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Annesso I Pianificazione strategica Iscrizione al bilancio per programma Funzioni e responsabilità I. Il Congresso - Tratta, nell'ambito del Dibattito generale, i principali problemi cui l'UPU dovrà far fronte nel prossimo periodo quinquennale; - esamina le proposte sulle modalità con le quali gli organi dell'Unione dovrebbero far fronte ai principali problemi ed incorpora le decisioni adottate riguardo a tali proposte nel progetto di piano strategico, - adotta una risoluzione con la quale fornisce la sua approvazione generale al Piano strategico dell'UPU (PS) per 1995-1999, piano che comporta i seguenti elementi: - descrizione del mandato dell'UPU; - obiettivi, programmi, progetti, attività (OPPA); - priorità e risorse da stanziare a favore degli stessi; - ripartizione dei progetti e delle attività di pianificazione strategica tra il Consiglio di amministrazione (CA), il Consiglio di gestione postale e l'Ufficio internazionale (BI); - valutazione dei costi di tutte le attività; - abilitazione del CA e del CEP ad aggiornare il piano ogni anno, dopo aver consultato l'Ufficio internazionale, in particolare ri- stanziando le risorse entro i limiti consentiti del bilancio preventivo e verificando la valutazione dei costi; - determinazione del plafond del bilancio preventivo, e utilizzazione dei contributi obbligatori per l'attuazione della pianificazione strategica; - facoltà di avvalersi di contributi volontari supplementari o di altre fonti di finanziamento, per l'attuazione delle attività di pianificazione strategica, secondo le procedure finanziarie eventualmente approvate dal CA; - approva il plafond annuale del bilancio preventivo, che regola l'utilizzazione dei contributi obbligatori per la realizzazione delle attività previste nel piano strategico; - adotta un piano finanziario che sarà presentato sia come annesso al piano strategico, sia sotto forma di un documento separato, e che comporterà: - l'enunciazione di informazioni finanziarie su tutte le attività incluse nel piano strategico, comprese quelle derivanti dalle funzioni di base dell'Ufficio internazionale, con la chiara indicazione che spetta al CA ed al CEP di aggiornare il bilancio ogni anno, in coordinamento con l'Ufficio internazionale, ed in funzione dei cambiamenti apportati nel piano strategico; - una certa flessibilità al fine d'incorporare le nuove attività, o i livelli di attività da aggiungere, se del caso, nel piano strategico durante l'intervallo tra due Congressi, nonché ogni fonte di finanziamento supplementare diversa dai contributi obbligatori dei membri. II. Il Consiglio di amministrazione (CA) - si riunisce ogni anno in autunno e: - riceve i rapporti già revisionati, valuta l'avanzamento dell'attuazione del piano strategico stabilito per l'anno precedente ed esamina gli avvenimenti strategici accaduti durante l'anno suscettibili di avere influenza sull'Unione, sulla sua missione ed i suoi obiettivi, nonché sul CA, sui suoi programmi, progetti ed attività; - fornisce direttive ed istruzioni alle sue Commissioni e Gruppi di lavoro, nonché all'Ufficio Internazionale riguardo all'attuazione del piano strategico per l'anno a venire; - aggiorna ogni anno il piano strategico ed approva il bilancio - programma per l'anno successivo, sulla base delle proposte presentate dal Consiglio di gestione postale e dallo stesso elaborate, in concertazione con il CA e con l'appoggio e la partecipazione dell'Ufficio internazionale; - dà linee direttive, sotto forma di risoluzioni o di raccomandazioni, al CEP ed all'Ufficio internazionale riguardo alla gestione degli studi e delle attività derivanti dal piano strategico, assumendosi in tal modo le responsabilità stabilite nella Costituzione e nel Regolamento generale; - approva l'inclusione di tutti i contributi volontari e di tutti i fondi provenienti da altre fonti nel bilancio-preventivo/programma, ed approva inoltre lo stanziamento di detti fondi per ogni nuova attività o livello di attività da eseguire, se del caso, nell'ambito del piano strategico, facendo in modo che tutte le attività e relativi finanziamenti figurino