عوامل موثر بر بهره وری کارکنان و نقش اتوماسیون اداری در بهبود بهره وری

عوامل موثر بر بهره وری کارکنان و نقش اتوماسیون اداری در بهبود بهره وریعوامل بسیاری وجود دارد که می‌توانند باعث افزایش بهره وری کارکنان یک سازمان شوند و مدیران موفق همواره به دنبال یافتن و بهبود این عوامل هستند. در این مقاله به معرفی برخی از مهم‌ترین عوامل موثر بر افزایش بهره‌وری کارکنان و نقش اتوماسیون اداری در بهبود آنها می‌پردازیم.عوامل موثر بر افزایش بهره وری کارکنان کدامند؟1. نظارت بر عملکرد کارکنان و ارزشیابی آنهایکی از اصلی‌ترین ابزارهای مدیران برای بهبود عملکرد کارکنان، نظارت بر عملکرد آنهاست. در واقع، مدیران می‌توانند با نظارت بر عملکرد کارکنان، مشکلات پیش روی آنها را پیدا کرده و اصلاحات لازم را برای حفظ عملکرد آنها اعمال کنند. از سوی دیگر، نظارت بر عملکرد کارکنان، امکان ارزشیابی آنها را نیز فراهم می‌آورد. ارزشیابی کارکنان نیز به نوبه خود نقش بسیار مهمی در افزایش بهره‌وری آنها دارد. زیرا می‌تواند باعث پی‌بردن به نقاط ضعف شغلی کارکنان و اصلاح آنها با استفاده از برنامه‌های آموزشی مناسب، ایجاد علاقه و انگیزه کافی در کارکنان با بکارگیری نظام پاداش و تشویق، کاهش اعمال نظرهای شخصی، ایجاد معیار و مؤلفه های منطقی جهت اعطاء امتیاز به کارکنان و واگذاری امور به آن ها شود.2. ایجاد نظم در داده‌ها و اسناد سازمانیایجاد نظم در داده‌ها و اسناد سازمانی به کارکنان کمک می کند تا در هر زمان بتوانند به شکلی مطمئن و قابل اتکاء به داده‌ها و اسناد دسترسی داشته باشند و این به طور مستقیم در افزایش سرعت کارها و میزان بهره وری آنها موثر خواهد بود. بایگانی دقیق و قابل اطمینان داده ها و اسناد، در هر سازمان و کسب و کاری، صرف‌نظر از ابعاد آن همیشه اهمیت داشته و هر چقدر یک سازمان بزرگ‌تر باشد، اهمیت نظم دادن به اسناد و داده‌های آن نیز بیشتر خواهد شد.3. بازنگری و بهبود فرآیندهای کاریهیچ سازمانی نمی‌تواند ادعا کند که تمامی فرآیندهای کاری شکلی بهینه و بدون عیب و نقص انجام می‌شود. بلکه در اکثر موارد این موضوع برعکس است. بسیاری از سازمان‌ها حتی با وجود دیجیتالی شدن کارها، از فرآیندهای استاندارد و دقیقی برای انجام کارهای خود تبعیت نمی‌کنند. این مساله عملاً باعث کاهش بهره‌وری و ناکارآمدی فرایندها می‌شود و بهره‌وری کارکنان را نیز تا حدود زیادی کاهش می‌دهد. به همین دلیل، توانایی سازمان‌ها برای بازنگری و بهبود فرآیندهای کاری، نقش مهمی در بهره وری کارکنان سازمان دارد.4. بهبود ارتباطات در سازمانارتباطات سازمانی ، کلید اصلی بهره‌وری کارکنان است. زیرا اکثر کارها و فعالیت‌های سازمانی نیاز به همکاری میان افراد متعدد دارد و در واقع این همکاری و ارتباطات، از پایه‌های اساسی هر سازمان است. در روش‌های سنتی، این ارتباطات به صورت حضوری یا تلفنی انجام می‌شد که کارایی و سرعت آنها پایین بود. به همین دلیل مدیران امروزی می‌دانند که باید با استفاده از تکنولوژی به دنبال دیجیتالی کردن و خودکارسازی هر چه بیشتر این ارتباطات بروند. استفاده از فناوری، به کارکنان امکان می‌دهد تا با فشردن یک دکمه به سرعت با یکدیگر ارتباط بگیرند و سرعت و بهره وری کارهای خود را افزایش دهند.