Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : SoftSystems
(verkort) : SoftSystems
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel :
3700
België
Onderwerp akte : Oprichting
Tongeren
Neremweg 23
Oprichtingsakte SoftSystems vzw // eventueel andere naam
A. Statuten / oprichting
Op de stichtingsvergadering dd. 1 Mei 2024 te Tongeren om 20u00 beslisten de oprichters unaniem het
volgende:
I. VOORAF
Tussen ondergetekenden, zijnde natuurlijke personen:
de heer Dimitri Feytons, wonende te 3700 Tongeren, Neremweg 23, geboren op 2 september
1986 te Hasselt.
mevrouw Jasmien Goffart, wonende te 3700 Tongeren, Neremweg 23, geboren op 16 augustus
1997 te Tienen.
wordt overeengekomen een vereniging zonder winstoogmerk op te richten overeenkomstig de Wet van 21 juni
1921, onder de volgende voorwaarden en omstandigheden, waarvan de statuten als volgt luiden:
II. NAAM//ADRES //DOEL //DUUR
Art. 1 de naam
De vereniging wordt SoftSystems vzw genoemd.
Art. 2 adres
De zetel van de vereniging is gevestigd te 3700 Tongeren, Neremweg 23, in het gerechtelijk arrondissement
Limburg.
Art. 3 doel
De vereniging heeft als doel om diverse diensten in het belang van het welzijn van dieren en mensen te
organiseren. Hiertoe zal de vereniging onder meer de volgende activiteiten ondernemen:
het ondersteunen van initiatieven rond dierenwelzijn (o.a. wachtdienst van dierenartsen; activiteiten voor dieren
tijdens tijdelijke opvang;...).
 het samenwerken met andere verenigingen om activiteiten te organiseren die (on)rechtstreeks ten goede komen
aan mens en dier (o.a. een begeleide wandeling met honden voor personen met een beperking;...).
Het technisch ondersteunen van de leden en mensen op het gebied van telecommunicatie (o.a. registreren van
domeinnaam; computerproblemen; radio maken;...).
De vereniging kan alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel, met
inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen wat wettelijk is toegelaten en waarvan
de opbrengsten te allen tijd volledig zullen worden bestemd voor haar doel.
Art. 4 duur
De vereniging wordt voor onbepaalde duur opgericht en kan op elk moment ontbonden worden.
III. DE LEDEN
Art. 5 werkende leden en toegetreden leden
In de vzw zijn er werkende leden en toegetreden leden.
Art. 6 werkende leden: aantal
1010983488
Er zijn minimum drie werkende leden. Er is geen maximumaantal bepaald.
Art. 1 werkende leden: procedure en inhoudelijke voorwaarden
De raad van bestuur is bevoegd om te beslissen over de toelaatbaarheid van werkende leden.
Een kandidaat-werkend lid van de vzw dient hiervoor schriftelijk een aanvraag in bij de raad van bestuur. De raad
van bestuur beslist autonoom of een kandidaat-werkend lid dat aan de inhoudelijke voorwaarden voldoet, als
werkend lid tot de vzw wordt toegelaten.
De raad van bestuur dient deze beslissing niet te motiveren.
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Indien de raad van bestuur de toelating van een kandidaat-werkend lid weigert, kan dit kandidaat-werkend lid
slechts een nieuwe aanvraag indienen één jaar na de eerste aanvraag.
Art. 8 werkende leden: rechten en plichten
De werkende leden moeten aan volgende voorwaarden voldoen:
- actief meehelpen met de organisatie van activiteiten van de vzw.
- steunen van het doel en de activiteiten van de vzw.
Art. 9 werkende leden: einde
Elk werkend lid kan op elk moment ontslag nemen uit de vzw.
Het ontslag gebeurt schríftelijk en wordt overgemaakt aan de raad van bestuur.
Het werkend lid dat ontslag neemt, moet geen opzegtermijn in acht nemen.
Indien door het ontslag het aantal werkende leden onder het wettelijk of statutair minimum daalt, dan wordt het
ontslag van het werkend lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden.
