Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : Belgian Trauma Registration Initiative
(verkort) : BTRI
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel :
2650
België
Onderwerp akte : Oprichting
Edegem
Drie Eikenstraat 655
Ondergetekenden-oprichters:
- Belgische Vereniging voor Spoed- en Rampengeneeskunde (BeSEDiM) VZW, Avenue de l’Hôpital 1 bus B35,
4000 Luik, ingeschreven in het Rechtspersonenregister onder het nummer 0826.152.760
- Belgische Orthopedische Trauma Associatie (BOTA) VZW, Edgar Tinellaan 18, 2900 Schoten, ingeschreven in
het Rechtspersonenregister onder het nummer 0470.682.206.
 
op de VZW-oprichtingsvergadering van Belgian Trauma Registration Initiative (BTRI) geldig vertegenwoordigd
door:
- Voor BeSEDIM vzw: Sabine Lemoyne
- Voor BOTA vzw: Guy Putzeys
Waarvan volmachtdocument met akkoordverklaring als bijlage bij de oprichtingsakte
op 16-06-2022 zijn als volgt overeengekomen
 
BESLUIT 1.1
tussen hen een Vereniging Zonder Winstoogmerk op te richten en aanvaarden daartoe onderstaande statuten.
STATUTEN
I NAAM – RECHTSVORM – MAATSCHAPPELIJKE ZETEL – DUUR
1 NAAM – RECHTSVORM
1.1         Naam
1.1.1 De naam van de vereniging is Belgian Trauma Registration Initiative (de "Vereniging").
 
1.1.2 De Vereniging kan ook de afkorting "BTRI" gebruiken.
 
1.1.3 Alle akten, facturen, aankondigingen, publicaties, websites en andere documenten, al dan niet in
elektronische vorm, afkomstig van de Vereniging, bevatten de naam van de Vereniging, onmiddellijk
voorafgegaan of gevolgd door de woorden "vereniging zonder winstoogmerk" of de afkorting "NPA" ("VZW"), het
adres van de maatschappelijke zetel van de Vereniging, het ondernemingsnummer, het woord "register van
rechtspersonen" of de afkorting "RLE",  gevolgd door een vermelding van de rechtbank van de statutaire zetel
van de Vereniging, het e-mailadres en de website van de Vereniging, indien van toepassing, en het feit dat de
Vereniging in vereffening is, indien van toepassing.
 
1.2 Rechtsvorm
1.2.1 De Vereniging is een vereniging zonder winstoogmerk die wordt beheerst door de bepalingen van Boek 9
en andere toepasselijke bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen van 23 maart 2019
(gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 4 april 2019), zoals van tijd tot tijd kan worden gewijzigd.
 
0798180930
2 MAATSCHAPPELIJKE ZETEL
2.1 De maatschappelijke zetel van de Vereniging is gevestigd in het Vlaamse Gewest.
 
2.2 De statutaire zetel kan worden verplaatst bij besluit van de Raad van Bestuur, op voorwaarde dat deze
verplaatsing niet leidt tot de verplichting om de taal van de statuten te wijzigen op grond van de toepasselijke
wetgeving. Indien de overdracht een wijziging van de taal van de statuten vereist, heeft alleen de Algemene
Vergadering de bevoegdheid om een dergelijk besluit te nemen en daarbij te voldoen aan de bepalingen die van
toepassing zijn op een wijziging van de statuten.
 
2.3 Elke wijziging van de plaats van de maatschappelijke zetel van de Vereniging moet worden ingediend bij de
griffie van de ondernemingsrechtbank die bevoegd is voor het gerechtelijk arrondissement waarin de
maatschappelijke zetel is gevestigd en zal worden gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
 
3           DUUR
3.1 De Vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur.
 
II DOEL - ACTIVITEITEN
4            DOEL
4.1 Het belangeloos en wetenschappelijke doel van de Vereniging is het bevorderen en ondersteunen van de
registratie van ernstig trauma, en alle aspecten daarvan, in België.
 
5 ACTIVITEITEN
5.1 Ter bevordering van dit doel faciliteert de Vereniging traumaregistratie op landelijk niveau. Het gebruikte
platform wordt voornamelijk gevoed door het DGU-register en biedt toepassingen en processen voor efficiënte en
veilige gegevensverzameling, opslag en analyses in wetenschappelijke medische databases.  Aanvullende
gegevens kunnen worden verzameld naar goeddunken van de Raad.
 
5.2 De Vereniging kan activiteiten en acties ondernemen met betrekking tot de traumaregistratie, waaronder
maar niet beperkt tot:
- Het specificeren van de inhoud van het traumaregister, op zodanige wijze dat het verenigbaar is met andere
Europese registers.
- Ziekenhuizen uitnodigen om deel te nemen en hen te voorzien van de nodige informatie over het verzamelen,
opslaan en analyseren van gegevens.
- Het beheren van de binnenkomende gegevens, inclusief kwaliteitsborging van deze gegevens.
- Het ontwikkelen van data-analyse tools op het platform.
- Het analyseren van de gegevens met het oog op het beschrijven van ernstige trauma’s in België (bv.
demografie, statistieken over procesindicatoren met betrekking tot de zorgketen, patiënten-outcomes).
- Benchmarken van de resultaten tussen de deelnemende ziekenhuizen en op landelijk niveau.
- Rapportage (benchmarking) resulteert in wetenschappelijke publicaties na toestemming van de deelnemende
centra.
 
5.3 Bovendien kan de Vereniging andere activiteiten aangaan en alle andere acties ondernemen die nodig of
nuttig zijn voor de verwezenlijking van haar doel.
 
III LIDMAATSCHAP
 
6 AANTAL LEDEN
6.1 Er zijn minimaal twee (2) en maximaal twaalf (12) leden.
 
7 VOLLEDIG LIDMAATSCHAP
7.1 De vereniging bestaat uitsluitend uit volwaardige leden.
 
8   TOELATING
8.1 De volgende wetenschappelijke verenigingen zijn volwaardig lid van de vereniging. Zij worden "Volwaardige
Leden (Wetenschappelijke Verenigingen)" genoemd:
a. Belgische Vereniging voor Spoed- en Rampengeneeskunde (BeSEDiM) VZW, ingeschreven in het
Rechtspersonenregister onder het nummer 0826.152.760, en
b. Belgische Orthopedische Trauma Associatie (BOTA) VZW, ingeschreven in het Rechtspersonenregister onder
het nummer 0470.682.206.
 
8.2 Elk Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) benoemt zeven (7) natuurlijke personen als Stemhouders.
De ambtstermijn van deze Stemhouders is vier (4) jaar en kan worden verlengd.
Op elk moment kan het volwaardige lid (wetenschappelijke vereniging) besluiten om een van hun Stemhouders
te vervangen door een nieuwe natuurlijke persoon; deze Stemhouder voltooit de termijn van zijn/haar
voorganger.
 
8.3 Volledig lidmaatschap impliceert de goedkeuring door het volwaardige lid (wetenschappelijke vereniging) van
deze statuten, eventuele wijzigingen daarvan, de eventuele interne regels, eventuele gedragscodes of
gedragscodes die de Raad van Bestuur heeft opgesteld of kan opstellen, evenals alle beslissingen die zijn
genomen door de besluitvormende organen van de vereniging.
 
9 RECHTEN EN PLICHTEN VAN VOLWAARDIGE LEDEN (WETENSCHAPPELIJKE VERENIGINGEN)
9.1 Volwaardige leden (wetenschappelijke verenigingen) hebben alle rechten en plichten zoals uiteengezet in de
toepasselijke wetgeving en in deze statuten.
 
10 LIDGELDEN EN ANDERE BIJDRAGEN
10.1 De jaarlijkse bijdrage wordt bepaald door de Algemene Vergadering, op basis van de goedgekeurde
begroting van het volgende boekjaar minus het financieel resultaat van het vorige boekjaar. Deze jaarlijkse
bijdrage mag niet hoger zijn dan 10.000 (tienduizend) EUR.
 
