Arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du code de la construction et de l'habitationChapitre Ier : Le teneur du registreChapitre II : Création de comptes de télédéclarants et demande de rattachement d'un syndicat de copropriétairesChapitre III : De la déclaration : définition des informations à transmettre et accusé de réceptionChapitre IV : Conservation des donnéesChapitre V : Consultation du registreChapitre VI : Droits d'accès, de rectification et d'oppositionAnnexes

Il est créé par le ministère chargé du logement (direction de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages) un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » dont les finalités sont définies à l'article L. 711-1 du code de la construction et de l'habitation.


Le teneur du registre d'immatriculation est l'Agence nationale de l'habitat. Il est désigné à compter du 1er novembre 2016.Il assure la gestion du traitement automatisé de données mentionné à l'article 1er.


Les éléments d'identification devant être fournis par le représentant légal du syndicat de copropriétaires en vue de la création du compte de télédéclarant mentionnée à l'article R. 711-2 du code de la construction et de l'habitation figurent en annexe 1.Le teneur du registre crée un compte inactif dès réception de ces éléments d'identification.Pour disposer d'un compte de télédéclarant actif, le demandeur définit son mot de passe, puis active son compte avec un code envoyé par le teneur du registre à l'adresse postale fournie, dans un délai de deux mois suivant sa demande. Passé ce délai, le compte inactif est supprimé.Le nouveau télédéclarant accède à son compte par son adresse électronique et son mot de passe. Il peut modifier les données de son compte à tout moment, à l'exception de sa civilité, son nom et son prénom. En cas de modification nécessaire de ces informations, il en formule la demande au teneur du registre, qui peut demander une pièce justificative pour procéder à la modification.La liste des éléments d'identification devant être fournis par le notaire pour être habilité à accéder au registre figure en annexe 2.


I.-Les informations devant être fournies pour la demande de rattachement mentionnée à l'article R. 711-3 du code précité diffèrent selon la qualité du télédéclarant qui réalise les formalités et le profil du télédéclarant concerné par le rattachement. Elles figurent en annexe 3. II.-Les pièces justificatives mentionnées au même article sont : 1° Pour un syndic, le contrat de syndic signé des représentants du syndicat de copropriétaires et du syndic ou le procès-verbal signé de l'assemblée générale le désignant comme syndic de la copropriété, ou à défaut une copie certifiée conforme dudit procès-verbal. Dans le cas d'une gestion en syndicat coopératif, le procès-verbal signé ou certifié conforme de l'assemblée générale désignant les membres du conseil syndical, d'une part, et le procès-verbal signé ou certifié conforme du conseil syndical ayant élu en son sein le syndic, d'autre part ; 2° Pour un administrateur provisoire, l'ordonnance de désignation. Le teneur du registre utilise ou exploite les données contenues dans ces pièces justificatives exclusivement aux fins du contrôle mentionné aux articles R. 711-4 à R. 711-6 du même code.


La définition des données mentionnées à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation que le syndic ou l'administrateur provisoire est tenu de fournir lors de l'immatriculation initiale et lorsqu'il met à jour le dossier d'immatriculation figure en annexe 4. Le seuil de dette des copropriétaires mentionné à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation est fixé à trois cents euros. Les seules données requises pour l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires répondant aux conditions fixées par le V de l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation figurent en annexe 5. La définition de la pièce à joindre pour justifier la disparition du syndicat de copropriétaires mentionnée aux articles R. 711-18 à R. 711-20 du même code figure en annexe 6. La définition des informations et des données d'identification mentionnées à l'article R. 711-11 du même code que les notaires sont tenus de fournir figure en annexe 7.

Le cahier des charges détaillant les spécifications du fichier de transmission de données mentionné à l'article R. 711-8 du même code figure à l'annexe 8 et est consultable sur le site internet du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires, à l'adresse  www.registre-coproprietes.gouv.fr. 


