Ondernemingsnr : 1007 448 730
Naam
(voluit) : KBC Pension Fund Solutions
(verkort) :
Rechtsvorm : Organisme voor de financiering van pensioenen
Volledig adres v.d. zetel : Havenlaan 2, 1080 Brussel
Onderwerp akte : Benoeming en ontslag - Statutenwijziging
Uittreksel uit de notulen van de Overkoepelende Buitengewone Algemene Vergadering van 25 september
2024:
De Vergadering neemt kennis van de vergunning door FSMA en daarmee samenhangend de goedkeuring
van de fit&proper documenten van de voorgedragen bestuurders. De Vergadering bevestigt dan ook formeel
het bestuursmandaat van:
- Jan Van Hove tevens voorzitter van de raad van bestuur, domicilie te Langestraat 28 3220 Holsbeek
- Wannes Vermost, ondervoorzitter van de raad van bestuur, domicilie Kammestraat 37B 3071 Erps-Kwerps
- Luc Vanbriel, uitvoerend bestuurder en secretaris van de raad van bestuur, domicilie Helzoldstraat 66 3530
Houthalen-Helchteren
- Alexander Colpaert, domicilie Sint Elooisweg 81 1860 Meise
- Jan Vlietinck Consultancy Comm.V., domicilie Louis Parentstraat 1/81 8301 Knokke-Heist met als vaste
vertegenwoordiger Jan Vlietinck, onafhankelijk bestuurder
Het mandaat wordt toegekend voor een periode van 3 jaar, zijnde tot de algemene vergadering ter afsluiting
van boekjaar 2026. Het mandaat is onbezoldigd.
De Vergadering neemt kennis van de goedkeuring van de fit&proper documenten van de voorgedragen
leden van het operationeel orgaan belast met het dagelijks bestuur. De Vergadering bevestigt dan ook formeel
het mandaat van:
- Luc Vanbriel
- Kurt Termote
- Patrick Vanderheere
- Tijs Deryckere
- Gilian Van Noten
De Vergadering benoemt met algemeenheid van stemmen de vennootschap Deloitte Bedrijfsrevisoren BV
met maatschappelijke zetel te 1930 Zaventem, Luchthaven Brussel Nationaal 1 J als commmissaris voor een
termijn van drie jaar. Dat is voor boekjaar 2024, 2025, 2026. Deze vennootschap heeft Bianca Chang,
bedrijfsrevisor, aangeduid als vertegenwoordiger die gemachtigd is haar te vertegenwoordigen en die belast
wordt met de uitoefening van het mandaat in naam en voor rekening van Deloitte Bedrijfsrevisoren BV.
De Vergadering stemt met algemeenheid van stemmen in met het ontslag van Kurt Termote als bestuurder.
De Vergadering verleent voorlopige kwijting voor de uitoefening van het bestuursmandaat.
Vanaf 25 september 2024 is de raad van bestuur als volgt samengesteld:
Jan Van Hove, voorzitter van de raad van bestuur, Wannes Vermost, Luc Vanbriel, Alexander Colpaert, Jan
Vlietinck Consultancy Comm.V. met als vaste vertegenwoordiger Jan Vlietinck, onafhankelijk bestuurder.
Vanaf 25 september 2024 is het operationeel orgaan belast met het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel
27 van de statuten als volgt samengesteld:
Luc Vanbriel, Kurt Termote, Patrick Vanderheere, Tijs Deryckere en Gilian Van Noten.
STATUTEN
HOOFDSTUK I - Naam, zetel, doel, duur
Artikel 1 Naam
De naam van het organisme voor de financiering van pensioenen is "KBC Pension Fund Solutions" OFP.
Artikel 2 Zetel
De zetel en het hoofdbestuur van KBC Pension Fund Solutions zijn gevestigd te 1080 Brussel, Havenlaan
2.
Artikel 3 Doel
KBC Pension Fund Solutions heeft tot doel op te treden als instelling voor bedrijfspensioenvoorziening naar
Belgisch recht in de zin van de Wet van 27 oktober 2006 betreffende het toezicht op de instellingen voor
bedrijfspensioenvoorzieningen ("de Wet").
In dat kader heeft KBC Pension Fund Solutions tot doel om de pensioen- en solidariteitstoezeggingen alsook
aanvullende waarborgen, waaronder overlijden, dekking gelijkgestelde perioden en arbeidsongeschiktheid
(hierna algemeen aangeduid als "toezeggingen"), van verschillende bijdragende ondernemingen, welke niet
noodzakelijk behoren tot dezelfde groep van ondernemingen, die lid zijn van KBC Pension Fund Solutions, te
beheren en uit te voeren.
In dit kader kan KBC Pension Fund Solutions bijstand verlenen aan de huidige en toekomstige bijdragende
ondernemingen die lid zijn van het organisme inzake het beheer en de uitvoering van hun toezeggingen.
Pensioentoezeggingen moet worden begrepen als een algemene term die zowel verwijst naar collectieve
pensioenregelingen als individuele pensioentoezeggingen.
Artikel 4 Middelenverbintenis
Het beheer en de uitvoering van de door de bijdragende ondernemingen aan haar toevertrouwde
toezeggingen geschiedt overeenkomstig de bepalingen en modaliteiten van de beheersovereenkomst en de
toetredingsakten tot de beheersovereenkomst gesloten tussen de bijdragende ondernemingen en KBC Pension
Fund Solutions.
KBC Pension Fund Solutions verbindt zich ertoe ieder engagement uit te voeren naar best vermogen en
met gebruik van de beschikbare middelen. KBC Pension Fund Solutions is niet tot enige resultaatsverbintenis
gehouden.
Artikel 5 Duur
KBC Pension Fund Solutions wordt opgericht voor onbepaalde duur.
HOOFDSTUK II - Leden
Artikel 6 Aantal leden
KBC Pension Fund Solutions zal bestaan uit minimum één gewoon lid categorie A. Indien het enige
overblijvende gewone lid categorie A beslist om het beheer van zijn toezegging(en) niet langer aan KBC Pension
Fund Solutions toe te vertrouwen, moet dit gewoon lid categorie A instemmen met de ontbinding en vereffening
van KBC Pension Fund Solutions.
Het aantal leden is onbeperkt.
Artikel 7 Soorten leden
Er zijn 2 soorten leden: (1) gewone leden categorie A en (2) gewone leden categorie B.
(1) De gewone leden categorie A zijn:
a. de bijdragende ondernemingen die behoren tot de KBC-groep; zolang zij het beheer en de uitvoering van
hun toezegging(en) toevertrouwen aan KBC Pension Fund Solutions blijven zij een gewoon lid categorie A van
KBC Pension Fund Solutions ;
b. de andere ondernemingen of instellingen die verbonden of geassocieerd zijn met de bijdragende
ondernemingen behorende tot de KBC-groep (conform artikel 1:20 en 1:21 van het Wetboek van
Vennootschappen en Verenigingen) waarvoor KBC Pension Fund Solutions geen toezegging(en) beheert en
uitvoert.
(2) De gewone leden categorie B zijn:
de bijdragende ondernemingen die niet behoren tot de KBC-groep; zolang zij het beheer en de uitvoering
van hun toezegging(en) toevertrouwen aan KBC Pension Fund Solutions blijven zij een gewoon lid categorie B
van KBC Pension Fund Solutions.
De toetreding van een lid vereist de goedkeuring van de algemene vergadering zoals bepaald in artikel 8.
Artikel 8 Toetreding
ledere onderneming die wenst toe te treden tot KBC Pension Fund Solutions richt hiertoe een verzoek aan
de voorzitter van de raad van bestuur.
De algemene vergadering beslist over de toetreding van een nieuw lid. Overeenkomstig artikel 15 behoort
de toetreding van een gewoon lid categorie A, alsook de toetreding van een gewoon lid categorie B tot de
categorie I bevoegdheden, uitgeoefend volgens de regels van besluitvoering vastgelegd in artikel 16. De
procedure en modaliteiten kunnen verder worden uitgewerkt in het huishoudelijk reglement.
De toetredingsdatum wordt beslist door de algemene vergadering, in onderling overleg met het toetredend
lid.
