مدیریت زمان | برنامه ریزی و اهمیت اولویت بندی کارها

مدیریت زمان، پیش نیازهای برنامه ریزی و اهمیت اولویت بندی کارهابه طور طبیعی همه ما در طول شبانه روز 24 ساعت وقت داریم؛ اما جالب اینجاست که اغلب از بی وقتی و کمبود زمان گله و شکایت دارند! چطور می شود برخی از افراد با اینکه آنها هم 24 ساعت وقت دارند؛ اما در کار و زندگی خود موفق هستند و تقریبا گلایه‌ای ندارند؟!در این مقاله قصد داریم کمی درباره مدیریت زمان و جزئیات مربوط به آن صحبت کنیم. امیدواریم این مقاله بتواند جرقه‌ای باشد تا بیش از پیش به اهمیت زمان و مدیریت آن پی ببریم و با به کارگیری نکاتی که در ادامه بیان خواهند شد، بتوانیم سرنخ‌های لازم را دریافت و آنها را به طور عمیق دنبال و اجرا کنیم. با ما همراه باشید...«زمان» چه ویژگی هایی دارد و چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟اگر بخواهیم به این سئوال پاسخ دهیم که چرا زمان مهم است؟ لازم است ابتدا با ویژگی های زمان آشنا شویم«زمان» با اینکه رایگان است ولی نمی‌شود روی آن قیمت گذاشت،نمی توانیم صاحب زمان باشیم؛ اما می‌توانیم از زمان استفاده کنیم،زمان را نمی‌توانیم متوقف کنیم، اما می توانیم آن را مصرف کنیم، یک بار که از دست رفت، دیگر نمی‌توانیم آن زمان از دست رفته را جبران و برگردانیم!با توجه به موارد اشاره شده درباره «زمان» بار دیگر اهمیت زمان برای ما ثابت می‌شود و متوجه می‌شویم که واقعا جایگزینی برای زمان وجود ندارد؛ پس چرا همچنان افراد بسیار زیادی هستند من جمله خود ما که اجازه می‌دهند این سرمایه با ارزش به راحتی از بین برود و بیهوده مصرف شود؟!بحث را اینطور آغاز کنیم؛ به نظر می‌رسد افراد موفق و حرفه‌ای سهم بیشتری از 24 ساعت زمانی که در اختیار دارند را صرف کارهای مهم و ارزشمند می کنند، بازدهی بیشتر و مفیدتری دارند و هوشمندانه کار می‌کنند.بگذارید همین ابتدا خیالتان را راحت کنم، مشکل اصلی کمبود زمان نیست بلکه مشکل اصلی بی برنامگی است! باید قبول کنیم که اکثرا خود را گول می زنیم و می خواهیم اینطور به نظر بیاید که زمان کم است در صورتی که کم یا زیاد بودن زمان دست ما نیست (همین است که هست!) آنچه که دست ماست، نحوه استفاده از همین مقدار زمان موجود و تعریف شده است.خب باید چه کار کرد؟ یقینا چاره کار طراحی و داشتن یک برنامه ریزی اصولی است، چیزی که در کلام همه آن را قبول دارند اما کمتر کسی حاضر است آن را در عمل انجام و پیاده کند؛ اما برای اینکه برنامه ما ضمانت اجرایی داشته باشد، لازم است ابتدا به یک سری پیش نیازها توجه ویژه داشته باشیم که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد.پیش نیازهای لازم برای اجرا و پیاده سازی موفق هرگونه برنامه‌ریزی:مدیریت زمان و برنامه ریزی دو عبارت جدایی ناپذیر هستند که همواره با یکدیگر همراهند و به هم معنا می دهند و مکمل یکدیگرند یعنی اگر بخواهیم برای انجام کارهای خود برنامه ریزی داشته باشیم طبیعی است که باید آنهارا طی 24 ساعت شبانه روز انجام دهیم بنابراین، اینکه کدام کار را در چه زمانی انجام دهیم اهمیت پیدا کرده و اینجاست که مفهوم مدیریت زمان پُررنگ می شود. یکی از اهداف ما در این مقاله این است که چند گام به عقب برگردیم و کمی در رابطه با پیش نیازهای برنامه‌ریزی صحبت کنیم، پیش نیازهایی که کمک می کنند تا مهارت ما در برنامه ریزی تقویت شود و مهمتر از آن، این پیش نیازها برای اجرای موفق هر برنامه و عملیاتی شدن آنها بسیار لازم و ضروری هستند بنابراین، بدون شک مد نظر قرار دادن آنها می توانند در اجرای واقعی برنامه‌هایتان به شما بسیار کمک کنند. اما پیش نیازهای برنامه ریزی چه هستند؟الف) محاسبه ارزش واقعی زمان خودمانباید بدانیم مثلا هر «یک ساعت» زمان ما از لحاظ مالی چقدر ارزش دارد و می‌ارزد؟