Ondernemingsnr : 0435547321
Naam
(voluit) : MEETING
(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Kerkeneind 9 bus A001
 : 2910 Essen
Onderwerp akte :
WIJZIGING RECHTSVORM, ONTSLAGEN, BENOEMINGEN
Uit een akte verleden voor notaris Joseph Van Roosbroeck te Ekeren op 23 augustus 2023, vóór
registratie uitgereikt met als enig doel te worden neergelegd op de griffie van de rechtbank, blijkt dat
de buitengewone algemene vergadering van de aandeelhouders van de naamloze vennootschap
"MEETING" gevestigd te 2910 Essen, Kerkeneind 9 A0001, BTW BE 0435.547.321 rpr Antwerpen,
afdeling Antwerpen, heeft besloten:
Op drieëntwintig augustus tweeduizend drieëntwintig
Is voor Joseph VAN ROOSBROECK, Notaris te Antwerpen-Ekeren, bijeengekomen de
buitengewone algemene vergadering van de aandeelhouders van de naamloze vennootschap
"MEETING" gevestigd te 2910 Essen, Kerkeneind 9 A0001, BTW BE 0435.547.321 rpr Antwerpen,
afdeling Antwerpen.
Historiek
De vennootschap werd opgericht als een coöperatieve vennootschap bij onderhandse akte van 7
oktober 1988, bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad onder nummer 1988-11-
05/012.
Bij akte verleden voor notaris Yves Tytgat te Gent op 31 maart 1993, bekendgemaakt in de bijlagen
bij het Belgisch Staatsblad onder nummer 1993-04-17/412, werd de vennootschap omgevormd in
een naamloze vennootschap.
Bij akte verleden voor notaris Jan Coppens te Vosselaar op 29 december 2011, bekendgemaakt in
de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad onder nummer 2012-02-16/0039399, werden de statuten
laatste gewijzigd en aangepast aan het wetboek van vennootschappen.
Bij besluit van de rad van bestuur van 1 juni 2014, werd de zetel verplaatst naar het huidige adres,
bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad onder nummer 2014-06-24/0122056.
Samenstelling van de vergadering
Is aanwezig of geldig vertegenwoordigd de enige aandeelhouder, de heer LEIJS Christianus
Machilus, geboren te Oud en Nieuw Gastel op 10 juli 1954, nationaal nummer 54.07.10 583-09,
wonende te 2910 Essen, Kerkeneind 9 A001, die verklaart de totaliteit van de aandelen of
drieduizend negenhonderd en één (3.901) aandelen te bezitten.
Volmacht
De aandeelhouder wordt hier vertegenwoordigd door Katrien Claessens, notaris medewerker, die
woonst kiest op het notariskantoor, ingevolge onderhandse volmacht die aan deze akte wordt
gehecht.
Bureau
De vergadering wordt geopend om 9 uur onder het voorzitterschap van Katrien Claessens,
voornoemd, die ook optreedt als secretaris.
Uiteenzetting
I. De voorzitter zet uiteen dat deze vergadering werd bijeengeroepen met de volgende
agendapunten:
AGENDA.
    1.  Verslag opgemaakt door de raad van bestuur overeenkomstig artikel 14:3 WVV houdende
voorstel tot omzetting van de vennootschap in een besloten vennootschap. Bij dit verslag is een staat
van actief en passief gevoegd afgesloten op 30 juni 2023
    2.  Verslag opgemaakt door bedrijfsrevisor Guy Parmentier, optredende als vertegenwoordiger van
Parmentier Guy bv, 2900 Schoten, Valkenlaan 31 overeenkomstig artikel 14:4 WVV over voormelde
staat van actief en passief
    3.  Omzetting van de vennootschap in een besloten vennootschap
    4.  Beslissing om in de statuten enkel het Gewest op te nemen waarin de zetel van de
rechtspersoon is gevestigd
    5.  Beslissing om de statuten van de vennootschap aan te passen aan de bepalingen van het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
    6.  Beslissing om de statutair onbeschikbare eigenvermogensrekening te schrappen uit de statuten
en beschikbaar te maken voor toekomstige uitkeringen.
    7.  Beslissing tot voorzien van de mogelijkheid voor het bestuursorgaan een interim dividend uit te
keren.
    8.  Aanneming van volledig nieuwe statuten die in overeenstemming zijn met het wetboek van
vennootschappen en verenigingen, zonder wijziging van het voorwerp van de vennootschap
    9.  volmacht voor coördinatie van de statuten.
