Seleção Interna Nível 3 - Comissão de Avaliação

5.6 Será elaborado briefing de comunicação, assinado pelo(a)(s) Diretor(a)(es) de Departamento(s) da SPP responsável(eis) pela Demanda, que conterá todos os subsídios para que as agências possam elaborar suas propostas de solução publicitária para as necessidades de comunicação, em igualdade de condições.

5.6.1 Será fornecida cópia do briefing de comunicação às agências, em reunião previamente convocada para aprofundamento das questões técnicas de conteúdo, de mídia e de outras afetas à concepção e formulação das propostas, bem como definição da dinâmica de apresentação: data, participantes, quantidade de propostas por agência, formatos, tempo, ordem de apresentação, os documentos e/ou dados complementares que deverão ser apresentados para subsidiar a avaliação das propostas, etc.

5.6.1.1 A SPP definirá a forma de participação das agências no desenvolvimento da ação de publicidade previamente no documento de briefing ou após a avaliação das propostas de solução publicitárias, sendo essa última sugerida pela Comissão de Avaliação, aprovada pelo(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios e decidida pelo(a) Ministro(a) de Estado da SECOM/PR ou, em sua ausência, pelo(a) Secretário(a)-Executivo(a).

5.6.2 Durante o processo de Seleção Interna Nível 3, as agências, se de comum acordo, poderão solicitar a proposição conjunta de linha(s) criativa(s) e/ou de estratégia(s) de mídia e não mídia, caso julguem ser essa a melhor alternativa para atendimento da necessidade de comunicação apresentada no briefing, sem prejuízo da qualidade, tempestividade, exequibilidade e eficiência da solução publicitária proposta.

5.6.2.1 Na situação descrita no subitem anterior, caberá ao(s) Diretor(a)(es) de Departamento(s) da SPP responsável(eis) pela Demanda manifestar(em)-se quanto à solicitação de proposição conjunta elaborada pelas agências, para aprovação do(a) Ministro(a) de Estado da SECOM/PR ou, em sua ausência, pelo(a) Secretário(a)-Executivo(a).

5.6.3 A análise técnica das propostas das agências, apresentadas de forma conjunta ou isolada, será feita por Comissão de Avaliação, cujos membros serão indicados pelo(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios, a cada Seleção Interna Nível 3, podendo contar com a participação de representantes do órgão e/ou entidade demandante, quando for o caso.

5.6.4 A Comissão de Avaliação analisará as propostas com base nos critérios e atributos abaixo descritos, conforme as especificidades de cada briefing de comunicação:

I - Planejamento de Publicidade: entendimento do briefing, proposição estratégica e defesa técnica;

II - Solução Criativa: adequação ao briefing, originalidade, exequibilidade e defesa técnica; e

III - Estratégia de Mídia e Não Mídia: adequação ao briefing, níveis de alcance, otimização de recursos e defesa técnica.

5.6.5 A Comissão de Avaliação poderá sugerir que as propostas apresentadas pelas agências sejam integradas, para aperfeiçoar a ação de publicidade, ou compartilhadas, com vistas a otimizar a sua execução.

5.6.6 A análise da Comissão de Avaliação será formalizada por meio do formulário Avaliação Técnica de Seleção Interna Nível 3, assinado por seus integrantes e encaminhado ao(à) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios, com a indicação da(s) proposta(s) que melhor atenda(m) à(s) necessidade(s) de comunicação, para subsidiar sua decisão quanto à escolha da proposta vencedora e, quando for o caso, à forma de participação das agências na execução da ação, para posterior decisão do(a) Ministro(a) de Estado da SECOM/PR ou, em sua ausência, pelo(a) Secretário(a)-Executivo(a).

5.6.7 Caso nenhuma das propostas seja considerada adequada, o(s) Diretor(es) do(s) Departamento(s) da SPP responsável(is) pela Demanda determinará(ão) às agências que apresentem nova(s) proposta(s).

5.6.8 Poderão participar da reunião de apresentação das propostas técnicos da SECOM/PR e de outros órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal.

5.7 O(A) Ministro(a) de Estado da SECOM/PR ou, em sua ausência, o(a) Secretário(a)-Executivo(a) poderá dispensar o procedimento de Seleção Interna Nível 3 nos casos de:

I - proposição (conjunta ou isolada) de ação publicitária por proatividade da(s) agência(s);

II - utilização de linha criativa proposta por órgão ou entidade do SICOM ou de terceiros, observada, quando aplicável, a legislação que regula a doação dos direitos de autor sobre a criação e demais direitos conexos;

III - reaproveitamento/adaptação de ação de publicidade (linha criativa, peça(s) e/ou estratégia de mídia) desenvolvida anteriormente pela agência; e

IV - situações peculiares e/ou imprevisíveis que requeiram urgência na realização da ação de publicidade e não houver prazo hábil para realização dos procedimentos de Seleção Interna Nível 3, sem que haja prejuízo no atendimento das necessidades de comunicação.

