Ondernemingsnr : 0543675496
Naam
(voluit) : PHOTONICS 21 Association
(verkort) :
Rechtsvorm : Internationale vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel Rijvisschestraat 124
 : 9052 Gent
Onderwerp akte :
DIVERSEN, STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN), ONTSLAGEN, BENOEMINGEN
 
 
Uit de notulen opgemaakt door Meester Johan Kiebooms, geassocieerd notaris te Antwerpen, op 23
september 2021;
 
BLIJKT DAT:
 
De buitengewone algemene vergadering van de internationale vereniging zonder winstoogmerk
“PHOTONICS 21 Association”, gevestigd in het Vlaams Gewest, met adres te 9052 Zwijnaarde,
Rijvisschestraat 124, RPR Gent, afdeling Gent, BTW BE 0543.675.496
 
ONDERMEER BESLIST HEEFT:
 
Eerste besluit
De algemene vergadering beslist dat de vereniging voortaan twee (2) categorieën van leden zal
kennen, zijnde enerzijds de “Volle Leden” en anderzijds de “Toegetreden Leden” waarbij
a)         de Volwaardige Leden de rechtspersonen zullen zijn die hetzij een Lid van het Photonics 21
Bestuur tewerkstellen, of bij ontstentenis van zulke tewerkstellingsband, die worden
vertegenwoordigd door een Lid van het Photonics 21 Bestuur en Ledenovereenkomst hebben
ondertekend.
            Zij zullen de rechten en verplichtingen hebben zoals voorzien door deze statuten, de By-laws
en de besluiten van de organen van de Vereniging en zullen, naast hun financiële verplichtingen,
onder meer het recht hebben om de Algemene Vergadering bij te wonen, er het woord te voeren en
er te stemmen, en kandidaten voor te dragen voor benoeming als lid van het Bestuur van de
Vereniging.
b)         de Geassocieerde Leden de rechtspersonen zullen zijn die lid zijn van de Photonics 21 Raad
van Belanghebbenden en geen Lid van het Photonics 21 Bestuur tewerkstellen noch worden
vertegenwoordigd door een Lid van het Photonics 21 Bestuur en de Ledenovereenkomst niet hebben
ondertekend.
            Zij zullen de rechten en verplichtingen hebben zoals voorzien door deze statuten, de By-laws
en de besluiten van de organen van de Vereniging, en zullen, naast hun financiële verplichtingen,
            -           niet het recht hebben om de Algemene Vergadering bij te wonen, er het woord te
voeren en er te stemmen,
            -           geen kandidaten kunnen voordragen om te worden benoemd als lid van de het
Bestuur van de Vereniging;
            -           mee de Strategische Agenda voor Onderzoek en Innovatie van Photonics 21 kunnen
bepalen;
            -           kunnen deelnemen aan de Werkgroepen.
            De vergadering beslist dienovereenkomstig de tekst van de artikelen 5 tot en met 9 van de
Luik B
statuten te vervangen door een nieuwe bepalingen zoals deze zijn vermeld in de artikelen 5 tot en
met 9bis in het ontwerp van de nieuwe statuten, als hierna vermeld.
 
Tweede besluit
De algemene vergadering beslist de statuten van de vereniging in overeenstemming te brengen met
de voorschriften van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna aangeduid als
“WVV”), waarbij de vereniging de rechtsvorm zal behouden van een internationale vereniging zonder
winstoogmerk, waarvan de zetel gevestigd is in het Vlaams Gewest, waarvan het adres, dat niet in
de statuten zal worden vermeld, gevestigd is te 9052 Zwijnaarde, Rijvisschestraat 124, in het
rechtsgebied van de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent, en bij deze gelegenheid de
statuten volledig om te werken, te herformuleren, te hernummeren, diverse aanvullingen en
wijzigingen door te voeren betreffende alle aspecten van de bestaande statuten en dienvolgens een
volledig nieuwe tekst voor de statuten aan te nemen, zowel in het Nederlands als het Engels,
overeenkomstig het ontwerp dat overeenkomstig artikel 16.2 van de statuten ten minste één maand
voor de algemene vergadering werd bezorgd aan alle leden
 
UIT DE NIEUWE TEKST VAN DE STATUTEN VAN DE VERENIGING BLIJKEN ONDERMEER
VOLGENDE GEGEVENS:
 
