پنج چالش اصلی که یک مدیر پروژه با آن‌ها روبرو می‌شود!

وظیفه یک مدیر پروژه، برقراری تعادل بین عناصر مختلف یک پروژه پیچیده است. قرار دادن آن‌ها در چشم‌انداز و مدیریت موانع غیر منتظره از جمله مواردی‌است که یک مدیر پروژه در برخورد روزمره خود با تیم و سایر ذی‌نفعان با آن سر و کار دارد. با این وجود، مواردی وجود دارد که می تواند بر عملکرد یک مدیر پروژه تأثیر بگذارد، چه عوامل داخلی و چه خارجی!بگذارید پنج چالش برتر را که مدیران پروژه هر روز با آن روبرو هستند نگاه کنیم:یک/ اهدافی که به درستی تعریف نشده‌اند و یا نا مشخص‌ هستنداولین چالش بزرگی که ممکن است برای یک مدیر پروژه و اعضای تیم به وجود بیاید این نیست که دقیقاً چه چیزی قرار است ارائه دهند. یک مدیر پروژه در مرحله اول باید بداند از پروژه چه انتظاری باید داشته باشد و اهداف به روشنی مشخص شده باشند، در غیر این‌صورت احتمالاً پروژه از بین خواهد رفت. اگر هدف پروژه مشخص نباشد می‌تواند موجب سردرگمی و در نهایت موجب از دست دادن نقاط عطف مهم در پروژه شود. این به نوبه خود، می‌تواند به هدر رفتن بودجه و اضافه‌کاری منجر شود. مدیر پروژه همچنین نیاز دارد تا دامنه پروژه را مدیریت کند و سعی کند پروژه را فراتر از اهداف اصلی خود گسترش ندهد. وقتی این اتفاق بیفتد ، مهم است که ارزیابی شود و تأثیرات آن در بودجه و مهلت ها مورد بحث قرار گیرداما برای مقابله با این مشکل پروژه، چه اقداماتی می توانید انجام دهید؟اول از همه، برای برنامه‌ریزی شروع کار خود با مشتری، مدتی وقت بگذارید. این جلسه‌ها و تماس‌ها است که در آن می‌توانید همه آن‌ را تعریف کنید. آماده باشید! دستور کار را تنظیم کرده و لیستی از سوالات را تهیه کنید. سعی کنید همه عدم قطعیت‌ها را تعریف و مشخص کنید. از مشتری خود در مورد اهداف، ارزش‌ها، نقاط عطف، مهلت‌ها و اولویت ها سؤال کنید. در مورد برنامه‌های کوتاه‌مدت و بلند‌مدت صحبت کنید. همچنین خوب است لیستی از سوالات را به مشتری خود ارسال کنید. این امر باعث می شود بعد از تماس منتظر جواب باشید. تیم خود را از جلسه و دستور کار آگاه کنید. از آنها بخواهید که خودشان سؤالاتی را تهیه کنند. توسعه دهندگان باید بدانند چه نوع اطلاعاتی را از دست نمی‌دهند. پس از تماس، خلاصه کتبی را ارسال کنید و از مشتری خود بخواهید که آن را تأیید کند. بهتر است همه بلاتکلیفی ها را در همان ابتدای پروژه برطرف کنیدبه یاد داشته باشید که بررسی نتایج را هر چند وقت یکبار انجام دهید ، به خصوص اگر پروژه طولانی‌تری داریددو/ کار با اعضای تیمموفقیت یک پروژه بستگی به افرادی دارد که آن را اجرا می کنند؛ به عنوان یک مدیر پروژه، دومین مشکلی که احتمالاً با آن روبرو هستید. ممکن است یک پروژه چالش برانگیز به مهارت‌هایی نیاز داشته باشد که هیچ کس در تیم از آن برخوردار نباشد. این وظیفه مدیر پروژه است که تصمیم بگیرد که آیا یک عضو برای آموزش آن احتیاج دارد یا اینکه شخصی را که از قبل مهارت های لازم را برای انجام کار دارد اضافه کند. این بسیار مهم است که شما با اعضای تیم بتوانید به درستی و بدون متهم کردن و زیر سوال بردن فرد کار را پیش ببریدسه/ مدیریت ریسک پروژهبه عنوان مدیر پروژه انتظار می‌رود خطرات موجود در پروژه کم باشد. این یک کار بسیار سخت است به خصوص اگر عوامل داخلی وجود داشته باشد که روی کار شما تأثیر می‌گذارد. شما می‌توانید با جمع‌آوری اطلاعات کافی درباره پروژه، ایجاد یک دایره اعتماد بین اعضای تیم و دانستن اینکه کدام قسمت از پروژه امکان پذیر نیست و قبل از اینکه خیلی دیر شود، سطح خطرات را در تیم خود کاهش دهیداغلب اوقات، پروژه‌ها دقیقاً طبق برنامه‌ریزی انجام نمی‌شوند. یک مدیر خوب می‌داند که چگونه می‌تواند اطلاعات را جمع کند، اعتماد ایجاد کند و پیش‌بینی کند کدام قسمت از پروژه به احتمال زیاد از بین می‌رود. همچنین برای جلوگیری از وقوع آنها باید اقدامات كنترلی را تدوین كند. همچنین نیاز به تدوین برنامه‌های احتمالی روشن و اثربخش داردچهار/ چالش‌های ارتباطیارتباطات ضعیف یکی از چالش‌های مدیریت پروژه است. یک مدیر پروژه حرفه‌ای باید بداند که چگونه دستورالعمل ارائه دهد تا آنها توسط اعضا به وضوح درک شوند و همچنین به درستی وظایف را بین اعضای گروه تقسیم کند. همین‌طور لازم است از یک نرم افزار همکاری در حوزه مدیریت پروژه استفاده شود تا اطمینان حاصل شود که همه افراد در جریان تحولات پروژه اخیر هستندفراموش نکنید شما باید برای همه آزاد باشید تا اعضای تیم بتوانند برای مشکلات خود به شما مراجعه کنند. باید به آنها بگویید که همه برای موفقیت پروژه ضروری هستند، از این رو نیاز به برقراری ارتباط صریح تر با یکدیگر است. توجه داشته باشید که عدم برقراری ارتباط و یا سوء استفاده از آنها خطرات بزرگی را برای کل پروژه شما به همراه داردپنج/ مدیریت انتظاراتانتظار می رود که اعضای تیم به عنوان سرمربی خود از شما انتظار داشته باشند و درعین حال اعضای تیم شما باید بدانند که شما از آنها چه انتظاری دارید. وقتی انتظارات یکدیگر را بدانید، رسیدن به اهداف مورد نظر آسان تر خواهد بود. در دسترس بودن منابع، مهلت‌ها، آموزش و پرداخت برخی از موارد مهم است که باید بطور منظم بین مدیریت و کارگران مورد بحث قرار گیرد تا پروژه به موفقیت برسدهنگامی که پنج مسئله توضیح داده شده در بالا را برطرف کردید، مشکلی در اجرای موفقیت آمیز یک پروژه نخواهید داشت!