ارتباط کاری ، ایمیل به جای تلگرام

اینروزها کم نیستند کسانی که ارتباط کاریشان را از طریق پیام‌رسانها ( در ایران و در اینروزها تلگرام ) انجام دهند. سفارش کالا، ارسال مدارک مالی و... اینگونه ارتباطات آنچنان رایج شده است که گاهی به عنوان انتظار و یا تنها کانال ارتباطی مطرح می شود. قاعدتاً بسیاری چنین شرایطی را با توجه با آسانی استفاده از پیام رسانها توجیه و طبیعی می دانند اما آیا این شیوه ای درست است؟ آیا این حجم از وابستگی به ارتباطات کاری فقط از طریق یک سرویس و نرم افزار عاقلانه است؟ سالهاست یک ابزار خوب برای ارتباطات کاری رایج بوده است که متاسفانه چند سالی است که بخصوص توسط قشری که کمتر با فناوری آشنا هستند نادیده گرفته شده است و شاید زمان آن است که به شکل جدی تر به آن پرداخت. وقت آن است که ایمیل نه صرفاً برای ثبت نام در سایتها یا سرویسهای مختلف که به عنوان ابزار اصلی در ارتباطات کاری حتی برای قشر کمتر فنی کشور مدنظر قرار گیرد و اگرچه استفاده از آن کمی ( و فقط کمی) سخت تر از پیام رسانهاست اما به دلایلی که در ادامه گفته خواهد شد ارزشش را دارد.1. روح آزاد اینترنت و عدم وابستگیاینترنت و وب براساس برخی پروتکلهای باز و مستند شده شکل گرفته است. این پروتکلها استاندارهایی برای ارتباط و دسترسی به اطلاعات هستند و یکی از شناخته ترین آنها HTTP است. مزیت این پروتکلها این است که محدود به شخص یا سازمان یا نرم افزار خاصی نیستند و برای همین است که شما میتوانید در سیستم عاملهای متفاوت و یا مرورگرها و نرم افزارهای مختلف به وب سایتها دسترسی داشته باشید. پروتکلهای مشابهی نیز برای ارسال و دریافت پیام وجود دارد و بدین معناست که کاربران و سرورهای مختلف میتوانند با استفاده از نرم افزارها، سرویسها و بسترهای فنی متفاوت با یکدیگر در ارتباط باشند. با استفاده از همین پروتکلها یک کاربر Gmail میتواند به کاربر Yahoo ایمیل بفرستد یا حتی فرد یا شرکتی ایمیلی با دامنه اختصاصی خود را داشته باشد و میتوان ایمیلها را با کمک نرم افزار Outlook و دهها نرم افزار دیگر در سیستم عامل ویندوز یا اپهای مختلف روی آیفون یا موبایلهایی با سیستم عامل اندروید چک و مشاهده کرد. حال اینرا مقایسه کنید ارتباط محدود تحت یک سرویس و پلتفرم (مانند تلگرام یا واتزاپ یا فیسبوک و...) که میتواند در محدوده سیاستهای فنی و مدیریتی یک شرکت باشد. حقیقت این است که استفاده از پروتکلهایی باز و آزاد در مقابل استفاده و وابستگی به یک نرم افزار از یک شرکت خاص به روح اینترنت نزدیکتر و روشی عاقلانه است.مزیت ایمیل نسبت به اکثر پیامرسانها حق انتخاب نرم افزار و پلتفرم متفاوت توسط دو طرف ارتباط است. دو طرف میتوانند از دو نرم افزار متفاوت و حتی دو سرویس ایمیل متفاوت و در مکانهای مختلف استفاده کنند و لازم نیست که هر دو دقیقا با استفاده از یک نرم افزار خاص و به یک سرویس خاص وصل شوند.2.استقلال فنی و اعمال سیاستهای سازمانیوقتی از پیام رسانهای معمول به عنوان ابزار ارتباط کاری برای سازمان یا شرکت استفاده میکنید عملاً راهکاری برای اعمال سیاستهای سازمانی بر روی تبادل اطلاعات وجود ندارد. بطور مثال راهکار درستی برای آرشیو اطلاعات در جایی خارج از نرم افزار و سرویس مذکور وجود ندارد. این درحالیست که در مورد ایمیل شما میتوانید یک نسخه از همه ایمیلهای رد و بدل شده را بصورت آفلاین و یا در سرویس آنلاین دیگری ذخیره و آرشیو کنید و یا صرفا لاگ هرگونه تبادل پیام بین خودتان یا پرسنل شرکت و سازمان با مشتریان را دخیره کنید. چنین روندی قطعا هم از دید نظارتی و هم