چگونه یک رویداد خوب برگزار کنیم؟

خب. بالاخره بعد از چند ماه یک روز تعطیلی ک بتونم چند جمله بنویسم و یاد بگیرم رو پیدا کردم. خیلی زود اومدم ویرگول و شروع کردم به نوشتن. خاطرات نوشتن در بلاگ‌ها زیاده و ممنونم از ویرگول که دوباره اون‌ها رو یاد من انداخت تا یادم نره کجا بودم الان کجام :) . داستان ازونجایی شروع شد که کم کم داشتم کارگاه‌های آموزشی و رویدادهای دو سه روزه کارآفرینی برگزار می‌کردم و مجری اون‌ها من بودم. خواستم تجربیات خودم رو بنویسم تا اینکه رفقای دیگه که خواستن یک رویداد یا کارگاه آموزشی برگزار کنن به چه مواردی باید دقت کنن. به جرات می‌تونم بگم اینجا یکی از بهترین چک لیست‌های برگزاری رویداد هست! پس سریع میرم سر اصل مطلب.اول اینکه یک سری نکات می‌نویسم چون دیدم باید بگم ولی جای خاصی نداشتم برای گفتن‌شون. به اون‌ها دقت کنید. دوم، سعی کردم بخش بندی کنم تا مرتب بریم جلو. پس شما هم مرتب یادداشت و بر اساس رویداد خودتون تکمیل کنید و برید جلو :) سوم، در پایان هر بخش که سعی کردم کوتاه بنویسم، یک باکس نتیجه گیری اون بخش هم گذاشتم. در کل خیلی ریز به ریز و قدم به قدم می‌نویسم. خیلی دقت کنید اگه می‌خواید یک رویداد خوبی برگزار کنید حتما دونه دونه اجرا کنید.نکته اول| مواردی که در زیر اومده، هر کدوم که برای برگزاری رویدادتون مورد نیاز هست به صورت یک "عنوان" در تخته وایت برد و یا دفترتون یادداشت کنید و بعداً طبق "زمان" اون ها رو دسته بندی و یادداشت کنید.نکته دوم| شما باید یک تایم لاین برنامه ریزی داشته باشید که تلاش می‌کنم در پایان این نوشته، یک نمونه تایم لاین هم براتون به یادگار بنویسم.نکته سوم| شما برای برگزاری هر رویداد باید در تیم اجرایی خودتون یک طراح خوش ذوق و سلیقه و با انرژی داشته باشید! سعی کنید این کار رو برون سپاری نکنید :)بخش اول| عناوین اصلی:عناوین اصلی یعنی روی تخته وایت برد بنویسید: عنوان رویداد، زمان برگزاری، ساعت برگزاری، محل برگزاری، اساتید، حامیان، سخنرانان، مربیان، مخاطبان کارگاه، هزینه ثبت‌نام، محل ثبت‌نام، بودجه مورد نیاز، سین رویداد، اقلام مورد نیاز، پذیرایی رویداد، اسامی و وظیفه نفر به نفر تیم اجرایی و... . و حالا وقتی این‌ها رو یادداشت کردید، روبروی اون‌هارو پُر کنید. پیشنهاد می‌کنم برای هر کدوم از موارد بالا حداقل دو مورد رو یادداشت کنید که اگه اولی کنسل شد دومی اوکی بشه بر اساس اولویت. مثلا سخنران بر اساس اولویت آقای جهرمی باشه اگه نشد آقای ستاری بیان. عناوین فوق رو به صورت سرتیتر یادداشت کنید و بر اساس سیاست رویداد خودتون تکمیلش کنید.