Diari Oficial de la Generalitat Valenciana


Sumari del DOGV 7857, del 24-08-2016 (2016/6287)

RESOLUCIÓ de 8 d'abril de 2016, del Rectorat, relativa a la creació d'un fitxer amb dades personals en aplicació de l'article 20 de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades personals.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Estat**VIGENT**

Permalink ELI

**https://dogv.gva.es/va/eli/es-vc/res/2016/04/08/(2)/dof/vci/html**

### Dades del document

Número de DOGV
:   7857

Data del DOGV
:   24-08-2016

Secció del DOGV
:   I. DISPOSICIONS GENERALS

Número del document
:   2016/6287


Data del document
:   08-04-2016

Organisme emissor
:   Universitat Jaume I de Castelló

Tipus de document
:   Resolució

Descriptors 

:   * dades personals
    * base de dades
    * legislació

RESOLUCIÓ de 8 d'abril de 2016, del Rectorat, relativa a la creació d'un fitxer amb dades personals en aplicació de l'article 20 de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades personals. [2016/6287]  
Dins de les activitats que porta a terme la Universitat Jaume I, cada vegada és més freqüent la necessitat d'incorporar gravacions de les reunions d'òrgans col·legiats, comissions o grups de treball.   
Sempre que en les gravacions apareguen imatges o veus de persones físiques identificades o identificables i excedisquen l'àmbit estrictament personal, aquestes s'han de sotmetre al que preveu la Llei orgànica 15/1999 de protecció de dades de caràcter personal, i s'han de protegir de manera específica amb les mesures establertes al Reial decret 1720/2007 que la desplega.  
L'article 20 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de les dades de caràcter personal, preveu que la creació, modificació o supressió dels arxius de les administracions públiques només podran fer-se per mitjà de disposició general publicada en el Butlletí Oficial de l'Estat o diari oficial corresponent.  
En compliment d'aquest mandat legal, el Rectorat de la Universitat Jaume I de Castelló resol:  
  
Primer  
Aprovar la creació del fitxer que s'indica en l'annex I d'aquesta disposició.  
  
Segon  
Per garantir la seguretat de les dades de caràcter personal del fitxer relacionat en l'annex I i assegurar-ne la utilització segons les finalitats que s'hi estableixen, el personal de la Universitat que en el desenvolupament de les seues funcions enregistre imatges o veus de persones físiques identificades o identificables ha d'observar el que preveu aquesta resolució.  
  
Tercer  
El responsable de realitzar la gravació, per fer-la, usar-la i, si escau, difondre-la ha de sol·licitar autorització per a la realització de l'enregistrament a través del procediment que s'habilite a l'efecte. En la sol·licitud ha de detallar almenys el nom de l'enregistrament, la finalitat, així com les imatges o sons que es recolliran, la data i el lloc de celebració, deixant constància que no podran ser recollides més dades de les necessàries per a complir amb la finalitat prevista. També cal indicar si l'enregistrament es farà amb mitjans propis o es recorrerà a contractar serveis de tercers aliens a la Universitat. La sol·licitud només serà aprovada si la seua finalitat guarda relació amb les activitats de la Universitat i serà competent per a fer-ho la Secretaria General de la Universitat.  
  
  
Quart  
En el cas de gravació de les reunions d'òrgans col·legiats, comissions o grups de treball, s'entén que l'autorització serà vàlida per a tots els enregistraments d'igual naturalesa mentre no hi haja notificació expressa al responsable de la revocació d'aquesta pel mateix òrgan que l'haja aprovada. El sol·licitant s'ha de fer responsable de la gravació durant tot el seu cicle de vida, incloent-hi l'esborrat de les dades quan deixen de ser necessàries.  
  
Cinquè  
En el cas que la gravació siga feta per persones o empreses alienes a la Universitat, l'autorització assenyalada en el punt anterior quedarà supeditada a la formalització del corresponent contracte d'encàrrec de tractament, d'acord amb el que preveu l'article 12 de la Llei orgànica 15/1999 de protecció de dades de caràcter personal. Serà responsabilitat del sol·licitant la formalització del contracte i la remissió a la Gerència de la Universitat per a la seua signatura.  
  
