0722 686 721	Ondernemingsnr
Naam
UNA Europa	(voluit)
(verkomt) :
Rechtsvorm :	Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel · Warmoesberg 26 - 1000 Brussel
- --
Onderwerp akte : Omvorming conform WVV
Uittreksel uit de Algemene Vergadering gehouden op 20/06/2024.
De Algemene Vergadering keurt de voorgestelde aanpassingen van de statuten goed met twee derde
meerderheid.
Statuten
Sectie I: Naam - Rechtsvorm - Taal - Zetel - Belangeloos Doel - Voorwerp - Duur
1.Naam - Rechtsvorm - Taal	-
1.1Naam
De vereniging zonder winstoogmerk (de "VZW" of "Vereniging") draagt de naam "UNA Europa".
1.2 Rechtsvorm
De Vereniging is een rechtspersoon onder de rechtsvorm van een vereniging zonder winstoogmerk ("non-
profit association" / "association sans but lucratif" ) op grond van het Wetboek van Vennootschappen en
Verenigingen van 23 maart 2019 ("WVV").
Alle akten, facturen, aankondigingen, mededelingen, brieven, bestellingen en andere documenten die
uitgaan van de Vereniging moeten de naam van de Vereniging bevatten, onmiddellijk voorafgegaan of
gevolgd door de woorden "vereniging zonder winstoogmerk" of "VZW" ("non-profit association"
l'association sans but lucratif"), evenals het adres van de zetel van de Vereniging en het
ondernemingsnummer van de Vereniging.
1.3 Taal
Onverminderd de geldende wetgeving is de voertaal van de Vereniging het Engels.
2.Zetel
De zetel van de Vereniging is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Het bestuursorgaan is bevoegd de zetel van de Vereniging binnen België te verplaatsen voor zover die
verplaatsing overeenkomstig de toepasselijke taalwetgeving niet verplicht tot een wijziging van de taal van
deze statuten. Dergelijke beslissing van het bestuursorgaan vereist een statutenwijziging. Wanneer de
zetel verplaatst wordt naar een ander Gewest, is het bestuursorgaan bevoegd om tot de statutenwijziging
te beslissen.
3.Belangeloos Doel - Voorwerp
3.1Belangeloos doel
De Vereniging heeft als belangeloos doel:
i.Tussen zijn Universitaire Leden een duurzame, sterke, diepe en geïntegreerde samenwerking op te
zetten op het vlak van kwalitatief hoogstaand onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening;
ii.Strategieën te ontwikkelen en ten uitvoer te leggen om deze geïntegreerde samenwerking tot een
duurzame realiteit te laten uitgroeien, met inbegrip van het beroep doen op subnationale, nationale,
Europese en internationale financieringsmechanismen;
ili.De fundamentele belangen van UNA Europa te verdedigen en de waarden van UNA Europa te
promoten ten overstaande van alle actoren en overheden;
iv. Tussen zijn Universitaire Leden een cultuur van excellentie in onderwijs en onderzoek te cultiveren en
beste praktijken uit te dragen, ook via een steeds intensievere samenwerking tussen hun administratieve
diensten;
v.Een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de Europese Ruimte voor Hoger Onderwijs en de
Europese Onderzoeksruimte.
3.2 Activiteiten
Tot de concrete activiteiten waarmee de doelstellingen van de Vereniging worden verwezenlijkt, behoren
onder meer:
i.De mobiliteit van studenten, doctoraatsstudenten, leraars, onderzoekers, technisch en administratief
personeel tussen zijn Universitaire Leden bevorderen;
ii. De gezamenlijke organisatie van korte of lange opleidingscursussen, al dan niet met diploma, voor zijn
Universitaire Leden vergemakkelijken;
ili.De gezamenlijke deelname van zijn Universitaire Leden aan onderzoeksprojecten bevorderen;
iv.Andere activiteiten ontwikkelen om de samenwerking op het vlak van onderzoek en onderwijs tussen
zijn Universitaire Leden te versterken;
v.UNA Europa naar buiten toe vertegenwoordigen;
vi.Fondsen verwerven;
vii.Personeel aanwerven;
vili.Contact leggen met subnationale, nationale, Europese en internationale beleidsmakers, overheden en
organisaties;
ix.Beleidsmatige ontwikkelingen op het vlak van onderwijs en onderzoek op de voet volgen.
Daarnaast kan de Vereniging alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de
verwezenlijking van voormeld belangeloos doel, met inbegrip van bijkomstige handelsactiviteiten waarvan
de opbrengsten zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van het belangeloos doel.
4.Duur
De Vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur.
Sectie II: Lidmaatschap
5.Werkende Leden
5.1Werkende leden
Werkende leden hebben alle rechten en verplichtingen die in het WVV en in deze statuten worden
beschreven.
Er zijn minstens vijf werkende leden. Werkende leden zijn in die hoedanigheid niet aansprakelijk voor de
verbintenissen van de Vereniging.
5.2Categorieën van werkende leden
Er zijn twee categorieën werkende leden:
1.De Universitaire Leden: dit zijn universiteiten en andere Europese hoger onderwijsinstellingen die
toetreden als Universitair Lid.
2.De Leden gerelateerd aan de Universiteit: dit zijn de rechtspersonen die verbonden zijn met een
Universitair Lid en toetreden als Lid gerelateerd aan de Universiteit.
5.3Lidmaatschapsbijdrage
Werkende leden betalen een lidmaatschapsbijdrage die jaarlijks wordt vastgelegd door de algemene
vergadering met eenparigheid van stemmen op unaniem voorstel van het bestuursorgaan en die
maximum 200.000,00 euro bedraagt. Indien de algemene vergadering of het bestuursorgaan niet tot een
unanieme beslissing kan komen, wordt de lidmaatschapsbijdrage van het voorgaande jaar gehandhaafd.
