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Allegato V Procedure per la notifica e la designazione degli organismi di valutazione della conformità 1. Procedura per la qualifica di organismo notificato. 1.1 Presentazione dell'istanza di notifica per le attività di cui all'articolo 15, comma 1. 1. L'istanza di notifica relativa ai compiti di valutazione della conformità concernente la normativa dell'Unione europea di cui all'articolo 15, comma 1, del presente decreto deve essere inviata via pec al Ministero delle infrastrutture e dei trasporti all'indirizzo dell'ufficio indicato sul sito istituzionale. 2. L'istanza, sottoscritta dal legale rappresentante dell'organismo, in regola con l'imposta di bollo, contiene l'esplicita indicazione della normativa dell'Unione e dei sottosistemi per i quali si richiede la notifica. 3. L'istanza può essere inoltrata previo accreditamento basato sullo schema di accreditamento emanato dall'ERA con la decisione n. 156/2017 del Management Board nel rispetto di quanto disposto dal regolamento (UE) 2016/796. 4. Qualora dall'istanza e dalla documentazione trasmessa risultassero situazioni ostative alla notifica oppure la documentazione inviata risultasse incompleta, il Ministero ne informa entro trenta giorni il richiedente, dando sessanta giorni per la rimozione delle condizioni ostative o per fornire quanto richiesto. Trascorso infruttuosamente il suddetto termine, la domanda decade automaticamente. 5. L'organismo per poter operare deve attendere che la Commissione gli assegni il Numero Identificativo, come indicato all'articolo 37, comma 6, e provveda all'inserimento nell'elenco di cui all'articolo 38 della direttiva (UE) 2016/797. 1.2 Documentazione da allegare all'istanza di Autorizzazione e Notifica. L'istanza va corredata dei seguenti documenti redatti in lingua italiana: 1. copia dello statuto, ovvero estremi dell'atto normativo per i soggetti di diritto pubblico, da cui risulti l'esercizio dell'attività di valutazione della conformità, riferita alla normativa dell'Unione europea di prodotto; 2. polizza di assicurazione di responsabilità civile per i rischi derivanti dall'esercizio di attività di certificazione CE e delle eventuali ulteriori attività connesse per cui gli organismi sono autorizzati; 3. organigramma dell'Organismo, con evidenziazione della struttura operativa relativa al sottosistema o ai sottosistemi oggetto dell'istanza; 4. elenco e dichiarazione di disponibilità delle norme di riferimento; 5. certificato di accreditamento rilasciato ai sensi dello schema di accreditamento emanato dall'ERA con la decisione n. 156/2017 del Management Board nel rispetto di quanto disposto dal regolamento (UE) 2016/796 o degli estremi della relativa delibera ove rilasciati dall'Organismo unico nazionale di accreditamento; 6. elenco dei laboratori di cui l'Organismo intende avvalersi per lo svolgimento dei propri compiti, con indicazioni circa la natura dello stesso, quale accreditato, qualificato, interno, esterno, la tipologia delle prove che si intende affidargli; 7. dichiarazioni del legale rappresentante sulla idoneità ed agibilità dei locali, sulla conformità ai requisiti di legge del sistema di prevenzione incendi, sul sistema di smaltimento di rifiuti speciali e pericolosi, sulla sicurezza dei luoghi di lavoro e sulla regolarità contributiva previdenziale e assistenziale; 8. dichiarazione in merito all'utilizzo di eventuali subappaltatori di processi o attività oggetto della notifica richiesta; 9. dichiarazione d'impegno del legale rappresentante ad assolvere quanto previsto dagli articoli 30, comma 7, e 41 del presente decreto circa la partecipazione ai gruppi istituiti in ambito UE. 1.3 Durata dell'autorizzazione - Rinnovo - Estensione. La notifica per i sottosistemi strutturali, ove non diversamente disposto, ha una validità temporale coincidente con la validità del certificato di accreditamento. Per ottenere il rinnovo del riconoscimento ovvero l'estensione della propria autorizzazione ad uno o più sottosistemi, l'Organismo deve presentare domanda con le stesse modalità sopra indicate. In particolare, in caso di estensione della notifica ad altro sottosistema strutturale, la polizza assicurativa deve essere esplicitamente estesa per i rischi derivanti dall'esercizio delle ulteriori attività di certificazione CE. Per il rinnovo, l'istanza deve essere presentata almeno due mesi prima della data di scadenza dello stesso, specificando se sono sopravvenute modificazioni negli elementi posti a base della precedente notifica. 1.4 Veridicità atti e dichiarazioni. L'accertata non veridicità da parte del Ministero di atti e dichiarazioni resi dall'Organismo ai fini dell'ottenimento o rinnovo o estensione della notifica, ovvero il venir meno di quanto dichiarato durante la vigenza delle stesse, determina la non adozione del provvedimento di notifica ovvero la sua sospensione o revoca. 1.5 Fac-simile di Istanza n. 1. Il modello di istanza di qualifica quale organismo designato per l'interoperabilità ferroviaria è reperibile sul sito web istituzione del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti. 2. Procedura per la qualifica di organismo designato. 2.1 Presentazione dell'istanza di designazione per le attività di cui all'articolo 15, comma 8. 