5 اقدام برای بهبود همکاری مجازی

5 اقدام برای بهبود همکاری مجازیپنج اقدام برای بهبود همکاری مجازیدر این مطلب پنج مورد از بهترین روش­‌های بهبود همکاری مجازی و ضرورت آن بررسی می‌شود. با شیوع ویروس کرونا کارکنان برخی سازمان‌ها با " عادت جدید" کار کردن به‌صورت مجازی­ وفق پیدا کرده‌­اند؛ اما بسیاری از سازمان‌ها تمایل دارند کماکان جریان کار را همانند قبل ادامه داده و کارها را به‌صورت حضور افراد در کنار یکدیگر در محیط سازمان ادامه دهند.با توجه به اینکه یافتن درمان کرونا ممکن است ماه‌های زیادی به طول بیانجامد، کارکردن به صورت مجازی راهکاری مناسب برای بسیاری از سازمان‌ها در سراسر دنیا است. در این شرایط کارکنان می­‌توانند بدون بودن در کنار یکدیگر نیز کار کنند؛ اما این امر به‌صورت خود به خود رخ نمی­‌دهد و نیاز به تلاش­‌های آگاهانه، ابزارهای تخصصی و هنجارهای فرهنگی جدید دارد.خوشبختانه مدیریت دانش چندین دهه را صرف درک چگونگی ایجاد ارتباط و اجتماع بین کارکنانی که در کنار هم کار نمی­‌کنند، کرده است. برخی از روش­‌های مدیریت دانش برای جاری و بالغ شدن به زمان زیادی نیاز دارد؛ اما برخی دیگر اینطور نیست و به راحتی قابل پیاده‌سازی است. در ادامه پنج مورد از بهترین روش­‌های بهبود همکاری مجازی مبتنی بر مدیریت دانش که می‌تواند به منظور تشویق کارمندان برای به اشتراک‌گذاری دانش در زمانی که نمی­‌توانند در کنار هم باشند؛ بیان شده است.1- ایجاد یک مسیر روشن و شفاف برای انتشار و به روز رسانی اطلاعاتبرقرای ارتباط موثر پیش­‌نیاز همکاری است. اگر افراد ندانند موضوع از چه قرار است‌، نمی‌­توانند با یکدیگر همکاری کنند. در شرایطی که به سرعت درحال تغییر است و نمی‌­توانید برای برگزاری جلسه در کنار یکدیگر جمع شوید، تمایل به ارتباطِ بیش از حد، امری طبیعی است.در این شرایط دغدغه اصلی دسترسی به اطلاعات درست در کوتاه‌ترین زمان است و در صورتی که این کار انجام نشود، کارکنان دچار آشفتگی شده و باید زمان زیادی را برای این کار صرف کنند. سازمان‌ها می­‌توانند برای کسب آگاهی و به روزرسانی­‌های مهم، با ایجاد یک " منبع واحد اطلاعاتی" از این آشفتگی­ جلوگیری کنند.این منبع اطلاعاتی می‌تواند در بستر پورتال سازمانی و یا گروه‌ها و کانال‌هایی در شبکه‌های اجتماعی باشد. مهم‌ترین عامل در ایجاد این بستر دسترسی آسان کارمندان و تناسب آن با فرهنگ سازمانی است. سازمان باید تلاش کند تا همواره آخرین اطلاعات را در این بستر منتشر کند و از تمام افرادی که به روزرسانی را انجام می‌­دهند بخواهد تا از این کانال متمرکز استفاده کنند.در حالت ایده‌­آل، کارکنان قبل از به اشتراک­‌گذاری دانش و اطلاعات باید پیام­‌های موجود در گروه‌های کاری را مرور کنند تا از نشر اطلاعات متناقض یا تکراری جلوگیری شود.2- در نحوه برخورد با افراد به طور واقعی انعطاف‌­پذیر باشید.وقتی سازمان­‌ها بستری را برای همکاری به وجود می‌آورند، بسیاری از آن­ها وسوسه می­‌شوند که از اصول سختگیرانه استفاده کنند. این امر خصوصا در ارزیابی "ساعت کاری" کارکنانی که مشغول به دورکاری هستند صدق می‌کند. اما تحقیقات APQC نشان می‌­دهد که هرگاه رهبران سازمان بر اساس شرایط کارکنان، انعطاف‌پذیریِ بیشتری به خرج می‌دهند، با این کار انگیزه بیشتری در کارکنان خود به وجود می آورند.دور بودن از شرایط عادی کار و عدم تعامل با همکاران می‌تواند منجر به افسردگی کارکنان شود. یکی از اقداماتی که در این شرایط باید به آن توجه کرد، افزایش تعاملات غیررسمی کارکنان با یکدیگر است. رهبران سازمان می‌توانند با کمی انعطاف پذیری در ایجاد این فضا اثرگذار باشند. به عنوان مثال اجازه دادن به کارکنان در به اشتراک­‌گذاری "عکس‌های کارکردن در کنار خانواده" و یا "دستور آشپزی یک غذای خانگی" و غیره باعث می­‌شود که کارکنان احساس تنهایی کمتری کنند و این امر تاثیر بسزایی بر انگیزه و بهره­‌وری آن­‌ها دارد.