Nº d'entreprise : 801 463 389
Nom
(en entier) : LES COPAINS D'ABORD FLEURUS
LCAF	(en abrégé) :
Forme légale : ASBL
Adresse complète du siège : RUE PHILIPPE DEMOULIN 19 7181 ARQUENNES
Objet de l'acte : DEMISSION, NOMINATION, MODIFICATION DES STATUTS, MODIFICATION
DU SIEGE SOCIAL,
Procès - verbal de l'assemblée générale du Conseil d'administration du 09 février 2025
Présents :
Sont présents ou représentés, réunis en assemblée générale, les 2/3 des membres effectifs nécessaires à
l'assemblée générale de l'ASBL Les Copains D'abord Fleurus :
ROBIN Julien
WILLAME Frédéric
TONNEAU Marc
FLAMEZ Fabian
MERCIER Michael
VANKERKHOVEN Martine
GUTIERREZ Sara
L'organe d'administration vote et valide la modification des statuts de l'ASBL « Les Copains D'abord Fleurus
» préalablement voté lors de l'AG du 09 février 2025 avec la présence des 2/3 des membres effectifs et les
modifications suivantes :
L'organe d'administration vote la démission de TONNEAUX Marc au poste de trésorier.
L'organe d'administration vote la démission de FLAMEZ Fabian au poste de vice-trésorier.
L'organe d'administration vote la nomination de FLAMEZ Fabian au poste de trésorier
L'organe d'administration vote la nomination de TONNEAUX Marc au poste de responsable de la sécurité
du groupe.
L'organe d'administration vote la nomination de MERCIER Michael au poste de secrétaire.
L'organe d'administration accepte la démission au poste d'administrateur de l'ASBL de Willame Donovan,
Hiquebrant Jonathan, Gille Laurent et Vandriesche Michaël.
L'organe d'administration vote le changement d'adresse du siège social à Chemin de Saint-Amand 23 6220
Fleurus.
L'organe d'administration a décidé de fixer la prochaine assemblée générale le
18 mai 2025 à 10H.
Le président clôture cette assemblée générale d'adminitsration à 16H.
SATUTS DE L'ASBL « LES COPAINS D'ABORD FLEURUS »
Chapitre. I - Dénomination, siège, durée, but
Art 1 .- L'association est dénommée Association de Gilles " Les Copains D'abord FLEURUS '
Il pourra par simple décision de l'organe d'administration, être transféré dans tout autre endroit en région
wallonne.
Art 3 .- L'association a pour but la participation à Fleurus à la cavalcade de Pâques et à ses préparatifs ou à
toute autre participation dans le respect de l'éthique du Gille et dans la tradition du folklore Fleurusien.
L'association peut également coopérer à l'organisation de fêtes et manifestations diverses.
Elle ne poursuit aucun but lucratif.
Elle peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet. Elle peut
notamment prêter son concours et s'intéresser à toute activité similaire à son objet.
Chap. Il - Membres, admission, démission, exclusion.
Art 4 .- Nulle ingérence politique ou philosophique n'est admise au sein de l'association.
Art 5 .- L'association est constituée pour une durée illimitée.
Art 6 .- La société est formé de membres effectifs et de membres d'honneur. Le nombre minimum de
membres effectifs ne peut être inférieur à six gilles. La société comptera un membre d'honneur, si après nommé
: Peeters Claude.
Art 7 .- Seuls les membres effectifs et adhérents sont autorisés à participer aux activités de l'association
Les membres effectifs participent aux activités de l'association en tant que Gille.
Les membres adhérents de sexe masculin participent aux activités de l'association en tant que Gille.
Les articles 10 - 11 - 12 - 13 sont applicables aux membres adhérents.
Art 8 .- Est considéré comme membre effectif, toute personne majeure ou mineure de sexe masculin qui a
versé la cotisation d'inscription complète (droit d'inscription et cotisation complète) dont le montant est fixé par
l'organe d'administration.
Cette somme peut varier au fil des ans, et ce au prorata du nombre de membres inscrits.
Art 9 .- Pour être accepté le membre effectif doit présenter sa candidature à l'organe d'administration qui
statue à la majorité des voix de l'acceptation ou du refus de l'inscription, sa décision est sans appel et ne doit
pas être justifiée.
Le quotta des membres effectifs est fixé chaque année par l'organe d'administration.
Art. 10 - Après notification de son acceptation le membre doit signer la copie des présents statuts et du
règlement d'ordre intérieur et s'y conformer en tous points. La signature du représentant légal est exigée pour
les membres mineurs d'âge.
