تجزیه و تحلیل کارکنان: راهنمای استفاده از داده‌ها در بخش منابع انسانی

مطمئنا این روزها بارها و بارها شنیده‌اید که: تجزیه و تحلیل داده های کارکنان در حال ایجاد تحول در محیط‌های کاری است. در واقع منظور اینست که منابع انسانی به یک علم داده‌محور تبدیل شده است. بخش‌های گوناگون منابع انسانی در سراسر دنیا به روند داده‌محوری اهمیت داده‌اند و بر این عقیده هستند که:سازمان‌هایی که از هوش تجاری بهره می‌برند، درک درستی از بخش منابع انسانی خود دارند.با این حال تمرکز بر داده‌محوری در منابع انسانی، چالش‌هایی را برای سازمان‌ها ایجاد کرده است. مثل توسعه‌ یک تیم برای تجزیه و تحلیل داده های کارکنان، گردآوری مهارت‌های چندرشته‌ای کنار هم و طراحی یک برنامه بلندمدت برای داده‌محور کردن تیم منابع انسانی.منابع انسانی یکی از بخش‌های اصلی سازمان است که داده‌های بسیار زیادی ارائه می‌کند. این داده‌ها عمدتا برای گزارش‌هایی توصیفی استفاده شده است. چیزی که به نظر می‌رسد تکه‌ گم شده‌ی این پازل باشد،استفاده از این داده‌ها به روش‌های استراتژیک و برای اهداف تجاری (هم‌چون افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها) است.تحقیقات نشان داده‌اند، در حالی‌که ۷۸ درصد از شرکت‌های بزرگ، تجزیه‌تحلیل رفتار منابع انسانی خود را فوری و مهم تلقی می‌کنند، تنها ۷ درصد از آن‌ها معتقدند که سازمان‌شان قابلیت تجزیه تحلیل داده‌های منابع انسانی را داراست.۷۸ درصد از شرکت‌های بزرگ نیاز به تجزیه‌وتحلیل افراد را به عنوان یک کار مهم و فوری تلقی می‌کنند.۷ درصد از سازمان‌ها دارای قابلیت اجرای تجزیه تحلیل داده‌های منابع انسانی خود هستند.این فقدان تجزیه تحلیل برای بخش منابع انسانی نشان‌دهنده‌ی یک فرصت بزرگ و استفاده نشده است.پذیرندگان اولیه این نوآوری و ترند که بتوانند به صورت موفقیت‌آمیز از داده‌ها استفاده کنند، در جذب و نگهداری استعدادها از سازمان‌های همتای خود بهتر عمل خواهند کرد.روند تجزیه و تحلیل داده های کارکنان با این وعده همراه است: تبدیل بخش منابع انسانی سازمان به یک شریک استراتژیک در سازمان و افزایش درآمد سازمان. برای این‌که راجع به تجزیه و تحلیل داده‌ها و نقش آن در تغییر بخش منابع انسانی بیشتر بدانید، این راهنمای گام به گام را تهیه کرده‌ایم که در مورد نحوه‌ی استفاده از داده‌ها و تجزیه‌تحلیل آن‌ها در استخدام و مدیریت کارکنان راهنمایی‌های لازم را ارائه می‌دهد.فهرست مطالب:بخش اول: تجزیه تحلیل کارکنان به چه معناست؟بخش دوم: فواید و مزایای استفاده از تجزیه‌تحلیل کارکنان چیست؟بخش سوم: چالش‌های استفاده از تجزیه‌تحلیل کارکنان چیست؟بخش چهارم: نحوه‌ی پیاده‌سازی تجزیه‌تحلیل کارکنان به چه صورت است؟بخش پنجم: آینده‌ی تجزیه‌تحلیل در فرآیند استخدام به چه صورت خواهد بود؟بخش ششم: خلاصه‌ای از تجزیه‌وتحلیل کارکنانتجزیه و تحلیل داده های کارکنان به چه معناست؟