سیستم مدیریت عملکرد چیست؟ ۵ مرحله ایجاد یک فرآیند

مدیریت عملکرد مدرن، طراحی فرآیندی است که منحصر به سازمان شما و فرهنگ آن است. حتی با وجود مواردی مثل الگوها و منابع خارجی الهام‌بخش ، سازمان‌های موفق بیشتر تحت‌‌تاثیر شرایط داخلی خود هستند تا شرایط خارجی.به عنوان مثال، شرکت‌های Adobe، Deloitte و GE هر یک استراتژی منحصربه‌فردی را برای مدیریت عملکرد خود طراحی کردند و علی‌رغم اتخاذ سه رویکرد بسیار متفاوت، هر یک برای سازمان خود مناسب بودند.آیا مدیریت عملکرد مدرن به معنای کنار گذاشتن ارزیابی سنتی عملکرد است؟ نه دقیقاً.شاید در مقاله‌های جدید بخوانید که ارزیابی‌های سنتی عملکرد به روشی منسوخ بدل شده‌اند. با این حال، رهبران انقلاب مدیریت عملکرد همچنان از برخی جنبه‌های ارزیابی سنتی استفاده می‌کنند.شرکت Adobe از شیوه ارزیابی‌های پایان سال استفاده می‌کند. در این ارزیابی‌ها عملکرد سالانه خلاصه می‌شود و امکان بحث در مورد جبران خدمات وجود دارد. آن‌ها تصمیم گرفتند هر سه ماه یکبار این ارزیابی‌ها را انجام دهند. هدف از این تغییر ایجاد گفتگوی مستمر در مورد عملکرد است.مجموعه Deloitte سیستم خود را به یک سیستم ارزیابی کوتاه‌مدت چهار سوالی تغییر داد. این ارزیابی در پایان هر پروژه یا هر سه ماه یکبار برگزار می‌شود. آن‌ها از این ارزیابی‌های پی‌درپی برای رتبه‌بندی کارکنان استفاده می‌کنند که می‌تواند به ارتقاء کارکنان و اعطای پاداش به آنان در پایان سال بینجامد.شرکت جنرال الکتریک یک اپلیکیشن ارائه بازخورد منتشر کرده است، اما همچنان به ارزیابی‌های سالانه خود ادامه می‌دهد. این ارزیابی‌های سالانه هم‌اکنون تحت عنوان Summary Conversations یا گفتگوهای خلاصه‌شده برگزار می‌شود. در گفتگوهای پایان سال، به جای طرح ایده‌های جدید بازخوردها خلاصه می‌شوند.مدیریت عملکرد مدرن ممکن است در نگاه اول پیچیده به نظر برسد، اما در حقیقت بسیار ساده است. هیچ راه «درست» جدیدی برای انجام کارها وجود ندارد. باید از ابزارهای قدیمی استفاده کرد و آن‌ها را به روشی گرد هم آورد که به بهترین وجه در خدمت سازمان شما قرار بگیرند.اگر به موضوع بازخورد در محیط کار علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنیم که این مقاله را بخوانید.۵ گام برای ایجاد یک استراتژی مدیریت عملکرد مدرن ما با استفاده از تجربیاتی که از کار با مشتریان مختلف به‌ دست آورده‌‌ایم، برای هر سازمان برنامه‌ای را تنظیم کرده‌ایم تا فرآیند مدیریت عملکرد مدرن خود را ایجاد کند. راهنمای کامل این مطلب را در لینک زیر ببینید. ایجاد یک سیستم مدیریت عملکرد مدرن ۱. شناخت کامل سازمانشما باید فرآیند را با درک و شناخت درستی از سازمان خود در زمینه مدیریت عملکرد آغاز کنید. تجارب شرکت PwC (پرایس-واتر هاوس-کوپرز) در این مرحله به کمک شما می‌آید. این شرکت چهار واحد ساختاری را برای تشخیص نیازهای سازمان و تعیین دی‌ان‌ای سازمانی شما شناسایی کرده است.حقوق تصمیم‌گیری: تصمیمات سازمانی شما چگونه گرفته می‌شوند، چه کسی بر آن‌ها تأثیر می‌گذارد و چه کسی تصمیمات را می‌گیرد؟جریان‌های اطلاعاتی: جریان اطلاعات در سازمان شما چگونه است؟ آیا کانال‌های اطلاعاتی رسمی برای آن دارید؟مشوق‌ها: اهداف، فرصتها و مشوق‌های تیم و افراد را شناسایی کنید، سوابق شرکت شما و شیوههای موجود چه تاثیری بر آنها دارد؟ساختار: ایجاد یک مدل سازمانی رسمی با نقش‌ها و مسئولیت‌های مشخص.استراتژی مدیریت عملکردی که برای سازمان شما موثر واقع می‌شود با سایر سازمان‌ها متفاوت خواهد بود زیرا سازمان‌ها در رابطه با عواملی که به آنها اشاره کردیم با یکدیگر متفاوت هستند. به عنوان مثال، استراتژی مناسب برای یک شرکت تولید بازی‌های ویدئویی با یک سازمان بیمه 50 ساله که سلسله‌مراتب زیادی دارد بسیار متفاوت خواهد بود.۲. تعیین متریک ستاره شمالی مدیریت عملکرد می‌تواند چندین هدف را دنبال کند. تشخیص هدفی که مناسب سازمان شما باشد خیلی مهم است. در ادامه به چند مورد از اهداف رایج اشاره کرده‌ایم:مسئولیت‌پذیریتوسعهقدردانیمشارکت و تعامل همسویی سازمانیتقویت ارزش‌هانیروی ارتش از گذشته تا کنون استراتژی‌های مدیریت عملکرد خود را بر مسئولیت‌پذیری و قدردانی متمرکز کرده است. در سازمان‌هایی با سلسله مراتب دقیق و نقش‌های کاملاً مشخص، این امر طبیعی و منطقی است.در بسیاری از سازمان‌های خلاق، مانند Betterment، تمرکز بر روی همسویی است. سازمان‌های مسطحی که نقش‌های افراد در آن به‌خوبی تعریف نشده برای همسو شدن با چالش‌های زیادی روبه‌رو هستند.۳. استفاده از سه واحد ساختاری اکنون با داشتن یک هدف روشن، آماده ایجاد فرآیندی واضح و شفاف هستید. هر استراتژی مدیریت عملکرد را می‌توان با گردهم‌آوردن سه بخش تدوین کرد:ارزیابی‌: گرچه شاهد مخالفت‌های زیادی با ارزیابی‌های عملکرد بوده‌ایم، اما برخی از فرآیندهای ساختاریافته ارزیابی همچنان به‌کار می‌آیند. با ارزیابی‌های زمان‌بندی‌شده و منظم،‌ فرصت خوبی فراهم می‌شود تا بتوان روی عملکرد افراد فکر و بازاندیشی کرد. یک فرآیند رسمی، باعث می‌شود که همه کارها شفاف و عادلانه پیش برود.اهداف: اهداف باکیفیت نه‌تنها به تیم شما انگیزه می‌دهد و افراد در یک جهت همسو می‌سازد، بلکه بستر گفتگوهای سازنده را نیز تشکیل می‌دهد. وقتی همه در مورد تعریف موفقیت اتفاق نظر داشته باشند، در مورد دلایل موفقیت و شکست نیز آسان‌تر بحث می‌کنند. بازخورد: به کمک ارائه بازخورد، ارزیابی‌ها و اهداف را به کارهای روزمره یک کارمند گره می‌زنید. می‌توانید جلسات ارزیابی و جلسات هدف‌گذاری را فرصت خوبی برای برنامه‌ریزی نحوه عملکرد موردنظرتان ببینید. از طریق بازخوردها با خواسته‌ها و اهداف کارکنان آشنا می‌شوید، روی آنها متمرکز می‌شوید و در طول سال برای تحقق‌شان تلاش می‌کنید.۴. برطرف کردن موانعهمه ما در جایگاه مدیران منابع انسانی به این موضوعات اهمیت زیادی می‌دهیم. با این حال، فراموش نکنید که اکثر افراد حاضر در سازمان‌‌ ما چنین وظیفه‌ای ندارند. برخی از کارکنان حتی ممکن است به فرآیندهای مدیریت عملکرد به چشم تفریح و سرگرمی نگاه کنند.به همین دلیل، ما باید خودمان را جای یک طراح محصول بگذاریم و کارکنان خود را مشتریان محصول‌مان بدانیم. مشتریان، محصولات گیج‌کننده و وقت‌گیری را که ارزش شفافی برایشان ایجاد نمی‌کند، نمی‌خواهند.اگر سیستم فعلی شما بزرگ است و از نظر داخلی مورد پسندتان نیست، در گام اول باید این مشکل را برطرف کنید. تا زمانی که سیستم شما ساده و کارآمد نباشد، هیچ کس در فرآیند مدیریت عملکردتان سرمایه‌گذاری نمی‌کند.پس از ساده‌سازی فرآیند، وقت تکرار آن فرا می‌رسد.۵. تکرار، تکرار، تکراراگر تعداد کارکنان شرکت شما بیش از یک نفر است، در حال حاضر هم نوعی مدیریت عملکرد در مجموعه‌تان جریان دارد، چه به صورت رسمی و چه غیررسمی. اگر این حقیقت را بپذیرید که هیچ راه جادویی و عجیبی برای انجام مدیریت عملکرد وجود ندارد، می‌توانید فرآیندی را که هم‌اکنون اجرا می‌کنید به عنوان روش ویژه خودتان بپذیرید و سال به سال آن را بهبود دهید.به جای اینکه هر سال تغییرات عمده‌ای در فرآیند خود ایجاد کنید، مواردی را که به کار سیستم می‌آیند حفظ کنید و باقی موارد را کنار بگذارید. به عنوان مثال، شاید امسال هر سه ماه یکبار جلسات گفتگو برگزار کنید، و در عوض یک سوم از سوالات ارزیابی سالانه خود را حذف نمایید. سپس ببینید که این روش جواب می‌دهد یا خیر، و با توجه به نتایجی که گرفته‌اید، سال آینده فرآیند را دوباره تنظیم کنید.جمع‌بندیمدیریت عملکرد مدرن یعنی انجام کاری که برای سازمان شما مناسب است. اگر ارزیابی‌های سنتی و سالانه مناسب شما نیست، لزومی ندارد که بلافاصله به فکر ارائه بازخوردهای مستمر و OKR (اهداف و نتایج کلیدی) بیفتید. شما در حال حاضر بستر مورد نیازتان را در اختیار دارید، بنابراین فرآیند خود را ساده و آن را تکرار کنید. به این ترتیب حتی پیش از اینکه متوجه شوید، فرآیند مدیریت عملکرد خاص خود را خواهید داشت.