Nº d'entreprise : 0723 635 143
Nom
(en entier) : European Oncology Nursing Society
(en abrégé) :
Forme légale : ASBL
Adresse complète du siège : 1200 Woluwe-Saint-Lambert - Woluwe-Saint-Lambert
Objet de l'acte : STATUTS (COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS), DEMISSIONS,
NOMINATIONS.
PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE TENUE LE 17 JUIN 2024
Décision 1 : Confirmation de la démission de l'administrateur
L'assemblée générale a pris acte par la présente de la démission volontaire de l'administrateur suivant, à
compter de ce jour :
-Madame Nikolina Dodlek, née le 15 mai 1989, Osijek, domicilié a Ulica Kralja Petra. Svacica 2, 31000
Osijek, Croatie.
Décision 2 : Confirmation de la nomination des administrateurs
L'assemblée générale souhaite confirmer la nomination des administrateurs suivants, effective depuis leur
nomination initiale lors de l'assemblée générale du 9 septembre 2024, où ils ont été élus à la majorité des voix
-Monsieur Dimitrios Protogiros, né le 21 mai 1990 à Mytilini (Grèce), élisant domicile au siège de l'ASBL,
pour un mandat de deux ans, jusqu'en septembre 2026 ;
-Madame Stavroula Chante, née le 19 juillet 1988 à Larisa (Grèce), élisant domicile au siège de l'ASBL,
pour un mandat de six ans.
Décision 3 : Confirmation de la révision intégrale des articles d'association de l'ASBL
L'assemblée générale souhaite confirmer formellement les modifications des articles d'association de
l'ASBL, adoptées avec plus des trois quarts des voix lors de l'assemblée générale du 17 juin 2022. Le président
a présenté les principaux changements aux membres, après que ceux-ci ont eu pu prendre connaissance des
nouveaux articles d'association.
Les principales modifications comprenaient :
·Ajout du 5e groupe de travail de l'EONS : les infirmiers en début de carrière
·Mise à jour de la déclaration de mission
·Révision de la formulation concernant le Conseil d'administration et l'Assemblée générale de l'EONS
·Création d'un Conseil consultatif des patients
·Changement de titre du Directeur général en Directeur des opérations
·Exigence de représentation du Conseil à hauteur de 66 % lors des réunions
·Interdiction pour les membres du Conseil de l'EONS de recevoir toute rémunération.
L'assemblée générale souhaite abroger les articles d'association de l'ASBL existants dans leur intégralité et
les remplacer par le texte suivant :
« TITRE
Nom, siège social
Article 1.
La Société est créée et sera connue sous le nom de European Oncology Nursing Society (EONS), (ci-après
dénommée «la Société»).
Article 2.
Son siège social est situé Clos Chapelle-aux-Champs 30, 1200, Bruxelles, Belgique, dans l'arrondissement
judiciaire de Bruxelles.
Article 3.
1. BUT
Mission
EONS mission est d'assurer le leadership nécessaire pour que toutes les personnes touchées par le cancer
bénéficient des soins d'infirmières spécialisées en cancérologie formées et compétentes. Nous rassemblons
des cliniciens, des universitaires, des décideurs politiques et des défenseurs des patients afin de faire
progresser les soins infirmiers en cancérologie fondés sur des données probantes et les soins aux personnes
touchées par le cancer, et de permettre aux infirmières en cancérologie de pratiquer en toute sécurité et dans
toute l'étendue de leur expertise.
Dans le cadre de ce qui précède, la Société peut:
1.1Promouvoir et développer les soins infirmiers en oncologie dans des pays du continent européens.
1.2L'EONS travaillera principalement sur le continent européen, à moins que des pays situés en dehors de
la région ne l'invitent à apporter son soutien et à promouvoir les soins infirmiers en cancérologie.
1.3Promouvoir et coordonner des programmes de formation pour les infirmières s'occupant de patients
atteints de cancer.
