PORTARIA SE/MJSP Nº 1.606, DE 3 DE JULHO DE 2024

Regulamenta o processo administrativo e as diretrizes para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços, no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

O SECRETÁRIO EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, no uso de suas atribuições previstas no art. 142, da Portaria MJSP nº 260, de 28 de dezembro de 2022, e no art. 1º, inciso XXXIV, da Portaria MJSP nº 665, de 24 de junho de 2024, e tendo em vista o disposto no art. 23, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, no Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023, e na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, resolve:

Art. 1º Ficam regulamentados o processo administrativo e as diretrizes para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 2º A pesquisa de preços tem como objetivos mínimos:

I - fixar o valor máximo admissível que a administração pública federal está disposta a contratar;

II - delimitar os recursos orçamentários necessários à licitação;

III - auxiliar na apuração da necessidade de realizar processo licitatório destinado exclusivamente à participação de microempresas e empresas de pequeno porte nos itens ou lotes de licitação cujo valor se enquadre nos limites previstos no Decreto nº 8.538, de 6 de outubro de 2015;

IV - identificar sobrepreço em itens de planilhas de custos;

V - identificar jogos de planilhas;

VI - conferir maior segurança na análise da exequibilidade da proposta ou de itens da proposta;

VII - impedir a contratação acima do preço praticado no mercado;

VIII - servir de parâmetro objetivo para julgamento das ofertas apresentadas;

IX - garantir a seleção da proposta mais vantajosa para a administração pública federal;

X - auxiliar o gestor a identificar a necessidade de negociar os preços registrados em ata com os fornecedores, em virtude da exigência de pesquisa periódica;

XI - servir de parâmetro nas renovações contratuais;

XII - subsidiar decisão do pregoeiro para desclassificar as propostas apresentadas que não estejam em conformidade com os requisitos estabelecidos no edital;

XIII - aferir a vantagem econômica das adesões às atas de registro de preços;

XIV - auxiliar na definição dos critérios de recebimento do objeto a ser contratado; e

XV - auxiliar a justificativa de preços na contratação direta.

Art. 3º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I - valor máximo admissível: valor obtido a partir de método estatístico aplicado em série de preços coletados, devendo desconsiderar, na sua formação, os valores inexequíveis, os inconsistentes e os excessivamente elevados;

II - sobrepreço: preço orçado para licitação ou preço contratado em valor expressivamente superior aos preços referenciais de mercado, seja de apenas um item, se a licitação ou a contratação for por preços unitários de serviço, seja do valor global do objeto, se a licitação ou a contratação for por tarefa, empreitada por preço global ou empreitada integral;

III - valor expressivamente elevado/superior: valor que seja 25% (vinte e cinco por cento) superior ao valor máximo admissível na pesquisa;

IV - preço inexequível: preço menor que o resultado da média das propostas subtraído do desvio padrão; e

V - preço inconsistente: preço incoerente em relação à quantidade e qualidade do item pesquisado.

Art. 4º A pesquisa de preços será materializada em documento próprio, devendo conter, no mínimo:

I - descrição do objeto a ser contratado;

II - justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável;

III - identificação do(s) agente(s) responsável(veis) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento, com a devida assinatura dos responsáveis;

IV - caracterização das fontes consultadas;

V - série de preços coletados;

VI - método estatístico aplicado para a definição do valor estimado;

VII - memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e

VIII - justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o art. 5º, inciso IV, desta Portaria.

Art. 5º A pesquisa de preços será realizada com observância das orientações contidas nos Anexos I, II e III desta Portaria e a utilização dos seguintes parâmetros:

I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente;

II - contratações similares feitas pela administração pública federal, em execução ou concluídas no período de um ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;

III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo Federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até seis meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e hora de acesso;

IV - pesquisa direta com, no mínimo, três fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de seis meses de antecedência da data de divulgação do edital; ou

V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até um ano anterior a data de divulgação do edital, conforme disposto no Caderno de Logística de Pesquisa de Preços da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

§ 1º Para comprovação da realização da pesquisa de preços, com base nos parâmetros de pesquisa dos incisos I ao V deste artigo é necessário anexar aos autos cópias legíveis dos relatórios emitidos pelos sítios eletrônicos, portais e ferramentas governamentais, plataformas privadas que disponibilizem serviços de pesquisa, dos contratos e das atas de registro de preços vigentes, firmados por outros órgãos públicos, das páginas consultadas nos sítios eletrônicos especializados e da resposta obtida junto ao fornecedor, ainda que se trate de manifestação de desinteresse de ofertar cotação.

