معرفی یک نرم افزار دورکاری برای مدیریت مشتریان و پرسنل

در شرایط کنونی که ویروس کرونا گسترش یافته است، مردم سرتاسر جهان پدیده‌ای را تجربه کردند که تا قبل از قرن بیست و یکم بی سابقه بوده است. اضطراب ناشی از شیوع کرونا در کنار بحران اقتصادی، ضربه مهلکی به جسم و روح اقشار مختلف جامعه وارد کرده است.طرح قرنطینه خانگی و کاهش حداقلی رفت‌ و آمد به بیرون از منزل به تعطیلی اکثر مشاغل منجر شد. طرح فاصله گذاری اجتماعی و حذف حضور فیزیکی کارکنان در محل کار، کارفرمایان و کارمندان را با سبک جدیدی از اشتغال و کسب درآمد در بحران فعلی و پس از آن آشنا کرد.بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به طور جدی به میدان دورکاری ورود کردند. کار از راه دور محدود به یک جغرافیای خاص نمی‌شود و کارمندان بدون استقرار در محل کار، با شرکت و سایر کارمندان در ارتباط‌‌‌‌‌‌ اند. برنامه زمانی انعطاف پذیر از مواردیست که کارمندان از آن استقبال می‌کنند.با این وجود نقش فناوری و ابزارهایی که امکان دورکاری را فراهم می‌آورد، بر کسی پوشیده نیست. برای مثال جلسات حضوری و رودررو جای خود را به ویدئو کنفراس داده اند.زیرساخت‌های لازم برای اجرای دورکاریدورکاری اجباری ناشی از فراگیری ویروس کرونا، باعث شد ارتباطات اینترنتی به راه حلی برای عبور از مشکلات اقتصادی تبدیل شود.انتقال کارمندان به منازل و کار از راه دور نیازمند تغییرات ساختاری است تا دسترسی برای همه پرسنل فراهم شود. بدیهی است که در اختیار داشتن تجهیزاتی مانند لپ تاپ/ کامپیوتر و تلفن و اینترنت پرسرعت الزامی ست.وقتی دور کاری را انتخاب می کنید باید بدانید که همه اعضای تیم شما با سیستم عامل های پیچیده آشنا نیستند. بنابراین باید سهولت کار با نرم افزار را نیز در نظر بگیرید. راه حل، نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) است. سی آر ام ساده اما به اندازه کافی قدرتمند است تا شکاف ارتباطی بین شما و مشتری را از بین ببرد.هر زمان که هر یک از اعضای تیم با مشتری جدید مرتبط شود، مخاطب را در نرم افزار ذخیره می کند و یادداشت ها و وظایف مربوط به آن مخاطب را در عرض چند ثانیه اضافه می کند. این وظایف می تواند هر چیزی در مورد تماس با مشتری، پیگیری یا هر چیز دیگری باشد که شما یا تیمتان را برای ارتباطات بیشتر کمک می کند. هنگامی که یکی از کارمندان یک مخاطب یا وظیفه جدید را ذخیره کند، به طور خودکار با همه اعضای تیم همگام سازی می شود. این بدین معناست که هر کارمند، هر کجا که باشد، می تواند ارتباطات مشتری را مانند اینکه در دفتر شرکت مستقر است، پیگیری کند.حال بیایید با امکانات و قابلیت هایی که نرم افزار CRM در زمان دورکاری برایمان ایجاد می کند، آشنا شویم:تلفن سازمانی (VOIP)اگر نگران از دست دادن تماس های ورودی شرکت هستید، باید بگوییم که جای نگرانی نیست، تلفن سازمانی بهترین شیوه یکپارچه سازی ارتباطات است. سیستم ویپ در نظر گرفته شده است تا شکاف ارتباطی را برطرف کند.در تیم های دورکار، برقراری ارتباط با مشتری و پیگیری معمولاً از طریق ایمیل و برنامه های پیام رسان انجام می شود. در حالی که با تلفن سازمانی در زمان دورکاری نیز می توانید در دسترس و پاسخگوی مشتریان باشید.مدیریت پروژهردیابی پروژه‌ها، وظایف و کارهایی که هنگام دورکاری انجام شود، کار دشواریست. برای پیگیری آسان وظایف محوله به کارمندان، نرم افزار مدیریت پروژه را بررسی کنید.با قابلیت هایی که یک نرم افزار مدیریت پروژه دارد می توانید بر تمام کارهایی که باید انجام شود، نظارت داشته باشید.می توانید ببینید چه پروژه هایی در دست اجراست و کدام کارشناس روی چه مواردی کار کرده است. همچنین می توانید مدت زمانی که کارشناس برای انجام وظیفه و تکمیل پروژه (بعبارتی درصد پیشرفت کار) صرف کرده است را مشاهده کنید.شما می توانید تعریف وظیفه برای یک کارمند را از طریق پیامک به او اطلاع رسانی کنید تا زمانی که در سیستم آفلاین است از ایجاد وظیفه جدید مطلع شود.پشتیبانی آنلاین مشتریان با سیستم تیکتینگوقتی تیم شما از راه دور کار می کند، ممکن است کارشناسی فراموش کند که یک درخواست از سوی مشتری مطرح شده است و موضوع در هوا معلق بماند، این امر مشتری را ناامید می کند و اعضای تیم یکدیگر را سرزنش می کنند.سیستم تیکتینگ تحت وب این امکان را مهیا می سازد که تمام درخواست های مشتریان را در یک پنل اختصاصی مشاهده کنید. این به این معناست که کارشناس، هر کجا که باشد، می تواند ارتباطات مشتری را مانند اینکه در دفتر کار حضور دارد، پیگیری کند. در این سیستم کلیه سوالات کاربران قابل پیگیری، ارجاع و گروه بندی می باشد.این سیستم در کسب و کارهایی که در زمینه خدمات پس از فروش و یا مشاوره های اینترنتی (فروش محصول، پزشکان، وکلا و...) فعالیت دارند، عملکرد کارشناسان را به طور چشمگیری بهبود می بخشد.اشتراک داده‌هاجمع آوری اطلاعات از نقاط مختلف، دسترسی سریع و راحت را برای کارمندان فراهم می‌آورد. کافیست از نوشته‌های مهم اسکن تهیه کنید و به برنامه پیوست کنید. (اگر اسکنر ندارید، با موبایلتان عکس بگیرید، حتی اپلیکیشن های موبایل برای این منظور موجود است)آنگاه می توانید اطلاعات را با تعداد زیادی از افراد به اشتراک بگذارید، محدودیت ویرایش، حذف یا نحوه دسترسی به داده با توجه به نیاز کارمند و سطح دسترسی سازمانی او به راحتی امکان پذیر می باشد.چت داخلی بین کارمنداندر کنار سایر روش های برقراری ارتباط میان کارکنان مانند ایمیل، تماس تلفنی، کنفرانس ویدئویی و پیام رسان‌ها، چت داخلی موجب صرفه جویی در وقت شما خواهد شد. مهم ترین مزیتی که چت داخلی بین کارمندان دارد اینست که تمام ارتباطات شرکت شما در یک مکان نگه داری می شود.کلام آخربا اپیدمی ویروس کرونا بدیهی است که برای تداوم کسب‌وکارمان برنامه ریزی جامع داشته باشیم. برای مثال یک سایت پشتیبانی آنلاین یا فروشگاه اینترنتی محصولات راه اندازی کنیم. اگر تاکنون با توجه به دامنه جهانی و تاثیر covid-19 برنامه ای جهت استمرار حرفه تان در نظر نگرفته اید، زمان آن رسیده است که یک سناریو برای شرایط بحرانی بچینید تا بتوانید با آرامش و خیال آسوده، مشتریان و خدمات خود را مدیریت کنید.