روز تموم شد و هیچکار نکردم!

احتمالا تا حالا خیلی شده که به آخر شب رسیدین و با خودتون گفتین کل روز تموم شد و من هیچکار نکردم و یا خیلی اوقات از زیاد بودن کاراتون اینقدر سردرگم میشین که به هیچکدومشون نمیرسین و باز فقط شما میمونین و انبوهی از کارهای انجام نشده!توی این پست قصدم اینه از تجربیات شخصی خودم که تو این حوزه تست کردم و جواب گرفتم با چاشنی یک سری از صحبت‌های افراد صاحب‌نظر قاطی کنم و یک ترکیب مناسبی برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان ارائه بدم.این رو هم بگم که این روش‌ها و تکنیک‌هایی که در ادامه میگم صرفا روش جواب گرفته برای من هستش و ممکن هست که لازم باشه شما تا حدی برای خودتون شخصی‌سازیش بکنید و اینکه نویسنده این مطلب خودش رو اصلا آدم منظمی نمیدونه :)خب بریم سراغ اصل مطلب،‌ خیلی اوقات شده برای برنامه‌ریزی کارها در طول روز احساس کنین وقت کم میارین و ۲۴ساعت خیلی زود در طول روز تموم میشه. توی این شرایط همیشه اولین انگشت اتهام میره سمت میزان تایم خوابیدن! میگیم اگر من کمتر بخوابم بیشتر به کارهام میرسم.اما به نظر من این یک باور غلط هستش. کسی که میانگین حدود ۶ تا ۸ ساعت از شبانه‌روز رو میخوابه،‌اگر نتونه ۱۶، ۱۷ ساعت باقی‌مونده روزش رو مدیریت بکنه مطمعنا توی ۲۲، ۲۳ ساعت هم نمیتونه تمام کارهاش رو انجام بده. (البته دوستانی که در شبانه‌روز ۱۱، ۱۲ ساعت میخوابن یک فکری به حال خودشون وردارن :)) )خیلی اوقاتِ دیگه شده میگیم اگر فلان چیز تموم بشه دیگه ذهن من باز میشه و به کارام میتونم راحت برسم. مثلا اگر فارغ‌التحصیل بشم دیگه میشینم پای زبانم و قوی میکنمش. اگر این تسک‌های فورس شرکت تموم بشن دیگه میشینم پای پروژه شخصی خودم و تمومش میکنم یا اگر این ایام امتحانا تموم بشن دیگه میرم فلان زبان‌برنامه‌نویسی رو شروع می‌کنم و هزاران اگر دیگه…راستش حقیقت اینه که هیچوقت اون روز خوب نمیاد!در واقع مطمئن باشید شما هیچوقت صددرصد آمادگی و حس و حال لازم برای انجام یک کار مهم و بزرگ رو ندارین، چون ذهن برای انجام کارهای سخت، بی‌نهایت توجیه و دلیل میاره که عقب بندازشون و یا به شما بفهمونه الان وقت مناسبش نیست و بزار بعدا. همیشه شرایطی پیش‌میاد که قابل پیش‌بینی نیستند و اوضاع همیشه اونجوری که شما دوست دارید نیست…اما راهش چیه؟ تنها راه عملی این هستش که به محض اینکه شما فکر میکنین که باید فلان کار بزرگ و سخت رو انجام بدین هرچه سریع‌تر پروسه برنامه‌ریزیش رو شروع کنین و استارت انجام دادنش رو بزنین، حتی در داغون‌ترین و بی‌حال‌ترین شرایط موجودی که دارین با وجود تمام توجیهاتی که اطرافتون هستن مثل امتحانات پیش‌رو، تسک‌های عقب‌افتاده شرکت،‌ مهمونی فامیلی، سرماخوردگی و بی‌نهایت دلیل دیگه. توی این لحظه فقط شروع کنین و به شروع کردنش فکر کنین و نه کیفیت و یا نتیجه کار.به محض شروع کردن و شیرجه زدن تو دل کار میبینین کم کم داره اون حس جادویی بهتون القا میشه و شرایط جوری میشه که همیشه منتظرش بودین.خب حالا چجوری میشه برای کارها برنامه‌ریزی قابل انجام کرد؟!