10.2 De jaarlijkse bijdrage is vooraf verschuldigd binnen de dertig (30) dagen na ontvangst van de factuur.
 
11 BEËINDIGING VAN HET VOLLEDIGE LIDMAATSCHAP
11.1 Gelatenheid
11.1.1 Elk volwaardig lid (Wetenschappelijke Vereniging) dat ontslag wenst te nemen, dient hiervan per
aangetekend schrijven kennis te geven aan de Raad van Bestuur. De aangetekende brief wordt uiterlijk zes
maanden voor de aanvang van een nieuw boekjaar aan de Raad van Bestuur toegezonden, waarbij het ontslag
van kracht wordt op de eerste dag van het boekjaar volgend op het jaar waarin de Raad van Bestuur de
aangetekende brief heeft ontvangen.
 
11.2 Uitsluiting van een volwaardig lid (Wetenschappelijke Vereniging)
11.2.1 Een Volwaardig lid (Wetenschappelijke Vereniging) kan alleen worden uitgesloten door een
overeenkomstige wijziging van de statuten.
 
11.3 Gevolgen van de beëindiging van het lidmaatschap
11.3.1 Een volwaardig lid (Wetenschappelijke Vereniging) wiens lidmaatschap wordt beëindigd, om welke reden
dan ook, verliest alle rechten die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving of in deze statuten, met ingang
van de datum waarop de beëindiging van kracht wordt.
11.3.2 Geen enkel Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) wiens lidmaatschap wordt beëindigd (noch
zijn opvolgers of begunstigden) heeft enig recht op de activa, inclusief de documentatie van de vereniging.
Evenmin kan een dergelijk Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) financiële overzichten of rekeningen,
het aanbrengen van zegels of een inventaris claimen of eisen.
11.3.3 Indien een dergelijk Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) enige schuld heeft jegens de
Vereniging, worden deze schulden onmiddellijk opeisbaar.
11.3.4 Indien het lidmaatschap van een Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) eindigt, worden de
statuten gewijzigd om ze in overeenstemming te brengen met de gewijzigde situatie.
 
IV ALGEMENE VERGADERING
12 BEVOEGDHEDEN VAN DE ALGEMENE VERGADERING
12.1 De Algemene Vergadering is de soevereine autoriteit van de Vereniging. De volgende bevoegdheden zijn
voorbehouden aan de Algemene Vergadering:
a) onverminderd het bepaalde in artikel 19.6, de leden van de Raad van Bestuur te benoemen en te herroepen,
en kwijting van aansprakelijkheid te verlenen;
b) het bepalen van de wijze van berekening en het exacte bedrag van de jaarlijkse bijdrage die door de
Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen) moet worden betaald;
c) een of meer commissarissen te benoemen en te ontslaan, zijn/haar bezoldiging vast te stellen en kwijting van
aansprakelijkheid te verlenen;
d) de jaarrekening en de begroting goed te keuren;
e) Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen) uit te sluiten, maar onverminderd de bepalingen van
11.2.1;
f) de statuten te wijzigen;
g) de vereniging te ontbinden, de vereffenaar(s) aan te wijzen en de begunstigde(n) van de nettoactiva te
bepalen;
h) het instellen van een verenigingsvordering tegen bestuurders of commissarissen;
i) een inbreng om niet van algemeenheid te aanvaarden of te doen;
j) de Vereniging om te zetten tot een internationale vereniging zonder winstoogmerk, een coöperatieve
vennootschap erkend als een sociale onderneming of een erkende coöperatieve vennootschap sociale
onderneming; en
k) de bevoegdheden die krachtens de statuten of de toepasselijke wetgeving aan de Algemene Vergadering zijn
toegekend.
 
13 SAMENSTELLING VAN DE ALGEMENE VERGADERING
13.1 De Algemene Vergadering bestaat uit alle Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen).
 
13.2 De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de Vice-
Voorzitter, of, bij diens afwezigheid, door een door de Voorzitter aangewezen lid van de Raad van Bestuur.  Bij
gebreke van een dergelijke aanwijzing wordt de Algemene Vergadering voorgezeten door het oudste bestuurslid
(in leeftijd) of - bij gebrek aan de aanwezigheid van een bestuurslid - door de oudste stemgerechtigde (in leeftijd),
aanwezig op de Algemene Vergadering.
 
13.3 Elk volwaardig lid (Wetenschappelijke Vereniging) heeft zeven (7) stemmen en kan worden
vertegenwoordigd door één tot zeven Stemhouders, die elk een of meer stemmen hebben. Als meer dan één
Stemhouder het Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) vertegenwoordigt, bepalen ze zelf onderling
hoeveel van de 7 stemmen elke Stemhouder heeft. In het geval dat ze niet tot overeenstemming komen, heeft
elke Stemhouder een gelijk aantal stemmen en worden de resterende stemmen één voor één toegewezen aan
de oudste Stemhouders van dit Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging).
 
13.4 De voorzitter of de Raad van Bestuur kan derden uitnodigen in een adviserende hoedanigheid.
 
14 VERGADERINGEN VAN DE ALGEMENE VERGADERING
14.1 Minstens eenmaal per jaar, in de eerste helft van het boekjaar, wordt door de Voorzitter of door twee leden
van de Raad van Bestuur, per brief, e-mail of aangetekende brief, minstens vijftien (15) kalenderdagen voor de
vergadering een gewone algemene vergadering bijeengeroepen. De oproeping wordt toegezonden aan alle
Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen), leden van de Raad van Bestuur en, indien van
toepassing, commissaris(sen) en vermeldt de agenda, datum en tijd die door de Raad van Bestuur zijn
vastgesteld.
 
14.2 Op deze Gewone Algemene Vergadering beslist de Algemene Vergadering ten minste over de begroting
van het volgende boekjaar, de jaarrekening van het vorige boekjaar en de kwijting die moet worden toegekend
aan de leden van de Raad van Bestuur en, indien van toepassing, aan de commissaris(sen).
 
14.3 Punten die niet op de agenda staan, mogen alleen in noodsituaties worden besproken en besloten, mits
deze punten dringend zijn en het niet mogelijk was om ze vooraf mee te delen.
 
14.4 Een extra Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen telkens wanneer de Raad van Bestuur van oordeel
is dat de belangen van de Vereniging dit vereisen of op verzoek van ten minste twintig (20) procent van de
Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen).
 
14.5 De aankondiging van en de agenda voor dergelijke extra vergaderingen van de Algemene Vergadering
worden  ten minste vijftien (15) kalenderdagen voorafgaand aan de vergadering aan alle Volwaardige Leden
(Wetenschappelijke Verenigingen) verspreid.
 
14.6 Op verzoek van ten minste vijf (5) procent van de Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen)
worden punten toegevoegd aan de agenda van de volgende algemene vergadering waarvoor de oproepingsbrief
nog niet is verzonden.
 
14.7 Een vergadering van de Algemene Vergadering kan op alle mogelijke manieren worden gehouden. De
vergadering kan fysiek of via telecommunicatie worden gehouden, zodat alle deelnemers effectief en gelijktijdig
kunnen overleggen, zoals een telefoon- of videoconferentie. De Stemhouder van een Volwaardig Lid
(Wetenschappelijke Vereniging) die aan een dergelijke conferentie deelneemt, wordt geacht persoonlijk bij de
vergadering aanwezig te zijn en heeft het recht om te stemmen en te worden meegeteld voor quorumvereisten.
 
14.8 In uitzonderlijke omstandigheden, wanneer de urgentie van de zaak en de belangen van de Vereniging dit
vereisen, kunnen besluiten van de Algemene Vergadering worden goedgekeurd met unanieme schriftelijke
instemming van alle Stemhouders van de Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen).
 
14.9 Volwaardige leden (wetenschappelijke verenigingen) die niet in staat zijn om een algemene vergadering bij
te wonen, kunnen een ander Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) van hun keuze aanwijzen om hun
stem uit te oefenen na de overhandiging van een schriftelijke volmacht aan de voorzitter met een kopie aan een
van de Stemhouders van het aangewezen volwaardige lid (wetenschappelijke vereniging). Elk volwaardig lid
(Wetenschappelijke Vereniging) mag maximaal één volmacht (bestaande uit zeven stemmen) houden.
 
15 VEREISTEN VOOR QUORUM EN MEERDERHEID
15.1 Onverminderd eventuele strengere quorumvereisten zoals vastgelegd in de toepasselijke wetgeving of deze
statuten, kan de Algemene Vergadering alleen geldig beraadslagen op voorwaarde dat meer dan 50% van de
Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen) aanwezig of vertegenwoordigd zijn op een vergadering.
 
