N° d'entreprise : 0836539876
Nom
(en entier) : Association Européenne des Pharmaciens d'Hôpitaux - European
Association of Hospital Pharmacists
(en abrégé) : AEPH
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Bd. Brand Whitlock 87 bte 11
 : 1200 Woluwe-Saint-Lambert
Objet de l'acte :
ANNEE COMPTABLE, STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION,
AUTRES MODIFICATIONS)
Il résulte d'un procès-verbal déposé et dressé devant Maître Sophie Maquet, Notaire associé à
Bruxelles, en date du vingt-six novembre deux mille vingt.
Enregistré vingt-deux rôles,  renvois,
au Bureau Sécurité Juridique Bruxelles 3 le 2 décembre 2020
Réference ACP (5) Volume 0 Folio 0 Case 25810. 
Droits perçus: cinquante euros (€ 50,00).
Le receveur
Que l'assemblée générale extraordinaire des membres de l’association internationale sans but
lucratif dénommée « Association Européenne des Pharmaciens d'Hôpitaux - European Association
of Hospital Pharmacists », en abrégé « AEPH » ou « EAHP », ayant son siège à 1200 Woluwe-Saint-
Lambert, Boulevard Brand Whitlock 87 boîte 11., a pris les résolutions suivantes : 
1. Modification du/des but(s) et des activités de l'AISBL
L’assemblée générale décide de remplacer le(s) but(s) et les activités de l'AISBL à l'article 4 des
statuts par le texte suivant :
« But et activités
4.1.  L’Association a pour but :
a) de promouvoir et de développer la pharmacie hospitalière ainsi que d’acquérir et de maintenir des
principes généraux pharmaceutiques communs et une politique pharmaceutique commune et ce,
dans l’intérêt de la santé publique et des patients;
b) de promouvoir la recherche et la formation dans le domaine de la pharmacie hospitalière, afin de
permettre aux pharmaciens hospitaliers de tous les pays membres du Conseil de l’Europe (ci-après
dénommés « Pays de la Région Européenne ») de contribuer de manière optimale à la santé
publique et plus particulièrement à tout ce qui y est directement ou indirectement lié ou favorable au
sens le plus large;
c) de promouvoir la coopération avec d’autres organisations actives dans le domaine de la santé
publique ;
d) de promouvoir la position et la fonction des pharmaciens hospitaliers;
e) de soutenir et de défendre les intérêts des pharmaciens hospitaliers auprès des autorités de l’
Union Européenne ;
f) de soutenir et de défendre les intérêts des pharmaciens hospitaliers auprès des autorités du
Conseil de l’Europe ;
g) de promouvoir et d’entreprendre tout ce qui est lié et qui pourrait servir à la réalisation de ce but.
4.2. L’Association réalisera ses objectifs en exerçant, entre autres, mais non exclusivement, les
activités suivantes :
a. organiser des activités éducatives;
b. publier ou faire publier des publications dans le domaine de la pratique professionnelle et
scientifique de la pharmacie hospitalière ;
Volet B
c. développer et octroyer des facilités aux Membres de l'Association ;
d. plaider au nom de ses Membres pour une meilleure politique de la santé et une plus grande
sécurité des patients en Europe ;
e. coopérer avec des associations similaires pour poursuivre ses objectifs de représenter au mieux
les intérêts des pharmaciens hospitaliers;
f. faciliter le travail en réseau et être une plateforme d’échange d'informations pour ses Membres, ses
Membres associés et les Parties concernées ;
g. financer et poursuivre la recherche dans le domaine de la pratique professionnelle et scientifique
de la pharmacie hospitalière ;
h. rassembler des données scientifiques dans le domaine de la pratique professionnelle et
scientifique de la pharmacie hospitalière ;
i. définir, établir et améliorer les normes professionnelles pour la pratique de la pharmacie
hospitalière. »
En conséquence, l’assemblée décide de modifier l'article concerné des statuts comme indiqué dans
le nouvel article 4 des nouveaux statuts qui seront adoptés à la troisième résolution ci-après.
2. Modification des articles des statuts de l’association relatifs aux membres / membres associés /
parties intéressées, aux pouvoirs de l'assemblée générale, du conseil d'administration, à la gestion
journalière, à la représentation de la société, aux modifications des statuts et à la dissolution.
L’assemblée décide de modifier les articles des statuts relatifs :
- Aux membres qui seront dorénavant divisés en trois catégories, à savoir les Membres, les
Membres Associés et les Parties Intéressées et ce, comme indiqué dans les nouveaux articles 6 à 9
des nouveaux statuts qui seront adoptés à la troisième résolution ci-après.
- aux pouvoirs de l'assemblée générale, notamment ses formalités de convocation et ses quorums
de présence et de majorité, comme indiqué dans le nouvel article 10 des nouveaux statuts qui seront
adoptés à la troisième résolution ci-après.
- Au conseil d’administration, comme indiqué dans le nouvel article 11 des nouveaux statuts qui
seront adoptés à la troisième résolution ci-après.
- à la gestion journalière, comme indiqué dans le nouvel article 13 des nouveaux statuts qui seront
adoptés à la troisième résolution ci-après.
- À la représentation de la société, comme indiqué dans le nouvel article 12 des nouveaux statuts qui
seront adoptés à la troisième résolution ci-après.
- aux conditions/formalités de(s) modifications des statuts, comme indiqué dans le nouvel article 15
des nouveaux statuts qui seront adoptés à la troisième résolution ci-après.
- A la dissolution, comme indiqué dans le nouvel article 16 des nouveaux statuts qui seront adoptés à
la troisième résolution ci-après.
3. Adaptation des statuts de l'AISBL aux dispositions du Code des sociétés et des associations et
refonte complète.
Compte tenu des points susmentionnés de l'ordre du jour, l’assemblée décide d’adapter les statuts
de l'AISBL aux dispositions du Code des sociétés et des associations et de refondre les statuts
existants en les remplaçant par le texte suivant :
STATUTS
Article 1 – Dénomination
1.1. Il est constitué par les présentes une association internationale sans but lucratif, en abrégé
AISBL (ci-après dénommée « Association ») en conformité et régie par le Livre 10 du Code des
Sociétés et des Associations.
1.2  L’Association est dénommée : « Association Européenne des Pharmaciens d'Hôpitaux -
European Association of Hospital Pharmacists », en abrégé « AEPH » ou « EAHP ».
Article 2 – Siège
2.1. Le Siège de l'Association est situé en Région de Bruxelles-Capitale.
Le Siège peut être transféré en tout autre endroit de Belgique par simple décision de l’Organe d’
Administration.
La décision de transfert du siège prise par l’Organe d’Administration au sein de la même Région ne
modifie les statuts que si l’adresse précise du Siège y figurait. Dans ce dernier cas, la décision de
transfert sera constatée par acte authentique.
Si le Siège est transféré vers une autre Région, même sans changement de régime linguistique, la
décision prise par l’Organe d’Administration modifie les statuts et doit être constatée par acte
authentique.
La décision de transférer le Siège vers une autre Région linguistique implique une traduction des
Statuts et relève de la compétence de l’Assemblée Générale constatée par acte authentique.
2.2. L’Organe d’Administration peut décider d’ouvrir des centres d’opération ou des bureaux de l’
Association dans d’autres pays.
Article 3 – Durée
Volet B
L’Association est constituée pour une durée illimitée. En cas de dissolution, l'article 16 sera d’
application.
Article 4 – But et activités
4.1. L’Association a pour but :
a) de promouvoir et de développer la pharmacie hospitalière ainsi que d’acquérir et de maintenir des
principes généraux pharmaceutiques communs et une politique pharmaceutique commune et ce,
dans l’intérêt de la santé publique et des patients;
b) de promouvoir la recherche et la formation dans le domaine de la pharmacie hospitalière, afin de
permettre aux pharmaciens hospitaliers de tous les pays membres du Conseil de l’Europe (ci-après
dénommés « Pays de la Région Européenne ») de contribuer de manière optimale à la santé
publique et plus particulièrement à tout ce qui y est directement ou indirectement lié ou favorable au
sens le plus large;
c) de promouvoir la coopération avec d’autres organisations actives dans le domaine de la santé
publique ;
d) de promouvoir la position et la fonction des pharmaciens hospitaliers;
e) de soutenir et de défendre les intérêts des pharmaciens hospitaliers auprès des autorités de l’
Union Européenne ;
f) de soutenir et de défendre les intérêts des pharmaciens hospitaliers auprès des autorités du
Conseil de l’Europe ;
g) de promouvoir et d’entreprendre tout ce qui est lié et qui pourrait servir à la réalisation de ce but.
4.2. L’Association réalisera ses objectifs en exerçant, entre autres, mais non exclusivement, les
activités suivantes :
a. organiser des activités éducatives;
b. publier ou faire publier des publications dans le domaine de la pratique professionnelle et
scientifique de la pharmacie hospitalière ;
c. développer et octroyer des facilités aux Membres de l'Association ;
d. plaider au nom de ses Membres pour une meilleure politique de la santé et une plus grande
sécurité des patients en Europe ;
e. coopérer avec des associations similaires pour poursuivre ses objectifs de représenter au mieux
les intérêts des pharmaciens hospitaliers;
f. faciliter le travail en réseau et être une plateforme d’échange d'informations pour ses Membres, ses
Membres associés et les Parties concernées ;
g. financer et poursuivre la recherche dans le domaine de la pratique professionnelle et scientifique
de la pharmacie hospitalière ;
h. rassembler des données scientifiques dans le domaine de la pratique professionnelle et
scientifique de la pharmacie hospitalière ;
i. définir, établir et améliorer les normes professionnelles pour la pratique de la pharmacie
hospitalière.
Article 5 – Langue
5.1. La langue de travail de l’Association est l’anglais. Toutes les publications scientifiques et autres
documents de travail de l’Association seront communiqués en anglais.
5.2. La langue utilisée dans les documents officiels et dans les relations avec les autorités nationales
belges est le français. En cas de litige entre les Membres à propos des Statuts, la version publiée en
français prime. Seule la version française publiée fait foi à l’égard des tiers.
Article 6 – Membres, Membres Associés, Parties Intéressées
6.1. L’Association est composée de Membres, de Membres Associés et de Parties Concernées. Elle
est composée d'au moins cinq (5) Membres.
6.2 L’Affiliation en tant que Membre est exclusivement ouverte aux personnes morales, soit sous la
forme d’associations sans but lucratif, soit sous la forme d’une association ou organisation nationale
de forme équivalente à la forme juridique belge, cet équivalent étant considéré comme légitimement
représentatif des pharmaciens hospitaliers dans ledit pays. Chaque Pays de la Région Européenne
ne peut être représenté au sein de l’Association que par une seule association nationale ou une
seule autre organisation.
À titre d’exception au paragraphe 1er du présent Article, sur base exceptionnelle et pour une durée
limitée, une organisation qui n’a pas (encore) la personnalité juridique peut être acceptée par l’
Assemblée Générale en tant que Membre de l’Association pour autant qu’indépendamment du fait
qu’elle ne dispose pas de la personnalité juridique et qu’elle ne constitue pas une association sans
but lucratif ou une association ou organisation nationale de forme équivalente à la forme juridique
belge, elle remplisse tous les critères d’Affiliation définis à l'article 7.1 et s'engagent à mettre tout en
œuvre pour devenir aussi rapidement que possible une association sans but lucratif ou une
association ou organisation nationale équivalente à la forme juridique belge ;
6.3. L’Affiliation en tant que Membre Associé est ouverte aux personnes morales qui ne peuvent
prétendre à la qualité de Membre uniquement en raison de leur situation géographique en dehors de
Volet B
la Région Européenne.
6.4. Le statut de Partie Concernée est ouvert aux organisations, institutions ou individus qui
souhaitent apporter leur contribution à l’Association ou participer à ses activités conformément aux
règles internes de l’Association.
Article 7 – Membres
7.1 Affiliation en tant que Membre :
7.1.1  Candidats-Membres
Un Candidat-Membre doit être :
a. une association sans but lucratif ou toute association ou organisation nationale équivalente à la
forme juridique belge,
b. valablement constitué selon les lois et usages de son pays d'origine,
c. être doté de la personnalité juridique (les personnes physiques ne peuvent pas être Membres),
d. situés dans un des pays de la Région Européenne,
e. une organisation nationale qui représente les intérêts des pharmaciens hospitaliers, et qui et qui a
des objectifs, et exerce des activités correspondant aux objectifs et aux activités de l’Association,
stipulés à l’article 4,
f. indépendant de tous partis politiques et/ou de tous intérêts commerciaux.
7.1.2 Les demandes d’affiliation doivent être adressées par écrit au Secrétariat au Siège de l’
Association, afin qu’elles soient évaluées par l’Organe d'Administration. Toute demande qui n'est pas
introduite par écrit sera immédiatement rejetée.
7.1.3.   La demande d’affiliation comprend :
a. une copie officielle des statuts du Candidat-Membre ;
b. la preuve de son enregistrement en tant qu’association sans but lucratif, conformément aux lois et
usages de son pays d’origine ;
c. une description de sa structure administrative et de ses buts/objectifs ;
d. une copie de tous les éléments précités traduits en anglais.
S'il le juge nécessaire pour procéder à l’évaluation complète d'une candidature, le Président de l’
Organe d’Administration est autorisé à demander des informations complémentaires au Candidat-
Membre.
Lors de l'évaluation de la demande d’affiliation du Candidat-Membre, l’Organe d’Administration peut
inviter ce dernier à envoyer des observateurs à la prochaine réunion de l’Assemblée générale des
Membres de l'Association (l’Assemblée Générale).
Après avoir examiné la demande d’affiliation, l’Organe d’Administration émet des recommandations à
l’Assemblée Générale, qui décide à son tour d’accepter ou de rejeter ladite demande à la lumière de
l’analyse de l’Organe d’Administration.
Une fois prise, la décision de l'Assemblée Générale est définitive.
7.2.      L’affiliation en tant que Membre comprend le droit :
a. de participer et de voter aux réunions (ordinaires et extraordinaires) de l’Assemblée Générale;
b. de proposer ses propres membres pour exercer un mandat au sein de l’Organe d’Administration;
c. de proposer des modifications des Statuts ;
d. d’être régulièrement consulté et mis au courant sur les activités de l’Association et les informations
relatives à la pharmacie hospitalière ;
e. d’être invité à participer à des tables rondes / des séminaires / des groupes de travail / des
réunions organisés par l'Association au cours de l'année ;
f. d’utiliser le Secrétariat de l'Association comme source d’informations et comme plateforme de
contact avec d’autres Membres et d’autres associations de pharmaciens des hôpitaux.
7.3.      Conditions d’affiliation à la qualité de Membre
7.3.1.   L’affiliation en tant que Membre implique :
a. de participer activement aux activités de l’Association en correspondant régulièrement, en
participant à des réunions et en contribuant aux actions et initiatives de l’Association et, pour ce faire,
de notifier par écrit à l’Assemblée Générale le nom du ou des représentants du Membre concerné ou
de donner une procuration à un délégué auprès de l’Assemblée Générale;
b. de répondre aux demandes d'informations ;
c. de payer la cotisation annuelle de Membre ou la participation équivalente fixée par l’Assemblée
Générale.
7.3.2.   Les Membres ne peuvent en aucun cas être tenus responsables des dettes de l'Association.
7.4.      Fin de l’affiliation d’un Membre
7.4.1.   Retrait d'un Membre :
7.4.2.   Chaque Membre a le droit de se retirer de l'Association à tout moment en adressant une
lettre de démission écrite au Président. Le préavis de résiliation de l’affiliation prend effet dès
réception de la lettre de démission écrite. Le retrait ne dispense pas le Membre de ses obligations
financières jusqu’à la fin de l'exercice financier au cours duquel le retrait prend effet.
7.4.3. Exclusion d’un Membre :
Volet B
L’Organe d’Administration de l’Association a le droit de proposer l’exclusion d'un Membre à l’
Assemblée Générale.
L’Organe d’Administration peut recourir à une telle proposition pour de justes motifs, à savoir si :
a. un Membre a définitivement cessé de remplir les conditions requises par les Statuts en vigueur en
matière d’affiliation ; cela concerne notamment le cas du Membre qui ne s’acquitte pas de sa
cotisation annuelle, alors qu’il a reçu une notification formelle lui demandant de la payer, ainsi qu’un
délai de paiement.
b. un Membre n’est plus considéré par l’Association comme apte à demeurer Membre, par exemple
dans le cas où il agirait en violation des présents Statuts, et/ou des divers règlements ou décisions
de l'Association ou qu’il porterait atteinte de manière déraisonnable aux intérêts de l’Association.
L'Assemblée Générale statuera alors sur l’exclusion proposée après avoir entendu le Membre, dont l’
exclusion est proposée. La décision d’exclusion ne pourra être approuvée que par une décision prise
à la majorité des deux tiers (2/3) des suffrages exprimés.
Dans l’attente d'une décision de l’Assemblée Générale, l’Organe d’Administration peut décider de
suspendre le Membre concerné.
L’exclusion d'un Membre prend effet immédiatement. L'exclusion ne dispense pas le Membre de ses
obligations financières jusqu’à la fin de l’exercice au cours duquel l’exclusion prend effet. Un Membre
dont l’affiliation a pris fin ne pourra prétendre ni à un remboursement de ses cotisations, de ses
contributions ou à toute autre forme d’indemnisation, à moins que l’Organe d’Administration n’en ait
convenu autrement.
Une fois prise, la décision de l’Assemblée Générale est définitive.
7.5.      Cotisations et contributions relatives à l’affiliation
Les Membres paient une cotisation annuelle fixée par l'Assemblée Générale sur proposition du
Directeur des Finances.
La cotisation annuelle de chaque Membre, Membre Associé et Partie Intéressée ne peut excéder un
montant de cent mille euros (100.000 EUR).
Article 8 – Membre Associé
8.1 Pour les procédures d’affiliation, de retrait et d’exclusion d’un Membres Associé, les articles 7.1
et 7.4 s’appliquent en conséquence, à l’exception de l’obligation d’appartenance à la Région
Européenne. Exceptionnellement, les Membres Associés peuvent être invités aux réunions de l’
Assemblée Générale dans le seul but d’être entendu, conformément à l’esprit de l'article 7.1.3,
paragraphe 3.
8.2 Les Membres Associés sont soumis à une cotisation annuelle fixée par l’Assemblée Générale.
La cotisation annuelle des Membres Associés peut différer de celle des Membres.
8.3 Les Membres Associés ont le droit de participer à toutes les réunions et des activités de l’
Association, à l’exception des réunions de l’Assemblée Générale. L’Organe d’Administration peut
décider de fournir d’autres services aux Membres Associés.
Article 9 – Parties Intéressées
9.1 L’affiliation, le retrait et l’exclusion des Parties concernées sont traités conformément aux articles
7.1 et 7.4, à la seule exception que les décisions y-afférentes sont prises par l’Organe
d'Administration, conformément aux règles internes de l’Association, définies et approuvées par
l'Assemblée Générale. L’affiliation des Parties Intéressées cesse également avec le décès de la
Partie Intéressée.
9.2 Les Parties Intéressées sont soumises à une cotisation annuelle fixée par l’Assemblée   
Générale. La cotisation annuelle des Parties Intéressées peut différer de celle des Membres et des
Membres Associés.
9.3  Les Parties Intéressées ont le droit de participer à toutes réunions et activités de l’Association,
sauf aux réunions de l’Assemblée Générale. L’Organe d’Administration peut décider de fournir d’
autres services aux Parties Intéressées.
Article 10 - Assemblée Générale
10.1 L'Assemblée Générale est l’organe suprême de l’Association. Elle conserve dès lors tous les
pouvoirs qui n’ont pas été expressément confiés à un autre organe de l’Association. L'Assemblée
Générale est composée des Membres.
10.2 Fonctionnement de l’Assemblée Générale
10.2.1. L’Assemblée Générale peut se réunir en présentiel ou virtuellement.
10.2.2. L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an pour l’Assemblée Générale
Ordinaire. A cette occasion, l’Assemblée Générale Ordinaire est chargée de ce qui suit :
a. La nomination et la révocation des membres de l’Organe d’Administration et du Commissaire (le
cas échéant),
b. L’approbation du rapport de l’Organe d’Administration,
c. L’approbation des comptes annuels,
d. L’approbation du budget de l’année comptable en cours,
e. La décharge des membres de l’Organe d’Administration,
Volet B
f. La décharge du Commissaire (le cas échéant).
D’autres points peuvent être fixés à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale Ordinaire.
Par ailleurs, l’Assemblée Générale Ordinaire peut se rassembler aussi souvent que l’en décide l’
Organe d’Administration.
10.2.3 Convocation à une réunion d’Assemblée Générale Ordinaire
Le Président est chargé de convoquer les Membres à la réunion d’Assemblée Générale. La
convocation doit être envoyée par lettre ordinaire, fax ou e-mail à tous les Membres, au moins quatre
(4) semaines avant la date de la réunion d’Assemblée Générale et ce, conformément aux règles
internes de l’Association. La convocation contient l’heure, le lieu ainsi que l’ordre du jour de l’
Assemblée Générale, ainsi que tout rapport et document soumis par l’Organe d’Administration pour
approbation à l’Assemblée Générale et lié aux points à l’ordre du jour. L’Organe d’Administration ou
tout Membre peut demander, jusqu’à quatorze (14) jours calendriers avant la date de la réunion, que
des points supplémentaires soient portés à l’ordre du jour. L’ordre du jour définitif et les documents à
discuter seront adressés aux Membres au plus tard sept (7) jours calendriers avant la date de la
réunion d’Assemblée Générale.
La convocation doit également indiquer (i) le Quorum de présence applicable (voir article 10.2.7,
paragraphes 1, 2 et 3, et (ii) la clause prévue à l’article 10.2.7, paragraphe 4, relative à l’organisation
d’une seconde réunion d’Assemblée Générale si le quorum de présence n’est pas atteint lors de la
première réunion.
Si le Président ne convoque pas ou est dans l’impossibilité de convoquer les Membres, les
convocations seront envoyées par deux (2) membres de l’organe d’administration.
10.2.4 Convocation à une réunion Assemblée Générale Extraordinaire
Une réunion d’Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée moyennant le respect d’un
délai de convocation de quatre (4) semaines, soit à la demande d’au minimum deux-tiers (2/3) des
Membres de l’Organe d’Administration, soit à la demande écrite d’au moins un-cinquième (1/5) des
Membres. Ces derniers doivent adresser une demande écrite (par lettre ou e-mail) au Président de l’
Organe d’Administration pour la tenue d’une réunion d’Assemblée Générale Extraordinaire. La
demande écrite devra mentionner les raisons et les motivations de la tenue d’une telle réunion d’
Assemblée Générale Extraordinaire ainsi qu’un ordre du jour préliminaire de la réunion. Le Président
convoque les Membres à la réunion d’Assemblée Générale Extraordinaire endéans les quinze (15)
jours calendriers de la réception de la demande.
L’article 10.2.3, paragraphes 2 et 3 s’applique également aux convocations aux réunions d’
Assemblées Générales Extraordinaires.
10.2.5  Représentation aux réunions d’Assemblée Générale.
10.2.5.1 Aux réunions d’Assemblée Générale, ordinaire ou extraordinaire, chaque Membre pourra
être représenté par une délégation de trois délégués au plus. Un Membre ne pourra être représenté
auprès de l’Assemblée Générale que par des représentants qui sont (i) des pharmaciens, (ii) des
membres du Membre concerné, (iii) qui exercent une activité de pharmacien hospitaliers et (iv) qui
sont indépendants de tous intérêts commerciaux pertinents.
