PORTARIA Nº 913, DE 11 DE OUTUBRO DE 2024

Dispõe sobre as diretrizes e procedimentos para planejamento, organização, instrução das contratações de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC, no âmbito do Ministério da Educação - MEC.

O SECRETÁRIO EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO, no uso das atribuições que lhe confere o Decreto nº 11.691, de 5 de setembro de 2023, que aprova a Estrutura Regimental do Ministério da Educação, e tendo em vista o disposto na Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e na Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 23 de dezembro de 2022, resolve:

Art. 1º Estabelecer diretrizes e normas complementares de planejamento, instrução, acompanhamento e fiscalização das contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC, em conformidade com a legislação vigente, no âmbito do Ministério da Educação - MEC.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Os procedimentos definidos neste Normativo institucionalizam as atividades necessárias à plena execução dos contratos de TIC com o intuito de apoiar as equipes de planejamento, gestão e fiscalização.

Art. 3º O planejamento, a instrução, o acompanhamento, a gestão e a fiscalização dos contratos de soluções de TIC no âmbito do Ministério da Educação obedecerão ao disposto na Lei Ordinária nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e na Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 23 de dezembro de 2022, do Ministério da Gestão e Inovação de Serviços Públicos - MGI, e suas atualizações.

Art. 4º Para fins desta Portaria, considera-se:

I - área requisitante da solução: unidade do Ministério da Educação que demande a contratação de uma solução de TIC;

II - subsecretaria de tecnologia da informação e comunicação - STIC: unidade responsável pelo planejamento, coordenação, execução, acompanhamento, monitoramento e supervisão das ações relacionadas aos processos de contratação das soluções de TIC, no âmbito do Ministério da Educação;

III - equipe de planejamento da contratação: equipe responsável pelo planejamento da contratação, integrada por:

a) integrante técnico: servidor representante da STIC, indicado pela autoridade competente dessa área;

b) integrante administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área; e

c) integrante requisitante: servidor representante da Área Requisitante da solução, indicado pela autoridade competente dessa área.

IV - equipe de fiscalização do contrato: equipe responsável pela fiscalização do contrato, composta por:

a) gestor do contrato: servidor com atribuições gerenciais, preferencialmente da Área Requisitante da solução, designado para coordenar e comandar o processo de gestão e fiscalização da execução contratual, indicado por autoridade competente;

b) fiscal técnico do contrato: servidor representante da STIC, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar tecnicamente o contrato;

c) fiscal administrativo do contrato: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos;

d) fiscal requisitante do contrato: servidor representante da Área Requisitante da solução, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato do ponto de vista de negócio e funcional da solução de TIC; e

e) fiscal setorial do contrato: servidor representante de setores distintos ou em unidades desconcentradas de um órgão ou uma entidade, indicado pela autoridade competente dessa área para o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos.

V - preposto: representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual;

VI - solução de TIC: conjunto de bens e/ou serviços que apoiam processos de negócio mediante a conjugação de recursos de TIC, de acordo com as premissas definidas no Anexo II da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022;

VII - processo de negócio: é uma agregação de atividades e comportamentos executados por pessoas ou máquinas que entregam valor para o cidadão ou apoiam outros processos de suporte ou de gerenciamento do Ministério da Educação;

VIII - requisitos da contratação de TIC: conjunto de características e especificações necessárias para definir a solução de TIC a ser contratada;

IX - documento de formalização da demanda: documento que contém o detalhamento da necessidade da Área Requisitante da solução a ser atendida pela contratação contendo, no mínimo, as informações constantes do art. 8º do Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022;

X - estudo técnico preliminar: documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução e dá base ao Termo de Referência a ser elaborado, caso se conclua pela viabilidade da contratação;

XI - identificação de riscos: processo de busca, reconhecimento e descrição de riscos. Envolve a identificação das principais fontes de risco, eventos, suas causas e suas consequências potenciais. Também pode envolver dados históricos, análises teóricas, parecer de especialistas e as necessidades das partes interessadas;

XII - nível de risco: magnitude de um risco ou combinação de riscos, expressa em termos da combinação dos impactos e de suas probabilidades;

XIII - tratamento de riscos: processo para responder ao risco, cujas opções, não mutuamente exclusivas, envolvem evitar, reduzir ou mitigar, transferir ou compartilhar, e aceitar ou tolerar o risco;

XIV - análise de riscos: processo de compreensão da natureza do risco e determinação do nível de risco. Fornece a base para a avaliação de riscos e para as decisões sobre o tratamento de riscos;

