کلمات پرکاربرد نامه نگاری و اصطلاحات رایج اداری- آموزش مکاتبات اداری

کلمات پرکاربرد نامه نگاری و اصطلاحات رایج اداری- آموزش مکاتبات اداریدر این مقال با بخشی از مهمترین کلمات پرکاربرد در نامه نگاری اداری آشنا خواهید شد.مدت زمان مطالعه3 دقیقهجملات و کلمات پرکاربرد بخش مهمی از محتوای یک نامه را شامل می شود، این جملت کلیدی در نامه نگاری و اصطلاحات رایج اداری در نامه نگاری می تواند تاثیرات فوق العاده ای را در یک مکاتبات حرفه ای داشته باشد.اصطلاحات رایج در متن نامه‌های اداریدر اینجا فهرستی از اصطلاحات خاص و پرکاربرد نامه‌های اداری را همراه بامعنی و مثال آن‌ها می‌آوریم.* مستحضرمعنا: در جریان بودنمثال: همان‌طور که مستحضر هستید، باید اقلام موردنیاز تهیه شوند …*پیوستمعنا: سند یا مدرکی که ضمیمه یا همراه نامه ارسال می‌شودمثال: مدارک مربوطه به پیوست ارسال می‌گردند* با عنایت بهمعنا: با توجه به با درنظرگرفتنمثال: با عنایت به قوانین مربوطه …* اظهار کردنمعنا: بیان کردنمثال: همان‌طور که در جلسه قبلی اظهار شد …*متعاقباًمعنا: بعداًمثال: اطلاعات جدید متعاقباً اعلام خواهد شد* امور محولهمعنا: امور واگذارشدهمثال: خواهشمند است امور محوله به بهترین شکل ممکن انجام شوند* موارد مشروحهمعنا: موارد توضیح داده‌شدهمثال: برای مشاهده موارد مشروحه به آیین‌نامه رجوع شود …*تمهیداتمعنا: تدارک‌ها، آماده‌سازی‌هامثال: برای حل مشکلاتی که ذکر شد، تمهیدات مناسب در نظر گرفته‌شده‌اند* مقرر فرماییدمعنا: دستور دهید، انجام دهیدمثال: مقرر فرمایید بودجه لازم برای انجام پروژه اختصاص داده شود* مستدعی است/استدعا می‌گرددمعنا: خواهشمندممثال: مستدعی است/استدعا می‌گردد نسبت به نکات ایمنی توجه بیشتری نمایید* اهتمام ورزیدمعنا: تلاش کنیدمثال: با توجه به محدودیت‌های مالی، در راستای کاهش هزینه‌ها اهتمام ورزید* مبذول فرماییدمعنا: در نامه‌های اداری به معنای دستور فرمایید» و معمول در نامه زیردستان به مقام مافوق بکار می‌رود* بذل‌توجهمعنا: توجه کردنمثال: از بذل‌توجه شما متشکریم* امتنانمعنا: قدردانی و سپاسگزاریمثال: کمال امتنان رادارم* اقدام مقتضیمعنا: صدور دستور یا انجام کاری متناسب با تقاضای مطرح‌شدهمثال: خواهشمند است هر چه سریع‌تر اقدام مقتضی معمول فرمایید* معمول فرماییدمعنا: انجام دهیدمثال: لطفاً اقدامات لازم را معمول فرمایید* معوقهمعنا: به تأخیر افتادهمثال: لطفاً برای پرداخت بدهی‌های معوقه اقدام شود* اقدام عاجلمعنا: اقدام سریعمثال: لطفاً جهت پرداخت بدهی‌های بانکی اقدام عاجل شود* مساعدتمعنا: کمکمثال: لطفاً مساعدت لازم را انجام دهید* حسن نیتمعنا: نیت خوب و صادقانهمثال: پیشاپیش از حسن نیت شما سپاسگزار هستیم* حسن اعتمادمعنا: داشتن اعتماد خوبمثال: از حسن اعتماد شما بی‌نهایت متشکریم* مراتب جهت استحضارمعنا: موضوع برای اطلاعمثال: مراتب جهت استحضار ارسال می‌شود* برابر مقرراتمعنا: مطابق مقررات مرتبطمثال: لطفاً برابر مقررات اقدام شود* عطفمعنا: برای اشاره به نامه یا موضوعی که قبلاً بیان‌شده، به کار می‌رودمثال: عطف به نامه شماره …* پیرومعنا: برای اشاره به اینکه موضوعی در دنباله مکاتبات گذشته مطرح می‌شود به کار می‌رودمثال: پیرو نامه شماره …”*ابتدابه‌ساکنمعنا: اولین موضوع که در میان چندین موضوع