Ondernemingsnr : 0405358050
Naam
(voluit) : Cozie.be
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten Vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Simon Bolivarlaan 34
 : 1000 Brussel
Onderwerp akte :
ONTSLAGEN, BENOEMINGEN
Het blijkt uit het proces-verbaal van de schriftelijke besluiten van de enige aandeelhouder van 29 juni
2022 dat:
…/…
1. Ontslag en benoeming van bestuurders
De enige aandeelhouder bevestigt dat zij akte heeft genomen van het ontslag van Cozie NV, vast
vertegenwoordigd door de heer Bert Resseler, als bestuurder van de Vennootschap met ingang
vanaf 31 mei 2022.
2. Benoeming van een nieuwe bestuurder en bezoldiging
De enige aandeelhouder bevestigt dat zij heeft beslist, op voorstel van de Raad van Bestuur, de heer
Christoph Pfyffer, wonende te Rue de Corsal 97, 1450 Chastre, België, te benoemen als bestuurder
van de Vennootschap.
Het mandaat van de bestuurder heeft aanvang genomen vanaf 31 mei 2022 en eindigt onmiddellijk
na de gewone algemene vergadering van aandeelhouders die zich dient uit te spreken over de
goedkeuring van de jaarrekening van het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
De enige aandeelhouder beslist dat de bestuurder zijn mandaat onbezoldigd zal uitoefenen.
…/…
7. Volmacht voor formaliteiten
De enige aandeelhouder beslist om volmacht te geven aan iedere medewerker van het
notariskantoor VAN HALTEREN, Geassocieerde notarissen, met zetel te de Lignestraat 13, 1000
Brussel, met recht op indeplaatsstelling, om in hun naam te handelen en hun, qualitate qua, te
vertegenwoordigen bij het rechtspersonenregister, de ondernemingsloketten en de BTW
administratie teneinde daar een verzoek om wijziging van de inschrijving van gezegde Vennootschap
neer te leggen of publicaties te verrichten in het Belgisch Staatsblad, en om dienvolgens alle nodige
formulieren, met inbegrip van de publicatieformulieren, in te vullen, te ondertekenen en neer te
leggen, alle verklaringen te doen, en in het algemeen, alles te doen dat nodig of nuttig zou zijn voor
de uitvoering van het huidig mandaat, zo nodig er bekrachtiging van belovend.
…/…
 
Volmachtenregeling
In overeenstemming met artikelen 14 en 15 van de statuten, beslist de Raad van Bestuur met
éénparigheid van stemmen om alle eerder toegekende bijzondere volmachten en bevoegdheden in
te trekken, en om nieuwe bijzondere volmachten en bevoegdheden toe te kennen – met ingang
vanaf 31 mei 2022 – als volgt:
A. Lijst van bestuurders
De Raad van Bestuur van Cozie.be BV is samengesteld als volgt:
- Dhr. Jan DE SMET – Bestuurder;
- Mevr. Isabella NAMÈCHE – Bestuurder;
- Dhr. Christoph PFYFFER – Bestuurder.
Hierna afzonderlijk een “Bestuurder” en gezamenlijk de “Bestuurders” genoemd.
B. Bijzonder gevolmachtigden
Luik B
De Raad van Bestuur van Cozie.be BV bevestigt dat zij heeft beslist om, overeenkomstig de artikelen
14 en 15 van de statuten, de hierna volgende personen aan te stellen als bijzonder gevolmachtigden
van de vennootschap, die de vennootschap vertegenwoordigen binnen de perken van het hen
verleende mandaat zoals hierna bepaald:
- “CEO” = Dhr. Christoph PFYFFER
- “CFO” = Mevr. Nicky MATTHYS
- “Facility Verantwoordelijken” = Dhr. Geert DHONT (Cozie Vlaanderen) & Mevr. Camille LENFANT
(Cozie Wallonië/Brussel)
- “Head of Accounting” = Dhr. Jürgen VERGAUWEN
- “Accountants” = Mevr. Colette MARRECAU & Dhr. Dimas SAELENS
C. Bijzondere mandaten
In overeenstemming met de artikelen 14 en 15 van de statuten, beslist de Raad van Bestuur dat de
vennootschap rechtsgeldig verbonden zal zijn door volgende handtekeningen :
1. Commerciële activiteit
Contracten, offertes :
a) Zonder beperking bedrag
Door twee gezamenlijk ondertekende Bestuurders.