اگر به این موضوع آگاه شویم، خواهیم توانست تصمیم بگیریم که چه کارهایی را قبول کنیم، چه کارهایی را قبول نکنیم و رد کنیم (نه بگوییم)، چه کارهایی را برون‌سپاری کنیم، انجام چه کارهایی را به زمان مناسب دیگری موکول کنیم، از بسیاری از رفت و آمدهای اضافی جلوگیری می‌کنیم، جلسات طولانی و بی‌خود نمی‌گذاریم و شرکت نمی‌کنیم، و... بنابراین، این مهم است که بدانیم یک ساعت وقت ما چقدر می ارزد.ب) داشتن انضباط شخصی یا خود انضباطی (Self Discipline OR Personal Discipline)انضباط شخصی داشتن یعنی انجام کار درست را در زمان درست!اما اکثر افراد چه کار می‌کنند؟کاری را که دوست دارند در زمانی که دوست دارند انجام می‌دهند!!! یعنی مغایر با معنا و مفهوم انضباط شخصی یا خود انضباطی عمل می‌کنند.برای مثال، به جای اینکه «گُل زمان» خود را که در آن زمان‌ها بیشترین سطح انرژی و بازدهی را داریم صرف کارهای مهم و ارزشمند و تاثیرگذار کنیم، آن را صرف پاسخ دادن به ایمیل‌هایمان یا وب‌گردی و یا چرخیدن در شبکه‌های اجتماعی و... می‌کنیم!اغلب مواقع کارهایمان را به تعویق می اندازیم، انگار یادمان می‌رود که اوضاع هیچ وقت بهتر نخواهد شد! اگر یک نگاه ساده به گذشته بیندازیم، می‌بینیم که چه بسیار کارهایی را بدون دلیل موجه به زمان دیگری موکول کردیم و وقتی به آن زمان رسیدیم متوجه شدیم که الان وقت مناسبی برای انجام آن کار نیست و یا وقتش را نداریم چرا که کارهای مهم تری برای انجام داریم و یا پیش می‌آیند. در واقعیت ما همیشه از انجام کارهایمان عقب هستیم و یک سری کارهای روی هم تلنبار شده داریم که هیچ وقت تمامی هم ندارند و نخواهند داشت!چطور می‌توانیم از انضباط شخصی در اجرای بهتر برنامه‌ریزی‌های خود کمک بگیریم؟1- هدف‌گذاریاولین قدم تعریف هدف و داشتن هدف هست (اگر ندانیم که به کجا می‌خواهیم برسیم و به دنبال چه چیزی هستیم پس اهمیتی هم نخواهد داشت که وقت خود را صرف چه کاری می کنیم).2- تعیین مهلت انجام کارقدم دوم تعیین مهلت انجام کار است، یعنی کارها را به امان خدا ول نکنیم و نگوییم که انشالله انجام خواهم داد، همین کار را کردیم که الان کلی کار عقب افتاده و روی هم جمع شده داریم)،3- نوشتن لیست کارهای روزانهدر قدم سوم باید لیستی از کارهای روزانه خود را بنویسیم تا به کارهایی که باید انجام شود آگاه شویم،4- اولویت بندی کارهاپس از تهیه لیست اقدام مهم بعدی اولویت بندی کارها است. اولویت بندی فعالیتی است که بسیاری در انجام دادن آن مشکل دارند و به دلیل عدم توانایی در اولویت بندی، به نتایج مورد انتظار خود را نمی‌رسند.اگر بخواهیم مثالی بزنیم تا اهمیت اولویت بندی را برایتان آشکار سازیم، بهترین مثال نفس گرفتن قبل از فرو رفتن در آب است!مگر می توان به طور طبیعی بدون نفس گیری به زیر آب رفت؟ بر این اساس اولویت بندی نکردن کارها و صرفا انجام کارها به ترتیب لیست تهیه شده، کاری عبث و اشتباه خواهد بود.بدون اغراق این جمله را باید با آب طلا بنویسید، قابش کنید و در اتاق خود جلوی چشمانتان نصب کنید:هرگز وقت کافی برای انجام «همه کارها» وجود ندارد؛اماهمیشه وقت کافی برای انجام «کارهای مهم» وجود دارد.اگر این جمله را درک و در عمل به کار گرفتید یعنی مفهوم و اهمیت اولویت‌بندی را به طور کامل درک کرده‌اید، مطمئن و منتظر باشید نتایج آن را هم در کار و زندگی خود خواهید دید (یکی از دلایلی که باعث شد این مقاله را بنویسیم، انتقال همین پیام بود).متاسفانه بعضی‌ها فکر می‌کنند که اگر بگویند "وقت ندارند" افتخار است؛اما در واقع معنای آن این است که من اولویت‌بندی بلد نیستم!