12. DO PROCESSO DE PAGAMENTO

12.1 Após o recebimento do processo, a área orçamentária e financeira da SECOM/PR procederá ao cálculo da retenção de tributos e contribuições, prevista na Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, no Decreto nº 6.761/2009 e no Decreto nº 25.508/2005 SEF/DF para apurar o valor líquido a ser pago.

12.2 Apurado o valor líquido a ser pago, será feita a verificação da regularidade fiscal e trabalhista da contratada, mediante consulta on-line no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF.

12.2.1 A regularidade pode, ainda, ser comprovada pela apresentação das certidões comprobatórias, nos termos contratuais.

12.3 Verificada a regularidade fiscal e a inexistência de débitos trabalhistas da contratada, os pagamentos serão cadastrados no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI de modo a gerar as respectivas Ordens Bancárias - OB.

12.4 Os documentos relativos ao crédito serão extraídos do SIAFI e anexados no processo de pagamento, para análise e validação pelo servidor responsável pela Conformidade de Registro de Gestão, que deverá observar o disposto nos artigos 6º a 11 da Instrução Normativa STN nº 6, de 31 de outubro de 2007.

12.5 Registrada a conformidade dos atos e fatos de gestão no SIAFI, será emitido o registro e anexado ao processo de pagamento, sendo, em seguida, o processo atribuído ao Gestor Financeiro da SECOM/PR.

12.5.1 O registro da conformidade no SIAFI deverá ser efetuado até o 3º dia útil subsequente à emissão da Ordem Bancária.

12.6 Após análise do processo, o Gestor Financeiro assinará as Ordens Bancárias no SIAFI, sinalizando ao Ordenador de Despesas que elas estão aptas para sua assinatura no sistema.

12.6.1 As Ordens Bancárias assinadas no SIAFI pelo Ordenador de Despesas até às 18h00 (horário de Brasília) serão creditadas na conta corrente da(s) agência(s) no dia útil seguinte.

12.7 A ordem cronológica do pagamento terá como marco inicial a data de ateste da nota fiscal pelo Gestor do Contrato, nos termos do art. 3º, §1º da Instrução Normativa SEGES/MPDG nº 02/2016.

12.8 Efetuados os pagamentos, a área orçamentária e financeira da SECOM/PR atualizará as informações da data do crédito e número da Ordem Bancária no SecomWeb e encerrará o processo de pagamento no SUPER.

13 DO PAGAMENTO A FORNECEDORES E VEÍCULOS

13.1 Os pagamentos a veículos, pela divulgação de mensagens publicitárias, e a fornecedores, por serviços especializados prestados, serão efetuados pela(s) agência(s) em até 5 (cinco) dias úteis após a data do crédito registrado no SecomWeb.

13.1.1 A(s) agência(s) registrará(ão) no SecomWeb a data do pagamento, o valor pago ao veículo/fornecedor, a cada nota fiscal, obedecido o prazo estabelecido no subitem anterior, e anexará o comprovante de pagamento no SecomWeb.

13.2 A área orçamentária e financeira da SECOM/PR procederá à conferência dos pagamentos da(s) agência(s) e dará ciência ao seu Diretor.

13.3 O não cumprimento do disposto nos subitens 13.1 e 13.1.1 ou a não justificativa formal para o não pagamento no prazo estipulado poderá implicar aplicação de sanções previstas em contrato e a suspensão de pagamentos das notas fiscais da(s) agência(s), até que seja resolvida a pendência.

14. DA AVALIAÇÃO DAS AÇÕES DE COMUNICAÇÃO PUBLICITÁRIAS

14.1 A critério da SPP poderá ser solicitada a realização de pré-teste de solução criativa em formato previamente acordado, conforme disposto no contrato com as agências de propaganda.

14.1.1 Nas ações de publicidade com investimento superior a R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais), a(s) agência(s) responsável(eis) pela ação deverá(ão) realizar pesquisa qualitativa (pré-teste), em formato previamente acordado com a SPP, para verificação da eficácia e eficiência da proposta de solução criativa selecionada, bem como para a identificação de eventuais ajustes.

