Arrêté du 29 avril 2024 portant application pour les ministères chargés des affaires sociales de l'article 9 du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique

Le dossier individuel de l'agent (DIA) sur support électronique concerne les agents affectés, gérés ou rémunérés par les ministères chargés des affaires sociales dans le cadre du système d'information des ressources humaines « Renouveau des outils informatiques relatifs aux ressources humaines » (RenoiRH). La gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique, au sens du décret du 15 juin 2011 susvisé, est réalisée via l'application « Gestion de l'archivage et du stockage unifiés du dossier individuel agent » (GAUdDI), intégrée au SIRH visé à l'alinéa précédent.


La liste des documents faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel des agents sur support électronique en référence à la nomenclature cadre mentionnée en annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé, figure en annexe au présent arrêté.


La mise en œuvre du passage à la gestion des dossiers sur support électronique des agents des périmètres ministériels intervient à compter du 1er janvier 2024 et au plus tard le 31 décembre 2024.Les agents publics concernés sont informés de la dématérialisation de leur dossier individuel.


Les documents intéressant la situation de l'agent et constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date, sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique.Les documents sous une forme papier mentionnés à l'alinéa précédent peuvent faire l'objet d'une numérisation. A défaut, ils demeurent sous forme papier.Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé :

- au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction, conformément à la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé ;- l'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, fixée aux quatre-vingts ans de l'agent ;- au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents stockés dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique font l'objet d'un versement aux archives nationales, ou sont éliminés sous le contrôle de la mission des archives des ministères chargés des affaires sociales.


Le service en charge de la gestion du système d'information des ressources humaines au sein des ministères chargés des affaires sociales délivre des habilitations, dans les conditions prévues par l'article 6 du décret du 15 juin 2011 susvisé :1° Aux agents chargés de la gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique ;2° Le cas échéant, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.Ces habilitations sont retirées selon les mêmes modalités dès lors que les bénéficiaires ne remplissent plus les conditions d'accès au dossier individuel des agents sur support électronique. Le contenu des habilitations permettant la consultation et la réalisation d'opérations sur des documents dans GaudDI. Cette description des habilitations comprend notamment leurs limites dans le temps et les listes des opérations de consultation et de gestion autorisées.


L'agent accède par l'intermédiaire de GaudDI à tout document classé dans son dossier individuel sur support électronique pendant la durée maximale de conservation prévue par l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. Pour les dossiers individuels conservés sous format papier, les modalités de consultation restent inchangées.Les agents sont tenus informés des modalités pratiques de consultation des documents, quel que soit leur support, d'obtention d'une copie et de l'exercice des droits mentionnés dans la loi du 6 janvier 1978. Ces modalités pratiques leur sont précisées par l'autorité de gestion des agents des ministères chargés des affaires sociales. Ils peuvent lui adresser toute demande de rectification, de retrait ou d'ajout d'un document soit lors de la consultation soit ultérieurement. Sur sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné.


Les tiers, notamment les représentants des personnels, sont informés des modalités de consultation des documents du dossier individuel de l'agent, dans les limites de leurs attributions légales ou réglementaires qu'ils soient contenus dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique ou demeurés sur format papier, notamment à travers les dispositions prévues à cet effet par la décision mentionnée à l'article 2.


Chaque autorité de gestion des agents des ministères chargés des affaires sociales prend, pour son périmètre, toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l'intégrité et la lisibilité du dossier individuel des agents sur support électronique.


Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.
Annexe

ANNEXE






Rubrique

Type de document

Présent dans dossier numérique(Oui /Non)



1. Etat civil

Photographie

OUI



Numéro d'immatriculation au répertoire national des personnes physiques

OUI



Extrait d'acte de naissance

OUI



Photocopie de la carte d'identité/ titre de séjour portant mention de l'autorisation de travail

OUI



Certificat de nationalité

OUI



Jugement portant changement de nom patronymique

OUI



Déclaration de choix de nom d'usage

OUI



Déclaration de domicile

OUI



2. Situation de famille

Photocopie du livret de famille

OUI



Extrait d'acte de naissance ou d'adoption des enfants

OUI



Extrait d'acte de mariage / Certificat de concubinage

OUI



Jugement de divorce (sous la forme d'extrait : voir circulaire FP/no 1118 du8 mars 1973)

OUI



Pacte civil de solidarité (PACS)

