Ondernemingsnr : 0563 913 161
Naam
(voluit) : Erasmus Student Network Belgium
(verkort) : ESN Belgium
Rechtsvorm : VZW
Volledig adres v.d. zetel · Rue Joseph Il - 120, 1000 Brussels, België
Onderwerp akte : Statuten ESN Belgium
Statuten ESN Belgium
27.11.2024 - KNP | Online
Titel 0. Oprichtingsakte
Ondergetekende, zijnde natuurlijke personen:
·Meledina, Benoit (vertegenwoordiger van de vereniging "ESN HEPL"), woonachtig te 4000 Luik, Rue de
Serbie 11, geboren op 30/04/1987 in Luik;
·Thoen, Alexander Mateo (vertegenwoordiger van de vereniging "ESN Gent"), woonachtig te 9000 Gent,
Sint-Martensstraat 9 bus 201, geboren op 06/05/1989 te Gent;
·Rogister, Léonor Frankrijk Michelle Joséphine (vertegenwoordiger van de vereniging "ESN Louvain-La-
Neuve"), woonachtig te 1340 Ottignies, Rue de l'invasion 42, geboren op 11/07/1989 in Ukkel.
·Peis, Arnaud Christophe Fabian (vertegenwoordiger van de vereniging "ESN HELMo"), woonachtig te
4621 Retinne (Luik), geboren op 23/11/1995 in Luik;
·Bellucci, Sophie Therese Lina (vertegenwoordiger van de vereniging "ESN ULg"), woonachtig te 4100
Boncelles, Voie Bizet 9, geboren op 09/05/1992 in Seraing;
·Kösters, Laura Jasmijn (vertegenwoordiger van de vereniging "ESN Antwerpen"), woonachtig te 6164 ED
Geleen, Briandstraat 9, geboren op 04/11/1991 in Geleen ( Netherland);
·Schretter, Arthur Albert Charles Noé (vertegenwoordiger van de vereniging "ESN ICHEC"), woonachtig te
1030 Brussel, Maréchal Fochstraat 54, geboren op 13/08/1990 in Ukkel;
·Mazijn, Carmen Antigone Charlotte (vertegenwoordiger van de vereniging "ESN VUB EhB BRUSSEL"),
woonachtig te 8310 Assebroek, Michel Van Hammestraat 76, geboren op 16/09/1992 in Gent;
·Luyts, Hans (vertegenwoordiger van de vereniging " ESN Leuven"), woonachtig te 2240 Zandhoven,
Venstraat 62, geboren op 07/03/1985 in Lier;
kwamen op 28 juni 2014 in Luik overeen om een Vereniging Zonder Winstoogmerk (hierna "VZW"
genoemd) op te richten overeenkomstig de wet van 21 juni 1921, en daartoe unaniem de volgende statuten te
aanvaarden.
Titel 1. De organisatie
Artikel 1 - Benaming
1.1. De vereniging heet "Erasmus Student Network Belgium vzw", afgekort "ESN Belgium vzw". Het wordt
hierbij "ESN Belgium" of de "vereniging" genoemd.
1.2. Deze naam moet voorkomen in alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven,
orders, websites en andere documenten, al dan niet in elektronische vorm, afkomstig van een rechtspersoon,
onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden "vereniging zonder winstoogmerk" of door de afkorting
"vzw", samen met de volgende gegevens: de precieze aanduiding van de maatschappelijke zetel van de
rechtspersoon, het ondernemingsnummer, het woord "rechtspersonenregister" of de afkorting "RPR", de
aanduiding van de rechtbank van de maatschappelijke zetel van de rechtspersoon en, in voorkomend geval,
het e-mailadres en de website van de rechtspersoon.
Artikel 2 - Maatschappelijke zetel
2.1. De maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd in de Jozef li-straat 120, B-1000 Brussel, in
het gerechtelijk arrondissement Brussel.
2.2. De maatschappelijke zetel van de vereniging kan worden verplaatst naar om het even waar in België
door een beslissing van de Algemene Vergadering tot wijziging van huidige Statuten, voor zover een
dergelijke verplaatsing geen wijziging van de taal van de statuten vereist krachtens de toepasselijke
taalreglementen. Elke andere verplaatsing van de zetel van de vereniging naar het buitenland moet worden
beslist met een tweederde absolute meerderheid van de Algemene Vergadering.
Artikel 3 - Doelstellingen
3.1. ESN Belgium heeft tot doel:
3.1.1. werken in het belang van studenten die een deel van of hun gehele formele opleiding volgen aan
een instelling voor hoger onderwijs buiten hun land van herkomst;
3.1.2. werken in het belang van studenten aan universiteiten die dergelijke studenten ontvangen;
3.1.3. pleitbezorger voor internationalisering op het gebied van onderwijs en opleiding in België;
3.1.4. de sociale, culturele en academische integratie van internationale studenten in België verbeteren.
3.1.5. werken in lijn met de missie, visie en waarden van ESN AISBL
3.1.6. het naleven van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, de Officiële
Documenten en andere bestuurlijke reglementen alsook aan alle wettelijke
documenten van ESN AISBL, tenzij dit wettelijk niet mogelijk is op basis van de
Belgische wetgeving.
Artikel 4 - Voorwerpen
4.1. ESN Belgium verbindt zich ertoe haar doelstellingen te verwezenlijken door middel van:
4.1.1. Activiteiten en sociale netwerkmogelijkheden aanbieden aan internationale
studenten;
4.1.2. Mogelijkheden bieden voor cultureel begrip, training en zelfontplooiing;
4.1.3. Communicatie onderhouden tussen de lokale, nationale en Internationale niveaus van ESN AISBL;
4.1.4. Actief de belangen van internationale studenten behartigen richting institutionele stakeholders;
4.1.5. Bijdragen aan de evaluatie van verschillende uitwisselingsprogramma's en verbetering van de
mobiliteit;
4.1.6. Praktische informatie verstrekken over academische uitwisselingsprogramma's en middelen van
ESN Belgium;
4.1.7. Ondersteuning van de samenwerking tussen de ESN-secties in België;
4.1.8. Om "Internationalisation at home" te versterken;
4.1.9. Jongeren motiveren om deel te nemen aan een mobiliteitsproject;
4.1.10. Het vertegenwoordigen van haar leden tegenover het Erasmus Student Network AISBL (hierna
"ESN AISBL" genoemd) als overkoepelende organisatie.
4.1.11. Effectieve leden van de vereniging in België ondersteunen en bijstaan in hun werk;
4.1.12. Om te pleiten voor ethische en duurzame mobiliteit.
4.2. Met het oog op de verwezenlijking van haar doelstellingen kan ESN Belgium bijkomende commerciële
en winstgevende activiteiten uitoefenen of eraan deelnemen binnen haar wettelijke grenzen en waarvan de
winst te allen tijde volledig bestemd is voor haar doelstellingen.
Artikel 5 - Samenstelling
5.1. ESN Belgium bestaat uit:
5.1.1. Effectieve leden die secties worden genoemd
5.1.2. Gezamenlijke leden die sectieleden worden genoemd
5.1.3. Geassocieerde leden die partnerorganisaties zijn
Artikel 6 - Structuur
6.1. De structuur van ESN Belgium bestaat uit verschillende organen:
6.1.1. Algemene Vergadering genaamd het Nationaal Platform (hierna te noemen "NP");
6.1.2. Administratief orgaan genaamd Nationaal Bestuur (hierna te noemen "NB");
6.1.3. De auditors genaamd Audit Orgaan (hierna te noemen "AO").
6.2. Deze organen onderscheiden zich in verantwoordelijkheden en procedures.
Artikel 7 - Duur
7.1. De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde tijd.
Titel 2. Lidmaatschap
Artikel 8 - Soorten lidmaatschappen
8.1 ESN Belgium kent drie soorten lidmaatschappen:
8.1.1. Effectief lidmaatschap;
8.1.2. Gezamenlijk lidmaatschap;
8.1.3. Geassocieerd lidmaatschap.
8.2. Elk type lidmaatschap heeft zijn eigen aanvaardingsprocedures, rechten en plichten van leden jegens
ESN Belgium, zoals beschreven In de relevante artikelen van deze Statuten.