DEFINITIES
Geassocieerde Leden betekent de leden van de Vereniging zoals verder beschreven in Artikel 5.2
van deze Statuten;
Vereniging betekent de internationale vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht,
“PHOTONICS 21 Association” waarop de huidige Statuten van toepassing zijn;
Bestuur van de Vereniging betekent het bestuur van de Vereniging zoals beschreven in Deel 4 van
de huidige Statuten;
By-Laws betekent de interne regeling van de Vereniging met aanvullende regels voor de Vereniging,
haar Leden en haar organen zoals beschreven in artikel 28;
Voorzitter betekent de voorzitter van het Bestuur van de Vereniging die benoemd werd
overeenkomstig artikel 17 c);
Photonics 21 betekent het Europese Technologieplatform zoals beschreven in het verslag EUR
21265 door de Commission Inter-Service Group on Technology Platforms van de Europese
Commissie, dat werd opgericht op 1 december 2005 en de naam "Photonics 21" draagt. De missie
van de Vereniging bestaat in de bevordering van onderzoek, ontwikkeling en innovatie op gebied van
fotonica, om het concurrentievermogen van de Europese industrie op dit gebied te versterken en om
de sector en andere organisaties te vertegenwoordigen die actief zijn in dit domein;
Photonics 21 Raad van Belanghebbenden (Photonics 21 RvB) betekent het voornaamste
beslissingsorgaan van Photonics 21;
Photonics 21 Bestuur betekent het uitvoerend orgaan van Photonics 21;
Photonics 21 Bestuurslid betekent een lid van het bestuur van Photonics 21;
Photonics 21 Onderwerpen betekent de onderwerpen die verband houden met de SAOI en de
prioriteitsinstellingen voor de Horizon Europewerkprogramma's, afgeleid van de SAOI;
Photonics 21 Partner betekent elke deelnemer aan Photonics 21;
Algemene Vergadering betekent het orgaan van de Vereniging zoals beschreven in Deel 3 van de
huidige Statuten, waarin de Volwaardige Leden bijeenkomen;
Volwaardige Leden betekent de leden van de Vereniging zoals verder beschreven in Artikel 5.1 van
deze Statuten;
Leden betekent de Volwaardige Leden en de Geassocieerde Leden van de Vereniging;
Ledenovereenkomst betekent de contractuele overeenkomst die elk Volwaardig Lid zal uitvoeren of
zal aanvaarden overeenkomstig de bepaling van de overeenkomst;
Lidmaatschapsgeld betekent de financiële bijdrage van Leden aan de Vereniging;
PPP-overeenkomst of Co-Geprogrammeerd Europees Partnerschap betekent de contractuele
overeenkomst die wordt afgesloten tussen de Vereniging en de Europese Commissie voor een
publiek-private partnerschap binnen het kader van Horizon2020, respectievelijk het
vervolgkaderprogramma Horizon Europe;
Statuten betekent de statuten die de Vereniging regelen;
SAOI betekent de meer-jaarlijkse Strategische Agenda voor Onderzoek en Innovatie van Photonics
21 die bepaald en goedgekeurd werd door de RvB van Photonics 21 overeenkomstig de interne
regels ("Referentiebepalingen"), en het programma voor onderzoek en ontwikkeling bevat voor de
periode 2021-2027, voor industriële partners, onderzoeksinstellingen, universiteiten en andere
organisaties en personen die een Photonics 21-Partner zijn. De SAOI omvat ook de verbintenis van
deze deelnemers voor de uitvoering van activiteiten om de doelstellingen van het programma te
verwezenlijken voor O&O-activiteiten, en de omvang en hoeveelheid eigen, financiële en andere
Luik B
middelen er daarvoor nodig zijn.
Terms of References betekent het document, met inbegrip van de Bijlagen, zoals aangenomen door
de Photonics 21 RvB in zijn eerste versie van 14 oktober 2013 en zoals verder gewijzigd bij besluit
van de Photonics 21 RvB in overeenstemming met de bepalingen van § 5 (1).
Vice-voorzitter(s) betekent de vice-voorzitter(s) benoemd in overeenstemming met artikel. 17 (d) van
deze Statuten.
 
NAAM, VORM, HOOFDKANTOOR, DOELSTELLINGEN, DUUR
Artikel 1: Naam
            Naam: De naam van de Vereniging is “PHOTONICS 21 Association”.
Artikel 2: Vorm, hoofdkantoor
(a)       Vorm: De Vereniging is een internationale vereniging zonder winstoogmerk met een
wetenschappelijk doel beheerst door het Belgisch Wetboek van vennootschappen en verenigingen,
zoals ingevoerd door de Belgische wet van drieëntwintig maart negentienhonderd negentien op de
vennootschappen en verenigingen, en houdende diverse bepalingen.
(b)       Hoofdkantoor Het hoofdkantoor van de Vereniging is gevestigd in het Vlaams Gewest,.België
            De Vereniging kan haar hoofdkantoor overbrengen naar een andere plaats in België na
beslissing van het Bestuur van de Vereniging, voor zover een dergelijke verplaatsing niet verplicht
om de taal van de Statuten te wijzigen in overeenstemming met de toepasselijke taalwetgeving. De
adreswijziging zal gepubliceerd worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad en neergelegd
worden bij de bevoegde ondernemingsrechtbank.
Artikel 3: Doel
Het doel van de Vereniging is om de PPP-overeenkomst af te sluiten en uit te voeren, en om O&O te
ontwikkelen in de Photonics sector teneinde deze Photonics sector te versterken binnen de
Europese Unie, om technologische vaardigheden te bevorderen in Europa door studenten aan te
trekken en het concurrentievermogen van de Europese industrie te versterken door nieuwe middelen
en mogelijkheden aan te reiken voor de productie in Europa.
Om de hierboven vermelde doelstelling uit te voeren, zal de Vereniging de PPP-overeenkomst
afsluiten en eventueel:
(i)        De SOAI bevestigen;
(ii)       De communicatie verzorgen voor Photonics 21;
(iii)      Samenwerken en communiceren met de Europese Commissie voor alle zaken met betrekking
tot Photonics 21;
(iv)      Financiële bijdragen of schenkingen krijgen en gebruiken die de Vereniging ontvangt van
andere bronnen dan de Leden overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen die van toepassing
zijn voor dergelijke bijdragen of schenkingen;
(v)       De wettige belangen van de Leden en Photonics 21 vertegenwoordigen en behartigen
tegenover de Europese Commissie en andere publieke autoriteiten en belanghebbenden, zonder de
autoriteit om Leden of rechtspersonen van Photonics 21 wettelijk te binden;
(vi)      Informatie of gezamenlijke interesses delen onder de Leden en Photonics 21 voor het
hierboven vermelde doel, in zoverre dit is toegestaan door de wet;
(vii)     Alle verrichtingen die betrekking hebben op het bovenstaande.
Artikel 4: Duur
De Vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur en kan te allen tijde worden ontbonden
overeenkomstig artikel 29 van de huidige Statuten.
 
