Arrêté du 8 juillet 2022 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels et collaborateurs du ministère chargé de l'agriculture

Le présent arrêté fixe les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement temporaires :

- des personnels du ministère chargé de l'agriculture, y compris ceux des établissements publics locaux et nationaux d'enseignement et de formation professionnelle agricoles ;- des collaborateurs occasionnels et des intervenants extérieurs qu'ils soient agents publics ou personnes privées.

Il s'applique aux personnels des établissements publics locaux et nationaux d'enseignement et de formation professionnelle agricoles. Toutefois, il ne s'applique pas aux personnels des autres établissements publics sous tutelle du ministère.Les modalités de remboursement ou d'indemnisation des frais de déplacement engagés par les personnes étrangères à l'administration qui interviennent pour le compte des services du ministère chargé de l'agriculture sont les mêmes que celles applicables aux agents du ministère.Le remboursement de leurs frais s'effectue dans les mêmes conditions que pour ces derniers, leur résidence administrative étant alors considérée comme identique à leur résidence familiale.
Titre Ier : PRINCIPESTitre II : FRAIS D'HÉBERGEMENT EN MÉTROPOLE ET EN OUTRE-MERTitre III : FRAIS DE REPAS EN MÉTROPOLE ET EN OUTRE-MERTitre IV : DÉPLACEMENTS À L'ÉTRANGERTitre V : FRAIS DE TRANSPORTTitre VI : AUTRES FRAISTitre VII : DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Le présent arrêté concerne tous les déplacements réalisés par les agents en mission, en intérim, en formation ou en stage hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale en France métropolitaine, dans les départements d'outre-mer, les collectivités d'outre-mer, les collectivités à statut spécial, ainsi qu'à l'étranger.


Les déplacements des agents en mission, assurant un intérim, en formation ou en stage pour le compte de leur administration sont organisés en recourant obligatoirement aux prestataires sous contrat ou convention avec le ministère chargé de l'agriculture.


Les dispositions de l'article 3 ne s'appliquent pas lorsqu'une défaillance des prestataires est constatée ou lorsqu'une situation d'urgence ne permet pas à l'agent de disposer d'un délai suffisant pour organiser son transport ou son hébergement en recourant au prestataire avant son départ.Dans ces situations, l'agent est remboursé de ses frais au forfait, sur la base des taux prévus au a et au c de l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret du 3 juillet 2006 susvisé.


Dans les situations visées à l'article 4, à condition que l'agent en fasse la demande préalablement au déplacement, et sous réserve de l'accord de l'autorité compétente, il peut lui être versé une avance d'un maximum de 75 % du montant susceptible de lui être attribué, sur ses frais de déplacement en métropole et en outre-mer et de 100 % à l'étranger, dans les conditions prévues au dernier alinéa de l'article 3-2 du décret du 3 juillet 2006 susvisé.


Seuls font l'objet d'un remboursement les frais de transport, d'hébergement, de location de véhicule, de carburant, de péage, de parc de stationnement et les frais d'assurance de voyage dont l'agent a avancé les frais.


La mission débute à l'heure de départ de la résidence administrative et se termine à l'heure de retour dans cette même résidence. Le lieu de mission est utilisé pour le calcul de l'indemnité de nuitée.


Lorsque l'agent se trouve en mission en dehors de ses résidences familiale et administrative pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures, les frais et taxes d'hébergement peuvent donner lieu à remboursement au forfait, sur présentation d'un justificatif de paiement de l'hébergement qui peut être transmis de manière dématérialisée et sur la base des taux prévus au a de l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé fixant les taux des indemnités de mission.Aucune indemnité n'est due si l'agent est hébergé gratuitement ou en l'absence de justificatif de paiement de l'hébergement.


Le chef de service peut autoriser le remplacement de la résidence administrative par la résidence familiale pour tenir compte de certaines situations, soit pour l'aller et le retour, soit pour l'aller, soit pour le retour. Il le précise dans l'ordre de mission.


Dès lors que l'ordre de mission diffère de la commande effectuée auprès de l'un des prestataires visés à l'article 3, les pièces justificatives afférentes aux frais de déplacement temporaire doivent être communiquées par l'agent à l'administration, soit sous format papier, soit sous format dématérialisé.


Les prolongations de séjour à l'initiative de l'agent pour convenance personnelle les week-ends ou pour la prise de congés précédant ou suivant la mission sont déduites de la durée de la mission pour le calcul du montant de l'indemnisation. Les dates et heures de début et de fin de mission donnant lieu à une prise en charge des frais de déplacement par l'administration sont indiquées sur l'ordre de mission. Les frais engagés par l'agent en dehors de la durée de la mission restent à sa charge.


Les justificatifs doivent obligatoirement comporter :

- le nom des agents concernés ;- les dates du déplacement professionnel ;- le coût de l'hébergement.


