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ALLEGATO 9 REGOLE DEL PROCEDIMENTO ARBITRALE Disposizioni generali 1. Nel capo 3 (Risoluzione delle controversie), sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti) e nel presente allegato si intende per: "esperto", una persona incaricata da una parte di fornirle consulenza o assistenza in relazione al procedimento del collegio arbitrale; "arbitro", un membro di un collegio arbitrale costituito a norma dell'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale); "assistente", una persona che, su mandato di un arbitro, svolge ricerche per quest'ultimo o lo assiste nelle sue funzioni; "parte attrice": la parte che chiede la costituzione di un collegio arbitrale a norma dell'articolo 3.28 (Avvio del procedimento arbitrale); "parte convenuta", la parte accusata di una violazione delle disposizioni di cui all'articolo 3.25 (Campo di applicazione); "collegio arbitrale", un collegio costituito a norma dell'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale); "rappresentante di una parte", un funzionario o qualsiasi altra persona designata da un dicastero, da un organismo governativo o da qualunque altro soggetto pubblico di una parte, che rappresenta la parte ai fini di una controversia nel quadro del presente accordo. 2. Il presente allegato si applica ai procedimenti di risoluzione delle controversie di cui al capo 3 (Risoluzione delle controversie), sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti), salvo diverso accordo tra le parti. 3. Salvo altrimenti concordato, la parte convenuta provvede all'organizzazione logistica dei procedimenti di risoluzione delle controversie, in particolare delle udienze. Le spese organizzative, comprese le spese degli arbitri, sono equamente ripartite tra le parti. Notifiche 4. Le parti e il collegio arbitrale trasmettono qualunque richiesta, avviso, comunicazione scritta o altro documento per posta elettronica, con copia trasmessa lo stesso giorno mediante fax, raccomandata o corriere, a mano con rilascio di ricevuta o tramite qualsiasi altro mezzo di telecomunicazione che ne comprovi l'invio. Salvo prova contraria, un messaggio di posta elettronica si considera ricevuto nello stesso giorno in cui è stato inviato. 5. Ciascuna parte fornisce una copia elettronica di tutte le proprie comunicazioni scritte e contestazioni a ciascuno degli arbitri e contemporaneamente all'altra parte. ? altresì fornita una copia cartacea dei documenti. 6. Tutte le notifiche sono indirizzate rispettivamente al direttore generale della direzione generale del Commercio della Commissione europea e al direttore della divisione per l'America del Nord e l'Europa del ministero del Commercio e dell'industria di Singapore. 7. Gli errori materiali di scarsa importanza contenuti in richieste, avvisi, comunicazioni scritte o altri documenti relativi al procedimento del collegio arbitrale possono essere corretti mediante presentazione di un nuovo documento in cui siano chiaramente indicate le modifiche, salvo obiezione dell'altra parte. 8. Qualora il termine ultimo per la presentazione di un documento coincida con una festa nazionale ufficiale di Singapore o dell'Unione, il documento è trasmesso il giorno lavorativo successivo. Avvio del procedimento arbitrale 9. a) Se, a norma dell'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale) o delle regole 21, 23 o 50 del presente allegato, gli arbitri sono designati mediante estrazione a sorte, i rappresentanti di entrambe le parti hanno il diritto di assistere al sorteggio. b) Salvo diverso accordo tra le parti, queste ultime si riuniscono con il collegio arbitrale entro sette giorni dalla sua costituzione al fine di individuare le questioni che le parti o il collegio arbitrale ritengono opportuno affrontare, compresi l'onorario e il rimborso delle spese degli arbitri. Gli arbitri e i rappresentanti delle parti possono partecipare a tale riunione per telefono o in videoconferenza. 10. a) Salvo diverso accordo tra le parti, entro sette giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale quest'ultimo è investito del mandato seguente: "esaminare, in funzione delle pertinenti disposizioni dell'accordo, la questione oggetto della richiesta di costituzione del collegio arbitrale presentata a norma dell'articolo 3.28; pronunciarsi sulla compatibilità della misura in questione con le disposizioni di cui all'articolo 3.25 mediante constatazioni giuridiche e/o di fatto debitamente motivate; ed emettere il proprio lodo in conformità degli articoli 3.31 e 3.32. ". b) Una volta raggiunto un accordo in merito al mandato del collegio arbitrale, le parti comunicano immediatamente tale accordo al collegio arbitrale. Comunicazioni iniziali 11. La parte attrice presenta le proprie comunicazioni scritte iniziali entro 20 giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale. La parte convenuta presenta la propria replica scritta entro 20 giorni dalla data di presentazione della comunicazione scritta iniziale. Funzionamento dei collegi arbitrali 12. Il presidente del collegio arbitrale presiede tutte le riunioni del medesimo. Il collegio arbitrale può delegare al presidente le decisioni di carattere amministrativo e procedurale. 13. Salvo altrimenti disposto al capo 3 (Risoluzione delle controversie), sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti), il collegio arbitrale può svolgere la propria attività mediante qualsiasi mezzo di telecomunicazione, compresi telefono, fax o collegamenti informatici. 14. Soltanto gli arbitri possono partecipare alle discussioni del collegio arbitrale, ma quest'ultimo può autorizzare i suoi assistenti ad assistere alle discussioni. 15. La stesura dei lodi è di esclusiva competenza del collegio arbitrale e non è delegata. 16. Qualora sorga una questione procedurale non contemplata dalle disposizioni del capo 3 (Risoluzione delle controversie), Sezione B (Risoluzione delle controversie tra le parti) e dei relativi allegati, il collegio arbitrale può, previa consultazione delle parti, adottare una procedura appropriata, compatibile con tali disposizioni. 17. Il collegio arbitrale, qualora ritenga necessario modificare un termine applicabile ai procedimenti o introdurre qualsiasi altro adeguamento di carattere procedurale o amministrativo, comunica per iscritto alle parti i motivi della modifica o dell'adeguamento, indicando il termine o l'adeguamento necessario. Sostituzione 18. In caso di impedimento, rinuncia o necessità di sostituzione di un arbitro, è designato un sostituto in conformità dell'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale). 19. Se una parte ritiene che un arbitro debba essere sostituito perché non si conforma alle prescrizioni del codice di condotta di cui all'allegato 11 (di seguito "codice di condotta"), detta parte informa l'altra parte entro 15 giorni dal momento in cui è venuta a conoscenza delle circostanze relative alla violazione del codice di condotta da parte dell'arbitro. 20. Se una parte ritiene che un arbitro diverso dal presidente non si conformi alle prescrizioni del codice di condotta, le parti si consultano e, in caso di comune accordo, sostituiscono l'arbitro designando un sostituto conformemente alla procedura di cui all'articolo 3.29 (Costituzione del collegio arbitrale). 21. Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire un arbitro, ciascuna parte può chiedere che la questione siasottoposta al presidente del collegio arbitrale, la cui decisione è definitiva. Se, in seguito a tale richiesta, il presidente constata che un arbitro non si conforma alle prescrizioni del codice di condotta, è designato un nuovo arbitro.