فرایند اعتماد سازی و ایجاد ارتباط سازنده در تیم

بدون اعتماد، ارتباط شکل نمی‌گیرد. اگر کسی به شما کاملا اعتماد داشته باشد، به هیچ‌گونه توضیح یا صحبتی درباره اقدامات شما نیاز نخواهد داشت. چون مطمئن است که هر کاری می‌کنید در جهت خیر و صلاح خودش است. از طرفی اگر به شما سر سوزنی اعتماد نداشته باشند، هر مقداری از صحبت، توضیح و یا استدلال روی آنها تاثیر نخواهد گذاشت. چون محال است حرفتان را باور کنند و فکر کنند به نفع آنها کاری کرده‌اید. دیوار بی‌اعتمادی پرسنل به خودتان را، با چهار کار زیر تخریب کنید:احترام و توجه به کارمندانصرف وقت برای کمک به کارمندانصداقت و شفافیت درباره عملکرد کارمندانپذیرفتن اشتباهات خود و تلاش برای بهبود شرایطاگر از کارمندتان درباره وضعیت کار پرسیدید و جواب او برای چندین هفته "همه چی خوب پیش میره" بود، بدانید که او دوست ندارد از جزئیات با شما حرف بزند چون اعتمادی به شما ندارد. بالا بردن سطح اعتماد در بین اعضای تیم، مستلزم تجربیات خوب و مکرر است. اینکه تشخیص دهند شما این حرف را از روی علاقه و محبت گفته‌اید و نه از روی بغض و بدخواهی. چند نفر از کارکنانتان، شما را به عنوان یک دوست می‌شناسند و نه صرفا یک مافوق؟اگر سه شرط زیر برقرار است، شما به درستی مهره اعتماد را در صفحه شطرنج ارتباطات جابه‌جا کرده‌اید:کارمندان مرتبا توجه‌تان را به بزرگ‌ترین چالش‌هایشان جلب کنند: اگر کارمند درگیر وظیفه یا ماموریت خاصی باشد، درباره آن با شما حرف می‌زند تا با هم روی آن کار کنید. اگر در همکاری با دیگران دچار مشکل شده باشد، شما اولین کسی هستید که موضوع را از زبان خودشان و نه شایعات، می‌شنوید. اگر موضوعی ذهنشان را مشغول کرده و شب‌ها به خاطر آن نمی‌خوابند، در موردش با شما صحبت خواهند کرد.بتوانید با کارمندان خود مرتبا به صورت دو طرفه بازخوردهای انتقادی بدهید: اگر کارمندی کاری می‌کند که به نظر شما موفق و بزرگ نیست، آیا برای بیان مستقیم مخالفت خود راحت‌اید؟ اگر او احساس کند شما اشتباهی مرتکب شده‌اید، آن را با شما در میان می‌گذارد؟ برای مثال: "وقتی هفته پیش فلان حرف رو زدی، احساس کردم واقعا طرح و برنامه‌ام رو درک نکردی."کارکنان مشتاقانه برایتان کار کنند: یکی از حقیقی‌ترین شاخص‌های استحکام رابطه شما این است که کارمندانتان در صورت داشتن حق انتخاب، باز هم شما را به عنوان مدیر آتی خود بخواهند.این ذات انسان است که می‌خواهد مدیرش درباره او افکار مثبتی داشته باشد. اگر کارمندان شما از احساس حقیقی‌شان چیزی نگویند، نمی‌توانید به آن‌ها کمکی کنید. ممکن است نشانه‌ها و هشدارهای زودهنگام را از دست بدهید که در ادامه مسیر به مشکلات بزرگ‌تری ختم می‌شوند. نارضایتی افراد نهفته باقی می‌ماند تا اینکه روزی شما را با استعفای خود شگفت‌زده می‌کنند. اغلب اوقات آنها علاوه بر شرکت، خود شما را نیز ترک می‌کنند. شما باید با برقراری رابطه‌ای مبتنی بر اعتماد، از کوری خود جلوگیری کنید. رابطه‌ای که در آن کارکنان احساس کنند می‌توانند با شما کاملا صادق باشند، چون شما به آنها اهمیت می‌دهید.ایجاد بستر اعتماد دو طرفه باید به افراد اعتماد کرد وگرنه زندگی غیرممکن می‌شود. این موضوع در مورد همه روابط صدق می‌کند، دوستی، ازدواج، شراکت و ارتباط بین مدیر و کارمند. البته گفتن آن از انجام دادنش آسان‌تر است، مخصوصا زمانی‌که نسبت به دیگران مسئولیت بیشتری دارید. مهم نیست که آن را چگونه تقسیم می‌کنید، چون شما مافوق و رئیس پرسنل‌تان هستید، شما اثر بیشتری بر روزمرگی آنها دارید تا آن‌ها بر شما. یعنی مسئولیت برقراری رابطه مبتنی بر اعتماد، بیشتر بر دوش شماست تا آن‌ها. اگر نتوانید احساس اعتماد در آنها ایجاد کنید، ممکن است از احساس حقیقی‌شان هیچگاه برای شما نگویند و نتوانید به آنها کمک کنید. آنها هم چون نمی‌خواهند اعتماد شما به خودشان را مخدوش کنند، مشکلات به وجود آمده در کارها را به شما منتقل نمی‌کنند و سرانجام دودش در چشم شما خواهد رفت. آیا به عنوان یک مدیر، مطمئن هستید که کارکنانتان به شما اعتماد دارند؟