سيستم مديريت اطلاعات پروژه

سیستم اطلاعات مدیریت به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می باشد همانطور که می دانیم برای مدیریت درقرن ۲۱ نمی توانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم:ابتدا استراتژی رقابت؛ و بعدکاهش هزینه ها، که خود یک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی برفناوری های اطلاعت ضروری به نظر میرسد.مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم، اصلاح، نگهداری وبازیابی گردد. از طرف دیگرسیستم های مدیریت وابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد (زاهدی، ۱۳۸۰):کنترل سنتیکنترل بروکراتیککنترل کاریزماتیککنترل اینفورماتیک .درساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال انجام می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می پذیرفت وبدان گردن می نهاد. در وضعیت بروکراتیک، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می شد، ساختاری که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود. دروضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می گردید.دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می کردند زیرا آنها را قبول داشتند. در وضعیت اینفوماتیک، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانشها وآگاهی های تخصصی، بسیاررشد کرده است واینفوکراسی می تواند هرنوع اطلاعاتی را ازطریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد. ازسیستم های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانش های تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی، ۱۳۸۰).باتوجه به ویژگی خطیرسیستم های اطلاعاتی مدیریت، مدیر این سیستم ها هم از ارزش بسیار زیادی برخوردارند. دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه ۱۰۰۰۰۰تا ۳۰۰۰۰۰ دلار است (مومنی، ۱۳۷۲). عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیر شرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد این مدیر برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره دارد. پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفناوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش رایانه‌ای و دانش اطلاعاتی می باشد.الف. مفاهیم سیستم هاسیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند (Mcleod, 1998). مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد باهم ترکیب می شوند. درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد، تبدیل می‌شود. دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظر قرار می دهد. مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخور به جریان منابع متصل می شود. بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب می کند وآن رابرای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد. مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده ومنجر به علائمی به عنصر دررونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش راتغییر دهد (Mcleod, 1998).هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف، یک سیستم حلقه بازنامیده می‌شود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود (Mcleod, 1998).وهمانطور که می دانیم حلقه‌ای که باز باشد، حلقه نیست. حال سیستم ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد.مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم های فرعی، سیستم های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد.یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد. این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی (فکری) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند. یک سیستم ادراکی عموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیره شده دررایانه وجود دارد (Mcleod, 1998).