L'agent fait connaître les prestations en nature et les indemnités qu'il reçoit d'un organisme invitant, afin que celles-ci soient déduites des frais de mission pris en charge.


En cas de nécessité de service, l'agent en mission peut se faire rembourser, sur présentation de factures originales, les frais engagés pour la participation à des séminaires ou colloques ou pour des vaccins ou prescriptions médicales obligatoires ou recommandés par l'autorité sanitaire compétente ainsi que tout examen biologique de dépistage règlementairement imposé.


L'agent en mission ou en intérim pour les besoins du service, se trouvant hors de ses résidences familiale et administrative pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures ou entre 19 heures et 21 heures peut prétendre au remboursement aux taux forfaitaires des frais supplémentaires de repas fixés au a de l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé fixant les taux des indemnités de mission.Aucune indemnité pour frais supplémentaires de repas n'est versée si les repas lui sont fournis gratuitement ou si le prix du billet de transport comprend la prestation.Pour le calcul des indemnités en outre-mer, la mission commence à l'heure locale d'arrivée dans la localité, le port ou l'aéroport de destination et se termine à l'heure locale de départ de ce même lieu pour le retour, et ce, quelle que soit la durée autorisée pour la mission.


Les taux journaliers des indemnités susceptibles d'être attribuées aux agents à l'occasion des missions qu'ils effectuent à l'étranger sont fixés au c de l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé fixant les taux des indemnités de mission.


Pour les déplacements à l'étranger est versée une indemnité de mission journalière forfaitaire, destinée à couvrir les frais de repas et d'hébergement (chambre, petit-déjeuner et éventuelle taxe de séjour).L'indemnité journalière précitée se décompose comme suit :

- 65 % au titre de la nuitée si l'agent est en mission pendant tout ou partie de la période comprise entre 0 heure et 5 heures, sur présentation du justificatif d'hébergement et si les frais d'hébergement ne sont pas pris en charge dans les conditions prévues à l'article 3 du présent arrêté ;- 17,5 % pour le repas de midi si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 12 heures et 14 heures ;- 17,5 % pour le repas du soir si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 19 heures et 21 heures.


Lorsque l'arrivée et le départ ont lieu le même jour, il est attribué à l'agent 17,5 % de l'indemnité journalière au titre d'un repas. Dans le cas où sa mission serait prolongée au-delà de dix-neuf heures sur le lieu de la mission, il perçoit 17,5 % de l'indemnité journalière au titre d'un repas supplémentaire.


Conformément à l'article 2 de l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, lorsqu'un agent est logé et/ou nourri gratuitement, à l'occasion des missions qu'il effectue à l'étranger, l'indemnité journalière fait l'objet d'abattement suivant :a) Si seul l'hébergement est pris en charge gratuitement, lorsque l'agent est en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures, l'indemnité journalière forfaitaire versée à l'agent est réduite de 65 % ;b) Si seuls les repas sont pris en charge gratuitement, lorsque l'agent est en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures ou entre 19 heures et 21 heures, l'indemnité journalière forfaitaire versée à l'agent est réduite, par période concernée, de 17,5 % ;c) Si l'hébergement et les repas sont pris en charge gratuitement, aucune indemnité n'est versée à l'agent.


En cas de nécessité de service, l'agent en mission peut se faire rembourser, sur présentation de factures originales, les frais engagés pour la délivrance d'un passeport, d'un visa, pour participation à des séminaires ou colloques ou pour des vaccins ou prescriptions médicales obligatoires ou recommandés par l'autorité sanitaire compétente ainsi que tout examen biologique de dépistage règlementairement imposé.Il en va de même lorsque l'agent recourt à des prestations d'assurance de voyage notamment pour le rapatriement, l'assistance, les frais médicaux ou la responsabilité civile à l'étranger que la mission soit organisée dans les conditions prévues à l'article 3 ou à l'article 4.


Conformément aux dispositions de l'article 7-1 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, en cas de mission effectuée à l'étranger par le ministre, les membres de son cabinet, ou par toute personne sur autorisation du directeur concerné, les indemnités journalières peuvent être majorées. Elles sont alors calculées sur la base de cinq tiers des taux fixés par l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé.


L'agent titulaire d'une carte de réduction ou de fidélité commerciale est tenu d'en faire état lors de la préparation de la mission.Le service qui autorise le déplacement peut prendre en charge une partie ou la totalité du coût de l'abonnement de la carte dès lors que son acquisition permet de réduire le coût annuel des missions effectuées par le bénéficiaire pour le compte du service qui autorise le déplacement.De même, lorsqu'un agent est astreint par ses fonctions à de fréquents déplacements, l'administration peut prendre en charge une partie ou la totalité du coût d'un abonnement dès lors que son coût peut être amorti au bout d'un nombre limité de trajets, sur une période inférieure ou égale à un an.


