N° d'entreprise : 0403353120
Nom
(en entier) : FEDERALE Real Estate
(en abrégé) : F.R.E.
Forme légale : Société anonyme
Adresse complète du siège Rue de l'Etuve 12
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
DIVERS
Extrait du procès-verbal du conseil d’administration du 23 avril 2024.
DELEGATION DE POUVOIRS - POUVOIR DE REPRESENTATION ET ATTRIBUTION DES
POUVOIRS
Règle générale
En règle générale, tous les pouvoirs en matière de la gestion journalière sont confiés à deux
membres du comité de direction, agissant conjointement, y compris le pouvoir de donner des
mandats à des personnes pour les actes individuels dans le cadre de la gestion journalière.
Pour tous les montants au-delà de cent mille euros (100.000,00 €), la signature du CEO est
obligatoire, sauf exceptionnellement en cas d’absence ou d’indisponibilité prolongée.
Le conseil d’administration décide de procéder à un SYSTEME DE CASCADE :
La répartition des pouvoirs est conçue comme une cascade: quand une personne responsable d’une
certaine tâche n’est pas présente, ou est indisponible, ses pouvoirs sont temporairement transférés à
une personne d’un niveau supérieur ou à toute autre personne qu’elle désigne au moyen d’une
procuration, sauf stipulation contraire.
Si la personne absente ou indisponible est un membre du comité de direction, ses pouvoirs sont
transférés au CEO ou à un autre membre du comité de direction. 
Chaque membre du comité de direction  a tous les pouvoirs des personnes dont il est responsable
hiérarchiquement en cas d’absence  de celles-ci.
Dans les cas où un pouvoir est attribué à deux personnes agissant conjointement, en cas d’absence
ou indisponibilité d’une de ces deux personnes, le  pouvoir de cette dernière sera automatiquement
transféré selon la cascade décrite ci-dessus.
Remarque préliminaire : tous les montants indiqués s’entendent hors TVA et taxes.
Règles spécifiques
Ci-dessous sont énumérés les pouvoirs  spécifiques qui dérogent à la règle générale en matière de
délégation de pouvoir.
Le conseil d’administration décide d’attribuer les pouvoirs, au(x) :
A. Biens immobiliers
La règle générale selon laquelle la signature du CEO est obligatoire pour tous les montants au-delà
de cent mille euros (100.000,00 €) n’est pas applicable au présent titre « A. Biens immobiliers ».
A1.    Disposition des biens immobiliers – Procéder à l’achat ou la vente de tous les biens
immobiliers ou droits.  Transférer le prix de vente entier ou partiel à tous les créanciers inscrits,
arrêter toutes les modalités avec ces derniers.  Apporter des contributions en nature dans les Special
Purpose Vehicles (SPVs).
Etablir toutes les garanties, ou les accepter. Décharger le conservateur hypothécaire de prendre
inscription d’office, accorder des mainlevées, accorder des suppressions entières ou partielles de
toutes les inscriptions d’office ou autres.  Octroyer toutes les priorités, parités, restrictions et
limitations de prérogatives et d’hypothèques.  Poser tous les actes par rapport au placement des
biens sous le régime de copropriété, faire établir des cahiers de charges, répartir en lots et
déterminer les servitudes :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
A2.    Baux – Négocier et signer des contrats de bail de biens immobiliers, et poser tous les actes
nécessaires qui en découlent, y compris ceux relatifs au prolongement, modification ou résiliation de
contrats de bail :
- CEO, CLO, CFO, CCO, CIO, agissant à deux;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management, agissant à deux,  pour des montants
jusqu’à cinquante mille euros (50.000,00 €) par an ;
- Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real Estate et
Responsable Property & Finance Management, agissant seuls, pour des montants jusqu’à vingt-cinq
mille euros (25.000,00 €) par an.
A3.    Contrats de bail emphytéotique – Conclure, modifier ou résilier tous les contrats de bail
emphytéotique, ainsi que les contrats de droit de superficie ou de leasing immobilier, décharger le
conservateur hypothécaire de prendre inscription d’office :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
A4.    Garanties locatives – Recevoir, confirmer, libérer et rembourser des garanties locatives pour
biens immobiliers :
- CEO, CLO, CFO, CIO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project
Management Real Estate et Responsable Property & Finance Management, agissant seuls.
