برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

فرایند برنامه ریزی و کنترل پروژه ابزار اصلی مورد استفاده برای اطمینان از انجام به موقع وظایف (tasks) می باشد. بهترین تعریف برای پروژه اقدامی است که برای اطمینان از تحویل کار تکمیل شده در بازه زمانی مشخص و تحت معیارهای خاص و یا دستیابی به اهداف معین صورت می گیرد. برای اطمینان از اینکه پروژه بیشترین شانس دستیابی به موفقیت را دارد و ریسک شکست به حداقل خود رسیده است باید برنامه ای تهیه شود تا کارآمدترین استراتژی های اجرایی را تعیین کند. به عبارت ساده برنامه ریزی پروژه شامل کلیه فعالیت هایی است که به منظور اطمینان از اجرای وظایف به شکل کارآ مورد استفاده قرار می گیرند. کسانی که در سمت رهبری قرار دارند نیازمند آشنایی با مراحل گوناگون فرایند برنامه ریزی پروژه و ابزارهای مورد استفاده برای تسهیل روابط میان اعضای تیم و اطمینان از رسیدگی به کلیه مسئولیت ها هستند.برنامه ریزی پروژه شامل 4 مرحله یا فاز پشت سر هم است که به ما کمک می کند که از انجام وظایف و دستیابی به اهداف تعیین شده اطمینان حاصل کنیم. پروژه ها منحصر به فرد و متفاوت از یکدیگر می باشند و هیچ روش ثابتی برای اجرای یک برنامه وجود ندارد. اگرچه مراحل اصلی فرایند برنامه ریزی در مدیریت پروژه مشابه است ولی نحوه اجرای آن می تواند متفاوت باشد. 4 فاز یا مرحله برنامه ریزی را می توان به شکل زیر در نظر گرفت : شروع پروژه، برنامه ریزی پروژه، اجرای پروژه و بستن پروژه.فاز شروع پروژه با مرور کلی هدف مورد نظر آغاز می گردد. فاز بعدی، فرایند برنامه ریزی پروژه، به ما کمک می کنند تا مطمئن شویم که اهداف ما از یک فکر یا ایده به شکلی ملموس در می آیند. هنگامی که اهداف پروژه به شکل واضح تعریف شدند مرحله بعدی ورود پروژه به مرحله اجرا است. پس از آنکه پروژه اجرا، آزمایش و تحویل داده شد، پروژه بسته می شود. این چهار مرحله تحت عنوان فرایند چرخه عمر مدیریت پروژه نیز شناخته می شوند.فرایند برنامه ریزی مدیریت پروژه باید وظایف خاص و اهداف مشخص شده را به سرانجام برساند تا موفق شود. در طول مرحله شروع، مشکل یا کار اصلی می بایست شناسایی و توضیح داده شود. کلیه راه حل های ممکن باید در نظر گرفته شوند و خطرات احتمالی شناسایی و بررسی شوند. این بهترین راه برای تعیین استراتژی های ممکن برای استفاده در برنامه پروژه است. به محض تصویب ایده اولیه، یک تیم پروژه و ابزار و وسایل مورد نیاز برای انجام پروژه انتخاب می شوند.یک پروژه موفق حتما یک برنامه منابع دارد که کلیه منابع مورد نیاز برای تامین آن پروژه و هزینه ای که روی آن حساب کرده است را تضمین کند. فهرست منابع، ریز وسایل، بودجه ها و داده های مالی همه در برنامه منابع قرار می گیرند. یک برنامه پروژه توسعه یافته و خوب علاوه بر لیست منابع و بودجه مورد نیاز و اطلاعات مالی شامل یک برنامه یا جدول زمانی دقیق نیز می باشد. یک برنامه پروژه باید حتما تاریخ شروع و پایان پروژه، به همراه اختصاص زمان کافی برای تکمیل پروژه را در بر گیرد.