سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟

مقدمهکلمه ی BPMS مخفف Business Process Management System یا Business Process Management Software است.در واقع BPMS نرم افزاری برای خودکار سازی و اتوماتیک کردن فرایند های سازمان است. BPMS ابزاری است که می تواند طیف وسیعی از عملکردهای تجاری پیچیده سازمان را مدیریت کند و کارایی را بهبود بخشد. همچنین مدلسازی، طراحی، پیاده سازی و ویرایش فرایند های سازمانی در کسب و کارها توسط آن ها انجام می شود تا جمع آوری داده و تحلیل آن ها با سرعت و دقت بیشتری انجام شود. در ادامه به توضیح بیشتر در مورد BPMS و کاربرد آن می پردازیم.توضیح BPMS و کاربرد آنقبل از شروع بحث بهتر است با یک مثال درک مفهوم BPMS را ساده‌ کنیم. فرایند درخواست وام را در یک سازمان در نظر بگیرید. در حالت عادی برای انجام این فرایند باید فرم های مختلف پر کنیم، از افراد مختلف امضا بگیریم و ... این روند خسته کننده است و زمان زیادی از ما می گیرد. علت این موضوع طراحی نامناسب فرایندها و عدم شناخت لازم و کافی از بهینه سازی فرایندها است. از نرم افزار BPMS برای طراحی و اتوماسیون فرایندها استفاده می شود و ارائه این نرم‌افزار باعث تسریع و ساده‌‌سازی فرایندهای سازمانی و حذف مراحل سخت و پیچیده گذشته می شود. این نرم افزار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا مراحل و فرآیندهای کاری را متناسب با اهداف خود طراحی کنند.قبل از توضیحات بیشتر در مورد BPMS، ابتدا عبارت BPM که مخفف عبارت Business Process Management است را توضیح می دهیم. BPM به معنی مدیریت فرایند کسب و کار است که به عنوان یک متد یا تکنیک با چارچوب های مشخص و یک روش ساختار یافته برای ساده کردن عملیات و افزایش بهره روی تعریف می شود. این تکنیک ها و روش ها اغلب برای شناسایی، مدل سازی، تحلیل، اصلاح، بهبود و استاندارد سازی فرایند های کسب و کار با کمک اتوماسیون استفاده می شوند. مفهوم دیگری به نام BPMN وجود دارد که مخفف Business Process Model & Notation است و به مجموعه ای از نمادها و استانداردها برای مدل سازی فرایندهای کسب و کار گفته می شود. در واقع BPMN زبان BPM به حساب می آید و باعث درک واضح تر از BPM یک سازمان می شود. شکل ۱- BPMNابزارهای BPMS بر اساس نماد های BPMN عمل می‌کنند. بدین صورت که مدل‌های ساخته شده با BPMN را گام به گام تا اجرایی شدن پیاده سازی می‌کنند. پس از طراحی BPMN در گام بعدی مدل داده‌ای و فیلدهای لازم برای کاربرد در فرایند را طراحی می‌کنند. در بخش بعد فرم‌ها و قوانین تجاری موجود در فرایند باید طراحی شوند و در نهایت گام آخر اجرا کنندگان فرایند مشخص می‌شود.مراحل کار BPMS چیست؟۱- تعریف و طراحی فرآیندها:‌ فرآیند به دنباله ای از فعالیت ها گفته می شود که برای دستیابی به یک نتیجه خاص اجرا می شوند. قبل از خودکار سازی فرآیندها باید به مستند سازی آن ها پرداخت.مستندسازی فرآیند نیازمند همکاری و برنامه ریزی بین ذینفعان برای تعیین کارآمدترین و مناسب ترین اقدامات برای انجام یک وظیفه است. همچنین قبل از پیاده سازی هر فرآیند سازمانی، باید آن فرآیند توسط مدیر یا مسئول مربوطه طراحی و سازماندهی شود. سپس جریان های فرآیند کسب و کار را می توان در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار پیاده سازی کرد و آن ها را بازبینی کرد تا هرگونه ایراد و مشکل احتمالی در پیاده سازی فرآیند برطرف شود. ۲- خودکار سازی: بعد از طراحی فرآیند مورد نظر و پیاده کردن آن در BPMS، نوبت به خودکار سازی آن می‌رسد.