Bij de bepaling van het lidmaatschapsgeld verschuldigd door de Leden gerelateerd aan de Universiteit zal
rekening worden gehouden met het verschil in lidmaatschapsrechten.
Een werkend lid dat ontslag heeft genomen of geschorst of uitgesloten is, kan de betaalde
lidmaatschapsbijdrage niet terugvorderen.
Alle kosten die voortvloeien uit de deelname aan vergaderingen van de Vereniging zullen door de
werkende leden zelf worden gedragen en zij verbinden zich ertoe om hiervoor voldoende middelen vrij te
maken.
5.4 Toetreding
Enkel entiteiten met rechtspersoonlijkheid kunnen werkend lid worden van de Vereniging na hiertoe te zijn
uitgenodigd door de algemene vergadering. De kandidaat-instelling stuurt een schriftelijke aanvraag tot
toetreding aan het bestuursorgaan, samen met een verbintenisbrief waarin hij zijn motivatie om werkend
lid te worden verduidelijkt, de categorie van werkend lid waarin deze wenst toe te treden aangeeft, een
beschrijving geeft van zijn huidige samenwerking en projecten, en zich ertoe verbindt om de
verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap van UNA Europa na te leven.
Het bestuursorgaan beslist, op basis van interne reglementen en selectiecriteria, of een kandidaat wordt
voorgedragen aan de algemene vergadering. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk. De
beslissing tot weigering van een kandidaat moet unaniem zijn en worden gemotiveerd. Op voordracht van
het bestuursorgaan beslist de algemene vergadering met eenparigheid van stemmen over de
aanvaarding van de kandidaat als werkend lid binnen de aangewezen categorie op haar eerstvolgende
vergadering. De algemene vergadering beslist discretionair of een kandidaat als werkend lid binnen de
aangewezen categorie wordt toegelaten. De beslissing tot weigering moet gemotiveerd worden. Tegen
deze beslissing is geen intern beroep mogelijk.
5.5 Uittreding
Werkende leden kunnen op elk ogenblik uittreden als werkend lid door een schriftelijke melding, geldig
ondertekend, per aangetekende zending of e-mail te richten aan het bestuursorgaan. Het ontslag zal zes
maanden na ontvangst van dit schrijven ingaan. Een ontslagnemend werkend lid blijft gehouden tot de
integrale betaling van de lidmaatschapsbijdrage voor het jaar waarin het ontslag wordt ingediend. Een
ontslagnemend werkend lid blijft gehouden de projecten waarin het betrokken is alsnog te voltooien. Een
ontslagnemend werkend lid kan reeds betaalde bedragen niet terugvorderen.
Indien door het ontslag het aantal leden onder het wettelijk of statutair minimum daalt, dan wordt het
ontslag van het lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden, zonder dat dit
langer mag duren dan drie maanden.
Het lidmaatschap van een werkend lid eindigt van rechtswege bij de het faillissement, de vereffening of de
onbekwaamverklaring van het lid.
5.6 Opschorting - uitsluiting
De stemrechten van een werkend lid die de lidmaatschapsbijdragen voor het lopende jaar binnen de door
het bestuursorgaan bepaalde termijn niet betalen, kunnen worden opgeschort. Werkende leden die hun
lidmaatschapsbijdrage na een tweede aanmaning niet betalen, worden geacht ontslagnemend te zijn. Een
uitgesloten werkend lid blijft gehouden de projecten waarin het betrokken is alsnog te voltooien.
Een werkend lid kan op elk ogenblik, op voorstel van het bestuursorgaan of op verzoek van minstens 1/5º
van alle leden, worden uitgesloten door een bijzonder besluit van de algemene vergadering, indien het
werkend lid handelt in strijd met de doelstellingen van de Vereniging of indien het lid ernstig in gebreke
blijft om zijn verplichtingen na te komen. Zulk een beslissing vereist een algemene vergadering waarop
minstens 2/3e van alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en waarbij voor de beslissing een 2/3ª
meerderheid van de stemmen van de aanwezigen of vertegenwoordigde leden vereist is.
Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend, noch in de teller, noch in de noemer.
De redenen voor de uitsluiting moet worden aangegeven in de oproeping. Het werkend lid waarvan de
uitsluiting van het lidmaatschap wordt voorgesteld, wordt schriftelijk geïnformeerd over de motieven voor
uitsluiting door de voorzitter van het bestuursorgaan. Het werkend lid heeft het recht gehoord te worden
op de algemene vergadering en kan zich, desgewenst, laten bijstaan door een advocaat. Het werkend lid
waarvan de uitsluiting is voorgesteld, stemt niet mee. Het besluit tot uitsluiting moet worden gemotiveerd.
Tegen deze beslissing is geen intern beroep mogelijk.
6.Toegetreden Leden
6.1 Toetreding
ledere hoger onderwijsinstelling of entiteit die de doelstellingen van de Vereniging ondersteunt, kan bij het
bestuursorgaan een schriftelijke aanvraag indienen om als toegetreden lid te worden aanvaard. Het
bestuursorgaan beslist, op basis van interne reglementen en selectiecriteria of een kandidaat wordt
voorgedragen aan de algemene vergadering. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk. De
beslissing tot weigeren moet unaniem zijn en gemotiveerd worden. Op voordracht van het bestuursorgaan
beslist de algemene vergadering met eenparigheid van stemmen over de aanvaarding van de kandidaat
als toegetreden lid op haar eerstvolgende vergadering. De algemene vergadering beslist discretionair of
een kandidaat al dan niet wordt aanvaard als toegetreden lid. De beslissing tot weigering moet
gemotiveerd worden. Tegen deze beslissing is geen intern beroep mogelijk.
