N° d'entreprise :
Dénomination :
(en entier) :
Association européenne des organisations de qualité en
mobilité
(en abrégé) : EAQOM
Forme juridique :
Association internationale sans but lucratif
Siège :
(adresse complète)
Chaussée de Wemmel 77
1090 Jette
Objet(s) de l'acte :
CONSTITUTION (NOUVELLE PERSONNE MORALE, OUVERTURE
SUCCURSALE)
Il résulte d'un acte reçu par Maître Vincent Vroninks, notaire associé à Ixelles, le 13 septembre 2018,
portant la mention d'enregistrement suivante :
”Enregistré Rôle(s): 16 Renvoi(s): 0
au bureau d'enregistrement BUREAU SÉCURITÉ JURIDIQUE BRUXELLES 5 le vingt-quatre
septembre deux mille dix-huit (24-09-2018)
Réference ACP (5) Volume 000 Folio 000 Case 17810
Droits perçus: cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00)
Le receveur”
que :
    1.  La société de droit allemand « Wisamar Bildungsgesellschaft gemeinnuetzige GmbH », ayant
son siège social à Heinrichstrasse 5-7, 04317 Leipzig, Allemagne, régulièrement inscrite au registre
du commerce sous le numéro HRB 24817, avec le numéro d’entreprise belge 0703.974.530, ici
valablement représentée par son administrateur Madame Sabine RÖHRIG-MAHHOU, née à
Troisdorf (Allemagne), le 21 novembre 1975, domiciliée à 04509 Delitzsch (Allemagne), Feldrain 40 ;
    2.  La société de droit italien « EGInA Srl », ayant son siège social à Via delle Industrie 9, 06034
Foligno, Italie, régulièrement inscrite au registre du commerce sous le numéro PG-278072, avec le
numéro d’entreprise belge 0703.974.827, ici valablement représenté par son administrateur
Monsieur Altheo VALENTINI, né à Foligno (Italie), le 19 août 1983, domicilié à 06035 Gualdo
Cattaneo (Italie), Via Della Villa 6 ;
    3.  La société de droit bulgare « European Center for Quality Ltd », en abrégé « ECQ Ltd », ayant
son siège social à rue 8 Racho Petkov Kazandzhiyata, Adora Business Center ét. 6, 1166 Sofia,
Bulgarie, régulièrement inscrite sous le numéro 130524508, avec le numéro d’entreprise belge
0703.975.223, ici valablement représenté par son administrateur Monsieur Lyudmil Nikolaev
MANEV, né à Gabrovo (Bulgarie), le 1 décembre 1976, domicilié à Sofia (Bulgarie), rue Academie
Yordan Trifono Street 8, entr. A, ét. 6, app. 603 ;
    4.  Monsieur Manuel Joaquim RIBEIRO BACELAR, né à Alijo-Vila Real (Portugal), domicilié à
Forest (1190 Bruxelles), Avenue Jupiter 155, boîte 4 ;
    5.  La société de droit portugais « ARTS & SKILLS – FORMAÇÃO, CONSULTORIA E INOVAÇÃO
LDA », ayant son siège social à Estrada Nacional 105, N° 247, Polvoreira, Portugal, régulièrement
inscrite au registre du commerce sous le numéro 513207066 , avec le numéro d’entreprise belge
0703.975.817,
ont constitué une association internationale sans but lucratif, dont les statuts sont arrêtés comme
suit:
"STATUTS
CHAPITRE I: DÉNOMINATION SOCIALE - SIÈGE SOCIAL - DURÉE - OBJECTIFS - ACTIVITÉS -
POLITIQUE GÉNÉRALE - STRUCTURE
Article 1: Dénomination sociale
Le nom de l'association est «Association européenne des organisations de qualité en
0719614393
Volet B
mobilité», en anglais « European association of quality organisations in mobility » avec abréviation
officielle EAQOM.
L'association est une association internationale sans but lucratif (AISBL). L'association est
gouvernée par le chapitre III de la loi belge du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les
fondations et les partis politiques européens et les fondations politiques européennes (la « Loi »).
Article 2: Siège social
Le siège social de l’association est établi à Jette (1090 Bruxelles), Chaussée de Wemmel, 77.
Par décision du Conseil d'Administration, le siège social de l'association peut être transféré à tout
autre endroit en Belgique.
Chaque transfert du siège social de l'association doit être publié dans les annexes du Moniteur
belge.
L'association peut établir des sections territoriales à l'étranger afin de mieux poursuivre ses objectifs
dans un pays ou un ensemble de pays spécifiques.
Article 3: Durée
L'association est établie pour une durée illimitée.
Article 4: Objectifs
L’objectif sans but lucratif à l’échelle internationale de l'association est de définir et de promouvoir
des pratiques responsables d'organisation, de logistique, d'évaluation, de validation et de
reconnaissance lors de la planification, l'exécution et le suivi des activités liées à la mobilité
européenne en vue de permettre aux Européens en déplacement de bénéficier d’échanges, d’
expériences, de formations et d’apprentissages internationaux et interculturels.
Les buts de l'association sont les suivants :
    •  Fournir aux membres de l’association une orientation et des normes communes pour la mise en
œuvre de la mobilité en vue de promouvoir des pratiques responsables de qualité dans l'organisation
de la mobilité de l’enseignement et du travail en Europe;
    •  Améliorer la mobilité européenne;
    •  Rechercher et promouvoir, à l’échelle européenne, la participation au sein de l’association;
    •  Sensibiliser le public et les responsables politiques à l’importance de la mobilité des étudiants en
Europe;
    •  Effectuer tout ce qui est complémentaire, accessoire ou propice à la réalisation des objectifs ci-
dessus;
    •  Créer un observatoire permanent sur la qualité de la mobilité européenne.