مطرح می‌شودمثال: برای بایگانی اسناد، ابتدابه‌ساکن از پرونده‌های مالی شروع کنید* خط‌مشیمعنا: رویه و طرز عمل، سیاستمثال: لطفاً مطابق خط‌مشی سازمان اقدام شود* استـنادمعنا: تکیه کردن به موضوع یا مطلبیمثال: لطفاً به مقررات مربوطه استناد شود* حکممعنا: دستور کتبی مقامات صلاحیت‌‎دار در حدود قوانین و مقررات برای انجام کار، انجام مأموریت، انتصاب و …مثال: مطابق حکم دیوان عالی کشور …* اعـلام / اعلانمعنا: آگاه کردن و شناساندنمثال: جهت اطلاع، اعلام می‌گردد* سرلوحه قرار دادنمعنا: الگو و نمونه قراردادندمثال: روش قبلی به‌عنوان سرلوحه قرار بگیرد* ابلاغمعنا: ارسال چیزی و دریافت آن از سوی گیرندهمثال: دستورالعمل مربوطه جهت اجرا ابلاغ می‌گردداصطلاحات مربوط به نامه‌های اداری (اصطلاحات رایج اداری)۱- پی‌نوشت: به مطالبی که در پایین کاغذ نامه می‌آید، پی نوشت گفته می‌شود. پی نوشت به طور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می‌رود.۲- رونوشت: رونوشت در نامه اداری عبارت است از نسخه یا کپی از نامه اصلی که علاوه برگیرنده اصلی باید برای سازمان‌ها یا اشخاص نیز ارسال و آنان را در جریان محتوای نامه قرار بدهد.۳- پیوست: هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می‌شود، پیوست نام دارد. به‌طورمعمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه، کلمه پیوست چاپ می‌گردد.۴- اندیکاتور: (نامه نما) به دفتری گفته می‌شود که برای ثبت تمامی نامه‌ها وارده و صادره به سازمان به‌کار گرفته می‌شود و به‌طورمعمول در دبیرخانه نگهداری می‌شود.۵- پاراف نامه: پاراف نامه، به متنی گفته می‌شود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته می‌شود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند؛ بنابراین از پاراف برای ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را متن ارجاع نیز دانست. مثلاً اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا درخواستی را ذیل یک نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی می‌تواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن تائید این درخواست و موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.۶- هامش: به معنای حاشیه و مرز است و هامش در نامه های اداری به مطالبی گفته می‌شود که در حاشیه نامه نوشته می‌شود.۷- ارجاع نامه: ارجاع نامه به حالتی اشاره دارد که شما نامه ای را همراه با تمام زنجیره مکاتبات مربوط به آن جهت دریافت نظرات، صدور دستور، اقدام یا اطلاع برای شخصی ارسال می‌کنید.۸- دستور: جملات کوتاهی که مدیران و مسئولان معمولاً در انتهای نامه نوشته و انجام یا منع انجام کاری را برای زیردستان ایجاب می‌کنند.۱۱- گردش نامه: به فرآیند ارسال و به چرخش انداختن نامه میان کارکنان یا واحد‌‎های مختلف سازمان، گردش نامه گفته می‎‌شود.۱۲- صورت جلسه: نوشته‌ای است که حاوی مطالب، گفتگوها یا تصمیمات اخذشده در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری می‌باشد.۱۳- دستور جلسه: نوشته‌ای است که هدف از برگزاری یک جلسه را به افرادی که دعوت شده‌اند، اطلاع می‌دهد.۱۴- آیین‌نامه/ دستورالعمل: دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته می‌شود و برای اجرا به سازمان‌ها ابلاغ می‌گردد.