سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (‌BPMS)

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) چیست؟سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در واقع Business Process Management System یاBusiness Process Management Software است. BPMS یا iBPMS که BPMS هوشمند است، ابزاری برای اجرای متدلوژی مدیریت برای بهبود فرایندهای کسب و کار یک سازمان از طریق شناسایی، مدل‌سازی، خودکارسازی، تحلیل و اندازه‌گیری مدیریت است و بخشی از مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) است که امکان برنامه‌ریزی مؤثر و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های مختلف در محیط‌های تجاری را فراهم می‌کند. کسب و کارها برای همگام شدن با خواسته‌های مدرن و محیط‌های تجاری در حال تغییر به خودکارسازی فرایندها نیاز دارند. این عملیات درباره مدیریت فرایندهای مختلف هستند و پایه‌های تضمین گردش کار ساده و کارآمد است به رشد هر سازمانی کمک می‌کند. BPMS سبب افزایش بهره‌وری سازمان می‌گردد.سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به تعریف گردش کار و ایجاد فرایندها برای وظایف با هر پیچیدگی برای خودکارسازی عملیات در چندین بخش کمک می‌کند. پلتفرم‌های BPM فناوری اصلی برای سازمان‌هایی که در حال تغییر دیجیتال هستند فراهم می‌کند و چرخه تحول، نوآوری و انطباق را تسریع می‌کند. قبل از خودکارسازی جریان کار فرایندها باید مستند شوند و نیاز به برنامه‌ریزی و همکاری و همچنین ابزاری برای نمایش نحوه ظهور فرایندها دارد. مدل‌های فرایند کسب و کار می‌توانند در BPMS با روش‌های مختلف ایجاد شوند. تغییرات مکرر در فرایندهای کسب و کار برای بازارهایی با محیط رقابتی بالا رایج هستند. انواع مختلف روش‌ها و راه حل‌های نرم‌افزاری وجود دارند که سبب تنظیم فرایندها برای مطابقت با شرایط تجاری در حال تغییر پویا می‌گردد. امروزه فرایندها اغلب از کلاس جدیدی از سیستم‌ها و راه حل BPMS استفاده می‌کنند. BPMSها یک رویکرد فرایند محور برای مدیریت شرکت اعمال می‌کنند و سبب خودکارسازی فرایند کسب و کار end-to-end و تغییر سریع در صورت نیاز می‌شوند. مدل‌های فرایند را می‌توان با روش‌های مختلف یا به فرمت‌های مختلف منتشر کرد.Business Process Management Systemمتدلوژی BPMنرم‌افزار BPM ابزاری برای اجرای یک متدلوژی مدیریتی جدید به نام BPM (Business Process Management) است که بخش تکنولوژی آن است. BPM ترکیبی از ایدئولوژی و نرم‌افزار برای مدیریت فرایند کسب و کار است و در سازمان‌ها برای تشخیص، مستندسازی و بهبود سایر فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود که نرم‌افزار برای فعال‌سازی سایر جنبه‌های BPM مورد استفاده قرار می‌گیرد. با تفکیک BPM به ماژول‌های مختلف، مدیریت منابع موجود آسان‌تر است. این رویکرد برای اولین بار در سال 2000 ارائه شد و جایگزین مهندسی مجدد فرایند کسب و کار شد که بسیار پیچیده بود و شامل فرایندهای بازاندیشی اساسی و بازسازی بنیادی بود. BPM تشویق می‌کند تا افراد از یک رویکرد عملکردی در مدیریت شرکت دور شوند و به سمت تفسیری به عنوان مجموعه‌ای از فرایندهای کسب و کار بیایند. برخلاف مهندسی مجدد BPM به معنای بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار است و مفهوم آن مبتنی بر اصل تعامل نزدیک در تیم با سخت‌افزار و سایر سیستم‌ها هست.