Ondernemingsnr :
Benaming
(voluit) : Team for Athletics Results Communication, Timing, Information and
Coordination
(afgekort) : Team Arctic
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Zetel : Baarledorpstraat 18 A
9031
België
Onderwerp akte : Oprichting
Gent (Drongen)
Team Arctic
vereniging zonder winstoogmerk
I    Vooraf
Tussen ondergetekenden, zijnde natuurlijke personen:
de heer Stijn Vannieuwenhuyse, wonende te 9031 Drongen, Baarledorpstraat 18A, geboren op 5 maart 1989 te
Jette;
de heer Nicolas Blockeel, wonende te 9000 Gent, Ottergemsesteenweg 76, geboren op 2 april 1987 te Gent;
de heer Bart Van Bockstal, wonende te 9000 Gent, Ottergemsesteenweg 76, geboren op 13 november 1987 te
Dendermonde;
wordt overeengekomen een vereniging zonder winstoogmerk op te richten overeenkomstig de Wet van 21 juni
1921, onder de volgende voorwaarden en omstandigheden, waarvan de statuten als volgt luiden :
II    Algemeenheden
Art. 1        Naam
De vereniging wordt “Team Arctic” genoemd, mogelijks voorafgegaan of gevolgd met de woorden “vereniging
zonder winstoogmerk” of de afkorting “v.z.w.”. Als alternatief kan ook de uitgebreidere naam “Team for Athletics’
Results Communication, Timing, Information and Coordination” worden gebruikt.
Art. 2        Zetel
De zetel van de vereniging is gevestigd in Baarledorpstraat 18A, 9031 Drongen gelegen in het gerechtelijk
arrondissement Oost-Vlaanderen.
Art. 3        Doel
De vereniging heeft als doel de kwaliteit van atletiekwedstrijden naar een hoger niveau te tillen, door het
ondersteunen van organisatoren, op allerlei manieren, op sportief-organisatorisch vlak. Door expertise op
sportief-organisatorisch vlak te verenigen wensen we de behoefte van organisatoren van atletiekwedstrijden naar
bijkomende ondersteuning in te kunnen vullen. Dit om hun evenementen mee tot een succes te maken en
hierdoor samen met hen het imago van de atletieksport naar derden toe te verbeteren.
De vereniging kan alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel, met
inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen wat wettelijk is toegelaten en waarvan
de opbrengsten te allen tijde volledig zullen worden bestemd voor haar doel.
Art. 4        Duur en ontbinding
De vereniging wordt voor onbepaalde duur opgericht en kan op elk moment ontbonden worden.
II    Leden
Art. 5        Soorten leden
De vereniging kent effectieve leden en toegetreden leden.
Art. 6        Effectieve leden : aantal
Er zijn minimum drie effectieve leden. Er is geen maximum aantal bepaald.
Art. 7        Effectieve leden : toetreding
0631682014
Toegetreden leden kunnen zichzelf kandidaat stellen als effectief lid. Hiervoor dient een schriftelijke aanvraag
ingediend te worden bij de raad van bestuur.
Om zich kandidaat te kunnen stellen als effectief lid, moet men minstens het voorafgaande jaar toegetreden lid
geweest zijn en minstens aan twee activiteiten van de vereniging deelgenomen hebben.
De raad van bestuur kan autonoom en zonder voorwaarden effectieve leden voordragen.
De algemene vergadering beslist of een kandidaat-effectief lid als effectief lid tot de V.Z.W. wordt toegelaten
wanneer van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen tweederden hiermee instemmen. De stemming over
de uitsluiting van een effectief lid is niet geheim. De algemene vergadering dient deze beslissing niet te
motiveren. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Indien de algemene vergadering de toelating van een kandidaat-effectief lid weigert, kan dit kandidaat–effectief
lid slechts een nieuwe aanvraag indienen één jaar na de eerste aanvraag.
Art. 8        Effectieve leden : rechten en plichten
De effectieve leden hebben de plicht om:
aanwezig of vertegenwoordigd te zijn op de Algemene Vergaderingen
over de belangen en het goede beheer van de vereniging te waken
zo snel mogelijk iedere eventuele inbreuk tegen de vzw-wetgeving, onderhavige statuten of beslissingen van de
Algemene Vergadering of van de Raad van Bestuur aan de Raad van Bestuur te melden
De effectieve leden hebben het recht om:
het recht om op Algemene Vergadering te stemmen (of niet)
het recht om zich door een ander werkend lid met het volste recht te laten vertegenwoordigen
het recht om een ander werkend lid met het volste recht te vertegenwoordigen
het recht om een verzoekschrift in te dienen:
om een punt op de agenda te plaatsen
om een Buitengewone Algemene Vergadering samen te roepen
Behalve de rechten en plichten hen toegekend door de wet, hebben de effectieve leden dezelfde rechten en
plichten dan de toegetreden leden.
