Portaria Nº 685, DE 7 DE outubro DE 2024

O PRESIDENTE DO INSTITUTO NACIONAL DE COLONIZAÇÃO E REFORMA AGRÁRIA - INCRA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Decreto nº 12.171, de 09 de setembro de 2024, Anexo I, artigo 22, inciso VII - estabelecer normas regulamentares e praticar os demais atos pertinentes à organização e ao funcionamento do INCRA, nos termos do disposto no Regimento Interno do INCRA, combinadas com o disposto no artigo 104 do Regimento Interno da Autarquia, aprovado pela Portaria Incra nº 2.541, de 28 de dezembro de 2022, publicada no Diário Oficial da União de 30 de dezembro de 2022, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Estabelecer a gestão dos processos administrativos, aos usuários internos e externos, no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, do Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária - INCRA.

Parágrafo único. A legislação de referência, as definições, os termos técnicos e as demais informações e documentos complementares constam nos anexos desta Portaria que estarão disponibilizados por meio da publicação no Boletim de Serviço Interno do Incra.

Art. 2º O SEI é o sistema oficial e único de gestão documental e processo eletrônico, onde devem tramitar todos os documentos e processos do Incra, digitais ou digitalizados.

Art. 3º A execução de procedimentos e tarefas para plena implementação do SEI no Incra tem como responsável o representante máximo da Autarquia, tendo como corresponsáveis dessa implementação todos os representantes e agentes públicos das unidades administrativas do Incra.

Parágrafo único. Fica delegada a competência à unidade de Serviço de Gestão de Documentos para analisar as propostas de revisões normativas referentes ao processo eletrônico no âmbito do Incra, de forma colaborativa com as Superintendências Regionais.

CAPÍTULO II

DO ACESSO E CREDENCIAMENTO E DO USUÁRIO INTERNO E EXTERNO NO SEI-INCRA

Seção I

Dos Perfis de Acesso do SEI-Incra

Art. 4º A solicitação de acesso, criação, ativação ou inativação de perfis de acesso ao SEI-Incra é de responsabilidade das Unidade administrativas do Incra Sede e das Superintendências Regionais.

§ 1º As atribuições e suas funcionalidades dar-se-ão por meio dos seguintes perfis e funcionalidades:

I - Administrador Geral: destinado ao chefe da TI responsável por criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar:

a) as unidades administrativas;

b) os usuários internos;

c) os tipos de processos;

d) os tipos de documentos;

e) os padrões oficiais de documentos;

f) as classificações arquivísticas;

g) as hipóteses legais de sigilo de informações; e

h) as demais funções de gerenciamento do Sistema.

II - Administração Básica: destinado aos chefes e chefes substitutos das unidades administrativas do Incra, responsável por:

a) liberar o acesso e orientar o usuário externo para utilizar o SEI-Incra;

b) conceder acesso externo para vista e fornecer cópias aos processos públicos e restritos;

c) reordenar os documentos na árvore do processo;

d) manter atualizados os dados cadastrais da unidade;

e) publicar documentos no Boletim de Serviço Eletrônico; e

f) desanexar processo.

III - Básico: destinado aos usuários internos que executem atividades de criação, instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos; e

IV - Colaborador Básico sem assinatura: destinado ao estagiário e colaboradores terceirizados que tenham vínculo com o Incra por meio de contratos, convênios, acordos, ajustes, Termo de Execução Descentralizadas e outros instrumentos congêneres, e que necessitem realizar atividades no SEI, com exceção da assinatura de documentos.

§ 2º Os Administradores de Unidade representam os órgãos de assistência direta e imediata, órgãos específicos singulares do Incra e devem ser indicados no número mínimo de duas pessoas ocupantes de cargo ou emprego público em exercício no Incra.

§ 3º As atribuições descritas no inciso II do § 1º abrangem a unidade e subunidades ao qual o Administrador de Unidade está vinculado, incluindo os processos sob sua custódia.

§ 4º Para a realização das responsabilidades atribuídas, o Administrador de Unidade deverá avaliar a motivação apresentada pelo solicitante, a qual deverá ser formalizada por escrito e obrigatoriamente registrada no processo conforme disposto nas alíneas "e", "g" e "h" do inciso I § 1º deste artigo.

§ 5º Poderão ser cadastrados no SEI-Incra com o perfil básico com as funções de instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos somente servidores do Incra.

§ 6º Excepcionalmente, poderão ser cadastrados no SEI-Incra, com o perfil básico e funções de instrução e tramitação de processos, bem como produção, autenticação e assinatura de documentos, os servidores públicos integrantes de órgão ou entidades com os quais o Incra tenha celebrado Termos de Execução Descentralizada, contratos, convênios, acordos, ajustes, e outros instrumentos congêneres, desde que tal possibilidade esteja prevista no instrumento pactuado e mediante autorização do setor de Gestão de Documentos da Autarquia.

§ 7º Os perfis de acesso definidos nos §§ 4º e 5º poderão, a qualquer tempo, em conformidade com as necessidades do Incra, ser excluídos ou alterados.

§ 8º Os usuários poderão ser criados ou terem suas atribuições alteradas pelo Administrador Geral, a qualquer tempo, em conformidade com as necessidades do Incra.

§ 9º O cadastramento, a exclusão, assim como a alteração de cadastro dos usuários de que trata o § 6º deverá ser de responsabilidade do chefe e chefe substituto da Unidade de vinculação dos servidores/colaboradores usuários do Sistema.

Seção II

Do Usuário Interno

Art. 5º Deverá ser atribuído perfil de acesso básico ao servidor ou empregado público em exercício no Incra que necessite utilizar o SEI-Incra para realizar suas atividades profissionais e executar suas atribuições legais.

§ 1º Poderá ser atribuído perfil de acesso básico ao servidor público que, embora não se encontre em exercício no Incra, tenha sido designado para atuar como presidente ou membro de comissão de sindicância ou de processo administrativo disciplinar no âmbito da autarquia e, em caso excepcional, a servidores públicos integrantes de órgãos ou entidades com os quais o Incra tenha celebrado Termos de Execução Descentralizada, contratos, convênios, ajustes e outros instrumentos congêneres, desde que tal possibilidade esteja prevista no instrumento pactuado.

