Ondernemingsnr :
Benaming
(voluit) : Open@Work
(afgekort) : Open@Work
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Zetel : Nijvelsebaan 79
3090
België
Onderwerp akte : Oprichting
Overijse
Open@Work
De oprichters
Naam, Voornaam – Nationaal register
DE MEY, Christophe – 76.06.02-065.58
VANDYCK, Sven – 81.01.21-131.74
VAN NUFFEL Kathleen – 67.12.14-076.25
VAN EECKHOUT, Freddy - 62.07.23-083.93
Statuten
Art. 1 Naam
Het voorwerp van deze statuten is de vzw “Open@Work”.
Art. 2. Taalstelsel
Hoewel de statuten van de vzw enkel in het Nederlands gepubliceerd zijn, is de Open@Work een meertalige
vereniging. De praktische uitwerking wordt bepaald in het Reglement Inwendige Orde (RIO) van de vereniging.
Interne en externe communicatie kan in meerdere talen worden voorzien. Het RIO bepaalt de onderwerpen en de
communicatievormen waarbij het gebruik van meerdere talen verplicht is.
Communicatie van leden naar de Raad van Bestuur (RvB) wordt zowel in het Nederlands, Frans als het Engels
als geldig beschouwd.
Art. 3 Definities
Onder de term ‘LGBT’ wordt verstaan: Lesbian, Gay, Bisexual, Transgender.
Onder de term ‘SOGIE’ wordt verstaan: Sexual Orientation, Gender Identity and Expression.
Open@Work beperkt zich niet tot "LGBT" en verkiest te werken rond de SOGIE-thematiek, want openheid en
respect voor ieders eigenheid is de sleutel de vzw.
Art. 4 Maatschappelijke zetel
De maatschappelijke zetel van Open@Work is gevestigd in het Koninkrijk België, te Nijvelsebaan 79, 3090
Overijse. De Algemene vergadering is bevoegd om het adres van de zetel te wijzigen.
Open@Work wordt opgericht volgens het Belgisch recht. Geschillen worden aanhangig gemaakt bij de bevoegde
rechtbank van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Art. 5 Missie en doelstellingen
Missie
Open@Work is een vzw die tot doel heeft het SOGIE-thema te belichten en daarnaast LGBT-personen en
ondersteunende netwerken van bedrijven met elkaar te verbinden.
Zij doet dit door het organiseren van evenementen, met korte updates over LGBT-werkplektrends, gecombineerd
met inspirerende sprekers, gevolgd door een informele netwerkmogelijkheid.
De drie hoofddoelen zijn:
Het bouwen van een bedrijfsoverkoepelend netwerk, gericht op (glad) being Out in the workplace';
Het bundelen de krachten in het creëren van een inclusieve werkomgeving voor de LGBT-gemeenschap;
0721936554
Het uitwisselen van goede praktijken op het gebied van SOGIE-beleid en LGBT-bedrijfsnetwerken.
Art. 6 Lidmaatschap
Lidmaatschapsvoorwaarden:
Open@Work is toegankelijk voor bedrijven, organisaties, structuren en individuele personen die en/of:
zich inschrijven in de objectieven van de vereniging;
affiniteit hebben met de SOGIE-thematiek.
wensen deel te nemen aan activiteiten van de vereniging;
Categorieën leden:
Onder “vast, effectief of werkend lid” wordt verstaan: een lid dat stemgerechtigd is op de Algemene Vergadering
(AV). Een effectief lid is een door een bedrijf, organisatie of structuur afgevaardigde persoon of een individuele
persoon die, na toestemming van de RvB, onder de vlag van Open@Work activiteiten mag organiseren.
Onder “toegetreden” lid wordt verstaan: een lid dat wenst deel te nemen aan de activiteiten en zich inschrijft in de
objectieven van de vereniging. Het toegetreden lid is niet stemgerechtigd op de AV.
Onder “erelid ”wordt verstaan: een persoon aan wie de AV deze titel heeft verleend omwille van haar (lees
“M/V/X”) kwaliteiten of acties die de vereniging hebben geholpen in het bereiken van haar doelstellingen.
Ontslag:
Elk vast lid kan ontslag indienen, door middel van een e-mail aan de RvB.
Aantal leden:
Open@Work heeft minstens 3 vaste leden.
Toelatingsmodaliteiten:
De toelatingsvoorwaarden voor een vast lid, een toegetreden lid en een erelid worden verduidelijkt in het RIO.
Art. 7 Bijdrage
De ledenbijdrage wordt per kalenderjaar betaald. De jaarlijkse bijdrage en wijze van betaling worden vastgelegd
door het RIO.
De bijdrage wordt in geen geval terugbetaald.
Indien een vast lid de jaarlijkse bijdrage niet betaald, wordt hij/zij één week na de tweede schriftelijke (e-mail)
aanmaning beschouwd als ontslaggevend.
