N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : EUROPEAN FOOD FORUM
(en abrégé) : EFF
Forme légale : Association sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue Van Eyck 22
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
Il résulte d’un acte reçu le 5 novembre 2019, par le notaire Gaëtan Wagemans, à Ixelles, en cours d’
enregistrement, ce qui suit littéralement reproduit :
 
« L'AN DEUX MIL DIX-NEUF
Le cinq novembre
Devant nous Gaëtan WAGEMANS, notaire résidant à Ixelles, notaire de résidence à Ixelles, exerçant
sa fonction dans la société privée à responsabilité limitée « Notaire WAGEMANS », ayant son siège
à Ixelles, avenue Molière 208,
COMPARAISSENT :
- Monsieur ADEMOV Asim Ahmed, né à Dabnista (Bulgarie) le 3 décembre 1968, de nationalité
bulgare, numéro national bis (on omet), domicilié à 2940 Dabnitsa Oblast Blagoevgrad (Bulgaria),
Str. Deseta, numéro 11.
- Monsieur BENIFEI Brando Maria, né La Spezia (Italie) le premier janvier 1986, de nationalité
italienne, numéro national (on omet), domicilié à 19124, La Spezia (Italie), via XXIV Maggio 26.
- Madame GROSHENRY Irène Aude également dénommée sous son nom de femme mariée
TOLLERET, née à Béziers (France) le 17 août 1987, de nationalité française, numéro national bis
(on omet), domiciliée à 34270 Fontanès (France), rue de la Bénovie 22
    •  Madame GRÄFIN VON THUN UND HOHENSTEIN Róza Maria Barbara, née à Cracovie
(Pologne) le 13 avril 1954, de nationalité polonaise, numéro national bis (on omet), domiciliée à
00769 Warszawa (Pologne), ul. Wgrzyna 27.
- Madame AGUILERA GARCIA Clara Eugenia, née à Grenade (Espagne) le 3 janvier 1964, de
nationalité espagnole, numéro national bis (on omet), domiciliée à 18210 Peligros- Granada
(Espagne), Urbanización Los Portones C/ Pablo Neruda, 31.
    1.  CONSTITUTION
1. Les comparants requièrent le notaire soussigné d’acter qu’ils constituent entre eux une association
et de dresser les statuts d’une association sans but lucratif, dénommée « EUROPEAN FOOD
FORUM», en abrégé «EFF», ayant son siège à 1000 Bruxelles, rue Van Eyck 22
Et il arrête ainsi qu'il suit les statuts de la société:
B. STATUTS
Les comparants nous ont ensuite déclaré arrêter comme suit les statuts de l’associations sans but
lucratif.
TITRE I: Forme légale – Dénomination – Siège – Objet – Durée
Article 1: Nom et forme
La société revêt la forme d’une association sans but lucratif.
Elle est dénommée « EUROPEAN FOOD FORUM», en abrégé « EFF ». Les dénominations
complète et abrégée peuvent être utilisées ensemble ou séparément.
Article 2. Siège
Le siège est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
0737616011
Volet B
Article 3. But désintéressé et objet
L'objectif du Forum alimentaire européen est d'être un forum de discussion indépendant et non
partisan avec les législateurs, les décideurs politiques et les parties intéressées sur les défis et les
opportunités résultant pour la société des thèmes clés de la politique agroalimentaire et des
tendances émergentes en Europe dans le but d'améliorer la transparence et la compréhension
mutuelle,
L’association cherche à développer et à maintenir des relations avec d'autres institutions publiques et
privées qui s'intéressent à ces questions relatives à l'alimentation, à la croisée de certains objectifs
clés de l'Union européenne en matière de développement durable, de santé publique, de
changement climatique et d'agriculture. L’association ne prend pas elle-même position sur des
questions politiques spécifiques.
L'association a pour but désintéressé :
- faire le suivi des politiques publiques appropriées au niveau européen, en intégrant, anticipant et
promouvant les grands thèmes de politique agroalimentaire et les tendances émergentes aux
niveaux européen et mondial, en accordant également une attention particulière aux thèmes liés à la
recherche;
- promouvoir le développement d'une politique alimentaire commune en s'appuyant sur l'intelligence
collective des acteurs du système alimentaire, y compris au niveau local ;
- appuyer une politique alimentaire commune visant à mieux écouter et à répondre plus rapidement
aux préoccupations et aux aspirations des consommateurs européens;
- développer et entretenir des relations avec d'autres institutions publiques et privées intéressées par
ces questions - l'Association donne la priorité aux problèmes et aux actions qui s'inscrivent dans le
cadre de l'Union européenne.
L'Association peut poser tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet. Elle
peut notamment prêter son concours et s'intéresser à toute activité en rapport avec son objet social.
Afin de réaliser ce but désintéressé, l’association a pour objet les activités telles que celles qui
suivent, tant en Belgique qu’à l’étranger, pour compte propre ou compte de ses membres :
    •  Organisation de débats politiques, séminaires, de tables rondes et Sommet sur les questions
relatives à la chaîne d'approvisionnement alimentaire
    •  visites d’étude,
    •  études,
    •  participation à des événements publics,
    •  Sommet annuel du Forum européen de l'alimentation, etc.
Elle dispose, d’une manière générale, d’une pleine capacité juridique pour accomplir tous les actes et
opérations ayant un rapport direct ou indirect avec son objet ou qui seraient de nature à faciliter
directement ou indirectement, entièrement ou partiellement, la réalisation de cet objet.
