Arrêté du 24 novembre 2022 portant création de traitements automatisés de données à caractère personnel pour le vote électronique par internet pour l'élection des représentants des personnels au sein des instances de dialogue social du ministère chargé de l'agriculture et de certains établissements publics qui lui sont rattachés pour les élections professionnelles fixées du 1er au 8 décembre 2022

Il est créé, dans les conditions prévues par le décret du 26 mai 2011 et par l'arrêté du 11 octobre 2022 susvisés, un système de vote électronique par internet pour l'élection des représentants des personnels au sein des instances de dialogue social du ministère chargé de l'agriculture et de certains établissements publics qui lui sont rattachés pour les élections professionnelles fixées du 1er au 8 décembre 2022. La liste des instances concernées figure en annexe de l'arrêté du 11 octobre 2022 susvisé.

Il est créé deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés : " Fichier des électeurs " et : " Urne électronique ". Le responsable de ces traitements est le chef du service des ressources humaines du ministère chargé de l'agriculture.

Le traitement dénommé : " Fichier des électeurs " a pour finalité de :


- définir la liste des électeurs pour chaque scrutin ;

- fournir les données nécessaires pour la transmission des codes de connexion et leur réassort, ainsi que la donnée d'authentification, dite donnée personnelle de connexion ;

- établir la liste d'émargement pour chaque scrutin.


Le traitement dénommé : " Urne électronique " est destiné, pour chaque scrutin, à recueillir les votes exprimés, à calculer la répartition des sièges et permettre la publication en ligne des résultats obtenus, après signature des procès-verbaux par les bureaux de vote électronique.

Il comporte un traitement distinct mais non isolé pour la constitution et la validation en ligne des listes de candidats pour chaque scrutin.

Les données contenues dans chaque traitement du vote font l'objet d'un chiffrement.

Elles ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs.


La maîtrise d'ouvrage du système et des traitements automatisés est assurée par le service des ressources humaines du ministère chargé de l'agriculture. La maîtrise d'œuvre comprenant la conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique par internet est confiée à un prestataire technique spécialisé choisi dans les conditions prévues à l'article 35 de la loi du 6 janvier 1978 et à l'article 3 du décret du 26 mai 2011 susvisés. Le prestataire technique applique les mesures de sécurité prescrites par les dispositions du décret du 26 mai 2011 et de l'arrêté du 11 octobre 2022 susvisés ainsi que du présent arrêté et prend toute mesure nécessaire à la protection des données à caractère personnel. Il est tenu de respecter la confidentialité des informations détenues dans le cadre de la prestation fournie. L'expert indépendant désigné en application de l'article 7 du décret du 26 mai 2011 susvisé et dont les facilités sont fixées à l'article 4 de l'arrêté du 11 octobre 2022 susvisé doit fournir un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels a porté l'expertise n'ont pas été modifiés sur le système de vote électronique par internet utilisé durant le scrutin.


Le contrôle de la conformité des données importées dans le système de vote électronique par rapport aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité du service des ressources humaines du ministère chargé de l'agriculture responsable de la mise en œuvre du système de vote électronique.Le contrôle de la conformité des données importées dans le système de vote électronique concernant les listes de candidatures est effectué dans les mêmes conditions.


Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : civilité, noms de naissance, d'usage et prénoms de l'électeur, corps d'appartenance ou qualité et catégorie de contractuel, établissement ou service d'affectation, le cas échéant lieu d'exercice ;- pour le traitement du fichier des électeurs : civilité, noms de naissance, d'usage et prénoms de l'électeur, corps d'appartenance ou qualité et catégorie de contractuel, date de naissance, établissement ou service d'affectation, le cas échéant lieu d'exercice, adresse électronique professionnelle, le cas échéant adresse électronique personnelle déclarée par l'électeur, adresse postale personnelle, numéro de téléphone mobile professionnel, le cas échéant numéro de téléphone mobile personnel déclaré par l'électeur, les 5 derniers caractères sans espace de l'IBAN utilisé pour la rémunération de l'électeur ou le cas échéant les 5 derniers caractères sans espace de l'IBAN déclarés par l'électeur (donnée personnelle de connexion), la position administrative, la situation administrative, notamment la nature du congé pour les agents concernés, la nature, la date de début du contrat et sa durée pour les agents contractuels, la qualité d'élève ou de stagiaire en scolarité le cas échéant, la catégorie hiérarchique, les modalités d'envoi des codes de connexion ;- pour les listes d'émargement : données identiques à celles contenues dans la liste électorale, incluant horodatage, adresse IP et identifiant de session ;- pour les listes de candidatures : identification de l'organisation syndicale, appartenance à une union syndicale le cas échéant ; nom et prénoms du délégué de liste, adresse courriel déclarée, y compris par son suppléant le cas échéant ; profession de foi ; civilité, nom et prénoms, corps d'appartenance ou qualité et catégorie de contractuel, établissement ou service d'affectation, déclaration de candidature, le cas échéant lieu d'exercice, données d'éligibilité incluant le cas échéant la nature du congé et des sanctions administratives des candidats composant la liste en cas de scrutin de liste ; nombre de femmes et d'hommes le cas échéant ; nom et prénoms des déposants de liste et référents des organisations syndicales, adresse courriel professionnelle, numéro de téléphone déclaré ; nom et prénoms des agents chargés de la validation des listes aux niveaux local et national, adresse courriel professionnelle, numéro de téléphone professionnel ;- pour les listes de diffusion syndicales électroniques : adresse électronique professionnelle des agents concernés par le ou les scrutins au titre desquels la liste de diffusion est constituée, le cas échéant adresse électronique personnelle déclarée par l'électeur ;- pour les membres des bureaux de vote électroniques : nom et prénoms, adresse électronique professionnelle, le cas échéant adresse électronique personnelle déclarée, adresse postale personnelle, numéro de téléphone mobile professionnel, le cas échéant numéro de téléphone mobile personnel déclaré, 5 derniers caractères sans espace de l'IBAN déclarés (donnée personnelle de connexion), qualité de membre de bureau de vote électronique, le cas échéant organisation syndicale de rattachement. Pour les assesseurs et les délégués de liste suppléants, les données précitées, à l'exception de celles relatives à l'adresse postale et à l'IBAN qui ne sont pas collectées, font l'objet d'un traitement hors du système de vote électronique ;- pour les listes des résultats : intitulé des listes, données de candidatures figurant sur les listes de candidatures, voix obtenues et nombre de sièges obtenus pour chacune des listes.


Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

-pour les listes électorales : électeurs concernés par le scrutin, organisations syndicales candidates au scrutin, agents des services centraux, déconcentrés et des établissements publics ou privés chargés de la gestion du personnel concerné ou de la mise en œuvre des opérations électorales ;-pour le fichier des électeurs : agents des services centraux, déconcentrés et des établissements publics ou privés chargés de la gestion du personnel concerné ou de la mise en œuvre des opérations électorales. Les données relatives à la qualité d'électeur ne sont communiquées qu'aux agents chargés de la gestion du personnel concerné ou de la mise en œuvre des opérations électorales. Les données relatives à l'identifiant et au mot de passe ne sont communiquées qu'aux agents des services centraux chargés de la mise en œuvre des opérations électorales ;-pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote électronique compétent pour le scrutin concerné ;-pour les listes des candidats : électeurs concernés par le scrutin, organisations syndicales candidates au scrutin, agents des services centraux, déconcentrés et des établissements publics ou privés chargés de la gestion du personnel concerné ou de la mise en œuvre des opérations électorales. Les données d'éligibilité ne sont communiquées qu'aux agents chargés de la gestion du personnel concerné ou de la mise en œuvre des opérations électorales ;-pour les listes des résultats : électeurs, membres du bureau de vote électronique compétent pour le scrutin concerné, autorité responsable de l'organisation du scrutin concerné, agents des services centraux, déconcentrés et des établissements publics ou privés chargés de la gestion du personnel concerné ou de la mise en œuvre des opérations électorales, DGAFP ;-pour les listes de diffusion syndicales : agents des services centraux, organisations syndicales candidates aux scrutins. 

Sont en outre destinataires de l'ensemble de ces données, les membres de la cellule d'assistance technique mentionnée à l'article 5 de l'arrêté du 11 octobre 2022 susvisé, l'expert indépendant ainsi que le prestataire choisi en application de l'article 3 du décret du 26 mai 2011 susvisé. En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge de l'élection ainsi que des agents habilités de la direction des affaires juridiques du ministère chargé de l'agriculture pour les besoins de l'instruction du recours.


Toute opération relative au traitement créé par le présent arrêté fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'opération. Les données à caractère personnel mentionnées à l'article 5, y compris celle utilisée comme donnée personnelle de connexion, et à l'exception de celles nécessaires à la conservation prévue à l'article 16 du décret du 26 mai 2011 et à l'article 30 de l'arrêté du 11 octobre 2022 susvisés, sont conservées jusqu'à l'expiration des délais de recours contentieux relatifs aux élections et le cas échéant, en cas de recours, jusqu'à l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive.


L'information des personnes concernées est assurée dans les conditions prévues par les articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé par une mention accessible sur la plateforme de vote électronique.Le droit d'accès prévu à l'article 15 du même règlement s'exerce auprès du service des ressources humaines du ministère chargé de l'agriculture responsable de l'organisation du scrutin concerné, par voie dématérialisée à l'adresse électronique assistance-electionsmasa@agriculture.gouv.fr, le cas échéant par l'intermédiaire d'un préposé de l'autorité organisatrice du scrutin.Le droit de rectification ainsi que le droit de limitation prévus aux articles 16 et 18 du même règlement s'exercent, au plus tard avant le préscellement mentionné à l'article 22 de l'arrêté du 11 octobre 2022 susvisé, auprès des mêmes service et autorité.Les droits d'effacement, de portabilité et d'opposition prévus aux articles 17, 20 et 21 du même règlement ne s'appliquent pas dans le cadre de la mise en œuvre de ce traitement.


La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif des représentants de l'administration mettant en place le vote électronique par internet ainsi que des membres des bureaux de vote électronique et du bureau de vote électronique centralisateur.Toutes les mesures sont prises pour permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus par le prestataire.


Les dispositions du présent arrêté sont applicables pour les élections professionnelles mentionnées à l'article 1er du présent arrêté et fixées du 1er au 8 décembre 2022.


Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.