Ondernemingsnr : 0860 299 631
Naam
(voluit) : ADFIBODEM
(verkort) :
Rechtsvorm : BESLOTEN VENNOOTSCHAP
Volledig adres v.d. zetel : KAPELLEKEN 15 BUS 1, 9080 LOCHRISTI
Onderwerp akte : ONTSLAGEN EN BENOEMINGEN - TOEKENNING BIJZONDERE VOLMACHT!
CEO - ICT - HR - OPERATIONEEL - ADMINISTRATIE - MEDEDELING
OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 2:8 §4 WVV - VOLMACHT ADMINISTRATIEVE
FORMALITEITEN
Uittreksel uit het verslag van de bijzondere algemene vergadering der aandeelhouders d.d. 22 december
2022:
1. Ontslagen en benoemingen
De algemene vergadering neemt kennis van en aanvaardt het vrijwillige ontslag van:
De heer Jean-Luc DE MEYER, met woonplaats te 9080 Lochristi, Voordestraat 70A, als bestuurder van de
Vennootschap en dat met onmiddellijke ingang vanaf 22 december 2022.
De vergadering besluit met eenparigheid van stemmen voor zoveel als wettelijk toegelaten voorlopige
kwijting te verlenen aan de heer Jean-Luc DE MEYER, met woonplaats te 9080 Lochristi, Voordestraat 70A
voor de uitoefening van zijn bestuursmandaat bij de Vennootschap gedurende het lopende boekjaar tot aan de
datum van zijn ontslag, met dien verstande dat de algemene vergadering ter gelegenheid van de eerstvolgende
algemene vergadering van de Vennootschap die zal besluiten over de jaarrekening voor het boekjaar eindigend
op 31 december 2022, behoudens in geval van fraude, opzettelijk wangedrag of grove nalatigheid, definitieve
kwijting zal verlenen voor de uitoefening van het voormelde bestuursmandaat.
De vergadering besluit met eenparigheid van stemmen de hiernavolgende personen te benoemen als
bestuurders van de Vennootschap, en dat voor onbepaalde duur en met onmiddellijke ingang vanaf 22
december 2022:
- De heer Peter Verschelden, wonende te Veldemeersdreef 32, 9880 Aalter; en
- De heer Bart Verschelden, wonende te Bootdijkstraat 80A, 9220 Hamme.
De bestuursmandaten van voornoemde personen zullen onbezoldigd worden uitgeoefend.
De aldus benoemde personen bevestigen dat zij hun mandaat aanvaarden en verklaren voor zover als nodig
dat er geen maatregel is die hun benoeming in de weg staat.
De vergadering bevestigt vervolgens voor zoveel als nodig dat, met onmiddellijke ingang vanaf 22 december
2022 het bestuursorgaan van de Vennootschap samengesteld is uit:
- De heer Peter Verschelden, bestuurder; en
- De heer Bart Verschelden, bestuurder.
Overeenkomstig de gecoördineerde statuten wordt de Vennootschap in en buiten rechte zowel voor wat
betreft handelingen van dagelijks bestuur als handelingen die buiten het dagelijks bestuurder vallen,
rechtsgeldig verbonden door iedere bestuurder ..
Uittreksel uit het verslag van de schriftelijke besluiten van het bestuursorgaan d.d. 23 januari 2023:
1.Toekenning bijzondere volmacht - CEO
Het bestuursorgaan bevestigt en bekrachtigt voor zover als nodig met eenparigheid van stemmen dat met
ingang van 22 december 2022 en uiterlijk tot en met herroeping middels publicatie in de Bijlagen tot het Belgisch
Staatsblad, de nagenoemde limitatieve bevoegdheden bij wijze van bijzondere volmacht werden toegekend aan
de heer Hans Cools, wonende te Kloosterstraat 49, 1840 Malderen.
Het bestuursorgaan bevestigt en bekrachtigt voor zover als nodig met eenparigheid van stemmen dat met
ingang van 1 januari 2023 en uiterlijk tot en met herroeping middels publicatie in de Bijlagen tot het Belgisch
Staatsblad, de nagenoemde limitatieve bevoegdheden bij wijze van bijzondere volmacht werden toegekend aan
mevrouw Isabelle Van Iseghem, wonende te Isabellastraat 112, 1701 Dilbeek.
