۱۰ دلیل که نشان میدهد شما در سازمانتان به اتوماسیون اداری نیاز دارید

دلایل نیازمندی کسب و کارها به اتوماسیون اداری در سازمانهادر این مقاله قصد داریم درباره کاربرد های اتوماسیون اداری در سازمان و مزایای استفاده از آن بعنوان یک ابزار همکاری و افزایش بهره‌وری در سازمانها صحبت کنیم. همان‌گونه که می‌دانید سازمان‌ها متشکل از افرادی هستند که در راستای اهداف سازمان با همدیگر همکاری نموده و هرکدام وظایف خود را چه بصورت فردی و چه بصورت گروهی با یکدیگر هماهنگ نموده تا در نهایت به نتیجه دلخواه دست یابند.حال در هر سازمان برای اینکه افراد بتوانند با یکدیگر تعامل بهتری داشته و وظایف و کارهای روزانه خود را بنحو احسنت مدیریت کنند؛ نیازمند ابزاری هستند که این نیازها در آن دیده شده باشد. سیستمی که از طریق آن افراد و نیروهای سازمان بتوانند در عین همکاری با هم، به راحتی کارها و امور محوله خود را مدیریت کنند. در واقع این ابزار باید به گونه‌ای باشد که باعث افزایش کارایی و هم‌افزایی درون سازمان شود. بطوریکه گروه‌های سازمان با همدیگر بهتر تعامل داشته باشند و امور سازمان بهتر انجام گیرد.در این مقاله سعی داریم تا به نشانه‌هایی بپردازیم که در صورت مشاهده این نشانه‌ها در سازمان بهتر است به فکر تهیه ابزاری برای مدیریت بهتر افراد و کارهای سازمان خود باشید. شاید اطلاع از کاربرد اتوماسیون اداری در سازمان به شما در تصمیم گیریتان کمک کند.۱- کارها به موقع انجام نمی‌شوداز جمله عارضه‌های بزرگی که امروزه سازمان‌ها به آن دچار هستند اینست که کارها به فراموشی سپرده می‌شود و در صورت عدم وجود ابزار مدیریتی مناسب پس از مدتی بسیاری از کارهای تعریف شده و مصوبات تایید شده در لابه‌لای امور روزمره سازمان بدست فراموشی سپرده می‌شود و یا از طرفی افراد سازمان منتظر انجام کار از سوی دیگر اعضای سازمان هستند. در نتیجه همواره کارها با تاخیر انجام می‌شوند.در چنین مواقعی وجود ابزاری که بتوان در هر زمان و در هر مکانی به راحتی کارها را به صورت رسمی در آن تعریف و به افراد مختلف در سازمان ارجاع داد و برای هر کار به صورت جداگانه نیز یادآور تنظیم کرد ضروری است.سازمان‌ها به کمک ابزارهای موجود در نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرایندها می‌توانند تمامی این موارد را هم بوسیله اپ این برنامه بر روی گوشی‌های موبایل و هم از طریق نسخه وب آن با کامپیوترهای شخصی و سایر پلتفرم‌های موجود در هر زمانی تعریف نموده و کارهای خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت نمایند. حتی برای هر کار موعد انجام کار و یادآوری تنظیم نمایند تا پیش از موعد و یا در موعدی مقرر به آن‌ها یادآوری‌های لازم داده شود تا کارها به موقع انجام شده و سوابق و روند کارها را بتوان به راحتی پیگیری نمود.۲- نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارهااگر شما هم در سازمانتان با این مشکل مواجه هستید که بصورت مداوم باید به افراد و واحدهای مختلف سر زده و وضعیت پروژه‌ها و کارهای مختلف را حضوراً و به صورت فیزیکی پیگیری کنید؛ می‌توانید به راحتی با ابزار اتوماسیون اداری این دغدغه خود را رفع کنید و بدون نیاز به حضور فیزیکی در واحدها و حتی در سازمان امور مربوطه را پیگیری نمائید و در جریان اقدامات صورت گرفته قرار بگیرید.