اهمیت بکارگیری سیستم مدیریت پروژه آنلاین

همواره یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های کسب و کارها و همچنین اشخاص، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها جهت رسیدن به نقطه‌ای معین یا هدفی مشخص می‌باشد.در کسب و کار‌های متوسط، مانیتور کردن فعالیت افراد دخیل در پروژه و درنهایت برآیندگیری از روند کلی، یکی از حیاتی‌ترین مغوله‌های حوزه مدیریت به شمار می‌رود اما صحت سنجی و استخراج اطلاعات به روش‌های سنتی کاری بسیار دشوار به شمار می‌رود. به طور معمول مدیریت پروژه می‌تواند شامل موارد زیر می‌شود:تعریف پروژهفاز بندیمشخص کردن نیروی انسانیتعریف وظایف هر فردزمان‌بندی مرتبط با هر فعالیتبررسی روند کلی پروژه و روند جزئی فعالیت‌هاگزارش گیری ... بررسی و پیش‌برد تمامی موارد فوق و داشتن دید کلی نسبت به پروژه یکی از سخت‌ترین و فرسایشی‌ترین بخش‌های مدیریت به شمار می‌رود. البته این نکته حائز اهمیت است که گستردگی و پیچیدگی پروژه یکی از اصلی‌ترین عوامل تعیین کننده در این سختی به شمار می‌رود.قرارگیری مسائل شخصی و لزوم انجام این وظایف در کنار موارد اشاره شده فوق می‌تواند در سردرگمی نفرات برای پیش‌برد مسائل شخصی و کسب و کار اضافه کند. پیش از راه اندازی پریفما (اولین و تنها پلتفرم آنلاین پٌرٌو محصولات مراقبت چشمی به کمک AR تحت وب در ایران) مسائل شخصی و موارد مرتبط با دانشگاه را در سر رسید کوچکی که همواره همراه من بود یادداشت می‌کردم. اما با گسترده‌تر شدن فعالیت‌ها و شکل گرفتن پریفما این روش عملاً کارساز نبود.من این روش را روش سر رسیدی اسم گذاشتم از جمله مشکلاتی که روش سر رسیدی داشت این بود که همواره یک جسم اضافی به همراه خودکار باید به همراه من می‌بود که علاوه بر وزن اضافی که به من تحمیل می‌شد بزرگ‌ترین عیب آن این بود که برنامه‌ریزی در روش سر رسیدی همواره رو به جلو بوده و اگر نیاز به بازیابی فعالیت‌های گذشته بود، به دشواری می‌توانستم از بین انبوه فعالیت‌ که هیچ تفکیکی بین آن‌ها از لحاظ نوع فعالیت (شخصی یا کاری) نبود، فعالیت مدنظر خودم رو پیدا کنم. به علاوه در صورتی که یک فعالیت در حالت تعلیق قرار می‌گرفت و با گذشت زمان و اضافه شدن فعالیت‌های دیگر در روز‌های بعد، عملاً فعالیت تعلیق شده به حالت تعلیق باقی می‌ماند در بهتیرن حالت فعالیت تعلیقی در روز‌های بعدی به‌صورت یادآوری ذکر می‌شد.همان‌طور که در بالا به آن اشاره نمودم، با گسترده‌تر شدن فعالیت‌های کاری و تشکیل تیم و قرار گرفتن در مقام مدیر پروژه پریفما تصمیم گرفتم تا از یک سیستم مدیریت پروژه آنلاین جهت پیش‌برد فعالیت‌ها استفاده نمایم. من در این این مقاله قصد دارم تا تجربیات خودم رو از استفاده سیستم‌های مدیریت پروژه آنلاین به اشتراک بگذارم تا شاید بتونه به شما در انتخاب روش مدیریت پروژه کمک کنه.