عبور از کرونا با مدیریت دانش

عبور از کرونا با مدیریت دانش بهارت خوش که فکر دیگرانیعبور سازمان‌ها از بحران ویروس کرونا با مدیریت دانشدر این مقاله چگونگی عبور از کرونا با مدیریت دانش بررسی می‌شود. با همه‌گیر شدن ویروس کرونا، مطالب بسیاری در فضای مجازی درباره شیوع، پیشگیری، مقابله و درمان این بیمار منتشر شده‌ است. از آنجا که ما در گروه مشاور مدیریت دانش دانا، همه چیز را از منظر مدیریت دانش بررسی می‌کنیم، بر آن شدیم تا نحوه کمک مدیریت دانش به سازمان‌ها برای مقابله با ویروس کرونا یا همان CoVID-19 را بیان کنیم. در نتیجه همه‌گیر شدن ویروس کرونا، سازمان‌ها مجبور شدند به دورکاری روی بیاورند، که این موضوع در بسیاری از سازمان‌هایی که آمادگی لازم را برای این تغییر ناگهانی نداشتند، باعث بروز مشکلات متعدد شده است؛ اما عبور سازمان‌ها از بحران ویروس کرونا با مدیریت دانش چگونه میسر است؟دورکاری؛ آخه چجوری!؟کارکنان سازمان‌ها ممکن است نتوانند به سادگی گذشته، به اسناد و اطلاعات مورد نیاز فعالیت‌های کاریشان که در سِروِرهای داخلی ذخیره شده است، دسترسی داشته باشند؛ ممکن است نتوانند پاسخ سوالات خود را با مراجعه حضوری به سایر همکاران بیابند و دیگر جلسات حضوری با حضور مدیران و سایر کارکنان که در بسیاری از موارد، محلی برای تصمیم‌گیری و حل مشکلات و یادگیری بود، عملا وجود خارجی ندارد! اما اصلا جای نگرانی نیست؛ ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانشِ کاربردی برای کمک به سازمان‌ها در مقابله با این چالش‌ها وجود دارد. تیم‌های مدیریت دانش سازمان‌ها باید شیوع ویروس کرونا را به عنوان نقطه عطفی برای ایجاد آگاهی کلیه ارکان سازمان نسبت به مدیریت دانش و ارزش‌های آن، در نظر بگیرند.در ادامه سه روش که تیم‌های مدیریت دانش سازمان‌ها با بکارگیری آنها، می‌توانند به سازمان‌های خود در مواجهه با این ویروس کمک کنند، بیان می‌شود.هماهنگی با شرایط و واقعیات فعلیدر شرایط بحرانی، تیم‌های مدیریت دانش باید اقدامات فعلی خود را متوقف کرده و تعیین کنند که در حال حاضر که بحران ویروس کرونا آمده است، برای برآورده کردن نیازهای سازمان در حوزه مدیریت دانش، چه باید بکنند. سوالات زیر، موضوع اشاره شده را شفاف‌تر می‌کند:آیا تیم‌های مدیریت دانش باید منابع اصلی سازمان اعم از پایگاه‌های دانش را به پلتفرمی با قابلیت دسترسی راحت‌تر منتقل کنند و یا آنها را برای تسهیل در دسترسی، به طریقی دیگر اجرا کنند؟آیا مدیریت دانش می‌تواند تیم‌هایی را که نیاز ناگهانی به همکاری آنلاین و یا برگزاری جلسات مجازی پیدا کرده‌اند، پشتیبانی کند؟آیا باید به کارکنان سازمان، نحوه استفاده از ابزارهای مدیریت دانش و یافتن پاسخ از آن را مجددا یادآوری کرد؟ آیا باید یک عضو تیم مدیریت دانش یا یکی از سفیران دانش که دارای مهارت‌های بالای مدیریت دانش است را به سایر واحدهای سازمان به صورت موقت قرض داد؟اینکه کدام مسیر را طی کنید به سازمان شما و نیازهای دانشی آن بستگی دارد. به عنوان مثال ممکن است متوجه شوید که مدیریت دانش باید بر روی یک حوزه خاص از سازمان که آسیب‌پذیر است یا از قبل تحت تأثیر قرار گرفته است، تمرکز کند؛ یا ممکن است متوجه شوید که مدیریت دانش باید اقداماتی خارج از محدوده و اختیارات معمول خود انجام دهد.به عنوان مثال، هنگامی که در منطقه‌ای مرتبط با "بخش جنوب غربی سازمان مهندسان ارتش آمریكا[1]"، سیل‌‌ آمد، با دفتر مدیریت اضطراری این سازمان، روزانه بیش از 120 تماس گرفته می‌شد! به منظور رفع این معضل، تیم مدیریت دانش، یک سامانه اطلاعاتی (ویکی) که مشتمل بر کلیه اطلاعات مورد نیاز تماس‌گیرندگان بود طراحی و راه‌اندازی کرد و از این طریق میزان تماس را به 6 بار در روز کاهش داد!مناسب‌ترین راهکار مدیریت دانش در شرایط فعلی را انتخاب کنید.مدیریت دانش دارای تکنیک‌ها و ابزارهای متعددی مشتمل بر بیش از 40 مورد است که در شرایط فعلی باید بر تکنیک‌هایی که بیشترین اثربخشی را برای سازمان به همراه دارند پرداخت. در شرایط کنونی، به احتمال زیاد، بهترین راهکارها، بهره‌گیری از تکنیک انجمن‌های خبرگی و شبکه اجتماعی سازمانی خواهند بود. همچنین تیم‌های مدیریت دانش از طریق سفیران دانش سازمان، باید چرایی و چگونگی بهره‌گیری از این منابع دانشی را به کلیه کارکنان بیاموزند و یا یادآوری کنند.مثال‌هایی از چگونگی بهره‌گیری از منابع دانشیبه کارکنان یادآوری کنید که قبل از ارسال ایمیل یا تماس با همکاران، به دنبال پاسخ سوال خود در گروه‌های مجازی و جستجو در شبکه اجتماعی سازمانی باشند و چنانچه پاسخی مناسب در دسترس نبود، اقدام به مطرح کردن سؤال خود در سامانه‌های نرم افزاری مرتبط کنند تا دیگران از این پرسش و پاسخ مطلع شوند و موضوع مطرح شده، مورد استفاده مجدد قرار بگیرد.بایدها و نبایدهای استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی را برای کارکنان تشریح کنید. این شبکه‌ها در هر سازمان، هدفِ مختص به خود را دارند و کارکنان باید بدانند که در چه زمان و کجا از آن بهره ببرند و همچنین تفاوت آن را با سایر ابزارها مانند ابزارهای مدیریت پروژه، گروه‌های تعاملی و ویکی‌ها را بدانند.به کارشناسان سازمان اطلاع دهید که ممکن است در این برهه، هجمه بالایی از سؤالات را تجربه کنند. برای آنان توضیح دهید که پاسخگویی به سؤالات در شبکه های اجتماعی و گروه‌های تعاملی، در دسترس بودن در این شبکه‌ها و اطمینان از اینکه محتوای آنها به راحتی در دسترس و به روز است، از هر زمان دیگری اهمیت بیشتری دارد. ( همچنین باید تأکید کنید که مدیریت دانش به طور کامل از آنان پشتیبانی خواهد کرد.)دوباره به کارکنان بیاموزید که چگونه جستجو کنند. اغلب کارکنان گمان می‌کنند چون می‌توانند از Google استفاده کنند، نحوه استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی را هم می‌دانند، در صورتی که تفاوت‌های زیادی بین این دو ابزار وجود دارد. تکنیک‌های جستجوی مؤثر را به آنان یادآوری کنید و در صورت امکان، این آموزش را در قالب‌های مختلف ارائه دهید (به عنوان مثال، از طریق وبینار یا هر ابزار دیگری).نقش تیم مدیریت دانش در حل مسائل جدید سازمان‌هابه صورت کلی تیم‌های مدیریت دانش یک گوش که دارند هیچ، چنتای دیگر هم باید قرض بگیرند و حواسشان را شش‌دُنگ جمع کنند تا برای مسائل جدیدی که در سازمان پیش می‌آید، ابزارهای مدیریت دانش مناسب را انتخاب و اجرا کنند. به عنوان مثال اگر می‌شنوید که یک تیم به طور ناگهانی مورد حمله ایمیل قرار گرفته است، به آنها یادآوری کنید که می‌توانند بدون ایجاد سیل ایمیل در صندوق ورودی یکدیگر، از شبکه اجتماعی سازمانی برای همکاری استفاده کنند!شبکه‌های خود را فرا بخوانید.اکنون زمان آن رسیده است تا شبکه‌های داخلی و خارجی خود را فرا بخوانید. اعضای تیم مدیریت دانش، سفیران دانش یا نمایندگان مدیریت دانش واحدهای سازمان، دانشکاران برتر، مدیران حامی و متولیان مدیریت دانش سایر سازمان‌ها، می‌توانند راهنمایی‌های ارزشمندی را در این زمینه ارائه دهند. اکنون بیش از هر زمان دیگری، تیم‌های مدیریت دانش برای دریافت تجارب و نقطه نظرات در مورد نیازهای دانش خاص این شرایط، به شبکه های داخلی و خارجی خود نیاز دارند. همچنین تعداد قابل توجهی از سازمان‌ها وجود دارند که قبلاً به صورت دورکاری فعالیت‌هایشان را آنجا می دادند و ارتباط با آنها و بهره‌گیری از تجارب مثبت و منفی آنان می‌تواند نگرش خوبی در مورد چگونگی همکاری موثر کارکنان از طریق ابزارهای مجازی به تیم‌های مدیریت دانش منتقل کند.بهارت خوش که فکر دیگرانیاین مهمان ناخوانده و بحران ویروس کرونا، نباید می‌آمد، ولی آمد! حال فکر کردن به چراها، دردی دوا نمی‌کند و باید به چگونگی‌ها پرداخت. بنابراین به کلیه متولیان مدیریت دانش در سازمان‌ها و همه کسانی که به طریقی به صورت مستقیم یا غیر مستقیم با مسئولیت‌های مدیریت دانش در سازمان خود مرتبط هستند، پیشنهاد می‌کنیم که این موارد را به صورت عملیاتی بکار بگیرند. همچنین امروز روزی است که کلیه سازمان‌هایی که تجارب موفقی در عبور از بحران‌های مشابه دارند، آن را در طَبَق اخلاص به سازمان‌های دیگر عرضه کنند که طریقت به جز خدمت خلق نیست! به قول فریدون مشیری:سحر دیدم درخت ارغوانیکشیده سر به بام خسته جانیبه گوش ارغوان، آهسته گفتمبهارت خوش که فکر دیگرانیمطمئنا در کنار هم و با یاری هم از این بحران نیز عبور می‌کنیم. در انتها لازم میدانم از خانم Mercy Harper که این مطلب اقتباسی از مقاله ایشان بود، تشکر کنم.برای مطالعه مطالب تخصصی مدیریت دانش گروه مشاوره مدیریت داش دانا را دنبال کنید.صفحه گروه مشاور مدیریت دانش دانا در لینکدینمنبع:How KM Can Help Organizations Cope with Covid-19 Disruption / Mercy Harper/ Mar 12, 2020پانوشت:[1] The United States Army Corps of Engineers Southwestern Division#مدیریت_دانش # ساسان رستم نژاد #گروه_مشاوره_مدیریت_دانش_دانا #مشاوره_مدیریت_دانش #مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاوره_مدیریت_دانش #پیاده_سازی_مدیریت_دانش #استقرار_مدیریت_دانش #آموزش_مدیریت_دانش # موفقیت در پیاده سازی مدیریت دانش # عبور از کرونا با مدیریت دانش # نرم افزار مدیریت دانش# گروه مشاور مدیریت دانش دانا