Na osnovu Zakona o zaštiti podataka o ličnosti ( „ Službeni glasnik RS ” , broj 87/2018 ) i člana 198. stav 4. Zakona o privrednim društvima ( „ Službeni glasnik RS ” , broj 36/2011 , 99/2011 , 83/2014 , - dr. zakon , 5/2015 i 44/2018 ) Petar Šukara , Gajeva 17/1/7 , Novi Sad , LK : 010529149 u funkciji predsednika skupštine “ Udruženja računovođa i poreskih savetnika – URIPS ” , u daljem tekstu Društvo , Pavla Papa 14 , 21000 Novi Sad , PIB : 106423094 , MB : 28003285 , dana 21. 08. 2019. donosi :
Pravilnik O Zaštiti Podataka O Ličnosti
Svrha I Cilj Pravilnika
Član 1.
Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti ( u daljem tekstu : Pravilnik ) je opšti akt , odnosno glavni dokument koji je donet u svrhu bližeg regulisanja zaštite podataka o ličnosti lica koja se nalaze u okviru organizacije Društva , ili u određenoj vezi sa njim ( pre svega , zaposlenih , saradnika , konsultanata i lica angažovanih na drugi način od strane Društva , kao i lica sa kojima Društvo ima uspostavljen određeni vid poslovne saradnje , a čije podatke Društvo obrađuje , npr. korisnika i klijenata ) , a u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije ( Sl. glasnik RS , br. 87/2018 ) .
Cilj donošenja Pravilnika je da se obezbedi pravna sigurnost i transparentnost u pogledu obrade podataka o ličnosti lica iz stava 1. ovog člana , kao i da se utvrdi pravni osnov , svrha obrade , vrste podataka koje se obrađuju , prava fizičkih lica u pogledu obrade podataka o ličnosti , mere zaštite podataka , itd.
Pravilnik ustanovljava i obaveze zaposlenih u pogledu zaštite podataka o ličnosti fizičkih lica , u skladu sa zakonom .
Pojam „ zaposleni ” , obuhvata , osim zaposlenih u smislu Zakona o radu i lica angažovana na osnovu ugovora o delu , autorskih ugovora , ugovora o pružanju konsultantskih usluga , i slično , a koji ugovori sadrže klauzulu kojom se angažovano lice od strane Društva obavezuje da poštuje odredbe ovog Pravilnika , a čiji tekst je prilog i sastavni deo svakog pojedinačnog ugovora .
Pojmovi I Skraćenice
Član 2.
- Zakon o zaštiti podataka o ličnosti ( „ Službeni glasnik RS ” , broj 87/2018 , u daljem tekstu : „ Zakon o zaštiti podataka ” , „ ZZPL ” ) ;
- Zakon o radu Republike Srbije ( „ Službeni glasnik RS ” , 24/2005 , 61/2005 , 54/2009 , 32/2013 , 5/2014 , 13/2017 - odluka Ustavnog suda i 113/2017 ) ( u daljem tekstu : „ ZoR ” ) ;
- Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti Republike Srbije ( u daljem tekstu : „ Poverenik ” ) ;
- Podatak o ličnosti je svaki podatak koji se odnosi na fizičko lice čiji je identitet određen ili odrediv , neposredno ili posredno , posebno na osnovu oznake identiteta , kao što je ime i identifikacioni broj , podataka o lokaciji , identifikatora u elektronskim komunikacionim mrežama ili jednog , odnosno više obeležja njegovog fizičkog , fiziološkog , genetskog , mentalnog , ekonomskog , kulturnog i društvenog identiteta ;
- Posebne vrste podataka o ličnosti su podaci kojim se otkriva rasno ili etničko poreklo , političko mišljenje , versko ili filozofsko uverenje ili članstvo u sindikatu , genetski podaci , biometrijski podaci , podaci o zdravstvenom stanju , seksualnom životu ili seksualnoj orijentaciji fizičkog lica ;
- Obrada podataka o ličnosti je svaka radnja ili skup radnji koje se vrše automatizovano ili neautomatizovano sa podacima o ličnosti ili njihovim skupovima , kao što su prikupljanje , beleženje , razvrstavanje , grupisanje , odnosno strukturisanje , pohranjivanje , upodobljavanje ili menjanje , otkrivanje , uvid , upotreba , otkrivanje prenosom , odnosno dostavljanjem , umnožavanje , širenje ili na drugi način činjenje dostupnim , upoređivanje , ograničavanje , brisanje ili uništavanje ( u daljem tekstu : obrada ) ;
- Rukovalac je Društvo kao pravno lice koje u smislu ZZPL određuje svrhu i način obrade podataka o ličnosti .
