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INFORME DE LA COMISIÓN AL CONSEJO

RESUMEN
GRUPO EUROPEO DE ARCHIVOS
LOS ARCHIVOS EN EUROPA
FRENTE A LOS DESAFÍOS DE LA ERA DIGITAL
Segundo Informe Provisional al Consejo

Contexto

En noviembre
de 2005, el Consejo de Ministros adoptó una Recomendación relativa a una mayor
cooperación en el ámbito de los archivos en Europa[1]. La Recomendación solicitaba la
creación de un Grupo Europeo de Archivos (GEA) compuesto por expertos nombrados
por los Estados miembros y las instituciones de la UE para garantizar la
cooperación y coordinación de los asuntos generales relativos a los archivos.
El Consejo, además, recomendó una serie de medidas prioritarias cuyo
seguimiento deberá realizar el GEA.

En 2008, el
grupo presentó un informe provisional al Consejo sobre la aplicación de la
Recomendación de 2005[2].
En dicho informe, el GEA señalaba que la conservación informatizada de
documentos está cambiando las relaciones entre los servicios de archivos y los
creadores de documentos así como el papel que los archivos y los archivistas
desempeñan en la administración pública y la sociedad. El informe concluía que
los servicios de archivos debían examinar su papel con más detalle y evaluar la
importancia de los conceptos, los procedimientos y los procesos de archivo
existentes.

Cuatro años
después de su primer informe provisional, el GEA presenta un informe de
seguimiento. El informe fue adoptado por el Grupo Europeo de Archivos en su
reunión de Copenhague, el 30 de mayo de 2012.

La
cooperación en el sector de los archivos en Europa

El Grupo
Europeo de Archivos, creado a principios de 2006, ha seguido fomentando y
coordinando la cooperación entre archivos a nivel europeo, especialmente cuando
ello puede aportar un valor añadido real. El GEA se reúne dos veces al año.
Desde el segundo semestre de 2009, las reuniones se organizan conjuntamente con
las reuniones del Consejo Europeo de Archivistas Nacionales, organizadas por la
Presidencia de la UE.

El GEA ha
seguido ofreciendo orientaciones generales y directrices sobre la aplicación de
las medidas prioritarias de la Recomendación, en particular:

Conservación
y prevención de daños.

Cooperación
interdisciplinaria europea en materia de documentos y archivos electrónicos.

Establecimiento y mantenimiento de un
portal de Internet en Europa dedicado a los archivos.

El GEA ha examinado los desafíos para los
archivos en la era digital mencionados en el informe de 2008. Sus conclusiones
y recomendaciones se presentan en el informe adjunto y se resumen a
continuación.

Los archivos en la era digital

El uso generalizado de las TIC está
cambiando el papel que los archivos desempeñan en la sociedad. El Grupo
Europeo de Archivos ha examinado los retos que estos cambios representan para
los archivos, en particular en los ámbitos siguientes.

·
El papel cambiante de los archivos

Los archivos
nacionales están examinando activamente sus responsabilidades actuales y
futuras en el mundo digital. Los archivos nacionales trabajarán para equilibrar
su mandato y sus responsabilidades con otros intereses. A tal fin, tratarán de
cooperar más estrechamente con otras redes y organismos de gestión de la
información, en particular las agencias de administración electrónica.

·
El acceso a los archivos in situ y en
línea

El acceso a
los archivos de toda Europa está cambiando a medida que se extienden las
tecnologías de Internet y que los archivos ponen más material en línea. La
cuestión es qué prioridad deben dar los archivos nacionales a los diferentes
tipos de acceso. Los archivos necesitan conocer las necesidades de sus usuarios
para definir el equilibrio entre los servicios en línea e in situ y
decidir qué servicios deben desarrollarse.

·
Los archivos y la Directiva relativa a la
reutilización de la información del sector público[3]

Exhortar al
público a utilizar la información contenida en los archivos es parte de la
misión de las instituciones archivísticas nacionales. No obstante, la
reutilización de los archivos[4]
por el sector privado plantea diversos problemas, tales como la autenticidad,
los derechos de propiedad intelectual, la protección de datos, la política de
tarificación y el equilibrio entre servicios públicos y privados.

·
La digitalización

La
digitalización y la publicación en línea permiten que los archivos pongan más
material a disposición tanto de la comunidad académica como de un público más
amplio. También facilita la reutilización de la información de los archivos. No
obstante, poner la información en línea no es una actividad gratuita y la
capacidad de los archivos nacionales para digitalizar sus fondos puede estar
motivada en parte por las posibilidades de financiación.

