مسیر حرفه ای شدن سرپرستان فروش  در صنعت پخش- فصل اول

پیش نویس فصل اول در این پیش نویس می خوانیم که ........(+)قرار بود که این نوشته ها تبدیل به یک کتاب در زمینه آموزش سرپرستان فروش گردد؛ اما به دلایلی تصمیم گرفتم که به صورت فصل های جداگانه در ویرگول منتشر کنم و البته در سایت حسن کشاورز می توانید به دست های نوشت های بیشتری در این زمینه حوزه منابع انسانی و نقشه راه سرپرستان حرفه ای مطالعه بیشتری را داشته باشید. هدف از این نوشته ها آشنایی سرپرستان در صنعت پخش کشور با وظایف عمومی و تخصصی است. که البته سعی شده است که این وظایف منطبق بر فرایند های عملیاتی صنعت پخش کشور باشد.در این روایت داستان پسری به نام احمد است که به عنوان سرپرست فروش در یک شرکت پخش محصولات تند فروش مشغول به فعالیت است؛ که اتفاقاتی جالبی در مسیر یادگیری مهارت های می افتد.احمد صبح با صدای زنگ موبایل اش از خواب بلند شد، هنوز هوا تاریک بود و آخرین پیامی که دیشب دریافت کرده بود از یک فروشنده ها مسیر اصلی شهر بود که نوشته بود امروز نمی تواند به دلیل مریضی فرزندش به سرکار بیاید، این دغدغه از دیشب فکر او را مشغول کرده بود، تقریبا ساعت ۶.۳۰ صبح وارد شرکت شد.سریع به سمت انبار های بارگیری کالا رفت، تا از وضعیت بارگیری ناوگان ها مطئمن شود، در همین حین بود که آقای سعیدی مدیر انبار ها احمد را صدا کرد، ولی احمد عجله داشت ولی مجبور شد؛ که به طرف آقای سعیدی برود احتمالا کار مهمی داشت.آقای سعیدی از دیر آمدن راننده ها گلایه مند بود و از اینکه چندین محصول در انبار نزدیک تاریخ انقضاء است و باید برای آن فکری بکنند..... ادامه داستان از پیش فصل یک (+) می توانید مطالعه نماید.سرپرست فروش: منظور فردی است که در یک سازمان پخش و توزیع کالا سرپرستی تیم فروش را بر عهده دارد. در برخی از شرکت های به نام مدیر فروش و در برخی از شرکت ها از کارشناس فروش و در برخی از شرکت ها از سرپرست فروش از آن یاد می شود. ریشه کلمه سرپرستی با واژه مسئولیت و هدایت عجین است.در فرهنگ آمریکایی از سرپرست به عنوان پیشرو نام برده میشود. از نظر لغوی در زبان انگلیسی سرپرست از دو واژه بزرگ گسترده بینایی یا قدرت تصور تشکیل شده است.فصل اول – مسیر حرفه ای شدن سرپرست فروشچراحرفه ای شدن به عنوان یک دغدغه در مسیر شغلی مهم است، در شرکت های پخش کالا عموما مسیر ارتقا شغلی سرپرست فروش از شغل فروشندگی شروع می شود و بعد از کسب تجربه و دانش لازم سازمان؛ فرد را در مسیر سرپرستی تیم فروش ارتقاء می یابد، در این مسیر پر از پیچ و خم با کسب تجربه؛ مهارت ودانش لازم به سمت مدیر فروش ارتقاء می یابد.اگر فردی نتواند که در این مسیر به صورت حرفه ای رشد کند و فقط به تجربه و سابقه خود اکتفا نماید، نمی تواند در زمانی که مسئولیتی را بر عهده می گیرد، از موفقیت خوبی برخودار شود.برای حرفه ای شدن در این مسیر نیازمند کسب دانش، مهارت، تجربه و آزمون یافته ها و دانسته ها هستیم.انجام تمرین و گرفتن بازخورد و اصلاح عملکرد رمز موفقیت در این مسیر است.سرپرست فروش کیست؟سرپرست فروش، در سازمان های پخش و توزیع کالا مسئول هدایت تیم فروش در تحقق اهداف سازمانی است؛ که برای کسب موفقیت در این مسیر نیازمند مهارتهای از قیبل برنامه ریزی فروش، هدف گذاری در فروش، مسیربندی، مذاکره سازمانی، تیمی، فردی است.سطوح مدیریت در شرکت های پخش شامل مدیران عالی- مدیران میانی- مدیران عملیاتی(سرپرست فروش) می باشد. در برخی از شرکت های پخش به عنوان مدیرفروش و یا رئیس فروش و یا سرپرست فروش نامیده می شوند.که بستگی به ساختار و اندازه شرکت دارد.خصوصیات فردی – روانی و حرفه ای یک سرپرست فروش چیست؟یکی از کارهای مهم یک سرپرست فروش، مدیریت تیم فروش است. خصوصیت فردی و روانی یک سرپرست فروش باید ویژگی های از قبیل هدفمند بودن، روحیه کار تیمی، انتقاد پذیری، مثبت اندیشی، رابطه گرای را در او تقویت کند، به طور مثال در زمانهای رکود فروش که فشار برای افزایش فروش از طرف سازمان وجود دارد، اگر از روحیه کارتیمی برخودار نباشد، و فشار فروش را یک طرفه به نیروهای فروش انتقال دهد، تیم فروش به مرور دچار فرسایش رابطه با سرپرست فروش می شوند و بعد از مدتی تنش؛ چالش و تعارض آنقدر بالا می گیرید، که نمی توان تعادل رفتاری بین خواسته و انتظارات را در تیم ایجاد کرد، به ناچار در اثر این فشار سرپرست فروش یا فروشندگان حرفه ای و کارآمد از سازمان خارج می شوند.