REGLAMENT DE PROCEDIMENT, DOCUMENT I EXPEDIENT ELECTRÒNIC - Butlletí Oficial Universitat d'Alacant



[Ir a contenido](#contenido-pagina)



Barra Sede Electrónica, correo y UACloud

[Universidad de Alicante / Universitat d'AlacantUniversidad de Alicante](https://www.ua.es/es)
==============================================================================================

Menú
 Leer

Cerrar menú

* [Sede Electrónica](https://seuelectronica.ua.es/)
* [Webmail](https://www1.webmail.ua.es/login0.php3?idi=es)
* [UACloud CV](https://cvnet.cpd.ua.es/uacloud/home/indexVerificado)

Sede Electrónica, correo y UACloud en el móvil



Selector de idiomas

* [Idioma](#)
  + [Español](/es/acuerdo/2004)
  + [Valencià](/va/acuerdo/2004)






Selector de idioma

Leer

* [Español](/es/acuerdo/2004)
* [Valencià](/va/acuerdo/2004)

Selector de idiomas





Sede Electrónica, correo y UACloud

[![Universitat d'Alacant](https://web.ua.es/secciones-ua/images/layout/logo-ua.jpg)](https://www.ua.es/va/index.html)

* [Seu Electrònica](https://seuelectronica.ua.es/)
* [Webmail](https://www1.webmail.ua.es/login0.php3?idi=va)
* [UACloud CV](https://cvnet.cpd.ua.es/uacloud/home/indexVerificado)





REGLAMENT DE PROCEDIMENT, DOCUMENT I EXPEDIENT ELECTRÒNIC[Butlletí Oficial Universitat d'Alacant](/ca/Publicacion)
==================================================================================================================

Secretaria General

Butlletí Oficial Universitat d'Alacant





REGLAMENT DE PROCEDIMENT, DOCUMENT I EXPEDIENT ELECTRÒNIC

Data d'aprovació
:   28/03/2012

Data de publicació
:   03/04/2012

Òrgan competent
:   Consell de Govern

Secció
:   DISPOSICIONS GENERALS

* [Ver acuerdo en formato **PDF**](/pdf.asp?pdf=2004.pdf)
* Comparteix acuerdo en redes sociales
  + [Enviar sumario por 



    Correu](mailto:?subject=BOUA&body=https://www.boua.ua.es/va/acuerdo/2004)
  + [Compartir acuerdo en 

    Facebook](https://www.facebook.com/sharer.php?u=https://www.boua.ua.es/va/acuerdo/2004)
  + [Compartir acuerdo en 

    X](https://twitter.com/intent/tweet?via=UA_Universidad&text=REGLAMENT DE PROCEDIMENT, DOCUMENT I EXPEDIENT ELECTRÒNIC&url=https://www.boua.ua.es/va/acuerdo/2004)

**Títol:** REGLAMENT DE PROCEDIMENT, DOCUMENT I EXPEDIENT ELECTRÒNIC

**Secció:** DISPOSICIONS GENERALS

**Òrgan:** Consell de Govern

**Data d'aprovació:** dimecres, 28 de març de 2012

REGLAMENT DE PROCEDIMENT, DOCUMENT I EXPEDIENT ELECTRÒNIC

EXPOSICIÓ DE MOTIUS

La publicació d’aquest Reglament s'emmarca en el projecte d'Administració Electrònica iniciat per la Universitat d'Alacant i enllaça amb la creació de la seu electrònica i el registre electrònic (DOCV de 30 de desembre de 2011), així com la norma sobre comunicació i notificació electrònica.

Amb l'entrada en vigor el 22 de juny de 2007 de la Llei 11/2007, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, la Universitat d'Alacant va emprendre un procés de modernització i d'aplicació de les tecnologies de la informació en compliment de les seues obligacions com a administració pública.

Aquest procés modernitzador ha facilitat la comunicació amb els ciutadans a través de mitjans electrònics i telemàtics, com són la seu electrònica i la notificació electrònica. Amb l'objecte de permetre que aquest procés redunde també en la millora de l’eficiència i l’eficàcia de la gestió de la Universitat, és necessari oferir els mitjans necessaris perquè el procediment administratiu es trameta sobre la base de documents electrònics autèntics.

La Llei 59/2003, de signatura electrònica, reconeix la plena validesa dels documents electrònics signats adequadament. Sobre la base d'aquesta Llei i dels preceptes corresponents de la Llei 11/2007, aquest Reglament regula la manera en què la tramitació administrativa de la Universitat es podrà documentar, de manera parcial o total, en documents i expedients electrònics originals, que es podran foliar i custodiar en format electrònic, sense que això comporte cap detriment respecte de la seua autenticitat ni de la capacitat de la Universitat o dels interessats d'accedir-hi o aportar-los en cas de litigi.

Títol I

Disposicions generals

Article 1. Objectiu i àmbit d'aplicació

1. Aquest Reglament té com a objectiu establir els requisits perquè el document electrònic puga ser utilitzat com a suport original i, si escau, únic, dels actes i tràmits que es produïsquen en el marc dels procediments administratius  que se seguisquen o es desenvolupen en la universitat la Universitat d'Alacant.

2. Aquest Reglament regula també l'ús de mitjans electrònics per a donar impuls als procediments administratius que se seguisquen o es desenvolupen en la Universitat d'Alacant, i estableix els requisits per a l'actuació administrativa automatitzada en els casos que permet la llei.

Títol II  
 Els documents electrònics

Article 2. Validesa del document electrònic

1. En l'activitat ordinària de la Universitat d'Alacant, el document electrònic tindrà el mateix valor que els documents en suport paper.

2. La Universitat d'Alacant i els ens i organismes que en depenen adoptaran el document administratiu electrònic com a mitjà ordinari per a formalitzar les actuacions administratives.

3. Tindrà la consideració de document administratiu electrònic el que es genere en el marc d'un procediment administratiu, sempre que la seua integritat quede garantida mitjançant un segell criptogràfic o una signatura electrònica avançada o reconeguda.

4. Tots els documents que afecten els drets i obligacions de tercers inclouran segell criptogràfic de data i hora.

5. Els documents electrònics que els ciutadans aporten als procediments administratius tramitats per la Universitat d'Alacant també seran vàlids, sempre que es generen en algun dels formats admesos per la Universitat, i estiguen signats electrònicament amb algun dels mitjans de signatura reconeguts per la Universitat. Els catàlegs de formats i mitjans de signatura reconeguts estaran disponibles en la seu electrònica de la Universitat.

6. S'haurà de garantir l'autenticitat i la integritat del contingut dels documents públics electrònics, així com la conservació de l’aspecte i funció originals, a través de l'aplicació de mitjans d'arxiu electrònic que acrediten l'origen del document i de les seues signatures i n’asseguren la interpretabilitat a llarg termini.

7. En els casos que es determine i d'acord amb la normativa vigent caldrà garantir també la confidencialitat dels documents mitjançant el control de l'accés a aquests i, si escau, l'aplicació de tècniques criptogràfiques.

Article 3. Foliat d'expedients electrònics

1. L'expedient electrònic és el conjunt de documents electrònics relacionats amb un procediment administratiu, siga quina siga la informació que continguen, juntament amb les metadades descriptives i contextuals pròpies de l'expedient, que es descriuran en cada cas.

2. Els documents que integren l'expedient han de ser adequadament indexats, numerats i ordenats cronològicament. La foliació de l'expedient es produeix una vegada finalitzat el procediment administratiu a què es refereix mitjançant la generació d'un índex electrònic que ha de ser signat o segellat per l'òrgan responsable. Una vegada tancat, l'índex garanteix la integritat de l'expedient electrònic.

3. És admissible que un mateix document electrònic forme part de diversos expedients electrònics diferents.

4. En els casos en què es requerisca la remissió de l'expedient, aquesta remissió podrà ser substituïda, amb caràcter general, per la posada a la disposició de l'expedient electrònica. Els interessats tenen dret a obtenir còpia de l'expedient de conformitat amb el que preveu l'article set d'aquest reglament, entès l'expedient com el conjunt de documents que el componen, l’índex i les metadades de l'expedient.

