N° d'entreprise :
Nom :
(en entier) : ExtraPôle
(en abrégé) :
Forme légale  : Association sans but lucratif
Adresse du siège :
1170
Belgique
Objet de l'acte : Constitution
Watermael-Boitsfort
Krekelenberg 87
Rez
Les soussigné·es :
Personnes physiques
Valérie Kohl - rue de la Cigale 87 à 1170 Bruxelles
Sophie Museur - avenue Léon Debatty 32 1070 Bruxelles
     Luc Wanlin - Rue Renault Moulin 42 7387 Autreppe (Honelles)
    Julie Feltz - Avenue de mai, 235 bte 3 à 1200 Bruxelles
    Gaëlle Clark - rue Alfred Giron 25 à 1050 Bruxelles
 
Personnes morales
Association des archivistes francophones de Belgique asbl - n° d'entreprise : BE 0885 806 671  -  Rue Nanon 98
à 5000
Namur représentée par Camille Vanbersy.
déclarent par cet acte constituer une association sans but lucratif dont ils ont arrêté les statuts comme suit.
 
 
TITRE I - Siège sociale, durée.
Art. 1.  - Dénomination et mentions
 
L’association est dénommée « ExtraPôle »
Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et autres documents,
sous forme électronique ou non, émanant de l’association, doivent contenir :
 - la dénomination de l’association, immédiatement précédée ou suivie de « ASBL » ou « association sans but
lucratif »,
 - l'indication précise du siège de l’association,
 - le numéro d'entreprise,
 - le numéro d'au moins un compte dont l'association est titulaire auprès d'un établissement de crédit établi en
Belgique,
 - le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de l’association,
 - le cas échéant, l'indication que l’association est en liquidation.
Toute personne qui intervient pour l’association dans un document visé ci-dessus où l'une de ces mentions ne
figure pas, peut être déclarée personnellement responsable de tout ou partie des engagements qui y sont pris.
L’association est constituée sous forme d’association sans but lucratif (ASBL)
 
Art. 2. - Siège social
Son siège social est établi sur le territoire de  la Région de Bruxelles-Capitale. Il peut être transféré par décision
0800893861
de l’Assemblée générale dans tout autre lieu en Belgique francophone.
L’association est constituée pour une durée indéterminée et peut être dissoute à tout moment.
 
Art. 3. - But social de l’association et durée
But désintéressé de l’association : « assurer la trace de la mémoire vivante de la création artistique en arts de la
scène pour l’enfance et la jeunesse en Communauté française de Belgique, par sa mise en lumière sous toutes
ses formes imaginées par les memebres de l’ASBL et leurs collaborateur·ice·s ».
 
Elle poursuit la réalisation de ce but en menant les activités suivantes :
Organiser ou co-organiser diverses manifestations ou actions susceptibles de promouvoir ou de mieux faire
connaitre la création contemporaine et les artistes des arts de la scène pour l’enfance et la jeunesse ;
Sensibiliser, la personne physique ou morale de droit privé, au développement d’archives d’intérêt patrimoniale
en arts de la scène pour l’enfance et la jeunesse dans l’objectif de rassembler des fonds d’archives ;
Coordonner la production et diffusion d’outils et de formes culturels ;
Organiser ou co-organiser la valorisation sous toutes ses formes (expositions, conférences, , jeux, …) des
archives en arts de la scène pour l’enfance et la jeunesse;
Réaliser ou co-réaliser la mise en œuvre de publications papier, audiophoniques ou audiovisuelles ;
Identifier les informations et la documentation relatives aux arts de la scène pour l’enfance et la jeunesse etles
mettre à disposition des professionnels et du public par les moyens les plus adéquats et modernes ;
Mise en réseau des publics dans le cadre de recherche ;
Soutenir des mémoires, des thèses de recherche pour ou autour des arts de la scène pour l’enfance et la
jeunesse ;
Organiser ou co-organiser des ateliers de réflexion, des forums, des résidences, des formations et de la
médiation culturelle ;
Toutes opérations se rattachant directement ou indirectement à son but qui serait de nature à en développer ou
faciliter la réalisation.
 
À ces fins, l’association pourra posséder tous immeubles et équipements, recevoir toute aide ou contribution
matérielle ou financière, de personne morales, publiques ou privées, ou de personnes physiques. Les fonds et
matériels ainsi récoltés doivent servir exclusivement à la réalisation du but social.
 L'association peut prêter son concours et s'intéresser à toutes activités poursuivies par des organisations qui
poursuivent un but similaire.
 
