PORTARIA NORMATIVA IBC Nº 97, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2024

Dispõe sobre a designação e a atuação da Equipe de Planejamento da Contratação, do Agente de Contratação, da Equipe de Apoio Técnico, da Comissão de Contratação e da Equipe de Fiscalização de Contratos, no âmbito do Instituto Benjamin Constant.

O DIRETOR-GERAL DO INSTITUTO BENJAMIN CONSTANT, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 25, incisos I, III e VII, do Regimento Interno, com a redação dada pela Portaria MEC nº 310, de 3 de abril de 2018, e tendo em vista o disposto na Instrução Normativa SEGES/ME nº 5, de 26 de maio de 2017, na Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, no Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022, bem como no Decreto nº 11.246, de 27 de outubro de 2022, e de acordo com o que consta no Processo nº 23119.003317.2023-71, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Portaria Normativa regulamenta o disposto no art. 21, inciso III, da Instrução Normativa SEGES/ME nº 5 , de 26 de maio de 2017; no art. 9º, inciso I, da Instrução Normativa SEGES/ME nº 1, de 4 de abril de 2019; no art. 8º, § 3º, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, bem como no art. 29 do Decreto nº 11.246, de 27 de outubro de 2022, com o fim de dispor sobre as regras para a designação e a atuação da Equipe de Planejamento da Contratação, do Agente de Contratação, da Equipe de Apoio Técnico, da Comissão de Contratação e da Equipe de Fiscalização de Contratos, no âmbito do Instituto Benjamin Constant.

Art. 2º Para efeitos desta Portaria Normativa considera-se:

I - Requisitante: servidor, podendo ser representante da Equipe de Planejamento da Contratação ou não; ou, então, a unidade responsável por identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras e, dessa forma, requerê-la;

II - Equipe de Planejamento da Contratação - EPC: é o conjunto de servidores que reúnem as competências necessárias à completa execução das etapas de planejamento da contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos-operacionais e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros;

III - Agente de Contratação: servidor designado pelo Diretor-Geral, entre servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da Administração Pública, para tomar decisões, acompanhar o trâmite da licitação, dar impulso ao procedimento licitatório e executar quaisquer outras atividades necessárias ao bom andamento do certame até a homologação;

IV - Agente de Contratação Direta: agente de contratação responsável pela condução do certame na modalidade de dispensa de licitação;

V - Pregoeiro: agente de contratação responsável pela condução do certame na modalidade pregão;

VI - Leiloeiro: agente de contratação responsável pela condução do certame na modalidade leilão;

VII - Comissão da Contratação: comissão especial designada pelo Diretor-Geral, formada por, no mínimo, três servidores, para exercer as atividades de condução das licitações de bens e serviços especiais e das licitações na modalidade diálogo competitivo;

VIII - Equipe de Apoio: servidores designados pelo Diretor-Geral para auxiliar o agente da contratação e a comissão da contratação;

IX - Equipe de Fiscalização do Contrato - EFC: equipe de servidores responsáveis por coordenar e comandar o processo de gestão e fiscalização da execução contratual, exigindo o fiel cumprimento do que foi pactuado;

X - Documento de Formalização de Demanda - DFD: documento que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

XI - Estudo Técnico Preliminar - ETP: documento que descreve as análises realizadas em relação às condições da contratação em termos de necessidades, requisitos, alternativas, escolhas, resultados pretendidos e demais características, e que demonstra a viabilidade técnica e econômica da contratação;

XII - Termo de Referência - TR: documento elaborado a partir dos estudos técnicos preliminares e que contém os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar bens e serviços comuns;

XIII - Projeto Básico - PB: documento elaborado a partir dos estudos técnicos preliminares e que contém os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar obras e serviços de engenharia;

XIV - Mapa de Riscos - MPR: documento que identifica e trata acerca dos principais riscos que permeiam o procedimento de contratação, através de ações que permitam controle, prevenção e mitigação dos impactos;

XV - Matriz de Riscos - MTR: cláusula contratual definidora de riscos e de responsabilidades entre as partes e caracterizadora do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato, em termos de ônus financeiro decorrente de eventos supervenientes à contratação;

