Phòng Hành chính Tổng hợp - Trường Đại học giáo dục

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 1. Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong công tác tổng hợp, thống kê, hành chính, văn thư, lưu trữ, pháp chế, công nghệ thông tin, truyền thông, quản trị thương hiệu;
cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị của Nhà trường.
2. Nhiệm vụ: 2.1. Soạn thảo và ban hành, quản lý văn bản a) Chủ trì kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản, tiếp nhận và chuyển các văn bản giao dịch của Trường cho các cơ quan, đơn vị liên quan, kiểm soát và thẩm định nội dung pháp lý của các văn bản đi do Trường ban hành.
b) Chủ trì tổ chức tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn bản đi - đến và các văn bản khác của Trường theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Trường.
c) Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, xây dựng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của Nhà trường, rà soát và đề xuất việc tiêu hủy tài liệu hết thời hạn sử dụng.
d) Chủ trì phát hành văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi/đến, lưu trữ văn bản gốc ngay khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền.
Chuyển văn bản đi, đến tới các đơn vị có trách nhiệm thi hành, triển khai trong và ngoài Trường;
đăng nhập, phân luồng văn bản đi/đến qua hệ thống eoffice.
e) Xác nhận chữ ký cán bộ của Trường;
xác nhận các văn bản sao theo quy định của pháp luật.
2.2. Công tác pháp chế a) Chủ trì xây dựng kế hoạch công tác pháp chế hàng năm trình Hiệu trưởng phê duyệt.
b) Chủ trì xây dựng các văn bản quản lý và cơ sở dữ liệu về công tác pháp chế tại Trường.
c) Chủ trì phổ biến các quy định về pháp chế, giám sát thực hiện và thẩm định các dự thảo văn bản quản lý do Trường ban hành;
thẩm định nội dung pháp lý, thể thức của tất cả các văn bản đi.
d) Chủ trì cử cán bộ tham gia các chương trình tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho cán bộ làm công tác pháp chế do ĐHQGHN và các cơ quan, đơn vị tổ chức.
đ) Đề xuất, kiến nghị với Hiệu trưởng về các vấn đề liên quan đến công tác pháp chế tại Trường.
e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.4. Quản lý và sử dụng con dấu Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của Trường theo đúng quy định của Nhà nước, ĐHQGHN và của Trường;
Bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính - Tổng hợp được giao quản lý trực tiếp và sử dụng con dấu của Trường theo đúng quy định.
2.5. Công tác giao ban, tổng hợp thống kê a) Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản (quy định, hướng dẫn) giúp Hiệu truởng quản lý công tác giao ban, tổng hợp và thống kê.
b) Tổng hợp, xây dựng chương trình/lịch công tác của Trường.
Sắp xếp chương trình/lịch công tác tuần, tháng, quý, năm của Lãnh đạo Trường.
Hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị phối hợp thực hiện theo các chương trình của Lãnh đạo Trường.
2.6. Quản lý và điều hành phương tiện đi lại Quản lý và điều hành xe công vụ, các phương tiện công vụ theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Trường.
Trong trường hợp không phục vụ được bằng phương tiện công vụ thì đề nghị giải pháp để trình Ban Giám hiệu phê duyệt.
2.7. Quản trị cơ sở vật chất, tài sản và triển khai dự án đầu tư, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất.
a) Quản lý theo dõi tài sản, kiểm kê tài sản và đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị làm việc chính quy, hiện đại phù hợp với điều kiện của Trường tại các khu vực hiệu bộ, đơn vị thuộc trường và tại các giảng đường, đáp ứng yêu cầu đào tạo, nghiên cứu khoa học chất lượng cao, trình độ cao.
b) Tổ chức quản lý vệ sinh môi trường các khu vực công sở và giảng đường.
c) Quản lý sử dụng hệ thống điện, nước cung cấp có chất lượng, kịp thời, tiết kiệm.
d) Chủ trì mua sắm tài sản, lắp đặt, bàn giao tài sản, thiết bị thông tin liên lạc cho tất cả các đơn vị trong Trường;
Lập danh mục tài sản thanh lý và phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài chính báo cáo ĐHQGHN. đ) Chủ trì quản lý, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị và cơ sở hạ tầng của hệ thống thông tin liên lạc.
Cụ thể: cơ sở hạ tầng của đường truyền tín hiệu điện thoại, fax;
đường truyền Internet;
đường truyền mạng LAN. e) Chủ trì xây dựng và triển khai thực hiện các dự án đầu tư, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất cho Trường.
2.8. Văn phòng phẩm Chủ trì quản lý việc sử dụng, mua sắm cấp phát văn phòng phẩm cho các đơn vị đảm bảo phù hợp với từng đơn vị được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ Trường.
2.9. Tổ chức các ngày lễ và hiếu hỷ a) Lập kế hoạch và tổ chức các ngày lễ, hội/hội nghị của Trường gồm: lễ kỷ niệm thành lập Trường;
lễ đón nhận huân, huy chương;
lễ chúc mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11; ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10; ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3; ngày Quốc phòng toàn dân 22/12; ngày Thương binh liệt sỹ 27/7; Hội nghị cán bộ, viên chức.
b) Chủ trì tổ chức việc hiếu hỉ đối với cán bộ lãnh đạo các đơn vị là đối tác của Trường;
thân nhân của lãnh đạo Trường và đơn vị trực thuộc qua đời (tứ thân phụ mẫu;
vợ hoặc chồng, con). c) Chủ trì tham gia tổ chức tang lễ cùng Ban liên lạc hưu trí và gia đình đối với cán bộ nguyên là Lãnh đạo Nhà trường, các nhà giáo và cán bộ của Trường.
2.10. Bảo vệ an ninh trật tự Tổ chức lực lượng bảo vệ cơ quan và khu giảng đường an toàn, thường trực 24/24 giờ.
2.11. Tổ chức quản lý, khai thác, biên tập, lưu trữ và cập nhật thông tin trên Cổng Thông tin điện tử của nhà trường và các đơn vị.
a) Chủ trì thông tin, cơ quan ngôn luận của Trường: phản ánh chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, của ĐHQGHN và quy định, hoạt động của Trường ĐHGD - ĐHQGHN. b) Soạn thảo các văn bản quản lý liên quan đến tổ chức, hoạt động của Cổng Thông tin.
c) Tổ chức viết bài, đặt bài, thu thập thông tin, biên tập, cập nhật, xuất bản các nội dung thông tin trên website tiếng Việt của Trường;
đưa lên website các dữ liệu liên quan đến xếp hạng đại học.
d) Triển khai các dịch vụ đi kèm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Nhà trường trong từng giai đoạn phát triển.
đ) Chủ trì triển khai thực hiện, kiểm tra và báo cáo Ban Giám hiệu theo định kỳ và đột xuất khi có yêu cầu.
e) Chủ trì tổng hợp trình Hiệu trưởng phê duyệt xây dựng website của các đơn vị;
chủ trì kiểm tra và báo cáo việc vận hành website của các đơn vị trực thuộc.
2.12. Các ấn phẩm, tài liệu giới thiệu về Trường Chủ trì triển khai tổ chức nội dung và xuất bản, in ấn các ấn phẩm, tài liệu giới thiệu về Trường.
2.13. Các nhiệm vụ khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
II. NHÂN SỰ Địa chỉ liên hệ Phòng hành chính Tổng hợp - Trường Đại học Giáo dục P.101, Nhà G7, số 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 0247 3017 123 (máy lẻ 1101, 1201)