1.4ldentifier et constituer un corpus de connaissances spécifiques aux soins infirmiers en oncologie.
1.5Encourager le développement de recherches collaboratives et la participation à celles-ci, ainsi que la
publication des résultats utiles de ces recherches.
1.6Encourager les programmes d'échange d'infirmières en cancérologie.
1.7 Fournir un moyen de communication entre les groupes de soins infirmiers en cancérologie et les
personnes impliquées dans les soins infirmiers en cancérologie.
1.8Établir des liens avec d'autres organisations susceptibles d'influencer le développement des soins
infirmiers en cancérologie.
1.9Faire toute autre chose licite nécessaire à la réalisation de cet objectif.
La société peut apporter un soutien financier, matériel et autre aux personnes physiques et morales qui
réalisent des programmes et des activités conformes aux buts et objectifs de la société.
En général, la société peut utiliser tous les moyens qui contribuent directement ou indirectement à la
réalisation de ses objectifs. En exécution de ce qui précède, la société peut notamment acquérir tous biens ou
droits réels, prendre à bail, louer, recruter du personnel, conclure tous accords, collecter des fonds, bref, exercer
ou faire exercer toutes activités qui justifient son objet. À cet égard, la société peut entreprendre des activités
commerciales pour atteindre ses objectifs.
Article 4.
L'association est constituée pour une durée illimitée.
Article 5. ADHÉSION
Les membres de la Société sont :
1.1Membres à part entière ; Membres individuels ; Membres associés
1.2Les membres à part entière seront limités aux sociétés nationales d'infirmières en oncologie, aux groupes
paneuropéens de soins infirmiers spécialisés dans le traitement du cancer et aux infirmières choisissant de
payer une cotisation individuelle à la Société. Les membres individuels des sociétés nationales d'infirmières
spécialisées dans le cancer et les groupes d'infirmières spécialisés paneuropéens membres de la Société sont
également réputés être membres de facto de la Société. Les membres de la Société sont activement engagés
dans les soins contre le cancer, l'enseignement des soins infirmiers contre le cancer, la gestion des soins
infirmiers contre le cancer ou la recherche sur les soins infirmiers contre le cancer dans la zone de l'Europe.
1.3Les sociétés nationales d'infirmières en oncologie et les groupes intereuropéens d'infirmières
spécialisées dans le traitement du cancer peuvent adhérer à la Société à tout moment de l'année en complétant
le formulaire de candidature en ligne.
1.4Toute personne intéressée à devenir membre individuel EONS peut rejoindre la Société à tout moment
de l'année en remplissant le formulaire de candidature en ligne.
1.5Les groupes nationaux spécialisés dans les soins infirmiers, les institutions et les organisations
impliquées dans les soins du cancer peuvent devenir membres associés à tout moment de l'année en
remplissant le formulaire de candidature en ligne.
1.6Les membres qui ne se conforment pas à la constitution et aux règlements sont exclus de la société.
1.7Chaque membre aura le droit de mettre fin à son adhésion à la Société à tout moment au moyen d'une
lettre recommandée envoyée au président. Les membres qui ne paient pas leur cotisation seront considérés
comme ayant quitté la société après une période d'un an et ne seront réintégrés que sur paiement de la totalité
de la cotisation de l'année pour laquelle ils ont présenté une nouvelle demande ou une partie de celle-ci.
Les membres s'engagent à respecter la constitution et les règlements de la société.
Toute société qui demande (ou renouvelle sa demande) d'adhésion à part entière ou associée sera priée
de fournir à EONS une copie de sa liste de membres et fournira une liste mise à jour de ses membres (mais
sans obligation) chaque année suivante de son adhésion lorsque le paiement de ses cotisations annuelles ou
bisannuelles deviendra dû.
