Nº d'entreprise : 408 710 092
Nom
(en entier) : Service de Centralisation des Études généalogiques et
démographiques de Belgique
SCGD	(en abrégé) :
Forme légale : ASBL
Adresse complète du siège : Rue Anatole France 31 - 1030 Schaerbeek
Objet de l'acte : Assemblées générales des 19 octobre et 16 novembre 2024 - Statuts
Lors de l'assemblée générale ordinaire du 19 octobre 2024, a été élue administratrice :
Mme Liliane HIERRO, domiciliée à Jodoigne, 9 Grand' Place (bte 5).
STATUTS
Les statuts coordonnés de l'association sans but lucratif « SCGD », ci-après l' « association »> ont été
publiés aux Annexes du Moniteur belge le 23 janvier 2006.
L'assemblée générale extraordinaire du 16 novembre 2024 de l'ASBL Service de Centralisation des
Études généalogiques et démographiques de Belgique, dont le siège social est établi à 1030 Bruxelles, 31 rue
Anatole France, identifiée sous le numéro d'entreprise BE408.710.092, RPM Bruxelles, courriel :
contact@scgd.net, site web : https://www.scgd.net, compte bancaire BE34 1030 9143 4490, a décidé de
mettre en conformité ses statuts au CSA et d'adopter en remplacement de ses précédents statuts, les statuts
coordonnés suivants :
Titre I - Dénomination, siège social, but, objet, durée
Article 1. Dénomination
L'association sans but lucratif prend pour dénomination" Service de Centralisation des Études
généalogiques et démographiques de Belgique", en abrégé " SCGD".
L'appellation complète et l'appellation abrégée pourront être employées séparément.
Article 2. Siège social
L'association a établi son siège social dans l'arrondissement judiciaire de Bruxelles et en Région de
Bruxelles Capitale.
L'Organe d'administration détermine l'adresse du siège social. Il peut, le cas échéant, transférer celui-ci
partout ailleurs en Belgique, pour autant que pareil transfert n'impose pas la modification de la langue des
statuts en vertu de la règlementation linguistique applicable, auquel cas la décision doit être adoptée par une
assemblée générale délibérant dans les conditions prévues pour la modification des statuts et ce
conformément au Code des sociétés et des Associations (ci-après « le Code »).
Article 3. But et objet
3.1.Le but de l'association est l'étude de l'histoire des familles ainsi que toutes recherches dans les
domaines de la généalogie, l'héraldique, la démographie et autres centres d'intérêt connexes.
3.2.Dans le cadre de la réalisation de son but, l'association développera les activités et prendra les
initiatives suivantes qui constituent son objet social :
-La constitution d'une banque de données informatisée et d'une bibliothèque d'archives ;
-L'organisation de réunions d'entraide dans les domaines de la généalogie, l'héraldique, la démographie,
et autres centres d'intérêt connexes.
3.3.Complémentairement aux activités mentionnées ci-dessus, l'association peut développer toutes autres
activités ou participer à toutes autres initiatives nécessaires ou utiles à la réalisation de son but. L'association
peut notamment posséder ou acquérir des biens immobiliers. Elle peut utiliser ces biens, les gérer ou les
mettre à disposition.
3.4.L'association pourra exercer une ou plusieurs activités qui produisent des bénéfices, à condition que
ces activités soient nécessaires pour permettre la réalisation du but désintéressé que l'association veut
atteindre et que l'association consacre à cette fin l'intégralité des bénéfices ainsi obtenus.
3.5.Elle peut, par toute forme de collaboration, de prise de participation ou de rapprochement tel qu'une
fusion ou un apport de branche d'activité, accorder une aide ou participer aux activités de toute entreprise ou
de tout organisme poursuivant un but désintéressé similaire ou connexe au sien.
