Diari Oficial de la Generalitat Valenciana




DOGV – Disposició
=================

Compartir

Compartir

Tornar

Guardar el document Descarregar les metadades en format XML

Sumari del DOGV 5150, del 07-12-2005 (2005/13522)

DECRET 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Estat**VIGENT**

Permalink ELI

**https://dogv.gva.es/va/eli/es-vc/d/2005/12/02/189/dof/vci/html**

### Dades del document

Número de DOGV
:   5150

Data del DOGV
:   07-12-2005

Secció del DOGV
:   I. DISPOSICIONS GENERALS

Número del document
:   2005/13522

CVE


Data del document
:   02-12-2005

Organisme emissor
:   Conselleria de Cultura, Educació i Esport

Tipus de document
:   Decret

Anàlisi jurídica

 Descriptors 

:   * [Junta Qualificadora de Documents Administratius](javascript:void(0))
    * [emmagatzematge de documents](javascript:void(0))
    * [tractament de la informació](javascript:void(0))
    * [patrimoni cultural](javascript:void(0))
    * [arxiu](javascript:void(0))
    * [legislació](javascript:void(0))

DECRET 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics. [2005/13522]
  
L'administració pública genera hui en dia una massa documental creixent, la qual, passada la seua vigència administrativa, no és necessari ni convenient conservar en la seua totalitat. Per això, la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat, de Patrimoni Cultural Valencià, preveu, en l'article 84, que una vegada haja passat el període de vigència administrativa, els organismes que han produït o rebut la dita documentació puguen eliminar-la, prèvia valoració, a fi de conservar permanentment només aquells documents que tinguen interés per a la informació i la investigació, o bé siguen de conservació obligada segons la llei, perquè afecta interessos de la mateixa administració o de terceres persones. Per a això, en l'article 85 crea la Junta Qualificadora de Documents Administratius. Posteriorment, la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius, en el seu article 11, descriu la composició i les funcions principals de l'esmentada Junta Qualificadora de Documents Administratius.
  
Partint d'estos principis generals i de la normativa aprovada, els objectius del present decret són, essencialment, dos: en primer lloc, establir les normes de funcionament de la Junta Qualificadora de Documents Administratius, amb la finalitat de solucionar les necessitats peremptòries de valoració, conservació i eliminació, si és el cas, que planteja la documentació dels arxius de les administracions públiques de la Comunitat Valenciana; en segon lloc, establir les bases perquè els diferents organismes i entitats, per mitjà de les comissions de valoració documental, elaboren i presenten les taules de valoració documental, amb la finalitat de facilitar els treballs i els estudis previs de valoració de les sèries documentals per part de la Junta Qualificadora de Documents Administratius, a fi que esta puga emetre els seus dictàmens i, posteriorment, es puguen aprovar les taules de valoració documental per resolució de la Conselleria competent, objectiu final de la present normativa.
  
Per tot això, a proposta del conseller de Cultura, Educació i Esport, conforme amb el Consell Jurídic Consultiu i amb la deliberació prèvia del Consell de la Generalitat, en la reu-nió del dia 2 de desembre de 2005,
  
DECRETE
  
CAPÍTOL I
  
Disposicions generals
  
Article 1. Objecte
  
1. L'objecte del present decret és la regulació de la Junta Qualificadora de Documents Administratius (JQDA) i del procediment de valoració, conservació i eliminació dels documents de les administracions públiques de la Comunitat Valenciana i les seues sèries, siga quin siga el tipus de suport, amb la finalitat de garantir la protecció del patrimoni documental de les administracions públiques valencianes.
  
2. D'acord amb allò que disposa l'article 76.2 de la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat, del Patrimoni Cultural Valencià, s'entén per document tota expressió en llenguatge natural o codificat i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o en imatge, recollides en qualsevol tipus de suport, inclòs l'informàtic. Se n'exclouen els exemplars no originals d'edicions bibliogràfiques i publicacions.
  
3. S'entendrà per sèrie documental, segons allò que disposa l'article 3.e) de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius, el conjunt d'unitats arxivístiques produïdes en el desenrotllament d'una funció o activitat administrativa regulada per una norma de procediment.
  
Article 2. Àmbit d'aplicació
  
El present decret s'aplicarà als documents i les seues sèries produïts, conservats o reunits per les institucions i administracions públiques valencianes, per les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia dependents d'elles, per les persones juridicoprivades vinculades a elles en el capital o dotació de les quals participen majoritàriament, i per les persones privades, físiques o jurídiques, gestores de servicis públics en allò que tinga relació amb tals servicis, vinculades a les institucions o administracions públiques de la Comunitat Valenciana.
  
Article 3. Taules de valoració documental
  
Les taules de valoració documental són documents administratius en què s'estudien les característiques administratives, jurídiques, fiscals, informatives i històriques dels documents o sèries documentals; es fixen els terminis de transferència als diferents tipus d'arxiu; es determina la conservació o eliminació de les sèries documentals, o bé, si és procedent, la seua conservació en suport diferent del de producció; i, finalment, s'establix el règim d'accessibilitat als documents.
  
Article 4. Eliminació
  
1. Als efectes d'este decret, s'entén per eliminació la destrucció física dels documents o sèries documentals per l'òrgan responsable de l'arxiu on es troben, emprant qualsevol mètode que garantisca la impossibilitat de reconstrucció d'estos i la seua posterior utilització.
  
2. La destrucció només es podrà dur a terme quan s'haja aprovat així en la taula de valoració documental corresponent per resolució de l'òrgan competent.
  
