تحول دیجیتال در منابع انسانی

تحول دیجیتال (Digital Transformation) در منابع انسانی فرآیندی است که از ابزارها و فناوری های دیجیتالی برای بهبود عملکرد عملیاتی استفاده می کند.مهم‌ترین هدفی که این تحول در واحد HR به دنبال آن است، ارتقاء تجربه کارکنان و سازمان، استفاده از داده‌ها برای هدایت تمام حوزه‌های منابع انسانی، با چند هدف اصلی است:خودکارسازی فرآیندها، کاهش زمان صرف شده برای کارهای تکراری، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها و آزاد کردن زمان برای استراتژی‌سازی. در نهایت، هدف این است تا بتوان مشارکت کارکنان را بهبود بخشید، موفقیت سازمان را بطور شفاف اندازه گیری کرد و با تغییر مستمر و چابک، به اهداف تعیین شده در واحد HRM دست پیدا کرد.مراحل تحول دیجیتال منابع انسانیامروزه با دیجیتالی شدن اقتصاد، سازمان‌ها به منظور بقا باید خود را با این روند همراه کنند. کسب‌وکارها طی 3 مرحله می‌توانند از سنتی بودن فرآیندها به سمت دیجیتالی کردن آنها حرکت کنند:1. تجربه دیجیتال در بدنه‌ کسب‌وکار: به این معنی که برای کارهای ساده و روزمره صنعت یا سازمان از تکنولوژی استفاده شود.2. دیجیتالی شدن هسته‌ کسب‌و‌کار: پس از مدتی که برای بدنه کار از تکنولوژی استفاده شد و منافع آن مشخص شد، سازمان به فکر ورود تکنولوژی به لایه‌های درونی‌تر خود می‌افتد یا بیان دیگر آمادگی پذیرش فناوری دیجیتال را برای لایه‌های درونی‌تر پیدا می‌کند.3. بازآفرینی ریشه کسب‌وکار یا همان تحول دیجیتال سازمان: صنعت یا سازمان برای باز تعریف فرآیندهای خود براساس تکنولوژی، احساس نیاز می‌کند و در این راستا گام برمی‌دارد.چگونگی استفاده از تحول دیجیتال در منابع انسانیتعریف هدفابتدا هدفی را که می‌خواهید با اجرای تحول دیجیتال منابع انسانی به‌دست آورید، مشخص کنید. هنگام تعریف هدف تحول دیجیتال می‌توانید سؤال‌های زیر را مدنظر داشته باشید:آیا تحول دیجیتال روند انجام کار را برای افراد آسان‌تر می‌کند؟ تحول دیجیتال منابع انسانی باید به‎ نفع همه افراد باشد؛ به این معنا که اگر بخش منابع انسانی بخواهد سیستم مدیریت خودکار را برای جمع‌آوری اطلاعات و تصمیم‌گیری در مورد حقوق افراد پیاده کند، مدیران و کارمندان هم باید به سیستم دسترسی داشته باشند و تغییرات را مشاهده کنند.چگونه تحول دیجیتال در دستیابی به هدف عمل می‌کند؟ مدیریت منابع انسانی می‌تواند با استفاده از هوش مصنوعی در جهت انتخاب و استخدام افراد مستعد اقدام کرده و مسئولیت افراد را بر اساس توانایی‌هایشان مشخص کند؛ به این ترتیب فرایند دستیابی به هدف با سرعت و سهولت بیشتری انجام می‌شود.آیا تحول دیجیتال در سوددهی سازمان تأثیر دارد؟ هدف تحول دیجیتال باید با هدف سازمان همسان باشد. میزان موفقیت اتوماسیون کردن کارها با میزان سوددهی سازمان سنجیده می‌شود. به‌عنوان مثال تحول دیجیتال منابع انسانی می‌تواند در کاهش هزینه‌های استخدام افراد و در نتیجه کاهش هزینه‌های کلی سازمان مؤثر باشد؛ همچنین تحول دیجیتال مدیریت منابع انسانی به مدیریت امکان می‌دهد که پرونده متقاضیان کار را به‎ راحتی مطالعه کرده و فرد مناسب را انتخاب کند، این امر از هدررفت انرژی و هزینه جلوگیری می‌کند.