§ 2º O usuário com perfil básico somente poderá assinar documento no SEI-Incra com a denominação do cargo efetivo ou cargo comissionado, sendo que neste caso são adotadas as denominações definidas em lei, admitindo-se a variação de gênero feminino e masculino e a qualificação de substituição.

Art. 6º Deverá ser atribuído perfil de acesso Colaborador ao prestador de serviço terceirizado, estagiário do Incra e prestadores de serviços em decorrência da celebração de Termos de Execução Descentralizada, contratos, convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres, que necessite utilizar o SEI-Incra para realizar suas atividades e executar suas atribuições legais.

§ 1º Nos casos em que for necessária a assinatura do Colaborador no SEI-Incra, deverá ser realizada a assinatura manual em papel, digitalizando posteriormente o documento e inserindo-o no SEI-Incra.

§ 2º O acesso do colaborador ao SEI-Incra será solicitado pelo Administrador de Unidade à Central de Atendimento do Suporte disponível no endereço https://suporte.incra.gov.br/citsmart/login/login.load, mediante autorização do chefe imediato.

Art. 7º O credenciamento do usuário interno deverá ser realizado na sua unidade de exercício.

§ 1º Excepcionalmente, o usuário interno poderá ser credenciado em mais de uma unidade, desde que o titular da outra unidade ou seu superior hierárquico autorize a inclusão.

§ 2º Os pedidos de credenciamento de usuário interno em mais de uma unidade deverão ser enviados à Central de Atendimento do Suporte disponível no endereço https://suporte.incra.gov.br/citsmart/login/login.load, pela chefia ou pelo Administrador da Unidade.

§ 3º A alteração de lotação do usuário interno implicará na atualização de sua unidade administrativa no SEI-Incra.

Art. 8º O usuário interno será descredenciado do SEI-Incra nos seguintes casos:

I - alteração de exercício para outro órgão ou entidade, sendo o acesso reativado em caso de retorno; e

II - desligamento.

Art. 9º São responsabilidades do usuário interno:

I - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;

II - consultar diariamente o SEI-Incra, a fim de verificar o recebimento de processos administrativos eletrônicos;

III - não divulgar indevidamente as informações restritas e sigilosas a que tiver acesso em função de seu credenciamento no SEI-Incra.

IV - manter a cautela necessária ao utilizar o SEI, para evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso as suas informações;

V - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, com o intuito de impossibilitar o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

VI - responder por ações ou omissões que possam colocar em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha particular ou das transações que esteja habilitado a fazer;

VII - cumprir as normas de uso do SEI; e

VIII - observar as hipóteses legais aplicáveis quando da definição do Nível de Acesso de documentos e processos no SEI.

Seção III

Do Usuário Externo

Art. 10 º Poderão ser credenciados como usuários externos do SEI-Incra, na condição de interessados que participem ou tenham demanda em processo administrativo no Incra.

§ 1º Os usuários externos de que trata o caput poderão assinar contratos, convênios, acordos, ajustes, Termo de Execução Descentralizadas e outros instrumentos congêneres celebrados com o Incra.

§ 2º O cadastro de usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável por meio dos dados e apresentação de documentação, sendo de exclusiva responsabilidade do usuário externo o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido.

§ 3º Para o credenciamento de acesso como usuário externo de que trata o caput é necessário o cadastramento prévio no portal do Incra SEI-Usuário Externo no link https://sei.incra.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao _acesso_externo=0, preencher e assinar o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, disponível na internet, acompanhado de cópia dos documentos solicitados no ato da solicitação e, posteriormente, enviar a documentação por meio do Protocolo Digital do Incra, no link: https://www.gov.br/pt-br/servicos/protocolar-documentos-junto-ao-incra.

§ 4º Alternativamente, as cópias autenticadas dos documentos referidos nos incisos deste artigo poderão ser entregues por terceiro ou enviadas por correspondência postal.

§ 5º O Incra poderá solicitar documentação complementar para efetivação do cadastro.

§ 6º O resultado da análise da documentação será informado por mensagem eletrônica.

§ 7º Após o deferimento da autorização, o responsável pela autorização incluirá os documentos digitalizados em processo específico no SEI-Incra do tipo "Cadastro de usuário externo no SEI-Incra".

§ 8º A validação do cadastro ocorrerá pela confirmação de e-mail enviado ao usuário após a conclusão do preenchimento dos dados.

Art. 11º A autorização para o credenciamento de usuário externo será indeferida nos casos de descumprimento de prazos ou de não atendimento às exigências de apresentação de documentação.

Art. 12º Havendo indício de irregularidade, a qualquer momento, o usuário externo poderá ter a liberação cancelada ou o cadastro desativado.

§ 1º O prazo para liberação do cadastro de usuário externo pela unidade detentora do processo é de até 5 (cinco) dias úteis após o recebimento do NUP, podendo, eventualmente, ser estendido em caso de aumento significativo da demanda.

§ 2º Caso sejam verificadas pendências, o cadastro não será liberado e o solicitante será informado por e-mail para as devidas providências.

Art. 13º O usuário externo deverá observar que:

I - a não obtenção de acesso ou credenciamento nos sistemas, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais;

II - o credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e a sua liberação de acesso está condicionada à aceitação, pelo solicitante, das condições regulamentares que disciplinam o processo administrativo eletrônico na Administração Pública Federal e no Incra e das consequentes responsabilizações administrativa, civil e penal pelas ações efetuadas;

III - o cadastro de representante como usuário externo poderá ocorrer nas seguintes hipóteses:

a) para pessoas naturais ou jurídicas outorgadas; e

b) para fornecedores que tenham, ou pretendam ter, contrato de fornecimento de bens ou serviços com o Incra ressalvados os caso sem que o Incra figure como usuário de serviço público.

