توصیه‌هایی برای بهبود مدیریت پروژه

راه اندازی پروژه‌های جدید با خود تغییرات ملموسی را در سازمان‌های تجاری به همراه دارد و در برابر ایجاد تغییر نیز قطعاً مقاومت یا ایستادگی‌های مختلف چه از لحاظ فردی و چه سازمانی رخ می‌دهد؛ این مقاومت در برخی از مواقع می‌تواند به عنوان یکی از منابع ایجاد تعارض و اختلاف نظر در سازمان‌های تجاری به شمار رود؛ به این دلیل که در بسیار از سازمان‌های تجاری عدم پیشرفت و به اتمام رسیدن پروژه‌های جدید سازمانی به عنوان یکی از چالش‌های پیش روی بسیاری از مدیران و حتی کارشناسان شناخته می‌شود؛ به‌صورت کلی برخی از این پروژه‌ها یا در بازه زمانی از پیش تعیین‌شده به نتیجه و به اتمام نمی‌رسند و یا آن‌قدر مشمول زمان می‌شوند که منجر به فراموشی آن‌ها می‌شود و سازمان قید اجرای این پروژه را می‌زند. به هر ترتیب این موضوع به وضوح و پی در پی در بسیاری از سازمان‌های ایرانی مشاهده می‌شود. اگرچه طی دهه‌های گذشته روش‌های مدیریت پروژه توانسته است برخی از این چالش‌های را رفع الرجوع کند اما با این حال نیاز به استفاده از روش‌های نوین جهت مدیریت پروژه‌های جدید سازمان وجود دارد تا از این طریق بتوان به خوبی پروژه‌های جدید پیش روی سازمان را برنامه‌ریزی و سازماندهی کرد. ذکر این نکته بسیار حائز اهمیت است که سرعت تغییرات محیطی و داخلی سازمان‌های تجاری در حال حاضر بسیار زیاد است و جهت مواجه درست با مسئله‌های جدید، سازمان‌های تجاری باید دائماً در تلاش باشند روش‌های نوینی را جهت پیشبرد فعالیت‌های جاری خود اتخاذ کنند. این موضوع بهانه‌ای شد تا در این مطلب به برخی از روندهای حائز اهمیت و مورد توجه در مدیریت پروژه بپردازیم.دلایل شکست پروژه در سازمان‌های تجاریبر اساس مطالعات و تحقیقات گروه TPG در حوزه مدیریت پروژه، در سال 2018 عمدتاً پروژه‌ها به دو دلیل پیچیدگی پروژه و فشار زمان به دلیل کمبود منابع شکست می‌خورند. این دو دلیل برای سازمان‌های تجاری ناشی از عدم تحلیل درست قبل از اجرای پروژه است که در حین اجرای پروژه، مدیران را با چالش‌های جدی مواجه می‌سازند؛ به همین دلیل توصیه می‌شود قبل از راه اندازی پروژه، سرمایه‌گذاری مناسبی جهت شناخت مسئله و چگونگی حل آن انجام شود تا از این طریق بتوان ریسک‌های پیش بینی شده آن را به حداقل رساند.رویکرد نوین در برنامه‌ریزی پروژهدر اکثر پروژه‌های جدید سازمان‌های تجاری، برنامه‌ریزی انجام می‌شود و مدیران ارشد سازمان نیز به این موضوع واقف هستند که باید با دقت نظر بیشتر به برنامه‌ریزی پروژه‌ها، کنترل داشته باشند اما با این حال بسیاری از این پروژه‌ها در حین اجرا با مشکلات و چالش‌های مختلف مواجه می‌شوند که منجر به شکست پروژه خواهند شد. در حال حاضر رویکردهای نوین در برنامه‌ریزی پروژه، برنامه‌ریزی انعطاف پذیر و در نظر گرفتن برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت است؛ به این معنا که برنامه‌ریزی انجام شده باید پتانسیل