چرا برخی حسابدارها اصرار دارند با نرم افزار حسابداری حساب کتاب کنند؟

امروزه بیشتر موسسات مالی در سطح کوچک و متوسط از انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری به منظور مدیریت عملیات‌های مالی خود استفاده می‌کنند. این امر به عنوان تضمینی است برای این که سطوح در آمد، هزینه و سرمایه آن‌ها به طور موثر نظارت و ثبت شده باشد. در این راستا نرم افزارهای حسابداری و مالی یک ابزار جدید در حسابداری هستند.با توجه به رشد روز افزون معاملات در سطوح وسیع و با ورود رایانه به عنوان یک جزء لاینفک در زندگی انسان‌ها نمی توان حسابداری را بدون این ابزار تصور کرد. سیستم‌های مالی و نرم افزارهای حسابداری غیر از آن که مشکلات و موانع حسابداری به شیوه سنتی را از بین برده است امکانات جانبی دیگری را نیز در اختیار استفاده کنندگان از اطلاعات مالی قرار می‌دهد.آیا نرم افزارهای حسابداری می توانند جایگزین حسابداران شوند ؟نرم افزار حسابداری نمی توانند به منظور حصول اطمینان از اینکه سیستم مالی شما بر اساس و پایه اصول پذیرفته شده حسابداری و شیوه های مالیاتی تهیه شده است یا خیر، جایگزین یک حسابدار شوند. اما زمانی که شما از یک نرم افزار حسابداری استفاده می کنید، بسیاری از وظایف حسابداری را از دست یک حسابدار خارج می کنید که در نتیجه ی این کار، نیروی انسانی و هزینه های آن را از سیستم خود خارج می کنید. این امر می‌تواند برای شما یک ذخیره مالی برای انجام هزینه های کوچک را در پی داشته باشد. نرم افزارهای حسابداری خوب و مناسب می توانند گزارشات مورد نیاز یک حسابدار رابه صورت ماهانه ، فصلی (مانند آن چیزی که شما در گزارشات فصلی نرم افزارهایی مانند نرم افزار حسابداری پارمیس می توانید مشاهده نمایید) و صورت های مالی اساسی سالانه در اختیار شما قرار دهند. گزارشات تهیه شده را می توانید هم به صورت پرینت و هم می توانید به صورت یک گزارش الکترونیکی در اختیار حسابدار خود قرار دهید .مزایایی که می توان از استفاده از سیستم های مالی بدست آورد :· صرفه جویی در وقتاستفاده از یک نرم افزار حسابداری می توانند ساعت های زیادی از وقت ما را در مقایسه با سیستم های دستی حسابداری و حتی در مقایسه با فرد حسابداری که از اکسل و صفحات گسترده استفاده می نمایند، صرفه جویی کند. این امر بدین دلیل است که نرم افزارهای حسابداری ورودی های زائد و فاقد مطلوبیت لازم را کاهش داده و یا اینکه آن ها را محدود می نمایند. مثلا وارد کردن مشخصات مشتری مانند آدرس در هنگام صدور فاکتور یا حتی صورتحساب، که در سیستم های دستی مقداری از زمان صرف وارد کردن این مشخصات تکراری هنگام صدور فاکتور می شود. حال اینکه در برنامه های حسابداری این اطلاعات نیاز به وارد نمودن در هر مورد ندارد.· محاسبه و ثبت دقیق اطلاعات مربوط به موجودی کالا ، پرسنل و مشتریاناگر شما یک موسسه کوچک بدون پرسنل، مشتری های زیاد و فاقد فهرستی طولانی از موجودی کالا باشید، ممکن است که شما هیچگاه به یک نرم افزار مالی نیازی پیدا نکنید.در صورتی که شما اگر فقط یک موسسه کوچک با تعداد محدودی مالک باشید که فهرستی از مشتریان یا پرسنل و مقداری موجودی کالا در اختیار داشته باشید می توانید با استفاده از یک سیستم و نرم افزار مالی در وقت و هزینه خود صرفه جویی نمایید و ثبت های دقیق و درستی از اطلاعات مالی خود داشته باشید. مانند آنچه که شما در نرم افزار حسابداری پارمیس به راحتی به آن دسترسی دارید. ثبت اطلاعات مشتریان ، معرفی اشخاص به عنوان پرسنل و معرفی کالاها و ورود اطلاعات آنها شامل واحدهای شمارشی، مشخصات فنی کالا و لیستهای قیمت و...