Ondernemingsnr : 0477 085 590
Naam
(voluit) : FOSDEM
----
(verkort) :
Rechtsvorm : Vereniging Zonder Winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel : 1930 Zaventem (Nossegem), Guldendelle 9
Onderwerp akte : BEVESTIGING BENOEMING BESTUURDERS en SAMENSTELLING
BESTUURSORGAAN - BEKRACHTIGING - AANVAARDING VAN EEN
NIEUWE TEKST DER STATUTEN AANGEPAST AAN DE BEPALINGEN VAN
HET WETBOEK VAN VENNOOTSCHAPPEN EN VERENIGINGEN
VERGADERING BESTUURSORGAAN - MACHTEN
Blijkens een onderhandse akte van 2 mei 2025 blijkt dat de buitengewone algemene vergadering van
(effectieve) leden de volgende besluiten heeft genomen met onmiddellijke ingang:
EERSTE BESLUIT
Met het oog op het daaraan verlenen van de wettelijk voorziene publiciteit bekrachtigt onderhavige algemene
ledenvergadering de door haar, ter gelegenheid van de op 31 oktober 2024 gehouden jaarvergadering,
genomen de besluiten waarbij telkens met onmiddellijke ingang:
1. de bestuursmandaten opgenomen door de alsdan reeds in functie zijnde bestuurders, te weten, de heren:
- de heer DEMARET, Gerry Jeffry, geboren te Vilvoorde op 30 september 1982;
- de heer DE SWERT, Michael Frank, geboren te Antwerpen (Wilrijk) op 16 mei 1986;
- de heer SIMONS, Wouter Pim, geboren te Hasselt op 29 september 1980;
- de heer VAN DEN BORRE, Mark Agnes, geboren te Gent op 19 juli 1977;
werden hernieuwd en verlengd voor een termijn van drie (3) jaar zoals voorzien bij artikel 6.2. van de
statuten, om te eindigen onmiddellijk na de jaarvergadering te houden in het jaar 2027;
2. De vergadering stelt zodoende vast dat per 31 oktober 2024 en tot op heden het bestuursorgaan
onafgebroken samengesteld is gebleven uit voornoemde 4 bestuurders welke ononderbroken in hun
respectievelijke functies zijn blijven voorzien;
3. Voor zoveel als nodig bevestigt en bekrachtigt onderhavige algemene ledenvergadering alle om het even
welke beslissingen genomen en handelingen gesteld door het bestuursorgaan voor zover en in de mate dat dit
op enig moment niet rechtsgeldig samengesteld zou geweest zijn met individuele vrijwaring en kwijting zowel
van de bestuurders als van het bestuursorgaan als dusdanig;
TWEEDE BESLUIT
De vergadering beslist om de huidige tekst van de statuten integraal op te heffen en te verlaten en een
volledig nieuwe en gecoördineerde tekst van de statuten aan te nemen:
- die in overeenstemming is met:
* de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, evenals:
* de actuele verhoudingen en zienswijzen binnen de vereniging evenals tussen de huidige leden en
bestuurders onderling;
- die rekening houdt met de beslissingen genomen omtrent voorgaand(e) agendapunt(en);
- met, behoudens een aantal puur terminologische aanpassingen, ongewijzigd behoud van het huidige
voorwerp en de belangeloze doelstellingen van de vereniging;
De volledig nieuwe (gecoördineerde) tekst der statuten luidt dan ook als volgt:
TITEL I: Rechtsvorm - Naam - Zetel - Voorwerp - Duur
Artikel 1: Naam en rechtsvorm
De vereniging heeft:
- de rechtsvorm van een vereniging zonder winstoogmerk;
- als naam: "FOSDEM" ;
Artikel 2. Zetel
De zetel is gevestigd in het Vlaams Gewest.
Het bestuursorgaan heeft de bevoegdheid om de zetel te verplaatsen binnen België naar iedere plaats
binnen het Nederlands taalgebied dan wel het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad en de nodige
openbaarmakingsvereisten te vervullen.
De vereniging mag, bij enkel besluit van het bestuursorgaan, exploitatiezetels en andere vestigingen
oprichten of opheffen wanneer en waar zij dat nodig acht, voor zover dit geen wijziging veroorzaakt aan het
taalregime dat op de vereniging toepasselijk is.
Artikel 3. Belangeloos doel en voorwerp
De vereniging heeft tot voorwerp: de ontwikkeling en het gebruik van open source software, rechtstreeks en
onrechtstreeks, te bevorderen.
Zij organiseert vakinhoudelijke en niet-vakinhoudelijke activiteiten en evenementen voor ontwikkelaars en
gebruikers van open source software. Zij promoot het gebruik van open source software in alle rangen van de
maatschappij, specifiek in de wetenschap en het onderwijs. Zij biedt ondersteuning aan ontwikkelaars van open
source software bij het ontwikkelen en promoten van hun software en bij het verdedigen van hun rechten.
