N° d'entreprise : 0403257506
Nom
(en entier) : FEDERALE Assurance, Société coopérative d'Assurance contre les
Accidents, l'Incendie, la Responsabilité Civile et les Risques divers
(en abrégé) : FEDERALE Assurance
Forme légale : Société coopérative
Adresse complète du siège Rue de l'Etuve 12
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
DIVERS
Extrait du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de FEDERALE Assurance, Société
coopérative d'Assurance contre les Accidents, l'Incendie, la Responsabilité Civile et les Risques
divers du 29 avril 2024 :
DELEGATION DE POUVOIRS - POUVOIR DE REPRESENTATION ET ATTRIBUTION DES
POUVOIRS
Règle générale
En règle générale, tous les pouvoirs en matière de la gestion journalière sont confiés à deux
membres du comité de direction, agissant conjointement, y compris le pouvoir de donner des
mandats à des personnes pour les actes individuels dans le cadre de la gestion journalière.
Pour tous les montants au-delà de cent mille euros (100.000,00 €), la signature du CEO est
obligatoire, sauf exceptionnellement en cas d’absence ou d’indisponibilité prolongée.
Le conseil d’administration décide de procéder à un SYSTEME DE CASCADE :
La répartition des pouvoirs est conçue comme une cascade: quand une personne responsable d’une
certaine tâche n’est pas présente, ou est indisponible, ses pouvoirs sont temporairement transférés à
une personne d’un niveau supérieur ou à toute autre personne qu’elle désigne au moyen d’une
procuration, sauf stipulation contraire.
Si la personne absente ou indisponible est un membre du comité de direction , ses pouvoirs sont
transférés au CEO ou à un autre membre du comité de direction. 
Chaque membre du comité de direction a tous les pouvoirs des personnes dont il est responsable
hiérarchiquement en cas d’absence  de celles-ci.
Dans les cas où un pouvoir est attribué à deux personnes agissant conjointement, en cas d’absence
ou indisponibilité d’une de ces deux personnes, le  pouvoir de cette dernière sera automatiquement
transféré selon la cascade décrite ci-dessus.
Remarque préliminaire : tous les montants indiqués s’entendent hors TVA et taxes.
Règles spécifiques
Ci-dessous sont énumérés les pouvoirs  spécifiques qui dérogent à la règle générale en matière de
délégation de pouvoir.
Le conseil d’administration décide d’attribuer les pouvoirs suivants, au(x) :
A.      Assurances Incendie, Accidents et Risques Divers (ci-après “IARD”) et Assurance Maladie
A1.  Signature des polices – Chaque signature (automatique ou manuelle) de contrats d’assurance
IARD et Maladie :
- CEO, agissant seul ;
- Responsable Client Service IARD, et Responsable Focus Team S1 & AT agissant seuls.
A2.    Exclusions - Etablir et envoyer, par lettre recommandée, après mise en demeure, de lettres d’
exclusion avec comme sanction possible la résiliation des polices IARD et Assurance Maladie, 
opposable à des tiers :
- CEO, agissant seul ;
- Responsable Client Service Non-Vie & Vie, agissant seul, pour la signature d’exclusions pour
toutes les branches IARD & Assurance Maladie.
A3. Soumissions aux marchés publics – signer les demandes de participation et les offres destinées
aux soumissions des marchés publics :
- CCO et Responsable Public & Social Profits, agissant conjointement.
B.      Réassurance
B1.   Accorder et prolonger des contrats de réassurance – Signer chaque contrat de réassurance,
soit dans le cadre d’une nouvelle réassurance, soit dans le cadre d’une prolongation :
- COO et Responsable Réassurance- agissant conjointement.
C.      Investissements via des instruments financiers
La règle générale selon laquelle la signature du CEO est obligatoire pour tous les montants au-delà
de cent mille euros (100.000,00 €) n’est pas applicable au présent titre « C. Investissement via des
instruments financiers ».