nel piano strategico e nel bilancio-preventivo/programma che vi si riferisce; - delega dei poteri al suo Presidente affinchè approvi, nell'intervallo tra le sessioni del CA, lo stanziamento di ogni risorsa finanziaria supplementare non prevista che potrebbe se del caso essere messa a disposizione dell'Unione e che non sia stata inclusa né nel piano strategico approvato né nel bilancio preventivo-programma, ed approvi altresì l'uso di tale stanziamento per attività da intraprendere d'urgenza, previa consultazione del Presidente del CEP e dell'Ufficio internazionale, secondo le procedure finanziarie supplementari eventualmente adottate; - affida al Comitato di gestione l'incarico di rivedere dettagliatamente il piano strategico proposto dal CEP e di aggiornare di conseguenza il piano finanziario; - forma un Gruppo di lavoro di pianificazione strategica (GT/PS) dipendente dal Comitato di gestione. Il ruolo di questo gruppo consisterà in particolare ad informare il CEP della politica e degli orientamenti emanati dal CA; fungerà inoltre da agente di collegamento con il Gruppo di lavoro di pianificazione strategica del CEP e l'Ufficio internazionale; i Presidenti di tali gruppi riuniti e l'Ufficio internazionale formano l'Intergruppo di pianificazione strategica CA/CEP/BI; questo Intergruppo, in particolare, si occuperà delle questioni relative alla revisione annuale e all'aggiornamento del PS e del PF; (N.B.: sarebbe certamente preferibile che il rappresentante del paese nominato a far parte del GT/PS abbia una vasta esperienza del funzionamento dell'UPU e delle attività postali internazionali, ma sarebbe anche utile poter disporre, all'occasione, dell'appoggio supplementare di uno specialista della pianificazione avente esperienza consolidata in materia di pianificazione strategica a livello nazionale e di attività di iscrizione al bilancio per programma). - stabilisce un Comitato di gestione del CA (CG/CA) dipendente dal Presidente del CA e costituito dai Presidenti delle Commissioni CA e dal Presidente del GT/PS del CA, incaricato: - di sovraintendere a tutte le attività del CA intraprese nell'ambito del piano strategico: - di esaminare le proposte relative alla revisione annuale delle attività e delle priorità del CA enunciate nel PS e nel BP; - di riunirsi con il Comitato di gestione del CEP, nel quadro di un foro comune di pianificazione, ogni qualvolta ciò sia necessario, ma almeno una volta prima del Congresso successivo, per riesaminare il mandato dell'UPU e contribuire alla elaborazione del successivo piano quinquennale da sottoporre al Congresso. III. Il Consiglio di gestione postale (CEP) Si riunisce ogni anno in primavera e: - si assume la responsabilità di dirigere la supervisione dell'elaborazione e dell'aggiornamento annuale del piano strategico e del bilancio-preventivo programma e di sottoporli al CA per approvazione; - riceve e valuta i rapporti di avanzamento dell'attuazione del piano strategico per l'anno precedente ed esamina gli avvenimenti d'importanza strategica accaduti nel corso dell'anno che possono avere influenza sull'Unione, sul suo mandato e sui suoi obiettivi, nonché sul CEP, i suoi programmi, progetti ed attività; - valuta le priorità e le risorse di bilancio stanziate a suo favore dal CA per l'anno successivo e consulta l'Ufficio internazionale ed il Presidente del CA circa ogni nuovo stanziamento di tali risorse ritenuto necessario per conseguire gli obiettivi ed attuare i programmi, progetti ed attività del CEP; - esamina le linee direttive in materia di pianificazione strategica, stabilite dal CA sotto forma di risoluzioni e di decisioni e fornisce orientamenti ed istruzioni alle Commissioni ed ai Gruppi di lavoro del CEP nonché all'Ufficio internazionale riguardo all'attuazione del piano strategico per l'anno successivo; - approva i progetti di piano strategico e le relative implicazioni finanziarie per l'anno successivo, preparati dall'Ufficio internazionale, da sottoporre al CA per approvazione in autunno; - stabilisce un Comitato di gestione del CEP (CG/CEP) dipendente dal Presidente del CEP e composto dai Presidenti delle Commissioni del CEP