Art. 8 Ledenregister
De RvB houdt een ledenregister bij van de vaste leden volgens de geldende regelgeving AVG / GDPR.
Telkens er wijzigingen optreden in het ledenbestand, moeten deze wijzigingen binnen de acht dagen na de
kennisgeving ervan aan de RvB in het ledenregister worden doorgevoerd.
De leden hebben de verplichting een adreswijziging door te geven aan de RvB.
Het origineel van het ledenregister wordt bijgehouden door de secretaris van de vzw.
Het soort van register, de informatie die erin vermeld dient te staan en de overdracht ervan zijn beschreven in het
RIO.
Art. 9 De Algemene Vergadering (AV)
De AV is samengesteld uit de vaste leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van de RvB. Indien de
voorzitter afwezig is, vervult de ondervoorzitter deze taak en bij diens afwezigheid de oudste van de aanwezige
bestuurders.
De bevoegdheden van de AV zijn:
de goedkeuring van de statuten;
de goedkeuring van de wijziging van de statuten;
het bekrachtigen / de kennisname van het RIO;
de benoeming en de ontslag van de bestuurders;
kwijting van de bestuurders;
de benoeming en de ontslag van de penningmeester;
goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
de ontbinding van de vzw;
de benoeming van de vereffenaars, wanneer de vzw zal ontbonden worden;
de toelating en de uitsluiting van een effectief lid;
het verkiezen van de RvB (tweejaarlijks);
de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk, in alle gevallen waarin de statuten het
vereisen.
De AV moet minimum eenmaal per jaar worden samengeroepen door de RvB en dit binnen de zes maanden na
het afsluiten van het boekjaar.
De vaste leden worden per e-mail uitgenodigd voor de AV en dit minstens acht dagen voor de vergadering. De
uitnodiging bevat de datum, uur en plaats van de AV, evenals de agenda. De agenda wordt opgesteld door de
RvB.
De AV kan beraadslagen over alle punten, indien er een aanwezigheidsquorum is van 25 procent van de leden;
met uitzondering van de wettelijk voorbehouden materie.
De beslissingen binnen de AV worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen.
Uitzonderingen:
Bij een wijziging van de statuten of bij de uitsluiting van bepaalde leden of bestuurder is het vereiste stemquorum
van 2/3 van de stemmen
Indien ondanks de geldige aankondiging, het quorum van 2/3 van de leden niet wordt behaald, mag de RvB een
tweede AV dagvaarden, niet vroeger dan 15 dagen na de initiële datum en met dezelfde agenda, waarbij de
stemmingen met eenvoudige meerderheid van de aanwezige vaste of vertegenwoordigde leden geldig worden
beschouwd.
Bij een stemming over een wijziging van het doel, de ontbinding van de vereniging is het vereiste stemquorum
van 4/5 van de stemmen.
Elk vast lid heeft slechts één stem en kan slechts één ander vast lid vertegenwoordigen.
De voorzitter van de RvB (of desgevallend zijn vervanger) heeft een doorslaggevende stem, indien de stemming
onbeslist eindigt. Voor de berekening van de meerderheden worden de onthoudingen en de ongeldige stemmen
niet meegerekend.
De beslissingen van de AV worden opgenomen in de notulen.
Op verzoek van één vijfde van de vaste leden moet de RvB voorzien in de bijeenroeping van een uitzonderlijke
AV. Elk voorstel, ondertekend door minimum 1/20 van de vaste leden, moet op de agenda worden geplaatst. De
voorstellen uitgaande van vaste leden moeten uiterlijk 3 dagen voor het tijdstip van de uitzonderlijke AV verstuurd
worden aan de RvB.
Vaste leden hebben inzage in de notulen van de AV.
Er kunnen statutaire en wettelijk uitzonderingen voorzien worden op het principe van de stemming bij gewone
meerderheid.
Art. 10 De raad van bestuur (RvB)
Benoemingvoorwaarden
Om als bestuurder te worden benoemd, dient men aan volgende voorwaarden te voldoen:
vast stemgerechtigd lid van de AV zijn;
in orde zijn met de jaarlijkse bijdrage.
Samenstelling en functies
De RvB bestaat uit minimum drie en maximum zeven bestuurders. De RvB verdeelt onder meer de functies van
voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester en communicatie-verantwoordelijke.
In de mate van het mogelijke zal er gestreefd worden naar een genderdiverse raad van bestuur.
Een bestuurder kan géén volmacht geven.
De RvB wordt voorgezeten door de Voorzitter.
Indien het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder dit wettelijk minimum, hetzij door vrijwillig ontslag, hetzij
door afzetting, hetzij door het verstrijken van de termijn, dan blijven de overblijvende bestuurders in functie totdat
in hun rechtmatige vervanging is voorzien.
