REGLAMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE - Boletín Oficial Universidad de Alicante



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REGLAMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE[Boletín Oficial Universidad de Alicante](/es/Publicacion)
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Secretaría General

Boletín Oficial Universidad de Alicante





REGLAMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

Fecha de aprobación
:   30/07/2009

Fecha de publicación
:   01/09/2009

Órgano competente
:   Consejo de Gobierno

Sección
:   DISPOSICIONES GENERALES

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**Título:** REGLAMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

**Sección:** DISPOSICIONES GENERALES

**Órgano:** Consejo de Gobierno

**Fecha de aprobación:** jueves, 30 de julio de 2009

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE  
    
    
 ÍNDICE  
  
    
 EXPOSICIÓN DE MOTIVOS  
    
 CAPÍTULO 1. DISPOSICIONES GENERALES  
 Art. 1. Ámbito de aplicación  
 Art. 2. El patrimonio documental de la UA  
    
 CAPÍTULO II. El sistema de gestión de documentos y archivos de la UA   
Artículo 3. Concepto y estructura  
 Artículo 4. Funciones del Servicio de Archivo y Registro  
 Artículo 5. El registro de entrada y salida de documentos de la UA  
 Artículo 6. Los archivos de gestión  
 Artículo 7. El Archivo General  
    
 CAPÍTULO III. La Comisión de Documentos y Archivos   
Artículo 8. Naturaleza de la Comisión de Documentos y Archivos  
 Artículo 9. Composición de la Comisión de Documentos y Archivos  
 Artículo 10. Funciones de la Comisión de Documentos y Archivos  
    
 CAPÍTULO IV. La gestión de los documentos   
Artículo 11. Funcionamiento del sistema de gestión de los documentos  
 Artículo 12. La transferencia  
 Artículo 13. La preservación de los documentos  
    
 CAPÍTULO V. El acceso a la documentación   
Artículo 14. Principios generales  
 Artículo 15. Procedimientos para la consulta de los documentos  
 Artículo 16. El préstamo de documentos  
    
 DISPOSICIÓN ADICIONAL  
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_  
    
    
 EXPOSICIÓN DE MOTIVOS  
    
 Este reglamento se enmarca en el contexto de la legislación estatal vigente en materia de registro de documentos y conservación y acceso al patrimonio documental y archivos; así como en la Ley 3/2005 de Archivos, de la Generalitat Valenciana que obliga a los titulares de documentos públicos a “disponer de un único sistema de gestión documental que comprenda la producción, la tramitación, el control, la valoración y la conservación de los documentos y el acceso a ellos”.  
    
 Asimismo, el Estatuto de la Universidad de Alicante, aprobado en el 2004 (Decreto de la GV 73/2004), establece en el artículo 206.6 que la “Universidad se dotará de un sistema de gestión de la documentación administrativa y de archivos que abarque las distintas etapas del ciclo de vida de los documentos”.  
    
 Por otra parte, la implantación de la administración electrónica, prevista en nuestra legislación, requiere la gestión de los documentos desde una perspectiva global que abarque todo su ciclo de vida e implique al conjunto de la organización. Por lo tanto, esta gestión ha de sustentarse en un sistema documental corporativo que integre los procesos de creación, registro, asignación de metadatos, acceso, evaluación, preservación y conservación, para garantizar la autenticidad, fiabilidad y conservación de los documentos, tal como se recoge en todas las normativas y recomendaciones nacionales e internacionales.  
    
 Además de la necesidad de dar cumplimiento a la normativa vigente, en el desarrollo del presente reglamento se han tenido en cuenta las recomendaciones y normativas sobre gestión documental en las organizaciones, especialmente las normas ISO/UNE.   
    
 El objetivo de este Reglamento es establecer las bases para la implantación de un sistema integral de gestión documental que contribuya a la eficacia y calidad de la administración universitaria y asegure la preservación y conservación del patrimonio documental de la Universidad de Alicante.   
    
    
 CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES  
    
 Artículo 1. Ámbito de aplicación  
    
 1.1. La presente normativa es de aplicación a la gestión de documentos de la UA. A estos efectos, se entiende por “documento” toda expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como otras formas de expresión gráfica o sonora, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos, que constituyen testimonio de las actividades y funciones de la Universidad; asimismo, por “sistema de gestión de documentos” de la UA se entiende el conjunto de políticas, procedimientos y técnicas relativas a la producción, tramitación, control, valoración, conservación y acceso a los documentos y expedientes a lo largo de todo el ciclo de vida, es decir, desde su creación y registro, hasta su conservación definitiva o su eliminación.   
    