XV - avaliação de riscos: processo de comparar os resultados da análise de riscos para determinar se o risco e/ou sua magnitude é aceitável ou tolerável. Essa avaliação auxilia na decisão sobre o tratamento de riscos;

XVI - gerenciamento de riscos: processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações, para fornecer razoável certeza quanto ao alcance dos objetivos da organização pertinentes com a contratação;

XVII - mapa de gerenciamento de riscos: instrumento de registro e comunicação da atividade de gerenciamento de riscos ao longo de todas as fases da contratação;

XVIII - listas de verificação: documentos ou ferramentas estruturadas contendo um conjunto de elementos que devem ser acompanhados pelos Fiscais do contrato durante a execução contratual, permitindo à Administração, o registro e a obtenção de informações padronizadas e de forma objetiva;

XIX - ordem de serviço ou de fornecimento de bens: documento utilizado para solicitar à contratada a prestação de serviço ou fornecimento de bens relativos ao objeto do contrato;

XX - termo de recebimento provisório: termo detalhado declarando que os serviços foram prestados ou declaração sumária de que as compras foram entregues, com verificação posterior da conformidade do material com as exigências contratuais, de acordo com a alínea "a" do inciso I, e alínea "a" do inciso II do art. 140 da Lei nº 14.133, de 2021, respectivamente;

XXI - termo de recebimento definitivo: termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais, de acordo com a alínea "b" do inciso I, e alínea "b" do inciso II do art. 140 da Lei nº 14.133, de 2021;

XXII - critérios de aceitação: parâmetros objetivos e mensuráveis utilizados para verificar se um bem ou serviço recebido está em conformidade com os requisitos especificados;

XXIII - amostra do objeto: amostra a ser fornecida pelo licitante classificado provisoriamente em primeiro lugar para realização dos testes necessários à verificação do atendimento às especificações técnicas definidas no Termo de Referência;

XXIV - plano diretor de tecnologia da informação e comunicação - PDTIC: instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de TIC, com o objetivo de atender às necessidades finalísticas e de informação de um órgão ou entidade para um determinado período;

XXV - catálogo de soluções de TIC com condições padronizadas: relação de soluções de TIC ofertadas pelo mercado que possuem condições padrões definidos pelo Órgão Central do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - Sisp, podendo incluir o nome da solução, descrição, níveis de serviço, Preço Máximo de Compra de Item de TIC, entre outros;

XXVI - preço máximo de compra de item de TIC - PMC-TIC: valor máximo que os órgãos e as entidades integrantes do Sisp adotarão nas contratações dos itens constantes nos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas, aplicável para contratações realizadas em todo o território nacional;

XXVII - plano de contratações anual - PCA: documento que consolida as demandas que o Ministério da Educação planeja contratar no exercício subsequente ao de sua elaboração, conforme disposto no Decreto nº 10.947, de 2022;

XXVIII - matriz de alocação de riscos: cláusula contratual definidora de riscos e de responsabilidades entre as partes e caracterizadora do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato, em termos de ônus financeiro decorrente de eventos supervenientes à contratação, contendo, no mínimo, as seguintes informações:

a) listagem de possíveis eventos supervenientes à assinatura do contrato que possam causar impacto em seu equilíbrio econômico-financeiro e previsão de eventual necessidade de prolação de termo aditivo por ocasião de sua ocorrência;

b) no caso de obrigações de resultado, estabelecimento das frações do objeto com relação às quais haverá liberdade para os contratados inovarem em soluções metodológicas ou tecnológicas, em termos de modificação das soluções previamente delineadas no Termo de Referência; e

c) no caso de obrigações de meio, estabelecimento preciso das frações do objeto com relação às quais não haverá liberdade para os contratados inovarem em soluções metodológicas ou tecnológicas, devendo haver obrigação de aderência entre a execução e a solução predefinida no Termo de Referência.

XXIX - bens e serviços comuns: aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade podem ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais de mercado;

XXX - sistemas estruturantes de tecnologia da informação: são sistemas de informação desenvolvidos e mantidos para operacionalizar e sustentar as atividades de pessoal, orçamento, estatística, administração financeira, contabilidade e auditoria, e serviços gerais, além de outras atividades auxiliares comuns a todos os órgãos da Administração que, a critério do Poder Executivo, necessitem de coordenação central;

XXXI - bens e serviços comuns: aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade podem ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais de mercado;

XXXII - registro de oportunidade: comportamento praticado por fabricante e seus revendedores com vistas a prejudicar a competitividade dos certames, pela disponibilização de meios para que os revendedores informem o início de uma negociação com determinada organização em troca de privilégios para manter o relacionamento, fazendo com que outras revendas ligadas ao mesmo fabricante não se envolvam em negociações com essa organização ou frustre a competição nos certames relacionados aos produtos ou serviços desse fabricante; e

XXXIII - órgão ou entidade gerenciadora: órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e pelo gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente.

