TMEA in-depth effficency audit TMEA revision This assignment is twofold. First, the aim is to identify possible weaknesses of the internal management and control of TMEA’s Tanzania country and Regional office and assess whether the organisation has adequate competence, capacity and routines to achieve its goals. Based on the findings, Sida/Sweden will require that TMEA addresses the weaknesses as appropriate during the agreement phase and before entering new support. For example, some of the measures will be included as agreement conditions to be followed up during the annual audits. 

Hence, the audit will analyse the organisation’s internal operational and financial management control systems in order to determine whether these can guarantee appropriate quality and accuracy in the entire organisational chain. On a more general level, it shall assess the organisational structure, the relevance and dimensioning of this structure in relation to functions and duties. The internal communication mechanisms through the whole cooperation chain shall also be assessed.

Furthermore, the efficiency audit shall include an assessment of the organisation’s compliance with the annexed agreement between Sida and TMEA. 

Second, this audit shall perform an assessment of the procurement procedures of TMEA. The assessment will provide input to Sida/Sweden regarding the compliance of procurement regulations and other possible documentation guiding the procurement processes. The focus shall be on organizational arrangements as well as resources, competence and capacity at all levels relating to procurement; contracting, contract management, administration processes, etc. The consultant is expected to identify strengths and weaknesses, and present recommendations on how to act on/manage identified weaknesses. Syftet med uppdraget/insatsen är dubbelt. För det första skall uppdraget identifiera eventuella svagheter i intern styrningen och kontrollen av TMEAs land (Tanzania) och regionkontor samt bedöma huruvida organisationen har tillräcklig kompetens, kapacitet och rutiner för att uppnå sina mål. Baserat på resultaten och rekommendationer, kommer Sida / Sverige uppmana att TMEA att åtgärda dessa svagheter såsom lämpligt under avtalsperioden och innan eventuellt nytt stöd godkännes. En del av de föreslagna åtgärderna kommer eventuellt ingå som avtalsvillkor som ska följas upp på under det årliga revisioner.

Revisionen kommer således att analysera organisationens interna operativa och finansiella kontroll och managementsystem för att avgöra om dessa kan kvalitet i hela organisationen. Generellt, ska den bedöma organisationsstruktur, relevans och dimensioneringen av denna organisation/struktur i förhållande till uppgifter och åligganden. De interna kommunikationsmekanismer genom hela samarbetskedjan ska också bedömas.

Vidare skall revisionen bedöma om organisationen uppfyller det bifogade avtalet mellan Sida och TMEA.

För det andra skall uppdraget bedöma system för upphandling inom TMEA, inklusive upphandlingsregler och annan dokumentation som styr upphandlingar. Fokus ska ligga på organisatoriska processer samt resurser, kompetens och kapacitet på alla nivåer i samband med upphandling, avtalshantering, administration processer, etc. Konsulten förväntas identifiera styrkor och svagheter och rekommendationer om vad man kan förbättra.