هر آنچه باید در مورد مدیریت بدانید

در این مقاله قصد داریم شما را با تمامی مفاهیمی که به مدیریت مربوط است، آشنا کنیم.اینکه مدیریت چیست؟مدیر بودن به چه معناست؟مدیر خوب کیست؟تفاوت مدیریت و رهبریآشنایی با پرسشنامه های مدیریت و ...تعریف واژه مدیریتبرای واژه ی مدیریت تعریف های بسیاری وجود دارد، چرا که صاحب نظران زیادی در این باره تعاریف متعددی را ارائه داده اند.در اینجا مهم ترین و کاربردی ترین تعریف ها را برای شما قرار داده ایم:مدیریت به معنای استفاده موثر از منابع و بکارگیری نیروی انسانی جهت رسیدن به هدفی خاص است.برخی افراد نیز، هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران را مدیریت نامیده اند.مدیریت هنر پاسخ دادن به پرسش‌های زیر است: چه کاری باید انجام شود، در چه زمانی باید انجام شود و چه باید کرد تا در بهترین و ارزان‌ترین شکل ممکن انجام شود؟گروهی در تعریف مدیریت معتقدند: مدیریت ، هماهنگ نمودن منابع مادی و انسانی برای نیل به اهداف می باشد و بسیاری از تعریف های دیگر که واژه هایی نظیر افزایش کارایی ، هدایت و ترکیب علم و هنر را به تعریف های فوق اضافه نموده اند. اما می توان گفت که در تمامی آنها یک نکته مشترک است که مدیریت منابع مالی و انسانی را با هم نقل کرده اند در صورتی که مدیریت منابع مالی نیز خود به تنهایی وجود داشته و کاربردهای بسیاری را نیز دارد. که ممکن است ارتباطی به مدیریت منابع انسانی نداشته باشد اما هدف ما در اینجا بیشتر بحث روی منابع مالی و انسانی با یکدیگر است لذا تعریف جامعی از مدیریت با ترکیب برخی تعریف های زیبای مدیریت را در زیر می آوریم:به کارگیری علم و هنر در هماهنگی و هدایت منابع مالی یا انسانی و یا هردو ، در رسیدن به هدف با حداکثر کارایی است.پرسشنامه های مدیریت:علم روانشناسی باعث شده است تا در هر زمینه ای که مربوط به روان ماست، پرسشنامه هایی ساخته شود، از جمله پرسشنامه های مدیریت، پرسشنامه روان شناسیپرسشنامه های مدیریت ابزاری هستند که با تکیه بر علم روانشناسی، می توان از آن نتایج مطلوبی گرفت.در زیر به نمونه ای از این پرسشنامه ها اشاره خواهیم کرد.پرسشنامه مدیریت قلدری سازمانی: ابزاری است جهت سنجش میزان زورگویی و خود برتر دانستن فرد.پرسشنامه میزان فرسودگی شغلی: از این ابزار می توان در رشته های دیگری نیز استفاده کرد، این آزمون به بررسی میزان فرسودگی شما در کارتان می پردازد.پرسشنامه اعتماد کارکنان: این پرسشنامه میزان اعتماد را در سه بعد اعتماد مبتنی بر شناخت و اعتماد مبتنی بر تاثیر و گرایش به اعتماد را مورد سنجش قرار می دهد.پرسشنامه تعادل کار و زندگی: این پرسشنامه نیز به میزان تعادلی که فرد در کار و زندگی اش برقرار می کند، می پردازد.مدیر واقعی کیست؟مدیر کیست؟ شخصی که عهده دار مدیریت است را مدیر می نامند.این فرد با داشتن مهارت های مورد نیاز و آموزش های لازم باید سعی کند در راستای تحقق اهداف سازمان بین منابع و هزینه ها هماهنگی برقرار کند. اغلب مدیران بر این تصورند که بهتر است شبیه مدیران پیشین عمل کنند. دسته ای دیگر نیز اعتقاد دارند که از همان ابتدای پذیرش این مسئولیت باید به یک باره دست به اجرای تغییرات بزنند. اما تجربه نشان داده که هر دو مورد نمی تواند برای یک مدیر ثمربخش باشد و تبعاتی را به همراه خواهد داشت..