ویژگی‌های BPMSابزار بصری رسم نمودار فرایند: مهم‌ترین ویژگی در ‌BPMS است. چهار دسته ابزار برای مدل‌سازی BPMS وجود دارد:بدون ابزار مدل‌سازی: برای پیاده‌سازی فرایند از کدگذاری استفاده می‌کنند.داده‌های جمع‌آوری شده از طریق فرم‌های رابط کاربری: اطلاعات مربوط به فرایند کسب و کار از طریق فرم‌ها ثبت و جمع‌آوری می‌شوند.رابط بصری مبتنی بر فعالیت: کل فرایند شامل مدیریت طرد و استثنا را در هر مرحله ترسیم می‌کند.رابط بصری مبتنی بر مراحل کسب و کار: امکان تمرکز بر روی مسیر اصلی فرایند کسب و کار را برای کاربر فراهم می‌کند و نرم‌افزار مسیرهای استثنا را به صورت خودکار مدیریت می‌کند.کنترل دستی بر اساس نقش: دسترسی ممکن است شامل ایجاد یک فیلد قابل ویرایش، خواندنی یا کاملا پنهان باشد. برای کنترل دستی باید شرایطی برقرار باشند که عبارتند از:محدود کردن دسترسی به بخش خاصی از فرم برای افرادی خاصدادن دسترسی یک بخش خاص به کل یک گروه بدون وارد کردن نام آن‌هانمایش فیلدهای خاصی بر اساس داده‌های نشان داده شده در فیلدهای دیگردسترسی به موارد فوق در همه مراحل فرایندهای کسب و کارپشتیبانی از موبایل: یک BPMS ابری عملکردهای کاملی را برای کاربران موبایل ارائه می‌دهد.ویژگی‌های قدرتمند مدیر: امکان مدیریت و ویرایش فرایند و فرم‌ها، تخصیص مجدد وظایف فردی، تخصیص انبوه، حذف موارد و انتقال موارد به حالت کامل را ایجاد می‌کند.ورود واحد (Single Sign-On): SSO سبب می‌شود تا کاربر بتواند با یک مجموعه از گواهی‌نامه‌ها به چندین پلتفرم نرم‌افزار مستقل وارد شود و سبب دسترسی و ردیابی فعالیت‌ها می‌گردد.یکپارچه‌سازی با سیستم‌های نرم‌افزاری موجود: بدون قابلیت ادغام انتقال داده‌ها به صورت دستی فواید خودکارسازی را از بین می‌برد.گزارش‌ها و تحلیل‌ها: گزارشات باید شامل اطلاعاتی باشند:میانگین زمان برای تکمیل مراحل جداگانه و کل مواردتصویر لحظه‌ای از موارد باززمان‌هایی که موارد رد می‌شوند یا تغییر مسیر داده می‌شوند.عملکرد برای پایگاه‌های کاربر بزرگ: عملکرد نرم‌افزار در زمانی که تعداد مشتریان کم هستند با زمانی که تعداد مشتریان زیاد هستند، متفاوت است و باید نرم‌افزار پتانسیل تعداد مشتریان موجود در سیستم را داشته باشد.معیارهای عملکرد فرایند: به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا مسائل مربوط به یک فرایند را شناسایی کنند و تصمیمات معناداری را برای بهبود فرایند ناکارآمد بگیرد. این معیارها به صورت خودکار داده‌های سیستم را ثبت و جمع‌آوری می‌کنند و توسط مدیر فرایند ارزیابی می‌شود تا علت مشکل که مدل‌سازی یا اجرای فرایند ضعیف هست، مشخص شود.همکاری: فرایندها به بحث‌های متنی، اشتراک‌گذاری یادداشت‌های جلسه و سایر ارتباطات در محل کار نیاز دارند. همکاری مکالمات را فشرده و متمرکز می‌کند و سبب بهبود فرایند و بهینه‌سازی اطلاعات در کل تیم می‌گردد.