مصائب کار روابط عمومی (برگزاری یک رویداد)

بارها و بارها برام اتفاق افتاده که ازم پرسیدن کارت رو توضیح بده. کار شما ساده هست. ما هروقت اومدیم دفترت کاری نداشتی. بیراه هم نمیگن، من عمدتا هروقت مهمانی برام میاد دست از کار میکشم یا ممکن هم هست اصلا تو اون زمان کاری نداشته باشم. اما پشت پرده ای هم وجود دارد.عکس تزئینی استبه نظرم رسید فقط برگزاری یک مراسم رو توضیح بدم. فرضا من مراسم افطار رو انتخاب میکنم.تقریبا میشه گفت برگزاری مراسم افطار 99 درصدش کار واحد روابط عمومی در سازمان هاست. (در برخی سازمان ها با واحد پشتیبانی) پس شروع میکنیم: اول باید تعداد میهمان مشخص بشه. لذا شما باید از سایر مدیران سازمانت بخوای تا لیست میهمانانشون رو بهت برسونند. قطعا شما در زمان محدودیت هایی داری. پس اولین چالش گرفتن لیست میهمانان هست تا بتونی برنامه ریزی های بعدی رو انجام بدی. تا زمانی که تعداد رو نداری نمیتونی برای محل برگزاری تصمیم درست و دقیقی بگیری. از چالش تعداد نفرات که رد بشیم. میریم مرحله بعد.مرحله بعدی انتخاب محل برگزاری هست. با توجه به تعداد زیاد میهمانان در سازمان ما خیلی حق انتخاب زیادی نداریم و انتخابت نهایتا 5 تا سالن هست. نکته اصلیش اینه که شما تو یک بازه 30 روزه باید این کار رو انجام بدی و نمیتونی زمانش رو خارج از اون در نظر بگیری. تو این ماه افراد و سازمان های دیگه ای هم قصد برگزاری مراسم افطار رو دارن و کار رو سختتر میکنه. حالا با حل شدن اینها شما روز و سالن رو رزرو میکنی. حالا باید از ارتباطاتت استفاده کنی و بدونی تاریخ برگزاری سازمان ها و یا افرادی که میهمان مشترک با شما دارند چه زمانی هست، که اگر تداخلی داره یا تاریخ رو عوض کنی یا اونا رو مجاب کنی تاریخ رو عوض کنند.مرحله دیگه طراحی کارت دعوت، ارسال و پیگیری رسیدن کارت دعوت هست. شما با 1500 میهمان مواجه هستی که برای برخی از آنها حتی 3 آدرس وجود دارد و شما باید انتخاب کنید که به کدام آدرس ارسال کنید و بعد هم ممکن هست در آن بازه زمانی کارت را فردی که تحویل گرفته به مدعو تحویل ندهد. حالا نوبت میرسه به سفارش دادن غذا. برای سازمان خود ما حدودا بین 1300 تا 1500 کارت دعوت ارسال میشه اما تو واقعا نمیدونی چه تعداد از این میهمان ها میان اونروز. باید حدس بزنی و با تجربیات گذشته ات غذا سفارش بدی اما اون روز ممکن هست که این حسابی کار دستت بده. عموما 35 درصد از تعداد دعوت شده ریزش داره. مثلا شما برای 1500 کارت دعوت 1000 تا غذا باید فارش بدی. اماااااااااااا تو در ارسال کارت دعوت نمیتونی همراهان حساب نشده رو بشماری. مثلا مدیر عامل یک سازمان رو دعوت کردی با دو همراه اما 5 نفر میان. یا شما یک وزیر در لیست دعوتت داری یهو 8 نفر حفاظت فیزیکی داره و 4 تا همراه، تو این لحظه هم در تعداد صندلی و جا به مشکل میخوری هم غذا. راجع به صندلی و جای نشستن یادم افتاد یه توضیحی بدم. شما مجبوری یه سری میزها رو vip در نظر بگیری و این خودش کارهات رو سختتر میکنه. از این جهت که میهمانان ما شامل : برخی وزرا و هیئت دولت، نمایندگان مجلس، مدیران عامل سازمان های بزرگ دولتی، خصوصی، خصولتی و مدیران عامل صنایع و کارخانه ها هستند به همراه مدیران روابط عمومی و از این دست افراد. یعنی همه به طریقی مدیران ارشد و سطح بالا بحساب می آیند. حال هر کدام ایشان که در vip قرار نمی گیرند ممکن است به مذاقشان خوش نیاید. گاهی صندلی های vip توسط همراهان این افراد پر می شود و صندلی کم می آوریم حال باید به بهانه های مختلف افراد را با خوشرویی و بدون ناراحتی جا به جا کنیم. تا حالا اتفاق افتاده که با همان مدل بالا 900 نفر غذا سفارش داده ایم اما تعداد میهمان به 1189 نفر رسیده (آن هم میهمانانی در آن سطح). سالن اضافه کرده ایم و خدا با ما یار بوده که هتل هم توانسته غذا را پوشش دهد و آبرومند مراسم برگزار شده اما تصور کنید که چه فشار و استرسی را باید متحمل شوید. در حین برگزاری ضیافت افطار شما با مسئولیت های متعددی مواجه هستید از استقبال و جانمایی میهمانان گرفته تا ارتباط با میزبانان (کارکنان هتل) برای پذیرایی و سرویس دهی مناسب. مواجهه با اعتراض های زیاد بابت خرده فرمایش های مختلف که تنها وظیفه شما در برابر آن اعتراض ها فقط عذرخواهی و سعی به انجام کاریست که از شما انتظار می رود. یادم نره بگم که شما باید از اداره اماکن برای برگزاری رویدادت مجوز بگیری و اون هم داستان مخصوص خودش رو داره......دقت داشته باشید شما در مراسم افطار با میهمانانی سر و کار دارید که بعضی از اونها روزه بوده اند و فشار گرسنگی و تشنگی کلافشون کرده و ممکن هست یک لحظه دیر رسیدن سرویس مورد نظر بهشون، اون ها رو حسابی از دست شما شاکی کنه. حال با تمام این ها مراسم به اتمام میرسه. شما و همکارانت چند ساعت سرپا بوده اید و این طرف و آن طرف رفته اید. نتونستید چیزی بخورید یا بنوشید و دارید از حال میرید. عموما همه اون چیزهایی که اتفاق افتاده وظیفه بوده و شما کار خاصی نکرده اید و نباید هم انتظار تشکر داشته باشید اما گاهی برای کوچکترین ایرادها مورد انتقادات سایرین قرار میگیرید و خستگی تو جسم و جان تون میمونه. در هفته آینده بعد از مراسم هم هنوز حرف و حدیث ها تمام نشده و ایرادات زیر ذره بین هستند. :))این نوشته تنها بخشی از سختی کار روابط عمومی تنها در برگزاری یک رویداد هست و تنها وظیفه واحد روابط عمومی نیست.