اتوماسیون اداری و نقش آن در کسب و کارها

گسترش استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها، باعث افزایش سرعت و کارآمدی در بسیاری از صنایع و کسب و کارها شده است. در حالی که بسیاری از افراد، اتوماسیون اداری را مساوی با خودکارسازی کارهای دفتری می‌دانند، اما اتوماسیون کسب و کار در مفهوم عمده خودش طیف وسیع‌تری از ابزارهای اتوماسیون را در برمی‌گیرد که شامل نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها، گزارش‌سازها و ابزارهای دیگری هم می‌شود که می‌توانند برای خودکارسازی فرآیندها در صنایع مختلف مورد استفاده قرار بگیرند.اتوماسیون اداری فراگستر چیست و چه نقشی در کسب و کارهای مختلف دارد؟اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای (BPMS) فراگستر یکی از بهترین نمونه‌های نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار در ایران است که امکان خودکارسازی مکاتبات و فرآیندهای سازمانی را همراه با بسیاری ماژول‌ها و امکانات دیگر در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی قرار می‌دهد. موتور BPMS این نرم افزار که نسخه بومی شده نرم افزار جهانی و متن باز پروسس میکر است به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای سازمان خود، از مدیریت درخواست‌های مشتریان گرفته تا فرآیندهای انبارداری و پذیرش بیماران را به راحتی مدل‌سازی و دیجیتالی کرده و خودکارسازی کنید.اتوماسیون کسب و کار فراگستر می‌تواند برای تسریع فرآیندها و افزایش دقت آنها در صنایع متعددی مورد استفاده قرار بگیرد. این افزایش سرعت و دقت در بسیاری از کسب و کارها و سازمان‌ها از بیمارستان‌ها گرفته تا فروشگاه‌های آنلاین می‌تواند مفید باشد. این نرم افزار با حذف مراحل اضافی، خودکارسازی فرآیندهای دستی و پیگیری فرآیندها از ابتدا تا انتها می‌تواند موجب افزایش بهره‌وری در صنایع مختلفی شود. اما شاید برای خیلی از مدیران این پرسش وجود داشته باشد که نقش چنین ابزاری در کسب و کارها و صنایع مختلف چگونه خواهد بود؟ در ادامه در مورد کاربرد اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر در انواع کسب و کارها و صنایع مختلف، صحبت خواهیم کرد.- صنعت بهداشت و درماناتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، می‌تواند نقشی اساسی در بهبود عملکرد سازمان‌ها در صنعت بهداشت و درمان ایفا کند. صنعت بهداشت و درمان نه تنها تابع مقررات بسیاری است، بلکه با فرآیندهای بیمه و پیگیری بازپرداخت آنها نیز درگیر است. بنابراین هرگونه ناکارآمدی در این فرآیندها می‌تواند تبعات منفی زیادی برای این سازمان‌ها داشته باشد. بیمارستان‎‌ها و مراکز درمانی می‌توانند با استفاده از نرم‌افزارهای گردش کار مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، ضمن ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای خود، باعث کاهش هزینه‌های نیروی کار، کاهش ریسک خطا در رعایت قوانین و افزایش دقت در صدور صورت‌حساب‌ها و وصول آنها شوند.از سوی دیگر، کمبود تعداد کارکنان و تجهیزات در این صنعت، باعث شده تا افزایش کارایی فرآیندهای آن به یک ضرورت تبدیل شود. با استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر می‌توان ضمن حذف وظایف تکراری در بیمارستان‌ها، با افزایش سرعت پذیرش و درمان بیماران، باعث بهبود تجربه درمانی آنان شد. با این حال، استفاده از اتوماسیون در صنعت بهداشت و درمان هنوز خیلی جا نیفتاده است. از سوی دیگر، برای اینکه بیمارستان‌ها و مراکز درمانی از خودکارسازی فرآیندها بیشترین بهره را ببرند، باید ابتدا فرآیندهای خود را به خوبی بشناسند و درک کنند. متاسفانه تعداد بسیار کمی از این مراکز به چنین سطحی از بلوغ فرآیندی رسیده‌اند و بسیاری از آنها هنوز فعالیت‌های اصلی خود را به صورت دستی و غیرمستند انجام می‌دهند.