15.2 Onverminderd eventuele strengere meerderheidsvereisten die in de toepasselijke wetgeving of deze
statuten zijn vastgelegd, worden de besluiten van de Algemene Vergadering aangenomen bij gewone
meerderheid van de stemmen die worden uitgebracht door aanwezige en vertegenwoordigde Volwaardige Leden
(Wetenschappelijke Verenigingen). Onthoudingen en blanco stemmen worden geacht niet aan de stemming te
hebben deelgenomen.
 
16 BESLUITEN
16.1 De besluiten van de Algemene Vergadering worden in notulen opgenomen, in een speciaal notulenboek
opgenomen en door de Voorzitter ondertekend. De volmachten voor een bepaalde vergadering worden bij de
notulen van die vergadering gevoegd. De notulen worden aan de stemgerechtigden van de Volwaardige Leden
(Wetenschappelijke Verenigingen) meegedeeld via post, cd-rom, elektronische opslagapparatuur zoals USB-
sticks of andere schriftelijke of elektronische communicatiemiddelen. De notulen staan ook ter beschikking van de
Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen) en hun Stemhouders op de statutaire zetel van de
Vereniging.
16.2 De Raad van Bestuur kan derden met een gerechtvaardigd belang een uittreksel of een kopie van de
notulen van de Algemene Vergadering toestaan. Dit uittreksel of afschrift wordt door de Voorzitter ondertekend.
 
V RAAD VAN BESTUUR
17 SAMENSTELLING VAN DE RAAD VAN BESTUUR
17.1 De Vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur bestaande uit ten minste twee (2) en maximaal
vier (4) bestuursleden.
 
17.2 De Algemene Vergadering benoemt de leden van de Raad van Bestuur bij geheime stemming, in
overeenstemming met de volgende bepalingen:
a. elk kandidaat-bestuurslid moet een Stemhouder zijn van een Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging);
b. het aantal leden van de Raad van Bestuur dat op voordracht van elk van de Volwaardige Leden
(Wetenschappelijke Verenigingen) wordt benoemd, is gelijk (één (1) of twee (2)).
 
17.3 De Raad van Bestuur benoemt onder zijn leden jaarlijks een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris
en een penningmeester, evenals elke andere functie die hij nodig acht.
 
17.4 Voor de benoeming van de voorzitter zal een roulatiesysteem worden toegepast in die zin dat de nieuwe
voorzitter een Stemhouder is van een Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) die de voorzitter nog niet of
het meest in het verleden heeft geleverd,
 
17.5 De Voorzitter van de Vereniging zit de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene
Vergadering voor en treedt op als woordvoerder van de Vereniging.
17.5.1 De Ondervoorzitter is een Stemhouder van een ander Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) dan
de voorzitter en treedt op voor de voorzitter in afwezigheid of onbeschikbaarheid van de voorzitter.
 
17.6 De secretaris en penningmeester zijn Stemhouders van verschillende Volwaardige Leden
(Wetenschappelijke Verenigingen).
 
17.7 De secretaris bereidt de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen voor en bereidt de agenda
van beide vergaderingen voor.
 
17.8 De penningmeester houdt toezicht op de financiële situatie van de vereniging en coördineert de opstelling
van de jaarrekening en de begroting van de vereniging.
 
17.9 De Raad van Bestuur kan beslissen om derden uit te nodigen voor een vergadering van de Raad van
Bestuur in een adviserende hoedanigheid, maar zonder stemrecht.
 
18 BEVOEGDHEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR
18.1 De Raad van Bestuur is belast met de bevoegdheden van bestuur en administratie van de Vereniging. De
Raad van Bestuur beschikt over de resterende bevoegdheden en zal functioneren als een collegiaal orgaan.
 
19 BENOEMING – DUUR VAN HET MANDAAT – EINDE VAN HET MANDAAT
 
19.1 De leden van de Raad van Bestuur worden benoemd voor een periode van drie (3) jaar, tenzij anders
bepaald door de Algemene Vergadering.
 
19.2 Mandaten kunnen onbeperkt worden verlengd.
 
19.3 Een bestuurslid kan te allen tijde door de Algemene Vergadering worden ontslagen. De Algemene
Vergadering moet haar beslissing echter motiveren.
 
19.4 Elk lid van de Raad van Bestuur kan ook vrijwillig ontslag nemen door middel van een schriftelijke
kennisgeving aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur. In geval van ontslag door de voorzitter stelt hij de
ondervoorzitter daarvan schriftelijk in kennis. Een bestuurder is verplicht de uitoefening van zijn of haar mandaat
voort te zetten totdat de Algemene Vergadering een opvolger heeft kunnen kiezen, indien door het ontslag het
aantal bestuursleden onder de drie (3) zou vallen.
 
19.5 Een bestuursmandaat eindigt ook indien het bestuurslid niet meer voldoet aan de voorwaarden voor
bestuursleden zoals uiteengezet in artikel 17.2.
 
19.6 In geval van vroegtijdige beëindiging van het mandaat van een bestuurslid, d.w.z. vóór het einde van de
ambtstermijn, heeft het volwaardige lid (wetenschappelijke vereniging) dat het bestuurslid heeft voorgedragen
wiens mandaat vacant is geworden, het recht om een nieuw kandidaat-bestuurslid voor te dragen. Het nieuwe
kandidaat-bestuurslid moet voldoen aan alle voorwaarden voor bestuursleden zoals uiteengezet in artikel 17.2.
Het voorgaande is niet van toepassing in het geval dat het volwaardige lid (wetenschappelijke vereniging) dat het
bestuurslid heeft voorgedragen niet langer een Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) zou zijn.
In zulk geval van vroegtijdige beëindiging kan de Raad van Bestuur het lid van de Raad van Bestuur wiens
mandaat vacant is geworden, tijdelijk vervangen, rekening houdend met de nieuwe voordracht. Deze vervanging
zal moeten worden bekrachtigd door de volgende vergadering van de Algemene Vergadering. Het nieuwe
bestuurslid beëindigt de rest van de ambtstermijn van het bestuurslid wiens mandaat vacant is geworden, tenzij
anders besloten door de Algemene Vergadering.
 
20 VERGADERINGEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR
20.1 Vergaderingen
20.1.1 De Raad van Bestuur vergadert ten minste twee (2) keer per jaar en telkens wanneer de belangen van de
Vereniging dit vereisen.
 
20.1.2 De vergaderingen van de Raad van Bestuur worden bijeengeroepen op verzoek van de Voorzitter of twee
of meer leden van de Raad van Bestuur. Kennisgeving moet ten minste vijf (5) kalenderdagen voorafgaand aan
de vergadering worden gedaan, behalve in geval van nood. In spoedeisende gevallen moeten de aard van en de
redenen voor de urgentie in de oproepingsbrief worden vermeld.
 
20.1.3 Oproepingsberichten zijn geldig indien ze per brief, fax, e-mail of een ander communicatiemiddel worden
afgeleverd zoals bepaald in artikel 2281 van het Oud Burgerlijk Wetboek. Een oproepingsbericht bevat de
agenda, de plaats of het medium, de datum en het tijdstip.
 
20.1.4 De vergaderingen van de Raad van Bestuur worden voorgezeten door de Voorzitter of bij diens
afwezigheid door de Ondervoorzitter, of, wanneer beide afwezig zijn, door een door de Voorzitter aangewezen lid
van de Raad van Bestuur.
 
20.1.5 Punten die niet op de agenda staan, kunnen alleen in spoedeisende gevallen worden besproken en
besloten, mits deze punten dringend zijn en het niet mogelijk was om ze vooraf mee te delen.
 
20.1.6 Een lid van de Raad van Bestuur wordt geacht naar behoren op de hoogte te zijn gebracht van een
vergadering indien hij of zij de vergadering bijwoont of op die vergadering vertegenwoordigd is. Een lid van de
Raad van Bestuur kan ook afstand doen van zijn of haar recht om een klacht in te dienen over het ontbreken of
de onregelmatigheid van de kennisgeving voor of na een vergadering die hij of zij niet bijwoont.
 