Article 4. Durée
L’association est constituée pour une durée illimitée.
TITRE II: Membres
Section I : Admission
Article 5. Membres
§1er. L’association est composé de Membres Effectifs et deAutres Membres.
§2 Sont Members Effectifs:
    •  les fondateurs;
    •  Et les Membre du Parlement Européen:
L'Association peut accepter les Membres du Parlement Européen, ceux-ci pouvant être toute
personne physique qui est membre du Parlement Européen et qui est prête à adhérer aux objectifs
de l’EFF.
L’association peut accepter comme « Membres » toutes les entités constituées légalement et
conformément aux lois et aux pratiques des pays dont elles sont originaires et toutes les personnes
physiques.
§3. Sont les Autres Membres :
- ceux appartenant aux sous-catégories « Membres issus du milieu des Affaires » (Business
Members) et « Membres des Institutions publiques et de la société civile» (Public Institutions and
Civil Society Members), selon la définition qui est donnée à ces termes ci-après.
L'Association peut accepter des Membres issus du milieu des Affaires, qu’il s’agisse d’entreprises
commerciales ou industrielles largement représentées en Europe et associations commerciales ou
industrielles, qui sont prêtes à adhérer aux objectifs de l’EFF.
L'Association peut accepter des Membres des Institutions publiques et de la société civile, qu’il s’
agisse d’associations non-commerciales ou d’associations de personnes (comme les organisations
non gouvernementales, les associations non commerciales, les institutions académiques et les
Volet B
autres institutions publiques, Centres et agences de recherche et d’innovation, qu’elles soient
publiques ou privées), qui sont susceptibles de participer de manière constructive à la poursuite des
objectifs de l’EFF.
§4 Le nombre de Membres est illimité mais ne peut être inférieur à un effectif de 3 Membre du
Parlement Européen et de 2 Membres issus du milieu des Affaires et Membres du Institutions
publiques et de la société civile.
§5. Les Membre du Parlement Européen jouissent uniquement des droits et obligations qui sont fixés
dans les présent statuts.
§6 Tous les Membres sont tenus d'adhérer aux objectifs de l'Association. Les Membres issus du
milieu des Affaires et les Membres des Institutions publiques et de la société civile auront l’obligation
de payer les cotisations annuelles conformément aux dispositions de l’article 8 des présents statuts.
 
De manière générale, les Membres devront respecter les lois applicables, les présents statuts et les
décisions prises par les comités de l’Association en conformité avec les statuts.
Article 6. Procédure d’admission
Pour être admis comme Membre Effectif la personne doit répondre aux conditions stipulées à l’article
précédent, doit obtenir l’agrément du Comité Directeur .
A cette fin, le candidat devra adresser au president du Comité Directeur, sous pli recommandé par
courrier ordinaire ou par e-mail à l’adresse électronique de l’association, une demande motivée
indiquant ses nom, prénoms, et domicile.
Les demandes d’admission seront approuvées par décision du Comité Directeur.
La décision du Comité Directeur sera prise conformément aux conditions de quorum et de majorité
stipulées à l’article 12 des présents statuts. Le Directeur Général informera le demandeur de la
décision du Comité Directeur et des raisons qui la justifient. La qualité de Membre commence dès l’
annonce du Comité Directeur d’une décision positive au demandeur.
Le rejet d’une demande par le Comité Directeur devra indiquer les principales raisons sous-tendant
la décision, lesquelles raisons devant être basées sur les critères déterminant l’admissibilité à la
qualité de Membre définis à l’article 5 ci-dessus. Le demandeur concerné aura le droit de faire appel
de cette décision devant l’Assemblée Générale.
L’Assemblée Général devra statuer sur cet appel lors de sa prochaine séance ordinaire ou
extraordinaire.
Section II : Démission et exclusion
Article 7. Démission
1. Cessation automatique
- La qualité de Membre est perdue de plein droit suite au décès du Membre ou de la dissolution de
son entité juridique.
- La qualité de Membre du European Food Forum pour les Membres du Parlement Européen est
automatiquement perdue dès que l’appartenance au Parlement Européen cesse. Si, pour une raison
quelconque, l’immunité parlementaire du Membre du Parlement Européen est levée, la qualité de
Membre est automatiquement suspendue pendant cette période.
2. Démission
Tout Membre du Parlement Européen peut démissionner à tout moment et avec effet immédiat en
informant par écrit le Conseil d’Administration de l’Association.
Tout Membre issu du milieu des Affaires ou tout Membres des Institutions publiques et de la société
civile peut démissionner de l’Association à la fin de chaque année calendrier et il devra informer par
écrit le Conseil d’Administration de l’Association de sa démission au moins 2 mois à l’avance. Durant
cette période, la qualité de Membre et les obligations afférentes, y compris et de manière non
limitative l’obligation de payer les cotisations, resteront pleinement en vigueur.
