大学職員が担う職域は非常に幅広く、学校法人や大学の管理運営業務をはじめ、カリキュラム・教育制度の企画立案・改革推進、研究活動支援、学生指導、進路開拓、広報・学生募集、ICTの教育活用など多岐にわたる。「講義は教授、事務は職員」というイメージが強いが、最近では具体的な教育指導に関与するケースもあり、今後こうした傾向は広がることが予想される。また、これまで新卒で採用し、一般企業の総合職同様に数年間で部署を異動させ、ジョブローテーションを通じて大学運営に関する総合的な識見・技能を修得させるケースが多いが、最近では民間企業経験者を中途採用するケースも増えつつある。また、大学職員の行政管理能力向上や、アドミニストレーターとしての識見を持つ人材育成が必要との観点から、大学職員による学会や大学院・研究センターなどが設立されるなど、大学職員の専門性向上に向けた取り組みが進みつつある。
従来は、教授会・評議会といった教育研究従事者を中心に構成される学内の意思決定機関の決定に基づき、その実務を遂行する従属的性格の濃い職であった。しかし近年は学生募集によりいっそうの工夫が求められ、理念的には能動的な大学経営への参画が求められつつある。諸外国の大学では、教員の解雇や身分変更などを含めた強い人事権を大学職員に与えて大学運営を行っている場合や、学生募集においてアドミッションオフィサーなどの専門職が社会的に認知・確立されているなど、大学職員を取り巻く環境も先進的である。日本では国公立大学においては教員が大学自治の主体者という風潮が根強く、職員が大学運営を主体的に担うのは珍しい。一方、私立大学では逆に経営という側面が根強く、理事会の主導の下、職員によるリーダーシップが取られることが多く、特に最近では諸外国なみにシフトしてきている。
2003年度まで、国立大学の職員は人事院が行う国家公務員採用試験の合格者から採用を行っていた。しかし、国立大学法人法により非公務員となったため、地区国立大学法人等職員採用試験委員会が行う独自の「国立大学法人等職員採用試験」によって採用する方式に移行している。なお、採用試験は「事務系」（事務・図書）、「技術系」の区分によって行われる。公立大学法人については非公務員型の地方独立行政法人職員として採用される。従来は設置市町村の公務員として、大学以外の自治体組織内で異動が行なわれてきたが、プロパーとして大学内でキャリアを積んでいく形の職員が増えつつある。私立大学の場合は大学の設置者である学校法人が独自に職員募集を行い採用試験を実施する。待遇面で安定したイメージがあることもあってか応募者が多く、高倍率で難関と言われている。一方、少子化で減収が予想されることから、派遣社員や非正規職員の採用・活用が増加している。
主に事務職員や技術職員が該当するが、場合によっては教員として扱われない助手や附属施設の司書・学芸員などを含むこともある（助手について、学校教育法では「助手は、教授及び助教授の職務を助ける」と定められている。教育公務員特例法では、助手の位置付けが明確でなく、教員であるかどうかは議論が分かれる）。広義の学校職員と同様に、大学職員に教授、准教授、講師などの教育研究従事者を含めて、大学に勤務する者の全員を指す場合もあるが、この場合は「教職員」という表現を用いることが多い。また、事務職員との区別を明確にするため、教育研究活動従事者は、「教育職（員）」（教員）と呼ばれる。
1926年（民国15年）5月に張道藩は帰国し、同年秋、広東省政府農工庁庁長の劉紀文の招聘を受け、その秘書となった。11月、国民党中央組織部部長代理の陳果夫の目に留まり、その指示を受けて張は貴州に戻り、貴州省党部の建設に従事する。しかし、貴州省政府主席周西成は国民党中央勢力が貴州省へ浸透することを嫌悪していた。そのため1927年（民国16年）5月、張は周により「赤化の嫌疑」をもって逮捕され、監禁・拷問を受けてしまう。地元有力者の斡旋もあって10月に釈放されたが、もはや貴州で活動はできず、張は上海へ逃れた。この経過もあって、張道藩は陳果夫・陳立夫から目をかけられることになり、以後、CC派の一員となっていく。1928年（民国17年）3月、中央組織部秘書に任ぜられ、10月には南京市政府秘書長となった。翌1929年（民国18年）3月、国民党第3回全国代表大会に出席し、中央執行委員候補に選出されている。11月、江蘇省党部整理委員となり、1930年（民国19年）8月には青島大学教務長に任ぜられた。12月、浙江省政府教育庁庁長となり、その翌年4月には党中央組織部副部長となっている。ところが満州事変勃発後、張道藩は蒋介石の攘外安内政策を支持したために国内学生の反発を買い、杭州の住居を破壊される憂き目に遭っている。これもきっかけで、張は一時すべての職を退き、蒋介石の個人秘書に転じた。1932年（民国21年）5月、南京に成立した中国文芸社で張道藩は理事となる。その後、中華全国美術会理事長となり、また、南京戯劇学校を創設するなどして、反共宣伝のための各種文芸活動を積極的に展開した。同年11月、張道藩は国民政府交通部常務次長に任ぜられる。1935年（民国24年）11月には党第5回全国代表大会で中央執行委員に選出され、その翌年には内政部次長に転じた。