9. DA MÍDIA

9.1 DO PLANEJAMENTO DE MÍDIA

9.1.1 Nos procedimentos de Seleção Interna, o briefing de comunicação da Demanda contemplará as orientações necessárias para a(s) agência(s) elaborar(em) sua(s) proposta(s) de planejamento de mídia, sendo as dúvidas esclarecidas pelo DMIP, de acordo com a necessidade de comunicação, na reunião de briefing.

9.1.2 O planejamento de mídia deverá observar as premissas elencadas na Instrução Normativa SECOM/PR nº 2, de 14 de setembro de 2023, ou em outro documento que a substitua, bem como o planejamento estratégico da ação e os valores previstos para a Demanda.

9.1.3 O planejamento de mídia deve ser composto pelo(s) Plano(s) de Mídia e pela(s) respectiva(s) defesa(s), de acordo com o modelo padrão estabelecido na linha referencial.

9.1.3.1 Na defesa de mídia, devem estar contidos os objetivos, a estratégia e a tática de mídia, sendo observadas as seguintes recomendações:

I - Objetivos de mídia: definição de variáveis que nortearão a programação de meios e veículos de comunicação e divulgação, tais como, alcance do público-alvo, frequência média e período ou continuidade de veiculação;

II - Estratégia de mídia: proposição e defesa dos meios apropriados para o efetivo alcance dos objetivos de mídia, levando-se em consideração período, público-alvo, índices de penetração e afinidade dos meios, solução criativa e investimento para a realização da ação; e

III - Tática de mídia: apresentação detalhada da maneira da estratégia, com a defesa de critérios utilizados para a programação dos veículos; se necessário, as justificativas dos formatos, a defesa de programação, retrancas ou faixas horárias, quando for o caso, e ainda a justificativa dos períodos de veiculação

9.1.3.2 A(s) defesa(s) de mídia deverá(ão) ser incluída(s) no sistema SecomWeb para a composição do processo.

9.1.3.3 A estratégia deve estar coerente e limitada ao orçamento disponibilizado para distribuição de conteúdo.

9.1.4 Nas Seleções Internas exclusivas de linhas criativas, o DMIP poderá encaminhar as orientações para elaboração do planejamento de mídia apenas para a agência detentora da proposta escolhida no processo de Seleção.

9.1.5 Nos casos de execução compartilhada de ação publicitária, as orientações para a elaboração do planejamento de mídia serão repassadas para as agências envolvidas no desenvolvimento da ação.

9.1.6 Em data previamente acordada, a(s) agência(s) apresentará(ão) a minuta do plano de mídia para avaliação do DMIP, que poderá solicitar ajustes e melhorias.

9.1.7 Após finalização da minuta do plano de mídia, a(a) agência(s) deverá encaminhá-lo para conferência do Núcleo de Mídia da SECOM/PR, mediante autorização do DMIP.

9.2 DA CONFERÊNCIA DA MINUTA DO PLANO DE MÍDIA - NÚCLEO DE MÍDIA

9.2.1 O Núcleo de Mídia é responsável, dentre outras atividades previstas nos contratos mantidos pela SECOM/PR com agências de propaganda para a prestação de serviços de publicidade, pela manutenção do Cadastro de Veículos e Inovadores de Comunicação da SECOM/PR (Midiacad), com suas respectivas tabelas de preços e negociações/histórico de descontos.

9.2.2 O Núcleo de Mídia realizará a conferência da minuta, considerando as informações contidas no Midiacad, tais como:

I - dados cadastrais dos veículos e/ou de fornecedores de formas inovadoras de comunicação;

II - custos e negociações vigentes; e

III - históricos de veiculação/execução anteriores, quando não houver negociação vigente.

9.2.3 Em caso de necessidade de ajustes de qualquer informação cadastral ou negocial, o Núcleo de Mídia deverá informar à agência responsável para que a mesma providencie as devidas correções, sempre com anuência do DMIP.

9.2.4 Depois de realizadas todas as correções necessárias e validação do Núcleo de Mídia, a agência responsável encaminhará a minuta do plano de mídia para autorização da SECOM/PR.

9.3 DA AUTORIZAÇÃO DO PLANO DE MÍDIA

9.3.1 O Núcleo de Mídia será responsável pela homologação da minuta do plano de mídia no sistema SecomWeb, sendo que cada minuta do plano de mídia receberá numeração sequencial de três dígitos, após o número da demanda gerado automaticamente pelo sistema.