برخی از مهمترین ویژگیهای رفتاری یک سرپرست فروش شامل:1-عاشق کارش است 2- متعهد و متخصص است ۲-علاقه به خدمت به دیگران۳-آشنایی با قوانین و تکنیکهای فروش۴-مهارتهای ارتباطی(این ویژگی در فروشندگی بسیار مهم است) ۵-توانمندیهای رفتاری و صفات شخصیتی۶-تفکر استراتژیک۷-پشتکار8-عدالت 9-توانایی تفویض اختیار 10-علاقه به شغل 11-نگرش مثبت12- خلاقیت و نوآوری ۱۳-تحمل تضاد ۱۴- قبول ابهام -۱۵ ایجاد نظام مشارکت جو ۱۶- تصمیم گیری و حل مساله به خوبی میداند.مهارتهای سرپرست فروش :ماهر کسی است علاوه بر داشتن دانش توانایی انجام کار هم داشته باشد که ما از او به عنوان چیره‌دست یا استاد کار هم یاد می کنیم. هر چه فرد تمرین بیشتری داشته باشد فرد ماهر تری هم میشود در سازمان های پخش و توزیع مهارت های فردی زیادی است که در حوزه سرپرستی به آن میتوان اشاره کرد ازجملهمهارتهای برنامه ریزی در فروش، مهارت مذاکره سازمانی و لابی گری سازمانی، مهارت مسیر بندی فروش و مهارت های ارتباط با مشتریان شاکی و متقاعد سازی در فروش،یک سرپرست فروش به دلیل شرح شغل و مسئولیت کاری هر روز با این حوزه ها سرو کار دارد بنابراین یادگیری این حوزه ها در توسعه مهارتهای فردی بسیار اهیمت دارد و توصیه میگردد.از این مهارتها به دلیل اهمیت گاهی به عنوان اصول سرپرستی هم یاد می گردد که در مطالب بعدی مفصل به همراه مصداق های آن توضیح مبسوط تری خواهیم داد.سرپرست موفق باید در چه زمینه‌هایی دانش داشته باشد؟۱-دانش شرکتسازمان شناسی از اهیمت ویژه ای برخودار است زیرا ما با اهداف استراتژیک و مزیت رقابتی و چشم انداز شرکت آشنا می شویم و این مسئله علاوه بر ایجاد حس اعتماد به نفس باعث ایجاد آگاهی بیشتری نسبت به فرایند های سازمانی می شود. یک سرپرست فروش باید بتواند به سوالات ذیل پاسخ دهد.۱-چشم انداز و ماموریت سازمان چیست؟2- سازمان چه فعالیت های را انجام میدهد و چه محصولاتی رو عرضه می کند؟۳-سازمان در چه بازارهای فعالیت می کند و به کدام مشتریان خدمت رسانی میکند؟۴-جایگاه سازمان در بازار در مقایسه با سایر رقبا کجاست؟۵-فرایندهای سازمانی از لحظه تامین کالا تا فروش محصول چیست؟۶- نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان من کدام است؟ استراتژی سازمان در بازار چیست؟۲-دانش صنعت:به این معنی که سازمان من در کدام صنایع طبقه بندی می شود و بزرگترین رقبا در این صنایع چه کسانی هستند و چگونه به این جایگاه رسیده اند و من می توانم چه چیزی از آنها یاد بگیرمبرخی از طبقه بندیها در صنایع شامل صنایع غذایی، دارویی، شوینده، پوشاک، لوزام یدکی و ....و به سوالاتی از این قبیل بتواند پساخ دهد:۱-اندازه بازار این صنعت چقدر است؟۲-ویژگی مهم این صنعت چیست؟۳-مشتریان این صنعت چه کسانی هستند؟۴-چه کسانی در این صنعت فعالیت می کنند؟رقبای ماچه برند های هستند؟۳-دانش محصول:دانش محصول شناسی یعنی شناخت کافی از ماده اولیه که محصول ما با آن ساخته می شود و تبدیل به محصول نهایی می گردد و همچنین شناخت نحوه تولید و فرایند های تولید؛ مزایا و و نقاط قوت محصول نهایی در بازار با محصول مشابه رقبا کمک بسیاری شناخت محصولات در مذاکره فروش و متقاعد سازی مشتریان می نماید.سرپرست فروش با پاسخ به سوالات ذیل میتواند میزان تسلط خود را بر این موضوع آزمایش نماید.سوالاتی از قبیل :۱-محصولات ما از چه ماده اولیه تشکیل شده است؟۲- فرایند تولید محصول شامل چه فرایندهای می شود؟۳- انواع محصولات کدام هستند و چه خصوصیات ارگانولپیتیکی (طعم و مزه) دارند؟۴-محصولات در چه بسته بندی های موجود است؟۵- مزیت و ویژگی مهم محصول ما چیست؟۶-نحوه قیمت گذاری ما چگونه است و چه مزیت رقابتی کیفیتی یا قیمتی برای مشتری دارد؟۴-دانش مربوط به خدمات محصول :ما در بازار به مشتریانمان چه نوع خدماتی به همراه محصول ارایه می کنیم، آیا محصولات ما از تضمین کیفیت لازم و یا گارانتی برخوردار است، اگر مشتری از محصول شاکی بود چه خدماتی به او می دهیم.