استفاده از بوردهای کانبان در تیم‌های طراح گرافیک

ما یک تیم طراح (Ui/Ux Designer) هستیم که در زمینه طراحی رابط کاربری و طراحی تجربه کاربری فعالیت داریم. این مستند تجربه کاری تیم ما، قبل و بعد از استفاده از نرم افزار «مَن‌دِی» است.تیم طراحی باید قبل از هرچیز شناخت کافی از کاربر سایت و نیازهای وی داشته باشد.از جمله وظایف تیم طراحی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:همکاری در تحلیلبررسی، بروزرسانی و بهینه‌سازی User Journey طراحی شدههمکاری در برگزاری جلساتارائه راهکار برای تست و بهینه‌سازی محصول برای کاربر نهایی در همه جوانبپیاده‌سازی تمامی نیازهای طراحی (Visual Design)پیگیری فرآیند پروژه از طراحی تا تست، اجرا و بهینه‌سازیما در طی این فرآیند، قبل از استفاده از سیستم مَن‌دِی با مشکلات زیر روبرو بودیم:تعداد فایل‌هایی که برای هر پروژه طراحی می‌کنیم بسیار زیاد است، به علاوه اینکه پس از طراحی، فایل‌ها را برای استفاده توسعه‌دهندگان و دیگر همکاران در سایت figma قرار می‌دهیم که تعداد زیاد فایل‌ها باعث سردرگمی و بی‌نظمی در فرآیند کار می‌شد.وقتی برای فعالیت‌های تعریف‌شده فایلی طراحی می‌شد، باقی افراد مرتبط با فعالیت تیم مطلع نمی‌شدند.دسته‌بندی فایل‌های مرتبط با یک فعالیت سخت بود، به همین دلیل جستجوی فایل‌ها سخت و زمان‌بر بود.ترتیب انجام کارها مشخص نبود، برای مثال فایلی که طراحی می‌شد، باید پس از تایید فرد مرتبط، به توسعه‌دهنده ارجاع داده می‌شد و مجددا پس از تایید مدیر مربوطه، در محصول نهایی می‌شد ولی این فرآیند به دلیل بی‌اطلاعی اعضا از روند اجرای فعالیت، کند و بی‌نظم پیش می‌رفت.در ادامه نحوه کار با سیستم مدیریت پروژه «مَن‌دِی» و همچنین تجربه استفاده از آن را بیان می‌کنیم:استفاده از اپلیکیشن‌های ارتباطی«مَن‌دِی» ارتباطات بین اعضای تیم را برای ما هماهنگ می‌کند، برای مثال زمانی که یکی از اعضای تیم یک فعالیت را در ستون‌‌ها جابجا کند کلیه‌ اعضای تیم از این به‌‌روزرسانی مطلع می‌‌شوند. به همین دلیل نیاز ما به تماس تلفنی یا برگزاری جلسات هماهنگی کمتر شده است.برای راه اندازی بخش پیام رسان، طبق شکل اقدام به فعالسازی و تنظیم پیام‌رسان در اپلیکیشن‌های پیام‌رسان نمودیم.تنظیمات اولیه اپلیکیشن‌های پیام‌رسانهمچنین هر عضو برای اتصال حساب پیام‌رسان خود به حساب شرکت و آگاهی از تغییرات، پیام‌رسان خود را به صورت جداگانه تنظیم نمود. تنظیمات اولیه اپلیکیشن‌های پیام‌رسان برای کاربر ساخت بورد کانبانبرای استفاده از روش کانبان، کار خود را به فعالیت‌های متمایزی که گردش کار را تشکیل می‌دهد، تقسیم می‌کنیم. این فعالیت‌ها به صورت مجموعه‌ای از ستون‌ها روی یک بورد چابک نمایش داده می‌شود.با انتخاب علامت «+ افزودن بورد» یک بورد با عنوان «ریدایزین وب‌سایت» می‌سازیم.هنگام ایجاد یا ویرایش بورد ریدایزین وب‌سایت، سربرگ «اطلاعات شناسایی» را طبق شکل، کامل می‌کنیم.ایجاد بورد کانبان تیم گرافیکمخزن محصول (Product Backlog)پس از برگزاری جلسه Planning و مشخص شدن اهداف بورد و دیگر بایدها و نبایدهای آن، تمامی فعالیت‌ها را با جزئیات مشخص، طبق شکل وارد مخزن محصول می‌کنیم.مخزن محصولتنظیمات گردش کارهر بورد به طور پیش‌فرض، چهار ستون دارد که برای تنظیم دلخواه، بعد از انتخاب «تنظیمات گردش کار»، در ستون عملیات، علامت ویرایش را انتخاب می‌کنیم و پنج ستون مناسب کار تیم طراحی با عناوین «در انتظار اقدام»، «انجام طراحی»، «تایید طراحی»، «پیاده‌سازی» و «تایید پیاده‌سازی» در بورد قرار می‌دهیم.گردش کاردر صفحه ویرایش، طبق شکل، تنظیمات را انجام می‌دهیم.