چگونه دفتر مدیریت پروژه می‌تواند بهره‌وری را در طول رشد سریع هدایت کند

منتشر‌شده در: forbes به تاریخ ۱۶ دسامبر ۲۰۲۰ لینک منبع: How The Project Management Office Can Drive Efficiency During Rapid Growthبر اساس گزارش آژانس بین‌المللی انرژی، تولید سلول‌های فتوولتائیک (PV)‌ خورشیدی در سال ۲۰۱۹، ۲۲ درصد (۱۳۱ شبکه) افزایش یافت و دومین رشد تولید مطلق از همه فن‌آوری‌های تجدید پذیر، کمی پشت باد و پیش از برق آبی بود. با وجود کاهش رشد ناشی از تغییرات و عدم قطعیت‌های اخیر در چین (بزرگ‌ترین بازار PV در سطح جهانی) ، ۲۰۱۹ سال رکورد رشد جهانی در ظرفیت PV بود. با بهبود رقابت، PV خورشیدی همچنان در مسیر رسیدن به سطوح پیش‌بینی‌شده در سناریوی توسعه پایدار قرار دارد، که نیازمند رشد متوسط سالانه ۱۵ درصدی بین سال‌های ۲۰۱۹ تا ۲۰۳۰ است.در حالی که تولید PV خورشیدی یک صنعت در حال ظهور باقی می‌ماند، که با رشد نمایی مشخص می‌شود، شرکت‌ها باید به سرعت خود را تطبیق داده و رشد کنند تا بر روی فرصت‌هایی سرمایه‌گذاری کنند که این شرایط بازار فراهم می‌آورند در حالی که به اندازه کافی برای از بین بردن چالش‌ها چابک هستند.برخی از این رشد از طریق ادغام و اکتساب اتفاق می‌افتد و تغییرات ساختاری متفاوتی را بسته به اندازه و نوع شرکت‌ها ایجاد می‌کند. در این نقطه، اهمیت دیدگاه، ماموریت و ارزش‌های شرکت پیش می‌آید و باید تقویت شود تا ماهیت شرکت را از دست ندهد.متناوبا، کسب، توسعه و ساخت دارایی‌های جدید نیز باعث رشد مستمر شده و توانایی مدیریت موثر چندین پروژه و پورتفولیو بصورت همزمان-از توسعه تا عملیات-کلید رسیدن به اهداف شرکت خواهد بود.با توجه به این که تغییر، مدیریت یک ویژگی ضروری برای هر سازمان است. این مسئله حتی در بازارهای در حال ظهور پرسرعت مانند تولید PV خورشیدی نیز اهمیت بیشتری دارد. شرکت‌ها باید تمرکز خود را بر روی اهداف خود نگه دارند در حالی که تغییرات سازمانی شامل تبدیل شدن به یک ساختار بزرگ‌تر و پیچیده‌تر بدون پرت شدن را هدایت می‌کنند.در طول دهه گذشته، مشاهده کردیم که چگونه دفتر مدیریت پروژه (PMO) برای موفقیت شرکت‌ها حیاتی شده‌ است. مسئولیت‌های PMOs شامل ایجاد کنترل‌های پرتوافکن، فرآیند مدیریت ریسک و رویکردهای مدیریت پروژه است. با این حال، PMO همچنین نقش مهمی در طول فاز تحول سازمانی، حمایت از مدیریت پروژه و تغییر در شرکت دارد.یکی از مهم‌ترین موضوعاتی که هنگام هدایت تغییرات سازمانی باید در نظر گرفته شود، تعریف کانال‌های ارتباطی سیال است تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات کلیدی به موقع به تصمیم‌گیرندگان و به بالاترین استانداردها ارائه می‌شود - حتی زمانی که بسیاری از فعالان در آن کانال‌ها شرکت می‌کنند. برخی شرکت‌ها مسائل مهمی را در تلاش برای تکرار ساختار سازمانی خود در کانال‌های ارتباطی یافته‌اند. با این حال اینها یکسان نیستند و مهم است که تفاوت بین هر دو را درک کنیم.