Décret n° 2013-626 du 16 juillet 2013 autorisant un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé Harmonie relatif à la gestion des ressources humaines du ministère de la justice

Le ministre de la justice est autorisé à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé Harmonie. Ce traitement s'applique aux personnels relevant du ministre de la justice. Il a pour finalité : 1° La gestion administrative et financière des personnels ; 2° La gestion des carrières et de la mobilité ; 3° La gestion de la formation des personnels ; 4° La gestion des temps et des activités ; 5° L'accès des personnels aux données les concernant et la formulation par voie électronique des demandes relatives à leur situation. Le traitement permet également de gérer les pièces justificatives relatives aux événements de gestion mentionnés aux 1° à 5° ci-dessus.


Les catégories de données à caractère personnel et d'informations enregistrées dans le traitement automatisé sont énumérées en annexe.


Seuls ont accès, dans la limite de leurs attributions et du besoin d'en connaître, aux données et aux informations mentionnées à l'article 2 et strictement nécessaires à leur mission : 1° Les agents chargés de la gestion des ressources humaines du ministère de la justice et de la grande chancellerie de la Légion d'honneur ; 2° Les médecins de prévention ; 3° Les agents chargés de la gestion des ressources humaines dans les écoles relevant du ministre de la justice. Peuvent avoir accès à la seule fonctionnalité permettant de simuler les mouvements des personnels les représentants des personnels siégeant en commission administrative paritaire dans le cadre de la préparation de la mobilité des agents et dans la limite du besoin d'en connaître pour la réunion correspondante.


Peuvent être destinataires des seules données, mentionnées à l'article 2, nécessaires à l'accomplissement de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître : 1° Les agents chargés de la tenue de l'annuaire professionnel du ministère ; 2° Les agents en fonctions dans les services de l'Etat chargés du calcul des pensions et de la liquidation de la paye des personnels relevant du ministre de la justice.


Les données à caractère personnel mentionnées à l'article 2 sont conservées dans le traitement cinq ans après la cessation définitive des fonctions de l'intéressé, à l'exception de celles relatives aux sanctions disciplinaires, conservées jusqu'à leur effacement du dossier administratif de l'intéressé ainsi que des données relatives aux absences, conservées pour une durée n'excédant pas deux ans à compter de la date de reprise de l'intéressé. Les traces des consultations, des créations et des modifications sont conservées pendant la même durée que les données à caractère personnel auxquelles elles sont associées.


Dans le cadre des finalités définies à l'article 1er et dans la limite des informations nécessaires, le traitement Harmonie peut être mis en relation avec le ou les traitements relatifs : 1° Au compte individuel de retraite ; 2° A la liquidation de la paye.


Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 16 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas au présent traitement. Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi du 16 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du service chargé de la gestion des ressources humaines dont relève le demandeur.


La garde des sceaux, ministre de la justice, est chargée de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Annexe



DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET INFORMATIONS RELATIVES AUX PERSONNELS RELEVANT DU MINISTRE DE LA JUSTICE ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT


I. ― Données relatives à l'identification des personnes
A. ― Identification du personnel :
1. Nom de naissance, nom d'usage, patronymique, prénoms.2. Sexe.3. Matricule " Harmonie ".4. Date et lieu de naissance.5. Coordonnées personnelles (adresses postale et de messagerie, téléphone).6. Coordonnées professionnelles (adresses postale et de messagerie, téléphone).7. Nationalité : mode d'acquisition et date.8. Date et lieu de décès.9. Photographie (1) pour l'organigramme et la carte professionnelle.10. Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (pour les seules opérations réalisées dans le cadre de la paye et de l'alimentation du compte individuel retraite).
B. ― Situation familiale :
1. Situation matrimoniale et nombre d'enfants à charge.2. Concernant le conjoint ou le partenaire de l'agent :a) Nom de famille, nom d'usage et prénoms ;b) Matricule (si le conjoint ou le partenaire est administré par le SIRH) ;c) Adresses postale et électronique ;d) Date et lieu de naissance ;e) Nationalité ;f) Date de décès ;g) Activité/profession ;h) Employeur.3. Concernant les enfants et/ou les autres personnes à charge :a) Nom de famille et prénoms ;b) Sexe ;c) Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ;d) Date et lieu de naissance et, le cas échéant, d'arrivée au foyer ;e) Lien de filiation ;f) Handicap : date et taux ;g) Date de décès ;h) Adresse postale.4. Concernant les tiers bénéficiaires (c'est-à-dire l'ensemble des tiers [hors opposants] qui peuvent être bénéficiaires de tout ou partie de la rémunération de l'agent) :a) Nom de famille, nom d'usage et prénoms ;b) Adresse postale ;c) Coordonnées bancaires.
II. ― Données relatives à la vie professionnelle
A. ― Formation, diplômes, compétences, distinctions, mandats :
1. Diplômes, qualifications, compétences et expériences particulières.2. Habilitations et autorisations.3. Formation initiale et continue : type et durée.4. Distinctions honorifiques : type, date d'attribution.5. Mandats électifs : type, date de début et date de fin.
B. ― Carrière :1. Catégorie, corps, grade, échelon et chevron.2. Affectations et fonctions exercées.3. Positions statutaires et situation administrative.4. Avancement et promotions.5. Données relatives au contrat.6. Réductions et majorations d'ancienneté.7. Congés et absences.8. Compte épargne-temps : date d'ouverture, date de fermeture, compteur.9. Modalités de service (plein temps, temps partiel, etc.) et d'exercice (mensuel, hebdomadaire, annuel, etc.).10. Elections professionnelles : type d'élection, bureau de vote, date de l'élection.11. Notation, évaluation et entretien professionnel (lien vers le compte rendu).12. Services antérieurs ou particuliers.13. Cumul d'activités.14. Service national : situation au regard du service national (exempté, dégagé des obligations militaires) ; forme du service national (service militaire, volontariat service long).15. Bonifications pour pension de retraite.16. Sanctions disciplinaires et récompenses : nature, date d'effet, motifs.17. Cessation définitive de fonction : date et motif.18. Conditions de logement : concédé par nécessité absolue de service, convention d'occupation précaire avec astreinte, agent logé par ses propres moyens.C. ― Données relatives à l'exercice d'un mandat syndical ou de fonctions de représentation syndicale :1. Mandats syndicaux et fonctions de représentation au sein des instances et organismes mentionnés à l'article 15 du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique.2. Décharges de service et autorisations d'absence pour activités syndicales.3. Autorisations d'absence (mandat syndical).4. Autorisations d'absence (instances et organismes mentionnés à l'article 15 du décret n° 82-444 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique).
III. - Données à caractère économique, financier et social
1. Coordonnées bancaires (pour les seules opérations effectuées dans le cadre de la paye).2. Eléments de rémunération (traitement, indemnités, primes, remboursement de frais, avantages en nature, retenues).3. Droits à prestations familiales et sociales, au supplément familial de traitement, ressources déclarées à cette fin.4. Régime social applicable.
IV. - Données relatives à la santé
1. Catégorie de bénéficiaire de l'obligation d'emploi, taux d'incapacité, date de début et date de fin.2. Médecine de prévention : visite médicale, aptitude, exposition au risque.3. Accidents et maladies professionnelles (accident de service, de trajet, maladie professionnelle...).

(1) Le traitement ne permet pas l'utilisation d'un dispositif de reconnaissance faciale à partir de la photographie numérisée.