Nº d'entreprise : 0450 933 303
Nom
(en entier) : EUROPEAN CROP CARE ASSOCIATION
ECCA	(en abrégé) :
Forme légale : Association Internationale sans But Lucratif
Boulevard du Souverain 68/3 à Watermael-Boitsfort (1170	Adresse complète du siège :
Bruxelles)
Objet de l'acte : Décision d'adapter les statuts de l'association aux dispositions du Code
des sociétés et des associations - Modification des buts et activités -
Adoption de nouveaux statuts en français - Pouvoirs
Du procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire des membres de l'association internationale sans but
lucratif « EUROPEAN CROP CARE ASSOCIATION», en abrégé « ECCA », ayant son siège boulevard du
Souverain 68/3, à Watermael-Boitsfort (1170 Bruxelles), immatriculée au Registre des Personnes Morales
(Bruxelles) sous le numéro 0450.933.303, reçu par Maître Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR,
Notaire résidant à Bruxelles, le 09 août 2024, enregistré au bureau de l'Enregistrement sécurité juridique de
Bruxelles 3, le 20 août suivant, volume 0 folio 0, case 20569, aux droits de cinquante euros 50 (EUR), perçu
par le Receveur, il résulte que l'assemblée, après délibération, a pris à l'unanimité des voix les résolutions
suivantes :
Adoption d'une version nouvelle des statuts en français, conformément au Code des sociétés et des
associations, incluant la modification des buts et activités, comme suit :
TITRE I: DÉNOMINATION - SIÈGE - DURÉE
Article 1- Dénomination
L'Association a été créée en vertu de la loi belge du 25 Octobre 1919 et reconnue par l'arrêté royal du 15
Septembre 1993 en tant qu'Association internationale sans but lucratif sous le nom de "European Crop Care
Association", en abrégé "ECCA". Les deux noms peuvent être utilisés ensemble ou séparément.
Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres
documents, sous forme électronique ou non, émanant de l'Association doivent contenir les informations
suivantes:
a)La dénomination de l'Association.
b)La forme légale de l'Association, en entier (« association internationale sans but lucratif ») ou en abrégé («
AISBL »).
c)L'indication précise du siège de l'Association.
d)Le numéro d'entreprise de l'Association.
e)Les termes « registre des personnes morales » ou l'abréviation RPM, suivis de l'indication du tribunal du
siège de l'Association.
f)Le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de l'Association.
g)Le cas échéant, l'indication que l'Association est en liquidation.
Article 2 - Siège
Le siège est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège peut, par décision du Conseil d'administration, être déplacé en un autre lieu en Belgique, sauf si ce
. déplacement implique nécessairement la modification de la langue des statuts. Dans le cas où le déplacement
impliquerait nécessairement la modification de la langue des statuts, une décision de l'Assemblée générale est
requise conformément aux règles applicables pour la modification des statuts. Tout changement du siège doit
être publié aux annexes du Moniteur Belge.
Article 3 - Durée
L'Association est constituée pour une durée illimitée.
TITRE II: BUTS - ACTIVITÉS -ACTIFS et FONDS
Article 4 - But
L'Association est habilitée à exercer des activités commerciales ou industrielles dans la poursuite des objectifs
suivants, tant en Belgique que dans les États membres de l'Union européenne ou dans les pays tiers, sans
aucune affiliation politique, philosophique, confessionnelle, professionnelle et culturelle:
a)Informer tous ses membres des lois et réglementations européennes et nationales, liées à leurs activités
professionnelles et notamment, celles qui affectent ou vont affecter les approbations ou le renouvellement des
approbations de substances actives en vue de la commercialisation de produits phytopharmaceutiques ou
biocides.
b)Informer tous ses membres des lois et règlementations européennes et nationales, liées à leurs activités
professionnelles et notamment, celles qui affectent ou vont affecter les autorisations ou le renouvellement des
autorisations de produits phytopharmaceutiques ou biocides.
c)Informer tous ses membres de la mise en œuvre et de la révision du règlement (CE) nº 1107/2009
concernant la mise sur le marché des produits phytopharmaceutiques, de ses modifications et des lignes
directrices pertinentes.
d)Informer tous ses membres de la mise en œuvre et de la révision du règlement REACH et des Règlements
relatifs aux Produits Biocides, de leurs modifications et des lignes directrices pertinentes.
e)Informer tous ses membres de la mise en œuvre et de la révision de la législation de l'UE en matière de
santé et d'environnement et de leur impact sur les produits phytopharmaceutiques ou biocides.
f)Trouver des solutions aux problèmes communs concernant la juridiction, la législation, les finances, la
science et la technologie soulevés par les autorités de l'UE ou des autorités nationales afin de faciliter ou
développer les activités économiques des Membres.
g)Être l'intermédiaire de ses membres pour tout contact avec la Commission européenne, le Parlement
européen, ainsi qu'avec d'autres autorités européennes et nationales concernant des questions d'intérêt
commun.
h)Fournir à tout titulaire d'autorisation à tous les niveaux une organisation solidaire en ce qui concerne le
développement et la commercialisation de spécialités et de nouveaux produits.
i)Les activités de l'Association consistent en général mais sans s'y limiter à l'organisation de réunions et à la
diffusion d'informations entre ses membres, à permettre des contacts avec des institutions nationales et
européennes ou internationales, à la génération de propositions aux autorités pertinentes et à l'engagement
d'actions en justice devant la Cour de justice de l'UE ou devant les juridictions nationales.
