هدف و مراحل تدوین بودجه سالانه

هدف و مراحل تدوین بودجه سالانهشاید حتی در زندگی هر شخصی نیز اتفاق افتاده باشد که در آمد های ماهانه پاسخگوی هزینه ها نباشد و در پایان ماه و یا حتی زودتر مبلغی که در حساب بوده خالی شده که در این صورت فرد با مشکل روبه رو خواهد شد و یا حتی در میاس بزرگتر یک شرکت و کسب و کار و یا حتی یک کشور را در نظر بگیرید که دچار کمبود منابع مالی می شود و این امر باعث ایجاد مشکلات جدی و در نتیجه ممکن است منجر به فرو پاشی آن نظام اقتصادی شود. در این میان این داشتن یک بودجه دقیق است که می تواند این شکاف بین درآمد ها و هزینه ها را پر کند و توازن بین آن ها را برقرار کند. همواره برای سیاست گذاری های کلان و یا حتی خرد در هر کسب و کاری نیاز است یک نقشه راه و برنامه وجود داشته باشد که بودجه در واقع نقش همان برنامه را ایفا خواهد کرد. زمانی که یک بودجه خوب , و با انحراف کم در اختیار باشد به راحتی می توان چشم اندازی از آینده اقتصادی یک واحد تجاری را ترسیم کرد و برای رسیدن به هدف در مسیر آن راه را پیمود.به طور کلی بودجه به یک برنامه مدون برای دوره مالی آتی اطلاق می شود که موارد زیر از ممترین اهداف آن می باشند:– اطمینان از دستیابی سازمان به اهداف از پیش تعیین شده– برنامه ریزی به صورت پیوسته– ایجاد یک چارچوب برای مسئولیت های واحد حسابداری– ایجاد یک سیستم کنترلی برای هزینه ها– ایجاد انگیزه در کارمندان برای بهبود عملکردزمانی که یک بودجه کامل و مناسب در اختیار مدیریت باشد ایشان می توانند بهتریت تصمیم ها را در خصوص آینده اقتصادی یک شرکت بگیرند و اگر هم در طول این راه موانعی هم وجود داشته باشند تلاش کنند تا با آگاهی و رفع آنها مسیر تعالی سازمان را هموار سازند. همچنین با داشتن بودجه وظایف هر یک از واحد های شرکت مشخص خواهد شد و می توان افراد را مشاهده کرد که آیا در راستای برنامه تعیین شده حرکت می کنند یا خیر و در اگر جواب منفی بود بتوان با کنترل های بیشتر آن ها را به برنامه بازگرداند.برنامه ریزی و بودجه نویسی دارای 7 مرحله زیر می باشد که در ادامه به بررسی آن های می پردازیم.مراحل بودجه نویسی شناسایی اهداف شناسایی یک نقشه و استراتژی ارزیابی هر کدام از استراتژی ها انتخاب یک عملیات جایگزین اجرای نقشه بلند مدت اندازه گیری نتیجه فعلی و مقایسه آن با بودجه رفع انحراف عملکرد واقعی با بودجهدر جدول بالا 5 مرحله اول بیانگر فرآیند برنامه ریزی می شوند که برنامه ریزی شامل مراحل تصمیم گیری و انتخاب یک گزینه برای انجام عملیات می باشد و 2 مرحله آخر فرآیند های کنترل را پوشش می دهد. این موارد شامل اندازه گیری و اصلاح عملکرد فعلی و اطمینان از اینکه در صورت عدم موفقیت این برنامه جایگزین آن قابل اجرا باشد.مرحله اول- شناسایی اهدافاهداف مسیری را تعیین می کنند که مدیریت سازمان بخواهد در آن قدم بگذارد. آنها به این سوال پاسخ که می دهند: “کجا می خواهیم باشیم؟مرحله دوم- شناسایی یک نقشه و استراتژیهنگامی که یک سازمان تصمیم گرفت “جایی که می خواهد باشد” ، گام بعدی شناسایی طیف وسیعی از اقدامات یا استراتژی های احتمالی است که ممکن است سازمان را قادر به رسیدن به آنجا کند. بنابراین سازمان برای اطمینان از این امر باید یک تمرین جمع آوری اطلاعات را انجام دهد. که درک کاملی از اکنون دارد. این به عنوان “ممیزی موقعیت” یا “تجزیه و تحلیل استراتژیک” شناخته می شود و شامل نگاه به داخل و خارج است.(الف) سازمان باید اطلاعات را از تمام قسمتهای داخلی خود جمع آوری کند تا دریابد که چه منابعی را در اختیار دارد: ظرفیت تولید و توانایی آن چیست ، دانش فنی آن چگونه است ، چقدر توانایی بازاریابی خود را دارد ، چه مقدار پول نقد در بانک دارد و غیره.