N° d'entreprise : 0821614645
Nom
(en entier) : EPMF, European Precious Metals Federation
(en abrégé) : EPMF
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue de Tervueren 168 bte 6
 : 1150 Woluwe-Saint-Pierre
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Ce jour, le cinq décembre deux mille vingt-trois.
(…)
Devant Peter VAN MELKEBEKE, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la
société "Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S’EST REUNIE
L’assemblée générale des membres de l’association internationale sans but lucratif "EPMF,
European Precious Metals Federation", en abrégé "EPMF", ayant son siège à 1150 Woluwe-Saint-
Pierre, Avenue de Tervueren 168, boîte 6, ci-après dénommée l’"Association".
(…)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes :
PREMIERE RESOLUTION : Adoption d'un nouveau texte des statuts.
L’assemblée décide d’adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en concordance avec
le Code des sociétés et des associations, sans modifier le but et les activités de l’Association.
Le nouveau texte des statuts est rédigé en français comme suit :
"1.          DÉNOMINATION
Une Association Internationale Sans But Lucratif est fondée et constituée conformément aux
dispositions du Code des sociétés et des associations (« la Loi »), « EPMF, European Precious
Metals Federation », en abrégé « EPMF », ci-dénommée l’ « Association ». Les deux dénominations,
entière et abrégée, peuvent être utilisées ensemble ou séparément et doivent en tous temps être
immédiatement précédées ou suivies des mots « association internationale sans but lucratif » ou en
abrégé « AISBL ».
2.            SIEGE
Le siège de l’Association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale. Le siège peut être transféré
en tout autre lieu de la Région de Bruxelles-Capitale par décision du Conseil d’Administration. Cette
décision sera déposée au greffe du Tribunal de l’Entreprise et publiée aux Annexes du Moniteur
Belge. Le Conseil d’Administration peut établir d’autres bureaux en Belgique ou à l’étranger si le
Conseil d’Administration l’estime nécessaire ou utile pour la réalisation des activités de l’Association.
3.            OBJET, ACTIVITÉS ET DURÉE DE L’ASSOCIATION
3.1.        Objet
L’Association a pour but d’étudier tous problèmes rencontrés par les organisations industrielles
européennes et les sociétés de l’industrie métallurgique européenne des métaux précieux (or,
iridium, osmium, palladium, platine, rhodium, ruthénium et argent) et de l’industrie métallurgique du
rhénium ainsi que des secteurs associés ; de renforcer la position de cette industrie en tant que
branche essentielle du paysage industriel et économique européen ; et d’assurer, sans préjudice de
ses objectifs de conformité réglementaire et ses objectifs scientifiques et éducatifs principaux, le
développement de l’utilisation de leurs produits et, en conséquence le développement ultérieur du
secteur en tant qu’industrie grandissante et innovante ayant une dimension internationale.
L’Association ne poursuit aucun but lucratif. Les rentrées provenant de ses activités ou d’autres
sources seront exclusivement affectées à la réalisation de ses objectifs et activités tels que décrits ci-
dessous.
3.2.        Activités, Rôle et Pouvoirs
Les activités de l’association servent les intérêts de l’industrie européenne des métaux précieux vis-
à-vis des autorités européennes et autres parties prenantes sur différents sujets réglementaires,
scientifiques et de communication, tels que, de manière non-exhaustive : la sécurité des substances
chimiques, la gestion de leur fin de vie et leur stade déchets ; l’accès aux matières premières ; la
production et consommation efficace de ressources, le recyclage (par exemple : fin de vie des
déchets) et la durabilité (par exemple : l’approvisionnement responsable) ; l’énergie et le changement
climatique ; la transparence, le commerce, les douanes, les taxes et la compétitivité. Ces activités
comportent des projets spécifiques de type service qui sont spécialement mis en place de manière
temporaire ou permanente pour répondre à un besoin du secteur, et qui sont financés par les
Membres de l’Association.
L’Association est autorisée à représenter les intérêts de ses Membres vis-à-vis des institutions de l’
Union Européenne et des organisations internationales :
(a)          En organisant des consultations appropriées parmi les organisations et sociétés
industrielles susmentionnées ;
(b)          Sur base des études et consultations mentionnées ci-dessus, en soumettant aux institutions
de l’Union Européenne et autres institutions concernées tous rapports, résolutions et position(s)
commune(s) des organisations et sociétés industrielles susmentionnées et, si nécessaire, en
coopérant entièrement avec ces institutions de toutes les manières utiles à cet effet.
Lorsqu’elle poursuit les activités décrites ci-dessus, l’Association agira conformément aux
dispositions du Traité établissant les Communautés européennes, en particulier les règles du droit
européen à la concurrence.
3.3.        Durée
L’Association est constituée pour une durée indéterminée.
4.            LES MEMBRES
L’Association est ouverte aux membres de nationalité belge et étrangère.
4.1.        Membre A
La qualité de Membre A peut être attribuée sur demande, au cas par cas, à toute société constituée
selon les lois et coutumes de son pays d’origine, active dans le domaine de la production
métallurgique, de l’importation et du commerce de métaux précieux, et qui a approuvé et dûment
signé les présents Statuts et le Règlement d’Ordre Intérieur de l’Association.
4.2.        Membre B
La qualité de Membre B peut être attribuée sur demande, au cas par cas, à toute organisation
industrielle nationale ou association constituée selon les lois et coutumes de leur état d’origine qui
représente, au niveau national, l’industrie métallurgique des métaux précieux, qui partage une
vocation
ou un intérêt commun avec l’Association, et qui a approuvé et dûment signé les présents Statuts et le
Règlement d’Ordre Intérieur de l’Association.
4.3.        Demande d’adhésion
4.3.1.     Demande d’adhésion
Les demandes d’adhésion doivent être établies par écrit et transmises au Secrétaire Général, qui
soumettra cette demande au Conseil d’Administration pour recommandation. La recommandation du
Conseil d’Administration mentionnera des raisons transparentes, objectives et non discriminatoires.
