آشنایی با تنظیمات دستگاه حضور و غیاب

پس از خرید و راه اندازی یک دستگاه حضور و غیاب اولین اقدامی، که باید انجام دهید، مربوط به بخش تنظیمات دستگاه می‌باشد. به عبارت دیگر دستگاه منتخب شما هر چقدر هم که پیشرفته و با کیفیت باشد، اما اگر به درستی تنظیم نشود برای شما کارایی لازم را نخواهد داشت.امروزه استفاده و به کارگیری این تجهیزات در سازمان‌ها و شرکت‌ها رشد قابل توجه‌ای پیدا کرده است و دلیل آن هم سرعت و دقتی است، که در ثبت تردد کاربران ارائه می‌دهند. درواقع این سیستم‌ها به افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها کمک زیادی می‌کنند و باعث رشد و ارتقا کسب و کارها می‌شوند.اما با توجه به تنوع بالای این محصولات در بازار، نمی‌توان در یک مقاله در مورد تنظیمات هر دستگاه به طور جداگانه صحبت کرد. بنابراین در این مقاله قصد داریم تا به مهم‌ترین بخش تنظیماتی که در همه‌ی آن‌ها مشترک است بپردازیم و تا حدودی آموزش‌های لازم را در اختیارتان قرار دهیم.نحوه نصب دستگاه حضور غیاب چگونه است؟بیایید تا قبل از اینکه به بخش تنظیمات این دستگاه‌ها بپردازیم با چند نکته در مورد نحوه نصب و راه اندازی این تجهیزات آشنا شویم.مشخص کردن مکان مناسب برای نصبیکی از نکات مهم در نصب این تجهیزات، مشخص کردن یک مکان مناسب برای استقرار این دستگاه‌ها است تا بتوانند بهترین و بیش‌ترین بازدهی را داشته باشند. به عبارت دیگر شما باید نقاط استراتژیک سازمان خود را شناسایی کنید و بهترین آن را از نظر دسترسی و راحتی برای نصب این سیستم‌ها انتخاب نمایید.به طور معمول ورودی‌ و خروجی سازمان‌ها و مجموعه‌ها بهترین مکان برای نصب این سیستم‌ها هستند، اما این موضوع را در نظر داشته باشید، که ممکن است مجموعه شما از چندین بخش و چندین ورودی تشکیل شده باشد. در این صورت بهتر است با توجه به بزرگی و نیازهای مجموعه‌ی خود از بین این محصولات، مناسب‌ترین آن‌ها را انتخاب و خریداری نمایید.میزان نور محیطاگر برای ثبت و کنترل تردد پرسنل خود از سیستم‌های تشخیص چهره استفاده می‌کنید، بهتر است به نور محیط توجه داشته باشید. چرا که این سیستم‌ها نباید در معرض نور مستقیم خورشید، یا لامپ‌های قوی قرار بگیرند زیرا عملکردشان دچار اختلال خواهد شد. البته جالب است بدانید امروزه اکثر این تجهیزات مجهز به نور مادون قرمز هستند و می‌توانند در شرایط نوری متفاوت عملکرد خوبی از خود نشان دهند.ارتفاع مناسب برای نصبهمانطور که می‌دانید این سیستم‌ها در مدل‌های متنوعی تولید و طراحی شده‌اند و این امکان را به شما می‌دهند تا به صورت دیواری، رومیزی و پرتابل از آن‌ها استفاده نمایید. اما در حال حاضر رایج‌ترین و متداول‌ترین روش نصب این تجهیزات، استقرار آن به صورت دیواری است.در نصب این تجهیزات به صورت دیواری می‌بایست فاصله دستگاه تا سطح زمین توجه داشته باشید، چراکه نصب این سیستم‌ها در ارتفاع نامناسب، باعث ایجاد اختلال در روند ثبت ورود و خروج کاربران خواهد شد.تنظیمات دستگاه ساعت زنیبه طور کلی مهم‌ترین هدف اصلی این تجهیزات ثبت و مدیریت تردد پرسنل می‌باشد. درواقع وجود چنین تجهیزاتی مدیران را قادر می‌سازد تا بتوانند عملکرد پرسنل خود را به طور دقیق تحت کنترل خود قرار دهند و باعث افزایش بهره‌وری و بهبود عمکرد کارکنان خود شوند. اما مهم‌ترین تنظیمات این دستگاه‌ها مربوط به تنظیم تاریخ و ساعت، معرفی و تعیین نقش کاربران و پارامترهای ارتباطی است، که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پراخت.تنظیم تاریخ و ساعتتنظیمات مربوط به تاریخ و ساعت از مهم‌ترین بخش تنظیمات به شمار می‌رود. درواقع اگر تاریخ و ساعت به درستی تنظیم نشود، اطلاعات مربوط به تردد پرسنل و ساعات ورود و خروج آن‌ها به درستی ثبت نخواهد شد. در این صورت بررسی میزان کارکرد و محاسبه دقیق حقوق و دستمزد امکان پذیر نخواهد بود.همانطور که می‌دانید، مهم‌ترین و اصلی‌ترین رسالت این تجهیزات ثبت و ذخیره زمان دقیق تردد پرسنل است، پس اگر این تجهیزات نتوانند کارایی و عملکرد مطلوبی از خود نشان دهند، در نتیجه هم کارفرما و هم پرسنل مجموعه دچار ضرر و زیان خواهند شد.اما تنظیمات این بخش به دو صورت دستی و اتوماتیک امکان پذیر است. در روش دستی شما باید به عنوان مدیر یا ادمین تعریف شده در دستگاه به بخش تنظیمات بروید و در قسمت data and time تغییرات مورد نظرتان را اعمال کنید. اما در حالت اتوماتیک تنظیمات مربوط تاریخ و ساعت هنگام ارتباط با سرور نرم افزار می‌تواند به طور خودکار آپدیت شود.هم‌چنین برخی از این تجهیزات مجهز به قابلیت Daylight Saving Time یا به اختصار DST هستند، که با فعال سازی آن می‌توانند خود را با تغییرات مربوط به تاریخ و ساعت به راحتی آپدیت کنند.ثبت نام و تعیین نقش کاربرانبرای ثبت ورود و خروج افراد در ابتدا نیاز داید تا کاربران و پرسنل خود را با یک کد کاربری یا شناسه‌های بیومتریک مانند اثر انگشت، چهره و ... به دستگاه معرفی و هر یک از آن‌ها را به عنوان کاربر عادی یا مدیر ارشد انتخاب کنید. بعد از معرفی مدیر ارشد، تنها مدیر می‌تواند به بخش تنظیمات دسترسی داشته باشد و کاربران اضافه یا حذف کند.تنظیمات ارتباطی دستگاه ساعت زنیبرای برقراری ارتباط و انتقال اطلاعات، علاوه بر اتصال فیزیکی به یکسری تنظیمات بر روی دستگاه نیاز دارید. برای انتقال اطلاعات از طریق USB و پورت‌های سریالی مانند RS232 معمولا نیازی به تنظیمات خاصی ندارید. اما پیچیده‌ترین تنظیمات مربوط به انتقال اطلاعات از طریق شبکه است.در ارتباط با شبکه ممکن است، پارامترهای ارتباطی مانند IPAddress، subnet mask، Gatewaye و... برای افرادی که آشنایی کافی ندارند کمی گیج کننده به نظر بیاید. شما می‌توانید این پارامترها را به صورت دستی یا اتوماتیک بر روی سیستم خود ست کنید.برخی از تنظیمات کاربردی دستگاه ورود و خروجمهلت زمان خروجاین گزینه همان فرصت در نظر گرفته شده برای تعجیل در خروج پرسنل است که بر روی اکثر نرم افزارها وجود دارد و این امکان را به وجود می‌آورد تا کارکنان زودتر از تمام شدن زمان کاری، شرکت یا سازمان را ترک نکنند.تایید مجددبه کررات پیش می‌آید که کارکنان یک مجموعه ورود و خروج خود را به اشتباه ثبت کنند پس شما می‌توانید یک بازه‌ی زمانی خاص را تعریف کنید تا در آن بازه‌ی زمانی تردد پرسنل تنها یک بار توسط دستگاه ثبت و ذخیره شود.فرصت زمان تاخیر ورود پرسنلاین گزینه در تجهیزات مورد نظر این امکان را برای کارفرمایان به وجود می‌آورد تا بتوانند در بازه‌ی زمانی مشخص شده توسط شرکت مثلا به اندازه 5 تا 10 دقیقه به پرسنل برای حضور در محل کار خود فرجه دهند.