Ondernemingsnr : 0435 280 966
Naam
(volut) : Huisartsen Midden West-Vlaanderen
₩	(verkort) :
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk	- -
Volledig adres v.d. zetel : Deltalaan 1, 8800 Roeselare
Onderwerp akte : Ontslag en benoeming (dagelijks) bestuurders en statutenwijziging
Uittreksel uit de notulen van de vergadering van het bestuursorgaan van Huisartsen Midden West-
Vlaanderen, gehouden op 4 december 2024.
Volgende beslissingen werden genomen:
Worden door het bestuursorgaan ontslagen als dagelijks bestuurder:
- voorzitter Wim Goderis, ondervoorzitter Marlies Vermeulen, penningmeester Dirk Callens en secretaris
Hannes Blockeel.
Een bijzondere volmacht wordt toegekend aan Laura Priemen, Elizabeth Katuyeva en iedere andere
medewerker en bestuurder van SBB Gecertificeerde Accountants en Adviseurs BV (met zetel te 3000 Leuven,
Diestsevest 32, bus 1a en KBO-nr. 0459.609.556) en SBB Bedrijfsdiensten BV (met zetel te 3000 Leuven,
Diestsevest 32, bus 1a en KBO-nr. 420.170.841), elk afzonderlijk en met recht van indeplaatsstelling, om in
naam en voor rekening van de Vereniging alle wettelijk vereiste en alle andere nodige neerleggings- en
publicatieverplichtingen te vervullen ingevolge onderhavige algemene vergadering. Meer bepaald en zonder
hiertoe beperkt te zijn, is elk van de volmachtdragers bevoegd om alle publicatieformulieren te ondertekenen
en ter griffie neer te leggen, evenals alle administratieve formaliteiten te vervullen ten aanzien van enige
overheidsdienst (KBO, BTW, enz.)
Uittreksel uit de notulen van de algemene vergadering van Huisartsen Midden West-Vlaanderen,
gehouden op 12 december 2024.
Volgende beslissingen worden genomen:
1.Wijziging van het belangeloos doel en voorwerp
De algemene vergadering besluit, conform art. 9:21 WVV met minstens 4/5e meerderheid van stemmen,
waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend, het belangeloos doel en voorwerp
van de Vereniging te wijzigen. Het nieuwe voorwerp luidt als volgt:
Artikel 3.Belangeloos doel en voorwerp
§1. De VZW heeft als belangeloos doel een huisartsenwachtpost te beheren voor het midden van West-
Vlaanderen. De precieze omschrijving van het grondgebied wordt in het intern reglement opgenomen.
§2. Tot de concrete activiteiten waarmee de doelstellingen van de VZW worden verwezenlijkt, behoren
onder meer:
-beheer en organisatie van de huisartenwachtpost binnen de huisartsenzone, eventueel onderverdeeld in
meerdere onderdelen conform de volgende bepalingen en zoals beschreven in het intern reglement;
-het op een duidelijke manier bekendmaken van de werking van de huisartsenwachtdienst aan de
bevolking;
-het maken van afspraken met de ziekenhuizen en extra-murale specialisten teneinde een optimale
afstemming te bekomen tussen de huisartsenwachtdienst, de spoeddiensten en de dringende medische
hulpverlening in de huisartsenzone;
-het organiseren van een wettelijk verplichte registratie omtrent onder meer volgende gegevens:
epidemiologie, veiligheidsproblemen, patiëntenklachten, klachten omtrent dienstverlening. De wachtdoende
huisartsen werkzaam in het gebied van de wachtpost, zijn verplicht mee te werken aan deze registratie.
§3. De VZW kan alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar
belangeloos doel en voorwerp.
§4. Daarnaast kan de VZW alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de
verwezenlijking van voormeld belangeloos doel, met inbegrip van bijkomstige handelsactiviteiten waarvan de
opbrengsten zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van het belangeloos doel.
2.Wijziging van de naam van de Vereniging
De algemene vergadering besluit, conform art. 9:21 WVV met minstens 2/3e meerderheid van stemmen,
waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend, de naam van de Vereniging te
wijzigen. De nieuwe naam luidt als voigt: Huisartsenwachtpost Alfa.
Hiertoe wordt artikel 1 van de statuten als volgt gewijzigd:
Artikel 1.Definities - rechtsvorm - naam - identificatie
§1. In deze statuten wordt verstaan onder:
-Praktijkvoerende huisartsen: erkende huisartsen, huisartsen in beroepsopleiding en algemeen
geneeskundigen met verworven rechten.
-Huisartsenzone: het gebied waarbinnen de VZW werkzaam is.
-Huisartsenwachtdienst: een uitgewerkt beurtrolsysteem dat regelmatige en normale verstrekking van
huisartsgeneeskundige zorgen aan de bevolking garandeert en dat wordt beheerd door de praktijkvoerende
artsen binnen de huisartsenzone.
§2. De VZW is een rechtspersoon onder de rechtsvorm van een vereniging zonder winstoogmerk ("VZW")
op grond van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen ("WVV").
§3. De VZW draagt de naam Huisartsenwachtpost Alfa.