8.3 Er moeten te allen tijde minimaal twee effectieve leden van ESN Belgium zijn. Er is geen maximum.
Hoofdstuk 1 - Effectieve leden
Artikel 9 - Definitie van een effectief lid
9.1. De effectieve leden van ESN Belgium worden secties genoemd.
9.2. Een sectie is een studentenorganisatie zonder winstoogmerk die rechtstreeks samenwerkt met
internationale en lokale studenten om de doelstellingen te bevorderen en de missie van ESN Belgium te
vervullen in een of meer instellingen voor hoger onderwijs of steden in België.
Artikel 10 - Kandidatuur van de sectie
10.1. Een organisatie die effectief lid wil worden van ESN Belgium moet aan de volgende cumulatieve
voorwaarden voldoen:
10.1.1. ondersteund worden door ten minste drie niet-ESN-leden van de aanvragende organisatie;
10.1.2. een groep vertegenwoordigen die handelt in overeenstemming met de doelstellingen van ESN
Belgium;
10.1.3. bewijzen dat ze in staat zijn om te voldoen aan de eisen van ESN Belgium.
10.2. Indien aan de bovenvermelde voorwaarden is voldaan, legt de kandidaat-sectie haar schriftelijke
kandidatuur voor aan het NB van ESN Belgium en volgt zij de procedure beschreven in artikel 46 van het
Huishoudelijk Reglement.
Artikel 11 - Rechten van een sectie
11.1. Een sectie heeft het recht om:
11.1.1. Te stemmen, spreken en een onderwerp voor te stellen tijdens het NP;
11.1.2. Kandidaten voor te dragen voor het NB;
11.1.3. De huisstijl van ESN AISBL te gebruiken;
11.1.4. ESN op te nemen in naam van de organisatie;
11.1.5. Een consultatie op te roepen over elk onderwerp waarover ESN Belgium wordt gevraagd om zijn
mening te geven.
Artikel 12 - Verplichtingen voor een sectie
12.1. Een sectie is vereist om:
12.1.1. Aanwezig te zijn op het web (Facebook-groep of -pagina, mailinglijst, website, ... ) om up-to-date
informatie te kunnen verstrekken over de activiteiten van de stad, de universiteit en de sectie;
12.1.2. Ten minste drie leden te hebben, van wie er één de lokale voorzitter is, die fungeert als wettelijke
vertegenwoordiger. De sectie dient het NB binnen acht dagen na het plaatsvinden van deze aanwijzing
daarvan op de hoogte te stellen. De zittende wettelijke vertegenwoordiger behoudt het recht om voor die
sectie te stemmen;
12.1.2.1. De wettelijke vertegenwoordiger kan het stemrecht delegeren aan elk ander sectielid van
dezelfde sectie. De sectie stelt het NB schriftelijk op de hoogte van de termijn van deze delegatie vóór de
bijeenkomst van het NP;
12.1.3. De ESNcard te verkopen aan hun internationale studenten aan de minimumprijs van € 5;
12.1.4. De ESNcard te verkopen aan een andere sectie tegen de prijs vermeld in Artikel 23 van deze
Statuten;
12.1.5. De jaarlijkse contributie van ESN AISBL via ESN Belgium te betalen;
12.1.6. Het sectierapport aan het einde van een studiejaar naar het NB te sturen;
12.1.7. Alle ESNcard-bestellingen en -betalingen uit te voeren via ESN Belgium;
12.1.8. Het officiële e-mailadres voor de sectie voor juridische zaken met betrekking tot ESN Belgium te
gebruiken, verstrekt door het NB;
12.1.9. Een lid minimaal 50% van de binnen elk academiejaar georganiseerde NP's fysiek te laten
bijwonen;
12.1.9.1. Indien door omstandigheden een NP online wordt georganiseerd, geldt actief meedoen door deel
te nemen, te stemmen en de mening van hun sectie te uiten ook voor deze 50%;
12.1.10. Jaarlijkse NP borg voor GNP's en KNP's betalen
12.1.10.1 De NP borg is een borg van € 140 die een sectie moet betalen voor
de GNP/KNP gedurende het academische jaar. Deze borg is bedoeld om de
aanwezigheid en deelname van alle secties aan onze NP's te stimuleren en
ervoor te zorgen dat het quorum bij elke NP wordt gehaald.
12.1.10.2. Als minimum één lid van een sectie meer dan 50% van elk van de georganiseerde NPs
gedurende dat jaar bijwoont, zoals vereist in artikel 12.9.1, ontvangt de sectie aan het eind van het
academiejaar de borg terug in de vorm van een creditnota.
12.1.10.3. Terugbetalingen worden verwerkt na het laatste NP van het academiejaar (en voor het einde
van het mandaat van de NB). In het geval van afwezigheid tijdens een NP zoals beschreven in het vorige
artikel, zal een kost van €40 per GNP en €15 per KNP worden aangerekend.
12.1.11. Regelmatig contact te onderhouden met het NB. Het beantwoorden van e-mails en het
verstrekken van de door het NB gevraagde informatie;
12.1.12. De sectievragenlijst van ESN AISBL in te vullen, tegen de deadline bepaald door ESN AISBL
12.1.13. Te handelen volgens de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van ESN Belglum en ESN
AISBL;
12.1.14. Het NB te informeren over elke wijziging van de administratie in de sectie.
12.2. Het is de verantwoordelijkheid van het NB om alle secties op te volgen om ervoor te zorgen dat ze
aan deze eisen voldoen.
Artikel 13 - Uitsluiting van een sectie
13.1. Een sectie kan worden uitgesloten indien deze niet voldoet aan alle minimale verplichtingen
genoemd in artikel 12.1 van deze Statuten.
13.2. Wanneer het NB bepaalt dat artikel 13.1 geactiveerd moet worden, dient de procedure vermeld in
artikel 55 van het Huishoudelijk Reglement van ESN Belgium te worden gevolgd.
13.3. Uitsluitingen kunnen worden voorgelegd aan de Raad van Arbitrage van ESN AISBL voor beroep
door de uitgesloten sectie.
13.4. De uitgesloten sectie kan ten vroegste negen maanden na de datum van uitsluiting opnieuw een
effectief lidmaatschap aanvragen.
Artikel 14 - Terugtrekking van een sectie
14.1. Een sectle kan zich op elk moment uit ESN Belgium terugtrekken door een schriftelijke kennisgeving
te sturen naar het NB.
14.2. Een sectie verliest haar erkenning wanneer zij geen wettelijke vertegenwoordiger heeft.
14.2.1. Wanneer een sectie haar wettelijke vertegenwoordiger verliest door ontslag of uitsluiting
(vastgesteld door het eigen reglement van de sectie), moet ze een nieuwe aanstellen en dit binnen de acht
dagen meedelen aan het NB.
14.2.2. De mededeling van het ontslag, de uitsluiting of de benoeming van de wettelijke vertegenwoordiger
van de respectievelijke sectie moet worden gedaan via het officiële e-mailaccount dat door het NB wordt
verstrekt.
14.2.3. Indien het aantal wettelijke vertegenwoordigers door ontslag of door uitsluiting daalt tot onder het
wettelijk of statutair minimum, wordt het ontslag of de uitsluiting opgeschort totdat tijdig een vervanger kan
worden aangesteld.
14.2.4. Een sectie of haar wettelijke vertegenwoordiger die ontslag neemt, wordt uitgesloten of geschorst,
en de erfgenamen of rechthebbenden van de overleden wettelijke vertegenwoordiger, hebben geen recht op
het sociaal fonds. Ze kunnen de betaalde bedragen niet terugvorderen. Ze mogen geen samenvattingen of
rechtvaardiging van de rekeningen vragen, noch de zegels of inventaris leggen.
Artikel 15 - Sectie Register
15.1. Het NB is verplicht een register bij te houden van haar secties, hun zetels en de contactgegevens
van hun respectieve wettelijke vertegenwoordigers.
