مدیریت دانش چیست و چرا برای سازمان اهمیت دارد؟

مدیریت دانش چیست و چرا برای سازمان اهمیت دارد؟بیایید در مورد مدیریت دانش، چرایی اهمیت آن برای سازمان شما و چگونگی کارآمدتر کردن آن صحبت کنیم. مدیریت دانش (KM) به‌عنوان فرآیند جذب، ذخیره‌سازی، به‌اشتراک‌گذاری و مدیریت مؤثر دانش شناخته می‌شود. مدیریت دانش همچنین تحت ‌عنوان افزایش دانش نیروی کار نیز تعریف می‌شود. هدف اصلی مدیریت دانش بهبود کارایی، بهره‌وری و حفظ اطلاعات حیاتی شرکت است. با استفاده از ارزشمندترین دارایی کارکنان که دانش و تخصص آن‌هاست، می‌توانید کارایی عمومی تمامی کارمندان سازمان را به حداکثر برسانید و توانایی تصمیم‌گیری کارکنان را بهبود بخشیده و آن‌ها را در این زمینه توانمند کنید.انواع دانش چیست؟کشف انواع مختلف دانش به شما کمک خواهد کرد مدیریت دانش را بهتر درک کنید. دانش را می‌توان به دو نوع اصلی، ضمنی و آشکار تقسیم کرد. درک چگونگی دسترسی، مدیریت و توزیع استراتژیک هریک از انواع دانش در سازمان یک محرک کلیدی برای موفقیت کلی کسب‌وکار شما است.دانش صریح یا آشکاراین دانش به‌عنوان دانش مستند نیز شناخته می‌شود. دانش صریح با دانش ضمنی متفاوت است؛ این نوع از دانش حاوی اطلاعات مستندی است که به‌راحتی قابل‌انتقال در دسترس و به‌سرعت قابل‌بیان است. تمام اطلاعات مستند در یک سازمان ازجمله گزارش‌های تحقیقاتی، مقالات، برگه‌های داده و حتی کاغذهای سفید بخشی از دانش صریح هستند.دانش ضمنی یا پنهان دانش ضمنی به چگونگی انجام کارهایی اشاه دارد که فرد به‌صورت عملی می‌داند آن‌ها را چگونه انجام دهد ولی لزوماً نمی‌تواند آن‌ها را توضیح بدهد. این دانش را می‌توان به‌عنوان مهارت‌ها، ایده‌ها و تجربیاتی تعریف کرد که افراد از ان بهره‌مند هستند اما یادداشت نمی‌شوند و ممکن است به‌راحتی بیان نشوند. دانش ضمنی نوعی از دانشی است که مردم اغلب از میزان برخورداری خود از این دانش یا از اینکه تا چه میزان ممکن است برای دیگران ارزشمند باشد، بی‌اطلاع هستند.انتقال دانش ضمنی اغلب مستلزم تماس شخصی نزدیک، گسترده و تعامل منظم است. کارکنان دانش ضمنی و سازمانی را در طول زمان و ازطریق همکاران باتجربه، آموزش یا جلسات منتورینگ به دست خواهند آورد. راه‌حل‌های فناورانه به کارکنان اجازه می‌دهد تا دانش ضمنی را مستند کرده و دسترسی به این دانش را آسان ‌کنند؛ فرایندی که بخش مهمی از مدیریت مؤثر دانش ضمنی است. برخلاف دانش ضمنی، دانش صریح را می‌توان به‌آسانی بیان کرد، مدون‌سازی وذخیره نمود و به آن دسترسی داشت. در یک سازمان دسترسی به دانش صریح آسان است. دانش صریح از کتاب‌های راهنمای شرکت گرفته تا اسکریپت‌های فروش و ویدیوهای نحوه انجام کار در یک پلتفرمِ مدیریت یادگیری را شامل می‌شود.چرا مدیریت دانش این‌قدر مهم است؟جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و به‌اشتراک‌گذاری مؤثر دانش به شما امکان می‌دهد تا فرهنگی را در سازمان خود ایجاد کنید که می‌تواند بهره‌وری و روحیه کارکنان را به میزان قابل‌توجهی بهبود بخشد. یک سیستم مدیریت دانش مؤثر، دانش کارکنان را برای کل سازمان قابل‌دسترس می‌کند. اطلاع‌رسانی درمورد تجارب موفق گذشته و بهترین شیوه‌های انجام کار باعث بهبود عملکرد کارکنان و تصمیمات استراتژیک آن‌ها می‌شود. اما مدیریت دانش ناکارآمد بر سطح مالی و سطح رضایت کارکنان تأثیر می‌گذارد.هزینه مدیریت ناکارآمد دانش چقدر است؟