تفاوت BPMS و اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری و BPMS، اصطلاح‌هایی هستند که معمولاً در ایران به جای هم بکار می‌روند. با این حال هر کدام از این 2 به یک نوع نرم‌افزار سازمانی متفاوت اشاره می‌کنند. شناخت دقیق هر کدام از آنها به شما کمک می‌کند تا هنگام انتخاب نرم افزار مورد نیاز برای سازمان خود، بهترین انتخاب را داشته باشید.منظور از اتوماسیون اداری چیست؟اصطلاح اتوماسیون اداری به نرم افزاری اشاره دارد که برای مدیریت محتوای سازمانی استفاده می‌شود. منظور از مدیریت محتوای سازمانی یا ECM نیز، مجموعه‌ای از روش‌ها و گردش‌کارهایی است که با هدف گردآوری، ذخیره، مدیریت و طبقه‌بندی انواع اسناد و محتوای سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. به این ترتیب نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا ECM ابزارهایی هستند که برای ذخیره سازی، مدیریت و به گردش انداختن انواع اسناد و اطلاعات در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.بیشتر بخوانید : اتوماسیون اداری چیست؟عمده اطلاعاتی که توسط این نرم افزارها به گردش در‌می‌آیند، داده‌های ساختارنیافته هستند که شامل انواع فایل‌های متنی (مانند Word، Excel، PDF)، تصاویر، فایلهای صوتی، فیلم‌ها و ... می‌شوند و اکثراً در قالب نامه، سند یا پیوست نامه‌ها ارسال می‌شوند.از طرف دیگر، نرم افزارهای ECM را می توان ابزاری دانست که تمامی فعالیت‌های مربوط به اسناد در چرخه طول عمر آنها، شامل ثبت، نگهداری، طبقه بندی، مدیریت دسترسی و حتی حذف آنها را انجام می‎دهند. برخی دیگر از امکانات نرم افزارهای اتوماسیون اداری عبارتند از:قابلیت نگهداری، ایجاد نسخه‌های متعدد، کنترل دسترسی و جستجو در میان اسناد سازمانی. قابلیت بایگانی بلند مدت اسناد مطابق با نیاز سازمان.امکان مرتب‌سازی و فهرست‌بندی اسناد.امکان اسکن، ثبت و مدیریت اسناد کاغذی.امکان تبدیل تصاویر اسناد به متون قابل جستجو در نسخه‌های پیشرفته‌تر این نرم‌افزارها.امکان به اشتراک‌گذاری اسناد میان تیم‌ها و تسهیل مدیریت دانش در سازمان. امکان تسهیل اجرای فرآیندهای کسب و کار و تکمیل وظایف کارکنان با ارسال اسناد و اطلاعات مربوطه. امکان یکپارچگی با سایر نرم افزارهای سازمانیامکان بهره برداری از ماژول‌ها و نرم افزارهای کاربردی دیگر مانند نرم افزارهای مدیریت مستندات (DMS)، نرم‌افزارهای CRM، انواع گزارش‌سازها و ...البته، هر سازمانی برای استفاده بهینه از نرم افزارهای مدیریت محتوای سازمانی، باید نیازهای اطلاعاتی خود را بداند، اسناد و اطلاعاتی را که باید جمع‌آوری شوند بشناسد، دستور العمل‌های نحوه ایجاد و مدیریت اسناد را تهیه کند، مدت زمان و نحوه ذخیره‌سازی و نگهداری انواع اسناد را مشخص کند، سطوح دسترسی به اسناد را تعریف کند، طبقه‌بندی محرمانگی اسناد را مشخص کند و در نهایت بتواند اسناد را مطابق با الزامات قانونی مدیریت کند.منظور از اتوماسیون مدیریت فرآیندها یا BPMS چیست؟اصطلاح اتوماسیون مدیریت فرآیندها یا BPMS به سیستم‌ها و نرم افزارهایی اشاره می‌کند که به سازمان‌ها برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهایشان کمک می‌کنند. از این نرم افزارها بر اساس اصول مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM و با هدف تسهیل درک فرآیندهای سازمانی و بهبود آنها استفاده می‌شود. به عبارت دیگر، ابزارهای BPMS را می‌توان نرم افزارهایی دانست که برای شتاب دادن به فرآیندها و مدیریت آنها استفاده می‌شوند. برخی از امکانات این نرم افزارها عبارتند از:مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از نمادهای استاندارد BPMNقابلیت شبیه‌سازی فرآیندها برای اطمینان از عملکرد صحیح مدل‌های طراحی شدهخودکارسازی فرآیندها و ادغام آنها با داده‌ها و سایر نرم افزارهاطبقه‌بندی، سازماندهی و جستجو در میان فرآیندالبته برای استفاده بهینه از نرم افزارهای BPMS، باید بتوانید فرآیندهای سازمان خود را تشخیص داده، آنها را مدل سازی و اجرا کرده و با نظارت بر آنها، تغییرات لازم را برای بهبود آنها اعمال کنید. برای انجام موفق این کار باید توانایی تحلیل فرآیندها (درک نقش آنها در سازمان) و طراحی فرآیندها (تبدیل رویه‌های سازمانی به مدل‌های کامپیوتری) را داشته باشید و با اصول مدیریت فرآیندها (BPM) آشنا باشید.اتوماسیون اداری چه تفاوتی با BPMS دارد؟