N° d'entreprise : 0898142301
Nom
(en entier) : Mélanie HERODE, Notaire
(en abrégé) :
Forme légale : Société privée à responsabilité limitée
Adresse complète du siège Rue Saint-Pierre 87 bte 89
 : 7340 Colfontaine
Objet de l'acte :
MODIFICATION FORME JURIDIQUE, DEMISSIONS,
NOMINATIONS
 
              N° d’entreprise :   BE 0898.142.301
                             Nom :
                      (en entier) :   Mélanie HERODE, Notaire
                     (en abrégé) :  
                 Forme légale :   Société Civile sous forme de Société Privée à Responsabilité Limitée
Adresse complète du siège :   7340 Colfontaine (Wasmes), Rue Saint Pierre 87/89
           
  Objet de l’acte :     MODIFICATIONS AUX STATUTS
 
Texte :
 
Il résulte d'un acte reçu par Maître Anne TOUBEAUX, Notaire à Quaregnon, le 7/6/2023 en cours d’
enregistrement contenant l’assemblée générale extraordinaire de la Société à Responsabilité Limitée
“Mélanie HERODE, Notaire”, ayant son siège social à 7340 Colfontaine (Wasmes), Rue Saint Pierre
87/89. La société a été constituée suivant acte reçu par le notaire DUPUIS Etienne à Strépy-
Bracquegnies le 26 mai 2008, publié aux annexes du Moniteur Belge du 28 mai 2008 sous le numéro
08301640.
Les statuts ont été modifiés à plusieurs reprises et pour la dernière fois par procès-verbal rédigé par
le notaire Anne Toubeaux à Quaregnon le 2 janvier 2018, publié aux annexes du Moniteur belge du
19 janvier 2018 sous le numéro 18014046. Il résulte que :
1. Première résolution
En application de l’article 39, §1, alinéa 1 et 3 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des
sociétés et des associations et portant des dispositions diverses, l’assemblée générale décide d’
adapter les statuts aux dispositions du Code des sociétés et des associations et de conserver la
forme légale de la société à responsabilité limitée (en abrégé SRL).
2. Deuxième résolution
En application de l’article 39, §2, alinéa 2 de la loi du 23 mars introduisant le Code des sociétés et
des associations et portant des dispositions diverses, l’assemblée constate que le capital
effectivement libéré soit dix-huit mille six cents euros (18.600 EUR) et la réserve légale de la société
soit dix-huit mille cinq cent dix euros (18.510 EUR), soit au total trente-sept mille cent dix euros
(37.110 EUR), ont été convertis de plein droit en un compte de capitaux propres statutairement
indisponible et que la partie non encore libérée du capital, soit zéro euros, a été converti en un
compte de capitaux propres “apports non appelés”, en application de l’article 39, §2, deuxième alinéa
de la loi du 23 mars introduisant le Code des sociétés et des associations et portant des dispositions
diverses .
L’assemblée générale décide immédiatement, conformément aux formes et majorités de la
modification des statuts, de limiter le compte de capitaux propres statutairement indisponible créé en
application de l’article 39, § 2, deuxième alinéa de la loi du 23 mars introduisant le Code des sociétés
et des associations et portant des dispositions diverses à dix-huit mille six cents euros (18.600 EUR)
et de rendre le solde disponible pour distribution.
3. Troisième résolution
A l’unanimité, l’assemblée dispense Madame le Président de donner lecture du rapport de l’organe d’
administration du 1/6/23 exposant la justification détaillée de la modification proposée à l’objet, tous
les actionnaires présents reconnaissent avoir reçu copie de ce rapport et en avoir pris connaissance.
Le rapport demeura ci-annexé.
Vote : cette résolution est prise à l’unanimité
4. Quatrième résolution
L’assemblée générale déclare et décide de modifier l’objet en remplaçant le texte de l’article 3 des
statuts comme suit : « La société a pour objet l'exercice de la profession de Notaire, seul ou en
association avec un ou plusieurs notaires titulaires ou un ou plusieurs candidats notaires dans le
respect des dispositions légales, réglementaires, déontologiques régissant le notariat. Les
actionnaires ne peuvent exercer leur profession, en tout ou en partie, en dehors de la société.
S'ils sont plusieurs, chaque actionnaire porte le titre de notaire associé.
Toute l'activité professionnelle notariale du ou des actionnaires devra s'exercer au sein de la société.
Etant précisé que tout notaire- associé reste responsable des fautes professionnelles qu'il commet,
sans préjudice du recours de la société contre lui.
La société pourra d'une façon générale accomplir toutes opérations civiles, financières et mobilières
se rapportant à son objet ou qui seraient de nature à en faciliter directement ou indirectement,
entièrement ou partiellement la réalisation. Toutefois, la société ne peut posséder, conformément
aux articles 50 paragraphe 3 et 55 paragraphe 1 a) de la loi de ventôse que les actifs mobiliers
matériels et immatériels liés à l’organisation de l’étude ainsi que les honoraires dus pour les
expéditions et les honoraires d’exécution.
La société pourra posséder l’immeuble destiné à l’activité professionnelle.
Les éléments constituant l'avoir social sont plus amplement décrits dans le règlement d'ordre
intérieur.
En outre, il est interdit à la société de se porter caution pour les engagements privés des actionnaires
et/ou administrateurs. »
Vote : cette résolution est prise à l’unanimité
5. Cinquième résolution
Comme conséquence des résolutions précédentes, l’assemblée générale décide d’adopter des
statuts complètement nouveaux, qui sont en concordance avec le Code des sociétés et des
associations, AVEC une modification à son objet.
L’assemblée générale déclare et décide que le texte des nouveaux statuts est rédigé comme suit :
STATUTS
Le comparant nous a ensuite déclaré arrêter comme suit les statuts de la société.
TITRE I: FORME LÉGALE – DÉNOMINATION – SIÈGE – OBJET – DURÉE
Article 1: Nom et forme
La société est une société de Notaires régie par la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du
notariat, telle que modifiée par la loi du 6 juillet 2017, ci-après dénommée « loi de ventôse », par les
présents statuts et, le cas échéant, par le règlement d’ordre intérieur. Elle revêt la forme d'une
société à responsabilité limitée.
