Resolução CONARQ/MGI Nº 55, DE 26 DE AGOSTO DE 2024

Institui a Rede de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal dos respectivos Poderes Executivos no âmbito do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

A PRESIDENTA DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, no uso da atribuição que lhe confere o art. 27, caput, inciso XI, da Portaria MJSP Nº 313, de 22 de julho de 2021, e tendo em vista o disposto no art. 2º, caput, incisos II, XIV e XVII, do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o que consta do Processo SEI nº 08062.000003/2024-14, e em conformidade com a deliberação do Plenário, na 109ª reunião ordinária, de 31 de julho de 2024, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Rede de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal, dos respectivos Poderes Executivos no âmbito do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

Parágrafo único. Os arquivos históricos estaduais e distrital são considerados arquivos públicos para os fins desta Resolução.

Art. 2º A Rede tem por finalidade atuar como instrumento de articulação entre os arquivos estaduais e distrital dos respectivos Poderes Executivos e dar visibilidade às suas demandas comuns no âmbito da Política Nacional de Arquivos.

Art. 3º A Rede possui as seguintes atribuições:

I - promover ações em defesa da institucionalização dos arquivos públicos, do fortalecimento da gestão de documentos e do acesso à informação como elementos estratégicos para a eficiência e a eficácia da administração pública e a promoção da cidadania;

II - incentivar o estabelecimento de parcerias e intercâmbios entre os arquivos públicos estaduais e distrital, o Arquivo Nacional e outros integrantes do SINAR, dirigidos ao compartilhamento de experiências, boas práticas e soluções para problemas comuns, com foco na redução de desigualdades;

III - propor mecanismos para qualificar o diálogo entre os arquivos públicos estaduais e distrital e os demais integrantes do SINAR;

IV - indicar representantes ad hoc em fóruns e colegiados; e

V - propor mecanismos que promovam o mapeamento e a integração sistêmica dos Arquivos Públicos estaduais e distrital dos respectivos Poderes Executivos e seus municípios.

Art. 4º A Rede será composta por:

I - um representante do Arquivo Público estadual e distrital do Poder Executivo de cada unidade da federação, quando houver;

II - um representante do Arquivo Histórico estadual de cada unidade da Federação, quando houver; e

III - um representante do Conarq.

§ 1º Cada representação da Rede terá uma suplência, que lhe substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 2º As representações titulares e suplentes serão indicadas pelo dirigente máximo da instituição arquivística, no prazo de 30 (trinta) dias contado da publicação desta Resolução.

§ 3º A designação dos representantes titulares e suplentes será feita por meio de ato da Presidência do Conarq.

§ 4º Quando não houver arquivo público ou histórico instituído, será solicitada ao governo do estado a indicação de representante titular e suplente de serviço arquivístico.

§ 5º O funcionamento da Rede será regulamentado por regimento interno elaborado pela Secretaria Executiva do Conarq e aprovado em reunião ordinária ou extraordinária da Rede, a se realizar com este propósito.

§ 6º O representante do Conarq na Rede será o membro conselheiro de que trata o art. 3º, caput, inciso V, do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

Art. 5º Os trabalhos da Rede serão dirigidos por uma Presidência e uma Vice-Presidência, cujas pessoas serão eleitas entre os representantes de que trata o art. 4º.

§ 1º A Presidência e a Vice-Presidência serão eleitas por quórum de votação de dois terços.

§ 2º A Presidência e a Vice-Presidência deverão observar a diversidade regional, de gênero e raça entre as representações dos arquivos, bem como a inclusão de pessoas com deficiência, sempre que possível.

Art. 6º As ações da Rede serão apoiadas pela Secretaria-Executiva do Conarq.

Parágrafo único. Os documentos produzidos pela Rede serão armazenados no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) do Conarq.

Art. 7º A Rede se reunirá ordinariamente uma vez por semestre e, extraordinariamente, por convocação da Presidência ou da maioria dos seus membros.

§ 1º As reuniões serão realizadas por videoconferência.

§ 2º O quórum das reuniões é de maioria absoluta e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 3º Na hipótese de empate, além do voto ordinário, a Presidência terá o voto de qualidade.

§ 4º A Rede, por intermédio da Presidência, poderá convidar especialistas e representantes de outros órgãos e entidades federais, estaduais, distritais e municipais, de entidades privadas e da sociedade civil para prestar informações e opinar sobre questões específicas, sem direito a voto.

§ 5º As reuniões serão lavradas em atas e será dada publicidade às suas deliberações.

Art. 8º O mandato da Presidência e da Vice-Presidência terá duração de dois anos, podendo ser renovado uma única vez.

Art. 9º A Presidência da Rede publicará, anualmente, relatório sobre as atividades realizadas.

Art. 10. A participação na Rede será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 11. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Ana Flávia Magalhães Pinto