فاکتور چیست و چه کاربردی دارد؟ آشنایی با انواع فاکتورها

فاکتورها، یکی از کاربردی‌ ترین اسناد کسب‌ و کاری هستند که به صورت گسترده در بخش‌های مالی، حسابداری و فروش استفاده می‌شوند. به همین دلیل تصمیم گرفتیم نگاه جزئی‌تری به آن‌ها داشته باشیم. بیایید با مفاهیم ابتدایی فاکتور فروش و انواع آن شروع کنیم.فاکتور چیست؟فاکتور، یک کاغذ چاپی یا لینک آنلاین است که انجام یک معامله را اثبات می‌کند. این برگه‌ی تجاری از جانب فروشنده صادر شده و جزئیات محصولات/خدمات مبادله شده (نوع، تعداد، قیمت، شماره فاکتور و غیره) در آن درج می‌شود. برخی از فاکتورها (فاکتورهای رسمی) اعتبار قانونی هم دارند و سند تجاری در نظر گرفته می‌شوند.چه مواردی در فاکتور درج می‌شوند؟در این رابطه رویه یکسانی وجود ندارد؛ ولی اینها برخی از موارد متداولی هستند که در فاکتور فروش درج می‌شوند:تاریخ و شماره ثبت فاکتورشرح کالاتعدادقیمت واحد (فی)قیمت کلتاریخ خریدمشخصات خریدار و فروشنده (نام، آدرس، شماره تماس و غیره)مهر و امضای خریدار و فروشندهتوضیحات (مانند گارانتی، جزئیات روند پرداخت، توافقات و غیره)اصلاً چرا باید فاکتور صادر کنیم؟1. وجهه حرفه‌ای کسب‌ و کارارائه فاکتور به مشتری، حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد و تجربه‌ی بهتری برای مشتری‌هایتان می‌سازد.2. ثبت معامله انجام شده – برآورد میزان فروشیکی از اصلی‌ترین کاربردهای فاکتور برای کسب‌وکارهای کوچک و محلی، این است که تاریخچه‌ای سریع از معاملات انجام شده را برایشان ایجاد می‌کند تا بعداً این معاملات را ثبت کنند. از آنجایی که یک برگه از فاکتور پیش خودتان می‌ماند، می‌توانید میزان فروش و درآمد را به سادگی تعین کنید.3. ایجاد حس اعتمادارائه فاکتور فروش به مشتری، نشان می‌دهد در قبال محصولی که فروخته‌اید احساس مسئولیت می‌کنید و در صورت بروز هر گونه مشکل، پاسخگو خواهید بود. درج قیمت، تاریخ خرید و اطلاعات کسب‌وکار در فاکتور و تحویل آن به مشتری، حس اعتماد را در مشتری‌ها ایجاد می‌کند.4. امکان پیگیری حقوقیاین مورد بیشتر در کسب‌وکارهای بزرگ اهمیت دارد. فاکتور رسمی یک سند حقوقی معتبر است و برای معاملات مبلغ بالا، اهمیت زیادی دارد. پس خریدار با خیال راحت محصول را می‌خرد و می‌داند در صورت مغایرت یا مشکل، می‌تواند به مراجع قانونی شکایت کند.انواع فاکتور1. فاکتور رسمی/غیررسمیاین اصلی‌ترین روش دسته‌بندی فاکتورها است. فاکتورهای رسمی، فاکتورهایی هستند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده‌اند. این فاکتورهای فروش از منظر قانونی سندیت دارند و می‌توانند به مراجع دولتی ارائه شوند. در بیشتر فاکتورهای رسمی، یک شماره قرمز چاپ شده به صورت برجسته و ملخی وجود دارد. این فاکتورها ساختاری مانند تصویر زیر دارند:این فاکتورها معمولاً دو نسخه‌ای هستند؛ یک نسخه برای خریدار و یک نسخه برای فروشنده و یک برگ برای سازمان امور مالیاتی. همیشه باید نسخه سوم را به اداره مالیات بفرستید تا در فرایند محاسبه مالیات کسب‌وکارتان درج شود. کسب‌وکارهایی که این نوع فاکتورها را به اداره‌ی مالیات تحویل ندهند، جریمه خواهند شد.