Arrêté du 3 décembre 2018 relatif à la procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le collège de déontologie institué au sein du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche par l'arrêté du 1er mars 2018 susvisé exerce également la fonction de référent alerte mentionné à l'article 4 du décret du 19 avril 2017 susvisé, dénommé ci-après " le référent " pour les services de l'administration centrale relevant du ministre chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche.


Le signalement d'une alerte est porté directement à la connaissance du référent ou transmis au supérieur hiérarchique. Lorsque le supérieur hiérarchique direct ou indirect recueille un signalement, il le transmet sans délai, sous réserve de l'accord de l'auteur du signalement et dans des conditions qui garantissent sa confidentialité, au référent alerte. Il informe l'auteur du signalement de cette transmission. Le signalement est adressé exclusivement par un bureau de poste, sans passer par le service du courrier interne, par écrit, et sous double enveloppe. Sur la première enveloppe-dite enveloppe extérieure-figure l'adresse du référent avec la mention " personnel et confidentiel ". Sur la deuxième enveloppe-dite enveloppe intérieure-figure : 1° Lors du premier échange, la mention " signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 " et sa date de transmission ; 2° Pour les autres échanges, le numéro du dossier communiqué. Tous les échanges ultérieurs avec le destinataire de l'alerte s'effectuent dans les mêmes conditions. L'auteur de l'alerte prend toutes les précautions nécessaires pour assurer la confidentialité des informations relatives au signalement. Dans l'enveloppe intérieure, l'auteur fait part des faits justifiant le signalement et transmet les informations ou documents, quels que soient leur nature ou leur support, permettant d'apprécier le bien-fondé du signalement. Il peut s'agir de tout type de document figurant sur n'importe quel support (papier, électronique), de photos, d'enregistrements. L'auteur du signalement fournit, le cas échéant, les informations permettant les échanges avec le destinataire de l'alerte. Il peut s'agir notamment, d'un ou plusieurs des éléments suivants : 1° Son identité ; 2° Une adresse non professionnelle ; 3° Une boîte postale.


Le référent peut désigner des agents spécialement chargés de la réception, de l'examen de la recevabilité et du traitement des signalements, ainsi que des relations avec l'auteur des faits signalés et les autres personnes concernées.


L'auteur du signalement s'identifie et fournit ses coordonnées postales permettant de le contacter.Ces coordonnées permettent un échange avec le destinataire du signalement ou les agents mentionnés à l'article 3 du présent arrêté.Par exception, l'alerte d'une personne qui souhaite rester anonyme peut être traitée sous les conditions suivantes :1° La gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels sont suffisamment détaillés ;2° Le traitement de cette alerte doit s'entourer de précautions particulières, telles qu'un examen préalable de l'opportunité de son traitement.


L'auteur du signalement fournit les informations ou documents dont il dispose, le cas échéant, pour étayer son signalement.


Un accusé de réception du signalement est envoyé sans délai à l'auteur du signalement.Cet accusé de réception indique les garanties de confidentialité dont il bénéficie, les modalités de communication avec le référent et fixe le délai prévisible d'examen de la recevabilité de son signalement. Ce délai tient compte des informations ou documents fournis lors de l'envoi du signalement.


Lorsque le signalement est recevable, le référent ou les agents mentionnés à l'article 3 du présent arrêté informent son auteur de la recevabilité, des suites qui y seront données et des délais prévisibles du traitement.Lorsque le signalement est irrecevable, l'auteur du signalement est informé des motifs de cette irrecevabilité.


Lorsque le signalement recevable nécessite la mise en œuvre de mesures, l'obligation de traitement peut ne pas relever du référent.Il peut, selon les cas, concerner soit l'administration dont relève l'agent, soit une autre administration ou une autre autorité.Le référent informe l'auteur du signalement du suivi du traitement de son dossier par l'administration ou l'autorité mentionnée à l'alinéa précédent.