9.3.2 O(a) assessor (a) responsável pela demanda irá gerar um parecer sobre a minuta do plano de mídia para aprovação do Diretor(a) do Departamento de Mídia e Patrocínios, podendo ser aprovado pelo respectivo substituto eventual formalmente designado.

9.3.3 A Autorização do Plano de Mídia dar-se-á pelo(a) Secretário(a) da SPP, no SecomWeb, após a aprovação pelo Diretor(a) de Departamento de Mídia e Patrocínios.

9.3.4 A versão inicial do Plano de Mídia se dará a partir da autorização do(a) Secretário(a) de SPP e aprovação do(a) Diretor(a) do DMIP.

9.3.5 A autorização formal do plano de mídia será encaminhada pelo assessor responsável mediante a autorização de reserva do espaço publicitário no sistema SecomWeb.

9.3.6 Excepcionalmente, o Plano de Mídia poderá ser autorizado por e-mail, para possibilitar o início das veiculações antes da submissão no SecomWeb, a fim de se cumprir os prazos determinados pela SECOM/PR.

9.3.6.1 Os Planos de Mídia autorizados deverão ser inseridos no SecomWeb pela(s) agência(s), no prazo de 5 (cinco) dias úteis, para formalização do processo de autorização, nos casos do subitem 9.3.6.

9.3.7 Caso haja "não encaixes", falhas e alterações será encaminhada pela agência, via sistema SecomWeb, uma solicitação de revisão do Plano de Mídia autorizado.

9.4 DAS COMPRAS DOS TEMPOS E/OU ESPAÇOS DE MÍDIA

9.4.1 Após a autorização do Plano de Mídia pelo(a) Secretário(a) da SPP e a autorização de reserva do espaço publicitário realizada pelo assessor da campanha, a agência providenciará a compra dos tempos e ou espaços junto aos veículos por meio da emissão dos Pedidos de Inserção (PI).

9.4.2 Os valores, formatos, programas e descontos informados nos PI encaminhados aos veículos devem ser idênticos aos aprovados previamente pelo(a) Secretário(a) da SPP no Plano de Mídia.

9.4.3 Caso alguma inserção/formato planejada não esteja mais disponível no momento da compra, a(s) agência(s) poderá(ão) buscar novos espaços, datas ou programas disponíveis, desde que estejam em consonância com as estratégias do Plano de Mídia incialmente aprovado, devendo todas as alterações ocorridas no Plano de Mídia serem levadas para aprovação do DMIP pela agência.

9.4.4 Caberá à(s) agência(s) responsável(eis) pela ação manter(em) o Plano de Mídia atualizado mesmo após todas as alterações de espaços, formato, datas, programas, etc.

9.4.5 Caberá à(s) agência(s) responsável(eis) conservar(em) a primeira versão do Plano de Mídia autorizado pela SECOM/PR para veiculação, bem como manter todos os documentos utilizados como subsídios para o desenvolvimento do planejamento autorizado.

9.5 DAS ALTERAÇÕES E REUTILIZAÇÕES DE VEICULAÇÕES

9.5.1 Após iniciadas as veiculações, é de responsabilidade da agência o acompanhamento das inserções junto aos veículos e detecção de falhas na veiculação, informando ao DMIP caso ocorram alterações com relação à programação autorizada inicialmente.

9.5.2 As alterações solicitadas pela agência serão atestadas pelo Núcleo de Mídia se seguem as informações cadastrais e negociais do veículo no Midiacad, bem como a rentabilidade inicialmente prevista no Plano de Mídia.

9.5.2.1 Após aprovação técnica do Núcleo de Mídia, as alterações serão registradas no SecomWeb e homologadas pelo respectivo assessor técnico.

9.5.3 Após o ateste e validação de informações pelo Núcleo de Mídia, o assessor responsável pela campanha poderá autorizar as compensações, falhas e alterações encaminhadas pela agência.

9.5.4 Caberá ao DMIP a decisão sobre a utilização, ou não, dos valores não realizados em virtude de falhas na programação, observando o planejamento estratégico e tático inicialmente aprovado.