3.Statutenwijziging
De algemene vergadering besluit, conform art. 9:21 WVV met minstens 4/5e meerderheid van stemmen
(gezien ook het belangeloos doel en voorwerp wordt aangepast), waarbij onthoudingen in de teller noch in de
noemer worden meegerekend, de statuten van de Vereniging te wijzigen. De nieuwe statuten luiden als volgt:
HOOFDSTUK I. RECHTSVORM - NAAM - GEWEST - BELANGELOOS DOEL - VOORWERP - DUUR
Artikel 1.Definities - rechtsvorm - naam - identificatie
§1. In deze statuten wordt verstaan onder:
-Praktijkvoerende huisartsen: erkende huisartsen, huisartsen in beroepsopleiding en algemeen
geneeskundigen met verworven rechten.
-Huisartsenzone: het gebied waarbinnen de VZW werkzaam is.
-Huisartsenwachtdienst: een uitgewerkt beurtrolsysteem dat regelmatige en normale verstrekking van
huisartsgeneeskundige zorgen aan de bevolking garandeert en dat wordt beheerd door de praktijkvoerende
artsen binnen de huisartsenzone.
§2. De VZW is een rechtspersoon onder de rechtsvorm van een vereniging zonder winstoogmerk ("VZW")
op grond van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen ("WVV").
§3. De VZW draagt de naam Huisartsenwachtpost Alfa.
Artikel 2. Zetel
§1. De zetel van de VZW is gevestigd in het Vlaams Gewest.
§2. Het bestuursorgaan is bevoegd de zetel van de rechtspersoon binnen België te verplaatsen voor zover
die verplaatsing overeenkomstig de toepasselijke taalwetgeving niet verplicht tot een wijziging van de taal van
de statuten. Dergelijke beslissing van het bestuursorgaan vereist geen statutenwijziging, tenzij het adres van
de rechtspersoon in de statuten is opgenomen of wanneer de zetel verplaatst wordt naar een ander Gewest.
In die laatste gevallen is het bestuursorgaan bevoegd om tot de statutenwijziging te beslissen. De statuten
kunnen deze bevoegdheid van het bestuursorgaan uitsluiten of beperken. Indien ten gevolge van de
verplaatsing van de zetel de taal van de statuten moet worden gewijzigd, kan enkel de algemene vergadering
deze beslissing nemen met inachtneming van de vereisten voor een statutenwijziging ..
Het bestuursorgaan kan beslissen het adres van de zetel te wijzigen, maar steeds binnen het gebied
waarvoor de wachtpost de huisartsenwachtdienst verzekert.
Artikel 3.Belangeloos doel en voorwerp
§1. De VZW heeft als belangeloos doel een huisartsenwachtpost te beheren voor het midden van West-
Vlaanderen. De precieze omschrijving van het grondgebied wordt in het intern reglement opgenomen.
§2. Tot de concrete activiteiten waarmee de doelstellingen van de VZW worden verwezenlijkt, behoren
onder meer:
-beheer en organisatie van de huisartenwachtpost binnen de huisartsenzone, eventueel onderverdeeld in
meerdere onderdelen conform de volgende bepalingen en zoals beschreven in het intern reglement;
-het op een duidelijke manier bekendmaken van de werking van de huisartsenwachtdienst aan de
bevolking;
-het maken van afspraken met de ziekenhuizen en extra-murale specialisten teneinde een optimale
afstemming te bekomen tussen de huisartsenwachtdienst, de spoeddiensten en de dringende medische
-het organiseren van een wettelijk verplichte registratie omtrent onder meer volgende gegevens:
epidemiologie, veiligheidsproblemen, patiëntenklachten, klachten omtrent dienstverlening. De wachtdoende
huisartsen werkzaam in het gebied van de wachtpost, zijn verplicht mee te werken aan deze registratie.
§3. De VZW kan alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar
belangeloos doel en voorwerp.
§4. Daarnaast kan de VZW alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de
verwezenlijking van voormeld belangeloos doel, met inbegrip van bijkomstige handelsactiviteiten waarvan de
opbrengsten zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van het belangeloos doel.
Artikel 4. Duur
De VZW wordt opgericht voor onbepaalde duur.
HOOFDSTUK II. LEDEN EN TOEGETREDEN LEDEN
Artikel 5.Leden en toegetreden leden
§1. Er zijn minstens twee leden. Leden zijn in die hoedanigheid niet aansprakelijk voor de verbintenissen
van de VZW. Het aantal leden is onbeperkt.
§2. De VZW kan effectieve en toegetreden leden tellen. Met de term 'lid' in deze statuten wordt
uitdrukkelijk verwezen naar de effectieve leden. De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het
stemrecht op de algemene vergadering, komt uitsluitend toe aan de effectieve leden.
Artikel 6.Toetreding als lid
§1. Als lid van de VZW kan iedere huisarts toetreden die de geneeskunde uitoefent in het gebied waarvoor
de huisartsenwachtpost de huisartsenwachtdienst verzekert en die de modaliteiten van het intern reglement
en de statuten aanvaardt. De voorwaarden om als lid van de VZW te worden toegelaten zijn:
-Praktijkvoerend huisarts zijn binnen de huisartsenzone;
-Met een praktijkruimte gelegen binnen de huisartsenzone uitgerust om de huisartsgeneeskunde te
beoefenen;
-De jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage betalen;
-Zich houden aan de wettelijke en de deontologische bepalingen en aan de statuten;
-Lid zijn van TRIHAK vzw, met ondernemingsnummer 0749.709.040.