LIDMAATSCHAP
Artikel 5: Leden
De rechtsvorm van Leden. Het lidmaatschap van de Vereniging is open voor en beperkt tot
rechtspersonen.
Er zijn twee categorieën van Leden:
5.1.      Volwaardige Leden van de Vereniging
            De Volwaardige Leden van de Vereniging zijn rechtspersonen die ofwel een Photonics 21
Bestuurslid tewerkstellen ofwel, indien een dergelijke tewerkstelling niet bestaat, een Photonics 21
Bestuurslid hebben die deze vertegenwoordigt en de Ledenovereenkomst ondertekend hebben.
Elk Volwaardig Lid blijft voor de duur van zijn lidmaatschap een partij van de Ledenovereenkomst.
5.2.      Geassocieerde Leden van de Vereniging
De Geassocieerde Leden van de Vereniging zijn rechtspersonen die lid zijn van de Photonics 21
Raad van Belanghebbenden, die geen Photonics 21 Bestuurslid tewerkstellen, noch een Photonics
21 Bestuurslid hebben die deze vertegenwoordigt en die de Ledenovereenkomst niet zijn
aangegaan.
Artikel 6: Nieuwe Volwaardige Leden
Luik B
Rechtspersonen die een nieuw Photonics 21 Bestuurslid tewerkstellen, ofwel, indien een dergelijke
tewerkstelling niet bestaat, een Photonics 21 Bestuurslid hebben die deze vertegenwoordigt zijn
automatisch Volwaardig Lid van de Vereniging en zijn gebonden door de Ledenovereenkomst.
Artikel 6 bis: Nieuwe Geassocieerde Leden
Rechtspersonen die lid worden van de Photonics 21 Raad van Belanghebbenden (RvB), die geen
Photonics 21 Bestuurslid tewerkstellen en ook geen Photonics 21 Bestuurslid hebben die deze
vertegenwoordigt, worden automatisch Geassocieerd Lid van de Vereniging.
Artikel 7: De rechten van Volwaardige Leden
Volwaardige Leden van de Vereniging hebben de rechten die hen verleend worden door de huidige
Statuten, de By-Laws en de beslissingen van de organen van de Vereniging overeenkomstig de
huidige Statuten en de By-Laws.
Voor alle duidelijkheid, Volwaardige Leden hebben alleen het recht om de rechten uit te oefenen die
hen verleend worden door de huidige Statuten, de By-Laws en beslissingen van de organen van de
Vereniging overeenkomstig de huidige Statuten en de By-Laws (bijvoorbeeld maar niet beperkt tot
het recht om te stemmen op de Algemene Vergadering), op voorwaarde dat die Volwaardige Leden
voldoen of hebben voldaan aan alle financiële verplichtingen zoals bepaald in de huidige Statuten, de
By-Laws en besluiten van de organen van de Vereniging.
Artikel 7bis Rechten van de Geassocieerde Leden
Geassocieerde Leden van de Vereniging hebben de rechten die hen verleend worden door de
huidige Statuten, de By-Laws en besluiten van de organen van de Vereniging overeenkomstig de
huidige Statuten en de By-Laws.
In het bijzonder hebben de Geassocieerde Leden van de Vereniging het recht om:
-           deel te nemen aan het opstellen van de SAOI;
-           deel te nemen aan Werkgroepen van Photonics 21. Hiervoor wordt verwezen naar de Terms
of Reference.
            Geassocieerde Leden hebben niet het recht om
-           de bijeenkomst van de Algemene Vergadering bij te wonen, er te spreken en er te stemmen;
-           een kandidaat voor te dragen voor benoeming tot lid van het Bestuur van de Vereniging door
de Algemene Vergadering;
Artikel 8: De verplichtingen van Volwaardige Leden
De Volwaardige Leden zullen de toepasselijke wetgeving, de huidige Statuten, de By-Laws en de
beslissingen van de organen van de Vereniging naleven overeenkomstig de huidige Statuten en de
By-Laws, in het bijzonder hun financiële verplichtingen.
Artikel 8 bis Verplichtingen van de Geassocieerde Leden
De Geassocieerde Leden zullen de toepasselijke wetgeving, de huidige Statuten en de By-Laws en
de beslissingen van de organen van de Vereniging naleven overeenkomstig de huidige Statuten en
de By-Laws, in het bijzonder hun financiële verplichtingen.
Artikel 9: Beëindiging van Volwaardig lidmaatschap
Het lidmaatschap van een Volwaardig Lid eindigt automatisch op de vervaldatum of bij de stopzetting
voor eender welke reden van het mandaat van het Photonics 21 Bestuurslid dat wordt tewerkgesteld,
of, indien een dergelijke tewerkstelling niet bestaat, die het Volwaardig Lid vertegenwoordigt.
Als de Photonics 21 RvB een Photonics 21 Bestuurslid vervangt door een Photonics 21 Bestuurslid
dat tewerkgesteld wordt door dezelfde rechtspersoon (of een filiaal ervan), is er geen wijziging voor
het lidmaatschap van de betreffende rechtspersoon.
Een Volwaardig Lid kan zich met onmiddellijke ingang terugtrekken als Volwaardig Lid na schriftelijke
kennisgeving aan de Voorzitter.
Artikel 9 bis: Beëindiging van Geassocieerd lidmaatschap
Het lidmaatschap van een Geassocieerd lid eindigt automatisch bij stopzetting voor eender welke
reden van het lidmaatschap van de Photonics 21 Raad van Belanghebbenden (RvB).
Een Geassocieerd Lid kan zich met onmiddellijke ingang terugtrekken als Geassocieerd Lid na
schriftelijke kennisgeving aan de Voorzitter.
Artikel 10: Uitsluiting
Als een Lid de huidige Statuten, de By-Laws en/of andere regels en voorschriften die werden
uitgevaardigd ingevolge de huidige Statuten of de By-Laws, of een beslissing van de organen van de
Vereniging niet naleeft, of niet langer voldoet aan de voorwaarden voor lidmaatschap (hierna
“gebrek” genoemd), kan het Lid onder de volgende voorwaarden uitgesloten worden:
a)         Bij een gebrek dat onherstelbaar is of niet hersteld wordt binnen een maand na ontvangst
van een schriftelijke kennisgeving waarin gevraagd wordt om het gebrek te verhelpen, afkomstig van
de Voorzitter die handelt op basis van een beslissing van het Bestuur van de Vereniging die
genomen werd met een meerderheid van minstens 75%,exclusief het Lid dat in gebreke blijft, kan het
Bestuur van de Vereniging beslissen om het lidmaatschap te beëindigen van het Lid dat in gebreke
blijft. Voor alle duidelijkheid: de beëindiging van de Ledenovereenkomst voor een Lid wordt
beschouwd als een onherstelbaar gebrek voor het betreffende Lid.
Luik B
            Als voor een lid van het Bestuur van de Vereniging sprake is van een belangenconflict bij het
nemen van een beslissing door het Bestuur van de Vereniging, zal dit lid van het Bestuur zich
onthouden van deelname aan het beslissingsproces.
b)         Als de beslissing valt om een lidmaatschap te beëindigen overeenkomstig de vorige
paragraaf, zal het Bestuur van de Vereniging, handelend via de Voorzitter een kennisgeving van de
beëindiging sturen naar het betreffende Lid, met vermelding van de redenen voor de beëindiging.
Een dergelijke beslissing wordt van kracht na een termijn van 30 dagen, waarin het betreffende Lid
het recht heeft om zich te verdedigen voor het Bestuur van de Vereniging. Na het verstrijken van
deze termijn van 30 dagen, zal het Bestuur van de Vereniging, handelend via de Voorzitter na
overweging van de eventuele verdediging van het Lid dat in gebreke blijft, schriftelijk melden aan het
betreffende Lid of de beslissing tot beëindiging bevestigd of ingetrokken wordt.
c)         Het lidmaatschap van een Volwaardig Lid dat geen of niet langer een partij is van de
Ledenovereenkomst wordt met onmiddellijke ingang beëindigd door een schriftelijke kennisgeving
van de Voorzitter.
d)         Het lidmaatschap van een Lid dat gerechtelijk insolvent of failliet verklaard werd, kan met
onmiddellijke ingang beëindigd worden door een schriftelijke kennisgeving van de Voorzitter van het
Bestuur van de Vereniging die handelt op basis van een beslissing van het Bestuur van de
Vereniging.
Artikel 11: Gevolgen van de beëindiging van het lidmaatschap
Een Lid dat niet langer een Lid is van de Vereniging door terugtrekking, uitsluiting of een andere
reden, maakt geen aanspraak op de activa van de Vereniging; het Lid dient echter het
Lidmaatschapsgeld te betalen voor het lopende boekjaar, voor zover dit toepasselijk is. De
beëindiging heeft geen invloed op verbintenissen of aansprakelijkheden ten opzichte van de
Vereniging van het betreffende Lid, die werden aangegaan vóór de terugtrekking of beëindiging.
 
