چجوری تیممون رو برای چند ماه کار ریموت آماده کنیم؟

این موضوع برای ما یه جور دیگه‌ای اهمیت داره، اونم به این خاطره که ما توی پلتفرم WINaTALENT داریم سعی می‌کنیم کارفرماهایی که پروژه‌ نرم‌افزاری دارند رو به متخصصین اون حوزه وصل کنیم تا بتونند پروژه‌شون رو در قالب یک کار فریلنسینگ به انجام برسونن. این کارفرماها می‌تونن از هر کشوری باشن. که باعث میشه هم برای ما مهم باشه که فریلنسرهای پلتفرم ما بتونن همسو با استانداردهای جهانی با سایر فریلنسرها رقابت کن، و هم مقدم بر همه، خودمون بتونیم استانداردهای کار پروژه‌ای رو توی تیم خودمون پیاده کنیم. به همین خاطر از اول شروع به کارمون هم نیروی ریموت داشتیم هم بخش قابل توجهی از توسعه محصولمو و کارهای دیگه رو به صورت پروژه برون‌سپاری کردیم و البته تجربه‌های خیلی خوبی هم داشتیم.توی این مطلب می‌خوام بخشی از این تجربیات و موارد رو مطرح کنم که ممکنه به درد شرایط فعلی که باید چند ماه دورکاری کنیم و لازمه بتونیم از تیم‌ها خروجی مورد نظر رو بگیریم بخورن. این رو هم بگم که این توضیحات در مورد یک تیم کوچیک آنلاینه که بیشتر کارهاش توی دو تا حوزه هستن، توسعه نرم‌افزار و مارکتینگ. خیلی از کسب و کارها و خیلی شغل‌ها شرایط خاص خودشون رو دارن و ممکنه این نوشته براشون صدق نکنه.مهم‌ترین نکته برای شروع: به جای استفاده از کار ریموت یا دورکاری، از کار توزیع شده یا distributed work استفاده کنیم!تفاوتی که توی معنی این دو تا عبارت وجود داره، شاید مهم‌ترین چیزی باشه که می‌خوام توی این مطلب بگم. وقتی می‌گیم کار ریموت و دنبال پیاده‌سازی اون هستیم، در عمل داریم سعی می‌کنیم با استفاده از ابزارهای مختلف، همون اتفاقی که هر روز توی فضای کاری شرکت میفته رو شبیه‌سازی کنیم. اول صبح یا آخر روز استندآپ میذاریم و تماس صوتی یا تصویری می‌گیریم یا حداقل یه ریپورت روزانه از همه می‌گیریم تا اینجوری مطمین شیم که تیم داره تو همون ساعت‌ها و شرایط قبلی کار می‌کنه.این روش چند تا ایراد بزرگ داره. اول اینکه با اینکه تغییر خیلی خیلی بزرگی توی محیط کار و شرایط کار آدم‌ها اتفاق افتاده، ما هنوز انتظار داریم آدم‌ها تو همون فرمت قبل و با همون شرایط کار کنند. و بعد اینکه موضوعی به اسم «چک کردن» که قبلا وجود نداشت الان به وجود میاد. البته منظورم این نیست که مدیرها شروع می‌کنن به چک کردن یا اینکه اعضای تیم نیاز دارن برای اینکه درست کار کن چک بشن، منظور اینه که این المانیه که قبلا و توی محیط شرکت وجود نداشته ولی الان حداقل دغدغه‌اش برای طرفین وجود داره. و این می‌تونه اهداف جلسات، صحبت‌ها، ریپورت‌ها، و خلاصه همه ارتباطات و فعالیت‌های این دوره رو تحت تاثیر خودش قرار بده. و نکته آخر اینکه، به نظر می‌رسه با همه این کارها، بازدهی تیم‌ها توی حالت ریموت خیلی افت می‌کنه. و خب ما نمی‌خوایم چند ماه با بازده ۶۰٪ تیممون کار کنیم!اولین چیزی که مدیر/کارفرما باید بپذیره، اینه که دیگه الان شرایط کاری اعضای تیم فرق کرده. الان اون آدم تو خونه‌ش و توی اتاق خودشه و ممکنه دوست داشته باشه ساعت ۱۰ صبح یه صبحونه مفصل بخوره یا ناهارش رو خودش درست کنه یا شب تا دیروقت کار کنه و صبح بیدار نشه، و حقیقت اینه که هرچقدر هم استندآپ و میتینگ و امثالهم وجود داشته باشه، بازم نمی‌شه از تیم انتظار داشت توی همون چارچوب و شرایط و ساعت قبلی کار کنه. پس اینجا مدیر یا کارفرما باید یه تغییر اساسی توی ذهنیتش بده. قرار نیست کار ریموت داشته باشیم، قراره کار توزیع شده داشته باشیم.توی مفهوم کار توزیع شده، فرض می‌کنیم داریم با آدم‌هایی کار می‌کنیم که هرکدوم هرجوری که خودشون دوست دارند و تو هر شرایطی که خودشون دوست دارن کار می‌کنن. و به تبع این، ارتباط کاری ما با اون‌ها از سطح ساعت کاری و حضور (چه فیزیکی چه آنلاین) در محیط کار، به سطح ارتباط در مورد خروجی‌ها تغییر پیدا می‌کنه. یا به بیان دیگه، می‌تونیم فرض کنیم به جای نیروی فول تایم، با یک سری فریلنسر داریم کار می‌کنیم.تغییر این دیدگاه جدا از اینکه به مدیر/کارفرما کمک می‌کنه کاملا ذهنش رو از دغدغه‌های چک کردن و حضور روتین فرد خلاص کنه، یه مزیت دیگه هم داره. اونم این که به تجربه من متوجه شدم در صورتیکه شما بتونید سهم خودتون رو توی تعریف پروژه و خروجی گرفتن خوب ایفا کنید، زمانی که به یک فرد یک تسک رو به صورت پروژه بدید، به مراتب خروجی بهتر و سریعتری می‌گیرید به نسبت زمانی که همون تسک به فرد در قالب نیروی فول تایم داده بشه. دلیلش هم مشخصه، تو حالت اول فرد خودش رو مالک تسک می‌دونه و البته ارتباط واضح و شفافی بین کاری که باید انجام بده و پولی که درمیاره وجود داره.و حالا با این تغییر دیدگاه، این نکات می‌تونن به شما توی بهتر نتیجه گرفتن کمک کنند:۱- برای تعریف خروجی تسک‌ها وقت بگذارید:شما نیاز دارید همون اول، تسک‌ها و پروژه‌ها رو به صورت یک پروژه بزرگ ببینید، کاملا ابعادش رو بدونید و بتونید اون رو منتقل کنید. برای رسیدن به این نقطه باید برنامه‌ریزی یکم بلندمدت‌تر از حالت عادی داشته باشید. بهتره اینجوری فرض کنید که اول کار باید اسکوپ پروژه را با تیمتون فیکس کنید و بعدا دیگه امکان تغییر اون رو ندارید. خروجی‌های هر پروژه باید در همون اول که پروژه داره تعریف می‌شه، کامل و با جزییات مشخص باشند.۲- برای تخمین کار و زمان هر پروژه از خود تیمتون کمک بگیرید:تیم شما باید توی این مود جدید، یاد بگیره که نسبت به تخمین‌ها و زمان‌بندی‌هایی که ارایه می‌ده مسیولیت‌پذیر باشه. و این وظیفه شماست که این رو بهشون منتقل کنید و برای جا افتادنش زمان بدید. در نهایت خود اون تیم باید تخمین رو برای هر تسک یا پروژه ارایه بده. اگر شما بخواید تخمین بزنید و کار رو صرفا بهشون محول کنید، خیلی زود هم تیم حس مالکیتش به کار از بین می‌ره و هم عقب افتادن کارهایی که خود تیم تخمینشون نزده باعث تنش‌های بعدی می‌شه.۳- معیارهای شفاف و مشخص برای حقوق داشته باشید:حداکثر اول هر ماه، پروژه‌ها و تسک‌های اون ماه و میزان سهم هر کدوم توی تارگت‌های ماهانه باید مشخص شده باشند. تیم یا فرد باید بدونه که برای اینکه حقوق بگیره باید این پروژه‌ها رو - که خودش توی تعریف و تخمینش نقش داشته - رو انجام بده. و البته می‌تونه با هر شرایطی که خودش خواست این کار رو انجام بده.۴- ارتباط، ارتباط، ارتباطدر مورد همه چیز صحبت کنید، حتی اگر یک درصد در مورد موضوعی شک داشتید اون رو مطرح کنید و در موردش صحبت کنید. ترجیح اکید اینه که ارتباطات تایپی باشند و توی پلتفرمی غیر از پلتفرم‌های رایج مثل تلگرام و واتس اپ. و اگر جلسات ویدیویی می‌گذارید، حتما اون‌ها رو رکورد کنید و نگه دارید. اگر اینکار براتون سخته بعد هر جلسه یک ‌صورتجلسه کوتاه تهیه کنید و با بقیه اعضا به اشتراک بگذارید. و مطمین باشید هیچ وقت از زیاد وقت گذاشتن برای ارتباطات و کانفرم کردن‌ها و صحبت‌ها پشیمون نخواهید شد.۵- برای جا افتادن این روش، به خودتون و تیمتون زمان بدید:خیلی محتمله که ماه اول تارگت‌ها زده نشن یا سوتفاهم‌ها و موارد زیادی پیش بیاد یا خروجی تیم از چیزی که انتظارش رو داشتید خیلی کمتر باشه. چاره‌ای جز ارتباط، صحبت، بررسی دلایل، و تعریف بهتر و تخمین بهتر کارها برای ماه بعد ندارید. پس، از ماه‌های اول انتظار بالا نداشته باشید و با حوصله برای بهبودش وقت بگذارید.۶- از جلسات منظم هم غافل نشید!آفت این روش، جدا افتادن تیم‌ها و افردا مختلف و کم شدن ارتباط بین بخش‌هاست. پس در کنار این‌ها لازمه هر چند وقت یبار جلساتی با حضور همه افراد یا همه تیم‌ها داشته باشید تا همه در مورد اهداف بیزینس و کار بقیه در جریان قرار بگیرند.نکته آخر:الان دیگه ما برای تیم خودمون ترجیح می‌دیم که تا جایی که می‌شه دنبال برون‌سپاری کردن کارها باشیم. چون زمانی که شما یاد بگیرید چجوری پروژه رو درست تعریف کنید و چجوری با فرد ارتباط پیوسته و سازنده داشته باشید، می‌بینید که اینجوری می‌تونید گاها خیلی سریع‌تر، خیلی راحت‌تر و بدون دغدغه‌های پیدا کردن و جذب نیروی فول تایم کارتون رو پیش ببرید و خودتون روی بخش‌های اصلی‌تر بیزینستون تمرکز کنید. ولی این چیزیه که زمان نیاز داره، و مهم‌تر از همه، حوصله کافی برای ساختن و نگه داشتن ارتباط‌های کاری موثر!