Décret n° 2019-612 du 19 juin 2019 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D » relatif à la gestion des ressources humaines de certains agents de l'Etat

Le traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D » a pour finalité d'assurer la gestion administrative, financière et opérationnelle des ressources humaines de chaque administration de l'Etat, établissement public de l'Etat, autorité administrative indépendante, autorité publique indépendante et groupement d'intérêt public soumis pour la gestion de ses personnels au décret du 5 avril 2013 susvisé, ayant décidé d'y recourir.Ce traitement se compose des modules suivants :1° Un système d'information ressources humaines dénommé « RenoiRH », dont la finalité est d'assurer la gestion administrative, financière et opérationnelle des ressources humaines ;2° Un système d'information décisionnel dénommé « RenoiRH D », dont la finalité est d'assurer la consolidation de données et d'informations enregistrées dans le système d'information ressources humaines dénommé « RenoiRH » afin de produire des rapports opérationnels et institutionnels, de répondre à des besoins d'enquêtes et de veiller au maintien de la qualité de ces données et informations.


Les catégories de données et d'informations enregistrées dans le traitement sont énumérées à l'annexe au présent décret.


Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires relatives aux sanctions disciplinaires prévoyant une durée de conservation inférieure, les données à caractère personnel et les informations mentionnées à l'annexe au présent décret ne peuvent être conservées au-delà de la cinquième année suivant la date à laquelle les agents concernés cessent définitivement leurs fonctions au sein du service ou de l'institution ayant décidé de recourir au traitement « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D ».Les pièces du dossier individuel des agents publics figurant dans le traitement sont conservées conformément aux dispositions du décret du 15 juin 2011 susvisé.


Chaque service ou institution ayant décidé de recourir au traitement « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D » est le responsable de ce traitement au sens du 7 de l'article 4 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé.A ce titre, il met notamment en place, sous sa responsabilité, une politique d'archivage ou de suppression des données afin de ne traiter que celles nécessaires à la gestion de ses ressources humaines.Il confie la mise en œuvre et l'hébergement de ce traitement au centre interministériel de services informatiques relatifs aux ressources humaines, agissant en qualité de sous-traitant au sens du 8 du même article.


I. - Ont seuls accès à tout ou partie des données à caractère personnel et des informations mentionnées à l'annexe au présent décret, dont le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques, pour leur constitution et leur gestion, dans les conditions fixées par le responsable de traitement, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, les agents, habilités par le responsable du traitement, chargés de la gestion financière des ressources humaines du service ou de l'institution ayant décidé de recourir au traitement « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D ».II. - Ont seuls accès à tout ou partie des données à caractère personnel et des informations mentionnées à l'annexe au présent décret, à l'exception du numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques, pour leur constitution et leur gestion, dans les conditions fixées par le responsable de traitement, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, les agents, habilités par le responsable du traitement, chargés de la gestion administrative et opérationnelle des ressources humaines du service ou de l'institution ayant décidé de recourir au traitement mentionné au I.


I. - Peuvent être destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel et des informations mentionnées à l'annexe au présent décret, dont le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, les agents, habilités par le responsable du traitement, chargés :1° De la liquidation de la paye ;2° Des déclarations sociales et fiscales ;3° Du calcul des pensions et de la gestion du compte individuel de retraite.II. - Peuvent être destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel et des informations mentionnées à l'annexe au présent décret, à l'exception du numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, les agents, habilités par le responsable du traitement, chargés :1° De la gestion des accès aux bâtiments ;2° De la gestion des identifications et des authentifications permettant l'accès aux systèmes d'informations ;3° De l'action sociale ;4° De la gestion de la médecine de prévention ;5° De la gestion des frais de déplacement ;6° De la mise en œuvre du système de vote pour l'élection des instances de représentation des personnels ;7° De la gestion de l'allocation des moyens en personnels des services ;8° De la mise à jour de l'annuaire interministériel des agents et des services de la fonction publique de l'Etat.


I. - Dans le cadre des finalités définies à l'article 1er et dans la limite du besoin d'en connaître, le traitement « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D » peut être mis en relation avec d'autres traitements automatisés de données à caractère personnel comportant le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques, pour ce qui relève :1° De la liquidation de la paye ;2° De l'établissement des déclarations sociales et fiscales ;3° Des calculs et modulations des régimes indemnitaires ;4° De l'accès au compte individuel de retraite ;5° De l'accès au compte personnel d'activité ;6° De l'accès au compte personnel de formation ;7° De l'accès au compte d'engagement citoyen ;8° De l'accès au compte professionnel de prévention.II. - Dans le cadre des finalités définies à l'article 1er et dans la limite du besoin d'en connaître, le traitement mentionné au I peut être mis en relation avec d'autres traitements automatisés de données à caractère personnel ne comportant pas le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques, pour ce qui relève :1° Du système d'information décisionnel « gestion administrative et paye » ;2° Des entretiens professionnels, des bilans de compétences et des entretiens de carrière ;3° Des prestations sociales ;4° Des dossiers d'accidents du travail et de maladies professionnelles ;5° De l'organisation des stages de formation professionnelle et continue ;6° Du temps de travail et des activités ;7° Des accès aux bâtiments administratifs ;8° Des identifications et des authentifications permettant l'accès aux systèmes d'informations ;9° De la médecine de prévention ;10° De l'action sociale ;11° De la gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences ;12° De l'allocation des moyens en personnel des services ;13° De la mobilité des personnels ;14° De l'indemnisation des frais de déplacement ou de déménagement ;15° Du vote et de l'élection des représentants dans les instances de représentation des personnels ;16° De la constitution et de la mise à jour des annuaires administratifs internes et de l'annuaire interministériel des agents et des services de la fonction publique de l'Etat.


Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 15 et 16 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 précité s'exercent :1° Soit auprès du gestionnaire de ressources humaines dont relève chaque agent ;2° Soit directement par l'agent, en consultation, pour les informations contenues dans son dossier administratif et relevant de l'une des catégories suivantes : données individuelles, données de carrière, demandes de congés, emplois et compétences, demandes de formation et entretien d'évaluation.


Le droit d'opposition prévu à l'article 21 du même règlement ne s'applique pas au traitement « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D ».


Lorsqu'un service ou une institution décide de recourir au traitement « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D », le responsable du traitement concerné complète, le cas échéant, l'analyse d'impact relative à la protection des données à caractère personnel réalisée dans le cadre du présent décret en fonction des spécificités propres la mise en œuvre de ce traitement au sein de ce service ou de cette institution.


A la date d'entrée en vigueur du présent décret, chaque service ou institution ayant recours au traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « offre SIRH » relatif à la gestion des ressources humaines des agents payés par l'Etat devient utilisateur du traitement dénommé « SIRH interministériel RenoiRH - RenoiRH D ».Dans chacun de ces services ou institutions, les données et informations contenues dans le traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « offre SIRH » relatif à la gestion des ressources humaines des agents payés par l'Etat sont transférées dans le traitement créé par le présent décret.


Le ministre de l'action et des comptes publics est chargé de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Annexe

ANNEXELISTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET DES INFORMATIONS RELATIVES AUX PERSONNELS ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT « SIRH INTERMINISTÉRIEL RENOIRH - RENOIRH D »

