PORTARIA Nº 12-GABINETE, DE 22 DE FEVEREIRO DE 2024

A REITORA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARÁ, no uso de suas atribuições conferidas pelo Decreto Presidencial de 20 de abril de 2022, publicado no Diário Oficial da União em 20 de abril de 2022, Seção 2 - Edição Extra, pág. 1, e considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:

CAPÍTULO I

DA NATUREZA E DA FINALIDADE

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal do Oeste do Pará (Ufopa), em conformidade com o art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, tendo suas atribuições e competências regidas pelo presente Regimento Interno.

Parágrafo único. Os membros da CPAD serão designados pelo(a) reitor(a), por meio de portaria específica, de acordo com a composição prevista neste Regimento Interno.

Art. 2º A CPAD terá as seguintes finalidades:

I - coordenar e orientar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da Ufopa, tendo em vista sua identificação para guarda permanente ou sua eliminação quando destituídos de valor, de acordo com o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002; com o Decreto nº 10.148, de 2019; com o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020; e com as Resoluções Conarq nos 40, de 9 de dezembro de 2014 e suas atualizações; e 44, de 14 de fevereiro de 2020;

II - instituir procedimentos para a transferência e recolhimento, bem como aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito da Ufopa, conforme a legislação e as normas em vigor;

III - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência, em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade;

IV - articular-se com as demais unidades organizacionais do órgão ou entidade;

V - propor à autoridade a que estiver subordinada alterações deste Regimento Interno.

CAPÍTULO II

DA ORGANIZAÇÃO, FUNCIONAMENTO E DELIBERAÇÃO

Seção I

Da Organização

Art. 3º A CPAD ficará hierarquicamente subordinada à Reitoria.

Art. 4º A CPAD será composta:

I - pelo presidente;

II - pelo vice-presidente;

III - pelo secretário;

IV - pelos membros efetivos; e

V - pelos membros eventuais.

§ 1º A presidência da CPAD será ocupada por servidor do órgão ou entidade, arquivista ou responsável pelos serviços arquivísticos, para o mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução por igual período.

§ 2º O secretário deverá ser membro efetivo da CPAD e indicado pelo presidente.

§ 3º São considerados colaboradores eventuais profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (administrador, economista, antropólogo, engenheiro, médico, estatístico e outros) ou servidor responsável pelo acervo documental, convidado especificamente para prestar esclarecimento sobre determinado objeto de análise da CPAD.

§ 4º A CPAD, após reunião deliberativa, encaminhará ao titular da unidade organizacional do órgão ou entidade à qual esteja subordinada o pedido de substituição, devidamente justificado, de qualquer membro efetivo.

§ 5º O vice-presidente substituirá o presidente nos seus afastamentos legais.

Seção II

Do Funcionamento e Deliberação

Art. 5º As reuniões ocorrerão:

I - ordinariamente, no mínimo semestralmente, conforme calendário preestabelecido pelo presidente da CPAD;

II - extraordinariamente, por convocação do presidente ou de um terço dos membros da CPAD, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis.

§ 1° Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados e a indicação do local, data e horário da reunião.

§ 2° Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do presidente, ser colocada em discussão, ainda que não conste na pauta de convocação.

Art. 6º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a maioria absoluta de seus membros, incluindo o presidente da CPAD.

Parágrafo único. O membro que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar ao secretário da CPAD essa situação e avisar o seu substituto para que compareça à referida reunião.

Art. 7º A CPAD deliberará por maioria simples dos votos dos membros presentes à reunião.

§ 1º Em caso de empate, caberá ao presidente o voto de qualidade.

§ 2º As deliberações da CPAD, definidas em registro de reunião, serão enviadas ao titular da unidade organizacional do órgão ou entidade à qual esteja subordinada, para conhecimento e formalização, quando for o caso, com abrangência para toda a Instituição.

CAPÍTULO III

DA COMPETÊNCIA

Art. 8º Compete à CPAD:

I - propor o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), relativos às atividades-fim da Ufopa;

II - promover a atualização do CCD e da TTDD, relativos às atividades-fim do órgão ou entidade, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final;

III - aplicar e orientar o uso do CCD e da TTDD, tanto os relativos às atividades-meio da administração pública federal quanto os relativos às suas atividades-fim;

IV - elaborar, excepcionalmente, o Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando os conjuntos documentais não constarem no CCD e na TTDD relativos às atividades-meio e/ou quando da inexistência de CCD e de TTDD relativos às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional (AN);

V - orientar a formação de grupo(s) de trabalho na(s) unidade(s) organizacional(ais) do órgão ou entidade responsável(eis) pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados por sua instituição, em conformidade com o disposto nos instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional;

VI - providenciar, quando for o caso, as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União, quando o conjunto documental assim o exigir;

