11.10 No tocante à comprovação de veiculação, a agência deve apresentar, conforme cada meio de divulgação e sem ônus para o MCOM, os seguintes comprovantes:

I - revista: exemplar original;

II - jornal: exemplar ou folha - caderno contendo 4 (quatro) páginas - com o anúncio, da qual devem constar as informações sobre período ou data de circulação, nome do Jornal e praça; e

III - demais meios: relatório de checagem de veiculação, a cargo de empresa independente, se não restar demonstrada perante o MCOM a impossibilidade de fazê-lo, nos termos do(s) contrato(s)que firmou com a(s) agência(s) de propaganda e do subitem 9.5 deste Manual.

11.10.1 Nos casos em que não constar no comprovante de que trata o inciso "II" do subitem 11.10 o nome da cidade de veiculação, deverá ser juntado ao processo, demonstrando que a cidade da veiculação foi verificada no momento da aprovação do cadastro do veículo.

11.11 Nos casos em que restar demonstrada, nos termos do(s) contrato(s) firmado(s) pelo MCOM com a(s)agência(s) de propaganda, a impossibilidade de obter o relatório de checagem, a cargo de empresa independente, a agência(s) deverá(ão) apresentar:

I - TV, rádio e cinema: documento usualmente emitido pelo veículo (mapa ou comprovante de veiculação ou inserção ou irradiação e similares), do qual deve constar, pelo menos, identificação do veículo, nome da campanha ou peça veiculada, secundagem da peça, nome do programa (quando for o caso), dia e horário da veiculação, praça de veiculação quando esta for diferente da sede do veículo, juntamente com a declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração, local, data, nome do programa (quando for o caso), dia e horário da veiculação;

I.1 - como alternativa, a declaração prevista no inciso I do subitem 11.11, poderá figurar na frente ou no verso desse documento, mediante impressão eletrônica ou carimbo, desde que contenha, pelo menos, as informações previstas no inciso I do subitem 11.11.

II - Mídia Exterior:

II.1 - mídia Out Of Home: relatório de exibição fornecido pela empresa que veiculou a peça, de que devem constar as fotos, período de veiculação, local e nome da campanha, datado e assinado, acompanhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração;

II.1.1 - Nos casos de Outdoor ou Outdoor social o relatório deve conter a geolocalização (latitude e longitude) dos endereços e as fotos devem ser do início e do fim da campanha e realizadas em ângulo aberto, de modo a apresentar referenciais da localidade.

II.2 - mídia digital Out Of Home: relatório de exibição, datado e assinado, fornecido pela empresa que veiculou a peça, de que devem constar fotos por amostragem de, no mínimo 20% dos monitores/displays programados, identificação do local da veiculação, quantidade de inserções, nome da campanha ou peça veiculada, secundagem da peça, período de veiculação, a companhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração;

II.3 - veículos de som: relatório de veiculação, datado e assinado, fornecido pela empresa que veiculou a peça, com relatório de GPS e fotos de todos os veículos contratados com imagem de fundo que comprove a cidade em que a ação foi realizada, acompanhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração. Além disso, deverá ser encaminhada filmagem de aproximadamente 1 (um) minuto, de pelo menos 30% do total de veículos contratados. O vídeo deve conter imagens dos veículos de som, onde seja possível identificar nome da campanha, áudio da peça veiculada e local popular, que comprove a cidade onde foi realizada a veiculação.

III - internet: relatório de gerenciamento fornecido por empresas de tecnologia e/ou relatório de veiculação emitido, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, pela empresa que veiculou a peça.

11.11.1 As formas de comprovação de veiculação não previstas nos incisos I, II e III do subitem 11.11 serão estabelecidas formalmente pelo MCOM, antes da autorização do respectivo Plano de Mídia.

11.11.2 No tocante à comprovação de execução de formas inovadoras de comunicação, a(s) agência(s)deve(m) apresentar, sem ônus para o MCOM, documento usualmente emitido pelo fornecedor de formas inovadoras de comunicação, do qual deve constar, pelo menos, identificação do fornecedor, nome completo, CPF e assinatura do responsável, local, data, nome da campanha e descrição/características do serviço executado, tais como: conteúdo distribuído, formatos, dinâmicas, quantidade, nome do canal (quando for o caso), dia e horário da execução, praça de execução, dentre outros.

11.12 A documentação de cobrança referente ao subitem 11.4 deverá ser encaminhada pelas agências ao MCOM somente no formato digital, por meio do upload dos arquivos como anexos das respectivas notas fiscais no SEI!.

