مدیریت پروژه چیست؟

اگر بخواهیم به‌طور خلاصه مدیریت پروژه را تعریف کنیم می‌توانیم به بگوییم که: «تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع انسانی برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی».این تعریف به‌خوبی نشان می‌دهد که مدیریت پروژه ۲ پارامتر بسیار مهم دارد اولی وجود اهداف مشخص و دومی دوره زمانی خاص. پس باید در نظر داشته باشید که شما باید حتما این ۲ عامل را در نظر بگیرید تا بتوانید مدیریت پروژه را طبق اصول انجام دهید. همچنین شخصی که مدیریت پروژه را در یک شرکت انجام می‌دهد باید با مفاهیم این رشته به خوبی آشنایی داشته باشد.این شخص با به‌کارگیری دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک‌های خاص پروژه‌های شرکت را مدیریت می‌کند. شرکت‌های بزرگ معمولا سعی می‌کنند برای بخش‌های مهم شرکت‌شان یک مدیر پروژه جداگانه داشته باشند تا کنترل بهتری روی پروژه‌های شرکت داشته باشند. البته در نهایت یک مدیر پروژه ارشد تمامی مدیران پروژه را مدیریت می‌کند.مدیر پروژه ارشد باید تجربه بسیار بالایی داشته باشد تا بتواند در مواقع بحران کنترل مناسبی روی پروژه‌های شرکت داشته باشد.تعریف مدیریت پروژهمدیریت پروژه فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه و به منظور دستیابی به تعادل اقتصادی و قابل توجیه، بین ۳ عامل هزینه، زمان و کیفیت. همچنین مدیر پروژه حین انجام پروژه، از ابزار و تکنیک‌های خاصی کمک می‌گیرد تا بتواند پروژه را به‌درستی کنترل کند. طبق قوانین و اصول، کنترل یک پروژه از سه روش زیر استفاده می‌کند:1. تعیین وضعیت پروژه2. ارزشیابی وضعیت پروژه واقعی یا برنامه3. انجام اقدامات لازم در جهت بهبود پروژهاهمیت مدیریت پروژه در سازمانبرخی از مدیران تصور می‌کنند که اگر هر یک از اعضای سازمان وظیفه خود را به خوبی انجام دهند، دیگر نیازی به نقش مدیر پروژه نیست. تنها دلیلی که برای این تصور اشتباه وجود دارد این است که این دسته از مدیران اهمیت مدیریت پروژه در سازمان را درک نکرده‌اند.مدیریت پروژه در سازمان مانند نخ تسبیح است! چیزی که دیده نمی‌شود، اما مهره‌ها را کنار هم نگه می‌دارد. با ذکر یک مثال اهمیت مدیریت پروژه در سازمان را بیشتر توضیح می‌دهیم. تصور کنید سه تیم A، B و C در یک پروژه کار می‌کنند. تیم A و C ارتباطی باهم ندارند و وظایف هرکدام مجزاست. اما بخشی از فعالیت‌های هر دو تیم به گروه B وابسته است. اگر A و C خودشان درخواست‌هایشان را به تیم C بدهند، مشکلات بسیاری به وجود می‌آید. مثلا اینکه ممکن است هر دو تیم باهم به C درخواست بدهند یا اینکه هیچکدام درخواستی نداشته باشند. اما زمانی که مدیر پروژه حضور دارد، درخواست‌های A و B را مدیریت می‌کند و C با حجم کار زیاد مواجه نخواهد شد. اگر همین مثال ساده را به فرایندهای پیچیده‌تر در پروژه‌های مختلف بسط دهیم، متوجه اهمیت مدیریت پروژه در سازمان خواهیم شد.مدیر پروژه کیست؟مدیر پروژه فردی است که پروژه را بررسی می‌کند تا از انجام درست و دقیق آن در محدوده زمانی و مالی موجود مطمئن شود. یکی از اولین وظایف او تعیین اهداف پروژه است. در مرحله بعد لازم است یک برنامه زمانی آماده کرده و وظایف هر کدام از اعضای پروژه را مشخص و برای هر وظیفه زمان لازم را تعیین کند.