Arrêté du 20 mars 2024 relatif aux modalités d'élection des représentants du personnel des commissions administratives mixtes de la direction générale de la sécurité extérieure ainsi qu'aux règles de convocation et de fonctionnement de ces commissionsChapitre Ier : ÉlectionsChapitre II : Convocation et fonctionnementChapitre III : Moyens mis à dispositionChapitre IV : Dispositions finalesSection 1 : Listes électoralesSection 2 : CandidaturesSection 3 : Déroulement du scrutin

L'administration convoque les représentants de l'administration et les représentants du personnel titulaires de la commission administrative mixte concernée, huit jours calendaires au moins avant la date de la séance.L'acte portant convocation fixe l'ordre du jour de la séance. Il indique également la date, l'heure et le lieu de la réunion.L'acte portant convocation peut être adressé par voie électronique.Tout représentant titulaire qui ne peut pas répondre à la convocation en informe immédiatement l'administration qui convoque alors le représentant du personnel suppléant.Lorsque la commission administrative mixte est appelée à examiner la situation d'un représentant du personnel élu au titre de ladite commission, ce dernier ne peut ni y participer ni y siéger.


L'administration informe, par tout moyen, les représentants du personnel suppléants non convoqués, de la tenue de chaque réunion de la commission administrative mixte.L'information des représentants du personnel suppléants prévue à l'alinéa précédent comporte l'indication de l'ordre du jour, de la date, de l'heure, du lieu de la réunion. Elle est accompagnée de tous les documents communiqués aux membres de la commission administrative mixte convoqués pour siéger avec voix délibérative.Les représentants du personnel suppléants, lorsqu'ils ne remplacent pas un représentant titulaire, peuvent assister à la réunion sans toutefois pouvoir prendre part aux débats. Ils informent de leur présence l'administration quarante-huit heures au moins avant la date de la réunion.


Les experts mentionnés à l'article 26 du décret du 3 avril 2015 susvisé sont convoqués quarante-huit heures au moins avant la tenue de la réunion de la commission administrative mixte.Ils n'assistent qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués. Ils ne peuvent prendre la parole que sur invitation du président.


Après avoir vérifié que le quorum défini à l'article 26 du décret du 3 avril 2015 susvisé est réuni, le président de la commission administrative mixte ouvre la séance en rappelant les points inscrits à l'ordre du jour et en désignant le secrétaire de séance.Le secrétariat est assuré par un fonctionnaire ou un agent contractuel du service de gestion des ressources humaines.Les séances des commissions administratives mixtes ne sont pas publiques.Le président de la commission administrative mixte dirige les débats et fait procéder aux votes.Dans le cadre des questions inscrites à son ordre du jour, la commission administrative mixte vote non seulement sur les propositions formulées par l'administration mais aussi sur les propositions émanant d'un ou plusieurs représentants du personnel ayant voix délibérative.En cas de partage des voix, l'avis de la commission administrative mixte sera réputé avoir été donné ou la proposition avoir été formulée. Le président n'a pas voix prépondérante.Le secrétaire de séance est garant de la régularité des débats et des votes. Il intervient à ce titre, en tant que de besoin.


Le procès-verbal de chaque réunion de la commission administrative mixte est établi par l'administration. Il comprend, pour chaque point inscrit à l'ordre du jour, le compte rendu des débats ainsi que la répartition des votes à l'exclusion de toute indication nominative.Il est soumis à la signature de la personne ayant présidé la réunion, après accord du ou des représentants du personnel ayant participé à la réunion avec voix délibérative, dans le délai de quinze jours ouvrés après la date de transmission du projet de procès-verbal.Si aucun accord n'est donné au terme de ce délai, le procès-verbal est soumis en l'état au président de la commission et l'absence d'accord est consignée au procès-verbal.


