Na osnovu člana 81. stav 1. Zakona o budžetskom sistemu ( „ Sl. glasnik RS “ br. 54/09 , 73/10 , 10110 , 101/11 , 93/12 , 62/13 , 63/13-ispr. , 108/13 , 142/14 , 68/15-dr. zakon , 103/15 , 99/16 , 113/17 i 95/18 ) i člana 3. Pravilnika o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje , funkcionisanje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru ( „ Sl. glasnik RS “ br. 99/11 i 106/13 ) , v. d. načelnika Gradske poreske uprave , donosi : PRAVILNIK O FINANSIJSKOM UPRAVLjANjU I KONTROLI GRADSKE PORESKE UPRAVE
Deo Prvi - Opšte Odredbe
Član 1.
( Predmet )
Ovim pravilnikom uređuje se uspostavljanje , održavanje i sprovođenje sistema finansijskog upravljanja i kontrole u Gradskoj poreskoj upravi Grada Novog Sada ( u daljem tekstu : Gradska uprava ) , i utvrđuju se procedure i aktivnosti kojima se rukovode svi zaposleni prilikom obavljanja poslova i radnih zadataka , u svrhu ostvarivanja ciljeva Gradske uprave .
Član 2.
( Pojam finansijskog upravljanja i kontrole )
Finansijsko upravljanje i kontrola je dinamičan i sveobuhvatan sistem politika , procedura i aktivnosti koje uspostavljaju , održavaju i redovno ažuriraju rukovodioci organizacionih jedinica u Gradskoj upravi , kako bi se obezbedilo da se utvrđeni ciljevi Gradske uprave ostvare na pravilan , ekonomičan , efikasan i efektivan način , kroz poslovanje u skladu sa zakonom i ostalim propisima .
Član 3.
( Uspostavljanje i sprovođenje finansijskog upravljanja i kontrole )
Rukovodioci organizacionih jedinica u Gradskoj upravi uspostavljaju finansijsko upravljanje i kontrolu nad funkcionisanjem poslovnih procesa u unutrašnjim organizacionim jedinicama kojima rukovode .
Finansijsko upravljanje i kontrolu u Gradskoj upravi sprovode svi zaposleni .
DEO DRUGI - CILj , SVRHA , ZADATAK I DELOKRUG FINANSIJSKOG UPRAVLjANjA I KONTROLE
Član 4.
( Cilj finansijskog upravljanja i kontrole )
Cilj finansijskog upravljanja i kontrole je da se osigura dobar sistem interne kontrole i stvarna odgovornost zaposlenih u Gradskoj upravi za radne zadatke koje obavljaju , kako bi se obezbedilo da se postavljeni radni zadaci izvršavaju što jednostavnije , brže i ekonomičnije , uz osiguranje odgovarajućeg nivoa kvaliteta i postupanja u skladu sa zakonom i ostalim propisima .
Član 5.
( Svrha finansijskog upravljanja i kontrole )
Svrha finansijskog upravljanja i kontrole je da u skladu sa važećim propisima osigura :
a ) obavljanje poslovnih aktivnosti na pravilan , etičan , ekonomičan , efikasan i efektivan način ,
b ) usklađenost poslovanja sa zakonom i ostalim propisima , planovima , politikama i procedurama ,
v ) zaštitu od finansijskih gubitaka izazvanih neopravdanim trošenjem i korišćenjem budžetskih sredstava , kao i zaštitu od nepravilnosti , zloupotrebe i prevare ,
g ) jačanje odgovornosti za uspešno ostvarivanje postavljenih ciljeva , i
d ) pouzdano i blagovremeno finansijsko izveštavanje i praćenje rezultata poslovanja .
Član 6.
( Zadatak finansijskog upravljanja i kontrole )
Osnovni zadatak finansijskog upravljanja i kontrole je sprovođenje kontrola nad funkcionisanjem poslovnih procesa , a koje se uspostavljaju na osnovu analize i upravljanja rizikom u cilju unapređenja i poboljšanja poslovanja .
Upravljanje rizikom podrazumeva blagovremeno reagovanje na nepoželjne događaje koji mogu sprečiti ili otežati ostvarenje ciljeva Gradske uprave .
Član 7.
( Delokrug finansijskog upravljanja i kontrole )
Finansijsko upravljanje i kontrola obuhvata celokupno poslovanje i sve poslovne aktivnosti Gradske uprave , uključujući kontrolu finansijskih i svih drugih procesa i aktivnosti , programa i projekata u Gradskoj upravi .
