Arrêté du 16 janvier 2023 relatif aux modalités d'organisation du vote électronique par internet des personnels relevant du ministère de l'Europe et des affaires étrangères pour l'élection des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires n° 1 et n° 2, lors des élections professionnelles fixées du 9 au 16 mars 2023Chapitre Ier : Dispositions généralesChapitre II : Expertise et assistance techniqueChapitre III : Institution des bureaux de vote électronique et du bureau de vote électronique centralisateurChapitre IV : Modalités de chiffrementChapitre V : Listes électoralesChapitre VI : Dépôt des candidaturesChapitre VII : Moyens d'authentificationChapitre VIII : Déroulement des opérations électoralesChapitre IX : Clôture des opérations électorales et conservation des donnéesChapitre X : Dispositions finales

L'élection des représentants du personnel des commissions administratives paritaires n° 1 et n° 2 du ministère de l'Europe et des affaires étrangères a lieu par voie électronique.


La plateforme de vote électronique est ouverte du 9 mars 2023 à 9 heures, heure de Paris, au 16 mars 2023 à 15 heures, heure de Paris.


Les électeurs sont informés des modalités d'accès au système de vote électronique par courrier, internet et courriel et de son fonctionnement général par internet.


Le système de vote électronique par internet est celui qui a été utilisé pour les élections professionnelles du 1er au 8 décembre 2022 conformément à l'arrêté du 12 octobre 2022 susvisé. Il a fait l'objet d'une expertise indépendante conformément aux dispositions de l'article 7 du décret du 26 mai 2011 susvisé.


Une assistance technique prend en charge les questions liées à l'utilisation de l'outil nécessaire à l'accomplissement des opérations électorales. Elle est accessible par un formulaire de contact mis à disposition des électeurs et des membres des bureaux de vote depuis la plateforme de vote.


La mise en œuvre de la procédure électorale est confiée à des bureaux de vote électronique (BVE) rattachés à un bureau de vote électronique centralisateur (BVEC) créé en application de l'article 8 du présent arrêté.


Il est institué, pour les commissions administratives paritaires n° 1 et n° 2, un bureau de vote électronique qui est placé auprès de l'autorité compétente.Chaque bureau de vote électronique est composé :

- d'un président ;- d'un secrétaire ;- d'un délégué de liste désigné par chacune des organisations syndicales candidates aux élections. En cas de dépôt d'une liste d'union, il n'est désigné qu'un délégué par liste.

En cas d'absence ou d'empêchement, le président est remplacé par le secrétaire.


Un bureau de vote électronique centralisateur est institué auprès du directeur général de l'administration et de la modernisation pour l'ensemble des scrutins.Le bureau de vote électronique centralisateur est composé :

- d'un président ;- d'un secrétaire ;- d'un délégué représentant chacune des organisations syndicales ou listes d'union d'organisations syndicales n'ayant pas la même affiliation ayant déposé une liste pour au moins un scrutin situé dans le champ de compétences du bureau de vote électronique centralisateur. Chaque délégué peut être assisté d'un suppléant.

En cas d'absence ou d'empêchement, le président est remplacé par le secrétaire.


Les représentants de l'administration au sein des bureaux de vote électronique et du bureau de vote électronique centralisateur sont désignés par l'autorité auprès de laquelle chaque bureau est institué.


Les membres du bureau de vote électronique centralisateur détiennent les fragments de la clé de chiffrement, répartis dans les conditions fixées par l'article 12.


Pour l'application du 2e alinéa du I de l'article 14 du décret du 26 mai 2011 susvisé, des délégués de liste sont désignés pour représenter les organisations syndicales ou listes d'union d'organisations syndicales n'ayant pas la même affiliation.


Ces fragments de la clé de chiffrement sont répartis dans les conditions suivantes :

1) Pour l'administration : un fragment de clé pour le président, un fragment de clé pour le secrétaire ;2) Pour les organisations syndicales ou listes d'union d'organisations syndicales n'ayant pas la même affiliation : un fragment de clé par organisation syndicale ou liste d'union d'organisations syndicales n'ayant pas la même affiliation.


Les listes sont affichées par scrutin et mentionnent pour chacun d'eux l'extrait correspondant aux électeurs du périmètre de chaque service, dans les conditions fixées à l'article 6 du décret du 26 mai 2011 susvisé, au plus tard le 6 février 2023.Ces listes sont également consultables sur la plateforme de vote électronique.


Le droit de rectification des listes électorales affichées en application de l'article 13 s'exerce jusqu'au 20 février 2023. Les formulaires de demande de rectification sont accessibles sur la plateforme de vote électronique et, une fois complétés, sont transmis par voie électronique au service concerné. Les décisions de l'administration consécutives aux demandes de rectification des listes électorales sont transmises par voie électronique.