4.3.2.     Approbation et notification de la décision
La recommandation du Conseil d’Administration sera soumise à l’Assemblée Générale, sous réserve
d’un examen préalable, équitable, transparent, objectif et non discriminatoire par le Conseil d’
Administration, afin d'assurer le respect des critères et des exigences énoncés aux articles 4.1 et 4.2
des présents Statuts. L’Assemblée Générale votera sur la demande d’admission, à la majorité
qualifiée des deux tiers (2/3) des voix des Membres, présents ou représentés, ou si un ou plusieurs
des Membres s’abstient (s’abstiennent), à la majorité simple de cinquante pourcent (50%) des voix
plus une (1)) des autres Membres, présents ou représentés. En toute hypothèse, la décision de l’
Assemblée Générale mentionnera des raisons transparentes, objectives et non discriminatoires et
sera communiquée au plus vite au demandeur.
4.4.        Durée de l’affiliation
Sous réserve de l’article 4.5, la qualité de Membre sera acquise pour une durée indéterminée.
4.5.        Démission, suspension et fin de la qualité de membre
4.5.1.     Droit de démissionner
Chaque Membre a le droit de démissionner à tout moment en notifiant la démission par écrit et
moyennant un préavis d’au moins six (6) moins au Secrétaire Général, qui devra informer sans délai
le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale. La date effective de la démission par le
Membre concerné interviendra à l’issue d’une période de six (6) mois à compter de la date de
réception de la notification par le Secrétaire Général.
4.5.2.     Cessation de plein droit
Un membre cessera de plein droit de faire partie de l’Association dans l’hypothèse de faillite, de
liquidation volontaire ou judiciaire.
Un Membre qui se trouve en faillite, en liquidation volontaire ou judiciaire en informera le Secrétaire
Général dans les trente (30) jours calendrier qui suivent la faillite ou la liquidation.
4.5.3.     Suspension/Exclusion par décision de l’Assemblée Générale
4.5.3.1  Fondements de la suspension ou de l’exclusion
Un Membre peut être suspendu ou exclu de sa qualité de Membre de l’Association, conformément à
la procédure décrite ci-après, seulement si le Membre :
1.            ne remplit plus les conditions pour être Membre ;
2.            fait défaut dans le paiement de ses cotisations plus de soixante (60) jours calendrier après
la date d’échéance ;
3.            viole les dispositions de ces Statuts, du Règlement d’Ordre Intérieur de l’Association, du
Code de Conduite de l’Association, ou de toute autre règle émise par le Conseil d’Administration
conformément à ces Statuts ;
4.            se conduit d’une manière que l’Assemblée Générale estime être raisonnablement de nature
à discréditer l’Association, ou à porter préjudice à l’image de l’Association ;
5.            fait une fausse déclaration d’un fait important, dans l'intention d'induire en erreur les autres
Membres de l'Association ou l'Agence européenne des produits chimiques, impliquant une violation
des exigences réglementaires de REACH et/ou une violation des statuts; et / ou
6.            pour tout autre motif grave.
4.5.3.2  Décision de la suspension ou de l’exclusion
La décision de suspendre ou d’exclure un Membre sera prise :
a)            Par l’Assemblée Générale par une majorité des deux tiers (2/3) des voix des Membres,
présents ou représentés ou, si un ou plusieurs Membre(s) s’abstient(s’abstiennent), par une majorité
deux tiers (2/3) des voix des autres Membres, présents ou représentés, lorsque la suspension ou l’
exclusion est basée sur l’une des conditions mentionnées à l’Article 4.5.3.1. point 1 (un Membre
cessant de remplir les conditions pour être un Membre), point 3 (violation des Statuts, du Règlement
d’Ordre d’Intérieur, du Code de Conduite, etc.), point 4 (se conduire de manière à discréditer l’
Association ou à nuire à sa réputation), point 5 (fausse déclaration) et point 6 (autres motifs graves) ;
b)           Par le Conseil d’Administration, lorsque la suspension ou l’exclusion est basée sur l’
hypothèse mentionnée à l’Article 4.5.3.1. point 2 (défaut de paiement des cotisations).
Les décisions concernant la suspension ou l’exclusion d’un Membre devront mentionner des raisons
transparentes et objectives, et seront effectives seulement à la date à laquelle la notification de la
suspension ou de l’exclusion est signifiée au Membre.
4.5.3.3  Quorum de présence et vote
Lorsque l’Assemblée Générale ou le Conseil d’Administration, le cas échéant, doit décider de la
suspension ou de l’exclusion d’un Membre, ce Membre ne pourra pas prendre part au vote et ne
pourra pas être pris en compte pour la détermination du quorum de présence et du quorum de vote.
4.5.4.     Conséquences de la suspension ou de l’exclusion ou de la démission
Un Membre suspendu, exclu ou démissionnaire est, pendant la durée de sa suspension, après
exclusion ou démission, privé de tous les droits attachés à la qualité de Membre, sauf décision
contraire du Conseil d’Administration.
Le Membre qui a démissionné, a été suspendu ou exclu, ou qui a cessé de faire partie de l’
Association n’aura aucun droit sur les actifs de l’Association et, sauf dispositions contraires du
Règlement d’Ordre Intérieur, ne pourra réclamer le remboursement des cotisations payées.
En cas de démission, le Membre démissionnaire sera tenu au paiement en totalité des cotisations
dues pour l’exercice social durant lequel la démission a été donnée. Si la démission prend effet
après le 1er janvier de l’exercice social suivant, le Membre démissionnaire sera tenu au paiement
des cotisations applicables pour l’exercice social suivant au prorata (à partir du 1er janvier jusqu'à
l'expiration de la période de préavis de six (6) mois courant à compter de la date de notification de la
démission).
