissen, benoemd voor drie jaar en herkiesbaar.
 
TITEL IV. BOEKJAAR – JAARREKENINGEN EN BEGROTING
Artikel 27. Boekjaar
Het boekjaar van de stichting vangt aan op één januari en eindigt op éénendertig december van
hetzelfde jaar.
 
Artikel 28. Jaarrekeningen en begroting
Ieder jaar en ten laatste binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar, maakt het
bestuursorgaan, overeenkomstig de wet, de jaarrekening van het voorbije boekjaar op, alsook de
begroting van het volgende boekjaar. 
 
TITEL V. STATUTENWIJZIGING - ONTBINDING
Artikel 29. Statutenwijzigingen 
§ 1. De statuten kunnen worden gewijzigd bij eenparige beslissing van de bestuurders of van de
overblijvende bestuurders in geval van vooroverlijden of onbekwaamheid van één of meer
bestuurders.
§ 2. Behoudens andersluidende bepalingen, kan het bestuursorgaan over de statutenwijzigingen van
de stichting slechts beraadslagen, wanneer ten minste twee derde van de bestuurders aanwezig of
vertegenwoordigd is.
De voorgestelde wijzigingen dienen twee derde van de stemmen te behalen. Indien twee derde van
de bestuurders niet aanwezig of vertegenwoordigd is op de eerste vergadering, kan een tweede
vergadering worden bijeengeroepen die kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of
vertegenwoordigde bestuurders. Geen enkel besluit zal evenwel worden genomen zonder bij
twee/derde meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders gestemd te zijn
geweest.
§ 3. In de gevallen bepaald door de wet, moeten de statutenwijzigingen bij authentieke akte worden
vastgelegd. 
 
Artikel 30. Ontbinding en bestemming van het vermogen
§1. De stichting kan in de gevallen bepaald door de wet ontbonden worden.
De beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de stichting, de vereffening ervan, de
benoeming en ambtsbeëindiging van de vereffenaars, de vereffeningsvoorwaarden, de sluiting of de
heropening van de vereffening en de bestemming van het actief, worden bekendgemaakt
overeenkomstig de wet.
In geval van ontbinding wordt het netto overblijvend maatschappelijk actief, na verrekening van alle
schulden en na aanzuivering van alle lasten, overgedragen aan een stichting en/of vereniging zonder
winstoogmerk die hetzelfde of een gelijkaardig doel nastreeft als deze private stichting of een doel
dat daar nauw bij aansluit.
Bij de uitvoering hiervan wordt rekening gehouden met de realiteit van beide provincies en van de
Congregatie van de Zusters Bernardinnen-Cisterciënzerinnen in haar geheel.
Elke beslissing dienaangaande wordt genomen in overleg met de verantwoordelijken van de
Congregatie en na goedkeuring door de bisschop van Gent of door diegene die volgens het wetboek
van kerkelijk recht het hoofd van het bisdom is of zijn gedelegeerde.
§2. Bij de beëindiging van de vereffening brengen de vereffenaars verslag uit bij de rechtbank,
waarbij een overzicht van de waarden van de private stichting en van het gebruik ervan, als mede
het voorstel van de bestemming van het actief wordt voorgelegd. De rechtbank verleent toestemming
om de goederen te bestemmen met inachtneming van de statuten. De rechtbank spreekt de sluiting
van de vereffening uit.
 
TITEL VI. DIVERSE BEPALINGEN
Artikel 31. Reglement van inwendige orde
Het bestuursorgaan kan een intern reglement aannemen overeenkomstig het Wetboek en deze
statuten.
 
Artikel 32. Suppletieve aard van het Wetboek
Al wat niet voorzien wordt in deze statuten wordt geregeld overeenkomstig de bepalingen van het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
 
VIJFDE BESLISSING
Het bestuursorgaan besluit de opdracht te geven aan de ondergetekende notaris om de coördinatie
van de statuten op te maken en te ondertekenen, in overeenstemming met het vorige besluit, en de
neerlegging daarvan in het vennootschapsdossier te verzorgen.
 
VOOR ONTLEDEND UITTREKSEL
Notaris Stein Binnemans te Oudenaarde
 
 
Tegelijk hiermee neergelegd: expeditie van de akte en de gecoördineerde statuten.