راهنمای بودجه‌بندی برای کارآفرینان (به همراه نسخه صوتی)

بودجه‌بندی کسب و کار، یک برنامه‌ریزی مالی بسیار مهم است که علاوه بر پیشگیری از ارتکاب خطاهای اقتصادی مهلک در آغاز راه، در اخذ تصمیمات سنجیده‌ی بلندمدت نیز به کارآفرینان، کمک شایان‌ذکری می‌کند. راه‌اندازی استارت‌آپ بدون تکیه بر فرایند بودجه‌بندی کسب و کار، باعث می‌شود که خیلی زود در مسیری که آغاز کرده‌اید، به آخر خط برسید. وقتی بینش جامعی نسبت به دخل و خرج شغل داشته باشید می‌توانید درباره مسائل مهمی مثل استخدام کارکنان، خرید تجهیزات و ... بهتر تصمیم بگیرید. بودجه‌بندی، امکان پیش‌بینی کمبود وجوه نقد را نیز برایتان مقدور ساخته و کمکتان می‌کند تا ایده‌ای درست و واقع‌بینانه از آینده داشته باشید.نظر به اهمیت موضوع، ما در این مطلب از هلدینگ فاخر، روشی سرراست و ساده را برای بودجه‌بندی کسب‌وکار خدمتتان معرفی می‌کنیم. روشی که انجام آن مستلزم طی 6 مرحله‌ی مجزاست.1. ابزارهای مالی را جمع‌آوری و یک سند بودجه هدف تعیین کنیدابتدا باید مقدمات کار را فراهم کنید. در اینجا می‌توانید یک دفترچه یادداشت بردارید و یک طرح کلی بودجه به صورت دستی، تدوین کنید. البته برای تسریع این کار می‌توانید از قابلیت بودجه‌بندی که در بسیاری از نرم‌افزارهای معروف حسابداری وجود دارد هم استفاده کنید. اگر ابزارهای مالی دیگرتان مثل حساب‌های بانکی کسب و کارتان را نیز در بودجه ادغام کنید، آنگاه بودجه عمومی‌تان به طور خودکار، به روز خواهد شد. در این مرحله به رهگیری و ثبت هزینه‌های جزئی ماهانه برای امور مختلف نیازی نیست.یک برنامه صفحه گسترده مثل مایکروسافت اکسل یا Google Sheets از دیگر گزینه‌های کاربرپسند برای بودجه‌بندی کسب و کار محسوب می‌شوند که هر یک از آن‌ها، قالب‌های متنوع زیادی را برای این کار در اختیارتان قرار می‌دهند که بسته به نیازتان می‌توانید آن‌ها را انتخاب کنید. برای اطمینان از عملکرد صحیح برنامه و تست فرمول‌ها، چند عدد را به طور فرضی وارد برنامه نموده و نتیجه را بررسی کنید. به این‌ترتیب، دیگر با حالتی مواجه نمی‌شوید که بعد از چند ساعت تلاش برای ورود داده، ببینید که برنامه به درستی کار نمی‌کند!تعیین یک ساختار کلی برای بودجه‌بندی، کمکتان می‌کند تا خریدهای ضروری و غیرضروری را از یکدیگر تفکیک کرده و ترتیبی اتخاذ کنید که بواسطه مخارجتان از چارچوب اولیه خارج نشوید. فراموش نکنید که برای امور اضطراری و غیرمنتظره نیز باید سهمی مجزا در بودجه در نظر بگیرید. کارشناسان پیشنهاد می‌کنند که این میزان باید حداقل معادل با سه ماه هزینه‌ کسب و کار باشد. البته شاید اختصاص چنین رقمی به امور اضطراری در ابتدا کمی سخت و دور از ذهن به نظر برسد، اما شما تلاش کنید تا جایی که برایتان مقدور است به این میزان، نزدیک باشید.کارآفرینان فرایند بودجه‌بندی کسب و کار را با هزینه‌ها شروع می‌کنند چون پیش‌بینی آن‌ها در مقایسه با جریان‌های درآمدی بسیار ساده‌تر است. پس اجازه دهید ما نیز همین کار را انجام دهیم.2. هزینه‌های اساسی استارت‌آپ را فهرست کنیدهزینه‌های اساسی در فرایند بودجه‌بندی کسب و کار، هزینه‌هایی هستند که پیش از راه‌اندازی کسب و کار و برای اموری مثل خرید دارایی‌های ضروری مثل تجهیزات صرف می‌کنید. این هزینه‌ها درواقع اولویت‌های خرید برای راه‌اندازی استارت‌آپ هستند. اولویت‌هایی که بدون داشتن آن‌ها، نمی‌توانید قدم از قدم بردارید.