9.5.5 O valor do(s) Plano(s) de Mídia da ação (ou a soma dos valores de todos os planos), após todos os encaixes, falhas e compensações, não pode(m) ser superior(es) ao montante incialmente aprovado na demanda, a menos que haja complementação de recursos com essa finalidade.

9.5.6 A versão intermediária do plano de mídia se dará a partir da inclusão de alterações, tais como: falhas e compensações e ajustes realizado(s) pela(s) agência(s).

9.6 DA FISCALIZAÇÃO DE MÍDIA

9.6.1 Previamente à contratação, a agência deverá encaminhar a relação dos meios, praças e veículos para os quais apresentará relatório de checagem de veiculação a cargo de empresa independente para fins do disposto no inciso V do subitem 11.7 e inciso III do subitem 11.10, e a(s) justificativa(s) para não apresentação do relatório relativamente às veiculações que não demonstrem essa possibilidade, na forma do subitem 11.11.

9.6.2 Como alternativa ao subitem 9.6.1, as agências poderão apresentar, conjuntamente, estudo prévio sobre os meios, praças e veículos para os quais será possível ou não a obtenção do relatório de checagem de veiculação a cargo de empresa independente.

9.6.3 O estudo de que trata o subitem 9.6.2 levará em conta os meios, praças e veículos habitualmente programados nos esforços de comunicação da SECOM/PR, bem como as empresas e tecnologias disponíveis no mercado, com vistas à realização de negociação global entre as partes.

9.6.4 O relatório de checagem e/ou o estudo serão inseridos no processo da ação de publicidade e no processo específico no SEI para o acompanhamento da execução contratual.

9.6.5 O resultado da negociação global entre as partes prevista no subitem 9.6.3 vigerá para os Planos de Mídia que vierem a ser aprovados em até 12 (doze) meses após a referida negociação global. Antes do término desse prazo, as agências poderão apresentar novo estudo, que vigerá durante os 12 (doze) meses seguintes e assim sucessivamente.

9.6.6 Se fato superveniente alterar significativamente as análises e conclusões do estudo mencionado no subitem 9.6.2, a SECOM/PR solicitará novo estudo às agências e, em decorrência, poderá realizar nova negociação global e determinar seu novo período de vigência.

9.7 DA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE RESULTADOS DA CAMPANHA

9.7.1 O Relatório de Resultados da Campanha deve conter o detalhamento das veiculações realizadas, bem como o comparativo entre o(s) Plano(s) de Mídia veiculado(s) e a estratégia prevista inicialmente, por meios.

9.7.2 No Relatório deve ser possível identificar se o planejamento previsto incialmente foi integralmente executado, bem como o detalhamento das alterações que houve entre as versões inicial e final do Plano de Mídia.

9.7.3 O Relatório de Resultados deve apresentar ainda a conclusão da agência acerca da veiculação realizada e os resultados alcançados.

9.7.4 A agência deverá cumprir os seguintes prazos estabelecidos para apresentação de resultados de campanhas:

I - relatório de resultados de toda a ação - offline e online - até 30 dias após o término da última veiculação;

II - entrega de dashboard (painel de acompanhamento do desempenho) - online: 3 a 5 dias úteis, de acordo com a complexidade da campanha; e

III - relatório de resultados online: 8 dias úteis após o término da última veiculação.

9.7.5 A versão final do Plano de Mídia se dará após o término da campanha e quando houver a comprovação de veiculação, bem como o processo de pagamento realizado.

9.8 DO ENVIO PARA LIQUIDAÇÃO DAS DESPESAS

9.8.1 Para instruir análise da documentação com vistas à liquidação de despesa, o ato de autorização dos Planos de Mídia deverá conter as seguintes informações:

I - nome de fantasia;

II - nome empresarial e CNPJ dos veículos e/ou dos fornecedores de formas inovadoras de comunicação;

III - forma de compra e quantidade;

IV - formatos;

V - descrição dos valores negociados (art. 15 da Lei nº 12.232/2010); e

VI - relação de meios, praças e veículos/fornecedores.

9.8.2 O ato de autorização conterá declaração de que o Plano de Mídia foi aprovado com base nas tabelas de preço ou de acordo com o modelo de negócio e as respectivas negociações promovidas pela SECOM/PR e de que foi conferida pelo Núcleo de Mídia.

9.8.3 No caso de ocorrência de "não encaixes", falhas e alterações para pagamento, deverá ser observada a versão atualizada do(s) Plano(s) de Mídia, disponível(is) no SecomWeb.