C1.   Confirmer et signer des investissements via des instruments financiers
- Transmettre des ordres d’achat sur: (i) des actions de sociétés et d’autres valeurs mobilières
assimilables à des actions de sociétés ou d’autres entités, ainsi que des certificats d’actions et toutes
les autres valeurs mobilières qui accordent le droit d’acquérir ces titres (ci-après  “actions et
Instruments connexes”), (ii) obligations convertibles, ainsi que les certificats concernant de tels titres,
et autres instruments comparables (ci-après “obligations et autres instruments de dette”), (iii) toutes
les autres valeurs mobilières qui accordent le droit d’acquérir ces titres ou qui donnent lieu à un
règlement au comptant dont le montant est déterminé sur base de titres, de cours de change, de
taux d’intérêt ou de rendements, de prix des matières premières ou d’autres mesures ou indices (ci-
après  “ autres valeurs mobilières ”), et (iv) bons du trésor, certificats de dépôt, commercial papers et
instruments comparables, sauf instruments de paiement (ci-après “instruments du marché
monétaire”).  
- Souscrire à ou acheter des actions nominatives de n’importe quel émetteur; souscrire à des
placements privés en obligations et/ou obligations convertibles; accorder des conventions, sous n’
importe quelle forme, de prêt; souscrire à des droits de participation d’organismes de placement
collectif (“OPC”); souscrire à des repurchase agreements (ci-après “repo’s”);  déposer de l’argent sur
des comptes à terme, des comptes à vue et d’autres comptes auprès de banques (ci-après
“comptes”); et achats d’options, de futures, de swaps, de contrats de taux à terme et d’autres
contrats de dérivés qui ont trait à des titres, des monnaies, des taux d’intérêt ou des rendements, ou
d’autres instruments dérivés, d’indices ou de mesures financiers  (ci-après “produits dérivés
financiers”).
- Signer des documents connexes dans le cadre d’opérations relevant du présent titre « C.
Investissements   via des instruments financiers », y compris, mais sans s’y limiter, les accords-
cadres, les accords de confidentialité, les accords de sécurité, les accords de subordination
(renonciation), les conventions d’achat d’actions, les conventions d’actionnaires, les lettres, les
addenda, etc.
- CFO et CIO, agissant conjointement.
C2.    Confirmer et signer des désinvestissements en instruments financiers
- Transmettre des ordres de vente sur: (i) actions et instruments connexes, (ii) obligations et autres
instruments de dette, (iii) autres valeurs mobilières, et (iv) instruments de marché monétaire.  
- Vendre des actions nominatives de n’importe quel émetteur; vendre, ou demander le
remboursement de placements privés d’obligations et/ou d’obligations convertibles; mettre fin à des
conventions de prêt, sous n’importe quelle forme; sortir des droits de OPC; mettre fin à des repo;
retirer de l’argent sur des comptes; vendre des produits dérivés financiers :
- CFO et CIO, agissant conjointement.
C3.   Approuver des corporate actions - Approuver des transactions et des opérations sur titres en
portefeuille  y compris, mais sans s’y limiter, des fractionnements (inversés) d’actions, la constitution
et la dissolution de Special Purpose Vehicles (SPV), des fusions, des acquisitions, des spin-offs, des
conversions d’obligations convertibles en actions, la levée d’options relative à des obligations, des
paiements de dividendes ou autres paiements par l’émetteur et autres actions comparables :
- CFO et CIO, agissant conjointement.
C.4 Assemblées générales –  Représenter FEDERALE Assurance,  Société Coopérative, aux
assemblées générales des actionnaires, aux assemblées générales des obligataires ou à des
assemblées similaires, relatives aux transactions et au suivi des dossiers sous le présent titre « C.
Investissements  via des instruments financiers » :
- CFO et CIO, agissant seuls.
C.5 Instructions – Donner des instructions aux conseillers, agents et autres personnes dans le cadre
de transactions sous le présent titre « C. Investissements au  via des instruments financiers » :
- CFO et CIO, agissant conjointement.