15.2. De originele versie van dit register wordt gehouden op de officiële zetel van de vereniging zoals
bepaald in artikel 2 van deze statuten.
15.3. Wanneer zich wijzigingen voordoen in de registratiegegevens van een sectie, moeten deze
wijzigingen binnen acht dagen na kennisgeving aan het NB worden doorgevoerd in het ledenregister.
15.4. De secties hebben de verplichting een zetelwijziging binnen acht dagen aan het NB door te geven.
15.5. De vereniging moet de autoriteiten, administraties en diensten, met inbegrip van de openbare
aanklagers, de rechtbanken en alle daartoe bevoegde rechtbanken en gerechtelijke ambtenaren op
mondeling of schriftelijk verzoek onmiddellijk toegang verlenen tot het Sectie Register en deze instanties
afschriften of uittreksels bezorgen uit dit register in elke vorm die zij nodig achten.
Hoofdstuk 2 - Gezamenlijke leden
Artikel 16 - Definitie van een sectie lid
16.1. Een sectle lid is een gezamenlijk lid van ESN Belgium.
16.2. Sectie leden zijn leden van de secties die erkend zijn door het NP van ESN Belgium. Elke sectie
beslist zelfstandig over haar eigen sectle lidmaatschappen.
Artikel 17 - Rechten van een sectie lid
17.1. Een sectie lid heeft het recht om:
17.1.1. Het NP bij te wonen en op het NP te spreken op uitnodiging van het NB;
17.1.2. Toegang te hebben tot de georganiseerde activiteiten van de vereniging, volgens de procedures
uiteengezet in het Evenementen Beleidsdocument (hierna "EB" genoemd) van dat evenement, ook als
vrijwilliger;
17.1.3. Vergaderingen van het NB bij te wonen op uitnodiging;
17.1.4. Afdoende te worden geraadpleegd door hun wettelijke vertegenwoordiger over de manier waarop
de sectie zal stemmen tijdens het NP.
Artikel 18 - Vereisten voor een sectie lid
18.1. Een sectie lid is verplicht om:
18.1.1. Te werken in overeenstemming met de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, de missies, doelen,
visies en waarden van ESN Belgium en ESN AISBL;
18.1.2. De Gedragscode van ESN Belgium te respecteren, zoals verstrekt door het NB;
18.1.3. De Gedragscode van ESN AISBL te respecteren, zoals verstrekt door het NB, telkens als deze van
toepassing is;
18.1.4. Samen te werken met de sectie om aan haar eigen eisen te voldoen.
Artikel 19 - Einde van het lidmaatschap van een sectie lid
19.1. Elk sectie lid kan te allen tijde ontslag nemen uit de vereniging. Een sectie lid kan door het NP
worden uitgesloten van het bijwonen van huidige of toekomstige evenementen van ESN Belgium met een
tweederde meerderheid van de aanwezige of te allen tijde vertegenwoordigde secties.
19.2. Elke sectie beslist onafhankelijk over hoe het lidmaatschap van haar eigen sectie lid eindigt.
Hoofdstuk 3 - Geassocieerde leden
Artikel 20 - Definitie van geassocieerde leden
20.1. Geassocieerde leden zijn partnerorganisaties.
20.2. Een geassocieerd lid heeft het recht om de nationale evenementen bij te wonen en te spreken op
uitnodiging van het NB. Tijdens elk vertrouwelijk onderwerp kan het geassocieerd lid door het NB worden
gevraagd om tijdelijk buiten te treden.
20.3. Geassocieerde leden hebben niet het recht om te stemmen bij het NP, om kandidaten op te stellen
voor functies in de formele structuur van ESN Belgium, of om de naam en bedrijfsidentiteit van de organisatie
te gebruiken.
Artikel 21 - Einde geassocieerd lidmaatschap
21.1. Het NB kan het geassocieerd lidmaatschap van partnerorganisaties verlenen en intrekken. De
beheerders kunnen elk geassocieerd lidmaatschap van organisaties intrekken met een tweederde gewone
meerderheid van het NB.
21.1.1. Als 1/s van de secties tijdens het NP tegen deze intrekking is, kunnen ze een stemming vragen om
de door het NB ingeleide procedure ongedaan te maken.
Hoofdstuk 4 - Lidmaatschapskosten
Artikel 22 - Effectieve lidmaatschapsbijdrage
22.1. Secties betalen de jaarlijkse effectieve lidmaatschapsbijdrage van ESN Belgium die gelijk is aan € 0.
Artikel 23 - Gemeenschappelijke contributie
23.1. Sectie leden betalen de jaarlijkse gezamenlijke contributie van ESN Belgium en ESN AISBL via de
ESNcard.
23.2. ESN Belgium moet de ESNcard aan haar secties verkopen tegen de huidige internationale prijs
vastgesteld door ESN International, plus een marge van €0,885.
23.2.1. Het NB of de secties kunnen een verhoging voorstellen op basis van de huidige economie.
23.3. ESN Belgium moet een nationale voorraad ESNcard voor secties aanhouden met minstens 100
kaarten per sectie.
23.3.1. Als de nationale voorraad op is en een sectie een buitengewone bestelling van ESNcards vereist,
moet ESN Belgium de ESNcard van deze buitengewone bestelling aan de secties verkopen tegen een
meerprijs van € 0,3.
23.4. Zoals vermeld in artikel 12.1.3 van deze Statuten, moeten secties de ESNcard tegen de
minimumprijs van € 5 aan hun internationale studenten verkopen.
Titel 3. De Algemene Vergadering
Artikel 24 - Definitie van het Nationaal Platform
24.1. De Algemene Vergadering van ESN Belgium wordt het Nationaal Platform genoemd. Het is het
hoogste besluitvormende orgaan van de organisatie en is samengesteld uit haar leden.
24.2. Het NP wordt voorgezeten door het Voorzittersteam (hierna te noemen "NP VT") zoals vermeld in
artikel 22 van het Huishoudelijk Reglement.
24.3. Een NP kan één dag worden gehouden en wordt een Klein Nationaal Platform genoemd (hierna te
noemen "KNP") of kan twee dagen worden gehouden en wordt een Groot Nationaal Platform genoemd
(hierna te noemen "GNP").
Artikel 25 - Bevoegdheden van het Nationaal Platform
25.1. De volgende exclusieve bevoegdheden worden exclusief uitgeoefend door het NP:
25.1.1. Wijzigingen van deze Statuten;
25.1.2. Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement;
25.1.3. Wijzigingen van de bovenwettelijke documenten van ESN Belgium;
25.1.4. De benoeming en het ontslag van het NB en de vaststelling van zijn bezoldiging;
25.1.5. De benoeming en het ontslag van het AO;
25.1.6. De kwijting aan het NB en AO, alsmede, indien van toepassing, het instellen van een
verenigingsprocedure tegen het NB en AO;
25.1.7. De goedkeuring van de jaarrekening en de begroting;
25.1.8. De ontbinding van ESN Belgium;
25.1.9. Het uitsluiten van een sectie;
25.1.10. De omzetting van ESN Belgium in een cooperatieve vennootschap erkend als sociale
onderneming of in een erkende coöperatieve sociale onderneming;
25.1.11. Alle gevallen waarin de Statuten of de wet dit vereisen.
Artikel 26 - Bijeenkomsten van het Nationaal Platform
26.1 Het GNP wordt minimaal twee keer per jaar gehouden, maximaal drie keer per jaar en binnen zes
maanden na afloop van het boekjaar.
26.2. Het KNP kan gehouden worden zonder minimum of maximum aantal per jaar.
26.3. Het NB kan een NP bijeenroepen wanneer zij dit nodig acht, in de gevallen waarin de wet of de
Statuten voorzien of wanneer ten minste 1/% van de secties daarom verzoekt. In dat geval wordt het NP binnen
eenentwintig dagen na het verzoek tot bijeenroeping bijeengeroepen en wordt het NP uiterlijk op de veertigste
dag na dat verzoek bijeengeroepen.
