ده نکته ضروری برای برقراری ارتباط موثر

این واقعیت مهم را همیشه به خاطر بسپارید که هرگز نمی توانید ارتباطی نداشته باشید. به عبارت دیگر، شما همیشه در حال فاش کردن، انتقال دادن یا آشکار کردن چیزی هستید، چه با سرعتی بیش از سرعت صوت صحبت کنید، چه یک کلمه هم نگویید، در حال برقراری ارتباط هستید، این مطلب به شما کمک می کند به شکلی شفاف و موثر ارتباط برقرار کنید و در نتیجه بتوانید آنچه را که می خواهید انتقال دهید و کنترل کنید، آن وقت است که می توانید مطمئن شوید منظورتان را فهمیده اند و شما نیز به نوبه خود، دیگران را درک کرده اید.با دیگران محترمانه رفتار کنیدوقتی با دیگران رفتار احترام آمیزی دارید، می توانید امید داشته باشید که آن ها نیز این لطف را در حق شما بکنند یا دست کم قدردان تلاش هایتان باشند.بیشتر مردم می خواهند با آنها با احترام، کرامت و نزاکت رفتار شود. کافی است کمی مهربانی و ادب به خرج دهید تا در برقراری ارتباط موفق باشید.شیوه های برخورد احترام آمیز یا افراد از این قرارند:افراد را تشویق کنید تا ایده ها و عقایدشان را ابراز کنندبگذارید دیگران مطلب خود را تمام کنند و بعید شما مطالبتان را بیان کنیدهرگز به افراد اهانت نکنید و آنها یا دیدگاه هایشان را مورد تمسخر قرار ندهیدبه جای انتقاد، بیشتر تأیید کنید و هرگاه انتقاد می کنید، تمرکزتان روی رفتار شخص باشد، نه شخصیت اوبه این اصل طلایی عمل کنید: با افراد همان طوری رفتار کنید که آنها می خواهندشكل مناسب ارتباط را بشناسیداشخاص فوق العاده موفق در برقراری ارتباط موثر می دانند چگونه با دیگران تعامل داشته باشند تا آنها حرف هایشان را درک کنند و دچار مشکل نشوند.این هم چند اولویت ارتباطی که باید حواستان به آنها باشد:بعضی از افراد دوست دارند همزمان با فکر کردن، صحبت کنند، اما برخی دیگر ترجیح می دهند هنگام مرتب کردن افکار شان سکوت کنند.بعضی از افراد تمایل دارند برای جزئیات مفصل و کاربردهای عملی تمرکز کنند، اما بعضی دیگر، دلشان می خواهید در مورد افکار و احتمالات صحبت کنند.برخی افراد دوست دارند به شکل نوشتاری ارتباط برقرار کنند، اما بعضی دیگر دوست دارند تلفنی یا رو در رو حرف بزنند.ترجیح شما هر شکلی از ارتباط که باشد، اگر می خواهید خطوط ارتباطی را برقرار کنید و ارتباط موثر داشته باشید، باید سبک ارتباطی خود را با دیگران هماهنگ کنید.در تحقیقی که مجله موفقیت در سال ۲۰۰۹ انجام داد، از ۹۰ فرد شاغل پرسیده شد: «ترجیح می دهید از چه روشی برای برقراری ارتباط استفاده کنید؟» نتایج زیر می تواند برای ارزیابی شیوهی مورد پسند افراد در برقراری ارتباط راهگشا باشد:3 درصد؛ پیام متنی (پیامک)5 در صد؛ رسانه های اجتماعی13 درصد: تلفن39 درصد گفت و گوی رودررو40 درصد؛ ایمیلنتایج پژوهش مجله موفقیت نشان می دهد که 89 درصد پاسخ دهندگان دارای تحصیلات دانشگاهی هستند، در حالی که شاخص ملی 60.7 درصد است. 53 درصد از آنها کارآفرین هستند، در حالی که شاخص ملی 6.4 درصد است و در آمد متوسط خانگی آنها 126 هزار و 300 دلار است، در حالی که شاخص ملی در این زمینه 73 هزار و 600 دلار است.پاسخ دهندگانی که ترجیح می دهند از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنند، به خاطر مدیریت زمان از این شیوه استفاده می کنند. آنها دوست ندارند کسی مزاحمشان شود، مگر اینکه موردی اضطراری پیش بیاید، بازدهی آنها زمانی بالاست که نوشتن ایمیل یا پاسخ دادن به ایمیل در زمان های مشخصی انجام شود.