انرژی خود را مدیریت کنید نه زمان را! (4-ذهن: منبع تمرکز انرژی)

تغییر موقت توجه از یک کار به کار دیگر، زمان لازم برای اتمام کار اصلی را تا 25٪ افزایش می‌دهد، پدیده‌ای که به "زمان سوئیچینگ" معروف است.ذهن: منبع تمرکز انرژیبسیاری از مدیران، چندوظیفه ای را به عنوان یک ضرورت در مواجهه با تمام خواسته‌هایی که با آن روبرو می‌شوند، می‌دانند، اما در واقع بهره‌وری را تضعیف می‌کند.عوامل حواس‌پرتی پرهزینه هستند: تغییر موقت توجه از یک کار به کار دیگر، توقف برای پاسخ به یک ایمیل یا تماس تلفنی، زمان لازم برای اتمام کار اصلی را تا 25٪ افزایش می‌دهد، پدیده‌ای که به "زمان سوئیچینگ" معروف است.تمرکز کامل برای 90 - 120 دقیقه، استراحت واقعی و سپس تمرکز کامل روی فعالیت بعدی بسیار کارآمدتر است. ما به این دوره‌های کاری "دوی سرعت اولترادین" می‌گوییم.هنگامی که مردم می‌بینند که چقدر برای تمرکز تلاش می‌کنند، می‌توانند آیین‌هایی را برای کاهش وقفه‌های بی‌امان که فناوری در زندگی آنها ایجاد کرده است در نظر بگیرند. ما با تمرینی شروع می‌کنیم که آنها را مجبور می‌کند با تأثیر حواس‌پرتی روزانه روبرو شوند. آن‌ها تلاش می‌کنند تا یک کار پیچیده را تکمیل کنند و مرتباً قطع می‌شوند - تجربه‌ای که در نهایت شبیه به زندگی روزمره است.دن کلونا، معاون رئيس در Wachovia، دو روش را طراحی کرد تا توجه خود را بهتر متمرکز کند:اولین مورد این است که هر وقت کاری که نیاز به تمرکز دارد، میز خود را ترک کرده و به اتاق کنفرانس، دور از تلفن و ایمیل بروید. او اکنون گزارش ها را در یک سوم زمانی که قبلاً نیاز داشتند، به پایان می رساند.کلونا دومین آیین خود را حول جلسات در شعب با متخصصان مالی که به او گزارش می دهند، ساخت. قبلاً در این جلسات هر وقت تلفنش زنگ می خورد جواب می داد. در نتیجه، جلساتی که او برای یک ساعت برنامه ریزی می کرد اغلب به دو ساعت می رسید و به ندرت توجه کامل خود را به کسی معطوف می کرد. اکنون کلونا به تلفن خود اجازه می دهد تا به پست صوتی برود تا بتواند به طور کامل روی شخص مقابلش تمرکز کند. او اکنون به پیام‌های پست صوتی انباشته‌شده در زمانی که بین جلسات استراحت دارد، پاسخ می‌دهد.وانر در شرکت E&Y همیشه در طول روز به ایمیل‌ها پاسخ می‌داد، هر زمان که صدای پینگ می‌شنید. سپس او آیینی را ایجاد کرد که فقط دو بار در روز ایمیل خود را در ساعت 10:15 صبح و 2:30 بعد از ظهر چک می‌کرد. در حالی که قبلاً نمی‌توانست همه پیام‌هایش را دنبال کند، متوجه شد که می‌تواند هر بار که صندوق ورودی خود را باز می‌کند پاک کند - پاداش تمرکز کامل روی ایمیل به مدت 45 دقیقه در هر بار. وانر همچنین انتظارات همه افرادی را که مرتباً از طریق ایمیل با آنها در ارتباط است، تنظیم مجدد کرده است. او می‌گوید: «به آن‌ها گفته‌ام اگر اورژانسی است و نیاز به پاسخ فوری دارند، می‌توانند با من تماس بگیرند و من همیشه آن را پیگیری می‌کنم. بعد از نه ماه، او هرگز چنین تماسی دریافت نکرده‌است.مایکل هنکه، یکی از مدیران ارشد E&Y، طی نشستی با تیمش در شروع فصل شلوغ زمستان گذشته به آنها گفت که در برخی مقاطع روز قصد دارد Same-time خود را (یک سیستم پیام فوری داخلی) خاموش کند. او گفت که نتیجه این بود که برای سؤالات کمتر در دسترس آنها قرار می‌گرفت. مانند وانر، او به تیمش گفت که در صورت بروز هرگونه اضطرار با او تماس بگیرند، اما آنها به ندرت این کار را می‌کردند. او هم‌چنین گروه را تشویق کرد که به طور منظم در طول روز استراحت کنند و به طور منظم غذا بخورند. آنها فصل شلوغ را با بودجه و سود بیش‌تری نسبت به سایر تیم‌هایی که برنامه تجدید انرژی را دنبال نکرده بودند، به پایان رساندند. هنکه می‌گوید: «ما همان مقدار کار را در زمان کمتری انجام دادیم. این یک بازی برد-برد را فراهم کرد."راه دیگر برای بسیج انرژی ذهنی تمرکز سیستماتیک بر روی فعالیت‌هایی است که اثرات طولانی مدت‌تر را دارند. مگر این‌که افراد آگاهانه زمانی را برای کارهای چالش برانگیزتر برنامه‌ریزی کنند، و الا معمولاً به آن نمی‌رسند یا در آخرین لحظه با عجله انجام می‌دهند. شاید مؤثرترین تشریفات تمرکز مدیرانی که ما با آن کار می‌کنیم این است که هر شب مهم‌ترین چالش روز بعد را شناسایی کرده و وقتی صبح می‌رسند آن را در اولویت اول خود قرار دهند. ژان لوک دوکسن، معاون سونی اروپا در پاریس، به محض رسیدن به دفتر به ایمیل‌هایش پاسخ می‌داد، درست مانند بسیاری از مردم. او اکنون سعی می‌کند ساعت اول هر روز را بر مهم‌ترین موضوع متمرکز کند. او در می‌یابد که در ساعت 10 صبح به گونه‌ای است که گویی روز پرباری داشته است!-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------بعدی روح: منبع هدفمندی انرژی https://vrgl.ir/6JTRSقبلی ذهن: منبع تمرکز انرژی https://vrgl.ir/6KzcM -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------منبع https://hbr.org/2007/10/manage-your-energy-not-your-time-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------