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Annesso Servizio di corrispondenza commerciale-risposta internazionale per le merci I. Cenni storici 1.1 Il marketing diretto internazionale, principale settore d'azione dei servizi di risposta, si è notevolmente sviluppato nel corso degli ultimi dieci anni, per mezzo soprattutto della pubblicità postale internazionale. Tale sviluppo è direttamente legato ad un insieme di valori come la mondializzazione crescente del mercato ed il perfezionamento sempre più importante delle tecniche di marketing diretto. 1.2 Le Amministrazione postali del mondo intero saranno chiamate a favorire quest'aumento della posta internazionale proveniente dai settori di marketing diretto, e dovranno adeguare i servizi di risposta alle esigenze di questi settori. Poichè l'offerta CCRI e la posta pubblicitaria internazionale svolgono un ruolo di rilievo nell'offerta di una gamma di servizi di risposta, occorrerà vigilare in particolare sulle esigenze delle società di vendita per corrispondenza (principali utenti dei servizi di pubblicità postale e di risposta). Si prevede infatti che il settore della vendita per corrispondenza si svilupperà notevolmente con l'abolizione delle barriere doganali e commerciali in Europa e con il previsto ampliamento dell'Unione europea a vari paesi dell'AELE, in particolare la Svizzera, l'Austria, la Norvegia, la Svezia, la Finlandia e l'Islanda. 1.3 Il settore delle vendite per corrispondenza necessita di un servizio di risposta pagata internazionale per i pacchetti e le merci. Si prevede che a lungo termine i servizi di risposta dovranno offrire una gamma completa di prodotti di pubblicità postale, ivi inclusi, tra i nuovi servizi, il servizio internazionale d'invio con assegno, il servizio internazionale di risposta pagata ed il servizio CCRI, accompagnati da servizi a valore aggiunto come la raccomandata, la dichiarazione di valore ed il trattamento prioritario. II. Esempi concreti 2.1 Vari clienti residenti nel Regno Unito si sono rivolti all'Amministrazione postale di Gran Bretagna per poter beneficiare dei sopracitati servizi di risposta in forma abbinata. Alcuni laboratori di sviluppo di pellicole fotografiche, hanno chiesto limiti di peso più elevati per gli invii CCRI in modo da potervi includere uno o più rotoli di pellicola. A tale riguardo, valga l'esempio di una società britannica di sviluppo di pellicole fotografiche che utilizza già il servizio CCRI per la rispedizione delle pellicole. Un accordo bilaterale è già stato concluso con un'Amministrazione per garantire la rispedizione di tali invii. 2.2 Tra gli esempi, citiamo il caso di un ortodontoiatrico britannico che necessita di bolli prepagati per il rinvio delle impronte dentarie o anche il caso di un cliente britannico che necessita di un servizio di rispedizione pagata di piccole quantità di metalli preziosi dall'estero. 2.3 Il Consiglio esecutivo del 1994 ha già deciso di aggiungere ai requisiti di gestione del servizio CCRI la possibilità di rispedire invii senza valore commerciale, di peso fino a 250 grammi, con decorrenza dal 1 gennaio 1995. Tuttavia, conviene effettuare un esame più approfondito della domanda sul mercato e delle varie possibilità di servizio, al fine di ipotizzate la gamma completa di merci che i clienti possono voler spedire con servizi internazionali di risposta pagata. 2.4 È evidente che se le Amministrazioni postali non si adeguano a questa domanda del mercato di servizi di risposta flessibili, i concorrenti commerciali come la TNT ne trarranno inevitabilmente vantaggio. III. Studio di mercato 3.1 Fino ad ora, sono stati intrapresi vari studi di mercato sui servizi a valore aggiunto in questo settore. Tuttavia, è evidente che esiste sul mercato una domanda reale per una gamma più estesa di servizi di risposta. 3.2 La Gran Bretagna intende proseguire le attività in questo settore attraverso il Gruppo di concezione di nuovi prodotti del SPMD (Servizio postale di marketing diretto) includendo, in un primo tempo, il problema dei servizi di risposta nell'attuale progetto di studio dello SPMD. IV. Piano d'azione 4.1 Per il tramite del sotto-gruppo di concezione dei nuovi prodotti del SPMD, la Gran Bretagna studierà con i suoi partners postali la fattibilità dei servizi di risposta nelle condizioni sopra descritte. 4.2 Le difficoltà doganali ben note (all'esterno dell'Europa) e le spese tra le varie Amministrazioni inerenti al trattamento di merci di dimensione non predeterminata (come nel caso di invii con etichette prepagate) saranno oggetto di esame. 4.3 La Gran Bretagna sarà lieta di sottoporre all'UPU informazioni più dettagliate su tali questioni mano a mano che i lavori avanzeranno. Risoluzione C 67/1994 Servizio internazionale di recapito a domicilio d'invii senza indirizzo Il Congresso, consapevole che un certo numero di Amministrazioni postali di POSTEUROP hanno istituito a titolo di prova un servizio internazionale di recapito d'invii della postalettere senza indirizzo, collegato ai servizi nazionali equivalenti di tali Amministrazioni, riconoscendo che questo servizio è stato concepito per soddisfare i fabbisogni dei clienti, in particolare quelli del settore della pubblicità postale internazionale che ricercano un mezzo poco costoso per distribuire materiale pubblicitario ed arricchire i loro schedari d'indirizzi, prende nota della descrizione del servizio in prova contenuta nell'annesso, incarica il Consiglio di gestione postale - di seguire l'andamento di detto servizio chiedendo alle Amministrazioni postali che forniscono tali prestazioni, di sottoporgli dei rapporti; - di esaminare, dopo che il servizio collaudato avrà dato buoni risultati per un periodo sufficiente, l'opportunità di introdurre tali prestazioni in quanto nuovo servizio facoltativo dell'UPU, inserendo, se del caso, disposizioni pertinenti nel Regolamento di esecuzione. (Proposta 20.0.21, Commissione 5, terza sessione) GRAN BRETAGNA Servizio internazionale di recapito a domicilio d'invii senza indirizzo I Cenni storici 1.1 Il servizio di postalettere internazionale senza indirizzo internazionalmente noto alle Amministrazioni postali con la denominazione "Invii senza indirizzo" (ESA) è stato concepito e lanciato dalla Germania, dalla Francia, dalla Danimarca, dai Paesi Bassi e dalla Svizzera. La Gran Bretagna, dopo aver effettuato varie prove del servizio ESA con la Francia ed i Paesi Bassi, ha messo questo servizio a disposizione dei clienti del Regno Unito in agosto 1993. Tale servizio è stato successivamente esteso nel settembre 1993 al Portogallo, che è entrato nel gruppo delle Amministrazioni postali che forniscono tale servizio. II. Descrizione del servizio 2.1 Il servizio di postalettere internazionale senza indirizzo consiste nel far recapitare, da postini di invii pubblicitari, degli opuscoli ed ogni altro materiale promozionale senza indirizzo direttamente nelle cassette postali di privati e di società, insieme alla posta ordinaria, in una determinata regione del paese. Si tratta di una forma di pubblicità che può essere sfruttata dalle società per costituire schedari d'indirizzi e cercare nuovi mercati per i loro prodotti. 2.2 Il servizio internazionale di posta senza indirizzo può essere offerto solo ai paesi che già svolgono questo servizio a livello interno. Il servizio internazionale di posta senza indirizzo deve corrispondere alle esigenze ed alle tariffe del servizio interno di ciascuna Amministrazione. 2.3 Sono indicate di seguito le principali specifiche stabilite di comune accordo per quanto riguarda tale servizio. Tuttavia, potranno essere autorizzate eccezioni a queste regole per mezzo di accordi bilaterali. - Peso massimo 100 g - Lunghezza massima 300 mm - Larghezza massima 210 mm - Spessore massimo 17 mm - Lunghezza massima 140 mm - Larghezza massima 90 mm - Numero d'invii minimo 1000 invii III. Funzionamento del servizio 3.1 Un organismo centrale di registrazione in un paese A esamina l'ordinazione di un cliente. Il paese A prende contatto con il paese B per confermare le date di recapito, l'ammissibilità degli invii ed ottenere informazioni sui codici postali da selezionare. 3.2 Per ogni pubblicità postale chiesta dal paese A per conto di un cliente, il paese B conferma al paese A le sue norme di servizio relative ai giorni della settimana nei quali avviene il recapito degli invii senza indirizzo, i tempi di recapito per tutti gli invii e la tariffa che sarà applicata. 3.3 Il cliente raggruppa in fasci gli invii da recapitare e li etichetta, specifica la zona postale-bersaglio ed il periodo di distribuzione auspicato nel paese B. Infine paga in anticipo all'Amministrazione del paese A il servizio che deve essergli fornito. IV. Tariffe del servizio e regolamento dei conti tra le Amministrazioni 4.1 Le tariffe includono il pagamento all'Amministrazione di destinazione delle spese di trattamento e di recapito, nonché il pagamento delle spese di raccolta, di trattamento e d'inoltro degli invii senza indirizzo nel paese di origine. 4.2 Il regolamento dei conti tra le Amministrazioni è effettuato bilateralmente dai centri contabili designati a tal fine in ciascun paese. 4.3 Le operazioni contabili tra le Amministrazioni postali sono effettuate con un modulo trasmesso assieme ai fasci del dispaccio. L'ufficio di scambio di destinazione, dopo aver accertato di aver ricevuto il numero prescritto di invii notificati, trasmette una copia del modulo al centro contabile per la fatturazione. 4.4 Le spese che il paese A paga al paese B si basano principalmente sulle tariffe determinate da quest'ultimo paese per il suo servizio pubblico interno di trasmissione d'invii senza indirizzo. V. Situazione attuale 5.1 Il traffico degli invii trasmessi dal servizio ESA, noto in Gran Bretagna con la denominazione "International Household Delivery Service IHDS" ha tuttora uno sviluppo abbastanza lento. 5.2 A tutt'oggi, solo un numero ristretto di Amministrazioni fornisce questo servizio. 5.3 Lo schema di ripartizione geografica della popolazione è una componente vitale della fattibilità di tale servizio. Si tratta di una tecnica di marketing per mezzo della quale una società cerca di individuare particolari settori di una città o di una regione dove sono ubicati i privati o le imprese maggiormente predisposte ad acquistare i suoi prodotti. Attualmente, il servizio ESA si limita a mirare una selezione generale di indirizzi di domicili privati o di società (cassette postali) in zone designate mediante determinati codici postali nel paese di destinazione. VI. Concorrenza 6.1 È stato accertato che due associazioni che svolgono servizi internazionali per l'invio di materiale pubblicitario senza indirizzo sono state create da società indipendenti, le quali hanno formato un collegamento attraverso l'Europa. Le uniche società di cui si sa che svolgono un servizio di trasmissione d'invii a partire della Gran Bretagna sono la Circle Distributors che rappresenta la European Letterbox Marketing Association (ELMA) e la MRM Distributors agente per conto della European Household Delivery Association (EHDA). Esse danno accesso alla selezione, effettuata in funzione della ripartizione geografica della popolazione, là dove esitano mezzi locali, ma i clienti devono provvedere al trasporto degli invii dalla Gran Bretagna verso i paesi di destinazione e pagare direttamente il trasportatore alla fine della catena. 