Nº d'entreprise : 0258 258 738
Nom
(en entier) : Association Intercommunale de Financement pour
l'Equipement Economique de la Province de
Luxembourg
IDELUX Finances	(en abrégé) :
Forme légale : Association Intercommunale de droit public à forme de Société
Coopérative à Responsabilité limitée
Adresse complète du siège : Drève de l'Arc-en-Ciel 98 à 6700 ARLON
Objet de l'acte : Délégation de pouvoirs et de signature
Réuni le 11 octobre 2024, le Conseil d'administration a chargé le Président de faire publier au Moniteur belge!
la décision suivante :
En raison des modifications du Code de la Démocratie Locale et de la décentralisation par Décret du 14 mars
2024, il y a lieu d'adapter la délégation de pouvoirs et de signatures.
En effet, le Code prévoit :
-que le Conseil d'administration est compétent en matière de personnel mais qu'il peut déléguer la mise en :
œuvre des décisions qu'il a prises dans le cadre du statut général ;
-que le Conseil d'administration est compétent pour rompre le contrat de travail mais qu'il peut déléguer cette;
compétence. Dans ce cas, l'acte de délégation doit être précis.
Aujourd'hui, le Directeur général bénéficie déjà d'une délégation de pouvoirs pour la gestion du personnel .;
Sans la modifier, il a toutefois lieu de la préciser davantage pour répondre aux nouvelles impositions du CDLD;
qui sont applicables depuis le 1er juillet 2024.
Il est également proposé de profiter de ces modifications pour :
-procéder à quelques modifications rédactionnelles pour rendre la délégation plus lisible et cohérente
-procéder à quelque modifications au niveau de la délégation de pouvoirs en matière de marchés publics afin
de la rendre davantage opérationnelle au quotidien,
-ajouter une possibilité de subdélégation pour les actes authentiques signés en vidéoconférence.
La délégation se lira comme suit (les modifications sont apparentes dans la version ci-jointe en annexe 04)
des textes de travail)
DECISION
Le Conseil d'administration arrête la délégation de pouvoirs et signature ci-après :
Délégation de pouvoirs
Comme pour les contrats de gestion précédents et pour mieux appréhender la portée de la délégation de!
pouvoirs accordée au Directeur général, il est important de décrire ses sphères de compétences propres et:
partagées, en identifiant les trois types d'actes qu'il est susceptible de poser et en précisant pour chacun d'entre
eux les limites de ses compétences.
* Les actes d'exécution
Il incombe avant tout au Directeur général de mettre en œuvre les décisions prises par les organes de gestion
en veillant à en respecter à la fois l'esprit et la lettre.
* Les actes conservatoires
Les statuts des intercommunales (IDELUX Développement : art. 47 ; IDELUX Projets publics : art. 48 ; IDELUX
Finances : art. 45 ; IDELUX Eau : art. 46 et IDELUX Environnement : art. 46) stipulent : « Les actions judiciaires
ou les procédures relevant du Conseil d'État, tant en demandant qu'en défendant, sont poursuivies au nom de
l'association par le conseil d'administration, pour suites et diligences du Président ou de celui qui le remplace. »
Toutefois en cas d'urgence, ou pour les actions ou procédures dérivant de la gestion courante ou journalière,
celles-ci peuvent être introduites et poursuivies par le Directeur général, ou en cas d'absence ou d'empêchement
de celui-ci, par le membre de la Cellule Groupe directement concerné ou, à défaut, par un autre membre de la
Cellule Groupe.
* Les actes de gestion journalière:
1.	Définition
L'art. L1523-18 § 1 du CDLD stipule « ... / .. le conseil d'administration peut déléguer, sous sa responsabilité,
la gestion journalière de l'intercommunale au titulaire de la fonction dirigeante locale. La délibération relative à la
délégation de la gestion journalière précise les actes de gestion qui sont délégués et la durée de délégation d'un
terme maximal de trois ans, renouvelable. Elle est votée à la majorité simple, publiée au Moniteur belge et notifiée
aux associés, aux administrateurs et aux éventuels délégués au contrôle. Elle prend fin après tout renouvellement
intégral de conseil d'administration ».
Les statuts des intercommunales prévoient (IDELUX Développement : art. 51 ; IDELUX Projets publics : art.