j)Soumettre une demande d'approbation ou de renouvellement d'approbation d'une substance active
conformément au règlement (CE) nº 1107/2009, soit en tant que producteur de la substance active, soit au nom
d'un membre de l'Association qui est producteur de la substance active. Dans la mise en œuvre de cet objectif,
l'Association ne peut tirer aucun profit commercial mais doit agir exclusivement dans la poursuite, entre autres
dans le cadre de procédures judiciaires ou autres procédures administratives, d'un objectif réglementaire
bénéfique aux intérêts de ses membres.
k)Soumettre une demande d'autorisation ou de renouvellement d'autorisation pour la mise sur le marché d'un
produit phytopharmaceutique conformément au règlement (CE) nº 1107/2009. Dans la mise en œuvre de cet
objectif, l'Association ne peut pas exploiter commercialement son statut juridique de titulaire de l'autorisation,
mais doit agir exclusivement dans la poursuite, entre autres dans le cadre des procédures judiciaires ou autres
procédures administratives, d'un objectif règlementaire bénéfique aux intérêts de ses membres.
I)Contester les décisions administratives mettant en œuvre le règlement (CE) nº 1107/2009 (ou tout autre
cadre juridique connexe) devant la Cour de justice de l'UE ou devant les juridictions nationales.
m)Soutenir conjointement les évaluations des risques pour l'homme et l'environnement des substances
actives par des échanges scientifiques et techniques et des conceptions scientifiques communes potentielles,
mener des essais et des études à des fins réglementaires.
n)Participer à des appels d'offres européens ou nationaux afin d'entreprendre des projets européens ou
nationaux, soit seule, soit en tant que membre d'un Consortium.
o)Développer, établir et/ou soutenir des campagnes internationales sur les produits phytopharmaceutiques
ou biocides.
p)Développer un cadre pour prédire l'impact global des produits alternatifs sur la santé publique à mesure que
les données sur les modèles d'utilisation réels se dévoilent et que les risques sont évalués.
q)influencer un changement de perception et de comportement dans l'application des produits
r)Impliquer potentiellement le public lequel, avec une meilleure compréhension et une connaissance
, davantage approfondie du sujet, deviendra un consommateur averti.
s)Promouvoir l'innovation, la collaboration et la coopération des parties prenantes pour aider à élaborer une
stratégie durable des produits phytopharmaceutiques et biocides basée sur l'optimisation des données, des
informations et des preuves qui soutiennent des décisions judicieuses favorisant une utilisation optimale des
ressources et de meilleurs résultats en matière de santé.
L'Association est alimentée par la contribution de ses membres, du milieu académique, des ONG, de
l'industrie, des autorités gouvernementales (UE et non-UE), régionales et locales, de la communauté scientifique
internationale, des programmes financés par l'UE et du public qui partage sa vision et inclut des entreprises
privèes et publiques, des universités, des instituts de recherche, des sociétés scientifiques, médicales,
professionnelles et civiques et des associations.
L'Association peut coopérer avec ou assister des organisations similaires et/ou ayant le même but.
Article 5 - Activités
L'Association peut accomplir tous les actes qui se rapportent directement ou indirectement à son but.
L'Association représente et promeut les intérêts de ses membres. À cette fin, elle peut utiliser tous les moyens
appropriés : développer des événements, des opportunités de formation, des publications et tout ce qui peut
encourager la libre circulation des ressources vers la communauté. Au moyen des sessions convaincantes dans
tout type d'événements, d'ateliers ciblés, de formations, de mentorat, de discussions sur les politiques mises en
œuvre, d'opportunités d'affaires, de missions et de délégations dans différents pays, ainsi que d'événements, de
réseautage, de jumelages, de conception et de création de nouveaux projets pour promouvoir l'innovation par la
coopération, la créativité et l'action sociale, le réseau communautaire de l'Association donne aux membres de la
communauté mondiale les moyens de se connecter, de partager et de participer à façonner l'avenir de l'agriculture
par une utilisation optimale des produits phytopharmaceutiques ou biocides.
Le Réseau Communautaire d'ECCA atteindra ses objectifs en réalisant entre autres, sans s'y limiter, les
activités suivantes :
a)Faciliter la communication et l'échange d'informations et de savoir entre les membres.
b)Assister au réseautage et au jumelage entre les membres.
c)Surveiller constamment les avancées technologiques et rechercher des informations additionnelles pour le
compte des membres du réseau.
d)Collaborer avec des organisations nationales et internationales partageant les mêmes objectifs et la même
vision.
e)Collaborer avec d'autres réseaux.
f)Collaborer et interagir avec les institutions européennes pertinentes, notamment avec la Commission
européenne, le Parlement européen et le Conseil soit directement soit via les Représentations Permanentes
nationales.
g)Participer à des projets européens.
h)Organiser des conférences, des événements, des séminaires de formation, des ateliers et des réunions.
i)Concevoir des projets de recherche.
j)Participer à des projets de recherche au niveau national, européen et international.
k)Promouvoir les intérêts de ses membres.
I)Organiser et/ou participer à des campagnes de sensibilisation du public sur les bénéfices des produits
phytopharmaceutiques et biocides et à des programmes de formation continue pour les utilisateurs.
m)Créer des comités de travail.
n)Soutenir les activités des comités nationaux.
o)Publier et diffuser des dépliants ou des informations électroniques en conformité avec les objectifs
susmentionnés, émettre ses propres publications et utiliser les médias disponibles.
p)Partager les informations en utilisant tous les moyens disponibles.
q)Exercer toute autre activité, en conformité avec le droit belge et le droit européen, pouvant servir les objectifs
précités.
r)Créer un observatoire accessible pour des données agricoles relatives à l'utilisation et à l'efficacité des
produits phytopharmaceutiques ou biocides.
s)Réaliser pour le compte de tout ou partie de ses membres ou coordonner la réalisation par ceux-ci d'essais
et d'études en faisant appel à des laboratoires experts ou autres organisations spécialisées dans le cadre de la
mise en œuvre du règlement (CE) nº 1107/2009, en particulier.
t)Initier des procédures administratives ou judiciaires dans la poursuite d'un objectif règlementaire couvert par
les finalités pour lesquelles l'Association a été créée.