9.8.4 Caso ocorra divergência entre o ato de autorização de mídia e a documentação do veículo/fornecedor, a(s) agência(s) encaminhará(ão) justificativas à área técnica responsável pela mídia para avaliação e aprovação, com posterior encaminhamento à área responsável pela conformidade da liquidação de despesas.

10. DO RECEBIMENTO DE MATERIAL PUBLICITÁRIO

10.1 O material publicitário que envolva controle de estoque será encaminhado pelas agências à SECOM/PR, por meio de Nota Fiscal, e seu recebimento e guarda estará a cargo da SPP.

10.1.1 Os documentos de entrega deverão conter a especificação e a quantidade do material.

10.1.2 O material entregue será recebido por servidor do Departamento responsável pela condução da ação de comunicação publicitária, mediante a apresentação da nota fiscal ou outro documento equivalente que comprove a entrega, com assinatura de ateste de recebimento e declaração de conferência do material recebido.

10.1.3 No caso de o material ser entregue em unidade distinta da SECOM/PR, o responsável pelo recebimento deverá encaminhar para a agência executora a nota fiscal ou documento equivalente comprobatório do recebimento, com manifestação sobre sua regularidade.

10.2 Os materiais de utilização imediata pela área demandante e os que tenham endereçamento previamente definido serão entregues pela agência ao destinatário determinado pela SPP e deverão ser recebidos por servidor devidamente identificado, que atestará seu recebimento no documento comprobatório.

10.2.1 Nos casos em que o material for destinado à veiculação, poderá ser entregue diretamente aos veículos constantes no Plano de Mídia autorizado.

10.2.2 A agência executora será responsável pelo encaminhamento das notas fiscais e comprovantes de entrega à SPP.

10.3 No ato de recebimento do material, o responsável deve verificar a regularidade do documento de entrega, bem como a correspondência entre o material entregue e o que foi contratado, mediante consulta à SPP, se necessário.

10.3.1 A divergência entre o material contratado e o entregue não impede seu recebimento, desde que seja possível avaliar, de imediato, que a diferença não traz prejuízos à Administração ou que poderá ser suprida sem ônus.

10.3.1.1 Nesse caso, o responsável pelo recebimento deverá fazer constar do comprovante de entrega a não conformidade do material.

10.4 Os comprovantes de entrega de material recebido pelos Departamentos da SPP, responsáveis pela condução da ação de comunicação publicitária serão juntados ao processo correspondente.

10.5 A SPP deverá manter registro formal de controle dos recebimentos efetuados na SECOM/PR, da distribuição e do estoque dos materiais recebidos, do qual devem constar a descrição, a quantidade, a origem e a destinação.

11. DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA

11.1 A liquidação de despesa consiste na verificação do direito adquirido pelas Contratadas, com base na verificação conjunta a ser realizada pela área de conformidade documental e pelo ateste do Gestor, a fim de viabilizar a autorização do pagamento por parte do Ordenador de Despesas.

11.2 Na emissão da documentação fiscal, a(s) agência(s) orientará(ão) os fornecedores e veículos a observarem:

I - quanto à produção: além da documentação de faturamento, deverá ser emitida nota de simples remessa ou recibo para cada entrega, quando se tratar de produto entregue em parcelas; e

II - quanto à veiculação/execução de formas inovadoras de comunicação:

a) a documentação fiscal do veículo/fornecedor deverá, preferencialmente, registrar prazo de pagamento contra apresentação, sem estabelecer vencimento;

b) na documentação fiscal do veículo/fornecedor, deverá ser discriminado o número do Pedido de Inserção (PI) ou documento equivalente da agência e o valor faturado a receber pela veiculação/execução contratada, com a discriminação do valor correspondente ao desconto de agência, quando couber; e

c) as notas fiscais/faturas que constarem outras informações além do número do PI estarão sujeitas à devolução, caso seja verificado inconsistência nos dados.

11.3 No caso de veiculações divergentes das autorizadas no PI, que gerem alterações de valores, a(s)agência(s) deverá(ão) encaminhar documento intitulado "pós-veiculado", que representa um espelho do PI contendo as inserções efetivamente realizadas.