Sisè  
En cap cas es podran incloure en les gravacions dades d'ideologia, afiliació sindical, religió, creences, origen racial, salut o vida sexual. No es consideraran afectats per aquesta disposició aquells enregistraments en els quals apareguen aquestes dades de forma incidental o accessòria sense guardar relació amb la seua finalitat.  
  
Setè  
Si el responsable de la gravació preveu tractar i emmagatzemar la gravació fora dels servidors corporatius de la Universitat, caldrà que detalle les mesures de seguretat a aplicar a les dades en la sol·licitud.  
  
Vuitè  
El responsable de la gravació haurà d'informar les persones afectades que les seues dades (imatge o veu, o ambdues, segons s'escaiga) seran incorporades a un fitxer o tractament de dades de caràcter personal, de la seua finalitat, dels destinataris de la gravació, de les possibles cessions de les imatges, de la possibilitat d'exercir els drets d'accés, rectificació, cancel·lació o oposició i de la identitat del responsable del tractament que figura en l'annex I d'aquesta resolució. Aquesta informació s'ha de proporcionar de manera que quede constància de la seua notificació als afectats. A petició de l'afectat, aquesta informació se li haurà de proporcionar de forma impresa.   
  
Novè  
La Universitat podrà auditar periòdicament que les gravacions incloses en aquest fitxer compleixen amb el que preveu aquesta resolució. El responsable de les gravacions tindrà l'obligació de posar-les a disposició de les persones o empreses encarregades de portar a terme les auditories.  
  
Desè  
Els drets d'accés als arxius esmentats, i també els altres que la llei reserva als afectats pels tractaments de dades de caràcter personal, els poden exercir les persones afectades davant el responsable intern que en l'annex s'indica, en la forma reglamentària establerta. Aquest farà aplegar les sol·licituds d'exercici de drets, juntament amb la resolució presa sobre això, al responsable de la gravació perquè la faça complir i informe al sol·licitant.  
  
Onzè  
En els casos en els quals la llei ho permeta i es preveja la necessitat de comunicar les dades contingudes en els enregistraments a tercers o la seua difusió fora de l'àmbit de la Universitat Jaume I, els responsables de la gravació hauran de recaptar l'autorització de la Secretaria General i hauran d'advertir expressament els cessionaris de la seua obligació de dedicar les dades exclusivament a la finalitat per a la qual es cedeixen.   
  
Dotzè  
No serà necessari obtindre l'autorització assenyalada en l'apartat tercer quan es tracte de la gravació de conferenciants, ponents o participants en taules rodones, jornades, conferències o altres actes de naturalesa semblant. En aquests casos el responsable de la gravació haurà d'obtindre el consentiment per a portar-la a terme i difondre-la directament de les persones participants en l'acte, i se'n responsabilitzarà de l'emmagatzematge i difusió.  
  
Tretzè  
Qualsevol incident que afecte a la confidencialitat, integritat o disponibilitat de les gravacions haurà de ser reportat pel seu responsable, a través del procediment intern de notificació d'incidents de seguretat.   
  
  
Catorzè  
Aquesta resolució entrarà en vigor l'endemà de la publicació en el Diari Oficial de la Comunitat Valenciana.  
  
Castelló de la Plana, 8 d'abril de 2016.- El rector: Vicent Climent Jordà.  
  
ANNEX I  
Gravació de reunions  
  
Tipus de resolució: creació.  
Finalitat: gravacions de les reunions d'òrgans col·legiats, comissions o grups de treball de la Universitat Jaume I.  
Persones o col·lectiu sobre els quals es pretén obtindre dades o resulten obligats a subministrar-les: persones que prenen part en reunions d'òrgans col·legiats, comissions o grups de treball de la Universitat Jaume I.  
Procediment de recollida de dades: captació d'imatge i veu de l'afectat.  
Estructura bàsica de l'arxiu automatitzat. Tipus de dades: imatge i veu.  
Sistema de tractament: automatitzat.  
Cessions de dades que es preveuen: no cap.  
Responsable del fitxer: Universitat Jaume I.  
Responsable intern del tractament: Secretaria General.  
Òrgan davant el qual poden exercir-se els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Secretaria General. Universitat Jaume I. Avinguda de Vicent Sos Baynat, s/n. E-12208. Castelló de la Plana. Espanya. Tel. +32 733 815 315. Adreça electrònica: ehmnte@azx.oq  
Nivell de seguretat: bàsic.


Còpia Permalink ELI