Source: EURLEX
Language: es
Format: md

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| 29.3.2007 | ES | Diario Oficial de la Unión Europea | C 72/37 |

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NORMAS PARA EL ACCESO A DOCUMENTOS DE EUROPOL

(2007/C 72/17)

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE EUROPOL,

Visto el Convenio Europol, y en particular, su artículo 32 bis,

Vista la propuesta del Director de Europol,

Considerando que:

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| (1) | De conformidad con el artículo 32 bis del Convenio Europol, sobre la base de una propuesta del Director de Europol, el Consejo de Administración aprobará por mayoría de dos tercios de sus miembros las normas relativas al acceso a los documentos de Europol por parte de cualquier ciudadano de la Unión y de cualquier persona física o jurídica que resida o tenga su razón social registrada en un Estado miembro, teniendo en cuenta los principios y límites establecidos en el Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, adoptado sobre la base del artículo 255 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea. |

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| (2) | El párrafo segundo del artículo 1 del Tratado de la Unión Europea (en lo sucesivo, «Tratado UE») consagra el concepto de apertura, estableciendo que el Tratado constituye una nueva etapa en el proceso creador de una unión cada vez más estrecha entre los pueblos de Europa, en la cual las decisiones serán tomadas de la forma más abierta y próxima a los ciudadanos que sea posible. |

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| (3) | Tal apertura garantiza que la administración goce de una mayor legitimidad y sea más eficaz y más responsable ante el ciudadano en un sistema democrático. La apertura contribuye al fortalecimiento de los principios de la democracia y del respeto por los derechos fundamentales, conforme se establece en el artículo 6 del Tratado UE, en el artículo 255 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea (en lo sucesivo, «Tratado CE») y en el artículo 42 de la Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea. |

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| (4) | De conformidad con el artículo 41, apartado 1, del Tratado UE, el derecho de acceso se aplica asimismo a los documentos relativos a la cooperación policial y judicial en asuntos delictivos. |

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| (5) | El Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión[(1)](#ntr1-C_2007072ES.01003701-E0001) (en lo sucesivo, «Reglamento (CE) no 1049/2001») establece los principios y los límites generales que rigen el derecho de acceso a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión. El artículo 32 bis del Convenio Europol remite a los principios y los límites fijados en dicho Reglamento. |

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| (6) | En principio, todos los documentos deben ser accesibles para el público. No obstante, los intereses públicos y privados deben protegerse mediante excepciones. Europol debe tener el derecho, en caso necesario, de salvaguardar su capacidad para llevar a cabo sus tareas. |

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| (7) | Con el fin de garantizar que el derecho de acceso se respete plenamente, debe aplicarse un procedimiento administrativo en dos etapas, con la posibilidad adicional de presentación de una reclamación ante el Defensor del Pueblo. |

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| (8) | Estas normas se adoptan sin perjuicio de lo previsto en el artículo 19 del Convenio Europol sobre el derecho de acceso. |

HA ADOPTADO LAS PRESENTES NORMAS:

Artículo 1

Definiciones

A efectos de las presentes normas:

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| (a) | por «documento de Europol »o «documento »se entenderá todo contenido, con independencia de su medio (ya sea escrito en papel o almacenado en formato electrónico o en forma de registro sonoro, gráfico o audiovisual), que se refiera a cuestiones relativas a las actividades, políticas o decisiones de Europol; |

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| (b) | por «tercero »se entenderá toda persona física o jurídica, o cualquier otra entidad, ajena a Europol, incluidos los Estados miembros, otras instituciones, órganos y organismos de la Unión Europea, organizaciones internacionales y terceros países; |

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| (c) | por «documentos clasificados de Europol »se entenderá aquellos que contengan información que requiera la adopción de medidas de seguridad adicionales y que se marquen con uno de los niveles de clasificación que siguen: «Europol RESTRINGIDO», «Europol CONFIDENCIAL», «Europol SECRETO »o «Europol ALTO SECRETO», de conformidad con las Normas de confidencialidad de la información de Europol; |

Artículo 2

Objeto

El objeto de las presentes normas es:

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| (a) | definir los principios, condiciones y límites que, con el fin de servir a intereses públicos y privados, regulan el derecho de acceso a los documentos de Europol, de modo que se garantice el acceso más amplio posible a los mismos; |

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| (b) | establecer normas que garanticen el ejercicio más sencillo posible de tal derecho; y |

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| (c) | promover las buenas prácticas administrativas en lo que respecta al acceso a dichos documentos. |

Artículo 3

Beneficiarios y alcance

1.   Todo ciudadano de la Unión, y cualquier persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio legal en un Estado miembro, tendrá derecho de acceso a los documentos de Europol, con arreglo a los principios, condiciones y límites que se definen en las presentes normas.

2.   Europol, con sujeción a tales principios, condiciones y límites, podrá conceder acceso a sus documentos a cualquier persona física o jurídica que no resida o no tenga su domicilio legal en un Estado miembro.

3.   Las presentes normas serán de aplicación a todos los documentos en poder de Europol, es decir, a los documentos que haya elaborado o que haya recibido y obren en su poder, en todas las áreas de actividad de Europol.

