سیستم مدیریت دانش و محتوای آلفرسکو چیست و چه کمکی به سازمان و کسب و کار ما می کند؟

نویسنده: مهندس حق وردی (مجموعه آموزشی کیفچه)مدیریت محتوا و دارایی سازمان با رابطی کاربر پسند (User Friendly)محتوایی که در درون هر سازمان تولید می شود ، به عنوان ارزشمندترین دارایی آن سازمان به حساب می آید.مدیریت چرخه عمر آن محتوا و هدایت آن به سمت کاربر نهایی بسیار حائز اهمیت است .معمولا نگرش و دیدگاه سنتی که سازمان ها در مورد سیستم های مدیریت محتوای سازمانی دارند ، آنها را به خرید سیستم های پیچیده و گران قیمت سوق می دهد؛سیستم هایی که ممکن است که امکانات زیادی داشته باشند ولی پیاده سازی تمامی آنها زمانبر بوده و در بیشتر مواقع بدون استفاده بمانند.در این پروسه مهمترین موضوع ، پذیریش و موافقت کاربران نهایی جهت کار کردن با سیستمی است که مورد پسند آنها باشد و بتواند به راحتی نیازهای کاری خود را برآورده کنند.متا دیتا (Metadata) یا فراداده چیست ؟طبقه بندی در هر سیستم باعث می شود که دستیابی و رسیدن به اطلاعات مورد نیاز ، با سرعت بیشتری صورت گیرد؛یکی از مهمترین امکاناتی که یک سیستم مدیریت محتوا (ECM) دارد ،امکان تگ گذاری داکیومنت ها و اختصاص اطلاعات بیشتر به آن میباشد که در اصلاح به این اطلاعات اضافی ، متا دیتا می گویند .با این امکان کاربران سیستم به جای ساخت فولدر های تو در تو و ایجاد پیچیدگی برای سیستم ، متا دیتا را مبنای اطلاعات فایل های آپلودی قرار داده و امکان فیلتر و دسته بندی اطلاعات به راحتی صورت میگیرد.با این روش می توان طبقه بندی و کلاسه گذاری مستندات را به خوبی انجام داد.متادیتای جمع آوری شده از مستندات ، دارای توضیحات مهمی در مورد محتوا بوده و دسترسی آسان به آن را با یک جستجوی ساده فراهم می نماید.متا دیتا ، به عنوان مجموعه ای از داده ها پیرامون محتوای اصلی است که اطلاعات بیشتری را در مورد آن به ما می دهد؛این اطلاعات با طبقه بندی خاصی توسط تگ بندی داده ها (Tagging) بر روی دیتا ذخیره می شود.قابلیت تگ گذاری بر روی داده ، این امکان را به شما می دهد که مثلا نیاز به وارد نمودن تمامی اطلاعات یک شخص در نام فایل نباشید ؛با این کار از طولانی شدن و نامفهوم شدن نام اصلی محتوا جلوگیری شده و این قابلیت به ما داده می شود که بتوانیم این داده ها را در بخش هایی مانند : عنوان ، توصیف و یا به عنوان تگ قرار داد.برای شنیدن پادکست این موضوع در شنوتو ، بر روی لینک زیر کلیک کنید ???سيستم مديريت دانش و محتواي آلفرسكو چيست و چه كمكي به سازمان و كسب و كار ما مي كند؟محتوا به صورت کلی به دو بخش تقسیم می شود :محتوای ساختار یافتهمحتوای غیر ساختار یافتهدر مدل محتوای ساختار یافته ، فضایی در سطر و ستون های جداول دیتابیس رابطه ای جهت قرارگیری اطلاعات متادیتا مانند : عنوان ، توصیف ، تگ و … به سیستم های مدیریت محتوا ، اختصاص داده می شود.همچنین محتوای غیر ساختار یافته به محتوایی گویند که در آن فایل هایی با فرمت های مختلف مانند : پی دی اف ، آفیس ، ویدئو ، صدا و یا عکس در سیستم مدیریت محتوا قرار می گیرد.آلفرسکو به عنوان یک ابزار جهانی و کاربرپسند در حوزه مدیریت و خدمات محتوای سازمانی ،به خوبی توانایی مدیریت محتوای ساختار یافته و غیر ساختار یافته را دارد .