سردفتری الکترونیکی اسناد رسمی

ایالات متحده آمریکا طلایه‌دار حقوق اسناد الکترونیکی محسوب می‌شود. هنگامی‌که كه پیشنهاد تأسیس دفاتر اسناد رسمی الکترونیکی در امریکا مطرح شد، منظور طراحان آن در واقع سردفتری مجازی (از راه دور) بود. آنها معتقد بودند كه ثبت الكترونيكی بدين معناست كه سردفتر ابتدا از طريق رويارويی اينترنتی يا ساير شبكه‌های ارتباطی، هويت، اهليت و رضايت متقاضی را تشخيص داده و سپس به صدور يا تأئيد سند مربوطه بپردازد. لازمه ايمني اين فرآيند نيز، استفاده از علم رمزنگاری و امضای ديجيتالی برای جلوگيری از جعل هويت و بهره گرفتن از ويدئو كنفرانس يا گپ تصويری برای تشخيص اهليت و رضايت می‌دانستند. در اين زمان بود كه مؤسسه ملی سردفتران امريكا كه تا آن زمان در مقابل تحولات الكترونيكی مزبور سكوت كرده بود، طی مقاله‌ای نكاتی را در رابطه با ثبت اسناد گوشزد كرد. آنها ۵ عنصر اساسی زير را برای معتبر بودن ثبت اسناد، ضروری می‌دانستند:- حضور شخصی: خود امضاكننده بايد شخصاً نزد سردفتر حاضر شده و به صورت رو در رو با وی ارتباط برقرار كند. حضور فيزيكی به سردفتر اين اجازه را مي‌دهد كه نه تنها هويت امضا كننده را احراز كند بلكه او می‌تواند از اين طريق قصد و آگاهی امضاكننده را نيز بررسی كند. همچنين از اين طريق سردفتر می‌تواند رفتار امضاكننده را مورد بررسی قرار دهد، كه اين امر ممكن است در حل و فصل هرگونه دادخواهی احتمالی آينده، مؤثر باشد.حضور شخصی در واقع سنگ بنای صدور سند و تأييد امضا كننده است. چرا كه ۴ عنصر بعدی، بدون حضور فيزيكی امضا كننده قابل اعتماد نمی‌باشد. - احراز هويت: سردفتر بايد به طورموشکافانه‌ای به دنبال احراز هويت امضاكننده باشد و آن را از طريق استماع شهادت شهود معتبر يا از طريق اسناد هويتی مطمئن مانند كارت شناسايی، احراز كند. احراز هويت صحيح نمی‌تواند صرفاً بر پايه آشنایی قبلی سردفتر با امضاكننده بنا شود. بايد يادآور شد كه حضور شخصی امضاكننده در اين امر نقشی بسيار اساسی ايفا می‌كند. - تأييد توسط امضاكننده: اين مسئله يعنی امضاكننده سه مسئله را تأييد كند و مورد پذيرش قرار می‌دهد يكی مالكيت امضایی كه بر روی سند درج شده است، دوم تأييد اراده آزاد خود در پذيرش شروط مندرج در قرارداد امضا شده و سوم تصديق صلاحيت و سمت خود. - فقدان اجبار: آنچه در صدور و تصديق سند ضروری است اين است كه سردفتر اطمينان حاصل كند كه امضاكننده تحت تهديد فيزيكی يا هرگونه اجبار سند را امضا نکره‌است. - آگاهی و هوشياری امضاكننده: سردفتر بايد بررسی كند كه امضاكننده بيدار است و از اينكه دارد سندی را امضا می‌كند، آگاه است. همان‌گونه كه ملاحظه می‌شود عنصر اصلی برای اعتباردهی به سند صادره توسط سردفتر، حضور فيزيكی متقاضی است كه اين مسئله در سردفتری مجازی و ثبت اسناد در عالم مجازی وجود نداشت.به اين ترتيب مؤسسه ملی سردفتران در سال ۲۰۰۲ با انجام يك‌سری اصلاحات در قانون نمونه سردفتری امريكا، برای نخستين بار در ماده ۳ اين قانون، موضوع سردفتری الكترونيكی را مطرح كرد و مقررات و استانداردهایی را برای اجرای آن ارائه داد. اين قانون اظهار می‌داشت كه اصول حفاظتی روش سنتی ثبت اسناد، بايد بدون در نظر گرفتن فن‌آوری مورد استفاده در ساخت امضا، به همان صورت قبل باقی بماند. به اين ترتيب اصول پنج‌گانه بالا نيز همگی رعايت می‌شدند. بنابراين سردفتر الكترونيكی به معنای سردفتر از راه دور نیست.بر اين اساس دفتر اسناد رسمی الكترونيكی نهادی است كه به مشتريانش اجازه تبادل مطمئن اطلاعات را داده و با فراهم كردن يك مخزن امن، ضمن ثبت اسناد مشتريان به نگهداری از آن اسناد می‌پردازد.