راهنمای هیئت مدیره برای بودجه‌بندی موسسات غیر‌انتفاعی

مدیریت بودجه یک سازمان غیر‌انتفاعی شباهت زیادی به برنامه‌­ریزی بودجه خانوار دارد با این تفاوت که منابع مالی و مخارج یک سازمان غیر‌انتفاعی بیشتر است. در هر دو مورد، داشتن بودجه معقول، راهنمای تحقق ثبات و امنیت مالی خواهد بود.بودجه موسسات غیر‌انتفاعی سندی است مالی که برنامه مخارج سازمان را نشان می‌­دهد و شامل هزینه‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها و درآمدها، یا به صورت کلی ورودی‌ها و خروجی‌های سازمان است. بودجه باید مطابق با اهداف اصلی سازمان تنظیم شود.شما باید به بودجه غیر‌انتفاعی به چشم یک سند متغیر نگاه کنید. در طول راه، اتفاقات غیر‌منتظره زیادی رخ می­‌دهد که به شدت روی بودجه تاثیر می‌­گذارد. گاهی میزان درآمد طبق انتظار بالا و همیشگی نیست و در مقابل، هزینه‌­های غیر‌منتظره پیش می‌­آید. سازمان‌­های غیر‌انتفاعی با برنامه مناسب بودجه می‌­توانند به سادگی از مزایای بودجه‌­بندی خوب بهره­‌مند شوند. در این میان، تکنولوژی ابزار مهمی برای بودجه‌­بندی مناسب و مسئولانه است.مزایای بودجه‌­بندیداشتن برنامه بودجه نشان‌­دهنده شفافیت و مسئولیت‌­پذیری است. افراد خیر و حامیان مالی قبل از اعتماد به شرکت، دنبال این دو ویژگی می‌­گردند. آن­ها می‌­خواهند بدانند سرنوشت پولشان چه می‌­شود. بودجه خوب این اطمینان را به خیرین می‌­دهد که موسسه غیرانتفاعی با دقت فرایند بودجه را از نظر گذرانده است. داشتن بودجه خوب به هیئت مدیره نیز کمک می‌­کند تا از برنامه‌های سازمان و اجرای آنها اطمینان بیشتری کسب کنند.حفظ بودجه باعث می‌­شود هیئت مدیره کنترل لازم را در اختیار داشته باشد. بودجه میزان دخل و خرج را به دقت نشان می‌­دهد و در تصمیم‌­گیری و جلوگیری از بروز اشتباه اساس کار هیئت مدیره قرار می‌­گیرد. بودجه­‌بندی این امکان را به هیئت مدیره می‌­دهد تا در صورت نیاز بعضی از هزینه­‌ها را محدود کند و هنگام مواجهه با کمبود منابع در جهت افزایش منابع درآمدی تلاش کند. نظارت بر بودجه این فرصت را به هیئت مدیره می‌­دهد تا با تغییر جریان مالی، پول را به حوزه‌­های مختلف و مناسب اختصاص دهد. مهم­تر از همه، بودجه باید حول محور برنامه‌­ها و فعالیت‌­های شرکت تنظیم شود تا شرکت روی اهداف خود متمرکز باقی بماند.ملاحظات لازم در ارزیابی بودجهموسسات غیرانتفاعی برای پیشرفت باید از چند منبع مختلف درآمد داشته باشند. بودجه تمام این منابع را فهرست‌­بندی می‌­کند و میزان درآمد مورد انتظار برای هر یک از منابع مالی را نشان می‌­دهد. جمع‌­آوری کمک­‌های مالی یک فعالیت‌ کلیدی برای موسسات غیر‌انتفاعی است. این کمک‌ها از فروش بلیط، حق عضویت، مزایده، مراسم خیریه، فروش محصولات یا خدمات یا سایر فعالیت‌­های خیریه به دست می­‌آید.ذیل عنوان مخارج، هیئت مدیره باید به تخصیص هزینه­‌ها به برنامه‌­ها و فعالیت‌­های خود بپردازند. مخارج شامل هزینه‌­های مستقیم، مثل هزینه استخدام نیروی جدید، سفارش محصول، تهیه بروشور یا سایر مطبوعات و سفر می­‌شود. هزینه مورد نیاز برای خرید یا نگهداری از دارایی‌های ثابت، مثل تعمیر یا نگهداری ساختمان، زمین و ماشین، جزو هزینه­‌های سرمایه‌ای است. هزینه غیرمستقیم، که سربار هم نام دارد، شامل مواردی از قبیل قبض، هزینه اینترنت و پست است.