همکاری سیستم خدمات محتوا با سیستم مدیریت محتوادر حالی که سازمان ها و کسب و کار ها نیاز مبرم به عملکردهای اصلی یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) دارند ، میتوان با کمک سیستم خدمات محتوا در کنار ECM ، راندمان کاری را بسیار بالا برد.سیستمی که علاوه بر قابلیت های اصلی کنترل محتوا که در ECM ارائه می شود ، بتوانند راحت و سریع به محتوای مورد نیاز دسترسی داشته و آن را بر روی ابزار نمایشی خود مشاهده نمایند.قابلیت ارائه گزارش های تحلیلی و ایجاد بینش از محتوا نیز از دیگر مزایایی است که پلتفرم خدمات محتوا برای مدیران مهیا می کند.امروزه در جهان انواع مختلفی از سیستم های مدیریت و خدمات محتوای سازمانی وجود دارند مانند : آلفرسکو(Alfresco) ، شیرپوینت(Sharepoint) ، مگنولیا(Magnolia) ، فایل نت(FileNet) ، دروپال (Drupal)و …انتخاب یک پلتفرم مناسب از میان سیستم های مختلف ، سخت به نظر می رسد ؛سیستمی که با در نظر گرفتن جنبه های : سایز محتوا ، امنیت ، امکانات و از همه مهمتر هزینه ، جوابگوی سازمان و کسب و کار ما باشد.شرکت آلفرسکو یکی از شرکتهای پیشرو در زمینه مدیریت محتوای سازمانی (ECM) و مدیریت فرآیند های کسب وکار(BPM) می باشد؛بر طبق گزارش هایGartner که در سایت این موسسه منتشر شده (آخرین بروز رسانی ۱۶ آگوست ۲۰۱۶) این شرکت توانسته در زمینه فهم نیاز مشتریان و ارائه راه حلی جامع و کارآمد، رتبه بالای چهار ستاره از پنج ستاره را از آن خود کند .آلفرسکو یک پلتفرم جامع جهت مدیریت ، کنترل، نگهداری ، گردش و خدمات محتوا است .این سیستم قابلیت مدیریت ۲۵۰ فرمت‌های گوناگون محتوا را دارد .این سیستم در سال ۲۰۰۵ میلادی در کشور آمریکا توسط جان نیوتن و جوهان پاول پا به عرصه حضور نهاد.آلفرسکو یک سیستم نرم‌افزار متن باز است که در حال حاضر به عنوان بزرگترین شرکت مدیریت محتوایی متن باز در جهان شناخته می‌شود.کاربران و مشتریان این سیستم ، بطور چشمگیری رو به افزایش می‌باشند؛تا سال ۲۰۲۰ با بیش از ۲۸ میلیون کاربر از ۴۳ کشور جهان از این سیستم استفاده می کنند ؛این کاربران در بیش از ۱۳۰۰ شرکت صنعتی شناخته شده مشغول به فعالیت می باشند ؛آلفرسکو توانسته است که قدرتی بی نظیر به سازمان ها و کسب و کارها ‌دهد و آنها توانسته اند که مستندات و محتوای خویش را به خوبی مدیریت کنند.از خصوصیات این سیستم می‌توان به امنیت فوق‌العاده بالا، احراز هویت و دسترسی، کاربر پسند بودن، یکپارچگی با دیگر سیستم ها، معماری بی نظیر، و بسیاری قابلیت های دیگر نام برد.آلفرسکو می‌تواند بیش از ۲۵۰ نوع محتوا را در خود ذخیره کرده و ادعا می نماید که در صورت معرفی فرمت های فایل دیگر توسط مشتریان ، پشتیبانی آنها را نیز انجام دهد.توسعه در استفاده از آلفرسکو به صورت جهانی و GitHubدر دنیا تمامی سیستم های کد باز معروف ، خود را در سایت بین المللی با نام GitHub.com ثبت میکنند.31 میلیون برنامه نویس توسعه دهنده از سرتا سر دنیا در این سایت عضو بوده و دانش فنی خود را با یکدیگر به اشتراک می گذارند.تیم های مختلفی از اقصی نقاط جهان ، دائما در حال کد نویسی بر روی پلتفرم کد باز آلفرسکو هستند و برای آن افزونه و به روزرسانی های مرتبط را ارائه می کنند .