N° d'entreprise :
Nom :
(en entier) : Immersive Sessions
(en abrégé) :
Forme légale  : Association sans but lucratif
Adresse du siège :
7503
Belgique
Objet de l'acte : Constitution
Tournai (Froyennes)
Rue de l'Innovation (FRY) 7
3
Les soussignés :
Meirlaen Samuel, 142 Konijnestraat  à 1602 Vlezenbeek, Belgique
Adam Marius, 24-0021 Rue Marcel Thiry à 4000 Liège, Belgique
De Mesmaeker Julien, 15 Place Van Meenen à 1060 Bruxelles, Belgique
Coune Lucas, 55 Boulevard de Dixmude à 1000 Bruxelles, Belgique
 
déclarent par cet acte constituer une association sans but lucratif dont ils ont arrêté   les statuts comme suit.
 
STATUTS DE L’ASBL « Immersive Sessions » 
 
TITRE 1 - Dénomination, siège social, but, objet et durée
Article.1 – Dénomination et mentions
 
L’association est dénommée « Immersive Sessions »,
Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents,
sous forme électronique ou non, émanant de l’association, doivent contenir :
< >les termes "registre des personnes morales" ou l'abréviation "RPM" suivisde l'indication du tribunal du siège
de la personne morale,  
 
Article.3 – But social et objet.
 
L'objectif de l'association est d’employer les nouvelles technologies de captation et de diffusion audiovisuelles, y
compris les technologies virtuelles, afin d'offrir aux acteurs, individus et organisations du secteur belge de la
musique vivante et des arts de la scène un nouvel espace d’échange avec leur public. Et pour le public, de lutter
en faveur de l’accessibilité à la culture dans le respect des réglementations sanitaires liées à la COVID-19. Ceci
par l’organisation d’évènements culturels impliquant artistes et techniciens audiovisuels, mais aussi par un
soutien financier aux particuliers et au secteur de la musique live via des initiatives de relance culturelles.
 
Elle est habilitée à entreprendre des actions commerciales dans la mesure où elles sont compatibles avec
l'objectif énoncé au premier alinéa et dans la mesure où les bénéfices sont utilisés pour atteindre cet objectif. Elle
peut posséder ou acquérir tous les biens meubles et immeubles nécessaires à la réalisation de son objectif et
exercer tous les droits de propriété et autres droits réels y afférents.
 
À cette fin, elle peut accomplir tous les actes juridiques utiles, notamment conclure des accords, recruter du
personnel, signer des contrats, souscrire des polices d'assurance, prendre des biens en location, tout cela tant
dans le pays qu'à l'étranger. Aux fins de trouver les recettes nécessaires à la poursuite de son objet, l’association
0767725997
peut produire des œuvres d’artistes, organiser toutes activités, spectacles, et œuvres culturelles, et organiser ou
participer à toutes manifestations culturelles, sportives, virtuelles, évènementielles ou autres.
 
L'association applique également une politique de recherche de subsides et subventions auprès des pouvoirs
publics ainsi que du mécénat privé.
 
L’association peut produire, éditer et distribuer toute publication de musique, de film, de photos, d’art numérique
et de jeux vidéo. L’association promeut toute initiative visant à favoriser la création d’emplois en son sein.
 
Article.4 – Durée de l’association
 
L’association est constituée pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute à tout moment.
 
TITRE 2 - Membres
Article.5   – Conditions d’admission des membres effectifs
 
L'association est composée de membres effectifs. Le nombre de membres effectifs est illimité et ne peut être
inférieur à deux.
 
Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux membres par la loi et les présents
statuts.
 
Les fondateurs sont les premiers membres effectifs de l'association.
 
Toute personne physique ou morale, ainsi que les autorités publiques, dans la
mesure où la loi ou d'autres règlements le permettent, admises comme telles par l'organe administratif, peuvent
adhérer à l'association en tant que membres effectifs.
 
Toute personne souhaitant devenir membre effectif doit présenter sa candidature par écrit au conseil
d’administration.
 
Cette demande écrite peut être faite par lettre ou par courrier électronique.
 
Le conseil d’administration est libre de décider de toute demande d'admission. La décision du conseil
d’administration n'a pas à être motivée. Il n'y a pas de droit de recours contre la décision du conseil
d’administration
 
Si le conseil d’administration refuse l'admission d'un candidat membre, ce candidat ne peut présenter une
nouvelle demande qu'après un an au moins après la première demande.
 
Article.6 – Conditions d’admission des membres adhérents
 
Sont membres adhérents les personnes qui désirent participer aux activités de l'association. Afin  d’être admises
en cette qualité, elles s'engagent à en respecter les statuts, et sont acceptées par l’assemblée générale statuant
à la majorité absolue.
 