Art. 5º Os gestores responsáveis deverão adotar as medidas cabíveis para garantir que os processos licitatórios atendam tempestivamente as suas necessidades, observando o princípio da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa e a promoção do desenvolvimento sustentável.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão atuar de modo a evitar atrasos e suspensões nos processos licitatórios, considerando, dentre outros fatores:

I - o custo social e econômico-financeiro decorrentes de atraso ou de interrupção da implementação das políticas públicas;II - despesa inerente à desmobilização e ao posterior retorno às atividad

V - a viabilidade da contratação, contendo a justificativa da solução escolhi

es, conforme inciso VI do art. 147, da Lei nº 14.133, de 2021, no caso de irregularidade no procedimento licitatório ou na execução contratual;

III - a racionalização das atividades administrativas e a simplificação de processos que se evidenciarem como puramente formais ou como duplicações e superposições de esforços;

IV - as contratações de Soluções de TIC deverão constar no PCA; e

da, que deverá abranger a identificação dos benefícios a serem alcançados em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade.

Art. 6º As contratações de soluções de TIC, no âmbito do Ministério da Educação, deverão estar:

I - em consonância com o PDTIC do Ministério da Educação, elaborado conforme Portaria SGD/ME nº 778, de 4 de abril de 2019, e suas atualizações;

II - alinhadas à Estratégia de Governo Digital, instituída pelo Decreto nº 10.332, de 28 de abril de 2020, e suas atualizações; e

III - integradas à Plataforma gov.br, nos termos do Decreto nº 8.936, de 19 de dezembro de 2016, e suas atualizações, quando tiverem por objetivo a oferta digital de serviços públicos.

Art. 7º Os órgãos responsáveis pelas contratações de soluções de TIC do Ministério da Educação deverão observar no planejamento das contratações a parametrização dos objetos, bem como sua padronização técnica, quando cabíveis, devendo ainda observar:

I - os modelos de minutas instituídos e publicados pelo Órgão Central do Sisp;

II - a utilização dos instrumentos convocatórios e minutas de contratos previamente aprovados pelo órgão jurídico competente; e

III - as especificações técnicas usuais de mercado e de desempenho esperado e, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e de garantia oferecidas, de modo a levar em consideração o ciclo de vida do produto e serviço.

Art. 8º As compras e as contratações recorrentes terão projetos, processos e/ou procedimentos padronizados por categorias, classes ou tipos.

§ 1º Em caso de impossibilidade de utilização da aquisição e dos instrumentos padronizados, a nova minuta deverá ser encaminhada ao órgão jurídico competente com a indicação em destaque das alterações propostas.

§ 2º A qualquer momento, mediante documento fundamentado, poderá ser solicitada a revisão dos produtos, serviços e instrumentos padronizados pela autoridade técnica de TIC deste Ministério, com indicação e destaque das alterações propostas.

Art. 9º A padronização dos objetos e serviços e a construção de modelos de documentos serão realizadas mediante prévio processo administrativo, garantido o princípio da publicidade e do contraditório, no qual constem as justificativas técnicas e econômicas, devendo ser aprovadas pela autoridade máxima de TIC.

§ 1º O processo de padronização deverá:

I - conter parecer técnico sobre o produto, considerando as especificações técnicas, estéticas e de desempenho;

II - analisar contratações anteriores, considerando custo, condições de manutenção e de garantia, entre outros;

III - ser motivado pela autoridade técnica de TIC, por meio de despacho; e

IV - ser publicado na imprensa oficial e na rede mundial de computadores com a síntese da justificativa e a descrição sucinta do padrão definido.

§ 2º Os modelos, manuais e padrões devem guardar estrita obediência aos ditames da Lei nº 14.133, de 2021, subsidiariamente a Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022 , às decisões do Tribunal de Contas da União - TCU e aos pareceres normativos e minutas-padrão de contratos da Advocacia Geral da União - AGU.

§ 3º Sempre que for necessária a revisão desses modelos e documentos, deverá ser comunicada à Subsecretaria de Gestão Administrativa - SGA qualquer alteração nesses instrumentos com o intuito de possibilitar a atualização dos modelos e manuais de acompanhamento.

