NORMATIVA DE IMPRESIÓN SEGURA DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE - Boletín Oficial Universidad de Alicante



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NORMATIVA DE IMPRESIÓN SEGURA DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE[Boletín Oficial Universidad de Alicante](/es/Publicacion)
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Secretaría General

Boletín Oficial Universidad de Alicante





NORMATIVA DE IMPRESIÓN SEGURA DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

Fecha de aprobación
:   28/09/2016

Fecha de publicación
:   03/10/2016

Órgano competente
:   Consejo de Gobierno

Sección
:   DISPOSICIONES GENERALES

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**Título:** NORMATIVA DE IMPRESIÓN SEGURA DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

**Sección:** DISPOSICIONES GENERALES

**Órgano:** Consejo de Gobierno

**Fecha de aprobación:** miércoles, 28 de septiembre de 2016

NORMATIVA DE IMPRESIÓN SEGURA DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

EXPOSICION DE MOTIVOS

La Universidad de Alicante se encuentra inmersa en un proceso de modernización y automatización de sus procesos internos, en el cual el uso del documento electrónico y la firma electrónica han tomado una importancia particular como herramientas que permitan una mejora en la eficiencia de los procedimientos y un ahorro de costes directos e indirectos.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común refuerza la importancia del uso del documento electrónico por parte de la Administración Pública, pero sigue contemplando la posibilidad de que determinados ciudadanos y ciudadanas se relacionen con ella en soporte papel.

Por otra parte, la necesidad de introducción progresiva de los sistemas de tramitación electrónica en las distintas organizaciones comporta necesariamente un largo periodo de adaptación en el cual convivan ambos soportes, papel y electrónico.

Sin embargo, para aprovechar al máximo las ventajas de la gestión basada en documentos electrónicos, es imprescindible tener la posibilidad de gestionar internamente la Universidad de manera homogénea, independientemente de cuáles sean los canales de comunicación con miembros de la comunidad universitaria así como con otras instituciones.

La Ley 39/2015, en su artículo 27.3.c), contempla la validez de las copias auténticas en papel obtenidas a partir de documentos electrónicos, vinculada igualmente a la posibilidad de poder contrastar la copia con su original: “Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor”.

En este contexto, la Universidad de Alicante, en el marco del Reglamento de procedimiento, documento y expediente electrónico, quiere dotarse de una norma para la Impresión segura de documentos, que dé cobertura a la generación de documentos en soporte papel que puedan ser considerados copia auténtica de sus originales electrónicos a los efectos del artículo 27.3.c) de la nueva Ley de Procedimiento Administrativo.

Esta medida ha de permitir a la Universidad general izar el uso del documento electrónico en todo el ámbito de la Universidad, sin menoscabar el derecho de las personas que integran la Comunidad Universitaria a obtener copias en papel de los documentos oficiales con plena validez jurídica.

La presente norma se estructura en tres Títulos y una Disposición Final.

En el Título Primero, denominado “Disposiciones comunes”, se definen el objeto y ámbito de aplicación de la norma, recogiéndose asimismo las definiciones de conceptos básicos de la digitalización.

El Título Segundo recoge los “Requisitos técnicos del proceso de Impresión Segura”, definiendo el proceso de generación del documento y los mecanismos técnicos que acreditan su validez.

El Título Tercero, denominado “Documentos impresos”, define el valor de los documentos resultantes de la aplicación de este procedimiento y el periodo de conservación al que se compromete la Universidad.

TÍTULO I

Disposiciones General es.

Artículo 1. Objeto.

La presente norma tiene por objeto dar cobertura jurídica al proceso de generación de copias auténticas en soporte papel de documentos electrónicos originales generados por la Universidad de Alicante, también conocido como procedimiento de impresión segura.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. Esta norma será de aplicación en el ámbito de la Universidad de Alicante.

2. Sólo podrá aplicarse el procedimiento de impresión segura sobre documentos originales electrónicos emitidos en ese soporte por la Universidad de Alicante.

3. Podrá solicitar la impresión segura de un documento original electrónico cualquier persona que acredite un interés legítimo en el procedimiento que le habilitaría para tener acceso al original electrónico.

Artículo 3. Definiciones.

Acceso: Facultad que tienen los ciudadanos y el personal de las organizaciones para localizar, recuperar y consultar los documentos electrónicos.

Código Seguro de Verificación (CSV): Código generado por un procedimiento pseudoaleatorio, asociado a un documento en papel y que permite relacionarlo de manera unívoca con el original electrónico al que está asociado.

Conservación: Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo.

Copia: Duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproducción.

Copia en papel de un documento original electrónico: Copia impresa de un documento electrónico, obtenida por el procedimiento que se describe en esta norma.

Documento administrativo: Todo aquel documento que recoge un acto administrativo.

Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado

Documento PDF/A: Especificación de Portable Document Format (PDF) para el archivo a largo plazo de documentos electrónicos.

Eliminación: Destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de su uso posterior.