· کاربری آساناکثر نرم افزارهای مالی به گونه ای طراحی شده اند که دارای کاربری ساده باشند به نحوی که نرم افزارهای حسابداری مخصوص به سیستم های مالی کوچک به گونه ای طراحی می شوند که یک کاربر که هیچ گونه آشنایی با سیستم های مالی ندارد و حتی اینکه به اندازه کافی دانش حسابداری نداشته باشد بتواند به آسانی از آن استفاده کنند.· ارزیابی و تخمیناین ویژگی این امکان را برای شما فراهم می نماید که شما جریان های نقدی یا مالی خود را در آینده نزدیک تخمین و برآورد نمایید .· به حداقل رساندن اشتباهاتیک مزیت مهم و اساسی که میتوان برای نرم افزارهای مالی بیان کرد این است که اشتباهات محاسباتی با استفاده از این سیستم ها به حداقل می رسند . به عنوان مثال یک نرم افزار حسابداری به شما اجازه میدهد همزمان با ورود اطلاعات درصدهای مختلفی از انواع تخفیف ، نرخ های مالیاتی را وارد نموده و بدون خطاهای محاسباتی جمع مبلغ مورد نظر را به شما ارائه میکند اگر این محاسبات به صورت دستی انجام شود امکان خطای بالایی خواهد داشت.· گزارشیک مزیت دیگر برای نرم افزارهای مالی گزارش هایی است که در فواصل زمانی معین می توان از این سیستم تهیه نمود، این گزارشات به راحتی در سیستم های مالی تهیه می شود و این امکان را در اختیار شما قرار می دهد که روی عملیات مالی ثبت شده در سیستم نظارت و کنترل دقیق داشته باشید. به عنوان مثال شما می توانید با استفاده از گزارشات نرم افزارهای مالی با مشتریانی که در پرداخت هایشان دیرکرد داشته اند تماس بگیرید. با استفاده از این گزارشات میتوان به راحتی زمان نیروی انسانی خود را به حداقل برسانید. این امکان در نرم افزار حسابداری پارمیس شامل گزارشات فصلی مالیاتی ، ترازنامه ، ترازهای آزمایشی ، صورت محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته ، صورت سود و زیان ، گزارشات حسابهای تفضیلی مانند اشخاص ، بانکها و صندوقهای معرفی شده در سیستم تعریف شده است.چه عواملی می تواند در انتخاب یک نرم افزار حسابداری مهم و تاثیرگذار باشد؟انتخاب یک نرم افزار حسابداری می تواند ویژگی هایی را شامل شود که شما با اجرای یک نرم افزار حسابداری نیازمند آن ها باشید. بیشتر ویژگی های مورد نظر موسسات مالی از یک برنامه حسابداری می تواند شامل موارد زیر باشد :· مدیریت موجودی، شامل مدیریت کامل روی ورود و خروج کالا ، گزارشات ریالی انبار و...· مدیریت اطلاعات مشتریان یا اموری که به صورت امور جاری در سیستم انجام می شود.· تهیه لیست حقوق و دریافت و پرداخت ها· گزارشات مالی مورد نیاز مالیاتی و....موردی که می تواند در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما بسیار حائز اهمیت باشد صحبت با حداقل 3 نفر از افرادی است که قبلا این سیستم را تهیه نموده و با آن کار می کنند و یا حیطه کاریشان شبیه و یا یکسان به فعالیت شما باشد. در رابطه با اینکه آن ها چه امکانی از نرم افزار مالی را دوست دارند و چه تغییراتی را نیاز دارند بحث کنید. در هر صورت نمی توان سیستمی را یافت که فاقد هر گونه نقص یا ایرادی باشد اما میتوان با کمی مطالعه و صرف وقت سیستمی را تهیه نمود که با توجه به نوع فعالیتمان بهترین نتیجه را برای ما به ارمغان بیاورد.