52 ; IDELUX Finances : art. 50 ; IDELUX Eau : art. 50 ; IDELUX Environnement : art. 50) que «< la gestion
journalière de l'association est assurée par le titulaire de la fonction dirigeante locale, à savoir le Directeur général,
sous le contrôle de l'organe restreint de gestion ou à défaut, du conseil d'administration. Le contenu et les limites
de cette compétence sont précisés dans un contrat de gestion à convenir entre le conseil d'administration et le
Directeur général. Le contrat de gestion arrête les objectifs à atteindre pour une période correspondant à celle du
plan stratégique ainsi que les moyens à mettre en œuvre. »
Par acte de gestion journalière, il faut entendre « tous les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins
de la vie quotidienne de la société ainsi que les actes et les décisions qui en raison de l'intérêt mineur qu'ils
représentent ou en raison de leur caractère urgent ne justifient pas l'intervention de l'organe d'administration ».
Ces actes sont notamment et de manière non exhaustive :
En matière de personnel :
Le Directeur général est chargé, en collaboration avec les membres de la Cellule Groupe, du fonctionnement
et de la gestion des services composant le Groupe.
Le conseil d'administration délègue au Directeur général la mise en œuvre des décisions qu'il a prises dans
le cadre des dispositions générales en matière de personnel.
Le Directeur général est également en charge, dans le cadre de la gestion journalière, dans le respect des
statuts administratifs qu'il a approuvé, et des règles de répartitions de compétences prévues par le Code de la
démocratie locale et de la décentralisation :
·Du recrutement (lancement de la procédure), et de l'engagement, suivant la procédure SMQ (système de
management par la qualité) du personnel ressortissant d'une catégorie salariale inférieure à la catégorie L
(Cellule Groupe) de la grille salariale, dans le respect des modalités particulières suivantes :
- pour l'engagement du personnel d'un niveau inférieur à la catégorie I, après avis du membre de la Cellule
Groupe directement concerné ;
- pour l'engagement du personnel des catégories I, J et K, outre l'avis du membre de la Cellule Groupe
directement concerné, après avoir obtenu l'accord formel unanime des personnes spécifiquement désignées à
cette fin par le conseil d'administration, à raison d'une personne par parti représenté au sein du conseil.
À défaut d'accord unanime des personnes spécialement désignées à cette fin, la décision de lancement d'une
procédure de recrutement et d'engagement reviendra exclusivement au conseil d'administration ;
·Des actes de licenciement ci-après précisés du personnel ressortissant d'une catégorie salariale inférieure à
la catégorie L (Cellule Groupe) de la grille salariale :
- le licenciement moyennant prestation d'un préavis ;
- le licenciement pour motif grave ;
- la rupture du contrat de travail de commun accord
- le constat de rupture du contrat pour cause de force majeure médicale intervenant suite à la procédure
spécifique prévue par l'article 34 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.
Les décisions d'engagements et de licenciement prises par le Directeur général en vertu de la présente
délégation feront l'objet d'une information au Conseil d'administration.
·Les autres actes touchant les membres du personnel dans le cadre de leur relation de travail, dans les limites
de la gestion journalière, et du statut du personnel adopté par le Conseil d'administration, et notamment de
manière non limitative :
- L'approbation des évaluations finales soumises par le membre de la Cellule Groupe concerné dans le cadre
et à l'issue de la procédure d'évaluation interne prévue
- Les actes relatifs à la formation du personnel (accord sur l'octroi de la formation, modalités de la clause
d'écolage, etc.)
- Les actes relatifs aux jours fériés, aux congés du personnel et aux autres modalités de travail : congé
parental, congé de maternité/paternité, congé pour circonstance exceptionnelle, congé de maladie, congé
compensatoire, télétravail etc.
- Dans le respect du statut pécuniaire approuvé par le conseil d'administration, les actes relatifs à la
rémunération du membre du personnel : la fixation de la rémunération, le pécule de vacances, l'allocation d'une
indemnité de fin d'année, etc.
- Les actes dans le cadre d'une procédure disciplinaire
En matière d'engagements à prester des services ou des travaux pour le compte de tiers :
Tous les engagements (remise d'une offre - en ce compris les prestations dans le cadre des exceptions in
house -, de soumission, d'acceptation de commandes et de constitutions de société simple dans l'objectif de
soumissionner) inférieurs au montant des seuils européens pour les marchés publics pour les fournitures et de
services passés par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux, étant entendu que le Directeur général pourra
subdéléguer ses pouvoirs à concurrence d'un montant maximum de trente-trois mille (30 000) euros HTVA.