Article 5. Conservació en suport diferent de l'original
  
1. L'eliminació de la documentació podrà condicionar-se, quan així s'establisca en les taules de valoració documental, a la conservació en un suport diferent de l'original en què van ser produïts els documents i les sèries documentals. Per a això s'hauran de tindre en compte dos requisits:
  
a) Que el suport original no tinga valor històric, artístic o d'un altre caràcter rellevant que aconselle la seua conservació.
  
b) Que el nou suport garantisca la integritat, autenticitat, protecció i conservació de la còpia del document original per mitjà de l'ús de la firma electrònica avançada de l'autoritat de certificació de la Comunitat Valenciana.
  
2. La Generalitat establirà les aplicacions i programes informàtics necessaris que efectuen el tractament de la informació necessari per a la generació de documents electrònics a partir de documents originals en suport paper, així com l'emissió de còpies en paper de tals documents electrònics pels òrgans competents, i també desenrotllarà les mesures organitzatives i tècniques per a realitzar eixe tractament de la informació.
  
Article 6. Documents amb valor probatori
  
En cap cas no es podrà autoritzar l'eliminació ni es podrà procedir a la destrucció de documents mentres subsistisca el seu valor probatori de drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques o no hagen transcorregut els terminis que la legislació vigent establisca per a la seua conservació.
  
CAPÍTOL II
  
De la Junta Qualificadora de Documents Administratius
  
Article 7. De la JQDA
  
La JQDA és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la Conselleria competent en matèria de cultura, la finalitat de la qual és la valoració dels documents i sèries documentals a què es referix l'article 2 d'este decret.
  
Article 8. Composició
  
1. Els membres de la JQDA seran nomenats per resolució del titular de la Conselleria competent en matèria de cultura i estarà composta pels membres següents:
  
a) President: el titular del centre directiu competent en matèria d'arxius.
  
b) Vicepresident: un funcionari del centre directiu competent en matèria d'arxius, proposat pel titular.
  
c) Secretari: un funcionari del centre directiu competent en matèria d'arxius, proposat pel titular.
  
d) Vocals:
  
- Un funcionari de la Generalitat, grup A, que siga competent en matèria jurídica, proposat pel centre directiu competent en matèria jurídica.
  
- Un funcionari amb habilitació de caràcter nacional, grup A, proposat pel centre directiu competent en matèria d'administracions públiques.
  
- Un funcionari competent en temes econòmics i hisendístics, grup A, proposat pel centre directiu competent en matèria d'economia i hisenda.
  
- Un funcionari d'arxius i biblioteques d'un arxiu històric o intermedi de la Generalitat, grup A, proposat pel centre directiu competent en matèria d'arxius.
  
- Un funcionari d'administració especial d'arxius de l'administració municipal, grups A o B, proposat per la Federació Valenciana de Municipis i Províncies.
  
2. La JQDA podrà convocar els assessors en qüestions jurídiques, administratives, tècniques i històriques que crega convenient, amb veu però sense vot, d'acord amb les sèries documentals que s'hagen de valorar, per a examinar les taules de valoració documental i emetre els dictàmens corresponents.
  
Article 9. Duració del mandat
  
1. L'exercici de les funcions del vicepresident, secretari i vocals serà de tres anys des de la data del seu nomenament.
  
2. El vicepresident, secretari i els vocals de la JQDA podran cessar per resolució del titular de l'òrgan que els ha nomenat en els casos següents:
  
a) A petició pròpia.
  
b) A petició de l'òrgan que el va proposar.
  
c) Per la pèrdua de la condició per la qual van ser proposats.
  
Article 10. Funcions de la JQDA
  
Les funcions que exercirà la JQDA seran les següents:
  
a) Fixar els criteris de valoració i selecció dels documents de les administracions públiques per a elaborar les taules de valoració documental.
  
b) Realitzar l'estudi de les taules de valoració documental que presenten les comissions de valoració documental per a emetre el corresponent dictamen.
  
c) Proposar els terminis i condicions de les transferències entre els diferents arxius.
  
d) Proposar els terminis i condicions d'accés i utilització dels documents depositats en tots els arxius de les administracions públiques del Sistema Arxivístic Valencià.
  
e) Realitzar les recomanacions que estime oportunes per a la correcta aplicació dels dictàmens que siguen aprovats i per a assegurar la coordinació i col·laboració de les unitats administratives i comissions de valoració documental.
  
Article 11. Funcionament
  
1. La JQDA es reunirà, almenys, quatre vegades a l'any en sessió ordinària. No obstant això, el president, atenent el nombre de taules de valoració documental que es presenten per al seu estudi, podrà acordar la convocatòria de totes les sessions extraordinàries que considere necessàries. També es podrà reunir quan ho sol·licite un terç dels seus membres.
  
2. La convocatòria serà realitzada pel secretari de la JQDA, per orde del president.
  
3. El secretari redactarà l'acta corresponent de les sessions de la JQDA.
  
4. Els dictàmens seran aprovats per majoria simple de vots dels membres de tal òrgan.
  
5. En allò que no preveu este article s'aplicarà la regulació continguda en el capítol II del títol II de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú.
  
CAPÍTOL III
  
Valoració de la documentació
  
Article 12. Documentació objecte de valoració
  
1. Seran objecte de valoració i, si és el cas, eliminació, els documents i sèries documentals previstos en l'article segon del present decret, la qual es podrà realitzar en qualsevol de les fases prèvies a l'ingrés en l'arxiu històric corresponent.
  
2. En els arxius històrics no podrà ingressar cap document que no haja sigut prèviament valorat.
  
3. No podrà ser objecte de valoració i, si és el cas, eliminació, la documentació anterior a l'1 de gener de 1940. Tan sols en casos excepcionals degudament justificats la JQDA podrà valorar documentació de més antiguitat.
  
Article 13. Comissions de valoració documental
  
1. Les comissions de valoració documental són òrgans col·legiats de caràcter tècnic, la funció de les quals és l'elaboració de les taules de valoració documental referents als documents i sèries documentals generades per les unitats administratives corresponents, per a presentar-les a la JQDA.
  