e dal Presidente del GT/PS/CEP, incaricato: - di sovraintendere a tutte le attività del CEP intraprese nell'ambito del piano strategico; - di esaminare, ogni anno, le proposte di revisione delle attività e delle priorità del CEP, e di ristanziare le risorse del bilancio preventivo messe a disposizione del CRP per la conduzione delle sue attività nell'ambito del piano strategico e del bilancio-programma precedentemente approvati dal CA; - di riunirsi con il Comitato di gestione del CA in un foro comune di pianificazione ogni qualvolta necessario, ma almeno una volta prima del Congresso più vicino, prima di riconsiderare il mandato dell'UPU e di fornire un apporto all'elaborazione del prossimo piano quinquennale da sottoporre al Congresso; - istituisce un Gruppo di lavoro di pianificazione strategica (GT/PS) dipendente dal Comitato di gestione del CEP ed agente in collegamento con il GT/PS/CA e con il servizio di pianificazione strategica dell'Ufficio internazionale, nell'intervallo tra due sessioni del CEP (i Presidenti di detti organi formano l'Intergruppo di pianificazione strategica) (CA/CEP/BI), incaricato di sovraintendere al lavoro dell'Ufficio internazionale per quanto concerne il monitoraggio dell'attuazione del piano strategico e del bilancio-programma e l'elaborazione di proposte per la loro revisione annuale. (N.B. Sarebbe certamente preferibile che il rappresentante del paese nominato al GT/PS abbia un'esperienza approfondita del funzionamento dell'UPU e delle attività postali internazionali, ma sarebbe opportuno fare anche appello, se del caso, a specialisti della pianificazione con una buona esperienza in materia di pianificazione strategica a livello nazionale e di attività di iscrizione al bilancio per programma). IV. Ufficio di Presidenza internazionale - Fornisce un sostegno amministrativo al Congresso, al CA ed al CEP per quanto concerne l'identificazione di questioni strategiche e di priorità in vista dell'istituzione del piano strategico e del bilancio-preventivo/programma, la realizzazione di programmi, progetti ed attività ed il monitoraggio dell'avanzamento dei lavori volti al conseguimento degli obiettivi; - istituisce servizi di pianificazione strategica e di iscrizione al bilancio per programma, in collaborazione con i capi sezione dell'Ufficio internazionale e con il Gruppo pianificazione strategica dell'Ufficio internazionale (GPS - costituito dai Capi sezione dell'Ufficio internazionale aventi in particolare la responsabilità di contribuire al processo di pianificazione strategica) per dirigere il monitoraggio dell'attuazione del piano strategico e del bilancio- preventivo/programma ed informare la Direzione dell'Ufficio internazionale sulle modalità di attuazione; tali servizi di pianificazione strategica e d'iscrizione al bilancio per programma: - fanno in modo che tutte le attività che richiedono l'uso di fondi dell'Unione siano identificate, indirizzano raccomandazioni al CA ed al CEP per l'inclusione di tali attività in un programma, un progetto o un'attività appropriata del piano strategico e stabiliscono la stima dei costi di tali attività da includere nel piano strategico e nel bilancio preventivo/programma; - stabiliscono un parallelo tra le spese sostenute ed i costi preventivati, ed aggiustano gli importi di tali costi nel bilancio- preventivo/programma annuale in modo da poter fornire informazioni sufficientemente esatte al CA, al CEP ed alla Direzione dell'Ufficio internazionale riguardo ai costi delle attività dell'Unione; - collaborano con il GT/PS/CEP, il GT/PS/CA e l'Intergruppo CA/CEP/BI per l'elaborazione e l'attuazione del piano strategico e del bilancio-preventivo/programma; - preparano i rapporti che l'Ufficio di presidenza internazionale dovrà presentare al CA ed al CEP sulle questioni di pianificazione strategica e di iscrizione al bilancio per programma; - istituisce un Gruppo di pianificazione strategica (GPS) composto dai funzionari che trattano questa materia. Annesso 2 PROCESSO DI PIANIFICAZIONE STRATEGICA NEL QUADRO DELLA NUOVA STRUTTURA | Raccolta di idee, di proposte, ecc. | | volte ad aggiornare il piano | | strategico. | | Fonte