Ondernemingsnr : 0427 276 882
Naam
(voluit) : ISS Reception & Support Services
(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze Vennootschap
Volledig adres v.d. zetel : Congresstraat 35, 1000 Brussel
Onderwerp akte : Intrekking en toekenning bevoegdheden tot goedkeuring en ondertekening
Eénparige schriftelijke besluitvorming
In toepassing van het artikel 7:133 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen gaan de
aandeelhouders akkoord om schriftelijk en éénparig besluiten te nemen omtrent de volgende punten die op de
agenda zijn vermeld :
De Raad van Bestuur beslist om de eerder toegekende bevoegdheden tot goedkeuring en ondertekening
als gevolmachtigde van de vennootschap vanaf 1 december 2024 in te trekken.
De Raad van bestuur beslist om, met ingang van 1 december 2024, nieuwe bevoegdheden tot goedkeuring
en ondertekening (volmachten) toe te kennen aan de personen aangeduid in Besluit 3 (gevolmachtigden), zoals
verder omschreven in Besluit 5.
De Raad van Bestuur heeft ten allen tijde het recht deze bijzondere volmachten geheel of gedeeltelijk te
herroepen.
De bijzondere volmachten die aan elke individuele gevolmachtigde worden toegekend, worden automatisch
en zonder voorafgaande kennisgeving herroepen en dus beëindigd op het moment van de beëindiging van de
samenwerking van deze gevolmachtigde met de vennootschap.
De Raad van Bestuur benoemt de personen met niveau 1, niveau 2, niveau 3 of niveau 4 bevoegdheid
(zoals verder uiteengezet) als gevolmachtigden van de vennootschap.
Niveau 1 bestaat uit:
·De Bestuurders
·De Country Manager/CEO
·De Chief Financial Officer (CFO)
Niveau 2 bestaat uit de overige leden van het Country Leadership Team (CLT) :
·De Commercial Director (CCO)
·De Operations Performance Director (OPD)
·De P&C Director (PCD)
·De Operations Directors/Business Unit Directors/Segment Directors
·De Legal & Compliance Director (CLO)
Niveau 3 bestaat uit alle personen die direct rapporteren aan Niveau 2, en Niveau 4 bestaat uit alle personen
die direct rapporteren aan Niveau 3.
De goedkeurings- en handtekenings-bevoegdheid van elke persoon hangt af van het niveau van
bevoegdheid dat aan de functie van de persoon is toegekend.
Goedkeurings- en handtekenings-bevoegdheid voor een bepaald niveau, impliceert goedkeurings- en
handtekeningsbevoegdheid voor de hogere niveaus bevoegd voor deze categorie.
De Raad van Bestuur beslist om een lijst te publiceren van alle gevolmachtigden niveau 1, 2, 3 of 4 op datum
van dit éénparig schrif-telijk besluit, per categorie en in dalende orde van goedkeurings- en
handtekeningsbevoegdheid.
De Raad van Bestuur preciseert echter uitdrukkelijk dat de hiernavolgende lijst van personen kan
veranderen, en dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van personen die aangesteld worden door de
vennootschap bepaald wordt door het niveau van de functie die zij uitoefenen, zoals uiteengezet in Besluit 3,
en dit ongeacht of zij op de hiernavolgende lijst zijn vermeld.