Article 5: Activités
L'association atteindra ses objectifs en s'engageant dans différents types d'activités, notamment:
    •  La création d’opportunités d'échange d'expériences professionnelles entre les membres par le
biais de l'organisation de formations, de séminaires, d'événements publics, de conférences, de
réunions et d'ateliers;
    •  Le transfert de connaissances et d’informations sur les bonnes pratiques pour l’organisation de
mobilités aux parties intéressées;
    •  La promotion de la coopération entre les institutions publiques et privées, les consortiums et les
sociétés coopératives qui poursuivent des objectifs similaires;
    •  La fourniture d’accès à une base de données sur les projets de mobilité en cours mis en œuvre
en Europe et en menant à bien des projets de mobilité et des notes conceptuelles pour des futurs
projets;
    •  La représentation des membres de l'association devant des institutions étatiques, des
organisations internationales, des entreprises et d'autres organisations privées ;
    •  La fourniture de références à ses membres qui peuvent être utilisées dans leurs relations avec
des clients ou d’autres institutions;
    •  La promotion de l'expérience européenne en matière de mobilité parmi tous les États membres
de l'UE;
    •  L’établissement de contacts, d’une coopération et d’un échange d’expériences avec d’autres
organisations de l’Union européenne et au-delà de ses frontières ;
    •  La direction d’activités de recherche, d’information et de publication en matière de mobilité;
    •  L’offre de possibilités de formation qui développent les compétences de ses membres dans
leurs domaines d’intérêt;
    •  La collecte de fonds aux fins statutaires de l'association.
L'association poursuivra ses activités sur l'ensemble du territoire de l'Union européenne et au-delà
de ses frontières.
Article 6: Politique générale
L'association agira toujours selon les présents statuts et le droit belge.
L'association est autonome et volontaire.
Volet B
À condition que son autonomie ne soit pas affectée, l'association peut collaborer avec d'autres
entités au niveau national, régional ou international afin de promouvoir ses objectifs.
L'association n'a aucune affiliation politique ou syndicale.
Article 7: Structure de l’association
L'association est composée de:
    •  L’Assemblée Générale;
    •  Le Conseil d’Administration;
    •  Comités opérationnels et autres groupes de travail.
L’Assemblée Générale est l'organisme suprême de l'association et se compose de tous les membres
effectifs.
Le Conseil d'Administration est composé d’au moins cinq (5) et d’au maximum sept (7)
administrateurs et est responsable de la gestion et de l'administration globales de l'association.
Des comités opérationnels et d'autres groupes de travail peuvent être établis occasionnellement par
le Conseil d'Administration pour le traitement de sujets spécifiques ou à des fins de réseautage. Tous
les comités opérationnels et groupes de travail rendent compte au Conseil d'Administration, qui peut
également autoriser la publication des résultats de leur travail. Les présidents des comités
opérationnels et des groupes de travail sont nommés par le Conseil d'Administration et de préférence
recrutés parmi les administrateurs de l’association.
Article 8: Revenus
Les revenus de l'association consistent en:
    •  Les cotisations annuelles (le montant des cotisations doit être décidé chaque année par le
Conseil d'Administration);
    •  Les frais d’adhésion (le montant des frais d’adhésion doit être décidé chaque année par le
Conseil d'Administration);
    •  Les frais d’inscription pour les événements organisés par l’association, tels que des
conférences, des ateliers et des cours;
    •  Les dons, subventions et autres contributions aidant l'association à mener à bien ses activités,
dans le respect des autorisations requises par la loi;
    •  Les revenus découlant d’initiatives promotionnelles.
L'association utilisera ses revenus afin d’atteindre son but non lucratif. Les bénéfices ou les
excédents d'exploitation doivent être réinvestis dans l'association. Toute forme de distribution directe
ou indirecte de revenus, bénéfices ou excédents d'exploitation aux membres est interdite.
CHAPITRE II: MEMBRES
Article 9: Candidats éligibles
L'association est ouverte aux personnes physiques et aux personnes morales belges ou étrangères.
Les personnes morales doivent être établies conformément aux lois et coutumes applicables dans
l'État d'où elles proviennent.
Sont éligibles en tant que membres de l’association des personnes actives dans le domaine de la
mobilité, notamment, pour ce qui concerne les personnes morales:
    •  Les organisations intermédiaires actives dans la prestation de services et la facilitation de la
mobilité d’étudiants et du personnel;
    •  Les entités dirigeantes des consortium, qui coordonnent un consortium d’établissements
d'enseignement et / ou de jeunesse participant dans des mobilités;
    •  Les organisations d’envoi, ayant une expérience dans des mobilités d’étudiants ou des
professionnels dans différents domaines (éducation scolaire, formation professionnelle,
enseignement supérieur, jeunesse);
    •  Les organismes d'accueil proposant des placements ou des stages pour étudiants ou
professionnels en mobilité - par ex. entreprises, organisations non gouvernementales, centres de
formation, centres de recherche, etc.