Toegetreden leden hebben de rechten en plichten die worden beschreven in deze statuten. Toegetreden
leden kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de algemene vergadering, maar hebben geen
stemrecht. Toegetreden leden kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de activiteiten.
6.2 Lidmaatschapsbijdrage
Toegetreden leden betalen een lidmaatschapsbijdrage die jaarlijks wordt vastgelegd door het
bestuursorgaan en die maximum 200.000,00 bedraagt.
Een toegetreden lid dat is uitgetreden of opgeschort of uitgesloten kan reeds betaalde
lidmaatschapsbijdragen niet terugvorderen.
6.3 Uittreding
Toegetreden leden kunnen op elk ogenblik uittreden door een schriftelijke melding, geldig ondertekend,
per aangetekende zending of e-mail, te richten aan het bestuursorgaan. Het ontslag zal drie maanden na
ontvangst van dit schrijven ingaan. Een ontslagnemend toegetreden lid blijft gehouden tot de integrale
betaling van de lidmaatschapsbijdrage voor het jaar waarin het ontslag wordt ingediend. Een
ontslagnemend toegetreden lid kan reeds betaalde bedragen niet terugvorderen.
Het lidmaatschap van een toegetreden lid eindigt van rechtswege bij de het faillissement, de vereffening of
de onbekwaamverklaring van het lid.
6.4 Opschorting - uitsluiting
De rechten van een toegetreden lid die de lidmaatschapsbijdragen voor het lopende jaar binnen de door
het bestuursorgaan bepaalde termijn niet betalen, kunnen worden opgeschort na de eerste dag van de
maand die volgt op de maand waarin de herinnering werd verstuurd. Toegetreden leden die hun
lidmaatschapsbijdrage na een tweede aanmaning niet betalen, worden geacht ontslagnemend te zijn.
Een toegetreden lid kan op elk ogenblik, op voorstel van het bestuursorgaan, worden uitgesloten door een
bijzonder besluit van de algemene vergadering, indien het toegetreden lid handelt in strijd met de
doelstellingen van de Vereniging of indien het lid ernstig in gebreke blijft om zijn verplichtingen na te
komen. Zulk een beslissing vereist een algemene vergadering waarop minstens 2/3e van alle leden
aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en waarbij voor de beslissing een 2/3e meerderheid van de stemmen
van de aanwezigen of vertegenwoordigde leden vereist is.
Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend, noch in de teller, noch in de noemer.
De redenen voor de uitsluiting moet worden aangegeven in de oproeping. Het toegetreden lid waarvan de
uitsluiting van het lidmaatschap wordt voorgesteld, wordt schriftelijk geïnformeerd over de motieven voor
uitsluiting door de voorzitter van het bestuursorgaan. Het toegetreden lid heeft het recht gehoord te
worden op de algemene vergadering en kan zich, desgewenst, laten bijstaan door een advocaat. Het
toegetreden lid waarvan de uitsluiting is voorgesteld, stemt niet mee. Het besluit tot uitsluiting moet worden
gemotiveerd. Tegen deze beslissing is geen intern beroep mogelijk.
7.Geen Aanspraak op het Bezit van de Vereniging
Geen enkel werkend noch toegetreden lid kan enige aanspraak laten gelden of uitoefenen op het bezit van
de Vereniging op grond van de enkele hoedanigheid als lid noch kunnen betaalde lidmaatschapsbijdragen
worden teruggevorderd. Deze uitsluiting van rechten op de activa geldt te allen tijde: tijdens het
lidmaatschap, bij beëindiging van het lidmaatschap om wat voor reden dan ook, bij ontbinding van de
Vereniging, enz.
Sectie III: Algemene Vergadering
8.Samenstelling - Bevoegdheden
8.1 Samenstelling
De algemene vergadering bestaat uit alle werkende leden van de Vereniging, vertegenwoordigd door hun
rectoren, voorzitters of bestuurders. De rector, voorzitter of bestuurder kan onder de leden van zijn
instelling een senior afgevaardigde benoemen die gerechtigd is om hem of haar tijdens de bijeenkomsten
van de algemene vergadering te vertegenwoordigen of te vergezellen. De begeleidende afgevaardigde
heeft geen stemrecht.
8.2 Bevoegdheden
De volgende exclusieve bevoegdheden kunnen uitsluitend door de algemene vergadering worden
uitgeoefend:
-De wijziging van de statuten;
-De benoeming en de afzetting van de bestuurders en, desgevallend, het bepalen van hun bezoldiging;
-De benoeming en de afzetting van de commissaris en het bepalen van diens bezoldiging;
-De kwijting aan de bestuurders en de commissarissen en, in voorkomend geval, het instellen van de
verenigingsvordering tegen de bestuurders en de commissarissen;
-De goedkeuring van de begroting en van de jaarrekening;
-De ontbinding van de Vereniging;
-De aanvaarding en uitsluiting van een werkend of toegetreden lid;
-De omzetting van de Vereniging in een IVZW, een coöperatieve vennootschap erkend als een sociale
onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming;
-Het doen of aanvaarden van een inbreng om niet van een algemeenheid;
-De bepaling van de strategische doelstellingen van de Vereniging;
-De goedkeuring van het werkingsplan voor de activiteiten die moeten worden uitgerold op voorstel van
het bestuursorgaan;
-De benoeming van de leden van de adviesraad;
-Het beslechten van geschillen zoals voorzien in artikel 32;
-Alsook alle andere zaken die door de statuten worden voorbehouden aan de algemene vergadering.
