چگونه از مدیران بازخورد بگیریم

بازخوردهای سازنده بهترین راه فهمیدن اشتباهات و بهبود روش انجام کار هستند. بازخوردهای سازنده خودبه‌خود ارائه نمی‌شوند و شخص باید برای گرفتن آن‌ها از فرد مورد نظر تقاضا کند.طبق نظرسنجی‌های انجام شده حدود ۶۰ درصد از کارمندان دوست دارند به صورت روزانه یا هفتگی از طرف رئیس خود بازخورد بگیرند. جالب‌تر این است که این عدد برای کارمندان زیر ۳۰ سال به ۷۲ درصد می‌رسد. بنابراین می‌توان اینطور نتیجه‌گیری کرد که اغلب کارمندان ترجیح می‌دهند به طور مرتب بازخورد بگیرند اما تعداد کمی از آن‌ها می‌دانند که چگونه باید این کار را انجام دهند و سپس از این بازخوردهای سازنده برای بهبود عملکرد خود استفاده کنند. افرادی که قصد دارند در مسیر کاری خود پیشرفت کنند باید از افراد باتجربه‌تر در مورد نحوه‌ی کار بازخورد بگیرند و سپس تغییرات لازم را در روند کاری خود اعمال کنند. بازخوردها به روشن شدن انتظارات کمک می‌کنند و باعث می‌شوند زمان و انرژی بیهوده‌ای برای امتحان کردن راه‌های جدید صرف نشود.کارمندانی که به دنبال بازخورد گرفتن از مدیران هستند و برداشت عاقلانه‌ای از حرف‌های طرف مقابل دارند به یکی از بهترین کارمندان از نظر عملکرد در زمینه‌ی کاری خود تبدیل می‌شوند. شاید کم پیش بیاید که مدیر یک شرکت به صورت داوطلبانه بخواهد تجربیات خود را در اختیار دیگران قرار دهد و بازخوردهای سازنده‌ای به آن‌ها بدهد. از طرفی تعداد کمی از کارمندان وجود دارند که می‌توانند در میان صحبت‌های خود از مدیران بازخورد بگیرند. در ادامه‌ی این مقاله‌ی اینفو به بررسی بیشتر راه‌های انجام این کار می‌پردازیم.۱- زمان و مکان مناسبی را انتخاب کنیدهیچ مدیری بدش نمی‌آید که بخواهد در مورد عملکرد کارمندانش نظر بدهد اما این کار باید در زمان و مکان درست انجام بگیرد. به‌عنوان مثال هنگام صرف ناهار یا وقتی که مدیر نتوانسته است معامله‌ی مورد نظر خود را داشته باشد زمانی مناسبی برای مطرح کردن کردن این موضوع نیست. بهترین کار این است که موضوع را با آن‌ها درمیان گذاشته و بخواهید خودشان زمان و مکان مناسب را برای یک جلسه‌ی کوچک تعیین کنند. به آن‌ها ایمیل بزنید و بگویید که می‌خواهید نظرشان را در مورد عملکرد خود جویا شوید. اینکه آیا توانسته‌اید انتظاراتشان را برآورده کنید یا خیر. همچنین به آن‌ها بگویید که به دنبال راهی برای بهبود عملکرد خود هستید و می‌خواهید در یک جلسه‌ی ۱۵ دقیقه‌ای با آن‌ها در مورد این موضوع صحبت کنید.تعیین زمان و مکان بسیار مهم است. فراموش نکنید که چون با رئیستان در یک مکان عمومی قرار گرفته‌اید دلیلی نمی‌شود بخواهید از فرصت استفاد کرده و سوالتان را در حضور دیگران مطرح کنید. مدیران در طول روز ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند بنابراین بسیار طبیعی است که درخواست شما را فراموش کنند. اگر اولین ایمیلتان بدون جواب ماند نا امید نشوید و چند روز بعد درخواست خود را مجددا اعلام کنید.۲- موضوع مشخصی را مطرح کنیدزمانی که با درخواستتان موافقت شد و وارد جلسه شدید بهتر است که موضوع مورد بحث را به سه یا چهار مورد محدود کنید. به‌عنوان مثال در مورد توانایی‌های اصلی، عملکردی که روی آخرین پروژه داشته‌اید و فرصت‌هایی که در آینده برای گسترش توانایی‌های خود می‌توانید داشته باشید صحبت کنید. فراموش نکنید که همه چیز را ساده بیان کنید. اگر می‌خواهید در مورد پروژه‌ی خاصی بازخورد بگیرید بهتر است کلی گویی را کنار گذاشته و مستقیم سراغ همان پروژه بروید. مدیر خود را با سوال‌های گوناگون سردرگم نکنید. تمرکز خود را روی موضوعاتی بگذارید که برایتان اهمیت بیشتری دارند.حتما در طول جلسه صحبت‌های مدیر خود را یادداشت کنید. بعد از پایان جلسه نیز فعال باشید. زمانی که صحبت‌ها هنوز تازه هستند یک ایمیل جدید برای مدیر خود ارسال کنید و توضیح دهید که چه برنامه‌ای برای به کار بردن بازخوردهای او خواهید داشت. متن ایمیل را کوتاه بنویسید و این موضوع را بین خودتان نگهدارید. نیازی به بازگو کردن این موضوع به کارمندان منابع انسانی یا مدیران ارشد نیست مگر اینکه از شما خواسته شده باشد چنین کاری انجام دهید.۳- بازخوردها را در عملکرد خود لحاظ کنیدفراموش نکنید بازخوردی که تأثیری روی کار نداشته باشد هیچ فایده‌ای ندارد. مدیران به این موضوع توجه می‌کنند و اگر تأثیر حرف‌های خود را مشاهده نکنند احتمالا دیگر نمی‌توانند مانند گذشته روی شما حساب باز کنند. اعمال نکردن بازخوردها برای آن‌ها به این معنا است که شخص مورد نظر هیچ ایده‌ای در مورد عملکرد خود ندارد و نمی‌داند که چگونه باید برای بهبود آن اقدام کند. بنابراین بعد از جلسه‌ی مورد نظر برای خودتان یک هدف ۳۰ روزه تعیین کنید. تعیین محدوده‌ی زمانی بسیار مهم است و کمک می‌کند ارزیابی بهتری از عملکرد خودتان در مدت زمان مشخص داشته باشید. بعد از انجام این کار یک ایمیل دیگر برای مدیر خود ارسال کنید و روند پیشرفتتان را توضیح دهید. در متن ایمیل از مثال‌های واضح استفاده کنید، کارهایی که انجام داده‌اید را به طور کامل توضیح دهید، مهارت‌هایی که کسب کرده‌اید را عنوان کنید و درنهایت نتیجه‌ی کار را برای آن‌ها شرح دهید.برگزاری جلسه و بازخورد گرفتن از مدیران هدف نهایی نیست. شما باید به خودتان و رئیستان نشان دهید که می‌توانید تغییرات مفیدی را روی رفتار و نحوه‌ی عملکرد خود لحاظ کنید. همچنین به آن‌ها نشان دهید که این تغییرات چه تأثیر مثبتی روی کل مجموعه می‌گذارند.۴- بازخوردها را به روند کاری تبدیل کنیدهدف نهایی از گرفتن بازخوردهای سازنده، تبدیل کردن آن‌ها به یک روند انجام کار است. در بسیاری از شرکت‌ها جلسات منظم ۶ ماهه برگزار شده تا عملکرد هر کارمندی مورد بررسی قرار بگیرد. متناوب بودن این جلسات اجازه نمی‌دهد عملکردهای اشتباه به عادات دائمی تبدیل شوند. شرکت‌هایی که بعد از پایان هر پروژه یا پایان هر ماه این کار را به طور مرتب انجام می‌دهند معمولا عملکرد بهتری دارند. در مقابل شرکت‌هایی وجود دارند که برنامه‌ی مشخصی برای بازبینی عملکرد و بازخورد دادن به کارمندان ندارند. در چنین شرایطی بهترین کار این است که درخواست از طرف کارمند ارائه شود. بازخورد گرفتن تنها به مدیران محدود نمی‌شود شما برای بهبود رفتار خود می‌توانید از همکارانتان نیز کمک بگیرید. این کار را به طور مرتب انجام دهید و عملکرد و رفتارتان را بر اساس انتقادهای سازنده بهبود دهید.