Ondernemingsnr : 0478 035 497
Naam
(voluit) : SEPIA
(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel : Doornpark 57 te 9120 Beveren
Onderwerp akte : BESTUUR: ONTSLAG - BENOEMING
Uittreksel uit de notulen van de bijzondere algemene vergadering van de aandeelhouders van de naamloze
vennootschap SEPIA, gehouden op 1 oktober 2024 om 10 uur:
Opening van de vergadering:
De algemene vergadering vindt plaats te 9120 Beveren, Doornpark 57.
De algemene vergadering wordt geopend verklaard op 1 oktober 2024 te 10 uur onder het voorzitter-schap
van de heer Thomas Mortier, bestuurder.
Samenstelling van de vergadering:
Zijn aanwezig of vertegenwoordigd, de aandeelhouders waarvan de naam is vermeld op de
aanwezigheidslijst. Vóór de opening van de vergadering wordt deze aanwezigheidslijst opgemaakt en
ondertekend door de aandeelhouders. Deze aanwezigheidslijst zal aan dit verslag worden gehecht.
Op basis van de aanwezigheidslijst stelt de voorzitter vast dat alle aandeelhouders aanwezig of
vertegenwoordigd zijn en dat zij samen alle aandelen van de vennootschap bezitten dewelke het ganse
vermogen vertegenwoordigen.
Uiteenzetting door de voorzitter:
De voorzitter stelt vast dat enerzijds alle aandeelhouders van de vennootschap en anderzijds alle
bestuurders van de vennootschap aanwezig zijn op deze algemene vergadering waarvan de aanwezigheidslijst
aan deze notulen wordt gehecht, en dat zij verzaken aan de termijnen en vormvereisten voor oproeping tot deze
algemene vergadering.
De voorzitter stelt bijgevolg vast dat de algemene vergadering rechtsgeldig is samengesteld om te
beraadslagen en te besluiten over de agendapunten.
Agenda
De voorzitter verklaart dat huidige vergadering werd samengeroepen om te beslissen over volgende
agendapunten:
1. Ontslag bestuurder
2. Bijzondere volmacht formaliteiten
Verloop van de vergadering:
Volgende beslissingen werden genomen met eenparigheid van stemmen.
Eerste beslissing
De besloten vennootschap SYNERGIZED, met zetel te Zilverstraat 57 - 2900 Schoten en
ondernemingsnummer 0828.761.565, vast vertegenwoordig door de heer Jens Vercammen, biedt haar ontslag
aan als bestuurder en gedelegeerd bestuurder van de vennootschap.
Na korte beraadslaging besluit de algemene vergadering het ontslag van SYNERGIZED BV, vast
vertegenwoordigd door de heer Jens Vercammen, als bestuurder en gedelegeerd bestuurder van de
vennootschap te aanvaarden met ingang vanaf heden, 1 oktober 2024. De beslissing wordt genomen met
unanimiteit van stemmen.
Vanaf 1 oktober 2024, heeft de vennootschap twee bestuurders namelijk:
Naam en hoedanigheid van de instrumenterende notaris, hetzij van de perso(o)n(en)
-De heer Thomas Mortier
-Mevrouw Brigitte Andreolis
Tweede beslissing
BESLOTEN om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de besloten vennootschap Meesters
Accountants met ondernemingsnummer 0447.620.257 met zetel te Mastendreef 13 te 2970 Schilde,
vertegenwoordigd door één van haar bestuurders namelijk de heer Christian Meesters, de heer Frank Proost,
de besloten vennootschap Meesters Management met ondernemingsnummer 0746.629.091, en zetel te
Mastendreef 11 te 2970 Schilde, met als vaste vertegenwoordiger Meesters Vincent én de besloten
vennootschap Sas Consultancy met ondernemingsnummer 0757.761.525 en met zetel te Beersebaan 74 te
2350 Vosselaar, vast vertegenwoordigd door Wannes Sas, allen alleen handelend en met recht van
indeplaatsstelling om de vennootschap te vertegenwoordigen met het oog op de neerleggings- en
bekendmakingsformaliteiten die vervuld dienen te worden in verband met bovenstaande besluiten, en in het
bijzonder, alle documenten en formulieren op te stellen en te ondertekenen, en meer algemeen, alle
handelingen te stellen die nodig of nuttig zijn om de formaliteiten in verband met de neerlegging op de griffie
van de bevoegde ondernemingsrechtbank en bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van
bovenstaande besluiten te vervullen.
Uittreksel uit de notulen van de vergadering van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap SEPIA,
gehouden op 1 oktober 2024 om 10.30 uur:
Onmiddellijk na het sluiten van de bijzondere algemene vergadering van aandeelhouders van SEPIA NV,
zijn de bestuurders samengekomen te 9120 Beveren, Doornpark 57. De vergadering van de raad van bestuur
wordt geopend verklaard op 1 oktober 2024 te 10.30 uur onder het voorzitterschap van de heer Thomas Mortier,
bestuurder.
Voorafgaande uiteenzetting
Gezien het aantal aanwezigen wordt er geen bureau samengesteld. De voorzitter stelt vast dat alle
bestuurders van de vennootschap aanwezig zijn op deze bestuursvergadering en dat zij verzaken aan de
termijnen en vormvereisten voor oproeping tot deze vergadering.
De voorzitter stelt bijgevolg vast dat de vergadering van de raad van bestuur rechtsgeldig is samengesteld
om te beraadslagen en te besluiten over de agendapunten.
