PORTARIA MRE Nº 566, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2024

Atualiza o subcapítulo 8.8 do Guia de Administração de Postos sobre viagens do Presidente e do Vice-Presidente da República ao Exterior.

O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso da competência que lhe é conferida pelo art. 47 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, com a redação dada pelo Decreto nº 11.965, de 26 de março de 2024, tendo em conta o disposto no §2º do art. 1º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e no Decreto nº 940, de 27 de setembro de 1993, bem como a necessidade de atualizar as normas de gestão e de execução financeira, orçamentária e patrimonial das Repartições do Ministério das Relações Exteriores no exterior, resolve:

Art. 1º O subcapítulo 8.8 do Guia de Administração dos Postos, publicado pela Portaria MRE nº 402, de 22 de julho de 2022, passa a vigorar com a seguinte redação:

"8.8 Viagens do Presidente e do Vice-Presidente da República ao Exterior - VP

8.8.1 A dotação "Viagens do Presidente e do Vice-Presidente da República ao Exterior - VP" cobrirá despesas com o apoio logístico a missões oficiais ao exterior do Presidente (PR) e do Vice-Presidente da República (VPR), bem como dos membros de suas respectivas comitivas oficiais e equipes de apoio, inclusive no contexto de escalas técnicas.

8.8.2 São despesas custeadas com a dotação VP:

i. contratação de hospedagem do PR e do VPR, bem como dos membros das respectivas comitivas oficiais e equipes de apoio;

ii. aluguel de salas de reunião, de apoio, de conferência de imprensa, entre outras, no hotel de hospedagem da comitiva oficial e da equipe de apoio, incluindo serviço de água e café;

iii. compra de material de consumo para uso pelas autoridades e pelos membros da comitiva oficial e da equipe de apoio;

iv. contratação de serviços de apoio a eventos, reuniões e conferências de imprensa, incluindo alimentação, movimentação e aluguel de mobiliário e de equipamentos, entre outros;

v. contratação de serviço de interpretação, incluindo intérpretes locais e equipamentos;

vi. contratação de serviços de tecnologia da informação e de comunicação, incluindo aluguel de equipamentos, telefonia, internet e rede de dados, suporte técnico, entre outros;

vii. locação de veículos com ou sem serviço de motorista, bem como a contratação de outros meios de transporte;

viii. contratação de comissaria aérea, acesso a pavilhão de autoridades e outras necessidades aeroportuárias; e

ix. compra de oferenda floral ou outras ofertas de natureza de representação.

8.8.2.1. Não serão custeadas com a dotação VP despesas pessoais incorridas no contexto da estada no hotel contratado (serviço de quarto, alimentos, bebidas, lavanderia ou quaisquer outros).

8.8.2.2.É vedado o uso dos veículos alugados para fins particulares.

8.8.3. A responsabilidade pela execução da dotação VP é compartilhada da seguinte forma:

8.8.3.1. O Cerimonial (ou a Assessoria Especial de Comunicação Social - AIG) é a unidade requisitante das contratações, sendo responsável pela estimativa da demanda, pela autorização do prosseguimento das contratações e pela fiscalização e ateste da execução dos serviços durante a missão.

8.8.3.2. O posto que for instruído pelo Cerimonial (ou pela AIG) a realizar as contratações é a unidade gestora executora, sendo responsável pela instrução dos processos de contratação, pela gestão dos contratos e pela liquidação das despesas e pagamento.

8.8.3.3. As unidades gestoras coordenadoras (UGC) são responsáveis pelo envio dos recursos orçamentários e financeiros ao posto, conforme autorizado pelo Cerimonial (ou pela AIG) e solicitado pelo posto:

8.8.3.3.1. O DSE/DPAG é a UGC responsável pelo envio de recursos para o custeio de despesas com hospedagem.

8.8.3.3.2. A DAEX é a UGC responsável pelo envio de recursos para o custeio de despesas com aluguel de sala, com material de consumo, com serviços de apoio a eventos, com serviço de interpretação, com transporte, com comissaria aérea e outras necessidades aeroportuárias e com oferendas florais e outras ofertas de natureza de representação.

8.8.3.3.3. O DTIC/CPLAN é a UGC responsável pelo envio de recursos para o custeio de despesas com serviços de tecnologia da informação e de comunicação.