- Obrađivač je fizičko ili pravno lice , koje obrađuje podatke o ličnosti u ime rukovaoca .
Podaci O Ličnosti Koje Obrađuje Rukovalac
Član 3.
Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti zaposlenih :
- Ime i prezime , adresa , datum i mesto rođenja , pol , bračno stanje , matični broj , broj lične karte , državljanstvo , broj zdravstvenog osiguranja ( LBO ) ;
- Akademske i profesionalne kvalifikacije : stepen obrazovanja , titule , podaci o veštinama , znanju stranih jezika , obukama , istorija zaposlenja , biografija ;
- Finansijski podaci : broj bankovnog računa , podaci o zaradi i dodatnim naknadama ;
- Podaci o izvršenju radnih obaveza : pozicija , procena nadzornog organa ( lica ) , poslovna e-mail adresa , IP adresa , pristupni kredencijali ( npr. korisničko ime i lozinka ) ;
- Komunikacijski podaci : privatna e-mail adresa , broj telefona , kontakt srodnika za hitne slučajeve , kao i drugi podaci neophodni za izvršenje zakonom propisanih obaveza poslodavca i realizaciju ugovore o radu , odnosno drugog ugovornog odnosa između zaposlenog i Društva .
- Društvo može obrađivati i određene kategorije posebnih vrsta podataka o ličnosti , poput podataka o zdravstvenom stanju ili podataka o verskom opredeljenju , a u skladu sa članom 17. ZZPL , posebne vrste podataka o ličnosti zaposlenih za svrhu izvršenja obaveza ili primene zakonom propisanih ovlašćenja u oblasti rada , socijalnog osiguranja i socijalne zaštite .
- Društvo ne obrađuje veći broj ili drugu vrstu ličnih podataka od onih koji su potrebni da bi se ispunila navedena svrha .
Ukoliko se obrada posebnih vrsta podataka vrši na osnovu saglasnosti lica ( na primer , kako bi se prilagodili uslovi obuke zdravstvenom stanju polaznika ) , ta saglasnost mora biti data u pisanoj formi koja obuhvata detaljne informacije o vrsti podataka koji se obrađuju , svrsi obrade i načinu korišćenja podataka .
Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti korisnika / klijenata :
- Ime i prezime , naziv poslodavca / institucije / organizacije / obrazovne ustanove koju lice predstavlja ili iz koje dolazi , datum rođenja , mesto rođenja , adresu prebivališta , pol , podatke o akademskim i profesionalnim kvalifikacijama , kontakt e-mail adresu , kontakt telefon ,
- Kao i sve podatke koje klijent pošalje radi dalje obrade a vezane za realizaciju ugovorenih poslova a odnose se na Zakonske ili obligacione odredbe .
- Društvo može doći u posed većeg broja podataka od strane korisnika / klijenata , njihovom voljom , a obrađivaće se samo oni osnovni u svrhu zaključenja poslovne saradnje .
Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti kandidata za posao :
- Ime i prezime , datum i mesto rođenja ;
- Akademske i profesionalne kvalifikacije sadržane u radnoj biografiji i motivacionom pismu ( stepen obrazovanja , titule , podaci o veštinama , znanju stranih jezika , obukama , lista prethodnih poslodavaca ; komunikacijski podaci : e-mail , broj telefona ) .
Prilikom raspisivanja konkursa za zaposlenje Društvo ne utvrđuje formu radne biografije već se kandidatu ostavlja da je sam odredi .
U tom smislu Društvo može doći u posed većeg obima podataka od predstavljenog , voljom kandidata za posao .
Svi prikupljeni podaci čuvaju se u periodu od 10 godina u svrhu naknadne procene potrebe za angažovanjem kandidata za posao .
Izvori Podataka O Ličnosti
Član 4.
Društvo prikuplja ( elektronskim , pisanim ili usmenim putem ) podatke o ličnosti direktno od lica na koje se podaci odnose : zaposlenog lica , korisnika ili klijenta .
Društvo može prikupljati podatke o zaposlenima i kandidatima za posao i iz drugih izvora , pre svega bivših poslodavaca , pod uslovom da se radi o podacima koji su relevantni za zaposlenje .
