Décret n° 2013-1329 du 31 décembre 2013 portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « système d'information ressources humaines » (SIRH) relatif à la gestion des agents de la préfecture de police relevant du budget spécial

Le préfet de police (direction de la préfecture de police chargée de la gestion des ressources humaines) est autorisé à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé " SIRH ". Ce traitement a pour finalité la gestion administrative, financière et opérationnelle des agents de la préfecture de police relevant du statut des administrations parisiennes et ceux régis par le décret du 15 février 1988 susvisé ainsi que des collaborateurs occasionnels du service public relevant de la préfecture de police.


Les catégories de données à caractère personnel et d'informations enregistrées dans le traitement sont énumérées en annexe du présent décret.

I. ― Seuls ont accès, à raison de leurs attributions, à tout ou partie des données à caractère personnel et des informations mentionnées à l'article 2, pour leur constitution et leur gestion, les agents, individuellement désignés et spécialement habilités par le préfet de police, des services chargés de la gestion administrative des personnels et de ceux chargés de la rémunération des agents.
II. - Peuvent être destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel et des informations mentionnées à l'article 2, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître :
1° Les agents de la préfecture de police chargés :
a) De la gestion du personnel, des rémunérations, des pensions et des allocations d'invalidité ;
b) Des attributions et de la gestion des logements ;
c) De la gestion administrative des dossiers médicaux ;
d) Du dialogue social ;
e) De la formation et du recrutement ;
f) De la mise à jour de l'annuaire interne de la préfecture de police ;
2° Les agents de la direction régionale des finances publiques chargés de la liquidation de la paie des agents de la préfecture de police ;
3° Les agents des caisses primaires d'assurance maladie ;
4° Les agents de la Fondation Louis Lépine chargés des actions à caractère social.


Les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement sont conservées jusqu'à la fin de la cinquième année suivant la date à laquelle, pour quelque motif que ce soit, les agents mentionnés à l'article 1er cessent définitivement leurs fonctions, à l'exception des catégories de données suivantes : 1° Données relatives aux absences, conservées pour une durée n'excédant pas deux ans à compter de la date de reprise de l'agent ; 2° Données relatives aux sanctions disciplinaires, conservées jusqu'à leur effacement du dossier administratif de l'agent, la durée maximale de conservation ne dépassant pas dix ans pour les sanctions des 2e et 3e groupes.


Toute opération relative au traitement automatisé autorisé par le présent décret fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'intervention dans ledit traitement automatisé. Ces informations sont conservées pendant une durée de cinq ans.


Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas au présent traitement.


Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès de la direction de la préfecture de police chargée de la gestion des ressources humaines.


Le ministre de l'intérieur et la ministre de la réforme de l'Etat, de la décentralisation et de la fonction publique sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Annexe



LISTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET DES INFORMATIONS ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT

I. - Données relatives à l'identification des personnes

A. ― Identification du personnel
1° Nom et prénoms.

2° Sexe.

3° Date et lieu de naissance.

4° Nationalité, mode et date d'acquisition.

5° Date et lieu de décès éventuel.

6° Adresses privée et professionnelle.
7° Adresses électroniques.

8° Numéros de téléphone.

9° Numéros et dates de validité des pièces d'identité.10° Nom, prénoms, téléphone et qualité des personnes à prévenir en cas d'urgence.

11° Pour les seules opérations nécessaires à la gestion financière, numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques.
B. ― Situation familiale
1° Situation matrimoniale.

2° Nom et prénoms du conjoint.

3° Date de naissance du conjoint.

4° Nom, prénoms et qualité du représentant légal.

5° Situation familiale des enfants et/ou des autres personnes à charge :

a) Nom et prénoms ;

b) Date de naissance ;

c) Sexe.
II. - Données relatives à la vie professionnelle

A. ― Formation ― Diplômes ― Distinctions
1° Etudes poursuivies, diplômes détenus et date d'obtention.

2° Distinctions honorifiques.

3° Actions de formation continue.

4° Situation militaire : durée et date des services militaires ou dans la réserve opérationnelle ou du volontariat international.
B. ― Carrière
1° Matricule.

2° Corps, grade.

3° Echelon, indice de traitement.

4° Recrutement.

5° Contrats et avenants aux contrats.

6° Position administrative.

7° Affectations.

8° Postes occupés et catégories d'emploi.

9° Qualifications, compétences.

10° Notations et évaluations

11° Services antérieurs.

12° Absences.

13° Congés et motifs.

14° Ancienneté et avancement.

15° Cessation de fonctions.

16° Mandat syndical.
C. ― Sanctions
1° Nature de la sanction.

2° Date de début et de fin, durée totale de la sanction, durée du sursis, date de notification et indications de la prise en compte éventuelle pour les calculs d'ancienneté, les médailles ou la paie.
III. - Données à caractère économique et financier
1° Coordonnées bancaires.

2° Eléments de rémunération (traitement, indemnités, primes, remboursement de frais, retenues éventuelles).3° Droits à prestations familiales et sociales, droit au supplément familial de traitement, ressources déclarées à cette fin.
IV. - Données relatives à la santé
1° Aptitude médicale et handicap éventuel : type de handicap, date de début, date de fin, taux d'incapacité, taux d'invalidité, adaptation du poste.

2° Accidents et maladies professionnelles.