Ondernemingsnr : 0665 840 662
Naam
(voluit) : CIRCET BENELUX
(verkort) :
Rechtsvorm : NV
Volledig adres v.d. zetel : Jan Van Rijswijcklaan 162/3, 2020 Antwerpen
Onderwerp akte : Bijzondere volmachten
Bij eenparig schriftelijk besluit van de Raad van Bestuur dd. 26/09/2024 werd beslist om aan volgende
personen een bijzondere volmacht te verlenen:
a.mevrouw Sophie Decroix;
b.mevrouw An Huybreghts;
c.Managing Partners BV, met zetel te Zegbroek 70, 2290 Vorselaar, 0644.745.043, vast vertegenwoordigd
door mevr. Hilde Boschmans.
d.de heer Tom Van der Aa;
e.de heer Pieter Aerts;
f.mevrouw Annelies De Boeck;
Deze Bijzondere Volmachtdragers krijgen de hierna volgende bevoegdheden toegewezen, met de
machtiging om voor deze specifieke rechtshandelingen zelfstandig en alleen op te treden in naam en voor
rekening van de Vennootschap, en hierbij alle documenten, aangiftes, briefwisseling en/of overeenkomsten
binnen de gebruikelijke commerciële en courante gang van zaken te ondertekenen, met betrekking tot:
a.Voor mevrouw Sophie Decroix:
I.Omvang van verantwoordelijkheden
De Gevolmachtigde is verantwoordelijk voor het Human Resources (HR) management van de activiteiten
van de Vennootschap deeluitmakend van de Circet Benelux Groep (inclusief de strategie, praktijken, beleid,
processen, regelgeving en wetgeving), op haar beurt deeluitmakend van de Circet Group. Dit omvat onder meer
maar niet uitsluitend:
·een rekruterings- en selectiebeleid invoeren;
·het beleid inzake talent, opleiding en ontwikkeling in de Vennootschap invoeren;
·het beleid en de nodige instrumenten voor de medewerkersevaluatie invoeren;
·een totaal loon- en beloningsbeleid invoeren;
·de beloningsmechanismen die in de Vennootschap worden toegepast vastleggen en beheren;
·de uitbetaling van de werknemers van de Vennootschap waarborgen en toezien op de indiening van de
sociale en fiscale aangiften die daarmee verband houden;
·toezien op het welzijn en de gezondheid van de werknemers van de Vennootschap;
·de Vennootschap vertegenwoordigen in zijn sociale dialoog met de vertegenwoordigers van de vakbonden
en de werknemersvertegenwoordiging en de ontwikkeling van het beleid inzake de sociale dialoog;
·onderhandelen van collectieve arbeidsovereenkomsten van de Vennootschap;
·uitoefenen van disciplinaire bevoegheden en exit management;
·beheer van HR-verzekeringen;
·het intern communicatiebeleid;
·verantwoordelijk voor het algemeen onderhoud van de werklocaties van de Vennootschap;
·risico-analyse van de lopende en toekomstige projecten en andere aangelegenheden;
·het implementeren en borgen van de groepsinstructies inzake o.a. anticorruptiebeleid, compliance,
rapportering, GDPR, ESG en HR;
·periodieke rapportering aan de Managing Director;
·managen van het team dat onder diens bevoegdheid valt.
Volmacht	Il.
Met betrekking tot contractuele aangelegenheden :
1.alle overeenkomsten, incl. NDA's ('Non Disclosure Agreements') en DPA's ('Data Protection
Agreements'), met HR- en communicatie leveranciers te onderhandelen, sluiten, ondertekenen en beëindigen
met een maximale jaarlijkse waarde van 200.000,00 EUR en alle facturen en bestelbonnen goedkeuren en alle
gerelateerde documenten ondertekenen met betrekking tot deze overeenkomsten op voorwaarde (a) hierover
aan de Managing Director van de Vennootschap wordt gerapporteerd, (b) er geen zekerheden worden
toegekend aan derden;
2.alle individuele fleet (lease)overeenkomsten te onderhandelen, sluiten, ondertekenen en beëindigen en
alle facturen en bestelbonnen goedkeuren, alsook alle gerelateerde documenten ondertekenen met betrekking
tot deze overeenkomsten op voorwaarde dat de Managing Director van de Vennootschap voorafgaand op de
hoogte is gebracht;
3.alle correspondentie te voeren, ondertekenen en ontvangen, alsook het ontvangen van aangetekende
zendingen;
4.de Vennootschap te vertegenwoordigen in alle professionele netwerkorganisaties waarvan de
Vennootschap lid is binnen het activiteitsdomein van de Gevolmachtigde.