تنظیمات گردش کاردر تیم‌های طراحی، بورد کانبان معمولاً برای تجسم یک گردش کار پنج مرحله‌ای استفاده می‌شود:بورد چابکدر انتظار اقدام: مجموعه‌ای از وظایف اولویت‌بندی شده از مخزن محصولانجام طراحی: کارهایی که در حال انجام هستند.تایید طراحی: کارهایی که در انتظار بررسی و نقد طراحی هستند.پیاده‌سازی: کارهای تایید شده برای پیاده‌سازیتایید پیاده‌سازی: کارهای آماده برای تست توسط کاربرانافزودن ضمائمبرای افزودن ضمائم مربوط به هر فعالیت، روی آن کلیک می‌کنیم و در ستون سمت چپ از قسمت «ضمائم»، «افزودن» را انتخاب می‌کنیم.افزودن ضمائمروش‌های ارجاع کارممکن است یک انجام‌دادنی به افراد مختلفی مربوط باشد، برای ارجاع کار به افراد به دو روش عمل می‎‌کنیم:مدیر هر کار را مستقیما به افراد ارجاع می‌دهد. (حالت پیش فرض)هر یک از افراد که می‌توانند یک کار را انجام دهند آن را مانند شکل بالا به خود ارجاع می‌دهند.به این ترتیب همه اعضای تیم از فعالیت‌های مربوط به خود مطلع می‌شوند.دنبال کردنگاهی نیاز است که اعضای تیم در جریان انجام‌دادنی‌هایی باشند که به آنها مرتبط است ولی مسئول انجام آن نیستند. به این منظور با انتخاب علامت زنگ بالای یک ستون، وضعیت آن ستون را پیگیری می‌کنیم و یا طبق شکل روی عنوان انجام‌دادنی موردنظر کلیک می‌نماییم و در کادر توضیحات، در بخش افراد، روی علامت زنگ کلیک می‌نماییم.نکات پایانیبا استفاده از سیستم مدیریت پروژه مَن‌دِی توانستیم بر مشکلاتی نظیر ناهماهنگی و اتلاف وقت که به علت حجم بالای کار و عدم مدیریت وظایف و منابع رخ می‌داد غلبه کنیم:گردش کار مداوم: با استفاده از سیستم مَن‌دِی فرایند طراحی ما، در یک گردش کار مداوم و منظم قرار می‌‌گیرد و وقتی تیم مجموعه‌ای از فعالیت‌ها را تکمیل می‌کند مجموعه فعالیت‌های بعدی را برمی‌دارد.شفافیت کار: هنگام کار با بورد کانبان، همه اعضای تیم به بورد دسترسی داریم، در هر لحظه هر یک از اعضای تیم از وظایف خود و دیگر اعضا اطلاع دارند و می‌توانیم وضعیت وظایف خود را به سرعت به روز کنیم.تقویت روند رسیدن به هدف: با تعریف مراحل انجام طراحی در گردش کار بورد کانبان، ترتیب انجام کارها مشخص است، به این ترتیب مسدود شدن کارها به علت وابستگی‌ها کمتر می‌شود.ضمیمه‌‌کردن فایل‌های طراحی شده به فعالیت‌ها: وقتی به عنوان مثال فعالیتی با عنوان «صفحه اول سایت» تعریف می‌کنیم، تمام فایل‌هایی که برای این فعالیت طراحی می‌کنیم، به آن ضمیمه می‌شود، در نتیجه دسته‌بندی، دسترسی و جستجوی فایل‌ها آسان‌تر است.اطلاع از روند طراحی: با استفاده از ویژگی دنبال کردن ستون‌ها یا فعالیت‌ها و همچنین اپلیکیشن‌های پیام‌رسان سیستم مَن‌دِی، افراد مربوط به یک فعالیت از فایل‌هایی که طراحی ‌می‌شوند آگاهی می‌یابند.ارتباطات به موقع: ارتباطات یک عنصر اساسی برای موفقیت پروژه است. هدف از ارتباطات شناسایی تمامی مشکلاتی است که بر فرایند طراحی (مسدودکننده‌ها و وابستگی‌ها) تأثیر می‌گذارد. در نتیجه گاهی اوقات که امور از کنترل خارج می‌شوند (درخواست‌‌‌ها و نیازهای برنامه‌ریزی‌نشده یا غیر منتظره از طرف تیم یا ذی‌‌‌نفعان با اولویت‌های متناقض) با برنامه‌ریزی موانع پیش‌آمده را پیش‌بینی و اولویت آنها را با تعیین فوریت‌‎ها تعیین می‌کنیم در نتیجه زمان بیشتری را برای همکاری یا حل مشکلات می‌گذاریم.محدودیت در تعداد فعالیت‌های در حال انجام: کار روی چندین فعالیت به طور همزمان، باعث کاهش بهره‌وری تیم می‌شود، به وسیله بوردهای کانبان و اعمال محدودیت در تعداد فعالیت‌های در حال انجام، فرایند طراحی با نظم و برنامه‌ریزی بهتری پیش می‌رود.