مطالعه کسب و کاربرای ارتباط موثر با آنهایی که دوست دارند از طریق تلفن صحبت کنند، به آن ها زرنگ بزنید. برای ارتباط با آنهایی که دوست دارند طرف گفت و گویشان را ببینند، یک جلسه رو در رو ترتیب دهید.شكل ارتباطی مورد نظر طرف مقابل، هر چه باشد، چنانچه برقراری ارتباط مؤثر برای شما اهمیت دارد، باید مطابق سلیقه طرف مقابل ارتباط برقرار کنید. بعد از دستیابی به روابط سازگار با هم، کم کم می توانید طرف مقابل را به استفاده از شیوه مورد نظر خود ترغیب کنید.قبل از صحبت کردن، فکر کنید ? وقتی بچه بودم، به من یاد دادند که «بایست، نگاه کن، گوش بده»، تنها بعد از عمل کردن به این روش بود که اجازه داشتم صحبت کنم. اگر شما هم بی درنگ حرفی زده باشید که بعدا از گفتنش پشیمان شده اید، بدون شک ارزش این درس را می دانید.اغلب، وقتی خود را در موقعیت استرس زا یا چالش برانگیزی می بینید که باید به آن واکنش نشان دهید، کلمات ممکن است از دهان تان بیرون بیایند، بدون اینکه مغزتان زمان لازم برای بررسی واکنش را داشته باشد.این حالت، برای وقتی که باید یک هشدار فوری را اعلام کنید، مناسب است (مثل آتش سوزی)، اما برای زمانی که بعد از عصبانیت پشیمان می شوید، چندان مناسب نیست.دفعه بعد که وسوسه می شوید هر چه در ذهن تان است بگویید، مکث کنید و به اطلاعاتی که می خواهید در میان بگذارید، فکر کنید. اگر كلمات شما محترمانه اند و موقعیتی را روشن می کنند یا ارزشمند و مفیدند، صحبت کنید، در غیر این صورت دهان تان را ببندید.تنها در صورتی صحبت کنید که اظهارات شما ویژگی های زیر را داشته باشند:دقيقمناسبمؤثرلازمبه موقعتوماس جفرسون در جایی گفته است:((وقتی عصبانی هستید، قبل از اینکه صحبت کنید، تا ده بشمارید، اگر خیلی عصبانی هستید تا صد بشمارید.))کمتر صحبت کنید و بیشتر گوش دهیدشما دو گوش دارید، دو چشم و یک دهان؛ بنابراین به همین نسبت هم از آن ها استفاده کنید. وقتی بیشتر از اینکه صحبت کنید، ببینید، اطلاعات مفیدی به دست می آورید که می توانید در زمان لازم به آنها رجوع کنید.وقتی گوش می دهید، توجهتان را کاملا بر گوینده متمرکز می کنید. با بازگو کردن نكات برجسته، درکتان را نشان دهید. از قطع کردن صحبت گوینده بپرهیزید. مطالب گوینده را با استفاده از زبان بدن مناسب تأیید کنید؛ مثلا از تکان دادن سر برای فهمیدن، تکرار حرکات گوینده برای ایجاد تفاهم و حفظ ارتباط چشمی برای نشان دادن توجه استفاده کنید.برای فهمیدن، سؤال کنیدافراد متخصص در برقراری ارتباط موثر، به گفته های دیگران علاقه مندند. آن ها برای دیگران اهمیت قائل اند و در گفت و گو شرکت می کنند. پرسیدن سؤال به شما کمک می کند اطلاعات کسب کنید، چیزهایی را که شنیده اید بررسی و ابهام ها را برطرف کنید، آنچه را فهمیده اید بازبینی کنید و به دیگران میزان علاقه ی خود را نشان دهید.در محیط کار، غالبا کارها یا پروژه هایی به افراد سپرده می شود که آن ها واقعا علاقه ای به انجامشان ندارند. این افراد ممکن است تجربه، اطلاعات یا مهارت کافی برای تکمیل موفقیت آمیز این پروژه ها را نداشته باشند.وقتی کاری را به کسی واگذار می کنید، سؤالاتی بپرسید: مثلا: «می دانم این کار در حوزه تخصص شما نیست، پس برای کمک به شما چه کار می توانم بکنم؟» يا «اگر در این پروژه باشید، کدام بخش از آن برایتان جالب است؟))همچنین می توانید برای ارزیابی میزان مهارت یا تخصص شخص از جنبه های دانش تخصصی آن کار سوالاتی از وی بپرسید، هرچقدر بیشتر سؤال کنید، به نکات بیشتری پی می برید.