    •  Les autres acteurs clés de la mobilité, intéressés à participer à la définition et à la révision des
critères de qualité pour la mobilité - par ex. les établissements d'enseignement, les organismes
publics compétents aux niveaux régional et national, les organisations non gouvernementales actives
dans les domaines de l'éducation non formelle, du développement des compétences, de la jeunesse,
etc.
Article 10: Catégories des membres
Il y a deux catégories de membres:
    •  Membres effectifs;
    •  Membres associés.
Les membres effectifs comprennent les cinq (5) membres fondateurs et toutes les autres personnes
Volet B
admises ultérieurement dans cette qualité. Le nombre de membres effectifs est illimité. L'association
aura toujours au moins trois (3) membres effectifs
Les membres associés sont des personnes physiques ou morales admises en cette qualité qui
souhaitent aider l'association et participer à ses activités.
Article 11: Droits des membres
Les membres effectifs ont le droit de:
    •  Voter à toutes les réunions de l'Assemblée Générale;
    •  Utiliser l'application de mobilité IntoQuality sans aucune restriction quant au nombre
d'utilisateurs ou de projets. Les données relatives aux projets antérieurs seront conservées dans l’
application au moins une (1) année civile après la fin du projet;
    •  Participer et être régulièrement informés sur les activités de l'association;
    •  Lancer de nouveaux projets et d’autres activités afin atteindre les objectifs statutaires de l’
association;
    •  Participer au travail de l'association et bénéficier des résultats de ce travail;
    •  Bénéficier des recommandations de l'association, de ses garanties et de son soutien dans le
cadre de leurs activités;
    •  Utiliser les cartes de visite et les symboles graphiques de l'association pour des objectifs
statutaires;
    •  Recevoir un label de qualité après le contrôle de qualité effectué par le Conseil d’Administration
lors de la procédure d’admission.
Les membres associés ont le droit de:
    •  Utiliser l'application de mobilité IntoQuality pour un maximum de quinze (15) étudiants et jusqu'à
trois (3) projets. Les données des projets antérieurs seront conservées jusqu'à six (6) mois après la
fin du projet;
    •  Participer et être régulièrement informés des activités de l'association;
    •  Bénéficier des recommandations de l'association, de ses garanties et de son soutien dans le
cadre de leurs activités;
Article 12: Obligations des membres
Tous les membres de l'association sont obligés de:
    •  Accepter sans réserve les présents statuts, les objectifs et la politique générale de l'association;
    •  Soutenir les activités de l’association en vue de contribuer à la réalisation de ses objectifs et à la
réalisation de sa mission;
    •  Promouvoir l'association et ses activités et recruter de nouveaux membres;
    •  Diffuser les résultats pertinents et les réalisations de l’association;
    •  Promouvoir les normes de qualité en matière de mobilité, développées et préconisées par
l'association;
    •  Respecter les règles adoptées par le Conseil d'Administration pour l'utilisation du nom et du logo
de l’association, ainsi que de tout produit ou service développé par l’association;
    •  Payer la cotisation annuelle.
Article 13: Procédures d’admission
§1 Tous les membres sont admis sur base d'une demande d'admission écrite. En soumettant la
demande d'admission, le demandeur reconnaît les dispositions des présents statuts.
Le Conseil d'Administration traite les candidatures des nouveaux membres potentiels.
Toutes les demandes d'admission reçues et les documents d'accompagnement sont examinés par le
Conseil d'Administration. Des documents supplémentaires et des clarifications peuvent être
demandées par le Conseil d'Administration à tout moment pendant le contrôle de qualité. Sur la base
des contrôles de qualité effectués, le Conseil d'Administration soumet à l'Assemblée Générale une
liste avec les candidats recommandés pour l'admission / le rejet avec une justification détaillée de la
recommandation. L'Assemblée Générale prend la décision finale concernant les candidats admis en
tant que membres et les candidats rejetés.
Chaque candidat est informé par écrit, par courrier, par courriel ou par fax, de l'approbation / du refus
de sa candidature, dûment justifiée.
Tous les candidats qui reçoivent une décision de refus sont en mesure de donner suite aux
recommandations contenues dans la décision de refus et de présenter une nouvelle demande d’
adhésion dans les douze (12) mois suivant leur première candidature.
§2 Afin de devenir un membre effectif, un candidat doit:
    •  Payer des frais d’adhésion non remboursables en cas de refus de candidature;
    •  Accepter que son nom et ses coordonnées complètes figurent sur le site Web de l’association;
    •  Accepter d'annoncer son adhésion au sein de l'association sur son propre site Web, y compris
Volet B
en plaçant le logo de l'association à un endroit visible et en reliant son site Web au site Web de
l'association.
    •  Soumettre au Conseil d'Administration:
    •  Une demande d'adhésion à l'association complète et précise;
    •  Une lettre signée par laquelle il s’engage à respecter le code de pratiques de l'association;
    •  S’il s’agit d’une personne morale, la preuve de son existence et de ses activités;
    •  Une liste des activités liées à la mobilité dans lesquelles le candidat a été impliqué. Pour les
personnes morales nouvellement créées, les statuts ou autres documents officiels démontrant
l'engagement de l'entité à participer à des activités liées à la mobilité devront être soumis;
    •  S’il s’agit d’une personne morale, la copie des documents présentant la constitution et le cadre
de gouvernance de l'entité (niveaux de gouvernance, organes de gouvernance, prises de décisions,
missions, etc.);
    •  Une présentation, une brochure, un dépliant ou une section pertinente du site Web décrivant les
principales activités et services offerts par le candidat;
    •  Des modèles de formulaires et de documents pertinents que le candidat utilise en relation avec
ses activités liées à la mobilité;
    •  S’il s’agit d’une personne morale, des copies des documents internes décrivant les procédures
et les processus internes appliqués par l'entité en matière de mobilités ou d'activités liées à la
mobilité, telles que les procédures de sélection des participants, les procédures d'évaluation, les
plans de gestion des risques, etc.
