چطور برنامه ریزی بهتری داشته باشیم؟

تا حالا چند بار شده است که در طول روز کلی کار داشته باشید ولی به انجام هیچ کدامشان نرسید؟ یا برعکس، چند بار شده که کارهای زیادی نداشته باشید، اما بازهم نتوانسته اید همان کارهای کم و ساده را انجام دهید!؟ چقدر بابت انجام ندادن به موقع کارهای خود و دیگران، مشکلات زیادی برایتان به وجود آمده است؟ همه این مشکلات یک دلیل بیشتر ندارند: عدم برنامه ریزی مناسب. اگر شما فردی هستید که معمولاً روزهای شلوغی را پشت سر می‌گذارید و مدیریت زمان برایتان از اهمیت بالایی برخوردار است، برنامه ریزی روزانه می‌تواند زندگیتان را متحول کند. گاهی با شلوغ شدن زندگی روزمره‌مان این موضوع اهمیت بالایی پیدا می‌کند که بتوانیم کارهای مورد نظرمان را با نظم و ترتیب انجام دهیم؛ زیرا هر گونه بی‌نظمی و فراموش کردن این عوامل باعث افت بهره‌وری و احساس خستگی طاقت فرسا در ما می‌شود. برنامه ریزی به عنوان یکی از مهمترین و با اولویت ترین ارکان مدیریت زمان است که زمان حال را به آینده پیوند می دهد.ما در این مقاله قصد داریم بهترین تکنیک های برنامه ریزی مناسب و درست را به شما آموزش دهیم تا به خوبی بتوانید کارهای خود را مدیریت کنید و اتفاقات خوبی را برای خودتان رقم بزنید.چرا برنامه ریزی نمی کنیم ؟شاید این سوال برای شما هم پیش آمده باشد که چرا با وجود این که می‌دانیم برای رسیدن به موفقیت و اهدافمان باید برنامه ریزی در زندگی شخصی خودمان کنیم، باز هم علاقه ای به برنامه ریزی و عمل کردن به آن نداریم! باید بدانید که این عدم برنامه ریزی موفق دلایل زیاد مختلفی دارد.1. ترس از محدود شدناولین دلیل عدم برنامه نریختن ، این است که می‌ترسیم وقت های آزاد و تفریحمان از بین برود، محدود بشویم، نتوانیم مثل قبل هر کاری که دلمان می‌‎خواهد انجام بدهیم .در حالی که اصلاً این طور نیست! برنامه ریزی درست نه تنها باعث محدود شدن ما نمی‌شود، بلکه باعث می‌شود وقت های آزاد بیشتری هم داشته باشیم! چون اگر این برنامه ریزی دقیق و صحیح باشد، هم به تفریحاتمان می‌رسیم، هم می‌توانیم با قدرت بیشتری به سمت موفقیت و اهدافمان حرکت کنیم و حتی کارهای بیشتری را هم انجام بدهیم.پس حتماً این نکته مد نظرمان باشد که برنامه ریزی موفق، دلیلی برای محدود شدن نیست.2. وقتی از برنامه عقب می‌اُفتیم دیگر ادامه نمی‌‎دهیم!وقتی ما فقط و فقط یک کار را نمی‌توانیم انجام بدهیم، کلاً بی خیال ادامه برنامه مان می‌شویم و آن را رها می‌کنیم. این کار ما، درست مثل این می‌ماند که وقتی یک سوال را در برگه امتحانی بلد نیستیم، بقیه سوالات را هم جواب ندهیم و قید کل آن امتحان را بزنیم! دقیقاً همین قدر غیر منطقی.پس انجام ندادن یک کار در برنامه ریزی روزانه، نباید باعث شود ما تمام آن برنامه را انجام ندهیم. بلکه باید باید قدرت و انرژی مان را برای انجام دادن ادامه آن برنامه افزایش دهد.3. کارهایی که در برنامه مان هست را دوست نداریماز یکی از اشتباهات ما در برنامه ریزی در زندگی شخصی سرچشمه می‌گیرد. ما معمولاً کارهایی را در برنامه قرار می‌دهیم که از آنها خوشمان نمی آید.مثلا : 2ساعت مطالعه ، 3 ساعت تحقیق علمی، صبح زود بیدار شدن و ورزش کردن و...