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I dettagli specifici delle attività possono essere comunicati al gestore solo nel corso dell'ispezione, se la loro rivelazione prematura può compromettere la raccolta di evidenze oggettive. 3.2.3. La Commissione deve documentare e registrare le azioni ed i risultati delle verifiche sulla base dei documenti di cui alle sezioni 2, 3, 4 e 5 della parte II del presente allegato. Solamente in casi particolari da motivare potrà essere necessario completare la documentazione mediante l'acquisizione di documenti a supporto delle evidenze raccolte, potendo in generale utilizzare il semplice riferimento, ovvero l'acquisizione di stralci significativi quali indici o altro. 3.3. Assegnazione delle criticità ai diversi elementi del sistema di gestione sottoposti a verifica 3.3.1. Ai fini dell'effettuazione delle ispezioni, gli elementi del SGS-PIR, di cui all'allegato B del presente decreto, sono articolati in punti specifici, così come indicato nelle liste di riscontro 3.a e 3.b dell'appendice 3 del presente allegato. 3.3.2. L'analisi del sistema di gestione della sicurezza deve considerare tutti gli elementi indicati, ma con un grado di approfondimento che può essere diverso in funzione dell'importanza che essi rivestono nella prevenzione dei rischi di incidente rilevante per la specifica realtà aziendale. A tal fine è necessario procedere preventivamente all'identificazione degli elementi critici secondo i criteri indicati al punto 2.2 della sezione 1 della parte II del presente allegato. 3.4. Riscontri sul sistema di gestione della sicurezza I riscontri sul SGS-PIR sono condotti secondo le modalità e secondo il piano stabilito dalla Commissione, anche sulla base dell'identificazione degli elementi critici. Nel corso delle ispezioni possono essere apportate variazioni al piano di verifica, se ciò è necessario a garantire il conseguimento ottimale degli obiettivi prefissati. 3.4.1. Raccolta delle evidenze Le evidenze devono essere raccolte mediante interviste (sia agli operatori dell'azienda, sia a quelli delle ditte terze operanti nello stabilimento), esami di documenti, osservazione delle attività e delle condizioni nelle aree di interesse. Le informazioni ottenute mediante interviste devono essere possibilmente verificate attraverso altre fonti indipendenti, come osservazioni dirette, misure e registrazioni. 3.4.2. Rilievi risultanti dalle ispezioni 3.4.2.1. Tutti i rilievi emersi durante la verifica ispettiva devono essere portati all'attenzione del gestore all'atto del loro riscontro, e nella redazione del rapporto finale di ispezione si dovranno evidenziare, se possibile, i riferimenti documentali. A conclusione delle attività di raccolta dei dati, la Commissione deve riesaminare tutti i rilievi per stabilire la loro importanza anche ai fini della verbalizzazione. La Commissione deve in particolare assicurarsi che le non conformità siano documentate in modo chiaro e conciso e siano supportate da evidenze. 3.4.2.2. In analogia a quanto attuato per la certificazione dei sistemi di gestione qualità, ambiente e sicurezza sul lavoro, da parte di Enti Certificatori riconosciuti a livello nazionale ed internazionale, le "non conformità" sono distinte in: - non conformità maggiore: rientrano in questa definizione le evidenze di sostanziali mancanze del rispetto di requisiti di legge, di norme tecniche prese a riferimento per il Sistema di gestione della sicurezza, di standard aziendali (ad esempio, mancato o non completo rispetto delle disposizioni contenute nell'allegato B del presente decreto, mancato coinvolgimento dei Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) nell'ambito della definizione e del riesame del Documento di politica PIR, mancata consultazione del personale che lavora nello stabilimento, compreso il personale di imprese subappaltatrici a lungo termine nella stesura del Piano di emergenza interna, ecc.). Possono divenire, a giudizio della Commissione, non conformità maggiori tutte le non conformità minori che si perpetuano nel tempo (ad esempio la mancata attuazione delle raccomandazioni formulate al gestore nel corso di precedenti ispezioni). Le carenze così evidenziate devono essere comunicate al gestore al momento della loro rilevazione. La Commissione deve riportare il rilievo che ha comportato l'evidenza di una non conformità "maggiore" nel rapporto finale di ispezione e formulare in proposito una chiara e specifica proposta di prescrizione. - non conformità minore: rientrano in questa definizione le evidenze di aspetti formali non adeguatamente soddisfatti (ad esempio, requisito di una norma adottata volontariamente non completamente soddisfatto per mancanza di adeguata documentazione a supporto, elemento del sistema di gestione adottato ma mancante di una adeguata componente documentale a supporto, ecc.) La Commissione deve riportare il rilievo che ha comportato l'evidenza di una non conformità "minore" nel rapporto finale di ispezione e formulare una raccomandazione in proposito, intesa come azione consigliata per il miglioramento del SGS-PIR. 3.4.2.3. Per "proposta di raccomandazione" si deve intendere una specifica azione correttiva che la Commissione ritiene opportuno formulare al gestore per superare la causa di una non conformità minore e migliorare il SGS-PIR. 3.4.2.4. Per "proposta di prescrizione" si deve intendere una specifica azione correttiva che la Commissione formula per superare la causa di una non conformità maggiore. 3.5. Esame pianificato dei sistemi tecnici 3.5.1. L'analisi è condotta dalla Commissione avendo come riferimento la tabella "Eventi incidentali - misure adottate" di cui alla parte II - sezione 4 del presente allegato, compilata dal gestore. Essa può essere distinta in due fasi: - esame documentale, attraverso il quale la Commissione, sulla base della tabella sopra citata, accerta innanzitutto che nell'ambito del programma di manutenzione e controlli siano stati inseriti i componenti "critici" ai fini della prevenzione e protezione dai rischi di incidente rilevante e che per la definizione delle periodicità delle ispezioni, delle manutenzioni e dei controlli siano stati definiti specifici criteri, quali ad esempio l'affidabilità ad essi associata nell'analisi dei rischi riportata nel Rapporto di sicurezza, i consigli del costruttore, l'esperienza operativa; la Commissione procede, secondo le modalità indicate nella sezione 4 della parte II del presente allegato, alla verifica che le manutenzioni e i controlli dei componenti critici siano effettuati dal gestore come da programma, in particolare per quanto concerne le periodicità. - verifica in campo, anche attraverso la richiesta al gestore di predisporre almeno una simulazione di emergenza, al fine di accertare, oltre che aspetti più propriamente gestionali (quali la risposta della squadra di emergenza, l'aderenza alle procedure previste dal Piano di emergenza interna, la razionale ubicazione dei punti di raccolta e dei DPI, ecc.), il corretto funzionamento di componenti "critici" per la prevenzione/mitigazione degli incidenti (sistemi di rilevazione ed allarme e blocco, sistemi antincendio, DPI, ecc.). 3.5.2. Per la gestione degli eventuali rilievi e delle non-conformità derivanti dall'esame dei sistemi tecnici ci si riferisce a quanto indicato ai precedenti punti 3.4.1 e 3.4.2. 3.6. Conclusione delle attività dell'ispezione 3.6.1.