همین مساله در مورد ارتباطات رسمی در سازمان‌ها که با نامه نگاری انجام می‌شود نیز صدق می‌کند. نامه نگاری به روش سنتی بخش زیادی از زمان کارکنان را می‌گیرد و کارایی آنها را کاهش می‌دهد. بهبود سرعت نامه‎نگاری با استفاده از ابزارهای مکاتبات دیجیتالی، به تیم‌ها و کارکنان امکان می‌دهد تا بدون نیاز به کاغذبازی و با سرعت و بهره وری بیشتری مکاتبات خود را انجام دهند.5. ایجاد امکان دورکارییکی از عوامل مهمی که می‌تواند بهره وری کارکنان را افزایش دهد، ایجاد امکان دورکاری برای آنهاست. این در حالیست که بسیاری از مدیران بدون قابلیت نظارت بر عملکرد کارکنان از راه دور، چندان به دورکاری اعتقادی ندارند. اما مطالعات نشان می‌دهد که افراد به دلایل متعددی می‌توانند در خانه، بهره وری بیشتری نسبت به کارکنانی که در محل کار حضور دارند، داشته باشند. به عنوان نمونه، فرض کنید یکی از کارکنان دچار یک بیماری شده باشد و برای حفظ سلامت خود و سایر همکارانش نتواند در محل کار حضور پیدا کند.این مثال تنها یکی از مواردی است که دورکاری می‌تواند به آنها اجازه دهد تا ضمن استراحت در منزل بتوانند فعالیت‌های کاری خود را پیگیری کرده و انجام دهند. این در حالیست که نبود امکان دورکاری در عمل، باعث می‌شود تا برخی از کارکنان مجبور به گرفتن مرخصی شده و به‌کلی از کارکردن صرف نظر کنند.6. بهبود آموزش کارکنانآموزش و توسعه مهارت‌های کارکنان نقش مهمی در بهبود عملکرد کاری آنها دارد. به همین دلیل مدیران به دنبال استفاده از ابزارهایی هستند که آموزش مهارت‌های جدید و یا مرور آموزش‌های قبلی را برای کارکنان آسان کنند. این ابزارها علاوه بر تسهیل دسترسی به آموزش‌های لازم برای کارکنان، قابلیت گزارش‌دهی از میزان پیشرفت آموزشی آنها و پیگیری آن توسط مدیران را نیز دارد.فایده دیگر ابزارهای آموزشی این است که به کارکنان اجازه می‌دهد تا با سرعت خودشان یاد بگیرند و به آنها و فرصت می‌دهد تا آموزش‌های خود را به اجرا در بیاورند. تمامی این امکانات در نهایت می‌تواند باعث بهبود عملکرد کارکنان شود.7. بهبود زمان‌بندی کارهااستفاده بهینه از زمان و زمان‌بندی مناسب کارها، یکی از عوامل موثر بر بهره وری کارکنان است، اما در بسیاری سازمان‌ها از زمان به خوبی استفاده نمی‌شود. علت آن این است که نمی‌دانیم که هر وظیفه‌ای دقیقاً چقدر زمان می‌‎برد و زمان استاندارد برای انجام یک وظیفه باید چقدر باشد و در نتیجه نمی‌توان زمان‌بندی کارها را به درستی انجام داد. از سوی دیگر عدم هماهنگی کافی میان کارکنان در مورد فعالیت‌هایی که نیاز به همکاری چند نفر دارند، دلیل دیگری است که باعث اتلاف زمان می‌شود. استفاده از ابزارهایی که زمان لازم برای انجام هر فعالیت را مشخص می‌کنند و همینطور استفاده از ابزارهای تقویم دیجیتال و ابزارهای هماهنگی میان کارکنان، می‌تواند تا حدود زیادی به بهبود زمان‌بندی و صرفه‌جویی در زمان کارکنان موثر باشد.8. خودکارسازی کارهای تکرارییکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر افزایش بهره وری کارکنان، خودکارسازی کارهای تکراری و روزمره مانند ثبت نامه ها، ارسال دستی آنها، پرکردن فرم‌های کاغذی و سایر امور اداری تکراری است. استفاده از راهکارهای مختلف اتوماسیون، ابزاری به شما کمک می‌کند تا به راحتی این دسته از وظایف کارکنان را خودکارسازی کرده و از مهارت‌های آنها برای انجام کارهای مهم‌تر و خلق ارزش بیشتر استفاده کنید.راهکارهای اتوماسیون اداری چگونه به افزایش بهره وری کارکنان کمک می‌کند؟راهکارهای اتوماسیون اداری فواید متنوعی برای سازمان‌ها و کسب و کارها داشته و به اشکال مختلفی باعث افزایش بهره‌وری می‌شوند. یکی از بهترین نمونه‌های این راهکارها در ایران، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر و ماژول‌های متنوع و کاربردی آن است. در ادامه به معرفی برخی از راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر که به افزایش بهره وری کارکنان می‌انجامند، می‎پردازیم.1. اتوماسیون اداری فراگستراتوماسیون اداری ابزاری است که کارهای اداری روزمره و گردش مکاتبات سازمانی را خودکارسازی می‌کند و به این وسیله باعث کاهش حجم کار و افزایش بهره‌وری کارکنان شما می‌شود. به‌کارگیری سیستم اتوماسیون اداری فراگستر نیز تاثیر مستقیمی بر حذف کارهای اداری روزمره و تکراری مانند پر کردن دستی فرم‌های کاغذی و ثبت دستی نامه‌های وارده و صادره دارد. جلوگیری از یکنواختی کارها و کاهش نیاز به کارهای دستی برای انجام امور پیش پا افتاده، ضمن صرفه‌جویی در وقت و انرژی، باعث حفظ انگیزه کارکنان و استفاده بهتر از خلاقیت آنها برای دستیابی به اهداف سازمان می‌شود.