آشنایی با سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)

مقدمه:شاید تا کنون واژه BPMS را شنیده باشید و برایتان این سوال پیش آمده باشد که BPMS چیست؟ ابتدا باید بگوییم که واژه BPMS، مخفف عبارت Business Process Management Systems (یا همان سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار) می باشد. BPMS یک نوع سیستم نرم افزاری است که برای تسهیل و بهبود کیفیت فرآیندهای کسب و کار یک سازمان استفاده می شود. در واقع BPMS یک نوع ابزار و سیستم است که به کمک آن BPM (یا همان مدیریت فرآیند کسب و کار) یک سازمان تحقق می یابد و اتوماسیون اداری راحت تر می شود. همچنین اموری مانند تحلیل، مدل سازی، پیاده سازی و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می کند. در ادامه بیشتر با جزییات BPMS آشنا می شویم.توضیح BPMS و کاربرد آن:قبل از اینکه به سراغ جزییات دقیق تر BPMS برویم، لازم است با واژه BPM که مخفف Business Process Management آشنا شویم.واژه BPM به معنی مدیریت فرآیند های کسب و کار است و یک رویکرد کلی است که شامل یک سری روش ها و تکنیک هایی است که بتوان به کمک آن ها فرایند ها را مدیریت کرد و کارآیی را در یک سیستم افزایش داد. این تکنیک‌ها و روش‌ها اغلب برای شناسایی، مدل‌سازی، تحلیل، اصلاح، بهبود و استاندارد کردن فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شوند. حال BPMS یک سیستم نرم افزاری است که این روش ها در آن پیاده سازی می شوند ئ به کمک آن، به BPM عینیت بخشیده می شود.همانطور که گفته شد BPMS یک نوع سیستم مدیریتی است که برای اهداف مختلف مورد استفاده قرار می گیرد. از جمله این امکانات می توان به امکان مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمام فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان همچنین جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل ها (از طریق یک پرتال و رابط کاربری که در اختیار کاربران قرار می گیرد) اشاره کرد. اشخاص و سیستم های مختلف می توانند به این سیستم ها متصل شوند و از امکانات آن استفاده کنند. شمای فنی BPMS را در شکل زیر می بینیم:شمای فنی BPMSدر شکل فوق نکات زیادی وجود دارد که آن ها را بررسی می کنیم. اشخاص و سیستم های مختلفی می توانند به یک BPMS وصل شوند، مانند: مشتریان، کارمندان فروش، ذی النفعان، کارفرمایان، مدیران، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، سیستم مدیریت سیاست ها، رصد کننده فنی، رصد کننده کسب و کار و ... .نکته جالب توجه ای که در شکل فوق وجود دارد این است که خود ذی النفعان و کارفرمایان و مدیران می توانند در تعریف فرآیند های کسب و کار دخیل باشند و مشارکت کنند. همانطور که مشخص است، در داخل هسته ی BPMS کار های مختلفی از جمله همنواسازی سرویس ها، مدیریت فرآیند های کسب و کاری و یکپارچه سازی سرویس های کسب و کار از طریق یک پورتال که در اختیار کاربران قرار گرفته است صورت می گیرد. افراد فنی نیز می توانند از طرف دیگر رخداد ها را مانیتور کنند. همچنین سرویس های مختلف مانند CRM ها نیز می توانند با این سیستم تبادل اطلاعات داشته باشند. اما معمولا استفاده از این نوع ابزار ها مراحلی دارد که باید به ترتیب طی شوند تا نتیجه مطلوب تری حاصل شود. شماتیک این مراحل در شکل زیر مشخص است:ساز و کار BPMSجزییات این مراحل و اقدامات عبارت اند از: گام اول: تعریف فرآیند هافرآیند به دنباله ای از فعالیت ها گفته می شود که برای دستیابی به یک نتیجه خاص اجرا می شوند. توجه داشته باشید که فرآیند های کسب و کار (business process) را با قواعد کسب و کار (business rules) اشتباه نگیرید. فرآیند به نحوه ارتباطات و ترتیب انجام کار ها اشاره دارد اما قواعد کسب و کار یک سری قانون هستند که باید در حین انجام فرآیند ها رعایت شوند و از آن ها سرپیچی نشود. قبل از خودکارسازی گردش کار، باید برای فرآیندها مستندات تعریف کنیم. توجه داشته باشید که در مستندات باید شکل های زیادی وجود داشته باشند و مستندسازی مستلزم همکاری و برنامه ریزی بین ذینفعان است. سپس می توان جریان های فرآیند کسب و کار را در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار تعریف کرد. این جریان ها باید توسط پرسنل مربوطه بازبینی شود تا این اطمینان حاصل شود که تعریف درستی از فرآیندها شکل گرفته است.