§ 2º Quando a pesquisa de preços for realizada nos termos do inciso IV, do caput deste artigo, deverão ser observados os seguintes requisitos:

I - compatibilidade entre o prazo de resposta conferido ao fornecedor e a complexidade do objeto a ser licitado ou contratado;

II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo:

a) descrição do objeto, valor unitário e total;

b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente;

c) endereço físico, e-mail e telefone de contato;

d) data de emissão;

e) nome completo e identificação do responsável; e

f) informação aos fornecedores das características da contratação contidas neste artigo, com vistas à melhor caracterização das condições comerciais praticadas para o objeto a ser contratado; e

III - registro, nos autos, da contratação correspondente e da relação de fornecedores que, embora consultados, não enviaram cotação.

§ 3º Os parâmetros poderão ser utilizados de forma combinada ou não, devendo ser priorizados os previstos nos incisos I e II, do caput deste artigo.

§ 4º A impossibilidade de utilização prioritária dos parâmetros previstos nos incisos I e II, do caput deste artigo deverá ser justificada e comprovada mediante a juntada de documentos que evidenciem ter havido efetiva tentativa do emprego de tais parâmetros.

§ 5º A pesquisa de preços realizada, exclusivamente, com a utilização do parâmetro previsto no inciso IV do caput deste artigo, somente será admitida quando comprovada a inviabilidade de utilização dos demais parâmetros neles previstos, devendo ser apensados ao processo, documentos que comprovem tal impossibilidade.

§ 6º Será admitido, de maneira excepcional, o valor máximo admissível com base em orçamento fora do prazo estipulado no inciso II, do caput deste artigo, desde que devidamente justificado nos autos pelo agente responsável e observado o índice de atualização de preços correspondente.

Art. 6º O procedimento administrativo da pesquisa de preços poderá ser elaborado diretamente no sistema de pesquisa de preços (compras.gov.br) e formalizado por meio de Nota Técnica com as informações mínimas definidas no art. 3º, da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, devendo o Relatório de Pesquisa de Preços, extraído do referido sistema, ser acostado aos autos juntamente com os documentos comprobatórios, tais como memória de cálculo do valor estimado com os critérios e parâmetros utilizados, planilhas, pesquisas na internet, prints de tela, e-mails ou outros, conforme os ditames do Caderno de Logística de Pesquisa de Preços.

Parágrafo único. O referido Relatório de Pesquisa de Preços poderá substituir a planilha com mapa comparativo de preços citada no art. 15 desta Portaria, cujo modelo consta do Anexo II.

Art. 7º Os preços coletados deverão ser analisados de forma crítica, em especial, quando houver grande variação entre os valores, devendo ser observadas as condições comerciais praticadas, incluindo prazos e locais de entrega, instalação e montagem do bem ou execução do serviço, formas de pagamento, fretes, garantias exigidas, marcas e modelos, quando for o caso.

§ 1º Para a definição do valor máximo admissível deverá ser utilizada metodologia coeficiente de variação, como análise inicial dos preços encontrados, bem como método do desvio padrão, onde serão desconsiderados os preços inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados, devendo a unidade responsável pela realização da pesquisa utilizar a metodologia mais vantajosa para a administração pública federal, avaliados os cenários obtidos de ambos os métodos.

§ 2º Os cálculos necessários para obtenção das metodologias citadas no § 1º deste artigo, deverão ser aplicados conforme o exposto no Anexo II - D desta Portaria.

§ 3º Mediante justificativa técnica, a unidade requisitante poderá utilizar outro critério ou metodologia para desconsiderar os preços excessivamente elevados e inexequíveis, devendo apresentar fundamentação da metodologia, com memória de cálculo, aplicada no processo administrativo.

§ 4º O preço poderá deixar de ser considerado inexequível ou inconsistente, quando a tecnologia empregada seja a justificativa para o valor mais barato.

§ 5º Havendo previsão de matriz de alocação de riscos entre o contratante e o contratado, o cálculo do valor estimado da contratação poderá considerar taxa de risco compatível com o objeto da licitação e os riscos atribuídos ao contratado, de acordo com a metodologia estabelecida no Caderno de Logística de Pesquisa de Preços.

Art. 8º Para a obtenção do valor máximo admissível, serão utilizados como metodologia a média, a mediana ou o menor dos preços obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais parâmetros previstos do art. 5º desta Portaria, desconsiderados os preços inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados.

