Nº d'entreprise : 0800 634 634
Nom
(en entier) : Europlanet Association
(en abrégé) : Europlanet
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège : Inst. royal d'Aéronomie Spatiale de Belgique, Av. Circulaire 3, 1180
Bruxelles
Objet de l'acte : Démission(s) - Réélection(s) - Nomination(s) d'Administrateurs -
Modification des statuts
L'assemblée générale réunie le 10/09/2024 a acté la démission de l'administrateur suivant:
- Administrateur: ROSSI, Angelo Pio, domicilié Klugkistrasse 18A, 20209 Bremen (Allemagne), né le
16/11/1976 à Pescara (Italie)
Elle renouvelle le mandat des administrateurs suivants:
- Administrateur: IVANOVSKI, Stavro, domicilié Via del Dittamo 2, 34135, Trieste (Italie), né le 14/07/1977
à Sofia (Bulgarie)
- Administrateur: STONKUTé Edita, domiciliée Visoriu ST. 16-56, Vilnius, LT-08300 (Lituanie), née le
04/07/1983 à Telsiai (Lituanie)
- Administrateur: MOREAU, Didier, domicilié Rue Désiré Mathieu, 15, 5680 Doische (Soulme) , né le
04/11/1965 à Charleroi
- Administrateur: VANDAELE, Ann Carine, domiciliée av. Marie Louise 2/B, 1410 Waterloo, Belgique, née
le 27/10/1967 à Uccle
Elle nomme les administrateurs suivants:
- Administrateur: HEWARD, Anita, domiciliée Eastwoods, The Chase, Oxshott, Surrey, KT220HR
(Royaume-uni), née le 23/10/1974 à Guilford (Royaume Uni)
Désormais, l'organe d'administration se compose des administrateurs suivants:
1. VANDAELE Ann Carine, Présidente
2. HEWARD Anita, Vice-Président
3. IVANOVSKI Stavro, Vice-Président
4. STONKUTé Edita, Secrétaire
5. MOREAU Didier, Trésorier
Tous précités.
Extraits du procès-verbal de l'assemblée générale de ce 10/09/2024: "Avec 4 membres de l'Organe
d'administration de l'Association Europlanet AISBL présents ou représentés sur un total de 5, et 9 membres
effectifs sur 11, l'Assemblée Générale peut valablement se tenir, y compris pour la discussion sur les
changements de statuts. ", "La motion visant à approuver les modifications des statuts de l'Association
Europlanet a été incluse dans le vote pour les nouveaux membres du Conseil d'administration. Les principaux
changements ont été introduits pour aligner les statuts de l'AISBL Europlanet sur la Constitution Europlanet tout
en respectant la loi belge. 126 votes ont été exprimés en faveur de la motion, dépassant les 50 votes requis
pour le quorum selon les statuts de l'Association. Une voix s'est exprimée contre et 16 se sont abstenues
(https://vote.electionrunner.com/election/6CA4r/results). La motion a été adoptée".
L'assemblée générale a décidé lors de sa réunion du 10/09/2024 de modifier les statuts de l'association en
les remplaçant intégralement par les statuts suivants :
Statuts Coordonnés de l'aisbl EUROPLANET après l'AG du 10/09/2024
ARTICLE 1.DENOMINATION - SIÈGE - BUT - ACTIVITES - DUREE
1 Dénomination
L'association internationale sans but lucratif (aisbl) a été créée sous la dénomination "Europlanet
Association" en abrégé « Europlanet ». L'association est régie par le Code des sociétés et des associations tel
qu'introduit par la loi du 23 mars 2019 (ci-après dénommé le "Code").
Tous les actes, factures, annonces, avis, lettres, commandes, sites web et autres documents, sous forme
électronique ou non, émanant de cette entité juridique doivent mentionner, outre le nom, le mot "aisbl" et
l'indication de l'adresse du siège social, les informations suivantes :
·le numéro de l'entreprise ;
·le mot " registre des personnes morales " ou l'abréviation "RPM", suivi de l'indication du tribunal du siège
de la personne morale ;
·le cas échéant, l'adresse électronique et le site web de la personne morale ;
·le cas échéant, le fait que la personne morale est en liquidation.
