مسیر سازمان موفق: استراتژی کاهش هزینه ها

از آنجایی­ که روز به روز همه چیز به سمت اتوماسیون حرکت می­کند و از شکل سنتی خود خارج می ­شود، کسب­ و­کارها و سازمان­ ها برای اینکه بتوانند به راه خود ادامه­ دهند، ناگزیر به حرکت به این سمت خواهند بود. معمولا در ابتدا تصور بر این است که استفاده از نرم ­افزارها و اتوماسیون پروسه­ ها و فرایندها هزینه بر است .... بله؛ ممکن است هزینه ­های پیاده ­سازی اولیه، بالا باشد اما در طولانی مدت از جنبه­ های متفاوتی همچون افزایش کارایی و بهره­ وری، سرعت بخشیدن به رشد و کاهش هزینه­ ها به سود سازمان ­ها و کسب­ و­کارها خواهد بود.به دلیل افزایش تقاضا برای تکنولوژی و قابلیت ­های جدید، سازمان ­ها باید راهی پیدا کنند تا در کنار مدیریت هزینه ­ها، بر تکنولوژی و راهکارهایی که باعث رشد و بهبود کسب و کار آنها می­ شود، سرمایه­ گذاری کنند!تغییر هزینه­ ها، یک رویداد یا برنامه ­ی محدود چندماهه نیست! از آنجایی ­که نیاز به سرمایه­ گذاری در فناوری همواره در حال رشد است، کاهش هزینه­ های اجرایی نیز باید به صورت مستمر در دستور کار قرار گیرد. استفاده از فناوری­ های جدید نیازمند سرمایه­ گذاری جدید نیز هست اما هزینه­ های عملیاتی و جاری سازمان را کاهش می ­دهد!با توجه به نیاز به استمرار کاهش هزینه، مدیران میتوانند اقداماتی را طی سه دوره(مقطع) انجام دهند:1. کاهش: کاهش کوتاه مدت هزینه­ ها بدون آنکه تغییر قابل ملاحظه ­ای در ساختار کاری ایجاد شود.2. جایگزینی: جایگزینی تکنولوژی­ های فعلی با گزینه­ های مشابه و کم هزینه­ تر در میان مدت.3. تجدید نظر: تغییرات بلندمدت که تصویر جدیدی از سازمان و کسب ­وکار میسازد. اغلب، فناوری ­ها، معماری تکنولوژی­ ها و گاهی مدل­ های عملیاتی و تجاری را تغییر می­دهد.کلید موفقیت هر برنامه­ جهت کاهش هزینه­ ها، مدیریت تقاضاست. رویکرد جایگزینی باعث کاهش هزینه­ ها شده که با مقداری از سود کسب شده بتواند تکنولوژی یا فرایندی بهینه را جایگزین و در گام آخر موجب کاهش هزینه ­ها و پیچیدگی ­ها گردد.در حالیکه برخی اقدامات، در کوتاه مدت موجب کاهش هزینه­ ها می­ شوند؛ صرفه ­جویی­ های(saving) قابل ملاحظه، نیازمند برنامه­ ریزی، ابتکارعمل و خلاقیت بوده که انجام دادن آنها میتواند به ­صورت تقریبی بیش از یکسال زمان برده و تاثیرات آن در طولانی مدت نمایان گردد.برای رسیدن به تحولات و تغییرات موفقیت­ آمیز، ابتدا باید زمانی را صرف بررسی سازمان و تجزیه و تحلیل محرک­ های هزینه کرد تا براساس آن، فرصت­ ها و موقعیت ­های مناسب را شناسایی نموده و فرایند کاهش هزینه را آغاز کرد.با وجود اینکه سازمان ­ها معیارهای متفاوتی برای دسته ­بندی و اولویت­ بندی این موقعیت ­ها دارند، اما در بیشتر مواقع ترجیح می­ دهند در ابتدا از موقعیت­ ها و فرصت­ های کوچک شروع کرده، پیروزی و موفقیت ­های کوچک کسب نموده و سپس به سمت تغییرات اساسی و بزرگ حرکت کنند.در هر صورت مدیران و رهبران تحول هزینه، باید تعهد سازمان را نسبت به تغییر، تحت فشار قرار دهند تا همچنان که رو به جلو حرکت می­کنند به رضایت و موافقت جمعی برسند.پس از اولویت­ بندی، طراحی و تحویل آغاز می­گردد! واحد فناوری در ابتدا راه­ حل­ های موجود را براساس سقف کاهش هزینه ­ی مورد نظر مشخص کرده، آنها را تست و بررسی نموده، بازخورد کاربران را دریافت و برای بهبود آنها جهت رسیدن به کاهش هزینه ­ی بیشتر و کسب رضایت آنها تلاش می­کند. برای آنکه اطمینان پیدا کنیم راهی که میرویم و تلاشی که میکنیم مداوم و نتیجه­ بخش خواهد بود، باید مطمئن باشیم که تمام افراد تیم، خط­ فکری و ذهینت مشابهی در این زمینه دارند و همه یک هدف واحد را دنبال می­کنند، و آن هدف چیزی جز کاهش هزینه­ ها و افزایش بهره­ وری و کارایی سازمان نیست!به عنوان مثال بهبودی پس از همه ­گیری در دوران کووید احتمالا مشکلات و فشارهای کاری جدیدی را برای سازمان ­ها به همراه خواهد داشت، چرا که باید پاسخگوی تقاضاها و درخواست­ های احیا شده و جدید باشند.بسیاری از سازمان­ ها از این کاهش فعالیت در زمان کووید بهره­ برده و به سرمایه­ گذاری در فناوری­ های جدید پرداختند، انعطاف­ پذیری و بهره ­وری را افزایش داده تا به بهبودی آنها پس از گذر از شرایط سخت کمک کند. اکنون سازمان­ ها با شناخت و کنترل بهتر بر هزینه­ ها برای ادامه فعالیت، میتوانند توانایی­ های خود را جهت سرمایه ­گذاری در فناوری ­هایی که کسب ­وکارشان را به جلو میبرد گسترش دهند."شرایط سخت نیازمند تصمیمات و اقدامات سخت است."منبع: www.bain.com