1. L'istanza di designazione relativa ai compiti di valutazione della conformità alle norme nazionali notificate in conformità dell'articolo 14 del presente decreto deve essere indirizzata al Ministero delle infrastrutture e dei trasporti. 2. L'istanza, sottoscritta dal legale rappresentante dell'organismo, in regola con l'imposta di bollo, contiene l'esplicita indicazione della normativa nazionale e dei sottosistemi strutturali e funzionali per i quali si richiede la designazione. 3. L'istanza può essere inoltrata previo accreditamento rilasciato dall'Ente Unico nazionale di accreditamento italiano sulla base dello schema di accreditamento elaborato dall'ERA con la decisione n. 156 del Management Board, nel rispetto di quanto disposto dal regolamento (UE) 2016/796 opportunamente adattato secondo quanto disposto dall'articolo 42 del presente decreto. Nell'eventualità l'organismo richiedente sia già in possesso della qualifica di organismo notificato, le verifiche saranno limitate ad accertare il possesso dei requisiti di cui agli articolo 36, comma 1, e 42 del presente decreto, sulla base delle norme nazionali notificate in conformità dell'articolo 14. 4. Qualora dall'istanza e dalla documentazione trasmessa risultassero situazioni ostative alla designazione, oppure la documentazione inviata risultasse incompleta, il Ministero ne informa entro trenta giorni il richiedente, dando sessanta giorni per la rimozione delle condizioni ostative o per fornire quanto richiesto. Trascorso infruttuosamente il suddetto termine, la domanda decade automaticamente. 5. Nel caso di prima autorizzazione l'organismo per poter operare deve attendere l'avvenuta pubblicazione del provvedimento autorizzativo sul sito del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti e la relativa comunicazione alla Commissione europea da parte dell'Autorità di cui all'articolo 27 comma 2, del presente decreto. 2.2 Documentazione da allegare all'istanza di Autorizzazione e Designazione. L'istanza va corredata dei seguenti documenti redatti in lingua italiana: 1. copia dello statuto, ovvero estremi dell'atto normativo per i soggetti di diritto pubblico, da cui risulti l'esercizio dell'attività di valutazione della conformità, riferita alla normativa nazionale notificata; 2. polizza di assicurazione di responsabilità civile per i rischi derivanti dall'esercizio di attività di certificazione CE e delle eventuali ulteriori attività connesse per cui gli organismi sono autorizzati; 3. organigramma dell'Organismo, con evidenziazione della struttura operativa relativa al sottosistema o ai sottosistemi oggetto dell'istanza; 4. elenco e dichiarazione di disponibilità delle norme di riferimento; 5. certificato di accreditamento rilasciato ai sensi dello schema di accreditamento emanato dall'ERA con la decisione n. 156/2017 del Management Board, nel rispetto di quanto disposto dal reg. UE 2016/796 opportunamente adattato secondo quanto disposto dall'articolo 42 del presente decreto o degli estremi della relativa delibera ove rilasciati dall'Organismo unico nazionale di accreditamento; 6. nell'eventualità l'organismo richiedente sia già in possesso della qualifica di organismo notificato per l'interoperabilità ferroviaria, copia del provvedimento autorizzativo rilasciato dall'Autorità di notifica (anche in lingua inglese); 7. elenco dei laboratori di cui l'organismo intende avvalersi per lo svolgimento dei propri compiti con indicazioni circa la natura dello stesso, quale accreditato, qualificato, interno esterno, e la tipologia delle prove che si intende affidargli; 8. dichiarazioni del legale rappresentante sulla idoneità ed agibilità dei locali, sulla conformità ai requisiti di legge del sistema di prevenzione incendi, sul sistema di smaltimento di rifiuti speciali e pericolosi, sulla sicurezza dei luoghi di lavoro e sulla regolarità contributiva previdenziale e assistenziale; 9. dichiarazione in merito all'utilizzo di eventuali subappaltatori di processi o attività oggetto della designazione richiesta. 2.3 Durata dell'autorizzazione - Rinnovo - Estensione. La designazione per le attività di valutazione della conformità, ove non diversamente disposto, ha una validità temporale coincidente con la validità del certificato di accreditamento. Per ottenere il rinnovo del riconoscimento ovvero l'estensione della propria autorizzazione ad uno o più sottosistemi, l'Organismo deve presentare domanda con le stesse modalità sopra indicate. In particolare, in caso di estensione della designazione ad altro sottosistema strutturale, la polizza assicurativa deve essere esplicitamente estesa per i rischi derivanti dall'esercizio delle ulteriori attività di certificazione CE. Per il rinnovo, l'istanza deve essere presentata almeno due mesi prima della data di scadenza dello stesso, specificando se sono sopravvenute modificazioni negli elementi posti a base della precedente designazione. 2.4 Veridicità atti e dichiarazioni. L'accertata non veridicità da parte del Ministero di atti e dichiarazioni resi dall'Organismo ai fini dell'ottenimento/rinnovo/estensione della designazione, ovvero il venir meno di quanto dichiarato durante la vigenza delle stesse, determina la non adozione del provvedimento di designazione ovvero la sua sospensione/revoca. 2.5 Fac-simile di Istanza n. 2. Il modello di istanza di qualifica quale organismo designato per l'interoperabilità ferroviaria è reperibile sul sito web istituzione del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti.