طرح جامع فن آوری اطلاعات یا ICT Master Plan

در پاسخ به تقاضای برخی دوستان ، تصمیم گرفتم مختصری در مورد طرح جامع ICT بنویسم.پیش از اون ، لازم میدونم مقدمه ای کوتاه بر وضعیت IT در گذشته و امروز در سازمانهای اداری بگم.در سالهای آغازین ورود رایانه ها به سازمانها در ایران ، تهیه ملزومات اون ، یعنی سخت افزار و نرم افزار و نیروی انسانی متخصص ، بصورتی مشابه با سایر نیازمندیهای سازمان صورت می گرفت.بعنوان مثال ، یک مدیر در سازمان " احساس " نیاز به یکدستگاه رایانه می کرد و سپس تقاضای خرید اونرو می نوشت.این تقاضا نهایتا منجر به پر شدن فرمی بنام "تقاضای خرید کالا" می شد که در اون با هماهنگی و نظر مسوول رایانه آن سازمان و یا شرکتهای خصوصی ، مشخصات رایانه مناسب نوشته می شد.در این مراحل ، اتفاقات متتوعی روی می داد.اولا مشخصات رایانه ها ، دقیق نوشته نمیشد.این موضوع باعث سوء استفاده های مختلفی در مرحله خرید توسط فروشنده و گاهی مامورین خرید می شد.دوم اینکه هنگام درخواست خرید ، هیچ توجهی به نیازمندیهای سازمان نمیشد و تنها ، خرید برای پاسخ به" احساس نیاز" کارمند یا مدیر مربوطه انجام می شد.هیچ برنامه و طرح مشخصی برای توسعه فن آوری در سازمان وجود نداشت.اهدافی که سازمان بصورت کوتاه مدت و دراز مدت باید دنبال نماید مشخص نبوده و لذا همه امور بصورت لحظه ای تصمیم سازی می شد.فقدان این برنامه ، باعث انجام امور سلیقه ای توسط مدیران کمابیش کم اطلاع از مدیریت شده و این موضوع در کنار تغییر مکرر مدیران سازمانها ، که منجر به تغییر سلایق نیز می گردد ، هزینه های گزافی را برای سازمان به ارمغان می آورد.مدیر اول ، تصمیم می گیرد که فلان سناریوی شبکه را اجرا نماید که هزینه ای بالغ بر 100 میلیون بر سازمان تحمیل می کند.در اواسط اجرای این شبکه 100 میلیونی ، مدیر تغییر کرده و مدیر جدید هیچ اعتقادی به شبکه در حال اجرا ندارد.سازمان تصمیم می گیرد سیستم جدیدی از شبکه را نصب نماید که در این راستا ناچار است حداقل دو سوم از هزینه های انجام شده را نادیده بگیرد و کار را از ابتدا آغاز کند.یعنی در این مثال ساده حدود 60 میلیون خسارت ناشی از برخورد سلیقه ای در تصمیم سازی توسط مدیران به سازمان تحت مدیریت آنها!جالب است بدانیم که شیوه ای که در ادامه در مورد آن توضیح خواهیم داد بیش از 40 سال است که در کشورهای توسعه یافته در حال اجرا است(البته کلیات و روشها ، در مورد جزییات اجرایی روشها ، طبعا تغییراتی ایجاد شده اما اصول کلی همانهاست)روش درست تصمیم سازی برای فن آوری اطلاعات و فن آوریهای مرتبط با آن ، شامل آموزش نیروی انسانی ، خدمات سازمانی ، ساختار سازمانی و… بر اساس مراحل زیر انجام می گردد:1- کلیات اطلاعات سازمان ، شامل توان انسانی ، اطلاعات مربوط به دانش کارشناسان و سطح تحصیلات و توانایی آنها در حوزه آی تی ، سنوات خدمتی آنها ، تعداد و نوع رایانه های سازمان ، تعداد و مشخصات نرم افزارهای فعلی سازمان ، اهداف سازمان ، و…. در قالب مستندی بنام RFI یا Request for Information تهیه شده و به شرکتهای خصوصی که توان علمی و عملی ارائه خدمات مشاوره ای مدیریتی و اطلاعاتی را دارند ارائه می شود تا ایشان نسبت به تهیه مستندی که معین می کند که طرح جامع فن آوری اطلاعات سازمان باید دارای چه چارچوبی باشد و چه مشخصه ای از نیازمندیها را شامل باشد ، و با چه استانداردهایی مستند سازی گردد ، اقدام نمایند.این مستند بنوعی یک RFP یا Request for Project برای تدوین طرح جامع ICT آن سازمان است.اینکار مشمول هزینه ای برای سازمان بوده و لذا ارائه اینگونه اطلاعات در قالب عقد قرارداد با شرکتهای خصوصی و انجام مطالعات کوتاه مدت ، از سازمان ، به سازمان داده می شود.2- سازمان ، پس از دریافت RFP مربوط به طرح جامع ICT که کامل و دقیق است ، اقدام به برگزاری مناقصه ای برای انتخاب شرکتی می نماید که بتواند طرح مذکور را بر اساس مشخصه نیازمندیهای ارائه شده در RFP تدوین نماید.پس از اینکار شرکت برنده ، تدوین طرح جامع ICT آن سازمان را آغاز می کند ، که اینکار بر اساس مطالعات در عرصه سازمان ، مصاحبه با کارشناسان سازمان ، بررسی امکانات سازمان از نظر سخت و نرم افزاری و نیروی انسانی ، از نزدیک و …. انجام شده و معمولا زمان حداقلی 6 ماهه را می طلبد.