هدف‌گذاری OKR دولا دولا نمیشه!

هر از چندگاهی یه مفهوم در فضای کسب‌وکار مد میشه و چنان شور و هیجانی در موردش به وجود میاد که انگار طبیب دردهای بی‌درمان پیدا شده! یکی از این مفاهیم که چند سالی هست مد شده، چارچوب هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی OKRـه. نوشته‌های زیادی در مورد اینکه OKR چیه و چه مخاطراتی می‌تونه داشته باشه می‌تونین پیدا کنین. امّا از خطاهای رایج ما در مسیر به کارگیری یه روش، نادیده گرفتن پیشینه و شرایط اجرای اون روشه؛ حتی گاهی مرتکب خطای مهلک‌تری میشیم و این مفروضات و پیش‌نیازها رو به عنوان نتایج استفاده از اون روش در نظر می‌گیریم! تو این نوشته می‌خوام بیش‌تر به این بپردازم که اجرای چنین چارچوبی چه پیش‌نیازهایی داره؟چند وقت پیش با اصطلاح «بارپرستی» (و به بیان خودم: «حزب بار»!) آشنا شدم و توی توییترم اینطوری قصه‌اش رو بازگو کردم:اهالی ملانزی می‌دیدن که اروپایی‌ها یه سری مناسک (مثل ساخت باند فرود!) انجام میدن و بعد، از آسمون (با هواپیما!) براشون کالاهای مدرن میاد. بومی‌ها که فکر می‌کردن که این «بار»ها هدایایی از اجدادشونه، با خودشون گفتن: «چرا ما نتونیم؟!»پس تصمیم گرفتن که مناسک غربی‌ها رو انجام بدن: مثل اونا لباس پوشیدن، غذا خوردن، روی قبرها صلیب گذاشتن، هواپیما (ماکت!) ساختن، رادیوهای نارگیلی ساختن و بهش متوسل شدن و... ولی خبری از نعمات بی‌پایان نبود ?چونک ظاهرها گرفتند احمقانوآن دقایق شد ازیشان بس نهانهمون اروپایی‌ها چند سال بعد رو این آیین توخالی کسایی که دنبال بار بودن، اسم گذاشتن: Cargo cult! چند دهه بعد هم این اصطلاح وارد دنیای کامپیوتر شد تا حال و روز برنامه‌نویس‌ها و شرکت‌هایی رو وصف کنه که کورکورانه دنبال برنامه‌نویس‌ها و شرکت‌های بزرگ و موفق راه میفتن!نتایج یا لوازم؛ مسئله این استیکی از چیزهایی که از مباحثات فلسفی یاد گرفتم اینه که «برای شروع جلوی هر ادعا یه علامت سؤال بذار». مثلاً من این جملات رو از کتابچه OKR آروان که به تازگی منتشر شده برداشتم و جلوشون علامت سؤال گذاشتم:«اوکی‌آر باعث شفافیت میشه» ؟«تیم‌ها می‌دانند روی چه چیزی باید متمرکز شوند» ؟«به راحتی می‌توان ایده‌های کم اهمیت را کنار گذاشت» ؟«همه افراد معیارهای موفقیت خود و دیگران را می‌دانند» ؟«مدیریت ذره‌بینی مدیران سطح بالاتر را کاهش خواهد داد» ؟«اهداف بلندپروازانه سبب بروز خلاقیت در بین افراد می‌شود» ؟«وقتی افراد از اهداف خود آگاه باشند، عملکرد بالاتری از خود بروز می‌دهند» ؟و بعد به این فکر کردم که آیا این‌ها واقعاً نتایج OKRها هستن؟ یا مثل حزب بار فقط ظاهر کار –که تعریف اهداف و نتایج کلیدی باشه– رو دیدیم و غافل شدیم از اینکه بسیاری از این موارد، برخاسته از فرهنگی هستند که به OKR اجازه‌ی درخشش می‌ده؟ آیا تجربه‌ها و مشاهداتمون تایید می‌کنند که با اجرای مو به موی این روش به این نتایج می‌رسیم؟ یا هر بار که از نعماتش محروم موندیم، بهانه‌ای جور کردیم که «هر عیب که هست، از مسلمانی ماست»؟