مسلماً وقتی ما این قدر سخت برنامه می‌ریزیم، انجام دادنش هم همین قدر سخت خواهد بود. پس باید برنامه ای را طراحی کنیم که هم بشود آن را انجام داد و هم برایمان مفید باشد.4-حجم زیاد کار در برنامهخیلی از اوقات هم ما یا یک برنامه ریزی خوب در زندگی نداریم، یا طوری برنامه می‌ریزیم که انجام دادنش کار یک روز و حتی دو روز هم نیست! یعنی تقریباً تمام کارهای یک هفته قبل و بعدمان را در برنامه روزانه‌مان می‌نویسیم! طبیعی است که وقتی نمی‌رسیم تمام کارهایی که مدنظرمان هست را انجام بدهیم، کلاً از ریختن برنامه نا اُمید می‌شویم. احتمالاً شما هم دچار این مشکل بزرگ شدید! درست می‌گویم.اصل مهم برنامه ریزی چیست ؟اما مهم‌ترین اصلی که در تمام برنامه‌ها وجود دارد، هدف است. تعریف برنامه ریزی هم همین را می‌گوید. در حقیقت ما کلی برنامه می‌نویسیم تا به اهداف خودمان برسیم. به عبارت ساده‌تر، اگر هدفی وجود نداشته باشد، برنامه‌ای هم وجود ندارد. پس قبل از این که برای قلم به دست بگیرید و شروع با نوشتن برنامه خود بر روی کاغذ کنید، بهتر است که هدف خودتان را واضح و روشن مشخص کنید.برنامه ریزی خود وسیله است نه هدف!هدف و منظور اصلی از برنامه ریزي، تهیه و تدوین برنامه نیست، بلکه هدف و مقصود اصلی دستیابی به نتایج منطقی است. هدف اصلی برنامه ریزی کاهش میزان قبول خطر، نسبت به اتفاقات احتمالی و دستیابی به راهکارهایی هماهنگ برای رسیدن به موفقیت های کوچک و بزرگ است. در تعاریفی از برنامه ریزی که از زبان افراد صاحب نظر بیان کردیم سه ویژگی عمده وجود دارد:برنامه ریزي ماهیتاً با پیش بینی همراه است اصولاً قبل از این که عملی انجام شود باید نوع کار و چگونگی انجام آن را معلوم کرد برنامه ریزی یک نظام تصمیم گیري است .برنامه ریزی بر نتایج مطلوبی تاکید دارد که در آینده بدست می آید .اهداف برنامه ریزی :تعیین مسیرتغییر محیطکاهش تاثیر تغییراتپیداکردن استاندارهایی برای آسان کردن کنترلکاهش ضایعات و اضافاتافزایش کارایی و اثر بخشیتکنیک های برنامه ریزی1. تهیه چک لیست روزانهتهیه چک لیست روزانه، بهترین و مهم ترین راهی است که می‌توانیم برای داشتن یک برنامه ریزی مناسب داشته باشیم. حالا تهیه این چک لیست چگونه است؟یک دفترچه بردارید. هر روز کارهایی را که احتمال می‌دهید یادتان می‌رود و یا خیلی مهم هستند را بنویسید. جلوی آنها یک مربع کوچک بگذارید و هر شب برنامه آن روزتان را چک کنید و ببینید چند مورد از آن کارها را انجام دادید. در نهایت در مربع های رو به روی کارهای انجام شده تیک بزنید. به همین راحتی!فقط این کار را به صورت هر روزه و مداوم انجام دهید تا ذهنتان به این موضوع عادت کند و مسیر عصبی آن برایش ساخته شود و بتوانید با این روش، بهترین برنامه ممکن را داشته باشید.2. اولویت بندی کنیداولویت بندی هم یکی از بخش های فوق العاده مهم در اصول یک برنامه ریزی موفق است. چون می‌توانید کارهایی که مهم هستند را بشناسید و طبق آنها پیش بروید و وقتتان را صرف کارهای الکی نکنید.بعد از این که اولویت هایتان را مشخص کردید، کارتان خیلی راحت تر می‌شود و می‌دانید که باید برنامه تان را بر چه اساسی طراحی کنید. اگر آن ها را مشخص نکنید، نمی‌دانید باید به کدام سمت حرکت کنید و ممکن است به بیراهه کشیده شوید.خود اولویت بندی را هم می‌توانید به دو صورت انجام بدهید که اکنون می‌خواهم به این دو راه اشاره کنم.