XVI - Instrumento de Medição de Resultados - IMR: documento que define, em bases compreensíveis, tangíveis, objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento;

XVII - Fase preparatória da contratação: consiste na etapa de planejamento fundamental para o êxito da contratação e é materializada nos documentos DFD, ETP, TR ou PB, MPR, IMR, Pesquisa de Preços, Edital e Minuta Contratual;

XVIII - Plano de Contratações Anual - PCA: documento que consolida as demandas que o órgão ou a entidade planeja contratar no exercício subsequente ao de sua elaboração;

XIX - Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC: ferramenta informatizada integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - Siasg, disponibilizada pelo Ministério da Economia, para elaboração e acompanhamento do Plano de Contratações Anual pela Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional;

XX - Sistema ETP Digital: ferramenta informatizada integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - Siasg, disponibilizada pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, para elaboração dos ETP pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

CAPÍTULO II

DA DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO - EPC

Art. 3º A Equipe de Planejamento da Contratação - EPC será composta por, no mínimo, 1 (um) integrante requisitante e 1 (um) integrante técnico de cada Departamento e também do Gabinete da Direção-Geral, sendo indicados pela autoridade máxima do seu setor e designados por Portaria.

§ 1º O integrante requisitante é o servidor representante da área requisitante e o integrante técnico é o servidor com conhecimento técnico e operacional sobre o objeto demandado.

§ 2º As funções de integrante requisitante e integrante técnico não poderão ser ocupadas por servidor lotado na Comissão Permanente de Licitações - CPL do IBC, em respeito ao Princípio da Segregação de Funções.

§ 3º As funções de integrante requisitante e Integrante Técnico poderão ser cumuladas pelo mesmo agente, caso necessário.

Art. 4º A Equipe de Planejamento da Contratação - EPC deverá ser composta, também, por 1 (um) integrante administrativo nas seguintes hipóteses:

I - contratação de obras, serviços e fornecimentos de grande vulto para a organização, nos termos do art. 6º, inciso XXII, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021;

II - contratações com elevada criticidade e alto impacto nas entregas institucionais, conforme classificação no Plano de Contratações Anual do Órgão; e

III - quando os demais integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação - EPC possuírem deficiência ou limitações técnicas acerca do processo de contratação que possam impedir a correta instrução processual.

Parágrafo Único: A função de integrante administrativo deverá ser ocupada, preferencialmente, por servidor lotado na Comissão Permanente de Licitações - CPL do IBC.

DO AGENTE DE CONTRATAÇÃO

Art. 5º O agente de contratação e o respectivo substituto serão designados pelo Diretor-Geral, em caráter permanente ou especial, entre os servidores efetivos do quadro permanente do IBC, conforme disposto no art. 8º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e deverão possuir qualificação atestada por certificação profissional emitida pela Escola de Governo, criada e mantida pelo Estado.

§ 1º Nas licitações que envolvam bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo, 3 (três) membros, designados nos termos do disposto nos arts. 5º e 9º, conforme estabelece o § 2º do art. 8º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

§ 2º O Diretor-Geral poderá designar, em ato motivado, mais de um agente de contratação e deverá dispor sobre a forma de coordenação e de distribuição dos trabalhos entre eles.

DA EQUIPE DE APOIO

Art. 6º A equipe de apoio e os respectivos substitutos serão designados pelo Diretor-Geral para auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação na licitação, observados os requisitos do art. 9º desta Portaria.

Parágrafo Único - A equipe de apoio poderá ser composta por servidores designados pelas áreas técnicas/requisitantes, preferencialmente entre os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação, a fim de auxiliar os agentes e a comissão de contratação, quanto às análises de pedidos de esclarecimentos, de impugnações ao edital, e de documentos afetos às propostas e à habilitação.

DA COMISSÃO DE CONTRATAÇÃO

Art. 7º A Comissão de Contratação e seus respectivos substitutos serão designados pelo Diretor-Geral, em caráter permanente ou especial, com a função de receber, examinar e julgar documentos relativos às licitações e aos procedimentos auxiliares.

Art. 8º Na licitação na modalidade diálogo competitivo, a Comissão será composta de pelo menos 3 (três) servidores efetivos ou empregados públicos pertencentes aos quadros permanentes da Administração, admitida a contratação de profissionais para assessoramento técnico da Comissão.