La Société utilisera uniquement les listes de membres pour calculer le nombre total de ses membres et pour
communiquer les nouvelles et les événements EONS. Ces informations ne seront pas utilisées à des fins
commerciales ni distribuées à d'autres organisations. Dans le cas improbable où une liste complète des
membres ne serait pas disponible, la société cherchant à devenir membre (ou à renouveler son statut) de
membre EONS doit prendre d'autres dispositions pour s'assurer que les informations EONS sont effectivement
diffusées à ses membres.
Tout membre à part entière de la Société (c'est-à-dire un membre individuel ou le membre d'une société
détenant le statut de membre à part entière de EONS) est éligible pour se présenter et occuper un poste au
membres à part entière peuvent également proposer ou appuyer un candidat de leur choix en vue de leur
élection à tout poste au sein de EONS.
Les membres honoraires, les clients et les membres associés ne sont pas éligibles au Conseil exécutif, ne
peuvent pas faire partie de comités permanents et n'ont pas le droit de vote.
2.0 STRUCTURES DE LA SOCIETE
La Société comprend les organes suivants :
2.1 Assemblée Générale
Conseil d'administration de EONS
Groupes de travail
Équipe de gestion
Comités ad hoc
Secrétariat de l'EONS
3.0 SECRETAIRE
La Société tiendra un secrétariat à Bruxelles, Belgique.
4.0 RÉUNIONS DE LA SOCIÉTÉ
La Société est gouvernée par ses membres à part entière. Les membres à part entière sont habilités à:
·nommer, élire et révoquer les membres du conseil d'administration de EONS
·approuver les plans stratégiques proposés par le conseil d'administration de EONS
·approuver les modifications apportées à la Constitution
·approuver les états financiers présentés par le trésorier et le directeur de l'exploitation
·donner décharge aux membres du conseil d'administration de l'EONS
·le cas échéant, la nomination et la révocation des auditeurs et l'établissement de leur rémunération si celle-
ci est accordée
·approuver la cotisation annuelle
·dissoudre la Société
·l'exclusion des membres
·la transformation de l'association en entreprise sociale
4.1Les membres se réuniront au moins une fois par an pour une assemblée générale. Tous les membres
doivent être invités.
4.2Le conseil consultatif, composé de représentants de la société, se réunira au besoin, mais au moins une
fois par an.
4.3Le conseil consultatif des patients, composé de représentants d'associations externes, se réunira en
fonction des besoins, mais au moins une fois par an.
4.4Le conseil d'administration se réunira au moins quatre fois par an.
4.5L'équipe de direction, composée du directeur des opérations, des présidents et du trésorier, se réunit
toutes les deux semaines et est chargée de préparer les réunions et les décisions du conseil d'administration
de l'EONS.
4.6Une réunion extraordinaire de la Société peut être demandée par au moins un cinquième des membres
à part entière. Toute proposition signée par un cinquième des membres doit être ajoutée à l'ordre du jour.
Sauf dans les cas prévus aux articles 8, 12 et 20 de la loi du 27 juin 1921, l'Assemblée peut valablement
délibérer sur des points qui ne figurent pas à l'ordre du jour.
4.7Le président approuve ou refuse une demande de réunion extraordinaire dans les sept jours suivant sa
réception.
5.0 REPRÉSENTATION ET QUORUM
5.1Un quorum pour le conseil exécutif sera d'au moins 66% du conseil (incluant au moins 2 présidents ou 1
président et le trésorier).
5.2Sauf dans les cas spéciaux définis dans la présente Constitution, toutes les décisions de la Société sont
prises à la majorité simple des suffrages exprimés. Si le vote est à égalité, le président aura voix prépondérante.
6.0 NOMINATIONS ET ELECTIONS
6.1La Société recherchera des candidatures et organisera des élections selon les besoins.
6.2Les candidatures seront recherchées et les élections seront organisées via mail.