6.2 Attualmente questi servizi non sono ampiamente utilizzati; essi non sono oggetto di una particolare pubblicità, e neppure fanno appello alle Amministrazioni postali. Sia l'ELMA che l'EHDA svolgono un ruolo di agente di coordinamento ed offrono prezzi "tutto compreso" nonché un centro di coordinamento da un capo all'altro. I clienti hanno la certezza che gli invii sono trattati e distribuiti nelle stesse condizioni di affidabilità delle reti postali ufficiali. VII. Studio di mercato 7.1 Un ampio studio di mercato realizzato dalla Gran Bretagna ha indicato che esiste una domanda limitata ma tuttavia emergente, per un servizio ESA internazionale. 7.2 Il principale mercato-bersaglio è costituito da imprese medie che si occupano del marketing di prodotti di grande consumo. Si tratta in particolare di società che non dispongono di succursali nel paese di destinazione. Le grandi società internazionali hanno probabilmente delle filiali o degli agenti che possono avere accesso ai servizi interni di trasmissione d'invii senza indirizzo forniti dai servizi postali nazionali, o ai servizi forniti dagli operatori locali che già svolgono servizi di consegna porta a porta. 7.3 Il servizio ESA internazionale è stato riconosciuto particolarmente utile per: - svolgere la promozione di merci di basso valore unitario; - aiutare i clienti che non possiedono schedari d'indirizzi o che ne hanno di qualità mediocre, a costituire una banca dati per svolgere future azioni di pubblicità postale con indirizzo, assieme a carte CCRI per incrementare la percentuale delle risposte; - realizzare una prima valutazione dei mercati esteri o inchieste di mercato. Questo servizio ESA può essere un punto di partenza redditizio, poiché non esige l'acquisizione di particolari schedari d'indirizzi né il noleggio di schedari esterni. Risoluzione C 68/1994 Posta pubblicitaria internazionale (corrispondenza commerciale - risposta internazionale: risposta a livello locale) Il Congresso, constatando che la pubblicità postale internazionale è uno dei settori di espansione dei servizi postali internazionali e che è stato incentivato dalla crescita e dal positivo sviluppo del servizio di corrispondenza commerciale - risposta internazionale dopo la presentazione di quest'ultimo nel Congresso di Washington 1989, consapevole del fatto che un certo numero di Amministrazioni postali di POSTEUROP procede attualmente, a titolo di prova, ad un'estensione di questo servizio grazie al quale gli invii con risposta pagata sono in primo luogo recapitati ad un indirizzo locale del paese di destinazione, riconoscendo che tale servizio è stato concepito per rispondere alle esigenze dei clienti, in particolare di coloro che operano nel ramo della pubblicità postale internazionale e che auspicano poter disporre di una gamma di servizi più flessibili, prende nota della descrizione del servizio contenuta nell'annesso, incarica il Consiglio di gestione postale: - di seguire l'evoluzione di questo servizio chiedendo alle Amministrazioni che forniscono questa prestazione di fornirgli dei rapporti; - di esaminare, dopo che il servizio collaudato avrà dato buoni risultati per un periodo sufficiente, l'opportunità di introdurlo in quanto nuovo servizio facoltativo dell'UPU, inserendo, se del caso, disposizioni pertinenti nel Regolamento di esecuzione della Convenzione. (Proposta 20.0.22, Commissione 5, terza sessione) Annesso GRAN BRETAGNA Posta pubblicitaria internazionale (corrispondenza commerciale - risposta internazionale: risposta a livello locale) I. Cenni storici 1.1 L'attuale servizio CCRI, equivalente internazionale dei servizi interni di corrispondenza commerciale - risposta, si sviluppa sia a livello di volume (la Gran Bretagna prevede 500 000 invii in arrivo per 1993/1994) sia a livello del numero di Amministrazioni postali partecipanti, ossia 12 paesi nel 1987 e, attualmente, oltre 40 paesi e territori nel mondo intero. 1.2 Il servizio di corrispondenza commerciale - risposta internazionale (CCRI) offre a società di marketing straniere un comodo mezzo per ottenere risposte dai loro clienti. Grazie ad un formulario CCRI internazionalmente riconosciuto, gli spedizionieri di posta internazionale possono inserire nell'invio un modulo di risposta che consente ai loro clienti di rispondere gratuitamente, impostando questo modulo nell'ufficio postale locale. II. Descrizione del servizio 2.1 Il servizio CCRI locale è un'estensione della prestazione CCRI esistente. È in fase di elaborazione da parte dei paesi membri del servizio postale di marketing diretto (SPMD) e sarà commercializzato in quanto servizio distinto, con il nome di International Admail (IA) (posta pubblicitaria internazionale). Il servizio postale di marketing diretto (SPMD) è un associazione europea di autorità postali mirante a sviluppare il mercato ed a promuovere i prodotti connessi alla pubblicità postale destinata al settore internazionale di marketing diretto. I paesi che fanno attualmente parte di questa associazione sono i seguenti: Belgio, Danimarca, Finlandia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Irlanda, Norvegia, Portogallo, Regno Unito, Spagna, Svezia, Svizzera. 2.2 Le Amministrazioni dello SPMD hanno previsto di inaugurare questo servizio alla fine del mese di aprile 1994. 2.3 Il servizio proposto amplierà o completerà il servizio CCRI esistente, fornendo la possibilità di trasmettere invii (fino a 50 grammi) con risposta preaffrancata, che saranno in primo luogo recapitati ad un indirizzo in un paese B per essere successivamente ritrasmessi nel paese di origine (paese A). Ciò consentirà alle società di pubblicità postale del paese A di avere una presenza percettibile nel paese B quando effettuano spedizioni internazionali in grandi quantità. III. Funzionamento del servizio 3.1 Per descrivere il funzionamento della posta pubblicitaria internazionale, utilizziamo un semplice esempio, come quello di un cliente britannico che si avvale del servizio a destinazione della Francia: - La posta britannica fornisce al cliente informazioni riguardo alla contestura di una busta o di una cartolina-risposta per corrispondenza commerciale d'uso in Francia (È necessario un modulo diverso per ciascun paese). - Il cliente britannico stampa cartoline/buste conformi al modulo del servizio francese, incorporandovi il nome della sua società. - Il cliente spedisce i suoi invii in quantità in Francia, inserendo in ciascun invio i moduli di risposta prestampati e preaffrancati, valevoli anche per il servizio interno di risposta francese. I destinatari di tale posta rispediscono quindi i moduli all'indirizzo iscritto sulle cartoline-risposta, corrispondente ad una cassetta postale ubicata all'interno o in prossimità dell'ufficio di scambio di Parigi. Per questo tipo di posta, vi sarà un'unica cassetta postale. - Ogni giorno l'ufficio di scambio di Parigi trasmette tali moduli all'ufficio di scambio britannico (a Londra), per posta aerea, insieme agli invii CCRI ordinari, vale a dire nel sacco finale. - Nell'ufficio di scambio di Londra, le risposte sono smistate secondo i vari clienti, inserite in una busta di prima classe e trasmesse a questi ultimi. IV. Tariffe del servizio e regolamento dei conti tra le Amministrazioni postali 4.1 Le tariffe includono il pagamento all'Amministrazione (del paese B) delle spese di trattamento e di inoltro interno degli invii verso la cassetta postale, oltre alle spese di rispedizione delle risposte verso il paese di origine. I membri dello SPMD hanno convenuto, in via provvisoria, di basare sui costi i pagamenti tra le Amministrazioni. 4.2 La valutazione dei costi effettuata dalla posta britannica indica che i pagamenti reclamati non dovrebbero superare il 50 per cento delle tariffe interne applicabili agli invii di corrispondenza commerciale - risposta poiché le spese di recapito che rappresentano un elemento importante dei costi postali non vengono sostenuti dal paese B nel caso del servizio della posta pubblicitaria internazionale. 4.3 Il regolamento dei conti tra le Amministrazioni postali sarà effettuato a livello bilaterale dai centri contabili designati a tal fine in ciascun paese. 4.4 Le operazioni contabili tra le Amministrazioni si effettuano per mezzo di un modulo che sarà trasmesso (con una copia del modulo C 12 sul quale vengono registrati gli invii di questo tipo di posta) al centro contabile del paese mittente. L'ufficio di scambio ricevente, dopo aver accertato che il numero di invii notificati è stato effettivamente ricevuto, trasmette una copia del modulo al suo centro contabile per la verifica delle fatture ed il pagamento. V. Situazione attuale 5.1 Al momento dell'elaborazione della presente proposta, il servizio in questione era sul punto di essere instaurato. Durante il Congresso, la Gran Bretagna sarà in grado di presentare un rapporto orale sui primi risultati di detto servizio. VI. Concorrenza 6.1 Vari servizi internazionali (ed in particolare la TNT) svolgono un servizio di risposta internazionale e ne fanno pubblicità. La procedura è la seguente: il fattorino prende in carico il contenuto della cassetta postale per conto di un cliente e rispedisce le risposte tramite la sua rete internazionale. Questa operazione è analoga al servizio che sarà offerto dai membri del SPMD. 6.2 Attualmente, i servizi forniti dai concorrenti sembrano onerosi, ma è probabile che una lotta di prezzi si scateni dopo che i membri dello SPMD avranno varato il loro servizio internazionale di posta pubblicitaria. VII. Inchieste di mercato 7.1 Un'inchiesta di mercato la cui realizzazione è stata ordinata dalla posta britannica nel dicembre 1992, presso 428 società operanti in attività di marketing internazionale (in quattro paesi europei, ivi compreso la Gran Bretagna) ha chiaramente indicato che esiste una domanda dei clienti per una gamma di servizi internazionali di risposta, ivi inclusa, in particolare, la posta pubblicitaria internazionale (CCRI "locale"). 7.2 Lo studio di mercato mostra che le società ed i privati che ricevono invii di pubblicità postale sono più inclini ad utilizzare un modulo di risposta quando quest'ultimo reca l'indirizzo di un luogo ubicato sul territorio nazionale piuttosto che all'estero. Benchè il servizio CCRI di base abbia registrato dei successi, il complemento che rappresenta questa possibilità di risposta a livello locale aiuterà a sormontare la reticenza di taluni destinatari a rispondere ad un invio internazionale. L'inchiesta di mercato indica che la possibilità di rispondere ad un indirizzo locale contribuirà ad espandere l'uso del servizio CCRI. 7.3 Sull'insieme delle società che già si avvalgono del servizio CCRI il 66 per cento ha dichiarato che adotteranno anche il servizio di risposta locale. Il quarto degli utenti dei servizi internazionali di pubblicità postale ritiene che la posta pubblicitaria è considerata più affidabile se reca un indirizzo locale. Decisione C 69/1994 Progetto di programma di studi per il periodo 1995-1999 Il Congresso, incarica il Consiglio di gestione postale d'introdurre nel programma di studi per il periodo 1995-1999 un sotto-studio intitolato "Recapito degli invii EMS da società private" al fine: 1. di predisporre un progetto di accordo-quadro tra le Amministrazioni postali e le società private per effettuare il recapito degli invii EMS; 2. elaborare una guida operativa per il recapito degli invii EMS da parte di società private. (Proposta 03, Commissione 5, terza sessione) Risoluzione C 70/1994 Progetto del programma di studi per il periodo 1995-1999 Il Congresso, visto l'articolo 104, paragrafo 9, del Regolamento generale relativo alle competenze del Consiglio di gestione postale, visto inoltre la consultazione dei Paesi-membri dell'Unione e delle Unioni