Arrêté du 5 août 2011 relatif à l'organisation et au fonctionnement des cercles et des foyers des armées créés en application de l'article R. 3412-6 du code de la défense

Les cercles et foyers d'armée ou interarmées créés par arrêté en application de l'article R. 3412-6 du code de la défense sont soumis aux règles d'organisation et de fonctionnement fixées par le présent arrêté. Les dispositions du présent arrêté ne sont pas applicables aux cercles et foyers de la gendarmerie nationale.


L'arrêté de création des cercles et foyers fixe, conformément aux articles R. 3412-1 à R. 3412-4 du code de la défense, les prestations assurées par l'établissement.


Le président du conseil d'administration du cercle ou foyer ainsi que le vice-président éventuellement désigné exercent leur fonction pour une durée de trois ans. Leur mandat cesse de plein droit à l'expiration de cette période. Il peut ensuite être renouvelé par période annuelle.


En cas d'absence ou d'empêchement des membres du conseil d'administration du cercle ou du foyer, des suppléants assurent le remplacement des titulaires. Les administrateurs suppléants ne peuvent siéger qu'en l'absence des membres titulaires qu'ils remplacent. Le mandat des membres des conseils d'administration des cercles et des foyers et des suppléants est de trois ans, sous réserve des dispositions relatives à leur limite d'âge. Le mandat est renouvelable. Il cesse en cas de démission ou de perte, par l'intéressé, de sa qualité de membre du cercle ou du foyer. En cas de vacance d'un siège, l'administrateur est remplacé par un suppléant jusqu'à la désignation du nouveau membre et, au plus tard, jusqu'à la fin du mandat du titulaire remplacé. Lorsque la diminution du nombre d'administrateurs ne permet plus d'atteindre le quorum fixé à l'article R. 3412-10 du code de la défense, de nouvelles élections sont organisées par le directeur de l'établissement, sans attendre l'expiration du mandat des membres du conseil d'administration. Elles entraînent le renouvellement de l'ensemble des administrateurs.


Un mois au moins avant la date des élections, le directeur de l'établissement fixe et rend publiques la date du scrutin, les modalités du vote et les implantations des bureaux de vote. La liste des candidats est établie sur la base des candidatures présentées par les membres de droit et les membres adhérents. Les élections ont lieu au scrutin uninominal à un tour. Pour chaque catégorie de membres, les postes à pourvoir sont attribués aux candidats ayant recueilli le plus grand nombre de suffrages. Il est procédé à l'élection d'autant de membres suppléants que de membres titulaires. Les membres suppléants sont choisis, à l'intérieur de chaque catégorie de membres, parmi les candidats aux élections ayant obtenu le plus de voix après les élus et dans l'ordre décroissant des voix obtenues. En cas d'empêchement, les électeurs peuvent exercer leur droit de vote par l'intermédiaire d'un mandataire, qui reçoit procuration écrite pour voter en leurs lieu et place. Nul ne peut être porteur de plus de trois mandats. Le résultat des élections fait l'objet d'un procès-verbal signé du directeur et des scrutateurs. Il est transmis à l'autorité chargée de la nomination du président du conseil d'administration et affiché dans les locaux du cercle ou du foyer.


Lorsque les circonstances opérationnelles font obstacle à l'organisation des élections, l'autorité chargée de la nomination du président du conseil d'administration peut, à titre exceptionnel, décider de nommer l'ensemble des membres du conseil d'administration afin de garantir le fonctionnement de l'établissement. Cette autorité recueille, au préalable, l'accord de l'autorité d'emploi des intéressés.


I. ― Au titre des questions mentionnées aux 1° à 10° de l'article R. 3412-11 du code de la défense, le conseil d'administration délibère notamment sur les points suivants : 1° Attributions en matière budgétaire et financière : a) Le montant maximal des sommes à détenir au titre des disponibilités de trésorerie ; b) L'ouverture des comptes de dépôt et d'épargne auprès d'un organisme bancaire ainsi que sur les décisions de placements financiers dans le cadre de ceux ouverts aux établissements publics administratifs ; c) La fixation du montant maximum des dépenses que le directeur peut engager, dans le respect des règles de l'achat public, sans autorisation préalable, en dehors des marchés existants ; d) L'approbation des documents de programmation et de gestion sur les produits et les charges, établis conformément aux règles fixées par instruction ; e) L'approbation du bilan comptable et des résultats de gestion, établis conformément aux règles fixées par instruction ; f) L'affectation du résultat ; g) Le montant de l'avance mise à la disposition du directeur pour faire face aux dépenses urgentes à caractère social. 2° Modalités de passation des contrats passés à l'étranger pour satisfaire les besoins de l'établissement. II. ― En outre, le conseil d'administration délibère sur les questions relatives à l'organisation et aux conditions de fonctionnement de l'établissement.


Le président du conseil d'administration peut inviter à assister à la séance, sans voix délibérative, toute personne dont la présence lui paraît utile, notamment des représentants des formations au profit desquelles l'établissement exerce son activité. Les délibérations du conseil d'administration sont consignées, à l'occasion de chaque séance, dans un relevé de décisions. Ce document est signé par le président du conseil d'administration et par les membres présents, qui peuvent y apposer leurs éventuelles observations. Le relevé de décisions est adressé à l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle dans un délai de quinze jours suivant la réunion du conseil. Le délai prévu à l'article R. 3412-11 du code de la défense à l'issue duquel les décisions du conseil d'administration deviennent définitives est décompté à partir de la date de réception, par l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle, de la délibération et des documents annexes. Les décisions d'opposition de l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle sont motivées et transmises simultanément au conseil d'administration et au ministre de la défense. Dans ce cas, le conseil d'administration se réunit dans les quinze jours suivant la notification du rejet pour délibérer à nouveau. Un nouveau relevé de décisions est adressé à cette même autorité. Les décisions du conseil d'administration devenues définitives sont enregistrées dans un registre général de l'établissement.


