N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : European Space Weather and Space Climate Association
(en abrégé) : E-SWAN
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Circulaire 7
 : 1180 Uccle
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
Il résulte d'un acte reçu le dix-neuf avril deux mille vingt-deux, devant Maître Peter Van Melkebeke,
Notaire à Bruxelles, qui contient à la fin la mention d'enregistrement suivante :
"Enregistré 22 rôles 0 renvoi au bureau d'enregistrement Bureau Sécurité Juridique Bruxelles 2 le
vingt avril deux mille vingt-deux. Référence ACP (5) Volume 000 Folio 000 Case 9008. Droits perçus:
cinquante euros zéro eurocent (€ 50,000). Le receveur (signé) "
que :
1)   Madame BELECHAKI Anna, née à Athènes (Grèce) le 22 mars 1965, domiciliée à Peloponnisou
str., 35A, Agia Paraskevi 15341 (Grèce) ;
2)   Monsieur BISI Mario Mark, né à Abergavenny (Royaume-Uni) le 21 février 1980, domicilié à
Magor, Monmouthshire, NP26 3GF (Royaume-Uni), Seymour Way 3 ;
3)   Monsieur BOUSQUET Denis Joseph, né à Carcassonne (France) le 22 mai 1975, domicilié à
92370 Chaville (France), Avenue Roger Salengro 1790 ;
4)   Monsieur CESSATEUR Gaël Lucien Gérard, né à Poissy (France) le 25 février 1984, domicilié à
1500 Halle (Belgique), Prins van Luiklaan 34 ;
5)   Madame CHABANSKI Sophie Caroline, née à Ixelles (Belgique) le 28 octobre 1970, domiciliée à
1180 Uccle, Avenue Buysdelle 86 ;
6)   Madame CLARKE Ellen, née à Edimbourg (Ecosse) le 16 septembre 1964, domiciliée à
Midlothian EH26 9LZ (Royaume-Uni), Gowanbank Nine Mile Burn ;
7)   Monsieur DAGLIS Ioannis, né à Drama (Grèce) le 22 mai 1964, domicilié à 15235 Vrilissia
(Grèce), Dodekanisou 39 ;
8) Madame DUMBOVIC  Mateja, née à Zagreb (Croatie) le 9 mai 1984, domicilié à HR-10000 Zagreb
(Croatie), Injaticka 7 ;
9) Monsieur FAY-SIEBENBÜRGEN Robert, né à Budapest (Hongrie) le 13 mai 1964, domicilié à
Sheffield S3 7RH (Royaume-Uni), Hounsfield Road, Hicks Bldg ;
10) Monsieur GUERRERO ORTEGA Antonio, né à Ronda (Espagne) le 21 décembre 1981, domicilié
à Alcalá de Henares, 28806 Madrid (Espagne), Calle Rafael Sánchez Ferlosio, 7, Portal 3, Ático ;
11) Monsieur HÄGGSTRÖM Bengt Ingemar, né à Hudiksvall (Suède) le 14 janvier 1958, domicilié à
SE-16964 Solna (Suède), Hagalundsgatan 32:2203 ;
12) Madame KORSOS Marianna Brigitta, née à Hodmezovasarhely (Hongrie) le 22 janvier 1984,
domiciliée à Hódmezovásárhely H-6800 (Hongrie), Könyök Street 1a ;
13) Monsieur LAPENTA Giovanni, né à Turin (Italie) le 29 octobre 1965, domicilié à 3040
Huldenberg, Vranksberg 47 ;
14) Monsieur LILENSTEN Jean, né à Paris (France) le 15 mars 1958, domicilié à 38950 Quaix-en-
Chartreuse (France), Route du Gua 298 ;
15) Madame MOROZOVA Anna, née en Russie le 22 avril 1972, domiciliée à Coimbra 3000-194
(Portugal), Rua Francisco Sá Carneiro, lt 7, 6º DT ;
16) Madame MURRAY Sophie Ann, née au Royaume-Uni le 23 septembre 1985, domiciliée à
Sallins, Co. Kildare, W91 DFF (Irlande), Straffan Way 14 ;
17) Madame OBRAZOVA Dalia, née en Lituanie le 5 octobre 1960, domiciliée à 14300 Prague 4
0788386997
Volet B
(République tchèque), Revoluce 1520/28 ;
18) Monsieur OPGENOORTH Hermann Josef, né à Bottrop (Allemagne) le 30 décembre 1951,
75591 Uppsala (Suède), Oevernaes 186 ;
19) Monsieur PAGANO Paolo, né à Palerme (Italie) le 5 juin 1980, domicilié à 90143 Palerme (Italie),
Via Giovanni Bonanno 51 ;
20) Madame PALIN Laurianne Beryl Marianne, née à Paris (France) le 31 octobre 1986, domiciliée à
31500 Toulouse (France), Avenue de Castres 65 ;
21) Monsieur MUNHOZ PEIXINHO MIGUEL Nuno Vasco, né à Torres Vedras (Portugal) le 9 février
1971, domicilié à 3030-175 Coimbra (Portugal), Rua do Brasil 307, 4.º C ;
22) Monsieur RIBEIRO FERREIRA PINTO Rui Nelson, né à Porto (Portugal) le 4 décembre 1981,
domicilié à 78300 Poissy (France), Rue Saint-Barthélémy 26bis ;
23) Monsieur POEDTS Stefaan Maria William, né à Etterbeek (Belgique) le 13 octobre 1962,
domicilié à 3110 Rotselaar (Belgique), Regastraat 29 ;
24) Madame SKENDER Marina, née à Zagreb (Croatie) le 27 septembre 1973, domiciliée à HR-
10090 Zagreb (Croatie), Vrapcanska Putina 27 ;
25) Monsieur SPOGLI Luca, né à Rome (Italie) le 22 juin 1977, domicilié à 00164 Rome (Italie), Via
Silvestri 226 ;
