فرایند جذب و استخدام و ساختار آن

یکی از عوامل موفقیت در هر کسب‌وکاری نیروی انسانی است که استراتژی‌های سازمان را پیش می‌برند. بهترین راه برای اطمینان از این موضوع انجام اصولی پروسه جذب و استخدام افراد است.ساختار فرآیند جذبساختار فرآیند استخدام با تشخیص نیاز یک شرکت به پرکردن یک جایگاه شغلی شروع، و با قبول پیشنهاد شغلی توسط یکی از کارجویان پایان می‌یابد. این فرایند ظرافت‌ها و پیچیدگی‌های خاص خود را دارد که در این مقاله می‌خواهیم در قالب پاسخ به سؤالات ذیل ساختار این فرآیند را شفاف‌تر کنیم:فرایند جذب و استخدام شامل چه مراحلی است؟چگونه باید جریان کاری فرایند جذب و استخدام را مدیریت کنیم؟فلوچارت استخدام به چه صورت است؟آیا برای نقش‌های خاص نیاز به تغییر و بازطراحی فرآیند استخدام داریم؟پیشنهاد شغلی به کارجویان در چند مرحله قابل‌ارائه است؟داشتن چه تعداد گزینه استخدامی در فرآیند کافی است؟مراحل استخداممراحل استخدام و انتخاب بسته به شرکت و سمت سازمانی که به دنبال جذب نیروی انسانی برای آن هستید، متفاوت است. اما بیشتر تیم‌های استخدام‌کننده این چهار مرحله را طی می‌کنند تا به نیروی انسانی مطلوب خود برسند:برنامه‌ریزیمدیران منابع انسانی معمولاً پیش از انتشار آگهی شغلی نیاز به تأیید آن از سوی مدیرعامل و یا مدیر واحد استخدام‌کننده دارند. همچنین لازم است بودجه استخدامی، شرح شغل و تیم استخدام‌کننده مشخص شود؛ این‌که چه میزان حقوقی برای فرصت شغلی مناسب است، بهترین گزینه استخدامی چه معیارهایی دارد و چه افرادی در طول فرآیند استخدام نیرو مشارکت دارند و تصمیم گیری می‌کنند.جذب نیرواین مرحله شامل هرگونه فعالیتی است که تیم استخدام‌کننده برای افزایش تعداد متقاضیان شغلی شایسته انجام می‌دهد. برای مثال: جست‌وجوی نیرو، آگهی استخدام و پرس‌وجو از سایرین برای معرفی نیرو.انتخابمهم‌ترین بخش فرایند ارزیابی گزینه‌های استخدامی، مصاحبه است. ارزیابی تلفنی، بررسی درخواست‌های شغلی و آزمون استخدامی راهکارهایی برای افزایش اطمینان تیم استخدام‌کننده نسبت به گزینه‌های استخدامی هستند.پیشنهاد شغلیاگر تمام مراحل قبلی به‌خوبی انجام شده باشند، این مرحله شامل تهیه پیش‌نویس و سپس ارسال پیشنهاد شغلی نهایی به گزینه استخدامی موردنظر است. هرچند گاهی کارجویان در مورد پیشنهاد شغلی مذاکره می‌کنند و یا آن را رد می‌کنند.مدیریت جریان کاری فرآیند جذب و استخداماستفاده از ایمیل و اکسل برای مدیریت تمام ابعاد فرایند استخدام کارایی لازم را ندارد. اگر استخدام نیرو در شرکت شما هرازگاهی انجام می‌شود، ابزارهای مدیریت پروژه مثل ترلو می‌توانند به جریان کاری فرایند استخدام، در قالب زنجیره‌ای از مراحل و وظایف قابل تخصیص به تیم استخدام کاربردی باشند.اگر دفعات استخدام شما زیاد است، بهتر است سازمان خود را به یک سیستم پیگیری متقاضی (Applicant Tracking System) مجهز کنید. این سیستم که به‌اختصار به آن ATS گفته می‌شود، دیدی همه‌جانبه از تمام مراحل فرایند، به همراه فعالیت‌ها و نظرات هر یک از اعضا ارائه می‌دهد.فلوچارت استخدامفلوچارت استخدامی نمایش بصری مراحل جذب نیرو و نحوه ارتباط میان این مراحل است. فلوچارت راه خوبی برای نشان‌دادن رویه‌های استخدامی سازمان شما به‌صورتی ملموس و به‌یادماندنی است که هم برای تیم استخدامی و نیز کارجویان کاربردی است. برای مثال، می‌توانید از فلوچارت برای نشان‌دادن مراحل استخدام به مدیران منابع انسانی یا مدیران واحدهای استخدام‌کننده استفاده کنید. در این جا یک نمونه فلوچارت استخدام آورده شده است:فلوچارت استخدامی می‌تواند در صورت نیاز شامل فعالیت‌ها، تصمیمات و مراحل پیچیده‌تری باشد و همچنین ذی‌نفعان (مثل استخدام‌کنندگان و کارجویان) و تاکتیک‌های استخدامی (مثل جذب و استخدام داخلی) بیشتری را در برگیرد.