شرکت ها پخش در بازار و نوع مشتری خدمات متفاوتی از قبیل گارانتی کردن محصول ازنظر فروش؛ ارایه تخفیف پلکانی فروش؛ ارایه تبلیغات به همراه فروش و قرعه کشی و...انجام میدهند و با ارایه این خدمات سعی در متمایز کردن خود در بازار دارند.سرپرست فروش با پرسیدن سوالاتی در این زمینه می تواند میزان تسلط خود را به این دانش تکیمل نماید:۱-گارانتی محصول چگونه است؟۲-جوایزی محصولی به چه شکل است؟۳-محصول چگونه و چه وقت به دست مشتری می رسد؟۴-چگونه و در چه شرایطی مشتری می تواند محصول ما را عودت دهد؟۵-دانش در خصوص مشتری:امروز سازمان ها با استفاده از فناوری های چون یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی بر بستر دیجیتال سعی در شناخت هر چه بیشتر خصوصیات مشتریان از قبیل ویژگی رفتاری و شخصیتی را دارند.به طوریکه با استفاده از بستر های دیجیتال امروز و فناوری روز می تواند بهترین ساعت سفارش گیری مشتری را بسنجند و بهترین محصولاتی که مورد نیاز او را تامین کنند. علاوه بر این استفاده از اپلیکیشن های خرید توانسته است که در شناخت دانش مشتری کمک زیادی به شرکت ها توزیع کالا نماید(به طور مثال میتواند از شرکت دیجی کالا نام برد که به راحتی می تواند ویژگی های رفتاری مشتریانی که از او خرید می کنند را بیان کند و حتی پیشنهاداتی به جهت خرید بیشتر به مشتری بدهد.سوالاتی که میتوان در این حوزه بپرسیم ؟۱-مشتریان ما چه کسانی هستند؟۲-خصوصیات مشتریان من در رابطه با خدمات ومحصولاتم چیست؟۳-بیشترین شکایت مشتریان از چه خدماتی است؟۴-مشتریان سازمان من از نظر ویژگی های فردی، درآمدی، جنسیتی، فرهنگی و قومی به چند دسته تقسیم بندی می شوند؟۵-مشتریان من به کدامیک از محصولات من تمایل بیشتری دارند و چرا؟۶-بهترین راه وفادار سازی مشتریان من چه کسانی هستند؟۶-دانش در خصوص رقبا:بیشتر یادگیری ما در بازار از رقبا است، اگر ما رقبای خود را خوب شناسایی نکنیم در بلند مدت نمی توانیم در بازار دوام بیاوریم. ما در بازار با دو نوع رقیب کار می کنیم:1- رقیب مستقیم2- رقیب غیر مستقیماما برخی از رقبا مستقیم هستند مثلا در صنعت شرکت غذایی لبنیات صنعت محصولات نوشیدنی مثل نوشابه و دلستر و آبمیوه به عنوان رقبای غیر مستقیم بر روی فروش شرکت تاثیر می گذارند یعنی اگر تفاوت قیمت محصول دوغ و نوشابه بسیار زیاد باشد مصرف کننده مختاراست از میان نوشیدنی ها دوغ یا نوشابه یا آب میوه را به اقتضای نیاز و تقاضا و قدرت خرید خود انتخاب نماید.در رقابت مستقیم، شرکت غذایی لبنی آلفا با شرکت لبنی بتا از نظر محصولات، بسته بندی، قیمت، توزیع، برند با هم در بازار به صورت مستقیم رقابت می کنند.سوالاتی که سرپرست فروش می تواند در زمینه رقبا از خود سوال کند:۱-رقبای مستقیم و غیر مستقیم من چه کسانی هستند؟۲-رقبای من چه محصولاتی را با چه قمیتی و با چه بسته بندی عرضه می کنند؟۳- مزیت رقابتی من نسبت به رقبا چیست؟۴-رقبای من در کدام بازار فعالیت می کنند و چند درصد از مشتریان را پوشش می هند؟۵-مشتریان من چه میزان از رقبای من خرید می کنند؟۶- سهم بازار مشتریان من چقدر است؟۷- چرا باید مشتری از شما خرید کند و محصول رقیب شما را نخرد؟۸- مشتریان، غیر از شما، خدمت و محصول مورد نیاز خود را از چه شرکت‌هایی تامین می‌کنند؟۹- اگر مشتری تصمیم بگیرند با شما کار نکنند یا از شما خرید نکنند، احتمالاً چه فرد یا سازمانی را به عنوان جایگزین شما انتخاب خواهند کرد؟و سوالات زیادی که در حوزه رقبا شناسی در بازار می توان از خودمان بکنیم . اما هدف اصلی از رقبا شناسی در واقع شناسایی تکنیک ها فروش آنها و همچنین کشف نقاط ضعف آنها جهت اجرای برنامه بهتری برای فروش محصولات سازمان است.۷-دانش در خصوص تکنولوژی مورد استفاده در ساخت محصول :سرپرست فروش از تکنولوژی ساخت محصولاتی که عرضه می شود آگاه باشد، این هم علاوه بر آشنایی با فرایند تولید محصول به متقاعد سازی مشتریان می تواند کمک شایانی نماید زیرا برخی از محصولات که با تکنولوژی روز تولید می شوند از کیفیت و قیمت بالاتری نسبت به نمونه مشابه در بازار برخودار هستند. با توجه به ظهور فناوری های جدید مثل هوش مصنوعی و بلاکچین نرخ سرعت تغییر تکنولوژی با سرعت بیشتری در حال تغییر است.