IV - a partir do cadastro do usuário externo, todos os atos e comunicação processual entre o Incra e a entidade representada se darão por meio eletrônico, não sendo admitida protocolização por meio diverso, exceto em situações tecnicamente inviáveis ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, ou outra exceção prevista em instrumento normativo próprio;

V - enquanto não implantadas funcionalidades de controle de representação das pessoas jurídicas por pessoas naturais no SEI, as pessoas jurídicas deverão indicar, por petição, que trate exclusivamente deste tema, até 5 (cinco) representantes cadastrados para o recebimento das intimações que lhes devam ser dirigidas; e

VI - ausente a indicação de que trata o § 5º, o Incra intimará a pessoa jurídica por meio de quaisquer dos representantes que, em outros processos físicos ou eletrônicos, tenham poderes de representação.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 14º A Diretoria de Gestão Administrativa - DA exercerá a função de Unidade Coordenadora do SEI, sob supervisão do Gabinete da Presidência do Incra, com as seguintes atribuições:

I - prestar assistência técnica, orientação e treinamento aos usuários para utilização do SEI;

II - propor e encaminhar ao Gabinete da Presidência sugestões que alterem as parametrizações do SEI e das normas que afetam o processo eletrônico no âmbito do Incra;

III - orientar, coordenar e supervisionar a execução das atividades de gestão de processos e documentos a partir do sistema;

IV - promover a racionalização de tipos de processos e de documentos, em conjunto com as demais unidades organizacionais do Incra;

V - realizar, sempre que necessário, estudos, em conjunto com a Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação - DET para o aperfeiçoamento do sistema;

VI - orientar para o Incra receber, conferir, digitalizar, registrar no SEI, autenticar e tramitar os documentos de origem externa recebidos no âmbito do Incra, informando ao remetente seu Número Único de Processo - NUP;

VII - normatizar a forma de autorizar a transferência de documentos e processos físicos ao Arquivo Central;

VIII - normatizar a forma de arquivar, custodiar, preservar e manter organizados os documentos e processos físicos recebidos, possibilitando a pesquisa desses documentos quando solicitados; e

IX - controlar o acesso de usuários internos e externos ao sistema SEI.

Art. 15º Compete à Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação - DET:

I - garantir a infraestrutura, realizar manutenções e atualizações para o pleno funcionamento do SEI;

II - gerir o banco de dados do SEI, zelando pela sua integridade; e promover a preservação, a fidedignidade e a autenticidade dos arquivos digitais registrados no banco de dados do SEI;

III - elaborar anualmente um plano de contingência de TI do SEI, inclusive com mapa de testes de recuperabilidade de dados e de disponibilidade;

IV - promover cadastros no SEI, inclusão, exclusão, bloqueios, alteração de perfil sempre que demandada pelas unidades do Incra ou pelas SR's, por meio de formulário disponível no Citsmart ou por sistema que vier a substituí-lo, de forma a ficar registrada a motivação do cadastro e o perfil solicitado; e

V - promover o cadastramento mediante solicitação dos Diretores, Procurador-Chefe ou Superintendentes Regionais do Incra, visando atender instrumentos firmados com instituições privadas ou públicas, por meio de formulário disponível no Citsmart ou por sistema que vier a substituí-lo com indicação do tipo de vínculo com a administração pública do futuro usuário e o perfil requerido.

§ 1º É de exclusiva responsabilidade do demandante pelo cadastramento no SEI, a identificação adequada da motivação do cadastro e o perfil solicitado.

§ 2º Deverá ser realizada, anualmente, verificação da conformidade de relacionamento dos usuários do SEI em relação às lotações regimentais.

Art. 16 Compete às Unidades Administrativas do Incra:

I - verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito da sua unidade estão sendo efetuados de forma adequada;

II - conferir as informações e os arquivos digitais dos registros oriundos do Protocolo Central no ato do recebimento;

III - solicitar o acesso para usuários no SEI, na respectiva unidade, por meio de formulário específico disponível no Citsmart ou por sistema que vier a substituí-lo; e

IV - avaliar, mediante subsídios técnicos encaminhados nos autos, pelo SEI, novos tipos de processos e "modelos de documentos padrão nacional" específicos de sua área, para serem inseridos no SEI, propostos e aprovados pelas Diretorias das respectivas áreas meio ou finalísticas.

Parágrafo único. Caso a solicitação objeto do inciso III for relacionada a Convênios, Acordo de Cooperação Técnica - ACT, Termo de Execução Descentralizada - TED e outros instrumento congêneres, será obrigatório informar matrícula e órgão, além de número do instrumento junto ao órgão ou ente público.

Art. 17º Compete aos usuários internos do SEI:

I - registrar no sistema todos os documentos e processos produzidos ou recebidos no âmbito de suas atividades;

II - manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso as suas informações;

III - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, impossibilitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

IV - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam colocar em risco, ou comprometer, a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações em que esteja habilitado; e

V - não fornecer sua senha de acesso ao SEI a outros usuários, sob pena de responsabilização por disponibilizar acesso indevido.

CAPÍTULO IV

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I

Das Disposições Gerais

Art. 18º Todos os documentos arquivísticos integrarão processos eletrônicos no âmbito do SEI.

§ 1º Os documentos arquivísticos natos digitais juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida nesta Portaria, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Os documentos digitalizados de originais em suporte físico deverão ser autenticados administrativamente.

§ 3º Os documentos digitalizados de cópias de documentos em suporte físico serão considerados cópias simples.

§ 4º Refutada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurado incidente para a verificação do documento em questão.

Art. 19º O processo eletrônico deve ser criado e mantido pelos usuários a fim de permitir sua eficiência na localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados nos seguintes requisitos:

I - deverá ser escolhido adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado, em caso de incorreção, pela área que criou o processo com aviso prévio ao setor no qual o processo esteja aberto;

II - a especificação do processo deverá ser descrita de forma objetiva, clara e ortograficamente correta, a qual poderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, pela área que criou o processo com aviso prévio ao setor que o processo esteja aberto;

III - deverão ser informados o(s) interessado(s) e o remetente, verificando antes se cada um encontra-se disponível no SEI, caso em que deverá ser selecionado e não inserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros na base de dados do Sistema; e

IV - a descrição do processo deverá ser complementada, caso necessário, utilizando o campo "Observações desta unidade", o qual ficará visível apenas para as unidades que tiverem acesso ao processo, sendo que as informações desse campo poderão ser recuperadas somente na pesquisa pela unidade que as inseriu.