Dit alles in de ruimst mogelijke zin, zowel nationaal als internationaal.
Zij mag alle activiteiten ondernemen die dit voorwerp kunnen bevorderen. Zij mag tevens, in ondergeschikte
orde, handelsdaden stellen voor zover deze in overeenstemming zijn met het voorwerp omschreven in het
eerste lid en voor zover de opbrengst hiervan gebruikt wordt om dit voorwerp te bereiken.
Zij kan alle roerende en onroerende goederen, die zij voor het verwezenlijken van haar voorwerp nodig
heeft, bezitten of verkrijgen en er alle eigendomsrechten en andere zakelijke rechten op uitoefenen.
Zij kan daartoe alle nuttige rechtshandelingen en daden stellen en onder meer overeenkomsten sluiten,
personeel aanwerven, contracten ondertekenen, verzekeringspolissen afsluiten en goederen in huur nemen.
Dit alles zowel in binnen- als in buitenland.
Zij kan subsidies verwerven, zowel van de overheid als van private instellingen, aan sponsoring doen en
vertegenwoordigers uitzenden in binnen- en buitenland en zelf als vertegenwoordiger optreden.
Artikel 4. Duur
De vereniging bestaat voor een onbepaalde duur.
TITEL II: Leden
Afdeling I: Toelating
Artikel 5. Leden
a) 'Effectieve' leden:
Het aantal (effectieve) leden van de vereniging is niet beperkt. Het kan niet minder bedragen dan twee (2).
De effectieve leden beschikken over alle rechten welke hen als dusdanig toegekend worden door het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen dan wel door of krachtens onderhavige statuten.
Waar in onderhavige statuten de begrippen 'lid' of 'leden' gebruikt worden heeft dit in principe enkel
betrekking op de 'effectieve' leden.
Om de hoedanigheid van effectief lid te behouden dient elk betrokken lid te voldoen aan de vereisten inzake
actieve deelname aan het verenigingsleven en actieve nastreving van de verwezenlijking van de belangeloze
doelstellingen van de vereniging zoals deze criteria omschreven zijn dan wel zullen worden in het "Intern"
reglement.
Wanneer - naar oordeel van het bestuursorgaan - een bepaald effectief lid niet meer beantwoordt aan
voormelde criteria zal hij bij aangetekend schrijven daarop gewezen worden met uitdrukkelijke verwittiging dat,
indien in de loop van het eerstvolgende kwartaal, nog steeds, ongeacht om welke reden dan ook, niet voldaan
wordt aan de voorwaarden hem of haar de hoedanigheid van effectief lid zal ontnomen worden met dien
verstande dat het betrokken lid, desgewenst en op eigen verzoek, nog betrokken kan blijven bij de vereniging
als 'Toegetreden lid'.
Inzake voormelde beoordeling dan wel wijziging van de hoedanigheid als lid zal het bestuursorgaan binnen
de maand na het einde van het bedoelde kwartaal, een uitdrukkelijke beslissing dienen te nemen welke
beslissing, weerom bij aangetekend schrijven, ter kennis zal gebracht worden van het betrokken lid.
Het betrokken lid kan in elk stadium van de procedure vragen om gehoord te worden en, desgewenst,
verzoeken bij de vereniging betrokken te blijven als 'Toegetreden lid' zonder hierbij nog de procedure zoals
voorzien bij artikel 6 van de statuten te moeten naleven.
b) 'Toegetreden' leden:
Elke natuurlijke of rechtspersoon dan wel organisatie die de belangeloze doelstellingen van de vereniging
onderschrijft én ondersteunt kan bij het bestuursorgaan van de vereniging een verzoek indienen om aanvaard
te worden als 'toegetreden' lid.
De rechten van de toegetreden leden worden omschreven in onderhavige statuten dan wel in het intern
reglement met dien verstande dat gezegde leden in geen geval over enig stemrecht ter algemene vergadering
zullen beschikken maar desgevallend wel, onder de statutair voorziene voorwaarden, de algemene vergadering
kunnen bijwonen als 'waarnemer' met raadgevende stem.
c) Ledenregister: Op de zetel van de vereniging wordt een leden-register bijgehouden zoals voorzien bij
artikel 9:3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Artikel 6. Toelatingsprocedure
a) Het bestuursorgaan beslist soeverein over de toelating als 'effectief lid dan wel als 'toegetreden' lid van
de vereniging.