C.6 Subdélégation –  Déléguer des responsabilités partielles qui leur sont assignées dans le présent
titre « C. Investissements  via des instruments financiers » au moyen d’une procuration:
- CFO et CIO, agissant conjointement.
D. Biens immobiliers
La règle générale selon laquelle la signature du CEO est obligatoire pour tous les montants au-delà
de cent mille euros (100.000,00 €) n’est pas applicable au présent titre « D. Biens immobiliers ».
D1.   Disposition des biens immobiliers – Procéder à l’achat ou la vente de tous les biens immobiliers
ou droits .  Transférer le prix de vente entier ou partiel à tous les créanciers inscrits, arrêter toutes les
modalités avec ces derniers.  Apporter des contributions en nature dans les SPVs.
Etablir toutes les garanties, ou les accepter. Décharger le conservateur hypothécaire de prendre
inscription d’office, accorder des mainlevées, accorder des suppressions entières ou partielles de
toutes les inscriptions d’office ou autres.  Octroyer toutes les priorités, parités, restrictions et
limitations de prérogatives et d’hypothèques.  Poser tous les actes par rapport au placement des
biens sous le régime de copropriété, faire établir des cahiers de charges, répartir en lots et
déterminer les servitudes : 
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
D2.   Baux – Négocier et signer des contrats de bail de biens immobiliers, et poser tous les actes
nécessaires qui en découlent, y compris ceux relatifs au prolongement, modification ou résiliation de
contrats de bail :
- CEO, CLO, CFO, CCO, CIO, agissant à deux ;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management, agissant à deux,  pour des montants
jusqu’à cinquante mille euros (50.000,00 €) par an ;
- Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, agissant seul, pour des montants jusqu’à vingt-cinq
mille euros (25.000,00 €) par an.
D3.   Contrats de bail emphytéotique – Conclure, modifier ou résilier tous les contrats de bail
emphytéotique, ainsi que les contrats de droit de superficie ou de leasing immobilier, décharger le
conservateur hypothécaire de prendre inscription d’office :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
D4.   Garanties locatives – Recevoir, confirmer, libérer et rembourser des garanties locatives pour
biens immobiliers :
- CEO, CLO, CFO, Responsable Legal / Sales / Letting Real Estate, Responsable Project
Management Real Estate, CIO et Responsable Property & Finance management, agissant seuls.
D5.   Mainlevée hypothécaire – Faire renoncer la société contre ou sans paiement à tous les droits,
accorder chaque mainlevée entière ou partielle, accorder la radiation de n’importe quel inscription ou
transfert, octroyer chaque décharge aux conservateurs hypothécaires, autoriser chaque renonciation
d’hypothèque, de subrogation ou de rang :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
D6.   Travaux de construction –Accepter des devis et des offres pour l’exécution de travaux de
construction, y compris les travaux d’études relatifs à ceux-ci, et adopter tous les actes nécessaires
découlant de ces travaux :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management, agissant à deux,  pour des montants
jusqu’à 50.000 eur (par ordre de réparation);
D7.   Réparations à des biens immobiliers  – Accepter des devis et des offres pour l’exécution de
réparations à des biens immobiliers, et poser tous les actes nécessaires découlant de ces travaux.
Lorsque le coût de la rénovation est supérieur à cent mille euros (100.000,00 €), on la considère
comme une nouvelle construction (article D6) :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux ;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management, agissant à deux,  pour des montants
jusqu’à cinquante mille euros (50.000,00 €) (par ordre de réparation).
D8.   Contrats d’entretien – Demander, négocier et accepter des offres, signer, transmettre et
envoyer des contrats d’entretien de biens immobiliers, et poser tous les actes qui en découlent : 
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux ;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management, agissant à deux,  pour des montants
jusqu’à 50.000 eur (par contrat d’entretien).
D9.   Mises en demeure, plans de remboursement et règlements – Signer des mises en demeure, et
négocier et signer des accords par rapport à des défauts de paiement dans le cadre de contrats
relatifs à des biens immobiliers :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO ou Responsable Property & Finance Management agissant  à deux,  pour des montants
jusqu’à vingt-cinq mille euros (25.000,00 €).