خودکار سازی گردش کار به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه کنند. کارهایی که باید به صورت خودکار انجام شوند کارهایی هستند که دائما تکرار می شوند. با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توان تعریف نمود عملکردهایی مانند دریافت اطلاعات ورودی، تعیین وظایف افراد در سطوح مختلف سازمانی، ارجاع وظایف و… به صورت خودکار و برنامه‌ریزی شده در سیستم انجام شود.۳- تحلیل: نرم افزار BPMS می توانند سطوح مختلفی از گزارش ها را تولید کنند یا با ابزارهای گزارش دهی دیگری ادغام شوند و اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل در مورد عملکرد فرآیندها را به ما ارائه دهند.چگونگی تحلیل گزارش ها به شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) سازمان مرتبط هستند و می توانند اطلاعاتی در مورد اثر بخشی فرآیندها و اعضای تیم به ما بدهند.چرا سازمان ها از BPMS استفاده می کنند؟در دنیای رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند. همچنین با توجه به تغییرات محیط خارجی نیاز است تا فرآیندهای سازمان به طور مستمر تغییر کنند و بهبود یابند. بنابراین به یک سیستمی نیاز داریم تا بتواند این تغییرات را با سرعت بالا و هزینه ی کم اعمال کند و همچنین مشکل و خطای کمی داشته باشد. مسائل مطرح شده لزوم وجود BPMS در یک سازمان را نشان می دهد. یکی از کاربرد های رایج BPMS بهبود فرآیندهای سفارش و خرید کالا است. در حین انجام این فرآیند گاهی اوقات تعدادی از اطلاعات ضروری ممکن است در مراحل مختلف ثبت و تایید سفارش، پرداخت، بسته بندی و تحویل سفارش از دست برود. بنابراین اهمیت استفاده از BPMS برای یکپارچه سازی فرآیند سفارش و خرید کالا برای شرکت هایی که تعداد زیادی سفارش کالا دریافت می کنند، مشهود است.استفاده از BPMSچه مزایایی دارد؟چابکی بیشتر کسب و کار: سازمان ها باید توانایی نشان دادن واکنش سریع به تغییراتی که ناشی از پیشرفت های تکنولوژی، وضع مقررات جدید که بر جنبه ای از کسب و سازمان تاثیر می گذارد و سایر موارد مشابه را داشته باشند تا بتوانند در گردونه ی رقابت باقی بمانند. استفاده از BPMS به سازمان ها این امکان را می دهد که در صورت لزوم فرآیند را با حداقل زمان و هزینه اصلاح کنند.افزایش کارایی: سازمان ها همواره تلاش می کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را تا حد امکان کارآمد کنند. فرآیندهای ناکارآمد باعث اتلاف زمان و هزینه می شوند. معمولا شناسایی فرآیندهای ناکارآمد و تغییر آن ها سخت است. نرم افزار مدیریت کسب و کار به منظور مشخص کردن دقیق گلوگاه ها و ناکارآمدی ها ایجاد شده اند.استفاده از BPMS به مدیران و مسئولان اجازه می دهد تا درک بیشتری از هر مرحله ی فرآیندهای کسب و کار داشته باشند و فرآیندهای بهینه تری طراحی کنند.دید بهتر و کامل تر: با استفاده از BPMS می توان فرآیندهای کسب و کار را از شروع تا تکمیل شدن ردیابی و نظارت کرد. با بررسی هر مرحله از فرآیند، مدیران سازمان می توانند درک بهتری از فعالیت کلی کسب و کار به دست آورند و فرآیند ها را تطبیق یا اصلاح کنند.