مدیران پروژه، چگونه بر سازمانها تأثیر می گذارند

شما آموخته اید که مدیران پروژه می توانند اولویت بندی ، تفویض اختیار و برقراری ارتباط موثر برای ارائه ارزش به پروژه های خود داشته باشند. مطلب جاری به اصلی ترین روشهایی که مدیران پروژه می توانند بر پروژه ها و سازمانها تأثیر بگذارند ، متمرکز می شود که شامل موارد زیر است:تمرکز روی مشتری - Focusing on the customerمشتریان همیشه عنصر اصلی موفقیت در هر شغلی هستند. در زمینه مدیریت پروژه استثنائی وجود ندارد. در مدیریت پروژه ، کلمه "مشتری (customer)" به شخص یا سازمانی گفته می شود که الزامات پروژه را تعریف می کند و دستورالعمل های مهمی مانند بودجه(budget) و مهلت تعیین شده (deadlines) را تعیین می کند. در پروژه ها ، مشتریان می توانند داخلی یا خارجی باشند. مشتریان داخلی ذینفعان (stakeholders) سازمان شما هستند مانند مدیریت ، اعضای تیم پروژه ، مدیران منابع (resource managers) و سایر بخشهای سازمانی. مشتریان خارجی مشتریانی خارج از سازمان شما هستند ، مانند مشتریان ، پیمانکاران ، تأمین کنندگان و مصرف کنندگان.برای تحویل موفقیت آمیز یک پروژه ، باید استانداردهای مشتری را برآورده کرد. برای رسیدن به استانداردهای مشتری ، باید اطمینان حاصل کنید که انتظارات وی را به خوبی درک کرده اید. مشتری در مرکز یک پروژه موفق قرار دارد. مدیران پروژه می توانند با ایجاد ارتباط با مشتری و صرف وقت برای اطمینان از شنیده شدن مشتری و راضی بودن او از نتیجه ، ارزش زیادی به پروژه اضافه کنند.از مشتری سوال بپرسیدبیایید بحث کنیم که چگونه می توانید در یک پروژه بر مشتری تمرکز کنید. ابتدا با مشتری بنشینید و از او بپرسید که درصدد حل چه مشکلی است. ممکن است بپرسید آیا آنها چشم انداز خاصی از نتیجه نهایی مورد نظر خود دارند. بعضی اوقات ، مشتریان به مدیران پروژه متکی می شوند تا راه حل مشکل خود را پیدا کنند. این وظیفه شماست که سوالاتی مانند این را بپرسید:مشکلی که دوست دارید در حل آن کمک کنیم چیست؟ پاسخ مثال: مشتری خواهان کمک به توسعه فرآیندی جدید است که به شرکت وی امکان کارآیی بیشتری را می دهد.مشکل چگونه بر سازمان شما تأثیر می گذارد؟ پاسخ مثال: مشتری اظهار می دارد که آنها مشتریهای خود را به دلیل فرآیندهای ناکارآمد فعلی خود از دست می دهند ، زیرا مشتریان در برخی مواقع با تاخیر سفارشات خود را دریافت می کنند.امیدوارید نتیجه ی این پروژه چه باشد؟ پاسخ مثال: مشتری اظهار می دارد که هدف نهایی آنها افزایش سرعت سفارشات بدون تضعیف کیفیت است.ساخت یک تیم عالی - Building a great teamیک تیم بزرگترین سرمایه یک پروژه است. یک مدیر پروژه موفق این را می داند و برای درک انگیزه ها ، نقاط قوت و ضعف هر شخص وقت می گذارد. مدیران پروژه با شناسایی تیم مناسب برای پروژه و امکان موفقیت تیم و تصمیم گیری ، به پروژه ارزش می بخشند.هنگامی که برای ایجاد یک تیم عالی کار می کنید ، باید مهارت های مورد نیاز پروژه و همچنین منابع موجود را در نظر بگیرید. درک نیازهای مشتری به شکل گیری مهارت های مورد نیاز تیم شما کمک می کند. اگر در حال کار بر روی پروژه ای هستید که به افراد باتجربه پزشکی نیاز دارد و افرادی را استخدام می کنید که سابقه پزشکی ندارند ، هر چقدر که این تیم کار کند ، آنها مهارت های درستی برای تکمیل پروژه نخواهند داشت. به عنوان مدیر پروژه ، باید افراد با مهارت های مناسب را به ارمغان بیاورید و اطمینان حاصل کنید که تیم می داند که هر فرد ارزش ، اعتماد و قدردانی دارد. با اجازه دادن به آنها برای ورود و پرسش و همچنین رسیدگی به نیازهای آنها در اسرع وقت می توانید احساس خود را در مورد ارزش تیم نشان دهید.