Firma electrónica reconocida: Según el Artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Sello electrónico: Sistema de firma electrónica basado en un certificado reconocido para la actuación administrativa automatizada.

URL: Localizador uniforme de recursos (Uniform Resource Locator).

TÍTULO II

Requisitos técnicos del proceso de Impresión Segura.

Artículo 4. Proceso de generación de la copia en soporte papel.

1. Los documentos electrónicos generados en los sistemas informáticos de la Universidad podrán incorporar desde su creación un Código Seguro de Verificación (CSV), creado según se describe en los subapartados b. y c. del apartado siguiente.

2. Cuando se solicite la generación de una copia auténtica de un documento que no incorpore de origen un CSV, los sistemas informáticos de la Universidad aplicarán el siguiente procedimiento:

a. Generarán una copia del contenido íntegro del documento, en formato PDF/A.

b. Añadirán al pie de cada página del documento el CSV, generado como se indica a continuación.

c. Añadirán al pie de cada página del documento la información sobre validación, incluida la URL del servicio de verificación del CSV.

d. Añadirán en cada página la mención: “Copia auténtica en soporte papel de un documento original electrónico, emitida el dd/mm/aaaa en n páginas. Caduca a los seis meses“. Alternativamente, se podrá incluir la indicación “Vigencia indefinida”.

e. Este documento PDF/A será firmado electrónicamente mediante un sello de órgano de la Secretaría General de la Universidad. La firma incorporará un sello de tiempo.

f. El documento copia se almacenará en un repositorio específico de copias auténticas, que será accesible desde la sede electrónica de la Universidad.

3. El Código Seguro de Verificación se generará mediante un algoritmo pseudoaleatorio, que utilizará el resumen criptográfico del documento original así como información adicional obtenida en el momento de su generación, que permita garantizar la unicidad del código.

4. En caso de que se haya emitido anteriormente una copia auténtica del mismo documento, el sistema presentará a la persona interesada dicha copia auténtica en lugar de generar una nueva, a menos que el periodo de vigencia restante para esa copia sea inferior a 6 meses.

Artículo 5. Obtención de la copia en soporte papel.

1. Los sistemas de tramitación electrónica de la Universidad permitirán a las personas usuarias acceder de manera sencilla al procedimiento de obtención de la copia en soporte papel. Este procedimiento permitirá descargarse un documento que cumpla con las características descritas en el artículo 4, para su posterior impresión con los medios de que disponga el usuario.

2. Alternativamente, las personas usuarias podrán dirigirse a las unidades de tramitación responsables del procedimiento en cuestión de la Universidad y solicitar la impresión segura de un documento electrónico que le afecte. En este caso, el personal de la Universidad accederá a los sistemas de tramitación, generará la copia y se la entregará a la persona interesada, previa verificación de su identidad.

3. La solicitud descrita en el apartado anterior también podrá dirigirse a las Unidades de Registro, quienes se ocuparán de dirigirla a la oficina de tramitación responsable.

4. Las personas responsables de la tramitación de expedientes en la Universidad harán uso también de este mecanismo cuando sea necesario obtener una copia en papel de un documento para ser enviado a otra organización o a la persona interesada con motivo de una comunicación o notificación.

Artículo 6. Proceso de validación de la copia en soporte papel.

1. El cotejo de la copia en papel con su original electrónico se podrá hacer en la sede electrónica de la Universidad, a través del servicio electrónico específicamente destinado al efecto.

2. Para el cotejo, la persona interesada deberá introducir el CSV que conste en el documento.

3. Una vez verificados los datos, el sistema mostrará a la persona interesada la versión electrónica de la copia, de tal manera que pueda verificar la validez del sello de órgano aplicado. A través de este canal no se accederá al documento original.

TÍTULO III

Documentos impresos

Artículo 7. Validez jurídica de la copia en soporte papel.

Los documentos emitidos siguiendo el procedimiento que se establece en esta normativa tendrán el valor de copia auténtica que les reconoce el artículo 27.3.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 8. Plazo de caducidad.

1. Las copias emitidas según se establece en esta normativa llevarán una inscripción al pie indicando la vigencia a la que se compromete la Universidad. Transcurrido ese plazo, la Universidad no garantiza que el documento electrónico asociado esté disponible en el entorno de verificación, aunque esto no menoscabará el valor que el documento impreso tenga para aquellas organizaciones que lo hayan recibido y cotejado antes de transcurrir el plazo.

2. El plazo de caducidad no podrá ser en ningún caso inferior a 6 meses.

3. La persona interesada tendrá la opción de obtener nuevas copias en papel de documentos electrónicos si el plazo de caducidad de la copia de que dispone está próximo a finalizar, o ya ha transcurrido.

Disposición Final Única. Entrada en vigor.

Una vez aprobada por el Consejo de Gobierno, la presente normativa entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad de Alicante.





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03311 San Vicente del Raspeig - Alicante  
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