انتقال آسان تر دانش کسب و کار: با جابجایی و گسترش نیروی کار یک سازمان، نیاز به روشی قابل اعتماد برای انتقال دانش کسب و کار افزایش می یابد. اغلب با جابجایی کارمندان یک شرکت دانشی که به دست آورده اند، از دست می رود و سازمان با شکاف قابل توجهی مواجه می شود. در واقع با استفاده از BPMS می توان این دانش نهان را به دانش آشکار تبدیل کرد و با ثبت و مستند سازی فرآیندها این دانش را با بقیه به اشتراک گذاشت و از مشکلاتی که با تغییر نیروی کار ایجاد می شود، کاست. کاهش هزینه ها: همانطور که پیشتر گفته شد با استفاده از ابزارهای مدیریت کسب و کار می توان بخش هایی از فرآیند را که موجب کندی گردش کار در سازمان می شوند را شناسایی کرد و آن ها را اصلاح کرد. این مساله باعث می شود هزینه ی ارائه ی خدمات کمتر شود و با افزایش سرعت خدمت رسانی سود سازمان بیشتر خواهد شد.شکل۲- BPMSیک BPMSچه ویژگی هایی باید داشته باشد؟یک نرم افزار مدیریت کسب و کار باید ویژگی های زیر را داشته باشد تا بتواند در فضای رقابت باقی بماند.ابزار بصری برای نمودار فرآیندهاطراحی فرم با استفاده از darg and dropکنترل دسترسی مبتنی بر نقشپشتیبانی موبایلیابزارها و فناوری های متن باز BPMSاز جمله ابزارهای مطرح در حوزه ی BPMS می توان به ProcessMaker، Modelino و Bonitasoft اشاره کرد. در ادامه به بررسی این ابزارها می پردازیم.ابزار Modelino این یک ابزار یک نرم افزار متن باز BPM است که با ویژگی های HTML، UML، و BPMN و زبان اسکریپت سازگار است. به همین علت می توان آن را تا حد خوبی سفارشی سازی کرد و افزونه های دلخواهی را به آن اضافه کرد.همچنین از طیف گسترده ای از مدل ها و نمودار ها پشتیبانی می کند. این نرم افزار به زبان جاوا توسعه داده شده است و قسمت کوچکی از آن به زبان ++c است.اطلاعات بیشتر در مورد این ابزار از طریق این لینک قابل مشاهده است.شکل ۳- نرم افزار Modelinoابزار ProcessMaker یکی از دلایل برجسته شدن ProcessMaker در میان BPMS ها کم بودن هزینه ی سربار آن است. همچنین آسان بودن استفاده از رابط گرافیکی آن را به انتخاب بسیاری از سازمان ها تبدیل کرده است. همچنین این اببزار مجهز به یک ابزار طراحی فرم پویا است که به سازمان ها کمک می کند تا فرم های مختلفی را بسته به نیاز خود به راحتی ایجاد کنند.این نرم افزار از BPMN 2.0 استفاده می کند و با استفاده از darg and drop در آن می توان به ایجاد فرایندها پرداخت.می توانید اطلاعات مربوط به این ابزار را از طریق سایت آن مشاهده کنید.شکل ۴- محیط ابزار ProcessMakerابزار BonitaSoftاین ابزار سبک وزن که بیشتر با نام Bonita BPM شناخته می شود با استفاده از استاندارد مدل‌سازی و نمادگذاری فرآیند کسب‌وکار (BPMN 2.0) فرآیندهای کسب و کار سازمان را خودکار می کند و به مدیریان شفافیت بیشتری در مورد مدل های فرآیند ارائه می دهد. این ابزار طوری طراحی شده است که با رشد کسب و کار سازمان می تواند ارتقا یابد.این نرم افزار تنها BPMS متن باز جهان هست که در لیست گارتنر قرار گرفته است.اطلاعات بیشتر در مورد این ابزار را از اینجا می توانید ببینید.