A5.    Mainlevée hypothécaire – Faire renoncer la société contre ou sans paiement à tous les droits,
accorder chaque mainlevée entière ou partielle, accorder la radiation de n’importe quel inscription ou
transfert, octroyer chaque décharge aux conservateurs hypothécaires, autoriser chaque renonciation
d’hypothèque, de subrogation ou de rang :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
A6.    Travaux de construction –Accepter des devis et des offres pour l’exécution de travaux de
construction, y compris les travaux d’études relatifs à ceux-ci, et adopter tous les actes nécessaires
découlant de ces travaux :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux ;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management, agissant à deux,  pour des montants
jusqu’à 50.000 eur (par ordre de réparation).
A7.    Réparations à des biens immobiliers  – Accepter des devis et des offres pour l’exécution de
réparations à des biens immobiliers, et poser tous les actes nécessaires découlant de ces travaux.
Lorsque le coût de la rénovation est supérieur à 100.000 eur, on la considère comme une nouvelle
construction (article A6.) :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management, agissant à deux,  pour des montants
jusqu’à cinquante mille euros (50.000,00 €) (par ordre de réparation).
A8.    Contrats d’entretien – Demander, négocier et accepter des offres, signer, transmettre et
envoyer des contrats d’entretien de biens immobiliers, et poser tous les actes qui en découlent :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management, CIO et
Responsable Property & Finance Management, agissant à deux,  pour des montants jusqu’à
cinquante mille euros (50.000,00 €) (par contrat d’entretien).
A9.    Mises en demeure, plans de remboursement et règlements – Signer des mises en demeure, et
négocier et signer des accords par rapport à des défauts de paiement dans le cadre de contrats
relatifs à des biens immobiliers :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux ;
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO ou Responsable Property & Finance Management  agissant  à deux,  pour des montants
jusqu’à vingt-cinq mille euros (25.000,00 €).
A10. Investissement ou désinvestissement dans des sociétés immobilières – Procéder à l’achat ou la
vente d’actions, et/ou l’inscription ou le remboursement d’obligations (convertibles ou autres) dans
des sociétés immobilières aux prix, frais et conditions jugés raisonnables par le mandataire, et
négocier le purchase share agreement nécessaire ou utile à cela :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
A11. Financement d’investissements directs ou indirects en immobilier – Conclure, résilier ou
modifier des contrats de crédit par rapport au parc immobilier propre, y compris la constitution des
garanties nécessaires en la matière :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
A12. Désigner un gestionnaire immobilier si cette activité n’est pas exécutée par FRE elle-même -
Signer, résilier, compléter ou autrement modifier des contrats de gestion par rapport aux biens
immobiliers dont FRE a la propriété :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
A.13 Subdélégation – Déléguer les responsabilités partielles qui leur sont assignées dans le cadre
du présent titre « Immobilier» au moyen d’une procuration :
- CEO, CLO, CFO, CIO, agissant à deux.
B. Autres domaines
B1.   Actions en justice – Déposer des conclusions, autant comme demandeur que comme
défendeur, par rapport à des poursuites judiciaires devant les tribunaux, et/ou procédures d’
arbitrage; décider d’entamer ou d’arrêter ces procédures ; assurer le suivi juridique de ces cas, et en
obtenir l’exécution avec chaque recours possible; concilier, conclure des accords transactionnels et
des compromis; Octroyer des décharges par rapport à des contrats spécifiques; décider d’accepter
ou non des jugements rendus ; approuver, transmettre, envoyer ou signer de la correspondance ou
des instructions à des avocats.
- CFO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate, Responsable Project Management Real
Estate, CIO et Responsable Property & Finance Management pour des affaires en justice relatives
aux activités de l’immobilier, agissant seuls.
- CLO et Responsable Ressources Humaines pour des affaires en justice relatives aux activités
Ressources Humaines, agissant seuls ;
- CLO et Responsable Facility Management pour des affaires en justice relatives aux activités Facility
Management, agissant seuls.
B2.   Transactions BPost – Effectuer toutes les transactions nécessaires dans le cadre de l’envoi de
correspondance ordinaire ou recommandée :
- Responsable Facility Management, agissant seul.
B3.   Vol et fraude par rapport à des biens ou des collaborateurs  – Prendre les mesures
nécessaires, et déposer plainte en cas de vol et de fraude par rapport à des biens ou des
collaborateurs :
- Responsable Facility Management agissant seul.
B4.   Contrats/commandes Facility Management – Approuver, transmettre, envoyer ou signer chaque
contrat dans le cadre de la gestion et l’entretien des bâtiments et des services de support, dont le
montant se réfère au prix des biens et/ou services repris dans le contrat :
- CLO et CFO, agissant seuls, pour des montants jusqu’à cent mille euros (100.000,00 €)
- Responsable Facility Management, agissant seul, pour des montants jusqu’à vingt-cinq mille euros
(25.000,00 €)
B5.    Commandes de services HR et de matériel dans le cadre de l’exercice de la fonction HR  –
Approuver, envoyer et signer des contrats par rapport à l’emploi de travail ou de la livraison de
matériaux dans le cadre de l’exercice de la fonction HR, dont les voitures (de leasing), le cas échéant
limité à un montant maximal, qui se réfère a un montant total payé pour tel livraison, leasing ou
emploi, le cas échéant considéré comme un montant brut et/ou sur base annuelle. 
