Ondernemingsnr : 0479 978 665
Naam
(voluit) : TRACK-SERVICE
(verkort) :
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk (VZW)
Volledig adres v.d. zetel : De Stappe 10, 2640 Mortsel
Onderwerp akte : Statuten (vertaling, coördinatie, overige wijzigingen, enz.) - Voorwerp en
doel - Zetel (zetelverplaatsing) - Algemene vergadering
Bij beraadslaging d.d. 1/1/2024 heeft de buitengewone algemene vergadering over de volgende zaken
vergaderd en als volgt beslist:
A. STATUTAIR
1/ Rechtsvorm
Gelet op de inwerkingtreding van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, ingevoerd door de
Wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende
diverse bepalingen.
De vereniging zonder winstoogmerk betreft een niet-afgeschafte rechtsvorm die blijft voortbestaan.
Voor zoveel als nodig bevestigt de vergadering dat zij de rechtsvorm'verengiing zonder winstoogmerk'
(VZW) blijft behouden of, voor zover dit nogn iet automatisch gebeurde, aanneemt.
De vereniging is vrijstelling van omzetting van rechtsvorm met toepassing van de bepalingen van het boek
14 Wetboek van vennootschappen en verengingen (WVV).
2/ Integrale vervanging statuten
In naleving van art. 39 van de Wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen
en verenigingen en houdende diverse bepalingen, heeft de buitengewone algemene vergadering dd.
01/01/2024 besloten de statuten van de vereniging in overeenstemming te brengen met het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen. Zij doet dit door haar bestaande statuten integraal op te heffen en te
vervangen door de tekst die volgt:
"DEEL I. DE VERENIGING
Artikel 1. Rechtsvorm en benaming
De vereniging heeft de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk.
De benaming van de vereniging luidt: "Track-Service".
Telkens de naam van de vereniging wordt gebruikt, dient deze benaming te worden voorafgegaan of gevolgd
door de vermelding "vereniging zonder winstoogmerk" of afgekort "VZW".
Overeenkomst Artikel 2:20 WVV vermelden alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en
andere stukken die uitgaan van de vereniging zonder winstoogmerk, de naam van de vereniging, onmiddellijk
voorafgegaan of gevolgd door de woorden "vereniging zonder winstoogmerk" of door de afkorting "VZW", en
het adres van de zetel van de vereniging.
Artikel 2. Zetel
De vereniging heeft haar zetel in het Vlaams Gewest.
Het bestuursorgaan is bevoegd om bij eenvoudige beslissing de zetel te verplaatsen naar om het even welke
plaats binnen voormeld Gewest en voor zover de toepasselijke taalwetgeving geen wijziging van de statuten
vereist.
Indien ten gevolge van de verplaatsing van de zetel de grenzen van het voormeld Gewest worden
overschreden, of indien de toepasselijke taalwetgeving een wijziging van de statuten vereist, is enkel de
algemene vergadering bevoegd om de zetel te verplaatsen met inachtneming van de vereisten voor een
statutenwijziging.
Elke zetelverplaatsing uit hoofde van dit artikel dient bekend gemaakt te worden in de Bijlagen tot het
Belgisch Staatsblad.
De vereniging kan, zowel in België als in het buitenland, bestuurs- en uitbatingszetels, agentschappen en
bijhuizen, bureaus en stapelhuizen inrichten, waar en wanneer zij het nodig acht, bij eenvoudige beslissing van
het bestuursorgaan.
Artikel 3. Duur
De vereniging wordt voor onbepaalde duur opgericht en kan op elk moment ontbonden worden.
Artikel 4. Belangeloos doel en voorwerp
Een VZW streeft een belangeloos doel na in het kader van één of meer welbepaalde activiteiten die zij tot
voorwerp heeft. Zij mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan
de oprichters, de leden, de bestuurders of enig ander persoon behalve voor het in de statuten bepaald
belangeloos doel.
De vereniging heeft tot doel:
-de bevordering van de motorsport en het motortoerisme onder al zijn vormen, het assisteren en
ondersteunen van motorsporttrainingen, motorsportevenementen en alles wat met dit hoofddoel in verband
staat, dit laatste dient op brede wijze en niet beperkend te worden geïnterpreteerd;
-Het samenbrengen van mensen met eenzelfde visie en op sportief vlak diverse prestaties verwezenlijken
en te bevorderen. Ze kan daarbij activiteiten en producten die ze interessant acht zowel administratief
ondersteunen als promoten, bekend te maken en te verspreiden in binnen- en buitenland
-activiteiten organiseren die het groepsgevoel vergroten, bijdragen tot de veiligheid van motorrijders en de
beleving van motorrijden vergroot.
Zij kan dit doel dienen door het zelf nemen van initiatieven of verlenen van concrete ondersteuning aan
initiatieven van derden, al dan niet in samenwerking met derden.
De vereniging mag alle handelingen verrichten die in overeenstemming zijn met haar juridische vorm en die
rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel. Zij kan ook ondermeer haar medewerking
verlenen en deelnemen aan iedere activiteit die met haar doel overeenstemt.
Zij is bevoegd om in ondergeschikte orde handelsdaden te stellen voor zover deze in overeenstemming zijn
met het maatschappelijk doel en voor zover de winst gebruikt wordt om dit doel te bereiken.
Dit alles te interpreteren in de meest ruime zin.
