Décret n° 2018-114 du 16 février 2018 relatif à la collecte de données à caractère personnel relatives aux caractéristiques et au processus de sélection des candidats à l'accès à la fonction publique et créant la « Base concours »

Le service statistique ministériel du ministère chargé de la fonction publique organise la collecte de données à caractère personnel relatives à la formation, à l'environnement social et professionnel, ainsi qu'au processus de sélection des personnes candidates au recrutement dans un corps ou cadre d'emplois de la fonction publique.Ces informations sont rassemblées dans une base de données dénommée « Base concours » qui a pour finalité la production d'études et de statistiques anonymes publiées notamment dans le rapport annuel sur l'état de la fonction publique, ainsi que la réalisation de travaux de recherche sur l'accès à la fonction publique. Les données utilisées sont les données administratives d'organisation des concours mentionnées à l'article 3 et les données mentionnées à l'article 5 issues de l'enquête complémentaire dénommée « Enquête concours » réalisée par le service statistique ministériel du ministère chargé de la fonction publique.


Entrent dans le champ d'application de la base de données « Base concours » les recrutements prévus à l'article 19 de la loi du 11 janvier 1984 susvisée, à l'article 36 de la loi du 26 janvier 1984 susvisée et à l'article 29 de la loi du 9 janvier 1986 susvisée.


Les autorités organisatrices des recrutements mentionnés à l'article 2 transmettent au service statistique mentionné à l'article 1er, accompagnées de données d'identification du recrutement :1° Les données d'identification des candidats inscrits :a) Le nom de naissance, nom d'usage et prénoms ;b) Le sexe ;c) La date, le lieu et le pays de naissance ;d) L'adresse postale de contact ;e) L'adresse courriel de contact ;2° Les données indiquées par le candidat lors de son inscription relatives à sa situation professionnelle, à son parcours et à son niveau de formation, à sa nationalité et, le cas échéant, à ses choix sur les débouchés du concours ;3° Les données relatives au concours et aux modalités de recrutement, notamment celles sur la composition des jurys ;4° Les données relatives à la sélection des candidats.Les données mentionnées aux 2°, 3° et 4° sont transmises par les autorités organisatrices des recrutements, dans un délai de six mois au plus tard après la publication de la liste des personnes admises.Pour le ministère de l'éducation nationale et pour les recrutements qui reposent sur le calendrier scolaire, les données mentionnées aux 2°, 3° et 4° relatives au recrutement de l'année scolaire sont transmises au plus tard en octobre de l'année scolaire suivante.Les données d'identification du recrutement, les données mentionnées aux 2°, 3° et 4° ainsi que les formats et modalités de transmission au service statistique mentionné à l'article 1er sont précisées par un arrêté du ministre chargé de la fonction publique.


Afin de réaliser l'« Enquête concours » mentionnée à l'article 1er, entre l'achèvement de l'inscription des candidats au concours concerné et l'envoi des convocations pour les premières épreuves, les autorités organisatrices des recrutements transmettent au service statistique chargé de la « Base concours » les données d'identification mentionnées au 1° de l'article 3 ainsi que les éléments d'identification du recrutement ou du concours.Les données collectées dans le cadre de l'« Enquête concours » font l'objet d'un rapprochement individuel avec les données mentionnées aux 2°, 3° et 4° de l'article 3.


L'« Enquête concours » collecte par un questionnaire adressé aux candidats les caractéristiques sociodémographiques suivantes :1° La nationalité de naissance et, le cas échéant, l'autre nationalité ;2° Le diplôme obtenu le plus élevé et sa nature ou son objet et, le cas échéant, la nature ou l'objet du deuxième diplôme requis par des dispositions réglementaires ;3° La situation de famille et le nombre d'enfants ;4° La situation professionnelle ;5° La catégorie socioprofessionnelle principale de chacun des deux parents ou tuteurs, actuelle ou correspondant à leur dernière activité professionnelle ;6° L'appartenance de chacun des deux parents ou tuteurs à un corps ou cadre d'emplois de la fonction publique ;7° Le lieu de naissance de chacun des deux parents ou tuteurs ;8° La nationalité de naissance de chacun des deux parents ou tuteurs.


Le service statistique ministériel mentionné à l'article 1er met en œuvre les procédures obligatoires prévues par la loi du 6 janvier 1978 susvisée préalablement à la collecte des données prévues aux articles 3 et 5 ainsi qu'à leurs traitements dans le respect des finalités mentionnées à l'article 1er. Il procède de même en application de la loi du 7 juin 1951 susvisée.


Le service statistique ministériel mentionné à l'article 1er est responsable de la mise en œuvre des mesures de sécurité destinées à garantir la confidentialité et l'intégrité de la conservation, de la sauvegarde et des transmissions des données à caractère personnel de la « Base concours ».Les données sont stockées dans un espace électronique sécurisé créé sur le réseau électronique du service statistique ministériel mentionné à l'article 1er. Le responsable de service désigne les personnes habilitées à accéder à cet espace électronique.


Le service chargé de la « Base concours » transmet :1° Les données collectées pseudonymisées sur les recrutements de la fonction publique territoriale au service statistique du ministère chargé des collectivités territoriales ;2° Les données collectées pseudonymisées sur les concours de la fonction publique hospitalière au service statistique du ministère chargé de la santé.Les données pseudonymisées des personnes auprès desquelles les données ont été collectées peuvent être également communiquées, dans les conditions prévues à l'article 17 du décret du 20 mars 2009 susvisé, à des fins de statistique publique ou de recherche scientifique ou historique, après avis du comité du secret statistique.


Les données relatives à l'identité des candidats telles que les noms de naissance, nom d'usage, date de naissance sont conservées par le service chargé de la « Base concours » pendant cinq ans au maximum à l'issue de la publication de la liste des personnes admises au dernier recrutement auquel ils ont été inscrits.Toutes les autres données sont conservées par les services mentionnés aux articles 1er et 8 pendant six ans à l'issue de la publication de la liste des personnes admises aux recrutements mentionnés à l'article 2 puis sont transmises aux archives de France conformément aux dispositions de l'article L. 212-4 du code du patrimoine.


Pour les concours prévus à l'article 29 de la loi du 9 janvier 1986 précitée, la collecte des données prévue par le présent décret porte sur un échantillon des recrutements déterminé par le service statistique mentionné à l'article 1er et par le service statistique du ministère chargé de la santé.


Les dispositions du présent décret s'appliquent aux recrutements ouverts à compter d'une date fixée par arrêté du ministre chargé de la fonction publique et au plus tard aux recrutements ouverts à compter du 1er janvier 2020.


Le ministre d'Etat, ministre de l'intérieur, le ministre de la cohésion des territoires, la ministre des solidarités et de la santé, le ministre de l'action et des comptes publics et le secrétaire d'Etat auprès du ministre de l'action et des comptes publics sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.