Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : PolySense
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten Vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Bosbessenlaan 7
 : 9120 Melsele
Onderwerp akte :
OPRICHTING
Uit een akte, verleden voor ons, Meester Joost EEMAN, notaris te Gent, op 1 april 2022,  blijkt dat:
1. De heer DE MUNCK Yarne, geboren te Beveren, op 29 oktober 1999,  wonende te 9120 Beveren,
Bosbessenlaan 7.
2. De heer VAN HAUWERMEIREN Tim, geboren te Aalst op 28 mei 1999, wonende te 9340 Lede,
Kerkevijverstraat 87.
3. De heer BOGAERT Jarne Eric Jeannette, geboren te Tielt op 7 juni 2000, wonende te 8750
Wingene, Tieltstraat 35.
Een besloten vennootschap hebben opgericht onder de naam “PolySense” met een
aanvangsvermogen van VIJFTIENDUIZEND EURO (€ 15.000,00).
Comparanten verklaren dat op de honderd vijftig (150) aandelen onmiddellijk in geld werd ingetekend
voor de prijs van honderd euro (€ 100,00) per stuk, als volgt:
- De heer DE MUNCK Yarne, voornoemd, voor vijfduizend euro (€ 5.000,00), of vijftig (50) aandelen;
- De heer VAN HAUWERMEIREN Tim, voornoemd, voor vijfduizend euro (€ 5.000,00), of vijftig (50)
aandelen;
- De heer BOGAERT Jarne, voornoemd, voor vijfduizend euro (€ 5.000,00), of vijftig (50) aandelen.
Hetzij in totaal: honderd vijftig (150) aandelen of de totaliteit van de inbrengen.
Zij verklaren en erkennen dat elk aandeel waarop werd ingetekend volledig volgestort werd door
storting in speciën et dat het bedrag van deze stortingen, hetzij vijftienduizend euro (€ 15.000,00), is
gedeponeerd op een bijzondere rekening met nummer BE87 0689 4486 4394, geopend namens de
vennootschap in oprichting bij de bank *BELFIUS .
Ondergetekende notaris bevestigt dat deze deponering heeft plaatsgevonden overeenkomstig de
bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Titel I. Rechtsvorm – naam – zetel – voorwerp - duur
Artikel 1. Naam en rechtsvorm
De vennootschap neemt de vorm aan van een besloten vennootschap.
Zij verkrijgt de naam "PolySense".  
Artikel 2. Zetel
De zetel is gevestigd in het Vlaams gewest.
De vennootschap kan, bij enkel besluit van het bestuursorgaan, administratieve zetels,
agentschappen, werkhuizen, stapelplaatsen en bijkantoren vestigen in België of in het buitenland.
Artikel 3. Voorwerp  
De vennootschap heeft tot voorwerp alle verrichtingen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking
hebben op volgende activiteiten:
- de aankoop en verkoop van computer hardware, software, telecommunicatie- en multimedia-
apparatuur en bijhorigheden. De handel onder al zijn vormen (groot- en kleinhandel, aan- en
verkoop, import en export, vertegenwoordiging, makelarij, commissie, ...) van alle
computerprogramma’s (software), computersystemen en randapparatuur (hardware) en
informatiedragers allerhande;
- projectbegeleiding, consultancy, turn key projecten, opstellen van visuele analyses,
softwareontwikkeling, netwerkbeheer en web-toepassingen;
0784354767
Luik B
- consulting, opleiding, onderzoek, ontwikkeling, vervaardiging, de aan- en verkoop, de exploitatie,
commercialisatie en marketing, de in- en uitvoer, het verhuren, leasen, installeren, onderhouden en
herstellen van elektronica materiaal (hardware en software), kantoormachines en –materieel en
aanverwante goederen;
- optimalisatie algemene bedrijfs- en productieprocessen;
- het optreden als studie-, organisatie- en raadgevend bureau in informatica;
- het laten maken onder licentie of het vervaardigen van volledige computersystemen,
randapparatuur en informatiedragers of delen ervan;
- freelance IT-management;
- activiteiten en diensten die verband houden met de beveiliging van personen en goederen in de
meest ruime zin van het woord;
- aan- en verkoop, huur en verhuur, vervaardiging, ontwikkeling, ontwerp, installatie, plaatsing,
onderhoud en herstelling van alarm- en beveiligingssystemen, en aanverwante elektrische,
elektronische en/of elektrotechnische installaties en/of systemen, zowel draadloos, bedraad als
hybride, zowel aan particulieren als aan bedrijven;
- aan- en verkoop, huur en verhuur, vervaardiging, ontwikkeling, ontwerp, installatie, plaatsing,
onderhoud en herstelling van bewakingscamera’s en aanverwante elektrische, elektronische en/of
elektrotechnische installaties en/of systemen, zowel aan particulieren als aan bedrijven;
- dienst- en adviesverlening en het uitvoeren van opdrachten die enig (rechtstreeks of
onrechtstreeks) verband houden met het voorgaande;
- groot- en kleinhandel, import en export van materialen en producten die nodig of dienstig zijn voor
de voormelde activiteiten;
- het opstellen, het uitgeven, het verspreiden en het inrichten van opleidingscursussen inzake
bovenvermelde materies;
- tussenpersoon in de handel in het algemeen;
- het besturen van vennootschappen en verenigingen, met name de deelname aan en de bijstand bij
het beheer, bestuur en management van vennootschappen, ongeacht hun voorwerp en activiteit, via
de uitoefening van de functie van bestuurder, gedelegeerd-bestuurder, directeur, directeur-generaal,
manager, en van alle topfuncties die door de vennootschap op grond van een overeenkomst aan een
zelfstandige manager kunnen worden uitbesteed;
- het beheer, de instandhouding en valorisatie van een onroerend patrimonium, met inbegrip van het
onderhoud, de verbouwing en bebouwing ervan. Dit omvat onder meer de aankoop, het bouwen,
oprichten, uitrusten, ombouwen en verhuren, met het oog op beheer en opbrengst, alsmede zich
borg stellen voor het goede verloop van verbintenissen door derde personen aangegaan;
- het beleggen van beschikbare middelen in roerende goederen en waarden; het verwerven, te gelde
maken, inbrengen, afstaan en verhandelen door uitgiften of andere middelen van alle soorten
marktwaarden, aandelen of obligaties, van participaties of belangen onder gelijk welke vorm in
Belgische of buitenlandse vennootschappen, bestaande of op te richten, dit alles voor zover als
wettelijk toegelaten;
- het verlenen van dienstprestaties van economische aard, zowel in eigen beheer als in deelname
met derden; daartoe behoren techno-consult, assistentie op gebied van engineering, technisch,
commercieel, administratief en financieel beheer en advies;
- het verlenen van diensten en adviezen aan natuurlijke en rechtspersonen met betrekking tot het
beheer van bedrijven in de meest ruime betekenis van het woord, waaronder onder andere advies
inzake algemeen management, marketing, financieel en commercieel beleid, personeelsbeleid en al
wat daarmede rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt;
- de vennootschap kan persoonlijke of zakelijke borgen stellen in het voordeel van derden, zowel
aandeelhouders, bestuurders als loutere derden, evenals hen leningen, voorschotten en kredieten
toestaan, met respect voor de wettelijke beperkingen
- Het verwerven en realiseren van opdrachten die betrekking hebben op het inzetten van software (al
dan niet 'machine learning' gebaseerd) en/of hardware met als doelstelling de optimalisatie,
automatisering en/of mechanisering van een proces (e.g., industrieel proces, manueel
proces/handeling in alle sectoren, interpretatie en redeneer proces in de breedste zin, ...);
- Het ontwerpen, engineeren, bouwen, leveren, installeren en servicen van projecten voor
opdrachtgevers. Alle activiteiten die voortvloeien uit of in verband kunnen gebracht worden met
hetgeen voorafgaat;
- Het laten maken onder licentie of het ontwikkelen, ontwerpen en vervaardigen van software,
computersystemen, randapparatuur en informatiedragers of delen ervan;
- Aan- en verkoop, huur en verhuur, vervaardiging, ontwikkeling, ontwerp, installatie, plaatsing,
onderhoud en herstelling van bewakingscamera's en aanverwante elektrische, elektronische en/of
elektrotechnische installaties en/of systemen, zowel aan particulieren als aan bedrijven;
- Dienst- en adviesverlening en het uitvoeren van opdrachten die enig (rechtstreeks of
onrechtstreeks) verband houden met het voorgaande;
Luik B
- Groot- en kleinhandel, import en export van materialen en producten die nodig of dienstig zijn voor
de voormelde activiteiten;
- Het opstellen, het uitgeven, het verspreiden en het inrichten van opleidingscursussen inzake
bovenvermelde materies;