di tali idee: membri, Unioni | | ristrette, studi del BI, del CA e | | del CEP, Foro di pianificazione | |_____________________________________| _____________________________________ | Intergruppo di pianificazione | | strategica | |___________________________________| (Prima valutazione e destinazione delle idee da approfondire nel Consiglio competente) __________________________________________ | Gruppo di Ufficio Gruppo di | | pianificazione internaz. pianificaz. | | strategica del strategica | | Consiglio di del Consi- | | amministraz. glio di | | gestione | | postale | |________________________________________| (Trasformazione delle idee in proposte) ________________ ___________________ | Comitato di | | Commissioni del | | gestione del | | CEP e sessione | Primavera | CA | | plenaria del | | | | Consiglio | |______________| |_________________| (Raggruppamento delle idee in un progetto di piano strategico) ______________________________________ | Intergruppo di PS | |____________________________________| | Elementi da includere: proposte di | | piano strategico, bilanci preven- | | tivi e responsabilità | |____________________________________| _______________ ____________________ | Commissioni | | Comitato di | | del CA | | gestione del CEP | Autunno |_____________| | _________________| Approvazione ___________________ | Consiglio di | | amministrazione | |_________________| Esecuzione __________________ | Ufficio | | internazionale | |________________| Pianificazione strategica in seno all'UPU - Anno del Congresso - Nuovo piano quinquennale. Conferma Individua Classifica Elabora Approva Approva il man- le que- le que- il il il tetto dato e gli stioni di stioni piano piano del bi- obiettivi competenza per strate- strate- lancio dell'UPU ordine gico di gico di prevent. priorit. 5 anni 5 anni* Paesi- membri A A A Congressi D D2 D CA A A A D1 P1 P Comitato di gestione del CA A A A A1 Commissioni del CA A A A A1 CEP A A A P3 P2 Comitato di gestione del CEP A A A P2 A A GT/SP/CEP A A A Commissioni del CEP A A A A1 Intergruppo CA/CEP/BI A A A A1 Foro di pia- nificazione A A A A1 BI C P C P C P C P1 P3 A Leggenda: A = A titolo consultivo C = Coordinamento D = Decisione L = Direzione O = Supervisione P = Proposta A1 = Osservazioni sul progetto di SP (sviluppo postale) * In un anno diverso da quello in cui avrà luogo il Congresso, il Consiglio di amministrazione può adottare una decisione relativa al piano strategico da sottoporre al Congresso e da applicare nel successivo ciclo quinquennale, sulla base di una proposta emanante dal Consiglio di gestione postale. Il CA quindi approva il piano da sottoporre al Congresso, ma è quest'ultimo che in definitiva dà l'approvazione finale. (N.B.: L'applicazione di questa procedura, nonché di altre, richiederà almeno una breve sessione del CA, se del caso immediatamente dopo il CEP, nel corso dell'anno del Congresso). Inoltre, in considerazione della partecipazione dell'Ufficio internazionale e del Consiglio di gestione postale dall'elaborazione del piano da sottoporre al Congresso, sembra opportuno dar loro voce in capitolo, contestualmente al Consiglio d'amministrazione, al momento della presentazione del piano quinquennale al Congresso; il Presidente del CEP potrebbe spiegare i punti e le questioni di cui avrebbe la responsabilità; l'Ufficio internazionale spiegherà, se del caso, le modalità di applicazione del piano e le sue conseguenze finanziarie per l'Ufficio internazionale. Pianificazione strategica in seno all'UPU - Ciclo annuale (anno diverso da quello in cui ha luogo il Congresso) - Aggiornamento del piano annuale Individua Classifica Elabora, Approva Approva Attua Seguito le le rivede il il e questioni questioni il Piano bilancio rapporto di per ordine piano strateg. pre- della competenza di strateg. annuale ventivo applic. dell'UPU priorità annuale del piano Paesi membri A A L CA A A D D L A Comitato di gestione del CA A A A A A Commissioni del CA A A L A CEP A A P2 L A Comitato di gestione del CEP A A P2 P1** A A GT/SP/CEP O D O A A O O Commissioni del CEP A A A L A Intergruppo CA/CEP/BI* A A A A A BI* C P C P C P1 C P2** C