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Nº d'entreprise : 0450 778 794
Nom
(en entier) : Zita Kyotei
(en abrégé) :
Forme légale : Association Sans But Lucratif
Adresse complète du siège : Rue Henri Deleers 36, 1070 Anderlecht
Objet de l'acte : Nomination/Démission
Procès Verbal de l'Assemblée générale extraordinaire
du 02 décembre 2024 à 18h (au siège de l'association et par téléconférence)
1.Bienvenue et introduction.
Le Président a ouvert la séance à 18h15. Il a rappelé l'objectif principal de la réunion de remettre tout en
ordre au niveau de la gouvernance et permettre une passation dans les règles de l'art en juin 2024.
2.Vérification du Quorum de présence
Sont présents :
Pour le Comité d'Administration
·Philippe Miles, Président
-Philippe Neirynck, Vice Président
·Céline Decaux, Secrétaire
Yvan Miles, Trésorier est absent mais a donné procuration au Président pour le représenter.
Patrick Dignef, Vice-président est absent, mais a donné procuration à Mr Yvan Leclerc pour le représenter.
Les membres effectifs présents
· Nathalie Praet
· Yvan Leclercq
Marc Waltens est absent mais a donné procuration à Philippe Neirynck, vice-président, pour le représenter.
Mr Nicolas Rougy est invité en tant que consell (sans valeur juridique) sur les questions de gouvernance.
Mme Marina Sousa est invitée en tant qu'observatrice.
Le Président confirme que le quorum est atteint pour pouvoir délibérer.
3.Approbation de l'ordre du jour.
L'ordre du jour est approuvé à l'unanimité.
4.Approbation du PV du l'AG du 24 juin 2024
Quelques modifications sont demandées, par mail, par Didi :
· La date du PV à approuver est le 24 juin 2023 -> modifié
·Ajouter le texte suivant : Didi remercie une fois de plus la section Judo, pour son énergie à mettre du
dynamisme au sein du Zita afin que celui-ci puisse continuer à maintenir le cap dans notre société. Je suis
conscient que si la section Aïkido peut continuer à pratiquer, c'est bien grâce au Zita et à tous ses membres
actifs et motivés. Merci à son leader M. Miles qui est sur tous les fronts afin de maintenir le cap du navire, ainsi
qu'à Céline qui gère le secrétariat a merveille, et j'en profite également pour remercier notre secrétaire de
l'aïkido, Jodie, pour son travail et son soutien constant au niveau de la section.
Au nom de l'aïkido, merci à tous et à toutes.
Les membres de l'AGE ont unanimement approuvé le PV modifié
5.Rapport du Conseil d'Administration sur les questions légales.
Le Président a expliqué la situation de gouvernance qui nécessite une remise à plat pour se mettre en ordre
d'un point de vue légal et assurer la bonne gouvernance de l'Association :
·Malgré sa démission du Conseil d'Administration en tant que Secrétaire en août 2020, Sylvie de Gussem
est toujours enregistrée au moniteur belge comme secrétaire.
La modification demandée par le président à l'asbl IDEJ n'a pas été faite malgré paiement. A l'heure actuelle,
nous n'avons pas de nouvelles malgré la relance effectuée par Monsieur Rougy sur demande du Président en
Novembre. Mr Leclerc exprime le fait qu'une procédure est possible pour récupérer les fonds. Les membres
présents sont pour un remboursement et donc la procédure à lancer.
Mr Rougy va relancer l'asbl et en fonction de la réponse: soit ils font les modifications demandées
maintenant, soit on lance la procédure pour le remboursement.
·Malgré son élection au Conseil d'Administration en tant que Secrétaire le 03 octobre 2020, Céline Decaux
n'est pas reprise dans les publications officielles. Il faut donc remédier à cela.
·Les mandats de l'ensemble du Conseil d'Administration sont d'une durée de 6 ans (article 18). Ils auraient
dû être renouvelés en juin 2023 ce qui n'a pas été fait.
Afin d'assurer une mise en ordre de la gouvernance, le Président propose les résolutions suivantes :
·Pour autant que de besoin, approuver et ratifier tous les actes posés depuis 2023 par les membres actuels,
et depuis 2020 pour Madame Decaux. Cela permettra de pallier tout problème, sachant que de toute façon
toutes les décisions sont consignées dans les PV des AG.
·Valider les mandats de tous les membres actuels jusqu'en juin 2025
·Organiser des élections lors de la prochaine Assemblée générale qui élira un nouveau Conseil pour une
durée (statutaire) de 6 ans.
Mr Rougy précise que si un membre démissionne, une élection peut se faire afin de terminer le mandat en
cours.
Sur la question de modifier la modalité des mandats (durée, limites), Mr Rougy précise qu'il est possible de
le faire mais que cela doit être mis à l'ordre du jour d'une AG avant que celle-ci n'ait lieu. Comme cela n'a pas
été proposé pour cette AGE il n'est pas possible de voter ce point. Il n'y a pas de nombre de mandats limités.
6 ans renouvelables semble être une bonne durée.
