Ondernemingsnr : 0758 757 160
Naam
(voluit) : European Network of Research Integrity Offices
(verkort) : ENRIO
Rechtsvorm : vzw
Volledig adres v.d. zetel : Hertogstraat 1, 1000 Brussel
Onderwerp akte : Ontslagen, benoemingen en statutenwijziging
De Algemene Vergadering heeft in haar zitting van 28 april 2022, in quorum samengekomen in Helsinki,
Finland, unaniem verkozen als bestuurders, met onmiddellijke ingang van hun mandaat (dus op 28 april
2022):
- French Office for Research Integrity (OFIS), vertegenwoordigd door Carole Chapin
- The Norwegian National Research Ethics Committee (FEK), vertegenwoordigd door Helene Ingierd
- Office of the Ombudsperson for Academic Ethics and Procedures, Lithuania, vertegenwoordigd door
Loreta Tauginienė
- Commission for Scientific Integrity of Czech Academy of Sciences, vertegenwoordigd door Oldřich Tůma
- Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit, vertegenwoordigd door Bert Seghers
- UK Research Integrity Office, vertegenwoordigd door Pablo Fernandez Martinez (herverkozen)
Zij beëindigde met onmiddellijke ingang het mandaat als bestuurder van
- Finnish National Board on Research Integrity, vertegenwoordigd door Sanna Kaisa Spoof
- Commission for Equal Opportunities in Science, autonomous independent export body of the Ministry of
Education, vertegenwoordigd door Urša Opara Krasovec
De Algemene Vergadering heeft in haar zitting van 5 september 2023, in quorum samengekomen in Parijs,
Frankrijk, bij unanieme beslissing de statuten gewijzigd, zodat (A) het Bestuur bestaat uit natuurlijke personen
in plaats van rechtspersonen; (B) het Dagelijks Bestuur is geschrapt; (C) de vertegenwoordigingsclausule is
herzien; (D) geëxpliciteerd is hoe niet-betalende lid-organisaties hun stemrecht verliezen; (E) de werkbaarheid
verhoogt door procedures minder streng te maken; (F) de Statuten volledig in lijn zijn met Belgische
wetgeving; (G) geoptimaliseerd is naar taal en duidelijkheid; en (H) nieuwe leden worden verkozen door de
algemene vergadering, niet door het bestuur. De nieuwe tekst van de goedgekeurde Statuten wordt hierbij
gevoegd.
Doordat het bestuur door deze statutenwijziging voortaan bestaat uit natuurlijke personen in plaats van
rechtspersonen, wordt het bestaande zeskoppige bestuur herverkozen ten persoonlijke titel, met onmiddellijke
ingang. Dat betekent concreet dat het mandaat als bestuurder van de volgende rechtspersonen eindigt op 5
september 2023:
- French Office for Research Integrity (OFIS), vertegenwoordigd door Carole Chapin
- The Norwegian National Research Ethics Committee (FEK), vertegenwoordigd door Helene Ingierd
- Office of the Ombudsperson for Academic Ethics and Procedures, Lithuania, vertegenwoordigd door
Loreta Tauginienė
- Commission for Scientific Integrity of Czech Academy of Sciences, vertegenwoordigd door Oldřich Tůma
- Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit, vertegenwoordigd door Bert Seghers
- UK Research Integrity Office, vertegenwoordigd door Pablo Fernandez Martinez.
De Algemene Vergadering verkiest als nieuwe bestuurders deze natuurlijke personen, met onmiddellijke
ingang op 5 september 2023:
- Carole Chapin
- Helene Ingierd
- Loreta Taugínienė
- Oldřich Tůma
- Bert Seghers
- Pablo Fernandez Martinez
De Algemene Vergadering heeft in haar zitting van 13 september 2024, in quorum samengekomen in
Praag, Tsjechië, unaniem verkozen als bestuurders, met ingang van hun mandaat op 1 mei 2025:
- Carole Chapin (herverkozen)
- Pablo Fernandez Martinez (herverkozen)
- Helene Ingierd (herverkozen)
- Tom Lindemann
- Bert Seghers (herverkozen)
- Oldřich Tůma (herverkozen)
- Kalle Videnoja
Op 1 mei 2025 eindigt het mandaat als bestuurder van Loreta Tauginienė.
De volgende documenten werden gelijktijdig neergelegd ter Griffie: (i) een betalingsbewijs aan het
Belgisch Staatsblad; (ii) drie ondertekende verslagen van de Algemene Vergaderingen; (iii) de nieuwe
Statuten; (iv) de kopieën van de identiteitskaarten van de buitenlandse bestuurders en een bewijs van hun
adres; (v) de bijzondere verklaring dat er geen bestuursverboden zijn uitgesproken jegens de benoemde
bestuuders; (vi) drie exemplaren van formulier 1; (vii) twee exemplaren van formulier Il.
Voor eensluidend afschrift,
Bert Seghers
Bestuurder
APPENDIX: Nieuwe Statuten zoals goedgekeurd door de Algemene Vergadering op 5 september 2023.
Sectie I: De vzw
Artikel 1.Naam, Juridische status en maatschappelijke zetel
§1.De Vereniging is genoemd "European Network of Research Integrity Offices vzw" en kan de afkorting
"ENRIO" gebruiken (hierna "de Vereniging" genoemd).
§2.De Vereniging is opgericht als een Vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht.
§3.De maatschappelijke zetel van de Vereniging bevindt zich in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Artikel 2. Duur
De Vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.
