Ondernemingsnr : 0597 618 285
Naam
(voluit) : HP Belgium
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten vennootschap
Hermeslaan 1, Building B, 1831 Diegem	Volledig adres v.d. zetel :
Onderwerp akte : Ontslag/ Benoeming bestuurder - Ondertekeningsbeleid
I. Uittreksel uit de éénparige schriftelijke besluitvorming van de aandeelhouders van 26 januari 2023:
Besluit 1: Kennisname ontslag bestuurder
De aandeelhouders nemen hierbij kennis van het ontslag van mevrouw Geneviève François, als bestuurder van
de vennootschap met ingang van 1 januari 2023.
Vervolgens beslissen de aandeelhouders om de voornoemde bestuurder tussentijdse kwijting te verlenen voor
de uitoefening van haar mandaat als bestuurder van de vennootschap, behoudens een andersluidende
beslissing terzake genomen op de volgende gewone algemene vergadering van aandeelhouders die zal
beraadslagen en beslissen over de goedkeuring van de jaarrekening.
Besluit 2: Benoeming nieuwe bestuurder
De aandeelhouders beslissen om mevrouw Kelly Peeters, woonplaats kiezend op de zetel van de vennootschap
, te benoemen als nieuwe bestuurder van de vennootschap met ingang van 1 januari 2023.
Haar mandaat zal onbezoldigd uitgeoefend worden.
Bijgevolg zijn de volgende personen met ingang van 1 januari 2023 bestuurders in de vennootschap:
Bestuurder	· Mevrouw Kelly Peeters;
Bestuurder	· De heer Koen Van Beneden
Conform artikel 11 van de statuten van de vennootschap, mag iedere bestuurder, alleen optredend, alle
handelingen stellen die nodig of nuttig zijn voor de verwezenlijking van het voorwerp van de vennootschap,
behalve deze die de wet of de statuten aan de algemene vergadering voorbehoudt. ledere bestuurder
vertegenwoordigt, individueel, de vennootschap jegens derden en in rechte als eiser of als verweerder.
Besluit 3: Aanstelling bijzondere gevolmachtigden - formaliteiten
Vervolgens besluiten de aandeelhouders om de heer Gert Cauwenbergh, mevrouw Charlotte Reabel, mevrouw
Annick Garcet, juffrouw Guusje Huijbregts en juffrouw Chloë Everaert van het advocatenkantoor KPMG Law
BV, met zetel te Luchthaven Brussel Nationaal 1 K, 1930 Zaventem, aan te stellen als bijzondere
gevolmachtigden, elk afzonderlijk handelend en met recht van substitutie, om, alle formaliteiten te vervullen
inzake voormelde besluiten, waaronder onder meer het opstellen, ondertekenen en het neerleggen van de
publicatieformulieren bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank met het oog op de publicatie in de
Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en de aanpassing in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
II. Uittreksel uit de notulen van de vergadering van de bestuurders gehouden op 26 januari 2023:
Besluit 1: Toekenning bijzondere machten
De bestuurders beslissen om de aangepaste algemene delegatie van de handtekeningsbevoegdheid
("Ondertekeningsbeleid") zoals toegevoegd in bijlage 1 bij deze notulen goed te keuren, met ingang van 1
januar 2023.
De bijzondere volmachten zijn beperkt tot de in het Ondertekeningsbeleid vermelde taakomschrijving.
De bijzondere volmachten worden verleend tot deze ingetrokken wordt.
De bestuurders kunnen deze volmacht te allen tijde intrekken zonder opgave van redenen en zonder dat deze
intrekking aanleiding kan geven tot enige vorm van schadevergoeding voor de volmacht drager.
Besluit 2: Aanstelling bijzondere gevolmachtigden - formaliteiten
Verder, besluiten de bestuurders om de heer Wouter Lauwers, de heer Gert Cauwenbergh, mevrouw Annick
Garcet, juffrouw Chloë Everaert en juffrouw Guusje Huijbregts van het advocatenkantoor KPMG Law BV, met
zetel gelegen te 1930 Zaventem, Luchthaven Brussel Nationaal 1 K, aan te stellen als bijzondere
gevolmachtigden, elk met de macht om alleen te handelen en met recht van substitutie, teneinde alle
formaliteiten te vervullen die moeten worden nageleefd in het kader van de voormelde beslissingen, zo onder
meer en zonder hiertoe beperkt te zijn, het opmaken en ondertekenen van de vereiste publicatieformulieren,
alsook de neerlegging ervan ter griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank met het oog op de publicatie
in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en de aanpassing van de inschrijving van de Vennootschap in de
Kruispuntbank van Ondernemingen.
Bovendien verlenen de bestuurders een bijzondere volmacht aan de bovenvermelde personen om het
aandelenregister in te vullen en te ondertekenen.
Ill. Uittreksel uit het Ondertkeningsbeleid zoals goedgekeurd door de vergadering van de bestuurders van
januari 2023:
ONDERTEKENINGSBELEID HP BELGIUM
Dit Ondertekeningsbeleid bepaalt wie HP Belgium BV ("de Vennootschap") wettelijk kan vertegenwoordigen
en binden ten aanzien van derde partijen (klanten, leveranciers, dienstverleners, onderaannemers, enz.)
anders dan of in aanvulling op de bestuurders van de Vennootschap. Het somt de machtigingen op die aan
specifieke categorieën van ondertekenaars worden gegeven voor het ondertekenen of elektronisch
doorgeven van documenten die ten aanzien van de buitenwereld juridisch bindend zijn.
Hoofdstuk 1. Categorieën van ondertekeningsbevoegdheid
De standaardregel is dat de Vennootschap geldig kan worden vertegenwoordigd door een van haar
bestuurders alleen handelend zoals in de statuten van de Vennootschap is bepaald.
Om meer flexibiliteit inzake de vertegenwoordiging van de Vennootschap te verzekeren, hebben de
bestuurders van de Vennootschap beslist bijkomende ondertekeningsmachtigingen voor bepaalde
specifieke categorieën schriftelijk vast te leggen.
Voor de toepassing van dit Ondertekeningsbeleid zijn de volgende categorieën van
Ondertekeningsbevoegdheid bepaald:
A-categorie ondertekenaar	de Werknemers wier ondertekeningsbevoegdheid in dit document
schriftelijk wordt vastgelegd voor commerciële overeenkomsten, voorstellen
en offertes en HR-aangelegenheden, binnen de hierna afgebakende
grenzen en overeenkomstig de uitdrukkelijke bekendmaking in de Bijlagen
bij het Belgisch Staatsblad
B-categorie ondertekenaar	De Werknemers die middels bevoegdheidsoverdracht
ondertekeningsbevoegdheid hebben voor HR-gerelateerde
aangelegenheden zoals in dit document beschreven
C-categorie ondertekenaar	de Werknemers die middels bevoegdheidsoverdracht hebben voor
aankoopgerelateerde zaken ("Procurement")
D-categorie ondertekenaar	de Werknemers wier ondertekeningsbevoegdheid voor bankverrichtingen
zoals in dit document beschreven
de Werknemers belast met fiscale aangelegenheden zoals in dit document	E-categorie ondertekenaar
beschreven
Voor de toepassing van dit Ondertekeningsbeleid worden met "Werknemers" verwezen naar werknemers
die een leidende rol vervullen in België voor een business unit en/of een specifieke functie (Legal, HR, ... ) .
Hoofdstuk 4. Overzicht van de goedgekeurde ondertekeningsmachtigingen
4.1.Verkoop- en Andere Handelsverrichtingen
Voor Verkoop- en Andere Handelsverrichtingen wordt de Vennootschap bij voorkeur vertegenwoordigd door
één van de bestuurders van de Vennootschap.
Niettemin en bij wijze van alternatief, zijn de onderstaande bijkomende machtigingen geldig voor de
volgende activiteiten en handelingen ten aanzien van klanten of zakenpartners van HP Belgium:
- verkoop of andere soorten transacties met betrekking tot producten en gerelateerde
ondersteuningsactiviteiten;
- geheimhoudingsovereenkomsten ('Non-Disclosure Agreements', 'Confidential Disclosure Agreements',
'Memorandums of Understanding' enz.);
- samenwerkingsovereenkomsten;
- marketingovereenkomsten;
- 'Channel'-gerelateerde overeenkomsten, waaronder strategische-alliantieovereenkomsten; (hierna
"Verkoop- en Andere Handelsverrichtingen" genoemd).
Voor deelnemingen in eigenvermogensinstrumenten heeft/hebben uitsluitend de Bestuurder(s)
ondertekeningsbevoegdheid (Ondertekenaar van categorie A).
ALGEMENE REGEL VOOR ALLE VERKOOP- EN ANDERE HANDELSVERRICHTINGEN
Tot en met TCW van EUR 250.000 Onbeperkte TCW
Alle mogelijke overeenkomsten, met
inbegrip van voorstellen en bindende offertes;
andere verrichtingen of
samenwerkingsovereenkomsten;
Opzegging of beeindiging van
bovenstaandende; Regeling van ermee
samenhangende geschillen.	Ondertekenaar van	Ondertekenaar van
categorie A	categorie A met
met één handtekening	twee handtekeningen
Voor raamwerkovereenkomsten wordt de
totale contractwaarde voor de toepassing van dit
Ondertekeningsbeleid bepaald op basis van het
hoogste van de volgende bedragen:
(i) geschatte totale contractwaarde en
(ii) geschatte jaarlijkse contractwaarde.
Indien geen waarde kan worden bepaald, dient
de waarde te worden beschouwd als zijnde een
onbeperkte totale contractwaarde.
SPECIFIEKE REGELS VOOR SPECIFIEKE SOORTEN OVEREENKOMSTEN
Non-Disclosure Agreements' en
andere geheimhoudingsovereenkomsten	Ondertekenaar van categorie A met
één handtekening
Commerciële channel Agreements;
met inbegrip van opzegging of beëindiging van bovenstaande.	Country Commercial Channel Lead
Consumer channel Agreements,
met inbegrip van de opzegging of beëindiging ervan	Country Retail Lead
Overeenkomsten voor HP Store	Country HP Store Lead
4.2. Human Resources
A. Ondertekening/wijziging van
Country Human Resources Lead	arbeidsovereenkomsten
Country Human Resources Lead	B. Beëindiging van tewerkstelling
Country Human Resources Lead	C. Officiële HR-gerelateerde attesten, aangiften of verklaringen
of in hun afwezigheid Country Legal
Lead
D. Loonadministratie-gerelateerde attesten,
Country Manager Resources Lead of	aangiften of verklaringen
Country Payroll Lead
E. Vertegenwoordiging bij officiële instanties
Country Human Resources Lead	belast met arbeids- of socialezekerheidsaangelegenheden
4.3. Aankoopcontracten en kooporders
De algemene regels is dat voor aankoopcontractengerelateerde aangelegenheden de Vennootschap bij
voorkeur vertegenwoordigd wordt door één van de bestuurders van de Vennootschap. Niettemin wordt de
mogelijkheid voorzien om dergelijke overeenkomsten en orders ook te laten ondertekenen zoals hierna
beschreven. Deze handtekeningsbevoegdheid mag ook gedelegeerd worden conform Hoofdstuk 2.
AANKOOPCONTRACTEN EN KOOPORDERS
Tot 250k EUR	Ondertekenaar van categorie C met 1 handtekening
Ondertekenaar van categorie C met 2 handtekeningen	Ongelimiteerd
4.4. Bankverrichtingen
A. Openen en sluiten van bankrekeningen	Met één handtekening: Elke bestuurder kan de
Vennootschap alleen vertegenwoordigen
B. Betalingen van loongerelateerde uitgaven	Met twee handtekeningen:
Ondertekenaar van categorie D.1
C. Alle andere bankverrichtingen	Met twee handtekeningen:
Ondertekenaar van categorie D.2
Bankverrichtingen onder B en C ten belope
van minder dan USD 5.000 of het in EUR
Met één handtekening van categorie D.2	uitgedrukte overeenkomstige bedrag
De bancaire ondertekeningsbevoegdheid kan alleen worden overgedragen door een Bestuurder van de
Vennootschap en in overeenstemming met Hoofdstuk 2.
4.5. Fiscaliteit
A. Fiscale inkomsten en btw-aangiften Met één handtekening: Ondertekenaar van categorie E
Met twee handtekeningen: Ondertekenaar van categorie E	B. Akkoord met belastingdiensten
Bijlage A: Gemachtigde handtekeningen (uitsluitend voor referentiedoeleinden)
De Vennootschap kan altijd geldig vertegenwoordigd worden door één van haar bestuurders:
· Koen Van Beneden
· Kelly Peeters
Categorie A
Onbeperkt met twee handtekeningen of ten belope van maximaal EUR 250K met één handtekening voor
Verkoop en andere Zakelijke Transacties in het kader van Sectie 4.1:
Wim Vandebergen	Country Commercial Channel Lead
Steven Van Pee	Country Retail Lead
Tim Van Isterdael	Country HP Store Lead
Country End User Sales	Thierry Delcor
Country End User Sales	Stien Maes
Damien Robben	Country Category Lead Personal Systems
Hans Van Barel	Country Category Lead Printing
Country Lead Human Resources	Kelly Peeters
Cindy Stalmans	Country Lead Legal
Handtekeningsbevoegde personen van Categorie A mogen tekenen gebruikmakend van hun HP jobtitel.
N.B .: Alle 'Non-Disclosure Agreements' kunnen worden ondertekend door een Ondertekenaar van categorie
A met één handtekening na verificatie door Legal
Categorie C: alleen voor aankoopgerelateerde zaken, na verificatie door Legal
Tot 250k EUR met 1 handtekening en ongelimiteerd met 2 handtekeningen
Wim Vandebergen
Steven Van Pee
Tim Van Isterdael
Thierry Delcor
Stien Maes
Damien Robben
Hans Van Barel
Kelly Peeters
Cindy Stalmans
Handtekeningsbevoegde personen van Categorie A mogen tekenen gebruikmakend van hun HP jobtitel.
Categorie D: alleen voor bankverrichtingen
Niveau D.1: betalingen van loongerelateerde uitgaven met twee handtekeningen
Kelly Peeters	Country Lead Human Resources
Cindy Stalmans	Country Lead Legal
Diane Edelijn	Compensations and Benefits Manager
Niveau D.3: alle andere bankverrichtingen met twee handtekeningen *
Country Lead Human Resources	Kelly Peeters
Cindy Stalmans	Country Lead Legal
* uitgezonderd voor bankverrichtingen ten belope van minder dan USD 5.000 of het in EUR uitgedrukte
overeenkomstige bedrag, in welk geval één handtekening van niveau D.2 volstaat.
Categorie E: alleen voor fiscale aangelegenheden	Alexander Hoffman
Voor eensluidende uittreksels,
Chloë Everaert
Bijzondere gevolmachtigde