TRAPCA, Workshop Resource Person, 2016 - TRAPCA, Workshop Resource Person, 2016 (2) TRAPCA, Workshop Resource Person, 2016 Sweden has been supporting the Trade Policy Training Centre in Africa (Trapca), Tanzania, based in Arusha, since its establishment in 2006. Trapca is currently completing second phase of its programme cycle, and on preparation for a new phase. 

From series of dialogue and exchage with Trapca, Sida came to a conclusion that Trapca needs an expert support on RBM competence towards the formulation of its new strategic plan and programme document. The process envisaged is to hold a Strategic Planning Workshop on 15-19 February 2016 whereby Trapca will spend the first 2.5 days with an RBM expert to do situation analysis of the trade policy landscape in Africa, go through its core business and formulate a SMART objective. This will then be followed by another 2.5 days of an open workshop where Sida (the Regional Section in Addis and Nairobi as well as Sida headquarters) will be engaging Trapca on key strategic issues going forward, where the RBM expert plays a role as a moderator. 

It is thus suggested that Sida decides to directly procure a consultant with very specific skills for the assignment - strong RBM competence, knowledge on trade/private sector issues, good workshop moderation skills in a multi-stakeholder setup, and knowledge on Sida’s way of working. Established experience in supporting Sida’s partners (preferably in Africa) on business development, strategic planning as well as formulation of corporate plans and RMF, with a good understanding of Sida’s approach on programme sustainability, is vital for successful undertaking of the assignment. Also, proven capacity in interpersonal and intercultural relations, as well as the ability to use diplomatic tact and discretion are the kind of specific skills required for the assignment.   

The aim of the exercise is to assist both Trapca and Sida in establishing a common understanding of where Trapca is currently standing and how it can best position itself in the changing trade policy landscape in Africa. It will also assist Trapca in the preparation of a Strategic Plan and Programme document that is up to standard for Sida to consider assessment of a new phase, and also appealing for other potential funders and thereby increase the long-term financial sustainability of the centre.

As a result of the above, it is suggested that the service of Kari Örtengren - Senior Consultant and General Manager at Project Design AB - will be directly procured for reasons that Kari Örtengren has a good mix of skills and proven working experience in RBM consulting and moderation of strategic workshops; also exposeed to trade policy issues; and a long term experience of working with Sida and its partners in Africa and beyond.    

It is furthermore proposed that the consultant will be remunerated for a maximum of 175 hours at an hourly rate of SEK 1000 (maximum of SEK 175,000 remuneration) and that the consultant is entitled to a maximum of SEK 60,000 for reimbursable costs. The total maximum fund allocated for this assignment is thus SEK 250,000. Sverige har stött ”the Trade Policy Training Centre in Africa” (Trapca), baserat i Arusha, Tanzania sedan centret etablerades 2006. Trapca genomför för närvarande den andra fasen av ett flerårigt program och bereder samtidigt sin framtida verksamhet.  

I dialog mellan Trapca och Sida kom parterna fram till att Trapca behöver expertstöd i resultbaserad styrning för formulerandet av en strategi och framtagande av ett programdokument. Denna process omfattar hållandet av en strategisk planeringsworkshop den 15-19 February 2016 under vilken Trapca kommer att tillbringa de första 2,5 dagarna med en specialist i resultatbaserad styrning. Trapca ska då genomföra en situationsanalys av det handelspolitiska landskapet i Afrika och gå igenom Trapcas målbild. Denna del av workshopen följs av ytterligare 2,5 dagar då Sida (Regionala sektionerna vid Ambassaderna i Addis och Nairobi liksom Sida Stockholm) deltar i diskussionerna om Trapcas nyckelfrågor. Under denna andra del av workshopen föreslås konsulten fungera som facilitator/moderator.

Det föreslårs därför att Sida beslutar att direktupphandla en konsult med mycket specifik kompetens som bedömts nödvändig för uppdraget inkluderande mycket stark kunskap om resultatbaserad styrning, gedigna kunskaper i och erfarenheter av att facilitera/moderera workshops med många olika intressenter, god kunskap om Sidas arbetssätt samt viss kunskap om handel/privatsektorutvckling samt nödvändiga personliga egenskaper. Beprövad erfarenhet av att stödja Sidas partners (helst i Afrika) inom verksamhetsplanering, strategisk planering samt utformande av affärsplaner och RMF samt med en god förståelse av Sidas strategi för hållbarhet är avgörande för att framgångsrikt kunna genomföra uppdraget. Också visad kapacitet inom interpersonella och interkulturella relationer, samt förmåga att använda sig av diplomatisk takt och diskretion är särskilda egenskaper som krävs för uppdraget. 

Målet med workshopen är att hjälpa både Trapca och Sida få en gemensam förståelse om var Trapca står i Afrikas förändrade handelspolitiska landskap. Den ska också hjälpa Trapca ta fram en strategisk plan och projektdokment som är av sådan kvalitet att Sida eventuellt kan bereda stöd till en ny fas. Dokumenten ska dessutom appelera till andra potentiella givare och därmed öka Trapcas långsitiga finansiella uthållighet.

Givet ovanstående förslås att Sida direktupphandlar Kari Örtengren - Senior konsult och projektledare vid Project Design AB då hennes meriter motsvarar de kompetenser som krävs, dvs pga hennes kunskaper inom resultatbaserad styrning och moderring av strategiska workshops, biståndserfarenhet, kunskaper om Sida och exponering mot handelsrelaterat stöd i Afrika och andra utvecklingsländer.    

Det föreslårs vidare att konsulten ersättas för maximalt 175 timmar med ett timarvode på 1 000 SKr (dvs maximalt 175 000 Skr i arvode) samt att kunsulten har rätt till ersättning för ersättningsgilla kostnader uppgående till maximalt 60 000 Skr. Totalt föreslås att ett belopp uppgående till 250 000 Skr avsätts för detta ändamål.