Artikel 3.Belangeloos Doel en Voorwerp
§1.Het Belangeloos Doel van de Vereniging is het bevorderen van wetenschappelijke integriteit en het
vergroten van het bewustzijn erover in Europa, het ontwikkelen van de capaciteiten van Europese
stakeholders inzake wetenschappelijke integriteit, het aanpakken van vragen over beleid en praktijk van
wetenschappelijke integriteit en het creëren van allianties op het gebied van wetenschappelijke integriteit.
§2.De Vereniging concretiseert dit Belangeloos Doel via de volgende fundamentele doelstellingen:
·Een platform bieden om te netwerken, van elkaar te leren en informatie en ervaringen uit te wisselen;
·Goede praktijken bevorderen en capaciteit opbouwen door middel van onderwijs, advies, evenementen
en training;
·Bevorderen van wetenschappelijke integriteit door middel van partnerschappen en belangenbehartiging.
§3.De Vereniging heeft als Voorwerp alle handelingen, stappen en activiteiten die gepast of nuttig worden
geacht met het oog op het bereiken van haar Belangeloos Doel. Deze kunnen onder andere zijn:
·Maatschappelijk bewustzijn over wetenschappelijke integriteit in Europa vergroten en de nood aan
specifieke actie promoten;
·Toezicht houden op EU-initiatieven die van invloed kunnen zijn op de activiteiten van de Leden van de
Vereniging, hen informeren over deze initiatieven en hen de acties aanbevelen die zij kunnen ondernemen;
·Publiceren van (gezamenlijke) standpunten, bezorgdheden, behoeften en ideeën door middel van
position papers, evenementen, bezoeken en andere overeengekomen initiatieven, waarbij wetenschappelijke
integriteit op nationaal en/of institutioneel niveau wordt bevorderd;
·EU-kansen identificeren met betrekking tot financiering en belangenbehartiging;
·Samenwerkingsrelaties tussen de Leden van de Vereniging bevorderen en onderzoeks- en
samenwerkingsactiviteiten tussen hen faciliteren;
·Trainings- en capaciteitsopbouwactiviteiten organiseren op het gebied van wetenschappelijke integriteit,
inclusief winstgevende activiteiten;
·Aansluiten bij relevante belendende netwerken, projecten en allianties, voor zover van toepassing en in
overeenstemming met het Belangeloos Doel van de Vereniging.
Sectie II:Lidmaatschap, Bijdragers en Supporters
Artikel 4.Lidmaatschap
§1.Lidmaatschap staat open voor non-profit- en/of overheidsorganisaties (rechtspersonen) die hun
maatschappelijke zetel hebben in een land in Europa (Europa zoals gedefinieerd in het Intern Reglement) en
die voldoen aan de volgende criteria:
·Een aangetoond engagement voor het promoten en bevorderen van wetenschappelijke integriteit op
nationaal of supranationaal niveau
Gedetailleerde criteria kunnen verder worden gedefinieerd in het Intern Reglement van de Vereniging.
§2.De Vereniging heeft te allen tijde ten minste twee volwaardige leden (hierna genoemd Leden).
§3. Elk Lid mag:
·deelnemen aan en stemmen op de Algemene Vergadering
·kandidaten voordragen voor het Bestuur
·activiteiten, commissies, werkgroepen en taskforces van de Vereniging, die het Bestuur opricht,
voorstellen en leiden
·deelnemen aan alle activiteiten van de Vereniging
·alle ledenvoordelen ontvangen zoals beschreven in het Intern Reglement van de Vereniging
·het logo van de Vereniging op hun websites en op relevant materiaal gebruiken.
§4.Elk Lid verbindt zich ertoe:
·actief bij te dragen aan de bevordering van het Belangeloos Doel van de Vereniging zoals beschreven in
artikel 3
·de Vereniging en haar activiteiten te promoten, zowel extern als binnen hun eigen organisatie
·een vaste contactpersoon aan te duiden die zal fungeren als vertegenwoordiger van het Lid binnen de
Vereniging
·de bepalingen van de Statuten en het Intern Reglement te respecteren
·de jaarlijkse contributie te betalen, in overeenstemming met de bepalingen in deze Statuten.
Artikel 5.Bijdragers
§1.Rechtspersonen en natuurlijke personen die gevestigd zijn in een land in Europa (Europa zoals
gedefinieerd in het Intern Reglement) kunnen bij de Vereniging betrokken zijn als Toegetreden Lid onder de
term "Bijdrager", als ze aan één van de volgende criteria voldoen:
·Research Integrity Champions: individuen (natuurlijke personen), die actief betrokken zijn bij de
ontwikkeling van de formele capaciteit van hun land voor het opzetten van (publieke of non-profit)
wetenschappelijke-integriteitsstructuren of een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan de vooruitgang van
wetenschappelijke integriteit in Europa;
·ENRIO-geaffilieerden: non-profit- en/of overheidsorganisaties (rechtspersonen), actief in onderzoek of
onderzoeksondersteuning, met een aantoonbaar sterke interesse in het promoten en bevorderen van
wetenschappelijke integriteit
·ENRIO-partners: netwerken, verenigingen en allianties - actief in om het even welk geografisch gebied -
die het Belangeloos Doel van de Vereniging zoals beschreven in artikel 3, delen.
Gedetailleerde criteria kunnen verder worden gedefinieerd in het Intern Reglement van de Vereniging.
§2.Elke Bijdrager mag:
·deelnemen aan de Algemene Vergadering (zonder stemrecht)
·activiteiten, commissies, werkgroepen en taskforces van de Vereniging, die het Bestuur opricht,
voorstellen en leiden
·deelnemen aan alle activiteiten van de Vereniging
·alle Bijdragersvoordelen ontvangen zoals beschreven in het Intern Reglement van de Vereniging
·het logo van de Vereniging op hun websites en op relevant materiaal gebruiken.