تقویت روابط و ارتباطات - Fostering relationships and communicationحفظ رضایت مشتری و ساختن یک تیم عالی دو راهی است که شما به عنوان مدیر پروژه می توانید به یک پروژه ارزش افزوده دهید. هر دوی این مهارت ها بر پایه روابط و ارتباطات بنا شده اند. مدیران پروژه که بیشترین ارزش را به آنها می دهند کسانی هستند که برای ایجاد روابط ، برقراری ارتباط و رفتار محترمانه با دیگران وقت می گذارند.مدیران پروژه می توانند لحن مورد نظر برای یک پروژه را تعیین کنند و در تیم های خود و با سهامداران روابط برقرار کنند. با اختصاص وقت برای بررسی روزانه تیم خود ، وضعیت آنها را ببینید و از آنها بپرسید که آیا موردی برای کمک به آنها وجود دارد یا خیر.مدیریت پروژه - Managing the projectوقتی تیم می سازید ، به طور کلی وظایف خاصی به هر شخص اختصاص داده می شود. پس از انجام هر کار ، مسئول آن کار، آن قسمت از پروژه را به شخص بعدی واگذار می کند. اعضای تیم شما همیشه کل تصویر و تأثیر آنها بر دیگران را در یک پروژه نمی بینند. یک مدیر موفق پروژه تأثیرات هر فرآیند را در پروژه می بیند و آن تأثیرات را به تیم منتقل می کند. این اطمینان می دهد که هر کسی که در این پروژه کار می کند هدف وظیفه خود و همچنین هدف تصویر کلان برای محصول نهایی را درک می کند. به عنوان مثال ، اگر یک طراح گرافیک که روی مواد بازاریابی پروژه شما کار می کند ، هدف کلی مشتری برای جلب نظر مربیان را نمی فهمد ، ممکن است آنها نتوانند چشم انداز این کمپین را به طور کامل جذب کنند. کمک به این عضو تیم در درک تصویر کلان به آنها امکان می دهد وظایف خود را متناسب با نیازهای هدف نهایی پروژه تنظیم کنند.مدیریت یک پروژه می تواند شلوغ باشد ، اما اگر برای ایجاد روابط و حفظ خطوط ارتباطی باز وقت بگذارید ، احتمال موفقیت پروژه و همچنین رضایت مشتری و اعضای تیم خود را افزایش می دهید.از بین بردن موانع - Breaking down barriersگاهی اوقات ، وقتی می پرسید چرا کاری به روشی خاص انجام می شود ، پاسخی که می گیرید این است: "زیرا ما همیشه این کار را انجام داده ایم." یک مدیر پروژه هنگامی که موانع را برطرف می کند ، به تیم خود اجازه می دهد تا روش های جدیدی برای انجام کارها ابداع کند و آنها را قادر می سازد تا ایده های خود را به اشتراک بگذارند ، به پروژه ارزش می بخشد. شما به عنوان مدیر پروژه باید از زیرکی و همکاری الگو بگیرید و تیم خود را به انجام همین کار تشویق کنید.چگونه می توانید موانع موجود در یک پروژه را برطرف کنید؟ شما می توانید از تیم خود درخواست پشتیبانی کنید زیرا آنها رویکردهای جدیدی را برای یافتن راه حل ها امتحان می کنند و می توانید از منابع اضافی برای تیم خود دفاع کنید. اگر تیم شما برای دریافت پاسخ از سازمان دیگری مشکل دارد ، می توانید خودتان با سازمان تماس بگیرید تا تیم را در مسیر و برنامه قرار دهید.لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.