Arrêté du 6 novembre 2008 pris pour l'application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat et portant politique voyages des personnels civils du ministère de l'immigration, de l'intégration, de l'identité nationale et du développement solidaireI. - Principes générauxII. ― Missions en métropole, à l'étranger et outre-mer
III. ― Stages - formations


Le secrétaire général du ministère de l'immigration, de l'intégration, de l'identité nationale et du développement solidaire est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


La politique des voyages du ministère de l'immigration, de l'intégration, de l'identité nationale et du développement solidaire fixe les conditions et les modalités de règlement des frais exposés à l'occasion des missions ou des stages de formation des personnels civils du ministère de l'immigration, de l'intégration, de l'identité nationale et du développement solidaire ainsi que des agents publics ou personnes privées, collaborateurs occasionnels du ministère. Elle concerne tous les déplacements en France métropolitaine, dans les DOM, les collectivités d'outre-mer, les collectivités à statut spécial ainsi qu'à l'étranger. Dans les conditions définies ci-après, la politique des voyages est régie par trois principes fondamentaux : ― le recours aux services du voyagiste est obligatoire ; ― le recours au voyagiste pour l'organisation des déplacements des agents en mission ou en stage constitue un achat de prestation qui dispense l'agent de faire l'avance des frais et se substitue ainsi aux modalités réglementaires de remboursement des frais de déplacement aux agents ; ― les transports sont effectués en 2e classe pour les trajets par voie ferroviaire, en classe économique pour la voie aérienne ; les hébergements se font dans des hôtels de catégorie 3 étoiles maximum.
A. - TransportB. ― Frais de séjour (hébergement, repas)
C. ― Frais divers


Par dérogation à l'article 2-8 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, sont considérées comme constituant une seule et même commune : ― Paris et les communes des départements limitrophes (92, 93, 94) ; ― les communes faisant partie d'une même agglomération urbaine au sens du recensement le plus récent de l'INSEE.


Lorsque l'agent bénéficie d'un hébergement ou de repas gratuits, il ne peut prétendre à l'indemnité correspondante. Lorsque l'agent en formation continue a eu la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure administrative moyennant participation, l'indemnité correspondante est réduite de 50 %.


Les frais de transport de l'agent amené à se déplacer pour se présenter à un concours, une sélection ou un examen professionnel peuvent être pris en charge deux fois par année civile, une première fois à l'occasion des épreuves d'admissibilité et une seconde fois à l'occasion des épreuves d'admission du même concours ou examen professionnel.


Les transports s'effectuent par la voie ferroviaire en 2e classe. Le recours à la 1re classe peut toutefois être autorisé à titre exceptionnel par l'autorité qui ordonne le déplacement lorsque l'intérêt du service le justifie et sur justification expresse de celle-ci.


L'usage de la voie aérienne peut être autorisé par l'autorité qui ordonne le déplacement lorsque l'intérêt du service ou les conditions tarifaires le justifient. Le transport s'effectue en classe économique. Le surclassement peut être autorisé lorsque la durée du voyage est supérieure à sept heures et que la durée de la mission est inférieure à sept jours.


Dans les cas où elle est autorisée par l'autorité qui ordonne le déplacement, l'utilisation par l'agent de son véhicule personnel pour sa propre convenance donne lieu à une indemnisation sur la base du tarif transport public de voyageurs le moins onéreux.


Les titulaires d'une carte de réduction sont tenus d'en faire état lors de la préparation de la mission. Lorsqu'un agent bénéficie, à sa demande, de conditions de transport différentes de celles retenues par l'administration, le complément éventuel est à sa charge.


Hors les cas d'imprévisibilité de la mission, il est possible de ne pas recourir au voyagiste dans les cas suivants : ― lorsque l'agence du prestataire est trop éloignée du lieu de la commande (possibilité d'achat direct au guichet SNCF) ; ― lorsque les transporteurs offrent des conditions tarifaires plus avantageuses et non accessibles au prestataire (achat via internet par exemple). En pareils cas, l'agent fait l'avance des frais et est remboursé sur présentation du justificatif de transport.

Par dérogation à l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, l'indemnité de nuitée est fixée au taux plafond de 48 euros. A Paris, dans les départements des Hauts-de-Seine, du Val-de-Marne, de la Seine-Saint-Denis, de la région Corse et d'une manière générale lorsque l'offre hôtelière du lieu de destination est saturée pour des raisons conjoncturelles ou permanentes, le taux plafond est porté à 60 euros.Lorsque l'agent fait l'avance des frais, le remboursement est effectué aux frais réels sur présentation du justificatif d'hébergement et dans la limite des taux plafonds. Pour prétendre à ce remboursement, l'agent doit se trouver en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures.Aucune indemnité n'est due si l'agent est hébergé gratuitement. Lorsqu'il est hébergé dans une structure administrative moyennant participation, les taux plafonds sont réduits de 50 %.

