11.6.2021 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης L 207/1 ΔΙΟΡΓΑΝΙΚΗ ΣΥΜΦΩΝΙΑ της 20ής Μαΐου 2021 μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για ένα υποχρεωτικό Μητρώο Διαφάνειας ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ ΚΑΙ Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ, Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και ιδίως το άρθρο 295, Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, και ιδίως το άρθρο 106α, Εκτιμώντας τα ακόλουθα: Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ("τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα") διατηρούν ανοικτό, διαφανή και τακτικό διάλογο με τις αντιπροσωπευτικές ενώσεις και την κοινωνία των πολιτών, σύμφωνα με τη Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΣΕΕ), και ιδίως το άρθρο 11 παράγραφοι 1 και 2. Με τον διάλογο αυτό παρέχεται η δυνατότητα σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη να παρουσιάζουν τις απόψεις τους σχετικά με αποφάσεις που ενδέχεται να τα αφορούν και, ως εκ τούτου, να συμβάλλουν αποτελεσματικά στη βάση τεκμηρίωσης επί της οποίας υποβάλλονται οι προτάσεις πολιτικής. Ο διάλογος με τα ενδιαφερόμενα μέρη ενισχύει την ποιότητα της διαδικασίας λήψης αποφάσεων με τη δημιουργία διαύλων για τη διατύπωση απόψεων από εξωτερικούς φορείς και την παροχή εμπειρογνωμοσύνης. Η διαφάνεια και η λογοδοσία είναι ουσιαστικής σημασίας για τη διατήρηση της εμπιστοσύνης των πολιτών της Ένωσης στη νομιμοποίηση των πολιτικών, νομοθετικών και διοικητικών διαδικασιών της Ένωσης. Τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα αναγνωρίζουν τη σημασία του συντονισμού της προσέγγισής τους μέσω της θέσπισης κοινού πλαισίου για τη συνεργασία τους, με σκοπό την περαιτέρω προώθηση της διαφανούς και δεοντολογικής εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων. Η διαφάνεια της εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων είναι ιδιαίτερα σημαντική προκειμένου να μπορούν οι πολίτες να παρακολουθούν τις δραστηριότητες και να έχουν επίγνωση της δυνητικής επιρροής των εκπροσώπων ομάδων συμφερόντων, συμπεριλαμβανομένης της επιρροής που ασκείται μέσω χρηματοδοτικής στήριξης και χορηγίας. Η διαφάνεια αυτή διασφαλίζεται καλύτερα μέσω ενός κώδικα δεοντολογίας ο οποίος περιέχει τους κανόνες και τις αρχές που πρέπει να τηρούν οι εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων που εγγράφονται σε Μητρώο Διαφάνειας ("το Μητρώο"). Δεδομένης της θετικής εμπειρίας από το Μητρώο Διαφάνειας για οργανώσεις και αυτοαπασχολούμενα άτομα που συμμετέχουν στη χάραξη και την εφαρμογή των πολιτικών της ΕΕ, το οποίο θεσπίστηκε με τη συμφωνία μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής της 16ης Απριλίου 2014 ("η συμφωνία του 2014"), τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα θεωρούν ότι το περιεχόμενο της συμφωνίας του 2014 θα πρέπει να διευρυνθεί. Επιβάλλεται να καταστεί το Μητρώο υποχρεωτικό με τη θέσπιση, μέσω επιμέρους αποφάσεων που εκδίδονται από καθένα από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα, μέτρων ισοδύναμου αποτελέσματος που ανάγουν την εγγραφή των εκπροσώπων ομάδων συμφερόντων στο Μητρώο σε απαραίτητη προϋπόθεση για την άσκηση ορισμένων ειδών δραστηριοτήτων εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων. Προκειμένου να ενισχυθεί περαιτέρω το κοινό πλαίσιο και να αξιοποιηθεί η πρόοδος που έχει σημειωθεί όσον αφορά την καθιέρωση κοινής νοοτροπίας