انتخاب سرپرستاز آنجایی که هرگونه تحول در بخش منابع انسانی روی عملکرد مدیران و کارکنان تأثیر می‌گذارد، مدیریت منابع انسانی باید در رأس امور مربوط به تحول دیجیتال بوده و مستقیما با کارمندان تعامل داشته باشد.استخدام نیروی متخصصبرای بهبود روند تحول دیجیتال منابع انسانی می‌توانید از نیروهای متخصص کمک بگیرید. برای مثال اگر نیروهای فعلی سازمان کار با ابزارهای هوش مصنوعی را نمی‌دانند، مدیریت منابع انسانی باید در جهت استخدام فرد متخصص اقدام کند؛ این فرد می‌تواند داده‌ها و اطلاعات را بررسی و ارزیابی کرده و مسیر دستیابی به هدف را هموار کند.برنامه‌ریزی و زمان‌بندیبا تحول دیجیتال منابع انسانی، می‌توانید برای هر فرایند یک بازه زمانی مشخص کنید.حذف کارهای اضافهتحول دیجیتال مدیریت منابع انسانی موجب می‌شود که به‌تدریج برخی از کارهایی که قبلا به‌صورت فیزیکی انجام می‌شدند و زمان‌بر بودند، حذف شوند. به‌عنوان مثال در چرخه استخدام نیروها دیگر لازم نیست با بررسی رزومه‌ها و آگهی‌ها به دنبال فرد مناسب بگردید؛ تحول دیجیتال منابع انسانی به شما کمک می‌کند که با نصب یک نرم‌افزار استخدام، فرد مورد نظر را انتخاب کنید. آماده‌سازی افراد گروهمدیر ارشد سازمان باید هرگونه تغییر و تحولی را از جمله تحول دیجیتال منابع انسانی، به کارمندان و مدیران دیگر اطلاع داده و آنها را آماده کند. مدیریت منابع انسانی باید ابتدا این تغییرات را در مقیاس کوچک اجرایی کرده و نتایج آن را بررسی کند؛ سپس با استفاده از تجربیات و نتایج، تحول دیجیتال را در مقیاس بزرگ و سازمانی برقرار سازد. برای این کار بهتر است مدیریت منابع انسانی، گروهی چند نفره ایجاد کرده و آنها را مسئول آموزش و بررسی نتایج این فرایند کند.فرهنگ‌سازیبرای موفقیت تحول دیجیتال منابع انسانی، باید نحوه استفاده از روش‌های دیجیتال را به کارکنان آموزش داد. مدیریت سازمان موظف است که کارمندان را به یادگیری و استفاده از فناوری جدید تشویق کند. استفاده از فناوری دیجیتال موجب صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه‌ها می‌شود، بنابراین برای هر سازمانی لازم است که تحول دیجیتال را پذیرفته و آن را برای دستیابی به اهدافش به‌کار گیرد.نمونه هایی از تحول دیجیتال در منابع انسانیتحول دیجیتال منابع انسانی در عمل چگونه است؟ در اینجا هفت احتمال قدرتمند تحول در منابع انسانی برای کسب و کارها وجود دارد که آنها را ذکر می کنیم.1. ورود دیجیتالپس از همه گیری کووید 19 و دیجیتالی شدن فعالیت های کسب و کارها، هزاران کارمند بدون اینکه به دفتر شرکت ها مراجعه کنند استخدام شده اند. این یعنی استخدام و ورود دیجیتال به کسب و کارها که رواج فزاینده کار ترکیبی و از راه دور را نشان می دهد، این موضوع را به یک چالش مداوم تبدیل خواهد کرد.