Audit assignments procured 2017 REMA/Ministry of Environment - Financial review of MINIRENA Revisionsuppdrag avrop aug 2017 The assignment that is to be procured constitutes two assignments embedded in one call off since this has been assessed as most cost efficient. 

Assignment 1: Financial audit with Assurance of REMA 
Assignment 2: Financial review without assurance of MINIRENA (see comment below) 

Assignment 1 is linked to component two of natural resources and environment programme. The assignment involves establishing financial status in relation to budgeted funds and expenditures/activities costs so as to determine the final balance and finally be able to close the contribution (Environment and climate change Component).

Assignment 2 is linked to the proposed programme developed and submitted to Sida for consideration. The proposed programme is called "Institutional Support Programme to MINIRENA. Assignment two aims to assess internal management and  control of MINIRENA through identifying weaknesses sytem/process for budgeting, accounting procedures and reporting systems that are to be used for the proposed programme. The assessment will also focus to the management of the programme, the adequacy of the systems for internal management and control and procedures for cost-sharing between different programmes within MINIRENA. Special attention should be paid to the management of the programme, the adequacy of the systems for internal management and control and procedures for cost-sharing between different programmes within the organization

Comment: A re-organization of some of the Ministries was presented in September. MINIRENAs previous responsibilities are now divided into two separate ministries. The Embassy intends to enter into an agreement with the new Ministry of Environment, which will be the object of the assessment. The reorganization caused a delay in the conduction of the assignment. EY has updated the timetable and budget for the assignments, which have been approved by the Embassy. Upphandlad tjänst utgörs av två uppdrag vilka inkluderats i ett avrop då detta bedöms vara mest kostnadseffektivt. 

Uppdrag 1: Finansiell revision med bestyrkande av REMA 
Uppdrag 2: Finansiell bedömning enligt internationell standard utan bestyrkande (så kallad ”ISK-granskning”) av MINIRENA. (se komplettering nedan)

Uppdrag 1 avser bestyrkande av finansiell rapportering kopplat till insats 51160012 ”Environment and climate change component”. Aktivitetsperioden för insatsen avslutades i juni 2016 och ambassaden har inväntat rapportering i enlighet med gällande avtal. Enligt avtalet skall bestyrkande av programmet göras av den nationella riksrevisionen (National Office of Auditor General (OAG) Rwanda. Av olika anledningar har programmet ej reviderats i enlighet med avtal. Revision avseende tidigare period upphandlades och genomfördes under 2014 (insats 51160089). Bestyrkande av de två återstående årens finansiella rapportering, inklusive ett bestyrkande av utstående balans, är en förutsättning för att möjliggöra att insatsen stängs. Uppdraget bedöms därför vara motiverat. 

Uppdrag 2: avser en bedömning av finansiell styrning och kontroll (en så kallad ISK-granskning) av MINIRENA. Ambassaden planerar att ingå avtal med MINIRENA avseende stör till program ”Institutional Support Project to MINIRENA” (insats 10194). Enligt Regel för att hantera biståndsinsatser skall en riskanalys genomföras som en del av beredningsprocessen. En del av riskanalysen utgörs av en bedömning av sammarbetspartnerns interna styrning och kontroll. Då ambassaden i nuläget saknar relevant och nödvändig information för att kunna göra sådan bedömning anses uppdraget motiverat.

Komplettering: i början av september presenterades en omorganisation av vissa ministerier, där ibland MINIRENA. I den nya organisationen har MINIRENAs tidigare ansvarsområden delats upp i två nya ministerier. Ambassaden har för avsikt att sluta avtal med det nya Ministry of Environmnet vilket således kommer att vara revisionsobjekt i uppdrag 2. Omorganisationen föranledde en försening av genomförandet av uppdragen. EY har inkommit med uppdaterad tidplan samt budget för uppdraget, vilka har godkänts av Ambassaden.