Een werkend lid wordt geacht ontslag te nemen in de volgende omstandigheid:
- Wanneer een werkend lid zijn of haar bijdragen niet betaald heeft binnen de maand, na aanmaning per
aangetekend schrijven.
Een lid kan op elk moment worden uitgesloten door de algemene vergadering met een 2/3 meerderheid van de
aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.
De stemming over de uitsluiting van een werkend lid is geheim, indien minstens één lid hierom vraagt.
De raad van bestuur kan een werkend lid schorsen in afwachting van de algemene vergadering waarin beslist
wordt over de uitsluiting.
Het lidmaatschap van een werkend lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat werkend lid.
Een lid dat ontslag neemt, wordt uitgesloten of geschorst, alsook de erfgenamen of rechthebbenden van een
overleden werkend lid, hebben geen recht op het maatschappelijk fonds. Ze kunnen evenmin de betaalde
bijdragen terugvorderen. Ze mogen geen opgave, verantwoording van de rekeningen, noch het leggen van de
zegels of een inventaris vragen.
Art. 10 werkende leden: bijdrage
De bijdrage van de werkende leden wordt vastgesteld op maximum 50 euro per jaar. De algemene vergadering
bepaalt jaarlijks de juiste hoogte van dit bedrag en deelt dit mee aan alle werkende leden.
Art. 11 werkende leden: ledenregister
De raad van bestuur van de vzw is verplicht een ledenregister bij te houden.
Telkens wanneer er wijzigingen optreden in het ledenbestand van de werkende leden van de vzw, moeten deze
wijzigingen binnen de acht dagen na kennisgeving ervan aan de raad van bestuur in het ledenregister worden
doorgevoerd.
De werkende leden hebben de verplichting om een adreswijziging door te geven aan de raad van bestuur.
Het origineel van het ledenregister wordt bijgehouden ter zetel van de vzw.
De vzw moet, bij mondeling of schríftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met
inbegrip van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de
daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze
instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten.
Art. 12 toegetreden leden: procedure en inhoudelijke voorwaarden
De raad van bestuur is bevoegd om te beslissen over de toelaatbaarheid van toegetreden leden.
Een kandidaat-toegetreden lid van de vzw dient hiervoor schríftelijk een aanvraag in bij de raad van bestuur.
De raad van bestuur beslist autonoom of een kandidaat-toegetreden lid dat aan de inhoudelijke voorwaarden
voldoet als toegetreden lid tot de vzw wordt toegelaten.
De raad van bestuur dient deze beslissing niet te motiveren.
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Indien de raad van bestuur de toelating van een kandidaat-toegetreden lid weigert, kan dit kandidaat-toegetreden
lid slechts een nieuwe aanvraag indienen één jaar na de eerste aanvraag.
Art. 13 toegetreden leden: rechten en plichten
Elk toegetreden lid bezit de volgende rechten:
- toegang tot de georganiseerde activiteiten van de vzw.
- deelname aan de georganiseerde activiteiten, onder andere door het verrichten van vrijwilligerswerk.
De werkende leden kunnen de rechten en plichten van de toegetreden leden wijzigen zonder instemming van de
toegetreden leden.
Art. 14 toegetreden leden:
Elk toegetreden lid kan op elk moment ontslag nemen uit de vzw.
Het ontslag gebeurt schríftelijk en wordt overgemaakt aan de raad van bestuur.
Een toegetreden lid kan op elk moment worden uitgesloten door de raad van bestuur met een gewone
meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.
De stemming over de uitsluiting van een toegetreden lid is geheim, indien minstens één lid hierom vraagt.
Het lidmaatschap van een toegetreden lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat toegetreden lid.
Art. 15 toegetreden leden: bijdrage
De bijdrage van de toegetreden leden wordt vastgesteld op maximum 50 euro per jaar. De algemene vergadering
bepaalt jaarlijks de juiste hoogte van dit bedrag en deelt dit mee aan alle toegetreden leden. De werkende leden
kunnen de bepalingen omtrent de bijdragen van de toegetreden leden wijzigen zonder instemming van de
toegetreden leden.