3.6.L'association ne peut distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage
patrimonial à ses fondateurs, ses membres, ses administrateurs ni à toute autre personne sauf dans le but
désintéressé déterminé par les statuts. Est considérée comme distribution indirecte d'un avantage patrimonial
toute opération par laquelle les actifs de l'association diminuent ou les passifs augmentent et pour laquelle
celle-ci soit ne reçoit pas de contrepartie soit reçoit une contrepartie manifestement trop faible par rapport à sa
prestation.
Cette interdiction ne fait pas obstacle à ce que l'association rende gratuitement à ses membres des
services qui relèvent de son objet et qui s'inscrivent dans le cadre de son but
Article 4. Durée de l'association
L'association est constituée pour une durée indéterminée.
Titre il - Membres
Article 5. Composition - Admission
5.1.L'association est composée de Membres effectifs (ci-après les « Membres »>). Le nombre de Membres
est illimité. Il ne peut pas être inférieur à quatre.
5.2.Toute personne qui s'acquitte de sa cotisation annuelle est admise en qualité de Membre.
5.3.Chaque Membre bénéficie des services offerts par l'association tels que consultation de la
bibliothèque, de la collection de faire-part et de découpes nécrologiques, des bases de données
informatisées, de l'aide pour effectuer ses recherches généalogiques et pour rédiger sa généalogie familiale.
5.4.Conformément à la loi, l'Organe d'administration tient à jour une liste des Membres.
Article 6. Démission volontaire - Suspension - Exclusion - Décès
6.1.La qualité de Membre est accordée pour une durée indéterminée. Elle prend fin par démission
volontaire, exclusion et décès.
6.2.Tout Membre est libre de se retirer de l'association en adressant sa démission par simple lettre au
président du conseil d'administration. Le fait pour un Membre de démissionner emporte de plein droit, si
applicable, la fin de son mandat d'administrateur de l'association.
6.3.Le défaut de paiement de la cotisation annuelle entraîne la perte de la qualité de Membre.
6.4.La qualité de Membre se perd automatiquement par le décès ou, s'il s'agit d'une personne morale, par
la dissolution, la fusion, la scission, la nullité ou la faillite.
6.5.Le non-respect des statuts, les infractions graves au règlement d'ordre intérieur, aux lois de l'honneur
et de la bienséance, les fautes graves, agissement ou paroles, dénigrement sur les réseaux sociaux qui
pourraient entacher l'honorabilité ou la considération dont doit jouir l'association, sont des actes qui peuvent
conduire à l'exclusion d'un membre.
L'exclusion d'un Membre ne peut être prononcée que par l'Assemblée générale à la majorité simple des
voix présentes ou représentées (condition de majorité). Elle doit être indiquée dans la convocation. Le
membre dont l'exclusion est proposée recevra copie de la proposition de l'Organe d'administration au moins
quinze jours avant la tenue de l'Assemblée générale. Il pourra présenter sa défense en envoyant une
déclaration écrite à l'Organe d'administration avant la date de l'Assemblée générale
6.6.L'Organe d'administration peut suspendre les Membres visés par une procédure d'exclusion jusqu'à la
décision de l'Assemblée générale. En ce cas, si applicable, le mandat d'administrateur de ce Membre sera
également suspendu.
6.7.La décision d'exclusion est, sans autre motivation, notifiée par écrit dans les meilleurs délais au
Membre dont l'assemblée a décidé l'exclusion. Les Membres de l'assemblée générale qui ont participé à la
réunion ont un devoir de discrétion quant au contenu du débat.
6.8.Le Membre suspendu ou exclu ainsi que les créanciers, héritiers ou ayant droits du Membre décédé
ou failli, n'ont aucun droit sur le fonds social. Ils ne peuvent réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de
comptes, ni remboursement des cotisations, ni apposition de scellés, ni inventaire.
6.9.L'exclusion est définitive, sauf décision contraire prise par l'Organe d'administration à la majorité des
deux-tiers.
Article 7. Cotisations
7.1.Le fonds social est alimenté par les cotisations des Membres, les contributions, dons, legs,
subventions et subsides octroyés à l'association.