26.3.1. In uitzonderlijke gevallen kan het NP in een online vorm worden gehouden. In dit geval geldt
dezelfde procedure als hierboven beschreven.
Artikel 27 - Uitnodiging en agenda van het Nationaal Platform
27.1. De uitnodiging wordt ten minste dertig dagen vóór de datum van het NP per e-mail naar alle secties
van ESN Belgium gestuurd op het laatste adres dat door het NB daartoe opgegeven is. De uitnodiging bevat
de datum, tijd en plaats van het NP, samen met een lijst van documenten/aanpassingen die ter stemming
zullen voorgelegd
worden.
27.2. Elk voorstel ondertekend door ten minste een twintigste van de secties wordt op de ingediende
agenda geplaatst. Het voorstel moet worden afgeleverd bij het NB ten laatste 20 dagen voor het NP.
27.3. Op de agenda moet de goedkeuring van de jaarrekening van het voorgaande boekjaar en de
voorlopige begroting van het volgende jaar bij het eerste GNP worden vermeld. Dit GNP wordt maximaal 6
maanden na afsluiting van het boekjaar aangehouden.
27.4. De secties hebben het recht om overwegingen te maken en te beraadslagen over punten die ten
minste de dag vóór de vergadering niet schriftelijk op de agenda zijn vermeld.
Artikel 28 - Toelating tot het Nationaal Platform
28.1. Om het NP bij te wonen, dienen sectie leden zich vijftien dagen voor het tijdstip van het NP aan te
melden via het door het NB ter beschikking gestelde formulier.
28.2. Elk lid van ESN Belgium en ESN AISBL heeft het recht om het NP bij te wonen.
28.3. Het NB kan iedereen uitnodigen om het NP geheel of gedeeltelijk bij te wonen als waarnemer of
adviseur.
Artikel 29 - Quorumaanwezigheid van het Nationaal Platform
29.1. Om te beraadslagen, te beslissen en onderwerpen aan te nemen, moet minstens "50% plus één"
van de secties aanwezig of vertegenwoordigd zijn op het NP.
29.2. Voor de volgende beslissingen moet minstens 3% van de secties aanwezig of vertegenwoordigd zijn
op het NP:
29.2.1. Wijziging van deze Statuten
29.2.2. Wijziging van het Huishoudelijk Reglement.
29.3. Indien op de eerste vergadering minder dan het minimaal vereiste aantal secties aanwezig of
vertegenwoordigd zijn, kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen ten minste vijftien dagen na de
vorige vergadering. Tijdens dit nieuwe NP kunnen de secties beraadslagen, beslissen en onderwerpen
aannemen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde secties.
29.4. Het NP begint officieel als het quorum is gecontroleerd.
29.4.1. Een GNP kan twee quorums hebben, één per dag. In dit geval start het GNP officieel wanneer het
eerste quorum is gecontroleerd.
Artikel 30 - Verloop van het Nationaal Platform
30.1. Het NB beantwoordt vragen die de secties haar voor of tijdens de vergadering mondeling of
schriftelijk stellen en die betrekking hebben op de agendapunten. Zij kan in het belang van ESN Belgium
weigeren vragen te beantwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de vereniging
kan schaden of in strijd is met de vertrouwelijkheidsclausules die door ESN Belgium zijn aangegaan.
30.2. In voorkomend geval beantwoordt het AO vragen die haar door de secties voor of tijdens de
vergadering, mondeling of schriftelijk, worden gesteld en die betrekking hebben op de agendapunten. Het AO
kan, in het belang van ESN Belgium, weigeren vragen te beantwoorden wanneer de mededeling van
bepaalde gegevens of feiten de vereniging kan schaden of in strijd is met de vertrouwelijkheidsclausules
aangegaan door ESN Belgium. Het heeft spreekrecht bij het NP in verband met de vervulling van zijn taak.
30.3. Het NB en het AO kunnen hun antwoorden op verschillende vragen over hetzelfde onderwerp
groeperen.
30.4. Indien het NB of de secties wijzigingen aan de voorgestelde wijzigingen of punten voorstellen,
moeten deze worden voorgesteld door ze ten minste 24 uur voor het quorum van de dag van het NP naar het
NP VT en secties te sturen.
Artikel 31 - Stemmen op het Nationaal Platform
31.1. Bij het NP heeft elke sectie één stem.
31.2. Secties die het NP niet kunnen bijwonen, kunnen zich laten vertegenwoordigen door een andere
sectie. Elke sectie kan maximaal twee stemmen hebben, hun eigen stem inbegrepen.
31.3. Een sectie verliest haar stem door niet te komen opdagen of door haar stem niet te delegeren voor
het quorum. Als een sectie haar stem verliest, kan ze deze niet meer terugkrijgen.
31.4. Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of
vertegenwoordigde secties, tenzij de wet of deze Statuten anders bepalen.
31.5. Bij staking van stemmen geldt de volgende procedure:
31.5.1. De stem wordt opnieuw uitgebracht;
31.5.2. Bij een stemming met meer dan twee opties gaan de opties met het hoogste percentage stemmen
door naar de volgende stemronde;
31.5.3. Bij tweede gelijkheid wordt het voorstel waarover gestemd wordt, gezien als niet aangenomen;
31.5.4. Bij verkiezingsstemming worden kandidaten niet benoemd of gekozen.
31.6. Een stemming is ongeldig en moet onmiddellijk worden herhaald als:
31.6.1. Het aantal uitgebrachte stemmen hoger is dan het aantal aanwezige stemgerechtigden;
31.6.2. lemand heeft deelgenomen aan de stemming zonder stemrecht;
31.6.3. Iemand met meer dan één stem gestemd heeft, behalve stemmen die gedelegeerd zijn;
31.6.4. lemand kan aantonen dat de telling niet correct is uitgevoerd;
31.6.5. Het verkiezingsproces niet correct gevolgd is.
31.7. Voor latere beslissingen is een meerderheid van 3/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde secties
vereist, waarbij onthoudingen noch in de teller, noch in de noemer worden meegeteld:
31.7.1. Wijziging van deze statuten. Als de wijziging van deze statuten echter de doelstellingen van ESN
Belgium betreft, is ze pas aangenomen als ze 4/s van de uitgebrachte stemmen heeft behaald (onthoudingen
worden noch in de teller, noch in de noemer meegeteld).
31.8. Latere beslissingen vereisen een absolute meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde
secties, waarbij de onthoudingen noch in de teller, noch in de noemer worden meegeteld:
31.8.1. Wijziging van het Huishoudelijk Reglement.
31.9. Er kan hoofdelijk worden gestemd door handopsteking of, op verzoek van deelnemers aan het NP,
door geheime stemming.
Artikel 32 - Elektronisch stemmen op het Nationaal Platform
32.1. ESN Belgium zal de mogelijkheid hebben om de leden persoonlijk elektronisch te laten stemmen op
het NP.
32.2. De mogelijkheid om op afstand te stemmen kan worden voorzien via elektronische middelen die door
ESN Belgium ter beschikking worden gesteld. Leden die op deze wijze aan de stemming deelnemen, worden
geacht aanwezig te zijn.
32.3. ESN Belgium moet de identiteit van leden die stemmen op afstand elektronisch kunnen controleren.
Deze mogelijkheid moet de leden in staat stellen rechtstreeks, gelijktijdig en doorlopend kennis te nemen van
de beraadslagingen in het NP en hun stemrecht uit te oefenen over alle punten waarover de vergadering moet
besluiten.
32.4. De bijeenroeping van het NP bevat een duidelijke en nauwkeurige beschrijving van de procedures
voor deelname op afstand.
32.5. De procedure voor elektronisch stemmen moet voldoen aan artikel 9:16/1 van het Wetboek van
Vennootschappen en Verenigingen (hierna "WVV").
Artikel 33 - Elektronisch stemmen buiten het Nationaal Platform
33.1. ESN Belgium zal de mogelijkheid hebben om de leden te allen tijde elektronisch te laten stemmen
over onderwerpen als het NB of 1/s van de secties daarom vragen.
