N° d'entreprise : 0848934496
Nom
(en entier) : Open Pan European Public Procurement Online
(en abrégé) : OpenPEPPOL
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rond-Point Robert Schuman 6 bte 5
 : 1040 Bruxelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS), DENOMINATION
Ce jour, le huit novembre deux mille vingt-trois.
(…)
Devant Tim CARNEWAL, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société
"Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
dont l’acte contient à la fin la mention d’enregistrement suivante :
Enregistré 15 rôles 0 renvois au bureau d'enregistrement BUREAU SÉCURITÉ JURIDIQUE
BRUXELLES 2 le quatorze novembre deux mille vingt-trois. Référence ACP (5) Volume 000 Folio
000 Case 25019. Droits perçus: cinquante euros zéro eurocent (€ 50,00). Le receveur (signé)
S’EST REUNIE
L’assemblée générale extraordinaire de l’association internationale sans but lucratif "Open Pan
European Public Procurement Online", en abrégé "OpenPEPPOL", ayant son siège à 1040
Bruxelles, Rond-point Schuman 6, boîte 5, ci-après dénommée l"Association" ou "EHPA".
(…)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes :
PREMIERE RESOLUTION : Approbation de l'ordre du jour.
(…)
DEUXIEME RESOLUTION : Nomination d’un secrétaire et d’un scrutateur.
Il est proposé à l’assemblée d’approuver la nomination des personnes suivantes aux fonctions sous-
mentionnées pour la tenue de la présente assemblée :
-              Mairi Hayworth, domiciliée à 11 Alma Terrace, Penzance, TR18 2BY, Royaume-Unis, en
tant que secrétaire
-              Monsieur Dimitrios Prentzas, domicilié à Amedeou Han 31-33, 115 25 Athènes, Grèce,en
tant que scrutateur.
(…)
TROISIEME RESOLUTION : Approbation des procédures de participation et de vote et décharge
aux membres du Comité de direction et du Bureau d’exploitation pour la mise en œuvre de ces
procédures.
Il est proposé à l’assemblée d’approuver les procédures de participation et de vote ainsi que de
donner décharge aux membres du Comité de direction et au Bureau d’exploitation pour la mise en
œuvre desdites procédures.
(…)
QUATRIEME RESOLUTION : Adoption d’un nouveau texte des statuts.
L’assemble décide d’adopter un nouveau texte des statuts afin de modifier entre autres le but et les
activités de l’Association.
Le nouveau texte des statuts en français sera rédigé comme suit :
" SECTION 1. FORME LÉGALE – DÉNOMINATION – SIÈGE – OBJET – DURÉE
Article 1.              Forme légale et dénomination
1.1          L’Association revêt la forme d’une association internationale sans but lucratif.
1.2          Elle est dénommée « OpenPeppol ».
Article 2.              Siège
2.1          Le siège de l’Association est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
2.2          Il peut être déplacé à tout autre endroit en Belgique par décision du Comité de direction,
sous réserve de l’application de la législation sur l’emploi des langues.
2.3          L’Association peut, par décision du Comité de direction, établir des sièges administratifs,
des sièges d’exploitation, des succursales et des entrepôts en Belgique ou à l’étranger.
Article 3.              But désintéressé  et objet
3.1          OpenPeppol a pour but désintéressé de permettre, aux entités agissant en qualité de
partenaires commerciaux ou interagissant de toute autre manière dans et entre les secteurs public et
privé du monde entier, d’assurer l’interopérabilité des processus organisationnels et d’optimiser l’
efficacité par une interaction électronique mutuelle.
La poursuite de ce but se réalisera notamment par les activités suivantes :
1.            Promouvoir l’adoption et l’utilisation du cadre d’interopérabilité Peppol, à savoir un
ensemble de spécifications techniques dérivées de normes technologiques largement acceptées,
ainsi qu’un ensemble de politiques, de procédures et d’accords juridiques qui les régissent.
2.            Agir, dans le respect des règles de gouvernance du cadre d’interopérabilité Peppol, comme
la référence incontestée pour les entités qui utilisent les services basés sur Peppol.
3.            Assurer la viabilité à long terme du cadre d’interopérabilité Peppol, du réseau Peppol et de
ses communautés d’utilisateurs.
4.            Promouvoir et soutenir l’utilisation toujours plus importante du cadre d’interopérabilité
Peppol et du réseau Peppol par différentes communautés d’utilisateurs, au sein desquelles des
services basés sur Peppol sont définis et proposés.
5.            Développer et promouvoir l’adoption de services innovants complémentaires.
3.2          OpenPeppol est une association sans but lucratif. Toute marge bénéficiaire dégagée sera
réinvestie dans des activités visant à soutenir les objectifs de l’Association.
3.3          En tant qu’organisation, OpenPeppol peut devenir Membre, partenaire ou participer de
toute autre manière à d’autres organisations, associations et/ou consortiums, à condition que les
objectifs de ces initiatives soient conformes à ses propres objectifs, tels que définis dans le présent
article.
