تفویض اختیار موثر

تفویض اختیار یه مهارت مدیریتی حیاتیه اما برای بعضی افراد، عملی کردنش سخته. دلایل زیادی وجود داره که چرا مدیرها ممکنه از تفویض اختیار خودداری کنن. اون‎ها ممکنه:فکر کنن توضیح دادن کار بیشتر از انجام دادن اون طول می‎کشه.هدفشون این باشه که دانش منحصربه‎فردی رو برای خودشون حفظ کنن.از تکمیل پروژه‌های خاص لذت می‎برن، بنابراین ترجیح می‎دن اون‎ها رو به فرد دیگه‎ای واگذار نکنن.به دلیل اضافه کردن کار بیشتر به عضو دیگه، احساس گناه می‎کنن.به افرادی که برای انتقال پروژه به اون‎ها نیاز دارن، اطمینان یا اعتماد ندارن.باور دارن اون‎ها تنها کسایی هستن که می‎تونن کار رو به درستی انجام بدن.دلیلش هرچی که باشه، تقویت مهارت تفویض اختیار مهمه، چون امتناع از واگذاری کار می‌تونه پیامدهای منفی داشته باشه و نه تنها برنامه‎تون رو بیش از حد شلوغ می‎کنه و باعث می‌شه وظایف اشتباه رو اولویت‎بندی کنین، بلکه فرصت‎های ارزشمند یادگیری و رشد رو هم از هم‎تیمی‎هاتون می‌گیرین.تفویض اختیار چیه و چرا مهمه؟تفویض یعنی انتقال مسئولیت وظایف خاص از فردی به فرد دیگه. از نظر مدیریت، تفویض اختیار زمانی اتفاق می‎افته که یه مدیر وظایف خاصی رو به هم‎تیمی‎های خودش محول می‎کنه. با واگذاری این وظایف به اعضای تیم، مدیرها زمان رو برای تمرکز روی فعالیت‌های با ارزش‌تر آزاد می‌کنن و در عین حال اعضا رو با استقلال بیشتری درگیر می‌کنن.بر اساس یکی از مطالعات گالوپ، مدیران عاملی که تو تفویض اختیار عالی هستن، 33 درصد درآمد بیشتری تولید می‎کنن. این مدیران می‌دونن که نمی‌تونن همه چیز رو به تنهایی انجام بدن و وظایفی که مطمئن هستن تیمشون می‎تونن انجام بدن رو بهشون محول می‎کنن و به نوبه خودشون توانمندسازی کارکنان، تقویت روحیه و افزایش بهره‌وری رو در تیم ایجاد می‎کن. تو این فرایند، مدیرها زمان خودشون رو آزاد می‌کنن تا روی فعالیت‌هایی تمرکز کنن که بیشترین بازدهی رو به همراه داره و باعث رشد کسب‎وکار می‌شه.9 راه وجود داره که می‎تونین به طور مؤثرتری برای پرورش تیم‎هایی با عملکرد بالا، تفویض اختیار رو شروع کنین.1. بدونین که چه چیزی رو به اون‎ها واگذار می‎کنین.هر وظیفه‎ای رو نمی‎شه تفویض کرد. به عنوان مثال، بررسی عملکرد یا هر موضوع پرسنلی باید توسط شما انجام بشه. به هر حال، استخدام استعدادهای مناسب و دونستن نقاط قوت و ضعف هر کدوم از اعضا، در نهایت باعث می‌شه که شما تو اختصاص و انتقال مسئولیت به اعضای تیم بهتر عمل کنین.در عین حال، خیلی از فعالیت‎های روزمره دیگه نیازی به نظارت شما ندارن. آیا کاری وجود داره که با وجود اینکه می‎دونین همکارتون برای تکمیل اون مناسب‎تره، مرتباً اون رو انجام بدین؟ آیا واگذاری پروژه به سایر اعضای تیم به تقویت شغل اون‎ها کمک می‎کنه؟ اگر کسی هست که می‌تونه کار رو بهتر انجام بده، یا فکر می‌کنین این می‌تونه آموزش‌پذیر باشه، به اون‎ها تفویض کنین. این در حالی که نشون می‎ده برای تیم خودتون اعتماد و ارزش قائل هستین، به شما زمان می‎ده تا روی پروژه‎های استراتژیک، بیشتر تمرکز کنین.2. نقاط قوت و اهداف تیم خودتون رو بشناسین.هر عضو باید اهدافی داشته باشه که برای رسیدن به اون تلاش کنه و تو اون اهداف فرصت‎هایی برای تفویض اختیار وجود داره. به عنوان مثال، شاید شما گزارش مستقیم داشته باشین از کسی که می‎خواد تجربه مدیریتی به دست بیاره. آیا فردی وجود داره که بتونه سرپرستی اون رو شروع کنه، یا پروژه‎ای کاملاً تعریف شده که بتونه اجرای اون رو به عهده داشته باشه؟ نوع کاری که شما واگذار می‎کنین می‎تونه تو پیشرفت حرفه‎ای اون‎ها نقش داشته باشه.برای کارهای دیگه، احتمالاً فردی تو تیم شما وجود داره که مجموعه مهارت‎های خاصی رو برای دستیابی به نتیجه دلخواه، داره. از اون استفاده کنین و با نقاط قوت تیم خودتون بازی کنین. وقتی کسی شانس بالاتری برای پیشرفت داره، انگیزه و مشارکت بیشتری داره و این به نفع کل کسب‎وکاره.3. نتیجه مطلوب رو تعریف کنین.صرف انداختن کار روی دوش شخص دیگه‎ای تفویض اختیار نیست. پروژه‎هایی که تحویل می‎دین باید با موضوع مناسب و ارتباط واضح با اهداف کسب‎وکار همراه باشه. پروفسور کوین شرر، پروفسور مدرسه بازرگانی هاروارد، در دوره آموزشی ملزومات مدیریت آنلاین، می‌گه: «هدف باید وضوح واقعی داشته باشه.» این یعنی چه چیزی هدف خوبیه و در چه جدول زمانی‎ای و با چه تکنیک اندازه‌گیری‎ای موفقیتش قابل شناساییه.قبل از اینکه هر کسی کار کردن روی یک پروژه رو شروع کنه، باید بدونه چه چیزی رو باید تکمیل کنه و تا چه زمانی باید تکمیل کنه، این دو مورد معیارهایی هستن که می‌تونیم برای سنجش موفقیت کارشون استفاده کنیم.4. منابع مناسب و سطح اختیار رو فراهم کنین.اگه شخصی که کار رو به اون محول می‎کنین برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز داره، وظیفه شما به عنوان مدیر اینه که هر سه مورد رو به فرد ارائه بدین. گذاشتن کسی برای انجام یک کار غیرممکن، هر دو طرف رو ناامید می‎کنه. همکار شما نمی‎تونه به نتیجه دلخواه برسه و احتمالاً باید اون کار رو دوباره تو لیست کارهای خودتون قرار بدین.این همون جاییه که شما باید با میل به مدیریت خُرد (Micromanage) مبارزه کنین. توضیح گام به گام اینکه چطور اون کار رو انجام می‌دین و بعد، کنترل هر بخش از فرآیند، اون‎ها رو قادر به یادگیری یا کسب مهارت‎های جدید نمی‎کنه؛ پس به‌جای مدیریت خُرد روی هدف هر کار تمرکز کنین و به تیمتون مهارت‌های لازم برای دستیابی به اون هدف رو آموزش بدین.5. کانال ارتباطی شفاف ایجاد کنیندر حالی که می‌خواین از مدیریت خُرد (Micromanage) اجتناب کنین، باید یه کانال ارتباطی ایجاد کنین تا شخصی که بهش کار رو واگذار می‌کنین اونجا احساس راحتی کنه و سؤالاتش رو بپرسه و پیشرفت کار رو ارائه بده.شرر در دوره آموزشی Management Essentials می‌گه: «باید راهی برای برقراری ارتباط داشته باشین تا فردی که بهش تفویض کردین بتونه به شما مراجعه کنه و گزارش بده. شما باید راهی در طول پروژه داشته باشین تا ببینین اوضاع چطور پیش می‎ره. تفویض اختیار به معنای اخراج نیست. یعنی اینطور نیست که من فقط به شما وظیفه می‏دم و دیگه نگران اون نیستم. ما باید راهی برای نظارت به پیشرفت در طول پروژه داشته باشیم بدون اینکه مزاحم کار افراد بشیم.» قطعا بررسی‎های منظم و ارائه بازخورد در طول پروژه می‎تونه کمک‌کننده باشه.6. اجازه شکست بدین.