ویژگی‌های BPMSنحوه کار BPMSتعریف فرایند و تحلیل‌ها: یک فرایند دنباله‌ای از فعالیت‌هایی است که برای رسیدن به یک نتیجه خاص اجرا می‌شوند. قبل از خودکارسازی جریان کار، فرایند به مستندسازی نیاز دارد. فرایند مستندسازی مستلزم همکاری و برنامه‌ریزی بین ذی‌نفعان برای تعیین کارآمدترین و مناسب‌ترین عملیات برای انجام یک وظیفه است. جریان فرایند کسب و کار را می‌توان در یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باز‌آفرینی و توسط کارکنان مربوطه و ذی‌نفعان بازبینی کرد تا اطمینان حاصل شود که تصویر مؤثری از فرایند به دست می‌آید.طراحی فرایند: سیستم Creatio از قابلیت‌های اولیه BPMS استفاده می‌کند و امکان همگام‌سازی مدیریت وارد کم مصرف و پویا را فراهم می‌سازد. برای ساخت فرایند در یک سیستم Creatio، کاربر نیاز به یک ابزار طراحی فرایند دارد. ابزارهای که توسط طراحان برای مدل‌سازی فرایند کسب و کار استفاده می‌شوند، به صورت فلوچارت‌ها و دیاگرام‌هایی نمایش داده می‌شوند. یک مجموعه از قوانین و عناصر که برای مدل‌سازی فرایند استفاده می‌شود، آن را انعطاف‌پذیر می‌کند. مزیت مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار شرکت در BPMS این هست که این فرایندها به سادگی مستند نشدند ولی تست شدند و سبب می‌شود تا قبل از اجرای زنده، نقاط ضعف را ترمیم کنند.خودکارسازی: خودکارسازی سب می‌شود تا فرایند با کمترین مداخله انجام شود. خودکارسازی جریان کار به کسب و کار کمک می‌کند تا فرایندها بهتر مدیریت و بهینه شوند. ایجاد خودکارسازی شامل مونتاژ اقدامات و وظایف و وارد کردن مکانیزم‌های ورودی مورد نیاز برای شبیه‌سازی رفتار و نتیجه یک فرایند تجاری است. کارهایی احتمالا خودکارسازی می‌شوند که به طور مکرر تکرار می‌شوند، کارهای تکراری معمولی در عملکرد روزانه کارکنان که از طریق یک فرایند خودکار سریع‌تر تکمیل می‌شوند. جنبه اصلی فرایند خودکارسازی تخلیه کردن تعداد زیادی از کارهای معمولی و تکراری مربوط به عملکردهای روزانه کارکنان سیستمی هست که با قوانین تجاری و محرک‌های خودکار با تعامل انسانی خودکار با کمک یک موتور جریان کار برنامه‌ریزی شده است.تحلیل‌ها: ابزارهای BPMS سطوح متعدد گزارش یا قابلیت یکپارچه‌سازی با ابزارهای گزارش‌گیری برای ارائه تحلیل‌ها در مورد عملکرد فرایند را ایجاد می‌دهد. گزارش‌ها به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) متصل هستند و داده را برای اثربخشی فرایندها، عملکرد اقدامات فردی، فرایندها، اعضای تیم، تیم‌ها و ... را فراهم می‌کند. تحلیل‌های داده می‌توانند گلوگاه فرایند را شناسایی کنند و به تعیین ناکارآمدی‌های عملیاتی برای بهبود فرایندها و عملیات در حال پیشرفت، کمک کنند.مزایای BPMSمزیت مهم و کلیدی BPMS این هست که کاربران می‌توانند در بهبود فرایندهای کسب و کار از طریق ابزار ساده و مشهود، مشارکت کنند. این مزایا به دلیل سه مؤلفه امکان‌پذیر است که عبارتند از: ابزار ساخت فرایند، اجرای آن‌ها (پلتفرم) و نظارت (کتابخانه فرایند)با استفاده از BPMS می‌توان مراحل فرایند دستی را برای کاهش نرخ‌های خطا حذف کرد.