Framework arrangement for development evaluation services Kehitysevaluointipalveluja koskeva puitejärjestely The Development Evaluation Unit (EVA-11) of the Ministry for Foreign Affairs of Finland (MFA) carries out regular strategic level and policy evaluations, meta-evaluations and syntheses of decentralized and centralised evaluations. In addition, different types of preliminary evaluability reviews or background reviews on wider evaluations or on other issues of importance to the organisation are commissioned by EVA-11.The unit also supports other operational units in their programme evaluation activities by providing capacity development, evaluation guidelines as well as help desk services during planning and implementation of decentralized evaluations.

 All evaluations and reviews are commissioned to independent evaluators. Due to the volume of concurrent evaluations and unit's limited human resources, external services are required for the function to be efficient.  The rationale for the evaluation management service framework (EMS) is to provide a new service based management and facilitation of evaluations. The service-based approach allows a more flexible use of evaluation expertise, also during the planning phases. External expertise is needed especially when finalizing the evaluation design, methodologies as well as when defining the required team expertise in evaluation. The EMS also strengthens a coordinated approach to the multiple parallel evaluations commissioned, thus increasing effectiveness and synergies. The use of EMS provides a platform for accumulating knowledge also within the commisioning organization. MFA experiences with the first EMS-arrangement were positive and support the continuation of this model with some modifications. Furthermore, MFA wishes to strengthen the utility and usefulness of development evaluations and, to that end, to develop this framework further, including innovative approaches and communication.  

   

 The role of the MFA as the commissioner of evaluations (planning and taking decisions on the design and implementation of evaluation, quality assurance of evaluation deliverables, dissemination and use of the evaluations). The role of the EMS Service Provider is that of a manager (coordination, facilitation of evaluation teams and missions as well as backstopping services) and implementer of evaluations. EVA-11 intends to allocate 4 milliion euros worth of contracting authorities and 600 000 euros worth of budget funding of 2020. Ulkominsteriön kehitysevaluoinnin yksikkö EVA-11 vastaa strategisten, politiikkatason evaluointien  sekä keskitettyjen ja hajautettujen arviointien synteesien ja meta-evaluointien teettämisestä.  Lisäksi yksikkö teettaa evaluoitavuus- ja taustaselvityksiä laajempia evaluointeja varten tai ministeriölle muuten tärkeistä asiakokonaisuuksista. EVA-11 tukee kehitysyhteistyötä toimeenpaneniva yksiköitä tarjomalla evaluointikapasiteetin kehittämiseen liittyviä palveluja, julkaisemalla evaluointiohjeistuksia ja tarjoamalle neuvontapalveluja, jotka liittyvät hajautettujen ohjelma- tai hanke-evaluointien suunnitteluun ja evaluointien toteutukseen.   
Kaikki evaluoinnit ja katselmukset teetetään riippumattomilla evaluointiasiantuntijoilla.Ulkoistettu palvelu on välttämätön, kun otetaan huomioon yksikön rajalliset henkilöstöresurssit ja toimintojen vaikuttavuuteen liittyvät tavoitteet. Kehitysevaluointipalveluja koskevna puitejärjestelyn tarkoitus on tarjota uusi evaluointien hallinnointiin ja fasilitointiin liittyvä palvelukokonaisuus. Palvelulähtöinen toimintatapa sallii joustavamman evaluointiosaamisen hyödyntämisen myös arviointeja suunniteltaessa. Ulkoisia asiantuntijoita tarvitaan erityisesti evaluointitoimeksiantojen viimeistelyssä, metodologiaan liittyvissä kysymyksissä ja määriteltäessa arviointitiimien kokoonpanoa ja osaamisprofiileja. Puitejärjestelyllä vahvistetaan myös samanaikaisesti käynnissä olevien arviointien koordinaatiota ja sitä kautta lisätään vaikuttavuutta ja synergioita. Toimiva puitesopimus tarjoaa mahdollilsuudet evaluointiosaamisen kerryttämiseen ja syventämiseen myös organisaation sisällä. Ulkoministeriön kokemukset ensimmäisestä evaluointipalveluja koskevasta puitejärjestelystä olivat hyviä ja tukevat käytännön jatkamista pienin, opittuihin asioihin perustuvin muutoksin. Koska Ulkoministeriö haluaa entisestään vahvistaa kehitysevaluointien tulosten käytettävyyttä, on tarkoituksen kehittää puitesopimusjärjestelyä edelleen ja sisällyttää siihen uusia toimintatapoja ja viestintään liittyviä ratkaisuja.

Ulkoministeriön rooli evaluointien toimeksiantajana ja päätöksenteossa säilyy. Palvelun tuottajan tehtävänä on koordinoida arvioinnin toimeenpanoa ja arviointitiimejä ja toteuttaa arviointitoimeksiantoja. EVA-11 käyttää tarkoitukseen 4 miljoonan euron edestä vuoden 2020 sopimus- ja myöntövaltuuksia ja 600 000 euroa vuoden 2020 määrärahoja.