اهمیت هر مرحله از پروژه (Case study)

عواقب عجله در یک مرحله پروژهجمعه شب است و جیسون ، مدیر پروژه ی یک شرکت متخصص در نرم افزار واقعیت مجازیبا دوستانش برای صرف شام رفته است. وی از مدیر خود بونیتا پیامکی دریافت می کند که می گوید: «911! به من زنگ بزن! " هنگامی که جیسون با بونیتا تماس می گیرد ، به او می گوید که برای برنامه آموزش واقعیت مجازی برای Flight Simulators، Inc. ، شرکتی که تعمیر و نگهداری هواپیما را انجام می دهد ، تا پایان آخر هفته به هزینه و جدول زمانی نیاز دارد.جیسون آخر هفته را برای آماده کردن پیشنهادی برای Flight Simulators ، کار میکند. او به سرعت پیشنهادی را جمع می کند که تخمین می زند 200,000 دلار هزینه داشته باشد و توسعه برای شش هفته طول می کشد. این هزینه و بازه زمانی استاندارد، برای توسعه آموزش در سیستم شرکت وی است. او پیشنهاد را به Flight Simulators ، Inc می فرستد تا بتواند انتظارات آنها را برآورده کند.صبح روز دوشنبه ، جیسون وارد دفتر می شود و بونیتا به او می گوید که بخاطر عدم پیگیری روند شرکت برای تهیه پیشنهاد و گنجاندن مهندسان در این کار ، توبیخ شد. مهندسان با نگاهی به اطلاعات ارائه شده توسط Flight Simulators، Inc متوجه می شوند که نرم افزار این شرکت با سیستم عامل آنها کار نخواهد کرد. برای توسعه سیستم عامل آنها برای تأمین نیازهای نرم افزار سازمان شش ماه و برای آزمایش یکپارچه سازی نرم افزار و پلت فرم شش ماه دیگر طول می کشد. هزینه ساخت و آزمایش این نرم افزار بیش از یک میلیون دلار خواهد بود.این پروژه قبل از شروع حتی شکست خورده است. هیچ راهی برای تکمیل درخواست از Flight Simulators، Inc بدون تأثیر بر بودجه ، کیفیت و جدول زمانی وجود ندارد.چه اتفاقی باید می افتادجیسون به جای اینکه همه چیز را برای پاسخگویی به درخواست بونیتا کنار بگذارد ، به بونیتا می گوید که اگرچه او می فهمد که او می خواهد با پیشنهاد سریعش مشتری را خوشحال کند ، اما مهم است که برای درست کردن پیشنهاد وقت بگذارید. او به بونیتا می گوید که یک ایمیل برای Flight Simulators ، Inc تهیه می کند و برای تهیه یک پیشنهاد دقیق و معقول وقت بیشتری می خواهد. بونیتا مردد است اما موافق است.صبح دوشنبه ، جیسون می بیند که Flight Simulators، Inc. به درخواست او پاسخ داده است. آنها از این واقعیت که وی نگرانی های خود را درباره چرخش سریع درخواست پیشنهادی اعلام کرده ، قدردانی می کنند. آنها گفتند که به او یک هفته فرصت می دهند تا با تیمش کار کند تا برآورد پروژه را ارائه دهد.اکنون جیسون وقت دارد تا همه بازیگران اصلی را در تخمین تلاشی که برای اتمام پروژه صرف خواهد شد ، از جمله هزینه ، برنامه و منابع درگیر کند.بیایید چرخه عمر پروژه را برای این پروژه اعمال کنیم.شروع پروژه - Initiating the projectاین همان مرحله ای است که جیسون در اولین سناریو پشت سر گذاشت. در حالت ایده آل ، در این مرحله ، جیسون اهداف پروژه را با Flight Simulators ، Inc در میان می گذارد تا درک درستی از آنچه آنها درخواست می کنند بدست آورد. هنگامی که جیسون اهداف پروژه را تعریف کرد ، می تواند ذینفعان و اعضای تیم پروژه را برای تعیین کارهایی که باید برای ایجاد موفقیت آمیز این آموزش برای Flight Simulators انجام شود ، جمع آوری کند. جیسون مجموعه مهارت های مورد نیاز ، جدول زمانی و هزینه توسعه را مشخص می کند . وی ارزشی را که این پروژه برای شرکت ایجاد می کند شناسایی و ثبت می کند. او تمام اطلاعاتی را که جمع آوری کرده است به تیم رهبری شرکت خود ، که پیشنهاد جیسون را تأیید می کند ، ارائه می دهد. سپس جیسون این پیشنهاد را به Flight Simulators، Inc ارسال می کند و آنها آن را می پذیرند.برنامه ریزی - Making a planاکنون که جیسون چراغ سبز کار بر روی پروژه را دریافت کرده است ، وی یک طرح پروژه را برای شروع از ابتدا تا انتها تنظیم می کند. داشتن یک برنامه اطمینان حاصل می کند که همه اعضای تیم و ذینفعان برای انجام وظایف خود آماده هستند. جیسون مهلت ها و وظایف مهم برای موفقیت پروژه را بیان می کند. وی برنامه ای ایجاد می کند تا تمام منابع ، مواد و وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه را در نظر بگیرد.اجرا و تکمیل وظایف - Executing and completing tasksدر طول این مرحله پروژه ، تیم پروژه جیسون ، طرح او را به مرحله اجرا در می آورد. جیسون تیم خود را هنگام انجام کارهای پروژه تحت نظر دارد. نقش وی به عنوان مدیر پروژه تکمیل تکالیف فردی نیست بلکه کمک به از بین بردن موانعی است که تیم را در انجام کارهای خود کند یا متوقف می کند. همچنین مسئولیت جیسون برای برقراری ارتباط با برنامه و کیفیت انتظارات است. جیسون از مهارت های ارتباطی خود برای به روز نگه داشتن Flight Simulators، Inc درباره وضعیت پروژه و جمع آوری بازخورد از آنها استفاده می کند. این باعث می شود پروژه طبق برنامه و در حد بودجه باشد.بسته شدن پروژه - Closing the projectتیم جیسون آموزش را با موفقیت به پایان رسانده است ، و او آن را به Flight Simulators، Inc تحویل می دهد. آنها از نحوه کار بسیار خوشحال هستند! جیسون اکنون آماده بستن این پروژه و رفتن به پروژه بعدی است. قبل از اینکه این فصل را ببندد ، جیسون و تیمش درباره درسهایی که از این پروژه آموخته اند بحث و گفتگو می کنند. چه چیزی به خوبی کار کرد ، و چه چیزی می تواند دفعه بعدی بهتر عمل کند؟ جیسون همچنین یک گردهمایی کوچک ناهار را برای تیم خود برگزار می کند تا از زحمات آنها تشکر کند.نتیجه گیریممکن است به نظر برسد که گذراندن یک چرخه عمر کل پروژه کار زیادی است ، اما تأثیر طولانی مدت آن بر روی پروژه شما بسیار زیاد است! این وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه است که مطمئن شوید رهبری شما واقعاً خطر عدم آماده سازی مناسب برای یک پروژه را درک می کند. پیش فرض های نادرست می توانند شرکت شما را در معرض خطر قرار دهند. در عوض ، اختصاص دادن زمان برای شروع دقیق ، برنامه ریزی ، اجرا و بستن پروژه خود منجر به موفقیت پروژه و روابط کاری خوب با مشتریان می شود.لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.