آشنایی با نرم افزار کدینگ (کدگذاری) و کاتالوگینگ SPEX

فرایند کدگذاری (کدینگ) و کاتالوگ­سازی (کاتالوگینگ) پایه‌ای‌ترین فرایند در مدیریت کالاها به‌ویژه مواد و قطعات یدکی در طول چرخه‌ی عمر آن‌ها یعنی از سفارش‌دهي، خرید، تأمین، مدیریت موجودی و فرایندهای انبارداری، بهره‌برداری و نگهداری و تعمیرات است که ارتباط مابین تأمین‌کنندگان و مصرف‌کنندگان را با ایجاد زبان مشترک، آسان می‌کند.کدگذاری به چه معناست؟کدگذاری یا کدینگ فرایندی است که به‌واسطه‌ی آن تمامی کالاها شناسایی، طبقه‌بندی و به‌صورت یکتا و با روشی یکسان شماره‌گذاری می‌شوند تا از دیگر کالا متمایز شوند.کاتالوگ­سازی به چه معناست؟کاتالوگ­سازی یا کاتالوگینگ، فرایند نام‎دهی و توصیف کالاها در روشی یکسان و ارتباط آن به کد کالا است. در کاتالوگینگ، کاتالوگ‎ها را می‎توان در دو دسته قرار داد: کاتالوگ فنی که شامل مشخصات فنی کالا است که به ذات کالا مربوط است و کاتالوگ مدیریتی که شامل اطلاعات دیگری مانند واحد شمارش، نوع بسته‌بندی، لیست سازندگان و تأمین‌کنندگان یک قطعه، قطعات مشابه و... است.روش‌های کدگذاری در طول سالیان، تلاش‌های زیادی جهت کاهش زمان و هزینه‌ی کدگذاری انجام‌شده و سیستم‌های کدگذاری زیادی در صنایع مختلف و برای کاربردهای مختلف ایجادشده است که ازجمله‌ی آن‌ها می‌توان به سیستم کدگذاری کالای نفت (MESC)، سیستم کدگذاری صنایع دریانوردی (SFI) و سیستم کدگذاری صنایع دفاعی (NCS) اشاره کرد که هرکدام در طول زمان دستخوش تغییرات زیادی بوده و نسخه‎های متعددی از هرکدام در دسترس است.اکثر روش‎های کدگذاری، طبقه‎های کالاها را کد می‎کنند نه خود کالاها را!شیوه‌ی کار اکثر روش‌ها و نسخه‎های کدگذاری قدیمی، استفاده‌ی از درختواره‌ها جهت شناسایی و کدگذاری است؛ یعنی فرد کدگذار، با پایین آمدن از یک سلسله‎مراتب (مثلاً گروه‌های کالا)، به سطح مرتبط به کالا می‎رسد و معمولاً با تجمیع کدهای سطوح بالادست کالا، کد کالا ساخته می‎شود.کدگذاری به این روش باعث اشکالات زیادی می‌شود همچون:- سهم زیاد خطای انسانی در فرایند کدگذاری- وابستگی فرایند شناسایی و کدگذاری به تجربه‎ی افراد- نیاز به ایجاد سطوح جدید در سیستم طبقه‌بندی و درنتیجه افزایش زمان کدگذاری- عدم کاتالوگ‎سازی فنی کالا و بسنده کردن به نام به دست آمده از گروه‎بندی کالا- عدم جوابگویی اطلاعات ساختار طبقه‎بندی جهت تأمین و سفارش کالا و نیاز به وجود داغی- یکسان نبودن تعریف قطعه میان تعمیرات، انبار و سازنده و در نتیجه ایجاد تنش میان کارکنان- ایجاد کدهای تکراری برای اقلام یکسان و درنتیجه افزایش موجودی انبار و هدر رفت منابع- عدم امکان بهینه‎سازی موجودی انبارها به دلیل عدم وجود استاندارد در تعریف کالا- راکد شدن مقادیر