·
Costes y financiación

Encontrar vías adecuadas de financiar la
digitalización es crucial para abrir el acceso en línea a los archivos de
Europa. Así pues, las instituciones de archivo consideran que es importante
desarrollar un plan de financiación europeo además de un programa de
digitalización europeo.

Conclusiones

El papel de los archivos está cambiando
debido a su participación en la moderna sociedad de la información y en la
cadena de la información digital. No se trata sólo de una cuestión técnica,
sino que está intrínsicamente ligada a la participación de los archivos en la
administración electrónica. Al mismo tiempo, los archivos conservan muchas de
sus competencias tradicionales como custodios, proveedores de información y
garantes de autenticidad.

Se recurre a los archivos para encontrar
fuentes auténticas y fiables respecto a la responsabilidad retrospectiva de las
administraciones. A fin de cumplir su obligación, es necesario que los archivos
nacionales participen en el establecimiento de las normas de gestión de los
registros digitales en las fases iniciales del ciclo de vida del documento. Los
archivos deberán hacer mayores esfuerzos para participar en los procesos que
regulan la actividad del Gobierno, no sólo desde una perspectiva tecnológica,
sino también aportando una nueva visión de las propias instituciones de archivo
y de su relación con las administraciones públicas.

La conservación digital y el acceso a
material creado en formato digital son responsabilidad clave de los archivos
nacionales. La transferencia de un volumen creciente
de registros creados en formato digital aumenta la necesidad de crear una
infraestructura de conocimiento, organizativa y técnica sostenible, a fin de
que el material digital esté permanentemente accesible y de garantizar su
fiabilidad. Esto requerirá un notable esfuerzo de los archivos, por lo
que el intercambio de experiencias y la elaboración de estrategias comunes
constituyen ingredientes esenciales.

Los archivos nacionales reconocen la
importancia de garantizar que los ciudadanos de la UE tengan acceso en línea a
la riqueza de su patrimonio de archivos en Europa. La Declaración de Bruselas
sobre el Acceso a los Archivos Digitales, de 2010[5], subraya su intención de
utilizar todo lo posible las tecnologías digitales para promover el acceso
abierto a los fondos de archivos de Europa. Cabe señalar, no obstante, que esto
plantea requisitos cualitativos aplicables a la información de carácter descriptivo
de los archivos y a la capacidad para garantizar la autenticidad de los
archivos digitales.

Los archivos en Europa trabajan juntos para
hacer frente a los retos de la moderna sociedad de la información, al tiempo
que se esfuerzan por seguir cumpliendo sus responsabilidades tradicionales con
los Gobiernos y los ciudadanos. Los archivos tienen ya un largo historial de
dos décadas de cooperación en Europa. Seguirán aprendiendo unos de otros y,
siempre que sea posible, cooperando para desarrollar nuevas normas, prácticas y
soluciones a fin de dar el paso de convertirse en un socio de pleno derecho en
la moderna sociedad de la información.

Los archivos nacionales examinarán cómo
podrían cooperar más estrechamente para afrontar los retos que les esperan y adoptar
nuevos modos de cooperación para los próximos años. Coordinarán sus esfuerzos,
entre sí y con las instituciones de la UE, a través del Consejo Europeo de
Archivistas Nacionales y del Grupo Europeo de Archivos. Además, los archivos
nacionales buscarán colaborar más estrechamente con otros organismos que
participan en la gestión de la información y en la administración electrónica.
Los archivos nacionales pretenden ser un interlocutor de pleno derecho en el
desarrollo de la política de la UE en materia de datos abiertos y del acceso en
línea a la información.

Decisiones
y recomendaciones

Decisiones

(1)
Los archivos nacionales trabajarán juntos para
establecer un programa digital común para los archivos que vincule los
objetivos europeos con las ambiciones y los esfuerzos nacionales. Investigarán
el modo en que los archivos pueden contribuir a la creación de un portal
europeo de archivos sostenible después de 2015. El GEA intentará promover una
política común de archivos en el creciente sector europeo de la información y
estudiará la manera en que los valores fundamentales de los archivos pueden
encontrar su lugar en la nueva era digital. Se prestará especial atención a la
interoperabilidad, a la accesibilidad a largo plazo de los datos, a los
identificadores permanentes, a la información abierta y a la evaluación.

(2)
Los archivos nacionales cooperarán para poner
en línea de aquí a 2015:

–
Las principales fuentes que ayuden a los
ciudadanos a entender mejor las relaciones entre países y administraciones en
la historia y la construcción de Europa, así como la diversidad de culturas,
tradiciones e identidades nacionales.