5.7.1 Dada a dispensa do procedimento de seleção, e se conveniente e oportuno, o(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios poderá decidir ainda pela proposição e execução compartilhada entre agências, conforme parecer do(a)(s) Diretor(a)(es) de Departamento(s) da SPP responsável(eis) pela Demanda.

5.8 O(A) Ministro(a) de Estado da SECOM/PR ou, em sua ausência, o(a) Secretário(a)-Executivo(a), deverá, em despacho, indicar o(s) motivo(s) da dispensa e/ou a justificativa de escolha da agência.

5.8.1 As agências tomarão conhecimento do resultado da Seleção Interna Nível 3 por comunicado do(s) Diretor(es) do(s) Departamento(s) da SPP responsáveis pela Demanda.

5.9 Serão juntados aos autos todos os documentos previstos neste procedimento de seleção.

5.9.1 Novos casos de dispensa de Seleção Interna Nível 3 não previstos no subitem 5.7 poderão ser propostos, com a devida justificativa, pelo(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios para aprovação do(a) Ministro(a) de Estado da SECOM/PR ou, em sua ausência, do(a) Secretário(a)-Executivo(a) e incorporados a este Manual.

5.10 A critério da SPP poderá ser realizada seleção antecipada, que consiste na realização do procedimento relativo à Seleção Interna Nível 3, com vistas à obtenção de propostas para ações de publicidade que ainda não possuem decisão administrativa para seu desenvolvimento.

5.11 Após decisão administrativa de desenvolvimento, será aberto Processo de Execução de Demanda, seguindo fluxo previsto neste Manual.

6. DA APROVAÇÃO DA PROPOSTA DE SOLUÇÃO CRIATIVA E CONTEÚDO PUBLICITÁRIO

6.1 Poderá ser solicitada pela SPP a realização de pré-teste de solução criativa, em formato previamente acordado, conforme disposto no contrato com as agências de propaganda e nos parâmetros detalhados no item 14 deste Manual.

6.2 A critério da SPP, poderão ser convidados representantes do demandante e das demais áreas da SECOM/PR que guardam relacionamento direto com a temática ou com processo de execução da demanda para as reuniões de briefing de necessidade de comunicação e apresentação da(s) proposta(s) de solução criativa elaborada pela(s) agência(s), com vistas a contribuir no processo criativo, assertividade das propostas e alinhamento de procedimentos.

6.3 Após a inserção da(s) peça(s) no SecomWeb, o responsável pela condução da Demanda na SECOM/PR aprovará o conteúdo da(s) peça(s) da ação ou, conforme o caso, o responsável pela ação no órgão ou entidade demandante.

6.4 Em seguida, o servidor responsável pela condução da Demanda na SECOM/PR incluirá parecer técnico e homologará a(s) peça(s) publicitária(s) que será(ão) submetida(s) à aprovação do(a) Diretor(a) do Departamento de Publicidade.

6.5 Depois da aprovação das peças pelo(a) Diretor(a) do Departamento de Publicidade, responsável pelo conteúdo, a(s) peça(s) deverá(ão) ser autorizada(s) pelo(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios.

7. DA AUTORIZAÇÃO DAS CONTRATAÇÕES DE PRODUÇÃO PUBLICITÁRIA

7.1 A cada solicitação de serviço de produção, as especificações técnicas das peças publicitárias serão submetidas pela(s) agência(s) responsável(is) pela ação e homologadas pelo servidor responsável pelos respectivos serviços, para aprovação do Diretor de Departamento da respectiva área técnica.

7.2 Após o cumprimento do disposto no subitem 7.1, a(s) agência(s) realizará(ão) cotação de preços para o fornecimento de bens ou serviços especializados a serem contratados, mediante consulta a, no mínimo, 3 (três) fornecedores que atuem no ramo da respectiva atividade, conforme disposto no art. 14, §1º da Lei nº 12.232/2010.

7.2.1 Recomenda-se que as agências contratadas busquem a diversificação dos fornecedores aptos a serem contratados para realização dos serviços, com vistas a estimular a competitividade entre eles em benefício da Administração.

7.2.2 Somente pessoas físicas ou jurídicas previamente cadastradas no Sistema de Referências de Preços - SIREF poderão fornecer às agências bens ou serviços especializados relacionados com as atividades complementares da execução do objeto do contrato, conforme previsto no art. 14 da Lei nº 12.232/2010.

