N° d'entreprise :
Nom :
(en entier) : CommUnity for Europe
(en abrégé) : C4E
Forme légale  : Groupement européen d'intérêt économique
Adresse du siège :
1040
Belgique
Objet de l'acte : Constitution
Etterbeek
Avenue des Arts 43
8
L'an 2020, le 25 novembre,
 
Les soussignés,
 
(1) PHRENOS SPRL, société de droit belge, ayant son siège social Avenue des Arts 43 boîte 8, 1040 Bruxelles
(Belgique), inscrite au Registre des personnes morales de Bruxelles sous le numéro 0450.838.677, représentée
par Nicolas Esgain ;
(2) EXPANSION S.A., société de droit belge, ayant son siège social rue de Jausse 109, 5100 Namur (Belgique),
inscrite au registre des personnes morales de Namur sous le numéro 0466.684.717, représentée par Bertrand
Van Den Dooren ;
(3) HARTINGER Consulting Gmbh, société de droit autrichien, ayant son siège social à Römerstraße 18, 8430
Kaindorf a.d.s (Autriche), inscrite au registre des entités de Kaindorf a.d.s sous le numéro FN 69361 b,
représentée par Suzanne Hartinger ;
(4) ADVERTIVA SP Z.O.O, SP.K., société de droit polonais, ayant son siège social à ul. Kaliowa 19, 60-175
Poznan (Pologne), inscrite au registre des personnes morales de Poznan sous le numéro KRS 0000748699,
représentée par Cezary Hurka ;
(5) VISIBILITY s.r.o, société de droit slovaque, ayant son siège social à Panská 14/236 Bratislava 811 01
(Slovaquie), inscrite au registre des personnes morales de Bratislava sous le numéro ICO 44 927 991,
représentée par Juraj Sasko ;
(6) LIVE CONTENT S.A., société de droit portugais, ayant son siège social dans la Zona Industrial das
Corredouras, Lote 15, r/c dto, sala 4, 2630-369, Arruda dos Vinhos (Portugal), inscrite au registre des personnes
morales de Lisbonne sous le numéro TVA 509034080, représentée par Domingos Miguel Folque Guimarães et
Sérgio Rodrigues Gonçalves ;
 
(7) EVISTA kft, société de droit hongrois, ayant son siège social à 6722 Szeged, Attila utca 11 1/1 (Hongrie),
inscrite au registre des personnes morales sous le numéro HU13063746, représentée par Andras Toth ;
(8) PEANUTS&MONKEYS SL, société de droit espagnol, ayant son siège social Calle Ayala, 66 1° Izquierda,
28001 Madrid (Espagne), inscrite au registre des personnes morales de Madrid sous le numéro B86836212,
représentée par Mario Sanchez del Real ;
(9) KUBIS INTERACTIVE SRL, société de droit roumain, ayant son siège social au 11, rue Olari, Bucarest
(Roumanie), inscrite au registre des personnes morales de Bucarest sous le numéro RO24083160, représentée
par Vlad Popovici.
 
ont convenu de constituer entre eux un groupement européen d'intérêt économique (GEIE), dont ils ont arrêté les
statuts comme suit :
 
0758877520
I.     Généralités
 
Article 1 : Dénomination et siège social
 
Le G.E.I.E. porte le nom suivant : "CommUnity for Europe G.E.I.E.", en abrégé « C4E ».
 
Le groupement a son siège social en Belgique à 1040 Bruxelles, avenue des Arts 43 boîte 8.
 
Article 2 : Objet
 
Le groupement a pour objet:
 
(1) La participation à des appels d'offres organisés par la Commission européenne ou tout autre organisme
européen pour la fourniture d'activités de communication et l'organisation d'événements et dans tout État
membre de l'Union européenne et au-delà si nécessaire.
 
(2) La coordination entre les membres pour développer leurs activités et des affaires BtoB supplémentaires au
niveau européen et faciliter la fourniture d'activités de communication et l'organisation d'événements dans tout
État membre de l'Union européenne et au-delà si nécessaire.
 
