Arrêté du 26 juillet 2007 relatif aux modalités d'exercice du contrôle financier sur la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg

L'autorité chargée du contrôle financier sur la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg, ci-après dénommée « le contrôleur », exerce une mission générale de surveillance de la gestion de l'établissement. Elle contribue, notamment en vue de leur prévention, à l'identification des risques financiers, directs ou indirects, auxquels l'établissement est susceptible d'être confronté. A cette fin, elle s'appuie sur une analyse des risques et de la performance. Dans ce cadre, le contrôleur peut évaluer, en liaison avec la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg, les circuits et procédures mis en place. Il coordonne son intervention avec celle de l'agent comptable au titre du contrôle allégé partenarial.


Le contrôleur a entrée avec voix consultative au conseil d'administration ainsi qu'à tout comité, commission ou organe consultatif existant en son sein. Il reçoit, dans les mêmes conditions que leurs membres, les convocations, ordres du jour et tous les documents qui doivent leur être adressés avant chaque séance. Les procès-verbaux lui sont adressés dès leur établissement.


Le contrôleur suit la préparation du budget et de ses décisions modificatives. A cette fin, l'établissement lui communique les informations nécessaires en temps. Il reçoit, à l'appui du projet de budget avec ses annexes, le document de performance, un état retraçant les grandes composantes de la masse salariale et les perspectives la concernant, un échéancier prévisionnel des entrées et sorties de personnel permanent et non permanent. Il est informé des perspectives financières pluriannuelles et reçoit à ce titre une présentation détaillée des opérations d'investissement permettant de le renseigner sur la capacité d'engagement de l'établissement.


Le contrôleur suit l'exécution du budget de l'établissement. A cette fin, et pour l'exercice de sa mission générale de surveillance de l'établissement, il peut se faire communiquer tous les documents se rapportant à son activité et à sa gestion. A ce titre, il reçoit notamment, selon une périodicité et des modalités qu'il fixe après consultation de l'établissement, les documents suivants : - la prévision de répartition des crédits ouverts au budget et son actualisation ; - les tableaux de bord relatifs à l'activité de l'établissement ; - la situation de l'exécution du budget, en recettes et en dépenses, précisant notamment la consommation des crédits limitativement ouverts ; - la situation des engagements ; - la situation de trésorerie et l'état des placements ; - les comptes rendus d'exécution des contrats d'objectifs et de moyens ; - l'état des contrats de recrutement à durée déterminée et indéterminée ainsi que les informations relatives à la contribution de l'établissement à la performance du programme dont il est opérateur ; - l'état des actes, arrêtés et décisions portant nomination, détachement ou réintégration, avancement ou promotion de personnel ; - l'état des recettes propres ; - les documents relatifs à l'organisation, aux procédures, au fonctionnement et au contrôle interne de l'établissement ; - tout document relevant d'une cartographie des risques ; - la situation du fonds de roulement.


Dispositions relatives au visa : 5.1. Sont soumis au visa du contrôleur, selon des seuils et des modalités qu'il fixe après consultation de l'établissement : - les décisions modificatives d'urgence ; - les actes individuels relatifs au recrutement, à la rémunération des personnels contractuels dont la durée du contrat conclu et des renouvellements éventuels excède dix mois ; - les actes relatifs aux détachements et aux mises à disposition entrants ; - les contrats, conventions, marchés ou commandes ; - les prêts et subventions ; - les décisions d'attribution de garantie. 5.2. Sont soumises à l'avis préalable du contrôleur, selon des seuils et des modalités qu'il fixe après consultation de l'établissement, les acquisitions et aliénations immobilières. 5.3. Le contrôleur doit délivrer son visa ou faire connaître son avis dans un délai de quinze jours à compter de la réception des projets d'acte ou de décision, accompagnés des pièces justificatives. Ce délai peut être interrompu par toute demande écrite d'informations complémentaires, nécessaires à l'instruction du dossier, formulée par le contrôleur. En l'absence de réponse de sa part à l'expiration de ce délai, son visa est réputé délivré ou son avis est réputé favorable. Si le contrôleur refuse son visa, il fait connaître par écrit les raisons de son refus et en informe le ministre chargé du budget. L'ordonnateur ne peut passer outre à un refus de visa que sur autorisation du ministre chargé du budget. Si l'ordonnateur ne se conforme pas à l'avis donné, il informe par écrit le contrôleur des motifs de sa décision.


Le contrôleur peut mettre en place et communiquer à la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg un programme annuel de vérification a posteriori. Indépendamment de ce programme, il peut, à tout moment, procéder à la vérification a posteriori d'un acte particulier. La Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg est tenue de communiquer, à la demande du contrôleur, tous les documents nécessaires au bon accomplissement d'une vérification a posteriori.


S'il apparaît au contrôleur que la gestion de l'établissement remet en cause la soutenabilité de l'exécution budgétaire ou la couverture des charges obligatoires ou inéluctables, il en informe l'ordonnateur par écrit. L'ordonnateur lui fait connaître dans la même forme les mesures qu'il envisage de prendre pour y remédier. Le contrôleur peut, en concertation avec l'ordonnateur et le cas échéant sur sa proposition, mettre en place un renforcement des contrôles pour une durée limitée. Il en rend compte au ministre chargé du budget.


L'arrêté du 15 janvier 1992 fixant les modalités du contrôle financier sur la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg est abrogé.


Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.