12 نکته کاربردی برای مدیریت کارکنان کم کار

کارکنان بسته به نحوه انجام وظایف خود می توانند بزرگترین دارایی یک شرکت یا بزرگترین بدهی آن باشند. در واقع ، عملکرد ضعیف کارکنان می تواند عملکرد سازمان شما را تضعیف کند. بیاموزید که چه چیزی باعث می شود کارکنان کم کار کنند و چگونه کارکنان کم کار را مدیریت کرده و بهره وری آنها را افزایش دهید. کارکنان مولد برای هر سازمانی برای ادامه تجارت ضروری هستند.رفتارهای زیر اغلب عملکرد ضعیف را نشان می دهد:عدم انجام وظایف مطابق با استانداردهای مورد انتظار. رفتارهای مخرب، منفی یا غیرقابل قبول. رعایت ضعیف قوانین، رویه ها یا خط مشی ها.از سوی دیگر ، عملکرد ضعیف می تواند از چند جهت بر شرکت شما تأثیر نامطلوب بگذارد ، از جمله:کاهش بهره ورییک کارمند کم کار خروجی مورد نیاز موقعیت خود را ارائه نمی دهد. ممکن است کار دیر انجام شود یا به اتمام نرسد. سایر اعضای تیم را مجبور می کند که کار را انجام دهند.کاهش کیفیت کارکارکنانی که وظایف خود را در سطح کمتری انجام می دهند نتایج با کیفیتی را به همراه نخواهند داشت و باعث می شود مشتریان و دیگران درک ضعیفی از شرکت داشته باشند.کاهش روحیه و همکاری بین کارکنانعملکرد ضعیف یک نفر می تواند باعث نارضایتی و سرخوردگی شود که کار تیمی را تضعیف می کند. هر کارفرمایی ممکن است با نوسانات عملکردی روبرو شود ، اما کم کاری واقعی باید جدی گرفته شود. رهبران باید بتوانند کارمندانی را که در حال مبارزه هستند شناسایی کرده و علل اصلی را برطرف کنند.فقدان مهارتیک کارمند در وظیفه ای قرار گرفت که برای آن تجهیزات کافی را ندارند و در آن احساس اطمینان ندارند. همچنین ، آنها ممکن است دارای توانایی های فنی باشند اما نمی دانند چگونه باید زمان خود را به خوبی مدیریت کند.انتظارات مبهماگر استانداردهای شغلی و اهداف سازمانی مبهم باشد، کارکنان دقیقاً نمی دانند که از آنها چه انتظاری می رود.نارضایتی شغلیشغل آن چیزی نیست که آنها پیش بینی می کردند، بنابراین احساس ناامیدی می کنند و انگیزه ای برای تلاش ندارند.عدم وجود فرهنگ مناسبگاهی اوقات، افراد احساس نمی کنند که با فرهنگ یا تیم خاصی از شرکت ارتباط دارند، زیرا با سبک کار و ارزش های آنها مطابقت ندارد.محیط کاری استرس زافضای پرفشار یا برخورد شخصیتی با همکاران می تواند استرس ایجاد کند که بر عملکرد تأثیر می گذارد.فرصت های آموزشی و توسعه ناکافیبرخی از کارکنان بدون آنکه بتوانند مهارت های جدید را بیاموزند ، راکد می شوند و عملکرد خود را بهبود نمی بخشند. همچنین اگر راهی برای پیشرفت و پیشرفت شغلی نبینند ، ممکن است احساس انگیزه کمتری داشته باشند.عدم تنوعانجام کارهای یکسان هر روز می تواند عادی شود و باعث شود کارکنان علاقه خود را نسبت به شغل خود از دست بدهند و هیچ الهامی برای انجام خوب آن نداشته باشند.مسائل شخصیشرایط چالش برانگیز در زندگی شخصی کارکنان می تواند بر توانایی آنها برای تمرکز بر وظایف آنها تأثیر بگذارد.نحوه مدیریت کارکنان ضعیفضعف عملکرد یک مشکل مشترک بین کارکنان در همه سطوح است و هر مورد جنبه های منحصر به فردی دارد. دانستن نحوه برخورد با این موقعیت ها با رویکرد ثابت می تواند مانع از بازده تیم شما شود.انجام مراحل زیر می تواند به شما در رفع کم کاری محل کار کمک کند:1. تشخیص دهید که مشکلی وجود دارد :نسبت به شرایط و رفتاری که ممکن است نشان دهنده مسائل مربوط به عملکرد باشد ، آگاه باشید. سرخوردگی و بی تفاوتی اغلب با عملکرد ضعیف همخوانی دارد و در رفتارهای خاصی خود را نشان می دهد. برخی از نشانه های بارز ضعف عملکرد عبارتند از:جدا شدن از وظایف و مسئولیت ها ، کاهش عملکرد و کیفیت کار ، تاخیر یا غیبت مکرر ، رفتار دلسردانه یا رفتار غیرحرفه ای ، کاهش تعامل با همکارانبه محض اینکه متوجه شدید کارمندی کم کار می کند ، باید اقدام کنید.