جا دارد در همین مقاله با نمودار تصمیم گیری (ماتریس آیزنهاور / ماتریس اهمیت و فوریت) که بی‌ربط با موضوع بحث ما نیز نیست، آشنا شوید. این ماتریس برگرفته شده و برداشتی از کتاب «هفت عادت مردمان موثر» نوشته آقای «استوان ریچاردز کاوی» است که از آن به منظور شناخت درجه اهمیت و فوریت انجام کارها و اولویت‌بندی کارها استفاده می‌شود:در این ماتریس کارها به چهار دسته مهم و غیرمهم، فوری و غیرفوری تقسیم بندی شده و به صورتی که در شکل زیر می‌بینید با یکدیگر در ارتباط‌اند و معنا پیدا می‌کنند. بر اساس این نمودار یا این ماتریس برای اولویت بندی کارها، قبل از اینکه کاری را در برنامه خود قرار دهیم، می‌بایست آن را از دو منظر اهمیت و فوریت بررسی کنیم پس از آن تصمیم به اقدام لازم بگیریم:آنچه که اهمیتش از همه بیشتر است تصمیمات و اقداماتی است که از روی ذکاوت گرفته و انجام می‌شوند، یعنی تصمیمات و اقداماتی که یک زمانی با اینکه غیرفوری؛ اما مهم بوده‌اند! (افراد موفق و زرنگ بیشتر سراغ این دسته از کارها و اقدامات می‌روند).برای مثال "یادگیری زبان انگلیسی" در سنی مانند 10 سالگی نوعی ذکاوت محسوب می شود. در این سن و سال شاید اینطور به نظر برسد که برای یادگیری زبان انگیسی خیلی هم عجله‌ای نیست و حالا حالاها فرصت هست؛ اما آنان که ذکاوت داشتند، در آن سن و سال‌ها که دغدغه‌هایشان کمتر بوده و می توانستند در آرامش بیشتر و در فرصت بهتری این مهارت را یاد بگیرند، در روز آن تصمیم را گرفتند و اقدام کردند و امروز که مثلا 20 یا 30 ساله هستند نتیجه آن تصمیم را در زندگی خود می‌بینند؛اما افرادی که گفتند حالا باشد برای بعد فعلا که وقت هست، فرض کنید یکی از این افراد فارغ التحصیل شده و یک فرصت شغلی مناسب با درآمد عالی برایش پیش آمده اما یکی از شروط لازم آن داشتن مهارت و تسلط بر زبان انگلیسی است، این فرد با خود می گوید ای بابا چه موقعیتی خوبی را از دست دادم، احساس می کند چقدر از دیگران جا مانده و حالا با این همه دغدغه تازه باید چند سال وقت بگذارد و آموزش زبان انگلیسی را شروع کند. درست است که ماهی را هر وقت از آب گیریم تازه است اما به این نیز توجه داشته باشید چقدر می توانست اوضاع بهتر از اینها پیش برود.در مثالی دیگر می توان از ظهور تاکسی‌های اینترنتی نام بُرد که با آمدنشان بازار آژانس‌های تاکسی سرویس سنتی را از رونق انداخت. زمانیکه هنوز فرصت بود و نشانه‌های همه‌گیری اینترنت و گوشی‌های هوشمند کاملا آشکار شده بود، مدیران آژانس‌ها و حتی اتحادیه این صنف دست روی دست گذاشته و همچنان به دنبال استفاده از روش‌های سنتی، منتظر تماس مشتریان بودند غافل از اینکه تا چشم باز کردند، دیدند اکثر افراد از تاکسی های اینترنتی خدمات می گیرند و دیگر کسی به آنها زنگ نمی زند و یکی یکی این آژانسها در حال جمع شدن هستن.با توجه به توضیحات گفته شده در بالا می توان نتیجه‌گیری کرد، چیزی که اهمیت دارد و باعث جلو افتادن در زندگی کاری و شخصی ما می شود این است که باید سعی کنیم از سمت ضرورت به سمت ذکاوت سوق پیدا کرده و حرکت کنیم، به این شکل همیشه بَرنده خواهیم بود.ج) استفاده از قانون هشتاد بیست (اصل پارتو)اصل پارتو که معروف به قانون هشتاد بیست (80 20) است به طور خلاصه می‌گوید، به صورت نرمال 80% نتایج ما به دلیل 20% کارهایی است که انجام می دهیم. برای توضیح واضح تر می توان گفت 80% ترافیک یک شهر در 20% خیابان‌های آن ایجاد می شود و یا 80% فروش ما در نتیجه خرید 20% از مشتریان ما است و...؛از این قانون چگونه می توان استفاده کرد؟ باید تلاش کنیم اقداماتی که جزء 20درصدی‌ها هستند را افزایش دهیم تا بازدهی مان بالاتر برود. برای این کار لازم است ابتدا کارهای با ارزش و تاثیرگذار خودمان را شناسایی و پیدا کنیم و روی آنها تمرکز بیشتری بگذاریم، سپس بهترین و پربازده‌ترین روش انجام آن کار را نیز شناسایی و انتخاب کنیم، با این کار پرتی‌ها و حفره‌های کارهایمان را نیز خواهیم شناخت.شاد و دلنشین باشید