Seção II

Da Produção de Documentos

Art. 20º Todo documento oficial produzido no âmbito do Incra deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando o seguinte:

I - os processos e documentos gerados no SEI receberão automaticamente o Número Único de Processo - NUP, e processos já existentes que forem inseridos deverão ser cadastrados com a numeração original (PROTOCOLO INFORMADO);

II - os documentos que demandarem análise preliminar de sua minuta devem ser formalizados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; e

III - os documentos que demandarem em assinatura de mais de um usuário poderão ser incluídos em Blocos de Assinatura e somente serão encaminhados após assinatura de todos os responsáveis.

§ 1º Quanto ao disposto no inciso III, tratando-se de documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente no teor do documento, indicando as unidades participantes.

§ 2º Quanto ao disposto no inciso III e § 1º, as alterações necessárias podem ser feitas durante toda a fase de minuta pelos responsáveis pelo documento.

§ 3º As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do órgão emissor do documento só serão postas na versão definitiva para encaminhamento, superando, portanto, a fase de minuta.

§ 4º Os documentos externos devem ser capturados para o SEI, preferencialmente, no formato PDF.

§ 5º O limite de arquivos capturados para o SEI, será de 200Mbps.

§ 6º Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo sua inteligibilidade, garantindo que os arquivos não ultrapassem o limite de que trata o § 5º.

§ 7º Documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o § 5º devem ser incluídos compactados em formato Zip ou rar.

Art. 21º Excepcionalmente, no caso de impossibilidade técnica momentânea do SEI, documentos poderão ser elaborados em suporte físico, no entanto, com o retorno do sistema deverão ser imediatamente digitalizados, inseridos e autenticados no SEI.

Seção III

Da Recepção de Documentos e Processos, Captura para o SEI

Art. 22º Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico serão capturados para o SEI observando os seguintes procedimentos:

I - deverá ser verificado se o documento é destinado ao Incra, se o invólucro encontra-se íntegro e se o documento que será objeto de captura e digitalização para o SEI possui natureza sigilosa, caso em que deverá ser registrado no protocolo e encaminhado à Presidência da Autarquia para as medidas necessárias;

II - caso o documento não possua natureza sigilosa, deverá ser verificado se o mesmo é destinado ao Incra, se o invólucro encontra-se íntegro e se será objeto de captura e digitalização para o SEI;

III - é necessário averiguar se o documento recebido é original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples;

IV - deverá ser identificado se o documento é oficial ou particular, ostensivo ou sigiloso, ordinário ou urgente, fazendo a separação conforme especificações para que sejam tomados os procedimentos específicos;

V - deverá ser verificado se o documento recebido já possui NUP - SEI Incra;

VI - caso conste no documento recebido NUP de outro órgão, esse deverá ser incluído no SEI Incra gerando NUP novo, evitando problemas futuros na plataforma do Barramento;

VII - o documento deverá ser registrado no SEI, anotando no canto superior direito da primeira página o seu número SEI e NUP;

VIII - o suporte físico deverá ser digitalizado em sua integralidade, gerando uma fiel representação digital em formato PDF, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi, em tons de cinza, podendo ser coloridos conforme a presença de coloração no documento original, Formato de arquivo PDF com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR obrigatório, sendo que nos casos de Fotografias e cartazes o arquivo será em PNG, RGB (colorido), e no caso de Plantas e mapas, resolução mínima de 600 dpi, monocromático e PNG, conforme o Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020;

IX - o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI, deverá ser capturado, informando a data de produção do documento e a identificação adequada do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação pertinente;

X - o arquivo digital resultante da digitalização deverá ser conferido e inserido no SEI, cabendo ao Protocolo Central proceder o arquivamento da via física do documento ou a devolução ao remetente; e

XI - o processo deverá ser tramitado para a unidade de destino por meio do SEI.

§ 1º Em caso de indisponibilidade do sistema, os documentos recebidos serão carimbados com a data e hora de recebimento no Incra.

§ 2º Serão autuados como novos processos no SEI os documentos avulsos de procedência externa que não possuam referência expressa ao número de processo já existente ou se refiram a processo ou documento em suporte físico ainda não convertido para processo eletrônico.

§ 3º Os Processos de procedência externa recebidos em suporte físico serão protocolizados no SEI com NUP próprio do Incra, exceto se já possuírem NUP, quando deverão ser digitalizados e capturados para o SEI mantendo o NUP do órgão.

§ 4º O documento, avulso ou processo, recebido de órgão ou entidade não integrante da Administração Pública Federal receberá um NUP e a identificação de origem, se houver, obrigatoriamente, o NUP será mantido como referência.

§ 5º A unidade, ao receber o documento externo pelo SEI e identificar que o documento faz parte de outro processo, utilizará a funcionalidade/SEI - "Mover Documento para Outro Processo" - para incluí-lo a um já existente.

§ 6º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, devidamente justificados, a digitalização de processos ou documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até 5 (três) dias úteis, desde que seja avaliado pelo responsável do protocolo, contados da data de seu recebimento no Incra.

§ 7º Nos casos de difícil digitalização pelo mau estado de conservação do documento/processo físico, esse deverá ser previamente copiado e, na sequência, digitalizado e inserido no SEI.

§ 8º São atividades de serviço de Protocolo a digitalização e a inclusão no SEI de documentos e de processos externos recebidos pelo setor, a exceção dos sigilosos, sendo que a digitalização deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento do processo digitalizado.

§ 9º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 10º A gestão de documentos e de processos do Incra tem como prioridade proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado.

§ 11º Os serviços de Protocolo da Autarquia poderão, excepcionalmente:

I - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e

II - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação.

Art. 23º Os documentos de procedência interna em suporte físico serão capturados para o SEI pelas unidades protocolizadoras observando os seguintes procedimentos:

I - deverá ser verificado se o documento a ser digitalizado possui ou não registro no sistema SEI;

II - o suporte físico deverá ser digitalizado em sua integralidade, gerando uma fiel representação digital em formato PDF, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi, em tons de cinza, podendo ser coloridos conforme a presença de coloração no documento original, Formato de arquivo PDF com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR obrigatório, sendo que nos casos de Fotografias e cartazes o arquivo será em PNG, RGB (colorido), e no caso de Plantas e mapas, resolução mínima de 600 dpi, monocromático e PNG, conforme o Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020;

III - o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI deverá ser capturado, informando a indicação da real data do documento e a identificação adequada do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação pertinente; e

IV - o processo deverá ser tramitado para a unidade de destino por meio do SEI.