TITRE II - Membres
Art. 4. Conditions d’admission et démission des membres effectifs
L’association est composée de membres effectifs. Le nombre de membres effectifs est illimité et ne peut être
inférieur à quatre. Les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux membres par la loi et
les présents statuts.
Les membres effectifs sont des personnes morales et/ou physiques qualifiées de « personne ressource » par le
Conseil d’administration et qui par leurs compétences et expertises, peuvent aider à la réalisation du but de
l’ASBL. Le droit de vote qui leur est conféré requiert une connaissance des dossiers traités.
Sont membres effectifs :
 -          Membres fondateurs Valérie Kohl et Sophie Museur ;
Personnes physiques : Luc Wanlin, Julie Feltz, Gaëlle Clark
Personnes morales : Association des archivistes francophones de Belgique asbl, représenté par Camille
Vanbersy ;
intéressées par le but de l’association et s'engageant à respecter ses statuts.
4.1 Les admissions de nouveaux membres effectifs sont décidées souverainement par l’Assemblée générale, sur
proposition du Conseil d’administration. Elles seront votées par l’Assemblée générale à la majorité simple des
voix présentes ou représentées.
4.2 Toute demande d’admission ou de démission doit être adressée par courrier ordinaire ou électronique au
Conseil d’administration qui en donne accusé de réception.
4.3 L’exclusion d’un membre effectif ne peut être prononcée que par l’Assemblée générale des membres
effectifs.  Celle-ci statue au scrutin secret et à la majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées,
après avoir entendu le membre concerné si iel le désire. L’Assemblée générale ne peut valablement se
prononcer que si l’exclusion est explicitement indiquée dans la convocation.
Les votes nuls, blancs et les absentions sont assimilés à des votes négatifs
4.4 Le membre effectif démissionnaire ou exclu et les héritier·ère·s ou ayants droits du membre décédé n’ont
aucun droit sur les avoirs social.
4.5. Le Conseil d’administration tient, au siège de l'association, un registre des membres effectifs.
Ce registre reprend les noms, prénoms et domicile des membres, ou lorsqu'il s'agit d'une personne morale, leur
dénomination sociale, leur forme juridique, leur numéro d'entreprise et leur siège social ainsi que les nom et
prénoms de leur(s) représentant(s).
Toute décision d’admission, de démission ou d’exclusion de membres effectifs est inscrite au registre à la
diligence de l’organe d’administration endéans les huit jours de la connaissance que l’organe a eue de la ou des
modifications intervenues
4.6. Conformément à l'article 9:3, § 2 du Code des sociétés et des associations, tout membre effectif peut
consulter le registre des membres. À cette fin, iel adresse une demande écrite au Conseil d’administration avec
lequel iel convient d'une date et d'une heure de consultation du registre. Celui-ci ne peut être déplacé.
 Conformément à l'article 3:101 du Code des sociétés et des associations et en l'absence de nomination d'un
commissaire, le membre effectifs peut consulter au siège de l'association tous les procès-verbaux et décision de
l’Assemblée générale, de même que tous les documents comptables de l'association. À cette fin, iel adresse une
demande écrite au Conseil d’administration avec lequel iel conviendra d'une date et heure de consultation des
documents et pièces. Ceux-ci ne pourront être déplacés.
 
TITRE III - Assemblée Générale
Art. 5. - Composition
L’Assemblée Générale est composée de tous les membres effectifs. Elle est présidée par un·e
administrateur·rice et désigné·e à cet effet par l’assemblée.
 
Art. 6  - Pouvoir
L’Assemblée générale est le pouvoir souverain de l’association. Elle possède les pouvoirs qui lui sont
expressément reconnus par la loi ou les présents statuts.
Sont notamment de sa compétence :
de modifier les statuts sociaux ;
de nommer et révoquer des administrat·eur·rices ;
de nommer et révoquer un vérificateur·ice aux comptes, la fixation de son éventuelle rémunération et définir le
contenu, les modalités, les responsabilités et la durée de la mission ;
d’octroyer la décharge aux administrat·eur·rices ;
d’approuver les comptes annuels, le budget et le rapport de gestion;
l’admission et l’exclusion des membres ;
de dissoudre volontaire de l’association ;
La transformation de l'association en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en
société coopérative entreprise sociale agréée ;
Effectuer ou accepter l'apport à titre gratuit d'une universalité ;
Tous les cas où les statuts l’exigent.
 