    10.  Ontslagen en benoemingen:
    •  Ontslag en kwijting bestuurders en gedelegeerde bestuurder van de naamloze vennootschap
    •  benoeming bestuurder van de besloten vennootschap
    1.  Adres van de zetel
    2.  Volmacht voor administratieve formaliteiten.
II. Uit de hierboven vastgestelde aanwezigheidslijst blijkt dat alle aandeelhouders aanwezig of
vertegenwoordigd zijn, zodat geen rechtvaardiging omtrent de bijeenroeping is vereist.
III. De bestuurder is geldig vertegenwoordigd, zodat geen rechtvaardiging omtrent de bijeenroeping
is vereist.
IV. De algemene vergadering kan over een wijziging van de statuten enkel geldig beraadslagen
wanneer de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders ten minste de helft van het kapitaal
vertegenwoordigen en een wijziging is alleen aangenomen wanneer zij vier vijfden (4/5de) van de
stemmen heeft verkregen, waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden
meegerekend.
Dit aanwezigheidsquorum is bereikt.
V. De voorzitter deelt mee dat elk aandeel recht geeft op één stem.
Vaststelling van de geldigheid van de vergadering
Na deze uiteenzetting, nagezien en juist erkend door de ver-gadering, verklaart deze geldig
samengesteld te zijn en be-voegd om te beraadslagen over de onderwerpen die op de agenda
voorkomen. De voorzitter zet de redenen uiteen die geleid hebben tot het brengen van de hiervoor
gemelde punten op de agenda. De vergadering bevindt deze uiteenzetting juist, gaat over tot de
bespreking van de agendapunten en neemt bij eenparigheid van stemmen de volgend besluiten:
EERSTE BESLUIT
De vergadering ontslaat de voorzitter van het voorlezen van het verslag opgemaakt door de raad van
bestuur, dat het voorstel tot omzetting van de vennootschap toelicht en van het verslag opgemaakt
door Parmentier Guy Bedrijfsrevisor, vertegenwoordigd door Guy Parmentier, op 3 augustus 2023
over de staat waarop het actief en passief van de vennootschap werden samengevat, afgesloten op
30 juni 2023.
De aandeelhouders erkennen kennis te hebben genomen van deze beide verslagen.
Het verslag van de raad van bestuur, de staat van actief en passief afgesloten op 30 juni 2023 en het
verslag van de bedrijfsrevisor worden bewaard bij deze akte en worden mee neergelegd op de griffie
van de ondernemingsrechtbank.
Het besluit van het verslag van de bedrijfsrevisor luidt:
‘Overeenkomstig artikel 14:1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen brengen wij
aan de buitengewone algemene vergadering verslag uit in het kader van onze opdracht als
bedrijfsrevisor, waarvoor wij aangesteld zijn d.m.v. een aanstellingsbrief dd. 15 juli 2023. Tot het
besluit van het onderzoek dat ik gevoerd heb in het kader van de mij toegewezen opdracht, ter
gelegenheid van de omvorming van de Naamloze Vennootschap "MEETING" tot een Besloten
Vennootschap kan ik verklaren, onder voorbehoud van de eigendomsaspect en volledigheid van de
rekening-courants :
1. Dat onze werkzaamheden er inzonderheid op gericht zijn na te gaan of het netto-actief is
overgewaardeerd, zoals dat blijkt uit de staat van activa en passiva per 30 juni 2023 van genoemde
vennootschap die het bestuursorgaan van de vennootschap heeft opgesteld, heeft plaatsgehad.
2. Dat uit onze werkzaamheden, uitgevoerd overeenkomstig de normen inzake het verslag op te
stellen bij de omzetting van een vennootschap, een netto-vermogenstoestand ten bedrage van
-48.918,03 EUR blijkt en er geen elementen naar voren gekomen zijn die ons erop wijzen dat het
netto-actief is overgewaardeerd, in alle van materieel belang zijnde opzichten, in overeenstemming
met het in België van toepassing zijnde boekhoudkundige referentiestelsel.
3. Dat het netto-actief van de vennootschap per 30 juni 2023 LAGER is dan het op die datum
uitgedrukt maatschappelijk kapitaal van 96.703,26 EUR en dit ten belope van -145.621,29 EUR.
Paragraaf inzake overige aangelegenheden:
In het kader van dit beperkt nazicht hebben wij geen inzage in eventueel niet-geboekte claims,
voorzieningen of schulden. Wij hebben geen inzage in het feit of er hangende geschillen aanwezig
zijn, overwegende de beperkte interne controle eigen aan kleine vennootschappen.
Overtredingen van de vennootschapswetgeving:
Op datum van dagtekening van dit verslag zijn wij niet in het bezit van het aandeelhoudersregister en
een correcte online UBO verklaring.