Elle est dénommée : « Mélanie HERODE, Notaire ».
Article 2. Siège
Le siège est établi en Région wallonne. Il peut être transféré à n’importe quelle autre adresse, dans
les limites de l’obligation légale de résidence du Notaire titulaire, par décision de l’organe d’
administration, à publier aux Annexes du Moniteur Belge.
La société peut établir, par simple décision de l'organe d'administration, des antennes ainsi qu’
entendu par l’article 52 de la loi organique du notariat, et d’une façon générale, dans le respect de
ladite loi et des règles déontologiques applicables aux fonctions notariales.
Article 3. Objet
La société a pour objet l'exercice de la profession de Notaire, seul ou en association avec un ou
plusieurs notaires titulaires ou un ou plusieurs candidats notaires dans le respect des dispositions
légales, réglementaires, déontologiques régissant le notariat. Les actionnaires ne peuvent exercer
leur profession, en tout ou en partie, en dehors de la société.
S'ils sont plusieurs, chaque actionnaire porte le titre de notaire associé.
Toute l'activité professionnelle notariale du ou des actionnaires devra s'exercer au sein de la société.
Etant précisé que tout notaire- associé reste responsable des fautes professionnelles qu'il commet,
sans préjudice du recours de la société contre lui.
La société pourra d'une façon générale accomplir toutes opérations civiles, financières et mobilières
se rapportant à son objet ou qui seraient de nature à en faciliter directement ou indirectement,
entièrement ou partiellement la réalisation. Toutefois, la société ne peut posséder, conformément
aux articles 50 paragraphe 3 et 55 paragraphe 1 a) de la loi de ventôse que les actifs mobiliers
matériels et immatériels liés à l’organisation de l’étude ainsi que les honoraires dus pour les
expéditions et les honoraires d’exécution.
La société pourra posséder l’immeuble destiné à l’activité professionnelle.
Les éléments constituant l'avoir social sont plus amplement décrits dans le règlement d'ordre
intérieur.
En outre, il est interdit à la société de se porter caution pour les engagements privés des actionnaires
et/ou administrateurs.
Article 4. Durée
La société a une durée illimitée, elle peut être dissoute par décision de l'assemblée générale
délibérant comme en matière de modification aux statuts. La société n'est pas dissoute par la mort,
l'interdiction, la faillite ou la déconfiture, la destitution, l'acceptation de la démission ou la limite d’âge
du notaire titulaire.
TITRE II: CAPITAUX PROPRES ET APPORTS
Article 5. Apports
En rémunération des apports, cent (100) actions ont été émises.
Chaque action donne :
•Droit à une voix.
• Un droit égal dans la répartition des bénéfices et des produits de la liquidation.
Chaque Notaire associé participe aux bénéfices et contribue aux pertes de la société en proportion
du nombre de d'actions qu'il détient.
Article 6. Compte de capitaux propres statutairement indisponible
La société dispose d’un compte de capitaux propres indisponible, qui n’est pas susceptible de
distribution aux actionnaires, sur lequel les apports des fondateurs sont inscrits.
A la date à laquelle le Code des sociétés et des associations devient applicable à la présente
société, ce compte de capitaux propres indisponible comprend dix-huit mille six cents euros
(18.600,00 €).
Les apports effectués après la date à laquelle le Code des sociétés et des associations devient
applicable à la présente société sont également inscrits sur ce compte de capitaux propres
indisponible.
Article 7. Appels de fonds
Les actions doivent être libérées à leur émission. En cas d’actionnaire unique-administrateur, ce
dernier détermine librement, au fur et à mesure des besoins de la société et aux époques qu’il jugera
utiles, les versements ultérieurs à effectuer par lui sur les actions souscrites en espèces et non
entièrement libérées.
Article 8. Apport en numéraire avec émission de nouvelles actions – Droit de préférence
Les actions nouvelles à souscrire en numéraire doivent être offertes par préférence aux actionnaires
existants, proportionnellement au nombre d’actions qu’ils détiennent.
Le droit de souscription préférentielle peut être exercé pendant un délai d’au moins quinze jours à
dater de l’ouverture de la souscription.
L’ouverture de la souscription avec droit de préférence ainsi que son délai d’exercice sont fixés par l’
organe qui procède à l’émission et sont portés à la connaissance des actionnaires par courrier
électronique, ou, pour les personnes dont elle ne dispose pas d’une adresse électronique, par
courrier ordinaire, à envoyer le même jour que les communications électroniques.
Si ce droit n’a pas entièrement été exercé, les actions restantes sont offertes conformément aux
alinéas précédents par priorité aux actionnaires ayant déjà exercé la totalité de leur droit de
préférence.
Il sera procédé de cette manière, selon les modalités arrêtées par la gérance, jusqu’à ce que l’
émission soit entièrement souscrite ou que plus aucun actionnaire ne se prévale de cette faculté.
En tout état de cause, les actions d'un actionnaire ne peuvent, à peine de nullité, être souscrites que
par un notaire, un notaire associé (notaire titulaire ou non titulaire) ou une société dont l'objet est
l'exercice de la profession de notaire au sens de l'article 50 § 1 et 52 § 2 de la loi de ventôse.
TITRE III. TITRES
Article 9. Nature des actions
Toutes les actions sont nominatives. Elles sont inscrites dans le registre des actions nominatives; ce
registre contiendra les mentions requises par le Code des sociétés et des associations.
Les titulaires d’actions peuvent prendre connaissance de ce registre relatif à leurs titres. La cession
des actions s'opère par une déclaration de transfert inscrite sur ledit registre, datée et signée par le
cédant et le cessionnaire ou par leurs fondés de pouvoirs dans le cadre des conditions prévues aux
articles 7, 8 et 9 des présents statuts.
Les actions sont indivisibles à l'égard de la société.
S'il y a plusieurs propriétaires d'une part, la société peut suspendre l'exercice des droits y afférents
jusqu'à ce qu'une seule personne soit désignée comme étant le propriétaire de l’action.