26) Madame TSANGOURI Ioanna, née à Montréal (Canada) le 2 septembre 1970, domiciliée à
11851 Athènes (Grèce), Ramnousion 9 ;
27) Monsieur URBAR Jaroslav, né à Kladno (République tchèque) le 20 janvier 1984, domicilié à
27351 Pletený Újezd (République tchèque), 9. kvetna 162 ; et
28) Monsieur VAN der LINDEN Ronald August Mathilde, né à Herentals (Belgique) le 31 mars 1965,
domicilié à 7850 Enghien (Belgique), Rue de la Fontaine à Louche 204 ;
ont constitué l'association internationale sans but lucratif dont les statuts sont les suivants:
Introduction aux statuts
L'Association européenne de météorologie de l'espace et de climatologie de l'espace (European
Space Weather and Space Climate Association, E-SWAN) (ci-après dénommée l'Association) est
créée à la suite d'une vaste initiative de collaboration intitulée "Quo Vadis European Space Weather
?", qui a rassemblé des centaines de participants dans le domaine de la météorologie de l'espace et
de la climatologie de l'espace à travers le monde et dont les principaux objectifs et aspects sont
décrits dans un article programmatique par Lilensten et al., 2021, évalué par les pairs (doi : 10.1051
/swsc/2021009).
Articles
Article 1 : Dénomination et durée
L'Association internationale sans but lucratif est dénommée : European Space Weather and Space
Climate Association, en abrégé E-SWAN (ci-après dénommée l'Association). Elle est constituée à
durée indéterminée.
L'Association est soumise au Code des sociétés et des associations, et en particulier aux
dispositions contenues dans le Livre X du Code des sociétés et des associations.
Article 2 : Siège
Le siège de l'Association est sis en Région bruxelloise, Belgique.
Le siège de l'Association peut être transféré en tout autre lieu en Belgique par décision du Directoire
exécutif, sous réserve de l'application des lois sur l'emploi des langues.
Tout transfert de Région nécessite une modification des statuts. Un changement de siège doit être
publié aux Annexes du Moniteur belge.
Article 3 : But et activités
(1) L'Association a pour but d'unir, de soutenir et de développer les activités de météorologie de
l'espace et de climatologie de l'espace (ci-après "SWSC") en Europe.
(2) L'Association fonctionne sur une base non lucrative et ne poursuit pas de buts économiques.
L'Association peut avoir des activités économiques, peut effectuer des transactions et réaliser des
profits, cependant, tout profit réalisé sera réinvesti dans les activités de l'Association. Elle poursuit
uniquement et directement des buts non lucratifs.
(3) Le but de l'Association est notamment soutenu par les activités suivantes :
a.   organisation ou co-organisation de conférences et/ou d'autres événements d'actualité sur le
SWSC en Europe ;
b.   utilisation complémentaire de médias pour la diffusion des connaissances scientifiques ;
c.   soutien des scientifiques en début de carrière travaillant en Europe en leur fournissant des
conseils et en favorisant la communication ;
d.   promotion de l'éducation et de la formation approfondie par le biais d'opportunités de formation
continue en Europe ;
e.   maintien et amélioration de la coopération internationale (au niveau mondial) ;
f.   honorer et promouvoir des réalisations scientifiques et des scientifiques exceptionnels en
décernant des prix et des médailles ;
Volet B
g.   sensibiliser pour promouvoir le SWSC (en mettant l'accent sur l'Europe) ;
h.   encourager la création de réseaux de scientifiques, d'ingénieurs, de parties prenantes et
d'utilisateurs finaux afin qu'ils puissent organiser des activités conjointes, principalement en Europe ;
i.   sensibiliser et soutenir tous les secteurs d'activité susceptibles d'être affectés par la météorologie
de l'espace et/ou la climatologie de l'espace, en se concentrant sur l'Europe ;
j.   soutenir les activités d'édition/publication liées au SWSC (par exemple, journal, communiqués de
presse) ;
k.   faire du lobbying et influencer l'agenda et les programmes de travail des organisations nationales
et internationales et des décideurs en faveur du SWSC en mettant l'accent sur l'Europe ;
l.   collaborer avec d'autres organisations internationales similaires ; et
m.   viser à représenter la communauté européenne de SWSC dans d'autres communautés et
d'autres régions du monde.