9.Vergaderingen - Beraadslaging en Besluiten
9.1Vergaderingen
De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van het bestuursorgaan. De algemene
vergadering zal minstens één keer per jaar bijeenkomen. De gewone algemene vergadering ter
goedkeuring van de begroting en van de jaarrekening moet worden samengeroepen door de voorzitter
van het bestuursorgaan voor 1 juli van elk jaar op de zetel van de Vereniging of op de plaats die in de
oproeping wordt vermeld.
Bijzondere en buitengewone algemene vergaderingen kunnen worden gehouden op uitnodiging van de
voorzitter van het bestuursorgaan of op verzoek van minstens 1/5e van de werkende leden, telkens
wanneer de belangen van de Vereniging dit vereisen.
De oproeping, met vermelding van de agenda, wordt minstens 15 dagen vóór de datum van de algemene
vergadering door het bestuursorgaan naar alle leden, bestuurders en commissarissen verstuurd.
De voorzitter van het bestuursorgaan roept de algemene vergadering bijeen wanneer ten minste 1/5e van
de werkende leden het vraagt. In dat geval roept de voorzitter van het bestuursorgaan de algemene
vergadering bijeen binnen 21 dagen na het verzoek tot bijeenroeping en de algemene vergadering wordt
uiterlijk gehouden op de veertigste dag na dit verzoek.
Voor de algemene vergadering deelt elk werkend lid mee door wie het zich geldig zal laten
vertegenwoordigen.
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan en bij diens
afwezigheid door de oudste in ancienniteit van de aanwezige bestuurders of door een werkend lid dat
door de algemene vergadering wordt aangeduid.
De algemene vergadering mag geen punten bespreken die niet op de agenda staan, tenzij alle werkende
leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de algemene vergadering en hier unaniem mee instemmen.
Een werkend lid wordt geacht naar behoren in kennis te zijn gesteld van een vergadering indien hij op de
vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een werkend lid kan eveneens verzaken aan zijn recht om
te klagen over het ontbreken of de onregelmatigheid van de oproeping, en dit voor of na de vergadering
waarop hij niet aanwezig is. Indien alle werkende leden op een vergadering aanwezig of
vertegenwoordigd zijn, is het niet nodig om bewijs te leveren dat er een voorafgaande oproeping werd
verstuurd.
De werkende leden kunnen zich op een specifieke algemene vergadering laten vertegenwoordigen door
een ander werkend lid door een volmacht te verlenen. Dergelijke volmachten moeten worden vastgelegd
in een onderhandse akte die door het lid werd ondertekend, schriftelijk dan wel elektronisch, en moeten
worden overgemaakt per brief of e-mail. Elk werkend lid kan maximum één volmacht dragen.
9.2 Aanwezigheidsquorum en Meerderheden - Beraadslaging en Besluiten
De algemene vergadering is in principe geldig samengesteld en kan geldig beraadslagen indien minstens
2/3e van de werkende leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, behalve wanneer het WVV of de statuten
dit anders voorzien.
Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldige stemmen van de ter vergadering
aanwezig of vertegenwoordigde werkende leden, behalve wanneer het WVV of de statuten dit anders
voorzien. Niettemin zal ze bij al haar beslissingen streven naar consensus.
De wijziging van de statuten vereist een beraadslaging in een vergadering die voldoet aan een quorum
van 2/3 van de werkende leden dat aanwezig of vertegenwoordigd is. Ingeval op de eerste vergadering
minder dan 2/3 van de werkende leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kan een tweede vergadering
worden bijeengeroepen die geldig kan beraadslagen en besluiten alsook de wijzigingen kan aannemen
met de meerderheden hier bepaald, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde werkende
leden. De tweede vergadering mag niet binnen 15 dagen volgend op de eerste vergadering worden
gehouden. De beslissing wordt geacht aanvaard te zijn indien ze wordt goedgekeurd door 2/3 van de
stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde werkende leden. Enkel wanneer de statutenwijziging
betrekking heeft op het belangeloos doel of de doeleinden waarvoor de Vereniging is opgericht, vereist ze
een meerderheid van 4/5 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde werkende leden.
Elk Universitair Lid heeft tien stemmen. Elk Lid gerelateerd aan een Universiteit heeft één stem.
Voor de berekening van de gewone en bijzondere meerderheden, hierboven vermeld, worden
onthoudingen en ongeldige stemmen niet meegerekend, noch in de teller, noch in de noemer. Deze
gelden bijgevolg niet als tegenstemmen.
9.3 Notulen
Er worden notulen opgesteld van de beslissingen van de algemene vergadering en ondertekend door de
voorzitter, de secretaris-generaal en alle leden die dit wensen. De volmachten die voor een bepaalde
vergadering werden gegeven, worden aan de notulen van deze vergadering toegevoegd. De notulen
worden gehouden in een register op de zetel van de Vereniging. De werkende leden krijgen het recht
deze notulen in te kijken conform de toepasselijke wettelijke bepalingen.
De werkende leden worden op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van
de verslagen.
Belanghebbende derden kunnen op hun vraag een afschrift hiervan krijgen. Hiertoe richten zij een
schriftelijke vraag aan de voorzitter van het bestuursorgaan waarin ze een legitiem belang aantonen.
