آموزش Access بخش اول (مقدمه ای بر Databases)

سلام. تصمیم گرفتم سری آموزش های ACCESS رو اینجا قرار بدم که این آموزش ها حدود 20 قسمت خواهد شد که امیدوارم بتونم روزی یک قسمتش رو تکمیل کنم و اینجا قرار بدم. پس بریم که شروع کنیم شاید که بعد از مرگ هم درحال انجام کاری باشیم و این زیباترین امیال است...مقدمهنرم افزار Access یک نرم افزار ساخت و مدیریت دیتابیس است. برای فهمیدن Access در وهله اول باید بدونید که Database (پایگاه داده) چیست.در این درس شما درمورد دیتابیس ها و نحوه استفاده آن ها خواهید آموخت و تفاوت بین مدیریت دیتا در Access و Excel را متوجه خواهید شد.دیتابیس چیست؟دیتابیس(شما بخوانید پایگاه داده) یک مجموعه ای از داده ها است که برروی کامپیوتر ذخیره می‌شود. پایگاه داده خیلی سریع و آسان به کاربرهای شما اجازه وارد کردن، دسترسی داشتن، و آنالیز کردن داده ها را خواهد داد. پایگاه داده ها آنقدر پر کاربردی هستند که شما هرجایی آن هارا مشاهده خواهید. هر موقع که شما منتظر هستید که پذیرش دکتر، اطلاعات شخصی شما را وارد کامپیوتر کند یا زمانی که یک کارمند فروشگاه زنجیره ای را تماشا می‌کنید که درحال بررسی کردن موجود بودن کالایی در انبار است. اگه تابحالا با چنین چیزهایی سر و کار داشتید به این معناست که شما در عمل پایگاه داده را دیده اید.ساده ترین راه برای درک یک پایگاه داده این است که آن را به عنوان مجموعه ای از لیست ها در نظر بگیرید. به یکی از مثال هایی که در بالا اشاره کردیم فکر کنید: به عنوان مثال اطلاعات بیمار در مطب پزشک. چه لیست هایی در پایگاه داده ای مانند این وجود دارد؟ در ابتدا، لیستی از اسامی بیماران وجود دارد. سپس لیستی از ویزیت های قبلی، لیستی با سابقه پزشکی برای هر بیمار، لیستی از اطلاعات تماس و غیره وجود دارد.این لیست ها در مورد همه‌ی پایگاه داده ها، از ساده ترین تا پیچیده ترین، صادق است. برای مثال اگر شما عاشق پختن کیک هستید، شاید تصمیم بگیرید اطلاعاتی حاوی کیک هایی که شما طرز تهیه آن ها را می‌دانید و دوستانی که این کیک هارا به آن ها می‌دهید را تهیه کنید. این یک دیتابیس ساده و قابل تصور است که حاوی دو لیست خواهد بود. یک لیست از دوستانتان و یک لیست از کیک ها.حالا تصور کنید که شما یک قناد حرفه ای هستید، در این صورت لیست های بیشتری برای نگهداری خواهید داشت. لیست هایی مثل: مشتریان، محصولات فروخته شده، قیمت ها، سفارشات و غیر. هرچه لیست های بیشتری را اضافه کنید، پایگاه داده پیچیده تری خواهید داشت.در Access، لیست ها کمی پیچیده تر از زمانی هستند که شما آن هارا برروی کاغذ می‌نویسید. Access این لیست ها را در چیزی به نام Table ( شما بخوانید جدول) ذخیره می‌کند. که هر کدام از این جدول ها اطلاعات را با جزئیات بیشتری ذخیره می‌کنند. در جدول زیر، لیست (جدول) دوستانِ یک قناد آماتور در پایگاه داده را با جزئیات بیشتری مشاهده می‌کنید.اگر با سایر برنامه های مجموعه مایکروسافت آفیس آشنا هستید، ممکن است جدول بالا شما را به یاد Excel بیاندازد، نرم افزاری که به شما امکان می دهد داده ها را به روش بالا سازماندهی کنید. در حقیقت می توانید جدول مشابهی را در اکسل بسازید. اما ماجرا به همینجا ختم نخواهد شد چون Access کابردی فراتر از Excel دارد.