–
Las "piezas maestras” de los archivos de
cada Estado miembro.

–
Colecciones relacionadas con los grandes
acontecimientos históricos y los aniversarios.

(3)
Los archivos nacionales cooperarán más
estrechamente con otros organismos a fin de garantizar que los intereses
archivísticos, como la conservación y el acceso, se equilibran con otros
intereses, tales como la protección de datos. Por ejemplo, se comprometen a
elaborar un código de conducta para los archivos en el marco de la propuesta de
Reglamento de la UE sobre la protección de datos, que se debatirá con otras
partes interesadas.

Recomendaciones

(4)
Los archivos nacionales deben colaborar con
los gobiernos en el establecimiento de normas para la gestión de documentos
electrónicos. Continuarán trabajando junto con otras organizaciones
públicas y privadas en el Foro DLM (Document Lifecycle Management, Gestión del
Ciclo de Vida de los Documentos), con el fin de promover el desarrollo de
directrices y normas, como MoReq2010 (Modular Requirements for Records Systems,
Requisitos Modulares para Sistemas de Registros).

(5)
Sería preciso contar con normas comunes para
los servicios en línea. El creciente papel de las redes sociales
y su posible influencia en la prestación de servicios archivísticos debe ser
examinado.

(6)
Las organizaciones de archivos deben colaborar
para superar los obstáculos y fomentar una mayor reutilización de la
información de los archivos. Es necesario desarrollar un modelo común de
las mejores prácticas existentes en Europa que pueda servir de marco para los
archivos que todavía no tienen una política de reutilización. El modelo debe
incluir el modo de autorizar la reutilización de contenidos y garantizar la
autenticidad así como las opciones de tarificación o el acceso gratuito. Los
archivos deberán compartir experiencias con las bibliotecas y los museos y
llevar a cabo nuevas investigaciones sobre qué buscan los clientes y los
clientes potenciales. El GEA deberá promover las mejores prácticas en este
ámbito, y defender los intereses del sector, insistiendo en que los archivos
cuentan con un rico contenido potencialmente reutilizable.

(7)
Los archivos nacionales deberían compartir sus
conocimientos y su experiencia e intercambiar información sobre los enfoques de
digitalización del material de archivo. El
desarrollo de una estrategia europea que incluya modelos y normas comunes de
digitalización ayudaría a los archivos a poner en marcha programas de digitalización
y contribuiría a una mayor interoperabilidad entre países. Es también
necesario examinar la financiación de los programas de digitalización. ¿Deben
cobrar los archivos por los servicios adicionales, como el acceso en línea, y,
si es así, en qué casos? El GEA debería hacer recomendaciones respecto a la
digitalización para el acceso en línea y fomentar el desarrollo de estrategias
apropiadas.

(8)
La transferencia y conservación de un volumen
creciente de registros creados en formato digital requiere que se
intensifiquen la cooperación y el intercambio de las mejores prácticas y
soluciones entre los archivos nacionales. Cuando sea posible, deben desarrollar
conceptos y soluciones comunes, teniendo en cuenta los proyectos existentes en
este ámbito[6].
Es necesario cuantificar mejor la financiación necesaria para el material de
archivo creado en formato digital, de modo que los archivos tengan una idea más
exacta de los costes y del modo de repartir los limitados presupuestos entre
medios tradicionales y medios digitales. El coste de mantener registros
creados en formato digital debería evaluarse con mayor precisión, por ejemplo,
a través de la mejora de los modelos de costes, con el fin de ofrecer a los
archivos nacionales instrumentos más adecuados para prever la financiación
necesaria a lo largo del tiempo.

[1]               DO L 312 de 29.11.2005, p. 55

[2]               Informe provisional al Consejo SEC (2008) 2364; COM
(2008) 500

[3]               DO L 345 de 31.12.2003, p. 90.

[4]               En diciembre de 2011, la Comisión Europea propuso
una revisión de la Directiva sobre la información del sector público, en virtud
de la cual archivos, museos y bibliotecas entrarían en el ámbito de aplicación
de la Directiva, aun cuando sus obligaciones no son tan extensas como las de los
demás organismos del sector público.

[5]               La Declaración de Bruselas se adoptó en el Consejo
Europeo de Archivistas Nacionales, celebrada en Bruselas el 19 de noviembre de
2010.

[6]               Por ejemplo, proyectos como PLANETS,
PRESTOSPACE y Digital Preservation Europe.

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