De toetreding tot KBC Pension Fund Solutions houdt van rechtswege de aanvaarding in door het toetredend
bestuursdocumenten die gelden voor alle afzonderlijke vermogens (zoals onder meer: het algemeen deel van
de beheersovereenkomst, het financieringsplan en de verklaring inzake de beleggingsbeginselen; de
huishoudelijke reglementen van de organen op het overkoepelend niveau).
Artikel 9 Vaste vertegenwoordiger
ledere rechtspersoon die als lid van de algemene vergadering wordt aangeduid, duidt onder zijn vennoten,
zaakvoerders, bestuurders, leden van het directiecomité, werknemers of onder diezelfde personen van de
onderneming, de instelling of de entiteit die een controlebevoegdheid over deze rechtspersoon uitoefent, een
vaste vertegenwoordiger aan die belast wordt met de uitvoering van de opdracht in zijn naam en voor zijn
rekening. De vaste vertegenwoordiger verdedigt het standpunt van het lid dat hij vertegenwoordigt.
Het is mogelijk dat meerdere rechtspersonen dezelfde vaste vertegenwoordiger aanduiden. Deze
vertegenwoordiger verdedigt de standpunten van ieder lid rekening houdend met de richtlijnen opgesteld door
KBC Pension Fund Solutions betreffende belangenconflicten.
Wanneer een vaste vertegenwoordiger door het lid (rechtspersoon) van zijn opdracht als vaste
vertegenwoordiger wordt ontslaan, dient dit lid tegelijk een nieuwe vaste vertegenwoordiger aan te duiden.
Wanneer het lidmaatschap van een bijdragende onderneming eindigt, eindigt tegelijk ook het mandaat van
de vaste vertegenwoordiger van deze bijdragende onderneming.
Artikel 10 Uitsluiting
Gewone leden categorie A en gewone leden categorie B kunnen enkel uit KBC Pension Fund Solutions
worden uitgesloten door middel van een met redenen omkleed besluit van de algemene vergadering dat behoort
tot de categorie I bevoegdheden (conform artikel 15), met dien verstande dat enkel de gewone leden categorie
A hieromtrent stemrecht hebben maar desgevallend met uitsluiting van het gewone lid categorie A waarvoor de
uitsluiting wordt gevraagd, dat niet kan deelnemen aan de bespreking en de stemming. Voorafgaand aan het
besluit wordt het betrokken lid op zijn vraag gehoord door de algemene vergadering. In afwijking van de
meerderheidsvereisten zoals bepaald in artikel 16 (2) F moet het besluit tot uitsluiting van een gewoon lid
categorie A worden genomen met eenparigheid van stemmen omwille van de verankering van de gewone leden
categorie A in KBC Pension Fund Solutions. Het besluit tot uitsluiting van een gewoon lid categorie B wordt
genomen conform de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten zoals vastgelegd in artikel 16 (3) F.
Mogelijke redenen tot uitsluiting kunnen onder meer zijn:
- de voortdurende niet-naleving van de statuten, het algemeen of specifiek deel van de
beheersovereenkomst, het algemeen of specifiek deel van het financieringsplan, het algemeen of specifiek deel
van de verklaring inzake de beleggingsbeginselen, de huishoudelijke reglementen of andere
bestuursdocumenten;
- de aanhoudende niet-deelname aan de bijeenkomsten van de overkoepelende algemene vergadering of
van de deel-algemene vergaderingen (naar gelang wat van toepassing is), na aanmaning door de voorzitter van
de raad van bestuur in geval dit mogelijk resulteert of zou kunnen resulteren in een blokkering van de
besluitvorming en de operationele werking van KBC Pension Fund Solutions;
- het mogelijk in het gedrang brengen van de goede reputatie van KBC Pension Fund Solutions of de leden
van KBC Pension Fund Solutions.
Het uitgesloten gewoon lid categorie A of B maakt bij uitsluiting aanspraak op het gedeelte van de activa (of
het ermee overeenstemmend bedrag) zoals bepaald in overeenstemming met (het algemeen en specifiek deel
van) de beheersovereenkomst en/of desgevallend de toetredingsakte daartoe.
Voor het uitgesloten gewoon lid categorie A of B, heeft het besluit tot uitsluiting uitwerking op de datum
waarop de toezegging(en) van het betrokken gewoon lid niet langer wordt (worden) beheerd en uitgevoerd door
KBC Pension Fund Solutions. In haar besluit tot uitsluiting legt de algemene
vergadering wel de uiterste datum vast waarop het betrokken gewoon lid het beheer en de uitvoering van
zijn toezegging(en) moet toevertrouwd hebben aan een andere pensioeninstelling (en de voormelde activa en
passiva bijgevolg effectief moeten overgedragen zijn naar deze pensioeninstelling). Ten laatste 3 maanden
voordien stelt het uitgesloten gewoon lid KBC Pension Fund Solutions in kennis van de pensioeninstelling
waarnaar de voormelde activa (of overeenstemmend bedrag) en passiva moeten worden overgedragen.
In geval van uitsluiting van het laatste gewoon lid categorie B behorend tot een afzonderlijk vermogen, gaat
deze uitsluiting automatisch gepaard met de ontbinding en de vereffening van dit afzonderlijk vermogen.
Artikel 11 Uittreding
ledere bijdragende onderneming (gewoon lid categorie A of B) kan beslissen om het beheer en de uitvoering
van zijn toezegging(en) niet langer toe te vertrouwen aan KBC Pension Fund Solutions en uit te treden. De
uittreding heeft in principe uitwerking op 31 december van het kalenderjaar van de aankondiging van de
uittreding opzegging behoudens anders overeengekomen, mits een opzegtermijn van minstens drie maanden,
gegeven per aangetekend schrijven.
Het uittredend lid maakt bij uittreding aanspraak op het gedeelte van de activa (of het daarmee
overeenstemmend bedrag) zoals bepaald in overeenstemming met (het algemeen en specifiek deel van) de
beheersovereenkomst en de toetredingsakte daartoe, alsook het pensioenreglement en/of -overeenkomst van
zijn toezegging(en) beheerd door KBC Pension Fund Solutions. KBC Pension Fund Solutions zal deze activa
of het ermee overeenstemmend bedrag, alsook alle passiva die voortvloeien uit de beheerde toezegging(en)
op de datum waarop de uittreding uitwerking heeft, overdragen naar de pensioeninstelling aangeduid door het
uittredend lid.
Vanaf de datum waarop de uittreding uitwerking heeft, zal KBC Pension Fund Solutions geen verplichtingen
meer hebben ten aanzien van het uitgetreden lid met betrekking tot zijn toezegging(en) op voorwaarde dat alle
activa conform de beheersovereenkomst en/of desgevallend de toetredingsakte overgedragen zijn naar een
andere pensioeninstelling.
In geval van uittreding van het laatste gewoon lid categorie B behorend tot een afzonderlijk vermogen, gaat
deze uittreding automatisch gepaard met de vereffening van dit afzonderlijk vermogen. De vereffening van een
afzonderlijk vermogen heeft niet de ontbinding en vereffening van KBC Pension Fund Solutions tot gevolg.
Artikel 12 Einde van het lidmaatschap
Het lidmaatschap van KBC Pension Fund Solutions eindigt:
· in geval van uitsluiting volgens de regels vastgelegd in artikel 10;
· in geval van uittreding volgens de regels vastgelegd in artikel 11;
· in geval het laatste gewone lid categorie A de beslissing tot ontbinding en vereffening heeft genomen.
Het uitgetreden of uitgesloten gewoon lid categorie A of B moet voorafgaand aan de uitwerking van zijn
uitsluiting of zijn uittreding alle verplichtingen voldoen ten aanzien van KBC Pension Fund Solutions die
voortvloeien uit zijn toezegging(en), (het algemeen en specifiek deel van) het financieringsplan, (het algemeen
en specifiek deel van) de beheersovereenkomst en de toetredingsakte daartoe, en ook iedere andere
contractuele of wettelijke verplichting.