چیزی که من از یک سیستم مدیریت پروژه می‌خواستم موارد زیر بود:امکان تعریف پروژه‌های مختلفامکان اشتراک اطلاعات با نفرات دخیل در هر پروژهدر دسترس بودن در هر شرایطی (وب/اپلیکیشن)رابط کاربری مناسبپشتیبانی از تقویم شخصیامکان مانیتور کردن فعالیت‌ها به کمک نمودارگانت چارت (که یکی از موارد مورد علاقه من در مدیریت پروژه‌ها به شمار میره)بخوام تو یه کلام بگم من دنبال یه سیستمی بودم که بتونه همه چیز رو داخل خودش جای بده تا نیاز نباشه سر رسید و خودکار با خودم حمل کنم دست آخر هم کلی مورد یادم بره.سه تا از مهم‌ترین سیستم‌های مدیریت پروژه مختلفی رو که تست کردم شامل:ترلو (Trello) - پلتفرم خارجیتسکولومیزیتوترلو (Trello)ترلو رو می‌تونیم معروف‌ترین و بهترین سیستم‌های مدیریت کنترل پروژه تو دنیا بدونیم. اما هرچقدر هم که این پلتفرم خوب باشه نتونست نیازهای من رو پوشش بده. اون زمانی که من اولین بار از این سیستم مدیریت پروژه استفاده کردم اولین و بزرگ‌ترین مسئله من تقویم میلادی این پلتفرم بود و همون‌طور که همه ما توقع داریم از تقویم شمسی پشتیبانی نمی‌کرد و به خاطر محدودیت‌های سیستم بانکی برای انتقال پول، اگر می‌خواستم از امکانات پولی این پلتفرم استفاده کنم با مشکلات خیلی زیادی رو به رو می‌شدم.ترلو بهترین انتخاب هر کس می‌تونه باشه اما برای من نه و همین طور مشخص نبود که تا کی می‌تونه برای من در دسترس باشه پس تصمیم گرفتم سمت هیچ کدوم از پلتفرم‌های خارجی نرم.بعد از جست و جو‌های فراوان با دو تا سیستم مدیریت کنترل پروژه آشنا شدم که داخلی بودنتسکولوتسکولو رو خیلی از دوستان به من معرفی کردن و من هم خیلی مشتاق رفتم و از این پلتفرم برای مدتی استفاده کردم اما اولین چیزی که خیلی تو ذوق من زد رابط کاربری بسیار ضعیفی بود که اون موقع ارائه کرده بودن. یادم هست که برای پیدا کردن یکی از امکانات یا ابزار خیلی جست و جو کردم به علاوه با اضافه کردن نفرات به پروژه هم مشکلاتی داشتم. من اون موقع نتونستم خیلی حس خوبی از تسکولو بگیرم برای همین تصمیم گرفتم به جست و جو ادامه بدم تا این که رسیدم به میزیتو.میزیتومیزیتو اون چیزی بود که دقیقا می‌خواستم. درسته که وقتی اولین بار که با میزیتو آشنا شدم یه سری از امکانات مثل گانت چارت‌ها رو نداشت (البته خیلی وقته که اضافه کرده) اما به قدری رابط کاربری جذابی داشت که من رو حفظ کرد.به قدری با میزیتو وقت می‌گذروندم و فعالیت‌های مختلف رو اضافه و کم می‌کردم و افراد تیم رو هم مجاب کرده بودم که حتما ریز تمام کار‌های محوله رو وارد میزیتو بکنن که به عنوان یکی از کاربران پر کار این پلتفرم شناخته شدم که البته مهم‌تر از این موضوع به سر انجام رسوندن خیلی از پروژه‌های (حداقل 5 پروژه گوناگون) در کنار فعالیت‌های شخصی شد. همین الان که این مقاله رو می‌نویسم متوجه شدم که امکان CRM مشتریان هم جزو امکانات این پلتفرم هست و خیلی مشتاق شدم که بیش‌تر و بیش‌تر با این پلتفرم کسب و کار و فعالیت‌های روزمره خودم رو انجام بدم.حتما اگر تجربه بهتری از این فضای کاری داشتید خوش حال میشم با من هم به اشتراک بگذارید.