جواب این سوال رو احتمالا اینور اونور خیلی شنیدید و متدها و روش‌های فراوونی براش وجود داره،‌ اما من روش‌هایی که حداقل خودم بعد از کلی آزمون و خطای مختلف بهش رسیدم رو در ادامه میگم.این روش‌ها رو در دو نوع مختلف میخوام بگم:برنامه ریزی سریع برای برنامه‌های ناگهانی در طول روز و یا روزهای خیلی روتین و عادی که شاید در کل، سه یا چهار تا کار مهم داشته باشین.برنامه ریزی برای روزهای نسبتا شلوغ با حجم کاری زیاد و یا ایام تعطیلی ( به ویژه تعطیلی‌های پشت هم که آفت سر موقع به سرانجام رسیدن کارها هست).خب در مورد نوع اول که برای روز‌های خیلی روتین و عادی که حجم کاری سبک هست باید بگم که اولین نکته اعتماد نکردن به ذهنتون هستش.یعنی این که شما نباید رو حافظه خودتون حساب باز کنین و بگین این سه تا کار که چیزی نیستش یادم میمونه که باید انجام بدمشون. این اتفاق بزرگترین اشتباه هستش، چون حتی به صورت ناخودآگاه اون کارها از اول روز تا لحظه‌ای که قراره انجام بشن مدام گوشه ذهنتون درگیری ایجاد میکنه و حتی اگر خودتون هم نخواین بخشی از تمرکزتون صرف نگهداری اون میشه و اگر تعدادشون بالا بره همش توی طول روز حس میکنین خیلی کار دارین و تمام کاراتون مونده و هنوز هیچ‌کاری نکردین و مدام حس ناامیدی و فلاکت بهتون القا میشه.در صورتی‌ که با وارد کردن اون‌ها روی کاغذ، در لحظه از ذهنتون پاک میشن و فضای درگیر شده توسط اونا آزاد میشه و در طول روز هم با یک نگاه به اون لیست میبینین که اونقدرها هم از برنامه عقب نیستین و اونقدرها هم کار رو سرتون نریخته و اون حس تلنبار شدن کارها که به خاطر درگیر شدن بیش از حد ذهنتون و در نتیجه از دست دادن تمرکزتون شده بود رو دیگه ندارین و با بهترین کیفیت کاراتون رو انجام میدین.من خودم به‌جای نوشتن رو کاغذ از اپلیکیشن موبایل Google Keep استفاده میکنم، چون اولا با حساب گوگلم سینک هستش و روی سیستم هم بهش دسترسی دارم و دوما از لحاظ UX‌ خیلی بهینه و ساده طراحی شده و شما رو درگیر حواشی نمیکنه و فقط کافیه داخلش برنامه‌هاتون رو در ساده‌ترین شکل ممکن بدون هیچ مورد اضافی دیگه وارد کنین. نرم‌افزارهای مشابه دیگه مثل Wunderlist هم هستش که دقیقا همین موارد رو براتون فراهم میکنه. این دو اپلیکیشن رو از اینجا(+) و اینجا(+) میتونید دانلود کنید.موردی که توی این نوع برنامه‌ریزی باید بهش حواستون باشه اینه که نباید توی این مرحله، برنامه نوشتن رو برای خودتون یک کار سخت بکنین و کلی از تایمتون صرف نوشتنش بشه چون همین مورد باعث میشه در آینده برنامه نوشتن رو خیلی زود بذارین کنار و به روال عادی قدیم برگردین.پس برنامه نوشتن نباید از خودِ انجامِ اون کار بیشتر طول بکشه!خب حالا میریم سراغ روش بعدی که توی اون قراره برای روز‌های نسبتا شلوغمون برنامه‌ریزی انجام بدیم و کیفیت انجامشون واسمون خیلی مهمه و همینطور دوست داریم از انجامشون لذت ببریم!توی این روش، من میخوام از یک فریمورک مدیریت پروژه نرم‌افزاری به اسم اسکرام (Scrum) استفاده بکنم و از قوانین اون برای برنامه‌ریزی کارهای روزانمون استفاده کنم. از اونجایی که زندگی شخصی هر کس و در واقع هر روزی که شروع میکنیم رو هم میشه بهش به عنوان یک پروژه نگاه کرد، پس استفاده از روش‌های مدیریت پروژه برای برنامه‌ریزی کارهای شخصی قطعا میتونه خیلی کمک بکنه.