Arrêté du 25 février 2021 portant création du registre de l'état civil centralisé dans le cadre de l'expérimentation de la dématérialisation des actes de l'état civil établis par le ministère de l'Europe et des affaires étrangères

Il est créé par le ministère des affaires étrangères un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé " Registre d'état civil électronique " (RECE).

Ce traitement a pour finalité l'établissement, la gestion, la conservation et la délivrance des actes de l'état civil établis sous forme électronique par les autorités diplomatiques et consulaires ou par les officiers de l'état civil du service central d'état civil.

Le registre d'état civil électronique est composé d'un registre électronique centralisé et d'un système de gestion des données de l'état civil.


Sont enregistrées dans le système de gestion des données de l'état civil du registre d'état civil électronique :
 1° Les données à caractère personnel, informations ou pièces transmises par les demandeurs d'une copie intégrale ou d'un extrait d'acte de l'état civil : qualité, justificatif de ladite qualité, raison sociale ou titre, nom (s), prénom (s), adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, motif de la demande ;
 2° Les données à caractère personnel, informations ou pièces relatives :


-aux titulaires d'un acte de l'état civil : nom (s), prénom (s), date et lieu de naissance, situation de famille, profession, sexe, filiation [nom (s), prénom (s), date et lieu de naissance des parents, professions, domicile, sexe], domicile, décoration, image numérique de leur signature manuscrite ;
-aux déclarants : nom (s), prénom (s), date et lieu de naissance ou âge, profession, domicile, degré de parenté s'il y a lieu, image numérique de la signature manuscrite ;
-aux tiers (parties comparantes, fondés de procuration, représentants légaux, témoins) : nom (s), prénom (s), date et lieu de naissance, profession, domicile, image numérique de leur signature manuscrite, qualité de majeur pour les témoins ;
-à l'officier de l'état civil : nom (s), prénom (s), qualité, décoration, données d'authentification permettant l'accès au système de gestion des données de l'état civil du registre d'état civil électronique, numéro de série du certificat de signature électronique, caractéristiques du dispositif de création de signature qualifiée, date de signature et lieu d'exercice, image numérique de la signature manuscrite ;
-à l'évènement : nature, date, heure et lieu ; s'agissant d'un mariage, données relatives à un contrat de mariage ;
-aux mentions apposées en marge des actes de l'état civil ;


 3° Les données à caractère personnel ou informations mentionnées :


-aux dispositions de l'article 5 de l'arrêté du 25 février 2021 relatif à la mise en œuvre au ministère de l'Europe et des affaires étrangères d'un téléservice de délivrance des copies intégrales et des extraits d'actes de l'état civil sur support électronique ;
-aux dispositions de l'article 5 de l'arrêté du 25 février 2021 relatif à la vérification de la fiabilité des impressions de copies et d'extraits d'actes de l'état civil délivrés électroniquement par le ministère de l'Europe et des affaires étrangères ;
-dans les registres et répertoires tenus par le service central d'état civil mentionnés aux dispositions des articles 3,4,4-1 et 4-2 du décret n° 65-422 du 1er juin 1965 susvisé et de l'article L. 2223-18-3 du code général des collectivités territoriales.

Les actes de l'état civil sont établis ab initio par l'officier de l'état civil dans le système de gestion des données de l'état civil du registre d'état civil électronique selon des modalités précisées aux articles 1er du décret du 26 septembre 2019 susvisé et du présent arrêté, à partir des données mentionnées à l'article 2.

 Ils sont signés :

 1° Numériquement par les parties comparantes, leurs fondés de procuration, les représentants légaux et les témoins, au sens des dispositions de l'article 5 du décret du 26 septembre 2019 susvisé et selon des modalités définies par arrêté distinct ;

 2° Electroniquement par l'officier de l'état civil établissant l'acte, après vérification des données qu'il a lui-même saisies, et correction, le cas échéant, des erreurs ou omissions, nonobstant l'absence de visualisation des données suivantes, insérées concomitamment à sa signature et automatiquement par le système de gestion des données du registre d'état civil électronique :


-un numéro d'ordre, constitutif de la référence de l'acte dans le registre d'état civil électronique, informatiquement attribué selon une numérotation chronologique annuelle ;

-la formule de désignation de l'officier de l'état civil, comprenant ses nom et prénom usuel contenus dans le dispositif de création de signature qualifiée, ses fonctions, et le nom de la ville où il exerce ;

-la date de signature.