در بررسی منابع مالی و مخارج واقع­‌بین باشید. هیئت مدیره باید به دقت بر وضعیت اقتصادی یا هرگونه شرایط مالی غیرعادی و غیر‌قابل‌ پیش‌­بینی نظارت کند. خیرین امکان اهدای مبالغ هنگفت به موسسات غیر‌انتفاعی را دارند و هیئت مدیره باید به آنها اطمینان خاطر دهد که شرایط مورد انتظار را برآورده می­‌کند. آنها می­‌خواهند بدانند مبالغ اهدایی چه کمکی به سازمان می­‌کند بنابراین هیئت مدیره باید روش‌­های انتقال این اطلاعات به خیرین را در نظر بگیرد.تدوین بودجه سازمان غیرانتفاعیتمام اعضای هیئت مدیره باید درک درستی از هدف بودجه و مسئولیت تدوین بودجه مناسب داشته باشند، به طوریکه بودجه تدوین‌شده شرکت را در جهت ثبات سوق دهد. هیئت مدیره دستکم سه ماه قبل از پایان سال مالی باید کار مرور بودجه را شروع کند. بدین ترتیب آنها قبل از شروع سال جدید، فرصت کافی برای تایید بودجه سالیانه را خواهند داشت. این کمک می‌کند تا یک جدول زمانی با تاریخ هدف برای تصویب هیئت مدیره تعیین شود.در جلسه اول، هیئت مدیره یا کمیته بودجه باید بر سر اهداف مالی توافق کند. اعضای هیئت مدیره باید اهداف نهایی برنامه را اولویت‌بندی کنند و اهداف مالی شرکت را براساس آن بچینند. جلسه اول فرصت مناسبی برای مرور درآمد و مخارج سال فعلی و مقایسه آن با بودجه است. هیئت مدیره باید متغیرها را در نظر بگیرد و تاثیر آن روی بودجه آینده را بررسی کند. به علاوه، این جلسه فرصت مناسبی برای شفاف­‌سازی اهداف سالانه است.جلسه دوم کمیته بودجه به تهیه پیش‌­نویس بودجه مخارج و بودجه درآمد اختصاص می‌­یابد. کمیته باید هزینه برنامه‌­های آینده، اهداف شرکت و اهداف استراتژیک را مشخص کند و در تعیین بودجه درآمد، براساس فعالیت­‌های فعلی تصمیم بگیرد.در این زمان، کمیته بودجه باید پیش­‌نویس بودجه را آماده و به دقت آن را بررسی کند. مثلا باید تایید شود که بودجه اهداف برنامه و شرکت را برآورده می‌­کند. فرضیه و پیش‌­بینی تا حدی در برنامه‌­ریزی بودجه دخیل است و هیئت مدیره باید قبل از نهایی کردن بودجه به دقت فرضیات را بسنجد. هرگونه ارزیابی نهایی باید براساس اهداف و ظرفیت شرکت در تطبیق هزینه و درآمد تنظیم شود. به علاوه، آنها باید پیش‌­نویس نهایی را با اهداف شرکت تطبیق دهند. در نهایت، هیئت مدیره یا کمیته بودجه برنامه بودجه سالانه را برای تایید نهایی به کمیته‌­ها و هیئت‌­های مورد نیاز ارائه می‌­دهد.بودجه عملیاتیبودجه عملیاتی با بودجه سرمایه‌ای فرق دارد و نقش مهمی در بودجه­‌بندی مراکز غیر‌انتفاعی ایفا می‌­کند. بودجه سرمایه‌ای شامل پروژه‌هایی است که روی عملکرد شما تاثیر دائمی دارد. از بودجه سرمایه‌ای برای برنامه‌­ریزی هزینه‌­های اصلی، مثل هزینه ساخت‌و‌ساز و سایر هزینه­‌های بزرگ که اجرای آن بیش از یک سال مالی طول می­‌کشد، هم استفاده می‌­شود. فرق بودجه عملیاتی با بودجه سرمایه‌ای در این است که این بودجه شکست هزینه‌­های مورد انتظار سالانه و درآمد مطابق با منابع مختلف مالی، هزینه‌های عملیاتی هر برنامه (program) و هزینه‌­های سربار را نشان می­‌دهد.