De bijzondere volmacht omvat de bevoegdheid om, ieder afzonderlijk handelend:
1.Het personeel aan te werven, te ontslaan en hun bezoldiging te bepalen of te wijzigen, alle akten en/of
stukken dienaangaande te ondertekenen, en de vennootschap te vertegenwoordigen ten overstaan van alle
diensten en openbare of private besturen en instellingen betrokken bij het personeelsbeleid;
2.De vennootschap te vertegenwoordigen inzake het onderhandelen, ondertekenen of opzeggen van
contracten met zelfstandige dienstverleners;
3.De vennootschap te vertegenwoordigen tegenover alle vervoer- en verzendingsondernemingen,
waaronder ook de post, alle brieven, stukken en colli, zelfs aangetekend of verzekerd, te ontvangen en er
décharge van te verlenen; alsook
4.De vennootschap te vertegenwoordigen inzake het onderhandelen en ondertekenen van offertes of
contracten betreffende de aankoop of ontvangst van goederen, producten, materialen en/of diensten van
overige leveranciers dan deze vermeld sub 2. hiervoor, voor een maximale waarde van € 100.000,00
(honderdduizend EURO) per contract per jaar.
In het kader van deze bevoegdheden kunnen zij de vennootschap elk afzonderlijk handelend geldig
vertegenwoordigen en verbinden. Voomoemde bijzondere gevolmachtigden verbinden zich er ten aanzien van
de vennootschap toe om alle instructies door het bestuursorgaan inzake de modaliteiten van de
vertegenwoordiging te respecteren.
2.Toekenning bijzondere volmacht - ICT
Het bestuursorgaan bevestigt en bekrachtigt voor zover als nodig met eenparigheid van stemmen dat met
ingang van 22 december 2022 en uiterlijk tot en met herroeping middels publicatie in de Bijlagen tot het Belgisch
Staatsblad aan de heer Sebastien Dubrulle, wonende te Aaigemstraat 105, 9000 Gent, de bijzondere volmacht
werd toegekend om de vennootschap te vertegenwoordigen en de vennootschap te verbinden inzake:
- de aankoop respectievelijk verkoop van ICT gerelateerde producten en materialen voor een maximale
waarde van € 50.000,00 (vijftigduizend EURO) per contract;
en/of
- het aangaan respectievelijk opzeggen van contracten inzake de afname van diensten van ICT leveranciers,
voor een maximale waarde van € 50.000,00 (vijftigduizend EURO) per contract.
In het kader van deze bevoegdheden kan de heer Dubrulle de vennootschap geldig vertegenwoordigen en
verbinden. Voomoemde bijzondere gevolmachtigde verbindt zich er ten aanzien van de vennootschap toe om
alle instructies door het bestuursorgaan inzake de modaliteiten van de vertegenwoordiging te respecteren.
3.Toekenning bijzondere volmacht - HR
Het bestuursorgaan bevestigt en bekrachtigt voor zover als nodig met eenparigheid van stemmen dat met
ingang van 1 januari 2023 en uiterlijk tot herroeping van de volmacht middels publicatie in het Belgisch
Staatsblad, de nagenoemde bevoegdheden bij wijze van bijzondere volmacht werden toegekend aan mevrouw
Mireille Coudron, wonende te Asselsstraat 6, 9031 Drongen.
De bijzondere volmacht omvat de bevoegdheid om
1.Het personeel aan te werven, te ontslaan en hun bezoldiging te bepalen of te wijzigen, alle akten en/of
stukken dienaangaande te ondertekenen, en de vennootschap te vertegenwoordigen ten overstaan van alle
diensten en openbare of private besturen en instellingen betrokken bij het personeelsbeleid;
2.De vennootschap te vertegenwoordigen inzake het onderhandelen, ondertekenen of opzeggen van
contracten met zelfstandige dienstverleners;
3.De vennootschap te vertegenwoordigen inzake het onderhandelen en ondertekenen van offertes of
contracten betreffende HR gerelateerde aangelegenheden andere dan deze vermeld in sub 1 en 2 hiervoor,
voor een maximale waarde van € 25.000,00 (vijfentwintigduizend EURO) per contract per jaar.
In het kader van deze bevoegdheden kan mevrouw Coudron de vennootschap geldig vertegenwoordigen
en verbinden. Voornoemde bijzondere gevolmachtigde verbindt zich er ten aanzien van de vennootschap toe
om alle instructies door het bestuursorgaan inzake de modaliteiten van de vertegenwoordiging te respecteren.
4. Toekenning bijzondere volmachten - operationeel
Het bestuursorgaan bevestigt en bekrachtigt voor zover als nodig met eenparigheid van stemmen dat met
ingang van 22 december 2022 en uiterlijk tot herroeping van de volmacht middels publicatie in het Belgisch
Staatsblad, de nagenoemde bevoegdheden bij wijze van bijzondere volmacht werden toegekend aan de heer
Jean-Luc De Meyer, wonende te Voordestraat 70A, 9080 Lochristi: (A1) tot en met (A4).