L'agent perçoit l'indemnité forfaitaire pour frais supplémentaire de repas, fixée à 15,25 euros, s'il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 19 heures et 21 heures pour le repas du soir et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement.L'indemnité est réduite de 50 % lorsque l'agent a eu la possibilité de prendre un repas dans une structure administrative. Elle n'est pas due à l'agent en fonction à l'administration centrale qui se déplace dans un autre site d'administration centrale du ministère de l'immigration, de l'intégration, de l'identité nationale et du développement solidaire où il a accès à un restaurant administratif.

Pour les déplacements de nuit par train et lorsque la prestation n'est pas incluse dans le prix du billet, les frais de petit déjeuner peuvent être remboursés forfaitairement à hauteur de 5 euros, sur présentation des justificatifs (titre de transport et facture).


Pour le décompte des indemnités, les horaires de début et de fin de mission correspondent aux horaires inscrits sur les titres de transport. Pour tenir compte du délai nécessaire pour rejoindre le lieu de transport (gare) et pour en revenir, un délai forfaitaire d'une demi-heure est pris en compte dans la durée de la mission avant l'heure de départ et après l'heure de retour. Ce délai est porté à 1 h 30 en cas d'utilisation de l'avion.


Hors les cas d'imprévisibilité de la mission, il est possible de ne pas recourir au voyagiste dans les cas suivants : ― lorsque le prestataire ne propose pas d'hébergement ou lorsque les propositions sont inadaptées aux conditions de la mission ou trop éloignées du lieu de la mission ; ― lorsque l'hébergement est assuré par un organisme autre que le ministère de l'immigration, de l'intégration, de l'identité nationale et du développement solidaire (administration publique ou organisme privé). En pareils cas, l'agent fait l'avance des frais et est remboursé aux frais réels dans la limite des plafonds de l'article 5 et sur présentation du justificatif d'hébergement.


Tout déplacement à l'étranger et outre-mer ouvre droit à une indemnité journalière destinée à couvrir les frais d'hébergement, de deux repas et les frais divers exposés par l'agent à l'intérieur de la localité où se déroule la mission (transports en commun, taxi, parking, téléphone...). L'indemnité journalière est allouée dans les conditions suivantes : 65 % au titre de la nuitée si l'agent est en mission entre 0 heure et 5 heures et sur présentation du justificatif d'hébergement ; 12,5 % pour le repas de midi si l'agent est en mission entre 12 heures et 15 heures ; 12,5 % pour le repas du soir si l'agent est en mission entre 19 heures et 21 heures ; 10 % pour les frais divers. Lorsqu'un agent est logé et nourri gratuitement, les frais divers peuvent lui être remboursés, dans la limite de 10 % de l'indemnité journalière, sur autorisation préalable de l'autorité qui autorise le déplacement et présentation des justificatifs. Pour le calcul des indemnités, la mission commence à l'heure d'arrivée dans la localité, le port ou l'aéroport de destination et se termine à l'heure de départ de ce même lieu pour le retour.


Pour les missions inférieures à une journée dans les villes de Bruxelles et Luxembourg (missions UE), l'indemnité journalière, prévue par la réglementation, est réduite de 50 % lorsque l'agent est défrayé d'un de ses repas.


Toute escale de plus de sept heures dans un pays ouvre droit à une indemnité de repas ou de nuitée en fonction des plages horaires définies à l'article 10.


Lorsque l'agent bénéficie d'une prestation gratuite, qu'il s'agisse d'hébergement ou de repas, il ne peut prétendre à l'indemnité correspondante.

Le temps passé à bord des avions n'ouvre droit à aucune indemnité de repas sauf si le prix du billet ne comprend pas la prestation. Le remboursement est effectué sur présentation du justificatif de dépense et plafonné à 15,25 euros.


Les frais suivants sont considérés comme des frais supplémentaires et peuvent donner lieu à remboursement sur présentation des justificatifs de dépense : frais de délivrance de passeport ou visa, frais de vaccination et de traitement obligatoires ou recommandés par l'Institut Pasteur, taxes d'aéroport et autres taxes, frais ou impôts touchant le voyageur, frais de transport en commun engagés par l'agent au départ et au retour de sa mission entre sa résidence et l'aéroport, le port ou la gare ou entre le lieu de la mission et l'aéroport, le port ou la gare (et inversement). Les frais divers (taxi, péages, parkings dans la limite de 72 heures) exposés dans le cadre de la mission peuvent être remboursés sur présentation de justificatif sous réserve de l'autorisation préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur production des justificatifs de la dépense. Lorsque les tickets de transport en commun ne sont pas fournis par l'administration à l'occasion de la mission ou du stage, ils peuvent donner lieu à remboursement sur présentation du justificatif. Lorsque l'agent utilise son véhicule personnel dans les conditions de l'article 4, il ne peut prétendre à aucun remboursement de frais divers.