Ondernemingsnr : 0433 257 428
Naam
(voluit) : Oogstfeesten Kortenbos- Massemen
(verkort) : OKM
Rechtsvorm : Vereniging Zonder Winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel : Kerkhofstraat 8 9340 Smetlede-Lede
Onderwerp akte :
1. Ontslagen en benoeming van effectieve leden van de algemene vergadering.
2. Herbenoeming en benoeming leden van het bestuursorgaan.
3. Financiele machtigingen.
4. Aanpassen statuten aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen
(WVV)
5. Aanpassen intern reglement.
1.De gewone algemene vergadering van 10 maart 2023 heeft het ontslag aanvaard van:
- dhr. Julien Van Hoecke wegens overlijden.
- dhr. Paul Verstraeten, 53.02.18-187.12, wonende te Massemen - Wetteren, Kortenbosstraat 64,
als lid van de algemene vergadering.
- dhr. Gert Van Driessche, 90.05.29-173.09, wonende te Westrem - Wetteren, Volkershouw 33, als lid
van de algemene vergadering.
De algemene vergadering dankt de beide leden voor hun jarenlange inzet.
De gewone algemene vergadering van 10 maart 2023 heeft volgende personen benoemd tot effectief lid
van de algemene vergadering:
- dhr. Freddy De Smet, 55.01.23-183.95, wonende te Massemen - Wetteren, Kruisstraat 24.
- mvr. Laura Vagenende, 05.01.03-240.05, wonende te Smetlede - Lede, Kerkhofstraat 8.
2. Na rondvraag bij de leden van de algemene vergadering wenst dhr. Kristof Verstraeten,
79.07.12-365.13, wonende te Massemen - Wetteren, Kortenbosstraat 70, toe te treden tot
het bestuursorgaan als verantwoordelijke rollend materiaal/trekpaarden.
Dit wordt goedgekeurd door de algemene vergadering.
Het mandaat van de vorige bestuurders wordt voor 4 jaar verlengd.
Het betreft:
-Vagenende Eduard; bestuurder - voorzitter
-Van Den Abeele Robert; bestuurder - penningmeester
-Vagenende Dirk; bestuurder - secretaris, verantwoordelijke tentinrichting / tentpersoneel
-Philips Koen; bestuurder- verantwoordelijke opbouw praalwagens / figuranten
3. Gezien de bestuursfuncties van voorzitter, penningmeester en secretaris niet gewijzigd werden,
worden de machtigingen zoals bestaande bevestigd.
Volmachten voor de uitvoering van de dagelijkse financiële verrichtingen werden verleend aan
Vagenende Eduard, Van Den Abeele Robert en Vagenende Dirk. Zij mogen hierbij eigenhandig voor
een onbeperkt bedrag optreden en handelen.
4.Aanpassen statuten aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV)
Naar aanleiding van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen
en verenigingen, gepubliceerd in het Belgische Staatsblad van 4 april 2019, hierna het WVV, worden
er nieuwe statuten opgesteld.
TITEL I - MAATSCHAPPELIJKE BENAMING, ZETEL, DOEL EN DUUR
Artikel 1 - Naam
De vzw draagt de naam: "Koninklijke Oogstfeesten Kortenbos-Massemen vzw", en afgekort "KOKM VZW".
Artikel 2 - Maatschappelijke zetel
De maatschappelijke zetel is gevestigd in het Vlaams Gewest.
Artikel 3 - Doel
De vereniging heeft als doel:
Het organiseren en ondersteunen van alle mogelijke activiteiten in het kader van de
plattelandsfolklore, -tradities in de meest uitgebreide zin.
Zij streeft haar doel met alle middelen na, en in het bijzonder als volgt:
Voor zover als nodig of nuttig voor het verwezenlijken van haar doel, mag de vereniging vrijwilligers
inzetten en roerende en onroerende goederen gebruiken, bezitten, beheren, huren, in
eigendom, vruchtgebruik, erfpacht of bewaring hebben.
Indien het nodig blijkt, kan de vereniging samenwerken met andere verenigingen of instellingen die
hetzelfde doel of afgeleide doelen nastreven.
Zij mag alle handelingen verrichten die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel of
die haar ontwikkeling kunnen bevorderen of vergemakkelijken, met inbegrip van de oprichting van, het
beheer van of de deelname in diensten of instellingen die rechtstreeks of onrechtstreeks gericht zijn op
de verwezenlijking van het doel dat zij zich heeft gesteld.
Artikel 4 - Duur
De vereniging is opgericht voor een onbepaalde duur.
TITEL II - LEDEN
Artikel 5 - Samenstelling
De vereniging is samengesteld uit vaste leden en toegetreden leden.
Het aantal vaste leden mag niet minder zijn dan 3. Hun aantal is onbeperkt.
Naast de wettelijke vereisten genieten de vaste leden en toegetreden leden de rechten en zijn zij
gebonden aan de verplichtingen die in deze statuten staan gespecificeerd.
Artikel 6 - Vaste leden
Zijn vaste leden:
leder natuurlijk persoon die door de algemene vergadering wordt aanvaard met gewone meerderheid van
de aanwezige stemmen en zich gedraagt naar de geest van de statuten en het intern reglement.
Zij genieten de meest uitgebreide rechten van de vereniging.
Artikel 7 - Toetredende leden
Zijn toetredende leden:
leder natuurlijk persoon die door het bestuursorgaan als zodanig wordt aanvaard omwille van de band
die deze persoon met de vereniging heeft. Het bestuursorgaan zal zich bij het nemen van haar
beslissing houden aan de voorschriften, zoals die desgevallend zijn opgenomen in het intern reglement.
De toetredende leden hebben de volgende rechten en plichten:
De toegetreden leden hebben enkel de rechten en verplichtingen hen toebedeeld door deze statuten en
het intern reglement. De bepalingen dienaangaande kunnen zonder consultatie of akkoord van de
toegetreden leden worden gewijzigd.
Artikel 8 - Ledenregister
De vereniging houdt, via haar bestuursorgaan, een ledenregister bij in overeenstemming met de wet.
Artikel 9 - Ontslag, uitsluiting, schorsing
Elk lid kan zich te allen tijde uit de vereniging terugtrekken door een schriftelijk ontslag te sturen naar
het bestuursorgaan.
Het lidmaatschap wordt automatisch beëindigd door overlijden of, in het geval van een rechtspersoon,
door ontbinding, fusie, splitsing, nietigheid of faillissement.
Het niet naleven van de statuten, ernstige inbreuken op het intern reglement, de gedragsregels,
ernstig wangedrag, handelingen of uitingen die de goede naam of het aanzien van de vereniging
kunnen aantasten zijn handelingen die kunnen leiden tot de uitsluiting van een lid.
De uitsluiting van een vast lid kan slechts worden beslist door de Algemene Vergadering met een
meerderheid van twee derde van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Het bestuursorgaan kan
de betrokken leden schorsen tot het besluit van de Algemene Vergadering.
De ontslagnemende, geschorste of uitgesloten leden, evenals de schuldeisers, erfgenamen
of rechtverkrijgenden van het overleden of failliete lid, hebben geen recht op het aandelenkapitaal. Zij
mogen geen verklaring, boekhouding, terugbetaling van bijdragen, verzegeling of inventaris vragen of eisen.
TITEL III - BIJDRAGEN
Artikel 10 - Bijdragen
De leden zijn niet verplicht om een toetredingsprijs of bijdrage te betalen. Zij ondersteunen de vereniging
actief met hun capaciteiten en toewijding.
TITEL IV - ALGEMENE VERGADERING
Artikel 11 - Samenstelling
De Algemene Vergadering brengt alle volwaardige leden samen.
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter van het bestuursorgaan of, bij
gebrek daaraan, door de Ondervoorzitter of door de oudste aanwezige bestuurder.
Het bestuursorgaan kan elke persoon uitnodigen om de Algemene Vergadering geheel of gedeeltelijk
als waarnemer of adviseur bij te wonen. De algemene vergadering beslist over de opportuniteit van
deze uitnodiging.