چرا از پایگاه داده استفاده می‌کنیم؟اگر یک پایگاه داده اساسا مجموعه ای از لیست های ذخیره شده در جداول است و می توانید جداول را در Excel بسازید، پس چرا به یک پایگاه داده نیاز دارید؟ درسته که اکسل در ذخیره و سازماندهی اعداد عالی است اما Access در ذخیره و سازماندهی داده های غیر عددی مانند نام ها و توضیحات بسیار قوی تر است. داده های غیر عددی تقریباً در هر پایگاه داده ای نقش مهمی ایفا می کنند و مهم است که بتوانیم آنها را مرتب کنیم و تجزیه و تحلیل کنیم.آنچه واقعاً پایگاه داده را از هر روش دیگری برای ذخیره داده ها متمایز می کند، اتصال جداول با یکدیگر است. ما پایگاه داده ای مانند پایگاه داده ای که در Access با آنها کار خواهید کرد، پایگاه داده رابطه ایrelational) (database می نامیم. یک پایگاه داده رابطه ای می‌تواند رابطه هر سطر از یک جدول را با سطر جدول دیگر را متوجه شود. چیزی که در Excel غیر ممکن است. حالا معنای این چیز های که گفتیم چیه؟! اجازه بدید برگردیم به لیست های ساده‌ی نام دوستان و کیک هایی که بلدیم درست کنیم. فرض کنید شما به جز این دو لیست تمایل دارید یک لیست دیگیری داشته باشید که مشخص می‌کند کدام کیک را به کدام دوستتان داده اید. از آنجایی که لیست جدید حاوی اطلاعاتی از لیست کیک های شما و دوستان شما هست، به وارد کردن اطلاعات جدید دیگری نیاز نیست و شما می‌توانید اطلاعات جدول سوم را از دو جدول دوستان و کیک ها دریافت کنید.در شکل بالا می‌بینید که لیست سوم چگونه با استفاده از لیست اول و دوم ساخته می‌شود. یک پایگاه داده می‌تواند درک کند که کیک های Dad و Oatmeal در فهرست کیک های مرتبط با هر فرد همان چیزهایی هستند که کیک های Dad و Oatmeal در دو فهرست اول هستند. این یک رابطه‌‌ی قابل درک و بدیهی است، و شخص بلافاصله آن را درک می کند. این درحالی است که ساختار نرم افزار Excel این موضوع را متوجه نمی‌شود.اکسل همه‌ی این لیست ها را به عنوان اطلاعات مجزا و نامرتبط در نظر می گیرد. در اکسل برای هر لیست باید تمامی اطلاعات را دوباره تکرار کنید. به زبان ساده تر پایگاه داده رابطه ای چیزی است که یک انسان می‌تواند آن را درک کند و متوجه شود اگر کلمه ای در یک لیست وجود داشته باشد، در یک لیست دیگر می‌توان به آن اشاره کرد و لازم به نوشتن و ساختن دوباره آن نیست.در حقیقت پایگاه داده رابطه ای می‌تواند اطلاعات را پردازش کند، پردازهایی از قبیل وارد کردن اطلاعات، جست و جو برروی آن و آنالیز کردن آنها و توجه داشته باشید که این پردازش ها فراتر از پردازش برروی یک جدول است و شما می‌توانید این پردازش هارا برروی ترکیبی از این جداول انجام دهید. انجام همه این موارد در اکسل دشوار است، اما در Access حتی کارهای پیچیده را می توان ساده کرد و نسبتاً کاربر پسند کرد.امیدوارم در پایان این بخش متوجه شده باشید دیتابیس ها چه چیزی هستند و مهم تر از اون به این درک رسیده باشید که چرا اهمیت دارن. مهم تر از یادگیری استفاده از یک وسیله، فهم چرایی استفاده از اونه چون شما اگه ندونید چرا دارید از یک نرم افزار و یا یک وسیله استفاده می‌کنید، نتیجه خوبی نخواهید گرفت.