PORTARIA Nº 411, DE 15 DE MAIO DE 2024

A Diretora do Instituto Nacional de Traumatologia e Ortopedia - INTO, no uso das atribuições que lhe conferem a Portaria CC/PR nº 2.140, de 28 de Março de 2023, publicada no Diário Oficial da União - DOU nº 61, de 29 de Março de 2023 e Portaria/CGRH/MS nº 1041, de 30 de Outubro de 2009, publicada no Diário Oficial da União - DOU nº 209, de 03 de novembro de 2009 e com fundamento na Portaria nº 409/2016, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão; na Instrução Normativa MPDG /SLTI nº 05, de 26 de maio de 2017 e suas alterações; Instrução Normativa SGD/ME nº 1, de 4 de abril de 2019 e suas alterações; na Orientação Normativa nº 09/2009, da Advocacia Geral da União; na Lei nº 9.784/1999; na Lei nº 8.666/1993; na Lei nº 14.133/2021; no Decreto nº 11.246/2022 e tendo em vista a instrução do Processo Administrativo nº 25057.008948/2023-83 e considerando a necessidade de sistematizar, unificar e normatizar procedimentos para a correta instrução dos processos de pagamento dos contratos de prestação de serviços e de aquisição de bens, insumos, produtos e materiais em geral do Instituto Nacional de Traumatologia e Ortopedia, resolve:

Seção I

Das Disposições Gerais

Art. 1º Instituir a Portaria que dispõe sobre o Procedimento dos Processos Administrativos de Pagamento dos contratos de prestação de serviços e de aquisição de bens, insumos, produtos e materiais em geral no âmbito do Instituto Nacional de Traumatologia e Ortopedia.

Art. 2º Revogar a Portaria nº 1.219, de 2 de outubro de 2023 publicada no DOU nº 193, de 9 de outubro de 2023.

Art. 3º Aprovar as Normas para Instrução dos Processos de Pagamento dos contratos de prestação de serviços e de aquisição de bens, insumos, produtos e materiais em geral do INTO.

Art. 4º Adotar, para os efeitos desta Portaria, as definições constantes do Anexo XXII.

Seção II

Das Competências e do Fluxo do Processo de Pagamento

Art. 5º Compete à:

I - Empresa contratada:

a) Preparar a documentação comprobatória a ser obrigatoriamente entregue digitalizada, via e-mail ou pen drive, no formato PDF - OCR Server, de acordo com os ANEXOS I a XI conforme o caso, relativa ao mês de competência e entregá-la à Fiscalização do Contrato e/ou ao Gestor do Contrato, mediante recibo;

b) Prestar todas as informações solicitadas pela Fiscalização do Contrato e apresentar os documentos adicionais, quando necessário, para a correta prestação de contas, relativa ao mês de competência da prestação do serviço; e

c) Encaminhar a documentação à Equipe de Fiscalização de contratos mediante emissão de Recibo.

§1º Orienta-se que a contratada apresente a Nota Fiscal em no máximo 7 dias corridos, após a comunicação da Fiscalização do contrato, atentando para os prazos de recolhimento do INSS a fim de evitar pagamento de multas;

§2º Orienta-se que os questionamentos ou impugnações das análises realizadas nos processos de pagamento sejam realizados preferencialmente dentro do prazo de vigência do contrato.

II - Fiscalização dos Contratos:

a) Receber a documentação da Empresa Contratada, conforme relação dos ANEXOS I a XI e de acordo com o caso, mediante emissão de recibo, nos termos do exigido para a empresa contratada no inciso I, deste artigo.

b) Ao inserir quaisquer documentos, verificar se estão legíveis, se as páginas foram digitalizadas corretamente, em ordem, sem repetição de arquivos, sem inconsistências, divergências, contradições ou ambiguidades;

c) Certificar-se de que a documentação está completa e verificar se o arquivo eletrônico da planilha de custos e formação de preços não está danificado, corrompido ou em formato incompatível que impeça a sua abertura;

d) Verificar se o CNPJ da nota fiscal é o mesmo da nota de empenho;

e) Verificar se a Planilha de custos está preenchida considerando a glosa referente a análise do mês anterior, se for o caso, e solicitar emissão da Nota Fiscal com valor exatamente igual ao lançado na Planilha de Custos e formação de preços, devidamente atualizada;

f) Conferir a compatibilidade entre os dados da planilha de custos e formação de preços e a documentação entregue, conforme Check list do ANEXO I:

§1º Se a documentação estiver em conformidade para abertura de processo, este deve ser iniciado no sistema SEI! Sistema Eletrônico de Informações, na categoria Gestão de Contrato: Pagamento (selecionar opção conforme tipo de serviço); no campo "Especificação" deverá constar "Pagamento da(s) Fatura(s) de número xxx referente ao contrato xx/xx. No campo "interessado" deverá ser associado ao processo apenas o nome do credor da despesa. Caso o processo tenha qualquer especificidade, utilizar o campo "Observações".