3.4          OpenPeppol peut initier ou participer à tout autre type d’activité légale susceptible de
contribuer à la réalisation de ses objectifs, à condition que les objectifs de ces initiatives soient
conformes à sa propre finalité, telle que définie dans le présent article.
Article 4.              Durée
4.1          L’Association est constituée pour une durée illimitée.
SECTION 2. MEMBRES
Article 5.              Catégories de Membres
5.1          Le nombre de Membres de l’Association est illimité, mais ne peut être inférieur à deux.
5.2          Tous les Membres disposent des mêmes droits de vote.
5.3          L’Association comporte trois catégories d’adhésion (ci-après « catégories de Membres ») :
1.            Autorités Peppol : Membres chargés de promouvoir, de faciliter et de gérer l’adoption et l’
utilisation du réseau Peppol dans leur juridiction géographique et sectorielle. Les autorités Peppol ont
une approche non commerciale de leur fonction et sont soit des organisations publiques, soit des
entités sans but lucratif.
2.            Prestataires de services : Membres qui fournissent des services basés sur Peppol dans un
ou plusieurs domaines de services Peppol.
3.            Utilisateurs finaux : Membres qui échangent des informations entre eux en utilisant des
services basés sur Peppol. Les organisations sans but lucratif par l’intermédiaire desquelles les
utilisateurs finaux sont collectivement représentés peuvent être admises dans cette catégorie.
5.4          Chaque Membre peut appartenir à plusieurs catégories, à condition de satisfaire aux
critères d’admission des catégories concernées.
Article 6.              Critères d’adhésion
6.1          Peuvent être admises en qualité de Membres de l’Association, les organisations publiques
et les entités juridiques privées n’ayant pas été déclarées en faillite ni dissoutes et qui entrent dans
une ou plusieurs catégories de Membres mentionnées à l’article 5.3.
6.2          Tout Membre est tenu d’accepter et de respecter les statuts de l’Association et son
Règlement d’Ordre Intérieur.
6.3          Les organisations ou les entités juridiques qui ont été condamnées pour participation à des
organisations criminelles ou pour actes criminels tels que la corruption, la fraude, le blanchiment de
capitaux et qui, d’une manière générale, ne respectent pas les critères d’intégrité morale ainsi que
les critères de stabilité financière, ne peuvent devenir Membres de l’Association.
6.4          Chaque Membre de l’Association devra participer à une communauté au moins, comme
décrit dans le Règlement d’Ordre Intérieur.
6.5          Les Membres de l’Association devront participer, sur une base volontaire et bénévole, aux
activités des communautés, des groupes de travail internes et d’autres initiatives internes, qui
réaliseront des travaux spécifiques entrepris par l’Association, ou qui viseront à faire progresser ses
objectifs.
6.6          Les services fournis par les Membres au Bureau d’exploitation et pour celui-ci peuvent être
rémunérés s’ils sont spécifiquement convenus dans un contrat.
Article 7.              Procédure d’admission
7.1          Le Comité de direction décide de l’admission des Membres de l’Association. Il n’est pas
tenu d’expliquer ni de motiver sa décision.
7.2          Le Comité de direction peut déléguer au Bureau d’exploitation l’admission des Membres
pour certaines catégories, selon les modalités prévues dans le Règlement d’Ordre Intérieur.
7.3          Les demandes d’adhésion s’effectuent par le remplissage et l’envoi d’un formulaire signé
qui peut être disponible sur le site web de l’Association ou obtenu sur demande en contactant l’
Association.
7.4          Le Bureau d’exploitation peut inviter le candidat à fournir des informations complémentaires
afin d’évaluer sa demande.
7.5          Au moment de la demande, les candidats doivent déclarer sur l’honneur :
1.            leur (in)dépendance (ou affiliation) organisationnelle et leur stabilité financière responsable ;
2.            l’absence de faillite, de liquidation, de condamnation ou de tout autre manquement aux
normes légales, réglementaires et déontologiques.
7.6          Les demandes d’adhésion sont traitées par le Bureau d’exploitation. Si le candidat remplit
tous les critères fixés par le Comité de direction, le Bureau d’exploitation confirmera l’admission au
candidat concerné ainsi qu’au Comité de direction. Si le candidat ne remplit pas tous les critères, le
Bureau d’exploitation peut refuser sa demande. En cas de doute ou de plus grande importance, le
Bureau d’exploitation peut soumettre la candidature au Comité de direction pour approbation ou
refus.
7.7          L’approbation ou le refus d’un candidat par le Bureau d’exploitation (dans le cadre de la
délégation spécifique visée à l’article 7.2) ou par le Comité de direction est sans recours.
