کارایی یا اثربخشی؟ مسئله این است...!

کارایی ، یا اثربخشی و بهره ورییکی از موضوعاتی که مورد توجه مدیران و رؤسا در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌باشد، بحث کارایی و اثربخشی است؛ شرکت‌ها همواره به‌دنبال استراتژی‌هایی برای ارائه خدمات و ارائه محصول هستند تا کارایی و اثربخشی خود را افزایش دهند تا در نتیجه‌ی آن افزایش رضایت مشتری و کسب اعتماد بیشتر را به‌همراه داشته باشند اما ایجاد آن در فرآیندهای موجود در سازمان و یا شرکت نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و جامع است تا سود حداکثر شده و ضرر را به حداقل برساند.در ادامه ابتدا شما را با مفهوم واژه‌های، کارایی(Effeciency) و اثربخشی(Effectivness) آشنا می‌کنیم.کارایی (Effeciancy) چیست؟در بیانی ساده از مفهوم کارایی می‌توان گفت این واژه در کار به معنای کار را درست انجام دادن است اما اگر بخواهیم واضح به آن بپردازیم می‌گوییم " نسبت خروجی واقعی حاصله به خروجی استاندارد مورد انتظار" کارایی یا راندمان گویند؛ همانطور که از مفهوم آن پیدا است کارایی بیشترین تمرکز خود را بر روی خروجی فرآیند قرار می‌دهد، بنابراین می‌توان به این نکته اشاره کرد که هرچقدر خروجی یک سیستم بیشتر باشد آن سازمان یا شرکت فعالیت‌های کارایی را انجام می‌دهند.واژه دیگری که برای کارایی به‌کار می‌برند استفاده از مفهوم راندمان است که در مدل ریاضی آن می‌گوییم هرچقدر مقدار صورت که خروجی فرآیند نسبت به ورودی که مخرج کسر است بیشتر باشد با راندمان بالای کاری مواجه هستیم که درنتیجه سیستم مورد نظر را کارا قلمداد می‌کند.برای افزایش کارایی حاصل از فرآیند باید به استراتژی‌های سازمان یا شرکت توجه ویژه داشت تا سیاست‌های آن را دنبال کند، اما خط مشی که برای کارایی شرکت‌ها توسط کارشناسان پیشنهاد می‌شود مدیریت و برنامه‌ریزی برای استفاده از منابع و نیروی انسانی که تأثیر به‌سزایی را در میزان کارایی سازمان دارند چراکه عدم برنامه‌ریزی برای این بخش سازمان که کلیدی‌ترین بخش نیز است سبب شده کارها به‌درستی انجام نشده و شرکت و سازمان را متوجه خسارت‌های جبران‌ناپذیری کند.اگر برنامه‌ریزی برای منابع، تجهیزات و واحدها به درستی صورت بگیرد، می‌توان در کنار افزایش سود و رضایت مشتری هزینه‌ی استفاده از مواد و تجهیزات را حداقل کرد.با انواع استانداردهای مدیریتی آشنا شویداثربخشی (Effectivness) چیست؟اثربخشی یعنی کار درست را انجام دادن است؛ هر سیستم برای خود اهداف و سیاست‌هایی دارد که فرآیندهای خود را برای دستیابی به آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کند، هرچقدر که این برنامه‌ریزی به نحوی باشد که سبب شود فرآیندهای موجود اهداف و سیاست‌ها را محقق کند می‌گوییم سیستم اثربخش است به نوعی پيامد و نتیجه مورد توجه اثربخشی است و نشان‌دهنده این موضوع است که انجام فرآیندها چقدر سیستم را به پيامد مطلوب سوق داده است.بنابراین اگر پس از ارزیابی نتایج حاصل از فعالیت‌های یک سازمان به این نتیجه رسیدیم که خروجی با اهداف و استانداردهای موردنظر همخوانی و همسویی دارد و مورد انتظار سازمان را برآورده کرده‌‌است، فعالیت‌های صورت گرفته در سازمان اثربخش هستند.هرچقدر که میزان همسویی با اهداف بیشتر باشد سیستم اثربخش‌تر خواهد بود.به اینکه هم توجه داشته باشید اگر فعالیتی اثربخش باشد لزوما کارا نیست و بالعکس؛ به طور مثال چنانچه فعالیت‌های صورت گرفته طبق ارزیابی‌های انجام شده کارا بوده اما اثربخش نباشد یعنی تعداد تولید بیشتر از حد استاندارد مورد انتظار بوده اما شرکت به اهداف تعریف شده خود دست نیافته است.همچنین اگر فعالیت‌ها اثربخش باشند اما کارایی نداشته باشند یعنی شرکت توانسته فرآیندها و فعالیت‌ها را به هدف موردنظر برساند اما تعداد خروجی استاندارد را نتوانسته حاصل کند.بهره وریاما ترکیب این دو مفهوم یعنی کارایی واثربخشی واژه‌ی بهره‌وری را حاصل می‌کند چیزی که آرزوی هر مدیر و برنامه‌ریزی است؛ آنچه که در بهر‌وری مورد توجه قرار دارد انجام کار به نحو بهتر و دقیق‌تر است نه لزوما انجام کارهای دشوار که در برخی مواقع هم انجام کارهای سخت نیروی کار را خسته کرده و در میزان کارایی و اثربخشی تأثیرگذار است.بطورکلی اگر شما توانستید برای دستیابی و سیاست‌های صورت گرفته از منابع استفاده کارآمدی داشته باشید به بهره وری رسیده‌اید.شرکت و سازمان‌ها برای آن‌که بتوانند فعالیت‌های شرکت و سازمان را با درجه بالای اثربخشی و کارایی انجام دهند و در فرآیندهای خود به بهره‌وری برسند، از شاخص‌های مدیریتی موجود در استانداردهای ایزو بهره می‌گیرند؛ هلدینگ کاسپین نیز علاوه بر برگزاری دوره‌های آموزش استاندارد ایزو، مشاوره‌های متعددی را به شرکت‌های مختلف در این زمینه ارائه داده‌است.شما هم می‌توانید برای پیاده‌سازی استانداردهای ایزو به منظور افزایش بهره‌وری خود در فرآیندها از کمک مشاوران ما استفاده کنید.کلام پایانیداشتن کارایی و اثربخشی در فرآیندها نیازمند داشتن برنامه‌ای دقیق با در نظر گرفتن اهداف و سیاست‌ها است تا بهره‌وری مورد اتنظار را حاصل کند و هزینه‌های بالای تجهیزات مطمئنا بهره‌وری را ایجاد نخواهد کرد.تهیه شده در گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | نویسنده: سیده فاطمه حوائجی | منابع: کتاب ارزیابی کار و زمان نوشته نصرالله مرعشی