زیاد اقلام در انبار در نتیجه‎ی عدم تعریف صحیح آن‌ها- تفاوت کالای خریداری‌شده، با چیزی که سفارش داده‌شدهروش کدگذاری OTDاز سال ۲۰۰۹ روش کدگذاری جدیدی به نامOTD (Open Technical Dictionary) توسط سازمان ایزو (ISO) و در قالب سری استانداردهای ISO 22745 ارائه شد که نظام های کدگذاری را متحول کرده است، به‌طوری که سایر روش‌های کدگذاری مطرح یا خود را با این استاندارد تطابق داده‎اند و یا در حال تطابق با آن هستند.تفاوت اساسی کدگذاری به روش OTD نسبت به روش‎های قدیمی‎تر، عدم استفاده‎ی مستقیم از طبقه‎بندی کالاها جهت کدگذاری و رجوع مستقیم به مشخصات ذاتی کالاها، استفاده از مقادیر و رویه‎های از پیش تعریف‌شده‌ی استاندارد بدین منظور در دیکشنری فنی و اعمال استانداردهای کیفیتی برای شناسایی است و همین ویژگی باعث ثبات کد حاصل‌شده در کل چرخه‎ی عمر کالا و عدم وابستگی آن به دانش و سلیقه‎ی افراد و محل انجام کدگذاری شده است. در شکل زیر ساختار کدینگ OTD را در کاربرد استاندارد ISO 22745 مشاهده می‎کنید:در روش OTD کیفیت داده‎ها و اطلاعات با توجه به ۱۰ شاخص زیر حفظ می‎شود:1. شفافیت (Clarity): شرح کالای کاملاً شفاف و غیرمبهم2. صحت (Accuracy): انعکاس درست از کلا در کد و شرح کالای ایجادشده3. اصالت (Consistency): ثابت ماندن کاتالوگ و کد از نظر تعریف، رویه، فرمت و ارزش، در هر زمان و مکان4. کامل بودن (Completeness): کامل بودن اطلاعات جهت درخواست، سفارش، خرید و تأمین کالا5. یکتایی (Uniqueness): اطمینان از یکتا بودن کدها و کاتالوگ‎های ایجاد شده6. امانت (Integrity): محفوظ ماندن ساختار فرمت‎ها و رویه‎های ایجاد کاتالوگ به‌صورت پایدار7. سلامت (Correctness): اطمینان از تأیید اطلاعات پیش از استفاده از آن‎ها8. قابلیت استناد (Authenticity): حفظ ارتباط کاتالوگ‎ها و کدهای ایجاد شده با مستندات جدید و قدیمی (سفارش‌ها، رسیدها، حواله‎ها و...)9. قابلیت استفاده (Usability): قابلیت جستجو و فراخوانی بالای اطلاعات ذخیره‌شده توسط افراد و قابلیت استفاده‎ی کدهای ایجاد شده برای استفاده در نرم‎افزارها، چاپ و لیبل‎زنی، بارکدگذاری و...10. باورپذیری (Believability): اعتماد به کاتالوگ‎ها وکدهای ایجاد شده به‌واسطه‌ی شفاف بودن منبع و رویه‎های استفاده شده در ایجاد آنخروجی این روش، یک کد کاملاً یکتا، یک شرح کالای استاندارد و شفاف و یک کاتالوگ باکیفیت است.در روش OTD هدف اصلی، شناسایی باکیفیت کالا است نه ساخت کد!