Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : Portalis Group
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten Vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Wolfsveld 1
 : 9570 Lierde
Onderwerp akte :
OPRICHTING
Er blijkt uit een akte verleden voor notaris Arne De Geeter, te Kortrijk (eerste kanton), die zijn ambt
uitoefent in de vennootschap “West Notarissen”, op 6 januari 2025, ter registratie aangeboden, dat:
 
De heer VAN DAMME Cédric, wonende te 9600 Ronse, Houtstraat 1.
De heer CASTELEIN Pierre, wonende te 8560 Wevelgem, Guldensporenstraat 64.
De heer CASTELEIN Mathieu, wonende te 9790 Wortegem-Petegem, Stuivenbergstraat 1.
De heer VAN DE MAELE Kenneth, wonende te 9572 Lierde (Sint-Martens-Lierde), Bonte 8.
Een vennootschap onder de vorm van een besloten vennootschap hebben opgericht onder de
benaming “PORTALIS GROUP” met zetel te 9570 Lierde, Wolfsveld 1..
 
Naam en rechtsvorm
De vennootschap heeft de rechtsvorm van een besloten vennootschap.
Zij draagt de benaming “PORTALIS GROUP”.
 
Zetel
De zetel van de vennootschap is gevestigd in het Vlaams Gewest.
 
