PORTARIA NORMATIVA DGC/CGU Nº 169, DE 10 DE SETEMBRO DE 2024

Aprova o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da CGU.

A DIRETORA DE GESTÃO CORPORATIVA DA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO, no exercício das competências previstas no art. 9º do Decreto nº 11.330, de 1º de janeiro de 2023, resolve:

Art. 1º Fica aprovado o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Controladoria-Geral da União, constituída pela Portaria Normativa CGU nº 97, de 03 de outubro de 2023.

CAPÍTULO I

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 2º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Controladoria-Geral da União - CPAD/CGU:

I - coordenar e orientar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento dos prazos de guarda, e a destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da CGU, visando à identificação para guarda permanente ou sua eliminação, quando destituídos de valor, de acordo com o disposto no Decreto nº 4.073, da Presidência da República, de 3 de janeiro de 2002, no Decreto 1.148, de 2 de dezembro de 2019, no Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 e nas Resoluções nº 40, do CONARQ, de 9 de dezembro de 2014 e sua atualização, nº 44, de 14 de fevereiro de 2020;

II - elaborar e atualizar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim da CGU e submeter à aprovação da instituição arquivística pública, na forma da legislação em vigor;

III - aplicar, orientar e supervisionar o uso do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos, e do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim da CGU;

IV - analisar e aprovar as listagens de eliminação de documentos, nos termos da legislação em vigor;

V - propor a formulação de diretrizes e normas, assim como decidir sobre assuntos relativos às suas competências, podendo constituir grupos de trabalho para tal finalidade; e

VI - elaborar e propor alterações ao Regimento Interno.

CAPÍTULO II

DA COMPOSIÇÃO

Art. 3º A CPAD/CGU será composta por representantes, um titular e um suplente, das seguintes unidades administrativas:

I - Gabinete do Ministro;

II - Secretaria-Executiva;

III - Secretaria Federal de Controle Interno;

IV - Ouvidoria-Geral da União;

V - Corregedoria-Geral da União;

VI - Secretaria de Integridade Privada;

VII - Secretaria de Integridade Pública; e

VIII - Secretaria Nacional de Acesso à Informação

§ 1º A CPAD/CGU será presidida por representante da Secretaria-Executiva, a ser escolhido entre os servidores responsáveis pela gestão documental, lotados na Diretoria de Gestão Corporativa.

§ 2º Cada membro titular da CPAD/CGU terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

Art. 4º O Presidente da CPAD/CGU indicará dois servidores da Diretoria de Gestão Corporativa da CGU, que atuarão como secretários executivos da CPAD/CGU.

CAPÍTULO III

DA NOMEAÇÃO E DA SUBSTITUIÇÃO

Art. 5º A indicação de representantes para compor a CPAD/CGU deverá ser realizada pelas autoridades competentes das unidades administrativas mencionadas no art. 3º, por intermédio de comunicado à Presidência da CPAD/CGU.

Art. 6º Os membros da CPAD/CGU serão nomeados por ato do Secretário Executivo, publicado no Diário Oficial da União.

Art. 7º A unidade administrativa deverá indicar, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, novo membro, titular ou suplente, nos seguintes casos:

I - pedido de desligamento solicitado pelo membro;

II - exoneração, demissão, aposentadoria ou falecimento;

III - afastamento para servir a outro órgão público ou entidade;

IV- ausência, justificada ou não, superior a 3 (três) reuniões ordinárias consecutivas, de ambos os representantes de unidade administrativa; e

V - outras situações que impeçam o membro de continuar representando a unidade que o indicou.

CAPÍTULO IV

DAS ATRIBUIÇÕES

Art. 8º Ao Presidente caberá dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD/CGU, especialmente:

I - convocar os membros para as reuniões;

II - coordenar as reuniões e as ações da CPAD/CGU;

III - definir as prioridades dos assuntos a serem analisados;

IV - delegar responsabilidades e tarefas aos membros;

V - requisitar informações e diligências necessárias ao andamento dos trabalhos;

VI - mediar discussões, dando preferência ao consenso entre os membros presentes;

VII - convidar os colaboradores eventuais;

VIII - propor ações de capacitação necessárias aos membros para o desenvolvimento dos trabalhos;

IX - designar membro para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos;

X - manter interlocução com órgãos externos no tocante às competências da CPAD/CGU; e

XI - analisar a viabilidade das proposições de alteração deste Regimento Interno e submetê-las aos demais membros.

Art. 9º Aos secretários executivos da CPAD/CGU caberá:

I - elaborar as atas das reuniões e colher as assinaturas dos membros, após aprovação das deliberações;

II - elaborar e expedir correspondências;

III - expedir a convocação das reuniões, por determinação do Presidente;

IV - organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD/CGU;

V - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;

VI - divulgar as atividades e as ações da CPAD/CGU nos meios de comunicação internos;

VII - receber as Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas à CPAD/CGU e providenciar o seu encaminhamento interno; e

VIII - outras atividades solicitadas pelo Presidente.