§2. Kandidaat-leden richten hun kandidaatstelling schriftelijk, mogelijk per e-mail, aan de voorzitter van het
bestuursorgaan. Het kandidaat-lid ontvangt een uitnodiging tot betaling van de lidmaatschapsbijdrage en
treedt toe na betaling hiervan.
§3. Het bestuursorgaan kan op haar eerstvolgende vergadering discretionair en zonder verdere motivatie
beslissen dat een kandidaat-lid wordt geweigerd. Indien geen beslissing tot weigering werd genomen, wordt
het lid geacht te zijn aanvaard. Bij weigering van de kandidaat als lid, wordt het bedrag van de
lidmaatschapsbijdrage teruggestort. Tegen deze beslissing van weigering is geen beroep mogelijk.
§4. Leden hebben alle rechten en verplichtingen die in het WVV en in deze statuten worden beschreven.
§5. Leden betalen een lidmaatschapsbijdrage die jaarlijks wordt vastgelegd door het bestuursorgaan en
die maximum 2.500,00 euro bedraagt.
§6. Geen enkel lid, noch diens rechtsopvolger, kan enige aanspraak laten gelden of uitoefenen op het
bezit van de VZW op grond van de enkele hoedanigheid als lid. Deze uitsluiting van rechten op de activa geldt
te allen tijde: tijdens het lidmaatschap, bij beëindiging van het lidmaatschap om wat voor reden dan ook, bij
ontbinding van de VZW, enz.
Artikel 7.Toetreding als toegetreden lid
§1. Elke natuurlijke persoon, rechtspersoon of organisatie (bijvoorbeeld HAIO's, huisartsen die de
pensioenleeftijd hebben overschreden, specialisten ... ) die de doelstellingen van de VZW ondersteunt, kan bij
de voorzitter van de VZW een mondelinge en/of schriftelijke (mogelijk per e-mail) aanvraag indienen om als
toegetreden lid te worden aanvaard. Het kandidaat-toegetreden lid ontvangt een uitnodiging tot betaling van
de lidmaatschapsbijdrage en treedt toe na betaling hiervan.
§2. Het bestuursorgaan kan op haar eerstvolgende vergadering discretionair en zonder verdere motivatie
beslissen dat een kandidaat-toegetreden lid wordt geweigerd. Indien geen beslissing tot weigering werd
genomen, wordt het toegetreden lid geacht te zijn aanvaard. Bij weigering van de kandidaat als toegetreden
lid, wordt het bedrag van de lidmaatschapsbijdrage teruggestort. Tegen deze beslissing van weigering is geen
beroep mogelijk.
Artikel 8.Rechten en plichten van toegetreden leden
§1. Toegetreden leden mogen na uitnodiging aanwezig zijn op de algemene vergadering, hen komt enkel
een raadgevende stem toe.
§2. Toegetreden leden mogen op uitnodiging deelnemen aan de activiteiten van de VZW.
§3. Het bestuursorgaan kan beslissen dat toegetreden leden een lidmaatschapsbijdrage moeten betalen.
Deze mag niet hoger zijn dan 1.000 euro.
Artikel 9.Schorsing
§1. Het bestuursorgaan kan het lidmaatschap van een lid of toegetreden lid schorsen, wanneer de
houding, het gedrag, uitspraken of geschriften, in het publiek of in privé, onverenigbaar zijn met het
belangeloos doel van de VZW of een aanslag betekenen op de goede naam van de VZW. De schorsing van
een lid geldt in afwachting van de algemene vergadering waarop beslist wordt over de beëindiging van het
lidmaatschap.
§2. Deze beslissing wordt genomen door het bestuursorgaan. Op deze vergadering dienen minstens de
meerderheid van de leden van het bestuursorgaan aanwezig of vertegenwoordigd te zijn. De beslissing wordt
genomen met een tweederdemeerderheid van het aantal stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde
leden van het bestuursorgaan.
Artikel 10.Uittreding
§1. Leden en toegetreden leden kunnen op elk ogenblik uittreden als lid door een schriftelijke melding,
mogelijk per e-mail, te richten aan de voorzitter van het bestuursorgaan.
Het bestuursorgaan kan om de doelstelling van de VZW niet in gedrang te brengen in het wachtreglement
een opzegperiode vastleggen waarbinnen een lid zijn aangegane verbintenissen blijft nakomen, in het
bijzonder het waarnemen van de wachtbeurten.
§2. Een lid wordt geacht ontslag te nemen indien:
-niet meer is voldaan aan de voorwaarden voor lidmaatschap;
-het lid na drie schriftelijke aanmaningen, met minstens één maand tussen elk van de aanmaningen,
nalaat het lidgeld te betalen.
Het lid wordt van de beëindiging van het lidmaatschap door het bestuursorgaan schriftelijk, mogelijk via e-
mail, op de hoogte gebracht.
§3. Indien door het ontslag het aantal leden onder het wettelijk of statutair minimum daalt, dan wordt het
ontslag van het lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden, zonder dat dit langer
mag duren dan drie maanden.