14.1.2 Conforme disposto no art. 3º da Lei nº 12.232/2010, as pesquisas e avaliações terão a finalidade específica de aferir o desenvolvimento estratégico, a criação e a veiculação e de possibilitar a mensuração dos resultados das campanhas publicitárias realizadas em decorrência da execução do contrato, sendo vedada a inclusão de matéria estranha ou que não guarde pertinência temática com a ação de publicidade ou com o objeto do contrato de prestação de serviços de publicidade.

14.1.3 Para realização de pesquisa qualitativa de pré-teste será considerado como parâmetro o investimento inicialmente previsto para ação de publicidade. Não serão considerados, portanto, aportes posteriores de recursos.

14.1.4 Em campanhas cujas temáticas tenham necessidade de uma estratégia de comunicação ativa e se enquadrem como oportunidade (exemplo: imprevisibilidade do tema, celeridade de ação, entre outras), reconhecidas no mercado comoalways on, considerando as características deste tipo de ação e o prazo exíguo para produção e execução, o pré-teste será dispensado.

14.1.5 Caso o pré-teste seja realizado, as informações de seu relatório, elaborado por instituto contratado pela(s) agência(s) responsável(eis) pela ação, subsidiarão a elaboração do Relatório de Avaliação de pesquisa de Ações de Publicidade - Pré-Teste, pelo servidor responsável pela condução da ação, que deverá ser aprovado pelo Diretor do Departamento envolvido em sua execução.

14.2 Nas ações com investimento superior a R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais), a SECOM/PR realizará pesquisa qualitativa de pós-teste, para avaliação da eficiência e eficácia da ação de publicidade, por meio da(s) agência(s) responsável(eis) pela ação ou dos institutos de pesquisas contratados.

14.2.1 Nas ações que contemplem a estratégiaalways on,previstas no subitem 14.1.4, também caracterizada pela variedade de temáticas, é obrigatório a realização de pesquisa pós-teste nas temáticas que ultrapassarem a estimativa de R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais).

14.2.2 As informações resultantes da aplicação desses indicadores de desempenho subsidiarão a elaboração do formulário Relatório de Avaliação das Ações de Publicidade, que será elaborado pelo(s) servidor(es) responsável(eis) pela condução da Demanda, a ser aprovado pelos Diretores dos Departamentos envolvidos, relativo ao conteúdo e à Mídia.

14.3 Nas ações com investimento superior a R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais) será verificado o alcance e a frequência da mídia para avaliação da eficiência e eficácia da solução de mídia desenvolvida para ação de publicidade.

15. DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DAS AGÊNCIAS DE PROPAGANDA

15.1 A SECOM/PR avaliará os serviços prestados pelas agências de propaganda, conforme previsto no Art. 99 da Instrução Normativa SECOM/PR n° 1, de 19 de junho de 2023.

15.2 A avaliação será efetuada no formulário Avaliação de Desempenho de Agência de Propaganda, a ser preenchido pelos Diretores das áreas que possuem relacionamento com as agências de propaganda.

15.3 Os servidores que mantêm relacionamento com a agência avaliada devem ser ouvidos antes do preenchimento do formulário.

15.4 Cópia do Formulário de Avaliação de Desempenho de Agência de Propaganda deverá ser encaminhada aos gestores do contrato e ficará à disposição dos órgãos de controle interno e externo.

15.5 Essa avaliação deverá ser considerada para:

I - apurar a necessidade de solicitar correções que visem melhorar a qualidade dos serviços prestados pelas agências;

II - decidir sobre prorrogação de vigência ou rescisão contratual; e

III - fornecer declarações sobre o seu desempenho para servir de prova de capacitação técnica em licitações, quando solicitado pela agência.

16. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO DE EXECUÇÃO DE DEMANDA

16.1 Encerrados os procedimentos que lhes competem, os Departamentos da SPP encaminharão os processos à CGPEC, manifestando a conformidade dos mesmos, para juntada dos documentos.