Les actes de l'état civil établis antérieurement à la mise en œuvre du registre d'état civil électronique sont intégrés au registre électronique centralisé dudit registre conformément aux dispositions de l'article 9 de l'ordonnance du 10 juillet 2019 susvisée, à l'occasion de la mise à jour desdits actes.

 Pour ce faire, après reproduction à l'identique du contenu des énonciations et éventuelles mentions des actes concernés sur leurs doubles numériques ainsi intégrés audit registre, l'officier de l'état civil :

 1° Vérifie les données qu'il a reproduites à l'identique, nonobstant l'absence de visualisation de la formule suivante, insérée automatiquement par le système de gestion des données du registre d'état civil électronique : “ Acte intégré au registre d'état civil électronique sous la référence (xxx). (Lieu d'exercice de l'officier de l'état civil), le (date de signature) ” ;

 2° Signe électroniquement le double numérique.

Une fois signés électroniquement conformément à l'article 10, les actes de l'état civil sont enregistrés dans le système de gestion des données de l'état civil du registre d'état civil électronique, puis horodatés de manière qualifiée au sens du règlement du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 susvisé, et deviennent immédiatement exploitables.

En cas d'éventuelle défaillance du système informatique empêchant :

 1° L'officier de l'état civil de poursuivre son établissement électronique dans le système de gestion des données du registre d'état civil électronique, l'acte de l'état civil est établi sur support papier conformément aux dispositions de l'article 8 de l'ordonnance du 10 juillet 2019 susvisée, numérisé et intégré sans délai audit système dès son rétablissement. Il y est porté, par l'officier de l'état civil, concomitamment à son intégration dans le registre d'état civil électronique, la formule suivante : “ Acte établi ab initio le (date) sur support papier des suites d'une défaillance du système informatique, et intégré au registre d'état civil électronique le (date) ” ;

 2° L'attribution d'un ou plusieurs numéros d'ordre continus à un ou plusieurs actes de l'état civil, la numérotation des actes concernés se poursuit de manière chronologique, sans réattribution du ou des numéros d'acte (s) ayant fait l'objet du dysfonctionnement. Les numéros non attribués sont listés dans un document établi et conservé par le service central d'état civil.

Le premier et le dernier acte de chaque série annuelle d'actes établis dans le système de gestion des données de l'état civil du registre d'état civil électronique, selon les modalités d'horodatage mentionnées à l'article 5, ouvrent et clôturent automatiquement chacune desdites séries au sens des dispositions de l'article 6 du décret du 2 juin 2008 et de l'article 10 du décret du 6 mai 2017 susvisés, sans établissement d'un procès-verbal d'ouverture ni de clôture.

Lors de la création d'une mention par l'officier de l'état civil mettant à jour un acte de l'état civil, un document électronique dédié est généré, respectant les normes ETSI en vigueur, et faisant l'objet d'une signature qualifiée par l'officier de l'état civil, horodatée conformément aux modalités mentionnées à l'article 5.

 Cependant, lors de la délivrance d'une copie intégrale ou d'un extrait d'acte de l'état civil, la mention ou, le cas échéant, l'ensemble des mentions apparaît en marge de cet acte délivré sous une version consolidée.

 Les règles de conservation et d'archivage de tout document électronique dédié matérialisant une mention suivent celles de l'acte de l'état civil auquel cette dernière se rattache, précisées aux articles 11 et 12.

Les copies intégrales ou les extraits d'actes de l'état civil sont établis à partir de données indiquées à l'article 2 et sont revêtus d'une signature qualifiée au sens du règlement du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 susvisé par l'officier de l'état civil les délivrant.

La signature électronique de l'officier de l'état civil mentionnée à l'article 4 du décret du 26 septembre 2019 susvisé respecte les normes ETSI en vigueur relative aux formats de signature.

 Cette signature est qualifiée au sens du règlement du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 susvisé.

 Le certificat utilisé pour ladite signature est délivré, à l'initiative et sous la responsabilité du ministère des affaires étrangères, au moyen d'un dispositif de création de signature électronique qualifié.

