دورکاری، راهکار عبور از شرایط بحرانی برای سازمان‌ها

مدیریت بحران در سازمان به وسیله دورکاریاحتمالا این روزها با وجود ویروس کرونا، واژه دورکاری زیاد به گوشتان خورده است، اما اصلا دورکاری چیست؟ به چه دردی می‌خورد؟ مزایا و معایب دورکاری چیست؟ البته این را بگوییم که برای کسب و کارهایی که علاقه به آشنایی با دورکاری و حرکت به سمت دورکاری سازمانی دارند خبر خوبی در انتهای مقاله داریم، با ما همراه باشید...دورکاری چیست؟به هر شکلی از کار کردن با استفاده از ابزارهای دیجیتال که نیاز به حضور فیزیکی در محل کار نداشته باشد را دورکاری (Teleworking) یا (Remote Work) می‌گویند. دورکاری نوع جدیدی از کار کردن است که به لطف عصر مدرن و دنیای دیجیتال به وجود آمده است یعنی تا همین چند دهه پیش امکان دورکاری برای افراد تقریبا ناممکن بود ولی امروزه بر اساس آمار منابع معتبر، دورکاری به حدی گسترده شده که تا پایان سال 2016 چیزی حدود یک چهارم افراد شاغل در آمریکا به صورت دورکاری مشغول کار بوده و هستند.شاید جالب باشد بدانید که حتی دورکاری یک انجمن مخصوص به نام «انجمن بین‌المللی کار از راه دور» یا همان (ITAC) دارد که نشان می‌دهد این مدل از کار کردن از اهمیت بالایی برخوردار است.این انجمن دورکاری را بدین شکل بیان می‌کند: "دورکاری نوعی از کار است که افراد در انتخاب زمان، یا در انتخاب مکان برای پاسخ‌دهی به امور محوله، انعطاف‌پذیری حداکثری دارند."البته این نوع از کار برای کسب و کارهایی با عنوان جوامع صنعتی که بر اساس نیروی جسمانی کارگران دایر است کاربرد چندانی ندارد اما برای جامعه اطلاعاتی که بیشتر به دانش و علم کارکنان نیاز دارند مفید است، در واقع این علم و دانش جوامع اطلاعاتی است که می‌تواند به دورکاری معنا ببخشد.تفاوت دورکاری با فریلنسینگدورکاری و فریلنسیگ (Freelancing) شباهت‌های زیادی با هم دارند و به همین دلیل هم معمولا در کشور ما با یکدیگر اشتباه گرفته می‌شوند اما بین این دو تفاوت‌های مهمی وجود دارد. به فریلنسرها (Freelancer) اصطلاحا آزادکار نیز گفته می‌شود به این صورت که این افراد در حین اینکه کار خود را خارج از محیط کاری (شبیه به دورکاری) انجام می‌دهند ولی با کارفرما به صورت پروژه‌ای کار می‌کنند و بعد از تحویل کار رابطه کارفرما و فریلنسر به نوعی خاتمه می‌یابد اما اصطلاح "دورکار" معمولا برای افرادی به کار می‌رود که با کارفرمای خود قرارداد کاری دارند و به اقتضای شرایط (کاری، اقتصادی، اجتماعی و یا حتی بحرانی) اقدام به دورکاری می‌کنند و موظف هستند گزارش کار خود را به مانند کار حضوری در محل شرکت، به کارفرما ارایه دهند و البته از مزایای قوانین کار به مانند دیگر کارکنان حضوری بهره‌مند هستند.مزایای دورکاریچابک سازی (Agility) یکی از مهم‌ترین موضوعات و چالش‌های امروزی سازمان‌هاست. قبل از هر چیز یک توضیح مختصر بدیم که اصلا چابک سازی چیست؟هرروز جامعه، اقتصاد و در پی آن کسب و کارها در حال دگرگونی و تغییر هستند و این تغییرات با سرعت بیشتری صورت می‌گیرند؛ به همین دلیل برای اینکه کسب‌و‌کارها بتوانند به بقای خود و در ادامه به سود دهی برسند باید اقداماتی مانند چابک سازی سازمانی را انجام دهند. چابک سازی سازمان اصولا به اقداماتی گفته می‌شود که در پی آن سازمان به حذف فرآیندهای غیرضروری می‌پردازد تا به این وسیله از هدر رفت منابع (زمان، پول و نیروی انسانی) بکاهد تا بتواند بهره‌وری را افزایش و به امور مربوطه پاسخ سریع و مناسب ارایه دهد.دورکاری را هم می‌توان بخشی از چابک سازی سازمانی در نظر گرفت که توانایی واکنش سریع به شرایط بحرانی را فرآهم می‌کند.برخی دیگر از مزایای دورکاری:· کاهش چشم‌گیر هزینه‌های مختلف مانند هزینه‌های رفت و آمد پرسنل، کاهش هزینه‌های محیطی سازمان مانند آب، برق، گاز، تلفن، نظافت، تجهیزات، خدمات رفاهی و...