رویکرد کسب و کارها در دوران پسا کرونا

یکی از نقاط ضعف کسب و کارها در ایران، آماده نبودن برای مقابله با شرایط بحرانی است. اتفاقاتی که در سالیان اخیر رخ داده است نظیر نوسانات مداوم نرخ ارز، بازگشت تحریم ها، عدم پذیرش FATF و ... اکثرا در دسته شرایط بحرانی قرار نمی گرفتند. اما پدیده هایی مانند افزایش قیمت بنزین یا قطعی اینترنت که به صورت ناگهانی رخ دادند و کسب و کارها فرصتی برای تطبیق خود با آن نداشتند از نوع بحرانی بوده و موجب وارد آمدن خسارات میلیونی به آنها گردید. در حالت اول به دلیل تدریجی بودن تغییرات، شاید کسب و کارها با استفاده از ابزارهای مدیریت استراتژیک نظیر PESTEL و SWOT می توانستند محیط کسب و کار را در زمان بروز تغییرات تجزیه و تحلیل نموده و تصمیمات مقتضی را در جهت تطبیق خود با تغییرات محیط اتخاذ نمایند اما در حالت دوم یعنی شرایط بحرانی به دلیل ناگهانی بودن تغییرات، کسب و کارها فرصتی برای تحلیل شرایط جدید و اتخاذ استراتژی مناسب نداشته و حتما می بایست زیرساخت ها، استراتژی ها و مکانیزم های اجرایی لازم برای مقابله با شرایط بحران از قبل توسط مدیران یا مالکلین کسب و کار تعبیه شده باشند.کرونا هم از نوع تغییرات ناگهانی بوده و خطری که وجود دارد این است که بسیاری از کسب و کارها ممکن است به اشتباه رویکرد مواجهه با تغییرات تدریجی را نسبت به آن اتخاذ کنند، رویکردی نظیر جدی نگرفتن آن یا در بدترین حالت حفظ شرایط کسب و کار مشابه با شرایط قبل از کرونا که می تواند صدمه جدی به سلامت مدیران و کارکنان وارد نموده و در بلندمدت ضرر بیشتری به کسب و کار وارد نماید. از این رو بهترین استراتژی جهت مواجهه با دوران پسا کرونا، پذیرش هرچه سریعتر شرایط جدید توسط مدیران یا مالکین کسب و کار و اجرای اقدامات اصلاحی و کنترلی است. این پذیرش هم نباید به صورت مقطعی باشد بلکه می بایست به عنوان یک رویکرد حداقل سه تا چهار ماهه توسط مدیران اتخاذ گردد. (براساس اعلام سازمان بهداشت جهانی، ایران حداقل تا خرداد ماه سال آینده با ویروس کرونا درگیر خواهد بود).برخی از اقدامات اصلاحی و کنترلی جهت تطبیق کسب و کارها با شرایط پسا کرونا از نوع اختصاصی بوده و باتوجه به صنعت و بازاری که کسب وکار در آن فعالیت می نماید متفاوت است اما برخی اقدامات که در جهت بردن کسب و کار به فاز دورکاری است عمومیت داشته و می تواند برای اغلب کسب و کارهای کوچک و متوسط کاربرد داشته باشد. اما این اقدامات چه هستند:آماده سازی زیرساخت های فنی و عملیاتیتیم فنی و آی تی شرکت می بایست در کمترین زمان ممکن کلیه زیرساخت های فنی و عملیاتی مورد نیاز جهت استفاده از نرم افزارهای درون سازمانی و برون سازمانی را که بستر اجرای فرایندهای کسب و کار هستند به صورت ریموت درآورده و کلیه دسترسی های لازم مطابق با سطوح تعریف شده در سیستم برای مدیران و کارکنان تعریف گردد. حتما از یکی از نرم افزارهای پیام رسان نظیر تلگرام یا واتساپ به عنوان زیرساخت پشتیبان برای شرایط قطع یا کندی ارتباط استفاده گردد. همچنین سایت و شبکه های اجتماعی و واحد روابط عمومی کسب و کار در شرایط جدید می بایست فعال تر شده و خلاهای مربوط به ارتباطات داخلی وخارجی کسب و کار را برطرف نمایند.تغییر ساختار سازمانی کسب و کارزمانی که محیط یکپارچه کسب و کار به یک شبکه فرد به فرد پراکنده تبدیل می شود قاعدتا شرکت نمی تواند با ساختار سازمانی قبلی خود به کار ادامه دهد. در شرایط جدید می بایست سطوح عمودی سازمان افزایش یابد چرا که به دلیل انجام دورکاری میزان کنترل مدیران بر عملکرد کارکنان کاهش یافته و رفع این مشکل تنها با افزایش سطوح عمودی سازمان و تقسیم افراد به گروه های چند نفره و گذاشتن یک مسئول برای هر گروه که به طور مستقیم با مدیر واحد مربوطه در ارتباط باشد ممکن است. اگر ساختار سازمانی فعلی مجموعه از نوع فلت یا مسطح است ومدیران به صورت مستقیم با کارمندان در ارتباط هستند، مدیران ارشد کسب و کار می توانند موقتا این نقش را برعهده گیرند. همچنین یک دستورالعمل عملیاتی شامل روش و الزامات دورکاری در شرکت توسط مدیران تدوین و به همه کارکنان ابلاغ گردد. چنانچه شرح وظایف یا اختیارات افراد نیز در شرایط جدید تغییر نموده است، این تغییرات به صورت مکتوب به آنها اعلام گردد.