Sont conservés dans le système de gestion des données du registre d'état civil électronique :

 1° Les données à caractère personnel, informations et pièces :


-mentionnées à l'article 2, pendant une durée de cent vingt ans à compter de leur intégration dans ledit système, à l'exception de celles transmises par le demandeur dans le cadre de demandes de délivrance d'une copie intégrale ou d'un extrait d'acte de l'état civil, conservées pendant une durée de douze mois à compter desdites demandes ;

-enregistrées dans le cadre de demandes d'établissement d'actes de l'état civil en cours de traitement, pendant une durée maximale de cinquante ans à compter desdites demandes ;

-ne s'étant pas révélées nécessaires à l'établissement d'actes de l'état civil sollicité, jusqu'audit établissement ;


 2° Les pièces ayant permis d'établir les actes de l'état civil, pendant une durée de cinquante ans à compter de la demande d'établissement de ces actes, sous réserve des dispositions de l'article 7 de l'ordonnance du 10 juillet 2019 susvisée ;

 3° Les actes de l'état civil établis ou intégrés dans le système de gestion des données de l'état civil dudit registre conformément aux articles 3,4,6 et 8, pendant une durée de cent vingt ans à compter de leur enregistrement dans ledit système ;

 4° Les copies intégrales ou les extraits d'actes de l'état civil délivrés, et les notices informatives électroniques les accompagnant, pendant une durée de douze mois à compter de ladite délivrance.

Les actes de l'état civil électronique établis ou intégrés, enregistrés et conservés selon les modalités précisées à l'article 11 dans le système de gestion des données de l'état civil du registre d'état civil électronique sont dupliqués sans délai, aux fins d'archivage pérenne, dans le système d'archivage numérique du ministère des affaires étrangères dénommé “ système d'archivage pérenne pour l'histoire, l'information et la recherche ” (SAPHIR).

 Les actes ainsi dupliqués dans le système d'archivage mentionné au premier alinéa sont constitutifs du registre électronique centralisé du registre d'état civil électronique mentionné à l'article 1er.

 Lors de cette duplication, sont générés :

 1° Des métadonnées sur les actes de l'état civil, visant leur exploitation par les archivistes ;

 2° Un fichier de preuve des modalités d'apposition des signatures électroniques des officiers de l'état civil.

 L'intégrité des actes de l'état civil électronique est assurée par leur archivage dans le système d'archivage mentionné au premier alinéa, qui respecte la norme d'archivage électronique NF Z42-013.

Le système de gestion des données de l'état civil du registre d'état civil électronique est accessible :

 1° Dans les limites de leurs compétences telles que définies par les dispositions légales et réglementaires, aux officiers de l'état civil aux fins :


-d'établissement ou de transcription, de mise à jour, et de délivrance des actes de l'état civil ;

-d'administration du registre d'état civil électronique ;


 2° Dans les limites de leurs fonctions et des droits leur étant accordés par leur ministère de rattachement, aux autres agents du ministère des affaires étrangères aux seules fins de consultation ou de création de projets d'actes de l'état civil.

 Le registre électronique centralisé du registre d'état civil électronique est accessible à des fins de consultation conformément aux dispositions de l'article 26 du décret du 6 mai 2017 susvisé.


Pendant la durée de l'expérimentation du registre de l'état civil électronique, et conformément à l'article 2 de l'ordonnance du 10 juillet 2019 susvisée, chaque autorité diplomatique et consulaire et les officiers de l'état civil du service central d'état civil établissent sur papier :

 1° Les actes de l'état civil :


-soit ab initio ;

-soit à partir des actes électroniques consolidés issus des données du système de gestion des données de l'état civil du registre d'état civil électronique ;


 2° Un registre unique ou plusieurs registres annuels, conformément aux dispositions de l'article 10 du décret du 6 mai 2017 susvisé, comportant :


-une première partie contenant les actes de l'état civil établis ab initio sur papier, numérotés à la suite les uns des autres ;

-une seconde partie contenant les duplicata imprimés des actes de l'état civil électroniques établis dans le registre d'état civil électronique, reliés les uns à la suite des autres dans le respect de la chronologie des numéros d'ordre ayant été attribués automatiquement auxdits actes par le registre d'état civil électronique, au fur et à mesure de l'utilisation simultanée dudit registre par l'ensemble des autorités diplomatiques et consulaires et les officiers de l'état civil du service central d'état civil.


 Le registre unique ou les différents registres annuels mentionnés au cinquième alinéa sont clos et arrêtés, chaque année, par un procès-verbal établi conformément aux dispositions du décret du 6 mai 2017 susvisé, dressant une table des actes établis dans les deux parties desdits registres.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.