بخش دوم| هماهنگی‌های اصلی:هماهنگی های اصلی یعنی شما ببینی باید چطوری و از چه کانالی محل برگزاری رویداد، اساتید، سخنرانان، حامیان رو هماهنگ کنی و اوکی بگیری تا بیان و ر این رویداد شرکت کنن. مثلا محل برگزاری بر اساس اولویت، پارادایس هاب هست. به محمدتقی که از رفیقاته و یه کاره‌ای تو پارادایس هاب هست! زنگ می‌زنی داستان رو تعریف می‌کنی، تاریخ و زمان پیشنهادی رو اعلام می‌کنی، و منتظر تائید نهایی از طرفش میشی. یه جورایی از رابطه‌ات استفاده می‌کنی. مثال دوم، شما میخوای آقای جهرمی رو دعوت کنی، یک نامه رسمی خوشگل موشگل از اداره‌تون میزنی به بالا دستی، اونم میزنه به بالادستی، اون یکی هم به بالایی و همینجور باید پیگیری کنی تا دونه دونه نامه بالاییه به بالاییش برسه و بخونه و جواب مثبتشو بگیری و در نهایت برسه به مسئول دفترشون، ایشون هم که وزیر جوانِ خوشفکر اوکی رو میده اگه وقتش خالی باشه و میاد به رویدادتون. یه جورایی تو این مورد از نامه‌نگار اداری استفاده می‌کنی که معمولا بین 1 هفته تا عه نامه گم شد! یه بار دیگه نامه بزنید طول میکشه. خود دانید :)اول محل برگزاری، اساتید، سخنرانان، مربیان و مهره‌های اصلی رویداد رو هماهنگ کنید و بعد اقدام به طراحی، چاپ و تبلیغات کنید! ضمناً بحث فضای برگزاری رو تا جایی که امکان داره حتما بصورت کتبی دستورش رو بگیرید و پیش‌تون داشته باشید تا دوروز دیگه دبه نکنن!بخش سوم| تبلیغات:تبلیغات قبل از رویداد:طراحی: در نکته سوم که گفتیم حتما یک طراح در تیم‌تون داشته باشید. شما یک طراح نیاز دارید تا لوگو، پوستر، بنرهای شهری، بنرهای اینترنتی، بنرهای مورد نیاز جهت اکران در فضای برگزاری رویداد، کارت شرکت‌کنندگان، بسته هدیه شرکت‌کنندگان و... رو طراحی کنه! اینکه چطوری طراحی کنه و تجربیات من در نوع طراحی‌ها چیا هست رو سعی می‌کنم در یک نوشته‌ی دیگه‌ای بنویسم.1- برای طراحی وقت و هزینه خاص در نظر بگیرید. 2- اگر رویدادتون بیش از 8 ساعته، یک پوستر حرفه ای بزنید. 3- تمام اقلام تبلیغاتی با مدل طراحی و رنگ و فونت ست باشن.چاپ: شما باید برای هر مورد از عناوینی که طراح، طراحی کرده به صورت جداگانه مشخصات چاپ اون رو بنویسید. مثلا:پوستر (سایز A2، یک رو، رنگی، گلاسه 150 گرم، تعداد 200 عدد، چاپ‌خانه x چاپ کنه چون....؟ ، دو روزه آماده میشه، هزینه چاپ میشه $ تومن و...) یا یک مثال دیگه: بنرهای شهری (سایز 2 در 3 متر، بالا پایین ولد بشه، کیفیت چاپ عالی باشه (هشت پَس باشه!)، تعداد 5 عدد، چاپ‌خانه Y انجام بده چون....؟ ، یک روزه آماده میشه، هزینه چاپ میشه $ تومن و....). افتاد یا توضیح بدم؟ :)محل‌های اکران: شما باید به صورت جداگانه برای همه موارد بنویسید که: پوستر سایزِ فلان، باید بره فلان جا، در تاریخ فلان توسط فلانی به تعداد فلان تا، در فلان جاهاش نصب بشه عکس بگیره تا در گزارش‌ پایانی رویداد استفاده کنیم :) حالا جای فلان رو خودتون پُر کنید. مثال بزنم؟ اوکی. مثلا: پوستر سایز A2 رو باید علی، شنبه 11 اسفند ساعت 10 تعداد 10 تا ببره دانشگاه شریف، پیش روابط عمومی، نامه اش رو از آقای مهندس بگیره و بعد ببره حراست، روی همه‌ی پوسترها مُهر بزنه بعد بپرسه کجاها بچسبونه، یا خودشون نصب میکنن، انجام بده، عکس بگیره برگرده. یا یه مثال دیگه بزنم: 5 سایز مختلف بنر اینترنتی طراحی و آماده کردیم. محمد برای سایت استارتاپ‌ها ایمیل کرده و گفته که در پلن تبلیغات حمایتی رویدادهای کارآفرینی قسمت A و B سایت مورد استفاده قرار بگیره. قراره بنرهای اینترنتی از سه شنبه 14 اسفند اکران بشه. اسکرین شات یادت نره محمد!دسته‌بندی مخاطبان هدف رویدادتون رو مشخص کنید. مثلا شما یک رویداد کارآفرینی در حوزه فیلم و سینما میخواید بسازید. کجا باید تبلیغ کنید؟ کدام دانشگاه و دانشکده‌ها؟ کدام شرکت‌ها؟ کدام سازمان‌های دولتی و خصوصی؟ در کدام سایت‌ها مخاطبین‌تون حضور دارن؟ لیست سایت و آی دی کانال‌های تلگرامی و صفحات اینستاگرامی و دیگر شبکه های مجازی را بنویسید. اگر باید بابت تبلیغات هزینه کنید مبلغ و پلن مورد نظر خودتون رو یادداشت کنید تا هزینه‌ها مشخص باشد. اگر رایگان تبلیغ می‌کنید مشخصات و لینک تماس با رابط کانال رو بنویسید. به صورت کلی 90 درصد تبلیغات‌تون رو در فضاهایی انجام بدید که مخاطبین‌ فعال دارید!پیک و نصاب: بعضی وقتا از نیروی اجرای خودتون استفاده می‌کنید و میفرستید اقلام تبلیغاتی رو منتشر کنه، نصب کنه و... بعضی وقتا از نیروی اداری اونجا کمک میگیرید و بعضی وقتا هم باید از پیک‌ها استفاده کنید. برای مورد آخر پیشنهاد میکنم از یک پیک مورد اعتماد و اطمینان بصورت کار روزانه استفاده کنید. مثلا اگه 100 تا پوستر رو باید به 10 نقطه ببره، به 10 تا پیک ندید! یه پیک بگیرید که یک روزه همه رو انجام بده.تبلیغات در حین برگزاری رویداد:بسته هدیه به شرکت‌کنندکان، بسته هدیه به اساتید، تبلیغات محیطی در محل برگزاری رویداد و... همه از نوع تبلیغات محسوب میشن. شما باید از قبل بدونید به شرکت‌کننده‌ها چی می‌خواید هدیه بدید!؟ اصلا هدیه بدید یا نه. من پیشنهاد می‌کنم اگر رویداد‌تون 8 ساعت به بالاس یه پک آماده کنید و هدیه بدید. این پک برای شرکت‌کننده‌ها می‌تونه شامل کتاب، خودکار، دفترچه یادداشت، ماگ، پیکسل، کد تخفیف سایت‌های مردمی و اقلامی که شرکت‌کننده در رویداد مورد استفاده‌اش قرار می‌گیره! مثلا بوم ناب و... شما با کمی فکر میتونید کار بهتری انجام بدید. مثلا دفترچه پاپکو بگیرید و با طراحی و چاپ لیبل لوگوی رویداد و تاریخ و زمان و ... در صفحه اول دفترچه پاپکو بچسبونید تا از روی جلد مشخص بشه :)برای اساتید میتونید یک کتاب نفیس یا یک هدیه ارزشمند خلاقانه هدیه بدید. شرکت‌های خلاقانه برای هدیه چند وقتی هست که راه افتادن. من فعلا دیدینو رو بر