APÊNDICE I

Modelo de Ordem de Serviço - DEMANDA

ORDEM DE SERVIÇO - Parte 1/3 - SOLICITAÇÃO DE DEMANDA

Nº: XXXX/XXX

CONTRATO Nº:

XXX/XXXX

CONTRATADA:

XXXXXXXXX

NUP:

DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA DEMANDA

Serviços Solicitados: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXxXXXXXXXXXX

COORDENAÇÃO-GERAL DE COMUNICAÇÃO SOCIAL

Solicito, no mínimo, três orçamentos de empresas no mercado para realização dos Produtos/Serviços acima especificados. As descrições acima devem constar nos pedidos aos fornecedores.

Brasília, XX de XXXXX de XXXX.

_____________________

Assessor

APÊNDICE II

Modelo de Ordem de Serviço - Prestação de Contas

ENTREGA DOS PRODUTOS / SERVIÇOS

CÓDIGO

NOME

VALOR UNITÁRIO

QTDE AUTORIZADA

QTDE EXECUTADA

VALOR TOTAL

EXECUTADO

XXX

XXXXXXX

R$ XXXXXXX

XX

XX

R$ XXXXXX

TOTAL:

R$ XXXXXXX

Encaminhamos para ateste a comprovação da execução dos produtos/serviços acima relacionados.

Anexo: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

* Produtos/serviços não precificados que tiveram um parecer sobre custos justificado na parte X/X desta OS.

Brasília (DF), XX de XXXXX de XXXX.

_________________________________

P/ XXXXXXXXX

PARECER TÉCNICO DOS PRODUTOS/SERVIÇOS ENTREGUES

Atesto que os produtos/serviços acima relacionados foram entregues conforme as especificações contidas no contrato XXX/XXXX.

Brasília (DF), XX/XX/XXXX.

________________________

Assessor

AUTORIZAÇÃO PARA LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO DOS PRODUTOS/SERVIÇOS

Autorizo a liquidação e pagamento dos produtos/serviços acima relacionados.

Brasília (DF), XX/XX/XXXX.

____________________

Gestor Técnico

APÊNDICE III

Avaliação de Desempenho da Contratada

Apresentação

Este modelo de questionário de avaliação de desempenho de agências de propaganda deve ser preenchido pelo dirigente da unidade administrativa incumbida da gestão publicitária do anunciante ou por seu subordinado imediato, especializado na gestão publicitária, caso em que é obrigatório o endosso do titular da unidade à avaliação, apondo sua assinatura no campo próprio.

Apesar de a responsabilidade pelas informações prestadas pertencer apenas aos dirigentes da unidade administrativa, recomenda-se que todo o pessoal participante do relacionamento com a agência avaliada seja ouvido antes do preenchimento do questionário.

A avaliação semestral do desempenho das agências de propaganda contratadas pelo anunciante atende ao disposto no art. 99 da Instrução Normativa SECOM/PR nº 1, de 2023.

De resto, o acompanhamento e fiscalização da execução de contratos firmados por órgãos e entidades da administração pública é obrigação prevista no art. 117 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

O objetivo do questionário é ajudar a cumprir essas determinações sobre o relacionamento operacional do anunciante com a agência de propaganda. E, ainda, ajudar a aperfeiçoar esse relacionamento, com benefícios para o desempenho profissional da equipe de comunicação do anunciante e para sua comunicação com os públicos de interesse.

Para orientar o preenchimento do questionário, este modelo de avaliação de agência foi dividido em dez quesitos. Deve ser atribuída pontuação para cada quesito, variando de seis (pontuação máxima) a um (mínima). Para cada quesito existe roteiro básico de tópicos a serem considerados. A escala de critérios de julgamento pode ter a seguinte graduação, a critério de cada órgão ou entidade:

1. Não atendeu.

2. Atendeu abaixo do esperado.

3. Atendeu próximo do esperado.

4. Atendeu o esperado.

5. Atendeu mais que o esperado.

6. Atendeu mais que o esperado, com inovação e criatividade.

Recomenda-se utilizar o espaço reservado a Comentários e Providências, em todos os casos. É possível que a agência avaliada apresente graus diferenciados de desempenho em relação aos diferentes tópicos abrangidos por um quesito. O espaço reservado aos comentários serve, entre outras finalidades, para registrar esses matizes e variações. Utilizar esse espaço para informar também as providências que foram ou estão sendo adotadas para melhorar o desempenho da agência.