Article 4. Accés als documents electrònics

1. Es garantirà el dret dels ciutadans a accedir a la documentació electrònica de què dispose la Universitat d'Alacant, en els termes contemplats en la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú, LO 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal i altres normes d'aplicació.

2. La Universitat d'Alacant descriurà els mecanismes mitjançant els quals es podrà accedir a aquesta documentació. En tot cas, es podran obtenir còpies electròniques autèntiques dels documents segons es descriu en l'article set d'aquest Reglament.

Article 5. Interoperabilitat documental i transmissió de dades

1. En compliment dels principis de simplificació administrativa i interoperabilitat entre administracions, la Universitat d'Alacant promourà la reducció de l'ús de certificats i altres formes de fe pública documental, que se substituiran, quan serà possible, per certificats electrònics o, preferiblement, transmissions de dades.

2. Tant en el cas de certificats electrònics com de transmissions de dades, l’expedició, el tractament i els seus efectes es regiran pel que disposa aquest Reglament i la resta de normes sobre administració electrònica, i es prestarà una atenció especial a la protecció de dades de caràcter personal.

3. La Universitat d'Alacant facilitarà a altres administracions públiques l'accés a les dades relatives als interessats que tinga en el seu poder i es troben en suport electrònic, una vegada acreditat l'interès legítim i la correcta protecció de la confidencialitat de les dades, en la forma establida en la legislació vigent. L'accés a aquestes dades es limita estrictament als casos en què les administracions requerisquen aquesta informació dels ciutadans per a tramitar  procediments i actuacions que queden dins de les seues competències.

Article 6. Arxiu de documents electrònics

1. La Universitat d'Alacant arxivarà per mitjans electrònics tots els documents i expedients electrònics que es produïsquen en l'exercici de les seues funcions, i garantirà la conservació dels documents electrònics originals, tant rebuts com generats en la tramitació dels seus procediments administratius.

2. En el cas de documents emesos originalment en paper dels quals s'hagen generat còpies electròniques autèntiques, se’n podrà arxivar exclusivament la còpia electrònica, i se n’autoritza la destrucció de l'original en paper sempre que es complisquen les condicions establides en l'article 30 de la Llei 11/2007, les Normes Tècniques d'Interoperabilitat sobre còpia autèntica i digitalització de documents, i la normativa autonòmica i de la Universitat que hi siga aplicable.

3. L'arxiu de documents electrònics es farà d'acord amb la normativa vigent en matèria de gestió documental, amb l’aplicació adequada del quadre de classificació i mètode de descripció que es determine, així com un calendari de conservació i disposició ajustat a les necessitats de la Universitat.

4. Els sistemes d'informació que s'utilitzaran per emmagatzemar els documents arxivats oferiran els mitjans necessaris per a garantir la longevitat de les signatures electròniques associades, siga mitjançant el ressegellat successiu amb segells criptogràfics de temps, siga mitjançant un sistema que garantisca la data d'entrada, la integritat i la traçabilitat de les accions realitzades sobre els documents emmagatzemats al llarg de la seua vida.

5. Aquests sistemes d'informació garantiran, així mateix, la confidencialitat dels documents arxivats, i asseguraran en tot cas la identificació dels usuaris, el control d'accés i l'aplicació de les polítiques d'accés que definisca la Universitat.

6. Si els òrgans rectors de la Universitat ho consideren convenient, es podran subscriure acords o convenis amb altres entitats, públiques o privades, per a delegar-hi l'arxiu definitiu dels documents electrònics, sempre que els seus sistemes oferisquen totes les garanties descrites en els apartats anteriors.

7. Els documents arxivats podran ser transformats o canviats de format quan l'evolució de la tecnologia ho requerisca per tal de garantir-ne la custòdia i la preservació adequades, aplicant-hi els criteris descrits en l'article següent.

Article 7. Còpies autèntiques de documents electrònics

1. La Universitat d'Alacant podrà generar còpies dels documents electrònics autèntics que consten en els seus expedients, i canviar-ne el format quan siga convenient per a facilitar-ne la conservació o intel·ligibilitat. Aquestes còpies tindran la consideració de còpies autèntiques, sempre que s'hi incloga la informació necessària per a contrastar-la amb l'original i se’n garantisca la integritat mitjançant una signatura electrònica avançada o segell criptogràfic.