TITEL IV DE ALGEMENE VERGADERING
De algemene vergadering is samengesteld uit alle werkende leden.
Elk werkend lid kan slechts één ander werkend lid vertegenwoordigen.
Elk werkend lid kan zich enkel laten vertegenwoordigen dooreen ander werkend lid.
Art. 17 bevoegdheden
De bevoegdheden van de algemene vergadering zijn:
- De goedkeuring van de statuten;
- De goedkeuring van een wijziging van de statuten;
- De benoeming en afzetting van bestuurders;
- Kwijting verlenen aan bestuurders;
- Goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
- De ontbinding van de vzw;
- De benoeming van de vereffenaars, wanneer de vzw ontbonden zal worden;
- De uitsluiting van een (werkend) lid;
- De omzetting van een vzw in een vennootschap met sociaal oogmerk;
- Het opstellen en goedkeuren van een huishoudelijk reglement.
Art. 18 samenkomst
De algemene vergadering moet minstens éénmaal per jaar worden samengeroepen door de raad van bestuur,
binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar.
De algemene vergadering wordt tevens door de raad van bestuur samengeroepen in de gevallen dat de raad van
bestuur dit nodig acht.
De raad van bestuur is verplicht een algemene vergadering samen te roepen wanneer minimum 1/5 van de
werkende leden het vraagt. De werkende leden moeten dit schríftelijk vragen aan de raad van bestuur.
De raad van bestuur roept alle werkende leden op voor de algemene vergadering.
De oproeping gebeurt schríftelijk (per brief of e-mail), minimum 14 dagen voor het tijdstip van de algemene
vergadering. De oproeping wordt ondertekend door een bestuurder. De oproeping bevat de datum, uur en plaats
van de algemene vergadering, evenals de agenda.
De agenda wordt opgesteld door de raad van bestuur. Elk voorstel, ondertekend door 1/20 van de werkende
leden, moet op de agenda worden geplaatst.
De voorstellen uitgaande van de werkende leden moeten uiterlijk 5 dagen voor het tijdstip van de algemene
vergadering verstuurd worden aan de raad van bestuur.
Op de dag van de algemene vergadering en tijdens de algemene vergadering zelf kunnen geen punten aan de
agenda worden toegevoegd.
Art. 19 aanwezigheidsquorum & meerderheden
De algemene vergadering kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezigen. Bij een wijziging van de statuten,
een wijziging van het doel of de ontbinding van de vereniging wordt het aanwezigheidsquorum toegepast,
voorzien in de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002.
Elk werkend lid heeft één stem.
Bij een wijziging van de statuten, een wijziging van het doel van de vereniging, uitsluiting van werkende leden of
de ontbinding van de vereniging worden de bijzondere meerderheden toegepast, voorzien in de wet van 27 juni
1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002.
Voor de berekening van de gewone en bijzondere meerderheden, hierboven vermeld, worden de onthoudingen
en ongeldige stemmen eveneens in rekening genomen.
Art. 20 notulen
De beslissingen van de algemene vergadering worden opgenomen in de notulen.
De originele notulen van de algemene vergaderingen worden samengebracht in het notulenboek. De werkende
leden worden op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie (per brief of e-mail) van
de originele verslagen van de algemene vergaderingen of publicatie van de beslissingen op de website.
TITEL V DE RAAD VAN BESTUUR
Art. 21 voorwaarden en samenstelling
Een bestuurder kan zich bij volmacht laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder.
De raad van bestuur verdeelt de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester onder de leden van de
vzw.
Art. 22 aantal
De raad van bestuur bestaat uit minimum drie bestuurders, tenzij de vzw uit slechts drie werkende leden bestaat.
Er is geen maximum bepaald.
Het aantal bestuurders moet steeds kleiner zijn dan het aantal werkende of effectieve leden.
Zo door vrijwillig ontslag, verstrijken van termijn of afzetting, het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder het
wettelijk minimum, dan blijven de bestuurders in functie totdat regelmatig in hun vervanging is voorzien.
Art. 23 benoeming
De algemene vergadering benoemt de bestuurders.
De benoeming gebeurt bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
De stemming over de benoeming van bestuurders is geheim, indien minstens één lid hierom vraagt.
De raad van bestuur bestuurt de vzw en vertegenwoordigt de vzw in en buiten rechte en heeft alle bevoegdheden
die niet tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren.
De bestuurders worden benoemd voor onbepaalde duur.
Bestuurders zijn herkiesbaar.
Het mandaat van bestuurder is onbezoldigd.
De bestuurders oefenen hun bevoegdheden als college uit.
Art. 25 samenkomst
De raad van bestuur moet worden samengeroepen wanneer het belang van de vzw dit vereist.
Elke bestuurder heeft het recht de raad van bestuur samen te roepen.
De raad van bestuur wordt samengeroepen door één van de bestuurders.
De oproeping gebeurt schriftelijk (per brief of e-mail), minimum één dag voor het tijdstip van
de samenkomst van de raad van bestuur. De oproeping bevat de datum, uur en plaats van de
samenkomst van de raad van bestuur, evenals de agenda.
De wijze van oproeping wordt uitgewerkt in het huishoudelijk reglement.
De agenda wordt opgesteld door één van de bestuurders.
Art. 26 aanwezigheidsquorum & stemming
Om geldig te kunnen beraadslagen moet minstens de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd
zijn.
De beslissingen binnen de raad van bestuur worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen.
Een voorstel is niet aangenomen indien de stemming onbeslist eindigt.
Elke bestuurder heeft één stem.
Art. 21 notulen
Van de samenkomst van de raad van bestuur worden er notulen opgesteld.
De originele notulen van de raad van bestuur samengebracht in het notulenboek. De bestuurders worden op de
hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie (per brief of e-mail) van de originele
verslagen van de algemene vergaderingen of publicatie van de beslissingen op de website.
Art. 28 einde mandaat
Indien de termijn van het mandaat verstreken is, eindigt het mandaat van rechtswege.
Elke bestuurder kan op elk moment ontslag nemen uit de vzw.
Het ontslag gebeurt schríftelijk en wordt overgemaakt aan de raad van bestuur.
De bestuurder die ontslag neemt, moet een opzegtermijn van 3 maanden in acht nemen.
Indien door het ontslag de werking van de vzw in gevaar wordt gebracht, wordt het ontslag van de bestuurder
opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is aangesteld.
Een bestuurder wordt geacht ontslag te nemen in de volgende omstandigheid:
- Wanneer een bestuurder 5 maal achtereenvolgens niet aanwezig is geweest op een samenkomst van de raad
van bestuur, zonder voorafgaande kennisgeving.
Een bestuurder kan op elk moment afgezet worden door de algemene vergadering met een gewone
meerderheid.
De stemming over de afzetting van een bestuurder is geheim, indien minstens één lid hierom vraagt.
Het mandaat van een bestuurder eindigt van rechtswege bij het overlijden van de bestuurder.
TITEL VI VERTEGENWOORDIGING
Art. 29 meerhandtekeningclausule
De vzw wordt vertegenwoordigd in rechte of ten overstaan van derden door de handtekening van 2 bestuurders.
TITEL VII BEGROTING & REKENINGEN
Art. 30
Het boekjaar van de vzw loopt van 1 januari tot 31 december.
Na goedkeuring van de jaarrekening en de begroting, legt de raad van bestuur verantwoording af voor het beleid
in het voorgaande jaar en spreekt de algemene vergadering zich uit over de kwijting aan de bestuurders. Dit
gebeurt bij afzonderlijke stemming.
TITEL VIII VEREFFENING
Art. 31 bestemming netto-actief
De bestemming van het actief wordt vastgesteld door de algemene vergadering of door de vereffenaar(s).
De vereffening moet gebeuren door 2 vereffenaars.
De vereffenaars oefenen hun opdracht als college uit.
TITEL IX SLOT
Art. 32 Slot
Voor alle gevallen die niet voorzien worden door de statuten, zijn de beschikkingen van de vzw - wetgeving,
waaronder de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 toepasselijk.
De oprichters
Dimitri Feytons
Jasmien Goffart