شکل ۵- لوگوی BonitaSoftشرکت های ایرانی ارائه دهنده ی خدمات درحوزه ی BPMSاز جمله شرکت های ارائه دهنده ی خدمات BPMS در ایران می توان به فراگستر اشاره کرد. شرکت فراگستر با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هم‌اکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته ‌می‌شود. این شرکت نرم افزار BPMS خود را اینگونه شرح داده است:نرم‌افزار BPMS یا فرم‌ساز مدیریت فرایندهای فراگستر نسخه بومی شده نرم‌افزار جهانی و قدرتمند پروسس‌میکر (ProcessMaker) است که یکی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS متن باز دنیاست که در اختیار عموم قرار گرفته است.شکل ۶- ایجاد فرم فرآیند در نرم افزار BPMS فراگسترشرکت مهندسی نرم افزار رایورز از دیگر شرکت های ارائه کننده ی خدمات در حوزه ی BPMS است.نگارش نخست سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار رایورز در پاییز سال 1390 با نام تجاری RayBPMS به بازار عرضه گردید و تا به امروز، توسعه آن به شکل مستمر ادامه یافته است. توضیح این سازمان در مورد BPMS ای که ارائه می دهد در زیر آمده است:راهکار RayBPMS شامل زیرساخت جامعی جهت شناسایی، تحلیل، طراحی، اجرا، یکپارچه سازی و کنترل فرآیندهای مبتنی بر سیستم در یک سازمان است. این راهکار با مدلسازی، خودکارسازی، مدیریت و بهینه سازی فرایندهای کاری و همچنین برقراری ارتباط با سایر سیستم های فعال در سازمان، امکان دستیابی به حداکثر کارایی و اثربخشی سازمانی را فراهم می سازد.شکل ۷- BPMS شرکت رایورزشرکت آرمان دنیای فناوری اطلاعات تتیس با هدف تسهیل و ساده سازی طراحی و پیاده سازی فرآیندهای سازمانی، خدمات الکترونیک و زیر سیستم های درون سازمانی تحت وب تاسیس گردید. از جمله قابلیت های سیستم مدیریت فرآیندی که این شرکت ارائه می دهد، می توان به موارد زیر اشاره کرد:امکان تعریف پروژه ها و سامانه های مختلف در سیستمامکان تعریف و مدیریت جداول و فیلدهاامکان طراحی و مدیریت گردش کارها و فرآیند هاامکان طراحی فرم ها به صورت WYSIWYGامکان طراحی گزارش های جدولی و نموداری با استفاده از ابزار گزارش سازامکان طراحی انواع قالب های گرافیکیامکان تعریف نقش های مختلف و کارتابل متناسب با آنسخن پایانیبا توجه به صحبت های مطرح شده انتخاب یک BPMS مناسب برای هر سازمانی امری ضروری به نظر می رسد. انتخاب نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار مناسب برای هر سازمانی که می‌خواهد فرآیندهای خود را در سراسر وظایف انسانی و سیستمی ساده کند، یک تصمیم مهم است. سازمان ها باید برای مدیریت کسب و کار خود پلتفرمی را انتخاب نمایند که با نیازهایی سازمان مطابقت داشته باشد.«این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است»منابع1- https://www.creatio.com/page/bpms2- https://www.integrify.com/what-is-bpms/3- https://www.tibco.com/reference-center/what-is-bpms4- https://www.irandnn.ir/mag/what-is-bpms/5- https://kissflow.com/workflow/bpm/what-is-bpms/6- https://www.goodfirms.co/blog/best-free-open-business-process-management-software7- https://www.softwaresuggest.com/blog/top-free-open-source-bpm-software/8- https://insights.diligent.com/business-structures/six-benefits-of-business-process-management/9- https://samix.org/what-is-bpms/.