Finansijsko upravljanje i kontrola sprovodi se istovremeno sa obavljanjem redovnih poslova i čini njihov sastavni deo .
Član 8.
( Kriterijum za uspostavljanje finansijskog upravljanja i kontrole )
Osnovni kriterijum za uspostavljanje finansijskog upravljanja i kontrole je da troškovi sprovođenja kontrole ne prelaze korist koja se očekuje .
DEO TREĆI - SISTEMSKI PRISTUP FINANSIJSKOM UPRAVLjANjU I KONTROLI
Član 9.
( Elementi sistema finansijskog upravljanja i kontrole )
Sistem finansijskog upravljanja i kontrole obuhvata sledeće elemente :
a ) Kontrolno okruženje ,
b ) Upravljanje rizicima ,
v ) Kontrolne aktivnosti ,
g ) Informisanje i komunikacije , i
d ) Praćenje i procena sistema .
Elementi iz stava 1. ovog člana sadrže aktivnosti i postupke koji se sprovode u skladu sa standardima interne kontrole i zakonskim i podzakonskim propisima .
Član 10.
( Uspostavljanje kontrolnog okruženja )
Rukovodioci organizacionih delova Gradske uprave uspostavljaju , a svi zaposleni unutar Gradske uprave održavaju okruženje koje daje pozitivan stav i stav podrške prema sistemu finansijskog upravljanja i kontrole .
Član 11.
( Elementi kontrolnog okruženja )
Kontrolno okruženje obuhvata sledeće elemente :
a ) etičke vrednosti , lični i profesionalni integritet , kompetentnost i motivacija zaposlenih ,
b ) rukovođenje i način upravljanja ,
v ) određivanje misija , vizija i ciljeva ,
g ) organizaciona struktura , uređivanje ovlašćenja i odgovornosti , linija izveštavanja , i
d ) kompetentnost zaposlenih .
Član 12.
U Gradskoj upravi svi zaposleni su obavezni da postupaju u skladu sa Kodeksom ponašanja koji je donela Skupština Grada Novog Sada .
Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji , koji je donelo Gradsko veće Grada Novog Sada , poslovi iz nadležnosti Gradske uprave su sistematizovani tako da se vodi računa da se poslovi obavljaju na što efikasniji način .
U skladu sa tim vrši se redovno praćenje kadrovske politike tako da za svako mesto postoje utvrđeni nivoi potrebnog znanja i veština za koje se donosi kadrovski plan kojim se definiše i potreban broj radnih mesta za svaku budžetsku godinu .
Za pripremu programa obuka na godišnjem nivou vrši se analiza potrebnih obuka za svako radno mesto , kao i za planiranje obuka u vezi sa finansijskim upravljanjem i kontrolom .
Član 13.
( Način upravljanja rizicima )
Rizicima se upravlja na sistemski način , u skladu sa Zakonom o budžetskom sistemu , Pravilnikom o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje , funkcionisanje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru i Strategijom razvoja interne finansijske kontrole u javnom sektoru u Republici Srbiji .
Član 14.
( Identifikacija i dokumentovanje poslovnih ciljeva , procesa i aktivnosti )
U svrhu upravljanja rizicima u svakoj organizacionoj jedinici Gradske uprave se identifikuju ključni poslovni ciljevi , poslovni procesi i njihove glavne aktivnosti .
Podaci o poslovnim procesima i aktivnostima u okviru svakog poslovnog procesa se dokumentuju kroz Obrazac za utvrđivanje / popis poslovnih procesa ( Obrazac broj 1 ) .
Za svaki poslovni proces se sačinjava Obrazac mape poslovnih procesa ( Obrazac broj 2 ) i Obrazac za izradu dijagrama toka ( Obrazac broj 3 ) .
Član 15.
( Identifikacija , procena i evidencija poslovnih rizika )
U svakoj organizacionoj jedinici Gradske uprave identifikuju se i procenjuju poslovni rizici koji se , zajedno sa postojećim kontrolnim aktivnostima , dokumentuju kroz Obrazac za utvrđivanje i procenu rizika ( Obrazac broj 4 ) .
Rizici u poslovanju organizacione jedinice se svrstavaju u tri nivoa : nizak , srednji i visok .
