تجربه‌ی ما با OKRs (مقدمه)

خب اولین پست از «‌هم‌نوشت» رو می‌خوام اختصاص بدم به تجربیاتمون از OKR.(داخل پرانتز بگم که OKR مخفف Objective and Key Results یه چارچوبه برای هدفگذاری و پیگیری رسیدن به اون اهداف) آخر سال ۹۶ ما یک سری جلسه‌ی دورهمی داشتیم تو ساختمان رشدمون، فضای جالبی بود برای بیان مسائل و ایده‌هایی که هر کس به ذهنش می‌رسد، یکی از مسائل یا دسته‌ی مسائلی که مطرح شد، هدف‌گذاری بود، اینکه ما چارچوبی داشته باشیم که در اون اعلام کنیم برای یک بازه‌ی زمانی چه اهدافی داریم و بعد هم معیارها و سنجه‌هایی (تلاش می‌کنم به جای واژه‌ی متر از معادل فارسیش استفاده کنم) داشته باشیم که بتونیم بفهمیم چقدر به اون اهداف اعلام شده رسیدیم. من توی یکی از اون جلسات اعلام کردم که سال بعد تلاش می‌کنم این موضوع رو پیگیری کنم، و به نوعی owner این مساله شدم، آخر‌های فصل بهار که از پروژه‌ی هولوگرام (که اون هم یه تجربه‌ی جالب بود در مورد مدیریت پروژه) یه کمی خلاص شدیم،‌ با توجه به اینکه قبلا از کتاب Work Rules با مفهوم OKRs آشنا شده بودم، رفتم سراغش تا ببینم چه کمکی می‌تونه به مساله‌ی ما بکنه. توی این پست می‌خوام یه مقدار در مورد OKR بنویسم. ۱- یه کوچولو تاریخچهتوی اون کتاب Work Rules و اون تاک معروف گوگل، گفته میشه که آقای John Doer وقتی که یه سرمایه‌گذاری خوبی توی گوگل می‌کنه، یه روز یه جلسه با هیئت مدیره داشته تا این روش رو که قبلا توی اینتل از یه آقای خفن دیگه‌ای که الان اسمش یادم نیست(الان پیداش کردم Andy Grove) یاد گرفته، به گوگلی‌ها معرفی کنه تا برای برنامه‌ریزی فصلی‌شون از این روش استفاده کنند. این آقای Doer برای ارائه‌ی همون جلسه‌ی خودش هم یه سری هدف و یه سری متریک می‌ذاره که آخر جلسه به چیا می‌خواد برسه. ۲- چی هستن این Objective و Key Resultها؟هدف یا Objective یعنی چیزی(What) که ما می‌خوایم بهش برسیم، یعنی مقصدی که انتخاب کردیم و هدفی که با انگیزه‌ی اون داریم تلاش می‌کنیم، معمولا به صورت یک گزاره‌ی کیفی و انگیزشی و حتی بلندپروازانه بیان میشه، مثلا ممکنه یه نفر توی زندگی شخصیش یکی از اهدافش این باشه که «به تناسب اندام برسم».نتایج کلیدی یا Key Results میشه اینکه چجوری(How) می‌خوایم به اون هدفی که بالا گفتیم برسیم، یا میشه همون تابلوهای کیلومتری که توی جاده‌ها می‌زنن که شما ۱۰۰ کیلومتر موندید به مقصد. برای همین مثالِ آدمی که هدفش رسیدن به تناسب اندام هست، این آدم چندتا متر و معیار عددی قابل سنجش و کمّی میذاره، که اگر به اون‌ها برسه میتونه بگه به تناسب اندام رسیده. مثلا ممکنه یک نفر بگه اگر وزنش به ۷۰ کیلوگرم برسه و هفته‌ای دو جلسه‌ی ۱ ساعته ورزش بکنه و یک کیلومتر رو زیر ۵ دقیقه بدوه. هدف۱: به تناسب اندام برسممعیار۱: وزنم به زیر ۷۰ کیلوگرم برسهمعیار۲: هفته‌ای دو جلسه ۱ ساعته ورزش کنممعیار۳: یک کیلومتر رو زیر ۵ دقیقه بدومپس این آدم بعد از این که این هدف رو گذاشت، حالا می‌تونه هر لحظه با اندازه‌گیری وزنش و اون دو تا متریک دیگه، بفهمه که چقدر به اون هدفش نزدیک شده. ۳- توی شرکت چه کمکی می‌کنه این روش؟ پایه‌های این روش چی هستن؟ من معمولا تلاش می‌کنم ببینم در ورای هر روشی چه اصولی قرار گرفته، چون اون اصول خیلی مهم‌تر از جزئیات پیاده‌سازی روش هستند و چه بسا که آدم بتونه با رعایت اون اصول پیاده‌سازی رو متناسب با شرایط خودش تغییر بده و چه بسا که ممکنه آدم روشی رو در ظاهر مو به مو اجرا کنه ولی چون از اون اصول پشت ماجرا خبر نداره به نتیجه‌ای نرسه و اصطلاحا اشتباه بزنه! این روش قرار نیست همه‌ی مشکلات رو حل کنه، ولی تلاش می‌کنه با سه اصل اولویت، شفافیت و ارتباطات مشکل هدف‌گذاری رو حل کنه، در ادامه یه کمی از این اصل‌ها میگم. اولویت و تمرکز