Het uitgetreden of uitgesloten gewoon lid categorie A of B vrijwaart KBC Pension Fund Solutions ten aanzien
van alle vorderingen en/of schade die het gevolg zijn van het niet (volledig) voldoen van deze verplichtingen.
Indien op het moment van de uitsluiting of de uittreding niet alle verplichtingen zijn voldaan, blijft het
uitgetreden of uitgesloten gewoon lid categorie A of B gebonden voor wat de overblijvende verplichtingen betreft.
KBC Pension Fund Solutions heeft daarbij het recht de uitvoering af te dwingen met alle rechtsmiddelen.
Artikel 13 register
De raad van bestuur houdt een register van de leden ter beschikking op de zetel met vermelding van de
beslissingen betreffende toetreding, uittreding of uitsluiting van leden.
HOOFDSTUK III - Algemene vergadering
Artikel 14 Samenstelling
De algemene vergadering is samengesteld uit alle gewone leden categorie A en desgevallend de gewone
leden categorie B zoals omschreven in artikel 16.
Artikel 15 Bevoegdheden en opdeling in categorieën
KBC Pension Fund Solutions is een multi-inrichters-IBP zonder banden en beheert dus de toezeggingen
van verschillende bijdragende ondernemingen die niet noodzakelijk tot dezelfde groep van ondernemingen
behoren. Het beheer van deze toezeggingen wordt geregeld via een aantal afzonderlijke vermogens, zoals
omschreven in artikel 30, met daarin desgevallend een verdere opdeling in compartimenten. Rekening houdend
met deze eigenheid van KBC Pension Fund Solutions, worden de bevoegdheden van de algemene vergadering
opgedeeld in de twee hierna omschreven categorieën. Deze opdeling verzekert aan de bijdragende
ondernemingen die gewone leden categorie B zijn hun betrokkenheid bij en deelname aan het
beslissingsproces over de materies die een weerslag hebben op het beheer en de uitvoering van hun
toezegging(en) door KBC Pension Fund Solutions.
Het stemrecht wordt als volgt opgedeeld:
· Categorie I bevoegdheden:
o Leden Cat. A
· Categorie II A bevoegdheden:
o Leden Cat. A
o Leden Cat. B met betrekking tot deze limitatief omschreven bevoegdheden die betrekking hebben op het
afzonderlijk vermogen waartoe zij behoren
· Categorie II B bevoegdheden:
o Leden Cat. A
o Leden Cat. B
(1) Categorie I bevoegdheden:
- de wijziging van de statuten, met uitzondering van de bepalingen van de statuten die zijn vermeld hierna
onder (2) B;
- de benoeming, afzetting en ambtsbeëindiging van de bestuurders, de erkende commissaris(sen) en
revisoraatvennootschappen, en in voorkomend geval de vaststelling van hun bezoldiging;
- de toetreding van gewone leden categorie A en gewone leden categorie B;
- de uitsluiting van gewone leden categorie A en gewone leden categorie B;
- de goedkeuring van de geconsolideerde jaarrekeningen en het jaarverslag voor het geheel van de
activiteiten van KBC Pension Fund Solutions ;
- de kwijting aan de bestuurders en de erkende commissaris(sen) en revisoraatvennootschappen die
verband houdt met de geconsolideerde jaarrekeningen en het jaarverslag voor het geheel van de activiteiten
van KBC Pension Fund Solutions ;
- de bekrachtiging van het algemeen deel van het financieringsplan en de wijzigingen hieraan;
- de bekrachtiging van het algemeen deel van de verklaring inzake de beleggingsbeginselen en de
wijzigingen hieraan;
- de bekrachtiging van het algemeen deel van de beheersovereenkomst en de wijzigingen hieraan;
- de bekrachtiging van de uitvoering van de gewijzigde pensioenreglementen en - overeenkomsten waarvan
het beheer en de uitvoering is toevertrouwd aan KBC Pension Fund Solutions;
- de vereffening van een afzonderlijk vermogen;
- de ontbinding en vereffening van KBC Pension Fund Solutions ;
- de bevoegdheden waaromtrent de wetgeving een besluit van de algemene vergadering vereist die niet zijn
opgesomd onder de categorie I en categorie Il bevoegdheden.
(2) Categorie II bevoegdheden:
A Bevoegdheden op niveau van het afzonderlijk vermogen
- de goedkeuring van de jaarrekeningen en het jaarverslag van het afzonderlijk vermogen;
- de kwijting aan de bestuurders en de erkende commissaris(sen) en revisoraatvennootschappen die
verband houdt met de jaarrekeningen en het jaarverslag van het afzonderlijk vermogen;
- de bekrachtiging van het specifiek deel van het financieringsplan en de wijzigingen hieraan;
- de bekrachtiging van het specifiek deel van de verklaring inzake de beleggingsbeginselen en de wijzigingen
hieraan;
- de bekrachtiging van het specifiek deel van de beheersovereenkomst en de toetredingsakte tot de
beheersovereenkomst van het afzonderlijk vermogen en de wijzigingen hieraan;
- de bekrachtiging van collectieve overdrachten van het afzonderlijk vermogen naar een andere
pensioeninstelling of naar een ander afzonderlijk vermogen binnen KBC Pension Fund Solutions ;
B Bevoegdheden op overkoepelend niveau
- de wijzigingen van de volgende bepalingen van de statuten: de soorten leden en hun stemrecht (artikel 7);
de bevoegdheden van de algemene vergadering (artikel 15); het verloop van de besluitvorming van de
algemene vergadering via deel-algemene vergaderingen per afzonderlijk vermogen en een overkoepelende
algemene vergadering (artikel 16); de benoeming van onafhankelijke bestuurders voorgedragen door de
gewone leden categorie B (artikelen 20-21); de besluitvorming van de raad van bestuur (artikel 24); de
afzonderlijke vermogens (artikel 30);
- de bekrachtiging van de bepalingen van het algemeen deel van het financieringsplan, de
beheersovereenkomst en de verklaring van de beleggingsbeginselen die een impact kunnen hebben op het
beheer van de toezegging(en) op niveau van de afzonderlijke vermogens en de wijzigingen daarvan;
- de benoeming van een onafhankelijke bestuurder (artikel 20-21);
Artikel 16 Verloop van de besluitvorming van de algemene vergadering via deel-algemene vergaderingen
per afzonderlijk vermogen en een overkoepelende algemene vergadering
(1) Algemeen
De bijeenkomsten van de algemene vergadering worden georganiseerd via een overkoepelende algemene
vergadering en deel-algemene vergaderingen per afzonderlijk vermogen.
De categorie I bevoegdheden worden uitsluitend uitgeoefend door de gewone leden categorie A in de
overkoepelende vergadering van de algemene vergadering.
De categorie Il bevoegdheden worden gezamenlijk uitgeoefend door de gewone leden categorie A en de
gewone leden categorie B die behoren tot een afzonderlijk vermogen in de deel-algemene vergadering van het
betrokken afzonderlijk vermogen. Hierbij wordt volgend stemrecht toegekend :
- voor de categorie II.A. bevoegdheden hebben de gewone leden categorie B die tot het betreffende
afzonderlijk vermogen behoren elk afzonderlijk één stem. De gewone leden categorie A zullen voor deze
bevoegdheden gezamenlijk één stem hebben op de deel-algemene vergaderingen met uitzondering van de
deel-algemene vergadering van het afzonderlijk vermogen waartoe de gewone leden categorie A behoren, waar
zij elk afzonderlijk één stem hebben.
- voor de categorie II.B bevoegdheden, heeft elk gewoon lid categorie A en B elk afzonderlijk één stem.
(2) Organisatie van de bijeenkomsten van de overkoepelende algemene vergadering
A Jaarlijkse overkoepelende algemene vergadering
Ten minste eenmaal per jaar komt de overkoepelende algemene vergadering bijeen op een door de raad
van bestuur vast te stellen datum. Deze bijeenkomst wordt georganiseerd (i) hetzij onder de vorm van een
fysieke bijeenkomst op de zetel van KBC Pension Fund Solutions of op een andere in de oproeping te vermelden
plaats, (ii) hetzij via een elektronische of digitale bijeenkomst, (iii) hetzij via een hybride bijeenkomst. Deze
jaarlijkse overkoepelende algemene vergadering wordt gehouden nadat de deel-algemene vergaderingen
werden gehouden voor alle afzonderlijke vermogens.