I.-La durée de conservation des pièces justificatives mentionnées à l'article 4 et au II de l'article R. 711-13 du même code est de six mois à compter de leur transmission. II.-La durée de conservation de l'attestation mentionnée à l'article R. 711-15 du même code est : 1° Pour l'attestation d'immatriculation initiale, sans limite sauf en cas de disparition du syndicat. Dans ce cas, l'attestation est conservée pendant trois ans après la date déclarée du fait générateur emportant la disparition du syndicat ; 2° Pour les attestations de mise à jour du dossier d'immatriculation, cinq ans suivant leur établissement.


Les comptes de télédéclarants prévus à l'article 3 ouvrent accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux syndics et aux administrateurs provisoires à l'ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte prévu à l'article R. 711-3. L'habilitation mentionnée à l'article 3 ouvre accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux notaires aux informations mentionnées au 1° du II de l'article L. 711-2 pour l'ensemble des syndicats de copropriétaires.


Les établissements publics de l'Etat mentionnés au troisième alinéa du I de l'article R. 711-16 ainsi que les collectivités territoriales et leurs groupements formulent leurs demandes d'accès auprès du teneur du registre mentionné à l'article 2. Leur demande précise la qualité du demandeur, le périmètre géographique de leur intervention et la finalité de l'utilisation des données. Ils s'engagent à réutiliser celles-ci conformément aux règles générales d'utilisation des données publiques définies dans la loi du 17 juillet 1978. Le teneur donne accès, gratuitement, aux informations dans un délai maximum d'un mois soit en fournissant un fichier, soit en fournissant un accès sécurisé avec un identifiant personnel et un mot de passe.

I.-A compter du 1er juillet 2017, les données du registre mentionnées au premier alinéa de l'article R. 711-21 du code de la construction et de l'habitation sont mises à la disposition du public selon les modalités suivantes : 

1° Par téléchargement sur la plate-forme ouverte des données publiques françaises ; 

2° Par consultation de l'annuaire des copropriétés disponible sur le site internet du registre des copropriétés. 

II.-Le teneur met à la disposition du public, sur le site internet du registre des copropriétés, des données statistiques qu'il produit, agrégées à des seuils ne permettant pas l'identification des copropriétés.


Toute modification des données contenues dans le traitement automatisé mentionné à l'article 1er fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'intervention dans ledit traitement. Les informations relatives à cet enregistrement sont conservées pendant cinq ans.


Les droits d'accès et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du teneur du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires mentionné à l'article 2.


Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas au registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires.


Le directeur de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


ANNEXE 1
1° Eléments d'identification devant être fournis pour la création d'un compte de télédéclarant syndic professionnel, administrateur provisoire ou organisme d'habitations à loyer modéré exerçant une fonction de syndic :





INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Informations sur l'établissement

Numéro SIRET de l'établissement mentionné au deuxième alinéa de l'article R. 123-222 du code de commerce


14 chiffres



Informations spécifiques aux organismes exerçant une fonction de syndic(champ non obligatoire pour les organismes HLM)

Numéro de carte professionnelle

20 caractères alphanumériques maximum



Pour un établissement secondaire, numéro de récépissé de déclaration préalable

20 caractères alphanumériques maximum



Informations sur le dirigeant de l'établissementDans le cas d'un établissement siège, les informations à fournir concernent le représentant légal de la société

Civilité

Choix entre Madame ou Monsieur



Nom

64 caractères alphanumériques maximum



Prénom

64 caractères alphanumériques maximum



Adresse électronique

Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular



Numéro de téléphone

17 caractères alphanumériques maximum



Informations (facultatives) sur le certificat utilisé pour les appels en webservice

Le télédéclarant doit téléverser le certificat serveur client acquis auprès d'une autorité de certification habilitée à délivrer les certificats homologués au référentiel général de sécurité (RGS), afin que soient contrôlées puis renseignées automatiquement dans les données du compte de télédéclarant les informations suivantes :DN (distinguished name) du certificatDN (distinguished name) de l'autorité de certification ayant émis le certificat

Le certificat téléversé doit être au format PEM et ne contenir uniquement que la clé publiqueLe DN (distinguished name) du certificat serveur client doit contenir le numéro unique d'identification de la société au registre du commerce et des sociétés (numéro SIREN)






2° Eléments d'identification devant être fournis pour la création d'un compte de télédéclarant syndic non professionnel :





INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Informations sur le télédéclarant

Civilité

Choix entre Madame ou Monsieur



Nom

64 caractères alphanumériques



Prénom

64 caractères alphanumériques



Adresse électronique

Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular



Numéro de téléphone

17 caractères alphanumériques maximum



Adresse postale du télédéclarant

Le télédéclarant est-il domicilié en France ?

