Nº d'entreprise : 0427 276 882
Nom
(en entier) : ISS Reception & Support Services
(en abrégé) :
Forme légale : Société anonyme
Adresse complète du siège : Rue du Congrès 35, 1000 Bruxelles
Objet de l'acte : Révocation et attribution des compétences de validation et de signature
Résolutions unanimes écrites du Conseil d'administration
Conformément à l'article 7:133 du Code des Sociétés et Associations, le Conseil d'Administration prend les
suivantes résolutions écrites et unanimes :
Le Conseil d'Administration décide de révoquer les compétences préalablement attribuées d'approbation et
de signature comme mandataire de la société à partir du 1 décembre 2024.
Le Conseil d'Administration décide d'attribuer, à partir du 1 décembre 2024, des nouvelles compétences de
validation et de signature (mandats) aux personnes décrites dans la Résolution 3 (mandataires), tel que décrit
ci-dessous dans la Résolution 5.
Le Conseil d'Administration a à tout moment le droit de révoquer en totalité ou partiellement ces pouvoirs
spéciaux.
Les pouvoirs spéciaux de chaque mandataire individuel sont révoqués et se terminent donc
automatiquement et sans notification préalable au moment de la cessation de la collaboration entre ce
mandataire et la société.
Le Conseil d'Administration nomme les personnes avec niveau de compétence 1, 2, 3 ou 4 (tels que décrits
ci-dessous) comme mandataires de la société.
Niveau 1 comprend:
·Les Administrateurs
·Le Country Manager/CEO
·Le Chief Financial Officer (CFO)
Niveau 2 comprend les autres membres du Country Leadership Team (CLT) :
·Le Commercial Director
·Le Operations Performance Director (OPD)
·Le P&C Director (PCD)
·Le Operations Directors/Business Unit Directors/Segment Directors
·Le Legal & Compliance Director (CLO)
Niveau 3 comprend toutes les personnes qui rapportent directement au Niveau 2, et Niveau 4 comprend
toutes les personnes qui rapportent directement au Niveau 3.
Le pouvoir d'approuver et de signer de chaque personne dépend du niveau d'autorisation attribué à la
fonction que cette personne occupe dans l'organisation.
Le pouvoir d'approuver et de signer par un niveau particulier implique le pouvoir d'approuver et de signer
par les niveaux supérieurs compétents pour cette catégorie.
Le Conseil d'Administration décide de publier une liste des mandataires niveau 1, 2, 3 et 4 à la date de la
présente résolution unanime écrite, par catégorie et par ordre décroissant de pouvoir d'approbation et de
signature.
Toutefois, le Conseil d'Administration précise expressément que la liste de personnes suivante peut évoluer
et que le pouvoir de représentation des personnes désignées par la société est déterminé en fonction du niveau
de la fonction qu'elles exercent, tel que prévu à la Décision 3, qu'elles soient ou non sont inclus dans la liste
suivante.
Liste des mandataires au moment de la signature de la présente résolution unanime écrite :
Toutes les catégories
Niveau 1
·Administrateurs : Kris Cloots, Juan Gyselinck,
·Country Manager / Managing Director / CEO : Kris Cloots
·Chief Financial Officer (CFO): Juan Gyselinck
Catégorie Commercial
Niveau 2
·Commercial Director: MCIM SRL (avec représentant permanent Bart Mariman)
Niveau 3
.Head of Bid Management & MarCom : Dirk Van den Steen
.Technical Consultancy Manager Pricing : Yves Verslycken
.Head of Sales: Elke Deflem
.Head of Commercial Excellence: Olivier Balsat
Niveau 4
·Corporate Account Managers : Stephanie Hotton, Thomas Ghaye, Marijana Grabic, Sabine Labis, Joeri
De Baeremaeker, Vicky Janssens, Elisabeth Glorieux
·Regional Account Managers : Jean-Marc Briol, Luc Dockx
·Sales Executive : Nathalie Quintelier
Catégorie Opérationnel
Niveau 2
·Operations Performance Director : Pierre-Eric Nandancé
·Operations Directors/Business Unit Directors/Segment Directors : Sylvie Laurent, Peter Vollebergh, Global
Technics Consulting SRL (avec représentant permanent Erik Langenaken), Eric Thielemans, Steven
Janssens, Karel Ver Elst, Olivier Jacques
Niveau 3
.Key Account Managers : Bart Boschmans, Patrick Simons, Mohamed Temsamani, Johnny Verschoren,
Olivier Despontin, Pierre Cornet, Sofie Vandenbroucke, Samuel Tonneau, Valerie Uyttersprot, Pierre
Marchant
·Regional Managers : Jasmine Der Weduwen, Liesbeth Janssens, Greet Jeuris, Bart Boerjan, Ludwig
Marchand, Tom Vermeulen, Tino Vanderlinden, Griet Poelmans, Jean-Pierre Colon, Didier Huyghe, Jan Van
