N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : European LGBTQI+ Media Association
(en abrégé) : ELMA
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue Froissart 95
 : 1040 Etterbeek
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
Il résulte d'un procès déposé et dressé devant Maître Sophie MAQUET, Notaire associé à Bruxelles,
le vingt-huit octobre deux mille vingt et un.
Enregistré vingt-cinq rôles,  renvois,
au Bureau Sécurité Juridique Bruxelles 3 le 8 novembre 2021
Réference ACP (5) Volume 0 Folio 0 Case 29310. 
Droits perçus: cinquante euros (€ 50,00).
Le receveur
Qu'ont comparu 
1. Monsieur Frédéric Louis Jean BOUTRY, domicilié à Uccle (1180 Bruxelles), Avenue De Fré 134/2.
2. Monsieur Olivier Léon Gabriel ARENDT, domicilié à 1180 Uccle, Avenue  Wolvendael 27.
3. Monsieur Christophe Olivier SORET, domicilié à Paris (France) , 23 rue du Lappe
4. Monsieur Zsolt Janos ERDEI,  domicilié à Veker utca 3 4030 Debrecen, Hongrie
5. Monsieur Alfonso LLOPART BASTERRA, domicilié à 28004 Madrid (Espagne) Calle Francisco de
Goya 14
6. Monsieur Edwin REINERIE domicilié à 1019 Amsterdam (Pays Bas), DL Huidigstraat 23
7. Monsieur Giannis PAPAGIANNOPOULOS, domicilié à Athènes (Grèce), Dolianon 8
8. Monsieur Gareth Rees JOHNSON, domicilié à Londres 251 Hoxton Street  London N1 5LG.
9. Monsieur Philippe Jean Claude Christian Jules Charles DE WULF,  domicilié à 1000 Bruxelles, 6
Galerie du Commerce
Lesquels comparants déclarent fonder par les présentes une association internationale sans but
lucratif et requièrent le Notaire soussigné de constater authentiquement les statuts d'une association
internationale sans but lucratif qu'ils constituent comme suit, conformément au Livre 10 du Code des
Sociétés et des Associations, étant précisé que ladite association n’aura la personnalité juridique qu’
à la date de l’Arrêté Royal de reconnaissance, conformément à l’article 2:6 § 3 du même Code :
STATUTS
TITRE 1er : ACTE DE BASE
Article 1 - Forme - dénomination
L’association est constituée sous la forme d’une association internationale sans but lucratif (d’utilité
internationale) au sens de l’article 10.1 du Code des sociétés et des Associations et est dénommée :
European LGBTQI+ Media Association, en abrégé ELMA.
Tous les actes, factures, annonces, et publications et autres pièces émanant de l’association
internationale sans but lucratif doivent mentionner sa dénomination, précédée ou suivie
immédiatement des mots « association internationale sans but lucratif » ou du sigle « AISBL» ainsi
que de l’adresse de son siège.
Article 2 – Siège social
Le siège social de l'association est établi en Belgique, en Région de Bruxelles-Capitale au Presse
Club Europe, rue Froissart 95, 1040 Bruxelles. Il peut être déplacé à tout autre endroit en Belgique
sur simple décision de l’organe d’administration, pour autant que pareil déplacement n’impose pas la
modification de la langue des statuts en vertu de la réglementation linguistique applicable. Ce
0780910970
Volet B
transfert sera publié aux Annexes du Moniteur belge.
Si le siège est transféré vers une autre région, l’organe d’administration est compétent pour modifier
les statuts. Toutefois, si en raison du déplacement du siège, la langue des statuts doit être modifiée,
seule l’assemblée générale a le pouvoir de prendre cette décision moyennant le respect des règles
prescrites pour la modification des statuts.
Le siège de l’association ne pourra en aucun cas être transféré à l’étranger.
Article 3 – Durée
L’association est constituée pour une durée illimitée, sauf dissolution anticipée.
Article 4 – But - objet
L'association qui est dénuée de tout esprit de lucre, a pour but non lucratif d’utilité internationale. L’
association poursuit comme buts, le dialogue, la collaboration et le partage d’expériences et des
ressources entre ses membres. Pour :
Défendre la liberté de la presse LGBTQI+ et renforcer la liberté de toutes les personnes LGBTQI+
dans l'Union Européenne et dans le monde.
Soutenir et aider au développement des médias LGBTQI+ à travers l'Europe - en particulier dans les
pays où il faut travailler davantage pour protéger les droits et l'égalité des LGBTQI+.
Offrir un accès gratuit à l'information dans l'esprit de la Communauté économique européenne.
Développer des partenariats entre ELMA et créer des opportunités de développement professionnel.
Soutenir le développement des relations entre les membres d'ELMA et les institutions culturelles,
sociales et économiques, politiques des pays de l'Union Européenne.
Soutenir le développement de relations et de partenariats entre les membres d'ELMA et les médias
LGBTQI+ du monde entier.
Maintenir et publier un répertoire complet des membres d'ELMA.
Promouvoir les langues et les cultures spécifiques des différents pays représentés par les membres
d'ELMA.
Aider à établir et à développer des médias et des publications LGBTQI+ dans les pays de l'Union
Européenne où la communauté LGBTQI+ est actuellement mal desservie.
