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ALLEGATO 9 REGOLE DEL PROCEDIMENTO ARBITRALE Disposizioni generali 1. Nel capo 3 (Risoluzione delle controversie), sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti) e nel presente allegato si intende per: "esperto", una persona incaricata da una parte di fornirle consulenza o assistenza in relazione al procedimento del collegio arbitrale; "arbitro", un membro di un collegio arbitrale costituito a norma dell'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale); "assistente", una persona che, su mandato di un arbitro, svolge ricerche per quest'ultimo o lo assiste nelle sue funzioni; "parte attrice": la parte che chiede la costituzione di un collegio arbitrale a norma dell'articolo 3.28 (Avvio del procedimento arbitrale); "parte convenuta", la parte accusata di una violazione delle disposizioni di cui all'articolo 3.25 (Campo di applicazione); "collegio arbitrale", un collegio costituito a norma dell'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale); "rappresentante di una parte", un funzionario o qualsiasi altra persona designata da un dicastero, da un organismo governativo o da qualunque altro soggetto pubblico di una parte, che rappresenta la parte ai fini di una controversia nel quadro del presente accordo. 2. Il presente allegato si applica ai procedimenti di risoluzione delle controversie di cui al capo 3 (Risoluzione delle controversie), sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti), salvo diverso accordo tra le parti. 3. Salvo altrimenti concordato, la parte convenuta provvede all'organizzazione logistica dei procedimenti di risoluzione delle controversie, in particolare delle udienze. Le spese organizzative, comprese le spese degli arbitri, sono equamente ripartite tra le parti. Notifiche 4. Le parti e il collegio arbitrale trasmettono qualunque richiesta, avviso, comunicazione scritta o altro documento per posta elettronica, con copia trasmessa lo stesso giorno mediante fax, raccomandata o corriere, a mano con rilascio di ricevuta o tramite qualsiasi altro mezzo di telecomunicazione che ne comprovi l'invio. Salvo prova contraria, un messaggio di posta elettronica si considera ricevuto nello stesso giorno in cui è stato inviato. 5. Ciascuna parte fornisce una copia elettronica di tutte le proprie comunicazioni scritte e contestazioni a ciascuno degli arbitri e contemporaneamente all'altra parte. ? altresì fornita una copia cartacea dei documenti. 6. Tutte le notifiche sono indirizzate rispettivamente al direttore generale della direzione generale del Commercio della Commissione europea e al direttore della divisione per l'America del Nord e l'Europa del ministero del Commercio e dell'industria di Singapore. 7. Gli errori materiali di scarsa importanza contenuti in richieste, avvisi, comunicazioni scritte o altri documenti relativi al procedimento del collegio arbitrale possono essere corretti mediante presentazione di un nuovo documento in cui siano chiaramente indicate le modifiche, salvo obiezione dell'altra parte. 8. Qualora il termine ultimo per la presentazione di un documento coincida con una festa nazionale ufficiale di Singapore o dell'Unione, il documento è trasmesso il giorno lavorativo successivo. Avvio del procedimento arbitrale 9. a) Se, a norma dell'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale) o delle regole 21, 23 o 50 del presente allegato, gli arbitri sono designati mediante estrazione a sorte, i rappresentanti di entrambe le parti hanno il diritto di assistere al sorteggio. b) Salvo diverso accordo tra le parti, queste ultime si riuniscono con il collegio arbitrale entro sette giorni dalla sua costituzione al fine di individuare le questioni che le parti o il collegio arbitrale ritengono opportuno affrontare, compresi l'onorario e il rimborso delle spese degli arbitri. Gli arbitri e i rappresentanti delle parti possono partecipare a tale riunione per telefono o in videoconferenza. 