انواع ارتباطات

ارتباطات نقش مهم در زندگی ما ایفا می کنند و آشنایی با انواع ارتباطات می تواند در زندگی شخصی، در محیط کار به ما کمک کند. آموزش انواع ارتباطات یکی از مواردی است که در آموزش کارکنان شرکت ها و سازمان ها توسط گروه آموزشی ارتباطی دیگر انجام می شود.ارتباطات چیست؟ارتباطات از لغت Communication و ریشه آن کلمه لاتین Communist می‌باشد. که به تفاهم و اشتراک فکر می‌توان ترجمه نمود. لذا وقتی با شخص ارتباط برقرار می‌نمائیم در حقیقت برقراری یک نوع اشتراک فکر و تفاهم اندیشه با اوست.ارتباط جریان دوطرفه‌ای است که طی آن دویا چند نفر به تبادل افکار نظریات، احساسات و حقایق می‌پردازد و از طریق به کار بردن پیام‌هایی که معنایش برای آنها یکسان است به انجام این امر مبادرت می‌ورزند و هرگونه انتقال پیام بین فرستنده از یک طرف و گیرنده از طرف دیگر ارتباط محسوب می‌شود، چه فرستنده انسان باشد چه یک دستگاه مکانیکی. ارسطو فیلسوف مشهور، هدف ارتباط را جستجو برای دست‌یافتن به کلیه وسایل و امکانات موجود برای ترغیب و اقناع دیگران می‌داند، به این صورت که برقرار کننده ارتباط از هر راه و یا وسیله‌ای که امکان داشته باشد طرف مقابل ارتباط یا مخاطب خود را تحت نفوذ در آورده نظر و عقیده خود را به او می‌قبولاند.دانشمندان مقصود از برقراری ارتباط را موارد زیر می‌دانند:1. شناخت اوضاع و احوال و آشنایی با حوادث و وقایع2. ترغیب دیگران به قبول یک فکر و عقیده خاص و اقناع آن3. سرگرمی و تفریحارتباط فرآیندی در لحظه است که شامل عناصری همچون:فرستنده: کسی که پیام را منتقل می کند.گیرنده: آن کس که پیام را دریافت می کند.پیام: احساس، فکر و یا رفتاری که در ارتباط منتقل می شود. به طور مثال “من تو را دوست دارم” و یا “از دست فلان کار تو عصبانی هستم” یک پیام از نوع حسی است.رسانه: شیوه انتقال پیام می باشد و از آنجایی که ما در دنیای ارتباطات زندگی می کنیم می توان گفت ارتباط یک نوع پیام رسانی به هستی است.بر این اساس ارتباط مؤثر یعنی:ارتباطی که در آن داد و ستد ارتباطی به درستی شکل بگیرد.گوینده و شنونده به عنوان عناصری از فرآیند ارتباط، هم فرکانس باشند.انواع ارتباطاتچندین روش مختلف وجود دارد که ما اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک می گذاریم. برای مثال، ممکن است هنگام به اشتراک گذاشتن یک ارائه با یک گروه، از ارتباط کلامی استفاده کنید. هنگام درخواست شغل یا ارسال ایمیل، ممکن است از ارتباطات کتبی استفاده کنید. در اینجا نگاهی عمیق‌تر به چهار دسته اصلی ارتباطات داریم:۱. کلامیارتباط کلامی استفاده از زبان برای انتقال اطلاعات از طریق گفتار یا زبان اشاره است. این یکی از رایج ترین انواع است که اغلب در هنگام ارائه، کنفرانس های ویدئویی و تماس های تلفنی، جلسات و مکالمات یک به یک استفاده می شود. ارتباط کلامی مهم است زیرا کارآمد است. پشتیبانی از ارتباط کلامی هم با ارتباط غیرکلامی و هم با ارتباط نوشتاری می تواند مفید باشد.در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای توسعه مهارت های ارتباط کلامی خود انجام دهید:از صدای گفتاری قوی و مطمئن استفاده کنید.به خصوص هنگام ارائه اطلاعات به چند نفر یا گروهی از افراد، حتما از صدای قوی استفاده کنید تا همه بتوانند به راحتی صدای شما را بشنوند. هنگام صحبت کردن، اعتماد به نفس داشته باشید تا ایده های شما واضح و برای دیگران آسان باشد.از گوش دادن فعال استفاده کنید.طرف دیگر استفاده از ارتباط کلامی، گوش دادن و شنیدن دقیق دیگران است. مهارت های گوش دادن فعال هنگام برگزاری یک جلسه، ارائه یا حتی در هنگام شرکت در یک مکالمه انفرادی کلیدی است. انجام این کار به شما کمک می کند تا به عنوان یک ارتباط دهنده رشد کنید.