چگونه سیستم‌ انگیزشی مدیریت دانش را طراحی کنیم؟

چگونه سیستم‌ انگیزشی مدیریت دانش را طراحی کنیم؟انگیزه را می‌توان نیازها، خواسته‌ها و تمایلات یا قوای درونی افراد تعریف کرد. هیچ رفتاری را افراد انجام نمی‌دهد که انگیزه‌ای یا نیازی محرک آن نباشد؛ بنابراین تعریف، اثربخش بودن فعالیت‌های مدیریت به تمایلات افراد درون سازمان در انجام وظایف محوله‌شان بستگی دارد و موضوع مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنی نیست. در واقع دو عامل رفتار کارکنان را شکل می‌دهد؛ یکی انگیزه و دیگری هدف. ازاین‌رو انگیزه داشتن کارکنان برای انجام وظایف و همسوئی اهداف فردی با اهداف سازمان نقشی اساسی در موفقیت سازمان دارد.عملکرد کارکنان به میزان انگیزش آنان بستگی دارد. انگیزش وقتی تؤام با توانایی، مهارت، امکانات و زمان کافی باشد موجب ارتقاء عملکرد می‌شود. کلیه تئوری‌های انگیزشی مطرح‌شده تا حدود زیادی بستگی به تصورات و طرز تلقی کارکنان دارد. یعنی ارزش ازنظر آنان چیست؟آیا مشوق‌ها می‌توانند نیازهایشان را برطرف نمایند؟ بیشتر مدیران و روسا فکر می‌کنند کارکنان از سازمان فقط انتظار دریافت پول دارند. اگرچه پول می‌تواند انگیزه قوی باشد، ولی ازنظر خیلی از کارکنان پول مشوق مهمی نیست.هر سازمانی باید متناسب با شرایط و امکانات خود، بسترهای انگیزشی مناسبی برای کارکنان فراهم کند. برخی از راهکارهای ایجاد انگیزه عبارت‌اند از افزایش سطح توانمندی کارکنان، اعطاء پاداش‌هایی ارزشمند، ارتباط پاداش با عملکرد، توجه به کرامت انسانی، دریافت بازخور به‌منظور تشویق و قدردانی از کارکنان. به‌طورکلی انگیزش باعث تشویق کارکنان می‌شود تا در جهت اهداف سازمان گام بردارن و همسو با اهداف سازمان حرکت کنند.سیستم‌ انگیزشی مدیریت دانشرویکردهای مورداستفاده برای ایجاد انگیزش در مدیریت دانش متفاوت است و سازمان باید بر اساس مواردی همچون ترکیب سنی نیروی انسانی، پیچیدگی‌ها و سطوح سلسله‌مراتب در ساختار سازمانی، قوانین بالادستی، امکانات مالی و معنوی و بسیاری از عوامل دیگر، نظام انگیزشی مناسبی را طراحی کند. برای درک بهتر این موضوع، متولیان مدیریت دانش سازمان در گام نخست باید انواع رویکردها و سیستم‌ انگیزشی مدیریت دانش آشنایی داشته باشند. در ادامه برخی از مهم‌ترین رویکردهای انگیزشی سازمانی را مرور می‌کنیم.به‌طورکلی نظریه‌های انگیزش را می‌توان به دودسته عمده نظریه‌های محتوایی و نظریه‌های فرآیندی طبقه‌بندی نمود. نظریه‌های محتوایی بر مبنای انگیزه‌ها یا چراهای رفتار است. در این نظریه‌ها تلاش می‌شود عوامل شکل‌دهنده رفتار مشخص شود. مهم‌ترین مدل‌های این نظریه شامل نظریه سلسله مراتب نیازها، نظریه انگیزش و بهداشت روانی و نظریه دوساختی بودن انسان (yـ x) است.نظریه‌های فرآیندی بر جریان و فرآیند ایجاد انگیزه در افراد تاکید دارند و دسته‌ای از متغیرها را موردبررسی قرار می‌دهند که برای انگیزش در محیط کار استفاده می‌شود. برخی از مهم‌ترین نظریه‌ها در این رویکرد، نظریه‌های انتظار و نظریه برابری است.