مزایای استفاده از روش OTD:- ایجاد زبان مشترک میان دپارتمان‎های مختلف یک سازمان و سازمان‎های مختلف یک سازمان مادر- جلوگیری از ایجاد کدهای تکراری و تعریف اقلام یکسان با کدهای متفاوت- اطمینان بالا به واقعیت موجودی انبار به دلیل عدم وجود کدهای تکراری- ایجاد شرح فنی کامل و یکدست از کالا- تسهیل فرایند درخواست از انبار به دلیل شرح فنی استاندارد و امکان جستجوی آسان- تسهیل فرایند خرید داخلی و خارجی به دلیل شرح فنی استاندارد دو یا چند زبانه- اطمینان بالا در تأمین کالای خریداری شده و عدم نیاز به استفاده از داغی- کاهش قابل توجه موجودی به دلیل جاری شدن کالاهای راکد پس از شناسایی و امکان‎پذیر شدن اجرای بهینه‎سازی دقیق موجودی بنا به گزارش سازمان ناتو استفاده از سیستم کدگذاری OTD در صنایع نتایج زیر را به دنبال داشته است:همچنین بنا بر گزارش گروه مشاوران مکنزی[1]، تغییر فناوری‎هایی همانند OTD در چرخه‎ی تأمین و تدارکات کالا، می‌تواند منجر به بیش از ۴۰ درصد کاهش در هزینه‎ی فرایند خرید شود!اصلی‎ترین خروجی OTD، داده‎ها و اطلاعات باکیفیت و کدهای یکتاستهرچند استاندارد ISO 22745 الزامی به استفاده از نرم‎افزار برای اجرای روش OTD ندارد ولی اجرای آن بدون استفاده از نرم‎افزار می‌تواند خیلی وقت‎گیر و پیچیده شود به همین منظور برای استفاده از این روش چندین راه حل نرم‎افزاری توسط سازمان‎ها و شرکت‎های بزرگ تولید شده است که از جمله معروف‎ترین آن‎ها می‎توان به نرم‎افزار eMDV سازمان ECCMA، نرم‎افزار CMT شرکت Shell، نرم‎افزار NMCRL سازمان NATO و نرم‎افزارهای معروف دیگری مانند eCat، ecl@ss، sphere و KOIOS اشاره کرد.اساس عمل تمامی این‌گونه نرم‎افزارها پیروی از اصول استاندارد ISO 22745 برای پیاده‎سازی مدیریت کیفیت داده‎ها در فرایند کدگذاری و کاتالوگ‎سازی مطابق با استاندارد ISO 8000 است.در ادامه اصول کار نرم‎افزار اسپکس (SPEX) به‌عنوان نمونه در برآورد این خواسته، از نظر می‌گذرد.نرم‎افزار کاتالوگ­سازی و کدگذاری اسپکس (SPEX)نرم‎افزار اسپکس یک نرم‎افزار دو زبانه (فارسی و انگلیسی) جهت ایجاد کاتالوگ‎های فنی و مدیریتی و کدگذاری یکتای کالاها است که بر اساس استانداردهای بین‌المللی ISO 22745 جهت پیاده‌سازی روش OTD در کدگذاری، استاندارد ISO 8000 جهت تضمین کیفیت اطلاعات و استاندارد ISO 81346 جهت انطباق با کدگذاری در مدیریت دارایی‎ها و تضمین ارگونومی و قابلیت استفاده‎ی کد ایجاد شده برای استفاده در نرم‎افزارهای مدیریتی مانند ERP، CMMS، مدیریت انبار و... و چاپ و لیبل‎زنی کدها، طراحی شده است.در طراحی اسپکس همچنین از صنعتی مطرح این حوزه یعنی استاندارد eOTD سازمان [2]ECCMA، استاندارد NCS سازمان [3]NATO، استاندارد [4]MESC شرکت Shell، استاندارد PIDX سازمان [5]PIDX و استاندارد eCl@ss سازمان[6]eCl@ss جهت شناسایی امکانات خاص آن استانداردها و برآورد نیازهای صنایع مختلف و همچنین درنظر گرفتن بهترین تجربیات، استفاده شده است.