برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های مردم‌نهاد

اگر برنامه‌­ریزی وجود نداشته باشد، هدف تبدیل به رویا می­‌شود. –آنتوان دوسنت اگزوپری (نویسنده فرانسوی، ۱۹۴۴-۱۹۰۰) اکثر موسسات بر این باورند که برنامه‌­ریزی، رکن اساسی مدیریت خوب و مفید است. همه موسسات از قبیل دولتی، مردم‌­نهاد یا خصوصی، برای کسب موفقیت به برنامه‌­ریزی نیاز دارند. اکثر تشکیلات، برنامه استراتژیک مخصوص به خود را دارند که در واقع، سندی است شامل اهداف سازمان، اقدامات و مراحل لازم جهت دستیابی به این اهداف و سایر عناصری که حین برنامه‌­ریزی شکل می­‌گیرد.۱- برنامه­‌ریزی استراتژیک چیست؟برنامه­‌ریزی استراتژیک جزو فعالیت‌­های مدیریتی است که از آن برای اولویت‌­بندی، تمرکز انرژی و منابع، تقویت عملکرد، اطمینان از تلاش کارکنان و ذی­نفعان برای رسیدن به هدف مشترک، توافق بر سر نتایج مورد نظر و ارزیابی و تنظیم سمت‌ و سوی موسسه، در واکنش به محیط ناپایدار استفاده می­‌شود.برنامه استراتژیک، روی آینده تمرکز دارد و معیارهای مورد نیاز را برای رسیدن سازمان به هدف ارائه می‌دهد. این نوع برنامه‌­ریزی به توافق بر سر نتایج مطلوب از اهداف مورد نظر هم کمک می‌­کند و در عین بررسی و ارزیابی جهت کلی سازمان در واکنش به شرایط ناپایدار، سازمان را به سمت اهداف خود سوق می‌دهد. به کمک این برنامه­‌ریزی، می‌­توان موانع بر سر راه رشد و پیشرفت سازمان را تشخیص داد و اقدامات مورد نیاز را برای اصلاح این مشکلات در پیش گرفت.۲- مراحل برنامه‌­ریزی استراتژیکهدف از اجرای این نوع برنامه‌­ریزی، دستیابی به یک برنامه منسجم است که سازمان را به سمت اهداف بلندمدت سوق می­‌دهد. در این روش، اعضای اصلی سازمان شرایط مختلف را که موقعیت و منافع مجموعه را تحت‌­الشعاع قرار می‌­دهد، می­‌سنجند و با توجه به وضعیت فعلی و محیط داخلی و بیرونی سازمان، روش‌­ها و اهداف مناسب برای اجرای برنامه استراتژیک را ارائه می‌­دهند. در بهترین حالت، برنامه­‌ریزی استراتژیک برای سه تا پنج سال آینده ارائه می‌­شود؛ اما اگر سازمان یا محیط آن پویا باشد، طول عمر برنامه کوتاه‌­تر خواهد بود. برنامه­‌ریزی استراتژیک معمولا پنج مرحله دارد: ارزیابی وضع موجود، تعریف موقعیت آتی، هدف‌گذاری، اجرا و ارزیابی.– ارزیابی وضع موجود: نخستین گام این است که با شناخت کامل شرایط و محیط داخلی و خارجی سازمان، وضعیت فعلی آن را مشخص کنیم. مدیران وضعیت محیط فعالیت، موسسات مشابه و قابلیت‌های کلیدی سازمان را می‌­سنجند و به طور خلاصه با بهره‌­گیری از روش SWOT، تمام عواملی را که روی سازمان تأثیر می‌­گذارد، بررسی می­‌کنند.– تبیین موقعیت آتی: بعد از بررسی تصویر و موقعیت کلی سازمان، نوبت به تبیین دستاوردهای احتمالی یا وضعیت آتی می‌­رسد. مدیران در این مرحله با تمرکز روی اولویت­‌های اصلی، تصویر سازمان در آینده و اهداف آن را (که ممکن است مربوط به خدمات، گروه‌های هدف یا محدوده فعالیت باشد) مشخص می­‌کنند. در این مرحله، اهداف و سمت و سوی سازمان در آینده با معرفی ارزش‌­ها، موقعیت آتی و کارکردهای احتمالی مشخص می­‌شود.– هدف‌­گذاری: مرحله بعد، شناخت اهداف مشترکی است که معمولا از بیانیه ماموریت و چشم‌­انداز استنباط می‌­شود. بدین ­ترتیب، دستاوردهای مورد نیاز برای رسیدگی به اولویت‌­ها مشخص خواهد شد.– اجرا: مرحله بعد شامل اجرای برنامه کلی و مسئولیت‌­گذاری، یعنی تعیین افراد مناسب برای انجام وظایف مشخص است. مدیران در این مرحله پیرامون تقسیم زمان، منابع مالی و سرمایه انسانی برای رسیدن به هدف مطلوب و توجه به اولویت‌­ها بحث می‌­کنند.– ارزیابی: تیم مدیریت در اقدام نهایی عملکرد برنامه را ارزیابی می‌­کند و از دستیابی به نتایج مطلوب اطمینان حاصل می‌­کند. ارزیابی باید از قبل، برنامه‌­ریزی و در فواصل زمانی منظم اجرا شود که معمولا هر سه ماه یکبار است. مدیران با انجام این فرایند یکپارچه، عملکرد و اعتبار برنامه را می‌سنجند تا مطمئن شوند که فعالیت‌ها در جهت درست پیش می‌روند.۳- چه کسانی در برنامه­‌ریزی استراتژیک دخیل هستند؟کارکنان و داوطلبان کلیدی و اعضای هیات مدیره در برنامه­‌ریزی استراتژیک نقش دارند. اعضای هیات مدیره، مسئولیت کل فرایند برنامه­‌ریزی را بر عهده دارند و تصمیم برای سهیم ساختن چند ذی­ربط کاملا به آن­ها بستگی دارد. البته سهیم ساختن افراد مختلف در امر برنامه‌­ریزی تمرین خوبی است تا برنامه از نگرش‌ها و دیدگاه‌­های مختلف برخوردار شود و مشروع باشد. دخیل ساختن تمام ذی‌ربطان، شامل ذی‌ربطان داخلی و خارجی، باعث می­‌شود برنامه‌­ریزی حالت مشارکتی پیدا کند و در نتیجه، برنامه کاربردی و واقعی باشد. در اغلب موارد، ذی‌ربطان سازمان­ مردم‌­نهاد مانند خیرین، گروه‌های هدف، کارکنان، داوطلبان و مشاوران در برنامه­‌ریزی استراتژیک مشارکت دارند.بهتر است شرکای سازمان مردم‌­نهاد به صورت مستقیم یا غیرمستقیم، در مرحله برنامه‌­ریزی نقش داشته باشند. شما می­‌توانید در قالب ایمیل، از شرکای مذکور بخواهید تا در بازه زمانی مشخص، نظر خود را اعلام کنند. سپس نظر آنها را در سند برنامه‌­ریزی لحاظ کنید.کارمندان دفاتر از جمله دیگر کسانی هستند که حتما باید در برنامه­‌ریزی دخیل باشند. احتمال اینکه اعضای هیات مدیره، اطلاع دقیق و جامعی از واقعیت موجود نداشته باشند، وجود دارد؛ بنابراین لازم است از دانش کارکنان و داوطلبان در زمینه چالش‌­های موجود بهره ببرید.برای دریافت مقالات بیشتر به وبلاگ افرا مراجعه کنید.