Arrêté du 24 octobre 2014 fixant l'organisation et le contenu de la formation d'adaptation à l'emploi des assistants médico-administratifs de la branche secrétariat médical relevant de la fonction publique hospitalière

En application de l'article 11 du décret du 14 juin 2011, le présent arrêté organise la formation d'adaptation à l'emploi des membres du corps des assistants médico-administratifs de la branche « secrétariat médical ». Il s'applique à l'ensemble des agents nommés dans le corps à la suite d'un recrutement par concours ou sur liste d'aptitude ainsi qu'aux agents détachés ou ayant bénéficié d'une intégration directe dans le corps. Cette formation d'adaptation à l'emploi doit permettre l'acquisition et le développement des compétences nécessaires à l'exercice des fonctions qu'exercent les agents du corps précité dans les établissements relevant de la fonction publique hospitalière.


La formation d'adaptation à l'emploi des membres du corps des assistants médico-administratifs de la branche secrétariat médical doit être achevée à l'issue de l'année qui suit la nomination, le détachement ou l'intégration directe dans le corps.Elle peut être organisée en périodes discontinues pour permettre l'alternance entre formation et exercice professionnel.


Le dispositif de formation d'une durée maximale de 140 heures ou 20 jours, dont 14 heures ou deux jours en option, comprend les modules suivants :Module 1 : le cadre d'exercice en établissement de santé ou établissement social ou médico-social relevant de la fonction publique hospitalière (6 jours ou 42 heures).Module 2 : les spécificités du secrétariat médical en hôpital. (7 jours ou 49 heures ; en option, deux jours supplémentaires, soit une durée maximale de 9 jours ou 63 heures).Module 3 : stage sur le terrain dans un secrétariat autre que celui d'affectation (5 jours ou 35 heures).Le sous-module n° 7 du module 2 « Les spécificités du secrétariat médical en hôpital » d'une durée de deux jours est optionnel. L'agent peut demander à être exempté de ce sous-module en fonction de sa formation initiale et de son parcours professionnel, et après accord du directeur de l'établissement.


Un assistant médico-administratif de la branche secrétariat médical exerçant dans l'établissement d'affectation de l'agent et possédant une expérience professionnelle suffisante pourra assurer la fonction de référent durant l'année de stage et accompagner l'agent dans la mise en pratique des connaissances acquises en formation.


La mise en œuvre de cette formation relève de la compétence de chacun des établissements employeurs mentionnés à l'article 2 de la loi du 9 janvier 1986 susvisée.


Une attestation de suivi de la formation établie par le responsable de l'organisme dispensant la formation et mentionnant les modules suivis par l'agent sera transmise au directeur de l'établissement d'affectation de l'agent. Cette attestation sera conservée dans le dossier administratif de l'agent.


Le programme de la formation d'adaptation à l'emploi des membres du corps des assistants médico-administratifs de la branche secrétariat médical figure en annexe du présent arrêté.


Les dispositions de cet arrêté s'appliquent au plus tard au 1er janvier 2015.


Le directeur général de l'offre de soins est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Annexe
PROGRAMME DE LA FORMATION D'ADAPTATION À L'EMPLOI DES ASSISTANTS MÉDICO-ADMINISTRATIFS DE LA BRANCHE SECRÉTARIAT MÉDICAL



Module 1. - Le cadre d'exercice en établissement de santé ou établissement social ou médico-social relevant de la fonction publique hospitalière (6 jours ou 42 heures)

Ce module a pour but d'apporter les connaissances nécessaires sur l'organisation des établissements hospitaliers, l'organisation médicale, le parcours du patient. Il doit également donner au stagiaire, des informations sur le statut du fonctionnaire hospitalier, ses droits et obligations.

Ce module comprendra les enseignements suivants :
1. Les missions de service public et l'organisation régionale de l'offre de soins ; l'organisation des secteurs sanitaire, social et médico-social, le schéma régional d'organisation des soins de la région d'affectation (1 jour ou 7 heures).

2. L'établissement FPH : statut juridique ; règles de gouvernance de l'hôpital ; organes de décision, instances représentatives des personnels, instances spécialisées ; (1 jour ou 7 heures).