نهایتا طرح جامع ICT در قالب مجلداتی ، که مبتنی بر RFP باشد ، به سازمان تحویل می گردد.3- سازمان ، پس از دریافت طرح جامع ICT توسط شورایی تحت عنوان شورای عالی اداری ، یا شورای فن آوری اطلاعات سازمان و یا هر شورایی که اختیارات کافی را دارد ، طرح مذکور را بررسی و نهایتا آنرا تصویب می نماید و مدیر سازمان ، از آن پس ، ملزم به اجرای آن خواهد بود.نحوه هزینه کرد ، نوع تجهیزات ، تعداد ، برنامه مدون آموزشی ، RFP مربوط به خریدهای نرم افزاری و سخت افزاری ، و زمانبندی هر یک به تفصیل در طرح فوق وجود دارد و مدیر ملزم به اجرای آن خواهد بود.شیوه برخورد اخیر ، در مدیریت اجرایی سازمان ، مانع هرگونه تصمیم سازی مدیریتی سلیقه ای یا مقطعی می گردد و حتی در صورت تغییر مدیران ، کسی حق تغییر در ساختار طرح جامع را ندارد و مدیران جدید ملزم به ادامه اجرای مصوبات آن طرح می باشند.برای نمونه ، سر فصلهای یک طرح جامع ICT را برای آشنایی دوستان ، اینجا می گذارم ، امیدورام موفق باشید:?1- فاز اول : برنامه ریزی راهبردی فن آوری اطلاعات:فعالیتهای اصلی:مستند سازی ماموریتهای راهبردی سازمانبیانیه چشم انداز و ماموریت سازمان در زمینه IT یعنی Mission and Vision Statementاستراتژی IT سازمانعوامل کلیدی موفقیت سازمان در زمینه IT یا CSF:Critical Success Factorsنقاط ضعف و قوت درون سازمانی و فرصتها و تهدیدهای محیطی در زمینه ITبرنامه ریزی کلان فرآیندهاتشریح موقعیت جدید فن آوری اطلاعاتیافتن فاصله ها تا وضع مطلوب-نحوه رسیدن به موقعیت جدیدارائه برنامه?2- فاز دوم:برنامه ریزی معماری سازمانی: شامل دو بخش و هر بخش چندین مرحله:بخش اول: تدوین معماری اطلاعات وضع موجودفعالیتهای اصلی:مدل سازی لایه فرآیندهای کاری وضعیت موجود، شامل:1- تدوین و ارائه نمودار مفهومی اطلاعات CONOPS:Concept of Operations Graphic2- تدوین و ارائه Activiy Model & Treeمدل سازی لایه اطلاعات وضعیت موجود:مدل سازی لایه برنامه های کاربردی وضعیت موجود: شامل1- ماتریس ارتباط سیستم-مکان2- ارائه معیارهای اندازه گیری کارآیی و اثربخشی سیستمها3- ارائه کارآیی و اثر بخشی هر یک از سیستمهای موجود بر اساس معیارهای فوق4- ارائه شناسنامه کاربردهای موجود سازمان در لایه های کاربرد و دادهمدل سازی لایه داده ها در وضعیت موجوداینکار از طریق Physical Data Model انجام می گردد.مدل سازی لایه تکنولوژیک در وضعیت موجود ، از طریق:1- Physical Node Connectivity Diagram & Description2- Deplyment Diagram3- تهیه شناسنامه برای امکانات سخت افزاری4- تهیه شناسنامه برای امکانات ارتباطی5- تهیه شناسنامه سیستمهای عامل شبکه و ایستگاههای کاری و نرم افزارهای عمومیبخش دوم: تدوین معماری اطلاعات وضع مطلوبفعالیتهای اصلی:مدل سازی لایه فرآیند های کاری وضعیت مطلوبمدل سازی لایه اطلاعات وضعیت مطلوبمدل سازی لایه برنامه های کاربردی وضعیت مطلوبمدل سازی لایه داده ها در وضعیت مطلوبمدل سازی لایه تکنولوژیک در وضعیت مطلوب?3- فاز سوم: تهیه برنامه تحقق وضعیت مطلوب Sequence Plan: خروجیهای این فاز عبارتند از:1- تعریف پروژه های اجرایی مورد نیاز (سیستمهای اطلاعاتی ، تجارت الکترونیک ، ارتباطات ، سخت افزار و ….)2- محدوده و مشخصات فنی پروژه3- هزینه و زمان تخمینی اجرای پروژه4- تکنولوژی مورد نظر ( از قبیل نوع بانک اطلاعاتی ، محیط توسعه و ….)5- تخصص ها و و ویژگیهای تیم اجرایی پروژه6- طرح تضمین کیفیت پروژه7- نحوه ارزیابی پیمانکاران و مشاوران پروژه8- طرح مدیریت پروژه توسط کارفرما (سازمان پروژه ، ترکیب کمیته های راهبری و تخصصی و وظایف و حدود اختیارات آنها ، نحوه هماهنگی جلسات و مصاحبه های مورد نیاز پیمانکار ، فرمت و دوره های ارائه گزارش پیشرفت پروژه توسط پیمانکار ، نحوه بررسی و تصویب خروجی ها و محصولات پروژه توسط کارفرما)9- برنامه آموزشهای مورد نیاز کارکنان سازمان در زمینه IT10- RFP پروژه ها و اسناد مناقصه هر یکقابل ذکر است مستندات فنی و مدلسازی ها عموما بروش UML پیاده سازی و ارائه می گردد.