هوشمند سازی فرايندهای مالی

هوشمند سازی فرایند های مالیهوشمند سازی فرایندهای مالی در حال حاضر یکی از دغدغه های سازمان ها می باشد، شايد باور آن سخت باشد كه امروز بشنويم كه بسیاری از سازمان ها هنوز از گزارش های چاپی ، ثبت اسناد حسابداري کاغذی استفاده مي كنند و از سيستم های مكانيزه استفاده نمی كنند اين در حاليست كه با يك نگاه ساده مي توان حدس زد كه ذخیره اطلاعات کاغذی گران و ناکارآمد است و بايگاني اسناد كاغذي به سازمان هزينه هاي زيادی را وارد مي كند و دسترسی به اطلاعات كاغذي را سخت و گاهی اوقات غيرممكن مي باشد .چالش رهایی سازمانها از بار اداری مانند پردازش رسیدهای کاغذی با دیجیتالی شدن فرآیندها و معرفی فناوری های جدید همراه است. قبلاً در جهت ساده سازی و خودکارسازی تعدادی از فرايندهای اداری و مالی پیشرفت خوبی داشته ايم و همچنين تیم های مالی براي خودكار سازی برخی از فرايندهای ديگر در حال بررسی هستند که چگونه می توانند زمان صرف شده برای فعالیت های تکراری را حذف کنند.سازمان ها به منظور ارتقای كيفيت عمليات جاری وكاهش هزینه ها این نوع تحول آماده هستند چرا كه ارزش واقعی حسابداران و متخصصان امور مالی در مدیریت و تفسیر و تجزيه و تحليل داده ها استتا بتوانند با ارائه گزارش های مطلوب به مديران سازمان ها در تصميم گيری ها كمك كنند اين جريان تصميم سازي همراه با جايگزين كردن روش هاي سنتی و كاغذی با راه كارهای نوين و سيستم هاي يكپارچه می باشدتا ضمن بهبود جريان توليد اطلاعات و افزايش بهبود كيفيت اطلاعات به مديران در اتخاذ تصميمات به هنگام و درست كمك كنند در جريان مكانيزه كردن فرايندهاي مالي ،بخشی كارهای تكراری بطور خودكار حذف می شوندو اطلاعات وارده به سيستم جديد توسط كاربر كامل و نهایی می شود؛ به عنوان مثال پس از خروج كالا از انبار محصول ،كاربر بازرگاني كافيست با زدن يك دكمه فاكتور فروش و زدن كليد ديگر سند حسابداري را صادر و فرايند تحويل و فروش از نظر حسابداري كامل گرددو همه اين عمليات حتي با حجم بالايي از اسناد در زمان كوتاهي انجام شود اجرای خودكارسازی فرايندها باعث می شود خطاهای سهوی كاربران به صفر برسد و اطلاعات توليد شده بصورت طبقه بندی و خلاصه يا تفصيل گزارشگيری شود اين فرايندها و خودكارسازی های آنها را می توان در تمامی حوزهای سازمانی در راهكارهای سازمانی برهان سيستم پاسارگاد انجام دهيم.شناسایی و مستندسازی فرآیندهای امورمالیاهم اهداف به شرح ذیل تعریف شده است:۱- شناسایی و مستندسازی فرایندهای مالی موجود۲- تجزیه و تحلیل و شناسایی نقاط ضعف و قوت وضعیت موجود۳- ارائه پیشنهادهای اصلاحی به منظور بهبود وضع موجود۴- طراحی فاز مطلوب۵- استقرارنظام جامع مالی در سازماناقدامات انجام شده الف) شناخت رویدادهای مالیدر این مرحله ابتدا ازطریق مصاحبه با مسئولین وکارشناسان واحدهای مختلف ، نسبت به تهیه نسخه اولیه فاز شناخت(تعداد ۲۷۰ فعالیت ) با شرح و ترتیب ذیل اقدام گردید.فاز شناخت فرایندها و پرداختهای پرسنلیفاز شناخت رویدادهای مالی مرتبط با درآمدهای اختصاصی در واحدهای مختلف سازمانفاز شناخت مراحل انعقاد قراردادهافازشناخت رویدادهای مالی مرتبط با فعالیتهای متفاوت در سازمانتهیه و تکمیل فاز شناخت رویدادهای مرتبط با انبار و اموالدر گام بعد کمیته تخصصی مستند سازی فرآیند های مالی با بازخوانی و بررسی فرم های مصاحبه انجام شده در خصوص شناخت فعالیت ها و رویداد های مالی نسبت به بازنویسی و تنظیم نسخه نهایی فاز شناخت بر اساس فرمت مشخص اقدام نمود. شایان ذکر است کمیته تخصصی در این مرحله با دعوت از کارشناسان و روسای ادارات و واحد های مالی از نقطه نظرات کارشناسی در تکمیل فاز شناخت استفاده نمودب) تجزیه و تحلیل فاز شناختکمیته تخصصی مستند سازی فرایند ها ی مالی بر اساس مفروضات اولیه (به شرح ذیل ) نسبت به بررسی ،تجزیه و تحلیل نقاط ضعف و قوت وضعیت فعلی اقدام نمودمفروضات پایه در طراحی سیستم جامع مالی:۱-کاهش و حذف فعالیت های موازی و زائد۲-شناسایی و ثبت رویداد های مالی در سیستم جامع و یکپارچه مالی۳-کاهش فعالیت های دستی و افزایش سرعت انجام کار۴-افزایش کنترل های داخلی۵-افزایش کارایی و بهره وری از طریق تسهیل در امکان گزارش دهی متنوع از داده های مالی۶- برقراری ارتباط سیستمی واحد های امور مالی با واحد های دیگر دانشگاه به منظور امکان اخذ اطلاعات در حداقل زمان ممکن۷- ایجاد بانک اطلاعاتی ازکلیه داده های مالی و غیر مالی به منظور امکان اخذ گزارش های مدیریتی۸- انجام زمان سنجی و کارسنجی رویدادهای مالی در ادارات و واحدهای مالیلازم به توضیح است همزمان با تهیه فرمت فاز شناخت طراحی و تهیه مدل و نمودار های فرایند های احصا شده در محیط BPMN انجام پذیرفت .ج ) پیشنهادهای اصلاحی بهبود وضع موجوداز آنجا که در چشم انداز طراحی فاز مطلوب، تهیه سیستم یکپارچه و جامع مالی ضروری بوده و استقراراین سیستم با توجه به ارتباط آن با واحدهای مختلف سازمان زمانبر میباشد، لذا کمیته تخصصی براساس امکانات و مقدورات موجود، نسبت به ارائه راهکارهای بهبود وضع کنونی به (با فرض تحقق پیش فرض های فوق ) به شرح ذیل و به معاون محترم سازمان اقدام نمود.د) طراحی و تنظیم فاز مطلوبپس از اتمام و تکمیل فاز شناخت ، کمیته تخصصی نسبت به طراحی و تنظیم فاز مطلوب با رویکرد و مفروضات ذیل اقدام نمود:تهیه معماری فاز مطلوب با توجه به چشم انداز اجرای آن در سیستم جامع مالی۲. بهره گیری از نتایج حاصل از پیشنهادهای اصلاحی درطراحی فاز مطلوب۳. بهره گیری از نقطه نظرات کارشناسان و خبرگان امورمالی۴ . تعریف شاخص های مختلف ارزیابی کارکرد فازمطلوب شامل: زمان انجام فعالیت، حجم نیروی انسانی – بهره وری و کارایی- مکانیزه شدن فعالیت ها