تغییر فرایندهای کاری متناسب با شرایط دورکاریفرایندها پیش برنده اهداف کسب و کار هستند و در شرایط دورکاری اهمیت دوچندان پیدا می کنند. در برخورد با فرایندها داخلی یا خارجی بودن آنها اهمیت پیدا می کند. با توجه به اینکه کسب و کار در شرایط بحرانی قرار داشته و زمان کمی برای تطبیق فرایندهای کاری خود با شرایط جدید دارد، اولویت با فرایندهای خارجی (صف) است که به طور مستقیم با مشتریان کسب و کار در ارتباط است و نقش پررنگ تری در میزان درآمد کسب و کار دارند. بنابراین فرایندهای تامین، عملیات، بازاریابی، فروش، لجستیک و خدمات پس از فروش می بایست مهندسی مجدد شده و به گونه ای تغییر نمایند که ضمن حفظ رضایت مشتریان، تا جای ممکن بدون حضور مستقیم کارکنان قابلیت اجرا داشته باشند. در گام دوم نوبت به تطبیق فرایندهای داخلی (ستادی) نظیر مالی، اداری، حقوقی و ... با شرایط جدید می رسد. این فرایندها معمولا به دلیل وابستگی بیشتری که جهت اجرا به منابع انسانی دارند از قابلیت کمتری جهت تطبیق با شرایط دورکاری برخوردارند. مدیران می توانند با کاهش ساعت کاری و برگزاری جلسات به صورت آنلاین، سلامت این بخش از کارکنان خود را نیز حفظ نمایند. بهترین حالت برای کسب و کارهای کوچک و متوسط در شرایط دور کاری استفاده از نرم افزارهای یکپارچه سازمانی تحت وب است که کلیه فرایندهای کسب وکار در بستر این نرم افزارهای اجرا می گردند اما چنانچه شرکت از این نرم افزارها استفاده نمی نماید حداقل می تواند فرایندهای روتین خود را به نرم افزارهای مدیریت وظایف آنلاین نظیر ترلو انتقال دهد تا شرایط دورکاری و ارتباطات بین کارکنان تسهیل گردد.تطبیق روشهای نظارت بر عملکرد کارکنان با شرایط جدیدبسیاری از مدیران در شرایط دورکاری با دید منفی به کارکنان خود می نگرند و با کوچکترین اشتباه یا ضعف عملکردی از سوی کارکنان آنها را متهم به کم کاری می کنند که این رویکرد موجب تضعیف رابطه مثبت کاری بین کارمند و مدیر و کاهش بهره وری می گردد. برای جلوگیری از این آسیب می بایست با کارکنان خود صحبت کنید و به جای برخورد تحکمی سعی کنید شرایط جدید و اهمیت کار را برای آنها توضیح داده و فضای کاری را مبتنی بر اعتماد دو طرفه شکل دهید. همچنین استفاده از سیستم های تشویق و تنبیه و برگزاری جلسات آنلاین روزانه می تواند تا حدودی خلا نظارتی مدیران بر عملکرد کارکنان را جبران نماید.ثبت و مستندسازی کلیه اقدامات در قالب یک پروتکل مواجهه با شرایط بحراننکته حائز اهمیت در مواجهه با شرایط بحران این است که چنانچه اقدامات کنترلی و اصلاحی انجام شده و تجربه شده توسط مدیران و مالکین کسب وکار در قالب یک پروتکل مشخص مستندسازی نگردند در صورت تکرار شرایط بحرانی، کسب و کار به دلیل نداشتن استراتژی و دستورالعمل مواجهه، مجددا تا رسیدن به شرایط پایدار دچار ضررهای مادی و معنوی خواهد شد.حرف آخر: شما کارفرما نیستید شما همان مدیر سابق هستید پس لطفا انعطاف پذیر باشیدرمز تطبیق موفق خود و کسب و کارتان با شرایط جدید این است که خودتان را به چشم کارفرما و کارمندتان را به چشم فریلنسری که قرار است پروژه شما را در منزل انجام دهد نبینید. تفاوت کارفرما و مدیر در همین نکته است. کارمند شما همان آدم قبلی است فقط محل انجام کار او تغییر کرده پس باید در عین ایجاد زیرساخت ها، اتخاذ سیاست ها و ایجاد مکانیزم های لازم برای حفظ عملکرد کسب و کار و کارکنان خود، انعطاف پذیری لازم را برای برخورد با شرایط جدید در خود ایجاد کنید و بپذیرید که شاید کارمند شما هم از شرایط جدید راضی نباشد چرا که به طور قطع محیط پرطراوت و متنوع شرکت که هر روز آن می توانست حاوی اتفاقات پیش بینی نشده و فرصت تعامل کارکنان با یکدیگر و آکنده از روابط انسانی باشد برای او تبدیل به یک محیط فردی، خشک و شاید کسل کننده شده است که در عین حال می بایست شرایط خانوادگی و چالش های آن را نیز در آن لحاظ نماید.به امید گذر هرچه سریعتر این بحران از سر کسب و کارها و به امید سلامتی همه مردم ایرانمحمد جواد پروانه، متخصص توسعه کسب‌وکار