REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO, DOCUMENTO Y EXPEDIENTE ELECTRÓNICO - Boletín Oficial Universidad de Alicante



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REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO, DOCUMENTO Y EXPEDIENTE ELECTRÓNICO[Boletín Oficial Universidad de Alicante](/es/Publicacion)
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Secretaría General

Boletín Oficial Universidad de Alicante





REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO, DOCUMENTO Y EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Fecha de aprobación
:   28/03/2012

Fecha de publicación
:   03/04/2012

Órgano competente
:   Consejo de Gobierno

Sección
:   DISPOSICIONES GENERALES

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**Título:** REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO, DOCUMENTO Y EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

**Sección:** DISPOSICIONES GENERALES

**Órgano:** Consejo de Gobierno

**Fecha de aprobación:** miércoles, 28 de marzo de 2012

REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO, DOCUMENTO Y EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La publicación del presente Reglamento se enmarca en el proyecto de Administración Electrónica iniciado por la Universidad de Alicante, enlazando con la creación de la sede electrónica y el registro electrónico (DOCV de 30 de diciembre de 2011), así como la norma sobre comunicación y notificación electrónica.

Con la entrada en vigor, el 22 de junio de 2007, de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, la Universidad de Alicante emprendió un proceso de modernización y de aplicación de las tecnologías de la información en cumplimiento de sus obligaciones como Administración Pública.

Este proceso modernizador ha facilitado la comunicación con los ciudadanos a través de medios electrónicos y telemáticos, como son la sede electrónica y la notificación electrónica. Con el objeto de permitir que este proceso redunde también en la mejora en eficiencia y eficacia en la gestión de la Universidad, es necesario ofrecer los medios necesarios para que el procedimiento administrativo se tramite en base a documentos electrónicos auténticos.

La Ley 59/2003, de firma electrónica, reconoce la plena validez a los documentos electrónicos adecuadamente firmados. En base a esta Ley, y a los preceptos correspondientes de la Ley 11/2007, el presente Reglamento regula la manera como la tramitación administrativa de la Universidad se podrá documentar, parcial o totalmente, en documentos y expedientes electrónicos originales, que se podrán foliar y custodiar en formato electrónico, sin que ello suponga menoscabo a su autenticidad ni a la capacidad de la Universidad o de los interesados de acceder a ellos o aportarlos en caso de litigio.

Título I

Disposiciones Generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. El presente Reglamento tiene por objeto establecer los requisitos para que el documento electrónico pueda ser utilizado como soporte original y, en su caso, único, de los actos y trámites que se produzcan en el marco de los procedimientos administrativos que se sigan o se desarrollen en la Universidad de Alicante.

2. El presente Reglamento regula también el uso de medios electrónicos para dar impulso a los procedimientos administrativos que se sigan o se desarrollen en la Universidad de Alicante, estableciendo los requisitos para la actuación administrativa automatizada en los casos que la Ley permite.

Título II.

Los documentos electrónicos.

Artículo 2. Validez del documento electrónico.

1. El documento electrónico tendrá, en la actividad ordinaria de la Universidad de Alicante, el mismo valor que los documentos en soporte papel.

2. La Universidad de Alicante y los entes y organismos que de ella dependan adoptarán el documento administrativo electrónico como medio ordinario para la formalización de las actuaciones administrativas.

3. Tendrá la consideración de documento administrativo electrónico el que se genere en el marco de un procedimiento administrativo, siempre que su integridad quede garantizada mediante un sello criptográfico o una firma electrónica avanzada o reconocida.

4. Todos los documentos que afecten a los derechos y obligaciones de terceros incluirán sello criptográfico de fecha y hora.

5. Los documentos electrónicos que los ciudadanos aporten a los procedimientos administrativos tramitados por la Universidad de Alicante también serán válidos, siempre que se generen en alguno de los formatos admitidos por la Universidad, y vengan firmados electrónicamente con alguno de los medios de firma reconocidos por la Universidad. Los catálogos de formatos y medios de firma reconocidos estarán disponibles en la sede electrónica de la Universidad.