Article 8.              Observateurs
8.1          Les personnes physiques, les organisations et les entités juridiques qui ne sont pas
admissibles à l’adhésion ou qui choisissent de ne pas devenir Membres de l’Association peuvent
demander à être acceptées en qualité d’Observateurs. En cas d’acceptation, ces personnes et
organisations seront considérées comme étant des « Observateurs ».
8.2          Le Comité de direction peut déléguer au Bureau d’exploitation le pouvoir d’admission des
Observateurs.
8.3          Les Observateurs ne disposent pas du droit de vote, ne peuvent présenter de candidats
aux élections ni être élus à un poste quelconque. Ils ont cependant le droit de suivre les activités des
communautés et des groupes de travail internes et d’y participer.
8.4          Le statut des Observateurs est détaillé dans le Règlement d’Ordre Intérieur.
Article 9.              Démission
9.1          Les Membres peuvent démissionner de l’Association à tout moment, par simple notification
écrite adressée par courrier postal ou par courrier électronique à l’Association.
9.2          En cas de décès, de faillite, de liquidation, de dissolution ou d’interdiction d’un Membre,
celui-ci est réputé démissionnaire de plein droit à cette date.
9.3          Les Membres démissionnaires ne peuvent prétendre aux avoirs de l’Association et ne
peuvent réclamer le remboursement de leur apport ou des cotisations qu’ils ont versées. Les
Membres démissionnaires restent tenus d’acquitter intégralement les cotisations qui ont été fixées
pour l’exercice fiscal.
9.4          Les Membres démissionnaires ne peuvent réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de
comptes, ni apposition de scellés, ni inventaire.
Article 10.            Exclusion
10.1       Le Comité de direction peut décider d’exclure un Membre de l’Association dans les cas
suivants :
1.            le Membre commet une violation substantielle des présents statuts, du Règlement d’Ordre
Intérieur ou des accords Peppol auxquels il est partie ;
2.            le Membre agit à l’encontre des objectifs et des intérêts de l’Association ;
3.            le Membre fait l’objet de sanctions de la part des Nations unies, de l’Union européenne ou
de toute autre instance/entité internationalement reconnue ;
4.            le Membre n’a pas payé sa cotisation dans un délai d’un an à compter de la date d’
échéance ;
5.            un changement important est survenu dans la nature, la structure ou l’objectif du Membre,
de sorte que les conditions d’adhésion ne sont plus remplies.
10.2       Le Comité de direction peut déléguer au Bureau d’exploitation l’exclusion d’un Membre pour
les motifs visés à l’article 10.1, (4) ou (5) selon les modalités prévues dans le Règlement d’Ordre
Intérieur.
10.3       Les Membres exclus ne peuvent prétendre aux avoirs de l’Association et ne peuvent
réclamer le remboursement de leur apport ou des cotisations qu’ils ont versées. Les Membres exclus
restent tenus d’acquitter intégralement les cotisations qui ont été fixées pour l’exercice fiscal.
10.4       Les Membres exclus ne peuvent réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de comptes, ni
apposition de scellés, ni inventaire.
Article 11.            Cotisations
11.1       Les Membres de l’Association paient une cotisation annuelle pour soutenir les objectifs et
activités de l’Association.
11.2       Les Membres sont liés par les obligations de cotisation applicables à chaque catégorie à
laquelle ils appartiennent, de manière cumulative. Les critères de détermination et d’application des
différents niveaux de cotisation, le montant de la cotisation pour chaque catégorie, les dates de l’
année auxquelles les cotisations s’appliquent et les modalités de paiement sont déterminés par le
Comité de direction dans une politique de cotisation susceptible d’être modifiée périodiquement.
11.3       Le Comité de direction peut décider de suspendre les droits de vote de tout Membre qui
accuse un arriéré de plus de six mois dans le paiement de ses cotisations.
Article 12.            Responsabilité
12.1       La responsabilité des Membres se limite au règlement de leur propre cotisation annuelle.
Les Membres ne sont ni individuellement ni conjointement tenus responsables des obligations
contractées par l’Association.
SECTION 3. STRUCTURE ET GOUVERNANCE DE L’ASSOCIATION
Article 13.            Organes de l’Association
13.1       La structure de l’Association se compose des organes suivants :
1.            l’Assemblée Générale ;
2.            le Comité de direction présidé par le Secrétaire Général ;
3.            le Bureau d’exploitation.
13.2       Outre ces trois organes, le Comité de direction peut, à sa seule discrétion, créer d’autres
organes ou fonctions (comité électoral, Responsable du Bureau d’exploitation, communautés,
comités de gestion des changements, comités de coordination, etc.). Le Comité de direction décrira,
dans le Règlement d’Ordre Intérieur, la composition, le mode de fonctionnement et la procédure d’
élection des Membres de ces organes supplémentaires.
13.3       Le Comité de direction et le Secrétaire Général peuvent déléguer certains de leurs pouvoirs
à un mandataire. La délégation doit être explicite et spécifique. Le Comité de direction et le
Secrétaire Général demeurent responsables des actes de leur mandataire.