(3) La coordination des intérêts et activités communs, notamment en matière de communication et d'événements,
vis-à-vis des institutions européennes et des autorités connexes dans les États membres de l'Union européenne
et au-delà si nécessaire.
 
(4) La représentation des membres auprès des institutions européennes et des autorités connexes dans les États
membres de l'Union européenne.
 
(5) La négociation des conditions d'approvisionnement au nom des membres.
 
(6) L'édition et la distribution de publications qui promeuvent les objectifs du groupement.
 
Article 3 : Durée
 
Le groupement est établi pour une durée indéterminée.
 
Article 4 : Cotisations et responsabilité des membres
 
4.1 Le groupement n'a pas de capital de départ.
 
Les ressources de regroupement consistent en :
 
a. Les cotisations des membres, conformément à l'article 20.1 des présentes,
b. Les subventions qui peuvent être accordées au groupement,
c. Toute autre ressource autorisée par les textes législatifs et réglementaires.
 
4.2 Tous les membres du groupement ont une responsabilité solidaire et illimitée pour les dettes et engagements
du groupement. Conformément à l'article 21, les conséquences de cette responsabilité sont supportées de
manière égale par les membres.
 
II.        Adhésion
 
Article 5 : Adhésion
 
5.1 L'adhésion au groupement est ouverte aux sociétés qui sont organisées conformément à la législation d'un
État membre de l'Union européenne et qui opèrent dans le domaine de l'organisation d'événements et de la
fourniture de services de communication, et qui sont intéressées et désireuses de promouvoir les intérêts
mutuels du groupement par leurs efforts et/ou activités. Leur siège social et leur résidence principale doivent être
situés dans l'un des États membres de l'Union européenne.
 
5.2 L'adhésion de nouveaux membres sera effective après approbation unanime de l'assemblée générale
conformément à l'article 13.3. La décision d'admission ou de refus d'admission ne doit pas être justifiée.
 
Article 6 : Membres fondateurs
 
Les membres fondateurs du groupement sont les sociétés énumérées aux points (1) à (9) du préambule de l’acte
constitutif.
 
Article 7 : Fin de la qualité de membre
 
7.1 Les membres peuvent mettre fin à leur adhésion sans l'approbation de l'assemblée générale en adressant
une notification par courrier recommandé au conseil d'administration. Cette résiliation prend effet à la fin de
l'exercice social au cours duquel elle a été notifiée, à condition que cette notification ait été faite au plus tard le 30
juin ; sinon, la résiliation prend effet à la fin de l'exercice financier suivant.
 
7.2 Tout membre peut céder sa participation au groupement, soit à un autre membre, soit à un tiers ; la cession
ne prend effet qu'après autorisation unanime des autres membres conformément à l'article 5.2.
 
Article 8 : Exclusion d'un membre
 
8.1 Un membre peut être exclu du groupement (a) en raison d'une infraction grave à ses devoirs de membre, ou
(b) en raison d'une ingérence grave dans l’objet ou les travaux du groupement ou (c) si un membre est en faillite
ou dans une situation similaire. Les autres dispositions relatives à la cessation de la qualité de membre qui sont
obligatoires en vertu de la loi ne sont pas affectées par ce qui précède.
 
8.2 La décision d'exclusion d'un membre sera prise par l'Assemblée générale sur proposition du Conseil
d'administration dans les trois mois suivant la proposition. Cette décision doit être approuvée par l'assemblée
générale à la majorité des deux tiers des voix, le membre à exclure ayant le droit de se défendre mais n'ayant
pas le droit de vote. Après l'approbation, l'exclusion prend immédiatement effet.
 
Article 9 : Droits et obligations après la fin de l'adhésion
 
9.1 Si un membre cesse d'être membre pour quelque raison que ce soit, il est en droit de demander une
compensation pour la perte de sa qualité de membre sur la base d'un bilan qui sera établi lors de la première
assemblée générale annuelle suivant la cessation de la qualité de membre et dans le but de déterminer le
montant du paiement de la compensation et de refléter la juste valeur marchande de tous les actifs et passifs du
groupement au jour de la cessation de la qualité de membre.
9.2 La responsabilité de ce membre pour les obligations contractées avant la cessation effective de l'adhésion
continuera à être engagée pendant une durée maximale de cinq ans après la cessation de l'adhésion.
 