قابلیت‌های نسخه پایه اتوماسیون اداری‌ فراگستر به خودکارسازی و دیجیتالی‌کردن موارد مذکور محدود نمی‌شود و امکانات متفاوت دیگری را نیز ارایه می‌دهد. به عنوان نمونه، این نرم افزار با ارائه گزارش‌های آماری به افزایش کیفیت تصمیم‌گیری مدیران کمک می‌کند و ماژول‌های متعدد دیگری مانند زیرسیستم پیام رسان سازمانی و OCR فارسی دارد که بر افزایش سرعت کارها و بهره وری کارکنان تاثیر مستقیم دارند.2. زیرسیستم مدیریت فرآیندهای فراگستریکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر، زیرسیستم مدیریت فرآیندها یا BPMS فراگستر است که امکان مدل‌سازی، استانداردسازی و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی را برای شما فراهم می‌کند. خودکارسازی این فرآیندها و انجام آنها توسط کامپیوتر، ضمن کاهش زمان لازم برای انجام کارها توسط کارکنان و بهبود بهره‌وری آنها، باعث افزایش توانایی سازمان در اصلاح فرآیندهای اجرایی و مدیریتی و شناخت و حذف دوباره‌کاری‌ها می‌شود. این مساله نیز به نوبه خود می‌تواند باعث افزایش بهره وری کارکنان شود.از سوی دیگر، خودکار کردن فرآیندها، امکان نظارت بر عملکرد کارکنان و ارائه گزارش از آنها را نیز بیشتر می‌کند که می‌تواند زمینه‌ای برای افزایش بهره وری کارکنان باشد. به عنوان نمونه شما می‌توانید گلوگاه‌ها را برطرف کرده و به این‌ترتیب بهره‌وری کارکنان را در کل زنجیره یک فرآیند افزایش دهید. خودکارسازی فرآیندها، با ایجاد شفافیت در کارها نیز به افزایش مسئولیت‌پذیری و در نتیجه بهبود عملکرد کارکنان منجر می‌شود.3. زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات فراگسترنامه نگاری و مکاتبات اداری، از رایج‌ترین و زمان‌برترین کارهای اداری محسوب می‌شود. در حالی که این کار در گذشته به صورت دستی انجام می‌شد، امروزه نرم‌افزارهای متعددی مانند نرم‌افزارهای ارسال ایمیل به دیجیتالی کردن این فرآیند کمک می‌کنند. با این حال، نرم‌افزارهای ایمیل برای مکاتبات اداری طراحی نشده‌اند و قابلیت خودکارسازی بسیاری از مراحل نگارش نامه را ندارند. زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر به شما امکان می‌دهد تا نامه‌های اداری خود را در قالب‌های مختلفی که از پیش آماده می‌کنید، نگاشته و به سرعت برای مخاطبان خود ارسال کنید.این نرم افزار همچنین، یک کارتابل در اختیار شما قرار می‌دهد که قابلیت شخصی‌سازی بالایی داشته و امکان دسترسی سریع به انواع نامه‌ها و مستندات را برای شما فراهم می‌کند. امکانات متعددی مانند ارجاع خودکار نامه‌ها، دسته‌بندی خودکار نامه‌ها، شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها، پیگیری وضعیت نامه‌های ارسالی، اطلاع رسانی خودکار در هنگام دریافت یک نامه و حتی تایپ صوتی نامه‌ها برخی از امکانات متعدد این نرم افزار هستند که نقش مهمی در افزایش سرعت نامه‌نگاری و مکاتبات سازمانی کارکنان، بهبود دقت آنها و نیز سهولت پیگیری نامه‌ها دارند.4. زیرسیستم میزبانی وبزیرسیستم میزبانی وب، از زیرسیستم‌های محبوب و کاربردی اتوماسیون اداری فراگستر است که به شما امکان می‌دهد تا با نصب نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر روی یک سرور، بتوانید از هر زمان