در شرایط اختلاف یا بررسی شکایت و حتی در مسائل حقوقی کارایی بالاتری دارد. در بعد فنی نیز مدیریت ایمیل راحتتر است. در مورد یک پیام رسان محدوده مجاز تعداد پیامهای ارسالی در روز یا نوع و شکل محتوای ارسالی یا دریافتی مربوط به سیاستهای آن پیامرسان خاص است. اما در مورد ایمیل شما نه تنها امکانات بهتری برای تنظیمات و اینگونه سیاستها (مواردی مثل محدوده سایز ایمیل یا پیوستها ، کلید رمزنگاری اختصاصی برای ارتباط با سرور و ...) دارید بلکه حتی در صورت محدودیت از طرف شرکت سرویس دهنده یا کاهش کیفیت خدمات آن میتوانید بطور کل سرویس ایمیل خود را به سرویس دهنده دیگری حتی در کشوری دیگر منتقل کنید. در واقع در سرویس ایمیل شاید تنها عامل محدود کننده برای کیفیت و چگونگی سرویس پولی است که بابت این خدمات میدهید اما در مورد پیام رسانها محدودیتها فراتر این است.3.هویت بهتربسیاری از پیام رسانهای جدید بر پایه شماره موبایل به عنوان معیار هویتی شکل می گیرند و برای ارتباطات شخصی البته این شرایط بی ایراد است اما برای ارتباطات کاری و سازمانی ایمیل شرایط بهتری را فراهم میکند. ایمیل آدرسها میتوانند تحت دامنه شرکت یا سازمان قرار بگیرند (مثلا sales@yourcompany.com) چنین آدرسی وابسته به اشخاص نیست و البته یک شرکت یا سازمان میتواند تحت یک دامنه صدها آدرس ایمیل برای پرسنل یا دپارتمانهای مختلف خود تعریف کند و البته همواره در اختیار و کنترل شرکت یا سازمان است. به خاطر دارم چندی پیش شرکتی برای تسهیل ارتباط از من خواست که برای ارسال برخی اطلاعات با تلگرام کارمندش (به عنوان تنها راه) ارتباط برقرار کنم و یکسال بعد از همان شماره و همان کارمند پیامی دریافت کردم که به شرکت دیگری رفته است و از آن پس در شرکت جدید خدمات مشابهی ارائه میکند!4. آرشیو بهتر و دسترسی راحتترثبت مکاتبات کاری و آرشیو آنها عملی کاملا حرفه ای است و ایمیل در این زمینه محدودیتی ندارد. شما میتوانید چندین نسخه آفلاین (روی کامپیوتر خودتان یا سرور دیگر) و یا بصورت آنلاین در سرورهای دیگر از همه ایمیلها داشته باشید و در همه ایمیلها جستجو کنید . میتوانید صدها فولدر یا در برخی سرویسهای Label برای تقسیم بندی مکاتبات داشته باشید و سفارشها را در یک فولد و شکایتها را در فولد دیگر و یا پیامهای مهم را در فولدر دیگری ذخیره کنید تا دسترسی به آنها سریعتر و راحتتر باشد. همچنین بسیاری از سیستمهای CRM و ارتباط با مشتری و تیکتینگ (به دلیل همان پروتکلهای باز) با ایمیل کار میکنند (اکثر نرم افزارهای معروف این حوزه تقریبا با هیچ پیام رسانی کار نمی کنند) و میتوانند ایمیلهای دریافتی و یا ارسالی را پنل های مشخص ثبت و امکان پیگیری را ساده تر کنند. در برخی پیامرسانها یک طرف میتواند براحتی پیام ارسالی خود به دیگری را حذف کند و حتی آن پیام را از پیام رسان طرف مقابل هم حذف کند. گویی که هیچ پیامی رد و بدل نشده! و یا برخی پیامرسانها بصورت خودکار پیامهای قدیمی تر را حذف میکنند.تسهیل ارتباط با مشتری اگرچه انگیزه بسیاری در استفاده از پیام رسانهاست اما باید گفت که در صورت پیوستن به چنین جریانی بازگشت به شیوه های سابق که از قرار بهتر هم هستند آسان نخواهد بود. کاربری که به ارسال درخواستهای خود از طریق پیام رسان عادت کند به راحتی تن به ایمیل زدن نخواهد داد و همچنین وابستگی ارتباط با مشتری تنها از طریق یک سرویس و یک شرکت به معنای آن است که ممکن است روزی با تحریم از آن سو یا فیلتر از این سو و یا تغییر سیاستهای کاری و مالی آن شرکت و سرویس خاص ارتباط شما با مشتری دچار آسیب جدی شود.