Ban hành quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử của các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành chính tỉnh Hưng Yên

Loại văn bản: Quyết định
Số ký hiệu: 01/2006/QĐ-UB
Ngày ban hành: 04/01/2006
Ngày có hiệu lực: 14/01/2006
Cơ quan ban hành/ Chức danh / Người ký: Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên / Chủ tịch / Nguyễn Đình Phách
Phạm vi: Tỉnh Hưng Yên
Tình trạng hiệu lực: Còn hiệu lực
Ngành: Nội vụ

**QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH HƯNG YÊN**

**Ban hành quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử của các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành chính tỉnh Hưng Yên**

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

**ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN**

*Căn cứ Luật tổ chức HĐND, UBND công bố ngày 26/11/2003;*

*Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Chính phủ phê duyệt đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005;*

*Căn cứ Quyết định số 30/2002/QĐ-UB ngày 28/6/2002 của UBND tỉnh Hưng Yên về việc phê duyệt Dự án tin học hóa QLHC Nhà nước tỉnh, giai đoạn 2001-2005;*

*Xét đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số 01/TTr-VP ngày 04/01/2006,*

**QUYẾT ĐỊNH:**

**Điều 1.** Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Hưng Yên.

**Điều 2.** Các ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Ban Điều hành Dự án 112 tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các đơn vị, cá nhân liên quan căn cứ quyết định thi hành.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký./.

|  |  |
| --- | --- |
|  | **TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH**  **CHỦ TỊCH**  ***(Đã ký)***    **Nguyễn Đình Phách** |

**QUY ĐỊNH**

**VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH TỈNH HƯNG YÊN**

*(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2006/QĐ-UB ngày 04/01/2006 của UBND tỉnh Hưng Yên)*

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

**Chương I**

**QUY ĐỊNH CHUNG**

**Điều 1.** Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Hưng Yên là thành phần của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Hưng Yên, là thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu được xây dựng trong chương trình Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) của tỉnh Hưng Yên, là công cụ để cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín điện tử thông qua mạng tin học diện rộng UBND tỉnh (HungYenNet), phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

**Điều 2.** Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức quản lý khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Hưng Yên; chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Hưng Yên.

**Điều 3.** Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Hưng Yên.

**Chương II**

**TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ**

**Điều 4.** Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh gồm: Trung tâm Tích hợp dữ liệu,  hệ thống mạng tin học cục bộ (LAN) của các sở, ban, ngành; của UBND các huyện, thị xã.

Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được đặt tên duy nhất có dạng: <xxx>@HUNGYEN.GOV.VN (Trong đó: <xxx>: là tên hộp thư của đơn vị, hộp thư của cá nhân) và được chia làm các loại:

- Hộp thư cá nhân: Dành cho cán bộ, công chức của tỉnh.

- Hộp thư của đơn vị (hộp thư công): Hộp thư của đơn vị được quy định đánh tên theo hướng dẫn tại Công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2003 của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ về quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

**Chương III**

**QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ**

**Điều 5.** Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử tỉnh Hưng Yên

1. Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên:

- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Hưng Yên và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích

- Có quyền và chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, cập nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:

+ Cấp cho từng cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư điện tử. Cập nhật các thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh khi nhận được quyết định của các cấp có thẩm quyền.

+ Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, bảo đảm cho Hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục.

+ Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức viên chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.

+ Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn các thư rác trên hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

+ Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh về khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Hưng Yên.

- Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh phê duyệt.

2. Sở Nội vụ cung cấp thông tin cập nhật hoặc thông tin thay đổi về mỗi cán bộ công chức cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

3. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh: UBND các huyện, thị xã:

Khi có thay đổi thông tin về cá nhân, tổ chức tham gia hệ thống thư tín điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cập nhật các thông tin thay đổi kịp thời vào danh bạ điện tử của tỉnh.

**Điều 6.** Cấp mới và quản lý thư tín điện tử:

1. Đối với trường hợp công chức tuyển mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề xuất cấp mới hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức; Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tạo lập hộp thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết định thay đổi vị trí của cán bộ, công chức, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề xuất Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhập thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định cho công chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Hưng Yên, Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó phải có văn bản thông báo với Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhập thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của công chức này ra khỏi hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

**Điều 7.** Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân:

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Hưng Yên có trách nhiệm:

1. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân

2. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của hệ thống thư tín điện tử tỉnh Hưng Yên. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín, chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên mạng.

3. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

4. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu  sử dụng thư tín điện tử cho người không thuộc trách nhiệm và phạm vi sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư tín điện tử của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư đã đăng ký. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo với Thủ trưởng cơ quan, Văn phòng UBND tỉnh để được đổi lại mật khẩu mới

5. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư tín điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các quy định tại Điều 1 của Quy định này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học thông qua địa chỉ sử dụng của mình trên hệ thống thư tín điện tử tỉnh Hưng Yên.

6. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có virus, thư rác phải xóa bỏ và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, cán bộ quản trị mạng (kỹ thuật) để phối hợp xử lý.

7. Khi phát hiện có lỗi hoặc gây sự cố vệ hệ thống thư tín điện tử phải báo cho Quản trị mạng của đơn vị để khôi phục, sửachữa.

**Điều 8.** Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư đơn vị:

1. Hộp thư của đơn vị là hộp thư đặc biệt dành để đơn vị trao đổi công tác của cơ quan.

2. Hộp thư của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, thủ trưởng các ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã) quản lý, Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.

3. Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư của đơn vị cho Thủ trưởng mới.

4. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và tổ chức thực hiện.

Thủ trưởng đơn vị ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư của đơn vị và phải coi đó như là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

**Điều 9.** Các cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống thư tín điện tử riêng: Cụ thể:

1. Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng như: Yahoo, hotmail… để trao đổi công việc trên mạng HungYenNet, CPNet.

2. Không tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP và tên miền (Domain) riêng.

**Chương IV**

**TỔ CHỨC THỰC HIỆN**

**Điều 10.** Các ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, ngành, Thủ trưởng các ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thủ trưởng các đơn vị tham gia vào hệ thống thư tín điện tử tỉnh Hưng Yên có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình quản lý. Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật hiện hành.

**Điều 11.** Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần phải điều chỉnh, bổ sung yêu cầu các đơn vị gửi về UBND tỉnh (qua văn phòng UBND tỉnh) để tổng hợp báo cáo xem xét, giải quyết./.