اکثر سازمان ها بدون بررسی نیازها و انتظاراتی که از یک سیستم مدیریت محتوا و خدمات دارند ، یک نرم افزار یا راهکار را انتخاب نموده و سپس آن راهکار را در سازمان خود به عنوان سیستم مدیریت محتوا ، پیاده سازی می نمایند.آلفرسکو alfresco ، به عنوان قوی ترین برنامه کد باز ( (Open Source ، برنامه نویسی شده با جاوا ، جهت مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه( ECM) و ارائه خدمات محتوا بکار می رود .برنامه آلفرسکو جهت مدیریت مستندات نیز در بسیاری از سازمان بزرگ جهان از جمله ناسا ، KLM استفاده می شود.آلفرسکو به عنوان سیستم مدیریت دانش سازمانیدر ایران نیز ،آلفرسکو از ۹ سال پیش تا کنون در بسیاری از سازمان های بزرگ مورد استفاده قرار گرفته است .در آلفرسکو ، با تعریف کاربران مختلف ، می توان نقش ها ، سطوح دسترسی و گردش محتوا را تعریف نمود؛هر یک از کاربران می توانند به حساب کاربری خود وارد شده از طریق نقش های واگذاری به آنها ، ایفای نقش نمایند.این برنامه همچنین قابلیت های تبدیل شدن به یک سیستم مدیریت دانش (KMS) را نیز دارد.5 محصول اصلی آلفرسکو:آلفرسکو دارای ۴ محصول می باشد که شامل موارد زیر می باشند:Open Source Edition (Community ,Activiti)Alfresco Content Service(ECM)Alfresco Process Services (BPM)Alfresco Governance Services (RM)Alfresco Cloud (PaaS)نرم افزار های Alfresco Community را می توان نرم افزار ساده و با امکانات پایینتر Alfresco Content Service(ECM) به حساب آوردو نرم افزار Alfresco Activiti را می توان نرم افزار ساده شدهAlfresco Process Service (BPM) در نظر گرفت .در زیر این دو نسخه نرم افزاری را همراه با امکانات پیش فرض مشاهده می نمایید:بررسی نسخه کد باز Community و نسخه خدمات محتوا (Content Service (ECMامکاناتی نسخه کامیونیتی و نسخه خدمات محتوا ، تقریبا با هم برابر است ولی این دو از جهات بسیاری با هم متفاوت و هر کدام جهت هدف خاصی طراحی شده اند؛این جزئیات را در ادامه به آن می پردازیم .هدف از طراحی دو سرویس کامیونیتی (Community) و خدمات محتوا (Content Service)کامیونیتیرایگان و کد بازعدم پشتیبانی آنلاین توسط شرکت آلفرسکوابزار تحقیقاتی آلفرسکو جهت پیاده سازی امکانات جدیداستفاده در سازمان ها و کسب و کار های اندازه متوسطمدیریت محتوا (Content Management) جهت محیط های با حساسیت محتوایی پایینتراستفاده توسط توسعه دهندگان و کارشناسان فنی که نیاز به دسترسی به کد ها و انجام تغییرات بر حسب دلخواهخدمات محتوا (Content Service (ECMپولیپشتیبانی توسط شرکت آلفرسکواستفاده در سازمان ها ،کسب و کارها و صنایع تولیدی بزرگاستفاده در محیط های با حساسیت محتوایی بالا و در دسترس بودن همیشگی سرویسقابلیت تغییر و مدیریت آساناستفاده توسط توسعه دهندگان و کارشناسان فنی که نیاز به دسترسی به کد ها و انجام تغییرات بر حسب دلخواهدارای تکنولوژی و سرویس های مهم : AI, BI, Analytics,Insightsآلفرسکو به عنوان پلتفرم خدمات محتوانرم افزار ECM به کسب و کار شما کمک می کند که انبوهی از اطلاعات دیجیتالی یا فیزیکی (کاغذ) مورد نیاز را دریافت ( اسکن) ، مدیریت ، ذخیره ، نگهداری و در اختیار افراد مشخص قرار دهید؛این اطلاعات می تواند شامل ایمیل، ویدئو های دیجیتالی و مستندات اداری در سطح یک سازمان بزرگ باشد .