شیرپوینت چیست و چه امکاناتی دارد؟

شیرپوینت چیست و چه امکاناتی دارد؟شیرپوینت، نخستین بار در سال ۲۰۰۱ از سوی شرکت مایکروسافت روانه بازار شد و پس از آن به مرور نسخه‌های مختلفی از آن مانند شیرپوینت ۲۰۱۶ و یا ۲۰۱۹ ارائه شد. در ابتدا از شیرپوینت به عنوان ابزاری برای مدیریت محتوا و اسناد سازمانی استفاده می‌شد، اما با گذشت زمان، قابلیت‌های جدید و امکانات تازه‌ای به آن افزوده شد و در نهایت شیرپوینت به یک سیستم کاربردی برای رفع نیازهای مختلف سازمان‌ها مانند مدیریت کسب و کار، تسهیل تعاملات سازمانی و نگهداری منابع و مستندات تبدیل شد.انواع شیرپوینت کدام است؟شیرپوینت در ۲ نسخه ارائه شده است که هر کدام قابلیت‌های متفاوتی دارد. این ۲ نسخه به شرح زیر است:１- شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online)شیرپوینت آنلاین که هم به صورت بخشی از اشتراک آفیس ۳۶۵ و هم به صورت جداگانه قابل خریداری است، یک سرویس ابری و Cloud-Based است. این نسخه از شیرپوینت به نصب، تنظیم و نگهداری نیاز ندارد و به طور خودکار توسط مایکروسافت به‌روزرسانی می‌شود. شیرپوینت آنلاین برای همکاری تیمی، به‌اشتراک‌گذاری محتوا و مدیریت اسناد مناسب است و به خوبی با مجموعه Office 365، Yammer و Outlook Web App یکپارچه می‌شود. در نسخه آنلاین برخی از محدودیت‌ها مانند تعداد و سایز فایل‌ها حذف شده است اما برخی از امکانات مانند خواندن Logهای خطا و یا امکان انتشار وب‌سایت‌های متعدد در دسترس نیست.２- شیرپوینت سرور (SharePoint Server)شیرپوینت سرور نسبت به شیرپوینت آنلاین، کم‌تر به‌روزرسانی می‌شود اما امکانات بیشتری دارد. علاوه بر این می‌توان این نسخه از شیرپوینت را به صورت سفارشی توسعه داد و بر نحوه طراحی و عملکرد آن کنترل بیشتری داشت. برای راه‌اندازی شیرپوینت سرور به سرورهای ابری، معمولی یا میزبان نیاز است. شیرپوینت سرور در ۳ نسخه پایه (Foundation)، استاندارد (Standard) و سازمانی (Enterprise) ارائه شده و نسخه اول آن در سال ۲۰۱۶ منسوخ شده است.امکانات شیرپوینتشیرپوینت امکانات متعددی دارد و سازمان‌ها با توجه به نیازهای خود از آن استفاده می‌کنند. در ادامه به ۶ مورد از مهم‌ترین امکانات و کاربردهای شیرپوینت اشاره می‌کنیم:- تهسیل همکاری تیمیمی‌توان با استفاده از شیرپوینت، میل‌باکس‌های مشترک ایجاد و فایل‌های هر پروژه را به صورت اشتراکی ذخیره کرد. علاوه بر این شیرپوینت با مایکروسافت پراجکت نیز یکپارچه می‌شود و می‌توان از آن برای برنامه‌ریزی گروهی پروژه‌ها و تسهیل همکاری تیمی استفاده کرد.- ایجاد اینترانت و اکسترانتشیرپوینت امکان ایجاد پرتال داخلی (اینترانت) و پرتال خارجی (اکسترانت) را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. بر همین اساس، می‌توان از این پرتال‌ها برای تسهیل ارتباطات سازمانی، اشتراک‌گذاری دانش سازمانی و افزایش تعامل کارکنان استفاده کرد.- استفاده از هوش تجاریشیرپوینت با امکان استفاده از هوش تجاری (BI) به مدیران کمک می‌کند تا با تهیه گزارش‌های حرفه‌ای و ترسیم تصویر درستی از وضعیت سازمان، تصمیم‌های درستی اتخاذ کنند و به طور کارآمد کسب و کار خود را مدیریت کنند.- مدیریت وظایف کارکنانشیرپوینت بستر مناسبی را برای مشخص کردن تسک‌ها و نظارت بر نحوه اجرای آن‌ها فراهم می‌کند. با استفاده از کانبان وظایف، کارکنان بهتر و کارآمدتر مسئولیت‌های خود را انجام می‌دهند و مدیران نیز می‌توانند بر عملکرد آن‌ها نظارت کنند.- خودکارسازی فرآیندها و گردش‌های کاریبا استفاده از شیرپوینت می‌توان فرآیندهای سازمانی را اتوماتیک و خودکار کرد. در نتیجه در صرف هزینه، زمان و انرژی صرفه‌جویی می‌شود و امور سریع‌تر پیگیری و اجرا می‌شود. علاوه بر این شیرپوینت امکان تهیه گزارش‌های حرفه‌ای را نیز فراهم می‌کند که بسیار کاربردی است و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد.- مدیریت محتوا و مستندات سازمانیشیرپوینت ابزار مناسب و امنی برای ذخیره، نگهداری، جستجو و بازیابی اسناد و محتوای سازمانی است. می‌توان محتوای سازمانی را در شیرپوینت به صورت انفرادی یا جمعی به اشتراک گذاشت و به تغییرات هر سند نیز نظارت کرد.کلام آخر: استقرار و راه‌اندازی شیرپوینتدر این مطلب با شیرپوینت و برخی از کاربردهای مهم آن آشنا شدیم. به طور کلی شیرپوینت بستر مناسبی را برای مدیریت محتوا، طراحی فرم‌ها، گزارش‌گیری، تعاملات سازمانی و مدیریت کسب و کار فراهم می‌کند و موجب کاهش هزینه‌های سازمانی و افزایش سرعت و بهره‌وری می‌شود.هر سازمان و کسب و کاری، با توجه به اهداف و نیازهای خود از شیرپوینت استفاده می‌کند، بنابراین نصب، یا توسعه و سفارشی‌سازی شیرپوینت باید توسط متخصصین این حوزه انجام شود. علاوه بر این پس از راه‌اندازی شیرپوینت، به پشتیبانی حرفه‌ای و آموزش تخصصی نیاز است.شیرپوینت‌پای ارائه‌دهنده تخصصی خدمات، محصولات و راهکارهای سازمانی مبتنی بر شیرپوینت است. اگر در زمینه شیرپوینت و نحوه استقرار و یا توسعه آن سوالی دارید، می‌توانید همین حالا با کارشناسان متخصص ما در شیرپوینت‌پای تماس بگیرید.