Art 11 .- Tout membre effectif peut se retirer de l'association en envoyant sa démission par lettre
recommandée ou par mail au Président de l'organe d'administration.
Art 12 .- Tout membre qui par son attitude, son comportement ou un acte posé, porte atteinte à la renommée,
la réputation ou la sécurité de l'A.S.B.L. et ne respectant pas le R.O.I, sera convoqué devant l'organe de
discipline, composé du Président ; trésorier ; vice-président et responsable sécurité, qui prendra une décision
sur la sanction à infliger suivant la gravité de la faute commise par le membre effectif.
Pour pouvoir se justifier de ses actes, le comité prendra alors une décision sur l'attitude à adopter vis à vis
de ce membre.
Le membre incriminé peut être suspendu pour un temps limité ou exclu de l'association suivant la gravité
des faits qui lui sont reprochés.
Son exclusion éventuelle ou toutes éventuelles sanctions sera prononcée par l'organe de discipline
uniquement.
Le membre suspendu ou exclu a le droit de faire appel de la décision en se justifiant devant l'organe
d'administration par rapport aux faits qui lui sont reprochés.
Art 13 .- Tout membre exclu ou démissionnaire, ainsi que les héritiers d'un membre décédé n'ont aucun droit
sur l'avoir social de l'association. Ils ne peuvent, en conséquence, réclamer aucun compte ni faire apposer les
scellés sur les papiers et registres de l'association, ni faire procéder à un inventaire des valeurs sociales.
Sa cagnotte de participation lui sera toutefois remboursée, à l'exclusion des frais occasionnés.
Chap. III - Organe d'administration.
Art 14 .- L'association est administrée par un organe d'administration composé de 6 membres au moins.
Les administrateurs sont choisis parmi les membres ayant posé leur candidature au conseil d'administration
et ayant au moins cinq années au sein de l'ASBL, il(s) est (sont) choisi(s) par cet organe d'administration et sa
(leur) nomination est confirmée par l'assemblée générale.
Art 15 .- Le président, le trésorier, le vice-président et le responsable sécurité sont en place pour une durée
de six années et seront ensuite sortant et rééligibles pour une période de six ans. Les autres membres de
l'organe d'administration sont élus pour une période de trois ans et seront ensuite sortant et rééligibles pour
une période de trois ans.
Art 16 .- Pour présenter sa candidature aux élections comme membre de l'organe d'administration, il faut
être majeur et avoir participé au minimum à trois cavalcades de Pâques sans interruption comme membre
effectif au sein de l'A.S.B.L.de gilles" Les Copains D'abord Fleurus". Il ne faut pas être ou avoir été sanctionné
pour une faute grave tombant sous le couvert de l'article 12 pendant les cinq années qui précèdent sa
candidature.
Art 17 - Sous le contrôle du président, ce conseil élit en son sein, le vice-président, le secrétaire, le vice-
secrétaire, le trésorier, le vice-trésorier, le responsable de la sécurité du groupe et tout autre poste à pourvoir.
Le comité de GESTION est constitué de 2 personnes issues de l'organe d'administration, le président en
est membre de droit et le trésorier. Le comité de gestion sera en charge des comptes de l'ASBL, du dépôt des
documents légaux, de la gestion du compte en banque et de tous les pouvoirs accordés par la loi.
Art 18 - L'organe d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire tout acte
d'administration qui intéresse l'association à l'exception de ceux réservés à l'assemblée générale par la loi ou
les présents statuts.
Art 19 - Les administrateurs ne contractent en raison de leur fonction aucune obligation personnelle et ne
sont responsable que de l'exécution de leur mandat exercé à titre gratuit.
Art 20 - Seuls le président et le trésorier ou un administrateur désigné par l'organe d'administration sont
habilités à accepter à titre provisoire ou définitif les libéralités faites à l'association et pour accomplir toutes les
formalités nécessaires à leur acceptation.
Sont désignés : ROBIN Julien, Président
FLAMEZ Fabian, Trésorier
Art 21 .- L'organe d'administration composé des administrateurs effectifs, des commissaires et honoraires
se réunit, sur convocation contenant obligatoirement l'ordre du jour, une fois par trimestre au moins, et autant
de fois que les circonstances l'exigent. Il a pour fonction la gestion et le bon fonctionnement de l'association
ainsi que l'élaboration des règlements nécessaires à ce bon fonctionnement. Il organise tout ce qui est
nécessaire aux différentes activités de l'association.
