Άδεια για Πρόσβαση στο Αποδεσμευμένο Χαρτώο Αρχειακό Υλικό

Περιγραφή: Η διαδικασία αφορά στην πρόσβαση στο αναγνωστήριο της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ) του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ) με σκοπό τη διεξαγωγή έρευνας, την ανάγνωση και μελέτη ιστορικών φακέλων του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ). Απευθύνεται σε πολίτες.
Θεσμικός φορέας: Θεσμικός φορέας: title: el: ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ
en: MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS
Οργανική μονάδα θεσμικού φορέα: title: el: ΣΤ-Α΄ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ & ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ
title: el: ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΟΣ ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ
title: el: ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΟΥ & ΙΣΤΟΡΙΚΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ
Παρέχεται σε: Ερευνητές
Σημεία εξυπηρέτησης: ΣΤ-Α΄ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ & ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ
ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΟΣ ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ
ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΟΥ & ΙΣΤΟΡΙΚΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ
Ψηφιακά σημεία παροχής: Δεν παρέχεται ψηφιακά
Αριθμός δικαιολογητικών: 1 έως 2
Κόστος: Παρέχεται χωρίς κόστος
Εκτιμώμενος χρόνος: 50 ημέρες
Αίτηση: Κατάθεση: Κατάθεση από τον αιτούντα (δια ζώσης ή ταχυδρομικά)
Κατάθεση από τον αιτούντα (ψηφιακή)
Κατατίθεται από: Φυσικά πρόσωπα
Τίτλος: Αίτηση προς την Yπηρεσία Διπλωματικού και Iστορικού Aρχείου (ΥΔΙΑ) για χορήγηση άδειας έρευνας/πρόσβασης στο αποδεσμευμένο χαρτώο αρχειακό υλικό του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ).
Τύπος αίτησης: Αίτηση
Βήματα: step_description: Ο ενδιαφερόμενος πολίτης/φορέας υποβάλλει έγγραφη ή ηλεκτρονική αίτηση άδειας έρευνας/πρόσβασης στο αποδεσμευμένο χαρτώο αρχειακό υλικό του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ), η οποία κατατίθεται ή αποστέλλεται στη Γραμματεία της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ), όπου αυτή πρωτοκολλείται από τον αρμόδιο υπάλληλο. Μαζί με την αίτηση υποβάλλεται ταυτόχρονα σύντομο βιογραφικό σημείωμα. Σε περίπτωση, κατά την κρίση του Προϊσταμένου της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ), ασάφειας του υπό μελέτη θέματος, η Υπηρεσία μπορεί να ζητήσει σύντομη διευκρινιστική περίληψή του, την οποία ο αιτών υποχρεούται να καταθέσει.
step_implementation: Χειροκίνητη ενέργεια
step_note: Με την υποβαλλόμενη αίτηση ο ενδιαφερόμενος δηλώνει τη συμμόρφωσή του στους όρους του Κανονισμού του Αναγνωστηρίου της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ) του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ).
step_official: Αρμόδιος Υπάλληλος
step_title: Υποβολή αίτησης και απαιτούμενων συνημμένων προς την Yπηρεσία Διπλωματικού και Iστορικού Aρχείου (ΥΔΙΑ) για χορήγηση άδειας έρευνας/πρόσβασης στο αποδεσμευμένο χαρτώο αρχειακό υλικό του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ)
step_description: Ο αρμόδιος υπάλληλος, στον οποίο έχει ανατεθεί η ευθύνη σύστασης συγκεντρωτικού πίνακα των αιτήσεων, ελέγχει την πληρότητα των απαιτούμενων συνημμένων κάθε αίτησης και ενημερώνει εάν χρειαστεί συμπλήρωση/διευκρίνιση τους ενδιαφερόμενους.
step_implementation: Έλεγχος
step_note: Σε περίπτωση, κατά την κρίση του Προϊσταμένου της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ), ασάφειας του υπό μελέτης θέματος, η Υπηρεσία μπορεί να ζητήσει σύντομη διευκρινιστική περίληψή του, την οποία ο αιτών υποχρεούται να καταθέσει.