 1.2. Con carácter excepcional, podrán formar parte del Patrimonio Documental las obras de creación e investigación editadas que sean testimonio de las actividades de la Universidad de Alicante,  formen parte de expedientes documentales, o pertenezcan a colecciones o fondos documentales en base a criterios de procedencia, integridad y conservación.   
 Asimismo podrá formar parte del Patrimonio Documental la documentación y materiales originales de investigadores, en cuanto que constituyan fuentes primarias para la historia de la ciencia y la tecnología.  
    
 1.3. A los efectos de este reglamento, se entiende por “archivo” el conjunto de documentos acumulados en el ejercicio de sus funciones y actividades por las diferentes personas y órganos que componen la comunidad universitaria, en cualquiera de las fases del ciclo de vida de los documentos (activa, semiactiva o inactiva), independientemente de su ubicación, fecha y situación de tratamiento.  
    
    
 Artículo 2. El patrimonio documental de la UA  
    
 2.1. El patrimonio documental de la UA está constituido por el conjunto de documentos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por:  
    
 -         Los órganos de gobierno y representación de la Universidad.  
 -         Los servicios administrativos.  
 -         Las facultades, escuelas, departamentos, institutos y otros centros universitarios.  
 -         Las personas físicas al servicio de la Universidad en el ejercicio de su actividad universitaria.  
 -         Las personas físicas o jurídicas, ajenas a la Universidad, en el desarrollo de actividades delegadas o contratadas por ésta.  
 -         Las personas jurídicas participadas mayoritariamente por la Universidad.  
    
 2.2. También forman parte del patrimonio documental de la Universidad los documentos cedidos, depositados o donados a la Universidad por personas físicas o jurídicas, así como los adquiridos por ésta por cualquier medio, sin perjuicio, en su caso, de los convenios o acuerdos que puedan regular su uso.  
    
    
 CAPITULO II. El sistema de gestión de documentos y archivos de la UA    
  
 Artículo 3. Concepto y estructura  
    
 3.1. La gestión de los documentos y archivos se concibe como un sistema integrado, único para toda la universidad, basado en la homogeneización y sistematización de los procedimientos y del tratamiento documental.   
    
 3.2. Atendiendo a las etapas del ciclo de vida de los documentos y a la estructura administrativa vigente en la actualidad en la UA, el sistema de gestión de documentos y archivos de la UA se estructura en Registro, archivos de gestión y Archivo General.   
    
 3.3. El Servicio de Archivo y Registro es el servicio universitario encargado de diseñar, implantar, desarrollar, mantener y evaluar el sistema de gestión de documentos, así como de coordinar los elementos del sistema. El Servicio de Archivo y Registro depende funcionalmente de la Secretaría General.  
    
    
 Artículo 4. Funciones del Servicio de Archivo y Registro  
    
 Son funciones del Servicio de Archivo y Registro:  
    
 a)      El archivo de los documentos de la UA.  
 b)      El registro de entrada y salida de documentos  
 c)      Elaborar y proponer los mecanismos, operaciones y procedimientos del sistema de gestión de los documentos y archivos para hacer efectiva su implantación.  
 d)      Supervisar el funcionamiento del Registro y Archivo General y procurar su mejora, tanto en los aspectos estrictamente técnicos como en equipamiento, personal e instalaciones.  
 e)      Coordinar los archivos de gestión, establecer directrices sobre la conservación, instalación, ordenación, identificación, descripción, acceso y transferencia de su documentación, y proponer y organizar acciones de formación en gestión documental para su personal  
 f)        Proponer las acciones de formación en gestión documental para el personal de administración y servicios de la UA, así como elaborar el plan de formación continua del personal adscrito al Servicio de Archivo y Registro.  
 g)      Asesorar a cualquier órgano o servicio de la UA en materia de gestión documental y archivos, así como colaborar en materia de racionalización de procedimientos administrativos.  
 h)      Proponer los requisitos archivísticos que garanticen la fiabilidad, autenticidad, integridad, conservación y acceso a los documentos y expedientes en cualquier soporte y supervisar su aplicación.  
 i)        Y cualquier otra que legal o estatutariamente se le confiera.  
    
    
 Artículo 5. El registro de entrada y salida de documentos de la UA  
    
 5.1. El registro de entrada y salida de documentos de la UA es un instrumento jurídico, cuya finalidad es dejar constancia y garantizar la certeza de los datos registrales de los documentos que se presentan en la Universidad de Alicante, y de los documentos oficiales que ésta envía a organismos y particulares, de acuerdo con la legislación de referencia.  
    
