نحوه نوشتن صورت جلسه

صورت جلسه یا صورت مجلس:بین دو واژه صورت جلسه و صورت مجلس باید تفاوت قائل شد! اگرچه این دو واژه، از نظر محتوا به یکدیگر نزدیک هستند، اما به لحاظ شرایط ساختاری و نحوه تهیه و تنظیم با یکدیگر متفاوت­اند.صورت مجلس­ در پروژه زمانی به وقوع می­پیوندند که هیاتی حاضر بر اثر موضوعی، به یک تصمیم واحد رسیده و تصمیم اتخاذ شده به امضا جمع در همان جلسه برسد و یا اينكه ممکن است هیات حاضر، وضع موجودی همانند نخستین صورت مجلس تحویل کارگاه را تهیه و تنظیم نمایند.اما در خصوص صورت جلسه، ممکن است پیمانکاری صورت جلسه ای را تنظیم نماید، سپس برای ناظر پروژه صورت جلسه را ارسال نموده و پس از بررسی های لازم، صورت جلسه مربوط به امضاء مهندس ناظر برسد. سپس این رویه برای مهندس مشاور و کارفرما نیز ادامه داشته باشد.۴ گام اولیه برای تهیه صورت جلسات براساس فهرست بها:مطالب زیر مطابق با بند 18 کلیات فهرست بهای رشته ابنیه 1401 تالیف و گردآوری شده است، البته برای سایر فهارس بها نیز می­تواند مورد استفاده قرار بگیرد.۱- صورتجلسه‌ها، باید ضمن اجراي کار و پس از اتمام هر یک از اجزای آن و بر اساس مشخصات فنی یا دستور کارها تهیه شـوند و شامل حداقل اطلاعات زیر باشند:– نام کارفرما، مهندس مشاور، مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی)، پیمانکار، شماره و تاریخ پیمان، موضوع پیمان، شماره و تاریخ صورت‌جلسه2- ذکر مرجع فنی مربوط به اجراي کار موضوع صورت‌جلسهتوضیحات شماره 2: منظور از ذکر مرجع فنی، همان مراجع فنی است که انجام کار از جنبه فنی براساس آن صورت پذیرفته است. در واقع پیمانکار می­بایست مطابق با نقشه های اجرایی و دستورکارها، و به استناد دلایل و توجیهات فنی وضع شده در مشخصات فنی، صورت جلسات را تهیه و تنظیم نماید.منظور مشخصات فنی در فهرست بها، مشخصات فنی عمومی و یا مشخصات فنی خصوصی پیمان می ­باشد.مشخصات فنی عمومی به ترتیب مشخصات فنی عمومی کارهای ساختمانی نشریه شماره 55- تجدید نظر دوم و حسب مورد سایر نشریات سازمان برنامه و بودجه کشور و پس از آن استاندارد های مربوط به مصالح و یا فناوری مورد نظر می­باشد. مشخصات فنی خصوصی بنا بر ضرورت و مطابق با دستورالعمل های مربوط توسط مهندس مشاور تهیه و حسب مورد در پیمان، نقشه های اجرایی یا دستورکارهای ابلاغی درج می ­شود.3- ارایه توضیحات کافی و ترسیم نقشه با جزییات کامل و بیان مشخصات فنی کارتوضیحات شماره ۳: در هنگام تهیه صورت جلسات به طور معمول کروکی محل اجرای موضوع صورت جلسه، به صورت جلسه پیوست می ­گردد.منظور از کروکی اجرای عملیات در واقع همان نقشه ها و جزئیات مربوط به انجام کار است که می ­تواند به روش های ذیل صورت پذیرد:۱-۳ . برجسته کردن بخشی از نقشه های اجرایی که مربوط به محل اجرای موضوع صورت جلسه می­باشد و پیوست آن به صورت جلسه انجام کار.۲-۳. منضم کردن کامل محل اجرای موضوع صورت جلسه مطابق با نقشه های اجرایی.