با مستندسازی نمونه های خاصی از اینکه چگونه کار آنها متضرر شده و انتظارات را برآورده نمی کند ، از جمله رفتارهای مشکل ساز که مشاهده کرده اید ، شروع کنید. سپس به کارمند نزدیک شوید و یک جلسه خصوصی و فردی را برای رسیدگی به وضعیت و آگاهی از دیدگاه او برنامه ریزی کنید.2. یک جلسه برگزار کنید :سوالاتی بپرسید تا مشخص شود چه چیزی باعث می شود کارمند کم کار کند. این ممکن است اشتباه باشد که فرض کنیم شما از قبل می دانید علت اصلی عدم تلاش کارکنان چیست. برای اینکه دلایل واقعی را دریابید ، باید لحن مناسبی برای جلسه تعیین کنید و سوالات مناسب را بپرسید. ملاقات یک به یک باید در مکانی انجام شود که عاری از وقفه و حواس پرتی باشد و در آن جایی که مورد توجه شما قرار نمی گیرد.بدون اتخاذ موضع اتهامی ، جلسه را با توصیف نمونه های خاصی از ضعف کارکنان و تأثیر آن بر بقیه تیم و شرکت شروع کنید. سپس می توانید به کشف آنچه در عملکرد کارکنان کم کاری می کند و اینکه شما به عنوان مدیر یا شرکت چگونه می توانید در این موقعیت نقش داشته باشید ، بپردازید.مقاله پیشنهادی : سازمان و اجزای آندر اینجا چند نمونه سوال وجود دارد که می تواند بینش کارکنان را در مورد وضعیت ارائه دهد: از کدام بخش شغل خود لذت می برید و بیشترین انگیزه را دارید؟چه چیزی شما را از شغل شما ناامید می کند؟ آیا مواردی وجود دارد که احساس می کنید برای آنها مجهز نیستید؟ آیا احساس می کنید در شغل خود با نقاط قوت خود کار می کنید؟ از کجا احساس می کنید که یک منحنی یادگیری تند برای شما وجود دارد؟ چقدر حجم کار فعلی خود را به خوبی اداره می کنید؟ آیا حوزه هایی را می بینید که عملکرد شما در آن بهبود یابد؟ آیا میدانید که کار شما چگونه به نفع دیگران یا سازمان است؟آیا عوامل خارجی می توانند بر کار شما تأثیر بگذارند؟ آیا به آینده خود در این شرکت خوشبین هستید؟ آیا چیز دیگری هست که بخواهید با من در میان بگذارید؟ آیا ابزارها و منابع مورد نیاز برای انجام وظیفه شما به خوبی در اختیار شما است؟ آیا زمان لازم برای انجام وظایف خود را دارید؟ آیا می دانید که چگونه کار شما به شرکت ارزش می بخشد و چه کسانی از آن سود می برند؟ این نمونه سوالات از کارمند در مورد اینکه چگونه محیط کار ممکن است بر عملکرد آنها تأثیر بگذارد. با دقت به پاسخ های کارمند گوش دهید و سوالات بعدی را برای درک بهتر آنها مطرح کنید و علاقه خود را به آنها نشان دهید.3. انتظارات شغلی را تکرار کنید :اطمینان حاصل کنید که کارمند آنچه شما از او انتظار دارید و زمینه هایی که نیاز به بهبود دارند را درک کرده است. تمام وظایف مربوطه و استانداردی را که کارمند باید آنها را انجام دهد به آنها آموزش دهید. اسناد و مدارکی برای اهداف موردنظر و نحوه از دست دادن کارمند داشته باشید ، بنابراین جایی برای تفسیر اشتباه وجود ندارد.به طور کلی ، تعیین دقیق آنچه باید در کار انجام شود به کارمند کمک می کند تا بر آنچه که باید برای آن تلاش کند تمرکز کند. توجه داشته باشید که اغلب این افراد جدید هستند که در مورد انتظارات سازمان بی اطلاع هستند. این می تواند در صورتی رخ دهد که مسئولیت های موقعیت شغلی در طول فرآیند استخدام مشخص نشده باشد. علاوه بر این ، تغییرات تجاری که انتظارات بیشتری را ایجاد می کند ، می تواند کارمند جدیدی را که با جریان سازمان ناآشنا است ، گیج کند.4. انتظارات کارکنان را