Resolução CRM-PA Nº SEI-1, de 20 de maio de 2024

Dispõe acerca do regimento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do CRM-PA

O CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO PARÁ, no uso de suas atribuições que lhe confere a Lei nº 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto nº 44.045, de 19 de julho de 1958, e,

CONSIDERANDO a necessidade de normatização da composição, atribuições e funcionamento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do CRM-PA;

CONSIDERANDO que a CPAD do CRM-PA deve pautar sua conduta dentro deste Regimento, bem como das normas da CONARQ e CFM;

CONSIDERANDO, por fim, o decidido em Sessão Plenária de 02 de maio de 2024, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º - Este regimento dispõe sobre a composição, as atribuições e o funcionamento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do conselho Regional de Medicina do estado do Pará, denominada a seguir CPAD, instituída pela Portaria nº 132/2022, 222/2022 e SEI Nº-03/2024.

Art. 2º - A CPAD é composta por servidores efetivos lotados nas unidades do CRM-PA e obedece ao presente regimento interno, e consoante a Resolução CFM 2279/2020, respeitada a legislação federal em vigor, em especial às Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, pertinentes às suas atividades.

CAPÍTULO II

DA COMPETÊNCIA

Art. 3º - A CPAD está vinculada diretamente à administração do CRM-PA e, para a consecução de suas finalidades, compete à referida comissão:

I- Orientar e coordenar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do CRM-Pa, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente ou a eliminação dos destituídos de valor, de acordo com o Decreto nº 4.073 da Presidência da República, de 2002, alterado pelo Decreto nº 10.148, de 2019.

II- Avaliar e analisar os documentos relativos às atividades-meio e às atividades-fim do CRM-PA, com base nas tabelas de temporalidade e destinação expedidas pelo CFM;

III- Orientar e supervisionar eliminações de acordo com o estabelecido nas tabelas de temporalidade, no âmbito do CRM-PA, em caráter complementar às resoluções do CFM;

IV- Orientar e esclarecer dúvidas acerca das classificações de documentos no âmbito do CRM-PA;

V-Encaminhar à Administração superior as normatizações relativas à CPAD para prévio conhecimento, aprovação e publicação, quando for o caso;

VI- Elaborar e enviar ao CFM proposta de inserção de descritores e classes no Código de Classificação de Documentos de Arquivos relativos às atividades-meio e às atividades-fim;

VII- Opinar sobre os programas de informatização de documentos, a produção eletrônica de documentos arquivísticos e à instalação de redes de informação e bancos de dados que se refiram a documentos arquivísticos;

VIII- Propor a constituição de comissões especiais ou grupos de trabalho provisórios para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências;

IX- Promover treinamentos referentes às suas atividades;

X- Aprovar normas, diretrizes, instruções normativas e outros atos que se fizerem necessários à execução de suas competências como divulgar os trabalhos realizados pela CPAD, por meio dos canais de comunicação institucional;

XII- elaborar e aprovar seu regimento, submetido à homologação da Diretoria do CRM-PA.

Art. 4º - A CPAD poderá solicitar convocação, quando necessário, de servidor da unidade administrativa à qual se vincula o acervo documental a ser avaliado, bem como de profissional da Instituição ligado ao campo de conhecimento de que trata a documentação a ser avaliada, com o objetivo de auxiliar os trabalhos da Comissão.

CAPÍTULO III

DA COMPOSIÇÃO

Art. 5º - Compõem a CPAD:

I- Presidente;

II- Vice-Presidente;

III- Secretário;

IV- Membros efetivo.

§1º - A Presidência da CPAD será designada pela Presidência do CRM-PA e será exercida, preferencialmente, por um Funcionário de Nível Superior.

§2º - A CPAD deverá solicitar aos Conselheiros responsáveis pelas Secretarias do CRM-PA a designação de servidores para comporem esta Comissão.

§3º - Nos casos de impedimentos, suspeições e afastamentos legais do Presidente da CPAD, assumirá a presidência dos trabalhos o vice-presidente.

§4º - Os membros que compõem a CPAD poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por força do artigo 6º deste regimento.

Art. 6º - A ausência injustificada de qualquer membro da CPAD, por 3 (três) reuniões, no período de 1 (um) ano, ensejará sua substituição.

Parágrafo único - O presidente deferirá ou indeferirá a justificativa das ausências, cabendo recurso do interessado à CPAD, que deliberará em reunião.

Art. 7º - Aos servidores integrantes será atribuída carga horária média semanal de 2 (duas) horas para a execução das atividades da CPAD, salvo havendo disposição em contrário, constante em regulamentação específica de distribuição de carga horária.

