کار تیمی و هنجارهای مشترک تیم‌های اثربخش (2)

در قسمت اول مقاله کار تیمی، از این نوشتم که مهمترین تفاوت گروه و تیم این است که در تیم، بین افراد هم‌افزایی و سینرژی بیشتری برای رسیدن به یک هدف مشترک وجود دارد. و همچنین به اینجا رسیدیم که به نظر می‌رسد در موفقیت تیم‌ها نحوه‌ی تعامل افراد مهم‌تر از ویژگی‌های فردی آن‌هاست. قبل از پرداختن به نحوه مطلوب تعامل افراد در تیم‌ها، بگذارید ببینیم چه سازمان‌هایی برای کار تیمی محیط و فرهنگ مناسب‌تری دارند؟ برای شناخت بهتر سازمان‌ها در قسمت اول مقاله به پارادایم‌های متنوع فکری در سازمانها رسیدیم و انواع آن را معرفی کردم. با توجه به نامگذاری‌های مختلف در منابع، نویسنده ترجیح داده از برچسب‌های رنگی برای هر پارادایم استفاده کند. بیایید پاردایم‌های سازمانی را با دقت بیشتری بررسی کنیم:1- سازمان‌های قرمز: وقتی برای اولین بار تقسیم کار به وجود آمد اولین سازمان‌های جهان شکل گرفتند. در این سازمان‌ها عامل اصلی نگه‌دارنده سازمان ترس و روابط افراد بر مبنای پاداش و تنبیه است. چالش دائمی برای قدرت وجود دارد و رئیس همواره در تلاش برای حفظ قدرت و سازمان‌دهی افراد است. نگاه سازمان کوتاه مدت و رفتارهای آن عمدتا واکنشی است. در حال حاضر این مدل را می‌توان هنوز در مافیا و گروه‌‌های خلاف‌کار خیابانی و گروه‌های چریکی مشاهده کرد.2- سازمان‌های کهربایی: در سازمان‌های کهربایی دو تغییر بزرگ نسبت به پارادایم قبلی اتفاق می‌افتد. یکی ایجاد ساختار سازمانی هرمی پایدار و قابل رشد است که باعث به وجود آمدن نقش‌های رسمی و ثابت می‌شود و دیگری اختراع فرآیندهای پایدار و بروکراسی که باعث ذخیره دانش در سازمان و امکان برنامه‌ریزی میان‌مدت و طولانی مدت می‌شود. اولین کارخانه‌ها و شرکت‌ها در عصر انقلاب صنعتی بر مبنای این پارادایم فعالیت می‌کردند و هنوز هم می‌توان این پارادایم را در بسیاری از ادارات دولتی، مدارس عمومی و سازمان‌های دینی و نظامی مشاهده کرد. در این سازمان‌ها قوانینی ثابت و چارت سازمانی مشخص وجود دارد. فکر کردن و برنامه‌ریزی در رده‌ی بالای سازمان انجام می‌شود و اجرا در رده‌های پایین. نیروهای انسانی منابعی قابل تعویض هستند و از آن‌ها انتظار نوآوری و تفکر نقادانه نمی‌رود.3- ساز‌مان‌های نارنجی: در این سازمان‌ها دیگر قوانین ثابت و درست- غلط مطلق وجود ندارد. افراد می‌توانند هنجارها را زیر سوال ببرند. نگاه سازمان کاملا به آینده است و هدف رقابت با سایرین و کسب سود است. این سازمان‌ها نسبت به قبل 3 دستیابی بزرگ داشتند:- شایسته‌سالاری: در این سازمان‌ها هر کس شایستگی بیشتری داشته باشد می‌تواند در سلسله مراتب سازمانی بالا برود. این امر موجب پیدایش مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها شد.- نوآوری: در این سازمان‌ها می‌توان در مورد وضعیت فعلی سوال و برای بهبود آن تلاش کرد. این سازمان‌ها فرآیند و پروژه‌محور هستند و نوآوری کلید حفظ جایگاه برتر در رقابت است.- مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی: مدیریت در این سازمان‌ها بر مبنای هدف گذاری و کنترل انجام می‌شود. افراد در چگونگی انجام کارها آزادی دارند و تنها باید به هدف‌های تعیین شده از طرف مدیریت دست پیدا کنند.