پس از آشنایی با واژه برنامه ریزی به سراغ کنترل پروژه و مراحل آن می رویم. کنترل پروژه یکی از وظایف مدیریت پروژه بوده که به دنبال دستیابی به اهداف و انتظارات تعریف شده مطایق با جدول زمانی از پیش تعیین شده است. کنترل پروژه به شکل سنتی شامل سه فرایند سطح بالا است که تیم مدیریت باید در طول پروژه خود انجام دهد:تعیین استانداردهااندازه گیری عملکردتصحیح ایراداتهر یک از این فرایندها را می توان به مراحل و وظایف کوچکتر تقسیم کرد و ما در اینجا آنها را به 5 مرحله تقسیم کردیم و قصد توضیح کنترل پروژه در 5 مرحله را داریم :برگزاری جلساتانجام کنترل کیفیتپیگیری پیشرفت کارپاسخ به تغییراتمدیریت مسائلحال به بررسی دقیق تر هر یک از این مراحل می پردازیم.برگزاری جلساتهدف از برگزاری جلسات در طی یک پروژه گردآوری و مدیریت یک تیم پروژه اثر بخش است که از عهده دستیابی به اهداف مشخص شده بر بیایند. در یک جلسه مدیر پروژه باید نمایی از پیشرفت کار تا آن زمان ارائه کند و اهداف و مسائل جاری را مطرح نماید و یک ارتباط موثر با اعضای تیم ایجاد کند.هر جلسه با یک دستورجلسه آغاز می شود. مدیر پروژه موظف به نوشتن دستورجلسه و به اشتراک گذاشتن آن با کلیه شرکت کنندگان در جلسه است. برپایی جلسه به مدیر پروژه این امکان را می دهد که اعمال زیر که برای کنترل پروژه ضروری هستند را انجام دهد.بررسی و تخصیص (دوباره) نقش ها و مسئولیت های اعضای تیمارائه دستورالعمل اجرایی به تیماطلاع از وضعیت فعلی پیشرفت پروژه از جمله موارد بازراهنمایی اعضای تیمگرفتن تصمیمات اجرایی با توجه به اقدامات بعدی در طول پروژهتعیین و بررسی معیارهای ارزیابی موفقیتانجام کنترل کیفیتبا کنترل کیفیت پروژه می توان ثابت کرد که محصول مطابق با انتظارات تکمیل و توسعه می یابد. کنترل کیفیت (QC) هم کارکنان فنی و هم بازرگانی را در سطح فعالیت هایی مثل تعریف استانداردهای فنی، تعیین انتظارات کسب و کار، ایجاد زیرساخت های مورد نیاز محصول و … درگیر می کند.کنترل کیفیت با شروع پروژه آغاز می شود و باید در کل طول چرخه عمر پروژه تا زمانی که محصول توسعه یابد و به دست مشتری برسد ادامه پیدا کند. هدف از این کار اطمینان از پایان یافتن فعالیت ها و وظایف در هر یک از مراحل عمر پروژه است تا محصول بتواند به توسعه خود ادامه دهد. در ادامه لیستی از فعالیت های کلیدی مورد نیاز برای اجرای کنترل کیفیت آورده شده :تهیه یک برنامه بازبینی کیفیت که برای کنترل هر مرحله خاص زمانبندی تعریف کند.تهیه یک دستور کار که وظایف اصلی افراد درگیر در فرایند کنترل را مشخص نماید.تعیین بازرسانی برای کنترل کیفیت هر مرحله از جمله اهداف، محصولات، تعهدات، نقش ها، مسئولیت ها و … در آن مراحلتعیین نقش های دیگر مثل تسهیل کننده (کسی که تبعیت از دستورکار و پیروی مناسب از برنامه را تضمین می کند) و نویسنده (کسی که کلیه اطلاعات مورد نیاز را ارائه و اقدامات اصلاحی تصویب شده را پس از اتمام کنترل کیفیت اجرا می کند ) و محول نمودن آنها به اشخاص ذی صلاح.مستندسازی و ثبت کلیه فعالیت ها و تصمیمات اتخاذ شده در طول فرایند کنترل.اطمینان از اجرای اقدامات اصلاحی مناسب بعدی.اگاه نمودن ذینفعان از وضعیت پروژه پس از پایان فرایند کنترل.پیگیری پیشرفت کاراین مرحله از کنترل پروژه به نظارت، اندازه گیری و کنترل پیشرفت پروژه اشاره دارد. هدف از این کار اطمینان از مطابقت امور پروژه با برنامه است. مدیر پروژه می بایست در هر مرحله پیشرفت کار را اندازه گیری کند تا مطمئن شود که پروژه در جهت درست حرکت می کند. در ادامه گام های کلیدی مورد نیار برای پیگیری پروژه و اطمینان از کنترل موثر پروژه آورده شده:جمع آوری داده های مربوط به عملکرد وظایف از جمله تاریخ واقعی شروع و پایان وظایف، ساعت کار واقعی و پیش بینی شده، آخرین تخمین زمانی بر حسب ساعت برای تکمیل وظایف و … .آپدیت برنامه با داده های حاصل از عملکرد واقعیتخمین هزینه های باقی مانده و آپدیت هزینه های تخمینی با هزینه های واقعی رخ داده در طول یک بازه زمانی انتخابیدر نظر گرفتن کلیه هزینه های رخ داده علاوه بر هزینه نیروی انسانیتجدید نظر در برنامه هر مرحله در صورت بروز هر گونه آپدیت در برنامه و هزینه های تخمین زده شدهتنظیم میزان دسترسی به کارکنان و در نظر گرفتن جایگزین برای آناندر نظر گرفتن منابع اضافی در صورت لزومسنجش عملکرد تیم و تشخیص مسائلی که منجر به عملکرد ضعیف آن می شودایجاد انگیزه برای پرسنل در طول جلساتاجرای اقدامات اصلاحی برای حذف مشکلات کارپاسخ به تغییراتهدف از کنترل تغییرات شناسایی و انجام کار اضافی مورد نیاز در مرحله مورد نظر است. با پاسخگویی اثربخش به تغییرات، مدیر پروژه می تواند از باقی ماندن گستره (scope)، برنامه و هزینه طبق شرایط موجود اطمینان حاصل کند. در اینحا لیستی از کارهایی که مدیر پروژه باید در پاسخ به تغییرات یا در صورت نیاز به تغییرات انجام دهد آورده شده است.دریافت و بررسی درخواست های تغییر که به توضیح تغییر پیشنهادی به همراه اولویت می پردازدمحول کردن درخواست تغییر به هر یک از اعضای مناسب تیم برای بررسی راه حل های جایگزینبررسی و تصویب/ لغو راه حل های جایگزین و سپس آپدیت درخواست های تغییر متناسب با آنتصویب آخرین درخواست های تغییرایجاد یک برنامه عملی برای ایجاد تغییراتتعیین زمان اجرا برای هر تغییرنظارت بر پیشرفت و کیفیت تغییراتاعمال تغییرات بر محصولات نهاییمدیریت مسائلمدیریت مسائل و مشکلات به عنوان یک فرایند به دنبال حل هر گونه مشکلی است که موفقیت پروژه را تحت الشعاع قرار دهد. این فرایند شامل مراحل شناسایی مسائل، برآورد اثرات آنها، یافتن راه حل های مناسب ، اجرای راه حل ها و پیگیری پیشرفت هر یک از مسائل است. یک مدیر پروژه باید مسائل و مشکلات را مدیریت کند تا پیشروی پروژه مطابق با برنامه را تضمین نماید. در ادامه گستره ای از وظایف مدیر در راستای مدیریت مسائل آورده شده :شناسایی و ثبت مشکلاتی که پروژه را تحت تاثیر قرار داده است.تهیه یک گزارش دقیق از مشکلات که آنها را به خوبی مشخص کند شامل توضیح آنها، نوع، اولویت، پرسنل اختصاص داده شده، وضعیت و غیره.ارزیابی تاثیر مساله بر گستره پوشش، برنامه و هزینه پروژهتعیین چگونگی حل مسائلبررسی، تصحیح و پذیرش پیشنهادات با توجه به مدیریت مسائلعملی کردن راه حلنظارت بر پیشرفت مسائلدر کنار پنج مرحله ذکر شده برای کنترل پروژه فعالیت های دیگری مثل مدیریت ریسک، مدیریت استثنائات و مدیریت ارتباطات نیز قرار می گیرند. کنترل پروژه یک فرایند پیچیده و گسترده است و به همین دلیل مدیران پروژه باید کلیه مراحل این فرایند را درک کنند.