Art. 7. - Fonctionnement
Tous les membres effectifs sont convoqués à l’Assemblée générale.  L'Assemblée générale est convoquée au
moins une fois par an durant le premier semestre de l’année civile. Le Conseil d’administration convoque
l’Assemblée générale par courrier ordinaire ou électronique :
en session ordinaire chaque année civile ;
en session extraordinaire, chaque fois que les intérêts de l'association le réclament, soit sur décision du
Conseil d’administration soit à la demande de deux tiers des membres effectifs.
La convocation est expédiée au plus tard quinze jours francs avant la date de l’assemblée et précise le lieu, la
date et l’heure de l’Assemblée générale auquel est joint l'ordre du jour. L’Assemblée générale doit approuver les
comptes, le budget ou, le cas échéant le rapport d’activités. L’ensemble est signé par deux administrat·eur·rices
au nom du Conseil d’administration.
 
Art 8.  – Quorums de présence et de vote
Chaque membre effectifs a le droit d’assister à l’assemblée en présentiel ou par vidéoconférence. Il peut se faire
représenter par un mandataire. Chaque membre ne peut être titulaire que d’une seule procuration.
Toute proposition soumise par un cinquième des membres 3 jours ouvrables avant l’Assemblée générale doit
être portée à l’ordre du jour a l’exception de modifications statutaires.
Tous les membres ont un droit de vote égal et chacun·e disposant d’une voix.
Les résolutions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, sauf au cas où il en est
décidé autrement par la loi ou par les présents statuts.  En cas de partage des voix, celle de l’administrat·eur·rice
qui préside l’assemblée est prépondérante.
Les décisions de l’Assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal signé par deux
Administrat·eur·rices.  Ces procès-verbaux sont conservés au siège social où tous les membres peuvent en
prendre connaissance.
 
Art. 9. – Modification des statuts
L'Assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si les modifications
sont explicitement indiquées dans la convocation et si l'assemblée réunit au moins les deux tiers des membres,
qu'ils soient présents ou représentés.
Les modifications sont adoptées à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.
Toutefois, la modification qui porte sur le but social ou l’objet de l’association ne peut être adoptée qu'à la
majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés.
Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué
une seconde réunion de l’assemblée générale qui pourra délibérer valablement quel que soit le nombre des
membres présents ou représentés, et qui pourra adopter les modifications à la majorité des quatre cinquièmes
des voix des membres présents ou représentés pour les modifications
 concernant le but social ou l’objet de l’association, et à la majorité des deux tiers des voix des membres présents
ou représentés pour toutes les autres modifications.
La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.
Lorsque l’assemblée générale statue sur des modifications statutaires les votes nuls, blancs et les absentions
sont assimilés à des votes négatifs.
Toutes modifications aux statuts doit être déposées au greffe du tribunal des entreprises de la Région du siège
de l’association. Il en est de même de toute nomination, démission, ou révocation d’administrat·eur·rices.
 
TITRE IV - Composition de l’organe d’administration
Art. 10. - Composition
L'association est administrée par un organe d’administration, intitulé « conseil d’administration » ou « CA »
composé de trois administrat·eur·rices minimum, nommé·es par l’Assemblée générale parmi les membres
effectifs et en tout temps révocables par elle.
Les administrat·eur·rices peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales.
 
Art. 11.  – Durée et fin de mandat
Le mandat des administrat·eur·rices est illimité et n’expire que par décès, démission ou révocation. Au terme du
mandat d’un membre du CA, une Assemblée générale extraordinaire sera convoquée dans les plus brefs délais
afin de procéder à son remplacement.
Si le décès d’un administrat·eur·rices ou la dissolution d’une personne morale a pour effet de porter le nombre
d’administrat·eur·rices à un nombre inférieur au minimum légal ou statutaire, une assemblée générale
extraordinaire est convoquée pour pourvoir au remplacement dudit/de la dite administrat·eur·rice.
Tout administrat·eur·rice est révocable en tout temps par décision de l’assemblée générale, sans qu’elle ne doive
justifier sa décision. Si nécessaire, l’assemblée générale pourvoit au remplacement de l’ administrat·eur·rice
révoqué·e.
 