D10. Investissement ou désinvestissement dans des sociétés immobilières – Procéder à l’achat ou la
vente d’actions, et/ou l’inscription ou le remboursement d’obligations (convertibles ou autres) dans
des sociétés immobilières aux prix, frais et conditions jugés raisonnables par le mandataire, et
négocier le purchase share agreement nécessaire ou utile à cela :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
D11. Financement d’investissements directs ou indirects en immobilier – Conclure, résilier ou
modifier des contrats de crédit par rapport au parc immobilier propre, y compris la constitution des
garanties nécessaires en la matière;
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
D12. Désigner un gestionnaire immobilier - Le cas échéant, signer, résilier, compléter ou autrement
modifier des contrats de gestion par rapport aux biens immobiliers :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
D.13 Subdélégation – Déléguer les responsabilités partielles qui leur sont assignées dans le cadre
du présent titre « D. Biens immobilier » au moyen d’une procuration:
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
E.      Autres domaines
E1.    Actions en justice – Déposer des conclusions, autant comme demandeur que comme
défendeur, par rapport à des poursuites judiciaires devant les tribunaux et/ou procédures d’arbitrage;
décider d’entamer ou d’arrêter  ces procédures ; assurer le suivi juridique de ces cas, et en obtenir l’
exécution avec chaque recours possible; concilier, conclure des accords transactionnels et des
compromis; octroyer des décharges par rapport à des contrats spécifiques; décider d’accepter ou
non des jugements rendus; approuver, transmettre, envoyer ou signer de la correspondance ou des
instructions à des avocats ou à d’autres conseillers :
- COO, Responsable Client Service Non-Vie & Vie, Responsable Focus Team S1 & AT,
Responsable Client Solution Vie, Responsable Client Service IARD et responsables des services
gestion leur rapportant, agissants seuls, pour des affaires en justice relatives à toutes les branches
IARD (accidents, incendie, responsabilité civile et risques divers) ;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management pour des affaires en justice relatives
aux activités de l’immobilier, agissant seuls;
- CFO et CIO pour des affaires en justice relatives aux investissements, agissant  seuls ;
- CLO et Responsable Ressources Humaines pour des affaires en justice relatives aux activités
Ressources Humaines, agissant seuls ;
- CLO et Responsable Facility Management pour des affaires en justice relatives aux activités Facility
Management, agissant seuls ;
- CTO  et Responsable CTO Office, agissant seuls, pour des affaires en justice relatives aux activités
de Project Management IT ;
- CTO  et Responsable Technology Department RUN, agissant seuls, pour des affaires en justice
relatives aux activités du département RUN et ;
- CTO et Responsable Technology Department CHANGE, agissant seuls, pour des affaires en
justice relatives aux activités du département CHANGE.
E2.    Transactions BPost – Effectuer toutes les transactions nécessaires dans le cadre de l’envoi de
correspondance ordinaire ou recommandée :
- Responsable Facility Management, agissant seul.
E3.    Vol et fraude par rapport à des biens ou des collaborateurs  – Prendre les mesures
nécessaires, et déposer plainte en cas de vol et de fraude par rapport à des biens ou des
collaborateurs :
- Responsable Facility Management agissant seul.
E4.    Contrats/commandes Facility Management – Approuver, transmettre, envoyer ou signer
chaque contrat dans le cadre de la gestion et l’entretien des bâtiments et des services de support,
dont le montant se réfère au prix des biens et/ou services repris dans le contrat :
- CLO et CFO, agissant seuls, pour des montants jusqu’à cent mille euros (100.000,00 €) ;
- Responsable Facility Management, agissant seul, pour des montants jusqu’à vingt-cinq mille euros
(25.000,00 €).