Les cessions n’ont d’effet vis-à-vis de la société et des tiers qu’à dater de leur inscription dans le
registre des actions.
Des certificats constatant ces inscriptions sont délivrés aux titulaires des titres.
Le registre des actions pourra être tenu en la forme électronique.
Article 10. Cession et transmission d’actions
10.1 Agrément
Les actions de la société ne peuvent être cédées entre vifs ou transmises à cause de mort qu'à un
Notaire, titulaire ou non, ou une société notariale, moyennant l'accord de tous les actionnaires, lequel
accord constitue une condition suspensive de la cession ou de la transmission.
En cas de désaccord notifié au cédant ou aux ayants-droit du défunt ou à défaut d'accord de tous les
actionnaires dans les trois mois à compter de la cession ou transmission faite sous condition
suspensive, les actionnaires autres que le cédant ou les ayants-droit du défunt reprennent eux-
mêmes, à concurrence de leur quote-part dans les capitaux propres de la société, déduction faite
des actions dont la cession est proposée :
1. A l'expiration du délai de trois mois précité (sauf si toutes les parties conviennent d'une autre date)
: les actions qui ne peuvent être cédées ;
2. Avec effet au jour du décès : les actions qui ne peuvent être transmises
3. Moyennant, dans chaque cas, le paiement au cédant ou aux ayants-droit du défunt de l'indemnité
de reprise fixée à l'article 14 § 3 ci-après.
10.2 Cession au notaire nommé en remplacement
Par dérogation au point 10.1, tout Notaire titulaire peut céder entre vifs ou transmettre à cause de
mort ses actions au Notaire nommé en remplacement sans l'accord des autres actionnaires.
10.3 Notaire titulaire
Si la société ne compte qu'un seul Notaire titulaire, celui-ci ne peut céder ou transmettre ses actions
qu'à un Notaire titulaire.
10.4 Démembrement du droit de propriété – décès
Les actions ne peuvent pas faire l'objet d'un démembrement du droit de propriété. En cas de décès
d'un Notaire titulaire associé, ses droits (liés à ses actions ou aux actions détenues par sa société de
participation) ne sont pas transmis à ses héritiers, qui n'ont droit qu'à la contre- valeur des actions qui
leur sera payée par le successeur du Notaire décédé.
En cas de décès d'un Notaire associé non titulaire, ses droits (liés à sa ou ses actions ou à celles de
sa société de participation) ne sont pas transmis à ses héritiers, qui n'ont droit qu'à la contre-valeur
des actions, laquelle est fixée et payée selon les dispositions des présents statuts, conformément à
la Loi Organique du Notariat.
10.5 Cession interne
En cas de cession par un associé d'une partie de ses actions à un co-actionnaire (« cession interne
»), en ayant eu l'accord de tous les actionnaires, l'indemnité prévue en contrepartie sera librement
fixée entre les parties, sous réserve du contrôle par la Chambre des Notaires du Hainaut.
10.6 Remplacement du notaire titulaire
En cas de remplacement du Notaire titulaire, son successeur aura le droit, lors de la reprise, d'obtenir
du cédant un nombre d'actions égal à la fraction obtenue en divisant le total du nombre d'actions
émises par le nombre d'actionnaires (soit au moins une part virile).
Si le cédant détient un nombre d'actions inférieur au nombre d'actions que le cessionnaire est en
droit de reprendre en vertu de la règle énoncée ci-avant, l'associé (les actionnaires) s'engage(nt) à
lui céder (proportionnellement à leur quote-part dans le capital de la société, déduction faite des
actions détenues par le Notaire titulaire sortant) le nombre d'actions manquantes afin qu'il puisse
céder au cessionnaire le nombre minimum d'actions prescrites, moyennant le paiement de
l'indemnité de reprise fixée à l'article 14 § 3 ci-après.
Article 11. Cession et transmission des actions d'une société associée
Les actions d'une société associée ne peuvent être cédées entre vifs ou transmises à cause de mort
qu'à un Notaire, titulaire ou non, moyennant l'accord de tous les actionnaires de la société notariale,
qui constitue une condition suspensive de la cession ou de la transmission.
En cas de désaccord notifié au cédant ou aux ayants-droit du défunt ou à défaut d'accord de tous les
actionnaires dans les trois mois à compter de la cession ou transmission faite sous condition
suspensive, les actionnaires autres que la société associée reprennent, à concurrence de leur
quotepart dans les capitaux propres de la société les actions de la société notariale détenues par la
société associée, déduction faite des actions dont la cession est proposée, soit, en cas de cession, à
l'expiration du délai de trois mois précité, soit, en cas de décès, avec effet au jour du décès,
moyennant, dans chaque cas, le paiement à la société associée de l'indemnité de reprise fixée à
l'article 14 § 3 ci-après.
Dès que cette reprise a eu lieu, la société associée perd la qualité d'associée et ses actions peuvent
être cédées ou transmises selon les règles applicables à cette société et les statuts de cette société
seront aussitôt modifiés, pour en ôter toute référence à l'activité notariale.
Par dérogation au § 1er, tout Notaire titulaire peut céder entre vifs ou transmettre à cause de mort les
actions de sa société associée au Notaire nommé en remplacement sans l'accord des autres
actionnaires.
Si l'associé de la société associée est le seul Notaire titulaire, celui-ci, lorsqu'il cesse d'être titulaire,
ne peut céder ou transmettre les actions de la société associée qu'à un Notaire titulaire.
Les actions de la société associée ne peuvent pas faire l'objet d'un démembrement du droit de
propriété.
Article 12. Perte de la qualité d'associé - retrait et exclusion
12.1 Perte de la qualité d'associé
L'acceptation de la démission d'un Notaire associé (titulaire ou non titulaire), la limite d'âge, la
destitution, l'annulation de la nomination ou la cessation des fonctions pour quelque cause que ce
soit, entraîne de plein droit la perte de sa qualité d'associé.
Tout associé frappé d'une peine de haute discipline par la Chambre des Notaires, perd de même de
plein droit sa qualité d'associé à la date du prononcé de la peine.
