N° d'entreprise : 0419574983
Nom
(en entier) : pollen
(en abrégé) : pollen
Forme légale : Association sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue des Arts 24
 : 1000 Bruxelles
Objet de l'acte :
DEMISSIONS, NOMINATIONS, STATUTS (TRADUCTION,
COORDINATION, AUTRES MODIFICATIONS)
Uittreksel uit de notulen van de algemene vergadering der leden van 2 oktober 2020
1. De algemene vergadering heeft de statuten aangepast aan het Wetboek van vennootschappen en
verenigingen. Hierna volgt een uittreksel uit de goedgekeurde tekst:
TITEL I – Benaming, zetel, voorwerp, activiteiten, duur.
Artikel 1.
De vereniging is een vereniging zonder winstoogmerk (hierna "VZW" genoemd), zoals bedoeld in
artikel 9:1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna “WVV”).
Artikel 2.
De vereniging is genaamd: "POLLEN". (…)
Artikel 3.
De zetel van de VZW is gelegen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, meer bepaald te 1000
Brussel, Kunstlaan 24.
De website van de VZW is www.pollen.be en haar e-mailadres is info@pollen.be
Artikel 4
De VZW wordt opgericht voor onbeperkte duur.
Artikel 5
§1. De VZW heeft een sociaal doel: aan de hierna vermelde begunstigen materiële en morele
ondersteuning aanbieden die zij zowel in hun beroepsleven als in hun privéleven zouden kunnen
behoeven.
Zij realiseert dit doel door het organiseren van activiteiten van ontspanning en vakantie voor de
begunstigden en de personeelsleden van de hierna vermelde instellingen.
Onder deze activiteiten komen onder meer voor: de organisatie van of tussenkomsten voor
vakanties, en meer bepaald het sociaal toerisme, alsmede hun aanvullende, verbonden en/of
accessoire activiteiten ten voordele van de begunstigden; de organisatie van dergelijke activiteiten en
diensten betreffende de onroerende goederen toebehorende aan de VZW en ter beschikking gesteld
voor de begunstigden en de personeelsleden hierna bedoeld.
§2. Hebben toegang tot de "vakantiedienst" aangeboden door de VZW POLLEN:
    1.  de begunstigden van de Gemeenschappelijke Sociale Dienst (GSD);
    2.  de begunstigden van de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen
(GSD-V);
    3.  de personeelsleden van de andere overheidswerkgevers die zich bij POLLEN hebben mogen
aansluiten met toestemming van de algemene vergadering van de VZW.
Als tegenprestatie voor de diensten aangeboden door POLLEN voor de begunstigden bedoeld in de
eerste alinea, a), stort de Federale Pensioendienst (hierna in het kort FPD) aan de VZW POLLEN
een subsidie overeenstemmend met het in de overeenkomst tussen de FPD en de VZW POLLEN
vastgestelde gedeelte van de jaarlijkse werkgeversbijdragen die de bij de GSD aangesloten
werkgevers storten in uitvoering van artikel 23 van de wet van 18 maart 2016 tot wijziging van de
benaming van de Rijksdienst voor Pensioenen in Federale Pensioendienst, en tot overname van de
Volet B
gemeenschappelijke sociale dienst van de Dienst voor de Bijzondere socialezekerheidsstelsels.
Als tegenprestatie voor de diensten aangeboden door de VZW POLLEN voor de begunstigden
bedoeld in de eerste alinea, b), staat de GSD-V het in de overeenkomst tussen de GSD-V en de
VZW POLLEN vastgestelde gedeelte af van de jaarlijkse werkgeversbijdragen die de bij de GSD-V
aangesloten werkgevers storten in uitvoering van artikel 6, §4 van de statuten van de GSD-V.
Als tegenprestatie voor de diensten aangeboden door de VZW POLLEN voor de personeelsleden
bedoeld in de eerste alinea, c) stort de werkgever van deze personeelsleden aan de VZW POLLEN
een kwartaalbijdrage die, per personeelslid, mathematisch gelijk is aan deze die in toepassing van de
tweede alinea wordt afgestaan door de GSD voor de personeelsleden van de bij hem aangesloten
werkgevers.
§3. Mogen eveneens een beroep doen op de vakantiedienst van de VZW POLLEN mits betaling van
een bijdrage gelijk aan die van vermeld in paragraaf 2:
    1.  de personeelsleden van de GSD;
    2.  de personeelsleden van de GSD-V;
    3.  de personeelsleden van de VZW POLLEN;
    4.  de personeelsleden van de sector "provinciale en plaatselijke overheidsdiensten" van de
representatieve werknemersorganisaties die vertegenwoordigd zijn in het Beheerscomité van de
FPD;
    5.  de personeelsleden van de volgende vzw's: Union des Villes et Communes de Wallonie ;
Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest - Association de
la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale; Vereniging van Vlaamse Steden en
Gemeenten.