En outre, pour devenir membre effectif, un candidat doit également s'engager à maintenir une qualité
satisfaisante des mobilités qu'il organise conformément au système d'assurance de qualité
IntoQuality.
Pour devenir membres effectifs, le candidats doivent atteindre un score d’au moins 75% selon le
système d'assurance de qualité IntoQuality (document complémentaire aux présents statuts).
§3 Pour devenir membre associé, un candidat doit:
    •  Accepter que son nom et ses coordonnées complètes figurent sur le site Web de l’association;
    •  Accepter d'annoncer son adhésion au sein de l'association sur son propre site Web, notamment
en plaçant le logo de l'association à un endroit visible et en le reliant son site Web au site Web de
l'association;
    •  Soumettre au Conseil d'Administration de l'association:
    •  Une demande d'admission à l'association complète et précise;
    •  Une lettre signée par laquelle il s’engage à respecter le code de pratiques de l'association;
    •  S’il s’agit d’une personne morale, la preuve de son existence et de ses activités;
    •  Une liste des activités liées à la mobilité dans lesquelles le candidat a été impliqué. Pour les
personnes morales nouvellement créées, les statuts ou autres documents officiels démontrant
l'engagement de l'entité à participer à des activités liées à la mobilité devront être soumis;
    •  Une présentation, une brochure, un dépliant ou une section pertinente du site Web décrivant les
principales activités et services offerts par le candidat;
Les membres associés ne font pas l'objet d'un contrôle de qualité basé sur les indicateurs de qualité
du système d'assurance de qualité IntoQuality.
Article 14: Frais d'adhésion et cotisations annuelles
Frais d’adhésion:
    •  Les candidats au statut de membre effectif doivent payer des frais d’adhésion. Les frais d’
adhésion et leur mode de paiement sont déterminés par le Conseil d'Administration;
    •  Les demandes au statut de membre effectif ne seront pas considérées comme complètes à
moins d'être accompagnées d'une preuve de paiement des frais d’adhésion. Si le candidat n’est pas
admis à devenir membre effectif, les frais d’adhésion ne seront pas remboursés. Si le candidat rejeté
demande à être membre une deuxième fois dans les douze (12) mois suivant la première
candidature, des nouveaux frais d’adhésion ne seront pas dus. Si la deuxième demande est faite au-
delà de cette période de douze (12) mois, des nouveaux frais d’adhésion seront dus;
Cotisation annuelle:
    •  Une cotisation annuelle déterminée par le Conseil d’Administration est due par tous les
membres;
    •  La cotisation est payable en avance. Le Conseil d’Administration détermine le moment et le
mode de paiement;
    •  Les cotisations ne sont pas remboursables à la fin de l'adhésion.
Article 15: Suspension de l'adhésion - Résiliation de l'adhésion
Volet B
Dans le cas où un membre ne paie pas la cotisation annuelle pour quelque raison que ce soit, le
Conseil d'Administration envoie une invitation écrite à ce membre le sommant d’effectuer le
paiement. L'invitation est envoyée au membre par courrier, courriel ou fax. Si aucun paiement n'est
effectué dans les quinze (15) jours calendriers suivant l’envoi de l'invitation écrite, le Conseil
d'Administration a le droit de suspendre l'adhésion de ce membre. Les membres suspendus n'ont
pas le droit de participer et de voter aux Assemblées Générales.
L'adhésion en tant que membre effectif ou associé de l'association se termine par:
    •  Déclaration unilatérale adressée au Conseil d'Administration: l'adhésion se termine par une
déclaration écrite de résiliation envoyée par le membre sortant au Conseil d'Administration avec un
préavis de trente (30) jours. La déclaration de résiliation est envoyée au Conseil d'administration par
courrier, courriel ou fax. Un membre qui se retire de l'Association perd tout droit découlant de son
appartenance antérieure à l'association;
    •  Décès de la personne physique membre de l’association;
    •  Faillite (ainsi que toute autre procédure d’insolvabilité) ou liquidation volontaire de la personne
morale membre de l’association;
    •  Exclusion du membre par l'Assemblée Générale;
    •  La liquidation de l'association.
Les membres de l'association peuvent être exclus par une décision de l'Assemblée Générale s'ils:
    •  violent intentionnellement les statuts de l'association ou toute autre résolution approuvée par
l'Assemblée Générale ou le Conseil d'Administration;
    •  Entreprennent des actions qui minent le prestige de l'association et sont contraires aux objectifs
de l'association;
    •  Entreprennent des actions mettant en péril la nom et la réputation de l’association;
    •  Restent en défaut de payer la cotisation annuelle pendant deux années consécutives. Dans ce
cas, l'adhésion sera automatiquement terminée.
L'Assemblée Générale décide à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres effectifs
présents ou représentés pour exclure un membre. L'exclusion prend effet immédiatement. Le Conseil
d'Administration peut suspendre les droits du membre jusqu'à la décision de l'Assemblée Générale.