Pour les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services :
·Pour les marchés publics d'un montant estimé inférieur ou égal au seuil européen pour les marchés publics
pour les fournitures et de services passés par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux : toutes les formalités relatives
à ces marchés (choix du mode de passation, attribution, modification, ... ), étant entendu que le Directeur général
pourra subdéléguer ses pouvoirs à concurrence d'un montant maximum de trente mille (30.000) euros HTVA ;
·pour les marchés publics d'un montant estimé supérieur au seuil européen pour les marchés publics pour les
fournitures et de services passés par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux :
- prend les décisions ayant trait à la rédaction et à la publication/communication des avis rectificatifs dans la
mesure où ceux-ci ne modifient pas l'objet du marché et les éléments essentiels dudit marché ;
- prend les décisions ayant trait à l'exécution du marché, y compris l'approbation des modifications du marché;
- passe les marchés-publics fondés sur les accords-cadres.
·Pour les centrales d'achat : manifestation de l'intérêt, modification des conditions d'adhésion, résiliation de
l'adhésion, définir les besoins et recourir à la centrale d'achat
·Pour les concessions de services : toutes les formalités en lien avec l'exécution (modification, réception, ... )
En matière financière :
·Conjointement avec le Président, le dépôt des comptes, bilans et déclarations fiscales ;
·l'introduction et le suivi de réclamations fiscales, étant entendu que le Directeur général pourra subdéléguer
cette compétence au Directeur financier ;
·les modifications des modalités (taux et modes de remboursement) relatives aux emprunts étant entendu
que le Directeur général pourra subdéléguer cette compétence au Directeur financier ;
·les opérations liées aux garanties bancaires (constitution, modification, suppression) étant entendu que le
Directeur général pourra subdéléguer cette compétence au Directeur financier ;
·les opérations liées aux cartes de crédit (demande, modification, suppression, chargement) étant entendu
que le Directeur général pourra subdéléguer cette compétence au Directeur financier ;
·la gestion du portefeuille conjointement avec le Directeur financier, conformément à la décision-cadre
adoptée par le conseil d'administration ;
·les placements à court terme simple (type dépôt à terme en euros) étant entendu que le Directeur général
pourra subdéléguer cette compétence au Directeur financier et au trésorier agissant conjointement ;
·les transferts internes de trésorerie et les avances de trésorerie entre les entités du Groupe étant entendu
·la gestion des domiciliations et des ordres permanents étant entendu que le Directeur général pourra
subdéléguer cette compétence au Directeur financier ;
·l'ouverture et la fermeture de comptes bancaires, ainsi que leur gestion administrative, notamment en matière
d'électronique bancaire étant entendu que le Directeur général pourra subdéléguer cette compétence au
Directeur financier ;
·l'accomplissement des diverses formalités administratives en matière bancaire (formulaires d'identification
de bénéficiaires effectifs et d'autocertification par exemple), étant entendu que le Directeur général pourra
subdéléguer cette compétence au Directeur financier ;
·le dépôt de déclarations de créances dans le cadre d'une procédure d'insolvabilité, étant entendu que le
Directeur général pourra subdéléguer cette compétence au gestionnaire du dossier qu'il aura désigné ;
·la validation interne des processus de workflow comptables étant entendu que le Directeur général pourra
subdéléguer cette compétence à la ligne hiérarchique.
En matière administrative :
·L'accomplissement des diverses formalités administratives (informations KYC) sollicitées par des tiers
(réviseurs, avocats, notaires) étant entendu que le Directeur général pourra subdéléguer cette compétence à un
membre du personnel ;
·la prise de décisions administratives d'enjeu limité (ex. : retrait d'accès au recyparc) ;
·la préparation et la remise de projets de décisions destinés ou soumis aux différents organes étant entendu
que le Directeur général pourra subdéléguer cette compétence à la Secrétaire générale ;
·le dépôt et la gestion de plaintes, étant entendu que le Directeur général pourra subdéléguer cette
compétence à un membre du personnel ;
·le retrait de recommandés postaux, étant entendu que le Directeur général pourra subdéléguer cette
compétence à un membre du personnel ;
l'accomplissement de diverses formalités sur tout portail institutionnel informatique et l'octroi d'accès à ces
portails par un membre du personnel, étant entendu que le Directeur général pourra subdéléguer cette
compétence au Secrétaire général.