نسخه سرویس خدمات آلفرسکو Alfresco Content Service حاوی نرم افزار ECM نیز می باشد.این سرویس در مرکز پلتفرم Alfresco Digital Business قرار دارد ، پلتفرمی که در کلاس سازمان های بزرگ (Enterprise) قرار داشته و ماهیت اصلی آن به صورت ابری (Cloud) می باشد؛این پلتفرم سریعترین مسیر تعامل با اطلاعات را برای کاربران مهیا می کند ؛سازمان ها می توانند به سرعت به تهدیدها، فرصت ها و شرایط موجود در حوزه محتوا ، پاسخگو باشند .امکانات کلی پلتفرم های خدمات محتواتمامی پلتفرم های خدمات محتوا دارای امکانات استانداردی میباشند که شامل موارد زیر میباشد:دریافت و بررسی محتوا با فرمت دیجیتالیاسکن ، تشخیص کاراکتر های موجود در تصاویر ، مهاجرت محتوایی ، تولید اتوماتیک محتوا و مدیریت فایل های تولیدی توسط کاربران ، به عنوان جزئیات این امکان به حساب می آیند.2- مدیریت و قوانین نگهداری فایل ها و محتوای دیجیتالی همراه با متا دیتا ( فراداده)مدیریت رکورد های سیستم ، حکمرانی اطلاعات ، مدیریت متادیتا( فراداده) و چرخه عمر محتوا، به عنوان جزئیات این امکان به حساب می آیند.3- در جریان انداختن محتوای دیجیتال با فرآیند های کسب و کارتوسط این امکان ، موارد زیر در دسترس قرار می گیرند:ایجاد و توسعه گردش محتوا (WorkFlow)ارتباط متناظر با داده ها و سیستم های بزرگ سازمانی، اپلیکیشن ها و فرآیند های کسب و کار ( Integration)4- بالا بردن کارایی کاربران در استفاده از محتوای دیجیتالاین امکان توسط دسترسی های مفید ،جستجو کاربردی محتوا و رویت اطلاعات در کمترین زمان ممکن ، صورت می گیرد.5- ارائه خدمات پلتفرم جهت محتوای دیجیتالارائه سرویس های یکپارچه محتوا محور ، انباره های اطلاعات (Repositories) از طریق کانکتور یا رابط های دلخواه با بکارگیری API6- مدیریت محتوای دیجیتال و پلتفرم هامدیریت توسط ابزارهای مدیریتی ، داشبوردها یا رابط های دیداری صورت می گیرد.سرویس خدمات فرآیند آلفرسکو چیست؟سرویس مدیریت فرآیندهای آلفرسکو توانسته با وجود نرم افزار Activiti در درون خود بسیار قدرتمند شود ؛این سرویس توانسته خود را به عنوان راهکار مدیریت فرآیند در کسب و کارها و سازمان های بزرگ (Enterprise) معرفی کند.مشتری هدف و استفاده کنندگان عمده این راهکار ، کارکنان کسب وکار ها و توسعه دهندگان سیستم می باشند.این سرویس با موتور فرآیندی کد باز اکتیویتی که به عنوان هسته اصلی این سیستم می باشد ، بسیار کارایی ، انعطاف پذیری و توسعه پذیری بالایی داشته و می تواند انواع وسیعی از فرآیند های حساس و بزرگ سازمان ها را مدیریت و هدایت نماید.این راهکار مجموعه قدرتمندی از ابزارها را برای کاربر نهایی مهیا کرده و با سیستم های بزرگ سازمانی (Enterprise) مانند سرویس های محتوایی آلفرسکو ، سرویس باکس (Box) ، و گوکل درایو تعامل و ارتباط برقرار می نماید.نظر برخی از مشتریان بزرگ آلفرسکو :جهت اطلاع از آخرین منابع اطلاعاتی آلفرسکو می توانید به وب‌سایت آلفرسکو مراجعه نمایید.