مطالعه اصول مدیریت ارتباط با کارکنانبا پرسیدن سوال های باز که با «چه»، «چطور»، «کی»، «چه کسی» و «کجا»شروع می شوند، اطلاعات بیشتری به دست می آورید تا وقتی سوال های بسته را می پرسید که معمولا پاسخی تک کلمه ای با یک پاسخ عینی کوتاه می طلبند. سوالات باز برای پی بردن به جزئیات مناسب اند، در حالی که سوال های بسته برای تأیید درکتان از مطالب گفته شده، نتیجه گیری از بحث یا تصمیم گیری مناسب اند.به رفتار غیر کلامی خود اهمیت دهیدحالات چهره، ژست ها و طرز ایستادن یا نشستن شما و نیز لحن صدا و ظاهرتان و فاصله ای که بین خود و دیگران ایجاد می کنید، بر کیفیت ارتباط موثر تأثیر می گذارند. برای مثال:نحوه استفاده شما از نگاه خیره می تواند نشانه دامنه ای از عواطف باشد، از خصومت گرفته تا علاقه و جلب نظر. برای مثال، زل زدن با ابروهایی در هم کشیده و چشمان منقبض، نشانه خصومت، سلطه جویی یا صرفا صمیمی نبودن است؛ در حالی که گشاد کردن چشم ها و بالابردن ابروها می تواند شما را خاضع و فروتن جلوه دهد. مواظب باشید به شیوه نامناسب به کسی زل نزنید، به همین نحو، نداشتن ارتباط چشمی می تواند نشان دهنده کسل بودن، خجالت کشیدن یا معذب بودن باشد. با تماس فیزیکی ساده هم می توانید محبت، انس و همدلی خود را انتقال دهید.وضعیت بدنی شل و خمیده نشان دهنده بی تفاوتی و همراهی نکردن شماست؛ در حالی که تکیه دادن به صندلی و نگاه کردن به سقف باعث می شود غرق در تفکر به نظر برسید.لحن صدا، آهنگ کلام، سرعت بیان و زیر و بی صدایشان بر نحوه دریافت پیام تأثیر می گذارد، وقتی به دنبال موافقت یا برانگیختن شور و شوق هستید، با لحن محکمی صحبت کنید. برای نشان دادن بی علاقگی یا نارضایتی خود همان کلمات را با تردید بیان کنید.اختلاف نظرها را با تدبیر مدیریت کنیدوقتی با مردم سر و کار دارید و با آنها زندگی می کنید، بدون شک مواقعی پیش می آید که با هم توافق ندارید. نبود توافق، ریشه در اختلاف دیدگاه دارد و به خودی خود زیان بار نیست. نزاع و کشمکش اگر به خوبی مدیریت شود می تواند باعث پاک شدن فضا شده و یک رابطه را مجددا احيا کند؛ اما وقتی کشمکش به خوبی مدیریت نشود یا صرفا نادیده گرفته شود، می تواند منجر به رفتارها و احساسات منفی شود. رهنمودهایی کلی که در زیر فهرست شده اند، کمک می کنند یک موقعیت بالقوه ناپایدار را سر و سامان دهيد:درک خود را از دیدگاه یا ایده های طرف مقابل انعکاس دهید. وقتی می گوید: «آنچه من شنیدم این است که شما می گویید … »، که در واقع به طرف مقابل اطلاع می دهید که قبل از اینکه نظرات خود را بیان کنید، به نظرات او گوش می دهید و به آنها توجه می کنید.نشان دهید با وجود اینکه دیدگاه های متفاوتی دارید، برای طرف مقابل به عنوان یک فرد احترام قائلید. با گفتن: «می فهمم، متوجه ام، می دانم چه احساسی دارید و … )» نشان دهید به نظرات طرف مقابل احترام می گذارید.موضع یا نظرتان را ابراز کنید. وقتی دیگران را در جریان خواسته ها، افکار یا احساسات خود می گذارید، نشان می دهید که اگر چه با آنها موافق نیستید، برای رابطه تان ارزش قائلید و در تبادل ایده هستید، نه ایجاد کشمکش.پذیرای ایده های نو باشید ? شما ممکن است با مجموعه ای از باورها و ارزش هایی بار آمده باشید که بر تصمیماتمان اثر می گذارند، ولی همین مسئله در مورد طرف مقابل نیز صادق است، حتی آنهایی که باورها و ارزش هایشان با شما تفاوت دارد.مطالعه چطور بر ترس از شکست غلبه کنیماین واقعیت به این معنا نیست که حق با شماست و دیگران اشتباه می کنند؛ شما فقط با هم متفاوتید. وقتی پذیرای دیدگاه های دیگران می شوید، آن وقت موهبت هایی به دست خواهید آورد که در نتیجه آنها:تصمیم های پخته تری می گیرید.خلاقیت فردی خود را تقویت می کنی.