3. Exclusion :
Les Membres peuvent être exclus sur décision de l’Assemblée Générale suite à une proposition en
ce sens du Conseil d’Administration ou de Comité Directeur, parfois même avec effet immédiat, dans
les cas suivants:
- Une infraction grave aux obligations afférentes à la qualité de Membre, comme prévu à l’article 5 §6
des présents statuts
- le non- paiement des cotisations dues par les Membres issus du milieu des Affaires ou les
Membres des Institutions publiques et de la société civile dans le mois du rappel par lettre
recommandée envoyé au Membre issu du milieu des Affaires ou au Membre des Institutions
publiques et de la société civile dans ce cas ils seront considérés comme ayant démissionné ;
- Les conditions d’admissibilité à la qualité de Membre, comme stipulées à l’article 5 des présents
statuts, ne sont plus remplies ;
- Le Membre a effectué un acte contraire aux lois ou aux règles générales acceptées d’honneur et d’
intégrité personnelle applicables à la profession;
4. Effets de la cessation de la qualité de Membre
Volet B
1. Lors d'une constatation par le Conseil d’Administration ou le Comité Directeur justifiant l'exclusion
d'un Membre, le Conseil d’Administration peut suspendre, jusqu'à la décision de l'Assemblée
Générale, les droits du Membre concerné.
2. Dans le cas où un Membre issu du milieu des Affaires ou un Membre des Institutions publiques et
de la société civile perd sa qualité de Membre en raison d’une résiliation automatique, d’une
démission, d’une exclusion ou de toute autre cause au cours d’une année financière, la cotisation
annuelle continuera d’être due dans son intégralité pour toute l’année.
3. Aucun Membre cessant d’être Membre de l’Association à la suite d’une résiliation automatique, d’
une démission, d’une exclusion ou de toute autre cause, ni aucun de ses successeurs légaux, ne
peuvent se prévaloir d’aucun droit sur les biens de l’Association.
La perte de la qualité de Membre comporte l'interdiction d'utiliser d'une quelconque manière son
ancienne qualité de Membre.
Article 8. Cotisations des membres
(on omet)
TITRE III. ADMINISTRATION – CONTRÔLE
Article 9. Composition du conseil d’administration (Board of Management)
1. L’association est administrée par un Conseil d’Administration, lequel sera composé d’au moins
deux (2) personnes et d’un maximum de quatorze (14) personnes.
Le nombre maximum de Membres du Conseil d’Administration doit toujours être inférieur à celui des
de Membres Effectifs du Comité Directeur.
2. Élections. Les Membres du Conseil d’Administration seront élus par l’Assemblée Générale à partir
des listes de candidats soumises à l’Assemblée Générale par les Membres Effectifs ; La catégorie
des Membres issus du milieu des Affaires et la catégorie des membres des Institutions publiques et
de la société civile proposeront chacune une liste à l’Assemblée Générale. Le Conseil d’
Administration sera composée des candidats proposés par avec un maximum 7 Membres issus du
milieu des Affaires et 7 Membres de Institutions publiques et de la société civile. Le nombre doit
toujours être égal pour chaque catégorie de membres.
3. Les Membre du Parlement Européen ne pourront pas participer au Conseil d’Administration.
4. Durée du mandat. La durée du mandat des Membres du Conseil d’Administration a été fixée à 3
ans. Après cela, ils peuvent être réélus pour des mandats supplémentaires consécutifs de 3 ans.
Le mandat de Membre du Conseil d’Administration cessera également si celui-ci décède ou est
révoqué par le Membre issu du milieu des Affaires ou le membre des Institutions publiques et de la
société civile qui l’employait au moment de sa nomination ou si le Membre du Conseil d’
Administration démissionne de son mandat. Dans le cas d’une telle cessation, le Président du
Conseil d’Administration, agissant au nom du Conseil d’Administration, pourra convoquer une
Assemblée Générale pour nommer un Membre Provisoire du Conseil d’Administration. Ce Membre
Provisoire du Conseil d’Administration terminera le mandat du Membre du Conseil d’Administration
qu’il remplace. Si, en raison d’une telle cessation, le nombre de Membres du Conseil d’
Administration descend en-dessous du nombre minimum de Membres requis par la loi ou par les
présents statuts, le Président du Conseil d’Administration convoquera une séance de l’Assemblée
Générale pour nommer sans retard un Membre Provisoire du Conseil d’Administration. Toutefois, le
Conseil d’Administration continuera à être autorisé à expédier les affaires courantes.
5. Révocation. L’Assemblée Générale peut révoquer à tout moment les Membres du Conseil d’
Administration.
Article 10. Présidence du conseil d’administration
Le conseil d’administration élit parmi ses membres un président.
Le conseil peut également nommer un vice-président, un trésorier et/ou un secrétaire.
En cas d’empêchement du président, il est remplacé par le vice-président ou, à défaut de vice-
président, par un autre administrateur désigné par ses collègues, ou à défaut d’accord, par le plus
âgé des administrateurs présents.
Article 11. Convocation du conseil d’administration
Le Conseil d’Administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation de son Président.
Les Membres du Conseil d’Administration seront dûment convoqués aux réunions par le biais d’une
convocation écrite envoyée par courrier ordinaire ou par tout autre moyen de communication écrite (y
compris le courriel).
La convocation contiendra un ordre du jour pour la réunion et identifiera et spécifiera de manière
suffisamment détaillée les affaires pour lesquelles un vote sera nécessaire.
La convocation devra être envoyé au moins 7 jours avant la date de la réunion.
À condition que tous les Membres du Conseil d’Administration soient d’accord, ils peuvent renoncer
à la nécéssité d’une convocation valable pour une réunion spécifique.