هواپیمای حزب بار؛ تصویری از فیلم کوتاه «Cargo Cult»کوله‌پشتی OKRبا همین اندیشه، در تجربه –اندک– و دانسته‌های –ناقص– خودم چرخی زدم تا چالش‌هایی که می‌تونه بین ما و جادوی OKR فاصله بیاندازه رو پیدا کنم. حاصل این کندوکاو، فهرستی از پیش‌نیازهاییه که معمولاً خیلی ساده از کنارشون عبور می‌کنیم: شفافیت، پذیرش شکست، تمرکز، تعامل و هم‌راستایی، محوریت داده، خودسازماندهی و خودمختاری. در ادامه توضیح می‌دم که هر مورد چه نقشی در اجرای OKR داره و سؤالاتی می‌پرسم که کمک می‌کنه میزان آمادگی‌مون رو بسنجیم:شفافیتبرای پیاده‌سازی OKR باید تعارف‌ها رو کنار بگذاریم و فارغ از اینکه اوضاع خوب پیش رفته یا نه، روی مانیتور بزرگ وضعیت رو ببینیم. امّا آیا ما و سازمانمون آمادگی این رو داریم که اهداف و وضعیت‌شون رو –صادقانه– با هم به اشتراک بگذاریم؟ آیا حاضریم مسئولیت نتایج –حتی بد– رو بپذیریم یا جلسات ماهانه‌مون قراره فقط محل پز دادن و جشن گرفتن موفقیت‌ها باشه؟پذیرش شکست (Failure Culture)تا وقتی فضای امنی برای تجربه و شکست خوردن وجود نداشته باشه، نمی‌تونیم انتظار بروز خلاقیت و بلندپروازی داشته باشیم. در این شرایط حتی نمی‌تونیم در زمان مناسب مشکلات رو شناسایی کنیم و چابکی‌مون رو –که از نیازهای حیاتی کسب‌وکارهای امروزه– از دست می‌دیم. ولی آیا ما جرأت تجربه کردن و شکست خوردن رو داریم؟ آیا در تیم و شرکتمون می‌تونیم بدون قضاوت شدن (یا بدتر، مجازات شدن!) به اشتباهاتمون اعتراف کنیم؟ آیا دنبال مقصر و انداختن تقصیر به گردن دیگران هستیم یا حل کردن مشکل؟ آیا فرآیندهایی برای کالبدشکافی و ریشه‌یابی مشکلات و درس گرفتن از اشتباهاتمون داریم یا فقط عذرخواهی می‌کنیم و همون کارها رو تکرار می‌کنیم؟ شفافیت ترسناک است. اعتراف –واضح و عمومی– به شکست‌ها می‌تواند وحشتناک باشد. باید افراد را از نو و متفاوت از نوعی که در کودکی تربیت شده بودند می‌ساختیم.—مهم‌ها را بسنجیدتمرکزما می‌خوایم به کارهای مهم بپردازیم و تو هر دوره، تمام توانمون رو روی ۲-۳ هدف متمرکز کنیم. برای این کار باید ارزش‌ها و اولویت‌هامون برامون شفاف باشه و تصمیم‌های سخت بگیریم که به همه کارهای متفرقه «نه» بگیم. امّا آیا اولویت‌هامون برای خودمون و همکارانمون روشنه؟ آیا می‌تونیم به هر چیزی جز یکی دو هدف اصلی «نه» بگیم یا به دلایل مختلف (مثل وابستگی مالی، رودربایستی، شرایط اقتصادی-سیاسی و...)‌ نمی‌تونیم؟ هدف‌های محقق نشده پیگیری می‌شن یا نیمه کاره رها می‌شن؟البته این می‌دونیم که قرار نیست خودمون رو گول بزنیم که «ما فقط رو یه هدف متمرکزیم: بهتر شدن» و بعد خیلی ساده همه کارها رو زیر این هدف کلی قرار بدیم! یکی از علائم این اشتباه، تعداد زیاد نتایج کلیدی زیر یه هدفه و نشونه دیگه‌اش، سوء استفاده از KRها با بزرگ و مبهم کردن اونهاست.تعامل و هم‌راستایییکی از انگیزه‌ها برای شفاف بودن، ایجاد تعامل درباره اهداف و تلاش برای هم‌راستاییه. امّا در دسترس قرار داشتن اطلاعات به تنهایی منجر به شکل گرفتن تعامل نمیشه. باید از خودمون بپرسیم که چقدر از چشم‌انداز و اهداف سازمان و نسبتشون با OKR تیم‌مون مطلعیم؟ آیا تیم‌ها از OKRهای هم خبر دارن (و در موردش با هم صحبت می‌کنن) یا با تیم‌های جزیره‌ای و ملوک الطوایفی مواجهیم؟ چقدر جملاتی مثل «اینا هدف‌های شماست، ما هم اهداف خودمون رو داریم و نمی‌تونیم بهتون کمکی کنیم» و نظایرش رو می‌شنویم؟ آیا وابستگی‌های بین تیمی در زمان درستی شناسایی می‌شن؟ چطور برای این وابستگی‌ها برنامه‌ریزی می‌کنیم؟زمانی که افراد اولویت‌های متناقض، غیرشفاف، بی‌معنی یا اهداف متغیر دلخواهی دارند، ناامید، بدبین و بی‌انگیزه می‌شوند.—مهم‌ها را بسنجیدمحوریت دادهنتایج کلیدی باید معین و قابل اندازه‌گیری باشند. ما قرار نیست حدس بزنیم اوضاع چطوره؛ شاخص‌ها قراره به ما وضعیت رو نشون بدن و این چیزی نیست که «منطقه خاکستری» داشته باشه. اما آیا واقعاً همینطوره؟ اصلاً داده‌هایی که برای پشتیبانی از اهداف و نتایج لازم داریم رو اندازه‌گیری می‌کنیم؟ آیا برای هدف‌گذاری و بررسی وضعیت OKRها به این داده‌ها استناد می‌کنیم؟ یا با جملاتی به قالب «به نظر من...»، «حس می‌کنم...»، «اینطور که با هم‌تیمی‌ها صحبت کردیم...» و... بحث‌ها رو پیش می‌بریم؟ خودسازماندهی و خودمختارییکی از تفاوت‌های شیوه OKR اینه که که افراد و تیم‌ها خودشون هدف‌گذاری می‌کنن و بدون نیاز به تعریف مو به موی فعالیت‌ها (از بالا)، قدم‌های مورد نیاز برای رسیدن به نتایج مورد انتظار رو برمی‌دارن. امّا آیا مدیرهای ما آمادگی این میزان از اعتماد به تصمیمات و تیم‌های ما آمادگی پذیرش چنین مسئولیتی رو دارن؟ آیا تیم‌ها به اطلاعات کافی برای این کار دسترسی دارن؟ آیا می‌تونن برای خودشون هدف‌گذاری کنن یا منتظر دستورات از بالا هستن؟ آیا می‌تونن فعالیت‌های لازم برای رسیدن به هدف رو شناسایی بکنن یا وقتی فعالیت‌ها از پیش تعریف شده نباشن، مضطرب (و فلج) می‌شن؟یکی از مشاهده‌هایی که نظر من رو به این مسئله جلب کرد، اختلاف فاحش بین میزان موفقیت OKRهایی بود که –به اشتباه– از جنس فعالیت‌ها (و شبیه به یه لیست ToDo) نوشته شده بودن، با اوکی‌آرهایی که به outcomeها پرداخته بودند.اوکی‌آرها یک قرارداد اجتماعی همکارانه برای برقرار کردن اولویت‌ها و تعریف چگونگی پیشرفت هستند. توافق جمعی برای دستیابی حداکثری به اهداف ضروری است.—مهم‌ها را بسنجیدبه نظر من نه فقط OKR، که ایده‌های مدرن مدیریتی (مثل تیم‌های خودسازمانده) جزئی از یه مسیر هستن و مقتضیات فرهنگی خودشون رو دارن. از مدیریت علمی تیلور تا نظریه پیچیدگی و بعد از اون، مسیری طی شده، تجربه‌ای اندوخته شده و آمادگی‌ای شکل گرفته. بسیاری از مواردی که نتیجه به کارگیری این روش‌ها بیان میشه، و حتی خود این روش‌ها، در واقع اثرات جانبی این فرهنگ هستن. لازم نیست ما به همون اندازه زمان بگذاریم، ولی لازمه به همون آمادگی برسیم. اگرچه بعضی از مواردی که به عنوان پیش‌نیاز مطرح شد حیاتی هستن، ولی برای شروع لازم نیست همه این موارد رو در بهترین سطح داشته باشیم؛ باید آگاهانه مسیر رو شروع کنیم و برای مهیا کردنشون تلاش کنیم. مسئله فرهنگ به قدری جدیه که در موردش می‌گن:فرهنگ، صبح که از خواب پامیشه همه رو می‌دره!لطفاً مراقبش باشین ؛)برای آشنایی بیشتر با OKR و چالش‌های اون، پیشنهاد می‌کنم کتاب «مهم‌ها را بسنجید» رو بخونین. یا اگر حوصله خوندن همه‌اش رو ندارین، دست کم بخش فرهنگ (فصل‌های ۱۸-۲۰) رو بخونین.فیلم کوتاه Cargo Cult رو هم اینجا می‌تونین ببینین.