I. - En cas d'urgence ou de circonstances particulières, et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président de la commission peut décider qu'une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que :1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats. Sous réserve de l'accord exprès du fonctionnaire concerné, la tenue d'une commission en matière disciplinaire peut être exceptionnellement autorisée selon les modalités prévues aux alinéas précédents et dans le respect des dispositions applicables à la procédure disciplinaire des fonctionnaires et agents contractuels de la direction générale de la sécurité extérieure ;3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote est garanti par tout moyen.II. - En cas d'impossibilité de tenir ces réunions selon les modalités fixées au I, à l'exception des commissions qui se réunissent en matière disciplinaire, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent répondre dans le délai prévu pour la réunion.III. - Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont précisées en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.


Un local dédié, équipé du mobilier nécessaire à l'exercice de leur activité, est mis à la disposition permanente des représentants du personnel.


Les dispositions du présent arrêté entrent en vigueur en vue du prochain renouvellement général des instances de concertation de la direction générale de la sécurité extérieure.


Le directeur général de la sécurité extérieure est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.


I. - Sont électeurs pour la désignation des représentants du personnel au sein des commissions administratives mixtes de la direction générale de la sécurité extérieure les agents exerçant leurs fonctions à la direction générale de la sécurité extérieure qui remplissent les conditions suivantes :1° Lorsqu'ils ont la qualité de fonctionnaire titulaire, être en position d'activité ou de congé parental ou être accueillis en détachement ou par voie de mise à disposition ;2° Lorsqu'ils sont agents contractuels de droit public, avoir achevé leur période probatoire et exercer leurs fonctions ou être en congé rémunéré ou en congé parental.II. - Le fonctionnaire ou l'agent contractuel de la direction générale de la sécurité extérieure ayant la qualité d'électeur ne peut voter qu'au titre de la commission administrative mixte compétente à l'égard de la catégorie à laquelle il appartient et à l'exclusion de tout autre critère d'appréciation de sa situation.III. - Les conditions mentionnées aux I et II s'apprécient à la date du scrutin.


La liste des matricules des électeurs est établie par l'administration.Elle est publiée sur le réseau informatique interne de la direction générale de la sécurité extérieure un mois avant la date du scrutin.Cette publication permet aux électeurs de vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription ou de rectification.L'administration statue sur ces demandes dont la clôture est fixée cinq jours ouvrés avant la date du scrutin.Après l'expiration de cette date de clôture, aucune modification n'est alors admise.


Sont éligibles, au titre d'une commission administrative mixte donnée de la direction générale de la sécurité extérieure, les agents affectés sur le territoire métropolitain remplissant les conditions requises pour être électeur à l'exception :1° Des agents en congé de longue maladie, de longue durée ou de grave maladie ;2° Des agents qui ont été frappés d'une rétrogradation ou d'une exclusion temporaire de fonctions de seize jours à deux ans, à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient bénéficié d'une décision acceptant leur demande tendant à ce qu'aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier ;3° Des agents ayant perdu le droit de vote et d'élection.


Les candidatures, présentées à titre individuel et en fonction de la catégorie de fonctionnaires ou d'agents contractuels à laquelle appartient l'agent, doivent être déposées au moins six semaines avant la date du scrutin. Elles sont accompagnées d'une déclaration de candidature et d'une profession de foi, signées des candidats.Le dépôt de candidature fait l'objet d'un récépissé remis au candidat.Lorsque l'administration constate qu'une candidature ne satisfait aux conditions fixées précédemment, elle remet au candidat une décision motivée déclarant l'irrecevabilité.


Quinze jours ouvrés au moins avant la date du scrutin, la liste complète des candidatures et les professions de foi sont publiées sur le réseau informatique interne de la direction générale de la sécurité extérieure.Après cette publication, aucune modification n'est alors admise.


Le vote a lieu par voie électronique sur le réseau interne de la direction générale de la sécurité extérieure.Un vote par correspondance sécurisée est ouvert aux électeurs de la direction générale de la sécurité extérieure dont l'affectation ou la situation administrative les empêche de voter selon la modalité prévue à l'alinéa précédent. Dans ce cas, les enveloppes expédiées, aux frais de l'administration, doivent parvenir au bureau de vote avant l'heure de clôture du scrutin.


