4.3.5 Os itens oriundos da pesquisa realizada por este parâmetro devem ser contabilizados com o valor do frete, sendo este calculado sobre as quantidades totais de itens apresentadas em Termo de Referência (TR), Projeto Básico (PB) ou Estudo Técnico Preliminar (ETP), visto que o valor do frete varia de acordo com as quantidades solicitadas. Feito isto, deve-se dividir o valor do frete pela quantidade total de itens e, depois, somar o valor resultante com o valor do item em si.

4.3.6 Deverá ser demonstrada na instrução do processo administrativo a compatibilidade dos dados pesquisados com o objeto licitado ou contratado.

4.4 Parâmetro IV - pesquisa com os fornecedores

4.4.1 As solicitações de orçamento junto aos fornecedores deverão ser realizadas formalmente, por meio de ofício ou mensagem eletrônica, os quais deverão ser juntados aos autos como comprovantes, mesmo nos casos em que não lograrem êxito.

4.4.2 Nas solicitações de orçamento deve constar a necessidade de as propostas serem acompanhadas das informações detalhadas concernentes às especificações e aos critérios de fornecimento dos bens ou serviços pretendidos, como por exemplo, prazo, local de entrega, quantidade, frete, garantia, deslocamento de pessoal, encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais ou quaisquer outras obrigações que possam incidir direta ou indiretamente sobre o objeto.

4.4.3 O(s) responsável(veis) pela formalização da consulta deverá assegurar a isonomia entre os fornecedores consultados, prestando as mesmas informações, esclarecimentos e documentação, se for o caso, necessários para produção da proposta de preços.

4.4.4 Deverá ser concedido prazo razoável para o recebimento do orçamento, a depender da complexidade do objeto, não podendo ser inferior a cinco dias úteis, a contar da data da solicitação.

4.4.5 Serão admitidas as propostas que tenham sido obtidas com até seis meses de antecedência da data de divulgação do edital, observando-se os requisitos mínimos apontados no art. 4º, VII e art. 5º, § 2º, desta Portaria.

4.4.6 Caso o orçamento proposto ultrapasse o prazo estabelecido no item 4.4.5, será solicitado um novo ou a sua revalidação, mediante declaração do representante legal do fornecedor, mantendo as mesmas condições apresentadas anteriormente.

4.4.7 Nos casos em que a unidade requisitante utilizar somente os parâmetros III ou IV, será necessário justificar o insucesso na busca por preços por meio dos parâmetros I e II, apresentando, respectivamente, imagens capturadas das telas de busca do painel de preços ou do portal de compras (descrição completa do objeto, preço unitário e data de validade) e documentos ou e-mails de resposta dos entes públicos, respeitando o prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado, o qual não será inferior a cinco dias úteis.

4.4.8 Os documentos comprobatórios deverão ser acostados aos autos, preferencialmente, organizados em arquivo compactado, cujas pastas devem ser nomeadas com os parâmetros utilizados para a pesquisa de preços, facilitando a conferência, bem como o controle interno e externo, se for o caso.

4.5 Parâmetro V - notas fiscais eletrônicas

4.5.1 Notas fiscais/empenho que estejam dentro do período de um ano entre a pesquisa de preços e a emissão das notas fiscais.

5. Das metodologias de estabelecimento do valor máximo admissível

5.1 O valor máximo admissível da contratação será obtido pelas metodologias média, mediana ou o menor dos preços encontrados. O Anexo II desta Portaria, traz os modelos dos mapas comparativos de preços pelos métodos indicados - média, mediana e menor preço.

5.2 A definição do método para estabelecer o valor máximo admissível para a aquisição/contratação é tarefa discricionária do gestor público. Assim, em razão de ser suscetível aos valores extremos, a média é utilizada normalmente quando os dados estão dispostos de forma homogênea. A mediana é o valor do meio que separa a metade maior da metade menor no conjunto de dados. Ela é menos influenciada por valores muito altos ou muito baixos, normalmente adotada em casos nos quais os dados são apresentados de forma mais heterogênea. O menor preço deve ser utilizado quando for mais vantajoso que fazer uso da média ou da mediana, ou quando da pesquisa restarem apenas dois preços válidos.