διαφάνειας, τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα θα πρέπει να δημοσιεύουν στον δικτυακό τόπο του Μητρώου τα μέτρα αιρεσιμότητας και τα συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας που εφαρμόζουν για να ενθαρρύνουν την εγγραφή, όπως για παράδειγμα ειδικούς καταλόγους ταχυδρομικών διευθύνσεων, τη σύσταση κατά την οποία ορισμένοι φορείς λήψης αποφάσεων συναντούν μόνο εγγεγραμμένους εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων, ή τη δημοσίευση πληροφοριών σχετικά με τις συναντήσεις μεταξύ ορισμένων φορέων λήψης αποφάσεων και εκπροσώπων ομάδων συμφερόντων. Προκειμένου να προωθηθεί η παρούσα συμφωνία πέρα από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα, θα πρέπει να θεσπιστούν ρυθμίσεις οι οποίες θα επιτρέπουν στα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της Ένωσης, που δεν συγκαταλέγονται στα υπογράφοντα θεσμικά όργανα, καθώς και στις μόνιμες αντιπροσωπείες των κρατών μελών, που επιθυμούν οικειοθελώς να εφαρμόζουν τις αρχές λειτουργίας του κοινού πλαισίου, να λαμβάνουν τη συνδρομή της Γραμματείας του Μητρώου και της τεχνικής υποστήριξης που διαθέτει. Προκειμένου να αποφευχθεί ο περιττός διοικητικός φόρτος και σύμφωνα με την τρέχουσα πρακτική όσον αφορά την εγγραφή, οι δραστηριότητες που ασκούνται από εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων αποκλειστικά για λογαριασμό μιας ένωσης ή ενός δικτύου της οποίας/του οποίου αποτελούν μέρος θα πρέπει να θεωρούνται δραστηριότητες του εν λόγω δικτύου ή της εν λόγω ένωσης. Οι δραστηριότητες των δημόσιων αρχών των κρατών μελών, καθώς και κάθε ένωσης ή δικτύου των δημόσιων αυτών αρχών που ενεργεί εξ ονόματός τους σε ενωσιακό, εθνικό ή υποεθνικό επίπεδο, δεν θα πρέπει να καλύπτονται από την παρούσα συμφωνία, μολονότι θα πρέπει να επιτρέπεται η εγγραφή ενώσεων και δικτύων δημόσιων αρχών σε ενωσιακό, εθνικό ή υποεθνικό επίπεδο που συμμετέχουν σε δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων. Η πρακτική της έκδοσης ετήσιας έκθεσης σχετικά με τη λειτουργία του Mητρώου θα πρέπει να διατηρηθεί ως μέσο για τη διασφάλιση της κατάλληλης προβολής της συντονισμένης προσέγγισης των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων και για την ενίσχυση της εμπιστοσύνης των πολιτών. Το περιεχόμενο της ετήσιας έκθεσης θα πρέπει να επεκταθεί ώστε να καλύπτει τα μέτρα αιρεσιμότητας και τα συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας που εφαρμόζουν τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα. Η λειτουργία του Μητρώου δεν θα πρέπει να θίγει τις αρμοδιότητες των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων ή να επηρεάζει τις αντίστοιχες εξουσίες τους σε θέματα εσωτερικής οργάνωσης. Κατά την άσκηση των αντίστοιχων εξουσιών τους εσωτερικής οργάνωσης, τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα θα πρέπει να αναθέτουν στη Γραμματεία και στο διοικητικό συμβούλιο του Μητρώου την εξουσία να ενεργούν εξ ονόματός τους για την έκδοση ατομικών αποφάσεων που αφορούν αιτούντες και εγγεγραμμένους, σύμφωνα με την παρούσα συμφωνία. Τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα θα πρέπει να είναι ομόδικοι σε κάθε ένδικη διαδικασία ενώπιον του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης με αντικείμενο προσφυγή κατά οριστικών αποφάσεων του διοικητικού συμβουλίου του Μητρώου που επηρεάζουν αρνητικά τους αιτούντες ή τους εγγεγραμμένους. Τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα θα πρέπει να ενεργούν στο πλαίσιο μιας