ristrette, effettuata ai sensi dell'articolo 104, paragrafo 13, del Regolamento generale, prendendo nota degli importanti lavori preparatori compiuti dal CCEP uscente, consapevole della necessità di stabilire un programma di base per gli studi da intraprendere, programma che dovrà comprendere un numero limitato di studi su temi di attualità e d'interesse comune e che potrà peraltro essere riveduto ogni anno in funzione di nuove realtà e priorità, ritenendo che la capacità d'azione del Consiglio, incaricato degli studi, deve dare la precedenza ai settori d'attività considerati importanti o persino prioritari dalle Amministrazioni postali, decide di affidare a tale Consiglio la cura, nell'ambito del Piano strategico: a) di organizzare e di orientare i suoi lavori relativi agli studi da intraprendere nel modo che riterrà più opportuno; b) di decidere in merito agli studi permanenti da rivedere; c) di vigilare affinchè gli studi siano compiutamente effettuati nel più breve tempo possibile, e che i loro risultati siano immediatamente, nel momento in cui hanno la massima utilità, divulgati a tutte le Amministrazioni; d) di vigilare affinchè i risultati ottenuti al termine di certi studi possano essere ampiamente utilizzati in loco a favore dei paesi più sfavoriti; e) di apportare regolarmente, ove necessario, i correttivi utili a taluni studi, al fine di allinearli alle nuove realtà e priorità eventualmente emerse; f) di avvalersi dei metodi di lavoro più appropriati alle questioni da trattare, per ottenere i migliori risultati. (Proposta 0.4, Commissione 5, terza sessione) Risoluzione C 71/1994 Ricostituzione del Comitato di contatto Operatori privati/UPU Il Congresso, visto l'ambiente sempre più competitivo nel quale si muovono i servizi postali, ed in particolare i servizi espresso, riconoscendo che il Comitato di contatto potrebbe essere l'istanza più appropriata per scambi di vedute tra le Amministrazioni postali e gli operatori privati su settori d'interesse comune alle due parti, considerando che occorrerà proseguire gli sforzi volti a reperire soluzioni comuni a problemi che interessano sia gli operatori privati sia le Amministrazioni postali, in particolare per quanto riguarda le questioni in materia di dogana e di sicurezza, autorizza il Consiglio d'autorizzazione a ricostituire il Comitato di contatto Operatori privati/UPU al fine di proseguire lo studio dei problemi tecnici, commerciali ed operativi comuni. (Proposta 011, Commissione 5, terza sessione) Risoluzione C 72/1994 Servizio di raggruppamento "Collettame" Il Congresso, avendo introdotto nell'accordo relativo ai pacchi postali le disposizioni di base relative al servizio di raggruppamento "Collettame" consapevoli che le Amministrazioni che auspicano offrire tale servizio necessitano di disposizioni più dettagliate, ritenendo che lo stesso servizio potrebbe in seguito essere offerto per il trasporto degli invii della postalettere, incarica il Consiglio di gestione postale: 1. di elaborare le disposizioni di cui le Amministrazioni postali necessitano per fornire il servizio di raggruppamento "Collettame"; 2. di studiare l'estensione di detto servizio al trasporto degli invii della postalettere, e, se del caso, presentare proposte appropriate al prossimo Congresso, (Commissione 5, terza sessione) Risoluzione C 73/1994 Comitato di coordinamento dei lavori degli organi permanenti dell'Unione Il Congresso visto la Risoluzione C 4/Washington 1989 sul Comitato di coordinamento dei lavori degli organi permanenti dell'Unione, tenendo conto dei lavori compiuti dal Comitato di coordinamento dall'ultimo Congresso, riconoscendo a) che il Comitato è un organo di coordinamento in seno all'Unione, formato dal Presidente del Consiglio di amministrazione, dal Presidente del Consiglio di gestione postale e dal Direttore generale dell'Ufficio internazionale, b) che il Comitato è convocato dal Presidente del Consiglio d'amministrazione e che deve di regola riunirsi in occasione delle sessioni annuali dei due Consigli e quando necessario, tenendo conto del fatto che il Consiglio esecutivo ha raccomandato l'introduzione di un sistema di pianificazione strategica che migliorerà il coordinamento e la pianificazione della attività dell'Unione, ritenendo necessario esaminare lo statuto, la funzione ed il metodo di lavoro del Comitato, in considerazione del nuovo processo di pianificazione strategica, decide 1. di determinare come segue la funzione del Comitato di coordinamento degli organi permanenti dell'Unione: - contribuire al coordinamento dei lavori degli organi permanenti dell'Unione; - riunirsi, ove necessario, per dibattere questioni importanti relative all'Unione ed al servizio postale internazionale; - fornire agli organi dell'Unione, la valutazione di tali questioni nonché le loro incidenze sui lavori; - provvedere ad una corretta attuazione del processo di pianificazione strategica, in modo che tutte le decisioni inerenti alle attività dell'Unione siano adottate dagli organi appropriati, in conformità con le loro responsabilità come stabilite negli Atti; 2. di incaricare il Consiglio d'amministrazione di esaminare in un secondo tempo, in collaborazione con il Consiglio di gestione postale e l'Ufficio internazionale, nel quadro del futuro studio sul miglioramento della gestione del lavoro dell'Unione, sia il ruolo e le funzioni del Comitato di coordinamento sia le sue relazioni con il processo di pianificazione strategica. (Proposta 041/Rev 2, Commissione 3, ottava sessione) Risoluzione C 74/1994 Efficienza dei servizi di traduzione in seno all'Unione Il Congresso, prendendo nota dell'esame della questione linguistica effettuato dal Gruppo di lavoro GT 3/3 del Consiglio esecutivo, mirante a migliorare l'efficienza della gestione dell'Unione, consapevole che qualsiasi organizzazione internazionale che riceve e produce documenti in svariate lingue ha da compiere un pesante compito amministrativo e logistico per vigilare che le traduzioni siano prodotte con rapidità, esattezza e qualità, utilizzando nel modo più economico possibile le risorse disponibili, incarica il Consiglio d'amministrazione, in collaborazione con l'Ufficio internazionale: - d'intraprendere uno studio sui metodi di lavoro e le procedure del servizio di traduzione e di dattilografia adottati sia nell'ambito dell'Ufficio internazionale, sia dai gruppi linguistici, nonché sull'elaborazione e la distribuzione dei documenti al fine di determinare le conseguenze di dette procedure sull'efficienza della gestione del lavoro dell'Unione, e di formulare raccomandazioni riguardo ai miglioramenti appropriati, da applicare il più rapidamente possibile; - di includere nel suo studio i costi della traduzione dei documenti verso la lingua ufficiale. (Proposta 021/Rev.1, Commissione 3, settima sessione) Risoluzione C 75/1994 Istituzionalizzazione di una riunione ad alto livello fra i Congressi Il Congresso, visto i risultati della riunione straordinaria ad alto livello tenuta nel 1992, consapevole della necessità di far fronte alla rapida evoluzione dell'ambiente postale, di seguire l'attuazione delle strategie postali adottate nel precedente Congresso e di riflettere sugli orientamenti da adottare per rendere più efficienti i servizi postali internazionali, invita il Consiglio d'amministrazione ad esaminare, di concerto con il Consiglio di gestione postale e l'Ufficio internazionale, l'utilità di tenere una riunione ad alto livello, in linea di massima nel terzo anno dopo il Congresso, con la partecipazione di responsabili ad alto livello. (Proposta 042, Commissione 3, settima sessione) Risoluzione C 76/1994 Piano strategico, piano operativo e piano finanziario dell'UPU Il Congresso, secondo la decisione del Consiglio esecutivo d'introdurre un sistema di pianificazione strategica e d'iscrizione al bilancio per ciascun programma, nel quadro dei miglioramenti generali da apportare alla gestione di lavoro dell'Unione, in attuazione della Risoluzione C 8/1989 del Congresso di Washington, riconoscendo la necessità, enunciata in tale decisione, di istituire in sistema completo e perfettamente coordinato per la pianificazione di tutte le attività e le spese dell'Unione, e di adottare un criterio di maggiore trasparenza nell'adozione di decisioni da parte di tutti gli organi dell'Unione, sulla gestione e le finanze, consapevole della necessità di garantire un'assoluta compatibilità e coerenza tra la Strategia postale di Seul ed il Piano strategico dell'UPU, adotta in linea di massima - il Piano strategico dell'UPU per gli anni 1995-1999 in quanto documento programmatico di tutte le attività atto a consentire agli organi dell'Unione di conseguire i suoi obiettivi; - il Piano operativo dell'UPU per gli anni 1995-1999 con le incidenze finanziarie contenute nel piano finanziario, in quanto documento che prende nota di tutte le attività dell'UPU e dei suoi organi, nonché dei costi e delle risorse necessarie per l'esecuzione di tali attività. incarica il Consiglio d'amministrazione ed il Consiglio di gestione postale, in collaborazione con l'Ufficio internazionale: a) di attuare il Piano strategico ed il Piano operativo nel modo che riterranno più opportuno, integrandoli con le misure dei risultati pertinenti; b) di esaminare le necessità di adottare procedure flessibili ed adattate alle nuove strutture dei due Consigli; c) di modificare e di aggiornare, ogni anno, il piano operativo ed il piano finanziario, in considerazione dell'evoluzione delle circostanze, pur: - riconoscendo gli obiettivi indicati nella Strategia postale di Seul; - tenendo conto dell'orientamento strategico globale e delle priorità indicate dal Congresso nel Piano strategico; - tenendo conto dei risultati mano a mano emergenti dallo studio sul miglioramento della gestione di lavoro dell'Unione; - stanziando diversamente le risorse, ove necessario; - rispettando i limiti del bilancio preventivo stabiliti dal Congresso; d) di esaminare l'analisi ed i risultati finanziari, la classificazione delle attività e lo stanziamento delle risorse di cui al Doc 74/Annesso 2 e Add 1, riconoscendo che tali dati sono forniti solo a titolo indicativo e che non limitano i poteri del Consiglio d'amministrazione e del Consiglio di gestione postale per quanto riguarda l'ammontare e lo stanziamento delle spese, nonché le fonti di finanziamento nel quadro delle loro rispettive competenze; e) di approvare, ogni anno, lo stanziamento di ogni risorsa finanziaria supplementare eventualmente in aggiunta al bilancio preventivo ordinario, e suscettibile di essere messa a disposizione dell'Unione; f) di vigilare affinchè tutte le attività e le spese dell'Unione e dei suoi organi, compreso l'aggiornamento dei Piani, siano effettuate nel rispetto delle procedure stabilite dalla Risoluzione C 46/ Seul 1994 "Funzioni e responsabilità in materia di pianificazione strategica e d'iscrizione al bilancio per programma. (Proposta 048, Commissione 3, settima sessione) Decisione C 77/1994 Studio sul sistema linguistico dell'Unione Il Congresso, incarica il Consiglio d'amministrazione: 1. d'intraprendere uno studio del sistema linguistico dell'Unione nel suo insieme, al fine di reperire una soluzione globale accettabile da tutti i Paesi membri considerando in particolare le proposte 15.106.94 e 15.106.95, nonché delle altre lingue, in particolare il cinese, il russo, ed il tedesco, ed ispirandosi ai sistemi adottati dalle altre Istituzioni specializzate delle Nazioni Unite; 2. di analizzare la definizione dei concetti di lingua ufficiale e di lingua di lavoro ed i rapporti tra i due concetti; 