Artikel 5. Werkingsmiddelen
In de mate dat dit toegestaan is door de wet, haalt de vereniging haar inkomsten uit lidmaatschapsbijdragen
en uit opbrengsten uit haar activiteiten, alsook kan zij aanvullende financiering verkrijgen, bijvoorbeeld door
middel van schenkingen, subsidies en legaten.
DEEL II. LIDMAATSCHAP, BESTUUR EN ALGEMENE VERGADERING
Artikel 6. Lidmaatschap
6.1. Aantal leden
De vereniging is samengesteld uit een onbepaald aantal leden, maar telt steeds minimum twee (2) leden.
6.2. Effectieve en toegetreden leden
De vereniging kan effectieve en toegetreden leden tellen. Met de term "lid" (of afgeleide woorden zoals
"leden" of "lidmaatschap") wordt in deze akte en statuten uitsluitend verwezen naar de effectieve leden, tenzij
indien dit uitdrukkelijk anders vermeld staat. De wettelijke bepalingen zijn enkel op de effectieve leden van
toepassing.
6.2.1. Effectieve leden
De volheid van lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering, komt uitsluitend
toe aan de effectieve leden. Effectieve leden zijn leden die actief deelnemen aan de vergaderingen en
activiteiten van de vereniging. Hun naam is vermeld in het ledenregister.
6.2.2. Toegetreden leden
Toegetreden leden zijn enkel aangesloten om te genieten van de activiteiten die de vereniging organiseert.
Zij kunnen tot de vereniging worden toegelaten onder de in de statuten bepaalde voorwaarden. Zij bezitten
uitsluitend de rechten en plichten die hen uitdrukkelijk door de statuten worden toegekend (hoe lid worden,
lidmaatschapsbijdragen, duur lidmaatschap, ... ). Zij hebben geen stemrecht op de algemene vergadering.
6.3. Aanvang lidmaatschap
ledere persoon kan zich kandidaat stellen als effectief lid. Men stelt zich kandidaat door het verzenden van
een aangetekende brief met kandidatuurstelling, gericht aan de zetel van de vereniging, of door het verzenden
van de kandidatuur per e-mail aan een lid van het bestuursorgaan op voorwaarde dat dit bestuurslid de
ontvangst van de e-mail expliciet bevestigt.
Het bestuursorgaan beslist over elke aanvraag tot lidmaatschap, en dit binnen een termijn van drie (3)
maarder na datum varı verzending kandidatuurstelling (bij gebreke waaraan de kandidatuur wordt geacht te
zijn afgewezen). De beslissing tot aanvaarding van de kandidatuur dient niet te worden gemotiveerd. De
beslissing tot weigering van de kandidatuur dient niet te worden gemotiveerd. Tegen deze beslissing is geen
beroep mogelijk. Na een afgewezen kandidatuur kan een kandidaat-lid zich pas opnieuw kandidaat stellen vanaf
het verstrijken van een (1) jaar sinds deze weigering, tenzij het beslissing nemend orgaan hiervan ten
uitzonderlijke titel en gemotiveerd afwijkt.
6.4. Ledenregister
Er wordt een ledenregister aangehouden in elektronische vorm. Dit register vermeldt de naam, voornaam
en woonplaats van de leden of, ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, rechtsvorm en het adres van
de zetel. Het lidmaatschap blijkt uit dit register. Elk lid kan worden gevraagd om een e-mailadres mee te delen
om met hem te communiceren. Elke communicatie op dit e-mailadres wordt geacht geldig te zijn gebeurd.
Het bestuursorgaan schrijft alle beslissingen over de toetreding, uittreding of uitsluiting van leden in het
ledenregister in.
Alle leden kunnen op de zetel van de vereniging het ledenregister inkijken. Daartoe richten zij een schriftelijk
verzoek aan het bestuursorgaan met wie zij eer datum eri uur van afspraak hiertoe overeenkomen.
6.5. Lidmaatschapsbijdrage
De leden betalen een periodieke lidmaatschapsbijdrage, jaarlijks te betalen. Het bedrag wordt bepaald (en
desgevallend gewijzigd) bij beslissing door het bestuursorgaan.
Geen enkel lid, toegetreden lid, erfgenaam of rechtsopvolger van een lid of toegetreden lid, noch iemand
anders, kan aanspraak laten gelden op het bezit van de vereniging. Niet tijdens het lidmaatschap, noch bij de
beëindiging van het lidmaatschap om welke reden ook, niet bij de ontbinding van de vereniging, ....
Het maximumbedrag van de bijdragen of van de stortingen die aan de leden kan worden gevraagd is
10.000,00 euro per jaar.
Het lidgeld geldt voor een kalenderjaar en is ondeelbaar.
De effectieve leden zijn geen bijdrage verschuldigd. Zij zetten zich in voor de vereniging met hun
bekwaamheid en toewijding.
6.6. Schorsing van het lidmaatschap
Indien een lid zich in strijd gedraagt met de voorwaarden tot lidmaatschap, met de plichten van de leden of
met de doelstellingen of het belangeloos doel van de vereniging, kan het bestuursorgaan dat lid schorsen van
deelname aan de activiteiten van de vereniging totdat de eerstvolgende algemene vergadering heeft beslist
over de al of niet beëindiging van het lidmaatschap van dat lid.
6.7. Einde van het lidmaatschap
6.7.1. Einde van rechtswege
Het overlijden, de onbekwaamheidsverklaring of de vereffening van een lid brengt van rechtswege het einde
van het lidmaatschap van dat lid met zich mee.