αμοιβαία ειλικρινούς συνεργασίας κατά την εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας. Καθένα από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα θα πρέπει να είναι σε θέση να εφαρμόζει άλλες πολιτικές χρηστής διακυβέρνησης και διαφάνειας εκτός του πλαισίου της παρούσας συμφωνίας, στον βαθμό που οι εν λόγω πολιτικές δεν επηρεάζουν την εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας και τους στόχους που επιδιώκονται με αυτήν. Η παρούσα συμφωνία δεν θα πρέπει να θίγει την άσκηση των δικαιωμάτων που απορρέουν από το άρθρο 11 παράγραφος 4 ΣΕΕ, σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών, και από το άρθρο 227 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), σχετικά με το δικαίωμα υποβολής αναφοράς στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, ΣΥΜΦΩΝΟΥΝ ΤΑ ΑΚΟΛΟΥΘΑ: Άρθρο 1 Σκοπός και πεδίο εφαρμογής Η παρούσα συμφωνία θεσπίζει πλαίσιο και αρχές λειτουργίας για μια συντονισμένη προσέγγιση εκ μέρους των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων όσον αφορά τη διαφανή και δεοντολογική εκπροσώπηση ομάδων συμφερόντων. Με επιμέρους αποφάσεις που λαμβάνουν βάσει των εξουσιών εσωτερικής οργάνωσης που διαθέτουν, τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα συμφωνούν να εφαρμόσουν τη συντονισμένη προσέγγιση που αναφέρεται στην πρώτη παράγραφο όσον αφορά τις δραστηριότητες που καλύπτονται από την παρούσα συμφωνία ("καλυπτόμενες δραστηριότητες") και να ορίσουν εκείνες τις καλυπτόμενες δραστηριότητες για την άσκηση των οποίων αποφασίζουν να θέσουν ως προϋπόθεση την εγγραφή στο Μητρώο. Άρθρο 2 Ορισμοί Για τους σκοπούς της παρούσας συμφωνίας, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί: α) "εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων": κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή κάθε επίσημη ή άτυπη ομάδα, ένωση ή δίκτυο, που συμμετέχει σε καλυπτόμενες δραστηριότητες, β) "αιτών": κάθε εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων που υποβάλλει αίτηση εγγραφής στο Μητρώο, γ) "εγγεγραμμένος": κάθε εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων που έχει καταχωριστεί στο Μητρώο, δ) "πελάτης": κάθε εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων που έχει συνάψει συμβατική σχέση με ενδιάμεσο φορέα με σκοπό την προώθηση από τον εν λόγω ενδιάμεσο φορέα των συμφερόντων του εν λόγω εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων μέσω της άσκησης καλυπτόμενων δραστηριοτήτων, ε) "ενδιάμεσος φορέας": κάθε εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων που προωθεί τα συμφέροντα ενός πελάτη ασκώντας καλυπτόμενες δραστηριότητες, στ) "σχέση ενδιάμεσου φορέα-πελάτη": κάθε συμβατική σχέση μεταξύ πελάτη και ενδιάμεσου φορέα που αφορά την άσκηση καλυπτόμενων δραστηριοτήτων, ζ) "μέλος του προσωπικού": κάθε μέλος του προσωπικού που υπόκειται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στο καθεστώς που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού της Ένωσης, όπως ορίζεται στον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου , και το οποίο απασχολείται σε ένα από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα, ανεξαρτήτως της κατηγορίας στην οποία ανήκει, η) "αιρεσιμότητα": η αρχή σύμφωνα με την οποία η εγγραφή στο Mητρώο αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την άσκηση ορισμένων καλυπτόμενων δραστηριοτήτων από τους εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων. Άρθρο 3 Καλυπτόμενες δραστηριότητες 1. Με την επιφύλαξη του άρθρου 4, η παρούσα συμφωνία καλύπτει δραστηριότητες τις οποίες ασκούν εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων με στόχο να επηρεάσουν τη διαμόρφωση ή την εφαρμογή πολιτικής ή νομοθεσίας, ή τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων ή άλλων θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της Ένωσης (από κοινού καλούμενα "θεσμικά όργανα της Ένωσης"). 