فرآیند استخدام که قبلا شامل چند روز اضطراب آور برای کارکنان جدید می شد تا افراد جدید با کارکنان و فرهنگ شغل جدیدشان آشنا شوند در برخی جاها با احساس دائمی عدم ارتباط با شرکت و فرهنگ کارفرمای خود تبدیل شده است. حتی در جایی که کار حضوری در شرکت ادامه دارد، فرآیند پذیرش کارمند همچنان زمان بر و فشرده است. استخدام و ورود دیجیتال به سازمان عالی و ساختارمند، استراتژیک است و تضمین می کند که کارکنان استخدام شده جدید برای انجام بهترین کار خود احساس استقبال و حمایت می کنند.2. پورتال های سلف سرویس کارکنانطبق یک مطالعه مک کینزی، کارمندان تقریبا یک روز کامل در هفته را صرف جستجوی اطلاعات شرکت، از جمله اطلاعات اولیه منابع انسانی می کنند. مواردی مانند:چقدر وقت تعطیلات دارم؟وقتی باید مریض شوم به چه کسی اطلاع بدهم؟هر سوال این چنینی می تواند کارمندی را به حاشیه بکشد و تمرکز تیم منابع انسانی شما را از استخدام یا فرهنگ سازی منحرف کند. به عنوان بخشی از تحول دیجیتال در منابع انسانی، هر سؤالی را می توان به وسیله یک پورتال اطلاعات سلف سرویس کارمند با دسترسی آسان حل کرد.فراتر از درخواست‌های اطلاعات روزانه، این نوع پورتال های سلف سرویس که گاهی سیستم های HCM نیز نامیده می‌شوند، می توانند کارمندان و مدیران شان را قادر به مشاهده اطلاعات مهم از جمله:امتیازات شاخص رضایت مشتری یا NPSاطلاعات مدیریت عملکرد مانند خود ارزیابی ها، اهداف، آموزش و پیشرفتاخبار شرکت و سیاست های محل کارفرصت های شغلینظرسنجی های سلامتیصورتجلسه و به روز رسانی پایگاه دانشفرصت های آموزشی در دسترس برای کارکنان با مهارت بالاهر چیزی که ممکن است به عنوان ایمیل، یادداشت یا مطلبی در یادداشت ارسالی ارسال کرده باشید، از طریق پورتال کارمندان سلف سرویس بهتر قابل دسترسی است.3. تجزیه و تحلیل کارکنانتجزیه و تحلیل کارکنان، کاربرد تصمیم گیری مبتنی بر داده در فرآیندهای منابع انسانی با هدف بهبود بهره وری، تعامل و عملکرد کارکنان است. سازمان ها از تجزیه و تحلیل کارکنان برای تصمیم گیری بهتر در مورد مدیریت استعداد، حفظ کارکنان، برنامه ریزی جانشینی و حتی استخدام استفاده می کنند.در حالی که کلمه «تحلیل» ممکن است جنبه های انسانیت و فرهنگ را به ذهن متبادر نکند، اما این دو عنصر، هنوز هم در مرکز این تحول دیجیتال منابع انسانی هستند. از داده هایی که جمع آوری می کنید برای کمک به موفقیت کارکنان و احساس رضایت بیشتر در کارشان استفاده خواهید کرد.داده های جمع آوری‌شده از تمرین های تیم سازی و سایر ابزارهای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها می تواند بخشی از یک استراتژی تحقیق و توسعه مؤثر باشد که امکان ارتقاء مهارت و مهارت مجدد و هم چنین افزایش بهره وری و رضایت کارکنان را فراهم می کند.4. سیستم های ردیابی متقاضیان با هوش مصنوعیآگهی های لیست های شغلی به طور متوسط 250 درخواست استخدام برای شرکت ها ایجاد می کند. بررسی رزومه ها به تنهایی برای هر استخدام حدود 23 ساعت طول می کشد. پس جای تعجب نیست که بسیاری از شرکت های بزرگ تر سیستم های ردیابی متقاضیان مبتنی بر هوش مصنوعی (ATS) را پیاده سازی کرده اند. در یک بازار رقابتی، که در آن افراد زیادی در حال تغییر شغل هستند، هیچ کس نمی تواند یک متقاضی خوب را از دست بدهد.