§3.Elke Bijdrager verbindt zich ertoe om:
·actief bij te dragen aan de bevordering van het Belangeloos Doel van de Vereniging zoals beschreven in
artikel 3
·de Vereniging en haar activiteiten te promoten, zowel extern als binnen hun eigen organisatie
·een vaste contactpersoon aan te duiden die zal fungeren als vertegenwoordiger van het Lid binnen de
Vereniging
·de bepalingen van de Statuten en het Intern Reglement te respecteren
·de jaarlijkse contributie te betalen, in overeenstemming met de bepalingen in deze Statuten.
Artikel 6.Supporters
§1.For-profit-, non-profit- en overheidsorganisaties (rechtspersonen), actief in onderzoek of
onderzoeksondersteuning, met een aantoonbaar sterke interesse in het promoten, doen groeien en delen van
goede praktijken op het vlak van wetenschappelijke integriteit, kunnen bij de Vereniging betrokken zijn als
Toegetreden Lid onder de term "Supporter". Gedetailleerde criteria kunnen verder worden gedefinieerd in het
Intern Reglement van de Vereniging.
§2.Elke Supporter mag:
·deelnemen aan de Algemene Vergadering (zonder stemrecht) op uitnodiging
·bijdragen aan activiteiten, commissies, werkgroepen en taskforces van de Vereniging, die het Bestuur
opricht, op uitnodiging
·alle Supportersvoordelen ontvangen zoals beschreven in het Intern Reglement van de Vereniging
·het relevante supporterslogo van de Vereniging op hun websites, op relevant materiaal en in hun
communicatie gebruiken
§3.Elke Supporter verbindt zich ertoe om:
·actief bij te dragen aan de bevordering van het Belangeloos Doel van de Vereniging zoals beschreven in
artikel 3
·de Vereniging en haar activiteiten te promoten, zowel extern als binnen hun eigen organisatie
·een vaste contactpersoon aan te duiden die zal fungeren als vertegenwoordiger van het Lid voor de
·de bepalingen van de Statuten en het Intern Reglement te respecteren
·de jaarlijkse contributie te betalen, in overeenstemming met de bepalingen in deze Statuten.
Artikel 7.Register van Leden, Bijdragers en Supporters
§1.De Vereniging houdt een register bij van alle Leden en Toegetreden leden (Bijdragers en Supporters)
op de maatschappelijke zetel van de Vereniging. Dit register bevat ten minste de volgende gegevens over elk
Lid, Bijdrager en Supporter, indien van toepassing:
·de wettelijke naam,
·het registratienummer en de rechtsvorm
·het officiële adres
§2.Alle beslissingen met betrekking tot de toelating, het ontslag of de uitsluiting van Leden, Bijdragers en
Supporters worden in het register opgenomen. Het Bestuur kan beslissen dat het register in elektronische
vorm wordt bewaard.
Artikel 8.Toelating van Leden, Bijdragers en Supporters
§1.Alle (rechts- of natuurlijke) personen die als Leden, Bijdragers of Supporters in de Vereniging willen
worden betrokken, moeten dat schriftelijk aanvragen, dit gebaseerd op principes van transparantie en non-
discriminatie. Aanvragen worden gericht aan het Bestuur.
§2.Het bestuur formuleert over de aanvraag een advies aan de Algemene Vergadering. Die beslist over de
aanvraag op een volgende vergadering. Het Bestuur stelt de aanvrager binnen een maand na de beslissing in
kennis van de uitkomst.
§3.Tegen de beslissing is geen beroep mogelijk binnen de Vereniging.
§4.Als de Algemene Vergadering de toelating van een kandidaat-Lid, -Bijdrager of -Supporter weigert, kan
dit kandidaat-lid slechts een nieuwe aanvraag indienen na 6 maanden na de eerdere aanvraag.
§5.Gedetailleerde toelatingscriteria en procedures kunnen verder worden bepaald in het Intern Reglement
van de Vereniging.
Artikel 9.Beeindiging van Lidmaatschap of betrokkenheid
Ontslag op eigen initiatief
§1.Leden, Bijdragers en Supporters moeten ten minste drie maanden voor het einde van het kalenderjaar
een schriftelijke kennisgeving van hun ontslag indienen bij het Bestuur om hun betrokkenheid bij de
Vereniging op het einde van dat kalenderjaar te beeindigen. Indien de ontslagbrief niet in overeenstemming
met deze voorwaarden wordt ingediend, treedt het gevraagde ontslag pas in werking aan het einde van het
volgende kalenderjaar en zijn de volledige jaarlijkse contributies voor het volgende jaar verschuldigd.
§2.Het aftredende Lid, Bijdrager of Supporter blijft aansprakelijk voor zijn financiële verplichtingen ten
opzichte van de Vereniging tot het einde van het lopende boekjaar na de maand van opzegging.
Schorsing en uitsluiting
§3.De Algemene Vergadering kan het lidmaatschap van Leden of de betrokkenheid van Bijdragers en
Supporters bij de Vereniging schorsen of beëindigen op een van de volgende gronden:
·Voor overtreding van de Statuten, Intern Reglement of van een besluit van de Algemene Vergadering of
van het Bestuur;
·Voor het handelen op een manier die schadelijk is voor de reputatie van de Vereniging, die in strijd is met
haar Belangeloos Doel zoals beschreven in artikel 3, of die ingaat tegen haar belangen of de belangen van
haar Leden en Bijdragers;
·In geval een Lid, Bijdrager of Supporter zich in een situatie bevindt van faillissement, gerechtelijke
reorganisatie, ontbinding of liquidatie, of het onderwerp is van soortgelijke insolventieprocedures op grond van
de wetgeving van welk rechtsgebied dan ook;
§4.Leden, Bijdragers of Supporters die worden beschouwd als kandidaat voor schorsing of uitsluiting,
worden hiervan op de hoogte gebracht en krijgen de gelegenheid om hun standpunt in de Algemene
Vergadering weer te geven. Criteria en procedures kunnen verder worden gedefinieerd in het Intern
Reglement van de Vereniging.