L L Leggenda: A = Consultivo C = Coordinamento D = Decisione L = Direzione O = Supervisione P = Proposta * Sarà formato un Intergruppo destinato alla pianificazione strategica, comprendente i Gruppi di lavoro Pianificazione strategica del CA e del CEP, nonché l'Ufficio internazionale. Tale Intergruppo potrà riunirsi anche nell'intervallo tra le sessioni del CA e del CEP, a seconda delle necessità, e fornirà pareri ed opinioni sulla stesura del piano strategico e di quello finanziario e su come sovraintendere alla loro attuazione. Il Presidente del GT/PS/CEP interporrà i suoi buoni uffici a favore dell'Intergruppo e lo specialista della Pianificazione presso l'Ufficio internazionale eserciterà la funzione di Segretario. ** Ogni autunno, il CA approverà l'aggiornamento attuale del piano strategico per l'anno successivo in base ad una proposta promulgata dal CEP nella primavera precedente. Sarebbe opportuno che il Presidente del CEP e l'Ufficio internazionale presentino questa proposta al CA di comune accordo, avendo collaborato alla relativa elaborazione. Decisioni diverse da quelle che modificano gli Atti Annesso 5 Pianificazione strategica Iscrizione al bilancio per programma Calendario delle attività corrispondenti all'esercizio delle funzioni e delle responsabilità Calendario Organo Attività 22 agosto - Congresso 14 settembre di Seul 1994 Approvare il piano strategico, i.e.: mis- sione e obiettivi, programmi, progetti, at- tività (OPPA; tuttavia il Congresso do- vrebbe prendere nota sostanzialmente dei progetti e delle attività e dare un'ap- provazione generale senza entrare in parti- colari). Stabilire i limiti annuali di spesa dell'UPU nell'intervallo tra i Congressi. Autorizzare il CA ed il CEP ad aggiornare, di concerto con l'Ufficio internazionale, il piano strategico ogni anno, nonché a stanziare le risorse nei limiti del plafond di spesa annuale e a verificare la valuta- zione dei costi. Ripartire i progetti e le attività del piano strategico tra il CA ed il CEP secon- do le responsabilità loro attribuite nel Regolamento generale. Prendere nota delle raccomandazioni formu- late nel PS relative allo stanziamento di risorse agli OPPA, identificare, sempre che intenda farlo, i programmi, progetti o at- tività prioritari e specificare le risorse minime da assegnare a loro disposizione o ad altre attività, entro i limiti dei plafond annuali e a partire dai contributi obbligatori. N.B.: Il piano strategico approvato dal Congresso entrerà in vigore nel periodo dal 1995 al 1999. Per il primo anno, i.e. il 1995, sarà abbinato a titolo di prova al bilancio-preventivo/programma, e l'en- trata in vigore dei due sarà contestuale al vigente sistema di iscrizione al bilan- cio-preventivo, tale periodo di transizione dovendo consentire il collaudo del nuovo sistema. 24 agosto - Ufficio 13 settembre interna- 1994 zionale Esaminare le idee prodotte dal Dibattito generale e le altre decisioni adottate du- rante il Congresso che converrebbe incorpo- rare nel piano strategico ed adeguare il piano, con particolare interesse alle in- cidenze finanziarie ed alla ripartizione delle responsabilità, affinchè il Con- gresso ne venga a conoscenza e lo approvi 12 settembre Consiglio Riunione costitutiva 1994 di ammini- strazione Determinare il numero delle Commissioni e le loro funzioni, tenendo conto delle Raccomandazioni fatte dal Congresso in base alle proposte di ristrutturazione. Eleggere i Presidenti ed i Vice-Presidenti delle Commissioni e designare inoltre il Presidente ed i membri del Gruppo di lavoro di pianificazione strategica in modo che questi ultimi possano mettersi in contatto con il GT di pianificazione strategica del CEP e dell'Ufficio internazionale in quanto membro dell'Intergruppo di pianificazione strategica. Se le circostanze lo consentono, ripartire, tra le varie Commissioni, i compiti deri- vanti dalle decisioni del Congresso e in- corporati nel piano strategico nonché tutti gli altri OPPA inclusi nel piano. 12 settembre Consiglio Riunione costitutiva 1994 di gestio- ne postale Determinare il numero delle Commissioni e le loro funzioni, tenendo conto delle rac- comandazioni fatte dal Congresso in base alle proposte di ristrutturazione. Eleggere il Presidente, il Vice-Presidente ed i Presidenti e Vice-Presidenti delle Commissioni e designare inoltre il Presidente ed i membri del Gruppo di lavoro di pianificazione strategica, in modo che questi ultimi possano entrare in contatto con il GT di pianificazione strategica del CA e con l'Ufficio internazionale, detto Gruppo facente parte dell'Intergruppo di pianificazione strategica. Se le circostanze lo consentono, ripartire, tra le varie Commissioni, i compiti deri- vanti dalle decisioni del Congresso e in- corporati nel piano strategico come pure tutti gli altri OPPA inclusi nel piano. ottobre 1994 Ufficio gennaio 1995 interna- zionale Rivedere gli OPPA e se del caso, elaborare le raccomandazioni relative alla riparti- zione dei compiti tra le Commissioni del CA e del CEP, di concerto con i Presidenti del GT/PS/CA e del GT/PS/CEP. Considerare gli eventi verificatisi dopo la fine del Congresso ed identificare le que- stioni che potrebbero incidere sul piano strategico, sulle sue priorità e fabbiso- gni di risorse, in particolare per il 1995. Proseguire l'adeguamento del piano strate- gico e del bilancio preventivo - programma per il 1995 che entreranno in vigore a ti- tolo di prova. Continuare la preparazione dell'attuazione del piano strategico e del bilancio-preven- tivo-programma per il 1995, accertando che il sistema informatizzato di iscrizione al bilancio, di contabilità e di gestione sia in funzione, in modo da fungere da supporto al bilancio-preventivo/programma da presen- tare nel 1995 a titolo di prova, conte- stualmente al sistema attualmente utiliz- zato per il bilancio preventivo. gennaio 1995 GT/PS/ CEP, GG e plenaria del CEP, GT/PS/CA e CG/CA Esaminare le raccomandazioni dell'Inter- gruppo del PS sulla ripartizione degli OPPA tra le varie Commissioni, se del caso, e studiare altre proposte relative all'esecu- zione del PS nel 1995 o all'aggiornamento del PS per il 1996, quali l'individuazione di nuove questioni da trattare, nuove prio- rità o ristanziamenti di risorse. Le Commissioni determineranno la necessità di creare gruppi di lavoro e di designare paesi relatori, conferendo loro gli OPPA, e tenendo conto delle Raccomandazioni promul- gate dall'Intergruppo del PS. I paesi relatori ed i gruppi di lavoro ini- ziano ad organizzare la preparazione del piano strategico per il 1995. Poichè il bilancio-preventivo/programma sostituirà, nel 1996, il bilancio preven- tivo tradizionale, il piano strategico del CEP (PS) e le raccomandazioni relative al bilancio-preventivo/programma (BP) per il 1996 dovranno menzionare tutti i program- mi, progetti ed attività del CEP da ese- guire nell'ambito del bilancio-preventivo obbligatorio, nonché le risorse di bilan- cio necessarie per l'attuazione di queste attività, e dovranno individuare, separa- tamente, le altre eventuali attività che necessitano di risorse supplementari pro- venienti da fonti diverse dal bilancio pre- ventivo obbligatorio e le eventuali fonti di finanziamento di queste ultime. Il CEP darà la sua approvazione finale alle proposte di aggiornamento del PS per il 1996, da sottoporre all'esame del CA. febbraio Intergrup- 1995 - po PS ottobre 1995 Vigilare sull'attuazione del PS da parte del CEP e dell'Ufficio internazionale, gestire gli studi e raccogliere le informa- zioni necessarie per l'esecuzione dei pro- getti e delle attività del PS, se del caso riunirsi, e compilare rapporti e raccoman- dazioni ad intenzione del CA. febbraio Commissio- 1995 - ni e GT ottobre 1995 del CA e del CEP; Ufficio Interna- zionale Attuare il piano strategico per il 1995. Individuare le questioni suscettibili di avere incidenze pratiche, e riguardo alle quali occorre ricevere direttive del CA; iniziare consultazioni con le controparti delle Commissioni e dei GT del CA eventual- mente istituiti durante la riunione costi- tutiva del CA nel Congresso; oppure, pren- dere nota di queste questioni per sottopor- le all'esame del CA in ottobre e segnalarle al CG del CEP ed all'Intergruppo del PS. ottobre 1995 GT/PS/CA/ CG e ple- naria del CA Esaminare le raccomandazioni