Bộ ngành: Bộ Ngoại giao

Câu hỏi: Chúng tôi là một công ty nước ngoài chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí, muốn thành lập một văn phòng đại diện ở Hà Nội với mục đích thúc đẩy thương mại và sự gắn kết hơn nữa với các doanh nghiệp Việt Nam và các doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam.
1. Xin cho biết thủ tục đăng ký, lệ phí… để lập văn phòng tại Hà Nội. 
2. Cơ cấu, chức danh cơ bản đối với Văn phòng đại diện thương mại?
3. Nếu có phát sinh giá trị thương mại (kinh doanh) thì Văn phòng đại diện có phải nộp thuế không? Mức thuế suất là bao nhiêu?
Trả lời: 1. Thủ tục đăng kí hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Hà Nội: Theo Điều 3, 4, 5 và 7 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25/07/2006 quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (“Nghị định số 72/2006/NĐ-CP”) và Thông tư số 11/2006/TT-BTM của Bộ Thương mại nay là Bộ Công thương ngày 28/09/2006 hướng dẫn thi hành Nghị định số 72/2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 25/07/2006(“Thông tư số 11/2006/TT-BTM”), thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
- Là thương nhân được pháp luật nước, vùng lãnh thổ (sau đây gọi chung là nước) nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp.
- Đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của thương nhân.
2. Thủ tục đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm.
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
- Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với thương nhân nước ngoài là các tổ chức kinh tế. 
Thủ tục:
- Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện được nộp tại Sở Công thương của Tỉnh/thành phố nơi dự kiến lập Văn phòng. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Lệ phí cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được quy định tại Thông tư số 73/1999/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/06/1999 hướng dẫn thu lệ phí cấp Giấy phép đặt văn phòng đại diện thường trú của tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam là: 1.000.000 VND/01 Giấy phép (một triệu đồng Việt Nam).
3. Cơ cấu tổ chức và các chức danh cơ bản của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:
- Điều 9 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP quy định: Việc thành lập bộ máy quản lý và cử nhân sự lãnh đạo của Văn phòng đại diện do thương nhân nước ngoài quyết định; số người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải phù hợp với pháp luật về lao động và cam kết quốc tế của Việt Nam tại các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, nếu có sự thay đổi về nhân sự được tuyển dụng làm việc tại Văn phòng đại diện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo kèm theo bản sao những tài liệu có liên quan đến cơ quan cấp Giấy phép (Điểm 2 Mục IV Thông tư số 11/2006/TT-BTM).
4. Thuế suất phát sinh lợi nhuận kinh doanh của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:
- Theo quy định tại Điều 18 Luật Thương mại số 36/2005/QH11 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam ngày 14/06/2005, Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật Thương mại cho phép. Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài.
- Như vậy, hoạt động của Văn phòng đại diện sẽ không phát sinh lợi nhuận, do đó nhà nước Việt Nam không áp dụng thuế suất đối với hoạt động của văn phòng đại diện. Nhưng, Văn phòng đại diện phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự của văn phòng.