نکاتی که در هنگام انتخاب نرم افزار CMMS اغلب نادیده گرفته می شود

هنگام مقایسه و ارزیابی نرم افزارهای CMMS علاوه به مشخصات بسیار مهم فنی که باید براساس سطح انتظارات شما و واقعیت موجود نرم افزارها صورت گیرد، یک سری مشخصات سیستمی نرم افزار نیز باید در نظر گرفته شود که تعیین کننده ی شکست و یا موفقیت پروژه های پیاده سازی نرم افزار می شود و اغلب موقع ارزیابی از سوی سازمان نادیده گرفته می شود. بنابراین اگر به دنبال یک نرم افزار خوب برای سازمانتان هستید، موضوعات زیر را نیز در نظر بگیرید:· بلوغ نرم افزار: سازمان ها باید سطح بلوغ نرم افزار را ارزیابی کنند. یعنی ارزیابی کنند که چه مدت از زمان انتشار رسمی نرم افزار می گذرد؟ آیا بتازگی منتشر شده یا حداقل یکسال از زمان انتشارش می گذرد؟ نرم افزارها جهت تعبیه ی قابلیت های جدید، تصحیح باگ ها و تبعیت از استانداردها و فناوری های جدید، مداوما بروزرسانی می شود. بررسی کنید که آخرین بروزرسانی نرم افزار مربوط به چه زمانی است؟ آیا نرم افزار مرتبا بروزرسانی شده است؟ این موارد را برای هر ماژول از نرم افزار بررسی کنید.· قابلیت پیکربندی و سفارشی سازی: قابلیت های پیکربندی شدیدا کار با نرم افزار و پیاده سازی آن را ساده می کند. سازمان ها باید متوجه سطح پیکربندی و سفارشی سازی مورد نیاز جهت برآورده کردن اهداف کسب و کاریشان باشند. در مورد CMMS حداقل انتظار می رود که نرم افزار توانایی سفارشی سازی گردش کارهای سازمان و ایجاد سطح دسترسی برای گروه های مختلف کاربران را داشته باشد.· تبعیت از استانداردها: هنگام مقایسه ی نرم افزارهای مختلف باید توجه داشته باشید که آیا نرم افزارها به طور کلی و هر کدام از ماژول های آن از بطور خاص از استاندارد خاصی تبعیت می کنند یا نه. معمولا یک پیش فرض اشتباه وجود دارد که تمامی نرم افزارهای موجود براساس استاندارد طراحی شده اند اما این موضوع در عمل واقعیت ندارد. خیلی از نرم افزارها براساس سلیقه ی افراد و بازخورد از فرایندهای یک صنعت و یا سازمان خاص طراحی شده اند.· توانایی در برآورد کردن اهداف کلیدی و عوامل بحرانی موفقیت: هر سازمان باید ارزیابی کند که آیا نرم افزار انتخاب شده، تمامی یا بخشی از عوامل بحرانی موفقیت که پیشتر تعریف شده است را برآورده می کند یا نه. سازمان باید نرم افزاری را انتخاب کند که بیش ترین تطابق را با نیازهای کسب و کاری و فنی اش داشته باشد تا این سازمان را با قابلیت های نرم افزار مطابقت دهد. اگر نیاز خاصی توسط نرم افزار برآورده نشود، سازمان باید ریسک بالقوه ی برآورده نشدن آن نیاز را ارزیابی کند، اگر آن الزام برای سازمان بحرانی نباشد، می توان از آن چشم پوشی کرد و یا در برنامه آتی قرار داد.· نوع فناوری: نرم افزارهای CMMS با دو نوع فناوری کلاینت-سرور و مبتنی بر وب موجود هستند. نرم افزار کلاینت سرور مشکلاتی را از قبیل زمان بر بودن نصب نرم افزار، خرابی کلاینت ها، گران بودن و هزینه بر بودن بروزرسانی را دارند. در نرم افزارهای مبتنی بر وب این مشکلات وجود ندارد و در واقع نیازی نیست که نرم افزار بر روی تک تک کلاینت ها نصب شود، نرم افزار روی یک سرور نصب شده و هرکس که بخواهد به نرم افزار دسترسی داشته باشد، کافی است که از مرورگر رایانه خود استفاده کند.