Arrêté du 22 avril 2013 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des examens et concours scolaires dénommé OCEAN

Il est créé au ministère de l'éducation nationale un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé OCEAN ayant pour objet les opérations propres à l'organisation des examens et concours scolaires et comprenant deux téléservices, Inscrinet et Publinet. Le téléservice Inscrinet permet une inscription à distance aux examens et concours scolaires. Le téléservice Publinet permet, d'une part, la publication des noms des candidats admis et, d'autre part, l'accès, pour chaque candidat, au détail de ses résultats, via un identifiant et un mot de passe.


Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes : Données relatives aux candidats : ― identité : civilité, nom de naissance, nom usuel, prénom(s) ; ― date et lieu de naissance ; ― nationalité (pour l'élaboration de statistiques) ; ― INE-BEA ; ― numéro d'inscription ; ― catégorie socio-professionnelle (pour l'élaboration de statistiques) ; ― coordonnées (adresse postale, adresse électronique, téléphone) ; ― catégorie du candidat (scolaire, individuel, enseignement à distance) ; ― établissement d'origine ; ― division de classe ; ― examen passé ; ― options choisies ; ― handicap (oui-non), pour les besoins d'éventuels aménagements d'épreuve ; ― notes obtenues ; ― résultat (admis premier groupe, le cas échéant, mention, admissible second groupe, ajourné premier groupe, admis second groupe, ajourné second groupe) ; ― compétences du socle commun de compétences, pour les seuls candidats au diplôme national du brevet. Données relatives aux responsables légaux des candidats : ― catégorie socioprofessionnelle (pour l'élaboration de statistiques ― recueil facultatif).


Les destinataires ou catégories de destinataires, internes aux ministères de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, habilités pour l'accomplissement de leurs missions respectives à recevoir communication de ces données sont : ― les agents habilités des services académiques, pour les seuls candidats de l'académie ; ― le chef de l'établissement scolaire d'origine du candidat, pour les seules données relatives aux élèves de son établissement ; ― les membres des jurys ; ― les agents habilités des centres d'épreuves, pour les seuls candidats affectés à leur centre d'épreuves ; ― les agents habilités des établissements d'enseignement supérieur, pour les besoins de l'inscription des candidats admis ; ― les agents habilités du service statistique ministériel et des services statistiques académiques ; ― les agents habilités du centre d'études et de recherches sur les qualifications. Les destinataires ou catégories de destinataires externes aux ministères de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, habilités pour l'accomplissement de leurs missions respectives à recevoir communication de ces données sont : ― dans le cadre de l'examen de certification en langues, les personnels habilités des organismes certificateurs pour le calcul des résultats et l'édition des diplômes ou attestations (nom de naissance, nom usuel, date de naissance et lieu de naissance, adresse, sexe, code établissement, notes aux épreuves, décision) ; ― les agents habilités du ministère de l'agriculture pour les seules données relatives aux candidats des établissements agricoles ayant réussi leur examen (nom de naissance, nom usuel, prénoms, date de naissance, n° INE-BEA, décision, code établissement) ; ― la presse et les organismes privés ayant signé une licence de réutilisation des informations figurant dans les listes de résultats d'examens, pour la publication des résultats des candidats, sous réserve de leur accord préalable (nom, prénom, sexe, date de naissance, commune dans laquelle, le cas échéant, la scolarité est poursuivie, intitulé du diplôme, groupe de décision [pour le baccalauréat général et le baccalauréat technologique], série ou spécialité, résultat [admis premier groupe, le cas échéant, mention, admissible second groupe, ajourné premier groupe, admis second groupe, ajourné second groupe]) ; ― les agents habilités des collectivités territoriales participant au service public de l'éducation qui en font la demande, pour la remise de récompenses aux lauréats des différents examens, sous réserve du recueil de l'accord exprès et préalable du candidat, ou de ses responsables légaux, pour les candidats mineurs (pour les seuls candidats domiciliés sur le territoire de la collectivité territoriale demandeuse : identité, adresse, mention, le cas échéant, nom et localisation de l'établissement d'origine). Les données transmises aux collectivités territoriales sont supprimées après la remise des récompenses aux lauréats des différents examens.


Le droit d'accès et de rectification prévu par les articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exerce auprès des services d'examens et concours des rectorats ou des directions des services départementaux de l'éducation nationale.


Conformément au troisième alinéa de l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, le droit d'opposition ne s'applique pas au présent traitement. Toutefois, les candidats ont le droit de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que les données les concernant soient publiées via le téléservice Publinet, conformément au premier alinéa de l'article 38.


Les données prévues à l'article 2 sont conservées pendant la durée de la session d'examen, soit jusqu'à la proclamation des résultats de la session suivante.


Toute opération relative au traitement automatisé créé par le présent arrêté fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date et l'heure de l'intervention dans ledit traitement automatisé. Ces informations sont conservées pendant une durée de trois mois.


La mise en œuvre du traitement mentionné à l'article 1er par les rectorats est subordonnée à l'envoi préalable à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, en application du III de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978, d'un engagement de conformité au présent arrêté qui comportera une annexe précisant les mesures académiques prises pour assurer la sécurité du matériel et la confidentialité des informations.


Le directeur général de l'enseignement scolaire est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.