موفق ترین شرکت ها چه قوانین اداری و مالی برای دورکاری دارند؟

قوانین مالی و اداری شرکت ها برای کارکنان در زمان دورکاری یکی از مهم ترین و در عین حال پیچیده ترین مسائلی است که کسب و کارها و سازمان ها در دوران کرونا با آن مواجه هستند. نکته مبهم برای اغلب شرکت ها این است که با چه فرمول درستی می توان قوانینی مانند حضور و غیاب پرسنل تا حقوق و دستمزد و مرخصی ها را در زمان دورکاری مدیریت و اجرا کرد.بسیاری از شرکت های حوزه فناوری اطلاعات در دنیا موفق شده اند قوانین مالی و اداری خود را برای دورکاری تغییر بدهند. در این مقاله کاران که اقتباسی از مقاله شبکه خبری CNN و سایت خبری uschamber است، می خواهیم خلاصه ای از تجارب این شرکت ها را برای دورکاری بررسی کنیم؛ با ما همراه باشید.بنا را بر شفافیت و اعتماد بگذاریداصل اساسی تمام شرکت های موفق در زمینه دورکاری این است که تلاش می کنند از طریق ارتباط موثر با همکاران، بنا را بر اعتماد و شفافیت بگذارند. در بیانیه داخلی این شرکت ها برای دورکاری خطاب به کارمندان تاکید می شود" از آنجا که ما ۱۰۰٪ از راه دور کار می کنیم، می خواهیم با شفافیت و جلوگیری از مدیریت جزء به جزء در فرایند کارها، اعتماد ایجاد کنیم."بیشتر بخوانید: چگونه در دوران دورکاری، همدلی را میان اعضای تیم حفظ کنیم؟ممکن است برای بسیاری از شرکت ها در قالب مدیریت سنتی، کنترل لحظه به لحظه کارمندان از سوی مدیران، ضروری به نظر برسد؛ در صورتی که این شکل مدیریت در زمان دورکاری، تنها باعث می شود اعضای تیم شما احساس کنند به آنها اعتماد ندارید. در واقع درگیر کردن و مشغول نگه داشتن کارمندان چه در زمان عادی و چه دورکاری، تنها با رواج فرهنگ اعتماد در شرکت ها امکان پذیر است. بهترین راه این است که کانال های ارتباطی را در زمان دورکاری باز بگذارید و اجازه دهید افراد طبق برنامه روزانه کاری که برای آنها در نظر گرفته اید کار کنند. کنترل و نظارت بر عملکرد کارکنان در زمان دورکاری باید در زمان های مشخص صورت گیرد.حقوق و دستمزدها بدون تغییرغول های تکنولوژی به عنوان اولین شرکت هایی که در دنیا به سمت دورکاری رفته اند، اعلام کرده اند هیچ تغییری در میزان حقوق و دستمزد کارکنان خود در دوران دورکاری نمی دهند اما در عین حال قوانین مشخصی هم برای کارکنان در نظر گرفته اند.مایکروسافت، آمازون، فیس‌بوک، گوگل و توییتر هریک در اطلاعیه هایی جداگانه گفته اند که هیچ برنامه‌ای برای کاهش میزان دستمزد پرسنل در زمان دورکاری ندارند اما قوانین اداری آنها از طریق نرم افزارهای داخلی و برنامه های مدیریتی این شرکت ها برای پرسنل اجرا می شود. تاکید این شرکت ها بر متمرکز کردن و درگیر نگه داشتن کارمندان با موضوع کار در ساعت های دورکاری است. طبق قواعد این شرکت ها، کارمندان تمام وقت، پاره وقت و ساعتی مطابق قوانین گذشته به کار خود در خانه ادامه می دهند و تعهدات کاری آنها از طریق اتوماسیون داخلی شرکت و نظارت مستقیم مدیران هر بخش انجام می شود.