Η Υπηρεσία δεσμεύεται ότι τα προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται στην αίτηση καθώς και τα συνημμένα σε αυτήν έγγραφα δεν θα δημοσιοποιηθούν, δεν θα χρησιμοποιηθούν για σκοπούς που δεν σχετίζονται με την έρευνα στο αρχείο του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ) και δεν θα κοινοποιηθούν επ' ουδενί λόγο σε τρίτους.
step_official: Αρμόδιος Υπάλληλος
step_title: Έλεγχος πληρότητας δικαιολογητικών, σύσταση συγκεντρωτικού πίνακα αιτήσεων και υποβολή αυτού στον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας
step_description: Ο Προϊστάμενος της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ) ενημερώνει την αρμόδια επιτροπή εξέτασης των αιτήσεων των ερευνητών (δηλ. τον Διευθυντή του Διπλωματικού Γραφείου του Υπουργού Εξωτερικών και τους επικεφαλής των Διευθύνσεων του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ) στην αρμοδιότητα των οποίων εμπίπτει το εκάστοτε θέμα μελέτης) και ορίζει την ημερομηνία συγκρότησής της.
step_implementation: Υπογραφή
step_note: Η αρμόδια επιτροπή εξέτασης των αιτήσεων συνέρχεται το πρώτο δεκαήμερο κάθε μήνα.
step_official: Αρμόδια επιτροπή
step_title: Ενημέρωση της αρμόδιας επιτροπής για την εξέταση των αιτήσεων των ερευνητών και ορισμός της ημερομηνίας συγκρότησής της
step_description: Η αρμόδια επιτροπή (δηλ. ο Διευθυντής του Διπλωματικού Γραφείου του Υπουργού Εξωτερικών, οι επικεφαλής των Διευθύνσεων του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ) στην αρμοδιότητα των οποίων εμπίπτει το εκάστοτε θέμα μελέτης και ο Προϊστάμενος της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου) συγκροτείται στην καθορισμένη ημερομηνία και εξετάζει τις αιτήσεις των υποψήφιων ερευνητών τηρώντας πρακτικά τα οποία μονογράφουν τα μέλη της μετά την ολοκλήρωση της σύσκεψης.
step_implementation: Έλεγχος
step_official: Συλλογικό όργανο
step_title: Συγκρότηση της αρμόδιας επιτροπής για την εξέταση των αιτήσεων και τήρηση πρακτικών
step_description: Η αρμόδια επιτροπή για την εξέταση των αιτήσεων των ερευνητών υποβάλλει τα μονογραφηθέντα από τα μέλη της πρακτικά της σύσκεψής της στον Υπουργό Εξωτερικών με σκοπό την έγκριση χορήγησης των αιτούμενων αδειών έρευνας/πρόσβασης.
step_implementation: Χειροκίνητη ενέργεια
step_official: Συλλογικό όργανο
step_title: Υποβολή των πρακτικών της σύσκεψης της αρμόδιας επιτροπής για την εξέταση των αιτήσεων των ερευνητών προς τον Υπουργό Εξωτερικών
step_description: Ο Υπουργός Εξωτερικών υπογράφει τα πρακτικά της αρμόδιας επιτροπής και εγκρίνει ή απορρίπτει τις αιτούμενες άδειες έρευνας/πρόσβασης στο χαρτώο αρχειακό υλικό του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ).
step_implementation: Υπογραφή
step_official: Αρμόδιος Υπουργός
step_title: Υπογραφή από τον Υπουργό Εξωτερικών των πρακτικών της αρμόδιας επιτροπής και έγκριση χορήγησης ή απόρριψη των αιτούμενων αδειών έρευνας/πρόσβασης
step_description: Ο Προϊστάμενος της Υπηρεσίας Διπλωματικού & Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ) ενημερώνει εγγράφως τους ενδιαφερόμενους σχετικά με την απόφαση του Υπουργού Εξωτερικών για τη χορήγηση άδειας έρευνας/πρόσβασης στο αποδεσμευμένο χαρτώο αρχειακό υλικό του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ) για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα (συνήθως 1 έτος) ή την αιτιολογημένη απόρριψη χορήγησης της σχετικής άδειας.
