سازمان و اجزای آن ( بخش اول )

سازماندر این مقاله میخواهیم در مورد مفهوم سازمان، منابع سازمانی (منابع انسانی و مالی)، فرهنگ سازمان، ساختار سازمانی(چارت و شرح وظایف)، راهبرد سازمانی بیشتر بدانیم . سازمان نهادی اجتماعی است که هدفی مشخص را دنبال می‌کند. به عبارت دیگر، سیستمی است با مرزهای معين که به سبب داشتن ساختاری آگاهانه، فعاليت‌هایی را انجام می‌دهد. یک نهاد مستقل است که ماموریت خاصی دارد و می‌تواند با نیت انتفاعی یا غیرانتفاعی تاسیس شده باشد و یک ماهیت اجتماعی دارد که دارای ساختار، اهداف و مرز مشخصی است.هر سازمانی، وابسته به اطلاعات است و هدفی مشخص دارد که برای هدفش برنامه‌ریزی و استراتژی‌های خاصی را در نظر می‌گیرد و منابع خود را می‌شناسد و از آن ها به طور بهینه و هماهنگ استفاده می‌کند.سازمان برای نیل به اهداف و مقاصد خود و جهت دادن به فعالیت‌های کارکنان در راستای هدف‌هایش به سرپرستی، نظارت، هماهنگی و هدایت نیاز دارد. مجموعه وظایفی که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف؛ تنظیم، تصحیح، تقویت و راهنمایی می‌کند، مدیریت نامیده می‌شود. همه سازمان‌های رسمی برای استمرار و تداوم فعالیت‌های خود به مدیریت نیاز دارند.سازمانهدف دارد.برای هدفش برنامه دارد.استراتژی (راهبرد) دارد.منابع خود را می‌شناسد و از آنها به‌طور بهینه و هماهنگ استفاده خواهد کرد.وابسته به اطلاعات است.یک سازمان دارای ویژگی‌های زیر استسازمان‌ها نهادهای اجتماعی هستند.سازمان‌ها ساختارهای مشخصی دارند.سازمان‌ها برای دستیابی به اهدافی خاص طراحی شده‌اند.سازمان‌ها مرزهای مشخصی دارند.سازمان‌ها به صورت نسبتاً دائم وجود دارند.سازمان‌های رسمی از دانش یا فناوری خاصی برای انجام فعالیت‌های مربوط به کارشان استفاده می‌کنند.در حالت کلی هر سازمانی اهداف متفاوتی دارد که اقدامات روزمره‌اش در جهت رسیدن به این اهداف شکل می‌گیرد.اجزای سازمان چیست ؟یک سازمان از اجزای مختلفی شامل موارد زیر تشکیل می شود .1- منابع ( مادی و انسانی )2- فرهنگ سازمانی3- ساختار سازمانی4- فناوری5- راهبردها6- محیط ( روانی و فیزیکی)منابع سازمانیمنابع سازمانی به همه‌ی دارایی‌ها و توانمندی‌های سازمانی اعم از منابع مالی و منابع انسانی ( کارکنان ) گفته می‌شود که سازمان به کمک آن‌ها در مسیر رسیدن به اهدافش تلاش می‌کند.هر سازمان را می‌توان مجموعه‌ای از افراد که در گروه‌ها و بخش‌بندی‌های مختلف یعنی ساختار سازمانی برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده، کنار هم قرار گرفته‌اند نامید.منابع سازمانی شامل چه مواردی است؟منابع سازمانی عمدتاً به ۴ نوع تقسیم می‌شوند.منابع انسانیمنابع مالیمنابع فیزیکیمنابع اطلاعاتیدر ادامه به بررسی نقش دو منبع اساسی، منابع انسانی و منابع مالی، که در تعریف منابع سازمانی به آن‌ها اشاره شد، خواهیم پرداخت.منابع انسانی در تعریف منابع سازمانیمنابع انسانی به عنوان یک منبع کلیدی در هر سازمانی شناخته می‌شوند. منابع انسانی در ساختار سازمانی واقع تمامی افرادی هستند که در راستای رسیدن به اهداف سازمانی در سازمان، تلاش می‌کنند. رهبری، سطوح مختلف مدیریت، کارکنان. یکی از کارهایی که برای منابع انسانی صورت می‌گیرد، توسعه نیروی منابع انسانی است. منظور از توسعه نیروی انسانی فراهم کردن چارچوبی برای کارکنان جهت توسعه صلاحیت‌ها، افزایش بهره‌وری فردی و رشد شغلی آنها است. این توسعه‌ها در واقع با هدف افزایش کارایی نیروی انسانی در راستای اهداف سازمانی صورت می‌گیرد.در حالت معمول هنگام تدوین استراتژی سازمانی در خصوص منابع انسانی، به توسعه نیروی انسانی توجه ویژه‌ای می‌شود. چرا که هدف از این توسعه به حداکثر رساندن پتانسیل سرمایه انسانی برای دستیابی به اهداف سازمان وهمچنین استفاده از ابزاری در همین راستا میباشد.جهت مشاوره و برونسپاری منابع انسانی با همکاران ما در ارتباط باشید.منابع مالی در تعریف منابع سازمانیاهمیت منابع مالی در انجام فعالیت‌های مدیران و کارکنان بسیار زیاد است. از این جهت که مدیران و کارکنان بدون درک محدودیت‌های مالی نمی‌توانند مسئولیت‌های خود را به طور مؤثر انجام دهند. از آن ‌جایی که اکثر تصمیم‌گیری‌ها توسط مدیران صورت می‌گیرد، اهمیت منابع مالی برای مدیران بسیار بیشتر است. تصمیم‌گیری بدون در نظر گرفتن بودجه و محدودیت‌های مالی ممکن است عواقب بدی داشته باشد.پول نقش مهمی در راستای رسیدن به اهداف سازمانی ایفا می‌کند. هر چیزی به پول بستگی دارد. در صورت داشتن منابع مالی ناکافی، نیروهای متخصص خود را از دست می‌دهید و در صورت از دست دادن نیرو، کسی برای رسیدن به اهداف سازمانی تلاش نخواهد کرد. به همین دلیل بسیار مهم است که از منابع مالی خود با برنامه و درست استفاده کنید.۷ نکته برای بهبود مدیریت منابع انسانی در کسب و کاردر صورت ایجاد یک مدیریت صحیح و بهینه در بخش منابع انسانی و ساختار سازمانی می‌توان بازده هر کسب و کاری را به شدت افزایش داد. برای دستیابی به این هدف، می‌توانید از نکات زیر استفاده کنید:۱- بر روی تصویر جامع تمرکز کنید.یکی از بزرگ‌‌ترین اشتباهات در بخش مدیریت منابع انسانی، عدم توجه به تصویر بزرگ‌تر و عمومی‌تر کسب و کار در هنگام استخدام کارمندان جدید است. برای مثال تصور کنید که در یک تیم فوتبال هر بازیکنی از لحاظ انفرادی عملکرد فوق‌العاده‌ای داشته و در پست خود یکی از بهترین‌‌ها است. اما مشکل عدم توانایی برقراری ارتباط بین این بازیکنان است. آیا یک کار تیمی می‌تواند صرفاً با تکیه بر مهارت‌های شخصی و بدون ایجاد ارتباط و هماهنگی با سایرین به نتیجه برسد؟ مسلماً خیر.یکی از نکات مهم در هنگام استخدام کارمندان جدید، توجه به روحیه کار تیمی و توانایی آنها در برقراری ارتباط با سایرین است. به عبارت دیگر در هنگام به کارگیری افراد جدید باید علاوه بر مهارت‌های فردی، بر میزان تأثیرگذاری آنها در رسیدن به هدف اصلی و بزرگ‌تر برای کسب و کار نیز دقت کرد.۲- شور و اشتیاق خود را بروز دهید.مدیران منابع انسانی نمایانگر قوانین و نیازهای هر سازمانی هستند. همین مسئله باعث می‌شود تا اغلب این مدیران به حالتی خشک، سرد و دور از دسترس ظاهر شوند. غافل از این که رفتار و منش آنها می‌تواند به صورت مستقیم بر روی انگیزه و روحیه کارمندان تأثیرگذار باشد. به عنوان یک مدیر منابع انسانی همواره این نکته را به خود یادآوری کنید که شما الهام بخش کارمندان یک مجموعه هستید و حفظ روحیه و اشتیاق در چهره شما می‌تواند کل یک کسب و کار و سازمان را سرحال و سرزنده نگه دارد.۳- از کارمندان بخش خود حمایت کنید.اغلب کارکنان بخش منابع انسانی از دریافت یک تماس از جانب بخش مدیریت وحشت دارند. چرا که مدیران منابع انسانی اغلب چیزی به جز اخطار و تذکر برای کارمندان خود به ارمغان نمی‌آورند. شما به عنوان یک مدیر وظیفه دارید تا مانع از ایجاد چنین نگرشی شده و در صورت وجود، آن را تغییر دهید. لازم به ذکر است که اغلب کارمندان برقراری ارتباط‌های مستقیم و رو در رو را ترجیح می‌دهند. پس هر از گاهی از دفتر کار خود خارج شده و با کارمندان در ارتباط باشید. استقبال از ایده‌های کارکنان نیز یکی دیگر از روش‌های ایجاد جوی مثبت در بخش مدیریت منابع انسانی است.