§4. Een ontslagnemend lid of toegetreden lid blijft gehouden tot de integrale betaling van de
lidmaatschapsbijdrage voor het jaar waarin het ontslag wordt ingediend.
§5. Een ontslagnemend lid of toegetreden lid kan reeds betaalde bedragen niet terugvorderen.
§6. Het lidmaatschap van een lid of toegetreden lid eindigt van rechtswege bij de onbekwaamverklaring,
het kennelijk onvermogen of het overlijden van het lid.
Artikel 11.Uitsluiting
§1. Een lid kan op elk ogenblik, op voorstel van het bestuursorgaan of op verzoek van minstens 1/5e van
alle leden, worden uitgesloten door een bijzonder besluit van de algemene vergadering, waarop minstens 2/3e
van alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en waarbij voor de beslissing een 2/3e meerderheid van de
stemmen van de aanwezigen of vertegenwoordigde leden vereist is.
Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend, noch in de teller, noch in de noemer.
§2. De uitsluiting moet worden aangegeven in de oproeping. Het lid waarvan de uitsluiting van het
lidmaatschap wordt voorgesteld, wordt op zijn vraag schriftelijk geïnformeerd over de motieven voor uitsluiting
door de voorzitter van het bestuursorgaan.
Het lid heeft het recht gehoord te worden op de algemene vergadering en kan zich, desgewenst, laten
bijstaan door een advocaat. Het besluit tot uitsluiting moet worden gemotiveerd. Tegen deze beslissing is
geen beroep mogelijk.
§3. Een toegetreden lid kan op elk ogenblik door het bestuursorgaan worden uitgesloten.
§4. Een uitgesloten lid of toegetreden lid kan reeds betaalde lidmaatschapsbijdragen niet terugvorderen.
§5. Een uitgesloten lid of toegetreden lid kan reeds betaalde bedragen niet terugvorderen.
HOOFDSTUK III. ALGEMENE VERGADERING
Artikel 12.Samenstelling van de algemene vergadering
§1. De algemene vergadering bestaat uit de leden van de VZW.
§2. De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan, of, bij diens
afwezigheid door de ondervoorzitter of, bij hun afwezigheid, door een andere bestuurder die bij het begin van
de vergadering als voorzitter van de vergadering wordt aangeduid.
§3. Waarnemers en toegetreden leden kunnen op uitnodiging de algemene vergadering bijwonen en
mogen zich, mits toestemming van de voorzitter, tot de algemene vergadering richten. Waarnemers en
toegetreden leden hebben geen stemrecht.
Artikel 13.Bevoegdheden van de algemene vergadering
De volgende exclusieve bevoegdheden kunnen uitsluitend door de algemene vergadering worden
uitgeoefend:
-De wijziging van de statuten;
-De benoeming en de afzetting van de bestuurders en, desgevallend, het bepalen van hun bezoldiging;
-De benoeming en de afzetting van de commissaris en het bepalen van diens bezoldiging;
-De kwijting aan de bestuurders en de commissarissen en, in voorkomend geval, het instellen van de
verenigingsvordering tegen de bestuurders en de commissarissen;
-De goedkeuring van de begroting en van de jaarrekening;
-De ontbinding van de VZW;
-De uitsluiting van een lid;
-De omzetting van de VZW in een IVZW, een coöperatieve vennootschap erkend als een sociale
onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming;
-Het doen of aanvaarden van een inbreng om niet van een algemeenheid.
Artikel 14.Bijeenroeping
§1. De algemene vergadering wordt in principe bijeengeroepen door de voorzitter van het bestuursorgaan.
De beslissingsbevoegdheid is voorbehouden aan het bestuursorgaan, de uitvoeringsbevoegdheid wordt door
het bestuursorgaan gedelegeerd aan de voorzitter of bij zijn afwezigheid aan twee bestuurders.
§2. De gewone algemene vergadering moet worden samengeroepen binnen de zes maanden na afsluiting
van het boekjaar.
§3. De algemene vergadering wordt tevens samengeroepen wanneer het bestuursorgaan dit nodig acht.
§4. De oproeping wordt minstens 15 dagen vóór de datum van de algemene vergadering naar alle leden,
bestuurders en commissarissen (indien vereist) verstuurd.
§5. De voorzitter van het bestuursorgaan roept de algemene vergadering bijeen wanneer ten minste 1/5e
van de leden het vraagt. In dat geval roept de voorzitter van het bestuursorgaan de algemene vergadering
bijeen binnen 21 dagen na het verzoek tot bijeenroeping en de algemene vergadering wordt uiterlijk gehouden
op de veertigste dag na dit verzoek. Dit verzoek moet de agenda opgeven, waarbij elk punt dat door minstens
1/20 van de leden voor de vergadering aangebracht werd, op de agenda wordt geplaatst.
Artikel 15.Deelneming
De leden kunnen zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid. Elk lid
kan maximum drie volmachten dragen. Indien de VZW het goedkeurt, kan er ook een volmacht worden
gegeven aan een derde, zoals aan een notaris of aan een notarismedewerker. In dat geval kan de
volmachtdrager meer dan drie volmachten dragen.
Artikel 16.Aanwezigheidsquorum en meerderheden
§1. De algemene vergadering kan in principe beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of
vertegenwoordigde leden, behalve wanneer het WVV of de statuten dit anders voorzien.