En cas de suspension ou d’exclusion, le Membre suspendu ou exclu sera tenu au paiement en
totalité des cotisations dues pour l’exercice social durant lequel l’exclusion ou la suspension a été
prononcée.
4.6.        Droits et obligations des Membres
4.6.1      Tous les Membres peuvent participer aux activités de l’Association et recevoir des
informations périodiques de l’Association.
4.6.2      Chaque Membre est autorisé à assister et à être entendu à toutes les réunions de l’
Assemblée Générale.
4.6.3      Chaque Membre est obligé de payer en temps utile les cotisations annuelles prévues à l’
Article
7.3. ci-après.
4.6.4      Seuls les Membres qui ont payé les cotisations annuelles ont le droit de voter à toute
réunion de l’Assemblée Générale, d’exercer des fonctions, d’agir en tant qu’Administrateur et de
convoquer une réunion. Seuls les Membres A qui ont payé les cotisations annuelles ont le droit d’être
membre des Plateformes Liées à REACH. Seuls les Membres A et B qui ont payé les cotisations
annuelles ont le droit d’être membres des Plateformes.
4.6.5      Chaque Membre est tenu de contribuer à la/aux Plateforme(s) et/ou Plateforme(s) Liée(s) à
REACH à laquelle/auxquelles il a volontairement décidé de faire partie conformément aux Statuts et
au Règlement d’Ordre Intérieur de l’Association.
4.6.6      Les Membres de l’Association ne sont pas autorisés à communiquer à des non-membres,
sous n’importe quelle forme, toute information, documents ou procès-verbaux émis par l’Association,
sauf si cela a fait l’objet d’un accord exprès par les Membres concernés pour un objectif spécifique et
dans un contexte spécifique.
5.            STRUCTURE ET ORGANISATION
5.1.        Organes, Président et directeurs
L’Association aura une Assemblée Générale (« Organe Général de Direction »), un Conseil d’
Administration (« Organe d’Administration »), un Président, un Vice-Président, un Trésorier et des
directeurs, en ce compris, mais de manière non exhaustive, un Secrétaire Général, un Contrôleur
Financier et un Trustee afin d’exercer les fonctions prévues dans ces Statuts ou dans le Règlement
d’Ordre Intérieur.
5.2.        L’Assemblée Générale (« Organe Général de Direction »)
5.2.1      Composition et représentation
Chaque Membre de l’Association sera autorisé à nommer un (1) représentant autorisé et un (1)
remplaçant autorisé qui remplacera le représentant autorisé en case d’indisponibilité de ce dernier,
en vue de sa représentation à l’Assemblée Générale.
Si un représentant autorisé d’un Membre ou le remplaçant autorisé d’un Membre est dans l’
impossibilité de représenter le Membre, le représentant autorisé ou le remplaçant autorisé peut
prévoir d’être représenté par un autre représentant désigné par ce Membre ou par un autre Membre
de l’Association. Cet autre représentant ou cet autre Membre doit dans tous les cas être porteur d’
une procuration à cet effet. Un Membre peut accepter de représenter plusieurs Membres.
5.2.2      Pouvoirs
L’Assemblée Générale aura les pouvoirs suivants :
(i)           Approuver ou rejeter une demande d’adhésion ;
(ii)          Approuver le transfert d’une adhésion ;
(iii)         Soutenir ou s’opposer à une décision de suspension ou d’exclusion d’un Membre ;
(iv)         Désigner ou révoquer les Membres du Conseil d’Administration, en ce compris le Président
et le Vice-Président de l’Association ;
(v)          Désigner et révoquer le commissaire aux comptes de l'Association et fixer sa rémunération;
(vi)         Approuver et modifier les Statuts de l’Association ;
(vii)        Approuver le Règlement d’Ordre Intérieur, et toute autre règle ou décision concernant les
Membres, qui lieront les Membres sauf dispositions contraires ;
(viii)       Désigner et révoquer le Trésorier de l’Association ;
(ix)         Désigner et révoquer le Contrôleur Financier de l’Association ;
(x)          Approuver le budget des recettes et dépenses prévisionnelles pour l’exercice social suivant,
tel qu'établi par le Conseil d'Administration, et le montant maximum des cotisations d’adhésion des
Membres pour un exercice social particulier ;
(xi)         Recevoir, examiner et approuver les comptes annuels de l’exercice social précédent tels
qu'ils ont été établis par le Conseil d'Administration;
(xii)        Recevoir, examiner et prendre une décision sur les rapports du Trésorier et du Contrôleur
Financier (si applicable) ;
(xiii)       Mettre en place des Plateformes et Plateformes Liées à REACH, sur recommandation du
Conseil d’Administration comme il peut l’estimer nécessaire ou souhaitable en vue de réaliser l’objet,
les buts et objectifs de l’Association ;
(xiv)       Approuver les propositions et/ou recommandations faites par les Plateformes et soumises à
l’Assemblée Générale par le Conseil d’Administration ;
(xv)        Approuver les propositions et/ou recommandations faites par les Plateformes Liées à
REACH et soumises à l’Assemblée Générale par le Conseil d’Administration ;
(xvi)       Approuver les stratégies globales sur les causes politiques à défendre ;
(xvii)      Décider de la mise en liquidation de l’Association ;
(xviii)     Désigner et révoquer un ou plusieurs liquidateurs ;
(xix)       Clôturer la liquidation.
5.2.3      Réunion, droits de vote et majorités
Une réunion générale de l’Association connue comme « Réunion Statutaire de l’Organe Général de
Direction » sera tenue au moins une fois par an, dans un lieu, à une date et à une heure déterminées
par le Conseil d’Administration.