Artikel 12 - Bevoegdheid
De Algemene Vergadering heeft de bevoegdheden die haar uitdrukkelijk door de wet of de statuten
zijn toegekend.
Zij is bevoegd voor:
- de wijziging van de statuten;
- de benoeming en het ontslag van bestuurders;
- de benoeming en het ontslag van commissarissen en de vaststelling van hun bezoldiging in geval
van toekenning van een bezoldiging;
- de jaarlijkse kwijting aan bestuurders en eventuele commissarissen;
- de jaarlijkse goedkeuring van begrotingen en rekeningen;
- de vrijwillige ontbinding van de vereniging en de benoeming of het ontslag van de vereffenaar;
- de toelating en uitsluiting van de leden;
- de beslissing om een vordering tot schadevergoeding in te stellen tegen elk lid van de vereniging,
elke bestuurder, elke commissaris, elke persoon die gemachtigd is om de vereniging of elke door de
algemene vergadering aangewezen vertegenwoordiger te vertegenwoordigen;
- de omvorming van de vereniging tot een vennootschap met een maatschappelijk doel;
- de goedkeuring en wijziging van het intern reglement;
- alle andere gevallen die de statuten of de wet vereisen.
Artikel 13 - Gewone Algemene Vergadering
De Gewone Algemene Vergadering wordt ten minste eenmaal per jaar gehouden, binnen zes maanden
na de afsluitingsdatum van het boekjaar.
Zij heeft verplicht als agendapunt:
- de voorstelling van het jaarverslag van het bestuursorgaan;
- de goedkeuring van de rekeningen van het afgelopen boekjaar;
- de voorlopige begroting voor het volgende boekjaar.
Artikel 14 - Buitengewone Algemene Vergadering
De vereniging kan ook ten allen tijde bij besluit van het bestuursorgaan in een Buitengewone
Algemene Vergadering bijeengeroepen worden, in het bijzonder op verzoek van ten minste een vijfde
van de gewone leden.
Artikel 15 - Oproeping
Alle vaste leden moeten ten minste vijftien dagen voor de datum van de algemene vergadering
door het bestuursorgaan aan de algemene vergadering worden opgeroepen.
In de oproeping worden de dag, het tijdstip, de plaats en de agenda van de vergadering vermeld.
Elk voorstel dat door ten minste een twintigste van de vaste leden wordt ondertekend, moet op de
agenda worden geplaatst.
Artikel 16 - Aanwezigheidsquorum
Behoudens in de gevallen waarin deze statuten of de wet anders bepalen, zal de algemene vergadering
geldig beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige leden.
Artikel 17 - Volmachten
Elk lid kan zich laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde, mits de vertegenwoordiger zelf lid
is van de vereniging.
Elke vertegenwoordiger mag maximaal beschikken over één volmacht.
Artikel 18 - Beraadslagingen
De Algemene Vergadering beraadslaagt over alle agendapunten. Bij wijze van uitzondering kan het ook
geldig beraadslagen over punten die niet op de agenda staan.
Alle vaste leden hebben gelijke stemrechten.
De besluiten van de Algemene Vergadering worden bij gewone meerderheid van stemmen van de
aanwezige of vertegenwoordigde stemmen aangenomen, met uitzondering van de uitzonderingen voorzien
in deze statuten of in de wet.
Bij gelijke stemming, is die van de Voorzitter of de bestuurder die hem/haar vervangt doorslaggevend,
tenzij er maar 2 bestuurders zijn, in welk geval de stemming uitgesteld is tot de volgende vergadering.
Blanco stemmen, ongeldige stemmen en onthoudingen zijn uitgesloten van de berekening.
Artikel 19 - Wijziging van de statuten
De Algemene Vergadering kan slechts tot wijziging van de statuten besluiten indien de wijzigingen
uitdrukkelijk in de oproeping worden vermeld en indien ten minste twee derde van de leden aanwezig
of vertegenwoordigd zijn.
