معرفی 10 ابزار کاربردی مدیریت پروژه

ما تقریبا در هر کاری با مدیریت پروژه سر و کار داریم. هر محصول یا خدمتی که می‌خواهیم تولید یا عرضه کنیم، هر تغییری که در روند کسب و کار خود می‌دهیم، با پروژه انجام پذیر است.درواقع هر تلاشی که نتیجه و خروجی خاصی داشته باشد!همانطور که می‌دانید مدیریت پروژه اصل خاص خود را دارد. از مدیریت هزینه گرفته تا مدیریت ارتباطات، منابع، ریسک‌ها و...برای کمک به مدیران پروژه ابزارهای گوناگونی به منظور مدیریت پروژه و کنترل پروژه ساخته شده است.بررسی 10 ابزار معروف و کاربردی مدیریت پروژهدر این لیست به ده مورد از آنها که برخی رایگان و برخی پریمیوم هستند اشاره خواهیم کرد.توجه کنید هرکدام از این ابزارها، صرف نظر از نقاط ضعف و قوتشان، برای نیاز و پروژه‌های خاصی طراحی شده‌اند. در نهایت بهتر است شما هرکدام را امتحان کنید و ابزار مدیریت پروژه مناسب خود را انتخاب کنید.1- مدیریت پروژه با Trelloترلو یکی از ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین است که سالهاست در ایران نیز عصای دست تیم‌های چابک به خصوص استارتاپ‌ها شده است. این ابزار نسبتا قدیمی است و به دلیل تجربه کاربری آسان، تیم‌های چابک را به خود جذب کرده است. ترلو به کاربران کمک می کند تا تسک ها و فعالیت های خود را به صورت لیستی ساده و قابل دسترس برای تیم خود مرتب کنند. با استفاده از Trello، کاربران می توانند به آسانی تسک های مختلف را به صورت لیستی درون بردارند و آنها را با عنوان های مختلف، برچسب ها، مهلت ها و اولویت های مختلف مشخص کنند. این ابزار از سازماندهی و هماهنگی کار تیمی تا مدیریت کارها، پروژه ها و رویدادها را ساده می کند. با ترلو می‌توانید به ابعاد مختلف پروژه خود از جمله منابع و زمانبندی، نظم فوق‌العاده ای بدهید. این ابزار به جز مدیریت پروژه کاربردهای دیگری نیز دارد، به عنوان مثال استفاده به عنوان تقویم محتوایی برای کارشناسان محتوا.2- ابزار مدیریت پروژه Asana:آسانا (Asana) یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است که برای مدیریت پروژه های گروهی و کار تیمی طراحی شده است. این ابزار به کاربران اجازه می دهد تا تسک ها و فعالیت های خود را درون سیستم Asana مرتب کنند و به تیم خود نمایش دهند. با استفاده از Asana، کاربران می توانند به آسانی کارهای مختلف خود را مدیریت کنند و با تیم خود هماهنگی داشته باشند.3- با Jira پروژه‌های چابک را مدیریت کنیدجیرا یکی از ابزارهای محبوب مدیریت پروژه است که برای مدیریت پروژه های گروهی و کار تیمی طراحی شده است. این ابزار به کاربران اجازه می دهد تا به صورت دقیق و دقیق تر تراکنش ها و تسک های خود را مدیریت کنند. با استفاده از Jira، کاربران می توانند به آسانی و به صورت جامع و یکپارچه تمامی اطلاعات مربوط به پروژه را مدیریت کنند و در صورت لزوم آن را با تیم خود به اشتراک بگذارند.جیرا بیشتر در تیم‌های نرم افزاری استفاده می‌شود.4- تسکولوتسکولو یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین ایرانی است که جایگاه خوبی در بین کسب وکارهای داخلی ایجاد کرده است. ابزارهای مدیریت پروژه معمولا پولی هستند (بخشی از قابلیت‌ها یا تمام قابلیت‌ها) و پرداخت دلاری برای کسب و کارهای ایرانی هم مقرون به صرفه نیست و هم دردسرهای خاص خود را دارد. تسکولو به عنوان یک ابزار ایرانی چنین مشکلاتی را ندارد و برای پرداخت مشکلی ندارید. این برنامه نیز اشتراک رایگان دارد اما برای استفاده مفید از آن تقریبا لازم است اشتراک پولی تهیه کنید. تسکولو برای تیم‌های کوچک و متوسط ​​مناسب است. این برنامه با دارا بودن رابط کاربری ساده و کارآمد و مجهز به امکانات متعدد، به تیم‌ها کمک می کند تا بهبودی در بهره وری و مدیریت پروژه خود بدست آورند.