Algemene bepalingen
§5.Een Lid of Toegetreden Lid wordt geacht ontslag te nemen wanneer het een contributie verschuldigd
was, deze een volledig kalenderjaar niet heeft betaald, een herinnering minstens 90 kalenderdagen zonder
gevolg is gebleven en de Algemene Vergadering niet besliste tot korting op of kwijtschelding van de betrokken
contributie. In dat geval vervalt het lidmaatschap of de betrokkenheid als Bijdrager of Supporter automatisch
bij het einde van het kalenderjaar.
§6.Tenzij anders overeengekomen door de Algemene Vergadering, heeft een Lid, Bijdrager of Supporter
die zijn betrokkenheid beëindigd ziet door ontslag, schorsing of uitsluiting geen recht op de intellectuele of
fysieke activa van de Vereniging, of op terugbetaling van de contributies en andere bijdragen die al zijn
betaald.
Artikel 10.Contributies voor Leden, Bijdragers en Supporters
§1.Om ervoor te zorgen dat de Vereniging haar Belangeloos Doel kan nastreven en haar Activiteiten kan
uitvoeren, betalen Leden, Bijdragers en Supporters jaarlijkse contributies. De betalingsvoorwaarden kunnen
nader worden gespecificeerd in het Intern Reglement.
§2.Het bedrag van de contributie voor het volgende jaar - evenals de voorwaarden ervan - wordt jaarlijks
voorgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de Algemene Vergadering. De contributies en
voorwaarden worden gepubliceerd in de notulen van de vergadering en kunnen nader worden gespecificeerd
in het Intern Reglement.
§3.De berekening van de contributies van Leden, Bijdragers en Supporters is gebaseerd op de
beslissingen van het Bestuur en de Algemene Vergadering zoals vermeld in de officiële notulen. Voor Leden
zal de jaarlijkse contributie niet hoger zijn dan EUR 10 000 (tienduizend). De maximale jaarlijkse contributie
kan worden herzien vanwege inflatie of om andere redenen. Elke wijziging van de maximale jaarlijkse
contributie moet door het Bestuur worden voorgesteld aan de Algemene Vergadering. Voorgestelde
verhogingen boven de maximale jaarlijkse contributie van EUR 10 000 vereisen wijzigingen van de Statuten
en moeten zich houden aan het besluitvormingsproces van de Algemene Vergadering zoals gedefinieerd in
artikel 12.3.3.
§4.De Algemene Vergadering kan beslissen tot korting op of kwijtschelding van de contributie van
bepaalde Leden en Toegetreden Leden die daartoe een gemotiveerd verzoek hebben ingediend bij het
Bestuur. De modaliteiten worden verder gespecifieerd in het Intern Reglement.
§5.Leden, Bijdragers en Supporters van de Vereniging zijn alleen aansprakelijk voor het bedrag dat gelijk
is aan hun contributies. Ze dragen geen enkele verantwoordelijkheid met betrekking tot de verplichtingen,
verplichtingen en schulden aangegaan door of in naam van de Vereniging.
§6.Contributies worden niet terugbetaald, zelfs niet in geval van ontslag of uitsluiting.
Sectie III:Algemene Vergadering
Het goed bestuur van de Vereniging wordt gewaarborgd door de volgende organen:
·de Algemene Vergadering
·een Bestuursorgaan, hierna verder genoemd 'het Bestuur'
Het management, de activiteiten en de administratie van de Vereniging kunnen worden ondersteund door
het Secretariaat.
Bijkomende permanente of tijdelijke organen zoals werkgroepen, taskforces of comités kunnen door het
Bestuur worden aangesteld en kunnen nader worden bepaald in het Intern Reglement.
Artikel 11.Bevoegdheid, Rol en Verantwoordelijkheden van de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering is het hoogste beleids- en beslissingsorgaan van de Vereniging. Het zal met
name:
·de samenstelling bepalen van het Bestuur en de eventuele vergoeding van zijn leden
·kwijting verlenen aan het Bestuur en andere verantwoordelijke partijen
·Bestuurders ontslaan
·de jaarrekening van het voorgaande boekjaar goedkeuren
·het jaarlijkse budget voor het volgende boekjaar goedkeuren
·het jaarlijkse activiteitenverslag van het vorige boekjaar goedkeuren
·het jaarlijkse werkplan voor het volgende boekjaar goedkeuren
·de contributies en voorwaarden voor Leden, Bijdragers en Supporters goedkeuren
·beslissen over de toelating, schorsing en uitsluiting van Leden, Bijdragers en Supporters
·de Statuten wijzigen
·beslissen over de ontbinding van de Vereniging
·schenking van een nalatenschap uitvoeren of accepteren
·beslissen om de auditor en zijn vergoeding aan te stellen en in te trekken
·beslissen om namens de Vereniging gerechtelijke stappen te ondernemen tegen de Bestuurders of de
eventuele auditor
·beslissen over alle andere handelingen waarvoor deze Statuten of de wet de Algemene Vergadering
bevoegd verklaart
Artikel 12.Samenstelling van de Algemene Vergadering
§1.De Algemene Vergadering bestaat uit de Leden van de Vereniging.