گام دوم: طراحی و توسعه فرآیند هاوقتی که مدل های فرآیندی به دست آمد، می‌توان آن ها را به روش‌ها و فرمت های مختلفی منتشر کرد. در این مرحله معمولا از فرمت های BPMN استفاده می شود. برخی از مدل‌سازهای فرآیند، حالت‌های شبیه‌سازی برای آزمایش سناریوهای فرآیند مختلف را نیز می‌شوند. معمولا ابزارهایی که برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار استفاده می شوند از قالب های فلوچارت و نمودار هم پشتیبانی می کنند. همچنین کاربران می توانند قبل از انتشار آن ها، نقاط ضعفشان را اصلاح کند.گام سوم: خودکارسازیحال نوبت آن رسیده تا گردش کار های تکراری خودکارسازی شوند. در این مرحله کارهایی که به صورت روزانه و تکراری در سازمان انجام می شدند خودکارسازی می شوند و تحت یک سیستم که دارای قوعد و منطق مشخص است اجرا می شوند تا از انجام کار های تکراری کاسته شود. خودکارسازی گردش کار ها به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه کنند.گام چهارم: تجزیه و تحلیلابزارهای BPMS گزارشات مختلفی را ارائه می دهند. این گزارش ها به KPI ها (شاخص های کلیدی عملکرد) هم وابسته هستند و اطلاعاتی را را در مورد عملکرد اقدامات فردی، فرآیندها، اعضای فرآیند و ... ارائه می دهند. تجزیه و تحلیل می تواند گلوگاه های فرآیند را شناسایی کند و فرصت هایی را برای بهبود مستمر فرآیند فراهم کند.مزایا و معایب استفاده از BPMS:استفاده از هر ابزاری مزایا و عایبی را به همراه دارد. در ادامه با مزایا و معایب BPMS آشنا می شویم.مزایای BPMS:1. کاهش ریسک: محیط کسب و کار ها در داخل بسیاری از سازمان ها در حال تغییر است. از این رو سازمان ها مستعد اشتباهاتی هستند که ممکن است کارایی آن سازمان را تحت تاثیر قرار دهد. داشتن یک ابزار BPM به بخش مدیریت اجازه می دهد تا بر استفاده از منابع نظارت کند. مدیران همچنین می‌توانند افراد یا اجزای ناکارآمد را شناسایی کنند.2. کنترل سازمانی بهتر: به کمک BPMS، بخش مدیریت سازمان از اتفاقاتی که درون سازمان می افتد آگاهی بهتری دارد. این مزیت در سازمان های متوسط و بزرگ که دارای نیروی کار های زیاد و دپارتمان های متعددی هستند بیشتر به چشم می آید. برای اداره کردن این نوع سازمان ها، تنظیم فرآیندهایی که باید توسط همه کارکنان دنبال شود بسیار مهم است. یک BPMS کنترل این فرآیندها را آسان تر می کند.3. بهینه تر شدن فرآیند ها: با مرور کلی عملیاتی که در سازمان انجام شده اند، مدیران می توانند آنهایی را که ناکارآمد هستند را شناسایی کنند و اخراح کنند (یا بهشان آموزش بدهند). همچنین ویرایش خود فرآیند ها نیز آسان تر خواهد بود چرا که BPMS ها معمولا یک محیط گرافیکی در اختیار کاربران و مدیران قرا می دهند که کا با آن خیلی آسان است.4. افزایش چابکی: به کمک این ابزار ها، تنظیم و تغییر فرآیندهای تجاری بسیار آسان شده است. لذا یک سازمان راحت تر و سریع تر می تواند خودش را با تغییرات وفق دهد.5. افزایش همکاری: بسیاری از کسب و کارها در برقراری ارتباط بین بخش ها یا دپارتمان های مختلفشان با مشکلات متعددی مواجه هستند. با BPMS، فرآیندها می توانند با وضوح بیشتری ارتباط برقرار کنند، زیرا شمای آن ها برای همه در دسترس است. هر زمان که شخصی به دنبال مسئول بخش خاصی از فرآیند است، می‌تواند با جستجو در ابزار، او را بیابد.6. خودکارسازی گردش کار ها: با استفاده از ابزارهای BPM، مدیران می توانند گردش کار های مختلف را مدیریت کنند و نهایتا می توانند تصمیم بگیرند که کدام یک می تواند خودکار باشد و آن ها را خودکار کنند.7. خوشحال تر شدن کارکنان: در نهایت، اهداف، فرآیندها و مسئولیت‌های هر بخش روشن و شفاف می شود که این امر باعث می‌شود تا کارکنان شاد و راضی باشند. اعضای تیمی که در محیط‌های کاری با ساختارهای شفاف کار می‌کنند، بهره‌ورتر و شادتر هستند، زیرا وظایف محوله خود را زیر سؤال نمی‌برند. ابزارهای BPM به ایجاد فرآیندها و شفاف تر شدن اسناد کمک می کند که این به کارکنان اجازه می دهد تغییرات را در سازمان درک کنند.