2. Quan siga necessari, les còpies autèntiques a què es fa esment en aquest article es podran generar en un format imprimible que incloga un codi de verificació generat automàticament. Aquest codi de verificació permetrà comprovar l'autenticitat del document imprès accedint telemàticament a la seu electrònica de la Universitat, on es podrà contrastar el document en paper amb l’original electrònic signat.

Article 8. Còpies electròniques de documents en paper

1. La còpia electrònica de documents originals en format paper es farà a través d'un procés de digitalització certificada, que inclourà:

a) La signatura electrònica avançada o reconeguda del personal d'administració i serveis que haja fet la còpia i confrontat el seu contingut amb l'original.

b) El segell electrònic de la Universitat d'Alacant o de l'òrgan corresponent, quan la còpia es faça utilitzant una eina de digitalització automatitzada.

2. La còpia electrònica tindrà el valor de còpia autèntica als efectes que preveu l'article 46 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, sempre que es faça sobre documents que formen part d’un procediment administratiu de la Universitat o que s'hi incorporen, i sempre que la còpia electrònica s'identifique unívocament amb l'expedient al qual pertany i s'emmagatzeme immediatament en un sistema d'informació que en garantisca la custòdia.

Títol III   
 Procediments electrònics

Article 9. Ús de mitjans electrònics en la tramitació administrativa

1. S'autoritza específicament la possibilitat d'utilitzar aplicacions informàtiques per automatitzar determinats elements de la tramitació administrativa i de la gestió dels documents electrònics associats.

2. Els programes i aplicacions que s'utilitzen per a la realització de tràmits administratius per mitjans electrònics han de garantir, entre altres coses:

a) El control dels terminis i la constància de la data i l’hora.

b) La identificació del treballador públic que instrueix el procediment, i de les altres persones o òrgans responsables de les diferents actuacions.

c) La tramitació ordenada de l'expedient i el compliment de tots els passos i tràmits preceptius.

3. Es garantirà el dret d'audiència als interessats, plasmat en l'oportunitat de presentar al·legacions prèvies a l'emissió de la proposta de resolució, a través dels mitjans de comunicació previstos en les normes sobre administració electrònica de la Universitat d'Alacant, i en el dret que aquestes siguen tingudes en compte i reben resposta en la resolució del procediment.

4. Una vegada identificat i acreditat, si escau, el seu interès legítim, els interessats podran sol·licitar i obtenir, com a mínim, informació sobre:

a) L'estat de tramitació dels procediments administratius que els afecten.

b) La relació d'actes de tràmit realitzats en el procediment, amb indicació de la seua data i sentit.

c) La documentació no confidencial que estiga inclosa en l'expedient electrònic corresponent.

5. En els procediments administratius no gestionats de manera totalment electrònica, la Universitat d'Alacant habilitarà mitjans electrònics per accedir a la informació que s'indica en l'apartat anterior.

Article 10. Iniciació del procediment

1. La iniciació del procediment a instàncies de part es podrà fer per mitjans electrònics, exclusivament a través de la presentació d'una sol·licitud en el Registre Electrònic de la Universitat, sol·licitud que haurà de reunir els requisits que estableix l'article 70 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.

2. Els sol·licitants podran acompanyar la seua petició de qualsevol document que consideren necessari per a completar o justificar els fets o fonamentar les peticions que continguen. Els documents que s'aporten en suport electrònic hauran de presentar-se en algun dels formats aportats per la Universitat. S'admetrà també la presentació de documents en suport paper, associats a sol·licituds presentades en format electrònic.

3. En els casos que ho permeten, la Universitat d'Alacant promourà la substitució de la documentació acreditativa del compliment de requisits per declaracions responsables de la persona interessada, que afirme sota la seua responsabilitat que compleix els requisits esmentats, amb el compromís en tot cas d’aportar la documentació acreditativa a requeriment de la Universitat.