۳-۳. در برخی موارد لازم است جزئیات مربوط به انجام کار در نقشه های ۲ بعدی و ۳ بعدی توسط واحد دفترفنی پروژه تهیه و پیوست به صورت جلسه گردد.4- متره و محاسبه مقادیر مربوط به اجراي عملیات.صورت جلسات از منظر امضای مسئولین ذی ربط:طبق بند 18-2 از کلیات فهرست بهای رشته ابنیه سال ۱۴۰۱، “صورت جلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر (نظارت مقیم کارگاه)، مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد.”یکی از مهم ترین موضوعاتی که به صورت جلسه هویت می بخشد، وجود امضا مسئولین ذی ربط در پروژه می­باشد که برحسب نوع صورت جلسه، مسئولین مربوط، امضای صورت جلسه را بایستی انجام دهند.در یک دسته بندی کلی از منظر تعداد امضا، صورت جلسات با ۲ امضاء، ۳ امضاء، ۴ امضا ءو حتی ۵ امضاء تهیه و تنظیم می شوند.حداقل تعداد امضا که به صورت جلسات هویت می بخشد، صورت جلسه 2 امضاء می­باشد که این 2 امضا، مربوط به پیمانکار و مهندس ناظر و در خصوص صورت جلسه ورود مصالح به کارگاه می­باشد.مطابق با جز 3 بند ب ماده 20 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان)، در هنگام ورود مصالح به کارگاه، می بایست صورت مجلسی در خصوص نوع، مقدار و تاریخ ورود مصالح و تجهیزات به کارگاه با مهندس ناظر تهیه و تنظیم گردد. پس می­توان نتیجه گرفت صورت مجلس ورود مصالح به کارگاه نوعی صورت مجلس 2 امضاء محسوب می­گردد.از نمونه دیگر صورت جلسات با ۲ امضاء می توان به صورت جلسه تایید زیرسازی عایق رطوبتی که بایستی بین پیمانکار و مهندس ناظر تهیه و تنظیم شود،‌ اشاره نمود.اما ممکن است برخی از صورت جلسات نیز با ۳ امضا تهیه و تنظیم شود، بدین منظور این 3 امضا توسط پیمانکار، مهندس ناظر و مهندس مشاور صورت می­پذیرد.از نمونه دیگر صورت جلسات با ۳ امضاء می توان به صورت جلسه عملیات اجرایی تخته کوبی و چوب بست برای جلوگیری از ریزش خاک و همچنین کوبیدن مصالح سنگی در فصل چهارم فهرست بهای رشته ابنیه اشاره کرد.تبصره: لازم به توضیح است، ممکن است صورت مجلس یا صورت جلسه ای نیاز به 3 امضا از سوی پیمانکار، مهندس مشاور و کارفرما داشته باشد. (بند الف ماده 19 نشریه 4311 – شرایط عمومی پیمان)اما در برخی از عملیات های اجرایی همانند عملیات خاکی، صورت جلسه الزاما با ۴ امضاء باید تهیه و تنظیم شود. امضا این صورت جلسات توسط پیمانکار، مهندس ناظر، مهندس مشاور و کارفرما انجام می شود.از نمونه دیگر صورت جلسات با ۴ امضاء می توان به صورت جلسه احجام عملیات خاکی و صورت مجلس طبقه بندی جنس زمین اشاره کرد.توصیه می­گردد تمام صورت جلسات با 4 امضا تهیه و تنظیم گردد.تعداد امضاعنوان صورت جلسه۲تایید زیرسازی عایق رطوبتیصورت مجلس ورود مصالح به کارگاه۳عملیات اجرایی تخته کوبی و چوب بستکوبیدن مصالح سنگی۴عملیات خاکیتعیین جنس زمینمراحل تهیه، تنظیم، رسیدگی و ابلاغ صورت جلسات:صورت جلسه ها، باید ضمن اجرای کار و پس از اتمام هر یک از اجزای آن، توسط پیمانکار تهیه و ارائه گردد. در واقع پس از اتمام هریک از فعالیت های اجرایی همانند قالب بندی، آرماتوربندی، بتن ریزی و … بایستی صورت جلسه کارکرد مربوط تهیه و تنظیم گردد.