10. a) Salvo diverso accordo tra le parti, entro sette giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale quest'ultimo è investito del mandato seguente: "esaminare, in funzione delle pertinenti disposizioni dell'accordo, la questione oggetto della richiesta di costituzione del collegio arbitrale presentata a norma dell'articolo 3.28; pronunciarsi sulla compatibilità della misura in questione con le disposizioni di cui all'articolo 3.25 mediante constatazioni giuridiche e/o di fatto debitamente motivate; ed emettere il proprio lodo in conformità degli articoli 3.31 e 3.32.". b) Una volta raggiunto un accordo in merito al mandato del collegio arbitrale, le parti comunicano immediatamente tale accordo al collegio arbitrale. Comunicazioni iniziali 11. La parte attrice presenta le proprie comunicazioni scritte iniziali entro 20 giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale. La parte convenuta presenta la propria replica scritta entro 20 giorni dalla data di presentazione della comunicazione scritta iniziale. Funzionamento dei collegi arbitrali 12. Il presidente del collegio arbitrale presiede tutte le riunioni del medesimo. Il collegio arbitrale può delegare al presidente le decisioni di carattere amministrativo e procedurale. 13. Salvo altrimenti disposto al capo 3 (Risoluzione delle controversie), sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti), il collegio arbitrale può svolgere la propria attività mediante qualsiasi mezzo di telecomunicazione, compresi telefono, fax o collegamenti informatici. 14. Soltanto gli arbitri possono partecipare alle discussioni del collegio arbitrale, ma quest'ultimo può autorizzare i suoi assistenti ad assistere alle discussioni. 15. La stesura dei lodi è di esclusiva competenza del collegio arbitrale e non è delegata. 16. Qualora sorga una questione procedurale non contemplata dalle disposizioni del capo 3 (Risoluzione delle controversie), Sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti) e dei relativi allegati, il collegio arbitrale può, previa consultazione delle parti, adottare una procedura appropriata, compatibile con tali disposizioni. 17. Il collegio arbitrale, qualora ritenga necessario modificare un termine applicabile ai procedimenti o introdurre qualsiasi altro adeguamento di carattere procedurale o amministrativo, comunica per iscritto alle parti i motivi della modifica o dell'adeguamento, indicando il termine o l'adeguamento necessario. Sostituzione 18. In caso di impedimento, rinuncia o necessità di sostituzione di un arbitro, è designato un sostituto in conformità dell'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale). 19. Se una parte ritiene che un arbitro debba essere sostituito perché non si conforma alle prescrizioni del codice di condotta di cui all'allegato 11 (di seguito "codice di condotta"), detta parte informa l'altra parte entro 15 giorni dal momento in cui è venuta a conoscenza delle circostanze relative alla violazione del codice di condotta da parte dell'arbitro. 20. Se una parte ritiene che un arbitro diverso dal presidente non si conformi alle prescrizioni del codice di condotta, le parti si consultano e, in caso di comune accordo, sostituiscono l'arbitro designando un sostituto conformemente alla procedura di cui all'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale). 21. Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire un arbitro, ciascuna parte può chiedere che la questione siasottoposta al presidente del collegio arbitrale, la cui decisione è definitiva. Se, in seguito a tale richiesta, il presidente constata che un arbitro non si conforma alle prescrizioni del codice di condotta, è designato un nuovo arbitro. La parte che aveva designato l'arbitro da sostituire sceglie un arbitro tra le persone rimanenti che figurano nell'elenco istituito a norma dell'articolo 3.44 (Elenchi degli arbitri), paragrafo 2. Qualora una parte ometta di scegliere un arbitro entro cinque giorni dalla data della constatazione del presidente del collegio arbitrale, il presidente del comitato o il suo delegato seleziona un arbitro sorteggiandolo tra le persone rimanenti che figurano nell'elenco