با استفاده از BPM می‌توان فرایندها را تسریع کرد و در عین حال هزینه‌ها را کاهش داد و در پول صرفه جویی می‌شود زیرا استفاده از ابزار به صورت بهینه است.با ارائه بینش بیشتر از طریق تجزیه و تحلیل‌ها و داشبوردهای بلادرنگ، یک BPMS عالی می‌تواند سبب شناسایی گلوگاه‌ها شود و از مشکلات در پایین دست جلوگیری می‌کند.زمان ذخیره شده است و به تنظیم سریع فرایندها در تغییرات محیط تجاری کمک می‌کند. کارها سریع‌تر پیش می‌روند، زیرا هر بار نیاز به زمان فکر کمتری برای کار بعدی وجود دارد.تحویل دادن و جایگزینی بی‌کاری به دلیل مستندات کار بهینه آسان است.یک BPMS قوی می‌تواند به تحول سازمان با چابکی بیشتر کمک کند.سبب بهبود کیفیت کار می‌شود زیرا مراحل نادیده گرفته نمی‌شوند و میانبرها برداشته نمی‌شوند.رضایت کارکنان افزایش می‌یابد زیرا همه افراد نقش خود را درک می‌کنند.خلاقیت و بهبود فرایند، رشد می‌کند زیرا افراد از تمرکز بر روی مراحل فرایند کوچک، آزاد هستند. به جای آن می‌توانند بر روی ایده‌های تصویر بزرگ تمرکز کنند.عملکرد بهبود می‌یابد زیرا می‌توان مراحل را به راحتی ردیابی و اندازه‌گیری کرد.کار از نظر دیجیتالی و فیزیکی ایمن‌تر است، زیرا بررسی‌های امنیتی و اعلان‌های نقض را می‌توان مستقیما در فرایندها برنامه‌ریزی کرد.مدیریت تغییر آسان شده است زیرا می‌تواند به وضوح تاثیرات آن را مشاهده کرد و گاهی اوقات در پشت صحنه به وقوع می‌پیوندند.ابزارهای BPMSاز ابزارهای BPMS برای خودکارسازی وظایف در طول یک فرایند کسب و کار استفاده می‌شود. BPM یک فعالیت ثابت است که به فرایندی مداوم نیاز دارد. این ابزارها نظم، ادراک، عملکرد کل گردش کار را که فرایند کسب و کار را تشکیل می‌دهد، بهبود می‌بخشد، آشفتگی را در گردش کار کسب و کار از بین می‌برد، امکان مشاهده کامل فرایند کسب و کار و توجه ویژه به خطاها را فراهم می‌کنند و سبب افزایش کارایی در کار و صرفه‌جویی در منابع می‌شوند. در ادامه دو مورد از ابزارهای مورد استفاده در زمینه BPMS معرفی و بررسی می‌گردند.ابزار BPMSابزار IBMBlueworks Liveبهترین ابزار BPMS برای useability است و یک نرم‌افزار مدیریت گردش کار مبتنی بر ابر است. با استفاده از drag and drop می‌توان نقشه فرایند را به سرعت و به آسانی ایجاد کرد و مرتب‌سازی کرد. یک راه حل نرم‌افزاری برای مستندسازی، ایجاد و بهبود و خودکارسازی گردش کار از طریق رسم فرایند است، می‌توان فرایندهای کسب و کار را به صورت بصری کشید، مالکان را به خطوط و مسیرهای مختلف انتساب داد و جزئیات را در مراحل مختلف فرایند قرار داد. همچنین می‌توان به بیش از 200 پروژه تجاری قالب‌های گردش کار دسترسی داشت که می‌توان آن را به روش مورد نظر سفارشی کرد و تغییر داد. سایر افراد تیم یا افراد خارج از تیم می توان نقشه‌های فرایند را از داشبورد Blueworks ویرایش و بررسی کنند.