استعاره‌ای که برای توصیف این سازمان‌ها استفاده می‌شود، استعاره ماشین است. مهم‌ترین انتقاداتی که به این سازمان‌ها وارد می‌شود عبارت است از: اندازه‌گیری موفقیت فقط بر مبنای معیارهای مالی و شهرت، بی‌روح بودن سازمان و وجود نداشتن معنا برای کارکنان، وجود حرص و طمع سازمانی و توجه نکردن به توسعه پایدار با در نظر گرفتن تمام ذی‌نفعان. این انتقادات به تدریج باعث به وجود آمدن پارادایمی جدید شد.4- سازمان‌های سبز: این سازمان‌ها بر مبنای تفکر پسامدرن، در تلاش برای رفع مشکلات موجود در پارادایم قبلی به وجود آمدند. برای رسیدن به عدالت و برابری و کاهش اثرات مضر وجود سلسله‌مراتب قدرت و همچنین ایجاد فضایی که در آن به احساسات انسان‌ها توجه بیشتری شود، سازمان‌هایی با 3 ویژگی جدید به وجود آمدند:- توانمندسازی و قدرت‌دهی به سایرین: در این سازمان‌ها بسیاری از تصمیم‌ها به رده‌های پایین واگذار می‌شود. تصمیم‌گیری‌ها با توافق جمعی انجام و باعث انگیزش فوق‌العاده کارکنان می‌شود.- فرهنگ مبتنی بر ارزش: کارکنان حس مورد حمایت بودن دارند و از کارهای مثبت آن‌ها تقدیر می‌شود.- در نظر گرفتن همه ذی‌نفعان: بین ذی نفعان سازمان سلسله مراتب وجود ندارد و همه در نظر گرفته می‌شوند. سازمان خود را در برابر جامعه و محیط زیست مسئول می‌داند.استعاره‌ای که برای این سازمان‌ها به کار برده می‌شود استعاره خانواده است. رهبر، مثل پدری دلسوز به نظرات افراد خانواده گوش‌ می‌دهد، با دادن قدرت به آن‌ها تشویق‌شان می‌کند و موجب پیشرفت‌شان می‌شود.5- سازمان‌های سبز-آبی (teal organizations): به نظر می‌رسد در سال‌های اخیر، درصد کمی از جمعیت در حال نشان دادن ویژگی‌ها و پارادایم فکری جدیدی هستند و سازمان‌های معدودی بر مبنای این ویژگی‌ها به وجود آمده‌اند. در این سازمان‌های جدید، تصمیم‌گیری و کنترل مرکزی تقریبا به صفر می‌رسد. سازمان از تعدادی تیم‌های خود‌ مدیریت‌کننده تشکیل می‌شود که بدون وجود سلسله مراتب قدرت کار می‌کنند. شاید بهترین استعاره برای درک این سازمان‌ها، موجودات زنده یا اکوسیستم‌ها باشند. در این سازمان‌ها قدرت در اختیار تعداد کمی از افراد نیست که بخواهند طی فرآیند قدرت‌دهی و توانمندسازی آن را در اختیار بقیه هم قرار دهند، بلکه به طور همزمان در اختیار همه قرار دارد. هر کس که حس کند تغییری نیاز است، می‌تواند با مشورت با بقیه و جلب نظر آن‌ها عامل آن تغییر باشد. افراد مجبور به زدن نقابی مخصوص محل کار نیستند و می‌توانند خودشان باشند، بدون نیاز به پنهان کردن ضعف‌ها و شک‌ها و تظاهر به قدرتمند بودن. چنین فرهنگی باعث ایجاد اعتماد و روابطی محکم بین اعضا می‌شود.آیا سازمان‌های سبز-آبی واقعا در دنیا شکل گرفته‌اند؟ تحقیقات Frederic Laloux، نویسنده کتاب، نشان می‌دهد که اینطور است. او در مطالعات خود 12 سازمان بزرگ با ویژگی‌های پارادایم سبز-آبی را پیدا کرده است. سازمان‌هایی مستقل از هم در نقاط مختلف اروپا و آمریکا که همه‌ی آن‌ها حداقل 100 کارمند دارند و برای حداقل 5 سال با این پارادایم جدید فعالیت کرده‌اند. در بین آن‌ها هم سازمان انتفاعی وجود دارد و هم غیر انتفاعی. هم کسب و کارهای خدماتی و هم تولیدی.یکی از 12 سازمانی که در کتاب Reinventing Organizations بررسی شده بورتزورگ نام دارد. این شرکت از تیم‌های خود مدیریت کننده پرستارها برای مراقبت از سالمندان در خانه تشکیل شده است. در این شرکت پرستارها با سالمندانی که تحت نظرشان هستند رابطه عاطفی خوب دارند و برای آن‌ها وقت می‌گذارند. اما قبلا چنین نبود. در سال‌های گذشته که ساختار سازمان مدرن بود پرستارها مجبور بودند با توجه به سیستم اتوماتیک بهره‌وری به سرعت از خانه‌ای به خانه دیگر بروند و فقط سریع تزریق‌ها را انجام بدهند و داروهای فرد را بدهند و خداحافظ! هر سالمند با چندین پرستار سر و کار داشت و این تعدد خطاهای زیادی به وجود می‌آورد. سالمندان حس خوبی نداشتند و خود پرستارها نیز همین‌طور. در ساختار جدید هیچ تیمی مدیر ندارد. هر چند تیم در یک محدوده جغرافیایی یک مربی با تجربه منطقه‌ای دارند که در مواقع لازم به آن‌ها آموزش‌های حل مساله را می‌دهد. همه تصمیم‌گیری‌ها با مشورت و بحث داخل خود تیم اتفاق می افتد. خود تیم همه کارهای مدیریتی مربوط به منطقه تحت پوشش خود را انجام می‌دهد. شرکت تقریبا نیروهایی مثل مالی، بازاریابی، پشتیبانی، منابع انسانی و ... ندارد.