OKR،سیستمی کارآمد برای مدیریت عملکرد در سازمان ها

مدیریت عملکرد OKR چیست؟سیستمی کارآمد برای مدیریت عملکردواقعیت این است که کتاب ها و مراجع بسیاری در زمینه مدیریت عملکرد نگاشته شده اند که قرار است شما را از فرش به عرش برسانند! ولی تا چه حد موفق بوده اند؟یکی از متداول ترین و موثرترین روش های مدیریت عملکرد، Objectives and Key Results یا OKR است که امروزه در بسیاری از شرکت های بزرگ مستقر در Silicon Valley همچون گوگل مورد استفاده قرار می گیرد.در این روش ابتدا اهداف کلان سازمان ترسیم می گردد. اهداف کلان به شکل مرتبط و منسجم، به اهداف واحدها (یا تیم ها) و اهداف افراد شکسته می شوند.در روش OKR ، این اهداف Objective نامیده می شوند. Objective ها مجموعه اهداف فصلی (سه ماهه) شرکت، تیم و فرد هستند که کمّی بوده ولی قابل اندازه گیری نمی باشند. به منظور اثربخشی هر چه بیشتر این روش، توصیه می شود که تعداد Objective ها برای سازمان، تیم یا فرد بیشتر از 5 نباشد.می یایست Objective ها را به شکلی ترسیم نمود که مجموعه آن ها ایجاد هم گرایی و هم افزایی کرده و سازمان را در جهت نیل به اهداف کلان خود رهنمون نماید.در مواردی Objective ها از خرد به کلان یا به عبارتی از پایین به بالا طراحی می گردند. پیشنهاد من اما استفاده از روش ترکیبی است که نه تنها نقاط قوت هر دو روش را در خود جمع خواهد کرد بلکه به دلیل شکل توافقی آن، مشارکت موثرتر کارکنان را در اجرای موفق این روش در بر خواهد داشت.به منظور سنجش میزان نیل به اهداف ترسیم شده، برای هر Objective دو تا حداکثر پنج نتیجه کلیدی یا Key Results تعیین می گردد. این KR ها همگی کمّی و قابل اندازه گیری خواهند بود و در مقاطع میان دوره ای هفتگی و ماهانه گزارش دهی شده و مورد ارزیابی قرار می گیرند.در ادامه برای روشن تر شدن موضوع به ذکر چند مثال از OKR که در یکی ازشرکت های متعلق به بخش خصوصی راه اندازی شده است می پردازم.مثال 1- OKR فصلی برای سازمان:O: رسیدن به درآمد مصوب همزمان با افزایش سود آوریKR: ایجاد درآمد به میزان 1000 میلیارد ريالKR: آغاز فعالیت فروش محصولات در دو کشور عراق و پاکستان و ایجاد درآمد به میزان 100 میلیارد ريال از این دو بازارKR: افزایش حاشیه سود حاصل از فروش خدمات از 53 درصد به 61 درصدمثال 2- OKR فصلی برای واحد منابع انسانی:O: تکمیل و استقرار نیروی انسانی لازم برای دفاتر خارجی جدیدKR: اجاره دفتر با مشخصات تعیین شده در دو کشور عراق و پاکستانKR: جذب و استخدام 3 کارشناس فروش، 2 انباردار و 2 حسابدار جهت استقرار در دفاتر در حال تاسیس شرکت در دو کشور عراق و پاکستانمثال 3- OKR فصلی برای کارشناس منابع انسانی:O: راه اندازی دفتر جدید شرکت در کشور پاکستانKR: جذب و استخدام 1 کارشناس فروش، 1 انباردار و 1 حسابدار جهت استقرار در دفتر در حال تاسیس شرکت در کشور پاکستانKR: انتخاب یک آپارتمان اداری در شهر لاهور و انعقاد قرارداد اجاره طبق ضوابط موجودرویکردهای به کارگیری OKRسازمان ها بسته به وضعیت و شرایط خاص خود می توانند از رویکردهای مختلفی برای آغاز به کارگیری OKR استفاده کنند.با نگاه به جدول زیر درخواهیم یافت که این رویکردها چیست و نقاط قوت و ضعف آن کدام است.1- گروه نمونه (Pilot)ساده ترین روش است برای آزمودن اینکه این سیستم برای سازمان مناسب است یا خیرنحوه عملکرد OKR در کلیت سازمان سنجیده می شودمشکلات و موانع عملی آن برای پیاده سازی در کل سازمان خود را نشان خواهد دادتعدادی کارشناس OKR جهت هدایت سیستم در آینده تربیت خواهد شدزمان زیادی برای دستیابی به ارزش ها و نتایج در کل سازمان نیاز دارد2- فقط مدیرانساده ترین روش است برای شروع به کارگیری OKRدر سطح سازمان و تیم ها پیاده سازی می شود ولی دورنمای شفافی از به کار گیری OKR در داخل تیم ها به دست نمی دهدکندی نسبی برای دستیابی به ارزش ها و نتایج در کل سازمان وجود دارد3- همه کارکنانبرای SME ها و سازمان های دارای سلسله مراتب ساده (Flat) مناسب استپیاده سازی آن نسبت به دو روش دیگر دشوارتر استسرعت برای دستیابی به ارزش ها و نتایج بیشتر استنکته مهمی که نباید از نظر دور داشت این است که در شروع کار می بایست از یک راهنما و مشاور حرفه ای برای راه اندازی OKR استفاده کرد.