شرح وظایف کارشناس فروش

در اکثر شرکت ها، شرح وظایف کارشناس فروش به درستی تدوین نمی شود. یکی از دلایلی که من از مدیران شنیده ام، خیلی توجیهم نکرد. می گفتند که “… ما خروجی فروش می خواهیم. کاری نداریم که از چه طریق کارشناس می خواهد به این خروجی برسد. …” بعد هم در دریافت خروجی موثر به مشکل می خورند و به این نتیجه می رسند که کارشناس عملکرد مناسبی نداشته است و دست به دامان شیوه های برخوردی مختلف می شوند. تعدادی هم اطلاع دقیقی از روند های فروش سازمانشان ندارند. به خاطر همین نمی توانند شرح وظایف مناسبی تدوین کنند. تعدادی هم شرح وظایفی تدوین می کنند که دست و پا گیر است و موجب کاهش بازده پرسنل و اعتراضشان می شود.اما دسته ای از مدیران هم هستند که مثل شما مطالعه می کنند تا بتوانند شرح وظایف پرسنل فروش خود را بدرستی تدوین کنند. من در زیر به بخش عمومی وظایف کارشناس فروش اشاره می کنم:۱- شناسایی بازار هدف (Targeting)این به معنی تدوین استراتژی بازاریابی و فروش نیست. کارشناس پس از توجیه شدن توسط مدیر فروش در خصوص استراتژی فروش شرکت، می تواند به منابع اطلاعاتی مختلفی مثل کتاب اول، سایت های اینترنتی، تبلیغات مجلات و … مراجعه کند و مشتریان احتمالی اش را انتخاب نماید. اطلاعاتی در مورد آنها کسب کند، اصطلاحا Lead جمع آوری کند و لیست فروش ماهانه خود را تکمیل نماید. دقت کنید که یک تیم فروش زنده و حرفه ای، تیمی است که از تارگت مارکتینگ بهره می برد.۲- ارائه تارگت فروش دوره ایکارشناس فروش می بایست طبق فرمی، میزان فروش دوره آتی (ماهانه، سه ماهه، …) خود را پیش بینی نموده و به مدیر فروش ارائه دهد.۳- نگارش برنامه زمانبندی برقراری ارتباط با Target ها و اجرای آنکارشناس می بایست لیست ماهانه خود را زمانبندی کند. باید برای برقراری تماس با هر Lead زمان مشخصی را در نظر بگیرد. در این برنامه ریزی باید آیتم های جانبی را نیز در نظر بگیرد. مثل مدت زمان تماس، مدت زمان گزارش نویسی هر تماس در CRM، برنامه ریزی برای پیگیری بعدی و …کارشناس می تواند روزانه ۳۰ دقیقه اول کار خود را به انتخاب Lead ها و زمانبدنی تماس با آن ها اختصاص دهد.نوشته خیلی مرتبط: شرح وظایف مدیر فروش۴- پاسخگویی به تماس های تلفنی ورودی فروشخب بسیاری از شرکت ها در برنامه های بازاریابی Passive خودشان، تبلیغاتی را سفارش داده اند که منجر به وقوع “زنگ خور” برای شرکت می شود. کارشناس فروش می بایست این تماس های ورودی را پاسخ دهد، اطلاعتشان را ثبت کند و در نهایت به صدور فاکتور یا قرارداد ختمشان کند.۵- ثبت اطلاعات مشتریان در CRMمدیریت تیم فروش بدون CRM مشکلات فراوانی را تجربه خواهد کرد. پس به فکر دست و پا کردن یک سیستم CRM مناسب برای شرکت تان باشید. بعدا در مورد نحوه صحیح استفاده از سیستم CRM صحبت خواهیم کرد.کارشناس باید اطلاعات اولیه مشتری، خلاصه و نتیجه هر بار مکالمه، نتیجه هر بار پیگیری، فایل های فاکتور یا قرارداد، و روندهای بعدی کار را در سیستم CRM ثبت کند.