§2º Após aberto o processo de pagamento, o número dele deve ser imediatamente relacionado, pelo SEI, ao número do respectivo processo licitatório que deu origem àquele contrato.

g) Emitir Ofício de abertura, conforme Anexo XII e tramitar o processo para a DIOF, para análise prévia da documentação e da Nota Fiscal apresentada, com seu devido ateste eletrônico.

h) Receber o processo da DIOF/UPLAC com o resultado das análises e comunicar a Empresa; e

i) Emitir despacho Final e encaminhar o processo para o DIOF para conformidade e arquivamento.

§1º Durante a análise da execução do contrato, a equipe de fiscalização deverá expor as falhas ocorridas que poderão ensejar ressalvas, retenções e glosas.

§2º Os processos instruídos de maneira incorreta ou fora dos padrões estabelecidos nesta portaria serão devolvidos ao setor de origem para as devidas correções e adequações.

§3º Após 10 dias contados da assinatura do contrato, será promovida reunião inicial para apresentação e assinatura do Plano de Fiscalização pelo Gestor, pelos Fiscais do Contrato e pelo Representante da contratada, devendo o Plano observar as especificidades de cada contratação e conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, identificação dos responsáveis pela gestão do contrato e seus respectivos controles de execução e de riscos, do método de aferição dos resultados, dos planos de contingência e de transição, do cronograma de prorrogações, repactuações e reajustes e das sanções aplicáveis, dentre outros de natureza formal como listas de verificação, manifestações jurídicas referenciais e normativos específicos.

III - Divisão de Orçamento e Finanças - DIOF:

a) Receber o processo de pagamento, enviado pela Fiscalização do Contrato e realizar a conferência da documentação apresentada e da Nota Fiscal referente a prestação do serviço, devidamente atestada, via ateste eletrônico;

b) Verificar se as informações constantes na Nota Fiscal estão corretas, tais como: Prazo de validade, data de emissão, dados do contrato, competência da prestação do serviço, valor a pagar, destaque do valor da retenção de 11% (onze por cento) dos tributos retidos na fonte pagadora de demais despesas dedutíveis da base de cálculo da retenção;

c) Emitir despacho e tramitar o processo à COAGE e OD para autorizar o pagamento;

d) Após o pagamento, realizar a conferência final e conclusiva da documentação e:

§1ºEm caso de identificação de alguma pendência, inconsistência ou inconformidade, despachar para manifestação da equipe de Fiscalização para regularização;

§2º Estando toda a documentação em conformidade, despachar para DIOF/UPLAC para análise da planilha de custos.

IV - Coordenação de Administração-Geral - COAGE:

a) Verificar a conformidade e a instrução final do processo; e

b) Solicitar autorização para pagamento ao OD.

V - Ordenador de Despesas - OD: Autorizar o pagamento, após análise da conformidade documental, fiscal e tributária, realizada pela DIOF e a medição pela Fiscalização do Contrato mediante despacho.

VI - Unidade de Análise de Planilha de Custos - DIOF/UPLAC:

Receber o processo tramitado pelo DIOF para verificação da correção das fórmulas e cálculos utilizados na planilha de custos e formação de preços do mês de competência, da eventual incidência das alterações e atualizações na legislação, doutrina e jurisprudência dos órgãos de controle e tribunais, na composição dos custos do mês de competência, emitir despacho e enviar o processo à Fiscalização do Contrato com a finalidade de realizar a análise de conformidade da planilha do mês de competência com base na planilha apresentada na licitação e/ou repactuação, em especial, dos valores:

a) dos salários;

b) dos adicionais de periculosidade, de insalubridade e noturno;

c) unitários dos benefícios vale-transporte, vale-alimentação, vale-refeição, auxílio café e os demais contidos na proposta apresentada na licitação; e

d) dos insumos diversos, fazendo a verificação do total apresentado em relação limites máximos estabelecidos na licitação e/ou repactuação, devidamente atestados pela Fiscalização do Contrato.

e) Verificar a consonância entre a planilha do mês de competência e a planilha apresentada na licitação e/ou repactuação para os percentuais de:

§1º encargos sociais e trabalhistas; e

§2º custos indiretos, tributos e lucro.

Seção III

Das Disposições Finais

Art. 6º As intercorrências contratuais e incidentes processuais de natureza diversa dos processos regidos por esta Portaria e impeditivos ao prosseguimento, pagamento e conclusão não poderão ser objeto de instrução e análise nos autos do processo de pagamento, devendo ser consubstanciadas no processo originário do respectivo contrato.