2. Els diferents departaments d'administració de la Generalitat crearan les seues pròpies comissions de valoració documental per a elaborar les propostes de les taules de valoració documental dels documents i les sèries documentals generades per les unitats administratives pròpies, de les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia dependents d'ells, de les persones juridicoprivades vinculades a ells en el capital o dotació de les quals participe majoritàriament la Generalitat, i de les persones privades, físiques o jurídiques, gestores de servicis públics de competència d'aquells en allò que tinga relació amb tals servicis.
  
3. Les comissions de valoració documental es crearan mitjançant una resolució del titular del departament corresponent i estaran formades per un màxim de cinc membres, triats entre el personal que exercisca les seues funcions en les unitats administratives corresponents, un dels quals haurà de ser obligatòriament un arxiver. Les comissions de valoració documental podran requerir l'assessorament que consideren necessari per a l'elaboració del seu treball.
  
4. Les comissions de valoració documental creades per les entitats de l'administració local, universitats públiques i altres entitats i institucions públiques de la Comunitat Valenciana, s'encarregaran d'elaborar les propostes de les taules de valoració documental dels documents generats o reunits en l'exercici de les funcions públiques que tinguen encomanades. Tan sols podran realitzar propostes de taules de valoració d'aquelles sèries documentals que no hagen sigut aprovades per resolució del conseller competent en matèria d'arxius. En tot cas, la JQDA coordinarà les propostes de taules de valoració d'estes entitats per evitar duplicitats en el seu treball.
  
5. En el cas d'entitats i institucions que realitzen unes mateixes funcions, podrà crear-se una comissió de valoració documental conjunta per a totes elles.
  
Article 14. Normes generals per a la valoració documental
  
Per a facilitar els treballs de les comissions de valoració documental i la JQDA, l'elaboració de les propostes de taules de valoració documental s'haurà d'ajustar a les normes següents:
  
a) S'informaran tan sols les propostes de taules de valoració documental que es referisquen a sèries documentals.
  
b) Es qualificarà i valorarà tan sols la documentació original, i no les còpies que conserven altres organismes o administracions públiques. L'òrgan a què li correspon presentar la proposta serà el que conserve la documentació original. Els òrgans que conserven còpies de la documentació original la podran eliminar quan haja finalitzat la seua utilitat informativa.
  
c) La valoració de les sèries documentals s'ha de fer d'una forma global, tenint en compte aquells casos en què la pràctica administrativa fa que una mateixa sèrie documental es repetisca en altres òrgans administratius.
  
d) Les propostes de taules de valoració documental s'han de realitzar de forma clara per a justificar el valor dels documents de les administracions públiques, amb la finalitat de decidir la seua conservació permanent, el canvi de suport o bé la seua eliminació.
  
Article 15. Elaboració de les propostes de taules de valoració documental
  
1. L'elaboració de les propostes de taules de valoració documental serà realitzada per la comissió de valoració documental corresponent, a iniciativa pròpia o a proposta dels òrgans responsables de les sèries documentals, la qual tramitarà l'expedient corresponent.
  
2. Els expedients de les propostes de taules de valoració documental inclouran la informació següent:
  
2.1. La fitxa de la proposta de la taula de valoració documental, que incloga els apartats següents:
  
a) L'organisme que l'ha produït, on s'inclourà l'estudi històric i institucional, el quadre de classificació en cas de sèries documentals, l'òrgan productor i l'arxiu o unitat administrativa on es trobe.
  
b) La descripció de la documentació de què es tracte, on haurà de constar la descripció del contingut de la sèrie documental, l'ordenació de la documentació, les dates d'inici i final, la funció administrativa que exercix, el marc legal general, els documents que conformen l'expedient, els metres lineals de documentació, les sèries documentals antecedents i les relacionades, la documentació recapitulativa que poguera existir, el suport físic i el suport de substitució.
  
c) El valor de la documentació original, reflectint clarament la utilitat o inutilitat administrativa de la documentació. S'especificarà el seu valor històric primari o secundari, fent constar el valor administratiu, fiscal, legal, informatiu, científic i històric de la sèrie documental. Així mateix, es constatarà si els documents tenen valor probatori per als drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques.
  
d) Els terminis de transferència de la documentació als diferents tipus d'arxiu, d'acord amb la freqüència d'utilització de la documentació.
  
e) L'accés a la documentació.
  
2.2. Una còpia d'un expedient tipus o documentació que s'haja de valorar.
  
2.3. Els informes que hagen elaborat les diferents unitats administratives sobre la proposta de valoració i que justifiquen la conservació permanent o eliminació de la documentació. Així mateix s'inclouran els informes justificatius del règim d'accés a la documentació.
  
2.4. Una relació de la normativa general que afecte la sèrie documental en qüestió, així com dels canvis normatius que s'hagen produït al llarg del temps.
  
2.5. La conformitat del responsable de l'òrgan productor de la documentació o sèrie documental amb la valoració proposada.
  
3. Si la comissió de valoració considera necessari sol·licitar més informació, la requerirà a la unitat administrativa corresponent, que l'haurà de remetre en un termini no superior a un mes.
  
4. Quan el contingut de la sèrie documental afecte competències que tinguen atribuïdes altres organismes públics, s'haurà de comptar amb el seu informe preceptiu.
  
5. Una vegada elaborat l'expedient de la proposta de taula de valoració documental, la comissió de valoració documental realitzarà la proposta de valoració, distingint si la documentació s'ha de conservar permanentment o es pot eliminar totalment o parcialment, i remetrà tota la documentació a la JQDA.
  
Article 16. Dictàmens sobre les propostes de taules de valoració documental
  
1. La JQDA examinarà els expedients de les propostes de les taules de valoració documental per orde de recepció, aplicant els criteris generals que haja elaborat la JQDA, i emetrà el dictamen corresponent.
  