§ 4º A decisão sobre padronização:

I - deve levar em conta as políticas, os modelos e os padrões de governo, a exemplo dos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - ePing, Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico - eMag, Padrões Web em Governo Eletrônico - ePwg, padrões de Design System de governo, Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil e Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, quando aplicáveis;

II - pode ser impugnada, no prazo de dez dias da publicação, mediante a apresentação de prova, por laudo técnico de instituição oficial ou entidade credenciada, atestando que outros produtos apresentam as mesmas condições que justificaram a padronização; e

III - deve ser revista, preferencialmente, a cada dois anos, objetivando aferir as novas condições do mercado.

§ 5º É permitida a padronização com base em processos de outros órgãos públicos, devendo o ato que decidir pela adesão à outra padronização ser publicado na imprensa oficial e na rede mundial de computadores com a síntese da justificativa e com a descrição sucinta do padrão definido, desde que observado o disposto no § 1º deste artigo.

§ 6º Os Planos de Trabalho, bem como os Mapas de Risco e os Acordos de Nível de Serviços, a critério da Área Requisitante da Solução ou da Área de Tecnologia da Informação, poderão ser disponibilizados em consulta ou audiência pública, a fim de avaliar a completude e a coerência da especificação dos requisitos, a adequação e a exequibilidade dos critérios de aceitação.

Art. 10. A SGA, fundamentada pela autoridade técnica de TIC, poderá expedir diretrizes de padronização e normas complementares por meio de instrumento próprio.

CAPÍTULO II

DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

Art. 11. As contratações de soluções de TIC, no âmbito do Ministério da Educação, deverão seguir as seguintes fases:

I - Planejamento da Contratação;

II - Seleção do Fornecedor; e

III - Gestão do Contrato.

§ 1º As atividades de gerenciamento de riscos devem ser realizadas durante todas as fases do processo de contratação, observando o disposto no art. 38 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

§ 2º As contratações de soluções de TIC devem atender às normas específicas dispostas no Anexo I da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, e observar os guias, manuais e modelos publicados pelo Órgão Central do Sisp.

Seção I

Do planejamento da contratação

Art. 12. A fase de Planejamento da Contratação consiste nas seguintes etapas:

I - instituição da Equipe de Planejamento da Contratação;

II - elaboração do Estudo Técnico Preliminar da Contratação; e

III - elaboração do Termo de Referência.

§ 1º Para contratações cuja estimativa de preços seja inferior ao disposto no inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, a aplicação desta norma é facultativa, exceto quanto ao disposto no art. 6º desta Portaria e as contratações de serviços TIC em que haja previsão de reajuste de preços por aplicação de índice de correção monetária é obrigatória a adoção do Índice de Custos de Tecnologia da Informação - ICTI, devendo o Ministério da Educação realizar a execução de todas as etapas da fase de Planejamento da Contratação, independentemente do tipo de contratação, inclusive nos casos de:

I - inexigibilidade;

II - dispensa de licitação ou licitação dispensada;

III - formação de Ata de Registro de Preços;

IV - adesão à Ata de Registro de Preços;

V - contratações com uso de verbas de organismos nacionais ou internacionais; ou

VI - contratação de empresas públicas de TIC.

§ 2º Nos casos em que o Ministério da Educação tenha interesse em participar de uma contratação conjunta no Sistema de Registro de Preços deverá fundamentar a compatibilidade do seu Estudo Técnico Preliminar e demais documentos de planejamento da contratação com o Termo de Referência do órgão gerenciador.

§ 3º Caso o Ministério da Educação tenha interesse em aderir à Ata de Registro de Preços, deverá registrar no Estudo Técnico Preliminar o ganho de eficiência, a viabilidade e a economicidade para a Administração Pública Federal da utilização da ata de registro de preços, conforme o disposto no § 2º do art. 86 da Lei nº 14.133, de 2021.

§ 4º A Equipe de Planejamento da Contratação deverá realizar todas as atividades das etapas de Planejamento da Contratação e acompanhar a fase de Seleção do Fornecedor.

§ 5º A Equipe de Planejamento da Contratação deverá manter registro histórico de:

I - fatos relevantes ocorridos, a exemplo de comunicação e/ou reunião com fornecedores, comunicação e/ou reunião com grupos de trabalho, consulta e audiência públicas, decisão de autoridade competente, ou quaisquer outros fatos que motivem a revisão dos artefatos do Planejamento da Contratação; e

II - documentos gerados e/ou recebidos, a exemplo dos artefatos previstos nesta norma, pesquisas de preço de mercado, e-mails, atas de reunião, dentre outros.

§ 6º Caso a solução escolhida, resultante do Estudo Técnico Preliminar, contenha item presente nos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas publicados pelo Órgão Central do Sisp no âmbito do processo de gestão estratégica das contratações de soluções baseadas em software de uso disseminado previsto no § 2º do art. 43 da Lei nº 14.133, de 2021, os documentos de planejamento da contratação deverão utilizar todos os elementos constantes no respectivo Catálogo, tais como: especificações técnicas, níveis de serviços, códigos de catalogação, PMC-TIC, entre outros.