10.2.5.2 Exception à la représentation ordinaire telle que définie à l’article 10.2.5.1
Une organisation n’ayant pas la personnalité juridique qui a été acceptée à titre exceptionnel et pour
une durée limitée en tant que Membre par l’Assemblée Générale, conformément à l’article 6.2., ne
peut participer à une réunion de l’Assemblée Générale et exercer ses droits de Membre:
a. que si elle a payé toutes ses cotisations avant la réunion d’Assemblée Générale, et
b. par l'intermédiaire d’un représentant nommé à titre permanent par ladite organisation (le «
Représentant permanent »), qui doit remplir les quatre critères définis à l'article 10.2.5.1;
Le Représentant permanent est le seul bénéficiaire des droits de Membre de l’organisation
susmentionnée. Il peut toutefois se faire assister aux réunions de l’Assemblée Générale par au
maximum deux autres délégués de l'organisation, répondant aux mêmes critères.
Si l’Assemblée Générale estime que le Représentant permanent ne remplit pas les critères
susmentionnés ou ne démontre pas suffisamment sa qualité de Représentant permanent de l’
organisation dont il/elle est issu(e), l’Assemblée générale a le droit de refuser au Représentant
permanent l’accès à la réunion de l’Assemblée Générale.
Si le Représentant permanent ne peut assister à la réunion de l’Assemblée générale, il/elle         
peut demander à un autre Membre de le/la représenter par procuration.
10.2.6. L'Assemblée Générale est présidée par le Président ou par le Vice-Président en cas d’
absence du Président.
10.2.7. Quorum de présence
Le Quorum de présence est le nombre minimum de Membres qui doivent être présents ou
représentés pour que l’Assemblée Générale soit valablement constituée et ait le pouvoir de voter sur
les points à l’ordre du jour (« Quorum de présence »).
Le Quorum de présence est fixé en fonction de l’importance de la décision sur laquelle l’Assemblée
Générale est appelée à se prononcer.
Volet B
Sauf disposition contraire des Statuts, notamment pour la modification des Statuts ou pour la
dissolution de l’Association, le Quorum de présence ordinaire pour que l’Assemblée Générale soit
valablement constituée est automatiquement fixé à la moitié (1/2) des Membres présents ou
représentés.
Si le Quorum de présence n'est pas atteint, la réunion d’Assemblée Générale est automatiquement
ajournée et le Président doit convoquer les Membres dans un délai de quatorze (14) jours
calendriers suivant l’ajournement pour une seconde réunion de l’Assemblée Générale, qui peut avoir
lieu endéans les quatorze (14) jours calendriers suivant l’envoi de la convocation. Dans un tel cas, l’
Assemblée Générale pourra délibérer sur tous les points de l’ordre du jour, qui auraient initialement
dû être débattus, et ce quel que soit le Quorum de présence.
10.2.8. Procédure de vote
Chaque Membre dispose d’une (1) voix lors de la prise de décisions de l’Assemblée Générale. Les
Membres peuvent se faire représenter à une réunion d’Assemblée Générale par procuration donnée
à la délégation représentative d’un autre Membre. Chaque délégation ne peut être porteuse que d’un
maximum de deux procurations données par des Membres absents.
Lors de l’Assemblée Générale, le vote peut avoir lieu, en personne ou virtuellement, par main levée,
par vote secret ou par voie électronique. Si l’Assemblée Générale se tient virtuellement, le vote
secret peut également avoir lieu électroniquement.
Le vote sera secret pour la nomination des membres de l’Organe d’Administration et pour toute autre
résolution à la demande d’au moins un Membres participant à la réunion d’Assemblée Générale.
Sauf disposition contraire des Statuts ou de la législation belge, les décisions et les        résolutions
de l’Assemblée Générale sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés (soit 50 % + 1
voix). En aucun cas, les abstentions, les votes blancs ou nuls ne seront pris en compte pour le calcul
de la majorité.
Si la majorité absolue des voix n’est pas obtenue lors du vote, il est procédé à de nouveaux tours de
scrutin, après avoir systématiquement exclu le choix ayant récolté le nombre de vote le plus faible
lors du scrutin précédent.
Lorsqu’au cours d’un vote, il ne reste qu’un seul siège vacant auprès de l’Organe d’Administration et
qu'il y a égalité entre les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix, le choix entre
ces candidats est à nouveau soumis au vote. En cas de nouvelle égalité des voix, le candidat du
Membre ayant le plus grand nombre de membres est désigné.
10.2.9.  Procès-verbal de la réunion d’Assemblée Générale
Les procès-verbaux des réunions d’Assemblées Générales seront dressés sous la responsabilité du
Président. Le projet de procès-verbal de la réunion d’Assemblée Générale est envoyé par email à
tous les Membres ayant participés à l’Assemblée Générale au plus tard soixante (60) jours après la
tenue de celle-ci. A leur tour, les participants disposeront de quatorze (14) jours calendrier, à partir
dudit envoi, pour formuler des commentaires par rapport audit projet de procès-verbal. Après avoir
pris connaissance des remarques éventuelles des participants, le Président rédige et signe le
procès-verbal définitif, qui est ensuite adressé à tous les Membres.
L'approbation du procès-verbal définitif est confirmée à la prochaine réunion d’Assemblée       
Générale. L’original du procès-verbal est consigné dans un registre séparé, tenu au siège de l’
Association où tout Membre peut le consulter.