نظریه سلسله‌مراتب نیازها: در این نظریه احتیاجات افراد به پنج طبقه تقسیم‌بندی شده است و آن را سلسله‌مراتب نیازها می‌نامند. منظور از سلسه مراتب نیازها این است که وقتی یکی از احتیاجات تا حدی برطرف شد احتیاجات دیگری پدیدار می‌شود. برای مثال وقتی احتیاجات جسمانی یک فرد برطرف شد و یا به‌بیان‌دیگر، شخصی ازنظر خوراک، مسکن و مشکلی نداشت، دیگر این نیاز در این ایجاد حرکت در شخص نقش مهمی نخواهد داشت، بلکه بلافاصله، احتیاج دیگری از طبقه بعدی ظهور می‌کند که آن نیاز در انسان ایجاد حرکت می‌کند.نظریه انگیزش و بهداشت: در این نظریه طبیعت انسان ازلحاظ کیفیت ارضای نیازهای خود دارای خصوصیتی دوگانه است. یک خصلت آدمی چنان است که در اثر فقدان عوامل و شرایط لازم احساس عدم رضایت می‌کند و چون شرایط و عوامل فراهم گردد احساس عدم رضایت، کاهش‌یافته و به‌تدریج به بی‌تفاوتی می‌انجامد.اکثر عوامل فیزیولوژیک دارای این نوع تاثیر می‌باشند و این دسته از عوامل را می‌توان به‌عنوان عوامل بهداشتی نامید. برای مثال تشنگی که خود یکی از ناراحتی‌های غیرقابل‌تحمل است از این نوع به شمار می‌رود که هرگاه بروز کند تمام نیازهای انسان را تحت تاثیر قرار می‌دهد و چون با نوشیدن آب فرونشیند این احساس تبدیل به بی‌تفاوتی و نهایتاً منجر به بیزاری می‌گردد. خصلت دیگر آدمی وجود نیازهایی است که در یک‌سو برای او رضایت و کامیابی فراهم می‌آورد و از سوی دیگر آن، فقدان رضایت یا بی‌تفاوتی است. به کمک ارضای این نیازها می‌توان شاغل را راضی کرد ولی نمی‌توان او را ناراضی نمود. برخی از این نیازها عبارت‌اند از کسب موفقیت و تحسین به خاطر انجام کار، مسئولیت بیشتر و رشد در کار.نظریه دو ساختی انسان yو x: مک گریگور برداشت‌ها، طرز تلفیق‌ها و نگرش مدیران را در زمینه ماهیت و انگیزش انسان‌ها به دو گروه تقسیم می‌کند و به‌منظور آنکه این دو گروه آن‌طور که هستند معرفی شوند و هیچ‌گونه پیش‌داوری نسبت به آن‌ها صورت نگیرد آن‌ها را با دو حرف y و x مشخص نموده است. به‌طورکلی مفروضات نظریهX عبارت‌اند از: بیشتر کارکنان ذاتاً تنبل و از کار بیزارند؛ بیشتر آن‌ها از قبول مسئولیت گریزانند و ترجیح می‌دهند که تحت هدایت دیگری قرار گیرند؛ برای انگیزش آن‌ها باید از مشوق‌های مادی و اقتصادی و ایجاد امنیت استفاده کرد؛ قابلیت خلاقیت و نوآوری برای حل مسائل فقط در تعداد محدودی از افراد یافت می‌شود که به مشاغل مدیریت و رهبری می‌پردازند؛ بیشتر آن‌ها باید تحت کنترل دقیق قرار گیرند، زیرا معمولاً این افراد از علاقه کافی برای کار برخوردار نیستند.در طرف مقابل، افراد دیگری که ویژگی‌های اخلاقی آن‌ها کاملاً با گروه اول فرق می‌کند را در گروه Yقرار می‌دهند. مفروضات نظریه Y شامل ویژگی‌های اخلاقی می‌شود که عبارت‌اند از: کار برای آن‌ها به‌طور طبیعی مانند بازی است؛ معمولاً این افراد مسئولیت‌پذیرند و با اشتیاق به دنبال پذیرش مسئولیت هستند؛ اگر این افراد به کار خود علاقه‌مند باشند، به‌طور مناسبی برانگیخته می‌شوند. درواقع احساس رضایت درونی بهترین پاداش برای این‌گونه افراد است و شیوه خودکنترلی مؤثرتر از کنترل توسط دیگران است؛ قابلیت خلاقیت و نوآوری برای حل مسائل، به‌طور طبیعی در تمامی انسان‌های این تیپ وجود دارد؛ کنترل را می‌توان به خود این افراد واگذار کرد، درواقع شیوه خودکنترلی مؤثرتر از کنترل توسط دیگران است.