Le conseil d’administration est libre de décider de toute demande d'admission. La décision du conseil
d’administration n'a pas à être motivée. Il n'y a pas de droit de recours contre la décision du conseil
d’administration.
 
Toute personne désirant devenir membre adhérent de l'association, qu’elle soit une personne physique ou
morale, doit adresser une demande écrite à l’organe d'administration. En cas de candidature d’une personne
morale, celle-ci indique la personne physique chargée de la représenter.
 
Si le conseil d’administration refuse l'admission d'un candidat, ce candidat ne peut présenter une nouvelle
demande qu'après un an au moins après la première demande.
 
Article.7 - Démission et exclusion des membres
 
Les membres effectifs et adhérents sont libres de se retirer à tout moment de l'association en adressant leur
démission par écrit à l’organe d'administration.
 
Est réputé démissionnaire :
Le membre effectif ou adhérent qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe, dans le mois du rappel qui lui est
adressé par courrier électronique. Le membre effectif ou adhérent qui ne remplit plus les conditions
d’admission.L’organe d'administration peut suspendre, jusqu'à la décision de l'assemblée générale, les membres
effectifs qui se seraient rendus coupables d'infraction grave aux statuts ou aux lois.
 
 
Le membre démissionnaire, suspendu ou exclu, ainsi que les héritiers ou ayants droit du membre décédé, n'ont
aucun droit sur le fonds social. Ils ne peuvent réclamer ou requérir ni relevés, ni inventaires, ni le remboursement
des cotisations versées.
 
Article.8 – Registre des membres effectifs
 
L’association tient un registre des membres effectifs, sous la responsabilité de l’organe d’administration. Ce
registre reprend les noms, prénoms et domicile des membres, ou lorsqu'il s'agit d'une personne morale, la
dénomination sociale, la forme juridique et l'adresse du siège social.
 
Toute décision d’admission, de démission ou d’exclusion de membres effectifs sont inscrites au registre à la
diligence de l’organe d’administration endéans les huit jours de la connaissance que l’organe a eue de la ou des
modifications intervenues.
 
Tous les membres peuvent consulter, au siège social de l’association, le registre des membres, sur simple
demande écrite et motivée adressée à l’organe d’administration de l’association, mais sans déplacement du
registre.
 
Article.9 - Responsabilité
 
Les membres ne sont pas tenus responsables des engagements pris au nom de l'association.
 
Article.10 - Cotisation
 
Le montant de la cotisation annuelle des membres effectifs et des membres adhérents est fixé par l'assemblée
générale  sans pouvoir être supérieur à 250 euros pour les membres effectifs et 250 euros pour les membres
adhérents.
 
 
 
 
TITRE 3 - Assemblée générale
Article.11 - Composition
 
L’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs de l’association.  Elle est présidée par le
membre ou l’administrateur désigné à cet effet par l’assemblée.
 
Toute personne peut être invitée à l’assemblée générale, pour autant qu’elle ait    été acceptée par l’assemblée
générale statuant à la majorité simple.
 
Article.12 - Pouvoirs
 
L'assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les présents statuts.
 
Une décision de l’assemblée générale est exigée pour :
< > et l’exclusion des membres effectifs transformation de l'ASBL en AISBL, en société coopérative agréée
comme entreprise sociale et en société coopérative entreprise sociale agrééeToute proposition signée par un
vingtième des membres effectifs doit être portée à l'ordre du jour, pourvu qu’elle soit communiquée aux membres
au minimum 18 jours à l’avance.
 
 
Article.14 – Quorums de présence et de vote
 
Chaque membre effectif a le droit d'assister à l'assemblée. Il peut se faire remplacer par un autre membre
effectif, sans que celui-ci ne puisse être porteur de plus de 3 procurations.
 
Sauf dans les cas prévus par la loi, l’assemblée générale ne délibère valablement que si les 4/5 des membres
sont présents ou représentés.
 
Si aucune réunion physique n'est tenue, les résolutions de l’assemblée générale peuvent être adoptées par
consentement écrit unanime des administrateurs. Cela implique en tout cas qu'une délibération a eu lieu par
courrier électronique, vidéo conférence ou conférence téléphonique ou par d'autres moyens de communication.
 
Si ce quorum de présence n’est pas atteint, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer
valablement, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. La seconde réunion est convoquée
dans le respect du délai indiqué dans les présents statuts.
 
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, sauf dans les cas où il en est
décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
 
Chaque membre effectif dispose de trois voix.
 
