دو پرسش مدیریتی

معلم: بذارید بحث رو اینجوری شروع کنم. به نظرتون آیا مدیر باید از همه رویدادهای مجموعه‌اش باخبر باشه؟دانشجوی ۱: قاعدتاً وقتی مجموعه به او منتسب شده، پس باید همین طور باشه. لااقل میشه گفت بهتر اینه که همین طور باشه.دانشجوی ۲: ولی من فکر می‌کنم مدیر باید از رویدادهایی مطلع باشه که به کار مجموعه مربوطه. مثلاً به مدیر ارتباطی نداره که یکی از کارکنان در زندگی شخصیش با بچه‌هاش یا همسرش چه رفتاری داره.معلم: ولی «رفتار کارمند در زندگی شخصی» میتونه در «روابط کاری او» اثر بذاره. اون کارمند، در عین حالی که کارمند هست، پدر، همسر، فرزند و ... هم هست. همه این نقش‌ها رو همزمان داره.دانشجوی ۲: بله، اما کنکاش پیشینی درباره اونا جزء وظایف مدیر نیست. اگر خسارت و لطمه‌ای در محیط کار به بار اومد، مدیر میتونه درباره ریشه‌های خسارت از کارمند پرس‌وجو کنه. یعنی اطلاع از رویدادهای خارج از مجموعه کاری، به صورت پسینی باید به دست بیان.دانشجوی ۱: ببخشید، فرض کنید یه نفر میخواد در نیروی انتظامی استخدام بشه. آیا عقل سالم قبول میکنه بدون تحقیق پیشینی درباره روابط شخصیش، استخدام صورت بگیره؟! مسلماً درباره خانواده‌اش و همسرش تحقیق میشه. چرا؟ چون تصورِ نزدیک به یقین اینه که وقتی فردی روابط ناسالم خانوادگی داره، نمیتونه در شغلی باشه که باید درباره مسائل فساد اخلاقی تصمیم بگیره.دانشجوی ۲: اولاً روابط ناسالم خانوادگی یعنی چی؟ آیا مثلاً کتک زدن فرزندان جزء روابط ناسالم محسوب میشه؟ ثانیاً تکلیف حریم شخصی چی میشه؟ به نظرم بهتره بگیم یه محدوده وجود داره. در مجموعه‌های مختلف، با توجه به حساسیت شغل، اون محدوده متفاوته.معلم: احساس میکنم سؤال رو فراموش کردیم! پرسش من درباره «اطلاع از رویدادهای مجموعه» بود. با این حال، چون دانشجوی ۲ حرف مهمی راجع به «کار مجموعه» زد، بذارید نمونه‌ای بیارم تا منظور ایشون واضح‌تر بشه. فرض کنید در یه شرکت حسابداری، آقایی از همکار خانمش در محل کار خواستگاری میکنه. طبعاً این خواستگاری با حاشیه‌هایی همراه است. مثلاً این عشوه میاد، اون لبخند میزنه و امثالهم. آیا مدیر شرکت باید از این حوادث باخبر بشه؟ توجه کنید که داستان خواستگاری یه مسألهٔ شخصیه و به کار شرکت مربوط نمیشه، اما درون شرکت داره اتفاق میفته.دانشجوی ۲: تا زمانی که به کار شرکت خسارتی وارد نشده، هیچ ارتباطی با مدیر نداره.دانشجوی ۱: من هم با این حرف موافقم و هم با اون حرف قبلی که یه محدوده وجود داره. تو مجموعه شرکت حسابداری، مدیر میتونه از ۲-۳تا عشوه و لبخند کارکنان چشم‌پوشی کنه، اما داخل یه محیط نظامی، شاید یک عشوه هم زیاد باشه.معلم: پس ظاهرا همگی موافقید که محدوده یکسانی برای همه مجموعه‌ها وجود نداره؛ هر مجموعه‌ای محدوده‌های خودشو داره؛ حریم شخصی افراد، با توجه به موقعیت شغلی اونا تعیین میشه؛ و مدیر باید از رویدادهای داخل مجموعه باخبر باشه. اما سؤال بعدی اینه که آیا مدیر باید همه رویدادهای مجموعه رو طبق شیوه و روش خودش پیش ببره؟دانشجوی ۲: هم بله، هم نه!دانشجوی ۱: فکر کنم منظورتون اینه که باید حد وسط رو بگیره! همون مثل همیشگی: خیرالامور اوسطها!