L'Association sera autorisée à exécuter toute opération avec des actifs liquides ou immobilisés en relation
directe ou indirecte avec ses objectifs.
Article 6 - Actifs et fonds
L'Association peut : i) posséder, soit à bail, soit en propriété, tous biens immobiliers et mobiliers nécessaires
à l'accomplissement de son but, à titre gratuit ou onéreux, ii) échanger, louer et affermer tous biens immobiliers
ou mobiliers nécessaires ou utiles à son but ; et iil) soussigner des contrats, accords d'association ou de fusion
avec d'autres associations sans but lucratif ayant le même but, dans les limites de la loi.
Les fonds de l'Association sont composés de :
a)Cotisations des membres.
b)Dons de ses membres (hors cotisations).
c)Dons de tous types de personnes et d'institutions.
d)Parrainages pour ses activités.
e)Revenus provenant des activités de l'Association et des services fournis aux membres et aux clients
externes, conformément aux dispositions du Code belge des sociétés et des associations du 23 mars 2019.
f)Subventions européennes ou nationales.
TITRE III : ADHÉSION
Section I : Admission
Article 7 - Catégories des membres
L'Association est composée de trois catégories de membres : les membres actifs ou effectifs, les membres
adhérents, et les membres honoraires.
a)Les membres actifs (effectifs) de l'Association sont constitués des personnes morales, impliquées dans le
secteur des produits phytopharmaceutiques/phytosanitaires sur le marché de l'Union européenne, à condition
qu'elles soient titulaires d'autorisations, avec des droits de production indépendants, pour la mise sur le marché
de tels produits phytopharmaceutiques. Plus spécifiquement, la notion de droits de production indépendants doit
être comprise à la lumière de la définition du terme « producteur », telle que prévue à l'article 3, paragraphe 11,
du règlement (EC) nº 1107/2009.
Les membres actifs (effectifs) ont le droit de voter aux Assemblées générales. Leurs employés ou
représentants autorisés peuvent devenir membres du Conseil d'administration. Les membres actifs doivent payer
à l'Association la cotisation prévue à l'Article 13 des Statuts et des règlements y afférents de l'Association.
b)Les membres adhérents sont ceux qui, au moment de leur demande d'adhésion à l'Association, ne sont
des produits	titulaires d'autorisations avec	droits	de	production	indépendants	pas	pour
phytopharmaceutiques/phytosanitaires mais ont fait la demande d'une telle autorisation. Ils remplissent toutes les
autres conditions prévues aux articles des Statuts et des règlements y afférents de l'Association.
Les membres adhérents peuvent participer aux Assemblées générales, mais n'ont pas le droit de vote ; leurs
employés ou représentants autorisés ne peuvent pas devenir membres du Conseil d'administration dans une
capacité administrative, mais, à la demande du Conseil, ils peuvent avoir une voix consultative. Les membres
adhérents sont censés devenir membres effectifs, et leur statut sera révisé par l'Assemblée générale au plus tard
à la fin de la troisième année d'adhésion. Ils versent à l'Association la cotisation prévue par l'article 13 des Statuts
et des règlements y afférents de l'Association.
Dans des circonstances exceptionnelles, à évaluer à la discrétion du Conseil d'administration, une
prolongation d'un maximum de trois ans peut être accordée au membre adhérent qui ne remplit pas les critères
d'adhésion pour devenir membre effectif à la fin de sa première période d'adhésion de trois ans. Le non-respect
des critères d'adhésion (pour devenir membre effectif) à la fin de la deuxième période d'adhésion de trois ans
entraine nécessairement la fin du statut de membre adhérent. Dans ce cas, l'intéressé peut introduire une
nouvelle demande d'adhésion sur la base de la procédure prévue par l'article 8 des Statuts.
c)Les membres honoraires sont ceux qui ne remplissent pas les conditions pour être membres actifs ou
adhérents de l'Association, ou qui ne souhaitent pas le devenir, mais qui souhaitent apporter un soutien moral,
politique, financier, matériel ou tout autre soutien à l'Association. Les membres honoraires sont identifiés par le
Conseil d'administration et approuvés par l'Assemblée générale. Il peut s'agir de personnes morales ou de
personnes physiques issues du monde d'affaires ou scientifique.
Ils peuvent participer aux Assemblées générales, mais n'ont pas le droit de vote ; leurs employés ou leurs
représentants autorisés ne peuvent devenir membres du Conseil d'administration dans une capacité
administrative, mais, à la demande du Conseil, ils peuvent avoir une voix consultative. De surcroît, les membres
honoraires sont exonérés du paiement de la cotisation prévue à l'article 13 des Statuts et des règlements y
afférents de l'Association.
Article 8 - Procédure d'admission
Des lignes directrices détaillées pour adhérer à l'Association sont fournies dans un règlement spécifique
d'ECCA.
Toute entreprise souhaitant devenir membre de l'Association devra adresser une demande écrite au
Secrétariat par courrier électronique, lettre ou tout autre moyen indiqué sur le site internet de l'Association. Cette
demande doit également expliquer les raisons pour lesquelles le candidat remplit les conditions applicables, telles
que prévues dans les lignes directrices pour adhérer à l'ECCA.
Deux membres doivent appuyer la nomination du candidat.
