N° d'entreprise : 0889462185
Nom
(en entier) : European Virtual Institute on Knowledge-based Multifunctional
Materials
(en abrégé) : KMM-VIN
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue du Trône 98
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
ll résulte d'un procès-verbal dressé par Maître Vincent Vroninks, notaire associé à Ixelles, le 21
février 2024, portant la mention d'enregistrement suivante :
"répertoire 2024/229 Rôle(s): 15 Renvoi(s): 0 Enregistré au bureau d'enregistrement BUREAU
SÉCURITÉ JURIDIQUE BRUXELLES 5 le douze mars deux mille vingt-quatre (12-03-2024)
Référence ACP (5) Volume 000 Folio 000 Case 7873 Droits perçus: cinquante euros zéro eurocent
(€ 50,00) Le receveur"
que l'assemblée générale des membres de l'association internationale sans but lucratif "EUROPEAN
VIRTUAL INSTITUTE ON KNOWLEDGE-BASED MULTIFUNCTIONAL MATERIALS", en abrégé
"KMM-VIN", ayant son siège à Ixelles (1050 Bruxelles), Rue du Trône 98, a décidé ce qui suit :
Adoption d’un nouveau texte des statuts
L’assemblée décide d’actualiser et refondre les statuts de la société, par l'adoption d'une nouvelle
version intégrale en remplacement du texte existant, en concordance avec les dispositions du Code
des sociétés et des associations et incluant toutes les modifications reprises dans le nouveau texte,
comme suit :
« STATUTS
TITRE I. : dénomination - SIÈGE - buts - DURÉE
Article 1 : Dénomination
1.1.      L'association a le statut d'association internationale sans but lucratif et est régie par le du
Code des Sociétés et des Associations du 23 mars 2019(dans les présents statuts le "Code des
sociétés et des associations ").
1.2.      Elle est dénommée "European Virtual Institute on Knowledge-based Multifunctional
Materials", en abrégé "KMM-VIN".
Les dénominations complète et abrégée peuvent être utilisées ensemble ou séparément. Elles
doivent toujours être précédées ou suivies de la mention "association internationale sans but lucratif"
ou des initiales "AISBL".
Article 2 : Siège
2.1.      Le siège de l'association est établi dans la Région de Bruxelles-Capital. Il peut, par décision
du Conseil de Surveillance, être transféré en tout autre endroit de la Région de Bruxelles-Capitale.
Le déplacement du siège dans toute autre Région de la Belgique est de la compétence de
l'assemblée générale, statuant comme en matière de modification de statuts.
2.2.      L'association peut, par simple décision du Conseil de Surveillance, établir des bureaux, des
succursales ou des sièges d'opération, en Belgique ou à l'étranger.
2.3.      Tout déplacement du siège doit être publié aux annexes au Moniteur belge.
Article 3 : Buts et activités
3.1.      L’association a une vocation essentiellement scientifique, didactique et informative, axée sur
la recherche et l'innovation. Elle a pour buts non lucratifs d'utilité internationale:
    •  de promouvoir sur le plan européen le recherche et le développement dans le domaine
répondant au concept 'knowledge-based multifunctional materials' et autres domaines s'y rattachant
(dans les présents statuts "concept KMM");
    •  de servir de plate-forme au niveau européen pour ses membres et autres acteurs ayant des
intérêts similaires;
    •  de faciliter la coopération entre ses membres et autres organisations faisant autorité en la
matière;
    •  de promouvoir l'acceptation mutuelle du concept KMM par la mise en place d'un environnement
de confiance, par le développement et la mise en oeuvre d'une assurance qualité et de systèmes de
traçabilité efficace, ainsi que par l'élaboration et l'implémentation de standards de référence.
3.2.      Les activités que l’association se propose de mettre en œuvre pour atteindre ces buts sont
principalement les suivantes:
    •  l'identification de domaines prioritaires pour le développement de la coopération scientifique et
technologique dans le secteur du concept KMM;
    •  la promotion et la facilitation de la recherche commune entre les membres de l'association, en
étroite collaboration avec des organisations existantes et des programmes de recherche européens;
    •  la coopération au développement et à l'interprétation de méthodes liées au concept KMM, en
particulier celles relevant de directives et conventions européennes ou de schémas européens de
certification de produits, afin de contribuer ainsi au développement et à l'implémentation des normes
EN;
    •  fournir toute information sur les disponibilités de références sur le concept KMM, l'identification
des besoins et faciliter le développement de nouveaux concepts KMM pour satisfaire de nouveaux
besoins;
    •  la coopération entre laboratoires et organismes accrédités sur des sujets d'intérêt commun en
matière d'accréditation de laboratoires;
    •  représenter et défendre les intérêts de ses membres tant au niveau européen qu'international
dans les politiques de promotion de la recherche, de l’innovation et autres matières liées au concept
KMM;
    •  l’organisation et le financement de réunions, conférences et de séminaires devant permettre
l'échange d'expériences et d'informations entre les groupes d'intérêt commun;
    •  l’organisation de cours de formation ;
    •  l’édition, la diffusion, l'échange de règles de bonnes pratiques;
    •  la fourniture d'un service logistique, d'information et de support aux membres;
    •  la représentation de ses membres au niveau des institutions politiques européennes et
internationales et à l'occasion des relations avec les organisations nationales, internationales et
professionnelles.