OUI



Attestation de rupture de PACS

OUI



Attestation de scolarité des enfants

OUI



3. Situation militaire

Certificat de position militaire

OUI



Etat signalétique et des services

OUI



4. Recrutement Titularisation





4.1 Recrutement titulaire - non titulaire

Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2)

OUI



Certificat médical d'aptitude (sans aucune mention de pathologie à l'origine d'un éventuel handicap)

OUI



Etat des services accomplis

OUI



Engagement à servir l'Etat

OUI



Rapport sur la manière de servir pendant le stage

OUI



Déclaration de cumul des pensions

OUI



Acte portant titularisation/classement

OUI



Acte portant nomination/reclassement

OUI



Contrat de travail et avenants

OUI



Curriculum vitae

OUI



Diplômes

OUI



4.2 Recrutement art. L. 4139-2 du code de la défense


Dossier de candidature

OUI



Lettre de recrutement

OUI



Notice de renseignements

OUI



Arrêté de détachement prononcé par l'administration d'origine

OUI



Intégration - Demande

OUI



Intégration - Arrêté

OUI



Intégration - Notification

OUI



4.3 Recrutement contractuel handicapé

Lettre de candidature

OUI




Attestation de reconnaissance de la commission mentionnée à l'article L146-9 du code de l'action sociale et des familles


OUI




Contrat

OUI



4.4 Non-titularisation

Acte portant réintégration dans le corps d'origine

OUI



Notification

OUI



Accusé de réception de la notification de réintégration

OUI



Acte portant décision de licenciement

OUI



Notification de licenciement

OUI



Accusé de réception de la notification de licenciement

OUI



5. Changement de position statutaire ou mobilité- réintégration





5.1 Détachement /intégration

Demande de l'organisme d'accueil

OUI



Candidature de l'agent et avis de la hiérarchie

OUI



Notice de renseignements

OUI



Acte portant détachement

OUI



Acte portant nomination dans l'administration d'accueil

OUI



Lettre d'information de l'administration d'origine

OUI



Certificat de cessation de paiement

NON



Visa du contrôle budgétaire et comptable

NON



Acte portant intégration dans le corps d'accueil

OUI



5.2 Mise à disposition

Candidature de l'agent (y compris réserve sanitaire)

NON (MAD entrante) /OUI (MAD sortante)



Acte portant mise à disposition et avis de la hiérarchie

NON (MAD entrante) /OUI (MAD sortante)



Convention de mise à disposition (y compris pour exercice dans la réserve sanitaire)

NON (MAD entrante) /OUI (MAD sortante)



5.3 Disponibilité

Demande de mise en disponibilité et pièces justificatives

OUI



Demande de renouvellement

OUI



Acte portant mise en disponibilité/ ou maintien en disponibilité

OUI



5.4 Congé parental

Demande de congé parental (initiale et renouvellement)

OUI



Acte de mise congé parental

OUI



5.5 Hors cadre

Candidature de l'agent

OUI



Acte portant position hors cadre (+ ajout de la "publication de l'arrêté" si obligatoire)

OUI



5.6 Réintégration

Demande de réintégration

OUI



Réponse de l'administration après demande de réintégration

OUI



Acte portant réintégration

OUI



Certificat d'aptitude physique (nécessaire dans certains cas de réintégration)

OUI



6. Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

Saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

OUI



Avis de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

OUI



Pièces pour la saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie

OUI



7. Cumul d'emploi public

Déclaration de cumul d'emploi public

NON



Décision de l'administration

NON



8. Cumul pour création oureprise d'entreprise

Déclaration d'exercice d'une activité privée

NON



Demande d'autorisation d'exercice d'une activité privée

NON



Décision de l'administration

NON



9. Cumul d'activité accessoire

Demande d'autorisation

NON



Décision de l'administration

NON



10. Changement de modalités de temps de travail

Demande de travail à temps partiel y compris demande de surcotisation

OUI



Décision/notification de temps partiel et avenants de changement de quotité

OUI



Décision d'autorisation de surcotisation

OUI



11. Gestion des congés etabsences

Demande de congé maternité ou adoption

NON



Décision de congé maternité ou d'adoption

NON



Demande de congé paternité ou d'adoption

NON



Décision de congé paternité ou d'adoption

NON



Demande de congé de formation professionnelle

NON



Décision ou avenant de congé de formation professionnelle

NON



Attestation d'assiduité

NON



Demande de congé ordinaire de maladie (NB : au bout de 3 mois, l'agent passe à ½ traitement. La durée maximale du congé ordinaire de maladie est d'un an)

NON



Demande de congé longue maladie

NON



Demande de congé de grave maladie (agents non titulaires)