مدیریت کنید :اگر امیدهای یک کارمند به شغلش محقق نشده باشد ، ممکن است در سطح بالایی عمل نکند. آنها می توانند مطالبات خاصی برای جبران خسارت ، پیشرفت شغلی ، اخلاق و ارزشهای کارفرما ، امنیت شغلی و غیره داشته باشند. شما باید دریابید که یک کارمند با عملکرد ضعیف از کار و سازمان خود به چه چیزی انتظار داشته است. واقع بینانه است که بین آنچه آنها پیش بینی می کنند و آنچه شما می توانید برای آنها ارائه دهید یا انجام دهید ناسازگاری وجود داشته باشد. این زمان بسیار خوبی برای بحث در مورد این است که آیا آنها می توانند انتظارات خود را تعدیل کنند یا خیر.5. یک برنامه عملی با هم تدوین کنید :هنگامی که شما و کارمند مسائل و علل عملکرد ضعیف را مورد بحث قرار دادید ، می توانید با هم یک برنامه عملیاتی را تدوین کنید تا به راه حل برسید. می توانید برای رفع مشکل پیشنهاداتی ارائه دهید و کارمند را تشویق کنید تا توصیه های خود را ارائه دهد. به دنبال فرصت هایی برای طراحی بازآموزی/ مهارت مجدد ، بر اساس علت کم کاری باشید. اگر مسائل مربوط به ماهیت شخصی هستند ، می توانید برای مقابله با آنها به کارمند مدتی استراحت دهید. این طرح باید دارای چندین زاویه باشد، یک طرح کلی اقدامات که هر طرف مسئول آن است. چارچوب زمانی برای دستیابی به بهبود عملکرد ، از جمله پیامدهای احتمالی برای مسائل جدی.6. از بررسی ها و پیگیری های منظم اطمینان حاصل کنید :احتمال دارد که حل یک عملکرد ضعیف بیش از یک مکالمه طول بکشد ، و شما باید مدت زمان معقولی را برای بهبود به کارمند اختصاص دهید. جلسات روزانه یا هفتگی را برای بررسی پیشرفت کارکنان در برنامه اقدام و تشویق به رشد بیشتر برنامه ریزی کنید. به کارکنان فرصتهای زیادی بدهید تا توضیح دهند که چگونه اخلاق کاری آنها در حال توسعه است و آنچه هنوز برای آنها چالش برانگیز است.این بررسی ها کارمند را مسئول بار می آورد و به شما این فرصت را می دهد تا بر اهداف عملکرد تأکید کنید و هرگونه آموزش و پشتیبانی لازم را دنبال کنید. همچنین به کارمند نشان خواهید داد که واقعاً می خواهید به او در بهبود کمک کنید. هنگامی که عملکرد کارکنان به سطح قابل قبولی رسید ، موفقیت او را تحسین کنید و در مورد چگونگی حفظ این استاندارد در کار صحبت کنید.در کاسپین بخوانید : اصول مدیریت منابع انسانی که هر متخصص منابع انسانی باید بداند7. پیشرفت را تشخیص دهید :اگر از کارمندی که عملکرد ضعیفی دارد می خواهید پیشرفت کند ، اما هرگز قدردانی نمی کنید ، می تواند احساس بیگانگی کند. هنگامی که کارمند شروع به پیشرفت می کند ، در مورد تغییری که متوجه شده اید ، صریح صحبت کنید. آنها را برای تلاششان ستایش کنید و به طور خاص به آنچه انجام داده اند و تأثیر مثبت آن اشاره کنید. این شناخت تا حد زیادی به کارکنان انگیزه می دهد که به توانایی های خود اعتماد کنند و آنها را ترغیب می کند تا بیشتر روی الگوی پیشرفت کار کنند.8. مربیگری عملکرد را تمرین کنید :یادگیری در محل کار از طریق تعاملات روزانه راهی عالی برای بهبود عملکرد است. مدیرانی که مربیگری عملکرد را درک می کنند ، می توانند فرصت های یادگیری مربوطه را از طریق گفتگوی علمی در شرایط کاری ایجاد کنند. این راهنمای کاربردی می تواند کارکنان را به سمت روشهای جدید برای انجام بهتر کارها سوق دهد.9. هنگام ارائه بازخورد ، این اصول را در نظر بگیرید :در هر جلسه روی یک یا دو موضوع تمرکز کنید تا از فشار زیاد روی کارمند جلوگیری کنید. انتقاد را مستقیم ، اما مثبت انجام دهید. اشاره کنید که چگونه تغییرات ایجاد شده در بهره وری تیم آنها تفاوت ایجاد می کند. از دستاوردها برای افزایش اعتماد به نفس کارکنان تقدیر کنید.