SECTION 4. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 14.            Composition
14.1       L’Assemblée Générale se compose de tous les Membres de l’Association.
Article 15.            Pouvoirs
15.1       L’Assemblée Générale est l’organe décisionnel ultime de l’Association. L’Assemblée
Générale exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi et par les présents statuts.
15.2       L’Assemblée Générale dispose des compétences exclusives suivantes :
1.            la modification des statuts ;
2.            la nomination et la révocation des Membres du Comité de direction et la fixation de leur
rémunération dans les cas où une rémunération leur est attribuée ;
3.            la nomination et la révocation du Secrétaire Général et la fixation de sa rémunération dans
les cas où une rémunération lui est attribuée ;
4.            la nomination et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération;
5.            la décharge à octroyer aux Membres du Comité de direction et au commissaire;
6.            l’approbation des comptes annuels;
7.            l’approbation d’un programme étendu d’activités et d’initiatives pour chaque exercice à
venir en vue de développer les objectifs de l’Association, tel qu’établi par le Comité de direction;
8.            l’approbation d’un budget pour chaque exercice à venir, tel qu’établi par le Comité de
direction;
9.            la dissolution de l’Association ;
10.          tous les autres cas où la loi ou les présents statuts l’exigent.
Article 16.            Convocation de l’Assemblée Générale
16.1       L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois l’an, au cours du premier semestre,
selon les modalités fixées par le Comité de direction, pour approuver les comptes annuels de l’
Association.
16.2       Le Comité de direction peut convoquer une Assemblée Générale extraordinaire à tout
moment chaque fois que l’intérêt de l’Association l’exige. Un cinquième des Membres peut
demander au Comité de direction de convoquer une Assemblée Générale extraordinaire selon la
procédure décrite dans le Règlement d’Ordre Intérieur.
16.3       Les Membres sont informés par écrit (soit par voie électronique, soit par courrier postal) de
la tenue d’une Assemblée Générale un mois à l’avance par le Secrétaire Général au nom du Comité
de direction. La convocation mentionne l’ordre du jour ainsi que les lieu, date et heure de la réunion.
16.4       Le Comité de direction fixe l’ordre du jour des réunions de l’Assemblée Générale. Toutes les
propositions des Membres qui ont été présentées par écrit au Secrétaire Général au moins six
semaines avant la réunion, et qui ont été approuvées par au moins trois Membres du Comité de
direction, sont portées à l’ordre du jour.
Article 17.            Admission à l’Assemblée Générale
17.1       Pour être admis à l’Assemblée Générale et y exercer le droit de vote, un Membre doit être
inscrit en cette qualité dans le registre des Membres.
17.2       La convocation peut préciser que pour participer à l’Assemblée Générale, les Membres
doivent également informer l’Association de leur intention d’y assister selon les modalités décrites
dans la convocation.
17.3       Les Observateurs peuvent assister à l’Assemblée Générale et, sous réserve de l’
approbation du Secrétaire Général, s’adresser à celle-ci.
17.4       Les Membres veillent à ce que leurs représentants officiellement désignés disposent de l’
autorité déléguée pour agir au nom de leur organisation et à un niveau plus élevé que les personnes
pouvant exercer un rôle davantage opérationnel. Tout Membre peut se faire représenter par une
personne remplaçant le représentant officiel ou par une personne externe de son choix, moyennant
notification préalable à l’Association.
17.5       Un Membre peut représenter un ou plusieurs autres Membres à l’Assemblée Générale. Une
lettre ou une communication électronique à cet effet peut constituer une preuve de désignation. La
désignation n’est valable que si elle est transmise à l’Association avant une réunion de l’Assemblée
Générale par le moyen de communication mentionné dans la convocation à l’Assemblée Générale,
et qu’elle précise au minimum les organisations Membres concernées, l’étendue du pouvoir de
représentation et le moment de la désignation.
Article 18.            Délibérations de l’Assemblée Générale
18.1       Chaque Membre, même s’il est admis dans plusieurs catégories de Membres, dispose d’
une seule voix à l’Assemblée Générale.
18.2       L’Assemblée Générale est présidée par le Secrétaire Général.
18.3       L’Assemblée Générale peut uniquement délibérer sur les points inscrits à l’ordre du jour,
sauf si tous les Membres à convoquer sont présents ou représentés et acceptent de délibérer sur les
nouveaux points portés à l’ordre du jour.
18.4       Les décisions de l’Assemblée Générale sont prises à la majorité simple des voix exprimées,
sauf majorité spéciale prévue par la loi ou par les présents statuts, sans qu’il soit tenu compte des
abstentions. En cas de partage des voix, celle du Secrétaire Général est prépondérante.
18.5       Les décisions portant sur la modification des statuts ou sur la dissolution de l’Association ne
sont prises que si la majorité simple (50 % +1) des Membres est présente ou valablement
représentée à l’Assemblée Générale. Si ce quorum de présence n’est pas atteint, le Comité de
direction peut convoquer une seconde Assemblée Générale pour délibérer valablement sur ces
points, quel que soit le nombre de Membres présents ou représentés.