8.8.4 São considerados membros, para os efeitos previstos no item 8.8.1:

i. da comitiva oficial: autoridades, personalidades e membros da sociedade civil designados por decreto presidencial; e

ii. da equipe de apoio (ou comitiva técnica): servidores e agentes públicos designados formalmente pela Presidência da República, servidores do Itamaraty que integrarem a missão e intérpretes contratados pelo Ministério das Relações Exteriores.

8.8.5. O processo de contratação dos serviços de apoio logístico a missões oficiais do PR e do VPR pelos Postos se iniciará com a formalização da demanda mediante despacho telegráfico expedido pelo Cerimonial (ou pela AIG), com a distribuição C (ou AIG)/UGC correspondente/COF/CISET.

8.8.5.1. Caberá ao Cerimonial (ou à AIG) comunicar ao Posto a descrição do objeto a ser contratado ou adquirido e o quantitativo estimado com base na melhor informação disponível, bem como prover cópia de eventuais documentos de suporte.

8.8.6. A declaração de disponibilidade orçamentária será dada pelo ordenador de despesas do posto, uma vez recebidos os créditos correspondentes.

8.8.7. Salvo se o país anfitrião designar hotel específico para hospedar a comitiva brasileira, ou se oferecer a suíte para hospedar o PR ou o VPR, ou em caso de inviabilidade de competição, o que deve ser justificado nos autos, o posto deverá realizar pesquisa de mercado com a finalidade de identificar hotéis habilitados em conformidade com o item 8.8.7.6.

8.8.7.1. A pesquisa de mercado deverá conter a lista dos hotéis visitados e as principais características físicas dos selecionados.

8.8.7.2. Hotéis eventualmente desclassificados devem constar igualmente da pesquisa de mercado, registrando-se os motivos da desclassificação.

8.8.7.3. A pesquisa de mercado deve contemplar ao menos três hotéis, salvo em casos justificados.

8.8.7.4. A pesquisa de mercado deverá apurar, ainda:

i. os valores de diárias dos quartos, do aluguel das salas e dos serviços;

ii. as políticas de reserva e cancelamento; e

iii. eventuais outros aspectos afetos ao mercado local, ao contexto do evento ou de outra forma pertinentes à escolha do prestador.

8.8.7.5. Os documentos de habilitação poderão ser dispensados nos casos de hotéis amplamente reconhecidos no mercado local e de reputação ilibada ou em caso de intermediação do governo local na seleção do prestador ou em situações análogas, o que deverá ser atestado nos autos.

8.8.7.6. Os critérios de escolha do hotel que hospedará o PR ou o VPR e a respectiva comitiva oficial são localização, segurança e representatividade, considerados, ainda, o preço, as peculiaridades locais, as especificidades do evento, questões logísticas e eventuais outros aspectos pertinentes à escolha do prestador.

8.8.7.6.1. Os membros da equipe de apoio poderão ser alocados parcial ou integralmente no mesmo hotel do PR e do VPR conforme a necessidade de serviço, especialmente quando não houver opções de hotéis de categoria adequada próximos, ou quando as tarifas de hotéis próximos sejam similares ao do hotel da comitiva oficial, ou quando as condições de segurança da cidade recomendarem evitar deslocamentos desses agentes.

8.8.7.6.2. Autoridades e membros da comitiva oficial e da equipe de apoio serão alocados em aposentos individuais, na categoria adequada às funções que exercem, conforme orientações específicas do Cerimonial e tendo em conta as especificidades do evento, as necessidades de serviço, a disponibilidade de quartos e as peculiaridades locais.

8.8.7.6.2.1. Membros da equipe de apoio da PR ou da VPR dividirão quartos duplos conforme solicitação da PR ou VPR.

8.8.7.7. Em caso de contratação de hotel separado para hospedar membros da equipe de apoio, os critérios de escolha são localização, segurança e preço, consideradas, ainda, as peculiaridades locais, as especificidades do evento, questões logísticas e eventuais outros aspectos pertinentes à escolha do prestador.

8.8.7.8. A habilitação dos hotéis prospectados pelos postos e a escolha final do prestador de serviço de hospedagem serão realizadas pelo Cerimonial, que irá ponderar os critérios para seleção de hospedagem, classificando as opções que melhor atendam cada critério, hierarquizando-os justificadamente.