E5.    Contrats IT – Négocier, approuver, transmettre, envoyer ou signer chaque contrat dans le
cadre de l’acquisition ou le renouvellement de licences de software, de hardware, et de la
programmation si celle-ci est externalisée.   De plus, ceci concerne l’acceptation, l’approbation ou la
protestation de factures relatives à cela, et l’approbation de l’instruction de paiement de ces factures,
dont les montants se réfèrent au prix totaux repris dans le contrat :
- CTO, agissant seul, pour des montants jusqu’à cent mille euros (100.000,00 €);
- Responsables Technology Department RUN, CHANGE et CTO Office, agissant seuls, pour des
contrats spécifiques à leurs  activités pour des montants jusqu’à vingt-cinq mille euros (25.000,00 €).
E6.    Commandes de services HR et de matériel dans le cadre de l’exercice de la fonction HR  –
Approuver, envoyer et signer des contrats par rapport à l’emploi de travail ou de la livraison de
matériaux dans le cadre de l’exercice de la fonction HR, dont les voitures (de leasing), le cas échéant
limité à un montant maximal, qui se réfère a un montant total payé pour tel livraison, leasing ou
emploi, le cas échéant considéré comme un montant brut et/ou sur base annuelle :
- CEO agissant seul pour les offres de contrat de travail ;
- CLO, agissant seul, pour les contrats de travail d’un montant de rémunération annuelle jusqu’à cent
mille euros (100.000,00 €) et pour les autres contrats, jusqu’à un montant de cent mille euros
(100.000,00 €);
- Responsable Ressources Humaines, agissant seul, pour les contrats de travail d’un montant de
rémunération annuelle jusqu’à vingt-cinq mille euros (25.000,00 €) et pour les autres contrats, jusqu’
à un montant de vingt-cinq mille euros (25.000,00 €).
E7.    Décisions contrats campagnes de marketing et autres dépenses de marketing  – Négocier,
approuver, transmettre, envoyer ou signer chaque contrat dans le cadre de campagnes publicitaires
à mener :
- CCO, agissant seul, pour des montants jusqu’à cent mille euros (100.000,00 €);
- Responsable Marketing, agissant seul, pour des montants jusqu’à vingt-cinq mille euros (25.000,00
€).
E8.  Ouverture et fermeture de comptes - L’ouverture et la fermeture de comptes espèces ou titres,
ainsi que l’attribution des mandats pour ces comptes par rapport à l’activité d’investissement autre
qu’en biens immobiliers pour compte des entreprises d’assurance :
- Responsable Accounting et Consolidation, agissant seul.
E9 Dépôt de déclarations fiscales et parafiscales –
Désigner une personne interne pour compléter et déposer les documents de déclarations fiscales et
parafiscales sur les sites ad-hoc (liste non-exhaustive : TVA, précomptes mobiliers et immobiliers,…)
- Responsable Accounting et Consolidation, agissant seul.
E10.  Exécuter des paiements –  Exécuter des paiements, par le biais d’Isabel ou non.
- CEO, CLO, CFO, COO, CTO, Responsable Accounting et Consolidation, Responsable Ressources
Humaines, Responsable Facility Management, CIO, Responsable Client Service Non-Vie & Vie,
Responsable Client Service IARD,  Responsable  Team Focus S1 & AT, Responsable Change
Management et le responsable Technology Department RUN, agissant à deux.
E11. Signer des contrats dans le cadre de l’actuariat et du Business Intelligence– Négocier,
approuver, signer et renouveler des contrats de consultance dans le cadre des services actuariels et
de business intelligence :
- COO, agissant seul, pour des contrats jusqu’à cent mille euros (100.000,00 €);
- Responsable Actuarial Services & Business Intelligence, agissant seul, pour des montants jusqu'à
vingt-cinq mille euros (25.000,00 €).
E12. Signer des contrats dans le cadre de l’Operational Excellence –
Négocier, approuver, signer et renouveler des contrats de consultance dans le cadre des services d’
operational excellence :
- COO, agissant seul, pour des contrats jusqu’à cent mille euros (100.000,00 €);
- Responsable Operational Excellence, agissant seul, pour des montants jusqu’à vingt-cinq mille
euros (25.000,00 €).
