انواع جلسات اجایل: چگونه از جلسات چابک بیشترین بهره را ببریم؟

اسپرینت‌ها یکی از کلیدی‌ترین اجزای روش اسکرام هستند. همانطور که در مقاله همه چیز در مورد روش اسکرام گفتیم، اسپرینت یک دوره زمانی از پیش تعریف شده است که در آن تیم‌های چابک برای رسیدن به یک هدف مورد توافق، با یکدیگر همکاری می‌کنند. در طول یک اسپرینت، پنج نوع جلسه برگزار می‌شود که برای اطمینان از موفقیت فرآیند چابک، حیاتی هستند. جلسات چابک با هدف ایجاد و تقویت هماهنگی بین اعضای تیم، رهبران و ذینفعان برگزار می‌شوند. پس ماحصل این جلسات، نقش حیاتی در موفقیت فرایند پروژه دارد.در ادامه مقاله دیگر آوات در مورد مدیریت موثر جلسات مجازی در دورکاری، این مقاله را به انواع جلسات چابک اختصاص داده‌ایم. در یک نگاه کلی این جلسات، برنامه‌ریزی برای اسپرینت (Sprint Planning)، جلسه‌های روزانه (Daily Standups)، مرور اسپرینت گذشته (Sprint Review) و جلسات گذشته نگر (Sprint Retrospectives) را شامل می‌شوند. در ادامه در مورد نوع دیگری از جلسه به نام شفاف‌سازی اقلام بک لاگ (backlog refinement) نیز توضیحاتی ارائه خواهیم داد.جلسات چابک در مقابل جلسات اسکراماسکرام یکی از روش‌های مدیریت پروژه چابک است که بیشتر در پروژه‌های تولید یا توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شود. جلسات اسکرام از نظر فنی، نوعی از جلسات چابک هستند؛ اما دارای پارامترهای خاص‌تری هستند که متناسب با چارچوب اسکرام طراحی شده‌اند. این فرآیند حول محور یک اسپرینت ۲ تا ۴ هفته‌ای می چرخد ​​که صاحب محصول، مدیر اسکرام و اعضای تیم اسکرام در آن حضور دارند.به زبان ساده می‌توان گفت اسکرام نسبت به اجایل، چارچوب‌های جدی‌تر و پیچیده‌تری دارد. فرآیند چابک و اسکرام تقریباً یکسان هستند؛ با این تفاوت که در اسکرام، انعطاف‌پذیری بیشتری برای تنظیم چارچوب زمانی اسپرینت و تطبیق فرآیند اسکرام وجود دارد. روش اسکرام از اصول چابک پیروی می کند، اما شامل تعاریف و مشخصات بیشتری است، خصوصا در مورد برخی از روش های توسعه نرم افزار. در ادامه جلسه‌های اسکرام و اجایل را به تفصیل شرح می‌دهیم.معرفی انواع جلسات چابکدر روش اجایل پنج نوع جلسه وجود دارد: برنامه‌ریزی اسپرینت، جلسه روزانه یا دیلی، بررسی‌ اسپرینت و جلسات گذشته‌نگر. هر اسپرینت با یک جلسه برنامه‌ریزی یا پلنینگ شروع می‌شود. به علاوه در هر روز کاری، یک جلسه روزانه هم برگزار می‌شود. در نهایت در پایان هر اسپرینت، جلسه‌ای برای بررسی و مرور آن برگزار می‌شود و مشکلات اسپرینت قبلی، در یک جلسه گذشته نگر شناسایی می‌شود. این فرآیند بارها تکرار می‌شود تا پروژه به پایان برسد یا محصول به بازار یا مشتری ارائه شود.