Choix entre oui ou non



Complément d'adressage (facultatif)

38 caractères alphanumériques maximum



Immeuble, résidence (facultatif)

38 caractères alphanumériques maximum



Voie

38 caractères alphanumériques maximum



Lieu-dit

38 caractères alphanumériques maximum



Code postal

5 chiffres pour une adresse française20 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français



Nom de la commune

Caractères alphanumériques pour une adresse française38 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français



Pays (si l'adresse n'est pas en France)

38 caractères alphanumériques maximum



Informations (facultatives) sur le certificat utilisé pour les appels en webservice

Le télédéclarant doit téléverser le certificat serveur client acquis auprès d'une autorité de certification habilitée à délivrer les certificats homologués au référentiel général de sécurité (RGS), afin que soient contrôlées puis renseignées automatiquement dans les données du compte de télédéclarant les informations suivantes :DN (distinguished name) du certificatDN (distinguished name) de l'autorité de certification ayant émis le certificat

Le certificat téléversé doit être au format PEM et ne contenir uniquement que la clé publique








ANNEXE 2

Données à renseigner par les notaires pour accéder au registre des copropriétés :Lors de la première connexion au système d'information du registre des copropriétés :Les données d'authentification envoyées au système d'information du registre des copropriétés par le biais du certificat d'authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real » ;Les civilités, nom et prénom de l'utilisateur de l'office notarial ;L'adresse électronique de l'utilisateur de l'office notarial.Si ceux-ci n'ont pas encore été renseignés par un notaire de l'office notarial :Le n° de SIRET de l'office notarial ;Un numéro de téléphone de l'office notarial.Lors des connexions suivantes :Les données d'authentification envoyées au système d'information du registre des copropriétés par le biais du certificat d'authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real ».


ANNEXE 3

1° Définition des informations devant être fournies par le représentant légal lors de l'immatriculation initiale ou lorsqu'il n'a pas été déclaré par son prédécesseur :






INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Nature du rattachement demandé

Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

Choix entre oui et non



Données relatives à la pièce justificative mentionnée au II de l'article 4

Choix du type de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

Choix entre le contrat ou le(s) procès-verbal (aux) ou l'ordonnance



Nom de la pièce justificative(à l'initiative du télédéclarant)

255 caractères alphanumériques maximum



Format de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets



Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA



Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA






2° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire renouvelant son mandat ou sa mission :






INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Date de début du mandat renouvelé pour un syndic ou de la mission prolongée pour un administrateur provisoire

Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA



Date de fin du mandat renouvelé pour un syndic ou de la mission prolongée pour un administrateur provisoire

Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA






3° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire déclarant son successeur :






INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Date de fin du mandat ou de la mission en cours du représentant légal déclarant son successeur

Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA



Nature du rattachement du prochain représentant légal

Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

Choix entre oui ou non



Informations concernant le successeur

Le représentant légal est-il un syndic bénévole ou un télédéclarant professionnel mentionné au 1° de l'annexe 1 ?

Choix entre syndic bénévole ou télédéclarant professionnel



Pour un télédéclarant professionnel : la raison sociale, et les civilité, nom et prénom du représentant légal de la société ou du dirigeant de l'établissementPour un syndic bénévole, ses civilité, nom et prénom

Les formats sont indiqués à l'annexe 1



Une adresse obligatoire (celle de l'établissement pour une personne morale) :- l'adresse électronique,- ou à défaut l'adresse postale.