2 Siège
Le siège de l'association est établi à l'Institut Royal d'Aéronomie Spatiale de Belgique, Avenue Circulaire 3,
1180 Bruxelles dans la Région bruxelloise.
L'organe d'administration peut transférer le siège a tout autre endroit en Belgique, et inscrire ce changement
dans les statuts, à condition que pareil déplacement ne requiert pas un changement de langue des statuts. Si
en raison du déplacement du siège, la langue des statuts doit être modifiée, seule l'assemblée générale à le
pouvoir de prendre cette décision.
L'association, après accord par l'assemblée générale, peut établir des bureaux, des centres d'exploitation,
des établissements ou toute autre forme de représentation, en tout pays ou lieu.
3. But et activités
L'association a pour but de promouvoir les sciences planétaires, l'exploration planétaire ainsi que tout autre
domaine connexe pour en faire bénéficier la communauté, en encourageant la création de nouveaux savoirs,
en favorisant l'éducation, en stimulant l'innovation et en renforçant l'accessibilité et la transparence.
Le but d'utilité internationale de l'association est :
·de permettre à la communauté des parties prenantes de Europlanet de s'exprimer d'une seule voix pour
défendre et représenter ses intérêts,
·de promouvoir la cohérence entre la politique et les priorités de l'Union européenne en matière de recherche
et les activités coordonnées par l'association.
L'association atteint son but en poursuivant une série d'activités, et notamment :
·En soutenant la communauté des sciences planétaires à travers les activités de la Société Europlanet et
de ses structures, dont la conférence EPSC ;
·En établissant des collaborations stratégiques pour soutenir les sciences planétaires ;
·En développant et entretenant des infrastructures pour soutenir les sciences planétaires.
4. Durée
L'association est établie pour une durée indéterminée.
ARTICLE 2.MEMBRES
L'adhésion à la Société est ouverte aux :
1.Membres adhérents
Les personnes âgées de plus de 18 ans qui sont intéressées à poursuivre les travaux de la Société dont la
candidature a été acceptée et qui ont payé leur cotisation annuelle, ayant un intérêt pour les sciences
planétaires ou qui sont, ou ont à un moment donné été engagées dans la recherche en science planétaire,
l'enseignement des sciences planétaires, ou d'une autre manière attachées à l'étude ou à l'avancement des
sciences planétaires, ou qui sont des astronomes amateurs ayant un intérêt sérieux pour la recherche et
l'exploration planétaire.
Les membres adhérents ont droit à une voix à l'assemblée générale. Les membres adhérents sont libres de
se retirer à tout moment de l'association en ne renouvelant pas leur cotisation.
2.Membres effectifs
Les membres effectifs sont responsables de la supervision des attributions suivantes, fournissant un point
de liaison supplémentaire au niveau de l'organe d'administration pour les comités et groupes de travail de la
société Europlanet concernés.
·Communication
·Sensibilisation et éducation
·Début de carrière
Diversité	·
·Inclusion et participation élargie
·Relations avec l'industrie
·Collaboration amateur
·Développement des infrastructures
·Collaboration mondiale
·Engagement politique
·Opportunités de financement externe
Les membres effectifs constituent le conseil exécutif. Les nouveaux membres effectifs doivent être admis
par l'assemblée générale. Pour qu'il puisse être procédé valablement à une élection de membre effectif, il faut
que celle-ci ait été mise à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
-
Le mandat des membres effectif est de quatre ans. Les membres sortants sont rééligibles une fois,
3.Membres étudiants
Les personnes physiques remplissant les mêmes conditions que pour les membres adhérents, mais qui
sont, en outre, engagées dans des études à temps plein ou à temps partiel dans un établissement
d'enseignement supérieur. Les membres étudiants ont droit à une voix à l'Assemblée générale.