Former les médias grand public au traitement correct des problèmes LGBTQI+ en termes de
présentation, de représentation et de terminologie.
L’association a également pour objet de promouvoir auprès des autorités ou organisations nationales
et internationales, et notamment européennes, les intérêts de ses membres afin d’améliorer les
relations avec celles-ci et d’aider à l’évolution des réglementations dans l’intérêt commun des
membres de l’association.
Elle peut accomplir tous les actes se rapportant indirectement ou directement à son but. Elle peut
notamment prêter son concours et s'intéresser à toute activité poursuivant un but similaire au sien.
Article 5 - Membres – adhésion – représentants des membres
5.1 Membres
Les membres de l'association sont au jour de la constitution :
Frederick Boutry
Olivier Arendt
Philippe De Wulf
Christophe Soret
Zsolt Erdei
Alfonso Llopart
Edwin Reinerie
Giannis Papagiannopoulos
Gareth Johnson
Le nombre des membres n’est pas limité.
Le conseil d’administration tient au siège de l’association un registre des membres.
5.2 Modalités d’adhésion
Toute demande d’adhésion est adressée au Président de l’association (soit à l’initiative du candidat
soit après sollicitation de l’association).
Les demandes d’adhésion, ainsi que la désignation des représentants des nouveaux membres
personnes morales, sont ensuite soumises par le Président au Conseil d’administration qui statuera
conformément à l’article 10.2. Le Conseil d’administration n’a pas à motiver la validation ou le rejet
des demandes d’adhésion.
Les modalités d’adhésion sont précisées au règlement intérieur.
5.3 Représentants des membres personnes morales
Chaque membre personne morale désigne lors de son adhésion son ou ses représentant(s)
personne(s) physique(s) qui aura(ont) le pouvoir de le représenter aux assemblées générales.
5.4 Statut de membre honoraire
L’assemblée générale, votant à la majorité simple, pourra conférer le statut de membre honoraire à
certains anciens adhérents.
Volet B
Article 6 – Adhésion – perte de qualité
La qualité de membre de l'association se perd :
    •  par la démission : tout membre est libre de se retirer à tout moment de l’association en
adressant par écrit leur démission au président du Conseil d’administration ;
    •  par la liquidation ou dissolution de l’association ou de la personne morale membre ;
    •  par la radiation pour non-paiement de la cotisation annuelle ;
    •  par l’exclusion pour des justes motifs tenant aux positions ou au comportement du membre et
susceptibles d’avoir des répercussions négatives sur l’image de l’association ou les buts poursuivis
par l’association.
L’exclusion ou la radiation ne pourra être prononcée par l’assemblée générale (seule compétente),
qu’après avoir donné au membre en cause la possibilité de présenter ses observations dans le cadre
d'un débat contradictoire, dont l’organisation est prévue aux termes du règlement intérieur.
Le membre qui a perdu cette qualité, pour l’une des raisons mentionnées ci-dessus, reste redevable
de la totalité du montant de la cotisation annuelle due même si elle n’a pas encore été acquittée.
Un membre ayant perdu cette qualité ne peut présenter une nouvelle demande d’adhésion qu’à l’
issue d’un délai de deux (2) années après la notification de la décision d’exclusion prononcée par
l'assemblée générale.
Le membre qui cesse de faire partie de l'association est sans droit sur le fonds social.
Article 7 - Ressources
Les ressources de l’association se composent :
    1.  des cotisations de ses membres ;
    2.  du revenu de ses biens ;
    3.  de dons et legs ; et
    4.  de toutes autres ressources autorisées par la loi.
Les membres de l'association sont assujettis au paiement d'une cotisation dont le montant est
proposé annuellement par le Conseil d'administration et approuvé par l’assemblée générale
annuelle. Le Conseil d’administration peut proposer un montant différencié selon les catégories de
membres.
Les membres honoraires désignés par l’assemblée générale ne seront redevables d’aucune
cotisation.
TITRE 2 : ORGANISATION
Chapitre 1 - Gouvernance (Administration-gestion-représentation)
Article 8 – Assemblée générale
L'assemblée générale dispose des pouvoirs et compétences qui lui sont dévolus par la loi ou les
présents statuts.
Elle se compose de tous les membres à jour du paiement de leurs cotisations à la date de la réunion.
Les membres personnes morales disposent d’autant de voix que de représentant(s) nommé(s)
conformément aux stipulations de l’article 5.3 des présents statuts.
Lors de chaque assemblée et indépendamment du nombre de représentants d’un membre présent,
seul un représentant du membre préalablement désigné représentera le membre à ladite assemblée
et disposera de toutes les voix dont il est titulaire.
Tous les représentants d’un membre ont qualité pour participer à l’assemblée générale, étant précisé
à toutes fins que chaque membre disposera de l’intégralité de ses voix dès lors qu’il est présent ou
représenté à l’assemblée générale (quel que soit le nombre de ses représentants présents à l’
assemblée).
Les membres personnes physiques disposent d’une voix.
