Consultancy Fund Economic Sustainable Development - Seminar - The Informal Economy in Developing Countries 2 December 2016 Konsultfond för Ekonomiskt Hållbar Utveckling Consultant fund within the subject area Economically sustainable development

Within the subject area Economic Sustainable Development at the unit for TEMA, there is a need to establish a so-called Consultant Fund for financing smaller consultancy assignments in the field of activity in 2016. A consultancy fund creates the opportunity to quickly and efficiently gain access to necessary/desirable expert knowledge, which is not available within Sida, in connection with the Unit's role for external monitoring, expert knowledge and performance communication.

Background
The purpose of the consultancy fund is that Sida may finance certain method development, studies, evaluations and experience reports as well as audits to provide access to background and analysis material relevant to Sida's operations. The assignments should not replace Sida's regular work processes and areas of responsibility, but strengthen Sida's and the subject group's own analyses and decisions. The assignments should be of a shorter nature and limited in time.

Areas
1. Studies and/or analyses of areas/sectors for which the entity is responsible.
2. Production of information and communication material in thematic areas the unit is responsible for.
3. Studies, briefings, pre-phasing-out evaluations and closure of support (where such funding is not allocated under the decided operation).
4. Seminars, conferences and workshops with the aim of contributing to dialogue and performance communication and to strengthen the work with strategic areas within Swedish development cooperation, e.g. gender equality, poverty and rights perspectives, anti-corruption, donor coordination, harmonisation, etc.
5. Other overall activities with the aim of developing Sida's activities within ap16, Financially sustainable development.

Other procedures
Funds for the consultancy fund are allocated from the appropriation item Global efforts for Economically Sustainable Development (financial code 110010100). Decisions on assignments/activities within the fund are made by the Head of Unit.

The subject area's consultancy fund is registered as an intervention in PLUS (internal decision).
Employees of the unit responsible for relevant thematic areas draw up a plan/draft of activities to be financed from the Fund and are responsible for the implementation of the missions.

For each new assignment/activity, decisions on assignments and call-off contracts/contracts shall be made by the Head of Unit and a new component shall be registered during the operation 61060036 in PLUS. In the decision on assignments, reference is made to this decision.

Sida's templates shall be used and procurement shall be made in accordance with Sida's routines and regulations. A copy of the decision with the attached contract and mission statement for each component shall be sent to the responsible Programme Administrator.

Payments are made by the Head of Unit. The case is registered to the Programme Administrator in Dox. With reference to decision on delegation No 2016-000262, it is proposed that a consultancy fund be established for the subject group with a budget of SEK 1,000,000 for both 2016 in accordance with the above proposal. Konsultfond inom Ämnesområdet Ekonomiskt hållbar utveckling 

Inom ämnesområdet Ekonomiskt hållbar utveckling på enheten för TEMA finns behov av att inrätta en så kallad Konsultfond för finansiering av mindre konsultuppdrag inom verksamhetsområdet under 2016. En konsultfond skapar möjlighet att på ett snabbt och effektivt sätt få tillgång till nödvändig/önskvärd expertkunskap, som inte finns inom Sida, i anslutning till Enhetens roll för omvärldsbevakning, expertkunskap och resultatkommunikation.

Bakgrund
Syftet med konultfonden är att Sida får finansiera viss metodutveckling, studier, utvärderingar och erfarenhetsredovisningar samt revisioner för att ge tillgång till bakgrunds-och analysmaterial relevant för Sidas verksamhet. Uppdragen ska inte ersätta Sidas ordinarie arbetsprocesser och ansvarsområden utan stärka Sidas och ämnesgruppens egna analyser och beslut. Uppdragen ska vara av kortare art och begränsade i tiden.

Områden
1.Studier och/eller analyser av områden/sektorer som enheten ansvarar för.
2.Framtagande av informations- och kommunikationsmaterial inom tematiska områden enheten ansvara för.
3.Studier, genomgångar, utvärderingar inför utfasning och avslut av stöd (när sådan finansiering inte avsatts inom den beslutade insatsen).
4.Seminarier, konferenser och workshops med syfte att bidra till dialog och resultatkommunikation och för att stärka arbetet med strategiska områden inom det svenskautvecklings-samarbetet, t ex jämställdhet, fattigdoms-och rättighetsperspektiven, anti-korruption, givarsamordning, harmonisering etc.
5.Annan övergripande verksamhet med syfte att utveckla Sidas verksamhet inom ap16, Ekonomiskt hållbar utveckling .

Övriga procedurer 
Medel för konsultfonden avsätts från anslagsposten Globala insatser för Ekonomiskt hållbar utveckling (finanskod 110010100). Beslut om uppdrag/aktiviteter inom fonden fattas av enhetschefen.

Ämnesområdets konsultfond registreras som en insats i PLUS (internal decision).

Medarbetare på enheten som ansvarar för relevanta tematiska områden utarbetar en plan/förslag till aktiviteter som ska finansieras från fonden och är ansvariga för genomförandet av uppdragen. 

För varje nytt uppdrag/aktivitet ska beslut om uppdrag samt avropskontrakt/kontrakt fattas av enhetschefen och en ny komponent registreras under insatsen 61060036 i PLUS. I beslut om uppdrag hänvisas till detta beslut.

Sidas mallar ska användas och upphandling ska ske i enlighet med Sidas rutiner och regelverk. En kopia av beslut med bifogat kontrakt och uppdragsbeskrivning för varje komponent ska skickas till ansvarig programadministratör. 

Betalningar utanordnas av enhetschefen. 

Ärendet registreras på Programadministratören i Dox.

Förslag
Med hänvisning till beslut om delegering nr 2016-000262 föreslås att en konsultfond inrättas för ämnesgruppen  med en budget på SEK 1 000 000 för bå 2016 i enlighet med ovanstående förslag.