Daartoe, moet de kandidaat, die blijk geeft van een actieve belangstelling voor de doelstellingen van de
vereniging, een gemotiveerd verzoek tot het bestuursorgaan richten, bij gewone brief of per e-mail op het e-
mailadres van de vereniging of van de voorzitter, met aanduiding van zijn naam, voornamen, beroep en
woonplaats dan wel benaming, rechtsvorm, ondernemingsnummer en adres van de zetel van de vennootschap,
vereniging of onderneming;
Binnen de maand na ontvangst van dit bericht, moet het bestuursorgaan beslissen over gezegd verzoek en
vervolgens binnen acht dagen nadat een beslissing werd genomen, betekent het bestuursorgaan aan de
betrokken kandidaat het antwoord op diens verzoek bij aangetekende brief dan wel per e-mail met
ontvangstbevestiging.
b) Het bestuursorgaan kan elk verzoek, discretionair en zonder verplichting tot enige motivering, weigeren;
Tegen weigering van de kandidatuur staat dan ook geen beroep op de rechter noch enige andere vorm van
verhaal open.
Afdeling II: Uittreding en uitsluiting
Artikel 7. Uittreding
§1. Elk lid van de vereniging is op elk moment vrij om uit te treden.
Deze uittreding moet worden gericht aan het bestuursorgaan bij aangetekende brief of per e-mail met
ontvangstmelding.
De uittreding gaat in op de 7de dag na de verzending van de kennisgeving.
§2. In geval van overlijden, faillissement, kennelijk onvermogen, vereffening of onbekwaamverklaring van
een lid wordt dit lid op dat ogenblik van rechtswege geacht uit te treden.
Het lid dat zijn eventuele bijdrage(n) niet betaalt binnen de maand nadat hij hiertoe schriftelijk werd verzocht
bij aangetekend schrijven, wordt geacht van rechtswege uit te treden.
§3. Een uittredend lid, noch enige van zijn rechthebbenden:
- heeft enige aanspraak op het bezit van de vereniging en kan noch zijn inbreng, noch zijn eventueel
betaalde, al dan niet pro rata, bijdragen terugvorderen;
- kan geen vergoeding eisen voor de door hem in het kader van de doelstellingen van de vereniging
geleverde prestaties tenzij deze plaatsvonden op contractuele basis tegen een vooraf overeengekomen
vergoeding;
- kan een overzicht, rekenschap, zegellegging of inventaris eisen of vragen;
Artikel 8. Uitsluiting
§1. 'Effectief lid:
a) De vereniging kan, op voorstel van het bestuursorgaan, een lid uitsluiten zonder dat dit besluit
gemotiveerd moet worden.
b) Alleen de algemene vergadering is bevoegd om een uitsluiting uit te spreken. De uitsluiting moet worden
aangegeven in de oproeping.
c) Het voorstel tot uitsluiting wordt aan het betrokken lid meegedeeld per aangetekend schrijven op het door
hem aan de vereniging gecommuniceerde adres (zoals vermeld in het leden-register) ten minste één maand
vóór de datum van de algemene vergadering.
d) Het lid wiens uitsluiting wordt gevraagd, moet worden gehoord op de algemene vergadering.
Hij heeft tevens de mogelijkheid zijn opmerkingen schriftelijk en volgens dezelfde modaliteiten vooraf te
kennen te geven aan de algemene vergadering, nadat het voorstel tot zijn uitsluiting hem werd meegedeeld.
e) De uitsluiting kan slechts door de algemene vergadering worden uitgesproken met naleving van de
aanwezigheids- en meerderheids-vereisten voorgeschreven voor een statutenwijziging.
f) Het bestuursorgaan deelt het besluit tot uitsluiting binnen vijftien dagen mee aan het betrokken lid per
aangetekend schrijven op voormeld adres.
§2. 'Toegetreden' lid: het bestuursorgaan kan het lidmaatschap van een toegetreden lid zonder enige andere
formaliteit dan een loutere kennisgeving, discretionair en zonder enige motiveringsverplichting weer ontnemen;
§3. Een uitgesloten lid, noch enige van zijn rechthebbenden:
- heeft enige aanspraak op het bezit van de vereniging en kan noch zijn inbreng, noch zijn eventueel
betaalde, al dan niet pro rata, bijdragen terugvorderen;
- kan geen vergoeding eisen voor de door hem in het kader van de doelstellingen van de vereniging
geleverde prestaties tenzij deze plaatsvonden op contractuele basis tegen een vooraf overeengekomen
vergoeding;
- kan een overzicht, rekenschap, zegellegging of inventaris eisen of vragen;
Een 'toegetreden' lid zal alsdan in geen geval meer rechten kunnen doen gelden dan een uitgesloten
'effectief lid.
Artikel 9. Ledenbijdragen
Noch aan de effectieve, noch aan de toegetreden leden kan een éénmalige toetredingsbijdrage dan we een
jaarlijkse ledenbijdrage gevraagd worden.
