المخزون

أسباب حفظ المخزون

هناك خمسة أسباب أساسية للحفاظ على المخزون :
الفواصل الزمنية الموجودة في سلسلة التوريد ، من المورد إلى المستخدم في كل مرحلة ، يتطلب أن تحتفظ بكميات معينة من المخزون لاستخدامها في هذا المهلة. ومع ذلك ، من الناحية العملية ، يجب الحفاظ على المخزون للاستهلاك خلال "التغيرات في وقت التنفيذ". يمكن معالجة هذه المشكلة عن طريق طلب ذلك عدة أيام مقدما.
الطلب الموسمي: يختلف الطلب بشكل دوري ، لكن قدرة المنتجين ثابتة. وهذا يمكن أن يؤدي إلى تراكم المخزون ، والنظر مثلاً في كيف يمكن للسلع المستهلكة في العطلات فقط أن تؤدي إلى تراكم مخزونات كبيرة مع توقع الاستهلاك المستقبلي. 
عدم اليقين : يتم الاحتفاظ بالمخزونات كمخازن للوقوف على أوجه عدم التيقن في الطلب والعرض وتحركات السلع. 
اقتصادات الحجم :تميل الحالة المثالية "لوحدة واحدة في كل مرة في مكان يحتاج إليه المستخدم ، عندما يحتاج إليه" إلى تكبد الكثير من التكاليف من حيث الخدمات اللوجستية. لذا فإن الشراء بالجملة والحركة والتخزين يحقق وفورات الحجم ، وبالتالي المخزون. 
التقدير في القيمة : في بعض الحالات ، يكتسب بعض الأسهم القيمة المطلوبة عندما يتم الاحتفاظ بها لبعض الوقت للسماح لها بالوصول إلى المستوى المطلوب للاستهلاك ، أو للإنتاج. فمثلا؛ بيرة في صناعة تختمر. 
يمكن لجميع هذه الأسباب الأسهم تنطبق على أي مالك أو منتج.

مفهوم مراقبة المحزون

هي كل النظم و الأساليب المستخدمة في حفظ قوائم تفصيلية بأصناف المــواد الخـام و البضائـع الغير مصنـعــة و تامــة الصنع بحيث تكون مستوياتها متناسقة مــع الخطط الإنتاجيـة و احتياجـات العمـلاء التي تم التنبؤ بهــا و هي تهدف إلى :
أن تكون  سياسة طلب البضائع أقرب ما تكون إلى الفاعلية .
خفض رأس المال المجمد في البضائـع المخزونة إلى أدنى مستوى ممكن .
تأمين وجـود البضائـع و السلـع بالكميـات المطلوبــة و في المكـان و الوقت الصحيحين.
تقليل المخاطر المالية الناجمة عن زيادة المخزون وخاصة في حالة التقلبات المالية والأزمات العالمية والتطورات التكنولوجيا المتلاحقة في المنتجات الحديثة.

مخاطر زيادة المخزون على كفاءة الأداء داخل الشركات

اكتشفت كثير من الشركات التي تعتمد في إداراتها على مفاهيم العمل الجماعي وبرامج الجودة الشاملة وبرامج الصيانة  الإنتاجية الشاملة وتقنيات التحسين المستمر وغيرها من آليات الإدارة المتقدمة أن زيادة المخزون من المواد الخام والأجزاء الأساسية أو بين مراحل الإنتاج المختلفة أو المنتج تام الصنع يؤدى إلى إخفاء كثير من المشكلات الموجودة بالفعل داخل المؤسسة عن الإدارة العليا, فقد يكون داخل المنشأة الصناعية مشاكل مختلفة مثل :
-مشاكل توريدات وموردين
-انخفاض كفاءة فرق العمل
-مشاكل جودة
-توقف المعدات وأعطالها
-مشاكل إنتاجية
-إعداد وتجهيز طويل للمعدات
كما أن زيادة المخزون هو سير في الاتجاه المعاكس لمفهوم خفض الفاقد حيث يؤدى إلى :
-زيادة المساحة المخصصة للتخزين
-زيادة أعمال النقل والتداول
-زيادة في الوقت والتكلفة
-زيادة احتمال الخسارة في الأصناف التي لها فترة صلاحية محدود
-زيادة في أعباء المراجعة والحصر