Les membres de l’association délibèrent aussi souvent que l'intérêt de l’association l'exige, et au
minimum une fois par an, conformément à l’article 9.1(b). L’assemblée générale annuelle a lieu dans
les six (6) mois de la clôture de l’exercice social.
Sans préjudice aux pouvoirs qui sont dévolus par la loi, les membres de l’association, statuant en
assemblée générale, sont seuls compétents pour les décisions suivantes :
    1.  approbation du rapport annuel du Conseil d’administration sur les activités et la situation
matérielle de l’association pendant l’exercice écoulé ;
    2.  approbation des comptes annuels et du budget ;
    3.  quitus aux membres du Conseil d'administration ;
    4.  approbation des orientations stratégiques et du programme d’activités futures proposés par le
Conseil d’administration ;
    5.  la nomination et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération ;
Volet B
    6.  approbation du montant de la cotisation pour l’exercice en cours proposé par le Conseil d’
administration ;
    7.  approbation des conventions intervenues, directement ou par personnes interposées, entre
l'association et un de ses membres (ou représentant d’un membre) ;
    8.  modifications statutaires ;
    9.  nomination et révocation des membres du Conseil d'administration et, le cas échéant, fixation
de leur rémunération ;
    10.  dissolution de l'association et dévolution de ses biens ;
    11.  fusion de l'association avec d’autres associations ;
    12.  autorisation de conclure des actes ou opérations qui excèdent les pouvoirs du Conseil d’
administration ;
    13.  attribution de la qualité de membre honoraire à certains anciens adhérents ;
    14.  ratification des membres cooptés par le Conseil d’administration en cas de vacance d’un ou
plusieurs postes ;
    15.  la décharge à octroyer aux administrateurs et au commissaire, ainsi que, le cas échéant,
l'introduction d'une action de l'association contre les administrateurs et les commissaires ;
    16.  radiation ou exclusion d’un membre ;
    17.  la transformation de l’association ;
    18.  effectuer ou accepter l'apport à titre gratuit d'une universalité.
Article 9 – Fonctionnement de l’assemblée générale
Les membres de l’association délibèrent soit dans le cadre d'assemblées pouvant être organisées en
présentiel, ainsi que par voie de conférence téléphonique ou de vidéo conférence, soit par voie de
décision écrite.
9.1 Réunion en assemblée
(a) Feuille de présence : il est établi une feuille de présence émargée par les membres de l’
assemblée (lorsque des membres de l'assemblée participent par voie de conférence téléphonique ou
de vidéo conférence, la feuille de présence est émargée en leur nom par le président et le secrétaire
de l'assemblée) et certifiée par le président et le secrétaire de l’assemblée.
(b) Convocations : les assemblées sont convoquées à tout moment par le Président sur un ordre du
jour déterminé. Les assemblées sont convoquées par tout moyen au moins quinze (15) jours avant la
réunion.
Les projets de résolutions et tout document permettant aux membres de se prononcer en
connaissance de cause sur les points inscrits à l’ordre du jour sont annexés à la convocation.
La convocation précise la date et le lieu de réunion de l’assemblée générale, soit au siège social, soit
en tout autre endroit précisé, soit par voie de conférence téléphonique ou de vidéo conférence.
Les irrégularités de convocation sont couvertes par la participation de tous les membres de l’
association à l'assemblée, directement ou par représentant.
Le règlement intérieur précise les modalités de réunions des assemblées générales par voie de
conférence téléphonique ou vidéo conférence.
(c) Ordre du jour : l'ordre du jour ne peut être modifié par l'assemblée, sauf accord de tous les
membres de l’association présents à l’assemblée.
(d) Représentation : tout membre de l’association peut se faire représenter aux assemblées par un
autre membre de l’association à qui il aura donné pouvoir, étant précisé qu’il n’existe aucune
limitation du nombre de pouvoirs pouvant être conférés à un membre.
Les pouvoirs doivent être adressés au Président préalablement à la tenue de l’assemblée.
(d) Mode de vote : les votes sont émis selon tout moyen précisé par le Président au début de la
réunion (mains levées, scrutin secret…).
Le règlement intérieur peut organiser les modalités de vote.
En cas de vote à mains levées, il pourra être demandé par au moins un tiers des membres présents
que ce vote ait lieu à bulletins secrets.
(e) Quorum : l’assemblée n'est valablement réunie sur première convocation que si les membres
présents ou représentés détiennent au moins les deux-tiers des voix.
Sur deuxième convocation, l’assemblée est valablement réunie sans aucune condition de quorum.
(f) Majorité : sans préjudice des majorités spéciales prescrites par la loi, les décisions des membres
de l’association sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés.
Toutefois, nonobstant ce qui précède, les décisions suivantes des membres de l’association sont
prises à la majorité des deux-tiers des voix des membres de l’association présents ou représentés :
    1.  modifications statutaires;
    2.  dissolution de l'association et dévolution de ses biens ;
    3.  fusion de l'association avec d’autres associations.
Toutefois, nonobstant ce qui précède, la modification qui porte sur l'objet ou le but désintéressé de
l'association, sera adoptée à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou
Volet B
représentés, sans qu'il soit tenu compte des abstentions au numérateur ni au dénominateur. En outre
et conformément à l'article 2:5§4 du Code des sociétés et des associations, toute modification du ou
des buts de l’association doit être approuvée par le Roi.
