PORTARIA AN Nº 121, DE 20 DE OUTUBRO DE 2023 (*)

A DIRETORA-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, no uso de suas atribuições e com fundamento no Artigo 22, do Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado pela Portaria nº 2.433 do Ministério de Justiça, de 24 de outubro de 2011, e considerando a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, e o Decreto Nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e o que consta do processo SEI-AN nº 08227.001698/2023-32, resolve:

Art. 1º Aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Arquivo Nacional (CPAD/AN), constante do Anexo Único desta Portaria.

Art. 2º Fica Revogada a Portaria nº 190, de 19 de julho de 2018.

Art. 3º Esta Portaria AN entra em vigor na data de sua publicação.

ANA FLÁVIA MAGALHÃES PINTO

ANEXO ÚNICO DA PORTARIA AN Nº 121, DE 20 DE OUTUBRO DE 2023

REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO NACIONAL (CPAD/AN)

CAPÍTULO I

Finalidade

Art. 1º Este Regimento tem como finalidade regulamentar as disposições relativas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Arquivo Nacional (CPAD/AN), com base no artigo 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.

CAPÍTULO II

Composição e Organização

Art. 2º A CPAD/AN será formada por membros/as titulares e seus/suas respectivos/as suplentes, escolhidos/as entre servidores/as do Arquivo Nacional (AN), designados pela Direção-Geral, de modo a contemplar todas as áreas de atuação do órgão, conforme a seguinte composição:

I - Gabinete da Direção-Geral;

II - Coordenações-Gerais;

III - Secretaria Executiva do Conselho Nacional de Arquivos;

IV - Superintendência Regional no Distrito Federal.

§ 1º O/A suplente substituirá o/a titular nos seus eventuais impedimentos, com direito a voto.

§ 2º A CPAD/AN convocará, de acordo com a necessidade, servidores/as com conhecimento das atividades desempenhadas pela unidade em que está lotado/a atualmente, ou de unidade na qual atuou. O/A servidor/a terá a função de colaborar com a Comissão no desenvolvimento de suas atividades.

§ 3º Identificada a necessidade, pelos/as membros/as da CPAD/AN, de contar com a colaboração de outros/as servidores/as, o/a responsável pela unidade será informado/a e deverá indicar o/a servidor/a que mais se adeque ao perfil solicitado.

§ 4º A CPAD/AN poderá criar grupos de trabalho específicos, conforme forem necessários à avaliação de conjuntos documentais de difícil entendimento ou consenso e, para isso, convidar profissionais ou estudiosos/as do tema externos/as ao AN para atuarem como voluntários/as, em conjunto com os/as membros/as da Comissão.

§ 5º Os/As especialistas e colaboradores/as eventuais poderão participar das reuniões, sem direito a voto.

Art. 3º O mandato dos/as membros/as é de 2 (dois) anos, sendo permitida a recondução por igual período.

§ 1º Identificada a necessidade de substituição de qualquer membro/a, titular ou suplente, no decurso de seu mandato, a CPAD/AN encaminhará o pedido, devidamente justificado, ao/à titular da unidade organizacional à qual esteja subordinado/a.

§ 2º O/A membro/a que necessitar se desligar, permanente ou temporariamente da CPAD/AN, deverá solicitar através de comunicação ao/à Presidente/a da CPAD/AN, justificando o motivo, com antecedência mínima de 30 dias.

CAPÍTULO III

Atribuições

Art. 4º Ao/À Presidente/a da CPAD/AN compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especialmente:

I) convocar os/as membros/as para reuniões e coordená-las;

II) elaborar e emitir comunicações oficiais;

III) definir as prioridades dos assuntos a serem analisados;

IV) delegar responsabilidades e tarefas aos/às membros/as, no âmbito da CPAD/AN;

V) providenciar junto às unidades competentes ações de capacitação para os/as membros/as da CPAD/AN;

VI) designar dois/duas membros/as para acompanhar o processo de eliminação dos documentos, quando da autorização de Listagem de Eliminação de Documentos;

VII) analisar a viabilidade das proposições de alteração deste Regimento Interno e submeter aos/às demais membros/as, sendo a aprovação condicionada ao voto da maioria simples dos/as membros/as;

VIII) solicitar a publicação e divulgação do relatório anual das atividades desenvolvidas pela CPAD/AN às unidades competentes.

Art. 5º Compete à Secretaria-Executiva da CPAD/AN, exercida por um/a dos/as membros/as da Comissão:

I) controlar a lista de presença;

II) proceder à leitura das atas da CPAD/AN para aprovação;

III) dar suporte à organização de eventos promovidos pela CPAD/AN;

IV) encaminhar as atas para análise prévia dos/as membros/as presentes, para aprovação na reunião seguinte;

V) apoiar a elaboração de relatórios das atividades desenvolvidas pela CPAD/AN;

VI) realizar a gestão dos documentos relativos às atividades da CPAD/AN, independentemente do suporte. Estes documentos ficarão sob a responsabilidade da Divisão de Protocolo e Arquivo (DIPAR).

Parágrafo único. As atas serão elaboradas por membro/a da CPAD/AN indicado/a pela Presidência ou, excepcionalmente, por servidor/a do AN convidado/a pela Comissão para essa finalidade.

Art. 6° Compete aos/às membros/as suplentes da CPAD/AN não somente substituir os/as titulares em suas ausências, mas também acompanhar todas as atividades, conhecer a legislação arquivística e o funcionamento da Comissão.