3. di esaminare tutte le conseguenze, in particolare finanziarie, dell'eventuale introduzione di altre lingue di lavoro; 4. di sottoporre proposte pertinenti al prossimo Congresso (Commissione 3, settima sessione) Risoluzione C 78/1994 La gestione dell'informazione in quanto attività strategica dell'UPU Il Congresso, avendo esaminato il rapporto del Segretario generale sulla gestione dell'informazione come attività strategica dell'UPU (Congresso - Doc 71), decide - di riconoscere la gestione dell'informazione ed in particolare quella fornita mediante mezzi informatici, come attività strategica dell'UPU; - di prendere nota dello stato di installazione della banca dati destinata alle Amministrazioni postali ed all'Ufficio internazionale. (Commissione 3, ottava sessione) Risoluzione C 79/1994 Sviluppo delle risorse umane e della formazione professionale Il Congresso, visto il rapporto presentato dal Consiglio esecutivo sullo sviluppo delle risorse umane (Congresso - Doc 53), consapevole degli importanti cambiamenti strutturali e tecnologici avvenuti nel settore e dei loro effetti sull'organizzazione e la gestione dei servizi postali, convinto che la formazione e la qualificazione del personale sono sempre il miglior mezzo per rendere più competitive le amministrazioni postali, considerando i vantaggi economici e pedagogici del sistema di formazione modulare e la sua capacità di adattarsi ai bisogni di ciascun paese, in considerazione anche della sua comprovata efficacia in altre istituzioni del sistema delle Nazioni Unite, notando l'importanza e l'urgenza dell'aiuto in favore dei paesi in via di sviluppo nel settore delle risorse umane e della formazione per far fronte ai mutamenti del settore postale, sollecita le autorità postali a riservare alla formazione una percentuale della massa salariale o dei proventi operativi, incarica il Direttore generale dell'Ufficio internazionale di: - prendere le misure necessarie per aiutare i Paesi membri nel settore delle risorse umane e della formazione; - reperire i mezzi adeguati per la realizzazione del sistema di formazione modulare, incarica altresì gli organi interessati dell'UPU di fornire gli orientamenti necessari e di prendere le iniziative adatte affinchè l'assistenza tecnica in materia di risorse umane e di formazione sia più efficace, in vista di promuovere lo sviluppo dei servizi postali a livello mondiale (Proposta 032, Commissione 9, quinta sessione) Risoluzione C 80/1994 Programma di lavoro del GADP 1995-1999 Il Congresso, tenendo conto della Risoluzione C 34/1991 del Consiglio esecutivo, con la quale detto organo adotta un Piano d'azione per lo sviluppo, complementare al Programma generale d'azione di Washington, destinato ad accrescere l'interazione fra le Amministrazioni postali e le banche di sviluppo internazionale, e stabilisce un Gruppo d'azione per lo sviluppo postale, avendo esaminato il rapporto comune del Consiglio esecutivo e del Consiglio consultivo degli studi postali sulle attività del Gruppo d'azione per lo sviluppo postale (GADP) (Congresso - Doc 56). prendendo atto che malgrado gli sforzi consentiti dai paesi in via di sviluppo e dalla comunità internazionale, i servizi postali dei paesi interessati non progrediscono sufficientemente, il che si traduce in alcuni casi in un declino della qualità dei servizi ed in un calo del traffico postale, notando che le Amministrazioni postali non sono in grado di smobilizzare a livello interno fondi d'investimento sufficienti per migliorare in maniera significativa il livello di funzionamento dei loro servizi, avendo constatato che gli investitori multilaterali, fra cui la Banca mondiale, rappresentano possibili fonti di finanziamento degli investimenti nel settore postale, approva - il lavoro compiuto dal GADP, dal momento della sua creazione, per reperire un aumento dei fondi destinati a progetti postali e concessi dalle banche d'investimento allo sviluppo, come enunciato nel rapporto del Consiglio esecutivo e del Consiglio consultivo degli studi postali sulle attività del Gruppo d'azione per lo sviluppo postale (GADP); - il proseguimento degli sforzi per implicare gli investitori multilaterali nei progetti di sviluppo postale. decide di adottare l'allegato programma di lavoro del Gruppo d'azione per lo sviluppo postale per il periodo 1995-1999. (Proposta 036, Commissione 9, quinta sessione) Annesso PROGRAMMA DI LAVORO DEL GRUPPO D'AZIONE PER LO SVILUPPO POSTALE 1995- 1999. PROGETTO 1 - Far contribuire i governi allo sviluppo postale Descrizione Di regola, i servizi postali non figurano al primo rango delle priorità nei piani di sviluppo nazionale. Il presente progetto mira ad informare i Governi circa i contributi che i servizi postali forniscono allo sviluppo economico del loro paese e a dimostrare, con l'aiuto delle statistiche, tutti i servizi che solo la posta può fornire. Inoltre il progetto intende informare circa il sostegno dato dalla posta alle attività prioritarie di sviluppo nazionale, come lo sviluppo rurale, l'istruzione, lo sviluppo delle piccole aziende ecc. Infine, incoraggia i governi ad includere i servizi postali nei piani di sviluppo nazionale, dando loro l'importanza che si meritano, ed ad appoggiare i progetti postali sottoposti agli investitori multilaterali. Attività - Pubblicare e divulgare opuscoli promozionali ed altri mezzi d'informazione contenenti statistiche che illustrino ai governi il contributo apportato dai servizi postali. - Adoperarsi presso i ministeri responsabili dei piani di sviluppo nazionale e dei contatti con gli investitori, affichè si familiarizzino con lo sviluppo postale. - Vigilare affichè lo sviluppo postale sia oggetto di promozione nelle riunioni a livello regionale cui assistono i ministri responsabili dei servizi postali. - Sottoporre i progetti di sviluppo postale all'attenzione di coloro che decidono a livello ministeriale, consigliando ed aiutando le Amministrazioni postali. - Ottenere una partecipazione intergovernativa al Colloquio sullo sviluppo postale del 1995. - Stabilire contatti con i ministri di un certo numero di paesi per promuovere lo sviluppo postale. - Incoraggiare i governi a porre a disposizione delle Amministrazioni postali tutte le risorse necessarie allo sviluppo postale, ivi comprese quelle risultanti dalla compensazione delle spese terminali. PROGETTO 2 - Far conoscere i servizi postali agli investitori multilaterali. Descrizione Gli investitori multilaterali ignorano la natura dei servizi postali e spesso non hanno le competenze tecniche necessarie per valutare i progetti postali. Alcune di queste istituzioni, ivi compresa la Banca mondiale, manifestano da qualche tempo interesse ad accrescere la propria documentazione sul ruolo ed i contributi dei settori postali, a livello sia nazionale che mondiale. Converrebbe incentivare e sfruttare questo interesse per incrementare il sostegno degli investitori multilaterali ai progetti postali. Attività - Divulgare opuscoli promozionali ed altri mezzi d'informazione per informare gli investitori multilaterali sull'apporto dei servizi postali ed accrescere il sostegno che concedono a tale settore. - Dare agli investitori multilaterali informazioni sul ruolo e sulle attività del GADP per aggiornarli in merito alla progressione del concetto di sviluppo postale. - Partecipare con investitori multilaterali, a studi, inchieste e sondaggi miranti ad informarli più adeguatamente riguardo al settore postale ed incoraggiarli a sostenerlo meglio. - Concepire dei "modelli", in base ai progetti di sviluppo postale che hanno avuto un esito positivo, ed accertare che gli investitori multilaterali ne vengano a conoscenza. - Fornire consulenza tecnica, su richiesta degli investitori multilaterali, per completare i progetti nazionali con l'inclusione di un capitolo postale. - Partecipare attivamente alle conferenze di donatori e ad altre riunioni d'istituzioni che forniscono sostegni finanziari. - Vigilare su mutamenti che emergono negli obiettivi, nelle politiche e nelle procedure adottate dalla comunità degli investitori multilaterali. - Ottenere la partecipazione degli investitori multilaterali al Colloquio sullo sviluppo del 1995. PROGETTO 3 - Utilizzare lo sviluppo postale per ammodernare i servizi postali Descrizione Per rimanere competitive sul mercato postale odierno, le Amministrazioni postali nazionali devono trasformarsi in imprese capaci di agire secondo un sistema affidabile commercialmente. Questo tipo di trasformazione esige risorse al di là dei mezzi consentiti dall'autofinanziamento. La comunità degli investitori multilaterali è un'ottima fonte di finanziamento per un simile sviluppo, ma impone alcune condizioni su questo tipo di prestiti, la più importante essendo che i beneficiari devono ristrutturare la loro gestione secondo un principio di redditività finanziaria e rimborsare i prestiti d'investimento. Il presente progetto intende far conoscere alle Amministrazioni postali i criteri di valutazione di questi investitori e le responsabilità derivanti dall'accettazione di prestiti allo sviluppo. Attività - Incoraggiare i servizi postali a fare appello agli investitori multilaterali come ad una fonte di mezzi necessari per lo sviluppo postale. - Aggiornare e divulgare i documenti del Congresso sullo sviluppo postale. - Organizzare laboratori sul tema dello sviluppo postale, in concomitanza con le riunioni delle Unioni ristrette. - Aggiornare e divulgare il "Modello di procedura". - Organizzare e riunire un Colloquio per lo sviluppo postale nel 1995. - Prevedere missioni di consulenti, sotto l'egida del GADP, presso le Amministrazioni postali per aiutarle ad informarsi sui mezzi per ottenere risorse esterne a favore dello sviluppo postale. - Ottenere la partecipazione delle Amministrazioni postali al colloquio sullo sviluppo del 1995. PROGETTO 4 - Reperire altri mezzi per ottenere risorse esterne a favore dello sviluppo postale. Descrizione Per mantenere una crescita continua del numero e della portata dei progetti di sviluppo postale, il GADP, di concerto con l'Ufficio internazionale, deve continuare a reperire risorse per svolgere i progetti di sviluppo. Nell'ambito dello stesso progetto, l'Ufficio internazionale ed il GADP dovrebbero ampliare l'ambito delle loro relazioni di lavoro con la comunità degli investitori multilaterali al fine di conoscere altri investitori diversi dalla Banca mondiale. Attività - Seguire ed aggiornare il piano di lavoro quinquennale. - Tenere regolarmente riunioni del GADP nelle quali saranno esaminati i risultati delle missioni e l'avanzamento dell'attuazione del Piano d'azione. - Adoperarsi attivamente per ampliare l'ambito della comunità di investitori e far partecipare nuovi investitori ai progetti di sviluppo postale. - Individuare risorse supplementari per svolgere missioni sotto l'egida del GADP. - Evitare la ripetizione degli sforzi ed ottimizzare l'impiego delle risorse stanziate per lo sviluppo postale, coordinando i progetti del GADP con: - il Dipartimento della cooperazione allo sviluppo, Ufficio internazionale, - i Consiglieri generali, - le Unioni ristrette, - il servizio di sostegno settoriale dell'UNDP. PROGETTO 5 - Aiutale le Amministrazioni postali a preparare un programma di sviluppo o di ristrutturazione Descrizione Una delle ragioni per le quali i servizi postali non figurano ad un rango adeguato di priorità nei programmi di sviluppo del loro paese, sembra derivi dal fatto che le Amministrazioni postali, sia non presentano alcun progetto, sia propongono programmi incompleti o inadeguatamente concepiti. Varie esperienze