§2. Elk lid heeft één stem.
§3. Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldige stemmen van de ter
vergadering aanwezig of vertegenwoordigde leden, behalve wanneer het WVV of de statuten dit anders
voorzien.
§4. De stemming kan gebeuren door handopsteking, afroeping of, indien minstens één van de aanwezige
of vertegenwoordigde leden het vraagt, door geheime stemming. De algemene vergadering kan de
stemmodaliteiten bepalen en kan één of meer stemopnemers aanduiden.
§5.De wijziging van de statuten vereist een beraadslaging in een vergadering die voldoet aan een quorum
van 2/3 van de leden dat aanwezig of vertegenwoordigd is. Ingeval op de eerste vergadering minder dan 2/3
van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen die
geldig kan beraadslagen en besluiten alsook de wijzigingen kan aannemen met de meerderheden hier
bepaald, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. De tweede vergadering mag niet
binnen 15 dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden. De beslissing wordt geacht aanvaard
te zijn indien ze wordt goedgekeurd door 2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Enkel wanneer de statutenwijziging betrekking heeft op het belangeloos doel of het voorwerp van de VZW,
vereist ze een meerderheid van 4/5 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
§6. Voor de berekening van de gewone en bijzondere meerderheden, hierboven vermeld, worden
onthoudingen en ongeldige stemmen niet meegerekend, noch in de teller, noch in de noemer. Deze gelden
bijgevolg niet als tegenstemmen.
§7. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht verworpen te zijn.
§8. Er worden notulen opgesteld en ondertekend door de voorzitter, de secretaris en alle leden die dit
wensen.
De leden worden op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de
verslagen.
Belanghebbende derden kunnen op hun vraag een afschrift hiervan krijgen, mits respect voor het medisch
beroepsgeheim. Hiertoe richten zij een schriftelijke vraag aan de voorzitter van het bestuursorgaan.
Artikel 17.Elektronische algemene vergadering
§1. Het bestuursorgaan kan de leden de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de
algemene vergadering door middel van een door de VZW ter beschikking gesteld elektronisch
communicatiemiddel. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft,
worden de leden die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op de
plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. De VZW moet de hoedanigheid en de identiteit van de
leden kunnen controleren aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel. Aan het gebruik
van het elektronische communicatiemiddel kunnen bijkomende voorwaarden worden gesteld, met als enige
doelstelling de veiligheid van het elektronische communicatiemiddel te waarborgen. Het elektronische
communicatiemiddel moet de leden ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken
kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen met
betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. Het elektronische
communicatiemiddel moet de leden bovendien in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en
vragen te stellen.
§2. De oproeping tot de algemene vergadering omvat een heldere en nauwkeurige beschrijving van de
procedures met betrekking tot de deelname op afstand. De notulen van de algemene vergadering vermelden
de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene
vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.
§3. De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de
algemene vergadering deelnemen.
Artikel 18.Schriftelijke algemene vergadering
De leden kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene
vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. In dat geval dienen de formaliteiten van
bijeenroeping niet te worden vervuld. De leden van het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de
commissaris, mogen op hun verzoek van die besluiten kennis nemen.
Artikel 19.Samenstelling, benoeming, taakverdeling en coöptatie van het bestuursorgaan
§1. De VZW wordt bestuurd door een collegiaal bestuursorgaan, dat minstens drie bestuurders telt. Enkel
bestuurders van TRIHAK vzw, met ondernemingsnummer 0749.709.040, kunnen bestuurder worden van de
VZW.
§2. Indien en zolang de VZW minder dan drie leden heeft, mag het bestuursorgaan bestaan uit twee
bestuurders. Zolang het bestuursorgaan tweehoofdig is, verliest elke bepaling die aan een lid van het
bestuursorgaan een doorslaggevende stem toekent, van rechtswege haar werking.
§3. De bestuurders worden voor een termijn van maximaal vier jaar benoemd door de algemene
vergadering bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde leden. Het mandaat van de bestuurders is ononderbroken maximum tweemaal
hernieuwbaar.
§4. De algemene vergadering benoemt de bestuurders uit de personen die door TRIHAK vzw, met
ondernemingsnummer 0749.709.040, worden voorgedragen. Hun termijn eindigt op de dag van de gewone
algemene vergadering van het boekjaar waarin hun mandaat volgens het benoemingsbesluit verstrijkt,
behoudens andersluidende bepaling in het benoemingsbesluit.
§5. Wanneer de plaats van een bestuurder openvalt vóór het einde van zijn mandaat, hebben de
overblijvende bestuurders het recht een nieuwe bestuurder te coopteren. De eerstvolgende algemene
vergadering moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen;
bij bevestiging volbrengt de gecoöpteerde bestuurder het mandaat van zijn voorganger, tenzij de
algemene vergadering er anders over beslist. Bij gebrek aan bevestiging eindigt het mandaat van de
gecoöpteerde bestuurder na afloop van de algemene vergadering, zonder dat dit afbreuk doet aan de
regelmatigheid van de samenstelling van het bestuursorgaan tot op dat ogenblik.
§6. Het bestuursorgaan kan onder haar leden een voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en
penningmeester benoemen, alsook andere functies die voor de werking van de VZW nuttig of noodzakelijk
zijn. De functies van voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen niet gecombineerd worden. De
verkiezing gebeurt individueel per functie met gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen van de
aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. Ongeldige stemmen en onthoudingen worden niet
meegerekend, noch in de teller, noch in de noemer.
De ambtsbeëindiging van deze gemachtigde personen kan geschieden:
-Op vrijwillige basis door de gemachtigde zelf door een schriftelijk ontslag in te dienen bij het
bestuursorgaan;
-Door afzetting door het bestuursorgaan bij meerderheid van stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde bestuurders die hieromtrent geldig beslist indien minstens de helft van de bestuurders
aanwezig of vertegenwoordigd is. De beslissing hieromtrent door het bestuursorgaan moet ter kennis
gebracht worden van de betrokkene.
§7. De bestuurders kunnen worden bezoldigd. De kosten die zij maken in het kader van de uitoefening van
hun bestuursmandaat kunnen worden vergoed.
Artikel 20.Bevoegdheid en vertegenwoordiging
§1. Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen te stellen en beslissingen te nemen die nodig of
dienstig zijn tot verwezenlijking van het voorwerp en het belangeloos doel van de VZW, met uitzondering van
die beslissingen waarvoor de algemene vergadering exclusief bevoegd is.
Het bestuursorgaan is ook bevoegd voor de opmaak van een intern reglement. De meest recente versie
van het intern reglement dateert van 19/09/2023. Het bestuursorgaan is bevoegd om deze datum in de
statuten te wijzigen.
§2. Onverminderd de verplichtingen die voortvloeien uit collegiaal bestuur, met name overleg en toezicht,
kunnen de bestuurders de bestuurstaken onder elkaar verdelen. Zodanige verdeling van taken kan aan
derden niet worden tegengeworpen, zelfs niet nadat ze zijn openbaar gemaakt. Niet-naleving ervan brengt wel
de interne aansprakelijkheid van de betrokken bestuurder(s) in het gedrang.
§3. Het bestuursorgaan kan een deel van haar beslissingsbevoegdheid delegeren aan één of meerdere
derden niet-bestuurders, zonder dat deze overdracht evenwel betrekking kan hebben op het algemeen beleid
van de VZW of op de algemene bestuursbevoegdheid van het bestuursorgaan.
§4. Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de VZW als college in alle handelingen in en buiten rechte.
§5. Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuursorgaan als college,
wordt de VZW in en buiten rechte eveneens vertegenwoordigd door de voorzitter alleen of door twee
bestuurders die gezamenlijk handelen.
Elke bestuurder kan geldig tekenen namens de VZW tegenover postdiensten (zoals bijvoorbeeld voor het
in ontvangst nemen van aangetekende zendingen).
§6. Het bestuursorgaan of de bestuurders die de VZW vertegenwoordigen, kunnen gevolmachtigden van
de VZW aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde of een reeks bepaalde
rechtshandelingen zijn geoorloofd. De gevolmachtigden verbinden de VZW binnen de perken van de hun
verleende volmacht waarvan de grenzen tegenwerpelijk zijn aan derden overeenkomstig wat geldt inzake
lastgeving.
Artikel 21.Vergaderingen van het bestuursorgaan
§1. Het bestuursorgaan vergadert na schriftelijke oproeping door de voorzitter van het bestuursorgaan,
minimum ter voorbereiding van de algemene vergadering waarop de jaarrekening en de begroting wordt
goedgekeurd, en daarnaast zo dikwijls als het belang van de VZW het vereist, alsook binnen 15 dagen na een
daartoe strekkend verzoek van twee bestuurders.
§2. Het bestuursorgaan wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan of, bij diens
afwezigheid, door de ondervoorzitter of de oudste van de aanwezige bestuurders. De vergadering wordt
gehouden op de zetel van de VZW of in elke andere plaats in België, aangewezen in de oproeping.
§3. Er worden notulen opgesteld en ondertekend door de voorzitter van het bestuursorgaan en de
bestuurders die erom verzoeken, kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer
vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
De bestuurders worden op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de
verslagen.
§4. De vergadering kan fysiek, volledig digitaal of hybride plaatsvinden. De bestuurders die op digitale
wijze aan de vergadering deelnemen, worden geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de vergadering wordt
gehouden.
Het communicatiemiddel moet garanderen dat de hoedanigheid en de identiteit van de bestuurders
gecontroleerd kan worden en dat de bestuurders vragen kunnen stellen. Daarenboven moeten de bestuurders
in staat zijn om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de
vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen. Zij het fysiek of hybride, de vergadering vindt plaats op de
zetel van de VZW of op de locatie vermeld in de uitnodiging.
Artikel 22.Deelneming
§1. De bestuurders kunnen zich op de vergadering van het bestuursorgaan laten vertegenwoordigen door
een andere bestuurder. Elke bestuurder kan maximum één volmacht dragen.
§2.Het bestuursorgaan kan leden op zijn vergadering uitnodigen omwille van hun expertise in bepaalde
domeinen.
Artikel 23.Aanwezigheidsquorum en stemming
§1. Om geldig te kunnen beraadslagen, moet minstens de helft van de bestuurders aanwezig of
vertegenwoordigd zijn.
§2. De beslissingen binnen het bestuursorgaan worden genomen bij gewone meerderheid van de
uitgebrachte stemmen.
