مزایا و دردسرهای حضور و غیاب در اکسل + دانلود نمونه فایل

مدیران باهوش همواره سعی بر ثبت دقیق حضور و غیاب کارکنان دارند. اما انجام این‌کار به‌شکل دستی زمان‌بر و سخت است. نرم‌افزارها به تیم منابع انسانی کمک می‌کنند تا کارهای خود را با دقت بالاتر و سرعت بیشتری انجام دهند. نرم‌افزار اکسل یکی از پرکاربردترین ابزارهایی است که می‌توانید برای حضور و غیاب کارکنان از آن استفاده کنید. مهم‌ترین مزیت اکسل این است که می‌توانید متناسب با نیازهای سازمان خود، یک برگه سفارشی طراحی کنید. در این مقاله مزایای حضور و غیاب در اکسل را توضیح خواهیم داد تا با استفاده از این نرم‌افزار امور خسته‌کننده در مدیریت کارکنان را با سرعت بیشتر و زحمت کم‌ انجام دهید.احتمالا شما هم درگیر یافتن یک راه ساده برای انجام پروسه حضورو غیبا هستید، اما آیا فایل اکسل راه مناسبی است؟برگه حضور و غیاب در اکسل چیست؟برگه حضور و غیاب در اکسل یکی از ابزارهای نرم‌افزاری است که می‌توانید ورود و خروج روزانه کارکنان به سازمان را در آن صفحه ثبت کنید. با استفاده از این برگه می‌توانید میزان منظم‌بودن هر فرد را تعیین و با دیگران مقایسه کنید. هم‌چنین می‌توانید داده‌های ثبت شده در برگه اکسل را در زمان پرداخت حقوق، مزایا و تشویقی‌های کارکنان، نیز مورد استفاده قرار دهید.برگه حضور و غیاب در نرم‌افزار اکسل به کارکنان کمک می‌کند تا با طراحی نمودارهای مختلف، عملکرد خود را ارزیابی و برای بهبود آن تلاش کنند. حضور و غیاب کارکنان چه اهمیتی دارد؟اولین و مهم‌ترین موردی که پیگیری حضور کارکنان را در درجه بالای اهمیت قرار می‌دهد، برقراری نظم است. علاوه‌بر این، حضور و غیاب کارکنان فواید زیادی دارد که برخی از آن‌ها به شرح زیر هستند:مشکلات مربوط‌ به مدیریت کارکنان کاهش می‌یابد.غیبت‌های بی‌دلیل کارکنان، کم خواهند شد.انگیزه و بهره‌وری کارکنان بهبود می‌یابد.برنامه‌ریزی برای آینده سازمان راحت‌تر می‌شود.مدیریت کارکنان دورکار آسان‌تر می‌شود.محاسبه دستمزد کارکنان دقیق‌تر می‌شود.تعداد افراد مفید در سازمان افزایش می‌یابند.چرا حضور و غیاب در اکسل مهم است؟اصلی‌ترین هدف از طراحی برگه حضور و غیاب در اکسل این است که می‌توانید اطلاعات کارکنان را ذخیره، سازمان‌دهی و نگهداری کنید.این برگه‌ها به شما کمک می‌کنند که سوابق روزانه هر فرد را ذخیره کنید و هنگام ارزیابی و محاسبه حقوق کارکنان از آن‌ها استفاده کنید.برگه حضور و غیاب در نرم‌افزار اکسل به کارکنان کمک می‌کند تا با طراحی نمودارهای مختلف، عملکرد خود را ارزیابی و برای بهبود آن تلاش کنند.هم‌چنین، کارشناس منابع انسانی می‌تواند گزارش مرخصی‌های هر فرد را به‌طور ساده از نرم‌افزار اکسل بگیرد. درحالی‌که محاسبه تعداد روزهای مرخصی هر فرد روی برگه‌های کاغذی کاری زمان‌بر و سخت است.مزایای استفاده از حضور و غیاب در اکسل چیست؟