6.7.2. Uittreding van een lid
Een lid kan te allen tijde uittreden uit de vereniging, door het kenbaar maken van zijn wil tot uittreding aan
het bestuursorgaan.
Men doet dit door het verzenden van een aangetekende brief met mededeling van de uittreding, gericht aan
de zetel van de vereniging, of door het verzenden van de mededeling van de uittreding aan een lid van het
bestuursorgaan op voorwaarde dat dit bestuurslid de ontvangst van de e-mail expliciet bevestigt.
De uittreding gaat pas in na een opzegtermijn van twee (2) maanden, dewelke begint te lopen op de eerste
dag van de maand die volgt op de maand waarin de aangetekende brief werd verzonden of waarin de ontvangst
van de e-mail werd bevestigd.
Als door de uittreding van een lid het aantal leden onder het wettelijk of statutair minimum zou dalen, wordt
de uittreding en desgevallend de opzeggingstermijn automatisch opgeschort totdat er, binnen een redelijke
maar voldoende ruime termijn, een vervanger is gevonden.
6.7.3. Uitsluiting van een lid
Het lidmaatschap van een lid kan op elk moment worden beëindigd door een besluit van de algemene
vergadering, bijeengeroepen door het bestuursorgaan of op verzoek van minstens 1/5 van de leden, met
naleving van de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten voorgeschreven voor een statutenwijziging.
De uitsluiting van een lid moet worden aangegeven in de oproeping. Het lid moet door het bestuursorgaan
worden geïnformeerd over de motieven voor de uitsluiting. Het lid moet worden gehoord op de algemene
vergadering en kan zich laten bijstaan door een advocaat en/of een extern accountant.
6.7.4. Einde van het lidmaatschap
Het lidmaatschap van een toegetreden lid eindigt van rechtswege bij zijn overlijden of vereffening.
Een toegetreden lid kan te allen tijde uittreden uit de vereniging door zijn wil tot uittreding schriftelijk bekend
te maken aan een lid van het bestuursorgaan. De uittreding gaat onmiddellijk in, zonder opzegperiode, te
rekenen van de verzending van de brief of mail waarin de wil tot uittreding kenbaar wordt gemaakt.
Wanneer een toegetreden lid de door hem verschuldigde bijdrage niet betaald heeft binnen een maand na
een schriftelijke aanmaning daartoe, wordt dit geacht een onmiddellijke uittreding van dit toegetreden lid tot
gevolg te hebben, tenzij het bestuursorgaan daarvan ten uitzonderlijke titel en gemotiveerd afwijkt.
Daarnaast kan het bestuursorgaan op elk moment het lidmaatschap beëindigen van een toegetreden lid dat
zich in strijd gedraagt met de voorwaarden tot het lidmaatschap, met de plichten van de toegetreden leden of
met de doelstellingen of het belangeloos doel van de vereniging.
Artikel 7. Algemene vergadering
7.1 Samenstelling
De algemene vergadering is samengesteld uit alle werkende leden.
De niet werkende - toegetreden leden worden op de algemene vergadering uitgenodigd, en kunnen deze
bijwonen zonder raadgevende stem.
De algemene vergadering is het hoogste beleidsorgaan van de vereniging en oefent alle bevoegdheden uit
die voortvloeien uit de wet of onderhavige statuten.
Zij vertegenwoordigt alle werkende leden en haar besluiten gelden dan ook voor de leden die niet deelnamen
aan de besluitvorming of tegenstemden, mits de door de wet en de statuten opgelegde voorwaarden om geldig
te beraadslagen zijn nageleefd.
7.2 Bevoegdheden
Behoren inzonderheid tot haar bevoegdheid:
1º de wijziging van de statuten;
2º de benoeming en afzetting van bestuurders;
3º de goedkeuring van begrotingen en van de rekeningen;
4° de vrijwillige ontbinding van de vereniging;
5° de bestemming van het vermogen bij ontbinding van de vereniging;
6° de aanvaarding van leden;
7º de uitsluiting van leden;
8° het vastleggen van de jaarlijkse bijdrage van de leden;
9º de raad van bestuur ertoe machtigen zijn bevoegdheden over te dragen aan de algemene vergadering.
De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur, of door diens vervanger.
Indien geen voorzitter wordt aangesteld, treedt de bestuurder met de langste ancienniteit op als interim-
voorzitter.
7.3. Vergaderingen en beslissingen van de algemene vergadering
7.3.1. Bijeenroeping
De algemene vergadering kan door de raad van bestuur worden bijeengeroepen telkens als het doel of het
belang van de vereniging zulks vereist.
Zij moet ten minste eenmaal per jaar bijeengeroepen worden voor het goedkeuren van de rekeningen van
het afgelopen boekjaar, van het budget en het verlenen van kwijting aan de bestuurders, en dit in de maand
juni. De vergadering wordt gehouden op de maatschappelijke zetel, of op een door de raad van bestuur in de
uitnodiging vermelde locatie.
Een buitengewone algemene vergadering moet door de raad van bestuur worden bijeengeroepen van zodra
één vijfde van de werkende leden hierom verzoekt.
leder lid heeft het recht de algemene vergadering bij te wonen. Zij worden uitgenodigd door de raad van
bestuur met een aangetekend schrijven dat ten minste vijftien dagen voor de vergadering dient verstuurd te
worden.