§ 7º A publicação do Estudo Técnico Preliminar da Contratação em sítio eletrônico de fácil acesso, quando o Ministério da Educação for parte interessada em aderir a Ata de Registro de Preço, é condição para viabilizar a autorização de adesão exarada pelo órgão gerenciador, observadas as demais disposições legais.

§ 8º A elaboração do Estudo Técnico Preliminar é facultada nas seguintes hipóteses:

I - para contratações cuja estimativa de preços seja inferior ao disposto no inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, a aplicação desta norma é facultativa, exceto quanto ao disposto nos art. 6º desta Portaria e as contratações de serviços TIC em que haja previsão de reajuste de preços por aplicação de índice de correção monetária é obrigatória a adoção do ICTI;

II - nos casos de guerra, estado de defesa, estado de sítio, intervenção federal ou de grave perturbação da ordem;

III - nos casos de emergência ou de calamidade pública, nos termos do inciso VIII do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021;

IV - nas situações em que a Administração puder convocar demais licitantes classificados para a contratação de remanescente de serviço ou de fornecimento em consequência de rescisão contratual, nos termos do § 7º do art. 90 da Lei nº 14.133, de 2021.

§ 9º A elaboração do Estudo Técnico Preliminar é dispensada para as contratações que mantenham todas as condições definidas em edital de licitação realizada há menos de um ano, quando se verificar que naquela licitação:

I - não surgiram licitantes interessados ou não foram apresentadas propostas válidas;

II - as propostas apresentadas consignaram preços manifestamente superiores aos praticados no mercado ou incompatíveis com os fixados pelos órgãos oficiais competentes.

Subseção I

Da instituição da Equipe de Planejamento

Art. 13 O Planejamento da Contratação tem início com a instituição da Equipe de Planejamento da Contratação e ocorre após:

I - o envio do Documento de Formalização da Demanda - DFD, pela área requisitante à STIC;

II - avaliação, pela STIC, do alinhamento da contratação ao PDTIC e ao PCA;

III - indicação do integrante técnico pela STIC;

IV - indicação do Integrante Administrativo e decisão motivada pela autoridade competente da SGA sobre o prosseguimento da contratação; e

V - publicação do ato de instituição da Equipe de Planejamento da Contratação pela SGA.

§ 1º O DFD a que se refere o inciso I, conterá, no mínimo, as informações constantes no § 1º do art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

§ 2º Os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação devem ter ciência expressa das suas indicações e das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.

Subseção II

Do Estudo Técnico Preliminar da Contratação

Art. 14. O Estudo Técnico Preliminar da Contratação será realizado pelos Integrantes Técnico e Requisitante, compreendendo, no mínimo, as tarefas descritas no art. 11 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Art. 15. A estimativa de preço da contratação deverá ser realizada pelo Integrante Técnico com o apoio do Integrante Administrativo para elaboração do orçamento detalhado, composta por preços unitários e de acordo com a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, e suas atualizações, que versa sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral.

§ 1º A definição das condições do mercado fornecedor do objeto a licitar deve ser analisada pelo responsável pela pesquisa de preços juntamente com a área responsável que detém o conhecimento necessário e suficiente para informar se os produtos pesquisados são similares e possuem complexidade semelhante para a comparação de preços.

§ 2º Deve ser evitada a utilização de qualquer elemento, critério ou fator sigiloso, secreto, subjetivo ou reservado que possa, ainda que indiretamente, elidir o princípio da igualdade entre os licitantes ou levar ao direcionamento de preços.

§ 3º A opção pela utilização de outro parâmetro de pesquisa ou método para obtenção do valor de referência deverá, quando impossibilitada a utilização dos parâmetros postos na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021, e suas atualizações, ser descrita e justificada nos autos pelo responsável pela pesquisa, explicitando seu memorial de cálculo e parâmetros de comparação de desempenho e/ou produtividade.

§ 4º As especificações da equipe técnica definidoras das pesquisas deverão ser claras, objetivas, fundamentadas em parâmetros técnicos de ampla notoriedade, criteriosas com a especificação do objeto, alinhadas às de mercado e possuidoras de correta aplicação de cálculos estatísticos e matemáticos.

§ 5º A pesquisa de preços deve buscar referências para prever, com grau adequado de precisão, o valor praticado no mercado.

§ 6º A parametrização deverá ser definida, a fim de evitar preços conflitantes para produtos similares, permitindo que sejam descartadas distorções de situações homogêneas de especificações com condições de pagamento e desempenho distintos.

