نکاتی برای همکاری موفق از راه دور با برگزاری کنفرانس آنلاین

کنفرانس آنلاینقبل از جلسهاحتمالاً این جمله را شنیده اید: “با عدم آماده سازی برای یک جلسه، خود را برای شکست آماده می کنید.” اگرچه ممکن است این موضوع همیشه و قطعی نباشد، اما حقیقت آن غیرقابل انکار است و برای همه زمینه های زندگی از جمله شیوه های همکاری از راه دور قابل تامل است. بسیاری از جنبه های آماده شدن برای برگزاری کنفرانس آنلاین همانند آمادگی برای یک جلسه حضوریست. چه در یک اتاق باشید و چه در کشورهای مختلف، باید اطلاعات مربوط به شرکت ها یا افراد شرکت کننده را جمع کرده و گزارشات و یادداشت های قابل ارائه را مرور نمایید. اما فاصله بین شرکت کنندگان در جلسه چالش های آمادگی منحصر به فردی را ایجاد می کند.در اینجا چند نکته برای غلبه بر این چالش ها آورده شده است:اتاق جلسه مناسب را انتخاب کنیدسعی کنید یک اتاق جلسه ای را انتخاب کنید که برای ویدئو کنفرانس بهینه شده باشد، از صوت گرفته تا نورپردازی و غیره. محصولات حرفه ای برند Aver مانند VC520 Pro به شما کمک می کند تا از مشکلات مشترک محیط جلسات عبور کنید. مشکلاتی مانند انعکاس صدا، نور پس زمینه و … هرچه فضای شما آماده تر باشد ، ارتباط شما واضح تر و احتمال موفقیت شما بیشتر خواهد بود.لباس مناسب را انتخاب کنیدلباسی که برای برگزاری کنفرانس آنلاین مورد استفاده قرار می گیرد با لباسی که مناسب برای جلسه حضوری است کمی متفاوت است. استفاده از لباس های چهارخانه و راه راه و همچنین لباس هایی که همرنگ یا نزدیک به رنگ پوستتان یا محیط اطراف است می توانند مشکلاتی برای بینندگان طرف مقابل از جمله تاری یا تغییر در تصویر واقعی ایجاد نمایند. در اینجا چند نکته از متخصصان آورده شده است:رنگ ها: استفاده از رنگ های گرمالگوها: استفاده از پارچه های با طرح سادهقابلیت همکاری داشته باشیداطمینان حاصل کنید که از بستر ویدئو کنفرانس مناسب استفاده می کنید. شاید شما برای حفظ امنیت عادت داشته باشید از کنفرانس نقطه به نقطه استفاده کنید، اما همه کسانی که می خواهید با آن ها ارتباط داشته باشید ممکن است امکانات شما را نداشته باشند. پس نیاز است بتوانید بطور مثال از وبکم حرفه ای VC520 Pro Aver استفاده کنید تا با اتصال آن به لپ تاپ خود این امکان را فراهم نمایید تا طرف مقابل تنها با یک برنامه تماس ویدیویی مانند WhatsApp یا EZMeetup با شما یک کنفرانس ویدئویی برقرار نماید.مناطق زمانی خود را بشناسیدهمیشه به یاد داشته باشید که اوقات خوب و مناسبی را برای برقراری یک ارتباط ویدئویی انتخاب نمایید. جلسات اول وقت و زمانی که همه سرحال و با انرژی هستند می تواند به رسیدن به اهداف شما کمک نماید. زمان یک جلسه ویدئویی همانند یک جلسه حضوری می تواند بسیار اثر گزار و تعیین کننده باشد.پس از آماده شدن برای یک جلسه از راه دور مانند انتخاب فضای مناسب برای جلسات ، لباس مناسب و استاندارد و زمان اثرگذار می توانید کار را شروع کنید. سال ها تجربه به شما آموخته که چگونه یک جلسه موفق برگزار کنید. آنچه شما پیشتر در مورد برگزاری یک جلسه حضوری می دانستید می بایست با نکات ریز دیگری تلفیق گردد تا شما مطمئن شوید که واقعاً برای استقبال از میهمان مجازی خود آماده هستید.از تجهیزات کنفرانس ویدیویی با کیفیت بالا استفاده کنیدتجهیز به دوربین های کنفرانس ویدیویی و بلندگوهای با کیفیت بالا در اصل سرمایه گذاریست نه هزینه. در هنگام یک جلسه حضوری شما شرایط محیطی را طوری فراهم می نمایید که انتقال مطالب به بهترین شکل ممکن انجام شود، پس چرا باید از دوربین ها و بلندگوهای بی کیفیت برای برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده نمایید که نتیجه ای جز از بین رفتن کلیه زحمات شما در پی ندارد؟ اگر یک تماس ویدیویی به طور مداوم با خرابی های فنی و کیفیت پایین صدا و تصویر مواجه شود مسلما شما به خیلی از چیزها از جمله اعتبار، شریک تجاری و مشتریان خود را بواسطه ارتباط نا صحیح از دست خواهید داد. طیف گسترده ای از راه حل های ویدئوکنفرانسی با کیفیت عالی به راحتی در دسترس است بشرط آنکه اهل سرمایه گذاری باشید و با باتجربه ها مشورت نمایید. با استفاده از تجهیزات با کیفیت مانند Aver VC 520 pro کارایی و بهره وری جلسات ویدئوکنفرانسی خود را به حداکثر برسانید.