(4) L'Association soutient les données ouvertes, la science ouverte et le libre accès à celles-ci.
(5) L'Association s'efforcera d'entreprendre toutes ses activités de manière à être compatible avec
les principes d'une société durable.
Article 4 : Adhésion
(1) Toute personne physique ayant un intérêt et/ou une compétence dans le domaine de la
météorologie de l'espace et/ou de la climatologie de l'espace peut devenir un membre de
l'Association, indépendamment de son origine nationale ou de sa résidence. Tous les membres sont
invités à participer activement aux initiatives, discussions, votes et autres activités de l'Association,
comme indiqué dans les présents statuts et dans le règlement intérieur associé.
(2) Seuls les membres dont l'affiliation est basée dans un des pays de l'Europe géographique sont
éligibles pour être nommés et ensuite élus au Directoire exécutif (EB) de l'Association. Tous les
autres rôles/catégories sont ouverts à tous les membres et tous les membres ont le droit de vote.
(3) Tous les rôles de membres, y compris ceux élus au Directoire exécutif, sont assortis de la
condition que l'élection à un tel rôle n'entraîne pas de conflit d'intérêts avec leur emploi/activité/poste
ou organisation/employeur.
(4) Les personnes intéressées à devenir membres soumettront par voie électronique leur prénom,
leur nom, leurs coordonnées électroniques, leur affiliation (ou leur auto-représentation), le pays de
leur affiliation (ou dans le cas d'une auto-représentation, leur pays de résidence), ainsi qu'une brève
description de leurs activités liées à la météorologie de l'espace et/ou à la climatologie de l'espace.
Le Directoire exécutif se réserve le droit d'examiner (et de rejeter) toute candidature en cas de conflit
d'intérêt et/ou de non-conformité avec les intérêts/activités principaux de l'Association tels que définis
au point (1).
(5) Les frais d'adhésion sont annoncés sur les pages web de l'Association, y compris toute
remise/dispense applicable.
(6) Cessation de l'affiliation
a.   L'affiliation prend fin
*    Par la démission du membre ;
*    Par le décès du membre ;
*    Par la révocation du membre ; et
*    Par la dissolution de l'Association.
b.   Un membre peut à tout moment présenter une démission écrite au Directoire exécutif, après
avoir réglé ses dettes envers l'Association ; la démission sera effective un (1) mois après la réception
de la demande de démission.
c.   Tout membre qui n'a pas payé sa cotisation (annuelle) sera considéré comme démissionnaire.
d.   La révocation d'un membre ne peut être votée que par l'Assemblée générale et sur proposition
du Directoire exécutif. Le membre concerné ne participe pas au vote. Le Directoire exécutif peut
proposer une révocation si un membre ne remplit plus ses obligations envers l'Association, ou agit
contre l'intérêt de l'Association ou si une majorité de l'Assemblée générale demande la révocation
pour un motif grave ; le membre concerné doit d'abord être informé et entendu par le Directoire
exécutif.
e.   Le membre démissionnaire ou révoqué et ses héritiers ou les héritiers légaux d'un membre
décédé ne peuvent prétendre à aucun bien de l'Association, ni au remboursement de montants ou
de contributions précédemment versés à l'Association.
Article 5 : Organes principaux
Les organes principaux de l'Association sont l'Assemblée générale et le Directoire exécutif.
Article 6 : L'Assemblée générale (AG)
L'Assemblée générale est formée par tous les membres de l'Association.
(1) L'Assemblée générale ordinaire a lieu une fois par année civile, de préférence pendant la
Semaine européenne de la météorologie de l'espace (ESWW).
(2) Une Assemblée générale extraordinaire doit être convoquée par le Directoire exécutif ou par une
demande écrite avec le soutien avéré d'au moins 5% des membres envoyée au Directoire exécutif,
Volet B
exposant clairement les raisons et le but d'une telle réunion. L'Assemblée générale extraordinaire
aura lieu au maximum trois mois après la date de réception de la demande écrite par le Directoire
exécutif.
(3) L'Assemblée générale ordinaire et extraordinaire est dirigée par le Bureau de l'Assemblée
composé d'un Président et, si nécessaire, d'un Secrétaire et d'un ou deux scrutateurs. Le Bureau de
l'Assemblée assiste en personne à l'Assemblée générale. Le Directoire exécutif fixe la composition
du Bureau de l'Assemblée. Le Bureau de l'Assemblée n'est nommé que pour cette réunion
spécifique.
(4) Tout membre de l'Association peut participer à l'Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire
et aux discussions et tous les membres sont également éligibles pour voter sur toutes les questions.
Chaque membre dispose d'une voix pour chaque question. L'Assemblée générale peut être une
réunion en personne et/ou en ligne.