10.3     Responsabilités de l’Assemblée Générale :
 L'Assemblée Générale est compétente pour:
a. étudier et trancher une décision pour toute demande d’affiliation à titre de Membre ou de Membre
Associé à l’Association;
b. exclure un Membre ou un Membre Associé de l’Association ;
c. fixer la cotisation annuelle en fonction des critères proposés par l’Organe d’Administration;
d. nommer et révoquer les membres de l’Organe d’Administration;
e. élire le Président et le Dauphin parmi les membres de l’Organe d’Admini-stration
Si un Dauphin est élu, son mandat sera d'un (1) an. Dans un tel cas, il ou elle deviendra
automatiquement Président, pour un mandat de trois (3) ans, à la fin de son mandat d’un (1) an
comme Président-Elu.
f. nommer et révoquer les Commissaires et déterminer leur salaire si une rémunération leur est
attribuée;
g. voter la décharge à accorder aux membres de l’Organe d’Administration et aux Commissaires;
h. voter la stratégie, les priorités et les objectifs de l’Association, ainsi que les mesures proposées
par l’Organe d’Administration ;
i. voter le rapport financier présenté par le Directeur des Finances et sur le rapport d’un réviseur d’
entreprise professionnel indépendant qui a contrôlé la comptabilité de l’Association ;
j. voter les rapports d’activité annuels de l’Association présentés par l’Organe d’Administration ; voter
sur tout sujet proposé par l’Organe d’Administration ;
k. voter les comptes annuels et le budget ;
Volet B
l. modifier les Statuts ;
m. approuver et modifier les règles internes de l’Association.
n. dissoudre l’Association
Article 11 - Organe d’administration
11.1 L’Organe d’Administration est l’organe exécutif de l'Association.
11.2 Composition de l’Organe d’Administration
11.2.1 L’Organe d’Administration est composé de membres nommés par l’Assemblée Générale.
11.2.2. Pour être éligible pour occuper un siège à l’Organe d’Administration, le candidat doit être et
rester, pendant toute la durée de son mandat, (i) un pharmacien, (ii) un membre du Membre
concerné, (iii) exercer une activité de pharmacien hospitaliers et (iv) être indépendant de tous
intérêts commerciaux pertinents.
Chaque candidature doit être dûment présentée et appuyée par le Membre, dont le candidat est lui-
même membre.
Les candidatures, la sélection des candidats et la nomination de nouveaux membres de l’Organe d’
administration doivent se faire dans le respect des règles internes de l’Association.
11.2.3 Le nombre de membres de l’Organe d’Administration ne peut à aucun moment être inférieur à
quatre (4), ni supérieur à onze (11).
11.2.4 Les membres de l’Organe d’Administration sont élus pour une durée de trois (3) années
consécutives. Leur mandat prendra fin à l’Assemblée Générale Ordinaire au terme de ladite
troisième année. Chaque membre de l’Organe d’Administration est rééligible, mais ne peut en aucun
cas y siéger pour une période supérieure à dix (10) ans au total.
11.2.5 La composition de l’Organe d’Administration devrait être suffisamment représentative des
Membres.
11.3 Mandats spéciaux sein de l’Organe d’Administration
11.3.1 Conformément à l'article 10 et sous réserve de l'élection préalable d'un Président-Elu
conformément à l'article 10.3.e, le Président est élu parmi les membres de l’Organe d’Administration
par l’Assemblée Générale pour une durée maximale de trois ans.
11.3.2. L’Organe d’Administration élit parmi ses membres :
a. un Vice-Président ;
b. un Directeur des Finances ;
L’Organe d’Administration décidera de la durée de leur mandat, qui ne pourra excéder la durée du
mandat en cours du membre de l’Organe d’Administration concerné. D'autres postes peuvent être
créés si les membres de l’Organe d’Administration le jugent nécessaire.
11.3.3  Après la fin de son mandat, le Président peut continuer à assister l’Organe d’Administration et
à conseiller/encadrer les nouveaux membres de l’Organe d’Administration pendant une période de
maximum deux ans après la fin de son mandat, mais il n’aura aucun droit de vote et ne sera pas pris
en compte pour le Quorum de présence des réunions de l’Organe d’Administration. La durée du
mandat d’ancien Président est déterminée par l’Organe d’Administration en concertation avec l’
ancien Président.
11.3.4.  Si le Président, le Vice-Président ou le Directeur des Finances est élu pour un mandat dont
la durée dépasse le nombre maximal d'années de son mandat de membre de l’Organe d’
Administration, soit dix (10) ans, il ne pourra exercer son mandat spécial que jusqu'à la fin dudit
mandat de membre de l’Organe d’Administration.
11.4 Fonctionnement de l’Organe d’Administration
11.4.1.  L’Organe d’Administration se réunit physiquement au moins deux fois par an. L’Organe d’
Administration peut se réunir physiquement jusqu’à 8 fois par an ou virtuellement (conférence call,
vidéoconférence...) aussi souvent que nécessaire.
11.4.2 Le Président convoque les membres de l’Organe d’Administration au moins sept (7) jours à l’
avance. En situation d’urgence, ce délai peut être réduit. Les convocations sont adressées par lettre,
fax ou email avec accusé de réception et accompagnées d’un premier projet de l’ordre du jour ainsi
que des documents nécessaires. Le Président convoque une réunion de l’Organe d’Administration à
la demande d’au moins trois (3) de ses membres. L'ordre du jour de la réunion de l’Organe d’
Administration est approuvé par l’Organe d’administration et n’est définitif qu’au commencement de
la réunion. Jusqu’au début de la réunion, les membres de l’Organe d’Administration ont le droit de
modifier l’ordre du jour avant d’adopter sa version finale.
11.4.3  L’Organe d’Administration délibère valablement si au moins deux/tiers (2/3) des membres de
l’Organe d’Administration sont présents ou représentés. Chaque membre de l’Organe d’
Administration dispose d'une voix. Les décisions de l’Organe d’Administration sont prises à la
majorité absolue (soit 50% + 1 voix) des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, la voix du
Président est prépondérante.
11.4.4 Lorsqu’un membre de l’Organe d’Administration ne peut être présent lors d’une réunion, il/elle
peut se faire représenter par procuration par un autre membre de l’Organe d’Administration. Un
membre de l’Organe d’Administration ne peut être porteur que d’une seule procuration.
Volet B
11.4.5.  L’Organe d’Administration peut déléguer à un ou plusieurs de ses membres, aux membres d’
un Membre ou à un tiers, des pouvoirs spéciaux d’administration ou de représentation de l’
Association pour diligenter des actions judiciaires ou extra-judiciaires. Dans ce cas, l’étendue des
pouvoirs délégués ainsi que la fin du mandat doivent être précisées.