این فریمورک در قالب قوانینی ساده، انجام کارهای زیاد رو برای تیم‌های سه‌نفره یا بیشتر مدیریت میکنه. اما ما اینجا با کمی دستکاری و حذف بعضی از قوانین، برای یک نفر و اون هم برای یک روز کاری استفاده می‌کنیم. اگر توی این مسیر یک نفر دیگه هم کنارتون باشه و دونفری این کار رو انجام بدین تاحد خیلی زیادی تاثیرش بیشتره اما تک نفره هم کاملا جواب میده و مشکلی پیش نمیاد.خب بریم سراغ اصل مطلب، اول باید داخل سایت Trello از اینجا (+) ثبت‌نام بکنین و بعد یک Board ایجاد کنین. ترلو رو پیشنهاد دادم چون از باقی نرم‌افزارهای مشابهش ساده‌تر، حرفه‌ای تر و یادگیریش آسون‌تره. مشابه‌های ایرانی و خارجی زیادی مثل Jira، Taskulu و … هستن که من باز پیشنهادم ترلو هستش. برای راحتی اپلیکیشن موبایلشم میتونین دانلود کنین و از اون استفاده بکنین.طبق تصویر زیر باید برای خودتون و یا هم‌گروهیتون سه تا لیست به اسم‌های: To Do, Doing, Done بسازین.همونطور که از اسمشون هم معلومه در لیست ToDo تمام کارهایی که قرار هستش در اون روز انجام بدین رو به عنوان Card‌ وارد کنین. اگر گروهی دارین این کار رو انجام میدین با بردن پوینتر ماوس رو اون کارت و زدن دکمه Space اون کارت به شما assign میشه و معلوم میشه این کار مربوط به شماست.به محض شروع انجام هر کاری اون کارت مربوطه رو به لیست Doing‌ انتقال بدین و بعد از اتمام اون هم به لیست Done منتقلش کنین. حالا شاید بگین این انتقال دادنا برای چیه؟! بر حسب تجربه‌ای که من دارم وقتی شما میخواین یک کاری رو استارت بزنین و قبلش میاین اون کار رو به لیست Doing منتقل میدین، مغزتون عملا خودشون رو آماده انجام اون کار میکنه و اگر حین اون کار جدیدی پیش بیاد حتی‌الامکان سعی میکنین اون رو انجام ندین و جلوی عواملی که باعث حواس‌پرتیتون میشه رو میگیرین. در ضمن این افسانه رو هم فراموش کنین که انسان میتونه همزمان چند کار رو انجام بده (خانم و آقا هم نداره!) مغز انسان هم مثل CPU‌ در هر Thread‌ اجراییش، باید یک process رو انجام بده و انجام موازی چند فعالیت باهمدیگه باعث میشه به شدت راندمان کاری شما کاهش پیدا بکنه و عملا هیچکدوم از کارها با نتیجه مطلوب و کیفیت مناسب خروجی نداشته باشن.در حقیقت وقتی شما اون فعالیت خاص رو داخل لیست Doing قرار میدین، به مغزتون دستور میدین که ۱۰۰درصد تمرکزش رو جمعِ اون کار بکنه و این باعث افزایش راندمان کاری‌تون میشه. در مرحله بعد دلیل اینکه وقتی کارتون تموم میشه باید اون رو از لیست Doing‌ به Done‌ منتقل کنین این هستش که با انجام این کار در واقع شما دارین به خودتون پاداش میدین! انجام این کار باعث ترشح دوپامین توی بدنتون میشه و از به اتمام رسوندن اون کار حس رضایت‌بخشی بهتون دست میده. :)شاید ساده به نظر بیاد اما همین انتقال دادن ساده کارت مثل دیدن لایک شدن پستتون توی اینستاگرام باعث ترشح دوپامین میشه و انگیزه‌ای میشه برای تموم کردن باقی کارهاتون. هر چقدر اون کار سنگین‌تر باشه این انتقال، حس بهتری میده مثل اینکه دیدن کامنت روی پست اینستاگرام حس بهتری نسبت به لایک خالی داره!