Les décisions sont portées à la connaissance de tous les membres par courrier postal ou courrier
électronique.
Sans préjudice de la loi, toute proposition ayant pour objet une modification des statuts doit émaner
du Conseil d'administration ou d'au moins deux tiers des membres de l'association. Le Conseil
d'administration doit porter à la connaissance des membres de l'association au moins trois mois à
l'avance la date de l'assemblée générale qui statuera sur ladite proposition.
(g) Bureau : le bureau de l'assemblée est le même que celui du Conseil d'administration. En
l'absence du Président, l'assemblée élit son président parmi ses membres. En l'absence du
secrétaire, l’assemblée désigne un secrétaire qui peut être choisi en dehors des membres de l’
association.
(h) Procès-verbaux et registres sociaux : les décisions des membres de l’association prises en
assemblées sont constatées par des procès-verbaux signés par le Président de séance et le
secrétaire. Les procès-verbaux des décisions des membres sont retranscrits dans un registre spécial
tenu au siège social de l'association. Il peut en être délivré des copies ou extraits qui sont
valablement certifiés par tout membre du bureau.
(i) Vote par correspondance : sur proposition de l’auteur de la convocation, les membres de l’
association pourront délibérer par voie de vote par correspondance dans les conditions prévues par
la loi.
(j) Assemblée virtuelle : Les membres de l’association peuvent participer à distance à l'assemblée
générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’association. Les
membres qui participent de cette manière à l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où
se tient l'assemblée générale pour le respect des conditions de présence et de majorité. Le conseil d’
administration peut définir les modalités suivant lesquelles il est constaté qu'un membre participe à
l'assemblée générale grâce au moyen de communication électronique et peut dès lors être considéré
comme présent.
L’association doit être en mesure de contrôler, grâce au moyen de communication électronique
utilisé, la qualité et l'identité de l'actionnaire. Les modalités suivant lesquelles la qualité de membre et
l'identité de la personne désireuse de participer à l'assemblée sont contrôlées et garanties, sont
définies par le conseil d’administration.
L'utilisation du moyen de communication électronique peut être soumise à des conditions
supplémentaires fixées par le conseil d’administration aux seules fins de garantir la sécurité du
moyen de communication électronique.
Pour l'application de l'alinéa 1er ci-avant, sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu
de la loi, le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux titulaires de titres
visés à l’alinéa 1er, de manière directe, simultanée et continue, de prendre connaissance des
discussions au sein de l'assemblée et, en ce qui concerne les membres, d’exercer le droit de vote
sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer.
La convocation à l'assemblée générale contient une description claire et précise des procédures
statutaires ou établies en vertu des statuts, relatives à la participation à distance à l'assemblée
générale. Le cas échéant, ces procédures sont rendues accessibles à tous sur le site internet de l’
association
Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents
techniques qui ont empêché ou ont perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée
générale et/ou au vote.
9.2 Décision écrite
Les membres peuvent, à l'unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des
pouvoirs de l'assemblée générale, à l'exception de la modification des statuts. Dans ce cas, les
formalités de convocation ne doivent pas être accomplies.
Cet ou ces acte(s) doive(nt) mentionner les documents et informations communiqués préalablement
aux membres.
Les décisions unanimes peuvent résulter d’un même acte signé par l’ensemble des membres ou de
plusieurs actes identiques signés par l’ensemble des membres.
Les actes sont retranscrits sur le registre spécial tenu au siège de l’association.
Article 10 - Conseil d’administration
1. L'association est administrée par un Conseil d’administration
(a) Composition : le Conseil d’administration est composé de minimum quatre (4) administrateurs
élus par l’assemblée générale sur proposition des membres de l’association.
Tout administrateur personne morale désigne un représentant permanent personne physique et
dispose du droit de le remplacer.
Les représentants permanents des membres siégeant au Conseil d’administration sont soumis aux
Volet B
mêmes conditions et obligations et encourent les mêmes responsabilités que s’ils étaient membres
du Conseil d'administration en leur nom propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la
personne morale qu’ils dirigent.
Il n'y a pas de limite d'âge pour les fonctions d’administrateur.
(b) Président : le président du Conseil d’administration, de droit Président de l’association et du
bureau de l’association, est désigné par et parmi les administrateurs délibérant à la majorité simple
pour la durée de son mandat en qualité d’administrateur.
(c) Durée des fonctions : les administrateurs sont élus pour une durée de trois (3) ans renouvelable.
Tout administrateur peut se représenter.
Tout administrateur peut être révoqué à tout moment, sans motif et sans indemnité, par l'assemblée
générale.
En cas de vacance d’un ou plusieurs postes, le Conseil d’administration a la possibilité de pourvoir
provisoirement à l’unanimité au remplacement du ou des administrateurs en cooptant un ou plusieurs
membres pour la durée restant à courir du mandat du ou des administrateurs sortants, ce
remplacement étant soumis à la ratification de la plus prochaine assemblée générale. Dans l’
hypothèse où le nombre d’administrateur tombe en deçà du minimum statutaire, l’administrateur dont
le poste est devenu vacant reste en fonction jusqu’à cette assemblée générale.