20.1.7 Elk lid van de Raad van Bestuur kan een volmacht verlenen aan een ander lid van de Raad van Bestuur
om zich te laten vertegenwoordigen op een specifieke vergadering van de Raad van Bestuur. Een dergelijke
volmacht moet schriftelijk worden gegeven met een kopie aan de voorzitter, vóór aanvang van de vergadering
van de Raad van Bestuur.  Een lid van de Raad van Bestuur kan slechts één volmacht houden.
 
20.2 Beraadslaging en besluiten
20.2.1 Een vergadering van de Raad van Bestuur zal geldig kunnen beraadslagen en beslissen wanneer de
meerderheid van haar leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Tenzij in deze statuten anders bepaald, wordt elke
beslissing van de Raad van Bestuur genomen met een gewone meerderheid van de stemmen die worden
uitgebracht door de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de vergadering van de Raad van Bestuur.
Elk lid van de Raad van Bestuur beschikt over één stem. In geval van staking van stemmen wordt het besluit
geacht te zijn verworpen.
 
20.2.2 Vergaderingen van de Raad van Bestuur kunnen ook worden gehouden via elk telecommunicatiemiddel
dat een effectieve en gelijktijdige beraadslaging tussen alle leden van de Raad van Bestuur mogelijk maakt, zoals
een telefoon- of videoconferentie.
 
20.2.3 In uitzonderlijke omstandigheden, wanneer de urgentie van de zaak en de belangen van de Vereniging dit
vereisen, kunnen besluiten van de Raad van Bestuur worden goedgekeurd met unanieme schriftelijke
instemming van alle leden van de Raad van Bestuur.
 
20.2.4 De besluiten van de Raad van Bestuur worden vastgelegd in notulen, die door de Voorzitter worden
ondertekend. De volmachten voor een bepaalde vergadering worden bij de notulen van die vergadering gevoegd.
Deze notulen zijn opgenomen in een speciaal notulenboek, bijgehouden op de maatschappelijke zetel van de
Vereniging.
 
21 BELANGENVERSTRENGELING
21.1 Indien een lid van de Raad van Bestuur een direct of indirect belang van financiële aard heeft dat in strijd is
met een door de Raad van Bestuur te nemen besluit of met een door de Raad van Bestuur te besluiten
transactie, stelt dat bestuurslid de andere leden van de Raad van Bestuur onmiddellijk in kennis van zijn of haar
belangenconflict. De notulen van de Raad van Bestuur weerspiegelen de verklaring van dat bestuurslid en een
verduidelijking met betrekking tot de aard van het belangenconflict. Indien de meerderheid van de leden van de
Raad van Bestuur een belangenconflict heeft, zal het besluit of de transactie worden voorgelegd aan de
Algemene Vergadering. Als de Algemene Vergadering het besluit van de transactie goedkeurt, kan het worden
uitgevoerd door de Raad van Bestuur.
 
21.2 Een bestuurslid dat met een belangenconflict wordt geconfronteerd, heeft niet het recht deel te nemen aan
de beraadslaging van de Raad van Bestuur en heeft geen recht om te stemmen over het besluit dat aanleiding
geeft tot het belangenconflict.
 
21.3 De Raad van Bestuur zal voldoen aan alle toepasselijke wettelijke rapportageverplichtingen met betrekking
tot het belangenconflict (inclusief, indien van toepassing, opname in het jaarverslag en communicatie aan de
commissaris(sen)) opgelegd door de toepasselijke wetgeving.
21.4 De procedure van belangenconflicten is niet van toepassing op gebruikelijke transacties die plaatsvinden
tegen voorwaarden en garanties die algemeen van toepassing zijn op dergelijke transacties.
 
22 VERGOEDING – KOSTEN EN UITGAVEN
22.1 De leden van de Raad van Bestuur worden niet bezoldigd voor de uitoefening van hun functie. De kosten
van de bestuursleden kunnen door de vereniging worden gedragen indien en voor zover de kosten door de
bestuursleden naar behoren zijn gemaakt bij de uitvoering van hun taken in overeenstemming met het geldende
onkostenbeleid op dat ogenblik.
 
VI DAGELIJKS BEHEER
23 DAGELIJKS BEHEER
23.1 De Raad van Bestuur kan een of meer personen belasten met het Dagelijks Bestuur.
 
23.2 Indien meer dan één persoon met het Dagelijks Bestuur is belast, treden deze personen op als collegiaal
orgaan.
 
23.3 Het dagelijks bestuur omvat de acties en beslissingen die binnen het kader van de dagelijkse behoeften van
de Vereniging vallen, evenals de acties en beslissingen die, om redenen van minder belang of hun dringende
karakter, geen beslissing van de Raad van Bestuur rechtvaardigen.
 
23.4 Onverminderd het bepaalde in artikel 23.3 bepaalt de Raad van Bestuur in een delegatiebesluit de precieze
reikwijdte van de bevoegdheden van de met het Dagelijkse Bestuur belaste persoon of personen.
 
23.5 Het Dagelijks Bestuur omvat in ieder geval de voortdurende uitvoering van de besluiten van de Algemene
Vergadering en de Raad van Bestuur, het opstellen en verspreiden van ontwerpagenda's voorafgaand aan
vergaderingen van organen van de Vereniging en het opstellen en verspreiden van ontwerp-notulen van
dergelijke vergaderingen.
 
VII VERTEGENWOORDIGING VAN DE VERENIGING
24 VERTEGENWOORDIGING
24.1 Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheden van de Raad van Bestuur als geheel, wordt
de Vereniging rechtsgeldig vertegenwoordigd ten opzichte van derden en in gerechtelijke procedures als eiser en
verweerder door twee leden van de Raad van Bestuur, die gezamenlijk optreden, op voorwaarde dat elk van
deze twee leden van de Raad van Bestuur op voordracht van verschillende Volwaardige Leden
(Wetenschappelijke Verenigingen) is benoemd.
 
24.2 Voor handelingen in het kader van het dagelijks bestuur wordt de Vereniging ook rechtsgeldig
vertegenwoordigd ten opzichte van derden door de persoon aan wie het dagelijks bestuur is toevertrouwd of,
indien het dagelijks bestuur aan meer dan één persoon wordt toevertrouwd, door twee van deze personen.
 
24.3 Voor handelingen die binnen het kader van hun specifieke bevoegdheden vallen, wordt de Vereniging ook
rechtsgeldig vertegenwoordigd door zaakgelastigden die werden benoemd door de Raad van Bestuur of door de
persoon of personen die belast zijn met het dagelijks bestuur.
 
25 PUBLICATIE
25.1 De benoeming van de leden van de Raad van Bestuur, van de met het Dagelijks Bestuur belaste persoon of
personen en van de personen die gemachtigd zijn om de Vereniging te vertegenwoordigen, alsook van het einde
van hun mandaat, dient openbaar te worden gemaakt door de desbetreffende beslissingen neer te leggen bij de
griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank en door een uittreksel van de beslissingen te publiceren in de
bijlagen bij het Belgisch Staatsblad,  in overeenstemming met de bepalingen van de toepasselijke wetgeving.
 
VIII STATUTENWIJZIGING - ONTBINDING
26 STATUTENWIJZIGING - ONTBINDING
26.1 De Algemene Vergadering kan slechts beraadslagen over een statutenwijziging of de ontbinding van de
Vereniging indien ten minste twee derde van de Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen) aanwezig
of vertegenwoordigd is. Indien dit quorum niet wordt bereikt, wordt een nieuwe Algemene Vergadering
bijeengeroepen die op geldige wijze over dezelfde agendapunten kan beraadslagen, ongeacht het aantal
Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen) dat aanwezig of vertegenwoordigd is op deze tweede
algemene vergadering.  Deze tweede algemene vergadering wordt eerder gehouden dan vijftien (15) dagen na
de eerste vergadering.
 
26.2 Het besluit tot statutenwijziging wordt genomen met een meerderheid van twee derde van de stemmen die
zijn uitgebracht door de aanwezige en vertegenwoordigde Volwaardige Leden (Wetenschappelijke Verenigingen).
 