Agenda
De voorzitter verklaart dat huidige vergadering werd samengeroepen om te beslissen over volgende
agendapunten:
1.Benoeming persoon belast met dagelijks bestuur
2.Bevoegdheidsdelegatie
3.Bijzondere volmacht formaliteiten
Verloop van de vergadering:
Volgende beslissingen werden genomen met eenparigheid van stemmen.
Eerste beslissing
De Raad van Bestuur beslult om in overeenstemming met artikel 7:121 WVV het dagelijks bestuur van de
vennootschap op te dragen aan de heer Jens Vercammen, geboren op 6 september 1979 en wonende te
Zilverstraat 57 te 2900 Schoten, aanwezig en aanvaardend, in functie getreden als CEO op 1 oktober 2024.
Hiertoe besluit de Raad van Bestuur om de heer Jens Vercammen, aanwezig en aanvaardend, de functie
van 'persoon belast met dagelijks bestuur' toe te kennen. Zowel de delegatie van het dagelijks bestuur als deze
benoeming gaan beiden in vanaf 1 oktober 2024.
Tweede beslissing
Aansluitend met de vorige beslissing, besluit de Raad van Bestuur om alle bevoegdheden die kaderen
binnen het dagelijks bestuur, in de meeste ruime zin, expliciet te delegeren aan de CEO, de heer Jens
Vercammen, opdat deze zijn functie naar behoren zou kunnen uitvoeren en dat hij de vennootschap rechtsgeldig
kan vertegenwoordigen ten aanzien van derden.
Het betreft onder meer, zonder beperkend te zijn, een delegatie van volgende bevoegdheden:
Vertegenwoordiging van de vennootschap
De CEO is bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen in alle dagelijkse handelingen en transactles
die nodig zijn voor het beheer en de goede werking van de vennootschap. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
-Het aangaan, ondertekenen en uitvoeren van contracten en overeenkomsten met derden, leveranciers,
klanten, en dienstverleners;
-Het onderhandelen en sluiten van handels- en financiële overeenkomsten, inclusief leningen, leases, en
andere financieringsregelingen;
-Het vertegenwoordigen van de vennootschap bij overheidsinstanties, regulatoren en andere
administratieve lichamen.
Beheer van personeelsaangelegenheden
De CEO Is bevoegd om beslissingen te nemen over personeelszaken, waaronder:
-Het aanwerven, ontslaan, evalueren en het vaststellen van loon- en arbeidsvoorwaarden voor werknemers
van de vennootschap;
-Het onderhandelen en afsluiten van arbeidsovereenkomsten, inclusief overeenkomsten voor freelancers
en andere dienstverleners.
Financieel beheer
De CEO heeft de bevoegdheid om alle financiële transacties te beheren die noodzakelijk zijn voor het
dagelijkse beheer van de vennootschap, inclusief:
-Het openen, beheren en sluiten van bankrekeningen op naam van de vennootschap;
-Het goedkeuren en uitvoeren van betalingen, inclusief betalingen aan leveranciers, werknemers en
overheidsinstanties;
-Het beheren van de kasstromen, budgetten en financiële reserves van de vennootschap binnen de door de
. Raad van Bestuur vastgestelde Ilmieten.
Ondertekening van documenten
De CEO is gemachtigd om, namens de vennootschap, documenten te ondertekenen dle verband houden
met de dagelijkse activiteiten van de vennootschap, waaronder:
-Offertes, aankooporders, verkoopcontracten, huurcontracten, en andere commerciële documenten;
-Vergunningen, licenties, verklaringen en andere administratieve formaliteiten met overheidsinstanties.
Aangetekende zendingen
De CEO is gemachtigd om ingeschreven zendingen (aangetekende brieven of zendingen met een
aangegeven waarde) in ontvangst te nemen namens de vennootschap.
Algemeen beheer
De CEO heeft de algemene verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van de operationele,
commerciële en administratieve activiteiten van de vennootschap. De CEO handelt hierbij in overeenstemming
met de strategie, doelstellingen en budgetten zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur.
Deze bevoegdheidsdelegatie gaat in vanaf 1 oktober 2024.
Derde beslissing
BESLOTEN om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de besloten vennootschap Meesters
Accountants met ondernemingsnummer 0447.620.257 met zetel te Mastendreef 13 te 2970 Schilde,
vertegenwoordigd door één van haar bestuurders namelijk de heer Christian Meesters, de heer Frank Proost,
de besloten vennootschap Meesters Management met ondernemingsnummer 0746.629.091, en zetel te
Mastendreef 11 te 2970 Schilde, met als vaste vertegenwoordiger Meesters Vincent en de besloten
vennootschap Sas Consultancy met ondernemingsnummer 0757.761.525 en met zetel te Beersebaan 74 te
2350 Vosselaar, vast vertegenwoordigd door Wannes Sas, allen alleen handelend en met recht van
indeplaatsstelling om de vennootschap te vertegenwoordigen met het oog op de neerleggings- en
bekendmakingsformaliteiten die vervuld dienen te worden in verband met bovenstaande besluiten, en in het
bijzonder, alle documenten en formulieren op te stellen en te ondertekenen, en meer algemeen, alle
handelingen te stellen die nodig of nuttig zijn om de formaliteiten in verband met de neerlegging op de griffie
van de bevoegde ondernemingsrechtbank en bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van
bovenstaande besluiten te vervullen.
Meesters Accountants BV
Vertegenwoordigd door Christian Meesters
Lasthebber
Tegelijk hiermede neergelegd:
- Notulen van de bijzondere algemene vergadering van aandeelhouders
- Notulen van de vergadering van de raad van bestuur
- Bijzondere verklaring in toepassing van de wet betreffende het centraal register van bestuursverboden
bevoegd de rechtspersoon ten aanzien van derden te vertegenwoordigen