DOS GESTORES E DOS FISCAIS DOS CONTRATOS

Art. 9º Os gestores e fiscais de contratos e seus substitutos serão designados respectivamente pelo Diretor-Geral e pelos Diretores de Departamento, conforme requisitos estabelecidos no art. 10 desta Portaria, para acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos, nos termos do art. 22 a 28 desta Portaria.

§1º Para o exercício da função, o gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.

§2º Na designação de que trata o caput,serão considerados:

I - a compatibilidade com as atribuições do cargo;

II - a complexidade da fiscalização;

III - o quantitativo de contratos por agente público; e

IV - a capacidade para o desempenho das atividades.

§3º As eventuais necessidades de desenvolvimento de competências de agentes para fins de fiscalização e gestão contratual deverão ser evidenciadas no estudo técnico preliminar, e deverão ser sanadas, se for o caso, previamente à celebração do contrato, conforme dispõe o inciso X do § 1º do art. 18 da Lei nº 14.133, 1 º de abril de 2021.

§ 4º Excepcionalmente e motivadamente, a gestão do contrato poderá ser exercida por setor do órgão ou da entidade, designada previamente pela autoridade de que trata o caput.

§ 5º Na hipótese prevista no § 4º, o titular do setor responderá pelas decisões e pelas ações tomadas no âmbito de sua atuação.

DOS REQUISITOS PARA A DESIGNAÇÃO

Art. 10 Os agentes públicos designados para o cumprimento do disposto nesta Portaria Normativa deverão preencher os seguintes requisitos:

I - ser, preferencialmente, servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da Administração Pública Federal;

II - deter atribuições legais e conhecimentos sobre licitações e contratos administrativos e demais procedimentos inerentes à atuação da Administração Pública ou possuir formação compatível e qualificação atestada por certificação profissional emitida pela Escola de Governo, criada e mantida pelo Estado; e

III - não ser cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da Administração Pública, nem ter com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e cível.

§ 1º Para fins do disposto no inciso III do caput, consideram-se contratados habituais as pessoas físicas e jurídicas cujo histórico recorrente de contratação com o órgão ou com a entidade evidencie significativa probabilidade de novas contratações.

§ 2º A vedação de que trata o inciso III do caput incide sobre o agente público que atue em processo de contratação cujo objeto seja do mesmo ramo de atividade em que atue o licitante ou o contratado habitual com o qual haja o vínculo.

§ 3º Os agentes de contratação, os seus substitutos e o presidente da comissão de contratação serão designados dentre servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da administração pública.

Art. 11 O encargo de agente de contratação, de integrante de equipe de apoio, de integrante de equipe de planejamento da contratação, de integrante de comissão de contratação, de gestor ou de fiscal de contratos não poderá ser recusado pelo agente público.

§ 1º Na hipótese de deficiência ou de limitações técnicas que possam impedir o cumprimento adequado das atribuições, o agente público deverá comunicar o fato ao seu superior hierárquico.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, a autoridade competente poderá providenciar a qualificação prévia do servidor para o desempenho das suas atribuições, conforme a natureza e a complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida, observado o disposto no § 3º do art. 9º.

DO PRINCÍPIO DA SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES

Art. 12 O princípio da segregação das funções veda a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na contratação.

Parágrafo único. A aplicação do princípio da segregação de funções de que trata o caput:

I - será avaliada na situação fática processual; e

II - poderá ser ajustada, no caso concreto, em razão:

a) da consolidação das linhas de defesa; e

b) de características do caso concreto tais como o valor e a complexidade do objeto da contratação.

DAS VEDAÇÕES

Art. 13 O agente público designado para atuar na área de licitações e contratos e o terceiro que auxilie a condução da contratação, na qualidade de integrante de equipe de apoio, de profissional especializado ou de funcionário ou representante de empresa que preste assessoria técnica, deverão observar as vedações previstas no art. 9º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

CAPÍTULO III

DA ATUAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO

Seção I

Da Equipe de Planejamento da Contratação - EPC

Das atribuições

Art. 14 Cabe à Equipe de Planejamento da Contratação - EPC a execução das etapas da fase preparatória de todas as contratações do IBC envolvendo bens, serviços, obras e serviços de engenharia, realizadas por meio de licitação, incluindo os casos de inexigibilidade, dispensa de licitação ou licitação dispensada, formação de Ata de Registro de Preços, adesão à Ata de Registro de Preços, contratações com uso de verbas de organismos nacionais ou internacionais ou contratação de empresas públicas de TIC.

