PORTARIA MCTI Nº 8.205, DE 22 DE MAIO DE 2024

Institui o Comitê de Proteção de Dados Pessoais - CPDP no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação.

A MINISTRA DE ESTADO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição Federal, e tendo em vista o disposto na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e no Decreto nº 10.046, de 9 de outubro de 2019, resolve:

Art. 1º Fica instituído o Comitê de Proteção de Dados Pessoais - CPDP no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação.

Parágrafo único. O Comitê de Proteção de Dados Pessoais deverá atuar em apoio ao Comitê Interno de Governança do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, nos termos do art. 4º desta Portaria.

Art. 2º O Comitê de Proteção de Dados Pessoais será composto pelos seguintes membros:

I - o Secretário-Executivo Adjunto, que o coordenará;

II - o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ministério;

III - a Autoridade de Monitoramento da Lei de Acesso à Informação do Ministério; e

IV - 1 (um) representante das seguintes unidades:

a) Ouvidoria;

b) Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas;

c) Coordenação-Geral de Recursos Logísticos;

d) Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação;

e) Coordenação de Gestão por Governança; e

f) Coordenação de Governança de Dados.

§ 1º O Coordenador do Comitê será substituído em suas ausências e impedimentos pelo Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ministério.

§ 2º Os titulares de que tratam os incisos II e III do caput serão substituídos em suas ausências e impedimentos pelos seus substitutos legais.

§ 3º Cada membro de que trata o inciso IV do caput terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 4º Os membros, titulares e suplentes, a que se referem o inciso IV do caput, serão indicados pelos titulares das respectivas unidades, de acordo com a experiência, o conhecimento e a qualificação técnica exigida para a função, e designados pelo Secretário-Executivo do Ministério.

§ 5º Por iniciativa do Coordenador ou por deliberação do Comitê, representantes das unidades de pesquisa, designados na forma do art. 8º desta Portaria, poderão ser convocados para participar de reuniões, com direito a voto.

§ 6º Por iniciativa do Coordenador ou por deliberação do Comitê, outras unidades do Ministério, órgãos e entidades poderão ser convidados para participar de reuniões específicas, em caráter excepcional, sem direito a voto.

Art. 3º O Comitê de Proteção de Dados Pessoais se reunirá:

I - em caráter ordinário, quadrimestralmente, mediante convocação de seu Coordenador, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis da data da reunião, por meio de correspondência eletrônica oficial; e

II - em caráter extraordinário, mediante convocação motivada de seu Coordenador, juntamente com a pauta convocatória, com antecedência mínima de 2 (dois) dias úteis da data da reunião, por meio correspondência eletrônica oficial.

§ 1º Os membros, representantes e convidados, do Comitê que se encontrarem no Distrito Federal se reunirão presencialmente ou por videoconferência, nos termos do disposto no Decreto nº 10.416, de 7 de julho de 2020, e os membros e convidados que se encontrarem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.

§ 2º O quórum de reunião é de maioria absoluta dos membros e representantes convocados.

§ 3º O quórum de aprovação de deliberações será de maioria simples dos membros e representantes presentes, cabendo ao Coordenador do Comitê, em caso de empate, o voto de qualidade.

§ 4º O colegiado deliberará por votação nominal e aberta dos seus membros.

§ 5º Os substitutos e suplentes poderão participar das reuniões, sem direito a voto, quando presente o seu respectivo titular.

§ 6º Nos casos em que um dos membros titulares de que tratam os incisos I a III do art. 2º desta Portaria não puderem comparecer, o seu substituto ou suplente deverá participar da reunião, com direito a voto.

§ 7º As decisões serão lavradas em atas, que serão redigidas com clareza, tornando-se objeto de aprovação formal por meio de assinatura no Sistema Eletrônico de Informações.

Art. 4º Ao Comitê de Proteção de Dados Pessoais compete:

I - promover a proteção de dados pessoais e a adequação do Ministério à Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018;

II - participar da elaboração do Programa de Governança em Privacidade, da Política de Proteção de Dados Pessoais e demais normas internas de privacidade e proteção de dados pessoais, além de propor atualizações e alterações nestes dispositivos;

III - monitorar a implementação e a execução do Programa de Governança em Privacidade e da Política de Proteção de Dados Pessoais do Ministério;

IV - avaliar os mecanismos de tratamento e de proteção de dados pessoais e propor ações voltadas ao aperfeiçoamento, com vistas ao cumprimento das disposições da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018;

V - promover a contínua integração entre os processos de gestão da privacidade, de segurança da informação e de gestão de riscos;

VI - incentivar a conscientização, capacitação e sensibilização das pessoas que desempenham qualquer atividade de tratamento de dados pessoais dentro do Ministério; e

VII - assessorar e subsidiar o Comitê Interno de Governança do Ministério na tomada de decisão sobre assuntos referentes à proteção de dados pessoais.

§ 1º As propostas que trata o inciso I do caput serão submetidas à aprovação do Comitê Interno de Governança do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação.

§ 2º O Comitê poderá solicitar o apoio técnico de qualquer área do Ministério para o desempenho de suas atribuições.