Uitdrukkelijk uitgesloten zijn:
-alle klantencontracten en onderaannemingsovereenkomsten;
-alle huurovereenkomsten van onroerende goederen;
-alle zekerheidsstellingen incl. borgstellingen;
-alle bankaangelegenheden;
-alle verzekeringspolissen.
Met betrekking tot juridische aangelegenheden en vertegenwoordiging voor openbare administraties:
I.de Vennootschap te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures of arbitrageprocedures, als eiser of
verweerder, in zaken die verband houden met individuele of collectieve arbeidsovereenkomsten en/of de sociale
zekerheid en zo onder meer verschijnen voor de rechter of de onderzoeksrechter, inspectiediensten of andere
overheidsinstanties; onderhandelen en ondertekenen van schikkingen tot 100.000,00 EUR; alle handelingen
verrichten die noodzakelijk kunnen zijn in het kader van dergelijke procedures; uitspraken en de uitvoering
daarvan verkrijgen;
Met betrekking tot veiligheids- en welzijnsaangelegenheden:
1.onverminderd de specifieke functies van de interne en externe preventiedienst en het Comité voor
Preventie en Bescherming op het Werk, alle werkzaamheden met betrekking tot de preventie van risico's,
ongevallen en veiligheidsissues te controleren en naar behoren te regelen, d.w.z. alle nodige middelen in te
zetten met betrekking tot preventie, onderhoud, organisatie, veiligheid, enz., zowel met betrekking tot de
gebouwen en het materiaal als met betrekking tot de werknemers;
Met betrekking tot sociale aangelegenheden:
1.alle arbeidsovereenkomsten te onderhandelen, sluiten en ondertekenen met een maximale totale jaarlijkse
loonkost van 100.000,00 EUR;
2.de disciplinaire bevoegdheden van de werkgever ten aanzien van zijn werknemers uit te oefenen, inclusief
het geven van waarschuwingen, het voeren van de gesprekken voorafgaand aan ontslag, het beslissen over
het ontslag, het ondertekenen en overmaken van alle documenten in het kader van deze procedure, en er in
het algemeen voor zorgen dat de waarden van de Circet Group worden nageleefd;
3.de Vennootschap vertegenwoordigen in alle HR aangelegenheden die verband houden met
arbeidsovereenkomsten, arbeidsvoorwaarden, sociale zekerheid en gerelateerde zaken, met inbegrip van het
vertegenwoordigen van de Vennootschap tegenover het loonadministratie bureau, socialeverzekeringsfondsen,
pensioenfondsen en andere socialezekerheidsinstellingen, evenals alle andere administraties en rechtbanken
bevoegd inzake sociaal recht;
in	dialoog met	4.de Vennootschap vertegenwoordigen	en	de	vakbonden	de	sociale
werknemersvertegenwoordigers, onder meer via het voorzitterschap van de ondernemingsraad, Comité voor
Bescherming en Preventie op het Werk en de Syndicale Afvaardiging;
5.het loon, de arbeidsvoorwaarden, functieomschrijving en functieclassificatie van huidige en toekomstige
werknemers bepalen;
6.de uitbetaling van lonen, toelagen en andere vergoedingen voor werknemers goedkeuren en regelen;
7.zorgen voor de correcte naleving van de door de Circet Group ingevoerde HR beleidslijnen;
8.sociale verkiezingen organiseren en alle werknemersorganisaties informeren/raadplegen voor zover daar
een wettelijke verplichting toe bestaat, en zorgen voor de naleving van de regels op dit vlak en de goede werking
9.evenementen voor de werknemers van het team en de Vennootschap organiseren, waarnodig in
afstemming met Marketing en alle facturen en bestelbonnen goedkeuren en alle documenten ondertekenen met
betrekking tot de organisatie van zulke evenementen.
