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Art. 5 R i u n i o n i 1. Il Garante ha sede in Roma e si riunisce nel luogo indicato nell'atto di convocazione. Le riunioni possono essere tenute in videoconferenza. 2. L'ordine del giorno è comunicato ai componenti entro il secondo giorno che precede la riunione. Nei casi d'urgenza, la convocazione può essere immediata. Durante le riunioni, l'ordine del giorno può essere integrato, previa comunicazione immediata agli assenti, se nessuno dei presenti si oppone. 3. Ciascun componente, indicandone le ragioni, può chiedere la convocazione del Garante e l'iscrizione di un argomento all'ordine del giorno. Se la richiesta proviene da almeno due componenti, il presidente la accoglie in ogni caso. 4. Salvi i casi di urgenza, la competente struttura predispone la documentazione utile entro il quinto giorno antecedente alla riunione, e sottopone al segretario generale lo schema delle osservazioni dell'Ufficio. Le osservazioni e la relativa documentazione sono formate anche mediante strumenti informatici e telematici e poste senza ritardo a disposizione del presidente e dei componenti, unitamente agli eventuali aggiornamenti. 5. Per la validità delle riunioni del Garante è necessaria la presenza del presidente e di due componenti, ovvero di tre componenti. Le deliberazioni sono adottate a maggioranza dei votanti. Il voto è sempre palese, salvo nel caso di deliberazioni concernenti il presidente o i componenti, le persone addette all'Ufficio o i consulenti. 6. Il segretario generale svolge le funzioni di segretario. Il presidente può chiamare il segretario generale o altro funzionario a riferire su singole questioni. 7. Le deliberazioni, siglate dal relatore, sono sottoscritte dal presidente e dal segretario generale. 8. Nei casi di particolare urgenza e di indifferibilità che non permettono la convocazione in tempo utile del Garante, il presidente può adottare i provvedimenti di competenza dell'organo, i quali cessano di avere efficacia sin dal momento della loro adozione se non sono ratificati dal Garante nella prima riunione utile, da convocarsi non oltre il trentesimo giorno. 9. La disposizione di cui al comma 8 non si applica in caso di esame dei ricorsi, di applicazione di sanzioni amministrative o di adozione dei divieti di cui agli articoli 21, comma 3, e 31, comma 1, lettera l), della legge, di approvazione del documento programmatico di cui all'articolo 24 e del rendiconto, ovvero allorché occorre disporre accertamenti relativamente ai trattamenti di cui all'articolo 4 della legge. Note all'art. 5: - Il testo del comma 3 dell'art. 21 della citata legge n. 675/1996 è il seguente: "3. Il Garante può vietare la diffusione di taluno dei dati relativi a singoli soggetti, od a categorie di soggetti, quando la diffusione si pone in contrasto con rilevanti interessi della collettività. Contro il divieto può essere proposta opposizione ai sensi dell'art. 29, commi 6 e 7". - L'art. 31, comma 1, lettera l), della legge n. 675/1996 prevede che il Garante abbia il compito di vietare, in tutto o in parte, il trattamento dei dati o disporne il blocco quando, in considerazione della natura dei dati o, comunque, delle modalità del trattamento o degli effetti che esso può determinare, vi è il concreto rischio del verificarsi di un pregiudizio rilevante per uno o più interessati. - Si riporta il testo dell'art. 4 della citata legge n. 675/1996: "Art. 4 (Particolari trattamenti in ambito pubblico). - 1. La presente legge non si applica al trattamento di dati personali effettuato: a) dal centro elaborazione dati di cui all'art. 8 della legge 1 aprile 1981, n. 121, come modificato dall'art. 43, comma 1, della presente legge, ovvero sui dati destinati a confluirvi in base alla legge, nonché in virtù dell'accordo di adesione alla convenzione di applicazione dell'Accordo di Schengen, reso esecutivo con legge 30 settembre 1993, n. 388; b) dagli organismi di cui agli articoli 3, 4 e 6 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, ovvero sui dati coperti da segreto di Stato ai sensi dell'art. 12 della medesima legge; c) nell'ambito del servizio del casellario giudiziale di cui al titolo IV del libro decimo del codice di procedura penale e al regio decreto 18 giugno 1931, n. 778, e successive modificazioni, o, in base alla legge, nell'ambito del servizio dei carichi pendenti nella materia penale; d) in attuazione dell'art. 371-bis, comma 3, del codice di procedura penale o, per ragioni di giustizia, nell'ambito di uffici giudiziari, del Consiglio superiore della magistratura e del Ministero di grazia e giustizia; e) da altri soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, in base ad espresse disposizioni di legge che prevedano specificamente il trattamento. 2. Ai trattamenti di cui al comma 1 si applicano in ogni caso le disposizioni di cui agli articoli 9, 15, 17, 18, 31, 32, commi 6 e 7 e 36, nonché, fatta eccezione per i trattamenti di cui alla lettera b) del comma 1, le disposizioni di cui agli articoli 7 e 34".