2. Ειδικότερα, στις καλυπτόμενες δραστηριότητες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων: α) η διοργάνωση ή συμμετοχή σε συναντήσεις, διασκέψεις ή εκδηλώσεις, καθώς και η πραγματοποίηση παρόμοιων επαφών με τα θεσμικά όργανα της Ένωσης, β) η συμβολή ή συμμετοχή σε διαβουλεύσεις, ακροάσεις ή άλλες παρόμοιες πρωτοβουλίες, γ) η διοργάνωση εκστρατειών επικοινωνίας, πλατφορμών, δικτύων και πρωτοβουλιών σε επίπεδο βάσης, δ) η εκπόνηση ή ανάθεση της εκπόνησης εγγράφων πολιτικής και θέσης, τροπολογιών, δημοσκοπήσεων και ερευνών κοινής γνώμης, ανοικτών επιστολών και άλλου επικοινωνιακού ή ενημερωτικού υλικού, καθώς και η ανάθεση και διεξαγωγή ερευνών. Άρθρο 4 Δραστηριότητες που δεν καλύπτονται 1. Η παρούσα συμφωνία δεν καλύπτει τις ακόλουθες δραστηριότητες: α) παροχή νομικών και άλλων επαγγελματικών συμβουλών όταν: i) αυτή συνίσταται σε εκπροσώπηση πελατών στο πλαίσιο μιας διαδικασίας συμβιβασμού ή διαμεσολάβησης που αποσκοπεί στην αποτροπή της υποβολής ορισμένης διαφοράς ενώπιον δικαστηρίου ή διοικητικής αρχής, ii) η παροχή συμβουλών σε πελάτες αποσκοπεί στο να τους διαβεβαιώσει ότι οι δραστηριότητές τους είναι σύμφωνες με την ισχύουσα νομοθεσία, ή iii) αυτή συνίσταται στην εκπροσώπηση των πελατών και στη διαφύλαξη των θεμελιωδών ή διαδικαστικών δικαιωμάτων τους, όπως το δικαίωμα ακρόασης, το δικαίωμα σε δίκαιη δίκη και το δικαίωμα άμυνας στο πλαίσιο διοικητικών διαδικασιών, και περιλαμβάνει δραστηριότητες που ασκούνται από δικηγόρους ή άλλους επαγγελματίες που συμμετέχουν στην εκπροσώπηση πελατών και στη διαφύλαξη των θεμελιωδών ή διαδικαστικών τους δικαιωμάτων, i) αυτή συνίσταται σε εκπροσώπηση πελατών στο πλαίσιο μιας διαδικασίας συμβιβασμού ή διαμεσολάβησης που αποσκοπεί στην αποτροπή της υποβολής ορισμένης διαφοράς ενώπιον δικαστηρίου ή διοικητικής αρχής, ii) η παροχή συμβουλών σε πελάτες αποσκοπεί στο να τους διαβεβαιώσει ότι οι δραστηριότητές τους είναι σύμφωνες με την ισχύουσα νομοθεσία, ή iii) αυτή συνίσταται στην εκπροσώπηση των πελατών και στη διαφύλαξη των θεμελιωδών ή διαδικαστικών δικαιωμάτων τους, όπως το δικαίωμα ακρόασης, το δικαίωμα σε δίκαιη δίκη και το δικαίωμα άμυνας στο πλαίσιο διοικητικών διαδικασιών, και περιλαμβάνει δραστηριότητες που ασκούνται από δικηγόρους ή άλλους επαγγελματίες που συμμετέχουν στην εκπροσώπηση πελατών και στη διαφύλαξη των θεμελιωδών ή διαδικαστικών τους δικαιωμάτων,i) αυτή συνίσταται σε εκπροσώπηση πελατών στο πλαίσιο μιας διαδικασίας συμβιβασμού ή διαμεσολάβησης που αποσκοπεί στην αποτροπή της υποβολής ορισμένης διαφοράς ενώπιον δικαστηρίου ή διοικητικής αρχής,ii) η παροχή συμβουλών σε πελάτες αποσκοπεί στο να τους διαβεβαιώσει ότι οι δραστηριότητές τους είναι σύμφωνες με την ισχύουσα νομοθεσία, ήiii) αυτή συνίσταται στην εκπροσώπηση των πελατών και στη διαφύλαξη των θεμελιωδών ή διαδικαστικών δικαιωμάτων τους, όπως το δικαίωμα ακρόασης, το δικαίωμα σε δίκαιη δίκη και το δικαίωμα άμυνας στο πλαίσιο διοικητικών διαδικασιών, και περιλαμβάνει δραστηριότητες που ασκούνται από δικηγόρους