26.3 Het besluit tot wijziging van het doel of de activiteiten van de Vereniging en het besluit tot ontbinding van de
Vereniging worden genomen met een meerderheid van vier vijfde van de stemmen die door de aanwezige en
vertegenwoordigde volwaardige leden (Wetenschappelijke Verenigingen) worden uitgebracht.
 
IX BOEKJAAR – ACCOUNTANCY – COMMISSARIS(S)
27  BOEKJAAR
27.1 Het begrotingsjaar van de Associatie valt samen met het kalenderjaar en begint op 1 januari van elk jaar en
eindigt op 31 december van hetzelfde kalenderjaar.
 
28 BEGROTING – JAARREKENING
28.1 De Raad van Bestuur stelt de begroting voor een boekjaar vast, die ter goedkeuring aan de Gewone
Algemene Vergadering wordt voorgelegd.
 
28.2 De Raad van Bestuur stelt de jaarrekening van het voorgaande boekjaar vast, die ter goedkeuring aan de
Gewone Algemene Vergadering wordt voorgelegd.
 
28.3 De jaarrekening wordt, naar gelang van het geval, neergelegd bij de griffie van de bevoegde
ondernemingsrechtbank of bij de Nationale Bank van België.
 
29     REVISOR
29.1 In het geval dat de Vereniging niet kwalificeert als een kleine vereniging in de zin van het Wetboek van
Vennootschappen en Verenigingen, is de Algemene Vergadering verplicht om een of meer commissarissen aan
te stellen die belast zijn met de controle van de financiële situatie, de jaarrekening en de regelmatigheid van de
verrichtingen die in de jaarrekening van de Vereniging moeten worden weergegeven in het licht van de wet en
deze statuten.
 
X ONTBINDING – VEREFFENING – PUBLICATIE
30 VRIJWILLIGE ONTBINDING VAN DE VZW
30.1 In geval van vrijwillige ontbinding van de Vereniging zal de Algemene Vergadering één of meerdere
vereffenaars benoemen en de bevoegdheden van de vereffenaar(s) bepalen.
 
31 VEREFFENING
31.1 Bij de afsluiting van de vereffening van de Vereniging worden de nettoactiva van de Vereniging toegewezen
aan een Belgische of buitenlandse organisatie zonder winstoogmerk die een belangeloos doel nastreeft dat
hetzelfde is als of overeenstemt met het belangeloos doel dat door de Vereniging wordt nagestreefd. De
Algemene Vergadering beslist over de begunstigde(n) van de nettoactiva.
 
31.2 In geval van ontbinding en vereffening worden de toepasselijke rapporteringsverplichtingen zoals vastgelegd
in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen nageleefd. Bovendien zal in die gevallen waarin dit
vereist is in overeenstemming met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, bevestiging (bv. van de
benoeming van de curator(en) en het distributieplan) worden gevraagd aan de rechtbank.
 
32 PUBLICATIE
32.1 Alle beslissingen betreffende de ontbinding, de voorwaarden voor vereffening, de benoeming en beëindiging
van het mandaat van de vereffenaar(s), de afsluiting van de vereffening en de toewijzing van het nettovermogen
zullen worden neergelegd in het dossier van de Vereniging bij de griffie van de bevoegde
ondernemingsrechtbank, en zullen worden gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad,  in
overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
 
XI HUISHOUDELIJK REGLEMENT
33 HUISHOUDELIJK REGLEMENT
33.1 De Raad van Bestuur kan het huishoudelijk reglement goedkeuren, wijzigen en intrekken.
 
XII OVERIGE ZAKEN
34 WETBOEK VAN VENNOOTSCHAPPEN EN VERENIGINGEN
34.1 Alle aangelegenheden die niet door deze statuten worden geregeld, worden beheerst door de toepasselijke
bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
 
XIII OVERGANGSBEPALINGEN
35 OVERGANGSBEPALINGEN
35.1 Het eerste boekjaar loopt van de datum waarop de Vereniging rechtspersoonlijkheid verkrijgt tot en met 31
december 2022.
 
35.2 De ledenbijdrage 2022 wordt vastgelegd op basis van de begroting 2022, zoals bepaald op de
oprichtingsvergadering van de vzw.
 
35.3 Bij wijze van uitzondering op 8.2 is de ambtstermijn van drie van de oorspronkelijke Stemhouders van elk
Volwaardig Lid (Wetenschappelijke Vereniging) beperkt tot twee (2) jaar.  Deze Stemhouders worden willekeurig
geselecteerd.
 
35.4 In toepassing van 17.4 zal de eerste Voorzitter een Stemhouder van BOSA zijn.
 
 
 
BESLUIT 1.2: ADRES MAATSCHAPPELIJKE ZETEL
De oprichters bepalen dat de zetel van de vzw gevestigd is te:
Universitair Ziekenhuis Antwerpen
Tav Sabine Lemoyne
Drie Eikenstraat 655
2650 Edegem
 
Getekend
- Namens oprichter BeSEDIM vzw: Sabine Lemoyne
- Namens oprichter BOTA vzw: Guy Putzeys
 
 
*************************************************************************************************************************
 
 
BESLUIT 2.1: VASTSTELLING VERTALING STATUTEN
 
De Algemene Vergadering van 3 september 2022 heeft beslist om volgende Engelse vertaling van de statuten
(Articles of Association) aan te nemen:
 
I NAME – LEGAL FORM – REGISTERED OFFICE - DURATION
1 NAME – LEGAL FORM
1.1         Name
1.1.1 The name of the association is Belgian Trauma Registration Initiative (the “Association”).
 
1.1.2 The Association may also use the abbreviation “BTRI”.
 
1.1.3 All deeds, invoices, announcements, publications, websites, and other documents, whether or not in
electronic form, originating from the Association, shall contain the Association’s name, immediately preceded or
followed by the words "not-for-profit association" (“vereniging zonder winstoogmerk”) or the abbreviation “NPA”
(“VZW”), the address of the Association’s registered office, the enterprise number, the word “register of legal
entities” or the abbreviation “RLE”, followed by a mention of the court of the registered office of the Association,
the email address and website of the Association, if applicable, and, the fact that the Association is in liquidation,
if applicable.
 
1.2  Legal Form
1.2.1 The Association is a not-for-profit association governed by the provisions of Book 9 and other applicable
provisions of the Code of Companies and Associations dated 23 March 2019 (published in the Belgian State
Gazette on 4 April 2019), as may be amended from time to time.
 
2 REGISTERED OFFICE
2.1 The registered office of the Association is located in the Flemish Region.
 
2.2 The registered office may be transferred by a decision of the Board of Directors provided such transfer does
not result in the obligation to change the language of the articles of association by virtue of applicable legislation.
If the transfer requires a change of the language of the articles of association, only the General Assembly will
have the power to take such decision thereby complying with the provisions applicable to a modification of the
articles of association.
 
2.3 Any change to the location of the registered office of the Association shall be filed with the clerk’s office of the
enterprise court competent for the judicial district in which the registered office is located and shall be published in
the Annexes to the Belgian State Gazette.
 
3    DURATION
3.1 The Association is formed for an unlimited duration.
 
II PURPOSES - ACTIVITIES
4     PURPOSE
4.1 The non-profit and scientific purpose of the Association is to advance and support the registration of serious
trauma, and all aspects thereof, in Belgium.
 
5   ACTIVITIES
5.1 In furtherance of this purpose, the Association shall facilitate trauma registration on a nationwide level. The
platform used is primarily fed by the DGU register and provides applications and processes for efficient and
secure data collection, storage, and analyses in scientific medical databases. Additional data may be collected at
the discretion of the Board.
 
5.2 The Association may undertake activities and actions related to the trauma registration, which include but are
not limited to:
- Specifying the content of the trauma register, in such a way that it is compatible with other European registers.
- Inviting hospitals to participate and providing them with the necessary information regarding data collection,
storage, and analysis.
- Managing the incoming data, including quality assurance of these data.
- Developing data analysis tools on the platform.
- Analysing the data with a view to describing serious trauma in Belgium (e.g. demographics, statistics on process
indicators related to the chain of care, patient outcomes).
- Benchmarking the results between the participating hospitals and on a nationwide level.
- Reporting (benchmarking) results in scientific publications after consent from the participating centers.
 