hanno infatti dimostrato che un progetto, se è correttamente elaborato, ha buone probabilità di ricevere dal Governo una sufficiente priorità per essere finanziato da uno o più finanziatori. Il GADP potrebbe tornare a proporre ai dirigenti delle Amministrazioni postali dei paesi in via di sviluppo, di aiutarli ad elaborare progetti idonei al finanziamento, cioè suscettibili di ricevere un'accoglienza favorevole dagli organi governativi di vigilanza ed essere in tal modo presentati ai finanziatori. Attività - Invio di una nota personalizzata, firmata dal Presidente del GADP, che offre i servizi di esperti o di consulenti del GADP. - Organizzazione di un appoggio tecnico per corrispondenza. - Missioni di esperti/consulenti. Risoluzione C 81/1994 Creazione di un istituto di alti studi postali sotto l'egida dell'UPU Il Congresso, notando che, sotto l'egida dell'UPU, grazie al finanziamento dell'UNPD e con la collaborazione delle Unioni ristrette, sono state create scuole multinazionali nella maggior parte delle regioni per contribuire agli sforzi di formazione dei quadri, intrapresi dalle Amministrazioni postali dei paesi in via di sviluppo, consapevole della necessità di disporre di personale postale di alto livello capace di far fronte all'evoluzione dell'ambiente nel quale la posta opera, tenendo conto dell'interesse di armonizzare i sistemi di funzionamento e di lavoro dei servizi postali per ottenere una visione comune dei nuovi mestieri della posta in vista di migliorare la qualità del servizio internazionale, convinto della necessità di rafforzare lo spirito di solidarietà in seno all'UPU, di insegnare i nuovi metodi di gestione e di fare in modo che i professionisti della posta siano in grado di divulgare gli elevati scopi dell'UPU, incarica il Consiglio di gestione postale di esaminare, di comune accordo con l'Ufficio internazionale, la possibilità di creare un istituto di alti studi postali sotto l'egida dell'UPU, in considerazione delle strutture e del potenziale delle scuole di gestione postale esistenti e delle scuole di gestione nel mondo. L'esame della questione dovrebbe includere una valutazione dettagliata delle conseguenze finanziarie di ogni proposta, nonché l'analisi dell'esperienza di altre organizzazioni internazionali in iniziative analoghe. (Proposta 045, Commissione 9, quinta sessione) Raccomandazione C 82/1994 Elaborazione dei documenti contabili trasmessi tra le Amministrazioni Il Congresso, consapevole delle difficoltà che spesso sopravvengono a causa dell'illeggibilità dei documenti contabili compilati a mano, raccomanda alle Amministrazioni di evitare per quanto possibile di compilare a mano i documenti contabili da trasmettere alle altre Amministrazioni, e di utilizzare a tal fine macchine da scrivere o stampanti di computer per garantire la leggibilità di detti documenti. (Proposta 20.0.18, Commissione 4, decima sessione) Risoluzione C 83/1994 Ampliamento della compensazione dei conti stabilita dall'Ufficio internazionale Il Congresso, tenendo conto dei risultati dello studio 751 "Contabilità internazionale - Ammodernamento dei sistemi di fatturazione e di regolamento dei conti" del CCEP, esteso dal CE 1993 a tutte le Amministrazioni, ed in particolare dalla forte maggioranza di Amministrazioni che raccomandano, per il pagamento dei conti, i rendiconti AV 5 (Posta aerea) e CP 16 (pacchi postali) sulla base di una fatturazione mensile, trimestrale, semestrale o annuale. convinto dei vantaggi che il sistema di calcolo generale dell'UPU offre per la compensazione multilaterale, data l'efficacia, la rapidità ed i costi poco elevati del regolamento dei conti, incarica l'Ufficio internazionale di far conoscere i vantaggi di tale sistema di calcolo generale, d'incoraggiare le Amministrazioni a farne uso ed a fare del suo meglio per migliorare il sistema. (Proposta 20.0.9/Rev.1. Commissione 4, decima seduta) Risoluzione C 84/1994 Istituzione e regolamento dei conti. Controllo del sistema di fatturazione diretta mediante i rendiconti AV 5 e CP 16 Il Congresso, considerando la necessità di ammodernare per quanto possibile l'istituzione e la compilazione dei conti tra le Amministrazioni, in considerazione dei risultati dello studio 751 del CCEP "Contabilità internazionale - Ammodernamento dei sistemi di fatturazione e di regolamento dei conti" relativi alla postalettere ed al servizio dei pacchi postali. avendo adottato la fatturazione diretta mediante i rendiconti AV 5 e CP 16, incarica il Consiglio di gestione postale di controllare e di valutare l'andamento del nuovo sistema nei tre anni successivi all'entrata in vigore degli Atti di Seul e, se del caso, adottare le azioni eventualmente necessarie per la messa a punto continuativa dei sistemi di contabilità in questione. (Proposta 20.0.8/Rev. 1, Commissione 4, decima sessione) Risoluzione C 85/1994 Miglioramento della qualità del servizio per gli invii spediti in transito allo scoperto Il Congresso, consapevole dell'importanza di ridurre i tempi di trasmissione di tutti gli invii di posta aerea, al fine di migliorare la qualità del servizio, notando che gli invii in transito allo scoperto rischiano di essere ritardati in ragione delle operazioni di movimentazione effettuati negli uffici intermediari, considerando che le operazioni di movimentazione sono facilitate e danno luogo a meno ritardi quando gli invii allo scoperto sono collocati in fasci distinti per ciascun paese di destinazione e quando questi fasci sono etichettati e collocati in uno o più sacchi di transito, questi ultimi muniti di etichette indicanti chiaramente la menzione "Transito", sollecita le Amministrazioni d'origine a raggruppare sempre gli invii di posta aerea in fasci etichettati, e a collocarli in un sacco di transito, secondo le norme dell'articolo del Regolamento di esecuzione della Convenzione relativo al transito allo scoperto, raccomanda alle Amministrazioni postali che stipulano accordi bilaterali sugli obiettivi in materia di qualità del servizio (vedere raccomandazione C 33/1989 del Congresso di Washington) di includere in tali accordi i riferimenti appropriati agli obiettivi relativi ai tempi di movimentazione e di trasmissione degli invii spediti in transito allo scoperto. (Proposta 25.RE.0.1, Commissione 4, decima sessione) Decisione C 86/1994 Compilazione e regolamento dei conti. Revisione della formulazione dei Regolamenti di esecuzione della Convenzione e dell'Accordo sui pacchi postali. Redazione di una Raccolta operativa della contabilità. Il Congresso, considerando che la contabilità della postalettere e del servizio dei pacchi postali potrebbe essere agevolata dalla revisione dei testi relativi che figurano nei Regolamenti di esecuzione della Convenzione e dell'Accordo relativo ai pacchi postali, nonché dalla pubblicazione di una Raccolta operativa. incarica Il Consiglio di gestione postale - di realizzare uno studio volto a semplificare le procedure contabili della postalettere e dei pacchi postali; - di studiare la possibilità di agevolare i regolamenti internazionali utilizzando i mezzi più efficaci a livello dell'Ufficio internazionale e dell'insieme delle Amministrazioni postali interesate, incarica inoltre l'Ufficio internazionale: - di esaminare la formulazione degli articoli sulla contabilità figuranti nei Regolamenti di esecuzione della Convenzione e dell'Accordo suo pacchi postali, allo scopo di agevolarne la comprensione, e di sottoporre proposte al Consiglio di gestione postale entro il 1997; - di elaborare una Raccolta operativa di contabilità incorporante una parte della Guida operativa delle spese terminali e delle spese di transito, basata su esempi concreti, affichè i servizi contabili possano disporre di un documento di riferimento unico. (Proposta 25.RE 0.4, Commissione 4, decima sessione) Risoluzione C 87/1994 Proposte relative al Regolamento di esecuzione della Convenzione rinviate al CEP per esame Il Congresso, ai sensi dell'articolo 15, paragrafi 2, 3 e 10, del Regolamento interno dei Congressi, incarica il Consiglio di gestione postale di esaminare le seguenti proposte concernenti il Regolamento di esecuzione della Convenzione: 25. RE 101.1 25. RE 3101.10 25. RE 901.1 25. RE 3101.11 25. RE 902.1 25. RE 3102.1 25. RE 903.1 25. RE 3102.2 25. RE 903.2/Rev 1 25. RE 3201.1 25. RE 903.3 25. RE 3601.1 25. RE 903.4 25. RE 3601.2 25. RE 904.1 25. RE 3801.1 25. RE 904.2 25. RE 3801.4 25. RE 904.3 25. RE 3801.5 25. RE 904.5 25. RE 3802.1 25. RE 904.6 25. RE 3802.2 25. RE 905.1 25. RE 4001.1 25. RE 907.1/Rev 1 25. RE 4101.1 25. RE 1401.1 25. RE 4102.1 25. RE 1403.1 25. RE 4102.2 25. RE 1405.1 25. RE 4102.3 25. RE 1405.2 25. RE 4104.1 25. RE 1601.1 25. RE 4104.2 25. RE 1901.1 25. RE 4105.1 25. RE 1901.2 25. RE 4105.2 25. RE 1901.3 25. RE 4105.3 25. RE 1902.1 25. RE 4105.4 25. RE 1902.2 25. RE 4105.5 25. RE 1902.3 25. RE 4106.1 25. RE 1903.1 25. RE 4106.2 25. RE 2001.1 25. RE 4106.3 25. RE 2002.1 25. RE 4106.4 25. RE 2102.1 25. RE 4106.5 25. RE 2303.1 25. RE 4107.1 25. RE 2701.1 25. RE 4109.1 25. RE 2902.1 25. RE 4109.2 25. RE 2902.2 25. RE 4111.1 25. RE 2903.1/Rev 1 25. RE 4111.2 25. RE 3001.1 25. RE 4112.91 25. RE 3001.2 25. RE 4113.1 25. RE 3001.3 25. RE 4113.2 25. RE 3001.4 25. RE 4113.3 25. RE 3101.1/Rev 1 25. RE 4113.4 25. RE 3101.2 25. RE 4114.1 25. RE 3101.3 25. RE 4115.1 25. RE 3101.4/Rev 1 25. RE 4117.1 25. RE 3101.5 25. RE 4117.2 25. RE 3101.6 25. RE 4117.3 25. RE 3101.7 25. RE 4118.1 25. RE 3101.8 25. RE 4118.2 25. RE 3101.9 25. RE 4118.3 25. RE 4119.1 25. RE 5006.1 25. RE 4119.2 25. RE 5006.2 25. RE 4119.3 25. RE 5006.3 25. RE 4119.4 25. RE 5007.1 25. RE 4120.1 25. RE 5008.1 25. RE 4121.1 25. RE 5008.2 25. RE 4121.2 25. RE 5009.1 25. RE 4122.1 25. RE 5009.2 25. RE 4122.2 25. RE 5201.3 25. RE 4122.3 25. RE 5202.1 25. RE 4124.1 25. RE 5202.2 25. RE 4126.1 25. RE 5204.1 25. RE 4127.1 25. RE 5204.2 25. RE 4127.2 25. RE 5204.3 25. RE 4127.3 25. RE 5205.1/Rev 2 25. RE 4127.4 25. RE 5205.2 25. RE 4127.5 25. RE 5206.1/Rev 2 25. RE 4127.6 25. RE 5206.2 25. RE 4128.1 25. RE 5208.1 25. RE 4401.1 25. RE 5208.2/Rev 1 25. RE 4401.2 25. RE 5210.91 25. RE 4403.1 25. RE 5301.1/Rev 2 25. RE 4405.1/Rev 2 25. RE 5301.2 25. RE 4405.2 25. RE 5301.3 25. RE 4405.3 25. RE 5303.1 25. RE 4501.1 25. RE 5401.1 25. RE 4501.2 25. RE 5406.1 25. RE 4501.3 25. RE 5407.1 25. RE 4602.1 25. RE 5408.1 25. RE 4602.2 25. RE 5501.1 25. RE 4604.1 25. RE 5501.2 25. RE 4604.2 25. RE 5501.3 25. RE 4701.1 27. RE 0.91 25. RE 4701.2 27. RE 4.1 25. RE 4702.1 27. RE 5.1 25. RE 4703.1 27. RE 7.1 25. RE 4704.1 29. 0.1 25. RE 4705.1 29. 3.1 25. RE 4706.1 29. 7.1 25. RE 4707.1 29. 9.1 25. RE 4708.1/Rev 1 29. 12.1 25. RE 4708.92 29. 14.1 25. RE 5001.1 29. 18.1 25. RE 5001.2 29. 18.2 25. RE 5002.1 29. 18.3 25. RE 5003.1 29. 18.4 25. RE 5003.91 29. 