De gepensioneerde personeelsleden van de in het eerste lid van deze paragraaf bedoelde
werkgevers worden gelijkgesteld met personeelsleden.
De voornoemde categorieën kunnen geen aanspraak maken op de toekenning van welke financiële
tegemoetkoming ook door de VZW POLLEN noch een voorrecht doen gelden ten nadele van de
begunstigden van de Gemeenschappelijke Sociale Dienst.
§4. De VZW kan door andere instellingen dan de GSD en de GSD-V worden belast met activiteiten
met een sociaal oogmerk die onder de bevoegdheid vallen van die andere instellingen.
§5. Om haar doel te verwezenlijken, kan de VZW elke materiële of financiële hulp of bijdrage
ontvangen van publieke of private instellingen en personen. De aldus vergaarde fondsen en
materialen moeten uitsluitend aangewend worden voor de verwezenlijk van het sociaal doel. De
vereniging kan haar medewerking verlenen aan alle activiteiten die gelijkaardig zijn aan haar doel.
TITEL II - De effectieve leden
Artikel 6.
De vereniging telt ten minste twaalf effectieve leden.
Alleen de effectieve leden genieten van alle rechten die aan de leden door de wet en deze statuten
worden toegekend.
Artikel 7.
Zijn effectieve leden van de vereniging, de personen die als effectief lid worden aanvaard en die
beantwoorden aan volgende voorwaarden:
    •  enerzijds de leden van het Beheerscomité van de GSD en een gelijk aantal personen aangeduid
door het bestuursorgaan van de GSDV;
    •  anderzijds, de personen aangeduid door de vertegenwoordigers van de syndicale organisaties
die aangesloten zijn bij de GSD of de GSDV en een gelijk aantal personen aangeduid door de
overheidswerkgevers die aangesloten zijn bij de GSD of de GSD-V.
Om als effectief lid te worden aanvaard, moet een persoon die beantwoordt aan deze voorwaarden
door het bestuursorgaan worden uitgenodigd om lid te worden en moet hij de goedkeuring bekomen
van de algemene vergadering. De algemene vergadering kan discretionair en zonder verdere
motivatie beslissen dat een kandidaat niet wordt aanvaard als effectief lid.
Artikel 8.
De effectieve leden zijn vrij zich te allen tijde uit de vereniging terug te trekken.
Het ontslag wordt bij aangetekend schrijven aan het bestuursorgaan betekend. Het heeft uitwerking
op de 1 e dag van de maand volgend op de datum van het aangetekend schrijven.
Worden geacht ontslagnemend te zijn:
    •  het effectief lid dat niet langer de toelatingsvoorwaarden vervult;
    •  het effectief lid dat niet deelneemt of zich niet laat vertegenwoordigen op twee opeenvolgende
algemene vergaderingen.
Artikel 9.
De uitsluiting van een effectief lid wordt uitgesproken door de algemene vergadering. Deze
Volet B
vergadering kan zich slechts geldig uitspreken indien de uitsluiting uitdrukkelijk is aangegeven in de
oproeping en indien op de vergadering ten minste twee/derde van de leden aanwezig zijn of
vertegenwoordigd. De uitsluiting wordt door de algemene vergadering uitgesproken, in een geheime
stemming, bij meerderheid van twee/derde van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen,
waarbij onthoudingen, nietige stemmen en blanco stemmen noch in de teller noch in de noemer
worden meegerekend, en nadat het lid, indien hij dit wenst, werd gehoord.
Het bestuursorgaan kan de effectieve leden die zich schuldig zouden hebben gemaakt aan een
ernstige inbreuk op de statuten of de wet, schorsen tot de algemene vergadering een beslissing
neemt.
Artikel 10.
De uitgesloten of de ontslagen effectieve leden en de erfgenamen of rechtverkrijgenden van een
overleden lid hebben geen recht op het vermogen van de VZW; zij kunnen geen enkele rekening
eisen, geen zegels laten aanbrengen of geen inventaris vorderen.
TITEL III — De organen van de vereniging
(…) Sectie 1- De algemene vergadering
Artikel 14.
De algemene vergadering heeft de bevoegdheden die haar uitdrukkelijk worden toegekend door de
wet of deze statuten.
Een besluit van de algemene vergadering is vereist voor:
    •  de statutenwijziging;
    •  de benoeming en de afzetting van de bestuurders en de bepaling van hun bezoldiging ingeval
een bezoldiging wordt toegekend;
    •  de vaststelling van het bedrag van de aan de bestuurders toegekende presentiegelden;
    •  de verkiezing en de afzetting van de voorzitter en de ondervoorzitter onder de bestuurders;
    •  de eventuele benoeming en de afzetting van de commissaris en de bepaling van zijn
bezoldiging;
    •  de kwijting aan de bestuurders en de commissaris, alsook, in voorkomend geval, het instellen
van de verenigingsvordering tegen de bestuurders en de commissarissen;
    •  de goedkeuring van de jaarrekening en van de begroting;
    •  de ontbinding van de vereniging;
    •  de toetreding en de uitsluiting van een effectief lid;
    •  de omzetting van de VZW in een IVZW, een coöperatieve vennootschap erkend als sociale
onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming;
    •  om een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden;
    •  de goedkeuring van de verwerving, de ruiling, het vervreemden van de onroerende goederen
noodzakelijk voor de verwezenlijking van dit sociale voorwerp, het aangaan van leningen,
huurcontracten en hypotheken;
    •  de verplaatsing van de zetel van de vereniging;
    •  alle andere gevallen waarin de statuten dat vereisen.
Artikel 15.
De gewone algemene vergadering komt minstens eens per jaar bijeen, voor 30 juni, op de zetel van
de vereniging of op elke door het bestuursorgaan aangeduide plaats.
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter, of bij diens ontstentenis, door de
Ondervoorzitter van het bestuursorgaan. Het reglement van inwendige orde stelt de
verkiezingsmodaliteiten van de Voorzitter vast en onder meer de methode bij onbesliste uitslag of
gelijkheid van stemmen.
Een buitengewone algemene vergadering kan samengeroepen worden wanneer 1/5de van de
effectieve leden daarvoor een geschreven verzoek richt tot de Voorzitter. In dat geval roept het
bestuursorgaan de algemene vergadering bijeen binnen eenentwintig dagen na het verzoek tot
bijeenroeping en de algemene vergadering wordt uiterlijk gehouden op de veertigste dag na dit
verzoek, tenzij de statuten anders bepalen.
Een buitengewone algemene vergadering kan eveneens samengeroepen worden door het
bestuursorgaan (of minstens 2 bestuurders) wanneer het belang van de vereniging dit vereist.
De algemene vergadering duidt twee stemopnemers en een secretaris aan.
Artikel 16.
De oproepingen en de agenda worden door het bestuursorgaan ten minste 15 dagen voor de datum
van de algemene vergadering (15 kalenderdagen - de dag van de verzending van de oproeping niet
inbegrepen en de dag van de algemene vergadering inbegrepen; is de vervaldag echter een
zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag, dan wordt de algemene vergadering verplaatst op
de eerstvolgende werkdag) toegezonden aan alle effectieve leden, aan de bestuurders en, in
voorkomend geval, aan de  commissarissen. Zij gebeuren per e-mail of een gelijkwaardig
communicatiemiddel. Aan de personen voor wie de vereniging niet over een e-mailadres beschikt,
Volet B
wordt de oproeping verstuurd bij gewone post, op dezelfde dag als de verzending van de
elektronische oproepingen.
De oproeping bevat de agenda, de datum, het uur en de plaats van de vergadering. De documenten
die ter sprake zullen komen op de algemene vergadering moeten worden aangehecht.
Elk voorstel dat wordt getekend door minstens twee effectieve leden moet op de agenda worden
geplaatst, op voorwaarde dat het door de leden minstens 20 dagen voor de dag van de vergadering
werd meegedeeld.
Er kunnen beslissingen worden genomen die niet zijn vermeld op de agenda mits de aanwezige of
vertegenwoordigde leden dit eenparig goedkeuren.
Artikel 19.
Beslissingen van de algemene vergadering worden vastgelegd in notulen, bewaard in een register
van notulen dat kan geconsulteerd worden door de effectieve leden, op eenvoudig schriftelijk en
gemotiveerd verzoek gericht aan het bestuursorgaan, maar zonder verplaatsing van het register. De
notulen geschreven in het Frans en in het Nederlands, worden ondertekend door de Voorzitter van
de zitting, de Secretaris en de effectieve leden die het wensen.
De ontwerpnotulen van de algemene vergadering worden medegedeeld aan de effectieve leden ten
laatste binnen de 30 dagen na de zitting.