Toutes les réunions générales de l’Association autres qu’une « Réunion Statutaire de l’Organe
Général de Direction » seront des Réunions Extraordinaires de l’Assemblée, et seront tenues aux
lieux, date et heures déterminés par le Conseil d’Administration ou par cinquante pourcent (50%)
plus une (1) voix des Membres.
5.2.3.1  Convocation et notification de réunions
Les réunions Statutaires ou Extraordinaires de l’Assemblée seront tenues suivant une notification
écrite
émanant du Secrétaire Général. La notification doit mentionner la date, l’heure et le lieu de la réunion
ainsi que les points à l’ordre du jour. La notification, la convocation et les documents préalables
nécessaires, tels que requis, doivent être envoyés par le Secrétaire Général à tous les Membres par
lettre ordinaire, fax ou courrier électronique avant la date de la Réunion Statutaire ou Réunion
Générale Extraordinaire de l’Assemblée.
Les Membres, peuvent, avant, pendant ou durant la réunion, suggérer des points additionnels à
ajouter à l’ordre du jour. Si une opposition à ce sujet survient de la part d’un Membre, le problème
sera réglé par l’Assemblée Générale par un vote de l’Assemblée Générale conformément aux
dispositions des Articles 5.2.3.2, 5.2.3.3 et 5.2.3.4. Aucune décision ne pourra être prise sur un point
qui n’est pas à l’ordre du jour, tel qu’approuvé au début de chaque réunion.
5.2.3.2  Quorum de présence
A chaque Réunion Générale de l’Assemblée une liste de présence sera arrêtée. Les Réunions
Générales de l’Assemblée délibéreront valablement si cinquante pourcent (50%) plus un (1) des
Membres sont présents ou représentés. Si ce quorum de présence n’est pas atteint à la première
réunion, une seconde réunion sera convoquée, qui décidera sans avoir égard au nombre de Membre
présents ou représentés. Cette seconde réunion, qui pourra être tenue par téléconférence si la lettre
de convocation le prévoit, sera tenue, au plus tôt, deux (2) semaines après la première réunion.
5.2.3.3  Droit de vote
Seuls les Membres, qui ont payé à l’Association tous leurs cotisations d’adhésion annuelles, auront
le droit de voter à la Réunion Générale de l’Assemblée. Chaque Membre aura droit au nombre de
voix prévus dans le Règlement d’Ordre Intérieur de l’Association.
5.2.3.4  Majorités
Toutes les décisions de l’Assemblée Générale seront prises à la majorité simple de cinquante
pourcent (50%) plus une (1) voix des Membres présents ou représentés, ou si un ou plusieurs des
Membres s’abstient (s’abstiennent), par la majorité simple de cinquante pourcent (50%) plus une (1)
voix des autres Membres à Part Entière présents ou représentés.
Cependant, les décisions relatives aux points mentionnées aux Articles 5.2.2, points (i), (ii), (iii), (vi),
(xv), (xvii), (xviii) et (xix), seront prises par une majorité qualifiée des deux tiers (2/3) des voix des
Membres présents ou représentés ou, si un ou plusieurs des Membres s’abstient (s’abstiennent), par
la majorité simple de cinquante pourcent (50%) plus une (1) voix des autres Membres présents ou
représentés.
5.2.3.5  Décisions de l’Assemblée Générale
Les décisions de l’Assemblée Générale seront actées par le Secrétaire Général et seront mises à
disposition des Membres, dans leur version complète ou abrégée, soit par e-mail ou publiée sur le
site internet de l’Association.
Lorsque la loi le requiert, le Conseil d’Administration ou une personne déléguée à cet effet par le
Conseil d’Administration fournira des copies officielles des décisions à l’Assemblée Générale.
Les décisions de l’Assemblée Générale seront rédigées et gardées dans un registre qui peut être
consulté par tous les Membres, sur demande adressée au Secrétaire Général, au siège de l’
Association. Le Conseil d’Administration spécifiera la date et l’heure auxquelles la consultation du
registre est autorisée.
5.2.3.6. Assemblée Générale électronique
Sur proposition du Conseil d'Administration, l'Assemblée Générale peut être tenue et les décisions
prises lors de ces réunions peuvent être prises par tout moyen de communication électronique, pour
autant que les conditions suivantes soient respectées:
-              l'Association doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique
utilisé, la qualité et l'identité des Membres;
-              sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la Loi, le moyen de
communication électronique doit au moins permettre aux Membres de prendre connaissance, de
manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'Assemblée Générale et
d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'Assemblée Générale est appelée à se
prononcer;
-              Le moyen de communication électronique doit également permettre aux Membres de
participer aux délibérations et de poser des questions, à moins que le Conseil d’Administration ne
motive dans la convocation à l'Assemblée Générale la raison pour laquelle l'Association ne dispose
pas d'un tel moyen de communication électronique.
Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les Membres qui
participent de cette manière à l'Assemblée Générale sont réputés présents à l'endroit où se tient
l'Assemblée Générale.
La convocation à l'Assemblée Générale contient une description claire et précise des procédures
relatives à la participation à distance. Ces procédures sont rendues accessibles à ceux qui ont le
droit de participer à l'Assemblée Générale sur le site internet de l'Association.
Le procès-verbal de l'Assemblée Générale mentionne les éventuels problèmes et incidents
techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'Assemblée
Générale ou au vote.
Les membres du bureau de l'Assemblée Générale, comprenant au moins le Président ou le Vice-
Président, le Secrétaire Général et le Trésorier, ne peuvent pas participer à l'Assemblée Générale
par voie électronique.
Les Membres peuvent également voter à distance avant l'Assemblée générale sous forme
électronique. Dans ce cas, l’Association doit être en mesure de contrôler la qualité et l'identité des
Membres, de la manière définie par la convocation.
L’Article 5.2.3.5 s’applique également aux décisions adoptées lors d'une réunion électronique de
l'Assemblée Générale.
