مهارت های ارتباط تلفنی

چگونگی برقراری تماس تلفنی با اعتماد به نفسامروزه راه های فراوانی برای ارتباطات، مانند تلفن، پیامک، ایمیل، شبکه های اجتماعی و … وجود دارد که باعث شده ارتباطات و ملاقات های حضوری افراد کمتر شود.تلفن یکی از وسایل ارتباطات تلقی می شود که تاثیر فراوان در بازاریابی و فروش خدمات و محصولات شرکت ها گذاشته و می تواند هزینه های بازاریابی را کاهش بدهد.همانطور که هر حرفه ای نیاز به یادگیری مهارت دارد، ارتباط تلفنی نیز دارای تکنیک ها و مهارت هایی می باشد که اگر مدیران و پرسنل مختلف سازمان ها این موارد را فرا بگیرند می توانند در ارتباطات خود موفقیت های بیشتری داشته باشند.شاید با خودتان بگویید من نیازی به این مقاله ندارم،میدانم چطور صحبت کنم. خب شاید! اما یک فرق بزرگ هست بین گپ و گفت تصادفی پشت تلفن و برقراری ارتباط کارآمد و موفق، به خصوص در زمینه تجارت.شما همیشه و در هر حال،به نوعی از خود تاثیری به جا می گذارید. هروقت یک تماس تلفنی_به دلایل شغلی یا شخصی_ برقرار می کنید، نحوه ی صحبت شما و اینکه چطور به نظر می آیید تعیین کننده درک دیگران از شما و اگر یک تلفن کاری باشد،تعیین کننده نحوه ی درک آن ها از سازمانی است که برای آنها کار می کنیداز قبل آماده باشید:اینکه فقط گوشی را بردارید و شماره بگیرید، به این معنا نیست که می خواهید با طرف مقابل گفت و گو کنید. اگر چه این حالت دور از انتظار به نظر می رسد،مواقعی را در نظر بگیرید که از طرف شخصی دیگر به کسی زنگ می زنید یا می خواهید خبر بدی را به فرد برسانید. حتی اگر می خواهید با کسی که به او زنگ می زنید یا می خواهید خبر بدی را به فرد برسانید.حتی اگر میخواهید با کسی که به او زنگ زده اید گفت و گو کنید،آماده بودن یک مسئله ی ضروری است،به خصوص وقتی موضوع تلفن به کار مربوط می شود.از آنجا که زمان در دنیای پر سرعت امروزی ارزشمند است،بیشتر افراد وقت یا حوصله ی زیادی ندارند تا به من من شما گوش کنند،در حالی که دارید افکارتان را جمع می کنید.مطالعه شناخت تیپ های شخصیتی(MBIT)برای اینکه در حین تماس تلفنی تان تا حد امکان دچار مشکل نشوید،خلاصه ای از مطالبی که می خواهید بگویید،یادداشت کنید و موقع صحبت کردن کنارتان بگذارید.نکاتی را که مطرح می کنید تیک بزنید تا مطمئن شوید همه چیزهایی را که می خواهید بگویید،عنوان کرده اید.اگر می خواهید قرار ملاقاتی تعیین کنید،چند وقت مناسب را در ذهنتان داشته باشید.اگر پست صوتی بود،ضمن آهسته و شمرده صحبت کردن،اسمو شماره تلفن تان را دو بار تکرار کنید. همچنین می توانید یک آدرس ایمیل را به عنوان جایگزین شماره تلفن دریامتان بگذارید.شروع تاثیر گذاری داشته باشید:همیشه وقتی یک تماس کاری برقرار می کنید،خودتان را معرفی کنید.شروع گفت و گو با جملاتی مثل((حدس بزن کی هستم)) یا ((من،منم)) آزار دهنده و غیر حرفه ای است و احمقانه به نظر می رسد.اسم کامل خود و شرکتی را از طرف آن زنگ می زنید، بیان کنید. اگر تماس تلفنی به صندوق صوتی منتقل می شود،شماره تلفن تان را هم اضافه کنید تا گیرنده بتواند با شما تماس بگیرد. بعد از معرفی خودتان،هدفتان را از تماس گرفتن بیان کنید. برای مثال،می توانید بگویید: ((سلام من(…) هستم و از (شرکتتان) تماس گرفته ام که با (اسم شخص) صحبت کنم راجع به(قصدتان).)) برای اینکه مودب تر به نظر برسید می توانید بپرسید: ((آیا وقت مناسبی برای گفتگو هست؟)) این مسئله به خصوص وقتی مهم است که به تلفن همراه کسی زنگ می زنید،چرا که ممکن است شخص در شرایط مناسبی نباشید.هرگز با این جمله شروع نکنید که: ((دارم با چه کسی صحبت میکنم؟)) اول خودتان را معرفی کنید و بعد این سوال را بپرسید.مطالعه داستان زندگی بیل گیتسبه نکته مورد نظرتان بپردازید:وقت، ارزشمند است واگر چه می خواهید ادب را رعایت کنید،لازم نیست مشغول یک گفت و گوی شخصی مفصل شوید. وقتی طرف مقابلتان را شناختید، می توانید احوالشان را بپرسید و بعد از آن بروید سراغ مطلب اصلی. اگر بخواهید مشغول گفت و گوی طولانی شخصی شوید یا به شایعات اداری بپردازید،هم وقت خودتان را تلف می کنید و هم وقت دیگران را.اگر تماستان به پست صوتی منتقل می شود، پیامتان راکوتاه و مختصر کنید. واداشتن شخص به گوش دادن به حرف های غیرضروری پر طول و تفصیل و نپرداختن به نکته ی اصلی، طرفتان را آزار می دهد و باعث می شود شخصی جلوه کنید که نمی دانید چرا تماس گرفته اید.شفاف صحبت کنید:اگر قرار است گفت و گو کنید،شفاف و شمرده صحبت کنید،مستقیم حرفتان را بزنید و از من من کردن بپرهیزید. به اندازه کافی بلند صحبت کنید، طوری که طرف مقابلتان صدای شما را بشنود،اما نه آنقدر بلند که اطرافیان تان گفت و گوی خصوصی تان را بشنوند.همیشه حواستان به آدم های اطرافتان باشد و با احتیاط صحبت کنید، به خصوص وقتی که در مکان های عمومی هستید. یادتان باشد، شخصیکه کنار شما نشسته،می تواند استراق سمع کند و اطلاعات محرمانه ای از شما بشنود که اگر عمومی شوند، ممکن است بر تجارت و کسب و کارتان تاثیر منفی بگذارند.آنچه را می خواهید،تقاضا کنید:به جای اینکه حاشیه بروید و وقتتان را صرف موضوعات فرعی کنید، پیشاپیش به طرف مقابل، دلیل تماستان و آنچه را می خواهید از او درخواست کنید بگویید.نگذارید افراد خواسته هایتان را حدس بزنند.مطالعه زبان بدن چیست؟اخیرا یکی از همکارانم به من زنگ زد و پرسید،آیا می توانم 5 تا 10 دقیقه از وقتم را به او بدهم تا در خصوص مسئله ای که در محیط کار برایش پیش آمده صحبت کنیم. چون او به طور واضح گفت که چه می خواهد و روابط ما مبتنی بر احترام و اعتماد بود، مطمئن شدم که او به وقت مقرر پایبند می ماند و به مطلب اصلی اش می پردازد.برای اطلاعات بیشتر درباره ی نحوه ی برقراری ارتباط تلفنی، مقالات بعدی ما رادنبال کنید.منبع: سایت استاد محمد ظلی نیا