Arrêté du 24 juin 2015 relatif aux caractéristiques techniques de l'application permettant le traitement dématérialisé d'actes des établissements publics locaux d'enseignement du ministère de l'éducation nationale

L'application informatique mentionnée à l'article R. 421-78-1 du code de l'éducation, dénommée « Dém'Act », permet un traitement dématérialisé des décisions du chef d'établissement et de la commission permanente ainsi que des délibérations du conseil d'administration des établissements publics locaux d'enseignement relevant du ministère de l'éducation nationale, prises en application des dispositions du chapitre Ier du titre II du livre IV de la deuxième partie du même code, et désignées ci-après par les mots : « actes de l'établissement ».


La liaison avec l'application Dém'Act s'effectue par le réseau internet au moyen d'un protocole sécurisé garantissant la fiabilité de l'identification des utilisateurs de l'application. Elle est accessible aux établissements publics locaux d'enseignement relevant du ministère de l'éducation nationale, à l'autorité académique et, sous réserve qu'elle ait signifié son accord à cette dernière, à la collectivité territoriale de rattachement de l'établissement.


Sont habilités à accéder à l'application Dém'Act le chef d'établissement, les adjoints du chef d'établissement mentionnés à l'article R. 421-13 du code de l'éducation, le cas échéant, le président du conseil d'administration désigné dans les conditions fixées à l'article R. 421-21 du même code, tout agent en charge de la gestion des actes de l'établissement désigné par le chef d'établissement, ainsi que tout agent des services académiques désigné par l'autorité académique. Dans les collectivités territoriales de rattachement bénéficiant d'un accès à l'application, sont habilités à accéder à Dém'Act les agents désignés, par l'organe exécutif de la collectivité.


L'accès à l'application Dém'Act par les personnels du ministère de l'éducation nationale mentionnés à l'article 3 du présent arrêté s'effectue par le portail intranet de l'académie, au moyen d'un identifiant et d'un mot de passe strictement personnels.Un dispositif sécurisé d'accès à l'application permet de garantir l'authentification des utilisateurs de l'application autres que ceux mentionnés à l'alinéa précédent. L'accès s'effectue par internet, au moyen d'un identifiant combiné à un mot de passe à usage unique, composé d'un code strictement personnel associé à un code aléatoire généré par un dispositif matériel individuel, remis à titre nominatif par l'autorité académique en contrepartie de la signature d'un bordereau de remise.


L'acte de l'établissement établi sous un format dématérialisé au moyen de l'application Dém'Act est porteur d'une signature électronique. Il comporte notamment les informations relatives à l'identité et à la qualité du signataire de l'acte, la date de signature, le certificat-label de l'application ainsi qu'une mention certificatrice. Les personnes disposant de la capacité juridique de signer les actes de l'établissement sont authentifiées sur le principe d'une authentification renforcée. Le signataire s'identifie dans l'application Dém'Act au moyen d'un identifiant combiné à un mot de passe à usage unique, composé d'un code strictement personnel associé à un code aléatoire généré par un dispositif matériel individuel, remis à titre nominatif par l'autorité académique en contrepartie de la signature d'un bordereau de remise. Le dispositif technique permettant l'apposition d'une signature électronique permet l'identification du signataire, garantit le lien de la signature avec l'acte auquel elle s'attache et assure l'intégrité de cet acte, conformément aux dispositions de l'article 8 de l'ordonnance du 8 décembre 2005 susvisée. Le contenu de l'acte ainsi signé ne peut être valablement ni modifié, ni complété, ni supprimé par toute action intervenant postérieurement à l'apposition de la signature électronique.


Dans les conditions fixées à l'article L. 421-78-1 du code de l'éducation, l'établissement transmet par voie électronique au moyen de l'application Dém'Act sous un format dématérialisé : 1° A l'autorité académique, les actes portant sur le contenu ou l'organisation de l'action éducatrice mentionnés à l'article R. 421-55 du code de l'éducation, ainsi que, lorsque cette autorité a reçu délégation du représentant de l'Etat à cet effet, les actes relatifs au fonctionnement de l'établissement mentionnés à l'article R. 421-54 du même code ; 2° A l'autorité académique et, sous réserve qu'elle bénéficie d'un accès à l'application, à la collectivité territoriale de rattachement, les actes relatifs à l'organisation financière de l'établissement mentionnés au deuxième alinéa de l'article R. 421-59, au premier alinéa de l'article R. 421-60 et au dixième alinéa de l'article R. 421-77 du code de l'éducation. Tout acte de l'établissement transmis par voie électronique peut être accompagné d'une ou plusieurs pièces jointes au format non modifiable.


I. - Lors de chaque transmission par l'établissement d'un acte à l'autorité de contrôle, au moyen de l'application Dém'Act, cette dernière délivre à l'établissement :

- un récépissé électronique qui atteste de la télétransmission à l'autorité académique, lorsqu'il s'agit d'un acte mentionné au 1° de l'article 6 ;- un accusé de réception électronique qui atteste de la réception par l'autorité académique, et sous réserve qu'elle bénéficie d'un accès à l'application, par la collectivité territoriale de rattachement, lorsqu'il s'agit d'un acte mentionné au 2° de l'article 6.

II. - Le récépissé et l'accusé de réception électroniques comportent les informations suivantes :

- numéro d'enregistrement et année scolaire de l'acte ;- identification de l'établissement émetteur ;- nom et prénom du signataire de l'acte ;- nom et prénom du transmetteur de l'acte ;- horodatage, selon les cas, de la transmission ou de la réception de l'acte ;- identification de l'autorité de contrôle destinataire de l'acte ;- cachet électronique authentifiant l'origine de l'acte, composé du numéro public du certificat, de l'horodatage, du certificat-label de l'application et d'une mention certificatrice.


Les actes et les documents joints établis sous un format dématérialisé font l'objet d'un archivage électronique dans l'application Dém'Act jusqu'à la fin de l'année scolaire de la dixième année suivant celle au cours de laquelle ils ont acquis leur caractère exécutoire. A l'exception des données à caractère personnel, l'application assure la conservation et la traçabilité de l'ensemble des actes et des documents joints dématérialisés pendant cette période.Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées au regard des délais de recours contentieux.


Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés s'exercent auprès du chef d'établissement.


L'application Dém'Act est hébergée sur les serveurs de chaque académie en charge de son exploitation.


Les dispositions du présent arrêté entrent en vigueur à une date fixée par arrêté du ministre chargé de l'éducation, et au plus tard le 1er septembre 2017. Un arrêté du ministre chargé de l'éducation fixera la liste des établissements publics locaux d'enseignement qui mettront en application ces dispositions avant cette date.


Le secrétaire général du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.