6 نکته ای که هر مدیر موفق و تاثیر گذاری باید بداند!

1. توانایی شنیدن داشته باشید!توانایی شنیدن فقط به این معنا نیست که شما از ابتدا تا انتهای صحبت کارکنان خود سکوت کنیدتوجه کردن (توجه داشته باشید، برقراری ارتباط چشمی و نوت برداری)اما گوش دادن خوب برای نقش مدیریتی ضروری است و این کار حتی قبل از نشستن و صحبت با یک کارمند شروع می شود. کلیدهای گوش دادن خوب شامل باز نگه داشتن ذهن و عدم نتیجه گیری قبل و یا هنگام مکالمه استاین بدان معنی است که شما نمی توانید تصور کنید که یک کارمند به چه چیزی فکر می کند ، مشکل او چیست یا راه حل مشکل او چیست - شما باید عقاید قبلی خود را کنار بگذارید ، و باید از آنها سوال کنید. حتی اگر آنها فکر کنند که علت یک مسئله واضح است ، یک مدیر عالی با هدف درک هرچه بیشتر از وضعیت ، گوش می دهد. آنها فقط با یک راه حل احتمالی حمله نمی کنند. برای جلسات آماده شوید ، اما فکر نکنید که همه پاسخ ها را می دانید.خوب گوش دادن برای نقش مدیریتی ضروری است. توانایی شنیدن تنها به سکوت کردن و گوش دادن به کارمندان خلاصه نمی شود .علاوه بر آن شما باید با برقراری ارتباط چشمی و نوت برداری از صحبت های کارکنان توجه خود را به آنها نشان دهید. در بسیاری از موارد یکسری نارضایتی های پنهان وجود دارد که اگر آنها به درستی شناخته نشود می تواند مشکلات زیادی را به دنبال داشته باشد. به عنوان مثال بسیاری از شرکت ها که دارای تعدا پرسنل زیر 10 نفر می باشند برای ثبت تردد ها از دستگاه کنترل تردد استفاده نمی کنند و تردد ها را به صورت دستی ثبت می کنند. به این صورت در حین محاسبه حقوق و دستمزد و کسر و اضافه کار معمولاناراضایتی هایی وجود دارد که توسط کارمندان عنوان نمی شود ولی یک مدیر هوشمند می داند که خرید دستگاه حضور غیاب می تواند این میزان نارضایتی ها را کاهش دهد.از جمله دیگر کلیدهای گوش دادن خوب شامل باز نگه داشتن ذهن و عدم نتیجه گیری قبل و یا هنگام مکالمه است به این معنی که شما باید تمام فکر خود را از تمام پرسش های احتمای راجع به مشکل پرسنل و راه حل مربوط به ان مشکل خالی کنید و از او سوال بپرسید در واقع این توهم که شما پاسخ تمام سوالات مخاطب را میدانید را دور بیندازید.2. تفکیک مشکلات شخصی و سازمانیدلایل اصلی مشکلات محل کار به طور عمده به دو دسته شخصی یا سازمانی تقسیم می شوند. تشخیص این دو نوع مشکل تاثیر زیادی در انتخاب راه حل مشکل برای مدیران دارد. مشکلات شخصی کارمندان معمولا شامل :حجم کار فردی یک کارمند، نارضایتی یک کارمند از اعضای تیم خود یا عملکرد آنها، نحوه تردد و بسیاری از موارد دیگر می باشد." ما با یک مثال ساده یک نمونه از این مشکلات را برای شما عنوان می کنیم. شرکت A که دارای 20 کارمند با تخصص های متنوع می باشد را در نظر بگیرید. در این شرکت کارمندی وجود دارد که به دلیل دور بودن محل زندگی به شرکت هر روز با تاخیر به شرکت رسیده و تردد های وی با تاخیر ثبت می شود و بر اساس مصوبات شرکتلین میزان تاخیر به صورت دوبل از حقوق وی کسر می شود. بنابراین این کارمند در طول دوره کاری خود به همین دلیل دچار سرخوردگی می شود. حال اگر یک مدیر هوشمند در شرکت وجود داشته باشد، نوع تردد این کارمند و کارمند هایی با وضعیت مشابه را با سایر کارمند ها متمایز در نظر گرفته و نوع شیفت بندی مربوط به انها در دستگاه حضور غیاب را متفاوت در نظر می گیرد تا این کارمند بدون ترس از هرگونه کسر حقوق به راحتی به سر کار بیاید. پس مشاهده می کنید که ارزش گذاری برای کارمندان می تواند در تقویت روحیه انها تاثیر بسزایی داشته باشد. نرم افزار حضور غیاب نانوتایم که اختصاصی دستگاه های این برند تهیه شده است دارای این قابلیت می باشد"این مشکلات ، وقتی با یک (یا چند) کارمند روبرو می شوند ، می توانند با مهارت های مدیریتی افراد اصلاح شوند. درغیراینصورت تبدیل به مشکل سازمانی جدی میشوند و با برطرف کردن مشکلات یک کارمند قابل حل نیست.از جمله مشکلات سازمانی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:تیم ها قادر نیستند به طور جمعی با تقاضاهای حجم کار کنار بیایند.