Ondernemingsnr 1002.071.762
Naam
ROYAL GOLFCLUB OUDENAARDE	(voluit):
(verkort):
Naamloze vennootschap	Rechtsvorm:
Kortrijkstraat 52	Volledig adres v.d. zetel:
9790 Wortegem
Onderwerp akte : Notulen Raad van Bestuur
Uit het uittreksel van de notulen van de Raad van Bestuur van de NV "ROYAL GOLFCLUB OUDENAARDE"
gehouden op de zetel van de vennootschap de dato 9 november 2023 blijkt het volgende:
( ... )
2. AANVAARDING BENOEMING ALS BESTUURDER
Alle bestuurders van de Vennootschap, te weten:
Tack Thomas, wonend te 9636 Zwalm (Nederzwalm-Hermelgem), Lindestraat 44;	-
Santens Anne, wonend te 9790 Wortegem-Petegem, Deinzestraat 98;	-
Santens Bernard, wonend te 9700 Oudenaarde, Katteberg 142;
Morton Christopher, wonend te 9772 Kruisem, Wannegem-Ledestraat 36;
Derveaux Katrien, wonende te 9000 Gent, Lange Violettestraat 247;	-
Delmulle Rudy, wonend te 9790 Wortegem-Petegem, Bouvelostraat 39;	-
Santens Frank, wonend te 9772 Kruisem, Leedsestraat 14;	-
Vindevogel Anne-Marie, wonend te 9750 Kruisem, Huisgaverstraat 18;
Van Welden Angélique, wonend te 9771 Kruisem, Breeakkerstraat 1.
bevestigen voor zoveel als nodig hun mandaat als bestuurder in de Vennootschap.
3. VERKIEZING VOORZITTER
De voorzitter leest de kandidaturen voor die werden gesteld voor de functie van Voorzitter van de raad
van bestuur, nl Mevrouw Anne Santens, voornoemd.
De voorzitter roept op tot kandidatuurstelling voor de functie van vice-voorzitter. Mevrouw Katrien
Derveaux, voornoemd, verklaart zich kandidaat te stellen voor de functie van vice-voorzitter.
Stemming:
Nadat de stembriefjes werden uitgedeeld, ingevuld en geteld door de Voorzitter:
een periode van 4 jaar om te eindigen na de jaarvergadering van 2027: Mevrouw Anne Santens
voornoemd, die verklaart dit mandaat te aanvaarden.
beslist de raad unaniem tot de functie van vice-voorzitter van de raad van bestuur te verkiezen voor
een periode van 4 jaar om te eindigen na de jaarvergadering van 2027: Mevrouw Katrien Derveaux
voornoemd, die verklaart dit mandaat te aanvaarden.
( ... )
6. REGELING DAGELIJKS BESTUUR: INSTELLING COLLEGE DAGELIJKS BESTUUR
- SAMENSTELLING - WERKWIJZE EN VERTEGENWOORDIGING
Instelling dagelijks bestuur
De raad beslist met toepassing van artikel 7:121 WVV en artikel 13 van de statuten een dagelijks
bestuur in te stellen en bepaalde van zijn bestuursbevoegdheden over te dragen. Dit orgaan van
dagelijks bestuur zal onder het toezicht van de raad staan en aan haar rapporteren.
Samenstelling
De raad beslist dat het dagelijks bestuur zal bestaan uit drie leden. De leden zijn natuurlijke personen,
waarvan het eerste lid een bestuursmandaat in de vennootschap heeft, het tweede lid ofwel een
bestuursmandaat in de vennootschap heeft ofwel aandeelhouder is van de vennootschap, en het
derde lid ofwel een bestuursmandaat in de vennootschap heeft ofwel aandeelhouder is van de
vennootschap ofwel een derde, bij voorkeur met een patrimoniaal belang in de vennootschap.
De raad benoemt de leden van het dagelijks bestuur met een meerderheid van twee derde van de
stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders bij anonieme en schriftelijke stemming.
Indien bij de eerste stemming niet alle mandaten worden ingevuld met twee derde meerderheid, zal
er onmiddellijk overgegaan worden tot een tweede stemming voor de niet ingevulde mandaten waarbij
een gewone meerderheid van stemmen volstaat.
