Microsoft Officeや一太郎などで作成した文書データも、PDF化されることが多い。PDFの文書は、Microsoft Officeなど文書作成時に使ったソフトウェアをインストールしていないコンピュータでも表示・印刷でき、コンピュータの環境によってレイアウトが変わる可能性も小さくなる。Microsoft Officeの文書はPDF化しなくても、マイクロソフトから無償配布されている表示専用ソフトウェア（Word ViewerやExcel Viewerなど）で表示させることができる。しかしこうしたソフトウェアは、Acrobat ReaderなどのPDF表示用ソフトウェアと比べると、対応しているOSが限られていることもあり、インストールされていない、またはできない場合が多い。そのため、不特定多数の人を対象にした文書はPDF化することで正しく表示される可能性が高くなる。PDFの作成には、Microsoft Officeからはプリンタとしてインストールされる「Adobe PDF」や「Acrobat Distiller」を利用してPDFを作成することができる。なお、32bit版Officeについては、Acrobatに含まれるマクロの「PDF Maker」を利用し、より簡単なPDFの作成が可能になっている。2007 Microsoft Office System (Microsoft Office 2007) では追加アドインを加えることでPDFを出力する機能が追加された。また、Microsoft Office 2007 サービスパック 2では標準機能として追加され、別アプリを利用することなしにPDFを作成することができる。このPDF作成機能はMicrosoft Office 2010 (x86 / x64) にも引き継がれている。また一太郎の「2011 創」以降のバージョンでは、一太郎文書から直接PDFを作成することもできる。それより前のバージョンでは、CubePDF等の無料仮想プリンタドライバを用いて作成する事ができる。フリーソフトウェアのOpenOffice.orgとLibreOfficeでは、標準でPDF出力機能を備えている。
PDFファイルの作成には、アドビシステムズのAcrobatを利用するのが一般的である。macOSではOSの標準機能で各種文書をPDFファイルに変換できる。LinuxなどUnix系OSの印刷システムであるCommon Unix Printing SystemにはPDFファイルの出力機能がある。そのほかにも、後述するOpenOffice.orgなどオープンソースのものも含めて、数多くのPDF作成ツールがある。
Web上のPDFファイルは、Googleなどで検索できる。また、コンピュータ内のPDFファイルは、AcrobatとAcrobat Readerによる全文検索が可能だが、検索用インデックスを作成した高速全文検索を利用するためにはAcrobatのProfessionalバージョン（6.0以降）やGoogleデスクトップ、Mac OS X Tiger以降に付属するSpotlightなどが必要となる。
Windows環境におけるPDFファイルの表示や印刷には、アドビシステムズから無料で配布されているAcrobat Readerを使うのが一般的である。Acrobatがインストールされている場合は、AcrobatでPDFの表示や印刷ができる。macOSではOSに標準で付属する「プレビュー」を利用できる。その他のOSについても、PDF閲覧ソフトに付属している印刷機能や、OSの印刷機能を利用して印刷できる場合が多い。
PDFの生成、閲覧用ソフトウェアは各種プラットフォームで提供される。macOSとほとんどのLinuxディストリビューション、LibreOffice、Microsoft Office 2007（要SP2アップデート）、WordPerfect 9、Scribus、Windows向け各種プリントドライバ、pdfTeX組版システム、DocBook PDFツール、Ghostscript製品群、アドビのAdobe AcrobatとAdobe FrameMaker、GoogleのオンラインオフィススイートであるGoogle DocsはPDFに出力する機能を装備している。ラスターイメージプロセッサ (RIP) は、PDFをラスターイメージラスターイメージ に変換して、紙などの媒体に出力するために使用され、DTP分野ではラスタライズと呼ばれる。 PDFの処理能力を備えるRIP は、Adobe SystemsのPDF印刷エンジン または、サードパーティー製品 Jaws や Global Graphics社のHarlequin（ハーレクイン）RIP を組み込んでいる。
Adobe LiveCycleen製品群ではDRMを実装しており、エンドユーザーに配布されたPDFに対して、後から閲覧権限を変更することができる。応用の一例としては、配布されたPDFの内容が古くなってしまった場合に閲覧禁止として、新しい版をダウンロードするよう求めるような例がある。
PDFはセキュリティが考慮されていない古い時代のフォーマットである。脆弱性のあるAcrobat Readerで有害なJavaScriptを含むPDFファイルを開くと、コードが実行され、パソコンがウイルスに感染する。同時に、ダミーのPDFファイルを表示させて、ユーザーがウイルス感染を気付かないようにする。その脆弱性を悪用した攻撃があり、2009年12月以降、日本で話題になっている「Gumblar」もPDFを媒介としている。対策として、リーダの最新版へのプログラムアップデートがあるが、新たな脆弱性が発見されてからアップデートまでに時間が必要である。ユーザーによる不要な機能の無効化（例えばAcrobat ReaderにおけるJavaScriptエンジンの無効化）を併用することが推奨される。
19世紀半ば、イタリア統一戦争のさなかのシチリア島。13世紀から続くシチリアの名家の当主でサリーナ公爵であるファブリツィオは、家族とともにパレルモの近郊の屋敷で貴族としての伝統を守りながら暮らしていた。ガリバルディの赤シャツ隊がシチリアに上陸すると、ファブリツィオが目をかけていた甥のタンクレーディは新しい時代の波に乗るべくガリバルディの軍に合流する。シチリアからブルボン王朝が撤退し、その機を見て資産をたくわえ、勢力を身につけた市長セダーラの姿を、ファブリツィオは冷ややかに見つめていた。そんななか、セダーラの美貌の娘・アンジェリカにタンクレーディが恋をする。タンクレーディに思いを寄せる娘コンチェッタをよそに、ファブリツィオは二人の結婚の仲人を引き受ける。やがて、ガリバルディの軍も解散し、新しい国王の政権が始まる。タンクレーディははやばやとガリバルディの軍を離れ、政府軍に合流していた。中央から役人が訪れ、爵位も科学的な業績もあり人格者であるファブリツィオを新しい政府の貴族院議員に推したいと申し出る。ファブリツィオは、古いしがらみの中でしか生きられない自分にはできないと断る。悲惨なシチリアの現状を変えなくても良いのかとさらに懇願されるが、「シチリアは変化を望まない、眠りにつきたがっているのだ」と固辞し、代わりにセダーラを推薦する。近隣の公爵の屋敷で大規模な舞踏会が始まった。豪華絢爛たる屋敷に数多くの貴族、新しい国家の将校たちが集い、タンクレーディとアンジェリカの結婚を祝福した。宴もたけなわになったころ、アンジェリカがファブリツィオにダンスの相手をして欲しいと申し出る。かつて舞踏の名手として名を馳せたファブリツィオと、美しいアンジェリカのダンスに、居合わせた人々は目を奪われた。舞踏会が終わった明け方、ファブリツィオは家族を馬車で帰らせ、一人街を歩く。ファブリツィオは空の金星に向かって跪き、「いつになれば永遠の世界で会えるのか」と語り掛け、路地に消える。