مدیریت زمان در پروژه

دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای، بدون مدیریت صحیح وظایف و فعالیت‌ها حاصل نمی‌شود. پروژه‌های حرفه‌ای، در مقیاس‌های کوچک تا بزرگ، نیز از این قضیه مستثنی نیستند. مدیران پروژه و مسئولین واحدهای مختلف، وظیفه برنامه‌ریزی مناسب و نظارت مداوم بر روی نحوه پیشرفت فعالیت‌ها را بر عهده دارند. مدیریت ناکارآمد، نه تنها پروژه را از رسیدن به اهداف تعیین شده باز می‌دارد، بلکه باعث تحمیل ضررهای مالی و هدر رفتن زمان، به عنوان یکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر پیشرفت پروژه می‌شود. مهارت مدیریت زمان در پروژه مهارت ارزشمندی است که امکان دستیابی به اهداف پروژه، مطابق با برنامه زمان‌بندی و در چارچوب منابع تخصیص یافته را فراهم می‌کند. در این مقاله، مبانی، مزایا، مراحل اجرا، روش‌های بهبود، ابزارها، نرم افزارها و تکنیک‌های مدیریت زمان در پروژه را مورد بررسی قرار می‌دهیم. در انتها نیز، عوامل موثر بر مدیریت زمان در پروژه های عمرانی را به طور خلاصه مرور می‌کنیم.مدیریت پروژه چیست ؟«مدیریت پروژه» (Project Management)، استفاده بهینه از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک‌های موجود برای دستیابی به یک هدف مشخص است. توسعه نرم افزار، ساختمان‌سازی، امدادرسانی به نواحی آسیب‌دیده از بلایای طبیعی، توسعه بازارهای بین‌المللی و بسیاری دیگر از پروژه‌ها، نیازمند مدیریت مناسب برای رسیدن به اهداف مورد نظر هستند.مجموعه آموزش مدیریت و کنترل پروژهتمام پروژه‌ها، از واحدهای مختلف با وظایف متفاوت تشکیل می‌شوند. در پروژه‌های حرفه‌ای، واحد مدیریت و کنترل پروژه، وظیفه نظارت بر روی عملکرد دیگر واحدها و پیشرفت فعالیت‌های اختصاص یافته به آن‌ها را بر عهده دارد. این وظیفه، با مدیریت زمان در پروژه انجام می‌گیرد.کنترل فعالیت‌ها و عملکردها از وظایف مدیران پروژه است.مدیریت زمان چیست ؟به تخصیص بازه زمانی مشخص برای انجام هر فعالیت، «مدیریت زمان» (Time Management) می‌گویند. مدیریت کارآمد زمان، امکان اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر اساس اهمیت و تعیین بازه زمانی مناسب برای اجرای هر یک از آن‌ها را فراهم می‌کند.آموزش مدیریت زمان جهت بهره وری شخصی و حرفه ایبه عبارت دیگر، مدیریت زمان، استفاده بهینه از زمان موجود برای دستیابی به اهداف تعیین شده است.مدیریت زمان، از مهارت‌های ضروری برای پیشرفت محسوب می‌شود.مدیریت زمان از مهارت‌های بسیار مهم و کارآمد در حوزه‌های مختلف نظیر توسعه فردی و پروژه‌های حرفه‌ای به شمار می‌رود. از فعالیت‌های موجود در مدیریت زمان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:برنامه‌ریزی موثر و کارآمدتعیین اهدافتعیین مهلت مورد نیاز برای رسیدن به اهدافواگذاری وظایف و اختیاراتاولویت‌بندی فعالیت‌ها با توجه به اهمیتصرف زمان مناسب برای انجام فعالیت مهممدیریت زمان در پروژه چیست ؟مدیریت زمان در پروژه، مجموعه‌ای از فرآیندها و تکنیک‌هایی است که به منظور تحلیل فعالیت‌های پروژه و تهیه برنامه زمان‌بندی برای تکمیل به موقع آن‌ها و افزایش بهره وری در محیط کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.بهره‌گیری از اصول مدیریت زمان، باعث بهبود روند دستیابی به اهداف پروژه و جلوگیری از موانع احتمالی می‌شود. این اصول، امکان شناسایی فعالیت‌های مهم و نحوه تخصیص زمان/منابع مورد نیاز را نیز فراهم می‌کنند.مدیریت زمان در پروژه، ریسک‌های ناشی از موانع پیش بینی نشده را کاهش می‌دهد.مزایای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟کاهش تنش، افزایش بهره‌وری، کاهش اشتباهات، بهبود کارایی، افزایش فرصت‌ها، صرف هزینه‌ها بر اساس بودجه و دستیابی به اهداف تعیین شده از مزایای مدیریت زمان در پروژه هستند. در ادامه، هر یک از این موارد را به اختصار توضیح می‌دهیم:کاهش تنش: هر چه تعداد فعالیت‌های اتمام یافته در بازه‌های زمانی مشخص شده بیشتر باشد، استرس کارکنان و تنش‌های ناشی از عدم رسیدن به اهداف کاهش می‌یابند. به این ترتیب، عوامل درگیری در پروژه‌، فعالیت‌های خود را با آرامش و تمرکز بیشتری انجام می‌دهند.افزایش بهره‌وری: الویت‌بندی فعالیت‌ها و زمان اجرای آن‌ها، باعث افزایش تمرکز و بهره‌وری برای برطرف کردن نیازهای استراتژیک پروژه می‌شود.کاهش اشتباهات: تمرکز بر روی یکی از جنبه‌های پروژه، امکان رخ دادن خطا را کاهش می‌دهد. به این ترتیب، اتمام فعالیت مورد نظر با دقت کافی و به صورت صحیح انجام می‌گیرد.بهبود کارایی: استفاده از برنامه زمان‌بندی برای اجرای فعالیت‌های پروژه، یک دید کلی از مکان و زمان فعالیت کارکنان واحدهای مختلف را فراهم می‌کند. این موضوع، باعث کارایی بهتر افراد و واحدها می‌شود.افزایش فرصت‌ها: هر چه کارایی و بهره‌وری تیم‌های فنی و اجرایی در به اتمام رساندن پروژه طی برنامه زمان‌بندی بیشتر باشد، فرصت‌های بیشتری برای اجرای پروژه‌های دیگر پس از اتمام پروژه فعلی به وجود می‌آیند.صرف هزینه‌ها بر اساس بودجه: حفظ روند پیشرفت پروژه بر اساس برنامه زمان‌بندی، مانع از صرف هزینه‌های اضافی می‌شود. ضرب المثل «وقت طلا است»، از شعارهای اصلی مدیریت زمان در پروژه به شمار می‌رود.دستیابی به اهداف: مدیریت زمان در پروژه، علاوه بر اجرای مناسب فعالیت‌های بر اساس برنامه‌های تعیین شده، بر روی دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای نیز تاثیر می‌گذارد. در واقع، به کارگیری این مهارت و اجرای اصولی آن، به نحوی به تمام افراد حاضر در پروژه سود می‌رساند.مدیریت زمان در پروژه چگونه انجام می‌شود؟مدیریت زمان در پروژه طی شش فرآیند اصلی شامل برنامه‌ریزی، تهیه زمان‌بندی، تعریف فعالیت‌ها، تعیین وابستگی‌ها، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و تخمین/تخصیص زمان و منابع انجام می‌‌گیرد.مرحله اول: تدوین برنامه پروژهبرنامه‌ریزی، یکی از حساس‌ترین و حیاتی‌ترین فرآیندهای مدیریت پروژه به شمار می‌رود. مطابق با تعریف موسسه مدیریت پروژه، «برنامه پروژه» (Project Plan)، سندی است که نحوه اجرا، نظارت، کنترل و به اتمام رساندن پروژه را تعیین می‌کند.مدیر پروژه، وظیفه تدوین این برنامه را بر عهده دارد. برنامه پروژه، اهداف مورد نظر را تعیین می‌کند. این سند، به عنوان مرجع رسمی برای کارکنان حاضر در پروژه، مدیران و حتی سهامداران در نظر گرفته می‌شود. تدوین یک برنامه پروژه دقیق، جلوگیری از هدر رفت زمان و انرژی تمام افراد را در پی دارد.برنامه‌ریزی، باعث تسهیل مدیریت زمان در پروژه می‌شود.در پروژه‌‌های بزرگ و پیچیده، فعالیت‌ها، معمولا به صورت «ساختار شکست کار» (Work Breakdown Structure) یا به اختصار «WBS» درمی‌آیند. ساختار شکست کار، فهرستی سلسله مراتبی است که به منظور نمایش فعالیت‌های اصلی و فرعی مورد استفاده قرار می‌گیرد. بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه، از WBS برای تعریف فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی پروژه استفاده می‌کنند.مرحله دوم: ایجاد برنامه زمان‌بندی پروژه«زمان‌بندی پروژه» (Project Schedule)، برنامه‌ای است که بازه زمانی و منابع سازمانی مورد نیاز برای شروع و اتمام پروژه را تعیین می‌کند. تمام اعضای پروژه باید به این برنامه دسترسی داشته باشند. بسیاری از افراد، زمان‌بندی پروژه را با یک تقویم ساده اشتباه می‌گیرند.در صورتی که هدف اصلی زمان‌بندی، انتقال اطلاعات مهم مرتبط با بازه اجرای فعالیت‌ها و فازهای مختلف پروژه است. از این‌رو، برنامه‌زمان‌بندی باید دارای ساختار جامع و اطلاعات قابل فهم برای تمام افراد باشد.تهیه برنامه زمانبندی، بخش جدایی ناپذیر مدیریت زمان در پروژه است.بسیاری از مراحل ایجاد برنامه زمان‌بندی پروژه، به طور مستقیم با مدیریت زمان در ارتباط هستند. از این‌‌رو، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت زمان در پروژه می‌توانند به مدیران برای تدوین بهترین برنامه زمان‌بندی کمک کنند.مرحله سوم: تعریف فعالیت های پروژهبه هر یک از مراحل موجود در برنامه مدیریت و زمان‌بندی پروژه، «فعالیت» (Activity) می‌گویند. هر فعالیت، از یک یا چند زیرمجموعه تشکیل می‌شود. اتمام هر فعالیت، به معنای شروع فعالیت بعدی پروژه است. مجموعه فعالیت‌های موجود در یک پروژه، خروجی نهایی را تعیین می‌کنند. از وظایف تیم کنترل و مدیریت پروژه می‌توان به تعریف فعالیت‌ها اشاره کرد. به این منظور، فهرستی از فعالیت‌های مورد نیاز برای دستیابی به هدف پروژه ایجاد می‌شود.رسیدن به اهداف پروژه، با تکمیل چندین فعالیت انجام می‌گیرد.مرحله چهارم: تعیین وابستگی ها در پروژهاجرای بسیاری از فعالیت‌ها در پروژه، به تکمیل فعالیت‌های دیگر بستگی دارد. به عنوان مثال، در یک پروژه ساختمان‌سازی، تا زمانی که اسکلت سازه تکمیل نشود، نمی‌توان بام ساختمان را اجرا کرد. علاوه بر این، اجرای بام، نیازمند تامین مصالح مورد نیاز است. از این‌رو، پس از تعریف تمام فعالیت‌های پروژه، رابطه بین آن‌ها یا «وابستگی» (Dependency) را تعیین می‌شود. تعیین دقیق وابستگی‌ها، بر روی زمان‌بندی پروژه و جلوگیری از تاخیرهای احتمالی تاثیر می‌گذارد. به عبارت دیگر، وابستگی‌ها، از عوامل موثر بر مدیریت زمان در پروژه هستند.مدیریت موثر زمان در پروژه، بدون تعریف دقیق وابستگی‌ها ممکن نیست.مرحله پنجم: اولویت بندی فعالیت ها در پروژهپس از تعیین تمام وابستگی‌ها، نوبت به مرتب کردن فعالیت‌های پروژه می‌رسد. در این مرحله، اهمیت هر فعالیت و اولویت شروع آن مد نظر قرار می‌گیرد. توجه داشته باشید که هنگام اولویت‌بندی، هیچ زمانی (ساعت کاری یا تاریخ شروع و اتمام) به فعالیت‌ها اختصاص داده نمی‌شود. تمرکز اصلی فرآیند اولویت‌بندی فعالیت‌ها، بر روی بهترین جریان کار ممکن برای دستیابی به هدف مورد نظر است.