ή άλλους επαγγελματίες που συμμετέχουν στην εκπροσώπηση πελατών και στη διαφύλαξη των θεμελιωδών ή διαδικαστικών τους δικαιωμάτων, β) υποβολή παρατηρήσεων υπό την ιδιότητα μετέχοντος ή τρίτου στο πλαίσιο ένδικης ή διοικητικής διαδικασίας που ισχύει κατά το δίκαιο της Ένωσης ή κατά το διεθνές δίκαιο στο οποίο υπόκειται η Ένωση, καθώς και παρατηρήσεων που βασίζονται σε συμβατική σχέση με ένα από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα ή σε συμφωνία επιχορήγησης που χρηματοδοτείται με κονδύλια της Ένωσης, γ) δραστηριότητες των κοινωνικών εταίρων που ενεργούν ως συμμετέχοντες σε κοινωνικό διάλογο σύμφωνα με το άρθρο 152 ΣΛΕΕ, δ) υποβολή παρατηρήσεων ως απάντηση σε άμεσα και συγκεκριμένα αιτήματα θεσμικού οργάνου της Ένωσης, των εκπροσώπων ή του προσωπικού του, για αντικειμενικές πληροφορίες, δεδομένα ή εμπειρογνωμοσύνη, ε) δραστηριότητες που ασκούνται από φυσικά πρόσωπα υπό την αυστηρά προσωπική τους ιδιότητα, χωρίς συνεννόηση με άλλα πρόσωπα, στ) αυθόρμητες συναντήσεις, συναντήσεις με αμιγώς ιδιωτικό ή κοινωνικό χαρακτήρα και συσκέψεις που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο διοικητικής διαδικασίας που ισχύει σύμφωνα με τη ΣΕΕ ή τη ΣΛΕΕ ή με νομικές πράξεις της Ένωσης. 2. Η παρούσα συμφωνία δεν καλύπτει τις δραστηριότητες που ασκούνται από τους ακόλουθους φορείς: α) δημόσιες αρχές των κρατών μελών, συμπεριλαμβανομένων των μόνιμων αντιπροσωπειών και πρεσβειών τους, σε εθνικό και υποεθνικό επίπεδο, β) ενώσεις και δίκτυα δημόσιων αρχών, σε ενωσιακό, εθνικό ή υποεθνικό επίπεδο, υπό την προϋπόθεση ότι ενεργούν αποκλειστικά για λογαριασμό των σχετικών δημόσιων αρχών, γ) διακυβερνητικοί οργανισμοί, συμπεριλαμβανομένων των οργανισμών και των φορέων που προέρχονται από αυτούς, δ) δημόσιες αρχές τρίτων χωρών, συμπεριλαμβανομένων των διπλωματικών αποστολών και πρεσβειών τους, εκτός όταν οι αρχές αυτές εκπροσωπούνται από νομικές οντότητες, γραφεία ή δίκτυα χωρίς διπλωματικό καθεστώς ή εκπροσωπούνται από ενδιάμεσο φορέα, ε) πολιτικά κόμματα, με εξαίρεση τις οργανώσεις που δημιουργούνται από πολιτικά κόμματα ή συνδέονται με αυτά, στ) εκκλησίες και θρησκευτικές ενώσεις ή κοινότητες, καθώς και φιλοσοφικές και μη ομολογιακές οργανώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 17 ΣΛΕΕ, με εξαίρεση τα γραφεία, τις νομικές οντότητες ή τα δίκτυα που δημιουργούνται για να εκπροσωπούν εκκλησίες, θρησκευτικές κοινότητες ή φιλοσοφικές και μη ομολογιακές οργανώσεις στις σχέσεις τους με τα θεσμικά όργανα της Ένωσης, καθώς και τις ενώσεις τους. Άρθρο 5 Μέτρα αιρεσιμότητας και συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας 1. Τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα εκφράζουν την προσήλωσή τους στην αρχή της αιρεσιμότητας, την οποία θέτουν σε εφαρμογή με επιμέρους αποφάσεις βάσει των εξουσιών εσωτερικής οργάνωσης που διαθέτουν. 2. Κατά τη θέσπιση μέτρων αιρεσιμότητας ή συμπληρωματικών μέτρων διαφάνειας για την ενθάρρυνση της εγγραφής και την ενίσχυση του κοινού πλαισίου που θεσπίζεται με την παρούσα συμφωνία, τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα διασφαλίζουν ότι τα εν λόγω μέτρα συνάδουν με την παρούσα συμφωνία και ενισχύουν τον στόχο της συντονισμένης προσέγγισης που αναφέρεται στο άρθρο 1, δηλαδή, τον καθορισμό υψηλών προτύπων για τη διαφανή και δεοντολογική εκπροσώπηση ομάδων συμφερόντων σε επίπεδο Ένωσης. 