Chaque membre peut participer à distance à l'Assemblée générale par le biais d'un moyen de
communication électronique mis à disposition par l'Association. Les membres qui participent à
l'Assemblée générale de cette manière sont considérés présents à l'endroit où se tient l'Assemblée
générale pour les besoins des exigences relatives au quorum et à la majorité.
(5) Le Directoire exécutif peut demander qu'une Assemblée générale se déroule en personne. Dans
ce cas, chaque membre peut être représenté par un mandataire, qui doit être un membre. Les
procurations doivent être signées. Les procurations peuvent être communiquées par lettre, e-mail ou
tout autre moyen et doivent être déposées au Bureau de l'Assemblée au moins une semaine avant la
tenue de l'assemblée. Tout membre peut être mandataire pour un maximum de trois membres
empêchés de participer à l'Assemblée générale.
(6) Le Directoire exécutif doit annoncer toute Assemblée générale (date, heure, lieu(x) et ordre du
jour, composition du Bureau de l'Assemblée) au plus tard deux semaines avant la date de
l'Assemblée générale. L'invitation est envoyée par courrier électronique ou par tout autre moyen
électronique à toutes les personnes figurant sur la liste des membres (les annonces publiques plus
larges sont autorisées). L'ordre du jour annoncé dans l'invitation comprend le contenu essentiel des
points à voter ainsi que toute autre question à aborder ou à discuter. Les documents pertinents sont
mis à la disposition de tous les membres au plus tard 72 heures avant la réunion sous forme
électronique. La convocation est considérée comme reçue dès son envoi aux dernières coordonnées
électroniques indiquées par le membre de l'Association. Le délai de convocation est calculé à partir
de l'heure d'envoi.
(7) L'Assemblée générale atteint le quorum si 50 membres ou 50% des membres sont présents ou
représentés, le nombre le plus faible étant retenu. Si le quorum n'est pas atteint, une autre réunion
de l'Assemblée générale sera convoquée (en utilisant le même délai de convocation donné au (6),
comme pour toute autre réunion de l'Assemblée générale) qui délibérera et décidera alors
valablement quel que soit le nombre de membres présents. Ce dernier point sera indiqué dans
l'invitation. Les mêmes règles d'invitation et de délai s'appliquent en conséquence. Cette deuxième
assemblée peut se dérouler comme mentionné au (11).
(8) Le Bureau de l'Assemblée générale est chargé de présenter le contenu de la réunion, d'organiser
les votes et la discussion, et de sélectionner deux volontaires non membres du Directoire exécutif
présents à la réunion pour approuver le projet de procès-verbal.
(9) L'Assemblée générale est responsable des tâches suivantes :
a.   Elire les candidats annoncés par le Conseil pour la composition des membres du Directoire
exécutif ;
b.   Approuver le budget de l'Association établi par le Directoire exécutif ;
c.   Signaler toute modification de la (des) cotisation(s)/procédure(s) de l'Association décidée par le
Directoire exécutif ;
d.   Approuver rapport annuel établi par le Directoire exécutif ;
e.   Approuver les statuts et le règlement électoral de l'Association proposés par le Directoire exécutif
;
f.   Approuver les amendements aux Statuts (le cas échéant) ;
g.   Approuver la dissolution de l'Association ;
h.   Et, dans d'autres cas où la loi et/ou les statuts et/ou le règlement intérieur exigent une décision
de l'Assemblée générale.
(10) L'Assemblée générale doit faire l'objet d'un procès-verbal reprenant l'essentiel de son contenu.
Le président et le secrétaire du Bureau de l'Assemblée doivent signer le procès-verbal prêt à être
approuvé par deux participants non membres du Directoire exécutif qui se portent volontaires pour
approuver le procès-verbal de manière indépendante. Ces procès-verbaux approuvés doivent être
rendus accessibles électroniquement à tous les membres via le site Internet de l'Association, au plus
tard deux mois après l'Assemblée Générale et au moins trois semaines avant l'Assemblée Générale
suivante.
(11) A l'exception des décisions qui doivent être constatées dans un acte notarié, les membres
Volet B
peuvent décider par une procédure écrite, qui peut prendre la forme d'un vote électronique ou de tout
autre moyen de communication, sur toutes les questions pour lesquelles l'Assemblée générale est
compétente. La procédure écrite peut intervenir à tout moment et pas nécessairement à l'occasion
de l'Assemblée générale ordinaire.
A cette fin, le Directoire exécutif enverra une invitation à tous les membres, au moins deux semaines
avant l'ouverture de la procédure écrite, mentionnant l'ordre du jour et les propositions de décisions à
prendre, avec demande aux membres de voter dans le délai mentionné dans le formulaire de vote
selon les modalités et la date limite prévues dans l'invitation au vote. Les documents pertinents sont
mis à la disposition de tous les membres sous forme électronique au plus tard 72 heures avant le
vote. L'invitation est considérée comme reçue dès son envoi aux dernières coordonnées
électroniques indiquées par le membre de l'Association. Le délai de notification est calculé à partir de
l'heure d'envoi. Les membres disposeront d'au moins deux jours ouvrables pour exprimer leur vote.