- صنعت خرده فروشیاتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر می‌تواند تحولات زیادی را در کسب و کارهای خرده‌فروشی رقم بزند. این نرم افزار می‌تواند فرآیندهای متنوعی مانند مدیریت موجودی، حسابرسی، ثبت و پردازش درخواست‌ها، پشتیبانی از مشتریان و حتی پیش‌بینی تقاضای محصولات را خودکارسازی و استاندارد کند. به همین دلیل بسیاری از کسب‌وکارهای خرده‌فروشی برای کاهش هزینه‌های عملیاتی، افزایش کارایی عملیات‌ها و ساده‌سازی فرآیندها از نرم افزارهای اتوماسیون فرآیندها استفاده می‌کنند.اتوماسیون می‌تواند با بهینه‌سازی فرآیندهای موجود به خرده‌فروشان اجازه دهد تا زمان بیشتری را برای بهبود تعاملات خود با مشتری صرف کنند. البته برای دستیابی به مزایای اتوماسیون، خرده فروشان باید بر موانع روبروی آن غلبه کرده و فرآیندهای خود را استاندارد کنند. برای اینکار آنها می‌توانند از فرآیندهای ساده‌تر شروع کنند و سپس سراغ فرآیندهای پیچیده‌تر بروند. موفقیت‌های ابتدایی باعث پذیرش بهتر خودکارسازی سایر فرآیندها توسط کارکنان آنها می‌شود. اتوماسیون فرآیندها در خرده فروشی‌ها می‌تواند باعث کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و کاهش خطای انسانی نیز بشود.- صنعت بیمهصنعت بیمه از آندسته صنایعی است که قانونگذاری زیادی درباره آن انجام شده و شرکت‌های فعال در آن ملزم به رعایت مقررات زیادی هستند. از سوی دیگر، حجم زیادی از کاغذبازی در این صنعت اتفاق می‌افتد، زیرا معمولاً برای تبادل اسناد و مدارک از نسخه کاغذی آنها استفاده می‌شود. به این ترتیب، انجام و تکمیل فرآیندهای بیمه، از مرحله ارائه مدارک و ثبت ادعا تا رسیدگی و پرداخت نهایی، می‌تواند بسیار پیچیده و زمان‌بر باشد. استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر به این سازمان‌ها کمک می‌کند تا ضمن حذف کاغذ از روال کارهای خود، بتوانند تمامی مراحل فرآیندهای کاری خود را به صورت دیجیتالی و بدون محدودیت مکانی و زمانی در بستر وب انجام دهند. به علاوه، بدون نرم افزار اتوماسیون، امکان تبادل اطلاعات میان سیستم‌های مختلف مورد استفاده از این کسب و کارها وجود نخواهد داشت. این در حالی است که با استفاده از API فراگستر، امکان تبادل اطلاعات و گرفتن داده‌ها از نرم افزارهای دیگر و یکپارچه‌سازی آنها برای شرکت‌های بیمه‌ای و کارگزاران آنها فراهم می‌شود. در کنار تمام این مزایا، مشتریان این کسب و کارها نیز می‌توانند از وضعیت دقیق مراحل رسیدگی به پرونده‌های بیمه‌ای خود مطلع شوند که باعث و بهبود تجربه مشتریان و رضایت بیشتر آنها می‌شود.- صنایع خدماتیصنایع خدماتی شامل طیف وسیعی از کسب و کارهایی می‌شود که به سایر صنایع یا به مصرف‌کنندگان نهایی ارائه خدمت می‌کنند. آنچه نقش نرم افزارهای اتوماسیون مانند اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر را در این صنایع پررنگ می‌کند، میزان زیاد ارتباط آنها با مشتریان است. نرم افزارهای اتوماسیون با خودکارسازی فعالیت‌ها و حذف کارهای تکراری و دستی باعث ساده‌سازی فعالیت‌ها و ارائه خدمات بهتر به مشتریان می‌شود. به عنوان مثال به یک شرکت خدمات مسافرتی فکر کنید که با استفاده از سیستم تیکتینگ به طور منظم و به سرعت، پاسخگوی سوالات مشتریان خود خواهد بود. به علاوه، استانداردسازی و قابلیت پیگیری فرآیندها نیز باعث بهبود تجربه مشتریان و رضایت بیشتر آنها خواهد شد.