33.2. De mogelijkheid om op afstand te stemmen kan worden voorzien via elektronische middelen die door
ESN Belgium ter beschikking worden gesteld. In dat geval kunnen de stemmingen alleen worden gehouden
als het in artikel 29 van deze Statuten bepaalde quorum is bereikt.
33.3. ESN Belgium moet de identiteit van leden die stemmen op afstand elektronisch kunnen controleren.
Deze mogelijkheid moet de leden in staat stellen rechtstreeks, gelijktijdig en doorlopend langs elektronische
weg kennis te nemen van de beraadslagingen en hun stemrecht uit te oefenen over alle punten waarover de
stemmen moeten beslissen.
33.4. De oproeping voor een stemming buiten het NP moet een duidelijke en nauwkeurige beschrijving
bevatten van de procedures voor deelname op afstand en moet vijftien dagen vóór de stemming per mail naar
de secties worden gestuurd.
33.5. De via deze procedures uitgebrachte stemmen kunnen onmiddellijk na de uitslag geldig zijn. Er moet
echter een bekrachtigingsstemming plaatsvinden bij het volgende NP om de stemmen te bevestigen:
33.5.1. De stemmen worden genomen met dezelfde meerderheid als anders bepaald door de wet of deze
statuten.
33.6. De procedure voor elektronisch stemmen moet voldoen aan artikel 9:16/1 WVV.
Artikel 34 - Wijzigingen van de statuten
34.1. Het NB en de secties kunnen besluiten tot wijziging van de Statuten.
34.2. Indien het Nationaal Bestuur wijzigingen in gang zet, dienen deze uiterlijk vijftien dagen voor de dag
van het NP aan de secties te zijn toegezonden.
34.3. Indien een sectie wijzigingen in gang zet, dienen deze uiterlijk vijftien dagen voor de dag van het NP
aan het NB en NP VT te zijn toegezonden.
34.4. Het NB en NP VT dienen ze ten laatste vijftien dagen voor de dag van het NP naar de leden en
organen van ESN Belgium te sturen.
34.5. Een wijziging die door een sectie wordt voorgesteld, heeft de schriftelijke steun nodig van ten minste
twee aanvullende secties.
Artikel 35 - Notulen van het Nationaal Platform
35.1. Van de beslissingen van het NP worden notulen gemaakt, die worden bijgehouden op het platform
"wiki.esnbelgium.org".
35.2. ledere sectie heeft recht op inzage in dit rapport. Daarnaast worden de secties op de hoogte
gebracht van de besluiten van het NP door een kopie van de notulen per e-mail te sturen voor de volgende
vergadering.
35.3. Geassocieerde leden hebben geen recht op inzage in de rapporten van het NP.
35.4. Elke wijziging van de Statuten wordt, in gecoördineerde versie, onverwijld neergelegd bij de
nederlandstalige Ondernemingsrechtbank in Brussel en door de griffier en bij uittreksel in de Bijlagen bij het
Belgisch Staatsblad bekendgemaakt zoals bepaald in artikel 2:7 van het WVV. Hetzelfde geldt voor alle
handelingen met betrekking tot de benoeming of beeindiging van het mandaat van bestuurders en, in
voorkomend geval, van commissarissen.
Titel 4. Bestuur en vertegenwoordiging
Hoofdstuk 1 - Nationaal Bestuur
Artikel 36 - Definitie van het Nationaal Bestuur
36.1. Het bestuursorgaan wordt het Nationaal Bestuur genoemd.
36.2. Het is het hoogste uitvoerende orgaan van ESN Belgium en heeft de verantwoordelijkheid voor het
uitvoeren van alle operationele taken, het beheer en de vertegenwoordiging van ESN Belgium.
Artikel 37 - Samenstelling van het Nationaal Bestuur
37.1. De vereniging wordt bestuurd door het NB, bestaande uit ten minste drie personen inclusief de
voorzitter, benoemd door een absolute meerderheid van het NP voor een termijn van één jaar. NB-leden zijn
tweemaal herbenoembaar, met een maximum van tweemaal voor dezelfde functie.
37.2. Om tot NB-lid te worden benoemd, moet men aan de volgende inhoudelijke voorwaarden voldoen:
37.2.1. Een aanbevelingsbrief hebben van een sectie van ESN Belgium;
37.2.2. Een motivatiebrief en CV voorleggen aan het NP.
37.3. Het mandaat loopt van 1 augustus tot en met 31 juli. Het aantal personen in het NB moet in ieder
geval kleiner zijn dan het aantal secties van ESN Belgium.
37.4. De NB-leden zijn de wettelijke vertegenwoordigers van ESN Belgium.
37.5. Het dagelijks bestuur van de vereniging wordt uitgeoefend door het NB afzonderlijk of gezamenlijk
handelend.
37.6. Het NB oefent hun mandaat kosteloos uit.
37.7. Het NB oefent hun macht als collectief uit.
37.8. Een NB-lid kan geen AO-lid, voorzitter van een sectie of aangewezen wettelijke vertegenwoordiger
van een sectie zijn.
Artikel 38 - Coöptatie van Nationale Bestuursleden
38.1. Wanneer de zetel van een NB-Ild vrijkomt voor het einde van zijn mandaat, hebben de overblijvende
NB-leden het recht om een nieuw NB-lid te coopteren.
38.2. Het volgende NP moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen. Bij bevestiging
voltooit de gecoöpteerde bestuurder het mandaat van zijn voorganger, tenzij het NP anders beslist. Bij
gebreke van bevestiging eindigt het mandaat van het gecoöpteerde NB-lid bij het NP, onverminderd de
regelmatigheid van de samenstelling van het NB tot dan toe.
Artikel 39 - Bevoegdheden van het Nationaal Bestuur
39.1. Het NB is bevoegd om alle handelingen van intern beheer te verrichten die nodig of dienstig zijn voor
de verwezenlijking van het doel van ESN Belgium, met uitzondering van die handelingen waarvoor bij wet of
volgens deze statuten het NP exclusief bevoegd is.
39.2. Onverminderd de verplichtingen die voortvloeien uit collegiaal bestuur, in het bijzonder overleg en
toezicht, kan het NB beheerstaken onderling verdelen. Een dergelijke taakverdeling kan niet aan derden
worden tegengeworpen, ook niet nadat deze openbaar is gemaakt. Het niet naleven ervan brengt echter de
interne aansprakelijkheid van de betrokken NB-leden in gevaar.
39.3. Het NB kan een deel van haar beheersbevoegdheden delegeren aan één of meer niet-statutaire
organen, zonder dat deze delegatie echter verband kan houden met het algemeen beleid van ESN Belgium of
de algemene beheersbevoegdheden van het NB.
Artikel 40 - Externe vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Nationaal Bestuur
40.1. Het NB vertegenwoordigt als college ESN Belgium in alle handelingen in en buiten rechte.
40.2. Het NB vertegenwoordigt ESN Belgium met de meerderheid van haar leden. Onverminderd de
algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het NB als college, wordt ESN Belgium ook in en buiten
rechte vertegenwoordigd door de voorzitter.
40.3. Voor de uitvoering van eender welk contract met betrekking tot een partnerschap, is een dubbele
handtekening verplicht: de handtekeningen van de Voorzitter en een ander NB-lid zijn verplicht.
40.3.1 In het geval van een force majeur (bv. natuurrampen, ernstige ziekte of andere buitengewone en
onvermijdelijke omstandigheden), zal de Vice-Voorzitter de Voorzitter invallen om te voldoen aan de vereiste
van de dubbele handtekening. De omstandigheden die leiden tot de force majeur moeten duidelijk
gedocumenteerd en gerechtvaardigd worden aan de NB/NC. Indien de Algemene Vergadering dit vraagt,
moet de rechtvaardiging ook aan hen verschaft worden.
40.4. Voor de uitvoering van eender welk legaal document, krijgt een dubbele handtekening de voorkeur.
Hoedanook, in omstandigheden waarin onmiddellijk handelen vanwege de aard of urgentie van het document
vereist is, kan de Voorzitter alleen ondertekenen. In dergelijke gevallen dient de voorzitter de overige leden
van het NB zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van de ondernomen actie en een gedetailleerde
verantwoording te geven voor de unilaterale actie.
