Arrêté du 10 novembre 2022 portant création de traitements automatisés de données à caractère personnel dans le cadre du vote électronique par internet pour l'élection des instances de représentation des personnels relevant du ministère de la justice

Il est créé par le ministère de la justice, dans les conditions prévues par le décret du 26 mai 2011 susvisé, un système de vote électronique par internet pour l'élection des représentants des personnels relevant du ministère de la justice aux comités sociaux d'administration, aux commissions administratives paritaires et à la commission consultative paritaire, se déroulant du 1er décembre au 8 décembre 2022.Ce système dénommé « SI de vote électronique », est placé sous la responsabilité du secrétariat général du ministère de la justice.


Les modalités d'organisation du système de vote électronique mentionné à l'article 1er sont fixées par l'arrêté du 17 juin 2022 susvisé pris dans les conditions prévues à l'article 5 du décret du 26 mai 2011 susvisé.


Au sein du système de vote électronique visé à l'article 1er, il est créé trois traitements automatisés distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs », « fichier des candidats » et « urne électronique ».I. - Le traitement « fichier des électeurs » a pour finalité de constituer la liste électorale, d'identifier les électeurs devant prendre part au vote et de réaliser et d'éditer l'émargement pour l'ensemble des scrutins, enfin de délivrer à chaque électeur un code identifiant et un mot de passe nécessaires aux opérations de vote.II. - Le traitement « fichier des candidats » est destiné à constituer la liste des candidats et à générer les bulletins de vote électronique et le procès-verbal de proclamation des résultats.III. - Le traitement « urne électronique » est destiné, pour chaque scrutin, à recueillir les votes des électeurs. Les données contenues dans chaque fichier font l'objet d'un chiffrement. Ce traitement garantit la confidentialité et l'anonymat du vote, sans pouvoir le relier à une quelconque donnée identifiant l'électeur.


La maîtrise d'ouvrage du système de vote électronique et des traitements automatisés est assurée au sein du secrétariat général conjointement par le service des ressources humaines et le service du numérique du ministère de la justice.L'élaboration des listes électorales est assurée par le secrétariat général et par l'ensemble des directions et services du ministère de la justice.La maîtrise d'œuvre, comprenant la conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique par internet, est confiée à un prestataire technique spécialisé choisi par le ministère de la justice dans les conditions prévues à l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 susvisé et à l'article 3 du décret du 26 mai 2011 susvisé.Le prestataire technique applique les mesures de sécurité prescrites par les dispositions du décret du 26 mai 2011 susvisé et du présent arrêté ainsi que toute mesure nécessaire à la protection des données à caractère personnel. Il est tenu de respecter la confidentialité des informations détenues dans le cadre de la prestation fournie.Le système de vote fait l'objet d'une expertise indépendante par un expert indépendant dont l'avis est rendu sous la forme d'un rapport. L'expert doit fournir un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels il a apporté l'expertise n'ont pas été modifiés sur le système de vote électronique par internet utilisé durant le scrutin.


Le contrôle de la conformité des listes importées dans le système de vote électronique par rapport à la liste électorale transmise au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'administration chargée de la mise en œuvre du système de vote électronique.Le contrôle de la conformité des listes importées dans le système de vote électronique concernant les candidatures est effectué dans les mêmes conditions.


Peuvent être enregistrées dans le traitement, dans la mesure où elles sont nécessaires à la poursuite de ses finalités, les catégories de données à caractère personnel et informations suivantes :I. - Concernant le traitement « fichier des électeurs » :1° Les données d'identification de l'agent électeur (matricule, civilité, nom, nom d'usage, prénom(s), date de naissance, département de naissance, identifiant et mot de passe) ;2° Les coordonnées de l'agent électeur (adresse postale personnelle, courriel professionnel ou personnel, numéro de téléphone professionnel ou personnel) ;3° Les informations administratives liées à l'affectation de l'agent électeur ;4° Les informations administratives liées à la situation statutaire de l'agent électeur (notamment la situation administrative, le statut, le corps actuel et le corps d'origine, le type de contrat, les dates d'entrée dans l'administration ainsi que celles relatives au début et à la fin de contrat, les congés et absences).II. - Concernant le traitement « fichier des candidats » :1° Les données d'identification du candidat (civilité, nom d'usage, prénom, date de naissance et de manière facultative le matricule) ;2° Les informations administratives liées à l'affectation du candidat (affectation administrative et corps actuel, le cas échéant le statut pour les agents contractuels) ;3° Les informations liées à l'organisation syndicale (libellé de la liste, sigle et logo de l'organisation syndicale d'affiliation, profession de foi).III. - Concernant le traitement « urne électronique » :1° Les données d'identification de l'agent électeur (matricule, nom d'usage, prénom et date de naissance) ;2° Les informations administratives liées à l'affectation de l'agent électeur (uniquement l'affectation) ;3° Les informations administratives liées à la situation statutaire de l'agent électeur (uniquement le statut, le corps actuel et le corps d'origine) ;4° Les informations liées au vote (les références d'émargement et de scrutin).IV. - Concernant le personnel du ministère de la justice chargé de l'organisation des élections professionnelles, les coordonnées dudit personnel du ministère de la justice (uniquement le courriel professionnel).


Sont destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel et des informations mentionnées à l'article 6 du présent arrêté pour leur constitution et leur gestion, à raison de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :a) Le personnel du ministère de la justice chargé de l'organisation des élections professionnelles, habilité par l'autorité responsable du traitement, pour la préparation des listes électorales, la gestion de candidatures, la présidence ou le secrétariat des bureaux de vote électronique et l'assistance des utilisateurs ;b) Les organisations syndicales dont les délégués de liste sont membres des bureaux de vote électronique pour le périmètre du ou des scrutins les concernant ;c) Les électeurs, pour le périmètre du ou des scrutins les concernant ;d) Le prestataire technique spécialisé visé à l'article 4, pour la conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique en ligne.


Les données à caractère personnel et informations mentionnées à l'article 6 sont conservées dans les conditions prévues à l'article 16 du décret du 26 mai 2011 susvisé, dans la limite de deux ans à compter de la proclamation des résultats des élections.Au-delà de la durée de conservation fixée, les données à caractère personnel mentionnées à l'article 6 seront détruites.Le prestataire cité à l'article 4 procède à la destruction des données et informations détenues au plus tard quinze jours après la fin du scrutin.


Pour l'ensemble des personnes concernées, les droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition s'exercent dans les conditions prévues respectivement aux articles 15, 16, 17, 18 et 21 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé et dans le respect de la règlementation entourant le vote, par voie dématérialisée :

- par courriel auprès du service chargé de l'organisation du scrutin concerné, celui-ci étant localisé dans chaque direction du ministère pour l'ensemble des données et informations mentionnées à l'article 6 ;- directement auprès du service chargé de l'organisation du scrutin concerné, pour certaines données, par le biais d'un formulaire prévu à cet effet et disponible au sein du système de vote électronique.


La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif des représentants de l'administration mettant en place le vote électronique par internet ainsi que des membres des bureaux de vote électronique et du bureau de vote électronique centralisateur.Toutes les mesures sont prises pour permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus par le prestataire.


La secrétaire générale du ministère de la justice est chargée de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.