او در کنار تنظیم برنامه زمانی باید به برنامه مالی (بودجه) پروژه هم توجه کند تا بتواند بدون اتلاف منابع مالی، هزینه‌های غیرقابل پیش بینی را نیز پوشش دهد.معمولا مدیران پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی (CPM) برنامه ریزی‌ها را انجام می‌دهند. فرمول CPM فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به موثرترین شکل ممکن زمانبندی و سازماندهی می‌کند.معمولا مدیر پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی (CPM)، برنامه‌ریزی خود را انجام می‌دهد. روش مسیر بحرانی، فرمولی است که فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن، زمان‌بندی می‌کند. پس از مشخص شدن برنامه مالی و زمانی، لازم است مدیر پروژه سایر مدیران را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهد و وظایف اعضای تیم پروژه را به آن‌ها یادآوری کند. استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide)، 5 گروه از فرآیندهای مدیریت پروژه را مشخص می‌کند که باید توسط مدیر پروژه مورد توجه قرار گرفته و توسط اعضای تیم به دقت اجرا شوند.پنج گروه فرآیند مدیریت پروژه به شرح زیر هستند:آغازبرنامه‌ریزیاجرانظارت و کنترلاتمامراهنمای پیکره‌ی دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide)، این گروه‌ها را به عنوان یک سری اقدامات و فعالیت‌هایی معرفی می‌کند که با هم رابطه‌ی متقابل دارند و برای رسیدن به نتیجه، هدف یا خدماتِ از پیش تعیین شده به اجرا درمی‌آیند.ابزارهای مدیریت پروژهامروزه طیف گسترده‌ای از ابزارهای مدیریت پروژه، هم آنلاین و هم موبایل، برای کمک به شما در مدیریت پروژه ها، در دسترس قرار دارند. در ادامه به ابزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم.نمودار گانتنسخه آنلاین فاصله زیادی با نسخه دستی دارد. نمودارهای امروزه گانت، تعاملی و مشارکتی هستند. اما آن‌ها ساختار اصلی خود که شامل یک صفحه گسترده در سمت چپ و جدول زمانی در سمت راست است، حفظ کرده‌اند. وظایف در سمت چپ لیست شده و جدول زمانی پر می‌شود، یک نوار وضعیت از تاریخ شروع تا تاریخ پایان کشیده شده است. از این نوار برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه استفاده می‌شود.داشبوردساخت داشبورد می‌تواند آسان یا پیچیده باشد. اساسا، داشبورد مجموعه‌ای از نقاط داده‌ای مانند بودجه، وضعیت فعالیت‌ها، حجم کار تیم و وضعیت کلی برنامه است. این ابزار، یک نمای سطح بالا از پروژه و پیشرفت آن ارائه می‌دهد.داشبورد ابزار ایده‌آلی برای به‌روز نگه‌داشتن ذی‌نفعان درباره پروژه است؛ زیرا آن‌ها معمولا نمی‌خواهند جزئیات زیادی را بدانند. بعضی از داشبوردها باید دسته‌ای از گزارشات متفاوت را به‌طور دستی جمع کنند و سپس آن‌ها را در یک برنامه دیگر سرهم کرده تا داشبورد ایجاد شود.لیست فعالیت‌هااز ابزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت فعالیت‌ها، تخصیص و پیگیری آن‌ها در حین پروژه استفاده می‌شود تا از برآورده‌شدن اهداف زمان‌بندی‌شده اطمینان حاصل شود. یک ابزار مدیریت پروژه خوب، به تیم‌ها امکان کنترل بیشتر فعالیت‌ها و به مدیران شفافیت بیشتری درباره فرایندها می‌دهد.تقویم پروژهتقویم پروژه یک روش عالی برای ردیابی تاریخ هر Milestone در پروژه است. این تقویم، با برنامه زمان‌بندی و جدول زمانی همسو است و می‌تواند تعطیلات، روزهای مرخصی و دیگر منابع زمان‌بندی را مشخص کند.