10.de verantwoordelijkheid nemen in de beoordeling en ontwikkeling van de de teamleden die onder diens
verantwoordelijkheid vallen, hieronder valt meer specifiek, maar niet beperkend het toekennen van opleidingen,
coaching en voeren van evaluatie- en beoordelingsgesprekken;
b.Voor mevrouw An Huybreghts:
I.Omvang van verantwoordelijkheden
De Gevolmachtigde is verantwoordelijk voor alle aspecten van de Legal Services van de Vennootschap van
de Circet Benelux Groep (inclusief de strategie, praktijken, beleidsregels, processen, reglementeringen en
wetgeving), op haar beurt deeluitmakend van de Circet Group. Dit omvat onder meer maar niet uitsluitend:
·De juridische aspecten van de Vennootschap bewaken en beveiligen en dagelijkse hulp bieden aan de
verschillende business units en activiteiten in België en Nederland op het gebied van juridische en bestuurlijke
zaken;
·Het management van de Vennootschap actief ondersteunen om de rechten veilig te stellen en de
verplichtingen te beoordelen en om de blootstelling aan juridische risico's te beperken;
·De Circet Benelux Groep juridisch en bestuurlijk ondersteunen bij projecten en andere inhoudelijke zaken;
·De naleving van de wetgeving te waarborgen door actief bewustwording te creëren en het management te
ondersteunen bij het organiseren van de naleving van de wetgeving;
·Beheer van de verzekeringen;
·De opvolging en naleving van het gegevensbeschermingsbeleid;
·De bewaking, opvolging en naleving van het Circet Group Compliance & anti-corruptiebeleid;
·risico-analyse van de lopende en toekomstige projecten en andere aangelegenheden;
·het implementeren en borgen van de groepsinstructies inzake o.a. compliance, rapportering, GDPR, ESG,
legal services;
·periodieke rapportering aangaande de juridische aangelegenheden naar de bestuurders Circet Benelux
Groep;
·Management van het juridisch team.
Volmacht	II.
Met betrekking tot contractuele aangelegenheden :
1.alle (commerciële) overeenkomsten, incl. NDA's ('Non Disclosure Agreements') en DPA's ('Data
Protection Agreements'), met juridische dienstverleners te onderhandelen, sluiten, ondertekenen, wijzigen en
beëindigen met een maximale jaarlijkse waarde van 200.000,00 EUR en alle facturen en bestelbonnen
goedkeuren en alle gerelateerde documenten ondertekenen met betrekking tot deze overeenkomsten op
voorwaarde dat (a) hierover aan de CFO van de Vennootschap wordt gerapporteerd (b) er geen zekerheden
worden toegekend aan derden;
2.alle correspondentie te voeren, ondertekenen en ontvangen, alsook het ontvangen van aangetekende
zendingen;
3.de Vennootschap te vertegenwoordigen in alle professionele netwerkorganisaties waarvan de
Vennootschap lid is binnen het activiteitsdomein van de Gevolmachtigde.
Uitdrukkelijk uitgesloten zijn:
-alle klantencontracten en onderaannemingsovereenkomsten;
-alle huurovereenkomsten incl. leasingovereenkomsten;
-alle zekerheidsstellingen incl. borgstellingen;
-alle bankaangelegenheden;
-alle verzekeringspolissen.
Met betrekking tot juridische aangelegenheden en vertegenwoordiging voor openbare administraties:
1.de bewaking van de naleving van de op de Vennootschap toepasselijke wetgeving en reglementering;
2.het opstellen, ondertekenen en neerleggen van een klacht, een verklaring van benadeelde partij of enige
andere verklaring bij de politie en/of het parket van de procureur des konings;
3.voor zover het indienen van een verklaring van benadeelde partij, of enige andere verklaring, kosten met
zich zou meebrengen, het uitvoeren van betalingen en overige verrichtingen in naam en voor rekening van de
Vennootschap in verband met die verklaring, ongeacht het bedrag;
4.de Vennootschap in en buiten rechte te vertegenwoordigen inzake een geschil dat verband houdt met
eender welk rechtsgeschil, en in dit kader, onder meer, te verschijnen voor de hoven, rechtbanken,
douaneoverheden,	inspectiediensten,	overheidsinstanties,	de	belastings-	en
Gegevensbeschermingsautoriteit/Autoriteit Persoonsgegevens en onderzoeksgerechten, een advocaat te
instrueren, zich burgerlijke partij te stellen en alle handelingen te stellen die hiermee verband houden; de
Vennootschap te vertegenwoordigen voor een nationale, regionale of lokale overheid en om alle verbintenissen
(met inbegrip van verzendingswaarborgen en garanties) met deze instanties, diensten en bedrijven te
ondertekenen;
Met betrekking tot dagdagelijkse juridische aangelegenheden:
1.het opstellen van overeenkomsten, briefwisseling, notulen, volmachten en alle andere juridische
documenten die nodig zijn ter ondersteuning van de dagelijkse werking van de Vennootschap;
2.het coördineren van de ondertekening door het bestuur of andere bevoegde personen van
overeenkomsten, brieven, notulen, volmachten, etc .;
3.het ondersteunen en informeren van het bestuur en het personeel met betrekking tot juridische en
bestuurlijke zaken, alsook zaken m.b.t. gegevensbescherming;
4.het ondertekenen van publicatieformulieren voor publicaties namens de Vennootschap in de Bijlagen bij
het Belgisch Staatsblad;
5.wijzigingen of aangiften indienen namens de Vennootschap in het Kruispuntbank voor Ondernemingen
(KBO), Kamer Van Koophandel (KVK) en het UBO register.