شرکت کنندگان از راه دور احساس کنند در اتاق جلسه هستندهر چه یک ارتباط ویدئو کنفرانسی با کیفیت تر و هر چه به جزئیات بیشتر توجه گردد همکاران، شرکار تجاری و مشتریان شما ارتباط حسی مناسب تری با شما برقرار می نمایند که این موضوع منتج به رسیدن به اهداف عالی سازمانی می گردد. این ترفندها را امتحان کنید:دوربین خود را در سطح چشم قرار دهید. به شما امکان می دهد در هنگام تماشای صفحه نمایش تماس طبیعی چشمی خود (Eye Contact) را حفظ کنید. در غیر این صورت ، شرکت کنندگان در جلسه احساس خواهند کرد که شما بالای سر آن ها یا پایین میز مقابل خود را نگاه می کنید.از دستگاهی با قابلیت استفاده از پهنای باند مناسبتر و کمتری برای ایجاد ارتباط استفاده نمایید از این طریق شما می توانید با هزینه های زیرساختی پایین تر، کیفیت بالاتری را بدست بیاورید. استفاده از دوربین های حرفه ای ویدئو کنفرانس با بزرگنمایی متناسب با سالن جلسات. برای یک اتاق 12 متری با 4 شرکت کننده یک دوربین با بزرگمایی 5 برابر (5X optical zoom) کافیست این در حالیست که شما برای یک سالن جلسه 10 متری با 30 شرکت کننده نیاز به یک دوربین با قابلیت 12 برابر (12X optical zoom) می باشد تا بتواند جزئیات یک جلسه را به تصویر بکشد.با استفاده از تکنولوژی های روز از جمله تشخیص چهره به چهره و قابلیت هایی که در بالا ذکر شد، اطمینان حاصل کنید که یک ارتباط ویدئو کنفرانسی با حداکثر بهره وری برقرار می شود که کلیه اهداف یک ارتباط از راه دور را پوشش می دهد.روزها و ساعت ها وقت خود را برای برگزاری کنفرانس آنلاین و از راه دور صرف کرده اید، با این حال ، کار شما هنوز کاملاً تمام نشده است. هر کاری که بعد از جلسه با همه شرکت کنندگان در اتاق انجام می دهید ،همچنان حاوی یک یا دو چرخش مجازی است. همانطور که در عنوان قول داده شده است، در اینجا چند نکته برای به حداکثر رساندن موفقیت خود پس از یک جلسه ویدیویی آورده شده است.مستند سازی بلافاصله در حین و بعد از جلسهنتایج مثبت جلسه برگزار شده را با فراموش کردن مواردی که در مورد آن ها در حین جلسه مطرح شده در ندهید. حتما وقت بگذارید تا بلافاصله گام های بعدی را بردارید در حالی که اطلاعات فوق العاده تازه هستند. وقتی این کار را می کنید، داشتن یک فناوری مناسب بسیار مفید است. داشتن قابلیت ضبط و آرشیوسازی جلسات به شما کمک می کند تا بتوانید کلیه مطالب را همیشه و برای برگشتن به آن ها در اختیار داشته باشید. این امر باعث می گردد تا با دقت بسیار بالا و بر اساس اتفاقات واقعی رخ داده در جلسه امور را پیگیری و به اهداف مطلوب نیل نمایید.تماس مستمرضروری است که شما با افراد بصورت مستمر در ارتباط باشید. افراد با استعداد و متعهد همیشه آنچه را که می گویند انجام می دهند و ما نباید تعجب کنیم که این کار را نمی کنند. مردم به جهات مختلف کشیده می شوند و بیش از حد مشغول کار زیاد هستند. اگر می خواهید پروژه ای به اتمام برسد ، باید پیگیری دقیق و مداوم داشته باشید. در غیر این صورت، ایده های غنی به راحتی کنار می روند. ما تماس های ویدئویی و از طریق ویدئو کنفرانس را بصورت مستمر و روتین پیشنهاد می کنیم. استفاده از این تکنولوژی بدلیل راحتی در برقراری ارتباط برای کلیه پیگیری توصیه می شود، زیرا پیام های متنی و ایمیل ها به راحتی نادیده گرفته شده و فراموش می شوند.آزادی در پوشش اما متناسب با جلسهاین موضوع برای تعداد روزافزون متخصصانی است که از خانه کار می کنند. برگزاری کنفرانس آنلاین برای کارفرمایان و هم برای کارمندان فواید بسیاری دارد یکی از این مزایا آزادی در لباس پوشیدن است. اما بخاطر داشته باشید که شما نمی توانید هر نوع لباس و پوششی داشته باشید زیرا این نوع پوشش کاملا باید متناسب با نوع جلسات و سطح آن ها باشد. در هر صورت با مستند سازی در حین و بعد از جلسه، پرهیز از فراموش کاری، ارتباط و پیگیری مستمر بهمراه پوشش آزادانه و متناسب با جلسه می توان شرایط را برای همکاری های از راه دور و استفاده از تکنولوژی ویدئو کنفرانس فراهم نمود. اگر می خواهید تعاملات غیر حضوری و موفقیت آمیزی با استفاده از یک ارتباط ویدئویی از راه دور را تجربه کنید کافیست با ما تماس بگیرید.منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق