مدیریت دانش در پروژه

مدیریت دانش در پروژهامروزه اهمیت دانش برکسی پوشیده نیست. دانش، یک منبع مهم سازمانی است که مزیت رقابتی پایدار را فراهم می‌کند اکثر سازمان‌های مُدرن، درک کرده‌اند که برای کسب ارزش‌افزوده از دارایی‌های دانشی باید آن‌ها را به جریان اندازند. به گفته پیتر دراكر “راز موفقیت سازمان‌ها در قرن 21 همان مدیریت دانش است”. بنابراین، مدیران سازمان‌ها باید با تکیه‌بر دانش برتر امكان اتخاذ تصمیمات معقول‌تر در زمینه موضوعات مهم و بهبود عملكردهای مبتنی بر دانش را پیدا كنند. درواقع، “مدیریت دانش در پروژه”، مقوله‌ای مهم‌تر از خود دانش محسوب می‌شود و سازمان‌ها درصدد آن هستند كه نحوه چگونگی تبدیل اطلاعات و دانسته فردی و سازمانی را به دانش و مهارت‌های فردی و گروهی را تبیین كنند.مدیریت دانش، فلسفه مدیریتی است که در فعالیت‌های متفاوت سازمانی قابل‌مشاهده است. در مدیریت دانش، مفهوم اساسی بحث تسهیم و تبادل دانش می‌باشد. زمانی که افراد اطلاعات، فعالیت‌های مؤثر، دیدگاه‌ها، تجربیات، مزیت‌ها، درس‌های آموخته‌شده عَملی یا غیرعملی خود را با سایر افراد به اشتراک می‌گذارند، بهره‌وری در قسمت‌های مختلف سازمان ارتقاء پیدا می‌کند.مدیریت دانش در پروژه؛ اهمیت و ضرورتمطابق تعریف راهنمای گستره‌ی دانش مدیریت پروژه PMBOK Guide، سازمان‌دهی دانش‌ها و اطلاعات سازمان جهت افزایش ظرفیت مدیریت پروژه و درنتیجه دستیابی به ارزش‌های سازمان با توجه به ظرفیت‌های آن سازمان را مدیریت دانش پروژه‌ها می‌نامند. در اغلب سازمان‌های پروژه‌محور، ویژگی موقتی بودن پروژه‌ها باعث ضعف حافظه، فراموشی تجارب ارزشمند و دروس آموخته‌شده و موجب دوباره‌کاری‌ها، افزایش زمان، هزینه و اتلاف منابع می‌شود.مدیریت دانش در پروژه‌ها نیز مانند سازمان‌ها بر سه محور اصلی انسان، فرآیند و فناوری اطلاعات و ارتباطات تأکید دارد، اما فرآیندهای پیاده‌سازی مدیریت دانش در محیط سازمان‌ها با محیط پروژه‌ها دارای تفاوت‌هایی می‌باشند؛ سازمان‌ها دارای محیط عملیاتی می‌اشند و از خواص آن تبعیت می‌کنند. در محیط عملیاتی فعالیت‌ها تکرارپذیرند، تداوم دارند و تغییرات به‌تدریج روی می‌دهند. درصورتی‌که در پروژه‌ها فعالیت‌ها یکتا بوده و تغییرات دفعی می‌باشند. در سازمان‌ها منابع پایدارند درصورتی‌که در پروژه‌ها منابع متغیر می‌باشند. همین تغییر منجر به تغییر در ماهیت فرآیندهای مدیریت دانش پروژه‌ها می‌شود.این موضوع مشخص‌شده است که بیشتر مشکلاتی که گریبان‌گیر پروژه‌ها هستند شكل عمومی و تکراری دارند و درصورتی‌که پروژه‌ها ورای دستاوردهای مشخص خود، تبدیل به پایگاهی برای کسب و یکپارچه‌سازی دانشی گردند که در نهاد خود دارند، موجب ارتقای شایستگی و دانش در سازمان خود خواهند شد.دانش و تجربه حاصل از اجرای پروژه‌ها یک منبع مهم برای پروژه‌های بعدی به‌حساب می‌آید، چراکه پروژه‌ها می‌تواند راه‌حل‌هایی نوآورانه را برای انجام فعالیت‌ها در برداشته باشند. ماهیت موقتی و سفارشی‌شده هر پروژه، یادگیری و به‌کارگیری توانمندی‌های دانشی از پروژه‌ای به پروژه دیگر را برای یک سازمان را دشوار ساخته است.