Uiterlijk tien werkdagen voor deze jaarlijkse overkoepelende algemene vergadering bepaalt de raad van
bestuur de agenda, de dag, het uur en - als het om een fysieke of hybride bijeenkomst gaat - de plaats ervan.
Daarnaast heeft iedere bijdragende onderneming het recht een agendapunt op de algemene vergadering te
agenderen.
Deze worden vermeld in de oproeping die per gewone brief, elektronisch of digitaal aan de gewone leden
categorie A wordt overgemaakt, net als de agenda. Uiterlijk vijf werkdagen voor de jaarlijkse overkoepelende
algemene vergadering worden onder meer de volgende (ontwerp)documenten elektronisch ter beschikking
gesteld van de gewone leden categorie A:
· de geconsolideerde jaarrekening(en) van het afgelopen boekjaar voor het geheel van de activiteiten van
KBC Pension Fund Solutions;
· het verslag van de raad van bestuur aan de algemene vergadering voor het geheel van de activiteiten van
KBC Pension Fund Solutions;
· alle ontwerpdocumenten waarvan de bekrachtiging een agendapunt uitmaakt.
De agenda voor deze overkoepelende algemene vergadering wordt ter informatie ook ter beschikking
gesteld aan de gewone leden categorie B, alsook de bijhorende documenten met uitzondering van de specifieke
documenten die betrekking hebben op de andere afzonderlijke vermogens dan het afzonderlijk vermogen
waartoe het betrokken gewoon lid categorie B behoort. Bijkomend kunnen de gewone leden categorie B op elk
moment verzoeken om bepaalde punten op de agenda van de eerstkomende bijeenkomst van de
overkoepelende algemene vergadering te plaatsen. Ze richten hiertoe een schriftelijk, elektronisch of digitaal
verzoek aan de voorzitter van de raad van bestuur. De voorzitter van de raad van bestuur zal op basis van de
aard en de dringendheid van de voorgestelde agendapunten, oordelen of hiertoe een buitengewone of
bijzondere overkoepelende algemene vergadering moet worden samengeroepen, of deze voorgestelde
agendapunten kunnen meegenomen worden op de eerstvolgende, geplande bijeenkomst. Verdere regels
omtrent dit verzoek en de terugkoppeling naar de verzoekende gewone leden categorie B kunnen vastgelegd
worden in het huishoudelijk reglement van de algemene vergadering.
B Buitengewone en bijzondere overkoepelende algemene vergaderingen
Buitengewone en bijzondere overkoepelende algemene vergaderingen moeten binnen dertig werkdagen
worden bijeengeroepen na beslissing van de raad van bestuur of na ontvangst van een aanvraag tot
bijeenroeping, ondertekend door ten minste een vijfde van het totaal aantal leden en per aangetekende brief
gericht aan de voorzitter van de raad van bestuur. Deze aanvraag vermeldt de voorgestelde agendapunten.
De oproepingen met vermelding van agenda, plaats (als het om een fysieke of hybride bijeenkomst gaat),
dag en uur van de vergadering, worden uiterlijk vijf werkdagen vóór de dag van de vergadering per gewone
brief, elektronisch of digitaalaan al de gewone leden categorie A overgemaakt. Uiterlijk op
dat moment worden ook de ontwerpdocumenten waarvan de bekrachtiging of goedkeuring een agendapunt
uitmaakt elektronisch of digitaal ter beschikking gesteld van de gewone leden categorie A. De agenda voor een
buitengewone of bijzondere overkoepelende algemene vergadering worden ter informatie ook ter beschikking
gesteld aan de gewone leden categorie B, alsook de bijhorende documenten met uitzondering van de specifieke
documenten die betrekking hebben op de andere afzonderlijke vermogens dan het afzonderlijk vermogen
waartoe het betrokken gewoon lid categorie B behoort.
C Aanwezigheid en vertegenwoordiging (volmacht)
leder gewoon lid categorie A kan aan de oproeping verzaken. Hij wordt verondersteld regelmatig
opgeroepen te zijn indien hij aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.
Alle gewone leden categorie A hebben het recht de overkoepelende algemene vergadering bij te wonen of
zich te laten vertegenwoordigen door een ander gewoon lid categorie A, mits een schriftelijke (desgevallend
digitale) volmacht.
De volmachten moeten uiterlijk één werkdag vóór de bijeenkomst op de zetel van KBC Pension Fund
Solutions zijn ingediend.
De voorzitter van de raad van bestuur of de voorzitter van de algemene vergadering kan andere personen
op de algemene vergadering uitnodigen. Deze hebben geen stemrecht.
D Wijze van besluitvorming
De raad van bestuur kiest de wijze waarop de bijeenkomsten van de overkoepelende algemene vergadering
worden georganiseerd, hetzij fysiek, hetzij digitaal, hetzij hybride. Ook in geval de bijeenkomsten volledig
digitaal of hybride worden gehouden, wordt er voorzien in voldoende mogelijkheden voor de gewone leden
categorie A om tussen te komen en effectief deel te nemen aan de beraadslaging en besluitvorming. De
oproeping bevat steeds de wijze van besluitvorming zodat ieder gewoon lid categorie A in staat is zich voldoende
te organiseren.
De raad van bestuur kan ook beslissen dat de bijeenkomst zal worden gehouden via een schriftelijke
procedure van besluitvorming, indien de raad van bestuur van oordeel is dat de aard van de geagendeerde
materie dit toelaat. In geval van een schriftelijke procedure wordt er beslist met eenparigheid van stemmen van
alle gewone leden categorie A. Deze schriftelijke procedure is niet mogelijk voor de uitsluiting van gewone leden
categorie A of B, noch voor de afzetting van bestuurders.
Het huishoudelijk reglement van de algemene vergadering kan de procedure voor digitale deelname en de
schriftelijke procedure verder specifiëren.
E Voorzitterschap
De overkoepelende algemene vergadering duidt onder de vaste vertegenwoordigers van gewone leden
categorie A een voorzitter en een ondervoorzitter aan.
De bijeenkomsten van de overkoepelende algemene vergadering worden voorgezeten door de voorzitter of,
bij zijn afwezigheid door de ondervoorzitter. Indien ook de ondervoorzitter verhinderd is, wordt de bijeenkomst
voorgezeten door het gewoon lid categorie A met de oudste vaste vertegenwoordiger. Het gewoon lid categorie
A dat de bijeenkomst voorzit wijst de secretaris van de bijeenkomst aan.
F Aanwezigheids- en meerderheidsvereiste
De algemene vergadering is regelmatig samengesteld als ten minste één gewoon lid categorie A aanwezig
of vertegenwoordigd is.
Alle gewone leden categorie A hebben gelijk stemrecht (één stem) in de overkoepelende algemene
vergadering (uitoefening van de categorie I bevoegdheden).
De beslissingen in de overkoepelende algemene vergadering (categorie I bevoegdheden) worden genomen
bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden categorie A, tenzij de statuten
anders bepalen. Bij staking van stemmen moet de voorzitter een nieuwe tweede stembeurt organiseren. In
geval uit deze stemming opnieuw staking van stemmen blijkt, is het voorstel verworpen.
Voor het overige kan de organisatie van de stemming verder worden uitgewerkt in het huishoudelijk
reglement van de algemene vergadering. De mogelijkheid kan worden voorzien dat de gewone leden A
desgewenst reeds voorafgaand aan de bijeenkomst digitaal hun stem uitbrengen. Als deze mogelijkheid wordt
voorzien, dan zullen de stemmen die geldig worden uitgebracht via de daartoe voorziene digitale procedure
meetellen voor de hiervoor vermelde meerderheid (d.i. beschouwd worden als een stem van een aanwezig
gewoon lid categorie). Voorafgaand aan de stemming deelt de voorzitter van de bijeenkomst mee of er reeds
digitale stemmen zijn uitgebracht, zonder daarbij bekend te maken hoe er werd gestemd. De digitale
stemprocedure wordt verder uitgewerkt in het huishoudelijk reglement.