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 13: Bevoegdheden van de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering heeft alle bevoegdheden die niet toegekend zijn aan andere organen van
de Vereniging door de wet of de huidige Statuten, om het doel te verwezenlijken dat beschreven
staat in artikel 3.
De Algemene Vergadering heeft onder meer de bevoegdheden om het volgende te bespreken en
om:
1.         de bedragen voor Lidmaatschapgeld te bepalen op voorstel van het Bestuur van de
Vereniging;
2.         jaarbudgetten die voorgesteld worden door het Bestuur van de Vereniging goed te keuren of
te verwerpen;
3.         jaarrekeningen die voorgesteld worden door het Bestuur van de Vereniging goed te keuren of
te verwerpen;
4.         leden van het Bestuur van de Vereniging te benoemen en te ontslaan;
5.         leden van het Bestuur van de Vereniging te ontheffen;
6.         statutaire auditeurs van de Vereniging te benoemen en te ontslaan;
7.         statutaire auditeurs van de Vereniging te ontheffen:
8.         de PPP-overeenkomst en de wijzigingen daaraan goed te keuren;
9.         alle overeenkomsten goed te keuren die verbintenissen van meer dan een jaar of van meer
dan € 50.000,00 inhouden;
10.       de By-Laws die voorgesteld worden door het Bestuur van de Vereniging goed te keuren of te
verwerpen;
11.       de SAOI en updates daarvan te bevestigen op voorstel van het Bestuur van de Vereniging;
12.       de Statuten en By-Laws aan te passen, inclusief beslissingen omtrent een wijziging van de
zetel van de Vereniging, indien de taal van de Statuten moet gewijzigd worden als gevolg van de
wijziging van de zetel;
11.       de Vereniging te ontbinden.
Artikel 14: Samenstelling van de Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering bestaat uit de Volwaardige Leden van de Vereniging.
Elk Volwaardig Lid wordt vertegenwoordigd door een afgevaardigde, die hierna de
“Vertegenwoordiger van het Volwaardig Lid” genoemd wordt. Als de Vertegenwoordiger van een
Volwaardig Lid de Algemene Vergadering niet kan bijwonen, kan het Volwaardig Lid een volmacht
geven aan een Vertegenwoordiger van een Volwaardig Lid van een ander Volwaardig Lid.
De bepalingen omtrent de inschrijving van Vertegenwoordigers van een Volwaardig Lid en
substituten voor Vertegenwoordigers van een Volwaardig Lid (indien toepasselijk) kunnen vermeld
worden in de By-Laws.
De bijeenkomsten van de Algemene Vergadering worden voorgezeten door de Voorzitter of als die,
noch een van de Vice-Voorzitters, niet beschikbaar is, door een ander lid van het Bestuur van de
Luik B
Vereniging. De Voorzitter zal een secretaris aanduiden die belast is met het opstellen van de notulen
van de bijeenkomst van de Algemene Vergadering.
Alle leden van het Bestuur van de Vereniging hebben het recht om bijeenkomsten van de Algemene
Vergadering bij te wonen en om er het woord te nemen. Zij zullen redelijkerwijze pogen om aanwezig
te zijn op deze bijeenkomsten.
Artikel 15: Quorum, Meerderheid
(a)        Quorum Behoudens andere bepalingen in de huidige Statuten, kan de Algemene
Vergadering alleen beslissingen nemen als er een meerderheid van de Volwaardige Leden aanwezig
is op de bijeenkomst.
            Als niet aan deze voorwaarde voldaan is, zal de Voorzitter een andere bijeenkomst
voorstellen overeenkomstig artikel 16, binnen drie maanden en met dezelfde agenda. Deze
bijeenkomst zal een quorum vormen ongeacht het aantal vertegenwoordigde Volwaardige Leden, op
voorwaarde dat dit duidelijk vermeld wordt bij de oproep voor de tweede bijeenkomst.
(b)       Meerderheid Elk Volwaardig Lid heeft één stem in de Algemene Vergadering. Voor
beslissingen van de Algemene Vergadering volstaat een eenvoudige meerderheid van de stemmen
van de vertegenwoordigde Volwaardige Leden, behoudens andere bepalingen in de huidige
Statuten.
(c)        Voor wijziging van de Statuten, ontbinding van de Vereniging en goedkeuring of verwerping
van de By-Laws of wijzigingen van By-Laws, zijn de bepalingen van artikel 31 van de huidige
Statuten van toepassing.
Artikel 16: Vergaderingen, Agenda, Resoluties
16.1.    De Algemene Vergadering neemt beslissingen tijdens gewone of buitengewone
bijeenkomsten. Er wordt jaarlijks minstens één Algemene Vergadering georganiseerd.
            De Voorzitter roept elk jaar op tot een gewone bijeenkomst van de Algemene Vergadering
(de “jaarlijkse bijeenkomst van de Algemene Vergadering”) waarbij minstens de volgende punten op
de agenda staan:
(1)       goedkeuring van de jaarrekening voor het afgelopen boekjaar binnen een periode van 6
maanden na afloop van het boekjaar,