از کلمات پرکننده پرهیز کنید.استفاده از کلمات پرکننده مانند “امم”، “پسند”، “پس” یا “بله”، به خصوص در طول ارائه، می تواند وسوسه انگیز باشد. در حالی که ممکن است پس از تکمیل یک جمله یا مکث برای جمع آوری افکارتان طبیعی به نظر برسد، اما می تواند حواس مخاطبان را پرت کند. سعی کنید آن را به یک دوست یا همکار مورد اعتماد معرفی کنید که بتواند توجه شما را به زمان استفاده از کلمات پرکننده جلب کند. وقتی وسوسه می‌شوید که از آنها استفاده کنید، سعی کنید آنها را با نفس کشیدن جایگزین کنید.۲. غیرکلامیارتباط غیرکلامی استفاده از زبان بدن، حرکات و حالات چهره برای انتقال اطلاعات به دیگران است. هم به صورت عمدی و هم ناخواسته قابل استفاده است. برای مثال، ممکن است با شنیدن یک ایده یا اطلاعات دلپذیر یا لذت بخش، ناخواسته لبخند بزنید. ارتباط غیرکلامی هنگام تلاش برای درک افکار و احساسات دیگران مفید است.اگر زبان بدن «بسته» مانند بازوهای ضربدری یا شانه های خمیده را نشان می دهند، ممکن است احساس اضطراب، عصبانیت یا عصبی کنند. اگر زبان بدن «باز» را با هر دو پا روی زمین و دست‌ها در کنار یا روی میز نشان می‌دهند، احتمالاً احساس مثبتی دارند و نسبت به اطلاعات باز هستند.در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای توسعه مهارت های ارتباط غیرکلامی خود انجام دهید:به احساس فیزیکی خود توجه کنید.در طول روز، همانطور که طیف وسیعی از احساسات را تجربه می کنید (از پرانرژی، بی حوصلگی، خوشحالی یا ناامیدی)، سعی کنید تشخیص دهید که در کجا آن احساس را در بدن خود احساس می کنید. به عنوان مثال، اگر احساس اضطراب می کنید، ممکن است متوجه شوید که شکم شما سفت شده است. توسعه خودآگاهی در مورد اینکه چگونه احساسات شما بر بدن شما تأثیر می گذارد می تواند به شما تسلط بیشتری بر ارائه بیرونی شما بدهد.در مورد ارتباطات غیرکلامی خود آگاه باشید.زمانی که احساس می کنید هوشیار، باز و مثبت در مورد اطراف خود احساس می کنید، سعی کنید زبان بدن مثبت را نشان دهید. همچنین اگر در مورد اطلاعات گیج یا مضطرب هستید، مانند استفاده از ابروی درهم، می‌توانید از زبان بدن برای حمایت از ارتباط کلامی خود استفاده کنید. از زبان بدن در کنار ارتباط کلامی مانند پرسیدن سؤالات بعدی یا کنار کشیدن مجری برای ارائه بازخورد استفاده کنید.از ارتباطات غیرکلامی که به نظر شما موثر است تقلید کنید.اگر برخی از حالات صورت یا زبان بدن را برای یک محیط خاص مفید می‌دانید، هنگام بهبود ارتباطات غیرکلامی خود از آن به عنوان راهنمایی استفاده کنید. برای مثال، اگر می‌بینید که وقتی شخصی سرش را تکان می‌دهد، تأیید و بازخورد مثبت را به طور مؤثری به شما منتقل می‌کند، در جلسه بعدی خود که احساسات مشابهی دارید از آن استفاده کنید.۳. نوشتاریارتباط نوشتاری عمل نوشتن، تایپ یا چاپ نمادهایی مانند حروف و اعداد برای انتقال اطلاعات است. این مفید است زیرا سابقه ای از اطلاعات را برای مرجع ارائه می دهد. نوشتن معمولاً برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات از طریق کتاب ها، جزوه ها، وبلاگ ها، نامه ها، یادداشت ها و موارد دیگر استفاده می شود. ایمیل ها و چت ها شکل رایج ارتباط کتبی در محل کار هستند.در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای توسعه مهارت های ارتباطی نوشتاری خود انجام دهید:برای سادگی تلاش کنید.