تکنیک فوق العاده مدیریت زمان (قسمت دوم)

داشتن زمان متمرکز برای انجام وظایف، برای بسیاری از افراد مهم است، بنابراین شما باید در تنظیم حد و مرزهای زمانی آن را درنظر بگیرید. اولین اقدام می‌تواند مشخص کردن روزهای پرمشغله در تقویم باشد. برخی از افراد این کار را دو روز در هر هفته در ساعتی معین، مانند ساعت ۹ تا ۱۱ صبح انجام می‌دهند. افراد دیگر تصمیم می‌گیرند که هر هفته زمان لازم را برای انجام پروژه‌ها محدود کنند. از روشی که برای شما مفید است، استفاده کنید.اینکه به چه مرزهایی نیاز دارید و چه مرزهایی را می‌توانید تعیین کنید به برنامه‌ریزی شخصی شما و همچنین شغل شما بستگی دارد. اما با استفاده از این راهکارها، به احتمال زیاد می‌توانید مرزهای بیشتری را با همکاران خود تعیین کنید، بنابراین نه تنها از نظر سایرین مودب به نظر می‌رسید، بلکه از درون نیز احساس آرامش خواهید داشت.اگر همکاران شما سعی می‌کنند جلسات را در روزهای پرمشغله شما برنامه‌ریزی کنند - یا برای گپ زدن در کارتان وقفه بیاندازند - زمان دیگری را پیشنهاد دهید.می‌توانید برای اینکه در پیگیری زمان متمرکز خود کمک کرده باشید، نوعی سد فیزیکی ایجاد کنید. اگر اتاق شما دری دارد، آن را ببندید. چند ساعت کار متمرکز بیشتر از در دسترس بودن ثابت برای تیم شما ارزش دارد. اگر اتاقتان در ندارد (یا اگر همکارانتان حتی وقتی در اتاق بسته است، وارد می‌شوند)، به دنبال مکانی دنج باشید؟، یک اتاق کنفرانس، یک دفتر دیگر یا حتی یک کافی‌شاپ. دور از چشم بودن یکی از موثرترین راهبردها برای تعیین مرزها است.محدود کردن راه‌های ارتباطییکی دیگر از عوامل حواس پرتی‌ رایج، ارتباط مداوم و مستقیم از طریق همکاران است، خواه از طریق تلفن، گپ آنلاین، ایمیل و یا به صورت حضوری. نحوه ارتباط همکارانتان با شما می‌تواند بر چگونگی ایجاد اختلال در ارتباطات تاثیر بگذارد، اما با کنترل نحوه رسیدن این پیام‌ها به شما، می‌توانید تاثیر آن‌ها را کمتر کنید. به عنوان مثال، در من در شغلم، مشتریان را ترغیب می‌کنم که در قدم اول از طریق ایمیل با من ارتباط برقرار کنند. به این ترتیب آن‌ها می‌توانند هر ساعت از روز یا شب، هر روز از هفته با من تماس بگیرند، اما من تا زمانی که آماده پاسخگویی نباشم تماس‌ها را نمی‌بینم، معمولا از شنبه تا چهارشنبه در دفترم هستم. اگر شخصی از طریق دیگری به من مراجعه کند، به طور کلی به پیام آن‌ها با استفاده از ایمیل پاسخ خواهم داد و در صورت لزوم، تاکید می‌کنم که روش ارتباطی مورد نظر من ایمیل است. مشاهده نکردن پیام تا روزکاری دیگر، من را از وسوسه پاسخ دادن به آن‌ها در شب‌ها و آخر هفته باز می‌دارد. همچنین به من کمک می‌کند تا ارتباط بی‌پاسخ را در ذهنم نداشته باشم، بنابراین می‌توانم کاملا از کار جدا شوم.تکنیک های مدیریت زمانحتی اگر همیشه نمی‌توانید امر کنید که چطور مردم با شما ارتباط برقرار کنند، بسیاری از اوقات با پاسخگو بودن، می‌توانید انتظارات را به وجود آورید. به عنوان مثال، ممکن است در ساعت ده شب یک پیام متنی مربوط به کار دریافت کنید، بهتر است صبح روز بعد به آن پاسخ دهید. یا ممکن است پاسخگویی به پیام‌های آخر هفته را شنبه انجام دهید. البته مواردی وجود دارد که در این مرزبندی‌ها جای نمی‌گیرند، مانند این که اگر مسئولیت موضوعاتی مربوط به حمل‌و‌نقل بین‌المللی را بر عهده داشته باشید. اما در بسیاری از موارد، می‌توانند پاسخ به پیام‌ها را در چارچوب زمانی تعیین‌شده خود یا هر زمان مناسب دیگری انجام دهید. در بعضی موارد، حتی ممکن است بخواهید صریح و روشن باشید و بگویید «من الان به این پیام پاسخ می‌دهم. اما می‌خواهم بدانید من معمولا به پیام‌های آخر هفته تا دوشنبه پاسخی نخواهم داد».https://tarjome100.ir/%d8%b3%d9%81%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d8%aa%d8%b1%d8%ac%d9%85%d9%87-%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%84%d9%87/مطالب دیگر من