De beslissingen met individuele werking worden eventueel ter kennis gebracht van derden die een
belang kunnen aantonen, bij eenvoudige brief getekend door de voorzitter.
Sectie 2 Het bestuursorgaan
Artikel 20.
De VZW wordt beheerd door een collegiaal bestuursorgaan van maximum twaalf leden, door de
algemene vergadering benoemd en ontslagen.
Het bestuursorgaan is paritair samengesteld uit een gelijk aantal vertegenwoordigers van de
syndicale organisaties en vertegenwoordigers van de overheidswerkgevers. Onder de personen die
de overheidswerkgevers vertegenwoordigen moet er een gelijk aantal vertegenwoordigers van de
GSD en de GSD-V zijn. Onder de personen die de syndicale organisaties vertegenwoordigen moet
een vertegenwoordiging van de drie syndicale organisaties verzekerd zijn.
Artikel 21.
De bestuurders worden gekozen door de algemene vergadering onder de effectieve leden voor een
mandaat van vier jaar. Zij worden benoemd, bij gewone meerderheid van de aanwezigen of
vertegenwoordigden. Zij zijn herkiesbaar.
Het mandaat van een bestuurder neemt slechts een einde door het aflopen van de termijn waarvoor
hij is benoemd, zijn overlijden, ontslag of herroeping.
De bestuurders kunnen te allen tijde herroepen worden door de algemene vergadering, die zich
uitspreekt bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Elk lid van het
bestuursorgaan kan zelf ontslag nemen mits een geschreven kennisgeving gericht tot de Voorzitter
van het bestuursorgaan. Dit ontslag mag niet ontijdig zijn. Een bestuurder is gehouden, na zijn
ontslag, zijn functie verder uit te oefenen tot er redelijkerwijze in zijn vervanging voorzien kan
worden.
Wanneer dit ontslag als gevolg heeft dat het wettelijke of statutaire minimumaantal bestuurders niet
meer wordt gerespecteerd, blijft de bestuurder in functie tot in zijn vervanging is voorzien.
Indien het overlijden tot geval heeft dat het wettelijke of statutaire minimumaantal bestuurders niet
meer wordt gerespecteerd, wordt een buitengewone algemene vergadering bijeengeroepen om de
overleden bestuurder te vervangen.
Artikel 22.
De Voorzitter en de Ondervoorzitter van het bestuursorgaan worden door de algemene vergadering
onder de bestuurders benoemd: één op voorstel van de vertegenwoordigers van de syndicale
organisaties en één op voorstel van de vertegenwoordigers van de overheidswerkgevers.
Artikel 23.
De samenstelling van het bestuursorgaan wordt ten laatste aangepast tijdens de algemene
vergadering die volgt op een vernieuwing van het Beheerscomité van de GSD, van de SSC-FPD of
van het bestuursorgaan van de GSD-V teneinde rekening te houden met de doorgevoerde
wijzigingen.
Artikel 28.
Het bestuursorgaan heeft de meest uitgebreide bevoegdheden voor het bestuur en beheer van de
vereniging. Tot zijn bevoegdheid behoren alle handelingen die door de wet of door deze statuten niet
uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden.
Artikel 29.
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur van de vereniging, alsook de vertegenwoordiging van
de vereniging wat dat bestuur aangaat, opdragen aan een of meer personen.
Indien meerdere personen worden aangeduid, handelen zij gezamenlijk.
Het dagelijks bestuur omvat zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de
Volet B
behoeften van het dagelijks leven van de vereniging, als de handelingen en de beslissingen die,
ofwel om reden van hun minder belang dat ze vertonen, ofwel omwille van hun spoedeisend
karakter, de tussenkomst van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen. In ieder geval mogen
handelingen van dagelijks bestuur een bedrag van vijfentwintigduizend euro (EUR 25.000,00) niet
overschrijden.
Artikel 30.
De vereniging wordt in alle handelingen en in rechte vertegenwoordigd door:
    •  hetzij, het bestuursorgaan, door de meerderheid van haar leden;
    •  hetzij, de Voorzitter en de Ondervoorzitter van het bestuursorgaan, gezamenlijk handelend;
    •  hetzij, binnen de perken van het dagelijks bestuur, de persoon of personen aan wie dit dagelijks
bestuur werd gedelegeerd;
    •  hetzij, bijzondere lasthebbers binnen de perken van hun mandaat.