(2)       benoeming en ontslag van leden van het Bestuur van de Vereniging, indien van toepassing,
(3)       ontheffing van leden van het Bestuur van de Vereniging voor de uitvoering van hun mandaat
tijdens het afgelopen boekjaar en
(4)       benoeming van de statutaire auditeur en indien van toepassing, ontheffing van de statutaire
auditeur voor de uitvoering van zijn mandaat tijdens het afgelopen boekjaar.
            De Voorzitter zal oproepen tot buitengewone bijeenkomst van de Algemene Vergadering
wanneer hij/zij dit noodzakelijk acht of verplicht is tot het oproepen van een buitengewone
bijeenkomst op schriftelijk verzoek van het Bestuur van de Vereniging uitgaande van minstens 20%
van alle Volwaardige Leden.
16.2.    De bijeenkomsten worden door de Voorzitter, die handelt in naam van het Bestuur van de
Vereniging, opgeroepen met minstens twee weken voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan elk
Volwaardig Lid.
            De kennisgeving vermeldt de agenda van de bijeenkomst.
            Op verzoek van minstens 10% van de Volwaardige Leden wordt een punt op de agenda
gezet.
            Volwaardige Leden kunnen extra punten op de agenda plaatsen op voorwaarde dat alle
Volwaardige Leden aanwezig zijn en akkoord gaan met de toevoeging.
            Ongeacht het voorgaande, geldt voor de oproep tot de eerste bijeenkomst van de Algemene
Vergadering de schriftelijke kennisgevingstermijn van één maand niet.
            De eerste bijeenkomst van de Algemene Vergadering mag opgeroepen worden met een
voorafgaande kennisgeving van drie dagen aan elk Volwaardig Lid.
16.3.    Alle bijeenkomsten van de Algemene Vergadering kunnen in fysieke vorm plaatsvinden of op
afstand via elektronische communicatiemiddelen inclusief maar niet beperkt tot telefoon- of
videoconferentie, op voorwaarde dat de vorm van de bijeenkomst aldus aangekondigd wordt in de
schriftelijke uitnodiging voor de bijeenkomst.
16.3.1. In het geval van een fysieke bijeenkomst, zal deze worden gehouden in de zetel van de
Vereniging of op een andere plaats zoals vermeld in de uitnodiging.
16.3.2. Op voorstel van het bestuur van de Vereniging, kan de Algemene Vergadering plaatsvinden
via een elektronisch communicatiemiddel, ter beschikking gesteld door de Vereniging, en er kunnen
ook beslissingen getroffen worden via ditzelfde middel, op voorwaarde dat de Vertegenwoordigers
van de Volwaardige Leden via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd,
direct kunnen deelnemen aan de beraadslagingen tijdens de vergadering en hun stemrecht kunnen
uitoefenen.
16.4.    Voor zover het bestuur van de Vereniging, handelend via de Voorzitter, in de uitnodiging voor
de bijeenkomst heeft voorzien in deze mogelijkheid, heeft elk Volwaardig Lid het recht om te
Luik B
stemmen voorafgaand de bijeenkomst van de Algemene Vergadering. Daartoe bevat de
kennisgeving een stembiljet waarin het volgende is vermeld:
-           Identiteit van het Volwaardig Lid en de Vertegenwoordiger van het Volwaardig Lid;
-           Handtekening van de Vertegenwoordiger van het Volwaardig Lid en plaats en datum van
ondertekening;
-           het aantal stemrechten van het respectieve Volwaardige Lid;
-           de agenda van de bijeenkomst van de Algemene Vergadering en voorstellen tot besluit;
-           de stemming van het Volwaardig Lid over elk besluit: JA/NEE/ONTHOUDING.
Om geldig te zijn, moet het stembiljet uiterlijk 2 werkdagen voor de bijeenkomst van de Algemene
Vergadering worden teruggestuurd naar de Voorzitter via e-mail: secretariat@photonics21.org.
Niettegenstaande het voorgaande kan voorafgaand aan de bijeenkomst ook langs elektronische weg
worden gestemd, in welk geval gegevens over het elektronische stemsysteem, in overeenstemming
met de wettelijke vereisten, in de kennisgeving worden vermeld.
16.5.    De handelingen van elke bijeenkomst van de Algemene Vergadering worden opgetekend in
notulen door de secretaris of een andere persoon die door de Voorzitter werd aangeduid.
            De mening van de Voorzitter over het resultaat van een stemming tijdens een bijeenkomst
van de Algemene Vergadering is beslissend. Dit geldt ook voor de inhoud van een aangenomen
resolutie als de stemming plaatsgevonden heeft over een voorstel dat niet schriftelijk werd
opgetekend.
16.6.    De Volwaardige Leden mogen met eenparigheid alle beslissingen schriftelijk nemen, met
uitzondering van wijzigingen aan de Statuten.
16.7.    De besluiten worden geregistreerd en elektronisch bijgehouden in een notulenboek dat ter
beschikking is van alle Volwaardige Leden in de zetel van de Vereniging.
 