Tous les membres sont autorisés à voter. Les décisions sont considérées prises selon la procédure
écrite par l'approbation de la majorité mentionnée au (12).
(12) Toute décision des membres requiert une majorité simple des votes valides exprimés, sauf si les
présents statuts en disposent autrement. Les abstentions et les votes nuls ne sont pas
comptabilisés.
(13) Les votes obligatoires comprennent entre autres
a.   L'élection des membres du Directoire exécutif ;
b.   L'approbation annuelle du budget de l'Association établi par le Directoire exécutif ;
c.   Approbation annuelle du rapport annuel établi par le Directoire exécutif ;
d.   Approbation des statuts et du règlement électoral de l'Association proposés par le Directoire
exécutif ;
e.   Approbation de l'organisation de la gestion journalière proposée par l'Administrateur exécutif ;
f.   Approbation de toute modification des statuts (le cas échéant) ;
g.   Approbation de la dissolution de l'Association.
Article 7 : Le Directoire exécutif
(1) Le Directoire exécutif est composé des six personnes suivantes : le président (de l'Association),
le vice-président (de l'Association), le secrétaire général (de l'Association), le trésorier (de
l'Association), l'Administrateur exécutif et le président du Conseil (de l'Association, ou son délégué).
Le président, le vice-président, le secrétaire général, l'Administrateur exécutif et le trésorier sont tous
élus par l'Assemblée générale, tandis que le président du Conseil (ou son délégué) est nommé par le
Conseil en tant que membre de droit du Directoire exécutif.
(2) Le Directoire exécutif se réunit lorsque cela est nécessaire, mais au moins deux (2) fois par an.
La réunion du Directoire exécutif peut être une réunion en personne et/ou en ligne. La convocation à
une réunion du Directoire exécutif est envoyée par courrier électronique ou par tout autre moyen de
communication écrite. La convocation mentionnera le lieu, la date et l'heure de la réunion, ainsi que
les points de l'ordre du jour.
(3) Une décision du Directoire exécutif n'est valable que si tous les membres du Directoire exécutif
sont présents ou représentés. Un membre du Directoire exécutif peut se faire représenter par un
autre membre du Directoire exécutif. Tout membre du Directoire exécutif ne peut représenter qu'un
autre membre du Directoire exécutif au maximum. Si tous les membres du Directoire exécutif ne sont
pas présents ou représentés, les membres présents du Directoire exécutif ne peuvent agir que dans
le but de tenir une assemblée générale.
(4) Sauf si les statuts ou le Directoire exécutif (dans une décision unanime) prévoient une autre
majorité, toutes les décisions du Directoire exécutif sont prises à une majorité de ?.
(5) Rôles du Directoire exécutif : Les membres du Directoire exécutif travaillent bénévolement. Seuls
leurs frais avérés sont remboursés. Leurs rôles sont :
a.   Gérer l'Association conformément aux présents statuts ;
b.   Mettre en œuvre les résolutions des procédures de vote/décision de l'Assemblée générale et
prendre en compte les recommandations du Conseil ;
c.   Rendre compte de toute mise en œuvre à l'Assemblée générale et au Conseil ;
d.   Décider de toute modification de la cotisation des membres ;
e.   Établir le rapport annuel et le budget annuel de l'Association ;
f.   Approuver les statuts des organes subsidiaires proposés par les organes subsidiaires ;
g.   Toute autre tâche/activité nécessaire au fonctionnement de l'Association.
(6) Désignation et durée du mandat des membres du Directoire exécutif :
a.   Le mandat de membre du Directoire exécutif est valable pour un maximum de huit années
consécutives, sauf dans les cas décrits dans les présents statuts. Une interruption minimale de
quatre ans est nécessaire pour que toute continuation soit considérée comme non consécutive.
b.   Le président, le vice-président, le secrétaire général et le trésorier sont élus parmi les membres
de l'Association. Avant chaque élection, le Conseil dresse la liste des candidats issus des
candidatures et des propositions reçues des membres de l'Association, conformément aux statuts
Volet B
associés, qui comprendra des candidats appropriés pour la succession des membres du Directoire
exécutif.
c.   Un membre peut se porter candidat pour devenir membre du Conseil d'administration (auto-
nomination) ou un membre peut proposer un autre membre comme candidat pour devenir membre
du Conseil d'administration (nomination par un tiers). Une nomination par un tiers n'est possible
qu'après que le candidat ait été informé et ait accepté d'être nommé. Le Conseil invite les membres à
soumettre une candidature ou une proposition par voie électronique. Si un candidat ou un candidat
proposé ne convient pas selon l'évaluation du Conseil, le candidat est retiré de la liste. La nomination
de membres âgés de moins de 18 ans est exclue.
d.   La durée du mandat de Président est de deux ans (dans le cadre d'une rotation de quatre ans).