I. - Les signalements sont retracés dans un registre dans des conditions garantissant la confidentialité des informations.II. - Seules les informations suivantes peuvent être mentionnées au registre :

- ouverture du dossier de signalement avec indication de la date d'envoi par l'auteur du signalement et de sa date de réception ;- identité, fonctions, lieu d'exercice et coordonnées de l'auteur du signalement ;- identité, fonctions et coordonnées de la ou des personnes faisant l'objet du signalement ;- identité, fonctions et coordonnées de la ou des personnes intervenant dans la réception, l'examen de la recevabilité et le traitement du signalement ;- identité, fonctions et coordonnées du supérieur hiérarchique direct ou indirect de l'auteur ayant transmis le signalement, le cas échéant en application de l'article 2 du présent arrêté ;- faits, actes, menaces ou préjudices signalés ;- éléments recueillis dans le cadre de l'examen de la recevabilité et du traitement du signalement ;- compte rendu des opérations de recevabilité et du traitement du signalement ;- date, nature et contenu des échanges avec l'auteur du signalement ;- date, nature et contenu des échanges avec la ou des personnes faisant l'objet du signalement ;- contact avec les tiers ;- suites données au signalement ;- date de clôture du dossier de signalement à l'issue de l'ensemble des opérations de recevabilité et de traitement du signalement ;- date de suppression des éléments du dossier de signalement selon les modalités prévues à l'article 11 du présent arrêté.

Les faits et éléments recueillis sont limités aux domaines concernés par le signalement. Les formulations utilisées pour décrire la nature des faits, actes, menaces ou préjudices signalés font apparaître leur caractère présumé.III. - Les informations mentionnées au II du présent article ne sont accessibles qu'au référent.Les agents mentionnés à l'article 3 du présent arrêté ont accès aux seules informations nécessaires à l'enregistrement, l'examen de la recevabilité et au traitement des signalements dont ils ont la charge.IV. - Lorsque le dispositif d'alerte mis en œuvre prend la forme d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, il fait l'objet d'un engagement de conformité relatif aux obligations de sécurité et de confidentialité dans les conditions prévues par la loi du 20 juin 2018 susvisée.


Toutes les précautions sont prises pour garantir la confidentialité du signalement de sa réception jusqu'à sa clôture. En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou traiter l'alerte, toutes les précautions sont prises pour restreindre l'accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.


I. - Si aucune suite n'est donnée au signalement, l'auteur du signalement et les personnes visées sont informés de cette clôture dans des conditions permettant de préserver la confidentialité de l'auteur du signalement.Dans cette hypothèse, les éléments du dossier permettant l'identification de l'auteur du signalement et celles des personnes visées sont détruits, au plus tard dans les deux mois suivant la clôture de l'ensemble des opérations de recevabilité ou de traitement, sous réserve des dispositions prévues au II. Les données recueillies dans le cadre de la procédure peuvent être conservées, dès lors qu'elles ne permettent pas l'identification de l'auteur du signalement et des personnes visées.II. - Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites juridictionnelles sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'un signalement abusif, les éléments du dossier relatifs au signalement sont conservés jusqu'au terme de la procédure ou des poursuites.Une mention en ce sens est portée au registre prévu à l'article 9 du présent arrêté.III. - Les données relatives à un signalement n'entrant pas dans le champ du dispositif sont, sans délai, détruites, ou archivées après anonymisation.


Le référent est chargé d'établir un rapport annuel d'activité à l'attention du ministre chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche.


Les dispositions prévues par la loi du 9 décembre 2016 susvisée, par le décret du 19 avril 2017 susvisé et par le présent arrêté sont publiées dans une section distincte aisément identifiable et accessible des sites internet et intranet des services et établissements mentionnés à l'article 1er.Cette section reprend de manière distincte les informations concernant la procédure de recueil des signalements prévue par le présent arrêté.Cette section mentionne également que, sans préjudice du dernier alinéa de l'article 6 ter A de la loi du 13 juillet 1983 susvisée, l'auteur d'un signalement abusif engage sa responsabilité civile sur le fondement de l'article 1240 du code civil et sa responsabilité pénale sur le fondement de l'article 226-10 du code pénal en cas de dénonciation calomnieuse. Elle précise les sanctions encourues.


Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.