- Het beheren van patenten en octrooien;
- Het bemiddelen voor derden in zakelijke transacties;
- Het uitvoeren, organiseren en coördineren van of meewerken aan studies, onderzoeken en
analyses, het publiceren, verdelen, valoriseren en commercialiseren van de resultaten, het nemen,
verwerven, beschermen, kopen en verkopen, rendabel maken, ter beschikking stellen,
commercialiseren en exploiteren ervan;
- Het aanleggen, het oordeelkundig uitbouwen en beheren van een onroerend vermogen; alle
verrichtingen met betrekking tot onroerende goederen en onroerende zakelijke rechten, zoals de
aan- en verkoop, de bouw, de verbouwing, de binnenhuis-inrichting en decoratie, de huur en verhuur,
de onroerende leasing, de ruil, de verkaveling, en in het algemeen alle verrichtingen die rechtstreeks
of onrechtstreeks betrekking hebben op het beheer of het productief maken van onroerende
goederen of onroerende zakelijke rechten;
 - Het aanleggen, het oordeelkundig uitbouwen en beheren van een roerend vermogen; alle
verrichtingen met betrekking tot roerende goederen en rechten, van welke aard ook, zoals de aan en
verkoop, de huur en verhuur, de ruil; in het bijzonder het beheer en de valorisatie van alle
verhandelbare waardepapieren, aandelen, obligaties, staatsfondsen;
 - Het verwerven en aanhouden van participaties, in eender welke vorm, in alle bestaande of op te
richten vennootschappen of ondernemingen, het stimuleren, de planning, de coördinatie, de
ontwikkeling van en de investering in vennootschappen en ondernemingen, waarin ze al dan niet een
participatie aanhoudt; het deelnemen aan hun beheer, bestuur, vereffening en toezicht alsmede het
verlenen van technische, administratieve en financiële bijstand aan deze vennootschappen en
ondernemingen. Zij mag bij wijze van inbreng in speciën of in natura, van fusie, inschrijving,
deelneming, financiële tussenkomst of op een andere wijze, een aandeel nemen in alle bestaande of
op te richten vennootschappen of bedrijven, in België of het buitenland, waarvan het maatschappelijk
doel identiek, gelijkaardig of verwant is met het hare, of van aard is de uitoefening van haar doel te
bevorderen.
Artikel 4. Duur
De vennootschap is opgericht voor een onbepaalde duur.
Titel II. Eigen vermogen en inbrengen
Artikel 5. Inbrengen
Als vergoeding voor de inbrengen werden honderd vijftig (150) aandelen uitgegeven.
Ieder aandeel geeft een gelijk recht in de winstverdeling en in het vereffeningsaldo.
De inbrengen werden geboekt op beschikbare eigen vermogensrekeningen. Voor de latere
inbrengen zullen de uitgiftevoorwaarden bepalen of zij geboekt worden op een onbeschikbare dan
wel op een beschikbare eigen vermogensrekening. Indien de uitgiftevoorwaarden niets vermelden of
in geval van inbreng zonder uitgifte van nieuwe aandelen, worden de inbrengen op de beschikbare
eigen vermogensrekening geboekt.
Titel IV. Bestuur - controle
Artikel 11. Bestuursorgaan
De vennootschap wordt bestuurd door één of meer bestuurders, natuurlijke personen of
rechtspersonen, al dan niet aandeelhouder, benoemd met of zonder beperking van duur en die,
indien zij worden benoemd in de statuten, de hoedanigheid van statutair bestuurder kunnen hebben.
De algemene vergadering die de bestuurder(s) benoemt bepaalt hun aantal, de duur van hun
opdracht en, indien er meerdere bestuurders zijn, hun bevoegdheid. Bij gebrek aan bepaling van de
duurtijd, wordt hun mandaat geacht van onbepaalde duur te zijn.
Artikel 12. Bestuursbevoegdheid
Als er slechts één bestuurder is, is het geheel van de bevoegdheden van de bestuurders aan hem
toegekend, met de mogelijkheid een deel van deze bevoegdheden te delegeren.
Indien de vennootschap door meer dan één bestuurders wordt bestuurd, mag iedere bestuurder,
alleen optredend, alle handelingen stellen die nodig of nuttig zijn voor de verwezenlijking van het
voorwerp van de vennootschap, behalve deze die de wet of de statuten aan de algemene
vergadering voorbehouden, en zoals vermeld in artikel 13.
Artikel 13. Vertegenwoordigingsbevoegdheid
Iedere bestuurder vertegenwoordigt de vennootschap jegens derden en in rechte als eiser of als
verweerder.