De même, toute société dont l'associé cesse ses fonctions par l'effet de l'acceptation de sa
démission, de la limite d'âge, de sa destitution, de l'annulation de sa nomination ou pour tout autre
motif perd de plein droit sa qualité d'associé.
Tout associé (sauf s'il s'agit du seul Notaire titulaire) peut se retirer de la société moyennant la
notification d'un préavis de six mois à la société.
12.2 Exclusion
Tout associé qui contrevient gravement à ses obligations envers la société ou qui cause un trouble
important à son fonctionnement peut être condamné à céder ses actions à un ou plusieurs autres
actionnaires, conformément à l'article 53, § ter de la Loi Organique du Notariat, moyennant le
paiement par le ou les dits actionnaires de l'indemnité fixée par le Tribunal.
12.3 Disposition commune
Le droit à l'indemnité de reprise visé par l'article 14 § 3 est le seul droit qui subsiste dans les cas
visés par le présent article, dans les limites de l'article 18.
Article 13. Continuation de la société
Le décès, l'acceptation de la démission, la destitution, la cessation des fonctions pour l'une des
causes précitées, le retrait ou l'exclusion d'un ou de plusieurs actionnaires ne mettront pas fin à la
société, qui continuera entre les actionnaires subsistants, sauf dans les cas prévus par la loi.
Article 14. Conséquences de la perte de la qualité d'associé, du retrait ou de l'exclusion – indemnité
de reprise.
Les actions de l'associé Notaire titulaire qui cesse d'être associé sont cédées au Notaire nommé en
remplacement, moyennant le paiement par celui-ci de l'indemnité de reprise fixée conformément à
l'article 14 § 3 ci-après. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 1, les actions de l'associé qui
cesse d'être associé en application de l'article 12 sont cédées aux autres actionnaires, à concurrence
de leurs actions dans la société, déduction faite des actions dont la cession est proposée moyennant
le paiement par ceux- ci de l'indemnité de reprise fixée conformément au paragraphe 3 ci-après.
L'indemnité de reprise est déterminée conformément à l'Arrêté Royal du 10 août 2001 relatif à
l'indemnité de reprise d'une Etude notariale (ou tout autre Arrêté ou Loi qui s'y substituerait), dans un
rapport établi par un réviseur d'entreprises ou par un expert-comptable externe ("l'estimateur"),
désigné par la Chambre nationale des Notaires, saisie par le cédant.
La décision de l'estimateur lie les parties. Sans préjudice du paragraphe 6, le ou les cessionnaires
sont tenus de payer au cédant ou aux ayants-droit du défunt le montant de cette indemnité, majoré
d'un intérêt calculé au taux légal majoré de deux pourcent (2%) l'an, prorata temporis, à compter de
la cession ou transmission faite sous condition suspensive, à concurrence de dix pour-cent (10%)
dans le mois et de nonante pour-cent (90 %) dans les six mois de la communication par l'estimateur
de sa décision. Toutefois, pour le paiement à effectuer par le Notaire nommé en remplacement, ce
délai est de septante-cinq jours calendrier suivant la publication de la nomination du Notaire nommé
en remplacement du cédant ou du défunt.
Aucun intérêt n'est dû en ce cas.
Préalablement à toute cession ou dans les trois mois de la transmission des actions de la société (ou
de la société dans le cas visé par l'article 18 au Notaire nommé en remplacement, les actionnaires (y
compris le Notaire remplacé) retirent leurs réserves et apurent le passif qui n'est pas issu des
contrats d'emploi et ne résulte ni de baux ni de contrats de fourniture en cours, à concurrence de leur
quote-part dans les capitaux propres de la société.
En cas d'association avec un ou plusieurs Notaires de résidence différente conformément à l'article
52 § 1 er de la Loi Organique du Notariat, l'assemblée générale délibérant conformément à l'article
23 des présents statuts, déterminera les modalités d'indemnisation du Notaire titulaire dont la
résidence est devenue vacante à la suite de l'application de l'article 52 § 1er précité et modifiera les
présents statuts en conséquence.
TITRE IV. ADMINISTRATION – CONTRÔLE
Article 15. Organe d’administration
La société est gérée par un ou plusieurs administrateurs, chaque actionnaire étant administrateur de
plein droit, le cas échéant par le canal de la société de participation ou de la société de gestion qu'il
aurait constituée à cet effet. La fonction d'administrateur n'est pas cessible ou transmissible, même à
un Notaire suppléant.
Si l'administrateur est unique et seul Notaire titulaire, en cas de décès ou d'empêchement de celui-ci,
la suppléance peut être confiée à un Notaire associé ou à un autre Notaire, ou à un Candidat
Notaire, suivant la procédure prévue aux articles 63 à 67 de la Loi Organique du Notariat à la requête
de toute personne intéressée. Ce suppléant sera automatiquement administrateur successeur pour
la durée de la suppléance, sauf décision contraire du juge compétent.
L'assemblée générale décide si le mandat d'administrateur est ou non exercé gratuitement. Si le
mandat d'administrateur est rémunéré, l'assemblée, à l'unanimité, détermine le montant des
rémunérations fixes ou proportionnelles.
Ces rémunérations, ainsi que tous frais éventuels de représentation, voyages et déplacements, sont
portés en frais généraux. Un administrateur est démissionnaire de plein droit et il ne peut plus agir en
qualité d'administrateur à partir du moment où il n'est plus Notaire, qu'il n'est plus en mesure
d'exercer sa profession ou qu'il n'est plus autorisé à l'exercer. Cela ne vaut pas uniquement en cas
de démission ou de destitution du Notaire qui est administrateur mais également, en cas de
suspension préventive ou disciplinaire dudit Notaire, pendant la durée de la suspension.
Article 16. Pouvoirs de l’organe d’administration
S’il n’y a qu’un seul administrateur, la totalité des pouvoirs d’administration lui est attribuée, avec la
faculté de déléguer partie de ceux-ci.