Les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités.
 
Le vote se fait à main levée, sauf si une majorité des deux tiers des membres effectifs présents demandent que
le vote se fasse par  scrutin secret. Lorsque le vote porte sur des décisions concernant des personnes, le scrutin
est toujours secret.
 
Article.15 – Modifications des statuts
 
L'assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si les modifications
sont explicitement indiquées dans la convocation, et si l'assemblée réunit au moins les deux tiers des membres,
qu'ils soient présents  ou représentés.
 
Aucune modification ne peut être adoptée qu'à la majorité des deux tiers des voix  des membres présents ou
représentés.
 
Toutefois, la modification qui porte sur l’objet ou le but désintéressé en vue desquels l'association est constituée,
ne peut être adoptée qu'à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés.
 
Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué
une seconde réunion qui pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre des membres présents ou
représentés, et adopter les modifications à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou
représentés pour les modifications ne concernant pas l’objet ou le but désintéressé en vue desquels elle est
constituée et à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés pour les
modifications concernant l’objet ou le but désintéressé en vue desquels elle est constituée.
 
La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.
 
Lorsque l’assemblée générale statue sur des modifications statutaires, les votes nuls, blancs ainsi que les
abstentions sont assimilés à des votes négatifs.
 
Article.16 - Dissolution, apport à titre gratuit d’universalité, transformation
 
L'assemblée générale ne peut prononcer la dissolution de l'association que dans les mêmes conditions que
celles relatives à la modification de l’objet ou du but désintéressé en vue desquels l’association a été constituée.
 
L’assemblée générale ne peut se prononcer sur un apport à titre gratuit d’universalité ou sur la transformation de
l’association en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société coopérative
entreprise sociale agréée que conformément aux règles prescrites par le Code des sociétés et des associations
tel qu’adopté par la loi du 23 mars 2019.
 
Lorsque l’assemblée générale statue sur la dissolution de l’association, un apport à titre gratuit d’universalité ou
la transformation de l’association AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société
coopérative entreprise sociale agréée, les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions sont assimilés à des votes
négatifs.
 
Article.17 – Registre des procès-verbaux et publications
 
Les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans un registre des procès- verbaux, signés par les
représentants généraux de l’association, et tous les membres qui le désirent. Ce registre est conservé au siège
social où les membres effectifs peuvent en prendre connaissance      sur simple demande écrite et motivée
adressée à l’organe d’administration, mais sans déplacement du registre.
 
Les décisions d'ordre individuel sont éventuellement portées à la connaissance des tiers, qui justifient d'un
intérêt, par simple lettre signée par le président.
 
Les décisions relatives aux modifications statutaires, à la nomination et révocation des administrateurs et des
délégués à la gestion journalière ainsi qu’à la dissolution ou à la transformation de l’association sont déposées
sans délai au greffe du tribunal de l’entreprise compétent pour être publiées au moniteur belge.
TITRE 4 - Organe d’administration
Article.18 - Composition
 
L’association est administrée par un organe d’administration composé de trois personnes au moins et de 15
personnes au plus, nommés par l’assemblée générale parmi les membres effectifs de l’association.
 
Les salariés de l’association peuvent faire partie de l’organe d’administration, sans qu’ils ne puissent y être
majoritaires.
 
Les administrateurs peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales.
 
Article.19 - Durée et fin du mandat
 
La durée du mandat est 10 ans. En cas de renouvellement du mandat, les administrateurs sortants sont
rééligibles.
 
Tant que l’assemblée générale n’a pas pourvu au remplacement de l’organe d’administration à la fin du mandat
des administrateurs, ceux-ci restent en fonction en attendant une décision de l’assemblée générale.
 
Le mandat des administrateurs n'expire que par révocation, démission, faillite, nullité ou dissolution.
 
Si le décès,  la faillite, la nullité ou la dissolution  d’un administrateur a pour effet de porter le nombre
d’administrateurs à un nombre inférieur au minimum légal ou statutaire, une assemblée générale extraordinaire
est convoquée pour pourvoir au remplacement dudit administrateur.
 
Tout administrateur est révocable en tout temps par décision de l’assemblée générale, sans qu’elle ne doive
justifier sa décision. Si nécessaire, l’assemblée générale pourvoit au remplacement de l’administrateur révoqué.
 
Article.20 - Démission
 
Tout administrateur qui veut démissionner doit signifier sa démission par écrit aux autres membres de l’organe
d’administration. Cette démission ne peut intervenir de manière intempestive. En cas de démission d’un
administrateur, l’assemblée générale est convoquée pour pourvoir à son remplacement. Si la démission a pour
effet de porter le nombre d’administrateurs à un nombre inférieur au minimum légal ou statutaire, l’administrateur
reste en fonction jusqu’à   son remplacement.
 
