Arrêté du 29 avril 2021 relatif aux caractéristiques et exigences techniques du procédé électronique mentionné à l'article R. 531-17 du code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile

Il est créé par l'Office français de protection des réfugiés et apatrides un procédé électronique dénommé espace personnel numérique sécurisé utilisant le réseau internet.Ce procédé électronique, prévu à l'article R. 531-17 du code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, permet à l'Office français de protection des réfugiés et apatrides de notifier aux demandeurs d'asile leur convocation à un entretien personnel et la décision du directeur général de l'office.L'utilisation de ce procédé électronique est obligatoire, hormis dans les cas prévus au neuvième alinéa de l'article R. 531-17 du même code.D'autres courriers et documents relatifs à l'instruction de la demande d'asile peuvent être versés sur l'espace personnel numérique sécurisé.Le portail usager de l'Office français de protection des réfugiés et apatrides est publié sur internet au moyen d'un protocole sécurisé et accessible à l'adresse https://www.ofpra.gouv.fr.


Chaque demandeur d'asile dont l'examen de la demande relève de la compétence de la France se voit remettre en main propre une clé de connexion confidentielle permettant la première connexion au portail usager de l'Office français de protection des réfugiés et apatrides :1° Soit lors de l'enregistrement de sa demande d'asile auprès du guichet unique pour demandeurs d'asile ;2° Soit lors du transfert à la France de la compétence pour examiner sa demande d'asile en application des articles 3, 17 ou 29 du règlement du 26 juin 2013 susvisé.


L'activation de l'espace personnel numérique sécurisé est effectuée au moyen du formulaire prévu à cet effet lors de la première connexion au portail usager de l'Office français de protection des réfugiés et apatrides.Lors de l'activation, l'usager renseigne le numéro d'étranger, dit « numéro AGDREF 2 », prévu à l'annexe 3 du code susmentionné, qui figure sur l'attestation de demande d'asile et la clé de connexion remise lors de l'enregistrement de la demande d'asile. Il définit un mot de passe confidentiel répondant aux standards de sécurité en vigueur.En cas de perte des identifiants de connexion, un nouveau mot de passe est généré à l'aide de la clé de connexion, de l'adresse électronique ou du numéro de téléphone mobile.


La connexion à l'espace personnel numérique sécurisé est effectuée à l'aide du numéro d'étranger ou du numéro de demande d'asile, dit « numéro OFPRA », et du mot de passe renseigné lors de la première connexion.L'usager est invité à se connecter à son espace personnel numérique sécurisé de manière régulière et au moins une fois tous les quinze jours à compter de son activation par l'Office français de protection des réfugiés et apatrides. Il est informé des conséquences d'un défaut de consultation régulière de cet espace personnel numérique.


La sécurité et la confidentialité des données transmises sont assurées conformément au référentiel général de sécurité prévu à l'article 9 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives. Elles sont notamment garanties par le chiffrement des flux, la sécurité du stockage et la traçabilité des connexions.L'intégrité des documents déposés et l'identification fiable de l'expéditeur sont établies au moyen de certificats électroniques.L'identification fiable du destinataire est assurée au moyen de la clé de connexion confidentielle remise en main propre.


La date et l'heure de mise à disposition d'un document par l'Office française de protection des réfugiés et apatrides dans l'espace personnel numérique sécurisé de l'usager sont garanties par un procédé d'horodatage électronique qualifié et établies par la délivrance d'un « accusé de mise à disposition ». L'usager est avisé de la mise à disposition d'un document par une information appropriée sur son espace personnel numérique sécurisé. Un message d'information relatif à cette mise à disposition est en outre envoyé à l'adresse électronique et/ou au numéro de téléphone mobile que, le cas échéant, il a communiqué lors de l'introduction de sa demande d'asile ou sur son espace personnel numérique sécurisé.La date et l'heure de la première consultation d'un document par son destinataire, ou de l'absence de première consultation dans un délai de quinze jours à compter de la mise à disposition, sont établies par la délivrance d'un « accusé de réception ».


La disposition d'un navigateur internet usuel dans une version maintenue par l'éditeur est recommandée pour une utilisation optimale de l'espace personnel numérique sécurisé. L'utilisation du procédé électronique requiert en outre un logiciel permettant la lecture des documents au format PDF (portable document format).


Les autres destinataires des informations enregistrées par le procédé électronique sont, pour les affaires qui les concernent, en raison de leurs fonctions et dans la limite du besoin d'en connaître, les personnels de l'Office français de protection des réfugiés et apatrides, des structures d'hébergement et de domiciliation des demandeurs d'asile, de l'autorité administrative mentionnée à l'article R. 531-17 du code susvisé et de la Cour nationale du droit d'asile. Les documents versés sur ce dispositif sont quant à eux uniquement accessibles par l'usager.


Les données à caractère personnel de l'usager enregistrées par le procédé électronique sont les suivantes : 1° Son numéro AGDREF2 ; 2° Le numéro de sa demande d'asile ; 3° La clé de connexion qui lui a été remise dans les conditions prévues à l'article 2 du présent arrêté ; 4° La structure dans laquelle il est hébergé ou, à défaut, domicilié en application des articles L. 551-7 ou L. 552-1 du code susmentionné ; 5° Le cas échéant, son adresse électronique et/ ou son numéro de téléphone. L'espace personnel numérique sécurisé est désactivé dans un délai maximal d'un an à compter de la date de notification de la décision de l'Office français de protection des réfugiés et apatrides.


Le droit d'accès, de rectification et de suppression prévu par le règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, dit règlement général sur la protection des données, s'exerce auprès de l'Office français de protection des réfugiés et apatrides.


Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.