18.6       Chaque Membre peut participer à distance à l’Assemblée Générale grâce à un moyen de
communication électronique mis à disposition par l’Association, sauf dans les cas où la loi ne le
permet pas.
Les Membres qui participent à l’Assemblée Générale de cette manière sont réputés présents à l’
endroit où se tient la réunion pour le respect des conditions de présence et de majorité.
18.7       Chaque Membre a également la possibilité de voter à distance avant l’Assemblée Générale
par tout moyen mis à sa disposition par l’Association. Le vote à distance peut s’effectuer soit par l’
intermédiaire d’une application de vote fournie par l’Association, soit par le biais d’un formulaire à
renvoyer à l’Association par courrier postal ou par un moyen électronique mis à disposition par l’
Association. L’Association doit recueillir les informations suivantes pour accepter le vote à distance :
1.            l’identité du Membre ;
2.            le nombre de voix dont il dispose, en ce compris les procurations ; et
3.            pour chaque décision devant être prise par l’Assemblée Générale conformément à l’ordre
du jour, le mot « oui » ou « non » ou « abstention ».
L’Association peut préciser d’autres modalités techniques concernant le vote à distance, notamment
le délai dans lequel le vote doit parvenir à l’Association.
Article 19.            Procès-verbaux de l’Assemblée Générale
19.1       En début de séance, les Membres désignent un scrutateur qui contrôlera la procédure de
vote pendant l’assemblée, ainsi qu’un rédacteur qui établira le procès-verbal de la réunion. Le
scrutateur et le rédacteur peuvent être la même personne ou des personnes différentes, et être ou
non des représentants des Membres de l’Association.
19.2       Les décisions de l’Assemblée Générale sont constatées dans un procès-verbal signé par le
Secrétaire Général et par le scrutateur.
19.3       Ces procès-verbaux, ainsi que les ordres du jour, les résultats des votes, les documents
connexes, les rapports et les comptes sont consignés dans un registre tenu au siège de l’
Association. Ce registre spécial peut également être tenu sous forme électronique, dans la mesure
où les Membres peuvent y accéder au siège de l’Association.
19.4       Toutes les copies et tous les extraits des procès-verbaux sont signés par le Secrétaire
Général.
SECTION 5. ADMINISTRATION ET CONTRÔLE
Article 20.            Composition du Comité de direction
20.1       Le Comité de direction se compose de quatre membres au moins avec un maximum de dix
membres, en ce compris le Secrétaire Général.
20.2       Les membres du Comité de direction sont élus par l’Assemblée Générale. Les membres du
Comité de direction sont des personnes physiques entretenant une relation de travail substantielle
avec un Membre de l’Association.
20.3       L’Assemblée Générale décide de la durée du mandat des membres du Comité de direction.
Le mandat des membres du Comité de direction ne peut excéder deux ans. Les membres du Comité
de direction peuvent se présenter pour plusieurs mandats.
20.4       Le mandat des membres du Comité de direction n’est pas rémunéré, sauf indication
expresse contraire de l’Assemblée Générale.
20.5       Toutes les catégories de Membres sont représentées de manière égale au sein du Comité
de direction (sans compter le Secrétaire Général), à l’exception d’une catégorie de Membres qui n’
aurait pas assez de candidats disponibles pour siéger. Dans pareil cas, la catégorie de Membres qui
n’a pas assez de candidats disponibles sera simplement représentée au sein du Comité de direction
par un nombre de représentants moins élevé que les deux autres catégories. Les règles relatives à l’
appel à candidatures pour les membres du Comité de direction sont établies dans le Règlement d’
Ordre Intérieur.
20.6       Les membres du Comité de direction peuvent démissionner à tout moment.
20.7       Si le mandat d’un membre du Comité de direction arrive à échéance ou est résilié avant que
l’Assemblée Générale ait pourvu à son remplacement, le Comité de direction peut nommer un
remplaçant qui exercera la fonction jusqu’à la prochaine Assemblée Générale, lorsque le poste
deviendra vacant. Le remplaçant doit représenter un Membre de la même catégorie que le membre
du Comité de direction qu’il remplace. Si la même catégorie de Membres ne présente pas de
candidat au remplacement, le poste restera vacant jusqu’à la prochaine Assemblée Générale.
20.8       L’Assemblée Générale peut décider de remplacer ou de révoquer un membre du Comité de
direction à tout moment. Dans pareil cas, la décision de l’Assemblée Générale sera prise à la
majorité prévue pour la modification des statuts, sans préjudice de l’article 21.2.
Article 21.            Pouvoirs du Comité de direction
21.1       Le Comité de direction a le pouvoir d’accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la
réalisation de l’objet et du but de l’Association, à l’exception de ceux que la loi ou les présents statuts
réservent à l’Assemblée Générale.