Le vote électronique et le vote par correspondance sont organisés dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales, notamment la sincérité des opérations électorales, l'accès au vote de tous les électeurs, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l'intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.


La mise en œuvre du système de vote électronique est placée sous le contrôle effectif de l'administration dans les conditions définies ci-après.L'administration met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.Le système de vote électronique de la direction générale de la sécurité extérieure comporte les mesures nécessaires permettant d'assurer la confidentialité des données transmises.Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que les données relatives aux votes font l'objet de traitements informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».Les obligations de confidentialité et de sécurité mentionnées au troisième alinéa du présent article s'imposent à l'ensemble des personnes intervenant sur le système de vote électronique de la direction générale de la sécurité extérieure.Le vote par procuration n'est pas autorisé.


Le vote électronique a lieu pendant les heures de service et durant une période de dix jours ouvrés à partir de la date d'ouverture du scrutin.


I. - Les électeurs sont invités au moyen d'un lien compris dans une notice explicative, publiée sur le réseau interne de la direction générale de la sécurité extérieure au moins quinze jours avant le premier jour du scrutin, à se connecter sur l'application du vote. Ce moyen d'authentification permet au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et interdit à quiconque de voter de nouveau pour le même scrutin avec le même moyen d'authentification.II. - Ils accèdent à la liste des candidats s'étant présentés au titre de la catégorie à laquelle ils appartiennent et procèdent au vote. Le vote blanc est possible.L'électeur est invité à exprimer son vote. Le vote apparaît clairement à l'écran et reste modifiable jusqu'à sa validation par l'électeur.La validation rend définitif le vote et interdit toute modification ou suppression du suffrage exprimé.III. - Le suffrage exprimé est anonyme et chiffré par le système et transmis au fichier « contenu de l'urne électronique » mentionné au quatrième alinéa de l'article 8 du présent arrêté où il est conservé jusqu'au dépouillement.L'émargement fait l'objet d'un horodatage.IV. - La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.


Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement, et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés automatiquement, dans les conditions garantissant la conservation des données.


Dans un délai qui ne peut être supérieur, sauf circonstances particulières, à trois jours ouvrés à compter de la date de clôture du scrutin, il est procédé à l'ouverture et au dépouillement des votes électroniques par le bureau de l'élection qui est composé d'un président, d'un secrétaire et d'un assesseur désignés par le directeur de l'administration parmi le personnel de l'administration ainsi que de trois assesseurs désignés selon les mêmes modalités parmi les candidats à l'élection des représentants du personnel aux commissions administratives mixtes de la direction générale de la sécurité extérieure.Tout candidat à l'élection peut assister aux opérations d'ouverture et de dépouillement des votes.


I. - En présence du secrétaire et des quatre assesseurs, le président du bureau de l'élection se voit remettre, officiellement, l'enveloppe sécurisée contenant le mot de passe et la clé de déchiffrement par la ou les personnes en charge de la gestion du système de vote électronique. Cette ou ces personnes assistent le président du bureau.Avant le dépouillement, le bureau de l'élection contrôle le scellement du système.II. - Le décompte des voix obtenues pour chaque candidat apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.Le bureau de l'élection contrôle que la somme des suffrages exprimés et des votes blancs émis par voie électronique correspond au nombre de votants de la liste d'émargement électronique.III. - En cas d'altération des données résultant, notamment, d'une panne ou d'un dysfonctionnement, le bureau de l'élection a compétence pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et pour décider la suspension, l'arrêt ou la reprise des opérations de vote électronique.IV. - Le système de vote électronique est scellé après la décision de clôture du dépouillement prise par le président du bureau de l'élection.Le scellement interdit toute reprise ou modification des résultats. Toutefois, la procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être exécutée de nouveau, si nécessaire.


