آیا واقعاً مشغول هستید یا خودتان را مشغول می کنید؟

آیا این شگفت آور نیست که چگونه بعضی از روزها به ساعت نگاه می کنید و تعجب می کنید ، "چگونه ممکن است زمان رفتن به خانه فرا رسیده باشد؟ من هنوز خیلی کار دارم که باید انجام دهم! "روزهای دیگر ، شما فکر می کنید ، "امروز واقعاً چه کار کردم؟"آیا هرگز به اطراف دفتر خود نگاه می کنید و از خود می پرسید که به نظر می رسد چگونه کارهای زیادی انجام می شود در حالی که همکار شما ممکن است فقط یک یا دو کار را انجام دهد؟بعد از مدتی کافی است دیوانه شوید.آیا واقعاً مشغول هستید یا مشغول مشغول شدن خود هستید؟اخیراً از من خواسته شد که تیمی را مشاهده کنم تا مشخص شود که چرا همه آنها شلوغ به نظر می رسند اما در طول روز مدام درخواست کمک می کنند.دکتر اظهار داشت که تولید افزایش نیافته است ، و او کنجکاو شد که بداند چیزی وجود دارد که او و تیم از دست رفته باشند.مشاهدات من نشان داد که تیم کاملاً در تلاش خود سخت کوش بوده و برای انجام وظایف خود بسیار سخت کار کرده است. ارتباط آنها جریان خوبی داشت و از بیماران به روشی حرفه ای مراقبت می شد.تماشای کار تیمی با تمام قدرت شادی آور بود.مثل هر تیمی ، انگار تعداد انگشت شماری بودند که بیشتر از دیگران تمرکز داشتند ، تا حدی که من فقط تماشای آنها خسته شده بودم. توجه آنها به جزئیات استثنایی بود.این اعضای تیم هستند که من آنها را به عنوان "مشغول تولید" طبقه بندی می کنم.قسمت دیگر تیم شامل اعضای تیمی بود که هنوز مشغول بودند وظایفی که به آنها محول شده بود را به طور کامل انجام ندادند.تصمیم گرفتم توجه خود را به آن افراد معطوف کنم. من می خواستم دلیل این مسئله را "چرا آنها مشغول مشغول کردن خودشان هستند" بدانم؟در این شرایط خاص ، پزشک گام های بلندی برداشته بود تا اطمینان حاصل کند که تیم وی در زمینه نرم افزار ، ابزارها و سیستم ها به خوبی آموزش دیده است. او با آخرین فن آوری خود افتخار می کند و با استفاده از هر منبع موجود بهترین خدمات بستری را ارائه می دهد.با این حال ، همه مطب های دندانپزشکی یک چیز را دارند که یادگیری کارکنان برای آن دشوار است: نحوه کنترل حواس پرتی.راهکارهایی در مورد نحوه کنترل حواس پرتیدر دنیای امروز ، تمرکز ما به طور مداوم با تماس های تلفنی برای پاسخ دادن ، کاغذبازی برای تکمیل ، یادداشت برای نوشتن ، اشعه ایکس برای گرفتن و سوالات برای پاسخ دادن قطع می شود.این یک مهارت است که باید روی یک کار متمرکز بمانید و به دیگران اجازه دهید تا منتظر نوبت خود باشند.کارگرانی وجود دارند که به عنوان "چند وظیفه" استثنایی افتخار می کنند ، فقط برای اینکه متوجه شوند که نسخه تجویز نشده است یا یادداشتی که تماس همسر دکتر نتوانسته است روی میز او قرار بگیرد.هنگامی که با افرادی کار می کنید که اجازه می دهند وقفه ها باعث کاهش بهره وری آنها شود ، توصیه من - که ممکن است "قدیمی" باشد اما بسیار کارآمد است - این است که یک قلم و کاغذ تهیه کنید و این مراحل آسان را دنبال کنید:هر بار که کسی به تلفن پاسخ می دهد ، نام شخص و آنچه را که وی تماس گرفته است بنویسید. پس از پایان تماس ، و انجام هر کار بعدی ، آن را خراشیده کنید.لیستی از مواردی را که باید در طول روز انجام شود ، نگه دارید. لیست را اولویت بندی کنید زیرا روز با یک 1 ، 2 ، 3 ساده ادامه می یابد. لازم نیست تا پایان روز صبر کنید تا ببینید از زمانی که "گزارش" در حال اجرا دارید ، چقدر بهره وری داشته اید.وقتی وقفه ایجاد می شود - چاپگر دیگر کار نمی کند ، یا کسی به کمک شما نیاز دارد - در مورد کاری که انجام می دهید یادداشت کنید ، بنابراین می توانید به آن کار برگردید. در صورت امکان ، به همکار خود اطلاع دهید که در اسرع وقت کمک خواهید کرد.این موارد ممکن است مانند اصول اولیه به نظر برسند. با این حال ، آنها در حفظ توانایی فرد در تمرکز بر آنچه باید انجام شود کاملاً مثر هستند.آمار نشان می دهد انگیزه افراد با علامت گذاری وظایف در لیست کارهای خود است.من به عنوان یک عاشق هدف ، یک لیست روزانه دارم که با پیشرفت روز رشد می کند. در پایان روز دیدن موارد علامت گذاری شده بسیار عالی است.اگر کارهای ناتمام وجود دارد ، آنها را برجسته می کنم تا صبح روز بعد توجه من را جلب کنند.چک لیست ها برای همیشه وجود داشته است و اگرچه ما به روش های دیجیتالی بیشتری برای حفظ استاندارد ها روی آورده ایم ، اما خودکار و کاغذ می توانند به خوبی به ما کمک کنند.اگر متوجه شدید که کمبود وقت خود را ادامه می دهید ، ممکن است لازم باشد که تفویض اختیار کنید یا به سادگی درخواست کمک کنید.چگونه می توان به تیم خود کمک کرد تا بهره وری بیشتری داشته باشدبا تیم دندانپزشکی خود ملاقات کنید تا در مورد اینکه چه کسی نیاز به مالکیت هر مورد را دارد و اولویت آن در لیست بحث کنید. به نظر می رسد تعیین اینکه "مشغول" چیست اولین قدم در تعیین اینکه آیا این به معنای "تولیدی" نیز هست یا خیر.با همراهی با وظایف ، اولویت بندی آنها و در نهایت تکمیل هر یک از آنها ، به تیم ستاره راک این امکان را می دهد که واقعاً با افتخار به یکدیگر نگاه کنند ، زیرا می دانند که آنها به همان اندازه ، از نظر تولیدی مشغول هستند.