PORTARIA Nº 2.888, DE 21 DE AGOSTO DE 2024

Institui o Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional (MIDR).

O MINISTRO DE ESTADO DA INTEGRAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO REGIONAL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal, resolve:

Art. 1º Fica instituído o Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais (CGGPD) do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional (MIDR), com o objetivo de estabelecer um controle centralizado e eficiente sobre a gestão, preservação e acesso aos documentos digitais no órgão.

Art. 2º O Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais será composto por representantes, titular e suplente, indicados pelas seguintes unidades administrativas:

I - Secretaria-Executiva, que o coordenará;

II - Divisão de Documentação e Informação, que exercerá o papel de secretaria-executiva do Comitê;

III - Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação; e

IV - Assessoria Especial de Controle Interno.

§ 1º Os representantes de que tratam os incisos I, II, III e IV do caput e respectivos suplentes serão indicados pelos titulares das unidades que representam e designados por ato do Ministro de Estado da Integração e do Desenvolvimento Regional.

§2º O Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais poderá convidar servidores e demais colaboradores das áreas finalísticas, bem como representantes de órgãos e entidades públicas, para participar de reuniões ou mesmo do desenvolvimento dos trabalhos.

Art. 3º Compete ao Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais, sem prejuízo das competências regimentais das unidades administrativas que o compõem:

I - articular as ações para a execução da gestão e da preservação dos documentos digitais, no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional;

II - analisar e propor melhorias nos fluxos de trabalho, para a operacionalização da gestão documental de documentos digitais no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional;

III - analisar as respostas a requerimentos de informação e manifestações de ouvidoria que ocasionem repercussões estruturais nas regras de negócio referentes à gestão, preservação e acesso aos documentos digitais, quando demandado pelas áreas competentes;

IV - identificar os riscos relacionados à criação e preservação dos documentos digitais e propor medidas de tratamento, sem prejuízo da atuação das outras instâncias de governança;

V - elaborar e atualizar os instrumentos normativos necessários para estruturar a Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional;

VI - promover a capacitação contínua dos membros do comitê e dos servidores envolvidos na gestão documental digital para fortalecer a capacidade técnica do MIDR; e

VII - desenvolver diretrizes para a comunicação das atividades e decisões do comitê para os servidores do MIDR e para a sociedade, aumentando a transparência e o engajamento com as políticas de preservação digital.

Art. 4º O Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais se reunirá, inicialmente, uma vez por mês para realização de suas atribuições e, extraordinariamente, por convocação do seu Coordenador ou proposta da maioria absoluta dos membros.

§1º O quórum de reunião do Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§2º Os membros do Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais que se encontrarem no mesmo ente federativo da reunião participarão presencialmente e os membros que se encontrarem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.

Art. 5º A participação no Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 6º Esta Portaria entra em vigor sete dias após a data de sua publicação

ANTONIO WALDEZ GÓES DA SILVA