7.2.Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le conseil d'administration, sans pouvoir être supérieur
à 500 €. Seuls les Membres en ordre de cotisation peuvent bénéficier des services de l'association et
participer à l'Assemblée générale.
La cotisation est exclusivement payable au crédit du compte bancaire de l'association.
7.3.La responsabilité des Membres est limitée à leur cotisation.
Titre III - Organe d'administration
Article 8. Composition du conseil d'administration - Durée du mandat
8.1.L'association est administrée par un conseil d'administration, appelé dans les présents statuts «
Organe d'administration ».
8.2.Il est composé de trois Membres au moins nommés par l'Assemblée générale pour une durée de trois
ans et en tout temps révocables par elle. Ce mandat est renouvelable.
8.3.Les administrateurs exercent leur mandat à titre gratuit. Ils ne contractent, par leur fonction, aucune
obligation personnelle. Ils ne sont responsables vis-à-vis de l'association que de l'exécution de leur mandat.
8.4.L'Organe d'administration peut édicter un règlement d'ordre intérieur qui ne peut contenir de
dispositions a) contraires à des dispositions légales impératives ou aux statuts ou b) relatives aux matières
pour lesquelles le Code exige une disposition statutaire.
L'Organe d'administration veille à ce que soit communiqué à chaque Membre un exemplaire du règlement
d'ordre intérieur ainsi que, à chaque modification de celui-ci, un exemplaire actualisé.
Article 9. Président - Secrétaire - Trésorier - Pouvoirs de l'Organe d'administration
9.1.Les administrateurs désignent entre eux un Président, un Vice-président, un Secrétaire, un Trésorier
dont le mandat est d'une durée de trois ans, et pourvoient généralement à toute fonction qu'ils estiment
nécessaire au bon fonctionnement de l'association.
En cas d'empêchement du Président, ses fonctions sont assumées par le plus âgé des administrateurs
présents ou toute autre personne désignée par l'Organe d'administration.
9.2.L'Organe d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour la gestion journalière de
l'association ; tout ce qui n'est pas expressément réservé à l'assemblée générale par la loi et les présents
statuts est de sa compétence. Il peut notamment créer en Belgique ou à l'étranger tout comité ou service qu'it
juge utile à la poursuite du but de l'association, faire appel, aux conditions qu'il avisera, au concours de tout
tiers, déléguer tout ou partie de ses pouvoirs et généralement faire le nécessaire pour la réalisation du but de
l'association.
L'Organe d'administration se réunit chaque fois que les nécessités de l'association l'exigent et chaque fois
que le président ou deux de ses membres au moins le demande.
Les convocations sont envoyées par le Secrétaire ou, à défaut, par un administrateur par e-mail au moins
trois jours calendrier avant la date de la réunion. Elles contiennent l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu où
la réunion se tiendra.
Les réunions peuvent se tenir à distance. En ce cas, il conviendra lors de la prochaine réunion de l'Organe
d'administration tenue en présentiel que les décisions prises à distance soient ratifiées a posteriori.
9.3.Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur au moyen d'une procuration
adressée par e-mail.
9.4.L'Organe d'administration peut inviter à ses réunions toute personne dont la présence lui paraît
nécessaire, à titre consultatif uniquement.
Article 10. Délibérations
10.1.L'Organe d'administration délibère valablement si au moins la moitié de ses membres est présente
ou représentée. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix: En cas de partage, la voix du
Président est déterminante.
10.2.Chaque administrateur dispose d'une voix.
10.3.Lorsque l'Organe d'administration est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une
opération, l'administrateur qui se trouve dans une situation de conflit d'intérêts, direct ou indirect, de nature
patrimoniale ou morale, avec l'association, doit, au plus tard avant le début de la délibération sur cette
question, en informer les autres administrateurs avant que l'Organe d'administration décide ou se prononce.
Sa déclaration et ses explications doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion.
S'il néglige de signaler le conflit, tout autre administrateur qui serait au courant doit communiquer
l'information à l'Organe d'administration avant l'examen de la question.