§ 1º Os documentos da fase preparatória de responsabilidade da EPC são os seguintes:

a) Documento de Formalização de Demanda - DFD;

b) Estudo Técnico Preliminar - ETP;

c)Termo de Referência - TR;

d) Projeto Básico - PB;

e) Mapa de Riscos - MPR; e

f) Instrumento de Medição de Resultados - IMR.

§ 2º Os documentos referentes à Pesquisa de Preços, Edital e Minuta Contratual serão de responsabilidade da Comissão Permanente de Licitação - CPL do IBC.

Art. 15 Compete ao Integrante Requisitante:

I - identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras da sua unidade;

II - elaborar o Documento de Formalização de Demanda - DFD;

III - auxiliar o(s) integrante(s) técnico(s), administrativo, agente da contratação, gestor e fiscais de contrato no que tange a esclarecimentos sobre o objeto a ser contratado e suas especificações técnicas;

Art. 16 Compete ao Integrante Técnico:

I - elaborar o Estudo Técnico Preliminar - ETP;

II - elaborar o Termo de Referência - TR;

III - elaborar o Mapa de Riscos - MPR;

IV - elaborar o Instrumento de Medição de Resultados - IMR (quando necessário);

V - subsidiar resposta aos questionamentos ou às impugnações dos licitantes quanto aos documentos de cunho técnico e operacional da etapa preparatória da contratação;

VI - atender às recomendações dos pareceres da assessoria jurídica do órgão quanto aos documentos de que trata o art. 13, § 1º desta Portaria;

VII - realizar o levantamento das demandas de compras, serviços e obras no seu Departamento que irão compor o Plano de Contratação Anual - PCA do IBC e registrá-las no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC; e

VIII - auxiliar o(s) integrante(s) administrativo, agente da contratação, gestor e fiscais de contrato no que tange a esclarecimentos quanto aos documentos de que trata o art. 13, § 1º desta Portaria.

Art. 17 Compete ao Integrante Administrativo (quando houver):

I - supervisionar e auxiliar na elaboração dos documentos de planejamento da contratação; e

II - tomar as providências necessárias à adequada instrução processual.

Art. 18 Compete ao Coordenador da Equipe de Planejamento da Contratação - EPC e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto:

I - coordenar os trabalhos da equipe, podendo estabelecer prazos e cronogramas para o cumprimento das atividades;

II - apreciar os processos de contratação durante a fase preparatória e emitir parecer quanto à adequada instrução processual;

III - acompanhar o registro das demandas de compras, serviços e obras dos setores que irão compor o Plano de Contratações Anual - PCA, promovendo diligências, se for o caso, para que o calendário de contratação de que trata o art. 10 do Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022 seja cumprido;

IV - auxiliar na elaboração dos documentos da fase preparatória da contratação de que trata o Art. 13, § 1º desta Portaria;

V - prestar apoio à Comissão Permanente de Licitação - CPL e aos gestores e fiscais de contrato no que tange à esclarecimentos quanto aos trâmites, fluxos, procedimentos e documentos da fase preparatória da licitação; e

VI - propor à Direção-Geral melhorias nos trâmites, fluxos e procedimentos relacionados às contratações no IBC.