ارتباطات نوشتاری باید تا حد امکان ساده و واضح باشد. در حالی که گنجاندن جزئیات زیادی در ارتباطات آموزشی ممکن است مفید باشد، برای مثال، باید به دنبال مناطقی باشید که بتوانید تا حد امکان واضح بنویسید تا مخاطبان آن را درک کنند.به لحن تکیه نکنید.از آنجایی که ظرافت ارتباطات کلامی و غیرکلامی را ندارید، زمانی که می‌خواهید لحن خاصی را هنگام نوشتن برقرار کنید، مراقب باشید. به عنوان مثال، تلاش برای برقراری ارتباط با یک شوخی، طعنه یا هیجان ممکن است بسته به مخاطب متفاوت باشد. در عوض، سعی کنید نوشته خود را تا حد امکان ساده و ساده نگه دارید و با ارتباطات شفاهی دنبال کنید تا بتوانید شخصیت بیشتری را اضافه کنید.برای مرور ارتباطات کتبی خود وقت بگذارید.وقت گذاشتن برای بازخوانی ایمیل‌ها، نامه‌ها یا یادداشت‌هایتان می‌تواند به شما در شناسایی اشتباهات یا فرصت‌هایی برای گفتن چیزی متفاوت کمک کند. برای ارتباطات مهم یا ارتباطاتی که برای تعداد زیادی از افراد ارسال می شود، ممکن است مفید باشد که یک همکار مورد اعتماد آن را نیز بررسی کند.یک فایل نوشتاری که به نظر شما موثر یا لذت بخش است، نگه دارید.اگر جزوه، ایمیل یا یادداشت خاصی دریافت کردید که به نظرتان مفید یا جالب بود، آن را برای مرجع در هنگام نوشتن ارتباطات خود ذخیره کنید. ترکیب روش ها یا سبک هایی که دوست دارید می تواند به شما در بهبود در طول زمان کمک کند.۴. بصریارتباط بصری عمل استفاده از عکس، هنر، نقاشی، طرح، نمودار و نمودار برای انتقال اطلاعات است. تصاویری اغلب به عنوان کمکی در طول ارائه برای ارائه زمینه مفید در کنار ارتباطات نوشتاری و یا کلامی استفاده می‌شوند. از آنجایی که افراد سبک‌های یادگیری متفاوتی دارند، ارتباطات بصری ممکن است برای مصرف ایده‌ها و اطلاعات مفیدتر باشد.در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای توسعه مهارت های ارتباط بصری خود انجام دهید:قبل از افزودن تصاویر بصری از دیگران بپرسید.اگر در نظر دارید یک کمک بصری را در ارائه یا ایمیل خود به اشتراک بگذارید، از دیگران نظر بخواهید. افزودن تصاویر بصری گاهی اوقات می تواند مفاهیم را گیج کننده یا درهم کند. دریافت دیدگاه شخص ثالث می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که آیا بصری به ارتباطات شما ارزش اضافه می کند یا خیر.مخاطبان خود را در نظر بگیرید.مطمئن شوید که از تصاویری استفاده کنید که به راحتی برای مخاطبان قابل درک باشد. برای مثال، اگر نموداری را با داده‌های ناآشنا نشان می‌دهید، حتماً زمان بگذارید و توضیح دهید که در تصویر چه اتفاقی می‌افتد و چگونه با آنچه می‌گویید ارتباط دارد. هرگز نباید از تصاویر حساس، توهین آمیز، خشونت آمیز یا گرافیکی به هر شکلی استفاده کنید.برای بهبود مهارت‌های ارتباطی خود، اهداف شخصی خود را تعیین کنید تا کارهایی را که می‌خواهید گام به گام انجام دهید، انجام دهید. ممکن است مفید باشد که با همکاران، مدیران یا مربیان قابل اعتماد مشورت کنید تا مشخص نمایید که ابتدا روی کدام حوزه ها تمرکز کنید.تکنیک‌های ارتباطات سازمانی موثر کدام است؟برای برقراری ارتباطات سازمانی موثر یک روش و تکنیک ساده وجود ندارد. اگر چنین بود، تحقیقات مربوط به ارتباطات سازمانی ضرورتی نداشت. سازمان‌هایی که ارتباطات سازمانی موثری دارند، از تکنیک‌های متعددی استفاده می‌کنند. در اینجا چند نمونه از تکنیک‌های ارتباطات سازمانی موثر آورده شده است:جلسات تیمی برگزار کنیدجلسات تیمی بخش مهمی از ارتباطات سازمانی است. همه تیم‌ها باید بتوانند به طور منظم ایده‌ها را به اشتراک بگذارند، بازخورد بخواهند و آزادانه نظرات خود را بیان کنند. در حالی که جلسات تیم معمولا به صورت حضوری انجام می‌شود، اما می‌توانند به صورت مجازی نیز برگزار شوند.