5 مرحله پیشنهادی برای ایجاد KPIهای قابل اجرا

شاخص عملکرد کلیدیبا توجه به فشارهای اقتصادی و حرفه ای شدن مراحل کسب و کار ، تجربه های بسیاری در مسیر ایجاد و رشد یک کسب و کار بدست می آوریم. گاهی ممکن است پیش بیاید که مسیر را گم کنیم از هدف دور شویم و سر از ناکجا در آوریم ، در این صورت داده های عملی قابل اندازه گیری و شفاف در این مسیر می توانند بهترین کوچ برای ما و کسب و کارمان باشند.شاخص عملکرد کلیدی:KPI-short for : key performance indicator در جستجوهایی که کردم چند تعریف زیر برای KPI قابل مشاهده بود: مخفف شاخص های عملکرد کلیدی است، داده هایی که برای کمک به تصمیم گیری جمع آوری، تجزیه و تحلیل و خلاصه شده اند. KPIها ممکن است حاصل یک محاسبه یا مقداری خام حاصل از یک گزارش باشند که دوره‌ای از فعالیت‌ها را خلاصه می‌کنند، مانند "450 فروش در ماه ". به خودی خود، KPI ها هیچ ارزشی به یک شرکت اضافه نمی کنند. با این حال، یک شرکت می تواند از این اطلاعات برای تصمیم گیری آگاهانه تر در مورد عملیات و استراتژی کسب و کار استفاده کند. شاخص عملکرد کلیدی (KPI) یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت چقدر به طور موثر به اهداف کلیدی تجاری دست می یابد. سازمان ها از KPI برای ارزیابی موفقیت در دستیابی به اهداف استفاده می کنند. KPIهای سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز کنند، در حالی که KPIهای سطح پایین ممکن است بر فرآیندهای بین بخش هایی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی یا پشتیبانی تمرکز کنند. یک معیار قابل سنجش که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان، کارمند و غیره در دستیابی به اهداف برای عملکرد استفاده می شود.چطور به هدف نزدیک می شوید؟اکنون که KPI را تعریف کردیم، بیایید نگاهی به اصول استفاده از KPI بیندازیم.آیا تا به حال از یک KPI شناخته شده در صنعت استفاده کرده اید و بعدا متوجه شده اید که برای کسب و کار شما کار نمی کند؟ مهم است که به یاد داشته باشید که KPI ها اطلاعات مختصر، واضح و مرتبط هستند.بهتر است برای ایجاد استراتژی برای تدوین KPIها، با این 3 اصل اولیه شروع کنید: 1.بدانید اهداف سازمانی شما چیست (شناخت هدف)2. معلوم کنید چگونه برای دستیابی به آنها برنامه ریزی می کنید. (قابل اجرا بودن هدف)3. مشخص کنید چه کسی می تواند بر اساس اطلاعات بدست آمده عمل کند. (مسئول انجام آن کیست؟)با تکرار، درک بهتری از این که کدام فرآیندهای تجاری می توانند تحت تاثیر KPI باشند و با چه کسانی باید آنها را به اشتراک بگذارید، به دست خواهید آورد.بیایید با بررسی یک مثال، روش تعریف KPIرا با جزئیات بیشتری بررسی کنیم:نکته: به راحتی می توان KPI ها را با معیارهای تجاری اشتباه گرفت. KPI ها باید برای هر کسب و کار و به صورت خاص برای شما بررسی و تعیین شوند. (شاید یک شاخص کلیدی عملکرد ، برای یک کسب و کار حیاتی باشد اما مطلقا برای شما قابل استفاده نباشد.)فرض میکنیم شما صاحب یک کسب و کار هستید و هدف شما افزایش درآمد سالانه است باید مواردی را مشخص کنیم:پیش بینی و خواست شما از افزایش میزان فروش چقدر است؟پاسخ: 20 درصد در سال چرا این نتیجه مهم است؟پاسخ: کسب و کار سودآورتر خواهد شد. برای توسعه کسب و کار و افزایش قدرت در رقابت مهم است. چگونه می خواهید پیشرفت را اندازه گیری کنید؟ پاسخ: میزان فروش هر ماه را محاسبه و ثبت میکنیم. چگونه می توانید بر افزایش درآمد تأثیر بگذارید؟(راه های عملی این افزایش درآمد به طور مشخص چیست؟)پاسخ: با افزایش فروش ماهانه به مشتریان فعلی افزایش کیفیت خدمات پس از فروش و تشویق آنها به خرید بیشتر، با جمع آوری لیدها و تبدیل مشتری راغب به خریدار ، و همکاری بین بازاریابی و فروش در داخل شرکت.