12 نکته برای ساخت و بهبود مدیریت زمان در تیم

اکثر مقاله ها درباره مدیریت زمان شخصیه(که البته اون هم خیلی مهمه)،اما اینجا میخوایم درباره مدیریت گروهی بنویسیم.سرفصل ها:چرا مدیریت زمان در یک تیم مهم است؟چگونه می توان مدیریت زمان در محل کار را بهبود بخشید؟چرا مدیریت زمان در یک تیم مهم است؟1- استرس را کاهش می دهد.(افراد داخل یک تیم به شیوه های مختلف به استرس واکنش نشان میدهند،بنابراین ممکن است افراد مختلف تیم،در شرایط مختلف،یکدیگر را به آرامش بیش از حد یا رنجور بودن و ... متهم کنند.)2- همه اعضا را به روز نگه می دارد.(زمانی که همه اعضای تیم در جریان انجام کارها باشند،نتیجه بهتر است و از مکاتبات و مکالمات اضافی جلوگیری میشود.)3- بگذارید همه بدانند که پروژه چگونه پیش میرود.(وقتی اعضای تیم خودشان شروع به جمع آوری زمان خود کنند ، با گذشت زمان پیگیری پروژه آسان تر میشود.و تهیه گزارش و برگزاری جلسات آسان تر پیش میرو و همکاران با مشاهده روند تیم،راحت تر مشکلات زمانی خود را رفع میکنند.4- همکاری را بهبود می بخشد.(وقتی اعضای تیم خودشان زمان را پیگیری کنند ،یاد میگیرند که چگونه آن را مدیریت کنند و نکات را با هم به اشتراک بگذارند و در صورت بروز اشتباه یکدیگر را تقویت کنند.چگونه می توان مدیریت زمان در محل کار را بهبود بخشید؟1- زمان را پیگیری کنید تا ببینید کجای کار هستید.(هرکسی قبل از اینکه در مدیریت کل تیم سهیم باشه،باید وقت و زمان خود را مدیریت کند.)2- یک نمای کلی از حجم کار ایجاد کنید.(خوب است که با وظایف افراد آشنا بشیم و کارهایی را که زمان میبرند ولی به چشم نمی آیند را در نظر بگیریم،مثل آموزش کارمندان جدید،جلسات،ارتباط با مشتری،ایمیل ،ارائه سخنرانی و ...3- با تیم خود صحبت کنید و موارد را بررسی کنید.مثلا :وظایف معمول آن ها چیست و چه بخش هایی از آن ممکن است کسل کننده باشد ،چه زمانی میزان بهره وری بیشتری دارند،درمورد عوامل حواس پرتی صحبت کنید و رایج ترین آن ها را در نظر بگیرید،درباره مدیریت زمان از اعضای تیم نظر خوای کنید،4- فقط بر مدیریت زمان کار تمرکز نکنید.(روی کل برنامه ریزی روزانه مدیریت داشته باشید نه فقط کار،،و بررسی کنید که کدام یک از کارهای روزانه انرژی بیشتری از شما میگیرد. مثلا وقتی اول صبح با کسی دعوا میکنید،انرژی شما تا شب برای انجام بقیه کارها کمتر می شود.)5- از انجام کارهای خسته کننده خودداری کنید.(مثلا وقتی در جلسه شروع به یادداشت برداری میکنیدو سپس زمانی گذاشته و آن ها را بایگانی میکنید. در این صورت زمانی را که باید صرف انجام دادن کار مفیدی شود،صرف انجام دادن کار کم اهمیت تری می شود و انرژی شما را هدر می دهد.)6- نوآوری (مثلا یه روزهایی را توی هفته برای استراحت و آسودگی فکر تنظیم کنید.مثلا دو ساعت از صبح روز سه شنبه رو به کافه یا پارک یا دوچرخه سواری یا پیاده روی اختصاص بدهید.)7- آگاهی از مهلت انجام کارها (هیچ کس محدود شدن را دوست ندارد، ولی برای اینکه ضرب العجل پیش نیاید ،قبل از رسیدن موعد کار یاد آوری کدن را فراموش نکنید.البته نه به حالتی که اجبار باشد و باعث ایجاد استرس شود.)8- پیشنهاد کمک (با عضای تیم مشورت کنید و طرز تفکر خود را از حالت منفرد و شخصی به تنفکر تیمی تغییر دهید.)9- قوانین مشترک تنظیم کنید. (مثلا برای زمانی که سرتان شلوغ است و توانایی پاسخگویی ندارید ،بر روی سیستم خود برپسب قرمزی بزنید که همه بدانند به چه معناست.یا مثلا برای برقراری ارتباط برای کارهای خیلی فوری یک پیام کوتاه یا یک تماس کوتاه ،،برای کارهایی که خیلی فوری نیستند، یک پیام چت بدهید ،، یا برای کارهایی که فوریت ندارند ایمیل بزنید. این قوانین مشترک باعث قطع شدن حواس پرتی و وقفه ها در کار می شود.)10- جلسات بداهه را کاهش دهید.(برای هر اتفاق یا مساله ای نیاز به برقراری جلسه نیست،جلسات زیاد می تواند مدیریت زمان تیم را از تعادل خارج کند.جلسات را کوتاه کنید ، از قبل برای زمان جلسه خبر بدهید ، قبل از جلسه لیستی از عناوینی که باید گفته شود تهیه کنید، گفتگو ها را ساده کنید.)11- از روش ها و تکنیک های ثابت شده استفاده کنید. (برای نمونه 2 روش از بهتریت استراتژی های ثابت شده را اشاره می کنم:روش اول:ماتریکس آیزن هاور:روشی است که بر اساس اولویت بندی کارها انجام می شود.یعنی ترتیب انجام دادن کارها بر اساس الویت زمانی و اهمیت آن پروژه انجام می شود.روش دوم:مسدود کردن زمان:زمانی را که برای انجام دادن یک کار نیاز است مشخص کنید و برایش یک محدوده زمانی مثل:یک روز ، یک هفته یا یک ماه تعیین کنید.)12- ابزار مدیریت زمان تعریف کنید.چند نمونه از ابزار ها:clockifynotiondoodlewise mapping.پایان. https://clockify.me/blog/productivity/team-time-management/