Les listes de candidats et les déclarations individuelles de candidature pour les scrutins de liste ainsi que les professions de foi et les logos pour les deux types de scrutin sont déposées au plus tard le 26 janvier 2023 à minuit, heure de Paris, via un formulaire électronique mis en ligne sur l'intranet du ministère et communiqué aux organisations syndicales par le bureau du dialogue social de la direction des ressources humaines.A titre dérogatoire, ces listes et candidatures peuvent faire l'objet d'un dépôt physique auprès du bureau du dialogue social de la direction des ressources humaines jusqu'au 26 janvier 2023 à 17 heures, heure de Paris. Dans ce cas, l'organisation syndicale ou la liste d'union d'organisations syndicales transmet, après l'expiration du délai de dépôt et au plus tard le 30 janvier 2023 à 14 heures, heure de Paris, les documents mentionnés à l'alinéa précédent via le même formulaire électronique.


Les documents mentionnés à l'article 15 respectent un format défini par l'administration. Ce format est communiqué à toute organisation syndicale qui en fait la demande et comprend notamment les éléments suivants :

- logo : format PNG, taille : 400 × 400 pixels ;- profession de foi : format PDF, 2 pages maximum, taille maximum : 2 Mo.


Les listes de candidats ainsi que les professions de foi et les logos sont mis en ligne le 21 février 2023 par le prestataire sur la plateforme de vote électronique. Les listes de candidats font également l'objet d'un affichage dans les services en charge des scrutins concernés.


En application de l'article 10 du décret du 26 mai 2011 susvisé, la notice d'information détaillée sur la solution de vote, précisant en particulier les moyens d'authentification, est communiquée à chaque électeur par voie électronique à compter du 30 janvier 2023.


En application de l'article 10 du décret du 26 mai 2011 susvisé, les moyens d'authentification comprennent un identifiant et un mot de passe. L'identifiant est transmis par courrier remis en main propre contre signature ou par courrier recommandé avec avis de réception si l'agent se trouve dans une position administrative ne lui permettant pas de retirer son courrier sur son lieu de travail.L'électeur reçoit sur son adresse électronique professionnelle un message contenant le lien unique lui permettant de créer son mot de passe au moment de l'activation de son compte.Au moment de l'activation de son compte, l'électeur définit un code PIN à 4 chiffres lui permettant de valider son vote.


La connexion sécurisée au système de vote peut s'effectuer à partir de tout poste informatique, smartphone ou tablette professionnel ou personnel, connecté à internet et respectant les prérequis techniques mentionnés dans le guide du vote.Les opérations de vote électronique par internet peuvent être réalisées sur le lieu d'exercice pendant les horaires de service ou à distance pendant toute la période définie à l'article 2.Après s'être connecté au système de vote et identifié à l'aide des moyens d'authentification, l'électeur exprime son vote pour chaque scrutin auquel il peut participer. Chaque vote doit être validé par l'électeur en saisissant son code PIN. La validation du vote pour chaque scrutin par l'électeur le rend définitif et empêche toute modification. Le bulletin de vote est chiffré sur le support numérique utilisé par l'électeur et stocké dans l'urne en vue du dépouillement sans avoir été déchiffré à aucun moment, même de manière transitoire.En application du IV de l'article 13 du décret du 26 mai 2011 susvisé, la transmission du vote et l'émargement de l'électeur donnent lieu pour chaque scrutin à la communication, à l'électeur, d'un reçu lui confirmant son vote et qui peut être conservé.


Un espace électoral, qui accueille le ou les postes dédiés à l'exercice du suffrage et garantissant l'anonymat, la confidentialité et le secret du vote, aménagé dans les conditions fixées par l'article 9 du décret du 26 mai 2011 susvisé, est créé par décision du chef du service d'affectation de l'électeur concerné.Celui-ci est ouvert, pendant les horaires du service, du 9 au 16 mars 2023.


Après l'heure de clôture du scrutin, aucune procédure de vote ne peut être lancée. Toutefois, l'électeur connecté sur le système de vote avant l'heure de clôture peut valablement mener jusqu'à son terme la procédure de vote dans la limite de trente minutes après la clôture du scrutin fixée à l'article 2.


A l'expiration du délai fixé à l'article 22 les membres du bureau de vote électronique centralisateur qui détiennent des fragments de clés de chiffrement vérifient l'intégrité du système de vote puis procèdent publiquement à l'ouverture de l'urne électronique en activant leurs fragments de clé de chiffrement, dans les conditions prévues au deuxième alinéa du I de l'article 14 du décret du 26 mai 2011 susvisé.


Le bureau de vote électronique centralisateur établit un procès-verbal dans lequel peuvent être consignées les constatations faites par les bureaux de vote électronique au cours des opérations de vote et, le cas échéant, les événements survenus durant le scrutin, les interventions effectuées sur le système électronique de vote, ainsi que les résultats du vote. Les procès-verbaux du vote, qui peuvent être consultés par les électeurs et les candidats jusqu'à l'expiration du délai de recours contentieux, sont publiés sur la plateforme de vote électronique ainsi que sur l'intranet du ministère et affichés dans chaque service concerné.


Pour l'application du premier alinéa de l'article 16 du décret du 26 mai 2011 susvisé, les fragments de clé de chiffrement et les mots de passe associés sont remis publiquement par leurs détenteurs à l'administration qui les conserve sous scellés. Ils sont conservés, jusqu'à l'expiration du délai de recours contentieux ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, afin de permettre, le cas échéant, une nouvelle exécution de la procédure de décompte des votes.


Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.