VII - orientar, acompanhar, analisar e aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos (LEDs) elaboradas pelos servidores responsáveis pela seleção;

VIII - dar ciência à Reitoria da LED aprovada pela CPAD e solicitar autorização de eliminação pelo dirigente máximo da Instituição;

IX - analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação e os termos de eliminação, bem como os demais documentos que vierem a ser exigidos;

X - contatar a equipe técnica do Arquivo Nacional para esclarecimentos de dúvidas, sempre que necessário, bem como disseminar as orientações técnicas do Arquivo Nacional, em resposta às demandas apresentadas;

XI - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência, em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade;

XII - definir, orientar e coordenar o processo de classificação da documentação e informação quanto ao grau de sigilo, dentro do que prescreve a legislação que versa sobre os assuntos dos prazos de acesso e guarda;

XIII - articular-se com as demais unidades organizacionais do órgão ou entidade;

XIV - emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.

CAPÍTULO IV

DAS ATRIBUIÇÕES

Seção I

Do Presidente

Art. 9º Ao presidente compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD e, especificamente:

I - fazer cumprir este Regimento Interno e propor soluções sobre questões omissas;

II - convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias;

III - definir a pauta das reuniões;

IV - convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD, autoridades e/ou técnicos para as reuniões, em caráter consultivo, como colaborador eventual;

V - representar a CPAD nos órgãos de administração da Ufopa ou fora dela ou designar quem o faça;

VI - delegar atribuições aos demais membros;

VII - designar membros como secretários da CPAD;

VIII - solicitar substituição de membros da CPAD, obedecendo ao previsto no § 4º do art. 4º;

IX - encaminhar ao titular do órgão ou entidade a LED e os demais documentos para assinatura, autorizando a eliminação;

X - encaminhar ao titular do órgão ou entidade o CCD e a TTDD relativos às atividades-fim, bem como o Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando for o caso, para autorização de eliminação pelo Arquivo Nacional;

XI - expedir, ad referendum da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, em casos de urgência, normas complementares relativas a seu bom funcionamento e à ordem dos trabalhos, bem como atos administrativos, em vista de circunstâncias de urgência, ficando o tema obrigatoriamente inscrito na pauta da próxima reunião;

XII - publicar o relatório anual de atividades da CPAD.

Seção II

Do Secretário

Art. 10. Ao secretário compete:

I - elaborar as convocações e submetê-las à apreciação do presidente da CPAD;

II - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;

III - registrar em documento próprio os atos e as decisões de todas as reuniões;

IV - elaborar as correspondências e expedi-las;

V - encaminhar as solicitações do presidente;

VI - organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD;

VII - atender às solicitações dos membros.

Seção III

Dos Membros Efetivos

Art. 11. Aos membros efetivos da CPAD compete:

I - participar das reuniões da CPAD, contribuindo nas discussões e deliberações relativas aos assuntos constantes da pauta;

II - zelar e cumprir com os objetivos, atribuições e todas as deliberações da CPAD;

III - zelar pela implantação das ações da CPAD;

IV - participar, quando designados, de ações que envolvam a avaliação de documentos;

V - manter-se atualizado quanto à legislação e às normas vigentes;

VI - elaborar notas técnicas, estudos e pareceres, quando solicitados pelo presidente;

VII - comunicar ao presidente, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, a impossibilidade de comparecer à reunião;

VIII - analisar e deliberar sobre as decisões do presidente tomadas ad referendum em questões de urgência;

IX - exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho das atividades de análise, seleção e eliminação de documentos.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 12. Este Regimento Interno poderá ser revisado e sofrer alterações a qualquer tempo, a partir de sugestões apresentadas por qualquer de seus membros, desde que comprovada a necessidade, em reunião com a presença de todos os membros e com a aprovação da maioria dos participantes.

Parágrafo único. A proposta de alteração deste Regimento Interno deverá ser discutida em reunião ordinária da CPAD e constar, obrigatoriamente, na pauta de convocação, tendo as alterações eficácia a partir da nova publicação.

Art. 13. Os casos omissos neste Regimento Interno serão resolvidos à luz da legislação em vigor, de conformidade com o previsto na Constituição Federal da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988; da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; do Decreto nº 4.073, de 2002; da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; do Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012; da Resolução Conarq nº 14, de 24 de outubro de 2001; da Portaria MEC nº 92, de 23 de setembro de 2011; da Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013; da Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013; do Decreto nº 10.148, de 2019; e de demais normativos que regem as questões dos arquivos, da gestão documental, do acesso à informação e outros temas da área.

Art. 14. Este Regimento Interno entrará em vigor 7 (sete) dias após sua publicação no Diário Oficial da União.

ALDENIZE RUELA XAVIER