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ARTICOLO 12 DECISIONE COSTITUTIVA DEGLI ARCHIVI 1. Per ciascun archivio automatizzato contenente dati di carattere personale, che esso gestisce conformemente all'articolo 10 nell'ambito delle sue funzioni, l'Europol deve stabilire, in una decisione costitutiva che richiede l'approvazione del consiglio di amministrazione, i seguenti elementi: 1) denominazione dell'archivio; 2) scopo dell'archivio; 3) categorie di persone su cui si archiviano dati; 4) tipo dei dati da memorizzare ed eventualmente i dati strettamente necessari tra quelli enumerati all'articolo 6, prima frase della convenzione del Consiglio d'Europa del 28 gennaio 1981; 5) i vari tipi di dati di carattere personale che servono per accedere all'archivio nel suo insieme; 6) trasmissione o introduzione dei dati da memorizzare; 7) condizioni richieste per poter trasmettere i dati di carattere personale dell'archivio, con precisazione dei destinatari e della procedura da seguire; 8) frequenza dei controlli e durata della memorizzazione; 9) modalità relative alla stesura dei verbali. L'autorità di controllo comune di cui all'articolo 24 è immediatamente avvertita dal direttore dell'Europol del progetto di decisione costitutiva di un siffatto archivio e riceve comunicazione del fascicolo, onde formulare, all'attenzione del consiglio di amministrazione, le osservazioni che reputa necessarie. 2. Se, tenuto conto dell'urgenza, non è possibile ottenere l'approvazione del consiglio di amministrazione, come previsto al paragrafo 1, il direttore può, di propria iniziativa o su richiesta degli Stati membri interessati, decidere, mediante decisione motivata, di costituire un archivio, informandone contemporaneamente i membri del consiglio di amministrazione. La procedura prevista al paragrafo 1 è quindi avviata e conclusa senza indugio.