زمان رسیدگی به صورت جلسات تا ابلاغ آن توسط کارفرما، حداکثر ۳ هفته می باشد.در صورتی که صورت جلسه مربوط، در مهلت حداکثر ۳ هفته ابلاغ نگردید، بایستی پیمانکار دلایل عدم ابلاغ صورت جلسه را با پیگیری کتبی از کارفرما، درخواست نماید و کارفرما وظیفه دارد دلایل عدم ابلاغ یا لزوم صورت جلسه اصلاحی را به اطلاع مهندس مشاور و پیمانکار برساند.در صورتی که به دلایل ارائه شده توسط کارفرما نیاز به تهیه صورت جلسه اصلاحی باشد، پیمانکار صورت جلسه اصلاحی را تهیه کرده و مراحل رسیدگی و ابلاغ صورت می پذیرد.حداکثر مهلت برای تهیه تا ابلاغ صورت جلسه اصلاحی، ۲ هفته علاوه بر مدت ۳ هفته اولیه می باشد.پس از سپری شدن مهلت ۲ هفته، در صورتی که به هر دلیلی اما خارج از قصور پیمانکار، صورت جلسه مربوط با تاخیر ابلاغ شود. میزان تاخیر به وجود آمده نسبت به مهلت ۳ هفته اولیه، باید مورد محاسبه قرار گرفته و پرداخت مبلغ مربوط به آن براساس دستورالعمل مربوط (بخشنامه ۵۰۹۰) برای تمدید مدت پیمان منظور گردد.تاخیر در ابلاغ صورت جلسات:نحوه محاسبه تمدید مدت پیمان ناشی از عدم ابلاغ صورت جلسات،َ ابتدا بایستی صورت جلسه مربوط را ریالی نمود. در واقع مبلغ کارکرد صورت جلسه را بایستی محاسبه نمود و سپس براساس بخشنامه ۵۰۹۰، تمدید مدت پیمان را محاسبه کرد.صورت جلسات فاقد ابلاغ کارفرما:صورت جلساتی که فاقد ابلاغ کارفرما باشد، معتبر نبوده و اینگونه صورت جلسات، صرفا در صورت تایید مهندس مشاور، با اعمال ضریب ۰.۷ در صورت لحاظ می گردد.ابلاغ صورت جلسات توسط کارفرما، به منظور مستندسازی مدارک و صورت جلسات بوده و از تعهدات و مسئولیت های مهندس مشاور و پیمانکار نمی کاهد.برای درک بیشتر موضوع، پیشنهاد می شود ویدیو زیر را مشاهده نمایید.ابلاغ صورت جلسات با تاخیر نسبت به زمان اجرای عملیات:تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورت جلسه مطابقت داشته باشد و ابلاغ صرفا با مسئولیت و تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی می تواند در زمان دیگری انجام شود.این نوع صورتجلسات که به صورت جلسات کارکرد یا صورتجلسات احجام عملیات اجرایی معروف است، نمونه ای از فایل اکسل آن را می توانید در ادامه دانلود کنید.انواع صورت‌جلسات:صورت‌جلسه تحویل کارگاهطبق بند ب ماده 28 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان) ” كارفرما بعد از مبادله پیمان، تاريخ تحويل كارگاه را كه نبايد بيشتر از 30 روز از تاريخ مبادله پيمان باشد، به پيمانكار اعلام می‌کند. پيمانكار بايد در تاريخ تعيين شده در محل كار حاضر شود و طي صورت‌جلسه‌هايي، اقدام به تحويل گرفتن كارگاه بنمايد.”صورت‌جلسه کنترل و درستی نقاط نشانه و مبدأطبق بند الف ماده 19 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان) ” پیمانکار، پيش از آغاز عمليات موضوع پیمان، بايد نقاط نشانه و مبداء را از لحاظ تطبيق با نشانه ها كنترل نمايد و در صورتي كه اختلافي موجود نباشد، درستي آنها را تایید و اعلام دارد و در صورتي كه اختلافي وجود داشته باشد، مراتب را به اطلاع مهندس مشاور برساند تا وضع موجود با مهندس مشاور و كارفرما صورت‌جلسه شود و ملاك شروع عمليات قرار گيرد.”