De AV benoemt de bestuurders; deze benoeming gebeurt bij gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen.
De RvB bestuurt de vzw en vertegenwoordigt de vzw zowel in als buiten rechte en heeft de volheid van
bevoegdheden die niet tot de bevoegdheid van de AV behoren. Daartoe behoren onder meer de opmaak van de
rekeningen en de begroting, de vertegenwoordiging van de vzw in en buiten rechte, en het organiseren van
activiteiten.
Mandaat
Een bestuurder wordt benoemd voor een periode van twee jaar.
Indien de termijn van het mandaat, vastgelegd op twee jaar, verstreken is, eindigt het mandaat van rechtswege.
Elke bestuurder kan op elk ogenblik ontslag nemen uit de vzw.
Het ontslag gebeurt via een geschreven communicatie aan de RvB.
Een bestuurder kan op elk moment afgezet worden door de AV met een stemquorum van 2/3 van de stemmen.
De mandaten van de bestuurders zijn onbezoldigd.
Onkosten en uitgaven kunnen terugbetaald worden zoals voorzien in het RIO.
Werking
De RvB dient te worden samengeroepen, als het belang van de vzw dit vereist. Het samenroepen van de RvB is
een recht van elke bestuurder. De wijze van oproeping wordt bepaald in het RIO. Om geldig te kunnen stemmen
over alle punten, moeten minstens drie leden van de RvB aanwezig zijn. De beslissingen binnen de RvB worden
genomen met gewone meerderheid van de stemmen. Elke bestuurder heeft één stem.
Punten die betrekking hebben op personen, maken het voorwerp uit van een geheime stemming waarvan de
modaliteiten worden bepaald in het RIO.
De originele notulen van de RvB worden samengebracht in het elektronisch notulenboek. De bestuurders worden
op de hoogte gesteld van de beslissingen door het verslag per e-mail door te sturen.
Art. 11 Vertegenwoordiging
De vzw wordt vertegenwoordigd in rechte of ten overstaan van derden door de gezamenlijke handtekening van
twee bestuurders.
Bij activiteiten, congressen of conferenties wordt de vzw vertegenwoordigd door de bestuursleden en de
gemandateerde leden in België of in het buitenland.
De toewijzing en de voorwaarden voor vertegenwoordiging en deelname zijn beschreven in het RIO.
Elk lid dat de vereniging vertegenwoordigt dient de gedragsregels te respecteren, zoals beschreven in het RIO.
Art. 12 Begroting, rekening en financiën
Het boekjaar van de vzw loopt van 01 januari en eindigt op 31 december. Bij wijze van uitzondering, begint het
eerste boekjaar op de dag van de oprichting van de vzw en eindigt op 31 december.
Na goedkeuring van de jaarrekening en de begroting, legt de RvB verantwoording af voor het beleid in het
voorgaande jaar en spreekt de AV zich uit over de kwijting aan de bestuurders. Dit gebeurt bij afzonderlijke
stemming.
De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester en/of eenieder die gevolmachtigd is de
rekeningen van de vzw te beheren, zijn verantwoordelijk voor de uitgaven gedurende de periode waarin zij hun
ambt bekleden.
De RvB kan autonoom fondsen aanwenden binnen het kader van de werking van de vzw tot een
maximumbedrag dat wordt vastgelegd in het RIO.
Art. 13 Communicatie
Open@Work beschikt over diverse niet exhaustieve opgesomde communicatiemiddelen, zoals:
Logo’s;
Website;
Sociale media;
Andere.
De gebruiksvoorwaarden van de verschillende communicatiemiddelen zijn opgenomen in het RIO.
Elk lid dat extern of intern communiceert en daarvoor de communicatiemiddelen gebruikt die beheerd worden
door Open@Work (website en sociale media) dient de gedragsregels te respecteren, zoals beschreven in het
RIO.
Art. 14 Ontbinding
De vzw kan op ieder ogenblik ontbonden worden. Hiervoor is tijdens een AV een aanwezigheidsquorum van
minimum 2/3 van de leden nodig. De beslissing tot ontbinding moet genomen worden met een bijzondere
meerderheid van 4/5.
Na ontbinding van de vzw dient het netto-actief gestort te worden aan een vereniging met een gelijkaardige
belangloze doelstelling.
Art. 15 Slotbepaling
Voor alle gevallen die niet voorzien worden door de statuten, zijn de beschikkingen van de vzw-wetgeving,
waaronder de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 betreffende de verenigingen zonder
winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, toepasselijk.
 
Benoeming Raad van Bestuur
Sven VANDYCK
Voorzitter
 
Freddy VAN EECKHOUT
Secretaris
 
Christophe DE MEY
Penningmeester
 
Kathleen VAN NUFFEL
Bestuurslid