11.12.1 Na digitalização da documentação de cobrança, a(s) agência(s) deverá(ão) observar os seguintes padrões:

I - Nome do arquivo: NF (nº da NF) (nome da agência) - Exemplo: NF_10000_AGÊNCIA; e

II - Formato e tamanho do arquivo: formato PDF (navegável) com no máximo 50MB.

11.12.1.1 Caso o tamanho do arquivo seja maior que 50 MB deverá ser desmembrado em dois ou mais arquivos.

11.12.1.2 Aos arquivos desmembrados deve ser acrescentada a terminologia "parte 1 de X", conforme o caso. Exemplo: "NF_10000_AGÊNCIA_parte 1 de 2" e "NF_10000_AGÊNCIA_parte 2 de 2".

11.12.2 Nos arquivos encaminhados, os documentos de cobrança devem seguir a seguinte ordem:

I - NF da agência e seus anexos, cartas de correção ou glosa, quando houver;

II - NF/fatura do fornecedor ou veículo e seus anexos, cartas de correção ou glosa, declaração optante pelo Simples Nacional, quando houver;

III - documento de comprovação de execução do serviço ou da veiculação e do comprovante de entrega, quando couber.

III1 - Nos casos de veiculação nos meios jornais e revistas, deverão ser incluídas fotos da capa e da página com o anúncio. A foto deverá ser feita com medição (régua) nas bordas do anúncio, para que seja possível aferir o tamanho do anúncio veiculado; e

IV - nos casos de veiculação/execução, o PI ou documento equivalente autorizado e, quando couber, o pós-veiculado.

11.12.3 Nos casos de devolução dos documentos de cobrança, onde haja necessidade de substituição, exclusão ou inclusão de algum documento, a(s) agência(s) deverá(ão) gerar um novo arquivo com o mesmo nome acrescentando no final as expressões V1, V2, V3, etc, conforme número de ajustes.

11.12.3.1 Os documentos de versões anteriores à última enviada serão cancelados no SEI!.

11.13 A área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação de despesas, deverá observar que a(s) agência(s):

I - não fará(ão) jus a nenhum ressarcimento dos custos internos dos serviços por ela(s) executados nem das despesas referentes ao serviço de planejamento e execução de pesquisas de pré-testes de campanha, peça e material publicitários por ela(s) executados; e

II - não fará(ão) jus a honorários ou a qualquer outra remuneração incidente sobre os preços de serviços prestados por fornecedores referentes à produção e à execução de peça e ou material cuja distribuição proporcione a ela(s) desconto de agência.

11.14 Na análise da documentação para liquidação de despesa, a área responsável deverá obedecer a ordem cronológica das datas de exigibilidade das obrigações.

11.14.1 Na hipótese de devolução à(s) agência(s), a documentação será considerada como não apresentada para fins de contagem de prazo para a liquidação de despesa e pagamento.

11.15 Caso constate nos documentos de cobrança erro, irregularidade ou circunstância que impeça a liquidação da despesa, a área responsável pela conformidade para liquidação de despesas poderá devolvê-los à agência responsável, para as devidas correções, ou encaminhá-los ao Fiscal do Contrato com sugestão de glosa do que for considerada indevido, mediante manifestação das áreas intervenientes do MCOM, conforme o caso.

11.15.1 Na ocorrência de falhas diretas de veiculação, ou seja, nos casos em que o valor unitário ficar explícito no Pedido de Inserção (PI), a(s) agência(s) emissora(s) do PI apresentará(ão) à área responsável pela conformidade da liquidação de despesas o comprovante de veiculação e documento com a descrição das falhas e seus respectivos valores para abatimento do preço negociado no planejamento de mídia.

11.15.2 Exigir-se-á anuência expressa da área técnica responsável do MCOM nos casos não previstos no subitem 11.15.1.

11.16 Após verificada a conformidade dos documentos, de acordo com os subitens 11.2 a 11.15, a área responsável pela conformidade necessária à liquidação de despesas os juntará ao processo específico no SEI!.

11.17 A área de responsável pela conformidade documental encaminhará Ofício ao Fiscal do Contrato, informando da conformidade da documentação apresentada pela(s) agência(s) e solicitará manifestação quanto à regularidade dos serviços executados, constantes das notas fiscais/faturas.

11.18 A área responsável pela conformidade necessária à liquidação de despesas incluirá no processo minuta de despacho para ateste das notas fiscais/faturas, que será disponibilizado através de "blocos de assinaturas" ao Fiscal e ao Gestor do Contrato, que se estiverem de acordo, assinarão o despacho, atestando as notas fiscais/faturas.