Amendementen worden slechts aanvaard indien zij ten minste twee derde van de stemmen van de
aanwezige of vertegenwoordigde leden krijgen, met uitzondering van amendementen die van invloed
zijn op het doel van de vereniging, die ten minste vier vijfde van de stemmen van de aanwezige
of vertegenwoordigde leden moet krijgen.
Indien twee derde van de leden niet aanwezig of vertegenwoordigd is, kan een tweede vergadering
worden bijeengeroepen na een periode van ten minste vijftien dagen. Deze tweede vergadering kan
geldig beraadslagen over de wijziging van de statuten, ongeacht het aantal aanwezige of
vertegenwoordigde leden, maar steeds met betrekking tot de meerderheid van de voorziene stemmen.
Artikel 20 - Register van besluiten
De besluiten van de Vergadering worden vastgelegd in een register van notulen, medeondertekend
door de Voorzitter en een bestuurder.
Dit register wordt bewaard op de maatschappelijke zetel waar het door alle leden in ruime zin kan
worden geraadpleegd, na een schriftelijk verzoek aan het bestuursorgaan waarmee het lid de datum
en het tijdstip van de controle moet overeenkomen. Deze datum wordt vastgesteld binnen een
maand na ontvangst van het verzoek.
Artikel 21 - Bekendmaking van besluiten
Overeenkomstig de wet worden elke wijziging van de statuten en elke akte betreffende de benoeming
of de beëindiging van het mandaat van bestuurders of commissarissen onverwijld neergelegd bij de
Griffie van de Ondernemingsrechtbank en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad door de griffier.
TITEL V - BESTUUR
Artikel 22 - Samenstelling
De vereniging wordt bestuurd door een collegiaal bestuursorgaan van minstens drie personen,
tenzij de vereniging slechts twee leden telt, in welk geval het bestuursorgaan uit slechts twee personen
mag bestaan. Dit orgaan wordt het bestuur of het bestuursorgaan genoemd.
De bestuurders worden uitsluitend gekozen uit de leden.
Zij worden door de Algemene Vergadering benoemd voor een bepaalde duur, gelijk aan 4 jaar.
Na afloop van hun mandaat zijn de aftredende leden van het bestuursorgaan herkiesbaar.
De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit. Zij gaan uit hoofde van hun functie geen
enkele persoonlijke verplichting aan. Zij zijn enkel verantwoording verschuldigd aan de vereniging
voor de uitvoering van hun mandaat.
Artikel 23 - Functies
Het bestuursorgaan benoemt onder zijn leden een voorzitter, een penningmeester en een secretaris.
Dezelfde bestuurder kan in meer dan één functie worden benoemd.
In geval van verhindering van de Voorzitter zal zijn functie worden uitgeoefend door de oudste
van de aanwezige bestuurders of door enige andere persoon die door het bestuursorgaan wordt aangewezen.
Artikel 24 - Ontslag, herroeping, vacature
Elke bestuurder die ontslag wenst te nemen, moet het bestuursorgaan schriftelijk op de hoogte brengen
van zijn beslissing. Zijn ontslag wordt onmiddellijk van kracht, tenzij dit ertoe leidt dat het aantal
bestuurders onder het minimumaantal daalt.
De bestuurders kunnen te allen tijde door de Algemene Vergadering worden ontslagen.
In geval van een vacature kan de algemene vergadering een voorlopige bewindvoerder aanwijzen.
In dat geval voltooit hij de ambtstermijn van de bestuurder die hij vervangt. Indien er geen
benoeming plaatsvindt, zal het bestuursorgaan in de vacature voorzien.
Artikel 25 - Vergaderingen
Het bestuur komt bijeen wanneer de behoeften van de vereniging dit vereisen en wanneer de voorzitter
of ten minste twee van zijn leden daarom verzoeken.