تجزیه تحلیل کارکنان به معنی استفاده از داده‌ها و تکنیک‌های تجزیه‌و تحلیل برای درک، بهبود و بهینه‌سازی روند کارها، وظایف و سمت افراد است. آن‌چه که کارشناسان در قبال استفاده از داده‌ها در بخش منابع انسانی وعده‌ می‌دهند، پیوند داده‌های کارکنان با سایر داده‌های تجاری است که در نتیجه‌ آن نتایجی همسو با اهداف شرکت به دست می‌آید و در نهایت منجر به افزایش درآمد شرکت و کاهش هزینه‌ها می‌گردد.سه دلیل اصلی افزایش استفاده از داده‌ها و تجزیه‌تحلیل آن‌ها در بخش منابع انسانیپیشرفت‌های حاصله در صنعت تکنولوژی و نرم‌افزار که امکان تجزیه‌تحلیل‌های دقیق را فراهم می‌کنند.درخواست سازمان‌ها از بخش منابع انسانی خود برای تصمیم‌گیری براساس نتایج نه غریزه و قضاوت‌های ذهنی.وجود داده‌های ارزشمند بسیار در بخش منابع انسانی شرکت‌ها که می‌توانند در تصمیمات شرکت موثر و استراتژیک باشند.تجزیه تحلیل کارکنان باید صورت بگیرد تا حجم عظیمی از داده‌ها قبل، حین و بعد از فرآیند استخدام در دسترس باشد و بتوان از آن‌ها در فرآیندهای بعدی بهره‌مند شد. (Steve Levy, Indeed)سه نوع دیتای اصلی که می‌توان در ارتباط با کارکنان جمع‌آوری کرد:داده‌های فردی مانند سن، جنسیت و موارد مشابه، مهارت‌ها و تعاملات.داده‌های ذخیره‌ شده‌ی اپلیکیشن‌ها هم‌چون حضور، پذیرش، مشارکت، نتایج پروژه‌ها، وظایف اصلی و … .داده‌های عملکردی هم‌چون رتبه‌بندی عملکرد، داده‌های ابزارهایی هم‌چون ارزیابی ۳۶۰ و … .مزایای استفاده از تجزیه‌ و تحلیل داده‌های کارکنانهمان‌طور که بارها در این مقاله اشاره کردیم، تجزیه‌تحلیل داده‌ها منجر به بهبود اثربخشی استعدادیابی یک شرکت می‌شود. با تعیین صلاحیت‌های شغلی و بررسی گزینه‌های استخدامی و میزان تطابقت آن‌ها می‌توان تصمیم‌های درست‌تری در ارتباط با استخدام نیروهای جدید اتخاذ کرد.مزایای استفاده از تجزیه‌تحلیل داده‌ها در جذب و استخدامکاهش زمان استخدام با جایگزینی روندهای جدید به جای فرآیندهای دستی سنتیافزایش کیفیت استخدام با اجتناب از سوگیری‌های ناخودآگاه در مراحل اولیه استخدامافزایش درآمد شرکت با ترکیب داده‌های تجاری و داده‌های استخدامیتحقیقات هاروارد بیزنس ریویو نشان دادند که یک الگوریتم ساده توانایی این را دارد که روند استخدام بهترین گزینه‌های استخدامی را تا ۵۰ درصد بهبود بخشد.تجزیه‌تحلیل داده‌های کارکنان هم‌چنین مزایای زیر را به همراه داشت:کاهش ۳۵ درصدی نرخ فرسودگی شغلی کارکنانافزایش ۲۰ درصدی عملکرد کارکنانبهبود ۴ درصدی درآمد هر یک از کارکنانچالش‌های استفاده از داده‌ها و تجزیه‌تحلیل داده های کارکنانبراساس نظرسنجی‌های انجام شده توسط هاروارد بیزنس ریویو بزرگ‌ترین مانع تجزیه‌تحلیل داده‌های کارکنان، داده‌های نادرست، ناسازگار و دسترسی سخت به آن‌هاست که به دستکاری بیش از حد نیز نیاز دارند.۴۷ درصد مدیران منابع انسانی که در این نظرسنجی شرکت کرده‌ بودند، معتقد هستند که مهم‌ترین مانع این روند، فقدان تیزبینی یا مهارت‌ تحلیلی در میان متخصصان منابع انسانی است،.نرم‌افزارها به تیم متخصصان منابع انسانی کمک می‌کنند تا به راحتی داده‌ها را آماده‌سازی و تحلیل کنند. با این حال، تصمیم‌های مبتنی بر تخصص اغلب قابل‌قبول‌تر و منطقی از تصمیم‌های مبتنی بر داده‌ها، الگوریتم‌ها و نرم‌افزارها هستند.