اهمیت ارائه بازخورد به اطرافیان و نحوه صحیح آن

حدود ۲۰ سال سابقه کار دارم که هم در شرکت‌های ایرانی بوده و هم غیر ایرانی (دفتر تهران شرکت زیمنس و درحال حاضر دفتر مرکزی آن در وین) یکی از مهم‌ترین تفاوت‌هایی که در محیط کاری اینجا و ایران دیده‌ام نحوه بازخورد (Feedback) دادن افراد به یکدیگر است که به نظرم این یکی از بزرگ‌ترین نقطه ضعف‌های محیط‌های کاری کشورمان بوده و باعث می‌شود ناگهان با عکس‌العمل‌هایی غیر منتظره‌ای مواجه شویم (ترک ناگهانی کار توسط کارمندان، برخورد خشن و غیر منطقی روئسا با کارمندان،..) که محیط کار را به فضایی نامطلوب برای همه تبدیل می‌کند. همونطور که می‌دانید، زیمنس (یا هر شرکت بین المللی دیگر) به آموزش مستمر خیلی اهمیت می دهد و در دوره هایی که طی این چند سال شرکت کردم، یک پای ثابت همواره نحوه صحیح بازخورد دادن بوده و به شخصه همواره از آن استفاده کرده و همواره نتیجه مطلوب را گرفته‌ام.خیلی اتفاق می‌افتد که با رفتار کسانی که در اطراف ما هستند (در محل کار یا زندگی شخصی) مشکل داریم و باعث اذیتمان می‌شود. کار کردن با یک همکار آزار دهنده (همرده، نیروی مستقیم یا رئیس) مانند وزنه‌‌ای است که هر روز با خود حمل می‌کنیم. حال تصور کنید چقدر سخت است که هر روز صبح این وزنه را بلند کرده و آن را در تمام طول روز حمل کنید. بسته به فرهنگ و شخصیتمان، یا کاری در مورد آن انجام می‌دهیم و یا اینکه می‌گذاریم دچار مرور زمان شود با این امید که موضوع خودبه‌خود حل خواهد شد. متاسفانه در اکثر موارد، اگر کاری در مورد آن انجام ندهید (در فرهنگ ما احتمالاً این انتخاب اول است زیرا فکر می‌کنیم اگر مستقیم به شخص مورد نظر بگوییم چه مشکلی با رفتارش داریم، این نشانه گستاخی ماست) پشیمان خواهید شد و احتمالاً پس از مدتی مجبور به اقدامی تند می‌شوید که عملا امکان داشتن رابطه‌ای سالم با آن شخص را به خطر می‌اندازد (می‌توانم بگویم آن لحظه دیگر برای حل مسالمت آمیز موضوع دیر شده است).با دادن بازخورد (feedback) به موقع و صحیح می‌توانید در بسیاری از مواقع مساله را بدون جنگ و‌خونریزی حل کنید? ولی مهم این است که طی یک پروسه دادن این فیدبک انجام شود و سعی کنید مراحلی که اشاره خواهم کرد رعایت کنید.مدل های مختلفی برای دادن بازخورد وجود دارد، اما به نظرم مدل SBI یکی از ساده‌ترین (و در عین حال مؤثرترین) روش‌هایی است که می‌توانید بازخورد خود را ارائه دهید. مدل SBI چیست:از شخص مورد نظر درخواست کنید که جلسه بازخوردی باهم داشته باشید (در مورد نحوه درخواست، شرایط جلسه بازخورد و نحوه مونیتور کردن گیرنده بازخورد جداگانه باید توضیح بدهم) و در این جلسه موارد زیر را بیان کنید:Situation : درباره موقعیتی که این موضوع آزاردهنده رخ داده است توضیح دهید. باید خیلی مشخص باشد (مثلا هفته قبل در جلسه با مشتری، زمان تحویل دادن پروژه،...) و مدت زمان زیادی از آن نگذشته باشد./p> توضیح دهید درمورد کدام رفتار طرف مقابل صحبت می‌کنید، اینجا هم از عبارات کلی پرهیز کنید. مثلا به جای اینکه بگویید “هفته پیش در جلسه نذاشتی پرزنتیشنم رو درست ارائه بدم” بگویید “هفته پیش در جلسمون سه بار حرف من رو قطع کردی”Impact: به او بگویید این رفتار او چگونه برشما تاثیر گذاشته و باعث شده چه حسی داشته باشید. “ قطع کردن حرفم باعث شد رشته کلام از دستم در بره و نتونم پرزنتیشنم رو درست انجام بدم”و در پایان به او بگویید در آینده از او چه انتظاری دارید. “لطفا دفعه بعد اجازه بده صحبتم رو تموم کنم بعدش سوال داشتی، جواب می‌دم”تجربه شخصی خودم از یک جلسه بازخورد غلط برمی‌گرده به حدود ده سال پیش که ما بخشی از حقوق پرسنل رو به عنوان بهره‌وری می‌دادیم و مقدارش وابسته به امتیازی بود که هر مدیر آخر ماه به اعضای تیمش اختصاص می‌داد. آخر هر ماه من یک جلسه با هرکدام از همکارها می‌گذاشتم و مثلا می‌گفتم چون این ماه خوب کار نکرده است امتیازش را کم دادم! نه متوجه می‌شد من از چه بخشی ناراضیم و نه می‌دانست ماه بعد چطور کار کند که امتیاز بالاتری بگیرد.یا می‌گفتم شما همیشه دیر سرکار می‌آیید و در مقابل او روزی‌ را به یاد می‌آورد که قبل از همه سرکار بود و من ندیده بودم! خلاصه هیچ سودی از آن جلسات بازخورد نبردم و فقط انجام وظیفه بود. در حالی که اگر روزی همکارم را صدا می‌کردم و می‌گفتم:“در هفته گذشته سه بار دیر سر کار آمدید و ما به جلساتمون با تیم پروژه نرسیدیم. این باعث شد ما نتوانیم به موقع گزارش پروژه این هفته را کامل کنیم، لطفا باتوجه به جلسات صبحگاهیمون با تیم پروژه، سر ساعت سرکار حاضر باشین”مسلما نتیجه بهتری می‌گرفتم‌ (این یک مثال بود و اینکه دیر یا زود آمدن کارمندان مهم هست یا نه بحث جدایی را می‌طلبد)حال یک سوال: - تأثیر شخصیت گیرنده بازخورد در نحوه مدیریت جلسه بازخورد چیست؟https://www.linkedin.com/posts/faraz-badr-ab63ba37_it-happens-a-lot-that-we-are-annoyed-with-activity-6406090919929614336-EXHJ