نرم‌افزار صفحه گسترده اکسل دارای امکانات پیشرفته‌ای است که تجزیه و تحلیل داده‌ها را انجام می‌دهند. نرم‌افزار اکسل در بهینه‌سازی فرآیند انجام امور اداری بسیار تأثیرگذار است زیرا کارهای تکراری با استفاده از این نرم‌افزار حذف می‌شوند. به‌طوری که چندین نفر می‌توانند از یک برگه اکسل در سازمان استفاده کنند درحالی‌ که تکثیر برگه‌های کاغذی، نیازمند پرداخت هزینه‌های اضافی است. از طرفی کاغذ هوشمند نیست و شما نمی‌توانید با چند کلیک ساده از داده‌های موجود در آن‌ گزارش بگیرید. مزایایی که نرم‌افزار اکسل برای مدیریت کارکنان ارائه می‌کند، عبارت‌اند از:بهره‌مندی از هوش تجاری نرم‌افزار اکسلنرم‌افزار صفحه گسترده اکسل دارای امکانات پیشرفته‌ای است که تجزیه و تحلیل داده‌ها را انجام می‌دهند. به همین علت بسیاری از کارشناسان این نرم‌افزار را هوش تجاری می‌نامند. زمانی که تعداد داد‌ه‌های ذخیره‌شده زیاد می‌شوند، می‌توانید با استفاده از ابزارهای این نرم‌افزار مسائل زیادی مانند زمان حضور کارکنان در سازمان، حقوق، اضافه‌کاری یا دستمزد ماهانه آن‌ها را حساب کنید.افزایش بهره‌وری کارکنان با حضور و غیاب در اکسلیکی از ابزارهای مناسب برای پیگیری رفت‌و‌آمد کارکنان نرم‌افزار اکسل است. استفاده از این نرم‌افزار، تناقضی با سیستم‌های پیشرفته و نرم افزار حضور و غیاب ندارد و حتی بهترین دستگاه‌های حضور و غیاب نیز با این نرم‌افزار ادغام می‌شوند. شما می‌توانید به‌راحتی داده‌های دستگاه حضور و غیاب را به‌صورت یک فایل اکسل استخراج کنید. سپس آن‌ها را برای ارزیابی عملکرد کارکنان مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید.ردیابی ساعت ورود و خروج هر فرد به سازمان، او را متعهد می‌سازد تا رأس ساعت در محل کار خود حضور یابد و یا سازمان را زودتر از زمان مقرر ترک نکند. این نظم، بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد که درنتیجه سازمان نیز با سرعتی قابل توجه پیشرفت می‌کند.افزایش مسئولیت‌پذیری کارکناناگر فعالیت‌های کارکنان را با استفاده از یک برگه اکسل ثبت و ردیابی کنید، از میزان تلاش هر فرد برای اجرای پروژه اطلاع می‌یابید. بنابراین، مسئولیت‌پذیری کارکنان افزایش می‌یابد و کارکنان نمی‌توانند وظایف خود را به‌عهده دیگران بگذارند. هم‌چنین تهیه برگه اکسل برای ثبت جزئیات پروژه، اثربخشی نیروها را بهبود می‌بخشد و مدت‌زمان اجرای پروژه نیزکاهش می‌یابد. درنتیجه، برای اجرای پروژه‌های بعدی تخصیص منابع به‌طور صحیح‌تر انجام می‌گیرد.دسترسی به اطلاعات جامع درباره منابع انسانیمعمولاً مدیران باتجربه، بیشتر فرآیندهای تجاری خود را به‌شکل داده‌های قابل فهم در نرم‌افزار اکسل وارد می‌کنند. آن‌ها با انجام این‌کار بخش‌های مختلف کسب‌وکار را به‌راحتی ردیابی می‌کنند و با تهیه یک گزارش از تمام اطلاعات به یک دید جامع می‌رسند. هم‌چنین می‌توانند همواره این داده‌ها را به همراه داشته و در اختیار سایر مدیران قرار دهند.اگر شما نیز مدیر منابع انسانی یا صاحب کسب‌وکار هستید، می‌توانید از حضور و غیاب دراکسل بهره ببرید. وجود کل اطلاعات هر فرد یا هر تیم کاری در یک برگه اکسل، تحلیل عملکرد کارکنان را از حالت تک‌بعدی خارج می‌کند و درنتیجه تحلیل استراتژی‌های سازمان آسان‌تر می‌شود.معمولاً تمام کارمندان اداری، نحوه کار کردن با نرم‌افزار اکسل را می‌دانند.استفاده آسان از نرم‌افزار اکسلمعمولاً تمام کارمندان اداری، نحوه کار کردن با نرم‌افزار اکسل را می‌دانند. بنابراین، با حضور و غیاب در اکسل، مجبور به آموزش دوباره یک نرم‌افزار یا فرآیند دیگر که برای آن‌ها سخت و برای شما زمان‌بر است، نخواهید بود.هم‌چنین رابط کاربری این نرم‌افزار کاربرپسند است و آموزش آن به کارمندهای جدید، نیازمند صرف زمان زیادی نیست. این درحالی‌ است که اگر بخواهید به کارمندان جدید، یک سیستم حضور و غیاب کاغذی را آموزش دهید باید جزئیات و پیچیدگی‌های زیادی را به آن‌ها گوشزد کنید. کارکنان بخش اداری یا منابع انسانی سازمان با آموزش نرم‌افزار اکسل، حضور و غیاب کارکنان را بدون هیچ مشکلی انجام می‌دهند.کاربردهای نرم‌افزار اکسل در مدیریت منابع انسانی چیست؟نرم‌افزار صفحه گسترده اکسل یک ابزار عالی برای سازماندهی اطلاعات کارکنان است.نرم‌افزار اکسل در بیشتر بخش‌های سازمان مانند مدیریت مالی، مدیریت پروژه و مدیریت بازاریابی استفاده می‌شود. اگر آگهی‌های استخدام کارشناس اداری یا منابع انسانی را بررسی کنید، متوجه می‌شوید که بیشتر سازمان‌ها، تسلط به این نرم‌افزار را از شرایط لازم برای استخدام مشخص می‌کنند بنابراین، می‌بینید که این نرم‌افزار در مدیریت منابع انسانی دارای اهمیت و کاربردهای زیادی است.ابتدایی‌ترین کاربرد این نرم‌افزار در ذخیره‌کردن اطلاعات و تحلیل داده‌ها است. هم‌چنین سایر کاربردهایی که نرم‌افزار اکسل در مدیریت کارکنان دارد، عبارتند از:مدیریت کارکناننرم‌افزار صفحه گسترده اکسل یک ابزار عالی برای سازماندهی اطلاعات کارکنان است. این اطلاعات می‌تواند تمام کارکنان سازمان مانند مدیران ارشد، کارکنان دورکار یا حضوری را شامل شود. شما می‌توانید به‌جای بایگانی کاغذهای زیاد، تمامی اطلاعات کارکنان را با استفاده از این نرم‌افزار ذخیره کنید و درصورت نیاز به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته‌باشید.اطلاعاتی مانند نام، آدرس ایمیل، تاریخ استخدام در سازمان، حقوق و مزایای استفاده شده و شماره تماس کارکنان و… بسیار ارزشمند هستند و باید بتوانید در سریع‌ترین زمان ممکن از این اطلاعات گزارش بگیرید. کاغذهای اداری، دسترسی به اطلاعات را به تأخیر انداخته و کار را سخت می‌کنند اما نرم‌افزار اکسل در کمتر از یک ثانیه، تمام اطلاعات کارکنان را در اختیار شما و تیم منابع انسانی قرار می‌دهد.گزارش عملکرد نیروهای سازماننظارت بر ورود و خروج کارکنان به سازمان یکی از وظایف مهم کارشناس منابع انسانی است. زیرا مدیران و مشاوران منابع انسانی برای تجزیه و تحلیل کسب‌وکار نیاز به بررسی داده‌های مرتبط با عملکرد نیروها دارند. شما می‌توانید به‌عنوان کارشناس منابع انسانی، این داده‌ها را به‌صورت روزانه و بسیار سریع در یک برگه اکسل ثبت کنید و پس از گزارش‌گیری از داده‌های خام، نمودارهای معنادار را به مدیر یا مشاور سازمان ارائه کنید.مدیریت بهینه امور اداریامور اداری که در سازمان‌ها انجام می‌شوند، بیشمارند و به‌ خاطر سپردن آن‌ها توسط کارشناس اداری تقریباً غیرممکن است. بنابراین، ذخیره‌کردن این اطلاعات در سازمان کار مهمی است و این داده‌ها ارزش بالایی دارند. فایل اکسل به‌راحتی در اختیار کارشناس حقوقی یا مدیر مالی قرار می‌گیرد و سازمان به‌صورت یکپارچه و هماهنگ مدیریت می‌شود.