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A = A titolo consultivo C = Coordinamento D = Decisione L = Direzione O = Supervisione P = Proposta A1 = Osservazioni sul progetto di SP (sviluppo postale) * In un anno diverso da quello in cui avrà luogo il Congresso, il Consiglio di amministrazione può adottare una decisione relativa al piano strategico da sottoporre al Congresso e da applicare nel successivo ciclo quinquennale, sulla base di una proposta emanante dal Consiglio di gestione postale. Il CA quindi approva il piano da sottoporre al Congresso, ma è quest'ultimo che in definitiva dà l'approvazione finale. (N.B.: L'applicazione di questa procedura, nonché di altre, richiederà almeno una breve sessione del CA, se del caso immediatamente dopo il CEP, nel corso dell'anno del Congresso). Inoltre, in considerazione della partecipazione dell'Ufficio internazionale e del Consiglio di gestione postale dall'elaborazione del piano da sottoporre al Congresso, sembra opportuno dar loro voce in capitolo, contestualmente al Consiglio d'amministrazione, al momento della presentazione del piano quinquennale al Congresso; il Presidente del CEP potrebbe spiegare i punti e le questioni di cui avrebbe la responsabilità; l'Ufficio internazionale spiegherà, se del caso, le modalità di applicazione del piano e le sue conseguenze finanziarie per l'Ufficio internazionale. Pianificazione strategica in seno all'UPU - Ciclo annuale (anno diverso da quello in cui ha luogo il Congresso) - Aggiornamento del piano annuale Individua Classifica Elabora, Approva Approva Attua Seguito le le rivede il il e questioni questioni il Piano bilancio rapporto di per ordine piano strateg. pre- della competenza di strateg. annuale ventivo applic. dell'UPU priorità annuale del piano Paesi membri A A L CA A A D D L A Comitato di gestione del CA A A A A A Commissioni del CA A A L A CEP A A P2 L A Comitato di gestione del CEP A A P2 P1** A A GT/SP/CEP O D O A A O O Commissioni del CEP A A A L A Intergruppo CA/CEP/BI* A A A A A BI* C P C P C P1 C P2** C L L Leggenda: A = Consultivo C = Coordinamento D = Decisione L = Direzione O = Supervisione P = Proposta * Sarà formato un Intergruppo destinato alla pianificazione strategica, comprendente i Gruppi di lavoro Pianificazione strategica del CA e del CEP, nonché l'Ufficio internazionale. Tale Intergruppo potrà riunirsi anche nell'intervallo tra le sessioni del CA e del CEP, a seconda delle necessità, e fornirà pareri ed opinioni sulla stesura del piano strategico e di quello finanziario e su come sovraintendere alla loro attuazione. Il Presidente del GT/PS/CEP interporrà i suoi buoni uffici a favore dell'Intergruppo e lo specialista della Pianificazione presso l'Ufficio internazionale eserciterà la funzione di Segretario. ** Ogni autunno, il CA approverà l'aggiornamento attuale del piano strategico per l'anno successivo in base ad una proposta promulgata dal CEP nella primavera precedente. Sarebbe opportuno che il Presidente del CEP e l'Ufficio internazionale presentino questa proposta al CA di comune accordo, avendo collaborato alla relativa elaborazione. Decisioni diverse da quelle che modificano gli Atti Annesso 5 Pianificazione strategica Iscrizione al bilancio per programma Calendario delle attività corrispondenti all'esercizio delle funzioni e delle responsabilità Calendario Organo Attività 22 agosto - Congresso 14 settembre di Seul 1994 Approvare il piano strategico, i.e.: mis- sione e obiettivi, programmi, progetti, at- tività (OPPA; tuttavia il Congresso do- vrebbe prendere nota sostanzialmente dei progetti e delle attività e dare un'ap- provazione generale senza entrare in parti- colari). Stabilire i limiti annuali di spesa dell'UPU nell'intervallo tra i Congressi. Autorizzare il CA ed il CEP ad aggiornare, di concerto con l'Ufficio internazionale, il piano strategico ogni anno, nonché a stanziare le risorse nei limiti del plafond di spesa annuale e a verificare la valuta- zione dei costi. Ripartire i progetti e le attività del piano strategico tra il CA ed il CEP secon- do le responsabilità loro attribuite nel Regolamento generale. Prendere nota delle raccomandazioni formu- late nel PS relative allo stanziamento di risorse agli OPPA, identificare, sempre che intenda farlo, i programmi, progetti o at- tività prioritari e specificare le risorse minime da assegnare a loro disposizione o ad altre attività, entro i limiti dei plafond annuali e a partire dai contributi obbligatori. N.B.: Il piano strategico approvato dal Congresso entrerà in vigore nel periodo dal 1995 al 1999. Per il primo anno, i.e. il 1995, sarà abbinato a titolo di prova al bilancio-preventivo/programma, e l'en- trata in vigore dei due sarà contestuale al vigente sistema di iscrizione al bilan- cio-preventivo, tale periodo di transizione dovendo consentire il collaudo del nuovo sistema. 24 agosto - Ufficio 13 settembre interna- 1994 zionale Esaminare le idee prodotte dal Dibattito generale e le altre decisioni adottate du- rante il Congresso che converrebbe incorpo- rare nel piano strategico ed adeguare il piano, con particolare interesse alle in- cidenze finanziarie ed alla ripartizione delle responsabilità, affinchè il Con- gresso ne venga a conoscenza e lo approvi 12 settembre Consiglio Riunione costitutiva 1994 di ammini- strazione Determinare il numero delle Commissioni e le loro funzioni, tenendo conto delle Raccomandazioni fatte dal Congresso in base alle proposte di ristrutturazione. Eleggere i Presidenti ed i Vice-Presidenti delle Commissioni e designare inoltre il Presidente ed i membri del Gruppo di lavoro di pianificazione strategica in modo che questi ultimi possano mettersi in contatto con il GT di pianificazione strategica del CEP e dell'Ufficio internazionale in quanto membro dell'Intergruppo di pianificazione strategica. Se le circostanze lo consentono, ripartire, tra le varie Commissioni, i compiti deri- vanti dalle decisioni del Congresso e in- corporati nel piano strategico nonché tutti gli altri OPPA inclusi nel piano. 12 settembre Consiglio Riunione costitutiva 1994 di gestio- ne postale Determinare il numero delle Commissioni e le loro funzioni, tenendo conto delle rac- comandazioni fatte dal Congresso in base alle proposte di ristrutturazione. Eleggere il Presidente, il Vice-Presidente ed i Presidenti e Vice-Presidenti delle Commissioni e designare inoltre il Presidente ed i membri del Gruppo di lavoro di pianificazione strategica, in modo che questi ultimi possano entrare in contatto con il GT di pianificazione strategica del CA e con l'Ufficio internazionale, detto Gruppo facente parte dell'Intergruppo di pianificazione strategica. Se le circostanze lo consentono, ripartire, tra le varie Commissioni, i compiti deri- vanti dalle decisioni del Congresso e in- corporati nel piano strategico come pure tutti gli altri OPPA inclusi nel piano. ottobre 1994 Ufficio gennaio 1995 interna- zionale Rivedere gli OPPA e se del caso, elaborare le raccomandazioni relative alla riparti- zione dei compiti tra le Commissioni del CA e del CEP, di concerto con i Presidenti del GT/PS/CA e del GT/PS/CEP.