Les formats sont indiqués à l'annexe 1






4° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire confirmant le rattachement du dossier d'immatriculation d'une copropriété à son compte de télédéclarant suite à la déclaration réalisée par son prédécesseur, sauf si ce dernier est le syndic provisoire de la copropriété :






INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA



Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA



Nature du rattachement du prochain représentant légal

Il s'agit soit d'un mandat de syndic, soit d'une mission d'administration provisoire

Choix entre mandat de syndic ou mission d'administration provisoire






5° Définition des informations devant être fournies par le premier représentant légal de la copropriété suite à la déclaration par le syndic provisoire ou à sa désignation par le notaire lors d'une immatriculation d'office :






INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Nature du rattachement demandé

Le télédéclarant agit-il dans le cadre d'une mission d'administration provisoire ?

Choix entre oui ou non



Données relatives à la pièce justificative mentionnée au II de l'article 4

Choix du type de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

Choix entre le contrat ou le(s) procès-verbal (aux) ou l'ordonnance



Nom de la pièce justificative(à l'initiative du télédéclarant)

255 caractères alphanumériques maximum



Format de la pièce justificative mentionnée à l'article 4

Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets



Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de début de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA



Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire

Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé le mandat du syndicouDate de fin de la mission mentionnée sur l'ordonnance de nomination signée par le juge en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 susvisés

Format de dateJJ/MM/AAAA






ANNEXE 4 
Définition des données à déclarer lors de l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires et de la déclaration annuelle mentionnée à l'article R. 711-10 du code de la construction et de l'habitation : 

Identification de la copropriété : 





INTITULÉ DE LA DONNÉE 

DÉFINITION 

FORMAT 



Nom d'usage de la copropriété 


50 caractères alphanumériques maximum 



Adresse de référence 

1re adresse figurant au règlement de copropriété 

Voie avec 1 seul numéro de rue Code postal Commune 



Adresses complémentaires facultatives 

Autres adresses figurant au règlement de copropriété 

Voie avec plage de numéros autorisée Code postal Commune 



Références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété, telles qu'enregistrées au cadastre (champ obligatoire uniquement lorsque l'adresse est provisoire ou non localisée) 

Code postal 

5 chiffres 



Commune 

Caractères alphanumériques 



Commune absorbée 

Caractères alphanumériques 



Préfixe 

3 caractères alphanumériques maximum 



Section 

2 caractères alphanumériques maximum 



Numéro parcelle 

4 caractères alphanumériques maximum 



Date du règlement de copropriété 

Date figurant sur le règlement de copropriété 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



N° SIRET du syndicat de copropriétaires le cas échéant 

S'il existe, numéro d'identité du syndicat de copropriétaires mentionné au deuxième alinéa de l'article R. 123-222 du code de commerce 

14 chiffres 



Statut du syndicat de copropriétaires 

Résidence-service relevant de l'article 41-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée 

Choix entre oui ou non 



Pour un syndic non professionnel : syndicat coopératif relevant du deuxième alinéa de l'article 14 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée 

Choix entre oui ou non 



Syndicat principal ou syndicat secondaire au sens de l'article 27 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée 

Choix entre principal ou secondaire 



Si secondaire, n° d'immatriculation du principal 

Champ facultatif 

9 caractères (2 lettres, 7 chiffres) 



Nombre d'ASL auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires 

Rattachement du syndicat de copropriétaires à l'une des associations prévues par l'ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée 

Chiffre inférieur ou égal à 99 



Nombre d'AFUL auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires 

Rattachement du syndicat de copropriétaires à l'une des associations prévues par l'article L. 322 du code de l'urbanisme 

Chiffre inférieur ou égal à 99 



Nombre d'unions de syndicats auxquelles est rattaché le syndicat de copropriétaires 

Rattachement du syndicat de copropriétaires à une union de syndicats mentionnée au II de l'article 28 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée 

Chiffre inférieur ou égal à 99 



Nombre total de lots 


Chiffre inférieur ou égal à 99999 



Nombre total de lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces 


Chiffre inférieur ou égal à 99999 



Nombre de lots à usage d'habitation 

Il s'agit des lots à usage total ou partiel d'habitation. Le nombre de lots à usage d'habitation comprend ainsi les lots à usage mixte, incluant de l'habitation et une autre activité (par exemple habitation et profession libérale). 