Les billets de train de type TER ou gérés par les collectivités territoriales, non accessibles aux agences de voyages ou aux compagnies de transport titulaires d'un contrat ou convention respectant le code de la commande publique, font l'objet d'un remboursement à l'agent sous réserve de joindre les justificatifs de paiement à l'état de frais.


Dans l'intérêt du service et sous réserve de l'impossibilité du recours aux prestations prévues à l'article 3 du présent arrêté, les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur ou prétendre aux remboursements des frais de location, sur autorisation préalable de leur chef de service et sur présentation des pièces justificatives.La prise en charge des frais de location est réalisée sur la base de la tarification de la classe économique.La décision d'autoriser l'utilisation de ce véhicule, à laquelle est subordonnée la prise en charge des frais correspondants, quelle que soit la base d'indemnisation retenue, appartient à l'autorité administrative ordonnant le déplacement.En métropole et en outre-mer, lorsque l'agent est autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service l'ordre de mission doit mentionner la puissance fiscale du véhicule. Le cas échéant, il porte également le nom des autres agents l'accompagnant bien qu'il soit seul à pouvoir bénéficier d'une indemnisation au titre des frais de transport.L'autorisation, qui est obligatoirement donnée avant le déplacement, peut être accordée si l'usage du véhicule personnel entraîne une économie ou un gain de temps appréciable, ou encore dans certaines situations de handicap physique. Elle peut être également accordée lorsque l'agent est tenu de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant, ou en cas d'absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun. Le motif justifiant l'utilisation du véhicule personnel doit être indiqué dans l'ordre de mission.Lorsqu'ils existent, le recours au parc de véhicules à moteur de l'administration et l'utilisation de la carte accréditive de carburant associée sont privilégiés.


Sous réserve de l'accord motivé et préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement, l'utilisation du taxi ou d'un véhicule de tourisme avec chauffeur est réservée aux parcours de courte distance, en cas d'absence permanente ou occasionnelle de moyen de transport en commun ou lorsque l'agent doit transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant ou encore dans certaines situations de handicap physique.Le motif justifiant l'utilisation de ce mode de transport doit être indiqué sur l'état de frais. Le taxi ou véhicule de tourisme avec chauffeur ne peut se substituer à l'utilisation des moyens de transport en commun et l'autorité administrative peut en refuser toute utilisation non justifiée. L'utilisation collective du taxi ou du véhicule de tourisme avec chauffeur peut cependant être autorisée sur de courtes distances et sur présentation de pièces justificatives, lorsqu'elle s'avère moins onéreuse que l'utilisation des moyens de transport en commun. Les agents attestent au moyen de l'état de frais des conditions d'utilisation collective du taxi. Seul l'agent ayant acquitté les frais de la course est remboursé.Pour les déplacements à l'étranger, l'autorité administrative doit donner son accord pour l'utilisation du taxi à l'intérieur de la localité de la mission. En l'absence de cette autorisation, les frais ne sont pas remboursés.


En cas d'impossibilité de recourir aux prestations prévues à l'article 3, et en l'absence de tout autre moyen de transport adapté, en cas de déplacement itinérant dans une zone géographique restreinte ou en cas d'obligation attestée de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant, les frais de location d'un véhicule donnent lieu à remboursement, sur autorisation préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur présentation des pièces justificatives correspondantes.Les frais de carburant, de stationnement et de péage sont remboursés sur présentation des justificatifs de paiement, quand l'intérêt du service le justifie et dès lors que ces frais n'ont pas été pris en charge au titre des frais divers prévus à l'article 3 du présent arrêté.


Dans l'intérêt du service et sous réserve de l'impossibilité du recours aux prestations prévues à l'article 3 du présent arrêté, les frais de location de vélos, vélos moteurs ou motocyclettes en libre-service peuvent donner lieu au remboursement à l'agent, sur autorisation préalable du chef de service et sur présentation des pièces justificatives.La prise en charge des frais de location est réalisée sur la base de la tarification standard.


Les frais et excédents de bagages afférents au transport de matériel technique ou de documents administratifs pour des raisons de service sont pris en charge par l'administration sur accord préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur production auprès de l'ordonnateur d'un justificatif de paiement.


L'agent appelé à se déplacer à l'occasion d'un stage de formation continue peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport, de repas et d'hébergement entre sa résidence administrative ou familiale et le lieu de formation dans les conditions prévues au présent arrêté.Toutefois, si l'agent a la possibilité de prendre son repas dans un restaurant administratif ou assimilé, ou d'être hébergé dans une structure dépendante de l'administration moyennant participation, l'indemnité forfaitaire pour frais de repas et/ou d'hébergement attribuée à l'agent est réduite de 50 %.


Les dispositions du présent arrêté sont applicables à compter de la date de sa publication et pour une durée de trois ans à compter de cette date en ce qui concerne les règles dérogatoires à l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé fixées par l'article 21 du présent arrêté.


Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.