10.Elektronische Algemene Vergadering
Het bestuursorgaan kan de leden de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene
vergadering door middel van een door de Vereniging ter beschikking gesteld elektronisch
communicatiemiddel. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft,
worden de leden die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op
de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. De Vereniging moet de hoedanigheid en de
identiteit van de leden kunnen controleren aan de hand van het gebruikte elektronische
communicatiemiddel. Aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel kunnen bijkomende
voorwaarden worden gesteld, met als enige doelstelling de veiligheid van het elektronische
communicatiemiddel te waarborgen. Het elektronische communicatiemiddel moet de leden ten minste in
staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens
de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de
vergadering zich dient uit te spreken. Het elektronische communicatiemiddel moet de leden bovendien in
staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen.
De oproeping tot de algemene vergadering omvat een heldere en nauwkeurige beschrijving van de
procedures met betrekking tot de deelname op afstand. De notulen van de algemene vergadering
vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg
aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.
De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de
algemene vergadering deelnemen.
11.Schriftelijke Algemene Vergadering
De werkende leden kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de
algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. In dat geval dienen de
formaliteiten van bijeenroeping niet te worden vervuld. De leden van het bestuursorgaan en, in
voorkomend geval, de commissaris, mogen op hun verzoek van die besluiten kennis nemen.
Sectie IV: Bestuur - Dagelijks bestuur - Vertegenwoordiging
12. Bestuursorgaan - Benoeming - Ambtstermijn
12.1 Samenstelling
De Vereniging wordt bestuurd door een collegiaal bestuursorgaan, dat minstens vijf bestuurders telt. Er
wordt per Universitair Lid een bestuurder benoemd die door het Universitair Lid als kandidaat (natuurlijk
persoon) werd voorgesteld.
Het bestuursorgaan benoemt onder haar leden een voorzitter, penningmeester en een secretaris-
generaal. Ongeldige stemmen en onthoudingen worden niet meegerekend, noch in de teller, noch in de
noemer. Het voorzitterschap roteert jaarlijks onder de leden van het bestuursorgaan. De ambtstermijn van
de voorzitter bedraagt één jaar. De ambtstermijn van de penningmeester heeft in beginsel dezelfde duur
als die van een bestuurder.
12.2 Benoeming- ambtstermijn - bezoldiging
De bestuurders worden voor een termijn van drie jaar benoemd door de algemene vergadering bij
gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde
leden. Een bestuurder wiens ambtstermijn verstrijkt, kan worden herbenoemd.
De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit. De kosten die zij maken in het kader van de
uitoefening van hun bestuursmandaat kunnen worden vergoed.
12.3 Einde van het ambtstermijn
De ambtstermijn van een bestuurder eindigt bij:
-Vrijwillig ontslag;
-Verstrijken van de duurtijd van het mandaat;
-Ontslag door de algemene vergadering;
-Ernstige ziekte of overlijden.
Elke bestuurder kan op elk moment ontslag nemen uit de Vereniging. Het ontslag gebeurt schriftelijk en
wordt overgemaakt aan de voorzitter van het bestuursorgaan.
Indien door het ontslag het aantal bestuurders daalt onder het minimum zoals bepaald in artikel 12.1, is de
bestuurder verplicht na indiening van zijn ontslag zijn opdracht verder te vervullen totdat redelijkerwijze in
zijn vervanging kan worden voorzien zonder dat dit langer mag duren dan drie maanden.
Een bestuurder kan op elk moment afgezet worden door de algemene vergadering met een gewone
meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Voor
de berekening van de gewone meerderheden, worden onthoudingen en ongeldige stemmen niet
meegerekend, noch in de teller, noch in de noemer. Deze gelden bijgevolg niet als tegenstemmen. De
redenen voor het ontslag moeten worden aangegeven in de uitnodiging. De bestuurder waarvan het
ontslag is voorgesteld, heeft het recht om gehoord te worden.
12.4 Coöptatie
Wanneer de plaats van een bestuurder openvalt vóór het einde van zijn mandaat, hebben de
overblijvende bestuurders het recht een nieuwe bestuurder te coöpteren op informele voordracht van het
Universitaire lid wiens voorgedragen bestuursmandaat is beëindigd. De eerstvolgende algemene
vergadering moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen; bij bevestiging volbrengt de
gecoöpteerde bestuurder het mandaat van zijn voorganger, tenzij de algemene vergadering er anders
over beslist. Bij gebrek aan bevestiging eindigt het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder na afloop
van de algemene vergadering, zonder dat dit afbreuk doet aan de regelmatigheid van de samenstelling
van het bestuursorgaan tot op dat ogenblik.
13.Bevoegdheid - Verdeling van Bevoegdheid
Het bestuursorgaan heeft de meest uitgebreide bevoegdheden om de Vereniging te besturen en is
bevoegd om alle handelingen te stellen en beslissingen te nemen die nodig of dienstig zijn tot
verwezenlijking van het voorwerp en het belangeloos doel van de Vereniging. Het bestuursorgaan bereidt
de vergaderingen voor, stelt beslissingen voor en bereidt de agenda van de algemene vergadering voor.
Het bestuursorgaan is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissingen die door de algemene
vergadering werden genomen. Alle restbevoegdheden worden aan het bestuursorgaan toegekend.
Het bestuursorgaan handelt als college.
De bestuurders kunnen de bestuurstaken en verantwoordelijkheden onder elkaar verdelen. Zodanige
verdeling van taken kan aan derden niet worden tegengeworpen, zelfs niet nadat ze zijn openbaar
gemaakt. Niet-naleving ervan brengt wel de interne aansprakelijkheid van de betrokken bestuurder(s) in
het gedrang.
14.Vergaderingen - Beraadslaging en Besluite
14.1Vergaderingen
Het bestuursorgaan vergadert indien de belangen van de Vereniging dit vereisen en minstens twee keer
per jaar.
Het bestuursorgaan vergadert na oproeping door de voorzitter van het bestuursorgaan alsook na een
daartoe strekkend verzoek van drie bestuurders. De oproeping wordt minstens vijftien dagen voorafgaand
aan de datum van de vergadering verstuurd, behalve in spoedeisende gevallen. In spoedeisende
gevallen, moeten de aard van de reden van dit spoedgeval in de oproeping worden vermeld.
Oproepingen zijn geldig indien ze werden overgemaakt per brief of e-mail. Vergaderingen van het
bestuursorgaan kunnen ook telefonisch worden bijeengeroepen. De oproeping omvat de agenda van de
vergadering.
Het bestuursorgaan wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan of, bij diens
afwezigheid, door de oudste in ancienniteit van de aanwezige bestuurders of door een bestuurder die
door de overige bestuurders wordt aangeduid.
Het bestuursorgaan mag geen punten bespreken die niet in de agenda zijn opgenomen, tenzij alle
bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn en hier unaniem in toestemmen. Een bestuurder wordt
geacht naar behoren in kennis te zijn gesteld van een vergadering indien hij of zij op de vergadering
aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurder kan eveneens verzaken aan zijn of haar recht om te
klagen over het ontbreken of de onregelmatigheid van een oproeping, en dit voor of na de vergadering
waarop hij of zij niet aanwezig was. Indien alle leden van het bestuursorgaan op een vergadering
aanwezig of vertegenwoordigd zijn, is het niet nodig om bewijs te leveren dat er een voorafgaande
oproeping werd verstuurd.
De vergaderingen van het bestuursorgaan worden gehouden op de zetel van de Vereniging of op de
plaats die in de oproeping wordt vermeld. Indien de middelen voor deelname in de oproeping zijn
opgenomen, kunnen de vergaderingen ook worden gehouden met om het even welk communicatiemiddel
dat gezamenlijk overleg mogelijk maakt. Het communicatiemiddel moet garanderen dat de hoedanigheid
en de identiteit van de leden gecontroleerd kan worden en dat de leden vragen kunnen stellen.
Daarenboven moeten de leden in staat zijn om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te
nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen. In uitzonderlijke
gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de Vereniging dit vereisen, kunnen
de besluiten van het bestuursorgaan worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van de
bestuurders.
De bestuurders kunnen zich op een specifieke vergadering van het bestuursorgaan laten
vertegenwoordigen door een andere bestuurder. Dergelijke volmachten moeten worden vastgelegd in een
onderhandse akte die door de bestuurder werd ondertekend, (mogelijk elektronisch), en moeten worden
overgemaakt per brief of e-mail. Elke bestuurder kan maximum één volmacht dragen.
14.2 Quorum en meerderheidsvereisten - beraadslaging en besluiten
Om geldig te kunnen beraadslagen en stemmen, moet minstens de helft van de bestuurders aanwezig of
vertegenwoordigd zijn, met dien verstande dat minstens twee bestuurders aanwezig moeten zijn. Indien
aan deze voorwaarde niet is voldaan, kan een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen die geldig kan
beraadslagen en stemmen over alle agendapunten van de vorige vergadering, ongeacht het aantal
aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders, met dien verstande dat minstens twee bestuurders
aanwezig moeten zijn.
De beslissingen binnen het bestuursorgaan worden genomen bij gewone meerderheid van de
uitgebrachte stemmen door de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders, behalve wanneer het WVV
of de statuten dit anders voorzien, en in het geval van een of meerdere onthoudingen bij een meerderheid
van de stemmen van de overige bestuurders.
Elke bestuurder heeft één stem.
Bij staking der stemmen heeft de voorzitter van het bestuursorgaan een doorslaggevende stem.
Voor de berekening van de gewone en bijzondere meerderheden, hierboven vermeld, worden
onthoudingen en ongeldige stemmen noch in de teller, noch in de noemer meegerekend.
14.3 Notulen
Er worden notulen opgesteld van de beslissingen van het bestuursorgaan en ondertekend door de
voorzitter van het bestuursorgaan, de secretaris-generaal en de bestuurders die erom verzoeken. De
volmachten die voor een bepaalde vergadering werden gegeven, worden aan de notulen van deze
vergadering toegevoegd. De notulen worden gehouden in een register op de zetel van de Vereniging. De
werkende leden krijgen het recht deze notulen in te kijken conform de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het
bestuursorgaan.
De bestuurders worden op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de
verslagen.
15.Tegenstrijdig Belang
Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft
dat strijdig is met het belang van de Vereniging, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders vóór
het bestuursorgaan een besluit neemt. Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang
moeten worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het bestuursorgaan die de beslissing
moet nemen. Het is het bestuursorgaan niet toegelaten deze beslissing te delegeren. Indien de
meerderheid van de bestuurders een belangenconflict heeft, dan wordt de beslissing of de verrichting
voorgelegd aan de algemene vergadering. Indien deze de beslissing of verrichting goedkeurt, kan het
bestuursorgaan ze uitvoeren.
De bestuurder met het tegenstrijdig belang verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de
beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het betrekking heeft.
Wanneer de Vereniging niet (langer) kwalificeert als een kleine Vereniging volgens de criteria zoals
beschreven in het WVV, moet het bestuursorgaan daarenboven in de notulen de aard van de beslissing of
verrichting omschrijven en de verantwoording ervan, alsook de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor
de Vereniging opnemen in de notulen. Dit deel van de notulen wordt in zijn geheel opgenomen in het
jaarverslag of in het stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Ingeval de Vereniging een
commissaris heeft benoemd, worden de notulen van de vergadering aan hem meegedeeld.