هر پروژه سفارشی‌شده و از جنبه‌های گوناگونی با دیگر پروژه‌ها متفاوت است. چون پروژه‌ها گذرا هستند، تلاش ویژه‌ای موردنیاز است تا دروس قابل‌انتقال بین پروژه‌ها، منتقل شوند. کارکنان تمایل دارند پروژه بعدی را آغاز نمایند و انگیزه‌ای برای تمرکز بر خطاهای گذشته ندارند. بااین‌حال، نارسایی‌های مشترکی در خلال این پروژه‌ها رخ می‌دهد که تسهیم مؤثر دانش می‌تواند باعث کاهش هزینه‌های سازمانی دوباره‌کاری و یافتن راهکارهای تکراری شود.شرکت‌هایی که دانش رابین افراد و پروژه‌های خود به‌طور موفقیت‌آمیزی تسهیم می‌کنند، دریافته‌اند که ایده‌ها و تجارب یک پروژه می‌توانند به‌طور مکرر مشکلات پروژه دیگر را مرتفع نمایند. دانش تولیدشده از یک پروژه می‌تواند در دو گروه گنجانده شود: بهترین شیوه‌های فراگرفته شده در مورد چگونگی انجام وظایف به کارآمدترین شکل ممکن و آموخته‌های منفی که از شیوه‌های زیان‌آور و کاهش‌دهنده‌ی سرعت پیشرفت پروژه، به‌دست‌آمده‌اند.مدیریت کردن دانش تولیدشده از پروژه‌ها، نه‌تنها می‌تواند به جلوگیری از «انجام کارهای تکراری» و تكرار خطاهای مشابه، کمک کند، بلکه به‌عنوان مبنایی برای خلاقیت و بهبود کلی نیز به کار گرفته می‌شود. دانش و مخصوصاً آموخته‌ها، در عمل، هم از آموخته‌های مثبت و هم از اشتباهاتی که برای سازمان هزینه‌بر بوده‌اند، به دست می‌آید. بااین‌وجود شواهد اخیر نشان می‌دهد که توانایی فراگیری دانش از خلال پروژه‌ها امری حیاتی است، اما دستیابی به آن دشوار است.در یک پروژه هر شخص تنها قسمتی از کل داستان پروژه را می٬داند و دانش خلق‌شده در یک پروژه در حافظه‌ی همه‌ی اعضای تیم پروژه پراکنده است، اما هیچ‌یک مجموعه کاملی از دانش خلق‌شده را حفظ و نگهداری نمی‌کند با هدایت بازنگری‌های پساپروژه‌ای، پس از تکمیل یک پروژه، به کسب دانش بدست آمده یا آموخته‌ها بپردازند. بااین‌وجود، موفقیت بازنگری‌های پساپروژه‌ای اغلب به دلیل فقدان زمان کافی برای هدایت آن‌ها، تضعیف می‌شود، زیرا بعضی از اعضای تیم ممکن است به بخش‌های دیگر انتقال یابند و در پروژه‌های جدید درگیر شوند. انتصاب مجدد افراد یا حتی کل تیم پروژه، از پروژه‌ای به پروژه دیگر، در راستای انتقال دانش بدست آمده صورت می‌گیرد. این امر زمانی که نرخ گردش نیروی انسانی بالا باشد، سازمان‌ها را آسیب‌پذیر خواهد ساخت.اعضای تیم پروژه تمایل کمتری به تسهیم دانش دارند و این امر می‌تواند از حساسیت‌های تجاری، محدودیت‌های شرکت در رابطه با تسهیم اطلاعات و دانش و نیز این واقعیت که سازمان‌های همکار در یک پروژه ممكن است در موارد دیگر عملاً رقیب یکدیگر باشند، ناشی شود.مدیریت دانش در پروژه‌های عمرانیمنظور از پروژه عمرانی مجموعه عملیات، خدمات طراحی و ساخت تمام و یا قسمتی از یک طرح عمرانی به‌صورت واحدی مستقل یا قابل بهره‌برداری از آن طرح به پروژه است که ازنظر ساخت در قالب یک و یا چند قرارداد به مرحله‌ی اجرا گذاشته می‌شود. دانش و تجربه‌های ایجادشده در پروژه‌های عمرانی مانع تکرار خطاها و اشتباهات در پروژه‌های جدید می‌شوند و زمینه ایجاد تحول و نوآوری را فراهم می‌سازند. این در حالی است که به دلیل عدم توجه به مباحث مدیریت دانش و مغفول ماندن آن در پروژه‌های عمرانی این دانش و تجارب کسب‌شده کمتر در پروژه‌های بعدی مورداستفاده قرار می‌گیرد و بر این اساس زمانی‌که یک پروژه به اتمام می‌رسد اعضای پروژه پراکنده می‌شوند و بنابراین دانش ایجادشده دیگر در دسترس نخواهد بود. اعضای تیم پروژه دانش و تجربه خود را به‌عنوان یک دانش شخصی نگهداری می‌کنند و مکانیسمی منسجم و هماهنگ برای کسب و جذب، ذخیره و انتشار وبکار گیری دانش در طرح٬های عمرانی وجود ندارد.