TITEL III. BESTUUR - CONTROLE
Artikel 10. Samenstelling van het bestuursorgaan
De vereniging wordt bestuurd door het bestuursorgaan als 'collegiaal' bestuursorgaan, samengesteld uit ten
minste het minimum aantal leden dat door de Wet is voorgeschreven.
De bestuurders worden benoemd door de algemene vergadering:
- onder de 'effectieve' leden van de vereniging;
- voor bepaalde dan wel voor onbepaalde duur en, bij gebrek aan precisering, worden zij geacht voor
onbepaalde duur benoemd te zijn;
De algemene vergadering mag het mandaat van elke bestuurder te allen tijde, bij gewone meerderheid en
zonder opgave van redenen (ad nutum) met onmiddellijke ingang beeindigen.
Uittredende bestuurders zijn, desgevallend, herbenoembaar.
Het mandaat van de uittredende bestuurders die niet herbenoemd zijn, houdt onmiddellijk op na de
algemene vergadering die heeft beraadslaagd over de herverkiezing.
leder lid van het bestuursorgaan kan zelf ontslag nemen door kennisgeving aan het bestuursorgaan bij
aangetekend schrijven. Hij kan zelf het nodige doen om de beëindiging van zijn mandaat aan derden
tegenstelbaar te maken.
Een bestuurder is, desgevallend, verplicht na zijn ontslag verder zijn opdracht te vervullen totdat in zijn
vervanging is voorzien binnen een redelijke termijn.
Het bestuursmandaat eindigt van rechtswege bij overlijden, faillissement, kennelijk onvermogen, vereffening
of onbekwaam-verklaring van een bestuurder.
Artikel 11. Voorzitterschap en andere interne functies binnen het bestuursorgaan
Het bestuursorgaan kiest uit zijn midden:
- een voorzitter;
- een ondervoorzitter;
- een penningmeester;
- een secretaris;
Het bestuursorgaan kan ook ter gelegenheid van gezegde benoemingen, meteen de functie en de daaraan
verbonden bevoegdheden omschrijven, desgevallend in aanvulling van hetgeen reeds is voorzien in de statuten
dan wel in het intern reglement.
Indien de voorzitter verhinderd is, wordt hij vervangen door de ondervoorzitter en, indien ook deze
verhinderd is, door de oudste (in leeftijd) onder de aanwezige bestuurders.
Artikel 12. Bijeenroeping van het bestuursorgaan
Het bestuursorgaan wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door twee (2) gezamenlijk handelende
bestuurders.
De bijeenroeping geschiedt schriftelijk dan wel per e-mail, ten laatste 5 werkdagen vóór de vergadering,
behoudens in geval van hoogdringendheid. In dit laatste geval worden de aard en de redenen van de
hoogdringendheid vermeld in de oproeping of in de notulen van de desbetreffende vergadering.
De vergadering wordt gehouden in de plaats aangewezen in de oproepingsbrief en bij gebrek aan dergelijke
aanwijzing, in de zetel van de vereniging.
Artikel 13. Besluitvorming van het bestuursorgaan - Belangenconflict - Aansprakelijkheid
§1. Het bestuursorgaan kan slechts beraadslagen en geldig besluiten indien tenminste de helft van de leden
aanwezig of vertegenwoordigd is.
Elke bestuurder kan aan één van zijn collega's volmacht verlenen om hem te vertegenwoordigen op een
bepaalde vergadering van het bestuursorgaan en om er in zijn plaats te stemmen op een welbepaalde zitting.
Deze volmacht dient schriftelijk te zijn. De lastgever wordt dan geacht aanwezig te zijn.
Het bestuursorgaan kan slechts rechtsgeldig beraadslagen en besluiten over aangelegenheden die niet op
de agenda vermeld zijn indien alle leden op de vergadering aanwezig zijn en ermee instemmen. Deze
instemming wordt geacht te zijn verleend wanneer blijkens de notulen geen bezwaar werd gemaakt.
De besluiten van het bestuursorgaan kunnen worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van alle
bestuurders behoudens wanneer dit wettelijk dan wel statutair niet toegelaten zou zijn en mits voorafgaandelijk
één of andere vorm van 'overleg' heeft plaatsgevonden per e-mail dan wel bij telefoon- of videoconferentie.
De besluiten van het bestuursorgaan worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen.
Bij staking van stemmen is de stem van degene die de vergadering voorzit doorslaggevend. Indien de
vereniging evenwel maar twee bestuurders heeft, verliest de stem van degene die het bestuursorgaan voorzit
haar doorslaggevend karakter tot het bestuursorgaan opnieuw uit ten minste drie leden bestaat.