HET BESTUUR VAN DE VERENIGING
Artikel 17: Het Bestuur van de Vereniging
(a)        Functies Het Bestuur van de Vereniging heeft de volgende bevoegdheden:
1.         het voorstellen ter bevestiging van de SAOI en updates ervan aan de Algemene Vergadering;
2.         monitoring van de voortgang van de activiteiten van de Vereniging;
3.         lidmaatschap beëindigen van Leden die in gebreke blijven, overeenkomstig de bepalingen
van artikel 10 van huidige Statuten;
4.         Lidmaatschapsgeld voorstellen aan de Algemene Vergadering;
5          Het jaarbudget voor volgend boekjaar voorstellen voor goedkeuring aan de Algemene
Vergadering;
6.         de jaarrekening voor het afgelopen boekjaar voorstellen voor goedkeuring aan de Algemene
Vergadering;
7.         By-Laws voorstellen voor resolutie aan de Algemene Vergadering overeenkomstig artikel 30;
8.         beslissen over de opening van kantoren voor de Vereniging en over de deelname in andere
rechtspersonen zonder winstoogmerk;
9          beslissen over de zetelwijziging van de Vereniging naar een andere plaats in België, voor
zover een dergelijke verplaatsing niet verplicht om de taal van de Statuten te wijzigen in
overeenstemming met de toepasselijke taalwetgeving,
10.       de Vereniging beheren.
(b)       Leden van het Bestuur van de Vereniging De Leden van het Bestuur van de Vereniging
worden benoemd door de Algemene Vergadering.
            Elk Volwaardig Lid heeft het recht om één kandidaat voor te stellen.
            Het Bestuur van de Vereniging omvat minstens drie leden.
            De eerste leden van het Bestuur van de Vereniging zijn de personen die vermeld staan in de
oprichtingsakte van de Vereniging.
(c)       Voorzitter De president van het Photonics 21 Bestuur zal voor benoeming als lid van het
Bestuur en Voorzitter worden voorgesteld aan de Algemene Vergadering.
(d)       Vice-Voorzitters: De Vereniging zal 4 Vice-Voorzitters hebben. De Vice-Voorzitters van het
Photonics 21 Bestuur zullen worden voorgedragen aan de Algemene Vergadering voor benoeming
tot leden van het Bestuur van de Vereniging en Vice-Voorzitters.
(e)        Termijn De termijn van het mandaat van de leden van het Bestuur van de Vereniging is
onbepaald.
            Een lid van het Bestuur van de Vereniging zal onmiddellijk ontslag nemen als het Volwaardig
Lid dat dit Bestuurslid benoemd heeft niet langer Volwaardig Lid is.
(f)        Ontslag De Algemene Vergadering kan de leden van het Bestuur van de Vereniging te allen
tijde ontslaan.
Artikel 18: Vergaderingen
Het Bestuur van de Vereniging zal minstens twee keer per jaar bijeenkomen.
De vergaderingen van het Bestuur van de Vereniging worden voorgezeten door de Voorzitter.
Luik B
De Voorzitter zal het Bestuur van de Vereniging minstens veertien (14) dagen vooraf naar behoren
inlichten over deze vergadering en tevens de agenda meegeven met aanduiding van de punten
waarvoor gestemd zal worden. De By-Laws kunnen verdere bepalingen voorzien.
De vergaderingen van het Bestuur van de Vereniging kunnen in fysieke vorm plaatsvinden of via
elektronische communicatiemiddelen, op voorwaarde dat de vorm van de bijeenkomst aldus
aangekondigd wordt in de schriftelijke uitnodiging voor de bijeenkomst.
Wanneer de vergadering plaatsvindt via een elektronisch communicatiemiddel, moet er aan de
volgende eisen voldaan worden: de leden van het Bestuur van de Vereniging kunnen geïdentificeerd
worden via het elektronisch communicatiemiddel, ze kunnen rechtstreeks deelnemen aan de
beraadslagingen tijdens de vergadering en ze kunnen hun stemrecht uitoefenen.
Ongeacht het voorgaande, geldt voor de oproep tot de eerste bijeenkomst van het Bestuur van de
Vereniging de schriftelijke kennisgevingstermijn van veertien dagen niet. De eerste bijeenkomst van
het Bestuur van de Vereniging mag opgeroepen worden met een voorafgaande kennisgeving van
minstens drie dagen.
Elk lid van het Bestuur van de Vereniging kan vertegenwoordigd worden door een ander lid van het
Bestuur van de Vereniging, rekening houdend met het feit dat een lid van het Bestuur niet meer dan
één ander lid van het Bestuur van de Vereniging kan vertegenwoordigen. Hiertoe bezorgt het lid van
het Bestuur van de Vereniging minstens drie dagen vóór de bijeenkomst een schriftelijke volmacht
aan de Voorzitter. Besluiten van het Bestuur van de Vereniging worden door de Voorzitter bewaard
in een notulenboek.
Een gedateerd en gedetailleerd document dat ondertekend werd door de leden van het Bestuur van
de Vereniging en werd geregistreerd in of toegevoegd aan het notulenboek is gelijk aan een
beslissing van het Bestuur van de Vereniging. Daartoe moet rekening worden gehouden met de
quorum- en meerderheidsvereisten zoals uiteengezet in de huidige Statuten.
Besluiten van het Bestuur van de Vereniging worden gearchiveerd door de Voorzitter in de zetel van
de Vereniging.
Artikel 19: Quorum, Meerderheid
(a)        Quorum Het Bestuur van de Vereniging komt geldig bijeen als minstens twee derde van de
leden van het Bestuur van de Vereniging aanwezig of geldig vertegenwoordigd is.
(b)       Meerderheid Bij een stemming heeft elk lid van het Bestuur van de Vereniging één stem. Er is
een eenvoudige meerderheid van stemmen van de leden van het Bestuur van de Vereniging vereist
voor beslissingen, behoudens andere bepalingen in de huidige Statuten.
 
