- ondernemingsrechtbank brussel
Ondernemingsnr : 0863 558 138
Naam
(voluit) : PMV-Standaardwaarborgen
(verkort) :
Rechtsvorm : naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel : Oude Graanmarkt 63, 1000 Brussel
Onderwerp akte : Bijzondere volmachten - Delegatie van dagelijks bestuur en
beslissingsbevoegdheden
Uittreksel uit de notulen van de Raad van Bestuur van 16 mei 2024
1. Bijzondere volmachten
Bij besluit van de Raad van Bestuur van 16 mei 2024 worden de volgende bijzondere volmachten gegeven
aan de hierna vermelde personen met betrekking tot alle handelingen of samenhangende reeks van
handelingen zoals die hierna worden vermeld.
Huidige bijzondere volmachtenregeling vervangt de eerdere bijzondere volmachtenregelingen integraal.
1. Categorieën van bijzondere volmachtdragers
Volmachtdragers Categorie A
- De heer Johan Bortier
- Mevrouw Anne-Mie Ooghe
- Mevrouw Karine Moykens
- Mevrouw Carine Smolders
- De heer Jean Pierre Dejaeghere
- De heer Jeroen Overmeer
- De heer Filip Lacquet
- De heer Michel Casselman
Volmachtdragers Categorie B
- Mevrouw Renate Verhoeven, met recht van indeplaatsstelling
- De heer Peter Sleeckx, met recht van indeplaatsstelling
- De heer Jan Lebon, met recht van indeplaatsstelling
Volmachtdragers Categorie C
- De heer Corrado Giagnacovo
- De heer Renaud Kayaert
Volmachtdragers Categorie D
- Mevrouw Christ'll Mattens
- Mevrouw Carine Van Yper
-Mevrouw Greta Leeten
- De heer Erwin Adriaenssens
- Mevrouw Kylie Vandecauter
- Mevrouw Audrey De Pauw
- Mevrouw Hava Kurbanova
Volmachtdragers Categorie E
- De heer Geert Diericx
- Mevrouw Hayal Karahisarll
Volmachtdragers Categorie F
- De heer Geert Ost
- Mevrouw Smitha Van den Acker
Volmachtdrager Categorie G
- De heer Anthony Van Aerdebrugge
Categorie A geldt als een hogere categorie dan Categorie B. Categorie A en Categorie B gelden als een
hogere categorie dan categorieën C, D, E, F en G. Bijzondere volmachtdragers van categorieën A, B en C
mogen steeds een lagere categorie vertegenwoordigen.
De volmachtdragers van Categorie A worden gemachtigd om de aan hen in dit vertegenwoordigingsbesluit
toegekende bevoegdheden geheel of gedeeltelijk over te dragen gedurende welbepaalde periodes aan één of
meerdere leden vanı Management Comité.
In afwijking van artikel 1.8 § 6 van het Burgerlijk Wetboek kan elke volmachtdrager bij het stellen van
handelingen optreden in meerdere hoedanigheidere partijen vertegenwoordigen, met uitzonderirig
van handelingen die aanleiding geven tot een persoonlijk vermogensrechtelijk belangenconflict.
2. Operationeel beheer
2.1. De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd onder punt 1. hierboven, hebben de bevoegdheid om
gezamenlijk met twee optredend overeenkomstig de hierna onder punt 2.2. opgenomen tabel, de volgende
documenten, overeenkomsten en akten te ondertekenen en handelingen te stellen:	.
De ondertekening van documenten, akten en overeenkomsten en het stellen van handelingen die niet direct
verband houden met dienstverleningsactiviteiten, maar die kaderen binnen het operationeel beheer van de
vennootschap.
Zonder exhaustief te willen zijn, worden hieronder onder meer bedoeld alle documenten, akten,
overeenkomsten en verrichtingen die verband houden met:
- het facilitair beheer van het kantoorgebouw en de kantoorfuncties, zoals bijvoorbeeld de aankoop van
kantoormaterieel, alle andere producten die verband houden met de kantoorfunctie en/of het gebouw,
aannemings- en onderhoudscontracten voor het gebouw, etc .;
- het informatica beheer, zoals bijvoorbeeld het aankopen van licenties, servers en alle ICT gerelateerde
producten, contracten voor implementatie, onderhoud, etc. van applicaties, programma's, etc;
- het operationeel juridisch beheer, zoals het aanstellen van juridisch adviseurs, notarissen,
gerechtsdeurwaarders en andere adviseurs.