داشتن: یکی از مشکلات مهم شرکت‌ها و تیم‌ها و حتی افراد در هدف‌گذاری اینه که همه چی رو می‌خوایم، یه لیست تقریبا بی‌نهایت از هدف‌هامون درست می‌کنیم و هی هم بهش اضافه می‌کنیم و در نهایت خواستن همه چیز میشه خواستن هیچ چیز. اینجوری میشه که امروز یه چیزی به ذهنمون میرسه، جوگیر میشیم، میریم دنبالش و یکی دو روز اون رو پی میگیریم و یه کمی که به جاهای سخت اون رسیدیم، یک چیز جذاب‌تر نظرمون رو جلب می‌کنه و می‌ریم دنبال اون و باز چند روز روی اون وقت می‌ذاریم، تهش ما برای کلی هدف مختلف، هر کدوم یه کمی وقت و انرژی گذاشتیم و در آخر به چیز خاصی نرسیدیم و این بازی هی تکرار میشه. پس توی این روش، شما بین هدف‌های مختلفتون برای یک بازه‌ی زمانی، ۳-۵ هدف مهم(Objective) رو انتخاب می‌کنید و بقیه رو میذارید کنار و توی اون بازه تمام تلاشتون رو صرف رسیدن به اون اهداف می‌کنید، به گونه‌ای که هر بار جلسه‌ای میذارید یا زمانی صرف می‌کنید از خودتون می‌پرسید که آیا این در راستای اهداف اصلی هست؟ شفافیت و داشتن متر و معیار، Data: یکی دیگه از مشکلات هدف‌گذاری‌های ما اینه که ما در طول مسیر اطلاع دقیقی نداریم که الان چقدر با هدفمون فاصله داریم،‌ سرعتمون خوب هست یا نه، جای نگرانی هست یا نه، فقط اگر آخر سال یادمون نره، یهو میاییم می‌بینیم که اِ من امسال فلان هدف رو هم داشتم‌! در این روش هر هدفی باید براش یک سری متر و نتیجه‌ی کلیدی تعیین بکنید، این متر‌ها بایستی SMART باشن و بشه در هر لحظه اندازه‌شون گرفت و براساسش فهمید که چقدر به اون هدف نزدیک شدیم. بحث دیگه‌ی شفافیت در سازمان برمیگرده به این که اهداف کلی سازمان، تیم‌ها و اشخاص برای بقیه روشن باشه و این اهداف با همدیگه هم هماهنگ باشن، یعنی اهداف فردی در راستای اهداف تیم‌ها و اهداف تیمی در راستای رسیدن به اهداف کلی سازمان باشه.ارتباط موثر و منظم و هماهنگ: بعد از تمرکز و داشتن اطلاعات کافی از میزان پیشرفت اهداف، موضوع بعدی ارتباط موثر در سازمان است که مشکلات پیش روی این اهداف مشخص بشن، معلوم باشه مسئول هر هدف یا معیاری چه کسی هست، و برای حل مشکلات قدم‌های بعدی تعیین بشه. توی این روش، شما یه سری جلسات منظم، مثلا هفته‌ای یک بار میذارید و میزان پیشرفت هر هدف رو با آپدیت کردن معیارهاش به دست میارید و می‌فهمید که اون هدف در وضعیت هشدار هست یا نه وضعیت سبزه و داره به خوبی پیش میره. ۴- هدف‌ها رو چجوری تعیین می‌کنند؟ برای تعیین هدف‌ها معمولا پیشنهادهای مختلفی میشه، مثلا به صورت بالا به پایین و سالانه اهداف کلان سازمان تعیین بشه، بعد برای هر فصل، اهداف سازمان و بعد معیارهاش نوشته میشن، این اهداف به صورت آبشاری در سازمان نشر پیدا می‌کنند و هر تیم و ارگانی با توجه به اهداف کلان، اهداف خودش رو تعیین میکنه تا برسیم به سطح افراد درون یک تیم. یه راه دیگه روش پایین به بالاست که هر فردی اهداف خودش و تیمش رو پیشنهاد می‌کنه و این اهداف تجمیع میشن و به بالا سرایت پیدا می‌کنن. در عمل معمولا روشی بینابین اتخاذ میشه و حتی بعضی جاها دیدم که مثلا میگن فلان درصد از اهداف حتما باید به صورت پایین‌ به‌ بالا انتخاب شده باشن. بازه‌ی زمانی هم معمولا سه ماه در نظر گرفته میشه تا زمان مناسبی باشه برای به نتیجه رسوندن کارها. ۵- تجربه‌ی ماتو این قسمت می‌خوام یه کمی در مورد تجربیات خودمون از اجرای این روش بگم، ما این روش رو به صورت آزمایشی در یک بازه‌ی یک ماهه و با تیم زیرساختمون اجرا کردیم. با توجه به اینکه قبلا تجربه‌ی مشابهی نداشتیم برای یادگیری بهتر کوچک شروع کردیم. ممکنه به خاطر اینکه این پست طولانی نشه در بیان تجربیات و درس‌هامون کوتاهی بکنم، برای همین در یه پست دیگه بطور خاص به تجربه‌ی خودمون و چیزهایی که در عمل یاد گرفتیم می‌پردازم.