Article 12. Délibérations du conseil d’administration
Une réunion du Conseil d’Administration sera réputée être constituée valablement, même si certains
ou l’ensemble des Membres du Conseil d’Administration ne sont pas physiquement présents ou
Volet B
représentés, mais qu’ils participent aux délibérations par le biais d’un moyen moderne de
télécommunications quelconque qui permet aux Membres du Conseil d’Administration de s’entendre
et de se parler directement les uns aux autres, comme des services de vidéo-conférence ou de
téléconférence.
Dans de tels cas, les Membres du Conseil d’Administration seront réputés être présents.
Tout administrateur peut donner mandat à un de ses collègues pour le représenter à une réunion
déterminée du conseil d’administration et pour y voter en ses lieu et place. Ce mandat doit être
donné par écrit. Le mandant est, dans ce cas, réputé présent
Un administrateur peut aussi, à condition que la moitié des membres du conseil d’administration
soient présents en personne, exprimer ses avis et formuler ses votes par écrit.
Le conseil d’administration ne peut délibérer et statuer valablement sur des points qui ne figurent pas
à l’ordre du jour que si tous ses membres sont présents à la réunion et donnent leur consentement.
Ce consentement sera sensé être donné si aucune objection n’a été actée au procès-verbal.
En cas de partage la voix de celui qui préside la réunion est prépondérante. Toutefois, si l’
association n’a que deux administrateurs, la voix de celui qui préside la réunion cesse d’être
prépondérante jusqu’à ce que le conseil d’administration soit à nouveau composé de trois membres
au moins.
(a) Quorum. Sauf dans le cas où des exigences particulières sont stipulées par les présents statuts,
les décisions du Conseil d’Administration ne peuvent être prises que lorsque les deux tiers des
Membres du Conseil d’Administration sont présents ou représentés.
(b) Majorité. La principale priorité est d’obtenir que les décisions soient prises par consensus. Dans
le cas d’un vote, chaque Membre du Conseil d’Administration dispose d’une voix. Les décisions du
Conseil d’Administration sont prises à la majorité des voix. En cas de partage des voix, celle du
Président de séance est prépondérante.
Article 13. Procès-verbaux du conseil d’administration
Les décisions du conseil d’administration sont constatées dans des procès-verbaux signés par le
président de la réunion et les administrateurs qui le souhaitent.
Ces procès-verbaux sont consignés dans un registre spécial.
Les délégations, ainsi que les avis et votes donnés par écrit, y sont annexés.
Tout document daté et comportant la signature de tous les Membres du Conseil d’Administration et
enregistré ou inséré dans le registre des procès-verbaux sera considéré comme constituant une
décision du Conseil d’Administration. Les résolutions du Conseil d’Administration seront enregistrées
au siège social de l’association.
Article 14. Pouvoirs du conseil d’administration
Le Conseil d’Administration aura le pouvoir de :
- Préparer et présenter aux fins d’acceptation par l’Assemblée Générale le budget et les comptes
annuels conformément à l’article 34 des présents statuts ;
- Administrer l’association ;
- Représenter l’association pour toutes les démarches réglementaires avec la possibilité de déléguer
;
- Déterminer la cotisation annuelle payable par les Membres Effectifs.
Tous les pouvoirs qui ne sont pas explicitement attribués à un autre comité de l’association en vertu
de la loi ou des présents statuts seront exercés par le Conseil d’Administration.
Article 15. Rémunération des administrateurs
Les Membres du Conseil d’Administration ne recevront aucune rémunération.
Article 16. Conflit d’intérêts
Dans le cas où un Membre du Conseil d’Administration aurait un conflit d’intérêt lors de la prise de
toute décision par le Conseil d’Administration, ce Membre devra informer le Conseil d’Administration
d’un tel conflit d’intérêt et il devra s’abstenir de participer à la prise de décision.
Article 17 : Représentation de l’Association
L’association sera représenté valablement dans ses rapports avec les tiers et en ce qui concerne
tous les actes judiciaires et extrajudiciaires par deux Membres du Conseil d’Administration agissant
conjointement.
Le Conseil d’Administration peut, sous sa propre responsabilité, déléguer la gestion journalière de l’
Association à un directeur ou à un tiers (le « Directeur Général » ou « DG »).
Le directeur général de l’association est nommé par le Comité Directeur. Il est responsable de la
gestion quotidienne de l’association, de toutes les tâches administratives et organisationnelles
découlant des décisions du Conseil d’administration et, le cas échéant, d'autres organes de l’
association, ainsi que de la gestion de ses locaux.
Dans le cadre de la gestion journalière des affaires, l’Association sera également représentée
valablement dans ses rapports avec les tiers et en ce qui concerne tous les actes judiciaires et
extrajudiciaires par le Directeur-Général agissant seul.
Aucune des personnes susmentionnées n’aura à fournir de justification dans ses rapports avec des
Volet B
tiers.
Il se peut que d’autres dispositions soient prévues concernant la représentation de l’association et la
délégation de pouvoir dans les règlements administratifs.
TITRE IV- COMITE DIRECTEUR
Article 18. Comité Directeur (Steering Committee)
1. Composition. Le Comité Directeur se composera d’un minimum de 5 personnes et d’un maximum
de trente (30) personnes. Les Membres du Comité Directeur devront être composés d’un minimum
de 3 Membres du Parlement Européen, d’un représentant d’un Membre issu du milieu des Affaires et
d’un représentant des membres des Institutions publiques et de la société civile, qui doit également
Membre du Conseil d’Administration. Par ailleurs, des personnalités externes peuvent être Membres
du Comité Directeur. Les critères d’admissibilité des personnalités externes seront décrits plus en
détail dans les règlements administratifs. La distribution des mandats du Comité Directeur sur l’
ensemble des Membre du Parlement Européen, des Membres du Conseil d’Administration et des
personnalités externes peut être expliquée plus en détail dans les règlements administratifs.