NON



Décision de congé de longue maladie

NON



Décision de congé de grave maladie

NON



Demande de congé de longue durée

NON



Décision de congé de longue durée

NON



Demande de reprise de temps partiel thérapeutique

NON



Décision de temps partiel thérapeutique

NON



Demande de congés bonifiés/ administratifs

NON



Décision de congés bonifiés/ administratifs

NON



Demande de congé de solidarité familiale (effacer les éventuelles mentions relativesà l'identité du tiers aidé)

NON



Décision de congé de solidarité familiale (effacer toute information susceptible derévéler l'identité des tiers concernés)

NON



Demande de congé de proche aidant

NON



Décision de congé de proche aidant

NON



Demande de congé sans traitement pour mobilité

NON



Demande de congé sans traitement pour convenance personnelle

NON



Arrêté de congé sans traitement / sans rémunération

NON



Demande de congé de formation syndicale

NON



Décision de congé de formation syndicale

NON



Demande d'autorisation de décharges syndicales

NON



Autorisation de décharges syndicales

NON



Demande de congé de représentation (association, mutuelle)

NON



Décision de congé de représentation

NON



Demande d'autorisation d'absence pour motif médical ou autre

NON



Autorisation d'absence

NON



Demande de congé de présence parentale

NON



Certificat médical pour congé de présence parentale

NON



Acte portant congé présence parentale

NON



Demande de congé pour exercice de la réserve (sauf réserve sanitaire : rubrique 5.3)

NON



Décision de congé réserve

NON



12.Evaluation notation/avancement d'échelon

Notification individuelle d'avancement d'échelon

NON



Réduction/majoration d'ancienneté

OUI



Fiche de notation

OUI



Compte rendu d'évaluation (compte rendu de l'entretien d'évaluation ou compte rendu de l'entretien professionnel)

NON



Dossier d'appel de notation/recours

OUI



13. Avancement/ Promotion

Demande de l'agent/fiche de candidature

OUI



Rapport d'aptitude

OUI



Arrêté ou décision

OUI



Notification individuelle de changement de grade/corps/cadre d'emploi

OUI



14. Mutation - affectation

Demande de mutation/fiche de vœux d'affectation lors du recrutement

OUI



Pièces justificatives en cas de demande prioritaire de mutation

OUI



Décision de mutation ou arrêté d'affectation

OUI



Décision de reclassement

OUI



Notification mutation / reclassement

OUI



15. Gestion des compétences

Attestation de formation

NON



Fiche individuelle de formation récapitulative ou passeport de formation

NON



Compte rendu des entretiens de formation

NON



Attestation de bilan de compétence

NON



Suivi d'utilisation du droit individuel à la formation (DIF)

NON



16. Discipline

Dossier d'enquête et pièces annexes

OUI



Rapport au conseil de discipline

OUI



Arrêté portant sanction (sauf avertissement)

OUI



Notification

OUI



Recours

OUI



17. Cessation de fonction

Demande de radiation

OUI



Arrêté de radiation des cadres

OUI



Notification de l'arrêté de radiation des cadres

OUI



Demande d'admission à la retraite

OUI



Décision d'admission à la retraite

OUI



Notification d'admission à la retraite

OUI



Décompte provisoire des droits à pensions

OUI



Demande de cessation progressive d'activité

OUI



Acte portant cessation progressive d'activité (la DGFIP a précisé : uniquement en reprise)

OUI



Demande de démission

OUI



Arrêté/notification de démission

OUI



Décision/notification de révocation

OUI



Décision/notification de licenciement pour insuffisance professionnelle

OUI



Décision/notification d'abandon de poste

OUI



18. Services publics - activités privées

Déclaration de services publics

OUI



Etats des services accomplis dans d'autres administrations

OUI



Dossier de validation de services

OUI



Etat des trimestres validés dans une activité privée

OUI



19. Distinctions honorifiques

Distinctions honorifiques

NON



Lettre de félicitations (suite à des distinctions honorifiques ou autres)

NON



20. Accident de service / Maladie professionnelle

Déclaration d'accident de service ou maladie professionnelle

NON



Rapport d'enquête suite à accident de service

NON



Allocation temporaire d'invalidité

NON



Notification du taux d'IPP

NON



21. Evénements divers

Demande de consultation du dossier

NON



Autres correspondances de l'agent et réponses de l'administration

NON



Interventions, projet de réponse et réponse définitive

NON



Recours hiérarchique et recours gracieux

NON