و مکانی، به سادگی و تنها با استفاده از یک کامپیوتر، به آن دسترسی داشته باشید. این قابلیت به نوبه خود با ایجاد امکان پیگیری کارها از راه دور، نقش مهمی در افزایش بهره وری کارکنان دارد. در واقع، در بسیاری از موارد ممکن است یکی از کارکنان در شرکت حضور نداشته باشد. تحت وب بودن سامانه اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های مختلف در کنار نسخه موبایل PWA فراگستر، به کارکنان این امکان را می‌دهد تا کارهای ضروری خود را حتی از راه دور انجام داده و روند کارها در سازمان متوقف نشود.تحت وب بودن این سامانه، باعث کاهش رفت و آمدهای اضافی کارکنان نیز می‌شود که خود نقش مهمی در افزایش سرعت کارها و بهبود عملکرد آنها دارد. این زیرسیستم همچنین، امکان دورکاری را نیز فراهم می‌کند. قابلیت دورکاری در بسیاری از موارد باعث بهبود عملکرد کارکنان می‌شود. به عنوان نمونه می‌توان به شرایط مربوط به شیوع کرونا اشاره کرده که دورکاری عملاً تنها راهی بود که بسیاری از افراد می‌توانستد ضمن حفظ سلامتی خود، به انجام فعالیت‌ها و کارهای خود بپردازند.5. زیرسیستم مدیریت مستندات فراگسترهر سازمانی نیاز به بایگانی اسناد و مدارک خود و بازیابی مجدد آنها دارد. در واقع می‌توان گفت که نگهداری و استفاده از اسناد سازمانی، یکی از فعالیت‌های مهم کارکنان واحدهای مختلف هر سازمان است. زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، امکان بایگانی اسناد، طبقه‌بندی، شماره گذاری خودکار، جستجو و بازیابی آنها را برای تمامی کارکنان سازمان فراهم می‌کند. این سامانه با تسریع و دیجیتالی کردن بایگانی اسناد و دسترسی به آنها، نقش مهمی در افزایش بهره‌وری کارکنان دارد. به علاوه، کارکنان می‌توانند اسناد و مدارک مورد نیاز خود را به سادگی در سازمان و در بستر اتوماسیون اداری فراگستر به گردش دربیاورند.6. زیرسیستم دانشنامه سازمانی و رسانه سازمانی فراگسترهر سازمانی برای افزایش بهره وری کارکنان خود نیاز به آموزش مداوم آنها دارد و انجام بهینه این آموزش‎‌ها بدون ابزارهای مناسب امکان‌پذیر نیست. زیرسیستم دانشنامه سازمانی فراگستر به شناسایی و حفظ دانش سازمان و آموزش و انتقال این دانش‌ها و تجربیات جمعی سازمان به کارکنان کمک شایانی می‌کند. این نرم‌افزار که مشابه دانشنامهWikipedia طراحی شده است، با نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکپارچه بوده و با تسهیل آموزش کارکنان، نقش مهمی در افزایش بهره وری آنها دارد.به همین تریتب، زیرسیستم رسانه سازمانی فراگستر، این امکان را برای کارکنان سازمان فراهم می‌کند تا به فایل‌های ویدئویی (نظیر فیلم، صدا، تصویر و …) سازمان، بدون نیاز به نصب Player های مختلف دسترسی داشته باشند. این نرم افزار که بر اساس الگوی سایت YouTube طراحی شده است، مکانی را برای نگهداری و مشاهده محتواهای ویدئویی آموزشی در اختیار سازمان قرار می‌دهد و به نوبه خود، در تسهیل آموزش‌های کارکنان و بهبود عملکرد آنها نقش دارد.سخن پایانیموفقیت هر سازمان و کسب و کاری تا حدود زیادی در گرو بهره وری کارکنان آن است. به همین دلیل، مدیران همواره به دنبال راه‌های افزایش بهره وری کارکنان خود هستند. راهکارهای اتوماسیون اداری ابزاری قوی برای دستیابی به این هدف هستند. راهکار اتوماسیون اداری فراگستر نیز یکی از بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که با داشتن ماژول‌ها و امکانات متعدد به شما در خودکارسازی مکاتبات و فرآیندها کمک می‌کند. با این نرم افزار شما می‌توانید ضمن افزایش بهره وری کارکنان، در زمان آنها صرفه‌جویی کرده و از توانایی‌های آنها خود برای انجام کارهایی استفاده کنید که ارزش بیشتری برای شما ایجاد می‌کنند.