مستندسازی دانش و تجربه و چالش فرا روی آنمفهوم تجربه، مترادف بابیان مشاهدات؛ تجزیه‌وتحلیل، اندازه‌گیری، ثبت، مقایسه، تمثیل، طبقه‌بندی و تعریف فعل‌وانفعالات پدیده‌هاست. هدف اصلی در فرایند مستندسازی تجربیات، الگوبرداری و کسب تجربه از رویدادهای گذشته برای بهبود عملکرد آتی مدیران، کارکنان و سازمان است.برای مستندسازی تجربیات کارکنان، مدیران و سازمان در حالت کلی، داشتن دیدگاه سیستمی الزامی بوده و ایجاب می‌کند که از مکانیسم‌های سیستماتیک برای مستندسازی تجربیات استفاده شود. برای نظام مستندسازی تجربیات می‌توان مکانیسم زیر را در نظر گرفت که مشتمل بر پنج مرحله است؛ ثبت داده (تجربه)، انتقال تجربه برای ارزیابی، ارزیابی تجربه، کدگذاری و طبقه‌بندی تجربه و تصمیم‌گیری در زمینه به نظر می‌رسد که برخی از مدیران بنا به دلایل شخصی و حرفه‌ای، میلی به مستندسازی تجربیات خود ندارند زیرا ازیک‌طرف عدم اطمینان و تغییرات محیطی بر عرصه فعالیت‌های سازمان‌ها سیطره داشته و مدیران تصور می‌کنند که وضعیت‌های گذشته ممکن است در آینده رخ ندهند. از طرفی دیگر، جلوگیری از بروز اشتباهات و گرفتاری‌های پیشین در فرایندها و عملیات کاری، امری اجتناب‌ناپذیر تلقی می‌گردد. برای مثال، برخی از سازمان‌ها مستندسازی را تنها ثبت و ضبط رویدادها و وقایع یک پروژه می‌دانند. این در حالی است که مستند کردن رویدادها و وقایع تنها بخشی از فرایند مدیریت دانش بوده و لازم است که توزیع و انتشار تجارب و نیز زمینه‌های کاربرد آن تجارب در برنامه‌های سازمانی مشخص و لحاظ گردند. از طرفی، همه رویدادهای سازمانی ارزش مستندسازی و ذخیره‌سازی مستمر ندارند. لازم به ذکر است که ارزش یک تجربه را نباید صرفاً بر اساس خروجی‌های آن تفسیر کرد، بلکه ممکن است سازمان میلیاردها تومان هزینه کرده و به خروجی موردنظر برسد، اما با بررسی رویدادهای غیرمنتظره و شرایطی که در طی دوره موردنظر پیش‌آمده است، معلومات و تجارب تازه‌ای (هرچند بد و نامطلوب) به سازمان افزوده می‌شود. لذا می‌توان چنین اظهار نمود که تجربه ممکن است خوب و یا بد و نامطلوب (هشداردهنده) باشد.بررسی یک نمونه موفق مدیریت دانش پروژه در شهر تهرانسازمان مهندسی و عمران شهر تهران درزمینه توسعه و ساخت پروژه‌های عمرانی اعم از تونل، بزرگراه و پل و ابنیه یک سازمان بزرگ و درگیر با تخصص‌ها، مهارت‌ها و دانش فراوانی است و یک سازمان پروژه‌محور در مقیاس بزرگ و با تمرکز بسیار زیاد دانشی است. دانش، مهارت و تجارب بسیاری در این سازمان و بخصوص در ذهن دانشکاران آن وجود دارد.