برخی چالش‌های دیگردر آینده ممکن است کارفرمایان رویکردهای ذهنی و شهودی برای استخدام را به رویکردهای داده‌محور ترجیح دهند. برخی از دپارتمان‌های منابع انسانی ممکن است در برابر استفاده از رویکردهای مبتنی بر داده مقاومت کنند، چرا که از قدرت آن خواهند ترسید که تخصص‌شان را تضعیف کند.با این حال، هم‌چنان به افراد باهوش نیاز خواهد بود تا از تخصص و قدرت قضاوت خود برای ارزیابی دقیق داده‌ها و کیفیت آن‌ها تصمیم بگیرند.تفکر انتقادی چیزی است که الگوریتم‌ها قادر به جایگزینی آن نخواهند بود.پیاده‌سازی داده‌محوری در بخش منابع انسانیتجزیه تحلیل در صنعت منابع انسانی هنوز در مراحل اولیه خود است. در حالی‌که اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها ارزش این فرآیندها را تشخیص می‌دهند، اما تنها تعداد کمی از آن‌ها واقعا توانایی ارزشمندی در این زمینه دارند.در حالی که هیچ شرکتی کسب‌وکار خود را با داده‌های مالی متناقض اداره نمی‌کند، اما سازمان در بخش منابع انسانی با داده‌های متناقض مواجه هستند، بنابراین، در حال حاضر به دنبال سرمایه‌گذاری روی این حوزه هستند تا مشکل را برطرف کنند. (Bersin)این شکاف و پیچیدگی که بین تمایل به استفاده از تجزیه تحلیل داده‌ها و اجرای آن در واقعیت وجود دارد، یک فرصت بزرگ برای شرکت‌هایی است که بتوانند به طور صحیح و موثر از آن بهره بگیرند که بدون شک یک مزیت رقابتی بزرگ برای آن‌ها خواهد بود.شکست دادن رقبا برای جذب، استخدام و نگهداری کارکنان در بازار کنونی با کمبود نیروهای متخصص مواجه است، برای سازمان‌ها بسیار ارزشمند و ضروری است.۴ مرحله‌ی زیر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به پیاده‌سازی صحیح تجزیه تحلیل کارکنان خود بپردازند.۱) فرهنگ تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ را تشویق کنیدفرهنگ مبتنی بر داده‌ها با جمع آوری اطلاعات صحیح، تجزیه و تحلیل اطلاعات و آزمون و خطا ایجاد می‌شود. تشویق نوآوری، شناسایی اشتباهات و تاکید بر یادگیری مستمر به ایجاد فرهنگ مبتنی بر داده‌ها کمک می‌کند.۲) سوالی را که می‌خواهید به آن پاسخ دهید، مشخص کنیدنقاط ضعف خود را شناسایی کنید، چه مشکلی در حال حاضر بیش از هر چیز دیگری شرکت شما را آزار می‌دهد. به یاد داشته باشید که مشکل را به صورت واضح مشخص کنید و کوچک شروع کنید. سپس به مشکل مورد نظر فکر کنید، تعیین کنید که چه چیزهایی باید اندازه‌گیری شوند و چه داده‌هایی باید جمع‌آوری گردند.۳) داده‌های موردنیاز را جمع آوری کنیدبراساس مرحله‌ی ۲، تصمیم بگیرید که چه داده‌هایی را می‌خواهید جمع‌آوری کنید. از ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که داده‌ها به روش‌های استاندارد اندازه‌گیری می‌شوند. نرم‌افزارهایی که بتوانند داده‌های حوزه‌های منابع انسانی مثل استخدام و مدیریت استعدادها را تجزیه تحلیل کنند، در حال ظهور هستند و شرکت‌های مختلف در حال تلاش و تست هستند تا نرم‌افزارهای مناسبی را برای پذیرندگان اولیه ارائه دهند.