همانطور که تا به اینجا دیدید، در ابتدایی حالت تفاوت این 2 نرم افزار بسیار روشن است. هدف از اتوماسیون اداری یا ECM جمع‌آوری داده‌های ساختارنیافته در سازمان و تسهیل گردش مکاتبات در آن است. در حالی که اتوماسیون مدیریت فرآیندها یا BPMS ابزاری است که برای خودکارسازی تمامی فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. هر 2 اینها نرم افزارهایی برای گردش کار نیز محسوب می‌شوند، با این تفاوت که در حالی که ECM برای گردش اطلاعات میان تیم‌ها و یا ارسال آنها برای افراد خارج از سازمان است، نرم افزار BPMS ابزاری برای مدیریت فرآیند گردش کارهای مختلف در یک سازمان است.به عبارت دیگر، از ابزار گردش کار ECM برای ارسال اسناد و محتواهای سازمانی به سایر افراد برای تأیید، بررسی و ویرایش آنها استفاده می‌شود. به عنوان نمونه می‌توان به گردش قراردادها در سازمان برای تایید و ویرایش، گردش بیانیه‌های واحد روابط عمومی سازمان و امثال اینها اشاره کرد. تفاوت دیگر آنها نیز این است که BPMS یک رویکرد جامع برای خودکارسازی و هماهنگ کردن فعالیت‌ها میان مجموعه‌ای از افراد، داده‌ها، ماشین‌ها و سیستم‌هاست. در حالی که فرآیند گردش اسناد در سازمان تنها یکی از بخش‎‌های BPMS محسوب می‌شود. در هر حال این 2 نرم افزار با وجود تفاوت هایی که دارند مکمل یکدیگر هستند.اتوماسیون اداری برای سازمان ها مناسب تر است یا نرم افزار BPMS؟پاسخ به این سوال مشکل است و تا حدود زیادی بستگی به نیازهای سازمان شما دارد. به این معنی که اگر سازمان شما کوچک است و یا هنوز فرآیندهای منظمی ندارد، می‌توان گفت که استفاده از اتوماسیون اداری به معنی ECM (مدیریت محتوای سازمانی) برای آن مناسب‌تر است. با این حال اگر فرآیندهای شما به نظم لازم رسیده‌اند و به دنبال بهبود بهره‌وری کسب و کار یا سازمان خود هستید، توصیه می‌کنیم از راهکارهای اتوماسیون فرآیندها یا BPMS استفاده کنید.از سوی دیگر، اغلب، شرکت‌ها فقط زمانی به فکر انتخاب میان یکی از این 2 نرم افزار می‌افتند که با یک مشکل خاص در سازمان خود مواجه می‌شوند و احساس می‌کنند که این فناوری‌ها می‌توانند آن مشکل را حل کنند. بنابراین در ابتدا معمولاً هدف آنها تنها رفع یک مشکل است. در حالی که اگر یک سازمان استفاده از هر 2 راهکار BPMS و اتوماسیون اداری را در سازمان خود نهادینه، می‌تواند از بسیاری از مشکلات آینده جلوگیری کند. البته ممکن است برخی از کسب و کارها، استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیندها (BPMS) را غیرضروری بدانند، اما بهتر است به مزایای آنها توجه کنند. برخی از این مزایا عبارتند از:استفاده از BPMS ارتباط با مشتریان را با تعدد درگاه‌های ارتباطی که پشتیبانی می‌کند، تسهیل می‌کند. این ابزارها به کارکنان سازمان نیز اجازه می‌دهند تا وظایف خود را از هر زمان و مکانی انجام دهند.استفاده از BPMS مدیریت داده‌ها را تقویت می‌کند و به شما امکان می‌دهد تمام اطلاعات مربوط به فعالیت‌های سازمان را جمع‌آوری و یکپارچه سازی کنید.نرم افزارهای BPMS کمک می‌کنند تا عملکرد سازمان را بهتر اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی کنید. همچنین می‌توانید بهره‌وری سازمان را با تخصیص هوشمندانه منابع و زمان‌بندی بهتر آنها افزایش دهید.استفاده از BPMS نظارت بر کیفیت کارها را نیز آسان‌تر می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا کیفیت عملیات‌های سازمان را بهتر مدیریت کنید.کلام آخردر این مقاله با تفاوت‌های اصلی اتوماسیون اداری و نرم افزارهای BPMS آشنا شدید. همچنین خواندید که در ایران این 2 عبارت میان کاربران به جای یکدیگر استعمال می‌شوند. برخی از معتبرترین ارائه‌دهندگان راهکارهای اتوماسیون سازمانی در ایران، هر 2 نوع این نرم افزارها را در کنار عرضه می‌کنند. مجموعه فراگستر یکی از بهترین نمونه‌های این شرکت‌هاست که در صورت درخواست مشتریان، نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرآیندهای خود را همراه با ماژول‌های کاربردی متعدد در کنار یکدیگر به آنها ارائه می‌دهد و به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا متناسب با توسعه کسب و کار خود از راهکارهای مختلفی برای خودکارسازی فعالیت‌هایشان استفاده کنند. در نهایت لازم است توجه کنید که اتوماسیون اداری می‌تواند بهترین نقطه برای شروع خودکارسازی کسب و کار شما باشد و می‌تواند پیاده‌سازی سیستم‌های BPMS و شروع خودکارسازی فعالیت‌های سازمان را برای شما بسیار راحت تر و ساده‌تر کند.