مراحل عملیاتی: اجرا و اتمام

خوش برگشتی. ما فقط درمورد وظایف اصلی که باید در دو مرحله اول چرخه عمر پروژه به اتمام برسند ، شروع پروژه و برنامه ریزی یاد گرفتیم. اکنون وقت آن است که برنامه های خود را عملی کنید. به یاد داشته باشید ، وظیفه شما نیست که در واقع همه کارها را انجام دهید. وظیفه اصلی شما به عنوان مدیر پروژه مدیریت پیشرفت پروژه به طور کلی است. این بدان معناست که شما بر تلاشهای تیم خود نظارت خواهید کرد و اطمینان حاصل خواهید کرد که همه می دانند چه انتظاری از آنها می رود ، چه کارهایی باید انجام شود و چگونه و چه موقع آنها را تکمیل کنید. همچنین وظیفه شما این است موانع را حذف کنید واگر فردی تاثیری بر تاخیر در پروژه دارد به او هشدار مناسب بدهید. این بدان معناست که شما باید از طریق جلسات ، ارتباطات کتبی مانند یادداشت ها ، ایمیل ها یا ابزار گفتگوی داخلی و سایر اسناد کاری مانند گزارش وظایف ، با تیم خود و هر کس دیگری که در پروژه شما مشارکت دارد ارتباط برقرار کنید. با پیشرفت پروژه شما می توانید برنامه ، بودجه و تخصیص منابع را تنظیم کنید و به طور واضح به روزرسانی ها را در طول مسیر برقرار کنید.وقتی همه کارها به پایان رسید و هدف پروژه را برآورده کردید ، وقت آن است که پروژه را ببندید. این مرحله معمولاً نادیده گرفته می شود زیرا تصور اینکه با تحقق هدف پروژه ، همه می توانند پیش روند آسان است. اما صبرکنید ، هنوز کارهای زیادی وجود دارد که باید انجام شود. ابتدا بررسی کنید که همه کارها به پایان رسیده است ، از جمله هر کاری که در این راه اضافه شده است. اطمینان حاصل کنید که فاکتورهای برجسته پرداخت شده است ، منابع پس داده می شوند و حساب می شوند و اسناد پروژه ارائه شده است. در مرحله بعدی و این بسیار مهم است ، تأیید کنید که نتیجه نهایی پروژه شما برای افرادی که آن را تحویل می دهید قابل قبول است. برای موفقیت پروژه شما بسیار مهم است که شخصی که از شما خواسته است پروژه را مدیریت کنید از نتیجه نهایی راضی باشد. هنگامی که پروژه ی شما تایید شد، روی خوبیها و بدیهای پروژه تامل کنید. این بازتاب معمولاً گذشته نگر(retrospective) نامیده می شود و این فرصتی است که بهترین روش ها را یادداشت کنید و یاد بگیرید چگونه دفعه بعد پروژه خود را به طور موثرتری مدیریت کنید ، حتی اگر همه چیز عالی پیش برود. یادداشت های مربوط به گذشته نگاری شما برای افراد یا سازمانی که نتیجه نهایی پروژه را دریافت می کنند نیز ارزشمند است. دلیل آن این است که آنها می توانند دفعه بعد که پروژه ای را در نظر می گیرند ، از این اطلاعات برای اطلاع از تصمیمات مربوط به تجارت خود استفاده کنند. اکنون وقت آن است که تمام اسناد پروژه ای را که ایجاد کرده اید یا در طول مسیر جمع آوری کرده اید ، از جمله تمام برنامه ها و بازتاب های خود ، جمع آوری کرده و نتایج نهایی پروژه خود را با ذینفعان خود به اشتراک بگذارید. به یاد داشته باشید ، ذینفعان افرادی هستند که به اتمام و موفقیت پروژه علاقه مند و تحت تأثیر آن هستند. بسته به نوع پروژه ، ذینفعان می توانند شامل تیم مدیریتی بخش یا سازمان ، مشتریان یا مشتریان محصول یا خدمات شما ، کاربران ابزار یا فرآیند جدید شما یا حتی جامعه به طور گسترده باشند. نکته مثبت ، ذینفعان نقش بسزایی در توسعه و موفقیت پروژه شما دارند. بعداً اطلاعات بیشتری در مورد این بازیکنان اصلی یاد خواهید گرفت. اما در حال حاضر ، فقط بدانید که آنها مانند افراد برجسته پروژه شما هستند. در مرحله بعد ، کمی وقت بگذارید تا زحماتی را که تیم شما در این پروژه سرمایه گذاری کرده است ، جشن بگیرید. جشن ها به افراد کمک می کند تا در مورد کارهایی که انجام داده اند احساس خوبی داشته باشند و فکر می کنند که این اثر روح بخشی و ارزشمند است زیرا واقعاً چنین است. برخی از ایده ها برای جشن های کوچک یک شرکت یا ایمیل در سطح تیم است ، که از تیم تشکر می کند و تلاش های فردی را تأیید می کند. اکنون برای پروژه های بزرگ ، حتی می توانید یک مهمانی بگیرید تا تیم و موفقیت پروژه را جشن بگیرید.خوب ، همانطور که می بینید ، مدیر پروژه بودن کار زیادی است ، اما بسیار ارزشمند است ، و همه ، خوب ، قابل کنترل است وقتی چرخه عمر پروژه را دنبال کنید. شما می توانید ببینید که چگونه سازمان ، ارتباطات و پیشرفت هایی که در زمینه های مختلف یک پروژه اضافه می کنید، می توانند کل تیم را موثرتر و کارآمدتر کنند و می توانید در بسیاری از مناطق یک پروژه تأثیر بگذارید مشابه مربی با تیم ورزشی ، حتی اگر شما در واقع نقش مستقیمی در بازی ندارید ، اما راهنمایی ها ، ارتباطات و تیم سازی شما می تواند در یک تیم شاد ، با عملکرد بالا و موفق تفاوت ایجاد کند.در دوره های بعدی ما در مورد هر یک از مراحل پروژه بحث خواهیم کرد ، و شما روش ها ، تکنیک ها و ابزارهایی را برای کمک به شما یاد خواهید گرفت. در حال حاضر ، ما فقط می خواهیم شما با روند کلی مدیریت پروژه آشنا شوید ، و برخی از اصطلاحات و مفاهیم مورد استفاده در این زمینه را به اشتراک می گذاریم که هنگام توسعه مهارت های مدیریت پروژه باید بدانید. در مرحله بعدی ، ما دو مورد از محبوب ترین روش های پروژه ، Waterfall و Agile را به شما معرفی خواهیم کرد.لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.