§ 7º Os preços de itens constantes nos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas - PMC-TIC deverão ser utilizados como preço estimado, salvo se a pesquisa de preços realizada resultar em valor inferior ao PMC-TIC.

Art. 16. O integrante administrativo fiscalizará o cumprimento dos parâmetros legais na elaboração da estimativa de preço da contratação, a ser realizada pelo integrante técnico, a fim de garantir a existência de orçamento detalhado, memorial de cálculo, composto por preços unitários e fundamentado, em pesquisa de mercado, a exemplo de contratações similares, valores oficiais de referência, pesquisa junto a fornecedores ou tarifas públicas, conforme regras constantes do art. 15 desta Portaria.

Art. 17. O integrante técnico, responsável pela pesquisa de preços, deverá apontar na planilha, para acompanhamento do integrante administrativo:

I - os critérios utilizados para identificar os valores exorbitantes ou inexequíveis;

II - a memória de cálculo e a metodologia aplicada para a obtenção dos valores de referência;

III - as fontes de coleta dos dados; e

IV - a viabilidade da contratação, contendo a justificativa da solução escolhida, que deverá abranger a identificação dos benefícios a serem alcançados em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade.

Parágrafo único. A decisão para desconsiderar os valores definidos no inciso I deste artigo deverá ser fundamentada e descrita no processo administrativo.

Art. 18. A adequação orçamentária e o cronograma físico-financeiro serão elaborados pelos integrantes requisitantes e pelo técnico da Equipe de Planejamento da Contratação, conforme previsão constante no art. 21 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, como condição fundamental ao cumprimento dos arts. 15, 16 e 17 da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000.

Art. 19. Excepcionalmente, mediante justificativa do gestor responsável e desde que comprovado nos autos, será admitida a pesquisa com menos de três preços válidos.

Art. 20. A estimativa de preço derivada exclusivamente de propostas de fornecedores somente deverá ser utilizada mediante justificativa, nos casos em que não for possível obter preços de contratações similares de outros entes públicos ou do Painel de Preços do Governo Federal.

Art. 21. A definição, pelo integrante técnico, dos critérios técnicos de julgamento das propostas para a fase de Seleção do Fornecedor, deverá observar as previsões constantes do art. 23 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Art. 22. O Termo de Referência ou o Projeto Básico será assinado pela Equipe de Planejamento da Contratação e pela autoridade máxima de TIC, devendo ser encaminhado para aprovação do Secretário-Executivo Adjunto.

Art. 23. Caberá à Equipe de Planejamento da Contratação, durante a fase de Seleção do Fornecedor, apoiar tecnicamente o pregoeiro ou a Comissão de Licitação na análise e julgamento das propostas e dos recursos apresentados pelos licitantes e na condução de eventual Prova de Conceito, além do posto no art. 28 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

CAPÍTULO III

DO INÍCIO DO CONTRATO

Art. 24. A vigência do contrato inicia-se com sua assinatura ou na data nele prevista quando, obrigatoriamente, deverão ser apresentados os Modelo de Execução e Gestão do Contrato, conforme arts. 18 e 19 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Parágrafo único. O prazo de duração dos contratos deverá observar os limites estabelecidos nos arts. 105 a 114 da Lei nº 14.133, de 2021.

Art. 25. A nomeação dos integrantes da Equipe de Fiscalização do Contrato deve ocorrer até a data de início da vigência do contrato.

Art. 26. As atividades iniciais relativas ao contrato obedecerão ao disposto no art. 31 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, incluindo reunião inicial registrada em ata.

CAPÍTULO IV

DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL

Art. 27. A fase de gestão do contrato será formalizada com a assinatura contratual e com a nomeação dos integrantes da Equipe de Fiscalização do Contrato com os seguintes atores:

I - gestor do contrato;

II - fiscal técnico do contrato;

III - fiscal requisitante do contrato; e

IV - fiscal administrativo do contrato.

§ 1º A Fiscalização Administrativa deverá ser realizada pelos servidores indicados pela SGA, área administrativa competente.

§ 2º A Gestão e Fiscalização Técnica deverá ser indicada pelo dirigente máximo da área de TIC.

§ 3º A Fiscalização Requisitante deverá ser indicada pela autoridade competente da área que requisitou a contratação, conforme disposto no art. 2º da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

§ 4º O encargo de gestor ou fiscal não poderá ser recusado pelo servidor, que deverá reportar ao superior hierárquico as deficiências ou limitações que possam impedir o cumprimento do exercício das atribuições, nos termos do art. 11 do Decreto nº 11.246, de 2022.