أمثلة المخزون

على الرغم من أن المحاسبين غالباً ما يناقشون المخزون من حيث البضائع المتاحة للبيع ، فإن المنظمات - المصنعين ومقدمي الخدمات وغير المباشرة - لديهم أيضاً قوائم جرد (الترتيبات والأثاث والإمدادات ، الخ) لا ينوون البيع. يميل المخزون الخاص بالمصنعين والموزعين والبائعين إلى التجمع في المستودعات. قد يوجد مخزون بائعي التجزئة في مستودع أو في متجر يمكن
للعملاء الوصول إليه. قد يتم الاحتفاظ بالمخزونات غير المخصصة للبيع للعملاء في أي مكان تستخدمه المؤسسة. ويربط الأسهم المال ، وإذا لم يتم التحكم فيه ، سيكون من المستحيل معرفة المستوى الفعلي للمخزونات وبالتالي من المستحيل السيطرة عليه. في حين تمت تغطية أسباب الاحتفاظ بالمخزون في وقت سابق ، تقوم معظم مؤسسات التصنيع عادةً بتقسيم المخزون "البضائع المعروضة للبيع" إلى: المواد الخام - المواد والمكونات المجدولة للاستخدام في صنع منتج. العمل قيد التنفيذ ، WIP المواد والمكونات التي بدأت تحولها إلى السلع تامة الصنع. السلع التامة الصنع - سلع جاهزة لبيع العملاء. بضائع لإعادة البيع البضائع المعادة التي هي قابلة للبيع. مخزون في العبور. مخزون شحنة. توريد صيانة.

مبدأ المخزون التناسبي

تعد نسبة المخزون هي هدف إدارة المخزون المدفوع بالطلب. وتتمثل النتيجة المثلى الأساسية في الحصول على نفس العدد من الأيام (أو ساعات أو ما شابه) من المخزون في متناول اليد عبر جميع المنتجات بحيث يكون وقت إطلاق جميع المنتجات متزامنًا. في مثل هذه الحالة ، لا يوجد "مخزون فائض" ، أي مخزون يمكن تركه في منتج آخر عند نفاد المنتج الأول. المخزون الزائد هو دون المستوى الأمثل لأن الأموال التي تم إنفاقها للحصول عليها يمكن أن تستخدم بشكل أفضل في أي مكان آخر ، أي المنتج الذي نفذ للتو. الهدف الثانوي للتناسب المخزون هو تقليل المخزون. من خلال دمج التنبؤ الدقيق بالطلب مع إدارة المخزون ، بدلاً من النظر فقط إلى المتوسطات السابقة ، من المتوقع الحصول على نتيجة أكثر دقة وأفضل. كما يسمح لتنبؤ بالطلب في إدارة المخزون بهذه الطريقة بالتنبؤ بنقطة "يمكن الاحتواء" عندما يكون تخزين المخزون محدودًا على أساس كل منتج.
إن أسلوب التناسب في المخزون هو الأنسب بالنسبة للمخزون الذي لا يزال غير مرئي من قبل المستهلك ، في مقابل أنظمة "الاحتفاظ الكامل" حيث يرغب المستهلك في البيع بالتجزئة في رؤية الرفوف الكاملة للمنتج الذي يشترونه حتى لا يعتقد أنهم يشترون شيئًا ما قديم، غير مرغوب فيه أو تالف. وتختلف عن أنظمة "نقطة الزناد" حيث يتم إعادة ترتيب المنتج عندما يصل إلى مستوى معين ؛ يتم استخدام نسبة المخزون بشكل فعال من خلال عمليات التصنيع في الوقت المناسب وتطبيقات التجزئة حيث يتم إخفاء المنتج من العرض. وكان أحد الأمثلة المبكرة على نسبة التناسب في المخزون المستخدمة في تطبيق البيع بالتجزئة في الولايات المتحدة هو وقود المحركات. يتم تخزين وقود السيارات (مثل البنزين) بشكل عام في صهاريج تخزين تحت الأرض. لا يعرف سائقو السيارات ما إذا كانوا يشترون البنزين من أعلى أو أسفل الخزان ، ولا يحتاجون إلى الرعاية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن صهاريج التخزين هذه لديها السعة القصوى ولا يمكن تعبئتها. أخيراً ، المنتج غالي الثمن. وتستخدم نسبة التناسب في المخزونات لموازنة قوائم الجرد لمختلف درجات وقود المحركات ، حيث يتم تخزين كل منها في خزانات مخصصة ، بما يتناسب مع مبيعات كل درجة. لا ينظر إلى المخزون الزائد أو قيمة من قبل المستهلك ، لذلك هو ببساطة غرق النقدية (حرفيا) في الأرض. تقلل نسبة التناسب من المخزونات الفائضة المنقولة في صهاريج تخزين تحت الأرض. تم تطوير وتطبيق هذا التطبيق لوقود المحرك لأول مرة من قبل شركة بترول سوفت في عام 1990 لصالح شركة شيفرون للمنتجات. تستخدم معظم شركات النفط الكبرى مثل هذه الأنظمة اليوم.