Art. 12. –Fonctionnement
 L’organe d’administration est collégial. Il prend valablement ses décisions quand celles-ci sont prises en réunion,
dans le respect des quorums de présence et de vote prévus dans les présents statuts.
Sans obligation, le conseil peut désigner parmi ses membres un.e président·e, un·e trésorier·e et un·e secrétaire.
Un .e même administrat·eur·rice peut être nommé·e à plusieurs fonctions.
Les administrat·eur·rice.s exercent leur mandat à titre gratuit. Iels peuvent être remboursé·es des frais qu’ils
engagent dans l’exercice de leur mandat selon les possibilités budgétaires.
La nomination, la démission ou la destitution d'un·e administrat·eur·rice fera l'objet d'une publication aux annexes
au Moniteur belge.
 
Art. 13.  –  Quorums de présence et de vote
Le conseil se réunit sur convocation de l’administrat·eur·rice désigné·e à cet effet, chaque fois que les nécessités
de l’association l’exigent ou à la demande d’un·e administrat·eur·rice.
Toutes les compétences qui ne sont pas attribuées à l'Assemblée générale par la loi ou par les présents statuts
le sont au Conseil d’administration.
Elle ne peut statuer que si la majorité de ses membres est présente ou représentée. Ses décisions sont prises à
la majorité simple des voix présentes ou représentées. Un.e administrat·eur.rice peut se faire représenter par
un·e autre administrat·eur.rice, sans que celui/celle-ci ne puisse être porteu·r·euse de plus d’une procuration.
 
Art 14.  –  Conflit d’intérêt
Un·e administrat·eur·rice qui, dans le cadre d’une décision à prendre, a un intérêt direct ou indirect de nature
patrimoniale qui est opposé à celui de l’association, doit en informer les autres administrat·eur·rices avant que le
Conseil d’administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt
opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration qui doit prendre cette
décision. Il n'est pas permis au Conseil d’administration de déléguer cette décision.
L'administrat·eur·rice visé par le conflit d'intérêt décrit à l'alinéa précédent ne peut prendre part aux délibérations
du Conseil d’administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point. Si
la majorité des administrat·eur·rices présent·es ou représenté·es sont en position de conflit d'intérêt, la décision
ou l'opération est soumise à l'Assemblée générale. En cas d'approbation de la décision ou de l'opération par
celle-ci, le conseil d’administration peut les exécuter.
 Le présent article n'est pas applicable lorsque les décisions du Conseil d’administration concernent des
opérations habituelles de fonctionnement.
 
Art. 15.  - Registre des procès-verbaux
Les décisions du Conseil d’administration sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés par au
moins un·e des administrat·eur·rice·s.
Ce registre est conservé au siège social où les membres effectifs peuvent en prendre connaissance sur simple
demande écrite et motivée adressée à l’organe d’administration, mais sans déplacement du registre.
 
Art 16.   – Pouvoirs
L’organe d'administration a le pouvoir d'accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l'objet
de l'association tel que défini ci-dessus. Sont exclus de sa compétence les actes réservés par la loi ou par les
présents statuts à celle de l'Assemblée générale.
 
Art 17.  – Gestion journalière
L’organe d’administration peut déléguer, sous sa responsabilité, la gestion journalière de l'association, avec
l'usage de la signature y afférente, à l'un ou plusieurs membres ou administrat·eur·rices de l’association, ou à l’un
ou plusieurs tiers.
La fonction de délégué à la gestion journalière peut être rémunérée. Dans ce cas l’Assemblée générale fixera le
montant des rémunérations qui sont accordées.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins de la vie
quotidienne de l'association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils
représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de l'organe d'administration.
Le mandat du·de la délégué.e à la gestion journalière est illimité, iel est invité·e à toutes ou partie des réunions
du Conseil d’administration, auquelle·s iel siège sans voix délibérative dans le cas où iel n’est pas
administrateur.rice.
 