Lorsque la société est administrée par plusieurs administrateurs, chaque administrateur agissant
seul, peut accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à l’accomplissement de l’objet, sous réserve
de ceux que la loi et les statuts réservent à l’assemblée générale. Chaque administrateur représente
la société à l'égard des tiers et en justice, soit en demandant, soit en défendant. Il peut déléguer des
pouvoirs spéciaux à tout mandataire.
Article 17. Représentation
Chaque administrateur représente seul la société à l'égard des tiers ainsi qu'en justice, soit en
demandant, soit en défendant. Dans ses rapports avec les tiers, l'administrateur, peut, sous sa
responsabilité, conférer des pouvoirs spéciaux à des mandataires de son choix, dans le respect des
lois et des règles déontologiques applicables aux fonctions notariales.
Article 18. Responsabilité
Le(s) administrateur(s) est (sont) responsable(s) solidairement avec la société des fautes
professionnelles qu'il(s) commet(tent), sans préjudice du recours de la société contre celui(ceux)-ci.
La société ne peut se porter caution des engagements privés de(s) actionnaire(s) ou administrateur
(s).
Le patrimoine privé d'un notaire associé ne peut être appelé à répondre des actes posés par un
autre notaire associé, seul le patrimoine de la société pouvant être appelé à en répondre. La
responsabilité des actionnaires est limitée à leur apport.
La responsabilité de la société notariale est limitée à un montant de cinq millions d'euros
(5.000.000,00 EUR.) Le notaire reste responsable solidairement avec la société pour les
responsabilités qui résultent d'une infraction commise par le notaire avec intention frauduleuse ou à
dessein de nuire, sans préjudice du recours de la société contre le notaire. La société notariale est
tenue de faire couvrir sa responsabilité civile par un contrat d'assurance, approuvé par la Chambre
nationale des notaires, qui doit garantir le maximum prévu à l'alinéa 4 (art 50, §4, Loi organique du
Notariat).
Article 19. Contrôle de la société
Lorsque la loi l'exige et dans les limites qu'elle prévoit, le contrôle de la société est assuré par un ou
plusieurs commissaires, nommés pour trois ans et rééligibles.
TITRE V. ASSEMBLEE GENERALE
Article 20. Tenue et convocation
Il est tenu chaque année, au siège, une assemblée générale ordinaire le troisième mardi du mois de
mai, à dix-huit heures. Si ce jour est férié, l'assemblée est remise au premier jour ouvrable suivant.
S'il n'y a qu'un seul actionnaire, c'est à cette même date qu'il signe pour approbation les comptes
annuels.
Des assemblées générales extraordinaires doivent en outre être convoquées par l’organe d’
administration et, le cas échéant, le commissaire, chaque fois que l’intérêt de la société l’exige ou sur
requête d’actionnaires représentant un dixième du nombre d’actions en circulation.
Dans ce dernier cas, les actionnaires indiquent leur demande et les sujets à porter à l’ordre du jour.
L’organe d’administration ou, le cas échéant, le commissaire convoquera l’assemblée générale dans
un délai de trois semaines de la demande.
Les convocations aux assemblées générales contiennent l’ordre du jour. Elles sont faites par e-mails
envoyés quinze jours au moins avant l’assemblée aux actionnaires, aux administrateurs et, le cas
échéant, aux titulaires d’obligations convertibles nominatives, de droits de souscription nominatifs ou
de certificats nominatifs émis avec la collaboration de la société et aux commissaires. Elles sont
faites par courrier ordinaire aux personnes pour lesquelles la société ne dispose pas d’une adresse
e-mail, le même jour que l’envoi des convocations électroniques. Toute personne peut renoncer à la
convocation et, en tout cas, sera considérée comme ayant été régulièrement convoquée si elle est
présente ou représentée à l'assemblée.
Article 21. Admission à l’assemblée générale
Pour être admis à l’assemblée générale et, pour les actionnaires, pour y exercer le droit de vote, un
titulaire de titres doit remplir les conditions suivantes :
- le titulaire de titres nominatifs doit être inscrit en cette qualité dans le registre des titres nominatifs
relatif à sa catégorie de titres ;
- les droits afférents aux titres du titulaire des titres ne peuvent pas être suspendus ; si seul le droit
de vote est suspendu ; il peut toujours participer à l’assemblée générale sans pouvoir participer au
vote.
Article 22. Séances – procès-verbaux
§ 1. L’assemblée générale est présidée par un administrateur ou, à défaut, par l’actionnaire présent
qui détient le plus d’actions ou encore, en cas de parité, par le plus âgé d’entre eux. Le président
désignera le secrétaire qui peut ne pas être actionnaire.
§ 2. Les procès-verbaux constatant les décisions de l’assemblée générale ou de l’actionnaire unique
sont consignés dans un registre tenu au siège. Ils sont signés par les membres du bureau et par les
actionnaires présents qui le demandent. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou
plusieurs membres de l’organe d’administration ayant le pouvoir de représentation.
Article 23. Délibérations
§ 1. A l’assemblée générale, chaque notaire dispose d’une voix, quel que soit le nombre d’actions qu’
il détient dans la société.
§2. Au cas où la société ne comporterait plus qu’un actionnaire, celui-ci exercera seul les pouvoirs
dévolus à l’assemblée générale.
§3. Tout actionnaire peut donner à toute autre personne, actionnaire ou non, par tout moyen de
transmission, une procuration écrite pour le représenter à l'assemblée et y voter en ses lieu et place.
Une procuration octroyée reste valable pour chaque assemblée générale suivante dans la mesure où
il y est traité des mêmes points de l’ordre du jour, sauf si la société est informée d’une cession des
actions concernées.
§ 4. Toute assemblée ne peut délibérer que sur les propositions figurant à l’ordre du jour, sauf si
toutes les personnes à convoquer sont présentes ou représentées, et, dans ce dernier cas, si les
procurations le mentionnent expressément.
§ 5. Sauf dans les cas prévus par la loi ou les présents statuts, les décisions sont prises à la majorité
des voix, quel que soit le nombre de titres représentés à l’assemblée générale.