6. Se deberá garantizar la autenticidad y la integridad del contenido de los documentos públicos electrónicos, así como la conservación de su aspecto y función originales, mediante la aplicación de medios de archivo electrónico que acrediten el origen del documento y de sus firmas y aseguren su interpretabilidad a largo plazo.

7. En los casos que se determine y de acuerdo con la normativa vigente, deberá garantizarse también la confidencialidad de los documentos mediante el control del acceso a los mismos y, en su caso, la aplicación de técnicas criptográficas.

Artículo 3. Foliado de expedientes electrónicos.

1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos relacionados con un procedimiento administrativo, sea cual sea la información que contengan, junto con los metadatos descriptivos y contextuales propios del expediente, que se describirán en cada caso.

2. Los documentos que integran el expediente deben ser adecuadamente indexados, numerados y ordenados cronológicamente. La foliación del expediente se produce una vez finalizado el procedimiento administrativo al que se refiere, mediante la generación de un índice electrónico que debe ser firmado o sellado por el órgano responsable. Una vez cerrado, el índice garantiza la integridad del expediente electrónico.

3. Es admisible que un mismo documento electrónico forme parte de varios expedientes electrónicos distintos.

4. En los casos en que se requiera la remisión del expediente, ésta podrá ser sustituida, a todos los efectos, por la puesta a disposición del expediente electrónica. Los interesados tienen derecho a obtener copia del expediente de conformidad con lo previsto en el artículo siete de este reglamento, entendido el expediente como el conjunto de documentos que lo componen, su índice y los metadatos del expediente.

Artículo 4. Acceso a los documentos electrónicos.

1. Se garantizará el derecho de los ciudadanos a acceder a la documentación electrónica de que disponga la Universidad de Alicante, en los términos contemplados en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, LO 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y demás normas de aplicación.

2. La Universidad de Alicante describirá los mecanismos mediante los cuales se podrá acceder a dicha documentación. En todo caso, se podrán obtener copias electrónicas auténticas de los documentos según se describe en el artículo siete de este reglamento.

Artículo 5. Interoperabilidad documental y transmisión de datos.

1. En cumplimiento de los principios de simplificación administrativa y interoperabilidad entre administraciones, la Universidad de Alicante promoverá la reducción del uso de certificados y otras formas de fe pública documental, que se sustituirán, donde fuera posible, por certificados electrónicos o, preferiblemente, transmisiones de datos.

2. Tanto en el caso de certificados electrónicos como transmisiones de datos, su expedición, tratamiento y efectos se regirán por lo que dispone el presente reglamento y el resto de normas sobre administración electrónica, prestando especial atención a la protección de datos de carácter personal.

3. La Universidad de Alicante facilitará el acceso por parte de otras administraciones públicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico, una vez acreditado el interés legítimo y la correcta protección de la confidencialidad de los datos, en la forma establecida en la legislación vigente. El acceso a dichos datos se limita estrictamente a aquellos casos en que las administraciones requieran esta información de los ciudadanos para la tramitación de procedimientos y actuaciones que queden dentro de sus competencias.

Artículo 6. Archivo de documentos electrónicos.

1. La Universidad de Alicante archivará por medios electrónicos todos los documentos y expedientes electrónicos que se produzcan en el ejercicio de sus funciones, y garantizará la conservación de los documentos electrónicos originales, tanto recibidos como generados en la tramitación de sus procedimientos administrativos.

2. En el caso de documentos emitidos originalmente en papel, de los cuáles se hayan generado copias electrónicas auténticas, se podrá archivar exclusivamente la copia electrónica, autorizándose la destrucción del original en papel, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en el artículo 30 de  la Ley 11/2007, las Normas Técnicas de Interoperabilidad sobre copia auténtica y digitalización de documentos, y la normativa autonómica y de la universidad de aplicación.

3. El archivo de documentos electrónicos se hará de acuerdo con la normativa vigente en materia de gestión documental, aplicando adecuadamente el cuadro de clasificación y método de descripción que se determine, así como un calendario de conservación y disposición ajustado a las necesidades de la Universidad.

4. Los sistemas de información que se utilizarán para almacenar los documentos archivados ofrecerán los medios necesarios para garantizar la longevidad de las firmas electrónicas asociadas, ya sea mediante el resellado sucesivo con sellos criptográficos de tiempo, o mediante un sistema que garantice la fecha de entrada, la integridad y la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los documentos almacenados a lo largo de su vida.

5. Dichos sistemas de información garantizarán asimismo la confidencialidad de los documentos archivados, asegurando en todo caso la identificación de los usuarios, el control de acceso y la aplicación de las políticas de acceso que defina la Universidad.

6. Si los órganos rectores de la Universidad lo estiman conveniente, podrán celebrarse acuerdos o convenios con otras entidades, públicas o privadas, para delegarles el archivo definitivo de los documentos electrónicos, siempre que sus sistemas ofrezcan todas las garantías descritas en los apartados anteriores.

7. Los documentos archivados podrán ser transformados o cambiados de formato, cuando la evolución de la tecnología lo requiera para garantizar su adecuada custodia y preservación, aplicando los criterios descritos en el artículo siguiente.

Artículo 7. Copias auténticas de documentos electrónicos.

1.  La Universidad de Alicante podrá generar copias de los documentos electrónicos auténticos que obren en sus expedientes, cambiando su formato cuando resulte conveniente para facilitar su conservación o inteligibilidad. Dichas copias tendrán la consideración de copias auténticas, siempre que se incluya la información necesaria para contrastarlo con el original y se garantice su integridad mediante una firma electrónica avanzada o sello criptográfico.

2. Cuando sea necesario, las copias auténticas a que se hace mención en este artículo se podrán generar en un formato imprimible que incluya un código de verificación generado automáticamente. Dicho código de verificación permitirá comprobar la autenticidad del documento impreso accediendo telemáticamente a la sede electrónica de la Universidad, donde se podrá contrastar el documento en papel con su original electrónico firmado.

Artículo 8. Copias electrónicas de documentos en papel.

1. La copia electrónica de documentos originales en formato papel se hará a través de un proceso de digitalización certificada, que incluirá:

a) La firma electrónica avanzada o reconocida del personal de administración y servicios que haya realizado la copia y cotejado su contenido con el original, o

b) El sello electrónico de la Universidad de Alicante o del órgano correspondiente, cuando la copia se realice utilizando una herramienta de digitalización automatizada.

2. La copia electrónica tendrá el valor de copia auténtica, a los efectos que prevé el artículo 46 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, siempre que se haga sobre documentos que formen parte o se incorporen a un procedimiento administrativo de la Universidad, y siempre y cuando la copia electrónica se identifique unívocamente con el expediente a que pertenece y se almacene inmediatamente en un sistema de información que garantice su custodia.

Título III.

Procedimientos electrónicos

Artículo 9. Uso de medios electrónicos en la tramitación administrativa

1. Se autoriza específicamente la posibilidad de utilizar aplicaciones informáticas para automatizar determinados elementos de la tramitación administrativa y de la gestión de los documentos electrónicos asociados.

2. Los programas y aplicaciones que se utilicen para la realización de trámites administrativos por medios electrónicos deben garantizar, entre otras cosas:

a)      El control de los plazos y la constancia de fecha y hora.

b)     La identificación del trabajador público que instruye el procedimiento, y de las otras personas u órganos responsables de las distintas actuaciones.

c)      La tramitación ordenada del expediente y el cumplimiento de todos los pasos y trámites preceptivos.

3. Se garantizará el derecho de audiencia a los interesados, plasmado en la oportunidad de presentar alegaciones previas a la emisión de la propuesta de resolución, a través de los medios de comunicación previstos en las normas sobre administración electrónica de la Universidad de Alicante, y en el derecho a que éstas sean tenidas en cuenta y respondidas en la resolución del procedimiento.