Beperking van verspreiding van onze conclusie:
Deze conclusie werd uitsluitend opgemaakt ingevolge artikel 14:1 van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen en mag niet voor andere doeleinden worden aangewend.
Bij deze verklaart ondergetekende revisor dat het verslag opgesteld werd conform de wettelijke
vereisten terzake.’
TWEEDE BESLUIT
De vergadering besluit de vorm van de vennootschap te wijzigen zonder verandering van haar
rechtspersoonlijkheid en de vorm van een besloten vennootschap aan te nemen.
Het vermogen en de reserves blijven dezelfde, zo ook alle activa en passiva, afschrijvingen,
waardeverminderingen en – vermeerderingen, en de besloten vennootschap zal de boeken en de
boekhouding die door de naamloze vennootschap werd gehouden, voorzetten.
De besloten vennootschap behoudt het ondernemingsnummer 0435.547.321 waaronder de
vennootschap gekend is.
De omzetting geschiedt op basis van de staat van actief en passief van de vennootschap afgesloten
op 30 juni 2023.
Alle verrichtingen gedaan sedert die datum worden verondersteld verricht te zijn voor de besloten
vennootschap inzonderheid voor wat betreft het opmaken van de maatschappelijke rekeningen.
DERDE BESLUIT
De vergadering beslist om in de statuten enkel het Gewest op te nemen waarin de zetel van de
rechtspersoon is gevestigd.
VIERDE BESLUIT
In toepassing van artikel 39, §1, eerste en derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van
het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen (1), besluit de
algemene vergadering om de statuten aan te passen aan de bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen en de rechtsvorm van de besloten vennootschap (afgekort BV)
aan te nemen.
VIJFDE BESLUIT
In toepassing van artikel 39, §2, tweede lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen (1), stelt de
vergadering vast dat het werkelijk gestort kapitaal en de wettelijke reserve van de vennootschap,
hetzij zesennegentigduizend zevenhonderd en drie euro zesentwintig cent (€96.703,26) en
achthonderd negentig euro drieënvijftig cent (€890,53), van rechtswege omgezet werden in een
statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening.
De algemene vergadering besluit onmiddellijk, overeenkomstig de vormen en meerderheden van de
statutenwijziging, om de bij toepassing van artikel 39, § 2, tweede lid van de wet van 23 maart 2019
tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse
bepalingen (1) aangelegde statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening op te heffen en deze
middelen beschikbaar te maken voor uitkering. Zij moet bijgevolg niet vermeld worden in de statuten
van de vennootschap.
ZESDE BESLUIT
De algemene vergadering besluit het bestuursorgaan de mogelijkheid te geven een interim dividend
uit te keren.
Volgend artikel zal worden opgenomen in de statuten van de vennootschap:
Uitkering van dividenden en interimdividenden
De uitkering van dividenden geschiedt op het tijdstip en op de plaatsen die het bestuursorgaan
aanduidt. Aan het bestuursorgaan wordt de bevoegdheid gegeven om binnen de grenzen van
artikelen 5:142 en 5:143 over te gaan tot uitkeringen uit de winst van het lopende boekjaar of uit de
winst van het voorgaande boekjaar zolang de jaarrekening van het boekjaar nog niet is goedgekeurd,
in voorkomend geval verminderd met overgedragen verlies en vermeerderd met de overgedragen
winst.
ZEVENDE BESLUIT
Als gevolg van de voorgaande besluiten, besluit de algemene vergadering volledig nieuwe statuten
aan te nemen, die in overeenstemming zijn met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen,
zonder evenwel een wijziging aan de brengen in haar voorwerp.
De algemene vergadering verklaart en besluit dat de tekst van de nieuwe statuten als volgt luidt:
Uittreksel van de statuten:
    •  Rechtsvorm: besloten vennootschap
    •  Naam: “MEETING”
    •  Zetel: Vlaamse gewest
    •  Voorwerp:
Alle verrichtingen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met onderstaande bepalingen
die hun breedste zin dienen opgevat te worden:
a) Het uitbaten van vergaderzalen voor seminaries, vergaderingen, lezingen of welkdanige andere
bestemming, inbegrepen verhuring voor feesten, concerten privé bijeenkomsten of enig andere
bestemming;
b) De uitbating van spijshuis en/of hotel dit in de meest ruime zin van het woord, met
drankgelegenheid, traiteurdienst en eventueel doorverkoop van voedingswaren en alcoholische
dranken;
c) Algemeen alle operaties op het vlak van commerciële verrichtingen in verband met aankoop,
verkoop, vertegenwoordiging, import, export, zowel nationaal als internationaal van alle diensten,
goederen, producten van welke aard ook. Het stellen, aanvaarden, verlenen, uitvoeren, van alle
verrichtingen van mandaat, het beheer over, van commissie aangaande, van beleggen van, van
dienstverlening in verband met, alle welkdanige roerende en onroerende goederen. De
vennootschap mag hiervoorgaande verrichtingen uitvoeren voor eigen rekening of voor rekening in
opdracht van derden of in deelneming met derden, zelf of door tussenkomst of bemiddeling van
derden, zowel in binnen-als in buitenland. Zij mag alle financiële, economische, technische,
administratieve, boekhoudkundige, juridische, roerende en onroerende, commerciële verrichtingen
doen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met hogervermeld voorwerp of van aard zijn
de verwezenlijking ervan te handhaven, te bevorderen of te ontwikkelen. Zij mag ondermeer alle
welkdanige roerende waarden en goederen en onroerende goederen en diensten aankopen,
verkopen, verwerven, vervreemden, in huur geven of nemen, ruilen, beheren, valoriseren, in leasing
geven of nemen. Zij mag ondermeer beleggen in roerende waarde, participaties nemen in,
investeringen in, oprichten van: vennootschappen, ondernemingen, groeperingen, instellingen, van
gelijk welke aard en gelijk welke vorm.
Zij kan de functie of mandaat van bestuurder of vereffenaar van andere vennootschappen
uitoefenen. Zij kan borg staan onder om het even welke vorm, ten voordele van haar bestuurders,
aandeelhouders en andere vennootschappen.
 
    •  Duur: onbeperkte duur
    •  Inbrengen: Als vergoeding voor de inbrengen werden drieduizend negenhonderd en één (3.901)
aandelen uitgegeven. Ieder aandeel geeft een gelijk recht in de winstverdeling en in het
vereffeningsaldo.
    •  Aard van de aandelen: Alle aandelen zijn op naam en kunnen worden voorzien van een
volgnummer. Het aandelenregister kan worden gehouden in elektronische vorm.
    •  Overdracht van aandelen: De aandelen van een aandeelhouder kunnen zonder goedkeuring
worden overgedragen onder levenden of overgaan door overlijden, aan een aandeelhouder, aan de
echtgenoot van de overdrager of de erflater, of aan ascendenten en descendenten in rechte lijn van
aandeelhouders. Elke aandeelhouder die zijn aandelen wil overdragen onder levenden aan een
andere persoon dan deze die hierboven werden beschreven, moet, op straffe van nietigheid, de
goedkeuring bekomen van ten minste de helft der aandeelhouders in het bezit van minstens drie
vierden van het kapitaal, na aftrek van de rechten waarvan de overdracht wordt voorgesteld.
    •  Bestuursorgaan: De vennootschap wordt bestuurd door één of meer bestuurders, natuurlijke
personen of rechtspersonen, al dan niet aandeelhouder, benoemd met of zonder beperking van duur
en die, indien zij worden benoemd in de statuten, de hoedanigheid van statutair bestuurder kunnen
hebben.
    •  Vertegenwoordiging: Iedere bestuurder vertegenwoordigt de vennootschap jegens derden en in
rechte als eiser of als verweerder. Een bestuurder kan bijzondere machten toekennen aan elke
mandataris.
    •  Algemene vergadering: Ieder jaar wordt een gewone algemene vergadering van
aandeelhouders gehouden op de zetel, op de eerste vrijdag van juni om negentien uur. Valt de
hierboven bepaalde datum op een feestdag dan wordt de algemene vergadering verschoven naar de
eerstvolgende werkdag. De algemene vergadering kan schriftelijk worden gehouden.
    •  Toegang tot de algemene vergadering: Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering
en, voor de aandeelhouders, om er het stemrecht uit te oefenen, dient een effectenhouder te voldoen
aan de volgende voorwaarden: de houder van effecten op naam moet als zodanig ingeschreven zijn
in het register van de effecten op naam met betrekking tot zijn categorie van effecten; en de rechten
verbonden aan de effecten van de effectenhouder mogen niet geschorst zijn; indien enkel de
stemrechten geschorst zijn, mag hij nog steeds deelnemen aan de algemene vergadering zonder te
kunnen deelnemen aan de stemming.
    •  Boekjaar: Het boekjaar van de vennootschap gaat in op één januari en eindigt op eenendertig
december van ieder jaar.
    •  Bestemming van de winst: De aanwending van de jaarlijkse nettowinst wordt bepaald door de
algemene vergadering, op voorstel van het bestuursorgaan, waarbij elk aandeel recht geeft op een
gelijk aandeel in de winstverdeling.