CONDITIONS DE BUREAU
Le président désigné est élu pour une période de deux ans. À la fin de cette période, le président désigné
devient président de la Société pour une nouvelle période de 2 ans.
Pour une nouvelle période de deux ans, le président sortant reste dans le conseil exécutif en tant que
président sortant de la Société.
Le président désigné, le président et le président sortant ne peuvent pas voir leur mandat renouvelé.
Si le poste de président devient vacant, il sera pourvu par le président désigné.
Le conseil d'administration de l'EONS se réserve le droit d'ajuster et de modifier les mandats de la
présidence en fonction des besoins si un président élu se retire ou est tenu d'abandonner son poste pour les
raisons décrites aux points d) et e) ci-dessous.
Le secrétaire, le trésorier et les membres extraordinaires sont nommés pour une période de deux ans. L'un
des membres doit être une jeune infirmière en début de carrière (ECN), c'est-à-dire une infirmière en oncologie
de moins de 35 ans au moment de leur nomination. L'infirmière en début de carrière ne peut pas se présenter
pour une réélection en tant qu'infirmière en début de carrière si elle a plus de 35 ans à la date de la prochaine
élection.
Chaque personne nommée, à l'exception de l'infirmière en début de carrière, peut voir son mandat renouvelé
deux fois, pour une durée maximale de six ans. À l'issue de cette période, il/elle ne pourra plus être nommé(e)
pour une période de deux ans. Les infirmières en début de carrière sont nommées pour une durée maximale
de deux ans et ne peuvent pas être prolongées. De temps à autre, le conseil d'administration de l'EONS peut
nommer un ou plusieurs membres non membres du conseil d'administration pour le conseiller sur des questions
spécifiques pour lesquelles le conseil d'administration élu de l'EONS ne dispose pas de l'expertise nécessaire.
Le(s) rôle(s) sera(ont) limité(s) dans le temps et/ou spécifique(s) à un projet. La/les personne(s) n'aura/auront
pas le droit de vote. La ou les nominations seront faites à la discrétion du conseil d'administration de EONS. De
plus amples détails concernant les mandats des autres organes de la Société figurent dans les Statuts de la
Société.
Les présidents et les membres du conseil d'administration de l'EONS doivent s'assurer qu'ils agissent
toujours dans le meilleur intérêt des soins infirmiers en cancérologie et de l'EONS en tant qu'organisation. Les
valeurs de transparence, de responsabilité et de leadership responsable doivent être garanties par les points
suivants, qu'il incombe au conseil d'administration de l'EONS de respecter et de réviser si nécessaire:
a.Quelle que soit la source, toutes les demandes de nomination d'un Président, d'un membre du conseil
d'administration ou d'un membre d'un groupe de travail pour représenter l'EONS à l'extérieur doivent être
examinées et approuvées par le conseil d'administration de l'EONS, soit lors de la prochaine réunion du conseil
d'administration, soit par courrier électronique.
b.Les Présidents, membres du conseil d'Administration et Membres d'un Groupe de travail d'EONS doivent
utiliser les formulaires de demande de nomination d'EONS avant de postuler à des postes au sein du Conseil
d'Administration ou postes d'honneur dans toute autre organisation internationale dans le domaine du cancer.
Les candidats sont encouragés à lire et à examiner attentivement les règlements internes d'EONS et les conflits
d'intérêts potentiels liés à chaque poste avant de remplir la demande de candidature. La demande de
candidature doit inclure les stratégies que le candidat mettrait en place pour empêcher les conflits d'intérêts
affectant EONS.
c.Lorsqu'un titulaire d'une fonction de Présidence au sein d'EONS (Président Sortant, Président ou
Président Elu) est élu à un poste de Présidence dans une autre organisation faîtière internationale dans le
domaine du cancer, elle/il déclare qu'il / elle quittera sa fonction de Présidence au sein d'EONS et transmettra
cette responsabilité au Président Elu, et / ou de nouvelles élections seront organisées pour les fonctions
concernées.
