مشارکت در مدیریت تغییر

سلام ، خوش آمدید. در مطلب قبلی ، ما در مورد روند مدیریت تغییر صحبت کردیم. مدیریت تغییر در واقع یک کار بزرگ و یک پروژه است. همانطور که گفته شد ، شما همیشه مسئولیت هدایت و برنامه ریزی کل فرایند مدیریت تغییر به پایان را بر عهده ندارید. در عوض ، ممکن است از یکی از اعضای تیم پروژه ، مدیر یا رهبر ارشد دیگری بخواهید تا در انجام این انتقال کمک کند. اگر در مدیریت تغییر شرکت می کنید ، شخص دیگری مسئول موفقیت اجرای این تغییرات است. فرض کنیم شما به تازگی پروژه ایجاد سیستم جدید ورود را به اتمام رسانده اید. این پروژه اکنون در مرحله ای است که باید توسط سازمان نصب و تصویب شود ، اما شما صلاحیت رسمی یا تأثیرگذاری در ایجاد این تغییر را ندارید. نقش شما به عنوان مدیر پروژه پس از آن شامل نمی شود که کارمندان از سیستم جدید استفاده کنند ، این کار شخص دیگری است. اما فقط به این دلیل که شما مستقیماً خواهان آن نیستید و یا تغییر را رهبری نمی کنید ، هنوز راههایی وجود دارد که می توانید و باید در آنها شرکت کنید. و این همان چیزی است که این بخش در مورد آن است ، روند واگذاری پروژه و روشهایی که شما به عنوان مدیر پروژه که سیستم جدید را ایجاد کرده است ، می توانید در آن شرکت کنید. همدردی با چالش های مدیریت تغییر می تواند به شما کمک کند تا با روش هایی ظریف فرایند را پشتیبانی کنید. در این حالت ، مشارکت در مدیریت تغییر ممکن است به معنای برقراری ارتباط با کارمندان در طول پروژه در مورد چگونگی تجربهUX بهتر به مشتریان آنها باشد. شما با ارائه اطلاعات به کارمندان از این فرایند پشتیبانی می کنید تا آنها احساس آمادگی کنند تا پس از آماده شدن سیستم ، بتوانند خود را با تغییرات تغییر دهند. از آنجا که مشارکت در مدیریت تغییر بخش مهمی از موفقیت در یک مدیر موفق پروژه است ، من می خواهم چند مثال را به شما ارائه دهم تا ببینید چگونه این امر در انواع مختلف سازمان ها می تواند انجام شود. خواهید دید که چگونه دانش خود را در مورد ساختار سازمانی و فرهنگ ترکیب کنید تا در مورد برنامه ریزی برای فرآیند مدیریت تغییر تصمیم بگیرید. بیایید همان پروژه چک کردن داروخانه را در دو ساختار سازمانی مختلف و با فرهنگ تیمی متفاوت بررسی کنیم تا بفهمیم چگونه این ایده ها به کار گرفته می شوند. بگویید زنجیره داروخانه یک ساختار سازمانی کلاسیک است و دارای فرهنگ سازمانی غیر رسمی است. پروژه نهایی نیاز به تغییر نام از سیستم قدیمی ورود به سیستم "Speedy Care" به سیستم جدید با نام "Speedy Check-in" دارد. اجرای این تغییر ، نمونه ای از مدیریت تغییر است. شما به عنوان مدیر پروژه ، باید با انتقال نیازهای پروژه از طریق کانالهای مناسب ، در فرایند مدیریت تغییر شرکت کنید. در این حالت ، مدیر ارشد اجرایی یا مدیرعامل ، یک ایمیل برای C-suite ارسال می کند ، اکنون اینها همه افسران ارشد سطح یک سازمان هستند. مدیر عامل به آنها اطلاع می دهد که نام باید تغییر کند و لطفا تیم های خود را برای اجرای تغییر نام مطلع سازد. از آنجا که این یک ساختار کلاسیک در یک سازمان سلسله مراتبی است ، بودجه ها به طور جداگانه مدیریت می شوند و بخش بازاریابی برای تغییر تمام پوسترهای چاپی خود برای فروشگاه ها نیاز به 10،000 دلار اضافی دارد. این درخواست به مدیر ارشد مالی یا مدیر مالی بر می گردد. ممکن است تعدیل هزینه ها و تغییرات فرآیند دیگری نیز وجود داشته باشد که برای اطمینان از نام موفقیت آمیز سیستم باید در سراسر سازمان اتفاق بیفتد. در این حالت ، ممکن است لازم باشد چندین جلسه با دیگران داشته باشید تا به آنها در درک اینکه چه عواملی تغییر می کند ، کمک کنید. حال فرض کنید که زنجیره داروخانه یک ساختار سازمانی ماتریکس است و فرهنگ رسمی شرکت دارد. مدیریت تغییر در این سناریو چگونه است؟ خوب ، شما ممکن است با نمایندگان بازاریابی و فناوری ملاقات کنید تا تأثیر کلی بودجه را برای تمام تغییرات لازم توضیح دهید. با فرهنگ رسمی ، ممکن است سندی بنویسید که تمام بودجه ، جدول زمانی و آموزش تأثیرپذیری از تغییر نام را توصیف کند. سپس ممکن است آن سند را برای دریافت بازخورد و همسویی از همه ذینفعان به گردش درآورید و آن بازخورد را با مدیرعامل در میان بگذارید تا آنها بتوانند دامنه کامل تغییر نام را درک کنند. بازخورد و همسویی ذینفعان به مدیر عامل می گوید که روند مدیریت تغییر چگونه پیش رفته است. آیا همه در مورد پیامدها توافق کردند؟ بازخورد مثبت بود یا مقاومت وجود داشت؟ سپس ، هنگامی که مدیرعامل نیاز دارد تا تغییر نام را به کل سازمان اعلام کند ، ممکن است فردی در تیم خود یک یادداشت رسمی بنویسد که شرح دهد چرا باید تغییر نام رخ دهد و این یادداشت را برای کارمندان و تیم های خود به اشتراک بگذارد. به خاطر داشته باشید اینها فقط نمونه هایی هستند و ساختار هر سازمان ، فرهنگ تیمی و فرایندهای مدیریت تغییر متفاوت خواهد بود. اما درک این چارچوب می تواند به شما کمک کند تا در چگونگی مشارکت موثر در مدیریت تغییر و پشتیبانی آن حرکت کنید. این درک می تواند به شما اجازه دهد از خود سوالاتی بپرسید که مدیریت تغییر را آگاه می کند ، مانند اینکه واکنش سازمان در برابر تغییر چیست؟ چه چیزی می تواند بر تغییر تأثیر بگذارد؟ بهترین ابزارهای ارتباطی چیست؟ چه روشهای مدیریت تغییر منجر به اجرای موفقیت آمیز پروژه من و غیره می شود؟ پاسخ به این سوالات به شما کمک می کند تا برای انواع سناریوهای ممکن آماده شوید ، و راه حل هایی برای حمایت موثر از تصویب پروژه خود تهیه کنید. آنها همچنین به شما کمک می کنند در طول مسیر از چالش های احتمالی استفاده کنید و پروژه خود را از طریق یک فرایند مدیریت تغییر موفقیت آمیز هدایت کنید.لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.