III Organes d'organisation
 
Article 10 : Assemblée générale
 
10.1 L'assemblée générale est composée de tous les membres. Tout membre peut se faire représenter par un
autre membre à l'assemblée générale par une procuration écrite.
 
10.2 L'assemblée générale annuelle se tient au siège du groupement, ou à tout autre siège d'un membre ou en
tout autre lieu de l'Union européenne ou par conférence téléphonique ou par tout autre moyen permettant à tous
les membres participants de s'entendre, le dernier vendredi du mois de mai de chaque année. Si cette date
tombe un jour férié légal, l'assemblée se tient le jour ouvrable suivant. L'ordre du jour de l'assemblée générale
annuelle comprend, sans s'y limiter, les sujets suivants :
 
(1) Rapport du conseil d'administration
(2) Approbation des comptes annuels
(3) Nomination / démission des administrateurs
 
10.3 La résolution d'une assemblée générale est consignée dans un procès-verbal dont le conseil
d'administration est responsable.
 
10.4 Le président de l'assemblée générale est un représentant d'un membre élu par l'assemblée générale pour
une durée à déterminer par celle-ci conformément à l'article 13. Son mandat est renouvelable.               
 
 
Article 11 : Convocation
 
L'assemblée générale est convoquée par le conseil d'administration. Le Conseil d'administration doit convoquer
l'Assemblée générale à la demande de tout membre. La convocation à toute réunion de l'assemblée générale est
adressée par le conseil d'administration au moins 15 jours avant celle-ci, par écrit, à chaque membre par courrier
électronique ou par courrier express. L'avis de convocation à toute assemblée générale comprend également
l'ordre du jour proposé, le lieu de réunion ainsi que toute information pertinente concernant les sujets de cet ordre
du jour.
 
Les réunions de l’assemblée générale peuvent se tenir par conférence téléphonique ou par tout autre moyen
permettant à tous les membres participants de s'entendre. Dans ce cas, la réunion est réputée avoir eu lieu au
lieu où se trouve la majorité des membres présents ou, à défaut, au lieu du siège social.
 
Article 12 : Droit de vote
 
Tous les membres ou leurs représentants ont droit à une voix.
 
Article 13 : Résolutions de l'assemblée générale
 
13.1 Le quorum d'une réunion de l'assemblée générale est atteint lorsque tous les membres ont été dûment
invités et qu'au moins la moitié de tous les voix sont présents ou représentés. Si le quorum n'a pas été atteint lors
d'une assemblée générale, aucun quorum n'est requis pour la seconde réunion avec le même ordre du jour. Les
décisions à prendre requièrent l'affirmative d'au moins 50,01% des voix présentes ou représentées, à moins
qu'un quorum ou une majorité plus élevés ne soient requis par la loi ou les présents statuts.
 
13.2 En dehors de l'assemblée générale annuelle, les résolutions de l'assemblée générale peuvent être adoptées
par écrit sans réunion de l'assemblée générale. Dans ce cas, aucun quorum n'est requis et toute résolution à
adopter requiert l'unanimité de tous les membres. Si aucune réponse écrite n'a été reçue par courrier
électronique conformément à l'article 25, de la part d'un membre dans les 14 jours suivant la date de l'invitation
du conseil d'administration à voter par notification écrite, ce membre est réputé s'être abstenu de voter.
 
13.3 Une décision unanime de tous les membres est requise pour
 
(1) modifier l’objet du groupement ;
(2) modifier le nombre de voix attribuées à chaque membre ;
(3) modifier les conditions de prise de décision ;
(4) modifier la contribution (partage des coûts) ou toute autre responsabilité de chaque membre ou de certains
membres ;
(5) modifier toute autre obligation d'un membre ;
(6) transférer le siège social du groupement dans un autre État membre de l'Union européenne ;
(7) admettre de nouveaux membres ;
(8) attribuer la participation au groupement à un autre membre ou à une tierce partie ; et/ou
(9) modifier ou amender les présents statuts, sauf disposition contraire expresse.
 
