۵ معیار‌ اندازه‌گیری موفقیت مدیریت دانش

مهم‌ترین معیارهای سنجش و ارزیابی موفقیت مدیریت دانشهمواره این پرسش وجود دارد که چطور باید مدیریت دانش را اندازه‌گیری کنیم؟ معیار‌ یا سنجه اندازه‌گیری مدیریت دانش چیست؟ یا فراتر از آن، اصلاً مدیریت دانش قابل‌اندازه‌گیری هست یا نه؟ برخی عقیده دارند نمی‌توان برای موضوعاتی غیرقابل‌لمس مثل دانش و مدیریت دانش، سنجه یا معیار تعیین کرد؛ اما از طرفی با این عبارت دُرُست هم زیاد مواجه شده‌ایم که چیزی را که نتوان اندازه گرفت نمی‌توان مدیریت کرد. درعین‌حال تعدادی از سازمان‌ها معیارها و سیستم‌های اندازه‌گیری عملکرد مناسبی برای خود استفاده کرده‌اند. پس بهتر است به جای آیه یأس خواندن از این سازمان‌ها الگو بگیریم. برای تعریف معیار‌ مناسب برای اندازه‌گیری مدیریت دانش، باید قبل از هر چیز به این سوالات جواب دهیم.این معیارها باید به چه پرسش‌هایی پاسخ بدهند؟این پرسش‌های برای چه کسانی مهم است؟بر اساس این پرسش‌ها و معیارها، اتخاذ چه تصمیماتی ممکن است؟با توجه به اینکه بسیاری از این معیارها باید مقدار و هدف داشته باشند (Target)، این مقادیر هدف بر چه اساسی تعیین می‌شوند؟۱. اندازه‌گیری پیشرفت پیاده‌سازی مدیریت دانشدر مسیر پیاده‌سازی سیستماتیک مدیریت دانش، اولین موردی که نظر شما را جلب می‌کند اندازه‌گیری میزان پیشرفت در استقرار مدیریت دانش است. از دیدهای مختلف می‌توانید برای این نوع اندازه‌گیری، سنجه، شاخص و یا معیار عملکرد تعریف کنید. اگر طرحی بسیار کامل (در یک بازه دست‌کم ۳ تا ۵ساله) با آنالیز دقیق نیازمندی‌های مدیریت دانش خاص خود ایجاد کرده‌اید؛ می‌توانید با کمی ساده‌اندیشی، پیشرفت مراحل پروژه‌های مدیریت دانش خود را به‌عنوان تعدادی سنجه قابل‌اعتماد در نظر بگیرید. اما به شما اطمینان می‌دهم این کار عملی نیست چون اگر می‌توانستید چنین طرح کاملی را یک‌باره آماده کنید شما یک معجزه‌گر بودید. دید واقع‌گرایانه‌تر این است که افق مدیریت دانش سازمان شما هر چه در استقرار راهکارهای مورد نیاز خود پیش می‌روید بیشتر شفاف می‌شود. از سوی دیگر تلاش‌های خوبی برای ایجاد مدل‌های بلوغ مدیریت دانش انجام شده‌است که می‌توانید از سنجه‌های عمومی و مستقل آن‌ها استفاده کنید. این معیارها به شما کمک می‌کند مستقل از میزان تلاشی که انجام داده‌اید متوجه باشید با یک سازمان بالغ در مدیریت دانش چه فاصله‌ای و در چه زمینه‌ای دارید. یکی از بهترین مدل‌های بلوغ قابل ‌استفاده چارچوب EFQM برای مدیریت دانش است.۲. اندازه‌گیری ارزش افزوده ناشی از مدیریت دانشارزش افزوده ناشی از مدیریت دانش در گام‌های اولیه پیاده‌سازی مدیریت دانش به شما بسیار کمک می‌کند؛ چرا که با استفادۀ اهرمی از آن، می‌توانید حمایت و سرمایه بیشتری برای مدیریت دانش کسب کنید. شما حمایت می‌خواهید و مدیران می‌خواهند به این باور برسند که این حمایت ارزشش را دارد. خوب این ارزش را چگونه باید به مدیریت نشان داد؟ ساده است. قسمتی از سازمان (لزوماً نه یک واحد بلکه یک فرایند یا عملیات) را که از نداشتن مدیریت دانش رنج می‌برد و درعین‌حال برای مدیریت (منظور شخص مدیر نیست؛ بلکه مأموریت سازمان است) مهم است انتخاب می‌کنید، مدیریت دانش مناسب با آن را طراحی و ترویج می‌کنید، نتایج را با وضعیت پیشین مقایسه می‌کنید.مثلاً تعداد قطعه‌های معیوبی که توسط کارگرهای سه شیفت مختلف کاری تولید می‌شود. یکی بسیار کم‌عیب کار می‌کند و دوتای دیگر تعریفی ندارد. با یک راهکار ساده و با هزینه و زمان معین با مدیریت دانش جواب این مشکل را می‌دهید و نشان می‌دهید با X ریال هزینه توانستید تعداد قطعه معیوب ضربدر هزینه قطعه ضربدر ۳۶۵ روز (Y ريال) سودآوری سازمان را در سال آینده بالا ببرید. به شما قول می‌دهم عدد Y به شکل عجیبی از X بزرگ‌تر است و مدیریت را شگفت‌زده می‌کند. اینجا هنر شما در انتخاب پایلوت‌های مناسب است که خودنمایی می‌کند. دیدید که لزومی ندارد کارهایی عجیب‌وغریب و غیرقابل اندازه‌گیری و غیرقابل توجیه را در گام‌های اول انجام دهید.۳. اندازه‌گیری میزان تطابق یا انحراف از استانداردهااگر فرض کنیم شما برای مدیریت دانش خود به یک سری چارچوب‌ها رسیده‌اید، مسئولیت‌هایی تعریف کرده‌اید و استانداردهایی داخلی به کل سازمان معرفی نموده اید؛ باید معیارهایی برای اندازه‌گیری میزان تطابق افراد و عملکرد سازمان با این استانداردها ایجاد کنید. به طور مثال ممکن است برای مراحل مختلف طراحی و طراحان محصول خود، الزاماتی برای تولید یک سری اسناد ساخت‌یافته تعریف کنید یا اینکه در مراحل مختلف پروژه‌های خود رویه‌هایی مشخص برای تعامل بین تیم‌ها یا ایجاد برخی خروجی‌های دانشی ایجاد کنید. به این نوع سنجه‌های مبتنی بر استاندارد بیشتر در بخش‌هایی از مدیریت دانش نیاز است که قابل تعریف در ساختار فرایندها، فعالیت‌ها یا پروژه‌های سازمان با کمترین تغییرات هستند. یعنی مشخص می‌شود در مرحله مشخصی از یک پروژه باید خروجی دانشی خاصی با مشخصات معین ایجاد شود. این نوع سنجه‌ها به دلیل روتین‌سازی مدیریت دانش و آمیخته شدن آن با عملکرد سازمان در نهایت موجب سنجش عملکرد سازمان خواهند شد.۴. اندازه‌گیری فعالیت مدیریت دانششاخص و معیارهای اندازه‌گیری موفقیت مدیریت دانش در سازمان شما، با سازمان‌های دیگر متفاوت است. چون فرایندها و تکنیک‌هایی که برای مدیریت دانش خود استفاده می‌کنید با سازمان‌های دیگر فرق دارد. فرایندها و تکنیک‌های مورد نیاز هر سازمان، در پی تعریف راهبردهای دانش و طی برنامه‌ریزی استراتژیک مدیریت دانش انجام می‌شود. در کتابچه قطب‌نمای مدیریت دانش این کار در ایستگاه سوم انجام می‌شود. این سنجه‌ها در اصل راندمان و سلامت نظام مدیریت دانش را می‌سنجند. تعداد زیادی از سنجه‌ها که برخی مبتنی بر زیرساخت‌های نرم‌افزاری مدیریت دانش هستند در گام دهم/ ایستگاه سوم قطب‌نمای مدیریت دانش آمده‌است.۵. اندازه‌گیری نتایج کسب و کار (Business Results)مدیریت دانش باید نهایتاً به بهبود شاخص‌های عملکرد سازمان کمک کند. در کوتاه‌مدت نباید توقع تأثیر پایدار داشته باشید، اما اگر در میان‌مدت وضعیت دانش سازمان شما بهبود پیدا کند، نتایج سازمان نیز باید بهتر شوند. به‌این‌ترتیب هر چه مراحل بلوغ مدیریت دانش را طی کنید، عملکرد کل سازمان باید بهتر شود. اگر مدیریت دانش شما به‌خوبی پیش می‌رود (دانش درست را درست مدیریت می‌کنید) و نتایج سازمان بهتر نمی‌شود باید اشکالی در کسب و کار شما وجود داشته باشد.کلام آخر:حالا که با این ۵ معیار‌ اندازه‌گیری موفقیت مدیریت دانش آشنا شدید، زمان اجرایی کردن آنهاست، امیدوارم با کمک مدیران دانش کاربلد و دانشکاران تیم خود به بهترین نحو این کار را انجام دهید تا شاهد نتایج وتغییرات ملموس این ارزیابی شوید.