Ce qui suit s'applique au vice-président : Le président élu devient vice-président pendant un an avant
de commencer son mandat de président et pendant l'année qui suit immédiatement son mandat de
président de deux ans. La personne élue est donc membre du Directoire exécutif pendant quatre ans
et peut être réélue une fois de plus consécutivement, même si, ce faisant, elle dépasse le total de
huit années au Directoire exécutif.
e.   La durée du mandat du Secrétaire général et du Trésorier est de deux ans. Ils peuvent être
réélus immédiatement et à plusieurs reprises à ce poste jusqu'à un maximum de huit ans.
f.   Six parmi les Fondateurs de l'Association assumeront les rôles de Directoire exécutif jusqu'à ce
que la première Assemblée générale puisse être convoquée. Ensuite, un président et un vice-
président seront élus lors de l'assemblée générale de l'Association. Après un an de mandat, ils
inverseront leurs rôles : le vice-président deviendra président pour deux ans et le président
deviendra vice-président pour un an. Deux ans après l'entrée en fonction dans l'Association, un
nouveau vote remplacera le Vice-président (Président élu) et le point (d) s'appliquera dorénavant en
commençant la rotation complète de quatre ans.
g.   Chaque membre élu du Directoire exécutif entre en fonction à la fin de l'ESWW respectif dans
lequel l'Assemblée générale a eu lieu (ou à la fin de la semaine civile si l'Assemblée générale inclut
le vote du Directoire exécutif en dehors de l'ESWW). Leur mandat prend fin lorsque leur successeur
respectif entre en fonction selon le même processus, à moins qu'ils ne soient éligibles et soient
réélus par la suite. Si un membre du Directoire exécutif quitte ses fonctions avant la date de fin
prévue, le Conseil coopte un membre remplaçant pour le reste du mandat. Si le président quitte ses
fonctions avant la date d'expiration prévue, le vice-président le remplace immédiatement pour la
durée restante du mandat et poursuit ensuite la rotation de quatre ans. Cette nomination doit être
communiquée aux membres et inclure le vice-président nouvellement coopté en temps voulu.
h.   Le président, le vice-président, le secrétaire général, l'Administrateur exécutif et le trésorier ne
peuvent être révoqués qu'avec un motif valable par une résolution de l'Assemblée générale. Le
président du Conseil ne peut être révoqué que par le Conseil. Les membres du Directoire exécutif
peuvent eux-mêmes démissionner au moyen d'une déclaration écrite adressée à l'Assemblée
générale.
Article 8 : Organes subsidiaires
L'Association a des organes subsidiaires dont quatre sont obligatoire : le Conseil, le Comité des
distinctions, le Comité des publications et le Comité de programme (CP) de la Semaine européenne
de la météorologie de l'espace (ESWW).
Tout nouvel organe subsidiaire ne peut faire partie de l'Association que lorsque le Directoire exécutif
a approuvé son règlement intérieur.
Les règles de dissolution d'un organe subsidiaire sont définies dans le règlement intérieur de
l'Association.
Article 9 : Le Comité des distinctions
(1) Le Comité des distinctions est formé par le Président du Comité des distinctions qui est élu par
l'Assemblée générale et les membres qui sont nommés dans le Comité des distinctions selon le
règlement intérieur du Comité. Un vice-président est ensuite élu parmi les membres du Comité des
distinctions. Les détails concernant les conditions de candidature à la présidence du Comité des
distinctions, la durée du mandat et les activités du Comité des distinctions sont décrits dans le
règlement intérieur du Comité. Un membre du Comité des distinctions (décidé par le Comité des
distinctions) sera un membre du conseil de l'Association. La personne proposée pour le Conseil ne
peut pas être membre du Directoire exécutif. La durée et la révocation de tous les membres et la
présidence du Comité des distinctions ainsi que toutes les autres procédures au-delà de ces statuts
sont définies par le règlement intérieur.
(2) Le Comité des distinctions est chargé de proposer les lauréats des trois médailles internationales
SWSC aux trois Académies des Sciences de Norvège, de Russie et de Belgique. Ces trois médailles
internationales SWSC sont respectivement les médailles Birkeland, Chizhevsky et Nicolet. Leur
description est donnée dans le règlement du Comité ainsi que la fréquence à laquelle elles sont
décernées. Le Comité des distinctions peut décider de créer d'autres distinctions dans le cadre du
SWSC, qui peuvent inclure d'autres académies des sciences ou être indépendants de toute
Volet B
académie des sciences. Les mécanismes en sont définis par le règlement intérieur du Comité.
(3) Le Comité des distinctions décide quand organiser un appel à médailles. Il organise le concours
pour les médailles depuis l'annonce jusqu'à la décision finale qui est ensuite annoncée lors de la
cérémonie de remise des médailles. La cérémonie de remise des médailles est co-organisée par le
Comité des distinctions (de préférence à l'ESWW) et en collaboration avec le Comité de programme
de l'ESWW.
(4) Le Comité des distinctions peut établir son propre règlement intérieur et a la pleine responsabilité
déléguée de ces tâches/de ces fonctions.