بازطراحی فرآیند جذبنقش‌های مختلف سازمانی فرایند جذب متفاوتی دارند. گزینه‌های استخدام برای موقعیت‌های شغلی با سطح ارشدیت بالاتر، قبل از استخدام با چندین مصاحبه و آزمون استخدامی مواجه می‌شوند. این در حالی است که کارجویان سطوح پایین‌تر سازمان با فرایندهای استخدامی به‌مراتب ساده‌تری به استخدام شرکت درمی‌آیند.بااین‌حال، تغییرات نباید بیش از اندازه باشند، چون:بیشتر فرایندها اجزای مشترکی دارند. درخواست طراحی فرآیند استخدام توسط مدیر واحدی که قصد استخدام نیرو دارد، می‌تواند نتیجه‌ای معکوس داشته و اثربخش نباشد.زمانی که افراد درگیر پروسه استخدام برای چند موقعیت شغلی باشند و اشتراکات کمی بین موقعیت‌ها وجود داشته باشد، مطابقت با چند نوع مرحله‌بندی مختلف فرآیند استخدامی دشوار می‌شود.برای مسئولین استخدام تعیین معیارهای متعدد و متفاوت برای چندین فرایند جذب سخت است.سعی کنید نوعی توازن بین تغییر کامل فرایند و تعدیل آن ایجاد کنید. به تیم‌های استخدام‌کننده مجموعه‌ای از مراحل اصلی و جریان کار کلی برای جذب انواع مختلف نیروها (در سطوح ارشدیت متفاوت) را ارائه دهید تا از میان آن‌ها انتخاب کنند. رویه استخدامی یا فلوچارت جذب و استخدام ابزاری مفید است. اگر از ATS استفاده می‌کنید، پس در حال حاضر یک پایپ لاین استخدامی دارید. می‌توانید آن را در هنگام نیاز تغییر دهید و بنا به نیاز خود اصلاح کنید.مراحل ارائه پیشنهاد شغلیزمانی که پس از طی مراحل اولیه جذب به بهترین کارجو برای یک موقعیت شغلی رسیدید، وقت ارائه پیشنهاد شغلی است؛ این پیشنهاد باید به قدری جذاب باشد که بخواهند آن را قبول کنند.بهتر است پیش از شروع فرآیند در مورد طیف حقوقی و مزایای موقعیت موردنظر تحقیق کنید. این اطلاعات در مرحله ارائه پیشنهاد شغلی نیز به شما کمک خواهند نمود. تهیه پیشنهاد شغلی شامل مراحل ذیل می‌شود:با کارجو انتخاب شده تماس بگیرید تا پیشنهاد شغلی را به‌صورت شفاهی مطرح کناین مرحله همیشه ضروری نیست. اما تأثیر مثبتی بر روی کارجو گذاشته و درصورتی‌که کارجو قصد رد کردن آن را داشته باشد، این تماس می‌تواند باعث صرفه‌جویی وقت شما در تهیه پیشنهاد شغلی مکتوب شود.یک نامه پیشنهاد شغلی بنویسیدنامه پیشنهاد شغلی شامل حقوق و مزایا است، اما می‌تواند شامل اجزای مهمی از موقعیت شغلی نیز باشد؛ برای مثال سمت رسمی، تاریخ شروع به کار، نام و سمت مدیر مستقیم و محل کار.دغدغه‌ها و جزئیات مذاکره با کارجو را در نظر بگیریددرصورتی‌که کارجو ابهاماتی در مورد همکاری داشت، می‌توانید در صورت امکان آن‌ها را شفاف کنید. اگر کارجو درخواست مذاکره در مورد پیشنهاد شغلی را داشته باشد، جلسه‌ای با منابع انسانی و تیم استخدام‌کننده تنظیم کنید تا در مورد آن بحث شود. با این‌که بهتر است از ابتدا بهترین پیشنهاد شغلی خود را ارائه دهید، راه را برای ارائه مزایای بیشتر به یک کارجوی خوب را باز بگذارید.برای کارهای بعد از پذیرش پیشنهاد آماده شویداز کارجویانی که پیشنهاد شغلی را پذیرفته‌اند بخواهید اطلاعات شخصی خود را به واحد منابع انسانی ارائه دهند. به این ترتیب آن‌ها نیز می‌توانند قرارداد کاری را تنظیم کنند. برنامه‌ای برای شروع به کار کارمند داشته باشید تا خوش آمد گویی خوبی برای همکار جدیدتان ترتیب داده شود. اگر ماه‌ها تا روز شروع به کار کارمند جدید باقی‌مانده است، برنامه‌ای برای حفظ ارتباط با او طراحی کنید. می‌توانید از ایمیل خوش آمد گویی به همکار جدید استفاده کنید.تعداد گزینه‌های استخدامیبرای تعیین این‌که چه تعداد کارجو در پروسه استخدامی تعداد کافی محسوب می‌شود، تعداد کارجویان دارای معیارهای شغلی موردنظر خود را بررسی کنید. این معیار نشان می‌دهد که چه تعداد کارجویی را باید در مرحله اول وارد پایپ لاین استخدامی سازمان کنید تا در نهایت به استخدام نیروی موردنظر بیانجامد. اگر هنوز خودتان اطلاعات کافی برای این کار ندارید، از بنچمارک صنعتی که در آن مشغول فعالیت هستید استفاده کنید تا بدانید تعداد کافی کارجو برای شما چه عددی است.برگرفته از workable