Art. 9        Effectieve leden : ontslag
Elk effectief lid kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W. Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt
overgemaakt aan de raad van bestuur. Het effectief lid dat ontslag neemt moet geen opzegtermijn in acht nemen.
Indien door het ontslag het aantal effectieve leden onder het wettelijk of statutair minimum daalt, dan wordt het
ontslag van het effectief lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden.
Een effectief lid wordt geacht ontslag te nemen wanneer het gedurende twee jaren aan geen enkele activiteit van
vereniging heeft deelgenomen of wanneer een effectief lid 3-maal niet aanwezig is geweest op de algemene
vergadering.
Elk effectief lid kan een gemotiveerd schrijven richten aan de raad van bestuur om een ander effectief lid ter
uitsluiting voor te dragen tijdens de volgende algemene vergadering. De raad van bestuur kan ook zelf een
effectief lid ter uitsluiting naar voor dragen. Het verzoekend lid kan hierbij indien gewenst anoniem blijven. De
algemene vergadering kan met een tweederden meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen
de uitsluiting bekrachtigen. Deze stemming is niet geheim. De algemene vergadering dient deze beslissing niet te
motiveren. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
De raad van bestuur kan een effectief lid schorsen in afwachting van de algemene vergadering waarin beslist
wordt over de uitsluiting.
Het lidmaatschap van een effectief lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat werkend lid.
Een lid dat ontslag neemt, wordt uitgesloten of geschorst, alsook de erfgenamen of rechthebbenden van een
overleden werkend lid, kunnen geen verantwoording van de rekeningen of een inventaris vragen.
Art. 10    Effectieve leden: bijdrage
Er wordt geen bijdrage gevraagd aan de effectieve leden van de vereniging.
Art. 11    Effectieve leden : ledenregister
De raad van bestuur van de V.Z.W. is verplicht een ledenregister bij te houden.
Telkens wanneer er wijzigingen optreden in het ledenbestand van de effectieve leden van de V.Z.W., moeten
deze wijzigingen binnen de acht dagen na kennisgeving ervan aan de raad van bestuur in het ledenregister
worden doorgevoerd.
De effectieve leden hebben de verplichting om een adreswijziging door te geven aan de raad van bestuur.
Het origineel van het ledenregister wordt bijgehouden ter zetel van de V.Z.W.
De effectieve leden hebben het recht om de inzage in het ledenregister te vragen, indien er geen commissaris
werd aangesteld in de V.Z.W. Zij richten hiervoor schriftelijk een aanvraag aan de raad van bestuur.
De VZW moet, bij mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met
inbegrip van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de
daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze
instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten.
Art.12    Toegetreden leden
Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de toegetreden leden.
Art. 13    Toegetreden leden : toetreding
De raad van bestuur is bevoegd om te beslissen over de toelaatbaarheid van toegetreden leden.                
De formaliteiten en voorwaarden van toetreding als toegetreden lid worden uitgewerkt in het huishoudelijk
reglement.
Een kandidaat - toegetreden lid van de V.Z.W. dient hiervoor schriftelijk een aanvraag in bij de raad van
bestuur.    
De raad van bestuur beslist autonoom of een kandidaat - toegetreden lid tot de V.Z.W. wordt toegelaten.    
De raad van bestuur dient deze beslissing niet te motiveren.
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Indien de raad van bestuur de toelating van een kandidaat – toegetreden lid weigert, kan dit kandidaat –
toegetreden lid slechts een nieuwe aanvraag indienen 3 maanden na de eerste aanvraag.
Elk toegetreden lid moet een band hebben met de V.Z.W. Er zijn geen andere voorwaarden om tot de V.Z.W. als
toegetreden lid toe te treden.
Art. 14    Toegetreden leden : rechten en plichten
De toegetreden leden hebben de plicht om:
hun beschikbaarheid tijdens de geplande activiteiten te communiceren
wijzigingen in deze beschikbaarheid tijdig te communiceren
iedere adreswijziging schriftelijk te melden
iedere wijziging van communicatie-methode (mail, telefoon, …) schriftelijk te melden
De toegetreden leden hebben het recht om:
kosteloos inzage te krijgen, in de zetel van de vzw en op afspraak, van:
onderhavige statuten
de officiële lijst van werkende leden
de samenstelling van de Raad van Bestuur
zo snel mogelijk en tegen betaling een eenvoudig of door twee bestuurders voor eensluidend gewaarmerkt
afschrift te bekomen van de geraadpleegde documenten     
De effectieve leden kunnen de rechten en plichten van de toegetreden leden wijzigen zonder instemming van de
toegetreden leden.