istituito a norma dell'articolo 3.44 (Elenchi degli arbitri), paragrafo 2, entro 10 giorni dalla data della constatazione del presidente del collegio arbitrale. Qualora l'elenco di cui all'articolo 3.44 (Elenchi degli arbitri), paragrafo 2, non sia stato istituito entro il termine previsto dall'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale), paragrafo 4, entro cinque giorni dalla data della constatazione del presidente del collegio arbitrale la parte che aveva selezionato l'arbitro da sostituire o, in mancanza di scelta ad opera di detta parte, il presidente del comitato o il suo delegato seleziona un arbitro se: a) la parte non ha proposto alcun arbitro, tra le persone rimanenti proposte dall'altra parte a norma dell'articolo 3.44 (Elenchi degli arbitri), paragrafo 2; b) le parti non hanno raggiunto un accordo su un elenco di nominativi a norma dell'articolo 3.44 (Elenchi degli arbitri), paragrafo 2, tra le persone proposte dalla parte a norma dell'articolo 3.44 (Elenchi degli arbitri), paragrafo 2. 22. Se una parte ritiene che il presidente del collegio arbitrale non si conformi alle prescrizioni del codice di condotta, le parti si consultano e, di comune accordo, sostituiscono il presidente designando un sostituto conformemente alla procedura di cui all'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale). 23. Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire il presidente del collegio arbitrale, ciascuna parte può chiedere che la questione sia sottoposta a un terzo neutrale. Se le parti non raggiungono un accordo sul terzo neutrale, la questione esottoposta a uno dei membri rimanenti che figurano nell'elenco di cui all'articolo 3.44 (Elenchi degli arbitri), paragrafo 1. Il nominativo di tale persona è selezionato mediante estrazione a sorte dal presidente del comitato o dal suo delegato. La decisione da parte di persona relativa alla necessità di sostituire il presidente del collegio arbitrale è definitiva. Se tale persona decide che il presidente del collegio arbitrale originale non si conforma alle prescrizioni del codice di condotta, le parti si accordano in merito alla sostituzione. Se le parti non raggiungono un accordo sul nuovo presidente del collegio arbitrale, il presidente del comitato o il suo delegato seleziona un nuovo presidente estraendolo a sorte tra i membri rimanenti che figurano nell'elenco di cui all'articolo 3.44 (Elenchi degli arbitri), paragrafo 1. Dai membri rimanenti che figurano sull'elenco è esclusa, se del caso, la persona che ha deciso che il presidente non si è conformata alle prescrizioni del codice di condotta. Il nuovo presidente è selezionato entro cinque giorni dalla data in cui è stata constatata la necessità di sostituire il presidente. 24. I procedimenti del collegio arbitrale sono sospesi per il periodo durante il quale sono esperite le procedure di cui alle regole 18, 19, 20, 21, 22 e 23 del presente allegato. Udienze 25. Consultate le parti e gli altri arbitri, il presidente fissa la data e l'ora dell'udienza e ne dà notifica per iscritto alle parti. Quando l'udienza è pubblica, tali informazioni sono rese accessibili al pubblico dalla parte incaricata della gestione logistica del procedimento. Salvo disaccordo di una parte, il collegio arbitrale può decidere di non convocare un'udienza. 26. Salvo diverso accordo tra le parti, l'udienza ha luogo a Bruxelles se la parte attrice è Singapore e a Singapore se la parte attrice è l'Unione. 27. Il collegio arbitrale può organizzare altre udienze con l'accordo delle parti. 28. Tutti gli arbitri sono presenti per l'intera durata delle udienze. 29. Indipendentemente dal carattere pubblico del procedimento, le persone seguenti possono assistere all'udienza: a) i rappresentanti delle parti; b) i consulenti delle parti; c) il personale amministrativo, gli interpreti, i traduttori e gli stenografi; e d) gli assistenti degli arbitri. Solo i rappresentanti e i consulenti delle parti possono rivolgersi al collegio arbitrale. 30. Entro i cinque giorni precedenti la data dell'udienza ciascuna parte trasmette al collegio arbitrale, e contemporaneamente all'altra parte, l'elenco dei nominativi delle persone che nel corso dell'udienza interverranno oralmente per conto di tale parte e degli altri rappresentanti o consulenti che assisteranno all'udienza. 31. Le udienze dei collegi arbitrali sono aperte al pubblico, a meno che le parti non decidano che le udienze abbiano luogo parzialmente o totalmente a porte chiuse. Salvo diverso accordo tra le parti, se le udienze sono aperte al pubblico, si applica quanto segue: a) la trasmissione pubblica avviene per telediffusione simultanea a circuito chiuso in una sala di trasmissione separata presso la sede dell'arbitrato; b) è necessario iscriversi per assistere alla trasmissione pubblica dell'udienza; c) non è consentito effettuare registrazioni audio o video né scattare fotografie nella sala di trasmissione; d) il collegio arbitrale può chiedere lo svolgimento a porte chiuse di qualunque udienza al fine di affrontare questioni relative ad informazioni riservate. Il collegio arbitrale si riunisce a porte chiuse qualora le comunicazioni e le argomentazioni di una parte contengano informazioni riservate. In via eccezionale, il collegio arbitrale può condurre l'udienza a porte chiuse in qualsiasi momento, di propria iniziativa o su richiesta di una delle parti. 32. Il collegio arbitrale conduce l'udienza nel modo seguente, concedendo un tempo equivalente alla parte attrice e alla parte convenuta: Comunicazioni a) comunicazione della parte attrice; b) replica della parte convenuta. Contestazioni a) contestazione della parte attrice; b) controreplica della parte convenuta. 33. Il collegio arbitrale può rivolgere domande alle parti in qualsiasi momento dell'udienza. 34. Il collegio arbitrale predispone la stesura del verbale di ciascuna udienza, che è redatto e trasmesso quanto prima alle parti. 35. Entro 10 giorni dalla data dell'udienza, ciascuna parte può trasmettere al collegio arbitrale, e contemporaneamente all'altra parte, osservazioni scritte supplementari in merito a qualsiasi questione sollevata durante l'udienza. Domande scritte 36. Il collegio arbitrale può rivolgere domande scritte a una o a entrambe le parti in qualsiasi momento del procedimento. Ciascuna parte riceve una copia delle domande rivolte dal collegio arbitrale. 37. Ciascuna parte trasmette al collegio arbitrale, e contemporaneamente all'altra parte, una copia della propria risposta scritta alle domande del collegio arbitrale. A ciascuna delle parti è data la possibilità di presentare osservazioni scritte in merito alle risposte fornite dall'altra parte entro cinque giorni dalla data del loro ricevimento. Riservatezza 38. Qualora le udienze del collegio arbitrale si svolgano a porte chiuse conformemente alla regola 31 del presente allegato, le parti e i loro consulenti rispettano la riservatezza delle deliberazioni, della relazione interinale del collegio arbitrale, di tutte le osservazioni scritte trasmesse al collegio e delle comunicazioni con lo stesso. Ciascuna parte e i rispettivi consulenti considerano riservate le informazioni comunicate in via riservata al collegio arbitrale dall'altra parte. Se le osservazioni che una parte trasmette al collegio arbitrale contengono informazioni riservate, tale parte fornisce anche, su richiesta dell'altra parte, entro 15 giorni, una versione non riservata delle osservazioni che può essere divulgata al pubblico. Nessuna disposizione del presente allegato preclude a una parte la possibilità di rendere pubblica la propria posizione, purché nel fare riferimento alle informazioni comunicate dall'altra parte essa non divulghi informazioni indicate come riservate da quest'ultima. Contatti unilaterali 39. Il collegio arbitrale non si incontra, non sente né entra in alcun modo in contatto con una parte in assenza dell'altra parte. 