G Notulen
De overwegingen en beslissingen van de overkoepelende algemene vergadering worden opgenomen in de
notulen die door de secretaris van de bijeenkomst worden opgemaakt en door de gewone leden categorie A
worden goedgekeurd. De notulen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de bijeenkomst
en bewaard op de zetel van KBC Pension Fund Solutions. Zij worden elektronisch of digitaal ter beschikking
gesteld van de gewone leden categorie A, alsook aan de gewone leden categorie B voor de aangelegenheden
die hun afzonderlijk vermogen aanbelangen.
De notulen vermelden de wijze waarop de bijeenkomst werd georganiseerd (fysiek, digitaal, hybride of via
een schriftelijke procedure).
De notulen liggen zonder verplaatsing ter inzage van overheidsorganen die wettelijk daartoe gerechtigd zijn
en van derden die een belang doen blijken. Zij hebben het recht een afschrift van de beslissingen te vragen, dit,
behalve voor de overheidsorganen, op hun kosten.
(3) Organisatie van de bijeenkomsten van de deel-algemene vergaderingen per afzonderlijk vermogen
A Jaarlijkse deel-algemene vergadering
Ten minste eenmaal per jaar komt de deel-algemene vergadering van een afzonderlijk vermogen bijeen op
een door de raad van bestuur vast te stellen datum Deze jaarlijkse deel-algemene vergadering wordt gehouden
voorafgaand aan de overkoepelende algemene vergadering en worden steeds op digitale wijze georganiseerd.
Uiterlijk tien werkdagen voor deze jaarlijkse deel-algemene vergadering van een afzonderlijk vermogen
bepaalt de raad van bestuur de agenda, de dag en het uur ervan. Deze worden vermeld in de oproeping die
elektronisch of digitaal aan de gewone leden categorie A en de gewone leden categorie B van het betrokken
afzonderlijk vermogen wordt overgemaakt. Uiterlijk vijf werkdagen voor de jaarlijkse deel-algemene vergadering
worden de volgende (ontwerp)documenten elektronisch of digitaal ter beschikking gesteld van de gewone leden
categorie A en de gewone leden categorie B van het betrokken afzonderlijk vermogen:
· de jaarrekening(en) van het afgelopen boekjaar van het afzonderlijk vermogen;
· het verslag van de raad van bestuur aan de algemene vergadering voor het afzonderlijk vermogen;
· alle ontwerpdocumenten waarvan de bekrachtiging een agendapunt uitmaakt.
B Buitengewone en bijzondere deel-algemene vergaderingen
Buitengewone en bijzondere deel-algemene vergaderingen van een afzonderlijk vermogen moeten binnen
zestig dagen worden bijeengeroepen na beslissing van de raad van bestuur of na ontvangst van een aanvraag
tot bijeenroeping door de gewone leden categorie B van het afzonderlijk vermogen en per aangetekende brief
gericht aan de voorzitter van de raad van bestuur. Deze aanvraag vermeldt de voorgestelde agendapunten.
De oproepingen met vermelding van agenda, dag en uur van de vergadering, worden uiterlijk tien werkdagen
vóór de dag van de vergadering elektronisch of digitaal aan de gewone leden categorie A en de gewone leden
categorie B van het afzonderlijk vermogen overgemaakt. Uiterlijk vijf werkdagen vóór de dag van de vergadering
worden ook de ontwerpdocumenten waarvan de bekrachtiging of de goedkeuring een agendapunt uitmaakt
elektronisch of digitaal ter beschikking gesteld van de gewone leden categorie B van het betrokken afzonderlijk
vermogen.
C Aanwezigheid en vertegenwoordiging (volmacht)
leder gewoon lid categorie A of gewoon lid categorie B kan aan de oproeping verzaken. Hij wordt
verondersteld regelmatig opgeroepen te zijn indien hij aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.
Alle gewone leden categorie B van een afzonderlijk vermogen hebben het recht de deel-algemene
vergaderingen van hun afzonderlijk vermogen bij te wonen of zich te laten vertegenwoordigen door de vaste
vertegenwoordiger van een ander gewoon lid categorie B, mits een schriftelijke of desgevallend digitale
volmacht. Elk gewoon lid categorie B kan maximum één ander gewoon lid categorie B vertegenwoordigen. Alle
gewone leden categorie A hebben het recht de deel-algemene vergadering bij te wonen of zich te laten
vertegenwoordigen door de vaste vertegenwoordiger van een ander gewoon lid categorie A.
De volmachten moeten uiterlijk twee werkdagen vóór de bijeenkomst op de zetel van KBC Pension Fund
Solutions zijn ingediend.
De voorzitter van de raad van bestuur of de voorzitter van de algemene vergadering kan andere personen
op de algemene vergadering uitnodigen. Deze hebben geen stemrecht.
D Niet-fysieke besluitvorming
De deel-algemene vergaderingen van de afzonderlijke vermogens worden digitaal georganiseerd, waarvoor
de vaste vertegenwoordigers van de gewone leden categorie A en B een gedetailleerde procedure ontvangen
voor deelname en stemming die is opgenomen in het huishoudelijk reglement van de algemene vergadering,
behoudens in het geval de raad van bestuur beslist om de bijeenkomst te organiseren via de schriftelijke
procedure (zie verder). Deze besluitvorming is gericht op een voldoende billijke vertegenwoordiging van de
gewone leden categorie B en garandeert hun mogelijke deelname aan de beraadslaging en besluitvorming.
Voor de digitale bijeenkomsten gebeurt de beraadslaging en besluitvorming digitaal. De gewone leden A en
B kunnen desgewenst reeds voorafgaand aan de bijeenkomst digitaal hun stem uitbrengen. De stemmen die
geldig worden uitgebracht via de daartoe voorziene digitale procedure (zoals opgenomen in de hiervoor
vermelde gedetailleerde procedure voor deelname en stemming die de vaste vertegenwoordigers van de
gewone leden categorie A en B hebben ontvangen en die eveneens is opgenomen in het huishoudelijk
uitgebrachte digitale stemmen gelden als een stem van een aanwezig gewoon lid. Voorafgaand aan de
stemming deelt de voorzitter van de bijeenkomst mee of er reeds digitale stemmen zijn uitgebracht, zonder
daarbij bekend te maken hoe er werd gestemd.
Tot een schriftelijke procedure kan worden beslist indien de raad van bestuur van oordeel is dat de aard van
de geagendeerde materie dit toelaat. In geval van een schriftelijke procedure wordt er beslist met eenparigheid
van stemmen van alle gewone leden categorie A en alle gewone leden categorie B van het betrokken
afzonderlijk vermogen. Het huishoudelijk reglement van de algemene vergadering vermeldt de verdere
modaliteiten van de schriftelijke procedure.
E Voorzitterschap
De bijeenkomsten van de deel-algemene vergaderingen van een afzonderlijk vermogen worden
voorgezeten door de vaste vertegenwoordiger van één van de aanwezige gewone leden categorie A die hier
onderling omtrent beslissen.
Het gewone lid categorie A dat de bijeenkomst voorzit wijst de secretaris van de bijeenkomst aan.
F Aanwezigheids- en meerderheidsvereiste
De deel-algemene vergadering van een afzonderlijk vermogen is regelmatig samengesteld als ten minste
één gewoon lid categorie A en één gewoon lid categorie B van het afzonderlijk vermogen aanwezig is (d.i.
digitaal deelneemt), hetzij één gewoon lid categorie A voor de deel-algemene vergadering van het afzonderlijk
vermogen van de gewone leden categorie A.
Alle gewone leden categorie A hebben gezamenlijk één stem in de deel-algemene vergadering van de
afzonderlijke vermogens waartoe gewone leden categorie B behoren voor wat betreft de categorie II.A
bevoegdheden. Voor de categorie II.B bevoegdheden hebben de gewone leden categorie A elk afzonderlijk één
stem. Alle gewone leden categorie B behorend tot een afzonderlijk vermogen hebben afzonderlijk één stem in
de deel-algemene vergadering van dat afzonderlijk vermogen (uitoefening van de categorie Il bevoegdheden).