Les membres démissionnaires ou exclus ne pourront prétendre à aucun avoir de l’association ni à
aucun type de remboursement.
CHAPITRE III: ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 16: Composition - Pouvoirs
L'Assemblée Générale est l'organisme suprême de l'association. Elle est composée de tous les
membres effectifs de l'association. S'ils le souhaitent, les membres associés peuvent assister aux
réunions de l'Assemblée Générale, mais ils ne peuvent pas voter.
L’Assemblée Générale a le pouvoir de:
    •  Modifier les statuts;
    •  Approuver d'autres décisions/résolutions internes;
    •  Élire et révoquer les administrateurs éligibles du Conseil d’Administration;
    •  Préciser les objectifs stratégiques et les activités de l'association, ainsi que les tâches du
Conseil d'Administration;
    •  Prendre des décisions sur l'admission et l'expulsion des membres;
    •  Prendre des décisions sur la transformation ou la dissolution de l'association;
    •  Prendre des décisions sur la fusion de l'association avec une autre association;
    •  Approuver le budget et les comptes annuels de l'association;
    •  Approuve le rapport d’activité annuel présenté par le Conseil d’Administration et voter la
décharge des administrateurs;
    •  Tous les autres pouvoirs prévus par les statuts ou par la Loi.
Article 17: Réunions - Convocation
L'Assemblée Générale se réunit sur convocation du Conseil d'Administration à la date et l'heure que
celui-ci détermine chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige et au moins une (1) fois par an
dans les six (6) mois suivant la fin de l'exercice comptable précédent, cette assemblée étant appelée
« Assemblée Annuelle ».
L'Assemblée Générale doit être convoquée à la demande d'au moins la moitié des administrateurs
du conseil ou lorsqu'un tiers au moins (1/3) des membres effectifs présente une demande écrite et
motivée à cet égard.
Les Assemblées Générales se tiennent au siège de l'association ou à tout autre endroit indiqué dans
la convocation.
La convocation à l'Assemblée Générale est envoyée à chaque membre par courrier, courriel ou fax,
Volet B
au moins huit (8) jours calendriers avant la réunion. La convocation contient l'ordre du jour, la date,
l'heure et le lieu de l’assemblée.
Lorsque l'Assemblée Générale est convoquée pour approuver le budget et les comptes de
l'association, ces documents doivent être joints à la convocation. Toute proposition signée par un
cinquième (1/5) des membres effectifs doit être inscrite à l'ordre du jour.
Si tous les membres effectifs ont accepté de se rencontrer et s’ils sont tous présents ou représentés,
l’Assemblée Générale sera régulièrement constituée sans avoir à respecter de délai, ni à envoyer de
convocations.
Les réunions de l'Assemblée Générale sont présidées par le président du Conseil d'Administration,
par le vice-président ou par le plus âgé des administrateurs présents. Le secrétaire-général du
Conseil d'Administration tient la plume aux assemblées. En cas d'empêchement de ce dernier, le
président de la réunion désigne une autre personne chargée de remplir cette fonction parmi les
personnes présentes.
Tout membre effectif peut autoriser par écrit un tiers ou un autre membre à le représenter et à voter
en son nom lors d'une assemblée. Un tiers ou un membre effectif ne peut représenter qu'un (autre)
membre effectif.
Article 18: Droit de vote - Représentation des membres à l’Assemblée Générale
Tous les membres effectifs ont des droits de vote égaux lors des réunions de l'Assemblée Générale,
chacun disposant d'une voix.
Chaque membre effectif personne morale est représenté aux réunions de l'Assemblée Générale par
un représentant officiel («délégué permanent») ou son adjoint («délégué adjoint»), personnes
physiques seules autorisées à voter au nom du membre effectif lors des assemblées.
Chaque membre effectif personne morale doit nommer spécialement et valablement des délégués
permanents et adjoints afin de le représenter aux réunions de l'Assemblée Générale pendant une
période de temps qu'il détermine. L'identité des délégués, accompagnée d'une copie de la décision
les désignant doit être communiquée par écrit, par courrier, par courriel ou par télécopie au Conseil
d'Administration.
Si les délégués permanents et les délégués adjoints d'un membre effectif sont présents à une
Assemblée Générale, seul le délégué permanent peut voter.
Pour être admis aux réunions de l’Assemblée Générale, tout membre effectif doit, au moins trois (3)
jours calendriers avant la date de la réunion, informer par écrit le Conseil d’administration de son
intention d’assister en indiquant, s’il s’agit d’un membre personne morale, qui entre le délégué
permanent ou le délégué adjoint le représentera.
Toute correspondance de l'association à un membre effectif personne morale sera considérée
comme valide si elle est envoyée à son délégué permanent ou suppléant.
Article 19: Délibération
L’Assemblée Générale ne délibère que sur les points figurant à l’ordre du jour. Les points qui ne sont
pas à l'ordre du jour peuvent être délibérés par l'Assemblée Générale uniquement si cela est décidé
à l'unanimité par tous les membres effectifs présents et représentés. L'unanimité demandée est
établie si aucune opposition n'a été mentionnée dans le procès-verbal de la réunion.
§1 Quorum de présence
Sauf dans les cas où les statuts en disent autrement, l'Assemblée Générale délibère et prend des
décisions valablement, quel que soit le nombre de membres effectifs présents et représentés.
§2 Majorités
Sauf dans les cas où les statuts en disent autrement, les résolutions sont adoptées à la majorité des
voix des membres effectifs présents et représentés. Les votes non valides, les votes blancs et les
abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités. En cas de parité des voix, la
voix du président de l'assemblée est prépondérante.
§3 Vote par correspondance
Avec une autorisation spéciale du Conseil d'Administration indiquée dans la convocation, tout
membre effectif a le droit de voter par correspondance en utilisant le formulaire ad hoc joint à la
convocation. Pour le calcul du quorum, seuls les formulaires reçus par le Conseil d'Administration au
moins huit (8) jours avant l'Assemblée Générale sont pris en compte.
Un vote écrit ne peut être révoqué. Toutefois, cette procédure écrite ne peut être utilisée pour l’
Assemblée Annuelle ou pour toute décision de l’Assemblée Générale devant être confirmée par acte
authentique.
Article 20: Procès-verbaux
Les procès-verbaux des réunions des Assemblées Générales sont signés par le président, le
secrétaire et tous les membres effectifs qui le souhaitent.
Ces procès-verbaux et leurs annexes sont conservés au siège de l’association par le secrétaire-
général soit sous leur forme matérielle originale, dans un registre spécial, soit sous forme
électronique sécurisée, sur tout support et dans des conditions offrant des garanties de durabilité, de
lisibilité, d’intégrité et reproduction fidèle.
Volet B
Chaque membre de l'association reçoit une copie du procès-verbal.
CHAPITRE IV: CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 21: Composition
L'association est gouvernée par un Conseil d'Administration.
Le Conseil d'Administration est composé d’au moins cinq (5) et d’au maximum sept (7)
administrateurs, personnes physiques.
Chacun des cinq membres fondateurs de l'association désigne un (1) administrateur. Ces cinq (5)
administrateurs ont un mandat à vie au sein du Conseil d'Administration, même en cas de cessation
de leurs fonctions, de départ ou de licenciement de la personne morale membre de l'association
qu'ils représentent.
L’Assemblée Générale peut nommer deux (2) administrateurs supplémentaires. Ils seront élus pour
un mandat de deux (2) ans. Un membre effectif qui souhaite proposer un candidat au poste
d'administrateur doit être membre effectif de l'association depuis au moins deux (2) ans.
Les nominations au poste d’administrateur doivent être envoyées au Conseil d'Administration par le
biais des formulaires appropriés quinze (15) jours avant l’Assemblée Annuelle. En l'absence de
nominations préalables parvenant au Conseil d'Administration à la date appropriée, le Conseil
d'Administration sortant peut inviter les membres effectifs présents ou représentés à procéder à des
nominations le jour de l’Assemblée Annuelle.
Les administrateurs élisent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire-général et deux
trésoriers.
Les administrateurs exercent leurs fonctions sur une base volontaire et ne sont pas rémunérés. Les
frais des administrateurs engagés au cours de leur travail pour l'association sont toutefois
remboursés par l'association.
Article 22: Fin de mandat - Vacance
Le mandat d'un administrateur se termine par:
    •  expiration du mandat de deux (2) ans (pour les administrateurs éligibles);
    •  démission avec avis écrit envoyé au Conseil d’Administration trente (30) jours à l'avance par
courrier, courriel ou fax;
    •  décès;
    •  destitution par décision de l’Assemblée Générale.
En cas de vacance d'un ou plusieurs postes d'administrateur, les autres administrateurs choisiront
des administrateurs par intérim. Tout administrateur ainsi nommé ne conservera son poste que
jusqu’à la prochaine réunion annuelle de l’Assemblée Générale.
Article 23: Pouvoirs du Conseil d’Administration
L'association est administrée par le Conseil d'Administration qui dispose des pouvoirs les plus
étendus pour l'administration et la gestion de l'association dans la limite de ses objectifs. Tout ce qui
n'est pas expressément réservé à l'Assemblée Générale relève de la compétence du Conseil
d'Administration.
Le Conseil d'Administration peut, sous sa responsabilité, déléguer la gestion quotidienne de
l'association à un ou plusieurs administrateurs ou à des tiers. Le Conseil d'Administration détermine
par écrit l'étendue des pouvoirs délégués.
Article 24: Réunions du Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration se réunira régulièrement et au moins une (1) fois tous les six (6) mois sur
convocation du président chaque fois qu'il le jugera nécessaire ou à la demande d'au moins deux
administrateurs.
La convocation contient l'ordre du jour de la réunion et est envoyée à chaque administrateur au
moins huit (8) jours avant la réunion par courrier, courriel ou tout autre moyen de (télé)
communication qui se matérialise dans un document écrit.
Les réunions du Conseil d'Administration ont lieu au siège de l'association ou à l'endroit indiqué dans
la convocation. Les réunions peuvent avoir lieu à la fois physiquement et à distance par conférence
téléphonique ou vidéoconférence.
Les réunions du Conseil sont présidées par le président, par le vice-président ou par le plus âgé des
administrateurs présents.
Le secrétaire-général tient la plume aux réunions. En cas d'empêchement de ce dernier, le président
désigne une autre personne chargée de remplir cette fonction parmi les administrateurs présents.
Si tous les administrateurs ont accepté de se réunir et s'ils sont tous présents ou représentés ou s'ils
ont tous renoncé à recevoir une convocation écrite, le Conseil d'Administration sera régulièrement
constitué sans avoir à envoyer de convocation préalable.
Article 25: Délibérations du Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration ne délibère valablement que si la majorité des administrateurs sont
présents ou représentés.