Chiffre inférieur ou égal à 99999 



Nombre de lots de stationnement 

Tout type de stationnement : aérien ou protégé, y compris garages 

Chiffre inférieur ou égal à 99999 






Procédures administratives et judiciaires en cours : 





INTITULÉ DE LA DONNÉE 

DÉFINITION 

FORMAT 



Arrêtés relevant du code de la santé publique en cours 

Situations prévues aux articles L. 1331-24, L. 1331-26, L. 1331-26-1, L. 1334-2 ou L. 1334-16 du code de la santé publique 

Choix entre oui ou non 



Si oui : date de chaque arrêté 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Si oui : date de chaque mainlevée 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Arrêtés de péril sur les parties communes en cours 

Situations prévues aux articles L. 511-2 ou L. 511-3 du code de la construction et de l'habitation 

Choix entre oui et non 



Si oui : date de chaque arrêté 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Si oui : date de chaque mainlevée (facultatif) 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Arrêtés sur les équipements communs en cours 

Situations prévues aux articles L. 129-1 ou 129-3 ou L. 129-4-1 du code de la construction et de l'habitation 

Choix entre oui et non 



Si oui : date de chaque arrêté 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Si oui : date de chaque mainlevée 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Mandat ad hoc, si procédure en cours 

Tel que prévu à l'article 29-1-A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée 

Choix entre oui et non 



Si oui : date de l'ordonnance de nomination 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Si oui : date de fin de mission indiquée dans l'ordonnance de nomination 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Ordonnance de carence 

Telle que prévue à l'article L. 615-6 du code de la construction et de l'habitation 


Choix entre oui et non 



Si oui : date de l'ordonnance du président du   tribunal judiciaire 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 






Données financières : 





INTITULÉ DE LA DONNÉE 

DÉFINITION 

FORMAT 



Date de début de l'exercice comptable 

Champ obligatoire lors de l'immatriculation si la durée du mandat n'est pas de douze mois, si la date annuelle de clôture d'exercice a été modifiée depuis la précédente déclaration de mise à jour annuelle et si la date de fin du dernier exercice comptable déclaré date de plus de 18 mois 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Date de fin de l'exercice comptable 


Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Date de l'assemblée générale approuvant les comptes 

Il s'agit de l'assemblée générale qui a approuvé les comptes du dernier exercice clos 

Format de date JJ/ MM/ AAAA 



Charges pour opérations courantes de l'exercice clos 

Montant correspondant au total I du budget réalisé pour l'exercice clos de l'annexe comptable n° 2 du décret du 14 mars 2005 susvisé 

Nombre à 10 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum 



Charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l'exercice clos 

Montant correspondant au total II du budget réalisé pour l'exercice clos de l'annexe comptable n° 2 du décret du 14 mars 2005 susvisé 

Nombre à 14 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum 



Montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres 

Montant des factures parvenues lors du dernier exercice clos et non réglées, des rémunérations dues au titre du dernier exercice et non versées et des autres dettes du syndicat de copropriétaires (comptes 401 et comptes 42 à 44) figurant dans l'annexe 1 du décret du 14 mars 2005 susvisé 

Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum 



Montant des impayés par les copropriétaires (*) 

Montant, après répartition des charges, des créances du syndicat de copropriétaires à l'encontre des copropriétaires sur l'ensemble des sommes exigées au titre du dernier exercice comptable clos, correspondant au montant ou au solde des comptes 450 et 459 figurant dans l'annexe 1 du décret du 14 mars 2005 susvisé 

Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum 



Nombre de copropriétaires en situation d'impayé (*) 

Nombre total de copropriétaires débiteurs de plus de 300 € vis-à-vis du syndicat de copropriétaires à la date de fin de l'exercice comptable clos 

Entier positif ou nul 



Montant du fonds de travaux 

Montant du fonds de travaux prévu au II de l'article 58 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 et modifiant l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée (dispositions applicables à partir du 1er janvier 2017). Dans l'attente de l'entrée en vigueur du fonds de travaux, la valeur à renseigner est 0 €. 

Nombre à 12 chiffres maximum dans sa partie entière et à 2 décimales maximum 



Présence de personnel (s) employé (s) par le syndicat de copropriétaires 


Choix entre oui et non 






(*) Données que les syndicats de copropriétaires relevant du deuxième alinéa de l'article 14-3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ne sont pas tenus de fournir. 