به طورکلی دو نوع هزینه اساسی وجود دارد که باید آن‌ها را در فرایند بودجه‌بندی استارت‌آپ، مدنظر قرار دهید:دارایی‌های استارت‌آپ: این هزینه‌ها که به دو نوع نقدی و غیر نقدی تقسیم می‌شوند، خریدهایی مثل ماشین‌آلات، کامپیوتر و وسایل کامپیوتری، مبلمان، وسایل نقلیه و ...هستند که معمولاً فقط یک‌بار انجام می‌شوند. توجه کنید این دارایی‌ها که به آن‌ها مخارج سرمایه‌ای هم می‌گویند، از مالیات کسر نمی‌شوند.مخارج استارت‌آپ: این‌ها مخارج ثابت یا متغیری مثل اجاره یا حقوق و دستمزد هستند که قبل از افتتاح بیزینس متحمل می‌شوید و از مالیات، کسر می‌شوند.در این مرحله از فرایند بودجه‌بندی کسب و کار، در صورت امکان، هر قلم از مخارج را تا جایی که ممکن است به اقلام کوچک‌تری تجزیه کنید. مثلاً هزینه‌های وب‌سایت، خودش به اقلام هزینه‌ای کوچک‌تری مثل دامنه وب، سیستم مدیریت محتوا، طراحی، تصاویر و بسیاری از موارد دیگر قابل‌تفکیک است. فراموش نکنید که برای همه هزینه‌های اساسی و متداول استارت‌آپ، محدوده معمولِ قیمت را مورد بررسی قرار دهید.3. هزینه‌های ثابت را شناسایی کنیدگام بعدی در فرایند بودجه‌بندی کسب و کار، برآورد هزینه‌های ثابت کسب و کار است که بعضاً به آن‌ها هزینه‌های سربار هم می‌گویند. این‌ها همان دسته از هزینه‌های کسب و کار هستند که به طور ماهانه، تقریباً ثابت بوده و دستخوش تغییرات چشمگیر نمی‌شوند.یک شرکت جدید می‌تواند هزینه‌های ماهانه زیر را داشته باشد:اجاره یا رهنحقوق و دستمزد و مزایاحق بیمهمیزبانی وب‌سایتخدمات اینترنتی و تلفنیخدمات حرفه‌ایهزینه‌های بانکیتوجه کنید که شما باید برای هر یک از اقلام ثابت هزینه‌ای، سهم جداگانه‌ای در بودجه‌بندی کسب و کار در نظر بگیرید و همه مخارج مرتبط برای یک از این اقلام را نیز مدنظر داشته باشید. مثلاً وقتی برای امور بازاریابی و تبلیغات، یک متخصص شبکه‌های اجتماعی را استخدام می‌کنید، باید علاوه بر حقوق و مزایا، خرید تجهیزاتی مثل میز کار، لپ‌تاپ، نرم‌افزارهای بازاریابی و مواردی از این قبیل را نیز به فهرست هزینه‌ها اضافه کنید.4. هزینه‌های متغیر را برآورد کنیدهزینه‌های متغیر در بودجه‌بندی کسب و کار، هزینه‌هایی هستند که متناسب با میزان تولید و فروش کسب و کارتان، کم و زیاد می‌شوند و به همین دلیل، میزان ثابت و مشخصی در ماه ندارند. یعنی با افزایش مقیاس و حجم تولید، این هزینه‌ها افزایش و با کاهش مقیاس تولید، این هزینه‌ها نیز کاهش می‌یابند.متداول‌ترین هزینه‌های متغیر یک کسب و کار عبارت‌اند از:مواد خاممخارج تبلیغاتیخدمات رفاهی مثل آب، برق و ...حمل‌ونقلمالیات بر درآمدسفر و رویدادهای خاصخدمات فریلنسکارآفرینان می‌توانند قیمت بسیاری از این اقلام هزینه‌ای را از طریق منابعی مثل تولیدکنندگان، کارگران قراردادی، شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات لجستیکی و ... جویا شوند و اصطلاحاً استعلام بها کنند. البته راه دیگر برای تخمین‌ هزینه‌های متغیر، استفاده از اعداد و ارقام میانگین در صنعت است. ضمناً توجه داشته باشید که گاهی مقطع زمانی مثل فصل هم می‌تواند در کم‌وزیاد شدن قیمت برخی از این اقلام تأثیرگذار باشد.