Volet B
S'il n'y a pas de quorum dans la demi-heure suivant l'heure fixée pour la réunion, la réunion est
ajournée à un autre jour dans un délai de sept (7) jours calendriers.
Un administrateur ayant un moyen de téléphone, vidéoconférence ou tout autre moyen de
télécommunication bilatérale, garantissant l'établissement de son identité et permettant sa
participation à la discussion et à la prise de décisions est considéré comme présent à la réunion. Le
vote de cet administrateur doit être acté dans le procès-verbal.
Chaque administrateur peut, au moyen d'un document écrit contenant sa signature ou sa signature
électronique envoyée par courrier, courriel, télécopie ou tout autre moyen de (télé) communication,
donner mandat à un autre administrateur pour le représenter à une réunion du Conseil et voter en
son nom. Un administrateur ne peut toutefois représenter plus d'un autre administrateur lors d'une
réunion.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité des voix. En cas de parité des
voix, le président de la réunion demandera un nouveau vote. En cas de nouvelle parité des voix, le
président de la réunion aura une voix décisive.
Les décisions peuvent également être prises par consentement écrit unanime sans réunion effective
ou par conférence téléphonique ou vidéoconférence.
Une décision ne peut être valablement prise par consentement écrit unanime que si un projet de la
décision accompagné d'une explication détaillée a été envoyé simultanément à tous les
administrateurs et s'il est accepté à l'unanimité et sans condition, par écrit par les administrateurs.
Les décisions peuvent être prises par conférence téléphonique ou vidéoconférence (i) si chaque
administrateur a été informé et invité à voter, (ii) si aucun administrateur ne s’oppose à la conférence
téléphonique ou à la vidéoconférence et (iii) si les décisions sont actées dans le procès-verbal qui est
envoyé le même jour à chaque administrateur pour signature.
Article 26: Procès-verbaux
Les décisions du Conseil d'Administration sont actées dans le procès-verbal de la réunion signé par
le président, le secrétaire et chaque administrateur qui le souhaite.
Les procès-verbaux et leurs annexes sont conservés au siège de l’association par le secrétaire-
général, soit sous leur forme matérielle originale, dans un registre spécial, soit sous forme
électronique sécurisée, sur tout support et dans des conditions offrant des garanties de durabilité, de
lisibilité, d’intégrité et reproduction fidèle.
Chaque membre et administrateur de l'association peut consulter les procès-verbaux et en recevoir
une copie.
Article 27: Règlement d’ordre intérieur - Code de pratiques
Le Conseil d'Administration rédigera un code de pratiques.
Le cas échéant, le Conseil d'Administration rédigera également un règlement d’ordre interne qui
précisera les statuts et définira les modalités pratiques de fonctionnement de l'association.
Article 28: Représentation
Nonobstant le pouvoir général de représentation du Conseil d'Administration en tant que collège,
l'association est valablement représentée:
- en justice à l'égard des tiers, y compris des agents publics, par le président et le vice-président
agissant conjointement;
- dans les limites de la gestion journalière, par le ou les administrateur(s) ou tiers à qui le Conseil d’
Administration a délégué la gestion journalière de l'association;
- en ce qui concerne les institutions financières (banques), par le président et le vice-président
agissant conjointement, ainsi que par les deux trésoriers agissant conjointement.
Les personnes, qui peuvent représenter valablement l'association ne doivent pas justifier leur pouvoir
de représentation par une décision du Conseil d'Administration.
Article 29: Président et vice-président
Le président préside toutes les réunions du Conseil d'Administration, ainsi que les réunions de
l'Assemblée Générale.
Le vice-président préside les réunions du Conseil d'Administration ainsi que les réunions de
l'Assemblée Générale en l'absence du président
Article 30: Secrétaire-général
Le secrétaire-général est responsable de tous les travaux de secrétariat et d'administration du
Conseil d'Administration.
Le Conseil d'Administration peut élire un secrétaire adjoint afin d’assister le secrétaire-général si
nécessaire. Tout secrétaire adjoint nommé par le Conseil d'Administration peut également être
révoqué de ses fonctions.
Article 31: Trésoriers
L’association a deux trésoriers qui ont des fonctions et des pouvoirs égaux.
Les trésoriers sont responsables de toutes les activités financières et comptables du Conseil
d'Administration.
Le Conseil d'Administration peut élire des trésoriers adjoints pour assister les trésoriers. Tout
Volet B
trésorier adjoint nommé par le Conseil d'Administration peut également être révoqué par lui.
CHAPITRE V: EXERCICE - COMPTES ANNUELS - BUDGET – CONTRÔLE
Article 32: Exercice – Comptes annuels
L'année financière commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
Chaque année, le Conseil d'Administration établit les comptes annuels de l'exercice précédent
conformément à la législation applicable ainsi que le budget pour l'exercice suivant. L’Assemblée
Générale vote les comptes et le budget lors de la prochaine réunion.
Les comptes de l'association sont conservés conformément à la législation applicable.
Article 33: Contrôle
Si l'association est légalement obligée de le faire, le contrôle de sa situation financière et de ses
comptes est confié à un ou plusieurs commissaires des comptes désignés par le Conseil
d'Administration parmi les membres du Conseil belge de l’Institut des Reviseurs d’Entreprises.
CHAPITRE VI: MODIFICATION DES STATUTS - FUSION – DISSOLUTION
Article 34: Modification des statuts
Les statuts peuvent être modifiés à tout moment par décision de l'Assemblée Générale. La
convocation contenant l'ordre du jour et une explication détaillée des modifications suggérées doit
être envoyée à tous les membres au moins trente (30) jours avant le jour de l’assemblée.
Les modifications des statuts sont proposées par le Conseil d'Administration ou par tout membre
effectif de l'association.
L'Assemblée Générale ne peut valablement délibérer et décider des modifications aux statuts que si
les deux tiers (2/3) des membres effectifs sont présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas
atteint, une deuxième réunion doit être organisée avec le même ordre du jour au moins quinze (15)
jours calendriers après la première. Lors de la deuxième réunion, l’Assemblée Générale peut
délibérer quel que soit le nombre de membres effectifs présents ou représentés.
Une modification des statuts ne peut être adoptée qu'à la majorité des deux tiers (2/3) des voix.
Chaque modification des objectifs de l'association ou de ses activités doit être approuvée par décret
royal. Les modifications statutaires concernant les mentions prévues à l’article 48, 5 ° et 7 ° de la loi
belge du 21 juin 1921 doivent être consignées dans un acte authentique.
Article 35: Fusion
L'Assemblée Générale ne peut délibérer valablement et décider d'une fusion de l'association avec
une autre association que si les quatre cinquièmes (4/5) des membres effectifs sont présents ou
représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, une deuxième réunion doit être organisée avec le même
ordre du jour au moins quinze (15) jours calendriers après la première réunion. Lors de la deuxième
réunion, l’Assemblée Générale peut délibérer quel que soit le nombre de membres effectifs présents
ou représentés.
Une fusion de l'association avec une autre association sera décidée à la majorité des quatre
cinquièmes (4/5) des votes.
Article 36: Dissolution
Nonobstant les articles 55 et 56 de la loi belge du 21 juin 1921, l'association peut être dissoute à tout
moment par résolution de l'Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale ne peut délibérer valablement et décider de dissoudre l'association que si les
quatre cinquièmes (4/5) des membres effectifs sont présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas
atteint, une deuxième réunion doit être organisée avec le même ordre du jour au moins quinze (15)
jours calendaires après la première réunion. Lors de la deuxième réunion, l’Assemblée Générale
peut délibérer quel que soit le nombre de membres effectifs présents ou représentés.
La dissolution de l'association ne peut être décidée qu'à la majorité des quatre cinquièmes (4/5) des
voix.
Quelle que soit la cause de la dissolution, la liquidation de l'association est effectuée par un ou
plusieurs liquidateurs désignés soit par l'Assemblée Générale, soit par décision judiciaire.
Dans tous les cas de dissolution, volontaire ou judiciaire, la destination des biens de l'association est
déterminée par l'Assemblée Générale ou par le ou les liquidateurs. Les avoirs de l'association sont
affectés à une fin désintéressée et transférés à un ou plusieurs organismes ayant des objectifs
similaires à ceux de l'association.
CHAPITRE VII: DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 37: Adresse de service
Tout membre, administrateur, membre du personnel, commissaire ou liquidateur domicilié hors de
Belgique est censé avoir choisi une adresse de service au siège de l'association où tous actes et
documents peuvent lui être valablement notifiés. L'association a l'obligation de conserver ces
documents et de les mettre à la disposition du destinataire. Une copie de l'acte ou du document
notifié est également envoyée au destinataire par courrier de poste, courriel ou télécopie.
Article 38: Référence légale
Tout ce qui n'est pas expressément prévu dans ces statuts ou les règlements internes éventuels est
régi par le droit belge.
Volet B
Article 39: Langue
La langue de travail de l'association est l'anglais.
Les présents statuts sont rédigés en français et traduits en anglais. En cas de divergence ou de
difficultés d'interprétation entre les deux versions, la version française prévaut.
Tous les actes et documents de l'association imposés par la loi belge doivent être rédigés dans la
langue de la région où l'association a son siège. Les procès-verbaux des Assemblées Générales et
des réunions du Conseil d'Administration ainsi que tout autre document devant être conservé dans le
dossier de l'association auprès du greffe du tribunal de commerce compétent doivent être traduits en
français."
Clôture du premier exercice social
31 décembre 2019
Administration – Gestion journalière
Ont été appelés à la fonction d'administrateur, pour une durée illimitée, conformément à l’article 18
des statuts :
1/ Madame Sabine RÖHRIG-MAHHOU, prénommée ;
2/ Monsieur Altheo VALENTINI, prénommé ;
3/ Monsieur Lyudmil MANEV, prénommé ;
4/ Monsieur Manuel RIBEIRO BACELAR, prénommé ;
5/ Madame Cláudia ARAUJO AMARO, prénommée;
Leur mandat sera exercé à titre gratuit.
Monsieur Lyudmil MANEV est nommé à la fonction de président du conseil d'administration.
Monsieur Manuel RIBEIRO BACELAR est nommé à la fonction de vice-président du conseil
d'administration.
Madame Sabine RÖHRIG-MAHHOU est nommée à la fonction de secrétaire général.
Monsieur Altheo VALENTINI et Madame Cláudia ARAUJO AMARO ont été nommés à la fonction de
trésorier.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE.
Benoit Ricker, notaire associé.
Dépôt simultané :
    •  expédition de l’acte constitutif du 13 septembre 2018 et 1 procuration en annexe ;
    •  expédition de l’arrêté royal du 19 décembre 2018.