Le président, en tant que représentant de l'association et de l'organe d'administration, les représente dans
les actes judiciaires et extra-judiciaires.
Art 22 - L'organe d'administration a un droit de regard et de vérification des comptes tenus par le Trésorier
et le vice-trésorier. Il pourra s'il en estime la nécessité convoquer tous les membres en assemblée générale.
Art 23 - Les décisions au sein de l'organe d'administration sont prises à la majorité simple des membres
présents avec obligation de la moitié des membres présents ou représentés par rapport à la totalité des
membres de l'organe d'administration.
L'organe d'administration délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.
Les membres de l'organe peuvent se faire représenter par un autre administrateur porteur d'une procuration
écrite et dûment signée par le membre absent.
Un administrateur ne peut être porteur que d'une procuration
Lors des votes, le président ou son remplaçant est en possession de 2 voix.
Les membres suppléants ne sont pas comptabilisés dans ce nombre, ils n'ont pas droit de décision mais
uniquement un droit de consultation.
Les votes blancs, nuls ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités.
En cas de partage des voix celle du président ou son remplaçant est primordiale
Art 24 - Le membre de l'organe d'administration concerné lui-même ou un membre de sa famille au 1er ou
2ième degré par une décision à l'ordre du jour ne prendra pas part aux délibérations ou au vote de l'organe
d'administration
Art 25 - Les membres de l'organe d'administration sont tenus d'excuser au Président ou au vice-président
leur absence aux réunions pour lesquelles ils sont convoqués, trois absences non excusées pendant l'année
sociale en cours, feront l'objet d'une proposition d'exclusion de l'organe d'administration proposée par l'organe
d'administration et acceptée ou refusée par l'assemblée générale.
Art.26 - Le président : est élu parmi les membres du conseil d'administration, par l'organe d'administration
statuant à la majorité des deux/tiers des voix présentes.
Il sera sortant, et rééligible s'il le désire, après la période de six années de son mandat d'administrateur au
sein de l'organe d'administration.
Il ne pourra être démis de ses fonctions qu'en réunion de l'assemblée générale statuant à la majorité des
deux/tiers des voix présentes ou représentées et avec motivation de la décision.
Il a la responsabilité de présider les réunions de l'organe d'administration et les assemblées générales. Il
est aidé dans sa tâche par un vice-président qui le remplace le cas échéant et qui sera élu comme les autres
membres de l'organe d'administration. Le président est le responsable de l'organe de discipline et peut
sanctionner ou exclure un membre de l'organe d'administration sans besoin de l'approbation du reste de
l'organe d'administration.
Le Vice-président : est élu au sein de l'organe d'administration, il assume le rôle donné par le président.
Le secrétaire : est élu au sein de l'organe d'administration, il est chargé des écritures et communique aux
membres tous les renseignements nécessaires au bon fonctionnement de l'association. Il s'occupe de la
correspondance et notifie l'ordre du jour décidé par l'organe d'administration, pour les diverses réunions.
Il est chargé de rédiger et de conserver les procès verbaux des réunions et assemblées générales qui
pourront être consultés par tous les membres après demande écrite au président.
Le trésorier : est élu au sein de l'organe d'administration, il a la gestion des comptes de l'association, il
présentera le bilan des fonds lors de l'assemblée générale d'après Pâques. Il sera tenu de présenter ses
comptes à chaque demande de l'organe d'administration. Il seconde le président dans la gestion de l'ASBL.
Le responsable de la sécurité du groupe : est élu au sein de l'organe d'administration, il est chargé de la
cohésion du groupe de gilles durant toutes les sorties carnavalesques. Il sera, avec le Président, la personne
de référence pour représenter le groupe durant chaque sortie carnavalesque. Son rôle est la gestion de la
sécurité du groupe et l'application du R.O.I. Il sera aidé par deux commissaires. Il sera le responsable du groupe
lors des sorties carnavalesque en cas d'absence du président.
Art 27 - Les commissaires seront élus pour une période de un an afin d'aider le comité en place dans la
gestion du groupe de gille durant les sorties carnavalesque. Ils auront uniquement un rôle de conseil lors des
réunions de l'organe d'administration, leurs votes seront uniquement indicatifs et non décisifs. Ils seront réélu
par l'organe d'administration.