معلم: اومم، تا حدودی درست میگید. ببینید! مجموعه‌ها باید متکی به قانون (یا روش) باشن،‌ نه متکی به شخص. وقتی مدیر همه رویدادها رو طبق روش خودش جلو میبره، اولاً با تعویض مدیر همه چیز بهم میریزه؛ ثانیاً کارکنان احساس مفید بودن نمی‌کنند و در بهترین حالت، تصور میکنن به بیگاری گرفته شدن؛ ثالثاً چون در هیچ مجموعه‌ای، مدیر به همه امور مسلط نیست، کارها مختل میشن. مثلاً مدیر همون شرکت حسابداری رو در نظر بگیرید. شاید او از حسابداری سردربیاره، ولی قلق کامپیوترها در دست کارکنانه. اونا میدونن که فایل‌ها کجاست، یا بالا اومدن هر کامپیوتر چقدر طول میکشه. بنابراین اگه مدیر کارمندی را مجبور کنه از کامپیوتر یکی دیگه از کارمندها استفاده کنه، اون کارمند مدت زیادی سردرگم خواهد شد. می‌خوام بگم گرچه بعضی مسائل مربوط به کار مجموعه‌اس، اما دخالت مدیر در اونا، نه تنها باعث پیشبرد کار نمیشه، بلکه به کار ضربه هم میزنه.دانشجوی ۲: فکر کنم این موضوع در مواقع بحرانی بیشتر خودشو نشون میده. اگر کسانی که در معرکه جنگ یا زلزله هستن، اختیارات کافی داشته باشن، سریع‌تر و بهتر میتونن تصمیم بگیرن تا اینکه حتماً از اتاق فرمان با بی‌سیم به اونا پیام برسه.معلم: دقیقاً همین طوره. به‌ویژه اینکه تجربه نشون داده اندام‌های زیستی و علی‌الخصوص مغز انسان، در مواقع بحرانی از تمام توانایی خودش استفاده میکنه. کسی که در معرض خطر باشه، به طور طبیعی فشار بیشتری به خودش میاره تا از خطر نجات پیدا کنه. خیلی از خلاقیت‌ها زاییده نیازند؛ نیازی که در صحنه پیش میاد.دانشجوی ۱: به همین خاطر در ادبیات سیاسی امروز ما، عبارت «مدیریت جهادی» رایج شده؟معلم: بله. عبارت‌هایی مثل «مدیریت جهادی» یا «آتش به اختیار» که چند وقت پیش از سوی حاکمیت مطرح شد و همچنان بر اون تأکید دارن، به همین موضوع اشاره داره. یعنی کسانی که در صحنه هستند، اختیار دارند که به صلاحدید خودشون و با احترام به «روش» یا «قانون»، عرصه رو مدیریت کنند و کارها رو انجام بدن. منتظر فرمان و نامه و بخش‌نامه نمونن. مدیر جهادی دستِ کارکنان رو برای مدتی باز میذاره تا اولاً خلاقیت‌های خودشون رو نشون بدن، و ثانیاً زمان رو از دست ندن.دانشجوی ۲: چرا برای مدتی؟ چرا مدیریت جهادی همیشگی نباشه؟معلم: تشخیص مدت و گسترهٔ اختیارات با مدیره. همون طوری که تو سؤال قبلی هر مجموعه‌ای محدوده خاص خودشو داشت، تو این سؤال هم هر مجموعه‌ای در مدت خاصی میتونه اینجوری عمل کنه. چرا که وقتی دست کارکنان باز باشه، زمینه فساد هم فراهم میشه و در درازمدت، فساد اجرا میشه. یعنی افرادی که قدرت انجام امور رو دارن، کم‌کم وسوسه میشن به جای اینکه در راستای منفعت مجموعه حرکت کنن، در راستای منفعت شخصی حرکت کنن. فراموش نکنید که قدرت و ثروت آدم رو وسوسه میکنه. البته منظورم این نیست که مدیر فقط در شرایط بحرانی به کارکنان اختیارات بده. کارکنان همیشه باید بعضی از اختیارات رو داشته باشن تا بتونن خلاقیت خودشونو نشون بدن و از شغل‌شون احساس رضایت داشته باشن. احساس مفید بودن و آزاد بودن، عامل بسیار مهمیه. هدف من از مطرح کردن شرایط بحرانی، این بود که می‌خواستم اهمیت اختیارات رو در این شرایط توضیح بدم. حتماً میدونید که در مجموعه‌های نظامی، ساختار مدیریتی بسیار بسته است و سلسله مراتب فرماندهی حسابی باید رعایت بشه. با این حال، در همین مجموعه‌ها و در شرایط بحرانی، اختیارات بیشتری به نیروهای میدانی میدن و کسانی به میدان فرستاده میشن که بتونن در لحظه تصمیم بگیرن.دانشجوی ۱: من متوجه حرف‌های شما شدم، اما یه مشکل بزرگ هم دیدم. مدیر چطوری مطمئن باشه که کارکنان طبق «روش» و «قانون» عمل میکنن؟ مدیر چطوری جلوی فساد رو بگیره؟معلم: بخش سختش همین جاست! البته تو مجموعه‌های کوچیک، نظارت کار سختی نیست. اما هر چه مجموعه بزرگ‌تر میشه، مثلاً به اندازه یه کشور، نظارت کار دشوارتری میشه. با این حال، مطمئن باشید اگه دست کارکنان رو ببندید، به پیشرفت کمکی نکردید.م. مقدسی