- CEO agissant seul pour les offres de contrat de travail ;
- CLO, agissant seul, pour les contrats de travail d’un montant de rémunération annuelle jusqu’à cent
mille euros (100.000,00 €) et pour les autres contrats, jusqu’à un montant de cent mille euros
(100.000,00 €);
- Responsable Ressources Humaines, agissant seul, pour les contrats de travail d’un montant de
rémunération annuelle jusqu’à vingt-cinq mille euros (25.000,00 €), et pour les autres contrats, jusqu’
à un montant de vingt-cinq mille euros (25.000,00 €).
B6.  Ouverture et fermeture de comptes - L’ouverture et la fermeture de comptes espèces ou titres,
ainsi que l’attribution des mandats pour ces comptes par rapport à l’activité d’investissement autre
qu’en biens immobiliers pour compte des entreprises d’assurance :
- Responsable Accounting et Consolidation, agissant seul.
B7 Dépôt de déclarations fiscales et parafiscales –
Désigner une personne interne pour compléter et déposer les documents de déclarations fiscales et
parafiscales sur les sites ad-hoc (liste non-exhaustive : TVA, précomptes mobiliers et immobiliers,…)
- Responsable Accounting et Consolidation, agissant seul.
B8.  Exécuter des paiements –  Exécuter des paiements, par le biais d’Isabel ou non.
- CEO, CLO, CFO, COO, CIO, CTO, Responsable Accounting et Consolidation, Responsable
Ressources Humaines, Responsable Facility Management,  Responsable Client Service IARD,
Responsable Client Service Non-Vie & Vie,                 Responsable Focus Team S1 & AT,
Responsable Change Management et Responsable Technology Department RUN, agissant à deux.
C. Pouvoirs de représentations transversales
C1.   Représentations générales – Représenter Federale Real Estate, poser tous les actes en son
nom auprès de toutes les administrations, et exiger tous les mandats par rapport aux exigences
imposées par la loi et les règlements : 
- CEO, CFO, COO, CLO, CCO, CTO, agissant seuls.
C2.   Représentations dans le cadre d’intérêts professionnels – Représenter Federale Real Estate
lors de la constitution ou lors des réunions de toutes les personnes morales, groupements et/ou
institutions ayant pour but d’organiser ou de défendre les intérêts professionnels ou autres :
- CEO, CFO, COO, CLO, CCO, CTO, CIO, Responsable Legal/Sales/Letting Real Estate,
Responsable Project Management Real Estate, Responsable Property & Finance Management,
Responsable Accounting et Consolidation, Responsable Ressources Humaines et Responsable
Facility Management, agissant seuls.
 
 
Annexe : POUVOIRS DE SIGNATURE
De Troch Tom – Chief Executive Officer (CEO) –  président du comité de direction
Vergeylen Véronique – Chief Legal Officer (CLO) – membre du comité de direction
responsable hiérarchique de :
    •   Loppe Annick– Responsable Ressources Humaines
    •   Vandebotermet Vinciane– Responsable Facility Management
    •  Wattiez JeanLouis - Responsable Change Management 
 
 Ergo Tiny – Chief Financial Officer (CFO) – membre du comité de direction
responsable hiérarchique de :
    •  Lovinfosse AndréFrançois – Responsable Property & Finance Management
    •  Mayeur JeanMarc – Chief Investment Officer (CIO)
    •  Omid Amir – Responsable Project Management Real Estate
    •   Renard Vincent– Responsable Accounting et Consolidation
    •  Smeesters Trudo – Responsable Legal / Sales / Letting Real Estate
Bollen Jean-Marie – Chief Commercial Officer (CCO)
Van Steen Werner – Chief Operating Officer (COO)
responsable hiérarchique de :
    •  De Smedt Rudy – Responsable Client Service NonVie & Vie
    •  Michel Patrick – Responsable Client Service IARD
    •  Van Vlaenderen Carl – Responsable Focus Team S1 & AT
Berckmoes Ariane – Chief Technology Officer (CTO)  
responsable hiérarchique de :
    •  Clement Stefaan – Responsable Technology Department RUN
 
 
Pour extrait conforme
Le Notaire Charles HUYLEBROUCK