Met betrekking tot veiligheids- en welzijnsaangelegenheden:
1.onverminderd de specifieke functies van het comité voor preventie op het werk en de interne of externe
preventiedienst, alle werkzaamheden met betrekking tot de preventie van risico's, ongevallen en
veiligheidsissues te controleren en naar behoren te regelen, d.w.z. alle nodige middelen in te zetten met
betrekking tot preventie, onderhoud, organisatie, veiligheid, enz., zowel met betrekking tot de gebouwen en het
materiaal als met betrekking tot de werknemers.
c.Voor Managing Partners BV, met als vaste vertegenwoordiger mevrouw Hilde Boschmans
I.Omvang van verantwoordelijkheden
De Gevolmachtigde is verantwoordelijk voor het Human Resources (HR) strategie van de Vennootschap
van de Circet Benelux Group (inclusief het beleid, praktijken, processen, reglementeringen en wetgeving), op
haar beurt deeluitmakend van de Circet Group. Dit omvat onder meer maar niet uitsluitend:
·een rekruterings- en selectiebeleid invoeren;
·het beleid inzake talent, opleiding en ontwikkeling in de Vennootschap invoeren;
·het beleid en de nodige instrumenten voor de medewerkersevaluatie invoeren;
·een totaal loon- en beloningsbeleid invoeren;
·de beloningsmechanismen die in de Vennootschap worden toegepast vastleggen en beheren;
·de uitbetaling van de werknemers van de Vennootschap waarborgen en toezien op de indiening van de
sociale en fiscale aangiften die daarmee verband houden;
·toezien op het welzijn en de gezondheid van de werknemers van het Vennootschap;
·de Vennootschap vertegenwoordigen in zijn sociale dialoog met de vertegenwoordigers van de vakbonden
en de werknemersvertegenwoordiging en de ontwikkeling van het beleid inzake de sociale dialoog;
·onderhandelen over de collectieve arbeidsovereenkomsten van de Vennootschap;
·uitoefenen van disciplinaire bevoegheden en exit management;
·verantwoordelijk voor het algemeen onderhoud van de werklocaties binnen de Vennootschap;
·risico-analyse van de lopende en toekomstige projecten en andere aangelegenheden;
·het implementeren en borgen van de groepsinstructies inzake o.a. anticorruptiebeleid, compliance,
rapportering, GDPR, ESG en HR.
·periodieke rapportering inzake o.a. personeelskosten, HR en toekomstvisie naar de CFO, en indien nodig
de bestuurders van de Circet Benelux Groep;
·managen van het team onder jouw bevoegdheid.
II.	Volmacht
Met betrekking tot contractuele aangelegenheden :
1.alle overeenkomsten, incl. NDA's ('Non Disclosure Agreements') en DPA's ('Data Protection
Agreements'), met HR- en communicatieleveranciers te onderhandelen, sluiten, ondertekenen en beëindigen
met een maximale jaarlijkse waarde van 500.000,- EUR en alle facturen en bestelbonnen goedkeuren en alle
gerelateerde documenten ondertekenen met betrekking tot deze overeenkomsten op voorwaarde (a) hierover
aan de CFO van de Vennootschap wordt gerapporteerd, (b) (bank)garanties enkel worden verleend mits
voorafgaand intern akkoord van de CFO, (c) er geen zekerheden worden toegekend aan derden;
2.alle fleet (lease)overeenkomsten te onderhandelen, sluiten, ondertekenen en beëindigen en alle facturen
en bestelbonnen goedkeuren en alle gerelateerde documenten ondertekenen met betrekking tot deze
overeenkomsten op voorwaarde dat er een voorafgaand intern akkoord is verleend;
3.alle correspondentie te voeren, ondertekenen en ontvangen, alsook het ontvangen van aangetekende
zendingen;
4.het Vennootschap te vertegenwoordigen in alle professionele netwerkorganisaties waarvan het
Vennootschap lid is binnen het activiteitsdomein van de Gevolmachtigde.