Rizici preostali nakon postojećih kontrolnih aktivnosti ( rezidualni rizici ) i kontrolne aktivnosti koje je potrebno preduzeti u cilju njihovog svođenja na prihvatljiv nivo evidentiraju se u Obrascu registra rizika ( Obrazac broj 5 ) .
Rukovodioci organizacionih jedinica Gradske uprave dužni su da kontinuirano prate i najmanje jednom godišnje ažuriraju rizike .
Član 16.
( Izveštavanje rukovodioca o upravljanju rizicima )
Rukovodioci organizacionih jedinica Gradske uprave , kontinuirano izveštavaju načelnika Gradske uprave o aktivnostima vezanim za upravljanje rizicima .
Član 17.
( Pojam kontrolnih aktivnosti )
Kontrolne aktivnosti obuhvataju politike i procedure i njihovu primenu , koje su uspostavljene da pruže razumno uveravanje da su rizici za postizanje ciljeva svedeni na prihvatljiv nivo koji je definisan u procedurama za upravljanje rizikom .
Politike i procedure iz stava 1. ovog člana se sprovode u celoj Gradskoj upravi , na svim nivoima i funkcijama , od strane svih zaposlenih u skladu sa utvrđenim poslovnim procesima i opisom posla .
Član 18.
( Plan kontrola )
Kontrolne aktivnosti se sprovode prema Planu kontrola koji donosi načelnik Gradske uprave .
Plan kontrola sadrži kontrolne aktivnosti , opis rizika , ciljeve koji se žele postići kontrolom , radnje koje treba preduzeti , zadužene osobe i rokove za sprovođenje .
Član 19.
( Vrste kontrolne aktivnosti )
Kontrolne aktivnosti se sprovode kao prethodne ili kao naknadne .
Prethodne kontrole se sprovode u cilju sprečavanja pojave nepravilnosti i neefikasnosti prilikom funkcionisanja poslovnih procesa ili aktivnosti .
Naknadne kontrole se sprovode nakon okončanja poslovne aktivnosti u cilju pronalaženja i ispravljanja nepravilnosti i neefikasnosti .
Naknadnu kontrolu ne može sprovoditi lice koje je odgovorno za poslovni proces ili uključeno u sprovođenje prethodne kontrole .
Član 20.
( Nalog za kontrolu )
Kontrolne aktivnosti sprovode zaposleni u Gradskoj upravi na osnovu naloga izdatog od strane načelnika Gradske uprave , a koji se u pravilu dostavlja elektronskom poštom .
Nalog za kontrolu sadrži podatke o predmetu kontrole , cilju kontrole , licima koja vrše kontrolu , načinu vršenja kontrole , kontrolisanom periodu , te roku za izvršenje kontrole .
Član 21.
( Izveštavanje )
Lice koje vrši kontrolu , o izvršenoj kontrolnoj aktivnosti sačinjava izveštaj , koji dostavlja načelniku Gradske uprave .
Izveštaj iz stava 1. ovog člana sadrži stanje kontrolisanih aktivnosti , utvrđene nepravilnosti , predloge mera , podatke o realizaciji mera predloženih u prethodnim izveštajima , ostala zapažanja i preporuke za poboljšanje rada .
Načelnik Gradske uprave kontinuirano prati sprovođenje kontrolnih aktivnosti i njihovu efikasnost u odnosu na utvrđeni rizik .
Član 22.
( Informisanje i komunikacije )
Rukovodioci organizacionih jedinica Gradske uprave dužni su da osiguraju pouzdane načine komunikacije ( usmeno , pismeno i elektronski ) na način da svi zaposleni budu informisani o aktivnostima Gradske uprave , a što uključuje razumljive podatke o politikama , procedurama i propisima , postavljenim zadacima i ciljevima , u skladu sa kojima se odvijaju poslovni procesi u Gradskoj upravi .
Zaposleni su dužni da obaveštavaju neposrednog rukovodioca o izvršenju postavljenog cilja , poteškoćama i merama koje treba preduzeti radi povećanja efikasnosti u realizaciji istog .
Međusobna razmena informacija i komunikacija u okviru Gradske uprave između načelnika Gradske uprave i rukovodilaca organizacionih jedinica , kao i zaposlenih odvija se svakodnevno prema potrebi obavljanja radnih zadataka i konsultacija i putem organizovanja sastanaka i kolegijuma .