11.4 À área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação de despesas, caberá o recebimento e o exame da documentação digital de cobrança, isto é, da nota fiscal emitida pela agência em valor correspondente aos bens ou serviços executados por fornecedores ou veículos e à remuneração a ela devida, se houver, acompanhada da documentação fiscal/fatura do fornecedor ou do veículo, do PI ou de documento equivalente, do documento de comprovação de execução do serviço ou da veiculação e do comprovante de entrega, quando couber.

11.5 Deverá ser observado o disposto no art.16 da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012, na emissão de documento de cobrança a ser encaminhado à SECOM/PR pela(s) agência(s).

11.6 As notas fiscais emitidas pela(s) agência(s) devem conter a seguinte declaração, assinada por funcionário da agência responsável pela documentação:

"Atestamos que todos os produtos/serviços descritos no presente documento, prestados por fornecedores de serviços especializados e/ou por veículos de comunicação, foram entregues/realizados conforme autorizados pela SECOM, sendo observados ainda os procedimentos previstos no contrato quanto à regularidade de contratação e de comprovação de execução.".

11.7 Na análise da documentação necessária à liquidação de despesas, a área responsável pela conformidade documental deverá observar o cumprimento das providências a cargo da agência responsável pela ação quanto à apresentação dos documentos de cobrança e respectivos comprovantes de execução dos serviços relativos:

I - aos honorários da agência referentes à intermediação e supervisão de serviços especializados prestados por fornecedores;

II - à produção e execução externa dos serviços especializados prestados por fornecedores;

III - ao planejamento e execução de pesquisas e de outros instrumentos de avaliação e de geração de conhecimento sobre o mercado, o público-alvo, os meios e veículos de comunicação e divulgação nos quais serão difundidas as peças e ações publicitárias;

IV - à criação e ao desenvolvimento de formas inovadoras de comunicação publicitária destinadas a expandir os efeitos das mensagens, em consonância com novas tecnologias; e

V - à veiculação, nesse caso, acrescidos da demonstração do valor devido ao veículo, dos correspondentes PI e, sempre que possível, do respectivo relatório de checagem a cargo de empresa independente.

11.8 No processamento da liquidação de despesas, a área responsável deverá ter em conta que os pagamentos serão feitos, fora o mês de produção, veiculação ou execução do serviço, em até 30 (trinta) dias após a apresentação da documentação a que se refere o subitem 11.4.

11.9 Os documentos fiscais emitidos pela(s) agência(s) e pelo(s) fornecedor(es) e/ou veículo(s), o documento de comprovação de execução do serviço e o comprovante de entrega, quando couber, depois de verificados pela área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação de despesas, serão juntados ao processo de liquidação e pagamento no SUPER.

11.10 No tocante à comprovação de veiculação, a(s) agência(s) deve(m) apresentar, conforme cada meio de divulgação e sem ônus para a SECOM/PR, os seguintes comprovantes:

I - revista: exemplar original;

II - jornal: exemplar ou folha - caderno contendo 4 (quatro) páginas - com o anúncio, da qual devem constar as informações sobre período ou data de circulação, nome do Jornal e praça; e

III - demais meios: relatório de checagem de veiculação, a cargo de empresa independente, se não restar demonstrada perante a SECOM/PR a impossibilidade de fazê-lo, nos termos do(s) contrato(s)que firmou com a(s) agência(s) de propaganda e do subitem 9.6 deste Manual.

11.10.1 Nos casos em que não constar no comprovante de que trata o inciso "II" do subitem 11.10 o nome da cidade de veiculação, deverá ser juntado ao processo consulta do MidiaCad, ou sistema que o substitua, demonstrando que a cidade da veiculação foi verificada no momento da aprovação do cadastro do veículo.

11.11 Nos casos em que restar demonstrada, nos termos do(s) contrato(s) firmado(s) pela SECOM/PR com a(s)agência(s) de propaganda, a impossibilidade de obter o relatório de checagem, a cargo de empresa independente, a(s) agência(s) deverá(ão) apresentar:

I - TV, rádio e cinema: documento usualmente emitido pelo veículo (mapa ou comprovante de veiculação ou inserção ou irradiação e similares), do qual deve constar, pelo menos, identificação do veículo, nome da campanha ou peça veiculada, secundagem da peça, nome do programa (quando for o caso), dia e horário da veiculação, praça de veiculação quando esta for diferente da sede do veículo, juntamente com a declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração, local, data, nome do programa (quando for o caso), dia e horário da veiculação;

I.1. como alternativa, a declaração prevista no inciso I do subitem 11.11, poderá figurar na frente ou no verso desse documento, mediante impressão eletrônica ou carimbo, desde que contenha, pelo menos, as informações previstas no inciso I do subitem 11.11.