امکانات این ابزار شامل ایجاد لیست وظایف، تعیین مسئولیت‌ها، برنامه‌ریزی تاریخ‌های مهم و تقویم، ایجاد فایل‌های اشتراکی و قابل دسترسی برای همه اعضای تیم، پیگیری پیشرفت پروژه با نمودار گانت، مدیریت بودجه و محاسبه هزینه‌های پروژه، ارسال ایمیل و اعلان‌های مربوط به پروژه، و امکان گزارش‌گیری هستند.5- ابزار مدیریت پروژه Wrikeبرنامه wrike یک ابزار مدیریت پروژه قدرتمند با رابط کاربری ساده و قابل تنظیم است. این برنامه قابلیت همکاری و مشارکت بین گروه های کاری را فراهم می کند و به مدیران پروژه امکان می دهد تا پروژه ها، تسک ها و دستورالعمل های پروژه را به راحتی مدیریت کنند.امکانات Wrike شامل ردیابی پیشرفت پروژه، ایجاد و تعیین تسک های پروژه، تخصیص کار به اعضای گروه و تعیین مهلت های کاری، نمایش گرافیکی پیشرفت پروژه، ارسال پیام های ایمیلی و اعلان هایی که به کاربر اطلاع می دهند که کارشان درخواست شده است و ایجاد گزارشات پیشرفت پروژه و نمودارهای مربوط به پروژه ها می شود.این برنامه به کاربران خود اجازه می دهد تا از قالب های مختلف گزارش پیشرفت پروژه استفاده کنند و بتوانند تغییرات در آنها اعمال کنند. همچنین این برنامه از امنیت بالایی برخوردار است و به شما اجازه می دهد تا سطح دسترسی به هر یک از کاربران را تنظیم کنید. از دیگر امکانات ویژه Wrike می توان به سیستم مدیریت فایل های پروژه و امکان تبدیل ایمیل های ورودی به تسک های پروژه اشاره کرد. راستی اگر به مقالات حوزه مدیریت پروژه علاقه دارید، وبسایت wrike وبلاگ خوب و قدرتمندی دارد.6- مایکروسافت پراجکت (Microsoft Project)یک نرم‌افزار مدیریت پروژه و کنترل پروژه است که توسط شرکت مایکروسافت توسعه داده شده است. این نرم‌افزار برای برنامه‌ریزی، اجرا و پایش پروژه‌های کوچک و بزرگ استفاده می‌شود. با استفاده ازMicrosoft Project، می‌توانید برنامه‌های پروژه، کاریابی، پیشرفت پروژه و ریسک‌های آن را مدیریت کنید.امکانات اساسی Microsoft Project شامل زمان‌بندی، مدیریت منابع، مدیریت کاریابی و پیشرفت پروژه است. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توانید برنامه‌ریزی و تعیین زمان واقعی برای پروژه انجام دهید، منابع پروژه را مدیریت کنید و به دقت پیشرفت پروژه را پایش کنید.علاوه بر این، Microsoft Project امکانات دیگری نیز دارد، مانند مدیریت بودجه، تولید گزارشات پیشرفت پروژه، تخصیص وظایف به اعضای تیم، شبیه‌سازی ریسک‌ها و برنامه‌ریزی راه‌حل‌های پیشگیرانه برای مسائل پیش‌آمده است. همچنین، Microsoft Project با سایر نرم‌افزارهای شرکت مایکروسافت مانند Excel، SharePoint و Teams سازگاری دارد که به شما امکان کار با همگرا بر روی پروژه را می‌دهد.7- وبسایت Monday.comیکی از ابزارهای مدیریت پروژه و کارتابل آنلاین است که به کاربران اجازه می‌دهد برای مدیریت پروژه‌های خود از آن استفاده کنند. این برنامه با رابط کاربری ساده و کارآیی بالا، تیم‌هایی را که در پروژه‌هایی مختلف مشغول هستند، به راحتی مدیریت می‌کند. با استفاده از این برنامه، تیم‌ها می‌توانند از همان صفحه‌ی اصلی به مدیریت و مانیتورینگ پروژه‌ها و فعالیت‌های آن‌ها بپردازند.