§3. Elke bestuurder heeft één stem.
§4. Bij staking der stemmen wordt het voorstel geacht verworpen te zijn.
§5. Voor de berekening van de gewone en bijzondere meerderheden, hierboven vermeld, worden
onthoudingen en ongeldige stemmen noch in de teller, noch in de noemer meegerekend.
Artikel 24.Tegenstrijdig belang
§1. Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard
heeft dat strijdig is met het belang van de VZW, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders vóór het
bestuursorgaan een besluit neemt. Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang moeten
worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het bestuursorgaan die de beslissing moet nemen.
Het is het bestuursorgaan niet toegelaten deze beslissing te delegeren. Indien de meerderheid van de
bestuurders een belangenconflict heeft, dan wordt de beslissing of de verrichting voorgelegd aan de
algemene vergadering. Indien deze de beslissing of verrichting goedkeurt, kan het bestuursorgaan ze
uitvoeren.
§2. De bestuurder met het tegenstrijdig belang verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de
beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het betrekking heeft.
§3. Wanneer de VZW niet (langer) kwalificeert als een kleine VZW volgens de criteria zoals beschreven in
het WVV, moet het bestuursorgaan daarenboven in de notulen de aard van de beslissing of verrichting
omschrijven en de verantwoording ervan, alsook de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de VZW
opnemen in de notulen. Dit deel van de notulen wordt in zijn geheel opgenomen in het jaarverslag of in het
stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Ingeval de VZW een commissaris heeft benoemd,
worden de notulen van de vergadering aan hem meegedeeld.
§4. Voormelde procedure is niet toepasselijk op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de
voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortelijke verrichtingen.
Artikel 25.Einde mandaat van bestuurder
§1. Elke bestuurder kan op elk moment ontslag nemen uit de VZW. Het ontslag gebeurt schriftelijk,
mogelijk per e-mail, en wordt overgemaakt aan de voorzitter van het bestuursorgaan.
§2. Een bestuurder is verplicht na indiening van zijn ontslag zijn opdracht verder te vervullen totdat
redelijkerwijze in zijn vervanging kan worden voorzien zonder dat dit langer mag duren dan drie maanden.
§3. Een bestuurder kan op elk moment afgezet worden door de algemene vergadering met een gewone
meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Voor de
berekening van de gewone meerderheden, worden onthoudingen en ongeldige stemmen niet meegerekend,
noch in de teller, noch in de noemer. Deze gelden bijgevolg niet als tegenstemmen.
§4. Het mandaat van een bestuurder eindigt van rechtswege bij:
-de onbekwaamverklaring of het overlijden van de bestuurder;
-het verstrijken van de termijn van het mandaat van de bestuurder;
-het verlies van het lidmaatschap.
Artikel 26.Bekendmakingsvereisten
De benoeming van de leden van het bestuursorgaan, van de personen gemachtigd om de VZW te
vertegenwoordigen, alsook hun ambtsbeëindiging, wordt openbaar gemaakt door neerlegging in het
verenigingsdossier, en door publicatie van een uittreksel in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Uit de
stukken moet in ieder geval blijken of de personen die de VZW vertegenwoordigen, de VZW ieder afzonderlijk,
Artikel 27.Aansprakelijkheid van bestuursorgaan
§1. De bestuurders zijn niet persoonlijk gehouden tot uitvoering van de verbintenissen van de VZW.
§2. Tegenover de VZW en tegenover derden is hun aansprakelijkheid beperkt tot de vervulling van de hun
gegeven opdracht overeenkomstig het gemeen recht, het bepaalde in de wet en in de statuten.
§3. Bestuurders zijn slechts aansprakelijk voor beslissingen, daden of gedragingen die zich kennelijk
buiten de marge bevinden waarbinnen normaal voorzichtige en zorgvuldige bestuurders, geplaatst in dezelfde
omstandigheden, redelijkerwijze van mening kunnen verschillen, evenals voor herhaalde lichte fouten.
Bestuurders zijn enkel aansprakelijk voor de hen als bestuurders persoonlijk toerekenbare fouten begaan in
hun opdracht van bestuur. Deze aansprakelijkheid is hoofdelijk, tenzij de bestuurders geen deel hebben
gehad aan de fout en de beweerde fout hebben gemeld aan alle andere leden van het bestuursorgaan. Deze
melding, evenals de bespreking waartoe zij aanleiding geeft, moet worden opgenomen in de notulen.
HOOFDSTUK V. BOEKHOUDING
Artikel 28.Boekhouding
§1. Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december.
§2. De boekhouding wordt gevoerd overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
Artikel 29.Onderzoeks- en controlebevoegdheid
§1. Alle leden kunnen op de zetel van de VZW het ledenregister, alle notulen en besluiten van de
algemene vergadering, van het bestuursorgaan en van de personen, al dan niet met een bestuursfunctie, die
bij de VZW of voor rekening ervan een mandaat bekleden, evenals alle boekhoudkundige stukken van de
VZW, raadplegen, zelfs al is er een commissaris aangesteld.
§2. Daartoe richten zij een schriftelijk verzoek aan het bestuursorgaan met wie zij een datum en het uur
van de raadpleging van de documenten en stukken overeenkomen. Deze documenten en stukken kunnen niet
worden verplaatst.
