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Code : code-patrimoine
Article R212-11 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2011-05-27 00:00:00)
Partie réglementaire > LIVRE II : ARCHIVES > TITRE Ier : RÉGIME GÉNÉRAL DES ARCHIVES > Chapitre II : Collecte, conservation et protection > Section 1 : Archives publiques > Sous-section 1 : Dispositions générales > Paragraphe 2 : Collecte et conservation des archives publiques

Sont considérés comme archives intermédiaires les documents qui : 1° Ont cessé d'être considérés comme archives courantes ; 2° Ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de sélection et d'élimination conformément aux dispositions de l'article R. 212-14. La conservation des archives intermédiaires peut être assurée dans des dépôts spéciaux, dits dépôts de préarchivage, placés sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives. A défaut de préarchivage, les archives intermédiaires sont soit conservées dans les locaux de leur service, établissement ou organisme d'origine, sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives, soit déposées dans les conditions prévues aux articles R. 212-19 à R. 212-31 .
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Article R212-12 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-02 00:00:00)
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Sont considérés comme archives définitives les documents qui ont subi les sélections et éliminations définies aux articles R. 212-13 et R. 212-14 et qui sont à conserver sans limitation de durée. La conservation des archives définitives est assurée dans les dépôts d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placés sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives. Toutefois, les services centraux des administrations publiques, les établissements publics, les autres personnes morales de droit public et les organismes de droit privé chargés de la gestion d'un service public ou d'une mission de service public peuvent bénéficier de la dérogation à l'obligation de versement dans un dépôt d'archives prévue au I de l'article L. 212-4 . Celle-ci est subordonnée à la signature d'une convention entre l'administration des archives et le service ou l'organisme intéressé, qui prévoit les conditions de gestion, de conservation et de communication au public des archives, les prescriptions scientifiques et techniques du service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture qui s'y appliquent et l'emploi d'une personne responsable qualifiée en archivistique.
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Article R212-13 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-02 00:00:00)
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Sont définies par accord entre le service, l'établissement ou l'organisme intéressé et le service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture : 1° La durée d'utilisation comme archives courantes ; 2° La durée de conservation comme archives intermédiaires ; 3° La destination définitive à l'issue de la période de conservation comme archives intermédiaires, à savoir : a) L'élimination immédiate ou à terme, intégrale ou partielle, avec ou sans sélection ; b) Le versement, à titre d'archives définitives, dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placé sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives ; c) La conservation par le service, l'établissement ou l'organisme intéressé, dans les conditions prévues à l'article R. 212-12 .
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Article R212-14 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-02 00:00:00)
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La sélection des documents incombe à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives ; toutefois, pour des catégories de documents limitativement définies, des autorisations de sélection et d'élimination peuvent être accordées par celle-ci aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents. La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives établit les listes des documents dont elle propose l'élimination et les soumet au visa de l'administration d'origine. Toute élimination est interdite sans ce visa. Les services, établissements et organismes ne peuvent s'opposer à l'élimination d'archives versées par eux dans les dépôts relevant de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives qu'en raison de nécessités juridiques. Lorsqu'il n'existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d'élimination, les services, établissements et organismes peuvent reprendre les archives dont l'élimination est proposée. Cette faculté peut s'exercer dans un délai de trois mois, à l'expiration duquel la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est habilitée à procéder à l'élimination. Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu'ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives. Toute élimination est interdite sans ce visa. Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique du service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture.
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Article R212-15 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-02 00:00:00)
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Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placés sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires et à vingt-cinq ans pour les autres officiers publics ou ministériels. Toutefois, l'officier public ou ministériel intéressé et le service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture peuvent convenir de réduire ou d'augmenter ce délai par un accord dont la durée de validité ne peut excéder dix ans, et qui est renouvelable par tacite reconduction pour des périodes de même durée.
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Article R212-16 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-02 00:00:00)
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Lors du transfert de documents dans un dépôt de préarchivage ou dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture, il est établi un bordereau descriptif par les soins, selon le cas, du service d'origine des documents ou du service de préarchivage qui effectue le versement. Le versement d'un document établi sur support numérique est accompagné de l'ensemble des informations le concernant dès son établissement et nécessaires à son exploitation, telles que les données permettant de l'identifier, de déterminer ses propriétés et d'en assurer la traçabilité.
