عبارات ساده که منجر به بی‌اعتباری ایمیل‌ها و مکاتبات کاری می‌شوند

ارسال ایمیل هنوز هم یکی از پرکاربردترین روش‌های ارتباطات سازمانی و رعایت لحن و نوشتار صحیح در آن، برای هر فردی ضروری است.اگر وارد فضای کسب و کار شده‌اید یا حتی تجربه‌ای کوتاه در ارتباطات کاری دارید، قطعا با عبارت‌ها و سخنان ممنوعه در پیام‌های شرکتی و ایمیل‌ها آشنا هستید. اظهار نظرهای سیاسی، صحبت‌هایی که شائبه‌ی توهین یا تعرض جنسی داشته باشند و همچنین انتشار شایعات، از مواردی هستند که در بالای لیست عبارات ممنوعه قرار می‌گیرند.علاوه بر موارد گفته‌شده، برخی عبارات و جملات در نظر عموم افراد بی‌عیب هستند و مشکلی بابت استفاده کردن از آن‌ها در ایمیل وجود ندارد. این در حالی است که همین عبارت‌های ساده می‌توانند پیامی منفی به مخاطب و همکار ارسال کنند و به بروز مشکلاتی جدی در روابط کاری منجر شوند. در ادامه‌ی این مقاله‌ی اینفو برخی از این عبارات را معرفی و دلیل مضر بودن آن‌ها را بیان می‌کنیم.۱- فردا به مرخصی استعلاجی نیاز دارمهمه‌ی کارمندان در دوران کاری خود یک یا چند روز را به بهانه‌ی مرخصی استعلاجی به کارهای شخصی پرداخته‌اند. این رفتار عادی است؛ اما اشاره کردن به آن در ایمیل‌های شرکتی، حرکت هوشمندانه‌ای نیست. پاتریک کالوین، شریک تجاری بخش نیروی انسانی یو‌اس‌ای تودی، در این مورد می‌گوید: «اگر پیام و ایمیل شما به دست افرادی غیر از مدیر مورد نظر بیافتد، این نوع اطلاع‌رسانی، عدم صداقت شما را پیش همگان آشکار خواهد کرد. تنها در حالتی که واقعا احساس بیماری می‌کنید، می‌توانید چنین پیامی ارسال کنید.»فراموش نکنید که عنوان کردن صادقانه‌ی مشکل شخصی با مدیر، بهترین راه حل است و در مقابل، ارسال پیام با چنین مضمونی، شک مدیر را نسبت به صداقت شما افزایش خواهد داد.۲- همکارم در این پروژه موفق نبودکم بیشاپ، مدیر عامل SkillPath، در این باره می‌گوید: «هیچ‌گاه در ایمیل‌ها در مورد کارایی همکارتان صحبت نکنید؛ مگر اینکه مدیر او هستید و با مدیر بالاتر یا واحد نیروی انسانی مکاتبه می‌کنید. این کار نه‌تنها بی‌ادبانه است، بلکه هیچ قانونی به شما اجازه نمی‌دهد در مورد بهره‌وری یک نفر در مکاتبات ایمیلی صحبت کنید.»۳- من احساس می‌کنمکارشناسان کسب و کار معتقدند هیچ‌گاه نباید در مکاتبات اداری به احساسات رجوع کرد. فضای کسب و کار نیاز به حقایق، آمارهای صحیح و همچنین اطلاعات قابل استناد دارد. وقتی شما احساستان را در پیامی بیان می‌کنید، نمی‌توانید از آن پشتیبانی کنید؛ چرا که صدای شما و لحن بیانتان در ایمیل وجود ندارد. به بیان دیگر، بیان احساسات و تفکرات درونی نیاز به مکالمه‌ی حضوری دارد و فضای خشک و قانون‌مند مکاتبات، برای آن مناسب نیست.۴- آیا اسناد را تا زمان تعیین‌شده برای من ارسال خواهید کرد؟در ایمیل‌های کاری باید قاطعیت بیشتری داشته باشید. وقتی شما از مخاطب به‌صورت سؤال بالا درخواست می‌کنید، به او اجازه می‌دهید زمان را کمی جابجا کند. قطعا در ادامه‌ی سؤال بالا، به او می‌گویید آماده نبودن اسناد در زمان مشخص، ایراد خاصی ندارد. در این حالت، نمی‌توانید برنامه‌ریزی مناسبی روی پروژه داشته باشید.به‌جای سؤال بالا می‌توانید از این عبارت استفاده کنید: «آیا اسنادیرا که قبلا ارسال کردم مطالعه کردید؟ لطفا آن‌ها را مطالعه کنید و پاسخ را تا روز آینده و ساعت ۳ بع ازظهر برایم ارسال کنید تا بتوانیم طبق برنامه‌ریزی پروژه پیش برویم.» لحن قاطعانه و البته مؤدبانه باعث می‌شود که کارها روی نظم پیش بروند و شما نیز فردی بااعتمادبه‌نفس و لایق به نظر برسید.۵- این فایل پروژه‌ای است که با همکارانم انجام می‌دهیم. لطفا نظرتان را برایم ارسال کنیداشتراک اطلاعات شرکت و اسناد محرمانه و اختصاصی جایی در ایمیل‌ها ندارد. این اتفاق اگر به‌صورت تصادفی هم رخ بدهد، می‌تواند منجر به اخراج شما شود. تمایل به اشتراک کارها در میان نسل جوان بیشتر دیده می‌شود؛ اما باید توجه داشت که این نوع اشتراک اطلاعات حتی با دوستان، ضررهای جبران‌ناپذیری به روند کاری شما وارد خواهد کرد.۶- برخی اوقات از این کار خسته می‌شومحتی زمانی‌ که برای بهترین دوست و همکار خود نامه‌ می‌نویسید، هرگز در مورد شرایط کار از جملات منفی استفاده نکنید. پیام‌های شما ممکن است به هر نحوی به مدیرتان برسد. در بهترین حالت رئیس در جلسه‌ای خصوصی مشکلات شما را می‌شنود و در بدترین حالت، با نوشتن پیام‌های منفی، نامه‌ی اخراج خود را امضا کرده‌اید.۷- بابت عملکرد امروز عذرخواهی می‌کنمعذرخواهی و قبول مسئولیت از رفتارهای بسیار پسندیده‌ی کاری هستند. نکته اینجا است که برخی افراد در این رفتار زیاده‌روی به خرج می‌دهند و بیش از اندازه از عملکرد خود عذرخواهی می‌کنند. زنان به خاطر تربیت‌های اجتماعی نادرست، بیش از مردان چنین رفتاری از خود نشان می‌دهند و در نتیجه فرصت پیشرفت خود را از بین می‌برند. اگر جزو افرادی هستید که گاه و بی‌گاه با عبارات عاجزانه معذرت‌خواهی می‌کنند یا ارزش ایده و نظر خود را پایین می‌شمارند، هرچه سریع‌تر به فکر تغییر رفتار خود باشید؛ چرا که ادامه‌ی این رفتار شما را فردی ضعیف و همچنین غیر قابل اطمینان نشان می‌دهد.۸- کارتان عالی بود، دفعه‌ی بعد لطفا این موارد را هم در نظر بگیریدعموم افراد تصور می‌کنند که ارائه‌ی انتقاد و پیشنهاد از طریق ایمیل سازنده خواهد بود. پیام‌های متنی نمی‌توانند منظور شما از انتقاد را به‌خوبی بیان کنند و عموما منفی برداشت می‌شوند. بهترین روش ابراز انتقاد، مکالمات صوتی و تصویری یا ملاقات‌های حضوری است. اگر در بدترین حالت مجبور هستید که انتقاد را از طریق ایمیل بیان کنید، مثبت‌ترین لحن ممکن را انتخاب کنید. البته عموما پیام‌های انتقادی اثر سازنده نخواهند داشت.۹- من از فرصت‌های جدید استقبال می‌کنمیکی از بدترین و معمول‌ترین رفتارها در میان کارمندان، اشتراک ایده در مورد ترک شرکت و جستجو برای فرصت‌های جدید است. این پیام‌ها بدترین نشانه در مورد علاقه‌ی شما به کار فعلی هستند و امنیت شغلی را با خطرات جدی مواجه می‌کنند. حتی اگر به فکر شغل جدید هستید، تا نهایی شدن فرآیند آن، هیچ صحبتی در این مورد با همکارانتان نداشته باشید.۱۰ – طبق آخرین ایمیل ارسالیاین عبارات عموم با اشاره به پیام‌های قبلی ارسال می‌شوند و نوعی سرزنش در پی دارند. این سبک از یادآوری کاری تنها انرژی منفی به افراد منتقل می‌کند و اثر سازنده نخواهد داشت. اشاره‌ی مستقیم به پیام‌های قبلی به فرد یادآوری می‌کند که کاری را انجام نداده‌اند و حالت سرزنشی دارند.