De oproepingsbrief, die plaats, dag en uur van de vergadering vermeld, bevat tevens de agenda, die door
de raad van bestuur wordt vastgelegd. Elk agendapunt dat schriftelijk door ten minste één vijfde van de actieve
leden wordt voorgedragen moet de raad van bestuur op de agenda opnemen. Onderwerpen die niet op de
agenda voorkomen kunnen slechts in overweging genomen worden wanneer alle aanwezige of
vertegenwoordigde actieve leden hiermee instemmen.
De voorstellen uitgaande van de werkende leden moeten uiterlijk 5 dagen voor het tijdstip van de algemene
vergadering verstuurd worden aan de raad van bestuur.
leder lid, natuurlijk persoon of rechtspersoon mag zich op de algemene vergadering laten
vertegenwoordigen door een ander lid of een derde. Een lid kan slechts één lid vertegenwoordigen, mits
voorlegging van een schriftelijke volmacht.
In ieder geval moet de volmacht schriftelijk gegeven worden, zodat sterkmaking voor een afwezig lid,
evenmin als zaakwaameming of naamlening niet geoorloofd zijn. De volmacht moet worden verleend voor een
welbepaalde agenda en/of vergadering.
7.3.2. Quorum
De algemene vergadering kan rechtsgeldig beraadslagen en beslissen, ongeacht het aantal aanwezige en
vertegenwoordigde leden, behoudens wanneer de statuten of de wet anders zouden bepalen.
De algemene vergadering kan over statutenwijzigingen alleen op geldige wijze beraadslagen en besluiten
wanneer ten minste 2/3 van de leden op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is.
Ingeval op de eerste vergadering minder dan het minimum vereiste aantal leden aanwezig of
vertegenwoordigd is, kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden. Die kan geldig beraadslagen en
besluiten en de wijzigingen aannemen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. De tweede
De leden kunnen zich op de algemene vergadering (enkel) laten vertegenwoordigen door een ander lid.
Elke persoon kan maximum één (1) volmacht dragen.
7.3.3. Meerderheden
Met uitzondering van de bij wet en door de statuten voorziene gevallen, worden de besluiten van de
algemene vergadering genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde
stemmen.
Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten met een meerderheid van 2/3 van de stemmen
van de aanwezige of vertegenwoordigde leden waarbij onthoudingen noch in de teller noch in de noemer worden
meegerekend.
Indien de statutenwijziging betrekking heeft op het voorwerp of het belangeloos doel van de vereniging, kan
zij alleen worden aangenomen met een meerderheid van 4/5 van de stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde leden waarbij onthoudingen noch in de teller noch in de noemer worden meegerekend.
ledere wijziging van de statuten moet worden bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad binnen de maand
na de beslissing, of in voorkomend geval na de homologatie ervan, en dit door toedoen van de raad van bestuur.
Op de algemene vergadering heeft elk lid één (1) stem
7.3.4. Verslag van de vergadering
Van elke vergadering worden er notulen opgemaakt. Deze notulen worden elektronisch bewaard en zijn, op
eenvoudig verzoek, ter inzage van de leden op de zetel van de vereniging. Toegetreden leden en derden
hebben enkel inzage in de notulen mits uitdrukkelijke en voorafgaandelijke goedkeuring door het
bestuursorgaan.
DEEL III: BESTUUR - DAGELIJKS BESTUUR
Artikel 8. Het bestuur
8.1. Samenstelling
De vereniging wordt bestuurd door een collegiaal bestuursorgaan dat bestaat uit minstens drie (3)
bestuursleden.
Er staat geen maximum op het aantal bestuursleden.
Wanneer en zolang de algemene vergadering slechts uit twee leden zou bestaan, kan de vereniging
uitzonderlijk bestuurd worden door slechts twee (2) bestuurders. Zolang het bestuursorgaan tweehoofdig is,
verliest elke bepaling die aan een bestuurslid een doorslaggevende stem toekent van rechtswege haar werking.
Het bestuursorgaan kiest uit haar bestuursleden een voorzitter en een secretaris.
De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit.
8.1.1. Benoeming
De bestuurders worden benoemd door de algemene vergadering, bij gewone meerderheid van stemmen
van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Om als bestuurder verkiesbaar te zijn, kan men maar hoeft men geen lid te zijn van de vereniging.
Men moet niet aan specifieke inhoudelijke voorwaarden voldoen om als bestuurder te kunnen worden
benoemd, anders dan eventuele statutaire of wettelijke voorwaarden.
De benoeming gebeurt voor onbepaalde duur, tenzij de algemene vergadering bij de benoeming een andere,
specifieke termijn bepaalt.
Bestuurders zijn onbeperkt herbenoembaar.
Wanneer een rechtspersoon een mandaat opneemt als lid van het bestuursorgaan (of als dagelijks
bestuurder, indien toegelaten door de statuten), dient hij direct een natuurlijke persoon te benoemen als vaste
vertegenwoordiger belast met de uitvoering van dat mandaat in naam en voor rekening van de rechtspersoon.