في الوقت المناسب

نشأ التصنيع في الوقت المناسب (JIT-Just In Time) في اليابان في الستينيات والسبعينيات. ساهمت تويوتا موتور كورب  في أكبر قدر من التطور. تسمح هذه الطريقة للشركات بتوفير مبالغ كبيرة من المال والحد من الهدر من خلال الاحتفاظ فقط بالمخزون الذي تحتاج إليه لإنتاج المنتجات وبيعها. هذا النهج يقلل من تكاليف التخزين والتأمين ، فضلا عن تكلفة تصفية أو تجاوز المخزون الزائد. إدارة المخزون يمكن أن تكون محفوفة بالمخاطر. إذا ارتفع الطلب بشكل غير متوقع ، فقد لا يتمكن المصنع من الحصول على المخزون الذي يحتاجه لتلبية هذا الطلب ، مما يلحق الضرر بسمعته مع العملاء ويقود الأعمال نحو المنافسين. حتى أصغر حالات التأخير يمكن أن تكون إشكالية ؛ إذا لم يصل أحد المدخلات الرئيسية "في الوقت المناسب" ، يمكن أن يحدث عنق الزجاجة.(necking)

تخطيط متطلبات المواد

إن أسلوب إدارة المخزون الخاص بمتطلبات المواد (MRP) يعتمد على توقعات المبيعات ، وهذا يعني أنه يجب أن يكون لدى الشركات المصنعة سجلات مبيعات دقيقة لتمكين التخطيط الدقيق لاحتياجات المخزون ولإبلاغ تلك الاحتياجات مع موردي المواد في الوقت المناسب. على سبيل المثال ، قد تضمن الشركة المصنعة لمعدات التزلج التي تستخدم نظام مخزون MRP وجود مواد مثل البلاستيك والألياف الزجاجية والخشب والألومنيوم في المخزون بناءً على الأوامر المتوقعة. عدم القدرة على التنبؤ الدقيق بالمبيعات وتخطيط عمليات اقتناء الجرد يؤدي إلى عدم قدرة الشركة المصنعة على الوفاء بالطلبات.

