Ondernemingsnr : 0443581592
Naam
(voluit) : POLY TRADE
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
Volledig adres v.d. zetel Eendenpad 3
 : 2330 Merksplas
Onderwerp akte :
WIJZIGING RECHTSVORM, ONTSLAGEN, BENOEMINGEN
Uit een akte verleden voor notaris Kris Ducatteeuw, te Edegem, op 2 november 2021 blijkt dat de
algemene vergadering de volgende besluiten heeft genomen : 
Aanpassing statuten aan het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen: De algemene
vergadering heeft vast gesteld dat de dwingende bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen
en Verenigingen en houdende diverse bepalingen (hierna ook “WVV” genoemd) op 1 januari 2020
van toepassing zijn geworden op alle vennootschappen die reeds bestonden op 1 mei 2019, zoals
onderhavige vennootschap “Poly Trade”, waardoor de vennootschap op 1 januari 2020 van
rechtswege de rechtsvorm heeft aangenomen van een besloten vennootschap.
(…)
In toepassing van artikel 39, §1, eerste en derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van
het WVV en houdende diverse bepalingen, besloot de algemene vergadering om de statuten aan te
passen aan de bepalingen van het WVV door deze integraal opnieuw vast te stellen zoals bepaald in
het hierna vermelde besluit inzake de vaststelling van de nieuwe statuten.
(…)
Omvorming van de statutair onbeschikbare eigen vermogens-rekening in een beschikbare eigen
vermogensrekening: De algemene vergadering heeft besloten om de statutair onbeschikbare eigen
vermogensrekening, waarin het volgestorte deel van het vroegere kapitaal ten belope van
honderdtwintigduizend en zesentwintig euro vierenveertig cent (€ 120.026,44) en de vroegere
wettelijke reserve ten belope van twaalfduizend en twee euro vierenzestig cent (€ 12.002,64),
ingevolge de inwerkingtreding van het WVV op 1 januari 2020 van rechtswege en zonder vervulling
van enige formaliteiten werden omgezet, om te vormen in een beschikbare eigen
vermogensrekening.
Het al dan niet (statutair) onbeschikbaar karakter van bijkomende inbrengen tot vorming van eigen
vermogen wordt vastgesteld ter gelegenheid van hun verwezenlijking. Indien hieromtrent niets is
bepaald, worden zij geboekt op een beschikbare eigen vermogensrekening.
Vaststelling van de nieuwe statuten: De algemene vergadering heeft besloten om de nieuwe tekst
van de statuten opnieuw vast te stellen zoals hierna bepaald, teneinde deze in overeenstemming te
brengen met de bepalingen van het WVV en alle overige besluiten.
Onder meer volgende artikelen werden gewijzigd :
“Artikel 1 - Rechtsvorm en Naam
De vennootschap neemt de vorm aan van een besloten vennootschap.
Zij verkrijgt de naam “Poly Trade”.
De volledige en afgekorte benaming kunnen samen of afzonderlijk worden gebruikt.
Alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken,
al dan niet in elektronische vorm, uitgaande van de vennootschap moeten volgende gegevens
vermelden:
1°        de naam van de vennootschap;
2°        de rechtsvorm van de vennootschap “besloten vennootschap” of afgekort “BV”;
3°        de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de vennootschap;
4°        het ondernemingsnummer;
Luik B
5°        het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de
zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft;
6°        in voorkomend geval het e-mailadres en de website van de vennootschap;
7°        in voorkomend geval, het feit dat de vennootschap in vereffening is.
Artikel 2 - Zetel
De zetel van de vennootschap is gevestigd in het Vlaams Gewest.
Het bestuursorgaan is bevoegd om de zetel van de vennootschap binnen België te verplaatsen, voor
zover die verplaatsing overeenkomstig de toepasselijke taalwetgeving niet de verplichting met zich
meebrengt om de taal van de statuten te wijzigen.
Indien ten gevolge van de verplaatsing van de zetel de taal van de statuten moet worden gewijzigd,
kan enkel de algemene vergadering deze beslissing nemen met inachtneming van de vereisten voor
een statutenwijziging.
Het bestuursorgaan zal elke verandering van de zetel bekendmaken in de bijlagen tot het Belgisch
Staatsblad.
De vennootschap kan, bij enkel besluit van het bestuursorgaan, administratieve zetels,
agentschappen, werkhuizen, stapelplaatsen en bijkantoren vestigen in België of in het buitenland.