§2. Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft
dat strijdig is met het belang van de vereniging zoals bedoeld bij artikel 9:8 van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen, dienen de alsdan geldende wettelijke dan wel statutair voorziene
procedures en formaliteiten vervuld en nageleefd te worden.
§3. De bestuurders, desgevallend dagelijks bestuurders, zijn niet persoonlijk gehouden tot uitvoering van de
verbintenissen van de vereniging.
Artikel 14. Notulen van het bestuursorgaan
De besluiten van het bestuursorgaan worden weergegeven in de notulen, die worden ondertekend door de
voorzitter van de vergadering en de bestuurders die erom verzoeken.
De notulen worden bewaard in een bijzonder register.
De volmachten alsook de adviezen en stemmen die schriftelijk zijn uitgebracht, worden er aan gehecht.
De leden van het bestuursorgaan kunnen verzoeken dat hun meningen of bezwaren tegen een besluit van
het bestuursorgaan worden opgenomen in de notulen.
Alle afschriften en uittreksels van de notulen worden ondertekend door één of meer
vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
Artikel 15. Bevoegdheden van het bestuursorgaan
§1. Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot
verwezenlijking van het voorwerp en de belangeloze doelstellingen van de vereniging, behoudens die waarvoor
volgens de wet of deze statuten alleen de algemene vergadering bevoegd is.
§2. Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de vereniging, met inbegrip van de vertegenwoordiging in rechte.
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsmacht van het bestuursorgaan als college, handelend bij
of ministeriële ambtenaren, evenals in en buiten rechte, als eiser dan wel als verweerder, rechtsgeldig
vertegenwoordigd en verbonden door:
- de individueel handelende voorzitter van het bestuursorgaan, dan wel:
- twee (2) gezamenlijk handelende bestuurders;
Zij moeten tegenover derden geen bewijs leveren van hun machten.
Artikel 16. Vergoeding van de bestuurders
Het mandaat van bestuurder wordt ten kosteloze titel uitgeoefend.
Elke bestuurder heeft wel en op voorlegging van de nodige bewijsstukken, recht op terugbetaling van de
door hem/haar in de uitoefening van het bestuursmandaat gemaakte kosten.
Artikel 17. Dagelijks bestuur
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur, alsook de vertegenwoordiging van de vereniging wat dat
bestuur aangaat, opdragen aan één of meer personen, al dan niet lid van het bestuursorgaan en kan diezelfde
personen, op elk ogenblik en zonder opgave van redenen (ad nutum) met onmiddellijke ingang ontslaan.
Het bestuursorgaan:
- bepaalt of zij alleen, dan wel gezamenlijk of als college optreden, en:
- stelt de eventuele toekenningen en verloning vast voor de gedelegeerden tot het dagelijks bestuur;
Overeenkomstig artikel 9:10 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen omvat het dagelijks
bestuur zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks
leven van de vereniging, als de handelingen en de beslissingen die, ofwel om reden van hun minder belang dat
ze vertonen, ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van het bestuursorgaan niet
rechtvaardigen.
De gedelegeerden voor het dagelijks bestuur kunnen in het kader van dat bestuur bijzondere volmachten
verlenen aan iedere lasthebber.
Indien de gedelegeerde voor het dagelijks bestuurder:
- lid is van het bestuursorgaan kan hem de titel van 'gedelegeerd-bestuurder' toegekend worden;
- geen lid is van het bestuursorgaan kan hem de titel van 'directeur' toegekend worden;
Artikel 18. Controle van de vereniging
Wanneer het door de wet vereist is en binnen de wettelijke grenzen, wordt het toezicht op de vereniging
toevertrouwd aan één of meerdere commissarissen, benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar.
TITEL IV. ALGEMENE VERGADERING
Artikel 19. Samenstelling
De algemene vergadering bestaat uit alle (effectieve) leden.
Mits toestemming van de voorzitter van de vergadering kunnen waarnemers, al dan niet toegetreden leden,
tot de vergaderingen toegelaten worden en het woord nemen.
Artikel 20. Bevoegdheden
De algemene vergadering oefent de bevoegdheden uit die de wet en deze statuten haar toewijzen.
Dit omvat de volgende exclusieve bevoegdheden die alleen door de algemene vergadering kunnen worden
uitgeoefend:
1º de statutenwijziging;
2º de benoeming en de afzetting van de bestuurders en de bepaling van hun bezoldiging ingeval een
bezoldiging kan worden toegekend;
3º de benoeming en de afzetting van de commissaris en de bepaling van zijn bezoldiging;
4º de kwijting aan de bestuurders en de commissaris alsook, in voorkomend geval, het instellen van de
verenigingsvordering tegen de bestuurders en de commissarissen;
5° de goedkeuring van de jaarrekening en van de begroting;
6° de ontbinding van de vereniging;
7º de uitsluiting van een lid;
8° de omzetting van de VZW in een IVZW, een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming
of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming;
9° om een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden;
10° alle andere gevallen waarin de wet of deze statuten dat vereisen;
Artikel 21. Organisatie en bijeenroeping
De algemene ledenvergadering komt minstens 1 keer per jaar bijeen en in elk geval binnen de 6 maanden
na afsluiting van het boekjaar en dit op de zetel van de vereniging op de dag en het uur vervat in de oproeping.