40.5. De NB-leden die ESN Belgium vertegenwoordigen, kunnen volmachthebbers van de vereniging
aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde of een reeks van bepaalde
rechtshandelingen zijn toegestaan. De volmachten verbinden ESN Belgium binnen de grenzen van de hen
verleende volmacht, waarvan de grenzen tegenstelbaar zijn aan derden overeenkomstig hetgeen geldt voor
mandaten.
Artikel 41 - Openbaarmakingsverplichtingen van het bestuur
41.1. De benoeming van de leden van het NB en de personen gemachtigd om ESN Belgium te
vertegenwoordigen en hun beëindiging van hun mandaat zullen openbaar worden gemaakt door neerlegging
in het verenigingsdossier bij het Rechtspersonenregister en publicatie van een uittreksel in de Bijlagen bij het
Belgisch Staatsblad. Uit deze documenten moet in ieder geval blijken of de personen die ESN Belgium
vertegenwoordigen elk afzonderlijk, gezamenlijk of als college zijn, en wat hun bevoegdheden zijn.
Artikel 42 - Vergaderingen van het Nationaal Bestuur
42.1. Het Nationaal Bestuur vergadert wanneer de behoeften van de vereniging dit verelsen en wanneer
één van haar leden daarom verzoekt. De schriftelijke kennisgeving wordt ten minste één dag voor de datum
van de vergadering naar de rest van het Nationaal Bestuur verzonden. De kennisgeving vermeldt de datum,
het tijdstip, de agenda en de plaats van de vergadering. De agenda wordt opgesteld door één van de leden
van het Nationaal Bestuur. Een vergadering van het Nationaal Bestuur kan alleen doorgaan als ten minste de
helft van het Nationaal Bestuur aanwezig of vertegenwoordigd is.
Artikel 43 - Stemming door het Nationaal Bestuur
43.1. De beslissingen van het NB worden genomen met een gewone meerderheid ongeacht het aantal
aanwezige NB-leden. Als de stemmen gelijk zijn, heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.
Artikel 44 - Notulen van de vergadering van het Nationaal Bestuur
44.1. Van de vergadering van het NB worden notulen gehouden en samengebracht in de notulen. De NB-
leden worden van het besluit op de hoogte gebracht door toezending (per post of e-mail) van een kopie van
de originele verslagen van de vergaderingen of door publicatie van de besluiten in de interne database.
44.2. Het NB moet ook een eindrapport presenteren op het laatste NP van hun boekjaar.
Artikel 45 - Belangenverstrengeling
45.1. Wanneer het NB een beslissing moet nemen of moet beslissen over een verrichting die binnen haar
bevoegdheden valt, waarbij een NB-lid een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke
aard heeft dat strijdig is met het belang van ESN Belgium, moet het betrokken NB-lid dit meedelen aan de
andere leden voordat het NB een besluit neemt. Zijn verklaring en toelichting van de aard van dit tegenstrijdig
belang wordt opgenomen in de notulen van de vergadering van het NB die de beslissing moet nemen.
45.2. Het NB-lid met een tegenstrijdig belang mag niet deelnemen aan de beraadslagingen van het NB
over deze besluiten of transacties, noch daarover stemmen. Indien de meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde NB-leden een tegenstrijdig belang heeft, wordt de beslissing of transactie voorgelegd aan
het NP. Indien het NP het besluit of de transactie goedkeurt, mag het NB deze implementeren.
45.3. Deze procedure is niet van toepassing wanneer de besluiten van het NB betrekking hebben op
gebruikelijke transacties die plaatsvinden onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die gebruikelijk zijn
op de markt voor soortgelijke transacties.
Artikel 46 - Einde mandaat
46.1. Indien het mandaat van een NB-lid is verstreken, eindigt het mandaat van rechtswege op 31 juli.
46.1.1. Binnen drie maanden na afloop van het mandaat, d.w.z. op 31 juli, wordt
in overeenkomst met artikel 46.1 van de Statuten een Nationaal Platform
georganiseerd om alle door de leden van het Nationaal Bestuur uitgevoerde
taken te bekrachtigen;
46.1.2. Tijdens dit Nationaal Platform zal een stemming worden georganiseerd
om de missies van elk lid van het Nationaal Bestuur al dan niet te bevestigen. De
stemming moet worden gehouden met een absolute meerderheid van de
aanwezige effectieve leden;
46.1.3. In geval van bekrachtiging van de missies door de effectieve leden, leidt
dit tot het ontslag van de leden uit het Nationaal Bestuur en betekent dit dat zij
hun verplichtingen zijn nagekomen en zich onthouden van elke kritiek hierop.
Zodra een lid van het Nationaal Bestuur is ontslagen, kan het niet langer worden
vervolgd door ESN Belgium.
46.2. Een NB-lid wordt geacht af te treden wanneer hij niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden
om NB-lid te worden in de vereniging, zoals bepaald in deze statuten. Dit wordt bepaald door het NP.
Wanneer een NB-lid aftreedt, dient hij in functie te blijven totdat het NP redelijkerwijs in zijn vervanging kan
voorzien.
46.3. De ambtstermijn van een NB-lid eindigt van rechtswege door zijn overlijden.
Artikel 47 - Ontslag van een Nationaal Bestuurslid
47.1. Een lid van het NB kan op elk moment ontslag nemen;
47.2.1. Het ontslag, schriftelijk (per post of e-mail), zal ingediend worden bij het Nationale Bestuur en het
Netwerk,
47.2.2. Het NB-lid dat ontslag neemt is verplicht dit binnen een redelijke termijn te melden voor een vlotte
transitie; deze termijn kan door de rest van de NB worden geschrapt.
47.2.3. Indien het functioneren van de vereniging in gevaar komt door het aftreden, wordt het aftreden van
het NB-lid opgeschort tot na verloop van een redelijke termijn.
47.3. Van een lid van het NB wordt verwacht ontslag te nemen in de volgende omstandigheden:
47.3.1. Als een NB-lid niet handelt in overeenstemming met de doelstellingen, de statuten of het
huishoudelijk reglement van ESN Belgium met de nodige zorgvuldigheid.
47.3.2. Indien een NB-lid consequent zijn taken of verantwoordelijkheden niet nakomt, waardoor het
functioneren van het Nationaal Bestuur wordt verstoord of het bereiken van de doelstellingen van ESN België
wordt gehinderd.
47.3.3. Indien een NB-lid zich schuldig maakt aan gedrag dat de reputatie van ESN Belgium schaadt,
inclusief van maar niet beperkt tot wangedrag, intimidatie of handelingen die de Gedragscode schenden.
47.3.4. Als blijkt dat een NB-lid belangenconflicten heeft die hun objectiviteit en vermogen om in het beste
belang van ESN Belgium te dienen schaden, en er niet in slaagt deze conflicten tijdig bekend te maken of op
te lossen.
47.3.5. Als een NB-lid de middelen van ESN Belgium misbruikt of ongeoorloofde financiële transacties
uitvoert die de financiële integriteit van de organisatie ondermijnen.
47.3.6. Als een NB-lid vertrouwelijkheidsovereenkomsten schendt of gevoelige informatie openbaar maakt
zonder toestemming, waardoor de integriteit of privacy van de activiteiten van ESN Belgium in gevaar komt.
Hoofdstuk 2 - Audit Orgaan
Artikel 48 - Definitie en samenstelling van het Audit Orgaan
48.1 Het Audit Orgaan is het interne audit orgaan van ESN dat handelt om ESN Belgium te ondersteunen
door aanbevelingen te doen voor continue verbetering.
48.2 Het AO bestaat uit de volgende leden: een Hoofd Auditeur, een Financieel Auditeur en een
Procedure Auditeur.
Artikel 49 - Verkiezing en mandaat van het Audit Orgaan
49.1 Het AO wordt verkozen door het NP volgens de procedures die zijn vastgelegd in het artikel 18 van
het Huishoudelijk Reglement. Het AO, verkozen tijdens het NP, treedt in dienst op 1 augustus.