جلسه برنامه ریزی اسپرینتجلسه برنامه‌ریزی یا پلنینگ قبل از شروع هر اسپرینت برگزار می‌شود و همه اعضای تیم را درگیر می‌کند. در برنامه‌ریزی اسپرینت، کل تیم گرد هم می‌آیند تا در مورد این که کدام وظایف کاری باید تا پایان اسپرینت جاری تکمیل شوند، بحث و تبادل نظر کنند. در طول جلسه، اهداف اسپرینت تعیین می‌شوند و اعضای تیم بر اساس انتظارات مدیر محصول، با هم هماهنگ می‌شوند. اشتباهاتی که ممکن است در جلسه برنامه ریزی اسپرینت رخ بدهند، به شرح زیر است:همسو نبودن با ذینفعاننادیده گرفتن نظرات مشتریتهیه یک برنامه انعطاف ناپذیراستفاده از نقشه‌های مسطح و غیر قابل توسعهبی توجهی به نتایج جلسه گذشته نگر اسپرینت قبلیجلسه روزانهجلسه روزانه یا دیلی در همه روزهای کاری اسپرینت برگزار می‌شود. این جلسه تضمین می‌کنند که اعضای تیم در مسیر درست گام برمی‌دارند و به آن‌ها کمک می‌کند تا هر گونه تنگنای احتمالی را برطرف کنند. در فرآیند اسکرام، این جلسه ممکن است جلسه اسکرام روزانه نیز نامیده شود. این جلسات فرصتی برای اعضای تیم هستند تا درباره کارهایی که روز قبل تکمیل شده و کارهایی که قرار است در ۲۴ ساعت آینده انجام شوند، صحبت کنند. هدف این جلسه پاسخ به سه سوال مهم است:چه کاری برای کمک به تیم برای رسیدن به هدف اسپرینت تکمیل شده؟امروز قصد دارید چه کاری را تکمیل کنید؟آیا در حال حاضر مانعی در مسیر شما وجود دارد؟در این جلسه ها مشخص می‌شود که چرا برنامه‌ریزی روز قبل تکمیل نشده و چه عاملی باعث بروز تاخیر شده است. همچنین مشخص می‌شود که اعضای تیم چگونه می‌تواند برای حل مشکلاتی که مانع از پیشبرد کار می‌شود، با هم همکاری کنند.جلسه دیلی کوتاه و دقیق است و قرار نیست وقت زیادی از اعضای تیم بگیرد، آنقدر کوتاه که اغلب توصیه می‌شود شرکت کنندگان در طول جلسه بایستند! به همین دلیل در زبان انگلیسی به جلسات روزانه، standup هم گفته می‌شود. معمولا در مورد زمان برگزاری جلسه از قبل تصمیم گیری می‌شود تا همه اعضا بتوانند برای شرکت در آن برنامه‌ریزی کنند. اشتباهات جلسه روزانه که باید از آنها اجتناب کنید عبارتند از:تغییر دادن مکرر زمان برگزاری جلسهآماده نبودن اعضای تیم برای پاسخگویی به سوالات کلیدیحذف جلسه به دلیل کمبود وقتعدم حضور اعضای تیم در جلسه به صورت مداومتوزیع نادرست زمان بین اعضای تیمناتوانی در رفع تنگناهای احتمالیواگذاری وظایف فراتر از ظرفیت به اعضای تیمجلسه بررسی اسپرینتیکی دیگر از جلسات چابک جلسه بررسی اسپرینت یا ریویو است. این جلسه فرصتی برای تیم است تا کارهای انجام شده در طول اسپرینت را برای ذینفعان به نمایش بگذارد و از آنها بازخورد انتقادی دریافت کند. این جلسه ممکن است یک ارائه داخلی و غیررسمی بین اعضای تیم اجرایی باشد یا یک ارائه رسمی‌تر با حضور مشتری؛ تصمیم‌گیری در مورد حاضران در جلسه، به نیازهای پروژه بستگی دارد. اشتباهاتی که ممکن است در جلسه بررسی اسپرینت رخ دهند، در ادامه شرح می دهیم:آماده نبودن اعضا برای ارائهعدم ورود ذینفعان به فرآیند توسعه محصولاغراق یا شکسته‌نفسی در مورد موفقیت‌های تیمبی‌توجهی به مشکلات و راه‌حل آنهااستفاده نکردن از نتایج جلسه اسپرینت ریویو در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت بعدیجلسه گذشته نگر اسپرینتجلسه گذشته نگر یا رترو بخش مهمی از فرآیند چابک است. این جلسه در پایان هر اسپرینت برگزار می‌شود و کل تیم را گرد هم می‌آورد تا فرآیندهای اسپرینت قبلی را ارزیابی کنند و در مورد چگونگی بهبود فرایندها در اسپرینت‌های بعدی بحث کنند. به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا در مورد اینکه چه مواردی نیاز به اصلاح یا تغییر مسیر دارند، بحث کنند. جلسه گذشته نگر به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا در مورد اینکه چه مواردی نیاز به اصلاح یا تغییر مسیر دارند، بحث کنند.