2. Désignation. Les Membres du Parlement Européen du Comité Directeur seront nommés par l’
Assemblée Générale à partir d’une liste de candidats soumise à l’Assemblée Générale par les
Membres du Parlement Européen. Les Membres du Conseil d’Administration sont Membres d’office
du Comité Directeur. Les personnalités externes peuvent devenir Membres du Comité Directeur sur
invitation des Membres du Parlement Européen qui sont Membres du Comité Directeur.
3. Durée du mandat. Le mandat des Membres du Parlement Européen du Comité Directeur expire
en même temps que leur mandat au Parlement Européen (à savoir, 5 ans) ou lorsqu’ils cessent d’
être Membres. Le mandat des Membres du Conseil d’Administration participant au Comité Directeur
expire ou est résilié lorsque leur mandat au Conseil d’Administration expire ou est résilié. Le mandat
des personnalités externes dans le Comité Directeur expire lorsque les mandats des Membres
Politiques participant en même temps au Comité Directeur expirent.
Les mandats des Membres du Comité Directeur peuvent être renouvelés.
4. Révocation. L’Assemblée Générale peut révoquer à tout moment les Membres du Comité
Directeur.
5. Les Membres du Comité Directeur ne recevront aucune rémunération.
6. Pouvoirs
Le Comité Directeur aura le pouvoir de :
- définir la stratégie de l’association
- examiner les propositions du Comité de Programmation;
- approuver le Programme des Manifestations, basé sur une proposition du Comité de
Programmation ;
- émettre des recommandations au Conseil d’Administration, de sa propre initiative ou sur demande
du Conseil d’Administration ;
    •  nommer les Co-présidents du Comité de Programmation.
- Confirmer les nouveaux Membres;
- Proposer à l’Assemblée Générale l’exclusion d’un Membre ;
7. Présidence
Le Comité Directeur désigne en son sein un Président et des vice-presidents, qui devront être un
Membre du Parlement Européen.
8. Durée du mandat
La durée du mandat Président a été fixée à deux ans et six mois. Après cela, ils peuvent être réélus
pour des mandats supplémentaires consécutifs de deux ans et six mois.
9. Autres dispositions
D’autres dispositions concernant le Comité Directeur, y compris celles afférentes à ses réunions, son
ordre du jour et son processus décisionnaire, seront stipulées dans les règlements administratifs.
Article 19. Contrôle de l’association
Lorsque la loi l’exige et dans les limites qu'elle prévoit, le contrôle de l’association est assuré par un
ou plusieurs commissaires, nommés pour trois ans et rééligibles.
TITRE V. ASSEMBLEE GENERALE
Article 20. Composition
L’assemblée générale est composée de tous les Membres de l’association.
Les Membres issus du milieu des Affaires et les membres des Institutions publiques et de la société
civile pourront être représentés par un délégué (« Représentant des Membres »).
Un Membre peut également être représenté à l’Assemblée Générale par un autre Membre
appartenant à sa propre catégorie, à condition que cette représentation ait été enregistrée. Ceci
signifie que tout Membre issu du milieu des Affaires, tout membre des Institutions publiques et de la
société civile ou tout Membre du Parlement Européen ne peut être représenté respectivement que
par un autre Membre issu de sa catégorie.
Volet B
Article 21. Pouvoirs
L’assemblée générale exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi et les présents statuts.
Ceci comprend les compétences exclusives suivantes qui peuvent seulement être exercées par l’
assemblée générale :
1° la modification des statuts ;
2° la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les cas
où une rémunération leur est attribuée ;
3° la nomination et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération ;
4° la décharge à octroyer aux administrateurs et au commissaire, ainsi que, le cas échéant, l’
introduction d’une action de l’association contre les administrateurs et les commissaires ;
5° l’approbation des comptes annuels et du budget ;
6° la dissolution de l’association ;
7° l’exclusion d’un Membre ;
8° la transformation de l’ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et
en société coopérative entreprise sociale agréée ;
10° ratifier la nomination des Membre du Parlement Européen qui deviendront Membres du Comité
Directeur à partir des listes de candidats soumises à l’Assemblée Générale par les Membre du
Parlement Européen;
11° convertir l’association en une société poursuivant un objectif social ; 12 ° Mettre en œuvre tous
les autres pouvoirs qui sont explicitement accordés à l’Assemblée Générale par les présents statuts.
13° tous les autres cas où la loi ou les présents statuts l’exigent.
Article 22. Tenue et convocation
1.L’Assemblée Générale prendra ses décisions lors de séances ordinaires ou extraordinaires.
Les Membres sont convoqués à l'Assemblée Générale par le Président du Comité Directeur.
Le Président du Comité Directeur devra convoquer une séance ordinaire de l’Assemblée Générale
une fois par an, avec au moins les points suivants inscrits à l’ordre du jour :
(1) L’approbation des comptes annuels pour l’exercice financier passé,
(2) l’approbation des budgets annuels pour l’exercice financier en cours.