§ 5º Os fiscais técnico, requisitante e administrativo do contrato poderão ser os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação, nos termos do art. 29, § 2º, da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

§ 6º Os papéis de fiscais não poderão ser acumulados pelo mesmo servidor, salvo quanto aos papéis de fiscal requisitante e técnico, em casos excepcionais, mediante justificativa fundamentada nos autos e aprovados pela autoridade máxima da área de TIC.

§ 7º Os integrantes da Equipe de Fiscalização do Contrato e o Gestor do Contrato devem ter ciência expressa das suas indicações e das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.

Art. 28. Consideram-se atividades de acompanhamento, gestão e fiscalização de contratos o conjunto de procedimentos e ações que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pelas áreas técnicas e requisitantes para o contrato, incluindo a adequada instrução processual dos atos administrativos e a execução das tarefas gerenciais típicas no decorrer da execução contratual.

§ 1º Os procedimentos de gestão de contratos de TIC deverão observar integralmente as disposições normativas contidas na Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, e suas eventuais atualizações.

§ 2º Os processos de aquisição de Soluções de TIC deverão ser instruídos de forma adequada, preferencialmente em Plataformas Digitais e/ou no Sistema de Processo Eletrônico - SEI ou substituto deste, de forma a refletir a exatidão temporal do desenvolvimento e trâmite dos artefatos do Planejamento da Contratação, nos moldes do disposto na Lei nº 14.133, de 2021, e da Instrução Normativa SGD/MEC nº 94, de 2022.

CAPÍTULO V

DO ENCAMINHAMENTO FORMAL DAS DEMANDAS, MONITORAMENTO E FISCALIZAÇÃO

Art. 29. O encaminhamento formal de demandas deverá ocorrer por parte do gestor de TIC do contrato por meio do encaminhamento de Ordens de Serviço ou Ordem de Fornecimento de Bens ou conforme definido no Modelo de Execução do contrato, devendo conter, no mínimo as previsões constantes do art. 32 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Art. 30. O monitoramento e fiscalização da execução da contratação deverá observar o disposto no art. 33 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Art. 31. As Ordens de Serviço deverão obrigatoriamente atender ao princípio da anualidade orçamentária, conforme previsão constante do art. 35 da Lei Complementar nº 4.320, de 17 de março de 1964.

Parágrafo único. As ordens de serviço referentes a empenhos que sorvem a conta de créditos com vigência plurianual que não forem liquidados só serão computados como Restos a Pagar no último ano de vigência do crédito.

Art. 32. Durante a execução contratual, antes da abertura de Ordem de Serviço ou Ordem de Fornecimento de Bens, cabe ao gestor, auxiliado pelos fiscais técnico(s) e requisitante(s), o controle orçamentário e financeiro do contrato, bem como seu acompanhamento, conforme previsto na Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

§ 1º O gestor do contrato demandará da área fiscalizadora de TIC a informação de saldo disponível de empenho do contrato, por meio de formulário próprio, contendo, no mínimo, as seguintes informações:

I - número do contrato;

II - nome da empresa contratada;

III - objeto do contrato;

IV - data de assinatura contrato;

V - data de vigência do contrato;

VI - descrição dos serviços;

VII - quantidade de serviço (nºs de ordens de serviços);

VIII - período (duração estimada para prestação dos serviços);

IX - recursos financeiros e humanos estimados;

X - quantidade da medida do serviço (Exemplo: quantidade de ponto de função ou unidade de serviço técnico);

XI - justificativa para realização dos serviços; e

XII - responsável técnico.

§ 2º A autorização para o faturamento é de competência do gestor do contrato, com base nas informações atestadas pelo fiscal técnico do contrato, pelos fiscais requisitante e administrativo e nas informações prestadas pela área de Tecnologia da Informação.

Art. 33. As comunicações do gestor e do fiscal do contrato com a contratada deverão ser formalmente realizadas por instrumento próprio.

Art. 34. Antes da abertura de ordens de serviços e/ou de fornecimento de bens, o gestor do contrato deverá assegurar que haja saldos contratuais e de empenho suficientes à assunção do compromisso, sob pena responsabilização para autorização de serviços sem prévio empenho, conforme art. 60 da Lei Complementar nº 4.320, de 1964.

Art. 35. Nas demandas judiciais e extrajudiciais, decorrentes das contratações sob a sua gestão, é de competência do gestor indicar representante do Ministério da Educação, na qualidade de preposto.

