N° d'entreprise : 0866466851
Nom
(en entier) : EUROPEAN WAX FEDERATION
(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Boulevard du Souverain 165
 : 1160 Auderghem
Objet de l'acte :
OBJET
D’après un procès-verbal reçu par Maître Matthieu DERYNCK, notaire à Bruxelles (deuxième
canton), associé de « Van Halteren, Notaires Associés », à 1000 Bruxelles, rue de Ligne 13, le 2 juin
2022, il résulte que :
…/…
PREMIERE RESOLUTION.
L’assemblée décide de remplacer le texte actuel du but et des activités par le texte suivant :
1.            Le but désintéressé de l'Association est de procéder à l’examen scientifique des questions
se rapportant à la cire telles que la sécurité pour l’homme et l’environnement, et les autres questions
techniques, y compris la qualité de ce produit et les caractérisations techniques, le stockage, le
transport, les développements juridiques dans l'Union européenne concernant les domaines
généraux d'application, les statistiques, le traitement douanier et toute autre question se rapportant à
ce produit.
À titre subsidiaire et sans préjudice de son but scientifique, l'Association a pour but désintéressé de
stimuler, d'accroître les intérêts et d'encourager la collaboration au sein et entre les industries liées à
la cire. 
2. Afin d'atteindre ces buts, l'Association peut, entre autres :
    •  représenter le secteur devant les régulateurs nationaux, européens et internationaux et
collaborer avec eux, notamment en prenant contact avec les membres de la Commission
européenne, les Parlements européens et les fonctionnaires européens ou leur équipe, en préparant,
en diffusant et en communiquant des documents d'information, en participant à des réunions, en
travaillant directement ou indirectement avec les régulateurs ;organiser des conférences et des
débats scientifiques en vue de promouvoir la recherche et les discussions sur des questions liées à
ses buts désintéressés ;
    •  encourager, faciliter, coordonner et cofinancer des projets scientifiques et techniques
collaboratifs soutenant les fins de l'Association et de ses membres ainsi que de l'industrie et des
autres parties prenantes ;
    •  recevoir toute aide ou contribution matérielle ou financière d'institutions ou de personnes
publiques ou privées. Les fonds et éléments ainsi recueillis seront utilisés exclusivement aux fins
désintéressées de l'Association ; et
    •  acquérir, aliéner ou détenir tous biens meubles et immeubles, exercer tous droits réels et
personnels, et généralement accomplir tout acte se rapportant directement ou indirectement à ses
buts désintéressés. Elle peut prêter son concours et s'intéresser à toutes activités similaires à ses
buts désintéressés. 
3.            A tout moment, l'Association agira en conformité avec toutes les règles et principes
applicables en matière de concurrence et de lutte contre la corruption.
4.            L'Association suivra les règles et principes de transparence énoncés par les institutions
européennes dans le cadre de son travail de représentation auprès des institutions européennes.
…/…
DEUXIEME RESOLUTION.
Volet B
L’assemblée décide de modifier les dispositions statutaires relatives aux membres, notamment
comme suit:
    •  la définition de membres est remplacée par « Les personnes susceptibles d’être Membres de l’
Association sont des personnes morales actives dans la fabrication ou le mélange de cire, et ayant
leur propre organisation de vente et de service après-vente relative à ces produits en tout endroit au
monde »
    •  suppression des catégories de Membres titulaires et non titulaires ;
    •  modification des droits et obligations des Membres;
    •  en prévoyant le droit de faire appel devant l'Assemblée Générale de son exclusion par le
Conseil d'Administration et une perte automatique de la qualité de membre.
…/…
TROISIEME RESOLUTION.
L’assemblée décide de modifier les dispositions statutaires relatives au conseil d’administration,
notamment comme suit:
    •  en fixant un nombre maximum d’administrateurs (9) ;
    •  en prévoyant que les réunions du Conseil d'Administration sont convoquées par le Président, ou
à la demande de tout administrateur, au moins quinze (15) jours avant la réunion, par courrier
électronique ou par lettre ordinaire si l'Association ne dispose pas de l’adresse électronique du
destinataire ;
    •  en prévoyant que les réunions peuvent être tenues physiquement ou par voie de vidéo
conférence ou de conférence téléphonique, ou tout autre moyen de communication similaire ;
    •  en prévoyant que les décisions du Conseil d'Administration peuvent être prises par écrit à l’
unanimité.
…/…
QUATRIEME RESOLUTION.
L’assemblée décide de modifier la représentation de l’association afin que celle-ci soit valablement
représentée, en plus du conseil d’administration, par le Président ou un autre administrateur, et un
second administrateur, agissant conjointement.
…/…
CINQUIEME RESOLUTION.