این مرحله به ویژه برای کمال‎گراهایی که از تفویض اختیار اجتناب می‎کنن بسیار مهمه، چون فکر می‎کنن شیوه اون‎ها تنها شیوه انجام کاره. شما باید اجازه شکست بدین - نه به این دلیل که ممکنه تیم شما شکست بخوره، بلکه به این دلیل که آزمون و خطا رو امکان‎پذیر ‎کنید و افرادی رو که به اون‎ها وظایف محول می‎کنین، بتونن رویکردی جدید رو اتخاذ کنن. اگر پذیرای ایده‌ها و رویکردهای جدید تو کار هستین، تفویض اختیار راحت‎تری دارین.7. صبور باشین.به عنوان یه مدیر، احتمالاً سال‎ها تجربه در زمینه کاری خودتون دارین. به همین دلیل، کاری که می‎تونین تو 30 دقیقه انجام بدین، ممکنه در اولین باری که فردی اون رو کامل می‎کنه، یک ساعت طول بکشه. ممکنه وسوسه بشین که از واگذاری بعضی وظایف خودداری کنین چون می‎دونین که می‎تونین اون‎ها رو سریع‎تر انجام بدین، اما نسبت به تیم خودتون صبور باشین. به اولین باری که یه کار خاص رو برای اولین بار، انجام دادین، فکر کنین. احتمالاً به اندازه الان کارآمد نبودین! همونطور که به تفویض اختیار ادامه می‎دین و تیم شما با وظایفی که باید تکمیل بشن، بیشتر آشنا می‎شن، متوجه می‎شین که کار با گذشت زمان سریع‎تر انجام می‎شه.8. ارائه و درخواست بازخوردعلاوه بر نظارت به پیشرفت، شما باید بعد از تکمیل وظایفی که محول کردین، بازخورد خودتون رو به تیم ارائه بدین. اگه کاری طبق انتظار تکمیل نشد، از ارائه انتقاد سازنده نترسین. تیم شما می‌تونن این بازخورد رو دریافت کنن و دفعه بعد که کار مشابهی تعیین شد، تغییراتی رو ایجاد کنن. از طرفی، به یاد داشته باشین که وقتی یه کار به خوبی انجام می‌شه، بازخورد مثبت ارائه بدین و قدردانی خودتون رو نشون بدین.برای اطمینان از اینکه به طور موثر تفویض اختیار می‎کنین، باید از تیمتون بخواین که هر گونه بازخوردی رو که می‎تونن به شما بدن. از تیم خودتون بپرسین که آیا دستورالعمل‎های روشنی ارائه کردین و تعیین کنین که آیا کاری وجود داره که می‎تونین برای واگذاری بهتر کارها در آینده انجام بدین یا نه.9. به اعضا اعتبار بدین.بعد از اینکه وظایف رو محول کردین و اون‎ها تا پایان کامل شدن، به کسایی که کار رو انجام دادن اعتبار بدین. پاتریک مولان، مدیر اجرایی آنلاین HBS برای Richtopia می‌نویسه: «تشخیص اینکه موفقیت به‌خاطر تیم شماست، نه تنها درسته، بلکه مزیت دیگه‎ای هم داره که به تیمتون انگیزه می‎ده و شما رو حتی موفق‌تر می‌کنه». ادعای موفقیت برای خودتون منجر به شکست‎های بیشتر در آینده می‎شه. هرچی بیشتر از کسایی که کار رو به اون‎ها محول کردین تشکر کنین و به اون‎ها اعتبار بدین، احتمال اینکه در آینده اون‎ها بخوان تو پروژه‎های دیگه هم به شما کمک کنن، بیشتر می‌شه.تفویض اختیار آسون نیست؛ این یه مهارته که باید در طول زمان تمرین و تقویت بشه. اما هر چقدر در متصل کردن افراد مناسب با وظایف و مسئولیت‎های مناسب، بهتر عمل کنین، تو شغلتون به عنوان مدیر موثرتر هستین.تو اپیزود سوم ما هم درباره تفویض اختیار صحبت کنردیم. دعوتتون می‎کنیم اپیزود سوم لین‎آپس رو از لینک زیر ببینین یا بشنوین:https://zil.ink/leanopsمنبع: https://online.hbs.edu/blog/post/how-to-delegate-effectively