Onder de leden van het dagelijks bestuur benoemt de raad van bestuur een voorzitter met twee derde
meerderheid van stemmen bij anonieme en schriftelijke stemming. Indien bij de eerste stemming het
mandaat niet wordt ingevuld, zal er onmiddellijk overgegaan worden tot een tweede stemming waarbij
een gewone meerderheid van stemmen volstaat. Bij ontstentenis van voorzitter wordt het
voorzitterschap waargenomen door de oudste in jaren van de aanwwezige leden van het dagelijks
bestuur.
Dezelfde persoon kan niet meer dan 1 van volgende functies bekleden: Voorzitter algemene
vergadering en raad van bestuur of lid college dagelijks bestuur.
Zij worden benoemd voor een periode van zes jaar door de raad van bestuur. Hun mandaat kan op
elk ogenblik door de raad van bestuur herroepen worden met meerderheid van twee derde van de
stemmen. Zij zijn herbenoembaar. Op het ogenblik van de benoeming mag een lid niet de leeftijd van
70 jaar hebben bereikt.
Ten titel van overgangsbepaling zullen de eerste leden van het dagelijks bestuur worden benoemd
respectievelijk voor 2, voor 4 en voor 6 jaar, om de continuïteit in de werking van het comité te
verzekeren.
Elk lid kan steeds zelf ontslag nemen en zal dan worden vervangen tijdens de eerstvolgende raad van
bestuur.
Werkwijze
Het college dagelijks bestuur komt vierentwintig maal per jaar bijeen en vergadert telkens het belang
van de vennootschap dit vereist of één van zijn leden daarom verzoekt.
De vergaderingen worden gehouden op de zetel van de vennootschap.
Het college dagelijks bestuur kan slechts geldig beraadslagen en beslissen indien al zijn leden
aanwezig zijn of deze leden per telefoonconferentie of videoconferentie hebben deelgenomen en
gestemd. De stemming door de leden die per telefoonconferentie of per videoconferentie deelnemen
van stemmen van de leden van dagelijks bestuur te worden aangenomen. Ingeval geen consensus
wordt gevonden, wordt dit voorgelegd op de eerstevolgende raad van bestuur, die er dan over beslist.
Ingeval van hoogdringendheid wordt een raad van bestuur bijeengeroepen in de kortst mogelijke
termijn.
Het college dagelijks bestuur brengt verslag uit aan de raad van bestuur via zijn voorzitter. Het
dagelijks bestuur licht de raad van bestuur in de mate van het mogelijke vooraf in over alle belangrijke
beslissingen die genomen moeten worden. Het dagelijks bestuur kan te allen tijde worden uitgenodigd
op één van de vergaderingen van de raad van bestuur om inlichtingen in te winnen. De besluiten van
de raad van bestuur moeten door het dagelijks bestuur gevolgd en nageleefd worden.
Bevoegdheden
Voor de omschrijving van de bevoegdheden van het dagelijks bestuur wordt verwezen naar artikel
7:121, tweede lid WVV waaronder onder meer wordt begrepen, zonder hierbij een limitatieve
opsomming te willen geven:
Het beheer, advies en controle van de dagdagelijkse werking en exploitatie van de golfdclub,
waaronder:
Het voorbereiden van de strategie en het beleid van de vennootschap en van vergaderingen
van de algemene vergadering en raad van bestuur;
- Het doen uitvoeren en toezien op de uitvoering van alle besluiten van de raad van bestuur;
- Ter uitvoering van de strategie: het ontwerpen, uitwerken en uitvoeren van de
investeringsprojecten.
Het advies en toezicht op het technisch beheer, op het onderhoud van terreinen, op de
uitvoering van geplande werken;
Het adviseren en controleren van het personeel, het aannemen, het onderhandelen en
afsluiten van arbeidsovereenkomsten, het ontslaan van personeel;
- Het opstarten en opvolgen van juridische dossiers, het opvragen van juridische bijstand en
advies;
· Het voorbereiden van ontwerp van jaarrekening en jaarverslag, het organiseren en controleren
van de boekhouding, aangiftes voor BTW en andere belastingen, het opvragen van financieel
advies en bijstand;
Het controleren van de aankopen van materieel en materiaal en voorraden, het nazien van de	-
bankverrichtingen, het aansturen en controleren van het commercieel beheer.