11.18.1 Nos casos em que o Fiscal do Contrato observar erro ou circunstância na documentação que impeça sua manifestação quanto à regularidade dos serviços executados, retornará o processo à área de responsável pela conformidade documental necessária à liquidação das despesas, solicitando devolução à contratada para os devidos ajustes e/ou esclarecimentos que se fizerem necessários.

11.19 Após o ateste das notas fiscais/faturas, a área responsável pela conformidade documental necessária à liquidação das despesas, registrará a data de ateste no SEI!, a fim de estabelecer a ordem cronológica de pagamento prevista no subitem 12.7.

11.20 A área responsável pela conformidade documental, após a liquidação das despesas realizada em conjunto com os Gestores, incluirá no processo minuta do despacho (em bloco de assinatura) para que o Ordenador de Despesas, estando de acordo, autorize o pagamento das despesas referentes à notas fiscais/faturas.

11.20.1 Após a autorização do pagamento das despesas, a área responsável pela conformidade documental encaminhará o processo à área financeira do MCOM para que seja providenciado o devido pagamento.

12. DO PROCESSO DE PAGAMENTO

12.1 Após o recebimento do processo, a área orçamentária e financeira do MCOM procederá ao cálculo da retenção de tributos e contribuições, prevista na Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, no Decreto nº 6.761/2009 e no Decreto nº 25.508/2005 SEF/DF para apurar o valor líquido a ser pago.

12.2 Apurado o valor líquido a ser pago, será feita a verificação da regularidade fiscal e trabalhista da contratada, mediante consulta on-line no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF.

12.2.1 A regularidade pode, ainda, ser comprovada pela apresentação das certidões comprobatórias, nos termos contratuais.

12.3 Verificada a regularidade fiscal e a inexistência de débitos trabalhistas da contratada, os pagamentos serão cadastrados no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI de modo a gerar as respectivas Ordens Bancárias - OB.

12.4 Os documentos relativos ao crédito serão extraídos do SIAFI e anexados no processo de pagamento, para análise e validação pelo servidor responsável pela Conformidade de Registro de Gestão, que deverá observar o disposto nos arts. 6º a 11 da Instrução Normativa STN nº 6, de 31 de outubro de 2007.

12.5 Registrada a conformidade dos atos e fatos de gestão no SIAFI, será emitido o registro e anexado ao processo de pagamento, sendo, em seguida, o processo atribuído ao Gestor Financeiro do MCOM.

12.5.1 O registro da conformidade no SIAFI deverá ser efetuado até o 3º dia útil subsequente à emissão da Ordem Bancária.

12.6 Após análise do processo, o Gestor Financeiro assinará as Ordens Bancárias no SIAFI, sinalizando ao Ordenador de Despesas que elas estão aptas para sua assinatura no sistema.

12.6.1 As Ordens Bancárias assinadas no SIAFI pelo Ordenador de Despesas até às 18h00 (horário de Brasília) serão creditadas na conta corrente da(s) agência(s) no dia útil seguinte.

12.7 A ordem cronológica do pagamento terá como marco inicial a data de ateste da nota fiscal pelo Gestor do Contrato, nos termos do art. 3º, § 1º, da Instrução Normativa SEGES/MPDG nº 02/2016.

12.8 Efetuados os pagamentos, a área orçamentária e financeira do MCOM atualizará as informações da data do crédito e número da Ordem Bancária e encerrará o processo de pagamento no SEI!.

13. DO PAGAMENTO A FORNECEDORES E VEÍCULOS

13.1 Os pagamentos a veículos, pela divulgação de mensagens publicitárias, e a fornecedores, por serviços especializados prestados, serão efetuados pela(s) agência(s) em até 5 (cinco) dias úteis após a data do crédito registrado no SEI!.

13.1.1 A(s) agência(s) registrará(ão) a data do pagamento via e-mail, o valor pago ao veículo/fornecedor, a cada nota fiscal, obedecido o prazo estabelecido no subitem anterior, e a área demandante anexará o comprovante de pagamento no SEI!.

13.2 A área orçamentária e financeira do MCOM procederá à conferência dos pagamentos da(s) agência(s) e dará ciência ao seu Coordenador(a).

13.3 O não cumprimento do disposto nos subitens 13.1 e 13.1.1 ou a não justificativa formal para o não pagamento no prazo estipulado poderá implicar aplicação de sanções previstas em contrato e a suspensão de pagamentos das notas fiscais da(s) agência(s), até que seja resolvida a pendência.

14. DA AVALIAÇÃO DAS AÇÕES DE COMUNICAÇÃO PUBLICITÁRIAS

14.1 A critério da Assessoria Especial de Comunicação Social, poderá ser solicitada a realização de pré-teste de solução criativa em formato previamente acordado, conforme disposto no contrato com as agências de propaganda.