Il est tenu chaque année, au siège, une assemblée générale ordinaire le dernier vendredi du mis de
juin à 18 heures 30. Si ce jour est férié, l’assemblée générale est remise au premier jour ouvrable
suivant.
2. Des Assemblées Générales extraordinaires sont tenues chaque fois que les circonstances
l'exigent et chaque fois qu'un cinquième des Membres en font la demande.
Dans ce dernier cas, le Président du Comité Directeur doit convoquer une Assemblée Générale dans
les quatre semaines.
Si aucune suite n'est donnée à la demande de convocation de l'Assemblée Générale dans les deux
semaines de la demande, les demandeurs pourront procéder eux- mêmes à la convocation selon les
modalités de convocation de l'Assemblée Générale que doit suivre le Président du Comité Directeur.
3. Les convocations sont adressées par écrit et par lettre ordinaire, courriel ou tout autre moyen écrit
au nom du Président du Comité Directeur, et elles doivent être envoyées au moins quatre semaines
avant la date de la séance de l’Assemblée Générale. La convocation devra préciser le lieu, la date et
l’heure de la séance de l’Assemblée Générale. L’ordre du jour provisoire sera spécifié dans la
convocation.
Toute proposition signée par un vingtième des Membres doit être inscrite à l'ordre du jour.
Si nécessaire, l’ordre du jour définitif sera envoyé à tous les Membres au moins 8 jours avant la
séance de l’Assemblée Générale.
Les sujets qui ne sont pas inscrits à l’ordre du jour ne seront pas abordés, à moins que tous les
Membres soient présents ou représentés et conviennent unanimement de traiter ces sujets.
4. Séances organisées par le biais d’une procédure écrite. Dans certains cas exceptionnels et
lorsque l’urgence de l’affaire concernée le rend nécessaire, l’Assemblée Générale peut prendre des
décisions en mettant en œuvre une procédure écrite. À cet effet, le Président du Comité Directeur
enverra les résolutions proposées à tous les Membres par courrier ordinaire ou par tout autre moyen
de communication qu’il estime approprié (y compris le courriel). Les résolutions proposées seront
accompagnées d’un mémorandum préparé par le Président expliquant les raisons ayant conduit à
utiliser la procédure écrite, ainsi que le contexte des résolutions proposées. Les résolutions
proposées seront réputées avoir été adoptées si, dans un délai de dix jours ouvrés après avoir été
envoyées, le nombre des communications dûment remplies renvoyées au Président par les
Membres est suffisant pour constituer un quorum et satisfaire aux exigences de vote stipulées dans
les présents statuts.
5. Séances organisées par le biais de la vidéoconférence, de la téléconférence et des services de
messagerie instantanée. L’Assemblée Générale peut avoir lieu et prendre des décisions par la mise
en œuvre de technologies modernes de télécommunications qui permettent aux Membres de s’
entendre et de se parler directement les uns aux autres, comme la vidéoconférence et la
Volet B
téléconférence. Dans le même contexte, l’Assemblée Générale peut également avoir lieu et prendre
des décisions par la mise en œuvre de technologies modernes
de télécommunications permettant aux Membres de converser les uns avec les autres par écrit
comme, par exemple et de manière non limitative, les services de messagerie instantanée.
Article 23. Séances
La séance de l’Assemblée Générale sera présidée par le Président du Comité Directeur ou, si celui-
ci en est empêché, par le Membre ayant la plus grande ancienneté ou par un autre Membre du
Comité Directeur, tel que cela sera décidé par le Président.
Article 24. Délibérations
Tous les Membres auront droit à une voix dans l’Assemblée Générale.
Tous les Membres auront le droit de :
- Participer à la séance de l’Assemblée Générale ;
- S’exprimer lors de la séance de l’Assemblée Générale ;
- Voter lorsque l’Assemblée Générale prend des décisions sur les pouvoirs, comme décrit à l’article
21 des présents statuts. Toutefois, les « Autres Membres » (à savoir, les Membres Politiques) seront
exclus du droit de vote lorsque l’Assemblée Générale prend une décision concernant les budgets et
les comptes, comme décrit à l’Article 21, des présents statuts.
Quorum.
À moins que la loi ou les présents statuts n’en disposent autrement, l’Assemblée Générale sera
réputée être composée valablement si quinze (15) % des Membres sont présents ou représentés. Si
le quorum n’est pas atteint à toute séance de l’Assemblée Générale, le Président du Comité
Directeur devra convoquer une nouvelle séance dans les quatre (4) semaines qui suivent. Cette
seconde séance sera réputée avoir atteint le quorum quel que soit le nombre des Membres présents
ou représentés.
Majorité
Les décisions au sein de l'Assemblée Générale sont prises à la majorité simple des voix présentes
ou représentées, sauf dans le cas où la loi, les présents statuts ou le règlement intérieur en décident
autrement. En cas de partage des voix, celle du Président de séance est prépondérante.
Pour éviter tout malentendu, il est précisé que la décision concernant les budgets et les comptes,
comme décrit à l’article 11, point g) des présents statuts, nécessitera une majorité des voix des
Membres Effectifs, à l’exclusion des « Autres Membres ».
L'Assemblée Générale donne décharge aux Membres du Conseil d'Administration, sauf si cette
décharge est refusée par une majorité des deux tiers des voix exprimées lors d'une assemblée, où
les deux tiers des Membres au moins sont présents ou représentés.
