PORTARIA MDA Nº 43, DE 12 DE AGOSTO DE 2024

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar - CPAD-MDA.

O MINISTRO DE ESTADO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO E AGRICULTURA FAMILIAR, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição Federal de 1988, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 e o constante dos autos do Processo nº 55000.009358/2024-75, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar CPAD|MDA com a finalidade de orientar e coordenar o processo de análise, avaliação e seleção dos conjuntos documentais arquivísticos no âmbito do Ministério.

Art. 2º Compete à CPAD|MDA:

I - Promover a divulgação e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos - CCD e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD relativos às atividades-meio aprovados pelo Arquivo Nacional;

II - elaborar e divulgar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar, bem como promover sua atualização, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final, encaminhando-os para aprovação do Arquivo Nacional;

III - elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos, quando da inexistência de Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativo às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional;

IV - aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar, conforme legislação e normas em vigor;

V - analisar, aprovar e encaminhar para o titular do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar, as Listagens de Eliminação de Documentos produzidas em seu âmbito de atuação;

VI - analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação de documentos e os termos de eliminação de documentos;

VII - orientar a formação de Grupo(s) de Trabalho na(s) unidade(s) administrativas(ais) do órgão, responsável(eis) pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados pelo Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar, em conformidade com os instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional;

VIII - promover treinamento em serviços e cursos de capacitação e aperfeiçoamento na sua área de competência em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade;

IX - articular-se com as demais unidades administrativas do órgão; e

X - emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD será composta por representantes, 1 (um) titular e 1 (um) suplente, dos seguintes órgãos do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar:

I - Secretaria-Executiva - SE;

II - Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA;

III - Gabinete do Ministro - GM;

IV - Secretaria de Agricultura Familiar e Agroecologia - SAF;

V - Secretaria de Abastecimento, Cooperativismo e Soberania Alimentar - SEAB;

VI - Secretaria de Territórios e Sistemas Produtivos Quilombolas e Tradicionais - SETEQ;

VII - Secretaria de Governança Fundiária, Desenvolvimento Territorial e Socioambiental - SFDT;

§ 1º O representante da Secretaria-Executiva será escolhido preferencialmente entre servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos ou de Gestão Documental, que presidirá a Comissão.

§ 2º O representante da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA será escolhido preferencialmente entre servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos ou de Gestão Documental, que exercerá a função de secretário-executivo do colegiado;

§ 3º Os representantes das unidades indicadas nos incisos III, IV, V, VI e VII serão escolhidos, preferencialmente, entre servidores ou servidoras com conhecimento técnico na área de atuação da Pasta.

§ 4º Compete ao membro suplente substituir o titular em suas ausências e impedimentos.

§ 5º Os membros da Comissão e respectivos suplentes serão indicados pelos titulares das unidades que representam, e designados pelo Ministro de Estado do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar.

§ 6º O exercício dos membros da Comissão será de 2 (dois) anos, podendo ser reconduzidos por igual período.

Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD se reunirá em caráter ordinário, no mínimo semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º O quórum da reunião da CPAD e o quórum para aprovação será de maioria simples.

§ 2º As reuniões serão realizadas preferencialmente por meio de videoconferência.

§ 3º Além do voto ordinário, o presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade em caso de empate.

Art. 5º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 6º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD elaborar seu Regimento Interno para definir outras características de sua composição e funcionamento, além das previstas neste ato, no prazo de 90 (noventa) dias contados da data de designação de seus membros.

Parágrafo único. Compete ao titular da Secretaria-Executiva aprovar o Regimento Interno elaborado pela Comissão.

Art. 7º Compete à Divisão de Documentação e à Coordenação de Documentação e Serviços da Coordenação-Geral de Logística e Administração da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração da Secretaria-Executiva do Ministério prestar apoio administrativo à Comissão.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ PAULO TEIXEIRA FERREIRA