معایب BPMS:1. کاهش انعطاف پذیری: استفاده از BPMS باعث می شود تا ساختار های مشخصی شکل بگیرند که این امر به کارمندان اجازه نمی دهد تا مشکلات را به هر روشی که مناسب می دانند حل کنند و مجبورند از ساختار های تعریف شده تبعیت کنند. این امر خلاقیت در کارمندان و به طور کلی انعطاف پذیری سیستم را کاهش می دهد.2. امکان اتلاف زمان و منابع مالی: نرم افزار های BPMS معمولا رایگان نیستند و سازمان ها باید آن ها را خریداری کنند که قیمت بالایی هم دارند. همچنین شروع استفاده از BPMS آسان نیست و باید به کارمندان آموزش داده شود. این امر معمولاً به کمک مشاوران خارجی نیاز دارد که در مورد ابزارها اطلاعات بیشتری دارند. فرآیند آموزش اولیه ممکن است زمان بر باشد. اگر موارد فوق به خوبی انجام شوند آن زمان است که مزایا BPMS خودشان را نشان خواهند داد.معرفی ابزارهای BPMS:ابزار های زیادی برای مدیریت فرآیند های کسب و کار وجود دارند. معمولا ابزار های BPMS قیمتشان بالا است. در BPMS های متن باز و رایگان (که تعدادشان هم کم است)، قابلیت های کمتری نسبت به BPMS های پولی و شخصی سازی شده برای سازمان یافت می شود. در ادامه چند مورد از هر کدام را بیان می کنیم.ابزارهای BPMS متن باز (رایگان):نرم افزار Process Maker: این نرم افزار از معدود نرم افزار های متن باز BPMS است که برای مدیریت جریان کار و فرآیند های کسب و کار استفاده می شود. ویژگی Drag & Drop در این نرم افزار باعث شده تا کار با آن آسان باشد. بسیاری از شرکت ها در جهان از این نرم افزار استفاده می کنند. می توانید وبسایت این شرکت را در این لینک ببیند.ابزارهای BPMS غیر متن باز (پولی):همانطور که گفته شد تعداد زیادی BPMS غیر رایگان در سطح جهان وجود دارد. اگر بخواهیم از چند تا معروف ترین آن ها اشاره کنیم، میتوانیم به ابزار های: KissFlow , Bizagi , Ninetex , Oracle BPM Suite که خارجی هستند اشاره کنیم. استفاده از این ابزار ها رایگان نیست (گرچه ممکن است چند روز اول استفاده از آن ها رایگان باشد اما با اتمام دوره رایگان باید هزینه پرداخت شود، معمولا به صورت ماهیانه یا سالیانه). مواردی بوده اند که کرک شده اند اما با توجه به این که این نرم افزار ها در سازمان های معتبر و بزرگ استفاده می شوند استفاده از آن ها رایج نیس (بعضا غیرقانونی است) چرا که می تواند مشکلاتی از جمله مشکلات امنیتی و درز اطلاعات را در پی داشته باشد.شرکت های ایرانی فعال در حوزه BPMS:شرکت های بسیار کمی در ایران اقدام به تولید BPMS بومی و کاملا ایرانی کرده اند، اما شرکت هایی در ایران هستند که نسخه های خارجی نرم افزار های فوق را بومی سازی کرده اند. از جمله این شرکت ها می توان به فراگستر و ایران بیزاجی اشاره کرد. شرکت فراگستر، ابزار Process Maker که یک ابزار متن باز خارجی بوده است را بومی سازی کرده است و مشتریان بسیار زیادی نیز دارد. شرکت ایران بیزاجی نیز همانطور که از اسم آن پیداست، نرم افزار بیزاجی (Bizagi) را فارسی سازی کرده است.جمع بندی:ابزار های BPMS به خودکارسازی فرآیند ها و گردش کار یک سازمان یا ارگان بزرگ کمک زیادی می کند. این نوع پلتفرم ها به سازمان های بزرگ کمک می‌کند چرخه تحول خود را تسریع کنند و نوآوری بیشتری داشته باشند و سریع‌تر خودشان را با دنیای بیرون تطبیق دهند. همچنین این ابزار ها کمک می کنند که میزان کارآیی افرادی که عضو سیستم هستند سنجیده شود. به کمک BPMS، از بسیاری از هزینه ها و اتلاف وقت ها نیز جلوگیری می شود که چرا که تمام فرآیند های کاغذی حذف می شوند. در کل استفاده از BPMS برای سازمان هایی که فرآیندهای زیادی درون آن ها اتفاق می افتد و مدیریت آن ها به صورت کاغذی سخت است پیشنهاد می شود، مثل بانک ها.منابع:[1] وبسایت https://kissflow.com/workflow/bpm/what-is-bpms[2] وبسایت https://www.creatio.com/page/bpms[3] وبسایت https://www.integrify.com/what-is-bpms[4] وبسایت https://www.tibco.com/reference-center/what-is-bpms[5] وبسایت https://softwarehut.com/blog/business/benefits-of-bpm[6] وبسایت https://kissflow.com/workflow/case/bpm-vs-case-management[7] وبسایت https://www.faragostar.net/automation/bpms[8] وبسایت https://jaryansoft.comاین مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است