5.2.3.7  Assemblée Générale écrite
Les décisions entrant dans la compétence de l’Assemblée Générale, à l’exception des décisions
mentionnées à l’Article 5.2.2 (vi) et 5.2.2 (xi), et celles qui doivent être prises devant notaire, peuvent
être prises par les Membres par écrit en dehors des réunions de l’Assemblée. Les Membres du
Conseil d’Administration et, le cas échéant, le commissaire aux comptes, peuvent, à leur demande,
prendre connaissance de ces décisions écrites des Membres.
Concernant les décisions prises par écrit en dehors des réunions de l’Assemblée, les propositions de
décision seront adressées aux Membres par le Secrétaire Général. Une invitation au vote sera
envoyée aux Membre.
Les votes seront renvoyés par les Membres au Secrétaire Général endéans le délai spécifié dans l’
invitation au vote, qui sera d’au moins quinze (15) jours calendrier. Les Membres qui n’ont pas
renvoyé leur formulaire de vote endéans ce délai seront considérés comme ayant approuvé les
propositions de décision.
Toutes les communications mentionnées dans les deux paragraphes précédents peuvent être
effectuées par la poste ou par courrier électronique.
L’acceptation ou le refus des propositions de décision sera déterminé par le Secrétaire Général
conformément aux règles prévues aux Articles 5.2.3.3 et 5.2.3.4.
L’Article 5.2.3.5 s’applique également à ces décisions adoptées par écrit en dehors d’une réunion de
l’Assemblée.
5.2.3.8  Vote à distance sous forme électronique
Les Membres sont autorisés à voter à distance avant l’Assemblée Générale sous forme électronique,
selon les modalités suivantes :
1.            Le vote à distance s’effectue par l’envoi d’un bulletin de vote à l’adresse électronique du
Secrétaire Général. La convocation peut prévoir une procédure autre que l’envoi d’un courrier
électronique.
2.            Seuls les bulletins de vote parvenus au Secrétaire Général au plus tard la veille de l’
Assemblée Générale sont pris en compte.
3.            Un vote qui n’est pas inconditionnel est nul.
4.            S’il parvient dans les formes et délais requis, un nouveau bulletin de vote annule le bulletin
de vote qui précède.
5.            La qualité et l’identité du Membre sont contrôlées au moyen de son adresse électronique.
6.            Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les Membres qui
participent de cette manière à l’Assemblée Générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’
Assemblée Générale.
7.            En l’absence d’une procédure d’inscription conditionnant la participation à l’Assemblée
Générale, le Membre qui serait en définitive présent· lors d’un vote peut demander à modifier son
vote exprimé à distance.
5.3.        Conseil d’Administration («Organe d’Administration »)
5.3.1.     Nominations, composition et représentation
5.3.1.1  Le Conseil d’Administration sera composé d’au moins quatre (4) et pas plus de neuf (9)
Administrateurs élus par l’Assemblée Générale.
5.3.1.2  Sur décision du Conseil d'Administration en fonction, le Secrétaire Général invite les
Membres A et B à respectivement nommer, sur une base volontaire, un candidat pour siéger au
Conseil d'Administration. Les candidatures sont envoyées au Secrétaire Général endéans les vingt et
un (21) jours calendriers suivant l'invitation du Secrétaire Général. La liste des candidats sera
recueillie par le Secrétaire Général qui la présentera à l'Assemblée Générale. Une élection formelle
aura lieu endéans les vingt et un (21) jours calendriers suivant la clôture des candidatures. Le
Président du Conseil d'Administration en collaboration avec le Secrétaire Général et le Trustee
travailleront avec les Membres afin de s'assurer que le Conseil d'Administration rassemble un
nombre réalisable de candidats représentatifs qui devra être approuvés par l'Assemblée Générale.
5.3.1.3  Tous les procès-verbaux relatifs à la nomination, la révocation et la démission des fonctions
d’Administrateur doivent être déposés au greffe du Tribunal de l’Entreprise du siège de l’Association
et seront publiés aux Annexes du Moniteur belge aux frais de l’Association.
5.3.1.4  Au cas où un Administrateur se trouve dans l’impossibilité d’assister à une réunion, il peut
être représenté uniquement par un autre membre du Conseil d’Administration porteur d’une
procuration dûment signée.
5.3.1.5  Les règles suivantes s’appliqueront en cas de vacance d’un mandat d’Administrateur avant
la fin du mandat :
1.            Un Administrateur remplaçant sera désigné provisoirement en tant qu’Administrateur par le
vote des Administrateurs qui sont en fonction, et
2.            L’Administrateur remplaçant restera en fonction jusqu’à la prochaine réunion de l’
Assemblée, à laquelle l’Assemblée Générale désignera un Administrateur parmi les candidats
nommés par les Membres A et B conformément aux dispositions de l’Article 5.
5.3.1.6  Les Représentants des Plateformes et des Plateformes Liées à REACH créées au sein de l’
Association, telles que visées à l’article 5.3.4.2 (v), les experts, et les Membres peuvent être invités
par les Administrateurs à assister aux réunions du Conseil d’Administration pour faire rapport sur les
activités de leurs Plateformes et Plateformes Liées à REACH et participer activement aux
discussions, mais n’ont pas le droit de vote concernant les décisions du Conseil d’Administration.
5.3.2.     Présidence, Vice-Présidence
5.3.2.1  Le Président et le Vice-Président de l’Association seront élus par l’Assemblée Générale
parmi les Administrateurs dont les candidatures ont été proposées par les Membres A conformément
à l’article 5.3.1.2, sur proposition du Conseil d’Administration. Le Vice-Président remplacera le
Président lorsque le Président n’est pas disponible.
Les présidents des Membres B peuvent être élus Président et Vice-Président de l'Association, à
condition qu'ils représentent en même temps un Membre A de l'Association et qu’ils aient été élus
par l'Assemblée Générale en tant qu’Administrateur de l'Association. Les Administrateurs Délégués
et les Secrétaires Généraux des Membres B sont exclus des positions de Présidents et Vice-
Présidents de l'Association.