Art. 18. - Représentation générale de l’association
Le Conseil d'administration définit la politique à suivre dans le cadre de l’objet social, gère les affaires de
l'association et la représente dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires. Il dispose à cet effet des pouvoirs
les plus étendus; sont seuls exclus de sa compétence les actes réservés par la loi à l'Assemblée générale.
Il peut notamment, sans que cette énumération soit limitative et sans préjudice de tout autre pouvoir dérivant de
la loi ou des statuts, faire et passer tout acte et tout contrat, nommer et révoquer le personnel de l’association,
toucher et recevoir toutes sommes et valeurs, retirer toutes sommes et valeurs consignées, ouvrir tous comptes
auprès des banques, effectuer sur lesdits comptes toutes opérations et notamment tout retrait de fonds, ordre de
virement, transfert ou tout autre mandat de paiement, payer toutes sommes dues par l’association.
 
Art. 19.  – Responsabilité des administrateurs
Les administrat·eur·rice·s qui détiennent ou ont détenu le pouvoir de gérer effectivement la personne morale sont
responsables envers l'ASBL des fautes commises dans leur gestion. Ils sont également responsables envers
L'ASBL et les tiers de leurs fautes extra-contractuelles conformément à l'article 2:56 du Code des sociétés et des
associations.
La responsabilité des administrat·eur.rices est néanmoins limitée au plafond fixé par l'article 2:57, § 1" du Code
des sociétés et des associations, cette limitation de responsabilité ne trouvant pas à s'appliquer dans les cas
prévus par l'article 2:57, § 3 du Code des sociétés et des associations. Afin de couvrir la responsabilité des
administrateur·rices l'ASBL souscrit une assurance RC-administrateurs.
Les administrat·eur·rices sont considéré·es solidairement responsables notamment des décisions et des
manquements du Conseil d’administration et de tout dommage résultant d'infractions aux dispositions du Code
ou aux statuts de l'ASBL. Iels sont néanmoins déchargé·es de leur responsabilité solidaire quand iels n'ont pas
contribué à la décision fautive à la condition qu'iels l'aient dénoncée au Conseil d’administration conformément à
l'article 2:56 du Code des sociétés et des associations.
Si L'ASBL connaît des faits graves et concordants susceptibles de compromettre la continuité de l'activité
économique de l'ASBL, le Conseil d’administration doit délibérer sur les mesures qui doivent être prises pour
assurer la continuité de l'activité économique de l'ASBL pendant une période minimale de douze mois. Il informe
les membres de la gravité de la situation et des mesures décidées pour remédier à celle-ci et, au besoin,
convoque l'Assemblée générale.
 
TITRE V – Budgets et comptes
Art. 20.  – Exercice social et tenue des comptes
L’exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre.
Par exception, le premier exercice débutera le jour de la constitution.
Les comptes de l’exercice écoulé et le budget du prochain exercice seront arrêtés par le Conseil d’administration
et soumis annuellement à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire. L'association tient une comptabilité
conforme aux règles imposées par le Code des sociétés et des associations.
L’excédent du bilan appartient à l’association et ne pourra jamais être réparti entre les membres.
 
TITRE VI– Dissolution et liquidation de l’association
Art. 21.  Liquidation
Toute décision relative à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et à la cessation des
fonctions du ou des liquidateur(s), à la clôture de la dissolution, ainsi qu'à l'affectation de l'actif net est déposée et
publiée et ce conformément au Livre 2, Titre 8, Chapitre 2, du Code des sociétés et des associations tel
qu’adopté par la loi du 23 mars 2019 et ses arrêtés d’exécution.
 
Art. 22.  – Affectation de l’actif net restant
En cas de dissolution de l’association, l’Assemblée générale désignera le/la ou les liquidateur·ices, déterminera
leurs pouvoirs, leur rémunération éventuelle et indiquera l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social. Cette
affectation devra obligatoirement être faite en faveur d’une œuvre de bienfaisance ou d’une autre A.S.B.L. dont le
but se rapproche autant que possible de celui en vue duquel la présente association a été créée.
 
TITRE VII – Autres dispositions
Art. 23.  – Application du Code des sociétés et des associations
L’association ne peut distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage patrimonial à
ses fondat·eur·rices, ses membres, ses administrat·eur·rices ni à toute autre personne sauf dans le but
désintéressé déterminé par les statuts.
Tout ce qui n’est pas explicitement prévu dans les présents statuts est réglé par le Code des sociétés et des
associations.
 
Autres dispositions de l’acte constitutif
 Siège social : Krekelenberg 87 à 1170 Bruxelles (en français : rue de la Cigale 87 à 1170 Bruxelles)
 Adresse électronique de l’association : extrapole.infos@gmail.com