14.1.1 Nas ações de publicidade com investimento superior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), a(s) agência(s) responsável(eis) pela ação deverá(ão) realizar pesquisa qualitativa (pré-teste), em formato previamente acordado com a ASCOM, para verificação da eficácia e eficiência da proposta de solução criativa selecionada, bem como para a identificação de eventuais ajustes.

14.1.2 Conforme disposto no art. 3º da Lei nº 12.232/2010, as pesquisas e avaliações terão a finalidade específica de aferir o desenvolvimento estratégico, a criação e a veiculação e de possibilitar a mensuração dos resultados das campanhas publicitárias realizadas em decorrência da execução do contrato, sendo vedada a inclusão de matéria estranha ou que não guarde pertinência temática com a ação de publicidade ou com o objeto do contrato de prestação de serviços de publicidade.

14.1.3 Para realização de pesquisa qualitativa de pré-teste será considerado como parâmetro o investimento inicialmente previsto para ação de publicidade. Não serão considerados, portanto, aportes posteriores de recursos.

14.1.4 Em campanhas cujas temáticas tenham necessidade de uma estratégia de comunicação ativa e se enquadrem como oportunidade (exemplo: imprevisibilidade do tema, celeridade de ação, entre outras), reconhecidas no mercado, considerando as características deste tipo de ação e o prazo exíguo para produção e execução, o pré-teste será dispensado.

14.1.5 Caso o pré-teste seja realizado, as informações de seu relatório, elaborado por instituto contratado pela(s) agência(s) responsável(eis) pela ação, subsidiarão a elaboração do Relatório de Avaliação de pesquisa de Ações de Publicidade - Pré-Teste, pelo servidor responsável pela condução da ação, que deverá ser aprovado pelo Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social envolvido em sua execução.

14.2 Nas ações com investimento superior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais) será verificado o alcance e a frequência da mídia para avaliação da eficiência e eficácia da solução de mídia desenvolvida para ação de publicidade.

15. DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DAS AGÊNCIAS DE PROPAGANDA

15.1 O MCOM avaliará os serviços prestados pelas agências de propaganda, conforme previsto no art. 99 da Instrução Normativa SECOM/PR nº 1, de 19 de junho de 2023.

15.2 A avaliação será efetuada no formulário Avaliação de Desempenho de Agência de Propaganda, a ser preenchido pelo Coordenador(a)-Geral de Comunicação Social e o(a) Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social, que possuem relacionamento com as agências de propaganda.

15.3 Os servidores que mantêm relacionamento com a agência avaliada devem ser ouvidos antes do preenchimento do formulário.

15.4 Cópia do Formulário de Avaliação de Desempenho de Agência de Propaganda deverá ser encaminhada aos gestores do contrato e ficará à disposição dos órgãos de controle interno e externo.

15.5 Essa avaliação deverá ser considerada para:

I - apurar a necessidade de solicitar correções que visem melhorar a qualidade dos serviços prestados pelas agências;

II - decidir sobre prorrogação de vigência ou rescisão contratual; e

III - fornecer declarações sobre o seu desempenho para servir de prova de capacitação técnica em licitações, quando solicitado pela agência.

16. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO DE EXECUÇÃO DE DEMANDA

16.1 Encerrados os procedimentos que lhes competem, a CGCS e a ASCOM encaminharão os processos à CGOF, manifestando a conformidade dos mesmos, para juntada dos documentos.

16.2 Após a conclusão de todos os pagamentos, a CGOF providenciará o arquivamento e guarda dos processos pelo período de 5 (cinco) anos, manifestando conformidade naquilo que lhe compete.

16.3 Os autos do processo de execução de Demanda autorizada que tenha sua execução cancelada serão encaminhados à CGOF, com despacho de arquivamento exarado pelo responsável pela Demanda.

16.4 A publicidade do resumo das campanhas será disponibilizada em sítio online em até 30 dias após término de cada campanha, por meio de uma ficha-resumo, assim como suas respectivas peças.

16.4.1 O modelo da ficha-resumo será apresentado formalmente pela ASCOM para as agências contratadas.

17. DISPOSIÇÕES FINAIS

17.1 Este manual deverá ser alterado sempre que observada a necessidade por ocasião de modificações nos procedimentos de execução dos serviços de publicidade.

17.2 As áreas poderão propor melhorias de modo a detalhar os procedimentos estabelecidos.

17.3 Este manual vincula o Ministério das Comunicações e a empresa contratada para a prestação de serviços de publicidade.