Deze vaste vertegenwoordiger moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als de rechtspersoon en is hoofdelijk
met hem aansprakelijk alsof hij zelf het betrokken mandaat in eigen naam en voor eigen rekening had
uitgevoerd. De regels inzake belangenconflicten voor leden van het bestuursorgaan vinden in voorkomend
geval toepassing op de vaste vertegenwoordiger. De vaste vertegenwoordiger kan niet in eigen naam noch als
vaste vertegenwoordiger van een andere rechtspersoon-bestuurder zetelen in het bestuursorgaan (of dagelijks
bestuur, indien toepasselijk). De rechtspersoon mag de vaste vertegenwoordiging niet beeindigen zonder
tegelijkertijd een opvolger te benoemen. De regels van openbaarmaking voor de benoeming en de beëindiging
van het mandaat van de rechtspersoon zijn ook van toepassing op diens vaste vertegenwoordiger.
8.1.2. Vervanging en coöptatie
Wanneer de positie van een bestuurder met een mandaat van bepaalde duur openvalt voor het einde van
dat mandaat, wordt die bestuurder niet meteen vervangen. Er wordt gewacht tot de eerstvolgende algemene
vergadering, waarop een bijkomende bestuurder kan worden verkozen.
Enkel indien door het wegvallen van de bestuurder niet langer zou zijn voldaan aan het wettelijke of statutaire
minimumaantal bestuurders zullen de overige bestuurders een vervanger coöpteren voor de weggevallen
bestuurder.
De eerstvolgende algemene vergadering moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen;
bij bevestiging volbrengt de gecoöpteerde bestuurder het mandaat van zijn voorganger, tenzij de algemene
vergadering er anders over beslist. Bij gebrek aan bevestiging eindigt het mandaat van de gecoöpteerde
bestuurder na afloop van de algemene vergadering, zonder dat dit afbreuk doet aan de regelmatigheid van de
samenstelling van het bestuursorgaan tot op dat ogenblik.
8.2. Bevoegdheden
Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot
verwezenlijking van het voorwerp van de vereniging, met uitzondering van die waarvoor volgens de wet de
algemene vergadering bevoegd is.
Onverminderd de verplichtingen die voortvloeien uit collegiaal bestuur, met name overleg en toezicht,
kunnen de bestuurders de bestuurstaken onder elkaar verdelen. Die taakverdeling kan niet aan derden
tegengeworpen worden, zelfs niet nadat ze is openbaar gemaakt. Niet-naleving ervan brengt wel de interne
aansprakelijkheid van de betrokken bestuurder(s) in het gedrang.
Het bestuursorgaan kan een deel van zijn bestuursbevoegdheden delegeren aan één of meerdere derden
niet-bestuurders, zonder dat deze overdracht evenwel betrekking kan hebben op het algemeen beleid van de
vereniging of de algemene bestuursbevoegdheid van het bestuursorgaan.
Het bestuursorgaan kan een intern reglement uitvaardigen. Het intern reglement en elke wijziging daarvan
zullen schriftelijk of op elektronische wijze aan de leden worden meegedeeld.
De meeste recente versie van het intern reglement zal steeds ter inzage liggen op de zetel van de vereniging.
Het bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de publicatie van de datum van het intern reglement in de statuten.
Indien het bestuursorgaan het intem reglement wijzigt, neemt het deze wijziging op in de agenda en in haar
notulen.
8.3. Vertegenwoordiging door de bestuurders
Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de vereniging in alle handelingen in rechte en buiten rechte. Het
bestuursorgaan van de vereniging is bij wet een collegiaal bestuursorgaan, het neemt zijn beslissingen
collegiaal en vertegenwoordigt de vereniging door de meerderheid van de bestuursleden.
Onverminderd dat gegeven, kunnen de statuten overeenkomstig artikel 9:7, §2 WVV aan één of meer
bestuurders de bevoegdheid verlenen om de vereniging alleen of gezamenlijk te vertegenwoordigen. Zodanige
vertegenwoordigingsclausule kan aan derden worden tegengeworpen onder de publicatievoorwaarden zoals
bepaald in artikel 2:18 WVV. In deze statuten wordt hierover het volgende bepaald:
Indien er twee bestuurders zijn benoemd, dan kunnen zij ieder afzonderlijk de vereniging vertegenwoordigen
jegens derden en in rechte, zowel als eiser als verweerder. Voormelde geldt voor bestuursdaden tot en met
150.000,00 (honderdvijftigduizend) euro. Voor bestuursdaden met een waarde hoger dan 150.000,00
(honderdvijftigduizend) euro dienen beide bestuurders alsnog samen op te treden. Zij dienen dan samen de
Indien er drie of meer bestuurders zijn benoemd, dan kunnen zij ieder afzonderlijk de vereniging
vertegenwoordigen jegens derden en in rechte, zowel als eiser als verweerder. Voormelde geldt voor
bestuursdaden tot en met 250.000,00 (tweehonderdvijftigduizend) euro. Voor bestuursdaden met een waarde
hoger dan 250.000,00 (tweehonderdvijftigduizend) euro dienen alle bestuurders samen op te treden. Zij dienen
dan samen de vereniging te vertegenwoordigen jegens derden en in rechte, zowel als eiser als verweerder.
In de
beslissingen inzake de
andere	waarin	deze	afwijkingen of	statutaire	mate
vertegenwoordigingsbevoegdheid beperkingen zouden opleggen, kan een dergelijke beperking niet aan derden
worden tegengeworpen, ook al is ze openbaar gemaakt. Hetzelfde geldt voor een eventuele onderlinge
taakverdeling onder vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders.