4.   Las personas que soliciten de manera específica datos que les conciernan únicamente a ellas no se ajustarán las presentes normas. En tales casos, se atendrán al procedimiento que se menciona en el artículo 19 del Convenio Europol.

5.   Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 4, los documentos se harán accesibles al público previa solicitud por escrito o directamente en formato electrónico de conformidad con el artículo 11.

Artículo 4

Excepciones

1.   Europol denegará el acceso a un documento en el caso de que su revelación socave la protección:

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| (a) | del interés público en lo que respecta a:   |  |  | | --- | --- | | — | la seguridad pública, |  |  |  | | --- | --- | | — | el desempeño debido de las tareas de Europol, |  |  |  | | --- | --- | | — | las investigaciones y las actividades operativas de terceros, |  |  |  | | --- | --- | | — | los asuntos militares y de defensa, |  |  |  | | --- | --- | | — | las relaciones internacionales, |  |  |  | | --- | --- | | — | la política financiera, monetaria o económica de la Comunidad o de un Estado miembro; | |

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| (b) | del derecho a la intimidad o la integridad de una persona física. |

2.   Europol denegará el acceso a un documento en el caso de que su revelación socave la protección:

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| — | de los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, |

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| — | de los procedimientos judiciales y el asesoramiento jurídico, |

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| — | de los fines de inspecciones, investigaciones y auditorías distintos de los mencionados en el apartado 1, letra (a), |

salvo que exista un interés público primordial en su revelación.

3.   Se denegará el acceso a un documento, redactado para uso interno o recibido por Europol, concerniente a una cuestión sobre la cual Europol no haya tomado aún una decisión si su revelación perjudica el proceso de toma de decisiones de Europol, salvo que exista un interés público primordial en su divulgación.

Se denegará el acceso a un documento que contenga opiniones para uso interno, empleado en procedimientos de deliberación o consultas preliminares en Europol, incluso después de haberse tomado la decisión pertinente, si su difusión socava el proceso de toma de decisiones de Europol, salvo que exista un interés público primordial en su difusión.

4.   Por lo que se refiere a los documentos generados en parte o en su totalidad por terceros, Europol consultará con éstos para determinar si es aplicable lo dispuesto en los apartados 1, 2 ó 3. Si el documento de un tercero procede de un Estado miembro, o de un tercer país u organización con el que Europol haya establecido un acuerdo de cooperación, la Oficina se abstendrá de divulgar tal documento sin contar con el consentimiento por escrito del tercero en cuestión.

5.   Si únicamente están amparadas por las excepciones referidas algunas partes del documento solicitado, serán divulgadas las partes restantes.

6.   Las excepciones consignadas en los apartados 1 a 3 serán de aplicación únicamente en el período durante el cual la protección esté justificada a causa del contenido del documento. Las excepciones podrán aplicarse por un plazo máximo de 30 años. En caso de documentos amparados por las excepciones relativas a la integridad o el derecho a la intimidad de personas físicas, o a intereses comerciales, así como de documentos clasificados de Europol, las excepciones podrán mantenerse vigentes una vez transcurrido dicho plazo si fuera necesario.

Artículo 5

Documentos de Europol en poder de Estados miembros o de terceros países u organizaciones con los que Europol haya establecido un acuerdo de cooperación

En los casos en que un Estado miembro o un tercer país u organización con el que Europol haya establecido un acuerdo de cooperación reciban una solicitud de un documento que se encuentre en su poder y que proceda de Europol, ésta procurará que tales terceros le consulten para tomar una decisión que no ponga en peligro la consecución de los objetivos recogidos en las presentes normas. Europol procurará asimismo que los terceros países u organizaciones con los que haya establecido un acuerdo de cooperación se abstengan de revelar el documento en cuestión sin el consentimiento por escrito de Europol. Europol se asegurará de que esta obligación se consigne en los acuerdos de cooperación que celebre con los mencionados terceros países u organizaciones.

Los Estados miembros, como alternativa, podrán remitir la solicitud a Europol.

Artículo 6

Solicitudes

1.   Las solicitudes de acceso a un documento se presentarán por escrito en cualquier formato, incluido el electrónico, en una de las lenguas mencionadas en el artículo 33, apartado 1, del Convenio Europol, y de modo suficientemente preciso para que Europol pueda identificar el documento de que se trate. El solicitante no estará obligado a motivar su solicitud.

2.   Si la solicitud carece de la precisión suficiente, Europol invitará al solicitante a que aporte información adicional que permita la identificación de los documentos requeridos; el plazo de respuesta establecido en el artículo 7 se iniciará una vez que Europol haya recibido tal información adicional.

3.   En el caso de una solicitud relativa a un documento de gran extensión, o a un elevado número de documentos, Europol podrá consultar con el solicitante para encontrar una solución adecuada al caso.

4.   Europol facilitará información y prestará asistencia a los ciudadanos sobre el modo y el lugar en que éstos puedan presentar las solicitudes de acceso a sus documentos. En el sitio web de Europol se publicarán instrucciones al respecto.