CAPÍTULO IV

DAS ATRIBUIÇÕES

Seção I

Do Presidente

Art. 8º - Ao Presidente da CPAD compete planejar, dirigir, coordenar e supervisionar as atividades desta Comissão e, especificamente:

I- Fazer cumprir este regimento;

II- Solicitar a Presidência do CRM-PA e aos Conselheiros Responsáveis pelas secretárias a convocação dos membros da CPAD;

III- Representar a CPAD nos órgãos de Administração internos ou externos ao CRM-Pa ou designar quem o faça;

IV- Delegar atribuições aos demais membros;

V- Convidar ou solicitar convocação, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD, de autoridades ou técnicos, para comparecerem às reuniões, em caráter consultivo;

VI- Propor decisões sobre questões omissas neste regimento;

VII- Designar membro efetivo para compor a Secretaria da CPAD;

VIII- Designar membro(s) para acompanhar o processo de eliminação dos documentos;

IX- Dar encaminhamento às deliberações da CPAD;

X- Representar a instituição nas atividades da CPAD junto ao CFM

XI- assinar os atos decididos em reunião pela Comissão e dar-lhes publicidade;

XII- Proceder aos atos de substituição de membros da CPAD, de acordo com o exposto no artigo 5º, § 4º C/C artigo 6º deste regimento;

XIII- Exercer o direito ao voto de desempate;

XIV- Assinar as listagens, os termos e os editais de ciência de eliminação de documentos;

XV- Convocar representantes das comissões especiais e grupos de trabalho provisórios para reuniões, quando necessário.

Seção II

Do Vice-Presidente

Art.9º - Ao Vice-Presidente da CPAD compete:

I- Assessorar o presidente na execução de suas atribuições;

II- Substituir o presidente em suas ausências; e

III- Realizar ações que sejam definidas pela Comissão.

Seção III

Do Secretário

Art. 10 - Ao membro designado para secretariar a CPAD compete:

I- Elaborar as atas das reuniões, proceder à leitura das atas das reuniões anteriores e colher assinaturas dos membros da CPAD após aprovação;

II- Elaborar as correspondências e expedi-las;

III- Organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD;

IV- Organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;

V- Divulgar as atividades e as ações originadas de decisões da CPAD nos meios de comunicação do Instituto;

VI- Receber as listagens de eliminação encaminhadas à CPAD e providenciar o seu encaminhamento interno; e

VII- Outras atividades solicitadas pelo presidente da CPAD.

Seção IV

Dos Membros Efetivos

Art. 11 - Aos membros efetivos da CPAD compete:

I- Manter a representatividade nas reuniões da CPAD, conforme o disposto nos artigos 5º e 6º deste Regimento Interno, justificando ausências com prazo de 24 (vinte e quatro) horas de antecedência;

II- Colaborar para o cumprimento das atribuições da CPAD;

III- Participar, conforme deliberação da CPAD, de grupo de trabalho que tenha por finalidade a gestão documental no CRM-PA;

IV- Manter o elo da CPAD com o CRM-PA, disseminando informações sobre o funcionamento e a atuação da CPAD;

V- Atender às solicitações do presidente, no que se referir à realização de atividades de interesse da CPAD.

CAPÍTULO V

DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO

Art. 12 - As reuniões da CPAD obedecerão à seguinte ordem:

I- Verificação do quórum

II- Leitura da ordem do dia e inclusão de novos pontos de pauta;

III- Assinatura da lista de presença

IV- Assinatura da lista de presença informes;

V- Apresentação, discussão e votação das matérias constantes na ordem do dia; e

VI- Outros assuntos pertinentes.

Art. 13- A CPAD se reunirá:

I- Ordinariamente, semestralmente, por convocação do presidente, com antecedência mínima de 10 (dez) dias;

II- Extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do presidente ou por solicitação de 1/3 (um terço) dos membros da CPAD.

§1° - Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados, estando os membros obrigados a confirmar presença em até 2 (dois) dias úteis.

§2° - Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do presidente, ser colocada em discussão, ainda que não constante na pauta de convocação.

§3° - A CPAD deliberará por maioria simples dos membros presentes à reunião.

§4° - As reuniões serão realizadas em local previamente definido no ato convocatório.

§5° - As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definido pelos membros da CPAD na primeira reunião de cada ano.

§6º - O membro efetivo que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar, formalmente, à presidência da CPAD, com antecedência de 24 (vinte e quatro) horas, sob pena de ser considerado faltoso, conforme estabelecido no Art. 6º deste Regulamento.

§7°- As sugestões de pontos de pauta deverão ser encaminhadas formalmente ao presidente para análise e aprovação.

§8° - O presidente deverá encaminhar aos membros a convocação com os itens de pauta para a reunião extraordinária.

Art. 14 - O comparecimento às reuniões da Comissão é obrigatório e preferencial em relação a qualquer outra atividade administrativa ou pedagógica da Instituição.

Art. 15 - As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas, passados 20 (vinte) minutos da hora marcada na convocação, com a presença de, no mínimo, 3 (três) membros.

Art. 16 - As deliberações da CPAD serão feitas em suas reuniões e formalizadas em atos normativos.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 17 - Os membros da CPAD não estarão dispensados das funções regulares em seus setores de origem, devendo o trabalho desenvolvido na Comissão ser prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes, em seus setores de origem.

Art. 18 - Este regimento só poderá sofrer alteração em Reunião Extraordinária, com quórum mínimo de 2/3 (dois terços) dos membros da CPAD, devendo a proposta de alteração, obrigatoriamente, constar em pauta da reunião.

Art. 19 - Os casos omissos e as dúvidas na aplicação do presente Regimento Interno serão avaliados pela CPAD, devendo as decisões ser objeto de Resolução específica.

Art. 20 - Os membros da CPAD deverão ter amplo conhecimento das competências e atividades da Comissão, realizando, para isto, estudos ou cursos de capacitação que forem necessários ou propostos por seu presidente.

Art. 21 - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

TEREZA CRISTINA DE BRITO AZEVEDO

Presidente do Conselho