Décision du 21 avril 2023 fixant la liste des pièces faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel géré sur support électronique des agents titulaires rémunérés par la direction de l'information légale et administrative (DILA)

En application de l'article 2 de l'arrêté du 4 avril 2023 susvisé, les dossiers individuels des agents titulaires rémunérés par la direction de l'information légale et administrative sont dématérialisés, à compter du 6 mars 2023.


Les documents gérés dans ces dossiers sont ceux qui figurent en annexe de la présente décision, en référence aux rubriques énumérées en annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé.


La présente décision sera publiée au Journal officiel de la République française.
Annexe

ANNEXE






Rubrique

Type de document

Présent dans dossier numérique
      
     (Oui /Non)



1. Etat civil

Photographie

OUI



Numéro d'immatriculation au répertoire national des personnes physiques

OUI



Extrait d'acte de naissance

OUI



Photocopie de la carte d'identité/ titre de séjour portant mention de l'autorisation de travail

OUI



Certificat de nationalité

OUI



Jugement portant changement de nom patronymique

OUI



Déclaration de choix de nom d'usage

OUI



Déclaration de domicile

OUI



2. Situation de famille

Photocopie du livret de famille

OUI



Extrait d'acte de naissance ou d'adoption des enfants

OUI



Extrait d'acte de mariage / Certificat de concubinage

OUI



Jugement de divorce (sous la forme d'extrait : voir circulaire FP/n° 1118 du 8 mars 1973)

OUI



Pacte civil de solidarité (PACS)

OUI



Attestation de rupture de PACS

OUI



Attestation de scolarité des enfants

OUI



3. Situation militaire

Certificat de position militaire

OUI



Etat signalétique et des services

OUI



4. Recrutement Titularisation




4.1 Recrutement fonctionnaire - contractuel

Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2)

OUI



Certificat médical d'aptitude (sans aucune mention de pathologie à l'origine d'un éventuel handicap)

OUI



Etat des services accomplis

OUI



Engagement à servir l'Etat

OUI



Rapport sur la manière de servir pendant le stage

OUI



Déclaration de cumul des pensions

OUI



Acte portant titularisation/classement

OUI



Acte portant nomination/reclassement

OUI



Contrat de travail et avenants

OUI



Curriculum vitae

OUI



Diplômes

OUI



4.2 Recrutement art. L. 4139-2 du code de la défense


Dossier de candidature

OUI



Lettre de recrutement

OUI



Notice de renseignements

OUI



Arrêté de détachement prononcé par l'administration d'origine

OUI



Intégration

- Demande

OUI



- Arrêté

OUI



- Notification

OUI



4.4 Non titularisation

Acte portant réintégration dans le corps d'origine

OUI



Notification

OUI



Accusé de réception de la notification de réintégration

OUI



Acte portant décision de licenciement

OUI



Notification de licenciement

OUI



Accusé de réception de la notification de licenciement

OUI



5. Changement de position statutaire ou mobilité- réintégration




5.1 Détachement / intégration

Demande de l'organisme d'accueil

OUI



Candidature de l'agent et avis de la hiérarchie

OUI



Notice de renseignements

OUI



Acte portant détachement

OUI



Acte portant nomination dans l'administration d'accueil

OUI



Lettre d'information de l'administration d'origine

OUI



Certificat de cessation de paiement

NON



Visa du contrôle budgétaire et comptable

NON



Acte portant intégration dans le corps d'accueil

OUI



5.2 Mise à disposition

Candidature de l'agent (y compris réserve sanitaire)

NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante)



Acte portant mise à disposition et avis de la hiérarchie

NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante)



Convention de mise à disposition (y compris pour exercice dans la réserve sanitaire)

NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante)



5.3 Disponibilité

Demande de mise en disponibilité et pièces justificatives

OUI



Demande de renouvellement

OUI



Acte portant mise en disponibilité/ ou maintien en disponibilité

OUI



5.4 Congé parental

Demande de congé parental (initiale et renouvellement)

OUI



Acte de mise congé parental

OUI



5.5 Hors cadre

Candidature de l'agent

OUI



Acte portant position hors cadre (+ ajout de la "publication de l'arrêté" si obligatoire)

OUI



5.6 Réintégration

Demande de réintégration

OUI



Réponse de l'administration après demande de réintégration

OUI



Acte portant réintégration

OUI



Certificat d'aptitude physique (nécessaire dans certains cas de réintégration)

OUI



6. Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

Saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

OUI



Avis de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

OUI



Pièces pour la saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

OUI



7. Cumul d'emploi public

Déclaration de cumul d'emploi public

NON



Décision de l'administration

NON



8. Cumul pour création ou reprise d'entreprise

Déclaration d'exercice d'une activité privée

NON



Demande d'autorisation d'exercice d'une activité privée

NON



Décision de l'administration

NON



9. Cumul d'activité accessoire

Demande d'autorisation

NON



Décision de l'administration

NON



10. Changement de modalités de temps de travail

Demande de travail à temps partiel y compris demande de surcotisation

OUI



Décision/notification de temps partiel et avenants de changement de quotité

OUI



Décision d'autorisation de surcotisation

OUI



11. Gestion des congés et absences

Demande de congé maternité ou adoption

NON



Décision de congé maternité ou d'adoption

NON



Demande de congé paternité ou d'adoption

NON



Décision de congé paternité ou d'adoption

NON



Demande de congé de formation professionnelle

NON



Décision ou avenant de congé de formation professionnelle

NON



Attestation d'assiduité

NON



Demande de congé ordinaire de maladie (NB : au bout de 3 mois, l'agent passe à ½ traitement. La durée maximale du congé ordinaire de maladie est d'un an)