مراجعه نکردن کارکنان به شما نشانه‌ای از عدم اعتماد و یا حتی نداشتن حس خوب از مواجهه با شماست. (دریافت هیچ پیامی خود یک پیام است) با هر یک از اعضای تیم به‌صورت یک به یک دیدار داشته باشید و وقت بگذار تا متوجه شوید که:آیا آن‌ها از کار خود راضی هستند یا خیر؟اهداف شغلی و حرفه‌ی آن‌ها چیست؟شما چه کاری می‌توانید برای چالشی و جذاب شدن کار آن‌ها انجام دهید؟همچنین ضروریست عواملی را که باعث برانگیخته شدن آنها می‌شود را کشف کنید. زمانی که به برقراری ارتباط به‌صورت جلسات رودررو با اعضای تیم می‌پردازید، به‌گونه‌ای معقولانه این کار را انجام بدهید تا این حس را در افراد ایجاد شود که این روابط ادامه خواهند داشت و پایدارند. همچنین می‌توانید مدیریت از طریق قدم زدن در محیط کار را تمرین کنید، گاهی دفتر خود را ترک کنید تا اگر افراد در انجام وظایف یا پروژه‌هایشان به کمک احتیاج داشتند به آن‌ها کمک کنید.نقش شناخت مخاطب و توجه به او در اعتمادسازیمیزان توجه و واکنش شما به مسائل و موضوعات برای تیم بسیار مهم است. اگر با افراد تیم خود ملاقات می‌کنید و در این حین، اجازه می‌دهید اعلان‌های مختلفی همچون پیامک‌ها، پیام‌های فوری مسئول دفتر و تماس‌ها، مدام حواس شما را پرت کنند، به تیم خود می‌گویید که این چیزها برای شما مهم‌تر از آنها هستند. وقتی مردم احساس ارزشمندی نمی‌کنند، به شما اعتماد نخواهند کرد، یا به خود زحمت نمی‌دهند که مسائل را به شما انتقال دهند، مگر اینکه احساس کنند توجه شما را کاملا جلب خواهند کرد. وقتی به افراد خود نشان می‌دهید که برای نشست خود با آنها ارزش قائل هستید، ارتباط و تعاملی قوی با آنها خواهید ساخت.شاه کلید برقراری ارتباطات موثر، دقت به خرج دادن در شناخت مخاطبان است. ارتباط‌گران توانا می‌دانند که با مخاطبان ناشناخته نمی‌توان ارتباطی موثر برقرار کرد. وقتی که با مردم خواه اشخاص و خواه تیم‌ها، ارتباط برقرار می‌کنید، از خود بپرسید که: مخاطب من کیست؟ پرسش های او چیست؟ چه مقصودی در کار است؟ و چه قدر وقت دارم؟ اگر می‌خواهید ارتباطی قوی برقرار کنید خود را به جای مخاطب بگذارید.ارتباط فقط از راه آنچه می‌گویید برقرار نمی‌شود، چگونگی گفتن نیز اهمیت دارد. کلید درِ ارتباط، سادگی است، سعی نکنید که مردم را با ادای واژگان پر طمطراق (تجملی) یا جمله‌هایی پیچیده تحت تاثیر قرار دهید. اگر می‌خواهید با مردم ارتباط برقرار کنید به زبانی ساده سخن بگویید. صداقت، نخستین گام در راه برقراری ارتباط است. برای نشان دادن صداقت به مخاطب یا مخاطبان دو راه وجود دارد:به آنچه می‌گویید اعتقاد داشته باشید.و در زندگی به آنچه می‌گویید عمل کنید.یکی از مهمترین مهارت‌هایی که هر رهبری باید به آن مسلط شود، توانایی برقراری ارتباطات اثربخش در سطح عالی است. اگر رهبر نتواند پیامی را به روشنی برساند و دیگران را برانگیزد که بر اساس آن عمل کنند، بود و نبود پیامش یکسان است. رهبر باید بتواند دیگران را از دانش و ایده‌های خود بهره‌مند سازد و قادر باشد که روح شور و شوق خود را در دیگران بدمد.برقراری ارتباط و تعامل سازنده باارزش‌ترین ابزار در جعبه‌ ابزار مدیران کارکنان آنهاست. واقعیت این است که هر چند این ابزار کارآمد در جعبه‌ابزار مدیران وجود دارد، اما به همان نسبت هم به کارگیری آن دشوار و نیازمند تخصص و مهارت است.