سوالاتی در این زمینه که میتوان پرسید؟1-سازمان ما در ساخت محصولات مان از چه تکنولوژی استفاده میکنم؟۲-تکنولوژی تولید در مجموعه‌ی ما چه ضعف‌ها و برتری‌هایی نسبت به رقبا ایجاد می کند؟وظایف سرپرست فروش در شرکت پخش چبیست؟شغل سرپرست فروش جزء مشاغلی چند وظیفه ای است، یعنی همزمان باید نقش های متفاوتی را اجرا نماید.به طور مثال از یک طرف باید بتواند با مدیران ارشد سازمان یا مدیر بالا دستی در خصوص مسائل و مشکلات بازار مذاکره نماید و از طرفی هدایت تیم فروش را بر عهده بگیرد با مشتریان شاکی ارتباط برقرار نمایند و بتواند این حلقه پیوند بین مشتری و سازمان را حفظ نماید.مهمترین وظایف یک سرپرست فروش در سازمان شامل برنامه ریزی فروش، مسیر بندی فروش، آموزش و جذب فروشنده، سرپرستی تیم فروش، ره گیری و پیگیری روند فروش، حل چالش های بین فروشندگان و مشتریان، ارتباط و مذاکره با واحد های درگیر در عملیات فروش شامل واحدهای مالی، انبار، خدمات مشتریان و از همه مهمتر مدیریت ارشد سازمان است.برخی از مهمترین وظایف یک فروشنده :۱-انجام برنامه ریزی فروش در مناطق توزیع.۲-پیگیری امور فروش شامل اهداف فروش، درصد پوشش، افزایش ضریب محصول درمنطقه فروش.۳-مذاکره با مشتریان و رفع مسائل و مشکلات با سازمان.۴- ارائه برنامه فروش به فروشندگان و پایش عملکرد آنها.۵- تهیه گزارش از وضعیت بازار به صورت کمی و کیفی و ارایه ان به مقام بالاتر.۶-بررسی رضایت سنجی از وضعیت توزیع و فروشندگان از بازار.۷- بررسی رقبا در سطح بازار و گرد آوری اطلاعات اولیه از آنها.۸-برگزاری جلسات باتیم فروش و پایش عملکرد انه.ا۹- آموزش فروشندگان و موزعین در مسیر توزیع و هدایت آنها در جهت تحقق اهداف شرکت.۱۰- برگزاری آزمون فروش از فروشندگان و تعیین نقاط ضعف و آموزش مجدد.۱۱- انجام امور محوله از طرف مدیر بالا دستی از قیبل شرکت در جلسات فروش، ارائه گزارشات و ارائه راهکارهای فروش.اصول سرپرستی در شرکت پخش چست؟ با ذکر مثال برای هر اصلاصول سرپرستی فروش شامل ۵ اصل مهم که جزء ارکان اصلی پست سرپرست فروش در سازمان های پخش می باشد شامل (برنامه ریزی، سازمان دهی، هدایت، کنترل، نظارت) است. 1-برنامه ریزی:تعریف برنامه ریزی (تصمیم گیری برای انجام فعالیتها) و روش اجرایی برنامه های عملیاتی برای محقق نمودن اهداف استراتژیک شرکت است. برنامه ریزی اصول اولیه انجام کارها است که در حوزه وظایف سرپرستان فروش می توان به برنامه ریزی بودجه بندی، مسیر یابی، تنوع و میزان فروش هر گروه کالایی در سبد عرضه، زمان عرضه و اهداف فروش اشاره کرد.مهمترین برنامه ریزی در شرکت پخش و توزبع شامل بودجه‌بندی فروش است که می توان برای انجام این هدف ازنرم‌افزارهای برنامه‌ریزی شامل نرم‌افزار کنترل پروژه، نرم‌افزار کنترل عملیات، نرم‌افزارهای ظرفیت سنجی و تصمیم‌گیری و … از قبیل Microsoft Excel ، spss ،GAMS ،Expert Choice ، Microsoft Project، استفاده نمود.سرپرست فروش علاوه بر دانش برنامه ریزی باید با حداقل با نرم افزار اکسل و ورد و پاور پونت آشنایی داشته باشد که بتواند حداقل کارها و برنامه های خود را انجام دهد، البته اکثر سازمان های بزرگ با اجرای برنامه های هوش مصنوعی و تهیه داشبود های اطلاعاتی این نیاز را به بهترین نحو پاسخ داده اند اما شرکتهای متوسط وکوچک که هنوز زیر ساخت های اطلاعاتی کاملی را ندارند سرپرست فروش برای انجام برخی از وظایفبا نرم افزار اصلی برنامه ریزی آشنا باشد.برخی از اصول اولیه برنامه ریزی ومصداق های آن شامل:تقسیم بندی برنامه ریزی از نظر مدت زمان اجرا:1-کوتاه مدت(هدف گذاری روزانه)2-میان مدت(افزایش سطر فاکتور )3-بلند مدت(افزایش ریال سبد و تناژ سبد- کاهش ضایعات) منظور از سبد در واقع به ترکیبی از محصولاتی که می فروشد می گویند.