2.2.De combinatie van categorieën van volmachtdragers
Voor wat betreft de documenten, overeenkomsten, akten en handelingen zoals bedoeld onder punt 2.1.
hierboven, bepaalt de financiële impact van de te ondertekenen documenten, overeenkomsten, akten of de te
stellen verrichtingen welke categorieën van bijzondere volmachtdragers bevoegd zijn.
Hiertoe gelden de volgende drempelbedragen (in euro en per verrichting):
Onbeperkt: Categorie A + A
Met een maximum van 1 miljoen euro: Categorie A + B
Met een maximum van 350.000 euro: Categorie B + C, D of E
Met een maximum van 150.000 euro: Categorie E + E
De hierboven genoemde bijzondere volmachtdragers kunnen gezamenlijk met twee optredend de aan hen
onder punt 2.1. verleende bevoegdheden overdragen aan één of meerdere andere personen voor de
ondertekening van een welbepaald document, overeenkomst of akte.
3. Verrichtingen inzake financieel beheer
3.1. De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd in punt 1 hierboven, hebben de bevoegdheid om
overeenkomstig de hierna onder punt 3.2. opgenomen regeling, alle documenten, overeenkomsten en akten te
ondertekenen en handelingen te stellen die betrekking hebben op het financieel beheer van de vennootschap.
Zonder exhaustief te willen zijn, worden hieronder onder meer de volgende documenten, akteri,
overeenkomsten en verrichtingen bedoeld
- namens de vennootschap aan kredietinstellingen of andere financiële instellingen beleggingsopdrachten
geven;
- aan kredietinstellingen of andere financiële instellingen opdrachten geven tot het uitvoeren van financiële
verrichtingen, zoals betalingen uitvoeren door alle middelen, bijvoorbeeld overschrijvingen, het ondertekenen
van alle mandaten, cheques, wisselbrieven, orderbrieven en alle nuttige documenten.
3.2.De combinatie van categorieën van volmachtdragers
Hiertoe gelden de volgende drempelbedragen (in euro en per verrichting):
Onbeperkt: Categorie A+ E
Onbeperkt tussen rekeningen van de vennootschap: Categorie A, B of E
4. Corporate Housekeeping en administratie
4.1. De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd in punt 1 hierboven, hebben de bevoegdheid om alleen
optredend overeenkomstig de hierna onder punt 4.2. opgenomen regeling, de volgende documenten,
overeenkomsten en akten te ondertekenen en handelingen te stellen:
- Corporate housekeeping: indienen van aangiftes bij overheidsinstanties (BTW, belastingen, RSZ, etc.),
registratie bij KBO, Kruispuntbank Sociale Zekerheid, andere loketten en centrale overheidsdatabanken,
publicaties in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, etc.
- Administratieve verrichtingen en verrichtingen of formaliteiten bij kredietinstellingen of andere financiële
instellingen, met inbegrip van:
- het openen, wijzigen of afsluiten van rekeningen;
- het aanpassen van de handtekeningsbevoegdheden op de rekeningen in uitvoering van genomen
beslissingen ter zake;
- het toevoegen, wijzigen of schrappen van gebruikers aan de rekeningen en bancaire software (vb. Isabel);
- het toevoegen, wijzigen of schrappen van rekeningen aan de bancaire software;
- het invullen van documenten ter bepaling van het MiFID-profiel, Uiteindelijk Begunstigde, etc .;
- de vastlegging van communicatiekanalen (e-mail, telefonie, etc.).
4.2. De bevoegde categorieën van volmachtdragers
Voor zover de financiële impact van de documenten, overeenkomsten, akten en verrichtingen, zoals bedoeld
in punt 4.1. hierboven beperkt blijft tot maximum 2.000 euro zijn de bijzondere volmachtdragers van categorieën
E en F bevoegd om alleen handelend op te treden.
