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- verifica dei soggetti coinvolti nel processo - sensibilizzazione degli attori coinvolti sulle prescrizioni previste dalla normativa, in particolare sui termini di conservazione elettronica delle fatture, dei libri contabili e delle scritture - verifica degli strumenti utilizzati - verifica del formato di conservazione (formato di testo o di immagine) - verifica della procedura e modalità di apposizione della firma digitale - verifica della marca temporale dei documenti informatici ricevuti - individuare il responsabile della conservazione - predisporre un manuale della conservazione che definisca il funzionamento del sistema, le regole di sicurezza, la gestione di tutte le anomalie. Il manuale deve nel tempo dare evidenza di tutte le situazioni che incidono sulla corretta tenuta e conservazione di documenti e registri; - evidenziare i cambiamenti prodotti dall'utilizzo della fattura elettronica per far emergere la necessità di adeguare compiti e carichi di lavoro tra le risorse coinvolte nel processo di fatturazione (si pensi, ad esempio, ai possibili cambiamenti che riguardano la risorsa che si occupa fisicamente di ricevere, protocollare e smistare le fatture cartacee); - coinvolgere nelle diverse fasi coloro che poi saranno interessati dal cambiamento; - pianificare i percorsi formativi per le risorse coinvolte nel processo di fatturazione; - verificare il processo di esibizione in caso di accessi, ispezioni e verifiche da parte delle autorità preposte, ed in particolare: - verificare che sia correttamente assicurato l'accesso automatizzato all'archivio informatico; - verificare che i documenti conservati ed i certificati qualificati siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. 5. LINEE GUIDA RIFERITE ALL'INFORMATIZZAZIONE Le modalità di gestione della fatturazione elettronica saranno diverse in funzione del livello di informatizzazione delle PA. Premesso che la fatturazione è intesa come quel processo che parte dalla composizione della fattura, in generale da parte del fornitore di beni/servizi, e termina generalmente con l'archiviazione della fattura da parte del fornitore e del cliente, secondo quanto prescritto per legge, il livello di informatizzazione condizionerà il modello di riferimento per la gestione della fatturazione elettronica. Si parte dal modello più ristretto che considera il processo di fatturazione in maniera autonoma e svincolata dagli altri processi, per arrivare al modello più ampio che considera la fatturazione come una fase di un ciclo più esteso che va dall'ordine al pagamento. Nel modello più ampio la fatturazione elettronica diventa il perno sul quale basare tutti i processi di integrazione e di dematerializzazione di tutti i documenti utilizzati nell'ambito del ciclo passivo. Le Amministrazioni dovranno occuparsi di - predisporre un canale di comunicazione verso il SdI; - protocollare in ingresso le fatture; - trasmettere i riscontri di acquisizione; - predisporre il percorso di conservazione dei documenti di fatturazione acquisiti elettronicamente. Per incrementare i benefici legati alla fatturazione elettronica, le PA potranno: - acquisire direttamente il documento fattura nei sistemi gestionali ove già presenti; - adottare un sistema documentale per la gestione elettronica del documento in tutte le attività gestionali. I risparmi ed i vantaggi più rilevanti derivano dalla dematerializzazione dell'intero "ciclo dell'ordine" ma tale operazione può essere effettuata per passi. L'approccio più favorevole è iniziare dalla fase della fatturazione, sia perché è il documento che più di altri viene prodotto ed utilizzato (riconciliazione con i documenti di trasporto e con gli ordini, verifica e riconciliazione contabile con i pagamenti e gli incassi, eccetera) sia perché è il documento che nei processi aziendali collega il ciclo amministrativocontabile al ciclo finanziario (incassi, pagamenti e tesoreria). Predisposizione di un canale di comunicazione verso il SdI Le Pubbliche Amministrazioni destinatarie di fatture dovranno predisporre un canale di comunicazione verso il SDI utilizzando una delle modalità di inoltro previste dal documento "Regole Tecniche". Adeguamento dei processi informatici La fattura viene acquisita in un formato strutturato, ossia un formato che permette l'elaborazione dei dati in essa contenuti in modalità totalmente automatica. Sulla base delle precedenti considerazioni, in un'amministrazione in cui il grado di informatizzazione è basso e dove i processi amministrativi-contabili non sono supportati da sistemi informatici integrati, il processo di implementazione della fattura elettronica coinvolge, almeno in una prima fase, solamente la fase di fatturazione in senso stretto. Poichè in casi del genere la fattura non viene processata automaticamente all'interno del sistema amministrativo, l'attenzione dovrà essere spostata esclusivamente sul processo di conservazione e sulle procedure amministrative che dovranno essere predisposte per regolamentare il predetto processo. Tali indicazioni sono applicabili anche alle PA con un livello di informatizzazione medio/elevato. In questi casi, tuttavia, la fattura potrà essere elaborata automaticamente dai sistemi informativi della PA. Le Amministrazioni che dispongono di un sistema gestionale, ad esempio, sono le più indicate per un'integrazione estesa dei processi di fatturazione elettronica, in quanto: - il sistema informatico gestionale consente una naturale acquisizione dei documenti in formato strutturato; - gli attori coinvolti nei processi amministrativi (addetti agli acquisti, addetti alla fatturazione, etc.) sono abituati a considerare attendibili i dati originati da una fonte informatica; in molti casi è già in atto un processo volto alla dematerializzazione dei documenti cartacei. Un elevato livello di informatizzazione, pertanto, può indicare una naturale predisposizione e familiarità con documenti che prescindono dal supporto cartaceo. 6. LINEE GUIDA RIFERITE ALLE RELAZIONI CON IL FORNITORE La PA nell'adozione della fatturazione elettronica deve necessariamente coinvolgere i fornitori che rappresentano i principali attori del processo. Per garantire un buon funzionamento del processo di fatturazione le singole amministrazioni dovranno modulare le modalità di interazione con i fornitori. A tal fine è necessario che le amministrazioni si attivino per effettuare il censimento dei fornitori con cui intrattengono rapporti e fornire degli indirizzi utili per garantire comportamenti omogenei nella trasmissione del flusso di fatturazione. È fondamentale che le Amministrazioni garantiscano l'identificazione univoca del destinatario delle fatture secondo le regole previste all'Allegato D al decreto di cui le Linee Guida sono parte integrante. L'informazione sarà presente altresì nella fattura stessa e quindi è compito dell'Amministrazione formalizzare un accordo con il fornitore per assicurarsi il corretto riconoscimento del destinatario delle fatture nelle modalità previste. Il tempestivo e coerente aggiornamento dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni, nei tempi indicati dal decreto e, a regime, rispetto a quanto contrattualizzato con il fornitore sono presupposti indispensabili per consentire al Sistema di Interscambio di recapitare correttamente la fattura agli uffici di pertinenza. Trasmissione delle fatture da parte dei fornitori La fattura elettronica prevede dei campi obbligatori e dei campi facoltativi che possono contenere informazioni utili all'Amministrazione. Il Sistema di interscambio riceve e trasmette anche allegati alla fattura il cui contenuto, sia esso copia o duplicato elettronico di documento analogico ovvero di documento nativamente elettronico, è oggetto di specifico accordo tra l'amministrazione cliente e il proprio fornitore.