7.2.3 Se não houver possibilidade de obter 3 (três) cotações, a agência deverá apresentar justificativa por escrito para prévia decisão do Gestor do contrato de produção ou mídia, conforme o caso, que poderá consultar a Coordenação Geral de Referência de Preços, Cadastro de Fornecedores e Conformidade, quanto à existência de fornecedores cadastrados previamente no SIREF.

7.2.4 No caso da CGPEC informar da não existência, no SecomWeb, de referências de preços, compatíveis com as especificidades do serviço e/ou ausência de prazo para consulta ao mercado, o(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios, deverá submeter o assunto ao(à) Subsecretário(a) de Gestão e Normas, com as seguintes informações:

I - as justificativas da(s) agência(s) contratada(s), explicando as peculiaridades do serviço e questões técnicas de produção, bem como, o processo de negociação em busca do valor de referência e dos motivos da inviabilidade; e

II - o parecer técnico homologado pelo(a) Diretor(a) do Departamento de Publicidade, manifestando-se sobre a justificativa apresentada pela agência contratada e ressaltando a necessidade ou/e importância em manter a peça e/ou serviço, constante no escopo da linha criativa autorizada para a ação.

7.2.4.1 As informações constantes dos incisos "I" e "II" acima, aprovadas pelo(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios, serão imprescindíveis para a análise e aprovação pelo(a) Subsecretário(a) de Gestão e Normas, do preço do serviço proposto, visando preservar a tempestividade e eficiência no atendimento das necessidades de comunicação, com base nas competências estabelecidas no Decreto nº 11.362, de 2023.

7.2.5 Sempre que entender conveniente e oportuno, a CGPEC poderá exigir da(s) agência(s) que a cotação de preços seja obtida com número de fornecedores superior a 3 (três), cuja quantidade será fixada conforme o caso.

7.3 Os orçamentos originais deverão ser apresentados em formato digital, anexados pela(s) agência(s) ao respectivo serviço no SecomWeb e deverão conter elementos de identificação do fornecedor, tais como: logomarca da empresa, nome empresarial, endereço, CNPJ ou CPF, telefone, bem como a identificação (nome completo, cargo na empresa, RG e CPF), data e assinatura do responsável pela cotação.

7.3.1 Os orçamentos serão encaminhados, por cópia, à área responsável por sua conformidade, desde que conferidos, atestados pela agência e anexados no SecomWeb.

7.3.1.1 Para cada orçamento encaminhado deve ser observada a presença da seguinte declaração assinada por funcionário da agência responsável pela documentação: "Atestamos que este orçamento, juntamente com seus anexos, foi conferido e está de acordo com a especificação técnica aprovada e as exigências contratuais".

7.3.2 Devem constar nos orçamentos os bens ou serviços que compõem seus preços unitário e total e, sempre que necessário, o detalhamento de suas especificações.

7.3.3 Juntamente com o orçamento deverão ser apresentados comprovantes de que o fornecedor está inscrito - e em atividade - no CNPJ ou no CPF e no cadastro de contribuintes estadual ou municipal, conforme o caso, relativos ao seu domicílio ou sede, pertinentes a seu ramo de atividade e compatíveis com o serviço a ser fornecido.

7.3.4 A(s) agência(s) deverá(ão) fazer constar os preços dos cachês, os de cessão de direito de uso de obra(s) consagrada(s), incorporada(s) à peça e os de cessão dos demais direitos patrimoniais de autor e conexos.

DA SESSÃO PÚBLICA

7.4 Caberá(ão) à(s) agência(s) informar formalmente à SECOM/PR quando a estimativa de valor para o fornecimento de bens ou serviços especializados ultrapassar o montante de 0,5% (cinco décimos por cento) do valor global do contrato.

7.4.1 Neste caso, a(s) agência(s) responsável(is) pela ação de publicidade elaborará(ão) o briefing de produção, com aprovação prévia da área técnica responsável da SECOM/PR, e escolherá(ão), com base em critérios técnicos, no mínimo 3 (três) fornecedores, pessoas físicas ou jurídicas, a fim de proceder a coleta dos respectivos orçamentos em envelopes fechados, que serão abertos em Sessão Pública, nos termos do §2º, do art. 14, da Lei nº 12.232, de 2010.

7.4.2 Os procedimentos referentes à Sessão Pública para a abertura dos envelopes de orçamentos de bens ou serviços especializados, previstos no §2º, do art. 14, da Lei nº 12.232, de 2010, não se confundem com os atos públicos decorrentes dos procedimentos de uma licitação previstos na Lei nº 14.133, de 2021.

