ती भेटघाटको पूर्वजानकारी परराष्ट्र मन्त्रालयलाई दिनुपर्ने व्यवस्था छ भने भेट गर्ने प्रदेश पदाधिकारीले संवादलाई अभिलेखीकरण गरी परराष्ट्र मन्त्रालयमा जानकारी गराउनुपर्ने हुन्छ ।