40. Nessun arbitro può discutere alcun aspetto della questione oggetto del procedimento con una o con entrambe le parti in assenza degli altri arbitri. Comunicazioni degli amicus curiae 41. Salvo diverso accordo tra le parti entro tre giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale, quest'ultimo può prendere in considerazione comunicazioni scritte non richieste da persone fisiche o giuridiche interessate delle parti, purché tali comunicazioni siano presentate entro 10 giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale, siano concise e comunque di lunghezza non superiore a 15 cartelle dattiloscritte, compresi eventuali allegati, e riguardino direttamente la questione di fatto esaminata dal collegio arbitrale. 42. La comunicazione contiene una descrizione della persona fisica o giuridica che la presenta, comprese la sua cittadinanza o luogo di stabilimento, la natura delle sue attività e le sue fonti di finanziamento, e precisa l'interesse della persona nel quadro del procedimento arbitrale. La comunicazione è presentata nelle lingue scelte dalle parti in conformità della regola 45 del presente allegato. 43. Nel lodo del collegio arbitrale sono elencate tutte le comunicazioni da esso ricevute che risultano conformi alle regole 41 e 42 del presente allegato. Il collegio arbitrale non è tenuto ad esaminare nel proprio lodo le argomentazioni contenute in dette comunicazioni. Le comunicazioni ricevute dal collegio arbitrale conformemente al presente allegato vengono sottoposte alle parti perché possano formulare le loro osservazioni. Casi urgenti 44. Nei casi urgenti di cui al capo 3 (Risoluzione delle controversie), sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti) il collegio arbitrale, previa consultazione delle parti, adegua ove opportuno i termini di cui al presente allegato e notifica tali adeguamenti alle parti. Traduzione e interpretazione 45. Durante le consultazioni di cui all'articolo 3.26 (Consultazioni) ed entro la data della riunione di cui alla regola 9, lettera b), del presente allegato, le parti si adoperano per concordare una lingua di lavoro comune per il procedimento dinanzi al collegio arbitrale. 46. Le parti possono formulare osservazioni su qualsiasi versione tradotta di un documento redatto conformemente al presente allegato. 47. In caso di divergenze sull'interpretazione del presente accordo, il collegio arbitrale tiene conto del fatto che l'accordo è stato negoziato in inglese. Computo dei termini 48. Qualora, in applicazione della regola 7 del presente allegato, una parte riceva un documento in una data diversa da quella in cui lo stesso documento è pervenuto all'altra parte, i termini calcolati con decorrenza dalla data di ricevimento del documento sono calcolati a decorrere dall'ultima data di ricevimento di tale documento. Altre procedure 49. Il presente allegato si applica inoltre alle procedure di cui all'articolo 3.34 (Periodo di tempo ragionevole per l'esecuzione), paragrafo 2, all'articolo 3.35 (Riesame delle misure adottate per dare esecuzione al lodo del collegio arbitrale), paragrafo 2, all'articolo 3.36 (Misure correttive temporanee in caso di mancata esecuzione), paragrafo 3, e all'articolo 3.37 (Riesame delle misure prese per dare esecuzione al lodo successivamente all'adozione delle misure correttive temporanee in caso di mancata esecuzione), paragrafo 2. I termini stabiliti nel presente allegato sono adeguati ai termini specifici previsti per l'adozione di un lodo da parte del collegio arbitrale nel quadro di tali altre procedure. 50. Qualora non sia possibile ricostituire, in tutto o in parte, il collegio originale ai fini delle procedure di cui all'articolo 3.34 (Periodo di tempo ragionevole per l'esecuzione), paragrafo 2, all'articolo 3.35 (Riesame delle misure adottate per dare esecuzione al lodo del collegio arbitrale), paragrafo 2, all'articolo 3.36 (Misure correttive temporanee in caso di mancata esecuzione), paragrafo 3, o all'articolo 3.37 (Riesame delle misure prese per dare esecuzione al lodo successivamente all'adozione delle misure correttive temporanee in caso di mancata esecuzione), paragrafo 2, si applicano le procedure di cui all'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale). Il termine per la notifica del lodo è prorogato di 15 giorni.