چرا ثبت زمان های کار و فعالیت ها برای کارمندان سخت است؟

بیاید با هم روراست باشیم! برای بعضی از افراد تیم، پیگیری زمان کار جالبی نیست.احتمالا بر اساس تجربه در کار با افراد و همینطور کمی سرچ کردن متوجه میشوید که نظرات منفی نسبت به این شیوه کار وجود دارد:“من دیگر هرگز نمی خواهم جایی با جدول زمانی کار کنم”“پر کردن گزارشات روزانه کار مزخرفی هست!”“چجوری میتونید ثابت کنید که ساعت ها دقیق گزارش شده؟احتمالا شما به دلایل خوبی از یک پلتفرم Time tracking استفاده میکنید:“برای اینکه ببینیم به نیروی اضافی نیاز داریم؟”“برای مدیریت بهتر از منابع انسانی”“برای ارزیابی سودآوری هر پروژه”و صدها دلیل خوب دیگراما تیم شما هیچ اهمیتی نمیدهد!من اولین بار حدود سال 98 وقتی که در یک شرکت خارجی به صورت ریموت کار میکردم، شروع به ثبت زمانم و گزارشات روزانه کردم. حقیقتا کار سختی بود (و حتا هنوز هم ممکنه باشه!) و از خودم می پرسیدم که چرا باید اینکارو انجام دهم؟ کار ساده ای انجام می شد، اما من ارزش آن را ندیدم. فکر میکردم که نظارت شدیدی روی کارهای من هست. من احساس میکردم که یک کار تکراری و غیر ضروری را هر روز انجام میدهم.به نظر شما چرا پیگیری و ثبت زمان های کاری، کاری سخت برای بعضی از کارمندان هست؟ میتونید این دلایل رو در نظر بگیرید:ماهیت ثبت زمان های کاری، کاری غیر طبیعی است. شما معمولا اطلاعات دقیق و فعالیت های روزانه زندگی را ثبت نمیکنید! مثلا هربار که دوش میگیرید، یا چای میخورید و یا تعداد عطسه هایی که ممکنه در روز داشته باشید.( شلدون استثنا هست!) کمی غیر طبیعی به نظر می آید.نه؟بیشتر اوقات تیم شما هم همین حس رو به ثبت زمان های کاری دارند.بیاید با هم چند دلیل اصلی برای اینکه “چرا بعضی از افراد تیم در ثبت زمان های کاری خوب نیستن؟” را بررسی کنیم:1- ثبت زمان های کاری، باعث حواس پرتی در بین کار میشود.من کاملا موافق این مورد هستم. اما چگونه از آن عبور میکنیم؟ ” عادت”.من در ابتدا مخالف ثبت کردن زمان بودم، اما به مرور زمان از روی عادت، کاری طبیعی شد. بر اساس تجربه متوجه شدم که ثبت زمان را باید به عملی آسان و حتا لذت بخش تبدیل کرد! این یکی از دلایل ایجاد تایمینو شد. اینکه شما به راحتی بتوانید در چند عمل ساده تمام جزئیات را وارد کنید.2- درثبت زمان کمی نادرستی و تقلب وجود دارد.تصور کنید شنبه صبح شده و دو نفر از کارمندان وارد شرکت می شوند و بعد از کمی خوش و بش، برای هم تعریف میکنند که آخر هفته چگونه گذشت. همینطور که در حال نوشیدن چای و تعریف اتفاقات هستن، یهو یادشون افتاد که 20 دقیقه گذشته و زمان کاری برای هیچ فعالیت و تسکی وارد نشده است.این نوع برخورد معمولا اتفاق میافتد و جزوی از زندگی اداری ما در شرکت ها است. اما چه اتفاقی برای اون 20 دقیقه که صرف چای و صحبت از آخر هفته شد، می افتد؟ احتمالا در تایم کاری به عنوان جلسه صبح ثبت خواهد شد. ممکن است کمی در شبکه های مجازی بچرخید تایمی صرف این کار کنید. این فعالیت تحت چه عنوان ثبت میشود؟ چک کردن ایمیل های شرکت؟گاهی اوقات مدیران فکر میکنند که افراد به اندازه کافی کار نمی کنند به جای اینکه ببینند آیا مشکلی وجود دارد؟ آیا کسی نیاز به حمایت دارد؟داده ها و اطلاعاتی که افراد ثبت میکنند تنها در صورتی میتواند مفید باشد که در جهت و زمینه درست استفاده شود.3- کارمندان احساس میکنند که تحت کنترل هستندقطعا این مهمترین دلیل برای اینکه چرا بعضی از افراد از ثبت زمان های کاری متنفر هستند. تیم شما کدام را ترجیح میدهد؟ شروع یک پروژه خلاقانه یا شروع ثبت زمان برای یک پروژه خلاقانه؟احتمالا پاسخ ساده باشد. این کار هر چقدر هم کوچک باشد، میتواند استرس را افزایش دهد و حتا کمی ناراحتی ایجاد کند. اما چیزی که واکنش را بیشتر تحریک میکند، این است که شما احساس کنید تحت کنترل هستید و یا اینکه شرکت به شما اعتماد ندارد.با هم یک مثال از اینکه یک شرکت چگونه میتونه از این داده ها استفاده نادرست بکنه را باهم ببینیم:“سال گذشته گفتند که فعلا ارتقا شغلی به من نمیدن چون زمان های کاری زیادی رو صرف فعالیت ها کردم”اگر تیم شما احساس کند که از داده های ثبت زمان برای بررسی کلی فردی در نظر گرفته شده است، انگیزه خود را از دست خواهد داد و در نهایت منجر به چنین پاسخ خواهی خواهد شد:“… این دلیل بزرگ من برای استعفا از شرکت بود.. خوشحالم که دیگه مجبور نیستم زمانم رو ثبت کنم!”4- جدول های زمانی مزخرف هستند!اگر هنوز از برگه و یا جداول اکسل برای ثبت زمان های کاری استفاده میکنید، این حق رو به افراد بدهید که خیلی راضی نباشند. برای همچین کاری نیاز به فضایی کاربر پسند است، جایی که افراد بتوانند از ثبت زمان لذت ببرند، در غیر این صورت، افراد با بی حوصلگی انجام میدهند و حتا در بیشتر مواقع این فعالیت را فراموش خواهند کرد.استفاده از تایمینو، تجربه متفاوتی در ثبت زمان های کاری برای شما و همکارانتان ایجاد میکند.فراموش نکنید، اعتماد حرف اول را میزند!