Lijst van gevolmachtigde personen op het ogenblik van ondertekenen van dit éénparig schriftelijk besluit :
Alle categorieën
Niveau 1
·Bestuurders : Kris Cloots, Juan Gyselinck
·Country Manager / Managing Director / CEO : Kris Cloots
.Chief Financial Officer (CFO): Juan Gyselinck
Categorie Commercieel
Niveau 2
·Commercial Director: MCIM BV (met vaste vertegenwoordiger Bart Mariman)
Niveau 3
.Head of Bid Management & MarCom: Dirk Van den Steen
·Technical Consultancy Manager Pricing : Yves Verslycken
.Head of Sales: Elke Deflem
.Head of Commercial Excellence: Olivier Balsat
Niveau 4
·Corporate Account Managers : Stephanie Hotton, Thomas Ghaye, Marijana Grabic, Sabine Labis, Joeri
De Baeremaeker, Vicky Janssens, Elisabeth Glorieux
·Regional Account Managers : Jean-Marc Briol, Luc Dockx
·Sales Executive : Nathalie Quintelier
Categorie Operationeel
Niveau 2
·Operations Performance Director : Pierre-Eric Nandancé
·Operations Directors/Business Unit Directors/Segment Directors : Sylvie Laurent, Peter Vollebergh, Global
Technics Consulting BV (met vaste vertegenwoordiger Erik Langenaken), Eric Thielemans, Steven
Janssens, Karel Ver Elst, Olivier Jacques
Niveau 3
·Key Account Managers : Bart Boschmans, Patrick Simons, Mohamed Temsamani, Johnny Verschoren,
Olivier Despontin, Pierre Cornet, Sofie Vandenbroucke, Samuel Tonneau, Valerie Uyttersprot, Pierre
Marchant
·Regional Managers : Jasmine Der Weduwen, Liesbeth Janssens, Greet Jeuris, Bart Boerjan, Ludwig
Marchand, Tom Vermeulen, Tino Vanderlinden, Griet Poelmans, Jean-Pierre Colon, Didier Huyghe, Jan Van
Aert, Olivier Vanwaelem, Claudia Schembri, Cosette Hanna
·Operations Managers : Giel Van Damme (Window cleaning), Catherine Cornet (Luxembourg)
·Facility Manager : Dominique Verlooy
.Head of Sustainability & Catering Performance : Jonathan Martens
·Catering Excellence Manager : Thierry Vanheyste
·Transition Manager : Willem Dekeyser
.Head of Cleaning Performance : Guy De Laender
·HSE Lead : Stein Van Vlaenderen
Niveau 4
·Dispatchers, District Managers, Contract Managers, Site Managers, Site Coordinators, HSE Manager
Categorie Finance
Niveau 1
·CFO : Juan Gyselinck
Niveau 3
·Group Controller : Fend Consulting BV (met vaste vertegenwoordiger Fabian Sterckx)
·Accounting & Reporting Manager : Antoon Devlies
·Working Capital Manager : Jamila Bouazzaoui
·IT Director : Vera Weckx
Niveau 4
· Finance BP's
.ICT Systems Manager
·ICT Applications Manager
Categorie People & Culture
Niveau 2
·P&C Director : Muriel Van Antwerpen
Niveau 3
·HR Operations Lead : Geert Cuyt
·Senior Legal Advisor / Employee Relations Lead : Muriel Wouters
·Senior Legal Advisor : Barbara Cooman
.Head of Talent Acquisition : Mari-Paz Palacios
.Head of L&D : Elisabeth Blommaert
·Senior P&C Business Partners : Ellen Van Loo, Florence Thuin, Michiel Everaert, Georgia Stefanidis, Sarah
Oris
Niveau 4
·Payroll Teamleader : Niels Jansen
.Head of Personnel Administration Belgium : Annelies Wyns
.Head of Personnel Administration Luxembourg : Gwendoline Saudmont
Niveau 5
·P&C Business Partners
.HR Services Officers Teamleader
·Payroll Specialists
·(Senior) Talent Acquisition Specialists
·L&D Specialists
Niveau 6
·HR Services Officers
Categorie Legal
Niveau 2
·Legal Director : Hugo Vanneuville
Niveau 3
·Senior Legal Advisor : Stefan Basiliades
·Legal Advisor : Nico Van Doren
Niveau 4
·Legal Officer: Petra Van Vaerenbergh
Categorie Fleet
Niveau 4
·Fleet Manager: Irene Robberecht
Categorie Aankoop
Niveau 3
·Country Procurement Officer: Cedric Rottiers
De Raad van Bestuur delegeert zijn bevoegdheid om namens de vennootschap verbintenissen goed te
keuren en te ondertekenen aan de gevolmachtigden omschreven in Besluit 3, zoals verder uiteengezet in de
Excel-tabel "Updated Authorisations Matrix 2024" die als Bijlage 1 aan dit éénparig schriftelijke besluit van de
Raad is gehecht.