نظریه برابری: نظریه برابری مفهومی است که در آن افراد می‌خواهند نسبت نتایجشان تقریباً معادل با نسبت یک شخص مرجع یا یک گروه باشد. نظریه برابری به این واقعیت اشاره دارد که انگیزه انسان تا حد زیادی، به آنچه او عادلانه می‌داند بستگی داشته و با درک او از عدالت (برابری) که توسط مدیریت اعمال می‌شود، ارتباط دارد. در یک سازمان، این نظریه در مورد مزد کارمند و تلاش‌های او در به حداقل رساندن نابرابری فرض شده است. او به دنبال این است که میزان تلاشی که انجام می‌دهد با دستمزد دریافتی متناسب باشد. اگر نظریه برابری اجرا شود، در علت و معلول شفافیت وجود دارد و هر شخصی از پاداش‌ها و عواقب آن آگاه است. با برقراری برابری، افراد از فرصت‌های برابر برخوردار می‌شوند و این امر منجر به ایجاد یک محیط کار مفید برای کارمندان و کارفرمایان می‌گردد.نظریه انتظار: ویکتور روم می‌گوید افراد کارهایی را انجام می‌دهند که نیازشان را برطرف سازد. او به دنبال کشف عواملی بود که شدت میزان انگیزش افراد را مشخص می‌کرد. در این نظریه استدلال می‌شود میزان نگرش هر فرد برای انجام یک کار به این موضوع بستگی دارد که به باور او انجام کار و موفقیت آن تا چه اندازه ممکن است. روم معتقد بود، انگیزش به دو عامل بستگی دارد؛ارزشمند بودن: ارزشی که شخص از نتایج یک کار خاص انتظار دارد.انتظار: تصور احتمالی که رفتار می‌تواند منجر به نتایج دلخواه شود.کارکنان وقتی برانگیخته می‌شوند که نتایج کار برایشان قابل حصول و ارزشمند باشد. به عبارتی نقطه قوت انگیزش مساوی است باارزش موردنظر شخص از نتایج احتمالی از رفتار. مثلاً کارکنان وقتی برانگیخته می‌شوند که گمان ‌کنند می‌توانند به پــــاداش دست یابند. بــــرای این منظور سرپرستان باید بدانند تصور کارکنان از پاداش چیست و چگونه می‌توانند آنرا بدست آورند.مشوق‌های مالی در طراحی سیستم‌ انگیزشی مدیریت دانشمدیران باید با توجه به تفاوت‌های کارکنان سیستم‌های پاداش‌دهی خود را طراحی نمایند. زیرا ممکن است عاملی باعث انگیزش فردی شود درحالی‌که در افراد دیگر ایجاد انگیزه نکند. همان‌گونه که پاداش‌ها کاملاً نمی‌تواند تحت کنترل رؤسا باشد امِا گاهی خط مشی سازمان، قراردادهای کار و سایر قـــوانین میزان دریافت پاداش کارکنان را مشخص می‌کند.اغلب مدیران و روسا تصور می‌کنند انتظار کارکنان از شغل فقط کسب پول است. اگر شخصی دارای نیازهای شدید مالی بوده ولی درآمدش اندک باشد، پول می‌تواند برایش نقش انگیزش ایفاء نماید؛ اما اگر فردی ازنظر مالی متمکن باشد، پاداش‌های غیرمالی مانند احساس رشد و پیشرفت نقش انگیزش دارد. در ادامه برخی از انـواع مشوق‌های مالی که می‌تواند در نظام مدیریت دانش مورداستفاده قرار گیرد را مرور می‌کنیم:سیستم کار واحد (فردی): این پرداخت در رابطه با مقدار تولید است. یعنی بر اساس میزان معینی تولید پرداخت مالی صورت می‌گیرد. این روش بر اساس عملکرد کارکنان است اما گاهی به عملکرد واحد نیز پرداخت شود. به‌عنوان‌مثال به هر فرد در ازای ثبت و انتشار یک درس‌آموخته، حق‌الزحمه‌ای پرداخت شود.