برای مثال شما در یک جلسه کاری بیرون از سازمان قرار دارید و در همان لحظه یکی از کارهای مهمی که می‌بایست پیگیری نمائید را با استفاده از برنامه موبایل اتوماسیون اداری بر روی گوشی خود مشاهده می‌کنید. همانجا در جریان پیشرفت و وضعیت فعلی کار موردنظر قرار گرفته و از آخرین اقدامات صورت گرفته بر روی آن مطلع می‌شوید. حتی می‌توانید به افراد مختلف کار را ارجاع دهید و یا از آن‌ها نتیجه را درخواست نمائید و آن را به صورت آنلاین پیگیری نمائید.۳- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات موردنیازاز جمله موارد دیگری که در بسیاری از سازمان‌ها شاهد آن هستیم عدم دسترسی راحت و به موقع به اطلاعات است.معمولاً اطلاعات در سازمان‌ها بر روی سیستم‌های شخصی افراد یا بصورت برگه‌های کاغذ و موجود در پوشه‌ها و زونکن‌های بایگانی شده و یا به صورت‌های دیگر مرسوم از جمله لوح‌های فشرده، فلش دیسک‌ها و یا سایر حافظه‌های ذخیره‌سازی شده است. در بسیاری از مواقع یافتن اطلاعات موردنظر در میان آن‌ها و در یک زمان مناسب امر دشواری است و مدیران و افراد سازمان در اکثر مواقع با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند.رفع این نیاز یکی از مهمترین کاربرد های اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزار ابزاری است که بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند به راحتی نامه‌ها، اسناد، قراردادها، صورتجلسات و بسیاری از اطلاعات دیگر را بصورت کاملاً اصولی ذخیره نمایند و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.همیشه راه‌های بهتری برای انجام کار وجود دارد.اتوماسیون کسب‌وکار میتواند به کسب و کارتان کمک کند تا این راه‌حل ها را کشف کنید.این ابزار سبب رشد تجارت شما خواهد شد…۴-عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعاتشاید برای شما نیز پیش آمده باشد که در خارج از سازمان باشید و به اطلاعات خاصی در سازمان نیاز داشته باشید. برای مثال در مسافرت، سفر کاری، مرخصی، ماموریت، خارج از کشور و… باشید و نیاز به اطلاعات یک قرارداد خاص داشته باشید و یا نیاز به اطلاعات پرونده یکی از افراد سازمان در ساعات غیراداری و از منزل باشید.در این مواقع دسترسی و یافتن اطلاعات موردنیاز خارج از سازمان حتی ممکن است بسیار حیاتی باشد. ولی به دلیل عدم استفاده از ابزار مناسب برای نگهداری اطلاعات این امکان را از شما سلب می‌کند.شاید مهمترین کاربرد اتوماسیون اداری این است که شما از راه دور و در هر زمانی به راحتی می‌توانید به اطلاعات موردنیاز خود حتی از طریق گوشی تلفن همراه‌تان دسترسی پیدا کرده و نیازتان را برطرف نمائید.۵- عدم دسترسی به اطلاعات در صورت در دسترس نبودن شخص مسئولفرض کنید شما بعنوان مدیر سازمان در یک روزی کاری و حتی در یک روز تعطیل در سازمان حضور دارید و به اطلاعات یک نامه خاص و یا یک قرارداد خاص نیاز دارید. چون شما در جریان آن نامه نبوده‌اید و یا نسخه‌ای از آن نامه یا آن قرارداد ندارید؛ باید حتماً شخص مسئول و مرتبط به آن نامه یا قرارداد در سازمان حضور داشته باشد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار دهد.