اگر می‌خواهید از فاکتور رسمی استفاده کنید، به این نکات توجه داشته باشید:شماره سریال فاکتور باید به رنگ قرمز و به صورت برجسته در سمت چپ بالای فاکتور درج شده باشد. این شماره سریال‌ها توسط سر ممیزی‌های اداره دارایی کنترل می‌شوند.درج اطلاعات کامل حقیقی و حقوقی طرفین معامله (مثل کد اقتصادی، کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن) ضروری استهر گونه خط خوردگی، فاکتور را باطل می‌کند.تمامی شرایط معامله (نوع کالا و خدمات، تعداد و قیمت، شرایط پرداخت نقدی یا غیرنقدی) باید در فاکتور درج شوند.مهر و امضای طرفین ضروری است.فاکتوری که به سازمان امور مالیاتی ارائه می‌شود باید با فاکتور اصلی کسب‌وکار یکسان باشد.درج اطلاعات مربوط به مالیات بر ارزش افزوده و یا معافیت‌های مالیاتی در فاکتور ضروری است.سایز A4 و A5 بهترین گزینه هستند.برویم سراغ نوع دوم. فاکتورهای غیررسمی صرفاً برای ثبت معامله‌ بین طرفین ایجاد شده و به خریدار تحویل داده می‌شوند. چنین فاکتورهایی به صورت رسمی اعتبار ندارند و نمی‌توانید آن‌ها را به سازمان‌هایی مثل مالیات یا دارایی ارائه کنید. این فاکتورها معمولاً دو نسخه‌ای هستند؛ یک نسخه برای خریدار و یک نسخه برای فروشنده. فاکتور فروش در بعضی از کسب‌وکارها حکم گارانتی محصول را هم دارد و امکان عودت آن را فراهم می‌کند.2. فاکتور چاپی/آنلاینتکلیفمان با فاکتور چاپی که مشخص است. هر فاکتوری که روی کاغذ باشد، فاکتور چاپی محسوب می‌شود. بریم سراغ فاکتور آنلاین.منظور از فاکتور آنلاین، فاکتورهایی است که در یک سیستم (مثل سیستم حسابداری، فاکتورساز و غیره) ثبت می‌شود. البته می‌توانید این فاکتورها را روی کاغذ هم پرینت کنید، اما اصل مدارک در سیستم کامپیوتری هستند.با پیشرفت تکنولوژی‌، کسب‌ و کارها به سراغ جایگزین فاکتور کاغذی رفتند تا از مزایای زیر بهره‌مند شوند:رفع خطا و اشتباهات ثبت دستیماندگاری بالای فاکتور و رفع مشکلاتی مثل فضای زیاد برای نگهداری اسناد و یا خطر گم شدنقابلیت چاپ در صورت نیازقابلیت‌های جانبی مانند امکان ارسال بر اساس زمان‌بندی، امکان ارسال از طریق ایمیل و پیامک، تنظیم پیام یادآوری پرداخت و غیرهجستجوی سریع فاکتورها بر اساس نام، مبلغ، تاریخ و غیرهکاهش استفاده از کاغذ و کاهش هزینه‌هاتوانایی دریافت سریع گزارش وضعیت (بدون نیاز به فرایندهای دستی)وجهه‌ی حرفه‌ای‌تریک فاکتور آنلاین، تمامی استانداردهای فاکتور را دارد. یعنی همه‌ی مواردی که در فاکتور چاپی درج می‌شوند، در فاکتور فروش آنلاین هم موجود هستند. حتی می‌توانید فاکتور رسمی را هم با استفاده از سیستم‌های آنلاین چاپ کنید. ا 📷نمونهفاکتورآنلاینپی‌پینگ اگر از سیستمی مانند پی‌پینگ برای صدور فاکتور آنلاین استفاده کنید، یک پیامک و ایمیل برای مشتری‌ هایتان ارسال می‌شود تا فاکتور را از طریق آن مشاهده کنند. هر فاکتور هم یک لینک پرداخت و یا Qr Code هم دارد تا مشتری‌ها مستقیما به درگاه پرداخت متصل شده و هزینه فاکتور را واریز کنند.3. فاکتور سربرگ دار/بدون سر برگفاکتور سربرگ دار، فاکتوری است که اطلاعات کسب‌وکار (مانند نام برند، لوگو، نشانی محل کسب و غیره) در بخش بالایی و پایینی آن ثبت شده باشد. این فاکتورها به صورت اختصاصی برای یک کسب‌وکار ایجاد می‌شوند.فاکتورهای بدون سربرگ هم فاکتورهایی هستند که به صورت عمومی در دسترس‌اند و می‌توانید آن‌ها را از فروشگاه‌های لوازم‌تحریر یا دفاتر خدمات اداری تهیه کنید.4. فاکتور کاربن دار یا کاربن لس (NCR)اگر بخش زیرین صفحات فاکتور، کاربن داشته باشند و هنگام نوشتن، جزئیات را به برگه‌های دیگر منتقل کنند، شما یک فاکتور کاربن دار خواهید داشت. در این شرایط نیازی به استفاده از کاربن نیست و با یک بار نوشتن، دو الی سه برگ فاکتور تکمیل می‌شوند.5. قبض رسید (فاکتور قبضی)این فاکتورهای فروش از نظر طراحی به دسته‌چک شبیه هستند. قبض فروش معمولاً جز دسته‌ی فاکتورهای رسمی قرار نمی‌گیرد و صرفاً برای ارائه به مشتری و ثبت مبادلات است. می‌توانید یک فاکتور قبضی با طراحی اختصاصی برای کسب‌وکارتان سفارش دهید و یا از فاکتورهای از پیش ‌طراحی‌شده استفاده کنید.فرق فاکتور و پیش فاکتور چیست؟تا اینجای کار، سر مفهوم فاکتور و ویژگی‌های آن به توافق رسیدیم. گفتیم فاکتور زمانی صادر می‌شود که طرفین، معامله را تأیید کرده‌اند و زمان اجرا/تحویل کالا رسیده است. صدور فاکتور رسمی، خریدار را ملزم به پرداخت هزینه می‌کند.حالا برویم سراغ پیش فاکتور و معنی آن.پیش فاکتور یک قبض برای اطلاع‌رسانی شرایط قرارداد و دریافت تأیید اولیه است و قبل از نهایی شدن فروش برای خریدار ارسال می‌شود. شرح کالاها، قیمت، هزینه حمل‌ونقل، مالیات، تخفیف، کمیسیون، تاریخ تحویل و غیره در پیش فاکتور درج می‌شوند تا خریدار اطلاعات کاملی از قرارداد فروش محصول/خدمت داشته باشد.مهم‌ ترین کاربرد پیش فاکتور زمانی است که خریدار می‌خواهد قیمت محصولات/خدمات را از چند فروشنده دریافت کرده و بر اساس آن تصمیم‌گیری کند. صدور پیش فاکتور، الزامی برای پرداخت هزینه ایجاد نمی‌کند. به‌ علاوه پیش‌ فاکتورها معمولاً تاریخ اعتبار دارند و بعد از گذشت آن تاریخ، اعتبارشان را از دست می‌دهند. پیشفاکتورفاکتورمفهومبرایاعلامشرحمعاملهودریافتتأییداولیهازمشتریصادرمی‌شودبرایثبتمبادلهانجامشدهودریافتقطعیوجهصادرمی‌شودتاریخاعتبارداردنداردوجهرسمینداردداردلزومپرداختهزینهتوسطمشتریندارددارد فرقشان چیست؟ فاکتور یک سند تجاری معتبر است که قبل از فرایند پرداخت صادر می‌شود و رسید، قبض یا سندی است که پس از پرداخت و برای تأیید تراکنش مالی صادر می‌شود.فرق فاکتور فروش و حواله چیست؟حواله، رسیدی است که فروشنده به خریدار می‌دهد تا جنس یا خدمات خود را در مکانی دیگر دریافت کند. مثلاً با داشتن حواله می‌توانید محصول را از انبار تحویل بگیرد.هر خریدی لزوماً به حواله نیاز ندارد. مثلاً ممکن است به یک مغازه فروش قطعات خودرو بروید و محصول را بلافاصله بعد از پرداخت وجه، تحویل بگیرید. یا فروشنده خودش محصول را با پیک/پست برایتان ارسال کند. در چنین مواردی نیازی به حواله نیست.کلام پایانیفاکتور فروش یکی از ساده‌ترین اسناد مالی است و در کسب‌وکارهای مختلف استفاده می‌شود. با فاکتور می‌توانید جزئیات مبادلات خود را به آسانی ثبت کنید و یک نسخه از آن را هم در اختیار مشتری‌ها قرار دهید. به‌علاوه فاکتورها انواع مختلفی دارند تا برای انواع کسب‌وکارها با هر اندازه یا محصولی مناسب باشند.