5.3.2.2  Quand le mandat du Président ou Vice-Président devient vacant, le Conseil d’Administration
désignera le Président ou Vice-Président remplaçant. Le Président ou Vice-Président remplaçant
restera en fonction jusqu’à la prochaine réunion de l’Assemblée, et à l’occasion de laquelle l’
Assemblée Générale désignera un Président ou Vice-Président parmi les Administrateurs.
5.3.2.3  Le Président, ou s’il est empêché, le Vice-Président, présidera les réunions de l’Assemblée
Générale et du Conseil d’Administration.
5.3.3.     Durée des fonctions
La durée du mandat d’Administrateur, en ce compris le Président ou le Vice-Président, sera de trois
(3) ans, renouvelable sans limitation.
Le mandat d’un Administrateur prendra fin automatiquement en cas de mort, retrait/exclusion par l’
Assemblée Générale du Membre qui a désigné cet Administrateur, dans le cas où le Membre qui a
désigné cet Administrateur cesse d’être un Membre A ou un Membre B, dans le cas où l’
Administrateur a quitté le Membre A ou le Membre B qu’il représentait (par exemple un départ
volontaire, un licenciement, ou un départ à la pension), dans le cas d’une démission envoyée au
Secrétaire Général,
incapacité légale ou fin de la durée du mandat.
5.3.4.     Pouvoirs
5.3.4.1  Le Conseil est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire tous les actes de gestion qui
sont nécessaires ou utiles pour la poursuite de l’objet, des buts et des objectifs de l’Association, étant
toutefois entendu que le Conseil d’Administration est compétent pour les actes qui ne sont pas
expressément réservés à l’Assemblée Générale, et qu’il est chargé d’exécuter les décisions de l’
Assemblée Générale.
Cependant, en cas de procédure judiciaire, l’Association sera représentée par le Président ou le
Vice-Président, ou par le Secrétaire Général si cette tâche lui assigné par le Président ou le Vice-
Président, ou par un Administrateur assigné à cet effet par le Président ou le Vice-Président, ou par
un Membre de l’Association assigné à cet effet par le Président ou le Vice-Président. Les actes qui
seraient légalement contraignants pour l’Association vis-à-vis de parties tierces devront, excepté
dans le cas d’une autorisation spéciale ou de procuration, être signés par le Président ou le Vice-
Président ou le Secrétaire Général, qui ne devront pas justifier leurs pouvoirs vis-à-vis de tierces
parties.
5.3.4.2  Le Conseil aura une fonction exécutive et aura, entre autres, la responsabilité de :
(i)           Préparer les propositions à soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale
(ii)          Établir un registre des Membres et des décisions de l’Assemblée Générale
(iii)         Déterminer l’organisation de l’Association et de préparer le Règlement d’Ordre Intérieur
applicable à l’Association ;
(iv)         Préparer les propositions concernant l'acceptation, la suspension et/ou l'exclusion d'un
Membre ainsi que les propositions concernant les conditions spécifiques accompagnant cette
suspension ou exclusion, et en particulier, en ce qui concerne toute obligation de financement et le
droit d'utiliser, citer ou se référer à des informations; et le transfert de l'adhésion;
(v)          Recommander à l’Assemblée Générale la mise en place de Plateformes et de Plateformes
Liées à REACH lorsqu’il le juge nécessaire ou souhaitable pour réaliser l’objet, les buts et les
objectifs de l’Association;
(vi)         Préparer les propositions et/ou recommandations formulées par les Plateformes et les
Plateformes Liées à REACH ;
(vii)        Préparer les propositions concernant la nomination et/ou la cessation des fonctions de
Contrôleur Financier et de Trésorier ;
(viii)       Nommer et révoquer le Trustee de l’Association ;
(ix)         Faciliter la bonne communication entre toutes les parties concernées ;
(x)          Assurer la médiation en cas de désaccord ou disparité au sein ou entre les Plateformes ;
assurer la médiation en cas de désaccord ou disparité entre les Membres ;
(xi)         Décider de l'obtention de licences pour utiliser les études et les informations fournies par
des Membres et par des tiers ;
(xii)        Décider de l'octroi d'un droit d'utiliser les études et informations par des Membres et par des
tiers (y compris l'octroi de Lettres d'accès)
(xiii)       Représenter l’Association dans les procédures judiciaires aussi bien en tant que partie
demanderesse qu’en tant que défenderesse, étant entendu que l’Association sera représentée par le
Président ou par le Vice-Président, ou par le Secrétaire Général désigné à cet effet par le Président
ou le Vice-Président, ou par un Administrateur désigné à cet effet par le Président ou le Vice-
Président, ou par un Membre A de l’Association désigné à cet effet par le Président ou le Vice-
Président.
(xiv)       Engager, licencier, mettre fin aux contrats et/ou suspendre des employés, agents et
contractants et fixer leurs fonctions, les conditions de service et leur rémunération.
(xv)        Établir les comptes annuels pour l’exercice social passé, préparer le budget pour l’exercice
social suivant, et déterminer les cotisations annuelles des Membres de l’Association sur base du
budget approuvé par l’Assemblée Générale;
(xvi)       Mettre à disposition des Membres, aux moments, lieux et conditions préalablement
déterminés, la comptabilité ou d’autres documents de l’Association pour consultation.
5.3.4.3  Le Conseil peut déléguer les pouvoirs de gestion journalière de l’Association à un
Administrateur, ou à l’un des Membres ou à un tiers, agissant seul. La personne à qui la gestion
journalière de l’Association a été déléguée portera le titre de « Secrétaire Général ». Les pouvoirs de
gestion journalière du Secrétaire Général comprendront tous les actes et les décisions qui
n'excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’Association, ainsi que les actes et les décisions
qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne
justifient pas l'intervention du Conseil d’Administration.
