مشاغل کوچک و راهکار استفاده از مدیریت دانش

هزینه‌های خاموشهزینه!! این موضوعی است که گاهی خیلی راحت از کنارش عبور می‌کنیم، در حالی که احتمالا برای همگی ما خرج کردن و هزینه، موضوع مهمی است. حالا چه اتفاقی می‌افتد که موضوعی به این مهمی در بعضی شرایط بی‌اهمیت به نظر میرسد؟ جواب خیلی ساده است. این اتفاق زمانی می‌افتد که هزینه پرداختی ما ملموس نیست. چرا که هزینه پرداختی ملموس و آنی بیشتر شاخک های اقتصادی ما رو فعال میکنن. خیلی وقت ها ما هزینه زیادی پرداخت می‌کنیم ولی چون برای پرداخت این هزینه مستقیم دست به جیب نبردیم و یا اینکه به مرور زمان این هزینه رو پرداخت کردیم خیلی برای ما اهمیت ندارد. از طرفی حتی این هزینه همیشه مالی نیست و می‌تواند از دست دادن زمان و یا حتی رفتن کارمند و یا همکارتان باشد. اینجاست که اوضاع وخیم‌تر می‌شود.هم پوشانی کاری در تیم های کوچک بی‌معنی استترک کار یک کارمند و یا عضوی از تیم، به نوعی هزینه از دست رفته است. در شرکت‌های خیلی بزرگ ترک کار و یا بازنشسته شدن افراد امری عادی است و جایگزینی افراد به راحتی انجام می‌گیرد. ولی در تیم‌های کوچک گاهی حتی به فروپاشی تیم منجر می‌شود. چرا که افراد در تیم های کوچک بسیار تاثیر گذار هستند. و اینجاست که تیم نه تنها هزینه جذب و استخدام یک فرد بلکه تمام هزینه‌های آموزش و ارتقائ سطح کاری این فرد و دانش او را از دست می‌دهد.آسیب‌ ناشی از ترک کار به تیمتحقیقات نشان داده که ترک کار کارمندان و یا اعضای تیم در هر سال و به طور متوسط 31.5 میلیارد دلار برای 500 شرکت برتر دنیا هزینه در بردارد. این آمار برای صاحبان کسب و کارهای کوچک باید قابل توجه باشد، چرا که در غیر این صورت در بهترین حالت کم شدن بهره وری و در نهایت آسیب رسیدن به تیم و کسب و کارتان نتیجه قابل پیش بینی و عینی خواهد بود.تیم های کوچک آسیب پذیر تر از مشاغلی با تیم های بزرگ هستند.این همه تاکید در سطر های قبلی برای این بود که بدانید از دست رفتن دانش یک فرد در یک تیم ممکن است هزینه کمی در بر داشته باشد اما هزینه‌های اضافی و غیر قابل لمسی را برای تیم شما در پی دارد. در شرکتهای بزرگ نقشهای کارکنان با یکدیگر همپوشانی دارد و افراد برای پیشبرد کارهایشان تعاملات بیشتری داشته و بیشتر دانش خود را با هم تیمی‌هایشان به اشتراک میگذارند. اما در تیم‌های کوچک افراد وظایف تعیین شده و مشخصی دارند و در صورتی که دست از همکاری بکشند تمام دانش مربوط به آن حوزه را با خود میبرند و کسی نیست که بخشی از کار او را جبران و یا پوشش دهد.مدیریت دانش کلید حل این گره و مشکل است.گاهی در مورد مدیریت دانش برداشت‌های عجیب و غریبی می‌شود و این طور فکر می‌شود که مدیریت دانش کاری بسیار پیچیده و عجیب است. در حالی که به بیان ساده‌تر می‌توان گفت با کمک مدیریت دانش تمامی دارایی های اطلاعاتی، محتوایی و دانشی تیم را حفظ و قابل جستجو می‌کنیم تا حتی با رفتن افراد دانش آنها در سازمان مانده و حفظ شود.سه بخش اصلی فرآیند مدیریت دانش:گردآوری و ذخیره سازی اطلاعات و محتوای با اهمیت کسب و کار کدسازی و در دسترس قرار دادن تمامی این اطلاعات برای بازیابی در لحظهبه روزرسانی‌ و جمع آوری مداوم این اطلاعات از سطح تیم و یا شرکت حالا باید ببینیم چطور می‌شود از این راهکار در تیم استفاده کنیم؟شرکت‌های کوچک و تیم‌های استارتاپی نمی‌توانند مثل آمازون، مایکروسافت، تویوتا و شرکتهای بزرگ چند ملیتی یک مرکز تماس مجهز به هوش مصنوعی و گران قیمت داشته باشند. ولی این دلیل خوبی برای بهره نبردن از مزایای مدیریت دانش نیست و این بدان معنا نیست که نتوانید از شیوه های مدیریت دانش این شرکتها استفاده کنید.راه‌کارهای عملی مدیریت دانشی برای کسب و کار مناسب شماابزارهای مناسب را انتخاب کنید.امروزه ابزارهای مبتنی بر ابر زیادی وجود دارند که می‌توانید بهترین استفاده را از آنها ببرید. شما باید یک منبع اطلاعاتی واحد برای ذخیره اطلاعات داشته باشید تابه راحتی بتوانید اطلاعات موجود در تیم را مدیریت کنید ابزارهایی را انتخاب کنید که قابلیت استفاده دوره ای رایگان را برای تصمیم گیری بهتر به شما بدهند. به شما پیشنهاد میکنم سری به‌ سایت مدیریت محتوای کلیک مایند بزنید با پیوستن به جمع نوتیم‌های ما، از نرم افزار به صورت رایگان استفاده کنید.از فناوری های جدید استفاده کنیداز نرم‌افزارها و فناوری‌هایی استفاده کنید که از هوش مصنوعی برای پردازش و فهرست‌بندی محتوا استفاده می‌کنند. بعضی نرم‌افزارها، فرآیندهای به‌روزرسانی دانش را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند و یا محتوای جدید را به‌طور خودکار دسته‌بندی و برچسب‌گذاری می‌کنند تا پیدا کردن آن‌ها آسان‌تر شود.سعی کنید به طور مداوم فرآیندها را مستندسازی و ثبت کنیدالگوی استانداردی برای همه اعضا تعریف کرده و سعی کنید همه‌ی اسناد را در حافظه‌ی ابری یا سرورهای اشتراکی ذخیره کنید تا اعضای تیم به آن دسترسی داشته و مستندات از دست نروند.روش‌های خلاقانه‌ای استفاده کنید تا کارکنان تشویق به اشتراک گذاری دانش شوند.برنامه منتورینگ مناسب برای هماهنگی و همکاری افراد جدید با کارکنان قدیمی ترتیب دهید.مطمئن شوید مدیران می‌دانند فعالیت‌های کلیدی کارکنان زیر نظر آن‌ها چگونه انجام می‌شود تا در شرایط بحرانی یا نبود کارکنان، فعالیت‌ها متوقف نشود.کاری کنید تا کارکنانی که دارای نقش‌های مرتبط باهم هستند زمانی را به آموزش‌های چند مهارتی یا کراس ترینینگ اختصاص دهند.در نتیجه به خاطر بسپارید که تاثیر مدیریت دانش نه در کوتاه مدت بلکه به مرور زمان شکل می‌گیرد و هر چه امروز اهمیت بیشتری به آن بدهید فردا نتیجه بهتری خواهید گرفت.cliqmind.com