(…)
Artikel 5 - Aandelen
Het ingebracht eigen vermogen van de vennootschap wordt gevormd door de inbrengen van de
aandeelhouders ter gelegenheid van de oprichting en op enig later tijdstip.  Het ingebracht eigen
vermogen bij oprichting wordt niet geheel of gedeeltelijk onbeschikbaar gesteld door onderhavige
statuten, en kan derhalve worden uitgekeerd in de gevallen en mits naleving van de voorwaarden
bepaald door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.  Het al dan niet onbeschikbaar
karakter van bijkomende inbrengen tot vorming van eigen vermogen wordt vastgesteld ter
gelegenheid van hun verwezenlijking.  Indien hieromtrent niets is bepaald, worden zij geboekt op een
beschikbare eigen vermogensrekening.
Als vergoeding voor de inbrengen werden in totaal duizend honderdzesenveertig (1.146) aandelen
uitgegeven. Alle aandelen behoren tot dezelfde soort. Elk aandeel geeft recht op één stem en aan
elk aandeel is een gelijk recht op deelneming in de winst en het vereffeningssaldo verbonden.
(…)
Artikel 11 - Bestuursorgaan
De vennootschap wordt bestuurd door één of meer bestuurders.
Zolang de vennootschap slechts één aandeelhouder telt, wordt zij bestuurd hetzij door de enige
aandeelhouder, hetzij door een of meer personen, al dan niet aandeelhouder, benoemd met of
zonder beperking in de tijd, hetzij in de statuten, hetzij door de enige aandeelhouder handelend als
algemene vergadering.
Telt de vennootschap meerdere aandeelhouders, dan wordt zij bestuurd door één of meer
bestuurders, natuurlijke personen of rechtspersonen, al dan niet aandeelhouder, benoemd met of
zonder beperking van duur en die, indien zij worden benoemd in de statuten, de hoedanigheid van
statutair bestuurder kunnen hebben.
De algemene vergadering die de bestuurder(s) benoemt bepaalt hun aantal, de duur van hun
opdracht en, indien er meerdere bestuurders zijn, hun bevoegdheid, met naleving van de
voorschriften met betrekking tot een statutenwijziging, indien nodig.
Wanneer een rechtspersoon tot bestuurder wordt benoemd, is deze verplicht conform de wettelijke
voorwaarden een vaste vertegenwoordiger, natuurlijke persoon, aan te duiden die belast wordt met
de uitvoering van de opdracht van bestuurder in naam en voor rekening van de rechtspersoon.  Voor
de benoeming en beëindiging van de opdracht van de vaste vertegenwoordiger gelden dezelfde
regels van openbaarmaking alsof hij deze opdracht in eigen naam en voor eigen rekening zou
vervullen.
De algemene vergadering van aandeelhouders benoemt de bestuurders voor de tijdsduur die zij
vaststelt. Bij gebrek aan bepaling van de duurtijd, wordt hun mandaat geacht van onbepaalde duur te
zijn.
Tenzij de statuten of de algemene vergadering in het benoemingsbesluit iets anders bepalen, kan de
algemene vergadering het mandaat van een niet-statutair benoemde bestuurder te allen tijde en
zonder opgave van redenen met onmiddellijke ingang beëindigen.  De algemene vergadering kan op
het moment van de opzegging ook steeds de datum bepalen waarop het bestuursmandaat eindigt of
een vertrekvergoeding toekennen, tenzij de statuten hierover iets anders bepalen.
De aftredende bestuurders zijn herkiesbaar. Het mandaat van de uittredende bestuurders verstrijkt
onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van aandeelhouders, die tot de nieuwe benoeming
is overgegaan.
Het overlijden of het uittreden van een bestuurder, om welke reden ook, ontbindt de vennootschap
niet, zelfs als hij aandeelhouder is. Hetzelfde geldt ingeval van rechterlijke onbekwaamverklaring,
Luik B
faling, of onvermogen van een bestuurder.
Het ontstaan van dergelijke gebeurtenissen stelt onmiddellijk en van rechtswege een einde aan de
functie van een bestuurder. Wanneer een bestuurder zijn functie wegens overlijden of omwille van
een andere reden neerlegt, moet de aandeelhouder die de meeste aandelen bezit, de algemene
vergadering binnen de maand na het neerleggen van de functie bijeenroepen om in zijn vervanging
te voorzien.
Elke bestuurder kan ontslag nemen door loutere kennisgeving aan het bestuursorgaan.  Op verzoek
van de vennootschap blijft hij in functie totdat de vennootschap redelijkerwijze in zijn vervanging kan
voorzien.