Parágrafo único. Tratando-se de documento avulso interno, que não possua NUP, o processo eletrônico será aberto no SEI e seguirá a numeração automática do sistema.

Seção IV

Da Digitalização e Conversão de Processo Físico para Digital

Art. 24º A conversão de processos em suporte físico para eletrônico deve obedecer aos seguintes procedimentos:

I - o processo físico deve estar instruído e ser digitalizado em formato PDF com OCR (Optical Character Recognition) obrigatório, em conformidade com o disposto na normatização interna afeta à instrução documental em suporte físico e nesta Portaria;

II - cada volume deve ter a primeira imagem correspondente à capa do processo, e a segunda imagem a contracapa, e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas do processo;

III - As folhas do processo devem ser digitalizadas obrigatoriamente, sendo que o verso só deverá ser digitalizado caso exista conteúdo;

IV - cada volume do processo deve ter seu próprio arquivo digital, correspondente às sequenciais de suas folhas;

V - caso o volume do processo físico possua mais de 200 folhas, esse deverá ser dividido, formando o primeiro arquivo com 200 folhas e o segundo arquivo com restantes das folhas, conforme manual a ser encaminhado pelo Serviço de Gestão de Documentos - DOA 2.3 para as Unidades da autarquia;

VI - caso o processo físico possua mídia juntada, o volume correspondente deve ser digitalizado com formulário relativo à mídia, referenciando seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo e capturado para o SEI;

VII - o primeiro documento gerado no SEI, logo após a captura dos arquivos, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico no âmbito do Incra, assinado pelo usuário responsável pela conversão, conforme modelo disponível no SEI; e

VIII - deverá ser incluído o Termo de Encerramento de Trâmite Físico e a Solicitação de Arquivamento, devidamente assinado no SEI no processo físico, sendo vedada qualquer juntada física de novos documentos em tramitação interna no Incra.

§ 1º O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI com seu NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador (DV), e mantendo o mesmo interessado e data de autuação do processo físico.

§ 2º Caso o ano esteja representado no processo físico apenas por dois dígitos, inserir no sistema com os quatro dígitos que compõe o ano de abertura do processo.

§ 3º Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão ser mantidos, nas unidades administrativas, onde deverão posteriormente ser encaminhados ao Arquivo Central.

§ 4º Nos casos em que a anexação dos processos originalmente em suporte físico seja necessária conforme registro no SISPROT, os processos devem ser convertidos de forma individual, devendo, após a conversão, proceder a anexação.

Seção V

Da Movimentação e Acompanhamento de Processos

Art. 25º Os registros de entrada e saída de processos/documentos no âmbito das unidades administrativas deverão ser realizados por meio do SEI, observada a estrutura regimental do Incra e em conformidade com as demais estruturas parametrizadas do Sistema.

§ 1º Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral poderão ser tramitados diretamente para a unidade destinatária.

§ 2º A tramitação de processos no SEI deverá ser realizada exclusivamente por meio da função "Enviar Processo".

Art. 26º Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área de destino e a área demandante promoverá imediatamente, sob pena de responsabilização:

I - o seu adequado direcionamento; ou

II - sua devolução ao remetente.

Art. 27º A manutenção do processo aberto em mais de uma unidade ocorrerá em caso de trabalho colaborativo.

Seção VI

Da Expedição de Documentos e Processos

Art. 28º O trâmite de processos entre órgãos públicos será realizado por meio de menu disponível no Sistema Eletrônico da Informação - SEI barramento/SEI-Federação.

Parágrafo único. O envio de documentos oficiais para outros órgãos públicos se dará preferencialmente por e-mail ou disponibilização de acesso externo ao processo a partir do SEI, com a inserção da confirmação de recebimento, registrada nos andamentos do processo.

Art. 29º O envio de documentos oficiais para pessoas físicas ou jurídicas poderá ser efetivado em meio físico, excepcionalmente, dando-se preferência à modalidade digital por meio do SEI, desde que isto não incorra em atrasos ou prejuízos legais.

Art. 30º Os comprovantes de recebimento de documentos expedidos deverão ser inseridos no respectivo processo no SEI para eventual necessidade de verificação de entrega.

Seção VII

Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos

Art. 31º Sobrestamento é a interrupção temporária, de forma justificada, do andamento do processo a fim de aguardar a realização de providência necessária ao prosseguimento, com registro no próprio processo objeto do sobrestamento e sob pena de responsabilidade.

Parágrafo único. O sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o justificou ou quando for determinada a retomada da regular tramitação.

Art. 32º O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Art. 33º A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta, somente sendo revertida pelo Administrador do Sistema por solicitação de servidor devidamente motivada.

Parágrafo único. Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório deixará de ter independência, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação isolada.

Art. 34º Se for identificada pela área competente a existência de processo no SEI que se refere a outro já cadastrado, seja em formato digital ou físico, que permite juntar de maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único, o Protocolo e as Unidades Administrativas procederão:

I - caso o processo ainda esteja em suporte físico e esteja na unidade, esta efetivará a conversão do físico para eletrônico e, em seguida, realizará a devida anexação do novo processo, ora digitalizado, ao processo já existente no SEI, utilizando a função "Anexar Processo", inserindo, em seguida, o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, bem como a Solicitação de Arquivamento no processo físico, encaminhado na sequência ao Serviço de Gestão de Documentos; e

II - caso o processo já esteja em formato digital utilizar somente a função "Anexar Processo" disponível no SEI.

Seção VIII

Do Acesso à Informação e do Pedido de Vistas

Art. 35º O acesso à informação e o pedido de vistas ocorrerá a qualquer momento, mediante o preenchimento do formulário específico e procedimentos operacionais do setor de e-sic (Lei de Acesso à Informação) e do setor de e-ouv (Ouvidoria), de acordo com a legislação vigente.

Seção IX

Da Exclusão, do Cancelamento e da Nulidade de Documentos

Art. 36º O usuário interno pode excluir documentos que ainda não tenham se estabilizado como oficiais, segundo regras próprias do SEI, momento a partir do qual não será possível sua exclusão.

Parágrafo único. O documento excluído deixa de ser exibido na árvore de documentos do processo e não poderá ser recuperado.

Art. 37º O cancelamento de documentos no SEI deverá ser registrado com os dados do responsável pela ação e acompanhado de justificativa.

§ 1º É vedado o cancelamento de documento declarado nulo, tendo em vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.

§ 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades.

§ 3º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível.

Seção X

Do Encerramento do Processo Eletrônico e do Arquivamento de Documentos Físicos

Art. 38º O encerramento do processo no SEI ocorrerá nas seguintes situações:

I - por deferimento ou indeferimento do pleito;

II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou

III - por decisão motivada e justificada de autoridade competente.

§ 1º Havendo mais de um interessado, o fato descrito no inciso II não prejudicará o prosseguimento do processo para os demais interessados.

§ 2º O processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente.

§ 3º Caso o processo não seja concluído, o tempo que permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para fins de estatística no SEI.

Art. 39º A reabertura de processo eletrônico, por expressa anuência da autoridade competente, será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar continuidade à ação administrativa.

Art. 40º Os processos eletrônicos serão mantidos até que seus prazos legais de guarda sejam cumpridos, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, a ser elaborada no âmbito do Incra.

§ 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as unidades, nas quais o processo esteja aberto, indicarem sua conclusão no SEI.

§ 2º Os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

§ 3º Os processos e documentos em suporte físico, convertidos para eletrônico, e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

§ 4º Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de seus atos legais, caso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.

Art. 41º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação, de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações, conforme Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

§ 1º O Comitê de TI desenvolverá e implementará Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais para preservação e recuperação desses documentos a longo prazo.

§ 2º A Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais observará o disposto na Política de Segurança da Informação do Incra.

Art. 42º Ressalvadas as hipóteses de devolução de documentos ao interessado, os documentos e processos físicos originais deverão ser mantidos nas unidades administrativas, onde aguardarão a sua transferência ao Arquivo Central.

CAPÍTULO V

DA GESTÃO DOS DOCUMENTOS EM MEIO FÍSICO E DA UNIDADE DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Seção I

Da Transferência dos Documentos Físicos

Art. 43º Os processos que se encontram nas unidades administrativas no Incra-Sede deverão ser encaminhados ao Serviço de Gestão de Documentos, que será responsável pela sua conferência, digitalização, inclusão no SEI-Incra e encaminhamento do processo físico ao Arquivo Central.

§ 1º A gestão documental realizará as atividades técnicas de classificação, organização, higienização e acondicionamento em caixas arquivo dos documentos e/ou processos, respeitadas as normas técnicas pertinentes.

§ 2º Havendo a necessidade de desarquivamento dos processos físicos, as unidades deverão solicitar, por meio de formulário próprio disponível no SEI ao Serviço de Gestão de Documentos.

Seção II

Desarquivamento e Digitalização

Art. 44º A solicitação de documentos processos ao Arquivo Central deverá ocorrer por meio de formulário específico disponível no SEI e encaminhada ao Serviço de Gestão de Documentos, que providenciará o desarquivamento do processo, sua digitalização e a inserção no SEI e posteriormente o encaminhamento dos processos em suporte eletrônico à unidade solicitante.

Parágrafo único. Os serviços de Protocolo do Incra não têm a atribuição e nem competência regimental para realizar a digitalização de documentos e de processos físicos da Autarquia anteriores ao início do SEI.

Art. 45º O procedimento indicado no artigo anterior se aplicará para as solicitações de processos e/ou documentos que ocorrerem entre as unidades administrativas e o setor de arquivo.

Seção III

Da Contratação de Serviços Técnicos Arquivísticos

Art. 46º A guarda dos processos e/ou documentos do Incra é de competência do Serviço de Gestão de Documentos.

Art. 47º Todos os instrumentos celebrados pelo Incra, tais como convênios, contratos, acordos de cooperação técnica, termos de execução descentralizada e congêneres, visando os serviços de produção, uso, avaliação, arquivamento, restauração, digitalização e microfilmagem de processos documentos, no âmbito do Incra, deverão ter a anuência da Diretoria de Gestão Administrativa.

Art. 48º O desenvolvimento de qualquer tipo de sistema informatizado que envolva procedimentos de Gestão Documental deverá ter a anuência do Comitê de TI, considerando os princípios de transparência, agilidade, economicidade, em conformidade com o SEI, sem impressão de papel.

CAPÍTULO VI

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 49º Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário ao SEI.

§ 1º A assinatura cadastrada é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º A opção de assinar e autenticar documentos estará disponível aos servidores do Incra e, excepcionalmente, para funcionários públicos atuantes por meio de instrumentos firmados com o Incra, nos termos do art. 4º desta Portaria.

§ 3º Os demais funcionários relacionados ao parágrafo anterior poderão incluir documentação, respeitando as atribuições descritas nos respectivos instrumentos, utilizando-se de assinaturas por meio certificação digital como o Gov.BR.

§ 4º Os consultores do Incra não se enquadram em colaboradores internos e poderão acessar aos processos, quando necessário, através da funcionalidade "Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo".

CAPÍTULO VII

DOS NÍVEIS DE ACESSO

Art. 50º Os processos e documentos incluídos no SEI devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:

I - público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado;

II - restrito, com acesso apenas às unidades por onde o processo tenha passado durante sua tramitação; e

III - sigiloso, com acesso apenas às pessoas com credencial de acesso ativa.

§ 1º Os documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso Público e, excepcionalmente, Restrito ou Sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.

§ 2º O detentor do processo eletrônico deverá, de ofício, segundo legislação aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso Restrito ou Sigiloso.

§ 3º A classificação de documentos no SEI como Restritos ou Sigilosos, sem a devida fundamentação legal, caracteriza, em tese, infração administrativa passível de sanção disciplinar, nos termos da lei.

Art. 51º Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão ter nível de acesso Restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para Público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os correspondentes documentos.

Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica quando o documento preparatório for publicado em decorrência de sua consulta pública ou de outras hipóteses previstas em lei ou em regulamentação específica.

