Ondernemingsnr : 0416 867 297
Naam
(voluit) : KIYO
(verkort) :
Rechtsvorm : vzw
Volledig adres v.d. zetel : Jozef II-straat 20, 1000 Brussel
Onderwerp akte : Wijziging in de samenstelling van het bestuur en wijziging in de personen
belast met het dagelijks bestuur.
De Algemene Vergadering heeft besloten, om, in overeenstemming met de procedures voor het wijzigen
van de samenstelling van de het bestuur volgende wijzigingen door te voeren:
- Hernieuwing van het mandaat van Heleen Callens als lid van het bestuur met ingang van 11/06/2022.
- Hernieuwing van het mandaat van Philippe Schietse als lid van het bestuur met ingang van 11/06/2022.
Dit is het derde mandaat van de heer Schietse en overeenkomstig de statuten daardoor niet meer vernieuwbaar.
De heer Schietse zijn mandaat als bestuurder zal aflopen op 16/06/2025.
- Afloop van het mandaat van Sandrine Kram als lid van het bestuur vanaf 25/11/2024. Zij wenst haar
mandaat om persoonlijke redenen niet te vernieuwen.
- Ontslag van Loes de Buyssere als lid van het bestuur met ingang van 22/05/2024.
- Opheffing door het bestuur van het mandaat van Mélodie Arts en Annemie Duquet, tot op heden hoofdelijk
gemandateerd om directiehandelingen uit te voeren, vanaf 31/10/2024. Vanaf dit moment kan geen van beiden
nog een geldige rechtshandeling stellen in naam van KIYO vzw.
- Benoeming door het bestuur van Tracy Bibo-Tansia als persocn belast met het dagelijks bestuur met
ingang van 30/09/2024 volgens de bijgevoegde "overdracht van bevoegdheden door het bestuur".
"Conform de beslissing van het Bestuur op 04/07/2024 om Tracy Bibo-Tansia aan te stellen als
eindverantwoordelijke van vzw KIYO en in overeenstemming met de statuten artikels 25.3 en 36, draagt het
bestuur de volgende bevoegdheden/verantwoordelijkheden over aan Tracy Bibo-Tansia vanaf 30/09/2024:
1.Management: Het opnemen van de dagdagelijkse leiding van de vzw KIYO en uitvoering van de besliste
strategie met inachtneming van de visie, missie en waarden van de organisatie. - Zorgen voor risicobeheersing
en interne controles om risico's tijdig te detecteren, te beoordelen en er passend op te reageren .- Waken over
de goede toepassing van het integrity framework.
2.Strategie: Voorstellen overmaken aan het bestuur met betrekking tot de te voeren organisationele strategie
en instaan voor de uitvoering van de besliste strategie. - Vaststellen en analyseren van strategische problemen
en uitdagingen waarmee de organisatie kampt en voorstellen formuleren ter remediëring. - Beslissen over de
strategie per land/per departement gelinkt aan de uitvoering van de besliste organisationele strategie.
3.Samenwerkingsverbanden: Voorstellen voor het aangaan van strategische en institutionele
samenwerkingsverbanden ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur .- Aangaan van operationele
samenwerkingsverbanden (met uitzondering voor het aangaan van een DGD gemeenschappelijk programma).
4.Bestuur: Opstellen van de agenda, voorbereiding en notulen van vergaderingen van het bestuur in
samenspraak met de voorzitter. - Deelnemen in beginsel met raadgevende stem aan de vergaderingen van het
bestuur. - Uitvoeren van de beleidsbeslissingen van het bestuur. - Voorleggen van budgetten, budgettaire
toestand en een financieel kwartaal overzicht aan het bestuur .- Voorleggen ter bespreking van de status van de
operationele werking van vzw KIYO en van voorstellen van aanpassing of remediëring van de werking .-
Voorleggen ter bespreking van eventuele noodzakelijke evoluties of aanpassingen van de te volgen strategie
van vzw KIYO.
5.HR: Het aanwerven en ontslaan van werknemers mits goedkeuring van het bestuur voor het creëren van
een nieuwe functie. - Beslissen over het takenpakket van de werknemer en de titel van de werknemer. -
Beslissen over het organigram en interne verschuivingen tussen het personeel.
6.Financiën: - Verantwoordelijk voor de budgetten en een volledige, betrouwbare en accurate voorbereiding
van de jaarrekeningen volgens de wetgeving .- Als manager van vzw KIYO voert zij een goed en gezond
financieel beheer met in acht name van de budgettaire afspraken. Hierover rapporteert ze waarheidsgetrouw
aan het bestuur, trekt ze tijdig aan de alarmbel als dit niet lukt en stelt ze eventueel correctieve maatregelen
voor. - Beslissen over het dagdagelijks betalingsverkeer tot 6000 EUR. - Voor betalingen die een structureel
karakter hebben waardoor ze de organisatie over een langere termijn verbinden, dient de schriftelijke
goedkeuring verkregen te worden van het bestuur.
7.Handtekeningbevoegdheden: Service contracten (leveranciers, gebouw, ITC, etc) - Operationele
samenwerkingsverbanden (bv KIYO lokale partner, ... ) - Donor contracten (bv DGD, EU, UNICEF, ... )-
Arbeidscontracten personeel en stagiaires“