درمورد نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟این روزها بیشتر سازمان ها و اداره ها سعی می کنند فرایند ها و امور اداری را با سرعت بیشتری انجام دهند. همچنین بیشتر سازمان ها به به سمت حذف گردش کاغذی مکاتبه های اداری رفته اند تا هم بتوانند در هزینه های خود صرفه جویی کنند و هم بتوانند امور اداری را بهتر و مطلوب تر مدیریت کنند.از این رو بسیاری از ادارات و سازمان ها به استفاده از سامانه مکاتبات روی آورده اند. اتوماسیون اداری تحت وب، سامانه ای الکترونیکی است که برای انجام امور اداری بدون استفاده از کاغذ به کار می رود. این سیستم، می تواند امکان دسترسی به اطلاعات یکپارچه را برای بخش های مختلف سازمان فراهم کند.مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چیست؟با بهره گیری از نرم افزار اتوماسیون آنلاین می توان مکاتبه های اداری را سریع تر انجام و پیگیری کرد. همچنین از امنیت داده ها و اطلاعات اداری سازمان نیز اطمینان حاصل کرد.همچنین امکان انجام و بررسی و پیگیری مکاتبه ها و نامه های اداری به وسیله نرم افزار اتوماسیون های اداری در هر زمان و مکانی وجود دارد. به گونه ای که می توان بدون آنکه نیاز به حضور در سازمان باشد به کارتابل ها دسترسی داشت.این مورد می تواند برای مدیرانی که ممکن است به دلیل مشغله های شغلی نتوانند همواره در دفتر خود حضور داشته باشند مزیت خوبی است.از سوی دیگر یکپارچگی اطلاعات و تسهیل در امور اداری باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان شده و از حجم کاری کارکنان می کاهد. یکی دیگر از مزیت های استفاده از سیستم و سامانه مکاتبات، حذف فعالیت ها و روند های تکراری و اضافی است.همچنین نکته مهم حذف کاغذ از روندهای اداری است که هم به کاهش هزینه های سازمان کمک می کند و هم عنصر مهمی در مراقبت های زیست محیطی محسوب می شود.با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، می توان مکاتبه ها و نامه های اداری را به صورت الکترونیکی انجام داد. این خدمات می تواند هم برای کارکنان سازمان و هم برای ارباب رجوع مورد استفاده قرار گیرد. امکان استفاده یکپارچه از سایر سیستم های اداری و نرم افزار حسابداری، نیز با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری امکان پذیر است.همچنین با استفاده از این نرم افزارها می توان امکان دریافت و ارجاع نامه های اداری در زمانی که امکان حضور کارکنان در اداره و محل کار خود وجود ندارد فراهم کرد. این مساله نقش بسزایی در تسریع امور و تسهیل فرایندهای اداری خواهد داشت. که در نهایت می تواند منجر به رضایت خاطر بیشتر مشتریان سازمان شود.این سامانه ها امروزه در بخش های اداری و سازمانی بسیار مورد کاربرد و استفاده قرار گرفته اند. کاربری این نرم افزارها از مدیران ارشد سازمان ها گرفته تا کارکنان بخش های مختلف سازمان گسترش یافته است. همچنین امکان استفاده مشتریان نیز در بخش های مرتبط با آنها فراهم است.بهترین سیستم اتوماسیون اداری یکی از این سامانه هاست که با طراحی مناسب به دنبال ساده سازی فرایندها و امور اداری است. این سامانه به دنبال آن است که امور اداری و مسائل مرتبط با مکاتبات و نامه های اداری را برای سازمان ها تسهیل بخشیده و به این امور سرعت بخشد.بهترین سیستم اتوماسیون ادارییکی از نرم افزارها و سیستم اتوماسیون اداری موجود در بازار، سامانه اتوماسیون اداری است که در کنار ماژول های دیگر، ماژول و نرم افزاری را برای انجام مکاتبه های اداری و گردش نامه های درون سازمانی اختصاص داده است. بهترین سیستم اتوماسیون اداری، یک سیستم تحت وب است و به صورت الکترونیکی فعالیت می کند.بهترین سامانه اتوماسیون اداری به سازمان ها و اداره های مختلف کمک می کند تا کلیه امور اداری خود را از مکاتبات اداری تا بایگانی کردن پرونده ها به سادگی مدیریت کنند. این سامانه، به حفظ و طبقه بندی کردن اسناد و مکاتبه های سازمان کمک می کند. جریان های کاری را تعریف کرده و به مدیریت فعالیت ها و فرآیندهای سازمانی کمک شایانی می کند.تفاوت این سامانه با نمونه های دیگر در این است که برای بخش های مختلفی از امور اداری، در سیستم ماژول های جداگانه ای در نظر گرفته شده است. از سوی دیگر امکان برقراری ارتباط بین سیستم اتوماسیون اداری و ماژول های طراحی شده وجود دارد.به عنوان مثال این ماژول می تواند با ماژول و نرم افزار برقراری جلسات مرتبط شود. همچنین امکان برقراری ارتباط با نرم افزار دبیرخانه وجود دارد. آرشیو و بایگانی، پست الکترونیک، فکس و مواردی از این دست نیز از دیگر نرم افزارهای سیستم است که می تواند با بهترین سامانه اتوماسیون اداری مرتبط شوند.یکی از مشخصه های مهم بهترین سامانه اتوماسیون اداری طراحی محیط کاربری آن است که علاوه بر توجه به طراحی جذاب آن، سعی شده است استانداردهای تجربه کاربری یا UX در آن مورد توجه قرار گرفته و رعایت شود.