مدیریت به تنهایی یک علم نیست و دانش های مکمل دیگری در این مورد به کار گرفته می شود. گروهی مدیریت را به دو بخش تقسیم می کنند، بخش اول مهارت های ذاتی مدیریتی و بخش دوم دانش و مهارتهای مدیریتی و مرتبط با آن. اما می توان گفت که تقریباً مهارت های ذاتی را هم می توان از طریق آموزش های لازم بدست آورد.مهم ترین ویژگی های یک مدیر خوبصداقت: اگر مدیر، صادق باشد، همه ی افراد از او صداقت را یاد گرفتهو به حرف های او باور خواهند داشت.خود انگیزی: اگر مدیر فرد با انگیزه ای باشد و بتواند برای تیمش صحبت هایی حول محور مطالب انگیزشی کند، می تواند اعضای تیم را از لحاظ روحی آماده کند.معتمد: اگر مدیر قابل اعتماد باشد، کارمندان خیلی راحت می توانند روی او حساب باز کنند.خوش بینی: مدیر باید نسبت به آینده امید داشته باشد تا کارکنان او نیز انگیزه بگیرند.انعطاف: اگر مدیر به اندازه ی لازم انعطاف پذیر باشد، بسیار عالی است.اعتماد به نفس: با داشتن اعتماد به نفس مدیر، کارکنان نیز مدیر را الگوی خود قرار داده و سعی در افزایش اعتماد به نفس می کنند.آرامش: اگر یک مدیر دارای مهارت مدیریت بحران باشد و در مواجهه با سختی ها، مقاوم و امیدوار باشد، باعث خوشنودی کارکنان می شود.آشنا بودن به مدیریت زمان: یک مدیر مطلوب، باید قادر به مدیریت کردن زمان باشد، تا کارها به موقع انجام شود.آشنا بودن به مدیریت مالی: باید با مفاهیم مقدماتی مالی آشنایی داشته باشد تا بداند چگونه مسائل مالی مربوط به پروژه‌ها را مدیریت کند.آشنایی با سلسله مراتبی کردن کارها: اگر یک مدیر قابلیت برنامه ریزی و سلسله مراتبی کردن کارها را داشته باشد، قطعا کارهایش خیلی بهتر پیش می رود و به تمامی اهدافش دست خواهد یافت.فن بیان خوب: باید دارای فن بیان خوبی باشد تا از پس سخنرانی ها و گفتن برنامه ریزی ها بر بیاید.قاطعیت: هنگام دادن دستورالعمل ‌ها، در مورد کاری که باید انجام بشود و نتیجه‌ای که انتظار می ‌رود، قاطعیت داشته باشید.روابط اجتماعی خوب: یک مدیر خوب باید دارای برخورد اجتماعی خوبی باشد چرا که با بسیاری از افراد سر و کار دارد.ارزش قائل شدن برای دیگران و خود را برتر از دیگری ندانستنیک مدیر خوب، کاری می کند تا کارمندانش احساس ارزشمند بودن کنند و همچنین خود برتر از آنان نمی داند.بازخورد سازنده: اگر یک مدیر خوب بازخورد خوبی به اعضا بدهد، باعث می شود هرکس نسبت به کارش آگاهی پیدا کند.و....سطوح مدیریت چگونه است؟عبارت «سطوح مدیریتی» به مرزبندی‌هایی اشاره دارد که بین جایگاه‌های مدیریتی یک سازمان وجود دارد. هر چه اندازه کسب و کار و تعداد نیروهای انسانی بیشتر باشد، تعداد سطوح مدیریت هم افزایش پیدا می‌کند. سطح مدیریتی نشانگر میزان قدرت، اختیارات و مقامی است که به هر جایگاه مدیریتی داده می‌شود. این سطوح مدیریتی را می‌توان به سه دسته‌ کلی تقسیم‌بندی کرد:۱) سطح عالی۲) سطح میانی۳) سطح عملیاتی یا خط مقدممدیرانی که در هر کدام از سطوح مذکور به فعالیت مشغول‌ اند، وظایف مختص به خود را دارند که در اینفوگرافیک زیر به شکلی مختصر و مفید به آن‌ها پرداخته شده است.حال این سوال پیش می آید که اصلا اصول مدیریت چیست؟تقسیم کار مناسب، به منظور یک مسئولیت ویژه برای هریک از کارمندان.اطلاع رسانی دقیق درمورد قوانین و مقررات موجود در سازمان به کارمندان.تیم پروژه فقط و فقط از یک نفر دستورالعمل گرفته و آن را اجرایی کند و هر گروه بصورت جداگانه یک رئیس داشته باشد.اطمینان کامل از پیشروی درست اعضای سازمان در یک راستا و برای یک هدف.اطمینان از وجود منافع مشترک برای سازمان در بین کارکنان هر گروه.اطمینان از وجود پاداش مناسب برای اعضای سازمان.