Arrêté du 30 novembre 2020 relatif au dispositif de recueil et de traitement des signalements d'actes de violence, de discrimination, de harcèlement et d'agissements sexistes au ministère des affaires étrangères

En application du décret du 13 mars 2020 susvisé, un dispositif de recueil et de traitement des signalements d'actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissements sexistes est mis en place au sein du ministère des affaires étrangères.Ce dispositif est ouvert à l'ensemble des agents, y compris aux agents de droit local du ministère et de ses établissements à autonomie financière ainsi qu'aux stagiaires, aux volontaires internationaux, et aux collaborateurs extérieurs et occasionnels du ministère, qui s'estiment victimes ou témoins de tels actes ou agissements sur leur lieu de travail ou dans l'exercice de leurs fonctions.Il est également ouvert aux agents ayant quitté le ministère depuis moins de six mois, ainsi qu'aux candidats à un recrutement dont la procédure a pris fin depuis trois mois au plus.


Les agents qui s'estiment victimes ou témoins des agissements mentionnés à l'article 1er peuvent librement avoir recours au présent dispositif, qui ne se substitue pas aux autres voies de signalement ou de saisines possibles.


Le dispositif prévu à l'article 1er a pour objet :1° Le recueil des signalements effectués par les agents s'estimant victimes ou témoins de tels actes ou agissements ;2° L'orientation des agents s'estimant victimes de tels actes ou agissements vers les services et professionnels compétents chargés de leur accompagnement et de leur soutien ;3° Le traitement des faits signalés, notamment par la réalisation d'une enquête administrative, la qualification juridique des faits dont la matérialité aura été établie et l'articulation avec les procédures disciplinaires et les suites pénales susceptibles d'être engagées ;4° La mise en place des mesures conservatoires et de protection appropriées, notamment en cas de situation d'urgence.Une instruction du secrétaire général du ministère précise l'organisation et le fonctionnement du dispositif de recueil et de traitement des signalements.


I. - Les signalements sont recueillis sous l'autorité d'un agent ayant exercé les fonctions de chef de mission diplomatique, dénommé ci-après « le référent écoute », désigné par décision du ministre des affaires étrangères pour une durée de trois ans et placé auprès du secrétaire général du ministère.Le référent écoute est assisté d'agents chargés du recueil des signalements, ainsi que des relations avec l'auteur du signalement et les autres personnes concernées.II. - L'agent victime ou témoin d'un des agissements mentionnés à l'article 1er adresse son signalement au référent écoute. Le supérieur hiérarchique direct ou indirect ou le directeur des ressources humaines rendu destinataire d'un signalement peut le transmettre, dans des conditions qui garantissent sa confidentialité, au référent écoute, sous réserve de l'accord de l'auteur du signalement, et informe ce dernier de cette transmission.L'auteur du signalement s'identifie. Le signalement est soit adressé à une adresse électronique dédiée, soit recueilli à l'occasion d'un entretien qui peut être téléphonique et fait l'objet d'un compte-rendu dont l'auteur du signalement atteste formellement la teneur.Toutefois, un signalement même anonyme ou recueilli en dehors des formes prévues à l'alinéa précédent est recevable lorsque la gravité des faits mentionnés est établie et que les éléments factuels transmis sont suffisamment détaillés. Dans ce cas, le référent écoute apprécie l'opportunité de sa diffusion en tenant compte du souhait d'anonymat de son auteur.III. - L'auteur du signalement fournit au référent écoute tous les faits, informations ou documents dont il dispose, susceptibles d'étayer son signalement. Il précise également les circonstances dans lesquelles il en a eu personnellement connaissance.IV. - Le référent écoute accuse sans délai réception du signalement et communique à son auteur les informations prévues au second alinéa de l'article 9. L'auteur du signalement est tenu informé des suites qui lui sont réservées par le référent écoute.


Le référent écoute propose à la victime présumée une mise en relation avec les services de la direction des ressources humaines en mesure de lui apporter un soutien et un accompagnement social et psychologique, en particulier la médecine de prévention, les psychologues et les assistants de service social. Il peut également l'orienter vers des associations spécialisées. Il communique à cette fin à la victime présumée les coordonnées téléphoniques ou de messageries électroniques des intervenants concernés.Le référent écoute informe également la victime présumée des modalités, des conditions et des effets de la protection fonctionnelle prévue par l'article 11 de la loi du 13 juillet 1983 susvisée.


Sauf dans le cas où le signalement dont il est saisi est manifestement insusceptible de caractériser l'un des agissements prévus à l'article 1er, le référent écoute informe sans délai la direction générale de l'administration et de la modernisation des actes de violence, de discrimination, de harcèlement ou d'agissements sexistes qui lui ont été rapportés et lui transmet l'ensemble des éléments recueillis.La direction générale de l'administration et de la modernisation veille au traitement des faits signalés en s'assurant de leur matérialité et en procédant à leur qualification juridique, de sorte qu'une réponse adéquate, le cas échéant disciplinaire et pénale, puisse être apportée au signalement.Lorsqu'il l'estime nécessaire, le secrétaire général du ministère confie à l'inspection générale des affaires étrangères le soin de conduire une enquête administrative.


Sans préjudice des suites qui seront réservées au signalement, l'autorité compétente évalue la situation et, le cas échéant, prend toutes mesures conservatoires à même de faire cesser les agissements dénoncés, de rétablir le fonctionnement normal du service et d'assurer la protection de la victime présumée et des témoins, y compris contre les pressions ou les représailles dont ils pourraient faire l'objet.


Les directions et services du ministère garantissent, par tout moyen approprié, la stricte confidentialité des informations communiquées dans le cadre du recueil et du traitement du signalement, de sa réception à la clôture du dossier. L'accès à ces informations est restreint aux seules personnes ayant besoin d'en connaître.Tous les échanges nécessaires au recueil et au traitement du signalement sont opérés par courrier avec la mention « CONFIDENTIEL » sous double enveloppe, au moyen d'une messagerie cryptée ou par tout autre moyen de nature à garantir la sécurité des informations échangées.Les tiers avec lesquels il est nécessaire de communiquer sont informés du caractère impératif du respect des règles de confidentialité.


Le ministère des affaires étrangères procède à la diffusion de l'information relative au dispositif de recueil et de traitement des signalements par voie de publication sur son site intranet, de notification à tout nouvel agent ou par tout autre moyen propre à permettre sa connaissance et sa compréhension par l'ensemble des membres de son personnel et ses collaborateurs extérieurs et occasionnels.Cette information rappelle notamment le caractère facultatif du dispositif de signalement, ses garanties de confidentialité, ses modalités pratiques ainsi que l'identité et les coordonnées du référent écoute. Elle rappelle également les garanties prévues aux articles 6, 6 bis, 6 ter et 6 quinquies de la loi du 13 juillet 1983 susvisée et précise que l'utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires et engager sa responsabilité civile sur le fondement de l'article 1240 du code civil ainsi que sa responsabilité pénale sur le fondement de l'article 226-10 du code pénal en cas de dénonciation calomnieuse.


Les données relatives aux situations relatées sont traitées dans le respect des règles de protection des données personnelles. A ce titre, le dispositif fait l'objet d'une déclaration auprès du délégué à la protection des données.


Le référent écoute élabore à l'attention du ministre des affaires étrangères un bilan annuel anonymisé des signalements dont il a été saisi et du traitement qui leur a été réservé. Ce bilan est présenté aux instances du dialogue social et est intégré dans le rapport social.


Le secrétaire général, l'inspectrice générale des affaires étrangères, la directrice générale de l'administration et de la modernisation et le référent écoute sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.