این نرم افزار به دنبال الگوها در داده های شما خواهد بود.۴) نتایج را تفسیر کرده و برای اقدام آماده شویدبراساس نتایج تجزیه و تحلیل داده‌های خود، داستانی را که داده‌ها به شما می‌گویند، دریابید. سپس مشخص کنید که براساس آن داستان چه کارها و اقداماتی می‌توان انجام داد. اجرای اقدامات لازم و اندازه‌گیری مجدد نتایج چیزی است که تجزیه تحلیل را به یک ابزار واقعا استراتژیک تبدیل می‌کند.آینده‌ تجزیه تحلیل داده‌ها در فرآیند استخدامتجزیه تحلیل داده‌های کارکنان، پتانسیل تغییر و تحول عملکرد منابع انسانی را دارد: از استخدام و برنامه‌ریزی نیروهای کار گرفته تا مدیریت عملکرد و مشارکت کارکنان.استخدام و جذب استعدادهاوقتی صحبت از جذب استعدادها به میان می‌آید، ۶۴ درصد از رهبران کسب‌وکار موافق هستند که اولویت اصلی منابع انسانی، تامین منابع موردنیاز است. کارشناسان صنعتی معتقد هستند که مهارت‌های سنتی همانند جستجوهای بولی منسوخ خواهند شد و استخدام‌کنندگان بیشتر به عنوان بازاریاب و سازنده روابط عمل خواهند کرد.ارزش واقعی استخدام کنندگان در ارتباط با کاندیدها و تعامل با آن‌ها معنی خواهد شد.بنابراین، بخش بزرگی از فرآیند استخدام انسانی خواهد بود، اما داده‌ها نقش غربالگر را خواهند داشت و بسیاری از وظایف فرآیند استخدام را خودکار خواهند کرد. پیوند داده‌های قبل از استخدام با داده‌های پس از استخدام، اثربخشی فرآیند استخدام را چندین برابر خواهد کرد.مدیریت عملکردتحقیقات نشان می‌دهند که کارکنان با عملکرد خوب نقش مهمی در اثربخشی تجاری شرکت دارند. این بدان معناست که این کارکنان باید دستمزد بیشتری دریافت کنند تا انگیزه‌شان حفظ شود. تجزیه‌تحلیل داده‌ها، تیم منابع انسانی را قادر می‌سازد تا کارکنان برتر را شناسایی کرده و گزارش کند.هم‌چنین تجزیه تحلیل داده‌ها، پتانسیل سنجش مدیران و بخش‌هایی را دارد که عملکرد ضعیفی دارند و به منابع انسانی اجازه خواهد داد که مداخلاتی را در این بخش‌ها اعمال کند، آموزش‌هایی ارائه دهد و اعضای تیم را برای بهبود عملکرد تشویق کند.منابع انسانی هم‌چنین قادر خواهند بود تا مشارکت کارکنان و اثربخشی برنامه‌های خود را اندازه‌گیری کنند.کاراییحقوق کارکنان معمولا حدود ۸۰ درصد از بودجه‌ی شرکت‌ها را به خود اختصاص می‌دهد و باید از آن به شیوه‌ای درست بهره برد تا نرخ فرسودگی شغلی در کمترین میزان خود باشد. داده‌ها می‌توانند تشخیص دهند که کدام کارکنان براساس رفتارهای‌شان در معرض فرسودگی شغلی و یا در آستانه ترک شرکت هستند و تیم‌های منابع انسانی می‌توانند با ترفیعات، فرصت‌های توسعه و امتیازات گوناگون از این اتفاق جلوگیری کنند.برنامه‌ریزی نیروی کارتجزیه‌تحلیل‌ها به تیم منابع انسانی اجازه می‌دهند تا میانگین نرخ فرسودگی را در بخش‌های مختلف اندازه‌گیری کنند. هم‌چنین درآمد و سهم بازار را در نظر داشته باشند تا به بهینه‌ترین شکل ممکن برای استخدام نیروهای جدید یا جایگزین برنامه‌ریزی کنند.