چه ابزارهایی کمک می‌کنند شاهد افزایش بهره وری و عملکرد تیم باشیم؟

گوگل و بهره‌وریزمانی که ورونیکا گیلرِین، مدیر آزمون ابتکارهای کارکنان گوگل، راجع به بهره‌وری 5600 نفر کارمندان تحقیق می‌کرد، نتیجه جالبی را دریافت. نتیجه ای که نشان می‌داد تیم‌های شادتر و بهره‌ورتر حداقل سه کار را متفاوت از همکارانشان انجام می‌دهند.اول، آن‌ها پیش از جلسات یا در طول تایم‌های استراحت، با دیگران گپ می‌زنند. دوم، بسیاری از 10000 کارمند گوگل در محدوده‌های زمانی مختلف کار می‌کنند. به همین دلیل است که رهبران تیم‌ها به‌طور منظم زمان جلسات هفتگی را تغییر می‌دهند. این رویکرد همچنین می‌تواند برای کسانی که در یک اداره کار می‌کنند مفید باشد؛ چرا که برخی از افراد صبح زود بهره‌وری بیشتری دارند؛ درحالی‌که دیگران پس از تایم ناهار این گونه هستند. و سوم، مولدترین کارمندان گوگل همیشه تلاش می‌کنند در جلسات تیمی حضور یابند و فعال و دقیق باشند.افزایش بهره‌وری تیم با استفاده از ابزار مناسب امکان پذیر است.علاوه بر توصیه‌های ذکرشده و تلاش‌های گوگل برای بهره‌وری بیشتر، ما 5 مورد از بهترین ابزارها در رده بهره‌وری را برای ارتقاء اثربخشی تیم جمع‌آوری کرده‌ایم.نِت هانت (nethunt)CRM برای سازمان‌دهی کار شما با مشتریاننِت هانت هم یک نرم‌افزار CRM (مدیریت روابط مشتریان) و هم یک ابزار بهره‌وری است که با جیمِیل ادغام‌شده است. شما به یک CRM نیاز دارید تا تیمتان را با مشتریان کنونی و مشتریان آینده در ارتباط نگه‌دارید. این CRM جیمِیل تمام به‌روز رسانی‌های روابط با مشتریان و پیشرفت کلی پروسه‌های فروش و بازاریابی را ذخیره می‌کند.به چه دلایل دیگری تیم شما به CRM نیاز دارد؟صفحات گسترده (اسپرِد شیت) را رها کرده و زمان بیشتری برای پرداختن به امور مهم ذخیره کنید.حتی یک دقیقه هم صرف بررسی مشخصات مشتریان نکنید.گردش کار بین بخش‌های مختلف را همگام‌سازی کنید.فروش و عملکرد هر کارمند را پیگیری کنید.فعالیت‌هایتان را از طریق جیمِیل، تقویم گوگل، جی درایو، هَنگ اَوت و بیشتر را در یک مرکز CRM جی سوئیتِ واحد یکپارچه‌سازی کنید.پیگیری‌ها، ایمیل‌های انبوه و ... را برنامه‌ریزی کنید.چت‌ها و روابط فوری به‌وسیله اِسلَک (slack)اِسلَک روابط واضح و مؤثری را در داخل تیم به وجود می آورد. اِسلَک، روند کاریِ اعضای تیم را با فراهم کردن فرصتی برای ارسال پیام‌های فوری، هماهنگ‌سازی می‌کند. اِسلَک با مجموعه‌ای از خدمات دیگر مثل ترِلو و جیمِیل ادغام‌شده است و هر زمان اتفاق مهمی در هر یک از محیط‌های کاری شما رخ دهد، به شما اطلاع‌رسانی می‌کند.تماس‌های کنفرانسی مفید با گوگل میت (Google Meet)گوگل میت یک ابزار ساده و رایگان برای برقراری تماس‌های تصویری یا صوتی است. کمک می‌کند تا تیم‌هایی که در سراسر جهان پراکنده‌شده‌اند در کنار هم جمع شوند. اگر به خاطر سفر کاری خارج از اداره هستید یا برخی کارمندانتان در جایی دوردست مشغول به کار هستند، گوگل میت ارتباط مؤثر و کار تیمی مولد را برای شما تضمین می‌کند.ترِلو (trello) برای برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کار تیمیحتی پرمشغله‌ترین تیم‌ها و کارکنان هم صورت‌جلسه‌های روزانه‌شان را به‌وسیله ترِلو سازمان‌دهی می‌کنند. این برنامه دارای یک رابط بصری جذاب با ستون‌ها، کارت‌ها، لیست‌ها و چیزهایی است که می‌توانید با تیم خود به اشتراک بگذارید. شما همچنین می‌توانید متن نوشته و تقویم خودتان را تصویرسازی کنید. ترِلو نمی‌گذارد جلسه‌ای را از دست بدهید یا از دِدلاینی عبور کنید.جیرا (jira) برای پیگیری زمانتوسط جیرا، شما می‌توانید زمانی که تیمتان بر روی فعالیت‌های متعدد صرف می‌کند را اندازه‌گیری کنید. جیرا زمان باقی‌مانده شما برای انجام کارهای خاصی که باید انجام شوند را به‌روز رسانی می‌کند. هرچند، ممکن است شما از آن استفاده کنید تا کارهای بزرگ‌تر را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کرده و آن کارها را بر عهده کارکنان مختلف بگذارید. جیرا روند کاری تیم شما و به کار گرفته شدن هر کارمند را به‌طور خاص مجسم می‌کند.کلیک‌مایند(Cliqmind) برای مدیریت محتوا و اطلاعات درون تیمبا کمک کلیک‌مایند می‌توانید، تمامی اطلاعات و محتوایی که در تیم خود در جریان است را ثبت، مدیریت و یکپارچه کنید با این کار دیگر هیچ سند و یا محتوایی دور از دسترس اعضای تیم نمی‌ماند، و از طرفی پیدا کردن تمامی محتواها و با هر فرمتی که باشند امکان پذیر است. لازم به ذکر است که در داخل خود نرمافزار امکان برقراری ارتباط و چت بین اعضا هم وجود دارد که این امر هم باعث می‌شود یکپارچگی بیشتری برای اعمال نظر و یا اعمال تغییرات روی اسناد و محتوا ایجاد شود.نتیجه اخلاقی :)درمجموع، بهره‌وری تیم به موارد زیادی بستگی دارد؛ از محیط کاری گرفته تا فرهنگ تیم و در نهایت ابزارهایی که باعث عملکرد بهتر اعضا می‌شوند، البته در این مقاله به تعداد محدودی از نرم افزار‌ها اشاره شده است و تعداد خیلی زیادی از نرمافزار ها هست که بسته به نیاز میتواند مفید باشد و احتمالا در پست های بعدی باز به آنها اشاره کنیم ولی نکته با اهمیت اینجاست که نباید بهره وری را با یک معیار سنجید و سعی کنید با در کنار هم قرار دادن تمامی این آیتم ها بهترین راه ارتقاء و افزایش عملکرد تیم را ایجاد کنید.