In de deel-algemene vergadering van het afzonderlijk vermogen van de gewone leden categorie A, hebben
alle gewone leden categorie A één stem.
De beslissingen in de deel-algemene vergadering van een afzonderlijk vermogen (categorie II
bevoegdheden) worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. In
geval van een staking van stemmen in een deel-algemene vergadering van de afzonderlijke vermogens waartoe
gewone leden categorie B behoren, wordt het besluit genomen op basis van de stemmen van de gewone
ledencategorie B.
Omtrent de categorie II.B bevoegdheden waarover gestemd wordt in alle deel-algemene vergaderingen van
de verschillende afzonderlijke vermogens, is een beslissing enkel aangenomen voor zover er een meerderheid
is behaald op niveau van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden categorie A enerzijds en een
meerderheid op niveau van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden categorie B anderzijds. De
samentelling van de stemmen gebeurt op de overkoepelende algemene vergadering die volgt op de deel-
algemene vergaderingen van de afzonderlijke vermogens die uitspraak deden over deze materie.
Voor het overige wordt de wijze van de stemming verder uitgewerkt in een het huishoudelijk reglement van
de algemene vergadering.
G Notulen
De overwegingen en beslissingen van de deel-algemene vergadering van een afzonderlijk vermogen
worden opgenomen in de notulen die door de secretaris van de bijeenkomst worden opgemaakt en door de
deel-algemene vergadering van dat afzonderlijk vermogen worden goedgekeurd. De notulen worden
ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de bijeenkomst en bewaard op de zetel van KBC Pension
Fund Solutions. Zij worden elektronisch of digitaal ter beschikking gesteld van de gewone leden categorie A en
de gewone leden categorie B die tot het betreffende vermogen behoren.
De notulen vermelden de wijze waarop de bijeenkomst werd georganiseerd: hetzij via een digitale
bijeenkomst, hetzij via een schriftelijke procedure.
De notulen liggen zonder verplaatsing ter inzage van overheidsorganen die wettelijk daartoe gerechtigd zijn
en van derden die een belang doen blijken. Zij hebben het recht een afschrift van de beslissingen te vragen, dit,
behalve voor de overheidsorganen, op hun kosten.
HOOFDSTUK IV - Operationele organen
Algemene bepalingen
Artikel 17 Fit & proper vereiste
leder lid van een operationeel orgaan en desgevallend zijn vaste vertegenwoordiger wanneer het een
rechtspersoon betreft, moet permanent beschikken over de voor zijn functie vereiste passende deskundigheid
en professionele betrouwbaarheid (fit & proper vereiste). KBC Pension Fund Solutions ziet hierop toe en voert
hiertoe de nodige onderzoeken bij aanvang en periodiek gedurende de looptijd van het mandaat. De benoeming
van een lid van een operationeel orgaan zal pas uitwerking hebben na de toestemming van de FSMA op de
voorafgaandelijke fit & proper toets.
De raad van bestuur kan verdere regels uitwerken in het huishoudelijk reglement omtrent het (periodiek)
onderzoek van de fit & proper vereiste.
Artikel 18 Aansprakelijkheid bestuurders
Onverminderd hun verantwoordelijkheid krachtens de geldende wetgeving, zijn de bestuurders hoofdelijk
aansprakelijk voor de naleving van de wettelijke bepalingen ter zake en voor de fouten die zij in de uitoefening
van hun mandaat begaan en gaan zij in die hoedanigheid geen enkele persoonlijke verplichting aan in verband
met de verbintenissen van KBC Pension Fund Solutions. Zij zijn slechts verantwoordelijk voor de vervulling van
hun opgedragen taak en voor de fouten in hun (bestuurs)taken.
Artikel 19 Vertegenwoordiging
Wanneer een rechtspersoon benoemd wordt als lid van een operationeel orgaan, duidt hij een vaste
vertegenwoordiger aan onder zijn vennoten, zaakvoerders, bestuurders, leden van het directiecomité,
werknemers of onder diezelfde personen van de onderneming, de instelling of de entiteit die een
controlebevoegdheid over deze rechtspersoon uitoefent. Als deze rechtspersoon en lid van een operationeel
orgaan het mandaat van de vaste vertegenwoordiger eindigt dan moet tegelijkertijd een opvolger worden
benoemd. De vaste vertegenwoordiger wordt in naam van de rechtspersoon belast met de uitvoering van de
opdracht in zijn naam en voor zijn rekening. De vaste vertegenwoordiger verdedigt het standpunt van het lid dat
hij vertegenwoordigt.
Wanneer het mandaat van lid van een operationeel orgaan van een bijdragende onderneming eindigt,
eindigt tegelijk ook het mandaat van de vaste vertegenwoordiger van deze bijdragende onderneming in het
kader van de uitoefening van dit mandaat.
Raad van bestuur
Artikel 20 Samenstelling
KBC Pension Fund Solutions wordt bestuurd door een raad van bestuur van ten minste 3 bestuurders.
De raad van bestuur wordt samengesteld uit:
(1) vier bestuurders voorgedragen door de gewone leden categorie A;
(2) één onafhankelijke bestuurder voorgedragen door KBC Groep;
(3) één onafhankelijke bestuurder voorgedragen door de gewone leden categorie B.
De kandidaat-bestuurders categorie (1) en (2) worden voorgedragen door de gewone leden categorie A; de
kandidaat-bestuurders categorie (3) kunnen voorgedragen worden door de gewone leden categorie B. Deze
voordrachten gebeuren volgens de regels vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur.
In ieder geval moeten de bijdragende ondernemingen en de aangeslotenen of hun vertegenwoordigers
steeds de meerderheid uitmaken in de raad van bestuur.
De benoeming van de onafhankelijke bestuurder categorie (2) en (3) behoort overeenkomstig artikel 15 tot
de categorie II 2 B bevoegdheden, waaromtrent alle gewone leden categorie A en gewone leden categorie B
stemrecht hebben. De eventuele verdere regels hieromtrent kunnen vastgelegd worden in het huishoudelijk
reglement van de raad van bestuur en/of de algemene vergadering.
De gewone leden categorie A kunnen de aanstelling van een onafhankelijke bestuurder voorgedragen door
de gewone leden categorie A voorleggen aan de algemene vergadering. Zij richten hiertoe een schriftelijk,
elektronisch of digitaal verzoek aan de voorzitter van de raad van bestuur. De voorzitter van de raad van bestuur
zal binnen de drie maanden een bijzondere overkoepelende algemene vergadering samenroepen voor de
beraadslaging en besluitvoering inzake dit verzoek.
Artikel 21 Benoeming, duur en einde van het bestuurdersmandaat en cooptatie
De bestuurders worden door de algemene vergadering benoemd voor een termijn van drie jaar. Hun
opdracht eindigt door het verstrijken van de duur van hun mandaat en eveneens door overlijden, vrijwillig
ontslag, afzetting, het niet meer voldoen aan de fit & proper vereiste (cf. artikel 17) of het niet langer kunnen
optreden als vertegenwoordiger van het lid die de betrokken bestuurder heeft voorgedragen (vb. voor een
bestuurder categorie (1) niet langer werkzaam zijn voor het betrokken lid).
Indien het mandaat van een bestuurder openvalt voor het verstrijken van het einde van zijn mandaat, kan
de raad van bestuurder een vervanger coopteren voor de resterende duur van het opengevallen mandaat. Deze
benoeming moet worden bevestigd op de eerstvolgende bijeenkomst van de overkoepelende algemene
vergadering. Voor het mandaat van de onafhankelijke bestuurder categorie (3), moet de benoeming bevestigd
worden op de eerstvolgende bijeenkomst van de deel-algemene vergaderingen. De opdracht van de vervanger
eindigt door het verstrijken van de duur van het oorspronkelijke mandaat, tenzij anders bepaald door de
overkoepelende algemene vergadering of de eerstvolgende deel-algemene vergaderingen van de verschillende
afzonderlijke vermogens wanneer het een onafhankelijke bestuurder categorie (3) betreft. Indien er niet wordt
beslist tot de definitieve benoeming van de gecoopteerde bestuurder, loopt zijn mandaat op dat moment af
zonder afbreuk te doen aan de regelmatigheid van samenstelling en beslissing van de raad van bestuur tot op
dat moment. Ook de gecoöpteerde bestuurder dient te voldoen aan de fit & proper vereiste (conform artikel 17),
waarvoor ook de toestemming van de FSMA op de voorafgaandelijke fit & proper toets is vereist.