En d’absence d’unanimité lors de la cooptation, le ou les postes reste(nt) vacant(s).
Par exception, si la ou les vacance(s) a pour conséquence de faire tomber le nombre d’
administrateurs en-deçà du minimum statutaire, le Conseil d’administration convoquera dans les plus
brefs délais une assemblée générale à l’effet de pourvoir au(x) poste(s) vacant(s).
(d) Rémunération : les fonctions d’administrateur sont bénévoles.
2. Le Conseil d’administration a le pouvoir d'accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la
réalisation de l'objet de l'association, à l'exception de ceux que la loi réserve à l'assemblée générale.
Le Conseil d'administration délibère aussi souvent que l'intérêt de l'association l'exige, et au
minimum deux (2) fois par an.
Le Conseil d’administration, se prononçant à la majorité des voix, est compétent pour décider:
    1.  de la proposition de fixation de la cotisation des membres de l'association ;
    2.  de la détermination des orientations stratégiques de l'association ;
    3.  de la proposition du budget annuel de l'association ;
    4.  de l’adhésion des nouveaux membres de l’association, ainsi que de la validation de l’identité et
du nombre de représentants désignés par les nouveaux membres personnes morales de l’
association conformément aux stipulations de l’article 5.3 des présents statuts ;
    5.  de la cooptation d’un ou plusieurs membres ;
    6.  des dépenses ou investissements non prévus au budget ;
    7.  de l’élection et la révocation des membres du bureau, y compris le Président ;
    8.  de la fixation de la politique de remboursement de frais, le cas échéant ;
    9.  de l'adoption et la modification d'un règlement intérieur du Conseil d'administration, le cas
échéant ;
    10.  de création et de la désignation des membres d’un ou plusieurs groupe(s) de travail le cas
échéant ;
    11.  de l’acceptation des dons et legs ;
    12.  de l'adoption de la politique de gestion et de conservation du patrimoine de l’association ;
    13.  de l'adoption de la politique de gestion du personnel ;
    14.  de la préparation du rapport de gestion annuel et de l'arrêté des comptes annuels ;
    15.  du suivi des actions judiciaires tant en demandant qu'en défendant.
Dans l’hypothèse où le nombre maximum d’administrateurs n’est pas atteint, le Conseil d’
administration pourra, à l’unanimité, proposer à l’assemblée générale l’élargissement du Conseil d’
administration par création d’un ou plusieurs postes dans la limite des postes disponibles.
Article 11 – Fonctionnement du Conseil d’Administration
Le Conseil d’administration délibère soit dans le cadre de réunions pouvant être organisées en
présentiel, ainsi que par voie de conférence téléphonique ou de vidéo conférence, soit par décision
écrite.
11.1 Réunion du Conseil d’administration
(a) Feuille de présence : il est établi une feuille de présence émargée par les administrateurs
(lorsque des membres participent par voie de conférence téléphonique ou de vidéo conférence, la
feuille de présence est émargée en leur nom par le président et le secrétaire de l'assemblée) et
certifiée par le président et le secrétaire de la réunion.
(b) Convocations : le Conseil d'administration est convoqué et à tout moment par le Président, à son
initiative ou à la demande d’un tiers de ses membres.
Le Conseil d’administration est convoqué par tout moyen, sur un ordre du jour déterminé par l’auteur
de la convocation, au moins huit (8) jours avant la réunion, sauf en cas d’urgence.
Volet B
Les réunions du Conseil d'administration ont lieu soit au siège social, soit en tout autre endroit
précisé dans la convocation, soit par voie de conférence téléphonique ou de vidéo conférence.
Les irrégularités de convocation sont couvertes par la participation de tous les administrateurs à la
réunion ou à la procédure de consentement par écrit, selon le cas, directement ou par représentant.
(c) Ordre du jour des réunions : l'ordre du jour ne peut être modifié par le Conseil d’administration.
(d) Représentation : tout administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur. Un
administrateur ne peut cependant être porteur de plus d’une (1) procuration.
(e) Mode de vote : chaque administrateur dispose d’une voix.
Les votes sont émis selon tout moyen précisé par le Président au début de la réunion (mains levées,
scrutin secret…).
Le règlement intérieur peut organiser les modalités de vote.
En cas de vote à mains levées, il pourra être demandé par au moins un tiers des voix des membres
présents que ce vote ait lieu à bulletins secrets.
(f) Quorum pour les réunions : les décisions du Conseil d'administration ne sont valablement prises
que si les présents ou représentés détiennent au moins la moitié des voix.
Sur deuxième convocation, le Conseil d’administration est valablement réuni si deux membres au
moins sont présents.
(g) Majorité : sauf mention expresse des statuts, les décisions du Conseil d'administration sont prises
à la majorité simple des voix détenues par les présents ou représentés.
(h) Présidence : le Conseil d'administration est présidé par le Président ou, en son absence, par le
vice-président ou l’un des administrateurs désigné par les administrateurs présents ou représentés.
Le Président organise les travaux du Conseil d'administration et s'assure que les administrateurs
reçoivent les informations nécessaires à l’accomplissement de leur mission.
