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Art. 3 Procedura ordinaria per la costituzione e il funzionamento delle Commissioni 1. Il dirigente competente, entro i sessanta giorni precedenti alla data di scadenza della Commissione, richiede al sovraintendente dell'archivio centrale dello Stato o al direttore dell'archivio di Stato competente per territorio e al Ministero dell'interno la designazione dei membri di propria competenza. 2. Delle designazioni è data comunicazione entro trenta giorni dalla data della richiesta. 3. Ricevuta la comunicazione di cui al comma 2, il dirigente competente provvede alla nomina della Commissione di sorveglianza, individuando, altresì, un impiegato per lo svolgimento delle funzioni di segretario e, ove lo ritenga opportuno, un proprio delegato per l'espletamento delle funzioni di presidenza. 4. Dell'atto di nomina della Commissione è data comunicazione, nei tre giorni successivi, alle amministrazioni di cui al comma 1, nonché all'amministrazione da cui dipende l'ufficio stesso. 5. Il Presidente ha l'obbligo di convocare la Commissione almeno ogni centoventi giorni. La Commissione è convocata, altresì, ogni qual volta il presidente lo ritenga opportuno, o ne sia richiesto dai rappresentanti dell'amministrazione degli archivi di Stato e del Ministero dell'interno. Il Presidente cura, attraverso il segretario, la stesura di una relazione annuale sull'attività della Commissione, indicando sinteticamente i risultati ottenuti in relazione all'attuazione dei criteri e degli obiettivi stabiliti ai sensi degli articoli 6 e 7.