step_implementation: Υπογραφή
step_note: Για την εξυπηρέτηση των ερευνητών που λαμβάνουν τη σχετική άδεια μελέτης, η YΔIA διαθέτει αναγνωστήριο 10 θέσεων, το οποίο είναι ανοικτό στο ερευνητικό κοινό από τη Δευτέρα μέχρι την Παρασκευή από τις 9.30 έως τις 14.30. Το αναγνωστήριο παραμένει κλειστό τα Σαββατοκύριακα, τις εθνικές και θρησκευτικές εορτές και ολόκληρους τους μήνες Aύγουστο και Νοέμβριο. Κάθε ερευνητής έχει το δικαίωμα να προμηθευθεί μέχρι 100 φωτοτυπίες, οι οποίες χορηγούνται δωρεάν. Ο εντοπισμός των διπλωματικών εγγράφων γίνεται αποκλειστικά μέσω του ηλεκτρονικού καταλόγου της Υπηρεσίας που είναι αναρτημένος στο διαδίκτυο (http://arxeio.mfa.gr). Για την έρευνα του καταλόγου δίδεται η δυνατότητα χρήσης και ηλεκτρονικών υπολογιστών που είναι εγκατεστημένοι στο Αναγνωστήριο για τον λόγο αυτό.  Με το πέρας και δημοσίευση της εργασίας τους οι ερευνητές υποχρεούνται να παραδώσουν δύο αντίγραφα στη Βιβλιοθήκη του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ).
step_official: Αρμόδιος φορέας
step_title: Χορήγηση ή απόρριψη άδειας έρευνας/πρόσβασης στο αποδεσμευμένο χαρτώο αρχειακό υλικό του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ)
Εξερχόμενα: Παραγωγή εγγράφου
Νομοθεσία: rule_article: 144, παρ. 2, 3
rule_decision_number: 4781
rule_decision_year: 2021
rule_description: Οργανισμός Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ). Εξουσιοδοτικές διατάξεις.
rule_gazette_doc_issue: Α
rule_gazette_doc_number: 31
rule_type: Νόμος
rule_article: Κεφ. Γ, 14
rule_decision_number: 7010.3/9/ΑΣ 59
rule_decision_year: 2015
rule_description: Κανονισμός πρόσβασης στο αρχειακό υλικό. ΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ. Πρόσβαση στο χαρτώο υλικό και κανονισμός αναγνωστηρίου της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου: Διαδικασία αδειοδότησης για πρόσβαση στο χαρτώο αρχειακό υλικό.
rule_gazette_doc_issue: Β
rule_gazette_doc_number: 461
rule_type: Υπουργική Απόφαση
rule_article: 2, παρ.2
rule_decision_number: 7000/29/ΑΣ 144
rule_decision_year: 1998
rule_description: Οργάνωση και λειτουργία της Υπηρεσίας Ιστορικού Αρχείου. Συγκρότηση, λειτουργία και αρμοδιότητες Επιτροπής εξέτασης των αιτήσεων των ερευνητών
rule_gazette_doc_issue: Β
rule_gazette_doc_number: 433
rule_type: Υπουργική Απόφαση
Άλλες πληροφορίες: Εναλλακτικοί τίτλοι: Άδεια Έρευνας στο Χαρτώο Αρχειακό Υλικό του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ)
Επίσημος τίτλος: Αδειοδότηση για Πρόσβαση στο Αποδεσμευμένο Χαρτώο Αρχειακό Υλικό του Υπουργείου Εξωτερικών (ΥΠΕΞ)