5.3.4.4  Excepté en cas d’autorisation spéciale ou procuration, tous les documents qui contiennent
un engagement de la part de l’Association devront être signés par le Président ou le Vice- Président
ou le Secrétaire Général, qui ne doivent pas justifier leurs pouvoirs.
5.3.4.5  Les délégations de pouvoirs effectuées par le Conseil d’Administration conformément à ces
Statuts, en particulier la délégation de la gestion journalière, ou la délégation de pouvoirs à un
directeur, peuvent être révoquées par le Conseil à tout moment en tout ou en partie. La constitution
de Plateformes ou de Plateformes Liées à REACH et les délégations de pouvoirs y attachées n’
auront pas pour effet d’exonérer le Conseil ou tout Administrateur individuel de toute responsabilité
qui lui serait imposée par la loi.
5.3.5.     Réunions
5.3.5.1  Fréquence des réunions
Le Conseil d’Administration se réunira lorsqu’il est convoqué par le Président ou, si nécessaire, par
le Vice-Président de l’Association, ou par la majorité des Administrateurs, au moins deux (2) fois par
an, au siège de l’Association ou à tout autre endroit spécifié dans la lettre de convocation. Sur
proposition du Président ou, le cas échéant, du Vice-Président, les réunions du Conseil
d'Administration peuvent également se tenir et les décisions prises lors de ces réunions peuvent
l'être par tout moyen de communication électronique. Le Conseil d’Administration tiendra une réunion
peu de temps avant chaque Réunion Générale de l’Assemblée, ci-après dénommées « Réunion
préparatoire du Conseil d’Administration ».
5.3.5.2  Convocations
La notification de la réunion sera envoyée aux membres du Conseil d’Administration par courrier
électronique.
5.3.5.3  Règles de fonctionnement
Les règles de fonctionnement du Conseil d’Administration sont spécifiées dans le Règlement d’Ordre
Intérieur. Ce Règlement d’Ordre Intérieur peut, entre autres, spécifier les règles relatives au contenu
des procès-verbaux, à la présence des Administrateurs, du Président, du Vice-Président à la réunion
du Conseil, à la forme de l’ordre du jour de la réunion et à la façon selon laquelle des points peuvent
être ajoutés à l’ordre du jour. En outre, les décisions et les propositions de décision du Conseil
d'Administration prendront en considération l'expertise, les avis et les recommandations de la (des)
Plateforme(s) et de la (des) Plateforme(s) Liée(s) à REACH concernées.
5.3.5.4  Quorum de présence
Le Conseil peut uniquement délibérer valablement si au moins cinquante pourcent (50%) des
Administrateurs plus un (1) est présent ou représenté. Si le quorum n’est pas atteint, une autre
réunion doit être convoquée endéans les huit (8) jours calendrier. La seconde réunion est réputée
avoir un quorum valide quel que soit le nombre d'Administrateurs présents ou représentés.
5.3.5.5  Droits de vote
Dans l’hypothèse d’une égalité dans le vote, la personne qui préside la réunion, à savoir le Président
du Conseil d’Administration ou le Vice-Président, aura une voix prépondérante. Chaque
Administrateur dispose d’une voix.
5.3.5.6  Majorités
Sauf disposition contraire de ces Statuts, les résolutions seront adoptées à la majorité simple de
cinquante pourcent (50%) plus une (1) voix des Administrateurs présents ou représentés, ou si un ou
plusieurs Administrateurs s’abstient(s’abstiennent), à la majorité simple de cinquante pourcent (50%)
plus une (1) voix des autres Administrateurs présents ou représentés. En ce qui concerne les
décisions relatives à la (aux) Plateforme(s) Liée(s) à REACH, seuls les Administrateurs représentant
les Membres A auront un droit de vote.
Les résolutions adoptées doivent être établies par écrit et seront considérées comme acceptées si
elles sont signées à la majorité simple du nombre total d’Administrateurs. Les décisions du Conseil d’
Administration seront insérées dans un registre des procès-verbaux conservé au siège de l’
Association.
5.4. Trustee
Le Trustee est nommé et peut être remplacé par le Conseil d'Administration conformément à l'article
5.3.4.2, (viii).
Le rôle et les tâches du Trustee sont décrits dans le Règlement d’Ordre Intérieur.
5.5.        Commissaire aux comptes
Si l'Association dépasse deux ou plusieurs critères mentionnés à l'article 3:47, §2 de la Loi,
l'Assemblée Générale doit nommer un commissaire chargé de contrôler la situation financière, les
comptes annuels et la régularité, au regard de la loi et des statuts, des opérations à inscrire dans les
comptes annuels.
6.            CONFIDENTIALITÉ           -              NON-DIVULGATION      ET           NON-
UTILISATION                D’INFORMATIONS CONFIDENTIELLES
Chaque Membre accepte d'être lié par les engagements de confidentialité prévus dans le Règlement
d’Ordre Intérieur.
7.            DISPOSITIONS FINANCIÈRES
7.1.        Exercice social
L’exercice social commencera le 1er janvier et se terminera le 31 décembre.
7.2.        Comptes annuels
Les comptes annuels seront rédigés conformément à la Loi.
Le Conseil d’Administration doit soumettre pour approbation à l’Assemblée Générale les comptes
annuels de l’exercice social précédent et un budget pour l’exercice social suivant, dûment revu par le
Trésorier.
Lorsque l'Assemblée Générale délibère sur la base d'un rapport établi par le commissaire aux
comptes, celui-ci participera à la réunion soit en personne, soit par des moyens électroniques.
Après le vote des comptes annuels, l’Assemblée Générale prend, par vote séparé, une décision,
pour
chaque administrateur pris individuellement, visant ou non à lui accorder la décharge pour l’exercice
de ses fonctions en tant que membre du Conseil d’Administration lors de l’exercice social précédent.