16.2 Após a conclusão de todos os pagamentos, a CGPEC providenciará o arquivamento e guarda dos processos pelo período de 5 (cinco) anos, manifestando conformidade naquilo que lhe compete.

16.3 Os autos do processo de execução de Demanda autorizada que tenha sua execução cancelada serão encaminhados à CGPEC, com despacho de arquivamento exarado pelo Diretor de Departamento responsável pela Demanda.

16.4 A publicidade do resumo das campanhas será disponibilizada em sítio online em até 30 dias após término de cada campanha, por meio de uma ficha-resumo, assim como suas respectivas peças.

16.4.1 O modelo da ficha-resumo será apresentado formalmente pela SPP para as agências contratadas.

APÊNDICE

AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DE AGÊNCIA DE PROPAGANDA

Apresentação

Este modelo de questionário de avaliação de desempenho de agências de propaganda deve ser preenchido pelo dirigente da unidade administrativa incumbida da gestão publicitária do anunciante ou por seu subordinado imediato, especializado na gestão publicitária, caso em que é obrigatório o endosso do titular da unidade à avaliação, apondo sua assinatura no campo próprio.

Apesar de a responsabilidade pelas informações prestadas pertencer apenas aos dirigentes da unidade administrativa, recomenda-se que todo o pessoal participante do relacionamento com a agência avaliada seja ouvido antes do preenchimento do questionário.

A avaliação semestral do desempenho das agências de propaganda contratadas pelo anunciante atende ao disposto no art. 99 da Instrução Normativa SECOM/PR nº 1, de 2023.

De resto, o acompanhamento e fiscalização da execução de contratos firmados por órgãos e entidades da administração pública é obrigação prevista no art. 117 da Lei nº 4.133, de 1º de abril de 2021.

O objetivo do questionário é ajudar a cumprir essas determinações sobre o relacionamento operacional do anunciante com a agência de propaganda. E, ainda, ajudar a aperfeiçoar esse relacionamento, com benefícios para o desempenho profissional da equipe de comunicação do anunciante e para sua comunicação com os públicos de interesse.

Para orientar o preenchimento do questionário, este modelo de avaliação de agência foi dividido em dez quesitos. Deve ser atribuída pontuação para cada quesito, variando de seis (pontuação máxima) a um (mínima). Para cada quesito existe roteiro básico de tópicos a serem considerados. A escala de critérios de julgamento pode ter a seguinte graduação, a critério de cada órgão ou entidade:

1. Não atendeu.

2. Atendeu abaixo do esperado.

3. Atendeu próximo do esperado.

4. Atendeu o esperado.

5. Atendeu mais que o esperado.

6. Atendeu mais que o esperado, com inovação e criatividade.

Recomenda-se utilizar o espaço reservado a Comentários e Providências, em todos os casos. É possível que a agência avaliada apresente graus diferenciados de desempenho em relação aos diferentes tópicos abrangidos por um quesito. O espaço reservado aos comentários serve, entre outras finalidades, para registrar esses matizes e variações. Utilizar esse espaço para informar também as providências que foram ou estão sendo adotadas para melhorar o desempenho da agência.

Ressalte-se que os registros feitos neste instrumento de avaliação poderão vir a ser objeto de análise dos órgãos de controle interno e externo, especialmente os comentários e providências.

Avaliação de Desempenho de Agência de Propaganda

Nome do anunciante

Agência avaliada

Início da vigência do contrato

Unidade administrativa gestora da publicidade (UA)

Nome do titular da UA

Nome e cargo do avaliador

Assinatura do avaliador

Endosso do titular da UA à avaliação (assinatura)

Nome e cargo dos demais participantes da avaliação

1. Estudo e planejamento

- Entendimento dos problemas de comunicação do anunciante. Conhecimento da problemática do anunciante, de sua inserção social e mercadológica, seus pontos fortes e pontos fracos.