21.2       En cas d’urgence, le Comité de direction peut suspendre le mandat d’un de ses membres
ou du Secrétaire Général. Cette décision est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit communiquée par
écrit à la prochaine Assemblée Générale, laquelle décidera de ratifier la décision ou de lever la
suspension. Le Règlement d’Ordre Intérieur prévoit des critères spécifiques pour la suspension des
droits d’un membre du Comité de direction ou du Secrétaire Général.
21.3       Le Comité de direction a notamment pour responsabilités :
1.            la gouvernance stratégique de l’Association ;
2.            l’examen des demandes d’adhésion et la détermination des procédures connexes, en ce
compris l’approbation, la démission et l’exclusion des Membres ;
3.            l’examen des demandes de statut d’observateur et la définition des droits et responsabilités
des Observateurs dans le Règlement d’Ordre Intérieur ;
4.            la détermination du montant de la cotisation et de ses modalités de paiement pour chaque
catégorie de Membres et pour les Observateurs d’OpenPeppol ;
5.            l’établissement et l’approbation d’un budget pour chaque exercice à venir, à soumettre à l’
examen de l’Assemblée Générale ;
6.            l’établissement d’un programme étendu d’activités et d’initiatives pour chaque exercice à
venir en vue de promouvoir les objectifs de l’Association, à inclure dans le budget soumis à l’examen
de l’Assemblée Générale ;
7.            la mise en œuvre des décisions prises par l’Assemblée Générale ;
8.            le contrôle et le suivi des dépenses engagées par le Bureau d’exploitation sous la
supervision et, le cas échéant, après autorisation du Secrétaire Général, dans le cadre du budget
approuvé, et tenue des registres comptables et autres documents connexes ;
9.            l’exclusion d’un Membre, conformément aux dispositions des présents statuts ;
10.          la constitution d’un fonds de réserve, conformément aux dispositions légales, afin de couvrir
toute dépense future, qu’elle soit exceptionnelle ou non ;
11.          l’établissement d’un Règlement d’Ordre Intérieur, conformément aux dispositions des
présents statuts ;
12.          la promotion, de manière générale, des objectifs, activités et initiatives de l’Association.
21.4       Les dépenses peuvent uniquement être autorisées et les dettes contractées dans le cadre
du budget approuvé ou si la loi l’exige.
Article 22.            Secrétaire Général
22.1       Le Secrétaire Général préside le Comité de direction et peut représenter un Membre
appartenant à toute catégorie.
22.2       Le Secrétaire Général est élu par l’Assemblée Générale pour un mandat de maximum deux
ans. À défaut de précision de la durée du mandat par l’Assemblée Générale, celui-ci sera réputé de
deux ans.
22.3       Le Secrétaire Général peut démissionner à tout moment.
22.4       Si le mandat du Secrétaire Général arrive à échéance ou est résilié avant que l’Assemblée
Générale ait pourvu à son remplacement, le Comité de direction peut nommer un remplaçant qui
exercera la fonction jusqu’à la prochaine Assemblée Générale.
22.5       Le Secrétaire Général peut être remplacé ou révoqué à tout moment par une résolution de l’
Assemblée Générale. Dans pareil cas, la décision de l’Assemblée Générale sera prise à la majorité
prévue pour la modification des statuts, sans préjudice de l’article 21.2.
22.6       Le Secrétaire Général a pour responsabilités :
1.            la nomination du responsable du Bureau d’exploitation qui assurera la gestion journalière
de l’Association. Cette nomination sera soumise au Comité de direction en vue d’une désignation
définitive. La gestion journalière comprend :
a.            les actes et décisions connexes qui n’excèdent pas les opérations quotidiennes de l’
Association,
b.            les actes et décisions connexes nécessaires à la mise en œuvre du programme approuvé
d’activités et d’initiatives qui, en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent ou en raison de leur
caractère urgent, ne justifient pas l’intervention du Secrétaire Général ou du Comité de direction ;
2.            la mise en œuvre des décisions de l’Assemblée Générale et du Comité de direction, en
supervisant la gestion journalière de l’Association assurée par le responsable du Bureau d’
exploitation et les Membres du Bureau d’exploitation (telle que définie dans le Règlement d’Ordre
Intérieur). Le champ d’application de la gestion journalière peut être plus amplement détaillé dans le
Règlement d’Ordre Intérieur ;
3.            la promotion des objectifs et du programme approuvé d’activités et d’initiatives de l’
Association ;
4.            les interventions au nom de l’Association selon les instructions de l’Assemblée Générale
et/ou du Comité de direction ;
5.            l’autorisation, le contrôle et le suivi des dépenses engagées par le Bureau d’exploitation
dans le cadre du budget approuvé ;
6.            la représentation de l’Association conformément à l’article 26.
22.7       Le Secrétaire Général est responsable devant l’Assemblée Générale de l’exécution du
mandat qu’elle lui a confié.
