اصول مدیریت ریسک پروژه چیست؟

در هنگام اجرای پروژه، در سازمان های تجاری، وجود ریسک اجتناب ناپذیر است. با این حال، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که ریسک به حداقل می رسد. ریسک ها می توانند عمدتا دو نوع، ریسک با تاثیر منفی و ریسک با تاثیر مثبت تقسیم شوند. مدیران پروژه همیشه با ریسک های منفی مواجه نمی شوند زیرا ریسک های مثبت نیز وجود دارد.هنگامی که ریسک ها شناسایی شده اند، مدیران پروژه باید با یک برنامه کاهشی یا هرگونه راه حل دیگری برای مقابله با ریسک اقدام کنند.مدیریت ریسک پروژهمدیران می توانند استراتژی خود را براساس چهار مرحله مدیریت ریسک که در یک سازمان وجود دارد، برنامه ریزی کنند. در زیر مراحل مدیریت ریسک موثر در یک سازمان بیان شده است:شناسایی ریسکاندازه گیری ریسکپاسخ ریسکنظارت و کنترل ریسکبیایید هر یک از این گام ها را در مدیریت ریسک پروژه بررسی کنیم:شناسایی ریسکمدیران با مشکلات زیادی مواجه هستند تا بتوانند ریسک های را که هنگام اجرای پروژه رخ می دهد را شناسایی کنند. این ریسک ها را می توان از طریق طوفان فکری یا استراتژی های ساختاری یا غیرساختاری حل کرد. مهم است بدانید که ریسک های مربوط به یک پروژه تنها می تواند توسط مدیر پروژه و سایر سهامداران پروژه مورد توجه، حل و بررسی قرار گیرد. ریسک های که اغلب در یک پروژه تاثیر می گذارد، عبارتند از: ریسک تامین کننده، ریسک منابع و بودجه. ریسک تامین کننده، زمانی رخ می دهد که تامین کننده زمانبندی مناسبی برای تامین منابع مورد نیاز را ندهد. ریسک منابع، زمانی رخ می دهد که منابع انسانی مورد استفاده در پروژه کافی نباشد و یا به اندازه کافی ماهر نباشند. ریسک بودجه زمانی رخ می دهد که هزینه ها بیشتر از آنچه که در بودجه برنامه ریزی شده بود، شود.اندازه گیری ریسکریسک ها را می توان براساس کمیت اندازه گیری کرد. مدیران پروژه باید با استفاده از یک ماتریس، احتمال وقوع ریسک را تحلیل کنند.با استفاده از این ماتریس، مدیر پروژه می تواند ریسک را به چهار دسته ی کم، متوسط، زیاد و بحرانی تقسیم کرد. احتمال وقوع و شدت اثر بر روی پروژه، دو پارامتر مورد استفاده در ماتریس است. به عنوان مثال، اگر احتمال وقوع ریسک 2 باشد و شدت اثر 4، ریسک را می توان در دسته بندی زیاد قرار داد.پاسخ ریسکبرای مدیریت ریسک، مدیر پروژه باید استراتژی هایی را انتخاب کند که ریسک را به حداقل برسانند. مدیران پروژه می توانند چهار استراتژی پاسخ ریسک را انتخاب کنند.اجتناب از ریسکریسک کردنانجام اقدامات اصلاحی برای کاهش شدت اثر ریسک هاتایید ریسکنظارت و کنترل ریسکریسک ها را باید به طور مداوم نظارت کنیم تا مطمئن شویم که آن ها را کنترل کرده ایم. از طرفی ریسک های جدید را می توان از طریق نظارت و ارزیابی مستمر شناسایی کرد.فرآیند مدیریت ریسکموارد زیر را برای فرآیند مدیریت ریسک در نظر بگیرید:هر فردی که در فرآیند برنامه ریزی قرار دارد باید ریسک های مربوط به پروژه را شناسایی و درک کند.هنگامی که اعضای تیم، لیستی از ریسک های احتمالی را ارائه می دهند، ریسک ها باید به یک لیست واحد متصل شوند تا هنگام حذف و یا تغییرات مشکلی بوجود نیاید.ارزیابی احتمال و شدت اثر ریسک ها با کمک یک ماتریس انجام گیرد.تیم را به زیرگروه ها تقسیم کنید که در آن هر گروه عواملی که منجر به ریسک در پروژه می شوند را شناسایی کنند.تیم ها باید برنامه ی احتمالی ارائه دهند که ریسک هایی که در آن شناسایی شده اند به طور استراتژیک از بین برود.فرآیند مدیریت ریسک را برنامه ریزی کنید. هر فردی که در پروژه مشغول به کار است، هر ریسکی را که به نظرش می رسد شناسایی و سپس یک راه حل مناسب برای آن پیدا کند.ثبت ریسکاغلب مدیران پروژه مدرکی را تهیه می کنند که ریسک ها و استراتژی های موجود در آن مشخص باشد. این مدرک بسیار حیاتی است زیرا اطلاعات زیادی را ارائه می دهد. ثبت ریسک اغلب شامل نمودارهایی برای کمک به خواننده در مورد انواع ریسک های است که توسط سازمان شناسایی شده و اقدامات لازم برای حل آن انجام شده است. مدرک ثبت ریسک باید به صورت آزادانه در دسترس همه اعضای تیم پروژه باشد.ریسک پروژه، یک فرصت یا تهدید؟همانطور که در بالا ذکر شد، ریسک ها به دو دسته منفی و مثبت تقسیم می شوند. ریسک های منفی شامل فاکتورهایی است که می تواند منجربه وقوع شرایط اتفاقی برای پروژه شود. بنابراین، پس از شناسایی آنها باید کنترل شوند. از سوی دیگر، ریسک های مثبت می توانند مورد تایید مشتری و مدیریت قرار گیرند. تمام ریسک ها باید توسط مدیر پروژه مورد توجه قرار گیرد.نتیجهیک سازمان قادر نخواهد بود به طور کامل ریسک ها را از بین ببرد یا ریشه کن کند. هر پروژه شامل مجموعه ای از ریسک ها است که باید مورد بررسی قرار گیرد. اگر فرآیند مدیریت ریسک نادیده گرفته شود می تواند منجر به اثرات جبران ناپذیر شود. کل تیم مدیریت سازمان باید از روش های مدیریت ریسک پروژه مطلع باشد. آموزش پیشرفته و ارزیابی مکرر ریسک بهترین راه برای به حداقل رساندن آسیب ریسک ها است.