این ابزار دارای drag and drop برای ایجاد نقشه فرایند، قالب‌های شروع، آموزش‌های تعبیه شده، همکاری بلادرنگ، کار در فضای مشترک و به صورت هم‌زمان، کنترل همه موارد، دسترسی آسان و گسترده به دلیل بستر ابری، یک مخزن فرایند تجاری متمرکز و ... هست. Blueworks معیارهای ارزیابی را برآورده می‌کند زیرا بسیار ساده و مشهود استقرار را انجام می‌دهد. در شروع کار می‌توان از کارهای اساسی مانند ثبت و ساختن فرایند با کشف نقشه ساده استفاده کرد. یکپارچه‌سازی سیستم با مجموعه‌ای گسترده از APIها از طریق Blueworks امکان‌‌پذیر است. از APIهای مختلف REST برای دریافت داده یا انتقال داده به Blueworks Live برای ایجاد یکپارچه‌سازی‌های مختلف استفاده می‌شود. یکی از مزایای این ابزار این هست که دارای قابلیت سفارشی بیشتر برای رنگ خطوط و قرار دادن جعبه‌ها هست. یکی از اشکالات Blueworks این هست که برای جا به جایی خطوط و اتصالات برای تجسم اطراف، به اندازه سایر برنامه‌های مشابه ماهر نیست.IBMBlueworks Liveابزار K2 Platformبهترین پلتفرم برای امنیت، نظارت و مدیریت است. با استفاده از drag-and-drop طراح امکان ترکیب منطق با فرایندهای مختلف مدیریت را برای کاربران فراهم می‌کند. با استفاده از این ابزار می‌توان گردش کار و خودکارسازی فرایند را به صورت پیچیده و در سطح بالا انجام داد. همچنین دارای امکان drag and drop برای ایجاد گردش‌های کار، به دست آوردن بینش بلادرنگ، استفاده و استفاده مجدد از شکل‌هایی با ویژگی غنی، ویژگی‌های مدیریتی، نظارتی و امنیتی جامع و ... است. K2 Platform می‌تواند با پلتفرم‌های مختلف بسیاری قابلیت یکپارچه‌سازی دارد. نصب و استقرار این ابزار دارای تاخیرهایی است. یکی از مشکلات مهم و قابل توجه این ابزار این هست که مقدار زمان مورد نیاز برای راه‌اندازی و اجرای آن، بسیار کمتر از آن هست که افراد در مورد چیزی که یادگیری آن یک منحنی شیب‌دار است، آموزش ببینند.K2 Platformشرکت‌های ایرانی فعال در حوزه BPMSدر این بخش دو مورد از شرکت‌های فعال ایرانی در حوزه‌ BPMS به همراه محصولات آن‌ها در زمینه BPMS معرفی می‌شوند.شرکت آرمان دنیای فناوری اطلاعات تتیسشرکت تتیس با هدف رفع مشکلاتی مانند هزینه‌های سنگین مالی و زمانی، هزینه‌ در جهت تولید، نگهداری و مجتمع‌کردن با دیگر نرم‌افزارهای موجود به سازمان سيستم يكپارچه مديريت فرآيندهاي تتيس را تولید می‌کند. سيستم مديريت فرآيند‌هاي كسب و كار تتيس، خانواده‌اي يكپارچه از محصولات نرم‌افزاري سازماني به هم مرتبط هستند كه سازمان را قادر به تعريف، طراحي، مدل‌سازي، اجرا و مديريت فرآيند‌هاي كسب و كار مي‌نمايند. اين سيستم، ابزارهايی را ارائه مي‌دهد كه با كمك آن مي‌توان فرآيند‌هاي كسب و كار را خودكار کرد و در صورت لزوم و با هزينه اندك زماني و مالی، فرآيندهاي سازماني را با نيازهاي جديد منطبق نمود. از جمله قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیند عبارتند از:امکان تعریف پروژه‌ها و سامانه‌های مختلف در سیستمامکان تعریف و مدیریت جداول و فیلدهاامکان طراحی و مدیریت گردش کارها و فرآیندهاامکان طراحی فرم ها به صورت WYSIWYGامکان طراحی گزارش‌های جدولی و نموداری با استفاده از ابزار گزارش‌سازامکان طراحی انواع قالب‌های گرافیکیامکان تعریف نقش‌های مختلف و کارتابل متناسب با آنشرکت