مراحل مدیریت پروژه (بخش اول)

فرآیند مدیریت پروژه چارچوبی برای هر پروژه ای است که شما انجام می دهید.اولین سوالی که باید به آن پاسخ دهیم این است که "فرآیند مدیریت پروژه" شامل چه فرایند هایی است؟ با توجه به اهمیت مراحلی که باید در فرایند مدیریت پروژه به منظور توسعه و تحویل یک پروژه انجام شود، ما 5 مرحله را که معمولاً برای هر پروژه دنبال می شود، تشریح کرده ایم.تعاریف مقدماتی در مدیریت پروژهچرخه حیات پروژه، چیست؟هنگامی که مدیریت پروژه را در نظر می گیرید، شکی نیست که اصطلاح چرخه عمر پروژه را شنیده اید.اما چرخه عمر پروژه چیست؟خوب، به بیان ساده، چرخه حیات پروژه مجموعه ای از مراحل یا مراحلی است که هر پروژه خاصی طی می کند. این شامل شروع پروژه تا پایان آن می شود.سبک و نوع چرخه عمر پروژه شما، و به طور خاص تعداد و توالی چرخه عمر پروژه شما، توسط چندین عامل مختلف تعیین می شود.عواملی که ممکن است بر مراحل چرخه عمر پروژه شما تأثیر بگذارد عبارتند از ماهیت پروژه ای که روی آن کار می کنید، نیازهای خاص سازمانی که روی پروژه کار می کند، و همچنین حوزه کاربرد پروژه.چرخه حیات پروژه یک چارچوب اساسی از اقداماتی که باید در پروژه شما انجام شود را ارائه می دهد.سبک چرخه عمر پروژه شما نیز ممکن است متفاوت باشد. چرخه عمر پروژه می تواند از رویکردهای برنامه محور تا رویکردهای تغییر محور بیشتر باشد.اگر چرخه عمر پروژه شما در شروع پروژه، ویژگی‌های خاص را مشخص می‌کند و از قبل تصمیم می‌گیرد که چگونه تغییرات در محدوده را بررسی کنید، شما با یک چرخه عمر پیش‌بینی کار می‌کنید.از سوی دیگر، در یک چرخه عمر تطبیقی، محدوده دقیق برای یک تکرار خاص تعریف می‌شود و خود محصول در چندین تکرار توسعه می‌یابد.چرخه عمر پروژه شما همچنین می تواند تطبیقی یا تغییر محور و چابک باشد.به طور معمول، سازمان شما به هر نوع چرخه عمر پروژه نیاز دارد، چرخه عمر پروژه شما شامل 5 مرحله خواهد بود، این مراحل اغلب به عنوان 5 گروه فرآیند مدیریت پروژه نامیده می شوند.5 گروه فرآیند های مدیریت پروژهچارچوب استاندارد برای هر چرخه عمر مدیریت پروژه شامل 5 فرآیند مدیریت پروژه، گروه است.اگرچه چرخه عمر پروژه شما ممکن است متفاوت باشد و از نظر ساختار و جزئیات منحصر به فرد باشد، چارچوب استاندارد از همان ساختار چرخه عمر عمومی تشکیل شده است.این 5 فاز عبارتند از:مرحله شروعمرحله برنامه ریزیمرحله اجرانظارت و کنترل پروژهپروژه بسته می شوداگرچه می‌توانیم جزئیات طولانی را توضیح دهیم و عناصر دقیق رایج در هر مرحله را توضیح دهیم، برای این مقاله، به طور خلاصه مروری بر هر مرحله خواهیم داشت تا به شما این امکان را بدهیم که بفهمید چگونه مراحل پروژه را برای شما و تیمتان کار کنید.بیایید نگاهی دقیق‌تر به گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه بیندازیم.1.مرحله شروعشروع هر چرخه عمر پروژه با مرحله شروع، شروع می شود.(مثل اوس جواد خیابانی گفتم :) )مرحله شروع هر پروژه با هدف برجسته کردن چشم انداز پروژه ای که می خواهید انجام دهید، شناسایی و مستندسازی آنچه می خواهید انجام دهید، و همچنین به دست آوردن تاییدیه از طرف سهامداران است.