۶- پیگیری مشتری های بالقوه و ست کردن جلسهکارشناس فروش می بایست تکنیک های ست کردن جلسه را آموزش دیده باشد. در روندهای فروش بسیاری، نیاز به ست کردن جلسه فروش نیست. اما در آنهایی که نیاز است، کارشناس ست کردن جلسه و مدیریت آن را بر عهده می گیرد. کارشناس باید به دیپلماسی جلسه نیز توجه کند.۷- حضور در جلسات فروش و مدیریت آناینکه کارشناس می بایست در همه جلسات فروش خود شرکت کند، قطعی است. اما اینکه توانایی مدیریت جلسه فروش را داشته باشد، موضوعی است که می بایست مدیر فروش در خصوصش تصمیم گیری کند. برخی از کارشناس ها فکر می کنند همین که در جلسه بنشینند و گفتگو ها را نظاره کنند کفایت می کند. خیر! آداب جلسات فروش را در اختیارشان قرار دهید تا بدانند چه کنند.نوشته خیلی مرتبط: شرح وظایف منشی فروش۸- بازبینی و تکمیل فرم های عقد قراردادبدیهی است که تکمیل فاکتورها و قراردادها به عهده کارشناس فروش است. چک کردن متن سند فروش، عدم مغایرت آن با سیاست های فروش شرکت و صحت اطلاعات به عهده کارشناس فروش است.۹- پیگیری تسویه حساب مشتریاندر برخی از شرکت ها، پرداخت پورسانت به کارشناسان فروش، بر اساس مبالغ پرداختی مشتریان صورت می پذیرد. در اینصورت بهتر است که خود کارشناس فروش پیگیر تسویه حساب فاکتورهای مشتریان باشد. انتقادات قابل قبولی هم به این شیوه وارد است که موقعیت شغلی حسابدار فروش را الزامی می دارد.۱۰- حفظ ارتباط مشتری و شرکت به صورت دوره ایرابط شرکت با مشتری با شرکت، کارشناس فروش است. شرکت هایی که واحد روابط عمومی ندارند، برقراری تماس دوره ای با مشتری و سنجش سطح رضایتمندی مشتری به عهده کارشناس فروش است. می توانید فرم سنجش رضایت مشتری را در اختیار کارشناس فروش قرار دهید. تا در نهایت پس از تکمیل آن، بتوانید گزارش گیری مناسبی از سنجش رضایت مشتریان داشته باشید. البته این سنجش رضایت مشتریان نیز می تواند در وظایف منشی فروش قرار گیرد.۱۱- ارائه گزارشات دوره ای به مدیر فروشکارشناس می بایست گزارشات عملکرد ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و یا سالانه خود را ( بر اساس فعالیت بازار ) در اختیار مدیر فروش قرار دهد. دقت کنید که این گزارشات به نوعی خود اظهاری کارشناس فروش است. شما می توانید از سیستم CRM خروجی گزارش فعالیت کارشناستان را تهیه کرده و با گزارش خوداظهاری کارشناس مقایسه کنید. این به معنی مچ گیری نیست. به معنی آن است که بتوانید تفاوت نگرش کارشناس با سیستم را بهتر درک کنید.صرف اینکه شما یک نیرو استخدام کنید و لیستی از شرح وظایف جلویش بگذارید و بگویید " خب حالا برو شروع کن!"، حتی اگر نیروی جدید، سابقه کار کافی هم داشته باشد، باز هم شما یک بازنده اید. چون حداقل به میزان مناسب، بهره وری نیرو را شکوفا نکرده اید. بهره وری صرفا با آموزش کارگاهی و نظارت و راهبری محقق می شود. بنابراین حتی اگر وقت ندارید، نمی توانید از آموزش نیروها صرف نظر کنید.اگر می خواهید خودتان آموزش دهید، مطلب " آموزش تیم فروش را خودمان هم می توانیم انجام دهیم… " را مطالعه کنید. اگر می خواهید من این کار را برای شما انجام دهم، اینجا کلیک کنید...