3.3.      L’association pourra accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à la
réalisation de ses buts et activités. Elle pourra, à cette fin, acheter, vendre, prendre ou donner à bail,
posséder tous biens meubles ou immeubles et installations, les hypothéquer, accepter moyennant
les autorisations requises par la loi belge, les libéralités entre vifs ou testamentaires.
Article 4 : Durée
L'association est constituée pour une durée indéterminée.
TITRE II. : membres
Article 5 : Catégories de membres - Droits
5.1.      L’association se compose d'un nombre illimité de 'membres effectifs' et de 'membres
associés', personnes physiques ou morales, belges et étrangères, issues ou non d'un pays membre
de l'Union européenne.
5.2.      Sont membres effectifs, les membres fondateurs signataires de l'acte constitutif de
l'association (ci-après également "membres effectifs fondateurs") et toute personne admise en cette
qualité et qui, s'il s'agit d'une personne morale, a désigné un "délégué permanent", personne
physique, conformément à l'article 14.3. des présents statuts.
Seuls les membres effectifs ont le droit de voter aux Assemblées Générales et jouissent de la
plénitude des droits accordés aux membres par le Code des sociétés et des associations et les
présents statuts.
Les membres effectifs fondateurs jouissent, en outre, des droits spécifiques leur reconnus par les
articles 17.3. et 17.4. des statuts.
5.3.      Sont membres associés, les personnes admises en cette qualité.
Les membres associés ne jouissent que des droits qui leur sont expressément reconnus par les
présents statuts et par le Règlement d'Ordre Intérieur ('Operating Procedures'). Ils ne possèdent pas
de droit de vote et sont invités à participer aux Assemblées Générales, mais avec voix consultative
seulement.
5.4.      Les membres n’encourent, du chef des engagements de l'association, aucune responsabilité
personnelle.
Article 6 : Admission
6.1.      Les admissions de nouveaux membres sont décidées souverainement par l'Assemblée
Générale, statuant à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres effectifs présents ou
représentés pour l'admission de membres effectifs et à la majorité des voix pour l'admission de
membres associés. Sa décision est sans appel et n’a pas à être motivée.
6.2.      L'initiative du processus d'intégration des nouveaux membres au sein de l'association
appartient soit au Conseil de Surveillance qui peut, lorsqu'il l'estime opportun dans l'intérêt de
l'association, inviter toute personne à devenir membre, soit au candidat lui-même qui sera alors tenu
d'adresser une demande écrite au Président.
6.3.      La qualité de membre de l’association emporte de plein droit adhésion aux statuts de
l'association et à son Règlement d'Ordre Intérieur.
Article 7 : Démission - Exclusion
7.1.      La qualité de membre prend fin par:
    •  démission volontaire;
    •  décès ou dissolution volontaire;
    •  faillite, déconfiture, incapacité civile ou mise sous administration provisoire;
    •  exclusion.
7.2.      Tout membre peut notifier sa démission par lettre recommandée adressée au siège de
l'association. La démission ne sera toutefois effective qu'à la date de clôture de l'exercice social au
cours duquel la démission a été notifiée.
7.3.      L'exclusion d'un membre est décidée par l'Assemblée Générale statuant à la majorité des
deux tiers (2/3) des voix des membres effectifs présents ou représentés. Le membre concerné aura
la possibilité d'exposer sa défense devant l'Assemblée Générale avant que la décision d’exclusion ne
soit prise. Cette exclusion sera notifiée par lettre recommandée et prendra effet à la date de son
envoi, le cachet de la poste faisant foi.
7.4.      Le non respect des présents statuts ou du Règlement d'Ordre Intérieur, comme par exemple
le non paiement de la cotisation dans le délai prévu, pourra entraîner la perte de qualité de membre
de l'association. Il en sera de même lorsque, par ses agissements, un membre a nui gravement aux
intérêts de l'association ou risque de les compromettre.
7.5.      Les membres démissionnaires ou exclus, de même que leurs successeurs ou créanciers
éventuels, n'ont aucun droit sur le fonds social de l'association et ne peuvent, en aucun cas,
réclamer un remboursement quelconque. Au cas où l'un d'eux aurait une dette à l'égard de
l'association, celle-ci sera immédiatement exigible.
Article 8 : Cotisation
8.1.      Les membres versent une cotisation annuelle calculée sur base du nombre d'unités de
souscription annuelle.
8.2.      La cotisation annuelle variera en fonction des catégories de membres de la manière définie
dans le Règlement d'Ordre Intérieur.
8.3.      Le nombre minimum et maximum d'unités de souscription annuelle sera fixé dans le
Règlement d'Ordre Intérieur.
8.4.      Le montant de l'unité de souscription annuelle pour l'exercice social suivant sera fixé par
l'Assemblée Générale lors de sa réunion annuelle, sur proposition du Conseil d'administration, et
sera repris dans le Règlement d'Ordre Intérieur.
8.5.      La cotisation est payable anticipativement dans les trois (3) mois du début de l'exercice
social.
