PORTARIA FCP Nº 40, DE 30 DE JANEIRO DE 2024

Institui a Comissão Permanente de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo bibliográfico da Fundação Cultural Palmares - FCP.

O PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO CULTURAL PALMARES, no uso de suas atribuições conferidas pelo art. 19, V, do Anexo I, do Decreto nº 11.203, de 21 de setembro de 2022, e considerando o constante no processo administrativo nº 01420.100952/2021-87, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo da Fundação Cultural Palmares - CPGA/FCP que tem como finalidade propor medidas e revisar a política de aquisição, conservação e modernização do acervo bibliográfico da Fundação Cultural Palmares.

Art. 2º À Comissão Permanente de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo bibliográfico compete:

I - revisar a Política de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo bibliográfico da FCP com o objetivo de definir e implementar diretrizes para o gerenciamento, atualização, desenvolvimento e modernização do acervo;

II - disciplinar o processo de seleção, tanto em quantidade como em qualidade, estritamente de acordo com a missão institucional da FCP;

III - atualizar permanentemente o acervo, permitindo o crescimento e o equilíbrio dele nas diferentes áreas finalísticas da FCP;

IV - determinar critérios para duplicação de títulos, caso necessário;

V - estabelecer prioridades de aquisição de material;

VI - determinar critérios para a avaliação das coleções especiais;

VII - articular-se com as demais unidades organizacionais da FCP;

VIII - propor normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade;

IX - realizar intercâmbio com outras instituições solicitando doações de obras que tenham interesse para a missão institucional da FCP; e

X - orientar os processos de gestão do acervo bibliográfico da FCP.

Art. 3º São fundamentos da Comissão Permanente de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo bibliográfico da FCP:

I - conhecer as características dos usuários, projetos, programas, interesses culturais, missão institucional, atividades estudantis, profissionais, bem como o acervo bibliográfico existente;

II - fornecer material para os usuários, satisfazendo as suas demandas informacionais;

III - evitar a aquisição, seja por compra, doação ou permuta de documentos para os quais a demanda não é evidente;

IV - manter imparcialidade na seleção; e

V - realizar pesquisa de estudo dos usuários

Art. 4º A CPGA/FCP terá a seguinte composição:

I- um servidor com formação em biblioteconomia, que a Presidirá;

II - um servidor titular e um suplente indicados pelo Centro Nacional de Informação e Referência da Cultura Negra;

III - um servidor titular e um suplente indicados pelo Departamento de Fomento e Promoção da Cultura Afro-brasileira; e

IV - um servidor e um suplente indicados pelo Departamento de Proteção ao Patrimônio Afro-brasileiro.

§ 1º A CPGA/FCP se reunirá em caráter ordinário no mínimo semestralmente e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu presidente ou por solicitação de um terço dos seus membros.

§ 2º Será substituído o membro da CPGA/FCP que faltar a três reuniões, consecutivas ou não, com ou sem justificativa.

§ 3º O quórum da reunião da CGPA/FCP é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 4º Além do voto ordinário, o Presidente da CPGA/FCP terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 5º A participação na CPGA/FCP será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

§ 6º Em suas ausências e impedimentos o Presidente da CPGA/FCP será substituído por um dos membros do Centro Nacional de Informação e Referência da Cultura Negra, designado em ato do Presidente da FCP.

§ 7º O Presidente da Fundação Cultural Palmares designará os servidores que comporão a CPGA/FCP em ato específico.

§ 8º O Centro Nacional de Informação e Referência da Cultura Negra deverá prestar apoio administrativo ao CPGA/FCP.

