N dermeonse : 0871 491 047
Nom
Hêtre Urbain asbl
Forme legale	asbl
ACTESse como-fe CL sege : Rue Jean de Bologne, 75 - 1020 Bruxelles
Objet de l'acte : Nouveaux statuts de l'asbl Hêtre Urbain
Extraits du Procès verbal de l'assemblée générale da 17 décmimo 2024:
LA PRESIDENTE DE REUNION, Carole Cluistophe expose les fails :
1.Changement légel des statuts
Après vérification des quorums de présences statutaires léga, les membres effective réunies en
assemblée générale extraordinaire et annuelle adoptent à l'unanimité de nouveaux statuts, dont voici les
termes. Ce statuts seront déposés au greffe prochainement, en même temps que les comptes approuvés.
Titre I-Denomination, siège, durée
Art. 1. L'association sans but lucratif adopte la dénomination suivante: « Hêtre Urbain ».
Art. 2. Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, noles de commande, sites internet et autres
documents, sous forme électronique ou non, émanant de l'association mentionnent sa dénomination complète,
sa lame légale, fethesse de son siège, son numéro d'entreprisa, le sigle « RPM » suivi de indication du
tribunal compétent, un comple dont l'association est take auprès d'un établissement de crédit établi en
Belgique, el, le cas échéant, l'indication que l'association est en liquidation. Toute personne qui intervient pour
L'association dans un document où l'une de ces mentions no ligine pas, peut être déclarée personnellement
responsable des engagements qui y sont pris.
Art. 3. Le siège de l'association est sis en Région de Bruxelles-Capitale. L'organe d'administration a le
pouvoir de déplacer le siège de l'association en Belgique et, le cas échéant, d'adapter dans les statuts
l'indication de la Région dans laquelle le siège de l'association est établi, pour autant que pored déplacement
· n'impose pas la modification de la langue des statuts en vertu de la réglementation linguistique applicable.
Art. 4. L'association est constituée pour une durée indéterminée.
Titre II -- But désintéressé poursuivi ei activités constituant l'objet
Art. 5. Le but désintéressé poursuivi est d'encourager l'expression artistique sous toutes ses formes, entre
autres arts dramatiques et expression écrite.
Art. 6. Les activités constituant l'objet sont la création artistique et l'organisation d'actions de sensibilisation,
de fonnation, de promotion et de difusiom de créations artistiques.
Titre Il- Mentres
Art. 7. L'association est componse de membres chocli've's uniquement. L'associallon comple au minimum
trois membres.
Art. 8. Les membres sont des personnes physiques qui exercent une fonction active au sein de l'association,
ou aldent à la réalisation de son but en tant que personnes ressources. Devient membre la personne présentée
par deux membres à l'assemblée générale, et admise en cette qualité par une décision de ladite assemblée
générale.
Art. 9. L'organe d'administration tient au siège de l'association un registre des membres. Ce registre reprend
les nom, prénom ol domicile des mamives. Un e mentre peut élire domicile au lieu of isi poursuit son adlivite
professionnelle. L'organe d'administration insorit Inetes les décisions d'admission, de démission ou d'exclusion
des membres dans ce registre endéans les huil jours de la connaissance qu'il a eue de la décision. L'organe
d'administration peux décider que le registro sera tenu sous la forme électronique.
Art. 10. Chaque membre communique une adresse électronique à l'association aux fins de communiquer
avec elle. Toute communication à cette adresse électronique est réputée être intervenue valablement.
L'association peut utiliser cette adressa jusqu'à ca que le - la membre concemé-e communique une autre
adresse électronique.
Art. 11. Tout-e membre peut consulter au siège de l'association le registre des membres. À cette fin, iel
adresse une demande par counter électronique à l'organe d'administration, avec lequel iel convient d'une date
et d'une heure de consultation du registre. Ce registre ne peut être déplacé.
Art. 12. L'adhésion des membres à l'association et la colisation sont gratuites.
Art. 13. Tout e membre de l'association est libre de se retirer à toul moment de celle-ci en adressant sa
démission par counter électronique à l'ongare d'administration.
Art. 14. La qualité de membra se perd automatiquement en cas de décès.
Art. 15. Un-e membre qui n'est ni présente, ni représenté e à deux assemblées générales consécutives
peut être réputé e démissionnaire par une décision de l'assemblée générale.
Art. 16. L'exclusion d'une membre ne peut êfre prononcée que par l'assemblée générale. La proposition
d'exclusion doit être indiquée dans la convocation. Le · La membre doil êbe entendu-e.