Vertegenwoordiging
Indien meerdere personen tot het dagelijks bestuur worden benoemd vormen zij een college. In dit
geval zal de vennootschap voor alle aangelegenheden van dagelijks bestuur binnen het budget,
rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door 2 leden van het dagelijks bestuur, samen optredend.
Bij transacties buiten het budget of hoger dan het geïndexeerd bedrag van 100.000 euro is een
handtekening door twee leden van de raad van bestuur nodig, andere dan de leden van het dagelijks
bestuur.
Dit bedrag van 100.000 euro wordt jaarlijks aangepast aan de gezondheidsindex volgens volgende
formule: geïndexeerd bedrag x nieuwe index (maand voorafgaandelijk aan de aanpassing van elk
jaar): basisindex (maart 2014, zijnde 121,72).
Indien deze bevoegdheden overschreden worden, zijn de leden van het dagelijks bestuur hoofdelijk
en ondeelbaar aansprakelijk voor de gevolgen ervan.
Het college dagelijks bestuur kan binnen het kader van haar bevoegdheden overeenkomstig vorige
alinea bijzondere volmachten verlenen aan iedere lasthebber.
7. BENOEMING LEDEN COLLEGE DAGELIJKS BESTUUR - BEZOLDIGING
De voorzitter vraagt de kandidaturen voor de functies van lid van het College van dagelijks bestuur.
Deze kandidaturen worden gegeven door Anne-Marie Vindevogel, Johan Santens, Bernard Santens
Stemming:
Nadat de stembriefjes werden uitgedeeld, ingevuld en geteld door de Voorzitter:
beslist de raad om tot de functie van lid van het college van dagelijks bestuur te verkiezen:
de Heer Johan Santens, wonend te 9700 Oudenaarde, Tivolistraat 133, die hier tussenkomt en	1.
verklaart te aanvaarden, voor een duur van 6 jaar om te eindigen op de raad van bestuur voorafgaand
aan de jaarvergadering van 2029:
de Heer Bernard Santens voornoemd, die verklaart te aanvaarden, voor een duur van 4 jaar om	2.
te eindigen op de raad van bestuur voorafgaand aan de jaarvergadering van 2027:
3. Mevrouw Anne-Marie Vindevogel, voornoemd, die verklaart te aanvaarden, voor een duur van 2
jaar om te eindigen op de raad van bestuur voorafgaand aan de jaarvergadering van 2025:
Wordt benoemd tot voorzitter van het college van dagelijks bestuur, met ingang op heden:
Mevrouw Anne-Marie Vindevogel voornoemd, die aanvaardt.
( ...
8. MACHTIGING NOTARIS EN ACCOUNTANT TOT PUBLICATIE EN FORMALITEITEN
FISCUS
De raad beslist machtiging te verlenen aan notaris Christian Van Belle, notaris te Gent die zijn ambt
uitoefent in de BV "NOTAS, geassocieerde notarissen" te 9000 Gent, Kouter, 27, om de formaliteiten
te vervullen nodig voor de publicatie van een uittreksel van onderhavige notulen in de Bijlage tot het
Belgisch Staatsblad.
De raad verleent een bijzondere volmacht aan "Bekaert-Callebaut accountancy" te 9700 Oudenaarde,
Meersbloem Leupegem, 50, evenals aan haar bedienden, aangestelden en lasthebbers, elk van hen
bevoegd om afzonderlijk te handelen en allen woonplaats kiezende op de zetel van de Vennootschap,
met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, om alle nuttige of noodzakelijke formaliteiten te vervullen en
tot het afsluiten van alle overeenkomsten en akkoorden, die ten gevolge van deze akte noodzakelijk
zijn, bij alle private en publiekrechtelijke instellingen en onder meer met betrekking tot de
ondernemingsrechtbanken, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de ondernemingsloketten, de
BTW-administratie, de andere fiscale administraties en andere instanties, ten einde in naam van de
Vennootschap alle documenten te ondertekenen.
( ... )
Christian Van Belle
Notaris