§2.Elk Lid - zijnde een rechtspersoon - benoemt onder zijn directeurs, werknemers, stakeholders of leden
een permanente vertegenwoordiger, zijnde een natuurlijke persoon, die fungeert als contactpersoon. Deze
handelt in naam en voor rekening van het Lid dat hij / zij vertegenwoordigt. Elk Lid bepaalt zelf zijn
permanente vertegenwoordiger in overeenstemming met het eigen wettelijke kader en interne processen.
Wijzigingen in permanente vertegenwoordiger worden doorgegeven aan het Secretariaat.
§3.De permanente vertegenwoordiger heeft de officiële bevoegdheid om namens het Lid (de organisatie)
te stemmen.
§4.Bijdragers, Supporters en het Secretariaat hebben het recht om de Algemene Vergadering zonder
stemrecht bij te wonen (Supporters enkel indien uitgenodigd) en om over alle stemzaken hun mening te laten
horen in een adviserende hoedanigheid. Het Bestuur kan externe experten uitnodigen om informatie en
advies te verstrekken.
Artikel 13.Procedures van de Algemene Vergadering
§1.De Algemene Vergadering komt ten minste eenmaal per jaar vóór eind juni bijeen. Een buitengewone
Algemene Vergadering kan worden bijeengeroepen door het Bestuur, of op verzoek van ten minste een vijfde
van alle Leden. Dit verzoek wordt schriftelijk gericht aan het Bestuur en bevat de reden voor het bijeenroepen
van de vergadering.
§2.De datum en plaats van de vergadering worden vastgesteld door het Bestuur. Vergaderingen van de
Algemene Vergadering of Buitengewone Algemene Vergadering kunnen worden gehouden in fysieke vorm, of
via elektronische communicatiemiddelen (bijvoorbeeld audio- / videoconferentie) of via een schriftelijke
procedure (bijvoorbeeld e-mail), op voorwaarde dat de vergaderwijze zo aangekondigd wordt binnen de
gedefinieerde oproepingstermijn.
§3.De Voorzitter roept de vergadering ruim vóór de vastgelegde datum schriftelijk bijeen, en stuurt bij deze
uitnodiging de locatie, de datum en het tijdstip van de Algemene Vergadering.
§4.Het Bestuur stelt de agenda van de Algemene Vergadering op. Op verzoek van een of meer Leden kan
het Bestuur een of meer punten aan de agenda toevoegen, indien deze ten minste 16 dagen vóór de
Algemene Vergadering aan het Bestuur worden gestuurd. De uiteindelijke agenda met bijlagen wordt niet later
dan 15 kalenderdagen voor de vergadering naar de Leden verzonden.
§5.De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter, of, bij diens afwezigheid, door een
ander lid van het Bestuur.
§6.Van elke vergadering worden notulen opgesteld die de besluiten van de Algemene Vergadering
bevatten. Deze moeten worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering. De notulen worden
beschikbaar gesteld aan alle Leden, Bijdragers en Supporters. De notulen worden bewaard in een register dat
wordt bijgehouden op het Secretariaat en zullen beschikbaar worden gesteld aan alle Leden, Bijdragers en
Supporters die erom vragen ze te lezen.
§7.Alle beslissingen met betrekking tot de Statuten en hun wijzigingen, de benoeming of de beëindiging
van bestuursmandaten en elke andere wettelijke vertegenwoordiging tegenover derden, moeten worden
ingediend bij de relevante Belgische autoriteiten binnen het tijdsbestek bepaald in de Belgische wetgeving.
Artikel 14.Besluitvorming in de Algemene Vergadering
§1.Quorum. Een geldige beraadslaging vereist dat een quorum van ten minste 50% van alle Leden
aanwezig of vertegenwoordigd is. Als een quorum niet wordt bereikt, wordt er op zijn vroegst 15 dagen later
een nieuwe Algemene Vergadering bijeengeroepen zonder quorumvereiste. Deze nieuwe vergadering gaat in
de regel door via videoconferentie, tenzij anders beslist door het Bestuur.
§2.Volmachten. Elk Lid kan worden vertegenwoordigd door de vertegenwoordiger van een ander Lid
middels een schriftelijke 'volmacht'. Elke aanwezige vertegenwoordiger van een Lid kan volmachten dragen
van maximaal twee andere Leden.
§3.Leden die het onderwerp uitmaken van een agendapunt van de Algemene Vergadering om hun
lidmaatschap van de Vereniging te schorsen of te beeindigen, mogen tijdens die Algemene Vergadering niet
stemmen over dat agendapunt.
§4.Alle beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen, behalve in de volgende gevallen:
·Ontbinden van de Vereniging en wijzigen van het Belangeloos Doel van de Vereniging (zoals uiteengezet
in artikel 4), waarbij het besluit moet worden genomen met een quorum van 2/3 van de Leden die moeten
aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en met een bijzondere meerderheid van 4/5 van de uitgebrachte
stemmen.
·Wijzigen van deze Statuten en uitsluiten van Leden, Bijdragers of Supporters vereisen beide een quorum
van 2/3 van de Leden die moeten aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en een bijzondere meerderheid van 2/3
van de uitgebrachte stemmen.
§5.Blanco stemmen, ongeldige stemmen en onthoudingen worden niet in aanmerking genomen voor de
berekening van de meerderheid.
§6.Bij staking van stemmen heeft de Voorzitter - die onafhankelijk en uitsluitend met het belang van de
Vereniging in het achterhoofd handelt - de beslissende stem.