Article 23.            Fréquence des réunions et convocation du Comité de direction
23.1       Le Comité de direction se réunit au moins deux fois l’an.
23.2       Les réunions du Comité de direction sont présidées par le Secrétaire Général.
23.3       Les membres du Comité de direction sont informés d’une réunion du Comité de direction au
minimum une semaine à l’avance, par courrier électronique ou par simple lettre, par le Bureau d’
exploitation à la demande du Secrétaire Général, ou à la demande de ou par trois membres du
Comité de direction agissant conjointement, chacun étant nommé par une autre catégorie de
Membres.
La convocation mentionne l’ordre du jour ainsi que les lieu, date et heure de la réunion. Pour les
points particulièrement urgents, le Secrétaire Général peut convoquer les membres du Comité de
direction à une réunion extraordinaire moyennant un préavis de trois jours.
Article 24.            Processus décisionnel au sein du Comité de direction
24.1       Le Comité de direction ne peut valablement délibérer et statuer que si la majorité simple de
ses membres est présente ou représentée.
24.2       Tout membre du Comité de direction peut donner procuration à un autre membre du Comité
de direction pour le représenter à une réunion spécifique du Comité de direction et y voter en ses lieu
et place. Cette procuration doit être donnée par écrit.
24.3       Le Comité de direction peut uniquement délibérer sur les points inscrits à l’ordre du jour,
sauf si tous ses membres sont présents ou représentés et acceptent de délibérer sur les nouveaux
points portés à l’ordre du jour.
24.4       Les réunions du Comité de direction peuvent se tenir à distance par tout moyen de
communication électronique permettant de participer aux discussions et délibérations de manière
directe et simultanée.
24.5       Le Comité de direction s’efforce de parvenir à un consensus lors de la prise de décisions. Si
le Comité de direction ne parvient pas à un consensus sur une décision, ou si les membres présents
demandent un vote formel, les décisions seront prises à la majorité des voix exprimées sans qu’il soit
tenu compte des abstentions. Les décisions sont alors prises à la majorité simple, sauf majorité
spéciale prévue par la loi ou par les présents statuts. En cas de partage des voix, celle du Secrétaire
Général est prépondérante.
24.6       Les décisions du Comité de direction peuvent également être prises par consentement
unanime de l’ensemble des membres, exprimé par écrit.
Article 25.            Procès-verbaux du Comité de direction
25.1       Les décisions du Comité de direction sont constatées dans des procès-verbaux par le
rédacteur désigné. Ces procès-verbaux sont validés par le Secrétaire Général et approuvés par le
Comité de direction.
25.2       Ces procès-verbaux, ainsi que les ordres du jour, les résultats des votes, les documents
connexes, les rapports et les comptes sont consignés dans un registre spécial tenu au siège de l’
Association ou sous forme électronique, et mis à la disposition des Membres qui en font la demande.
Article 26.            Représentation de l’Association
26.1       Le Comité de direction représente l’Association auprès des tiers et devant toute juridiction,
tant en demandant qu’en défendant. L’Association est également valablement représentée auprès
des tiers et devant toute juridiction, tant en demandant qu’en défendant, soit par le Secrétaire
Général agissant seul ou par son représentant désigné, soit par deux membres du Comité de
direction agissant conjointement, chacun étant nommé par une autre catégorie de Membres
différente.
26.2       L’Association est en outre, dans les limites de leur mandat, valablement représentée par
des mandataires spéciaux désignés par le Comité de direction ou par le Secrétaire Général.
Article 27.            Audit
27.1       S’il l’estime nécessaire, le Comité de direction peut nommer un auditeur interne, un
contrôleur interne ou tout autre type de fonction de contrôle ou de risque interne. Le rôle de l’auditeur
interne sera précisé dans le Règlement d’Ordre Intérieur.
27.2       Sur décision de l’Assemblée Générale et, en tout état de cause, lorsque la loi l’exige et dans
les limites qu’elle prévoit, l’Assemblée Générale peut nommer un commissaire.
SECTION 6. BUREAU D’EXPLOITATION
Article 28.            Composition
28.1       Le personnel du Bureau d’exploitation se compose de salariés et de contractants et, le cas
échéant, de ressources reçues en don de tiers ou de Membres de l’Association. Le Bureau d’
exploitation est dirigé par le Responsable du Bureau d’exploitation.
28.2       Le Responsable du Bureau d’exploitation est nommé par le Secrétaire Général, afin de l’
aider dans la mise en œuvre des décisions de l’Assemblée Générale et du Comité de direction en
gérant les opérations quotidiennes de l’Association. Le Comité de direction doit approuver la
nomination du Responsable du Bureau d’exploitation.
28.3       Le Responsable du Bureau d’exploitation peut démissionner à tout moment.
28.4       Le Secrétaire Général peut révoquer le Responsable du Bureau d’exploitation, sous réserve
de l’approbation du Comité de direction. Ce qui précède est sans préjudice des dispositions
contractuelles convenues.