d.La personne qui est démise de sa fonctionné présidence est autorisée à rester dans Conseil
d'Administration d'EONS jusqu'à la fin de son mandat.
e.Lorsqu'un membre actif du Conseil d'Administration d'EONS est appelé à la fonction de Président-élect
Président d'une organisation faîtière internationale dans le domaine du cancer, il / elle déclare qu'il / elle n'est
pas en mesure de se présenter aux élections pour un poste de présidence d'EONS.
f.Lorsqu'une décision est prise par le Conseil d'Administration d'EONS concernant une quelconque
nomination, toutes les communications à ce sujet doivent être effectuées par les canaux officiels d'EONS pour
annoncer cette candidature.
REPRÉSENTATION
La représentation de l'association dans les actes qui engagent l'association, en dehors de la gestion
journalière, est signée, en l'absence d'un comité spécial du conseil d'administration, par deux membres du
conseil d'administration n'ayant pas à justifier leurs pouvoirs envers des tiers. Le compte bancaire peut être
ouvert par un seul membre du conseil agissant seul.
RESPONSABILITÉ
Les membres du conseil, ainsi que les personnes désignées pour la gestion journalière, ne contractent
aucune obligation personnelle du fait de leurs fonctions et ne sont responsables que de l'exécution de leur
mandat.
9.0 FINANCE
9.1Tout l'argent recueilli au nom de la Société, quelle qu'en soit la source, sera envoyé au trésorier dans les
28 jours suivant sa réception.
9.2Tous les membres paient la cotisation fixée par le Conseil exécutif et approuvée par les membres
titulaires sur une base annuelle ou biannuelle. La cotisation annuelle maximale est de 20 000 EUR.
9.3Le Conseil d'administration est habilité à emprunter de l'argent pour le compte de la Société, sous réserve
des contraintes imposées par la loi, afin que celle-ci puisse poursuivre son objectif déclaré.
9.4Les membres du conseil d'administration de EONS ne peuvent recevoir aucune rémunération, directe ou
indirecte, liée à leurs activités en tant que membres du conseil d'administration de EONS. Tout remboursement
(ou paiement) de frais doit toujours être conforme à la [politique de voyage ou à la politique de parrainage
éthique].
9.5Le trésorier et le directeur des opérations (COO) présenteront les comptes audités de l'année financière
précédente et un budget pour l'année suivante lors de chaque assemblée générale de la Société.
9.6L'exercice financier de la Société commence le 1er Janvier de chaque année.
9.7Toutes les transactions financières seront conformes à la politique financière de la Société.
Sans préjudice de l'article 17, paragraphe 5 de la loi, l'Assemblée générale peut nommer un auditeur, qui
peut ou non être membre, pour examiner les comptes de la Société et présenter son rapport annuel.
L'assemblée générale détermine la durée de son mandat et sa rémunération.
10.0 LANGUE OFFICIELLE
L'anglais sera la langue officielle de l'organisation avec les documents juridiques nécessaires traduits en
français.
11.0 AMENDEMENTS À LA CONSTITUTION
L'Assemblée générale ne peut délibérer valablement que sur la dissolution de l'association ou la modification
des statuts conformément aux articles 8 et 20 de la loi du 27 juin 1921.
Toute modification des statuts ou de la décision de dissolution doit être déposée au greffe du tribunal de
commerce et publiée dans les annexes du Moniteur belge conformément à l'article 26 novies et aux dispositions
de l'arrêté royal du 28 juin 2013.
11.1Les propositions d'amendement de la constitution et des statuts seront présentées au président au
moins deux mois de calendrier avant la prochaine réunion et seront appuyées par au moins dix membres à part
entière de la Société.
11.2Les détails des amendements proposés seront distribués avec l'ordre du jour de la réunion.