NON



Demande de congé longue maladie

NON



Demande de congé de grave maladie (agents non titulaires)

NON



Décision de congé de longue maladie

NON



Décision de congé de grave maladie

NON



Demande de congé de longue durée

NON



Décision de congé de longue durée

NON



Demande de reprise de temps partiel thérapeutique

NON



Décision de temps partiel thérapeutique

NON



Demande de congés bonifiés/ administratifs

NON



Décision de congés bonifiés/ administratifs

NON



Demande de congé de solidarité familiale (effacer les éventuelles mentions relatives à l'identité du tiers aidé)

NON



Décision de congé de solidarité familiale (effacer toute information susceptible de révéler l'identité des tiers concernés)

NON



Demande de congé de proche aidant

NON



Décision de congé de proche aidant

NON



Demande de congé sans traitement pour mobilité

NON



Demande de congé sans traitement pour convenance personnelle

NON



Arrêté de congé sans traitement / sans rémunération

NON



Demande de congé de formation syndicale

NON



Décision de congé de formation syndicale

NON



Demande d'autorisation de décharges syndicales

NON



Autorisation de décharges syndicales

NON



Demande de congé de représentation (association, mutuelle)

NON



Décision de congé de représentation

NON



Demande d'autorisation d'absence pour motif médical ou autre

NON



Autorisation d'absence

NON



Demande de congé de présence parentale

NON



Certificat médical pour congé de présence parentale

NON



Acte portant congé présence parentale

NON



Demande de congé pour exercice de la réserve (sauf réserve sanitaire : rubrique 5.3)

NON



Décision de congé réserve

NON



12. Evaluation - notation/avancement d'échelon

Notification individuelle d'avancement d'échelon

NON



Réduction/majoration d'ancienneté

OUI



Fiche de notation

OUI



Compte rendu d'évaluation (compte rendu de l'entretien d'évaluation ou compte rendu de l'entretien professionnel)

NON



Dossier d'appel de notation/recours

OUI



13. Avancement/ Promotion

Demande de l'agent/fiche de candidature

OUI



Rapport d'aptitude

OUI



Arrêté ou décision

OUI



Notification individuelle de changement de grade/corps/cadre d'emploi

OUI



14. Mutation - affectation

Demande de mutation/fiche de vœux d'affectation lors du recrutement

OUI



Pièces justificatives en cas de demande prioritaire de mutation

OUI



Décision de mutation ou arrêté d'affectation

OUI



Décision de reclassement

OUI



Notification mutation / reclassement

OUI



15. Gestion des compétences

Attestation de formation

NON



Fiche individuelle de formation récapitulative ou passeport de formation

NON



Compte rendu des entretiens de formation

NON



Attestation de bilan de compétence

NON



Suivi d'utilisation du droit individuel à la formation (DIF)

NON



16. Discipline

Dossier d'enquête et pièces annexes

OUI



Rapport au conseil de discipline

OUI



Arrêté portant sanction (sauf avertissement)

OUI



Notification

OUI



Recours

OUI



17. Cessation de fonction

Demande de radiation

OUI



Arrêté de radiation des cadres

OUI



Notification de l'arrêté de radiation des cadres

OUI



Demande d'admission à la retraite

OUI



Décision d'admission à la retraite

OUI



Notification d'admission à la retraite

OUI



Décompte provisoire des droits à pensions

OUI



Demande de cessation progressive d'activité

OUI



Acte portant cessation progressive d'activité (la DGFIP a précisé : uniquement en reprise)

OUI



Demande de démission

OUI



Arrêté/notification de démission

OUI



Décision/notification de révocation

OUI



Décision/notification de licenciement pour insuffisance professionnelle

OUI



Décision/notification d'abandon de poste

OUI



18. Services publics - activités privées

Déclaration de services publics

OUI



Etats des services accomplis dans d'autres administrations

OUI



Dossier de validation de services

OUI



Etat des trimestres validés dans une activité privée

OUI



19. Distinctions honorifiques

Distinctions honorifiques

NON



Lettre de félicitations (suite à des distinctions honorifiques ou autres)

NON



20. Accident de service / Maladie professionnelle

Déclaration d'accident de service ou maladie professionnelle

NON



Rapport d'enquête suite à accident de service

NON



Allocation temporaire d'invalidité

NON



Notification du taux d'IPP

NON



21. Evénements divers

Demande de consultation du dossier

NON



Autres correspondances de l'agent et réponses de l'administration

NON



Interventions, projet de réponse et réponse définitive

NON



Recours hiérarchique et recours gracieux

NON