8.6.      Tout nouveau membre paiera sa cotisation dans le mois de la date de son admission, au
prorata de la durée de son affiliation pendant l'exercice social en cours.
TITRE III. : organe général de direction
Article 9 : Composition - Pouvoirs
9.1.      L'organe général de direction (dans les présents statuts "Assemblée Générale") se compose
de tous les membres effectifs.
9.2.      L'Assemblée Générale a le pouvoir d'accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la
réalisation des buts de l'association.
9.3.      Sont de la compétence exclusive de l'Assemblée Générale:
    •  les décisions stratégiques liées aux activités de l'association;
    •  la définition et la révision annuelle des objectifs communs en termes de feuille de route de
recherche pouvant donner naissance à des projets conjoints de recherche impliquant la mise à
disposition par les membres de personnel, équipement, locaux et autres moyens;
    •  l’approbation des budgets et des comptes;
    •  la fixation du montant de l'unité de souscription annuelle;
    •  la fixation du nombre minimum et maximum d'unités de souscription annuelle;
    •  la nomination du Président, du Vice-Président et du Secrétaire;
    •  la nomination des membres du Conseil de Surveillance;
    •  la nomination des membres du Conseil d'Administration, sur proposition du Conseil de
Surveillance;
    •  la création et la dissolution de tous comités et groupes de travail;
    •  les modifications aux statuts;
    •  l'admission, la suspension et l'exclusion des membres de l'association;
    •  la révocation de membres du Conseil d'Administration ou du Conseil de Surveillance;
    •  l'adoption du Règlement d'Ordre Intérieur et ses modifications;
    •  le cas échéant, la nomination, la fixation de la rémunération et la révocation du(des)
commissaire(s);
    •  la décharge aux Administrateurs et commissaire(s) éventuel(s);
    •  la dissolution volontaire de l’association.
Article 10 : Président et Vice-Président de l'Assemblée Générale
10.1.    L'Assemblée Générale nomme par décision prise à la majorité des voix, un Président et un
Vice-Président de l'Assemblée Générale (dans les présents statuts, respectivement "Président" et
"Vice-Président"), qui doivent être des personnes physiques choisies parmi les membres effectifs,
étant entendu que pour les membres effectifs personnes morales elles devront être choisies parmi
les personnes occupant l'une des fonctions définies à l'article 14.3.. Le mandat des Président et
Vice-Président est d'une durée de trois (3) ans renouvelable.
10.2.    En cas de vacance de la présidence, le Conseil de Surveillance devra convoquer une réunion
extraordinaire de l'Assemblée Générale afin de nommer un nouveau Président.
Article 11. : Réunions ordinaires de l'Assemblée Générale
L'Assemblée Générale se réunira au moins une fois par an sur convocation du Président. Cette
réunion ordinaire – également dénommée Assemblée Annuelle - entend les rapports éventuellement
prescrits par le Règlement d'Ordre Intérieur et, le cas échéant, le rapport du commissaire, discute les
comptes annuels et, après approbation de ceux-ci, donne décharge aux Administrateurs et
commissaire(s) éventuel(s). Elle approuvera également, sur proposition du Conseil d'Administration,
le budget de l'exercice suivant.
Article 12. : Réunions extraordinaires de l'Assemblée Générale
12.1.    Une réunion extraordinaire de l'Assemblée Générale devra être convoquée par le Président à
la demande d'un quart (1/4) au moins des membres effectifs. Cette assemblée devra se tenir dans le
mois de la requête.
12.2.    Une réunion extraordinaire pourra, en outre, être convoquée à tout moment par le Conseil de
Surveillance et chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige.
12.3.    Si une réunion extraordinaire est appelée à délibérer sur des points concernant la présidence
de l'association, celle-ci pourra être convoquée à la demande d'un quart (1/4) au moins des
membres effectifs adressée au Vice-Président.
Article 13 : Réunions - Convocations
13.1.    Les réunions de l'Assemblée Générale se tiennent au siège ou à tout autre endroit indiqué
dans la convocation. Elles sont présidées par le Président ou, à défaut, par le Vice-Président ou, à
défaut des deux, par la personne désignée parmi les membres effectifs présents. Le Secrétaire de
l'association remplit la fonction de secrétaire des réunions. En cas d'empêchement de ce dernier, le
président de la réunion désigne une autre personne pour assurer cette fonction, qui ne doit pas être
membre de l'association. Le président de la réunion désigne deux ou plusieurs scrutateurs parmi les
membres ou leurs représentants ou délégués permanents présents.
13.2.    Tous les membres doivent être convoqués.
La convocation contient l’ordre du jour et est adressée, au nom du Président, par les soins du
Secrétaire, par lettre, courrier électronique ou par tout autre moyen de (télé)communication qui se
matérialise par un document écrit, quinze (15) jours au moins avant la date de réunion.
Si tous les membres effectifs ont consenti à se réunir et s'ils sont tous présents ou représentés ou
ont émis leur vote par écrit, l'Assemblée Générale sera régulièrement constituée sans devoir
observer de délai ni envoyer de convocations.
Article 14 : Droit de vote - Représentation des membres aux réunions de l'Assemblée Générale
14.1.    Chaque membre effectif dispose d'un droit de vote aux Assemblées Générales calculé à
raison d'une voix par unité de souscription annuelle dû par le membre.
