مدیریت روزانه هر پروژه در شصت دقیقه

60 دقیقه 24 بار در هر روز تکرار می شود. در 60 دقیقه چه کار هایی میشود انجام داد؟در 60 دقیقه شما می توانید برنامه تلویزیونی یک ساعته مورد علاقه خود را ببینید. می توانید تلفن خود را بردارید و پیتزا سفارش دهید. حتی میتوانید به بیش تر از ده قطعه موسیقی گوش دهید. اما ممکن است شما همچنین با اختصاص دادن یک ساعت از هر روز برای هر پروژه بتوانید پروژه های خود را مدیریت کنید. به خواندن مقاله ادامه دهید تا متوجه شوید چگونه اینکار ممکن است.اصولا هدف اصلی این نظریه این است که شما یک ساعت در روز، به هر یک از پروژه های خود اختصاص دهید. هر پروژه به میزان مشخصی توجه در هر روز نیاز دارد. در 60 دقیقه ای که به هر پروژه اختصاص داده میشود چه کارهایی باید صورت گیرند؟ اگر به موارد زیر دقت کنید میتوانید تمام پروژه ها را فارغ از این که در چه زمینه ای باشند پوشش دهید و اطمینان حاصل کنید که هیچ نکته ای از قلم نمی افتد.در نظر داشته باشد که این یک لیست عمومی شامل کارهایی است که حداقل باید یکبار در هفته انجام شوند اما الزاما همه آنها نباید روزانه انجام شوند. اطمینان حاصل کنید در طول هفته، در زمانی که 60 دقیقه صرف هر پروژه میکنید، همه موارد را انجام دهید.برنامه هفتگی پروژه را اصلاح کنید و آنرا منتشر کنید: شما باید با استفاده از اطلاعاتی که از تیم پروژه توسط ایمیل، تماس های تلفنی و یا گردهمایی هفته ای تیم پروژه بدست میاورد؛ یک اصلاحیه، هم به طور جزئی و هم به طور کلی در زمان 60 دقیقه انجام دهید، که شامل پیشرفت کارها، تخصیص منابع، تاریخ های جدید و هرکار جدیدی که به پروژه باید اضافه شود، باشد. مطمئن شوید که بازخورد بگیرید. بازخوردها یکی از راه حل های شما است که اطمینان حاصل کنید همه نکته های کلیدی را در نظر داشته اید. ذی نفعان پروژه شما با بررسی برنامه اصلاح شده پروژه می توانند مرتبا از آخرین تغییرات پروژه باخبر باشند و به شما بازخورد دهند. اگر شما از ذی نفعان درخواست بازخورد نکنید نمیتوانید با آنها هماهنگ باشید.هر هفته ذی نفعان را از وضعیت پروژه آگاه کنید: هر هفته زمانی را برای آماده سازی گزارشی رسمی از وضعیت پروژه- در کنار برنامه اصلاح شده پروژه- صرف کنید که نشان دهنده وضعیت مشتریان پروژه نیز باشد. این فعالیت که به صورت هفتگی انجام میشود نباید زمان زیادی بگیرد مخصوصا در مواقعی که شما باید زمان مشخصی برای چند پروژه دیگر در روز صرف کنید. با این وجود، تجربه ثابت کرده است که در پروژه های بزرگتر و پیچیده تر این زمان حداکثر 60 دقیقه از زمان یک روز را به خود اختصاص میدهد. همانگونه که در برنامه اصلاح شده، شما باید درخواست بازخورد و بروزرسانی کنید، در این زمینه نیز دریافت بازخورد بسیار مهم است. مطمئن شوید که ذی اثران با دقت و دیدی نو، گزارش را بررسی کنند و همچنین مسئولیت ارائه اطلاعات جدید و بازخوردها را به عهده آنها قرار دهید.مراقب باشید تا تماس های تلفنی، نامه نگاری ها و ملاقات های رودررو که با مشتری ها، تیم پروژه و ذی نفعان تنظیم میگردد به بهترین شکل ممکن انجام شوند: برگزاری جلسات منظم فارغ از اینکه چه مقدار مکالمه انجام میگیرد راهی بسیار موثر برای در ارتباط گذاشتن اعضای تیم مدیریت پروژه و مشتری ها با امور پروژه است. برگزاری چنین جلساتی برای هر پروژه ای با هر اندازه ای ضروری است. مراقب 60 دقیقه زمان خود باشید که چگونه در ارتباط برقرار کردن با دیگران پایان می یابد. ارتباطات مهمترین وظیفه مدیر پروژه است. هیچ چیزی مهمتر از ارتباطات برای موفقیت پروژه وجود ندارد.پیش بینی منابع را دوباره بررسی کنید: هر هفته باید زمانی را به تحلیل و بررسی منابع کنونی برای هر پروژه اختصاص دهید تا از دردسترس بودن آنها در همان روز، فردای آن و روز های آینده مطمئن شوید. شما دوست ندارید غافلگیر شوید. این کار را به طور منظم انجام دهید تا غافلگیر نشوید.بودجه پروژه را با آخرین اطلاعات بدست آمده و پیش بینی های دوره ای اصلاح کنید: همانطور که منابع پروژه باید مرتبا -حداقل هفته ای یک بار- بررسی شوند، میزان بودجه پروژه نیز به همین شکل باید اندازه گیری شود. اگر بودجه پروژه با دقت، اصلاحیه های مکرر و پیش بینی های دوره ای بررسی شود هرگز کنترل آن از دست شما خارج نمیشود. اگر به این شکل عمل کنید همیشه می توانید از وقوع مشکلات پیشگیری کنید. با این وجود عکس العمل های اصلاح کننده همچنان میتوانند مشکل گشا باشند. %10 بودجه بیشتر از بودجه تخمین زده شده میتواند انعطاف پذیری فوق العاده ای به پروژه ببخشد. اما %50 بودجه بیشتر، احتمالا چنین نقشی را ایفا نمیکند. اگر شما بودجه پروژه را به دقت زیر نظر دارید و هر هفته دوباره آن را پیش بینی میکنید، پس در زمینه مدیریت بودجه بدون نقص عمل کرده اید. به این ترتیب هرگز نیاز نیست بیش از %10 از بودجه تخمین زده شده را به بودجه پروژه اضافه کنید.کلام آخر!معمولا ما بیشتر روزهای خود را برای برطرف کردن مشکلات بوجود آمده به شب میرسانیم. چه میشد اگر ما با مدیریت پروژه خوب، همیشه چند قدم جلوتر از مسیر پروژه را مشاهده میکردیم؟ چه میشد اگر اجازه نمیدادیم هیچ پروژه ای بیش از 24 ساعت بدون مدیریت رها شود؟ البته همیشه این پدیده اتفاق نمی افتند، اما معمولا ما درحال عکس العمل نشان دادن هستیم تا فعال بودن.چه فعالیت هایی را در فهرست روزانه/هفتگی فعالیت های مدیریت پروژه قرار میدهید تا بتوانید پروژه های در دست انجام را به موفقیت برسانید؟ فکر میکنید آیا تکنیک 60 دقیقه روزانه مدیریت پروژه جواب میدهد؟ لطفا نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.