5.3 A metodologia Coeficiente de Variação deverá ser aplicada à cesta de preços obtida na pesquisa para aferição da homogeneidade dos valores. O coeficiente de variação fornece a oscilação dos dados obtidos em relação à média. Quanto menor for o seu índice, mais homogêneos serão os dados. Um coeficiente de variação igual ou inferior a 25% (vinte e cinco por cento) demonstrará que a cesta é homogênea. Feita essa avaliação, deve-se aplicar método estatístico escolhido (média, mediana ou menor preço) sobre os resultados. Ato contínuo, deve-se aplicar também a metodologia Desvio Padrão aos mesmos preços, com intuito de expurgar valores excessivos e inexequíveis. Feita essa avaliação, deve-se aplicar método estatístico escolhido e justificado (média, mediana ou menor preço) sobre os resultados.

5.4 Estando o gestor de posse dos cenários apresentados por ambas as metodologias, deverá escolher o resultado que representar maior vantagem para a administração pública federal, perfazendo-se este como valor máximo admissível final da pesquisa.

5.5 A vantajosidade para adesão à ata de registro de preços restará comprovada na medida em que a administração pública federal contratante ou aderente demonstrar cabalmente que o preço registrado é compatível com os preços praticados no mercado no qual serão adquiridos os bens ou serviços.

5.6 Quando realizada a pesquisa de preços para fins de prorrogação de vigência contratual, a unidade requisitante deverá demonstrar a vantajosidade com a metodologia de média, mediana ou menor preço, com o objetivo de demonstrar que a continuidade do contrato é mais vantajosa que a realização de nova licitação, desconsiderando os valores inexequíveis e os excessivamente elevados, em conformidade com o art. 105, da Lei nº 14.133, de 1º de abril 2021, e do Anexo IX, item 4, da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022.

5.7 Em se tratando de contratações por itens agrupados, deverá ser comprovada a vantajosidade de cada item que compõe o grupo e não somente a do valor global, podendo a administração pública federal negociar os valores contratados.

6. Da necessidade de análise crítica dos dados coletados/preços excessivamente elevados e inexequíveis

6.1 A unidade requisitante deverá avaliar, de forma crítica, a pesquisa de preços obtida junto ao mercado, em especial quando houver grande variação entre os valores apresentados. Os critérios e parâmetros a serem analisados devem ser os próprios preços encontrados na pesquisa, a partir de ordenação numérica na qual se busque excluir, sendo o caso, motivadamente, aqueles que mais se destoam dos demais preços pesquisados.

6.2 As propostas de preços inexequíveis e excessivamente elevadas deverão ser desconsideradas antes da definição do valor máximo admissível da contratação, utilizando-se como base de cálculo o desvio padrão ou coeficiente de variação, conforme Anexo II - D e os critérios do art 7º, § 1º desta Portaria.

6.3 O Anexo II desta Portaria traz modelo de planilha para exclusão de propostas inexequíveis e excessivamente elevadas considerando o método de desvio padrão, bem como fórmula de aplicação do coeficiente de variação. Entretanto, excepcionalmente, se justificado e autorizado pela unidade requisitante, poderá ser utilizado outro critério para desconsiderar ou não os preços destoantes da pesquisa, a fim de definir o preço que melhor represente aqueles praticados no mercado.

6.4 A unidade requisitante deverá, ainda, atestar que as fontes de consulta utilizadas para a elaboração da pesquisa de preços atendam às especificações previstas no Termo de Referência (TR), Projeto Básico (PB) ou Estudo Técnico Preliminar (ETP). No caso de atendimento parcial às especificações do TR ou PB, a área técnica deverá justificar a escolha dos preços utilizados na pesquisa, descrevendo as divergências encontradas e declarando que não comprometem a definição do valor máximo admissível do objeto.