چه کسی مسئول این افزایش فروش است؟پاسخ: مدیر فروش چطور میفهمید که به نتیجه مورد نظر در افزایش فروش رسیده اید:با محاسبه ماهانه فروش و گرفتن گزارش از بخش مالی در طول سال و در نهایت بررسی اسناد مالی و گزارش مالی در انتهای سال میزان رشد را هر چند وقت یک بار بررسی می کنید؟پاسخ: هر ماهنحوه نوشتن KPI :مهم است که KPIها برای شما سفارشی شده و برای کمک به شما در دستیابی به اهداف خود توسعه داده شوند. این مراحل را برای نوشتن KPIهای واضح و قابل اندازه گیری دنبال کنید.یک هدف واضح برای KPI خود بنویسید.شاخص عملکرد شما باید با یک هدف تجاری کلیدی مرتبط باشد. بدون تراز کردن خود با یک هدف تجاری، در حال کار به سمت هدفی هستید که هیچ تأثیری برای سازمان شما ندارد.شاخص های عملکرد باید اهداف استراتژیک سازمان شما را بیان کنند. مهمتر از همه، KPIها باید داستان شرکت شما را بازگو کنند.شاخص های عملکرد خود را با سهامداران به اشتراک بگذارید.آیا معنی این جمله مهم را میدانید؟ شاخص های عملکرد کلیدی ، نوعی ارتباط هستندباید بدانیم که KPI ها برای اثربخشی نیاز به ایجاد زمینه در سازمان یا شرکت شما دارند. باید توضیح دهید که چه چیزی را اندازه گیری می کنید و چرا آن را اندازه می گیرید. KPI های خود را با کارمندان و صاحبان سهام به اشتراک بگذارید تا از جهت گیری سازمان شما آگاه باشند. پنهان نگه داشتن این اطلاعات باعث ایجاد ناهماهنگی در بین تیم ها می شود. به بازخوردها و سوالات گوش دهید تا بتوانید نحوه برقراری ارتباط با اهداف و KPI های خود را شناسایی و اصلاح کنید.ضروری است که KPI های خود را به طور مداوم بررسی کنید. KPI های خود را از دو منظر بررسی کنید: اول پیشرفت در راستای هدفی که بر اساس آن KPI را تعریف کردید و دوم برای تعیین اثربخشی KPI (با پاسخ به این سوال که آیا شاخص های عملکرد کلیدی هنوز در راستای اهداف سازمان هستند و به پیشرفت کمک می کنند؟) اگر پیشرفتی ندارید، هدف KPI شما ممکن است کارایی خود را از دست داده باشد و زمان آن رسیده است که آن را تغییر دهید.باید KPI های عملی ایجاد کنید.می توانید این 5 مرحله را برای ایجاد KPIیک قابل اجرا دنبال کنید.1. اهداف کسب و کار را مرور کنید: به یاد داشته باشید، KPI ها ثابت نیستند! شاخص های کلیدی عملکرد شما باید با تکامل اهداف کسب و کار شما تکامل پیدا کنند.2. عملکرد فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید: آیا اهداف قابل دستیابی را تعیین می کنید؟ تجزیه و تحلیل عملکرد شما برای درک زمینه های موفقیت و زمینه های بهبود ضروری است. به داده‌های عملکرد خود در گذشته نیز نگاه کنید تا با استفاده از آنها مبنایی برای آنچه در گذشته انجام داده‌اید تعیین کنید.(با نگاه به مسیر گذشته به مسیر آینده ادامه دهید)3. اهداف کوتاه مدت و بلند مدت KPI را تعیین کنید: اهداف بلندمدت خود را (چه فصلی یا سالانه) تنظیم کنید و سپس برای شناسایی نقاط عطف (یا اهداف کوتاه مدت) که باید در طول مسیر به آنها برسید، به عقب تر نگاه کنید. به این ترتیب شما می توانید به طور مداوم ارزیابی مجدد و مسیر خود را در حالی که به سمت اهداف بزرگتر خود کار می کنید تغییر دهید.4. اهداف را با تیم خود مرور کنید: کار تیمی باعث می شود رویاها عملی شوند! این یک جمله قدیمی است، اما همچنان صادق است. مهم است که همه آگاه باشند، بنابراین همه شما برای رسیدن به یک هدف نهایی کار می کنید.5. بررسی پیشرفت و تنظیم مجدد: بررسی وضعیت خود را به عادت تبدیل کنید. KPI ها تنظیم و فراموش نمی شوند. به طور مرتب KPI خود را نسبت به عملکرد و ارتباط بررسی کنید. و هنگامی که آن را به عادت تبدیل کردید، هر بار آسان تر می شود.این مطلب و مطالب دیگرا در سایت من به آدرس www.mojtaba-shhasani .ir هم میتوانید ببینید.