تقسم بندی برنامه ریزی از نظر شاخص های قابل اندازه گیری1-شاخص کمی (شاخصی است که توان مقایسه با دوره قبل به صورت اعداد عینی دارد)2-شاخص کیفی( شاخصی است که انتزاعی است و بنا بر برداشت شخصی وذهنی قابل محاسبه است)برخی از مصداق های برنامه ریزی در شرکت‌های پخش مواد غذایی:۱- برنامه‌ریزی هدف‌گذاری مسیرها ازنظر شاخص‌های ریالی ، تناژی، بسته در واحد۲- برنامه‌ریزی دوره ویزیت مسیر شامل تعداد مغازه در هر مسیر و تعداد مسیر برای هر نفر۳- برنامه‌ریزی مسیر برای ناوگان‌های توزیع با توجه به نوع ظرفیت ناوگان و مسافت موردنظر۴- برنامه‌ریزی کانال‌های توزیعی و چگونگی توزیع محصولات اولویت‌بندی توزیع۵- برنامه‌ریزی ساعت بارگیری و تخلیه انبارها و ناوگان‌ها با توجه به ترافیک کار توزیعی۶- برنامه‌ریزی نحوه پایش روزانه و هفتگی و ماهیانه تیم فروش و گزارش‌ها روزانه2-سازماندهی:نحوه تخصیص منابع به انجام کارها که با دو واژه ( زمان سنجی و کار سنجی) عجین شده است.سرپرستان فروش برای اجرای برنامه های عملیاتی باید با توجه به منابع محدود بتواند اهداف خود را محقق کنند و از ایجاد بی نظمی و هرج و مرج در مدیریت عملیات تا حدامکان جلوگیری نمایند.سازمان دهی موجب کاهش دوباره کاری ها و کاهش اتلاف انرژی؛ زمان و هزینه می گردد، اینکه هر فرد دقیقا بداند که چه خروجی باید داشته باشد؛ نیاز به سازمان دهی برنامه ها دارد به طور مثال یک سرپرست فروش باید زمان خروج فروشنده از سازمان و زمان ارسال فاکتور ها را سازمان دهی نماید.برخی از مصداق های سازمان دهی در شرکت‌های پخش مواد غذایی۱- سازمان‌دهی مسیرهای توزیعی برای گرفتن سفارش بر اساس مسافت، تور ویزیت،‌ تعداد ناوگان، ظرفیت ناوگان .۲- سازمان‌دهی نحوه چیدمان مسیر توزیعی به‌نحوی‌که بر اساس کمترین مسافت تا مقصدرا طی نماید.۳- سازمان‌دهی محصولات کند فروش در سبد عرضه۴- سازمان‌دهی چینش تیم فروش به‌نحوی‌که تمام‌مسیرها پوشش داده شوند.۵- سازمان دهی تیم فروش به نحوی که هر فروشنده دقیقا از میران اهداف روزانه خود و درصد تحقق روزانه باخبر و بتواند در حین وضعیت یک برنامه ریزی برای تحقق آن انجام دهد.۳-هدایت :هدایت یکی از وظایف مهم در سرپرستی می باشد، که با دو واژه (راهنمایی و متقاعد سازی )عجین شده است. برای هدایت کردن افراد نیازمند شناخت از انگیزه ها و ارزش ها و باور ها و نگرش در منابع انسانی هستیم. هدایت در سرپرستی باید با مهارتهای مذاکره همراه باشد زیرا سرپرستی که مهارت گفتگو در شرایط سخت را ندارد و سعی می کند با عصبانیت و پرخاشگری با حالت دستوری با دیگران صحبت کند در دراز مدت دچار پریشان احوالی می گردد و هم خود وهم تیم فروش را مستهلک می نماید. در برخی از سازمانها به اشتباه ارشدیت را با میزان سابقه اشتباه می گیرند و این مسئله باعث می شود که هر روز در سازمان شاهد تعارض و تنش های غیر سازنده باشیم.هدایت تیم فروش در واقع اخذ سیاست‌هایی است، که یک سرپرست برای ایجاد انگیزه، شور و شوق و همچنین رفع تعارضات در تیم فروش استفاده می‌کند.بارها پیش‌آمده است که بین اعضای گروه فروش تعارض ایجاد شده است و یا تیم فروش به علت مشکلات در مسیر توزیعی از قبیل درگیری با مشتری و یا عامل توزیع و یا بدحساب بودن مشتری دچار دلسردی و یاس شده که وظیفه سرپرست فروش در واقع راهنمایی و حل مسائل است تا تیم فروش بتواند کار خود را به نحو احسن انجام دهد.مصداق‌های هدایت تیم فروش در شرکت‌های پخش مواد غذایی:۱- کمک به توسعه مهارت‌های شخصی فروشندگان جهت تحقق اهداف.۲- دادن بازخورد عملکرد به فروشنده در جلسات روزانه و هفتگی با هدف کاهش نقاط ضعف و افزایش نقاط قوت درفروش.۳- کمک به تحلیل آماری فروشنده، برای آشنایی با روند فروش و همچنین نحوه محاسبه پورسانت به‌ نحوی‌که فروشنده بتواند فروش خود را هوشمندانه‌تر مدیریت نماید.۴- برگزاری جلسات توجیهی برای محصولات تأکیدی که شامل محصول جدید و یا اولویت‌دار هستند.۵-راهنمایی فروشندگان در امر فروش و در اختیار دادن تجارب خود به نحوی که فروشندگان بتواند از فروش موثری برخوردار باشند.برای اینکه سرپرستان فروش در وظیفه هدایت تیم فروش موفق باشند، نیاز به آگاهی کامل و تسلط بر کلیه فرایندهای توزیع و پخش دارند از مسائل و مشکلات شرکت در بازار باخبر باشند و راه حلی که ارائه می دهند واقعا حل کننده مسایل باشند نه فقط یک توجیه ساده یا سطحی که درنهایت کمکی به حل مسائل نمی کند.