با اولویت بندی صحیح فعالیت‌ها، درصد زیادی از پروژه در مدت زمان کمتری تکمیل می‌شوند.مرحله ششم: تخصیص بازه زمانی و منابع مورد نیاز«بازه زمانی» (Duration)، مدت زمان مورد نیاز برای اتمام فعالیت‌های اصلی و فرعی پروژه است که معمولا با واحد ساعت، روز، هفته یا ماه بیان می‌شود. بازه زمانی، به دسترسی و ظرفیت منابع پروژه بستگی دارد. بهترین راه برای تخمین بازه زمانی و منابع مورد نیاز جهت تکمیل فعالیت‌های پروژه، استفاده از داده‌های پروژه‌های مشابه است.در صورت عدم دسترسی به داده‌های پروژه‌های مشابه و استانداردهای مرتبط، سناریوهای مختلف مورد بررسی قرار می‌گیرند. سپس، با استفاده از میانگین‌گیری از بدترین و بهترین حالت ممکن، زمان و منابع مورد نیاز، به فعالیت‌ها اختصاص می‌یابند.تخصیص اصولی منابع، به مدیریت زمان در پروژه کمک می‌کند.تخصیص منابع، بر روی برنامه زمان‌بندی و مدیریت زمان در پروژه تاثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، در صورت سپردن وظیفه انجام چندین فعالیت به یک واحد یا یک فرد، امکان به اتمام رساندن همزمان فعالیت‌ها کاهش می‌یابد. این مسئله، برنامه زمان‌بندی را تحت تاثیر قرار می‌دهد. تکنیک‌های متعددی برای اجرای اصولی مراحل معرفی شده در این بخش وجود دارند. در بخش بعدی، به معرفی این تکنیک‌ها می‌پردازیم.تکنیک های مدیریت زمان چه هستند؟تکنیک‌های مدیریت زمان، مجموعه‌ای از قواعد و اصول مورد استفاده برای افزایش بهره‌روی و به کارگیری موثر زمان در اجرای فعالیت‌ها هستند. این تکنیک‌ها، سرعت و کیفیت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهند و باعث دستیابی به اهداف بیشتر با صرف زمان و انرژی کمتر می‌شوند. به منظور اجرای بهتر هر یک از مراحل مدیریت زمان در پروژه، تکنیک‌های متعددی وجود دارند که در این بخش به معرفی آن‌ها می‌پردازیم. علاوه بر این،‌ مبانی برخی از متداول‌ترین تکنیک‌های موجود را به طور خلاصه توضیح می‌دهیم.تکنیک های برنامه ریزی برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟برنامه‌ریزی، اولین فرآیند در مدیریت زمان در پروژه محسوب می‌شود. از شناخته‌شده‌ترین تکنیک‌های برنامه‌ریزی پروژه می‌توان به ساختار شکست کار، اختصاص زمان برای برنامه ریزی روزانه، استفاده موثر از تقویم، نمودار گانت، تکنیک دیولی و روش برنامه ریزی سریع اشاره کرد.ساختار شکست کار چیست ؟برنامه‌ریزی پروژه‌های کوچک یا بزرگ، در نگاه اول، امری دشوار و پیچیده به نظر می‌رسد؛ چراکه فعالیت‌های بسیاری برای رسیدن به اهداف هر پروژه وجود دارند. از این‌رو، برخی از پروژه‌ها، بدون توجه به پارامترهای تاثیرگذار و امید به رفع سریع مشکلات در هنگام رخ دادن آن‌ها شروع می‌شوند.این رویکرد، احتمال صرف هزینه‌های اضافی، هدر رفتن زمان و حتی شکست پروژه را افزایش می‌دهد. تکنیک ساختار شکست کار یا WBS، راه‌حل مناسبی برای تهیه برنامه اولیه و مدیریت زمان پروژه است. در این تکنیک، هر فعالیت، به فعالیت‌های کوچک‌تر تقسیم می‌شود.