ارتباطات در حین دورکاری را آموزش دهیدزمانی که کارکنان در یک فضای کاری مشترک حضور ندارند، ارتباطات کاری دشوارتر خواهد بود. به این ترتیب، شرکت‌های موفق، آموزش‌های لازم برای ارتباطات در حین دورکاری را ارائه می‌دهند تا اطمینان حاصل کنند که همه کارکنان توانایی برقراری ارتباط موثر را دارند.از همکاران و مشتریان بازخورد بگیریددر یک کسب و کار موفق، ارتباطات قوی میان مدیران، همکاران و ذینفعان در اولویت قرار می‌گیرد. بهبود این نوع ارتباطات نیازمند دریافت بازخوردهای صادقانه از همکاران و مشتریان است. به این ترتیب، شما باید همیشه به دنبال تشویق کارکنان و همکارنتان به ارائه بازخورد باشید و از داده‌های کمی و کیفی بدست آمده از این بازخوردها برای افزایش بهره‌وری شرکت و بهبود سیستم‌های ارتباطی استفاده کنید.رویدادهای جمعی برقرار کنیدارتباط موثر نمی‌تواند در محیطی برقرار شود که همکاران در کنار یکدیگر احساس راحتی نمی‌کنند. رویدادهای جمعی مانند تمرین‌های تیم‌سازی به ایجاد روابط باز، صادقانه و حرفه‌ای کمک می‌کنند و راه‌های برقراری ارتباط موثر را به کارکنان شما نشان می‌دهند.یک سازمان موفق با ساماندهی رویدادهای جمعی و تشویق کارکنان به تعامل، به رفتار و نگرش آنها شکل می‌دهد. رویدادهای جمعی همچنین، به ایجاد یک فرهنگ سازمانی مثبت کمک می‌کنند و روحیه کارکنان را بالا می‌برند.از ارتباطات غیرکلامی استفاده کنیدبر اساس مطالعات، بیش از نیمی از اطلاعاتی که در ارتباطات بین انسانی رد و بدل می‌شوند، با استفاده از ارتباطات غیرکلامی انتقال می‌یابند. این بدان معناست که در ارتباطات سازمانی باید از زبان بدن مناسب استفاده کنید. مدیران سازمان‌ها باید در ارتباطات غیرکلامی بر حرکاتی تمرکز کنند که موجب حفظ احترام متقابل و مشارکت بیشتر مخاطب می‌شود. همچنین باید از نشانه‌های فیزیکی مانند ارتباط چشمی، صاف ایستادن، لبخند زدن و حرکت دست‌ها، برای برقراری ارتباطی واضح و بدون شبهه، استفاده کنید.مخاطبان خود را بشناسیدبرقراری ارتباط موثر در هر شرایطی، نیازمند این است که در مرحله ابتدایی مخاطب خود را بشناسید. مخاطبان یک سازمان افراد متفاوتی با سلیقه‌ها و خصوصیات متفاوت هستند که نحوه ارتباط‌گیری آنها نیز متفاوت است. یکی از بهترین تکنیک‌ها برای ارتباطات سازمانی موثر، پرسش از مخاطبان در مورد انتظارات آنهاست که به شما اجازه می‌دهد ترجیحات و هنجارهای آنها را بشناسید و بتوانید به گونه‌ای موثر با آنها ارتباط برقرار کنید.شنونده باشیدیکی از اصلی‌ترین تکنیک‌های برقراری ارتباط موثر، مهارت گوش دادن به مخاطب است. یعنی بیشتر از مقداری که صحبت می‌کنید باید به صحبت‌های طرف مقابل گوش کنید. برای برقراری ارتباط سازمانی موثر با مشتریان و همکاران نیز باید ابتدا به سخنان آنها گوش دهید. این مهارتی است که بسیاری از مدیران موفق از آن استفاده می‌کنند. علت آن هم این است که بدون شنیدن صحبت‌های طرف مقابل، عملاً نمی‌توانید پاسخی بدهید که مشکلات و شرایط آنها را درنظربگیرد.پاسخگو باشیدارتباط سازمانی موثر به معنی حرف زدن بدون عمل نیست. مدیرانی که صرفا به مشتریان و کارکنان خود وعده می‌دهند ولی به آنها عمل نمی‌کنند، باعث از بین رفتن اعتماد مخاطبان خواهند شد. مشتریان و همکاران سازمان ممکن است در هر زمان توقعات و خواسته‌های درستی از شما داشته باشند. پاسخگو بودن مدیران به این نیازها به بهترین شکل ممکن، ضرورت دارد. بنابراین هنگامی که کارکنان و مشتریان مشکلات را گزارش کنند اما تغییراتی مشاهده نکنند، باعث خدشه‌دار شدن اعتبار سازمان و از بین رفتن اعتماد به مدیران آن خواهد شد.مدیران آینده