2. En casos extraordinaris degudament justificats, la JQDA podrà examinar les propostes sense tindre en compte l'orde de recepció, i resoldre el cas en el menor temps possible.
  
3. La JQDA podrà requerir la informació i l'assessorament que considere necessaris per a emetre el seu dictamen definitiu i vinculant.
  
4. Excepte casos excepcionals degudament justificats, els dictàmens de la JQDA s'emetran en el termini màxim de quatre mesos.
  
5. Si el dictamen de la JQDA fóra favorable a la proposta de valoració, es remetrà a la Conselleria competent en matèria de cultura per a la seua aprovació definitiva pel conseller corresponent.
  
6. Si el dictamen és desfavorable a la proposta de valoració, no se'n podrà presentar una altra relativa a la mateixa documentació fins que transcórreguen dos anys des de la comunicació de tal dictamen a l'òrgan proponent. No obstant això, si es modifiquen els criteris arxivístics aplicats en la primera valoració, el centre directiu competent en matèria d'arxius es podrà dirigir a l'òrgan responsable de la documentació perquè, si ho considera oportú, presente una nova proposta sense necessitat que transcórrega el termini citat.
  
7. El dictàmen de la JQDA té caràcter vinculant, segons establix l'article 11.3 de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius.
  
Article 17. Resolució administrativa
  
1. Les propostes de taules de valoració documental que obtinguen informe favorable de la JQDA seran aprovades per resolució del conseller competent en matèria de cultura.
  
2. La resolució, que serà publicada en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana, haurà d'incloure:
  
a) Una descripció sumària de la documentació, amb expressió de l'òrgan productor, resum del contingut, dates d'inici i final de la sèrie, si la seua conservació serà permanent o temporal, tipus de mostratge que es realitzarà si és el cas i la forma de conservació en suport diferent de l'original quan així es dispose.
  
b) La indicació que, d'acord amb el que preveuen l'article 57.2 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú i el present decret, l'eficàcia de la resolució, quan siga favorable a l'eliminació dels documents, quedarà demorada fins transcorreguts tres mesos des de la publicació en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana i condicionada, en tot cas, al fet que durant eixe termini no hi haja constància de la interposició de cap recurs de qualsevol naturalesa contra esta. També es farà constar que no es podrà procedir a la destrucció de documents fins que la resolució, en cas de ser impugnada, adquirisca fermesa.
  
c) L'expressió dels recursos que siguen procedents.
  
d) La determinació de les mesures per a l'eliminació dels documents, quan així ho preveja la proposta de valoració i, si és el cas, per a la conservació del seu contingut en suport diferent de l'original.
  
3. El termini per a resoldre sobre les propostes de taules de valoració serà d'un any a comptar des de la sol·licitud del dictamen a la JQDA. Transcorregut este termini sense que haja recaigut resolució, la sol·licitud haurà d'entendre's denegada.
  
Article 18. Procediment d'eliminació
  
1. L'òrgan responsable de la custòdia de l'administració titular de la documentació és el responsable d'executar les resolucions que aproven les taules de valoració documental.
  
2. Quan la resolució preveja l'eliminació de documents o sèries documentals, esta es realitzarà en la fase d'arxiu en què es trobe la documentació. Per a això, els responsables de la custòdia de la documentació tramitaran el corresponent procediment d'eliminació dels documents o sèries documentals de què es tracte, el qual comprendrà:
  
a) La memòria de la documentació a eliminar, on es descriga la sèrie documental, les unitats d'instal·lació que es desitgen eliminar i les dates que comprenen.
  
b) Una còpia de la resolució d'aprovació de la taula de valoració documental que autoritza l'eliminació de la documentació.
  
3. L'expedient d'eliminació, en el cas de la documentació relativa a la Generalitat, es comunicarà a la JQDA, la qual el revisarà en la primera reunió que celebre i formularà les observacions que estime pertinents, i ho comunicarà posteriorment als responsables de la custòdia de la documentació en el termini de deu dies perquè es procedisca, si no hi ha cap inconvenient, a la seua eliminació.
  
4. L'òrgan responsable dels documents redactarà l'acta d'eliminació, en què acreditarà que s'han complit tots els requisits previstos en l'article 17. En l'acta hauran de constar el lloc, la data i la duració dels treballs d'eliminació, el procediment utilitzat, les persones intervinents i el funcionari fedatari de l'operació. L'acta l'hauran de firmar el responsable de l'òrgan que custodia la documentació i l'arxiver corresponent.
  
5. Si la resolució disposa la conservació dels documents o sèries documentals en suport diferent de l'original, abans de procedir a l'eliminació de l'original se n'hauran d'obtindre còpies autèntiques en suport diferent. En este cas, caldrà alçar una acta complementària a la prevista en l'apartat 4 d'este mateix article, i adjuntar-la a l'expedient d'eliminació.
  
6. Un duplicat de l'acta d'eliminació es remetrà a la JQDA en el termini de deu dies següents a la data de les actuacions corresponents.
  
7. La JQDA portarà un registre de totes les actes d'eliminació documental.
  
DISPOSICIONS ADDICIONALS
  
Primera. Constitució de la JQDA
  
La JQDA es constituirà en el termini màxim de tres mesos des de l'entrada en vigor del present decret.
  
Segona. Constitució de les comissions de valoració documental
  
1. Les comissions de valoració documental es constituiran en el termini màxim de sis mesos des de l'entrada en vigor del present decret.
  
2. Si en el termini de sis mesos des de l'entrada en vigor del present decret no s'haguera constituït cap comissió de valoració documental referent a les entitats previstes en l'article 13.4, subsidiàriament la Conselleria competent en matèria d'arxius podrà crear la corresponent comissió de valoració documental, d'acord amb l'article 13.5.
  