شکل زیر ، امکانات کلی آلفرسکو را در یک نگاه نشان میدهد:تاریخچه آلفرسکو :در سال ۲۰۰۵ ، جان نیوتن و جان پائول، آلفرسکو را معرفی نمودند و با سرمایه‌گذاری شرکت SAP کار خود را شروع نمود؛در ابتدا ، محصول آلفرسکو بر مدیریت مستندات (Document Management)تمرکز داشت.در ماه می ۲۰۰۶ آلفرسکو ، توسعه برنامه با امکان مدیریت محتوای تحت وب را معرفی نمود .بدین ترتیب تاکنون برنامه آلفرسکو در زمان‌های مختلف روندهای توسعه و ارتقا را طی نموده و امروزه دارای پنج محصول و راهکار جهت هر کسب و کاری می باشد .مهم‌ترین مزایای آلفرسکو :رایگان بودن نسخه کامیونیتی (Community)نصب و پیکر‌بندی آسانیادگیری آسان توسط کاربران نسبت به برنامه‌های دسگر در زمینه مدیریت، خدمات و گردش محتواقابلیت یکپارچه‌سازی با سایر برنامه‌ها نظیرSAP،Office، Outlook،google ،LIFE RAY وamazon web service و …قابلیت تعریف گردش کار بر روی محتوا و مستنداتبرای دیدن ویدئو این موضوع در آپارات، بر روی لینک زیر کلیک کنید ???سيستم مديريت دانش و محتواي آلفرسكو چيست و چه كمكي به سازمان و كسب و كار ما مي كند؟رتبه اول در میان سیستم های کدباز جهانامروزه آلفرسکو با امکان کلیدی ، سیستم مدیریت مستندات و محتوا خود را به جهان معرفی کرده است ؛این شرکت توانسته هر ساله رتبه بهتری را در مجله گارتنر در میان دیگر پلتفرم های خدمات محتوایی داشته باشد.آلفرسکو در سال ۲۰۱۹ در رتبه اول بخش رقبا در مقابل شرکت های بزرگی چون مایکروسافت با نسخه مدیریت محتوای شیرپوینت قرار گرفت؛آلفرسکو با پیشرفت بسیار بالایی که در چند سال اخیر داشته ، توانسته که خود را در رتبه اول از میان سیستم های متن باز (Open Source) جهان ، قرار دهد .در زیر تصویری از مجله گارتنر در مورد بزرگترین رقبا در زمینه ا سیستم های مدیریت محتوا در جهان را مشاهده می نمایید.شرکت های بزگی که آلفرسکو به آنها کمک میکندUS Department of NavyThe Joint Chiefs of StaffBank of NY MellonCapital OneNASACisco, etc.بستر فنی آلفرسکو در نمای تصویرآلفرسکو توانسته است با در کنار هم قرار دادن سرویس های مختلف ، خود را به عنوان یک پلتفرم خدمات معرفی نماید ؛این شرکت راهکارهای مختلفی را بر اساس نیاز هر مشتری و میزان هزینه ای که قصد پرداخت آن را دارد ، ارائه می دهد.ارتباط سرویس آلفرسکو با دیگر سیستم هاآلفرسکو با ایجاد ارتیاط میان سرویس های داخلی و خارجی ، بهترین سرویس محتوا را ارائه می نماید.اپلیکیشن موبایل آلفرسکواپلیکیشن آلفرسکو جهت دو سیستم عامل اندروید و IOS ارائه گردیده است.در زیر نمایی را از صفحات محتوا در نمای موبایل ، مشاهده می نمایید. لینک اصلی مقاله در وب سایت مجموعه سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???سیستم مدیریت دانش و محتوای آلفرسکو چیست و چه کمکی به سازمان و کسب و کار ما می کند؟لینک مقالات مرتبط با سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???دسته سیستم های مدیریت دانشدسته سیستم های مدیریت محتوالینک مقاله در اینستاگرام: ???سیستم مدیریت دانش و محتوای آلفرسکو چیست و چه کمکی به سازمان و کسب و کار ما می کند؟ (قسمت اول)سیستم مدیریت دانش و محتوای آلفرسکو چیست و چه کمکی به سازمان و کسب و کار ما می کند؟ (قسمت دوم)