آييـن‌نـامـهمجموعه مقرراتي است كه هر مؤسسه اعم از عمومي‌ يا خصوصي به‌منظور تنظيم امور مؤسسه خود تهيه و تدوين مي‌كند. همچون آيين‌نامه‌هاي مؤسسات دولتي، انجمن‌هاي محلي، احزاب، شركت‌ها، آموزشگاه‌ها و جز آن.ابـلاغابلاغ، در لغت به معناي رساندن است؛ رساندن نامه يا پیامی به كسي يا كساني، اما در اصطلاح اداري و قضايي كاربردهاي مختلفي دارد. در اصطلاح اداري، حکمی است كه از مقام بالا به مقام پايين‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموريت و غيره نوشته می‌شود. در اصطلاح قضايي و حقوقي عبارت است از: تسليم رونوشت حكم غيابي به محکوم‌علیه غايب يا قائم‌مقام قانوني او» (فرهنگ معين).ابلاغ گاه به‌صورت ابلاغيه» نيز به کار مي‌رود كه نادرست است، چون در فارسي تک واژ مؤنث نداريم. کلمه ابلاغ، گاه در نامه‌ها و به‌ويژه در پايان‌نامه‌ها، به معناي اعلام و رساندن، در عبارت‌هايي همچون: ابلاغ فرماييد، امر به ابلاغ فرماييد نيز به کار مي‌رود.اسـاس‌نـامـهقانوني است كه براي اداره هر انجمن، مجلس يا سازماني اجتماعي، سياسي و فرهنگي تنظيم مي‌شود، يا مجموعه مواد يا ويژگي‌هايي است كه براي تشكيل شركت، حزب يا انجمني تنظيم مي‌شود.استـناداين كلمه عربي و مصدر لازم و در لغت به معناي پشت دادن، توجه يا تكيه كردن به موضوع يا مطلبي است و براي توجه دادن ارباب رجوع به مقررات مورد استناد به کار مي‌رود.اعـلاماعلام، به معناي «آگاهانيدن» و آگاه كردن و شناساندن است و با افعال ”مي‌دارد” و ”مي‌نمايد” و ”مي‌كند” و ”مي‌شود” و ”مي‌گردد” به کار مي‌رود. ”اعلام نظر” هم زماني به کار مي‌رود كه فرستنده براي اجراي كار، نياز به نظر مشورتي شخص ثانوي دارد و با ذكر آن از مخاطب يا مقام بالاتر نظرخواهي مي‌كند.انديـكاتور (= نامه‌نـما)خوشبختانه براي اين کلم فرانسوي، فرهنگستان زبان و ادب فارسي اخيراً ”نامه‌نما” را برساخته است، گرچه در نظر اول معناي جامعي ندارد. در اصطلاح اداري، انديكاتور يا نامه‌نما دفتري است كه تاريخ و شماره و خلاصه نامه‌های وارد و صادر در آن ثبت و شماره ترتيب دفتر به روي نامه‌ها زده مي‌شود.نمایهخوشبختانه براي واژة ايندكس نيز فرهنگستان واژه ”نمايه” را ساخته است. اين واژه انگليسي است و معناي شاخص و فهرست را نيز مي‌دهد. در تداول اداري ”اندكس” تلفظ مي‌شود. و نيز دفتر راهنمايي است كه نامه‌هاي ثبت شده در دفتر ”نامه‌نما” بر اساس شماره‌هاي خاص در آن شماره‌گذاري مي‌شود و جست‌وجوي نامه از طريق آن به سهولت صورت مي‌گيرد.ايـفادايفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معناي ”به رسولي آمدن نزد كسي” گرفته‌شده است. ”افاده” هم از اين خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معناي ”اينده” و ”به رسولي رونده” است. ايفاد در لغت به معناي فرستادن و روانه كردن است.تـصويـبمصدر متعدي عربي و به معناي ”صواب شمردن” ، ”راست و درست دانستن” ، ”به‌درستی خبري حكم كردن” است. اين واژه نيز، هم‌خانواده با ”مصوب” و ”مصوبه” است كه البته ”مصوبه” به پيروي از اسم مؤنث عربي در فارسي آمده و كاربرد آن به لحاظ آنكه در فارسي تك واژ مؤنث نداريم، نادرست است ولي به سبب كاربرد مكرر آن نمي‌توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم بايد آن را پذيرفت. اين كلمه هنگامی به كار مي‌رود كه مي‌خواهند مطلبي را به‌صورت قانوني و لازم‌الاجرا درآورند و مي‌گويند : ”به تصويب رسيده” يا ”تصویب‌شده” است.