Hij kan bijzondere machten toekennen aan elke mandataris.
Voor elke rechtshandeling die het bedrag van vijftigduizend euro (€ 50.000,00) te boven gaat, zal
evenwel steeds de handtekening van minstens twee (2) bestuurders nodig zijn.
Titel V – Algemene vergadering
Luik B
Artikel 17. Organisatie en bijeenroeping
Ieder jaar wordt een gewone algemene vergadering van aandeelhouders gehouden op de zetel, op
de derde vrijdag van de maand juni, om 18:00 uur. Valt de hierboven bepaalde datum op een
wettelijke feestdag dan wordt de algemene vergadering verschoven naar de eerstvolgende werkdag.
Indien er slechts één aandeelhouder is, dan zal hij op deze datum de jaarrekening voor goedkeuring
ondertekenen.
Bovendien moet het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris een buitengewone
algemene vergadering bijeenroepen telkenmale het belang van de vennootschap het vereist of op
aanvraag der aandeelhouders die minstens één tiende van het aantal uitgegeven aandelen
vertegenwoordigen. In dit laatste geval, zullen de aandeelhouders hun verzoek en de agendapunten
aangeven. Het bestuursorgaan of, in voorkomend geval, de commissaris zal de algemene
vergadering bijeenroepen binnen drie weken na de aanvraag.
De oproepingen tot een algemene vergadering vermelden de agenda. Ze worden tenminste vijftien
dagen voor de algemene vergadering verstuurd per e-mail gericht aan de aandeelhouders, aan de
bestuurders en, in voorkomend geval, aan de houders van converteerbare obligaties op naam, van
inschrijvingsrechten op naam of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten op
naam en aan de commissarissen. Aan de personen voor wie de vennootschap niet over een e-mail
adres beschikt, wordt de oproeping verstuurd bij gewone post, op dezelfde dag als de verzending
van de elektronische oproepingen.
Iedere persoon kan verzaken aan de oproeping en zal in ieder geval als regelmatig opgeroepen
worden beschouwd als hij aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.
Titel VI. Boekjaar – winstverdeling - reserves
Artikel 23. Boekjaar
Het boekjaar van de vennootschap gaat in op één januari en eindigt op éénendertig december van
hetzelfde jaar.
Op deze laatste datum wordt de boekhouding van de vennootschap afgesloten en stelt het
bestuursorgaan een inventaris en de jaarrekening op waarvan het, na goedkeuring door de
algemene vergadering, de bekendmaking verzorgt, overeenkomstig de wet.
Artikel 24. Bestemming van de winst - reserves
De aanwending van de jaarlijkse nettowinst wordt bepaald door de algemene vergadering, op
voorstel van het bestuursorgaan, waarbij elk aandeel recht geeft op een gelijk aandeel in de
winstverdeling.  
Onverminderd het voorgaande kan het bestuursorgaan, binnen de grenzen van de artikelen 5:142 en
5:143 WVV overgaan tot uitkeringen uit de winst van het lopend boekjaar of uit de winst van het
voorgaande boekjaar zolang de jaarrekening van dat boekjaar nog niet is goedgekeurd.
1. Eerste boekjaar en eerste algemene vergadering
Het eerste boekjaar gaat in de dag van de neerlegging ter griffie van een uitgifte van deze akte en
wordt afgesloten op 31 december 2023.
De eerste algemene vergadering heeft plaats op de derde vrijdag van de maand juni van het jaar
2024.
2. Adres van de zetel
Het adres van de zetel is gevestigd te: 9120 Melsele, Bosbessenlaan 7.
3. Benoeming van de bestuurder
De vergadering beslist het aantal bestuurders te bepalen op drie (3). voor een onbepaalde duur:
- De heer DE MUNCK Yarne, voornoemd;
- De heer VAN HAUWERMEIREN Tim, voornoemd;
- De heer BOGAERT Jarne, voornoemd.
Allen aanwezig, die verklaren hun mandaat te aanvaarden.
Hun mandaat is onbezoldigd, behoudens andersluidende beslissing van de algemene vergadering.
4. Commissaris
Daar de vennootschap er niet toe verplicht is ingevolge de wettelijke criteria, beslissen de
comparanten op dit moment geen commissaris te benoemen.
VOOR GELIJKVORMIG ONTLEDEND UITTREKSEL. Meester Joost EEMAN, notaris.
Tegelijkertijd neergelegd: uitgifte van oprichtingsakte,, statuten.