موضعتان را شفاف تر می کنید و به آن اطمینان بیشتری می یابید.جان استوارت میل، فیلسوف انگلیسی می گوید: پذیرش ایده های تو به شما امکان می دهد تا به ایده هایتان اطمینان بیشتری پیدا کنید.با این همه، توجیهی برای یک ایده نسنجیده وجود ندارد. وقتی ایده های جدید را به شکلی جدی مورد ملاحظه قرار می دهید، ممکن است دلایلی محکمی برای اطمینان به ایده های خود بیابید.همچنین احتمال دارد پذیرش ایده های جدید، خلاقیت شما را بالا ببرد. حتی اگر یک ایده جدید به خودی خود سودمند، جذاب یا کامل نباشد، صرف اینکه مسائل را از منظرهای گوناگون بررسی می کنید می تواند موجب تغییر نحوه تفکر شما در مورد موضوعات مختلف شود و در نتیجه مهارت شما را در حل مسئله تقویت کند. به علاوه ممکن است به راه حل های جدیدی پی ببرید که به آنها فکر نکرده بودید.هیچ کس افرادی را که از شنیدن حرف های دیگران امتناع می ورزند و اصرار می کنند که حق با خودشان است دوست ندارد. وقتی پذیرای دیدگاه های دیگران و نظرات متفاوت می شوید، دروازه های رفاقت و دوستی های جدید را به روی خود می گشایید.به وعده هایتان عمل کنیدقول دادن به افراد باعث می شود همان لحظه احساس خوبی داشته باشند؛ ولی اگر نتوانید به قولتان عمل کنید، آن ها را دلسرد کرده و به شهرت و اعتبار تان لطمه می زنید، ضمن اینکه اوضاع را برای طرف مقابل دشوارتر می کنید. وقتی وعده ایی می دهید، افراد به شما اعتماد می کنند و شما را فردی قابل اعتماد و اطمینان به حساب می آورند؛ بنابراین هرگز قولى ندهید که قصد ندارید به آن عمل کنید.مراحل زیر به شما کمک می کند تا بتوانید به وعده هایتان عمل کنید:از خودتان بپرسید آیا می توانید آنچه قولش را داده اید، انجام دهید، اگر می توانید، قول بدهید. اگر نمی توانید هیچ قولی ندهید یا حتی احتمال آن را هم مطرح نکنید.مشخص کنید می خواهید چه مدت طول بکشد تا به وعده تان عمل کنید. در این مرحله، چارچوب زمانی تان را به طرف مقابل نگویید، زیرا اگر نتوانید طبق انتظار عمل کنید، شخص نامطمئنی به نظر خواهید رسید.یک کار پیچیده را به بخش های کوچک تقسیم کنید، با این روش می توانید هر قسمت از آن را در یک زمان انجام دهید.دنبال راهی بگردید تا کار محول شده را پیش از موعد انجام دهید. وقتی کفه ترازو را به نفع خودتان سنگین می کنید، در واقع به اعتبارتان می افزایید.در قولی دادن، ارزشی وجود ندارد، عمل کردن به قول، ارزشمند است.احساسات و رفتارهای نهفته را تشخیص دهیداگر می خواهید ارتباط موثری برقرار کنید، یادتان باشد که احساسات و عواطف در پس کلمات گفته شده نهفته اند. چه وقتی شخص، احساس غم می کند و استرس دارد و چه وقتی شادمان است یا احساس می کند با او بدرفتاری شده، این عواطف بر روند ارتباط تأثیر می گذارند.بعضی اوقات، افراد عواطف خود را سرکوب کرده و تظاهر می کنند چیزی برایشان اهمیت ندارد، در حالی که این طور نیست. آنها ممکن است با کوچکترین چیزی عصبانی شوند، بیشتر در مورد علایق خود صحبت می کنند تا احساسات و مسائل شخصی شان با اینکه اصلا صحبت نمی کنند. ممکن است رخوت، افسردگی و خستگی در گفت و گو با آن ها حاکم باشد.همه انسان ها، شخصیت پیچیده ای دارند و متوجه این نکته نیستند که آنها و دیگران عواطفشان را به جای اینکه با صدای بلند ابراز کنند، از طریق گفتار و رفتارشان بروز می دهند. آنها ممکن است تشخیص دهند که یک چیز، عجیب و غریب، اشتباه یا صرقا نپذیرفتنی به نظر می رسد؛ ولی نمی توانند تشخیص دهند مشکل از کجاست یا آیا اصلا مشکلی وجود دارد یا نه.منبع:سایت محمد ظلی نیا