نتیجه اینکه بهره وری نسبت به قبل خیلی خیلی بالاتر رفته است. سالمندان وضع جسمانی و روحی بهتری دارند. سود مالی شرکت بیشتر شده و همه راضی‌تر از گذشته هستند.ویژگی‌های سازمان‌های جدیددیدیم که سازمان‌های سبز و سبز-آبی تلاش می‌کنند با ایجاد ساختار و فرهنگی جدید، تا حد ممکن تصمیم‌گیری‌ و کنترل مرکزی را کم کنند. در این سازمان‌ها همه‌ی افراد با رعایت شروطی ساده در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت دارند و فضایی امن برای بیان نظرات وجود دارد. انسان‌ها به صورت پیش‌فرض خوب و مسئولیت‌پذیر فرض می‌شوند و سیستم به آن‌ها اعتماد دارد. در این حالت همه‌ی افراد احساس می‌کنند در تعیین سرنوشت پروژه‌ها و سازمان نقش موثر دارند و مسئولیت‌پذیری بیشتری خواهند داشت. در چنین فضایی خلاقیت و نوآوری رشد می‌کند و رضایت شغلی افراد بالا می‌رود. در این حالت، فشار هم‌تیمی‌ها بسیار بهتر از قدرت سلسله مراتبی خطاها را کنترل و تصحیح می‌کند. تیم برای خود هدف تعیین می‌کند و برای رسیدن به آن تلاش می‌کند.در این سازمان‌ها، افراد آزادی عمل بیشتری دارند و سرعت تصمیم‌گیری و انجام کارها نیز بسیار بالاتر است. داشتن آزادی عمل و سرعت بالا، نکاتی است که در کتاب «گوگل چطور کار می‌کند»[1] هم به آن اشاره شده است. اریک اشمیت و جاناتان روزنبرگ، از مدیران ارشد گوگل و نویسندگان این کتاب معتقدند اگر تیم‌های کوچکی از افراد باهوشِ خلاق داشته باشید و ابزارهای مورد نیاز و آزادی عمل زیادی در اختیار آن‌ها قرار دهید، در زمانی کوتاه قادر به انجام کارهایی شگفت‌انگیز خواهند بود. آن‌ها نیز محدود کردن دسترسی افراد به اطلاعات و بودن قدرت تصمیم‌گیری در دستان عده‌ای کم از افراد را اشتباه می‌دانند و معتقدند فرهنگ سازمانی باید به گونه‌ای باشد که افراد به کار و محیط کارشان اهمیت بدهند و بتوانند ایده‌های خود را بدون ترس از شرکت پیاده کنند و نتیجه تمام این اقدامات درست، نوآوری و رشد خارق‌العاده خواهد بود.شرایط فعلی دنیا با صد سال قبل متفاوت است. امروزه هزینه‌ی خطا پایین آمده است. می‌توان به راحتی و سرعت محصولات آزمایشی ساخت و آن‌ها را امتحان کرد. یک قرن پیش چنین شرایطی وجود نداشت به همین دلیل مدیران مجبور بودند نظارت شدیدی روی فرآیند طراحی و تولید و توزیع داشته باشند تا ریسک شکست‌ کاهش پیدا کند. اما امروز با توجه به کاهش هزینه‌ی تولید محصولات و خدمات به صورت آزمایشی و بالا رفتن سرعت پیشرفت فناوری و افزایش رقابت، منطقی است که دست تیم‌های سازمان را باز بگذاریم تا بتوانند ایده‌های خود را به سرعت پیاده و تست و در صورت موفقیت اولیه به بازار عرضه کنند. لازمه چنین سرعت بالایی در تولید محصولات جدید، ساختارها و فرآیندهای سازمانی جدید است.در ادامه، بحث ما با این ‌فرض جلو خواهد رفت که درباره راهکارهای اثربخشی‌ بیش‌تر در تیم‌هایی صحبت می‌کنیم که قرار است با مدل ذهنی و پارادایم سبز یا سبز-آبی کار کنند. لزومی ندارد که در کل سازمان چنین پاردایمی حاکم باشد. ممکن است بخش‌هایی از سازمان با پارادایم‌های قبلی فعالیت کنند و بخش‌هایی با پارادایم جدید. بنابر این اگر هنوز محیط کاری با ویژگی‌های سازمان‌های سبز یا سبز-آبی پیدا نکرده‌اید مشکلی نیست. می‌توان از تیم‌های کوچک شروع کرد.قسمت سوم مقاله را اینجا بخوانید.‌ [1]How Google Works.