بهبود مستمر(کایزن)

امروز صبح که سوار تاکسی بودم و داشتم به محل کارم می‌رفتم به طور اتفاقی و توی لینکدین یه ویدیو دیدم که داشت در مورد مفهوم جالبی صحبت می‌کرد. از اونجایی که حس کردم این موضوع میتونه جواب‌های زیادی برای دغدغه‌های فکری من داشته باشه، خیلی سریع شروع کردم به جست‌وجو کردن و مطلب خوندن در خصوص این موضوع. تصمیم گرفتم خلاصه‌ای از این مطالب رو اینجا بنویسم و نفرات بیشتری رو با این مفهوم آشنا کنم:کایزن چیست؟#کایزن در ژاپن طی جنگ جهانی دوم بوجود اومد که تعریف اون تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان‌ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهر‌ه‌وری را در سازمان‌ها به ارمغان خواهد آورد.این بهبود مستمر تمامی افراد یعنی مدیران، کارکنان و کارگران را در بر می‌گیرد. فلسفه کایزن بر این اصل استوار است که شیوه زندگی انسان شامل زندگی شغلی، زندگی اجتماعی و زندگی خانوادگی باید پیوسته و مداوم بهبود یابد. فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه‌ها و سازمان‌های مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده است تا کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده‌های کارگر بهره‌مند گردد.یکی از شرکت‌های بنام در بکارگیری کایزن، شرکت #تویوتا است. در سال ۱۹۹۹ هفت هزار کارمند این شرکت ۷۵۰۰۰ پیشنهاد کوچک و بزرگ ارائه دادند که اکثر آنها اجرایی شد.(آمار عجیبیه و خودم هم باورم نمیشه!).در نگاه کایزنی سه اقدام اساسی زیر صورت می‌گیرد:مودا(Muda): کلیه فعالیت‌هایی که هزینه‌زا هستند ولی ارزشی تولید نمی‌کنند باید حذف شوند.موری(Muri): فعالیت‌هایی که در جای دیگری به صورت موازی انجام می‌شوند با یکدیگر تلفیق شوند.مورا(Mura): آن دسته از فعالیت‌هایی‌ که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند به فعالیت‌های سازمان افزوده شوند.- در این مدل مدیریتی، هر چه به سطوح پایین‌تر مدیریتی مثل سرپرست و کارکنان سطوح می‌آییم از وظایف ایجاد بهبود کاسته و به وظایف حفظ و نگهداری بهبود افزوده می‌شود. در واقع مدیران در این مدل وظیفه ایجاد بهبود و سایرین وظیفه حفظ بهبود ایجاد شده را بر عهده دارند. اصول بیست گانه مدیریت در کایزن:۱. نگویید چرا این کار انجام نمی‌شود. فکر کنید چگونه می‌توانید آن را انجام دهید.۲. در مورد مشکل به وجود آمده نگرانی به خود راه ندهید. همین الان برای رفع آن اقدام نمایید.۳. از وضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.۴. اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.۵. برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر ۶۰درصد از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شوید.۶. برای پی بردن به ریشه مشکلات 5 بار بپرسید چرا؟۷. سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید. بلکه به محل واقعی آن مراجعه کنید.۸. همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمّی و به روز استفاده کنید.۹. برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جایی نمی‌رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.۱۰. هیچ وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریز است. ۱۱. حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد. ۱۲. برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید. ۱۳. هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ‌گاه عجولانه قضاوت نکنید.۱۴. مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.۱۵. ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده‌تر می‌کند. مدیریت ارشد باید با لایه‌های پایین‌تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.۱۶. انسان‌ها توانایی‌های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی‌سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.۱۷. تنها فعالیت‌هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می کنند.۱۸. فراموش نکنید که *5S، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.۱۹. بر اساس الگوهای کار گروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید.۲۰. حذف اتلاف فرآیندی پایان ناپذیر است. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.*نظام آراستگی محیط کار یا همان 5S: سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط است(تفاوتی نمی‌کند این محیط، محیط کار است، محیط خانه است و یا حتی خودرو شخصی) این نظام کمک می‌کند، همواره محیطی آراسته داشته باشیم:ساماندهی (Seiri): تفکیک ضروری از غیر ضروری.نظم و ترتیب (Seiton): مرتب کردم و مشخص کردن مکان هر وسیله‌ای.نظافت (Seiso): تمیز کاری و نگهداری محیط به صورت همواره تمیز.استانداردسازی(Seiketsu): تدوین دستورالعمل‌ها و استانداردها برای حفظ و تداوم آراستگی.انضباط(Shitsuke): فرهنگ‌سازی برای انجام عادت افراد به انجام صحیح کارها.نتیجه‌گیری:توانایی یک سازمان برای پاسخگویی سریع به نیاز بازار، ضامن بقای آن سازمان است و به کارگیری کایزن، مرهم و درمان برای بسیاری از مشکلات سازمان‌ها در مسیر موفقیت خواهد بود. همچنین، بسیاری از مشکلاتی که امروزه گریبان‌گیر مدیران ارشد سازمان است، با کمک کایزن و توسط نیروی کاری رده‌های پایین‌تر، حل و فصل می‌شود و مدیران ارشد می‌توانند به برنامه‌های استراتژیک بپردازند. نکته‌ای که حتما باید به آن توجه خاص نمود این است که در طراحی نظام کایزن و برای اجرای مؤثر و کارآمد آن باید دید جامعی به کلیه عوامل عملیاتی داشت و عدم توجه کافی و وافی به عوامل و یا غفلت از بعضی از آنها موجبات عدم موفقیت در استقرار نظام کایزن را فراهم می‌سازد.