49.2. De AO-leden blijven een jaar in functie, tot 31 juli.
49.3. Een AO-lid of een voormalig AO-lid is slechts eenmaal herkiesbaar.
49.4. Eerdere houders van NB-posities kunnen geen lid zijn van de AO in de volgende twaalf
maanden na het einde van hun mandaat.
49.5. Indien een AO-functie vacant is, kiest het NP zo spoedig mogelijk de plaatsvervanger voor de
vacante functie voor de rest van het mandaat, zonder afbreuk te doen aan deze Statuten en Huishoudelijk
Reglement.
Artikel 50 - Rechten en plichten van het Audit Orgaan
50.1. Het AO is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de interne audit van ESN Belgium.
50.2. Het AO heeft het recht om informatie op te vragen bij of toegang te krijgen tot elke instantie of
structuur binnen ESN Belgium. De gevraagde informatie of toegang wordt onverwijld verleend.
50.3. Het AO legt het interne auditrapport minimaal één keer per jaar voor aan het NP.
50.4. Het AO kan het NP adviseren om specifieke leden van het NB of Nationale Coördinatoren of het NB
en de Nationale Coördinatoren als geheel te verwijderen.
50.5. Het AO brengt minimaal één keer per jaar verslag uit over haar werkzaamheden aan het NP.
50.6. Het AO heeft het recht om vergaderingen van het NB bij te wonen en daar het woord te voeren.
Artikel 51 - Procedures van het Audit Orgaan
51.1. Het AO voert haar zaken uit in overeenstemming met de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en
elk ander document goedgekeurd door het NP.
51.2. Een besluit van het AO wordt genomen met absolute meerderheid.
51.3. De AO-leden kunnen hun stem niet delegeren.
Hoofdstuk 3 - Contractuele verplichtingen
Artikel 52 -- Contractuele verplichtingen voor Nationale Coördinatoren en leden van het Auditorgaan
52.1. Alle Nationale Coördinatoren (NCs) en leden van het Auditorgaan (AO Leden) voeren het contract uit
gedurende de duur van hun mandaat.
52.2. Het contract bevat, maar is niet gelimiteerd tot de volgende bepalingen:
52.2.1. Om ter goeder trouw te handelen en om geen schade aan de organisatie te veroorzaken.
52.2.2. Om ESN Belgium met toewijding, integriteit en naar beste professionele bekwaamheid te
vertegenwoordigen.
52.2.3. Om hun toegewezen taken en verantwoordelijkheden uit te voeren met de hoogste standaard van
zorg en bekwaamheid.
52.2.4. Om confidentialiteit over alle gevoelige en interne informatie van ESN Belgium te bewaren.
52.2.5. De missie, visie, waarden en het beleid van ESN Belgium te handhaven en te promoten.
52.2.6. Een aansprakelijkheidsclausule waarin staat dat NC's en AO-leden aansprakelijk kunnen worden
gesteld voor grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag dat leidt tot schade aan de organisatie.
52.3. Het contract loopt automatisch ten einde bij ontslag van de NC of AO lid of bij het einde van hun
mandaat.
52.3.1. Het ontslag van een Nationale Coördinator of lid van het Audit Orgaan zal dezelfde procedure
volgen zoals gespecificeerd voor een lid van het Nationale bestuur, zoals beschreven in Artikel 47 van de
Statuten.
52.4. Het contractsjabloon wordt opgesteld en op regelmatige basis herzien door het Nationale Bestuur en
moet in overeenstemming zijn met de Belgische wetgeving.
52.5. Alle ondertekende contracten worden in de officiële archieven van ESN Belgium bewaard gedurende
de duur van het mandaat en voor een periode van één jaar daarna.
Hoofdstuk 4 - Terugtrekking uit functie
Artikel 53 - Ontslag van het Nationale Level
53.1. Het mandaat van een lid van het Nationale level, zoals - maar niet beperkt tot - Nationaal bestuur,
National Coordinator, Audit Orgaan, NP CT en Adviesraad, kan te allen tijde door de NP worden beëindigd
met een tweederde absolute meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
53.1.1. Elk lid van het NB/NC alsook de wettelijke vertegenwoordiger van een sectie heeft het recht om
een motle van wantrouwen voor te stellen om een individueel lid van het nationale level te ontslaan; of de NB,
NC, Adviesraad, AB of NP CT als geheel. Voor een motie van wantrouwen is een tweederde absolute
meerderheid van stemmen nodig, zoals beschreven in artikel 13 van ons huishoudelijk reglement.
53.2. De stemming over het beeindigen van een mandaat van een lid van het nationale level is geheim.
53.3. Het Nationaal Bestuur heeft het recht om een lid op het Nationaal level te schorsen, door middel van
een stemming met eenvoudige meerderheid, in afwachting van het Nationaal Platform waar een motie van
wantrouwen zal worden gehouden.
Titel 5. Het dagelijks bestuur
Artikel 54 - College van Bestuur
54.1. Het dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en beslissingen die niet verder reiken dan de
behoeften van het dagelijks leven van ESN Belgium, alsook de handelingen en beslissingen die, hetzij
vanwege hun minder belang dat ze vertonen, hetzij vanwege hun dringende karakter, niet de tussenkomst van
het NB rechtvaardigen.
54.2. Het NB kan het dagelijks bestuur van ESN Belgium, alsook de vertegenwoordiging van ESN Belglum
wat dat beheer betreft, delegeren aan één of meerdere personen. Indien meerdere personen betrokken zijn,
zullen deze personen als college optreden, zowel ten aanzien van het NB als de externe
vertegenwoordigingsbevoegdheid voor het NB.
54.3. De personen belast met het dagelijks bestuur kunnen zonder toestemming van het NB geen
beslissingen nemen en/of rechtshandelingen verrichten die verband houden met de vertegenwoordiging van
ESN Belgium in het kader van het dagelijks bestuur bij transacties die € 0 overschrijden. Deze kunnen niet
tegen derden worden ingeroepen, ook niet nadat ze openbaar zijn gemaakt. Het niet naleven ervan brengt de
interne aansprakelijkheid van de betrokken vertegenwoordigers met zich mee.
544.4. Het NB is verantwoordelijk voor het toezicht op het dagelijks bestuur van ESN Belgium.
54.5. De aanstelling van personen belast met het dagelijks bestuur en hun beeindiging van hun mandaat
wordt openbaar gemaakt door neerlegging in het verenigingsdossier bij het Rechtspersonenregister en
publicatie van een uittreksel in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Uit deze documenten moet in ieder
geval blijken wat de reikwijdte van hun bevoegdheden is en of de personen die ESN Belgium
vertegenwoordigen, elk afzonderlijk, gezamenlijk of als college, het dagelijks bestuur opvatten.
Titel 6. Aansprakelijkheid van het Nationaal Bestuur
Artikel 55 - Aansprakelijkheid van het Nationaal Bestuur
55.1. De NB-leden en dagelijkse personen (en alle andere personen die feitelijke bestuursbevoegdheid
hebben gehad met betrekking tot ESN Belgium) zijn jegens ESN Belgium aansprakelijk voor fouten begaan in
de uitoefening van hun functie. Dit geldt ook voor derden voor zover de gemaakte fout een niet-contractuele
fout is. Deze personen zijn echter alleen aansprakelijk voor beslissingen, handelingen of gedragingen die
duidelijk buiten het bereik vallen waarbinnen normaal voorzichtige en zorgvuldige NB-leden, geplaatst in
dezelfde omstandigheden, het redelijkerwijs oneens kunnen zijn.
55.2. Aangezien het NB een college vormt, is hun aansprakelijkheid voor de besluiten of de nalatigheden
van dit college hoofdelijk. Wat betreft fouten waaraan zij geen deel hadden, zijn zij echter ontheven van
aansprakelijkheid indien zij de vermeende fout hebben gemeld aan de collegiale AO. Dit verslag, evenals de
discussie waartoe het aanleiding geeft, wordt opgenomen in de notulen.