7.4.2.1 Caberá à CGPEC a convocação e a supervisão da Sessão Pública para abertura dos envelopes dos fornecedores, previamente cadastrados nos termos do subitem 7.2.2, registrando as ocorrências em ata a ser assinada pelos servidores da CGPEC e representante da(s)agência(s) responsável(is) presentes.

7.4.2.2 A divulgação da Sessão Pública será feita mediante publicação de comunicado no sítio da SECOM/PR na internet, na página destinada à divulgação das informações sobre a execução contratual e/ou por afixação de comunicado em quadros de avisos.

7.4.2.3 A CGPEC providenciará as ações necessárias para a realização da Sessão Pública e encaminhará o comunicado com as informações referentes aos bens e serviços a serem cotados pela(s)agência(s), horário, data e endereço em que será realizada a Sessão.

7.4.2.4 O prazo para a divulgação da Sessão Pública será, preferencialmente, de 2 (dois) dias úteis antes da data de sua realização.

7.4.2.5 A Sessão Pública ocorrerá nas dependências da SECOM/PR, na data e horário publicados, e deverá contar obrigatoriamente com a presença de servidores da CGPEC e representante da(s) agência(s)responsável(is).

7.4.2.6 Abertos os envelopes, será verificado se o conteúdo dos orçamentos contempla os itens do briefing de produção e, em seguida, será iniciada a avaliação dos preços. O detentor do orçamento de menor preço será considerado habilitado ao fornecimento do bem ou serviço e seu orçamento será encaminhado para a área responsável pela referência de preços de produção publicitária, que poderá negociar com a agência a redução do valor ofertado, após a análise do orçamento decupado (detalhado), quando for o caso.

7.4.2.7 Se durante a Sessão Pública ocorrer situações imprevistas e/ou dúvidas referentes ao conteúdo dos orçamentos apresentados, caberá à área responsável pela referência de preços de produção publicitária, juntamente com as demais áreas envolvidas, ponderar sobre os critérios a serem adotados, considerando os princípios da supremacia do interesse público, da razoabilidade, da impessoalidade e da economicidade, buscando a escolha da proposta mais vantajosa para a Administração.

7.4.2.8 A documentação apresentada na Sessão Pública será conferida posteriormente, de forma mais detalhada, pela CGPEC, área responsável pela conformidade dos documentos necessários à contratação dos respectivos serviços. Constatada qualquer ocorrência que impossibilite a referida conformidade, essa deverá ser registrada e informada ao Diretor responsável, para providências necessárias à sua regularização.

7.5 No caso de fornecimento de bens e serviços de valor inferior ao previsto no subitem 7.4, nas situações em que julgar conveniente e oportuno, e desde que comunicada formalmente e tempestivamente, a área responsável pelas referências de preços de produção publicitária poderá instruir a(s) agência(s) no sentido de que os orçamentos sejam apresentados em envelopes fechados, para serem abertos em reunião supervisionada.

7.6 A execução de cada bem ou serviço publicitário deverá ser previamente autorizada no SecomWeb, pelo(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios, acompanhada dos orçamentos apresentados pelos fornecedores.

7.6.1 Na composição dos preços de produção publicitária, submetidos à área responsável pela referência de preços de produção publicitária, por meio do SecomWeb, o valor devido da contribuição Condecine, prevista na Lei nº 12.485, de 2011, deverá ser submetido em separado da produção de vídeo, visto que não há incidência de honorários sobre esse valor.

7.7 A área responsável pela referência de preços de produção publicitária realizará análise do preço, apurando referências para a respectiva especificação de serviço, e registrará o resultado da pesquisa em campo específico no SecomWeb, atendo-se exclusivamente à especificação técnica submetida pela agência e homologada pelo assessor e aprovada pelo diretor da área competente.

7.7.1 Com exceção do previsto nos subitens 7.4 e 7.5, a apuração de referência será iniciada a partir da submissão do orçamento pela(s) agência(s) no SecomWeb, podendo ser concluída no mesmo dia da submissão ou posteriormente, caso seja necessário mais prazo.

7.7.2 Para o levantamento de referência, a área responsável pela referência de preços de produção publicitária utilizará as informações registradas no SIREF pelos diversos integrantes do SICOM.

7.7.2.1 Caso não seja identificada referência de preço no SIREF, ou se entender conveniente, a área responsável pela referência de preços de produção publicitária realizará cotação no mercado, levando em consideração a capacidade de desenvolvimento das demandas pelo fornecedor.