این باعث شده است که کاربران هنگام استفاده از بهترین سامانه اتوماسیون اداری برای استفاده کاربران جذاب و سهل باشد. همچنین طراحی واسط کاربری آن به نحوی انجام شده است که کاربر با کمترین میزان آموزش بتواند استفاده موثری از آن داشته باشد.بنابراین مشخصه های بهترین سیستم اتوماسیون شامل موارد زیر است:• برقراری ارتباط با دیگر ماژول ها و نرم افزارهای زیر مجموعه سیستم• طراحی کاربری مناسب و کاربر پسند• ارائه خدمات بر بستر ابری و با استفاده از SAAS یا نرم افزار به عنوان سیستم• کیفیت بالای خدمات ارائه شده• امکان استفاده از نسخه دمو و آزمایشی نرم افزار در طول مدت زمان مشخص• رعایت اصول و استانداردهای تجربه کاربری در طراحی واسط کاربر این نرم افزارامکانات بهترین سامانه اتوماسیون ادارییکی از ویژگی هایی که بهترین سامانه اتوماسیون اداری دارد این است که برخی از ماژول هایی که در نرم افزارهای دیگر تعبیه شده است را به صورت مجزا ارائه می کند. برای انجام امور، امکان ارتباط بین این ماژول ها و اتوماسیون اداری تحت وب برقرار شده است. به گونه ای که فقط بحث های مرتبط با اتوماسیون اداری در این نرم افزار تعبیه شده است.بقیه امور اداری که می تواند شامل برگزاری جلسات، داشبوردهای مدیریتی یا استفاده از پست الکترونیک باشد به دیگر نرم افزارها و ماژول ها واگذار شده است.یکی دیگر از مشخصه های مهم بهترین سیستم اتوماسیون اداری این است که بر بستر ابر قرار می گیرد. بدین ترتیب سازمان ها نگرانی بابت محل ذخیره داده ها و اطلاعات خود در روندهای اداری نخواهند داشت. ذخیره سازی بر بستر ابری امکان استفاده از سرورهای مجازی را برای ذخیره سازی اطلاعات سازمانی فراهم می آورد.همچنین سعی شده است در کنار امور دیگری مانند کاربرد پذیری، سهولت در استفاده، به امنیت داده ها و اطلاعات سازمان ها نیز توجه ویژه شود. در کنار توجه به کیفیت بالای خدمات ارائه شده توسط این سامانه، سعی شده است امکان استفاده از نسخه دمو و آزمایشی برای سازمان ها فراهم شود. بدین ترتیب سازمان ها می توانند امور اداری خود را به سهولت از طریق این سامانه انجام دهند.همچنین امکان استفاده و بهره گیری از راهنماهای الکترونیکی در بخش های مختلف این سیستم وجود دارد. این مساله کمک می کند تا کارکنان و کاربران این سامانه بتوانند با راحتی بیشتری از قسمت های مختلف نرم افزار استفاده کنند.بدین ترتیب کاربران این سامانه در صورت بروز مشکل و یا عدم اطلاع از ویژگی های بخش های مختلف می توانند به این راهنماهای الکترونیکی مراجعه کرده و از آن ها استفاده کنند.با استفاده از این سامانه می توان چنین اموری را مدیریت کرد:• گزارش اسناد و مکاتبات و نامه ها• امکان برقراری ارتباط با بخش های مختلف سیستم ها و نرم افزارها اعم از آرشیو، پست الکترونیک، دبیرخانه ، فاکس، سیستم جلسات• تولید نامه و مدارک وارده و صادره• ایجاد زیر ساخت مکاتبات داخلی• ردیابی و پیگیری مکاتبه ها و دستورها• پیگیری دستورهای صادره بر روی نامه ها و مکاتبه ها• ارسال نامه در پست الکترونیک و شبکه های اجتماعی• تضمین امنیت مکاتبه ها• رصد بحث های تفویض اختیار• امکان جستجوی کارتابل ها و زونکن های اداری• امکان فیلتر مدارک در کارتابل های وارده• ارجاع دادن پرونده از پیشینه ها و بایگانی های سازمان به کارتابل های پرسنل و کارکنان• امکان ایجاد بستری برای گفتگو و تبادل نظر بین کاربران سیستم اتوماسیون اداری• نظارت بر کارتابل های زیر مجموعه• امکان برقراری کنترل در دسترسی ها از نظر زمان و مکان به سیستم اتوماسیون اداریدر بخش نامه ها و مکاتبه های وارده و صادره این امکانات از جمله ظرفیت هایی است که بهترین سامانه اتوماسیون اداری فراهم کرده است:• ثبت مشخصات فرستنده ها، گیرنده ها، توزیع کننده ها و ثبت کنندگان نامه و مکاتبه های اداری• ثبت رونوشت ها و دستورهایی که بر مکاتبات و نامه ها نوشته می شود.• بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری در بخش بایگانی الکترونیکی سازمان مربوطهدر بخش بایگانی الکترونیکی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری این امکانات پیش بینی شده است:• تعیین میزان دسترسی به پرونده های بایگانی برای کارکنان سازمان• رده بندی موضوعی سلسله مراتبی پرونده های بایگانی شده به منظور تسهیل در یافتن پرونده ها• ایجاد و ثبت پرونده ها و بایگانی های شخصی برای کاربران• بایگانی کردن و ثبت مکاتبات و نامه هامنبع : وبلاگ یارhttps://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%84%d8%a7%d8%aa-%d8%aa%d9%88%d8%b3%d8%b9%d9%87-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86%db%8c/%d8%a7%d8%b3%d9%86%d8%a7%d8%af-%d9%88-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa/%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/