Un administrateur absent à plus de 10 réunions de l’organe  sans justification est présumé démissionnaire. Il
reste toutefois responsable en tant qu’administrateur, tant que sa démission n’a pas été actée par l’assemblée
générale.
 
En cas de vacance d'un mandat, l'administrateur éventuellement nommé par l'assemblée générale pour y
pourvoir, achève le mandat de celui qu'il remplace.
 
Article.21 - Fonctionnement
 
L’organe d’administration est collégial. Il prend valablement les décisions quand celles-ci sont prises en réunion,
dans le respect des quorums de présence et de vote prévus dans les présents statuts.
 
L’organe d’administration peut désigner parmi ses membres un président, éventuellement un vice-président, un
trésorier et un secrétaire. Un même administrateur peut être nommé à plusieurs fonctions.
 
Les réunions de l’organe d’administration sont présidées par l’administrateur désigné à cet effet.
 
Article.22 - Quorums de présence et de vote
 
L’organe d’administration se réunit sur convocation de l'administrateur désigné à cet effet, chaque fois que les
nécessités de l'association l'exigent ou à la demande d'un administrateur.
 
Il ne peut statuer que si la majorité des administrateurs sont présents ou représentés.
 
Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix présentes ou représentées.
 
Les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités.
 
En cas de parité des voix, le point est reporté à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
 
Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur, sans que  celui-ci ne puisse être porteur
de plus de 1 procuration(s).
 
Article.23 – Conflits d’intérêt
 
Un administrateur qui, dans le cadre d’une décision à prendre, a un intérêt direct ou indirect de nature
patrimoniale qui est opposé à celui de l’association, doit en informer les autres administrateurs avant que l'organe
d'administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé
doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l'organe d'administration qui doit prendre cette décision. Il
n'est pas permis à l'organe d'administration de déléguer cette décision.
 
L'administrateur visé par le conflit d'intérêts décrit à l'alinéa précédent ne peut prendre part aux délibérations de
l'organe d'administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point. Si la
majorité des administrateurs présents ou représentés est en position de conflit d'intérêts, la décision ou
l'opération est soumise à l'assemblée générale. En cas d'approbation de la décision ou de l'opération par celle-ci,
l'organe d'administration peut les exécuter.
 
Le présent article n'est pas applicable lorsque les décisions de l'organe d'administration concernent des
opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des
opérations de même nature.
 
Un administrateur qui, dans le cadre d’une décision à prendre, a un intérêt de nature morale qui est opposé à
celui de l’association, doit en informer les autres administrateurs avant que l'organe d'administration ne prenne
une décision. S’il néglige de le faire, tout autre administrateur qui serait au courant de ce conflit doit  le
communiquer à l’organe d’administration avant que le débat n’ait lieu. L’organe d’administration décide, par un
vote auquel l’administrateur concerné ne peut prendre part, si celui-ci peut ou non participer au débat et au vote.
La décision de  l’organe doit être mentionnée dans le procès-verbal de la réunion. Il n'est pas permis à l'organe
d'administration de déléguer cette décision.
 
Article.24 - Registre des procès-verbaux
 
Les décisions de l’organe d’administration sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés par les
représentants généraux de l’association, et tous les administrateurs qui le désirent.
 
Ce registre est conservé au siège social où les membres effectifs peuvent en prendre connaissance sur simple
demande écrite et motivée adressée à l’organe d’administration, mais sans déplacement du registre.
 
Article.25 - Pouvoirs
 
L’organe d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion de l'association. Sont
exclus de sa compétence les actes réservés par la loi ou par les présents statuts à celle de l'assemblée générale.
 
Article.26 - Gestion journalière
 
L’organe d’administration peut déléguer, sous sa responsabilité, la gestion journalière de l'association, avec
l'usage de la signature y afférente, à l'un ou plusieurs de ses membres ou à un tiers.
 
S'ils sont plusieurs, ils agissent individuellement.
 
La durée du mandat du délégué à la gestion journalière est de 3 ans renouvelable.
 
La fonction de délégué à la gestion journalière peut être rémunérée. Dans ce cas, l’assemblée générale fixera le
montant des rémunérations qui seront accordées.
 
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins de la vie
quotidienne de l'association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils
représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de l'organe d'administration.
 
Article.27 – Représentation générale de l’association
 
Les actions judiciaires, tant en demandant qu'en défendant, sont intentées ou soutenues au nom de l'association
par le président et un administrateur. Ils agissent conjointement.
 