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Article R212-17 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2011-05-27 00:00:00)
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Les services d'archives publics communiquent aux services, établissements et organismes qui leur ont versé les documents les instruments de recherche qui s'y rapportent.
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Article R212-18 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-02 00:00:00)
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Les documents conservés dans les dépôts relevant du service interministériel des archives de France de la   direction générale des patrimoines et de l'architecture restent à la disposition exclusive du service, établissement ou organisme dont ils proviennent dans la mesure où ils ne sont pas communicables aux termes du livre III du code des relations entre le public et l'administration , et des articles L. 213-1, L. 213-2 et L. 213-3.
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Article R212-18-1 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2022-10-13 00:00:00)
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I.-La mutualisation de la gestion des archives intermédiaires ainsi que la mutualisation de la conservation des archives numériques définitives, respectivement prévues aux articles L. 212-4 et L. 212-4-1 , s'effectuent sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat. La mutualisation peut donner lieu à la mise en commun d'infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers ainsi que de connaissances ou de savoir-faire. Chaque partie à la mutualisation demeure responsable de ses données. II.-Une convention détermine le périmètre de la mutualisation, la répartition des missions entre les parties, le niveau de service attendu, les moyens de fonctionnement et les compétences des agents en charge de l'exécution des tâches techniques ou fonctionnelles. Elle fixe des indicateurs de suivi qui feront l'objet d'un rapport établi chaque année et précise la personne partie à la convention chargée de la rédaction de ce rapport. La convention détermine le cadre financier dans lequel s'exerce la mutualisation sur la base d'un coût de fonctionnement et définit la méthode retenue pour la détermination de ce coût. III.-La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire de tout projet de convention relative à la mutualisation de la conservation d'archives numériques définitives. Elle dispose d'un délai de quatre mois à compter de la réception du projet de convention pour vérifier sa conformité aux dispositions du présent code et faire part de ses éventuelles observations aux parties. En cas de défaut de conformité, elle informe les parties qu'elles ne peuvent pas signer la convention. En l'absence d'observations transmises dans le délai imparti, la convention est réputée conforme. La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire d'une copie de toute convention conclue pour la mutualisation de la gestion d'archives intermédiaires ou la mutualisation de la conservation d'archives définitives. IV.-Le rapport annuel prévu au II est adressé par la personne chargée de sa rédaction à toutes les parties de la convention de mutualisation. Lorsque la mutualisation porte sur la conservation d'archives numériques définitives, ce rapport est adressé à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat dans un délai de deux mois à compter de son achèvement. Dans tous les cas, le rapport est tenu à disposition de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat par chacune des parties à la convention.
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Article R212-18-2 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2017-05-05 00:00:00)
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La conservation mutualisée d'archives numériques répond aux normes, conformes aux règles de l'art, qui portent notamment sur : 1° La sécurité et la redondance des infrastructures logicielles et matérielles ; 2° La gestion du cycle de vie des données et de leurs métadonnées ; 3° La présence de mécanismes destinés à assurer l'intégrité et la lisibilité dans le temps des informations ; 4° La traçabilité de l'ensemble des actions effectuées dans le système d'archivage électronique ; 5° La garantie de restitution de tout ou partie des données et de leurs métadonnées, ainsi que des informations de traçabilité afférentes.
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Article R212-19 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2011-05-27 00:00:00)
Partie réglementaire > LIVRE II : ARCHIVES > TITRE Ier : RÉGIME GÉNÉRAL DES ARCHIVES > Chapitre II : Collecte, conservation et protection > Section 1 : Archives publiques > Sous-section 1 : Dispositions générales > Paragraphe 3 : Dépôt d'archives publiques courantes et intermédiaires  auprès de personnes agréées

La déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires prévue au II de l'article L. 212-4 est adressée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.
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Article R212-20 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2011-05-27 00:00:00)
Partie réglementaire > LIVRE II : ARCHIVES > TITRE Ier : RÉGIME GÉNÉRAL DES ARCHIVES > Chapitre II : Collecte, conservation et protection > Section 1 : Archives publiques > Sous-section 1 : Dispositions générales > Paragraphe 3 : Dépôt d'archives publiques courantes et intermédiaires  auprès de personnes agréées

La déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires comporte les informations suivantes : 1° Le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l'opération ; 2° La liste et les dates extrêmes des archives déposées ; 3° Le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.