II - Mídia Exterior:

II.1. mídia Out Of Home: relatório de exibição fornecido pela empresa que veiculou a peça, de que devem constar as fotos, período de veiculação, local e nome da campanha, datado e assinado, acompanhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração;

II.1.1. Nos casos de Outdoor ou Outdoor social o relatório deve conter a geolocalização (latitude e longitude) dos endereços e as fotos devem ser do início e do fim da campanha e realizadas em ângulo aberto, de modo a apresentar referenciais da localidade.

II.2. mídia digital Out Of Home: relatório de exibição, datado e assinado, fornecido pela empresa que veiculou a peça, de que devem constar fotos por amostragem de, no mínimo 20% dos monitores/displays programados, identificação do local da veiculação, quantidade de inserções, nome da campanha ou peça veiculada, secundagem da peça, período de veiculação, a companhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração;

II.3. veículos de som: relatório de veiculação, datado e assinado, fornecido pela empresa que veiculou a peça, com relatório de GPS e fotos de todos os veículos contratados com imagem de fundo que comprove a cidade em que a ação foi realizada, acompanhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração. Além disso, deverá ser encaminhada filmagem de aproximadamente 1 (um) minuto, de pelo menos 30% do total de veículos contratados. O vídeo deve conter imagens dos veículos de som, onde seja possível identificar nome da campanha, áudio da peça veiculada e local popular, que comprove a cidade onde foi realizada a veiculação.

III - internet: relatório de gerenciamento fornecido por empresas de tecnologia e/ou relatório de veiculação emitido, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, pela empresa que veiculou a peça.

11.11.1 As formas de comprovação de veiculação não previstas nos incisos I, II e III do subitem 11.11 serão estabelecidas formalmente pela SECOM/PR, antes da autorização do respectivo Plano de Mídia.

11.11.2 No tocante à comprovação de execução de formas inovadoras de comunicação, a(s) agência(s)deve(m) apresentar, sem ônus para a SECOM/PR, documento usualmente emitido pelo fornecedor de formas inovadoras de comunicação, do qual deve constar, pelo menos, identificação do fornecedor, nome completo, CPF e assinatura do responsável, local, data, nome da campanha e descrição/características do serviço executado, tais como: conteúdo distribuído, formatos, dinâmicas, quantidade, nome do canal (quando for o caso), dia e horário da execução, praça de execução, dentre outros.

11.12 A documentação de cobrança referente ao subitem 11.4 deverá ser encaminhada pelas agências à SECOM/PR somente no formato digital, por meio do upload dos arquivos como anexos das respectivas notas fiscais no SecomWeb.

11.12.1 Na digitalização da documentação de cobrança, a(s) agência(s) deverá(ão) observar os seguintes padrões:

I - Nome do arquivo: NF (nº da NF) (nome da agência) - Exemplo: NF_10000_AGÊNCIA; e

II - Formato e tamanho do arquivo: formato PDF (navegável) com no máximo 50MB.

11.12.1.1 Caso o tamanho do arquivo seja maior que 50 MB deverá ser desmembrado em dois ou mais arquivos.

11.12.1.2 Aos arquivos desmembrados deve ser acrescentada a terminologia "parte 1 de X", conforme o caso. Exemplo: "NF_10000_AGÊNCIA_parte 1 de 2" e "NF_10000_AGÊNCIA_parte 2 de 2".

11.12.2 Nos arquivos encaminhados, os documentos de cobrança devem seguir a seguinte ordem:

I - NF da agência e seus anexos, cartas de correção ou glosa, quando houver;

II - NF/fatura do fornecedor ou veículo e seus anexos, cartas de correção ou glosa, declaração optante pelo Simples Nacional, quando houver;

III - documento de comprovação de execução do serviço ou da veiculação e do comprovante de entrega, quando couber.

