پنج چالش‌ مدیریت دانش و راهکارهایی برای آن

پنج چالش‌ مدیریت دانش و راهکارهایی برای آنمدیریت دانش سفری است که ممکن است با اولین بازدید از پورتال اینترانت سازمان شروع شود. اما سوال این است که چند نفر از ما صفحه مدیریت دانش مختص خودمان را داریم؟ صفحه ای که مثلا در آن درس‌آموخته‌هایی که اخیرا به اشتراک گذاشتیم و یا آخرین اسنادی که جستجو کرده‌ایم را نشان دهد. بررسی‌ها نشان می‌دهد که نیاز روزافزونی برای استفاده از پتانسیل واقعی مدیریت دانش و کشف بخش‌های مختلف در یک سیستم مدیریت دانش وجود دارد؛ همچنین نیاز برای آگاهی‌بخشی بهتر به کارکنان نیز مقوله‌ای است که تیم‌های مدیریت دانش سازمان باید به آن توجه بیشتری داشته باشند. سیستم‌های مدیریت دانش متشکل از پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش هستند که باید به طور موثر توسط کارمندان برای بهبود بهره‌وری در کار اجرایی شوند. اما این امر همواره با چالش‌هایی مواجه است. در ادامه این مطلب موارد مرتبط با این مفهوم ارائه شده است:5 چالش‌ مدیریت دانش و مدیران دانشامروزه اطلاعات از منابع متعددی در وب در دسترس است و کارکنانی که مدیریت دانش را به عنوان آخرین راه‌حل اتخاذ می‌کنند، وقت خود را صرف یافتن مستندات مورد نیاز خود از طریق وب‌سایت‌ها کرده، اما اغلب با چالش‌هایی در تأیید اعتبار اسناد مواجه می‌شوند. اکثر اطلاعات موجود در وب بدون ذکر منابع است در حالیکه کارکنان مایل هستند یک سند معتبر را در پورتال مدیریت دانش خود بارگذاری کند.پیشنهاد: نیاز به حضور متخصصان موضوعی و خبرگان در تیم‌ها وجود دارد که بتوانند کارکنان را برای استفاده از انجمن‌های گفتگو راهنمایی کنند؛ همچنین کارکنان سؤالات خود را به صورت آنلاین منتشر کنند تا از این متخصصان برای تأیید اطلاعات کمک بگیرند.کسب‌وکارهای پروژه محور باید توسط منابع مناسب پشتیبانی شود. امروزه مدیران با چالش تامین منابع مواجه هستند؛ زیرا رزومه کارکنان به صورت منظم به‌روز نمی‌شوند و در طول مدت تصدی یک کارمند، او حداقل یک بار رزومه خود را به‌روز می‌کند. چالش این است که هر تیم، پورتال تعریف شده متعلق به خود را دارد که مستقل است و به خوبی با سیستم مدیریت دانش یکپارچه نیست.پیشنهاد: باید یادآورهای مداوم برای مدیران مدیریت دانش ارسال شود؛ همچنین یک داشبورد برای چالش‌ مدیریت دانش وجود داشته باشد تا از طریق آن اطمینان حاصل شود که کارمندان به طور مکرر رزومه خود را به‌روزرسانی کرده و هر دستاورد مهمی را برجسته می‌نمایند.بسیاری از تیم‌ها در حال انجام پروژه‌های مشابه به عنوان بخشی از یک حوزه هستند و برخی از این کارها به رسمیت شناخته شده‌است؛ اما عوامل موفقیت، افراد کلیدی و برجسته هر پروژه به طور کامل در یک چارچوب مشخص نمی‌شود.پیشنهاد: افراد کلیدی پروژه‌ها برجسته ‌شوند و نفرات با استعدادی که انگیزه ایجاد چارچوب‌های پروژه و بیان راه‌حل رفع چالش‌ها را دارند، به رسمیت شناخته شوند. امروزه سازمان‌ها به دنبال ثبت این چارچوب‌ها هستند، اما نیاز شدیدی به شناسایی مربیانی وجود دارد که می‌توانند کارکنانی را که در پروژه‌های مشابه کار می‌کنند، راهنمایی کنند.کارکنان با چالش تطابق خود با فرهنگ سازمان مواجه هستند. اغلب اوقات دانش پنهان این کارکنان به دست نمی‌آید، زیرا آن‌ها برای تکمیل وظایف کاری خود از اینترانت و مستندات موجود استفاده می‌کنند.پیشنهاد: نیاز به طراحی بیشتر فرآیندهای مدیریت دانش برای جمع‌آوری مؤثر داده‌ها وجود دارد تا آن‌ها را قادر به مشارکت در جلسات اشتراک دانش و استخراج دانش پنهان کند تا بتوان دانش‌ها را در سطح کاربردی‌تر و وسیع‌تری در سازمان به کار برد.همه کارکنان نمی‌دانند چگونه با استفاده از مدیریت دانش «کارمند باهوش» باشند. این وظیفه مدیر است که در رابطه با مدیریت دانش به طور منظم به کارکنان آموزش دهد. اکثر کارمندان امروزه به دانش خوبی اشراف دارند؛ اما چالش این است که هیچ حاکمیت و رهبری مناسبی برای جهت‌دهی به کارکنان ایجاد نشده است. اگر مدیران، مزایای بلندمدت مدیریت دانش را بدانند، انگیزه دادن به کارمندان برای به اشتراک گذاشتن دانش و بارگذاری آن در بستر نرم‌افزار مدیریت دانش را ترک نمی‌کنند و کارکنان دانشی را مورد تقدیر و تشویق قرار می‌دهند.پیشنهاد: بستر انتشار دانش باید گسترش شود، استعدادهای دانشی شناسایی شوند و پاداش‌های مادی و غیرمادی برای آن‌ها در نظر گرفته شود.به طور خلاصه، بیشتر پیشنهادها حول سه محور زیر مطرح می‌شود:بهره‌وری کارکنانکارکنان ترجیحاً از سیستم‌های مدیریت دانش برای جستجوی اطلاعات استفاده ‌کنند و آگاهی یابند که چگونه اطلاعات مورد نیاز خود را بسته به نوع نیازشان پیمایش کنند.کارکنان از قبل برای پروژه‌های آتی خود برنامه‌ریزی کنند. رزومه خود را با دستاوردهای قابل توجهی به‌روزرسانی کنند؛ این کار به مدیران کمک می‌کند که استعدادها و خبرگان سازمان شناسایی شوند.مدیران کارکنان را به دسترسی منظم به سمت مدیریت دانش سوق دهند و خود نیز به مدیریت دانش در محل کار متعهد باشند.رضایت کارکنانمهم است که کارکنان سازمان ارزش و اهمیت مدیریت دانش را در نتایج و خروجی کارهای خود ببینند.بسیاری از کارکنانی که تعامل چهره به چهره را ترجیح نمی‌دهند، ممکن است با استفاده از تالارهای گفتگو CoP یا وبینارها دانش خود را به اشتراک گذاشته و سؤالشان را مطرح کنند اما در کل باید تمام این مستندات و گفتگوها در نرم افزار مدیریت دانش ثبت و ضبط شود.اهمیت و ارزش دادن کارکنان به برگزاری جلسات دانش برای اعضای تیم پروژه جدید، طراحی چارچوب برای حفظ دانش پروژه‌ها و غیره دیده شود.رضایت مشتری1.مشتریان باید از دانش کسب شده مرتبط با خود در پورتال مدیریت دانش آگاه شوند تا از ارائه خدمات با کیفیت اطمینان حاصل نمایند.https://www.linkedin.com/pulse/improving-km-usage-workplace-michael-sequeira/