Lorsque le conflit oppose les intérêts exclusivement ou principalement patrimoniaux de l'association et
d'un administrateur, celui-ci ne peut participer au vote ni au débat qui le précède et doit se retirer jusqu'à ce
que la décision soit prise.
Lorsque le conflit oppose un intérêt principalement d'ordre moral de l'administrateur et l'intérêt patrimonial
de l'association, l'Organe d'administration décide, par un vote auquel l'administrateur concerné ne peut
prendre part, si celui-ci peut ou non participer au débat et/ou au vote ou doit se retirer. Cette décision doit être
mentionnée dans le procès-verbal du conseil.
Lorsque le conflit concerne la majorité des administrateurs présents ou représentés, la décision ou
l'opération est soumise à l'assemblée générale.
Les règles énoncées ci-dessus ne sont pas applicables lorsque les décisions de l'Organe d'administration
concernent des opérations habituellement conclues dans des conditions et sous les garanties normales du
marché pour des opérations de même nature.
Elles ne sont pas non plus applicables aux administrateurs qui sont parents ou alliés d'une personne qui
est usager de l'activité de l'association ou qui sont au conseil au titre de représentants de ces usagers, et cela
pour toute décision ou opération soumise à l'organe qui concerne lesdits usagers.
10.4.Les décisions sont consignées sous forme de procès-verbaux contresignés par le président et le
secrétaire ainsi que par tout membre de l'Organe d'administration qui le souhaite et conservés au siège de
l'association. Une copie des procès-verbaux sont envoyés aux membres de l'Organe d'administration par e-
mails.
Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l'Organe d'administration
ayant le pouvoir de représentation.
Article 11. Démission - Révocation - Vacance
11.1.Tout administrateur qui veut démissionner doit notifier sa décision par écrit ou par e-mail à l'Organe
d'administration. Sa démission devient effective après un mois suivant la notification de sa démission.
11.2.La révocation des administrateurs est une compétence exclusive de l'Assemblée générale.
11.3.En cas de vacance de la place d'un administrateur avant la fin de son mandat, les administrateurs
restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur.
La première assemblée générale qui suit doit confirmer le mandat de l'administrateur coopté; en cas de
confirmation, l'administrateur coopté termine le mandat de son prédécesseur, sauf si l'assemblée générale en
décide autrement. S'il n'y a pas de confirmation, le mandat de l'administrateur coopté prend fin à l'issue de
l'assemblée générale, sans porter préjudice à la régularité de la composition de l'Organe d'administration
jusqu'à ce moment.
Article 12. Gestion journalière
12.1.La gestion journalière est effectuée conjointement par le Président, le Secrétaire et le Trésorier.
12.2.Elle se limite aux actes d'administration qui ne dépassent pas les besoins de la vie quotidienne de
l'association et à ceux qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils représentent, soit en raison de leur
caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de l'Organe d'administration.
Article 13. Représentation
13.1.L'Organe d'administration représente l'association dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires.
13.2.Pour tous les actes autres que ceux qui relèvent de la gestion journalière ou d'une délégation
spéciale, il suffira pour que l'association soit valablement représentée vis à vis des tiers, des signatures
conjointes de deux administrateurs, sans que ceux-ci aient à justifier d'aucune délibération, autorisation ou
pouvoir spécial.
Titre IV - Assemblée générale
Article 14. Pouvoirs - Convocation
14.1.L'Assemblée générale est composée de tous les Membres de l'association.
14.2.L'Assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les
statuts. Elle est exclusivement compétente pour :
-la modification des statuts ;
-la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les cas où une
rémunération est attribuée ;
-la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération dans les cas où une
rémunération est attribuée ;
-la décharge annuelle à octroyer aux administrateurs et aux commissaires, par un vote spécial ;
-l'approbation du budget et des comptes annuels ;
-la dissolution de l'association et la nomination ou la révocation du ou des liquidateurs ;
-l'exclusion d'un Membre ;
-la transformation de l'ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en
société coopérative entreprise sociale agréée ;
-effectuer ou accepter l'apport à titre gratuit d'une universalité ;
-tous les autres cas où la loi ou les statuts l'exigent.