Het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris, moet de algemene vergadering bijeenroepen
in de gevallen bepaald door de wet en deze statuten, en tevens telkenmale het belang van de vereniging het
vereist of wanneer ten minste één/vijfde van de leden het vraagt. In dit laatste geval, zullen de leden de
agendapunten aangeven in hun verzoek. Het bestuursorgaan of, in voorkomend geval, de commissaris zal de
algemene vergadering bijeenroepen eenentwintig dagen na het verzoek tot bijeenroeping en de algemene
vergadering wordt uiterlijk gehouden binnen de maand na dit verzoek.
De oproepingen tot een algemene vergadering vermelden de agenda. Elk door ten minste één/twintigste
van de leden ondertekend voorstel wordt op de agenda gebracht.
Ze worden tenminste vijftien dagen voor de algemene vergadering verstuurd per e-mail gericht aan de leden,
aan de bestuurders en, in voorkomend geval, aan de commissarissen. Aan de personen voor wie de vereniging
niet over een e-mail adres beschikt, wordt de oproeping verstuurd bij gewone post, op dezelfde dag als de
verzending van de elektronische oproepingen.
Aan de leden, de bestuurders en, in voorkomend geval, de commissarissen, die erom verzoeken, wordt
onverwijld en kosteloos een kopie verzonden van de stukken die krachtens de wet aan de algemene vergadering
moeten worden voorgelegd.
ledere persoon kan verzaken aan de oproeping en zal in ieder geval als regelmatig opgeroepen worden
beschouwd als hij aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.
Artikel 22. Toegang tot de algemene vergadering
Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen, dient een lid
als zodanig ingeschreven zijn in het register van de leden.
De oproeping kan bepalen dat om te kunnen deelnemen aan de algemene vergadering de leden bovendien
ten minste vijf werkdagen vóór de vergadering hun voornemen om deze bij te wonen ter kennis van de
vereniging moeten brengen per brief op de zetel van de vereniging of per e-mail op het e-mailadres van de
vereniging.
Wanneer de algemene vergadering beraadslaagt op grond van een door de commissaris opgesteld verslag,
neemt hij deel aan de vergadering.
Artikel 23. Zittingen
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan, of in diens
afwezigheid door de ondervoorzitter of, bij gebrek daaraan door de oudste aanwezige bestuurder. Indien geen
enkele bestuurder aanwezig is, wordt de algemene vergadering voorgezeten door het oudste aanwezige lid.
De voorzitter zal een secretaris aanduiden.
Artikel 24. Beraadslagingen
§ 1. Alle leden hebben gelijke stemrechten op de algemene vergadering. Elk lid beschikt over één stem
behoudens toepassing van § 2 hierna.
§ 2. Elk lid kan aan een ander lid een schriftelijke volmacht geven om zich te laten vertegenwoordigen op
de algemene vergadering en daar in zijn plaats te stemmen. Elk lid kan houder zijn van maximaal (1) volmacht
en zodoende maximaal twee (2) stemmen uitoefenen.
Een verleende volmacht blijft, behoudens herroeping, geldig voor elke volgende algemene vergadering in
de mate waarin daarop dezelfde agendapunten worden behandeld, tenzij de lastgever niet langer lid zou zijn
van de vereniging.
§ 3. Alle algemene vergaderingen mogen alleen beslissen over de voorstellen die zijn opgenomen in de
agenda, behalve als alle personen die moeten worden opgeroepen, aanwezig of vertegenwoordigd zijn en, in
het laatste geval, op voorwaarde dat de volmachten dit uitdrukkelijk vermelden.
§ 4. Behoudens in de gevallen voorzien door de wet of deze statuten, worden de besluiten genomen bij
(gewone) meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal leden dat op de algemene vergadering aanwezig of
vertegenwoordigd is.
Bij staking van stemmen is de stem van degene die de vergadering voorzit doorslaggevend.
Artikel 25. Notulen
§ 1. De notulen van de besluiten van de algemene vergadering worden neergelegd in een register dat wordt
bewaard op de zetel. Zij worden ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering en de secretaris,
evenals door de aanwezige leden die erom vragen.
De aanwezigheidslijst en eventuele verslagen, volmachten of schriftelijke stemmingen worden aan de
notulen gehecht.