Art. 17. L'organe d'administration peut suspendre, jusqu'à décision de l'assemblée générale, le · la membre
qui se serait rendu-e coupable d'infraction grave aux présents statuts, ou dont les activités menées au nom de
l'association seraient contraires à son but
Art. 18. Ni le - la membre suspendue, ni cohé - celle qui perd sa qualité de membre par démission, par
exclusion ou automatiquement, ni leurs ayants droit ne peuvent prétendre aux avoirs de l'association.
Art. 19. Un-e membre n'a un droil de reprise de son apport que si une convention stipulant les modalités de
la reprise de cet apport a été signée entre l'organe d'administration et le - la membre.
Titre IV - Assemblée générale
Art. 20. L'assemblée générale est composée des membres de l'association. Elle est l'organe souverain de
l'association el possède les pouvoirs qui bé sont expressément raccours per la loi et les présents slaluis.
Art. 21. Le bureau de l'assemblée générale est constitué de minimum deux personnes qui sont proposées
par l'organe d'administration : une président e de séance ou facillateurrice, et une secrétaire. L'assemblée
générale peut à tout moment révoquer ce bureau et élire un nouveau bureau.
Art. 22. Une décision de l'assemblée générale est exigée pour :
- la modification des présents staluds ;
- la nomination et la révocation des administrateur rice-s ;
- la décharge à octroyer aux administrateur-rice's, ainsi que, le cas échéant, l'introduction d'une action de
l'association contre les administrateur Tiers ;
- l'approbation des comptes annuels et du budget ;
- la dissolution de l'association ;
- l'exclusion d'ir e membra ;
- la transformation de l'association en AlSHIL, en SCES agréée ou en SC agréée comme ES ;
- effectuer ou accepter l'apport à titre gratuit d'une universalité ;
- tous les autres cas où la loi ou les présents stables l'exigent.
Art. 23. L'organe d'administration convorpie l'assemblée générale chaque fois qu'il l'estime nécessaire et
dans les cas prévus par la loi ou les présents status. Lorsque au moins un cinquième des membres en fait la
demande, l'organe d'administration convoque l'assemblée générale dans les vingt et un jours de la demande
de convocation, et l'assemblée générale se lient au plus tard le quarantième jour suivant cette demande.
Art. 24. La convocation peut prévoir une procédure d'inscription à l'assemblée générale à condition de
spécifier le contexte qui justifie une telle procédure ainsi que la proportionnalité des contraintes mises en place.
Dans le cas où des mesures gouvernementales restreindraient le droit de réunion, l'association s'adaptera en
recherchant l'aliamalive ln moins discriminante, tant pris la tenue de l'assemblée générale que pour les
réunions de ses autres organes et les activités qu'elle mène.
Art. 25. Tou-te's les membres et les délégué e's à la gestion joumatière sont convoqué-es par courrier
électronique à l'assemblée générale au moins quinze jours avant cele-ci. La convocation contient l'ordre du
jour, la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que l'accès aux documents qui doivent être transmis à
l'assemblée générale en vertu de la loi. Toute proposition signée par au moins un vingtième des membres et
parvenue à l'organe d'administration au moins huil jours avant l'assemblée générale est portée à l'ordre du jour.
Art. 26. Toute personne qui n'est pas convoquée de plein droit à l'assemblée générale peut y être invitée,
soit de manière visible dans le courrier électronique de convocation, soit par une décision de ladite assemblée
générale. Un cinquième des membres présent e's peuvent à tout moment exiger qu'une personne invitée soit
écartée de l'assemblée générale, de façon temporaire ou pour le restant de la séance.
Art. 27. Assemblée générale écrite : les membres peuvent, à l'unanimité et par courrier électronique, prendre
toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l'assemblée générale, à l'exception de la modification des
statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies.
Art. 28. Les membres peuvent se faire représenter à l'assemblée générale par un-e autre membre. Lors de
la vérification des présences, le · la mandataire davra produire une procuration dont l'original, la copie ou la
caphire d'écran sers annexée au prtoàs-verbal. La convocation peut prévoir une procédure différente afin de
donner valablement procuration, par exemple au moyen d'un modèle-type ou d'un formulaire en ligne, en veillant
toutefois à entraver le moins possible le droit de tout e membre de se faire représenter à l'assemblée générale.
En l'absence de consignes ou indications da - de la mandant-e, le - la mandataire est tenu-e de prendre au nom
du - de la mandant-e la position qu'iel estime la plus adéquate el au mieux des intérêts du · de la mandant-e.
Nul-le ne peut être porteur euse de plus d'une procuralion.
Art. 29. L'organe d'administration peut prévoir la possibilité de participer à distance à l'assemblée générale
grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'association. Pour ce qui conceme le
respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l'assemblée
générale soni réputé e's présent e-s à l'endroit où se tient l'assemblée générale. Les conditions pour la tenue
d'une assemblée générale par voie électronique sont les suivantes :
- l'association doit être en mesure de contrôler, per le moyen de communication électronique utilisé, la
qualité et l'identité du - de la membre.
- Le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux membres de prendre
connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et d'exercer
leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen de
communication électronique doit en outre permettre aux membres de participer aux délibérations et de poser
des questions, à moins que l'organe d'administration ne molive dans la convocation à l'assemblée générale la
raison pour laquelle l'association ne dispose pas d'un fel moyen de communication électronique.
- La convocation à l'assemblée générale contient une description claire et précise des procédures relalives
à la participation à distance.
- Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui
ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vole.
- Le bureau de l'assemblée générale est constitué de personnes participant en présentiel uniquement. La
composition du bureau figure dans la convocation.
- Le vole à distance avant l'assemblée générale sous forme électronique n'est pas autorisé.
Art. 30. Chaque membre a un droit de vote égal à l'assemblée générale.
Art. 31. Les administrateur vice-s répondant aux questions qui leur sord posées par les membres, oralement
ou par écrit, avant ou pendant l'assemblée générale, et qui sont en lienavecles'
peuvent, dans l'intérêt de l'association, refuser de répondre aux questions lorsque la communication de
certaines données ou certains falls peut porter préjudice à l'association ou est contraire aux clauses de
confidentialte contextees par l'association Les administntm ice's parved themer uine response groupe &
différentes questions portant sur le même sujet.
Art. 32. il doit être tenu au moins ume assemblée générale chaque année, dans le courant du semestre qui
suit la clôture des comples. L'organe d'administration y expose la situation financière et l'exécution du budget.
Après l'approbation des comples annuels, l'assemblée générale se prononce par un vole spécial sur la
décharge des administrateur rice-s. Cette décharge n'est valable que si les comples annuels ne contiennent ni
omission, ni indication fausse dissimulant la situation réelle de l'association et, quant aux actes faits en dehors
des présents statuts ou en contravention du Code des sociétés el des associations, que s'ils ont été
spécialement indiqués dans la convocation.
Art. 33. À défaut de dispositions contraires de la loi ou des présents statuts, l'assemblée générale ne peut
prendre de résolution qu'autant que :
- celle-ci a été valablament convoquée ;
» au moins les deux tiers de ses membres sont présani-e-s ou représente-e-s. Si cette condition n'est pas
remplie, une seconde convocation sera nécessaire, el la nouvelle assemblée délibérera et statuera valablement
quel que soit le nombre de membres présenter's ou représenté-e-s. La seconde assemblée ne peut être tenue
dans les quinze jours après la première assembléa.
- la résolution est prise à la majorité des deux tiers des suffrages, sans qu'il soit tenu compte des abstentions
au numérateur ni au dénominateur.
Art. 34. L'assemblée générale ne peut délibérer valablement sur des points qui ne figurent pas à l'ordre du
jour, sauf si, par un vote à la majorité des quatre cinquièmes, il est décidé que l'urgence empêche de les
reporter, et qu'il ne s'agit pas de la modification des présents status, de l'exclusion d'une membre, de la
dissolution volontaire de l'association ni de la transformation de l'association en AISBL, en SCES agréée ou en
SC agréée comme ES. Un éventuel point « divers » (ou équivalent) à l'ordre du jour ne recouvre que des
communications dont la nature ne demande pas de vole.
Art. 35. L'assemblée générale ne peut valablement délibérer et statuer sur les modifications statutaires que
si les modifications proposées sont indiquées avec précision dans la convocation. La modification qui porte sur
l'objet ou le but désintéressé de l'association ne peut être adoptée qu'à la majorité des quatre cinquièmes des
voix exprimées.
Art. 36. Les résolulions de l'assemblée générale sont portées à la connaissance des membres de la manière
suivante : les membres peuvent consuller au siège de l'association les procès-verbal et décisions de
l'assemblée générale. À celle fin, tels adressent une demande par courrier électronique à l'organe
d'administration avec lequel iels conviendront d'une date et heure de consultation des documents et pièces.
Ceux-ci ne pourront être déplacés.
Art. 37. Les résolutions de l'assemblée générale sont portées à la connaissance des tiers de la manière
suivante : suite à la demande écrite de tiers jusittant d'un intérêt légitime, l'organe d'administration peut délivrer
des copies ou extraits de procés-verbaux et décisions de l'assemblée générale, losquels sont signés par deux
administrateur-rice-s.
Titre V -- Organe d'administration
Chapitre 1 : Composition
Art. 38. L'association est administrée par un organe d'administration collégial composé de trois
administrateur-rice-s au minimum, qui sont des personnes physiques.
Art. 39. Les administrateurrice's sont nommé-e-s pour une durée indéterminée par l'assemblée générale
parmi les membres suite à leur candidature motivée. Leur mandat prend fin de plein droit en cas de révocation
par l'assemblée générale, de perte de leur qualité de membre, de décès ou d'interdiction.
Art. 40. En cas de vacance de la place d'un-e administrateurrice en dehors d'une assemblée générale, les
administrateur rice-s restantes perment coopler une nouvelle administrateur-rice. La première assemblée
générale qui suit doit confirmer le mandat de l'administrateur rice coopté-e. S'il n'y a pas de confirmation, le
mandat de l'administrateur rice cooplé-e prend lin à l'issue de l'assemblée générale, sans porter préjudice à la
régularité de la composition de l'organe d'administration jusqu'à ce moment.
Art. 41. Les administaler vice's conommighat mo datus de laur mandal ane mhosse elechronique autx fins
de communiquer avec l'association. Toute communication à cette adresse électronique est réputée être
intervenue valablement. L'association peut utiliser cette adresse jusqu'à ce que l'administrateur-rice concerné-e
communique une autre adresse électronique.
Chapitre 2.1 : Pouvoirs et fonctionnement
Art. 42. L'organe d'administration a le pouvoir d'accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation
de l'objet de l'association, à l'exception de ceux que la loi et les présents statuts réservent à l'assemblée
générale.
Art. 43. Lorsque l'organe d'administration est appelé à prendre une décision ou se prononcer sur une
opération relevant de sa compétence à propos de laquelle un-e administrateur rice a un intérêt direct ou indirect
de nature patrimoniale, morale ou affective qui est opposé à l'intérêt de l'association, cette administrateur rice
doit en informer les autres administrateur rice-s avant que l'organe d'administration ne prenne une décision, Sa
déclaration et ses explications sur la nature de cef intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la
réunion de l'organe d'administration qui doit prendre cette décision. Il n'est pas permis à l'organe
d'administration de déléguer cette décision. L'administrateur rice ayant un confit d'intérêts ne peut prendre part
aux délibérations de l'organe d'administration concemant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au
vote sur ce point. Si la majorité des administrateur-nice's présent-e-s ou représenté e's a un conflit d'intérêts,
la décision ou l'opération est soumise à l'assemblée générale ; en cas d'approbation de la décision ou de
l'opération par celle-ci, l'organe d'administration peut les exécuter.
Art. 44. Les décisions de l'organe d'administration peuvent être prises sans réunion, par décision unanime
de tou-te-s les administraleur rice-s, exprimée par courrier électronique.
Art. 45. Une réunion de l'organe d'administration est convoquée par deux administrateur rice's chaque fois
qu'estimé nécessaire. Les administrateur rice-s soni convoqué-e-s par courrier électronique au moins huit jours
avant la réunion, sauf si l'urgence empêche d'accomplir les formalités de convocations.
Art. 46. À défaut de dispositions contraires de la loi ou des présents statuts, l'organe d'administration ne
peut prendre de résolution qu'autant que :
- au moins deux administrateur-rice's se trouvent réuni-e-s ;
- au moins les deux liess des administ afour nie's sont present e's ou represents es ;
- la résolution est prise à la majorité des deux tiers des suffrages, sans qu'il soit tenu comple des abstentions
au numérateur ni au dénominateur.
Art. 47. Un-e administrateur-rice peut se faire représenter par une autre administrateurrice à une réunion
de l'organe d'administration. Un-e administrateur-rice ne peut être porteur euse que d'une procuration.
Art. 48. Le procès-verbal des réunions de l'organe d'administration est signé par le - la présidente de séance
de la réunion qui approuve ledit procès-verbal et les administrateur rice-s qui le souhaitent ; les copies à délivrer
aux tiers sont signées par deux administrateur rice's.
Art. 49. L'organe d'administration peut édicter un réglement d'ordre intérieur. Pareil règlement d'ordre
intérieur ne peut contenir de dispositions :
- contraires à des dispositions légales impérafives ou aux présents stakits ;
- relatives aux malières pour lesquelles la loi exige une disposition stalulaire.
Le règlement d'entre intérieur et toute modification de celui-ci sont communiqués aux membres. Les statuts
feront référence à la denière version approuvée du règlement intame. L'organe d'administration peut adapter
cette référence dans les statuts et la publier.
Chapitre 2.2 : Représentation
Art. 50. L'organe d'administration représente l'association, en ce compris la représentation en justice.