این سازمان طی چند سال گذشته اقدام به پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش نموده است. در گام نخست تلاش شد تا نظام مدیریت دانش بر اساس الگوی مدیریت پروژه و انتقال دانش پروژه‌ها به بدنه سازمان طراحی شود. تا پس از فرهنگ‌سازی و آگاه‌سازی کارکنان، بستر لازم برای پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش در کل سازمان اجرایی شود.برای دست‌یابی به این هدف طی سال‌هایی اخیر و بر اساس مدل مفهومی مدیریت دانش پروژه، سازمان مهندسی و عمران شهر تهران برای پروژه‌های بزرگراه امام علی (ع)، بزرگراه شهید همدانی، تونل شهدای غزه، تقاطع بزرگراه شهید چمران با بزرگراه جلال آل احمد (گیشا)، بزرگراه شهید بروجردی و بزرگراه شهید نجفی رستگار اقدام به مستند نگاری پروژه‌ها نموده است که نتایج آن در قالب کتاب دانش فنی و مدیریتی قابل بهره‌برداری است. در ادامه خلاصه‌ای از اقدامات و نتایج حاصل از مستندسازی تجربیات و درس‌آموخته‌های بزرگراه شهید نجفی رستگار ارائه‌شده است.بزرگراه شهید نجفی رستگار، پروژه‌ای به قدمت ۱۲ سال است که فرایند اجرایی آن در سه دوره مختلف مدیریت شهری عملیاتی شد. این پروژه یکی از طرح‌های مهم و تأثیرگذار در تکمیل رینگ خارجی شبکه بزرگراهی تهران است. احداث این طرح کاهش ترافیک در جنوب شرقی تهران، صرفه‌جویی در مصرف سوخت و جلوگیری از اتلاف زمان را به همراه دارد. همچنین مشکل بار ترافیک سنگین ورودی‌های جنوب‌شرقی تهران بااتصال این مسیر تا حد زیادی مرتفع خواهد گردید. هدایت وسایل نقلیه سنگین از مسیرهای درون‌شهری به محور آزادگان و امام علی (ع) و بزرگراه امام رضا (ع) از دیگر ویژگی‌های این طرح است.بزرگراه شهید نجفی رستگار، بزرگراه‌های آزادگان و امام رضا (ع) را به‌صورت مستقیم به یکدیگر متصل کرده و کسانی که قصد حرکت از شرق به غرب کشور رادارند، می‌توانند بدون ورود به تهران از این کمربندی استفاده کنند. به‌عبارتی پروژه شهید نجفی رستگار بخشی از کمربند شرقی تهران و اتصال‌دهنده بزرگراه آزادگان به بزرگراه امام رضا (ع) است.مستندسازی تجربیات و درس‌آموخته‌های پروژه بزرگراه شهید نجفی رستگار در ماه‌های پایانی عملیات اجرایی این پروژه آغاز شد. برای تحقق این مهم از رویکردهای مختلف مدیریت دانش پروژه استفاده شد و درمجموع بیش از 200 نفر ساعت مصاحبه تخصصی با خبرگان پروژه انجام شد.ماحصل تلاش‌‌های تیم اجرایی مدیریت دانش در این پروژه، تدوین کتاب دانش فنی و مدیریتی پروژه بزرگراه شهید نجفی رستگار بود. این کتاب در 5 فصل معرفی پروژه، طراحی و مهندسی پروژه، عملیات اجرایی احداث بزرگراه، درس آموخته‌ها و اثرات، دستاوردها و پیامدهای پروژه شهید نجفی رستگار تدوین شد. برای تدوین فصول مختلف این کتاب با خبرگان تمامی ذینفعان پروژه جلساتی برگزار شد و در این جلسه‌ها از تکنیک‌های مختلف مستندسازی تجربیات استفاده شد.در کنار بخش تجربیات و درس آموخته‌ها که یکی از مهم‌ترین فصول این کتاب را تشکیل می‌دهد، بررسی میزان اثرگذاری تغییرات طراحی ( Change Request) پروژه و میزان اثرگذاری مهندسی ارزش نیز ازجمله موارد کاربردی است که می‌تواند در آینده تأثیر بسزایی در کیفیت، هزینه و زمان انجام پروژه‌های مدیریت شهری در شهر تهران و سایر کلان‌شهرهای کشور داشته باشد.