18.91 (Commissione 4, decima sessione; Commissione 5, terza sessione; Commissione 6, terza sessione) Decisione C 88/1994 Finanziamento delle attività dell'Unione Il Congresso, esprime il suo accordo sui grandi orientamenti relativi al finanziamento delle attività dell'Unione, indicate nella parte III del Congresso - Doc 19, tenendo conto della risoluzione C 59/Seul 1994. (Congresso - Doc 19, Commissione 2, terza seduta) Decisione C 89/1994 Proposte trasmesse al CA ed al CEP Il Congresso, incarica il Consiglio d'amministrazione, di concerto con il Consiglio di gestione postale e l'Ufficio internazionale, di esaminare le seguenti proposte: - costituire un Gruppo di lavoro costituito da un certo numero di Paesi membri nonché dall'Ufficio internazionale, avente mandato di studiare a fondo il finanziamento extrabudgetario delle attività dell'Unione; - consultare tutti i Paesi membri sulla questione del finanziamento extrabudgetario delle attività volte a potenziare l'Unione, affinchè i loro pareri siano tenuti in conto nell'ambito di uno studio che dovrà essere svolto da detto Gruppo di lavoro; - fondare lo studio sui principi di cui in Congresso - Doc 19, e prevedere la possibilità di definire nuovi mezzi di finanziamento extrabudgetario; - esaminare e prendere in considerazione le prassi di altre istituzioni specializzate del sistema comune delle Nazioni Unite per far fronte a difficoltà finanziarie incarica inoltre il Consiglio d'amministrazione ed il Consiglio di gestione postale di esaminare l'eventualità di un finanziamento extrabudgetario delle attività dell'Unione, su base caso per caso, secondo l'attuale prassi dell'Unione, ed i risultati dello studio sopracitato del Gruppo di lavoro. (Congresso - Doc 19, Commissione 2, terza sessione) Decisione C 90/1994 Data di fatturazione delle quote contributive Il Congresso, autorizza l'Ufficio internazionale a procedere nel giugno di ogni anno, ad una fatturazione della quota contributiva stabilita sulla base del bilancio preventivo dell'esercizio precedente, in considerazione del tasso d'inflazione fissato dal Comitato consultivo per le questioni amministrative del sistema comune delle Nazioni Unite, fermo restando che potranno essere apportati eventuali adeguamenti a tale fatturazione, in occasione del Consiglio d'amministrazione d'autunno. (Congresso - Doc 19, Commissione 2, terza sessione) Risoluzione C 91/1994 Finanziamento delle attività prioritarie dell'Unione Il Congresso, preoccupato dal livello del Fondo volontario dell'Unione nel prossimo periodo finanziario 1996-2000, ritenendo necessario l'urgente consolidamento delle fonti di finanziamento delle attività prioritarie, considerando i pressanti appelli lanciati, dal 1992 al 1994, dal Consiglio esecutivo e dall'Ufficio internazionale a tutti i Paesi membri dell'Unione per sollecitare il pagamento di un contributo volontario oltre al contributo al bilancio ordinario dell'Unione, tenendo debitamente conto della decisione del Consiglio esecutivo (CE 7/1994) d'incaricare l'Ufficio internazionale di elaborare un progetto di risoluzione del Congresso in tal senso, invita tutti i Paesi membri dell'Unione a versare contributi extrabudgetari per il finanziamento delle attività prioritarie dell'Unione, incarica il Consiglio d'amministrazione, il Consiglio di gestione postale e l'Ufficio internazionale di prendere misure adeguate nel campo delle loro rispettive competenze per alimentare un fondo extrabudgetario. (Congresso - Doc 19, Commissione 2, terza sessione) Decisione C 92/1994 Elezione del Direttore generale e del Vice-Direttore generale dell'Ufficio internazionale dell'Unione postale universale Il Congresso, visto l'articolo 108, paragrafo 1, del Regolamento generale elegge - per l'incarico di Direttore generale dell'Ufficio internazionale, il Signor Thomas E. Leavey (Stati Uniti d'America), Direttore principale del Dipartimento affari postali internazionali del Servizio postale degli Stati Uniti (USPS); - per l'incarico di Vice-Direttore generale dell'Ufficio internazionale, il Signor Mouissibahou Mazou (Repubblica del Congo), Sotto-Direttore generale dell'Ufficio internazionale. La presente decisione ha effetto alla data del 1 gennaio 1995. (Congresso - Doc 40, dodicesima seduta plenaria) Decisione C 93/1994 Luogo del XXII Congresso postale universale Il Congresso, decide di accettare l'invito del Governo della Repubblica popolare di Cina di accogliere il XXII Congresso nel 1999. (Congresso - Doc 80, tredicesima seduta plenaria) Risoluzione C 94/1994 Trasmissione al CEP delle proposte relative ai Regolamenti di esecuzione trattati dal Congresso Il Congresso ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 10, del Regolamento interno dei Congressi, incarica il Consiglio di gestione postale d'incorporare nei rispettivi Regolamenti di esecuzione le proposte esaminate dal Congresso, i cui testi sono enumerati di seguito: Regolamento d'esecuzione della Convenzione 25. RE 601. 1,25. RE 601. 2,25. RE 904. 7,25. RE 4128.2: adottati senza modifica. 25. RE 4708.91: al paragrafo 1.1.2, "il Consiglio esecutivo" è stato sostituito da "il Consiglio di gestione postale". 25. RE 5201.1/Rev 1, 25. RE 5801.2: adottate senza modifica. Regolamento d'esecuzione dell'Accordo sui pacchi postali 35. RE 201.1: al paragrafo 1, terza riga, "Essa sarà" è stato sostituito da "Essa è". 35. RE 301.1, 35. RE 401.1, 35. RE 3103.1, 35. RE 3401.1: adottati senza modifica. 35. RE 3401.2: al paragrafo 2, prima linea, leggere "con i servizi postali". 35. RE 3601. 1,35. RE 3603. 1,35. RE 3701. 1,35. RE 3801. 1,35. RE 4201.2: adottati senza modifica. Regolamento d'esecuzione dell'Accordo relativo ai vaglia postali 45. RE 1303.2: adottato senza modifica. Regolamento d'esecuzione dell'Accordo relativo al servizio degli assegni postali 55. RE 1702.2: adottato senza modifica. Regolamento d'esecuzione dell'Accordo relativo agli invii con assegno 65. RE 903.2: adottato senza modifica. (Commissione 10, tredicesima sessione) Risoluzione C 95/1994 Strategia postale di Seul Il Congresso, tenendo conto delle conclusioni e dei pareri espressi nel Dibattito generale di Seul del 24 e 25 agosto 1994 sul tema: "L'UPU e la posta di domani: pianificazione strategica globale in un ambiente concorrenziale", considerando - le incidenze sul settore postale della deregolamentazione in materia di trasporto e di comunicazioni, e della conseguente intensificazione della concorrenza; - le eventuali conseguenze, per il settore postale, dell'Accordo del GATS (General Agreement on Trade and Services) sulla liberalizzazione del commercio internazionale nel settore dei servizi, e dell'istituzione della nuova Organizzazione mondiale del commercio; - le incidenze delle nuove tecnologie, in particolare nei settori delle telecomunicazioni e dell'informatica sui servizi postali, consapevole dello sviluppo e della diversificazione dei mercati nazionali ed internazionali delle comunicazioni, nonché dell'importante progressione del mercato postale internazionale globale da una decina d'anni; notando con preoccupazione la perdita, da parte delle Amministrazioni postali dei Paesi Membri dell'UPU, di una quota importante del mercato internazionale nell'ultimo decennio, malgrado le potenzialità particolarmente importanti esistenti in questo mercato, tenendo conto - della necessità di mantenere, nell'ambito della nuova strategia globale dell'Unione, gli obiettivi e le attività del PGAW che continuano ad essere di attualità; - degli auspici espressi da varie istanze e conferenze regionali; - dei risultati della riunione straordinaria ad alto livello svoltasi il 14 ed il 15 maggio 1992 presso la sede dell'Unione; - delle varie decisioni prese dal Congresso, in particolare quelle vertenti sul Piano strategico e che mirano a migliorare la gestione dell'UPU, approva la Strategia postale di Seul in allegato, lancia un appello pressante ai governi dei Paesi membri affinchè: - migliorino le loro reti postali nazionali in modo che la rete internazionale divenga più competitiva; - conferiscano alle Amministrazioni postali un'autonomia di gestione ed un'autonomia finanziaria sufficienti, accompagnate da responsabilità corrispondenti, per consentire l'adozione di un sistema di gestione moderno e l'orientamento commerciale necessario per meglio rispondere ai bisogni dei clienti; - ridefiniscano i limiti del monopolio postale e dei relativi servizi riservati, tenendo conto dell'esigenza di fornire un servizio di qualità universale a prezzi abbordabili; - proseguano e sviluppino le loro attività di cooperazione tecnica nell'ambito della Strategia postale di Seul, esorta le Amministrazioni postali a fare tutto il possibile per: 1. conseguire gli obiettivi della Strategia postale di Seul mediante l'attuazione, il più rapidamente possibile, delle azioni previste dalla stessa; 2. realizzare un monitoraggio costante dell'attuazione della Strategia postale di Seul; a tal fine, designare un coordinatore nazionale ad alto livello che sarà il punto focale per l'attuazione della Strategia postale di Seul; 3. partecipare attivamente ai controlli ed alle valutazioni che saranno intrapresi dagli organi competenti dell'Unione; 4. consentire gli sforzi per garantire il finanziamento dei programmi e dei progetti nell'ambito della presente strategia, sia con l'autofinanziamento, sia facendo appello a risorse esterne complementari attraverso la cooperazione tecnica o presso i finanziatori; 5. sostenere le Amministrazioni postali dei paesi in via di sviluppo che desiderano migliorare i loro servizi. A tal fine, le stesse dovranno condividere le loro esperienze in materia di strategie operative e di progressi tecnologici, invita le Unioni ristrette: 1. ad incorporare la Strategia postale di Seul nelle loro priorità e nei loro programmi di sviluppo postale; 2. a comunicare all'Ufficio internazionale le informazioni relative alle iniziative che avranno adottato ed i risultati ottenuti nell'attuazione della Strategia postale di Seul, incarica gli organi permanenti dell'Unione: - di prendere senza indugio, nell'ambito delle loro rispettive competenze, misure appropriate per aiutare le Amministrazioni a raggiungere gli obiettivi stabiliti, attuando le azioni previste dalla Strategia postale di Seul; - di effettuare il monitoraggio dell'attuazione della Strategia postale di Seul, se del caso con indagini in loco, e di incoraggiarla; ove necessario, gli organi interessati potranno sottoporre al(i) governo(i) del paese o dei paesi interessati, in consultazione con le Amministrazioni postali di questi paesi, un rapporto sulle misure da prendere a vantaggio di tali Amministrazioni per consentir loro di raggiungere gli obiettivi della Strategia postale di Seul; - di sostenere le Amministrazioni nell'attuazione della Strategia postale di Seul, in particolare istituendo le procedure per la realizzazione dei programmi e concedendo le necessarie risorse complementari - nell'ambito dei limiti finanziari stabiliti - per la loro realizzazione; - di fare rapporto al prossimo Congresso sui risultati e le esperienze ottenute; - di presentare proposte pertinenti al prossimo Congresso. (Congresso - Doc 87, tredicesima sessione plenaria) Annesso I. CARATTERE PRIORITARIO DEGLI OBIETTIVI E DELLE AZIONI 2. Il Congresso insiste sulla necessità di centrare tutte le azioni su due principi chiave interdipendenti: - rispondere con efficacia alle esigenze del mercato ed ai fabbisogni della clientela; - controllare e migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi postali. II. COMPLEMENTARIETÀ TRA LA STRATEGIA POSTALE DI SEUL ED IL PIANO STRATEGICO - APPROCCIO GLOBALE NELL'ATTUAZIONE DELLA STRATEGIA POSTALE DI SEUL. 2. La Strategia postale di Seul verte sugli obiettivi e le azioni che i Governi, le Amministrazioni postali e le Unioni ristrette sono chiamate a realizzare. Le attività di sostegno degli organi dell'Unione per aiutare le Amministrazioni postali ad attuare tale strategia sono contenute nel Piano strategico. 