Arrêté du 8 août 2016 autorisant la mise en œuvre d'un traitement automatisé de données à caractère personnel permettant la réalisation de procédures au moyen d'un téléservice relatif aux offices publics ou ministériels dénommé « OPM »

Est autorisée la mise en œuvre, par la direction des affaires civiles et du sceau, d'un traitement automatisé de données à caractère personnel permettant la réalisation de procédures au moyen d'un téléservice relatif à la gestion des offices publics ou ministériels dénommé « OPM », dont les finalités sont :

- l'ouverture d'un espace d'information relatif aux nouvelles procédures en vigueur pour former une demande relevant de la compétence du garde des sceaux, ministre de la justice, concernant les officiers ministériels (notaires, huissiers de justice, commissaires-priseurs judiciaires, avocats au Conseil d'Etat et à la Cour de cassation, greffiers des tribunaux de commerce) ;- la mise à disposition des officiers publics ou ministériels déjà nommés, et des professionnels remplissant les conditions pour le devenir, d'un téléservice par l'intermédiaire duquel ils formeront ces demandes, et dont ils pourront suivre l'état d'instruction en ligne ;- le suivi par le service gestionnaire des offices de notaires, d'huissiers de justice, de commissaires-priseurs judiciaires, de greffiers des tribunaux de commerce et d'avocats au Conseil d'Etat et à la Cour de cassation, des structures d'exercice et des officiers publics ou ministériels en exercice en leur sein ;- la réalisation d'études statistiques sur les données démographiques et économiques des professions juridiques et judiciaires.


Les catégories de données à caractère personnel enregistrées dans le présent traitement sont celles mentionnées à l'annexe au présent arrêté.


Seuls les agents de la direction des affaires civiles et du sceau en charge de la gestion des professions réglementées ont accès aux données et aux informations mentionnées à l'article 2.


Sont destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel figurant dans le traitement prévu à l'article 1er : 1° Les magistrats des parquets généraux près des cours d'appel lorsque leur avis sur une demande formée par un officier public ou ministériel déjà nommé, ou un candidat à la nomination, est sollicité conformément aux textes applicables ; 2° Les instances en charge de la représentation auprès des pouvoirs publics pour les professions juridiques et judiciaires concernées par le présent traitement, lorsque leur avis sur une demande formée par un officier public ou ministériel déjà nommé, ou un candidat à la nomination, est sollicité conformément aux textes applicables ; 3° L'autorité de la concurrence, lorsque son avis sur une demande de création d'office est sollicité conformément aux dispositions de l'article 52-III de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques.


Les données à caractère personnel figurant dans le fichier « OPM » mentionnées en annexe sont conservées :

- dix ans après la cessation de l'activité des professionnels concernés, résultant, selon les cas, de leur retrait, de leur démission, de leur démission d'office, de la décision définitive prononçant leur destitution, de l'atteinte de la limite d'âge pour exercer, ou de leur décès ;- dix ans après la suppression des offices ou la dissolution des sociétés concernées ;- dix ans à compter de la date de la demande de nomination, pour les données faisant l'objet d'un contrôle limité à l'instruction : situation familiale, horodatage des demandes ;- un an pour les données de connexion du professionnel et trois ans pour les données de connexion du service gestionnaire.


Le traitement conserve pendant une durée de six mois les informations relatives aux créations, modifications, suppressions et consultations dont il fait l'objet, en enregistrant la qualité et l'identifiant de leur auteur ainsi que la date, l'heure et l'objet de l'opération.


Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du sous-directeur des professions judiciaires et juridiques de la direction des affaires civiles et du sceau.


Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas au présent traitement.


La directrice des affaires civiles et du sceau est chargée de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Annexe

ANNEXERELATIVE AUX DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES PAR L'APPLICATION « OPM »

1° Les données sur les professionnels :

- nom ;- prénoms ;- date de naissance ;- lieu de naissance ;- nationalité ;- situation matrimoniale ou engagement dans le cadre d'un pacte civil de solidarité, dans l'hypothèse où le conjoint ou le partenaire a des droits sur les éléments du patrimoine cédés ou acquis ;- adresse électronique ;- diplômes universitaires ;- diplôme professionnel ;- pièces justifiant de l'octroi de la dispense dont l'intéressé se prévaut ;- dispense(s) obtenue(s) ;- année d'obtention du diplôme professionnel ;- tout document attestant de l'accomplissement d'un stage professionnel ;- curriculum vitae ;- bulletin n° 2 du casier judiciaire ;- le cas échéant, éléments de nature disciplinaire ou pénale ;- le cas échéant, avis des instances compétentes sur les demandes formées par le professionnel ;- demandes formées auprès du garde des sceaux, ministre de la justice ;- office au sein duquel le professionnel exerce ;- mode d'exercice ;- date d'entrée dans la profession ;- date de nomination ;- arrêtés relatif au professionnel (nomination, retrait, démission, démission d'office, etc.) ;- procès-verbal de prestation de serment ;- fiche D comportant la signature de l'officier public ou ministériel ;- décisions de suppléance ou d'administration provisoire (officier public ou ministériel dont l'office a fait l'objet d'une suppléance ou ayant lui-même été désigné suppléant, ou administrateur provisoire d'un office) ;- date de sortie ;- motif de sortie ;- distinctions honorifiques/décision conférant l'honorariat ;- données de connexion du professionnel et du service gestionnaire ;- horodatage des demandes de création d'offices de notaire, huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire.

2° Les données sur les offices :

- profession concernée ;- adresse postale ;- personne physique ou morale titulaire de l'office ;- le cas échéant, nombre d'officiers publics ou ministériels salariés exerçant au sein de l'office ;- éléments relatif à la discipline ou aux incidents constatés dans le fonctionnement de l'office (décisions civiles, pénales ou disciplinaires concernant la personne physique ou morale titulaire de l'office) ;- arrêtés concernant l'office ;- date de suppression de l'office ;- extraits des rapports d'inspection des offices.

3° Les données sur les sociétés titulaires d'un office ou de parts de sociétés titulaires d'un office :

- dénomination sociale ;- adresse ;- structure d'exercice ;- identité des personnes physiques ou morales associées ;- date de création ;- extrait K bis ;- statuts de la société ;- procès-verbaux d'assemblée générale de la société relatifs à une opération soumise à l'agrément du garde des sceaux, ministre de la justice ;- nombre de salariés officiers publics ou ministériels.

4° Les données fiscales et économiques :

- les données de la déclaration IR établie pour les offices individuels et pour les sociétés civiles professionnelles assujetties à l'impôt sur le revenu ;- les données de la déclaration IS établie pour les sociétés civiles professionnelles assujetties à l'IS et les sociétés assujetties à l'impôt sur les sociétés ;- pour les sociétés assujetties à l'impôt sur les sociétés ;- les données sur les contrats de travail des officiers publics ou ministériels nommés en qualité de salariés ;- les données sur les cessions ;- les données sur les prêts.