- صنعت رستوران داریصنعت رستوران داری از صنایعی است که تاثیرپذیری آن از اتوماسیون شاید چندان مورد انتظار افراد نباشد. اما در واقع بسیاری از فرآیندها و فعالیت‌هایی که در این صنایع در ارتباط با مشتریان رخ می‎‌دهد قابلیت خودکارسازی با BPMS را دارند. در عمل نیز، امروزه در بسیاری از رستوران‌ها به ویژه رستوران‌های آنلاین از نرم‌افزارهای کامپیوتری برای خودکارسازی دریافت، ثبت و پیگیری سفارشات مشتریان استفاده می‌شود. در واقع شما می‌توانید وارد یک رستوران شوید و از طریق اپلیکیشن موجود روی گوشی تلفن همراه خود یا کامپیوتری که روی پیشخوان قرار دارد، سفارش خود را انتخاب کنید.به این ترتیب، استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون، نه تنها صف های طولانی را کاهش می‌دهد، بلکه باعث بهبود تجربه مشتریان نیز می‌شود. آنها می‌توانند با استفاده از کامپیوتر و یک منوی دیجیتال، غذای مورد نظر خود را انتخاب و هزینه آن را پرداخت کنند. به این ترتیب این فرآیند در سیستم آغاز شده و مراحل تهیه و ارسال غذا به صورت خودکار برای کارکنان صادر می‌شود. در چنین حالتی، مشتریان حتی می‌توانند آماده بودن یا نبودن غذای خود و اینکه سفارش آنها در کدام مرحله است را نیز مشاهده کنند.- صنعت مالیصنعت مالی یکی دیگر از صنایعی است که قوانین زیادی در مورد نحوه فعالیت آن وضع شده است. موسسات مالی علاوه بر رعایت این قوانین، با حجم زیادی از مشتریان و درخواست‌های آنها روبرو هستند. در چنین حالتی، عدم استفاده از راهکارهای اتوماسیون فرآیند مانند اتوماسیون مدیریت فرآیندهای فراگستر، نه تنها ریسک و درصد خطا در این صنایع را بسیار افزایش می‎‌دهد، بلکه توانایی این سازمان‌ها برای پاسخگویی به درخواست‌های زیاد مشتریان را با مشکل مواجه می‌کند. امروزه بسیاری از بانک‌ها و موسسات مالی با استفاده از راهکارهای اتوماسیون فرآیندها و ترکیب آن با نرم افزارهای دیگری مانند اپلیکیشن‌های موبایلی، خدمات خود را به صورت غیرحضوری و آنلاین به مشتریان ارائه می‌دهند. به این ترتیب می‌توانند با تعداد نیروی انسانی کمتر، خدمات خود را با سرعت و دقت بالا به تعداد بسیار زیادی از مشتریان ارائه کنند. در این صنایع، هر چقدر سازمان‌ها بیشتر به خودکارسازی فعالیت‌های خود با اتوماسیون فرآیندها بپردازند، ضمن افزایش رضایت مشتریان، قدرت رقابتی آنها نیز نسبت افزایش پیدا خواهد کرد.- صنعت ITممکن است تصور کنید که در صنعت IT همه کارها به صورت کامپیوتری و خودکار انجام می‌شود و نیازی به اتوماسیون وجود نخواهد داشت. اما لزوماً اینطور نیست و بسیاری از فرآیندهای موجود در این کسب و کارها مانند عیب‌یابی سیستم‌ها که توسط کارشناسان و متخصصان IT به صورت دستی و گاهی حتی بدون روال و فرآیند منظم انجام می‌شود، می‌توانند خودکارسازی شوند. البته ماهیت تخصصی کارها، استانداردسازی آنها را در این صنایع کمی مشکل می‌کند. با این حال، این کسب و کارها نیز مانند سایر صنایع، در صورت خودکارسازی فعالیت‌ها و فرآیندهای خود با ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، می‌توانند سرعت و دقت انجام کارهای خود را افزایش دهند. به عنوان نمونه، آنها می‌توانند با یکپارچه‌سازی سایر نرم‌افزارهای خود با اتوماسیون مدیریت فرآیندهای فراگستر، هشدارهای مربوط به ایرادات سیستم‌ها را به صورت خودکار از طریق ایمیل یا پیامک برای گیرندگان مناسب ارسال کرده و آنها را پیگیری کنند. چنین قابلیتی نه تنها نیاز به نیروی انسانی برای نظارت بر سیستم‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه باعث کاهش خطای انسانی و صرفه‌جویی در زمان نیز می‌شود.