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Annesso I Pianificazione strategica Iscrizione al bilancio per programma Funzioni e responsabilità I. Il Congresso - Tratta, nell'ambito del Dibattito generale, i principali problemi cui l'UPU dovrà far fronte nel prossimo periodo quinquennale; - esamina le proposte sulle modalità con le quali gli organi dell'Unione dovrebbero far fronte ai principali problemi ed incorpora le decisioni adottate riguardo a tali proposte nel progetto di piano strategico, - adotta una risoluzione con la quale fornisce la sua approvazione generale al Piano strategico dell'UPU (PS) per 1995-1999, piano che comporta i seguenti elementi: - descrizione del mandato dell'UPU; - obiettivi, programmi, progetti, attività (OPPA); - priorità e risorse da stanziare a favore degli stessi; - ripartizione dei progetti e delle attività di pianificazione strategica tra il Consiglio di amministrazione (CA), il Consiglio di gestione postale e l'Ufficio internazionale (BI); - valutazione dei costi di tutte le attività; - abilitazione del CA e del CEP ad aggiornare il piano ogni anno, dopo aver consultato l'Ufficio internazionale, in particolare ri- stanziando le risorse entro i limiti consentiti del bilancio preventivo e verificando la valutazione dei costi; - determinazione del plafond del bilancio preventivo, e utilizzazione dei contributi obbligatori per l'attuazione della pianificazione strategica; - facoltà di avvalersi di contributi volontari supplementari o di altre fonti di finanziamento, per l'attuazione delle attività di pianificazione strategica, secondo le procedure finanziarie eventualmente approvate dal CA; - approva il plafond annuale del bilancio preventivo, che regola l'utilizzazione dei contributi obbligatori per la realizzazione delle attività previste nel piano strategico; - adotta un piano finanziario che sarà presentato sia come annesso al piano strategico, sia sotto forma di un documento separato, e che comporterà: - l'enunciazione di informazioni finanziarie su tutte le attività incluse nel piano strategico, comprese quelle derivanti dalle funzioni di base dell'Ufficio internazionale, con la chiara indicazione che spetta al CA ed al CEP di aggiornare il bilancio ogni anno, in coordinamento con l'Ufficio internazionale, ed in funzione dei cambiamenti apportati nel piano strategico; - una certa flessibilità al fine d'incorporare le nuove attività, o i livelli di attività da aggiungere, se del caso, nel piano strategico durante l'intervallo tra due Congressi, nonché ogni fonte di finanziamento supplementare diversa dai contributi obbligatori dei membri. II. Il Consiglio di amministrazione (CA) - si riunisce ogni anno in autunno e: - riceve i rapporti già revisionati, valuta l'avanzamento dell'attuazione del piano strategico stabilito per l'anno precedente ed esamina gli avvenimenti strategici accaduti durante l'anno suscettibili di avere influenza sull'Unione, sulla sua missione ed i suoi obiettivi, nonché sul CA, sui suoi programmi, progetti ed attività; - fornisce direttive ed istruzioni alle sue Commissioni e Gruppi di lavoro, nonché all'Ufficio Internazionale riguardo all'attuazione del piano strategico per l'anno a venire; - aggiorna ogni anno il piano strategico ed approva il bilancio - programma per l'anno successivo, sulla base delle proposte presentate dal Consiglio di gestione postale e dallo stesso elaborate, in concertazione con il CA e con l'appoggio e la partecipazione dell'Ufficio internazionale; - dà linee direttive, sotto forma di risoluzioni o di raccomandazioni, al CEP ed all'Ufficio internazionale riguardo alla gestione degli studi e delle attività derivanti dal piano strategico, assumendosi in tal modo le responsabilità stabilite nella Costituzione e nel Regolamento generale; - approva l'inclusione di tutti i contributi volontari e di tutti i fondi provenienti da altre fonti nel bilancio-preventivo/programma, ed approva inoltre lo stanziamento di detti fondi per ogni nuova attività o livello di attività da eseguire, se del caso, nell'ambito del piano strategico, facendo in modo che tutte le attività e relativi finanziamenti figurino nel piano strategico e nel bilancio-preventivo/programma che vi si riferisce; - delega dei poteri al suo Presidente affinchè approvi, nell'intervallo tra le sessioni del CA, lo stanziamento di ogni risorsa finanziaria supplementare non prevista che potrebbe se del caso essere messa a disposizione dell'Unione e che non sia stata inclusa né nel piano strategico approvato né nel bilancio preventivo-programma, ed approvi altresì l'uso di tale stanziamento per attività da intraprendere d'urgenza, previa consultazione del Presidente del CEP e dell'Ufficio internazionale, secondo le procedure finanziarie supplementari eventualmente adottate; - affida al Comitato di gestione l'incarico di rivedere dettagliatamente il piano strategico proposto dal CEP e di aggiornare di conseguenza il piano finanziario; - forma un Gruppo di lavoro di pianificazione strategica (GT/PS) dipendente dal Comitato di gestione. Il ruolo di questo gruppo consisterà in particolare ad informare il CEP della politica e degli orientamenti emanati dal CA; fungerà inoltre da agente di collegamento con il Gruppo di lavoro di pianificazione strategica del CEP e l'Ufficio internazionale; i Presidenti di tali gruppi riuniti e l'Ufficio internazionale formano l'Intergruppo di pianificazione strategica CA/CEP/BI; questo Intergruppo, in particolare, si occuperà delle questioni relative alla revisione annuale e all'aggiornamento del PS e del PF; (N.B.: sarebbe certamente preferibile che il rappresentante del paese nominato a far parte del GT/PS abbia una vasta esperienza del funzionamento dell'UPU e delle attività postali internazionali, ma sarebbe anche utile poter disporre, all'occasione, dell'appoggio supplementare di uno specialista della pianificazione avente esperienza consolidata in materia di pianificazione strategica a livello nazionale e di attività di iscrizione al bilancio per programma). - stabilisce un Comitato di gestione del CA (CG/CA) dipendente dal Presidente del CA e costituito dai Presidenti delle Commissioni CA e dal Presidente del GT/PS del CA, incaricato: - di sovraintendere a tutte le attività del CA intraprese nell'ambito del piano strategico: - di esaminare le proposte relative alla revisione annuale delle attività e delle priorità del CA enunciate nel PS e nel BP; - di riunirsi con il Comitato di gestione del CEP, nel quadro di un foro comune di pianificazione, ogni qualvolta ciò sia necessario, ma almeno una volta prima del Congresso successivo, per riesaminare il mandato dell'UPU e contribuire alla elaborazione del successivo piano quinquennale da sottoporre al Congresso. III. Il Consiglio di gestione postale (CEP) Si riunisce ogni anno in primavera e: - si assume la responsabilità di dirigere la supervisione dell'elaborazione e dell'aggiornamento annuale del piano strategico e del bilancio-preventivo programma e di sottoporli al CA per approvazione; - riceve e valuta i rapporti di avanzamento dell'attuazione del piano strategico per l'anno precedente ed esamina gli avvenimenti d'importanza strategica accaduti nel corso dell'anno che possono avere influenza sull'Unione, sul suo mandato e sui suoi obiettivi, nonché sul CEP, i suoi programmi, progetti ed attività;