§ 2. Het register van de notulen wordt bewaard op de zetel van de vereniging alwaar alle leden evenals
derden die een rechtmatig belang kunnen doen gelden, er kennis kunnen van nemen, zonder verplaatsing van
het register.
Kopieën worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigings-bevoegde leden van het
bestuursorgaan.
TITEL V. FINANCIERING - BOEKJAAR - INTERN REGLEMENT
Artikel 26. Financiering
De vereniging zal in het bijzonder gefinancierd worden door onder de vorm van ledenbijdragen, subsidies,
toelagen, giften, schenkingen, legaten, gegeven zowel om de algemene doeleinden van de vereniging te
ondersteunen als ter ondersteuning van een specifiek project dan wel een specifieke vereniging of organisatie.
Daarnaast kan de vereniging activiteiten ontplooien om fondsen te verwerven op elke andere wijze die niet
in strijd is met de Wet.
Artikel 27. Boekjaar
Het boekjaar van de vereniging gaat in op 1 juli van ieder jaar en eindigt op 30 juni van het volgende jaar.
Op deze laatste datum wordt de boekhouding van de vereniging afgesloten en stelt het bestuursorgaan de
jaarrekening op overeenkomstig de alsdan geldende wettelijke bepalingen. Het bestuursorgaan stelt tevens een
begrotingsvoorstel op voor het volgende boekjaar.
Het bestuursorgaan legt de jaarrekening over het vorige boekjaar en het begrotingsvoorstel voor het
daaropvolgende boekjaar ter goedkeuring voor op de jaarlijkse algemene vergadering.
Artikel 28. Intern reglement
In toepassing van artikel 2:59 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, heeft het
bestuursorgaan een 'intern reglement' opgesteld:
- waarin, in het bijzonder, de criteria en vereisten inzake actieve deelname aan het verenigingsleven en
actieve nastreving van de verwezenlijking van de belangeloze doelstellingen van de vereniging zoals bedoeld
bij artikel 5 van onderhavige statuten omschreven worden;
1° die strijdig zijn met dwingende wetsbepalingen of de statuten;
2° over materies waarvoor overeenkomstig de alsdan geldende bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen, een statutaire bepaling vereist;
3° die raken aan de rechten van de leden, de bevoegdheid van de organen of de organisatie en de werkwijze
van de Algemene Vergadering;
Het bestuursorgaan kan het intern reglement te allen tijde wijzigen.
Het eigenlijke intern reglement evenals elke wijziging daarvan worden aan de leden meegedeeld
overeenkomstig de bepalingen van artikel 2:32 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen of,
desgevallend, ter beschikking gesteld op de website van de vereniging.
De statuten bevatten een verwijzing naar de laatste goedgekeurde versie van het intern reglement. Het
bestuursorgaan kan deze verwijzing in de statuten aanpassen en openbaar maken.
De meest recente versie van het 'Intern Reglement' is deze gedateerd op 25 oktober 2024 (versie 12).
TITEL VI. ONTBINDING - VEREFFENING
Artikel 29. Ontbinding
De vereniging kan op elk moment worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering
genomen onder dezelfde voorwaarden als voor de wijziging van het voorwerp of van het belangeloos doel van
vereniging.	de	De in voorkomend geval overeenkomstig de wet alsdan	toepasselijke
verslaggevingsverplichtingen worden daarbij in acht genomen.
Artikel 30. Vereffenaars
Behoudens de ontbinding en vereffening in één enkele akte, voor zover wettelijk dan wel statutair toegelaten,
worden, bij ontbinding van de vereniging, om welke reden en op welk ogenblik het ook zij, de alsdan in functie
zijnde bestuurders aangewezen als vereffenaars, krachtens deze statuten en indien er geen andere
vereffenaar(s) zou(den) zijn benoemd, zonder afbreuk te doen aan het recht van de algemene vergadering om
één of meerdere vereffenaars aan te duiden, hun bevoegdheden te omschrijven en hun eventuele vergoeding
te bepalen.
Artikel 31. Bestemming van het netto-actief
In geval van ontbinding en vereffening, beslist de buitengewone algemene vergadering over de bestemming
van het vermogen van de vereniging, dat in ieder geval tot een belangeloos doel moet worden aangewend dat
het meest dit van de vereniging benadert.
Deze aanwending geschiedt na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de vereffening of
consignatie van de nodige sommen om die te voldoen.
TITEL VII. ALGEMENE MAATREGELEN
Artikel 32. Woonstkeuze
Voor de uitvoering van deze statuten, kiest elk in het buitenland wonend lid, (dagelijks) bestuurder,
mandataris, commissaris of vereffenaar, woonplaats op de zetel waar alle mededelingen, aanmaningen,
dagvaardingen en betekeningen hem geldig kunnen worden gedaan als hij geen andere woonplaats heeft
gekozen in België voor alle betrekkingen met de vereniging.