Seção II

Do Agente de Contratação

Da atuação

Art. 19 Compete ao agente de contratação e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto:

I - tomar decisões em prol da boa condução da licitação, impulsionando o procedimento, inclusive demandando às áreas internas das unidades de compras descentralizadas ou não, o saneamento da fase preparatória, caso necessário;

II - acompanhar os trâmites da licitação, promovendo diligências, se for o caso, para que o calendário de contratação de que trata o art. 11 do Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022, seja cumprido na data prevista, observado, ainda, o grau de prioridade da contratação; e

III - conduzir a sessão pública da licitação, promovendo as seguintes ações:

a) receber, examinar e decidir as impugnações e os pedidos de esclarecimentos ao edital e aos seus anexos, além de poder requisitar subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos;

b) verificar a conformidade das propostas com os requisitos estabelecidos no edital, em relação à proposta mais bem classificada;

c) coordenar a sessão pública;

d) verificar e julgar as condições de habilitação;

e) sanear erros ou falhas que não alterem a substância das propostas;

f) encaminhar à Comissão de Contratação os documentos de habilitação, caso verifique a possibilidade de sanear erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos e sua validade jurídica;

g) indicar o vencedor do certame;

h) conduzir os trabalhos da equipe de apoio; e

i) encaminhar o processo devidamente instruído, após encerradas as fases de julgamento e habilitação, e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior para adjudicação e homologação.

§ 1º O agente de contratação será auxiliado, na fase externa, por equipe de apoio, de que trata o art. 6º, e responderá individualmente pelos atos que praticar, salvo quando induzido a erro pela atuação da equipe.

§ 2º Para fins do acompanhamento de que trata o inciso II, a Coordenação da EPC enviará ao agente de contratações o relatório de riscos de que trata o art. 19 do Decreto nº 10.947, de 2022, devendo o agente impulsionar os processos constante do plano de contratações anual com elevado risco de não efetivação da contratação até o término do exercício.

§ 3º O agente de contratação poderá delegar a competência disposta nos incisos I e II do caput, desde que justificadamente.

Art. 20 O agente de contratação poderá solicitar manifestação da assessoria jurídica ou de outros setores do órgão ou da entidade, bem como do órgão de controle interno, a fim de subsidiar suas decisões

Parágrafo Único - Previamente à tomada de decisão, o agente de contratação deve avaliar as manifestações de que tratam o caput, para corrigir, se for o caso, eventuais disfunções que possam comprometer a eficiência da medida que será adotada, observado o disposto no inciso VII e no § 1º do caput do art. 50 da Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

Seção III

Da Equipe de Apoio

Da atuação

Art. 21 Caberá à equipe de apoio auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação na sessão pública da licitação.

Parágrafo Único - A equipe de apoio poderá solicitar manifestação técnica do órgão de assessoramento jurídico ou de outros setores do órgão ou da entidade licitante, bem como do órgão de controle interno, para o desempenho das funções.

Seção IV

Da Comissão de Contratação

Do funcionamento

Art. 22 Caberá à Comissão de Contratação ou de Licitação, entre outras:

I - substituir o agente de contratação, observado o art. 18, quando a licitação envolver a contratação de bens ou serviços especiais;

II - conduzir a licitação na modalidade diálogo competitivo, observado, no que couber, o disposto no art. 19;

III - sanar erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos de habilitação e sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado registrado e acessível a todos, atribuindo-lhes eficácia para fins de habilitação e classificação;

IV - receber, examinar e julgar documentos relativos aos procedimentos auxiliares, previstos no art. 78 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, observados os requisitos definidos em regulamento.

Parágrafo Único - Os membros da Comissão de Contratação quando substituírem o agente de contratação, na forma do inciso I do caput, responderão solidariamente por todos os atos praticados pela comissão, ressalvado o membro que expressar posição individual divergente fundamentada e registrada em ata lavrada na reunião em que houver sido tomada a decisão.

Art. 23 A Comissão de Contratação poderá solicitar manifestação técnica do órgão de assessoramento jurídico ou de outros setores do órgão ou da entidade licitante, bem como do órgão de controle interno, a fim de subsidiar sua decisão.

Seção V

Dos gestores e dos fiscais de contratos

Das atividades de gestão e da fiscalização de contratos

Art. 24 As atividades de gestão e fiscalização do contrato serão realizadas de acordo com as seguintes disposições:

I - gestão do contrato: é a coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial, bem como dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros;

II - fiscalização técnica: é o acompanhamento do contrato com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação ou execução do objeto estão compatíveis com os indicadores estipulados no edital, para efeito de pagamento conforme o resultado pretendido pela Administração, podendo ser auxiliado pela fiscalização administrativa;

III - fiscalização administrativa: é o acompanhamento dos aspectos administrativos contratuais quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto ao controle do contrato administrativo e às providências tempestivas nos casos de inadimplemento; e

IV - fiscalização setorial: é o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos quando a prestação do objeto ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em unidades desconcentradas de um mesmo órgão ou entidade.