Art 28 - L'organe de discipline peut prendre des mesures disciplinaire envers les membres et les membres
de l'organe d'administration et est composé du président, vice-président, du trésorier, du secrétaire et du
responsable sécurité.
Art 29/30 - NEANT
Chap. IV - Assemblées Générales.
Art 31 .- L'assemblée générale est composée des membres effectifs et des membres du conseil
d'administration.
Art 32 - Sont réservés à la compétence de l'assemblée générale :
- L'élection par vote secret des membres candidats à l'organe d'administration comme membres effectifs ou
commissaires en remplacement des membres démissionnaires, exclus ou décédés.
- Le vote secret ou à main levée pour toutes décisions modifiant, complétant ou améliorant les présents
statuts ou dépassant les limites et pouvoirs d'organe d'administration.
- L'approbation des comptes et budgets présentés après Pâques.
Outre toutes les compétences qui lui sont conférées par la loi et non reprises spécifiquement aux présents
statuts.
- L'assemblée générale se réunira minimum 2 fois par an, la première fois au plus tard 3 semaines avant
Pâques et 1 mois après Pâques pour la deuxième fois ou à tout autre moment jugé indispensable par l'organe
d'administration.
Art 33 .- L'assemblée générale convoquée par e-mail envoyé quinze jours avant la date de la réunion et
précisant l'ordre du jour, délibère valablement quel que soit le nombre des membres effectifs présents.
Elle est présidée par le Président de l'association, ou à défaut de celui-ci, par la personne désignée par le
président.
Art 34 .- Les décisions se prennent à la majorité simple des membres présents et des membres de l'organe
d'administration pour toute modification des présents statuts où les 2/3 des membres seront requis
Les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans un registre de procès verbaux signés par le
Ce registre est conservé chez le secrétaire, tous les membres peuvent en prendre connaissance sur simple
demande mais sans déplacement du registre.
Tous associés ou tiers justifiant d'un intérêt peuvent demander des extraits signés par le président de
l'organe d'administration et par un administrateur.
Toute modification aux statuts doit être publiée dans le mois de sa date aux annexes du "Moniteur Belge".
Il en est de même de toute nomination, démission ou révocation d'administrateur.
Chap.V - Cotisation, cagnotte.
Art 35 - L'organe d'administration fixe annuellement le montant de l'inscription qui devra être versée par
tous les membres effectifs, adhérents et d'honneur à la première assemblée générale d'après la cavalcade ou
au plus tard à la première cagnotte que le membre participe, limité au mois de janvier ou lorsque le quota des
membres fixé par l'organe d'administration est atteint.
Le montant de l'inscription ne pourra être supérieur à 40 €, et ce non compris les frais de location de
costume.
Art 36 - Les membres non en règle du paiement de l'inscription après la prise des mesures de janvier seront
considérés comme démissionnaires en l'absence d'une réponse à un rappel de l'association envoyé par courrier
recommandé ou par mail.
Art 37 - Le montant de la cotisation de participation est fixé annuellement au plus tard en décembre par
l'organe d'administration et sera encaissée par fractions mensuelles les deuxièmes dimanches du mois au local
ou à tout autre moment ou endroit décidé par l'organe d'administration.
Art 38 - Le membre devra posséder sur sa cagnotte à la date fixée par l'organe d'administration, la totalité
de sa cotisation de participation.
S'il n'en était pas ainsi, le costume ne serait pas réservé chez le costumier. La totalité de la valeur imposée
de la cotisation de participation devra être versée au trésorier le jour de la remise du costume.
Art 39 .- L'année sociale commence le 1ER mai et termine le 30 avril.
Chap. VI - Année sociale, comptes, budgets.
Art 40 .- Le costume et matériel seront remis au membre le vendredi précédant Pâques au plus tard, ainsi
que le solde positif de sa cotisation de participation après retrait du coût prévu de sa participation aux différentes
activités carnavalesques de l'association.
Art 41 .- Le compte de l'exercice écoulé et le budget de l'exercice suivant seront soumis annuellement à
l'approbation de l'assemblée générale prévue après la cavalcade.
La vérification des comptes sera réalisée par les membres de l'organe d'administration qui pourront se faire
assister de toute personne compétente.
Chap.VII - Modification des statuts, Dissolution.
Art 42 .- Toute modification aux statuts est de la compétence de l'assemblée générale statuant dans le
respect des conditions spéciales de présence, majorité et éventuellement homologation judiciaire requises par
la loi.