Article 10 : Le Comité des publications
(1) Le Comité des publications, entre autres tâches décrites dans le règlement du Comité, prend des
décisions sur tout ce qui concerne le Journal of Space Weather and Space Climate (JSWSC), à
l'exception explicite des négociations avec l'éditeur concernant :
*    Le contrat entre l'Association et l'Éditeur ;
*    L'évolution des frais de traitement des articles ; et
*    La rémunération des rédacteurs du JSWSC.
(2) Le Comité des publications est formé de sept membres : quatre éditeurs du JSWSC (au moins
trois de la direction du JSWSC), et trois autres sont élus parmi les membres de l'Association. Il est
dirigé par un président et un vice-président. Le président (ou un membre désigné) et un autre
membre désigné seront des membres du Conseil de l'Association, soit deux membres du Comité des
publications au total. Les nominations sont décidées par le Comité des publications. Ce Comité
nomme ses membres. Aucune des personnes proposées pour le Conseil ne peut être membre du
Directoire exécutif.
(3) Le président ne peut être qu'un des rédacteurs en chef du JSWSC. Le vice-président est l'un des
trois membres élus de l'Association visés au (2) et est élu en interne par le Comité des publications.
La durée et la révocation de tous les postes de membre et de président du Comité des publications
ainsi que les procédures pour devenir membre élu du Comité des publications sont définies par le
règlement intérieur du Comité des publications.
(4) Le Comité des publications peut établir son propre règlement intérieur et a la pleine responsabilité
déléguée de ces tâches/de ces fonctions.
Article 11 : Comité de programme (CP) de la Semaine européenne de la météorologie de l'espace
(ESWW)
(1) Le Comité de programme de la Semaine européenne de météorologie de l'espace est
responsable de l'organisation de la ESWW annuelle en collaboration avec un Comité d'organisation
local (LOC - décidé par le biais du règlement intérieur et des procédures / processus internes au
Comité de programme de la ESWW). Le président, les membres et l'organisation du Comité de
programme de la ESWW (y compris la durée des mandats) sont tous définis par le règlement
intérieur du Comité. Deux membres choisis par le Comité de programme de la ESWW seront
membres du Conseil de l'Association (de façon générale le président et un autre membre). Le
Comité de programme de la ESWW nomme ses membres. Aucune des personnes proposées pour
le Conseil ne peut être membre du Directoire exécutif.
(2) Les autres activités détaillées du Comité de programme de la ESWW sont décrites dans le
règlement intérieur du Comité de programme de la ESWW.
(3) Le Comité de programme de la ESWW peut établir son propre règlement intérieur et se voit
déléguer l'entière responsabilité de ces tâches et fonctions.
Article 12 : Le Conseil
(1) Le Conseil fournit des recommandations au Directoire exécutif et se réunit au moins une fois par
an et au moins un mois avant la réunion envisagée de la ESWW, afin que le Directoire exécutif ait
suffisamment de temps pour réfléchir et agir sur les recommandations qu'il choisit de faire.
(2) Le Conseil est composé des représentants des Comités des distinctions, des publications et du
programme de ESWW, ainsi que du ou des représentants de tout comité nouvellement créé,
conformément au règlement intérieur de l'Association.
(3) Le Conseil compte également des membres élus, tels que définis dans le règlement intérieur du
Conseil, afin d'assurer une représentation aussi diversifiée que possible des communautés SWSC
(par exemple, les fournisseurs de services, les scientifiques/chercheurs, les ingénieurs, les
utilisateurs finaux, les prévisionnistes, les décideurs, les responsables de la vulgarisation, etc.). Les
nominations de personnes au Conseil peuvent être proposées par des entreprises/organisations
pour représenter leurs intérêts respectifs au Conseil.
(4) Le Conseil doit compter un minimum de cinq (5) membres, le nombre maximum étant défini dans
le règlement intérieur, et une réunion est considérée comme valide si quatre (4) membres ou 50 %
des membres sont présents ou représentés, le nombre le plus élevé étant retenu.
(5) Le Conseil élit son propre président parmi ses membres. Le président du Conseil occupera
également un siège au Directoire exécutif en tant que membre de droit, à condition qu'il réponde aux
critères pour devenir membre du Directoire exécutif, tels que définis dans les statuts, ou qu'un
Volet B
délégué désigné répondant à ces critères soit choisi au sein du Conseil.
(6) Le Conseil peut coopter des membres supplémentaires lorsque l'étendue des connaissances, de
l'expertise et de l'expérience au sein de SWSC n'est pas considérée comme suffisamment diversifiée
pour mieux remplir le point (3).
(7) Le Conseil établit ses propres règlements intérieurs.
Article 13 : La gestion journalière
L'Administrateur exécutif est responsable de l'organisation de la gestion journalière. L'Administrateur
exécutif propose au Directoire exécutif la manière dont la gestion journalière peut être organisée (par
le biais de volontaires, d'employés ou de sous-traitance, qui peuvent être externes à l'Association).
Cette proposition est décidée par l'Assemblée générale sur recommandation du Directoire exécutif.