b) Waarvan de totale jaarlijkse vergoeding of het bedrag 100.000 EURO niet overschrijdt
Door twee gezamenlijk ondertekende Bestuurders, of door één Bestuurder samen tekenend met de
CFO of een Facility Verantwoordelijke.
c) Waarvan de totale jaarlijkse vergoeding of het bedrag 5.000 EURO niet overschrijdt
Door een Bestuurder of een Facility Verantwoordelijke, alleen tekenend.
2. Bestellingen aan leveranciers en onderaannemers
a) Zonder beperking bedrag
Door twee gezamenlijk ondertekende Bestuurders.
b) Waarvan de waarde 100.000 EURO niet overschrijdt
Door twee gezamenlijk ondertekende Bestuurders, of door één Bestuurder samen tekenend met de
CFO of een Facility Verantwoordelijke.
c) Waarvan de waarde 5.000 EURO niet overschrijdt
Door een Bestuurder of een Facility Verantwoordelijke, alleen tekenend.
3. Financiële diensten
3.1. De volmacht met betrekking tot het uitvoeren en tekenen van alle verrichtingen (betalingen of
algemeen elk financieel engagement) wordt gedelegeerd aan :
a) Zonder beperking bedrag
Door twee gezamenlijk ondertekenende Bestuurders of door een Bestuurder of een Accountant (of
Head of Accounting), samen tekenend met de CFO of met de CEO.
b) Betalingen aan Bestuurders van Cozie.be BV
Betalingen aan Bestuurders van Cozie.be BV, uitgezonderd deze die maandelijks voortvloeien uit de
managementovereenkomst van de CEO, kunnen slechts uitgevoerd worden na goedkeuring (=
handtekening) door de CEO en de CFO, of minimaal twee overige Bestuurders van Cozie.be BV.
c) Terugbetalingen van onkosten aan personeel (volgens uitgewerkte interne procedure)
Met een limietbeperking tot 250 EUR, kunnen zonder bijkomende goedkeuring en administratie
worden uitgevoerd na goedkeuring van de hiërarchische verantwoordelijke van de betrokken
werknemer. Onkosten met een bedrag hoger dan 250 EUR dienen voorafgaandelijk te worden
goedgekeurd door de CEO of de CFO. De goedkeuring van deze onkosten dient te gebeuren via de
“Rydoo” tool.
d) Kredietkaarten
Kredietkaarten kunnen enkel worden aangevraagd na voorlegging van een gedetailleerde motivering
ervan aan de CEO of, ingeval van diens afwezigheid, aan één van de Bestuurders. De toegestane
maandelijkse limiet van kredietkaarten wordt vastgesteld op 2.500 EUR. In afwijking van het
voorgaande zal de maandelijkse limiet van de kredietkaart van de CEO 5.000 EUR bedragen.
Na goedkeuring door minimaal 2 Bestuurders van Cozie.be BV kan de aanvraag van de kredietkaart
bij de bankinstelling (ING) plaatsvinden. De ondertekening van de bankdocumenten “Aanvraag ING
Mastercard Business” vereist een dubbele handtekening van (1) de CEO en (2) een Bestuurder.
Indien betalingen met de kredietkaart worden uitgevoerd die nadien geweigerd worden als onkosten
dan zal de houder van kaart verantwoordelijk worden gesteld voor de terugbetaling van deze
geweigerde bedragen.
3.2. Volmacht om bankwaarborgen te stellen
Door een Bestuurder, alleen tekenend.
4. Personeelszaken
Worden ondertekend door de CEO of door minstens één Bestuurder :
Arbeidsovereenkomsten en hun aanhangsels, ontslagen, de toekenning van om het even welke
bezoldiging buiten het contractueel of statutair kader, ongeacht de vorm waarin zij moet worden
Luik B
uitgekeerd, en de overige documenten die de vennootschap binden ten aanzien van haar
personeelsleden voor zover het jaarsalaris niet meer dan 100.000 EUR bedraagt :
- Documenten die betrekking hebben op long term incentives, pensioenen, groepsverzekering en
verzekeringen van personen met betrekking tot personeelsvoordelen (hospitalisatie,
gezondheidszorg, sociaal fonds).
- Opdrachten en documenten inzake het beheer van de Human Resources en die betrekking hebben
op de betaling van lonen, pensioenen, RSZ, bedrijfsvoorheffing, RIZIV, solidariteitsbijdrage,
groepsverzekeringen en pensioenbijdragen van het personeel.
- Documenten m.b.t. de sociale wetgeving, gericht aan administraties, ministeries en advocaten.
Worden ondertekend door twee gezamenlijk ondertekende Bestuurders:
- Arbeidsovereenkomsten en hun aanhangsels, ontslagen, de toekenning van om het even welke
bezoldiging buiten het contractueel of statutair kader, ongeacht de vorm waarin zij moet worden
uitgekeerd, en de overige documenten die de vennootschap binden ten aanzien van haar
personeelsleden indien het jaarsalaris meer dan 100.000 EUR bedraagt
- Collectieve arbeidsovereenkomsten en andere overeenkomsten en briefwisseling met nationale
vertegenwoordigers van erkende vakbondsorganisaties en kaderverenigingen.
- Ontslag om dringende reden : Ontslag om dringende reden kan ingeroepen worden voor ernstige
feiten die elke professionele samenwerking tussen Cozie.be BV en een werknemer onmiddellijk en
definitief onmogelijk maken. Gezien ontslag om dringende reden gebonden is aan strikte
voorwaarden en afwijkingen hierop onmiddellijk aanleiding kunnen geven tot juridische procedures
en penalisaties dient deze procedure voorafgaandelijk te worden goedgekeurd door minimaal twee
Bestuurders van Cozie.be BV.
5. Huurcontracten gebouwen
Het afsluiten van huurcontracten voor gebouwen in naam van Cozie.be BV of van een onderliggende
dochtervennootschap kan enkel gebeuren mits voorafgaandelijk een goedkeuring te krijgen in de
notulen van de Raad van Bestuur. Een kopie van alle huurcontracten die door Cozie.be BV of een
onderliggende dochtervennootschap worden afgesloten zullen aan Engie Real Estate bezorgd
worden.
6. Verzekeringen
Inzake verzekeringen en namelijk om contracten af te sluiten met de maatschappijen en de
verzekeringsmakelaars hebben de Bestuurders de machtiging om te handelen en ondertekenen twee
per twee.
7. Fiscale documenten
Door een Bestuurder of de CFO of Head of Accounting, alleen tekenend.
8. Juridische procedure
Cozie.be BV streeft ernaar om juridische escalatie van problemen te voorkomen en steeds een
maximale inspanning te leveren om tot een minnelijk akkoord te komen met betrokken partijen.
Indien een minnelijk akkoord niet mogelijk is, en Cozie.be BV hierdoor schade kan leiden, kan
overgegaan worden tot het opstarten van een juridische procedure mits hiervoor voorafgaandelijk
een goedkeuring te krijgen in de notulen van de Raad van Bestuur indien het bedrag/schadeclaim
hoger is dan 10.000 EUR.
…/…
Voor eensluidend uittreksel
(getekend) Samuel WYNANT