· کاهش هدر رفت زمان پرسنل در رفت و آمد· افزایش خلاقیت و بهره وری کارکنان که در نتیجه باعث افزایش بهره وری سازمان می‌شود· حذف محدودیت جغرافیایی و امکان استفاده از نیروی متخصص از هر شهر و کشور· عدم نیاز به تهیه زیربنای بزرگ برای سازمان و کاهش هزینه‌های اجاره یا خرید ملک· کاهش غیبت پرسنل به دلایلی مانند بیماری· کاهش ریسک ابتلا به بیماری‌های واگیردار· و...چه کارهایی را می‌توان به‌صورت دورکاری انجام داداصولا کارهایی که می‌توانند به صورت انفرادی انجام شوند کاملا مناسب دورکاری هستند اما کارهایی که نیاز به تعامل با دیگر افراد سازمان دارد هم می‌توانند با استفاده از ابزارهای دورکاری و تعامل از راه دور که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد انجام شوند. بعضی از این کارها که همپوشانی خوبی با دورکاری دارند را در ادامه نام می‌بریم:· برنامه نویسی· تولید محتوا· نویسندگی و ویراستاری· طراحی (گرافیکی، الکترونیکی، معماری و عمرانی و...)· پشتیبانی تلفنی (به شرط ارایه راهکار از سوی سازمان)· بازاریابی (به صورت تلفنی و مجازی)· پیگیری‌های وصول مطالبات، فروش و...· مدیریت و طراحی سایت· داده کاوی یا همان دیتا ماینینگ (Data Mining)· امور حسابداری· و...ابزار دورکاریفریلنسرها با توجه به سابقه و ماهیت کاریشان که نیازی به حضور فیزیکی در محل کار ندارند، آشنایی بیشتری با ابزار دورکاری دارند ولی افرادی که به تازگی و با توجه به شرایط پیش آمده نیاز به دورکاری پیدا می‌کنند ممکن است شناخت چندانی به ابزار دورکاری نداشته باشند و یا حتی در عین شناخت این ابزار، از دانش کافی برای استفاده مناسب در این زمینه برخوردار نباشند. به همین دلیل تصمیم گرفتیم تا ابزارهای مختلف دورکاری را به شما معرفی کنیم.برقراری ارتباط برای کارکنانی که عادت به حضور فیزیکی در محل کار و ارتباط مستقیم با همکاران خود داشتند ممکن است تا حدی سخت به نظر برسد اما خوشبختانه نرم افزارهای ارتباط جمعی مانند تلگرام، واتساپ، اسکایپ و... وجود دارند که علاوه بر برقراری ارتباط متنی و صوتی، امکان برقراری ارتباط و ایجاد جلسات به صورت تصویری یا همان ویدیو کنفرانس را فراهم می‌کنند بنابراین کارکنان یک مجموعه دیگر دغدغه‌ای در مورد حضور در جلسات نخواهند داشت. البته راه‌های دیگری مانند نرم افزار ادوبی کانکت (Adobe Connect) هم وجود دارند که می‌توانند شرایط برقراری جلسات و یا حتی آموزش از راه دور (آموزش مجازی) را فراهم کنند. این مدل آموزش را تحت عنوان «LMS» یا همان « Learning Management System» نیز می‌شناسند.برای مدیریت پروژه‌ها در زمان دورکاری نیز ابزارهای رایگان و پولی گوناگونی وجود دارد اما به طور حتم مدیریت دقیق‌تر فرایندها توسط مدیران را می‌طلبد تا کارها به درستی و به موقع انجام شوند. ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ترلو (Trello)، آسانا (Asana) و تسکولو (Taskulu)، G Suit، گوگل داکس، گوگل شیت، گوگل درایو، دراپ باکس، گیت هاب و...) وجود دارند که می‌توانند کار از راه دور را برای تمام کسب و کارها آسان‌تر کنند.اینها نرم افزارهای عمومی هستند ولی برای کارهای تخصصی، مسلما باید کار را به افراد کاردان بسپارید و راهکار دورکاری را از آنها بخواهید. به عنوان مثال برای مجازی سازی نرم افزارهای مالی و اداری، باید از راهکار تخصصی آن استفاده کنید که در ادامه توضیحات بیشتری خواهیم داد.نرم افزارهای مالی و اداری مانند CRM، مدیریت درخواست‌ها (Ticketing) و اتوماسیون اداری نیز برای هر سازمان چه در زمان دورکاری و چه در زمان کار حضوری از نرم افزارهای ضروری به شمار می‌روند. برای مثال حسابداران می‌توانند از «نرم افزار حسابداری ابری» استفاده کنند و یا دیگر کارکنان برای انجام امور اداری بدون نیاز به کاغذ بازی از «نرم افزار اتوماسیون اداری» بهره ببرند. تمامی این‌ها نرم افزارهای بر بستر وب هستند و مشخصا در هر جای دنیا می‌توان از آن‌ها استفاده کرد و نیاز به حضور فیزیکی را کاهش می‌دهند. حتی اگر تمایل داشته باشید امکان برقراری ارتباط تلفنی سازمانی با استفاده از پنل مدیریت تماس‌ها که بر بستر Voip راه اندازی می‌شود وجود دارد.