مدیریت زمان :اشتباهاتی که زمان را از ما میگیرد

مقدمهدر مورد مدیریت زمان خیلی وقت ها فکر میکنیم کمبود زمان داریم و باید با خواب کمتر و کار بیشتر این مشکل رو حل کنیم.ولی بیشتر مطالب در این زمینه روی این موضوع اتفاق نظر دارند که ایراد از کمبود زمان نیست، بلکه از اشتباهات معمول ماست.اشتباهات رایج در زمانبندیدلایلی که بیشتر ما زمان کم میاوریم اشتباه در برنامه ریزی، اولویت بندی، روش انجام کار ها و... هست.تعدادی از این اشتباهات که رفعش باعث افزایش زمان میشود به شرح زیر است:عدم توانایی در اولویت بندی کارهاخیلی وقت ها ما از این که چه کاری اهمیت بیشتری داره و باید زودتر انجام بشه بی اطلاع هستیم و نیاز داریم از روش های اولویت بندی درست مثل "ماتریس آیزنهاور" که در ادامه بیشتر در مورد آن توضح میدهیم استفاده کنیم.واگذار نکردن کار هابطور مثالَ خیلی وقت ها در خانه فردی هست که کاری برای انجام نداره ولی می‌تواند درخشک کردن ظرف هابه ما کمک کنه یا در محل کار همکارمی می‌تواند بجای ما در یک جلسه کاری شرکت کنه اما چون ما فکر میکنیم "کاری که میخوایم درست انجام شود را باید خودم انجام دهیم" زمان زیادی رو از بین میبریم.کمالگراییخود من هم از این مشکل رنج میبردمبطور مال برای این که یک کتاب را شروع کنیم باید حتما شرایط مناسب باشه و دوست نداریم در اتوبوس یا مترو که بیکار هستیم شروع کنیمحتما باید صفحات اول را در خانه و پشت میز کار شروع کنیمحل مسئله به روش غلطگاهی با نصب نسخه جدید یه نرم افزار ممکن است مشکل تایپ فارسی آن برنامه حل شودولی ما سعی میکنیم درایو جدید دانلود میکنیم یا فونتهای جدید میخریم یا اصلا تنظیمات فارسی نویس ویندوز رو دستکاری میکنیم که ممکن است هم وقت گیر باشه هم سخت تردر حالی که با نصب نسخه جدید و در چند دقیقه مشکل حل می‌شود.اهمال کاریعقب انداختم کاری که الان می‌شود انجامش داد به روز دیگه بدترین کار ممکن است.مثلا خیلی وقتا پروژه هایی که میگیریم را میگذاریم آخر ددلاین انجام میدهیم یا برای خرید یه کفی کفش تا لحظه ای که میخواهیم از آن کفش استفاده کنیم صبر میکنیم که باعث بوجود آمدن فوریت در کار عقب افتادن کار های مهم دیگه خواهد شد.نه گفتننه گفتن به کار هایی که به ما ربط نداره یا باعث عقب ماندن کارهای خودمان می‌شود.مدیریت انرژیکار کردن پشت هم در طول ۳ ساعت کمتر از ۴۵ دقیقه کار و ۱ ربع استراحت و مجدد ۴۵ دقیقه کار بازدهی داره، (این موضع بصورت علمی ثابت شده است.)ماتریس آیزنهاوربرای برخی از این موارد باید روی شخصیت فردی کار کرد تا رفع شوند ولی برای برخی یک راه حل خوب معرفی شده به اسم" ماتریس آیزنهاور"در این روش اولویت بندی کار ها بهماتریس آیزنهاور (مدیریت زمان :اشتباهاتی که زمان را از ما میگیرد)چهار دسته زیر تقسیم بندی میشود:* مهم و فوری* مهم غیر فوری* غیر مهم فوری* غیر مهم غیر فوریکار های مهم و فوریاین دسته بیشترین اولویت رو داشته و باید سریع به انجام برسننکته مهم در مورد این دسته این است که بعد از مدتی باید این کار های از لیست حذف و به مرور این لیست کم و کمتر شوداین اتفاق به مرور و به کمک دسته دوم جدول انجام میشود.کار های مهم غیر فوریاین کار ها اهمیت زیادی دارند ولی فوریت ندارندبا این حال اگر هرچه زودتر انجام نشوند به زودی وارد لیستکار های دسته اول(مهم و فوری) شده و باعث کمبود زمان بیشتر خواهند شد.نکته مهم انجام کارهای این گروهاین است که باعث ارزش آفرینی واقعی و ماندگاری بیشتر خواهند شد. بطور مسال اگر العان ورزش نکنید فردا فوریت مارجعه به پزشک برای شما ایجاد خواهد شد.کار های غیر مهم فوریکار هایی هستن که با زمانبندی مجدد یا واگذاری به افراد دیگه میتوانآنها را از لیست حذف کرده و زمان بیشتری به دست آورد.بطور مثال با جابجایی زمان ملاقات با یک دوست و انجام این کار میتوان از تلمبار شدن کارها در بخش های مهم تر جدوم جلوگیری کرد.کار های غیر مهم غیر فوریکار های کم اهمیتی هستن که خیلی وقت ها به آنها معتاد هستیممثل چک کردن شبکه های اجتماعی و شرکت در دور همی های شبانه و... که با اولویت بندی اونها میتونه به افزایش زمان کمک شایانی کرد.جمع بندیبطور کلی طول روز برای همه 24 ساعت است و هیچ کس معجزه ای انجام نمیدهد. تنها راه افزایش این زمان اولویت بندی درست آن و پایبندی به این اولویت بندی هاست بطوری که با کاهش کار های بی ارزش و اختصاص زمان آنها به برنامه های ارزش ساز میتوان مدیریت زمان را به درستی وارد زندگی هر فردکرد.