4.Membres honoraires
Toute personne ainsi désignée par l'organe d'administration ; en général, il s'agit de personnalités éminentes
qui ont contribué à l'avancement des sciences planétaires. Les membres honoraires ne sont pas tenus de payer
une cotisation d'adhésion. Ils ont droit à une voix à l'assemblée générale
Avec l'accord de l'intéressé, l'association peut proposer qu'un membre de l'organe d'Administration
conserve le titre honorifique de ses fonctions à l'achèvement de son dernier mandat
5.Organisations
Toutes personne morale ou association sans personnalité morale dont la candidature a été acceptée, qui
est intéressée à poursuivre les travaux de la Société et qui a payé la cotisation annuelle. Chaque organisation
membre nomme une personne pour la représenter et voter en son nom aux assemblées de la Société.
Les représentants des organisations membres ont le droit d'assister et de participer à toutes les activités de
la Société au même titre que tout membre individuel.
6.Droits et obligations des membres
Les membres (effectifs, adhérents, étudiants, honoraires et organisationnels) disposent des droits suivants
·Assister aux réunions de l'assemblée générale ;
·Voter à l'assemblée générale ;
·Participer aux activités de l'association
·Proposer des candidats l'organe d'administration de l'association.
·En outre, les membres effectifs ont les droits suivants :
·Présenter leur défense en personne devant l'assemblée générale, avant d'être exclu ;
·Démissionner de l'association.
Les membres ont les obligations suivantes :
·Payer la cotisation annuelle (sauf les membres honoraires);
·Adhérer aux statuts, au règlement d'ordre intérieur et aux décisions de l'organe d'administration;
·Notifier au secrétaire de tout changement concernant leur statut de membre, qui affecte le respect des
conditions d'admission.
7.Admission des membres effectifs
Les demandes d'admission en tant que membre effectif doivent être soumises par écrit au président qui les
présente par la suite à la prochaine assemblée générale. L'admission est accordée par l'assemblée générale.
En raison de la longue période pouvant s'écouler entre deux assemblées générales, l'organe d'administration
ou le président peut accepter des candidats en tant que membres de manière provisoire en attendant la décision
finale de l'assemblée générale.
L'assemblée générale assure le suivi de l'association et prend les mesures nécessaires pour que sa
composition et son fonctionnement restent adaptés à sa mission.
8.Démission et perte de la qualité de membre
Les membres peuvent démissionner ou perdre leur qualité de membre. En outre, la qualité de membre
effectif prend automatiquement fin et avec effet immédiat, lorsque le membre ne remplit plus les conditions
d'admission. La démission est notifiée au secrétaire.
L'exclusion d'un membre est de la compétence de l'assemblée générale statuant à la majorité des 2/3 des
membres présents ou valablement représentés. La sanction d'exclusion prise à l'égard d'un membre lui est
notifiée par lettre ou courrier électronique dûment motivé. Le membre a le droit d'être entendu par l'assemblée
générale. L'organe d'administration peut suspendre les membres visés jusqu'à décision de l'assemblée
générale.
Les membres peuvent présenter leur démission par lettre recommandée ou par courrier électronique à tout
moment. Si la démission intervient moins de six (6) mois avant la fin de l'exercice social, la cotisation complète
pour l'exercice social suivant est due malgré la démission. La cotisation pour la partie restante de l'exercice
social au cours duquel ils démissionnent n'est pas remboursée.
L'assemblée générale peut mettre fin à la qualité de membre, après avoir entendu la défense de la personne
concernée :
·Pour toute violation grave des statuts, du règlement d'ordre intérieur ou de toute décision de l'assemblée
générale ou de l'organe d'administration, dans le cas où le membre n'a pas remédié à cette violation dans un
délai de trois (3) mois à compter de la notification de la violation.
·Pour avoir agi d'une manière qui porte gravement atteinte à la réputation de l'association.
·Pour défaut de paiement de la cotisation annuelle, après un rappel officiel reste sans suite pendant plus de
nonante (90) jours calendaires à compter du rappel.
·Pour toute autre raison sérieuse qu'elle juge justifiée si le membre n'a pas remédié à cette violation dans
un délai de trois (3) mois après l'envoi d'une mise en demeure de cesser le comportement. L'assemblée
générale motive sa décision de mettre fin à la qualité de membre.