صورتجلسه ورود مصالح به کارگاهطبق بند 1 مقدمه پیوست 1 فهرست بهای رشته ابنیه ” هنگام ورود مصالح به کارگاه، باید صورت‌جلسه ورود که در آن نوع، مقدار و تاریخ ورود مشخص شده است، با حضور مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی) تنظیم شود.”صورتجلسه مقدار مصالح پایکار برای تهیه صورت وضعیت موقتطبق بند 1 و 5 مقدمه پیوست 1 فهرست بهای رشته ابنیه و تبصره بند ج ماده 13 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان) ” مصالح پايکار، به مصالحی اطلاق می‌شود که براي اجراي موضوع پیمان، مورد نیاز باشد و در کار نصب شود و با توجه به اسناد و مدارك پیمان به ویژه برنامه زمانبندي اجراي کار و مشخصات فنی، توسط پیمانکار تهیه و در محل یا محل‌هایی که در طرح جانمایی تجهیزکارگاه به عنوان انبار کارگاه یا محل انباشت مصالح تعیین گردیده، به شکلی انبار شود که قابل بازرسی، اندازه‌گیري یا شمارش باشد، مصالح و تجهيزات موجود در محل مصرف يا نصب نيز، مصالح و تجهيزات پاي كار ناميده می‌شوند. همچنین قطعات پيش ساخته و تجهيزاتي كه در اجراي موضوع پیمان، با اجازه‌ی كارفرما و زير نظر مهندسین مشاور، در كارگاه‌ها و يا در كارخانه‌های توليدي خارج از كارگاه ساخته شود نيز در حكم مصالح و تجهيزات پاي كار به شمار می‌رود.هنگام تهیه صورت وضعیت موقت، مقدار مصالح پايکار، اندازه گیري و با مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی) صورت‌جلسه می شود.”صورتجلسه خسارات وارده به پروژه ناشی از بروز حوادثدر صورت بروز حادثه ای که باعث از بین رفتن تمام یا قسمتی از کارهای انجام یافته و مصالح و تجهیزات پای کار شود، پیمانکار موظف است که اولاً مراتب را به کارفرما و مهندس مشاور و طبق مقررات بیمه به بیمه گر اطلاع دهد و ثانیاً طبق دستور کارفرما یا مهندس مشاور، کارها را به حالت اولیه بازگرداند. این امر خود مستلزم تنظیم و أخذ تأیید صورتجلسه میزان خسارت وارده به کار می باشد که به تأیید مهندس مشاور و کارفرما نیز رسیده باشد.صورتجلسه توقف بخشی از عملیات اجرایی ناشی از کشف اشیایعتیقهمقاله پیشنهادی: نحوه اخذ رتبه بندی شرکتطبق بند ب ماده 19 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): “هرگاه ضمن اجرای کار، اشیای عتیقه یا آثار تاریخی و مسکوکات قدیمی و مانند آن در محل کارپیدا شود، پیمانکار متعهد است که بی درنگ مراتب را از طریق مهندس مشاور به اطلاع کارفرما و طبق قوانین به اطلاع دستگاه های انتظامی برساند. کارفرما برای حفظ و نگهداری یا انتقال اشیای عتیقه ،اقدام فوری به عمل می آورد. پیمانکار باید تا زمان اقدام به حفاظت از سوی کارفرما یا مقامات ذیربط ، برای حفظ و نگه داری اشیاء و آثار مزبور مراقبت لازم را به عمل آورد. هرگاه اجرای این ماده، موجب توقف یا تعطیل عملیات موضوع پیمان گردد، طبق ماده 49 رفتار می شود.”