نکته بعدی که باید حواستون باشه اینه که تا میتونین برنامه‌هاتون رو ریز ریز وارد کنین و نذارین توی مغزتون بمونه. منظور از این کار سخت کردن پروسه برنامه‌ریزی نیست! مثلا قرار نیست بگیم از ساعت فلان تا ساعت فلان برم آب بخورم بعد قراره ۱۵ دقیقه تلویزیون نگاه کنم بعد یک پیام به دوستم بدم ازش بابت مهمونی تشکر کنم و … اینجوری هر وقت میخواین به دوستتون پیام بدین هی میگین بزار یک تایمی که حوصلش باشه یک پیام خوب بدم… در نهایت هم اینقدر اینو عقب میندازینش تا میبینین تمام کارهاتون رو انجام دادین و فقط همین مونده. آخرشم از بی‌حوصلگی یک متن بیخودی مینویسین و واسش میفرستین :)ولی اگر شما هم مثل من آدم فراموش کاری هستین و نوشتن همین کارهای ریز هم باعث آزاد شدن بخش زیادی از مموری مغزتون میشه این کار رو بکنین، اما حواستون باشه خودتون رو خیلی زیاد کنترل نکنین و صرفا اون کار رو بنویسین. توی برنامه‌ریزی شما نیاز دارین اصلا یکی دو روز در هفته رو به هیچ عنوان واسش هیچ برنامه‌ای نریزین و اجازه استراحت به خودتون بدین. کنترل زیادی از حد، باعث خستگی شما میشه و بجای اینکه باعث منظم‌تر شدن کارهاتون بشه و بهتون حس آرامش بده، بدتر حس اضطراب میده و همه چی پیچیده‌تر میشه تا حدی که به کل برنامه‌نوشتن رو میذارین کنار.مثال خیلی سادشم افرادی هستن که تصمیم به رژیم لاغری میگیرن و هر روز کالری به کالری هر چیزی که میخورن رو یادداشت میکنن و خیلی مراقب خوردنشون هستند. اما توی یک مهمونی یهو به خودش میگه این همه من خودمو کنترل کردم همین دوساعت رو بیخیال شم و بخورم. همون دوساعت فاتحه کل برنامه‌های قبلش رو میخونه. اغلب این افراد همیشه شکایت دارن چرا لاغر نمیشن و اتفاقا خیلیاشونم به نسبت قبل گاها چاق‌تر هم میشن :)پس مراقب برنامه‌ریزی جوگیرانه و افراطی باشید، شاید همون اولش حس خوبی بهتون دست بده و بگین دیگه چقدر همه چیزم طبق برنامه شده… حتی مقدار زمان آب خوردن هر روزتون هم آمارشو دارین اما بعده یک هفته از همه چیز بیزار میشین.نکته بعدی که باید حواستون باشه این هستش که نباید از هر سمتی خودتون رو در معرض برنامه‌هاتون قرار بدین، تا گوشیتون رو در میارین یک نوت روش زدین، توی سیستم برنامه نوشتین، روی کاغذ نوشتین، روی استیکر نوشتین زدین رو لپ‌تابتون و هزارجای دیگه. اگر قرار هست برنامه‌ریزی کنین، سعی کنید که فقط از یک پلت‌فرم استفاده کنین. این باعث میشه دوباره اون حس آرامش ازتون گرفته نشه و حس نکنین انبوهی از کار دورتونو گرفته و روی هم تلنبار شده.در نهایت این شما هستین که باید یک قراری با خودتون بذارین و به برنامه‌هاتون عمل کنین. هیچ روش و هیچکسی نمیتونه شما رو مجبور به انجام کارها بکنه. پس اگر تصمیم به برنامه‌ریزی کردین و احساس متفاوتی داشتین و یک مقدار سخت بود, یادتون باشه برای رسیدن به اهداف بزرگ و حرفه‌ای شدن تو حوزه‌ای که هستید, نیاز به یک سبک زندگی حرفه‌ای دارین و باید با زندگی یک انسان معمولی با اهداف معمولی متفاوت باشه… پس قوی باشین…شما چطور برای کارهاتون برنامه‌ریزی میکنین؟!