7.7.2.2 Se encontrada na cotação de mercado oferta mais vantajosa, a(s) agência(s) responsável(is) pela execução da ação de publicidade poderá realizar a produção com o fornecedor cotado pela área responsável pela referência de preços de produção publicitária.

7.7.3 A área responsável pela referência de preços de produção publicitária poderá solicitar à agência o detalhamento do orçamento do fornecedor que apresentou o menor preço, com discriminação dos preços por item.

7.7.4 Se não houver concordância quanto aos preços cotados pela(s) agência(s), a área responsável pela referência de preços de produção publicitária solicitará à(s) agência(s) que providencie(m) a negociação para redução dos preços ou nova cotação.

7.8 Após a avaliação dos preços no SecomWeb, a CGPEC, responsável pela conformidade documental, verificará a conformidade dos documentos referentes aos subitens 7.3 a 7.3.4.

7.9. Concluída a homologação e aprovação das especificações técnicas conforme disposto no subitem 7.1, a avaliação de preços conforme o subitem 7.7 e a conformidade dos documentos prevista no subitem 7.3, os serviços de produção publicitária serão submetidos ao(à) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios, para a autorização da sua execução.

7.9.1 A autorização do(a) Secretário(a) representa permissão para a(s) agência(s) realizar(em) os serviços de acordo com a especificação técnica homologada e pelo preço final aprovado pela área responsável pela referência de preços de produção publicitária ou pelo preço final apresentado nos casos do subitem 7.9.

7.10 O ato de autorização será disponibilizado à(s) agência(s).

7.11 Finalizada a produção das peças, a(s) agência(s) deverá(ão) providenciar em até 10 (dez) dias corridos o material bruto e a peça finalizada para composição do acervo virtual da SECOM/PR, de que trata o contrato mantidos com as agências contratadas.

7.12 Caso ocorra divergência entre o ato da autorização de execução e a documentação fiscal apresentada, a(s) agência(s) encaminhará(ão) justificativa(s) ao(s) Departamento(s) da SECOM/PR responsável(is) pela especificação técnica, para avaliação e aprovação, com posterior encaminhamento à área responsável pela conformidade para ajustes relativos à liquidação de despesas.

8. DA COMPROVAÇÃO DE PEÇAS/SERVIÇOS

8.1 Com vistas a atestar a conformidade de produção, a agência deverá encaminhar aos Departamentos da SPP, área responsável pela homologação/aprovação do serviço, o comprovante de execução do serviço, composto por:

I - exemplar da peça/serviço produzidos; e

II - comprovante/protocolo de entrega do material, ou conforme o caso, o número da veiculação correspondente, constantes no Plano de Mídia - SecomWeb.

8.2 O ateste eletrônico de conformidade de produção e o comprovante de execução de serviço/peça deverão constar no respectivo processo de execução da demanda, no sistema SUPER, cujo conteúdo deve conter:

I - se a peça/serviço foi produzida/realizado de acordo com o leiaute/roteiro e as especificações técnicas aprovadas; e

II - assinatura com identificação do responsável no órgão/entidade demandante, ou do servidor da SPP responsável pela homologação/aprovação da especificação técnica do serviço, e número da peça e/ou serviço.

8.2.1 Nos casos de peças/serviços em formatos eletrônicos e digitais, o ato de ateste confirmará o recebimento do material pela SECOM/PR.

8.2.2 Caso haja alteração entre a especificação técnica autorizada e o serviço executado, as áreas responsáveis pela Especificação Técnica e aprovação do preço deverão ser comunicadas para avaliação e manifestação formal.

8.3 No caso dos serviços intermediários, isto é, serviços ou produtos utilizados na confecção dos serviços finais, a(s) agência(s) deverá(ão) apresentar, sem ônus ao Departamento responsável pelo ateste, os seguintes documentos que comprovem:

I - o recolhimento da contribuição Condecine: boleto gerado pela produtora no ato do registro, cópia do comprovante de pagamento e comprovante de registro;

II - a cópia física de material para veiculação: protocolo original de entrega da mídia no veículo;

III - o envio via link: comprovante de veiculação da emissora ou comprovante de recebimento do material pela emissora;

IV - a geração: comprovante de veiculação da emissora;

V - a taxa "Express": comprovante de entrega do material após o horário estipulado e o comprovante de veiculação da emissora; e

VI - os serviços de entrega de conteúdos digitais e de gerenciamento de campanhas on-line, por meio de tecnologia AdServer: relatório da empresa prestadora dos serviços.

8.3.1 Nos casos de erros no envio de material publicitário, pela(s) agência(s) ou por fornecedores por ela(s)contratados, que prejudiquem a correta veiculação conforme programado, não haverá reembolso pela SECOM/PR dos custos dos serviços.