PORTARIA MTE Nº 1.869, DE 5 DE NOVEMBRO DE 2024

Institui a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos do Ministério do Trabalho e Emprego - SubSiga/MTE.

O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei nº 14.600, de 19 de junho de 2023, no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, no art. 6º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, no Decreto nº 11.779, de 13 de novembro de 2023, e no processo nº 19958.206136/2024-26, resolve

Art. 1º Instituir a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos do Ministério do Trabalho e Emprego - SubSiga/MTE.

Art. 2º À SubSiga/MTE compete:

I - propor as modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos à Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - CCSiga;

II - avaliar a aplicação das normas e seus resultados no âmbito setorial e seccional e propor os ajustes necessários, com vistas à modernização e ao aprimoramento do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Siga; e

III - implementar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos e arquivos nos âmbitos setorial e seccional.

Art. 3º As unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos integram o Siga, respectivamente, como órgão setorial do Ministério do Trabalho e Emprego e como órgão seccional da Fundação Jorge Duprat Figueiredo de Segurança e Medicina do Trabalho - Fundacentro, nos termos do disposto no art. 3º, caput, incisos II e III, do Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003.

Art. 4º A SubSiga/MTE será composta por representantes:

I - do Ministério do Trabalho e Emprego, que a presidirá; e

II - da Fundacentro.

§ 1º Cada membro da SubSiga/MTE terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e seus impedimentos.

§ 2º Os membros, titular e suplente, do Ministério serão indicados pelo Ministro de Estado do Trabalho e Emprego.

§ 3º Os membros, titular e suplente, da Fundacentro serão indicados pela autoridade máxima do órgão.

§ 4º Os membros da SubSiga/MTE serão designados em ato do Secretário-Executivo.

§ 5º Nas hipóteses de saída de membro ou de ausência de membro a três reuniões, por impedimento ou falta injustificada, a respectiva unidade indicará novo membro, no prazo de 30 (trinta) dias.

§ 6º Os representantes, titular e suplente, do Ministério do Trabalho e Emprego serão servidores em exercício na Diretoria de Administração, Finanças e Contabilidade da Secretaria-Executiva, conforme disposto no art. 19, caput, inciso I, alínea "e", e no art. 19, caput, inciso II, do Anexo I do Decreto nº 11.779, de 13 de novembro de 2023.

§ 7º A SubSiga/MTE poderá convocar representantes das unidades descentralizadas e representante da Coordenação-Geral de Unidades Descentralizadas da Secretaria-Executiva, quando for o caso.

Art. 5º A SubSiga/MTE se reunirá em caráter ordinário, semestralmente, e, em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu Presidente.

§ 1º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão convocadas pelo Presidente, por meio eletrônico institucional, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis da data de reunião.

§ 2º A pauta da reunião será encaminhada previamente aos membros da SubSiga/MTE no momento da convocação.

§ 3º O quórum de reunião e de aprovação da SubSiga/MTE será dos 2 (dois) membros, um do órgão setorial e um do órgão seccional.

§ 4º Os casos, em que houver divergências entre os membros, serão submetidos à CCSiga para orientações e posterior decisão conjunta dos membros.

§ 5º Os membros da SubSiga/MTE, que se encontrarem em outros entes federativos, se reunirão por meio de videoconferência e os membros que se encontrem no Distrito Federal poderão participar da reunião presencialmente.

§ 6º As reuniões deverão ser registradas em ata.

Art. 6º A secretaria-executiva da SubSiga/MTE será exercida pela Diretoria de Administração, Finanças e Contabilidade.

Art. 7º A participação na SubSiga/MTE será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 8º A SubSiga/MTE encaminhará à Secretaria-Executiva o relatório anual de suas atividades.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ MARINHO