Voor zover de financiële impact van de documenten, overeenkomsten, akten en verrichtingen, zoals bedoeld
in punt 4.1 hierboven meer bedraagt dan 2.000 euro, geldt de regeling zoals bedoeld in punt 2.2 hierboven.
5. HR en administratie
5.1. De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd in punt 1 hierboven, hebben de bevoegdheid om
overeenkomstig de hierna onder punt 5.2. opgenomen regeling, alle documenten, overeenkomsten en akten te
ondertekenen en handelingen te stellen die betrekking hebben op het HR beheer en beleid van de
vennootschap.
Zonder exhaustief te willen zijn, worden hieronder onder meer de volgende documenten, akten,
overeenkomsten en verrichtingen bedoeld:
arbeidsovereenkomsten,	ondertekenen	collectieve	de	vennootschap	van	- namens
arbeidsovereenkomsten, dadingen aangaande de beëindiging van arbeidsovereenkomsten en wijzigingen aan
dergelijke overeenkomsten;
- namens de vennootschap aan private arbeidsbemiddelaars of andere adviseurs of tussenpersonen
opdrachten geven tot het uitvoeren van opdrachten inzake private arbeidsbemiddeling en het ondertekenen van
overeenkomsten ter zake;
- namens de vennootschap aan adviseurs of ander tussenpersonen opdrachten geven tot het uitvoeren van
consulting opdrachten gerelateerd aan het HR beheer of beleid van de vennootschap.
5.2. De combinatie van categorieën van volmachtdragers
Hiertoe gelden de volgende drempelbedragen (in euro en per verrichting):
Onbeperkt: Categorie A + A
Met een maximum var 1 miljoen euro: Categorie A + G
Met een maximum van 350.000 euro: Categorie B + G
6.Dienstverleningsactiviteiten
In het kader van de dienstverleningsactiviteiten zoals uiteengezet in de beslissingsbevoegdheden wordt
PMV-Standaardwaarborgen NV vertegenwoordigd door:
· Twee Volmachthouders van categorie B voor wat betreft de uitvoering van de beslissingen van de Raad
van Bestuur en de beslissingen van het Managementcomité;
· Eén volmachtdrager B voor wat betreft de uitvoering van de beslissingen waarvoor een persoon categorie
B bevoegd is;
· Twee volmachtdragers D voor wat betreft de uitvoering van de beslissingen waarvoor twee personen
categorie D bevoegd zijn;
· Eén volmachtdrager D voor wat betreft de uitvoering van de beslissingen waarvoor een persoon categorie
D bevoegd is.
2. Delegatie dagelijks bestuur en beslissingsbevoegdheden
Bij besluit van de Raad van Bestuur van 16 mei 2024 wordt beslist tot de volgende delegatie van dagelijks
bestuur en beslissingsbevoegdheden aan de hierna vermelde personen met betrekking tot alle handelingen of
Huidige delegatie van dagelijks bestuur en beslissingsbevoegheden vervangt de eerdere regeling integraal.
2.1. Voorafgaand
Conform artikel 15 van de statuten heeft de raad van bestuur de meest uitgebreide bevoegdheden, tenzij
deze door de wet of de statuten voorbehouden zijn aan de algemene vergadering.
Conform artikel 23 kan de raad van bestuur: 1) het dagelijks bestuur en 2) de directie van het geheel, van
een bepaald deel of van een afdeling van de bedrijvigheidragen aan één of meer personen.
Hieronder volgen de daden van dagelijks bestuur (niet limitatief) en de beslissingsbevoegdheden zoals
toegewezen door de raad van bestuur aan het Managementcomité (hierna ook "MC") of één of meer personen.
2.2. Delegatie van het dagelijks bestuur
De raad van bestuur beslist tijdens de vergadering van 16 mei 2024 het Managementcomité van de
vennootschap te belasten met het dagelijks bestuur van de vennootschap.