Après l’approbation par l’Assemblée Générale, les comptes annuels de l’Association seront déposés
au greffe du Tribunal de l’Entreprise de l’arrondissement où l’Association a son siège.
7.3.        Cotisations des Membres
Les Membres contribueront aux coûts et dépenses de l’Association au moyen d’une cotisation d’
adhésion annuelle.
La cotisation d’adhésion annuelle sera calculée par le Secrétaire Général et sera soumise par le
Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale pour approbation.
Les cotisations annuelles pour un exercice social seront dues et exigibles comme spécifié par le
Règlement d’Ordre Intérieur.
L’Association peut solliciter des honoraires supplémentaires vis-à-vis des Membres qui souhaitent
que l’Association leur fournisse certains services spécifiques.
7.4.        Trésorier
L’Assemblée Générale nomme un Trésorier parmi les candidats proposés par le Conseil d’
Administration. Le Trésorier sera considéré comme un membre du Conseil d’Administration.
La durée du mandat de Trésorier sera de trois (3) ans. Il ou elle peut être réélu(e). La durée de son
mandat sera automatiquement terminée en cas de mort, retrait/révocation par l’Assemblée Générale,
dans le cas où le Membre dont le Trésorier est issu cesse d’être Membre, dans le cas où le Trésorier
a quitté le Membre pour lequel il travaillait (par exemple un départ volontaire, un licenciement, ou un
départ à la pension), de démission envoyée par écrit au Secrétaire Général, incapacité légale ou
expiration de la durée.
Les tâches et responsabilités du Trésorier sont établies par le Règlement d’Ordre Intérieur.
7.5.        Contrôleur Financier
L’Assemblée Générale nomme un Contrôleur Financier parmi les candidats proposés par le Conseil
d’Administration. Par souci d’indépendance, le Contrôleur Financier ne pourra pas être un membre
du Conseil d’Administration.
La durée du mandat de Contrôleur Financier sera déterminée par le Règlement d’Ordre Intérieur. Il
peut être réélu. La durée de son mandat sera automatiquement terminée en cas de mort,
retrait/révocation par l’Assemblée Générale, dans le cas où le Membre dont le Contrôleur Financier
est issu cesse d’être Membre, dans le cas où Contrôleur Financier a quitté le Membre pour lequel il
travaillait (par exemple un départ volontaire, un licenciement, ou un départ à la pension), démission
envoyées par écrit au Secrétaire Général, incapacité légale ou expiration de la durée.
Le Contrôleur fait rapport au Conseil d’Administration et, si nécessaire, à l’Assemblée Générale. Les
tâches et responsabilités du Contrôleur Financier sont déterminées par le Règlement d’Ordre
Intérieur.
8.            RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR
L’Assemblée Générale adoptera le Règlement d’Ordre Intérieur, préalablement approuvé et proposé
par le Conseil d’Administration. Le Règlement d’Ordre Intérieur sera compatible avec ces Statuts et
ses dispositions lieront les Membres de l’Association.
L’Association ne pourra être tenue comme personnellement responsable du respect et de l’
application conforme du Règlement d’Ordre Intérieur ou de toute autre règle décidée par le Conseil
d’Administration selon ces Articles d’Association par ses Membres.
9.            MODIFICATIONS DES STATUTS
9.1.        Une modification de l’objet de l’Association tel que mentionné dans ces Statuts, et des
activités qu’elle mènera pour réaliser l’objet de l’Association tel que détaillé dans ces Statuts, est
soumise à une approbation par arrêté royal.
9.2.        Toute modification aux Statuts sera déposée au greffe du Tribunal de l’Entreprise du siège
de l’Association et sera publiée dans les Annexes du Moniteur belge aux frais de l’Association.
10.          LIQUIDATION DE L’ASSOCIATION
Toute proposition de liquidation de l’Association doit émaner du Conseil d’Administration ou, au
moins, de la moitié des Membres de l’Association. Le Conseil d’Administration doit porter à la
connaissance des Membres, au moins un (1) mois à l’avance, la date de la Réunion de l’Assemblée
Générale qui décidera sur chacune de ces propositions.
L’Assemblée Générale devra déterminer la méthode et les détails de la liquidation de l’Association.
L’Assemblée Générale peut décider de la destination de la propriété et des avoirs de l’Association
liquidée après le règlement des dettes, et peut assigner l’actif net subsistant après la liquidation à
une association dont le but et les statuts sont le plus similaires possibles au but et aux statuts de l’
Association.
L’actif net subsistant après la liquidation ne peut être distribué aux Membres qu’à concurrence d’un
montant équivalent, au maximum, à leurs contributions respectives.
11.          DIVERS
11.1.      Hiérarchie des versions des présents Statuts
Ces Statuts ont été rédigés en français et en anglais. En cas de litige, la version française prévaudra.
11.2.      Droit applicable
En outre, tout ce qui n’a pas été prévu par ces Statuts sera réglé par la loi belge en général et la Loi,
sous réserve de ce qui est prévu par le Règlement d’Ordre Intérieur.
11.3.      Litiges
Tout litige entre l’Association et l’un de ses Membres ou un membre du Conseil d’Administration,
ainsi que tout litige entre un ou plusieurs Membres de l’Association et un ou plusieurs membres du
Conseil d’Administration sera définitivement résolu, conformément aux Règles d’Arbitrage prévues
par le Centre belge d’Arbitrage et de Médiation (CEPANI), par un ou plusieurs arbitres désignés
conformément à ces règles.
Le lieu de l’arbitrage sera Bruxelles, Belgique. L’arbitrage sera mené en Anglais.".
(…)
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l’extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence, le
texte coordonné des statuts).
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173, 1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Peter Van Melkebeke
Notaire