همان‌گونه كه بيان كرديم، ثبت الكترونيكی از همان ساختار ثبت سنتی اسناد پيروی می‌كند. بنابراين، هرگونه ثبت الكترونيكی بايد بر اساس قوانين و مقررات مربوط به سردفتری و ثبت اسناد ايالتی باشد و مجوزها و استانداردهای لازم برای آن توسط دولت‌های ایالتی تعيين می‌گردد. با تمام اين اوصاف، در ابتدا محدوديت‌های زيادی برای ثبت الكترونيكی اسناد وجود داشت. چرا كه بر اساس ماده ۱-۱۶ قانون نمونه سردفتری سال ۲۰۰۲، دفاتر اسناد رسمی الكترونيكی فقط می‌توانستند به ثبت الكترونيكی بعضی اسناد خاص بپردازند؛ ولی اين محدوديت‌ها با اصلاحات قانون نمونه سردفتری در سال ۲۰۱۰، پايان يافت.مطابق با ماده ۳ قانون نمونه جديد آمده، اين قانون بر اساس روش فن‌آوری خنثی طراحی شده است بنابراين به تأييد يا رد هيچ‌يك از انواع امضاهاي الكترونيكي نمی‌پردازد؛ گرچه اين قانون اجرای يكسری استانداردها را در اين زمينه ضروری می‌داند.با اين حال با توجه به پيشرفت صنعت و تجارت، ماده ۳ قانون جديد در مقايسه با قانون قبلی، تغييرات بسياری كرده است. نخست اينكه طبق قانون جديد، امكان ثبت الكترونيكی هر نوع سندی پيش‌بينی گرديده است. دوم اينكه سردفتران مجاز هستند از روش‌های مختلفی برای تولید امضا و مهر الکترونیکی و نحوه ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده كنند. بنابراين، سردفتران مي‌توانند با توجه به تقاضای مشتريان‌شان، از فن‌آوری‌های گوناگون بهره ببرند.بر اساس ماده ۵-۱۵ قانون نمونه، ثبت الكترونيكی عبارت از ثبت رسمی يك سند الكترونيكی بر اساس مقررات اين قانون، به وسيله يك سردفتر الكترونيكی در يك فرآيند امن است. به اين ترتيب سند رسمی الكترونيكی عبارت است از يك سند رسمی كه توسط يك سردفتر الكترونيكی با استفاده از مهر و امضای الكترونيكی صادر گرديده‌است.با اين حال حقوقدانان امريكايی در صدد يافتن راهی برای حل مشكلات طرح سردفتری مجازی هستند و با تصویب قانون نمونه ثبت الکترونیکی اسناد در سال ۲۰۱۷ اميدوارند بتوانند به زودی زمینه‌ی اجرای آن را فراهم کنند. اما در خصوص نحوه انتصاب سردفتران واجد صلاحیت صدور اسناد رسمی الکترونیکی، طبق ماده ۴-۱۶ قانون نمونه سردفتری، برای اينكه سردفتران بتوانند صلاحيت ثبت الكترونيكی اسناد را به دست بياورند، بايد يك فرم الكترونيكی را كه شامل اطلاعات زير است، با امضای الكترونيكی خود، امضا كرده و برای دايره صدور مجوزها بفرستند:- دلايلی دال بر سپری كردن دوره آموزشی و پشت سر گذاشتن آزمون مربوطه ارائه دهند. در رابطه با دوره آموزشی بايد گفت در برخی ايالت‌ها نظير پنسيلوانيا، طی دوره‌ی آموزشی خاصی برای سردفترانی كه می‌خواهند به عنوان سردفتر الكترونيكی فعالیت کنند ضروری نیست با اين حال در ساير ايالت‌ها مانند كارولينای شمالی، سپری كردن يك دوره آموزشی ۳ ساعته و كسب حداقل ۸۰ نمره از آزمون مربوطه ضروری دانسته شده است.- ابزارهايی را كه برای توليد امضاها و مهر الكترونيكی سردفتری به كار می‌برند معرفی كنند.- نرم‌افزارها و روش‌های رمزنگاری كه از طريق آنها به امضاها و مهرهای الكترونيكی مذكور اعتبار می‌دهند را معرفی كنند. - نام مقامات مجازی كه ابزارهای ساخت امضاهای الكترونيكی را توليد كرده و در اختيار آنها قرار دادند را مطرح كرده و تاريخ شروع و خاتمه اعتبار هر يك از گواهی‌ها و نرم‌افزارها را ذكر كنند.- دليلی دال بر اينكه آن سردفتر از لوازم (تجهیزات) مجاز مورد تایید مقامات قانونی برای ساخت مهر الكترونيكی استفاده می کند، ارائه دهد.دايره صدور مجوزها نيز پس از بررسی اين مدارك در صورت وجود شرايط لازم، اقدام به صدور مجوز برای سردفتران خواهد كرد. با اين حال بايد توجه داشت كه سردفتران مجاز نيستند برای ثبت الكترونيكی اسناد از نامی به جز همان نامی كه برای ثبت اسناد عادی استفاده می‌كردند، استفاده كنند. همچنين وثيقه ديگری به جز وثيقه‌ای كه قبلاً سپرده‌اند، از آنها دريافت نخواهد شد.