6.5 A unidade requisitante deverá apresentar a correlação entre os objetos, nos casos de nomenclaturas diversas para o objeto comparado na pesquisa, e demonstrar a equivalência entre eles.

7. Do mapa comparativo de preços

7.1 O mapa comparativo de preços deve demonstrar a forma de aferição do valor máximo admissível do objeto a ser contratado, devendo ser aprovado pela autoridade da unidade requisitante, responsável pela pesquisa.

8. Das pesquisas de preços aplicadas à Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022

8.1 Conforme art. 18 desta Portaria, na pesquisa de preços relativa às contratações de prestação de serviços com dedicação de mão de obra exclusiva, aplica-se o disposto na Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022, observando, no que couber, o disposto nesta Portaria. Nestes casos, a pesquisa deve observar as seguintes diretrizes:

a) refinar, se for necessário, a estimativa de preços ou meios de previsão de preços estimados realizados nos Estudos Técnicos Preliminares; e

b) no caso de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, o custo estimado da contratação deve contemplar o valor máximo global e mensal estabelecido em decorrência da identificação dos elementos que compõem o preço dos serviços, definidos da seguinte forma:

b.1) por meio do preenchimento da planilha de custos e formação de preços, observados os custos dos itens referentes ao serviço, podendo ser motivadamente dispensada naquelas contratações em que a natureza do seu objeto torne inviável ou desnecessário o detalhamento dos custos para aferição da exequibilidade dos preços praticados;

b.2) por meio de fundamentada pesquisa de preços praticados no mercado em contratações similares; ou, ainda, por meio da adoção de valores constantes de indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes, se for o caso; e

b.3) previsão de regras claras quanto à composição dos custos que impactem no valor global das propostas das licitantes, principalmente no que se refere a regras de depreciação de equipamentos a serem utilizados no serviço.

9. Da nota técnica da pesquisa de preços

9.1 A unidade requisitante deverá consolidar o processo de pesquisa de preços em nota técnica ou documento similar, nos termos do art. 4º desta Portaria, demonstrando no mínimo:

a) os parâmetros utilizados para a pesquisa de preços;

b) a metodologia empregada para a obtenção do valor máximo admissível;

c) a compilação dos dados da pesquisa;

d) a menção aos documentos comprobatórios válidos que subsidiaram a pesquisa de preços;

e) as justificativas técnicas julgadas necessárias;

f) a referência ao mapa comparativo de preços;

g) a indicação dos valores unitários ou mensal e total ou global;

h) a indicação das autorizações indispensáveis para a contratação;

i) a demonstração da vantajosidade, quando for o caso; e

j) a conclusão, assinalando expressamente o valor máximo admissível.

10. Da responsabilização dos analistas e da autoridade encarregada da pesquisa de preços

10.1 A realização da pesquisa de preços incumbe à unidade requisitante da contratação, uma vez que é a unidade que mais conhece o objeto a ser contratado ou adquirido e que normalmente faz a gestão do macroprocesso no qual o objeto está inserido.

10.2 É obrigatória a identificação do servidor responsável pela cotação de preços e a sua assinatura nos documentos de sua autoria.

10.3 A existência de um setor responsável pela pesquisa de preços de bens e serviços a serem contratados pela administração pública federal não isenta o pregoeiro, a comissão de licitação e a autoridade competente de homologar o procedimento licitatório e de verificar se efetivamente os preços ofertados estão de acordo com os praticados.

11. Das demais orientações e fontes de consulta

11.1 As orientações apresentadas foram baseadas no Caderno de Logística de Pesquisa de Preços da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos e no Manual de Orientação de Pesquisa de Preços da Secretaria de Controle Interno do Superior Tribunal de Justiça, que poderão ser aplicados, subsidiariamente.