14.3.Tous les Membres doivent être convoqués à l'Assemblée générale par l'Organe d'administration au
moins quinze jours calendrier avant la date de celle-ci. Pour être valable, elle doit être signée par le président
de l'Organe d'administration ou par deux administrateurs.
La convocation est envoyée aux Membres par e-mail ou par courrier si leur e-mail n'est pas connu. Elle
mentionne le jour, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la réunion.
Article 15. Assemblée générale ordinaire - extraordinaire
15.1.L'Assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, et au plus tard six mois suivant la
date de clôture de l'exercice social pour l'approbation des comptes de l'année écoulée et du budget de
l'année suivante.
La convocation mentionne le jour, l'heure, le lieu de la réunion et l'ordre du jour. Les documents se
rapportant aux comptes de l'exercice écoulé et au budget provisionnel de l'exercice suivant sont annexés à la
convocation.
L'assemblée générale est présidée par le Président de l'Organe d'administration, ou en son absence, par
le plus âgé des administrateurs présents.
L'assemblée générale ne peut valablement délibérer que sur des points expressément mis à l'ordre du
jour.
L'Assemblée générale ordinaire porte obligatoirement à son ordre du jour :
-la présentation annuelle du rapport de l'Organe d'administration ;
-l'approbation des comptes de l'exercice écoulé ;
-le budget provisionnel de l'exercice suivant ;
-les propositions de nomination, démission ou révocation d'administrateurs ou de commissaires ;
-la décharge des administrateurs.
Après l'approbation des comptes annuels, l'assemblée générale se prononce par un vote spécial sur la
décharge des administrateurs. Cette décharge n'est valable que si les comptes annuels ne contiennent ni
omission, ni indication fausse dissimulant la situation réelle de l'association et, quant aux actes faits en dehors
des statuts ou en contravention du Code, que s'ils ont été spécialement indiqués dans la convocation.
Les Membres qui désirent poser leur candidature comme administrateurs peuvent le faire par e-mail ou
par courrier au plus tard huit jours calendrier avant l'Assemblée générale.
15.2.L'association peut en outre être convoquée en Assemblée générale extraordinaire à tout moment par
décision de l'Organe d'administration chaque fois que l'intérêt social ou le Code l'exige, soit à la demande
d'un cinquième au moins des Membres.
En cas de modification des statuts ou de liquidation de l'association les conditions de quorum et de
majorité prévues par le CSA doivent être respectées.
15.3.Toute proposition signée par au moins un vingtième des Membres doit être portée à l'ordre du jour.
15.4.Pour autant qu'ils participent tous au vote, les Membres peuvent, à l'unanimité et par écrit, prendre
toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l'assemblée générale, à l'exception de la modification des
statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies.
Article 16. Majorités - Quorum
16.1.Chaque Membre dispose d'une voix.
16.2.Tout Membre peut se faire représenter par un autre Membre par écrit ou courrier électronique. Aucun
Membre ne peut disposer de plus de trois (3) procurations.
16.3.Les décisions sont prises, sauf précisions contraires du Code ou des présents statuts, à la majorité
absolue (c'est-à-dire la moitié plus une) des voix exprimées sans qu'il soit tenu compte des abstentions au
numérateur ni au dénominateur des Membres disposant d'un droit de vote présents ou représentés.
16.4.En cas de partage des voix, celle du Président de séance est prépondérante.
16.5.Lorsque l'ordre du jour porte sur une modification des statuts, il s'agira d'une assemblée générale
extraordinaire conformément à l'article 9:21 du Code respectant le quorum de deux tiers des membres
présents ou représentés. La convocation est envoyée au moins quinze jours avant la date de l'assemblée
générale aux Membres.
Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, une deuxième
réunion peut être convoquée, laquelle pourra valablement délibérer, statuer et adopter les modifications aux
majorités spécifiées ci-après, quel que soit le nombre de Membres présents ou représentés.
La deuxième réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion. La décision est
réputée acceptée lorsque celle-ci est approuvée par deux tiers des voix des Membres présents ou
représentés.
Lorsque la modification des statuts porte sur le but désintéressé ou l'objet aux fins desquelles l'association
a été créée, ou sur la dissolution, elle ne peut cependant être adoptée qu'à la majorité de quatre cinquièmes
des voix de Membres présents ou représentés. Les abstentions et les votes nuls ne sont pas pris en compte,
ni dans le numérateur, ni dans le dénominateur et ne sont par conséquent pas considérés comme des votes
défavorables.
16.6.Toute modification aux statuts doit être déposée au greffe du tribunal de l'entreprise et publiée aux
annexes du Moniteur belge, conformément aux dispositions des articles 2:7, 2:13 et 2:136 du Code et des
arrêtés d'exécution y afférents. Il en est de même de toute nomination, démission ou révocation
d'administrateur, des délégués à la gestion journalière ainsi qu'à la dissolution ou à la transformation de
l'association.
Article 17. Procès-verbaux - registre des assemblées
Les décisions de l'Assemblée sont consignées dans un registre de procès-verbaux contresignés par le
Président et le Secrétaire de l'Organe d'administration ainsi que par tous les Membres qui le demandent. Ce
registre est conservé au siège social de l'association et consultable par tous les Membres sur rendez-vous
pris avec le Président ou le Secrétaire.
Les extraits à produire, en justice ou ailleurs, sont signés par le Président de l'Organe d'administration ou
par deux administrateurs.
Titre V - Dispositions diverses
Article 18. Exercice social
L'exercice social commence le premier janvier et finit le trente et un décembre de chaque année.
Article 19. Comptes et budget
Les comptes sont tenus par le Trésorier et sont vérifiés par les commissaires nommés par l'Assemblée
générale tel que mentionné à l'article 20 des présents statuts.
Chaque année, le conseil d'administration doit rendre compte à l'assemblée générale de sa gestion durant
l'exercice écoulé.
Le conseil prépare les comptes et les budgets. Chaque année et au plus tard six mois après la date de
clôture de l'exercice social, il les soumet à l'approbation de l'assemblée générale.
Article 20. Commissaires
L'Assemblée générale nomme à la majorité absolue (c'est-à-dire la moitié plus une) deux commissaires
aux comptes chargés de vérifier les comptes de l'association et de faire rapport du résultat de leur vérification
lors de l'Assemblée générale.
Les modalités de leur nomination, démission ou révocation sont les mêmes que celles des
administrateurs.
Les commissaires aux comptes exercent leur mandat à titre gratuit.
Article 21. Dissolution de l'association
L'association peut être dissoute en tout temps par l'assemblée générale en respectant les modalités
prévues par le Code.
En cas de dissolution de l'association, l'assemblée générale désignera un liquidateur, déterminera ses
pouvoirs et indiquera l'affectation à donner à l'actif net de l'avoir social. Cette affectation devra obligatoirement
être faite en faveur d'une association sans but lucratif, à une association internationale sans but lucratif (ou
une association étrangère dotée de la personnalité juridique), fondation privée ou publique, ayant un but
similaire au sien.
À partir de la décision de dissolution, l'association mentionnera sur toutes les pièces émanant de
l'association qu'elle est « une ASBL en dissolution », conformément à l'article 2:115, § 1 du Code.
Toute décision relative à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et à la cessation
des fonctions du ou des liquidateur(s), à la clôture de la dissolution, ainsi qu'à l'affectation de l'actif net doivent
être déposées au greffe et publiées aux Annexes du Moniteur belge, conformément aux dispositions des
articles 2:7, 2:13 et 2:136 du Code et des arrêtés d'exécution y afférents.
Article 22. RGPD
Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire
aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées, dans le respect du règlement général de protection des
données UE 2016/679.
Article 23. Compétences résiduelles
Tout ce qui n'est pas prévu explicitement par les présents statuts est réglé par le Code.