Uitdrukkelijk uitgesloten zijn:
-alle klantencontracten;
-alle huurovereenkomsten van onroerende goederen;
-alle zekerheidsstellingen incl. borgstellingen;
-alle bankaangelegenheden;
-alle verzekeringspolissen.
Met betrekking tot juridische aangelegenheden en vertegenwoordiging voor openbare administraties:
1.de Vennootschap te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures of arbitrageprocedures, als eiser of
verweerder, in zaken die verband houden met individuele of collectieve arbeidsovereenkomsten en/of de sociale
zekerheid en zo onder meer verschijnen voor de rechter of de onderzoeksrechter, inspectiediensten of andere
overheidsinstanties; onderhandelen en ondertekenen van schikkingen tot 200.000,00 EUR; alle handelingen
verrichten die noodzakelijk kunnen zijn in het kader van dergelijke procedures; uitspraken en de uitvoering
daarvan verkrijgen;
Met betrekking tot veiligheids- en welzijnsaangelegenheden:
1.onverminderd de specifieke functies van het comité voor preventie op het werk, de interne en externe
preventiedienst of Arbo dienst, alle werkzaamheden met betrekking tot de preventie van risico's, ongevallen en
veiligheidsissues te controleren en naar behoren te regelen, d.w.z. alle nodige middelen in te zetten met
betrekking tot preventie, onderhoud, organisatie, veiligheid, enz., zowel met betrekking tot de gebouwen en het
materiaal als met betrekking tot de werknemers;
Met betrekking tot sociale aangelegenheden:
1.alle arbeidsovereenkomsten te onderhandelen, sluiten en ondertekenen met een maximale jaarlijkse
waarde van 200.000,00 EUR;
2.de disciplinaire bevoegdheden van de werkgever ten aanzien van zijn werknemers uit te oefenen, inclusief
het geven van waarschuwingen, het uitvoeren van de gesprekken voorafgaand aan ontslag, het beslissen over
het ontslag, het ondertekenen en overmaken van alle documenten in het kader van deze procedure, en er in
het algemeen voor zorgen dat de waarden van de Circet Group worden nageleefd;
3.de Vennootschap vertegenwoordigen in alle HR aangelegenheden die verband houden met
arbeidsovereenkomsten, arbeidsvoorwaarden, sociale zekerheid en gerelateerde zaken, met inbegrip van het
vertegenwoordigen van de Vennootschap tegenover het sociaal secretariaat of loonadministratie bureau,
socialeverzekeringsfondsen, pensioenfondsen en andere socialezekerheidsinstellingen, evenals alle andere
administraties en rechtbanken bevoegd inzake sociaal recht;
met
de	4.de	Vennootschap vertegenwoordigen	de sociale	in	dialoog	vakbonden en
werknemersvertegenwoordigers, onder meer via het voorzitterschap van de Ondernemingsraad, Comité voor
Preventie en Bescherming op het Werk, de Syndicale Afvaardiging;
5.het loon, de arbeidsvoorwaarden, functieomschrijving en functieclassificatie van huidige en toekomstige
werknemers bepalen;
6.de uitbetaling van lonen, toelagen en andere vergoedingen voor werknemers goedkeuren en regelen;
7.zorgen voor de correcte naleving van het door de Circet Group ingevoerde beleidslijnen;
8.sociale verkiezingen organiseren en alle werknemersorganisaties informeren/raadplegen voor zover daar
een wettelijke verplichting toe bestaat, en zorgen voor de naleving van de regels op dit vlak en de goede werking
van dit geheel;
9.evenementen voor de werknemers van het team en de Vennootschap organiseren, waarnodig in
afstemming met Marketing en alle facturen en bestelbonnen goedkeuren en alle documenten ondertekenen met
betrekking tot de organisatie van zulke evenementen;
10.de verantwoordelijkheid nemen in de beoordeling en ontwikkeling van de de teamleden die onder diens
verantwoordelijkheid vallen, hieronder valt meer specifiek, maar niet beperkend het toekennen van opleidingen,
coaching en voeren van evaluatie- en beoordelingsgesprekken.
