ESV Project Preparation Mission ESV Project Preparation Mission The Central Harmonisation Unit (CHU)  at the Ministry of Finance of Georgia is since  2015 tasked to introduce and implement a modern system for Public Internal Financial Control (PIFC) at all levels of government. The PIFC reform aims to replace  the traditional national control system in favour of one based on principles of economy, transparency efficiency and effectiveness in relation to managing and controlling public funds.  Central to PIFC are the concepts of managerial accountability and functionally independent decentralised internal audit.  

The CHU has been successful in putting in place the decentralised  internal audit function. In 2019 CHU approached the Swedish National Financial Management Authority (Ekonomistyrningsverket, ESV) with a request to establish a partnership to address the second leg of the PIFC reform: a modern Financial Management and Control (FMC) system. This implies a further shift away from  the traditional centralized management system to  allow for improved  managerial accountability. It is an important element towards increased decentralisation and deconcentration and is included in the Public Finance Management (PFM) reform and the overall Public Administration Reform (PAR) of Georgia. The objective is that  each public manager should be responsible for establishing and maintaining adequate financial management and control (FMC) systems to carry out the tasks of planning, programming, budgeting, accounting, controlling, reporting, archiving and monitoring. 

In October 2019 two experts from ESV conducted,  with financial support from Sida, a  scoping mission with the aim of a) getting a better understanding of the systems for financial management as well as the status of the Public Internal Financial Control reform in Georgia; and b) get to know the potential future partner organisation and learn more about their actual needs and gaps where ESV may provide support. 

The ESV scoping mission produced a substantive report on the state of financial management system in Georgia and outlined possible areas of support the ESV could offer to Georgian partners.  The report described the steps towards a fully developed  Project proposal. Furthermore it stressed the need for a special design phase where ESV and CHU would jointly prepare a project proposal to be presented to Sida

ESV and CHU will conduct a set of analytical, consultation and scoping activities resulting in a project proposal that shall be submitted to Sida for possible financial support. To achieve this aim, ESV will conduct two missions in Georgia in January and February 2020. Apart of the missions both parties will actively work through skype and other means  to ensure that the proposal reflects a consensus and commitment between the two parties. It is expected that the proposal will be ready and submitted to the Embassy of Sweden in Tbilisi no later than by the end of April 2020. Central Harmonization Unit, CHU på det georgiska finansministeriet har sedan 2015 haft uppdraget att introducera och verkställa ett modernt system för Public Internal Financial Control, PIFC inom samtliga nivåer av den offentliga förvaltningen. PIFC reformen syftar till att ersätta ett traditionellt centraliserat kontrollsystem med ett baserat på ekonomiska, transparenta och effektiva kriterier för hantering och kontroll av offentlig medel. Stärkta förutsättningar för att utkräva ansvar av beslutsfattare inom förvaltningen samt en oberoende, decentraliserad intern revision är centrala element inom PIFC.

CHU har varit framgångsrika i att introducera en decentraliserad intern revisionsfunktion.  Under 2019 tog CHU kontakt med Ekonomistyrningsverket, ESV med en förfrågan att etablera ett partnerskap för genomförandet av den andra fasen av PIFC; vars mål är att introducera en ny ekonomistyrning och kontroll. Detta innebär en fortsatt omställning från de traditionella centraliserade systemen och möjliggör ett ökat ansvarsutkrävande. Detta utgör ett viktigt steg mot ökad decentralisering och ingår i reformen för offentlig finansiell styrning (OFS)  och den övergripande förvaltningsreformen Public Administration Reform (PAR) i Georgien. Målet är att alla budgetansvariga chefer tar ansvar för att inrätta och upprätthålla systemen för ekonomisk styrning och kontroll för att utföra  sina uppdrag gällande planering, programmering, budgetering, redovisning, kontroll, rapportering, arkivering upp uppföljning.

I oktober 2019 genomförde två experter från ESV, med Sidas stöd, en förstudie för att a) lära känna det georgiska ekonomistyrningssystemet samt status för PIFC reformen i Georgien och b) lära känna den potentiella partnerorganisationen, och de behov och gap som ESV:s stöd kan fylla.

Förstudien producerade en omfattande rapport om situationen om ekonomisk styrning och kontroll i Georgien och sammanfattade möjliga områden för samarbete mellan ESV och den georgiska partnern. Rapporten beskriver de steg som krävs för att utveckla ett färdigt projektförslag. Den understryker behovet  av en formuleringsfas under vilken ESV och CHU ska ges möjligheten att gemensamtutveckla ett gemensamt projektförslag.

ESV och CHU kommer under formuleringsfasen att genomföra analys, konsultation samt utformning av ett projektförslag för ett eventuellt finansiellt stöd från Sida. För detta syfte kommer ESV att genomföra två besök i Georgien, ett i januari och ett i februari 2020. Utöver besöken kommer bägge parter att arbeta aktivt genom Skype och andra medel för att säkerställa att projektförslaget reflekterar ett gemensamt åtagande mellan parterna. Projektförslaget förväntas inkomma till ambassaden senast slutet på april 2020. The development of financial management and control systems is one of priorities in Georgia's Public Administration Reform (PAR) and Public Financial Management (PFM) reforms and the Georgian EU agenda. It also constitute an important condition for advancing the much needed decentralisation reform.  Based on this, the Georgian side, namely Central Harmonisation Unit (CHU) that is responsible for internal control systems, initiated the request for support from ESV. The Ministry of Finance has expressed their full support for CHU in this process. CHU has a proved positive reform track-record in implementation of decentralised internal audit units.
Responding to the request Sida supported two preparatory contributions. In 2019 ESV scoping mission concentrated in exploring current state of affairs regarding internal control systems and generally public financial control systems (FCS) in Georgia.
Based on the findings of the ESV scoping mission in 2019, the current intervention allowed ESV and CHU to conduct a set of analytical, consultation and scoping activities. This resulted in the design of a budgeted project proposal to support reform of financial management and control in the Georgian public administration. Thus objective of the contribution is to prepare together with Georgian counterparts a joint project proposal for possible Sida support to CHU by ESV in building sound FCS in Georgia.