Données techniques : 





INTITULÉ DE LA DONNÉE 


DÉFINITION 


FORMAT 




Période de construction 


Période temporelle au cours de laquelle l'immeuble a été construit. 


Choix entre : Avant 1949 
De 1949 à 1960 
De 1961 à 1974 
De 1975 à 1993 
De 1994 à 2000 
De 2001 à 2010 
Après 2011 
Non connue 





Nombre de bâtiments par valeur d'Etiquette énergie 


La valeur d'Etiquette énergie est établie dans le cadre d'un audit énergétique pour les copropriétés de plus de 50 lots et dont le permis de construire a été déposé avant le 30 juin 2001, ou dans les diagnostics de performance énergétique collectif pour les copropriétés munies d'une installation collective de chauffage ou de refroidissement. Elle correspond à la valeur à jour du classement énergétique de chaque bâtiment prévu au e de l'article R. 134-2 du code de la construction et de l'habitation, selon la nomenclature prévue par l'article annexe 3.2 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine. 
Pour chaque valeur d'Etiquette énergie, il est demandé de renseigner le nombre de bâtiments concernés, le terme bâtiment désignant une construction immobilière autonome. 
Si aucun diagnostic n'a été réalisé, le nombre total de bâtiments doit être reporté en face de la mention non déterminé. 



Nombre à 3 chiffres Le nombre total de bâtiments est strictement positif 





Type de chauffage 


Chauffage individuel, collectif ou mixte Chauffage mixte : chauffage collectif avec régulation individuelle 



Choix entre individuel, collectif ou mixte 




Pour un chauffage collectif (partiel ou total) : ce chauffage est-il urbain ? 



Choix entre oui ou non 




Pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : énergie utilisée 


Catégories mentionnées à l'annexe 3 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine 


Choix entre bois de chauffage, gaz naturel, gaz propane, butane, fioul domestique, charbon, électricité et autre 




Nombre d'ascenseurs 



Entier positif ou nul








ANNEXE 5

Définition des données financières requises pour l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires répondant aux conditions fixées par le V de l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation :






INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Date de début de l'exercice comptable

Date de début du premier exercice comptable

Format de dateJJ/MM/AAAA



Date de fin de l'exercice comptable

Date de fin du premier exercice comptable

Format de dateJJ/MM/AAAA







ANNEXE 6

Définition des données requises lorsque le dernier représentant légal d'un syndicat de copropriétaires en déclare la dissolution :






INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Nature du fait générateur

Nature du fait générateur :ScissionExpropriationRéunion de l'ensemble des lots entre les mains d'un même propriétaireAutre situation

Choix entre scission, expropriation ou réunion ou autre



Motif à saisir par le télédéclarant dans le cas d'une « Autre situation »

Texte libre



Date du fait générateur

Division : date de l'assemblée spéciale où la décision de division du syndicat de copropriétaires a été adoptéeExpropriation : date de l'ordonnance d'expropriation à l'encontre du syndicat de copropriétairesRéunion de l'ensemble des lots entre les mains d'un même propriétaire et autre situation : décision de l'assemblée générale approuvant la décision

Choix entre scission, expropriation ou réunion ou autre etFormat de dateJJ/MM/AAAA



Pièce justificative

Type de la pièce justificative :Procès-verbal de l'assemblée spéciale où la décision de division du syndicat de copropriétaires a été adoptéeProcès-verbal de l'assemblée générale approuvant la décisionOrdonnance d'expropriation à l'encontre du syndicat de copropriétairesAutre pièce

Choix entre procès-verbal ou ordonnance ou autre pièce



Format de la pièce justificative

Fichier au format PDF, dont la taille ne doit pas excéder 5 mégaoctets







ANNEXE 7

Définition des informations et des données d'identification mentionnées à l'article R. 711-11 du code de la construction et de l'habitation que les notaires sont tenus de fournir lors de l'immatriculation des nouvelles copropriétés ou de l'immatriculation d'office :






RUBRIQUE

INTITULÉ DE LA DONNÉE

DÉFINITION

FORMAT



Si elles sont connues du notaire, informations sur le syndic (immatriculation d'office) ou le syndic provisoire (immatriculation d'une nouvelle copropriété)

Données d'identification

Le syndic ou le syndic provisoire est-il connu du notaire ?

Choix entre oui ou non



Catégorie du représentant légal

Choix entre syndic bénévole ou télédéclarant professionnel mentionné au 1 de l'article annexe 1



Civilité, nom et prénom du représentant légal de la société ou du dirigeant de l'établissement pour une personne morale

Choix entre Madame ou Monsieur64 caractères alphanumériques pour le nom et pour le prénom



Civilité, nom et prénom pour un syndic non professionnel

Choix entre Madame ou Monsieur64 caractères alphanumériques pour le nom et pour le prénom



Coordonnées

Une adresse obligatoire (celle du dirigeant de l'établissement pour une personne morale) :




- l'adresse électronique,

Le format des adresses électroniques doit correspondre à la norme Angular



- ou à défaut l'adresse postale.




Le télédéclarant est-il domicilié en France ?

Choix entre oui ou non



Complément d'adressage (facultatif)

38 caractères alphanumériques maximum



Immeuble, résidence (facultatif)

38 caractères alphanumériques maximum



Voie

38 caractères alphanumériques maximum



Lieu-dit

38 caractères alphanumériques maximum



Code postal

5 chiffres pour une adresse française20 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français



Nom de la commune

Caractères alphanumériques pour une adresse française38 caractères alphanumériques maximum pour une adresse hors du territoire français



Pays (si l'adresse n'est pas en France)

38 caractères alphanumériques maximum



Identification de la copropriété

Nom d'usage de la copropriété


50 caractères alphanumériques maximum



Identification de la copropriété

Adresse de référence

1re adresse figurant au règlement de copropriété

Voie avec 1 seul numéro de rueCode postalCommune



Identification de la copropriété

Adresses complémentairesfacultatives

Autres adresses figurant au règlement de copropriété

Voie avec plage de numéros autoriséeCode postalCommune



Identification de la copropriété

Références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété, telles qu'enregistrées au cadastre

Code postal

5 chiffres



Commune

Caractères alphanumériques



Commune absorbée

Caractères alphanumériques



Préfixe

3 caractères alphanumériques maximum



Section

2 caractères alphanumériques maximum



Numéro parcelle

4 caractères alphanumériques maximum



Identification de la copropriété

Date du règlement de copropriété

Date figurant sur le règlement de copropriété

Format de dateJJ/MM/AAAA



Identification de la copropriété

Nombre total de lots


Chiffre inférieur ou égal à 99999



Identification de la copropriété

Nombre total de lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerces


Chiffre inférieur ou égal à 99999



Identification de la copropriété

Nombre de lots à usage d'habitation

Il s'agit des lots à usage total ou partiel d'habitation.Le nombre de lots à usage d'habitation comprend ainsi les lots à usage mixte, incluant de l'habitation et une autre activité (par exemple habitation et profession libérale).

Chiffre inférieur ou égal à 99999



Identification de la copropriété

Nombre de lots de stationnement

Tout type de stationnement : aérien ou protégé, y compris garages

Chiffre inférieur ou égal à 99999



Données techniques

Nombre de bâtiments par valeur d'Etiquette énergie

La valeur d'Etiquette énergie est établie dans le cadre d'un audit énergétique pour les copropriétés de plus de 50 lots et dont le permis de construire a été déposé avant le 30 juin 2001, ou dans les diagnostics de performance énergétique « collectif » pour les copropriétés munies d'une installation collective de chauffage ou de refroidissement.Elle correspond a la valeur à jour du classement énergétique de chaque bâtiment prévu au e de l'article R. 134-2 du code de la construction et de l'habitation, selon la nomenclature prévue par l'article annexe 3.2 de l'arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine.Pour chaque valeur d'Etiquette énergie, il est demandé de renseigner le nombre de bâtiments concernés, le terme « bâtiment » désignant une construction immobilière autonome.Si aucun diagnostic n'a été réalisé, le nombre total de bâtiments doit être reporté en face de la mention « non déterminé ».

Nombre à 3 chiffresLe nombre total de bâtiments est strictement positif