Aert, Olivier Vanwaelem, Claudia Schembri, Cosette Hanna
·Operations Managers : Giel Van Damme (Window cleaning), Catherine Cornet (Luxembourg)
·Facility Manager : Dominique Verlooy
.Head of Sustainability & Catering Performance : Jonathan Martens
·Catering Excellence Manager : Thierry Vanheyste
·Transition Manager : Willem Dekeyser
.Head of Cleaning Performance : Guy De Laender
·HSE Lead : Stein Van Vlaenderen
Niveau 4
·Dispatchers, District Managers, Contract Managers, Site Managers, Site Coordinators, HSE Manager
Catégorie Finance
Niveau 1
·CFO : Juan Gyselinck
Niveau 3
·Group Controller : Fend Consulting SRL (avec representant permanent Fabian Sterckx)
.Accounting & Reporting Manager : Antoon Devlies
·Working Capital Manager : Jamila Bouazzaoui
·IT Director : Vera Weckx
Niveau 4
· Finance BP's
·ICT Systems Manager
.ICT Applications Manager
Catégorie People & Culture
Niveau 2
.P&C Director : Muriel Van Antwerpen
Niveau 3
·HR Operations Lead : Geert Cuyt
·Senior Legal Advisor / Employee Relations Lead : Muriel Wouters
·Senior Legal Advisor : Barbara Cooman
.Head of Talent Acquisition : Mari-Paz Palacios
.Head of L&D : Elisabeth Blommaert
·Senior P&C Business Partners : Ellen Van Loo, Florence Thuin, Michiel Everaert, Georgia Stefanidis, Sarah
Oris
Niveau 4
·Payroll Teamleader : Niels Jansen
.Head of Personnel Administration Belgium : Annelies Wyns
.Head of Personnel Administration Luxembourg : Gwendoline Saudmont
Niveau 5
·P&C Business Partners
.HR Services Officers Teamleader
·Payroll Specialists
·(Senior) Talent Acquisition Specialists
.L&D Specialists
Niveau 6
·HR Services Officers
Catégorie Legal
Niveau 2
·Legal Director : Hugo Vanneuville
Niveau 3
·Senior Legal Advisor : Stefan Basiliades
·Legal Advisor : Nico Van Doren
Niveau 4
·Legal Officer: Petra Van Vaerenbergh
Catégorie Fleet
Niveau 4
·Fleet Manager: Irene Robberecht
Catégorie Achat
Niveau 3
·Country Procurement Officer : Cedric Rottiers
Le Conseil d'Administration délègue son pouvoir d'approbation et de signature des engagements au nom
de la société aux mandataires décrits dans la Résolution 3, comme indiqué plus en détail dans le Tableau Excel
« Updated Authorisations Matrix 2024 » qui est joint à la présente résolution unanime écrite du Conseil
d'Administration en Annexe 1.
Les modalités et conditions pour l'exécution des pouvoirs qui sont repris dans le fichier Excel en annexe
sont d'application, même si elles ne sont pas reprises dans la présente résolution unanime écrite .
L'exécution de ces pouvoirs doit se faire conformément aux instructions correspondantes, aux politiques,
procédures et directives internes tant au niveau international que local, aux statuts de la société, et à la
législation et aux réglementations applicables.
Le Conseil d'Administration décide de publier l'extrait du fichier Excel « Updated Authorisations Matrix 2024
» ci-après repris dans les annexes du Moniteur belge :
Vente (à l'exception des projets supplémentaires pour clients existants)
A. Toute la documentation nécessaire pour les offres et tous les contrats (inclus contrats similaires comme
des LOI, NDA, des changements au contrat, .. ), toutes les déclarations unilatérales, inscriptions et documents
nécessaires pour les appels d'offre privés ou publics peuvent être approuvés et signés par les mandataires
indiqués ci-après (les valeurs mentionnés ci-dessous doivent être interprétées comme des valeurs annuelles,
aussi bien pour les contrats multi-années que pour les contrats uniques)' :
·Jusqu'à 100.000 EUR :
compétence conjointe de Niveau Opérationnel 3 et Niveau Commercial 4.
a.Jusqu'à 250.000 EUR : compétence conjointe de :
i.Niveau Opérationnel 3 et Niveau Commercial 3; ou
il.Niveau Opérationnel 2 et Niveau Commercial 4.
b.Jusqu'à 500.000 EUR : compétence conjointe de Niveau Opérationnel 2 et Niveau Commercial 3.
c.Plus de 500.000 EUR : compétence conjointe du CEO et du CFO.
B. Les annexes d'une offre ou d'un contrat (sauf s'il concernent le prix) et des demandes pour participation
(dans le cadre d'un appel d'offre public ou non) peuvent être signées ou paraphées par Niveau Opérationnel 3
ou Niveau Commercial 4. Signature ou paraphe par ce mandataire avec compétence individuelle décharge le
mandataire mentionné sous A de l'obligation de signature ou paraphe de ces annexes.