Svi podaci , koji nisu nužni za obradu u predstavljene svrhe , biće trajno brisani .
Svrha Obrade Podataka
Član 5.
Društvo obrađuje podatke o ličnosti u svrhe navedene u odredbama člana 6 - 9 ovog Pravilnika .
Ne obrađuje se više podataka ili širi krug podataka od onih koji su neophodni za ostvarenje navedenih svrha .
Zapošljavanje i upravljanje ljudskim resursima
Član 6.
Društvo obrađuje podatke o ličnosti za potrebe uspostavljanja i realizacije radnog odnosa , uključujući i druge ugovorne odnose po osnovu kojih Društvo angažuje saradnike i konsultante , kao što su podaci za potrebe utvrđivanja adekvatnosti i kvalifikacija kandidata za određena radna mesta , za upravljanje radnim vremenom i odsustvima , za obračun zarada , putnih troškova i dnevnica , za utvrđivanje naknada po osnovu bolovanja i drugih vidova odsustva sa radnog mesta , za procenu napredovanja zaposlenih , za obezbeđivanje dodatnih obuka i edukacija i za disciplinske postupke .
Poslovne aktivnosti
Član 7.
Društvo obrađuje podatke o ličnosti za potrebe upravljanja projektima , organizacije kancelarijskog poslovanja , za plaćanje roba i usluga i poslovni razvoj i za svrhe izveštavanja donatora i naručilaca usluga o realizovanim projektima i za realizaciju obuka i drugih projekata koje Društvo organizuje ili u njima učestvuje , takođe Društvo može slati ponude , reklamni materijal , pozive kao i sva druga obaveštenja .
Komunikacije , informacione tehnologije i informaciona bezbednost
Član 8.
Društvo obrađuje podatke o ličnosti u svrhu upravljanja i održavanja funkcionisanja komunikacijske i informacione mreže , te održavanja informacione bezbednosti .
Usklađivanje poslovanja sa relevantnim propisima
Član 9.
Društvo obrađuje podatke o ličnosti radi ispunjenja pravnih obaveza i usklađivanja poslovanja sa relevantnim pravnim propisima , pre svega iz domena radnog i poreskog zakonodavstva .
Ustupanje Podataka
Član 10.
- Društvo će ustupati lične podatke trećim licima samo za potrebe navedene u nastavku pri čemu će preduzeti sve potrebne mere kako bi se osiguralo da se lični podaci obrađuju i obezbeđuju u skladu sa važećim propisima .
- Društvo može angažovati treća lica – pružaoce usluga – da vrše pojedine radnje obrade podataka za račun i u ime Društva u kom slučaju , Društvo ima svojstvo rukovaoca , a pružaoci usluga svojstvo obrađivača podataka o ličnosti .
U ovoj situaciji se obrađivaču ustupaju samo podaci neophodni za ostvarenje svrhe ugovorene obrade , i obrađivači ih ne mogu koristiti za druge svrhe .
U ovim slučajevima , uslovi obrade podataka i odgovornost za zaštitu podataka definisaće se ugovorom između Društva i obrađivača .
- Lični podaci ustupiće se javnim organima samo kada je to zakonom propisano .
- Društvo će ustupati prikupljene podatke svim njegovim povezanim licima , kao i konkretno AKTIVA sistem doo i AKTIVA News $ Edu doo radi slanja edukativnih i reklamnih materijala , ponuda , kao i podataka za zaključenje eventualnih ugovorenih poslovnih aktivnosti .
- Društvo može ustupati prikupljene podatke i drugim pravnim licima / preduzetnicima / udruženjima radi njihovog povezivanja sa licima čiji su podaci prikupljeni u svrhu najbolje poslovne namere i potencijalno ostvarivanja koristi za obe strane .
- Svi ustupljeni podaci od strane Društva ne smeju se koristiti bez prethodne saglasnosti Društva za njihovu obradu .
Rokovi Čuvanja Podataka
Član 11.
Podaci o ličnosti neće biti zadržani duže nego što je to neophodno za ostvarenje svrhe za koju su obrađivani .
Ukoliko je rok čuvanja podataka o ličnosti propisan zakonom , Društvo će zadržati podatke u datom zakonskom roku .
Nakon ispunjenja svrhe , odnosno isteka zakonom propisanog roka za čuvanje podataka , podaci će biti trajno obrisani .