·Si un membre effectif est absent, sans l'autorisation de l'organe d'administration, de toutes ses réunions
tenues dans une période de treize mois.
Le membre qui perd sa qualité en raison d'une démission, dissolution, liquidation, parce qu'il ne remplit plus
les conditions d'admission ou pour d'autres raisons, ne peut prétendre aux avoirs de l'association et ne peut
réclamer le remboursement des cotisations qu'il a versées. Toute cotisation due qui n'est pas déjà payée doit
être acquittée intégralement pour l'année au cours de laquelle la qualité de membre prend fin.
9. Cotisations
Au même titre que pour la détermination du budget, l'assemblée générale fixe le montant des cotisations
annuelles payées par chaque membre pour l'exercice social suivant, sur proposition du comité d'administration.
10.Responsabilité limitée
Les membres n'assument, en cette qualité, aucune responsabilité personnelle pour les engagements
contractés par l'association.
11.Registre des membres
L'organe d'administration tient un registre des membres effectifs conformément au Code des Sociétés et
des Associations. Ce registre est conservé au siège social où tous les membres peuvent en prendre
connaissance mais sans déplacement du registre.
ARTICLE 3.ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
1.Composition et pouvoir
L'assemblée générale constitue l'autorité suprême de l'association et est composée de tous les membres
en ordre de cotisation. Elle est présidée par le président de l'organe d'administration ou s'il est absent par le
vice-président. En l'absence de ceux-ci, c'est le membre de l'organe d'administration le plus âgé qui dirige les
débats.
L'assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par le Code des Sociétés
et des Associations ou les présents statuts.
Elle est notamment seule compétente pour délibérer sur les points suivants :
·Toute modification des statuts ;
·La nomination et la décharge des administrateurs ;
·La détermination de la rémunération, le cas échéant, d'un administrateur ;
·La nomination et la révocation du commissaire aux comptes et la fixation de sa rémunération ;
·L'approbation du budget et des comptes annuels soumis annuellement ;
·La dissolution volontaire de l'association
·L'admission de membres et la perte de la qualité de membre ;
·La décharge des administrateurs et du commissaire aux comptes, ainsi que, le cas échéant, l'ouverture
d'une procédure d'association contre les administrateurs et les commissaires aux comptes ;
·La transformation de l'aisbl en une société coopérative reconnue comme entreprise sociale
·Faire ou accepter une contribution sans contrepartie d'une universalité ;
·Tous les cas où la loi ou les statuts l'exigent.
2.Convocation et représentation
L'organe d'administration convoque l'assemblée générale au moins une fois par an et davantage si
nécessaire. Elle doit être convoquée lorsqu'un cinquième des membres le demande. Le commissaire aux
comptes dispose également du pouvoir de convoquer l'assemblée générale.
Les membres peuvent proposer des sujets à l'ordre du jour jusqu'à quatorze (14) jours avant la tenue de
l'assemblée générale. Le secrétaire envoie les convocations, comprenant l'ordre du jour, la date, l'heure et le
lieu de la réunion de l'assemblée générale, ainsi que tous les documents pertinents, au moins vingt (20) jours
avant la réunion. En cas d'urgence exceptionnelle dûment justifiée, le délai de convocation de la réunion de
l'assemblée générale ainsi que l'envoi de l'ordre du jour et des documents pertinents est réduit à sept (7) jours.
Tout membre peut renoncer à cette convocation et, en tout état de cause, la réunion est réputée dûment
convoquée si le membre est présent ou représenté à la réunion de l'assemblée générale.
Les membres peuvent proposer certains experts qui assistent aux réunions de l'assemblée générale sans
droit de vote.
3.	Quorum
L'assemblée générale délibère valablement si au moins 10% des membres ayant le droit de vote sont
présents en personne ou par voie électronique ou ont contribué au vote par courrier électronique, y compris au
moins 2/3 des membres du conseil exécutif.