L'adhésion de nouveaux membres est décidée à la majorité des deux tiers de l'Assemblée générale, réunie
avec un quorum d'au moins deux tiers des membres ayant droit de vote.
Section II : Cessation - Exclusion - Suspension - Démission - Registre des membres
Article 9 - Cessation de l'adhésion
L'adhésion prend fin par :
a) la démission écrite envoyée par simple lettre ou e-mail au Secrétariat.
b) la dissolution de la société/membre.
c) l'exclusion prononcée par l'Assemblée générale.
Article 10 - Exclusion et Suspension
Tout membre peut être exclu à tout moment et cette exclusion ne peut faire l'objet d'un recours.
L'exclusion d'un membre doit être prononcée par l'Assemblée générale statuant à la majorité des deux tiers,
lorsqu'elle se réunit avec un quorum d'au moins deux tiers des membres ayant droit de vote, et après avoir
entendu le membre concerné (s'il est présent) ou après avoir pris en considération son point de vue écrit.
L'exclusion d'un membre peut être fondée sur les motifs alternatifs suivants :
a) violation des Statuts de l'Association.
b) raisons graves ou préjudice/dommage (moral ou matériel) aux intérêts ou objectifs de l'Association.
c) perte de confiance entre le membre à exclure et la majorité des autres membres de l'Association, en raison
du comportement et/ou des actes de celui-ci.
d) non-paiement de la cotisation d'adhésion annuelle dans un délai d'un mois après avoir reçu un rappel de
l'invitation à payer par lettre recommandée.
e) le non-respect par un membre adhérent des critères d'adhésion pour devenir membre effectif à la fin de sa
première ou de sa deuxième période d'adhésion de trois ans.
Le Conseil d'administration peut suspendre l'adhésion de tout membre qui tombe sous le champ de l'un des
motifs susmentionnés jusqu'à ce que l'Assemblée générale adopte une décision.
Le Conseil d'administration peut également suspendre temporairement une adhésion sur demande motivée
du membre et pour une période limitée, sur la base de motifs appropriés et légitimes.
Le membre exclu ou suspendu (ou son(ses) successeur(s) ou bénéficiaire(s)) n'a (ont) aucun droit financier
à l'encontre de l'Association (y compris le remboursement des cotisations versées) ni aucun droit ni sur les actifs
ni sur les fonds de l'Association.
Article 11 - Démission
Tout membre a le droit de démissionner de l'Association en soumettant au Conseil d'administration une
déclaration écrite de sa démission. A cette fin, il peut choisir entre deux options :
a)Donner un préavis d'un (1) an et payer toute cotisation d'adhésion supplémentaire correspondant à cette
période de préavis, tout en restant membre jusqu'à la fin de la période payée. Si la période de préavis s'étend
sur deux années civiles, les cotisations pour la partie correspondant à la deuxième année civile seront calculées
au prorata de la cotisation annuelle prévue à l'article 13 des Statuts.
ou
b)En plus de la cotisation d'adhésion correspondant à l'année civile au cours de laquelle la demande de
démission est introduite, verser une somme forfaitaire correspondant à la cotisation d'une (1) année d'adhésion
et se retirer de l'Association à tout moment et avec effet immédiat.
Le membre démissionnaire n'a ni droit sur les actifs ou fonds de l'Association ni à quelconque remboursement
des cotisations versées.
Article 12 - Registre des membres
Le Conseil d'administration tient au siège de l'Association un registre des membres. Ce registre contient la
dénomination légale, la forme juridique, le numéro d'entreprise, l'adresse du siège et les coordonnés de chaque
membre.
Le registre peut prendre la forme d'une succession des listes informatisées. Toutes les décisions d'admission,
de cessation ou suspension concernant les membres sont transcrites dans le registre aux soins du Conseil
d'administration dans les huit (8) jours calendaires de la notification de la décision au Conseil.
Section ili : Cotisations
Article 13 - Cotisations
Les membres paient une cotisation annuelle.
Les critères de calcul de la cotisation, les modalités de facturation et autres détails y relatifs sont établis par
l'Assemblée générale sur proposition du Conseil d'administration, et détaillés dans un règlement spécifique
d'ECCA. Dans le cas où les critères adoptés sont basés entièrement ou partiellement sur des données
confidentielles, les calculs correspondants doivent être effectués par un Administrateur (« Trustee ») en totale
conformité avec les règles de concurrence de l'Union européenne et belges.
TITRE VI : ORGANES
Section I - L'Assemblée générale
Article 14 - Adhésion et droits de vote de l'Assemblée générale
Les membres de l'Assemblée générale se composent exclusivement de tous les membres actifs (effectifs) de
l'Association.
Tout membre de l'Association a le droit d'assister l'Assemblée générale, avec la possibilité d'être substitué
par un représentant.
Tous les membres actifs (effectifs) disposent d'une seule voix à l'Assemblée générale, tandis que les membres
adhérents et les membres honoraires n'ont aucun droit de vote.
Article 15 - Les attributions de l'Assemblée générale
L'Assemblée générale est la plus haute autorité de l'Association. Elle dispose des attributions reconnues et
déterminées par la loi et par les présents Statuts.
Ces attributions exclusives consistent en:
a)La modification des Statuts, à l'exception du changement du siège de l'Association, qui est déterminé par
le Conseil d'administration, à condition que ce déplacement de siège n'implique pas nécessairement la
modification de la langue des Statuts.
b)La nomination et la révocation des administrateurs du Conseil.
c)La nomination de l'Administrateur (« Trustee ») (si nécessaire)
d)La nomination du commissaire et la détermination de sa rémunération (si nécessaire).
e)La fixation des cotisations d'adhésion annuelles.
f)L'approbation des comptes et du budget.
g)La décharge du Conseil d'administration.
h)La décharge du commissaire (si nécessaire)
i)La liquidation de l'Association.
j)L'admission ou l'exclusion de tout membre.