14.2.    Tout membre effectif personne physique peut, au moyen d'un document portant sa signature,
en ce compris la signature digitale au sens de l'article 8.1 3° du Code civil, transmis par lettre,
télécopie, courrier électronique ou par tout autre moyen de communication visé au même Code,
donner mandat à un autre membre effectif, personne physique, ou au représentant ou délégué
permanent d'un autre membre effectif personne morale, pour se faire représenter à une Assemblée
Générale déterminée et y voter en ses lieu et place.
14.3.    Chaque membre effectif personne morale est représenté aux Assemblées Générales, soit
par son Président, soit par un membre de son propre Conseil d'Administration ou Comité Exécutif
(dans les présents statuts "représentant"), soit par un représentant officiel (dans les présents statuts
"délégué permanent"), personnes physiques, qui seules disposeront du pouvoir de voter aux
Assemblées Générales. En cas de présence conjointe d'un représentant et du délégué permanent,
seul le représentant disposera du droit de vote à l'Assemblée Générale.
Le délégué permanent doit être spécialement et valablement désigné à cet effet par l'organe
compétent du membre et ce, pour la durée qu'il détermine. Son identité est communiquée par écrit,
par voie postale ou électronique, au Secrétaire de l'association en même temps qu'une copie du
procès-verbal de désignation.
Pour être admis aux réunions de l'Assemblée Générale, chaque membre effectif personne morale
devra, trois (3) jours ouvrables au moins avant la date de la réunion projetée, informer le Secrétaire
de l'association, par écrit, de son intention d'y assister en indiquant l'identité et la qualité de la
personne qui le représentera.
Toute correspondance émanant de l'association et destinée à un membre effectif personne morale
sera valablement adressée à son représentant ou à son délégué permanent.
14.4.    Chaque membre peut être représenté à l'Assemblée Générale par un mandataire qui est
également un membre de cette Assemblée. Le nombre de procurations que peut détenir un membre
n’est pas limité.
Pour toute Assemblée Générale qui doit être reçue dans un acte authentique, un membre peut se
faire représenter par un autre membre ou un tiers.
14.5.    Le mandat du délégué permanent désigné conformément à l'article 14.3. sera révocable par
le membre concerné, moyennant une notification adressée par écrit au Secrétaire confirmant (i) la
révocation du mandat du délégué permanent et (ii) la désignation d'un nouveau délégué permanent.
Une notification sera de même requise en cas de fin de mandat du délégué permanent par expiration
de son terme ou pour toute autre raison.
Article 15 : Délibérations
15.1.    L'organe général de direction ne délibère que sur les points qui figurent à l’ordre du jour.
15.2     Sauf dans les cas où il en est décidé autrement par les présents statuts, l'Assemblée
Générale délibère et prend des résolutions valablement que si la moitié (1/2) au moins des membres
effectifs est présente ou représentée.
Si ce quorum n'est pas atteint, une seconde réunion de l'Assemblée Générale pourra être
convoquée, avec le même ordre du jour et dans les mêmes conditions que la première, laquelle
délibérera valablement quel que soit le nombre des membres effectifs présents ou représentés. La
seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze (15) jours, ni plus de six (6) semaines après la
première.
15.3.    Sauf dans les cas où il en est décidé autrement par les présents statuts, les résolutions sont
adoptées à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres effectifs présents ou représentés.
Les abstentions, les votes blancs ou nuls sont comptés comme des votes négatifs.
Lorsque les présents statuts indiquent que la décision est prise 'à la majorité des voix', il faut
comprendre la majorité ordinaire de la moitié (1/2) des voix plus une (1) calculée sur le nombre total
des votes valablement exprimés, les abstentions, les votes blancs n'étant pas pris en compte pour le
calcul des majorités.
15.4.    En cas de parité de voix, celle du président de la réunion est prépondérante.
15.5.    Lorsque l'Assemblée Générale est appelée à délibérer sur des nominations à des postes de
Président, Vice-Président, membre du Conseil de Surveillance, d'Administrateur et de Secrétaire ou
sur des révocations de telles personnes, les votes se feront au scrutin secret, selon la procédure
décrite à l'article 17.
15.6.    Les membres peuvent, à l'unanimité, prendre par écrit toutes les décisions qui relèvent du
pouvoir de l'Assemblée Générale, selon les modalités pratiques décrites dans le Règlement d'Ordre
Intérieur.
15.7.    Une décision peut également être adoptée par l'Assemblée Générale sans réunion effective
si l'association communique un formulaire de vote par écrit à chaque membre ayant le droit de vote.
Le formulaire de vote par écrit doit mentionner l'ensemble des points sur lesquels une décision doit
être prise et doit offrir la possibilité de voter pour ou contre chaque décision proposée. L'approbation
par un formulaire de vote par écrit est valable seulement si le nombre de votes ainsi recueillis est
égal ou excède le quorum requis pour la décision concernée et si ce nombre de votes égale ou
excède le nombre de votes qui seraient requis à une réunion pour l'approbation des décisions
concernées. La sollicitation de votes par écrit doit (a) indiquer le nombre de réponses nécessaires
afin de satisfaire les conditions de quorum; (b) indiquer la majorité requise afin d'adopter les
décisions prévues autres que les nominations d'Administrateurs et (c) mentionner le moment auquel
l'association doit recevoir le formulaire de vote afin de pouvoir être pris en compte. Un vote par écrit
ne peut être révoqué.