55.3. Deze aansprakelijkheid, tezamen met iedere andere aansprakelijkheid voor schade voortvloeiend uit
de wetgeving of regelgeving, is beperkt tot de in artikel 2:57 van de WVV genoemde bedragen.
Titel 7. Boekhouding
Artikel 56 - Boekjaar
56.1. Het boekjaar van ESN Belgium begint op 01/08 en eindigt op 31/07.
Artikel 57 - Boekhouding
57.1. De boekhouding wordt gevoerd overeenkomstig de bepalingen van het WVV en de relevante
uitvoeringsbesluiten.
57.2. Het NB legt de jaarrekening van het afgelopen boekjaar en de begroting ter goedkeuring voor aan
het NP.
57.3. De jaarrekening wordt gedeponeerd in het dossier bij het Rechtspersonenregister. Voor zover van
toepassing wordt de jaarrekening neergelegd bij de nationale bank overeenkomstig het WVV en de
desbetreffende uitvoeringsbesluiten.
Artikel 58 - Toezicht door een auditeur
58.1. Zolang ESN Belgium één van de criteria van "kleine vzw" zoals gedefinieerd in artikel 1:28 §1 WVV
niet overschrijdt, is zij niet verplicht een Financieel Auditeur aan te stellen.
58.2. Zodra ESN Belgium meer dan één van de criteria overschrijdt, moet zij één of meer commissarissen
aanstellen belast met de controle van de financiële toestand, de jaarrekening en de regelmatigheid in het licht
van de wet en van deze statuten en van de in de jaarrekening vast te stellen transacties.
58.3. De Financieel Auditeur wordt uit de leden van het AO benoemd voor een termijn van 1 jaar door het
NP. Het NP stelt ook de bezoldiging van de auditeur vast en spreekt zich ook uit over het verlenen van
kwijting aan de auditeur.
Titel 8. Ontbinding en vereffening
Artikel 59 - Vrijwillige ontbinding
59.1. ESN Belgium heeft een onbeperkte levensduur en kan te allen tijde door het NP worden ontbonden.
59.2. Het NP wordt bijeengeroepen om voorstellen te bespreken betreffende de ontbinding van ESN
Belgium, ingediend door het NB of minstens 1/% van alle secties.
59.3. Om te beraadslagen en te beslissen over de ontbinding van ESN Belgium, moet minstens 3% van de
secties aanwezig of vertegenwoordigd zijn op het NP. De beslissing tot ontbinding moet worden genomen met
een bijzondere meerderheid van */s van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
59.4. In verenigingen die verplicht zijn één of meer auditeurs te benoemen, wordt het voorstel tot
ontbinding toegelicht in een door het AO opgesteld verslag, dat wordt opgenomen in de agenda van het NP
die over de ontbinding moet beslissen. Dat verslag gaat vergezeld van een vermogensopstelling cf. Artikel
2.110 §2 WVV. Als een van beide rapporten ontbreekt, is de beslissing van het NP nietig.
59.5. Indien het voorstel tot ontbinding wordt goedgekeurd, benoemt het NP 3 vereffenaars, wiens
opdracht hij zał bepalen.
59.6. Vanaf de beslissing tot ontbinding vermeldt ESN Belgium steeds dat het "vzw in vereffening" is
conform het WVV.
59.7. Een VZW in vereffening kan haar naam niet wijzigen en slechts onder de voorwaarden bepaald in
artikel 2:117 WVV haar maatschappelijke zetel verplaatsen.
Artikel 60 - Gerechtelijke ontbinding
60.1. De rechtbank kan op verzoek van een lid, een belanghebbende derde of het Openbaar Ministerie de
gerechtelijke ontbinding van ESN Belgium uitspreken indien ESN Belgium niet aan haar verplichtingen kan
voldoen, of indien zij haar vermogen of de inkomsten uit dat vermogen gebruikt voor een ander doel dan
waarvoor zij werd opgericht, of indien zij in strijd is met het verbod op verstrekking of levering van enig
rechtstreeks of onrechtstreeks geldelijk voordeel, of indien zij in strijd is met het WVV of de openbare orde, of
indien zij ernstig in strijd handelt met de Statuten, of indien het niet heeft voldaan aan de verplichting om de
jaarrekening neer te leggen binnen dertig dagen na goedkeuring door de Algemene Vergadering, tenzij de
ontbrekende jaarrekening wordt gedeponeerd voordat de beraadslagingen zijn beëindigd, of indien het minder
dan twee leden telt.
Artikel 61 - Bestemming van het vermogen van ESN Belgium na ontbinding
61.1. In geval van ontbinding en vereffening beslist het NP of de vereffenaars over de bestemming van het
vermogen van ESN Belgium. Het is in ieder geval bestemd voor een vereniging met een gelijkaardig
belangeloos doel.
Artikel 62 - Openbaarmakingsverelsten
62.1. Alle beslissingen betreffende de ontbinding, de vereffeningsvoorwaarden, de benoeming en het
ontslag van de vereffenaars, de afsluiting van de vereffening en de verdeling van het vermogen worden
neergelegd in het verenigingsdossier bij het Rechtspersonenregister en bekendgemaakt in de Bijlagen bij het
Belgisch Staatsblad in overeenstemming met het WVV en zijn uitvoeringsbesluiten.
Titel 9. Slotbepalingen
Artikel 63 - Interne regels en Gedragscode
63.1 Het interne reglement kan door het AO worden voorgelegd aan het NP. Wijzigingen aan dit reglement
kunnen worden aangebracht door het NP, die beslist met een gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde leden.
63.2 Een gedragscode kan worden geschreven door de NB/NC. De gedragscode moet worden
aangenomen met een gewone meerderheid van het NP.
Artikel 64 ~ Slotconclusie
Voor alle gevallen die niet door deze statuten worden geregeld, zijn de bepalingen van het WVV en de
(toekomstige) uitvoeringsbesluiten van toepassing.
We coordineren de raad van bestuur als volgt :
SAMENSTELLING VAN HET NATIONAL BOARD (RAAD VAN BESTUUR)
1.Ontslag van bestuursleden
Volgens de statuten van ESN Belgium, eindigt het mandaat van de bestuurslid op 31 juli, een jaar na
aantrede in hun functie. Zij worden automatisch bevrijd van hun functie indien er binnen de vijftien dagen geen
bezwaar tegen wordt ingediend. Hun mandaat begon op 1 augustus 2023 en eindigt op 31 juli 2024. Dit zijn
de volgende bestuursleden:
- Mevrouw Laurie ALBERT LERMITTE, Joseph II Straat 120, 1000 Brussels geboren op 01//04/1996
Positie: President
- Mevrouw Michelle MIGCHELSEN, Joseph Il Straat 120, 1000 Brussels geboren op 08/05/1999
Positie: Vice-President
- Meneer Nageeb ZAFAR, Joseph Il Straat 120, 1000 Brussels geboren op 22/08/2000
Positie: National Representative
- Mevrouw Louise COURBE, Joseph Il Straat 120, 1000 Brussels geboren op 17/02/1999
Positie: Treasurer
- Mevrouw Clarisse DECORS, Joseph Il Straat 120, 1000 Brussels geboren op 29/07/1999
Positie: Secretary
- Meneer Noah CHARPENTIER, Joseph Il Straat 120, 1000 Brussels geboren op 26/01/2001
Positie: Project Manager
2. Benoeming bestuursleden
Zoals goedgekeurd door de Algemene Vergadering te Brussels op 05/05/2024 van ESN Belgium, begint
het mandaat op 1 augustus 2024 en eindigt die op 31 juli 2025
- Meneer Noah CHARPENTIER, Joseph II Straat 120, 1000 Brussels geboren op 26/01/2001
Positie: President
- Mevrouw Fien HENDERICKX, Joseph Il Straat 120, 1000 Brussels geboren op 25/08/1997
Positie: Vice-President
- Mevrouw Tiffany Linh VAN DE WALLE, Joseph il Straat 120, 1000 Brussels geboren op 21/07/2002
Positie: Vice-President
Resident of ESN Belgium vzw
Charpentier Noah