§ 3º No desempenho de suas atribuições, o Comitê observará as orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados - ANPD e da Secretaria do Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

Art. 5º Compete ao Coordenador do Comitê:

I - convocar, abrir, coordenar, suspender, prorrogar e encerrar as reuniões ordinárias e extraordinárias;

II - coordenar, orientar e supervisionar as atividades do Comitê;

III - aprovar e fazer cumprir as pautas de reunião;

IV - propor agenda anual de reuniões;

V - proferir voto de qualidade em caso de empate em processo decisório;

VI - convocar representantes das unidades de pesquisa, designados na forma do art. 8º desta Portaria, para participar de reuniões do Comitê, com direito a voto;

VII - convidar outras unidades do Ministério, órgãos e entidades para participar de reuniões que possam contribuir para o esclarecimento de matérias a serem apreciadas ou mesmo dar apoio ao desenvolvimento de trabalhos do Comitê, sem direito a voto;

VIII - manter-se atualizado quanto aos documentos disponibilizados no acervo documental da unidade do Comitê no Sistema Eletrônico de Informações do Ministério; e

IX - instituir grupos técnicos para análise de questões específicas, definindo vigência das atividades, membros, coordenador e periodicidade de relatórios.

Art. 6º Compete aos membros do Comitê:

I - participar das reuniões, apresentar propostas, analisar previamente, debater e votar as matérias em exame;

II - aprovar o calendário de reuniões ordinárias;

III - propor a inclusão de matérias de interesse nas pautas das reuniões;

IV - propor atualizações na Política de Proteção de Dados Pessoais, de forma a aperfeiçoa-la;

V - propor a realização de reuniões extraordinárias, quando a pauta a ser deliberada não puder ser objeto de apreciação em reunião ordinária;

VI - comunicar à Secretaria-Executiva do Comitê a impossibilidade de comparecimento à reunião e informar sobre a participação do suplente;

VII - sugerir a participação de representantes das unidades de pesquisa nas reuniões do Comitê, com direito a voto;

VIII - sugerir a participação de outras unidades do Ministério, órgãos e entidades que possam contribuir para o esclarecimento de matérias a serem apreciadas nas reuniões, sem direito a voto; e

IX - manter-se atualizado quanto aos documentos disponibilizados no acervo documental da unidade do Comitê no Sistema Eletrônico de Informações do Ministério.

Parágrafo único. Os membros que participarem das reuniões, com direito a voto, deverão proceder com a assinatura das atas via Sistema Eletrônico de Informações do Ministério.

Art. 7º A Secretaria-Executiva do Comitê será exercida pela Divisão de Monitoramento de Dados, a quem compete:

I - fornecer apoio técnico e administrativo ao Comitê em caráter permanente;

II - realizar a análise preliminar dos assuntos submetidos ao Comitê, verificando a compatibilidade com os temas de competência do Colegiado, realizando os encaminhamentos pertinentes;

III - submeter a proposta de pauta para avaliação do Coordenador do Comitê, com posterior divulgação junto aos membros;

IV - submeter as atas das reuniões aos membros com direito a voto, para assinatura via Sistema Eletrônico de Informações do Ministério;

V - elaborar e encaminhar pautas e atas das reuniões do Comitê, quando necessário;

VI - providenciar para que as atas das reuniões realizadas sejam assinadas eletronicamente pelos participantes;

VII - verificar o quórum mínimo para o início dos trabalhos do colegiado;

VIII - preparar e encaminhar correspondências e documentos de interesse do Comitê;

IX - produzir relatórios de acompanhamento da implementação das deliberações do Comitê, para avaliação do Colegiado; e

X - gerenciar a unidade do Comitê no Sistema Eletrônico de Informações, mantendo repositório de documentação, tramitação e acompanhamento de processos relacionados ao Comitê.

Art. 8º O dirigente máximo de cada unidade de pesquisa do Ministério deverá indicar representante, titular e suplente, ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ministério, a quem compete:

I - divulgar as informações de contato do Representante, de forma clara e objetiva, no sítio eletrônico da respectiva unidade de pesquisa;

II - realizar as atividades do representante no âmbito da respectiva unidade de pesquisa, que consistem em:

a) consolidar as reclamações e comunicações dos titulares e submeter ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ministério, para prestar esclarecimentos e adotar providências;

b) orientar os funcionários e os contratados da unidade de pesquisa a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais, de acordo com as diretrizes definidas pelo Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ministério; e

c) executar as demais atribuições determinadas pelo Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Ministério ou estabelecidas em normas complementares; e

III - participar das reuniões do Comitê de Proteção de Dados Pessoais, com a finalidade de contribuir para a adequação da respectiva unidade às disposições da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.

§ 1º Os representantes das unidades de pesquisa poderão ser convocados para participar de reuniões específicas, com direito a voto.

§ 2º As unidades de pesquisa poderão instituir um Programa de Governança em Privacidade individualizado, desde que observado o Programa de Governança em Privacidade e a Política de Proteção de Dados Pessoais instituídos no âmbito do Ministério.

Art. 9º O Comitê de Proteção de Dados Pessoais poderá instituir grupos de trabalho específicos, com o objetivo de auxiliar no cumprimento das competências de que trata o art. 3º desta Portaria, observadas as seguintes condições:

I - serão instituídos e compostos na forma de ato do Comitê de Proteção de Dados Pessoais;

II - serão compostos por, no máximo, 7 (sete) membros;

III - terão caráter temporário e duração não superior a 1 (um) ano; e

IV - estarão limitados a, no máximo, 3 (três) em operação simultânea.

Art. 10. É vedado aos membros e representantes convidados divulgar qualquer discussão em curso sem prévia anuência do Coordenador do Comitê de Proteção de Dados Pessoais.

Art. 11. A participação no Comitê e nos grupos de trabalho será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 12. Ficam revogadas:

I - a Portaria nº MCTI nº 6.513, de 31 de outubro de 2022; e

II - a Portaria MCTI nº 6.544, de 18, de novembro de 2022.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor em 03 de junho de 2024.

LUCIANA SANTOS