انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری | معیارهایی که قبل از خرید نرم افزار باید در نظر داشت

راهنمای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداریدر انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باید دقت فراوانی کرد چرا که پس از افزایش حجم داده‌های سازمانی تعویض آن میسر نیست. اتوماسیون اداری ابزاری است جهت همکاری و افزایش نرخ بهره‌وری در سازمان‌ها و اداره‌ها که از طریق آن می‌توان یک محیط کار منسجم و یکپارچه ایجاد کرد. اتوماسیون اداری کمک می‌کند افراد و تیم‌های مختلف با یکدیگر تعامل بسیار بهتری داشته باشند. در این پست به معرفی ویژگی‌ها و معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری می‌پردازیم.از کجا بدانیم سازمانِ ما نیاز به خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری دارد؟امروزه تعداد سازمان‌ها، اداره‌ها و کسب و کارها رشد روزافزونی پیدا کرده است. هر مدیری می‌خواهد در این بازار بسیار رقابتی که سرعت انجام امور حرف اول را می‌زند باقی بماند. چاره‌ای نیست جز اینکه مکاتبات اداری، گزارشات و کارهای این چنینی سازمان بر پایه یک اتوماسیون قدرتمند انجام شود.درکل اگر سازمان یا شرکت شما دچار مشکلات ذیل است، باید به فکر خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باشید:اگر مبالغ هنگفتی را در واحدهای مختلف هزینه می‌کنید ولی از راندمان آنها راضی نیستید.اگر هماهنگی لازم بین واحدها و اعضای تیم‌های مختلف وجود ندارد.اگر در انجام امور با مشکلاتی از جمله تاخیر فراوان مواجه هستید.اگر در دسترسی به اطلاعات مورد نیازتان با مشکل مواجه هستید.اگر فرم‌های سازمانی کماکان به صورت دستی بین اعضای سازمان رد و بدل می‌شود.اگر سیستم‌های سازمان به صورت یکپارچه با یکدیگر در تعامل نیستند.اگر معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را نمی‌دانید، مطالبی که در ادامه آمده شما را راهنمایی می‌کند.معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداریمعیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون ادارینرم افزارهای اتوماسیون اداری بسیاری در بازار وجود دارند که هر یک از آنها دارای ویژگی‌ها و کاربردهای خاصی هستند. شما باید نیازهای سازمان را بشناسید و طبق آنها دست به انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری بزنید. در ادامه معیارهای اصلی خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را معرفی می‌کنیم:ماژول‌ها و امکانات کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداریهمه نرم افزارهای اتوماسیون اداری باید نسبت به نیاز مشتریان خود، ماژول‌هایی را طراحی و ارائه کنند. ماژول‌هایی مانند:مدیریت مکاتبات و آرشیو آنها به صورت الکترونیکیمدیریت تقویم سازمانیمدیریت فرآیندها (BPMS)پیشخوان ارباب رجوعسرویس‌های پیامک، فکس، ایمیل، PTP، ECE و غیرهاین ماژول‌ها در بین شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری مشترک‌اند. شرکتی می‌تواند بازار این نرم افزارها را بدست بگیرد که بتواند این قبیل ماژول‌ها را با کیفیت بهتر ارائه دهد.قابلیت یکپارچگی با دیگر نرم افزارهایک نرم افزار اتوماسیون اداری باید با سایر شبکه‌های اجتماعی به صورت یکپارچه عمل کند. درواقع می‌توان گفت نرم افزار اتوماسیون اداری که با سایر نرم افزارهای اداری یکپارچه نباشد، مشتریانش را از دست می‌دهد. به خصوص که استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا همان نرم افزار CRM امروزه بین شرکت‌های موفق رایج است.اجرای موفق اتوماسیون اداری در شرکت هاسرعت نرم افزاریکی دیگر از معیارهایی که در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری بسیار حائز اهمیت است، سرعت نرم افزار است. عوامل بسیار زیادی در سرعت نرم افزارهای اتوماسیون اداری دخیل هستند که قبل از خرید باید به آنها توجه داشت:نوع سیستم جستجو در نرم افزار اتوماسیون اداریتحمل نرم افزار نسبت به تعداد کاربرانی که از آن استفاده می‌کنند. (یعنی یک سرور با مشخصات سخت افزاری مشخص به چه تعداد کاربر می‌تواند سرویس دهد.)مقیاس‌پذیری نرم افزار برای سازمان‌های مختلفامکان نصب سیستم اتوماسیون اداری متمرکز یا غیرمتمرکز برای شرکت‌های هلدینگقابلیت گزارش‌گیری و بایگانی اطلاعاتدر انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری توجه داشته باشید که سیستم اتوماسیون باید قابلیت گزارش‌گیری از داده‌های سازمان را داشته باشد. داده‌های سازمانی عبارتند از مکاتبات بین سازمانی، تعداد نامه‌ها ثبت شده، تعداد ارجاعات و رفتار کاربران.دو معیار دیگر نیز باید در انتخاب این نوع نرم افزار در نظر بگیرید:اتوماسیون عملیات مربوط به بایگانی مکاتبات و جستجوهاخودکارسازی (اتوماسیون) کارهاپشتیبانی و استقراروجود پشتیبانی در نرم افزارهای اتوماسیون اداری ضرورت بالایی دارد. چرا که این قبیل نرم افزارها پس از خرید نیاز به پیاده‌سازی اصولی در بستر سازمان دارند. تا زمانی که اجرای اتوماسیون اداری به یک ثبات نسبی دست یابد به پشتیبانی تیم طراح نرم افزار احتیاج است.قیمت نرم افزار اتوماسیون اداریقیمت نرم افزار اتوماسیون اداری با توجه به اندازه سازمان می‌تواند از چند میلیون تا چندصد میلیون متغیر باشد. همچنین قیمت دقیق‌تر پس از شناخت نیازهای سازمان شما و تعداد ماژول‌هایی که مدنظرتان هستند، بیان می‌شود.ویژگی‌هایی که در قیمت نهایی نرم افزار تاثیرگذار هستند به شرح ذیل هستند:تعداد کاربران سازمان شماساختار سازمان (تک سازمانه یا چند سازمانه)استفاده از ماژول‌های مختلف مورد نظر سازماننوع پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که ارائه می‌شوندهزینه خرید سخت افزار مورد نیاز سازمان که به نوع و بزرگی سازمان بستگی دارددر دسترس بودن (نسخه تحت وب – اپلیکیشن موبایل)مدیران و کارمندان ترجیح می‌دهند نرم افزاری را خریداری کنند که نسخه موبایلی هم ارائه دهد. با اپلیکیشن موبایل هر کجا و هر وقت که نیاز داشتند، می‌توانند از آن استفاده کنند.از دیگر معیارهای مهم خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری این است که نسخه تحت وب داشته باشد. یعنی بتوان بدون نصب نرم افزار و به‌صورت آنلاین از اتوماسیون اداری استفاده کرد.امنیتامکان تبادل اطلاعات با حداکثر امنیت از دیگر معیارهایی است که در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باید لحاظ شود. نکاتی که در حوزه امنیت اطلاعات باید قبل از خرید نرم افزار به آنها توجه ویژه‌ای داشت عبارتند از :تعیین تعداد دسترسی‌ها با توجه به چارت سازمانیامنیت امضاهای دیجیتالامنیت بایگانی گزارشات سازمانیو سایر مسائل امنیتی مرتبط با سازمان تانسخن آخردر این مقاله ویژگی های مهم یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب را برای شما شرح دادیم. پیش از خرید یک اتوماسیون اداری، این معیارها را بررسی کنید.لازم به ذکر است که این مقاله خلاصه ای از منبع اصلی آن در سایت خبری ایلنا می‌باشد.