CAPÍTULO VI

DA TRANSPARÊNCIA

Art. 36. O Ministério da Educação deverá providenciar a publicação de, pelo menos, os seguintes documentos em sítio eletrônico de fácil acesso, observando a legislação específica relativa à proteção de informações:

I - o Estudo Técnico Preliminar da Contratação e o Termo de Referência:

a) até a data de publicação do edital da licitação; ou

b) até a data de publicação do extrato de contratação, nos casos de contratação direta; ou

c) até a data de assinatura do contrato, nos casos de adesão à ata de registro de preços.

II - o inteiro teor do contrato e seus Termos Aditivos, se houver, em até trinta dias após suas assinaturas.

CAPÍTULO VII

DA TRANSIÇÃO, PRORROGAÇÃO E ENCERRAMENTO CONTRATUAL

Art. 37. Na transição contratual, a Equipe de Gestão e Fiscalização do Contrato deverá se atentar aos seguintes procedimentos:

I - a manutenção dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio por parte da Administração;

II - a entrega de versões finais dos produtos e da documentação;

III - a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da solução de TIC;

IV - a devolução de recursos;

V - a revogação de perfis de acesso;

VI - a eliminação de caixas postais; e

VII - demais procedimentos específicos da contratação.

Art. 38. Na prorrogação contratual, deverão ser observadas as previsões constantes do art. 36 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Art. 39. Para fins de prorrogação contratual, com pelo menos cento e vinte dias de antecedência do término da vigência, o gestor do contrato deverá encaminhar à SGA a respectiva documentação para aditamento, tomando como base o histórico de gestão do contrato e os princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação.

Parágrafo único. A documentação de que trata o caput deverá conter, obrigatoriamente, as seguintes informações:

I - especificação da modalidade licitatória adotada;

II - data de vencimento do contrato;

III - indicação de cláusula especificando a data final do novo prazo de vigência do contrato;

IV - confirmação da existência de previsão editalícia e/ou contratual para prorrogação;

V - relatório prévio do fiscal requisitante do contrato informando que há interesse na prorrogação e que os serviços prestados são/estão adequados;

VI - manifestação do interesse mútuo das partes;

VII - justificativa formal da necessidade do serviço/fornecimento e da vantagem na prorrogação, em confronto com a deflagração de novo processo licitatório;

VIII - constatação em pesquisa de que os preços permanecem vantajosos, considerando, inclusive, eventual requerimento de reajuste feito pela contratada;

IX - demonstração da disponibilidade orçamentária e/ou, se for o caso, com a declaração de que trata o inciso II, do art. 16, da Lei Complementar nº 101, de 2000;

X - demonstração de que o contratado mantém as condições iniciais de habilitação;

XI - confirmação de que a prorrogação proposta é pelo mesmo período da contratação original, ou justificativa caso não o seja; e

XII - identificação da autoridade competente que firmou o contrato originário, a quem compete também a assinatura do aditamento.

Art. 40. Quaisquer modificações, acréscimos e supressões nos contratos devem ser precedidos de análise jurídica e disponibilidade orçamentária, observando os casos previstos no Capítulo VII da Lei nº 14.133, de 2021.

Art. 41. Os modelos de documentos, formulários, termos e atestos, elaborados pela área de TIC, deverão ficar disponíveis em meio eletrônico e, caso necessário, serão publicados pelo ordenador de despesas em instrumento próprio.

Art. 42. No que se refere ao encerramento contratual, deverá ser preparado Termo de Encerramento do Contrato que deve conter, no mínimo:

I - identificação do contrato;

II - contrato-número: número do contrato a que o termo se refere;

III - objeto: descrição sucinta do objeto contratual;

IV - contratante: identificação da instituição contratante; e

V - contratada: identificação da empresa contratada.

CAPÍTULO VIII

DO GERENCIAMENTO DE RISCOS

Art. 43. O gerenciamento de riscos deverá ocorrer nas fases de Planejamento, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato, observadas as previsões constantes do art. 38 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Art. 44. O gerenciamento de riscos deve ser realizado em harmonia com a Política de Gestão de Riscos do órgão, prevista na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 1, de 10 de maio de 2016, registrando-se o alinhamento no Mapa de Gerenciamento de Riscos.

CAPÍTULO IX

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 45. Os casos omissos serão dirimidos pela Lei nº 14.133, de 2021, e/ou pela Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Art. 46. Revoga-se a Portaria nº 32, de 20 de janeiro de 2020, publicada no Diário Oficial da União de 21 de janeiro de 2020.

Parágrafo único. Permanecem regidos pela Portaria nº 32, de 2020, todo procedimento autuado sob a égide da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, da Lei nº 10.520, de 17 de junho de 2001, e da Lei nº 12.462, de 4 de agosto de 2011.

Art. 47. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LEONARDO OSVALDO BARCHINI ROSA