۴- به تک تک کارمندان اهمیت دهید.شخصی‌سازی روابط یکی از کلیدهای موفقیت در بهینه‌سازی مدیریت منابع انسانی است. بر همین اساس در هنگام برقراری ارتباط با کارمندان بهتر است سن، شخصیت و اهداف هر یک از آن‌ها را مد نظر قرار دهید. به عنوان یک مدیر منابع انسانی باید به فعالیت‌های تمامی کارکنان مجموعه توجه کرده و آنها را مهم بشمارید. انگیزه دهی به کارمندان تنها با سخنرانی‌های انگیزشی امکان‌پذیر نیست. بلکه باید این امر به صورت عملی و با استفاده از شخصی‌سازی روابط نیز انجام شود.۵-در تصمیم‌گیری‌های خود دقت کنید.در برخی شرایط مدیران منابع انسانی باید در مورد شرایط مبهمی قضاوت کنند. تصمیم‌گیری در شرایط عدم قطعیت یکی از نقاط بحرانی در مدیریت منابع انسانی است. در صورت بروز چنین شرایطی، باید از بین تصمیم‌گیری شخصی و یا کمک گرفتن از کارکنان دیگر، یک مورد را انتخاب نمایید. همچنین به کارگیری مهارت‌های مذاکره، میانجی‌گری و مدیریت منازعه در این شرایط می‌تواند بسیار حیاتی و نتیجه‌بخش باشد. بدیهی است که کسب رضایت طرفین در یک منازعه به سادگی حاصل نمی‌شود. با این وجود تصمیم‌گیری‌های صحیح و به موقع و همچنین استفاده از مهارت‌های ذکر شده می‌تواند یک منازعه را ختم به خیر کند. قضاوت بین طرفین یکی از وظایف مدیر منابع انسانی است و این کار همیشه ساده نخواهد بود.۶- با سایر بخش‌ها در ارتباط باشید.بخش مدیریت منابع انسانی به نوعی گذرگاه ورود کارکنان جدید به تمامی بخش‌های دیگر است. درنتیجه برای استخدام افراد جدید و همچنین پشتیبانی از کارمندان فعلی، باید با دیگر بخش‌های سازمان و کسب و کار نیز در ارتباط بوده و از مسائل و نیازهای آن‌ها با خبر شوید. همکاری با مدیران دیگر بخش‌ها می‌تواند باعث دستیابی به ایده‌ها و رویکردهای مناسبی در خصوص منابع انسانی شود.۷- انعطاف‌پذیر باشید.نتایج به دست آمده از یک مطالعه در شرکت‌های چند ملیتی هنگ کنگ نشان می‌دهد که انعطاف‌پذیری مدیر منابع انسانی می‌تواند تأثیر مثبتی در فرهنگ‌سازی سازمانی داشته باشد. همچنین مطالعات صورت گرفته دیگری نشان می‌دهد که کارمندان سازمان‌هایی که فرهنگ سازگاری در آنها وجود دارد، از تعهد سازمانی بالاتری برخوردار هستند. بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که انعطاف‌پذیری شما به عنوان یک مدیر منابع انسانی می‌تواند تأثیر بسزایی در تعهدات کلی کارمندان به سازمان و کسب و کار داشته باشد. برای این کار می‌توانید فرهنگ‌های مختلف موجود در سازمان را بررسی و تحلیل کرده و ایده‌های جدیدی از آن‌ها بگیرید. فراموش نکنید که حرفه شما مربوط به یادگیری و تأثیرگذاری بر روی دیگران است.نبض هر سازمانی در دستان منابع انسانی است.هیچ سازمان و کسب و کاری نمی‌تواند بدون منابع انسانی به کار خود ادامه دهد. در نتیجه برای مدیریت هرچه بهتر این منابع ارزشمند، باید از هر جهت آماده بود. در این مطلب به معرفی و بررسی ۷ نکته مهم و تأثیرگذار در خصوص مدیریت منابع انسانی پرداختیم. بدیهی است که چنین پست و سمت مهمی نیازمند یادگیری و تجربه بسیاری است. به نظر شما یک مدیر موفق منابع انسانی باید به چه نکات دیگری توجه کند؟ چه خطراتی در مسیر این بخش قرار دارد؟ادامه مقاله در بخش دوم تهیه شده توسط تیم تولید محتوای هلدینگ کاسپین