چک‌لیست برگزاری رویداد مجازی

یک تیم خوب بازاریابی از هر فرصتی برای دریافت مشتری جدید استفاده می‌کند. امروزه با توجه به گسترش ابزارها و تکنیک‌های دیدارهای مجازی و آنلاین، یکی از راه‌های پروموت کردن یا بازارگرمی برای محصول یا خدمات ما، برگزاری رویدادهای مجازی است.البته می‌دانیم که اهمیت تعامل چهره‌ به چهره در جریان فروش هیچ‌گاه کمرنگ نمی‌شود ولی گاهی شرایط ما را به سمتی می‌برد که مشتری هدف خود را در محیط مجازی نیز بیابیم.در یک رویداد مجازی (Virtual Event) افراد بدون هیچ محدودیتی می‌توانند شرکت کنند. اینجاست که بازاریاب‌ها دیگر نگران کمبود فضای سالن یا کم آمدن وسایل پذیرایی نیستند.امروز می‌توان میزبان رویدادی مجازی بود و دعوت کرد از تعداد خیلی زیادی از افراد تا در این برنامه شرکت کنند.اما موضوع این است که پر کردن سالن یک رویداد به تنهایی کافی نیست. مانند بسیاری از زمینه‌های زندگی کیفیت بر کمیت ارجح است. پس خوب است بدانیم که در این رویدادهای مجازی می‌توانیم تولید سرنخ (Lead Generation) کنیم.اما اگر آدم‌های اشتباهی به رویداد مجازی خود دعوت کنیم، تمام تلاش‌های ما برای دریافت لید بی‌اثر شود.برای برگزاری یک رویداد مجازی موفق باید چه نکاتی را رعایت کنیم؟1. پیش از برگزاری:تعیین تاریخ و طول زمان رویدادنظرسنجی IDG از 200 پاسخگو در مورد حضور آنان در رویدادهای مجازی نشان می‌دهد: مردم اروپا، خاورمیانه و آسیا، نیمه‌ی صبح را برای شرکت در رویدادهای کاری ترجیح می‌دهند. اهالی آمریکای شمالی پس از ساعت 17 را بیشتر می‌پسندند. 41 درصد پاسخگویان گفته‌اند که 45 تا 60 دقیقه برای یک برگزاری یک رویداد کافی است. برای رویداد مجازی شبیه یک شو‌ی تلویزیونی برنامه‌ریزی کنیم. در محتوای برنامه آب نبندیم و بدانیم هر دقیقه قرار است چه چیزی اجرا شود.گسترش دسترسی رویداددامنه‌ی رویداد و تعداد کسانی که در آن شرکت می‌کنند به هدف شما از برگزاری ایونت بستگی دارد. ممکن است فهرست دعوت‌شدگان خصوصی یا ورود برای عموم آزاد باشد. پس شکل دعوت می‌تواند به این صورت باشد: پخش عمومی لینک رویداد. ثبت‌نام از علاقمندان و جمع‌آوری اطلاعات آنان. دعوت از اشخاص خاص.پس از همه‌گیری کرونا، برخی بازاریاب‌ها رویدادهای مجازی را با رویدادهای واقعی جایگزین کردند. این کار خطرناکی است؛‌ چون رویدادهای مجازی تجربه‌ی متفاوتی است نسبت به رویدادهای واقعی.شکل تولید محتوا در فضای مجازی متفاوت است. برای تولید محتوا در این فضا از خود بپرسیم: هدف از برگزاری رویداد چیست؟ آیا می‌خواهیم محصول جدیدی ارائه دهیم؟ بودجه رویداد چه‌قدر است؟2. زمان برگزاریاهمیت محتوای تعاملیطبق بررسی مرکز The Social Habit، 32 درصد از کاربرانی که پیشتر با برند ما به شکل آنلاین در تماس بودند انتظار دارند حداکثر تا 30 دقیقه بعد از درخواست، پاسخ دریافت کنند. برای رویداد خود از طریق کانال‌هایی مثل یوتیوب، توییتر، چت‌آنلاین و وبینار و ... بازارگرمی انجام دهیم.شرکت‌کنندگان را با گیمیفیکشن درگیر محصول و خدمات خویش کنیم. هشتگ‌های مرتبط را فراموش نکنیم.تعداد و ساعت حضور شرکت‌کنندگان را ثبت کنیم.قالب‌های ارائه‌ی رویداد مجازی وبینار: ویدئو کنفرانسی برای پخش زنده یا ویدئوهای از پیش ساخته شده کنفرانس مجازی: بسیاری شبیه کنفرانس‌های حضوری است چه به لحاظ تعداد شرکت‌کننده چه زمان برگزاری. رویدادهای ترکیبی داخلی: برای معرفی محصول و خدمات داخل شرکت برگزاری می‌شود. رویدادهای ترکیبی خارجی: از افراد بیرون شرکت دعوت می‌شود، مثل کنفرانس صنعتی یا نمایشگاه مجازی و همچنین دعوت از مهمان در برنامه‌های زنده.3. پس از برگزاری:جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها فرم نظرسنجی طراحی و پاسخ‌ها را جمع کنیم. با مشتریان کلیدی ارتباط بگیریم و از آنان نظرشان را بخواهیم. هشتگ‌های رویداد را بررسی کنیم. ببینیم به اهداف رویداد رسیدیم؟ آیا رویداد انتظارات ما را برآورده کرد؟همان‌طور که دیدیم برگزاری رویدادهای مجازی، مجموعه‌ای منحصر به فرد از ابزارها، تکنیک‌ها و رویکردهایی برای دریافت لید جدید است. برگزاری چنین برنامه‌هایی درهای تازه‌ای را به روی شرکت ما باز می‌کند.البته ارزش تعامل و ارتباط رو در رو و واقعی هیچ‌گاه از بین نمی‌رود ولی کمکی است برای دستیابی به مخاطبان گستره‌تر و مشتریان بیشتر که یک ارزش مهم برای ما محسوب می‌شود.