Ressalte-se que os registros feitos neste instrumento de avaliação poderão vir a ser objeto de análise dos órgãos de controle interno e externo, especialmente os comentários e providências.

Avaliação de Desempenho de Agência de Propaganda

Nome do anunciante

Agência avaliada

Início da vigência do contrato

Unidade administrativa gestora da publicidade (UA)

Nome do titular da UA

Nome e cargo do avaliador

Assinatura do avaliador

Endosso do titular da UA à avaliação (assinatura)

Nome e cargo dos demais participantes da avaliação

1. Estudo e planejamento

- Entendimento dos problemas de comunicação do anunciante. Conhecimento da problemática do anunciante, de sua inserção social e mercadológica, seus pontos fortes e pontos fracos.

- Uso de pesquisas para conhecimento dos segmentos de público mais importantes (target) no relacionamento publicitário do anunciante; conhecimento de seus valores, atitudes e comportamentos e de seu modo de interagir com - e expectativas em relação a - o anunciante. Visão integrada da comunicação.

- Capacidade de identificar alternativas de abordagem publicitária e acuidade na escolha da melhor dentre as cogitadas. Conhecimento e análise das ações de comunicação realizadas pela concorrência ou por defensores de pontos de vista diversos ou contrários. Acompanhamento, por iniciativa e conta próprias, e utilização de pesquisas relacionadas com a área de atuação do anunciante.

- Visão estratégica: capacidade de articular os conhecimentos sobre o anunciante, os públicos, a comunicação concorrente ou adversa, os objetivos do anunciante e as verbas disponíveis. Avaliação de campanhas realizadas e aproveitamento dos resultados em trabalhos subsequentes.

- Disponibilidade dos profissionais de planejamento e pesquisa para discutir problemas com os técnicos do anunciante.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

2. Criação

- Respeito ao público, à sua cultura e aos seus valores.

- Pertinência, originalidade e simplicidade das ideias criativas.

- Acerto das soluções propostas para os problemas apresentados; adequação aobriefing.

- Engenhosidade na concepção das peças; capacidade de produzir surpresa e encanto, quando for o caso.

- Consistência da estratégia e dos partidos de criação propostos com os objetivos institucionais ou mercadológicos do anunciante; respeito à personalidade institucional do anunciante e à sua identidade visual, bem como, quando for o caso, à do ministério a que está vinculado e à do Governo Federal.

- Objetividade. A criação está realmente a serviço do cliente, e não da promoção da capacidade criativa da agência.

- Conhecimento do setor e das ações de comunicação concorrentes ou adversas, revelado ou implícito nas soluções apresentadas.

- Manutenção de bons padrões de acabamento; amadurecimento das ideias e correção das informações nas peças apresentadas para exame e aprovação (leiautes, textos, roteiros,storyboards).

- Domínio de novos materiais, novas técnicas de produção e linguagens; atualização constante.

- Rapidez.

- Integração com o atendimento e o planejamento.

- Acesso dos representantes do anunciante ao pessoal de criação.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

3. Produção

- Qualidade artística e artesanal. Competência para preservar e incrementar a qualidade de textos, roteiros, leiautes e originais em geral. Acabamento.

- Adequação, propriedade. Integração com o atendimento.

- Capacidade de cumprir prazos, sem sacrifício da qualidade.

- Prática de preços compatíveis com os de mercado.

- Tempestividade na apresentação de estimativas de preços.

- Capacidade de buscar soluções de produção que minimizem custos. Planejamento visando economia na utilização dos materiais produzidos.

- Domínio de novas técnicas, processos e materiais. Atualização.

- Capacidade de negociação junto a fornecedores (qualidade, prazos, preços). Transferência, ao anunciante, de vantagens obtidas nas negociações. Absorção de custos internos.

- Cumprimento de compromissos assumidos por ocasião da licitação;

- Prática de rotatividade de fornecedores cotados nos serviços de produção publicitária.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

4. Mídia e/ou de formas inovadoras de comunicação publicitária: estudo e planejamento

- Acompanhamento regular, por meio de estudos e pesquisas, da evolução dos hábitos de consumo de comunicação do público em geral e, em especial, dos segmentos mais importantes para a comunicação do anunciante.

- Iniciativa na prospecção de novos meios, inclusive de não mídia, assim entendidos os meios que não implicam a compra de espaço e ou tempo em veículos de divulgação para a transmissão de mensagem publicitária.