DISPOSICIONS FINALS
  
Primera. Habilitació de desenrotllament
  
Es faculta el conseller competent en matèria de cultura perquè dicte les normes corresponents per a desenrotllar el present decret.
  
Segona. Entrada en vigor
  
El present decret entrarà en vigor el dia de la seua publicació en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.
  
Castelló de la Plana, 2 de desembre de 2005
  
El president de la Generalitat,
  
FRANCISCO CAMPS ORTIZ
  
El conseller de Cultura, Educació i Esport,



Descarregar el document amb format PDF

Descarregar les metadades en format XML

Còpia Permalink ELI

Diari Oficial de la Generalitat Valenciana




DOGV - Disposición
==================

Comparte

Comparte

Volver

Guardar el documento Descargar los metadatos en formato XML

Sumario DOGV 5150, del 07-12-2005 (2005/13522)

DECRETO 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Estado**VIGENTE**

Permalink ELI

**https://dogv.gva.es/es/eli/es-vc/d/2005/12/02/189/dof/spa/html**

### Datos del documento

Número DOGV
:   5150

Fecha DOGV
:   07-12-2005

Sección del DOGV
:   I. DISPOSICIONES GENERALES

Número del documento
:   2005/13522

CVE


Fecha del documento
:   02-12-2005

Organismo emisor
:   Conselleria de Cultura, Cultura y Deporte

Tipo de documento
:   Decreto

Análisis jurídico

 Descriptores 

:   * [Junta Calificadora de Documentos Administrativos](javascript:void(0))
    * [almacenamiento de documentos](javascript:void(0))
    * [tratamiento de la información](javascript:void(0))
    * [patrimonio cultural](javascript:void(0))
    * [archivo](javascript:void(0))
    * [legislación](javascript:void(0))

DECRETO 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. [2005/13522]
  
La Administración Pública en nuestros días genera una masa documental creciente, la cual, pasada su vigencia administrativa, no es necesario ni conveniente conservar en su totalidad. Por ello, la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, prevé, en su artículo 84, que una vez haya pasado el periodo de vigencia administrativa, los organismos que han producido o recibido dicha documentación puedan eliminarla, previa su valoración, a fin de conservar permanentemente sólo aquellos documentos que tenga interés para la información y la investigación, o bien sean de conservación obligada según la Ley, porque afectan a intereses de la propia Administración o de terceras personas. Para ello, en el artículo 85 crea la Junta Calificadora de Documentos Administrativos. Posteriormente, la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, en su artículo 11, establece la composición y las funciones principales de la citada Junta Calificadora de Documentos Administrativos.
  
Partiendo de estos principios generales y de la normativa aprobada, los objetivos del presente Decreto son, esencialmente, dos: en primer lugar, establecer las normas de funcionamiento de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, con la finalidad de solucionar las necesidades perentorias de valoración, conservación y eliminación, en su caso, que plantea la documentación de los archivos de las Administraciones públicas de la Comunidad Valenciana; en segundo lugar, establecer las bases para que los diferentes organismos y entidades, por medio de las Comisiones de Valoración Documental, elaboren y presenten las tablas de valoración documental, con la finalidad de facilitar los trabajos y los estudios previos de valoración de las series documentales por parte de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, a fin de que ésta pueda emitir sus dictámenes y, posteriormente, se puedan aprobar las tablas de valoración documental por Resolución de la Conselleria competente, objetivo final de la presente normativa.
  
Por todo ello, a propuesta del conseller de Cultura, Educación y Deporte, conforme con el Consell Jurídic Consultiu de la Comunitat Valenciana y previa deliberación del Consell de la Generalitat, en la reunión del día 2 de diciembre de 2005,
  
DECRETO
  
CAPÍTULO I
  
Disposiciones generales
  
Artículo 1. Objeto
  
1. El objeto del presente Decreto es la regulación de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JCDA) y del procedimiento de valoración, conservación y eliminación de los documentos de las Administraciones públicas de la Comunidad Valenciana y las series de los mismos, cualquiera que sea el tipo de soporte, con la finalidad de garantizar la protección del patrimonio documental de las Administraciones públicas valencianas.
  
2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 76.2 de la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o codificado y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte, incluido el informático. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones bibliográficas y publicaciones.
  
3. Se entenderá por serie documental, según dispone el artículo 3.e) de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, el conjunto de unidades archivísticas producidas en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
  
Artículo 2. Ámbito de aplicación
  
El presente Decreto se aplicará a los documentos y las series de los mismos producidos, conservados o reunidos por las instituciones y Administraciones públicas valencianas, por las entidades de derecho público con personalidad jurídica propia dependientes de ellas, por las personas jurídico-privadas vinculadas a ellas en cuyo capital o dotación participen mayoritariamente y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con dichos servicios, vinculadas a las instituciones o Administraciones públicas de la Comunidad Valenciana.
  
Artículo 3. Tablas de valoración documental
  
Las tablas de valoración documental son documentos administrativos en los que se estudian las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos o series documentales; se fijan los plazos de transferencia a los diferentes tipos de archivo; se determina la conservación o eliminación de las series documentales, o bien, si procede, su conservación en soporte diferente al de su producción; y, por último, se establece el régimen de accesibilidad a los documentos.
  
Artículo 4. Eliminación
  
1. A los efectos de este decreto, se entiende por eliminación la destrucción física de los documentos o series documentales por el órgano responsable del archivo donde se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
  
2. La destrucción sólo se podrá llevar a cabo cuando se haya aprobado así en la tabla de valoración documental correspondiente por Resolución del órgano competente.
  