Lorsque le quorum n'est pas atteint, l'organe d'administration convoque une deuxième réunion de
l'assemblée générale au plus tôt vingt (20) jours calendaires après la première. La seconde assemblée générale
peut, lors de cette seconde réunion, valablement prendre des décisions, quel que soit le nombre de membres
présents ou représentés.
4.	Vote
L'assemblée générale s'efforce d'adopter ses décisions par consensus. Si un vote s'avère nécessaire,
l'assemblée générale prend ses décisions comme suit.
L'assemblée générale ne peut délibérer que sur les points figurant à l'ordre du jour, sauf le cas où deux tiers
(2/3) au moins des membres sont présents ou représentés et décident à l'unanimité d'ajouter des points
supplémentaires à l'ordre du jour.
Les résolutions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, sauf les cas où il en est
décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
Les votes peuvent se faire à main levée, par bulletin de vote papier ou par voie électronique. Les membres
qui ne votent pas en personne et qui ont le droit de vote peuvent voter à l'avance par courrier ou par courriel,
en suivant les procédures et les délais fixés par le secrétaire. Les membres votant à l'avance par ce moyen
sont réputés assister à la réunion et contribuer au quorum. Qu'il vote en personne lors de la réunion ou à
l'avance, aucun membre ne peut enregistrer plus d'un vote par motion. En cas de partage des voix, celle du
président ou de l'administrateur qui le remplace est prépondérante.
L'assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la dissolution de l'association, sur la modification
des statuts que conformément aux prescrits du Code des Sociétés et des Associations.
Réunions	5.
Une réunion de l'assemblée générale dûment convoquée est valablement tenue en personne, par voie
électronique, ou par tout moyen qui permet aux membres de s'entendre et de se parler directement et de
manière instantanée. Dans ce cas, les membres sont réputés présents à la réunion de l'assemblée générale.
Les décisions prises par téléphone, vidéo ou web conférence sont réputées prendre effet le jour suivant
celui de la réunion de l'assemblée générale.
6.Procédure écrite
À l'exception des décisions qui doivent être prises par un acte authentique devant notaire, l'assemblée
générale peut prendre des décisions par écrit.
A cette fin, le secrétaire, à la demande de l'organe d'administration, informe tous les membres par courrier
ordinaire ou par tout autre moyen de communication écrit (y compris le courrier électronique). La communication
mentionne l'ordre du jour, les propositions de décisions, un délai dans lequel les décisions doivent être prises
ainsi qu'une adresse pour les réponses.
Une décision est réputée prise si moins de la moitié des membres la désapprouve par écrit. En cas de
partage des voix, les décisions sont réputées non adoptées.
Les décisions prises au moyen de la procédure écrite sont réputées prendre effet à la date mentionnée sur
la lettre adressée aux membres.
7.Procès-verbaux
Les décisions prises par l'assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal, qui est communiqué
à chaque membre par courrier ordinaire, par e-mail ou sur le site Internet de l'association dans les quinze (15)
jours calendaires suivant la réunion. Par la suite, les membres disposent de quinze (15) jours calendaires pour
proposer des amendements, suivis d'un cycle supplémentaire de quinze (15) jours calendaires pour que le
président et le secrétaire se prononcent sur les amendements et suivi d'un autre délai de quinze (15) jours
calendaires pour l'approbation des membres.
Une fois approuvé, le procès-verbal est signé par le président et consigné dans un registre à la disposition
des membres.
ARTICLE 4.ORGANE D'ADMINISTRATION
1.Composition et pouvoirs
L'organe d'administration est composé d'administrateurs, qui sont nommés à titre personnel, parmi les
membres effectifs de l'association.
Les nominations des administrateurs sont déposées et publiées conformément aux dispositions du Code.
Le président préside les réunions de l'assemblée générale et de l'organe d'administration. S'il est absent ·
l'un des deux vice-présidents le remplace. En l'absence de ceux-ci, c'est le membre le plus âgé qui dirige les
débats.
Le président, les vice-présidents et les autres membres de l'organe d'administration sont élus par rotation
selon un cycle de quatre (4) ans afin d'assurer la continuité. Le président élu sert un an en tant que membre de
l'organe d'administration avant d'accéder à la présidence. Le mandat des membres effectif est.de quatre ans.