L’assemblée décide de modifier les dispositions statutaires relatives aux assemblées générales,
notamment comme suit :
    •  modification des pouvoirs de l’assemblée générale ;
    •  les Membres qui ont été exclus aussi longtemps que la décision d'exclusion par le Conseil
d’'Administration ou par l'Assemblée Générale n'est pas définitive, peuvent assister à l’Assemblée
générale ;
    •  en prévoyant la possibilité de tenir des réunions à distance.
…/…
SIXIEME RESOLUTION .
Conformément à l’article 39 § 1 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et des
associations et portant des dispositions diverses, l’association doit mettre ses statuts en conformité
avec les dispositions du Code des sociétés et des associations.
En conséquence, l’assemblée générale décide d’adopter des statuts complètement nouveaux,
comme suit, qui sont en concordance avec le Code des sociétés et des associations:
ARTICLE 1 – DENOMINATION, FORME LEGALE, SIEGE, DUREE
1.            L’Association se dénomme « European Wax Federation » (en abrégé "EWF").
2.            L’Association est une association international sans but lucratif, en abrégé « AISBL », régie
par le Code belge des sociétés et des associations.
3.            Le siège statutaire de l’Association est situé dans la Région de Bruxelles-Capitale. Le
Conseil d’Administration a le pouvoir de déplacer le siège statutaire de l’Association en Belgique,
pour autant que ce déplacement n’implique pas un changement de la langue des statuts
conformément à la réglementation linguistique applicable. Cette décision ne requiert pas de
modification des statuts, sauf dans le cas où le siège statutaire est transféré vers une autre région.
La décision doit être publiée aux annexes du Moniteur belge.
Le Conseil d’Administration a le pouvoir d’établir un ou plusieurs bureaux, filiales ou succursales en
Belgique et à l’étranger.
4.            L’adresse électronique de l’Association est contact@wax.org.
5.            L’Association est constituée pour une durée indéterminée. Sa dissolution peut intervenir à
tout moment conformément aux présents statuts.
ARTICLE 2 – BUTS ET ACTIVITES
Volet B
1.            Le but désintéressé de l'Association est de procéder à l’examen scientifique des questions
se rapportant à la cire telles que la sécurité pour l’homme et l’environnement, et les autres questions
techniques, y compris la qualité de ce produit et les caractérisations techniques, le stockage, le
transport, les développements juridiques dans l'Union européenne concernant les domaines
généraux d'application, les statistiques, le traitement douanier et toute autre question se rapportant à
ce produit.
À titre subsidiaire et sans préjudice de son but scientifique, l'Association a pour but désintéressé de
stimuler, d'accroître les intérêts et d'encourager la collaboration au sein et entre les industries liées à
la cire. 
2.            Afin d'atteindre ces buts, l'Association peut, entre autres :
    •  représenter le secteur devant les régulateurs nationaux, européens et internationaux et
collaborer avec eux, notamment en prenant contact avec les membres de la Commission
européenne, les Parlements européens et les fonctionnaires européens ou leur équipe, en préparant,
en diffusant et en communiquant des documents d'information, en participant à des réunions, en
travaillant directement ou indirectement avec les régulateurs ;
    •  organiser des conférences et des débats scientifiques en vue de promouvoir la recherche et les
discussions sur des questions liées à ses buts désintéressés ;
    •  encourager, faciliter, coordonner et cofinancer des projets scientifiques et techniques
collaboratifs soutenant les fins de l'Association et de ses membres ainsi que de l'industrie et des
autres parties prenantes ;
    •  recevoir toute aide ou contribution matérielle ou financière d'institutions ou de personnes
publiques ou privées. Les fonds et éléments ainsi recueillis seront utilisés exclusivement aux fins
désintéressées de l'Association ; et
    •  acquérir, aliéner ou détenir tous biens meubles et immeubles, exercer tous droits réels et
personnels, et généralement accomplir tout acte se rapportant directement ou indirectement à ses
buts désintéressés. Elle peut prêter son concours et s'intéresser à toutes activités similaires à ses
buts désintéressés. 
3.            A tout moment, l'Association agira en conformité avec toutes les règles et principes
applicables en matière de concurrence et de lutte contre la corruption.
4.            L'Association suivra les règles et principes de transparence énoncés par les institutions
européennes dans le cadre de son travail de représentation auprès des institutions européennes.
ARTICLE 3 – MEMBRES
1.            L’Association est composée d’au moins deux membres (les « Membres »).
2.            Les personnes susceptibles d’être Membres de l’Association sont des personnes morales
actives dans la fabrication ou le mélange de cire, et ayant leur propre organisation de vente et de
service après-vente relative à ces produits en tout endroit au monde.
Aux fins du présent Article 3, le terme “cire” désigne toute forme de cire dérivée de sources
minérales (en ce compris le pétrole), de synthèse chimique ou de sources animales, d’insectes ou
végétales.
Un registre des Membres est tenu au siège statutaire de l’Association. Le registre contient le nom et
l’adresse des Membres.
Les Membres de l’Association se conforment aux conditions telles qu’énoncées dans les présents
statuts.
3.            Des catégories de Membres « cires naturelles » et « soft pétrolatum » sont créées. Ces
catégories sont ouvertes aux Membres dont l’activité principale se situe dans le domaine des cires
naturelles et du soft pétrolatum. Tous les Membres ont les mêmes droits et obligations, sauf en ce
qui concerne les cotisations comme décrit dans les présents statuts.
4.            Les Membres contribuent au financement de l’Association et aux travaux que l’Association
pourrait parrainer par le paiement de cotisations et de contributions telles que définies par l’
Assemblée Générale.
ARTICLE 4 – DEMANDE D’ADMISSION
1.            Sont admises toutes les personnes morales qui remplissent les conditions prévues à
l'article 3 des présents statuts, se conforment à la procédure prévue ci-dessous et paient les
cotisations applicables.
2.            Les candidats membres présentent leur candidature par écrit au Conseil d’Administration,
en indiquant toutes les informations pertinentes, y compris une déclaration d'adhésion aux statuts de
l'Association, ainsi que l'acceptation du paiement des cotisations éventuelles aussi longtemps qu’ils
auront la qualité de Membre.
3.            Le Conseil d'administration vérifie si le candidat membre a fourni les informations
pertinentes et s’il remplit les conditions d'admission, et notifie au candidat membre, par une décision
motivée, s'il accepte sa candidature, suspend sa candidature dans l'attente d'informations
complémentaires à fournir par le candidat membre, ou refuse sa candidature. Dans les deux derniers
Volet B
cas, le Conseil d'Administration informe le candidat membre de son droit d’appel devant l'Assemblée
Générale.
4.            Le candidat membre qui conteste la décision du Conseil d'Administration de suspendre ou
de refuser sa candidature a le droit de faire appel devant l'Assemblée Générale, dans les quinze (15)
jours de la notification de la décision motivée du Conseil d'Administration, en notifiant au Conseil
d'Administration, par lettre recommandée ou par courrier électronique à l'adresse électronique
mentionnée dans les présents statuts, un exposé des motifs pour lesquels il conteste la décision du
Conseil d'Administration. En l'absence d’appel dans ce délai, la décision du Conseil d'Administration
est définitive.
5.            Si la décision du Conseil d'Administration fait l'objet d'un appel, le Conseil d'Administration
convoque une Assemblée Générale. Cette Assemblée Générale doit se tenir dans les trois (3) mois
suivant la réception par l'Association de la notification de l'appel par le candidat membre. Les
administrateurs ne peuvent ni participer ni voter à cette Assemblée Générale. L'Assemblée Générale
prend une décision motivée, qui est définitive. L'Association notifie cette décision motivée au
candidat membre.
6.            Un candidat membre qui n'a pas épuisé le recours décrit dans le présent Article est réputé
accepter la décision du Conseil d'Administration.
7.            Si le Conseil d'Administration ou l'Assemblée Générale accepte une candidature et que des
cotisations sont dues, le candidat membre devient Membre dès réception par l'Association des
cotisations applicables.
ARTICLE 5 – DROITS ET OBLIGATIONS
Les Membres ont les droits et obligations suivants :
a.            Tous les Membres ont le droit d'être convoqués, de participer et de voter aux Assemblées
Générales.
b.            Chaque Membre contribue au financement de l’Association et aux travaux que l’Association
pourrait parrainer en payant des cotisations annuelles telles que déterminées annuellement par l’
Assemblée Générale sur recommandation du Conseil d’Administration. En cas de non-paiement des
cotisations dans les deux (2) mois de leur date d'exigibilité, ces cotisations seront automatiquement
soumises à des intérêts de retard au taux d’intérêt légal applicable en matière civile et commerciale.
Les cotisations annuelles sont égales pour tous les Membres, à l’exception des Membres dont l’
activité principale est dans le domaine des cires naturelles et/ou du “soft pétrolatum”. Seulement
pour ce qui concerne ces derniers, une cotisation annuelle différente peut être déterminée par l’
Assemblée Générale sur recommandation du Conseil d’Administration.
c.            Chaque Membre contribue à toute activité de l’Association qui est exercée dans le cadre
des statuts et en conformité avec ceux-ci.
d.            Chaque Membre respecte la confidentialité des documents internes de l'Association qui
sont confidentiels par nature ou marqués comme tels.
e.            Chaque Membre a le droit de consulter tout document relatif à l'organisation juridique et à la
gouvernance de l'Association.
ARTICLE 6 – DEMISSION, EXCLUSION ET FIN D’ADHESION
1.            Démission
Tout Membre souhaitant démissionner de l’Association le notifie au Conseil d’Administration par
lettre recommandée ou par courrier électronique à l'adresse électronique mentionnée dans les
présents statuts, au moins six (6) mois avant la date prévue de sa démission.
Le Membre reste tenu de remplir toutes ses obligations pendant la période de préavis.
2.            Exclusion
2.1 Le Conseil d’Administration peut décider d’exclure un Membre:
-              qui est en défaut de payer la cotisation annuelle ou de remplir toute autre obligation
importante vis-à-vis de l’Association;
-              qui cesse de remplir les conditions requises pour être Membre; ou
-              qui agit de manière contraire aux statuts ou au règlement d’ordre intérieur ; ou
-              qui porte atteinte de quelque manière que ce soit aux intérêts de l’Association.
2.2 Le Conseil d'administration notifie par écrit au Membre concerné la proposition d'exclusion, au
moins quinze (15) jours avant de prendre sa décision. Ce Membre a le droit de présenter sa défense
devant le Conseil d'Administration avant que celui-ci ne prenne sa décision.
2.3 Le Conseil d’Administration décide de la période de préavis. Il peut décider que l’exclusion aura
lieu immédiatement, sans préavis.
Sa décision prend effet lorsqu'elle est notifiée au Membre concerné, par courrier électronique ou par
lettre recommandée.
2.4 Le Membre exclu a le droit de faire appel devant l'Assemblée Générale de son exclusion par le
Conseil d'Administration, en le notifiant au Conseil d'Administration, dans les quinze (15) jours de la
notification de la décision d'exclusion, par lettre recommandée ou par courrier électronique à
l'adresse électronique mentionnée dans les présents statuts, un exposé des motifs pour lesquels il
Volet B
conteste la décision du Conseil d'Administration.
Cet appel suspendra la décision du Conseil d'administration. En l'absence d’appel dans ce délai, la
décision du Conseil d'administration sera définitive.
Si la décision du Conseil d’Administration fait l’objet d’un appel, le Conseil d'Administration convoque
une Assemblée Générale. Cette Assemblée Générale doit se tenir dans les deux (2) mois suivant la
réception de la notification de l’appel par le Membre exclu. Le Membre exclu a le droit de présenter
sa défense à l'Assemblée Générale en personne ou par écrit mais n'a pas le droit de participer et de
voter sur la décision concernant son exclusion. Les administrateurs ne peuvent ni participer ni voter à
cette Assemblée Générale. L'Assemblée Générale prend une décision motivée, qui est définitive.
L'Association notifie cette décision motivée au Membre concerné.
Le Membre qui n'a pas épuisé le recours décrit dans le présent Article est réputé accepter la décision
du Conseil d'Administration.
3.            Perte automatique de la qualité de membre
La qualité de membre de tout Membre prend automatiquement fin lorsque ce Membre :
             est mis en faillite ou est dissous ; ou
             est fusionné avec un Membre ou scindé en entités comprenant un Membre ; ou
             devient une filiale (directe ou indirecte) d'un autre Membre ou la société mère (directe ou
indirecte) d'un Membre.
4.            Effet
Le Membre qui démissionne, est exclu ou dont la qualité de membre prend fin d'une autre manière,
perd son affiliation et n'a aucun droit sur les fonds de l'Association et reste tenu de payer sa
cotisation complète pour l'exercice en cours.
ARTICLE 7 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
1.            Le Conseil d’Administration de l’Association se compose de minimum cinq (5) et maximum
neuf (9) administrateurs, nommés par l’Assemblée Générale.
2.            Les administrateurs peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales.
Dans ce dernier cas, la personne morale doit être représentée par une personne physique, le
"représentant permanent".
3.            Les administrateurs doivent être personnellement et activement impliqués dans le secteur
de la cire et bien connaître ce secteur.
4.            Le mandat des administrateurs n'est pas rémunéré, sauf décision contraire de l'Assemblée
Générale.
5.            Chaque Membre a le droit de proposer un (1) administrateur, étant entendu qu'en aucun
cas l'Assemblée Générale ne pourra nommer plus de neuf (9) administrateurs, de sorte que
certaines propositions pourraient rester insatisfaites. Si l'administrateur proposé est une personne
morale, le Membre doit proposer simultanément le nom de son représentant permanent et si le
représentant permanent met fin à ses fonctions pour quelque raison que ce soit, le Membre doit
immédiatement le remplacer. Si deux (2) Membres ou plus appartiennent au même groupe ou à la
même organisation, ce groupe ou cette organisation ne sera pas représenté par plus d'un
administrateur au Conseil d'Administration.
6.            Le Président, le Vice-Président, le Trésorier de l’Association et les administrateurs sont
nommés par l’Assemblée Générale pour une période de deux (2) ans. Leur mandat peut être
renouvelé deux (2) fois.
7.            Les nominations d’administrateurs au Conseil d’Administration sont adoptées par l’
Assemblée Générale à la majorité des deux tiers des voix.
8.            En l’absence de proposition ou si l’Assemblée Générale rejette une proposition, l’
Assemblée Générale peut nommer un autre candidat.
9.            Le Conseil d’Administration peut désigner un nombre quelconque de représentants
techniques de différents Membres, qui se réunissent au moins une fois par an au sein d’un Comité
Technique. Le Conseil d’Administration décide du nombre maximum de représentants techniques
ainsi que des règles de convocation, des règles de prise de décision, de la nomination, de la
démission et de la révocation des représentants techniques.
Le Comité Technique a un rôle consultatif et fait rapport de ses recommandations au Conseil d’
Administration.
Le Président du Comité Technique assiste aux réunions du Conseil d’Administration sans avoir
aucun droit de vote en cette qualité.
Le Secrétaire Général, tel que défini ci-dessous, rédige le procès-verbal de chaque réunion du
Comité Technique. Une copie de chaque procès-verbal est mise à la disposition de tous les
représentants du Comité Technique.
ARTICLE 8 – FIN DU MANDAT D’ADMINISTRATEUR
1.            Tout membre du Conseil d’Administration, même s’il a été nommé pour une période
déterminée, peut être révoqué ou suspendu à tout moment et sans motif, par l’Assemblée Générale.
Une suspension qui n’est pas suivie dans les trois (3) mois d’une révocation devient
Volet B
automatiquement une révocation à la fin de cette période. Lorsque l'administrateur révoqué a été
nommé sur proposition d'un Membre, ce Membre a le droit de proposer un nouveau candidat
administrateur, étant entendu qu'un groupe ou une organisation ne sera jamais représenté par plus
d'un administrateur au Conseil d'Administration.
2.            Les mandats des membres du Conseil d’Administration ont une durée maximale de deux
(2) ans, conformément à une liste déterminée par le Conseil d’Administration.
3.            Les membres du Conseil d’Administration dont le mandat prend fin sont rééligibles dans le
cadre de la continuité de leur mandat seulement deux fois de suite, à l’exception du Président qui,
après six (6) ans, est rééligible pour un (1) an en qualité d’administrateur. Après avoir exercé son
mandat pendant une période continue de six (6) ans (sept (7) ans dans le cas du Président sortant),
le mandat de l’administrateur prend fin. 
4.            Toutefois, après une absence de deux (2) ans, l’ancien membre du Conseil d’
Administration est à nouveau rééligible, selon la procédure normale, pour une durée maximale de six
(6) ans (ou sept (7) ans dans le cas du président sortant), et ainsi de suite.
5.            En cas de cessation du mandat d’un membre du Conseil d’Administration avant la fin de
son mandat, le Conseil d’Administration peut coopter un nouvel administrateur qui, à son avis, peut
fournir des conseils importants, pour une durée allant jusqu’à la première Assemblée Générale qui
suit la cooptation, au cours de laquelle l’Assemblée Générale doit décider de la nomination d’un
nouveau membre du Conseil d’Administration sur proposition du Membre qui avait proposé l’
administrateur dont le mandat a pris fin.
6.            Le mandat prend fin automatiquement lorsque le membre du Conseil d’Administration
cesse d’appartenir, pour quelque raison que ce soit, à l’organisation ou au groupe du Membre qu’
il/elle représentait au moment de sa désignation.
7.            Moyennant l’accord du Conseil d’Administration, la société-Membre concernée peut
proposer un remplaçant de stature égale à celle de l’administrateur dont le mandat prend fin afin de
remplir les fonctions de ce dernier pour la période du mandat de deux ans restant à courir.
8.            Si un Membre perd sa qualité de membre ou démissionne, le mandat de l’administrateur
appartenant à l’organisation ou au groupe de ce Membre prend fin automatiquement.
ARTICLE 9 – POUVOIRS ET FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
1.            Sauf disposition contraire des présents statuts, le Conseil d'Administration est chargé de la
gestion de l'Association.
Le Conseil d'Administration a le pouvoir de prendre toutes les décisions et d'accomplir tous les actes
utiles ou nécessaires à la réalisation du but désintéressé de l'Association et à la poursuite des
activités de l'Association, sans préjudice de ceux réservés à l'Assemblée Générale par la loi ou en
vertu des présents statuts. Le Conseil d'Administration peut déléguer des pouvoirs spéciaux à toute
personne, qui ne doit pas nécessairement être un administrateur.
2.            Les procès-verbaux de chaque réunion du Conseil d’Administration sont établis par le
Secrétaire Général et une version provisoire identifiée comme telle est pré-signée par le Président et
est mise à la disposition des membres du Conseil d’Administration avant la réunion suivante. Le
projet de procès-verbal est ensuite approuvé par le Conseil d’Administration et la version approuvée
est signée par le Président lors de la réunion suivante.
3.            Le Secrétaire Général conserve un registre des procès-verbaux du Conseil d’Administration
contenant toutes les décisions adoptées par le Conseil d’Administration et signées par le Président.
Tous les Membres peuvent consulter le registre des procès-verbaux.
4.            Les réunions du Conseil d'Administration sont convoquées par le Président, ou à la
demande de tout administrateur, au moins quinze (15) jours avant la réunion, par courrier
électronique ou par lettre ordinaire si l'Association ne dispose pas de l’adresse électronique du
destinataire.
5.            Pour toute décision qui doit être prise lors d’une réunion, la moitié au moins des membres
du Conseil d’Administration doit être présente ou représentée. Le Conseil d’Administration décide à
la majorité absolue des administrateurs présents ou valablement représentés par le biais d’une
procuration écrite remise à un autre membre du conseil d’administration, qui peut détenir au
maximum deux (2) procurations. En cas de partage des voix, la proposition soumise au Conseil d’
Administration est rejetée.
6.            Les réunions peuvent être tenues physiquement ou par voie de vidéo conférence ou de
conférence téléphonique, ou tout autre moyen de communication similaire.
7.            Les décisions du Conseil d'Administration peuvent être prises par écrit à l’unanimité.
ARTICLE 10 – CONFLIT D’INTERETS
1.            Lorsque le Conseil d'Administration doit prendre une décision ou décider d'une opération
relevant de ses compétences dans laquelle un administrateur a un intérêt patrimonial direct ou
indirect en conflit avec l'intérêt de l'Association, cet administrateur doit en informer les autres
membres du Conseil d'Administration avant que le Conseil d'Administration ne prenne une décision.
Sa déclaration ainsi que l’explication de la nature de cet intérêt conflictuel doivent figurer dans le
Volet B
procès-verbal de la réunion du Conseil d'Administration qui prend cette décision. L'administrateur
ayant un conflit d'intérêts ne peut pas prendre part aux délibérations ni aux votes du Conseil
d'Administration concernant ces décisions ou transactions. Si la majorité des administrateurs
présents ou représentés a un conflit d'intérêts, la décision ou l'opération est soumise à l'Assemblée
Générale ; si l'Assemblée générale approuve la décision ou l'opération, le Conseil d'Administration
peut l'exécuter.
2.            Le Conseil d'Administration ne peut pas déléguer les décisions visées au paragraphe 1 du
présent article.
3.            Le présent article n'est pas applicable lorsque les décisions du Conseil d'Administration
concernent des opérations habituelles conclues aux conditions et sous les garanties habituelles du
marché pour des opérations de même nature.
ARTICLE 11 – REPRESENTATION EXTERNE
1.            L’Association est valablement représentée vis-à-vis des tiers (notamment dans les
conventions et actes) ainsi qu’en justice, en qualité tant de demandeur que de défendeur, par (i) le
Conseil d’Administration, ou par (ii) le Président ou un autre administrateur, et un second
administrateur, agissant conjointement.
2.            L’Association est également valablement représentée par le Secrétaire Général dans les
limites de la gestion journalière.
3.            En outre, l’Association est représentée par toute autre personne mandatée à cette fin par le
Conseil d’Administration, dans les limites de ce mandat.
ARTICLE 12 – EXERCICE SOCIAL – CONTROLE
1.            L’exercice social s’étend du premier janvier au trente et un décembre de chaque année.
2.            Le Conseil d'Administration arrête chaque année les comptes annuels. Les comptes
annuels de l'Association, ainsi que le budget de l'exercice suivant, sont soumis à l'approbation de
l'Assemblée Générale dans les six (6) mois suivant la date de clôture de l'exercice.
3.            Si la loi le requiert ou si l'Assemblée Générale le décide, les comptes de l'Association sont
audités par un ou plusieurs commissaire(s) nommés par l'Assemblée Générale annuelle.
ARTICLE 13 – SECRETAIRE GENERAL
Le Conseil d’Administration nomme un Secrétaire Général pour une durée d’un an, renouvelable. Le
Secrétaire Général peut être suspendu ou révoqué à tout moment par le Conseil d'Administration. Le
Secrétaire Général est chargé de la gestion journalière de l’Association.
Le Secrétaire Général participe aux réunions de l’Assemblée Générale et du Conseil d’
Administration, mais ne dispose pas d’un droit de vote en cette qualité.
Le Secrétaire Général reçoit des instructions du Conseil d’Administration quant à sa participation
dans des comités d’avis ou d’étude.
Le mandat du Secrétaire Général est rémunéré. La rémunération du Secrétaire Général est décidée
par le Conseil d'Administration sur proposition du Président et du Trésorier (le cas échéant).
ARTICLE 14 – ASSEMBLEE GENERALE
1.            L'Assemblée générale a tous les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi ou les statuts,
notamment:
a.            approuver le procès-verbal de l'Assemblée Générale précédente ;
b.            prendre connaissance des rapports du Conseil d'Administration et du/des commissaire(s)
(le cas échéant) ;
c.            approuver les comptes annuels de l'Association ;
d.            approuver la décharge du ou des administrateurs et du commissaire (le cas échéant) ;
e.            approuver le budget pour le prochain exercice social ;
f.             nommer et révoquer (ad nutum) les administrateurs, le Président, le Vice-Président et le
Trésorier, et fixer leur rémunération (le cas échéant) ;
g.            nommer et révoquer le(s) commissaire(s), le cas échéant, et fixer sa (leur) rémunération ;
h.            définir les objectifs et la politique générale de l'Association ;
i.             prendre les décisions finales concernant les admissions et les exclusions des Membres ;
j.             fixer les cotisations annuelles et autres contributions financières des Membres ;
k.            modifier les statuts de l'Association ;
l.             décider des fusions et des scissions ;
m.          effectuer ou accepter l'apport à titre gratuit d’une universalité par l’Association ou l’accepter
d’une autre personne morale ;
n.            dissoudre l'Association, ainsi qu'affecter le surplus de la liquidation, conformément aux
statuts ;
o.            transformer l'Association en association sans but lucratif (ASBL).
2.            L'Assemblée Générale ordinaire a lieu une fois par an dans les six (6) mois de la date de
clôture de l'exercice, au siège de l'Association, à moins que la convocation en dispose autrement.
Les points de l'ordre du jour de l'Assemblée Générale annuelle doivent au moins comprendre les
points (a) à (g) mentionnés au paragraphe 1er du présent article.
Volet B
3.            Des Assemblées Générales extraordinaires peuvent être convoquées par le Conseil
d'Administration chaque fois que l'intérêt de l'Association le requiert.
4.            Toute Assemblée Générale est convoquée par le Conseil d'Administration ou le
commissaire (le cas échéant) au moins deux (2) semaines à l'avance. La convocation précise le lieu,
la date et comporte l'ordre du jour provisoire de la réunion, et est faite par courrier électronique ou
par lettre ordinaire si l'Association ne dispose pas de l’adresse électronique du destinataire.
5.            Le conseil d'administration doit convoquer une Assemblée Générale extraordinaire dans les
deux (2) semaines suivant la réception d'une demande écrite signée par un cinquième au moins des
Membres.
ARTICLE 15 – PARTICIPATION - DROIT DE VOTE A L’ASSEMBLEE GENERALE -
REPRESENTATION
1.            Tous les Membres et administrateurs ont le droit d'assister à l'Assemblée Générale, y
compris les Membres qui ont été exclus aussi longtemps que la décision d'exclusion par le Conseil
d'Administration ou par l'Assemblée Générale n'est pas définitive, à l'exception (i) des
administrateurs qui ont été suspendus et (ii) de tous les administrateurs, lorsque l'Assemblée
Générale statue sur l'appel du rejet d'une candidature ou de l'exclusion d'un Membre.
2.            L’Assemblée Générale se prononce sur le droit de participation de personnes autres que
celles décrites ci-dessus.
Chaque Membre dispose d’une voix. Chaque Membre qui est une personne morale informe
préalablement le Président du nom de son représentant à l’Assemblée Générale.
3.            Chaque Membre est autorisé à donner une procuration écrite, par tous moyens, pour le
représenter à l’Assemblée Générale et le cas échéant, voter pour son compte, au Président du
Conseil d’Administration, qui peut détenir au maximum deux (2) procurations.
ARTICLE 16 – PRESIDENT ET PROCES-VERBAUX
1.            Le Président du Conseil d’Administration préside l’Assemblée Générale. En cas d’absence
du Président, le Vice-Président préside. En cas d’absence du Président et du Vice-Président, l’
Assemblée Générale désigne un autre Président.
2.            Le Secrétaire Général conserve un registre des procès-verbaux de l’Assemblée Générale,
contenant toutes les décisions adoptées par l’Assemblée Générale et signées par la personne qui
préside l’Assemblée Générale. Tous les Membres peuvent consulter ce registre. Les décisions de l’
Assemblée Générale qui présentent un intérêt particulier pour l’ensemble des Membres sont portées
à leur connaissance par courrier électronique.
ARTICLE 17 – PRISE DE DECISION DE L’ASSEMBLEE GENERALE
1.            Sauf disposition contraire des statuts, l’Assemblée Générale ne peut valablement décider
que si au moins la majorité (50%) des Membres sont présents ou représentés, sauf si la loi ou les
statuts requièrent un quorum plus élevé.
2.            Sauf disposition contraire des statuts, une décision est valablement adoptée par l’
Assemblée Générale à la majorité absolue (soit plus de 50%) des voix des Membres présents ou
représentés. Les abstentions, les votes blancs et nuls ne sont pas pris en considération.
3.            L’Assemblée Générale peut prendre par écrit toutes les décisions à l’unanimité, à l’
exception de la modification des statuts, de la transformation en association sans but lucratif, des
fusions et des scissions.
4.            Le Conseil d'Administration peut prévoir la possibilité pour les Membres de participer à
distance à l'Assemblée Générale par le biais d'un moyen de communication électronique,
conformément aux modalités prévues par le Code belge des sociétés et des associations.
ARTICLE 18 – MODIFICATION DES STATUTS
1.            Aucune modification ne peut être apportée aux présents statuts sans une décision de
l'Assemblée Générale, dont les Membres ont été préalablement informés du libellé précis des
modifications proposées.
Une telle décision ne peut être prise que si au moins 50% des Membres sont présents ou
représentés. Les décisions modifiant les statuts sont valablement adoptées par l'Assemblée
Générale à la majorité des deux tiers des voix des Membres présents ou représentés. Les
abstentions, les votes blancs et nuls ne sont pas pris en considération.
2.            Toute modification portant sur (i) les attributions, le mode de convocation et le mode de
décisions de l'Assemblée Générale, ainsi que des conditions dans lesquelles ses décisions sont
portées à la connaissance des membres, (ii) les conditions de modification des statuts, et (iii) les
conditions de dissolution et de liquidation et (iv) le but désintéressé auquel l'Association doit affecter
son patrimoine en cas de dissolution, doit être constatée par acte authentique, et toute modification
des buts ou activités de l'Association doit être approuvée par Arrêté Royal.
ARTICLE 19 – DISSOLUTION ET LIQUIDATION
1.            La dissolution de l'Association peut être décidée à tout moment par l'Assemblée Générale,
délibérant aux conditions requises pour la modification des statuts.
2.            En cas de dissolution de l'Association, l'Assemblée Générale nomme un ou plusieurs
Volet B
liquidateurs et détermine leur compétence.
3.            Le solde de la liquidation ne peut être distribué ni directement ni indirectement aux
Membres ou aux administrateurs. Tout surplus est réparti entre une ou plusieurs association(s)
(internationales) sans but lucratif poursuivant des buts similaires à ceux de l'Association, sauf si
l'Assemblée Générale, statuant aux mêmes conditions que celles relatives à la modification des
statuts, décide de l’affecter à une ou plusieurs association(s) (internationale(s)) sans but lucratif
poursuivant un autre but.
ARTICLE 20 – LANGUE
La langue officielle de l’Association est le français. Cependant, la langue de travail en ce qui
concerne la correspondance, l’ordre du jour des réunions et les procès-verbaux est l’anglais, sauf
pour les procès-verbaux et les actes authentiques devant être déposés et/ou publiés aux annexes du
Moniteur belge qui doivent être rédigées en français.
Sauf dans des cas spéciaux, l’Association n’est pas tenue de fournir des traductions de documents
qu’elle reçoit de sources extérieures.
ARTICLE 21 – DISPOSITIONS FINALES
1.            Les présents statuts sont régis par le droit belge et doivent être interprétés conformément
au droit belge.
2.            Un règlement d’ordre intérieur peut être adopté par le Conseil d’Administration à la majorité
absolue. Dans ce cas, le règlement d’ordre intérieur est publié sur le site de l’Association, s’il en
existe un, ou communiqué aux Membres par courrier électronique.
3.            Toutes les questions non régies par les présents statuts, tels que publiés aux annexes du
Moniteur belge, sont réglées par le Code belge des sociétés et des associations.
4.            Les Membres et l’Association tentent de résoudre à l’amiable toute controverse, litige ou
réclamation. Lorsqu’une solution ne peut être trouvée, le litige, la controverse ou la réclamation est
définitivement tranché en anglais par trois (3) arbitres, selon les règles du règlement d'arbitrage de la
Chambre de Commerce International, à Bruxelles (http://www.iccwbo.
org/court/english/arbitration/rules_french.asp).
…/…
SEPTIEME RESOLUTION.
L'assemblée décide de conférer tous pouvoirs, avec faculté de subdéléguer au conseil
d'administration pour l'exécution des résolutions qui précèdent.
…/…
Pour extrait analytique conforme.
Déposé en même temps : expédition et liste des présences
(signé) Samuel WYNANT, notaire associé à Bruxelles.