سیستم‌های نرم‌افزاری مديريت دانش

سیستم‌های نرم‌افزاری مديريت دانشدانش یک سازمان دارایی نامشهود آن است که مانند هر دارایی دیگری باید مدیریت شود. اين دارايي بايد توسعه یابد، تثبیت و حفظ و به اشتراک گذاشته شود. درISO 30401: 2018 اینگونه بیان شده است که دارايی بايد تطبیق داده و بکار گرفته شود تا کارکنان بتوانند تصمیمات مؤثری اتخاذ کنند، اقدامات همسویی انجام دهند و مشکلات را بر اساس تجربه گذشته و بینش‌های جدید نسبت به آینده حل کنند.یکی از کارکنان واحد مدیریت دانش در یکی از سازمان‌ها از من پرسید که برای بسیاری مشخص نیست که تفاوت بین سیستم‌های مديريت دانش و فرایند مديريت دانش چیست؟ به بیان دیگر بسیاری از کارکنان سازمان مدیریت دانش را معادل نصب و استقرار یک سامانه نرم‌افزاری می‌دانند و رویکردهای تعاملی و انسان‌محور را به خوبی درک نمی‌کنند.عدم درک این موضوع موجب می‌شود که پیاده‌سازی مدیریت دانش با چالش مواجه شده و نتایج ارزشمند خاصل نشود. برای پیاده‌سازی مدیریت دانش علاوه بر استقرار یک سامانه نرم افزاری اقدامات دیگری نیز باید انجام شود که در ادامه به آن می‌پردازیم.استراتژی مدیریت دانش همسو با فرهنگ‌سازمانیآیا شما یک رهبر معتقد به مدیریت دانش هستید و از تیم خود می‌خواهید تا اشتراک‌گذاری دانش را به عنوان یک کار روزانه انجام دهند؟ آیا فرهنگ سازمانی شما از مدیریت دانش پشتیبان ممی‌کند؟ آیا سیستم مستقلی برای ثبت تجربیات در اختیار دارید؟ آیا استراتژی‌های مدیریت دانش را تعریف کرده اید و آن را به اهداف و استراتژی ‌های کلان سازمان مرتبط ساختید؟در صورتی که پاشخ شما به این سوالات مثبت است، استراتژی مدیریت دانش در سازمان شما همسو با فرهنگ‌سازمانی است، در غیر این صورت باید اقدامات اصلاحی در این خصوص انجام دهید.خلق دانش با همکاری خبرگان درون و برون سازمانیدر بسیاری از سازمان‌های بزرگ چند متخصص و خبره وجود دارند که در مواقع ضروری همه به آن‌ها مراجعه می‌کنند تا پاسخ سوالاتشان را دریافت کنند. این‌ها رهبران عملی هستند که در یک یا چند حوزه متخصص هستند که از طریق دانش خود می‌توانند چالش‌های سازمان را حل کنند. اما سوال مهم اینجاست که آیا دانش این افراد برای بهبود و توسعه فعالیت‌های سازمان کافی است؟ در صورتیکه که کافی نیست باید از خبرگان و متخصصان بیرونی نیز کمک گرفت. برای این مهم می‌توانید از اساتید برجسته دانشگاه‌ها و خبرگان صنعت دعوت کنید تا در حل مسائل سازمانی به شما کمک کنند.تعامل با تیم‌های سازمانیدانش باید «به‌خوبی تعریف شود» تا «به‌خوبی درک شود». برای پیاده‌سازی مدیریت دانش نیاز به یک خط‌ مشی مديريت دانش، بیانیه ماموریت، چشم‌انداز و یک پورتال واحد وجود دارد که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم. این موارد تاصیر بسیار زیادی بر فرهنگ سازمانی دارند. بااین‌حال، بدون یک تیم اجرایی مدیریت دانش که با رهبران، گروه‌ها و انجمن بزرگ‌تر تعامل و مکالمه داشته باشد، ما واقعاً نمی‌توانیم اقدامات مدیریت دانش را جازی‌سازی کنیم. به بیان دگیر مدیریت دانش زمانی توسعه می‌یابد که تیم اجرایی و واحد متولی مدیریت دانش تعامل مطلوبی با سایر فرایندها و واحدهای سازمانی داشته باشد، در غیر این صورت مشارکت به حد مطلوب نمی‌رسدبکارگیری درست ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانشمراجع معتبر مدیریت دانش در دنیا، مانند سازمان بهره‌وری آسیایی (APO) و مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا(APQC) بر اساس تجارب موفق سازمان های پیشرو در پیاده سازی مدیریت دانش، ابزارها و تکنیک‌های متنوعی را طراحی و ارائه کرده‌اند. برخی از مهم‌ترین ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش در ادامه تبیین شده است. برای پیاده‌سازی اثربخش مدیریت دانش باید از ابزار و تکنیک مناسب استفاده کرد. مدیریت درس‌آموخته Learned Management Lesson نرم ‌افزار مدیریت دانشKnowledge management software استخراج دانش و مستندسازی تجربیان خبرگان Knowledge Elicitation داستانسرایی Story Telling بازنگری پس از اقدام After Action Review یادگیری از همتایان Peer Assisted Learning استراتژی دانش و تحلیل شکاف دانشی Knowledge Strategy & Knowledge Gap Analysis نقشه دانش Knowledge Map مدیریت دانش مشتری Customer Knowledge Management انجمن خبرگی Community of practice داده‌کاوی Data Mining ارزیابی سطح بلوغ مدیریت دانش Assess Knowledge Management Maturity مستندسازی ویدئویی تجربیات Video Documentation of Experiences مستندسازی تجربیات با واقعیت مجازی Documenting Experiences with Virtual Reality مستندسازی تجربیات با واقعیت افزوده Documenting Experiences with Augmented Realityهرکدام این این تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش که با عنوان جعبه ابزار مدیریت دانش نیز از آن یاد می‌شود، بخشی از چرخه دانش سازمانی را پوشش می‌دهند. سازمان‌ها باید متناسب با نیازهای مدیریت دانش خود از این موارد استفاده کنند. بدین منظور در ابتدا باید مسئله و چالش سازمان شناسایی شده و ابزار مدیریت دانش متناسب با آن انتخاب و پیاده‌سازی شود.برای حرکت در مسیر تعالی مدیریت دانش باید در ابتدا به این سوالات پاسخ دهیم: برای پیاده‌سازی مدیریت دانش باید از کجا شروع کنیم؟ چه مسیری را طی کنیم که به اهداف مورد نظر دست یابیم؟ چگونه تکنیک و ابزار مدیریت دانش متناسب با سازمان خود را شناسایی و پیاده‌سازی کنیم؟ با چه روش‌های کارکنان سازمان را همراه کنیم؟ چگونه آن‌ها را توانمند کنیم؟ از چه سامانه نرم‌افزاری مدیریت دانشی استفاده کنیم که اثربخش باشد؟ و در نهایت چگونه ارزش خلق شده از دانش را محاسبه کنیم؟