Article 14 : Représentants
Le Président est seul habilité à représenter l'Association tant en justice qu'en dehors - le Vice-
président ne représente l'Association qu'en cas d'indisponibilité du Président ou à la demande du
Président, avec l'accord du Vice-président (ou si le Président n'est plus en fonction ou a été démis de
ses fonctions).
Article 15 : Conditions de modification des statuts
(1) Pour modifier les statuts, un vote des membres requiert une majorité de ? des votes valides
exprimés en faveur de la modification, à l'exception des articles des statuts relatifs aux "Conditions
de dissolution" qui ont leurs propres critères de modification. Sinon, le vote est organisé comme tout
autre vote de l'Assemblée générale.
(2) Les modifications des Statuts sont proposées par le Directoire exécutif. Les modifications des
Statuts peuvent en outre être proposées par tout membre. Dans ce dernier cas, les membres doivent
envoyer leur proposition de modification des Statuts au Directoire exécutif avec une preuve écrite du
soutien d'au moins 50 membres ou ? des membres de l'Association (le nombre le plus faible étant
retenu). Après vérification de la liste des signataires, le Directoire exécutif doit organiser le vote au
moins un mois après la réception de la demande.
Article 16 : Conditions de dissolution
(1) La résolution de dissoudre l'Association requiert une majorité de 3/4 des votes valides exprimés.
(2) Les résolutions visant à modifier l'article 16.(1) requièrent une majorité de 3/4 des votes valides
exprimés.
(3) Tout actif restant sera donné à une association à but non lucratif/charité partageant des objectifs
similaires à ceux de l'Association qui sera déterminée par le Directoire exécutif et le Conseil
collectivement.
Article 17 : Comptes
L'exercice social de l'Association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque
année.
Les comptes sont tenus conformément aux dispositions du Code des sociétés et associations.
Les comptes annuels de l'exercice précédent ainsi que le budget de l'exercice suivant sont établis
chaque année par le Directoire exécutif et soumis à l'approbation de l'Assemblée générale.
Article 18 : Dispositions finales
(1) L'anglais est la langue de travail de l'Association.
(2) Si, dans le texte des présents statuts de l'Association, la forme féminine ou masculine des termes
est utilisée en ce qui concerne les descriptions fonctionnelles, toutes les fonctions peuvent être
occupées par des femmes ou des hommes indépendamment de cet usage.
(3) La langue de l'Association à des fins officielles est le français. En cas de contestation sur la
signification des présents statuts, la version française de ces statuts fait foi.
DISPOSITIONS FINALES ET TRANSITOIRES.
SIEGE
Le siège de l'association internationale sans but lucratif est établi pour la première fois au 7 Avenue
Circulaire, 1180 Uccle (Belgique).
NOMINATION DE L'ORGANE D'ADMINISTRATION
Ont été nommés à la fonction d'administrateurs non statutaires, appelés membres du Directoire
exécutif:
1. Monsieur LILENSTEN Jean, prénommé ci-dessus, comme président ;
2. Madame CHABANSKI Sophie, prénommée ci-dessus, comme vice-président ;
3. Monsieur VAN der LINDEN Ronald, prénommé ci-dessus, comme administrateur exécutif ;
4. Monsieur SPOGLI Luca, prénommé ci-dessus, comme secrétaire général ;
5. Monsieur URBAR Jaroslav, prénommé ci-dessus, comme trésorier ;
6. Monsieur GUERRERO ORTEGA Antonio, prénommé ci-dessus, comme président du Conseil.
Leur mandat est non rémunéré, sauf décision contraire de l'assemblée générale.
Leur mandat prend fin le 28 octobre 2022.
La nomination des administrateurs prénommés ne prendra effet qu'à partir du moment où
l'association aura obtenu la personnalité juridique.
Volet B
PREMIER EXERCICE SOCIAL
Le premier exercice social de l'association commencera à la date à laquelle l'association aura acquis
la personnalité juridique et prendra fin le 31 décembre 2023.
PROCURATION POUR LES FORMALITES
Les fondateurs, le cas échéant représentés comme dit ci-avant, décident de conférer tous pouvoirs à
Madame CHABANSKI Sophie, prénommée, Monsieur LILENSTEN Jean, prénommé, et Monsieur
VAN der LINDEN Ronald, prénommé, qui tous, à cet effet, élisent domicile au siège de l'association,
chacun agissant séparément, ainsi qu'à ses employés, préposés et mandataires, avec droit de
substitution, afin d'assurer les formalités auprès du registre des personnes morales et, le cas
échéant, auprès de l'Administration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée, ainsi qu'à un guichet
d'entreprise en vue d'assurer l'inscription des données dans la Banque Carrefour des Entreprises.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l'extrait : une expédition de l'acte, vingt-cinq procurations, une copie
de l'A.R. en date du 16 juin 2022 octroyant la personnalité juridique à l'AISBL "European Space
Weather and Space Climate Association" en abrégé "E-SWAN", le texte coordonné des statuts).
 
Peter Van Melkebeke
Notaire