بنابراین تنظیم صورتجلسات گام به گام در برخورد با چنین موضوعی از اهمیت بالایی برخوردار استصورتجلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیارکارفرماطبق بند و ماده 39 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): “با توجه به این که مالکیت ساختمان‌های پیش ساخته و مصالح بازیافتی و قطعات پیش ساخته ساختمان‌ها و تاسیسات تجهیزکارگاه که به وسیله پیمانکار در محل های تحویلی کارفرما نصب یا احداث نموده‌ است، متعلق به پیمانکار است، هرگاه تمام یا قسمتی از این ساختمان ها وتاسیسات موقت پیمانکار مورد احتیاج کارفرما باشد، با توجه به اینکه در این حالت نباید وجهی بابت برچیدن ساختمانها و تاسیسات یاد شده به پیمانکار پرداخت شود، قیمت آن با تراضی طرفین تعیین و به کارفرما فروخته و تحویل می شود.”همچنین درمواردی و برای انجام خدماتی خارج از چارچوب موضوع پیمان، نیروی انسانی و ماشین آلات پیمانکار در اختیار کارفرما قرار می گیرد که این مورد و مورد بالا را می‌بایست در قالب صورتجلسات خدمات ارائه شده به کارفرما تنظیم و به تأیید کارفرما و مهندس مشاور رساند.صورتجلسه فواصل حملمبنای تعیین مسافت حمل، نزدیکترین راه طبق آخرین دفترچه مسافت وزارت راه و شهرسازی است. در مورد راه هایی که در دفترچه یاد شده مسافتی برای آن ها تعیین نشده است، با درنظر گرفتن کوتاهترین فاصله، طبق نظر مهندس مشاور مسافت آن ها تعیین می شود. بنابراین تنظیم و أخذ تأیید مسافت حمل ردیف هایی که طبق توضیحات فهرست بها حمل مازاد بر 30 کیلومتر به آن ها تعلق می گیرد، یکی از مهمترین صورتجلسه های موردنیاز در هر پروژه عمرانی می باشد. همچنین به دلیل تفاوت بهای حمل مصالح در راه های آسفالتی با راه های خاکی و شنی، این مورد نیز باید به صراحت در متن صورت‌جلسه ها قید گردد.صورتجلسه خروج ماشین آلات و ابزار مازاد بر نیاز پیمانکار از کارگاهطبق بند و ماده 20 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): “پیمانکار نمی تواند ماشین آلات و ابزار را که برای انجام عملیات لازم است، ازکارگاه خارج کند. در مورد بیرون بردن ماشین آلاتی که در کارگاه مورد نیاز نیست، پیمانکار تقاضای بیرون بردن ماشین آلات مزبور را به مهندس مشاور تسلیم می‌کند. مهندس مشاور به تقاضای او رسیدگی می کند و درصورتی که موجه باشد، اجازه خروج می دهد.”این موارد با تنظیم صورت‌جلساتی در این خصوص انجام می گیرد.بخوانید: اشتباهات رایج در بدنسازیصورتجلسه قیمت جدیدطبق بند ج ماده 29 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): ” اگر در چارچوب موضوع پیمان، كارهايي به پيمانكار ابلاغ شود كه براي آنها قيمت و مقدار در فهرست بها و مقادير منضم به پيمان پيش بيني نشده است، پيمانكار بايد بي درنگ پس از دريافت ابلاغ مهندس مشاور، قيمت پيشنهادي خود را براي اجراي كارهای ياد شده، همراه با تجزيه قيمت، به مهندس مشاور تسليم نمايد. قيمتي كه با توافق پيمانكار و مهندس مشاور تعيين می‌شود و به تصويب كارفرما برسد، ملاك پرداخت است.”