Les membres sortants sont rééligibles une fois. Les membres du comité exécutif peuvent également être réélus
à une autre fonction. L'assemblée générale annonce le nombre de postes vacants et de mandats afin que les
nominations puissent être échelonnées.
L'organe d'administration est présidé par le président assisté par les deux vice-présidents ainsi que le
secrétaire et le trésorier. L'association compte au moins trois (3) administrateurs (président, secrétaire et
trésorier).
L'assemblée générale détermine le nombre et la durée du mandat des administrateurs.
Les administrateurs sont élus par l'assemblée générale. Les administrateurs continuent de remplir leurs
fonctions jusqu'à leur réélection ou jusqu'à ce que de nouveaux administrateurs entrent en fonction.
L'organe d'administration est chargé de réaliser l'objet et les buts de l'association et dirige les activités en
mettant en œuvre les décisions, instructions et recommandations adoptées par l'assemblée générale.
L'organe d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion de l'association.
Sont seuls exclus de sa compétence, les actes réservés par la loi ou les présents statuts à la compétence de
l'assemblée générale.
Le trésorier est responsable de :
·La confection d'un budget provisionnel
·Participer à l'élaboration d'un dossier en cas de demande de subvention pour l'association
·S'occuper du compte bancaire de l'association.
·Réaliser un suivi des dépenses et établir un classement des justificatifs.
L'organe d'administration peut, par une décision prise à la majorité simple déléguer la gestion journalière de
l'association, avec l'usage de la signature afférente à cette gestion, à un ou plusieurs administrateurs.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins de la
vie quotidienne de l'association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils
représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de l'organe d'administration.
S'ils sont plusieurs, ils agissent conjointement. Ils n'auront pas à justifier de leurs pouvoirs vis-à-vis des tiers.
Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes déléguées à la gestion
journalière sont déposés au greffe du Tribunal de l'Entreprise pour publication au Moniteur belge.
2.Fin de mandat
Un administrateur peut démissionner par notification adressée au président.
Si un administrateur prend sa retraite (ou est élu à un autre poste) avant la fin de son mandat, il est remplacé
par le comité exécutif par une personne nommée à titre temporaire qui exercera ses fonctions jusqu'à la
prochaine assemblée annuelle.
3.Conflit d'intérêts
Les administrateurs sont tenus d'informer les autres administrateurs de tout intérêt patrimonial direct ou
indirect préalablement à l'adoption par l'organe d'administration d'une décision, et ils ne peuvent en aucun cas
participer à la délibération de l'organe d'administration sur cette décision, ni voter à ce sujet.
4.Réunions de l'organe d'administration
L'organe d'administration se réunit au moins deux (2) fois par an. Une réunion spéciale peut être convoquée
à tout moment par le président ou par deux membres de l'organe d'administration, moyennant un préavis d'au
moins deux semaines aux autres membres du comité exécutif concernant les questions à discuter.
L'organe d'administration se réunit sur convocation de son président ou du secrétaire ou de deux (2)
administrateurs au moins. La convocation contient le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Elle
est envoyée à tous les administrateurs au moins huit (8) jours calendaires avant la date de la réunion, ou trois
(3) jours calendaires en cas d'urgence. Les administrateurs peuvent proposer des sujets à l'ordre du jour jusqu'à
dix (10) jours avant la réunion de l'organe d'administration.
Les administrateurs peuvent assister ou se faire ne représenter en personne, par téléphone ou par voie
électronique toute réunion du comité exécutif
Chaque administrateur à le droit de donner procuration a un autre administrateur pour se faire représenter
à une réunion du comité exécutif
Aucun administrateur ne peut détenir plus d'une seule procuration.
Les procurations sont revues par le président au moins deux (2) Jours calendaires avant la date de la réunion
de l'organe d'administration Le président peut inviter des tiers, ne disposant pas de droit de vote, à assister à
une réunion ou à une partie d'une réunion du comité exécutif
5.	Décisions
L'organe d'administration délibère valablement si un tiers au moins des administrateurs sont présents ou
valablement représentés.
Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion de l'organe d'administration est convoquée au
plus tôt sept (7) jours calendaires après la première réunion.
L'organe d'administration peut, lors de cette seconde réunion, valablement prendre des décisions, quel que
soit le nombre d'administrateurs présents ou valablement représentés,
L'organe d'administration ne peut délibérer que sur les points figurant à l'ordre du jour, sauf si un tiers au
moins des administrateurs sont présents ou représentés et décident à l'unanimité d'ajouter des points
supplémentaires à l'ordre du jour.
L'organe d'administration s'efforce d'adopter ses décisions par consensus. Si un vote s'avère nécessaire,
chaque administrateur dispose d'une (1) voix.
L'organe d'administration prend ses décisions à la majorité simple des voix exprimées par les
administrateurs présents ou valablement représentés. Les abstentions, les votes blancs et les votes nuls ne
sont pas comptabilises dans le total des voix exprimées par les administrateurs présents ou représentés. En
cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante.
Les votes peuvent se faire à main levée, par bulletin de vote papier ou par voie électronique. Le vote sera
transparent, sauf si au moins deux (2) administrateurs demandent un vote secret. Les administrateurs peuvent
prendre des décisions, pour autant qu'elles soient unanimes, par écrit ou par courrier électronique, lorsque
l'organe d'administration n'est pas en mesure de pouvoir se réunir.
6.Procès-verbaux
Les décisions prises par l'organe d'administration sont consignées dans un procès-verbal, qui est envoyé
par courrier électronique à chaque administrateur dans les quinze (15) jours calendaires suivant la réunion du
comité exécutif. Par la suite, les administrateurs disposent de quinze (15) jours calendaires pour proposer des
amendements, suivis d'une période supplémentaire de quinze (15) jours calendaires pour que le président se
prononce sur les amendements et suivis d'un autre délai de quinze (15) jours calendaires pour l'approbation
des administrateurs.
Une fois approuvé, le procès-verbal est signé par le président et est consigné dans un registre qui est tenu
à la disposition des administrateurs.
Les membres de l'association peuvent demander un accès aux procès-verbaux, ces derniers pouvant être
fournis sous forme expurgée (par exemple lorsqu'ils contiennent des données personnelles).
7.Représentation
L'association est valablement représentée en justice et vis-à-vis des tiers, y compris vis-à-vis des
·Soit par le président ou un des vice-présidents agissant seul ;
·Soit par un mandataire ad hoc désigné par l'assemblée générale ;
·Soit par le secrétaire.
8.Responsabilité limitée
Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relative aux engagements de
l'association. Ils ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat, y compris des fautes commises dans
le cadre de leurs compétences et de leurs missions.
ARTICLE 5.FINANCEMENT - EXERCICE SOCIAL - BUDGET - COMMISSAIRE AUX COMPTES
1. Financement
La monnaie de référence de l'association est l'euro pour les comptes annuels ainsi que tous les autres
documents comptables, fiscaux et juridiques officiels.
L'association est financée par :
1.Des subventions ou des dons des membres ou d'autres organisations ou personnes morales, sous réserve
de l'acceptation de l'organe d'administration ;
2.Les dons ou legs de biens financiers ou d'autres actifs exempts de toute charge légale, sous réserve de
l'examen et de l'acceptation par l'organe d'administration et le commissaire, et conformément au Code.
3.Des produits liés à des productions propres, par exemple : les bénéfices provenant de l'Europlanet
Science Congres, la vente de publications / objets/ voyages ...
4.Les revenus et les biens de l'association sont affectés uniquement aux objectifs de l'association tels qu'ils
sont définis dans les présents statuts et aucune partie de ces revenus et biens n'est versée ou transférée
directement sous forme de dividendes, de primes ou de toute autre forme de profit à un membre de l'association,
à condition que rien dans les présentes n'empêche le paiement de bonne foi d'une rémunération raisonnable et
. adéquate à un employé de l'association ou le remboursement de dépenses raisonnables à un membre, un
administrateur ou un employé de l'association.