Le recensement des votes par correspondance a lieu après la clôture et le scellement du vote électronique.Sont mises à part, sans être ouvertes, les enveloppes émanant d'électeurs ayant participé au vote électronique. Dans ce cas, le vote par correspondance n'est pas pris en compte et seul est pris en compte le vote électronique.Les bulletins ne contenant pas une désignation suffisante ou dans lesquels les votants se sont fait connaître, les bulletins non règlementaires, les bulletins sans enveloppe ou dans des enveloppes non règlementaires, les bulletins ou enveloppes portant des signes intérieurs ou extérieurs de reconnaissance, les bulletins ou enveloppes portant des mentions injurieuses pour les candidats ou pour les tiers sont nuls et n'entrent pas en compte dans le résultat du dépouillement.


A l'issue des opérations de dépouillement des votes effectués par la voie électronique et par correspondance sous enveloppe, le bureau de l'élection procède au décompte total des voix obtenues pour chacun des candidats.Le nombre de voix obtenues pour chacun des candidats définit la qualité de représentant titulaire ou suppléant.Le bureau procède, sans délai, à la proclamation des résultats par tout moyen de communication interne.Il établit également le procès-verbal des opérations électorales sur lequel sont portés le nombre d'électeurs, le nombre de votants, le nombre de suffrages valablement exprimés, le nombre de votes nuls, le nombre de voix obtenues par chaque candidature en présence ainsi que, s'il y a lieu, le résultat du tirage au sort prévu à l'article 16 du présent arrêté. Sont annexés à ce procès-verbal les enveloppes mises à part sans être ouvertes, les bulletins blancs ainsi que les bulletins nuls.


Lorsque les candidatures ne sont pas présentées en nombre suffisant, l'administration procède à un tirage au sort parmi la liste des électeurs à la commission administrative mixte concernée.Il a lieu en présence d'au moins deux représentants du personnel titulaires ou suppléants des commissions administratives mixtes de la direction générale de la sécurité extérieure.


I. - Les contestations sur la validité des opérations électorales sont portées, dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats, devant l'administration, puis, le cas échéant, devant la juridiction administrative.II. - L'administration conserve sous scellés, pendant un délai de deux ans et dans les conditions fixées aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du code du patrimoine et au 5° de l'article 6 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.Au terme de ce délai de deux ans, sauf lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'administration procède à la destruction des fichiers supports. Seuls sont conservés la liste des candidats avec déclarations de candidature et professions de foi, le procès-verbal de l'élection et les actes de nomination des membres du bureau de l'élection.


I. - Le représentant du personnel qui se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions pour l'un des motifs prévus à l'article 27 du décret du 3 avril 2015 susvisé est remplacé, pour la durée du mandat restant à courir selon les modalités suivantes :1° Lorsque le représentant du personnel a la qualité de titulaire, son suppléant est nommé titulaire à sa place et est remplacé en qualité de suppléant par le candidat non élu ayant obtenu le nombre de voix immédiatement inférieur à celui du suppléant ;2° Lorsque le représentant du personnel a la qualité de suppléant, il est remplacé par le premier candidat non élu ayant obtenu le nombre de voix immédiatement inférieur à celui du suppléant.Lorsque la procédure décrite ci-dessus ne permet pas, faute d'un nombre suffisant de candidats non élus, de pourvoir tous les sièges de membres titulaires et suppléants, il est procédé à un tirage au sort.Il a lieu en présence d'au moins deux représentants du personnel, titulaires ou suppléants, des commissions administratives mixtes de la direction générale de la sécurité extérieure.II. - Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé pour maternité ou pour adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues au I du présent article.III. - Lorsque plus de la moitié des représentants titulaires et suppléants à commission administrative mixte se trouve empêchée d'exercer son mandat, il est procédé à une élection partielle pour la durée de mandat restant à effectuer. Les dispositions de l'article 16 du présent arrêté, applicables au renouvellement général des commissions administratives mixtes, s'appliquent également au renouvellement partiel de ces commissions.