راهکارهای قدیمی و جدید کنترل حضور کارمندان در شرکت

با توجه به هزینه های بالا و روزافزون کسب و کارهای کوچک در قبال کارمندان، داشتن نظارت کامل و هوشمندانه بر هزینه های کاری و کارمندی امری ضروری است. در صورت نبودن یک سیستم برای نظارت بر حضور و غیاب کارمندان، شما چشم انداز مناسبی در زمینه ی اطمینان از سودآوری شرکت، بایگانی اطلاعات و حتی پیشرفت کسب و کار خود نخواهید داشت.نظارت بر زمان حضور و ساعت کاری کارمندان، یکی از اولویت های اساسی در محیط کار است؛ اما انتخاب و اجرای شیوه ی مناسب نظارت از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. در ادامه، ما گزینه های مختلف انجام این کار را به طور خلاصه شرح داده و همچنین بهترین راه برای کنترل و نظارت بر حضور و غیاب پرسنل را معرفی می کنیم.راهکار های قدیمی کنترل زمان حضور پرسنل در شرکتاستفاده از پانچ کاردپانچ کارد روشی قدیمی برای نظارت بر ساعت کاری و حضور کارمندان است. در این روش، کارمند کارت خود را از دستگاه می گذراند تا ساعت ورود و خروج از شرکت روی آن ثبت شود. مشکل سیستم پانچ کارد عدم امکان بررسی آنلاین شرایط کارمندان می باشد. در این روش شما نمی توانید بدون حضور در محل از شرایط کارمندان خود مطلع شوید.همچنین، مدیرانی که از سیستم نظارت بر حضور و غیاب کارمندان پانچ استفاده می کنند، تا آخرین لحظه ی انجام محاسبات حقوقی، قادر به نظارت بر میزان ساعات کاری کارمندان نیستند. به عنوان مثال، کارمندانی که اضافه کار بیش از حد داشته باشند، می توانند بدون اطلاع قبلی هزینه هایی غیر قابل پیش بینی برای شرکت به وجود بیاورند.استفاده از کارت های الکترونیکینکته ی مثبت این روش، سرعت بالاتر ثبت ورود و خروج شرکت است. شما برای ثبت ساعت ورود و خروج، تنها به یک لحظه کشیدن کارت های دیجیتال نیاز دارید، بنابراین، از ایجاد صف و پایین آمدن راندمان کاری جلوگیری می شود.اما تجربه نشان می دهد که کارمندان به طور معمول کارت الکترونیکی شخصی خود را به علت گم کردن یا جا گذاشتن به همراه نداشته و مجبور به استفاده از روش های ثبت دستی می شوند، که بسیار زمانبر است. ثبت دستی ورود و خروج، یا صدور کارت موقت و جایگزین باعث پایین آمدن بازده این روش می شود.استفاده از نرم افزار اکسلیکی از روش های رایگان برای نظارت بر حضور و غیاب کارمندان، استفاده از تایم شیت (ورقه ثبت ساعات کاری) می باشد. راهکار دیجیتال این روش، استفاده از جدول اکسل است که به راحتی تمام داده های جدید را برای شما محاسبه می کند. در صورت استفاده از روش سنتی و کاغذی شما می توانید جدولی مشابه را روی کاغذ پرینت کنید، تا کارمندان شخصاً آن را با اطلاعات روز پر کنند. اما طبیعتاً در این روش شما قادر به نظارت بر ساعات کار کارمندان، میزان اضافه کاری و صحت آن نخواهید بود.از معضلات اصلی ثبت دستی اطلاعات حضور و غیاب کارمندان، می توان به عدم کنترل و نظارت بر شرایط روزانه ی شرکت و مشکل رایج دزدی ساعت کاری (ثبت اطلاعات غلط توسط کارمند) اشاره کرد.ثبت دستی اطلاعات به مدیر اجازه ی بررسی دقیق اضافه کاری، برنامه ریزی روزانه و ساده شدن کار تخمین هزینه های ماهانه را نمی دهد. محاسبه ی یکباره ی حقوق، کاری بسیار زمان بر است و می تواند ضریب خطای حسابدار را نیز بالا ببرد. در روش دستی، مدیریت باید اطلاعات حضور و غیاب را یک روزه به طور دستی محاسبه کند، که طبیعتاً هر اشتباه کوچکی در این مقیاس می تواند بازه ی خطای بزرگتری نسبت به محاسبه ی سیستمی یا روزانه داشته باشد.علاوه بر معایب بدیهی اشتباه در محاسبه ی هزینه ها و حقوق ماهانه، اینگونه اشتباهات در صورت تشخیص توسط اداره ی مالیات می تواند به منزله ی تخلف مالیاتی محسوب شود و مجازات های مالی سنگینی را در پی داشته باشد.مزایای استفاده از نرم افزارهای کنترل تردد پرسنلاگر مدیریت نظارت بر ساعات کاری کارمندان در شغل هایی مثل فروشندگی، بیمارستان، رستوران و ... را بر عهده دارید، باید به 6 مزیت استفاده از نرم افزار های تخصصی ساعت کاری توجه کنید:1. جلوگیری از کارت زدن رفاقتیدر گذشته بسیاری از کارمندان با زدن ساعت ورود و خروج برای سایر همکاران خود از شرکت سرقت ساعت کاری می کردند! با استفاده از سیستم تأیید هویت عکس برداری در این نرم افزارها، خیالتان از بابت چنین مواردی راحت می شود. در این راهکار که شامل رمزهای روزانه و عکس برداری از کارمند در زمان ورود و خروج می شود، در صورت هرگونه تردیدی شما با مراجعه به پروفایل هر کارمند -در تنها چند ثانیه- قادر به تشخیص چهره ی متفاوت فرد متخلف خواهید شد.2. نظارت دقیق بر مرخصی های بدون اجازهاضافه کاری یا مرخصی های برنامه ریزی نشده نه تنها تأثیری منفی روی درآمد های کسب و کار شما خواهد گذاشت، بلکه می تواند بازدهی سایر کارمندان را نیز پایین بیاورد.زمانی که یک کارمند بدون اطلاع قبلی به مرخصی می رود، سایر کارمندان باید حجم کار بیشتری را به دوش بکشند. این کار ضمن پایین آوردن کیفیت کار گروه، باعث خستگی بیش از حد آنها و مرخصی های زنجیره ای کارمندان دیگر می شود. در موارد بدتر، کارمندان دیگر برای جبران این مرخصی ها مجبور به اضافه کار یا حتی کار در روزهای تعطیل خواهند بود. تمام این موارد آسیب هایی جدی را متوجه کسب و کار شما خواهد کرد.استفاده از یک نرم افزار تخصصی ساعت کاری به شما اجازه می دهد که با نظارت و مدیریت کامل ساعات کاری و مرخصی ها از هرگونه خسارت احتمالی جلوگیری کنید.منبع: https://www.khabaronline.ir/news/1555021/%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D8%B1%D8%A7%D9%87-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D9%86%D8%B8%D8%A7%D8%B1%D8%AA-%D8%A8%D8%B1-%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-%D8%AD%D8%B6%D9%88%D8%B1-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%DA%A9%D9%86%D8%A7%D9%86-%D8%AF%D8%B1-%D8%B4%D8%B1%DA%A9%D8%AA-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA