Travel transaction fees and visa card rebates for projects (2016-2017) Frais de transaction et remises associées à la carte Visa pour des déplacements reliés à des projets (2016­2017) This project facilitates the reconciliation and the timely recording of transaction fees and travel rebates from the designated travel services provider (DTSP) that would normally have been charged to individual projects.

The DTSP prepares monthly invoices for the transaction fees incurred during the period and a fixed monthly management fee. Ottawa and the regional offices pay these invoices, distributing the costs among research projects, capacity building projects, and corporate and administrative services. The expense distribution between tiers is completed according to the estimated expenditure ratios established under the financial cost structure for 2016/2017. The transaction fees and rebates are allocated according to the estimated expenditure ratio of 71/21/8, approved at the March 2016 Board meeting.

This process ensures the elimination of inequities in the treatment of transaction fees and travel rebates in regards to their allocation to head office and regional office cost centres. Transaction fees are no longer charged to individual charge cards, eliminating the need for reconciliations and reducing aggravation to the travelers and travel arrangers. It is a simple, easy-to-implement process and results in lower expenses in projects that contain travel, in the aggregate by exactly the amount charged against this RSP.

For 2016/2017, the Centre will continue the practice whereby all travel transaction fees incurred by the Centre (head office and the regional offices) for program related activities be charged to the Development Research Programming portion of the Centre expenses, hence the need for the project to be funded by Forward Planning. The charges against this RSP are reduced by rebates generated from the Centre's Corporate Card program and travel commission revenues returned by the designated travel services provider (DTSP). Ce projet facilite le rapprochement et la comptabilisation rapide des frais de transaction et des remises de l’agence de voyages désignée qui auraient autrement été attribués à des projets individuels.

L’agence de voyages désignée prépare des factures mensuelles pour les frais de transaction engagés durant la période et pour les frais de gestion mensuels fixes. Ottawa et les bureaux régionaux paient ces factures, en répartissant les coûts parmi les projets de recherche, les projets de renforcement des capacités et les services généraux et administratifs. La répartition des charges entre les différents volets correspond à l’estimation du ratio des charges qui a été établie d’après la structure des coûts financiers pour l’exercice 2016­2017. Les frais de transaction et les remises seront imputés selon un ratio des charges estimé à 71: 21: 8, approuvé par le Conseil à sa réunion de mars 2016.

Ce processus garantit l’élimination des iniquités de traitement des frais de transactions et des remises de l’agence de voyages en ce qui concerne l’imputation aux centres de coûts du siège et des bureaux régionaux. Les frais de transaction ne sont plus imputés à différentes cartes de paiement, ce qui élimine le besoin de rapprochements et réduit les désagréments des voyageurs et des responsables des préparatifs de déplacement. Ce processus simple et facile à exécuter permet de réduire les charges des projets comportant des déplacements en imputant dans le rapport agrégatif le montant exact imputé au PSR.

En 2016­2017, le Centre continuera à inscrire les frais de transaction pour les déplacements engagés par le Centre (siège et bureaux régionaux) en lien avec les activités de programme dans les dépenses associées aux programmes de recherche du Centre, d’où la nécessité de financer le projet à même le Fonds de planification à long terme. Les remises de l’agence de voyages désignée associées au programme de la carte commerciale du Centre et aux revenus de commissions permettent de réduire les charges imputées à ce PSR.