مدیریت قراردادهای کارکنانبرخی از قراردادهای کاری دارای جزئیات زیادی هستند و در حقوق و دستمزد کارکنان تأثیر مستقیم دارند. اکسل یکی از نرم‌افزارهای کاربردی است که تمامی جزئیات قرارداد مانند تاریخ شروع، تعداد مرخصی‌های ماهانه و دستمزد اضافه‌کاری را به‌راحتی ذخیره و محاسبه می‌کند. هم‌چنین اضافه‌کردن الگوهای قرارداد به برگه حضور و غیاب در اکسل، روند مدیریت منابع انسانی را سهولت می‌بخشد.مدیریت برنامه‌هانرم‌افزار اکسل، یک محیط عالی برای برنامه‌ریزی‌های سازمان و مدیریت آن‌ها فراهم می‌کند. به‌طوری‌ که می‌توانید یک برگه سفارشی را در اکسل طراحی کنید و برنامه‌های سازمان را با ساختاری منظم در این نرم‌افزار قرار دهید. سپس اهداف هفتگی یا ماهانه سازمان را مشخص کنید و این فایل را برای تمام کارکنان ارسال نمایید.کارکنان با استفاده از این برگه به زمان‌بندی اجرای برنامه‌های مختلف آگاه می‌شوند و برنامه روزانه خود را متناسب با آن تنظیم می‌کنند. هم‌چنین مدیران هر بخش نیز می‌توانند پیشرفت فعالیت‌های حوزه خود را در این برگه ثبت و برای مدیران ارشد ارسال کنند.نرم‌افزار اکسل، یک محیط عالی برای برنامه‌ریزی‌های سازمان و مدیریت آن‌ها فراهم می‌کند. مدیریت پروژهباوجود این‌که مدیریت پروژه جزو وظایف تیم منابع انسانی نیست، اما مدیران منابع انسانی در اجرای پروژه نقش مهمی دارند و همان‌طور که می‌دانید بخش مهمی از موفقیت هر پروژه به عوامل انسانی آن مربوط می‌شود.داشتن یک سامانه شامل نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب کارکنان یا بررسی عملکرد آن‌ها در پروژه‌ها، کمک می‌کند تا مدیران منابع انسانی در استخدام تیم‌های فنی، دقت بیشتری داشته‌باشند. هم‌چنین محاسبه زمان‌بندی هر پروژه در نرم‌افزار اکسل، تعداد نفرات موردنیاز برای اجرای آن را تعیین می‌کند.انجام امور مالیمحاسبه حقوق کارکنان به‌عهده تیم مدیریت مالی است اما برخی مواقع مدیران منابع انسانی هم در انجام این وظیفه نقش دارند. از طرفی در کسب‌وکارهای کوچک که برای انجام هر کار جزئی، یک فرد متخصص استخدام نشده است، دستمزد ماهانه توسط مدیر آن مجموعه محاسبه می‌شود. بنابراین اگر مدیر یک کسب‌وکار کوچک هستید یا در محاسبه حقوق کارکنان وظیفه‌ای به عهده دارید، نرم‌افزار اکسل گزینه خوبی برای کمک به شما است.برگه حضور و غیاب در اکسل باید دارای چه بخش‌هایی باشد؟شما می‌توانید این برگه را متناسب با استراتژی‌های منابع انسانی، با جزئیات زیاد یا کم طراحی کنید. اما داده‌هایی که حتما باید در این برگه ثبت شوند، عبارتند از:حضور و غیاب روزانه هر فردمرخصی‌های شخصی، استعلاجی، تشویقی و ماهانهزمان‌های استراحت هر فرد در طول روزاطلاعات تماس هر فردمیزان حقوق دریافتی فرد به‌ازای هر ساعت یا روزتاریخ دقیق هر روزبرای مشاهده و دانلود نمونه برگه آماده اکسل برای حضور و غیاب کارکنان کلیک کنید3 جایگزین نرم‌افزار اکسل برای حضور و غیاب کارکنانمعمولاً سازمان‌ها برای حضور و غیاب کارکنان با