En ce qui concerne les modifications apportées aux statuts et la dissolution de l’association, les
dispositions de l’article 33 des présents statuts s’appliquent.
Article 25.Procès-verbaux
Les décisions de l'Assemblée Générale sont consignées dans un registre des procès-verbaux,
lesquels sont signés par le Président du Comité Directeur Ce registre est conservé au siège social
où tous les Membres peuvent en prendre connaissance.
Chaque Membre pourra recevoir une copie des procès-verbaux sur demande écrite.
Les décisions seront éventuellement portées à la connaissance des tiers intéressés par courrier, mail
ou tout autre moyen écrit.
TITRE VI - COMITÉ DE PROGRAMMATION
Article 26 : Comité de programmation
1. Composition. Le Comité de Programmation sera constitué de tous les Membres. Un ou plusieurs
Membres issus du milieu des Affaires et des les Membres no issus du milieu des Affaires seront
désignés pour agir individuellement comme leur représentants dans le Comité de Programmation.
2. Durée du mandat. Le mandat de tout Membre du Comité de Programmation continuera pendant
toute la durée de son appartenance à l’association et il cessera automatiquement lorsque cette
appartenance à l’association arrive à son terme ou est résiliée.
3. Les Membres du Comité de Programmation ne recevront aucune rémunération.
Article 27 : Pouvoirs
Le Comité de Programmation aura le pouvoir de :
• Proposer un « programme des manifestations » au Comité Directeur
Article 28 : Co-présidents
Le Comité Directeur désigne trois co-présidents pour le Comité de Programmation, un étant un
Membre du Parlement Européen faisant partie du Comité Directeur, et l’autres étant le représentant
d’un Membre issu du milieu des Affaires et d’un membre des Institutions publiques et de la société
civile, qui sont également Membres du Conseil d’Administration.
Article 29 : Autres dispositions
D’autres dispositions concernant le Comité de Programmation, y compris celles afférentes à ses
réunions, son ordre du jour et son processus décisionnaire, seront stipulées dans les règlements
Volet B
administratifs.
TITRE VII. EXERCICE SOCIAL – REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
Article 30. Financement
Outre les contributions qui seront payées par les membres, l’association sera entre autre financée
par les dons, legs et les revenus de ses activités.
Article 31. Exercice social
L'exercice social commence le premier janvier et finit le 31 décembre de chaque année.
A cette dernière date, les écritures sociales sont arrêtées et le conseil d’administration établit les
comptes annuels conformément aux dispositions légales applicables. Le conseil d’administration
établit également une proposition de budget pour l’exercice social suivant.
Le conseil d’administration soumet les comptes annuels sur l’exercice social précédent et la
proposition de budget pour l’exercice social suivant à l’assemblée générale annuelle.
Le Conseil d’Administration soumettra à l’approbation de l’Assemblée Générale, avant le 15 mai de
chaque année, les comptes audités de l’année financière passée.
L’Assemblée Générale nommera un commissaire aux comptes.
Le commissaire aux comptes devra produire un rapport sur les comptes annuels de l’association.
Ce rapport devra être soumis à l’Assemblée Générale.
Article 32. Règlement d’ordre intérieur
Le Conseil d’Administration définit dans le règlement intérieur (règlements administratifs) les
conditions relatives
- à ses réunions
- à la représentation de l’association et la délégation de pouvoir
- aux réunions, à l’ordre du jour et au processus décisionnaire du Comité Directeur et du Comité de
Programmation
- ainsi qu'à tous les autres points qu'il jugera opportun de réglementer.
Le règlement intérieur ne peut comporter aucune disposition qui serait incompatible avec les
dispositions légales obligatoires ou avec les statuts de l’association.
TITRE VIII. MODIFICATION AUX STATUTS - DISSOLUTION – LIQUIDATION
Article 33.Modifictaion aux statuts
Seule l’Assemblée Générale sera habilitée à procéder à des modifications des statuts, à condition
que l’objet de ces modifications soit stipulé dans la convocation et que les deux tiers des Membres
soient présents ou représentés lors de la séance. Les décisions visant à modifier les statuts doivent
être prises à la majorité des deux tiers des Membres présents ou représentés.
La décision de modifier la mission de l’association ou de procéder à sa dissolution doit être prise à la
majorité des quatre cinquièmes des voix des Membres présents ou représentés.
Si les deux tiers des Membres ne sont ni présents ni représentés à la séance de l’Assemblée
Générale, le Président devra appeler à une nouvelle séance, laquelle devra avoir lieu au plus tôt lors
du quinzième jour de la séance précédemment organisée ; cette nouvelle séance sera réputée avoir
atteint le quorum quel que soit le nombre de Membres présents ou représentés.
Article 34. Dissolution
L’association sera dissoute :
- Sur décision de l’Assemblée Générale, conformément aux exigences de quorum et de majorité
stipulées à l’article 33;
- lorsque le nombre de Membres est inférieur à 3 Membres Politiques et 3 Membres issus du milieu
des Affaires;
- Sur décision judiciaire.
Article 35. Liquidateurs
En cas de dissolution de l’association, pour quelque cause et à quelque moment que ce soit, les
administrateurs en fonction sont désignés comme liquidateurs en vertu des présents statuts si aucun
autre liquidateur n’aurait été désigné, sans préjudice de la faculté de l’assemblée générale de
désigner un ou plusieurs liquidateurs et de déterminer leurs pouvoirs et émoluments.