 Les votes blancs ne seront pas comptés dans les votes exprimés.
 
 
Article 14 : Conseil d'administration
 
14.1 Le groupement est doté d'un conseil d'administration composé de deux à cinq personnes physiques au
maximum.
 
14.2 Le conseil d'administration élit un président pour une durée de deux ans, conformément à l'article 15.4. Le
président ne peut être élu pour deux mandats consécutifs.
 
14.3 Les membres du conseil d'administration, dénommés gérants, sont nommés pour une période maximale de
trois ans, renouvelable, par l'assemblée générale conformément à l'article 13.1 ou 13.2 respectivement. Le
mandat d'un gérant cesse automatiquement avant la fin de cette période si la société qu'il représente en tant que
membre du groupement a cessé d'être membre du groupement ou si l'administrateur a cessé d'être un
représentant du membre respectif du groupement.
 
14.4 L'assemblée générale peut, pour des raisons impérieuses, révoquer un membre du conseil d'administration
sans préavis, conformément à l'article 13.1 ou 13.2 respectivement. Ces raisons impérieuses comprennent, sans
s'y limiter, la négligence grave des responsabilités ou l'incapacité d'exercer les fonctions de direction de manière
ordonnée. Dans ce cas, l'assemblée générale élit un nouveau membre du conseil d'administration dans les
meilleurs délais pour la durée restante du mandat.
 
14.5 Les membres du conseil d'administration peuvent démissionner de leurs fonctions de membres du conseil
d'administration pour un motif valable, moyennant notification écrite au président de l'assemblée générale et
moyennant un préavis raisonnable compte tenu des circonstances de la démission.
 
Article 15 : Pouvoirs du conseil d'administration
 
15.1 Le conseil d'administration exerce toutes les activités nécessaires à la réalisation des objectifs du
groupement et met en œuvre les décisions de l'assemblée générale.
 
15.2 L'assemblée générale peut donner des instructions générales ou particulières qui lient le conseil
d'administration.
 
15.3 Le conseil d'administration est convoqué par le président à la demande de 20 % ou plus des gérants. La
convocation à toute réunion du conseil d'administration est adressée par le président au moins 5 jours avant
celle-ci, par écrit à chaque membre à son adresse électronique. La convocation à une réunion du conseil
d'administration comprend également l'ordre du jour proposé, le lieu de la réunion ainsi que toute information
pertinente concernant les sujets de cet ordre du jour.
 
15.4 Le conseil d'administration ne peut se réunir que si deux tiers au moins de ses membres sont présents ou
dûment représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion du conseil d'administration peut être
convoquée pour délibérer et statuer sur les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion précédente. En tout
état de cause, le conseil d'administration ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins de ses
membres sont présents ou dûment représentés.
 
Les questions qui ne figurent pas à l'ordre du jour ne peuvent être délibérées que si tous les membres du conseil
d'administration sont présents et avec le consentement unanime de tous les membres du conseil
d'administration.
 
Tout membre du conseil d'administration qui n'est pas présent ou représenté par son adjoint peut désigner un
autre membre du conseil d'administration par lettre ou par tout autre moyen écrit pour le représenter à la réunion
du conseil d'administration.
 
Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité des voix exprimées. Les votes blancs ne sont
pas pris en compte dans les votes exprimés. En cas d'égalité des voix, la voix du président de séance est
prépondérante.
 
Les décisions du conseil d'administration sont consignées dans un procès-verbal signé par les membres du
conseil présents ou par les mandataires.
 
15.5 Les réunions du conseil d'administration peuvent se tenir par conférence téléphonique ou par tout autre
moyen permettant à tous les membres participants de s'entendre. Dans ce cas, la réunion est réputée avoir eu
lieu au lieu où se trouve la majorité des membres du conseil d'administration présents ou, à défaut, au lieu du
siège social.
 