11.5 Responsabilités de l’Organe d’Administration.
11.5.1. L'Organe d’Administration est chargé de la réalisation du/des buts de l'Association dans les
limites fixées par l’Assemblée Générale. L’Organe d’Administration veille à maintenir une vision forte
et une stratégie pour l'Association, développe et met en place des mesures, et garantit la
responsabilité, l’efficacité organisationnelle, ainsi que la probité des Membres.
Cela implique notamment de :
a. gérer l’Association, conformément aux politiques développées par l’Organe d’administration ou
établies dans règles internes adoptées par l’Assemblée Générale ;
b. fixer les buts, objectifs et priorités généraux, à court et à long terme, de l’Association, afin de
répondre aux besoins des pharmaciens hospitaliers européens ;
c. recommander des mesures à l’Assemblée Générale ;
d. présider un ou plusieurs programmes ou projets de l’Association ;
e. promouvoir l’affiliation à l’Association par la participation à des réseaux communautaires et à d’
autres activités ;
f. rendre des comptes et rechercher des candidats susceptibles d’être élus auprès l’Organe d’
Administration, si nécessaire;
g. préparer les réunions d’Assemblée Générale ; procéder à la reddition des comptes ; introduire des
requêtes à propos des résolutions à voter, des tâches spécifiques (affaires courantes) ;
h. engager et licencier du personnel et d’autres prestataires de services, ainsi que des membres des
comités spéciaux, selon les responsabilités qui leur sont confiées dans le cadre de leurs conditions
contractuelles; désigner le personnel autorisé à signer au nom de l’Association, conformément aux
Statuts et aux règles internes de l'Association;
i. exécuter et / ou coordonner l’implémentation des résolutions qui ont été votées par l’Assemblée
Générale;
j. se préparer et participer aux discussions et délibérations au sein de l’Organe d’Administration.
11.5.2. Les membres de l’Organe d’Administration exercent leur mandat à titre gratuit. Les fonctions
détaillées des membres de l’Organe d’administration sont fixées dans les règles internes de l’
Association.
11.6 Fin du mandat d’un membre de l’Organe d’Administration
11.6.1. Le mandat d’un membre de l’Organe d’Administration prend fin:
a. par la démission du membre de l’Organe d’Administration ;
b. par la révocation du membre de l’Organe d’Administration par l’Assemblée Générale, à tout
moment, sans justification requise ;
c. lorsqu’il/elle ne remplit plus les critères définis à l'article 11.2.2
d. à l’expiration de son mandat ;
e. par le retrait ou l’exclusion du Membre qu’il/elle représente au sein de l’Organe d’administration de
l’Association, et/ou lorsque le membre de l’Organe d’administration n’est plus membre du Membre,
qui a présenté sa candidature au poste de membre de l’Organe d’Administration ;
f. par le décès du membre de l’Organe d’Administration.
11.6.2 Un membre de l’Organe d’Administration peut être suspendu ou révoqué par l’Assemblée
Générale, moyennant une décision réunissant au moins deux-tiers (2/3) des votes exprimés.
Le membre de l’Organe d’Administration suspendu ou révoqué aura la possibilité de rendre compte
de ses actes devant l’Assemblée Générale. À cette occasion, il pourra se représenter lui/elle-même
ou se faire représenter, à ses propres frais, par un conseiller.
11.6.3 Les membres de l’Organe d’Administration peuvent, à tout moment, présenter leur démission
par lettre recommandée adressée au Président ou, en cas d’absence, d’incapacité ou de démission
du Président, au Vice-Président. La démission prend effet dès que l’accusé de réception de la lettre
recommandée a été signé par le Président ou le Vice-Président.
11.7 Vacances d’un siège au sein de l’Organe d’Administration:
Toutes les nominations à l’Organe d’Administration sont personnelles. En cas de vacance d’un siège
au sein de l’Organe d’Administration, un nouveau membre de l’Organe d’Administration est élu à lors
de la prochaine réunion d’Assemblée Générale.
Lorsque le siège d’un membre de l’Organe d’Administration devient vacant, et qu’il est nécessaire de
pourvoir à son remplacement au cours de l'année, l’Organe d’Administration peut désigner un
remplaçant ad interim, afin de pourvoir au siège laissé vacant par l’ancien membre de l’Organe d’
Administration jusqu’à la prochaine Assemblée Générale, au cours de laquelle il y aura lieu d’
appliquer l’article 11.2.2.
Article 12 – Représentation de l’Association
12.1  A l’égard des tiers, l'Association est représentée dans ses actions judiciaires et extra-judiciaires
Volet B
:
a. soit par l’Organe d’Administration ;
b. soit par le Président et au moins un autre membre de l’Organe d’Administration ;
c. soit par un mandataire spécial désigné par l’Organe d’Administration.
12.2 En cas d'absence ou d’incapacité du Président, le Vice-Président exercera les pouvoirs et les
obligations du / de la Président(e).
Article 13 – Secrétariat de l’Association
13.1 L’Organe d’Administration peut être assisté par un Secrétariat, ainsi que par tout autre
personnel de soutien requis par les membres de l’Organe d’Administration, dans la mesure où le
budget de l’Association le permet.
L’Organe d’Administration peut déléguer la gestion journalière et l’administration de projets et la
relation entre les Membres à du personnel nommé à cet effet. Ces personnes devront rendre compte
au Président ou, en son absence ou incapacité, à tout autre membre de l’Organe d’Administration
désigné par le Président.
13.2 Le Secrétariat est supervisé par l’Organe d’Administration.
13.3 La ou les personnes désignées ont le pouvoir de représenter individuellement l’Association
dans les limites de son/leur mandat (en ce compris la gestion journalière de ses affaires)
13.4 Le mandat des membres du Secrétariat ainsi que les délégations de la gestion journalière de l’
Association prennent fin :
a. De plein droit au terme dudit mandat ou de manière anticipée par décision de l’Organe d’
Administration en cas de désignation à durée déterminée,
b. par décision de l’Organe d’Administration en cas de désignation à durée indéterminée,
c. par démission du membre du Secrétariat,
e. En cas de décès.