5.3 Besides, the Association may enter into any other activities and undertake any other actions that are
necessary or useful for the realisation of its purpose.
 
III MEMBERSHIP
6 NUMBER OF MEMBERS
6.1 There is a minimum of two (2) and a maximum of twelve (12) Members.
 
7 FULL MEMBERSHIP
7.1 The Association shall be composed of Full Members only.
 
8   ADMISSION
8.1 The following scientific associations shall be Full Members of the Association. They shall be referred to as
“Full Members (Scientific Associations)”:
a. Belgian Society of Emergency and Disaster Medicine (BeSEDiM) VZW, registered with the Register for Legal
Entities under number 0826.152.760, and
b. Belgische Orthopedische Trauma Associatie (BOTA) VZW, registered with the Register for Legal Entities under
number 0470.682.206.
 
8.2 Each Full Member (Scientific Association) will appoint seven (7) natural persons as Vote Holder. The term of
office of these Vote Holders is four (4) years and is renewable.
At any time, the Full Member (Scientific Association) can decide to replace any of their Vote Holders by a new
natural person; this Vote Holder completes the term of their predecessor.
 
8.3 Full Membership implies the endorsement by the Full Member (Scientific Association) of these Articles of
Association, any amendments thereto, the internal rules, if any, any codes of practice or codes of conduct which
the Board of Directors has drawn up or may draw up, as well as any decisions adopted by the decision-making
bodies of the Association.
 
9 RIGHTS AND OBLIGATIONS OF FULL MEMBERS (SCIENTIFIC ASSOCIATIONS)
9.1 Full Members (Scientific Associations) have all rights and obligations as set out in applicable legislation and in
these Articles of Association.
 
10 MEMBERSHIP FEES AND OTHER CONTRIBUTIONS
10.1 The annual membership fee is determined by the General Assembly, based on the approved budget of the
next financial year minus the financial result of the previous financial year. Such annual membership fee shall not
exceed 10.000 (ten thousand) EUR.
 
10.2 The annual membership fee is payable, in advance, in the first thirty (30) days following the receipt of the
invoice.
 
11 TERMINATION OF FULL MEMBERSHIP
11.1 Resignation
11.1.1 Any Full Member (Scientific Association) wishing to resign, must give notice hereof by registered letter to
the Board of Directors. The registered letter shall be sent to the Board of Directors at the latest six months prior to
the start of a new financial year, with the resignation becoming effective on the first day of the financial year
following the year in which the Board of Directors received the registered letter.
 
11.2 Exclusion of a Full Member (Scientific Association)
11.2.1 A Full Member (Scientific Association) can only be excluded through a corresponding change of the
Articles of Association.
 
11.3 Consequences of the termination of membership
11.3.1 A Full Member (Scientific Association) whose membership is terminated, for any reason whatsoever, loses
all rights defined in the applicable legislation or in the present Articles of Association, with effect from the date on
which the termination becomes effective.
11.3.2 No Full Member (Scientific Association) whose membership is terminated (nor his successors or
beneficiaries) will have any right to the assets including the documentation of the Association. Nor can such Full
Member (Scientific Association) claim or demand financial statements or accounts, affixing of seals, or an
inventory.
11.3.3 If such a Full Member (Scientific Association) has any debt towards the Association, such debts shall
immediately become due and payable.
11.3.4 In case the membership of a Full Member (Scientific Association) ends, the Articles of Association will be
amended in order to bring them in line with the modified situation.
 
IV GENERAL ASSEMBLY
12 POWERS OF THE GENERAL ASSEMBLY
12.1 The General Assembly is the sovereign authority of the Association. The following powers are reserved for
the General Assembly:
a) without prejudice to what is set out in Article 19.6, to appoint and revoke members of the Board of Directors,
and to grant discharge from liability;
b) to determine the way of calculation and the exact amount of the annual membership fee payable by the Full
Members (Scientific Associations);
c) to appoint and revoke an auditor or auditors, to determine his/her/their remuneration, and to grant discharge
from liability;
d) to approve the annual accounts and the budget;
e) to exclude Full Members (Scientific Associations), but without prejudice to the provisions of 11.2.1;
f) to modify the Articles of Association;
g) to wind up the Association, appoint the liquidator(s) and determine the beneficiary or beneficiaries of the net
assets;
h) to file an association claim against directors or supervisory directors;
i) to accept or to make a free contribution of a generality;
j) to convert the Association into an international not-for-profit association, a cooperative company recognised as
a social enterprise or a recognised cooperative company social enterprise; and
k) the powers attributed to the General Assembly by virtue of the Articles of Association or applicable legislation.
 
13 COMPOSITION OF THE GENERAL ASSEMBLY
13.1 The General Assembly consists of all Full Members (Scientific Associations).
 
13.2 The General Assembly is presided over by the President or, in his absence, by the Vice-President, or, in
both their absence, by a Board member designated by the President. In lack of such designation, the General
Assembly is presided over by the eldest Board member (in age) or - in lack of the presence of any Board member
– by the eldest Vote Holder (in age), present at the General Assembly.
 
13.3 Each Full Member (Scientific Association) holds seven (7) votes and can be represented by one to seven
Vote Holders, holding one or more votes each. If more than one Vote Holders is representing the Full Member
(Scientific Association), they determine themselves how many of the 7 votes each Vote Holder holds. In case
they do not come to an agreement, each Vote Holder holds an equal number of votes and the remaining votes
are one by one assigned to the eldest Vote Holders of this Full Member (Scientific Association).
 
13.4 The President or the Board may invite third parties in a consultative capacity.
 
14 MEETINGS OF THE GENERAL ASSEMBLY
14.1 At least once a year, in the first half of the financial year, an Ordinary General Assembly meeting shall be
convened by the President or by two members of the Board of Directors, by way of letter, email or registered
letter, at least fifteen (15) calendar days before the meeting. The notice of convocation shall be sent to all Full
Members (Scientific Associations)’ Vote Holders, Board members and, if applicable, auditor(s) and shall indicate
the agenda, date and time decided by the Board of Directors.
 
14.2 At this Ordinary General Assembly, the General Assembly shall at least resolve upon the budget of the next
financial year, the annual accounts of the previous financial year, and the release of liability to be granted to the
members of the Board of Directors and, if applicable, to the auditor(s).
 
14.3 Items that are not listed on the agenda may only be discussed and decided in emergency situations
provided that these items are urgent and that it was not possible to communicate them upfront.
 
14.4 An additional General Assembly shall be convened whenever the Board of Directors considers that the
interests of the Association so require or upon the request of at least twenty (20) percent of the Full Members
(Scientific Associations).
 
14.5 The notice of and agenda for such additional General Assembly meetings shall be circulated to all Full
Members (Scientific Associations)’ Vote Holders at least fifteen (15) calendar days prior to the meeting.
 
14.6 If so requested by at least five (5) percent of the Full Members (Scientific Associations), items will be added
to the agenda of the next General Assembly meeting for which the convening notice has not yet been sent out.
 
14.7 A meeting of the General Assembly may be held via any means. The meeting may be held physically or by
telecommunication allowing an effective and simultaneous deliberation between all participants, such as a
telephone or video conference. A Full Member (Scientific Association)’s Vote Holder taking part in such a
conference shall be deemed to be present in person at the meeting and shall be entitled to vote and be counted
in for quorum requirements.
 
14.8 In exceptional circumstances, where the urgency of the matter and the interests of the Association so
require, resolutions of the General Assembly may be approved by unanimous written consent of all Full Members
(Scientific Associations)’ Vote Holders.
 
14.9 Full Members (Scientific Associations) who are unable to attend a General Assembly meeting may
designate another Full Member (Scientific Association) of their choice to exercise their vote upon the delivery of a
written proxy to the President with a copy to one of the designated Full Member (Scientific Association)’s Vote
Holders. Any Full Member (Scientific Association) may carry up to one proxy (consisting of seven votes).
 
15 QUORUM AND MAJORITY REQUIREMENTS
15.1 Without prejudice to any stricter quorum requirements set out in applicable legislation or these Articles of
Association, the General Assembly can only validly deliberate provided more than 50% of the Full Members
(Scientific Associations) are present or represented at a meeting.
 