Art. 51. L'association est valablement représentée par deux administrateur-rice's agissant conjointement,
sans autre justification vis-à-vis de tiers.
Art. 52. L'organe d'administration peut mandater ure ou plusieurs administraleurrice-s, agissant
séparément, pour représenter l'association dans les actes judiciales et extrajudiciaires. leis soni valablement
nommé-e-s ou révoqué-e-s par simple décision de l'organe d'administration.
Chapitre 2.3 : Gestion journalière
Art. 53. L'organe d'administration peut charger une ou plusieurs personnes, qui agissent séparément, de la
gestion journalière de l'association, ainsi que de la représentation de l'association en ce qui concerne cette
gestion. leis sont valablement nommé-e-s ou révoqué-es par simple décision de l'organe d'administration.
L'organe d'administration qui a désigné l'organe de gestion journalière est chargé de la surveillance de celui-ci.
La gestion journalière de l'association comprend aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les
besoins de la vie quotidienne de l'association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur
qu'ils représentent, solt en raison de leurs caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de l'organe
d'administration.
Chapitre 3 : Responsabilités
Art. 54. Les administrateur rice-s, les personnes déléguées à la gestion journalière et les personnes
habilitées à représenter l'association ne contractent aucune responsabilité personnelle relative aux
engagements de l'association. Chacune est temre à l'égard de l'association de la bonne exécution de la
mission qui lui a été confiée.
Art. 55. Les administrateur rice-s exercent leur pouvoir en collège et sont solidairement responsables des
décisions et des manquements de ce collège. leis répondent solidairement, tant envers l'association qu'envers
les tiers, de tout dommage résultant d'infractions aux dispositions de la loi ou aux présents statuts. leis sont
toutefois déchargé-e-s de leur responsabilité solidaire pour les fautes auxquelles iels n'ont pas pris part et qu'iels
ont dénoncéns sans délai, soit en réunion de l'organe d'administration avec mention au procès-verbal, soll par
courrier électronique à tou-te-s les autres administrateur-rice-s.
Art. 56. Les administrateur rice-s exercent leur mandat à titre gratuit. Les frais liés à l'exercice de leur mandat
pourront être défrayés, soit sur la base des fraïs réels, soit forfaitairement.
Art. 57. Toul-e administralour rice peut présenter sa démission par courrier électronique à l'organe
d'administration. Celle-ci ne peut intervenir de manière intempestive. Elle prendra effet immédiatement pour	:
autant que le nombre d'administrateurrice's reste supérieur ou égal au nombre minimum requis par les
présents statuts. L'administrateur rice démissionnaire pourra être contraint-e de prendre part à des décisions
urgentes devant pummeltre de sauvegarder les intérêts de l'association.
Art. 58. Une administrateurrice qui n'est ni présente, ni représenté-e à trois réunions consécutives de
l'organe d'administration pour lesquetes les formalités de convocation oni pu être accomplies peut être réputé-e
démissionnaire par une décision de l'organe d'administration ou de l'assemblée générale.
Chapitre 4 : Compiles et budget
Art. 59. L'exercice social débute le 1er janvier el finit le 31 décembre.
Art. 60. L'organe d'administration établi chaque année des comptes annuels. Les comptes annuels ainsi
que le budget doivent être soumis pour approbation à l'assemblée générale dans les six mois de la date de
clôture de l'exercice social.
Art. 61. Les membres peuvent consulter au siège de l'association tous les procès-verbaux et décisions de
l'organe d'administration ou des personnes, occupant ou non une fonction de direction, qui sont investies d'un
mandat au sein ou pour le comple de l'association, de même que tous les documents complables de
f'association. A cette fin, ie's adressent une demande par courrier électronique à l'organe d'administration avec
lequel iels conviendront d'une date et heure de consultation des documents et pièces. Ceux-ci ne pourront être
déplacés. Les copies à délivrer aux liers sont signées par deux administrateur rice-s.
Titre VI - Dissolution
Art. 62. L'association peut à tout moment Ene dissoute par une décision de l'assemblée générale en vue de
faire apport de l'intégralité de son patrimoine à une ou plusieurs autres ASBL ou AISBL, ou à une ou plusieurs
fondations, universités ou personnes morales de droit public appelées à poursuivre son but désintéressé ou un
but le plus proche possible de celui-ci L'assemblée générale ne peut valablement dissoudre l'association que
si la proposition de dissolution figure à l'ordre du jour. La dissolution ne peut être décidée qu'à la majorité des
quatre cinquièmes des voix exprimées.
Carole CHRISTOPHE
Présidente