§3. Kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van
het bestuursorgaan.
HOOFDSTUK VI. ONTBINDING EN VEREFFENING
Artikel 30.Ontbinding en vereffening
§1. De algemene vergadering wordt samengeroepen ter bespreking van voorstellen met betrekking tot de
ontbinding voorgelegd door het bestuursorgaan of door minimum 1/5e van alle leden. De samenroeping en
agendering vinden plaats overeenkomstig het wettelijk bepaalde.
§2. De beraadslaging en beslissing over de ontbinding respecteert het quorum en de meerderheid vereist
voor een wijziging van het voorwerp of van het belangeloos doel, zoals wettelijk bepaald. Vanaf de beslissing
tot ontbinding vermeldt de VZW steeds dat zij "VZW in vereffening" is, overeenkomstig de bepalingen van het
WVV.
§3. Als het voorstel tot ontbinding wordt goedgekeurd, benoemt de algemene vergadering een vereffenaar
waarvan zij de opdracht omschrijft.
§4. In geval van ontbinding en vereffening moet het vermogen van de VZW worden toegekend aan een
entiteit met een gelijkaardig belangeloos doel, aangeduid door de algemene vergadering. Indien de algemene
vergadering geen beslissing neemt, behoort de toewijzing van het netto-actief, binnen de hierboven
omschreven grenzen, tot de bevoegdheid van de vereffenaar.
4.Delegatie voor de opmaak en de ondertekening van de gecoördineerde statuten
De algemene vergadering besluit aan Dr. Vannoote Frederik de opdracht te geven om de gecoördineerde
tekst van de statuten van de Vereniging op te stellen en te ondertekenen.
5.Ontslag van bestuurders
De algemene vergadering beslist als bestuurders te ontslaan, met ingang van 12 december 2024:
·Bollen, Nele, wonende te Wallemotestraat 73, 8870 Izegem
·Callens, Dirk, wonende te Papestraat 30, 8880 Ledegem
·De Moor, Annelies, wonende te Geitestraat 86, 8870 Izegem
·Deruyter, Lieve, wonende te Delaeystraat 134, 8830 Hooglede
·Desodt, Anne, wonende te Dorpsstraat 39, 8840 Westrozebeke
·Dings, Annelien, wonende te Steenstratelaan 6, 8500 Kortrijk
·Verhelst, Griet, wonende te Sint-Jozefsstraat 14, 8860 Lendelede
·Vermeulen, Marlies, wonende te Hugo Verrieststraat 54, 8800 Roeselare
Kwijting wordt hen verleend op de eerstvolgende jaarvergadering.
6.Herbenoeming van bestuurders
De algemene vergadering beslist als bestuurders te herbenoemen, met ingang van 12 december 2024,
voor een termijn van maximaal vier jaar, die eindigt op de dag van de gewone algemene vergadering van het
boekjaar waarin hun mandaat verstrijkt:
·Blockeel Hannes, wonende te Gitsbergstraat 119, 8830 Hooglede
·Goderis Wim, wonende te Jakob van Maerlantstraat, 25, 8500 Kortrijk
·Vannoote Frederik, wonende te Warellesgoed 21, 8800 Roeselare
·Vromman Jonas, wonende te Poerbusstraat 11, 8850 Ardooie
Deze bestuurders werden door TRIHAK vzw, met ondernemingsnummer 0749.709.040, voorgedragen.
Het mandaat van de zopas benoemde bestuurders is bezoldigd.
De huidige bestuurders van de Vereniging zijn bijgevolg de volgende:
·Blockeel Hannes, wonende te Gitsbergstraat 119, 8830 Hooglede
·Goderis Wim, wonende te Jakob van Maerlantstraat, 25, 8500 Kortrijk
·Vannoote Frederik, wonende te Warellesgoed 21, 8800 Roeselare
·Vromman Jonas, wonende te Poerbusstraat 11, 8850 Ardooie
7.Volmacht voor de administratieve formaliteiten
Een bijzondere volmacht wordt toegekend aan Laura Priemen, Elizabeth Katuyeva en iedere andere
medewerker en bestuurder van SBB Gecertificeerde Accountants en Adviseurs BV (met zetel te 3000 Leuven,
Diestsevest 32, bus 1a en KBO-nr. 0459.609.556) en SBB Bedrijfsdiensten BV (met zetel te 3000 Leuven,
Diestsevest 32, bus 1a en KBO-nr. 420.170.841), elk afzonderlijk en met recht van indeplaatsstelling, om in
naam en voor rekening van de Vereniging alle wettelijk vereiste en alle andere nodige neerleggings- en
publicatieverplichtingen te vervullen ingevolge onderhavige algemene vergadering. Meer bepaald en zonder
hiertoe beperkt te zijn, is elk van de volmachtdragers bevoegd om alle publicatieformulieren te ondertekenen
en ter griffie neer te leggen, evenals alle administratieve formaliteiten te vervullen ten aanzien van enige
overheidsdienst (KBO, BTW, enz.).Voor eensluidend uittreksel,
Laura Priemen
Bijzonder gevolmachtigde
Hierbij neergelegd:
- notulen bestuursorgaan dd. 04/12/2024
- notulen algemene vergadering dd. 12/12/2024