پیگیری روزانه و هفتگی برنامه های کاریدر رویه اغلب شرکت های دورکار، برنامه های مربوط به شرح وظایف هر فرد از طریق نرم افزارهای دورکاری و جلسات مجازی به وی اعلام می شود. تاکید مدیران ارشد هر شرکت، بر مشخص کردن نتایج کاری هر یک از کارکنان است که در ساعت های کاری روزانه قابل انجام و پیگیری است. برخی مدیران تیم ها ترجیح می دهند علاوه بر دریافت گزارش های روزانه کاری، از طریق برگزاری جلسات مجازی و ارتباط از طریق شبکه های اجتماعی، ورود و خروج مجازی کارکنان را مدنظر قرار دهند که در کنار گزارش های کاری می تواند راهکار قابل قبولی به نظر برسد.بیشتر بخوانید: روش های درست مدیریت ارتباط با اعضای تیم در زمان دورکاریبیشتر بخوانید:۵ نکته واقعی برای یک دورکاری موفق در خانه؛ ویژه کارمنداننظام های مالی و اداری همچنان پابرجا قوانین اداری و مالی در زمان دورکاری مطابق دستورالعمل ویژه هر شرکت است که شامل شرایط و قوانین مرخصی و اضافه کاری نیز می شود. در اغلب شرکت های دورکار تمام مرخصی های ساعتی و روزانه به روال قبل با هماهنگی مدیر هر بخش و اطلاع به مسئول امور اداری صورت می گیرد. در اغلب شرکت هایی که پرسنل دورکار دارند پرداخت اضافه کاری چندان مرسوم نیست؛چراکه ارزیابی عملکرد افراد به دلیل دوربودن از محیط کار مشکل و حتی غیرممکن است؛ مگراینکه ساعت های اضافه کاری به دلیل انجام یک موضوع کاری مهم و با هماهنگی و نظارت مرتب مدیر مربوطه همراه باشد. بنابراین تلاش شرکت ها این است که کارمندان، وظایف محول شده را در مدت زمان مقرر در ساعت های کاری انجام دهند تا نیازی به اضافه کاری آنها نباشد.بیشتر بخوانید:بهترین ابزارها و نرم افزارهای دورکاری برای استفاده در ایران را بشناسیدتامین هزینه های دورکاری در خانهدورکاری در عین حال که برخی هزینه ها مانند حمل و نقل و هزینه روزانه شرکت ها را کاهش می دهد، اما برای صاحبان شرکت ها، پرداخت های دیگری ایجاد می کند. هزینه های مربوط به اینترنت، تماس های کاری و در برخی موارد تجهیزات کار در خانه، از جمله این هزینه هاست. شرکتی مانند توئیتر در این زمینه اعلام کرده است به افرادی که برای انجام تعهدات کاری از منزل، مجبور به خرید و راه‌اندازی سیستم‌های خانگی شوند کمک هزینه پرداخت می کند. برخی سازمان های بزرگتر، به ویژه دستگاه های دولتی، هزینه ای به اندازه ۵درصد حقوق ماهیانه فرد را به عنوان کمک هزینه اتصال ارتباطات، اینترنت و حتی سرمایش و گرمایش به کارمندان دورکار پرداخت می کنند.با این حال تمام کسب و کارها چنین امکانی را ندارند و تلاش می کنند با انتخاب بسترها و نرم افزارهای کاری مناسب و استفاده از شبکه های اجتماعی عمومی، تا جای ممکن در پرداخت این هزینه ها صرفه جویی کنند.از دیدگاه شما، قوانین اداری و مالی شرکت ها در زمان دورکاری چه تفاوت های دیگری دارد؟بیشتر بخوانید: برون سپاری موضوع استخدام؛ راهکاری هوشمندانه برای مدیران!درباره مجله خبری کارانمجله خبری کاران، یک رسانه آنلاین حوزه کار و استخدام است که در سال 1397 و با نگاهی متفاوت به جریان خبری صنعت استخدام راه اندازی شده است. در این مجله شما می توانید هر لحظه در جریان به روزترین اخبار و تحولات صنعت استخدام ایران و جهان قرار بگیرید؛ جالب ترین و کاربردی ترین مطالب آموزشی در زیست بوم کار و مشاغل را بخوانید و حتی با تجارب شنیدنی کارجویان و کارفرمایان و به ویژه مدیران منابع انسانی آشنا شوید.مجله خبری کاران دریچه جدیدی است به روی راهکارهای حوزه استخدام و مدیریت منابع انسانی؛ ما با نگاهی متفاوت شما را در این مسیر همراهی خواهیم کرد.