Het bestuursorgaan of de bestuurders die de vereniging vertegenwoordigen, kunnen gevolmachtigden van
de vereniging aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde of een reeks bepaalde
rechtshandelingen zijn geoorloofd. De gevolmachtigden verbinden de vereniging binnen de perken van de hun
verleende volmacht waarvan de grenzen wel tegenwerpelijk zijn aan derden overeenkomstig wat geldt irizake
lastgeving.
8.4. Dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de
behoeften van het dagelijks leven van de vereniging, als de handelingen en de beslissingen die, ofwel om reden
van hun minder belang dat ze vertonen, ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van het
bestuursorgaan niet rechtvaardigen.
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur van de vereniging, alsook de vertegenwoordiging van de
vereniging wat dat bestuur aangaat, niet opdragen aan één of meer personen.
8.5. Bezoldiging
De algemene vergadering bepaalt voor elke bestuurder of diens mandaat bezoldigd of onbezoldigd is.
Wanneer zij zich hierover niet heeft uitgesproken, wordt het mandaat geacht onbezoldigd te zijn tot de algemene
vergadering zich hierover, desgevallend retroactief, uitspreekt.
8.6. Vergaderingen en beslissingen van het bestuur
8.6.1. Wijze van oproeping
Het bestuursorgaan vergadert na oproeping door de voorzitter of door de secretaris, zo vaak als het belang
van de vereniging dit vereist alsook wanneer een bestuurder daartoe een vraag richtte aan de voorzitter of de
secretaris.
De oproeping gebeurt per e-mail, minimum acht (8) dagen voor het tijdstip var de bestuursvergadering,
tenzij hoogdringendheid, die door alle bestuurders erkend wordt, een kortere meldingstijd vereist.
De oproeping bevat de datum, uur en plaats van de samenkomst, alsook de agenda. De agenda wordt
opgesteld door de voorzitter of de secretaris.
8.6.2. Quorum
Het bestuursorgaan kan slechts geldig beraadslagen en beslissen als ten minste de meerderheid van de
bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.
ledere bestuurder kan zich op een vergadering, mits schriftelijke volmacht, door een andere bestuurder laten
vertegenwoordigen, die het daarbij horend stemrecht mag uitoefenen. ledere bestuurder kan slechts één (1)
andere bestuurder vertegenwoordigen.
Bestuurders kunnen deelnemen aan de vergadering middels conference call of soortgelijke elektronische
communicatieapparatuur waarmee alle personen die deelnemen elkaar kunnen horen. Dergelijke deelname
wordt gelijkgesteld met de persoonlijke verschijning op de vergadering.
8.6.3. Meerderheden
De beslissingen binnen het bestuursorgaan worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige
en vertegenwoordigde stemmen.
Elk bestuurslid heeft één stem. Bij gelijkheid van stemmen wordt het voorstel geacht verworpen te zijn.
Beslissingen kunnen ook bij eenparig schriftelijk akkoord van de bestuursleden worden genomen.
8.6.4. Verslag van de vergadering
Van elke vergadering worden er notulen opgemaakt. Deze notulen worden elektronisch bewaard en zijn, op
eenvoudig verzoek, ter inzage varı de leden op de zetel van de vereniging. Toegetreden leden en derden
hebben enkel inzage in de notulen mits uitdrukkelijke en voorafgaandelijke goedkeuring door het
bestuursorgaan.
8.7. Tegenstrijdig belang
Wanneer het bestuursorgaan een beslissing moet nemen of zich over een verrichting moet uitspreken die
onder zijn bevoegdheid valt, waarbij een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van
vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang vanı de vereniging, moet de betrokken bestuurder
dit melden aan de andere bestuurders alvorens het bestuursorgaan een besluit neemt.
Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang worden opgenomen in het verslag van de
vergadering van het bestuursorgaan die de beslissing moet nemen. Het is het bestuursorgaan niet toegelaten
deze beslissing te delegeren.
De bestuurder met een belangenconflict mag niet deelnemen aan de beraadslagingen van het
bestuursorgaanı over deze beslissingen of verrichtingen, noch aan de stemming in dat verband.
Wanneer de meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders een belangenconflict heeft,
dan wordt de beslissing of de verrichting aan de algemene vergadering voorgelegd. Indien de algemene
vergadering de beslissing of de verrichting goedkeurt, kan het bestuursorgaan ze uitvoeren.
Deze procedure is niet van toepassing wanneer de beslissingen van het bestuursorgaan betrekking hebben
op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt
gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen.
8.8. Aansprakelijkheid van de bestuurders
De bestuurders zijn niet persoonlijk verbonden door de verbintenissen van de vereniging. Tegenover de
vereniging en tegenover derden is hun aansprakelijkheid beperkt tot de vervulling van hur opdracht en tot de
tekortkomingen in hun bestuur.
Indien het bestuursorgaan een college vormt, is hun aansprakelijkheid voor de beslissingen of nalatigheden
van dit college hoofdelijk behoudens tegenbewijs. Voor fouten waaraan zij geen deel hebben gehad, zijn zij van
hun aansprakelijkheid ontheven indien zij de beweerde fout hebben gemeld aan het collegiaal bestuursorgaan.
Deze aansprakelijkheid wordt beperkt door artikel 2:57 WVV.
8.9. Einde bestuursmandaat
8.9.1. Einde van rechtswege
Als de termijn van het mandaat van een bestuurder verstreken is, eindigt het mandaat van rechtswege op
de eerstvolgende algemene vergadering.