dell'Inter- gruppo del PS per ripartire gli OPPA tra le varie Commissioni, qualora ciò non sia già stato fatto durante la riunione costi- tutiva nel Congresso, ed esaminare le altre proposte relative all'esecuzione ed al fi- nanziamento del PS del 1996. Le Commissioni determineranno il numero di gruppi di lavoro da creare ed i paesi rela- tori da designare, e assegneranno loro gli OPPA, in considerazione delle raccomanda- zioni dell'Intergruppo del PS. I paesi relatori ed i gruppi di lavoro ini- ziano l'organizzazione per la realizzazio- ne del piano strategico per il 1996. (Poichè il CA non si riunirà prima dell'autunno 1995, ossia un anno prima del Congresso, sarebbe utile che lo stesso CA distribuisca il lavoro, designi i paesi re- latori e crei gruppi di lavoro, almeno per sovraintendere a questioni importanti come le spese terminali, la pianificazione stra- tegica e l'iscrizione al bilancio per pro- gramma ed eventualmente la sicurezza e lo sviluppo postale, nella riunione costituti- va durante il Congresso, o al più tardi in occasione di una riunione del Comitato di gestione del CA durante la sessione del CEP di gennaio 1995). Esaminare le proposte del CEP relative all'aggiornamento del PS e del BP per il 1996, in particolare l'individuazione di nuove questioni da trattare, le nuove prio- rità o il ristanziamento di risorse. Come già esposto, il bilancio preventivo- programma sottoposto all'esame del CA so- stituirà nel 1996 il bilancio preventivo tradizionale: le raccomandazioni relative al piano strategico ed al bilancio program- ma per il 1996 dovranno dunque individuare tutti i programmi, progetti ed attività del CEP e del CA da eseguire nell'ambito del bilancio preventivo obbligatorio, non- chè le risorse di bilancio necessarie per la realizzazione di tali attività, e do- vranno individuare separatamente le altre eventuali attività che abbisognano di ri- sorse supplementari provenienti da fonti diverse dal bilancio preventivo obbligato- rio, e determinare eventuali fonti per il loro finanziamento: inoltre, sia il PS che il BP dovranno identificare tutte le fun- zioni di base dell'Ufficio internazionale ed includerle nell'ambito di lavoro degli OPPA. Il piano strategico ed il bilancio-preven- tivo programma per il 1996 devono inoltre distinguere le risorse da mettere a dispo- sizione del CEP per le attività di cui è incaricato, dalle risorse da mettere a di- sposizione del CA. Nell'ambito delle risorse assegnate al CEP per il 1996 il CEP dovrebbe poter ri-stan- ziare queste risorse nel 1996 come ritiene più opportuno, previa consultazione dell'Ufficio internazionale del Presidente del CA per evitare che tale ri-stanziamento nuoccia alle attività da svolgere nel 1996. Per quanto concerne le attività che po- trebbero essere svolte nel 1996 per mezzo di risorse ottenute da contributi volontari o da fonti diverse dal bilancio preventivo obbligatorio, tutte le risorse di bilancio non obbligatorie, il cui importo sarà reso noto al momento della sessione del CA nell'ottobre 1995, dovranno essere incluse nel bilancio programma per il 1996 ed il loro stanziamento ad attività specifiche dovrà essere approvato dal CA. 1996 - 1999 CA, CEP e BI È pur vero che il 1995 non sarà un anno rappresentativo degli anni compresi nell'intervallo tra i Congressi, in quanto sarà il primo anno successivo ad un Con- gresso in cui avrà appena avuto inizio l'organizzazione del piano strategico, e le nuove Commissioni ed i nuovi Gruppi di la- voro saranno state appena designate, tutta- via occorrerà seguire, per ogni anno suc- cessivo fino al prossimo Congresso, un pro- cesso analogo a quello sopra descritto per il 1995. Durante questo periodo, il progetto di pia- no strategico e di bilancio-preventivo/pro- gramma per il successivo periodo quinquen- nale 2000 - 2004 dovrà essere elaborato ed approvato al fine di divenire una raccoman- dazione da presentare al Congresso. febbraio/ Ultimo CEP marzo 1999 Approvare sia la raccomandazione al CA re- lativa all'aggiornamento annuale del PS in vista dell'anno 2000 e la raccomandazione al CA relativa al prossimo PS quinquennale da proporre al Congresso. febbraio/ Ultimo CA marzo 1999 Esaminare ed approvare sia la raccomanda- zione del CEP relativa all'aggiornamento annuale del PS in vista dell'anno 2000 sia la raccomandazione del CEP relativa al prossimo PS quinquennale ed al prossimo BP da proporre al Congresso. N.B.: Nell'anno in cui ha luogo il Congres- so, si raccomanda che il CA tenga almeno una breve sessione dopo l'ultimo CEP per esaminare le proposte finali da presentare al Congresso e approvare il progetto di PS, anche questo da presentare al Congres- so. Risoluzione C 47/1994 Servizi di posta elettronica Il Congresso, notando con soddisfazione 1. l'importante sviluppo dei servizi di posta elettronica in alcuni paesi; 2. i lavori svolti per il CCEP nel settore della posta elettronica consapevole del fatto - che, salvo per quanto concerne i servizi di tipo fax per ufficio, il numero di Amministrazioni che offrono servizi di posta elettronica è ancora relativamente limitato; - che esiste una domanda crescente della clientela per quanto concerne lo sviluppo di questi servizi a livello internazionale; - che il 70 per cento degli invii della postalettere in alcuni paesi sono generati da ordinatori; - che i servizi di posta elettronica sono strategicamente importanti per la posta. incarica il Consiglio di gestione postale di elaborare, divulgare ed aggiornare: 1. uno o più tipi di accordi-quadro, con i loro regolamenti, per facilitare la conclusione di accordi bilaterali relativi ai servizi di posta elettronica; 2. raccomandazioni relative al funzionamento dei servizi di posta elettronica. (Proposta 20.0.25. Commissione 5, seconda seduta) Risoluzione C 48/1994 Servizio EMS Il Congresso, notando con soddisfazione i progressi compiuti dal congresso dell'UPU del 1989 sullo sviluppo dell'EMS come prodotto/servizio postale internazionale di fama mondiale, notando inoltre - l'importante aumento del numero di soci EMS e delle dimensioni delle reti interne ed internazionali e di conseguenza il miglioramento dell'accesso al servizio EMS offerto ai clienti nel mondo intero; - l'aumento regolare del traffico EMS e dei proventi derivanti da questo servizio nonché la loro crescente importanza per il rendimento dei servizi postali, consapevole della necessità, per le Amministrazione postali di mantenere la concorrenzialità dell'EMS sul mercato e di soddisfare i fabbisogni e le attese sempre più importanti dei clienti, convinto del valore che rappresenta lo sviluppo continuo del prodotto/servizio EMS in seno alle Amministrazioni ed a livello dell'UPU, decide di approvare il prosieguo delle attività nel settore dell'EMS portate a termine dal CCEP in attuazione della risoluzione C 25 del Congresso di Washington, attività di cui sarà incaricato il Consiglio di gestione postale con la partecipazione e l'appoggio dell'Ufficio internazionale, convalida le raccomandazioni esistenti del CCEP e dell'Accordo-quadro relative agli invii EMS ed al suo Regolamento di esecuzione in annesso, incarica il Consiglio di gestione postale: - di formulare, se del caso, altre raccomandazioni sulle questioni relative all'EMS ed emendare se del caso le raccomandazioni esistenti; - di controllare una volta l'anno la qualità del servizio EMS per mezzo di operazioni organizzate dall'Ufficio internazionale ricorrendo in maggiore misura ai sistemi di monitoraggio e di localizzazione informatizzati; - di organizzare riunioni annuali destinate a tutte le Amministrazioni che svolgono il servizio EMS; incarica l'Ufficio internazionale di fornire tutto il suo appoggio al servizio EMS e di continuare a divulgare e aggiornare le pubblicazioni relative al servizio. (Proposte 20.02.20, 0.23m e 20.0.24, Commissione 5, seconda seduta) RACCOMANDAZIONE DOCUMENTI E DISPOSIZIONI DI RIFERIMENTO 1 CCEP3/1986 2 CCEP4/1986 CCEP2/1990 CCEP3/1992 3 CCEP10/1987 Regolamento-quadro EMS, articolo 103 4 CCEP9/1986 CCEP2/1992 5 CCEP2/1986 6 CCEP2/1986 7 CCEP10/1986 8 CCEP4/1986 9 CCEP8/1987 10 CCEP2/1986 11 CCEP9/1986 Accordo-quadro EMS, articolo 12 12 CCEP11/1986 Accordo-quadro EMS, articolo 11 13 CCEP4/1986 CCEP9/1987 CCEP2/1988 14 CCEP6/1986 CCEP2/1988 15 CCEP1/1990 16 CCEP1/1991 CCEP1/1992 17 CCEP3/1991