Zaposleni ostvaruju komunikaciju i sa drugim institucijama i građanima radi bolje koordinacije u sprovođenju postavljenih ciljeva , kao i kvalitetnijeg i efikasnijeg pružanja usluga iz nadležnosti Gradske uprave .
Član 23.
( Praćenje finansijskog upravljanja i kontrole )
Sistem finansijskog upravljanja i kontrole u Gradskoj upravi se kontinuirano _ prati radi procenjivanja _ – njegovog – funkcionisanja , blagovremenog ažuriranja i utvrđivanja mera za razvoj sistema .
Stalno praćenje se sprovodi kroz redovne aktivnosti koje zaposleni u Gradskoj upravi preduzimaju u obavljanju poslova i dužnosti , kao i sprovođenjem mera za rešavanje uočenih slabosti i poteškoća .
Stalno praćenje obavlja svaki zaposleni u Gradskoj upravi u okviru svog područja delovanja u zavisnosti od odgovornosti koju ima .
Načelnik Gradske uprave prihvata i sprovodi usaglašene preporuke eksternih i internih revizora i prati izvršenje njihovih preporuka za unapređenje sistema finansijskog upravljanja i kontrole .
Izveštaji eksterne i interne revizije su dostupni i zaposlenima iz oblasti na koje se odnosi izveštaj .
Član 24.
( Samoprocena )
Samoprocena stanja finansijskog upravljanja i kontrole u Gradskoj upravi se vrši u cilju preispitivanja i analize vlastitih sistema finansijskog upravljanja i kontrole , te blagovremenog uočavanja slabosti i preduzimanja mera za njihovo rešavanje , i to najmanje jednom godišnje .
Samoprocenu stanja finansijskog upravljanja i kontrole na nivou organizacione jedinice sprovodi rukovodilac te organizacione jedinice .
Samoprocena stanja finansijskog upravljanja i kontrole na nivou Gradske uprave se sprovodi popunjavanjem Godišnjeg izveštaja o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole .
Deo Četvrti - Odgovornost Za Finansijsko Upravljanje I Kontrolu I Izveštavanje
Član 25.
( Upravljačka odgovornost načelnika Gradske uprave )
Načelnik Gradske uprave snosi krajnju odgovornost za uspostavljanje i funkcionisanje finansijskog upravljanja i kontrole .
Načelnik Gradske uprave može preneti ovlašćenja za uspostavljanje , održavanje i redovno ažuriranje sistema finansijskog upravljanja i kontrole na druga lica .
Član 26.
( Upravljačka odgovornost rukovodilaca organizacionih jedinica )
Rukovodioci organizacionih jedinica su odgovorni za uspostavljanje i funkcionisanje efikasnog sistema finansijskog upravljanja i kontrole u organizacionoj jedinici kojom rukovode .
Član 27.
( Odgovornost svih zaposlenih )
Svaki zaposleni je odgovoran za sprovođenje i praćenje sistema finansijskog upravljanja i kontrole u skladu sa radnim zadacima koje obavlja i dužnostima koje su mu dodeljene .
Član 28.
( Izveštavanje )
Načelnik Gradske uprave izveštava Centralnu jedinicu za harmonizaciju Ministarstva finansija Republike Srbije o funkcionisanju sistema finansijskog upravljanja i kontrole u Gradskoj upravi putem Godišnjeg izveštaja adekvatnosti i funkcionisanju sistema finansijskog upravljanja i kontrole .
Deo Peti - Završne Odredbe
Član 29.
( Obrasci )
Sastavni deo ovog pravilnika su i obrasci koji su u prilogu istog , i to :
- Obrazac za utvrđivanje / popis poslovnih procesa ( Obrazac broj 1 ) ;
- Obrazac mape poslovnih procesa ( Obrazac broj 2 ) ;
- Obrazac za utvrđivanje i procenu rizika ( Obrazac broj 3 ) ;
- Registar rizika ( Obrazac broj 4 ) ;
Član 30.
( Stupanje na snagu )
Ovaj pravilnik stupa na snagu danom donošenja , a objaviće se na službenoj internet stranici Gradske uprave .
REPUBLIKA SRBIJA i
Autonomna Pokrajina Vojvodina
Grad Novi Sad
Gradska poreska uprava
Broj : HH1-02-3 / 2019 - 400
Dana : 29. januara 2019. godine
Novi Sad