Artikel 12 - Bevoegdheden van het bestuursorgaan
Handelingsbevoegdheid
Als er slechts één bestuurder is, bezit hij het geheel van de bevoegdheden.
Indien er twee bestuurders zijn, dan oefenen zij de interne bestuursbevoegdheid gezamenlijk uit, dit
wil zeggen dat alle beslissingen door de twee bestuurders gezamenlijk moeten worden goedgekeurd.
Indien er drie of meer bestuurders zijn, vormen zij samen een college, dat beraadslaagt en besluit
volgens de gewone regels van de beraadslagende vergaderingen. 
Het college van bestuurders kiest onder zijn leden een voorzitter.  Indien deze is verhinderd, wordt
de taak van voorzitter waargenomen door de aanwezig bestuurder met de meeste anciënniteit.  Voor
een bestuurder-rechtspersoon wordt de anciënniteit berekend in functie van de duurtijd van het
mandaat (of de opeenvolgende mandaten) van de natuurlijke persoon-vaste vertegenwoordiger.
De vergaderingen van het college van bestuurders worden gehouden, hetzij fysiek op de plaats
aangeduid in de oproeping, hetzij op afstand door middel van teleconferentie of videoconferentie met
behulp van telecommunicatietechnieken die de bestuurders toelaten elkaar simultaan te horen en
simultaan met elkaar overleg te plegen.
De bestuurders worden uiterlijk vijf (5) werkdagen vooraf opgeroepen per brief, per telefax of per
email met ontvangstbevestiging.  De oproeping vermeldt de datum, het uur, de agenda en, in
voorkomend geval (wanneer de vergadering fysiek wordt gehouden), de plaats van de vergadering. 
Indien geen andere plaats is vermeld, worden de vergaderingen gehouden op de zetel van de
vennootschap.  Elke betwisting omtrent de geldigheid van de oproepingen dient voorafgaandelijk aan
de behandeling van de agenda te worden opgeworpen, bij gebreke waarvan de aanwezige of
vertegenwoordigde bestuurders door de behandeling van en stemming over enig agendapunt
worden geacht onherroepelijk te hebben verzaakt aan het recht om de geldigheid van de
oproepingen te betwisten.
Elke onregelmatigheid van de oproepingen wordt gedekt door een unaniem besluit van alle
bestuurders in functie dat de vergadering rechtsgeldig is samengesteld en kan beraadslagen en
besluiten over de agenda.
In afwijking van het voorgaande vervalt bovengenoemde minimumtermijn van vijf (5) werkdagen
ingeval van hoogdringendheid.  In een dergelijk geval wordt de oorzaak van deze hoogdringendheid
vermeld in de oproepingen en in de notulen van het college van bestuurders.
Het college van bestuurders kan slechts geldig beraadslagen en beslissen over de agendapunten
indien tenminste de helft van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is.  Een bestuurder die
verhinderd is, kan per brief of per telefax of op enige andere door de wet erkende wijze volmacht
geven aan een andere bestuurder, in welk geval hij wordt geacht aanwezig te zijn voor de
berekening van het aanwezigheidsquorum.  Deze volmacht geldt evenwel slechts voor één
vergadering.  In geen geval mag een bestuurder meer dan één andere bestuurder
vertegenwoordigen.
De besluiten van het college van bestuurders worden genomen bij volstrekte meerderheid van de
uitgebrachte stemmen, waarbij geen rekening wordt gehouden met de onthoudingen en de blanco
stemmen, behoudens andersluidende wettelijke of statutaire bepaling.  Bij staking van stemmen is
het voorstel verworpen.
Vertegenwoordigingsbevoegdheid
De vennootschap wordt in alle handelingen en verrichtingen en in rechte, als eiser en als verweerder,
rechtsgeldig vertegenwoordigd en verbonden door één bestuurder alleen handelend, of, indien er
een college van bestuurders is bestaande uit drie of meer leden, door het bestuursorgaan als
college, handelend bij meerderheid van zijn leden.
Onverminderd deze algemene vertegenwoordigingsmacht van het bestuursorgaan als college,
handelend bij meerderheid van zijn leden, wordt de vennootschap in deze hypothese (bestaan van
een college samengesteld uit drie of meer leden) in rechte en in alle handelingen en verrichtingen,
met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het dagelijks bestuur, tegenover derden rechtsgeldig
vertegenwoordigd en verbonden, hetzij door twee bestuurders gezamenlijk handelend, hetzij door
een gedelegeerd bestuurder alleen handelend.