 5.2. El sistema de registro de documentos es único y común para todos los órganos, servicios y unidades administrativas de la Universidad de Alicante y se estructura en Oficina Central de Registro y oficinas auxiliares de registro.   
    
 5.3. La Universidad dispone de un sistema automatizado de registro general, descentralizado y único para todos los órganos, servicios y unidades administrativas  
    
 5.4. Salvo en los casos en los que la normativa interna de la Universidad disponga otra cosa, la Oficina Central de Registro y las oficinas auxiliares tienen las mismas competencias para practicar asientos, sin perjuicio de las competencias de dirección, gestión, supervisión y coordinación que corresponden a la Oficina Central de Registro.   
    
 5.5. Tienen la consideración de oficinas auxiliares las que al efecto se establezcan en las distintas dependencias de la Universidad de Alicante.   
    
 5.6. De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente, la Universidad hará pública y mantendrá actualizada la lista de oficinas de registro propias o concertadas, los sistemas de acceso y comunicación, y los horarios de funcionamiento.  
    
 5.7. De acuerdo con la legislación vigente, el Registro de la Universidad de Alicante se adaptará a las nuevas exigencias de la administración electrónica, creando un sistema de registro electrónico para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.  
    
    
 Artículo 6. Los archivos de gestión  
    
 6.1. Los archivos de gestión están constituidos por la documentación activa producida o reunida por las diferentes unidades académicas y administrativas, que mantenga su vigencia administrativa o su consulta sea frecuente.   
    
 6.2. En los archivos de gestión se custodia, conserva, organiza y describe la documentación que generan, bajo la responsabilidad de los responsables de las unidades académicas o administrativas y de acuerdo con las directrices, técnicas y procedimientos establecidos por la UA.  
    
 6.3. Los órganos unipersonales o colegiados adscritos o apoyados en su gestión por una unidad administrativa, deberán depositar los documentos que generen en el desarrollo de sus competencias en el archivo de gestión de la correspondiente unidad administrativa.  
    
 6.4 Los órganos unipersonales o colegiados que no estén apoyados en su gestión por una unidad administrativa, deberán depositar formalmente en la Secretaría General los documentos que generen en la gestión de sus competencias, una vez que cese en sus funciones la persona que detente el cargo unipersonal o, en el caso de órganos colegiados, la persona que detente el cargo de secretario del órgano.  
    
 6.5. El periodo concreto de permanencia de la documentación en los archivos de gestión será determinado por la Comisión de Documentos y Archivos prevista en este reglamento, y se incluirá en los calendarios de conservación y eliminación que se establezcan para cada serie documental.  
    
 6.6. En caso de extinción de un servicio o unidad de carácter académico o administrativo, el archivo de gestión será traspasado a la unidad que asuma las funciones o a la unidad superior competente en la materia.. En el caso de que las funciones se extingan, será transferido al Archivo General por el responsable de la unidad antes de hacerse efectiva su supresión.  
     
    
 Artículo 7. El Archivo General  
    
 7.1. Forman parte del Archivo General los documentos y expedientes de cualquier naturaleza o soporte, generados por la Universidad en el ejercicio de sus funciones y actividades, y transferidos por las unidades productoras al Archivo General. Igualmente forman parte los fondos documentales procedentes de instituciones educativas que precedieron a la creación de la Universidad de Alicante y los adquiridos por la UA por cualquier medio, previo informe favorable del Servicio de Archivo y Registro.   
    
 7.2. Las funciones del Archivo General son:  
    
 a)        Recibir, organizar, inventariar, describir, clasificar, ordenar y conservar la documentación y facilitar su acceso.  
 b)        Elaborar los instrumentos de descripción que aseguren el control, el acceso y la recuperación rápida y eficiente de la información.  
 c)        Reunir y conservar todas las publicaciones institucionales generadas por la Universidad, así como otros documentos en cualquier soporte (audiovisual, fotografías, etc.) que contribuyan a preservar y difundir la memoria de la UA.  
 d)        Facilitar el acceso y consulta de los documentos custodiados en el Archivo General a todos los miembros de la comunidad universitaria y a los ciudadanos en general, así como gestionar el préstamo de documentos, de acuerdo con la normativa general y procedimientos que a tal efecto se establezcan.  
 e)        Custodiar la documentación del Archivo General con objeto tanto de conservarla en las mejores condiciones de seguridad y preservación como de cumplir con las leyes de acceso, especialmente en lo referente a la protección de datos de carácter personal. Para ello, los depósitos de documentación dispondrán de medidas que impidan el acceso a los mismos a personas no autorizadas, procurando que sean de uso exclusivo de custodia documental.  
 f)          Elaborar estudios de series documentales y presentar a la Comisión de Documentos y Archivos prevista en este Reglamento, las propuestas de conservación o eliminación, los periodos de permanencia en los distintos tipos de archivos del sistema y el régimen de acceso.  
 g)        Ejecutar las eliminaciones de documentación de acuerdo con las tablas de valoración documental, y con especial observancia de la legislación de protección de datos de carácter personal.  
 h)        Participar y desarrollar actividades de difusión del patrimonio documental de la Universidad.  
 i)          Impulsar la cooperación con otros archivos y la participación en los sistemas archivísticos estatal y autonómico.  
 j)          Cualquier otra que legal o estatutariamente se le confiera  
    