Enkel bijzondere mandaten beperkt tot een bepaalde rechtshandeling of een reeks bepaalde
rechtshandelingen zijn toegelaten. De gemandateerden verbinden de VZW binnen de perken van de
hun verstrekte volmacht, die tegenstelbaar zijn aan derden overeenkomstig de wettelijke bepalingen
inzake mandaat.
TITEL IV - Vermogen, inkomsten, begrotingen en rekeningen
Artikel 37.
Wordt geen commissaris benoemd, dan kunnen alle leden op de zetel van de VZW alle notulen en
besluiten van de algemene vergadering, van het bestuursorgaan en van de personen, al dan niet met
een bestuursfunctie, die bij de vereniging of voor rekening ervan een mandaat bekleden, evenals alle
boekhoudkundige stukken van de vereniging raadplegen. (…)
Artikel 38.
Het bestuursorgaan kan een intern reglement uitvaardigen mits de bepalingen van artikel 2:59 van
het Wetboek van vennootschappen en verenigingen na te leven. Het intern reglement moet ter
goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering van de leden.
De laatste goedgekeurde versie van dit intern reglement dateert van 3 februari 2016. Elk lid kan
hiervan op eenvoudig schriftelijk verzoek gericht aan het bestuursorgaan een exemplaar verkrijgen.
TITEL V - De ontbinding
Artikel 39.
(…) Bij de ontbinding van de VZW POLLEN zullen de op 31 december 2014 bestaande activa
worden verdeeld tussen de GSD-V en de FPD-GSD, op basis van de verdeelsleutel bepaald door
artikel 1 van het koninklijk besluit van 15 januari 2014 tot wijziging van artikel 4bis van het koninklijk
besluit van 25 mei 1972 tot oprichting van een gemeenschappelijke sociale dienst ten behoeve van
het personeel van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten.
Voor de met ingang van 1 januari 2015 verworven onroerende goederen zullen de activa verdeeld
worden volgens de verdeelsleutel die gehanteerd werd bij de aankoop.
Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kan slechts worden
overgegaan tot de aanwending van het actief na aanzuivering van het passief. Het deel van het actief
dat toekomt aan de GSD zal gestort worden aan een paritair beheerde VZW met hetzelfde sociaal
doel of, bij ontstentenis, aan het speciaal reservefonds bedoeld in artikel 35 van voormelde wet van
12 mei 2014 en zal niet voor andere doeleinden kunnen worden aangewend dan diegene bedoeld in
artikel 5 van deze statuten. Hetzelfde geldt voor het actief dat overgedragen zou worden aan een
instelling die de wettelijke opdrachten van de FPD geheel of gedeeltelijk overgenomen zou hebben.
(…)
2. De algemene vergadering heeft het ontslag geacteerd van volgende leden van de raad van
bestuur:
De Wachter Else
Dehaene Luc
Seynaeve Piet
Cryns Guy
Janssens Rudy
Chenoy Patricia
De algemene vergadering heeft de benoeming vastgesteld van volgende leden van de raad van
bestuur:
DI MARTINELLI Muriel
SABEL Véronique
COLLIN Brigitte
DONCK Maxim
VAN DER HEYDEN Caroline
DOYEN Hervé
VAN DE WIELE Christoph
Volet B
Ten gevolge van de beslissing genomen door de algemene vergadering van 2 oktober 2020, is de
raad van bestuur samengesteld uit volgende leden:
Voorzitter : LUYTEN Emiel, Plasbos 7 - 3270 Scherpenheuvel
Vice-Voorzitter : CROHAIN Clément, Rue Noir Mouchon, n° 21 A - 7850 Enghien
PETITJEAN Didier, rue du Bouzanton 1 - 7000 Mons
VANDENBULCKE Christophe, Kamerstraat 40 - 9255 Buggenhout
DEMERLIER Christel, Schatakker 12 - 9700 Oudenaarde
DI MARTINELLI Muriel, Route du Lion 93 -1420 Braine-l'Alleud
SABEL Véronique, Hameau de crenwick 53 - 4257 Rosoux crenwick
COLLIN Brigitte, Chaussée de Saint-Job 319 - 1180 Uccle
DONCK Maxim, Strandloperstraat 21/0400 - 8400 Oostende
VAN DER HEYDEN Caroline, Strandloperstraat 21/0400 - 8400 Oostende
DOYEN Hervé, Rue Vanderborght 154 - 1090 Jette
VAN DE WIELE Christoph, Boterhoek 128 - 9260 Wichelen
Getekend:
Voor de vzw Pollen
Kim Lagae, notaris
Samen neergelegd met een kopie van het proces-verbaal en de coördinatie der statuten