یادتان باشد که در بودجه‌بندی کسب و کار، هر قلم از هزینه‌های ثابت و متغیر را به بالا گرد کنید تا فرایند بودجه‌بندی را توأم با نوعی محافظه‌کاریِ واقع‌گرایانه انجام داده باشید. مثلاً اگر هر ماه 630 هزار تومان صرف امور وب‌سایت می‌کنید، بهتر است 650 تا 700 هزار تومان برای این امر در نظر بگیرید. برخی کارشناسان توصیه می‌کنند که برای هزینه‌هایی مثل بازاریابی، تبلیغات و ... که مستعد تغییر و نوسان زیادی هستند، بهتر است تخمین‌های دو تا سه برابری داشته باشید.5. درآمد ماهانه‌تان را برآورد کنیددر این مرحله از بودجه‌بندی کسب و کار، به شناسایی و برآورد درآمد ماهانه از همه منابعِ ممکن مثل فروش، سرمایه‌گذاری، وام و... می‌رسد. اگر در آغاز راه هستید، طبیعتاً به هیچ داده‌ای در ارتباط با میزان فروشتان، دسترسی ندارید که بتوانید بر مبنای آن، درآمد ماهانه‌تان را تخمین بزنید. بنابراین بهتر است برای این منظور، دو برآورد جداگانه یکی، خوش‌بینانه و دیگری محافظه‌کارانه داشته باشید.برای برآورد تعداد دفعات مراجعه مشتریان به شما برای خرید کالا یا خدمتی که عرضه می‌کنید، می‌توانید از پرسونای آن‌ها استفاده کنید. پرسونای مشتری، مفهومی بسیار مهم است که طراحی و درک صحیح آن، نقش مهمی در موفقیت کسب و کار ایفا می‌کند. شرایط فعلی بازار، اندازه کل بازار در دسترس و سهم بالقوه بازار از دیگر معیارهایی هستند که برای برآورد میزان درآمد می‌توانید از آن‌ها کمک بگیرید. استفاده از آنالیز نقطه سر به سر نیز در تخمین میزان فروش ماهانه می‌تواند یاری‌رسان باشد. ضمناً در مورد هر عاملی که ممکن است رشد درآمد ماهانه‌تان را محدود کند، واقع‌بین باشید.6. پس از محاسبه کل هزینه‌ها، به بازبینی و اصلاح بودجه بپردازیددر آخرین مرحله از فرایند بودجه‌بندی کسب و کار باید تخمینتان از درآمدها و هزینه‌های ماهانه را به قالب اولیه‌ی بودجه کسب و کارتان (که در مرحله اول ایجاد کرده بودید) اضافه کنید و ببینید برای شروع کار، به چقدر پول نیاز دارید؟تصور اینکه در ماه‌های ابتدای فعالیتتان، با کسری بودجه مواجه شوید، عجیب و دور از ذهن نیست. با این حال، اگر بودجه‌ای که برآورد کرده‌اید، فراتر از منابع مالیِ در دسترستان است، شاید بهتر باشد قبل از اقدام برای جذب سرمایه بیشتر از روش‌هایی مثل وام و ...، تعدیلات و اصلاحاتی در بودجه‌ فعلی‌تان اِعمال کنید.مثلاً می‌توانید یک بار دیگر به مراحل هزینه‌یابی بازگردید و اقلام هزینه‌ای را یک بار دیگر مرور کنید. برای این هزینه‌ها دو دسته الزامی و اختیاری تعریف کنید و ببینید کدام‌یک از هزینه‌های اختیاری را می‌توانید حذف کرده یا کاهش دهید یا حتی آن‌ها را به بعد موکول کنید. به عنوان مثال باید ببینید آیا می‌توانید از یک ابزار یا نرم‌افزار رایگان برای مدیریت پروژه استفاده کنید؟ آیا تخصیص بودجه به بخش روابط عمومی، در ابتدای فعالیت استارت‌آپ ضرورتی دارد؟ آیا می‌توانید از فضای کاری مشترک یا تجهیزات اداری دسته دوم برای انجام امور بهره بگیرید؟ خلاصه اینکه همه حالات را مرور و امکان‌سنجی کنید. پس از اِعمال این تغییرات، می‌توانید مطلوبیت بودجه‌بندی‌تان را به حداکثر برسانید و آنگاه اگر لازم بود، برای افزایش سرمایه دست به کار شوید.سخن آخربودجه‌بندی کسب و کار، در واقع نوعی نقشه مالی و اقتصادی است که بدون آن، هیچ استارت‌آپی نمی‌تواند به موفقیت دست پیدا کند. بعضاً شاهد آن هستیم که کارآفرینان، اهمیت این فرایند را دستکم می‌گیرند و آن را اقدامی بی‌فایده و حوصله سر بر تلقی می‌کنند. به همین دلیل سعی کردیم در این مطلب، ضمن تشریح اهمیت بودجه‌بندی کسب و کار، آن را در قالب یک فرایند ساده و شش‌مرحله‌ای خدمتتان توضیح دهیم.نسخه صوتی این پست را بشنوید https://aparat.com/v/HmUKL