امکانات برنامه Monday.com شامل تقویم، کارتابل، گزارش‌دهی، کنترل کیفیت، فرآیند‌های کاری، ارتباط با مشتریان و امکان استفاده از قالب‌های پروژه‌های آماده است. همچنین، این برنامه قابلیت اتصال به ابزارهای دیگر مانند Dropbox، Google Drive و Slack را دارد. با استفاده از تقویمMonday.com می‌توانید به راحتی مهلت‌های پروژه‌ها و تعطیلی‌های شناور را مشخص کنید و از امکان پیش‌بینی تاریخ پایان پروژه استفاده کنید.با استفاده از کارتابلMonday.com، تیم‌ها می‌توانند وظایف را به صورت خودکار مرتب کرده و تعیین کنند که کدام وظایف در حال حاضر باید انجام شوند و چه کارهایی بعدا باید انجام داده شود. همچنین، این برنامه امکان ایجاد یادآوری‌ها و ارسال پیام‌های گروهی به تیم را دارد.8- اسلک (Slack)اسلک از معروفترین ابزارهای مدیریت پروژه است. تمرکز اصلی اسلک، ارتباطات تیمی است. همانطور که حتما میدانید ارتباطات از مهمترین ارکان مدیریت پروژه محسوب می‌شود و نقش پررنگی در موفقیت تیم دارد.اسلک نیز مانند اکثر برنامه های مدیریت پروژه، نسخه پایه رایگان دارد که برای تیم های کوچک کارساز است. اما اگر امکانات بیشتری بخواهید یا تیم بزرگی داشته باشید، باید به سراغ تهیه اشتراک آن بروید.9- تودوایست (Todoist)تودوایست ابزاری است که بر مدیریت وظایف تمرکز دارد. از نقاط قوت این ابزار، نرم افزار موبایل قدرتمند آن است که رابط کاربری بسیار راحتی دارد. همچنین تودوایست برای مدیریت کارهای شخصی نیز فوق العاده است (حتی بنده که نویسنده این مطلب هستم، از این ابزار برای کارهای شخصی خود استفاده میکنم).مانند اکثر برنامه های دیگر، در تودوایست نیز میتوانید پروژه و وظایف مربوط به آن را تعریف کنید، برای هر پروژه مسئول و ددلاین تعریف کنید و سایر ویژگی‌هایی که بهتر است با نصب برنامه خودتان کشف کنید.نسخه رایگان تودوایست نیز پاسخ بسیاری از نیازها را میدهد اما از جمله نقایص مهم نسخه رایگان، این است که به آرشیو وظایف دسترسی نخواهید داشت.10- نرم‌افزار Primavera P6نرم‌افزار Primavera P6 یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است که برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، بودجه‌ریزی، تخصیص و تحلیل منابع و همچنین کنترل پروژه و سبد پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار توسط شرکت اوراکل طراحی شده است و در صنایع مختلف مانند ساخت و ساز، تولید، انرژی و فناوری اطلاعات کاربرد دارد. معمولا این ابزار در همین صنایع نامبرده استفاده می شود و در صنایعی مثل نرم افزار و IT کاربردی ندارد. همچنین این ابزار، اصلی ترین رقیب Microsoft project به حساب می آید که در همین لیست به آن نیز پرداختیم.امکانات این نرم‌افزار شامل برنامه‌ریزی پروژه، زمان‌بندی پروژه، تخصیص منابع، بودجه‌بندی، کنترل پروژه و گزارش‌دهی است.ابزار مدیریت پروژه ایرانی؟!متاسفانه از بین تمام ابزارهای معرفی شده در این مطلب، تنها یک مورد ایرانی است! تلاش کردم تعداد بیشتری نرم افزار ایرانی مدیریت پروژه معرفی کنم اما متاسفانه به موارد معروفی که جواب خود را در بازار پس داده باشند نرسیدم. اگر شما نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی میشناسید، حتما در کامنت ها معرفی کنید و ترجیحا کمی توضیح درمورد قابلیت ها و نقاط قوت و ضعف آنها بنویسید.