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Art. 11 1. L'attività e l'organizzazione degli istituti di patronato sono rilevate attraverso la seguente documentazione: a) appositi registri di apertura e di chiusura delle pratiche o tabulati meccanografici sostitutivi, da tenere presso le sedi provinciali e zonali, riportanti tutta l'attività indicata nelle tabelle allegate al presente regolamento. Tali registri saranno convalidati all'atto del controllo ispettivo. Nei tabulati meccanografici i nominativi degli assistiti devono risultare in ordine alfabetico; b) tabelle di riepilogo annuale dei dati statistici relativi alle pratiche trattate in ciascuna provincia, che devono essere trasmesse al Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali da parte delle competenti Direzioni provinciali del lavoro, debitamente verificate e convalidate; c) tabelle statistiche, con i dati relativi alla struttura organizzativa ed all'attività, compilate dagli istituti di patronato, da trasmettere direttamente al Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali, con espressa dichiarazione, sottoscritta dal legale rappresentante dell'istituto, in ordine all'esattezza e veridicità dei dati comunicati. 2. Le sedi delle amministrazioni erogatrici delle prestazioni devono inviare, annualmente, ai servizi ispezione delle Direzioni provinciali del lavoro ed alle sedi degli istituti di patronato competenti per territorio, gli elenchi nominativi e le tabelle contenenti le risultanze statistiche dalle medesime elaborate. Gli elenchi ed i tabulati di cui al presente articolo costituiscono inoltre valido supporto di valutazione da parte dei predetti ispettorati in sede di verifica e convalida delle tabelle di cui al comma 1, lettera b). 3. Ciascuna sede degli istituti di patronato è tenuta a conservare, per cinque anni ed a presentare per i controlli, tutta la documentazione riguardante l'attività svolta nonché gli appositi registri di apertura e chiusura delle pratiche o tabulati meccanografici sostitutivi e quanto utile ai fini della valutazione dell'efficienza e dell'assistenza prestata. La documentazione è conservata in modalità cartacea ovvero in modalità digitale secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni e integrazioni. Nota all'art. 11: - Il testo dell'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - Testo A), è il seguente: «Art. 3 (R) Soggetti. 1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea. (R) 2. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero. (R) 3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all'Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante. (R) 4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall'autorità consolare italiana che ne attesta la conformità all'originale, dopo aver ammonito l'interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.». - Il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni e integrazioni (Codice dell'amministrazione digitale), è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 16 maggio 2005, n. 112, S. O.