Artículo 5. Conservación en soporte diferente al original
  
1. La eliminación de la documentación podrá condicionarse, cuando así se establezca en las tablas de valoración documental, a la conservación en soporte diferente del original en que fueron producidos los documentos y las series documentales. Para ello habrán de tenerse en cuenta dos requisitos:
  
a) Que el soporte original no tenga valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación.
  
b) Que el nuevo soporte garantice la integridad, autenticidad, protección y conservación de la copia del documento original mediante el uso de la firma electrónica avanzada de la Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana.
  
2. La Generalitat establecerá las aplicaciones y programas informáticos necesarios que efectúen el tratamiento de la información necesario para la generación de documentos electrónicos a partir de documentos originales en soporte papel, así como la emisión de copias en papel de dichos documentos electrónicos por los órganos competentes, y también desarrollará las medidas organizativas y técnicas para realizar ese tratamiento de la información.
  
Artículo 6. Documentos con valor probatorio
  
En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.
  
CAPÍTULO II
  
De la Junta Calificadora de Documentos Administrativos
  
Artículo 7. De la JCDA
  
La JCDA es un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la Conselleria competente en materia de cultura, cuya finalidad es la valoración de los documentos y series documentales a que se refiere el artículo 2 de este decreto.
  
Artículo 8. Composición
  
1. Los miembros de la JCDA serán nombrados por resolución del titular de la Conselleria competente en materia de cultura y estará compuesta por los siguientes miembros:
  
a) Presidente: el titular del centro directivo competente en materia de archivos.
  
b) Vicepresidente: un funcionario del centro directivo competente en materia de archivos, propuesto por su titular.
  
c) Secretario: un funcionario del centro directivo competente en materia de archivos, propuesto por su titular.
  
d) Vocales:
  
- Un funcionario de la Generalitat, grupo A, que sea competente en materia jurídica, propuesto por el centro directivo competente en materia jurídica.
  
- Un funcionario con habilitación de carácter nacional, grupo A, propuesto por el centro directivo competente en materia de Administraciones públicas.
  
- Un funcionario competente en temas económicos y hacendísticos, grupo A, propuesto por el centro directivo competente en materia de economía y hacienda.
  
- Un funcionario de archivos y bibliotecas de un archivo histórico o intermedio de la Generalitat, grupo A, propuesto por el centro directivo competente en materia de archivos.
  
- Un funcionario de Administración especial de archivos de la administración municipal, grupos A o B, propuesto por la Federación Valenciana de Municipios y Provincias.
  
2. La JCDA podrá convocar a los asesores en cuestiones jurídicas, administrativas, técnicas e históricas que crea conveniente, con voz pero sin voto, de acuerdo con las series documentales que se hayan de valorar, para examinar las tablas de valoración documental y emitir los dictámenes correspondientes.
  
Artículo 9. Duración del mandato
  
1. El ejercicio de las funciones del Vicepresidente, Secretario y Vocales será de tres años desde la fecha de su nombramiento.
  
2. El Vicepresidente, el Secretario y los Vocales de la JCDA podrán cesar por resolución del titular del órgano que los ha nombrado en los siguientes casos:
  
a) A petición propia.
  
b) A petición del órgano que lo propuso.
  
c) Por la pérdida de la condición por la que fueron propuestos.
  
Artículo 10. Funciones de la JCDA
  
Las funciones que ejercerá la JCDA serán las siguientes:
  
a) Fijar los criterios de valoración y selección de los documentos de las Administraciones públicas para elaborar las tablas de valoración documental.
  
b) Realizar el estudio de las tablas de valoración documental que presenten las Comisiones de Valoración Documental para emitir el correspondiente dictamen.
  
c) Proponer los plazos y condiciones de las transferencias entre los diferentes archivos.
  
d) Proponer los plazos y condiciones de acceso y utilización de los documentos depositados en todos los archivos de las Administraciones públicas del Sistema Archivístico Valenciano.
  
e) Realizar las recomendaciones que estime oportunas para la correcta aplicación de los dictámenes que sean aprobados y para asegurar la coordinación y colaboración de las unidades administrativas y Comisiones de Valoración Documental.
  
Artículo 11. Funcionamiento
  
1. La JCDA se reunirá, al menos, cuatro veces al año en sesión ordinaria. No obstante, el Presidente, en consideración del número de tablas de valoración documental que se presenten para su estudio, podrá acordar la convocatoria de cuantas sesiones extraordinarias considere necesarias. También se podrá reunir cuando lo solicite un tercio de sus miembros.
  
2. La convocatoria será realizada por el Secretario de la JCDA, por orden del presidente.
  
3. El Secretario redactará el Acta correspondiente de las sesiones de la JCDA.
  
4. Los dictámenes serán aprobados por mayoría simple de votos de los miembros de dicho órgano.
  
5. En lo no previsto en este artículo será de aplicación la regulación contenida en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
  
CAPÍTULO III
  
Valoración de la documentación
  
Artículo 12. Documentación objeto de valoración
  
1. Serán objeto de valoración y, en su caso, eliminación, los documentos y series documentales previstos en el artículo 2 del presente Decreto, la cual se podrá realizar en cualquiera de las fases previas al ingreso en el archivo histórico correspondiente.
  
2. En los archivos históricos no podrá ingresar ningún documento que no haya sido previamente valorado.
  
3. No podrá ser objeto de valoración y, en su caso, eliminación, la documentación anterior al 1 de enero de 1940. Tan sólo en casos excepcionales debidamente justificados la JCDA podrá valorar documentación de mayor antigüedad.
  
Artículo 13. Comisiones de Valoración Documental
  
1. Las Comisiones de Valoración Documental son órganos colegiados de carácter técnico, cuya función es la elaboración de las tablas de valoración documental referentes a los documentos y series documentales generadas por las unidades administrativas correspondientes, para presentarlas a la JCDA.
  
