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ALLEGATO "C" LINEE GUIDA SOMMARIO 1. PREMESSA 2. IL DISEGNO COMPLESSIVO 2.1 CONTESTO 2.2 IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO 3. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA 3.1 ASPETTI GENERALI 3.2 ASPETTI PROCEDURALI 4. LINEE GUIDA RIFERITE ALL'ORGANIZZAZIONE 5. LINEE GUIDA RIFERITE ALL'INFORMATIZZAZIONE 6. LINEE GUIDA RIFERITE ALLE RELAZIONI CON IL FORNITORE 7. INDICAZIONI IN MERITO ALLA CONSERVAZIONE 1. PREMESSA Il presente documento riporta le linee guida per l'adeguamento delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche come previsto dalla Legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Legge Finanziaria 2008). Le linee guida hanno lo scopo di fornire elementi di natura metodologica e organizzativa per consentire ai soggetti interessati di adeguare le proprie procedure amministrative e i propri sistemi informatici alla norma, e costituiscono un supporto all'innovazione dei processi di acquisto e contabilizzazione nella Pubblica Amministrazione. Le indicazioni fornite sono di carattere generale e sarà cura di ciascuna amministrazione adeguarle operativamente alla propria realtà organizzativa. Per favorire l'attuazione delle presenti linee guida, sono fornite apposite specifiche operative, disponibili sul sito www.mef.gov.it. Tali specifiche vengono predisposte ed aggiornate dal dal MEF - Ragioneria Generale dello Stato, sentite le strutture competenti del Ministero dell'economia e finanze e l'Agenzia per l'Italia digitale. 2. IL DISEGNO COMPLESSIVO 2.1 CONTESTO La fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (Legge Finanziaria 2008) si colloca nell'ambito delle linee di azione dell' Unione Europea («i2010») che incoraggia gli Stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo,organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l'intero ciclo degli acquisti. Recependo tale direttiva già altri paesi europei hanno avviato un programma di introduzione della fatturazione elettronica utilizzando anche la leva normativa della Pubblica Amministrazione per favorirne l'adozione nei rapporti tra imprese. La Legge Finanziaria 2008 (articolo 1, commi da 209 a 214) - obbliga i fornitori ad adottare il formato elettronico nella gestione delle fatture (emissione, trasmissione, archiviazione e conservazione) anche se emesse sottoforma di nota, conto, parcella e simili; - obbliga le pubbliche amministrazioni a non accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né a procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica; - istituisce il "Sistema di Interscambio" delle fatture elettroniche, la cui gestione viene demandata al Ministero dell'economia e delle finanze che allo scopo si può avvalere di proprie strutture societarie; - identifica il campo di applicazione nelle operazioni per le quali deve essere emessa la fattura, ciò non esclude la possibilità di una successiva estensione ad ulteriori fattispecie; - supera, di fatto, il tema del consenso del destinatario a ricevere fatture tramite trasmissione elettronica trasformandolo in un obbligo da parte dell'amministrazione ricevente. Il 1° Decreto Attuativo emesso dal Ministero dell'Economia e delle Finanze il 7 marzo 2008, all'art. 1 decreta: "L'Agenzia delle entrate è individuata quale gestore del Sistema di Interscambio di cui all'art. 1, commi 211 e 212, legge 24 dicembre 2007, n. 244; a tal fine l'Agenzia delle entrate si avvale della SOGEI - Società Generale di Informatica S.p. A., quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica di detto sistema di interscambio. " 2.2 IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Il Sistema di Interscambio ha il ruolo di "snodo" tra gli attori interessati dal processo di fatturazione elettronica. Poichè il contesto in cui si inserisce il Sistema è costituito da più fornitori che si interfacciano con più Pubbliche Amministrazioni, il Sistema di Interscambio è uno strumento che consente la riduzione delle complessità. Nel contesto di riferimento del Sistema di Interscambio e nell'ambito del processo di fatturazione elettronica, si possono individuare quattro attori che interagiscono tra loro, con caratteristiche differenti in funzione del ruolo svolto nel processo. - Operatori economici; - Intermediari; - Sistema di interscambio; - Pubblica Amministrazione. Gli Operatori Economici, in qualità di fornitori di beni e servizi emettono le fatture o documenti passivi rivolte alla PA. La PA stessa può essere fornitrice di beni e servizi. Gli operatori economici possono avvalersi di Intermediari per la gestione della fatturazione elettronica e possono essere loro stessi degli intermediari ed offrire i propri servizi sia agli altri operatori economici sia alla Pubblica Amministrazione. La Pubblica Amministrazione è il destinatario delle fatture che transitano dal Sistema di Interscambio. Il Sistema di Interscambio presidia il processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle Amministrazioni Pubbliche destinatarie. In particolare il Sistema di Interscambio: - fornisce i servizi di accreditamento al sistema; - riceve le fatture trasmesse in formato elettronico; - valida e gestisce i flussi delle fatture; - effettua le opportune verifiche sui dati trasmessi (integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori di fattura); - indirizza le fatture alle PP.AA. destinatarie; - notifica l'esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta; - invia alla RGS i flussi informativi per il monitoraggio della finanza pubblica; - fornisce supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il SdI. Il formato "accettato" in ingresso consente al Sistema di Interscambio di trattare le informazioni ai fini dei controlli previsti, dell'inoltro delle fatture ai destinatari e dell'estrapolazione delle informazioni utili al monitoraggio della finanza pubblica. La trasmissione delle fatture elettroniche può avvenire, oltre che direttamente tra gli Operatori Economici e Sistema di Interscambio, anche attraverso l'intermediazione di soggetti abilitati come previsto dalla Legge Finanziaria 2008. L'intermediazione è prevista sia nei confronti degli Operatori Economici (Intermediari degli Operatori Economici) sia nei confronti delle Amministrazioni Pubbliche (Intermediari delle PP.AA. ) . Gli Intermediari degli Operatori Economici offrono i servizi per la predisposizione e/o la trasmissione delle fatture in formato elettronico. In particolare: - emettono,se richiesto, le fatture elettroniche per conto degli Operatori Economici - trasmettono le fatture al Sistema di Interscambio - adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione. Gli Intermediari delle PP.AA. - ricevono le fatture dal Sistema di Interscambio per conto delle Amministrazioni Pubbliche destinatarie - adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione. Di seguito la rappresentazione delle relazioni tra i diversi attori coinvolti nel trattamento della fattura elettronica.