Artikel 33. Gerechtelijke bevoegdheid
Voor elk betwisting omtrent de zaken van de vereniging en de uitvoering van deze statuten, tussen de
vereniging, haar leden, (dagelijks) bestuurders, mandatarissen, commissarissen en vereffenaars, wordt een
exclusieve bevoegdheid toegekend aan de rechtbank in wiens rechtsgebied de zetel is gevestigd, tenzij de
vereniging er uitdrukkelijk aan verzaakt.
Artikel 34. Gemeen recht
De (alsdan geldende) bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarvan niet
geldig zou zijn afgeweken, worden geacht te zijn ingeschreven in huidige statuten, en clausules die strijdig zijn
met de dwingende bepalingen van het Wetboek worden geacht niet te zijn geschreven.
DERDE BESLUIT
Gelet op het nieuwe artikel 10 der statuten beslist onderhavige algemene ledenvergadering dat de thans
lopende bestuursmandaten voortaan voor onbepaalde duur gelden.
Zullen, behoudens latere andersluidende beslissing van de algemene vergadering, zonder beperking van
duur het mandaat van bestuurder binnen de VZW "FOSDEM" waarnemen: de heren:
- DEMARET, Gerry,
- DE SWERT, Michael,
- SIMONS, Wouter,
- VAN DEN BORRE, Mark, allen voornoemd en welke allen verklaren hun respectievelijke mandaten te
aanvaarden en niet getroffen te zijn door enige maatregel welke zich daartegen zou verzetten.
Alle voormelde bestuursmandaten zijn en blijven onbezoldigd.
Alle voornoemde bestuurders doen, overeenkomstig en in uitvoering van artikel 2:54 van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen, woonstkeuze op de zetel van onderhavige vereniging voor alle materies die
verband houden met de uitoefening van hun respectievelijke mandaten.
VIERDE BESLUIT
De vergadering verklaart dat de zetel van de vereniging gevestigd is in het Vlaams Gewest op het volgende
adres: 1930 Zaventem (Nossegem), Guldendelle 9.
Er dient in onderhavige akte geen melding gemaakt te worden van een eventuele eigen website, noch van
een eventueel eigen e-mailadres van de vereniging.
Alle voormelde besluiten werden genomen met éénparigheid van stemmen.
Niets meer op de agenda's zijnde en geen enkel lid noch bestuurder de wens uitdrukkende enige vraag te
stellen dan wel opmerking te maken wordt de vergadering geheven om 16 uur 15 minuten.
VERGADERING VAN HET BESTUURSORGAAN
Onmiddellijk aansluitend op voorgaande buitengewone algemene ledenvergadering zijn de voornoemde in
hun mandaat bevestigde dan wel herbenoemde bestuurders in vergadering bijeengekomen en hebben met
éénparigheid van stemmen:
A - benoemd tot:
1. voorzitter: de heer Gerry DEMARET, voornoemd, die dit mandaat uitdrukkelijk aanvaardt;
2. ondervoorzitter: de heer Mark VAN DEN BORRE, voornoemd, die dit mandaat uitdrukkelijk aanvaardt;
3. secretaris: de heer Wouter SIMONS voornoemd, die dit mandaat uitdrukkelijk aanvaardt;
4. penningmeester: de heer Michael DE SWART, voornoemd, die dit mandaat uitdrukkelijk aanvaardt;
B - Een bijzondere volmacht met recht van indeplaatsstelling en met de bevoegdheid om ieder afzonderlijk
te handelen verleend aan:
1) de BV "Connectum" met ondernemingsnummer BTW BE0821.439.055 RPR Gent, afdeling Oudenaarde,
en aan de heer Geert Meersman, wonende te 9500 Geraardsbergen, Veldekensdreef 27;
2) de BV "COFIMAS" met ondernemingsnummer BTW BE0432.790.046 RPR Antwerpen, afdeling
Antwerpen, en aan de heer Dirk De Man, wonende te 9100 Sint-Niklaas, Antwerpsesteenweg 117;
teneinde alle om het even welke formaliteiten inzake inschrijving, wijziging of stopzetting bij het
ondernemingsloket en de Kruispuntbank van Ondernemingen alsmede bij de administratie voor de Belasting-
over-de-Toegevoegde-Waarde te vervullen en te dien einde ook alle stukken en akten te tekenen, in het
bijzonder alle om het even welke documenten en formulieren op te maken, te ondertekenen en in te dienen bij
de bevoegde griffies van de ondernemingsrechtbanken en/of de diensten van het Belgisch Staatblad teneinde
aan de hierboven genomen besluiten de wettelijke voorzien publiciteit te verlenen;