Daarnaast wordt een bestuurder geacht ontslag te nemen wanneer hij niet langer voldoet aan de
inhoudelijke voorwaarden om bestuurder te zijn in de vereniging, zoals in de statuten bepaald. De vaststelling
daarvan gebeurt door de algemene vergadering.
Het overlijden, de onbekwaamheidsverklaring of de vereffening van een bestuurslid brengt van rechtswege
het einde van het bestuursmandaat vanı dat lid met zich mee.
8.9.2. Uittreding van een bestuurslid
Elke bestuurder kan ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de voorzitter van het bestuursorgaan.
De voorzitter van het bestuursorgaan kan ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de secretaris van
het bestuursorgaan.
Wanneer een bestuurder ontslag neemt en het aantal bestuurders ten gevolge van dit ontslag onder het
wettelijke of statutaire minimum zou dalen, moet de ontslagnemende bestuurder in functie blijven totdat de
algemene vergadering redelijkerwijs in zijn vervanging kan voorzien.
8.9.3. Ontslag van een bestuurslid
Het mandaat van een bestuurder kan op elk moment worden beëindigd door de algemene vergadering met
een bijzondere 2/3 meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.
De stemming over het beëindigen van het mandaat van een bestuurder is niet geheim.
8.10. Zelfstandige en onafhankelijke uitvoering mandaat
De bestuurders voeren hun mandaat uit op onafhankelijke en zelfstandige wijze. Zij treden niet op in
dienstverband van de vereniging en staan wat de uitvoering van deze werkzaamheden betreft niet onder het
gezag van de vereniging. Hiervan kan enkel uitdrukkelijk en mits een geschreven arbeidsovereenkomst worden
afgeweken.
DEEL IV: GIFTEN
Artikel 9. Giften
9.1 Giften
Met uitzondering van handgiften, hoeft elke gift onder levenden of bij testament aan de vereniging
machtiging door de minister van Justitie of zijn vertegenwoordiger. Deze machtiging is evenwel niet vereist voor
de aanneming van giften waarvan de waarde niet hoger is dan honderdduizend euro (€ 100.000).
Overeenkomst artikel 16 van de VZW-wet wordt de gift geacht gemachtigd te zijn indien de minister van
Justitie of zijn vertegenwoordiger niet heeft gereageerd binnen een termijn van drie maanden te rekenen van
het aan hem gerichte verzoek tot machtiging.
De machtiging kan alleszins niet worden verleend indien de vereniging niet voldaan heeft aan de artikelen
3 en 9, of als zij, in schendig van artikel 26novies, haar jaarrekening, vanaf haar oprichting of althans van de
laatste drie boekjaren niet ter griffie van de rechtbank van koophandel heeft neergelegd.
DEEL V: REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE
Artikel 10. Reglement van inwendige in orde
De raad van bestuur kan aan de algemene vergadering een reglement van inwendige orde voorstellen. Dit
reglement kan door de algemene vergadering worden gewijzigd bij gewone meerderheid van de aanwezige en
vertegenwoordigde leden.
DEEL VI: BOEKJAAR - BOEKHOUDKUNDIGE VERPLICHTINGEN - CONTROLE - NEERLEGGING
JAARREKENING
Artikel 11. Rekening
De fondsen van de vereniging, inclusief donaties, lidmaatschapsbijdragen, contributies, subsidies en andere
bijdragen, zullen zich bevinden op één of meerdere bankrekeningen, geopend bij één of meerdere financiële
instellingen gekozen door het bestuursorgaan.
Artikel 12. Het boekjaar
Het boekjaar gaat ieder jaar in op 1 januari om te eindigen op eenendertig december.
12.1 De boekhouding en de jaarrekening
Op het einde van elk boekjaar wordt door het bestuursorgaan een inventaris opgemaakt van het vermogen
van de vereniging, wordt de jaarrekening opgemaakt over het voorbije boekjaar en wordt de begroting van het
komende jaar opgesteld.
Het bestuursorgaan legt de jaarrekening van het voorgaande boekjaar en de begroting van het komende
boekjaar ter goedkeuring voor aan de jaarlijkse algemene vergadering.
Het bestuursorgaan legt verantwoording af voor het beleid in het voorgaande jaar, waarna de algemene
vergadering zich uitspreekt over de kwijting die al dan niet wordt verleend aan de bestuurders. Dit gebeurt bij
afzonderlijke stemming. Deze kwijting is slechts rechtsgeldig wanneer de ware toestand van de vereniging niet
wordt verborgen door enige weglating of onjuiste opgave in de jaarrekening, en, wat de extrastatutaire of met
het WVV strijdige verrichtingen betreft, wanneer deze bepaaldelijk zijn aangegeven in de oproeping.
De jaarrekening wordt binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering neergelegd
op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, waar deze zal worden gevoegd aan het dossier van de
vereniging. Indien van toepassing wordt de jaarrekening neergelegd bij de Nationale Bank overeenkomstig het
WVV en haar uitvoeringsbesluiten.
Artikel 13. Toezicht door een commissaris
Zodra de vereniging meer dan één van de criteria in artikel 1:28, §1 WVV overschrijdt, is zij verplicht om één
of meerdere commissarissen te belasten met de controle van de financiële toestand van de vereniging. De
commissaris(sen) worden door de algemene vergadering benoemd, die ook de duurtijd van hun mandaat
bepaalt en zich tevens uitspreekt over de bezoldiging van de commissaris en over de kwijting die hem al dan
niet wordt verleend.