§ 1º Quando o valor máximo admissível for obtido com base única no art. 5º, inciso I desta Portaria, o valor não poderá ser superior à mediana do item nos sistemas consultados.

§ 2º Excepcionalmente, mediante justificativa e autorização da autoridade competente da unidade requisitante responsável pela pesquisa, serão admitidas outras metodologias para a obtenção do valor máximo admissível distintas daquelas previstas no caput deste artigo, assim como pesquisas com menos de três preços.

§ 3º Nas hipóteses em que a pesquisa obtiver menos de três preços, deverá ser utilizada a metodologia menor preço em detrimento da média, ou justificar a utilização desta.

§ 4º Com base no caput deste artigo, o valor máximo admissível da contratação poderá ser obtido, ainda, acrescentando ou subtraindo determinado percentual, justificada a metodologia de maneira técnica, de forma a aliar a atratividade do mercado e mitigar o risco de sobrepreço.

Art. 9º Para subsidiar a comprovação de que o valor do contrato de serviços continuados permanece economicamente vantajoso para a administração pública federal, com a finalidade de viabilizar a prorrogação do respectivo prazo de vigência, a unidade requisitante deverá, se for o caso, observar as regras gerais estabelecidas nesta Portaria, bem como as diretrizes estabelecidas na Orientação Normativa AGU nº 60, de 29 de maio de 2020, e na Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022.

Art. 10. Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação, aplica-se o disposto no art. 5º desta Portaria.

Parágrafo único. A possibilidade de a administração pública federal contratar diretamente não a isenta de comprovar a regularidade dos preços e de desconsiderar propostas com valores excessivamente elevados, inexequíveis ou inconsistentes, mediante justificativa circunstanciada da autoridade competente da unidade requisitante.

Art. 11. A correta caracterização das hipóteses de dispensa de licitação em razão do valor, previstas no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, pressupõe uma ampla e criteriosa pesquisa de preços no mercado.

Art. 12. Na hipótese de aquisições e serviços por dispensa de licitação, fundamentadas no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 1º de abril 2021, as unidades gestoras integrantes do Sistema de Serviços Gerais - Sisg deverão, preferencialmente, realizar contratações sob a forma eletrônica, conforme disposto na legislação vigente.

Art. 13. Nas contratações por dispensa de licitação para a contratação de bens e serviços, previstas no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, quando, motivadamente, não realizadas sob a forma eletrônica, a unidade requisitante deverá utilizar o menor preço ofertado por fornecedor, após comparação com o referencial apurado na pesquisa.

Art. 14. Os processos de contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação deverão ser instruídos com a devida justificativa de que o preço ofertado à administração pública federal é condizente com o preço praticado em mercado.

§ 1º Quando não for possível estimar o valor do objeto na forma estabelecida no art. 5º desta Portaria, a justificativa de preços será dada com base em valores de contratações de objetos idênticos, comercializados pela futura contratada, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes, públicos ou privados, no período de até um ano anterior à data da contratação pela administração pública federal, ou por outro meio idôneo.

§ 2º Excepcionalmente, caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preços de que trata o § 1º deste artigo poderá ser realizada com objetos semelhantes de mesma natureza, devendo apresentar especificações técnicas que demonstrem similaridade com o objeto pretendido.

§ 3º Caso a justificativa de preços aponte para a possibilidade de competição no mercado, fica vedada a contratação por inexigibilidade.

Art. 15. A unidade requisitante deverá elaborar planilha com mapa comparativo de preços, conforme modelo constante do Anexo II desta Portaria, a depender da metodologia escolhida, bem como preencher lista de checagem constante do Anexo III desta Portaria.

Parágrafo único. Realizado o disposto no caput deste artigo, deverá a unidade requisitante consolidar as informações da pesquisa de preços em documento formal, instruir o processo com o mapa comparativo de preços e documentações comprobatórias, devidamente assinados pelos responsáveis, e encaminhar à unidade licitante.

Art. 16. Compete à unidade de Conformidade de Pesquisa de Preços ou unidade equivalente de licitação, analisar a documentação de instrução da pesquisa de preços e atestar a sua conformidade com as diretrizes desta Portaria e da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, não adentrando, porém, nas justificativas técnicas das unidades requisitantes para a determinação do valor máximo admissível da contratação.

Art. 17. Os preços de itens que constem nos catálogos de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC com condições padronizadas, publicadas pela Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, deverão ser utilizados como valor máximo admissível, salvo se a pesquisa de preços realizada resultar em valor inferior.