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Article R212-21 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-01 00:00:00)
Partie réglementaire > LIVRE II : ARCHIVES > TITRE Ier : RÉGIME GÉNÉRAL DES ARCHIVES > Chapitre II : Collecte, conservation et protection > Section 1 : Archives publiques > Sous-section 1 : Dispositions générales > Paragraphe 3 : Dépôt d'archives publiques courantes et intermédiaires  auprès de personnes agréées

Le contrat de dépôt prévu au II de l'article L. 212-4 est conclu par écrit. Toute clause tendant à appliquer le droit de rétention aux archives déposées est réputée non écrite. La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire d'un exemplaire du contrat signé.
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Article R212-22 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2011-05-27 00:00:00)
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Le contrat de dépôt contient des clauses relatives à : 1° La nature et le support des archives déposées ; 2° La description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus ; 3° La description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services ; 4° Les dispositifs de communication matérielle et d'accès aux archives par le déposant ; 5° Si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l'égard du déposant ; 6° Une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire ; 7° Les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d'un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ; 8° Une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l'activité de conservation ; 9° Les polices d'assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées ; le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d'application de la clause de délaissement ; 10° La durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement.
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Article R212-23 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-01 00:00:00)
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Toute personne physique ou morale souhaitant assurer la conservation d'archives publiques et bénéficier de l'agrément prévu au II de l'article L. 212-4 doit remplir les conditions suivantes : 1° Pour son activité de tiers archivage sur support papier, disposer de la certification correspondant aux normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier ; 2° Pour son activité de tiers archivage numérique, disposer de la certification correspondant aux normes relatives à l'archivage électronique. Les normes de référence sont déterminées par arrêté du ministre chargé de la culture. 3° à 6° (supprimés) 7° Identifier les personnes chargées de l'activité de conservation en précisant le lien contractuel qui les lie au dépositaire ; 8° Le cas échéant, identifier son représentant sur le territoire national au sens de l' article 5 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
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Article R212-24 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-01 00:00:00)
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L'agrément prévu à l'article R. 212-23 est accordé par le préfet de département ou, à Paris, par le préfet de police. Il est notifié au bénéficiaire et publié au recueil des actes administratifs de la préfecture.
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Article R212-25 (VIGUEUR, en vigueur à partir du 2021-01-01 00:00:00)
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Le demandeur de l'agrément prévu à cet article adresse au préfet de département où est situé le siège social de sa société ou de sa filiale ou au préfet de police pour les sociétés étrangères n'ayant pas d'implantation en France, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, un dossier comprenant les éléments suivants : 1° L'identité et l'adresse du demandeur et, le cas échéant, de son représentant ainsi que, pour les personnes morales, les statuts ; 2° Les justificatifs des certifications en cours de validité attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23 ou l'adresse des pages internet de référence attestant de la validité en cours de ces certifications.
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Article R212-26 (ABROGE, en vigueur à partir du 2011-05-27 00:00:00)
Fin de vigueur : 2021-01-01 00:00:00
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Lorsque l'agrément prévu à l'article R. 212-23 est demandé en vue de conserver des archives sur support papier, le demandeur fournit en outre les éléments relatifs à : 1° La description des terrains et des bâtiments affectés à la conservation des archives publiques, accompagnée des plans détaillant les installations techniques : emplacement, caractéristiques et superficie du terrain, caractéristiques de l'environnement, dispositifs anti-intrusion ; capacité et surface de chaque local ; accès, contrôles d'accès et dispositifs visant à interdire l'accès à toute personne non autorisée ; dispositifs de protection et de lutte anti-incendie, de protection contre le vol et l'effraction, de protection contre les dégâts des eaux ; description de l'environnement climatique (température et humidité relative, ventilation et brassage de l'air, dispositifs de contrôle, dispositifs de filtrage de l'air) ; dispositifs de chauffage et de climatisation ; dispositifs de protection contre la lumière et la poussière ; description des appareils et mobiliers de stockage, notamment de la structure des mobiliers et des charges au sol des planchers ; 2° Le métrage linéaire des archives sur support papier qu'il conserve à la date de la demande ; 3° Les procédures de communication matérielle.