U određenim slučajevima , lični podaci se mogu čuvati duži vremenski period , za potrebe ispunjenja zakonskih obaveza ili za uspostavljanje , vršenje ili odbranu pravnog zahteva , u skladu sa važećim zakonima .
Prava Lica U Pogledu Zaštite Podataka O Ličnosti
Član 12.
- Pravo na informisanje
Zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo da budu informisani o svojim pravima , obavezama i o pitanjima koja se odnose na obradu njihovih podataka o ličnosti , u smislu ZZPL čak i pre nego što počne obrada tih podataka .
- Pravo na pristup
Zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo da zahtevaju od Društva da omogući pristup njihovim podacima o ličnosti , odnosno pravo da utvrde predmet , način , svrhu i obim obrade tih podataka , kao i na postavljanje pitanja o samoj obradi .
- Pravo na ispravku i dopunu
Nakon izvršenog uvida , lica na koja se podaci odnose imaju pravo da od Društva zahtevaju ispravku , dopunu , odnosno ažuriranje obrađivanih podataka o ličnosti .
- Pravo na brisanje
Lice na koje se podaci odnose može zahtevati od Društva brisanje njihovih podataka o ličnosti u skladu sa ZZPL , kao i prekid , odnosno privremenu obustavu obrade .
- Pravo na povlačenje pristanka za obradu
U situacijama kada je pravni osnov za obradu ličnih podataka saglasnost lica na koje se podaci odnose , to lice ima pravo da u bilo kom trenutku povuče datu saglasnost , u pisanom obliku .
- Pravo na ograničenje obrade
Lice na koje se podaci odnose , shodno ZZPL , ima pravo da zahteva od rukovaoca da se obrada njegovih podataka o ličnosti ograniči .
- Pravo na prenosivost podataka
Lice na koje se podaci odnose može da zahteva prenošenje podataka o ličnosti drugom rukovaocu , kada je to tehnički izvodljivo , odnosno kada se lični podaci , koji su predmet zahteva za prenošenje , nalaze u strukturiranom i mašinski čitljivom formatu .
- Pravo na prigovor i automatizovano donošenje pojedinačnih odluka
Ako smatra da je to opravdano u odnosu na posebnu situaciju u kojoj se nalazi , lice na koga se podaci odnose ima pravo da u svakom trenutku podnese rukovaocu prigovor na obradu njegovih podataka , kao i da se na to lice ne primenjuje odluka doneta isključivo na osnovu automatizovane obrade , uključujući i profilisanje , ako se tom odlukom proizvode pravne posledice po to lice ili ta odluka značajno utiče na njegov položaj .
Lice na koje se podaci odnose ima pravo da se protivi obradi ličnih podataka u cilju direktnog marketinga i zatraži ograničenje obrade u nekim drugim slučajevima .
U slučaju da lice na koje se podaci odnose nije zadovoljno odgovorom Društva na zahtev za ispunjavanje prava u pogledu zaštite ličnih podataka , ima pravo da podnese žalbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti ( https://www.poverenik.rs/sr/ ) .
Obaveze Zaposlenih
Član 13.
Zaposleni su obavezni da ustupe svoje lične podatke koji su neophodni da Društvo ispunjava svoje zakonske obaveze , kao i da obavlja tekuće poslovanje .
Zaposleni su obavezni da poštuju i štite lične podatke koje obrađuju tokom rada , u skladu sa kadrovskim , tehničkim i organizacionim merama koje propisuje Rukovalac , odnosno poslodavac , a u cilju zaštite integriteta podataka o ličnosti i prava lica na koje se ti podaci odnose .
Zaposleni mogu obrađivati samo one podatke kojima im je dozvoljen pristup , u skladu sa zadacima koje obavljaju .
Zaposleni nikada , ni u kom slučaju , čak ni nakon prestanka rada ili bilo kog drugog odnosa iz Zakona o radu u Društvu ili njegovim povezanim licima , u roku od 10 godina sve informacije koje je prikupilo ne sme koristiti radi pribavljanja lične koristi ili koristi za druga lica / privredna društva .
Zaposleni će sve podatke i informacije koje dobiju od Društva i povezanih lica čuvati u strogoj tajnosti osim eventualno javno dostupnih podataka .
Prelazne I Završne Odredbe
Član 14.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja na oglasnoj tabli Društva .
Predsednik Skupštine
Petar Šukara