- Uso de pesquisas para conhecimento dos segmentos de público mais importantes (target) no relacionamento publicitário do anunciante; conhecimento de seus valores, atitudes e comportamentos e de seu modo de interagir com - e expectativas em relação a - o anunciante. Visão integrada da comunicação.

- Capacidade de identificar alternativas de abordagem publicitária e acuidade na escolha da melhor dentre as cogitadas. Conhecimento e análise das ações de comunicação realizadas pela concorrência ou por defensores de pontos de vista diversos ou contrários. Acompanhamento, por iniciativa e conta próprias, e utilização de pesquisas relacionadas com a área de atuação do anunciante.

- Visão estratégica: capacidade de articular os conhecimentos sobre o anunciante, os públicos, a comunicação concorrente ou adversa, os objetivos do anunciante e as verbas disponíveis. Avaliação de campanhas realizadas e aproveitamento dos resultados em trabalhos subsequentes.

- Disponibilidade dos profissionais de planejamento e pesquisa para discutir problemas com os técnicos do anunciante.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

2. Criação

- Respeito ao público, à sua cultura e aos seus valores.

- Pertinência, originalidade e simplicidade das ideias criativas.

- Acerto das soluções propostas para os problemas apresentados; adequação aobriefing.

- Engenhosidade na concepção das peças; capacidade de produzir surpresa e encanto, quando for o caso.

- Consistência da estratégia e dos partidos de criação propostos com os objetivos institucionais ou mercadológicos do anunciante; respeito à personalidade institucional do anunciante e à sua identidade visual, bem como, quando for o caso, à do ministério a que está vinculado e à do Governo Federal.

- Objetividade. A criação está realmente a serviço do cliente, e não da promoção da capacidade criativa da agência.

- Conhecimento do setor e das ações de comunicação concorrentes ou adversas, revelado ou implícito nas soluções apresentadas.

- Manutenção de bons padrões de acabamento; amadurecimento das ideias e correção das informações nas peças apresentadas para exame e aprovação (leiautes, textos, roteiros,storyboards).

- Domínio de novos materiais, novas técnicas de produção e linguagens; atualização constante.

- Rapidez.

- Integração com o atendimento e o planejamento.

- Acesso dos representantes do anunciante ao pessoal de criação.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

3. Produção

- Qualidade artística e artesanal. Competência para preservar e incrementar a qualidade de textos, roteiros, leiautes e originais em geral. Acabamento.

- Adequação, propriedade. Integração com o atendimento.

- Capacidade de cumprir prazos, sem sacrifício da qualidade.

- Prática de preços compatíveis com os de mercado.

- Tempestividade na apresentação de estimativas de preços.

- Capacidade de buscar soluções de produção que minimizem custos. Planejamento visando economia na utilização dos materiais produzidos.

- Domínio de novas técnicas, processos e materiais. Atualização.

- Capacidade de negociação junto a fornecedores (qualidade, prazos, preços). Transferência, ao anunciante, de vantagens obtidas nas negociações. Absorção de custos internos.

- Cumprimento de compromissos assumidos por ocasião da licitação;

- Prática de rotatividade de fornecedores cotados nos serviços de produção publicitária.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

4. Mídia e/ou de formas inovadoras de comunicação publicitária: estudo e planejamento

- Acompanhamento regular, por meio de estudos e pesquisas, da evolução dos hábitos de consumo de comunicação do público em geral e, em especial, dos segmentos mais importantes para a comunicação do anunciante.

- Iniciativa na prospecção de novos meios, inclusive de não mídia, assim entendidos os meios que não implicam a compra de espaço e ou tempo em veículos de divulgação para a transmissão de mensagem publicitária.

- Competência para simular alternativas demixde mídia e indicar a melhor cobertura dotarget, à vista dos objetivos e recursos do anunciante.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

5. Execução de mídia e/ou de formas inovadoras de comunicação publicitária (compra e acompanhamento)

- Competência negocial para obter boas colocações nas inserções, oportunidades especiais, descontos sobre preços de tabela, bonificações, reaplicações, prazos de pagamento - tudo em benefício do anunciante.