Voorwerp
De vennootschap heeft tot voorwerp, zowel in België als in het buitenland, voor eigen rekening of
voor rekening van derden:
1. Algemene activiteiten: 
- het verwerven van participaties in eender welke vorm in alle bestaande of op te richten
rechtspersonen en vennootschappen; 
- de vennootschap kan in het kader van haar voorwerp optreden in financieringsverrichtingen onder
om het even welke vorm, met inbegrip van het intekenen op en het verhandelen van aandelen,
obligaties, kasbons en andere roerende waarden, het toestaan van leningen in rekening courant,
zelfs aan particulieren, zij kan kredieten verlenen of doen verlenen, voorschotten toestaan, zich borg
stellen of haar aval verlenen, hypothecaire en andere zekerheden verstrekken of persoonlijke en
zakelijke waarborgen doen verstrekken aan rechtspersonen en ondernemingen of particulieren,
zowel tot waarborg van eigen verbintenissen als tot waarborg van verbintenissen van haar eigen
bestuurders, aandeelhouders, andere vennootschappen en personen, onder meer door haar
goederen in hypotheek of in pand te geven, inclusief de eigen handelszaak; zij kan zich bezighouden
met het aankopen, verkopen, ruilen, het verhuren of het in huur nemen van om het even welke
roerende of onroerende goederen, handelseffecten in disconto nemen, en in het algemeen alle
handels - en financiële operaties verrichten, in de meest ruime zin, behalve die welke wettelijk
voorbehouden zijn aan depositobanken, houders van deposito's op korte termijn, spaarkassen,
hypotheekmaatschappijen en kapitalisatieondernemingen; 
- het verlenen van adviezen van financiële, technische, commerciële of administratieve aard, in de
ruimste zin, waaronder onder andere advies inzake algemeen management, marketing, financieel en
commercieel beleid, administratieve prestaties en computerservices, personeelsbeleid en al wat
1018292340
daarmede rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt doch met uitzondering van adviezen inzake
beleggingen en geldplaatsingen; 
- bijstand en diensten verlenen, rechtstreeks of onrechtstreeks, op het vlak van administratie en
financiën, verkoop, productie en algemeen bestuur; 
- het besturen van vennootschappen en verenigingen, met name de deelname aan en de bijstand bij
het beheer, bestuur en management van vennootschappen, ongeacht hun voorwerp en activiteit, via
de uitoefening van een mandaat of van een functie die op grond van een overeenkomst aan een
zelfstandig manager kunnen worden uitbesteed. 
2. Beheer van een eigen roerend en onroerend vermogen: 
- het beheer van een eigen onroerend vermogen, omvattend: het aanleggen, het oordeelkundig
uitbouwen en beheren van een onroerend vermogen zowel in binnen- als buitenland; alle
verrichtingen met betrekking tot onroerende goederen en onroerende zakelijke rechten in de meest
ruime zin; het aan- en verkopen in zowel volle eigendom als in vruchtgebruik en/of blote eigendom,
ruilen, (doen) bouwen, (doen) verbouwen, onderhouden, verhuren, huren, ter beschikking stellen,
verkavelen, prospecteren en uitbaten van onroerende goederen; het ontwerpen en opvolgen van
projecten en het maken van studies met betrekking tot immobiliën; de aan- en verkoop, huur en
verhuur van roerende goederen betreffende de inrichting en uitrusting van onroerende goederen,
alsmede alle handelingen die rechtstreeks of onrechtstreeks met dit voorwerp in verband staan en
die van aard zijn de opbrengst van de roerende en onroerende goederen te bevorderen; 
- het aanleggen, het oordeelkundig uitbouwen en beheren van een eigen roerend patrimonium; het
beleggen van beschikbare middelen in roerende goederen en waarden; alle verrichtingen met
betrekking tot roerende goederen en rechten, van welke aard ook, zoals het verwerven door
inschrijving of aankoop, het te gelde maken, inbrengen, afstaan, verhandelen en het beheren van
aandelen, aandelenopties, obligaties, kasbons, afgeleide producten of andere roerende waarden,
van welke vorm ook, van Belgische of buitenlandse, bestaande of nog op te richten rechtspersonen
en ondernemingen; 
- het beheer, het verwerven, de aan- en verkoop, het huren en verhuren, de commissiehandel en
vertegenwoordiging, de instandhouding en valorisatie van roerende goederen; de huurfinanciering,
het leasen, in leasing geven van roerende goederen aan derden, alsmede alle handelingen die
rechtstreeks of onrechtstreeks met dit voorwerp in verband staan en die van aard zijn de opbrengst
van de roerende goederen te bevorderen, zoals het onderhoud, de ontwikkeling, de verfraaiing en de
verhuring van deze goederen; 
- het aanvragen van patenten, octrooien of andere intellectuele eigendomsrechten op de door haar
ontwikkelde scheppingen, uitvindingen, methodes, strategieën en analyses. De vennootschap kan
deze rechten vrij overdragen, verkopen, wijzigen of leasen aan derden. 
3. Bijzondere bepalingen: 
Bovenvermelde opsomming is niet beperkend, doch dient in de ruimste zin uitgelegd te worden,
zodat de vennootschap alle handelingen kan stellen die op welke wijze ook, zowel rechtstreeks als
onrechtstreeks, kunnen bijdragen tot de verwezenlijking van haar voorwerp. Zij mag derhalve alle
handelingen van commerciële, industriële, burgerlijke, financiële, administratieve, onroerende of
roerende aard verrichten die rechtstreeks of onrechtstreeks, geheel of gedeeltelijk, met haar
voorwerp in verband staan, ermee verwant of verknocht zijn, of de verwezenlijking ervan kunnen
vergemakkelijken, bevorderen en/of helpen uitbreiden. 
Indien bepaalde activiteiten van de vennootschap wettelijk gereglementeerd zijn, dan zal de
vennootschap deze activiteiten slechts mogen uitoefenen voor zover voldaan is aan de voorschriften
terzake, zoals onder meer en bij voorbeeld het ter beschikking van de vennootschap gesteld zijn van
technische- en/of andere kennis, bewezen door een of meer activiteitsattesten. 
De algemene vergadering kan het voorwerp van de vennootschap uitleggen, verklaren en uitbreiden,
mits zich te schikken naar de wettelijke regels terzake.
Daartoe kan de vennootschap samenwerken met, deelnemen in, of op gelijk welke wijze,
rechtstreeks of onrechtstreeks, belangen nemen in andere ondernemingen.
De vennootschap kan eveneens optreden als bestuurder, volmachtdrager, mandataris of vereffenaar
in andere vennootschappen of ondernemingen.
 
Duur
De vennootschap is aangegaan voor onbepaalde duur.
 
Eigen vermogen - inbreng
Op de tienduizend (10.000) aandelen wordt als volgt in geld ingeschreven en de inbrengen zijn
volledig gestort:
            - door de heer Cédric Van Damme, voornoemd, ten belope van vierduizend (4.000) A-
aandelen tegen de prijs van vijftigduizend euro (€ 50.000,00);
- door de heer Pierre Castelein, voornoemd, ten belope van tweeduizend (2.000) B-aandelen tegen
de prijs van vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,00).
- door de heer Mathieu Castelein, voornoemd, ten belope van tweeduizend (2.000) B-aandelen tegen
de prijs van vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,00).
- door de heer Kenneth Van De Maele, voornoemd, ten belope van tweeduizend (2.000) C-aandelen
tegen de prijs van vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,00).
TOTAAL: tienduizend (10.000) aandelen of de totaliteit van de inbrengen.
 
Bestuur
De vennootschap wordt bestuurd door een college van bestuurders (de “raad van bestuur”),
bestaande uit tenminste drie (3) bestuurders, natuurlijke personen of rechtspersonen, al dan niet
aandeelhouder, benoemd met of zonder beperking van duur, waarvan:
- één (1) bestuurder zal worden aangeduid door de algemene vergadering uit een lijst van
kandidaten voorgedragen door de A-Aandeelhouders (de “A-Bestuurder”);
- één (1) bestuurder zal worden aangeduid door de algemene vergadering uit een lijst van
kandidaten voorgedragen door de B-Aandeelhouders (de “B-Bestuurder”); en
- één (1) bestuurder zal worden aangeduid door de algemene vergadering uit een lijst van
kandidaten voorgedragen door de C-Aandeelhouders (de “C-Bestuurder”). De C-Aandeelhouders
zullen dit recht behouden voor zover en zolang zij voldoen aan de vereisten die hiervoor opgenomen
zijn in de Aandeelhoudersovereenkomst.
 
Onverminderd de mogelijkheid tot eenparige en schriftelijke besluitvorming overeenkomstig het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zal de raad van bestuur telkens wanneer het
vennootschapsbelang dit vereist en ten minste één (1) maal per kwartaal vergaderen, waarbij iedere
bestuurder het recht heeft om punten op de agenda van dergelijke vergaderingen te plaatsen. De
uitnodiging, agenda en alle relevante informatie ter voorbereiding van de vergaderingen van de raad
van bestuur zullen ten minste drie (3) werkdagen ervoor worden verstuurd aan iedere bestuurder,
behoudens in geval van spoedeisendheid, in welk geval een minimale oproepingstermijn van
vierentwintig (24) uur in acht moet worden genomen. 
            De vergaderingen van de raad van bestuur worden bijeengeroepen door de Voorzitter of, bij
diens ontstentenis of afwezigheid, door één (1) A-Bestuurder of één (1) B-Bestuurder. De Voorzitter
is verplicht een vergadering van de raad van bestuur bijeen te roepen binnen de drie (3) werkdagen
na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van ten minste één (1) bestuurder.
 
De raad van bestuur is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot
verwezenlijking van het voorwerp van de vennootschap, tenzij waarvoor volgens de wet of de
statuten de algemene vergadering bevoegd is.
 
Externe vertegenwoordigingsbevoegdheid
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van de raad van bestuur, zal de
vennootschap rechtsgeldig vertegenwoordigd zijn ten aanzien van derden en in rechte door (i) twee
(2) bestuurders, gezamenlijk handelend, waarvan ten minste één (1) A-Bestuurder of één (1) B-
Bestuurder; (ii) één (1) gedelegeerd bestuurder of directeur, alleen handelend, voor alle
aangelegenheden die betrekking hebben op het dagelijks bestuur of (iii) iedere bijzondere
gevolmachtigde, handelend binnen de grenzen van diens opdracht.
 
Jaarvergadering
Ieder jaar wordt een gewone algemene vergadering van aandeelhouders gehouden op de zetel of op
elke andere plaats aangeduid in de oproeping, de laatste vrijdag van de maand mei, om 11 uur. Valt
de hierboven bepaalde datum op een wettelijke feestdag dan wordt de algemene vergadering
verschoven naar de eerstvolgende werkdag.
 
Voorwaarden voor de toelating tot de vergaderingen
Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering en, voor de aandeelhouders, om er het
stemrecht uit te oefenen, dient een effectenhouder te voldoen aan de volgende voorwaarden:
-           de houder van effecten op naam moet als zodanig ingeschreven zijn in het register van de
effecten op naam met betrekking tot zijn categorie van effecten;
-          de rechten verbonden aan de effecten van de effectenhouder mogen niet geschorst zijn;
indien enkel de stemrechten geschorst zijn, mag hij nog steeds deelnemen aan de algemene
vergadering zonder te kunnen deelnemen aan de stemming.
 
Voorwaarden voor de uitoefening van het stemrecht
Onverminderd de toepassing van strengere vereisten zoals bepaald in de wet of deze statuten, kan
de algemene vergadering slechts geldig beraadslagen en beslissen indien de aanwezige of
vertegenwoordigde aandeelhouders ten minste 70% + 1 aandeel van de stemrechten verbonden aan
de aandelen vertegenwoordigen.
Indien het voormelde voorgeschreven aanwezigheidsquorum niet is bereikt, wordt, met inachtneming
van de toepasselijke voorschriften, een nieuwe vergadering met dezelfde agenda bijeengeroepen.
De nieuwe vergadering kan rechtsgeldig beraadslagen en beslissen ongeacht het aantal aanwezige
of vertegenwoordigde aandeelhouders.
Op de algemene vergadering geeft ieder aandeel recht op één stem.
 
Boekjaar
Het boekjaar van de vennootschap gaat in op 1 januari en eindigt op 31 december van elk jaar. 
 
Verdeling van de winst – aanleg reserves
De aanwending van de jaarlijkse nettowinst wordt bepaald door de algemene vergadering, op
voorstel van de raad van bestuur, waarbij elk aandeel recht geeft op een gelijk aandeel in de
winstverdeling.
De raad van bestuur is bevoegd om over te gaan tot uitkeringen uit de winst van het lopende
boekjaar of uit de winst van het voorgaande boekjaar zolang de jaarrekening van dat boekjaar nog
niet is goedgekeurd, in voorkomend geval verminderd met het overgedragen verlies of vermeerderd
met de overgedragen winst.
 
Verdeling van het netto-actief
Na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de vereffening of consignatie van de nodige
sommen om die te voldoen en, indien er aandelen zijn die niet zijn volgestort, na herstelling van het
evenwicht tussen de aandelen, hetzij door bijkomende volstorting te eisen ten laste van de niet
voldoend volgestorte aandelen, hetzij door voorafgaandelijke terugbetalingen te doen in voordeel van
die aandelen die in een grotere verhouding zijn volgestort, wordt het netto actief verdeeld onder alle
aandeelhouders naar verhouding van het aantal aandelen dat zij bezitten en worden de goederen die
nog in natura voorhanden zijn op dezelfde wijze verdeeld.
 
Overgangsbepalingen
Eerste boekjaar
Het eerste boekjaar loopt vanaf heden tot 31 december 2026. 
Eerste jaarvergadering
De eerste jaarvergadering zal plaats hebben op de laatste vrijdag van de maand mei van het jaar
2027, om 11 uur. 
BENOEMINGEN 
Bestuurders
De partijen beslissen, op voordracht van de aandeelhouders conform artikel 12 van de statuten,
volgende personen als niet-statutaire bestuurders te benoemen:
 De heer Cédric Van Damme, voornoemd, als A-Bestuurder;
 De heer Mathieu Castelein, voornoemd, als B-Bestuurder.
 De heer Kenneth Van De Maele, voornoemd, als C-Bestuurder.
Voormelde personen verklaren uitdrukkelijk hun mandaat te aanvaarden.
Hun mandaat is van onbepaalde duur en onbezoldigd, behoudens andersluidende beslissing van de
algemene vergadering. 
Dagelijks bestuurder
De raad van bestuur beslist, met eenparigheid van stemmen, om het dagelijks bestuur van de
vennootschap, met onmiddellijke ingang, te delegeren aan de heer Cédric Van Damme, voornoemd,
en hem aldus te benoemen tot gedelegeerd bestuurder van de vennootschap.
Voorzitter van de raad van bestuur
De raad van bestuur beslist, met eenparigheid van stemmen, om de heer Mathieu Castelein, met
onmiddellijke ingang, aan te duiden als voorzitter van de raad van bestuur en dit voor de duur van
diens mandaat als bestuurder van de vennootschap of tot de raad van bestuur anders besluit.
Commissaris
De vergadering besluit niet over te gaan tot het benoemen van een commissaris. 
OVERNAME VERBINTENISSEN
De notaris wijst de partijen op artikel 2:2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dat
voorziet dat zij die in naam van een rechtspersoon in oprichting en vooraleer deze
rechtspersoonlijkheid heeft verkregen, in enigerlei hoedanigheid een verbintenis hebben aangegaan,
persoonlijk een hoofdelijk aansprakelijk zijn, behalve wanneer binnen twee jaar na het ontstaan van
de verbintenis rechtspersoonlijkheid werd verkregen en de rechtspersoon die verbintenis heeft
overgenomen binnen drie maanden na voormelde verkrijging van de rechtspersoonlijkheid.
In dit verband worden alle verbintenissen en alle verplichtingen die eruit voortvloeien, en alle
activiteiten ondernomen sinds 1 oktober 2024 door de partijen in naam en voor rekening van de
vennootschap in oprichting overgenomen door de bij deze akte opgerichte vennootschap bij
beslissing van de raad van bestuur die uitwerking zal hebben vanaf de verwerving van de
rechtspersoonlijkheid door de vennootschap.
 
Partijen erkennen door de notaris ingelicht te zijn omtrent de wenselijkheid om deze bekrachtiging,
na verkrijging van de rechtspersoonlijkheid, nogmaals door de raad van bestuur te laten bevestigen.
Zij erkennen tevens ingelicht te zijn omtrent de noodzaak om eventuele handelingen die zullen
gesteld worden tussen de dag van heden en de dag van de verkrijging van de rechtspersoonlijkheid
op dezelfde wijze te laten bekrachtigen door de raad van bestuur zodra de rechtspersoonlijkheid is
verkregen. 
 
VOLMACHTEN
VOLMACHT KBO
De partijen geven bij deze een bijzondere volmacht aan de heer Thomas De Clerck, de heer Louis-
Maxim Desmadryl, de heer Mathieu Segaert, mevrouw Anouck Claerbout en enige andere advocaat
of medewerker van het advocatenkantoor KPMG Law BV, met zetel te 1930 Zaventem, Luchthaven
Brussel Nationaal 1K, ingeschreven in het rechtspersonenregister van Brussel (Nederlandstalige
afdeling) onder nummer (BTW BE) 0844.900.979, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling en met de
macht om afzonderlijk te handelen, teneinde alle nuttige of noodzakelijke handelingen te stellen en
administratieve formaliteiten te vervullen en documenten te ondertekenen die nodig zijn met het oog
op de inschrijving/wijziging van de vennootschapsgegevens bij het ondernemingsloket en de
Kruispuntbank van Ondernemingen en te dien einde ook alle stukken en akten te tekenen, inclusief
alle benodigde documenten en formulieren jegens de bevoegde instanties en de (griffie van de)
bevoegde ondernemingsrechtbank.
 
 
 
 
VOOR ONTLEDEND UITTREKSEL
 
Arne De Geeter 
notaris te Kortrijk
                                    
 
 
 
 Tegelijk met deze neergelegd: 
- afschrift van de akte
- eerste versie van de statuten