15.6 Si un membre du conseil d'administration a, directement ou indirectement, un intérêt opposé de nature
financière ou autre à une décision relevant de l'autorité du conseil d'administration, il doit en informer le conseil
d'administration avant la décision de ce dernier. Cette déclaration et les motifs justifiant le conflit d'intérêts
susmentionné sont consignés dans le procès-verbal du conseil d'administration délibérant sur la décision.
 
Le membre du Conseil d'administration ayant un intérêt opposé est responsable, conformément au droit civil et
au droit des sociétés belges, de toute violation des dispositions de l'alinéa précédent et, en général, des présents
statuts.
 
15.7 Le conseil d'administration peut élire un vice-président et un trésorier.
 
15.8 Afin d'assurer le traitement rapide des tâches en cours, le conseil d'administration peut demander aux
membres d'élire parmi leur personnel un groupe de travail composé d'au moins trois personnes. Si nécessaire,
des experts externes peuvent être consultés après approbation par le conseil d'administration. Ces groupes de
travail font rapport au conseil d'administration. Les activités de ces groupes de travail prennent fin avec
l'achèvement des tâches qu'ils ont acceptées, ou par résolution du conseil d'administration ou de l'assemblée
générale.
 
Article 16 : Gestion journalière
 
16.1 Le conseil d'administration délègue sa gestion journalière ainsi que la représentation de la gestion
journalière soit à un ou plusieurs gérants, qui portent le titre de « Managing Director », soit à une ou plusieurs
autres personnes physiques.
Les personnes mentionnées dans les paragraphes précédents seront également chargées de suivre l'exécution
des contrats qui seront obtenus par le groupement suite à un appel d'offres réussi ainsi que de gérer la répartition
de ces contrats entre les membres du groupement.
16.2 La ou les personnes chargées de la gestion journalière, dans les limites de leurs pouvoirs, peuvent déléguer
des compétences spéciales et limitées à tout mandataire.
 
16.3 Le conseil d'administration ne peut révoquer les personnes chargées de la gestion journalière que par
décision prise par 80% des membres du conseil d’administration.
 
16.4 Le conseil d'administration détermine les attributions, les pouvoirs et les salaires fixes ou variables, imputés
aux frais généraux, des personnes sur lesquelles il désigne des compétences.
 
Article 17 : Représentation
 
Le groupement est valablement représenté vis-à-vis des tiers et en justice, sauf décision contraire de l'assemblée
générale :
- par deux membres du conseil d'administration agissant conjointement, ou
- dans les limites prévues à l'article 16, par un seul Managing Director.
 
V. États financiers et cotisations des membres
 
Article 18 : Comptes annuels
 
18.1                        L’exercice social est l'année civile. Le premier exercice commence lors de l'enregistrement du
groupement et se termine le 31 décembre de l'année suivante.
 
18.2 Dans les trois premiers mois de chaque exercice, les comptes annuels sont établis par le conseil
d'administration pour l'exercice précédent, qui les soumet ensuite aux membres pour approbation par
l'assemblée générale annuelle.
 
18.3 Le contrôle des comptes est effectué par un commissaire choisi parmi les membres de l'Institut des
Réviseurs d'Entreprises de Belgique et nommé par l'Assemblée générale. Le commissaire exerce sa mission
dans les conditions prévues par le Code des sociétés et des associations.
 
18.4 Si les comptes vérifiés approuvés par l'assemblée générale font apparaître un bénéfice, celui-ci est affecté à
un fonds de réserve du groupement et ne peut être réparti entre ses membres. Aux fins de la détermination du
revenu imposable de chaque membre sur les bénéfices du groupement ou en relation avec ceux-ci, le cas
échéant, ces bénéfices sont attribués aux membres de manière égale. En cas de perte dépassant le fonds de
réserve, le conseil d'administration peut demander aux membres du groupement d'assumer ces pertes par une
contribution spéciale répartie de manière égale.
 
 
Article 19 : Prise en charge des frais
 
19.1 Tous les frais résultant de la gestion du groupement et de toute attribution de marchés à des tiers, ou de
l'intervention de tiers à la suite d'un accord mutuel avec le conseil d'administration, sont à la charge de tous les
membres de manière égale. Le groupement n'est pas responsable des coûts directs résultant de la participation
de l'un de ses membres au groupement.
 