De bijzondere volmachten omvatten de bevoegdheden om:
(A1) de vennootschap te vertegenwoordigen teneinde op te treden inzake accountancy opdrachten die al
dan niet wettelijk aan de gecertificeerd accountant worden voorbehouden, zoals maar niet beperkt tot:
- verslaggeving in het kader van uitgifte van aandelen zonder nominale waarde onder fractiewaarde;
- beperkingen of opheffing van het voorkeurrecht;
- vertegenwoordiging van een aandeelhouder in zijn individueel controlerecht;
- omzetting van de CVOHA in een CV;
- omzetting van een GCV, een CVA, een CVA, een NV, een BV(BA) of een CVB in een vennootschap met
andere rechtsvorm;
- omzetting van een VZW in een erkende CVSO of CV erkend als SO (sociaal oogmerk);
- fusie van vennootschappen en verenigingen;
- splitsing van vennootschappen;
- ontbinding en vereffening van vennootschappen;
- waardering van aandelen;
- opstellen van een warrantenplan;
- formele adviezen;
- de vennootschap te vertegenwoordigen teneinde in haar naam verklaringen af te leggen en te
ondertekenen die betrekking hebben op de jaarrekening en het accountantsrapport.
(A2) de vennootschap te vertegenwoordigen teneinde op te treden als haar in de plaats gestelde in de
gevallen waarin de vennootschap optreedt als fiscaal gevolmachtigde van klanten van de vennootschap.
(A3) de vennootschap te vertegenwoordigen bij het uitoefenen van het mandaat van algemeen, bijzonder of
administratief gevolmachtigde ten gunste van klanten van de vennootschap.
(A4) de vennootschap te vertegenwoordigen bij het in ontvangst nemen van aangetekende zendingen,
alsook de vennootschap te vertegenwoordigen inzake het opstellen en ondertekenen van offertes of
opdrachtbrieven.
In het kader van deze bevoegdheden zal de heer De Meyer de vennootschap geldig kunnen
vertegenwoordigen en verbinden. Voornoemde bijzondere gevolmachtigde verbindt zich er ten aanzien van de
vennootschap toe om alle instructies door het bestuursorgaan inzake de modaliteiten van de
vertegenwoordiging te respecteren.
5.Toekenning bijzondere volmacht - administratie
Het bestuursorgaan bevestigt en bekrachtigt voor zover als nodig met eenparigheid van stemmen dat met
ingang van 22 december 2022 en uiterlijk tot herroeping van de volmacht middels publicatie in het Belgisch
Staatsblad, de nagenoemde limitatieve bevoegdheden bij wijze van bijzondere volmacht werden toegekend aan
de heer Jean-Luc De Meyer, wonende te Voordestraat 70A, 9080 Lochristi.
De bijzondere volmachter omvatten de bevoegdheid voor:
·Het vervullen van diverse administratieve verplichtingen na te leven inzake de directe en indirecte
belastingen zoals maar niet beperkt tot het opstellen en indienen van:
ode administratieve documenten, zoals de permanente activiteitenfiche, de formulieren 604 A-B-C;
ode maandelijkse of trimestriële btw-aangiften;
ode periodieke intracommunautaire opgaven, intrastataangiften en jaarlijkse klantenlisting;
ode fiscale aangifte inzake vennootschapsbelasting;
ode fiches 281.10, 281.20 en 281.50, e.a;
ode aangiften inzake roerende voorheffing m.b.t. intresten, royalty's en dividenden;
ode documenten i.v.m. de inhouding van bedrijfsvoorheffing voor loontrekkenden en bedrijfsleiders.
·Het vervullen van diverse administratieve verplichtingen inzake de personeelsadministratie, met name om:
ode tijdsregistraties van medewerkers te beheren;
osociale documenten op te maken en te verzenden;
oarbeidscontracten op te stellen;
ode loonsberekening te beheren;
ode loonsbrieven te versturen;
ode lonen uit te betalen;
ode verlofadministratie te beheren;
ode verzuimadministratie te beheren;
ode exploitatie van het bedrijfswagenpark te beheren;
ode administratie rond opleidingen te beheren.
·Deze volmacht impliceert tevens de toelating vanwege de volmachtgever om gegevens in te kijken en te
wijzigen via elektronische interfaces van het sociaal verzekeringsfonds en de desbetreffende Fiscale
Overheden.
·Het vervullen van diverse administratieve verplichtingen inzake de post, met name om de vennootschap te
vertegenwoordigen tegenover alle vervoer- en verzendingsondernemingen, waaronder ook de post, alle
brieven, stukken en colli, zelfs aangetekend of verzekerd, te ontvangen en er décharge van te verlenen.
In het kader van deze bevoegdheden zal de heer De Meyer de vennootschap geldig kunnen
vertegenwoordigen en verbinden. Voornoemde bijzondere gevolmachtigde verbindt zich er ten aanzien van de
vennootschap toe om alle instructies door het bestuursorgaan inzake de modaliteiten van de
vertegenwoordiging te respecteren.