فرایند کاتالوگ‎سازی و کدگذاری در اسپکس بدین شکل است:1. درخواست تعریف کالای جدید2. تعیین کلاس کالا3. فراخوانی مشخصات فنی از پیش تعریف شده4. تخصیص مقادیر مجاز به مشخصات فنی کاتالوگ5. ایجاد کاتالوگ فنی و شرح فنی استاندارد6. بررسی تکراری بودن کالا براساس کاتالوگ فنی7. پذیرش کاتالوگ فنی در صورت تکراری نبودن8. ایجاد کد یکتا برای کاتالوگ فنی9. تکمیل کاتالوگ فنی با مشخصات غیرفنی و ایجاد کاتالوگ مدیریتیمزایای استفاده از نرم‎افزار SPEX:- ایجاد زبان مشترک میان دپارتمان‌های فنی و انبار و همچنین دپارتمان انبار با تدارکات کالا- ایجاد رویه‎ی مشترک جهت کدگذاری اقلام با در تمامی انبارهای سازمان- ایجاد خودکار کد کالا توسط نرم‎افزار جهت شناسایی یکتای کالا- ایجاد خودکار کد هویت جهت تسهیل جانمایی اقلام در انبار- جلوگیری از ایجاد کدهای تکراری و تعریف اقلام یکسان با کدهای متفاوت- كاهش زمان کدگذاری به دليل وجود اطلاعات معتبر از پیش تعیین‌شده- ایجاد کاتالوگ الکترونیک استاندارد- ایجاد شرح فنی استاندارد فارسی و انگلیسی برای تأمین از منابع داخلی و خارجی- ایجاد بارکد و کیوآرکد جهت چاپ و لیبل زنیامکانات ویژه SPEX:- امکان یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای انبار و تدارکات (MRO)، نرم‌افزارهای نگهداری و تعمیرات (CMMS) و نرم‌افزارهای مدیریت منابع (ERP)- امکان تعریف کاتالوگ سازندگان و تامین‎کنندگان کالا- شناسایی خودکار و پیشنهاد قطعات مشابه یک قطعه (SPIR)- امکان ایجاد ارتباط قطعات کالا با درخت اجزای تجهیزات و ایجاد BOM- امکان تعریف راهنمای گام‌به‌گام و تصویری جهت کاتالوگ‎سازی کالا (IIG)- امکان حفظ ارتباط کد جدید با کدهای قدیمی جهت حفظ قابلیت استناد- امکان انتخاب ادبیات سیستم‎های بین‌المللی کدینگ NCS، MESC، ECCMA و eCl@ss- امکان کار در محیط کاملا فارسی یا کاملا انگلیسی- دارای سیستم بازخورد از کاربران جهت رفع مشکلات و بروزرسانی کاتالوگ‎ها و کدها- امکان ایجاد کد براساس استاندارد MESC برای صنایع نفت و گاز و پتروشیمی- امکان ایجاد کد براساس استاندارد SFI برای صنایع بندری، دریایی و کشتیرانی- امکان ایجاد کد براساس استاندارد NCS برای صنایع نظامی و دفاعی- دارای ماژول مدیریت مواد و قطعات یدکی (حواله، رسید، سفارش خرید، انبارگردانی و...)- دارای ماژول اندازه‎سنجی و بهینه‌سازی موجودی (تعیین نقطه سفارش و سیاست انبارش)- دارای ماژول کدگذاری دارایی‎ها (تجهیزات، تأسیسات، ساختمان‎ها، مکان‎ها و اموال)- دارای ماژول مدیریت اسناد مواد و قطعات یدکی (EDMS)- امکان ارائه‎ی نسخه یکپارچه با نرم‎افزار مدیریت دارایی‎های پارسهویژگی‎های فنی اسپکس:- مبتنی بر وب (web-based)- زبان برنامه‎نویسی ASP.NET- استفاده از پایگاه داده ی SQL Server 2018- دارای 12 فرمت خروجی از اطلاعات