DEEL IV. EINDE VAN DE VERENIGING
Artikel 14. Samenloop
Alle vorderingen die bestaan tussen de leden en/of de bestuurders enerzijds, en de vereniging anderzijds,
maken het voorwerp uit van nettingovereenkomsten (zoals voorzien in de wet van 15 december 2004
betreffende financiële zekerheden en houdende diverse fiscale bepalingen inzake zakelijke
zekerheidsovereenkomsten en leningen met betrekking tot financiële instrumenten). In geval van samenloop
zullen zij dus gecompenseerd worden, ten titel van schuldvergelijking.
Artikel 15. Ontbinding
15.1. Vrijwillige ontbinding
Een vereniging kan op elk ogenblik worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering,
genomen onder dezelfde voorwaarden (zoals de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten) als voor de
wijziging van het voorwerp of het belangeloos doel van de vereniging.
Ingeval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering bij gewone meerderheid, of bij gebreke
daaraan de rechtbank, één of meerdere vereffenaars. De algemene vergadering bepaalt tevens diens
bevoegdheden en de vereffeningsvoorwaarden, binnen de grenzen zoals gesteld door het WVV.
Vanaf de beslissing tot ontbinding vermeldt de vereniging steeds dat zij een "VZW in vereffening" is,
overeenkomstig het WVV. Een VZW in vereffening mag haar naam niet wijzigen en slechts haar zetel
verplaatsen mits naleving van de voorwaarden in artikel 2:117 WVV.
15.2. Ontbinding van rechtswege en gerechtelijke ontbinding
Het WVV bepaalt dat het in sommige situaties ook mogelijk is dat de vereniging van rechtswege wordt
ontbonden, of gerechtelijk wordt ontbonden.
15.3. Bestemming van het vermogen van de vereniging na ontbinding
De bestemming van het vermogen van de vereniging wordt bepaald door de algemene vergadering. Het
vermogen dient in elk geval wel een bestemming te krijgen die zoveel mogelijk overeenkomt met het doel
waarvoor de vereniging is opgericht.
TITEL XIII: NIETIGHEID
Artikel 16. Nietigheid
De nietigheid van een vereniging kan enkel worden uitgesproken (a) ingeval het doel van de vereniging niet
precies genoeg is omschreven, (b) ingeval één van de doeleinden waarvoor de verenging is opgericht, strijdig
is met de wet of met de openbare orde en (c) ingeval de statuten de naam en het adres van de zetel van de
verenging, alsook het gerechtelijk arrondissement waaronder de VZW ressorteert niet vermelden."
Deze beslissing wordt genomen met de volgende meerderheid: eenparigheid van stemmen.
B. NIET-STATUTAIR
Volgende beslissingen worden genomen met eenparigheid van stemmen:
- De algemene vergadering beslist tot de herbenoeming van Bert Hendrickx en David van Wanrooij als
bestuurders, en dit met ingang op 01/01/2024. Deze mandaat gelden voor onbepaalde duur. Hun mandaten zijn
onbezoldigd, tenzij de algemene vergadering daar met een gewone meerderheid anders over zou beslissen.
- De vergadering beslist dat de zetel van de vereniging zal worden verplaatst van De Stappe 10, 2640
Mortsel naar Pimpelmeesstraat 1, 2530 Boechout, en dit vanaf 01/01/2024.
Deze beslissing wordt genomen met de volgende meerderheid: eenparigheid van stemmen.
- De algemene vergadering verleent volmacht aan BV BOEKHOUDKANTOOR MARIEN, rechtspersoon met
zetel te 2500 Lier, Joseph Van Instraat 5 bus 2, RPR Antwerpen afdeling Mechelen, gekend in de KBO onder
nummer 0451.331.201, en aan diens aangestelden, voor onbepaalde tijd en tot aan de uitdrukkelijke herroeping.
Allen met de mogelijkheid alleen op te treden en met recht van indeplaatsstelling, om alle mogelijke
formaliteiten te vervullen, verklaringen af te leggen en documenten te ondertekenen, of te vertegenwoordigen
ten opzichte van de BTW, de Belastingen, Douane en Accijnzen, Sabam, Billijke vergoeding,
Gemeentebesturen, de Provincie, de RSZ, het Belgisch Staatsblad, Ondernemingsloketten, Kruispuntbank van
Ondernemingen, Sociale kassen, Pensioenkassen, Leveranciers, Klanten, Banken, Sociaal Secretariaat, UBO-
register, eStox, overheidsdiensten en Ministeries, van welke aard ook, nodig voor de uitvoering en verwerking
en publicatie van de beslissingen van deze vergadering.
Deze volmacht geldt bovendien, tot aan haar uitdrukkelijke herroeping, ook voor de uitvoering en verwerking
en publicatie van alle beslissingen die ooit genomen werden of zullen genomen worden in het kader van andere
vergaderingen en beraadslagingen, zowel op het niveau van de algemene vergaderingen, de bestuursorganen
en de organen van dagelijks bestuur.
Hierbij neergelegd: de gecoördineerde statuten en de notulen van de buitengewone algemene vergadering
d.d. 01/01/2024.
Voor vereniging
Het bestuurogaan, vertegenwoordigd door Bert Hendrickx