فراگسترنرم‌افزار مدیریت فرایند فراگستر در کنار امکانات اتوماسیون اداری پایه، سبب می‌شود تا سریع و ساده تمامی فرم‌ها و فرآیندهای سازمان که مکررا توسط شخص یا تیم مشخصی اجرا می‌شوند، به صورت الکترونیکی باشند که سبب کاهش خطای انسانی و پاسخ‌دهی سریع به نیازهای مورد تقاضای ذینفعان می‌شود. این محصول امکان تعریف، بهبود، مدلسازی و طراحی فرم‌ها، مدیریت و کنترل جریان گردش فرایندها در سازمان را با حداقل دانش برنامه نویسی در یک محیط بصری گرافیکی و به صورت استاندارد وکاملا تحت وب و بدون نیاز به نصب نرم‌افزار سمت کلاینت به راحتی در اختیار کاربران قرار می‌دهد. قابلیت‌های برتر BPMS فراگستر عبارتند از:یکپارچگی با اتوماسیون اداری فراگستر: این یکپارچگی در چندین نقطه از نرم‌افزار صورت گرفته که از جمله این موارد می‌توان به فراخوانی کاربران و چارت سازمانی، گزارشات یکپارچه، کارتابل تحت وب جریان کار، تعیین جانشین و … اشاره کرد.انعطاف‌پذیری بسیار بالا: به دلیل متن‌باز بودن نرم‌افزار، به راحتی قابلیت توسعه و سفارشی‌سازی دارد و انعطاف بسیار بالایی برای سازمان‌های مختلف ایجاد می‌نماید تا طبق سیاست‌های سازمان خود فرایندها را طراحی و مدیریت نمایند.طراحی فرایند با حداقل دانش برنامه‌نویسی: راهبران مدیریت فرایند سازمان مشتری با استفاده از قابلیت Drag & Drop می‌توانند به راحتی المان‌های مختلف برای رسم مدل فرایند را بر روی صفحه قرار داده و تنها با چند کلیک مدل فرایندی خود را بسازند.تعیین جانشین برای کارتابل جریان کار: کاربران این محصول، می‌توانند در سیستم اتوماسیون اداری برای بخش فرایندهای خود، در تاریخ معینی جانشین تعریف کنند تا در صورت عدم حضور خود در سازمان جانشین آن‌ها جریان‌های کاری را ایجاد و یا پیگیری نماید.جمع‌بندیدر این مقاله ابتدا در بخش اول به معرفی و بررسی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) در حوزه معماری نرم‌افزار و بهبود و یکپارچگی فرایندهای توسعه نرم‌افزار در سازمان‌ها پرداخته شد و سپس در بخش دوم دو مورد از ابزارهای مورد نیاز برای ایجاد سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) و پکپارچگی فرایندهای سازمان و رفع مشکلات موجود معرفی شدند و در پایان نیز دو مورد از شرکت‌های ایرانی فعال در حوزه ارائه خدمات مربوط به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) به همراه محصولاتی که ارائه می‌دهند معرفی و بیان گردید.«این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است»منابع و مراجع: https://www.creatio.com/page/bpms https://www.integrify.com/what-is-bpms/ https://www.cflowapps.com/process-management-system/ https://www.softwareag.com/en_corporate/resources/what-is/bpms.html https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-management-systems-top-features/ https://bpmapp.com/bpm-tools https://www.adamenfroy.com/bpm-software https://thedigitalprojectmanager.com/bpms-bpm-software/ http://www.tetis.ir/bpms.html https://www.faragostar.net/automation/bpms/