De aftredende bestuurders zijn onmiddellijk herbenoembaar, rekening houdend evenwel met de specifieke
regels omtrent herbenoemingen zoals bepaald in het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur.
De mandaten van de bestuurders zijn onbezoldigd tenzij anders bepaald door de algemene vergadering.
Artikel 22 Voorzitter, ondervoorzitter en secretaris
De raad kiest onder de bestuurders categorie (1), die de gewone leden categorie A vertegenwoordigen, een
voorzitter en een ondervoorzitter.
De raad benoemt onder de bestuurders eveneens een secretaris.
Bij verhindering van de voorzitter wordt deze functie waargenomen door de ondervoorzitter, en bij diens
verhindering door een andere, aanwezige bestuurder.
De bevoegdheden van de voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris worden verder omschreven in het
huishoudelijk reglement van de raad van bestuur.
Artikel 23 Instellen van andere operationele organen
oprichten, op overkoepelend niveau of op niveau van een afzonderlijk vermogen, en kiest welke operationele
taken worden gedelegeerd aan deze andere operationele organen.
De raad van bestuur beslist over o.a. de benaming, de samenstelling, de voorwaarden voor aanstelling van
de leden, hun opdracht, alsook hun ontslag en hun eventuele bezoldiging, de werking, de bevoegdheden en
het toezicht, die verder worden bepaald door de raad van bestuur in het huishoudelijk reglement van het
betrokken operationeel orgaan.
De raad van bestuur kan beroep doen op adviseurs-experten, die de raad bijstaan in de besluitvorming.
Artikel 24 Agenda, vertegenwoordiging en besluitvorming
De agenda voor de vergadering van de raad van bestuur wordt vastgesteld door de voorzitter of door
diegene daartoe aangeduid door de raad. De door een bestuurder schriftelijk aan de voorzitter van de raad van
bestuur voorgestelde punten worden in die agenda opgenomen. Daarnaast heeft iedere bijdragende
onderneming het recht een agendapunt op de raad van bestuur te agenderen mits kennisgeving 14
kalenderdagen voor plaatsvinden van de vergadering.
De raad kan slechts geldig beslissen wanneer de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd
zijn.
Een bestuurder kan zich door een ander bestuurder laten vertegenwoordigen mits schriftelijke volmacht.
Mits akkoord van de raad van bestuur kunnen niet-bestuurders de vergaderingen bijwonen, evenwel zonder
stemrecht.
De besluiten worden bij gewone meerderheid van stemmen genomen.
In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het maatschappelijk belang dit
vereisen, kunnen de besluiten van de raad van bestuur worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van
de bestuurders behoudens ingeval de Wet dit niet toelaat. Deze procedure kan evenwel niet worden gevolgd
voor de vaststelling van de jaarrekening of de aanwending van het maatschappelijk fonds.
De overwegingen en de beslissingen van de raad blijken uit de goedgekeurde notulen, ondertekend door
de voorzitter en de secretaris en bijgehouden op de zetel van KBC Pension Fund Solutions.
De werking van de raad van bestuur wordt verder geregeld in het huishoudelijk reglement van de raad van
bestuur.
Artikel 25 Bevoegdheden
De raad van bestuur bepaalt het algemeen beleid van KBC Pension Fund Solutions, neemt de strategische
beslissingen en oefent het toezicht uit op alle andere operationele organen en adviesorganen, alsook op de
werking van KBC Pension Fund Solutions en in het bijzonder de naleving van de toepasselijke wettelijke
bepalingen.
De raad van bestuur is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot
verwezenlijking van het doel van KBC Pension Fund Solutions, behoudens die waarvoor volgens de Wet of de
statuten alleen de algemene vergadering bevoegd is.
De raad van bestuur is bevoegd voor alle operationele taken, met uitzondering van de operationele taken
die de raad van bestuur heeft gedelegeerd.
De raad is bevoegd de in onderhavige statuten bedoelde huishoudelijke reglementen uit te vaardigen
betreffende de organisatie en werking van de operationele organen. Deze reglementen zijn bindend voor alle
leden van KBC Pension Fund Solutions.
Artikel 26 Vertegenwoordigingsbevoegdheid
De raad van bestuur vertegenwoordigt KBC Pension Fund Solutions in en buiten rechte, in België en in het
buitenland, en dit voor alle handelingen en beslissingen die het bestuur van KBC Pension Fund Solutions
aangaan.
Om KBC Pension Fund Solutions rechtsgeldig te vertegenwoordigen, zowel in als buiten rechte, treden twee
bestuurders waarvan minstens één bestuurder die een gewoon lid categorie A vertegenwoordigt, gezamenlijk
op.
Voor handelingen die het dagelijks bestuur betreffen, kunnen eveneens twee leden van het operationeel
orgaan dat belast is met het dagelijks bestuur, gezamenlijk optreden.
Alle akten en stukken die KBC Pension Fund Solutions verbinden, worden, tenzij in geval van bijzondere
machtiging, ondertekend door twee bestuurders waarvan minstens één bestuurder die een gewoon lid categorie
A vertegenwoordigt.
Voor handelingen die het dagelijks bestuur betreffen, kan de ondertekening van akten en stukken eveneens
gebeuren door twee leden van het operationeel orgaan dat belast is met het dagelijks bestuur.
De uittreksels uit en de afschriften van de notulen en van andere documenten worden door de voorzitter van
de raad van bestuur of door twee bestuurders ondertekend.
Artikel 27 Dagelijks bestuur - Delegatie van bevoegdheden
De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur alsmede zijn bevoegdheden voor bepaalde
rechtshandelingen overdragen naar een operationeel orgaan. Dit geldt evenwel niet voor de rechtshandelingen
die een weerslag hebben op het algemene strategie, noch voor de algemene politiek en het uitbestedingsbeleid.
De taken, samenstelling en werking van het operationeel orgaan dat belast is met het dagelijks bestuur wordt
omschreven in het huishoudelijk reglement van het betrokken operationeel orgaan.
Daarenboven kan de raad van bestuur een specifiek mandaat geven aan een persoon die niet noodzakelijk
lid is van het operationeel orgaan om het organisme rechtsgeldig te vertegenwoordigen onder meer in het kader
van de ondertekening van overeenkomsten of andere documenten binnen de grenzen van het verleende
mandaat.
de toepasselijke wetgeving.
HOOFSTUK V Sleutelfuncties en erkende commissaris
Artikel 28 Aanstelling en organisatie
Ter ondersteuning van de toezichtstaken van de raad van bestuur worden vier permanente sleutelfuncties
aangesteld overeenkomstig de geldende regelgeving: de risicobeheerfunctie, de actuariële functie, de
compliance functie en de interne auditfunctie.
Net zoals de leden van een operationeel orgaan, moeten de verantwoordelijken voor de sleutelfuncties
voldoen aan de fit & proper vereiste, overeenkomstig artikel 17.
De sleutelfunctie kan worden uitgeoefend door een natuurlijk persoon, hetzij door een rechtspersoon die
een vaste vertegenwoordiger aanstelt, hetzij door een college van natuurlijke personen welke gezamenlijke
verantwoordelijkheid dragen voor de functie.
De sleutelfuncties rapporteren periodiek aan de raad van bestuur en minstens eenmaal per jaar.
Artikel 29 Erkende Commissaris
Eén of meerdere door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) erkende commissarissen
of revisoraatsvennootschappen worden belast met de controle van de financiële toestand, de jaarrekeningen
en de regelmatigheid van de verrichtingen van KBC Pension Fund Solutions in het licht van de Wet en de
statuten. Indien deze controle wordt uitgeoefend door meerdere commissarissen, moet, overeenkomstig de
geldende wetgeving, ten minste één de hoedanigheid voeren van erkend commissaris.
