استفاده از «مَن‌دِی» در تیم‌های اسکرام

ما در شرکت بومرنگ در یک تیم اسکرام 5 نفره در حوزه توسعه محصول، فعالیت داریم. این مستند تجربه کاری تیم ما، قبل و بعد از استفاده از نرم افزار «مَن‌دِی» است.قبل از استفاده از «مَن‌دِی» روش کار به این شکل بود که اعضای تیم فعالیت‌های خود را روی یک برد فیزیکی دنبال می‌کردند تا از وظایف خود و روند پیشرفت کارها آگاهی داشته باشند. در جلسات استندآپ روزانه، فعالیت‌ها به‌روزرسانی و استیکی نوت‌های روز گذشته با استیکی‌ نوت‌های امروز جایگزین می‌شدند. هریک از اعضای تیم وظیفه جابجایی استیکی نوت‌های خودشان را داشتند و فعالیت‌ها را بین ستون های وضعیت جابجا می‌کردند.بورد اسکرام فیزیکیقبل از استفاده از سیستم مَن‌دِی، با مشکلاتی از این قبیل روبرو بودیم:جلسات Planning و انتقال فعالیت‌‌‌‌‌های برنامه‌‌‌ریزی‌‌‌شده نهایی به کندی انجام می‌شد.شمارش مجموع وزن فعالیت‌ها کاری زمان‌بر بود. بعد از جلسات Planning، نیاز بود که اسکرام مستر، پس از شمارش مجموع وزن‌ها، آن را با اسپرینت قبل مقایسه کند و با ظرفیت اجرایی تیم مطابقت دهد.اسکرام مستر باید عملکرد تیم را به صورت روزانه ثبت می‌کرد که همین ثبت فعالیت‌ها در نرم‌افزاری مثل اکسل و تولید نمودار Burndown و نمودار Velocity نیاز به صرف زمان زیادی داشت.اسکرام مستر و مدیر محصول برای اطلاع از به‌روزرسانی‌ها با مشکل مواجه می‌شدند. هر یک از افراد تیم، در صورت غیبت، عملا به بورد فیزیکی اسکرام دسترسی نداشتند و امکان به‌روزرسانی وضعیت انجام فعالیت‌ها وجود نداشت.هر یک از اعضای تیم برای پیش‌بینی دقیق میزان کار باقیمانده خود در طول اسپرینت، نیاز به محاسبه جداگانه داشت. بدین صورت که وظایف مربوط به خود را از روی بورد برمی‌‌‌‌‌داشت و مجموع وزن‌ها را محاسبه و یادداشت می‌‌‌‌نمود.زمانبندی اسپرینت ملموس نبود. با اینکه اعضا از زمان شروع و پایان اسپرینت اطلاع داشتند ولی اطلاع از تعداد روزهای سپری‌شده از اسپرینت و روزهای باقی‌مانده از آن، همواره نیاز به محاسبه داشت، به همین دلیل هیچ‌وقت اسکرام مستر از دید مشترک اعضا نسبت به زمان و حجم کار باقی‌مانده اطمینان کامل و کافی نداشت.عدم ثبت بازخوردهای جلسه Retrospective و Demo باعث ناکارآمدی عملی این جلسات شده بود.در ادامه نحوه کار با سیستم مدیریت پروژه «مَن‌دِی» و همچنین تجربه استفاده از آن را بیان می‌کنیم:استفاده از اپلیکیشن‌های ارتباطی«مَن‌دِی» ارتباطات بین اعضای تیم را برای ما هماهنگ می‌کند، برای مثال زمانی که یکی از اعضای تیم یک فعالیت را در ستون‌‌ها جابجا کند کلیه‌ اعضای تیم از این به‌‌روزرسانی مطلع می‌‌شوند. به همین دلیل نیاز ما به تماس تلفنی یا برگزاری جلسات هماهنگی کمتر شده است.برای راه اندازی بخش پیام رسان، طبق شکل اقدام به فعالسازی و تنظیم پیام‌رسان در اپلیکیشن‌های پیام‌رسان نمودیم.تنظیمات اولیه اپلیکیشن‌های پیام‌رسانهمچنین هر عضو برای اتصال حساب پیام‌رسان خود به حساب شرکت و آگاهی از تغییرات، پیام‌رسان خود را به صورت جداگانه تنظیم نمود.