4. Los interesados podrán, previa identificación y acreditación, en su caso, del interés legítimo, solicitar y obtener información sobre, como mínimo:

a)      El estado de tramitación de los procedimientos administrativos que les afecten.

b)     La relación de actos de trámite realizados en el procedimiento, con indicación de su fecha y sentido.

c)      La documentación no confidencial que esté incluida en el expediente electrónico correspondiente.

5. En los procedimientos administrativos no gestionados de manera totalmente electrónica, la Universidad de Alicante habilitará medios electrónicos para acceder a la información que se indica en el apartado anterior.

Artículo 10. Iniciación del procedimiento

1. La iniciación del procedimiento a instancia de parte se podrá realizar por medios electrónicos, exclusivamente a través de la presentación de una solicitud en el registro electrónico de la Universidad, solicitud que deberá cumplir con los requisitos establecidos por el artículo 70 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

2. Los solicitantes podrán acompañar a su petición cualesquiera documentos que consideren necesarios para completar o justificar los hechos o fundamentar las peticiones que contengan. Los documentos que se aporten en soporte electrónico deberán presentarse en alguno de los formatos aportados por la Universidad. Se admitirá también la presentación de documentos en soporte papel, asociados a solicitudes presentadas en formato electrónico.

3. La Universidad de Alicante promoverá la sustitución, en los casos que lo permitan, de la documentación acreditativa del cumplimiento de requisitos por declaraciones responsables de la persona interesada, que afirme bajo su responsabilidad cumplir con los requisitos mencionados, comprometiéndose en todo caso a aportar la documentación acreditativa a requerimiento de la Universidad.

Artículo 11. Finalización del procedimiento

1. Los procedimientos que se tramiten y finalicen en soporte electrónico garantizarán la identificación del órgano competente y la comprobación de la competencia en virtud de la cual actúa, mediante una herramienta identificación que permita comprobar su identidad y relacionarla con el documento generado.

2. El acto o resolución que ponga fin al procedimiento cumplirá, en todo caso, con los requisitos previstos por el artículo 89 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 12. Actuación administrativa automatizada

1. La Universidad de Alicante podrá dictar actos administrativos de forma automatizada, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la legislación vigente.

2. En todo caso, se deberá establecer previamente cuál será el órgano u órgano competentes para la definición de las especificaciones, validación de la programación, supervisión, mantenimiento y control de calidad de los sistemas de información responsables de dicha tramitación automatizada.

3. Conjuntamente con la especificación del sistema de información para tramitación automatizada, se definirá un criterio de auditoría periódica de su correcto funcionamiento.

4. Se identificará un órgano responsable de la impugnación de dichas actuaciones, impugnación que en ningún caso podrá resolverse por medios automatizados.

5. Quedan en todo caso excluidos de la actuación administrativa automatizada aquellas actuaciones que no respondan de manera inequívoca a criterios objetivos que puedan ser establecidos a priori, las actuaciones que pongan fin a la vía administrativa y aquellas que supongan limitación de derechos de los interesados.

Artículo 13. Aprobación de los procedimientos electrónicos

1. Es competente para aprobar la puesta en producción de programas y aplicaciones relacionados con la administración electrónica el Gerente de la Universidad de Alicante, mediante resolución que se publicará, en su caso, en su sede electrónica.

2. En atención a la constante mejora y evolución de los sistemas informáticos y las aplicaciones relacionadas con esta materia, la puesta en producción de nuevas versiones no requerirá autorización específica, con la limitación de que esto no podrá alterar los procedimientos y trámites a los que se da soporte. Las mejoras derivadas del mantenimiento, ampliación o evolución de los sistemas existentes, así como la adaptación a nuevas normativas que entren en vigor, también podrán ponerse en producción sin autorización específica siempre que no se alteren los procedimientos y trámites a los que se da soporte.

Disposición Final. Entrada en vigor

Este Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad de Alicante, previa aprobación por parte del Consejo de Gobierno de la Universidad.





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