2.Exercice social
L'exercice social correspond à l'année civile.
3.	Budget
Le budget annuel de l'association prévoit les recettes et les dépenses pour le prochain exercice social, en
fonction des activités et des ressources de l'association. Le trésorier prépare et soumet le budget au comité
exécutif vingt (20) jours avant la tenue de l'assemblée générale annuelle.
4.Commissaire aux comptes
L'assemblée générale désigne un commissaire si la loi le requiert, parmi les membres de l'Institut des
Reviseurs d'Entreprise / Instituut der Bedrijfsrevisoren. Le rôle du commissaire est de :
·Conseiller et vérifier la mise en place et le suivi des règles financières applicables à l'association, y compris
la conservation des documents financiers ;
·Contrôler les comptes annuels de l'association conformément au Code.
ARTICLE 6.CONSERVATION DES DOCUMENTS
Tous les documents financiers relatifs aux recettes et aux dépenses, ainsi que les rapports du commissaire,
qu'ils soient sous forme imprimée ou électronique, sont conserves par l'association pendant une période de dix
(10) ans.
ARTICLE 7.MODIFICATION DES STATUTS - DISSOLUTION
1.Modification des statuts
L'organe d'administration soumet à l'assemblée générale les propositions de modification des statuts. Toute
proposition de modification des statuts est portée à l'attention des membres au moins quatre (4) semaines avant
la date de l'assemblée générale qui prend une décision à ce sujet.
2.Dissolution et liquidation
L'assemblée générale, sur proposition du comité exécutif, peut décider de la dissolution et liquidation
l'association, et définir les pouvoirs et les honoraires du ou des liquidateurs.
Les liquidateurs distribuent le cas échéant l'actif net de l'association a une association européenne sans but
lucratif ayant des objectifs similaires ou étroitement liés à ceux de l'association.
ARTICLE 8.REGLEMENT D'ORDRE INTÉRIEUR
Un règlement d'ordre intérieur peut être établi par l'organe d'administration qui le présente à l'assemblée
générale pour approbation et pour toutes modifications éventuelles.
Le règlement d'ordre intérieur met en œuvre et précise les dispositions des présents statuts et régit les
activités quotidiennes de l'association. Ce règlement peut être consulté par toute personne au siège de
l'association.
En cas de divergence entre le règlement d'ordre intérieur et les statuts, ces derniers prévalent.
ARTICLE 9.DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Loi applicable
Les statuts, le règlement d'ordre intérieur et/ou toute décision de l'assemblée générale et de l'organe
d'administration sont régis par le droit belge.
Tout ce qui n'est pas couvert par les présents statuts ou par le règlement d'ordre intérieur est régi par le
Code.
2.Résolution des litiges
En cas de litige entre les membres et l'association concernant l'interprétation et l'application des présents
statuts, du règlement d'ordre intérieur ou de toute décision de l'assemblée générale ou du comité exécutif, les
membres et/ou l'association soumettent le litige à la médiation conformément au règlement de médiation du
CEPANI. Le lieu de la médiation est Bruxelles. La langue utilisée pour la médiation est l'anglais.
Dans la mesure ou un tel litige n'a pas été réglé par la médiation dans un délai de deux (2) mois à compter
du début de celle-ci, le litige est, sur présentation d'une demande d'arbitrage par l'une des parties (un membre
ou l'association), soumis et tranché par arbitrage, conformément au règlement d'arbitrage du CEPANI. Si, avant
l'expiration de ce délai de deux (2) mois, l'une des parties ne participe pas ou plus à la médiation, le litige est,
sur présentation d'une demande d'arbitrage de l'autre partie, soumis et tranché par arbitrage conformément au
règlement d'arbitrage du CEPANI. Le tribunal arbitral est composé de trois arbitres désignés conformément au
règlement d'arbitrage du CEPANI. Le lieu de l'arbitrage est Bruxelles. La langue utilisée dans la procédure
d'arbitrage est l'anglais.
3.	Langue
La langue de travail est l'anglais, sans préjudice des obligations légales applicables.