حساب المخزون

إن محاسبة المخزون هي هيئة المحاسبة التي تتعامل مع التقييم والمحاسبة للتغيرات في الموجودات التي تم جردها. جرد الشركة عادة ينطوي على السلع في ثلاث مراحل من الإنتاج: السلع الخام والسلع الجارية والسلع تامة الصنع الجاهزة للبيع. ستقوم محاسبة المخزون بتعيين قيم للعناصر في كل من هذه العمليات الثلاثة وتسجيلها كأصول الشركة. الأصول هي سلع من المحتمل أن تكون ذات قيمة مستقبلية للشركة. يجب تقييم الأصول بدقة حتى يمكن تقييم الشركة بدقة. يمكن أن تتغير عناصر المخزون في أي من مراحل الإنتاج الثلاثة من حيث القيمة. يمكن أن تحدث التغيرات في القيمة لعدد من الأسباب بما في ذلك الاستهلاك ، التدهور ، التقادم ، التغير في ذوق العملاء ، زيادة الطلب ، انخفاض عرض السوق وما إلى ذلك. وسيقوم نظام دقيق لمحاسبة المخزون بمتابعة هذه التغييرات على سلع المخزون في جميع مراحل الإنتاج الثلاثة وتعديل قيم أصول الشركة والتكاليف المرتبطة بالجرد وفقًا لذلك.

دور محاسبة المخزون

من خلال مساعدة المنظمة على اتخاذ قرارات أفضل ، يمكن للمحاسبين مساعدة القطاع العام على التغيير بطريقة إيجابية للغاية توفر قيمة متزايدة لاستثمار دافعي الضرائب. كما يمكن أن يساعد في تقدم الحوافز وضمان أن تكون الإصلاحات مستدامة وفعالة على المدى الطويل ، من خلال ضمان الاعتراف بالنجاح بشكل مناسب في أنظمة المكافآت الرسمية وغير الرسمية للمنظمة. إن القول بأن لديهم دورًا أساسيًا يلعبونه هو قول غير لائق. يرتبط التمويل بمعظم العمليات التجارية الرئيسية داخل المؤسسة ، إن لم يكن كلها. يجب أن يكون توجيه أنظمة الإشراف والمساءلة التي تضمن أن المنظمة تقوم بأعمالها بطريقة مناسبة وأخلاقية. من الأهمية بمكان أن يتم وضع هذه الأسس بقوة. وكثيراً ما يكون هذا هو اختبار عبء الثقة في المؤسسة أو كسبها. كما ينبغي أن يوفر التمويل المعلومات والتحليل والمشورة لتمكين مديري خدمات المنظمات من العمل بفعالية. هذا يتجاوز الانشغال التقليدي بالميزانيات - ما مقدار ما أنفقناه حتى الآن ، وكم بقي لنا أن ننفق؟ يتعلق الأمر بمساعدة المنظمة على فهم أدائها بشكل أفضل. وهذا يعني إجراء اتصالات وفهم العلاقات بين مدخلات معينة - الموارد التي يتم جلبها - والمخرجات والنتائج التي تحققها. كما أنها تتعلق بفهم وإدارة المخاطر داخل المنظمة وأنشطتها.

التناوب في المخزون

ممارسة تغيير طريقة عرض المخزون على أساس منتظم. هذا هو الأكثر استخداما في الضيافة وتجارة التجزئة - خصوصة حيث تباع المنتجات الغذائية. على سبيل المثال ، في حالة محلات السوبر ماركت التي يتردد عليها العميل على أساس منتظم ، قد يعرف العميل تمامًا ما يريد وأين يكون. وينتج عن ذلك العديد من العملاء الذين يتجهون مباشرة إلى المنتج الذي يبحثون عنه ولا ينظرون إلى سلع أخرى معروضة للبيع. لتثبيط هذه الممارسة ، ستقوم المتاجر بتدوير موقع المخزون لتشجيع العملاء على استعراض المتجر بالكامل. هذا على أمل أن يلتقط العميل العناصر التي لا يراها عادة .