مواجه با ریسک‌های پیش بینی نشده را داشته باشد و به‌طوری برنامه‌ریزی شده باشد که در مواجه با این چالش‌ها بتواند با کمترین هزینه فعالیت‌های خود را پیش ببرد. از طرفی توجه به برنامه‌ریزی کوتاه مدت به صورت سه ماهه، ماهانه، هفتگی و روزانه می‌تواند در راستای کاهش فشار زمانی پروژه مثمر ثمر واقع شود. ذکر این نکته نیز بسیار حائز اهمیت است که در برخی از سازمان‌ها دیده می‌شود که مدیران آن سازمان علاقه‌ای به تدوین برنامه‌ریزی در پروژه‌های داخل سازمانی را ندارند و در صورت پیشنهاد برنامه‌ریزی در پروژه، به نوعی مقاومت و جبهه در برابر این موضوع می‌گیرند؛ به همین دلیل توصیه می‌شود که در ابتدا این مدیران را از مزایای برنامه‌ریزی مطلع سازید و سپس با مشارکت دادن این مدیران در فرایند برنامه‌ریزی، به نوعی در راستای اجرای درست این برنامه در این مدیران تعهد ایجاد کنید.مدیریت منابع انسانی استراتژیکبر اساس مطالعات TPG در حوزه مدیریت پروژه، در دسترس بودن تعداد کافی کارکنان پروژه، مهم‌ترین عامل در برنامه‌ریزی پروژه در سال 2018 است. اگرچه این روند در سال 2017 نیز مورد توجه بسیاری از مدیران پروژه قرار گرفته بود اما در سال جاری به نظر می‌رسد حفظ کارکنان پروژه از اهمیت بالایی برخوردار شده است و سازمان‌های تجاری جهت پیشبرد پروژه‌های جدید و در حال اجرای خود نیاز شدیدی به پرسنل واجد شرایط دارند. این چالش از آنجایی نشأت می‌گیرد که بسیاری از کارکنانی که در پروژه‌های مختلف کار می‌کنند، پس از اتمام پروژه مجبور به ترک کار می‌شوند و باید به دنبال شغل جدیدی برای خود باشند؛ این موضوع باعث شده تا بسیاری از کارکنانی که در پروژه‌های سازمانی دخیل هستند، احساس امنیت شغلی نکنند و با دریافت پیشنهاد کاری بهتر، بدون هیچ ملاحظه‌ای سازمان را ترک کنند.اگرچه برخی از مشاوران حوزه وفاداری بر این باورند که سازمان‌های تجاری نباید بر روی کارمندان پروژه محور جهت حفظ و نگهداری آن‌ها در سازمان سرمایه‌گذاری کنند اما به نظر می‌رسد در حال حاضر در پروژه‌های سازمانی که ترک کارکنان به‌طور مستقیم بر روی پروژه تأثیر می‌گذارد، برنامه وفاداری سرمایه‌های سازمانی باید در اولویت فعالیت‌های سازمان‌های تجاری قرار گیرد تا از این طریق بتوان نرخ رفت‌وآمد کارکنان کلیدی پروژه را به حداقل رساند. در برخی از سازمان‌ها نیز باید با اولویت‌بندی پروژه‌های سازمانی، اقدام به استخدام نیروهای دائمی در سازمان کرد تا از این طریق بتوانند با اتکا به این کارکنان، پروژه‌های مختلف را پشت سر هم برنامه‌ریزی و اجرا کرد. تصمیم‌گیری در خصوص اتخاذ چه استراتژی جهت بهبود این موضوع بستگی به شرایط و نوع کسب‌وکار هر سازمانی دارد.