3. Il Congresso è consapevole del fatto che l'attuazione di una strategia centrata sui fabbisogni della clientela e sulla qualità, richiede l'impegno solidale di tutte le Amministrazioni postali in quanto, a livello internazionale, un cliente perso da un'Amministrazione è perso anche per i suoi partner. III. OBIETTIVI ED AZIONI A. Fabbisogni dei clienti e strategie commerciali OSSERVAZIONI Nell'insieme, il mercato postale internazionale dimostra, da circa un decennio, un'importante progressione. Durante questo periodo, tuttavia, il volume del traffico postale internazionale di lettere trattato dalle Amministrazioni postali non presenta una progressione particolare, mentre quello dei pacchi è in calo continuo. Le Amministrazioni postali sono confrontate con una crescente concorrenza ed una scrematura del mercato, in particolare sui segmenti di mercato più redditizi. Sono mirati, in particolare: i corrieri inter-imprese interni ed internazionali, i corrieri a tempi garantiti, tra cui il corriere espresso, il corriere elettronico, i servizi finanziari, i prodotti ed i servizi di marketing diretto (posta pubblicitaria), ecc. La crescente perdita di quota di mercato internazionale registrata dalle Amministrazioni postali indica che, di fronte all'evoluzione costante delle esigenze della clientela ed all'azione della concorrenza, un gran numero di operatori postali pubblici non ha saputo o non ha potuto dare la risposta auspicata. Le loro attività mercantili si svolgono spesso in un contesto amministrativo vincolante. Per far fronte di fabbisogni ed alle esigenze in evoluzione della clientela, garantire il necessario risanamento e lo sviluppo futuro, gli operatori postali pubblici dovranno adottare un approccio commerciale più importante basato su una migliore conoscenza del mercato delle comunicazioni in tutti i suoi aspetti. Inoltre le Amministrazioni postali dovranno prestare una particolare attenzione alle strategie di comunicazione mirate ai clienti, mirando, per quanto riguarda le corrispondenze per iscritto, a chiarire i messaggi e ad armonizzarli affinchè trasmettano un'immagine positiva ed unitaria dell'istituzione e dei suoi prodotti e servizi. Le corrispondenze scritte rappresentano indiscutibilmente un legame essenziale con il cliente. Una lettera redatta o formulata inadeguatamente, può dare al lettore un'immagine negativa dell'istituzione e far dubitare della qualità dei prodotti e servizi che gli sono proposti, orientando la sua scelta verso la concorrenza. Le principali lacune da evitare nelle corrispondenze indirizzate ai clienti sono le seguenti: il gergo postale; un atteggiamento da amministrazione ad amministrato; uno stile amministrativo e negativo; poca considerazione dell'opinione del cliente. Affinchè la comunicazione scritta divenga un'arma importante per lo sviluppo, le Amministrazioni postali dovranno elaborare strategie di comunicazione, in particolare intraprendere una rilettura delle corrispondenze che faranno parte delle loro strategie commerciali. OBIETTIVI Al Garantire una migliore conoscenza del mercato nelle sue diverse componenti AZIONI A1.1 Definire e seguire l'andamento degli indici di soddisfazione della clientela Responsabilità: Governi, Amministrazioni. A1.2 Svolgere regolarmente studi di mercato mirati in vista di segmentare il mercato, elaborare ed applicare strategie appropriate Responsabilità: Amministrazioni. A1.3 Seguire le attività dei concorrenti per conoscere le loro offerte di prodotti e di servizi, i loro prezzi nonché le loro strategie e prassi Responsabilità: Amministrazioni. A1.4 Cooperare ai progetti di studi di mercato che saranno intrapresi a livello internazionale o regionale Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. A1.5 Fornire all'Ufficio internazionale, per quanto possibile, i risultati degli studi di mercato suscettibili di interessare altre Amministrazioni Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. A1.6 Sviluppare ed attuare programmi di formazione dei quadri nei settori della raccolta di informazioni (studi di mercato), della loro analisi e del loro uso effettivo Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. A2 Elaborare ed applicare in base a studi di mercato strategie commerciali centrate sul cliente e fondate, per quanto concerne i clienti principali, su un rapporto di partenariato A2.1 Ampliare ed adattare la gamma dei prodotti e dei servizi in risposta alle specifiche esigenze dei clienti ed alle esigenze in evoluzione del mercato Responsabilità: Amministrazioni. A2.2 Agevolare l'accesso dei clienti ai prodotti/servizi postali in particolare con la semplificazione dei prodotti e dei servizi, delle procedure, dei regolamenti e delle tariffe, e con l'adattamento della rete di vendita e dei servizi ai fabbisogni dei clienti (ad esempio localizzazione, orari di apertura, stile aziendale agevole da identificare ecc.) Responsabilità: Amministrazioni. A2.3 Razionalizzare le tariffe ed adottare una politica tariffaria flessibile basata sui costi ed adattata alle condizioni del mercato (tariffe contrattuali per i clienti importanti, sconti in caso di smistamento preliminare effettuato dal cliente ecc.) Responsabilità: Amministrazioni. A2.4 Esaminare la possibilità di svolgere azioni concertate di promozione delle vendite fra le Amministrazioni postali indirizzate ai clienti multinazionali e le organizzazioni internazionali Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. A2.5 Elaborare liste di indirizzi, se del caso repertori elettronici d'indirizzi da utilizzare nel settore del marketing diretto, nel rispetto delle norme relative alla protezione della vita privata Responsabilità: Amministrazioni. A2.6 Adottare una politica di comunicazione esterna dinamica, volta a trasmettere un'immagine positiva ed unitaria dell'Amministrazione, nonché dei suoi prodotti e servizi Responsabilità: Amministrazioni. A3 Adattare un'organizzazione strutturale e funzionale alle esigenze del mercato A3.1 Promuovere una cultura aziendale di tipo commerciale centrata sulla qualità totale e la soddisfazione dei clienti Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette A3.2 Instaurare o rafforzare la funzione marketing avente responsabilità per elaborare i piani marketing e le strategie commerciali Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. A3.3 Istituire o rafforzare la funzione vendita (creazione di una struttura vendite) ed adottare strategie di vendita basate sulla gestione dei conti per quanto riguarda i clienti importanti Responsabilità: Amministrazioni. A3.4 Creare un organo incaricato di utilizzare tutte le possibilità offerte dal sistema EDI dell'UPU Responsabilità: Amministrazioni. A4 Attuare programmi di rapporti commerciali con le clientele, fondati sulle migliori prassi esistenti A4.1 Creare unità incaricate di meglio servire la clientela (centri di servizio per la clientela) e muniti di un personale specializzato, per rispondere con rapidità e precisione alle domande ed ai reclami dei clienti Responsabilità: Amministrazioni. A4.2 Ridurre le procedure di tipo burocratico nei rapporti con i clienti Responsabilità: Amministrazioni. A4.3 Personalizzare la comunicazione scritta con i clienti ed utilizzare quest'ultima nella maniera più efficace per trasmettere un'immagine unitaria e positiva dell'istituzione, nonché dei suoi prodotti e servizi Responsabilità: Amministrazioni. A4.4 Creare consigli postali/clienti a livello locale e nazionale e commissioni consultive fungenti da quadro per gli scambi, e mezzi atti a favorire la valutazione e lo sviluppo dei prodotti e dei servizi. Responsabilità: Amministrazioni. B. Qualità del servizio e miglioramento della gestione OSSERVAZIONI Risulta, in base agli esiti di vari studi di mercato, che i clienti considerano l'affidabilità come una delle caratteristiche più importanti di ogni servizio postale. Occorre di conseguenza che le norme di qualità del servizio di tutti i prodotti e servizi postali siano rese note ai clienti e che questi ultimi possano fare affidamento sull'impegno e la capacità della posta di rispettarli. Tuttavia, un gran numero di Amministrazioni postali non ha ancora fissato norme di qualità di servizio da un capo all'altro. Quando invece queste norme sono stabilite, spesso non tengono conto né dei servizi dei concorrenti né delle aspettative dei clienti. Allo stesso modo, si rimarca che i controlli di qualità del servizio a livello nazionale non sono regolarmente effettuati. Anche quando le norme di qualità di servizio sono fissate ed i controlli di qualità effettuati da un capo all'altro, spesso le Amministrazioni postali non valutano la soddisfazione dei clienti che prevede altri criteri di qualità diversi dai soli tempi di inoltro. L'attuazione di una politica di qualità totale deve essere centrata sulla soddisfazione del cliente in ogni tappa dei suoi rapporti con l'impresa, sia prima (richieste d'informazione) sia durante (specifiche richieste dal cliente) e sia dopo (servizio post- vendita). Questa politica deve essere adottata da tutta l'organizzazione - in particolare dal personale, che vi potrà attingere fonti di motivazione supplementare - in ogni stadio del processo di produzione (attuazione del concetto di qualità totale). OBIETTIVI B1 Attuazione di una politica di qualità del servizio AZIONI B1.1 Definire, aggiornare ed attuare norme in materia di qualità del servizio fondate sui fabbisogni e sulle aspettative dei clienti a livello nazionale ed internazionale. Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B1.2 Istituire, in seno all'impresa, sistemi di misurazione e di confronto delle effettive prestazioni rispetto alle norme prestabilite o far intraprendere questa valutazione da agenzie indipendenti Responsabilità: Governi, Amministrazioni. B1.3 Enunciare la qualità del servizio all'esterno: attuare un programma di comunicazione esterna sul tema della qualità ed informare i clienti sui risultati delle misure di qualità nonché sulle misure per migliorare la qualità Responsabilità: Amministrazioni. B1.4 Rafforzare la motivazione e l'impegno del personale a favore della qualità del servizio mediante un programma di comunicazione interno che garantisca un'informazione regolare sul livello dei prodotti e dei servizi sul piano internazionale, nazionale, regionale e locale Responsabilità: Amministrazioni. B1.5 Adottare un approccio di gestione integrato fondato sul concetto di qualità totale e su tecniche di gestione ottimali e moderne, in particolare la pianificazione strategica ed operativa, con particolare attenzione alla compatibilità tra i piani marketing ed il sostegno operativo Responsabilità: Amministrazioni. B1.6 Accertarsi che nei sistemi d'informazione e di controllo gestionale siano inclusi obiettivi quantificati in materia di qualità del servizio Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B1.7 Creare organi incaricati di controllare la qualità del servizio per identificare e localizzare le inadeguatezze, adottare misure preventive e rimediare ai malfunzionamenti Responsabilità: Amministrazioni, Unioni Ristrette. B1.8 Procedere regolarmente all'analisi dei reclami e delle controversie con i clienti, al fine di identificare i problemi e le loro cause, rimediarvi ed adottare misure preventive Responsabilità: Amministrazioni. B1.9 Partecipare attivamente ai controlli di qualità del servizio postale internazionale organizzati dall'Ufficio internazionale, dalle Unioni ristrette o nel quadro di intese bilaterali o multilaterali Responsabilità: Amministrazioni. B1.10 Esaminare ed attuare le raccomandazioni effettuate dai consulenti e dai Consiglieri regionali dell'UPU Responsabilità: Governi, Amministrazioni. B1.11 Stanziare le risorse provenienti dalle spese terminali per i progetti di miglioramento dei servizi postali Responsabilità: Governi, Amministrazioni. B2 Adottare ed attuare una politica volontaria in materia di sicurezza in tutti gli stadi dell'attività postale B2.1 Creare un'unità di sicurezza o rafforzare quella