Oproepen tot vergaderingen worden ten minste drie kalenderdagen voor de datum van de vergadering
door de secretaris of, bij gebrek daaraan, door een bestuurder, per gewone brief, per e-mail of zelfs
mondeling, verzonden. Zij bevatten de agenda, de datum en de plaats waar de vergadering zal
worden gehouden. De documenten die ter bespreking aan het bestuursorgaan worden voorgelegd,
zijn bij deze mailing gevoegd. Indien zij bij wijze van uitzondering niet beschikbaar blijken te zijn
op het ogenblik van de bijeenroeping van de vergadering, moeten zij voor raadpleging beschikbaar
zijn voor het genoemde bestuursorgaan.
Een bestuurder kan zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder door middel
van een ondertekende schriftelijke volmacht.
Elke bestuurder die een vergadering van het bestuursorgaan bijwoont of vertegenwoordigd is geweest
op een vergadering van het bestuursorgaan, wordt geacht naar behoren te zijn opgeroepen.
Een bestuurder kan ook afzien van het recht om een klacht in te dienen over het ontbreken
of de onregelmatigheid van de kennisgeving, voor of na de vergadering waaraan hij of zij niet
heeft deelgenomen.
Het Bestuur kan op zijn vergaderingen elke persoon uitnodigen wiens aanwezigheid hij noodzakelijk
acht, uitsluitend met raadgevende stem.
Artikel 26 - Beraadslaging
Het Bestuur beraadslaagt geldig indien ten minste de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
Haar besluiten worden bij gewone meerderheid van stemmen genomen. Bij gelijke stemming, is de stem
van de Voorzitter doorslaggevend.
De besluiten van het Bestuur worden vastgelegd in de vorm van notulen, medeondertekend door de
voorzitter en de secretaris en ingeschreven in een speciaal register. Dit register wordt bijgehouden
op de maatschappelijke zetel.
TITEL VII - VERTEGENWOORDIGING
Artikel 27 - Vertegenwoordiging
Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de vereniging in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke
handelingen. Zij kan deze vertegenwoordiging echter toevertrouwen aan een vertegenwoordigend
orgaan bestaande uit één of meer bestuurders of één of meer derden van de vereniging die individueel
of gezamenlijk optreden, al naar gelang het geval. De persoon of personen die deel uitmaken van
het vertegenwoordigingsorgaan zijn niet verplicht hun bevoegdheden tegenover derden te rechtvaardigen.
De duur van hun mandaat en hun eventuele herverkiezing worden bepaald door het bestuur. Zij kunnen
te allen tijde door hem worden herroepen.
De handelingen met betrekking tot de benoeming of de beëindiging van de functies van de personen
die bevoegd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen, worden onverwijld ter griffie van
de ondernemingsrechtbank neergelegd en overeenkomstig de wet gepubliceerd.
TITEL VIII - OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 28 - Intern reglement
Het intern reglement kan door het bestuursorgaan worden voorgelegd aan de Algemene
Vergadering. Wijzigingen in dit reglement kunnen worden aangebracht door de Algemene Vergadering,
die met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden besluit.
Artikel 29 - Boekjaar
Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december.
Artikel 30 - Rekeningen en budgetten
De rekening van het vorige boekjaar en de begroting van het volgende boekjaar worden jaarlijks
ter goedkeuring voorgelegd aan de gewone algemene vergadering van het bestuursorgaan.
De rekeningen en budgetten van de vereniging worden bijgehouden, bewaard en gepubliceerd
in overeenstemming met de wet.
Artikel 31 - Raadpleging vanı registers en boekhouddocumenten
leder lid kan op eenvoudig schriftelijk en met redenen omkleed verzoek aan het bestuursorgaan
het ledenregister, alle notulen en besluiten van de algemene vergadering van het bestuursorgaan en
alle boekhoudkundige documenten van de vereniging raadplegen. Het lid dient aan te geven tot
welke documenten hij of zij toegang wenst te krijgen. Het bestuursorgaan stelt een datum vast voor
de raadpleging van de documenten met het lid. Deze datum wordt vastgesteld binnen een maand
na ontvangst van het verzoek.
Artikel 32 - Ontbinding
In geval van ontbinding van de vereniging zal de algemene vergadering de vereffenaar(s) benoemen,
hun bevoegdheden bepalen en de verdeling van de nettoactiva van de vennootschap aangeven.