  
CAPITULO III. La Comisión de Documentos y Archivos    
    
 Artículo 8. Naturaleza de la Comisión de Documentos y Archivos  
    
 La Comisión de Documentos y Archivos de la Universidad de Alicante es un órgano colegiado con funciones de asesoramiento y valoración en materia de archivos y gestión de documentos administrativos, académicos y de investigación.  
    
    
 Artículo 9. Composición de la Comisión de Documentos y Archivos  
    
 9.1. La Comisión de Documentos y Archivos está formada por:  
    
 a)      El Secretario General de la Universidad, que la preside.  
 b)      El Gerente o la persona en quien delegue.  
 c)      El director del Servicio Jurídico o persona en quien delegue.  
 d)      El director del Servicio de Informática o persona en quien delegue  
 e)      Un administrador delegado de centro  
 f)        El director del Servicio de Archivo y Registro.  
 g)      El director adjunto del Servicio de Archivo y Registro, que actúa como secretario.  
    
 9.2. El Presidente de la Comisión podrá invitar a las sesiones a personas especializadas en relación con las materias objeto de las mismas. En todo caso se invitará a las sesiones de la Comisión al responsable de la unidad cuya documentación vaya a ser valorada en cada una de las sesiones.  
    
    
 Artículo 10. Funciones de la Comisión de Documentos y Archivos  
    
 Son funciones de la Comisión de Documentos y Archivos:  
    
 a)      Asesorar sobre las actuaciones principales en el ámbito de la gestión de los documentos y archivos de la Universidad.  
 b)      Aprobar las propuestas de identificación y valoración de series documentales que le sean presentadas por el Servicio de Archivo y Registro en las que se establecen las reglas de conservación y eliminación de series documentales y el régimen de acceso a las mismas.  
 c)      Informar las propuestas de la calificación de los documentos esenciales y confidenciales de la Universidad, para adoptar las medidas de conservación y gestión más adecuadas.  
 d)      Cualquier otra relacionada con el sistema de gestión de documentos y archivos que le sea encomendada por el Rector o el Secretario General.  
    
    
 CAPITULO IV. La gestión documental    
  
Artículo 11. Concepto  
    
 En el contexto del sistema de gestión documental integrado y único para toda la Universidad, definido en el artículo 3 de este reglamento, se entiende por gestión documental el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, desarrollo, implantación y evaluación de los procesos necesarios para gestionar los documentos, desde el momento de su creación o recepción en los archivos de gestión hasta su destrucción o conservación definitiva en el Archivo General, con objeto de facilitar su utilización y conservación.     
    
    
 Artículo 12. Instrumentos de la gestión documental  
    
 12.1. Los instrumentos básicos son:  
    
 a)      Un sistema integrado de clasificación, codificación y de operaciones de archivado de los documentos generados o recibidos por la universidad.  
 b)      Un sistema integrado de conservación y de eliminación de los documentos que, de acuerdo con la legislación vigente, permita establecer un calendario de conservación y de eliminación de la documentación.  
 c)      Un sistema integrado de descripción y de gestión que permita un tratamiento uniforme de la documentación.  
    
 12.2. La efectiva implantación del sistema de gestión de documentos se fundamenta en la implementación de un sistema informático basado en los elementos señalados en el apartado anterior, al que tendrán acceso todos los servicios y unidades académicas y administrativas, bajo la coordinación del Servicio de Archivo y Registro.  
    
    
 Artículo 13. Transferencia e ingreso de documentación  
    
 13.1. La transferencia es el traspaso físico y legal de la custodia de la documentación de las diferentes unidades administrativas al Archivo General.  
    
 13.2. Con carácter general, la documentación se transfiere desde los archivos de gestión al Archivo General en los plazos previstos en el calendario de transferencias y de acuerdo con el procedimiento establecido por el Archivo General. Con carácter excepcional se podrán realizar transferencias fuera de los plazos previstos, cuando las circunstancias así lo aconsejen y con el informe favorable del Archivo General.  
    