دبيـرخـانهدبيرخانه، واحد اداري مشخصي است كه اداره امور دفتري را بر اساس روش‌های تدوین‌شده بر عهده دارد. وظیفه مهم دبيرخانه، نظارت برنامه‌هاي رسيده و ثبت و توزيع نامه‌هاي وارد يا صادرشده است. دبيرخانه ممكن است به روش ”متمركز” ، ”غيرمتمركز” يا ”نیمه‌متمرکز” اداره شود.دستـورالعملنوشته‌ای است كه چگونگي اجراي كار و وظیفه رده‌های پایین‌تر را در اداي وظايف اداري و مأموریت‌ها بيان مي‌كند. دستورالعمل، بررسي جزئيات و مسؤولیت‌ها و طريق اجراي آن‌هاست. دستورالعمل در حقيقت، دستور و شیو چگونگي اجرا كردن آیین‌نامه‌ها و مقررات اداري است. ناگفته نماند كه تركيب ”دستور” (فارسي) با ”عمل” (عربي) درست نيست، لكن اين تركيب سال‌هاست به كار مي‌رود و ديگر نمي‌توان آن را از زبان فارسي بيرون راند. فارسي اين كلمه ”دستور كار” است كه به لحاظ معنا ، جامع نيست.دورنـگار (فاكس)دورنگار معادلي است كه فرهنگستان زبان و ادب فارسي براي واژه فاكس اروپايي تصويب و پيشنهاد كرده است. دو معادل ديگر اين واژه ”نمابر” و ”دور نویس” است. دورنگار دستگاهي است كه تصوير هرگونه نوشته و نقشي را با داشتن رمز طرف مقابل براي دستگاه مشابه خود مي‌فرستد.ذی‌حسابارجح‌ترین فرد در رسيدگي به‌حساب و كتاب پولي و هزینه‌های هر مؤسسه را ”ذی‌حساب” و حوزه مربوط به وي را ”ذی‌حسابی” مي‌گويند.سنـدهر مطلب و نوشته و مدركي كه بتوان به آن اعتماد و استناد كرد، به‌ويژه نوشته‌اي كه از پشتوانه قانوني و اجرايي برخوردار است، سند مي‌گويند. سند را به سند عادي و رسمي‌مي‌توان تقسيم كرد. نوشته‌اي كه در مرجعي ذی‌صلاح تنظیم‌نشده باشد، ­”سند عادي” و نوشته‌اي را كه در مرجعي صلاحیت‌دار تنظیم‌شده باشد، ”سند رسمي” مي‌گويند.كـارگـزينـيبخش مهمي ‌از هر سازمان كه پرونده‌های كاركنان و امور مربوط به آنان از قبيل رسيدگي به حقوق، ترفيع پايه، تعيين و اعلام محل خدمت، مرخصی‌ها و کارهایی از اين دست را در اختيار دارد و در چارچوب قانون و زير نظر مقام بالاتر به این امور مي‌پردازد، كارگزيني ناميده مي‌شود.لايـحهپيش نويس قوانين تسليم شده از طرف هيئت دولت به مجلس را ”لايحه” مي‌نامند. تا زماني كه‌اين لوايح به تصويب مجلس نرسيده است، ”لايحه” نام دارد، اما پس‌ازآن ”تصویب‌نامه” است.مـتـبـوعواژه‌اي عربي و اسم مفعول و به معناي ”پيروي شده” يا ”تبعيت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است كه همراه کلمه‌هایی چون : اداره، وزارت، دولت، كشور و رياست به كار مي‌رود، نظير : اداره متبوع، وزارت متبوع، كشور متبوع، رياست متبوع و غيره . بديهي است املاي اين كلمه نبايد با واژه ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.مصـوب / مصـوبهمصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون يا مطلبي را كه در مجلس يا شورايي لازم‌الاجرا تشخيص مي‌دهند و ابلاغ مي‌كنند، مصوبه مي‌نامند. براي اين اصطلاح، صورت جمع، يعني ”مصوبات” هم مي‌گويند. اشاره كرديم كه در فارسي تك واژ مؤنث نداريم لكن اين كلمه در فارسي جا افتاده و چاره‌اي جز پذيرفتن آن نيست.ثبت نام دوره آیین نگارش و مکاتبات اداری در مجموعه راهمند (هرماه)0212244540609120561585