VERTEGENWOORDIGING VAN DE VERENIGING
Artikel 20: Vertegenwoordiging van de Vereniging
De Vereniging wordt wettelijk vertegenwoordigd ten opzichte van derden en in gerechtelijke
procedures door twee leden van het Bestuur van de Vereniging die samen optreden.
De By-Laws kunnen meer specifieke en beperkende bepalingen bevatten voor vertegenwoordiging
van de Vereniging, inclusief met betrekking tot vertegenwoordiging van de Vereniging voor het
dagelijkse beheer.
Het Bestuur van de Vereniging kan algemene of specifieke volmachten toekennen aan elke persoon
die geschikt wordt geacht.
Het Bestuur van de Vereniging heeft de bevoegdheid om taken gedeeltelijk te delegeren of te
outsourcen aan een externe partij. Dit geldt echter niet voor de verantwoordelijkheden van het
Bestuur.
Taken die geoutsourcet kunnen worden zijn bijvoorbeeld maar niet beperkt tot:
-           boekhouden en accounting
-           secretariaat
-           het innen van Lidmaatschapsgeld
-           andere taken die het Bestuur van de Vereniging geschikt acht.
 
LIDMAATSCHAPSGELD, BOEKJAAR, JAARREKENING
Artikel 25: Lidmaatschapsgeld en andere bijdragen
Het Lidmaatschapsgeld wordt voor elk boekjaar bepaald door de Algemene Vergadering op voorstel
van het Bestuur van de Vereniging. Dit voorstel verdeelt voor elk boekjaar het deel van het budget
dat bestaat uit Lidmaatschapsgeld over het aantal Leden.
De Algemene Vergadering bepaalt wanneer en hoe het Lidmaatschapsgeld wordt betaald.
Artikel 26: Geen individuele aansprakelijkheid voor de Leden
De Leden van de Vereniging zijn door hun lidmaatschap niet individueel of hoofdelijk aansprakelijk
voor de ondernemingen van de Vereniging en de verplichtingen van de Leden zijn strikt beperkt tot
het bedrag van hun Lidmaatschapsgeld.
Artikel 27: Boekjaar
Het boekjaar begint telkens op één januari en eindigt op eenendertig december. Het eerste boekjaar
Luik B
van de Vereniging loopt van de oprichtingsdatum van de Vereniging tot 31 december 2014.
Artikel 28: Jaarrekening
Elk jaar maakt het Bestuur van de Vereniging de jaarrekening en begroting op.
De jaarrekening en de begroting van het boekjaar volgend op het boekjaar waarop deze jaarrekening
betrekking heeft, moeten binnen zes maanden na de sluitingsdatum van het afgelopen boekjaar ter
goedkeuring aan de Algemene Vergadering worden voorgelegd.
Artikel 29: Audit
Indien dit vereist wordt door de wet, zal de Algemene Vergadering, op voorstel van het Bestuur van
de Vereniging één of meer statutaire auditeurs benoemen of een andere persoon die voldoet aan de
wettelijke vereisten.
De auditeurs of personen moeten de financiële status van de Vereniging, de jaarrekening en de
regulariteit van de transactie van de Vereniging in de jaarrekening controleren (“de Audit”). De
statutaire auditeur(s) zullen een uitgebreid schriftelijk verslag opstellen (het “supervisieverslag”) dat
wordt voorgelegd aan de jaarlijkse Algemene Vergadering.
 