نمونه‌ای از یک ساختار شکست کار مبتنی بر اقلام قابل تحویل برای یک پروژه ساختمانینمونه‌ای از یک ساختار شکست کار مبتنی بر اقلام قابل تحویل برای یک پروژه ساختمانیکتاب پیکره دانش مدیریت پروژه، تکنیک ساختار شکست کار را به تجزیه سلسله مراتبی کار، برای تبدیل پروژه به فعالیت‌های کوچک قابل اجرا توسط کارکنان تعریف می‌کند. به طور کلی، رویکردهای اجرایی WBS به دو روش شامل روش مبتنی بر اقلام قابل تحویل و روش فازبندی تقسیم می‌شوند:ساختار شکست کار مبتنی بر اقلام قابل تحویل: نمایش رابطه مشخص بین اقلام پروژه نظیر محصولات، سرویس‌ها یا خروجی مورد نظر با اهداف پروژه (به اتمام رساندن هر کار)ساختار شکست کار مبتنی بر فازبندی: تقسیم‌بندی فعالیت‌ها به فازهای مختلف و سطح‌بندی المان‌های پروژه (به عنوان مثال، المان سطح 1 برای فازهای پروژه، المان سطح 2 برا اقلام منحصر به فرد و المان‌های پایین‌تر برای تمام اقلام قابل تحویل)تکنیک های هدف گذاری برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟پس از تهیه برنامه کلی پروژه، نوبت به هدف‌گذاری می‌رسد. تکنیک تعیین اهداف SMART، تکنیک اولویت‌بندی اهداف، تعیین مهم ترین هدف، حذف اهداف کم اهمیت و تکنیک OKR از روش‌های متداول هدف گذاری برای مدیریت زمان در پروژه هستند.هدف گذاری به روش اسمارت چیست؟«اسمارت» (SMART)، یکی از تکنیک‌های متداول هدف‌گذاری برای مدیریت زمان در پروژه‌ است. بر اساس این تکنیک، هدف تعیین شده باید «مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و قابل زمان‌بندی» (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timely) باشد.ویژگی‌های هدف در روش SMARTویژگی‌های یک هدف‌گذاری خوب در تکنیک اسمارت عبارت هستند از:مشخص: اهداف پروژه باید به سمت یک خروجی مشخص اشاره کنند و پاسخ واضحی به سوالات مرتبط بدهند.قابل اندازه‌گیری: اهداف پروژه باید به صورت عددی یا قابل تبدیل به کمیت‌های قابل اندازه‌گیری باشند.قابل دستیابی: تعیین هدف باید به صورت واقع‌گرایانه (بر اساس منابع و محدودیت‌های موجود) صورت گیرد.مرتبط: اهداف تعریف شده باید با دیگر اهداف سازگاری داشته باشند تا بتوان رسیدن به آن‌ها را ارزشمند تلقی کرد.قابل زمان‌بندی: امکان تعریف بازه زمانی و حداکثر مهلت مورد نیاز برای دستیابی به اهداف وجود داشته باشد.تکنیک های لیست برداری برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟از تکنیک‌های تعیین فهرست فعالیت‌های موجود در یک پروژه می‌توان به تکنیک GTD، تکنیک TDL1، تکنیک TDL2، تکنیک TDL3، تکنیک لیست های چهارگانه، تکنیک لیست فرایندی و تکنیک دفترچه یادداشت اشاره کرد.تکنیک سامان دادن به کارها«سامان دادن به کارها» (Getting Things Done) یا به اختصار «GTD»، روشی است که به منظور مدیریت زمان در پروژه توسط لیست‌برداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، فعالیت‌های موجود بر روی کاغذ نوشته شده و هر یک از آن‌ها به آیتم‌های قابل اجرا تقسیم می‌شوند. تکنیک GTD، تمرکز اجرای پروژه و ترس افراد از فعالیت‌های بزرگ را کاهش می‌دهد.