با رشد شرکت‌ها، ساختار آن‌ها نیز افزایش می‌یابد. به منظور عملیاتی نگه داشتن شرکت، ساختارهای سازمانی طوری طراحی شده‌اند که از بسیاری از گزارش‌های مستقیم در تیم اجتناب کنند و برخی تصمیمات را به مدیران صف واگذار کنند. لایه‌های این ساختار ممکن است بسته به اندازه و توزیع جغرافیایی آن‌ها متفاوت باشند.از سوی دیگر، پروژه‌ها و پورتفولیوها دارای یک ساختار گزارش‌دهی ساده‌تر مستقل از سازمان هستند. با توجه به روش Prince2، تنها چهار لایه از پایین به بالا مورد نیاز است که امکان ارتباط سیال با شرکت را فراهم می‌کند:مدیران تیم بر ارائه تمرکز می‌کنند.مدیران پروژه بر مدیریت تمرکز می‌کنند.هیات‌مدیره پروژه بر روی کارگردانی تمرکز می‌کند.شرکت، مدیریت برنامه یا مشتری بالاترین لایه گزارش دهی هستند.سه حوزه اصلی نگرانی دفتر مدیریت پروژه.دفتر مدیریت پروژه (PMO)‌ چارچوبی را برای انتخاب و اجرای پروژه‌ها برای رسیدن به اهداف شرکت و نیز پشتیبانی و آموزش برای اطمینان از گنجاندن مدیریت پروژه در سازمان فراهم می‌کند. همچنین تضمین می‌کند که فرایندهایی در محل هستند که برای ساختار شرکت بهینه‌سازی شده‌اند.ایجاد تناسب مناسب برای سازمان. PMO باید از تعریف نظارت بر پروژه‌ها و پورتفولیوها در حین عملکرد موثر در کل ساختار سازمانی پشتیبانی کند. در این تعریف، ما باید کانال‌های گزارش‌دهی و ارتباطی - که به‌روزرسانی پروژه‌ها و پورتفولیوها، تفکیک اطلاعات توسط لایه‌های پروژه‌ها و پورتفولیوها را فراهم می‌کنند - را از مسیر تشدید، که به تصمیم‌گیرندگان طبق ساختار سازمانی اختیارات می‌دهد، متمایز کنیم.انتخاب نرم‌افزار مناسب برای غلبه بر مشکلات احتمالی: از آنجا که نرم‌افزارهای زیادی در دسترس است، مهم است که زمانی را صرف انتخاب نرم‌افزار مناسب برای کسب‌وکار خود کنید. ابزار شرکت باید از شرکت برای اجرای فرآیندها و حاکمیت خود از یک طرف در حین جمع‌آوری و انتشار داده‌های کلیدی به لایه‌های مختلف، اجازه تصمیم‌گیری به موقع براساس داده‌های واقعی حمایت کند. PMO باید نقش مهمی در طول انتخاب و حفظ این ابزار داشته باشد، با توجه به اینکه انعطاف‌پذیری و هم‌کاری احتمالا دو مورد از مهم‌ترین الزامات هستند.رشد و توسعه کارمندان ماهر: با رشد شرکت، کارمندان جدید بخشی از سرمایه انسانی خواهند شد، و فرصت‌های جدید برای توسعه شغلی به نظر خواهد رسید. PMO باید در طول القا و توضیح «نحوه کار ما» از طریق آموزش فرآیند پشتیبانی کرده و برای هدایت توسعه مهارت‌های مدیریت پروژه پاسخگو باشد.ایجاد PMO می‌تواند جریان‌های اطلاعاتی سریع، یک ساختار منسجم و یک درک مشترک از فرایندها را ممکن سازد-که همه آن‌ها برای شرکت‌های چابک در دستیابی به ارزش در بازارهای درحال ظهور پویا ضروری هستند.این متن با استفاده از ربات ترجمه مقاله مدیریت ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازبینی انسانی قرار گرفته است.در نتیجه می‌تواند دارای برخی اشکالات ترجمه باشد.مقالات لینک‌شده در این متن می‌توانند به صورت رایگان با استفاده از مقاله‌خوان ترجمیار به فارسی مطالعه شوند.