CAPÍTULO VIII

DO BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO E DA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 52º O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo oficial para a publicação dos atos oficiais de caráter interno, bem como dos atos administrativos normativos, de caráter geral do Incra, ressalvados aqueles cuja publicação decorrer de disposição legal, os quais obrigatoriamente serão publicados no Diário Oficial da União DOU.

Parágrafo único. Os documentos gerados no SEI, que exigirem publicação no DOU, devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico somente após confirmação de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios a seção, página e data correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em página única e própria do SEI.

Art. 53º Serão de exclusiva publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI, entre outros:

I - atos administrativos de caráter interno ou que não sejam de interesse geral;

II - atos administrativos concernentes à vida funcional dos servidores do Incra, que não se enquadrem nos itens relacionados para publicação no Diário Oficial da União, de que trata o Decreto nº 9.215, de 29 de Novembro de 2017, a exemplo de:

a) movimentação interna, promoções, licenças, concessão de vantagens pecuniárias, gratificações, indenizações, outros despachos e decisões, na forma da legislação pertinente;

b) apostilas de correção a inexatidões materiais que não afetem a substância dos atos singulares de caráter de pessoal (nomeação, promoção, transferência, entre outros);

c) lista de antiguidade e avaliação de desempenho;

d) substituição para função de confiança, exceto para cargos em comissão, Função Comissionada do Poder Executivo e de Direção e Assessoramento Superiores;

e) designação de comissões sobre a gestão e fiscalização de contratos e convênios, de grupos de trabalho, salvo se interpoderes, interministerial, entre mistérios e órgãos vinculados, entre ministérios e suas extensões regionais, ou se composto por membros sem vínculo com a Administração Pública;

f) designação de comissões de sindicância, processo administrativo disciplinar e inquérito, entre outras, exceto quando constituídas por membros de órgãos diversos ou, por determinação expressa, devam atuar em âmbito externo;

g) atos de elogio, penalidades, homenagens e agradecimentos;

h) atos de designação, autorização de viagens e diárias no País;

i) estágio probatório;

j) ordem de serviço.

III - atos normativos que produzam efeitos internos; e

IV - outros atos administrativos, tais como:

a) atos de delegação e sua revogação;

b) modelos de requerimentos, formulários, carteiras e outros documentos;

c) manifestações da Procuradoria Federal Especializada do Incra que versem sobre matéria de interesse coletivo e sejam aprovadas pela autoridade competente para deliberar sobre a matéria, mediante indicação formal do Procurador-Chefe com essa finalidade;

d) atas e relatórios de comissões e grupos de trabalho;

e) demais atos administrativos de caráter interno; e

f) manuais instituídos por portaria, de caráter interno;

Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no inciso II deste artigo os atos relativos a pessoal, cuja publicação decorrer de disposição legal, os quais serão publicados no DOU, assim como aqueles que produzirem efeitos externos.

Art. 54º As unidades integrantes da estrutura regimental do Incra, com autonomia administrativa, ficarão responsáveis pela gestão e publicação de seus respectivos atos administrativos oficiais no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI.

§1º A autorização, que conterá data, nome e assinatura, e a supervisão da publicação do Boletim de Serviço Eletrônico do SEI, será da Chefia da respectiva unidade, integrante da estrutura regimental desta Autarquia.

§ 2º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento.

§ 3º Para retificação ou republicação diante de incorreção na publicação original de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio de funcionalidade própria do SEI, relacionado à publicação anterior.

Art. 55º Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.

CAPÍTULO X

DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Art. 56º As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam.

Art. 57º O uso inadequado do SEI ensejará apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 58º A atualização dos "Tipos de Processos" e dos "Tipos de Documentos" dentro do SEI será realizada exclusivamente pelo Incra Sede.

§ 1º As unidades do Incra poderão propor a criação de novos "Tipos de Processos", os quais serão avaliados e, se for o caso, aprovados pela Diretoria da área específica e encaminhadas à unidade responsável pela gestão de documentos para análise final e classificação arquivística.

§ 2º Na proposição de criação de novos "Tipos de Documentos", devem ser realizados os seguintes procedimentos:

I - abertura de processo no SEI, apresentando a demanda, justificando a necessidade e informando:

a) título do documento;

b) descrição;

c) tipo de numeração, dentre as seguintes opções: Sem Numeração; Sequencial na Unidade; Sequencial no Órgão; Sequencial Anual na Unidade; ou Sequencial Anual no Órgão;

d) se o tipo de documento permite Interessados ou Destinatários, e

e) se o tipo de documento pode ser usado por qualquer unidade do Incra ou somente em algumas unidades, indicando quais.

II - a unidade demandante deve submeter o pedido ao Diretor da área competente que irá avaliar a pertinência e, se for o caso, aprovará a solicitação de criação do novo Tipo de Documento e encaminhará o pedido para a Diretoria de Gestão Administrativa;

III - a unidade responsável pela gestão de documentos verificará se já existe documento de mesmo teor ou se a demanda pode ser atendida de outra forma mais eficiente, orientando a unidade sobre a alternativa; e

IV - caso não exista documento de mesmo teor ou forma mais eficiente de atendimento, o processo será encaminhado para a área de informática para criar o Tipo de Documento solicitado e liberar a utilização no SEI após aprovação da versão final pela unidade demandante.

Art. 59º Os casos omissos deverão ser encaminhados à Diretoria de Gestão Administrativa, para análise e manifestação.

Art. 60º Os (2) dois anexos desta Portaria estarão disponíveis por meio da publicação no Boletim de Serviço Interno do Incra.

Art. 61º Fica revogada a Portaria Incra nº 565, de 27 de setembro de 2017.

Art. 62º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CÉSAR FERNANDO SCHIAVON ALDRIGHI

ANEXO I

LEGISLAÇÃO DE REFERÊNCIA

1.Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973. Institui o Código de Processo Civil.

2.Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outas providências.

Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal.

Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006. Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 Código de Processo Civil; e dá outras providências.

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico, ou equivalente, e a reprodução de documentos públicos e privados.

Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Decreto nº 4.520, de 16 de dezembro de 2002. Dispõe sobre a publicação do Diário Oficial da União e do Diário da Justiça pela Imprensa Nacional da Casa Civil da Presidência da República e dá outras providências.

Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição.

Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.

Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020. Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Portaria SLTI/MPOG nº 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de comunicações administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.