Zonder exhaustief te willen zijn, is de raad van bestuur van oordeel dat de hiernavolgende types van
handelingen en verrichtingen betrekking hebben op de dagelijkse werking van de vennootschap en dit voor
zover zij kaderen binnen de door de raad van bestuur goedgekeurde budgetten en voor zover de financiële
impact beperkt blijft tot maximum 1 miljoen euro per handeling of verrichting:
· de aankoop of verwerving, op welke manier dan ook van :
o alle materieel dat nodig is binnen een moderne kantooromgeving, met inbegrip van de dienstverlening
die vereist is voor de installatie, het onderhoud en de herstelling of vervanging ervan;
o alle informatica, zowel hardware als software, servers en installaties, etc. met inbegrip van de
dienstverlening die vereist is voor de implementatie, de installatie, het onderhoud en de herstelling of vervanging
ervan;
o diensten van adviseurs allerhande, die nodig of nuttig zijn voor het functioneren van alle activiteiten die
voortvloeien uit het voorwerp van de vennootschap.
· alle handelingen die verband houden met het personeelsbeleid, met inbegrip van aanwerving, ontslag,
begeleiding, opleiding, verloning, etc. van personeelsleden;
· alle handelingen die verband houden met zowel interne als externe communicatie, marketing en de
organisatie van evenementen in de ruimste zin;
· alle handelingen die verband houden met de corporate governance van de vennootschap, hierin begrepen
de bevoegdheid om de bijzondere vertegenwoordigingsbesluiten van de vennootschap aan te passen, door het
schrappen van bijzondere volmachthouders in het kader van het personeelsverloop;
· alle handelingen die verband houden met het financiële beheer van de vennootschap, met inbegrip van
beleggingen binnen het kader van het thesauriebeleid dat werd goedgekeurd door de raad van bestuur;
· alle handelingen die verband houden met de voorbereiding, het nemen, het uitvoeren en het opvolgen van
investerings- en projectbeslissingen, rekening houdend met de beleidslijnen die ter zake worden vastgelegd
door de raad van bestuur.
3.Het managementcomité
3.1.Samenstelling en benoeming
De Raad van Bestuur wijst de leden van het MC aan.
Het MC is samengesteld uit de volgende leden:
- Peter Sleeckx, hoofd PMV-Standaardwaarborgen;
- Filip Lacquet, groepsmanager bedrijfsfinanciering
- Jan Lebon, auditor loan guarantees;
- Renate Verhoeven, loan guarantees manager.
3.2.Vergadering en stemming
Het MC vergadert periodiek op een door de leden af te spreken tijdstip. Op initiatief van een lid van het MC
kunnen bijkomende vergaderingen van het MC worden georganiseerd.
De agenda, de documenten en notulen van de vorige vergadering worden door de secretaris uiterlijk één
werkdag voor de vergadering aan de betrokken en bevoegde leden van het MC ter beschikking gesteld. In geval
van hoogdringendheid kunnen zaken die niet op de agenda waren vermeld toch worden behandeld. Daarvan
wordt melding gemaakt in het verslag.
Het Hoofd PMV-Standaardwaarborgen zit het MC voor. In zijn afwezigheid wordt het MC voorgezeten door
het oudste aanwezige lid.
.	De leden van het MC wijzen in onderling overleg een secretaris aan.
Het MC kan slechts geldig beraadslagen en beslissingen nernen indien ten minste twee leden aanwezig
zijn.
Over meer strategische onderwerpen die de dagdagelijkse bestuursaangelegenheden van PMV-
Standaardwaarborgen te buiten gaan, over agendapunten die afstemming met de PMV-groep of het bevoegde
kabinet vergen, evenals over beslissingen met betrekking tot grote waarborgdossiers, geheel of gedeeltelijke
schrappingen, betaalbaarstellingen en/of herroepingen van waarborgen kan slechts geldig worden
beraadslaagd en beslist voor zover de heer Filip Lacquet aanwezig is.
Bij de bespreking van een agendapunt kunnen personeelsleden of andere deskundigen worden uitgenodigd
om informatie en advies te verstrekken.