(ب) همچنین باید اطلاعات را از خارج جمع کند تا بتواند موقعیت خود را در محیط ارزیابی کند. همانطور که نقاط قوت و ضعف های خود را ارزیابی کرده است ، باید برای رقبای خود نیز همین کار را انجام دهد (تهدیدها). بازارهای فعلی و بالقوه باید سریعتر باشند.برای شناسایی فرصت های جدید احتمالی تجزیه و تحلیل می شود. باید “وضعیت بازار” در نظر گرفته شود که آیا در رکود اقتصادی است یا رونق دارد؟ چه اتفاقی می افتد در آینده؟با انجام یک تحلیل استراتژیک ، می توان استراتژی های جایگزین را شناسایی کرد. یک سازمان ممکن است تصمیم بگیرد کمترین تولید کننده صنعت باشد ، شاید با کنار کشیدن از برخی بازارها یا تولید محصولات جدید برای فروش در بازارهای موجود که این ممکن است شامل توسعه داخلی یا سرمایه گذاری مشترک باشد.مرحله سوم- ارزیابی هر کدام از استراتژی هاسپس استراتژی ها باید از نظر مناسب بودن ، امکان سنجی و مقبولیت ارزیابی شوند. مدیریت باید آن استراتژیهایی را انتخاب کند که بیشترین پتانسیل را برای دستیابی به اهداف سازمان داشته باشند.مرحله چهارم- انتخاب یک عملیات جایگزینگام بعدی در این فرآیند جمع آوری استراتژی های انتخاب شده با هم و هماهنگی آنها در یک برنامه مالی بلند مدت است که این موضوع به طور معمول موارد زیر را نشان می دهد. جریان های نقدی بودجه شده بودجه هزینه های سرمایه ای سود های بلند مدت پیش بینی شده پیش بینی ترازنامه شرح اهداف بلند مدتمرحله پنجم- اجرای نقشه بلند مدتبرنامه بلند مدت باید به بخش های کوچکتر تقسیم شود. بعید است که قسمتهای مختلف به راحتی در بازه های زمانی پشت هم قرار بگیرند. استراتژی A ممکن است دو سال و نیم طول بکشد ، در حالی که استراتژی B ممکن است پنج ماه طول بکشد ، اما تا سال سوم برنامه شروع نمی شود. به طور معمول بهتر است که برنامه را به طور کلی به دوره های زمانی یکسان (معمولاً یک ساله) تقسیم می کنیم و در نهایت به نتیجه حاصل از برنامه برنامه کوتاه مدت بودجه گفته می شود.مرحله ششم- اندازه گیری نتیجه فعلی و مقایسه آن با بودجهنتایج فعلی در قالب گزارشات مالی ثبت و تحلیل می شوند و به صورت اطلاعات در اختیار مدیران قرار می گیرند تا بتوان چیزی که در واقیعت اتفاق افتاده را با بودجه ای که یک پیش بینی بوده مقایسه کرد و در صورت انحراف کوشید تا در هر دوره فاصله بین آنها کمتر شود.مرحله هفتم- رفع انحراف عملکرد واقعی با بودجهبا مقایسه نتایج واقعی و برنامه ریزی شده ، مدیریت می تواند بسته به نوع دیدگاه و اوضاع , یکی از سه راه کار زیر را انجام دهد :(الف) آنها می توانند اقدام کنترلی کنند و با شناسایی آنچه اشتباه رخ داده است و سپس یافتن دلیل آن اقدامات اصلاحی را انجام دهند.(ب) آنها می توانند تصمیم بگیرند که کاری انجام ندهند که این شیوه این می تواند زمانی تصمیم گیری شود که نتایج واقعی بهتر از برنامه پیش برود یا نتایج ضعیف ناشی از اتفاقی باشد که بعید است در آینده تکرار شود.ج) اگر نتایج واقعی با برنامه یا هدف متفاوت باشد ، می توان در صورتی که هیچ راهی برای مدیریت اوضاع وجود نداشته باشد , برنامه یا هدف را جایگزین کرد.در پایان میتوان گفت جهت پیشبرد هر کسب کاری داشتن یک سیستم و تدوین بودجه مناسب ضروری خواهد بود پس توصیه ما این است که این موضوع را در کسب و کار خود در اولویت قراردهید. ما در این مقاله سعی کردیم تا به صورت کلی شما را با مفهموم بودجه و مراحل تدوین آن آشنا کنیم و در مقالات بعدی به بررسی انواع آن می پردازیم. امیدوارم که این مقاله برای شما مفید بوده باشد. لطفا در صورت سوال و یا نیاز به هر گونه مشاوره در زمینه مالی و حسابداری به سایت و یا اینستاگرام ما به آدرس HESABGOO مراجعه فرمایید.در صورت نیاز به هرگونه خدمات مشاوره مالیاتی , مشاوره بیمه تامین اجتماعی و انجام خدمات از قبیل تهیه صورت های مالی و پیاده سازی سیستم و کنترل و راهبری و اجرای آن با همکاران ما در تیم حسابداری حسابگو تماس بگیرید و اطمینان داشته باشید که بهترین خدمات در انتظار شماست.