آگاهی از تصمیم گیری های مدیران گروه های زیر مجموعه شرکت.ایجاد امنیت شغلی برای کارکنان.تشویق کارکنان به داشتن خلاقیت و انگیزه در کار.تقویت روحیه ی تیم پروژه و تلاش برای هماهنگی و انسجام گروهچرا به مدیریت نیاز داریم؟مدیریت را می‌ توان کلیدی ‌ترین نقش در هر سازمان یا شرکت دانست. کسانی که به شغل‌های دیگری مشغول ‌اند، پس از اتمام ساعات کاری و تحویل نتیجه کار، وظیفه دیگری ندارند؛ ولی مدیر کسی است که هیچ ‌گاه کارش به پایان نمی ‌رسد و در همه حال باید به دنبال برداشتن گام‌ های مناسب در راستای رسیدن به اهداف شرکت باشد. دلایل اهمیت مدیریت به شرح زیر اند:کمک به دستیابی به اهداف تیمی:مدیر فاکتورهای تولید را نظم و ترتیب می‌ دهد، منابع را گردآوری و سازمان‌دهی می ‌کند و این منابع را به شکلی موثر با یکدیگر ترکیب می‌کند تا مسیر را برای رسیدن به هدف هموار کنند. در واقع کسی که نقش مدیریت را به عهده دارد، فعالیت‌ های گروهی را در راستای رسیدن به اهداف معین، هدایت می‌کند. هدفی که در تمامی سازمان‌ ها مشترک است، عبارت است از: جلوگیری از اتلاف زمان، پول و نیرو.بهینه ‌سازی استفاده از منابع:مدیر موظف است که از تمامی نیروهای فیزیکی و انسانی در بهترین شکل ممکن خروجی بگیرد. این امر به افزایش بازدهی کمک می‌کند. شخصی که وظیفه مدیریت را به عهده دارد، باید از متخصصان، کارشناسان و سایر نیروهای کار به گونه‌ای استفاده کند که مهارت ‌ها، دانش و تلاش ‌های آن‌ها بیشترین سودآوری را داشته باشد و اتلاف به حداقل برسد. اگر تمامی کارکنان و ماشین ‌ها در بالاترین سطح عملکردی خود فعالیت کنند، هیچ نیرویی به هدر نخواهد رفت.کاهش هزینه‌ها:یک مدیر موفق، درست برنامه ‌ریزی می ‌کند و با به ‌کارگیری کمترین میزان ورودی، بیشترین مقدار خروجی را تولید می‌کند. فردی که به سمت مدیریت منصوب شده است، منابع مالی، انسانی و فیزیکی را در بهینه‌ ترین شکل ممکن در کنار هم قرار می‌دهد؛ نتیجه چنین اقدامی، کاهش هزینه ‌ها خواهد بود.تشکیل یک سازمان سالم:در فعالیت ‌های سازمانی هرگز نباید ردپایی از همپوشانی دیده شود. ایجاد ساختار سازمانی سالم، یکی از مسئولیت ‌های مدیر به شمار می‌ رود. این ساختار باید با اهداف سازمان هم‌ راستا باشد. برای پایه ‌گذاری چنین ساختاری، مدیر باید مسئولیت‌های شغلی و دستورالعمل ‌های ارتباطی بین افراد را تبیین کند. در واقع مدیریت است که مشخص می‌کند هر کس مسئولیت چه کاری را به عهده دارد، چه کسی می ‌تواند به دیگران دستور بدهد، چه کسی مافوق است و چه کسی زیر دست اوست. کسی که نقش مدیریت را به عهده دارد، مهارت ‌ها، تحصیلات و شایستگی‌ های هر فرد را شناسایی می‌کند و مطابق آن ‌ها، جایگاه شغلی مناسبی را به آن‌ ها اختصاص می‌ دهد. در یک کلام، مدیر باید وظایف همه را به شکل شفاف تعیین کند.برقراری تعادل:مدیر موظف است که سازمان خود را در دنیای متغیر امروزی سرپا نگه دارد. وی همواره باید از تغییراتی که در فضای کاری سازمان او رخ می‌ دهد، اطلاعات کسب کند. وقتی در محیط بیرونی کسب و کار تحولاتی انجام می ‌گیرد، در داخل سازمان نیز بخش عظیمی از دسته‌ بندی‌ ها و انتصاب‌ ها باید تغییر پیدا کنند. پس یکی از کاربردهای مهم مدیریت می ‌شود سازگاری سازمان با تقاضاهای متغیر بازار و نیازهای همواره در حال تغییر جوامع. این امر در رشد و بقای سازمان نقشی حیاتی را ایفا می‌کند.