Parágrafo Único. A análise das intercorrências contratuais e incidentes processuais impeditivos ao prosseguimento, pagamento e conclusão poderão ensejar no sobrestamento do processo de pagamento, o qual deverá estará relacionado, no SEI, ao processo originário.

Art. 7º A não apresentação da documentação necessária à instrução dos processos regidos por esta Portaria ou o não saneamento tempestivo de documentação caracterizada como inconsistente, inválida, irregular, vencida ou inadequada na forma e prazos por ela estabelecidos poderão, mediante análise da Fiscalização do Contrato e de decisão da Autoridade Competente, caracterizar infração sujeita à aplicação de sanção, sem prejuízo das demais sanções previstas no Termo de Referência, no Edital ou no Contrato, podendo ser cumulativas.

§1º Nas hipóteses de ocorrências das infrações previstas no caput cometidas nos contratos regidos pela Lei nº 14.133/2021, aplicar-se-á o disposto nos artigos 155, inciso II e 156, inciso II, da referida Lei;

§2º Nas hipóteses de ocorrências das infrações previstas no caput cometidas nos contratos regidos pela Lei nº 8.666/1993, aplicar-se-á o disposto no artigo 87, inciso II, da referida Lei.

§ 3º Se das infrações previstas no caput decorrerem pagamentos sob a via indenizatória, sem cobertura contratual, sob reconhecimento de dívida ou caracterizarem restos a pagar por culpa da empresa contratada, a sanção será majorada em 20% (vinte por cento) do valor da multa aplicada.

Art. 8º As impugnações, pedidos de esclarecimentos, questionamentos ou pedidos de reconsideração na análise, instrução, apuração, glosas, retenções, descontos, execução, liquidação, emissão de empenho e conclusão dos processos de pagamento só poderão ser requeridas, apresentadas ou interpostas se protocoladas na vigência do respectivo contrato, sob pena de preclusão, inadmissibilidade e indeferimento.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 10º Permanecem regidos pela Portaria nº 1.219, de 2 de outubro de 2023 publicada no DOU nº 193, de 9 de outubro de 2023, os procedimentos administrativos e processos de pagamento autuados ou registrados até a data de entrada em vigor desta norma.

GERMANA LYRA BAHR

ANEXO IDOCUMENTOS A SEREM APRESENTADOS PELA EMPRESA PARA INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE PAGAMENTO DE CONTRATOS DE SERVIÇOS COM DEDICAÇÃO DE MÃO DE OBRA EXCLUSIVA E CONFERIDOS PELA EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO

EMPRESA:

CONTRATO:

OBJETO:

MÊS DE COMPETÊNCIA:

Obs: Toda documentação inserida deve estar em formato PDF-OCR Server legível, as páginas corretamente digitalizada (em ordem, sem repetição de arquivo e sem estarem truncadas).

DOCUMENTOS

COMPETE À FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO

Planilha de Custo e Formação de Preço e Planilhas Auxiliares dos Benefícios e dos Adicionais em papel timbrado e meio eletrônico

· Verificar se o arquivo em Excel não está danificado e enviar via e-mail para a área de análise de Planilhas (DIOF/UPLAC)

· Anexar à planilha em formato PDF (OCR Server) no SEI!.

· Verificar se a Planilha de custos está preenchida considerando a glosa (caso houver) referente às análises do mês anterior e solicitar emissão da Nota Fiscal com valor exatamente igual ao lançado na Planilha de Custos e formação de preços do mês de referência da prestação do serviço.

· Verificar os dados da planilha: nome de funcionários, estes devem corresponder aos que efetivamente prestam serviços no mês de competência, função exercida, dias efetivamente trabalhados, valores de salários, adicionais, insumos de mão de obra e insumos diversos referentes à licitação e /ou repactuação.

Cópia do comprovante de recolhimento e pagamento do IRPF dos funcionários descontados na fonte, caso houver.

· Confrontar DARF do mês anterior ao de competência com os respectivos comprovante de pagamento.

· Verificar se os códigos de recolhimento, códigos de barras e valores pagos estão iguais nas guias e no comprovante de pagamento.

Guias e Comprovantes de Pagamento do DARF referente ao INSS, acompanhado do Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários - DCTFWeb referentes ao mês anterior ou Guia GPS e seu comprovante pagamento

· Confrontar o DARF (referente ao INSS) do mês anterior ao de competência com os respectivos comprovante de pagamento.

·Verificar se os códigos de recolhimento, códigos de barras e valores pagos estão iguais nas guias e no comprovante de pagamento.