اگر سازمان شما در بهره­‌گیری از ابزارهای جدید نسبتا تازه­‌کار است، اطمینان حاصل کنید که در نحوه کار گروه­‌ها و مشارکت در این پلتفرم انعطاف‌پذیر هستید. اگر به طور معمول قوانین سختگیرانه­‌ای دارید که تعاملات غیر کاری را در گروه‌های کاری منع می­‌کند، آن را تعدیل کنید. بهتر است گروه‌های مجازی را برای تفریح کارکنان در نظر بگیرید تا از این طریق همکاران بتوانند در فضاهای غیررسمی لحظات خوبی تجربه کنند.3- ابزارهای همکاری را یکپارچه و پویا کنید.کارمندان وقتی به سیستم­‌های اصلی کار و برنامه­‌های کاربردی متصل هستند، همکاری بهتری با هم دارند. مایکروسافت آفیس 365 یک نمونه بسیار خوب برای این کار است که می‌تواند در این شرایط به کمک سازمان‌ها بیاید.سازمان­‌هایی که در گذشته همکاری مجازی را به راحتی در دسترس کارکنان قرار داده بودند، اکنون وضعیت بهتری دارند. یکی از فضاهای مهم دسترسی و ارتباط بین کارکنان گوشی‌های هوشمند موبایل است. حتی وقتی کارمندان در یک اداره و به صورت حضوری هم کار می‌­کنند، به احتمال زیاد تمایل بیشتری به یادگیری و خواندن مطالب تخصصی از طریق گوشی‌های موبایل خودشان را دارند. به همین دلیل در شرایط دورکاری سازمان‌ها باید حداکثر استفاده را از طریق گوشی‌های تلفن همراه ببرند.تغییر اساسی در ساختارهای ارتباطی سازمان فرآیند زمان‌بری است و به سرعت نمی‌توان آن را انجام داد. اما برخی تغییرات کوچک می‌تواند تفاوت­‌های بزرگی را در این شرایط ایجاد کند. پس از شیوع کرونا برخی سازما‌ن­‌ها ویژگی‌­های جدیدی را در سیستم­‌های خود ایجاد کرده‌­اند و برخی دیگر برنامه تغییرات خود را شتاب داده‌اند تا قابلیت­‌های کار به صورت مجازی را بهبود دهند.4- اطمینان حاصل کنید که کارکنان می­‌دانند چگونه از ابزارها استفاده کنند.بزرگترین چالش در همکاری مجازی این است که شما انتظار دارید کارمندانتان چه کاری را، چه زمانی، کجا و چگونه انجام دهند. علاوه بر وجود یک استراتژی ارتباطی و آموزشی، استفاده از همکارانی که مقبولیت بیشتری دارند برای تبیین این موضوع بسیار اثربخش است. این افراد می‌توانند شما را در انتقال پیام، کمک به کاربران و استفاده از همه ظرفیت‌ها کمک کنند.اگر در سازمان شما فرهنگ کار به صورت مجازی کم و بیش جا افتاده، برگزاری وبینار و گفتگو با سایر سازمان‌ها و مشاورها نیز در این خصوص بسیار سودمند است و از این طریق می توانید تجربیات سایر سازمان ها را نیز بررسی کنید و از آن‌ها الگو بگیرید.5- از کارمندانی که به درستی عمل می­‌کنند قدردانی کنید.حتی با داشتن فناوری و آموزش خوب، همکاری پایدار نیاز به انگیزش مثبت دارد. سازمان باید کارمندانی که در فرآیند دورکاری همکاری خوبی دارند را شناسایی و از آن‌‌ها تقدیر کنند. علاوه بر این باید داستان­‌های موفقیت را برجسته کرده و بر ارزش‌­گذاری سازمان در اشتراک و کار تیمی تأکید کنند.برخی سازمان‌­ها دارای برنامه‌­های مشخصی برای این کار هستند. این برنامه‌ها شامل ارزیابی اهداف عملکردی مدیریت دانش و اهدا جوایز سالانه به برترین‌هاست. اما علاوه بر این اقدامات دیگری نیز باید برای افزایش انگیزش کارکنان انجام شود. تشکر ساده یک رهبر یا مدیر از کارمند در اغلب موارد مؤثرترین روش برای تقدیر از مشارکت کارکنان است.اگر سازمان شما می­‌خواهد كه همه کارکنان به طور واقعی در کارها مشاركت داشته باشند، اطمینان حاصل كنید كه در همه سطوح رهبران مشغول مشارکت در گروه‌های کاری هستند. اگر مدیران از بستر همکاری مجازی استفاده کنند، دیگران نیز به این کار تشویق می‌شوند.برای مطالعه مطالب تخصصی مدیریت دانش گروه مشاوره مدیریت داش دانا را دنبال کنید.صفحه گروه مشاور مدیریت دانش دانا در لینکدینمنبع:APQC , Lauren Trees ,5KM Best Practices to Fix Virtual Collaboration#مدیریت_دانش # مهتا هادی زاده #گروه_مشاوره_مدیریت_دانش_دانا #مشاوره_مدیریت_دانش #مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاور_مدیریت_دانش #شرکت_مشاوره_مدیریت_دانش #پیاده_سازی_مدیریت_دانش #استقرار_مدیریت_دانش #آموزش_مدیریت_دانش # موفقیت در پیاده سازی مدیریت دانش # 5 روش بهبود همکاری مجازی # نرم افزار مدیریت دانش# گروه مشاور مدیریت دانش دانش # اپلیکیشن مدیریت دانش # بهبود همکاری مجازی در دوران کرونا # کرونا و دور کاری # مهتا هادیزاده