3. Τα μέτρα αιρεσιμότητας και τα συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας που εγκρίνονται από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα δημοσιοποιούνται στον δικτυακό τόπο του Μητρώου, ο οποίος επικαιροποιείται τακτικά. Άρθρο 6 Επιλεξιμότητα και κώδικας δεοντολογίας 1. Οι αιτούντες που υποβάλλουν πλήρη αίτηση εγγραφής είναι επιλέξιμοι για καταχώριση στο Μητρώο εφόσον ασκούν καλυπτόμενες δραστηριότητες και τηρούν τον κώδικα δεοντολογίας που παρατίθεται στο παράρτημα I ("κώδικας δεοντολογίας"). 2. Κατά την υποβολή αίτησης εγγραφής, οι αιτούντες παρέχουν τις πληροφορίες που απαριθμούνται στο παράρτημα ΙΙ και συμφωνούν οι πληροφορίες αυτές να είναι διαθέσιμες στο κοινό. 3. Οι αιτούντες ενδέχεται να κληθούν να τεκμηριώσουν την επιλεξιμότητά τους για καταχώριση στο Μητρώο και την ακρίβεια των πληροφοριών που υποβάλλουν. 4. Η Γραμματεία του Μητρώου ("η Γραμματεία") ενεργοποιεί την εγγραφή του αιτούντος μόλις διαπιστωθεί η επιλεξιμότητά του και η εγγραφή θεωρηθεί ότι πληροί τις απαιτήσεις που ορίζονται στο παράρτημα IΙ. 5. Μόλις ενεργοποιηθεί η εγγραφή του, ο αιτών καθίσταται εγγεγραμμένος. 6. Η Γραμματεία παρακολουθεί τις εγγραφές και αξιολογεί τη διαρκή επιλεξιμότητα των εγγεγραμμένων και την τήρηση του κώδικα δεοντολογίας, σύμφωνα με τις διαδικασίες που ορίζονται στο παράρτημα III. 7. Η Γραμματεία μπορεί να διενεργεί έρευνες κατόπιν καταγγελίας με την οποία υποστηρίζεται ότι ένας εγγεγραμμένος δεν τηρεί τον κώδικα δεοντολογίας, καθώς και με δική της πρωτοβουλία βάσει πληροφοριών ότι ο εγγεγραμμένος ενδέχεται να μην πληροί πλέον τις απαιτήσεις επιλεξιμότητας της παραγράφου 1. 8. Στο πλαίσιο παρακολούθησης ή έρευνας από τη Γραμματεία, οι εγγεγραμμένοι ειδικότερα: α) προσκομίζουν, εφόσον τους ζητηθεί, δικαιολογητικά που αποδεικνύουν ότι οι πληροφορίες σχετικά με την εγγραφή τους εξακολουθούν να είναι ακριβείς, και β) συνεργάζονται κατά τρόπο ειλικρινή και εποικοδομητικό σύμφωνα με τις διαδικασίες που καθορίζονται στο παράρτημα ΙΙΙ. Άρθρο 7 Διοικητικό Συμβούλιο 1. Το διοικητικό συμβούλιο του Μητρώου ("διοικητικό συμβούλιο") αποτελείται από τους Γενικούς Γραμματείς των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων, οι οποίοι ασκούν εκ περιτροπής την προεδρία του με θητεία διάρκειας ενός έτους. 2. Το διοικητικό συμβούλιο: α) επιβλέπει τη συνολική εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας, β) καθορίζει τις ετήσιες προτεραιότητες του Μητρώου, καθώς και τις εκτιμήσεις του προϋπολογισμού και το μερίδιο που απαιτείται για την υλοποίηση των προτεραιοτήτων αυτών, γ) εκδίδει γενικές οδηγίες προς τη Γραμματεία, δ) εγκρίνει την ετήσια έκθεση που αναφέρεται στο άρθρο 13, ε) εξετάζει αιτιολογημένες αιτήσεις για επανεξέταση των αποφάσεων της Γραμματείας και αποφασίζει σχετικά σύμφωνα με το σημείο 9 του παραρτήματος ΙΙΙ. 3. Το διοικητικό συμβούλιο συνέρχεται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο με πρωτοβουλία του προέδρου του. Μπορεί επίσης να συνεδριάζει κατόπιν αιτήματος ενός από τα μέλη του. 4. Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει με συναίνεση. Άρθρο 8 Γραμματεία 1. Η Γραμματεία αποτελεί κοινή επιχειρησιακή δομή που συστήνεται για τη διαχείριση της λειτουργίας του Μητρώου. Αποτελείται από τους προϊσταμένους μονάδας ή ιεραρχικώς ισοδύναμα πρόσωπα, που είναι αρμόδια για θέματα διαφάνειας σε κάθε υπογράφον θεσμικό όργανο ("προϊστάμενοι μονάδας"), και το αντίστοιχο προσωπικό τους. 2. Ένας από τους προϊσταμένους μονάδας ορίζεται ως "συντονιστής" από το διοικητικό συμβούλιο για ανανεώσιμη θητεία ενός έτους. Οι εργασίες της Γραμματείας συντονίζονται από τον συντονιστή. Ο συντονιστής εκπροσωπεί τη Γραμματεία και επιβλέπει τις καθημερινές εργασίες της προς το κοινό συμφέρον των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων. 3. Η Γραμματεία: α) αναφέρεται στο διοικητικό συμβούλιο, προετοιμάζει τις συνεδριάσεις του και το επικουρεί κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, β) καταρτίζει κατευθυντήριες γραμμές για τους εγγεγραμμένους, ώστε να διασφαλίζεται η συνεκτική εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας, γ) αποφασίζει σχετικά με την επιλεξιμότητα των αιτούντων και παρακολουθεί το περιεχόμενο του Μητρώου, με στόχο την επίτευξη του βέλτιστου επιπέδου ποιότητας των δεδομένων στο Μητρώο, λαμβανομένου υπόψη, πάντως, ότι οι εγγεγραμμένοι φέρουν την τελική ευθύνη για την ακρίβεια των πληροφοριών που έχουν παράσχει, δ) παρέχει τεχνική υποστήριξη στους αιτούντες και στους εγγεγραμμένους, ε) διενεργεί έρευνες και εφαρμόζει μέτρα σύμφωνα με το παράρτημα III, στ) αναλαμβάνει δράσεις επικοινωνίας και ευαισθητοποίησης που απευθύνονται στα ενδιαφερόμενα μέρη, ζ) συντάσσει την ετήσια έκθεση που αναφέρεται στο άρθρο 13, η) είναι υπεύθυνη για την ανάπτυξη ΤΠ και την τεχνική συντήρηση του Μητρώου, θ) ανταλλάσσει βέλτιστες πρακτικές και εμπειρία με παρόμοιους φορείς σχετικά με τη διαφάνεια της εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων, ι) εκτελεί κάθε άλλη δραστηριότητα που είναι αναγκαία για την εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας. 4. Οι αποφάσεις της Γραμματείας λαμβάνονται από τους προϊσταμένους μονάδας με συναίνεση . Άρθρο 9 Εξουσιοδότηση Το διοικητικό συμβούλιο και η Γραμματεία εκτελούν τα καθήκοντα που τους ανατίθενται σύμφωνα με τα άρθρα 7 και 8 και, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων αυτών, εξουσιοδοτούνται να λαμβάνουν αποφάσεις εξ ονόματος των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων. Άρθρο 10 Πόροι 1. Τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα μεριμνούν ώστε να διατίθενται οι αναγκαίοι ανθρώπινοι, διοικητικοί, τεχνικοί και οικονομικοί πόροι, συμπεριλαμβανομένου του κατάλληλου προσωπικού για τη Γραμματεία, προκειμένου να εξασφαλίζεται η αποτελεσματική εφαρμογή της παρούσας συμφωνίας. 2. Με την επιφύλαξη του άρθρου 7 παράγραφος 2 στοιχείο β) και λαμβάνοντας δεόντως υπόψη το διαφορετικό μέγεθος του οργανογράμματος των θεσμικών οργάνων, τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για τη χρηματοδότηση της τήρησης, της ανάπτυξης και της προώθησης του Μητρώου. Άρθρο 11 Εκούσια συμμετοχή θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της Ένωσης διαφορετικών από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα 1. Τα θεσμικά και λοιπά όργανα και οι οργανισμοί της Ένωσης, εκτός από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα, μπορούν να κοινοποιούν στο διοικητικό συμβούλιο μέτρα μέσω των οποίων αποφασίζουν να εξαρτήσουν ορισμένες δραστηριότητες από την εγγραφή στο Μητρώο, ή από τυχόν συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας που λαμβάνουν. 2. Όταν το διοικητικό συμβούλιο θεωρεί ότι τα μέτρα που αναφέρονται στην παράγραφο 1 συνάδουν με τους στόχους που επιδιώκονται με την παρούσα συμφωνία, μπορεί να συμφωνήσει με το θεσμικό ή άλλο όργανο ή οργανισμό της Ένωσης τους όρους υπό τους οποίους το εν λόγω θεσμικό ή άλλο όργανο ή οργανισμός μπορεί να τύχει της συνδρομής της Γραμματείας και τεχνικής υποστήριξης . Κάθε μέτρο που κοινοποιείται δυνάμει της παραγράφου 1 δημοσιεύεται στον δικτυακό τόπο του Μητρώου. Άρθρο 12 Εκούσια συμμετοχή των μόνιμων αντιπροσωπειών των κρατών μελών Τα κράτη μέλη μπορούν να κοινοποιούν στο διοικητικό συμβούλιο τα μέτρα που λαμβάνουν, σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο, μέσω των οποίων αποφασίζουν να εξαρτήσουν ορισμένες δραστηριότητες που έχουν αποδέκτη τις μόνιμες αντιπροσωπείες τους από την εγγραφή στο Μητρώο, ή από τυχόν συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας που λαμβάνουν. Κάθε μέτρο που κοινοποιείται κατ’ αυτόν τον τρόπο δημοσιεύεται στον δικτυακό τόπο του Μητρώου. Άρθρο 13 Ετήσια έκθεση 1. Το διοικητικό συμβούλιο εκδίδει ετήσια έκθεση σχετικά με τη λειτουργία του Μητρώου κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους. 2. Η ετήσια έκθεση περιλαμβάνει: α) ένα κεφάλαιο σχετικά με τεκμηριωμένες πληροφορίες για το Μητρώο, το περιεχόμενό του και τυχόν αλλαγές που αφορούν το Μητρώο, β) ένα κεφάλαιο σχετικά με τα ισχύοντα μέτρα αιρεσιμότητας και τα ισχύοντα συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας που αναφέρονται στο άρθρο 5. 3. Το διοικητικό συμβούλιο υποβάλλει την ετήσια έκθεση στα υπογράφοντα θεσμικά όργανα και μεριμνά για τη δημοσίευσή της στον δικτυακό τόπο του Μητρώου. Άρθρο 14 Αναθεώρηση 1. Τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα αξιολογούν την εφαρμογή των μέτρων που λαμβάνονται σύμφωνα με το άρθρο 5 έως τις 2 Ιουλίου 2022, και στη συνέχεια τακτικά, με σκοπό, κατά περίπτωση, την υποβολή συστάσεων για τη βελτίωση και την ενίσχυση των μέτρων αυτών. 2. Η συμφωνία υπόκειται σε αναθεώρηση το αργότερο στις 2 Ιουλίου 2025. Άρθρο 15 Τελικές και μεταβατικές διατάξεις 1. Η παρούσα συμφωνία έχει δεσμευτικό χαρακτήρα για τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα. 2. Για τους σκοπούς του άρθρου 9, κάθε υπογράφον θεσμικό όργανο δεσμεύεται να εκδώσει απόφαση η οποία έχει ως εξής: "Το διοικητικό συμβούλιο και η Γραμματεία εξουσιοδοτούνται να εγκρίνουν εξ ονόματος του/της [όνομα του θεσμικού οργάνου] ατομικές αποφάσεις που αφορούν αιτούντες και εγγεγραμμένους, σύμφωνα με τη διοργανική συμφωνία της 20ής Μαΐου2021 σχετικά με το υποχρεωτικό Μητρώο Διαφάνειας (ΕΕ L 207 της 11.6.2021, σ. 1).". Οι αποφάσεις αυτές αρχίζουν να ισχύουν την ημερομηνία έναρξης ισχύος της παρούσας συμφωνίας. 3. Η παρούσα συμφωνία αντικαθιστά τη συμφωνία του 2014, τα αποτελέσματα της οποίας παύουν να ισχύουναπό την ημερομηνία έναρξης ισχύος της παρούσας συμφωνίας. 4. Η παρούσα συμφωνία αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. 5. Οι εγγεγραμμένοι που εγγράφηκαν στο Μητρώο πριν από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της παρούσας συμφωνίας δικαιούνται, εντός προθεσμίας έξι μηνών από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της παρούσας συμφωνίας, να τροποποιήσουν την εγγραφή τους ώστε να πληρούν τις νέες απαιτήσεις που απορρέουν από την παρούσα συμφωνία, προκειμένου να διατηρηθεί η καταχώρισή τους στο Μητρώο. 6. Οι έρευνες που έχουν κινηθεί κατόπιν επισημάνσεων παρατυπιών ή κατόπιν καταγγελιών δυνάμει της συμφωνίας του 2014 θα διεξαχθούν σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζεται στην εν λόγω συμφωνία. Βρυξέλλες, 20 Μαΐου 2021. Για το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο Ο Πρόεδρος David Maria SASSOLI Για το Συμβούλιο Η Πρόεδρος Ana Paula ZACARIAS Για την Επιτροπή Εξ ονόματος της Προέδρου Věra JOUROVÁ