Sectie IV:Het Bestuur
Artikel 15.Bevoegdheid en aansprakelijkheid van het Bestuur
§1.Het Bestuur is verantwoordelijk voor de algemene werking van de Vereniging. Het heeft alle
bevoegdheden die niet uitdrukkelijk bij wet of door deze Statuten zijn voorbehouden aan de Algemene
Vergadering. In het bijzonder zal het Bestuur
·strategische richtlijnen, financiële doelstellingen en andere richtlijnen opstellen voor het interne
management van de Vereniging
·aanvullende activiteiten initiëren in overeenstemming met het Belangeloos Doel van de Vereniging
·toezicht houden op de implementatie van alle activiteiten van de Vereniging
·toezicht houden op het totale budget
·het Intern Reglement van de Vereniging goedkeuren, na overleg met de Leden
·benoemen, opvolgen en het werk sturen van het Secretariaat, en van comités, werkgroepen of taskforces
·ter beslissing van de Algemene Vergadering, informatie en aanbevelingen opstellen betreffende:
ode jaarrekening en de jaarbegroting
ode jaarlijkse activiteitenverslagen en jaarlijkse werkplannen
ocontributies en voorwaarden
ode toelating, schorsing en uitsluiting van Leden, Bijdragers en Supporters
owijzigingen van de Statuten
·beslissen over te nemen maatregelen in geval van ernstige feiten die de continuïteit van de Vereniging
bedreigen
§2.De Bestuurders zijn niet persoonlijk gebonden aan de verplichtingen van de Vereniging. Hun
aansprakelijkheid is beperkt tot die beslissingen, daden of gedragingen die zich kennelijk buiten de marge
bevinden waarbinnen normaal voorzichtige en zorgvuldige Bestuurders, geplaatst in dezelfde
omstandigheden, redelijkerwijze van mening kunnen verschillen.
Artikel 16.Samenstelling En Verkiezing Van Het Bestuur
§1.Elke Bestuurder is een natuurlijk persoon, in de regel de permanente vertegenwoordiger van een Lid
zoals gedefinieerd in artikel 4 van deze Statuten. De criteria voor verkiesbaarheid van personen als
Bestuurder van de Vereniging kunnen gestipuleerd worden in het Intern Reglement.
§2.Het Bestuur bestaat uit minimaal drie Bestuurders, tenzij er slechts twee Leden zijn. In dat geval kan de
Algemene Vergadering slechts twee Bestuurders benoemen.
§3.De Bestuurders worden door de Algemene Vergadering gekozen voor een termijn van drie jaar bij
gewone meerderheid van stemmen door de aanwezige of vertegenwoordigde Leden. Een Bestuurder kan
door de Algemene Vergadering worden herbenoemd voor opeenvolgende termijnen. Een meer gedetailleerd
overzicht van de verkiezingsprocedures en de rollen en verantwoordelijkheden van het Bestuur kunnen
opgenomen worden in het Intern Reglement van de Vereniging.
§4.Het Bestuur duidt onder zijn Bestuurders een Voorzitter aan voor een (hernieuwbare) termijn van drie
jaar.
§5.Het mandaat van een Bestuurder kan te allen tijde door de Algemene Vergadering worden ingetrokken
met een gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde Leden. Elke Bestuurder
kan ontslag nemen door een schriftelijke kennisgeving in te dienen bij de Voorzitter van de Vereniging of - in
geval de Voorzitter ontslag neemt - bij het Bestuur. Na dit ontslag blijft de Bestuurder in het Bestuur totdat de
Bestuurder wordt vervangen of totdat het Bestuur of Algemene Vergadering beslissen die niet te vervangen.
§6.Als het mandaat van een Bestuurder om welke reden dan ook vroegtijdig eindigt, kan het Bestuur
vrijelijk (door cooptatie) een nieuwe Bestuurder benoemen voor de rest van de termijn, op voorwaarde dat de
(door cooptatie) benoemde Bestuurder voldoet aan de criteria voor de samenstelling van het Bestuur. De
eerstkomende vergadering van de Algemene Vergadering na de cooptatie beslist over het mandaat van de
gecoopteerde Bestuurder. Indien het mandaat van de gecoopteerde Bestuurder wordt bevestigd door de
Algemene Vergadering, voltooit de genoemde Bestuurder de ambtstermijn van de vervangen Bestuurder,
tenzij de Algemene Vergadering anders besluit. Indien het mandaat van de gecoöpteerde Bestuurder niet
wordt bevestigd door de Algemene Vergadering, eindigt het mandaat van deze Bestuurder onmiddellijk na de
vergadering van de Algemene Vergadering, zonder afbreuk te doen aan de regelmatigheid van de
samenstelling van het Bestuur tot dat moment.
§7.In geval van beëindiging van het mandaat van een Bestuurder om welke reden dan ook, maakt de
Bestuurder geen aanspraak op schadevergoeding van de Vereniging of haar activa, onverminderd de
dwingende bepalingen van het arbeidsrecht en de bepalingen van een dienstenovereenkomst, indien van
toepassing.
§8.De Bestuurders oefenen hun mandaat uit zonder enige vergoeding. Ze kunnen worden vergoed voor
kosten gemaakt ten behoeve van de Vereniging. Als een dergelijk proces wordt overeengekomen, wordt het
nader omschreven in het Intern Reglement van de Vereniging.
Artikel 17.Vergaderingen van het Bestuur
Samenroeping en Agenda
§1.Het Bestuur vergadert zo dikwijls als het belang van de vzw het vereist, in de regel ten minste drie maal
per jaar.