Il ne pourra cependant être recouru à cette procédure écrite pour les Assemblées Annuelles ou les
réunions appelées à délibérer sur des points requérant un vote secret, ainsi que pour toute décision
de l'Assemblée Générale devant être constatée par un acte authentique.
15.8.    L’Assemblée Générale peut se tenir virtuellement ou en présentiel. Les réunions de l’
Assemblée Générale peuvent donc être valablement tenues par conférence téléphonique,
vidéoconférence ou web-conférence.
Les membres peuvent participer à distance à l’Assemblée Générale grâce à un moyen de
communication électronique mis à disposition par l’association. Les membres qui participent de cette
manière à l’Assemblée Générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’Assemblée Générale
pour le respect des conditions de présence et de majorité.
Chaque membre a le droit de voter à distance, par correspondance, avant l’Assemblée Générale ou
sous forme électronique au cours de l’Assemblée Générale.
Article 16 : Procès-verbaux
16.1.    Chaque réunion de l'Assemblée Générale fait l’objet d’un procès-verbal dressé par les soins
du Secrétaire. Un projet du procès-verbal est transmis dans les trente (30) jours calendrier suivant la
réunion à chaque membre, pour commentaires éventuels. Le procès-verbal sera considéré comme
approuvé si, dans un délai de quinze (15) jours calendrier suivant la date de son envoi, aucune
objection n'a été notifiée, par écrit ou par courrier électronique, au Secrétaire. En cas d'objections, le
Président décidera souverainement de la rédaction finale du procès-verbal et ce, dans les quinze
(15) jours de la date d'expiration du délai prévu pour la notification d'objections. Une fois approuvé, le
procès-verbal est signé par le Président et le Secrétaire. Chaque membre en reçoit une copie.
16.2.    Ces procès-verbaux - exception faite de ceux devant être établis par acte notarié - et leurs
annexes sont conservés au siège, soit sous leur forme matérielle originale, dans un registre spécial,
soit sous forme électronique sécurisée, sur tout support et dans des conditions offrant des garanties
de pérennité, de lisibilité, d'intégrité, de reproduction fidèle et durable.
Article 17 : Conseil de Surveillance
17.1.    Le Conseil de Surveillance a pour mission de veiller au bon fonctionnement de l'association,
de superviser les activités du Conseil d'Administration et de conseiller ce dernier dans la gestion de
l'association et la réalisation de ses objectifs.
17.2.    Il est composé de trois (3) personnes au moins et de douze (12) au plus, en ce compris, ex
officio, le Président et le Vice-Président de l'Assemblée Générale. Le nombre de membres du
Conseil de Surveillance ne pourra en aucun cas dépasser le quart (1/4) du nombre total de membres
effectifs de l'association.
17.3.    Ils sont nommés pour une durée de trois (3) ans par décision de l'Assemblée Générale prise
à la majorité des voix, sur base d'une liste de candidats, personnes physiques, proposés par tous les
membres effectifs, chaque membre effectif fondateur ayant le droit de présenter deux (2) candidats
et chaque autre membre effectif ayant le droit de présenter un (1) candidat.
17.4.    Au moins deux tiers (2/3) des membres du Conseil de Surveillance devront être élus parmi
les membres effectifs fondateurs et leur candidat respectif. Les membres du Conseil de Surveillance
sont rééligibles.
17.5.    Si lors d'un scrutin un ou plusieurs candidats sont élus et qu'il reste des postes à pourvoir
pour atteindre, dans le respect de l'article 17.4., le maximum autorisé prévu à l'article 17.2., il sera
procédé à un scrutin de ballottage entre un nombre de candidats non élus correspondant au double
du nombre de postes restant à pourvoir et ayant obtenu le plus de voix lors du premier vote. Si en
raison d'une parité entre deux ou plusieurs candidats lors du premier vote le nombre de candidats
excède le nombre autorisé à participer à ce scrutin de ballottage, tous les candidats concernés
seront néanmoins éligibles à ce deuxième scrutin.
Le scrutin de ballottage constituera un vote final, même si à l'issue de celui-ci le nombre maximum
de membres du Conseil de Surveillance visé sub 17.2. (en ce compris les deux postes ex officio)
n'est pas atteint, le nombre de membres du Conseil de Surveillance élus restant dans ce cas limité à
celui obtenu à l'issue du premier vote ou des deux scrutins.
Article 18 : Réunions du Conseil de Surveillance - Délibérations
18.1.    Le Conseil de Surveillance se réunira tous les six (6) mois et chaque fois que le Président ou
trois (3) de ses membres au moins le demandent. Les réunions se tiennent au siège ou à l'endroit
indiqué dans la convocation.
18.2.    La convocation contient l’ordre du jour et est adressée, au nom du Président, par les soins du
Secrétaire, par lettre, courrier électronique ou par tout autre moyen de (télé)communication qui se
matérialise par un document écrit, quinze (15) jours au moins avant la date de réunion.
18.3.    Le Président et le Vice-Président de l'Assemblée Générale assureront également la
présidence et la vice-présidence du Conseil de Surveillance. En cas d'empêchement du Président, le
Vice-Président présidera la réunion.
18.4.    Le Conseil de Surveillance ne délibère valablement que si la moitié de ses membres est
présente et pour autant que le Président ou, en cas d'empêchement de ce dernier, le Vice-Président
y assiste personnellement.
18.5.    Sous réserve de la majorité spéciale visée à l'article 22.2., les décisions du Conseil de
Surveillance sont prises à la majorité des voix. En cas de partage des voix, celle du Président ou du
Vice-Président qui le remplace, est prépondérante.
Article19: Procès-verbaux des réunions du Conseil de Surveillance
19.1.    Chaque réunion du Conseil de Surveillance fait l’objet d’un procès-verbal dressé par les soins
du Secrétaire. Un projet du procès-verbal est transmis dans les trente (30) jours calendrier suivant la
réunion à chacun de ses membres, pour commentaires éventuels. Le procès-verbal sera considéré
comme approuvé si, dans un délai de quinze (15) jours calendrier suivant la date de son envoi,
aucune objection n'a été notifiée, par écrit ou par courrier électronique, au Secrétaire. En cas
d'objections, le Président décidera souverainement de la rédaction finale du procès-verbal et ce,
dans les quinze (15) jours de la date d'expiration du délai prévu pour la notification d'objections. Une
fois approuvé, le procès-verbal est signé par le Président et le Secrétaire. Chaque membre du
Conseil de Surveillance et chaque membre de l'association en reçoivent une copie.
19.2.    Ces procès-verbaux et leurs annexes sont conservés au siège, soit sous leur forme
matérielle originale, dans un registre spécial, soit sous forme électronique sécurisée, sur tout support
et dans des conditions offrant des garanties de pérennité, de lisibilité, d'intégrité, de reproduction
fidèle et durable.
TITRE IV. : ADMINISTRATION
Article 20: Organe d'administration
20.1.    L'association est administrée par un organe d'administration composé d'un (1) Administrateur
Directeur Général ('Chief Executive Officer') et de deux (2) Administrateurs ('Director'), personnes
physiques (dans les présents statuts "Conseil d'Administration" ou "les Administrateurs").
20.2.    L'Administrateur Directeur Général est nommé par décision de l'Assemblée Générale prise à
la majorité des voix, sur base d'une liste de candidats proposés par le Conseil de Surveillance.
20.3.    Les deux Administrateurs sont nommés par décision de l'Assemblée Générale prise à la
majorité des voix, sur base d'une liste de candidats proposés par l'Administrateur Directeur Général
préalablement approuvée par le Conseil de Surveillance.
20.4.    Les Administrateurs sont nommés pour une durée de trois (3) ans et sont rééligibles.
20.5.    Les Administrateurs ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle
et ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat.
Article 21. : Fin de mandat - Vacance
21.1.    Le mandat d’Administrateur prend fin par:
    •  démission volontaire, moyennant préavis de trente (30) jours notifié par écrit au Conseil
d'Administration;
    •  expiration du terme du mandat;
    •  décès;
    •  déconfiture, incapacité civile ou mise sous administration provisoire;
    •  révocation par l'Assemblée Générale, suivant décision prise à la majorité des deux tiers (2/3)
des voix des membres effectifs présents ou représentés; l'Administrateur concerné aura la possibilité
d'exposer sa défense devant l'Assemblée Générale avant que la décision de révocation ne soit prise.
21.2.    En cas de vacance d'un poste d'Administrateur, le Conseil de Surveillance devra y pourvoir
provisoirement par décision prise à la majorité des voix. L'Administrateur ainsi nommé achève, dans
ce cas, le mandat de l'Administrateur qu'il remplace. La plus prochaine Assemblée Générale
procédera à la nomination définitive.
Article 22 : Pouvoirs du Conseil d'Administration – Gestion journalière
22.1.    Le Conseil d'Administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la
gestion de l’association dans les limites de ses buts. Tout ce qui n’est pas expressément réservé à
l'Assemblée Générale est de la compétence du Conseil d'Administration.
22.2.    Par dérogation à l'article 22.1., le Conseil d'Administration ne pourra, sans l'autorisation
préalable du Conseil de Surveillance, suivant décision prise à la majorité des quatre cinquièmes (4/5)
des voix de ses membres présents, décider aucun acte impliquant la constitution d'une hypothèque
sur les biens de l'Association.
22.3.    Le Conseil d'Administration nomme et révoque, soit lui-même, soit par mandataire, tous les
employés et membres du personnel de l'association et détermine leurs attributions, traitement et
émoluments.
22.4.    Le Conseil d'Administration peut, sous sa responsabilité, déléguer la gestion journalière ou
une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs Administrateurs ou à des tiers. Dans ce cas, le Conseil
d'Administration déterminera par écrit l’étendue des pouvoirs du(des) mandataire(s), ainsi que la
durée du mandat conféré. Lorsque la gestion journalière est confiée à plusieurs personnes, celles-ci
agissent individuellement. En l’absence de délégation de pouvoirs de gestion journalière
régulièrement portée à la connaissance des tiers, le Secrétaire exerce seul les pouvoirs de gestion
journalière de l’association.