§ 1º As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual devem ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, devendo ser exercidas por agentes públicos, equipe de fiscalização ou único agente público, desde que, no exercício dessas atribuições, fique assegurada a distinção dessas atividades e, em razão do volume de trabalho, não comprometa o desempenho de todas as ações relacionadas à gestão do contrato.

§ 2º A Administração deverá providenciar a capacitação dos gestores e dos fiscais de contratos em gestão e fiscalização contratual, inclusive quanto a conhecimentos técnicos e desenvolvimento de competências específicas demonstradas no estudo técnico preliminar da contratação, conforme o caso, e previamente, à celebração do contrato.

Art. 25 Deverão ser observados os procedimentos estabelecidos no manual técnico operacional para a execução das atividades de gestão e de fiscalização dos contratos, de que trata o art. 24, editado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Do Gestor do Contrato

Art. 26 Caberá ao gestor do contrato e, nos seus afastamentos e impedimentos legais, ao seu substituto, em especial:

I - coordenar as atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial, de que dispõe os incisos II, III e IV do art. 17.

II - acompanhar os registros realizados pelos fiscais do contrato ou dos terceiros contratados, de todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato e as medidas adotadas, informando, se for o caso, à autoridade superior aquelas que ultrapassarem a sua competência;

III - acompanhar a manutenção das condições de habilitação da contratada, para efeito de empenho de despesa e pagamento, devendo anotar no relatório de riscos eventuais problemas que obstem o fluxo normal da liquidação e pagamento da despesa;

IV - coordenar a atualização do processo de acompanhamento e fiscalização do contrato contendo todos os registros formais da execução no histórico de gerenciamento do contrato, a exemplo da ordem de serviço, do registro de ocorrências, das alterações e das prorrogações contratuais, elaborando relatório com vistas à necessidade ou não de eventuais adequações ao contrato para que atenda a finalidade da Administração;

V - coordenar os atos preparatórios à instrução processual e ao envio da documentação pertinente ao setor de contratos para formalização dos procedimentos de que dispõe o inciso I do art. 17;

VI - constituir relatório final, de que trata a alínea "d" do inciso VI do § 3º do art. 174 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, com as informações obtidas durante a execução do contrato, como forma de aprimoramento das atividades da Administração, podendo ser utilizado como insumo para a confecção dos estudos técnicos preliminares, termo de referência e projeto básico das novas contratações;

VII - coordenar a atualização contínua do relatório de riscos durante a gestão do contrato, com apoio dos fiscais técnico, administrativo e/ou setorial;

VIII - emitir documento comprobatório da avaliação realizada pelos fiscais técnico, administrativo e/ou setorial no cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, com menção ao seu desempenho na execução contratual, baseado em indicadores objetivamente definidos e aferidos, e a eventuais penalidades aplicadas, devendo constar do cadastro de atesto de cumprimento de obrigações, conforme regulamento; e

IX - diligenciar para a formalização de processo administrativo de responsabilização para fins de aplicação de sanções, a ser conduzido pela comissão de que trata o art. 158 da lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, ou pelo agente/setor com competência para tal, conforme o caso.

Do Fiscal Técnico

Art. 27Cabe ao fiscal técnico do contrato e, nos seus afastamentos e impedimentos legais, ao substituto, em especial:

I - prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato, subsidiando acerca de informações pertinentes às suas competências;

II - anotar no histórico de gerenciamento do contrato todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, determinando o que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados;

III - emitir notificações para a correção de rotinas ou de qualquer inexatidão ou irregularidade constatada em desacordo com a execução do contrato, determinando prazo para a correção;

IV - informar ao gestor do contato, em tempo hábil, a situação que demandar decisão ou adoção de medidas que ultrapassem sua competência, para que adote as medidas necessárias e saneadoras, se for o caso;

V - comunicar imediatamente ao gestor do contrato quaisquer ocorrências que possam inviabilizar a execução do contrato nas datas aprazadas;