پرداخت بر اساس صرفه اقتصادی: در اغلب سازمان‌ها برای بهبود نظام پیشنهادات به کارکنان پیشنهاددهنده، پاداش پرداخت می‌شود. میزان مبلغ پاداش بستگی به صرفه‌جویی مالی و اقتصادی آن پیشنهاد دارد. بنابراین هرچه پیشنهاد دارای صرفه اقتصادی بیشتری باشد میزان پاداش متعلق به آن افزایش می‌یابد. این رویکرد می‌تواند در طراحی مشوق‌های مالی سیستم مدیریت دانش نیز مورداستفاده قرار گیرد.طرح‌های پاداش گروهی: این پاداش زمانی پرداخت می‌شود که گروه به تمام اهدافش برسد. به‌عنوان‌مثال، سازمان وقتی این پاداش را به کارکنان واحد فروش می‌دهد که میزان فروش به دو برابر افزایش یابد. یا اگر گروه مطالعاتی به 50% اهدافشان رسیدند پاداش اعطاء می‌شود. بنابراین پرداخت پاداش گروهی بستگی به تحقق اهداف سازمان یا اهداف گروه داشته باشد.تقسیم سود: سود حاصله میان کارکنان تقسیم می‌شود. در این روش کارکنان ترغیب می‌شوند که با مشارکت بیشتر و ارائه پیشنهادات سازنده فرآیندهای کاری را بهبود دهند تا منجر به افزایش درآمد شود. در این روش باید به دنبال محرک‌هایی باشیم تا پاداش‌های مالی و روان‌شناختی برای کارکنان به دنبال داشته باشد.تقسیم سهام: در صورتیکه کارکنان اهداف سازمان را محقق سازند می‌توانند سهام باقیمت ارزان‌تر دریافت کنند.مشوق‌های غیرمالی در طراحی سیستم‌های انگیزشیمدیران و سرپرستان برای ایجاد انگیزه در کارکنان با محدودیت‌هایی مواجه‌اند، اما برای افزایش علاقه کارکنان به شغلشان باید به کارکنان توجه خاصی داشته باشند. روش‌هایی وجود دارد که می‌تواند به ایجاد انگیزه کمک نماید. این روش‌ها عبارت‌اند از:گردش شغلی: شامل جابجایی کارکنان از یک شغل به شغل دیگر که به آن تنوع می‌بخشد. برای موفقیت گردش شغلی کارکنان باید دارای مهارت‌های چندگانه باشند. سرپرستان باید طوری برنامه‌ریزی آموزشی تدوین نمایند تا کارکنان بتوانند مهارت‌های موردنیاز بیش از یک شغل را به دست آورند. فرصت یادگیری مهارت‌های جدید، می‌تواند یک عامل انگیزشی برای کارکنان محسوب شود.توسعه شغلی: اضافه کردن وظایف جدید به یک شغل است. به‌عنوان‌مثال در کارخانه‌ای ممکن است به متصدی یک دستگاه، وظایف جدید ماشین‌آلات دیگری محول شودغنی‌سازی شغلی: دادن مسئولیت بیشتر به کارکنان به‌منظور تصمیم‌گیری و مسئولیت‌پذیری است. بنابراین مشاغل باید به نحوی طراحی شود که چالش‌برانگیز باشد.وقتی مشاغل، بهسازی و اصلاح شوند جذابیت آن‌ها بیشتر می‌شود. مدیران و روسا باید توجه کنند کارکنان همیشه در یک‌زمان با یک‌چیز برانگیخته نمی‌شوند. تعدادی از کارکنان بهسازی و اصلاح شغل را به معنی کار بیشتر و کسب پول زیادتر می‌دانند. این طرز تلقی می‌تواند برای گردش شغلی و توسعه شغلی صحیح باشد.جمع‌بندیسازمان‌هایی می‌توانند در طراحی نظام انگیزشی مدیریت دانش موفق عمل کنند که ضمن شناخت کافی فرهنگ‌سازمانی، با نظریه‌های انگیزشی نیز آشنا باشند و با استفاده از آن، بهترین رویکرد را برای سازمان خود انتخاب کنند. نکته بسیار مهم در این خصوص استفاده هم‌زمان از مشوق‌های مالی و غیرمالی در طراحی سیستم‌ انگیزشی مدیریت دانش است.