Art. 7° Compete à CPAD/AN, além das atribuições previstas na legislação pertinente:

I) propor a formulação de diretrizes e normas relativas à gestão de documentos no âmbito do Arquivo Nacional;

II) orientar e propor a aplicação dos procedimentos de gestão de documentos no Arquivo Nacional, como apoio à administração, a fim de proteger as fontes de prova, informação e memória institucional, bem como a proteção dos documentos de caráter permanente;

III) promover a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades de suporte (também conhecidas como atividades-meio) do Poder Executivo Federal, e fazer sugestões quanto ao seu aperfeiçoamento;

IV) elaborar, atualizar e promover a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, relativos às atividades-fim do Arquivo Nacional;

V) propor a elaboração de planos, programas e projetos de capacitação e aperfeiçoamento dos/as servidores/as no que se refere à gestão de documentos;

VI) aprovar listagem de eliminação de documentos de acordo com os prazos da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, submetendo posteriormente para autorização da Direção-Geral do AN;

VII) promover ações de divulgação interna para conscientização dos/as servidores/as quanto à aplicação dos instrumentos de gestão de documentos e a responsabilidade em relação à proteção dos documentos;

VIII) promover a análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada pela CPAD/AN no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

CAPÍTULO IV

Funcionamento

Art. 8º As reuniões ocorrerão:

I) ordinariamente, a cada seis meses, no mínimo, conforme calendário preestabelecido pela CPAD/AN e sua convocação pelo/a Presidente/a;

II) extraordinariamente, por convocação do Presidente da CPAD/AN, ou solicitadas pela maioria simples de seus/suas membros/as, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis.

§ 1° Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados e a indicação do local, data e horário da reunião.

§ 2° Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do/a Presidente/a, ser colocada em discussão, ainda que não conste na pauta de convocação.

Art. 9º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a presença mínima de 50% (cinquenta por cento) mais um dos/as seus/suas membros/as, incluindo o/a Presidente/a da CPAD/AN.

Art. 10 A CPAD/AN deliberará com a presença da maioria simples de seus/as membros/as.

§ 1° O/A Presidente/a exercerá o direito de voto e, nos casos de empate, também o voto de qualidade (voto de desempate).

§ 2° O/A titular que tiver impedimento para participar da reunião ordinária, deverá, obrigatoriamente, justificar a falta e comunicar ao/à seu/sua suplente, para a devida representação.

§ 3° Os/As membros/as convocados/as para participar da reunião, que faltarem sem justificativa, perderão o direito a voto na reunião subsequente.

§ 4° Os/As suplentes que participarem junto com o titular, da mesma reunião, não terão direito a voto.

Art. 11 A CPAD/AN elaborará o calendário das reuniões ordinárias a serem realizadas, e realizará tantas reuniões extraordinárias quanto forem necessárias.

Parágrafo único - O calendário será elaborado na última reunião ordinária de cada ano.

Art. 12 As reuniões serão abertas pelo/a Presidente/a, que submeterá aos/às membros/as a ata da reunião anterior, e não havendo manifestação contrária será considerada aprovada e subscrita pelo/a Presidente/a, pelos/as membros/as presentes e pelo/a secretário/a.

I) na sequência, o/a Presidente/a abrirá parte do expediente reservada às comunicações, momento em que, além de assuntos gerais, serão registradas as justificativas de ausência e analisados os pedidos de alteração de pauta;

II) terminadas as comunicações, o/a Presidente/a dará início à Ordem do Dia, com a análise dos assuntos da pauta;

III) qualquer membro/a poderá requerer o adiamento da discussão pedindo vista do processo, ficando obrigado/a a apresentar o seu voto até a segunda reunião ordinária seguinte, salvo prorrogação concedida pela maioria dos/as membros/as presentes;

IV) a qualquer momento poderão ser levantadas questões de ordem;

V) encerrada a discussão, ninguém mais poderá fazer uso da palavra, senão para encaminhar a votação ou para declaração de voto.

Art. 13 Compete aos/às membros/às da CPAD/AN estudar e relatar, dentro dos prazos previamente estabelecidos, as matérias que lhes forem confiadas pela Presidência.

Art. 14 Poderão participar das reuniões da CPAD/AN, sem direito a voto, pessoas indicadas por qualquer membro/a, convidadas pela Presidência.

Art. 15 Caberá ao/à Presidente/a da CPAD/AN solicitar à Direção-Geral do Arquivo Nacional os recursos necessários para o seu pleno funcionamento.

Art. 16 Na ausência eventual do/a Presidente/a, a presidência da CPAD/AN será exercida pelo/a suplente ou, ainda, na ausência também do/a suplente, por um/a membro/a presente, indicado pela maioria simples dos/as demais membros/as.

Art. 17 A CPAD/AN poderá solicitar informações e apoio técnico e/ou administrativo às áreas do Arquivo Nacional, a quem caberá atendê-la para seu bom desempenho.

Art. 18 O endereço eletrônico cpad@an.gov.br será utilizado pela Presidência e pela Secretaria-Executiva para emissão de comunicados internos e para comunicações externas.

CAPÍTULO V

Das disposições gerais e transitórias

Art. 19 Qualquer membro/a, titular ou suplente, poderá sugerir alteração no Regimento Interno, que, para se tornar efetiva, deverá ser analisada e aprovada em reunião ordinária, havendo item específico em pauta.

Art. 20 Estão sujeitos ao presente Regimento todos os membros desta Comissão.

Art. 21 No final de cada ano será realizada a análise do relatório anual das atividades desenvolvidas, com avaliação da consecução do planejamento adotado pela CPAD/AN.

Art. 22 Os casos omissos serão resolvidos, inicialmente, pela própria CPAD/AN e, em última instância, pela Direção-Geral do Arquivo Nacional.

Republicada por ter saído, no DOU nº 247, de 29/12/2023, Seção 2, com incorreção no original.