8.8.8. No caso da contratação de serviços de apoio a eventos e reuniões e de serviços de comunicação (internet e telefonia) junto ao hotel de hospedagem das comitivas, o posto deverá prever, quando cabível, prestação de serviço na modalidade "sob demanda", sendo necessária, nesse caso, a indicação em contrato dos preços unitários por item.

8.8.8.1. Os documentos de habilitação poderão ser dispensados nas hipóteses previstas no item 8.8.7.5.

8.8.9. No caso da contratação de serviço de aluguel de veículos, o posto deverá observar o disposto no item 3.1.2.5 e em seus subitens.

8.8.9.1. Os postos poderão realizar pré-qualificação de interessados com especial enfoque na apresentação de atestado de capacidade técnica, consideradas as peculiaridades locais, podendo os documentos de habilitação serem dispensados nas hipóteses previstas no item 8.8.7.5.

8.8.10. Caso alguma contratação exceda o valor de USD 150 mil, será, excepcionalmente, dispensada a solicitação de parecer de advogado local quando a praxe local seja a de assinatura de contratos, ou de outro instrumento hábil reconhecido pelas normas ou práticas locais, para o qual não caiba aspecto negocial. Nesse caso, o gestor deverá atestar nos autos a situação fática que levou à dispensa de parecer e atualizar a matriz de risco da contratação.

8.8.11. Caberá ao ordenador de despesas do Posto homologar os processos de contratação de apoio logístico a missões oficiais do PR e do VPR. Os recursos necessários deverão ser solicitados por telegrama com distribuição UGC correspondente/C (ou AIG)/COF/CISET, conforme modelo do item 2.3.3. Caberá ao ordenador de despesas do Posto assinar os contratos ou instrumentos equivalentes.

8.8.11.1 As solicitações de envio de recursos decorrentes de prestação de serviços de tecnologia da informação (aluguel de computador, aluguel de impressora, aluguel de fotocopiadora, aluguel de roteador, assistência técnica, instalação de equipamento) e de comunicação (telefonia móvel, telefonia fixa, acesso à Internet) deverão apresentar os custos de forma discriminada, por item, com eventuais impostos, taxas e fretes incluídos, em moeda local e no valor correspondente em dólares estadunidenses.

8.8.12. Para fins de comprovação dos gastos e liquidação das despesas pelo Posto, deverão constar nos processos de pagamento:

i. grade de hospedagem, contendo nomes dos hóspedes, tipo e número do quarto e datas de "check-in" e "check-out";

ii. planilha de controle de utilização dos veículos, na qual serão discriminados tipo do veículo, placa, finalidade do deslocamento, data e horário de partidas e chegadas, bem como nome e rubrica do usuário ou responsável pelo veículo;

iii. registro dos serviços "sob demanda" solicitados ao hotel nos termos do item 8.8.8 e da conformidade da prestação; e

iv. ateste do recebimento e da conformidade de demais materiais e serviços.

8.8.13. Os Postos manterão em seus arquivos o inteiro teor dos processos de contratação e de pagamento de despesas com o apoio logístico a missões oficiais do PR e do VPR ao exterior para fins de fiscalização e auditoria.

8.8.13.1. Postos não siafizados deverão elaborar prestação de contas dos recursos a ser encaminhada conforme o disposto no item 14.2.1.

8.8.14. No contexto de grandes eventos internacionais no exterior que possam requerer a permanência estendida de membros da equipe de apoio do Itamaraty, gastos com hospedagem poderão ser custeados para a totalidade da missão, a critério da Administração.

8.8.15. Os modelos específicos dos artefatos de planejamento para a contratação dos serviços objeto do presente item 8.8 serão de observância obrigatória, com as devidas adaptações ao caso concreto e às peculiaridades locais.

8.8.16. Despesas com o apoio logístico a missões oficiais ao exterior do Ministro de Estado das Relações Exteriores, da Secretária-Geral das Relações Exteriores e de suas equipes de apoio poderão ser custeadas, mediante instrução da SERE, com as dotações usuais do Posto e seguirão as diretrizes estabelecidas neste subcapítulo 8.8."

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor no dia 1º de fevereiro de 2025.

MAURO VIEIRA