تنظیمات اپلیکیشن‌های پیام‌رسان برای کاربرایجاد بورد اسکرامما در «مَن‌دِی» می‌توانیم چندین بورد ایجاد کنیم تا کار تیم‌های مختلف از یکدیگر تفکیک گردد. جهت ایجاد بورد، پس از ایجاد شرکت، گزینه‌ «افزودن بورد» را مطابق شکل انتخاب می‌کنیم.افزودن بورددر پنجره‌ باز شده، طبق شکل به تنظیم «اطلاعات شناسایی» بورد می‌پردازیماطلاعات شناسایی بورد اسکرامسپس به تنظیم سربرگ «تنظیمات اسکرام» می‌پردازیم:تنظیمات اسکراممخزن محصول (Product Backlog)پس از برگزاری جلسه Planning و مشخص شدن اهداف اسپرینت، مدت زمان اسپرینت و دیگر بایدها و نبایدهای آن، تمامی فعالیت‌ها را با جزئیات مشخص، طبق شکل وارد مخزن محصول می‌نماییم.مخزن محصولایجاد و شروع اسپرینت«مَن دِی» روزهای کاری شرکت ما را از تعطیلات رسمی و تعطیلات تقویمی جدا می‌کند. به همین دلیل ایجاد اسپرینت و زمانبندی شروع و پایان به سادگی انجام می‌‌شود. برای این کار تاریخ شروع و مدت اسپرینت را به عنوان ورودی وارد می‌کنیم و تاریخ پایان محاسبه می‌شود.برای ایجاد اسپرینت، به مخزن محصول مراجعه می‌نماییم و طبق شکل اقدام به ایجاد اسپرینت می‌نماییم.ایجاد اسپرینتایجاد اسپرینتبرای شروع اسپرینت طبق شکل عمل می‌نماییم.شروع اسپرینتاستوری بوردپس از شروع اسپرینت، در استوری بورد به مدیریت وضعیت کارهایی که قرار است در طول اسپرینت انجام دهیم می‌پردازیم. همه‌ی افراد تیم در طی اسپرینت، به این صفحه دسترسی دارند و وظایف مربوط به خود را در ستون‌های وضعیت جابجا می‌نمایند.استوری بورددر صورت نیاز اسکرام مستر از طریق بخش «تنظیمات گردش کار» ستون‌ها را جابجا، حذف یا اضافه می‌کند.دنبال کردنگاهی نیاز است که اعضای تیم در جریان انجام‌دادنی‌هایی باشند که به آنها مرتبط است ولی مسئول انجام آن نیستند. به این منظور با انتخاب علامت زنگ بالای یک ستون، وضعیت آن ستون را پیگیری می‌کنیم و یا طبق شکل روی عنوان انجام‌دادنی موردنظر کلیک می‌نماییم و در کادر توضیحات، در بخش افراد، روی علامت زنگ کلیک می‌نماییم.استوری بوردفعال‌سازی بخش ویژهوقتی که بعضی از فعالیت‌ها نیاز به اولویت بالاتری برای انجام داشته باشند، اسکرام مستر مطابق شکل بالا با فعالسازی این بخش اقدام به جدا کردن آن فعالیت‌ها از دیگر فعالیت‌ها می‌نماید.ثبت تخمین زمان باقیماندهبا انتخاب هر انجام‌دادنی در کادر توضیحات، زمان باقیمانده را تخمین می‌زنیم. همچنین در بخش ثبت گزارش کار، می‌توانیم تخمین خود را از زمان باقیمانده، در طی زمان دقیق‌تر کنیم.ثبت نظر و گزارش کاراطلاعاتی که در طی انجام کار باید بین افراد تیم رد و بدل شود در این دو بخش به اشتراک می‌گذاریم. پس از ثبت نظر یا گزارش، «مَن‌دِی» دنبال‌کنندگان را از طریق اپلیکیشن پیام‌رسان مطلع می‌نماید.تنظیمات گردش کاردر این قسمت می‌توانیم ستون‌های استوری بورد را ویرایش کنیم یا اقدام به ایجاد ستون‌های موردنظر نماییم.تنظیمات گردش کارنمودار BurnDownبه کمک این نمودار نحوه‌ عملکرد و همچنین رفتار اجرایی و عملکرد کل تیم را طی یک اسپرینت ارزیابی می‌نماییم.