- صنعت هتلداریاستفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر در این صنایع می‌تواند نقش مهمی در افزایش بهره‌وری آنها و بهبود خدمات به مشتریان داشته باشد. به عنوان مثال، یک هتل می‌تواند تمامی مراحل پذیرش مشتریان، از تقاضای اتاق گرفته تا ثبت درخواست آنها، رزور اتاق و تحویل آن را به صورت یک فرآیند و جریان کار تعریف کرده و ضمن خودکاسازی آنها، سایر نرم افزارهای مورد استفاده خود را با اتوماسیون مدیریت فرآیندهای فراگستر یکپارچه کند. در این صورت مشتریان می‌توانند تنها با یک اپلیکیشن موبایل درخواست خود را ثبت کرده و کارهای مربوط به آن را پیگیری کنند.با این حال، بخاطر ماهیت خدمات در این صنعت، شاید اجرای 100 درصد فعالیت‌های آنها از طریق اتوماسیون ممکن نباشد. به عنوان مثال، شاید بخاطر حضور مهمانان خارجی یا سالمندان، وجود افرادی در هتل برای پذیرش حضوری آنها ضروری باشد. اما مسلماً هر چه بیشتر رو به جلو می‌رویم، میزان خودکارسازی فرآیندها و نقش نرم افزارهایی مانند اتوماسیون مدیریت فرآیندهای فراگستر در آنها پر رنگ‌تر خواهد شد.- سازمان‌های دولتینهادهای دولتی از دیگر سازمان‌هایی هستند که بیشترین بهره را از نرم افزارهای اتوماسیون می‌برند. هر چند ماهیت کار این سازمان‌ها دولتی است و نمی‌توان آنها را در کنار صنایع خصوصی قرار دارد، با این حال، مدیران این سازمان‌ها نیز می‌توانند کارآمدی فعالیت‌های سازمان تحت مدیریت خود را با استفاده از ابزارهای اتوماسیون به مقدار زیادی افزایش دهند. به عنوان نمونه، استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر می‌تواند ضمن تشویق یکسان‌سازی و استانداردسازی فعالیت‌های سازمان‌های دولتی و افزایش کارآمدی آنها، باعث بهبود رعایت قوانین و سیاست‌های دولتی نیز بشود. بنابراین، هر چند محدودیت‌های مربوط به قوانین و آیین‌نامه‌های مربوط به نحوه انجام کارها می‌تواند بهینه‌سازی فرآیندها را با محدودیت مواجه کند، اما بهره‌برداری از نرم افزارهای اتوماسیون مدیریت فرآیندها در سازمان‌های دولتی می‌تواند انجام فعالیت‌های آنها را تا حدود زیادی ساده و کارآمدتر کرده و باعث بهبود تجربه ارباب رجوع و افزایش رضایت کارکنان سازمان نیز بشود.کلام آخرهمانطور که خواندید، نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، می‌تواند به طرق مختلف نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و کارایی کسب و کارها در صنایع مختلف داشته باشد. البته اینها تنها صنایعی نیستند که استفاده از BPMS در آنها، باعث ساده‌سازی وظایف، کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت انجام کارها می‌شود. استفاده از راهکارهای اتوماسیون اداری و فرآیندها می‌تواند در بسیاری از صنایع مورد استفاده قرار بگیرد. با این حال آنچه برای بهره گیری از این ابزارها ضروریست، داشتن فرهنگ IT و بلوغ سازمان‌ها در استفاده از تکنولوژیست. از این لحاظ شروع به استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، می‌تواند اولین قدم برای ورود به دنیای اتوماسیون باشد، اما قطعاً نیاز به تلاش بیشتر سازمان‌ها و کسب و کارها برای خودکارسازی حداکثر فرآیندهایشان دارد.