Strategic management & EU negotiations Serbian MoI - Performance management in the Serbian MoI Strategisk ledning & EU förhandlingar serbiska    inrikesministeriet I december 2015 beslutade Sida att finansiera "Stöd till kapacitetsutveckling av det serbiska inrikesministeriet för strategisk ledning och europeisk integration" med 46 595 678 SEK. Programmet innehåller två komponenter som stödjer djupgående organisatorisk förvaltningskapacitet på två viktiga områden av nycklar politiska inriktningar, strategisk ledning och EU-integration. 

I september 2017, ansökte serbiska inrikesministeriet (MoI) och International Management Group (IMG) en förlängning av programmet med ytterligare 24 månader då detta ansågs nödvändigt för att stärka resultaten av det ursprungliga programmet och komplettera utvecklingen på specifika områden. Förslaget innehåller även ytterligare medel till ett belopp av 21 780 000 SEK som ska användas för flera nya verksamheter.

Den föreslagna förlängningen bygger på två pelar: ytterligare kapacitetsutveckling av Polisdirektoratet inom strategisk planering och ledning och introduktion och förberedelse av inrikesministeriet för utförandet av resultatstyrningen (performance management). Kapacitetsutveckling av Polisdirektoratet är en fortsättning på det modulära träningskoncept som har upprättats under det ursprungliga programmet, medan performance management berör ännu en annan aspekt av Human Resources Management reform som bör avrunda paketet med HRM funktioner som införts av programmet för att förbättra den övergripande långsiktiga effektiviteten i organisationen.

Resultatramverket har reviderats för att inkludera de nya målen och det har blivit helt harmoniserat med programmets övergripande mål. Tre nya mål har lagts till komponent ett, som syftar till att skapa förutsättningar för införandet av performance management system, utbilda 150 chefer i ledarskap och ledningskompetens och utföra en fördjupad funktionell analys av Polisdirektoratet. Resultatramverket har utvecklats i nära samarbete med MoI. 

International Management Group (IMG) kommer att ansvara för den finansiella och administrativa förvaltningen, medan Mol och projektteamet (som kommer att sitta i ministeriet) kommer att ansvara för den operativa förvaltningen. Medel kommer att kanaliseras via IMG, vilket i sin tur kommer att kontraktera alla nödvändiga tjänster och utföra kontrollen av användningen av medlen och organisera extern revision. 

IMG har valts ut i en konkurrensutsatt upphandling för att genomföra programmet.

Förslaget från MoI bygger på nödvändigheten av att fortsätta programmet för att uppnå de förväntade resultaten i linje med det övergripande målet för det bilaterala samarbetet. Värdet av det föreslagna tilläggskontraktet för det fortsatta programmet är mindre än 50 procent av det ursprungliga kontraktsvärdet. På grund av ekonomiska och tekniska skäl och samordning med andra pågående parallella bilaterala program kan leverantören inte bytas ut och ersättning av leverantören skulle medföra betydande olägenhet (och betydande dubblering av kostnaderna) för den svenska ambassaden i Belgrad. Kriterierna enligt kapitel 17 § 11 av lagen om offentlig upphandling som tillåter kompletterande beställningar utan ny upphandling, anses därmed vara uppfyllda.

Budgeten är rimlig i förhållande till mål och förväntade resultat. Budgeten är uppdelad i två delar, programförvaltning och aktivitetskostnader och driftskostnader för programmet. Den redovisas nedbryten i arvode och ersättningsgilla kostnader. Sammantaget motsvarar arvodet 46.7% av den totala budgeten. Av detta programförvältningsavgifter står för 21.4% av den totala budgeten och 46% av de totala avgifterna, vilket är rimligt i ett program av denna komplexitet. Administrationskostnader uppgår till totalt 10.7% av den totala budgeten. De omfattar direkta och indirekta driftskostnader.

Bidraget bedöms som relevant, eftersom det följer nationellt fastställda prioriteringar och är i linje med MoIs och Sveriges strategiska mål.

MoI med stöd från IMG har kapacitet att uppnå resultaten på ett effektivt sätt. Sida finner IMG fullt godtagbart givet deras goda resultat i regionen. IMG tillämpar internationella redovisningsstandarder och anses ha kapacitet att leverera en effektiv hantering av resurserna med minimal förvaltningsrisk. 

Deras kapacitet för intern kontroll har bedömts av Ernst & Young för Europeiska kommissionen vid flera tillfällen och anses tillfredsställande. Revision av tidigare svenska stödet till serbiska MoI som kanaliserades via IMG (Stöd till strategisk utveckling av IT system inom det serbiska inrikesministeriet) är utan anmärkning och observerade brister i den ekonomiska förvaltningen och den interna kontrollen saknas.

Ett starkt lokalt ägarskap och engagemang är kärnan i detta program. Stödet har aktivt sökts av MoI och förslaget har utformats i nära samråd mellan MoI och ambassaden. MoI äger processen i stor utsträckning, vilket bör bidra till att stärka hållbarheten.

Programmet kombinerar både politiska och tekniska aspekter av reformen inom MoI och Polisdirektoratet. Det bygger på en tydligt uttalad politisk vilja till reformer och fokuserar på att bygga upp kapaciteten hos en hållbar resursbas inom viktiga områden inom MoI och Polisdirektoratet. Metoden är således långsiktig till sin karaktär och fokuserar på att identifiera och utveckla förändringsagenter. En annan kraftfull hävstång för detta program är att det stödjer den planerade reformen av MoI i samband med Serbiens EU-närmande.

Programmet är i linje med nationellt fastställda prioriteringarna, men finansieringsmodaliteten är inte i linje med partnerns eget system, eftersom finansiell förvaltning sker helt av IMG. Sida bedömer det fortfarande inte som lämpligt att slussa medel genom nationella partnerinstitutioner, eftersom det inte finns någon resultatbaserad budgetering. Dessutom är en programansats ännu inte möjlig, främst på grund av bristande intresse från andra givare.

Riskerna for effektiviteten och genomförbarheten av programmet har bedömts, dokumenterats och sammanfattats i ett riskanalysregister. Riskerna har bedömts i förhållande till de förväntade resultaten och hänsyn har tagits till principerna för biståndseffektivitet. The proposal concerns a cost extension of support to the Serbian Ministry of Interior which targets the development of in-depth management capacities in two key policy areas - strategic management and EU integration. The extension will last 24 months. The proposal for the extension focuses on two priority areas: further capacity development of the Police Directorate in the area of strategic planning and management and introduction and preparation of the Ministry of Interior for the performance management model. The capacity development of the Police Directorate is a continuation of the modular training concept that has been set up during the original program implementation, whereas performance management concerns yet another aspect of the Human Resources Management reform that should round up the package of HRM functions introduced by the program to improve the overall organizational effectiveness and efficiency. The implementing partner has been procured for the original program and the contract will now be amended in accordance with the Swedish Law on Public Procurement. The overall objective of the program is a more efficient and effective policing service providing safety and security in accordance with EU standards and democratic policing principles. 
The program aims to support the Serbian MoI in the development of in-depth organizational management capacities in two key policy areas, strategic management and EU integration, with the aim to contribute to increasing cost-efficiency, thus directly enhancing public safety, transparency and the EU accession process.
The program consists of two components with clearly defined specific objectives.
Component one: Strategic Management
The specific objective of this component is the enhanced capacity of the MoI's Police Directorate on central and regional levels to strategically plan and implement reforms.
Component two: EU Management
The specific objective of this component is the enhanced capacity of the Serbian MoI to implement the Action Plan for chapter 24 for EU accession and make progress in EU integrations.