هوشمندسازی سازمان چیست؟ - بخش اول

سازمان‌های هوشمند، قابلیت و مهارت خاصی را جهت کسب، سازماندهی و به اشتراک‌گذاری انواع دانش‌های سازمان خود دارند. این سازمان‌ها با مدیریت دانش قادرند همواره رفتارشان را با محیط متغیر و پویا منطبق نمایند و بر عملکردشان بیافزایند.در این مقاله هدف آن است تا در سازمان هوشمند و یادگیرنده، انواع دانش، متخصصین دانش و چرخه مدیریت دانش مورد بررسی قرار گیرد.همچنین در این مقاله به تعریف هوشمندسازی سازمان می‌پردازیم و هدف اصلی آن است تا در سازمان هوشمند و یادگیرنده، انواع دانش‌های پدید آمده از نهاد متخصصین این حوزه مورد بررسی قرار گیرد تا از طریق آن بتوان راهی برای هوشمندسازی سازمان پدید آورد. در ادامه نیز به استراتژی‌های دخیل در هوشمندسازی سازمان و دیدگاه‌های متفاوت در این خصوص خواهیم پرداخت.مقدمهعصری که در آن زندگی می‌کنیم در حال تکوین تمدن نوینی است. این تمدن نوین با ورود فناوری اطلاعات در تمام عرصه‌های زندگی شکلی را پدید آورده که با دوره‌های قبل، قابل مقایسه نیست.فناوری اطلاعات در واقع با خود اشكال جدید سازمان، کار، خانواده و نظام جدید اقتصادی، تعارض‌های جدید سیاسی و مهمتر از همه آگاهی دگرگون بافته‌ای را به همراه آورده است (تافلر، صفحه 15). از این رو، بیشتر سازمان‌های مدرن با چالش‌های جدیدی روبرو هستند (همر و چامپی، 1993).افزایش تأثیر مشتری، شدت رقابت، کوتاه شدن چرخه تولید و استمرار و شتاب در تغییر فناوری از جمله مسائلی هستند که سطوح جدیدی از پویایی و پیچیدگی را برای سازمان‌ها بوجود آورده‌اند. کاربرد فناوری اطلاعات می‌تواند مزیت رقابتی، افزایش خدمات مشتری و یا ایجاد محیط تولید انعطاف‌پذیری را فراهم نماید (پورتر و میلر، 1995).افزایش روز به روز حجم اطلاعات و تغییرات شتابان محیطی، عامل ایجاد استراتژی‌های هوشمندسازی سازمانافزایش روز به روز حجم اطلاعات و تغییرات شتابان محیطی و ضرورت ایجاد ارتباط مستمر با محیط پیچیده و پویا، نیازمند مدیریت دانش جهت کسب دانش، توزیع دانش سازماندهی و تحلیل و تفسیر مناسب آنها می‌باشد. مدیریت دانش به مدیران کمک می‌کند تا در تحلیل اطلاعات و انتخاب درست آنها تصمیمات سنجیده تری را اتخاذ نمایند و سازمان خود را جهت بقاء و رشد با محیط سازگار کنند.دانش در سازمان‌های امروزی به عنوان یک دارایی با ارزش و مدیریت دانش به عنوان اولین و اساسی‌ترین اولویت مورد تاکید قرار می‌گیرد. برای تحقق چنین امری، سازمان‌های عصر حاضر به اجرای استراتژی‌هایی می‌پردازند که به هوشمندی سازمان کمک می‌کند.استراتژی اقدام به هوشمندسازی سازماناستراتژی اقدام به هوشمندسازی سازمان در واقع واکنش سنجیده و مناسب را در مقابل تغییر و تحولات محیطی دنبال می‌کند. بنابراین دانش سازمانی این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که دانش و اطلاعات مهم را ایجاد، گزینش، سازماندهی و منتشر نمایند و تخصصی را که برای فعالیت‌هایی همچون حل مشکلات، یادگیری پویا و مستمر، برنامه‌ریزی راهبردی و تصمیم‌گیری ضروریست، یاد بگیرند و مدیریت استراتژیک را سر لوحه کار خود قرار دهند..