Article 29.            Pouvoirs
29.1       Le Responsable du Bureau d’exploitation assure la gestion journalière (telle que définie à l’
article 22.6.1) de l’Association sous la supervision du Secrétaire Général.
29.2       Le Responsable du Bureau d’exploitation s’occupe du recrutement et de l’engagement
contractuel des Membres du Bureau d’exploitation et, le cas échéant, peut convenir d’ordres de
travail spécifiques.
29.3       Le Responsable du Bureau d’exploitation gère au quotidien les membres du Bureau d’
exploitation.
29.4       Une fois l’an, le Secrétaire Général et le Comité de direction se prononcent sur l’octroi de la
décharge aux membres du Bureau d’exploitation pour le travail réalisé.
Article 30.            Termes et conditions
30.1       Les termes et conditions applicables au Responsable du Bureau d’exploitation et aux
membres du Bureau d’exploitation peuvent être plus amplement détaillées dans le Règlement d’
Ordre Intérieur et dans les contrats d’engagement des membres du Bureau d’exploitation.
SECTION 7. EXERCICE FINANCIER – RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR – LANGUE
Article 31.            Exercice financier
31.1       L’exercice financier de l’Association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre
de chaque année.
À cette dernière date, les écritures sont arrêtées et le Comité de direction établit les comptes annuels
conformément aux dispositions légales applicables. Il établit également une proposition de budget
pour l’exercice financier suivant.
31.2       Le Comité de direction soumet les comptes annuels de l’exercice précédent et la proposition
de budget de l’exercice suivant à l’Assemblée Générale annuelle.
Article 32.            Langue
32.1       La langue de travail de l’Association est l’anglais.
32.2       Les statuts et autres documents officiels concernant l’Association sont traduits en français.
32.3       En cas de conflit, les documents rédigés en anglais prévaudront.
Article 33.            Règlement d’Ordre Intérieur
33.1       Le Comité de direction peut établir un Règlement d’Ordre Intérieur.
33.2       Le Règlement d’Ordre Intérieur se compose de deux parties :
1.            Partie I : fonctionnement de l’Association
2.            Partie II : utilisation du réseau Peppol
33.3       Le Règlement d’Ordre Intérieur pourra être modifié périodiquement. Toute modification de
son contenu sera communiquée aux Membres et mise à leur disposition sur le site web de l’
Association.
33.4       Les statuts renvoient à la dernière version approuvée du Règlement d’Ordre Intérieur. En
cas de modification, le Comité de direction pourra adapter la référence à la dernière version dans les
statuts et publier lui-même la modification en question.
33.5       La dernière version approuvée du Règlement d’Ordre Intérieur date du 21 juin 2022.
SECTION 8. DISSOLUTION ET LIQUIDATION
Article 34.            Dissolution
34.1       L’Association peut être dissoute à tout moment, par décision de l’Assemblée Générale prise
aux mêmes conditions que celles prévues pour la modification de l’objet de l’Association. Le cas
échéant, les obligations de rapport applicables en vertu de la loi seront respectées dans ce cadre.
34.2       L’avis d’intention de dissoudre l’Association sera notifié aux Membres au moins 120 jours
avant l’Assemblée Générale appelée à voter une résolution de dissolution de l’Association.
Article 35.            Liquidateurs
En cas de dissolution de l’Association, pour quelque cause et à quelque moment que ce soit, les
membres en fonction du Comité de direction sont désignés comme liquidateurs en vertu des
présents statuts si aucun autre liquidateur n’a été désigné, sans préjudice de la faculté de l’
Assemblée Générale de désigner un ou plusieurs liquidateurs et de déterminer leurs pouvoirs et
émoluments.
Article 36.            Affectation de l’actif net
En cas de dissolution et de liquidation de l’Association, l’Assemblée Générale extraordinaire décide
de l’affectation de l’actif restant, lequel doit, en tout état de cause, être affecté à une entité à fin
désintéressée poursuivant les objectifs et activités de l’Association.
Cette affectation s’opère après acquittement des dettes, charges et frais de liquidation ou après
consignation des montants nécessaires.
SECTION 9. DISPOSITIONS DIVERSES
Article 37.            Élection de domicile
Pour l’exécution des présents statuts, tout Membre de l’Association, membre du Comité de direction,
commissaire ou liquidateur domicilié à l'étranger fait élection de domicile au siège où toutes
communications, sommations, assignations et significations peuvent lui être valablement notifiées s’il
n’a pas porté à la connaissance du Comité de direction d’autre adresse à cette fin."
(…)
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l’extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence, une
copie de l'A.R. en date du 7 janvier 2023 approuvant la modification du but et des activités de l'AISBL
"Open Pan European Public Procurment Online » en abrégé « OpenPEPPOL », le texte coordonné
des statuts).
 
Tim Carnewal
Notaire