Modaliteiten en voorwaarden voor uitoefening van de volmachten die zijn opgenomen in de bijgevoegde
Excel file zijn toepasselijk, zelfs al zijn deze niet letterlijk overgenomen in dit éénparig schriftelijk besluit.
De uitoefening van deze volmachten moet gebeuren in overeenstemming met de bijhorende instructies,
interne internationale en lokale ISS policies, procedures en richtlijnen, de statuten van de vennootschap, en alle
toepasselijke wetgeving en reglementering.
De Raad van Bestuur besluit om een uittreksel uit de Excel fiche "Updated Authorisations Matrix 2024" te
publiceren in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, als volgt :
Verkoop (behalve extra project werk voor bestaande klanten)
A. Alle documentatie voor offertes en alle contracten (inclusief aanverwante contracten zoals LOI's, NDA's,
contract addenda .. ), alle éénzijdige verklaringen, inschrijvingen en documenten noodzakelijk voor gewone
prijsaanvragen of openbare aanbestedingen voor overheidsopdrachten kunnen goedgekeurd en ondertekend
worden door de hierna aangeduide gevolmachtigden (waarbij de hierna vermelde waarden begrepen moeten
worden op jaarbasis, zowel voor meerjaren contracten als voor éénmalige opdrachten :
·Tot 100.000 EUR :
gezamenlijke bevoegdheid van Operationeel Niveau 3 en Commercieel Niveau 4.
a.Tot 250.000 EUR : gezamenlijke bevoegdheid van :
i.Operationeel Niveau 3 en Commercieel Niveau 3; ofwel
il.Operationeel Niveau 2 en Commercieel Niveau 4.
b. Tot 500.000 EUR : gezamenlijke bevoegdheid van Operationeel Niveau 2 en Commercieel Niveau 3.
c.Meer dan 500.000 EUR : gezamenlijke bevoegdheid van CEO en CFO.
B. Bijlagen bij offertes of contracten (behalve indien deze de prijs betreffen) en van aanvragen tot deelname
(al dan niet in het kader van een overheidsopdracht) kunnen ondertekend of geparafeerd worden door
Operationeel Niveau 3 of Commercieel Niveau 4. Ondertekening of parafering door deze gevolmachtigde met
individuele bevoegdheid ontslaat de gemachtigden onder A van de plicht tot ondertekening of parafering van
deze bijlagen.
Extra Project werk bij bestaande klanten
Alle documentatie voor offertes en alle contracten (inclusief aanverwante contracten zoals LOI's, NDA's,
contract addenda .. ), en alle éénzijdige verklaringen, inschrijvingen en documenten noodzakelijk voor
aanpassingen of uitbreidingen van contracten inzake project werk bij bestaande klanten :
a.Tot 50.000 Euro: gezamenlijke bevoegdheid van Operationeel Niveau 4 en Financieel Niveau 4
b.Tot 100.000 Euro : gezamenlijke bevoegdheid van Operationeel Niveau 3 en Op Exc Niveau 3
c.Tot 250.000 Euro: gezamenlijke bevoegdheid van Operationeel Niveau 2 en Op Exc Niveau 2
d.Meer dan 250.000 Euro: gezamenlijke bevoegdheid van CEO en CFO
Overheden, openbare en private instellingen
A. De volgende functies zijn bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen bij overheden, openbare
of private instellingen en gerechtelijke overheden, en om in dat kader alle verklaringen te doen, formaliteiten te
vervullen, neerleggingen en aangiftes te doen en alle documenten te tekenen :
a.Onbeperkt : individuele volmacht aan Legal Niveau 2 of Legal Niveau 3 of P&C Legal Advisor (Niveau 3).
b.Beperkt tot de reglementering en de veiligheid van het werk, evenals de wegreglementering : individuele
volmacht aan P&C Niveau 4 of Fleet Niveau 4.
c.Beperkt tot het indienen van schuldaangiften in het kader van faillissementen, vereffeningen en
gerechtelijke akkoorden : individuele ondertekening door Finance Niveau 4.