بودجه عملیاتی تصویر مالی فعالیت‌­های شرکت برای سال آینده را به شما نشان می‌­دهد. هیئت مدیره از این بودجه برای نشان دادن مقادیر مختلف درآمد و منابع مالی هم استفاده می‌­کند. همان‌طور که پیداست، بودجه عملیاتی میزان هزینه مورد انتظار برای اجرای فعالیت‌­های شرکت در سال آینده را نشان می‌­دهد. بودجه‌­بندی همیشه باید با برنامه استراتژیک هم‌خوانی داشته باشد و در جلو بردن اهداف شرکت موثر باشد.نحوه ایجاد بودجه برای موسسات غیر‌انتفاعیروش­‌های مختلفی برای مدیریت بودجه سازمان‌های غیر‌انتفاعی وجود دارد. قالب‌­ها و الگوهای بودجه‌­بندی در اینترنت موجود است یا در صورت نیاز می‌­توانید برنامه مختص به خود را تنظیم کنید. آوردن برنامه‌­ها روی کاغذ هم به تنظیم بودجه کمک می‌­کند. بودجه هر شرکت منحصر به فرد است اما در ادامه نمای کلی از بخش­‌های مختلف بودجه نمایش داده می‌­شود.درآمددرآمد برنامه (program) بر اساس منبعکمک­‌های عمومیدرآمد رویدادهادرآمد مراسم خیریهکمک‌­های ماهیانهسایر منابع مهم درآمددرآمد فرعی (مانند سود)هزینههزینه کارکنان (حقوق، مزایا، مالیات و غیره)تسهیلات (اجاره، رهن، آب، برق، گاز، نگهداری و غیره)برنامه‌ها (programs) (تجهیزات، محصولات، مصالح، هزینه‌ه­ای که صرف پیمودن مسافت برای اجرای فعالیت‌­ها شده)هزینه اداری (تامین، تکنولوژی/ نرم‌­افزار، چاپ، پست، تلفن/ اینترنت، هزینه جمع‌­آوری کمک/ بازاریابی، آموزش، سفر، بیمه، قدردانی از داوطلبان و غیره)بودجه‌ریزی مسئولانه یعنی هیئت مدیره در مدیریت و نظارت درست بر بودجه امانتدار است تا ثبات آن تداوم داشته باشد. پس عجله نکنید و بیشترین تلاش را از خود نشان دهید!نکات بودجه‌­بندیجدا از این حقیقت که تعیین بودجه و نظارت بر آن جزو وظایف اصلی هیئت مدیره است، بودجه­‌بندی به ارزیابی میزان پیشرفت برنامه‌­ها و میزان موفقیت تلاش­ برای جمع‌­آوری کمک‌­های مالی کمک می­‌کند. به همین خاطر، در ادامه چند نکته برای بودجه­‌بندی سازمان‌های غیر‌انتفاعی آمده است:بودجه را یک سند زنده در نظر بگیرید و در پرتو تمام فعالیت‌­های مالی آن را مرور کنید.کمک­‌های مالی، قراردادها و توافق­نامه‌­ها را در بودجه بگنجانید تا بتوانید برنامه درستی برای این موارد بچینید.برای اینکه تصویر بودجه دقیق باشد، از تمام جزئیات مورد نیاز بهره ببرید.در تعیین اهداف واقع­بین باشید. اگر احتمال گرفتن کمک مالی بزرگ نزدیک به صفر است، آن را در بودجه ذکر نکنید.قبل از اضافه کردن موارد دلخواه، هزینه­‌های ضروری و ثابت را بنویسید.تا قبل از پایان سال بودجه را تنظیم کنید و برای گرفتن تاییدیه از سوی کمیته بودجه جلسه بگذارید.تورم و شرایط غیرعادی (مثل پاندمی) را در نظر بگیرید.ناسازگاری‌های مرتبط با زمان‌بندی را در نظر بگیرید (خیرین اصلی ممکن است در زمان­‌های مشخصی از سال کمک مالی انجام دهند).در رابطه با گرفتن ورودی از مدیر اجرایی یا سایر اعضای کلیدی سازمان اطمینان حاصل کنید.بودجه­‌بندی سازمان‌های غیر‌انتفاعی کمی زمان می‌­برد، اما برنامه‌­ریزی بودجه آن­قدر مهم است که نباید با عجله کردن خطر اشتباه را به جان خرید. با نکات کلیدی بودجه آشنا شوید و می­‌بینید که خیلی زود بر این پروسه تسلط کامل پیدا خواهید کرد.برای دریافت مقالات بیشتر به وبلاگ افرا مراجعه کنید.