نرم‌افزار اتوماسیون اداری براساس سطح دسترسی افراد می‌تواند این قابلیت را در اختیار مدیران قرار دهد که جستجوی درون سازمانی داشته و حتی به نامه‌هایی که در جریان آن قرار نداشته‌اند دسترسی پیدا کرده و اطلاعات موردنیاز خود را بدون نیاز به حضور شخص خاصی در سازمان بدست آورند.اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار به شما کمک میکند زمان کمتری برای بروزرسانی اسناد گذراندهو وقت بیشتری برای ارائه ارزش به مشتریان سپری کنید.۶- مضطرب بودن سازمان از زمان‌هابرخی مواقع دستوری توسط مدیران و یا افراد بالاسری در سازمان صادر می‌شود که ما مسئول پیگیری و حل آن مسئله هستیم. اما بدلیل برخی مشکلات و مسائل پیش‌بینی نشده ممکن است ما نتوانیم در موعد مقرر کار محول شده را به سرانجام برسانیم. در این میان شاید حتی نتوانیم به مدیران و افراد مسئول دسترسی داشته باشیم که به آن‌ها مشکلات و مسائل پیش آمده را گزارش کنیم. در چنین مواقعی معمولاً تمامی تقصیرات متوجه شخص ما می‌شود و مدیران ما را مقصر انجام نشدن کار مربوطه می‌دانند.ابزارهای اتوماسیون کسب‌وکار مانند اتوماسیون اداری به ما کمک می‌کنند تا از این اضطراب در سازمان خود بکاهیم و در همان زمان مشکلات و مسائل به وجود آمده را بصورت مستدل در سیستم ثبت و گزارش کنیم تا بتوانیم به راحتی از خود دفاع نمائیم. در واقع یکی از کاربرد های نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاهش اضطراب زمانی در سازمان است.۷- جبهه‌گیری و ایجاد تنش میان مدیران و افراد سازمانمعمولاً در کشور ما مدیران بسیاری از کارهای پیش پا افتاده و غیرفوری تا کارهای ضروری و فوری را تلفنی پیگیری می‌کنند. درحالیکه در کشورهای پیشرفته عمدتاً کارها از طریق ایمیل یا سیستم‌های اداری و بصورت الکترونیکی پیگیری می‌شوند و تنها کارهای بسیار ضروری و بعبارتی کارهای اورژانسی را بصورت تلفنی پیگیری و یا رسیدگی می‌کنند.دلیل این امر هم این است که معمولاً افراد در زمان‌های مختلف و تحت شرایطِ آن لحظه، ممکن است نتوانند به نرمی و خوبی پشت تلفن با دیگران تعامل نمایند و در صورت عدم انجام به موقع کار دچار تنش با افراد سازمان شوند.به همین دلیل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری این فرجه زمانی را هم در اختیار مدیران و هم در اختیار افراد سازمان قرار می‎دهد که از عبارات مناسب‌تر برای پیگیری و پاسخ‌گویی استفاده نموده و جلوی بسیاری از تنش‌ها گرفته خواهد شد. در نتیجه تعامل میان مدیران و افراد سازمان بنحو بهتری صورت می‌گیرد.۸- عدم امکان تعیین مناسب شاخص‌های ارزیابی و بهره‌گیری از آنیکی از موارد مهمی که سازمان‌ها به آن نیاز دارند وجود ابزاری برای تعیین میزان عملکرد افراد سازمان و همچنین استخراج شاخص‌های ارزیابی عملکرد از طریق آن است.یکی از مهمترین قابلیتها و کاربرد های اتوماسیون اداری انواع گزارش‌گیری و استخراج شاخص‌های کارایی و عملکردی مانند سرعت پاسخ‌گویی، میزان حجم کاری و… است. با این نرم‌افزار میتوانید گزارش‌های شخصی‌سازی شده موردنیاز هر سازمان را تهیه کرده که این گزارش‌ها می‌تواند در تعیین شاخص‌های ارزیابی عملکرد بکار برده شود.