مشکلات گردش کار اغلب منجر به خطا یا تأخیر در سطح شرکت یا تیم می شوددرگیری یا خصومت بین اعضای تیم به دلیل عملکرد ضعیف در کلبسیاری از کارمندان احساس عدم توانایی در کنترل پروژه های کاری و مسیرهای شغلی خود را ندارنداین مسائل ناشی از مشکلات ذاتی سازمان این شرکت است. مدیران باید از مهارتهای مدیریت افراد خود برای درک مشکل سازمانی موجود در پشت مشکلات فوق استفاده کنند ، در حالی که هنوز هم افراد قادر به حفظ سر کارمندان بالاتر از سطح آب هستند تا این که واقعاً مشکل برطرف شود.3. درک هدف کارمندان از کار کردنبرای برقراری ارتباط با کارمندان و همدلی با آنها ، باید درک کنید که چه چیزی آنها را به سمت نقششان سوق می دهد و چه لذت هایی را از کارشان به دست می آورند. در واقع هدف انها را کشف کنید. هدف، سهم عظیمی از انگیزه کار در کارکنان و راضی نگه داشتن انها دارد.به عنوان یک مدیر درک کنید چگونه می توانید به آنها کمک کنید تا هم کارمندان از شغل خود راضی باشند و هم به نفع سازمان شما باشد.افراد می خواهند در پروژه هایی کار کنند که معتقدند می توانند به خوبی در آن کار کنند و وقتی به آنها فرصت داده می شود تا بهترین کار را انجام دهند ، احساس ارتباط بیشتری با کار خود دارند. مشخص کردن دقیقاً آنچه کارمند در مورد نقش خود دوست دارد و یا اینکه چقدر ممکن است برای ارتقا سطح خود تلاش کند در رسیدن به نقش دلخواه خود تلاش کند به شما این امکان رامی دهد تا راه حل ها و ابزارهای موردنیاز را به گونه ای تنظیم کنید تا کارمندان را به سمت هدفشان پیش ببرد تا به نفع سازمان باشد.4. برقراری تعادل عاقلانه در تعریف و تمجید پرسنلاگرچه ممکن است تعریف و تمجید از انتقاد راحت تر باشد ، اما مطالعات نشان می دهد وقتی صحبت از محل کار می شود نظریه آب را در خود نگه نمی دارد. یک بررسی نشان داد که 44٪ از مدیران گفتند که بازخورد منفی استرس زا است ، اما 40٪ تکان دهنده از همان گروه هرگز تقویت مثبت نکردند.(کارمندان برای پیشرفت به تعادل ستایش و انتقاد نیاز دارند. اگر فقط بخاطر کار خوب تعریف و تمجید کنید ، مرد کاهی هستید که کارمندان را ناامید می کند زیرا به رشد آنها کمک نمی کنید.) اما فقط انتقادات و کارمندان شما در حد لبه و روحیه خواهند بود.(انتقاد، مانند ستایش، باید به موقع باشد. مدیران خوب به جای اشاره ساده به خطاها ، با کمک به کارکنان در یافتن راه حل هایی برای رفع نقاط ضعف خود ، بازخورد خواهند داد. با کمک به کارمندان در تعیین اهداف جدید ، به شما نشان می دهد که به توانایی آنها در پیشرفت اعتقاد دارید و مایل هستید به آنها کمک کنید تا در روند صحیح خود باشند. فقط فراموش نکنید که با یک یادداشت مثبت کار را تمام کنید)5. هرگز جلسه ای را ترک نکنید بدون اینکه از کارمندان خود بپرسید"سوال دیگه ای هست؟"شما همیشه باید "هر مکالمه مهم را با این پرسش پایان دهید.این باعث میشود که هر آنچه در ذهن کارمندان باشد حتی بزرگترین چالش های آنها در ابتدا ظاهر خواهد شد. این می تواند به کارمندان فرصتی برای درخواست کمک بدهد همچنین این امر شما را در جریان پیشرفت و کارشان قرار می دهد بدون اینکه معذب شوند یا استرس داشته باشند همین نکته راهی آسان برای اعتماد سازی با کارمندان و مدیر بهتر بودن شما میباشد. این نشان می دهد که شما به آنها اهمیت می دهید و می خواهید از آنها مطلع شوید. مدیریت افراد به روابط بین فردی متکی است و ایجاد روابط در هر جلسه راهی عالی برای برقراری ارتباط است6. درصورتی که مشکلی پیش نیاید ، محل را چک کنید.این را تصویر کنید: شما کارمندی هستید که تاکنون قایقرانی بسیار نرم داشته است. اما ناگهان ، در آخرین پروژه خود با یک مشکل بزرگ مواجه خواهید شد. از آنجا که شما به طور منظم با مدیر خود صحبت نمی کنید ، در واقع نمی دانید که چگونه به آنها نزدیک شوید ، یا اینکه چه انتظاری داشته باشید. آیا باید ایمیل کنید یا Slack DM؟ آیا آنها سر شما فریاد می زنند؟ آیا لازم است مختصری بنویسید؟ شما در زمان نیاز خود دچار استرس شده اید!خوشبختانه ، مدیران این قدرت را دارند که با چک کردن پروژه ها در جلسات منظم با کارکنان، در کاهش استرس ناشی از انجام به موقع و بدون مشکل پروژه ها موثر باشند. جلسات منظم فضایی آسان را برای کارمندان فراهم می کند تا در صورت خراب شدن کار به مدیران خود مراجعه کنند.جلسه یک بار در هفته ایده آل است ، اما حتی جلسات دو هفته ای نیز کمک خواهد کرد. اجرای 1: 1 نیز پیچیده ای نیست - به خصوص وقتی همه چیز روان است ، آنها می توانند محلی برای بررسی اهداف و شناخت کارمندان شما باشند. و احتمالاً قبل از اینکه آتش سوزی پروژه یا روابط مشتری را تهدید کند ، آتش را خاموش خواهید کرد.