Article 14 – Fonds, exercice social, budget et rapport de gestion et comptes annuels
14.1     Les fonds de l'Association se composent:
a. des cotisations des Membres et des Membres Associés et des contributions des Parties
Intéressées ;
b. de dons ;
c. de subsides et de donations ;
d. de tout autre revenu obtenu légalement.
14.2 exercice social commencera le 1er avril de chaque année pour se terminer le 31 mars de l’
année suivante.
14.3.    Chaque année, l’Organe d’Administration soumet pour approbation à l’Assemblée Générale
les comptes annuels incluant le bilan et le compte de résultat de l’exercice social écoulé, ainsi qu’un
rapport de gestion détaillé et un budget pour le prochain exercice
14.4.    Après l’approbation des comptes annuels, l’Assemblée Générale se prononce sur la
décharge à donner à l’Organe d’Administration.
Article 15 – Modification des statuts
15.1 Une proposition de modification des Statuts peut être présentée par l’Organe d’Administration
ou par au moins deux (2) membres de l'Assemblée Générale. La proposition doit être présentée aux
Membres au moins quatre (4) semaines avant la tenue de la réunion de l'Assemblée Générale, à
moins que des événements exceptionnels (« Force Majeure ») forcent les requérants à ne pas
respecter ce délai. Le texte de cette proposition doit être joint à la convocation à l’Assemblée
Générale.
15.2 Les règles de convocation, énoncées aux paragraphes 1 et 2 de l’article 10.2.3 (pour la
convocation à une Assemblée Générale Ordinaire), ou énoncées à l’article 10.2.4 (pour la
convocation à une Assemblée Générale Extraordinaire) s’appliquent respectivement à la situation
traitée au présent article.
15.3 En raison de son importance, la décision de modification des Statuts requiert un Quorum de
présence spécifique d’au moins deux/tiers (2/3) des Membres présents ou représentés. Si, lors de la
réunion de l’Assemblée Générale concernée, moins des deux-tiers (2/3) des Membres sont présents
ou représentés, une deuxième Assemblée Générale peut être convoquée conformément à l'article
10.2.7, paragraphe 4.
15.4 La décision de modification des statuts requiert en outre une majorité spéciale d’au moins deux-
tiers (2/3) des votes des Membres présents ou représentés.
15.5 Exception - Modification du/des buts et activités de l'Association
Pour la modification du/des buts de l'Association, les règles édictées à l’article 15.3 s’appliquent.
Toutefois, une majorité d’au moins quatre-cinquièmes (4/5) des votes des Membres présents ou
représentés est requise.
Article 16 – Dissolution
16.1. Une proposition de dissolution peut être introduite par l’Organe d’Administration ou par au
moins trois (3) Membres. L’Assemblée Générale prévue à l’article 16.1 doit être convoquée au moins
Volet B
six (6) semaines à l’avance. Le texte littéral de la proposition de dissolution doit être annexé à la
convocation pour être effectivement portée à l’attention des Membres.
16.2.  Les règles de convocation prévues à l’article 10.2.3, alinéas 1 et 2 (pour la convocation à une
Assemblée Générale Ordinaire) ou à l’article 10.2.4 (pour la convocation à une Assemblée Générale
Extraordinaire) s’appliquent respectivement à la situation traitée au présent article.
16.3.    Une décision de dissolution de l’Association requiert un Quorum spécifique de présence d’au
   moins trois/quarts (3/4) des Membres présents ou représentés. Si, lors de la réunion de l’
Assemblée Générale concernée, moins des trois/quarts (3/4) des Membres sont présents ou
représentés, une deuxième réunion de l’Assemblée Générale peut être convoquée conformément à l’
article 10.2.7, 4ème alinéa.
16.4.    La décision de dissolution de l’Association requiert toujours une majorité des quatre     
cinquièmes (4/5) des votes des Membres présents ou représentés.
16.5.    Dans la résolution de dissolution de l’Association, l’Assemblée Générale fixera également les
modalités de la liquidation, nommera le cas échéant un ou plusieurs liquidateurs, fixera leurs
pouvoirs et indiquera l’affectation de l’actif net de l'Association. L’actif net ne peut être affecté qu'à
une organisation ayant un but non lucratif similaire à celui poursuivi par l'Association.
Article 17 – Règles internes
17.1. L'Assemblée Générale a le pouvoir d’adopter et de modifier les règles internes de l’Association.
L’Organe d’Administration peut, quant à lui, proposer de modifier les règles internes.   
L’Organe d’Administration peut proposer d’adopter ou de modifier les règles internes. Les Membres
de l'Association, qui veulent faire modifier les règles internes, adresseront leurs demandes à l’
Organe d’Administration et/ou au Secrétariat au moins trois (3) mois avant la prochaine Assemblée
Générale. Les modifications des règles internes doivent avoir pour but d’améliorer l’administration
des affaires internes de l’Association.
17.2. Aucune disposition des présents Statuts et des règles internes de l’Association ne peut être en
contradiction avec les lois belges en vigueur.
Article 18 - Droit applicable et tribunaux compétents
Les présents Statuts sont régis par le droit belge. Les tribunaux francophones de Bruxelles sont
seuls compétents pour connaître de tout litige relatif aux présents Statuts, ainsi qu'à l’Association en
général.
4. Pouvoirs de représentation à conférer :
L’assemblée décide de conférer tous pouvoirs :
. à l'organe d'administration pour l'exécution des résolutions prises sur les points précédents ;
. au notaire pour déposer la coordination des statuts au greffe du tribunal de l’entreprise.
. au notaire de déposer une copie du présent acte au greffe du tribunal des entreprises pour
publication aux annexes du Moniteur belge ; au notaire pour faire le nécessaire pour la demande d’
approbation royale des nouveaux buts et activités.
. à chacun des administrateurs de la société, avec pouvoir de subdélégation, d'accomplir les
formalités nécessaires pour modifier l'immatriculation de la société auprès de toute autorité
compétente.
Pour extrait analytique conforme
Sophie MAQUET, Notaire associé
Déposés en même temps : 1 expédition, 1 liste de présences, 23 procurations et statuts
coordonnés.