Article 16 - La réunion de l'Assemblée générale
L'Assemblée générale se tient au moins une fois par an avant la fin du premier semestre de l'année.
Chaque année, le Conseil d'administration établit les comptes annuels de l'exercice financier écoulé,
conformément aux dispositions légales réglementant cette matière, ainsi que le budget de l'exercice financier à
venir. Une réunion de l'Assemblée générale chargée d'approuver les comptes annuels et le budget se tient dans
les six mois qui suivent la clôture de l'exercice financier écoulé.
En outre, l'Assemblée générale peut être convoquée à tout moment par décision du Conseil d'administration
ou à la demande d'un cinquième au moins de ses membres.
Article 17 - Convocation de l'Assemblée générale
.
Chaque réunion de l'Assemblée générale est convoquée par le Conseil d'administration. A cet effet, chaque
membre de l'Association doit recevoir une convocation indiquant la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de
l'Assemblée générale. Cette convocation doit être signée par le Directeur général au nom du Conseil
d'administration et doit être envoyée par courrier recommandé ou par communication électronique avec accusé
de réception au moins huit (8) jours calendaires avant la réunion prévue de l'Assemblée générale.
Article 18 - Président de l'Assemblée générale
L'Assemblée générale est présidée par le Président du Conseil d'administration ou en cas d'absence de celui-
ci par le Vice-Président. En cas d'absence du Vice-Président, l'Assemblée générale est présidée par
l'Administrateur présent le plus âgé.
Article 19 - Décisions de l'Assemblée générale
L'Assemblée générale peut seulement adopter des décisions valables que si la moitié au moins des membres
ayant droit de vote (ou leurs représentants) sont présents, sauf dans les cas prévus aux articles 8, 10 et 38.
Les décisions de l'Assemblée générale sont prises à la majorité simple des voix des membres présents sauf
disposition contraire de la loi ou des présents statuts. Dans le cas où le scrutin donne un résultat égal, le vote du
Président ou du membre du Conseil d'administration qui le représente déterminera le résultat final.
Les décisions de l'Assemblée générale peuvent être prises par une contribution-vote écrit(e) unanime par les
membres individuels de l'Assemblée générale, à l'exception de la modification des statuts, qui peuvent être
adoptées lors d'une réunion virtuelle ou physique par l'Assemblée générale. La contribution écrite susvisée peut
prendre la forme d'une communication électronique avec accusé de réception. Le Conseil d'administration
informe tous les membres par écrit (par communication électronique) de l'ordre du jour et fixe le délai dans lequel
les membres doivent déclarer leur vote au Directeur général ou à un Administrateur désigné (« Trustee ») en cas
d'informations sensibles. Ce délai ne peut être inférieur à 15 jours calendaires. Après avoir recueilli les votes, qui
sont secrets, le Directeur général ou l'Administrateur (« Trustee ») (en cas d'informations sensibles) doit établir
le résultat des décisions de l'Assemblée générale dans une communication signée électroniquement et fournir
cette information à tous les membres de l'Association.
Les décisions de l'Assemblée générale sont transcrites dans un délai de huit (8) jours calendaires dans un
registre et sont signées par le Président et au moins un membre du Conseil d'administration. Ce registre est
conservé à l'adresse légale de l'Association où tout membre peut en prendre connaissance sans l'enlever de son
emplacement.
Section II - Conseil d'administration
Article 20 - Nombre de membres
L'Association est administrée par un Conseil d'administration composé de 3 membres au moins et de 5
membres au plus.
Article 21 - Durée du mandat
Les membres du Conseil d'administration sont nommés par l'Assemblée générale pour un mandat de trois
ans.
A l'issue de ce mandat de trois ans, le mandat des membres du Conseil d'administration est automatiquement
prolongé jusqu'à ce que l'Assemblée générale élise les membres du Conseil d'administration pour le mandat de
trois ans suivant.
Article 22 - Conditions de nomination au Conseil d'administration
La qualité de membre du Conseil d'administration est soumise aux conditions suivantes :
a)Adhésion à l'Association : les membres du Conseil d'administration doivent soit être employés d'une
personne morale qui est membre actif (effectif) de l'Association, soit avoir reçu une délégation formelle de
représentation de cette personne morale.
b)Connaissances et compétences : les membres du Conseil d'administration doivent avoir une solide
expérience dans l'industrie de protection des cultures post-brevet.
c)Engagement : les membres du Conseil d'administration doivent être disposés et capables de consacrer le
temps nécessaire pour accomplir toutes les tâches inhérentes à la fonction d'administrateur, entre autres pour
assister aux réunions du Conseil d'administration, contribuer aux décisions et accomplir toute tâche qui leur est
confiée.
d)Intégrité et éthique : les membres du Conseil d'administration doivent agir avec intégrité et adhérer à des
normes éthiques élevées.
e)Communication efficace : les membres du Conseil d'administration doivent démontrer une capacité à
communiquer efficacement puisqu'ils ont besoin de collaborer et de communiquer avec les autres membres et
parties prenantes.
Article 23 - Procédure de nomination au Conseil d'administration
Au moins trente (30) jours calendaires avant la tenue de l'Assemblée générale dédiée à l'élection du Conseil
d'administration, le Secrétariat doit informer les membres de l'Association de la possibilité de présenter une
candidature pour devenir membre du Conseil d'administration.