صورتجلسه قیمت جدید از جمله مواردی است که بلافاصله باید تهیه و تأیید گردد تا از بروز اختلاف نظر در آینده جلوگیری گردد، این مورد از جمله مواردی است که به دلیل اهمیت خاصی که دارد در پروژه های مختلف محل چالش پیمانکاران با مهندس مشاور و کارفرما است.طبق بند الف ماده 39 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): ” پس از آنكه عمليات موضوع پيمان تكميل گرديد و كار آماده بهره برداري شد، پيمانكار از مهندس مشاور تقاضاي تحويل موقت می‌كند و نماينده خود را براي عضويت در هيات تحويل معرفي می‌نمايد. مهندس مشاور، به درخواست پيمانكار رسيدگي می‌كند و در صورت تایید، ضمن تعيين تاريخ آمادگي كار براي تحويل موقت، تقاضاي تشكيل هيات تحويل موقت را از كارفرما می‌نمايد. كارفرما به گونه‌ای ترتيب كار را فراهم می‌كند كه هيات تحويل، حداكثر در مدت 20 روز از تاريخ آمادگي كار كه به تایید مهندس مشاور رسيده است، در محل كار حاضر شود و براي تحويل موقت اقدام نمايد. هرگاه هيئت تحويل عيب و نقصي در كارها مشاهده نكنند، اقدام به تنظيم صورت جلسه تحويل موقت می‌نمايد.صورتجلسه رفع نواقص جهت تحویل موقتطبق بند الف ماده 39 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): ” هرگاه هيئت تحويل عيب و نقصي دركارها مشاهده نمايند، اقدام به تشكيل صورت جلسه تحويل موقت با تعيين مهلتي براي رفع نقص می‌كند و فهرستي از نقايص و معايب كارها و عمليات ناتمام و آزمايش‌هایي كه نتيجه آن بعداً معلوم می‌شود را تنظيم و ضميمه صورت جلسه تحويل موقت می‌نمايد و نسخه اي از آنها را به پيمانكار مي دهد. پس از اعلام رفع نقص از جانب پیمانکار، مهندس مشاور به اتفاق نماينده کارفرما، دوباره عمليات را بازديد می‌كند و اگر بر اساس فهرست نقايص تعيين شده، هيچ گونه عيب و ايرادي باقي نمانده باشد، مهندس مشاور، صورت‌جلسه تحويل موقت و گواهي رفع نقايص و معايب را که به امضای نماينده کارفرما، مهندس مشاور و پيمانكار رسيده است، همراه نتايج آزمايش‌های خواسته شده براي كارفرما ارسال می‌كند تا پس از تایید کارفرما، به پيمانكار ابلاغ می‌شود”.صورتجلسه تحویل قطعیطبق ماده 41 نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان): ” در پايان دوره تضمين تعيين شده در ماده 5 موافقت نامه، كارفرما بنا به تقاضاي پيمانكار و تایید مهندس مشاور، اعضاي هيات تحويل قطعي و تاريخ تشكيل هيات را، به همان گونه كه در ماده 39 براي تحويل موقت پيش بيني شده است، معين و به پيمانكار ابلاغ می‌کند. هيات تحويل قطعي، پس از بازديد كارها، هرگاه عيب و نقصي كه ناشي از كار پيمانكار باشد مشاهده ننمايد موضوع پيمان را تحويل قطعي می‌گيرد. و بي درنگ صورت‌جلسه آن را تنظيم و براي كارفرما ارسال می‌كند و نسخه اي از آن را تا ابلاغ از سوي كارفرما، به پيمانكار می‌دهد، و سپس كارفرما با تصويب تحويل قطعي، كار را به پيمانكار ابلاغ می‌نمايد.”