Chức năng nhiệm vụ

Chức năng nhiệm vụ 1. Chức năng Tư vấn, giúp việc cho Ban giám hiệu trong việc phát triển, khai thác các quan hệ hợp tác trong nước và ngoài nước;
triển khai các thủ tục hành chính trong công tác hợp tác trong và ngoài nước.
2. Nhiệm vụ 2.1. Hoạt động hợp tác và phát triển - Tham mưu cho Ban giám hiệu việc xây dựng kế hoạch hợp tác và phát triển;
xây dựng các văn bản quản lý các hoạt động hợp tác và phát triển.
- Tổ chức thực hiện, quản lý và giám sát việc triển khai các hoạt động hợp tác và phát triển của Trường và các đơn vị.
- Xây dựng và in ấn các tài liệu giới thiệu về năng lực và chiến lược của Trường phục vụ cho các hoạt động hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước.
- Làm đầu mối trực tiếp liên hệ và trao đổi hợp tác với các đối tác;
tham mưu cho Ban giám hiệu trong việc chuẩn bị nội dung, đàm phán, tổ chức lễ ký kết các văn bản hợp tác với các đối tác.
- Quản lý, lưu trữ, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện nội dung các văn bản hợp tác đã ký kết.
- Tìm kiếm các nguồn tài trợ, học bổng trong nước và quốc tế cho cán bộ và sinh viên của Trường.
- Là đầu mối thẩm định nội dung văn bản các chương trình, dự án hợp tác quốc tế, quản lý, tổng hợp số liệu báo cáo và tiến độ thực hiện các chương trình, dự án quốc tế.
- Thiết kế, đặt hàng hoặc in ấn và quản lý các vật phẩm, quà tặng dành tặng cho các đối tác;
các phong bì, biểu mẫu giao dịch, thư tín trong nước và quốc tế.
- Thu nhận và xử lý các yêu cầu về in ấn danh thiếp theo mẫu của Trường cho lãnh đạo các đơn vị và các cán bộ trong Trường.
2.2. Quản lý đoàn vào, đoàn ra - Xây dựng và thực hiện kế hoạch, tổng hợp thông tin từ các đơn vị có liên quan để báo cáo các hoạt động của đoàn vào, đoàn ra;
thực hiện công tác lễ tân cho các hoạt động hợp tác phát triển và hỗ trợ làm các thủ tục xuất nhập cảnh cho các đoàn vào, đoàn ra.
- Chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc và tài liệu cần thiết để phục vụ cho Ban giám hiệu làm việc với các đối tác nước ngoài.
- Làm đầu mối quản lý người nước ngoài, quản lý hồ sơ liên quan đến thủ tục xuất nhập cảnh, cấp thư mời, giấy giới thiệu liên hệ công tác cho cán bộ và sinh viên nước ngoài đến công tác, giảng dạy, nghiên cứu, trao đổi hợp tác tại Trường.
- Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài trường tiến hành các thủ tục xin phép và tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế theo đúng quy định và hướng dẫn của Nhà nước.
- Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp bằng Tiến sĩ danh dự cho các học giả nước ngoài từ các đơn vị, làm các thủ tục đề nghị ĐHQGHN xem xét và quyết định;
chủ trì tổ chức lễ trao bằng Tiến sĩ danh dự cho các học giả nước ngoài.
- Trực tiếp chuẩn bị hồ sơ và tiến hành các thủ tục xin đi nước ngoài cho Ban giám hiệu.
- Là đầu mối xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình trao đổi ngắn hạn cho sinh viên.
2.3. Phối hợp với các đơn vị khác - Phối hợp với phòng Đào tạo, phòng Khoa học - Công nghệ, các đơn vị đào tạo, nghiên cứu trong Trường và Công ty TNHH Khoa học Tự nhiên để xây dựng hồ sơ giới thiệu về năng lực đào tạo, nghiên cứu và triển khai hợp tác trong và ngoài nước.
- Phối hợp với phòng Đào tạo và các đơn vị liên quan để xử lý hồ sơ đề nghị hậu kiểm chứng chỉ quốc tế trên hệ thống xác thực trực tuyến.
- Phối hợp với Trung tâm CNTT & TT rà soát, cập nhật nội dung trang website tiếng Anh.
- Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính xây dựng kế hoạch ngân sách và phân bổ kinh phí hàng năm cho công tác hợp tác và phát triển.
- Phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ - Hành chính, phòng Chính trị và Công tác sinh viên hỗ trợ cán bộ, sinh viên đi công tác, học tập ở nước ngoài.