در گذشته، مدل رابطه‌ یک کارمند با مافوق ارشد خود، یکی از تاثیرگذارترین فاکتورهایی بود که در لذت بخش بودن کار برای کارمند نقش داشت. به مرور زمان، این روند با تغییراتی مواجه شده است. در سال‌های اخیر، رابطه‌ای که با همکاران برقرار می‌شود، در میزان رضایتمندی از کار نقش تاثیر گذارتری را یافته است. بخشی از این رویکرد به خاطر نیروی کار جوان و تحصیلکرده‌ای است که وارد بازار کار شده‌اند. جنبه دیگر این است که در بسیاری از تنظیمات سازمانی، تعداد زیادی از همکاری‌های بین واحدی وجود دارد که بیش از یک رابطه‌ی تعریف شده را تشکیل می‌دهد. برخی از روش‌هایی که به ایجاد رابطه‌ی مثبت با همکاران و مدیر در محیط کار منجر می‌شوند:قدردان باشید: کمتر پیش می‌آید که کارمندان از مدیران و سرپرستان خود قدردانی کنند. آنها اغلب با شکایت‌ها و مشکلات مختلف مواجه می‌شوند که انتظار دارند به آنها رسیدگی کنند. گاهی اوقات از آنها تشکر کنید و دلیل این تشکر خود را مشخص کنید.مراقب باشید: یکی از رایج‌ترین شکایاتی که به ویژه در برخورد افراد در سنین مختلف به گوش می‌رسد، احساس بی‌احترامی است. اکثر ما انسان‌ها نمی‌دانیم که چه چیزهایی باعث حس بی‌احترامی می‌شود، اما کاملا آن را احساس می‌کنیم. به روش محترمانه‌ای درباره‌ی فعالیت‌های مدیر خود حرف بزنید تا چنین احساسی در او شکل نگیرد.شفاف باشید: اگر می‌خواهید درباره‌ی موضوع نگران کننده‌ای حرف بزنید، باید آن را به صورت کاملا شفاف بیان کنید و از ابهام و کلی‌گویی پرهیز کنید. این رویکرد باعث می‌شود که مدیر شما به آن موضوع رسیدگی کند.مسئولیت‌پذیر باشید: کار خود را به خوبی انجام دهید و نشان دهید که برای هر کاری آماده هستید. زمانی که کار با کیفیتی را ارائه می‌کنید، باعث می‌شود که سرپرست یا مدیر شما نیز وجهه‌ی خوبی را به دست آورد.هدف از برقراری ارتباط مثبت با رئیس یا مدیر، چاپلوسی کردن برای به دست آوردن موقعیت بهتر نیست. هدف این است که رابطه‌ی سالم، مثبت و با احترام متقابلی شکل بگیرد که در نهایت به ارتباط بهتر منجر می‌شود. این رویکرد باعث می‌شود که در شرایط عدم توافق، به خوبی با هم همکاری کنید و در واقع شراکتی را تشکیل می‌دهید که در شرایط سخت، از هم پشتیبانی و حمایت می‌کنید.با هر کس از دنیای خود او حرف بزنید. اگر می‌خواهید شنونده خوبی باشید علایق مشترک با مردم پیدا کنید. دفعه بعد که کارمندتان را می‌بینید، آماده باشید، که چند سوال از احوال شخصی او بپرسید. سعی کنید او را بهتر بشناسید و زمینه‌های مشترک با او پیدا کنید تا عمیق‌تر ارتباط برقرار کنید. رهبران پیش از آن که دست مردم را بفشارند، قلب آنها را تسخیر می‌کنند. اما پیش از آن که رهبری بتواند قلب کسی را به دست آورد باید بداند که چه چیزی در درون آن است. این کار از راه گوش دادن میسر می‌شود. رهبران ضعیف رغبتی به گوش دادن ندارند.بیش از نیمی از مسائل مدیران و رهبران ناشی از ارتباطات غلط است. بیشتر مسائل و مشکلات ارتباطی ناشی از گوش ندادن است. در گوش دادن دو منظور وجود دارد: ارتباط با مردم و خبر شدن از چیزی که از آن خبر ندارید. طوری صحبت کنید که دیگران عاشق گوش دادن به حرف شما باشند و طوری به حرف دیگران گوش کنید که عاشق حرف زدن با شما باشند.سختی کار، چیدن ساختار سازمانی نیست. سختی کار برقراری ارتباط بین آدم‌ها در ساختاری است که طراحی کرده‌اید. وقتی سازمانی بزرگ می‌شود، ارتباط به بزرگترین چالشش تبدیل می‌گردد. اگر کارکنان به رهبرشان اعتماد داشته باشند، ارتباط بسیار اثربخش‌تر می‌شود.مطالعه و دانلود متن کامل راهنمای راه و رسم رهبری