2. Los diferentes departamentos de la administración de la Generalitat crearán sus propias Comisiones de Valoración Documental para elaborar las propuestas de las tablas de valoración documental de los documentos y las series documentales generadas por las unidades administrativas propias, de las entidades de derecho público con personalidad jurídica propia dependientes de ellos, de las personas jurídico-privadas vinculadas a ellos en cuyo capital o dotación participe mayoritariamente la Generalitat, y de las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos de competencia de aquellos en lo relacionado con dichos servicios.
  
3. Las Comisiones de Valoración Documental se crearán mediante resolución del titular del departamento correspondiente y estarán formadas por un máximo de cinco miembros, elegidos entre el personal que desempeñe sus funciones en las unidades administrativas correspondientes, uno de los cuales habrá de ser obligatoriamente un archivero. Las Comisiones de Valoración Documental podrán requerir el asesoramiento que consideren necesario para la elaboración de su trabajo.
  
4. Las Comisiones de Valoración Documental creadas por las entidades de la administración Local, Universidades públicas y otras entidades e instituciones públicas de la Comunidad Valenciana, se encargarán de elaborar las propuestas de las tablas de valoración documental de los documentos generados o reunidos en el ejercicio de las funciones públicas que tengan encomendadas. Tan solo podrán realizar propuestas de tablas de valoración de aquellas series documentales que no hayan sido aprobadas por Resolución del conseller competente en materia de archivos. En todo caso, la JCDA coordinará las propuestas de tablas de valoración de estas entidades para evitar duplicidades en su trabajo.
  
5. En el caso de entidades e instituciones que realicen unas mismas funciones, podrá crearse una Comisión de Valoración Documental conjunta para todas ellas.
  
Artículo 14. Normas generales para la valoración documental
  
Para facilitar los trabajos de las Comisiones de Valoración Documental y la JCDA, la elaboración de las propuestas de las tablas de valoración documental deberá ajustarse a las siguientes normas:
  
a) Se informarán tan sólo las propuestas de tablas de valoración documental que se refieran a series documentales.
  
b) Se calificará y valorará tan sólo la documentación original, y no las copias que conserven otros organismos o Administraciones públicas. El órgano al que le corresponde presentar la propuesta será el que conserve la documentación original. Los órganos que conserven copias de la documentación original la podrán eliminar cuando haya finalizado su utilidad informativa.
  
c) La valoración de las series documentales se ha de hacer de una forma global, teniendo en cuenta aquellos casos en que la práctica administrativa hace que una misma serie documental se repita en otros órganos administrativos.
  
d) Las propuestas de tablas de valoración documental se han de realizar de forma clara para justificar el valor de los documentos de las Administraciones públicas, con la finalidad de decidir su conservación permanente, el cambio de soporte o bien su eliminación.
  
Artículo 15. Elaboración de propuestas de las tablas de valoración documental
  
1. La elaboración de las propuestas de las tablas de valoración documental se realizará por la Comisión de Valoración Documental correspondiente, a iniciativa propia o a propuesta de los órganos responsables de las series documentales, la cual tramitará el expediente correspondiente.
  
2. Los expedientes de propuestas de las tablas de valoración documental incluirán la siguiente información:
  
2.1. La ficha de la propuesta de la tabla de valoración documental, que incluya los siguientes apartados:
  
a) El organismo que la ha producido, donde se incluirá el estudio histórico e institucional, el cuadro de clasificación en caso de series documentales, el órgano productor y el archivo o unidad administrativa donde se encuentre.
  
b) La descripción de la documentación de que se trate, donde deberá constar la descripción del contenido de la serie documental, la ordenación de la documentación, las fechas de inicio y final, la función administrativa que desempeña, el marco legal general, los documentos que conforman el expediente, los metros lineales de documentación, las series documentales antecedentes y las relacionadas, la documentación recapitulativa que pudiera existir, el soporte físico y el soporte de sustitución.
  
c) El valor de la documentación original, reflejando claramente la utilidad o inutilidad administrativa de la documentación. Se especificará su valor histórico primario o secundario, haciendo constar el valor administrativo, fiscal, legal, informativo, científico e histórico de la serie documental. Asimismo, se constatará si los documentos tienen valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.
  
d) Los plazos de transferencia de la documentación a los diferentes tipos de archivo, de acuerdo con la frecuencia de utilización de la documentación.
  
e) El acceso a la documentación.
  
2.2. Una copia de un expediente tipo o documentación que se haya de valorar.
  
2.3. Los informes que hayan elaborado las diferentes unidades administrativas sobre la propuesta de valoración y que justifiquen la conservación permanente o eliminación de la documentación. Asimismo se incluirán los informes justificativos del régimen de acceso a la documentación.
  
2.4. Una relación de la normativa general que afecte a la serie documental en cuestión, así como de los cambios normativos que se hayan producido a lo largo del tiempo.
  
2.5. La conformidad del responsable del órgano productor de la documentación o serie documental con la valoración propuesta.
  
3. Si la Comisión de Valoración considera necesario solicitar más información, la requerirá a la unidad administrativa correspondiente, que deberá remitirla en un plazo no superior a un mes.
  
4. Cuando el contenido de la serie documental afecte a competencias que tengan atribuidas otros organismos públicos, se deberá contar con el informe preceptivo de los mismos.
  
5. Una vez elaborado el expediente de la propuesta de la tabla de valoración documental, la Comisión de Valoración Documental realizará la propuesta de valoración, distinguiendo si la documentación se ha de conservar permanentemente o se puede eliminar total o parcialmente, y remitirá toda la documentación a la JCDA.
  
Artículo 16. Dictámenes sobre las propuestas de las tablas de valoración documental
  
1. La JCDA examinará los expedientes de las propuestas de las tablas de valoración documental por orden de recepción, aplicando los criterios generales que haya elaborado la propia JCDA, y emitirá el dictamen correspondiente.
  
2. En casos extraordinarios debidamente justificados, la JCDA podrá examinar las propuestas sin tener en cuenta el orden de recepción, y resolver el caso en el menor tiempo posible.
  