esistente Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B2.2 Instaurare misure di sicurezza appropriate in tutti gli stadi della gestione Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B2.3 Coordinare con le autorità nazionali competenti (dogana, polizia, aviazione civile ecc.) la politica in materia di sicurezza relativa agli interessi della posta Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B2.4 Sensibilizzare gli impiegati sull'importanza della sicurezza mediante la formazione, l'informazione regolare e fornendo una documentazione appropriata Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B3 Accelerare lo sdoganamento degli invii B3.1 Creare o migliorare il funzionamento e l'efficacia dei comitati di contatto "posta/dogana" nazionali e locali per semplificare le procedure, ridurre le formalità doganali ed accelerare il trattamento del traffico postale Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B3.2 Introdurre sistemi di pre-sdoganamento ovunque possibile Responsabilità: Amministrazioni. B4 Avvalersi delle reti riservate di telecomunicazione e di sistemi (come l'EDI) per assicurare l'interconnessione efficace della rete postale internazionale B4.1 Introdurre o sviluppare sistemi informatizzati di monitoraggio e di localizzazione degli invii e dei dispacci, a livello nazionale ed internazionale, e collegare, se del caso questi sistemi ai sistemi regionali ed internazionali Responsabilità: Governi, Amministrazioni, Unioni ristrette. B4.2 Ostentare e sostenere lo sviluppo e l'uso dei prodotti e dei servizi EDI dell'UPU al fine di far nascere nuovi mezzi efficienti di comunicazione tra le poste, e tra la posta ed i suoi partner Responsabilità: Governi, Amministrazioni, Unioni ristrette. B5 Adottare politiche e misure di controllo dei costi per migliorare l'efficienza della produttività delle operazioni allo scopo di fornire un sostegno a strutture con prezzi competitivi B5.1 Progettare e realizzare sistemi di misurazione del traffico e delle attività per tutte le più importanti operazioni di trattamento Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B5.2 Istituire sistemi di controllo aziendale mirati, basati sui risultati della valutazione delle attività e sui dati relativi ai costi, per garantire miglioramenti progressivi della produttività del personale e della redditività finanziaria Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B5.3 Organizzare e formare un corpo d'ispettori centrali/regionali dei servizi di gestione, incaricati di svolgere programmi di controllo regolari nei centri e nelle opere aziendali Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. B5.4 Creare un sistema d'informazione di gestione aziendale che consenta ai quadri superiori di esaminare regolarmente le tendenze dell'andamento dei costi unitari di tutti i prodotti e servizi, ed i risultati ottenuti nei grandi centri di gestione, divisioni, regioni ecc. in relazione agli obiettivi prestabiliti. Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. C. Autonomia di gestione e sviluppo postale OSSERVAZIONI Le Amministrazioni postali non sempre hanno saputo reagire rapidamente e in modo adeguato alle esigenze dei loro mercati interni e all'andamento del mercato postale internazionale. La loro gestione, spesso burocratica e i vincoli amministrativi imposti limitano la loro libertà di manovra e accrescono i tempi di risposta alle varie sollecitazioni del mercato. Ne deriva che le condizioni di funzionamento del mercato sono a volte inique rispetto a quelle dei concorrenti nazionali o multinazionali del settore privato. Gli operatori pubblici postali devono associare una preoccupazione di competitività e di redditività all'esigenza di offrire un servizio pubblico universale. A tal fine devono essere liberi di intraprendere per poter garantirne lo sviluppo. Tale libertà o autonomia di gestione deve in particolare esercitarsi nei seguenti settori: strutture ed organizzazione dei servizi, politica tariffaria, gestione finanziaria, condizioni di servizio e gestione delle risorse umane nonché libertà di far parte di alleanze strategiche. Conviene tuttavia notare che una attiva cooperazione di tutti i Paesi membri è necessaria per accelerare lo sviluppo delle poste dei paesi in via di sviluppo, e per rafforzare la rete postale internazionale nell'interesse di tutti i clienti dei paesi sviluppati e in via di sviluppo. Di conseguenza, è indispensabile un approccio globale ed integrato nell'ambito dell'UPU. OBIETTIVI C1 Ottenere l'autonomia gestionale amministrativa e finanziaria necessaria agli operatori pubblici per consolidare una gestione di tipo commerciale rispondente ai bisogni dei clienti AZIONI C1.1 Disporre di uno statuto giuridico che conferisca un'autonomia gestionale e finanziaria assieme alle responsabilità corrispondenti per meglio rispondere alle esigenze del mercato Responsabilità: Governi, Amministrazioni, Unioni ristrette. C2 Definire chiaramente i privilegi e gli obblighi degli operatori postali pubblici C2.1 Definire chiaramente i limiti e la portata del monopolio o dei servizi riservati, in considerazione delle risorse necessarie per garantire una solida base commerciale della posta, quest'ultima avente l'obbligo del servizio pubblico su tutto il territorio nazionale Responsabilità: Governi. C2.2 Creare un sistema di controllo dell'osservanza effettiva della regolamentazione relativa ai servizi riservati o al monopolio Responsabilità: Governi, Amministrazioni. C2.3 Definire, se del caso, i limiti della concorrenza nel servizio internazionale e nazionale, vigilando affinchè la concorrenza sia equa e conforme ad altri obblighi, come quelli eventualmente derivanti dagli accordi del GATS Responsabilità: Governi, Amministrazioni. C3 Elaborare ed attuare strategie comuni di sviluppo a livello regionale C3.1 Collaborare all'elaborazione ed alla realizzazione di strategie di sviluppo a livello regionale per migliorare la qualità del servizio, garantire la promozione dei prodotti e dei servizi, e far fronte solidalmente alla concorrenza Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. C3.2 Definire ed applicare una politica di cooperazione per la ricerca e lo sviluppo, il trasferimento di cognizioni (ripartizione delle esperienze) e di tecnologie ad esempio per mezzo del Build- Lease-Transfer (sistema di noleggio-vendita di tecnologie tra Amministrazioni) Responsabilità: Governi, Amministrazioni, Unioni ristrette. C4 Collaborare, in seno all'UPU, alle svariate attività di sviluppo postale nel settore della cooperazione tecnica per incrementare il livello e la competitività della rete postale internazionale C4.1 Sostenere i programmi di sviluppo postale con svariati mezzi, come il finanziamento dei progetti, la formazione, le borse di formazione ecc. Responsabilità: Governi, Amministrazioni. C4.2 Attuare le raccomandazioni degli organi competenti delle Unioni Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. D. Risorse umane OSSERVAZIONI La qualità delle risorse umane e la motivazione del personale a tutti i livelli costituiscono un fattore determinante nella qualità delle prestazioni di servizi. In effetti, dalla competenza e dalla professionalità del personale, nonché anche dai suoi incentivi, dipendono la soddisfazione dei clienti e di conseguenza la capacità delle Amministrazioni postali di consolidare e migliorare la loro posizione nei mercati concorrenziali. La mobilitazione delle risorse umane deve essere migliorata da una politica di formazione orientata verso le esigenze del mercato, che tenga conto dei vari mestieri della posta, valorizzi le nuove tecnologie di gestione e favorisca il lavoro di gruppo. Per reclutare, conservare e motivare un personale qualificato, i salari e le condizioni di servizio degli impiegati postali devono essere allineati a quelli delle aziende private dei settori simili. OBIETTIVI D1 Accentuare lo sviluppo delle risorse umane AZIONI D1.1 Garantire al personale una retribuzione di livello paragonabile a quello dei settori simili dell'attività economica Responsabilità: Governi, Amministrazioni. D1.2 Reclutare ed utilizzare il personale qualificato alle stesse condizioni di quelle prevalenti nell'industria in generale Responsabilità: Governi, Amministrazioni. D1.3 Disporre incentivi finanziari e non a favore del personale per accrescere il suo rendimento e migliorare la qualità del servizio Responsabilità: Governi, Amministrazioni. D1.4 Adoperarsi per istituire/mantenere buoni rapporti con i sindacati e ricercarne la cooperazione per la realizzazione degli obiettivi e delle azioni della Strategia postale di Seul Responsabilità: Amministrazioni. D2 Adattare la formazione alla funzione commerciale della posta D2.1 Procedere alla formazione continua ed al riciclaggio del personale per garantire l'adeguatezza delle risorse umane rispetto agli obiettivi ed alle strategie dell'azienda ed alle esigenze del mercato Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. D2.2 Instaurare programmi di formazione professionale mirata in materia di gestione, di gestione finanziaria, di marketing, di studi di mercato, di vendite, di relazioni pubbliche, di amministrazione della qualità totale, di pianificazione, di utilizzazione dei supporti informatizzati di gestione ecc. Responsabilità: Amministrazioni. D2.3 Rafforzare la capacità delle scuole e degli istituti di formazione postale per consentir loro di svolgere una formazione professionale moderna in tutti i settori Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. D3 Adottare un approccio gestionale che valorizzi il lavoro di gruppo e la motivazione del personale D3.1 Instaurare per quanto possibile il cosiddetto sistema "cerchi di qualità" Responsabilità: Amministrazioni. D3.2 Migliorare i sistemi d'informazione in materia di gestione, e di circolazione delle informazioni per rafforzare la capacità delle unità di servizio e degli individui nel gestire le proprie attività e rispondere rapidamente alle sollecitazioni dei clienti Responsabilità: Amministrazioni, Unioni ristrette. D3.3 Definire ed analizzare periodicamente gli indici di soddisfazione degli impiegati (ad es. movimenti di personale, statistiche delle assenze, inchieste di comportamento tra gli impiegati, ecc.) Responsabilità: Amministrazioni. D3.4 Adottare un'efficiente politica d'informazione per quanto concerne l'informazione regolare sugli obiettivi, le prestazioni dell'azienda ed i suoi prodotti e servizi, nonché i risultati della valutazione di soddisfazione dei clienti Responsabilità: Amministrazioni. Risoluzione C 96/1994 Principio di crescita effettiva zero in materia di bilancio Il Congresso, notando che il rispetto del principio della "crescita effettiva zero" nel bilancio preventivo dell'Unione, ha contribuito al mantenimento di un rigoroso controllo budgetario ed ha limitato l'onere finanziario, imposto ai Paesi membri, di finanziare il bilancio preventivo mediante una quota contributiva consapevole che i Paesi membri hanno espresso il desiderio di intraprendere nuove attività di sviluppo postale in seno all'UPU, accetta una certa flessibilità introdotta nel determinare il tetto approvato dal Congresso, chiede al Consiglio d'amministrazione di continuare a rispettare, come ciò avviene attualmente, ed in tutta la misura del possibile, il principio della crescita effettiva zero in materia di bilancio preventivo, sollecita il Consiglio d'amministrazione ed il Consiglio di gestione postale a individuare i nuovi mezzi per finanziare la diversificazione dello sviluppo delle attività dell'Unione. (Congresso - Doc 83, quindicesima sessione plenaria)