Le Président dispose d’une voix prépondérante en cas de partage des voix.
(i) Procès-verbaux et registres sociaux : les décisions du Conseil d'administration prises dans le
cadre de réunions sont constatées par des procès-verbaux signés par le Président (ou le président
de séance) et le secrétaire. Il peut en être délivré des copies ou extraits qui sont valablement certifiés
par tout membre du bureau.
(j) Règlement intérieur : le Conseil d'administration établit, le cas échéant, un règlement intérieur
ayant pour objet d’apporter toute précision conformément aux termes des statuts et notamment de
préciser et compléter les règles de son fonctionnement, ainsi que de fixer les règles régissant ses
relations avec le bureau de l'association et les règles de fonctionnement des groupes de travail mis
en place.
(k) Participation de tiers : le Président pourra inviter à participer au Conseil d’administration toute
personne de son choix afin d’éclairer les administrateurs sur une question spécifique qui lui est
soumise, sans qu’il dispose d’un droit de vote.
11.2 Décision écrite
Les décisions du conseil d'administration peuvent être prises par décision unanime de tous les
administrateurs, exprimée par écrit.
Ces actes doivent mentionner les documents et informations communiqués préalablement aux
administrateurs.
Les décisions unanimes peuvent résulter d’un même acte signé par l’ensemble des administrateurs
ou de plusieurs actes identiques signés par l’ensemble des administrateurs.
Le ou les actes sont retranscrits sur le registre spécial tenu au siège de l’association.
Article 12 – Désignation de Personnes Qualifiées
Sur proposition d’un administrateur, le Conseil d’administration peut désigner toute personne
physique qualifiée et reconnue intervenant dans le domaine que promeut l'association (« Personne
Qualifiée ») afin de l’inviter à participer à tout groupe de travail qui serait mis en place conformément
aux stipulations du règlement intérieur.
Les Personnes Qualifiées peuvent être invitées à tout moment ou pour une durée de deux (2) ans
renouvelable à assister aux réunions du Conseil d’administration sans droit de vote.
Les Personnes Qualifiées ainsi désignées ne sont pas membre de l’association et, à ce titre, ne sont
redevables d’aucune redevance et ne peuvent pas participer aux assemblées générales.
Article 13 - Conflit d’intérêts
Si un administrateur a, directement ou indirectement, un intérêt relatif à une décision ou à une
opération relevant de l’ordre du jour du Conseil d’administration, il doit en informer le Président et les
autres administrateurs avant la délibération au Conseil d’administration.
Sa déclaration, ainsi que les raisons justifiant l’intérêt relatif à la décision qui existe pour l’
administrateur concerné, doivent figurer dans le procès-verbal du Conseil d’administration qui devra
prendre la décision.
De plus, il doit en informer le Commissaire éventuel.
Le Conseil d’administration décrit, dans le procès-verbal, la nature de la décision ou de l’opération et
Volet B
une justification de la décision qui a été prise ainsi que les conséquences patrimoniales pour l’
association.
Le rapport de gestion contient l’entièreté du procès-verbal.
Le rapport du Commissaire éventuel doit en outre comporter une description séparée des
conséquences patrimoniales qui résultent pour l’association des décisions du Conseil d’
administration qui comportaient un intérêt opposé au sens de cet article.
L’administrateur concerné ne peut pas assister aux délibérations du Conseil d’administration
relatives à ces opérations ou à ces décisions, ni prendre part au vote.
Cet article n’est pas d’application lorsque les décisions du Conseil d’administration concernent des
opérations habituelles conclues dans des conditions normales pour des opérations de même nature.
Le présent article s’applique indifféremment à un membre du Conseil d’administration ou à un
représentant d’un membre personne morale.
Article 14 - Représentation
L’association est valablement représentée dans le cadre de sa gestion journalière, par le Président,
qui ne devra pas justifier vis-à-vis des tiers d’une décision préalable et d’une procuration du Conseil
d’Administration.
Pour les actes autres que ceux relevant de la gestion journalière, l’association est valablement
représentée par deux administrateurs agissant conjointement qui n’auront pas à justifier vis-à-vis des
tiers d’une décision préalable et d’une procuration du Conseil d’Administration.
Les actions judiciaires tant en demande qu'en défense sont suivies par le Conseil d'administration
représenté par son président ou un administrateur désigné à cet effet par celui-ci.
Article 15 – Bureau
15.1. Composition du bureau
A l’issue de chaque assemblée ayant procédé à la nomination de l’ensemble des administrateurs, le
Conseil d’administration élit parmi ses membres un bureau composé :
    1.  d’un président ;
    2.  d’un administrateur délégué ;
    3.  d’un trésorier ;
    4.  d’un ou plusieurs vice-présidents, le cas échéant.
15.2. Durée des fonctions
Le bureau, ainsi constitué, est élu pour une durée de trois (3) ans. Tout membre du bureau peut être
révoqué à tout moment, sans motif et sans indemnisation, par le Conseil d'administration. Les
membres du bureau sont toujours rééligibles.
15.3. Rémunération
Les fonctions de membre du bureau sont bénévoles, sans rémunération.
15.4. Réunions du bureau
Le bureau se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige, sur convocation du Président.
15.5. Pouvoirs du bureau
(a) Président : le Président assure la gestion journalière de l’association à l’exception des décisions
expressément réservées au Conseil d’administration ou à l’assemblée générale.
Le Président organise les travaux du bureau et s'assure que ses membres reçoivent les informations
nécessaires à l’accomplissement de leur mission.
Le Président peut conférer à toute personne tous mandats spéciaux comportant un ou plusieurs
objets, avec ou sans pouvoir de substitution, totale ou partielle, pour assurer la gestion journalière de
l’association. Une copie desdits mandats est communiquée au Conseil d'administration dans les
meilleurs délais.
(b) Vice-présidents : les vice-présidents assistent, le cas échéant, le Président dans l’exercice de ses
fonctions et le remplacent en cas d’empêchement. Les pouvoirs des vice-présidents sont davantage
déterminés par le Conseil d’administration. Dans les rapports avec les tiers, les vice-présidents
disposent des mêmes pouvoirs que le président.
(c) Administrateur délégué : l’administrateur délégué établit ou fait établir les procès-verbaux des
réunions du bureau, du Conseil d’administration et de l’assemblée générale. Il tient les registres
prévus par les dispositions légales en vigueur.
(d) Trésorier : le trésorier établit ou fait établir, sous la responsabilité du Président, les comptes de l’
association. Il est chargé de l’appel des cotisations. Il procède, sous le contrôle du Président, au
paiement et à la réception de toutes sommes. Il établit un rapport sur la situation financière de l’
association et le présente à l’assemblée générale annuelle.
15.6 Mandat
Le Conseil d’Administration peut à tout moment attribuer des pouvoirs spéciaux. Les mandataires
ainsi désignés pourront représenter l’association dans les limites des mandats qui leurs sont
conférés.
Chapitre 2 : Comptabilité
Volet B
Article 16 - Exercice comptable et comptes annuels
L'exercice social débute le 1er janvier et est clôturé le 31 décembre de chaque année.
Par exception, le premier exercice comptable commence ce jour et prendra fin le 31 décembre 2021.
Conformément au Code des sociétés et des associations, le Conseil d’administration est tenu de
soumettre le compte de l'exercice écoulé et le budget de l'exercice suivant à l'approbation de
l'assemblée générale qui statuera lors de sa plus prochaine assemblée. Les comptes et les budgets
sont tenus et, le cas échéant, publiés conformément à l’article 3:47 du Code des Sociétés et
Associations.
A la fin de chaque exercice social, le Conseil d’administration arrête les comptes et prépare un
tableau des résultats, ainsi qu’un rapport sur la gestion de l’association, destinés aux membres de l’
association.
Article 17 - Contrôle
Dans les cas prévus par les articles 3 :47§6 et 3 :98 du Code des Sociétés et des associations, le
Conseil d’administration confiera le contrôle financier de l’association à un ou plusieurs commissaires
de son choix.
TITRE 3 : DISSOLUTION
Article 18
Sans préjudice de la loi, toute proposition ayant pour objet la dissolution de l'association doit émaner
du Conseil d'administration ou d'au moins deux tiers des membres de l'association.
Le Conseil d'administration doit porter à la connaissance des membres de l'association au moins
trois mois à l'avance la date de l'assemblée générale qui statuera sur ladite proposition.
Conformément aux articles 2:10 et 2:16 du Code des sociétés et des associations, les décisions
relatives aux modifications statutaires, à la nomination et révocation des administrateurs, des
délégués à la gestion journalière et des commissaires ainsi qu’à la dissolution, liquidation ou à la
transformation de l’association sont déposées sans délai au greffe du tribunal de l’entreprise
compétent pour être publiées aux Annexes du moniteur belge.
Article 19 - Liquidation et affectation de l’actif
En cas de dissolution judiciaire ou volontaire, l'assemblée générale désignera un ou des liquidateurs
et fixera le mode de liquidation de l'association, dans le respect des dispositions des articles 2 :115
et suivants du Code des sociétés et des associations,
Lors de la clôture de la liquidation, l’assemblée générale se prononce sur la dévolution de l’actif net à
un ou plusieurs établissements analogues, publics ou reconnus d’utilité publique ou à une fin
désintéressée.
TITRE IV : DISPOSITIONS GENERALES
Article 20 - Election de domicile
Pour l'exécution des présents statuts, tout membre, administrateur et liquidateur, domicilié à
l'étranger, fait élection de domicile au siège social de l’association où toute notification peut lui être
faite valablement.
Article 21 - Droit commun
Pour tout ce qui n'est pas prévu aux présents statuts, il est référé à la loi et les clauses contraires aux
dispositions impératives sont censées non écrites.
Article 22 - Compétence judiciaire
Pour tous litiges entre l’association, ses membres, associés, obligataires, administrateurs,
commissaires et liquidateurs relatifs aux affaires de l’association et à l'exécution des présents statuts,
compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du siège social, à moins que l’association n'y
renonce expressément.
DISPOSITIONS TRANSITOIRES
Ces dispositions transitoires entreront en vigueur à la date de l’Arrêté Royal de reconnaissance visé
par 2:6 § 3 du Code des Sociétés et des Associations.