Assemblée générale par procédure écrite
§1. Les actionnaires peuvent, dans les limites de la loi, à l'unanimité, prendre par écrit toutes les
décisions qui relèvent du pouvoir de l'assemblée générale, à l’exception de celles qui doivent être
reçues dans un acte authentique.
§2. En ce qui concerne la datation de l'assemblée annuelle, la date de la décision signée par tous les
actionnaires est réputée être la date statuaire de l'assemblée annuelle, sauf preuve du contraire, à
condition que la décision écrite signée par tous les actionnaires soit parvenue à la société 20 jours
avant la date statutaire. Si plusieurs exemplaires de proposition de décisions ont été envoyés, la date
de réception du dernier exemplaire est déterminante pour la date de la décision.
La décision écrite, en plusieurs exemplaires ou non, est assortie d'une déclaration datée et signée
par l’organe d’administration indiquant que la décision signée par tous les actionnaires est parvenue
au siège de la société au plus tard 20 jours avant la date statutaire de l'assemblée annuelle et qu'elle
porte toutes les signatures requises.
Si la dernière décision écrite n'est pas parvenue au plus tard dans les 20 jours précédant la date
statutaire de l’assemblée annuelle, l’organe d’administration doit convoquer l'assemblée générale.
§3. En ce qui concerne la datation de l'assemblée générale particulière, la date de la décision signée
par tous les actionnaires est réputée être la date à laquelle la décision est parvenue au siège de la
société, sauf preuve du contraire.
Si plusieurs exemplaires de proposition de décisions ont été envoyés, la date de réception du dernier
exemplaire est déterminante.
La décision écrite, reprise dans une ou plusieurs propositions approuvées, doit être assortie d'une
déclaration datée et signée par l’organe d’administration indiquant que la décision signée par tous les
actionnaires est parvenue au siège de la société à la date indiquée dans cette déclaration et qu'elle
porte toutes les signatures requises.
La proposition de décision écrite envoyée doit indiquer si tous les points de l'ordre du jour doivent
être approuvés dans leur ensemble pour parvenir à une décision écrite valable ou si une approbation
écrite est sollicitée pour chaque point de l'ordre du jour séparément.
§4. La proposition de décision écrite envoyée peut déterminer que l'approbation doit parvenir au
siège de la société avant une date bien définie pour pouvoir faire l'objet d'une décision écrite valable.
Si la décision écrite approuvée à l'unanimité n'est pas parvenue, en un ou plusieurs exemplaires, en
temps utile avant cette date, les approbations signées perdront toute force de droit.
Assemblée générale électronique
§1. Les actionnaires peuvent participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de
communication électronique mis à disposition par la société. Les actionnaires qui participent de cette
manière à l’assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale
pour le respect des conditions de présence et de majorité. La qualité d’actionnaire et l’identité de la
personne désireuse de participer à l’assemblée sont contrôlées et garanties par les modalités
définies dans un règlement interne établi par le conseil d’administration. Ce règlement fixera
également les modalités suivant lesquelles il est constaté qu’un actionnaire participe à l’assemblée
générale grâce au moyen de communication électronique et peut dès lors être considéré comme
présent. Afin de garantir la sécurité de la communication électronique, le règlement interne peut
soumettre l’utilisation du moyen de communication électronique à des conditions qu’il détermine. Il
appartient au bureau de l’assemblée générale de vérifier le respect des conditions prévues par la loi,
les présents statuts et le règlement interne et de constater si un actionnaire participe valablement à l’
assemblée générale grâce au moyen de communication électronique et peut dès lors être considéré
comme présent.
§2. Le moyen de communication électronique mis à disposition par la société doit au moins
permettre à l’actionnaire, de manière directe, simultanée et continue, de prendre connaissance des
discussions au sein de l’assemblée et, sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se
prononcer, d’exercer le droit de vote. Ce moyen de communication électronique doit en outre
permettre à l’actionnaire 11 de participer aux délibérations et d’exercer son droit de poser des
questions.
§3. Les paragraphes précédents s’appliquent aux porteurs d’obligations convertibles, de droits de
souscription et de certificats émis avec la collaboration de la société, compte tenu des droits qui leur
ont été attribués.
Exercice du droit de vote par voie électronique avant l’assemblée générale (extension du vote par
courrier)
§1. Chaque actionnaire a le droit de voter à distance avant l’assemblée générale, par
correspondance ou sous forme électronique.
§2. Ce vote doit être émis au moyen d’un formulaire mis à disposition des actionnaires par le conseil
d’administration de la société et qui contient au moins les mentions suivantes : le nom ou la
dénomination sociale de l’actionnaire et son domicile ou siège social ; le nombre de voix que l’
actionnaire souhaite exprimer à l’assemblée générale ; la forme des actions détenues ; l’ordre du jour
de l’assemblée, en ce compris les propositions de décision ; le délai dans lequel le formulaire de vote
à distance doit parvenir à la société ; la signature de l’actionnaire, le cas échéant, sous la forme d’
une signature électronique avancée au sens de l’article 4, § 4, de la loi du 9 juillet 2001 fixant
certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de
certification, ou par un procédé de signature électronique qui répond aux conditions de l’article 8.1 et
suivants du Code civil.
Les formulaires doivent être disponibles à la requête de tout actionnaire au plus tard dix jours
ouvrables avant l’assemblée générale.
§3. Si le vote est émis par correspondance, ces formulaires doivent être signifiés au conseil d’
administration par lettre recommandée au plus tard trois jours ouvrables avant l’assemblée générale.
§4. Le vote sous forme électronique peut être exprimé jusqu’au jour qui précède l’assemblée. La
qualité d’actionnaire et l’identité de la personne désireuse de voter à distance avant l’assemblée sont
contrôlées et garanties par les modalités définies dans un règlement interne établi par le conseil d’
administration.
§5. Il appartient au bureau de l’assemblée générale de vérifier le respect des modalités visées aux
paragraphes précédents et de constater la validité des votes qui ont été émis à distance.