بر اساس گزارش International Data Corp 5، 500 شرکت فورچون حداقل 31.5 میلیارد دلار در سال با ناتوانی در به‌اشتراک‌گذاری دانش ضرر می‌کنند. در کتاب Critical Knowledge Transfer یک نظرسنجی نشان داد که 53٪ از پاسخ‌دهندگان ادعا کردند که هزینه‌های مربوط به دانش ناشی از از دست دادن کارمندان کلیدی می‌تواند به 300000 دلار برسد. در برآورد دیگری از همان منبع، 11 درصد معتقد بودند که هزینه‌های مربوط به از دست رفتن دانشی که در اثر استعفا و بازنشستگی کارمندان اتفاق می‌افتد نزدیک به 1,000,000 دلار است، درحالی‌که دیگران گفتند این هزینه ناچیز است.تحقیقات همچنین نشان می‌دهد که 63 درصد از کارمندان زمان زیادی را برای رسیدن به یک راه‌حل صرف می‌کنند و این موضوع رضایت کلی کارکنان، و نوآوری آن‌ها و تداوم کسب‌وکار را تحت تأثیر قرار می‌دهد.این شکست در مستندسازی و ذخیره دانش به اتلاف زمان، از دست رفتن بهره‌وری، اشتباهات مکرر و نارضایتی کارکنان منجر خواهد شد. در مقایسه، مدیریت دانش مؤثر دارای مزایای قابل‌سنجشی است که می‌توان این مسیر را برای شما هموار سازد.مزایای کلیدی مدیریت دانش مؤثر چیست؟ورود سریع‌تر و مؤثرترهنگامی‌که کارمندی مسئولیت شغلی جدیدی را بر عهده می‌گیرد، یافتن سریع اطلاعات بهره‌وری او را افزایش می‌دهد و کاهش زمان موردنیاز برای راه انداختن او به صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان منجر می‌شود.زمان کمتری را برای بازآفرینی دانش موجود صرف کنیدبا مدیریت دانش مؤثر، همه افراد در سازمان کارمندان زمان کمتری را برای پاسخ دادن به سؤالات تکراری صرف کرده و بر کارهای معنادارتر و لذت‌بخش‌تر تمرکز می‌‌کنند.سرعت بخشیدن به نوآوریکارکنان با دسترسی به دانش تخصصی کار خود را به شکل مؤثر و کارآمدتری انجام می‌دهند. سهولت در دسترسی به اطلاعات به آن‌ها اجازه می‌دهد تا از یافته‌های تیم‌های دیگر نیز استفاده کنند تا اشتباهات خود را تکرار نکنند و آموخته‌های هریک از آن‌ها سریع‌تر منتشر شود.موارد مذکور تنها شمه‌ای از مزایای مدیریت دانش هستند. طبق یک مطالعه گالوپ، مدیریت دانش مؤثر باعث افزایش رضایت و بازدهی کارکنان می‌شود. آن‌ها می‌توانند اطلاعات خود را با ایجاد کمترین مزاحمتی برای همکاران خود بیابند. به‌علاوه، دسترسی گسترده‌تر به دانش به معنای تصمیم‌گیری مؤثرتر از بالا تا پایین سازمان است. برای دستیابی به این مزایا باید یک فرآیند مدیریت دانش وجود داشته باشد که در سطح سازمان دنبال شود.چگونه مدیریت دانش را مؤثرتر کنیم؟در اینجا نکاتی وجود دارد که برای مؤثرتر کردن مدیریت دانش در سازمان خود باید در نظر بگیرید.آن را در زمان واقعی بسازیددانش در زمان واقعی ارزشمند است. همه‌چیز در یک سازمان به‌طور منظم به‌روز می‌شود و تغییر می‌کند. دسترسی به اطلاعات به‌روز بسیار مهم است؛ زیرا تضمین می‌کند که تصمیمات بر اساس دقیق‌ترین اطلاعات گرفته می‌شوند و با دسترسی آسان به اطلاعات، در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌شود.به یاد داشته باشید که مدیریت دانش یک پروژه ثابت نیستشرکت‌ها به‌طور منظم رشد می‌کنند، تکامل می‌یابند و تغییر می‌کنند؛ به‌ازای این تغییرات دانش و تجربه آن‌ها نیز تغییر می‌کند. شرکت‌ها باید این مسئله را در ذهن داشته باشند، برای آن برنامه‌ریزی کنند و از آن به نفع خود استفاده کنند.تصمیم بگیرید که چگونه دانش را جذب کنیدتمامی منابع دانشی سازمان خود را شناسایی کنید. وقتی کارمندان نمی‌توانند به تخصص همکار خود دسترسی پیدا کنند، احساس ناامیدی می‌کنند.محل ذخیره دانش جدید و دانش موجود را مشخص کنیدتا 80 درصد از دانش در یک سازمان غیرمستند یا نامشهود است. حجم زیادی دانش وجود دارد که احتمالاً باید آن را ذخیره کنید.