世界遺産と無形文化遺産は申請国の法的保護根拠を必要とするが、「世界の記憶」にはそうした条件が求められない。また、歴史が浅くても構わず、例えば韓国の「光州事件の民主化運動に関する記録」は1980年、フィリピンの「ピープルパワー革命（エドゥサ革命）時のラジオ放送」は1986年、東ティモールの「ターニングポイント：国家誕生の時」は1999年 - 2002年にかけての出来事の資料が選定されている。世界遺産同様にトランスバウンダリー（国境を越えた複数国による共同申請）も推奨されており、2013年（平成25年）に選定された日本の『慶長遣欧使節関係資料』はスペインとの共同申請によるもので、2017年（平成29年）には民間と地方自治体主導で日韓共同による『朝鮮通信使関係資料』が選定された。
ユネスコが定義する記録物とは、1978年に採択した「可動文化財の保護のための勧告」で、(vi) 美術的に重要な物件：独創的創作手段としてのポスターおよび写真、あらゆる材料の独創的美術的なアセンブラージュおよびモンタージュ、(vii) 肉筆および初期の活版印刷による古書・写本・書籍・文書または出版物、(ix) 原文記録、地図その他の製図上の資料を含む文書・写真・映画フィルム・録音物および機械によって解読できる記録、に該当するものとなる。
対象となる歴史資料は、世界遺産同様に真正性が重要であり、これは言い換えれば『信憑性がある』ということになる。また、近現代史資料に関しては記録の客観性も評価の対象となる傾向がある。2013年に審査されたシンガポール申請の録音テープ媒体「日本占領下の証言集 (Japanese occupation of Singapore oral history collection)」は、戦後かなり経ってからの回顧録で、客観性に欠けるとの理由から不登録となった。
粟田丸は日本郵船の欧州航路改善のために投入されたA型貨物船の四番船として、三菱長崎造船所で1937年（昭和12年）3月2日に起工し8月5日に進水、12月23日に竣工した。往航はパナマ運河経由でハンブルクに至り、帰途はスエズ運河を通過して日本に戻る東航世界一周線に就航するが、1939年（昭和14年）の第二次世界大戦勃発で優秀船は保護のため撤退し、1940年（昭和15年）には航路も休止となった。アメリカ方面に配置換えとなったが、1941年（昭和16年）8月に事実上休航して遠洋航路は閉じられることとなった。昭和16年8月16日、粟田丸は日本海軍に徴傭され、次いで9月5日付で特設巡洋艦として入籍、呉鎮守府籍となる。8月23日から10月5日まで三菱神戸造船所で特設巡洋艦としての艤装工事を受けた。就役後は第二十二戦隊（堀内茂礼少将）に編入され、特設監視艇隊の母艦的存在として釧路および横須賀を根拠地として行動する。1942年（昭和17年）4月18日早朝、粟田丸は第二監視艇隊の支援で隊の西方に位置していた。このとき、特設監視艇第二十三日東丸（日東漁業、90トン）がアメリカ第16任務部隊と第18任務部隊を発見して打電したが、間もなく軽巡洋艦ナッシュビル (USS Nashville, CL-43) の砲撃で沈没した。粟田丸は第二十三日東丸のちょうど西方におり、第二十三日東丸の沈没から間を置かず最初の空襲を受けたが、被害はなかった。午後に入って再び空襲を受け、至近弾1発を受けて小破した。6月にはキスカ島攻略作戦に従事。1943年（昭和18年）に入ると、キスカ島への輸送作戦に参加する。3月には特設水上機母艦君川丸（川崎汽船、6,863トン）などとともにアッツ島への輸送任務にもつき、3月10日にアッツ島に到着して任務を成功させた。7月のキスカ島撤退作戦には応急収容隊として参加。このように、開戦以降の粟田丸は専ら北方海域の警戒にあたって他の海域で行動することはなかった。9月、粟田丸は丁一号輸送部隊第三輸送隊として、ポンペイ島への輸送任務につくこととなった。9月18日に宇品を出撃し、9月26日にポンペイ島に到着。ポンペイ島への輸送任務を終えてトラック諸島に到着した10月1日付で、粟田丸は特設運送船に類別変更されるが、艤装転換工事は受けないまま戦没する。引き続き、第十七師団（酒井康中将）をラバウルへ輸送することとなり、丁四号輸送部隊が編成され、粟田丸は特設運送船日枝丸（日本郵船、11,621トン）とともに第三輸送隊に名を連ねる。粟田丸は1,100名の人員と3,700立方メートルの武器、弾薬、糧食などを搭載し、10月20日午後に上海を出撃する。しかし、第三輸送隊は翌10月21日午後にはアメリカの潜水艦グレイバック(USS Grayback, SS-208) が探知するところとなった。グレイバックは9,000ヤードまで接近し、ウルフパックを構成していたシャード (USS Shad, SS-235) とセロ (USS Cero, SS-225) の2隻の潜水艦に通報したのち、浮上して速力を上げ第三輸送隊の前方への進出を図った。10月22日3時47分、北緯26度49分 東経125度03分の地点でグレイバックは魚雷を6本発射し、4本が粟田丸に命中、命中した4本のうち1本は火薬庫に命中し、粟田丸は大爆発を起こして轟沈した。護衛にあたった駆逐艦の舞風および野分が救助にあたったが、粟田丸の生存者は指揮官の竹内平七大佐以下乗員88名、輸送中の陸軍兵士76名を数えるのみであり、残りの乗員223名と陸軍兵士1,087名は戦死した。粟田丸は1944年（昭和19年）1月5日に除籍および解傭された。