· سطح پشتیبانی فنی: سازمان باید سطح پشتیبامی فنی در دسترس را در خلال مدت پیاده سازی نرم افزار و بعد از آن بررسی کند. باید بررسی شود که آیا سازنده ی نرم افزار خود مسئول پشتیبانی از آن است و یا پشتیبانی تنها توسط یک نمایندگی و یا شرکت واسطه انجام می شود. خرید یک نرم افزار اثربخش، اما بدون پشتیبانی (بدون خرید پشتیبانی) آن، محکوم به شکست است.· مقیاس پذیری نرم افزار: قدرت پاسخگویی نرم افزار نسب به افزایش حجم فرایندها (بار کاری) و افزایش تعداد کاربران باید ارزیابی شود. با افزایش ثبت اطلاعات در پایگاه داده، سرعت نرم افزار در پردازش اطلاعات نباید افت کند. نرم افزار همچنین باید قابلیت هندل کردن 2000 کاربر را داشته باشد.· در دسترس بودن مستندات و راهنمای نرم افزار. در مورد راهنمای نرم افزار، در نظر داشته باشید که آیا راهنمای کاملی در مورد تمامی ماژول های نرم افزار موجود است؟ آیا راهنما در نرم افزار تعبیه شده و بروز است؟ آیا نرم افزار برخط است (یعنی کاربر در هر قسمت از نرم افزار که حضور داشته باشد، راهنمایی های همان قسمت نمایش داده می شود)؟ آیا راهنما همراه با تصویر، بصورت گام به گام و با جزئیات است؟امنیت سیستم: سازمان ها باید خصوصیات امنیتی نرم افزار را در تطابق با سیاست ها و الزامات درون سازمانی ارزیابی کنند. غالبا توانایی نرم افزار در هندل کردن (leverage) شاخصه های امنیتی ملی، می تواند مقیاسی خوبی برای امنیت سیستم باشد که دغدغه های امنیتی را کم می کند.· قابلیت دسترسی سیستم: خیلی عجیب است که علی رغم این که مخاطبین نرم افزار CMMS، مهندسان نگهداری و تعمیرات و قابلیت اطمینان هستند اما نرم افزار را معمولا به چشم یک سیستم نمی بینند. سیستمی که مثل تجهیزاتشان موضوع های قابلیت اطمینان و قابلیت دسترسی در آن مطرح است. سازمان باید مشخصات بخصوص نرم افزار را که مستقیما در قابلیت دسترسی سیستم مشارکت دارد و همچنین خرابی هایی را که می تواند باعث از کارافتادگی کامل سیستم شود، شناسایی کند. این ارزیابی باید با توجه به ارزیابی ریسک در دسترس نبودن نرم افزار در خلال ساعات اداری انجام گیرد.· هزینه نرم افزار: جهت تعیین هزینه ی مالکیت یک نرم افزار، سازمان باید موضوعات اصلی مدیریت سیستم را شامل توزیع نرم افزار، پیاده سازی، جمع آوری اطلاعات، ورود اطلاعات، اضافه کردن کاربران، ممیزی سیستم، مشاوره، پشتیبانی، آموزش، گزارش سازی و... را در نظر بگیرد و مبنای مقایسه ی نرم افزارهای مختلف قرار دهد. در هنگام انتخاب نرم افزار باید ریسک خرید نرم افزارهای گران قیمت و شکست در پیاده سازی آن ها نیز در نظر گرفته شود.· صلاحیت ها: صلاحیت کارشناسان فروشنده را ارزیابی کنید. آن ها چه سوابق و تجربیاتی در ارتباط با نگهداری و تعمیرات و CMMS دارند؟ بخاطر داشته باشید که شما می خواهید با افرادی که در این زمینه آگاهی دارند و می توانند در موقع لزوم به شما مشورت دهند، مراوده کنید.در پایان توجه داشته باشید که یک نرم افزار CMMS جنبه های مختلفی برای ارزیابی دارد و جهت ارزیابی نیاز به مشارکت گروه های مختلف سازمانی است و نرم افزار باید از جنبه های مختلف سبک و سنگین شود. معمولا ترکیبی از گروه های فنی، گروه IT و گروه حقوقی و قرارداد، نتیجه ی خوبی را در ارزیابی به عهده دارد. این نکته را بخاطر داشته باشید که هیچ نرم افزار کاملی وجود ندارد، نرم افزار باید بیشترین تطابق را با انتظارات شما داشته باشد اما به شرطی که پیش از ارزیابی نرم افزار، واقعی بودن انتظارات و بحرانی بودن آن ها برای سازمان حتما بررسی و ارزیابی شود.