WIJZIGINGEN, ONTBINDING, DATUM VAN INWERKINGTREDING
Artikel 31: Wijziging van de Statuten, aanneming en wijziging van By-Laws, ontbinding,
(a)        Wijziging van de Statuten, ontbinding Beslissingen voor wijziging van de Statuten en/of om
de Vereniging te ontbinden, vereisen een meerderheid van 75% van de Volwaardige Leden die
vertegenwoordigd zijn in de Algemene Vergadering, en tijdens de Algemene Vergadering moet
minstens drie derde van de Volwaardige Leden vertegenwoordigd zijn om geldige beslissingen te
nemen met betrekking tot het bovenstaande.
(b)       Aanneming en wijziging van By-Laws Beslissingen voor aanneming en wijziging van By-Laws
vereisen een meerderheid van 75% van de Volwaardige Leden die vertegenwoordigd zijn in de
Algemene Vergadering, en tijdens de Algemene Vergadering moet er minstens een eenvoudige
meerderheid van de Volwaardige Leden vertegenwoordigd zijn om geldige beslissingen te nemen
met betrekking tot het bovenstaande.
(c)        Liquidatie Als de Algemene Vergadering beslist om de Vereniging te ontbinden, zal de
Algemene Vergadering beslissen over de liquidatiemethode, één of meerdere vereffenaars
aanduiden en hun bevoegdheden bepalen.
            De Algemene Vergadering zal ook beslissen over de bestemming van de Vereniging haar
financiële middelen die overblijven na vereffening, rekening houdend met het feit dat de activa
bestemd moeten zijn voor een organisatie met een gelijkaardig doel zonder winstoogmerk. Alle
beslissingen worden genomen met dezelfde vereisten voor quorums en meerderheid die beschreven
worden in artikel 31 (a).
(d)       Als de Algemene Vergadering niet correct bijeengeroepen werd voor de resoluties waarnaar
verwezen wordt in paragrafen (a), (b) en (c) hierboven, zal de Voorzitter binnen drie maanden
oproepen tot een andere bijeenkomst met dezelfde agenda. Deze bijeenkomst zal een quorum
vormen ongeacht het aantal vertegenwoordigde Volwaardige Leden, op voorwaarde dat dit duidelijk
vermeld wordt bij de oproep voor de tweede bijeenkomst. De meerderheidsvereisten worden
beschreven in artikel 31 (a).
 
Derde besluit
Als gevolg van de beslissing om aangepaste statuten aan te nemen, worden de leden van de
Photonics 21 Raad Van Belanghebbenden van rechtswege Geassocieerd Lid van de vereniging. Bij
wijze van overgangsregeling beslist de algemene vergadering dat zulke Geassocieerde Leden
binnen één (1) maand vanaf heden een kennisgeving kunnen richten aan het Bestuur van de
Vereniging waarin zij hun wens kenbaar maken om geen Geassocieerd Lid van de vereniging te
blijven, waarna dit lidmaatschap onmiddellijk een einde zal nemen. Als gevolg daarvan zal diens
lidmaatschap binnen de Photonics 21 Raad van Belanghebbenden tevens een einde nemen.
 
Vierde besluit
De algemene vergadering beslist om de heer KÄLLHAMMER Jan-Erik, geboren te Edefors (Zweden)
op 29 november 1960, wonend te 58246 Linköping (Zweden), Westmansgatan 16, voor onbepaalde
duur te benoemen als bestuurder van de vereniging.
Verder neemt de vergadering kennis van het ontslag van de volgende personen als bestuurder van
de vereniging per 21 juni 2021:
1.         de heer SEYRINGER Heinz, geboren te Lustenau (Oostenrijk) op 5 februari 1972, wonend te
6973 Hoechst (Oostenrijk), Bildgasse 10,;
2.         mevrouw RAMPONI Roberta, geboren te Robbio (Italië) op 3 augustus 1954, wonend te
20139 Milano (Italië), corso Lodi 65.
 
BIJZONDERE VOLMACHT
Luik B
Bijzondere volmacht wordt verleend, met recht van indeplaatsstelling aan mevrouw DE MOOR Anne
Renée, wonend te 9820 Merelbeke, Bergbosstraat 115, teneinde inschrijving te vorderen bij de
Kruispuntbank voor Ondernemingen.
 
 
VOOR ONTLEDEND UITTREKSEL –
Johan Kiebooms, geassocieerd notaris,
 
Hiermede tegelijk neergelegd : Afschrift van de notulen dd. 23 september 2021, met in bijlage : (i)
aanwezigheidslijst (ii) 7 volmachten, (iii) tekst van de statuten, en (iv) uittreksel.