IOM: 2018-2019, Build AUC Capacity for  Effective JLMP Implementation IOM:2018-2019, Build AUC Capacity for  Effective JLMP Implementation The project proposed by International Organization for Migration (IOM) is to capacitate the Department of Social Affairs at the AUC through the appointment of a project coordinator whose main responsibilities includes establishing of the Program Support Unit and be responsible for donor liaising, providing technical guidance and backstopping in the design, implementation, monitoring and evaluation of project activities for the planned three years period and, beyond. The Project Coordinator (TA) will be responsible to expedite the start-up process of the JLMP. Aprt from these, the he/she will also undertake the following activities. These are:-  • Finalize the  draft three years project proposal of JLMP by incorporating comments and feedback provided by the implementing partners and donors;• Facilitate the joint implementation start-up process between AUC-ILO-IOM and UNECA  by clearly defining the different roles and responsibilities of each organization. - Prepare internal MOU ( Memorandum of Understanding) for all JLPM implementing partners and develop oprational arrangement;• Initiate the quick recruitment of JLMP program coordination unit at AUC by preparing job description for the staffs to be in place (project coordinator, advisor, project manager and etc);• Organize proper induction and orientation for the new staffs to be hired and ensure linkage with other ongoing related AUC’s initiatives. Also familiarize the new staffs with AUC partners (donors) to maintain the good partnership and joint action in the course of Project implementation.• Technically advise key stakeholders at all levels on JLMP and providing guidance towards regional and continental policy and operations coherence; • Participate in advisory mission to ensure coordination and coherence with AUC Migration Policy Frameworks and provide guidance in designing, monitoring, and evaluation and reporting of project activities at RECs level;• Facilitate training on Labour migration to the new staffs at the project support unit and other staff from other AUC departments as necessary. The implementation and supervision of this project is managed by International Organization for Migration Special Liaison Office (IOM-SLO) in collaboration with AUC. AUC will mainly be responsible for the administrative issues related to the day to day operation of the project. This project will also benefit from the expertise of national and international staff in the Special Liaison Unit (SLU) with one focal point assigned to liaise with the Department of Social Affairs of AUC. IOM will use its expertise and experience gained through the management of past labour migration projects on the African continent. IOM-SLO will also use its well-established project implementation, internal monitoring, and technical assistance procedures to ensure the smooth and timely implementation of this project in collaboration with AUC.  AUC will develop the Terms of Reference (ToR) for the Project Coordinator, chair the recruitment process and decide the best candidate who will take the interim project coordinator position. IOM shall be a member of the panel of interviewers. The responsibility of IOM-SLO includes running joint monitoring and evaluation (M&E), which entails the development of an M&E plan, as well as a project implementation work plan to guide the execution in accordance with the project document and to achieve the project goals. IOM-SLO will pay monthly remuneration to the Project Coordinator from the project budget as per the employment contract signed by both parties; IOM-SLO and the Project coordinator.  In addition, IOM-SLO will also submit project implementation progress and financial expenditure reports periodically as per the agreed timeline. Arbetskraftsmigrationsprogrammet JLMP lanserades i april 2015 efter att det antagits av de afrikanska statscheferna. Sedan dess har JLMP lagt en solid grund för att uppnå det övergripande målet - inklusive idrifttagning av den kontinentala översynen för en utveckling av det afrikanska protokollet om fri rörlighet(African Protocol on Free Movement of Persons), utarbetandet av en handlingsplan för att stödja en samstämmig omarbetning av RECs officiella hållning samt publicering av den första afrikanska regionala syntesrapporten om arbetskraftsmigration. En första rapport om JLMP-genomförandet presenterades av stats- och regeringschefer vid den 26:e ordinarie sessionen i AUs församling. Det långsiktiga förverkligandet av mål och resultat för AUs, ILOs, IOMs och UNECAs gemensamma program för arbetsmigrationsstyrning, utveckling och integrering i Afrika fokuserade på intra-afrikansk arbetskraftsmigration. Det kräver understöd från en projektstödsenhet.

På grund av AUCs kapacitetsbrister, främst på arbetskraftsmigrationsområdet, försvårades det planerade genomförandet av programmet vilket därför lett till att avsedda mål inte kunnat uppnås. Avsaknaden av en avdelningschef för arbetskraft,sysselsättning och migration, jämte andra nödvändiga tekniska tjänstemän, har inneburit tydliga ledarskapsbrister. Genom att ta hänsyn till denna utmaning har AUC, dess samarbetspartners och givare kommit överens om att prioritera stärkandet av AUCs kapacitet via stöd från sekunderad personal i form av konsultstöd. I praktiken betyder det att projektet tillförs ledarskap och tekniska möjligheter att etablera en projektstödsenhet (PSU) med ansvar som omnämns i detta dokument. Därmed förväntas ett smidigt genomförande av det treåriga JLMP-programmet. Lösningen innebär att en projektkoordinator tillsätts med ansvar för programsamordning tillsammans med relevant expertis.