Toute personne souhaitant devenir membre du Conseil d'administration doit soumettre sa candidature au
Secrétariat au moins vingt et un (21) jours calendaires avant l'Assemblée générale dédiée à l'élection des
membres du Conseil d'administration.
La candidature susmentionnée doit être soumise par écrit et doit être appuyée par les documents suivants :
i) le curriculum vitae du candidat, ii) un document présentant l'agenda et les priorités du candidat en cas de
nomination au Conseil d'administration, et iii) la preuve que le candidat remplit la condition de l'article 22 (a) des
Statuts.
Le Secrétariat communiquera aux membres de l'Association les noms et pièces justificatives des candidats.
Cette communication doit avoir lieu au moins quatorze (14) jours calendaires avant l'Assemblée générale dédiée
à l'élection du Conseil d'administration.
Lors de l'Assemblée générale, le Directeur général est chargé de présider le processus d'élection.
Au cas où il n'y a pas plus de cinq (5) candidats, l'Assemblée générale votera pour ces candidats en groupe.
Si une majorité simple n'est pas atteinte, un vote individuel pour chaque candidat aura lieu. Les candidats qui
obtiennent la majorité simple des voix sont nommés membres du Conseil d'administration.
Au cas où il y a plus de cinq (5) candidats, l'Assemblée générale votera pour chaque candidat
individuellement. Les candidats qui obtiennent une majorité simple des voix sont nommés membres du Conseil
d'administration par ordre décroissant, du candidat ayant obtenu le plus de voix au candidat ayant obtenu le
moins de voix.
En cas d'égalité pour la dernière place disponible au Conseil d'administration, l'Assemblée générale votera
exclusivement pour les candidats ex aequo jusqu'à ce qu'une majorité simple soit atteinte.
Tous les votes sont secrets.
Le non-respect de l'un des délais prévus au présent article entraîne la nullité de la nomination du Conseil
d'administration, sauf vote contraire explicite de l'Assemblée générale, préalablement ou simultanément à la
nomination du Conseil d'administration, à la majorité des deux tiers.
Article 24 - Composition du Conseil d'administration
Suite à leur nomination par l'Assemblée générale, les membres du Conseil d'administration éliront parmi eux
un Président, un Vice-Président et un Trésorier et feront connaître ces fonctions aux membres de l'Association.
Chaque membre du Conseil d'administration dispose d'une voix.
Article 25 - Responsabilités du Président, Vice-Président et Trésorier du Conseil d'administration
a)Le Président est chargé de :
·Veiller à l'exécution des décisions prises par le Conseil d'administration et l'Assemblée générale.
·Représenter l'Association dans tous les actes de la vie civile ; à cet égard, il/elle est investi(e) des pouvoirs
les plus étendus ; en particulier, il a l'autorité de saisir les tribunaux dans l'intérêt de l'Association, sous réserve
de l'approbation du Conseil d'administration, soit a priori, ou a posteriori en cas d'urgence. À cette fin, le Président
a le pouvoir d'autoriser un avocat à représenter l'Association, inter alia, dans le cadre de procédures judiciaires
ou administratives.
·Convoquer l'Assemblée générale ou les réunions du Conseil d'administration et présider ces organes.
·Fournir des orientations au Directeur général et au Secrétariat.
b)Le Vice-Président est responsable pour :
·Aider le Président à assurer la direction et la responsabilité principales de l'Association. En l'absence du
Président, le Vice-Président remplira les fonctions du Président.
c)Le Trésorier est responsable pour :
·Tous les aspects liés à la gestion du patrimoine de l'Association.
·Effectuer tous paiements décidés et autorisés par l'Assemblée générale ou par le Conseil d'administration.
·Recevoir, sous la supervision du Président, toutes sommes dues à l'Association. Il/elle ne peut céder les
actifs constituant les réserves légales qu'avec l'autorisation du Conseil d'administration:
·Tenir une comptabilité régulière de toutes les opérations qu'il/elle effectue et en rendre compte à l'assemblée
générale annuelle, qui, le cas échéant, approuve sa gestion.
Article 26 - Cessation de la nomination de membre du Conseil d'administration
La nomination d'un membre du Conseil d'administration cessera en cas de décès, de démission, d'incapacité
civile, de cessation de son mandat par l'Assemblée générale ou lorsque le membre en question ne remplit plus
les conditions de l'article 22 (a) des Statuts.
La nomination d'un membre du Conseil d'administration peut être révoquée à tout moment par l'Assemblée
générale statuant à la majorité des deux tiers.
En cas de vacance au cours d'un mandat, un nouveau membre du Conseil peut être nommé par l'Assemblée
générale, à condition que le nombre total de membres restants du Conseil d'administration soit inférieur au
minimum de trois, comme le prévoit l'article 20 des Statuts. La durée du mandat de ce membre du Conseil
d'administration nouvellement nommé ne peut excéder la durée du mandat du membre remplacé.
Dans le cas où la vacance concerne la fonction de Président du Conseil d'administration, le Vice-Président
assume automatiquement la fonction de Président.
Dans le cas où la vacance concerne une autre fonction du Conseil d'administration, les membres du Conseil
éliront parmi eux un membre pour assumer cette fonction et en informeront les membres de l'Association.
Les membres du Conseil d'administration qui démissionnent peuvent être réélus.
Article 27 - Convocation et décisions du Conseil d'administration
Le Conseil d'administration se réunit sur convocation de son Président, en consultation avec le Directeur
général, chaque fois que l'intérêt de l'Association l'exige.
Le Conseil d'administration peut aussi se réunir sur demande d'au moins deux administrateurs.