سیستم های ردیابی متقاضیان مجهز به هوش مصنوعی از فیلترهای از پیش برنامه ریزی شده بر اساس کلمات کلیدی، مهارت ها، سال ها تجربه، تحصیلات و غیره استفاده می کنند تا قبل از اینکه هر نیروی انسانی برنامه را ببیند، متقاضیان فاقد صلاحیت را از فرآیند حذف کنند.در حالی که سیستم های ردیابی متقاضیان مبتنی بر هوش مصنوعی، ممکن است ناخواسته برخی از داوطلبان واجد شرایط را حذف کنند، می تواند منبع ناامیدی برای برخی از جویندگان کار باشد. بسیاری از این سیستم های پیشرفته می توانند برای تجزیه و تحلیل داوطلبان پذیرفته شده آموزش ببینند و فیلترهای دقیق تری ارائه دهند.جدا از غربالگری متقاضیان فاقد صلاحیت، سیستم ردیابی متقاضیان با هوش مصنوعی یا ATS همچنین لیست های شغلی را در چندین پلتفرم ارسال می کند، غربالگری قبل از مصاحبه را اجرا می کند، مصاحبه ها را برنامه ریزی می کند، ارزیابی داوطلبان را از چند مصاحبه کننده تسهیل می کند و داده هایی را که برای ارزیابی موفقیت فرآیندهای استخدام خود نیاز دارید ارائه می دهد.علاوه بر این، در دنیایی که متخصصان منابع انسانی به شدت از تعصبات ناخودآگاه در استخدام آگاه هستند، ATS می تواند زمین بازی را برای برخی از متقاضیان متوازن کند زیرا متقاضیان کار واجد شرایط را بدون توجه به جنسیت، سن یا قومیت آنها استخدام می کند.5. چت ربات های منابع انسانیحتی خوش فکرترین فرآیند ورود کارمندان دیجیتالی و پورتال سلف سرویس کارمند، تمام سوالات یا نگرانی های احتمالی نیروی کار شما را پوشش نمی دهد. اما با چت ربات های منابع انسانی، HR می تواند پیام هایی با پاسخ خودکار ایجاد کند تا فورا به برخی از سؤالات و نگرانی های متداول تر پاسخ دهد. چت بات ها هم چنین می توانند به صورت جداگانه اطلاعات کارمندان را در صورت نیاز جمع آوری کنند.جدا از مزایای آشکاری مثل زمان، چت بات ها وسیله ای برای ارتباط هستند که کارکنان امروزی با آن راحت درگیر هستند و جایگزین مناسبی برای مراجعه به دفتر منابع انسانی برای پرسیدن یک سوال ساده هستند.6. استخدام با چت بات هابا سرعت سریع استخدام امروزی، صرفه جویی در زمان برای استخدام کنندگان و متقاضیان امری ضروری است. چت ربات‌های استخدام کننده امروزی از هوش مصنوعی برای تفسیر زبان محاوره ای ارسال شده توسط متقاضیان و ارسال پاسخ های مناسب استفاده می کنند و به طور موثر وظایف دستی قبلی مانند:برنامه ریزی مصاحبهجذب متقاضیان از طریق متنجمع آوری پاسخ های غربالگری خودکارارائه پاسخ به کسانی که از صفحات شغلی شما بازدید می کنند و در صورت لزوم آنها را به یک استخدام کننده هدایت می کنند.7. پلتفرم های پذیرش دیجیتالاستفاده از نرم افزار جدید می تواند برای کارمندان مانند یک مانع دیگر برای انجام کار احساس شود، اما بسیاری از این تردیدها و حتی تمایل به اتکا به روش های قدیمی زمانی برطرف می شود که کارمندان بدانند مجبور نیستند به تنهایی آن کارها را انجام دهند. پلتفرم های پذیرش دیجیتال، راه تعاملی را برای یادگیری در حین کار با روش های گام به گام برای ویژگی هایی که کارمندان شما بیشتر استفاده می کنند، ارائه می کنند. این پلتفرم ها راهی برای تجزیه و تحلیل استفاده، خودکارسازی فرآیندها و بهبود تجربه کاربر ارائه می دهند.مدیران آینده