d.Voor de heer Tom Van der Aa
I.Omvang van verantwoordelijkheden
De Bijzondere Volmachtdrager is verantwoordelijk voor het IT en digitalisatie management van de
Vennootschap en haar verbonden vennootschapen van de Circet Benelux Groep (inclusief de strategie,
praktijken, beleidsregels, processen, reglementeringen en wetgeving), op haar beurt deeluitmakend van de
Circet Group. Dit omvat onder meer maar niet uitsluitend:
·garanderen dat de IT en digitalisatie strategie in lijn met de strategie van de Circet Benelux Groep wordt
toegepast binnen de Benelux markt;
·zorgen voor de organisatie van de technische maatregelen inzake informatiebeveiliging en de technische
implementatie inzake gegevensbescherming, in nauwe samenwerking met de relevante interne stakeholders,
·leiding nemen over alle technische aanpassingen van de digitale activa van de Circet Benelux Groep;
·verantwoordelijkheid over de lokale IT- en software ontwikkeling, waaronder Service Cruiser;
·risico-analyse van de lopende en toekomstige projecten en andere aangelegenheden;
·het implementeren en borgen van de groepsinstructies inzake o.a. compliance, rapportering, GDPR, IT
security;
·periodieke rapportering aangaande de IT en digitalisatie operaties naar de CFO Benelux Groep;
·managen van het team dat onder jouw bevoegdheid valt.
II.	Volmacht
Met betrekking tot contractuele aangelegenheden :
1.alle (commerciële) overeenkomsten, incl. NDA's ('Non Disclosure Agreements') en DPA's ('Data
Protection Agreements'), met leveranciers en onderaannemers te onderhandelen, sluiten, ondertekenen,
wijzigen en beeindigen met een maximale jaarlijkse waarde van 500.000,00 EUR en alle facturen en
bestelbonnen goedkeuren en alle gerelateerde documenten ondertekenen met betrekking tot deze
overeenkomsten op voorwaarde (a) dat er een voorafgaand intern akkoord is verleend, (b) er geen zekerheden
worden toegekend aan derden;
2.alle lease- en verkoopovereenkomsten van roerende goederen onderhandelen, sluiten, ondertekenen en
wijzigen en alle gerelateerde documenten ondertekenen met betrekking tot deze overeenkomsten op
voorwaarde dat er een voorafgaand intern akkoord is verleend;
3.alle correspondentie met klanten, leveranciers en personeel te voeren, ondertekenen en ontvangen,
alsook het ontvangen van aangetekende zendingen;
4.projectaanbiedingen en offertes indienen en onderhandelen;
5.beslissen over een competitieve prijszetting conform de groepsbeleidsregels;
6.de Vennootschap te vertegenwoordigen in alle professionele netwerkorganisaties waarvan de
Vennootschap lid is binnen het activiteitsdomein van de Gevolmachtigde.
Uitdrukkelijk uitgesloten zijn:
-alle klantencontracten;
-alle huurovereenkomsten van onroerende goederen;
-alle zekerheidsstellingen incl. borgstellingen;
-alle bankaangelegenheden;
-alle verzekeringspolissen.
Met betrekking tot juridische aangelegenheden en vertegenwoordiging voor openbare administraties:
-de Vennootschap te vertegenwoordigen voor enige openbare administratie, inclusief politie,
postautoriteiten, Gegevensbeschermingsautoriteit/Autoriteit Persoonsgegevens, gerechtelijke instanties,
inspectiediensten, de belastings- en douaneoverheden, en andere openbare diensten; de Vennootschap te
vertegenwoordigen voor een nationale, regionale of lokale overheid; het sluiten van minnelijke schikkingen is
uitdrukkelijk uitgesloten;
Met betrekking tot veiligheids- en welzijnsaangelegenheden:
-onverminderd de specifieke functies van het comité voor preventie op het werk en/of de interne
preventiedienst, alle werkzaamheden met betrekking tot de preventie van risico's, ongevallen en
veiligheidsissues te controleren en naar behoren te regelen, d.w.z. alle nodige middelen in te zetten met
betrekking tot preventie, onderhoud, organisatie, veiligheid, enz., zowel met betrekking tot de gebouwen en het
materiaal als met betrekking tot de werknemers;
e.Voor de heer Pieter Aerts
I.Omvang van verantwoordelijkheden
De Bijzondere Volmachtdrager is verantwoordelijk voor alle aspecten van de Financiële dienst van de
Belgische activiteiten van de Vennootschap (strategie, praktijken, beleid, processen, regelgeving en wetgeving),
op haar beurt deeluitmakend van de Circet Group. Dit omvat onder meer maar niet uitsluitend:
·Leiding geven aan en toezicht houden op de lokale en gecentraliseerde boekhoudings- activiteiten met het
oog op relevante, volledige, nauwkeurige en tijdige balansafsluitingen op basis van wereldwijde
standaardkaders en lokale juridische en fiscale vereisten;
·Verantwoordelijkheid voor de effectieve implementatie van het interne controlekader in de financiële
activiteiten van het land;
·Beheer van fiscale risico's door de implementatie, het beheer en de monitoring van een kader voor
belastingcontrole;
·Beheer van de relatie met de commissaris en de belastingautoriteiten in het land;
·Coördinatie en communicatie met controlling Circet Benelux en business controlling ten behoeve van een
correcte en tijdige financiële verslaggeving en managementrapportage;
·Risico-analyse van de lopende en toekomstige projecten en andere aangelegenheden;
·Het implementeren en borgen van de groepsinstructies inzake compliance, rapportering, GDPR, ... ;
·Periodieke rapportering naar het Bestuur van de Vennootschap;
·Managen van het team dat onder jouw bevoegdheid valt.