Art. 5º São atribuições do Presidente da CGPA/FCP:

I - realizar visitas presencias e virtuais à livrarias, feiras de livros, bibliotecas, distribuidoras de livros, editoras, Centros Culturais, Fundações, Museus e outras instituições ligadas a temática negra;

II - preparar as listas das novas aquisições;

III - presidir as reuniões da Comissão, resolvendo questões de ordem e exercendo o voto comum, ou, em caso de empate, o voto de qualidade;

IV - designar relator para apresentação de assuntos ou processos, nas reuniões da Comissão;

V - convocar outros membros da instituição, não integrantes da Comissão, para participação nas reuniões, com direito a voz, mas não a voto;

VI - elaborar planos de aquisição, para o desenvolvimento da coleção, tomando por base as indicações dos serviços de referência e circulação, programas, projetos, áreas finalísticas da Fundação Cultural Palmares, dos usuários em geral, bem como as decisões da Comissão;

VII - gerir atividades referentes à avaliação periódica da coleção, para fins de novas aquisições, desbastes e descarte;

VIII - gerenciar sugestões para novas aquisições, via o software de gerenciamento de acervo;

IX - solicitar doações e selecionar os títulos conforme as diretrizes e critérios estabelecidos na Política de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo bibliográfico;

X - promover, sistematicamente, a compra de material bibliográfico de interesse da biblioteca, conforme instruções de serviços e procedimentos;

XI - realizar aquisição por meio de pedido de doação;

XII - enviar catálogos de editores aos demais membros da comissão para conhecimento e avaliação;

XIII - realizar avaliação periódica da Política de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo bibliográfico bem como sua normalização;

XIV - realizar estudos de usuários com os objetivos de identificar e caracterizar os interesses, as necessidades e os hábitos de uso da informação por parte dos usuários reais e potenciais da FCP;

XV - manter contato com os usuários com a finalidade de coletar sugestões para atualização do acervo; e

XVI - verificar no catálogo bibliográfico a existência ou não do título sugerido para aquisição, anotando o número de exemplares existentes para fundamentar a decisão da Comissão.

Art. 6º São atribuições dos membros da Comissão Permanente de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo bibliográfico da FCP:

I - assessorar o Centro Nacional de Informação e Referência da Cultura Negra - CNIRC em assuntos relacionados à seleção e aquisição do acervo bibliográfico;

II - participar das reuniões e decisões da Comissão;

III - avaliar e sugerir fontes de seleção;

IV - elaborar plano de aquisição, quando solicitada, bem como definir por tipo de material, idioma, especialidade ou áreas temáticas;

V - realizar avaliação do acervo quando solicitado e/ou necessário; e

VI - indicar livros ou materiais para compor o acervo.

Art. 7º A CPGA/FCP poderá convidar para reuniões específicas servidores de outros órgãos e/ou entidades públicas que atuem como bibliotecário, arquivista, museólogo ou áreas correlatas, sem direito a voto.

Art. 8º O acervo será constituído por diversos tipos de materiais informacionais, independentemente do suporte físico.

Parágrafo único. A Comissão Permanente de Formação, Desenvolvimento e Gestão do Acervo bibliográfico utilizará como referencial as seguintes fontes para a seleção de materiais:

a) bibliografias gerais e especializadas;

b) catálogos de editoras e livreiros;

c) sugestões de usuários;

d) base de dados;

e) sites de editoras, livrarias e bibliotecas;

f) diretórios de periódicos;

g) base de dados especializadas;

h) repositórios Institucionais;

i) sugestões de usuários; e

j) sugestões de especialistas.

Art. 9º A seleção do acervo bibliográfico obedecerá aos seguintes critérios:

I - adequação dos materiais à missão Institucional da Fundação;

II - adequação às necessidades dos usuários;

III - atualidade;

IV - qualidade técnica e condições físicas do material;

V - cobertura/tratamento do assunto;

VII - custo justificado; e

VIII - idioma.

Art. 10. Para auxiliar os trabalhos da Comissão Permanente de Formação, Desenvolvimento e Gestão dos Acervos da FCP poderão ser instituídos, se necessário:

I - subcolegiados na FCP, com duração de no máximo um ano; e

II - diálogo com a sociedade civil, movimentos de classe, bibliotecas e museus especializados em cultura negra, Centros Culturais, Pontos de Cultura, estudiosos e especialistas em cultura negra.

Art. 11. Os membros do Comissão que se encontrarem em Brasília, no Distrito Federal se reunirão presencialmente ou por videoconferência, nos termos do disposto no Decreto nº 10.416, de 7 de julho de 2020.

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor em 1º de março de 2024.

João Jorge Santos Rodrigues