Ondernemingsnr : 0648837849
Naam
(voluit) : OPTIMILE
(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Sassevaartstraat 46 bus 204
 : 9000 Gent
Onderwerp akte :
STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN)
 
Op heden, twaalf februari tweeduizend twintig.
(...)
Voor Peter VAN MELKEBEKE, notaris te Brussel (eerste kanton), die zijn ambt uitoefent in de
vennootschap "BERQUIN NOTARISSEN", met zetel te Brussel, Lloyd Georgelaan 11,
WORDT GEHOUDEN
de buitengewone algemene vergadering van de naamloze vennootschap "Optimile", waarvan de
zetel gevestigd is te 9000 Gent, Sassevaartstraat 46 bus 204, hierna de "Vennootschap" genoemd.
(...)
BERAADSLAGING - BESLISSINGEN
De vergadering vat de agenda aan en neemt na beraadslaging de volgende beslissingen:
EERSTE BESLISSING: Wijziging samenstelling raad van bestuur.
De vergadering beslist de samenstelling van de raad van bestuur te wijzigen in die zin dat de
voorzitter van de raad van bestuur wordt benoemd voor een periode van minimum twee (2) jaar en
roteert tussen de bestuurders van de verschillende soorten van aandelen. De vergadering beslist
bijgevolg om artikel 14, derde alinea van de statuten te wijzigen en te vervangen door de volgende
tekst:
"De raad van bestuur benoemt een voorzitter onder de bestuurders. De voorzitter heeft geen
beslissende stem. De voorzitter wordt benoemd voor een periode van minimum twee (2) jaar en
roteert tussen de bestuurders van de verschillende soorten van aandelen. Zijn mandaat kan te allen
tijde worden herroepen.".
TWEEDE BESLISSING: Herformulering voorbehouden bevoegdheden raad van bestuur.
De vergadering beslist de voorbehouden bevoegdheden van de raad van bestuur te herformuleren.
De vergadering beslist bijgevolg om artikel 17 van de statuten te wijzigen en te vervangen door de
volgende tekst:
"Artikel 17. VOORBEHOUDEN BEVOEGDHEDEN.
De raad van bestuur kan enkel geldig besluiten over de volgende aangelegenheden met een
gekwalificeerde meerderheid van vier stemmen, met inbegrip van minstens één positieve stem van
elk van ten minste één Soort A Bestuurder, één Soort B Bestuurder en één Soort C Bestuurder:
(a)  overnames en afstotingen (ongeacht of het gaat om aandelen, activa of een combinatie van
beide);
(b)  het aangaan, wijzigen of beëindigen van joint-ventureovereenkomsten die de oprichting of enige
andere vorm van deelneming in een andere onderneming impliceren, of de wijziging of beëindiging
van een bestaande deelneming in een andere onderneming;
(c)  de oprichting of sluiting van dochterondernemingen of bijkantoren;
(d)  het gebruik van toegestaan kapitaal;
(e)  voorstellen met betrekking tot de verkrijging van eigen aandelen en de toekenning van financiële
steunverlening en/of zekerheidsrechten voor de verkrijging van eigen aandelen;
(f)  voorstellen met betrekking tot de uitkering van dividenden;
Luik B
(g)  de uitkering van interim-dividenden;
(h)  de uitvoering van een aandelenoptieplan of een andere vorm van op aandelen gebaseerde
beloning;
(i)  het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag;
(j)  de wijziging van de boekhoud- of waarderingsregels die door de vennootschap worden toegepast;
(k)  voorstellen met betrekking tot de benoeming van commissarissen;
(l)  transacties met verbonden partijen, d.w.z. elke transactie tussen de vennootschap enerzijds en
een van haar aandeelhouders, bestuurders of senior managers (inclusief de CEO) anderzijds,
behalve in de normale gang van zaken bij de vennootschap;
(m)  de uitgifte van obligaties;
(n)  het sluiten van leningsovereenkomsten of andere krediet- of financieringsovereenkomsten voor
een totaalbedrag van meer dan EUR 150.000, rekening houdend met de op dat moment bestaande
overeenkomsten en de beoogde overeenkomst;
(o)  de toekenning van zekerheidsrechten en besluiten met betrekking tot de vrijwillige vervroegde
aflossing van uitstaande schulden;
(p)  de verwerving of verkoop van of het aangaan van belangrijke licentieovereenkomsten met
betrekking tot intellectuele eigendom, buiten de normale bedrijfsvoering van de Vennootschap;
(q)  behalve in gevallen waarin een uitgave, investering of kosten (A) is voorzien in de jaarlijkse
begroting of het bedrijfsplan en (B) minder dan EUR 100.000 bedraagt, (i) de goedkeuring van een
(eenmalige of terugkerende) uitgave of investering (CAPEX) met een impact van meer dan EUR
50.000 per jaar, (ii) de verkoop of overdracht van materiële vaste activa met een netto boekwaarde
van meer dan EUR 20.000, of (iii) de toekenning of wijziging van leningen of zekerheidsrechten;
(r)  de aankoop, verkoop, leasing of huur van onroerend goed;
(s)  het starten van een gerechtelijke of buitengerechtelijke procedure, met uitzondering van (i)
normale invorderingsprocedures, (ii) procedures die worden gestart met als enig doel de verjaring of
het verval van rechten van de vennootschap te voorkomen en (iii) procedures die betrekking hebben
op de dagdagelijkse operationele business;
(t)  beslissingen met betrekking tot de benoeming van de vennootschap als bestuurder of in een
andere hoedanigheid binnen de vennootschapsorganen van haar portfoliobedrijven, indien van
toepassing;
(u)  besluiten betreffende de vervroegde aflossing van het kapitaal en de kapitalisatie van de rente
die verschuldigd is uit hoofde van (een) achtergestelde lening(en)/aandeelhouderslening(en);
(v)  voorstellen met betrekking tot een fusie, (gedeeltelijke) splitsing, omzetting of ontbinding en
liquidatie;
(w)  voorstellen met betrekking tot een wijziging van de statuten, met inbegrip van een wijziging van
het kapitaal van de vennootschap en alle daarmee verband houdende voorstellen tot beperking of
opheffing van het voorkeursrecht van bestaande aandeelhouders;
(x)  de goedkeuring van de jaarlijkse begroting;
(y)  de goedkeuring en wijziging van het business plan en het jaarlijkse budget voor zover dit afwijkt
van een goedgekeurd business plan, indien van toepassing, alsmede elke afwijking van het jaarlijkse
budget voor meer dan 15% op een jaarlijkse cumulatieve basis per kostenpost;
(z)  elke wijziging in de aard van de activiteiten of de strategie van de vennootschap;
(aa) de inleiding van een procedure ter verkrijging van bescherming van de schuldeiser, faillissement
of andere vormen van insolventie;
(bb) de benoeming of het ontslag van de CEO, alsook de (financiële en andere) voorwaarden die van
toepassing zijn op de uitoefening van het mandaat van de CEO; en
het besluit van de vennootschap om activiteiten te verrichten die rechtstreeks concurreren met de
activiteiten die door een van de aandeelhouders worden uitgevoerd."
DERDE BESLISSING: Wijziging externe vertegenwoordigingsbevoegdheid van de vennootschap.
De vergadering beslist de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuursorgaan te
herformuleren.
De vergadering beslist bijgevolg om artikel 18 van de statuten te wijzigen en te vervangen door de
volgende tekst:
"ARTIKEL 18. VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID.
De vennootschap wordt ten overstaan van derden, voor het gerecht en in de akten, met inbegrip van
deze waarvoor de tussenkomst van een openbaar ambtenaar of een notaris vereist is, geldig
vertegenwoordigd:
(a)  door twee bestuurders, die elk een andere soort van aandelen vertegenwoordigen, samen
optredend;
(b)  binnen de grenzen van het dagelijks bestuur, door de CEO alleen handelend; en
(c)  door een speciale gevolmachtigde binnen de grenzen van de aan hem/haar toevertrouwde
bevoegdheden."
Luik B
VIERDE BESLISSING: Opdracht tot coördinatie - Machten.
(...)
De vergadering verleent bijzondere volmacht aan de hierna volgende medewerkers van Deloitte.
Private, die woonstkeuze doen op het kantoor te 9051 Gent, Raymonde de Larochelaan 19A:
mevrouw Liesbeth DE BRUYNE; mevrouw Katrijn MOESICK; mevrouw Shauni HERMIE; mevrouw
Britt DECONINCK, allen individueel bevoegd, evenals aan hun bedienden, aangestelden en
lasthebbers, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij
een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de
Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de
Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
(...)
 
 
 
VOOR GELIJKVORMIG  UITTREKSEL.
(Tegelijk met dit uittreksel werden neergelegd :  een uitgifte van het proces-verbaal, drie volmachten,
de gecoördineerde tekst van statuten)
 
Uitgereikt vóór registratie in toepassing van artikel 173, 1°bis van het Wetboek van registratierechten.
 
Peter Van Melkebeke
Notaris