22.5.    Les conditions et modalités de paiement des rémunérations et frais du Conseil
d'Administration et de tous les employés et membres du personnel de l'association sont déterminés
dans le Règlement d'Ordre Intérieur.
22.6.    Les actes relatifs à la nomination et la cessation des fonctions des Administrateurs et, le cas
échéant, des personnes habilitées à représenter l'association, sont déposés et publiés
conformément aux dispositions légales en la matière.
Article 23 : Réunions du Conseil d'Administration - Délibérations
23.1     Le Conseil d'Administration se réunit sur convocation de l'Administrateur Directeur Général,
aussi souvent qu'il le juge indispensable. Les réunions se tiennent au siège de l'association ou à
l'endroit indiqué dans la convocation.
23.2.    La convocation contient l’ordre du jour et est adressée par lettre, courrier électronique ou par
tout autre moyen de (télé)communication qui se matérialise par un document écrit, quinze (15) jours
au moins avant la date de réunion.
23.3.    Le Conseil d'Administration ne délibère valablement que si la majorité de ses membres est
présente en personne, y compris l'Administrateur Directeur Général.
23.4.    Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité des voix. En cas de
partage des voix, celle de l'Administrateur Directeur Général est prépondérante.
Article 24 : Procès-verbaux
24.1.    Les décisions du Conseil d'Administration sont consignées dans des procès-verbaux, signés
par tous les Administrateurs présents.
24.2.    Les procès-verbaux et leurs annexes sont conservés au siège, soit sous leur forme originale
dans un registre spécial, soit sous forme électronique sécurisée, sur tout support et dans des
conditions offrant des garanties de pérennité, de lisibilité, d'intégrité, de reproduction fidèle et
durable.
24.3.    Chaque membre de l'association, du Conseil de Surveillance et du Conseil d'Administration
peut consulter lesdits procès-verbaux au siège et en obtenir copie. Les copies ou extraits à en fournir
en justice ou ailleurs sont signés par l'Administrateur Directeur Général et le Secrétaire.
Article 25 : Secrétaire
25.1.    Le Secrétaire est nommé par décision de l'Assemblée Générale prise à la majorité des voix
sur proposition de l'Administrateur Directeur Général.
25.2.    Le Secrétaire a son secrétariat au siège de l'association. Un lieu d'affectation supplémentaire
peut être déterminé par le Conseil de Surveillance en fonction de la charge de travail et des besoins.
25.3.    Le Secrétaire est responsable de toutes les tâches administratives et techniques nécessaires
au bon fonctionnement de l'association, tâches qu'il exécutera en accord avec les principes, objectifs
et orientations établis par le Conseil d'Administration, en conformité avec les présents statuts et le
Règlement d'Ordre Intérieur.
Il consulte l'Administrateur Directeur Général ou, en cas d’indisponibilité, les autres membres du
Conseil d'Administration, sur toutes les questions de politique générale et chaque fois qu’une telle
consultation sera estimée utile ou nécessaire dans l’exécution de ses tâches.
Le Secrétaire assiste également aux Assemblées Générales et aux réunions du Conseil de
Surveillance.
Article 26 : Règlement d'Ordre Intérieur
Un Règlement d'Ordre Intérieur qui précise les dispositions des présents statuts et fixe les modalités
pratiques de fonctionnement de l’association est établi par les soins du Conseil d'Administration. Son
approbation et ses modifications sont de la seule compétence de l'Assemblée Générale. Chaque
année, le Conseil d'Administration réexaminera le Règlement d'Ordre Intérieur en vigueur et
proposera toute adaptation qu'il jugera utile ou nécessaire.
Article 27 : Représentation
27.1.    L'association est valablement représentée à l'égard des tiers, en ce compris un officier public:
-           soit par l'Administrateur Directeur Général, agissant seul;
-           soit par deux Administrateurs, agissant conjointement;
-           soit, dans les limites de la gestion journalière, par la ou les personnes à qui cette gestion a
été déléguée.
Ils ne devront fournir aucune justification d'une décision préalable du Conseil d'Administration et
n'auront à fournir d’autre justification que la preuve de leur qualité respective.
27.2.    Toute action judiciaire, tant en demandant qu'en défendant, est exercée par le Conseil
d'Administration, poursuites et diligences de l'Administrateur Directeur Général ou d'un autre
Administrateur spécialement désignée à cet effet par le Conseil d'Administration.
TITRE V. : EXERCICE SOCIAL – COMPTES annuels – Budget - contrôle
Article 28 : Exercice social - Comptes annuels
28.1.    L’exercice social commence le premier janvier et se termine le trente et un décembre de
chaque année.
28.2.    Chaque année, le Conseil d'Administration établit les comptes annuels de l'exercice social
écoulé, conformément aux dispositions légales en la matière, ainsi que le budget de l'exercice
suivant. Ils sont soumis pour approbation à l'Assemblée Annuelle. Les comptes annuels approuvés
sont ensuite versés par les soins du Conseil d'Administration au dossier de l'association tenu au
greffe du tribunal de l’entreprise compétent.