6.Mededeling overeenkomstig art. 2:8 §4 WVV - vereniging aandelen in één hand
Het bestuursorgaan heeft vastgesteld dat met ingang van 22 december 2022 alle aandelen van de
vennootschap in één hand verenigd zijn, bij Moore Finance & Tax BV, gevestigd te Esplanade 1 bus 96, 1020
Brussel, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder nummer 0451.657.041, gekend op de
Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank te Brussel.
Overeenkomstig artikel 2:8 § 4 WVV dient het gegeven dat alle aandelen in één hand verenigd zijn evenals
de identiteit van de enig aandeelhouder neergelegd in het vennootschapsdossier.
7.Volmacht administratieve formaliteiten
Een bijzondere volmacht wordt verleend aan Moore Finance & Tax BV, ingeschreven met
ondernemingsnummer 0451.657.041 en gekend op de Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank Brussel, met
zetel te Buro & Design Center, Esplanade 1 bus 96, 1020 Brussel, alsook aan al haar bedienden, aangestelden
en lasthebbers en in het bijzonder aan mevrouw Julie De Roy, mevrouw Dominique Jaminet, mevrouw Liesl
Aegten, de heer Bert Lutin en mevrouw Anouk Van Tricht, met mogelijkheid van indeplaatsstelling, waarbij ze
elk afzonderlijk de mogelijkheid hebben voor:
Dhet vervullen van alle formaliteiten inzake de inschrijvingen, de wijzigingen (voorgaande, huidige en
toekomstige) en schrappingen van handels-en ambachtenondernemingen bij de Kruispuntbank voor
Ondernemingen, de ondernemingsloketten of andere administratieve diensten;
Dhet vervullen van diverse administratieve verplichtingen:
Dalle formaliteiten te vervullen inzake de inschrijvingen, wijzigingen (voorafgaande, huidige en toekomstige)
en doorhaling bij een sociaal verzekeringsfonds en/of een sociaal secretariaat voor de vennootschap en/of haar
bestuursorgaan;
Ohet aarıvragen en wijzigen van vergunningen;
Ohet aanvragen van gelijkwaardigheidsverklaringen diploma's;
Dhet inschrijven in een register, op een rol, in een databank of bij een beroepsorde of beroepsvereniging;
Dalle formaliteiten te vervullen bij de ondernemingsrechtbank, (voorgaande, huidige en toekomstige) met
name de neerlegging en ondertekening van de nodige formulieren voor publicaties in de Bijlagen tot het Belgisch
Staatsblad, ...;
Dde formaliteiten te vervullen inzake registratie btw; met name de aanvraag van het btw-nummer, de
aangifte tot wijziging van registratie en de aangifte tot stopzetting van werkzaamheid;
Ode notulen (voorgaande, huidige en toekomstige) van de schriftelijke/elektronische besluitvorming van de
algemene vergadering en bestuursorgaan voor eensluidend te verklaren en te ondertekenen bij volmacht
evenals deze neer te leggen op de ondernemingsrechtbank;
Dhet vervullen van alle formaliteiten betreffende de inschrijvingen, de wijzigingen (voorgaande, huidige en
toekomstige) en schrappingen van (i) houders van aandelen of obligaties in het digitaal effectenregister e-stox,
alsook varı (ii) de uiteindelijke begunstigden van de rechtspersoon in het UBO-register.
Deze volmacht impliceert tevens de toelating vanwege de volmachtgever om gegevens in te kijken en te
wijzigen via elektronische interfaces van het ondernemingsloket, het sociaal verzekeringsfonds en de
desbetreffende Fiscale Overheden. De volmachtdrager voert het mandaat uit op basis van de door de
volmachtgever verstrekte informatie.
Voor al het voormelde mag de volmachtdrager alle verklaringen doen, alle akten, stukken en processen-
verbaal ondertekenen, woonst kiezen, in de plaats stellen en in het algemeen alles doen wat nodig of nuttig zou
blijken voor de uitvoering van het huidige volmacht, zelfs indien bepaalde handelingen hier niet uitdrukkelijk
voorzien zijn, zo nodig bekrachtiging door de volmachtgever belovende.
Deze overeenkomst begint op datum van ondertekening en neemt een einde in de gevallen bij wet voorzien.
Een eenzijdige opzegging gebeurt door middel van een aangetekend schrijven aan de andere partij. Deze
overeenkomst vervangt en vernietigt alle voorgaande die met dezelfde doeleinden mochten gegeven zijn.
Moore Finance & Tax BV,
bij volmacht,
vertegenwoordigd door
mevrouw Dominique Jaminet.