این فرد که به او OKR Champion اطلاق می شود مسئولیت کامل آموزش متدولوژی و شیوه کار به افراد را بر عهده خواهد داشت. وی همچنین در یک یا دو دوره اول، بر اجرای صحیح و دقیق پروژه نظارت نموده و مرجعی برای پاسخگویی به سوالات و ابهامات خواهد بود.گزارش عملکردهر روشی که برای هدف گذاری برگزیده شود صرفا زمانی موفقیت آمیز خواهد بود که فرد (یا تیم یا سازمان) نسبت به آن اهداف تعهد روزمره داشته باشد.این متدولوژی Agile به گونه ای طراحی شده است که فرد نمی تواند نسبت به اهدافش بی تفاوت باشد و همین یکی از مزایای بارز OKR نسبت به راهکارهایی است که بررسی و بازنگری اهداف به شکل سالیانه انجام می پذیرد؛ روشی که هنوز حتی در کشور ما -که در بسیاری از موارد عدم قطعیت بر امور حاکم است- برخی از شرکت ها اصرار بر استفاده از آن دارند!چنانچه پیش­تر هم گفته شد، در روش OKR اهداف به صورت فصلی تدوین می شوند و هر فرد موظف است در روز مشخصی از هفته KR های خود را به روزرسانی نماید و مطمئن شود که نه تنها اقدامات روزمره خودش در جهت نیل به اهدافش می باشد بلکه سمت گیری حرکت تیم او و کل شرکت نیز در جهت اهداف تدوین شده است. اینجا است که یکی دیگر از مزایای متمایز OKR بروز می نماید و آن دسترسی به اهداف و نتایج کلیدی "همه توسط همه" است. معمولا در شرکت های کوچک افراد به OKR های کل شرکت دسترسی دارند و در سازمان های بزرگ به OKR های تیم یا واحدی که به آن تعلق دارند.نکته دیگر اینکه به صورت معمول پر کردن فرم های گزارش نویسی زمان زیادی از کارکنان را به خود اختصاص می دهد به شکلی که در بسیاری از موارد آن ها را از انجام سایر وظایفشان باز می دارد. از طرفی نبود گزارش نیز شرکت را دچار ابهام و سردرگمی می نماید. پس چاره چیست؟ چاره کار در این است که سیستم گزارش دهی ساده ای را طراحی نماییم که در عین کارآیی و اثربخشی از اتلاف وقت کارکنان بکاهد.ارزیابی سه ماههمساله مهمی که در ارزیابی سه ماهه یا فصلی باید به آن دقت کرد این است که ارزیابی باید برای نتایج کلیدی انجام شود و نه اهداف.با توجه به ماهیت هر KR دو روش برای ارزیابی آن ها وجود دارد. در روش اول بررسی می شود که چه میزان یا درصد از کار محول شده به انجام رسیده است. نکته حائز اهمیت این است که در هنگاه تدوین KR ها باید دقت نمود که آن ها به اندازه کافی دشوار باشند که رسیدن به مرز 100% نیازمند تلاش و پشتکار قابل توجهی باشد.در روش دوم KR ها به صورت باینری (0 یا 1) ارزیابی می شوند بدین معنی که آن کار یا انجام شده و یا انجام نشده است.نکته مهم این است که فردی که OKR به او محول می شود از همان ابتدا باید در مورد نحوه ارزیابی هر KR کاملا توجیه شده باشد.بسیار مشاهده شده است که ارزیابی نتایج کلیدی سازمان هایی که بدون شناخت کافی و یا قبل از به کارگیری یک مشاور خبره اقدام به پیاده سازیOKR می نمایند اغلب به امتیاز %100 و یا %0 منجر می شود که در نهایت با هدف اصلی به کارگیری این روش منافات دارد.در این روش امتیاز 70% میزان مطلوب بوده و نشانگر آن است که KR ها نه بیش از حد ساده­ انگارانه طراحی شده اند و نه بیش از حد سخت­گیرانه.اشتباهات رایج و شیوه پرهیز از آن ها1- داشتن اهداف زیاددر پایان دوره ارزیابی ممکن است متوجه شوید که پیشرفت چندانی در اهداف حاصل نشده است. علت آن می تواند تعدد اهداف باشد. برای اجتناب از این مشکل باید سعی کرد که تعداد اهداف تیم و فرد بیشتر از 3 مورد نشود.2- تعدد نتایج کلیدی باینریچنانچه پیشتر عنوان شد نتایج کلیدی مجاز است که به هر دو شکل آنالوگ یا باینری تدوین شود؛ ولی برای دستیابی به اهداف تعیین شده توصیه می شود که تا حد ممکن نتایج کلیدی باینری در حداقل تعداد باشند.3- عدم به روز رسانی به موقعیکی از اشتباهات مرسوم در اجرای OKR عدم به روز رسانی پیشرفت اهداف توسط افراد است. برای جلوگیری از این امر حتما باید در سازمان روز مشخصی در هفته برای ارائه گزارش تعیین شود.4- عدم استفاده از مشاور دیگر عامل موثر در عدم موفقیت در پیاده سازی OKR استفاده نکردن از مشاور خبره است. درست است که استفاده از مشاورین هزینه بیشتری برای سازمان در بر دارد ولی همگی به خوبی می دانیم که "ارزانترین" لزوماً "بهترین" نیست!در پایان در صورت نیاز به هرگونه مشاوره و راهنمایی در خصوص پیاده سازی فریم ورک OKR می توانید از طریق ایمیل Iraj.shafii@gmail.com با اینجانب در تماس باشید.