نمودار BurnDownنمودار Velocityمدیران به کمک این نمودار از ظرفیت انجام کار در تیم اجرایی آگاه می‌شوند.نمودار Velocityپایان اسپرینتپس از اتمام زمان اسپرینت، برای ادامه کار، اسپرینت جدیدی تعریف می‌کنیم، همچنین چون احتمال دارد برخی از انجام دادنی‌ها در موعد مقرر به اتمام نرسند، ابزاری جهت اتمام اسپرینت ایجاد شده است که همزمان با پایان اسپرینت بتوانیم آنها را به اسپرینت بعد منتقل کنیم.پایان اسپرینتایجاد داشبورد اختصاصیداشبوردهای اختصاصی به مدیران و سایر اعضا کمک می‌کند که پنل کاربری خود را مطابق را نیازشان طراحی کنند. برای مثال اسکرام مستر تیم برای اینکه همواره نمودار burndown را پیش رو داشته باشد و نیز نسبت توزیع وظایف بین افراد را ببیند این داشبورد را برای خود طراحی کرده است:داشبورد اختصاصی اسکرام مسترو عضو دیگری از تیم که نیاز دارد بر روی وظایف خود در دو بورد بصورت همزمان تمرکز کند این داشبورد را برای خود طراحی کرده است:لیست انجام کارهادر بخش «داشبوردها» تمامی شرکت‌ها و بوردهایی که ایجاد نموده یا در آن عضو هستیم نمایش داده می‌شود ولی برای ایجاد داشبورد اختصاصی با چیدمان موردنظر خود، طبق شکل مراحل ایجاد داشبورد اختصاصی را انجام می‌دهیم.ایجاد داشبورد اختصاصیپس از ایجاد داشبورد اختصاصی، امکان حذف و ویرایش آن و همچنین اضافه کردن امکانات موردنیاز توسط «ویجت‌ها» را داریم.افزودن ویجتنکته پایانیبا استفاده از سیستم مدیریت پروژه مَن‌دِی توانستیم بر مشکلاتی که باعث هدر رفتن منابع و زمان تیم می‌شد غلبه کنیم و استفاده بهینه‌ای از منابع مختلف تیم و زمان آن داشته باشیم:بعد از جلسات Planning، فعالیت‌های نهایی با سرعت و تمرکز بیشتری وارد مخزن محصولات می‌شوند، همچنین فعالیت‌های باقی‌مانده از اسپرینت قبلی به راحتی و بدون دغدغه فراموشی و جا ماندن به اسپرینت بعدی منتقل می‌شوند، در نتیجه دیگر با معضل کندی ناشی از استفاده از بورد فیزیکی روبه‌رو نیستیم.پس از وارد کردن فعالیت‌ها در مخزن محصولات، نیاز به شمارش دستی مجموع وزن آنها توسط اسکرام مستر نیست، این کار در سیستم مَن‌دِی به صورت خودکار انجام می‌شود و اسکرام مستر می‌تواند با کمک نمودار BurnDown ظرفیت اجرایی تیم را در اسپرینت‌های مختلف مقایسه کند.در سیستم مَن‌دِی وقتی هر کدام از اعضا مسئول به‌روزرسانی وضعیت انجام فعالیت‌ها، ثبت گزارش‌ها و عملکرد روزانه خود هستند، دیگر نیازی به ثبت این موارد توسط اسکرام مستر نیست در نتیجه نمودار BurnDown و Velocity به صورت خودکار ایجاد می‌شود.در صورت غیبت و یا دورکاری هیچکدام از اعضای تیم مشکلی در به‌روزرسانی وضعیت انجام فعالیت‌ها پیش نمی‌آید چون همه اعضا از طریق حساب کاربری خود به برد دسترسی دارند.میزان فعالیت‌های هر یک از اعضا، همچنین میزان کار باقیمانده آنها در هر یک از وضعیت‌ها کاملاً مشخص است.زمانبندی اسپرینت از ابتدای ایجاد اسپرینت با احتساب تقویم رسمی کشور و روزهای کاری کاملاً مشخص است.