Arrêté du 17 juillet 2018 portant création de traitements automatisés de données à caractère personnel pour le vote électronique par internet pour l'élection de certaines instances de représentation des personnels relevant du ministre de l'éducation nationale et de la ministre de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation

Il est créé, dans les conditions prévues par les décrets du 26 mai 2011 et du 9 septembre 2014 et par l'arrêté du 17 juillet 2018 susvisés, un système de vote électronique par internet pour l'élection des représentants des personnels relevant des ministres chargés de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, aux comités techniques, aux commissions administratives paritaires, aux commissions consultatives paritaires, au comité consultatif ministériel des maîtres de l'enseignement privé sous contrat et aux commissions consultatives mixtes. La liste des instances concernées figure en annexe de l'arrêté du 17 juillet 2018 susvisé.


Il est créé deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés " I.-Fichier des électeurs " et " II.-Urne électronique ". I.-Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur pour chaque scrutin, à partir de la liste électorale, l'identifiant nécessaire aux opérations de vote, d'identifier les électeurs ayant pris part à chaque scrutin et d'éditer chaque liste d'émargement. II.-L'urne électronique est destinée, pour chaque scrutin, à recueillir les votes exprimés. Les données contenues dans chaque traitement font l'objet d'un chiffrement. Elles ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs.


La maîtrise d'ouvrage du système et des traitements automatisés est assurée par la direction générale des ressources humaines du ministère de l'éducation nationale et du ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation.La maîtrise d'œuvre comprenant la conception, la gestion et la maintenance du système de vote électronique par internet est confiée à un prestataire technique spécialisé choisi par le ministre de l'éducation nationale et la ministre de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation dans les conditions prévues à l'article 35 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée et à l'article 3 du décret du 26 mai 2011 susvisé.Le prestataire technique applique les mesures de sécurité prescrites par les dispositions du décret du 26 mai 2011 susvisé et du présent arrêté ainsi que toute mesure nécessaire à la protection des données à caractère personnel. Il est tenu de respecter la confidentialité des informations détenues dans le cadre de la prestation fournie.L'expert indépendant désigné en application de l'article 7 du décret du 26 mai 2011 susvisé doit fournir un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels a porté l'expertise n'ont pas été modifiés sur le système de vote électronique par internet utilisé durant le scrutin.


Le contrôle de la conformité des listes importées dans le système de vote électronique par rapport aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'administration chargée de la mise en œuvre du système de vote électronique.Le contrôle de la conformité des listes importées dans le système de vote électronique concernant les candidatures est effectué dans les mêmes conditions.


Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : numéro électeur, civilité, noms et prénoms de l'électeur, corps et grade d'appartenance, le cas échéant qualité et catégorie de contractuel, établissement ou service d'affectation, le cas échéant lieu d'exercice, académie de rattachement, le cas échéant le département d'affectation ;- pour le fichier des électeurs : civilité, noms et prénoms de l'électeur, corps et grade d'appartenance, le cas échéant qualité de contractuel, date et département de naissance, identifiant et mot de passe nécessaires aux opérations de vote, numéro d'identification des agents de l'éducation nationale (NUMEN), établissement ou service d'affectation, académie de rattachement, le cas échéant le département d'affectation, bureau de gestion, organisme de rattachement, adresse électronique professionnelle, le cas échéant une adresse électronique choisie par l'électeur, adresse postale personnelle, numéro de téléphone mobile personnel ;- pour les listes d'émargement : données identiques à celles contenues dans la liste électorale ;- pour les listes des candidats : civilité, nom et prénoms, corps et grade d'appartenance, le cas échéant qualité de contractuel, des candidats composant la liste en cas de scrutin de listes, identification de l'organisation syndicale en cas de scrutin de sigle, appartenance à une union syndicale le cas échéant, établissement ou service d'affectation, nombre de femmes et d'hommes ;- pour les listes de diffusion syndicales électroniques : adresse électronique professionnelle des agents concernés par le scrutin au titre duquel la liste de diffusion est constituée, le cas échéant une adresse électronique choisie par l'électeur ;- pour les listes des résultats : intitulé des listes, listes ou sigles, voix obtenues et nombre des sièges obtenus pour chacune des listes.


Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs concernés par le scrutin, organisations syndicales candidates au scrutin, agents des services centraux, déconcentrés et des établissements publics chargés de la gestion du personnel concerné ;- pour le fichier des électeurs : chaque électeur pour les informations le concernant nécessaires au vote et agents des services centraux, déconcentrés et des établissements publics chargés de la gestion du personnel concerné ;- pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote électronique compétent pour le scrutin concerné ;- pour les listes des candidats : électeurs concernés par le scrutin, organisations syndicales candidates au scrutin, agents des services centraux, déconcentrés et des établissements publics chargés de la gestion du personnel concerné ;- pour les listes des résultats : électeurs, administration chargée de la mise en œuvre du vote électronique, membres du bureau de vote électronique compétent pour le scrutin concerné, agents des services centraux, déconcentrés et des établissements publics chargés de la gestion du personnel concerné ;- pour les listes de diffusion syndicales : organisations syndicales candidates aux scrutins.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge de l'élection ainsi que des agents habilités de la direction des affaires juridiques pour les besoins de l'instruction du recours.


Les données à caractère personnel mentionnées à l'article 5 sont conservées, dans les conditions prévues à l'article 16 du décret du 26 mai 2011 susvisé, dans la limite de deux ans à compter de la proclamation des résultats des élections.


Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du service chargé de l'organisation du scrutin concerné, par voie dématérialisée.


La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif des représentants de l'administration mettant en place le vote électronique par internet ainsi que des membres des bureaux de vote électronique et des bureaux de vote électronique centralisateurs.Toutes les mesures sont prises pour permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus par le prestataire.


Les dispositions du présent arrêté sont applicables pour les élections professionnelles mentionnées à l'article 1er du présent arrêté et fixées du 29 novembre 2018 au 6 décembre 2018.


Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.