15.2 Without prejudice to any stricter majority requirements set out in applicable legislation or these Articles of
Association, the decisions of the General Assembly are adopted by simple majority of the votes cast by present
and represented Full Members (Scientific Associations). Abstentions and blank votes are considered not to have
taken part in the voting.
 
16 RESOLUTIONS
16.1 Resolutions of the General Assembly are recorded in minutes, shall be entered into a special minute book
and signed by the President. Proxies given for a particular meeting are annexed to the minutes of such meeting.
The minutes shall be communicated to the Full Members (Scientific Associations)’s Vote Holders via mail, CD-
ROM, electronic storage devices such as USB sticks or any other means of written or electronic communication.
The minutes shall also be at the disposal of the Full Members (Scientific Associations) and their Vote Holders at
the Association’s registered office.
16.2 The Board may grant third parties with a legitimate interest an excerpt or a copy of the minutes of the
General Assembly. Such excerpt or copy is signed by the President.
 
V BOARD OF DIRECTORS
17 COMPOSITION OF THE BOARD OF DIRECTORS
17.1 The Association shall be managed by a Board of Directors consisting of at least two (2) and maximum four
(4) Board members.
 
17.2 The General Assembly will appoint the Board members by secret ballot, in accordance with the following
provisions:
a. each candidate Board member needs to be a Vote Holder of a Full Member (Scientific Association);
b. the number of Board members appointed upon nomination by each of the Full Members (Scientific
Associations) shall be the same (one (1) or two (2)).
 
17.3 The Board of Directors will, among its members, annually appoint a President, a Vice-President, a Secretary
and a Treasurer, as well as any other function it may deem necessary.
 
17.4 For the appointment of the President a rotation system will be applied in the sense that the new President is
a Vote Holder of a Full Member (Scientific Association) who has not yet provided the President, or has provided
the President for the longest time,
 
17.5 The President of the Association shall chair the meetings of the Board of Directors and the General
Assembly and shall act as spokesperson of the Association.
 
17.5.1 The Vice-President is a Vote Holder of a different Full Member (Scientific Association) than the President
and shall act for the President in the absence or disability of the President.
17.6 The Secretary and Treasurer are Vote Holders of different Full Members (Scientific Associations).
 
17.7 The Secretary will prepare the minutes of the Board and General Assembly meetings and will prepare the
agenda of both meetings.
 
17.8 The Treasurer will supervise the financial situation of the Association and will coordinate the preparation of
the annual accounts and the budget of the Association.
 
17.9 The Board of Directors can decide to invite third parties to a Board meeting in a consultative capacity, but
without voting rights.
 
18 POWERS OF THE BOARD OF DIRECTORS
18.1 The Board of Directors is vested with the powers of management and administration of the Association. The
Board of Directors disposes of the residual powers and shall operate as a collegiate body.
 
19 APPOINTMENT – TERM OF OFFICE – END OF OFFICE
19.1 Members of the Board of Directors shall be appointed for a time period of three (3) years, unless otherwise
decided by the General Assembly.
 
19.2 Mandates are renewable unlimitedly.
 
19.3 A Board member can be dismissed, at any time, by the General Assembly. The General Assembly,
however, needs to provide a justification for its decision.
 
19.4 Every member of the Board of Directors can also voluntarily resign by written notice to the President of the
Board of Directors. In case of resignation by the President, he or she shall give written notice hereof to the Vice-
President. A Board member is obliged to continue the exercise of his or her mandate until the General Assembly
was able to elect a successor, if due to the resignation the number of Board members would fall under three (3).
 
19.5 A Board mandate shall also come to an end if the Board member does no longer meet the conditions for
Board members as set out in Article 17.2.
 
19.6 In case of early termination of the mandate of a Board member, i.e. before the end of the term of office, the
Full Member (Scientific Association) that nominated the Board member whose mandate has become vacant, will
have the right to nominate a new candidate Board member. The new candidate Board Member will need to fulfil
all the conditions for Board members as set out in Article 17.2. The foregoing does not apply in case the Full
Member (Scientific Association) that nominated the Board member would no longer be a Full Member (Scientific
Association).
 
19.7 In such case of early termination, the Board of Directors can temporarily replace the Board member whose
mandate has become vacant, taking into account the new nomination. This replacement will need to be ratified by
the next meeting of the General Assembly. The new Board member shall terminate the remainder of the term of
office of the Board member whose mandate has become vacant, unless otherwise decided by the General
Assembly.
 
20 MEETINGS OF THE BOARD OF DIRECTORS
20.1   Meetings
20.1.1 The Board of Directors shall meet at least two (2) times a year and whenever the interests of the
Association so require.
 
20.1.2 Meetings of the Board of Directors are convened at the request of the President or two or more members
of the Board of Directors. Notice must be given at least five (5) calendar days prior to the meeting, except in case
of emergency. In case of urgency, the nature of and reasons for the urgency should be specified in the convening
notice.
 
20.1.3 Convening notices are valid if delivered by letter, fax, email or any other means of communications
specified in Article 2281 of the Old Civil Code. A convening notice shall contain the agenda, the place or medium,
date and time.
 
20.1.4 Meetings of the Board of Directors are presided by the President or in his/her absence by the Vice-
President, or, in both their absence, by a Board member designated by the President.
 
20.1.5 Items that are not on the agenda may only be discussed and decided in situations of urgency provided that
these items are urgent and that it was not possible to communicate them upfront.
 
20.1.6 A member of the Board of Directors is deemed to have been properly notified of a meeting if he or she
attends the meeting or is represented at such meeting. A member of the Board of Directors may also waive his or
her right to complain about lack or irregularity of notice before or after a meeting which he or she does not attend.
 
20.1.7 Any member of the Board of Directors may grant a proxy to another member of the Board of Directors in
order to be represented at a specific meeting of the Board of Directors. Such proxy should be given in writing with
a copy to the President, before the start of the Board meeting. A member of the Board of Directors can only hold
one proxy.
 
20.2 Deliberation and Decisions
20.2.1 A meeting of the Board of Directors shall be able to validly deliberate and resolve when the majority of its
members are present or represented. Unless determined otherwise in these Articles of Association, every
decision of the Board of Directors shall be adopted by a simple majority of the votes cast by the members present
or represented at the meeting of the Board of Directors. Each member of the Board of Directors is entitled to one
vote. In case of a tie, the decision shall be considered as being rejected.
 
20.2.2 Meetings of the Board of Directors can also be held via any means of telecommunication allowing an
effective and simultaneous deliberation between all Board members, such as a telephone or video conference.
 
20.2.3 In exceptional circumstances, where the urgency of the matter and the interests of the Association so
require, resolutions of the Board of Directors may be approved by unanimous written consent of all members of
the Board of Directors.
 
20.2.4 The resolutions of the Board of Directors are recorded in minutes, which are signed by the President.
Proxies given for a particular meeting are annexed to the minutes of such meeting. These minutes are included in
a special minute book, kept at the registered office of the Association.
 
21 CONFLICTS OF INTERESTS
21.1 In the event that a member of the Board has a direct or indirect interest of a financial nature contrary to a
decision to be taken by the Board or to a transaction to be decided upon by the Board, such Board member shall
immediately notify the other Board members of his or her conflict of interests. The minutes of the Board shall
reflect such Board member’s declaration as well as a clarification in relation to the nature of the conflict of
interests. In case the majority of the Board members has a conflict of interests, the decision or transaction shall
be submitted to the General Assembly. If the General Assembly approves the decision of transaction, it can be
implemented by the Board of Directors.
 
21.2 A Board member faced with a conflict of interests shall not be entitled to take part in the deliberation of the
Board and shall not be entitled to vote on the decision giving rise to the conflict of interests.
 
21.3 The Board of Directors shall comply with all applicable legal reporting obligations in relation to the conflict of
interests (including, if applicable, inclusion in the annual report and communication to the auditor(s)) imposed by
applicable legislation.
 
21.4 The conflict of interests procedure is not applicable to usual transactions that take place against conditions
and guarantees that are commonly applicable for such transactions.
 
22 REMUNERATION – COSTS AND EXPENSES
22.1 The members of the Board of Directors shall not be remunerated for the performance of their duties.
Expenses of the Board members can be covered by the Association if and as far as the costs have been properly
incurred by the Board members in carrying out their duties in accordance with any expenses policy in force from
time to time.
 