Article 11. Finalització del procediment

1. Els procediments que es tramiten i finalitzen en suport electrònic garantiran la identificació de l'òrgan competent i la comprovació de la competència en virtut de la qual actua, mitjançant una eina identificació que permeta comprovar la seua identitat i relacionar-la amb el document generat.

2. L'acte o resolució que pose fi al procediment complirà, en tot cas, els requisits que preveu l'article 89 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.

Article 12. Actuació administrativa automatitzada

1. La Universitat d'Alacant podrà dictar actes administratius de forma automatitzada, sempre que es complisquen els requisits que estableix la legislació vigent.

2. En tot cas, s'haurà d'establir prèviament quin serà l'òrgan o els òrgans competents per a la definició de les especificacions, validació de la programació, supervisió, manteniment i control de qualitat dels sistemes d'informació responsables d'aquesta tramitació automatitzada.

3. Conjuntament amb l'especificació del sistema d'informació per a tramitació automatitzada, es definirà un criteri d'auditoria periòdica del seu correcte funcionament.

4. S'identificarà un òrgan responsable de la impugnació d'aquestes actuacions, impugnació que en cap cas es podrà resoldre per mitjans automatitzats.

5. Queden en tot cas exclosos de l'actuació administrativa automatitzada les actuacions que no responguen de manera inequívoca a criteris objectius que puguen ser establits a priori, les actuacions que posen fi a la via administrativa i les que comporten limitació de drets dels interessats.

Article 13. Aprovació dels procediments electrònics

1. És competent per a aprovar la posada en producció de programes i aplicacions relacionats amb l'administració electrònica el gerent de la Universitat d'Alacant, mitjançant resolució que es publicarà, si escau, en la seua seu electrònica.

2. En consideració a la millora i evolució constant dels sistemes informàtics i les aplicacions relacionades amb aquesta matèria, la posada en producció de noves versions no requerirà una autorització específica, amb la limitació que això no podrà alterar els procediments i tràmits als quals es dóna suport. Les millores derivades del manteniment, ampliació o evolució dels sistemes existents, així com l'adaptació a noves normatives que entren en vigor, també es podran posar en producció sense autorització específica sempre que no s'alteren els procediments i tràmits als quals es dóna suport.

Disposició Final. Entrada en vigor

Aquest Reglament entrarà en vigor l'endemà de publicar-se en el Butlletí Oficial de la Universitat d'Alacant, una vegada siga aprovat del Consell de Govern de la Universitat.





[Carretera Sant Vicent del Raspeig s/n  
03079 Sant Vicent del Raspeig - Alacant  
 Tel. 39 786 1383 - Fax 70 412 8768](https://www.google.es/maps/@88.209214,-0.5145466,17z)

* [Sol·licitar mes informació](http://cvnet.cpd.ua.es/uaSolicitudes/Solicitud/49?idioma=va)
* [Seguretat i emergències: 112](https://sp.ua.es/es/botones/urgencias.html)

* [Facebook](https://www.facebook.com/campusUA)
* [Twitter](https://twitter.com/UA_Universidad)
* [Youtube](https://www.youtube.com/user/UAVideoTube)
* [Instagram](https://instagram.com/ua_universidad)
* [LinkedIn](https://www.linkedin.com/edu/school?id=12407&trk=tyah&trkInfo=tarId%2S9890930816591%2Ctas%3Auniversidad%20alicante%2Cidx%3A5-1-11)

* [Home](/)
* [contactar](https://www.ua.es/va/index_sugerencias.html)

* [Condicions d'ús](https://si.ua.es/va/web-institucional-ua/normativa/condiciones-de-uso.html)
* [Certificat UA](https://si.ua.es/va/servicios/seguridad/certificat-de-seguretat-ua.html)
* [Accessibilitat](https://web.ua.es/va/accesibilidad/declaracion-de-accesibilidad.html)
* [Política de privacitat](https://seuelectronica.ua.es/va/privadesa.html)
* [Cookies](https://si.ua.es/va/web-institucional-ua/normativa/politica-de-cookies.html)
* [Informació Legal](https://si.ua.es/va/web-institucional-ua/normativa/aviso-legal.html)
* [© Universitat d'Alacant 1996-2021](https://si.ua.es/va/web-institucional-ua/normativa/copyright.html)