Wat betreft de aanstelling, het ontslag, de bezoldiging en de functie van de erkende commissaris wordt
uitdrukkelijk verwezen naar de geldende wettelijke bepalingen.
HOOFDSTUK VI - Afzonderlijke vermogens
Artikel 30 Inrichting afzonderlijke vermogens
De raad van bestuur besluit tot het inrichten van afzonderlijke vermogens afhankelijk van de aard van de
beheerde toezeggingen, de inrichters ervan en de optimale werking van KBC Pension Fund Solutions. Binnen
elk afzonderlijk vermogen worden enkel de activa en de verplichtingen die betrekking hebben op de aan dit
vermogen toegewezen toezegging(en) beheerd. Desgevallend kan de raad van bestuur beslissen om binnen
een afzonderlijk vermogen, te werken met afzonderlijke compartimenten per bijdragende onderneming of groep
van verbonden bijdragende ondernemingen.
De beheers- en werkingsregels, met inbegrip van een duidelijke omschrijving van de afzonderlijke
vermogens zijn opgenomen in (het algemeen en specifiek deel van) de beheersovereenkomst en de
toetredingsaktes daartoe die is afgesloten tussen KBC Pension Fund Solutions en de bijdragende
ondernemingen (en de daaraan verbonden of geassocieerde ondernemingen of instellingen) en in (het
algemeen en specifiek deel van) het financieringsplan.
HOOFDSTUK VII - Boekjaar en jaarrekeningen
Artikel 31 Middelen
De middelen van KBC Pension Fund Solutions zijn samengesteld uit:
a) stortingen en/of bijdragen ontvangen van de bijdragende ondernemingen met het oog op het uitvoeren
van hun toezeggingen (d.i. ter financiering van de prestaties zowel als ter dekking van de beheerskosten);
b) overdrachten van andere erkende pensioeninstellingen;
c) giften en legaten;
d) geldmiddelen voortkomende van alle inkomsten, inbrengen en overdrachten;
e) niet-uitbetaalde prestaties (in overeenstemming met de beheerde toezeggingen en rekening houdend
met de geldende wetgeving ter zake).
Artikel 32 Boekjaar
Het boekjaar van KBC Pension Fund Solutions valt samen met het kalenderjaar.
Op eenendertig december worden de rekeningen opgemaakt per afzonderlijk vermogen enerzijds en voor
het geheel van de activiteiten van KBC Pension Fund Solutions anderzijds, en wordt het boekjaar afgesloten.
De rekeningen en andere bij de wet voorgeschreven documenten van het afgesloten boekjaar, worden door
de raad van bestuur ter verificatie aan de (erkende) commissaris(sen) voorgelegd. Zij worden vervolgens ter
goedkeuring aan de jaarlijkse deel-algemene vergaderingen van het afzonderlijk vermogen (jaarrekening van
het afzonderlijk vermogen) en aan de jaarlijkse overkoepelende algemene vergadering (de geconsolideerde
jaarrekening voor het geheel van de activiteiten van KBC Pension Fund Solutions ) voorgelegd.
HOOFDSTUK VIII - Ontbinding, vereffening
Artikel 33 Algemeen
KBC Pension Fund Solutions kan beslissen om over te gaan tot de vereffening van één of meerdere
afzonderlijke vermogens. De vereffening van een afzonderlijk vermogen brengt niet de vereffening van de
andere afzonderlijke vermogens met zich mee, noch de ontbinding en vereffening van KBC Pension Fund
Solutions in zijn geheel. Enkel de vereffening van het laatste afzonderlijke vermogen brengt automatisch ook
de ontbinding en vereffening van KBC Pension Fund Solutions in zijn geheel met zich mee.
Artikel 34 Ontbinding en vereffening van een afzonderlijk vermogen
De beslissing omtrent de ontbinding en de vereffening van een afzonderlijk vermogen behoort tot de
categorie IA bevoegdheden waarover enkel de gewone leden categorie A stemrecht hebben, dat wordt
uitgeoefend in de overkoepelende algemene vergadering.
Onverminderd de toepassing van de geldende wetgeving, kan de overkoepelende algemene vergadering
van het afzonderlijk vermogen de vereffening ervan enkel uitspreken in geval het laatste gewoon lid B het beheer
overgedragen naar hetzij een ander afzonderlijk vermogen binnen KBC Pension Fund Solutions, hetzij naar een
andere pensioeninstelling, overeenkomstig de regels voorzien in de beheersovereenkomst en de
toetredingsakte daartoe die is/zijn afgesloten tussen KBC Pension Fund Solutions en de gewone leden
categorie A en B. De beslissing wordt genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde gewone leden categorie A. Indien er tot vereffening wordt beslist dan duidt de
overkoepelende algemene vergadering tevens de vereffenaar(s) aan, bepaalt zijn/hun bevoegdheden binnen
de beperkingen opgelegd door de Wet of een koninklijk besluit.
In het kader van de vereffening van het afzonderlijk vermogen worden de nodige maatregelen genomen om
de verworven rechten van de aangeslotenen van de toezegging(en) verbonden aan het betrokken afzonderlijk
vermogen en de rechten van de pensioengerechtigden te waarborgen in overeenstemming met de bepalingen
van de betrokken pensioenreglementen en/of -overeenkomsten, (het algemeen en specifiek deel van) de
beheersovereenkomst (en de toetredingsakte daartoe), (het algemeen en specifiek deel van) het
financieringsplan en de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Artikel 35 Ontbinding en vereffening van KBC Pension Fund Solutions
De beslissing omtrent de ontbinding en de vereffening van KBC Pension Fund Solutions behoort tot de
categorie I bevoegdheden waarover enkel de gewone leden categorie A die stemrecht hebben, dat wordt
uitgeoefend in de overkoepelende algemene vergadering. In principe zal er niet worden overgegaan tot
ontbinding en vereffening van KBC Pension Fund Solutions na de ontbinding en vereffening van het laatste
afzonderlijke vermogen.
Onverminderd de toepassing van de geldende wetgeving, kan de overkoepelende algemene vergadering
de ontbinding van KBC Pension Fund Solutions niet uitspreken tenzij twee derde van de gewone leden categorie
A aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan een tweede bijeengeroepen
overkoepelende algemene vergadering geldig beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of
vertegenwoordigde gewone leden categorie A. De beslissing wordt genomen met de meerderheid van twee
derde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden categorie A. Indien er tot
ontbinding en vereffening wordt beslist dan duidt de overkoepelende algemene vergadering tevens de
vereffenaar(s) aan, bepaalt zijn/hun bevoegdheden binnen de beperkingen opgelegd door de Wet of een
koninklijk besluit en beslist over de bestemming van het netto-actief in overeenstemming van de documenten
Van KBC Pension Fund Solutions (statuten, beheersovereenkomst, financieringsplan) en de wettelijke
bepalingen.
HOOFDSTUK IX - ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 36 Wijzigingen
Deze statuten kunnen gewijzigd worden - naargelang de specifieke bepalingen - door een besluit van de
overkoepelende algemene vergadering (indien de wijzigingen behoren tot de categorie I bevoegdheden), of
door een besluit van elke deel-algemene vergadering van de verschillende afzonderlijke vermogens (indien de
wijzigingen behoren tot de categorie II.B bevoegdheden).
Alle wijzigingen zullen bekend worden gemaakt in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad door de raad van
bestuur die hiertoe een volmacht kan geven aan een derde.
Artikel 37 Niet-geregelde aangelegenheden
Over alle punten en aangelegenheden die niet geregeld zijn in deze statuten, zal beslist worden in
overeenstemming met de Wet (en desgevallend het uitvoerend koninklijk besluit), met de overige documenten
van KBC Pension Fund Solutions zoals onder meer de beheersovereenkomst, het financieringsplan, de
huishoudelijke reglementen, de verklaring inzake de beleggingsbeginselen en met de overige toepasselijke
wettelijke bepalingen.
Voor eensluidend afschrift :
KBC Pension Fund Solutions
Organisme voor de Financiering van Pensioenen
Luc Vanbriel
Bestuurder
Jan Van Hove
Bestuurder, Voorzitter