B. Voor alle overige inschrijvingen, wijzigingen, doorhalingen, meldingen, verklaringen, neerleggen van
documenten bij overheden, openbare en private instellingen ter vervulling van administratieve verplichtingen
(o.m. kruispuntbank der ondernemingen, ondernemingsloket, erkenningscommissie voor aannemers, griffie, ... )
wordt een individuele volmacht verleend aan Finance Niveau 3 of Legal Niveau 4.
Post, koeriersdiensten en douane
Alle personen hieronder vermeld kunnen elk afzonderlijk, alle taken uitvoeren die hieronder omschreven
zijn:
Gevolmachtigden :
Managers Sales, Finance, Administration, ICT, Procurement, Operational Excellence, People & Culture,
Marketing, Communica-tions Department, Payroll Adm Employee, Legal Niveau 4, Management Assistant,
(Senior) Business Controller, Social Secretary of Commercial Secretary.
Volmachten :
·afhalen, ontvangen of voor ontvangst tekenen in naam van de vennootschap van brieven, kisten, pakken,
· postpakketten, deurwaardersexploten, aangetekend of niet, en die aangegeven waarden bevatten, bij de Post,
de douane, koerierdiensten en bij de spoorwegen ;
·(zich doen) overhandigen van alle deposito's, aanbieden van cognossementen, vrachtbrieven en andere
noodzakelijke documenten en alle stukken en kwijtingen dienaangaande ondertekenen ; en/of
·deze volmacht doorgeven aan andere lasthebbers op tegenstelbare wijze tegenover de Post en de overige
overheden of private bestellers.
Besluit 6
Bij afwezigheid van een gevolmachtigde waardoor deze persoon niet kan ondertekenen, geldt, rekening
houdende met de voorwaarden van de volmacht, het volgende:
a.Een persoon met gelijke of hogere functie in de hierarchie is bevoegd om te ondertekenen, voor zover
deze persoon zich in dezelfde categorie van gevolmachtigden bevindt.
b.Bij afwezigheid van een persoon genoemd onder a : de persoon die rapporteert aan de gevolmachtigde
(N-1) kan ondertekenen, op voorwaarde dat het betrokken bedrag is beperkt tot het dubbele van het bedrag
waarvoor deze persoon normaal zelf volmacht heeft.
c.De volmacht wordt toegekend met recht van subdelegatie of indeplaatsstelling (*) aan een andere persoon
binnen de ISS groep in de uitzonderlijke situatie van afwezigheid van elke gevolmachtigde(n) die conform
onderstaand overzicht kan ondertekenen; een uitdrukkelijke en concrete opdracht door de gevolmachtigde aan
deze persoon is dan vereist en houdt geen afstand in van verantwoordelijkheid van de gevolmachtigde (*
praktisch : ondertekening (in plaats van de gevolmachtigde) door de indeplaatsgestelde persoon met vermelding
'in opdracht', 'i.o.', 'p.p.' op de plaats waar de gevolmachtigde is genoemd - naam en functie van degene die
tekent, best vermelden).
Van hogervermelde afwezigheid moet geen bewijs geleverd worden.
De raad van bestuur machtigt de heer Hugo Vanneuville, de heer Stefan Basiliades, de heer Nico Van Doren
en mevrouw Petra Van Vaerenbergh, met bevoegdheid van indeplaatsstelling en elk bevoegd individueel te
handelen, om naar aanleiding van de hierboven vermelde beslissingen de volgende handelingen te verrichten
: de opmaak en ondertekening van de formulieren voor de publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad,
de wijzigingen in de Kruispuntbank der Ondernemingen en ter griffie van de rechtbank van koophandel.
Voor eensluidend uittreksel,
Petra Van Vaerenbergh
Gevolmachtigde