Stages : obligations de l'employeur
Un employeur du secteur privé, public ou associatif peut accueillir un stagiaire. Les conditions de recours à un stagiaire sont soumises à conditions (nombre de stagiaires autorisé, durée du stage, convention de stage à définir, droits du stagiaire). Nous vous présentons la réglementations en la matière.

Voici une liste de différentes questions ou thématiques relatives à ce sujet :
- Qu'est-ce qu'un stage de formation en entreprise ?
- À quelles conditions un employeur peut-il avoir recours à un stagiaire ?
- Une convention de stage est -elle obligatoire ?
- Quel est le nombre maximum de stagiaires autorisés dans l'entreprise ?
- Quelle est la durée maximale d'un stage en entreprise ?
- Existe-t-il un délai de carence entre 2 stages sur un même poste ?
- Le stagiaire est-il rémunéré (gratification) ?
- L'employeur doit remettre une attestation de fin de stage au stagiaire ?
- Un stagiaire peut-il être en congés ou absent durant son stage ?
- Quels sont les droits et avantages du stagiaire durant son stage ?
- Que risque l'employeur en cas de non-respect des règles d'encadrement des stages ?
Qu'est-ce qu'un stage de formation en entreprise ?
Un stage en formation permet à l'employeur d' accueillir temporairement dans son entreprise un stagiaire étudiant. Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire sont interdits. (Attention: ce dispositif ne s'applique pas aux stagiaires de la formation professionnelle ou aux mineurs de moins de 16 ans en stage d'observation en entreprise .)
À quelles conditions un employeur peut-il avoir recours à un stagiaire ?
Un employeur du secteur privé, public ou associatif peut avoir recours à un stagiaire dans le cadre d'un stage de formation. Toutefois, des conditions d'accueil doivent être respectées. Certaines conditions sont admises, d'autres sont interdites.
À quelles conditions un employeur peut-il avoir recours à un stagiaire ? Stage de formation
Le stage fait partie d'un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Le stage n'entre pas dans le décompte de ce volume pédagogique. Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l'étudiant. Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE). L'employeur doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l'établissement. (Rappel: ce dispositif ne s'applique pas aux stagiaires de la formation professionnelle ou aux mineurs de moins de 16 ans en stage d'observation en entreprise .)
À quelles conditions un employeur peut-il avoir recours à un stagiaire ? Conditions interdites du stage de formation
Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :
- Remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
- Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié)
- Faire face à un accroissement temporaire d'activité
- Occuper un emploi saisonnier
(À noter: Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.)
Une convention de stage est -elle obligatoire ?
Oui, le stagiaire doit signer une convention de stage. La convention précise les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage. La convention indique également le temps prévu de stage dans le cursus de formation. Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre les différentes parties :
- Stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal)
- Organisme d'accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme)
- Établissement d'enseignement ou de formation
- Enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement
- Tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil
La convention doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :
- Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement
- Compétentes à acquérir ou à développer au cours du stage
- Activités confiées au stagiaire en fonction des compétences à acquérir
- Noms de l'enseignant référent et du tuteur
- Dates de début et de fin du stage et durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
- Durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil
- Conditions d'autorisation d'absence
- Taux horaire de la rémunération (appelée gratification ), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et conditions de son versement
Une convention de stage est -elle obligatoire ?
- Conditions dans lesquelles l'encadrement et le suivi du stagiaire sont assurés
- Avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple)
- Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail, et, le cas échéant, obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile
- Modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage
- Modalités de validation du stage en cas d'interruption
- Clauses du règlement intérieur de l'organisme d'accueil qui sont applicables au stagiaire
- Conditions de délivrance de l'attestation de stage.
L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel. L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil. Si le stage a lieu à l'étranger, une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage. (À noter: La convention de stage peut faire l'objet d 'avenants .)
Quel est le nombre maximum de stagiaires autorisés dans l'entreprise ?
Cela dépend du nombre de salariés dans l'entreprise :
Cas Entreprise de moins de 20 salariés: Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires au maximum en même temps. Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
Cas Entreprise d'au moins 20 salariés: Dans un organisme d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif. Exemple: une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x 15 % = 6,75). L'effectif est arrondi au nombre entier supérieur. Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
Quelle est la durée maximale d'un stage en entreprise ?
La durée de formation effectuée en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement. Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil de la façon suivante :
- 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 journée de présence
- 22 jours de présence représentent 1 mois
La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil. (À noter: en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai et est prise en compte pour le calcul des droits liés à l'ancienneté .)
Le stagiaire est-il rémunéré (gratification) ? Conditions de versement de la gratification
Le stagiaire n'est pas rémunéré car il n'est pas considéré comme un salarié de l'entreprise. Toutefois, le stagiaire peut percevoir une gratification minimale dans les conditions suivantes :
Cas Stage continu: Une gratification minimale est versée au stagiaire si la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire. En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification. Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 4,35 € , le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.
Cas Stage discontinu: Une gratification minimale est versée à partir de la 309 e heure de stage même s'il est effectué de façon non continue. En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification. Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 4,35 € , le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.
Le stagiaire est-il rémunéré (gratification) ? Versement de la gratification
La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Elle est due dès le 1 er jour de stage. Exemple: Pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1 er janvier au 31 mars 2025 :
- Janvier : 154 heures effectuées (22 jours x 7 heures)
- Février : 140 heures effectuées (20 jours x 7 heures)
- Mars : 147 heures effectuées (21 jours x 7 heures)
Le montant de la gratification totale due est de 441 heures, soit 1 918,35 €. La gratification peut être versée de 2 manières différentes :
- Soit en fonction du nombre réel d'heures effectuées par mois
- Soit par lissage par mois de la totalité des heures effectuées durant le stage

Comparatif des 2 méthodes de versement:
| Période | Nombre d'heures réelles | Lissage (= 1 918,35 € /3) | 
| - | - | - | 
| Janvier | 669,90 € | 639,45 € | 
| Février | 609,00 € | 639,45 € | 
| Mars | 639,45 € | 639,45 € | 
| Total | 1 918,35 € | 1 918,35 € | 
Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d'heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées.
Un stagiaire peut-il être en congés ou absent durant son stage ?
Lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d'autorisations d'absence. Si le stage dure 2 mois maximum, la prise de congés n'est pas obligatoire. La rémunération des congés est facultative. (À noter: En cas de maternité, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence pour une durée équivalente à celle prévue pour les salariés. Durant ces absences, le maintien de la gratification n'est pas obligatoire)
(Rappel: Le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié de l'entreprise.)
Quels sont les droits et avantages du stagiaire durant son stage ?
Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et social - CSE, par exemples). Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.
Quels sont les droits et avantages du stagiaire durant son stage ? Frais de repas
Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés. Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 7,26 € en 2023.
Quels sont les droits et avantages du stagiaire durant son stage ? Frais de transport
L'employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.