11.3Aucune modification ne sera apportée à la clause 2 (objet), à la clause 12 (dissolution) sans que le
Moniteur belge en ait été informé, et aucune modification ne serait apportée ont pour effet de faire en sorte que
la Société cesse d'être une ASBL.
11.4Les amendements aux statuts et au règlement intérieur doivent être approuvés par au moins 75% des
membres présents et votants à l'assemblée générale ou l'assemblée générale extraordinaire.
12.0 DISSOLUTION
12.1La dissolution de la société sera approuvée par au moins 75% des membres de la société. En cas de
dissolution, tous les fonds détenus au nom de la société devront être reversés à un autre organisme de
charité/association sans but lucrative faisant la promotion des soins infirmiers en oncologie. Cela doit être décidé
à la majorité simple des membres présents à la réunion finale.
13. RÈGLEMENTS
13.1Un règlement interne peut être présenté par le conseil d'administration à l'assemblée générale. Des
modifications à ce règlement peuvent être apportées par l'Assemblée générale ou assemblée générale
extraordinaire à la majorité simple des membres présents ou représentés.
Tout ce qui n'est pas expressément prévu dans les présents statuts est régi par la loi du 27 juin 1921, telle
que modifiée par la loi du 28 juin 1984 sur les associations sans but lucratif. »
Décision 4 : Procuration accordée à la SRL PKF BOFIDI Accountants & Advisers
Les membres donnent procuration pour une durée indéterminée à PKF BOFIDI Accountants & Advisers,
Cantersteen 47 - Central Gate, 1000 Brussels, ou à l'une de ses mandataires, à savoir Madame Lindsey
Schamp, Madame Ellen Carlier, Madame Lisa Kennis, Madame Sylvia Vanbeveren, Madame Eva Thielemans
et Madame Tine Talpe, agissant ensemble ou séparément, avec faculté de substitution, pour intervenir en toutes
circonstances, oralement et/ou par écrit, en tant que représentant légal auprès les autorités publiques pour
l'enregistrement ou la modification de la société à la Banque-Carrefour des Entreprises, la signature et le
transfert des formulaires I en vue de la publication dans les annexes au Moniteur belge et la signature et le
dépôt des formulaires Il en vue de la modification de l'enregistrement de la société à la Banque-Carrefour des
Entreprises (BCE).
PROCÈS-VERBAL DU CONSEIL D'ADMINISTRATION TENUE LE 17 JUIN 2024
Décision 1 : Confirmation de la fin du mandat en qualité de délégué à la gestion journalière
Le conseil d'administration prend acte par la présente de la démission volontaire de la personne déléguée
à la gestion journalière, Monsieur Richard G. Kelly, avec effet au 31 mars 2024.
Décision 2: Procuration accordée à la SRL PKF BOFIDI Accountants & Advisers
Les administrateurs donnent procuration pour une durée indéterminée à PKF BOFIDI Accountants &
Advisers, Cantersteen 47 - Central Gate, 1000 Brussels, ou à l'une de ses mandataires, à savoir Madame
Lindsey Schamp, Madame Ellen Carlier, Madame Lisa Kennis, Madame Sylvia Vanbeveren, Madame Eva
Thielemans et Madame Tine Talpe, agissant ensemble ou séparément, avec faculté de substitution, pour
intervenir en toutes circonstances, oralement et/ou par écrit, en tant que représentant légal auprès les autorités
publiques pour l'enregistrement ou la modification de la société à la Banque-Carrefour des Entreprises, la
signature et le transfert des formulaires I en vue de la publication dans les annexes au Moniteur belge et la
signature et le dépôt des formulaires Il en vue de la modification de l'enregistrement de la société à la Banque-
Carrefour des Entreprises (BCE).
Mandataire
Lisa Kennis
Déposés en même temps le procès-verbal de l'Assemblée Générale tenue le 17 juin 2024.
Déposés en même temps le procès-verbal du conseil d'administration tenue le 17 juin 2024.