Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?
Cote et paraphe : de quoi s'agit-il ?
La cote correspond à la numérotation des pages d'un livre, d'un registre ou d'un répertoire. Elle a pour objectif d'empêcher la substitution d'une ou plusieurs pages. Le paraphe, quant à lui, est une signature abrégée faite à une date certaine sur les registres de la société par une autorité compétente. Elle donne un caractère authentique au docuement. La cote et le paraphe, à eux deux, empêchent toute falsification, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression d'un document ou d'une page dans le registre. (Attention: La cote et le paraphe doivent être apposés sur les documents sociaux avant leur utilisation .)
Quels documents faut-il obligatoirement faire coter et parapher ?
Les documents qui doivent être cotés et paraphés dépendent de la forme juridique de la société :
Cas Société à responsabilité limitée (SARL): Cas SARL (plusieurs associés): Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté. (À savoir: Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.)
Cas EURL: Le registre des décisions prises par l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté. (À savoir: Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.)
Cas Société par actions simplifiée (SAS): Cas SAS (plusieurs associés): Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation. (À savoir: Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.)
Quels documents faut-il obligatoirement faire coter et parapher ?
Cas SA à directoire et conseil de surveillance: Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil de surveillance doit être coté et paraphé. Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles doivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées. Le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doit également être paraphé et coté. (À savoir: Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.)
Cas Société civile: Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés doit être paraphé et signé. Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles edoivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées. (À savoir: Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.)