۴-کنترل :کنترل فرایندی است برای حصول اطمینان از این که عملیات یا اقدامات واقعی با عملیات پیش بینی شده و برنامه ریزی شده همانند است.به عبارت دیگر کنترل, فرایندی است که از طریق آن عملیات انجام شده با فعالیت های برنامه ریزی شده تطبیق داده می شوند.مراحل کنترلکنترل شامل چهار مرحله اساسی به شرح ذیل می باشد:1- تعیین استاندارد یا شاخص عملکرد2- سنجش عملکرد در برابر استاندارد3- تشخیص انحرافات4-اقدام اصلاحیانواع کنترل1- کنترل آینده نگر یا قبل از انجام عملیات2- کنترل زمان وقوع یا در حین انجام عملیات3-کنترل گذشته نگر یا بعد از انجام عملیاتمصداق‌های کنترل تیم فروش در شرکت پخش مواد غذایی۱- کنترل فروش روزانه محصولات استراتژیک برای شرکت۲- گزارش‌ها روزانه و هفتگی از روند موجود۳- شاخص‌های فروش و درصد پوشش۴- کنترل شاخص ضایعات مسیر توزیعی۵- کنترل میزان مطالبات فروشنده در بازار به تفکیک مشتری و دوره وصول مطالباتسرپرستی که با مهارت‌ها و توانایی توانسته است هم مشروعیت و هم مقبولیت لازم را در تیم فروش کسب نماید؛ درواقع در این مرحله به‌جای دستور دادن و امرونهی کردن باید با چهره کاریزمای سرپرست فروش بتواند به تیم فروش خود قوت قلب داده و مسائل را با کمترین چالش حل نماید.یکی از چالش های ارتباطی از نوع چالش کنترل است، گاها این مسئله برای یک سرپرست پیش می آید که کنترل را در حد میزان تحقق اهداف فروش می داند و از سایر مسائلی شامل کنترل رفتاری، کنترل انظباط اداری، کنترل وضعیت ظاهری و نحوه برخورد با مشتری غافل می شود. بسیار فروشندگان با سابقه ای را دیده ام که به دلیل داشتن سابقه بیشتر با مشتریان خارج از حد عرف شوخی و مزاح میکند و مشتریان از این رفتار می رنجند و در طولانی مدت خرید خود را کم می کنند.5- نظارتواژه نظارت: عمل ناظر و مقام او؛ مراقبت در اجرای امری.است (فرهنگ عمید)این واژه در فرهنگ عامه یعنی پاییدن، وارسی، بازبینی است.سرپرستان فروش با استفاده از مهارتهای ارتباطی این مسئولیت را بر عهده می گیرند. با توجه به اینکه مهمترین منابع در سازمان پخش منابع انسانی هستند، و در هر مرحله از کار احتمال اشتباه چه به صورت عمدی یا صورت سهوی وجود دارد و هر چقدر فرایند ها شفاف تر باشند امکان نظارت بهتر وجود دارد.تشریح دقیق مسئولیت ها وانتظارات و چارچوب ها کاری و رفتاری در خصوص منابع انسانی می تواند امر نظارت را تسهیل نماید.راه های تقویت مهارت نظارت:۱-مطالعه بر روی روش های وفرایند های جاری سازمان.۲-شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان در فرایندهای جاری.۳- اصلاح فرایند های جاری سازمان به نحوی که ابهام در انجام امور به حداقل برسد.۴- برگزاری جلسات مداوم با فروشندگان و بیان انتظارات و اهداف سازمان و بررسی نقاط ضعف.۵- ارائه کارنامه عملکرد فروش و شفاف سازی امتیازات به افراد.۶- مشارکت دادن فروشندگان در طراحی مجدد فرایند ها کاری .۷- برخورد قاطع با افراد سوء استفاده گر و اخلال گر در سازمان.۸-تشویق فروشندگان موفق و سرلوحه قرار دادن آنها به جهت ایجاد الگوی برای یادگیری سازمانی.امام علی(ع) در عهد نامه مالک اشتر چنین می آموزد؛ مبادا که نیکوکار و بدکار در نزد تو یکسان باشند,که آن,رغبت نیکوکار را در نیکی کم کند و بدکار را به بدی وادار نماید، ودرباره هر یک از آنان,آن را عهده دار باش که او برعهده خود گرفت.نظارت بر عملکرد شامل مشاهده ملاکها ونشانه های میزان عملکرد و مقایسه آن با استانداردهای تعریف شده است.نظارت= قضاوت+مشاهدهقضاوت=مقایسه و مطابقت عملکرد با الزامات استاندارد مورد نظرنتیجه اصل نظارت ترغیب دیگران به کوشش مشتاقانه در جهت هدفهای معین سازمان است.یکی از دام های سرپرستی در این نکته است که نظارت در واقع به کلمه راهنمایی و هدایت معنی پیدا می کند نه با یقه گیری و نگاه مقصر یابی که بزرگترین سم و آفت این دام این است که تیم فروش به سرپرست فروش به عنوان یک هدایتگر و مربی بلکه به عنوان یک شخص ناظر نگاه می کنند و این مسئله باعث می شود که اختلاف نظر و تعارض در تیم فروش بالا برود.مصداق‌های فرماندهی تیم فروش در شرکت پخش مواد غذایی:۱- حل مسائل سازمانی فروشندگان۲- شرکت در جلسات مدیران ارشد برای تصمیم‌گیری در خصوص فروش با توجه به عملکرد تیم فروش۳- تعیین دوره‌های فروش هیجانی برای گذر از بحران سازمان۴- تشویق و راهنمایی تیم فروش به افزایش عملکرد بهتر در مسیر۵- حل مسائل و چالش‌ها بین فروشندگان و پیمانکاران توزیع و مشتریان معترض۶- دیدن شکایت‌های خاموش بین تیم فروش و حل و پیگیری موضوعاتمهم‌ترین مسئله برای فردی که به‌عنوان سرپرست فروش در سازمان‌های پخش و توزیع در نظر گرفته می‌شود علاوه بر درجه تخصص و دانش عملیاتی مرتبط با سازمان، مورد وثوق بودن مدیران ارشد است که لازمه آن استعداد و صلاحیت وداشتن تجربه و سابقه کافی برای آن جایگاه است.اما چه ویژگی هایی در میان سرپرستان می‌تواند این تصویر شایستگی و صلاحیت را در ذهن مدیران سازمان ایجاد نماید.یکی از ویژگی ها برای ایجاد تصویر شایستگی و صلاحیت و حس اعتماد تلاش و کوشش برای رسیدن به اهداف است، وهمچنین صداقت در عمل می باشد .مشکلات و مسائل اصلی در مسیر حرفه ای شدن سرپرست فروش چیست؟مشکل با مسئله چه تفاوتی دارد؟مشکل در واقع چیزی است که پر از ابهام است و خودمان هم نمیدانیم که چه دقیقا موضوع چیست ولی از نتایج می فهیم یک مشکلی وجود دارد؛ مثلا یکدفعه فروش هفتگی افت شدید پیدا می کند. مشکل می‌تواند یک نارضایتی، ناراحتی، نگرانی و یک وضعیت نامطلوب باشد؛ اما آن‌قدر مبهم که نمی‌توان ‌آن را توضیح داد و تشریح کردمسئله چیست :مشکلی که وضعیت جاری را میدانیم و وضعیت مطلوب هم می دانیم ولی راه رسیدن به آن را بلد نیستیم.مثلا مدتی است که فروش ما دلیل تغییرات آب وهوا تغییر کرده است و از طرفی افزایش برخی از کالا ها در این مدت انجام شده است ولی مسئله ما کاهش فروش است ولی میزان تاثیر گذاری این مسایل را روی فروش دقیقا نمی توانیم بررسی کنیم.چالش : یعنی مسئله ای که خارج از توان فعلی یک فرد می باشد و برای حل آن نیاز به منابعی بیشتری از وضعیت فعلی خود دارد. منابع می تواند شامل :منظور مان از چالش همان مسائلی است که برای حل آنها نیازمند تعریف درست مسئله هستیم این مسايل در سازمان های فروش می تواند از جنس ۱-رفتاری ۲-عملکردی ۳-عملیاتی باشد، که هر کدام برای حل شدن نیازمند منابع مختلفی هستند.برخی از مسائلی(چالش ها) که در سازمان های پخش و توزیع یک سرپرست فروش با آن بسیار مواجه میشود.۱-چالش های درون واحدی۲- برخورد با مشتریان سخت گیر۳- تعارض اهداف فروش در میان تیم فروش.۴-چالش گفتمان با مدیریت بالادستی .۲- چالش های عملکردی:۲-۱-چالش تحقق اهداف فروش و شاخص های عملکردی۲-۲-چالش نحوه محاسبات اهداف و عملکرد۳-۲- چالش محاسبه پورسانت۴-۲ چالش نحوه محاسبات شاخص های فروش و موثر بر پرداختی۳-چالش های عملیاتی :۳-۱-چالش مسیر بندی توزیع۳-۲- چالش پورسانت دهی به فروشندگان۳-۳-چالش اندازه گیری سهم فروشبرای حل هر یک از چالش ها نیازمند آموزش موثر در حوزه ارتباطات، مذاکره، خود شناسی و روان شناسی سازمانی، دانش حل مساله، تجربه کافی هستیم. در اکثر موارد چالش ها را می توان با یک مذاکره موثر و برد- برد حل نمود.شناخت چالش ها اولین گام برای حل آن چالش است و دومین گام آموزش و سومین گام پرورش ایمن مهارت با تمرین ؛بازخورد؛اقدام و اصلاح است.مهمترین گزارشات روزانه سرپرست فروش چیست؟یک سرپرست فروش در طول روز با توجه به نوع چند وظیفه ای بودن این جایگاه سازمانی کارهای متفاوتی رو انجام می دهد که یکی از مهمترین کارها تهیه گزارشات برای مدیران بالادستی و برای اطلاع از وضعیت فروش است .برای افزایش مهارت در این وظیفه علاوه بر دانش در حوزه فرایند های سیستم توزیع درشرکت نیازمند کار با نرم افزار و سیستم های اطلاعاتی هستیم و از طرفی برای تهیه گزارش و ارائه آن نیازمند دانش نحوه گزارش نویسی و ارایه هستیم (در سایت متمم) همچنین نحوه تحلیل اطلاعات بسیار مهم است.زیرا اطلاعات شامل اعداد و ارقام را میتوان از زاویای مختلفی ارزیابی کرد به طور مثال اگر یک فروشنده اهداف تناژی خود را محقق کرده و مورد پاداش و تشویق قرار گرفته باید بررسی شود که آیا این کالا جز کالاهای سود ده برای سازمان بوده است یا فقط کالای های عمومی که معمولا در بازار به دلیل نوع قیمت از کشش خوبی برخوردار بوده را شامل شده است. یا روند ضایعات فروش هم به نحوه خوبی مدیریت نموده است؟یک سرپرست فروش باید سعی نماید که هر آمار را حداقل با سه سناریو خوش بینانه، دید عادی، و بد بینانه تفسیر نماید که بتواند منجر به تصمیم گیری درستی شود. برخی از این گزارشات شامل۱-بررسی وضعیت فروش در گروه های مختلف کالایی.۲-بررسی وضعیت فروش هر فروشنده و درصد تحقق فروش.۳-بازدید از انبار محصولات و بررسی وضعیت تعداد و تاریخی محصولات.۴-بازدید از انبار ضایعات و بررسی میزان برگشتی در هر مسیر.۵- جلسه با فروشندگان و شنیدن نقطه نظرات و انتقال مسائل مهم بازار.۶- جلسه با مدیر فروش و انتقال اطلاعات بازار و ابلاغ تصمیم مهم روز.۷- بازار گردی و بررسی وضعیت رقبا و وضعیت سهم محصولات و پایش مسیر توزیع.۸- گزارش نویسی و ارائه مسائل مهم در پایان روز به مدیر فروش.چگونه یک تیم اثر بخش فروش داشته باشیم؟منظور از اثر بخشی در تیم میزان شفافیت عملکرد و ارتباط سرپرست فروش با اعضای تیم فروش است و هر چقدر این دو عنصر از درصد بالایی در تیم برخوردار باشند، تیم در رسیدن به تحقق اهداف فروش موفق تر عمل می نماید .بستگی به ساختار و اندازه شرکت ممکن است که یک سرپرست بین ۴ تا ۸ فروشنده را هدایت نمایند، همچنین بستگی به دانش و تجربه فروشندگان سبک مدیریت تیم هم متفاوت می باشد. به طور مثال در زمانی فروشندگان تازه کار هستند؛ نیازمند انرژی بیشتری برای آموزش و تربیت فروشندگان داریم و در صورتی که فروشندگان از تجربه کافی برخودار باشند سرپرست فروش نیازمند سامان دهی و هدایت بیشتری در تیم فروش است.برای اینکه یک تیم فروش اثر بخش داشته باشیم ، نیازمند شناخت کامل افراد از نظر دانش، مهارتها ها و نقاط قوت و نقاط ضعف هر یک از فروشندگان است .داشتن برنامه منظم روزانه و تعیین اهداف دقیق و شفاف و ارتباط موثر و سازنده در اثر بخشی تیم های فروش بسیار مهم است، درهر تیم فروش ممکن است برخی از فروشندگان چانه زنی بیشتری برای تحقق اهداف خود داشته باشند و یا برخی از نق و نوق بیشتری برخودار باشند، اما یک سرپرست فروش به تناسب ویژگی های هر یک از افراد می تواند یک تیم اثر بخش را ایجاد نمایدسبک های سرپرستی در ایجاد تیم اثر بخش بسیار مهم است برخی از سبک های سرپرستی مثل سبک دستوری، سبک اجتنابی، سبک محافظه کارانه اغلب به عنوان یک سبک غیر موثر محسوب می گردد.برای داشتن تیم اثر بخش که بتواند در رسیدن به اهداف فروش به صورت موفق عمل نماید سرپرست فروش باید به صورت روزانه مسائل و دغدغه های اعضای تیم فروش را حل و فصل نماید و هر گونه ابهامی را از بین ببرد و از انباشته شدن پاسخ به انتظارات یا توقعات یا سوالات بپرهیزد.نکاتی جهت سرپرستان فروش در ایجاد اثر بخشی تیم فروش:۱-انتظارت از تیم فروش با جزییات کامل و مکتوب به هر فروشنده اعلام شود.۲-پاداش و تنبیه باید داری شاخص مشخص و شفاف باشد.۳-خروجی و نتایج باید در رویت افراد به صورت شفاف قرار گیرد.۴- آموزش در برنامه دائم سالیانه شرکت باید وجود داشته باشد وهر فرد باید دارای کارنامه مشخص عملکرد در سازمان باشد.۵- برگزاری جلسات منظم کاری روزانه و هفتگی با فروشندگان برقرار باشد.۶- هدف گذاری بایدمعقول و متناسب با امکانات و شرایط شرکت تعیین گردد.۷- رفتار سرپرستان فروش از نگاه نظارتی صرف به نگاه مربی گری و آموزش دهی تغییر یافته باشد.۸-در هنگام جذب افراد دقت لازم انجام شود از رابطه گری به جای ضابطه گری پرهیز شود.۹- به فروشندگان زمان لازم جهت آموزش داده شود و حداقل امکانات آموزشی برخوردار باشند.۱۰-پایش دائم اهداف و تاکید بر بهروری و بهینه سازی در امر فروش به صورت مستمر انجام گیرد.لینک کوتاه شده مطلب :https://b2n.ir/538292حسن کشاورز در شبکه اجتماعی اینستاگرام(+) تلگرام (+)سایت حسن کشاوز (+) نوشته های بیشتری در این زمینه در سایت حسن کشاورز(+) می توانید مطالعه نماید.?اینستاگرام:@keshavarzfazl?کانال تلگرام:@salesupervisor?لینکدین:ir.linkedin.com/in/hassan-keshavarz-fazl?سایت تخصصی:www.keshavarzfazl.com