Art. 15    Toegetreden leden : ontslag
Elk toegetreden lid kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W. Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt
overgemaakt aan de raad van bestuur.
Elk effectief lid kan een gemotiveerd schrijven richten aan de raad van bestuur om een toegetreden lid ter
uitsluiting voor te dragen tijdens de volgende algemene vergadering. Het verzoekend lid kan hierbij indien
gewenst anoniem blijven. De algemene vergadering kan met een tweederden meerderheid van de aanwezige en
vertegenwoordigde stemmen de uitsluiting bekrachtigen. Deze stemming is niet geheim. De algemene
vergadering dient deze beslissing niet te motiveren. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Een toegetreden lid kan op elk moment worden uitgesloten door de raad van bestuur. Deze beslissing dient niet
gemotiveerd te worden. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Het lidmaatschap van een toegetreden lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat toegetreden lid.
Art. 16    Toegetreden leden: bijdrage
Er wordt geen bijdrage gevraagd aan de toegetreden leden van de vereniging.
IV    Algemene vergadering
Art. 17    Samenstelling
De algemene vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van
de raad van bestuur, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, bij diens afwezigheid door de oudste van de
aanwezige bestuurders.
Elk effectief lid kan slechts één ander effectief lid vertegenwoordigen.
Elk effectief lid kan zich enkel laten vertegenwoordigen door een ander effectief lid.
Art. 18    Bevoegdheden
De bevoegdheden van de algemene vergadering zijn :
De goedkeuring van de statuten;
De goedkeuring van een wijziging van de statuten;
De benoeming en afzetting van bestuurders;
De kwijting verlenen aan bestuurders;
De goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
De ontbinding van de V.Z.W.;
De benoeming van de vereffenaars, wanneer de V.Z.W. ontbonden zal worden;
De uitsluiting van een (effectief) lid;
De omzetting van een V.Z.W. in een vennootschap met sociaal oogmerk;
Het opstellen en goedkeuren van een huishoudelijk reglement
Art. 19    Samenkomst
De algemene vergadering moet éénmaal per jaar worden samengeroepen door de raad van bestuur, binnen de
drie maanden na afsluiting van het Belgische atletiekseizoen.
De algemene vergadering wordt tevens door de raad van bestuur samengeroepen in de gevallen dat de raad van
bestuur dit nodig acht.
De raad van bestuur is verplicht een algemene vergadering samen te roepen wanneer minimum 1/5 van de
effectieve leden het vraagt. De effectieve leden moeten dit per e-mail vragen aan de raad van bestuur.
De raad van bestuur roept alle leden op voor de algemene vergadering, toegetreden leden hebben evenwel geen
stemrecht.
De oproeping gebeurt per e-mail, minimum twee weken voor het tijdstip van de algemene vergadering. De
oproeping wordt ondertekend door de raad van bestuur. De oproeping bevat de datum, uur en plaats van de
algemene vergadering, evenals de agenda.
De agenda wordt opgesteld door de raad van bestuur. Elk voorstel, ondertekend door minstens vijf van de
effectieve leden, moet op de agenda worden geplaatst.
De voorstellen uitgaande van de effectieve leden moeten uiterlijk 7 dagen voor het tijdstip van de algemene
vergadering verstuurd worden aan de raad van bestuur.
Op de dag van de algemene vergadering en tijdens de algemene vergadering zelf kunnen geen punten aan de
agenda worden toegevoegd.
Art. 20    Aanwezigheidsquorum & meerderheden
De algemene vergadering kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezigen.
Bij een wijziging van de statuten, een wijziging van het doel, bij uitsluiting van effectieve leden of de ontbinding
van de vereniging, dient een tweederden meerderheid gehaald te worden.
Elk effectief lid heeft één stem.
De voorzitter van de raad van bestuur heeft een doorslaggevende stem indien de stemming onbeslist eindigt.
Voor de berekening van de meerderheden, hierboven vermeld, worden de onthoudingen en ongeldige stemmen
eveneens in rekening genomen.
Art. 21    Notulen
De beslissingen van de algemene vergadering worden opgenomen in de notulen.
De originele notulen van de algemene vergaderingen worden samengebracht in het notulenboek. De effectieve
leden worden op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de originele
verslagen van de algemene vergaderingen.
V    Raad van bestuur
Art. 22    Voorwaarden en samenstelling
Om als bestuurder te worden benoemd moet men aan volgende voorwaarden voldoen:
minstens twee jaar lid zijn als toegetreden lid
bij minstens zes activiteiten aanwezig geweest zijn in de laatste twee jaar
Een bestuurder kan zich bij volmacht laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder. Een bestuurder kan
slechts een andere bestuurder vertegenwoordigen.
De raad van bestuur verdeelt de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester onder de bestuurders.
De raad van bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter.        
Art. 23    Aantal
De raad van bestuur bestaat uit minimum drie bestuurders.
Het aantal bestuurders moet steeds kleiner zijn dan het aantal werkende of effectieve leden.
Er is wel een maximum bestuurders bepaald. Dit maximum bedraagt 5 bestuurders.
Zo door vrijwillig ontslag, verstrijken van termijn of afzetting, het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder het
wettelijk minimum, dan blijven de bestuurders in functie totdat regelmatig in hun vervanging is voorzien.
Indien bestuurders vrijwillig ontslag nemen, de termijn van hun mandaat verstreken is of afgezet worden, moeten
zij in functie blijven tot dat regelmatig in hun vervanging is voorzien.
Art. 24    Benoeming
De algemene vergadering benoemt de bestuurders.
De benoeming gebeurt bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
De stemming over de benoeming van bestuurders is openbaar.
Art. 25    Bevoegdheden
De raad van bestuur bestuurt de V.Z.W. en vertegenwoordigt de V.Z.W. in en buiten rechte en heeft alle
bevoegdheden die niet tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren.            
De bestuurders worden benoemd voor onbepaalde duur. Bestuurders zijn herkiesbaar.
Het mandaat van bestuurder is onbezoldigd.
De bestuurders oefenen hun bevoegdheden gezamenlijk uit.
Art. 26    Samenkomst
De raad van bestuur moet worden samengeroepen wanneer het belang van de V.Z.W. dit vereist.                    
Elke bestuurder heeft het recht de raad van bestuur samen te roepen. Hij of zij richt hiertoe een verzoek aan de
voorzitter.
De raad van bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter.
De oproeping gebeurt per e-mail, minimum 7 dagen voor het tijdstip van de samenkomst van de raad van
bestuur. De oproeping bevat de datum, uur en plaats van de samenkomst van de raad van bestuur, evenals de
agenda.
Art. 27    Aanwezigheidsquorum & stemming
Om geldig te kunnen beraadslagen moet minstens de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd
zijn.
De beslissingen binnen de raad van bestuur worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen.
Een voorstel is niet aangenomen indien de stemming onbeslist eindigt.
Elke bestuurder heeft een stem.
Art. 28    Notulen
Van de samenkomst van de raad van bestuur worden er notulen opgesteld.
De originele notulen van de raad van bestuur samengebracht in het notulenboek. De bestuurders worden op de
hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de originele verslagen.
Art. 29    Einde mandaat
Elke bestuurder kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W.
Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan de raad van bestuur.
De bestuurder die ontslag neemt moet een opzegtermijn van 3 maanden in acht nemen
Indien door het ontslag de werking van de V.Z.W. in gevaar wordt gebracht, wordt het ontslag van de bestuurder
opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is aangesteld.
Een bestuurder wordt geacht ontslag te nemen in volgende omstandigheden:
Wanneer de bestuurder niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om bestuurder te worden in de
V.Z.W.
Wanneer een bestuurder 3 maal niet aanwezig is geweest op de een samenkomst van de raad van bestuur.
Een bestuurder kan op elk moment afgezet worden door de algemene vergadering met een unanimiteit in
stemmen.
De stemming over de afzetting van een bestuurder is geheim.
Het mandaat van een bestuurder eindigt van rechtswege bij het overlijden van de bestuurder.
VI    Vertegenwoordiging
Art. 30    Meerhandtekeningclausule
De V.Z.W. wordt vertegenwoordigd in rechte of ten overstaan van derden door de gezamenlijke handtekening
van twee bestuurders.
VII    Begroting & rekeningen
Art. 31
Het boekjaar van de V.Z.W. loopt van 1 november tot 31 oktober en uitzonderlijk begint het eerste boekjaar op de
dag van de oprichting van de V.Z.W. en zal eindigen op 31 oktober.
Na goedkeuring van de jaarrekening en de begroting, legt de raad van bestuur verantwoording af voor het beleid
in het voorgaande jaar en spreekt de algemene vergadering zich uit over de kwijting aan de bestuurders. Dit
gebeurt bij afzonderlijke stemming.
VIII    Vereffening
Art. 32    Bestemming netto – actief
De bestemming van het actief wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
De vereffening moet gebeuren door de raad van bestuur.
IX    Slot
Art. 33    Slot
Voor alle gevallen die niet voorzien worden door de statuten, zijn de beschikkingen van de V.Z.W. – wetgeving,
waaronder de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 toepasselijk