بنابراین، مرحله شروع یک پروژه مستلزم منشور پروژه و همچنین ثبت سهامداران است.اول از همه، منشور پروژه چیست؟خوب، منشور پروژه کل پروژه شما است که در یک سند رسمی و کوتاه به تصویر کشیده شده است.منشور پروژه به سوالاتی مانند:اهداف پروژه شماچگونه پروژه خود را انجام خواهید دادذینفعان چه کسانی هستند؟خطرات شناسایی شده پروژههر گونه مزایای پروژهمروری بر بودجه پروژهبنابراین، اجزای اصلی منشور پروژه به شرح زیر است:پرونده تجاری – پرونده تجاری سندی است که در آن نیاز به پروژه را توجیه می کنیدمحدوده پروژه – سندی از آنچه باید در پروژه به دست آید و برای یک پروژه موفق چه کاری باید انجام شود.اقلام قابل تحویل – کالاها یا خدمات قابل اندازه گیری هستند که باید برای پروژه تکمیل شده تلقی شود.منابع – منابع می توانند شامل امکانات، تجهیزات و افراد مورد نیاز برای اجرای پروژه باشند.اهداف – اهداف، اهداف پروژه هستند، به عبارت دیگر، هدف پروژه به دست آوردن آن است.مسائل احتمالی - منشور پروژه باید مسائل و خطرات احتمالی را که ممکن است در طول چرخه عمر پروژه به وجود بیاید برجسته کند.جدول زمانی – منشور پروژه همچنین باید نقاط عطف پروژه و تخمین تقریبی از زمان تحقق آنها را مشخص کند.بودجه تخمینی - همچنین ارائه طرح کلی بودجه برآوردی پروژه در مرحله شروع مفید است.وابستگی ها – وابستگی ها رابطه بین وظایف را نشان می دهد، به ویژه ترتیبی که وظایف باید انجام شوند.2.مرحله برنامه ریزیهنگامی که یک پروژه تایید شد، زمان شروع پروژه است. ( نه بابا!)با این حال، قبل از اینکه بتوانید به خود پروژه واقعی یا به عبارت دیگر مرحله اجرا برسید، ضروری است که یک تیم برای اجرای پروژه و همچنین برنامه ریزی برای اجرای پروژه برای رسیدن به اهداف آن جمع آوری کنید.این بدان معناست که ابتدا باید اهداف خود را برای پروژه تعیین کنید.هنگام تعیین اهداف برای هر پروژه، دو روش رایج وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید.این دو روش رایج برای تعیین اهداف S.M.A.R.T و C.L.E.A.R هستند.2.الف. اهداف S.M.A.R.Tاتخاذ رویکرد S.M.A.R.T برای تعیین اهداف به شما این امکان را می دهد که تأثیرات فرآیند هدف گذاری را به درستی درک کنید.اسمارت (S.M.A.R.T) مخفف عبارت Specific, Measurable, Atainable, Realistic, and Timely است.اهداف خاص-خاص به سوالات مربوط به چیستی، کجا، چه کسی، چه زمانی و چرا پاسخ می دهند.قابل اندازه گیری - توانایی اندازه گیری موفقیت هدف برای ایجاد اهداف ضروری است.قابل دستیابی - برجسته کردن مهمترین اهداف و چگونگی دستیابی به این اهداف مهم است.واقع بینانه- اهداف شما نیز باید واقع بینانه باشد و به تیم شما اجازه دهد که مایل به کار در جهت آنها باشد.به موقع- اهداف باید با یک چارچوب زمانی در ذهن ایجاد شوند که چه زمانی باید به آنها دست یافت.به غیر از رویکرد S.M.A.R.T برای ایجاد و تعیین اهداف، روش جدیدتری از C.L.E.A.R وجود دارد.ادامه دارد...