F.      Pouvoirs de représentations transversales
F1.    Représentations générales – Représenter FEDERALE Assurance,  Société Coopérative, poser
tous les actes en son nom auprès de toutes les administrations, et exiger tous les mandats par
rapport aux exigences imposées par la loi et les règlements : 
- CEO, CFO, COO, CLO, CCO, CTO, agissant seuls.
F2.    Représentations dans le cadre d’intérêts professionnels – Représenter FEDERALE Assurance,
Société Coopérative, lors de la constitution ou lors des réunions de toutes les personnes morales,
groupements et/ou institutions ayant pour but d’organiser ou de défendre les intérêts professionnels
ou autres :
- CEO, CFO, COO, CLO, CCO, CTO, Responsable Ressources Humaines, Responsable Facility
Management, Responsables Technology Department RUN, CHANGE et CTO Office, Responsable
Marketing, Responsable Public & Social Profits, Responsable Accounting et Consolidation, CIO, ,
Responsable de la fonction actuarielle, Responsable Réassurance, Responsable Actuarial Services
& Business Intelligence à l’attaché du CEO, Responsable Client Solutions Non-Vie, Responsable
Client Solution Vie, Responsable Audit Interne, Chief Risk Officer, Responsables Compliance,
Responsable Focus team S1 & AT, Responsable Client Service IARD, Responsable Client Service
Non-Vie & Vie et Responsable Operational Excellence, agissant seuls.
 
Annexe : pouvoirs de signature
De Troch Tom – Chief Executive Officer (CEO) –  président du comité de direction
responsable hiérarchique de :
- Vinck Peter– Attaché CEO
- Crick Hans – Responsable de la Fonction Actuarielle
- Pochez Christophe – Chief Risk Officer (CRO)
Vergeylen Véronique – Chief Legal Officer (CLO) – membre du comité de direction
responsable hiérarchique de :
- Huys Jan – Responsable Audit Interne
- Loppe Annick – Responsable Ressources Humaines
- Sterck Philippe – Responsable Compliance
- Vandebotermet Vinciane- Responsable Facility Management
- Vandermeeren An – Responsable Compliance
- Wattiez Jean-Louis - Responsable Change Management 
Ergo Tiny – Chief Financial Officer (CFO) – membre du comité de direction
responsable hiérarchique de :
- Lovinfosse André-François – Responsable Property & Finance Management
- Mayeur Jean-Marc – Chief Investment Officer (CIO)
- Omid Amir – Responsable Project Management  Real Estate
- Renard Vincent – Responsable Accounting et Consolidation
- Smeesters Trudo – Responsable Legal / Sales / Letting Real Estate
Bollen Jean-Marie – Chief Commercial Officer (CCO) – membre du comité de direction
responsable hiérarchique de :
- Van Den Steen Kris – Responsable Marketing
- Windmolders Geert – Responsable Public & Social Profits
Van Steen Werner – Chief Operating Officer (COO) – membre du comité de direction
responsable hiérarchique de:
- Badart Carole – Responsable Actuarial Services & Business Intelligence
- De Smedt Rudy – Responsable Client Service Non-Vie & Vie
- Michel Patrick – Responsable Client Service IARD
- Rouquart Steven – Responsable Operational Excellence
- Dechamps Julien – Responsable Réassurance
- Smits Sonja – Responsable Client Solutions Non-Vie
- Torfs Filip– Responsable Client Solutions Vie
- Van Vlaenderen Carl – Responsable Focus Team S1 & AT
Berckmoes Ariane – Chief Technology Officer (CTO) – membre du comité
de direction responsable hiérarchique de :
- Clement Stefaan– Responsable Technology Department RUN
- Navarro Tellez Juan – Responsable CTO Office
- Risasi Nyembo – Responsable Technology Department CHANGE
 
 
Pour extrait conforme
Le Notaire Charles HUYLEBROUCK