Voormelde procedure is niet toepasselijk op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de
voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortelijke verrichtingen.
16.Secretaris-Generaal - Bureau - Andere Organen
16.1 Het dagelijks bestuur van de Vereniging op intern vlak, alsook de externe vertegenwoordiging wat
betreft dat dagelijks bestuur, worden toevertrouwd aan een secretaris-generaal. De secretaris-generaal
wordt bijgestaan door de personeelsleden van de Vereniging. Samen vormen zij het bureau van de
Vereniging. De secretaris-generaal staat aan het hoofd van het bureau.
16.2 Overeenkomstig het WVV, worden tot daden van dagelijks bestuur gerekend zowel de handelingen
en beslissingen die niet verder reiken dan de dagelijkse behoeften van de Vereniging als deze die, ofwel
om redenen van hun minder belang, ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van
het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.
16.3 De secretaris-generaal is geen bestuurder en wordt aangeduid door het bestuursorgaan, na
raadpleging van de algemene vergadering. De secretaris-generaal legt verantwoording af aan het
bestuursorgaan.
De secretaris-generaal wordt benoemd voor een periode van vier jaar. Een secretaris-generaal wiens
ambtstermijn verstrijkt, kan worden herbenoemd.
Het mandaat van de secretaris-generaal eindigt in geval van:
-Vrijwillig ontslag;
-Verstrijken van de duurtijd van het mandaat;
-Ontslag door het bestuursorgaan;
-Ernstige ziekte of overlijden.
Elke secretaris-generaal kan op elk moment ontslag nemen, tenzij het contract waardoor de secretaris-
generaal is verbonden of het dwingend recht dat toepasselijk is anders bepaalt.
Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan het bestuursorgaan van de Vereniging.
Een secretaris-generaal kan op elk moment afgezet worden door het bestuursorgaan met een gewone
meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij het contract waardoor de secretaris-generaal is
verbonden of het dwingend recht dat toepasselijk is anders bepaalt.
16.4Het mandaat van secretaris-generaal is bezoldigd.
17.Vertegenwoordiging
Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de Vereniging als college in alle handelingen in en buiten rechte. Dit
houdt in dat, in principe, een meerderheid van de bestuurders moet optreden.
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuursorgaan als college, wordt
de Vereniging in en buiten rechte eveneens vertegenwoordigd door twee bestuurders die gezamenlijk
handelen.
Voor handelingen die vallen binnen het dagelijks bestuur, zal de Vereniging ook geldig worden
vertegenwoordigd door de secretaris-generaal.
Het bestuursorgaan of de bestuurders die de Vereniging vertegenwoordigen, kunnen gevolmachtigden
van de Vereniging aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde of een reeks
bepaalde rechtshandelingen zijn geoorloofd. De gevolmachtigden verbinden de Vereniging binnen de
perken van de hun verleende volmacht waarvan de grenzen tegenwerpelijk zijn aan derden
overeenkomstig wat geldt inzake lastgeving.
18.Bekendmakingsvereisten
De benoeming van de leden van het bestuursorgaan, van de personen gemachtigd om de Vereniging te
vertegenwoordigen, alsook hun ambtsbeëindiging, wordt openbaar gemaakt door neerlegging in het
verenigingsdossier, en door publicatie van een uittreksel in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
19.Aansprakelijkheid van Bestuursorgaan en Secretaris-Generaal
De bestuurders en secretaris-generaal zijn niet persoonlijk gehouden tot uitvoering van de verbintenissen
van de Vereniging.
Tegenover de Vereniging en tegenover derden is hun aansprakelijkheid beperkt tot de vervulling van de
hun gegeven opdracht overeenkomstig het gemeen recht, het bepaalde in de wet en in de statuten.
Bestuurders en de secretaris-generaal zijn slechts aansprakelijk voor beslissingen, daden of gedragingen
die zich kennelijk buiten de marge bevinden waarbinnen normaal voorzichtige en zorgvuldige
bestuurders, geplaatst in dezelfde omstandigheden, redelijkerwijze van mening kunnen verschillen,
evenals voor herhaalde lichte fouten. Bestuurders en de secretaris-generaal zijn enkel aansprakelijk voor
de hen als bestuurders of secretaris-generaal persoonlijk toerekenbare fouten begaan in hun opdracht van
(dagelijks) bestuur. Deze aansprakelijkheid is hoofdelijk, tenzij de bestuurders of secretaris-generaal geen
deel hebben gehad aan de fout en de beweerde fout hebben gemeld aan alle andere leden van het
(dagelijks) bestuursorgaan. Deze melding, evenals de bespreking waartoe zij aanleiding geeft, moet
worden opgenomen in de notulen.
Sectie V: Adviesraad
20.Leden en Rol
De Vereniging beschikt over een adviesraad die bestaat uit minstens zes personen die door de algemene
vergadering worden benoemd. De adviesraad omvat vertegenwoordigers van de sociaal-economische en
academische wereld die werden gekozen in het licht van hun intellectuele, maatschappelijke of
wetenschappelijke invloed of verdiensten.
De adviesraad komt één keer per jaar samen. Op verzoek van de algemene vergadering kunnen er
bijkomende vergaderingen worden gehouden.
De adviesraad geeft de Vereniging advies over de strategische oriëntaties van UNA Europa.
21.Overige Organen en Comités
Wanneer hij het opportuun acht en onder zijn verantwoordelijkheid, is het bestuursorgaan gerechtigd om
binnen de Vereniging raadgevende organen of andere comités op te richten.
