نحوه نظارت بر کارکنان ضمن احترام به حریم خصوصی آن‌ها

اجازه دهید نگاهی به تعریف نظارت بر کارکنان بیندازیم. سال هاست که نظارت بر کارمندان در محیط کار معرفی شده است. شرکت ها چه بزرگ باشند یا کوچک، به نظر نمی‌رسد بدون ابزار نظارت کارکنان کار کنند. با ابزارهای نظارت بر کارمندان، شرکت ها می توانند کسب و کار را به آرامی و بدون ترس از سرقت داده ها اداره کنند.شما ممکن است در مورد مفهوم نظارت بر کارمند بدانید، اما ما می توانیم شرط بندی کنیم که هنوز تعریف دقیق نظارت بر کارمندان را نمی دانید. بیایید نگاهی به تعریف دقیق نظارت بر کارمندان بیندازیم و متوجه شویم که در مورد چیست.تعریف نظارت بر کارکنانبا توجه به TechTarget، تعریف نظارت کارکنان به شرح زیر است:"نظارت کارکنان شامل استفاده از روش‌های مختلف نظارت بر محل کار برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد فعالیت‌های کاری و مکان‌های کارکنان است."این شامل تمام ابزارها، روش‌ها و فرآیندهایی است که یک کارفرما می‌تواند برای نظارت بر فعالیت‌ها و مکان‌های کارکنان خود در ساعات اداری استفاده کند.شرکت ها مراقب کارکنان خود در محل کار هستند تا بهره وری آنها را افزایش دهند و از اطلاعات حساس شرکت محافظت کنند. هدف اصلی استفاده از ابزارهای نظارتی کارکنان، جلوگیری از رفتار غیرقابل قبول و نامناسب در محیط کار است. نظارت بر کارکنان به گونه ای انجام می شود که رفتار غیرقابل قبول تأثیر منفی بر شرکت بر جای نگذارد.چرا نظارت بر کارکنان ضروری است؟اگر به مطالعات موردی گذشته و اخیر نگاهی بیندازیم، متوجه می‌شویم که حدود 30 تا 40 درصد از کارمندان و کارکنان برای فعالیت‌های شخصی خود به اینترنت دسترسی دارند. مطالعات دیگر گزارش دادند که حدود 21 تا 31 درصد از کارمندان ایمیل هایی حاوی اطلاعات حساس شرکت مانند اسناد خصوصی شرکت را برای افراد خارجی و اشخاص ثالث ارسال کرده اند.مطالعات همچنین نشان داد که حدود 60 درصد از خریدهای آنلاین توسط کارمندان در ساعات کاری انجام می شد. وقتی هیچ ابزار نظارتی برای کارمندان تنظیم نشده باشد، کارمندان تمایل دارند که بی احتیاطی رفتار کنند و آنطور که باید به کار خود توجه نمی کنند. آنها می توانند هر کاری که بخواهند انجام دهند.آنها می توانند اینترنت را مرور کنند، فیلم تماشا کنند، با دوستان خود در رسانه های اجتماعی صحبت کنند و با آنها بازی های آنلاین انجام دهند. با این حال، هنگامی که آنها می دانند که تمام فعالیت های کاری آنها توسط کارفرمایان نظارت می شود، تمایل دارند که مراقب کار خود باشند.نظارت کارکنان باعث افزایش بهره وری کار، افزایش مشارکت کارکنان و کاهش احتمال سرقت اطلاعات در شرکت می شود. به همین دلیل است که اکثر شرکت ها اکنون به فکر نصب راه حل های نظارت کارکنان در محل کار هستند.راه های مختلف برای کنترل و نظارت بر عملکرد کارکنانانواع مختلفی از ابزارهای نظارت کارکنان در اینجا موجود است. کارفرمایان می توانند از بیش از یک ابزار نظارت بر کارمندان به طور همزمان استفاده کنند. روش‌های نظارت کارکنان معمولاً شامل دوربین‌های مداربسته، نظارت بر اینترنت، نظارت بر شبکه، نظارت بر سیستم های شرکت با استفاده از نرم افزار نظارتی کارکنان ، ثبت با ضربه کلید و کارت‌های کلیدی است.دوربین های مدار بسته باید در هر اتاقی به جز سرویس بهداشتی و دستشویی نصب شود تا کارکنان احساس تجاوز به حریم خصوصی نکنند. به هر کارمند باید یک کارت کلید داده شود تا زمان ورود و خروج آنها ثبت شود. با نرم‌افزار نظارت بر کارمندان مانند AnyControl، کارفرمایان می‌توانند آن‌ها را روی دستگاه‌های کارمند خود نصب کنند و سپس سابقه مرور اینترنت، ایمیل‌ها، پیام‌های متنی، تماس‌های تلفنی، موقعیت مکانی و فعالیت‌های رسانه‌های اجتماعی را پیگیری کنند.ثبت با ضربه کلید نیز می تواند با ابزارهای نظارت کارمند انجام شود. تمام کلیدهای تایپ شده توسط کارمندان شما در دستگاه هایشان ثبت می شود و سپس به داشبورد آنلاین منتقل می شود، جایی که کارفرمایان می توانند همه چیز را نظارت کنند.مانیتورینگ شبکه به کارفرمایان اجازه می دهد تا تمام ترافیک اینترنتی ورودی و خروجی از شبکه اینترنتی شرکت را ردیابی کنند. هر ابزار نظارتی مزایا و معایب خود را دارد. شرکت باید از آنها به بهترین شکل ممکن استفاده کند.چه زمان میتوان بر کارکنان خود نظارت کردقبل از اینکه یک شرکت تصمیم بگیرد نظارت بر کارمندان را برای کارمندان خود در نظر بگیرد، باید ببیند که کارکنان آنها از چه تجهیزاتی استفاده می کنند و در چه زمانی از آن استفاده می کنند. به عنوان مثال، اگر کارفرمایان دستگاه های متعلق به شرکت را به کارمندان خود داده باشند، آنها نیازی به دریافت مجوز برای نظارت بر آن دستگاه ها ندارند.اما اگر کارمندان دستگاه های خود را به کار آورده باشند، آن بحث دیگری است. کارمندان همچنین ممکن است دوست نداشته باشند که فعالیت دستگاه شخصیشان توسط کارفرمایان در ساعات کاری و در خارج از ساعات اداری، نظارت می کنندمهم است که کارفرمایان قبل از اینکه بتوانند نرم افزار نظارت بر کارمندان را بر روی دستگاه های خود نصب کنند، به کارکنان خود اطلاع دهند. رضایت کارکنان باید قبل از نظارت بر کار آنها گرفته شود تا احساس توهین نکنند. همچنین، نظارت بر فعالیت آنها در ساعات غیرفعال توصیه نمی شود زیرا در این صورت منجر به تجاوز به حریم خصوصی می شود.قبل از نصب راه حل نظارت بر کارکنان در محل کار، کارفرمایان باید شرایط استفاده قابل قبول و غیرقابل قبول از منابع و تجهیزات شرکت در ساعات اداری را روشن کنند و همچنین یک خط مشی نظارتی جامع را طراحی کنند که همه کارکنان باید با آن موافقت کنند. همچنین، اثرات منفی نظارت بر کارکنان باید در نظر گرفته شود.