Art 43 .- La dissolution de la société ne peut être sollicité que si les 2/3 des membres effectifs sont présents
à l'assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet. Elle ne sera approuvée qu'à l'unanimité des voix
des membres présents.
Art 44 .- En cas de dissolution, l'assemblée générale désignera le ou les liquidateurs et l'avoir net, toutes
dettes éventuelles réglées, sera versé à une ou des œuvres caritatives choisies par l'assemblée générale.
Sous le contrôle du président, l'organe d'administration désigne suivant l'article 17 des présents statuts
ROBIN Julien en qualité de président
WILLAME Frédéric en qualité de vice-président
MERCIER Michael en qualité de vice-secrétaire
FLAMEZ Fabian en qualité de trésorier
TONNEAUX Marc en qualité de responsable sécurité du groupe
GUTIERREZ Sarah en qualité de membre
Chap.VIII : Règlements d'ordre intérieur
1-Les sorties en sarrau se feront en pantalon blanc, sabots, ramon et béret de la société
2-Les sorties en Gille se feront avec barrette, mouchoir de têtes noué réglementaire apertintaille à la taille
et sabots aux pieds.
3-Il est formellement interdit de garder les mains en poche, d'utiliser son téléphone, de boire, de manger et
de fumer au sein du groupe si ça devait s'avérer un avertissement vous sera signifié.
4-Les cheveux seront cachés convenablement par la barrette et ne pourront donc pas dépasser. La barbe
est autorisée mais devra être correctement taillée.
5-Le gille ne montrera jamais à la vue de tous sans son costume au complet.
6-Le gille sera attentif à ce que sa tenue vestimentaire soit toujours impeccable et se fera un honneur qu'il
en soit de même pour ses amis gilles, dans cette optique chacun se fera une joie d'aider les autres.
7-Le gille ne chante pas. Chanter à tue-tête n'est agréable pour personne. Profitons d'instant privilégiés où
chanter sera plus apprécié. Rappelons que nous payons tous une batterie et une musique afin de rythmer nos
pas. Essayons de respecter au maximum cela.
8-Le jet d'orange avec force est à proscrire afin d'éviter de blesser les spectateurs, ou les musiciens (en
jetant vers l'arrière), n'oublions pas que c'est une offrande, présentons l'orange aux enfant et personnes âgées,
ne jetons jamais cette orange à une personne inattentive.
Rappel : le gille est responsable des accidents corporels et matériels occasionnés par lui-même.
9-Le membre en état d'ivresse prononcée ou sous l'emprise de drogues, provoquant des incidents au sein
du groupe ou avec d'autre personnes sera prié de quitter le groupe immédiatement afin de ne pas nuire à la
réputation de la société. Un avertissement sera dressé et si l'incident est grave une sanction sera décidée.
-aliéna 1 : le gille qui par son attitude empêche le bon fonctionnement ou le bon déroulement des activités
de la société en n'obéissant pas aux membres du conseil d'administration et aux commissaires sera averti et
en cas de récidive sera sanctionné.
-aliéna 2 : Respect aux membres du conseil d'administration : le membre qui se rend responsable d'une
attaque verbale ou physique ou profère des paroles insultantes à l'encontre d'un membre du comité en place
ou d'un membre de la batterie et de la musique aura un avertissement ou une sanction suivant la gravité des
faits.
10-Lors des cortèges organisés, chaque gille restera au sein du groupe, deux membres féminines du comité
au titre de commissaire Sarah et Martine passeront pour vous signaler que le groupe a démarré et qu'il est
temps de le rejoindre afin de rester au complet, c'est à ce prix que la société sera admirée et respectée de tous
et toutes.
11-L'enfant qui n'est pas autonome ne pourra pas faire partie du cortège avec le groupe sauf s'il est porté
par un parent gille et ce pour des raisons compréhensibles de sécurité.
Il sera toutefois admis, dans le cadre de photos de se présenter avec un parent ou ami gille au sein du
groupe, sans exagération ni perturbation, et ce pour toute enfant inscrit à la société et habillé en tenue conforme
de gille.
12-Les enfants doivent se trouver à l'avant du groupe et respecter les directives des membres du comité
présent. Ils restent néanmoins sous la responsabilité de leurs parents.
13-Responsabilités des membres : le membre est responsable financièrement du matériel (costume,
chapeau, apertintaille, grelot ... etc.) mis à sa disposition lors des sorties.
Le membre est responsable des accidents ou incidents qu'il pourrait provoquer ou occasionner lors des
diverses activités de la société.