تابلو کانبانکانبان یک ابزار گردش کار بصری است که بخشی از روش تولید به‌هنگام ناب است. به این معنی که کار فقط در زمانی که منابع و ظرفیت وجود داشته باشد، آماده است.کانبان از یک تابلو با ستون‌هایی که نشان‌دهنده چرخه تولید و کارت‌هایی در زیر ستون‌ها که نشان‌دهنده وظایف است، تشکیل شده است. با برنامه‌ریزی، اجرا و تکمیل کار، کارت‌ها از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شوند. کانبان، شفافیت را فراهم می‌کند و تیم‌ها بر روی کار متمرکز می‌شوند.ابزارهای کنترل حجم کارحجم کار یعنی میزان کاری که باید تخصیص داده شود. حجم کار اغلب می‌تواند ضعیف توزیع شود، در حالی که برخی بیشترین کار را می‌گیرند و برخی دیگر نسبتا بیکار می‌مانند. برای جلوگیری از این اتفاق، باید Leveling Resource انجام داد. هنگام تخصیص و اجرای وظایف، مهم است که بدانید هر عضو تیم چه میزان کار را می‌تواند متقبل شود.نرم‌افزار مدیریت منابعمنابع هر چیزی شامل ابزار، تجهیزات، لوازم و حتی افرادی است که شما برای پروژه نیاز دارید. مدیریت منابع، به‌طوری که در صورت لزوم، در دسترس باشند، به‌ویژه زمانی که با فروشندگان و تامین‌کنندگان خارجی روبرو هستید، پروژه‌ای داخل یک پروژه است. بنابراین، به ابزاری نیاز دارید که این منابع، میزان هزینه آن‌ها و زمانی را که به آن‌ها نیاز دارید، در پروژه ردیابی کند و سپس تمام آن‌ها را با برنامه شما هماهنگ کند.ورقه ثبت ساعت کاریپیگیری ساعات کاری اعضای تیم یا پیمانکار بخشی از مسئولیت‌های مدیر پروژه است. آن‌ها به ابزاری نیاز دارند تا بتوانند ساعت‌های کاری را پیگیری و سپس آن‌ها را تایید کنند تا مطمئن شوند که پرداختی افراد به‌موقع است و همه بابت کاری که انجام داده‌اند، دستمزد می‌گیرند.ابزارهای همکاریهمکاری صرفا برای کارایی و بهره وری بیشتر است. همکاری در فضای یک اتاق به اندازه کافی سخت است، چه برسد به این‌که افراد در مناطق مختلف زمانی قرار داشته باشند.خواه تیم شما دارای تعداد زیادی کارمند از راه دور یا مشتری خارجی باشد، با استفاده از ابزارهای همکاری می‌توانید زمان پاسخگویی به ایمیل را کاهش داده و به برقراری ارتباطات حیاتی پروژه کمک نمایید. این امر به‌ویژه می‌تواند هنگام بررسی‌های بعد از اتمام پروژه یا هنگام جستجوی پرونده ‌های مهم پروژه و مکالمات پروژه‌های بزرگ، مفید باشد.مدارک و گواهی‌نامه‌ها در مدیریت پروژهمدیران پروژه بسته به زمینه‌ی فعالیت‌شان می‌توانند مدرکی در موضوعاتی مثل مهندسی (برای نظارت و بررسیِ پروژه‌های ساختمانی) یا علوم کامپیوتر (برای کار در بخش آی.تی) بگیرند. مدرک MBA هم برای مدیران پروژه در رشته‌های مختلف مفید است.در خودِ رشته‌ی مدیریت پروژه، گواهی‌نامه‌های خاصی وجود دارد که داشتن آنها ضروری است. یکی از مهم‌ترین آنها، گواهی‌نامه‌ی «متخصص مدیریت پروژه» (PMP) است که از طرف مؤسسه‌ی مدیریت پروژه (PMI) به متقاضیان داده می‌شود.داشتن گواهی‌نامه‌ی PMP شرط لازم خیلی از شرکت‌ها برای استخدام مدیر پروژه است. مدیران پروژه همچنین می‌توانند مدرک «دستیار تایید‌شده‌ی مدیریت پروژه» (CAPM) را نیز بگیرند که به عنوان سنگ زیربنای PMP شناخته می‌شود.مدیران آینده