Deze toewijzing moet gebeuren ten gunste van een belangeloos doel dat zo dicht mogelijk bij dat van
de vereniging ligt.
Elke beslissing met betrekking tot de ontbinding, de voorwaarden van de vereffening, de benoeming er
de beëindiging van de taken van de vereffenaar(s), de sluiting van de vereffening, alsook de toewijzing
van de nettoactiva, wordt neergelegd bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank en
gepubliceerd overeenkomstig de wet.
Artikel 33 - Alles wat niet uitdrukkelijk in deze statuten is voorzien, wordt geregeld door het Wetboek
vanı Vennootschappen en Verenigingen.
5. aanpassen intern reglement
Dit intern reglement (IR) is geldig voor alle effectieve leden en toegetreden leden; hieronder genoemd
als "bestuursleden".
Ten bate van de doelstelling van de vereniging is het een instrument om alle leden te wijzen op hun
plichten die verbonden zijn aan het lidmaatschap van de vereniging.
·de "geest" van het IR is de spiegel voor de werking van de vereniging, het is op termijn een waarborg
voor een duurzame werking en de doelstellingen van de vereniging
·de "letter" van het IR is de spiegel voor het engagement van het bestuurslid
Het bestuursorgaan vaardigt het intern reglement uit en ziet erop toe dat het door alle effectieve
en toegetreden leden wordt gerespecteerd.
Het is bij voorkeur de taak van de voorzitter alle leden coachen en te motiveren dit intern reglement
te respecteren.
Bedrijfsmiddelen:
- met bedrijfsmiddelen (bestuursleden, vrijwilligers, geld, materiaal, kledij, dranken, kennis, ... ) moet
er zorgzaam volgens de code van de goede huisvader omgegaan worden
- uitlenen en/of verhuren van bedrijfsmiddelen (materiaal, kledij, ... ) is soms niet te vermijden. Dit is
bij voorkeur tijdig te melden en te bespreken op een vergadering. Indien wegens omstandigheden
de beslissing/actie sneller moet gebeuren dient dit in afspraak met de desbetreffende
verantwoordelijke binnen het bestuur. Indien er voor de uitlening/verhuring geen wederdienst was/is, kan
een billijke vergoeding en/of borgsom gevraagd worden, deze is bij voorkeur door het bestuur op
een vergadering te bepalen.
- alle vernieuwende voorstellen en ideeën zijn welkom, maar deze moeten zeker kaderen in de
doelstelling en het karakter van het jaarlijks Oogststoet gebeuren
- de jaarlijkse forfetaire vergoedingen aan bestuursleden moeten in overeenstemming zijn met de
gedane inspanningen en gemaakte onkosten. De betalingen zullen contant op de
afrekeningvergadering gebeuren.
Communicatie:
- tegenover alle medewerkers, zich altijd correct en vriendelijk opstellen bij eventuele problemen
of haperingen. Hen proberen te helpen of hen doorverwijzen naar het desbetreffend
verantwoordelijk bestuurslid.
- respect en begrip tonen/hebben voor de mening van andere bestuursleden
- in de communicatie met de goegemeente, geen uitleg geven/proberen te geven op een vraag waarop
men het antwoord niet kent of niet specifiek in zijn verantwoordelijkheid ligt. In deze situaties steeds
verwijzen naar het verantwoordelijk bestuurslid
Deontologie:
- de bestuursleden verplichten zich tot:
* de statuten en het IR van de vereniging alsook de besluiten van de vergaderingen na te leven
* de belangen van de vereniging of één van haar organen niet te schaden
* geen inmenging te hebben in de beroepsbelangen, de politieke, wijsgerige, godsdienstige of
taalkundige eigenheden van de andere bestuursleden
* zich te onthouden van toetreding tot extreem rechtse politieke partijen of verenigingen
Engagement:
Meehelpen, meewerken is de elementaire plicht van ieder bestuurslid bij de verwezenlijking van de
doelstelling van de vzw
- de bestuursleden verplichten zich tot:
* (ten minste) aanwezig te zijn op de gewone algemene vergadering van het jaar, tenzij er redenen
voor afwezigheid gelden
* het meewerken tijdens de voorbereiding en het feestweekend en de nazorg, tenzij redenen het
bestuurslid dit verhinderen. Als dit niet lukt, wordt het engagement van het bestuurslid in vraag gesteld!