Eu égard à ce qui précède, il est proposé de considérer que la gestion journalière accordée au Directeur
général couvre les matières ci-devant énoncées, étant entendu que les seuils déterminant les limites de
compétence ont été arrêtés en tenant compte du volume et de l'importance particulière des affaires traitées en
moyenne au sein des intercommunales.
Conformément à la définition de la gestion journalière, si l'urgence le requiert, et ce, en vue de préserver les
intérêts de l'Intercommunale, le Directeur Général est compétent en toute matière, quel que soit le montant en
cause.
2.Subdélégation du Directeur général
Indépendamment des subdélégations particulières susvisées, de manière générale, en cas d'absence ou
d'empêchement du Directeur général, celui-ci subdélègue son pouvoir au membre de la Cellule Groupe
directement concerné ou, à défaut, à un autre membre de la Cellule Groupe.
La présente délégation de pouvoir ne prive pas le conseil d'administration de ses pouvoirs. Ce dernier peut
user de son pouvoir de décision aussi longtemps que le délégué n'a pas fait un usage régulier de sa compétence.
Délégation de signatures
- Délégation pour la signature des actes d'exécution
Tout document portant exécution d'une décision d'un organe de gestion devra être signé conjointement :
soit :
par le Président ou, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, par un vice-président, ou à défaut par
l'administrateur le plus ancien dans la fonction, ou, à ancienneté égale, le plus âgé ;
·et par le Directeur général ou, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, par le membre de la Cellule
Groupe directement concerné ou, à défaut, par un autre membre de la Cellule Groupe ;
soit :
·par le Directeur général ou, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, par le membre de la Cellule
Groupe directement concerné ou, à défaut, par un autre membre de la Cellule Groupe ;
·et un autre membre de la Cellule Groupe.
- Délégation de signature des correspondances
Dans le cadre de ses fonctions, le Directeur général est amené à cosigner avec tout membre de la ligne
hiérarchique un certain nombre de courriers.
Le Directeur général peut toutefois, pour une partie de cette correspondance en fonction du secteur d'activité
concerné, subdéléguer la signature de la correspondance qu'il détermine à un ou plusieurs membres de la ligne
hiérarchique, en ce compris éventuellement avec le gestionnaire du dossier.
- Délégation de signature spéciale
Cependant, une délégation de signatures spéciale est prévue pour les matières suivantes :
Pouvoirs de signature bancaire
Les pouvoirs de signature électronique des paiements seront exercés conjointement par deux personnes
agissant conjointement (une personne de chaque catégorie) :
Catégorie A
Le Directeur général (Fabian COLLARD)
Le Directeur financier (Christian PÉRILLEUX)
La Secrétaire générale (Céline DERMIENCE)
Le Directeur technique (Bertrand LEJEUNE)
Le Conseiller général (Georges COTTIN)
Catégorie B
La Trésorière (Sophie PIRSON)
Une des comptables senior (Véronique WARREYN)
La Responsable « comptabilité-consolidation-budgets » (Véronique LOUVIGNY)
Le Responsable « Contrôle de gestion » (Cédric DUMONT)
Une comptable Senior (Sabine GIOT)
Ces mêmes personnes sont désignées comme responsables des paiements et encaissements au sens de
l'article L. 1523-23 § 2 alinéa 2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Pouvoirs de signature en matière de marchés publics
Pour toute notification de marché public ou tout avenant ou modification à un marché public, le pouvoir de
représentation de l'Intercommunale à la signature est donné :
·pour les marchés dont le montant est inférieur ou égal à dix mille euros (10 000 €), à l'une des personnes
suivantes agissant conjointement (principe de double signature) : soit le membre de la Cellule Groupe directement
concerné (Groupe L), soit le directeur de département directement concerné (Groupe K), soit le chef de service
directement concerné (Groupe J), soit le chef de projet ou équivalent directement concerné (Groupe I) ;
·pour les marchés dont le montant est compris entre un montant supérieur à dix mille euros (10 000 €) et un
montant inférieur ou égal à trente mille euros (30 000 €), à l'une des personnes suivantes agissant conjointement
(principe de double signature) : soit le membre de la Cellule Groupe directement concerné (Groupe L), soit le
directeur de département directement concerné (Groupe K), soit le chef de service directement concerné (Groupe
J);
·pour les marchés dont le montant est compris entre un montant supérieur à trente mille euros (30 000 €) et
un montant inférieur ou égal au seuil européen pour les marchés publics pour les fournitures et de services passés
par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux, à l'une des personnes suivantes :
- au Directeur général, ou en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, à tout autre membre de la Cellule
Groupe,
- agissant conjointement, avec le membre de la Cellule Groupe directement concerné, ou en cas d'absence
ou d'empêchement de celui-ci, à tout autre membre de la Cellule Groupe ;
·pour les marchés dont le montant est supérieur au seuil européen pour les marchés publics pour les
fournitures et de services passés par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux à l'une des personnes suivantes :
- au Président, ou en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, au vice-président, ou à défaut, à l'un des
administrateurs le plus ancien dans la fonction, ou à ancienneté égale le plus âgé,
- agissant conjointement avec le Directeur général, ou en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, à tout
autre membre de la Cellule Groupe.