Article 20 : Détermination des cotisations annuelles des membres
 
20.1 Les membres paient une contribution annuelle égale à 250 euros.
20.2 Les contributions financières des nouveaux membres sont calculées au prorata pour le reste de l'exercice
financier concerné.
 
Article 21 : Droits à l'information
 
21.1 Tout membre peut, à tout moment, lire ou demander une copie de tout document, tels que les contrats, les
factures, les bons de commande et les documents comptables.
 
21.2 Tout membre peut, à tout moment, soumettre des questions par écrit au conseil d'administration. Le Conseil
d'administration doit répondre par écrit dans un délai de deux mois.
 
VI. Divers
 
Article 22 : Dissolution et liquidation
 
22.1 L'assemblée générale peut décider de la dissolution du groupement par un vote affirmatif d'au moins deux
tiers des voix exprimées.
 
22.2 Si l'assemblée générale a décidé de la dissolution du groupement, celui-ci est liquidé par le conseil
d'administration ou par un ou plusieurs liquidateurs nommés par l'assemblée générale. L'actif ou le passif restant
après le paiement des dettes et engagements du groupement est réparti entre les membres de manière égale.
 
22.3 Le groupement continue d'exister dans le cas où un membre a cessé d'en faire partie.
 
Article 24 : Langue
 
23.1 Les présents statuts existent en langue française et anglaise ; en cas de contestation sur son interprétation,
la version française prévaudra.
 
Article 25 : Communication
 
25.1 Toute correspondance adressée au groupement doit être envoyée à l'adresse électronique du groupement.
 
 
 
 
VII. Décisions des parties comparaissant
 
Lors de l'adoption des statuts, les comparants ont pris les décisions suivantes, qui prendront effet à partir de ce
jour :
 
1. CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le conseil d'administration est composé de 5 gérants, dont le mandat expire à l’issue de l'assemblée générale
annuelle de 2023.
Les personnes suivantes sont désignées comme administrateurs par l'Assemblée générale :
 
- Nicolas Esgain, domicilié Auguste Lannoye 35, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique ;
- Susanne Hartinger,  domiciliée Römerstraße 17, 8430 Leibnitz, Allemagne ;
- Juraj Sasko, domicilié Pavla Horova 6150/20, 841 08 Bratislava, Slovaquie ;
- Bertrand Van den Dooren, domicilié rue Bonny d'Auban 31, 5530 Yvoir, Belgique ;
- Czarek Hurka, domicilié ul. Kaliowa 19, 60-175 Poznan Pologne
 
Leur mandat est exercé sans rémunération.
 
2. MANAGING DIRECTOR, PRÉSIDENT ET TRÉSORIER
Les parties intervenantes désignent M. Nicolas Esgain comme Managing Director. Son mandat expire à l’issue
de l’assemblée générale de 2023.Sa rémunération sera déterminée par un accord confidentiel séparé.
Les parties intervenantes désignent Czarek Hurka comme président. Son mandat expire à la fin de l’assemblée
générale de 2022.
Les parties intervenantes désignent Bertrand Van den Dooren comme Trésorier. Son mandat expire à la fin de
l’assemblée générale de 2022.
 
 
3. CONTRÔLEUR LÉGAL DES COMPTES
Les parties intervenantes désignent comme commissaire du groupement RSM Inter audit, ayant son siège social
à Lozenberg 22 b2, 1932 Zaventem, (BCE 0436.391.122) représenté par Karine Morris. Son mandat expire à
l'issue de l'assemblée générale annuelle de 2024 .
 
 
 
Les soussignés ont donné mandat à Me Axel Maeterlinck, ou Me Nikita Tissot, ou Me Maxime Born ou tout autre
avocat du cabinet Simont Braun, établi à 1050 Bruxelles, avenue Louise 250/10 afin de procéder au dépôt de
l’acte constitutif et des statuts au greffe du tribunal de l’entreprise et aux formalités de publication aux Annexes
du Moniteur Belge conformément aux dispositions légales