I. ― Au titre de la préparation des réunions du conseil d'administration et du suivi de la mise en œuvre de ses décisions, le président du conseil d'administration : 1° S'assure de l'exécution du contrôle interne ; 2° Se fait présenter tous les documents comptables et les situations de gestion ; 3° Consulte et paraphe le registre général de l'établissement. II. - Le président du conseil d'administration tient informée l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle : 1° De toute anomalie, faute ou erreur grave constatée dans l'activité de l'établissement ; 2° Des réponses aux audits ou aux opérations de contrôle externe ; 3° Des décisions du conseil d'administration ; 4° Des demandes de démission d'administrateur.


Le directeur du cercle ou du foyer et le directeur adjoint sont nommés pour une durée de cinq ans. La fonction cesse de plein droit à l'expiration de cette période. Le mandat peut ensuite être renouvelé par période annuelle successive. Les nominations du directeur et du directeur adjoint et des directeurs délégués éventuels sont portées à la connaissance du public par voie d'affichage dans les locaux de l'établissement.


Au titre des attributions qui lui sont reconnues à l'article R. 3412-13 du code de la défense, le directeur passe les contrats et marchés de l'établissement.


Afin d'adapter leur fonctionnement aux contraintes liées à l'éloignement ou aux besoins particuliers de certaines formations administratives, les cercles et foyers peuvent comporter des unités de gestion dont la liste est fixée dans l'arrêté de création de l'établissement. Pour orienter l'exploitation et la gestion courante d'une unité de gestion, le conseil d'administration est assisté par un comité de pilotage ; ce dernier lui adresse ses propositions éventuelles. Les membres du comité de pilotage sont nommés par le président du conseil d'administration après consultation et accord de leur autorité d'emploi.


Au sein d'un cercle, des commissions consultatives peuvent être créées pour participer à l'orientation de la conduite d'une ou plusieurs activités de l'établissement. Chaque commission est présidée par un membre du conseil d'administration. Les membres d'une commission sont nommés par le conseil d'administration parmi les membres de droit ou les membres adhérents, après consultation de l'autorité d'emploi, pour une durée reconductible d'une année. Le président et les membres d'une commission peuvent être relevés de leurs fonctions par le conseil d'administration. Chaque commission se réunit sur convocation de son président chaque fois que nécessaire et au minimum une fois par semestre. Ses propositions sont transmises au président du conseil d'administration. Elle ne peut se substituer ni au conseil d'administration, ni au directeur. Elle ne reçoit aucune délégation.


Dans les foyers, une commission consultative représentative des militaires du rang contribue à l'orientation et à l'animation des activités culturelles et de loisirs. Elle est consultée avant toute décision du conseil d'administration relative à ces domaines. Elle transmet au président du conseil d'administration, préalablement aux réunions du conseil d'administration, les suggestions des usagers tendant à l'amélioration des prestations fournies. Les membres de la commission sont nommés par l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle avec l'accord des autorités d'emploi. La commission est présidée par le président, le vice-président ou un membre du conseil d'administration du foyer. La commission se réunit sur convocation de son président au moins deux fois par an. Le directeur du foyer assure les fonctions de secrétaire de séance.


Les fonds et valeurs du cercle ou du foyer sont confiés à la responsabilité du personnel qualifié de l'établissement désigné par le directeur.


Le service du commissariat des armées assiste les autorités exerçant les pouvoirs de tutelle dans l'exercice de leurs attributions, notamment en ce qui concerne le contrôle de la gestion des établissements.


Le président du conseil d'administration signale sans délai à l'autorité chargée de l'approbation des décisions du conseil d'administration et au service du commissariat des armées tout déficit de fonds, de marchandise ou de matériel. L'organisme compétent du service du commissariat des armées procède à une enquête administrative afin de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à envisager et les mesures conservatoires à prendre en vue de garantir les recours ultérieurs du cercle ou du foyer.


Les cercles et foyers sont installés dans des locaux mis à disposition par l'Etat dans les conditions prévues aux articles R. 128-12 et suivants du code du domaine de l'Etat.


Les interdictions mentionnées à l'article D. 4122-12 du code de la défense s'appliquent aux cercles et foyers.


L'organisme liquidateur désigné dans l'arrêté de dissolution d'un cercle ou d'un foyer est investi de l'ensemble des pouvoirs nécessaires à l'exercice de sa mission, notamment l'achèvement des opérations engagées par l'établissement, la liquidation des créances et des dettes, le transfert des éventuels biens immobiliers propriétés de l'établissement, la cession des autres éléments d'actifs et des droits et obligations afférents. Il peut agir en justice et conclure des transactions. L'arrêté de dissolution détermine la date de dissolution, la date de mise en liquidation de l'établissement ainsi que la dévolution du solde du compte de clôture de liquidation. A la fin de la période de liquidation, l'organisme liquidateur établit un compte rendu de la gestion à l'appui du compte de clôture de liquidation. L'ensemble de ce compte est soumis à l'approbation de l'autorité chargée d'approuver les décisions du conseil d'administration.


Les modalités d'application du présent arrêté sont précisées par instructions ministérielles.


Le directeur central du service du commissariat des armées est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.