اساس سلیقه‌ام پسندیدم با اینکه قیمتش کمی بالاست ولی خب ارزشش رو داره :)تبلیغات محیطی هم میتونه مثلا یک بنر 4 در 3 افقی باشه که لوگوی بزرگ رویداد + لوگوی حامیان روش چاپ و به وسیله اسپیس نصب شده باشه تا شرکت‌کننده‌ اونجا عکس بگیرن و یا برای فیلم‌برداری تیم اجرایی اونجا مصاحبه بگیره. مثلا میتونه چند تا بنر و استند 2 در 90 باشه که لوگوی رویداد روش درج شده باشه یا مثلا برای سخنرانی هر استادی، یه بنر جداگانه نصب کنید کنار تریبونشون بزارید.تبلیغات بعد از رویداد:شما کارتون تموم نشده! باید تازه شروع کنید به انتشار محتوای این رویدادتون! یعنی: فیلم‌هایی که از کارگاه‌های آموزشی گرفتید رو میکس و مونتاژ کنید و لینک دانلودش رو به شرکت‌کننده‌هاتون بفرستید. از هر کارگاه آموزشی یه تیزر که مخاطب وقتی ببینه یه چیزی یاد بگیره آماده کنید، فایل اصلی فیلم رو می‌تونید به صورت رایگان در سایت‌های اشتراک ویدئو مثل آپارات، نماشا، تماشا، جعبه و یا سایت خودتون بارگزاری کنید یا می‌تونید در سایت‌های آموزش آنلاین مثل فرانش، مکتب خونه، سون لرن، دانشجویار و... با هزینه و کسب درآمد برای رویدادتون منتشر کنید. همچنین شما باید گزارش عملکرد رویدادتون رو آماده کنید و در سایت منتشر کنید. چاپ کنید و برای خبرگزاری های مجازی و حقیقی ارسال کنید. با اون ها در تماس باشید و درخواست کنید تا یک گزارش براتون در سایت‌شون همراه با بک لینک سایتِ رویداد منتشر کنن. یک نسخه از گزارش عملکرد رویدادتون رو برای حامیان هم حتما بفرستید و ازشون بابت حمایت‌شون تقدیر و تشکر کنید.نکته چهارم| 36 ساعت قبل از برگزاری رویداد، باید پک هدایاتون رو آماده باشه.نکته پنجم| حتما در رویدادهاتون یک کارگاه بازی دسته جمعی هدفمند هم برگزار کنید. مثلا یه کارگاه اوریگامی هم بزارید :)نکته ششم| محل ثبت‌نام معمولا به صورت آنلاین هست. من ایوند رو پیشنهاد می‌کنم. ایوند، سامانه اطلاع‌رسانی، فروش بلیط و ثبت نام آنلاین رویداد، همایش و کنفرانس است.بخش چهارم| تجربه ها:تجربه استفاده از ابزارهای تبلیغاتی ایوند| در رویداد پردیس سامیت، حمیدرضا احمدی گفت که از ابزارهای تبلیغاتی ایوند استفاده نکنید! من به شخصه تجربه‌ استفاده از ابزارهای تبلیغاتی ایوند رو دارم. معمولا 3 درصد از ایمیل‌ها رو میبینن. اگه میخواید روی برندینگ کار کنید بنرهاش رو سفارش بدید. کارگاه با کارگاه متفاوته. مثلا یکبار 40 هزار ایمیل تبلیغاتی ارسال کردم از ایوند و حدودا 15 نفر اومدن، یک بار هم 10 هزار ایمیل ارسال کردم و 12 نفر اومدن. این اومدنه با کد تخفیفی بود که صادر کرده بودم و مشخص بود که کی از کجا اومده ثبت نام کرده! برای یک رویداد دیگه ام هم 10 هزارتا پیامک فرستادم و 6 نفر که در قالب 2 تیم رفیق بودن ثبت نام کردن اومدن. میخوام بگم حساب کتاب درست و آنالیز شده ای نداره که بگی من یه رویداد میزارم 5 میلیون تبلیغات ایوند رو میخرم میفرستم صندلی‌هام پرمیشه. نه اینجور نیست. اما به شدت پیشنهاد میدم که صفحه ثبت نام رویدادتون در ایوند رو تا جایی که جا داره تکمیل و پر از محتوا کنید. جوری که مخاطب وقتی خوند بفهمه وقتی میاد تو کارگاه چی یاد میگیره و چی دستش میاد!تجربه استفاده از ایمیل مارکتینگ| پیشنهاد شدید می‌کنم ک از ایمیل مارکتینگ شرکت‌های ارائه دهنده (بجز امثال ایوند) استفاده نکنید! نه گزارش درست و حسابی میدن،پول زیاد میگیرن، ایمیل های فیک زیاد دارن، اون 3 درصد زیر یک درصد شاید باشه، هدفمند میگن هست! نیست اخوی! لا خواهر لا برادر لا خواهر مادر! میفهمی!؟ پولتو حروم نکن :)) البته ایوند هم گزارش درست و حسابی نمیده ولی باز بهتر از بقیه جاها هست و مطمئنی که مخاطبینش واقعی هستن.تجربه پذیرایی| اول بگم که تایم هر کارگاه رو یک ساعت، یک ساعت و ربع بزارید. یعنی اگه یه کارگاه 3 ساعته‌ست یه آنتراکت وسطش بزارید و در پایان هم با پذیرایی شرکت‌کنندگان رو راهی کنید. پذیرایی می‌تونه چای، نسکافه، کاپوچینو، قهوه همراه با شیرینی، کیک، شکلات باشه. اگه کارگاه‌ یا رویدادتون 8 ساعته‌ست بحث ناهار رو در نظر بگیرید. سعی کنید دو مدل ناهار بگیرید که اگه کسی مثلا کوبیده دوست نداره جوجه بزنه. اگه رویدادتون دو سه روزه‌ست، به ترتیب روزانه صبحانه، میان‌وعده، ناهار‌، میان‌وعده و پذیرایی خروج رو تعبیه کنید. میان‌وعده ها میتونه پک‌های میوه باشه که خودتون بسته‌بندی کنید یا از استارتاپ‌های پذیرایی مراسم مثل مهمانو، میوا، پکتو و... سفارش و تهیه کنید.نکته هفتم| حتما به صورت کامل از لحظه ورود شرکت‌کنندگان تا لحظه خروج، از کارگاه‌ها، بازدید مسئولین، حضور مربیان در بین شرکت‌کننده‌ها، خستگی بچه‌ها و خنده‌ گریه ها و سوژه‌ها فیلمبرداری کنید و در تیزرهاتون ازش استفاده کنید. سعی کنید از یک تیم حرفه‌ای فیلمبرداری، عکاسی استفاده کنید!مطالب در این پست خیلی زیاد شد. امیدوارم مورد استفاده‌تون قرار بگیره. خیلی از حرف‌هام مونده و سعی می‌کنم در یک پست دیگه اون رو منتشر کنم. خواهشم اینه که اگه این پست رو خوندی حتما برام نظر بزاری و اگه تجربه خاصی داری بگی تا هم این پست به روز بشه و هم بقیه رفقا بتونن استفاده کنن.ئمطالب در این پست خیلی زیاد شد. امیدوارم مورد استفاده‌تون قرار بگیره. خیلی از حرف‌هام مونده و سعی می‌کنم در یک پست دیگه اون رو منتشر کنم. خواهشم اینه که اگه این پست رو خوندی حتما برام نظر بزاری و اگه تجربه خاصی داری بگی تا هم این پست به روز بشه و هم بقیه رفقا بتونن استفاده کنن.اگر این مطلب رو هم دوست داشتید صفحه من رو در ویرگول دنبال کنید تا قسمت دوم این مقاله حتما به دست‌تون برسه.