La convocation contient l'ordre du jour, la date, l'heure et l'endroit de la réunion. Elle est adressée, au moins
huit (8) jours calendaires avant la réunion, par lettre, courrier électronique ou par tout autre moyen de (télé)
communication, sauf en cas d'urgence exceptionnelle dûment motivée, où le délai de convocation est réduit à
deux (2) jours.
Les réunions se tiennent au siège ou à l'endroit indiqué dans la convocation, soit à distance, par
téléconférence ou par vidéoconférence au moyen de techniques de télécommunication permettant aux
administrateurs de s'entendre et de se concerter simultanément.
L'administrateur empêché ou absent peut se faire représenter par un autre administrateur. Toutefois aucun
délégué ne peut ainsi représenter plus d'un administrateur.
Les décisions ne peuvent être prises que lorsque la majorité des membres du Conseil est présente et elles
sont prises par majorité simple. Les décisions peuvent être prises par consentement unanime de tous les
administrateurs exprimé par écrit.
En cas d'égalité des voix, la voix du Président ou de son remplaçant est décisive.
Les décisions du Conseil d'administration sont constatées dans les procés-verbaux signés par le Président et
le Directeur Général et inscrites sur un registre spécial conservé au siège social de l'Association dans un délai
de huit (8) jours calendaires. Chaque inscription dans ce registre est également signée par le Président et le
Directeur général.
Article 28 - Les attributions du Conseil d'administration
Le Conseil d'administration agit de manière collégiale. Il a la plus haute autorité pour l'administration et la
gestion journalière de l'Association. Le Conseil d'administration dirige les affaires de l'Association et il est autorisé
de mener toute action à l'exception de celles qui sont réservées expressément par la loi à l'Assemblée générale.
Le Conseil d'administration peut : i) exécuter des actes de disposition comprenant notamment la cession, même
à titre gratuit, d'actifs mobiliers et fixes ; ii) contracter des hypothèques, emprunter ou prêter ; et iii) exercer toutes
activités commerciales ou bancaires ou le remboursement d'hypothèques.
Article 29 - Délégué à la gestion journalière/ Directeur général
Le Conseil d'administration peut déléguer certains aspects de la gestion journalière de l'Association, y compris
l'usage de la signature, à un Délégué/ Directeur général et pour lequel il déterminera ses responsabilités et
éventuellement ses émoluments. Le Conseil d'administration peut à tout moment révoquer un Délégué/Directeur
général à la majorité des deux tiers.
Article 29 - Représentation vis-à-vis des tiers
Le Président agit au nom de l'Association en tant que demandeur ou défendeur dans des procédures
judiciaires et est représenté par un avocat désigné par lui.
Article 30 - Responsabilité personnelle des administrateurs
Les administrateurs du Conseil ne contractent aucune obligation personnelle en rapport avec leur fonction et
n'acquièrent aucune responsabilité autre que l'exécution de leur mandat.
Section III - Le Secrétariat
Article 31 - Composition et nomination
Le Secrétariat est dirigé par un Directeur général.
Le Directeur général est nommé par le Conseil d'administration pour une période de trois (3) ans, sauf
disposition contraire dans son mandat.
Article 32 - Fonctions
Le Directeur général est chargé de coordonner le Secrétariat et de représenter l'Association dans la gestion
journalière.
Les fonctions du Secrétariat sont les suivantes :
a)Préparer, sous la direction du Conseil d'administration, le programme de travail annuel et contrôler et gérer
le budget annuel.
b)Contrôler l'administration et les finances de l'Association et présenter chaque année un rapport au Conseil
d'administration.
c)Exercer les tâches de secrétaire aux réunions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration.
d)Tenir la liste des membres de l'Association, présents ou représentés à chaque réunion de l'Assemblée
générale et du Conseil d'administration et vérifier que le quorum requis est respecté à tout moment.
e)Contrôler et enregistrer les résultats de chaque vote lors des réunions de l'Assemblée générale et du Conseil
d'administration.
f)Rédiger le procès-verbal de chaque réunion de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration.
g)Représenter un membre de l'Association ou le Président du Conseil d'administration, à leur demande, aux
réunions internes ou dans le cadre d'activités externes.
h)Représenter l'Association sous l'entière responsabilité du Conseil d'administration.
i)Et, d'une manière générale, exécuter toute tâche et mission spécifique définie par le Conseil d'administration.
TITRE V - COMPTABILITÉ
Article 33 - Année fiscale
L'exercice financier commence le premier janvier et se termine le trente et un décembre de chaque année.
Article 34 - Audit
Conformément à l'article 3:47, §2 et 6 du Code belge des sociétés et des associations et tant que l'Association
répond aux critères de "petite association" tels qu'énoncés dans cet article, il ne sera pas nécessaire de nommer
Toutefois, lorsque l'Association ne répond plus aux critères susvisés, le contrôle de la situation financière sera
confié à un ou plusieurs commissaires nommés par l'Assemblée générale parmi les membres de l'Institut des
réviseurs d'entreprise.
Article 35 - Comptabilité
Conformément à l'article 3:47, §2 et 6 du Code belge des sociétés et des associations et tant que l'Association
répond aux critères de "petite association" tels qu'énoncés dans cet article, il ne sera pas nécessaire de tenir une
comptabilité suivant le droit comptable commun. L'Association maintient une comptabilité simplifiée couvrant au
moins les opérations en espèces et les dépôts bancaires, selon le modèle établi par arrêté royal.
Article 36 - Inventaire - Bilan - Compte
Si l'Association ne répond pas aux critères de "petite association", le 31 décembre de chaque année, le
Conseil d'administration dressera un inventaire conformément au droit comptable commun.
Le Conseil d'administration établit les comptes annuels conformément aux dispositions légales.