امروزه بسیاری از سازمان‌ها دریافته‌اند که جهت کسب موفقیت در اقتصاد چه در دنیای کنونی و چه آتی به چیزی بیش از دستیابی اتفاقی و ناآگاهانه به دانش یکپارچه نیاز دارند. برای مدیریت این دانش که به مثابه یک منبع حیاتی در سازمان هوشمند تلقی می‌شود به افرادی نیاز هست که دانش را شناسایی و درک کرده و به ترتیبی تأثیر واقعی دانش را در سازمان مستندسازی نمایند (جکز، 1996).عصر دانش ورزان (Knowledge Workers)اکنون در عصر دانش ورزان (Knowledge Workers) قرار داریم، مدیران و متخصصان آگاه، اقدام به مدیریت دانش می‌نمایند تا سازمان هوشمند و یادگیرنده ایجاد کنند و بدین ترتیب عملکرد سازمان را افزایش دهند.سازمان هوشمند و یادگیرندهسازمان به عنوان سیستم باز؛ اطلاعات، مواد و انرژی را از محیط دریافت می‌کند و آنگاه آنها را پردازش کرده و به دانایی، کالا و خدمات تبدیل می‌نماید تا در محیط مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین، رابطه محیط و سازمان یک رابطه دوطرفه و حیاتی است. سازمان‌ها برای توجیه موجودیت مستمرشان به محیط وابسته‌اند و می‌دانند که محیط پیچیده و ناپایدار برای رشد و بقای سازمان‌ها جهت یادگیری موقعیت‌های احتمالی حال و آینده ضروری است و این آگاهی کسب شده را برای تغییر به هنگام رفتارشان لازم می‌دانند (مینسکی، 1986).تفاوت سازمان هوشمند با سازمان‌های سنتیهوشمندی سازمان‌های سنتی وابسته به هوشمندی انسان‌هایی است که در آن کار می‌کنند و به ویژه وابستگی به هوشمندی مدیران آن سازمان‌ها دارند. از عوامل دیگری که به نوعی در هوشمندسازی سازمان‌های سنتی مؤثرند، ساختار و فرهنگ سازمانی می‌باشند. اما سازمان‌های هوشمند نوین با سازمان‌های سنتی تفاوت ماهینی دارند. این سازمان‌ها سیستم‌های هوشمند اطلاعاتی را ایجاد و مورد استفاده قرار می‌دهند (الهی و آذر، ۱۳۷۸) و علاوه بر بهره‌گیری از هوشمندی عناصر داخلی به نوعی هوشمندی فراگیر می‌رسند که مستقل از هوشمندی اجزای آنهاست. نوع اخیر هوشمندی در پیوند میان اجزای داخلی و خارجی سازمان و در بستر تعاملی آنها پدید می‌آید.نخستین مشخصه این سازمان‌ها تغییرپذیری آنهاست. این تصور بسیار خوش بینانه است که سازمان‌هایی که بدون فناوری سازمان هوشمند، اداره می‌شوند حداکثر به اندازه تغییرپذیری مدیران‌شان انعطاف دارند. چرا که مدیران باید برای اعمال هرگونه تغییر در سازمان، وفت و منابع زیادی را صرف تحلیل، برنامه‌ریزی، توجبه کارکنان و جلب مشارکت آنان نمایند. سازمان‌های هوشمند از فناوری‌های نوین که به صورت یکپارچه طراحی و ایجاد می‌شود بهره می‌گیرند تا در تعامل با محيط عملکرد خود را ارزیابی و اصلاح نماید (لوکس و همکاران، 1380).سازمان هوشمند؛ سازمان یادگیرندهاز سوی دیگر سازمان هوشمند برای دستیابی به اهدافش براساس دانشی که از محیط داخلی و خارجی دارد، سازگاری را به وجود می‌آورد. بنابراین، سازمان هوشمند یک سازمان یادگیرنده است. سازمان‌های یادگیرنده دارای پنج مشخصه اصلی (سنج، 1993) می‌باشند که عبارتند از:تسلط فردیالگوهای ذهنیچشم‌انداز مشترکیادگیری گروهیتفکر سیستمیاز سوی دیگر سازمان یادگیرنده مهارت‌هایی را در ایجاد کسب و انتقال دانش دارد و رفتارش را جهت منعکس کردن دانش و بینش جدید اصلاح می‌کند (گاروین، 1993).منبعhttp://havaali.ir/https://www.modares.ac.ir/هوشمندسازی سازمان، دکتر شعبان الهی، پیام مدیریت، دانشگاه تربیت مدرس، 1381