I. - Données relatives à l'identification des personnes :A. - Identification de l'agent :1. Nom et prénoms, nom d'usage, de l'agent.2. Sexe.3. Identifiant ou matricule attribué par le traitement.4. Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR).5. Date de certification NIR.6. Date et lieu de naissance.7. Date de décès.8. Nationalité et date d'acquisition de la nationalité.9. Adresses.10. Adresse électronique.11. Nom et prénom du représentant légal.12. Photographie de l'agent.B. - Situation familiale1. Situation familiale, actuelle et passée(s) : dates de début et de fin.2. Conjoint et/ou ex-conjoint :a) Nom et prénoms.b) Nature de l'union (mariage, pacte civil de solidarité, concubinage).c) Date et lieu de naissance.d) Adresses.e) Enfant.3. Enfant ou personne à charge :a) Indicateur : « enfant » ou « personne à charge ».b) Nom et prénom.c) Adresses.d) Date et lieu de naissance.e) Date d'arrivée au foyer de l'enfant.f) Lien de filiation de l'enfant : date de début et de fin.g) Date de décès.h) Situation de l'enfant.i) Indicateur : « enfant décédé par faits de guerre ».4. Tiers bénéficiaire (représentant légal : tuteur, curateur, mandataire ; ayant droit ; sauf opposant) :a) Nom et prénoms.b) Adresse.c) Date de début et de fin d'exercice ou de bénéfice.II. - Données nécessaires pour le versement de certaines prestations familiales ou sociales :1. Handicap de l'enfant ou de la personne à charge : dates de début et de fin.2. Allocation au titre du handicap : oui/non.3. Mode de garde : dates de début et de fin.4. Nature de la décision de la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées.5. Classement de la catégorie du complément de l'allocation d'éducation de l'enfant handicapé.III. - Données à caractère économique et financier :1. Coordonnées bancaires de l'agent ou du tiers bénéficiaire.2. Montant mensuel du supplément familial perçu par le conjoint.3. Montant mensuel de la pension alimentaire versée à l'ex-conjoint au titre de l'enfant donnant droit à l'allocation de solidarité familiale.4. Montant mensuel de la pension alimentaire dont est redevable l'ex-conjoint au titre de l'enfant donnant droit à allocation de solidarité familiale.5. Données fiscales nécessaires au calcul des prestations (agent et conjoint).6. Condition d'ouverture du droit à allocation de soutien familial.7. Régime indemnitaire (données relatives aux événements ou éléments ayant une incidence sur la perception d'une prime, indemnité ou bonification indiciaire).IV. - Données relatives à la vie professionnelle :A. - Carrière :1. Statut.2. Catégorie statutaire.3. Catégorie socio-professionnelle.4. Corps, grade ou assimilés (mode d'accès).5. Emploi fonctionnel et groupe dans un emploi fonctionnel.6. Echelon.7. Indices brut et majoré ou échelle lettre et chevron.8. Anciennetés calculées.9. Modalités de service et d'exercice.10. Catégorie et nature du contrat.11. Niveau de diplôme préparé (contrat d'apprentissage).12. Pays de recrutement.13. Rémunération prévue au contrat.14. Avenant(s) au contrat.15. Régime social.16. Fonctions ou sujétions particulières.17. Affectation opérationnelle de l'activité principale et code postal.18. Position ou situation administrative : dates de début et de fin.19. Détachement, affectation ou mise à disposition sortante (dates, organisme).20. Détachement, affectation ou mise à disposition entrante (dates, organisme).21. Prolongation d'activité.22. Situation administrative à l'étranger.23. Cumul d'activités.24. Aptitudes, habilitations et autorisations : date et durée de validité de l'aptitude, restriction d'emploi, niveau, type et dates d'habilitation, type, dates de début et de fin de l'autorisation.25. Evaluation et notation (type de notation, note pivot de l'échelon et note définitive du notateur, compte rendu d'évaluation professionnelle).26. Orientation et compétences :a) Type d'entretien de carrière ou d'orientation, dates.b) Demande de bilan de compétences, dates.c) Compétences de l'agent.27. Sanctions disciplinaires :a)Type de sanctions et date d'effet.b) Durée.c) Indicateur de poursuite pénale.28. Conditions de logement : redevance acquittée par l'agent, loyer payé par l'Etat français ou étranger ou par un organisme, loyer payé par l'agent, montants.29. Mobilité géographique, dates et historique de mobilité, dates de mobilité des conjoint et enfants.30. Autres événements ou éléments ayant une incidence sur la perception d'une prime, indemnité ou bonification indiciaire.31. Elections professionnelles : type d'élection, bureau et section de vote.B. - Formations, diplômes, distinctions :1. Formations demandées : acceptation de la formation, refus de la formation, motif du refus.2. Formations suivies : acceptation de la demande d'utilisation du droit individuel à la formation, du compte personnel d'activité, dates, durée, formation sur le temps de service, perception de l'indemnité journalière de stage.3. Formation liée au recrutement : dates, nature, armée ou service d'appartenance, subdivision d'arme, corps, école, caractère de la scolarité, renouvellement de la scolarité, indicateur versement linéaire de l'indemnité de stage.4. Distinctions honorifiques ouvrant droit à un avantage financier.5. Qualification : spécialité, niveau, date d'obtention, dates de début et de fin d'attribution d'avantage, qualification mise en œuvre dans les fonctions détenues.C. - Congés et absences :1. Type de congé/absence : dates de début et de fin.2. Congés à l'étranger.3. Compte épargne-temps.D. - Données relatives à l'exercice d'un mandat électif :1. Type de mandat : dates de début et fin.2. Type de commune.3. Quotité de décharge de service.E. - Données relatives à l'exercice d'un mandat syndical :1. Mandats syndicaux et fonctions de représentation.2. Détachement, congés de formation et décharges liées à un mandat syndical.3. Autorisations d'absences.4. Quotité de décharge de service.F. - Données médico-administratives :1. Accidents et maladies professionnelles.2. Type d'accident ou maladie.3. Date de l'accident ou de constatation de la maladie.4. Victime titulaire d'une pension invalidité : oui/non.5. Victime atteinte avant accident d'une infirmité ou mutilation : oui/non.6. Date de consolidation.7. Date de guérison.8. Reprise du service.9. Taux d'incapacité permanente partielle par lésion.10. Taux d'invalidité temporaire partielle.11. Imputabilité au service : oui/non.12. Groupe d'invalidité.13. Handicap/invalidité :a) Reconnaissance du handicap : oui/non.b) Dates de début et fin du handicap/invalidité.c) Groupe d'invalidité.d) Taux d'invalidité.e) Catégorie de bénéficiaire de l'obligation d'emploi.14. Autres données médico-administratives :a) Visites médicales relevant de la médecine de prévention.b) Adaptation du poste de travail : oui/non.c) Risques : date et type d'exposition aux risques.G. - Service national :1. Situation au regard du service national.2. Date et forme d'accomplissement.H. - Réserves :1. Réserve opérationnelle militaire.2. Réserve de sécurité civile.3. Réserve sanitaire.4. Réserve civile dans la police nationale.I. - Bonifications retraite :1. Services donnant droit à bonification.2. Congés hors du territoire d'exercice.3. Pays ou territoire pour campagne.4. Pays ou territoire hors Europe.5. Position de la bonification.J. - Cessation définitive de fonctions ou de l'état militaire :1. Motif.2. Date.3. Préavis : dates de début et de fin.