Article 36. Affectation de l’actif net
Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire, l'actif net de l'association dissoute est
affecté à l'organisation ou aux organisations qui succèdent à l'association pour autant qu'il soit
affecté à une fin désintéressée ou à défaut à une ou à des organisations qui poursuivent des buts
similaires à ceux de l'association pour autant qu'ils soient affectés à une fin désintéressée.
Ces décisions ainsi que le nom, la profession et l'adresse du/des liquidateur(s) seront publiés aux
annexes du Moniteur belge.
TITRE IX. DISPOSITIONS DIVERSES
Article 37. Responsabilité
Les Membres de l’association n’encourent, du fait de leur appartenance à cet organisme, aucune
responsabilité, qu’elle soit individuelle, collective ou solidaire, en conséquence des actions
entreprises par l’association et les obligations des Membres seront strictement limitées au montant
Volet B
de leur cotisation.
Article 38. Election de domicile
Pour l’exécution des présents statuts, tout membre, administrateur, commissaire ou liquidateur
domicilié à l’étranger, fait élection de domicile au siège où toutes communications, sommations,
assignations, significations peuvent lui être valablement faites s’il n'a pas élu un autre domicile en
Belgique vis-à-vis de l’association.
Article 39. Compétence judiciaire
Pour tout litige entre l’association, ses membres, administrateurs, commissaires et liquidateurs
relatifs aux affaires de l’association et à l’exécution des présents statuts, compétence exclusive est
attribuée aux tribunaux du siège, à moins que l’association n’y renonce expressément.
Article 40. Emploi des langues
Dans la mesure requise par le droit belge, les documents et les procédures de l’association seront
rédigés en français. La langue de travail de l’association est l’anglais.
Article 41. Droit commun
Les dispositions du Code des sociétés et des associations auxquelles il ne serait pas licitement
dérogé sont réputées inscrites dans les présents statuts et les clauses contraires aux dispositions
impératives du Code des sociétés sont censées non écrites.
DISPOSITIONS FINALES ET (OU) TRANSITOIRES
Les comparants prennent à l’unanimité les décisions suivantes qui ne deviendront effectives qu’à
dater du dépôt au greffe d’une expédition de l’acte constitutif, conformément à la loi.
1. Premier exercice social et première assemblée générale ordinaire
Le premier exercice social débutera le jour du dépôt au greffe d’une expédition du présent acte et
finira le 31 décembre 2020.
La première assemblée générale ordinaire aura donc lieu le dernier vendredi du mois de juin de l’
année 2021
2. Adresse du siège
L’adresse du siège est situé à : 1000 Bruxelles, rue Van Eyck 22.
3. Site internet et adresse électronique
Le site internet de l’association est europeanfoodforum.eu
L’adresse électronique de l’association est info@europeanfoodforum.eu
Toute communication vers cette adresse par les membres de l’association est réputée être
intervenue valablement.
4. Désignation des administrateurs
L’assemblée décide de fixer le nombre d’administrateurs à 5.
Sont appelés aux fonctions d’administrateur pour une durée de 3 ans :
- Monsieur ADEMOV Asim,
- Monsieur BENIFEI Brando,
- Madame GROSHENRY Irène, étant dénommée sous son nom de femme mariée TOLLERET
- Madame GRÄFIN VON THUN UND HOHENSTEIN Róza,
- Madame AGUILERA GARCIA Clara,
Tous prénommés et ici présents et qui acceptent
Leur mandat est gratuit
5. Commissaire
Compte tenu des critères légaux, les comparants décident de ne pas procéder actuellement à la
nomination d’un commissaire.
6. Pouvoirs
La société REGIE CONTELLATION ayant son siège à 1000 Bruxelles, rue de Crayer 16 ou toute
autre personne désignée par lui, est désigné en qualité de mandataire ad hoc de l’association, afin
de disposer des fonds, de signer tous documents et de procéder aux formalités requises auprès de l’
administration de la tva ou en vue de l'inscription à la Banque carrefour des Entreprises.
Aux effets ci-dessus, le mandataire ad hoc aura le pouvoir de prendre tous engagements au nom de
l’association, faire telles déclarations qu'il y aura lieu, signer tous documents et en général faire tout
ce qui sera utile ou nécessaire pour l'exécution du mandat lui confié.
7. Les personnes qui ont été désignées plus haut comme administrateurs et qui sont présents ou
représentés comme indiqué, déclarent à l’unanimité prendre les décisions qui suivent :
- Madame GRÄFIN VON THUN UND HOHENSTEIN Róza, précitée, est désigné à la fonction de
président du conseil d’administration pour la durée de son mandat d’administrateur et désignée
président du Comité Directeur, ici présente et qui accepte.
- Madame CIANI Luisella, née à Palmanova (Italie) le 21 juin 1971, de nationalité italienne, numéro
national (on omet), domiciliée à 1040 Etterbeek, avenue Edouard de Thibault 18, est désignée à la
fonction de directeur général ici présente et qui accepte.
(on omet).
DONT ACTE
Volet B
Fait et passé à Bruxelles, au Parlement européen, rue Wiertz - Spinelli
 
 
Et après lecture intégrale et commentée, les comparants, présents ou représentés comme dit est,
ont signé avec Nous, Notaire.
Suivent les signatures.
 
POUR EXTRAIT LITTERAL CONFORME
Gaëtan Wagemans, Notaire à Ixelles ».