Sans préjudice de l'application, le cas échéant, du droit commun comptable, le Conseil d'administration établit
également un rapport de gestion.
Article 37 - Publication des comptes annuels et des documents afférents
Conformément à l'article 3:47, §7 du Code belge des sociétés et des associations et tant que l'Association
répond aux critères de "petite association" tels qu'énoncés dans cet article, il ne sera pas nécessaire de déposer
les comptes annuels auprès de la Banque nationale de Belgique.
Néanmoins, si l'Association ne répond plus aux critères susvisés, le droit comptable commun devra être
respecté, et les comptes annuels et les documents afférents visés par la loi seront déposés auprès de l'autorité
légale compétente pour publication dans un délai de trente jours à compter de leur approbation par l'Assemblée
générale.
TITRE VI : MODIFICATION DES STATUTS - DISSOLUTION - LIQUIDATION - RÉPARTITION DES ACTIFS
- RÈGLEMENT D'ORDRE INTÉRIEUR
Article 38 - Modification des statuts et dissolution
L'Assemblée générale ne peut valablement décider des modifications de ces statuts ou la dissolution de
l'Association ou sa liquidation que lorsque ces sujets sont spécifiquement mentionnés dans la convocation de
l'Assemblée générale, à condition que l'Assemblée générale se réunisse en présence d'au moins deux tiers des
membres ayant droit de vote.
La modification des présents statuts requiert une majorité des deux tiers des membres présents ayant droit
de vote.
Par exception à la règle ci-dessus, une majorité des quatre cinquièmes des membres présents ayant le droit
de vote est requise pour la modification des buts et activités de l'Association ou pour la dissolution de l'Association.
Si les deux tiers des membres ayant le droit de vote (ou leurs représentants) ne sont pas présents lors d'une
première réunion de l'Assemblée générale, une deuxième réunion doit être convoquée, qui peut adopter des
décisions quel que soit le nombre de membres présents, à condition que les majorités spécifiques prévues dans
le présent article soient respectées.
Article 39 - Liquidation de l'Association
En cas de liquidation de l'Association, la liquidation est exécutée par un liquidateur nommé par l'Assemblée
générale, sauf si les conditions pour une dissolution et une liquidation en un seul acte sont remplies. Le liquidateur
détermine le total des actifs appartenant à l'Association et il/elle ne peut procéder à la répartition des actifs
qu'après avoir réglé les dettes. Tout crédit doit être affecté à une fin désintéressée aussi proche que possible du
but de l'Association, tel que décrit à l'Article 4 des statuts.
Article 40 - Disposition diverses
Le Conseil d'administration prépare les comptes et le budget et les soumet à l'Assemblée générale pour
approbation. Après approbation des comptes annuels et du budget, l'Assemblée générale vote séparément la
décharge des administrateurs du Conseil et, le cas échéant, du commissaire.
Le Conseil d'administration est responsable du dépôt des comptes et des autres documents mentionnés dans
le Code belge des sociétés et des associations du 23 mars 2019, dans les 30 jours à compter de leur approbation
au greffe du Tribunal de l'Entreprise ou, si la loi l'exige, auprès de la Banque nationale de Belgique.
Dans le cas où l'Association est tenue, sur la base de la règlementation applicable, d'instituer un contrôle de
la situation financière, des comptes annuels et de la régularité au regard du Code belge des sociétés et des
associations et des statuts en ce qui concerne les opérations à constater dans les comptes annuels, l'Assemblée
générale nommera un ou plusieurs commissaires parmi les membres de l'Institut des réviseurs d'entreprises.
L'Assemblée générale détermine le nombre des commissaires et fixe leur émolument. Les commissaires sont
nommés pour un mandat renouvelable de quatre ans. Les commissaires ont conjointement ou individuellement
un droit d'inspection illimité à l'égard de toute action de l'Association. Ils sont autorisés à évaluer sur place les
livres, la correspondance, les procès-verbaux et en général, toutes les notes écrites de l'Association.
Au-delà des cas où cela est légalement obligatoire, l'Assemblée générale a le droit de nommer à tout moment
un commissaire et de lui confier la tâche de vérifier les livres financiers de l'Association et de lui donner l'instruction
d'émettre annuellement un rapport. Ce commissaire est nommé pour un mandat renouvelable de quatre (4) ans.
Article 41 - Règles et règlement internes
Le Conseil d'administration peut proposer à l'Assemblée générale une série de règles et de réglements
internes. Les modifications de ces règles et règlements doivent être approuvées par l'Assemblée générale à la
majorité simple des membres (ou de leurs représentants) présents.
Article 42 - Droit applicable
Tout ce qui n'est pas explicitement prévu dans les présents Statuts est déterminé par le Code belge des
sociétés et des associations du 23 mars 2019. Par conséquent, les dispositions de cette loi, auxquelles les
présents Statuts ne peuvent valablement déroger, sont réputées inscrites dans le présent acte et toute clause
contraire aux dispositions impératives de cette loi est réputée non-écrite.
POUVOIRS EN MATIÈRE ADMINISTRATIVE
Le comparant déclare conférer tous pouvoirs au Notaire soussigné pour les formalités à remplir pour la
rédaction de la coordination des statuts, ainsi que pour les démarches nécessaires relatives à la publication du
présent procès-verbal aux Annexes du Moniteur belge.
A ces fins, le mandataire pourra au nom de la société, faire toutes déclarations, signer tous documents et
pièces et, en général, faire le nécessaire.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire associé
Déposé en même temps : expédition conforme de l'acte, procuration, statuts coordonnés, Arrêté Royal daté
au 23 septembre 2024.