Sectie VI: Boekjaar - Jaarrekeningen - Commissaris
22.Boekjaar
Het boekjaar valt samen met het kalenderjaar en begint op 1 januari van elk jaar en eindigt op
31 december van hetzelfde kalenderjaar.
23.Budget
Uiterlijk drie maanden na het begin van het boekjaar, maakt het bestuursorgaan voor dat jaar een voorstel
van begroting op en legt dit ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering.
24.Boekhouding - Jaarrekening
De boekhouding en de jaarrekening van de Vereniging worden door het bestuursorgaan opgesteld
overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
De jaarrekening wordt binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar ter goedkeuring
voorgelegd aan de algemene vergadering.
25.Onderzoeks- en Controlebevoegdheid
Alle werkende en toegetreden leden kunnen op de zetel van de Vereniging het ledenregister, alle notulen
en besluiten van de algemene vergadering, van het bestuursorgaan en van de personen, al dan niet met
een bestuursfunctie, die bij de Vereniging of voor rekening ervan een mandaat bekleden, evenals alle
boekhoudkundige stukken van de Vereniging , raadplegen, zelfs al is er een commissaris aangesteld.
Daartoe richten zij een schriftelijk verzoek aan het bestuursorgaan met wie zij een datum en het uur van
de raadpleging van de documenten en stukken overeenkomen. Deze documenten en stukken kunnen niet
worden verplaatst.
Kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het
bestuursorgaan.
26. Toezicht door een Commissaris
Zodra de Vereniging voor het laatst afgesloten boekjaar valt onder de toepassing van artikel 3:47, §6
WVV, moet de algemene vergadering onder de leden van het instituut voor bedrijfsrevisoren een
commissaris benoemen. Hij wordt belast met de controle op de financiële toestand, van de jaarrekening en
van de regelmatigheid van de verrichtingen, in het licht van de wet en van de statuten, die in de
jaarrekening moeten worden vastgesteld.
De commissaris wordt benoemd voor een hernieuwbare ambtstermijn van drie boekjaren. De bezoldiging
van de commissaris voor de volledige duur van zijn mandaat wordt bepaald door de algemene
vergadering op het ogenblik van de benoeming van de commissaris en kan enkel worden gewijzigd met
wederzijds akkoord tussen de Vereniging en de commissaris.
Sectie VII: Geschillenbeslechting - Ontbinding - Vereffening
27.Geschillenbeslechting
Indien er tussen de werkende en toegetreden leden een geschil ontstaat dat betrekking heeft op de
Vereniging, zal het bestuursorgaan alles in het werk stellen om een passende oplossing te vinden. Indien
er geen geschikte oplossing kan worden gevonden, zal de algemene vergadering een beslissing nemen.
28. Ontbinding
De Vereniging kan worden ontbonden door een vrijwillige beslissing van de algemene vergadering of door
een beslissing van de rechtbank op grond van de redenen opgenomen in de wet.
De algemene vergadering wordt samengeroepen ter bespreking van voorstellen met betrekking tot de
ontbinding voorgelegd door het bestuursorgaan of door minimum 1/5e van alle leden. De samenroeping
en agendering vinden plaats overeenkomstig het bepaalde in Error! Reference source not found.9.1 van
deze statuten.
De beraadslaging en beslissing over de ontbinding respecteert het quorum en de meerderheid vereist
voor een wijziging van het voorwerp of van het belangeloos doel, zoals wettelijk bepaald. Vanaf de
beslissing tot ontbinding vermeldt de Vereniging steeds dat zij "VZW in vereffening" is, overeenkomstig de
bepalingen van het WVV.
Als het voorstel tot ontbinding wordt goedgekeurd, benoemt de algemene vergadering een vereffenaar
waarvan zij de opdracht omschrijft.
29. Vereffening
In geval van ontbinding en vereffening moet het vermogen van de Vereniging worden toegekend aan een
Vereniging met een gelijkaardig belangeloos doel, aangeduid door de algemene vergadering. Indien de
algemene vergadering geen beslissing neemt, behoort de toewijzing van het netto-actief, binnen de
hierboven omschreven grenzen, tot de bevoegdheid van de vereffenaar.
Volmacht voor de administratieve formaliteiten
Een bijzondere volmacht wordt toegekend aan SBB Gecertificeerde Accountants en Adviseurs BV (met
zetel te 3000 Leuven, Diestsevest 32, bus 1a en KBO-nr. 0459.609.556, RPR Leuven) en SBB
Bedrijfsdiensten BV (met zetel te 3000 Leuven, Diestsevest 32, bus 1a en KBO-nr. 420.170.841, RPR
Leuven), hierbij vertegenwoordigd door haar werknemer Karen Mattheeussen, Maries Lindemans en
iedere andere medewerker/bestuurder, elk afzonderlijk en met recht van indeplaatsstelling, om in naam en
voor rekening van de vennootschap alle wettelijk vereiste en alle andere nodige neerleggings- en
publicatieverplichtingen te vervullen ingevolge voormelde vergadering. Meer bepaald en zonder hiertoe
beperkt te zijn, is elk van de volmachtdragers bevoegd om alle publicatieformulieren te ondertekenen en
ter griffie neer te leggen, evenals alle administratieve formaliteiten te vervullen ten aanzien van enige
overheidsdienst (KBO, BTW, enz.).
Voor eensluidend uittreksel
Maries Lindemans
SBB Accountants en Adviseurs
Lasthebber
Hierbij neergelegd:
- Notulen Algemene Vergadering 20/06/2024
- gecoördineerde statuten