Art. 10. Aos representantes das unidades administrativas mencionadas no art. 3º caberá:

I - participar das reuniões ordinárias e extraordinárias;

II - colaborar para o cumprimento das competências da CPAD/CGU;

III - dar conhecimento sobre as ações e diretrizes da CPAD/CGU à unidade administrativa que representa;

IV - levar à CPAD/CGU as sugestões e reivindicações da unidade administrativa que representa;

V - elaborar e encaminhar à CPAD/CGU as Listagens de Eliminação de Documentos da unidade administrativa;

VI - elaborar notas técnicas, relatórios, informativos e outros documentos solicitados pelo Presidente;

VII - participar de grupos de trabalho, quando indicados; e

VIII - sugerir alterações ao Regimento Interno.

CAPÍTULO V

DO FUNCIONAMENTO

Seção I

Das Reuniões

Art. 11. As reuniões da CPAD/CGU acontecerão em caráter ordinário, no mínimo semestralmente, e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º O quórum de reunião da CPAD/CGU é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º Além do voto ordinário, o Presidente da CPAD/CGU terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 3º A convocação deverá conter a pauta da reunião e ser encaminhada aos membros com antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis.

§ 4º Os membros poderão, a qualquer tempo, indicar temas para compor a pauta da reunião, devendo sua inclusão ser aprovada pelo Presidente da CPAD/CGU, de acordo com a disponibilidade de tempo para discussão e pertinência do assunto.

§ 5º Não sendo possível a inclusão do tema solicitado, este deverá constar, prioritariamente, da pauta da reunião subsequente.

§ 6º A convocação para reuniões extraordinárias será feita com antecedência mínima de 03 (três) dias úteis.

Art. 12. Ao Presidente da CPAD/CGU caberá:

I - convocar representante das Controladorias Regionais da União nos Estados para exercer as atribuições específicas previstas no art. 14 desta Portaria Normativa; e

II - solicitar a participação, em caráter eventual, gratuito e sem direito a voto, de representantes de outras unidades da CGU ou de técnicos oriundos de outros órgãos ou entidades da Administração Pública, caso entenda pertinente.

Art. 13. As deliberações da CPAD/CGU deverão ser registradas em ata por um dos secretários executivos da Comissão.

Parágrafo único. A ata será disponibilizada por meio eletrônico aos membros da CPAD/CGU que participaram da reunião.

Art. 14. O representante da unidade produtora de documentação constante em Listagem de Eliminação de Documentos deverá estar presente na reunião em que a CPAD/CGU for deliberar sobre o assunto.

§ 1º Na hipótese de inobservância do disposto no caput, a documentação a ser avaliada será retirada da Listagem de Eliminação de Documentos, devendo ser reapresentada em reunião subsequente.

§ 2º Sempre que a situação prevista no caput envolver conjuntos documentais das Controladorias Regionais da União nos Estados, o Presidente da CPAD/CGU convocará os representantes das respectivas Controladorias Regionais, que terão direito a voto sobre esse assunto específico.

Seção II

Da Eliminação

Art. 15. A eliminação de documentos, após a conclusão da avaliação conduzida pela CPAD/CGU, está condicionada ao cumprimento dos procedimentos estabelecidos na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, alterada pela Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, editada pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Parágrafo único. É vedada a eliminação de documentos da CGU sem a avaliação prévia da CPAD/CGU.

Art. 16. A Listagem de Eliminação de Documentos, após analisada e avaliada pela CPAD/CGU, será submetida ao Ministro da CGU para aprovação.

Art. 17. Após a aprovação de que trata o art. 16, a CPAD/CGU deverá publicar Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União, com o objetivo de dar publicidade ao ato de eliminação, ficando estabelecido o prazo de 30 (trinta) dias, a contar da data de publicação, para manifestação de interesse na documentação.

Parágrafo único. A manifestação de interesse, de que trata o caput, deve ser dirigida ao Presidente da CPAD/CGU por meio do protocolo eletrônico da CGU.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18. Caberá à unidade administrativa apresentar à CPAD/CGU a listagem descritiva dos documentos que possuem Número Único de Protocolo - NUP original, para posterior registro da eliminação no Sistema de Gestão de Informações - SGI.

Art. 19. Os casos omissos e as dúvidas quanto à aplicação do Regimento Interno de que trata esta Portaria Normativa serão dirimidos pela própria CPAD/CGU.

Art. 20 A participação na CPAD/CGU será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada, conforme previsto no art. 13 do Decreto nº 10.148, de 2019.

Art. 21 Fica revogada a Portaria DGI/SE/CGU nº 918/2021, de 19 de abril de 2021.

Art. 22 Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

BIANCA CRISTINA LESSA ENDERS