Registres obligatoires dans l'entreprise
Registre unique du personnel
Un registre du personnel doit être ouvert dès l'embauche de votre 1 er salarié. Aucune forme spécifique n'est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires. Ce registre peut être sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE). Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE.
Registre unique du personnel Contenu du registre unique du personnel
Les informations à préciser sur le registre unique du personnel diffèrent selon qu'il s'agit d'un salarié, d'un stagiaire ou d'un volontaire en service civique. Informations concernant les salariés: Les mentions obligatoires concernant les salariés sont les suivantes :
- Nom et prénoms
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification
- Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
- Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou sinon date de la demande d'autorisation
- Pour les travailleurs étrangers pour lesquels un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée est requis, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
- Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »
- Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse de ce dernier
- Pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »
- Pour les jeunes travailleurs en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
(À noter: Les informations doivent être inscrites dans l'ordre d'embauche.)
Registre unique du personnel Contenu du registre unique du personnel
Informations concernant les stagiaires: Les stagiaires doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre. Les mentions obligatoires concernant les stagiaires sont les suivantes :
- Nom et prénoms
- Dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage
- Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire
(À noter: Les informations doivent être inscrites dans l'ordre d'arrivée.)
Personnes volontaire en service civique: Les volontaires en service civique doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre. Le noms et les prénoms des volontaires en service civique doivent être inscrits dans l'ordre d'arrivée.
Registre unique du personnel Documents annexés au registre
Salariés détachés par une entreprise étrangère: Pour les salariés détachés par une entreprise étrangère, la déclaration de détachement doit être annexée au registre de l'entreprise qui accueille les salariés détachés. Salariés étrangers: Une copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre. Elle est tenue à la disposition et rendue accessible à l'inspection du travail et des membres du CSE ainsi qu'aux agents de contrôle des Urssaf. Elle est tenue à leur disposition soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y travaillent.
Registre unique du personnel Sanction en l'absence de registre unique du personnel
L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.
Registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement
C'est un registre spécial dont les pages sont numérotées. Il est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres de la délégation du personnel au CSE. L'alerte est consignée par écrit. Elle doit être datée et signée. (À noter: Lorsque l'entreprise possède plusieurs sites de travail, un seul registre est mis en place à condition qu'il n'existe qu'un seul CSE.)