6.Révocation du mandat de Madame de Gussem en qualité de Secrétaire (démission) et confirmation de
nomination de Madame Céline Decaux en qualité de Membre du Comité d'Administration et Secrétaire depuis
le 03 Octobre 2020
Le Président a proposé que les membres de l'Assemblée générale ratifient la révocation de Madame de
Gussem et la nomination de Madame Decaux, compte tenu que ces décisions ont été prises par le passé et
sont effectives depuis.
Les membres de l'AGE ont unanimement approuvé.
7.Valider les mandats de tous les membres actuels jusqu'en juin 2025
Le Président a proposé que les mandats de tous les membres du Conseil d'administration soient étendus
jusqu'à la prochaine Assemblée générale ordinaire de juin 2025 fors de laquelle une élection complète sera
organisée pour repartir sur un mandat de 6 ans (conformément à l'article 18).
Les mandats suivants sont donc maintenus jusqu'en juin 2025
·Philippe Miles, Président domicilié 19 Vitseroelstraat à 1600 Sint-Pieters-Leeuw, né le 02/10/1061 à Ixelles
·Philippe Neirynck, Vice-Président domicilié Pré Saint Jean 40 à 7180 Seneffe et né le 24/03/1967 à
Berchem Sainte Agathe
·Patrick Dignef, Vice-Président domicilié 59 avenue du Parc Royal à 1020 Bruxelles né le 20/11/1074 à
Watermael-Boitsfort
·Céline Decaux, Secrétaire domiciliée rue Démosthène 69B à 1070 Anderlecht née le 7/07/1982 à Uccle
·Yvan Miles, Trésorier domicilié 231 avenue de la Basilique né le 14/10/1964 à ixelles
Les membres de l'AGE ont unanimement approuvé.
Mme Praet questionne sur la présence de 2 vice-présidents. N'est-il pas possible de n'avoir qu'un vice-
président? Ne peut-on pas profiter de cette AGE pour acter ce changement? Gérer à 5 peut entraîner beaucoup
de discussions.
Mr Rougy précise que ce point ne peut être voté maintenant étant donné qu'il n'est pas à l'ordre du jour de
l'AGE. Nous pouvons en discuter et se dire qu'il faut mettre cela à l'ordre du jour de la prochaine AG mais rien
de plus.
Le plus simple sera de voir avec le nouveau CA qui sera élu en juin 2025.
8.Pour autant que de besoin, approbation et ratification des actes posés depuis le 3 octobre 2020 pour
l'Association par Mme Decaux, et depuis juin 2023 par les autres membres du Conseil d'Administration
Messieurs Miles, Miles, Neirynck et Dignef
Le Président a proposé que les membres de l'AGE approuvent et ratifient tous les actes posés
antérieurement pour autant que de besoin.
Les membres de l'AGE ont unanimement approuvé.
9.Candidature nouveau membre effectif
Le Président a reçu la candidature de Marina Sousa comme membre effectif. Les critères d'admission ont
été vérifiés et validés. Le Président a soumis la candidature au vote. Normalement seul le Conseil
d'Administration vote, mais le Président propose de soumettre cette candidature à l'AGE.
Les membres de l'AGE ont unanimement approuvé.
Plusieurs questions sont soulevées (ou remarques):
·Y a t il eu d'autres demandes de membres effectifs et s'il faut d'office une élection en AG. - > Non
·Quelle est la volonté d'avoir plus de membres effectifs -> À voir avec l'équipe suivante.
·Le vote à l'unanimité sur les membres effectifs oblige une certaine cohésion autour de l'esprit Judo, ce que
les membres considèrent comme adéquat.
·quelqu'un qui n'est pas membre effectif peut-il toutefois présenter sa candidature pour un poste du CA ->
normalement oui mais cela doit être vérifié
·Faut-il faire évoluer les statuts pour permettre plus de souplesse?
·Est-il possible d'établir une limite du nombre de non judoka dans le CA?
L'AGE propose de mettre à l'ordre du jour de la prochaine AG la mise à jour des conditions pour poser sa
candidature en tant qu'administrateur afin:
·de permettre aux non judokas d'être dans le CA pour apporter une expertise de gestion mais garder la
question d'être judoka pour les membres effectifs;
·de régler la question d'être "en ordre de licence et de cotisation";
·de limiter le nombre de non judoka dans le CA, compte tenu que l'AGE considère normal qu'il y ait une
majorité de judokas surtout sur certains postes (président).
·de régler la question du nombre de vice présidents nécessaire
Mr Rougy préparera une proposition de modifications à débattre lors de l'AG de juin 2025 qui pourra
procéder à ces modifications avant la nouvelle élection pour permettre à la nouvelle équipe d'agir
convenablement.
10.Désignation du mandataire spécial habilité à procéder aux publications et dépôts légaux suite à la
présente assemblée générale extraordinaire.
Les membres de l'AGE ont désigné Céline Decaux comme mandataire en charge de procéder à la
publication avec l'aide de Mr Nicolas Rougy.
Il faudra une copie des cartes d'identités des membres du CA -> à demander.
11.Clôture de la réunion
Le Président à remercié les participants et a clôturé la séance à 19h00