III1 - Nos casos de veiculação nos meios jornais e revistas, deverão ser incluídas fotos da capa e da página com o anúncio. A foto deverá ser feita com medição (régua) nas bordas do anúncio, para que seja possível aferir o tamanho do anúncio veiculado; e

IV - nos casos de veiculação/execução, o PI ou documento equivalente autorizado e, quando couber, o pós-veiculado.

11.12.3 Nos casos de devolução dos documentos de cobrança, onde haja necessidade de substituição, exclusão ou inclusão de algum documento, a(s) agência(s) deverá(ão) gerar um novo arquivo com o mesmo nome acrescentando no final as expressões V1, V2, V3, etc, conforme número de ajustes.

11.12.3.1 Os documentos de versões anteriores à última enviada serão cancelados no SecomWeb.

11.13 A área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação de despesas, deverá observar que a(s) agência(s):

I - não fará(ão) jus a nenhum ressarcimento dos custos internos dos serviços por ela(s) executados nem das despesas referentes ao serviço de planejamento e execução de pesquisas de pré-testes de campanha, peça e material publicitários por ela(s) executados; e

II - não fará(ão) jus a honorários ou a qualquer outra remuneração incidente sobre os preços de serviços prestados por fornecedores referentes à produção e à execução de peça e ou material cuja distribuição proporcione a ela(s) desconto de agência.

11.14 Na análise da documentação para liquidação de despesa, a área responsável deverá obedecer a ordem cronológica das datas de exigibilidade das obrigações.

11.14.1 Na hipótese de devolução à(s) agência(s), a documentação será considerada como não apresentada para fins de contagem de prazo para a liquidação de despesa e pagamento.

11.15 Caso constate nos documentos de cobrança erro, irregularidade ou circunstância que impeça a liquidação da despesa, a área responsável pela conformidade para liquidação de despesas poderá devolvê-los à agência responsável, para as devidas correções, ou encaminhá-los ao Fiscal do Contrato com sugestão de glosa do que for considerada indevido, mediante manifestação das áreas intervenientes da SECOM/PR, conforme o caso.

11.15.1 Na ocorrência de falhas diretas de veiculação, ou seja, nos casos em que o valor unitário ficar explícito no Pedido de Inserção (PI), a(s) agência(s) emissora(s) do PI apresentará(ão) à área responsável pela conformidade da liquidação de despesas o comprovante de veiculação e documento com a descrição das falhas e seus respectivos valores para abatimento do preço negociado no planejamento de mídia.

11.15.2 Exigir-se-á anuência expressa da área técnica responsável da SECOM/PR nos casos não previstos no subitem 11.15.1.

11.16 Após verificada a conformidade dos documentos, de acordo com os subitens 11.2 a 11.15, a área responsável pela conformidade necessária à liquidação de despesas os juntará ao processo específico no SUPER.

11.17 A área de responsável pela conformidade documental encaminhará Ofício ao Fiscal do Contrato, informando da conformidade da documentação apresentada pela(s) agência(s) e solicitará manifestação quanto à regularidade dos serviços executados, constantes das notas fiscais/faturas.

11.18 A área responsável pela conformidade necessária à liquidação de despesas incluirá no processo minuta de despacho para ateste das notas fiscais/faturas, que será disponibilizado através de "blocos de assinaturas" ao Fiscal e ao Gestor do Contrato, que se estiverem de acordo, assinarão o despacho, atestando as notas fiscais/faturas.

11.18.1 Nos casos em que o Fiscal do Contrato observar erro ou circunstância na documentação que impeça sua manifestação quanto à regularidade dos serviços executados, retornará o processo à área de responsável pela conformidade documental necessária à liquidação das despesas, solicitando devolução à contratada para os devidos ajustes e/ou esclarecimentos que se fizerem necessários.

11.19 Após o ateste das notas fiscais/faturas, a área responsável pela conformidade documental necessária à liquidação das despesas, registrará a data de ateste no SecomWeb, a fim de estabelecer a ordem cronológica de pagamento prevista no subitem 12.7.

11.20 A área responsável pela conformidade documental, após a liquidação das despesas realizada em conjunto com os Gestores, incluirá no processo minuta do despacho (em bloco de assinatura) para que o Ordenador de Despesas, estando de acordo, autorize o pagamento das despesas referentes à notas fiscais/faturas.

11.20.1 Após a autorização do pagamento das despesas, a área responsável pela conformidade documental encaminhará o processo à área financeira da SECOM/PR para que seja providenciado o devido pagamento.