IT Strategy Serbian Ministry of Interior - HR software Stöd till strategisk utveckling av IT- system inom serbiska inrikesministeriet The objective of this project is to support the development of the IT Strategy for the Serbian Ministry of Interior and the accompanying    institutional capacity and business processes. It will also improve   the transparency and cost-efficiency of the service that the Ministry delivers to the citizens. It will be implemented by IMG and MoI       during 20 months. I december 2013 beslutade Sida att finansiera "IT Strategy Serbian Ministry of Interior" med 14 600 000 SEK. Projektets huvudfokus är på god samhällsstyrning, med användning av IT- reformen som en språngbräda för den övergripande reformen av statlig förvaltningen. 

Projektet hade tre huvudmål: a) att utarbeta analysen av den nuvarande situationen när det gäller informations-kommunikationsteknik (ICT) - AS IS Analys, b) att utveckla strategi och handlingsplan för utveckling inom informations- och kommunikationstekniksområdet och c) för att vidareutveckla ett e-förvaltning systemet i inrikesministeriet (MoI).

I april 2015, sökte inrikesministeriet ytterligare medel gällande mjukvara för HRM system. Den tilläggsbudgeten är 10 209 000 SEK och den förlängda projektperioden är 12 månader.

Den föreslagna förlängningen bygger på två Sida-finansierade insatser: "IT Strategy Ministry of Interior" och "Introduktion av ett modernt styrningssystem för personalresurser (HRM system) på Serbiens Inrikesministerium". IT strategikomponenten har utvecklat en AS IS Analys, som visar kritiska punkter i systemet och drar slutsatsen att sektorn för Analys, telekommunikation och informationsteknik har den kapacitet som krävs för att ta sig an den fortsatta ICT-utvecklingen. HRM projektet har utvecklat en strategi för reformeringen av HRM-funktionen i inrikesministeriet, som innehöll ett förslag till inrättandet av en ny HRM sektor. För att detta HRM sektor ska fungera, behöver ministeriet lämpliga IT-lösningar, som rekommenderas i projektets utvärderingsrapport.

Den nya komponenten kommer därför att fokusera på utvecklingen av IT-systemet för HRM baserat på en välgenomarbetad affärsprocessanalys för HRM. Det kommer alltså att fungera som ett komplement till pågående IPA twinning, vilket kräver en fungerande HRM-sektor för att stödja utbyggnaden av reformprocessen av HRM.

Den nya komponenten kommer därmed att bidra till det övergripande målet för IT-strategiprojektet, genom att stärka ICT-systemet som en viktig möjliggörare av strategisk styrningsprocesser.

Förslaget innehåller ett nytt resultat (outcome), med outputs och indikatorer som är harmoniserade med det övergripande målet för IT-strategiprojektet.

Budgeten för förlängningsperioden är rimlig i förhållande till mål och förväntade resultat. Det föreslagna bidraget bedöms som kostnadseffektivt, eftersom användningen av befintlig projektledning kommer att minska eventuella nya kostnader som Sida kan ha för en alternativ lösning. Det pågående projektet löper till den 31 december 2015 och den nya komponenten kommer att fortsätta i ytterligare fem månader efter det. Budgeten omfattar således projektledning kostnader och driftskostnader för 5 månader i stället för 12 månader. Tillgången till IT-experter som redan används under den pågående fasen av stöd är en annan aspekt som kommer att underlätta hanteringen och minska kostnaderna. Andelen av arvode i den förlängda projektperioden är 9 % och indirekta kostnader som debiteras av IMG ligger kvar på 7 %.

Bidraget bedöms som relevant, eftersom det följer de nationellt fastställda prioriteringarna och är i linje med de svenska strategiskmålen.

IMG kommer att ansvara för den finansiella och administrativa förvaltningen, medan Mol och projektteamet (som kommer att sitta i ministeriet) kommer att ansvara för den operativa förvaltningen. Medel kommer att kanaliseras via IMG, vilket i sin tur kommer att kontraktera alla nödvändiga tjänster och utföra kontrollen av användningen av medlen och organisera extern revision. IMG har valts ut av ministeriet. Sida finner detta fullt godtagbart givet deras goda resultat i regionen. IMG tillämpar internationella redovisningsstandarder och anses ha kapacitet att leverera en effektiv hantering av resurserna med minimal förvaltningsrisk. Dessutom anses IMG vara en politiskt neutral organisation, vilket är viktigt i detta sammanhang.

Det finns nya osäkerheter när det gäller framtiden för IMG, eftersom deras status och privilegier har utsatts för Europeiska kommissionens interna granskning. Anklagelserna att IMG inte är en internationell organisation har tillbakavisats, men det finns en reservation i förhållande till kommissionens framtida direkta kontrakt med dem. Ändå bör detta inte påverka hur IMG arbetar i regionen. Sida bedömer att detta projekt kan genomföras utan hinder under den angivna perioden.

Starkt lokalt ägande och engagemang är kärnan i detta projekt. Projektet syftar till att bidra till en hållbar, medellång och Iångsikt strategisk kapacitetsutveckling inom IT i serbiska inrikesministeriet genom att stödja inrättandet av HRM IT-system, som en av de viktigaste funktionerna i det strategiska styrningssystemet.

Programmet är i linje med nationellt fastställde prioriteringarna, men finansieringsmodaliteten är inte i linje med partnerns eget system, eftersom finansiell förvaltning sker helt av IMG. Sida bedömer fortfarande att det inte finns tillräcklig kapacitet på serbisk sida för att slussa medel genom nationella partnerinstitutioner, eftersom det inte finns någon programme budget.

Riskerna för effektiviteten och genomförbarheten av det övergripande programmet har uppdaterats, dokumenterats och sammanfattats i riskanalysregistret.