Het MC beslist steeds unaniem. Bij gebrek aan unanimiteit wordt het agendapunt voorgelegd aan de raad
van bestuur.
De notulen van de vergadering worden door de secretaris opgesteld.
3.3. Rapportering
De voorzitter van het MC rapporteert periodiek aan de raad van bestuur over de relevante ontwikkelingen
betreffende de uitvoering van de waarborgregelingen, de Winwinleningen en de Vriendenaandelen.
Aan de raad van bestuur zal een rapporteringsmodel worden voorgesteld.
Het MC als college en waar nodig de voorzitter van het MC en de overige individuele leden zullen
onmiddellijk de voorzitter van de raad van bestuur of diens vervanger informeren over ontwikkelingen en
voorvallen die direct of indirect de verantwoordelijkheid raken of kunnen raken van de minister, de Algemene
Vergadering en/of de raad van bestuur.
In de periodieke rapportages zal eveneens melding worden gemaakt van externe signalen en ontwikkelingen
die relevant zijn voor het beleid betreffende het waarborgen van kredieten aan KMO's.
4. Beslissingsbevoegdheden in het kader van de dienstverleningsactiviteiten
4.1. De bevoegde personen
Categorie A
- De heer Johan Bortier
- Mevrouw Anne-Mie Ooghe
- Mevrouw Karine Moykens
- Mevrouw Carine Smolders
- De heer Jean Pierre Dejaeghere
- De heer Jeroen Overmeer
- De heer Filip Lacquet
Categorie B
- Mevrouw Renate Verhoeven, met recht van indeplaatsstelling
- De heer Peter Sleeckx, met recht van indeplaatsstelling
- De heer Jan Lebon, met recht van indeplaatsstelling
Categorie C
- De heer Corrado Giagnacovo
- De heer Renaud Kayaert
Categorie D
- Mevrouw Christ'll Mattens
- Mevrouw Carine Van Yper
- Mevrouw Greta Leeten
- De heer Erwin Adriaenssens
- Mevrouw Kylie Vandecauter
- Mevrouw Audrey De Pauw
- Mevrouw Hava Kurbanova
Categorie A geldt als een hogere categorie dan Categorie B. Categorie A en Categorie B gelden als een
hogere categorie dan categorieën C en D. Bevoegde personen van categorieën A, B en C mogen steeds een
lagere categorie vertegenwoordigen.
De opsomming van de bevoegdheden in het kader van de dienstverleningsactiviteiten is niet exhaustief.
4.2. Aan het Managementcomité (MC) van PMV-Standaardwaarborgen NV
De Raad van Bestuur delegeert de bevoegdheid omtrent de hieronder opgesomde handelingen en
beslissingen aan het MC.
a) Met betrekking tot de Waarborgregeling
· Kennisname en onderzoek van de kandidaturen van de waarborghouders
· Aanleg, bewaring en update van een dossier per (kandidaat-) waarborghouder met alle - conform het
Waarborgdecreet en de uitvoeringsbesluiten - over te maken gegevens en stukken
· Berekening van de toe te kennen waarborgcontingenten aan de kandidaat-waarborghouders
· Goedkeuren en wijzigen van een raamovereenkomst met de waarborghouder
· Berekening van de terugname en van de herverdeling en herbepaling van de waarborgcontingenten
· Onderzoek en behandeling van dossiers die ter goedkeuring dienen voorgelegd aan de bevoegde minister
· Administratieve opvolging van de aan de bevoegde minister overgemaakte dossiers:
· Mededeling aan de waarborghouder van de registratie en de beslissing van de bevoegde minister en het
verzoek tot betaling van de premie
· Beoordeling van de vragen van de waarborghouders met betrekking tot handelingen die een beperkte
· Beoordeling over de al dan niet terugbetaling van premies
· Organisatie en uitvoering geven aan (tussentijdse) audits bij de waarborghouder
· Gehele of gedeeltelijke schrapping van de registratie ingevolge niet naleving van regels met betrekking tot
de waarborgregeling
· Weigering tot gehele of gedeeltelijke voorlopige betaalbaarstelling van een waarborg