    •  Verdeling van het nettoactief: Na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de
vereffening of consignatie van de nodige sommen om die te voldoen en, indien er aandelen zijn die
niet zijn volgestort, na herstelling van het evenwicht tussen de aandelen, hetzij door bijkomende
volstorting te eisen lastens de niet voldoende volgestorte aandelen, hetzij door voorafgaandelijke
terugbetalingen te doen in voordeel van die aandelen die in een grotere verhouding zijn volgestort,
wordt het netto actief verdeeld onder alle aandeelhouders naar verhouding van het aantal aandelen
dat zij bezitten en worden de goederen die nog in natura voorhanden zijn op dezelfde wijze verdeeld.
ACHTSTE BESLUIT
De vergadering verleent aan het kantoor van de notaris Joseph Van Roosbroeck te Ekeren alle
machten om de gecoördineerde tekst van de statuten van de vennootschap op te stellen, te
ondertekenen en neer te leggen in het dossier van de vennootschap.
NEGENDE BESLUIT
De algemene vergadering besluit de huidige bestuurders, de heer Christianus LEIJS, voornoemd, en
de Nederlandse bv Halderberge Deuren & Kozijnen, ondernemingsnummer 0650.904.939, gevestigd
te 4751SC Oud Gastel, St. Antoinedijk 15A en haar vaste vertegenwoordiger, de heer Christianus
Leijs, alsook de huidige gedelegeerde bestuurder, de heer Christianus LEIJS, voornoemd, ontslag te
geven uit hun functie.
De algemene vergadering gaat onmiddellijk over tot herbenoeming als niet-statutaire bestuurder voor
een onbepaalde duur: de heer Christianus LEIJS, voornoemd, hier vertegenwoordigd en die heeft
verklaard deze functie te aanvaarden.
De bestuurder kiest woonplaats op de zetel van de vennootschap voor alle aangelegenheden met
betrekking tot de uitoefening van dit mandaat.
Het mandaat is onbezoldigd, tenzij op de algemene vergadering anders zou worden beslist.
De algemene vergadering geeft kwijting aan de ontslagnemende bestuurders voor de uitoefening van
hun mandaat.
TIENDE BESLUIT
De algemene vergadering verklaart dat het adres van de zetel is gevestigd te: 2910 Essen,
Kerkeneind 9 A001.
ELFDE BESLUIT
De vergadering verleent een bijzondere volmacht aan Boekhoudkantoor DMVB te 2910 Essen,
Nieuwmoersesteenweg 2 evenals aan haar bedienden, aangestelden en lasthebbers, om met
mogelijkheid tot plaatsvervulling, alle nuttige of noodzakelijke administratieve formaliteiten te
vervullen, met inbegrip van de aanvraag of wijziging bij de BTW, ondernemingsloket, sociale
verzekeringskas en directe belastingen.
Fiscale verklaring
Deze omzetting geschiedt met toepassing van de voordelen van het artikel 121,1 van het wetboek
van registratierechten en van artikel 214,§ 1 WIB.
Slotverklaring
bespreking en afhandeling van de agendapunten wordt de vergadering gesloten om 9u30.
Vooraf deelt de voorzitter nog mede dat de kosten, uitgaven, vergoedingen of lasten in verband met
deze statutenwijziging ongeveer tweeduizend vijfhonderd euro bedragen.
Bevestiging identiteit
Ondergetekende notaris bevestigt de naam, de voornamen en de plaats en datum van geboorte op
grond van gegevens vervat in de registers van de burgerlijke stand, het trouwboekje of het
rijksregister van de natuurlijke personen met vermelding van het identificatienummer.
Notariswet
De comparanten erkennen dat hen door de notaris werd gewezen op het recht dat elke partij de vrije
keuze heeft om een andere notaris aan te wijzen of zich te laten bijstaan door een raadsman, in het
bijzonder wanneer tegenstrijdige belangen of onevenwichtige bedingen worden vastgesteld.
Recht op geschriften
Het recht bedraagt honderd euro.
WAARVAN AKTE
Opgemaakt te Antwerpen (Ekeren) op datum als in hoofde vermeld.
Comparant verklaart het ontwerp van deze akte tijdig te hebben ontvangen.
En na integrale voorlezing en toelichting tekent comparant, aanwezig of vertegenwoordigd als
voormeld, samen met mij, notaris.
 
Werden neergelegd op de griffie van de rechtbank :
afschrift van de akte - gecoördineerde statuten – verslag bestuursorgaan – verslag revisor – staat
van actief en passief
Notaris Joseph Van Roosbroeck