28.3.    La comptabilité est tenue conformément aux dispositions légales en la matière.
Article 29 : Contrôle - Commissaire
Pour autant que l'association y soit légalement tenue, le contrôle de sa situation financière, des
comptes annuels et de la régularité au regard de la Loi et des présents statuts des opérations à
constater dans les comptes annuels, doit être confié à un ou plusieurs commissaires, nommés par
l'Assemblée Générale parmi les membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises.
TITRE VI. : Modifications aux statuts
Article 30 : Conditions particulières pour les modifications statutaires
30.1.    Les statuts peuvent être modifiés à tout moment par décision d'une réunion extraordinaire de
l'Assemblée Générale, convoquée par le Président sur l'initiative du Conseil de Surveillance ou du
Conseil d'Administration ou à la demande d'un quart (1/4) au moins des membres effectifs.
30.2.    La convocation à une telle réunion contient l’ordre du jour détaillé des modifications
proposées et doit être adressée à tous les membres trois (3) mois au moins avant la date de réunion.
30.3.    L'Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur une modification des statuts pour
autant que les deux tiers (2/3) au moins des membres effectifs sont présents ou représentés. Si ce
quorum n'est pas atteint, une seconde réunion devra être convoquée, avec le même ordre du jour et
dans les mêmes conditions que la première, laquelle délibérera valablement quel que soit le nombre
des membres effectifs présents ou représentés. La seconde réunion ne peut être tenue moins de
quinze (15) jours, ni plus de six (6) semaines après la première réunion.
30.4.    Une modification aux statuts ne sera adoptée que si elle recueille une majorité de deux tiers
(2/3) des voix des membres effectifs présents ou représentés.
30.5.    Toute modification des buts de l'association, ainsi que des activités qu'elle se proposait de
mettre en oeuvre pour atteindre ces buts, requiert un arrêté royal d'approbation. Les modifications
statutaires relatives aux mentions visées à l'article 2 :5 §4 du Code des sociétés et des associations
doivent, quant à elles, être constatées par acte authentique.
TITRE VII. : DISSOLUTION – LIQUIDATION
Article 31 : Dissolution - Liquidation - Affectation de l'actif
31.1.    Sans préjudice des dispositions de l'article 2 :113 du Code des sociétés et des associations,
l'association peut être dissoute en tout temps par décision de l'Assemblée Générale, prise dans les
mêmes conditions que pour la modification des statuts.
31.2.    Lors de la dissolution de l'association, pour quelque cause que ce soit, la liquidation s'opère
par les soins de maximum trois (3) liquidateurs qui exercent leurs fonctions, soit en vertu d’une
résolution de l'Assemblée Générale, soit, à défaut, en vertu d’une décision judiciaire qui pourra être
provoquée par tout intéressé.
31.3.    Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire de l'association, à quelque moment
et pour quelque cause que ce soit, la destination de l'actif net éventuel après liquidation sera
déterminée par l'Assemblée Générale. Cet actif devra être affecté à une fin désintéressée, à une
association dont le but se rapprochera le plus des buts de l'association. Cette appréciation est de la
seule compétence de l'Assemblée Générale prononçant la dissolution.
TITRE VIII. : DISPOSITIONs générales
Article 32 : Élection de domicile
Tout membre, administrateur, commissaire ou liquidateur domicilié à l'étranger qui n'aura pas élu
domicile en Belgique, valablement signifié à l'association, sera censé avoir élu domicile au siège où
tous les actes pourront valablement lui être signifiés ou notifiés, l'association n'ayant pas d'autre
obligation que de les tenir à la disposition du destinataire. Une copie de ces significations et
notifications sera également adressée, à titre d'information, à l'adresse de la résidence du
destinataire à l'étranger.
Article 33: Référence légale
Tout ce qui n'est pas prévu explicitement dans les présents statuts et par le Règlement d'Ordre
Intérieur est réglé par le Code des sociétés et des associations. En conséquence, les dispositions de
ce Code auxquelles il ne serait pas licitement dérogé, sont réputées inscrites dans les présents
statuts et les clauses contraires ou qui deviendraient contraires aux dispositions impératives de ce
Code sont censées non écrites.
Article 34: Langue
34.1.    Les présents statuts ont été rédigés en langue française et traduits en langue anglaise. En
cas de doute, divergences ou problème d'interprétation entre les deux versions, la version française
prévaudra.
34.2.    Tous les actes et documents de l'association imposés par les lois et règlements doivent être
établis dans la langue de la Région dans laquelle l'association a son siège. Sont notamment visés,
lorsqu'ils sont prescrits par la loi belge, les procès-verbaux des réunions de l'Assemblée Générale,
du Conseil de Surveillance et du Conseil d'Administration, requérant ou non l’intervention d’un
notaire, ainsi que tout document devant légalement faire l'objet d'une publicité à l’égard des tiers ou
d'un dépôt au greffe du tribunal de l’entreprise. Tous ces actes et documents devront impérativement
être rédigés au moins en langue française. »
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME,
Vincent Vroninks, notaire associé.
Dépôt simultané :
-    expédition du procès-verbal et annexes :
    •  liste de présences;
    •  14 procurations;
-    statuts.