Exercice du droit de poser des questions écrites par voie électronique avant l’AG
Les actionnaires peuvent, dès la communication de la convocation, poser par écrit des questions aux
administrateurs et aux commissaires, auxquelles il sera répondu au cours de l’assemblée pour
autant que ces actionnaires aient satisfait aux formalités d’admission à l’assemblée. Ces questions
peuvent être adressées à la société par voie électronique à l’adresse indiquée dans la convocation à
l’assemblée.
Ces questions écrites doivent parvenir à la société au plus tard le cinquième jour qui précède la date
de l’assemblée générale.
Article 24. Prorogation
Toute assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, peut être prorogée, séance tenante, à trois
semaines au plus par l’organe d’administration. Sauf si l’assemblée générale en décide autrement,
cette prorogation n’annule pas les autres décisions prises. La seconde assemblée délibèrera sur le
même ordre du jour et statuera définitivement.
 
TITRE VI. EXERCICE SOCIAL REPARTITION – RESERVES
Article 25. Exercice social
L'exercice social commence le premier janvier et finit le 31 décembre de chaque année. A cette
dernière date, les écritures sociales sont arrêtées et l’organe d’administration dresse un inventaire et
établit les comptes annuels dont, après approbation par l’assemblée, il assure la publication,
conformément à la loi.
Article 26. Répartition – réserves
Les honoraires du ou des notaires actionnaires de la société seront factures et percus au nom et
pour le compte de la société ; tous ces honoraires seront repris au compte de résultat de la société.
L'excédent favorable des comptes annuels, déduction faite des frais généraux, charges sociales,
amortissements juges nécessaires et provisions, constitue le bénéfice net de la société.
Le bénéfice annuel net recevra l’affectation que lui donnera l'assemblée générale, statuant sur
proposition de l’organe d’administration, étant toutefois fait observer que chaque action confère un
droit égal dans la répartition des bénéfices.
A partir du moment où la réserve légale aura été constituée, une réserve supplémentaire ne pourra
être constituée qu'avec l'accord unanime des notaires actionnaires.
Les présents statuts délèguent à l'organe d'administration le pouvoir de procéder, dans les limites
des articles 5:142 et 5:143 du Code des sociétés et des associations, à des distributions provenant
du bénéfice de l'exercice en cours ou du bénéfice de l'exercice précédent tant que les comptes
annuels de cet exercice n'ont pas été approuvés, le cas échéant réduit de la perte reportée ou
majoré du bénéfice reporté.
TITRE VII. DISSOLUTION – LIQUIDATION
Article 27. Dissolution
La société peut être dissoute :
• Par une décision du Ministre de la Justice à la demande de tous les actionnaires ;
• Par une décision du Tribunal de première instance de l'arrondissement dans lequel se situe le siège
social de la société à la demande d'un ou plusieurs actionnaires, du Procureur du Roi ou de la
Chambre des Notaires, pour des motifs fondés ou si l'intérêt public l'exige ;
• De plein droit en cas d'exclusion de l'actionnaire qui est le seul Notaire titulaire ou en cas de
suppression de la résidence du seul Notaire titulaire ;
• En cas de perte de la qualité d'associé de l'associé qui est le seul Notaire titulaire, si le ou les
coactionnaires le souhaitent. Tous les actionnaires marquent dès à présent leur accord pour
demander la dissolution de la société dès que les trois conditions suivantes sont cumulativement
remplies :
• Un Notaire nommé en remplacement devient actionnaire de plein droit, sans que tous les
actionnaires aient donné leur consentement sur la cession ou la transmission de actions à celui-ci ;
• Un actionnaire notifie dans les six mois de la prestation de serment du Notaire nommé en
remplacement à tous les actionnaire (en ce compris le nouvel actionnaire) qu'il souhaite céder ses
actions ;
• Les autres actionnaires ne reprennent pas ou ne font pas reprendre ses actions dans les trois mois
de cette notification, moyennant le paiement de l'indemnité de reprise fixée conformément à l'article
14 § 3 ci-dessus.
Tous les actionnaires marquent dès à présent leur accord pour demander la dissolution de la société
un an après la demande qui en est faite par le Notaire titulaire.
Toutefois, dans cette hypothèse, le Notaire titulaire qui a demandé la dissolution doit à chacun des
autres actionnaires une indemnité calculée conformément à l'article 14 § 3.
Article 28. Liquidation
Dès la dissolution de la société, les Notaires actionnaires titulaires continuent d'exercer la fonction de
Notaire à titre individuel, tandis que les Notaires actionnaires non titulaires ne peuvent plus exercer la
fonction de Notaire et reprennent le titre de Candidat Notaire.
En aucun cas, la société professionnelle notariale en liquidation ne peut poursuivre les activités
professionnelles du Notaire.
Le ou les administrateurs en fonction au moment de la dissolution sont de plein droit liquidateurs,
sans préjudice du droit de l'assemblée générale ou du Tribunal de nommer d'autres liquidateurs.
Les liquidateurs n'entreront cependant en fonction qu'après confirmation de leur désignation par le
tribunal de l'entreprise compétent conformément aux articles 2:76 et suivants du code des sociétés et
des associations.
Le ou les liquidateurs transmettent les actes reçus par un Notaire associé, le répertoire ouvert au
nom de la société et la comptabilité de la société aussi rapidement que possible, sans indemnité, au
Notaire titulaire associé ou, à défaut, à un autre Notaire titulaire de la société ou, à défaut, au Notaire
titulaire nommé en remplacement du seul Notaire titulaire de la société.
Le ou les liquidateurs réalisent les éléments d'actifs, apurent le passif, restituent aux actionnaires la
valeur de leurs actions et répartissent le solde éventuel entre les actionnaires au prorata de leurs
actions.
Toutefois, si le passif peut être apuré, les liquidateurs restitueront, par préférence, aux actionnaires
ce qu'ils ont apporté plutôt que la valeur de leurs actions.
La clientèle est libre de choisir son Notaire et ne fait donc pas partie des actifs à réaliser. En cas de
dissolution de la société, le fonds notarial ne peut être cédé ou remis qu'à un notaire ou à une
société professionnelle visée à la Loi Organique du Notariat.