در جلسات گذشته نگر به این سوالات پاسخ داده می‌شود: کدام جنبه‌های اسپرینت پیشرفت خوبی داشته و چه چیزی می‌توانید از این موفقیت بیاموزید؟ چه مواردی نیاز به بهبود داشته و تیم به چه مشکلاتی برخورد کرده است؟ در اسپرینت‌های بعدی چه کارهایی را می‌توان بهتر انجام داد؟ از آنجایی که مدیریت پروژه چابک حول محور یادگیری و تکرار می‌ چرخد، پس از هر اسپرینت باید درس‌هایی از جنبه‌های مثبت و منفی آن آموخت. اشتباهاتی که ممکن است در جلسات گذشته نگر مرتکب شوید، عبارتند از:سرزنش کردن اعضای تیم برای مشکلاتحضور کمرنگ برخی اعضا و حضور پررنگ سایر اعضای تیمتکرار سوالات یکسان بدون اعمال تغییرات لازمطولانی شدن جلسات (برای هر دو اسپرینت دوهفته‌ای، یک جلسه دو ساعته کافی است)صرف نظر کردن از جلسه گذشته نگر به دلیل کمبود زماننداشتن بینش صحیح نیست به نیازهای ذینفعانجلسه شفاف سازی اقلام بک لاگجلسه شفاف سازی یا ریفاین، با تعیین مواردی که بیشترین تأثیر را در اسپرینت بعدی دارند، بک لاگ را برای برنامه‌ریزی اسپرینت آماده می‌کند. در طول شفاف سازی بک لاگ، صاحب محصول اطمینان می‌دهد که اقلام بک‌لاگ محصول، حاوی اطلاعات کافی، جزئیات و اولویت‌بندی هستند تا تیم با یک تصمیم‌گیری هوشمندانه بتواند با آنها مقابله کند. خطاهای جلسه بک لاگ ریفاینمنت به شرح زیر است:تاخیر در برگزاری جلسه و تداخل آن با اسپرینت بعدیاعمال حجم زیادی از اصلاحات برای جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت بعدیاولویت‌بندی نادرست مواردی که برای مشتری ارزش ایجاد می‌کنندعدم ترکیب بازخوردها، سؤالات و نگرانی‌های جدید ذینفعانکلام آخربر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، پروژه‌هایی که از روش‌های چابک استفاده می‌کنند، ۲۸ درصد موفق‌تر هستند و تقریباً ۷۱ درصد از سازمان‌ها، از اجایل با فرکانس‌های متفاوت استفاده می‌کنند. اما چه چیزی اجایل را تا این حد موفق می‌کند و چرا مدیران پروژه از آن در ترکیب با سایر چارچوب‌ها استفاده می‌کنند؟ تنها به یک دلیل ساده: اجایل کار مدیران را آسان می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا کنترل بیشتری بر پروژه‌های خود داشته باشند.آنچه مدیریت روش اجایل را منحصربه‌فرد می‌کند، این است که بر دو عامل کلیدی تمرکز دارد و هیچ‌کدام را فدای دیگری نمی‌کند؛ ارائه پروژه با کیفیت بالا، و تکمیل پروژه در چارچوب محدودیت‌های زمانی و مالی. در مقاله دیگری در مورد مزایای مدیریت پروژه به روش اجایل نوشته‌ایم که شاید خواندن آن برای شما مفید باشد. کتاب اسکرام و اکس پی ساده شده هم گزینه خوبی برای آشنایی بیشتر با روش اسکرام است.منبع: EASY AGILE