II.	Volmacht
Met betrekking tot contractuele aangelegenheden :
1.alle overeenkomsten, incl. NDA's ('Non Disclosure Agreements') en DPA's ('Data Protection
Agreements'), met financiële dienstverleners te onderhandelen, sluiten, ondertekenen en beëindigen met een
maximale jaarlijkse waarde van 100.000,00 EUR en alle facturen en bestelbonnen goedkeuren en alle
gerelateerde documenten ondertekenen met betrekking tot deze overeenkomsten;
2.alle correspondentie te voeren, ondertekenen en ontvangen, alsook het ontvangen van aangetekende
zendingen;
3.de Vennootschap te vertegenwoordigen in alle professionele netwerkorganisaties waarvan de
Vennootschap lid is binnen het activiteitsdomein van de Bijzondere Volmachtdrager.
Uitdrukkelijk uitgesloten zijn:
-alle huurovereenkomsten incl. leasingovereenkomsten;
-alle verzekeringspolissen.
Met betrekking tot juridische aangelegenheden en vertegenwoordiging voor openbare administraties:
1.alle stappen te ondernemen en alle procedures van administratieve of gerechtelijke aard afronden om de
operaties in overeenstemming te brengen met de financiële en fiscale wet- en regelgeving; alle informatie of
documenten ondertekenen, aanvullen, wijzigen, annuleren, publiceren die nodig zijn voor de conformiteit met
de wetgeving;
2.de Vennootschap te vertegenwoordigen voor enige openbare administratie, inclusief politie,
postautoriteiten, gerechtelijke instanties, inspectiediensten en andere openbare diensten; de Vennootschap te
vertegenwoordigen voor een nationale, regionale of lokale overheid;
Uitgesloten zijn hierbij het ondertekenen van minnelijke schikkingen.
Met betrekking tot financiële aangelegenheden:
1.alle noodzakelijke (financiële) handelingen en verrichtingen stellen en alle betalingen uitvoeren m.b.t. de
bankrekeningen van de Vennootschap;
2.het innen van alle sommen verschuldigd aan de Vennootschap;
3.de Vennootschap vertegenwoordigen voor alle banken en/of financiële instellingen;
4.vervullen van alle fiscale en parafiscale formaliteiten, betaling, betwisting, terugvordering van belastingen
en accijnzen van elke aard; verzoeken om belastingvermindering of -vrijstelling; indienen van bezwaarschriften
of periodieke aangiften en het verrichten van rechtzettingen; het ondertekenen van correctieopgaven; actie
ondernemen met betrekking tot subsidies of betalingen vanwege federale, provinciale of gemeentelijke
overheden of elke andere overheid;
Verder zijn uitdrukkelijk uitgesloten:
oalle zekerheidsstellingen incl. borgstellingen;
oalle andere bankaangelegenheden.
f.Voor mevrouw Annelies De Boeck
I.Omvang van verantwoordelijkheden
De Gevolmachtigde is verantwoordelijk voor alle aspecten van de financiële dienst van de Vennootschap,
deeluitmakend van de Circet Benelux Groep (inclusief strategie, praktijken, beleid, processen, regelgeving en
wetgeving), op haar beurt deeluitmakend van de Circet Group. Dit omvat onder meer maar niet uitsluitend:
·Coördineren van de lokale boekhoudingsactiviteiten met het oog op relevante, volledige, nauwkeurige en
tijdige balansafsluitingen op basis van wereldwijde standaardkaders en lokale juridische en fiscale vereisten;
·Interne controle van de financiële activiteiten in de Vennootschap;
·Beheer van fiscale risico's binnen de Vennootschap;
·Onderhouden van de relatie met de accountant en de belastingautoriteiten in het land;
·Coördinatie en communicatie met controlling van de Circet Benelux Groep en business controlling ten
behoeve van een correcte en tijdige financiële verslaggeving en managementrapportage;
·Risico-analyse van de lopende en toekomstige projecten en andere aangelegenheden;
·Het implementeren en borgen van de instructies van de Circet Group inzake compliance, rapportering,
GDPR, etc .;
·Periodieke rapportering naar de Finance Director;
·Managen van het team dat onder diens bevoegdheid valt.
Volmacht	II.
1.alle noodzakelijke (financiële) handelingen en verrichtingen stellen en alle betalingen uitvoeren m.b.t. de
bankrekeningen van de Vennootschap;
2.het innen van alle sommen verschuldigd aan de Vennootschap;
3.vervullen van alle fiscale en parafiscale formaliteiten, betaling, betwisting, terugvordering van belastingen
en accijnzen van elke aard; verzoeken om belastingvermindering of -vrijstelling; indienen van bezwaarschriften
of periodieke aangiften en het verrichten van rechtzettingen; het ondertekenen van correctieopgaven; actie
ondernemen met betrekking tot subsidies of betalingen vanwege federale, provinciale of gemeentelijke
overheden of elke andere overheid;
uitdrukkelijk uitgesloten zijn hierbij:
-alle zekerheidsstellingen incl. borgstellingen;
-alle andere bankaangelegenheden;
-alle verzekeringspolissen
Met betrekking tot juridische aangelegenheden en vertegenwoordiging voor autoriteiten:
1.alle stappen te ondernemen en alle procedures van administratieve of gerechtelijke aard afronden om de
operaties in overeenstemming te brengen met de financiële en fiscale wet- en regelgeving; alle informatie of
documenten ondertekenen, aanvullen, wijzigen, annuleren, publiceren die nodig zijn voor de conformiteit met
de wetgeving;
2.de Vennootschap te vertegenwoordigen voor enige openbare administratie, inclusief politie,
instanties,	Gegevensbeschermingsautoriteit,	postautoriteiten,	gerechtelijke	belastings-	de	en
douaneoverheden, inspectiediensten en andere openbare diensten;
uitgesloten zijn hierbij het ondertekenen van minnelijke schikkingen.
Met betrekking tot veiligheids- en welzijnsaangelegenheden:
1.onverminderd de specifieke functies van de interne en externe preventiedienst en het comité voor
bescherming en preventie op het werk, alle werkzaamheden met betrekking tot de preventie van risico's,
ongevallen en veiligheidsissues te controleren en naar behoren te regelen, d.w.z. alle nodige middelen in te
zetten met betrekking tot preventie, onderhoud, organisatie, veiligheid, enz., zowel met betrekking tot de
gebouwen en het materiaal als met betrekking tot de werknemers.
Daarnaast is mevrouw Hilde Boschmans samen handelend met een bestuurder van de Vennootschap
bevoegd om in naam en voor rekening van de Vennootschap Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO's) te
ondertekenen.
De bevoegdheden die aan de Bijzondere Volmachtdrager worden toegekend, worden hierna aangeduid als
de "Volmacht en Delegatie van Bevoegdheden".
Voor zover als nodig worden alle documenten, aangiftes, briefwisseling en/of overeenkomsten bekrachtigd
die door de Bijzondere Volmachtdrager, binnen de hierboven beschreven beperkingen van de respectievelijke
Volmacht en Delegatie van Bevoegdheden, in naam en voor rekening van de Vennootschap werden
ondertekend vanaf 1 september 2024 tot op datum van ondertekening van dit besluit.
Het mandaat van de Bijzondere Volmachtdrager is te allen tijde 'ad nutum' opzegbaar.
Deze Volmacht en Delegatie van Bevoegdheden maakt een overdracht van verantwoordelijkheid en
aansprakelijkheid uit voor de Bijzondere Volmachtdrager, en de Bijzondere Volmachtdrager is aansprakelijk
voor de uitvoering van deze aan haar verleende bijzondere volmacht en delegatie van bevoegdheden, met
inbegrip van strafrechtelijke aansprakelijkheid, ongeacht de aansprakelijkheid van de Vennootschap.
Deze Volmacht en Delegatie van Bevoegdheden vervangt elke voorafgaande volmacht, delegatie van
bevoegdheden of afspraak hierover.
An Huybreghts
Lasthebber