وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی چیست؟

وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی چیست؟واحد دبیرخانه و بایگانی، نقش بسیار مهمی در سازمان‌ها دارد و وجود آن در هر سازمانی ضروری محسوب می‌گردد؛ دبیرخانه یک واحد سازمانی مستقل می‌باشد، که به ثبت، بایگانی و مدیریت مکاتبات اداری در سازمان می‌پردازد. برای آشنایی دقیق‌تر با وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.واحد دبیرخانه و بایگانی چیست؟واحد دبیرخانه و بایگانی، واحدی مستقل و مهم در سازمان محسوب می‌شود؛ این واحد به ثبت تمامی نامه‌های داخلی، خارجی وارده/صادره، مرسولات و بایگانی و مدیریت آنها می‌پردازد. واحد دبیرخانه و بایگانی برای انجام این کار، باید تمامی مکاتبات را با اطلاعات کاملی که دارند، ثبت و بایگانی نمایند.همچنین شایان ذکر است که واحد دبیرخانه و بایگانی، پل ارتباطی سازمان‌ها با خارج از محیط سازمان هستند، از همین جهت اهمیت ویژه‌ای برای این واحد سازمانی قائل هستند.بیشتر بخوانید: مقایسه استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه با روش های قدیمی دریافت و ثبت نامهواحد دبیرخانه و بایگانی چه وظایفی دارد؟در قسمت قبل به طور کلی به وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی اشاره کردیم، حال در این قسمت از مقاله قصد داریم تا وظایف این واحد سازمانی را دقیق‌تر بررسی کنیم. وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی عبارت‌اند از:اسکن و ثبت نامه‌ها و تخصیص شماره نامه در سیستم بایگانی و دفتر اندیکاتورثبت خلاصه نامه‌های صادره و وارده در سیستم دبیرخانه و دفتر اندیکاتوربایگانی نامه‌ها، اسناد و مدارک در پرونده‌های مربوطهمدیریت پوشه‌های بایگانیبازبینی ضمائم نامه‌های وارده و صادره و تفکیک آنهاتهیه انواع گزارش و ارجاع به مقام مافوق و یا دیگر مدیرانتایپ و ثبت نامه‌ها و صورتجلساتدریافت و ارسال مرسولات پستیارائه رسید ثبت و یا کد رهگیری ثبت نامه‌ها در سامانه به مراجعینارسال نامه‌ها بر اساس فوریت و زمان ورود به سامانه دبیرخانهدریافت و ارسال فکس، ایمیل و ECEدریافت و ارسال مکاتبات از طریق خط دولتثبت و بایگانی پیوست نامه‌هاثبت و بایگانی نامه‌های مرتبطبررسی تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی از نظر وجود امضا، تعداد پیوست، نامه‌های مرتبط و...ارجاع نامه‌های وارده به واحد یا فرد مربوطهتوزیع اطلاعیه‌های عمومی در بین واحد‌های سازمانبه طور کلی، واحد دبیرخانه و بایگانی باید به ثبت، مدیریت و نگه‌داری از اسناد، مدارک و نامه‌های سازمان بپردازد. برای مدیریت و بایگانی نامه‌ها، متصدیان واحد دبیرخانه و بایگانی باید انواع مکاتبات وارده را بر اساس نوع، تاریخ، شماره‌نامه، موضوع و... در دفتر اندیکاتور ثبت نمایند و سپس به صورت دسته‌بندی شده، بایگانی نمایند و یا وارد گردش کار بکنند.علاوه بر دسته‌بندی و مدیریت مکاتبات و مدارک، واحد دبیرخانه باید سطح دسترسی افراد سازمان به مدارک بایگانی شده را نیز تعیین نماید؛ این واحد باید قوانین مربوط به حفظ اسناد را رعایت نماید، در غیر این صورت عملکرد واحد زیر سوال خواهد رفت. همان‌طور که مشاهده کردید، وظایف مختلفی بر عهده‌ی متصدیان دبیرخانه و بایگانی قرار دارد؛ در گذشته تمامی این وظایف به صورت دستی و ثبت سنتی صورت می‌گرفتند و احتمال خطای انسانی در آنها بالا بود، اما با گسترش استفاده از سامانه‌های اتوماسیون اداری، بسیاری از این وظایف به کمک نرم افزارهای حوزه دبیرخانه و بایگانی صورت می‌گیرند.چطور دبیرخانه بهتری داشته باشیم؟سازمان‌های مختلفی برای بهبود عملکرد و بهره‌وری واحد دبیرخانه و بایگانی سازمان خود، از نرم‌افزارهای حوزه دبیرخانه و بایگانی اسناد استفاده می‌کنند؛ اتوماسیون اداری فراگستر در راستای یکپارچه‌سازی تمامی سامانه‌های مورد نیاز سازمان‌ها و افزایش بهره‌وری واحد دبیرخانه و بایگانی، دو نرم‌افزار و زیرسیستم در حوزه دبیرخانه، بایگانی و مدیریت مستندات در اختیار سازمان‌ها گذاشته است.نسخه پایه اتوماسیون اداری فراگستر به صوت پیش‌فرض دارای نرم افزار تحت وب "دبیرخانه" می‌باشد؛ نرم افزار دبیرخانه فراگستر، تمامی وظایف واحد‌های دبیرخانه، اعم از شماره‌گذاری نامه‌ها، دریافت و ارسال مکاتبات و مرسولات، رهگیری مکاتبات اداری و... را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد.با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر و نرم افزار دبیرخانه آن، کارمندان دبیرخانه تنها باید فرآیند ثبت و ارسال نامه‌ها نظارت داشته باشند و آنها را مدیریت کنند. از مزیت‌های نرم افزار دبیرخانه فراگستر می‌توانیم به سرعت بالای ثبت نامه‌های صادره و وارده و به گردش انداختن آنها در سامانه می‌باشد؛ برای بایگانی حرفه‌ای مستندات و مدیریت آنها، اتوماسیون فراگستر دارای زیرسیستمی تحت عنوان نرم افزار مدیریت مستندات می‌باشد که در ادامه به معرفی آن می پردازیم.معرفی نرم افزار مدیریت بایگانی مستندات فراگسترنرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد و مستندات سازمانی یا همان نرم افزار مدیریت مستندات ، یکی از زیرسیستم‌های اصلی اتوماسیون اداری فراگستر محسوب می‌گردد؛ هدف اصلی این زیرسیستم مدیریت کامل اسناد و بایگانی آنها در سازمان می‌باشد. شایان ذکر است که این نرم‌افزار تحت نام‌هایی همچون نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار بایگانی اسناد، سیستم بایگانی اسناد و مدارک، بایگانی اداری و یا آرشیو الکترونیکی اسناد نیز شناخته می‌شود.انواع اسنادی که توسط نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر قابل ثبت، بایگانی و مدیریت هستند، عبارت‌اند از:اسناد ایزو: فرم‌ها، فرآیندها، آیین‌نامه‌ها، روش‌های اجرایی و...اسناد مهندسی: دیسیپلین‌ها، پاسخ‌ها، توضیحات و...اسناد اداری ستادی: بایگانی نامه‌های اداری، صورت‌جلسات، قوانین و...اسناد مالی: قراردادها، تفاهم‌نامه‌ها، پیش‌فاکتورها، اسناد مناقصه، الحاقیه و...اسناد فنی پروژه‌ها: صورت وضعیت، نقشه، مدارک فنی و...اسناد منابع انسانی: پرونده‌های پرسنلی، حکم کارگزینی، سوابق رفاهی و... سامانه مدیریت مستندات فراگستر علاوه بر بایگانی و مدیریت انواع سند، قابلیت‌های دیگری نیز دارد، که برخی از آنها عبارت‌اند از:یکپارچگی کامل با نرم‌افزارهای خانواده Office جهت دریافت و ثبت اطلاعاتامکان جستجو روی اسناد درون پرونده های بایگانی بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژهپشتیبانی از سیستم OCR فارسی برای جستجو و بازیابی بدنه اسناد تصویری و PDFقابلیت کاهش نویز تصاویر اسکن شده، جهت کاهش حجم ترافیک شبکه و افزایش سرعت دسترس پذیری اسناد و مدارکامکان ایجاد فرم های اطلاعاتی و به گردش انداختن آنها با استفاده از فرم ساز فراگستریکپارچگی کامل با سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، جهت اتصال کارتابل کاربران به نرم‌افزار مدیریت مستنداتامکان تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدودامکان حفظ سوابق نسخه‌های بدنه فایل های اسناد (versioning)تعیین سطح دسترسی کاربران به مدارک، اسناد و نامه‌های ثبت شده و بایگانی شده در سامانهایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون اداریارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکسامکان ارائه گزارش های تعدادی و گزارش از اسناد جدید اضافه یا ویرایش شده و...یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، مدیریت فرآیند‌ها و استانداردها می‌باشد: در راستای پیاده‌سازی استانداردهای بایگانی و مدیریت فرآیندها، کاربران با استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد فراگستر می‌توانند فرم‌های مختلفی را طراحی، تعریف و به جریان بیاندازند.مخلص کلامدر این مقاله با شرح وظایف واحد دبیرخانه و بایگانی و همچنین ماهیت آن آشنا شدیم؛ همچنین آموختیم که با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه و بایگانی، مانند نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، می‌توانید بهره‌وری واحد دبیرخانه و بایگانی سازمان خود را بهبود ببخشید.