- alle bestuursleden zetten zich volgens eigen mogelijkheid in
- alle bestuursleden zetten zich ook in waar nodig buiten de drukke weken. Ook tijdens het jaar is er wel
iets te doen.
- een bestuurslid die zijn toegezegde taak/opdracht niet kan uitoefenen heeft de plicht ervoor te zorgen
dat deze taak/opdracht toch wordt uitgevoerd, desnoods zoekt hij persoonlijk vervanging zodat het
beoogde resultaat niet in gevaar komt
- het is de taak van alle bestuursleden om mee te zoeken naar nieuwe medewerkers voor de opbouw
van wagens, hulp in feesttent en	.... .
IR	:
- het engagement van de bestuursleden wordt ieder jaar in het kader van de afrekeningvergadering op
een zinvolle constructieve manier getoetst aan het intern reglement
- indien nodig wordt het IR aangevuld/aangepast op basis van de voorstellen/kritieken van de bestuursleden
Loyaliteit:
- de taak die je aanvaardt afwerken en niet in de steek laten zolang er geen vervanger voorzien is
- zich houden aan de vergaderingafspraken en - besluiten
- begrip en respect opbrengen voor de verplichtingen ons opgelegd in het kader van wettelijke
bepalingen zoals vzw wetgeving, wetgeving op vrijwilligerswerk, SABAM, billijke vergoeding, gemeente-
en politie verordeningen
- samenwerken in een collegiale goede verstandhouding, in moeilijke situaties daaraan proberen
een oplossing te geven
Public Relation :
- er wordt van de bestuursleden verwacht in de mate van het mogelijke aanwezig te zijn of deel te nemen
aan activiteiten van de meewerkende verenigingen
Veiligheid:
- er steeds over waken dat er aan de bezoekers geen schade of ongeval zou gebeuren door b.v. verboden
of risicovolle handelingen
Verantwoordelijkheid:
- de bestuursleden moeten veilig werken/handelen zodat hun eigen persoon en/of derden en
de bedrijfsmiddelen van de vereniging niet in gevaar komen
Vergaderingen:
- er wordt van alle bestuursleden verwacht om in de mate van het mogelijke aanwezig te zijn op
de vergaderingen (werkvergaderingen en algemene vergaderingen)
- indien bij de vergaderingen (werkvergaderingen en algemene vergaderingen) een bestuurslid
zich meermaals na elkaar, zonder redenen, laat verontschuldigen is het bij voorkeur de taak van de
voorzitter om met het bestuurslid te gaan praten teneinde een oorzakelijk verband voor de afwezigheid
te vinden.Een ontslag (escalatie situatie, is te mijden) wordt dan overeenkomstig de bepalingen van
de statuten uitgevoerd.
- een ruime aanwezigheid van de bestuursleden is een solide basis voor een goede planning en werking
- het succes van een vergadering is gestoeld op een goede/neutrale voorbereiding van de moderator, en
een constructieve/serene/neutrale discussie met alle bestuursleden
Vertrouwelijkheid:
- informatie, conflicten die de organisatie en haar werking aanbelangen worden enkel op de
vergadering besproken en uitgepraat tot een consensus voor alle betrokkenen bereikt is. Dit doen op
een andere locatie bv. op café kan het imago van de organisatie schaden.
- gevoelige materie (zoals cijfermateriaal, conflicten, .... ) die op vergaderingen aan bod komen, zijn
geacht binnen het bestuur te blijven. Deze bewust of onbewust buiten de vergadering brengen kan
de organisatie schade toebrengen.
Bestuurder - secretaris	Bestuurder - voorzitter
get. Eduard Vagenende	get. Dirk Vagenende