Les actes qui engagent l'association, autres que de gestion journalière, sont signés conjointement, à moins d'une
délégation spéciale de l’organe, par le président et un administrateur, lesquels n'auront pas à justifier de leurs
pouvoirs à l'égard des tiers.
 
Article.28 - Publications
 
Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des administrateurs et des personnes
déléguées à la gestion journalière comportent leurs nom, prénoms, domicile, date et lieu de naissance ou, au cas
où il s'agit de personnes morales, leur dénomination sociale, leur forme juridique, leur numéro d'entreprise et leur
siège social ainsi que les nom, prénoms et domicile de leur représentant permanent.
 
Tous les actes sont déposés dans les plus brefs délais au greffe du tribunal de l’entreprise compétent, en vue
d’être publiés au moniteur belge.
 
Article.29 - Responsabilité des administrateurs
 
Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de l'association.
Ils ne sont responsables que des fautes commises dans l'accomplissement de leur mandat.
Ils exercent leur mandat à titre gratuit. Ils peuvent être remboursés des frais qu’ils engagent dans l’exercice de
leur mandat.
 
TITRE 5 - Règlement d'ordre intérieur
Article.30 - Adoption et modification
 
Un règlement d'ordre intérieur peut être établi par l’organe d’administration qui le présente à l'assemblée
générale pour approbation et pour toutes modifications éventuelles.
 
TITRE 6 - Comptes et budgets
Article.31 - Exercice social et tenue des comptes
 
L’exercice social de l’association commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre.
 
Par exception, le premier exercice débutera le jour de la fondation pour se terminer le 31 décembre.
 
L’organe d’administration établit les comptes de l’année écoulée selon les dispositions prévues au Livre 3 du
Code des sociétés et des associations tel qu’adopté par la loi du 23 mars 2019 et au Livre III, Titre 3, Chapitre 2
du Code de droit économique tel que modifié par la loi du 15 avril 2018, ainsi que les budgets de l’année suivante
et les soumet à l'approbation de l’assemblée générale annuelle.
 
TITRE 7 - Dissolution et liquidation
Article.32 - Liquidation
 
Sauf dissolution judiciaire, seule l’assemblée générale peut prononcer la dissolution de l’association
conformément au Livre 2, Titre 8, Chapitre 2 du Code des sociétés et des associations tel qu’adopté par la loi du
23 mars 2019.
 
Dans ce cas, l’assemblée générale désigne un ou plusieurs liquidateurs, détermine leurs pouvoirs et leur
rémunération éventuelle, et indique l'affectation à donner à l'actif net, celle-ci ne pouvant être faite qu'à des fins
désintéressées.
 
Article.33 - Affectation de l’actif net restant
 
Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire, après l’apurement des dettes, l’actif net sera affecté à
une autre organisation qui poursuit un but similaire non lucratif.
 
TITRE 8 - Dispositions finales
Article.34 - Application du Code des sociétés et des associations
 
Tout ce qui n’est pas explicitement prévu dans les présents statuts est réglé par le Code des sociétés et des
associations tel qu’adopté par la loi du 23 mars 2019, et pour ce qui concerne la tenue de la comptabilité, par le
Livre III, Titre 3, Chapitre 2 du Code de droit économique tel que modifié par la loi du 15 avril 2018.
 
Autres dispositions de l’acte constitutif
 
Siège social 7-3 rue de l’Innovation 7503 Froyennes, Belgique.
Adresse électronique de l’association : hello@immersive-sessions.com
Site internet de l’association : https://www.immersive-sessions.com
 
L'assemblée générale réunie ce jour a élu en qualité d'administrateurs :
1  Meirlaen Samuel, 142 konijnestraat 1602 Vlezenbeek. Né à Jette le 30/08/1991
2. De Mesmaeker Julien, 15 Place van Meenen 1060 Bruxelles. Né à Braine-l’Alleud le 02/12/1994
3. Adam Marius, 24-0021 Rue Marcel Thiry à 4000 Liège. Né à Liège le 11/10/1991
 
plus amplement qualifiés ci-dessous, qui acceptent ce mandat.
 
L’organe d’administration a désigné en qualité de
Président : Meirlaen Samuel
Trésorier : De Mesmaeker Julien
Secrétaire : Adam Marius
 
L’organe d’administration acte la reprise de tous les actes pris au nom de l’association en formation.
 
Fait à Froyennes, le    30/04/2020  , en 3 exemplaires originaux.
 
Signatures
Adam Marius                                
Coune Lucas                    
De Mesmaeker Julien
Meirlaen Samuel