3. La JCDA podrá requerir la información y el asesoramiento que considere necesarios para emitir su dictamen definitivo y vinculante.
  
4. Salvo casos excepcionales debidamente justificados, los dictámenes de la JCDA se emitirán en el plazo máximo de cuatro meses.
  
5. Si el dictamen de la JCDA fuese favorable a la propuesta de valoración, se remitirá a la Conselleria competente en materia de cultura para su aprobación definitiva por el conseller correspondiente.
  
6. Si el dictamen es desfavorable a la propuesta de valoración, no podrá presentarse otra relativa a la misma documentación hasta que transcurran dos años desde la comunicación de dicho dictamen al órgano proponente. No obstante, si se modifican los criterios archivísticos aplicados en la primera valoración, el centro directivo competente en materia de archivos podrá dirigirse al órgano responsable de la documentación para que, si lo considera oportuno, presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo citado.
  
7. El dictamen de la JCDA tiene carácter vinculante, según establece el artículo 11.3 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos.
  
Artículo 17. Resolución administrativa
  
1. Las propuestas de tablas de valoración documental que hayan sido informadas favorablemente por la JCDA serán aprobadas por Resolución del conseller competente en materia de cultura.
  
2. La Resolución, que será publicada en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana, deberá incluir:
  
a) Una descripción sumaria de la documentación, con expresión del órgano productor, resumen del contenido, fechas de inicio y final de la serie, si su conservación será permanente o temporal, tipo de muestreo que se realizará, en su caso, y la forma de conservación en soporte distinto del original cuando así se disponga.
  
b) La indicación de que, conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en el presente Decreto, la eficacia de la Resolución, cuando sea favorable a la eliminación de los documentos, quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana y condicionada, en todo caso, a que durante ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. También se hará constar que no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que la Resolución, caso de ser impugnada, adquiera firmeza.
  
c) El señalamiento de los recursos que procedan.
  
d) La determinación de las medidas para la eliminación de los documentos, cuando así lo prevea la propuesta de valoración y, en su caso, para la conservación de su contenido en soporte distinto al original.
  
3. El plazo para resolver sobre las propuestas de tablas de valoración será de un año a contar desde la solicitud del dictamen a la JCDA. Transcurrido este plazo sin que haya recaído Resolución, la solicitud deberá entenderse denegada.
  
Artículo 18. Procedimiento de eliminación
  
1. El órgano responsable de la custodia de la administración titular de la documentación es el responsable de ejecutar las Resoluciones que aprueban las tablas de valoración documental.
  
2. Cuando la Resolución prevea la eliminación de documentos o series documentales, ésta se realizará en la fase de archivo en la que se encuentre la documentación. Para ello, los responsables de la custodia de la documentación tramitarán el correspondiente procedimiento de eliminación de los documentos o series documentales de que se trate, el cual comprenderá:
  
a) La memoria de la documentación a eliminar, donde se describa la serie documental, las unidades de instalación que se desean eliminar y las fechas que comprenden.
  
b) Una copia de la Resolución de aprobación de la tabla de valoración documental que autoriza la eliminación de la documentación.
  
3. El expediente de eliminación, en el caso de la documentación relativa a la Generalitat, se comunicará a la JCDA, la cual lo revisará en la primera reunión que celebre y formulará las observaciones que estime pertinentes, comunicándolo posteriormente a los responsables de la custodia de la documentación en el plazo de diez días para que se proceda, si no hay ningún inconveniente, a su eliminación.
  
4. El órgano responsable de los documentos redactará el Acta de eliminación, en la que acreditará que se han cumplido todos los requisitos previstos en el artículo 17. En el Acta deberá constar el lugar, fecha y duración de los trabajos de eliminación, procedimiento utilizado, personas intervinientes y funcionario fedatario de la operación. El Acta deberá firmarla el responsable del órgano que custodia la documentación y el archivero correspondiente.
  
5. Si la Resolución dispone la conservación de los documentos o series documentales en soporte distinto al original, antes de proceder a la eliminación de dicho original deberán obtenerse copias auténticas en soporte diferente. En este caso, habrá de levantarse un Acta complementaria a la prevista en el apartado 4 de este mismo artículo, y adjuntarse al expediente de eliminación.
  
6. Un duplicado del Acta de eliminación se remitirá a la JCDA en el plazo de diez días siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes.
  
7. La JCDA llevará un Registro de todas las Actas de eliminación documental.
  
DISPOSICIONES ADICIONALES
  
Primera. Constitución de la JCDA
  
La JCDA se constituirá en el plazo máximo de tres meses desde la entrada en vigor del presente Decreto.
  
Segunda. Constitución de las Comisiones de Valoración Documental
  
1. Las Comisiones de Valoración Documental se constituirán en el plazo máximo de seis meses desde la entrada en vigor del presente Decreto.
  
2. Si en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor del presente Decreto no se hubiera constituido ninguna Comisión de Valoración Documental referente a las entidades previstas en el artículo 13.4, subsidiariamente la Conselleria competente en materia de archivos podrá crear la correspondiente Comisión de Valoración Documental, de acuerdo con el artículo 13.5.
  
DISPOSICIONES FINALES
  
Primera. Habilitación de desarrollo
  
Se faculta al conseller competente en materia de cultura para que dicte las normas correspondientes para desarrollar el presente Decreto.
  
Segunda. Entrada en vigor
  
El presente Decreto entrará en vigor el día de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.
  
Castellón de la Plana, 2 de diciembre de 2005
  
El presidente de la Generalitat,
  
FRANCISCO CAMPS ORTIZ
  
El conseller de Cultura, Educación y Deporte,



Descargar el documento en formato PDF

Descargar los metadatos en formato XML

Copia Permalink ELI