3. Le statut des personnels de la fonction publique hospitalière et développement des ressources humaines (1 jour soit 7 heures) :

- recrutement du fonctionnaire, droits et obligations, positionnement hiérarchique ;

- formation tout au long de la vie, parcours professionnel ;

- prévention des risques professionnels.

4. Les différentes activités médicales à l'hôpital (urgence, plateau technique, services de soins, consultations) ; les activités des structures de santé extrahospitalières (HAD SSIAD, réseaux spécialisés dans la prise en charge de certaines pathologies), les activités des structures médico-sociales ; les nouvelles modalités de prises en charge au travers des parcours de soins (1 jour ou 7 heures).

5. L'organisation médicale dans les établissements publics de santé : les pôles médicaux, les unités fonctionnelles, la contractualisation interne ; point d'information sur le statut des personnels médicaux (1 jour ou 7 heures).

6. Le mode de financement de l'hôpital et la valorisation de l'activité médicale (½ journée soit 3 h 30).

7. Certification et qualité à l'hôpital (½ journée soit 3 h 30).
Module 2. - Les spécificités du secrétariat médical en hôpital (9 jours ou 63 heures dont deux jours ou 14 heures en option)

L'objectif de ce module est de fournir aux stagiaires les connaissances spécifiques nécessaires au fonctionnement d'un secrétariat médical en établissement hospitalier.
1. La place de l'usager dans le système de santé : les dispositions législatives et réglementaires relatives au droit des patients (Loi LEONETTI, la charte du patient, la commission des relations avec les usagers et de la qualité de la prise en charge, le malade et la réglementation applicable en hôpital psychiatrique (2,5 jours ou 17 h 30).

2. Le secret médical et le secret professionnel, la confidentialité en lien avec les nouvelles technologies de la communication, le respect du droit à l'image (½ journée ou 3 h 30).

3. le traitement et la transmission des informations ; l'évolution des techniques d'information médicale : dossier médical informatisé, télémédecine, transmission informatisée de résultats d'examens (1 jour ou 7 heures).

4. L'approche relationnelle dans un secrétariat médical : pratique de l'accueil des patients, l'écoute active, la prise en charge des situations agressives et conflictuelles (1 jour ou 7 heures).

5. Réglementation relative au dossier du patient (classement, archivage, traçabilité, règles de communication du dossier médical) ; l'identito-vigilance à l'hôpital (1 jour ou 7 heures).

6. Traitement des statistiques médicales, valorisation de l'activité médicale : PMSI, recueil d'information médicalisée, PMSI MCO, PMSI SSR, et PMSI Psychiatrie ; qualité du codage (1 jour ou 7 heures).

7. Outils relatifs à la terminologie médicale et à son utilisation : la formation du terme médical (méthode pour comprendre les termes médicaux : décomposition, définition, orthographe et différents affixes) ; termes médicaux génériques et différentes spécialités médicales, examens couramment pratiqués, le décryptage des comptes rendus médicaux (2 jours en option).
Module 3. - Stage " sur le terrain " dans un secrétariat médical différent de celui d'affectation (5 jours ou 35 heures)

Ce stage, établi en tenant compte, le cas échéant, des acquis professionnels de l'agent se déroulera :
- soit au sein de l'établissement d'affectation de l'agent, dans un secrétariat médical différent de celui d'affectation et dans le cadre d'un accompagnement par l'assistant médico-administratif de la branche secrétariat médical désigné en qualité de référent ;

- soit dans un secrétariat médical d'un établissement différent de celui d'affectation de l'agent, si l'établissement d'affectation n'est pas en mesure d'organiser le stage dans un secrétariat différent de celui d'affectation.
Durant ce stage, l'agent devra notamment :
- observer et s'adapter aux relations professionnelles nécessaires à l'organisation du circuit des patients (équipes soignantes et médicales de l'établissement) ;

- prendre connaissance des missions et de l'activité des structures suivantes, en rencontrant les professionnels qui en ont la charge : services des admissions et des traitements externes, service central des dossiers médicaux, cellule d'identito-vigilance, service social des patients, service du droit des malades, médiateur, gérant de tutelle.
En fonction de son parcours professionnel et de son affectation en établissement de santé ou dans une structure médico-sociale ou sociale, l'agent pourra aussi rencontrer des partenaires extérieurs (exemple : HAD, SSIAD, CLIC…).