ارائه بازخورد خاص و سازنده برای کارمندی که در تلاش برای بهبود عملکرد خود است ضروری است. این به آنها کمک می کند پیشرفت خود را ببینند و از موضوعاتی که هنوز نیاز به توسعه دارند آگاه شوند. بازخورد در حالت ایده آل ، باید شامل بازخورد 360 درجه ای باشد که از افرادی که با کارمند در ارتباط هستند جمع آوری کرده اید. این نظرات بینشی در مورد نحوه عملکرد کارکنان بر دیگران نشان می دهد.جهت مشاوره و برون سپاری منابع انسانی با مشاوران هلدینگ کاسپین همراه باشید.10. اسناد و مدارک کامل را حفظ کنید :مانند رسیدگی به هرگونه مشکل کارکنان ، باید اقدامات انجام شده برای برخورد با یک کارمند کم کار را مستند کنید. شرح وضعیت از منابع مفید در طول راه است ، به خصوص اگر معضل برطرف نشود و کارمند این روند را مورد اختلاف قرار داد. مطمئن شوید که سوابق اولیه را از ابتدای مشکل حفظ کرده و سپس یادداشت های جامعی از آنچه در جریان هرگونه ملاقات و مکالمه بعدی رخ داده است ، یادداشت کنید.علاوه بر این ، در صورت نیاز به به روزرسانی برنامه اقدام رسمی را اصلاح کنید. پس از هر بحث ، خلاصه ای از آنچه اتفاق افتاده و مراحل اقدام برنامه ریزی شده را به کارمند ایمیل کنید. فراموش نکنید که هرگونه پاسخ/پیشنهاد ایمیل کارمند را ذخیره کنید. همچنین باید پیشرفت کارمند را در نوشتن پیگیری کنید.۱۱- اگر عملکرد بهبود نیافت تصمیم بگیرید :یکی از کارکنان که از کار می افتد مستقیماً بر روحیه و محیط کار تأثیر می گذارد. اگر اجازه دهید عملکرد ضعیف بدون عواقب ادامه یابد ، سایر اعضای تیم سخت کوش می توانند ناراحت و دلسرد شوند. اگر بعد از صرف زمان معقول در برنامه عملیاتی ، عملکرد پیشرفتی نشان نمی دهد ، باید گزینه های دیگر را در نظر بگیرید.رایج ترین راه حل تغییر مجدد یا فسخ است.واگذاری مجددکارمند می تواند برای موقعیت دیگری در سازمان که مسئولیت های متفاوتی دارد مناسب تر باشد. یک نقش جایگزین با خواسته هایی که در محدوده فعلی دانش فنی و مهارتهای بین فردی آنها قرار دارد، می تواند همان چیزی باشد که کارمند احساس کند مفید است.فسخوقتی همه گزینه های دیگر را به پایان رساندید ، ممکن است مجبور شوید به آخرین راه حل بروید. اگرچه این ایده آل نیست ، اما ممکن است بهترین راه حل مناسب برای همه افراد درگیر باشد. فرایند خاتمه قرارداد هرگز خوشایند نیست و می تواند پیچیده شود ، بنابراین شما باید تمام مراحل HR و سیاست خاتمه خود را با دقت دنبال کنید.12. ایجاد تعادل سالم بین کار و زندگی :الهام بخشیدن به تعادل سالم بین کار و زندگی یکی از روشهای موثر است که می تواند از پیشرفت کارکنان ضعیف حمایت کند و همچنین از بروز کم کاری در وهله اول جلوگیری کند. صرف زمان زیاد در محل کار می تواند باعث خستگی ، فشار و فرسودگی شغلی شود. به طور معمول ، این امر منجر به کاهش انگیزه و سطوح پایین عملکرد می شود. تشویق کارکنان و ارائه مزایای سلامتی می تواند به آنها کمک کند تا احساس سرزندگی و بهره وری بیشتری داشته باشند.نتیجه گیریاگرچه برخورد با عملکرد ضعیف می تواند یک فرآیند زمان بر باشد ، اما اکثر کارکنان کم کار تلاش مشترکی را که به آنها کمک می کند تا کار خود را بهتر انجام دهند، پذیرفته اند. هنگامی که فهمیدید چه چیزی باعث ضعف عملکرد می شود ، می توانید یک برنامه عملی برای مقابله با آن ارائه دهید. حفظ ارتباط و نظارت بر پیشرفت کارکنان کم کار بهترین راه برای تبدیل یک کارمند کم کار به یک عضو مولد تیم است.تهیه شده توسط تیم تولید محتوای هلدینگ کاسپین / منبع : Andrea Boatman