Pour tout autre document relatif à la passation et à l'exécution d'un marché, le pouvoir de représentation de
l'Intercommunale à la signature est donné à l'une des personnes suivantes agissant conjointement : soit le
membre de la Cellule Groupe directement concerné (Groupe L), soit le directeur de département directement
concerné (Groupe K), soit le chef de service directement concerné (Groupe J), soit le chef de projet ou équivalent
directement concerné (Groupe I).
Pouvoir de signature d'actes (sous forme authentique ou sous signature privée) relatifs à l'acquisition, la
cession de droits réels ou personnels
Pour les actes suivants :
·l'acquisition, la vente, l'octroi de droits réels, la cession à titre onéreux ou gratuit, la modification, la
renonciation, la résiliation ou la résolution de droits réels portant sur des biens immobiliers ;
·l'échange de biens immobiliers ;
·l'octroi d'un mandat hypothécaire, la constitution et l'inscription d'une hypothèque, la mainlevée
d'hypothèque;
·la concession domaniale ;
·de même que le pouvoir de donner dispense à l'Administration générale Documentation patrimoniale de
prendre inscription d'office lors de la transcription des actes ;
·la conclusion, la modification, la résiliation ou la résolution de droits personnels dont notamment tout type de
bail, tout accord de confidentialité, lettre d'intention, déclaration sur l'honneur, attestation diverse ou convention
de transaction,
Le pouvoir de représentation de l'Intercommunale est donné à:
·pour les actes dont le montant, toutes indemnités comprises, est inférieur ou égal au montant des seuils
européens pour les marchés publics pour les fournitures et de services passés par les pouvoirs adjudicateurs
fédéraux (soit, à ce jour, cent quarante-trois mille euros (143 000 €), à l'une des personnes suivantes : soit le
Directeur général, soit le membre de la Cellule Groupe directement concerné, soit le gestionnaire concerné
désigné par le Directeur général. Si l'acte authentique est reçu en visioconférence, les personnes précitées sont
autorisées à subdéléguer leur pouvoir à un collaborateur du notaire, détenteur de la minute ;
·pour les actes dont le montant, toutes indemnités comprises, est supérieur au montant des seuils européens
pour les marchés publics pour les fournitures et de services passés par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux (soit,
à ce jour, cent quarante-trois mille euros (143 000 €), à l'une des personnes suivantes :
- au Président, ou en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, au vice-président, ou à défaut, à l'un des
administrateurs ou à l'un des membres de la Cellule Groupe directement concerné,
- agissant conjointement, soit avec le Directeur général, soit avec le membre de la Cellule Groupe directement
concerné, soit avec le gestionnaire concerné désigné par le Directeur général ;
- si l'acte authentique est reçu en visioconférence, les personnes précitées sont autorisées à subdéléguer leur
pouvoir à un collaborateur du notaire, détenteur de la minute.
Par dérogation à ce qui précède, il est précisé que pour les contrats d'assurance groupe et mise à disposition
de véhicules automobiles, le pouvoir de représenter l'Intercommunale est donnée :
- au Président, ou en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, au vice-président, ou à défaut, à l'un des
administrateurs le plus ancien dans la fonction, ou à ancienneté égale le plus âgé,
- agissant conjointement avec le Directeur général, ou en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, à tout
autre membre de la Cellule Groupe.
Représentation des intercommunales aux assemblées générales des associations, groupements et sociétés
dans lesquelles elles sont associées
Le pouvoir de représenter l'Intercommunale aux assemblées générales des associations, groupements et
sociétés dans lesquelles elle est associée est donné au Président et/ ou au Directeur général, ou à toute(s)
autre(s) personne(s) désignée(s) par eux en cas d'indisponibilité.
Pour extrait conforme,
Nicolas GREGOIRE,
Président