Artículo 7

Tramitación de las solicitudes iniciales

1.   Las solicitudes de acceso a documentos se tramitarán de manera diligente. Se enviará un acuse de recibo al solicitante. En el plazo de 30 días laborales desde el registro de la solicitud, Europol o bien concederá acceso al documento solicitado de conformidad con lo previsto en el artículo 10 dentro de ese plazo, o bien, mediante respuesta por escrito, comunicará las razones de la denegación total o parcial e informará al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria con arreglo a lo dispuesto en el apartado 3 del presente artículo.

2.   En casos excepcionales, por ejemplo tratándose de solicitudes de documentos de gran extensión o de un elevado número de documentos, el plazo establecido en el apartado 1 podrá ampliarse en 30 días laborables, siempre que se notifique tal circunstancia por adelantado al solicitante y se consignen los motivos pormenorizados de tal actuación.

3.   En caso de denegación total o parcial, el solicitante, en el plazo de 30 días laborables desde la recepción de la respuesta de Europol, podrá presentar una solicitud confirmatoria pidiendo a Europol que reconsidere su postura.

4.   La falta de respuesta de Europol en el plazo prescrito concederá al solicitante el derecho a presentar una solicitud confirmatoria.

Artículo 8

Tramitación de las solicitudes confirmatorias

1.   Las solicitudes confirmatorias se tramitarán de manera diligente. En el plazo de 30 días laborales desde el registro de la solicitud, Europol o bien concederá acceso al documento solicitado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 dentro de ese plazo, o bien, mediante respuesta por escrito, comunicará los motivos de la denegación total o parcial.

2.   En casos excepcionales, por ejemplo tratándose de solicitudes de documentos de gran extensión o de un elevado número de documentos, el plazo establecido en el apartado 1 podrá ampliarse en 30 días laborables, siempre que el solicitante reciba por adelantado una notificación en la que se justifique tal ampliación.

Artículo 9

Documentos clasificados de Europol

1.   Las solicitudes de acceso a documentos clasificados de Europol con arreglo a los procedimientos establecidos en los artículos 7 y 8 serán tramitadas únicamente por personal de Europol que esté facultado para tener conocimiento de tales documentos de conformidad con lo dispuesto en el Manual de seguridad de Europol.

2.   El acceso a documentos clasificados de Europol no se denegará sistemáticamente. Todo documento clasificado será examinado para determinar si le es de aplicación alguna de las excepciones contempladas en el artículo 4. Los documentos clasificados no podrán revelarse salvo que hayan sido desclasificados con arreglo a lo dispuesto en el artículo 10 de las Normas de confidencialidad. El acceso a documentos clasificados de terceros será objeto del mecanismo de consulta mencionado en el artículo 4, apartado 4.

3.   Si Europol decide denegar total o parcialmente el acceso a un documento clasificado, justificará su decisión de un modo que no perjudique los intereses protegidos en el artículo 4.

Artículo 10

Acceso en respuesta a una solicitud

1.   El acceso del solicitante a los documentos se hará efectivo mediante la recepción de una copia de los mismos, en su caso en formato electrónico, de conformidad con sus preferencias. Las copias de menos de 20 páginas A4 y el acceso directo en formato electrónico serán gratuitos. En los demás casos, se cargará al solicitante el coste efectivo de la obtención y envío de las copias.

2.   Si un documento ha sido publicado previamente por Europol o por el tercero en cuestión y resulta fácilmente accesible para el solicitante, Europol podrá cumplir su obligación de conceder acceso al mismo informando al solicitante del modo de obtenerlo.

3.   Los documentos se suministrarán en una versión y formato existentes (incluidos los formatos electrónicos u otros alternativos, como Braille, impresión en grandes caracteres o cinta), y en una de las versiones lingüísticas disponibles, con arreglo a las preferencias del solicitante.

Artículo 11

Acceso directo en formato electrónico

1.   Europol dará acceso a un registro de documentos públicamente accesibles y, en la medida de lo posible, proporcionará éstos directamente en formato electrónico.

2.   En concreto, serán directamente accesibles los documentos legislativos, es decir, los redactados o recibidos en el curso de procedimientos para la adopción de actos jurídicamente vinculantes, con sujeción a lo dispuesto en el artículo 4.

Artículo 12

Ejecución

La ejecución de las presentes Normas estará sujeta a una decisión del Director de Europol en la que se establecerá, en particular, la intervención de los órganos de Europol en la tramitación de las solicitudes de acceso público a los documentos.

Artículo 13

Información

Europol adoptará las medidas requeridas para informar al público en general de los derechos que le asisten con arreglo a las presentes normas.

Artículo 14

Reproducción de documentos

Las presentes normas se establecen sin perjuicio de cualesquiera otras vigentes en materia de derechos de autor que puedan limitar el derecho de un tercero a reproducir o explotar documentos revelados.

Artículo 15

Entrada en vigor

Las presentes normas entrarán en vigor el 19 de abril de 2007.

Hecho en La Haya el 20 de marzo de 2007.

Hans-Jürgen FÖRSTER

Presidente del Consejo de Administración

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