۴ تکنیک اصلی در مدیریت زمان برای کارآفرینان پر مشغله

۱. به بررسی زمان و اهداف خود بپردازیددر اولین قدم باید بدانید که بدون چشم انداز یا هدف روشن، سردرگم خواهید شد. پس این مورد را برای خودتان شفاف سازی کنید. چطوری؟‌ از خودتان بپرسید کجا هستید و می‌خواهید به کجا برسید.‌ با یک برنامه‌ی کوتاه مدت یا بلند مدت شروع کنید. یک لیست تهیه کنید. یادتان باشد تهیه‌ی لیست و برنامه به شکل ذهنی روش درستی نیست. برای تمرکز و تسلط بیشتر حتماً یک ورق و خودکار به دست بگیرید و بنویسید.مشخص کنید مثلاً در طی سه ماه آینده کدام موارد را در حوزه‌ی کاری‌تان دوست دارید و در توان‌تان هست که انجام بدهید. در مقابل برای کدام کارها نیاز به زمان و تجربه‌ی بیشتری دارید. البته در ایجاد این مسیر؛ در مورد مقصد، منابع، افرادی که با شما هستند هم شفاف‌سازی کنید.‌ با درک این‌که چه کارهایی را بهتر انجام می‌دهید و کلاً چه پروژه‌هایی را می‌توانید راحت‌تر پیش ببرید و کمتر در دغدغه باشید، می‌توانید نحوه مدیریت زمان و دستیابی به اهدافتان را به وضوح ایجاد کنید. این‌طوری وقت کافی را خواهید داشت تا به امور شخصی خود هم برسید و با خیال راحت در کنار خانواده مثلاً به سینما بروید یا به یک پیک‌نیک فکر کنید.در مقاله ” چگونه کسب و کار تازه‌ی موفقی راه‌اندازی کنیم؟ ” تلاش کردیم انواع طرح‌های تجاری را برای کاربران شرح و توضیح بدهیم تا بتوانیم راحتر اهداف خود را مشخص کنند.اما حواس‌تان باشد تسلط بر صرفه‌جویی در زمان، کاهش و افزایش حجم کار و به تاخیر و جلو انداختن کار همگی به اراده و انگیزه‌ی اهداف شما مرتبط است. البته نکته این است که شاید با به دست آوردن تجربه و تمرکز بیشتر بر روی کنترل زمان، لازم باشد که یک سری تغییرات در حین انجام کار یا در برنامه‌های پیش رو ایجاد کنید.۲. از یادگیری به موقع بهره ببرید و وظایف را اولویت‌بندی کنیدیک استراتژی عالی برای مدیریت زمان این است که یاد بگیرید چطور وظایف خود را اولویت‌بندی کنید. در کنار آن یک یادگیری دیگری وجود دارد که در واقع به مفهومی اشاره می‌کند که مستقیماً با کار بعدی شما مرتبط است. یعنی ایجاد تعادل بین میزان یادگیری و میزان انجام واقعی آن.بیایید و قبول کنید اغلب افراد و احتمالاً خود شما آگاهانه یا نا آگاهانه وقت خود را برای کارهای کوچک و بی‌اهمیت تلف می‌کنید. چرا؟ خب مشخص است چون که این کارها آسان‌تر هستند یا به سادگی در بالای لیست شما قرار دارند. مگر نه؟ اگر زمان کافی را برای کارهای مهم نداشته باشید، باعث ایجاد چالش و تنگنا در جریان کسب و کار شما می‌شود.در اولویت ‌بندی وظایف سعی کنید آن‌ها را به ترتیب اهمیت و بعد به ترتیب زمان انجام هر کار در اولویت قرار بدهید. در کنار این مورد به طور مثال اگر با محتوا یا ایده‌ی جالبی برخورد کردید که می‌تواند برای اولویت کاری دیگر شما مفید باشد و سرعت آن را بالا ببرد، حتماً آن را نگه‌دارید و کنار بگذارید. این محتوا و ایده می‌تواند مثلاً یک فایل آموزشی، پادکست یا تجربه‌‌ی به دست امده از شرکت کردن در یک سمینار یا جلسه با همتایان‌تان باشد.۳. دست بجنبانید و به جنگ عوامل بازدارنده‌ برویدبعد از مشخص کردن اهداف و اولویت‌بندی در وظایف حالا وقت عمل است. راستش درست همین‌جاست که خیلی از افراد به سد عوامل بازدارنده می‌خورند. روانشناسان می‌گویند که فراموشی، بی‌تفاوتی، عدم اطمینان در توانایی انجام کار و حتی ترس از شکست عوامل بازدارنده‌ای هستند که می‌توانند به ذهن شما دستور بدهند تا لیست کارهای‌تان را به تعویق بیاندازید. خب نتیجه‌ی این به تعویق انداختن‌ها چیست؟ فکر می‌کنید به غیر از ایجاد استرس بیشتر و کلافگی چیز دیگری عایدتان خواهد شد؟ شما هر چه در حالت سکون بمانید تمایل بیشتری در درونتان به ثابت ماندن ایجاد می‌شود. تا استارت کار را نزنید تحریک نمی‌شوید که آن را ادامه بدهید. البته برای به حرکت درآمدن شما در این مرحله ما سه پیشنهاد داریم.۱. آمار نشان می‌دهد احتمال تعویق انداختن برنامه‌های دراز مدت از برنامه‌های کوتاه مدت بیشتر است. با این حساب اگر جز آن دسته از افرادی هستید که کارها را به تاخیر می‌اندازید با برنامه‌های کوتاه مدت شروع کنید.۲. برای کوچک‌ترین موفقیت پاداشی برای خود در نظر بگیرید. مثلاً دیدن یک فیلم، خوردن یک غذای محلی و …۳. حس رقابت را با همتایان خود که پیشرفت کرده‌اند، افزایش بدهید و مغز خود را به سمت دوری از تنبلی هل بدهید.۴. استراتژی تقسیم کار و استفاده از تکنولوژی را در پیش بگیریدشما یک نفر هستید و می‌توانید در طی روز و ساعات کاری فقط یک سری کارها را انجام بدهید. به همین دلیل برای سرعت بخشیدن به کارها و مدیریت زمان باید استراتژی تقسیم کار داشته باشد. وظایف کوچک یا تکراری را به دست همکار یا دستیار خود بسپارید‌. اگر با چالش و مشکلی رو به رو هستید یا از انجام کاری لذت نمی‌برید با انتخاب یک فرد متخصص تمام این دغدغه‌ها را کنار بزنید.از طرفی یک سری کارها با کمک فناوری‌های جدید و ورود نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای مختلف قابل انجام است. در تقسیم کارها از روش‌های نوین غافل نشوید و کسب‌وکارتان را تا حد امکان با تکنولوژی روز پیش ببرید تا مدیریت زمان را به دست بگیرید. به طور مثال می‌توانید شرکت خود را مجهز به نرم‌افزارهای اتوماسیون‌های اداری بکنید و کاغذ بازی‌های معمول را کنار بگذارید و به این ترتیب سرعت مکاتبات و بایگانی اداری خود را بالا ببرید یا برای کنترل امور حسابداری و کاهش وقت در مورد دسته‌بندی تراکنش‌های مالی خود سایت یا فروشگاه‌تان را مجهز به درگاه پرداخت آنلاین کنید.