البته گاهی اوقات هنگام دورکاری نیاز به دسترسی کارکنان به فایل‌ها، اسناد و یا اطلاعات درون سیستم سخت افزاری خودشان در محل شرکت وجود دارد که برای آن هم راهکار مجازی سازی سرورها و سرویس‌ها بر بستر شبکه وجود دارد. برای اطلاع بیشتر در مورد این راهکار که شرکت حساب رایان تجربه پیاده سازی آن در دوران بحرانی را داشته است می‌توانید به مقاله «دورکاری، راهکار مبارزه با کرونا مراجعه کنید».ممکن است بعضی سازمان‌های بزرگ نیاز به سخت افزار حرفه‌ای برای ایجاد برقراری ارتباط و بستر دورکاری داشته باشند اما در بیشتر مواقع سخت افزار فعلی در سازمان‌ها نیاز سخت افزاری برای ایجاد بستر دورکاری را رفع می‌کند و اصلا مزیت این نرم افزارها این است که با هر سخت افزاری قابل استفاده هستند، بنابراین خیالتان راحت باشد که از لحاظ مالی هزینه سربار به سازمان و شرکت افزوده نخواهد شد و تنها با مشاوره و راهنمایی تیم شبکه حساب رایان می‌توانید از تمامی ابزارها و راهکارهای ذکر شده استفاده کنید.نکات مهم برای دورکاریدورکاری در خانه به این معنی نیست که شما آزاد هستید هرکاری در زمان فراغت در منزل را انجام می‌دهید در دورکاری هم انجام دهید. مهم‌ترین موضوعی که کارکنان باید در نظر داشته باشند این است که جنبه‌های اخلاقی و تعهدی را در نظر بگیرند و دورکاری را به مانند کار حضوری در محل سازمان تصور کنند و در ساعات کاری به مانند زمانی که در محل کار حضور دارند، کاملا در دسترس باشند. این یعنی باید در زمان دورکاری توجه بیشتری به ارتباط با همکاران مخصوصا مدیر مستقیم و مدیران ارشد داشته باشید تا در صورت محول شدن کاری به شما، در اسرع وقت آن را انجام و تحویل دهید تا اختلال و وقفه در امور کاری ایجاد نشود و طبیعی است که اینگونه کار کردن مقداری مشکل‌تر خواهد بود.باید هنگام فعالیت به صورت دورکاری هم به مانند زمانی که در محل سازمان حضور می‌یابید، از اولین دقایق ساعت کاری تا آخرین دقایق آن در دسترس باشید.دورکاری ممکن است کسل کننده‌تر از کار به صورت حضور فیزیکی در محل سازمان باشد، بنابراین اگر در منزل دورکاری انجام می‌دهید بهتر است با یک سری اقدامات مانند پوشیدن لباس بیرون، نشستن پشت میز کامپیوتر و اجتناب از نشستن روی مبل و لم دادن، در هنگام کار به ذهن خود این‌گونه القا کنید که الان زمان کار است و خود را از کرختی در منزل جدا کنید. حتی اگر نیاز باشد می‌توانید درون اتاقی رفته و به اعضای خانواده تاکید کنید تا هنگام کار از صحیت کردن غیر ضروری با شما برای جلوگیری از حواس پرتی و کاهش تمرکز اجتناب کنند.سخن آخرهمانطور که اشاره کردیم دورکاری مزیت‌های زیادی دارد ولی نباید جنبه‌های منفی مانند کاهش تعاملات اجتماعی، برهم خوردن تعادل بین کار و زندگی و... را نادیده گرفت. شاید کار حضوری برای بسیاری از افراد ناخوشایند باشد اما حداقل مزیت برقراری ارتباطات اجتماعی و افزایش روحیه فردی را در پی دارد از طرفی نباید فراموش کرد که هنگام دورکاری باید بیش از پیش توجهمان به کارهای محوله باشد تا کسب و کاری که در آن مشغول به کار هستیم متضرر نشود. کاملا واضح است که متضرر شدن کسب و کار نتیجه مستقیم روی معیشت و زندگی کارکنان آن سازمان می‌گذارد و باید هنگام دورکاری به نوعی کارها را پیش برد که انگار این کسب و کار برای خود ماست. دورکاری با روش صحیح و ارایه نتایج دقیق و دلخواه، باعث شادکامی هر دو طرف کارمند و کارفرما می‌شود به این دلیل که بین هر دو اعتمادی محکم شکل می‌گیرد که ممکن است باعث وفاداری و طولانی شدن رابطه کاری دو طرف شود.شرکت حساب رایان می‌تواند در زمینه دورکاری و ارایه راهکار پیاده سازی آن به شما مشاوره رایگان دهد (02141364201)؛البته در صورتی که علاقه به دریافت پکیج دورکاری حساب رایان داشتید می‌توانید از کد تخفیف زیر هنگام تماس با ما بهره‌مند شوید.کد تخفیف: HRGNTW3