- Discrição.

- Entrosamento com o atendimento. Tempestividade e forma de apresentação das estimativas de preços.

- Agilidade para propor reformulações do plano ou da programação diante de alterações de conjuntura.

- Compatibilidade da execução da compra com a verba designada pelo anunciante.

- Capacidade de conseguir compensações por falha do veículo (tais como truncamento da inserção, defeito de impressão), inclusive colocações inaceitáveis.

- Sistemática de checagem das veiculações em todos os meios; confiabilidade dos instrumentos de aferição empregados na checagem.

- Cumprimento dos compromissos assumidos por ocasião da licitação.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

6. Metas

Atingimento de metas e objetivos institucionais e mercadológicos, comprovado em pesquisas de campo. Se não existirem levantamentos objetivos, a nota pode ser atribuída com base em outro tipo de avaliação, o que deve ser explicitado no campo reservado aos comentários.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de providências adotadas ou em fase de adoção

7. Grupo de atendimento

- Conhecimento do anunciante e das ações de comunicação concorrentes ou adversas.

- Disponibilidade. Pontualidade. Rapidez e tempestividade. Eficácia da sistemática de registro de reuniões/visitas/telefonemas e no acompanhamento de pendências (follow-up).

- Objetividade e racionalidade. Interesse e disponibilidade para debater e considerar opiniões diversas das da agência. Honestidade e franqueza na defesa de trabalhos e opiniões.

- Maturidade e experiência. Capacidade de identificar e relatar antecipadamente problemas, evitando que fiquem fora de controle. Otimismo e flexibilidade nos momentos críticos.

- Capacidade de manter o trabalho da agência dentro do planejamento estratégico.

- Entrosamento com todas as áreas da agência. Capacidade de relacionar-se positivamente com o pessoal das áreas-fim do anunciante.

- Rapidez na correção de falhas de procedimento apontadas. Capacidade de manter padrão de qualidade adequado nos materiais trazidos para aprovação: materiais bem-elaborados e amadurecidos no âmbito da agência, quanto à forma e ao conteúdo.

- Confiabilidade. Capacidade e disposição de 'vestir a camisa' do anunciante.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

8. Administração e finanças

- Organização.

- Correção dos dados e documentos.

- Tempestividade e forma de apresentação de faturas.

- Administração de pagamentos; segurança e rapidez nos pagamentos a fornecedores e veículos.

- Entrosamento com o atendimento.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

9. Serviços Especiais, fornecidos sem ônus.

Disponibilização regular de:

- pesquisas sobre hábitos de consumo de comunicação;

- levantamentos de investimentos publicitários da concorrência;

- serviço declipping(impresso/eletrônico);

- coletâneas de campanhas e peças sobre temas correlatos, incluído material distribuído por festivais publicitários.

- textos atuais sobre tendências e inovações em comunicação e marketing;

- palestras sobre temas de interesse profissional;

- vagas em eventos relacionados à atividade fim do anunciante e à área de comunicação e marketing.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

10. Atendimento Global

- Participação e envolvimento dos dirigentes máximos da agência.

- Capacidade de atuar decisivamente e fornecer resultados de qualidade.

- Qualificação do conjunto de profissionais alocados ao atendimento da conta, em todas as áreas da agência. Observância da prática de consultar o anunciante antes da substituição de profissionais alocados a seu atendimento.

- Tempestividade e pontualidade das soluções para os problemas apresentados.

- Estrutura, na cidade-sede do anunciante, compatível com as necessidades deste.

- Cumprimento dos compromissos assumidos por ocasião da licitação, inclusive os relacionados a preços.

- Envolvimento global com os problemas e necessidades do anunciante.

Nota (marcar com umX)

6

5

4

3

2

1

Comentários à nota e informação de Providências adotadas ou em fase de adoção

11. Conclusão