Arrêté du 2 février 2018 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « outil de suivi de l'activité disciplinaire » (OSADIS)

Le directeur général de la police nationale (inspection générale de la police nationale) est autorisé à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « outil de suivi de l'activité disciplinaire » (OSADIS).Ce traitement a pour finalité la gestion et le suivi du résultat des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires diligentées à l'encontre des agents placés sous l'autorité du directeur général de la police nationale et du préfet de police, ainsi que des mesures de suspension, de détachement et d'affectations provisoires prononcées en application de l'article 30 de la loi du 13 juillet 1983 susvisée.


Les catégories d'informations et de données à caractère personnel enregistrées dans le traitement sont définies en annexe au présent arrêté.


I. - Les informations et données à caractère personnel mentionnées en annexe sont conservées :1° Deux mois à compter de la clôture de l'enquête administrative lorsqu'aucune procédure disciplinaire n'est engagée ou à compter de la clôture de la procédure disciplinaire lorsqu'aucune sanction disciplinaire n'est prononcée ;2° Jusqu'à l'expiration du délai de recours contentieux dirigé contre un avertissement ou une sanction entraînant l'exclusion définitive du service, et en cas de recours administratif ou contentieux, pendant six mois à compter de la date d'introduction de ce recours ;3° Deux mois à compter de la fin d'une mesure de suspension, de détachement ou d'affectation provisoire consécutive ou non à un contrôle judiciaire. Les informations relatives à la date, à la nature et aux modalités du contrôle judiciaire sont effacées dans un délai de deux mois au terme de celui-ci ;4° Trois ans à compter de la notification d'un blâme ;5° Dix ans à compter de la notification d'une sanction autre que celles énumérées aux 2° et 4°.II. - Les informations et données à caractère personnel mentionnées en annexe sont effacées à la date de cessation définitive des fonctions de l'agent ou lorsque la sanction est annulée ou retirée.


I. - Ont accès à tout ou partie des données et informations prévues en annexe du présent arrêté à raison de leurs attributions et dans la limite du besoin d'en connaître, les agents individuellement désignés et habilités par leur supérieur hiérarchique :1° Chargés de réaliser les enquêtes administratives pré-disciplinaires relevant de la direction générale de la police nationale ou de la préfecture de police ;2° Chargés de la gestion des ressources humaines relevant de la direction générale de la police nationale ou de la préfecture de police ;3° Chargés de la gestion des ressources humaines relevant des secrétariats généraux pour l'administration du ministère de l'intérieur et des services administratifs et techniques de la police nationale.Ont également accès à tout ou partie de ces données et informations, les supérieurs hiérarchiques des agents mentionnés au 1°, 2° et 3°.II. - Sont destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel et des informations prévues en annexe, à raison de leurs attributions et dans la limite du besoin d'en connaître :1° Les agents de l'inspection générale de la police nationale, individuellement désignés et habilités par leur supérieur hiérarchique, dans le cadre des missions définies par le décret du 28 août 2013 et l'arrêté du 28 août 2013 susvisés ;2° Les supérieurs hiérarchiques de l'agent faisant l'objet d'une procédure disciplinaire.

Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès de la direction des ressources humaines, des finances et des soutiens pour les agents qui relèvent de la direction générale de la police nationale ou auprès de la direction des ressources humaines de la préfecture de police pour les agents qui relèvent de la préfecture de police.


Les opérations de création, consultation et mises à jour des données à caractère personnel mentionnées en annexe font l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'auteur, la date, l'heure et la nature de l'opération.Ces informations sont conservées pendant une durée de cinq ans.


Le directeur général de la police nationale est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Annexe
ANNEXE
DONNÉES ET INFORMATIONS À CARACTÈRE PERSONNEL ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT
I. - Données relatives à l'identification des agents :
- nom, prénoms ;
- sexe ;
- matricule ;
- date et lieu de naissance.
II. - Données relatives à la vie professionnelle :
- service d'affectation ;
- statut ;
- corps ;
- grade ;
- position administrative ;
- antécédents disciplinaires figurant au dossier individuel de l'agent.
III. - Données relatives aux conclusions de l'enquête administrative :
- nature et contexte des faits reprochés ;
- manquements professionnels et déontologiques relevés ;
- mesure proposée par le service enquêteur.
IV. - Données relatives aux procédures et aux sanctions disciplinaires :
- date de la notification de l'engagement de la procédure disciplinaire ;
- date et avis, le cas échéant, de l'organe paritaire siégeant en formation disciplinaire ;
- date de la transmission de l'avis à l'autorité ayant pouvoir disciplinaire ;
- date, nature et motif(s) de la sanction disciplinaire ;
- date de notification de la sanction à l'agent.
V. - Données relatives au suivi des mesures de suspension :
- date de prise d'effet de la suspension ;
- date, le cas échéant, de la prolongation de la suspension ;
- quantum, le cas échéant, de la retenue opérée sur le traitement ;
- mention relative à l'existence de poursuites pénales.
VI. - Données relatives au suivi des détachements et affectations provisoires des agents faisant l'objet ou non d'une mesure de contrôle judiciaire :
- nature du poste proposé au titre de détachement ou d'affectation provisoire ;
- date de prise de fonctions ;
- date et motifs de l'interdiction du rétablissement dans les fonctions ;
- le cas échéant, nature et modalités du contrôle judiciaire prononcé en lien avec l'exercice des fonctions ;
- le cas échéant, date du contrôle judiciaire.