یافتن بهترین مکان برای به اشتراک‌گذاری دانشایجاد یا اتخاذ راه‌حل مدیریت دانش اولین قدم ارزشمندی است که در این مسیر برمی‌دارید. بااین‌حال، کارکنان باید بدانند که چگونه از آن برای دسترسی به اطلاعات استفاده کنند. برای افزایش درک یک سیستم جدید جلسات آموزشی برگزار کنید و مطمئن شوید که دسترسی به دانش در سازمان شما آسان است.سیستمی را بپذیرید که با ابزارهای محل کار ادغام شودمؤثرترین راه برای تشویق کارکنان به پذیرش سیستم مدیریت دانش، سهولت استفاده ازاین سیستم است. سیستمی را پیاده‌سازی کنید که با ابزارهایی که کارمندان قبلاً استفاده می‌کردند یکپارچه شود. ادغام‌ها این امکان را فراهم می‌کند تا دانش موردنیاز کارکنان را بدون نیاز به استفاده از یک پلتفرم جداگانه در اختیار آن‌ها قرار دهد.کارکنان را به پرسش و پاسخ تشویق کنیدکارمندان برای سؤال پرسیدن به مکانی امن نیاز دارند. کارمندان برای به اشتراک‌گذاری دانش خود نیز نیازمند چنین مکانی هستند. بهترین پاسخ به این نیاز پلتفرمی است که به کارکنان اجازه می‌دهد از پرسش‌های متداول خود گرفته تا حیاتی‌ترین موضوعات کسب‌وکار خود را در آنجا مطرح کرده و با دیگران در میان بگذارند. چنین راه‌حلی بهره‌وری، کارایی و رضایت کلی کارکنان را افزایش می‌دهد.نگرانی در مورد دسترسی به داده‌های عمومی را کاهش دهید:هنگام استقرار یک سیستم مدیریت دانش، باید نسبت به محافظت از داده‌های خصوصی کارکنان تدبیری بیندیشید. هنگام استفاده از اطلاعات مطابق با GDPR هنوز باید مراقب باشید. باتوجه‌به اینکه 63 درصد از کارمندان زمان زیادی را برای رسیدن به راه‌حل صرف می‌کنند و بر اساس فرضیات 29 درصد از کارمندان زمانی که راه‌حلی پیدا نمی‌کنند، تصمیمات سازشکارانه‌ای را اتخاذ می‌کنند بنابراین باید به‌دنبال یک پلتفرم مؤثر باشید که پیاده‌سازی و کار با آن آسان باشد و به‌این‌ترتیب فرصتی برای به اشتراک گذاشتن تخصص و آموخته‌های کارکنان در اختیار آن‌ها قرا دهید.تعریف ابزار مؤثر مدیریت دانش چیست؟یک سیستم مدیریت دانش مجهز به هوش مصنوعی مؤثرترین راه‌حل برای کسب‌وکارهای پرسرعت امروزی است.زمان پدیده‌ای خودکار است و به‌روز نگه داشتن دانش ضروری است. به‌روز نگه داشتن دانش شامل دور ریختن اطلاعات قدیمی نیز هست.یک سیستم مدیریت دانش مؤثر در سیستم‌های محل کار ادغام می‌شود، بنابراین کارمندان برای جستجوی دانش نیازی به ترک اپلیکیشنی که در آن هستند را ندارند و دانش به‌راحتی در اختیار آن‌‌ها قرار داده می‌شود.یک راه‌حل مدیریت دانش مبتنی بر هوش مصنوعی راهی را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد تا تخصص خود را به اشتراک بگذارند و یاد بگیرند، بنابراین اثربخشی و رضایت شغلی را افزایش می‌دهد.سؤالات متداول را می‌توان بلافاصله پاسخ داد، درحالی‌که پاسخگویی به سؤالات جدید را می‌توان به بهترین متخصصان ارجاع داد.مهم‌تر از همه، دانش ضمنی قابل‌دسترسی و قابل نگهداری است. بر اساس گزارش وال استریت ژورنال، از بزرگ‌ترین شرکت‌های جهان، 84 درصد از منابع دانش ضمنی نامشهود یا غیرمستند است درحالی‌که این رقم در سال 1985، 17 درصد بود.یک سیستم مدیریت دانش مؤثر، ارزش کارکنان سازمان را به حداکثر می‌رساند و آن‌ها را قادر می‌سازد تا به دانش جمعی شرکت دسترسی پیدا کنند.نتیجه‌گیریمدیریت دانش برای هر سازمانی حیاتی است. جذب، ذخیره و به‌اشتراک‌گذاری دانش و تجربه کارکنان باعث افزایش دانش کلی نیروی کار، بهبود کارایی و حفظ اطلاعات حیاتی در شرکت می‌شود.منبع:https://www.starmind.ai/resources/what-is-knowledge-management-and-why-is-it-so-important