§2.Een uitnodiging wordt door of namens de Voorzitter aan alle leden van het Bestuur verzonden. Deze
uitnodiging omvat de ontwerpagenda, uitgenodigde adviseurs, locatie of vergaderwijze, datum en tijd van de
bestuursvergadering.
§3.Het Secretariaat heeft het recht om zonder stemrecht de vergaderingen van het Bestuur bij te wonen.
Tenzij een Bestuurder bezwaar maakt, kunnen anderen ook worden uitgenodigd om als adviseur deel te
nemen aan specifieke agendapunten. Adviseurs hebben geen stemrecht.
§4.Vergaderingen kunnen in fysieke vorm worden gehouden, via elektronische communicatiemiddelen
(bijvoorbeeld audio- / videoconferentie), of via een schriftelijke procedure (e-mail), op voorwaarde dat de
vergaderwijze zo aangekondigd wordt in de uitnodiging voor de vergadering.
Voorzitterschap en notulen
§5.Vergaderingen van het Bestuur worden voorgezeten door de Voorzitter, of, bij diens afwezigheid, door
een Bestuurder die door het Bestuur is overeengekomen.
§6.De besluiten van het Bestuur worden vastgelegd en als notulen verspreid onder alle Bestuurders en
deelnemers aan de vergadering. Indien wijzigingen worden gevraagd, wordt een bijgewerkte versie ter
goedkeuring rondgedeeld. Als de Bestuurders na één maand geen wijzigingen vragen, wordt het in de notulen
beschreven besluit als geratificeerd beschouwd. De notulen worden vervolgens geacht formeel door het
Bestuur te zijn goedgekeurd. Ze worden door het Secretariaat in een register bewaard.
Besluitvorming
§7.Voor geldige beslissingen vereist de bestuursvergadering het quorum dat méér dan de helft van de
Bestuurders moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
§8.Als een Bestuurder niet aanwezig kan zijn, kan deze een volmacht geven aan een andere Bestuurder.
Elke Bestuurder mag slechts één volmacht dragen.
§9.De Bestuurders streven ernaar beslissingen te nemen met eenparigheid van stemmen van de
aanwezige of vertegenwoordigde Bestuurders. Indien geen unanieme consensus kan worden bereikt en een
stemming noodzakelijk blijkt, worden besluiten genomen met een gewone meerderheid van stemmen van de
aanwezige of vertegenwoordigde Bestuurders. Bij staking van stemmen heeft de Voorzitter - die onafhankelijk
en uitsluitend met het belang van de Vereniging in het achterhoofd handelt - de beslissende stem.
Sectie V:Secretariaat
Artikel 18.Het Secretariaat
§1.Het Bestuur kan besluiten een derde (het "secretariaat" - zijnde een rechtspersoon of natuurlijke
persoon) aan te stellen om het dagelijkse beheer van de Vereniging op zich te nemen en specifieke acties uit
te voeren namens de Vereniging. De werkzaamheden van het secretariaat kunnen worden vergoed.
§2.Wanneer een rechtspersoon wordt benoemd om de rol van het Secretariaat op zich te nemen, benoemt
deze onder zijn werknemers, leden of aandeelhouders een permanente vertegenwoordiger, zijnde een
natuurlijk persoon, belast met de uitvoering van de missie in naam en voor rekening van van de
rechtspersoon.
§3.Met inachtneming van deze Statuten en het Intern Reglement heeft het Secretariaat de volledige
bevoegdheid voor het dagelijks beheer, de administratie en de uitvoering van de activiteiten van de
Vereniging, met uitzondering van die taken die exclusief zijn voorbehouden aan de Algemene Vergadering of
het Bestuur. De taken van het Secretariaat kunnen financieel beheer omvatten. De titel van de vaste
vertegenwoordiger en diens functieomschrijving kunnen nader worden bepaald in het Intern Reglement.
§4.Het secretariaat wordt benoemd door en rapporteert aan het Bestuur. De algemene voorwaarden van
zijn / haar / hun werkzaamheden worden vastgelegd door het Bestuur.
§5.Het Secretariaat volgt strikt de richtlijnen en instructies die het van het Bestuur heeft ontvangen. Het
Secretariaat kan gerechtigd zijn om zonder stemrecht deel te nemen aan de vergaderingen van alle organen
van de Vereniging.
§6.Als het secretariaat tijdelijk afwezig is of tijdelijk niet in staat is om te handelen, kan het Bestuur een
plaatsvervanger aanwijzen en wordt de aangewezen plaatsvervanger tijdelijk belast met het dagelijks beheer
van de Vereniging.
Sectie VI:Verdere bepalingen
Artikel 19.Externe vertegenwoordiging
§1.Het Bestuur vertegenwoordigt de Vereniging in alle handelingen in en buiten rechte.
§2.Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuur als college, wordt de
vzw in en buiten rechte eveneens vertegenwoordigd ten opzichte van derden door twee Bestuurders, die
gezamenlijk handelen.
§3.Onverminderd de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuur door twee Bestuurders samen,
kan de Vereniging ook vertegenwoordigd worden door (de permanente vertegenwoordiger van) het
Secretariaat, gezien de bevoegdheidsdelegatie uit artikel 15 van deze statuten.
§4.De Bestuurders die de Vereniging vertegenwoordigen, kunnen gevolmachtigden van de Vereniging
aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde rechtshandelingen zijn geoorloofd.
§5.De gegevens van alle wettelijke vertegenwoordigers moeten openbaar worden gemaakt en officieel
worden gepubliceerd in overeenstemming met de Belgische wettelijke vereisten.