TITRE VIII. DISPOSITIONS DIVERSES
Article 29 . Règles professionnelles
Tant les actionnaires que la société sont tenus au respect de toutes les dispositions légales et
réglementaires régissant la profession, notamment en ce qui concerne la comptabilité, les traditions
notariales nationales et provinciales, les cessions d'étude et la déontologie.
En matière de comptabilité, les prescriptions de l'arrêté royal du 14 décembre 1935 et de l'arrêté
royal du 10 janvier 2002 se cumulent avec celles qui résultent du Code des Sociétés et des
associations.
Dans tous les cas, les comptes annuels de la société devront être contrôlés aux frais de la société
par un Réviseur d'Entreprises ou un expert-comptable, agréé par la Chambre des Notaires et dont
les conclusions seront communiquées à la chambre des Notaires.
Les actes reçus par un notaire associé sont inscrits dans un seul répertoire ouvert au nom de la
société titulaire. Madame Mélanie HERODE, notaire titulaire est dépositaire de ce répertoire.
Les notaires actionnaires ne peuvent recevoir des actes dans lesquels l'un d'entre eux leur conjoint
ou cohabitant légal, ou leurs parents ou alliés, en ligne directe à tous degrés, en ligne collatérale
jusqu'au deuxième degré inclusivement, sont parties ou qui contiennent quelque disposition en
faveur de celui-ci.
Cette disposition ne s'applique toutefois pas aux procès-verbaux des assemblées générales
d'actionnaires ou d'obligataires d'une société de capitaux, d'une société privée à responsabilité
limitée ou d'une société coopérative, à moins que l'un des actionnaires, son conjoint, son parent ou
allié au degré prohibé ne soit membre du bureau, administrateur, commissaire ou liquidateur de la
société.
Article 30. Règlement d’ordre intérieur
L'assemblée générale, statuant aux conditions prévues ci-avant, peut arrêter un règlement d'ordre
intérieur : celui-ci, dans les limites des prescriptions légales et statutaires, prévoir toutes dispositions
concernant l'exécution des présents statuts et le règlement des affaires sociales.
Toute modification du règlement d'ordre intérieur sera arrêtée comme dit au premier alinéa. En cas
de contradiction entre les statuts et le règlement d'ordre intérieur, les dispositions statutaires
prévalent.
Si l'assemblée a toutefois prévu dans le règlement d'ordre intérieur des dispositions plus
contraignantes, par rapport aux pouvoirs d'administration des administrateurs, que celles prévues
dans les présents statuts, ce sont les dispositions du règlement d'ordre intérieur qui prévalent entre
les actionnaires et administrateurs à l'égard de la société.
Pour l'application de l'article 5:78 du Code des sociétés et des associations, les dispositions plus
contraignantes du règlement d'ordre intérieur seront considérées comme statutaires entre les
actionnaires et à l'égard de la société.
Article 31. Transformation
Moyennant une décision de l'assemblée générale prise à l'unanimité, notamment pour modifier l'objet
social, adapter les statuts ainsi que le Règlement d'ordre intérieur, la société peut être transformée
en une société autre qu'une société de Notaires régie par la Loi Organique sur le Notariat et pour
autant que le fonds notarial ait été préalablement cédé.
Article 32. Interdiction de scellés
En aucun cas, et pour quelque cause que ce soit, il ne pourra être requis d'apposition de scellés sur
l'actif de la société, soit à la requête des actionnaires soit à la requête de leurs créanciers, héritiers
ou ayants-droits.
Article 33. Election de domicile
Pour l'exécution des statuts, tout actionnaire, administrateur, commissaire, liquidateur ou porteur d’
obligations domicilié à l'étranger, fait élection de domicile au siège où toutes communications,
sommations, assignations, significations peuvent lui être valablement faites s'il n'a pas élu un autre
domicile en Belgique vis-à-vis de la société.
Article 34. Compétence judiciaire
Pour tout litige entre la société, ses actionnaires, administrateurs, commissaires et liquidateurs
relatifs aux affaires de la société et à l'exécution des présents statuts, compétence exclusive est
attribuée aux tribunaux du siège, à moins que la société n'y renonce expressément.
Article 35. Droit commun
Les dispositions du Code des sociétés et des associations, de la loi de Ventôse et de toutes les lois
et règlements applicables à la profession de notaire auxquelles il ne serait pas licitement dérogé sont
réputées inscrites dans les présents statuts et les clauses contraires aux dispositions impératives du
Code, lois et règlements sont censées non écrites.
Les parties entendent en outre se conformer entièrement à la loi de Ventôse et à toutes les
dispositions légales et réglementaires régissant la profession de notaire.
Article 36 APPROBATION PAR LA CHAMBRE PROVINCIALE
Conformément à l’article 50, §4 de la Loi Organique du Notariat, les présents statuts ont été
préalablement approuvés par la Chambre des Notaires de la Province de Hainaut en sa séance du
20 avril 2023.
Vote : cette résolution est prise à l’unanimité
Sixième résolution
L’assemblée générale décide de mettre fin à la fonction du gérant actuel, mentionné ci-après, et
procède immédiatement au renouvellement de sa nomination comme administrateur non statutaire
pour une durée illimitée :
- Maître HÉRODE Mélanie Hélène Jeanne, domiciliée à 7050 Jurbise (Masnuy-Saint-Jean), Rue d'
Hasnon 6, ici présente et qui accepte.
L’administrateur fait élection de domicile au siège de la société pour toutes les affaires relatives à l’
exercice de ce mandat.
Son mandat est rémunéré.
L’assemblée générale décidera à la prochaine assemblée générale annuelle sur la décharge au
gérant démissionnaire pour l’exécution de son mandat.
Vote : cette résolution est prise à l’unanimité
 
Septième résolution
L’assemblée générale déclare que l’adresse du siège est située à : 7340 Colfontaine (Wasmes), Rue
Saint Pierre 87/89.
Vote : cette résolution est prise à l’unanimité
 
Clôture
Toutes les décisions ont été prises à l’unanimité des voix.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE.
Maître Anne TOUBEAUX, Notaire.
Déposé en même temps : une expédition de l'acte, les statuts coordonnés.