 13.3. La documentación a transferir se organiza de acuerdo con los criterios de agrupación documental establecidos (expedientes y series documentales) y se prepara físicamente siguiendo las directrices fijadas por el Archivo General.  
    
  
 Artículo 14. La preservación de los documentos  
    
 14.1. La Universidad de Alicante tomará las medidas oportunas y facilitará los medios adecuados para que el Servicio de Archivo y Registro elabore y mantenga un plan de emergencia para actuar rápidamente en caso de siniestro.  
    
 14.2. El Servicio de Archivo y Registro desarrollará y mantendrá un programa de documentos esenciales que garantice su seguridad ante posibles incidencias.  
    
 14.3. La eliminación de documentos que formen parte del patrimonio documental de la Universidad sólo puede llevarse a cabo previo acuerdo de la Comisión de Documentos y Archivos, tras el correspondiente proceso de valoración documental.  
    
    
 CAPITULO V. El acceso a la documentación    
  
 Artículo 15. Principios generales  
    
 15.1. El acceso a la documentación de archivo y su consulta queda garantizada de conformidad con lo que dispone este reglamento y las normas y principios generales sobre el acceso a la documentación en la administración pública, sin perjuicio de las restricciones definidas por ley o las que puedan establecerse por razones de conservación. Muy especialmente se velará por el riguroso cumplimiento de la legislación de protección de datos de carácter personal.  
    
 15.2. La Comisión de Documentos y Archivos tiene la competencia para establecer los criterios concretos de accesibilidad de cada serie documental, de acuerdo con la legislación vigente.   
 No obstante lo anterior y con carácter excepcional, el Secretario o Secretaria General podrá permitir o restringir el acceso a determinados documentos mediante resolución motivada.  
    
 15.3. El Archivo General establece los registros de consultas, préstamos, reproducciones y salidas temporales de documentos que se consideren convenientes a efectos informativos, estadísticos y de control de la gestión.   
    
 15.4. El Archivo General puede restringir el acceso a aquella documentación cuya utilización directa pueda poner en peligro su integridad debido a su antigüedad o estado de conservación. En tales casos se procurarán soluciones alternativas para satisfacer la demanda.  
    
    
 Artículo 16. Consulta de documentos del Archivo General  
    
 16.1. La consulta de los documentos y expedientes se realiza, bien mediante la consulta directa en las instalaciones del Archivo General dispuestas para tal fin y en el horario de consulta establecido, con las condiciones de seguridad y vigilancia apropiadas, bien mediante la realización de copias de la documentación solicitada, cuyo coste correrá a cargo del solicitante.  
    
 16.2. Tienen la consideración de consultas internas aquellas que son efectuadas por las unidades académicas y administrativas de la Universidad que generaron la documentación o, en su caso, asumieron dichas funciones.  
    
 16.3. Las consultas realizadas por otras unidades administrativas o cualquier persona interesada tienen la consideración de consultas externas y se regirán por las normas generales y por el procedimiento que a tal efecto establezca la Universidad de Alicante.   
    
 16.4. El acceso directo a los depósitos del Archivo General está reservado al personal del Archivo.  
    
    
 Artículo 17. El préstamo de documentos.  
    
 17.1 A los efectos de la presente normativa, es préstamo la salida de documentos originales de la unidad administrativa de la UA en donde estén depositados.  
    
 17.2. Como norma general, el Archivo General puede efectuar préstamos de documentación a las unidades administrativas de la Universidad productoras de la misma, que lo requieran con fines de tramitación o información administrativa.  
    
 17.3. La unidad solicitante se responsabiliza de la integridad del documento mientras esté vigente el préstamo.  
    
 17.4. Por razones de seguridad y conservación, la documentación archivada de la UA no saldrá de la misma, con excepción de los expedientes que sean reclamados por imperativo legal, en cuyo caso se informará a la Secretaría General. En los demás casos, las solicitudes de préstamo se atienden por medio de copias y únicamente se prestará el original cuando exista autorización expresa de la Secretaría General y previo depósito de una copia en el archivo correspondiente.     
    
    
 Disposición adicional  
    
 El presente reglamento entrará en vigor a partir del día siguiente a su publicación en el BOUA, una vez aprobado por el Consejo de Gobierno.





[Carretera San Vicente del Raspeig s/n  
03732 San Vicente del Raspeig - Alicante  
 Tel. 71 017 3442 - Fax 77 097 3327](https://www.google.es/maps/@85.079394,-0.5145466,17z)

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