- Competência para simular alternativas demixde mídia e indicar a melhor cobertura dotarget, à vista dos objetivos e recursos do anunciante.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

5. Execução de mídia e/ou de formas inovadoras de comunicação publicitária (compra e acompanhamento)

- Competência negocial para obter boas colocações nas inserções, oportunidades especiais, descontos sobre preços de tabela, bonificações, reaplicações, prazos de pagamento - tudo em benefício do anunciante.

- Discrição.

- Entrosamento com o atendimento. Tempestividade e forma de apresentação das estimativas de preços.

- Agilidade para propor reformulações do plano ou da programação diante de alterações de conjuntura.

- Compatibilidade da execução da compra com a verba designada pelo anunciante.

- Capacidade de conseguir compensações por falha do veículo (tais como truncamento da inserção, defeito de impressão), inclusive colocações inaceitáveis.

- Sistemática de checagem das veiculações em todos os meios; confiabilidade dos instrumentos de aferição empregados na checagem.

- Cumprimento dos compromissos assumidos por ocasião da licitação.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

6. Metas

Atingimento de metas e objetivos institucionais e mercadológicos, comprovado em pesquisas de campo. Se não existirem levantamentos objetivos, a nota pode ser atribuída com base em outro tipo de avaliação, o que deve ser explicitado no campo reservado aos comentários.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

7. Grupo de atendimento

- Conhecimento do anunciante e das ações de comunicação concorrentes ou adversas.

- Disponibilidade. Pontualidade. Rapidez e tempestividade. Eficácia da sistemática de registro de reuniões/visitas/telefonemas e no acompanhamento de pendências (follow-up).

- Objetividade e racionalidade. Interesse e disponibilidade para debater e considerar opiniões diversas das da agência. Honestidade e franqueza na defesa de trabalhos e opiniões.

- Maturidade e experiência. Capacidade de identificar e relatar antecipadamente problemas, evitando que fiquem fora de controle. Otimismo e flexibilidade nos momentos críticos.

- Capacidade de manter o trabalho da agência dentro do planejamento estratégico.

- Entrosamento com todas as áreas da agência. Capacidade de relacionar-se positivamente com o pessoal das áreas-fim do anunciante.

- Rapidez na correção de falhas de procedimento apontadas. Capacidade de manter padrão de qualidade adequado nos materiais trazidos para aprovação: materiais bem-elaborados e amadurecidos no âmbito da agência, quanto à forma e ao conteúdo.

- Confiabilidade. Capacidade e disposição de 'vestir a camisa' do anunciante.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

8. Administração e finanças

- Organização.

- Correção dos dados e documentos.

- Tempestividade e forma de apresentação de faturas.

- Administração de pagamentos; segurança e rapidez nos pagamentos a fornecedores e veículos.

- Entrosamento com o atendimento.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

9. Serviços Especiais, fornecidos sem ônus

Disponibilização regular de:

- Pesquisas sobre hábitos de consumo de comunicação;

- Levantamentos de investimentos publicitários da concorrência;

- Serviço declipping (impresso/eletrônico);

- Coletâneas de campanhas e peças sobre temas correlatos, incluído material distribuído por festivais publicitários.

- Textos atuais sobre tendências e inovações em comunicação e marketing;

- Palestras sobre temas de interesse profissional;

- Vagas em eventos relacionados à atividade fim do anunciante e à área de comunicação e marketing.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

10. Atendimento Global

- Participação e envolvimento dos dirigentes máximos da agência.

- Capacidade de atuar decisivamente e fornecer resultados de qualidade.

- Qualificação do conjunto de profissionais alocados ao atendimento da conta, em todas as áreas da agência. Observância da prática de consultar o anunciante antes da substituição de profissionais alocados a seu atendimento.

- Tempestividade e pontualidade das soluções para os problemas apresentados.

- Estrutura, na cidade-sede do anunciante, compatível com as necessidades deste.

- Cumprimento dos compromissos assumidos por ocasião da licitação, inclusive os relacionados a preços.

- Envolvimento global com os problemas e necessidades do anunciante.

Nota (marcar com um X)

6

5

4

3

2

1

Comentários às notas e informação de providências adotadas ou em fase de adoção:

Aspecto positivo:

Aspecto negativo:

Providência:

11. Conclusão

Comentário referente a avaliação realizada.

AVALIADORES

NOME

Cargo

NOME

Cargo