VI DAY TO DAY MANAGEMENT
23 DAY TO DAY MANAGEMENT
23.1 The Board of Directors may decide on the appointment of one or more persons entrusted with the daily
management.
 
23.2 If more than one person is entrusted with the daily management, these persons shall act as a collegiate
body.
 
23.3 The daily management includes the actions and decisions that fall within the scope of the day-to-day needs
of the Association, as well as the actions and decisions that, for reasons of their lesser importance or their urgent
character, do not justify a decision of the Board of Directors.
 
23.4 Without prejudice to what is set out under Article 23.3, the Board of Directors shall determine the precise
scope of the powers of the person(s) entrusted with the daily management in a delegation decision.
 
23.5 The day-to-day management in any event encompasses the continuous execution of the decisions of the
General Assembly and the Board of Directors, the preparation and circulation of draft agendas in advance of
meetings of bodies of the Association and the preparation and circulation of draft minutes of such meetings.
 
VIII REPRESENTATION OF THE ASSOCIATION
24 REPRESENTATION
24.1 Without prejudice to the general representation powers of the Board of Directors as a whole, the Association
shall be validly represented vis-à-vis third parties and in legal proceedings as plaintiff as well as defendant by two
members of the Board of Directors, acting jointly, provided that each of these two Board members shall have
been appointed upon nomination by different Full Members (Scientific Associations).
 
24.2 For acts within the scope of day-to-day management, the Association is also validly represented vis-à-vis
third parties by the person to whom the daily management is entrusted or, if the daily management is entrusted to
more than one person, by two of these persons.
 
24.3 For acts within the scope of their specific powers, the Association is also validly represented by special
attorneys-in-fact appointed by the Board of Directors or by the person(s) entrusted with the daily management.
 
25 PUBLICATION
25.1 The appointment of the members of the Board of Directors, of the person(s) entrusted with the daily
management, and of the persons authorised to represent the Association as well as the end of their mandate,
should be made public by filing the relevant decisions with the clerk’s office of the competent Enterprise Court
and by publishing an excerpt of the decisions in the Annexes to the Belgian State Gazette, in accordance with the
provisions of applicable legislation.
 
VIII AMENDMENT OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION - DISSOLUTION
26 AMENDMENT OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION - DISSOLUTION
26.1 The General Assembly may only deliberate on an amendment of the Articles of Association or the
dissolution of the Association if at least two thirds of the Full Members (Scientific Associations) are present or
represented. If this quorum is not reached, a new General Assembly shall be convened which shall be able to
validly deliberate about the same agenda points, regardless of the number of Full Members (Scientific
Associations) present or represented at this second General Assembly meeting. This second General Assembly
meeting shall not be held within fifteen (15) days following the first meeting.
 
26.2 The decision to amend the Articles of Association shall be adopted by a two thirds majority of the votes cast
by present and represented Full Members (Scientific Associations).
 
26.3 The decision to modify the purpose or the activities of the Association and the decision to dissolve the
Association shall be adopted by a four fifths majority of the votes cast by present and represented Full Members
(Scientific Associations).
 
IX FINANCIAL YEAR – ACCOUNTANCY – AUDITOR(S)
27 FINANCIAL YEAR
27.1 The financial year of the Association shall coincide with the calendar year and shall commence on 1 January
of each year and shall end on 31 December of the same calendar year.
 
28 BUDGET – ANNUAL ACCOUNTS
28.1 The Board of Directors shall adopt the budget for a financial year which shall be submitted to the Ordinary
General Assembly for approval.
 
28.2 The Board of Directors shall adopt the annual accounts of the previous financial year which shall be
submitted to the Ordinary General Assembly for approval.
 
28.3 The annual accounts shall be filed, as the case may be, with the clerk’s office of the competent Enterprise
Court or with the National Bank of Belgium.
 
29     AUDITOR
29.1 In the event that the Association does not qualify as a small association in accordance with the Code of
Companies and Associations, the General Assembly shall be required to appoint one or more auditors in charge
of auditing the financial situation, the annual accounts and the regularity of the transactions to be reflected in the
annual accounts of the Association in light of the law and these Articles of Association.
 
X DISSOLUTION – LIQUIDATION - PUBLICATION
30 VOLUNTARY DISSOLUTION OF THE NPO
30.1 In case of a voluntary dissolution of the Association, the General Assembly will appoint one or more
liquidators and will determine the powers of the liquidator(s).
 
31 LIQUIDATION
31.1 Upon the closing of the liquidation of the Association, the net assets of the Association shall be allocated to
a Belgian or foreign not-for-profit organisation pursuing an altruistic purpose that is the same as or that is similar
to the altruistic purpose pursued by the Association. The General Assembly shall decide on the beneficiary or
beneficiaries of the net assets.
 
31.2 In case of dissolution and liquidation, the applicable reporting obligations set out in the Code of Companies
and Associations shall be complied with. Besides, in those cases where this is required in accordance with the
Code of Companies and Associations, confirmation (e.g. of the appointment of the liquidator(s) and the
distribution plan) will be requested from the court.
 
32 PUBLICATION
32.1 All decisions concerning the dissolution, the conditions for liquidation, the appointment and termination of the
mandate of the liquidator(s), the closing of the liquidation and the allocation of the net assets will be filed in the
Association’s file with the clerk’s office of the competent Enterprise Court, and will be published in the Annexes to
the Belgian State Gazette, in accordance with applicable legislation.
 
XI INTERNAL RULES
 
33 INTERNAL RULES
33.1 The Board of Directors can approve, modify and cancel internal rules.
 
XII OTHER MATTERS
34 CODE OF COMPANIES AND ASSOCIATIONS
34.1 All matters that are not covered by these Articles of Association shall be governed by the applicable
provisions of the Code of Companies and Associations.
 
XIII TRANSITIONAL PROVISIONS
35 TRANSITIONAL PROVISIONS
35.1 The first financial year will run from the date on which the Association obtains legal personality until 31
December 2022.
 
35.2 The membership fee 2022 is determined on the basis of the budget 2022, as determined at the founding
meeting of the non-profit association.
 
35.3 As an exception to 8.2, the term of office of three of the initial Vote Holders of each Full Member (Scientific
Association) is limited to two (2) years. These Vote Holders are selected randomly.
 
35.4 In the application of 17.4, the first president will be a Vote Holder of BOSA.
 
 
 
BESLUIT 2.2: AANSTELLING RAAD VAN BESTUUR
De Algemene Vergadering van 3 september 2022 heeft volgende personen aangesteld als bestuurders, voor de
duur van drie jaar overeenkomstig art. 19.1 van de statuten:
- Sabine Lemoyne, Groenstraat 49, 9070 Destelbergen
- Guy Putzeys, Sasboslaan 8, 8510 Bellegem
- Evi Steen, Walstraat 2B, 8840 Staden
- Olivier Corny, Chaussée de Huy 182, 1325 Chaumont-Gistoux
 
 
BESLUIT 2.3: FUNCTIEVERDELING RAAD VAN BESTUUR – DAGELIJKS BESTUUR - PUBLICATIE
De Raad van Bestuur van 3 september 2022 heeft:
1. volgende functies verkozen onder de bestuurders, voor de duur van één jaar:
- Voorzitter: Sabine Lemoyne
- Ondervoorzitter: Guy Putzeys
- Secretaris: Evi Steen
- Penningmeester: Olivier Cornu
 
2. volgende personen, als college belast met het Dagelijks Bestuur:
- Sabine Lemoyne, Groenstraat 49, 9070 Destelbergen
- Guy Putzeys, Sasboslaan 8, 8510 Bellegem
 
3. volgende natuurlijk persoon gemachtigd om de statuten van de vzw en aansluitende besluiten van de
Algemeen Vergadering en de Raad van Bestuur te publiceren in het Belgisch Staatsblad en de
oprichtingsstukken neer te leggen:
- Bart Vissers, Brugstraat 4, 3970 Leopoldsburg
 
Antwerpen, 7 november 2022
Getekend:
- Sabine Lemoyne, Voorzitter
- Guy Putzeys     , Ondervoorzitter