Artikel 20.Financiële bepalingen
§1.Het boekjaar van de Vereniging begint op 1 januari en eindigt op 31 december van elk jaar.
§2.De geldelijke middelen van de Vereniging kunnen omvatten: de contributies van Leden, Bijdragers en
Supporters, inkomsten uit servicekosten, abonnementsgelden, evenals donaties, werkingskredieten zonder
beperking, subsidies en legaten, toegekend ter ondersteuning van het Belangeloos Doel van de Vereniging.
§3.Tenzij anders aangegeven in deze Statuten of in het Intern Reglement van de Vereniging, draagt elk
Lid, elke Bijdrager en Supporter, elk van zijn vertegenwoordigers en elke Bestuurder alle eigen kosten in
verband met de uitvoering van hun activiteiten ten behoeve van de Vereniging.
§4.Het Bestuur is verantwoordelijk voor het toezicht op de begroting en de financiële rekeningen van de
Vereniging. Het Secretariaat kan het Bestuur bijstaan bij het beheer van de begroting en de financiële
rekeningen van de Vereniging.
§5.Bij het afsluiten van elk boekjaar zorgt het Bestuur ervoor dat een balans, een winst- en verliesrekening
en alle nodige bijlagen worden opgesteld en - indien vereist door de Belgische wetgeving of gewenst door het
Bestuur - gecontroleerd. Deze worden ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering voorgelegd.
Artikel 21.Interne reglementen en hiërarchie van bepalingen
§1.Het Bestuur heeft de bevoegdheid om ter aanvulling van deze Statuten, voor elke kwestie met
betrekking tot het beheer van de zaken van de Vereniging, Interne Reglementen te maken, in te trekken en te
wijzigen na overleg met Leden.
§2.In geval van een conflict tussen deze Statuten en het eventuele Intern Reglement of enig ander soort
reglement van de Vereniging, hebben deze Statuten de bovenhand. Alles wat niet is voorzien in deze Statuten
of in het Intern Reglement, indien van toepassing, wordt beheerst door de bepalingen van de relevante
Belgische wetgeving.
§3.Een optekening van het Intern Reglement wordt bewaard op het Secretariaat en zal op verzoek
beschikbaar worden gesteld aan alle aangesloten Leden, Bijdragers en Supporters.
Artikel 22.Ontbinding van de Vereniging
§4.De Vereniging kan te allen tijde worden ontbonden indien de Algemene Vergadering dat beslist. Het
besluit wordt genomen met een 2/3 quorum en 4/5 meerderheid zoals vereist in artikel 14, §4 van deze
Statuten.
§5.In geval van ontbinding van de Vereniging stelt de Algemene Vergadering de methode vast, wijst de
vereffenaar(s) aan en bepaalt hun honoraria. De vereffenaar(s) verdelen het nettovermogen van de
Vereniging, indien van toepassing, aan een Europese organisatie zonder winstoogmerk met vergelijkbare of
nauw verwante doelstellingen als die van de Vereniging.
§6.De Bestuurders van de Vereniging zijn niet aansprakelijk indien zij hebben gehandeld binnen hun
bevoegdheden zoals gedefinieerd in artikel 15, §2. Indien het Bestuur zijn bevoegdheden heeft overschreden
Artikel 23. Taal
De activiteiten van de Vereniging worden uitgevoerd in het Engels, onverminderd de toepasselijke
wettelijke verplichtingen. Deze Statuten zijn geschreven in het Nederlands en het Engels. Alleen de
Nederlandse versie zal als officiële tekst worden gebruikt.
Artikel 24.Belangenconflicten
§1.In het geval dat een Bestuurder, Lid, Bijdrager of Supporter (hierna: "betrokken partij") een direct of
indirect belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de Vereniging bij een
beslissing of verrichting binnen de bevoegdheden van de Algemene Vergadering of het Bestuur (hierna:
"conflicterend belang"), zal deze het conflicterend belang melden aan het Bestuur en alle feiten verstrekken
om de aard en reikwijdte van het conflict te begrijpen zodra dit haalbaar is en voordat de Algemene
Vergadering of het Bestuur een beslissing ter zake neemt.
§2.Als de betrokken partij dit nalaat, is iedereen die op de hoogte is van het conflicterend belang verplicht
de kwestie aan het Bestuur voor te leggen voordat deze of de Algemene Vergadering een beslissing neemt
ter zake.
§3.Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit conflicterend belang worden opgenomen in het
verslag van de vergadering die de beslissing moet nemen. De aard van de betrokken beslissing en de
: vermogensrechtelijke gevolgen daarvan voor de Vereniging en de rechtvaardiging van de genomen beslissing
worden ook beschreven in de notulen van de vergadering.
§4.De betrokken partij neemt niet deel aan de beraadslagingen noch aan de stemming van de Algemene
Vergadering of het Bestuur, met betrekking tot de agendapunten over het conflicterend belang. Voor de
agendapunten met betrekking tot het conflicterend belang, wordt de betrokken partij niet in aanmerking
genomen voor de berekening van het aanwezigheidsquorum.
Artikel 25.Domicilie kiezen
Voor de uitvoering van hun taken kunnen de Bestuurders en van het eventuele Secretariaat een domicilie
kiezen op de maatschappelijke zetel van de Vereniging.
Artikel 26.Toepasselijk recht
§1.Deze Statuten worden in alle opzichten beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de
Belgische wetgeving.
§2.Alles wat niet specifiek in de bovengenoemde Statuten wordt vermeld, valt onder de algemene
wettelijke bepalingen en het gewoonterecht van België.
§3.Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Statuten worden voorgelegd aan de
exclusieve bevoegdheid van de Belgische rechtbanken.