مراحل مدیریت زمان در پروژه با سامان دادن به کارهامراحل کلی تکنیک سامان دادن به کارها به عبارت هستند از:شناسایی و ثبت فعالیت‌هامشخص کردن قابلیت اجرا: اقدام به تکمیل، واگذاری یا برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، در صورت قابل اجرا بودن آن‌هامرتب‌سازی: اولویت‌دهی فعالیت‌ها بر اساس نیازهامرور: بررسی فهرست ایجاد شده به منظور تعیین فعالیت قابل اجرای بعدی و به‌روزرسانی فعالیت‌های به اتمام رسیدهاقدام: انجام فعالیت‌های قابل اجرا در سریع‌ترین زمان ممکنتکنیک های اولویت دهی برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟تکنیک پارتو (قاعده 80-20)، تکنیک خوردن قورباغه، تکنیک ماتریس آیزنهاور، تکنیک ABCDE، تکنیک کوزه شیشه‌ای، تکنیک چراغ راهنمایی، تعیین اولین کار در روز، تکنیک مسکو و تکنیک گروه‌بندی فعالیت‌های مشابه، برخی از تکنیک‌های اولویت‌دهی برای مدیریت زمان در پروژه هستند.اصل پارتو چیست ؟«اصل پارتو» (The Pareto principle) یا قانون 80/20، یکی از روش‌های کارآمد برای اولویت‌دهی فعالیت‌ها و مدیریت زمان در پروژه محسوب می‌شود. مطابق با این قانون، دستیابی به 80 درصد از اهداف پروژه، به انجام 20 درصد از فعالیت‌های موجود در آن بستگی دارد. به منظور بهره‌مندی از اصل پارتو، هنگام شروع پروژه و تعریف هر یک از مراحل آن، باید وظایفی با بیشترین اهمیت و تاثیر بر روی اهداف را شناسایی کرد. اگر در هر مرحله از پروژه، تعادل بین زمان اختصاص یافته و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بهم بخورد، باید اولویت‌بندی را مورد بررسی مجدد قرار داد. سپس، در صورت نیاز، تغییرات مناسب بر روی ترتیب اجرای فعالیت‌ها اعمال شود.نمایش تصویری رابطه بین علت و معلول مطابق با اصل پارتوتکنیک های تخصیص برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟تخصیص زمان به فعالیت‌ها، از اصول مدیریت زمان در پروژه به حساب می‌آید. از تکنیک‌های تخصیص زمان می‌توان به روش تعیین محدودیت زمانی، تکنیک پومودورو، تکنیک باکس‌های زمانی، تکنیک بلوک‌های زمانی، تکنیک زمان شناور، تکنیک بسته‌های کاری، تکنیک زمان طلایی، تکنیک FoF، تکنیک زمان تحویل مجازی، تکنیک کشف ستاپ تایم، تکنیک مدیریت تاخیر و جریان سازی مستمر اشاره کرد.تکنیک پومودورو چیست ؟«تکنیک پومودورو» (Pomodoro Technique)، از روش‌های شناخته شده برای مدیریت زمان در پروژه است که به منظور به حداکثر رساندن بهره‌وری پروژه توسط اختصاص زمان‌های متمرکز مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، زمان اجرای فعالیت‌ها، معمولا به بازه‌های مشخص تقسیم می‌شود. در طول این بازه، تمرکز افراد باید فقط و تنها فقط بر روی به انجام رساندن فعالیت تعریف شده باشد. پس از اتمام زمان، یک وقفه کوتاه و اجباری در نظر گرفته می‌شود. با اتمام زمان وقفه و استراحت، فعالیت ادامه می‌یابد. وجود وقفه‌های اجباری در این تکنیک، توجه به فعالیت‌های انحرافی را کاهش می‌دهد و بهره‌وری را به حداکثر می‌رساند.عبارت پومودورو از عنوان تایمرهای کوچک شبیه به گوجه (پومودورو در زبان ایتالیایی) گرفته شده است.عبارت پومودورو از عنوان تایمرهای کوچک شبیه به گوجه (پومودورو در زبان ایتالیایی) گرفته شده است.پیکره دانش مدیریت پروژه چیست ؟«پیکره دانش مدیریت پروژه» (Project Management Body of Knowledge) یا به اختصار «پم‌باک» (PMBOK)، مجموعه‌ای از فرآیندها، رویکردها، اصطلاحات و دستورالعمل‌های استاندارد در حوزه مدیریت پروژه است.ویژگی ابزارهای مدیریت زمان در پروژه چیست؟امروزه، ابزارهای متعددی در اختیار کاربران قرار دارند که با بهره‌گیری از تکنیک‌های مدیریت زمان، امکان افزایش بهره‌وری پروژه را فراهم می‌کنند. بهترین ابزارهای مدیریت پروژه، از قابلیت مدیریت جریان کار، ردیابی زمان و کار گروهی بهره می‌برند. در ادامه، به معرفی تاثیر این قابلیت‌ها بر مدیریت زمان در پروژه می‌پردازیم.مدیریت جریان کارجریان کار، مجموعه‌ای از فعالیت‌های ترتیبی است که بر اساس اولویت و برنامه زمان‌بندی ایجاد می‌شود. ابزارهای متعددی برای مدیریت جریان کار وجود دارند. «تخته کانبان» (Kanban Board)، ابزاری برای نمایش کلیت پروژه و وظایف موجود در آن است.این تخته، به منظور مدیریت پروژه توسط المان‌های بصری مورد استفاده قرار می‌گیرد. وظایف هر واحد یا شخص بر روی تخته کاربان قرار دارد. هر فعالیت، بر روی یک کارت نمایش داده می‌شود. این کارت‌ها، حاوی اطلاعات ضروری نظیر افراد موظف به اجرای فعالیت و زمان تحویل آن فعالیت است.تخته کانبان، از ابزارهای بهبود جریان کار و مدیریت زمان در پروژهتخته کانبان، از ابزارهای بهبود جریان کار و مدیریت زمان در پروژهکارکنان با نگاه کردن به تخته کاربان و کارت‌های روی آن، با کلیت پروژه و وظایف آن آشنا می‌شوند.ردیابی زماناتمام کلیه فعالیت‌های پروژه، نیاز به صرف زمان دارد. با این وجود، یکی از مسائل مهم در انتهای پروژه، زمان صرف شده برای هر فعالیت است. این کار توسط ثبت زمان تکمیل فعالیت‌ها انجام می‌گیرد. ردگیری زمان، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا با بررسی داده‌های جمع‌آوری شده، زمان مناسبی را به فعالیت‌های موجود در پروژه‌های مشابه اختصاص دهند. جمع‌اوری داده‌های زمانی، علاوه بر بهبود مدیریت زمان در پروژه به تخمین هزینه‌ها و برنامه‌ریزی دقیق نیز کمک می‌کند.ردیابی زمان توسط نرم افزار مایکروسافت پراجکتکار گروهیابزارهای مختلفی نظیر ایمیل، تلفن، شبکه‌های اینترنتی و غیره برای ایجاد ارتباط و مشارکت بین افراد و واحدهای مختلف یک پروژه وجود دارند. در برخی از موارد، تعدد این ابزارها، باعث سردرگمی افراد و صرف زمان اضافی می‌شود. در طرف مقابل، استفاده نکردن از ابزارهای ارتباطی نیز نتیجه مشابهی را در پی خواهد داشت. ایجاد کانال‌های ارتباطی موثر و کارآمد، از جنبه‌های مهم مدیریت زمان در پروژه به شمار می‌رود.همکاری بر روی مدیریت و کنترل پروژه برای مدیریت بهتر زمان در پروژهدر بسیاری از پروژه‌ها، سیستم‌های کامپیوتری واحدهای مختلف، به یک شبکه داخلی متصل هستند. این شبکه، امکان به اشتراک گذاشتن فایل و ایجاد ارتباط بین واحدهای مختلف را فراهم می‌کند. در مجموع، به منظور مدیریت زمان در پروژه باید ابزارهای مناسب برای کنترل جریان کار، ردگیری زمان و ایجاد کانال‌های ارتباطی بین واحدهای مختلف را انتخاب کرد. برخی از نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه، ابزارهای لازم برای بهره‌مندی از این موارد را فراهم می‌کنند.