راه اول: قانون 20/80قانون 20/80 یکی از مهم ترین قوانین برای رسیدن به موفقیت است. این قانون را ویلفردو پارتو ابداع کرده و ما می‌توانیم با رعایت آن، بهترین نوع برنامه ریزی را داشته باشیم. من اینجا مختصر توضیحی درباره آن بهتان خواهم داد.قانون 80/20 به ما می‌گوید که 20 درصد کارهای ما، 80 درصد نتایج را برایمان به همراه دارد.مثل فروشنده ای که 20 درصد اجناسش، 80 درصد فروش را برایش به همراه می‌آورد.ما می‌توانیم مشخص کنیم 20 درصد کارهای مهم مان چه هستند و سپس با توجه به آنها برنامه روزانه مان را تنظیم کنیم.راه دوم:ماتریس آیزنهاورآقای دوایت آیزنهاور، ماتریسی طراحی کرده که بر اساس آن، کارها به 4 دسته تقسیم می‌شوند.1. مهم و فوری: کارهایی که بسیار مهم هستند و باید خیلی سریع انجام شوند. مثل درس خواندن برای امتحان فردای مدرسه2. مهم و غیرفوری: کارهایی که مهم هستند اما در زمان حال اولویت ندارند. مثل خواندن کتاب3. غیر‌مهم و فوری: کارهایی که مهم نیستند ولی باید همین حالا انجام شوند. مثل: جواب دادن به تلفن4. غیر‌مهم و غیرفوری: تکلیف این دسته از کارها هم مشخص است و دیگر نیازی به توضیح دادن نیست! یعنی کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری! پس اصلاً سراغشان نمی‌رویم.3-برنامه خود را قابل تغییر قرار دهیدقابل تغییر قرار دادن برنامه، یعنی کاری کنیم که اگر به هر دلیلی نتوانستیم یکی از برنامه های آن را انجام دهیم، تداخلی بین برنامه ریزی کاری آن روز پیش نیاید. به عبارت دیگر کاری کنیم که انجام ندادن یکی از کارها، مانعی برای انجام دادن سایر کارها نباشد.چون بالأخره ممکن است مشکلی پیش بیاید و نتوانیم آن کار را انجام دهیم و اگر برنامه انعطاف پذیری نداشته باشیم، کل روزمان رو به بطالت خواهد رفت. پس برنامه تان را طوری بنویسید که انعطاف پذیر و قابل تغییر باشد.4- برای خودتان جریمه تعیین کنید!برای اینکه برنامه را ریز به ریز عملی کنید، می‌توانید برای خودتان جریمه تعیین کنید.به طور مثال با خودتان بگویید که اگر من نتوانستم امروز فلان بخش از برنامه را انجام بدهم، فردا دو برابر آن را عملی خواهم کرد. یا فلان مبلغ برای کمک به نیازمندان کنار می‌گذارم. با این کار واقعاً مجبور می‌شوید تا برنامه‌تان را مو به مو اجرایی بکنید تا مشمول جریمه خودتان نشوید.البته حواستان باشد که حتماً جریمه ای را که مشخص کردید، پرداخت کنید وگرنه هیچ تأثیری برای شما ندارد.5. استفاده از نرم افزار های برنامه ریزیسرویس های نرم افزاری و اپلیکیشن های متعددی برای مدیریت زمان، برنامه ریزی و پیگیری روتین های روزانه عرضه شده‌اندوان نوت، اورنوت) و ،Todoist از جمله سرویس‌هایی هستند که تا کنون در متمم معرفی کرده‌ای طبیعتاً انتخاب میان این( نرم‌افزارها و سرویس‌ها، از یک سو تابع سلیقه و از سوی دیگر تابع قابلیت‌ها و امکانات هر یک از این نرم افزارهاست.اگر برنامه‌ای بخواهید که صرفاً در حد پیگیری فعالیت‌های روزانه یا مدیریت پروژه های کوچک مفید باشد، احتمالاً بهتر است به جای خانواده‌ی( OneNote و Evernote)، به سراغ اپلیکیشن برنامه ریزی ساده‌تری مانند Todoist و Wunderlist بروید.مرکز نوآوری هاب اصفهانراه های ارتباطی :اینستاگرام : www.instagram.com/hubisfahanسایت :www. isfahanhub.comایمیل :info@isfahanhub.com