· Beoordeling van de betwistingen door de waarborghouder over de verliesafrekeningen (waarborgregeling
vóór 2004)
· Gehele of gedeeltelijke herroeping van de voorlopige betaalbaarstelling binnen de 2 jaar
· Rapportering aan de raad van bestuur over externe signalen en de relevante ontwikkelingen betreffende
de ui tvoering van de waarborgregeling
·Opstellen en ter beschikking stellen van de door de (kandidaat-) waarborghouders te gebruiken formulieren
inzake oproep, aanmelding en afroep
· Voorstellen formuleren voor aanpassing van de raamovereenkomsten
· Opvolging en bijwerking van de door de waarborghouder toe te passen procedures
· Beslissen over door een waarborghouder in een bepaald dossier gevraagde afwijking van een voorwaarde
van het raamakkoord
· Beslissen over een gemotiveerde aanvraag tot afwijking van in het decreet en uitvoeringsbesluiten
gestelde termijnen
b) Met betrekking tot de Winwinleningen en de Vriendenaandelen
· Terbeschikkingstelling van de modellen van akte houdende Winwinlening en aflossingstabellen
· Terbeschikkingstelling van de modellen van akte houdende Vriendenaandeel
· Kennisname, nazicht en registraties van de akten
· Weigering tot registratie van een Winwinlening en een Vriendenaandeel
· Kennisgeving aan de kredietgever van de al dan niet registratie
· Schrapping in geval van vervroegde terugbetaling en in de gevallen, vermeld in artikel 4, §2 van het
Winwinleningdecreet
· Schrapping van ambtswege
4.3.Aan een bevoegde persoon categorie B (= lid MC)
De Raad van Bestuur delegeert de bevoegdheid omtrent de hieronder opgesomde handelingen en
beslissingen aan een bevoegde persoon categorie B.
a) Met betrekking tot de Waarborgregeling
· Toestaan van geoorloofde uitstel van betaling van de premies
· Beoordeling van de vragen van de waarborghouders met betrekking tot (1) de vrijgave of vervanging van
de kredietnemers, zekerheidstellers en zekerheden
· Beoordeling van de afroepen van de waarborg en overgaan tot voorlopig betaalbaarstelling
· Beoordeling van de opportuniteit tot het instellen van uitwinningsprocedures
· Beoordeling van de in het kader van de uitwinning van de waarborgen en recuperaties gemaakte kosten
en erelonen en overgaan tot gehele of gedeeltelijke betaling van het aandeel in deze kosten en erelonen
· Beoordeling van dadingsvoorstellen in individuele dossiers alsook de afsluiting van individuele dossiers
b) Met betrekking tot de Winwinleningen en de Vriendenaandelen
· Kennisgeving van de schrappingen en communicatie met de administratie die bevoegd is voor de vestiging
van de inkomstenbelastingen
4.4. Aan twee bevoegde personen categorie D
De Raad van Bestuur delegeert de bevoegdheid omtrent de hieronder opgesomde handelingen en
beslissingen aan twee bevoegde personen categorie D samenhandelend:
Met betrekking tot de Waarborgregeling: de registratie en onder de waarborgbrenging voor dossiers die
geen goedkeuring behoeven van de minister.
4.5. Aan één bevoegde persoon categorie D
De Raad van Bestuur delegeert de bevoegdheid omtrent de hieronder opgesomde handelingen en
beslissingen aan een bevoegde persoon categorie D :
Met betrekking tot de Waarborgregeling: de bevestiging van aanmelding.
De beslissingen of vaststellingen van de bevoegde personen categorie C en D, met uitzondering van de
bevestiging van aanmelding er registratie, worden a posteriori bekrachtigd door het Managementcomité.
Eén bevoegde persoon categorie B kan beslissingen nemen die zijn toegewezen aan één of meerdere
: bevoegde personen categorie C en/of D. Eén bevoegde persoon C kan beslissingen nemen die zijn toegewezen
aan één of meerdere bevoegde personen categorie D.
Geert Ost
Bijzondere volmachthouder