Ovan av IOM föreslagna projekt avser att stärka kapaciteten inom AUCs avdelning för sociala frågor (Department of Social Affairs). Tänkt projektkoordinators huvuduppgifter blir att inrätta nämnda programstödsenhet med ansvar för givarförbindelser, tillhandahålla teknisk vägledning och backstopping för utveckling, genomförande, övervakning och utvärdering av projektaktiviteter under och bortom programgenomförandet. Projektkoordinatorn kommer att ansvara för att påskynda uppstartsprocessen av JLMP. Jämte dessa huvuduppgifter omfattar ansvaret genomförandet av följande aktiviteter:

• Att färdigställa JLMPs utkast till ett treårigt projektförslag genom att sammanställa kommentarer och annan återkoppling från genomförandepartners och givare,
• Att förenkla den gemensamma processen för genomförandet mellan AUC, ILO, IOM och UNECA genom att tydligt definiera olika organisationers roller och ansvarsområden,
• Att förbereda ett internt MOU (Memorandum of Understanding) för alla genomförandepartners och upprätta operativa åtgärder, 
• Att genomföra en snabb rekrytering till JLMPs programkoordinationsenhet genom förberedelse av arbetsbeskrivningar (projektkoordinator, rådgivare, projektledare och liknande),
• Att organisera installationen och orienteringen för den personal som ska anställas, säkerställa kopplingen till andra relevanta och pågående AUC-initiativ, introducera personalen för AUC partners och givare med målet att upprätthålla ett nödvändigt partnerskap,
• Att tillhandahålla rådgivning till viktiga intressenter på alla nivåer ge vägledning i regional- och kontinentalpolitiska frågor samt för en samordning av relevanta åtgärder,
• Att delta i rådgivande uppdrag för att säkerställa samordning och överensstämmelse med AUCs migrationspolitik och ge vägledning vid utformning, övervakning, utvärdering och rapportering av projektaktiviteter på REC-nivå,
• Att erbjuda utbildningen kring arbetskraftsmigration till projektstödsenheten och annan AUC-personal vid behov.

Nyanställda personal kommer att lokalisera på AUC-högkvarteret i Addis Abeba. Den ansvarige kommer att rapportera till IOMs Chief of Mission/Addis Abeba via AUCs Chef för sociala frågor. Projektet kommer att löpa under en period av 12 månader från och med mars 2018. När det etablerats kommer kommer projektstödsenheten överta genomförandet av JLMP under samordnande chefen för de tekniska rådgivarna.
Projektgenomförande och övervakning hanteras av IOMs Special Liaison Office (IOM-SLO) i samarbete med AUC. De senare kommer huvudsakligen att ansvara för de administrativa frågorna och den dagliga driften. Projektet kommer att kunna dra nytta av sakkunskapen hos programstödsenhetens nationella och internationella personal via den kontaktpunkt som är knuten till AUCs avdelning för sociala frågor (Department of Social Affairs). IOM kommer att använda sin kompetens och erfarenhet från det tidigare arbetskraftsmigrationsprojektet. IOM-SLO kommer också att använda sitt väl etablerade projektgenomförande, intern övervakning och tekniskt stöd för att säkerställa ett smidigt och snabbt genomförande av projektet i samarbete med AUC. AUC kommer att utveckla Terms of Reference (ToR) för projektkoordinatorn, leda rekryteringsprocessen och avgöra valet av den bästa kandidaten för projektets samordning. IOM ska deltat aktivt i denna process. IOM-SLO ansvarar för gemensam övervakning och utvärdering (M&E) vilket innebär utveckling av en M&E-plan liksom en arbetsplan för projektgenomförandet för att tillse att det sker utförandet i enlighet med projektdokumentet och att därmed uppställda mål uppfylls. IOM-SLO betalar månadslön till projektkoordinatorn från projektbudgeten enligt ett anställningsavtal som undertecknats av båda parter. Vidare kommer IOM-SLO att ta fram narrativa och finansiella rapporter regelbundet enligt den överenskommen tidplan. The objective of the project is to capacitate the Department of Social Affairs at the AUC through the appointment of a project coordinator whose main responsibilities includes establishing of the Program Support Unit and be responsible for donor liaising, providing technical guidance and backstopping in the design, implementation, monitoring and evaluation of JLMP project activities for the planned three years period and beyond. The Project Coordinator (TA) will also be responsible for the following activities.• Finalize the draft three years project proposal of JLMP by incorporating comments and feedback provided by the implementing partners and donors;• Facilitate the joint implementation start-up process between AUC-ILO-IOM and UNECA by clearly defining the different roles and responsibilities of each organization;•Prepare internal MOU ( Memorandum of Understanding) for all JLPM implementing partners and develop oprational arrangement;• Initiate the quick recruitment of JLMP program coordination unit at AUC by preparing job description for the staffs to be in place (project coordinator, advisor, project manager and etc);• Organize proper induction and orientation for the new staffs to be hired and ensure linkage with other ongoing related AUC’s initiatives. Also familiarize the new staffs with AUC partners (donors) to maintain the good partnership and joint action in the course of Project implementation;• Technically advise key stakeholders at all levels on JLMP and providing guidance towards regional and continental policy and operations coherence;• Participate in advisory mission to ensure coordination and coherence with AUC Migration Policy Frameworks and provide guidance in designing, monitoring, and evaluation and reporting of project activities at RECs level;• Facilitate training on Labour migration to the new staffs at the project support unit and other staff from other AUC departments as necessary.