Projets supplémentaires pour clients existants
Toute la documentation nécessaire pour les offres et tous les contrats (inclus contrats similaires comme des
LOI, NDA, des changements au contrat, .. ), toutes les déclarations unilatérales, inscriptions et documents
nécessaires pour les ajustements ou les extensions de contrats dans le cadre de projets avec des clients
existants :
a.Jusqu'à 50.000 Euro: compétence conjointe de Niveau Opérationnel 4 et Niveau Finance 4
b.Jusqu'à 100.000 Euro : compétence conjointe de Niveau Opérationnel 3 et Niveau Op Exc 3
c.Jusqu'à 250.000 Euro: compétence conjointe de Niveau Opérationnel 2 et Niveau Op Exc 2
d.Plus de 250.000 Euro: compétence conjointe du CEO et du CFO
Gouvernements, institutions publiques et privées
A. Les fonctions suivantes sont autorisés de représenter la société devant les gouvernements, institutions
publiques ou privées et les autorités judiciaires et, à cet effet, faire toutes déclarations, remplir toutes formalités,
faire des dépôts et déclarations, et signer tous documents :
a.Illimité : pouvoir individuel au Niveau Legal 2 ou Niveau Legal 3 ou P&C Legal Advisor (Niveau 3).
b.Limité à la réglementation et la sécurité du travail, ainsi qu'au code de la route : pouvoir individuel au P&C
Niveau 4 ou Fleet Niveau 4.
c.Limité à la soumission de déclarations de dette dans le cadre des faillites, liquidations et accords judiciaires
: pouvoir individuel au Niveau Finance 4.
B. Pour toutes autres inscriptions, modifications, radiations, notifications, déclarations, dépôts de
documents auprès des gouvernements, institutions publiques ou privées pour des obligations administratives
(e.a. Banque Carrefour des Entreprises, guichet d'entreprise et Commissions d'enregistrement et d'agrément
pour entrepreneurs, greffe, ... ) un pouvoir individuel est donné au Niveau Finance 3 et Niveau Legal 4.
Poste, services de messagerie et douane
Une autorisation individuelle est donnée aux personnes indiquées ci-après de prendre les démarches
indiquées ci-après :
Mandataires :
Managers Sales, Finance, Administration, ICT, Procurement, Operational Excellence, People & Culture,
Marketing, Communica-tions Department, Payroll Adm Employee, Legal Niveau 4, Management Assistant,
(Senior) Business Controller, Social Secretary ou Commercial Secretary.
Mandats :
·au nom de la société, retirer, recevoir ou signer pour réception de La Poste, de la douane, de toutes
messageries et du chemin de fer, à domicile les lettres, caisses, paquets, exploits d'huissier, colis recommandés
ou non, et ceux contenant des valeurs déclarées ;
·(se faire) remettre tous dépôts, présenter les connaissements, lettres de voitures et autres documents
nécessaires et signer toutes pièces et quittances à cet effet ; et/ou
·Subdéléguer ces pouvoirs de manière contradictoire vis-à-vis de la Poste et les autres autorités ou livreurs
privés.
En cas d'absence d'un mandataire de sorte que cette personne est dans l'incapacité de signer, il vaut, tenant
compte de conditions du pouvoir, ce qui suit :
a.Une personne avec une fonction du même niveau ou d'un niveau supérieur dans la hiérarchie est autorisée
à signer, à condition que cette personne fait partie de la même catégorie de mandataires.
b.En cas d'absence d'une personne nommée sous a : la personne qui rapporte au mandataire (N-1) peut
signer, à condition que le montant concerné est limité au double du montant pour lequel cette personne a
normalement compétence de signer.
c.Le pouvoir est attribué avec droit de substitution (*) à une autre personne du groupe ISS dans le cas
exceptionnel d'absence de chaque mandataire(s) qui conformément au tableau ci-dessous peut signer ; un
mandat explicite et concret par le mandataire à la personne subrogée est alors nécessaire et n'implique pas
de renonciation de responsabilité du mandataire (* en pratique : signature (pour le mandataire) par la personne
subrogée avec mention de « par procuration » « p.p. » à l'endroit où le mandataire est mentionné - il est
préférable de mentionner le nom et la fonction de la personne qui signe).
Aucune preuve de l'absence susmentionnée ne doit être apportée.
Le Conseil d'administration autorise M. Hugo Vanneuville, M. Stefan Basiliades, M. Nico Van Doren et Mme
Petra Van Vaerenbergh, avec pouvoir de substitution et chacun d'eux individuellement, à accomplir les actes
suivants dans le cadre des décisions susmentionnées : établir et signer les formulaires I et Il pour la publication
aux annexes du Moniteur belge et les modifications de la Banque-Carrefour des Entreprises et déposer ces
documents et autres documents nécessaires au greffe du Tribunal de Commerce.
Petra Van Vaerenbergh
Mandataire