۹- دفاتر و یا زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا دارید و مدیریت یکپارچه آن‌ها دشوار استبرخی سازمان‌ها بصورت هلدینگ و شامل چند شرکت و یا سازمان زیرمجموعه مجزا هستند. شرکتهای زیرمجموعه هرکدام در نقاط مختلف جغرافیایی قرار دارند و یا حتی برخی سازمان‌ها دفاتر کاری و یا شعبه‌های متعددی دارند که در بخش‌های مختلف شهر، استان، کشور و یا حتی جهان قرار دارند.مسلما به علت پراکندگی شرکتهای زیرمجموعه، مدیریت آن‌ها بسیار دشوارتر از مدیریت یک مجموعه متمرکز است.در این حالت شما نیاز به ابزاری دارید که بتوانید این مجموعه‌ها را بصورت یکپارچه به هم متصل نموده و داده‌ها و اطلاعات متمرکز و واحدی داشته باشید که بتوانید به راحتی کارهای مختلف را در سازمان‌های خود رهگیری نمائید. امور را بصورت الکترونیکی یکجا نظارت و مدیریت نموده و گزارش‌های یکپارچه‌ای را تهیه کنید که شما را در جریان پیشرفت و عملکرد سازمان خود قرار دهد.برخی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری از قابلیت‌های بسیار خوبی در این زمینه برخوردار هستند که شما می‌توانید با بهره‌گیری از آن‌ها، سازمان‌ها و دفاتر کاری خود را بصورت متمرکز و یکپارچه به راحتی مدیریت و نظارت نمائید.۱۰- عدم پیشرفت در فرایندهای سازمان بدلیل عدم حضور فیزیکی افرادروزانه فرایندهای مختلفی در سازمان‌ها جریان پیدا می‌کند که بسیاری از آن‌ها در مرحله‌ای خاص متوقف می‌شود. برخی نقاط فرایندها همانند گلوگاه هستند و با رسیدن فرایند به آن نقطه، زمان بسیار زیادی طول خواهد کشید تا فرایند به مرحله بعد برسد. خیلی از مواقع این تاخیرها به علت عدم حضور فیزیکی فرد و مسئول مربوطه در سازمان است.برای مثال ممکن است در یک فرایند مرخصی نیاز به تایید مدیر منابع انسانی باشد و این شخص در جلسه یا خارج از سازمان باشد. یا برای تایید فرایند ارزیابی عملکرد نیاز به بررسی سرپرست هر فرد باشد. یا مواردی از این قبیل که بسیار در سازمان‌ها رایج است.در این مواقع وجود ابزاری برای مکانیزه کردن فرایندها و گردش فرایندها در سازمان به صورت الکترونیکی که بتوان در هر زمان و در هر مکانی فرایندها را بررسی، تایید و یا رد کرد بسیار ضروری به نظر می‌رسد.نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری که شامل نرم‌افزارهای مدیریت جریان کار و یا به اصطلاح BPMS ها نیز هستند در این زمینه می‌توانند بسیار به شما کمک کنند تا به راحتی بتوانید فرایندهای مرسوم و یا فرایندهای تخصصی سازمان خود را در نرم‌افزار طراحی، پیاده‌سازی و مدیریت نمائید.کلام آخرنرم‌افزارهای اتوماسیون کسب‌وکار از جمله اتوماسیون اداری، علاوه‌بر گردآوری و ذخیره‌سازی اطلاعات بعنوان یک ابزار همکاری و تعامل سازمانی شناخته میشود. از جمله کاربرد های اتوماسیون اداری صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره‌ور شدن سازمان است. همچنین دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت محیط زیست بدنبال خواهد داشت.شما نسبت به نوع کسب‌وکار و نیاز سازمانتان می‌توانید از ماژول‌های مختلف اتوماسیون اداری بهره گرفته و جریان اطلاعات در داخل و خارج از سازمان را افزایش دهید.