I. ASSEMBLEE
Tous les comparants, réunis en assemblée, déclarent complémentairement fixer les nombres initiaux
des membres de l’organe d’administration, commissaires et vérificateurs aux comptes, de procéder à
leur nomination et de fixer leurs pouvoirs ainsi que leurs rémunérations et leurs émoluments
éventuels, de fixer la clôture du premier exercice social et la date de la première assemblée générale
ordinaire.
A l’unanimité, l’assemblée décide comme suit :
1. Organe d’administration
L’assemblée décide de fixer le nombre d’administrateurs à neuf et de nommer les personnes
suivantes comme administrateurs:
Frederick Boutry, prénommé qui est également nommé Vice-Président, ici présent et qui accepte.
Olivier Arendt, qui est également nommé Trésorier, ici présent et qui accepte.
Philippe De Wulf, prénommé, ici représenté et qui accepte.
Christophe Soret, prénommé, ici représenté et qui accepte.
Volet B
Zsolt Erdei, prénommé qui est également nommé Vice-Président, ici présent et qui accepte.
Alfonso Llopart Basterra, prénommé qui est également nommé Vice-Président, ici présent et qui
accepte.
Edwin Reinerie, prénommé qui est également nommé Vice-Président, ici présent et qui accepte.
Giannis Papagiannopoulos, prénommé, qui est également nommé Président, ici présent et qui
accepte.
Gareth Johnson, prénommé qui est également nommé Administrateur délégué, ici présent et qui
accepte.
Le mandat des administrateurs ainsi nommés prendra effet au jour de l’acquisition par l’Association
de la personnalité juridique pour une durée de trois ans.
Le mandat des administrateurs ainsi nommés est gratuit, sauf décision contraire de l’assemblée
générale.
2. Commissaires, et vérificateurs aux comptes
L’assemblée générale décide de ne pas nommer de commissaire, ni de vérificateurs aux comptes.
3. Premier exercice social
Le premier exercice social commencera à la date d’acquisition de la personnalité juridique et se
clôturera le 31 décembre 2022.
4. Première assemblée générale ordinaire (c’est-à-dire l’assemblée générale approuvant les comptes
annuels)
La première assemblée générale ordinaire sera fixée dans le courant du mois de mai ou de juin
2023.
5. Charges
Le montant des frais, dépenses, rémunérations ou charges, sous quelque forme que ce soit, qui
incombent à l’association, ou qui sont mis à sa charge en raison de sa constitution, s'élève à mille
deux cent nonante-huit euros vingt-neuf cents (€ 1 298.29)
6. Siège
Le siège est fixé à Bruxelles Presse Club Europe, rue Froissart 95, 1040 Bruxelles
II. Organe d’administration
L’organe d’administration se réunit immédiatement après l'assemblée générale ci-avant et prend les
décisions suivantes:
1. Mandataire spécial
L’organe d’administration décide de nommer comme mandataire spécial :
a) le notaire soussigné, avec pouvoir de subdélégation aux fins de procéder à toutes formalités
auprès du SPF Justice, du Greffe du Tribunal de l’entreprise de Bruxelles, du Moniteur belge; à cette
fin, le mandataire a le pouvoir de signer tous les actes, documents, procès-verbaux, pièces, extraits
et formulaires nécessaires ; à tout administrateur, nommé ci-dessus, agissant seul avec pouvoir de
subdélégation aux fins de procéder à toutes formalités auprès de la Banque Carrefour des
Entreprises, et de toutes autres administrations compétentes ; à cette fin, le mandataire a le pouvoir
de signer tous les actes, documents, procès-verbaux, pièces, extraits et formulaires nécessaires ;
b) au secrétaire général, agissant seul avec pouvoir de subdélégation aux fins de rédiger, compléter
et signer au nom des membres le registre des membres de l’association ;
2. Reprise des engagements
L’organe d’administration déclare ratifier et intégrer au premier exercice social de la présente
association toutes les opérations passées par l’un et/ou l’autre des administrateurs au nom de l’
association en formation, et ce depuis le 1er janvier 2021.
Quant aux activités à entreprendre postérieurement aux présentes et jusqu’à l’acquisition de la
personnalité juridique de l’association, l’organe d’administration et les fondateurs, déclarent
constituer chacun des administrateurs nommés ci-avant, pour mandataires et leur/lui donner pouvoir
de, pour eux et en leur nom, prendre des engagements nécessaires et utiles à la réalisation de
son/ses but(s) pour le compte de l’association en formation, ici constituée.
Ce mandat n’aura d’effet que si le mandataire, lors de la souscription desdits engagements, agit
également en son nom personnel. Les opérations accomplies en vertu de ce mandat et prises pour
le compte de l’association en formation et les engagements qui en résultent seront réputés avoir été
souscrits dès l’origine par l’association ici constituée. Ces reprises n’auront d’effet que le jour de l’
acquisition de la personnalité juridique.
 
Pour extrait analytique conforme : Sophie MAQUET, Notaire associé
Déposés en même temps : 1 expédition, 2 procurations, 1 arreté de reconnaissance et statuts
coordonnés.