Binnen de grenzen van het dagelijks bestuur wordt de vennootschap bovendien vertegenwoordigd
door het orgaan van dagelijks bestuur, onverminderd de volledige
Luik B
alleenvertegenwoordigingsbevoegdheid van de gedelegeerd bestuurder overeenkomstig het tweede
lid van dit artikel.
De organen die overeenkomstig het voorgaande de vennootschap vertegenwoordigen, kunnen
binnen de perken van hun bevoegdheden gevolmachtigden aanstellen.  Alleen bijzondere
volmachten voor bepaalde of voor een reeks bepaalde rechtshandelingen zijn geoorloofd. De
gevolmachtigden verbinden de vennootschap binnen de perken van hun verleende volmacht.
(…)
Artikel 14 - Dagelijks bestuur
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur, alsook de vertegenwoordiging van de vennootschap
wat dat bestuur betreft, opdragen aan één of meer van zijn leden, die dan de titel dragen van
gedelegeerd bestuurder, of aan één of meer directeurs.
Het bestuursorgaan bepaalt of zij alleen of gezamenlijk optreden. De gedelegeerden voor het
dagelijks bestuur kunnen in het kader van dat bestuur bijzondere volmachten verlenen aan iedere
lasthebber.
Het bestuursorgaan stelt de eventuele toekenningen en verloning vast voor de gedelegeerden tot het
dagelijks bestuur.  Het bestuursorgaan kan hen op elk ogenblik ontslaan.
Artikel 15 - Wettelijke controle van de jaarrekening
Wanneer de wet het vereist en binnen de wettelijke grenzen, wordt het toezicht op de vennootschap
toevertrouwd aan één of meerdere commissarissen, benoemd voor een hernieuwbare termijn van 3
jaar. Op straffe van schadevergoeding kan de algemene vergadering hen tijdens hun opdracht alleen
om wettige redenen ontslaan. Ook als de wet dit niet vereist, kan de algemene vergadering bij
gewone meerderheid van stemmen beslissen om een commissaris te benoemen.
Indien geen commissaris benoemd werd, heeft iedere aandeelhouder individueel de onderzoeks- en
controlebevoegdheid van een commissaris en kan hij zich hiervoor laten bijstaan of
vertegenwoordigen door een externe accountant. De vergoeding van de accountant komt ten laste
van de vennootschap indien hij met haar toestemming wordt benoemd of indien deze vergoeding
haar ten laste werd gelegd door een rechterlijke beslissing. In deze gevallen worden de opmerkingen
van de accountant meegedeeld aan de vennootschap.
(…)”
Bevestiging mandaat van de bestuurders: De algemene vergadering heeft vastgesteld dat de
aanpassing van de statuten aan het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen met de
daaraan verbonden terminologische wijzigingen, en de van rechtswege omvorming tot een besloten
vennootschap, geenszins tot gevolg heeft dat de bestuursmandaten werden beëindigd.
De algemene vergadering heeft dan ook, voor zoveel als nodig, besloten om het mandaat van de
heer Fierens Robert, wonende te 2240 Zandhoven, Langestraat 212, als niet-statutaire bestuurder te
bevestigen.
Machtigingen en volmachten: De algemene vergadering heeft opdracht gegeven aan
ondergetekende notaris om de coördinatie van de statuten op te maken en te ondertekenen, in
overeenstemming met de vorige besluiten en te zorgen voor de neerlegging ervan in het
vennootschapsdossier.
In uitvoering van de voorgaande beraadslagingen en stemmingen, heeft de vergadering vervolgens
besloten om de hierna vermelde machtigingen en volmachten te verlenen met het oog op de
uitvoering van de in onderhavige akte vastgestelde beslissingen:
    •  Elke bestuurder, afzonderlijk handelend, werd gemachtigd om alle voorgaande beslissingen uit
te voeren.
    •  De heer Michel Salden werd, met de mogelijkheid tot indeplaatsstelling, gemachtigd om de
nodige formaliteiten te vervullen en te ondertekenen bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen
(KBO), de diensten van de BTW, de directe belastingen, de Griffie van de ondernemingsrechtbank,
Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en aanverwante diensten evenals bij de erkende
ondernemingsloketten en de sociale verzekeringsfondsen, naar aanleiding van onderhavige
statutenwijziging van de vennootschap, alsmede voor het aanbrengen van eventueel latere
wijzigingen van de gegevens van de vennootschap, bij voornoemde instanties.
Ontledend uittreksel opgemaakt door notaris Kris Ducatteeuw, te Edegem.
Bijlage : volledig afschrift + gecoördineerde statuten