کمک به شکوفایی جامعه:مدیریت کارآمد به نتایج اقتصادی درخشان می‌ انجامد؛ در نتیجه سطح رفاه و آسایش مردم جامعه ارتقا پیدا می‌کند. مدیریت خوب کارهای سخت را آسان می ‌کند و از هدر رفتن منابع کمیاب جلوگیری می‌کند. در نتیجه، استاندارد سطح زندگی افزایش می‌ یابد. هر چه سودآوری کسب و کار افزایش پیدا کند، فرصت‌ های شغلی بیشتری ایجاد می‌شود؛ درآمد مردم ارتقا پیدا می ‌کند و در یک کلام، با کمترین هزینه بیشتر مقدار خروجی به دست می‌آید. دستاورد چنین مدیریتی تولید محصولات جدید و ایجاد ارزش برای جامعه خواهد بود.وظایف یک مدیر خوب:برنامه ریزی:برنامه ‌ریزی به عنوان ((طرحی برای آیندۀ مطلوب و تعیین راه های مؤثر وصول به آن)) تعریف شده است. برنامه ‌ریزی وسیله‌ ای است که مدیران با توسل به آن، وضعیت واحد یا سازمان تحت نظارت خود را در آینده پیش‌بینی و ابزار، وسایل، راه‌حل‌ ها و راهبرد های مناسب برای تحقق هدف ‌های از قبل تعیین شده را، فراهم می‌کنند.سازماندهی:سازماندهی یعنی شکستن هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان در قالب هدف ‌های جزئی‌تر و وظایف واحدها به منظور تحقق هدف یا هدف ‌های از قبل تعریف‌شدۀ سازمان. در سازماندهی، وظایف، اختیارات و مسئولیت ‌های واحدها و پُست‌ها مشخص می‌گردد و نحوۀ هماهنگی این متغیرها یا عوامل، معین می‌شود. سازماندهی نوعی فعالیت مستمر و مداوم است که مدیران همواره با آن رو به رو هستند و منحصر به طراحی سازمان در هنگام شکل‌گیری آن نیز، نمی ‌شود.کنترل و نظارت:کنترل فعالیتی است که ضمن آن، عملیات پیش ‌بینی شده با عملیات انجام گرفته، مقایسه می‌ شود و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه که هست، نسبت به رفع مشکل و اصلاح این نوع انحراف، اقدامات لازم انجام می‌گیرد. بر این اساس، کنترل فعالیتی است که طی آن می ‌بایست‌ ها با هست‌ ها، مطلوب‌ ها با موجود ها و پیش ‌بینی شده‌ ها با عملکرد واقعی کارکنان مقایسه می ‌شوند و با روشن شدن فواصل بین وضع مطلوب و وضع موجود، تصمیمات در مورد اقداماتی که باید جهت از بین بردن این فواصل انجام گیرند، مشخص می‌گردند.هدایت:یکی از مهم ‌ترین وظایف مدیریت و رهبری، جهت دادن و نفوذ بر اعضای سازمان می‌باشد. رهبری اثربخش مستلزم اِعمال نفوذ و اثرگذاری بر افراد است و مدیر اثربخش، بر افراد تحت نظارت خود تسلط دارد. ضمناً افراد نیز نفوذ و قدرت رهبر اثربخش را پذیرا هستند. قدرت عبارت است از توانایی اِعمال نفوذ بر دیگران و نفوذ نیز همان اَعمال مستقیم یا غیرمستقیم رهبر است که باعث تغییر در رفتار یا نظرات دیگران می‌شود.برقراری ارتباط:ارتباط تار و پود سازمان را به هم پیوند می‌زند و موجب یکپارچگی و وحدت سازمانی می‌شود. مسئولیت برقراری و حفظ شبکۀ ارتباطی سالم و اثر بخش، بر عهدۀ بدنۀ مدیریت (یعنی کلیۀ مدیران در سطوح عالی، میانه و پایه) است. کلیۀ فعالیت‌ های مدیران بدون برخورداری سازمان از نظام ارتباطی اثربخش، فلج خواهد شد و امکان ادارۀ سازمان، از بین خواهد رفت. به هر حال، یکی از وظایف مهم مدیران هر سازمان، فراهم آوردن امکاناتی است که با بهره ‌گیری از آن امکانات، برقراری ارتباطات در سازمان، تسهیل می‌شود.تصمیم‌گیری:تصمیم ‌گیری عبارت است از انتخاب یک راه‌حل از بین راه‌ حل‌ های ممکن. بر این اساس، وظیفۀ اصلی مدیران هر سازمان آن است که در رابطه با هر مشکل، کلیۀ راه‌ حل‌ های موجود را بررسی و بهترین راه ‌حل را جهت رفع هر مشکل با مسئله، انتخاب کنند.جهت دانلود پرسشنامه های مورد نظر خود می توانید به وبسایت ایکشو مراجعه فرمایید.