تمرکز بر ارائه ارزش تجاریمعمولاً در بیشتر پروژه‌ها، تمرکز اصلی مدیران بر روی زمان تحویل پروژه است؛ این موضوع تااندازه‌ای مهم و تأثیرگذار تلقی می‌شود که در بسیاری از مواقع ارائه ارزش تجاری در پروژه به اولویت‌های بعدی تبدیل می‌شود. این در حالی است که ارائه پروژه در بازه زمانی تعیین شده باید با استفاده از برنامه‌ریزی مناسب حل‌وفصل شود و تمرکز و اولویت اصلی پروژه، ارائه ارزش تجاری باشد. البته ذکر این نکته بسیار حائز اهمیت است که تعیین زمان اجرای پروژه واقعاً یکی از پیچیده ترین مشکلات و چالش‌های پیش روی هر برنامه‌ریز پروژه‌ای است اما در حال حاضر با توسعه فناوری‌های نوین نرم افزاری، استفاده از این ابزارهای نوین می‌تواند در جهت محاسبه زمان دقیق اجرای پروژه مثمر ثمر واقع شود.استفاده از تیم‌های دورکاریبر اساس نظر سنجی انجام شده توسط مدرسه کسب‌وکار لندن بر روی 600 مدیر اجرایی و کارآفرین، 34 درصد از این مدیران تمایل دارند تا سال 2020 بیش از 50 درصد از کارمندان خود را به صورت دورکاری به کار گیرند و 25 درصد نیز تمایل دارند که حداقل 75 درصد از کارمندانشان به صورت غیر حضور باشد. این نظر سنجی نشان می‌دهد طی چند سال آینده سازمان‌های نوین تجاری بیش از گذشته تمایل به استفاده از نیروی‌های دور کاری دارند. این موضوع می‌تواند در پروژه‌های سازمان نیز مورد استفاده قرار گیرد؛ به این معنا که با استفاده از افراد یا تیم‌های کاری، بخشی از فعالیت‌های هر پروژه به این افراد محول شود تا از این طریق بتوان فعالیت‌های مورد نیاز در پروژه‌ها را به خوبی انجام داد. ذکر این نکته بسیار حائز اهمیت است که استفاده از افراد یا تیم‌های دورکاری باید تحت کنترل شدید سازمان باشد تا بتوان با بازدهی مناسب فعالیت‌های مورد نیاز در پروژه را پیشبرد.آینده مدیریت پروژهدر حال حاضر با افزایش سرعت تغییرات محیطی، نیاز به تغییر در نحوه مدیریت پروژه نیز احساس می‌شود؛ به همین دلیل مطالعات در این زمینه نشان می‌دهد که طی سال‌های آینده از راه‌حل‌های مبتنی بر Cloud یا ابر برای مدیریت پروژه بیشتر از حال حاضر استفاده می‌شود. در حقیقت از طریق این رویکرد، تیم‌های کاری می‌توانند در هر نقطه‌ای از جهان با همکاری و اشتراک‌گذاری در هر زمان، فعالیت‌های مورد نیاز در پروژه‌های مختلف را انجام دهند. از طرفی استفاده از نرم‌افزارهای مختلف در مدیریت پروژه از طریق گوشی‌های هوشمند نیز بسیار رایج شده است و طی سال‌های آینده جهت برنامه‌ریزی و سازماندهی پروژه بیشتر از حال حاضر از بستر گوشی‌های هوشمند استفاده خواهد شد.در پایان ذکر این نکته بسیار حائز اهمیت است که سازمان‌های تجاری می‌توانند هرگونه تغییرات در داخل یا خارج سازمان را به صورت پروژه‌ای مجزا که هدف خاصی از تغییرات سازمان را دنبال می‌کند، در نظر بگیرند و برای هر یک از این تغییرات مدیر پروژه‌ای در نظر بگیرند تا از این طریق مسئول برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل پروژه مشخص شود. از طریق تشکیل کمیته‌ای متشکل از مدیران ارشد سازمان و صاحب نظران جهت اعلام نظر درباره چگونگی اجرای پروژه نیز بسیار می‌تواند در تحقق پروژه‌های سازمانی مثمر ثمر واقع شود.نویسنده: امیر کاکایی