نرم‌افزار، صفحه گسترده اکسل را انتخاب می‌کنند. زیرا این نرم‌افزار راهکارهایی ساده‌ و رایگان ارائه می‌کند. اما برخی از سازمان‌ها می‌خواهند داده‌ها را با دقت بالاتری ذخیره کنند و به امکانات خاص نرم‌افزارهای دیگر دسترسی داشته باشند. در جریان باشید مشاوران خبره و کارشناسان جهان گستر پارس در تمام طول هفته از طریق روش های ارتباطی مندرج در سایت جهان گستر و همچنین شماره تماس: 02141392000 در خدمت شما هستند تا در مسیر یک انتخاب آگاهانه و راهگشا شما را همراهی کنند.3 نرم‌افزار پرطرفدار که توسط سازمان‌های حرفه‌ای برای ثبت حضور و غیاب استفاده می‌شوند، عبارتند از:نرم‌افزار Time Doctorاین نرم‌افزار قدرتمند و کاربرپسند با هدف افزایش بهره‌وری کارکنان در سازمان‌های کوچک، متوسط و بزرگ طراحی شده است. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را پیگیری کنید و بهره‌وری آن‌ها را با دید عمیق‌تری افزایش دهید. ویژگی‌هایی که این نرم‌افزار حضور و غیاب را از سایر نرم‌افزارها متمایز می‌کند، عبارتند از:عملکرد کارکنان را به‌راحتی ردیابی می‌کند و گزارش می‌دهد.شیفت‌های کاری به‌درستی ویرایش می‌شوند.گزارش‌های دقیقی ازعملکرد کارکنان ارائه می‌کند.نرم‌افزار Connecteamاین نرم‌افزار یکی از سیستم‌های کاربردی برای مدیریت کارکنان است. این سیستم برای مدیریت زمان و ارتباط بین کارکنان و مدیران راه‌حل‌های مختلفی ارائه می‌کند. سازمان‌ها در صنایع مختلف مانند خرده‌فروشی، هتل‌داری، ساخت‌وساز و پزشکی می‌توانند از این نرم‌افزار بهره‌مند شوند.ویژگی‌های کلیدی که استفاده از این نرم‌افزار را کاربردی می‌کنند، عبارتند از:با این نرم‌افزار می‌توانید از زمان شروع و پایان فعالیت هر فرد یک جدول زمانی تهیه کنید.با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید یک موضوع خاص را به اعضای تیم اطلاع دهید.می‌توانید یک بازه زمانی مشخص برای فعالیت هر فرد تعریف کنید.می‌توانید این نرم‌افزار را روی سیستم‌عامل‌های مختلف مانند اندروید و IOS نصب کنید.نرم‌افزار TimeCampاین نرم‌افزار حضور و غیاب کارکنان را به‌سادگی انجام می‌دهد و مشخصات کلیدی که آن را به یک گزینه عالی برای حضور و غیاب تبدیل می‌کند، عبارتند از:این نرم‌افزار قادر است با یک کلیک، ساعت شروع و پایان فعالیت کارکنان دورکار را ثبت کند.زمان‌های بیکاری هر فرد را به‌طور دقیق محاسبه و از فعالیت‌های کاری او کسر می‌کند.سخن پایانینرم‌افزار صفحه گسترده اکسل یک ابزار کاربردی است که می‌توانید برای رسیدن به اهداف سازمان از آن استفاده کنید. این نرم‌افزار علاوه‌بر حضور و غیاب کارکنان، محاسبه حقوق و دستمزد آن‌ها را نیز انجام می‌دهد. البته حضور و غیاب در اکسل فقط برای کارکنان حضوری کاربرد ندارد و افراد دورکار و فریلنسرها نیز می‌توانند از این نرم‌افزار برای ثبت فعالیت‌های روزانه یا هفتگی خود استفاده کنند. در حالت کلی استفاده از این نرم‌افزار در مدیریت منابع انسانی سازمان، تحول زیادی ایجاد می‌کند. اگر نمی‌خواهید برای خرید سیستم حضور و غیاب هزینه کنید، نرم‌افزار اکسل بهترین گزینه پیش روی شما است.منابع: + + +