VI - fiscalizar a execução do contrato, para que sejam cumpridas todas as condições estabelecidas no contrato, de modo a assegurar os melhores resultados para a Administração, conferindo as notas fiscais e as documentações exigidas para o pagamento, e após o ateste, encaminhar ao gestor de contrato, para ratificação;

VII - comunicar o gestor do contrato em tempo hábil sobre o término do contrato sob sua responsabilidade, visando à tempestiva renovação ou prorrogação contratual;

VIII - participar da atualização do relatório de riscos durante a fase de gestão do contrato, juntamente com o fiscal administrativo e/ou setorial, de que trata o inciso VII do art. 21; e

IX - auxiliar o gestor do contrato com as informações necessárias, para que elabore o documento comprobatório da avaliação realizada na fiscalização do cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, de que trata o inciso VIII do art. 21.

Do Fiscal Administrativo

Art. 28 Cabe ao fiscal administrativo do contrato e, nos seus afastamentos e impedimentos legais, ao substituto, em especial:

I - prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato, realizando tarefas relacionadas ao controle dos prazos do contrato, acompanhamento do empenho e pagamento, formalização de apostilamentos, termos aditivos e acompanhamento de garantias e glosas;

II - verificar a manutenção das condições de habilitação da contratada, solicitando os documentos comprobatórios pertinentes, caso necessário;

III - examinar a regularidade no recolhimento das contribuições fiscal, trabalhista e previdenciária e, em caso de descumprimento, observar o estabelecido em ato do Secretário de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia;

IV - atuar tempestivamente na solução de eventuais problemas de descumprimento das obrigações contratuais, reportando ao gestor do contrato para providências cabíveis, quando ultrapassar a sua competência;

V - participar da atualização do relatório de riscos durante a fase de gestão do contrato, juntamente com o fiscal técnico e/ou setorial, de que trata o inciso VII do art. 21; e

VI - auxiliar o gestor do contrato com as informações necessárias, para que elabore o documento comprobatório da avaliação realizada na fiscalização do cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, de que trata o inciso VIII do art. 21.

Do Fiscal Setorial

Art. 29Cabe ao fiscal setorial do contrato e, nos seus afastamentos e impedimentos legais, ao substituto, em especial, as atribuições de que tratam os arts. 22 e 23, no que couber.

Do recebimento provisório e definitivo

Art. 30O recebimento provisório ficará a cargo do fiscal técnico e o recebimento definitivo a cargo do gestor do contrato ou de comissão designada pela autoridade competente.

Parágrafo Único. Os prazos e os métodos para a realização dos recebimentos provisório e definitivo serão definidos em regulamento, nos termos no § 3º do art. 140 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

Dos terceiros contratados para assistir e subsidiar os fiscais do contrato

Art. 31 Na hipótese da contratação de terceiros para assistir e subsidiar os fiscais de contrato de que trata este Decreto, deverão ser observadas as seguintes regras:

I - a empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato; e

II - a contratação de terceiros não eximirá de responsabilidade o fiscal do contrato, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.

Do apoio dos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno

Art. 32 O gestor do contrato e os fiscais técnico, administrativo e setorial serão auxiliados pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da Administração vinculados ao órgão ou a entidade promotora da contratação, que deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações relevantes para prevenir riscos na execução do contrato.

Parágrafo Único. Caberá ao gestor do contrato e aos fiscais técnico, administrativo e setorial avaliarem as manifestações de que tratam o caput, conforme o disposto no parágrafo único do art. 19.

Das decisões sobre a execução dos contratos

Art. 33 As decisões sobre todas as solicitações e reclamações relacionadas à execução dos contratos, ressalvados aquelas manifestamente impertinentes, meramente protelatórios ou de nenhum interesse para a boa execução do contrato, deverão ser efetuadas em até 1 (um) mês contado da instrução do requerimento.

Parágrafo Único - As decisões de que trata o caput serão tomadas pelo fiscal do contrato, gestor ou autoridade superior, nos limites de suas competências.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 34 Os casos omissos serão resolvidos pelo Departamento de Planejamento e Administração do IBC.

Art. 35 Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

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