Portaria Interministerial nº 1677, de 07/10/2015. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Portaria nº 457, de 02 de agosto de 2017. Dispõe sobre o Plano de Implementação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito do INCRA.

Portaria nº 47 de 14 de fevereiro de 2020. Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.

Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre a necessidade de adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções.

Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: AtividadesMeio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.

Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos eARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.

Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos eARQ Brasil.

Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012, do Conselho Nacional de Arquivos. Aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.

Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR; (Incluído pela versão 1.3 de 12/05/2015).

Tomada de Contas TCU nº 023.402/20091, de 06 de outubro de 2009. Consulta acerca da validade jurídica de documentos eletrônicos e legalidade de atuação de usuários colaboradores e estagiários em processos eletrônicos.

ANEXO II

DEFINIÇÕES E TERMOS TÉCNICOS

3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.1. Anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), com vista à continuidade da ação administrativa com a formação de um único processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto;

Apensação de processos: união de processos a processos, que ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência;

Arquivo: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de suas atividades, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

Arquivo Central: unidade responsável pelos procedimentos técnicos aplicados aos documentos, nas fases intermediárias e permanente, e pela sua guarda;

Arquivo corrente: conjunto de documentos e/ou processos em sob custódia das unidades administrativas que produziram ou receberam os documentos no decorrer de suas atividades e que constituem objeto de consultas frequentes;

Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivo correntes, com uso pouco frequente e que aguarda destinação final;

Arquivo setorial: unidade responsável por executar as atividades de arquivo corrente;

Arquivo permanente: documento arquivístico de valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado, conforme determinado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, segundo as normas do Arquivo Nacional;

Assinatura eletrônica: é o registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco com vistas a firmar documentos, e se dará pela seguinte forma:

Assinatura cadastrada: mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha.

Atividades de protocolo: conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos externamente, assegurando sua localização, recuperação e acesso, tais como: recebimento, classificação, registro, distribuição, digitalização, tramitação interna e externa;

Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal;

Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração;

Autoridade competente: agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função;

Base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;

Barramento: solução que permitirá a tramitação de processos entre os órgãos que utilizam o SEI ou outras soluções de processo eletrônico;

Captura digital: consiste em declarar um documento como arquivístico ao incorporá-lo no SEI, a partir das seguintes ações: digitalização, registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento;

Captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais;

Código de Classificação de Documentos de Arquivo: instrumento de trabalho utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos;

Credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário externo para utilização do SEI;

Custódia: responsabilidade pela guarda e preservação do documento e/ou processo em meio físico;

Desarquivamento: retirar o documento e/ou processos em suporte físico da custódia do Arquivo Central;

Exclusão: é a possibilidade de excluir documentos externos e documentos gerados no SEI que sejam desnecessários ao processo. Esta operação tem por fim eliminar documentos que ainda não se estabilizaram como oficiais e, portanto, não afetam direitos e/ou obrigações;

Despacho: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões;

Destinação: eliminar ou recolher os documentos e/ou processos após avaliação documental;

Detentor de processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e possível de inserção de novos documentos;

Digitalização: conversão da fiel imagem de um documento e/ou processo para digital;

Documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade;

Documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;

Documento digital: é o documento armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) natodigital: produzido originariamente em meio eletrônico; e,

b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

Documento externo: documento de origem externa carregado no SEI;

Documento gerado: documento nato digital produzido diretamente no SEI;

Documento ostensivo: documento sem qualquer restrição de acesso;

Documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;

Documento sigiloso: documento submetido temporariamente à restrição de acesso público, devido a questão de segurança da sociedade e do Estado, bem como demais hipóteses legais de sigilo;

Empréstimo: cessão temporária de documentos e/ou processos em suporte físico para fins de consulta, reprodução ou exposição;

Gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à avaliação e ao arquivamento de processos;

Informação pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;

Interessado: pessoa (física ou jurídica) ou órgão que tem interesse, benefício ou proveito sobre o objeto do processo;

Meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documento e/ou processo digital;

Níveis de acesso: forma de controle de acesso de usuários a documentos e/ou processos no SEI, quanto à informação neles contida, segundo as regras desta portaria e nos seguintes níveis de acesso:

a) público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários;

b) restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou;

c) sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI correspondente ao grau de sigilo do documento.

Número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial gerado automaticamente para identificar individualmente cada documento dentro do sistema;

Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo produzido ou recebido;

Organização: técnica arquivística para armazenar os documentos e/ou processos;

Peticionamento: possibilita aos usuários protocolarem pedidos e documentos diretamente no Sistema Eletrônico de Informações (SEI);

Preservação: técnica de prevenção contra deterioração de dados em documentos e/ou processos;

Processamento: todo trabalho realizado pelo serviço de apoio administrativo;

Protocolo digital: serviço que possibilita o envio de documentos em geral, de forma eletrônica, sem a necessidade de deslocamento presencial ao setor de Protocolo ou o envio de correspondência postal (Correios);

Processo eletrônico: conjunto de documentos e atos processados, armazenados e disponibilizados por meio eletrônico;

Processo principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão;

Protocolo central: setor responsável por executar as atividades de protocolo no âmbito do Incra;

Recolhimento: processo de envio de documentos e/ou processos para a custódia permanente no Arquivo Nacional;

Remessa: ato de envio do documento ou processo para destinatário externo ao Incra;

Sistema Eletrônico de Informações SEI: sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos;

Sobrestamento: é a interrupção formal do andamento do processo, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro, devido à necessidade de aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento;

Suporte físico: material no qual são registradas informações que não necessitam de equipamentos eletrônicos para sua leitura;

Tramitação: movimentação do processo de um setor a outro, por meio do SEI;

Transferência: procedimento de envio de documentos e/ou processos em suporte físico para a guarda no Arquivo Central do Incra;

Unidade administrativa: unidade formal do Incra que detém competência legal e regimental para exercer suas atribuições;

Usuário externo: pessoa externa ao Incra que, mediante cadastro prévio e deferimento da autorização, estará autorizado a ter acesso ao SEI para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica;

Usuário interno: usuário interno é o servidor, terceirizado, estagiário ou colaborador em exercício no Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária que tenha acesso, de forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos.