مدیریت ریسک پروژه چیست ؟

مدیریت ریسک براساس استاندارد PMBOKمدیریت ریسک پروژه چیست از آنجا که ریسک جزء جدایی ناپذیر از پروژه‌‌ها و همچنین رویدادی است که می‌تواند مشکلاتی در مسیر اجرای پروژه و تحقق اهداف آن ایجاد کند، آگاهی از مطالب این حوزه بسیار ضروری است.مدیریت ریسک یکی از مباحث بسیار مهم مدیریت پروژه و همچنین یکی از ده حوزه‌ی دانش راهنمای PMBOK است که یک مدیر پروژه باید درآن تبحر کافی داشته باشد.اما پیاده سازی یک سیستم منسجم برای به کارگیری فرآیند مدیریت ریسک کار دشواری است که نیازمند مطالعه و تحقیق بسیار در این حوزه می‌باشد.تعاریفمدیریت ریسکمدیریت ریسک شامل فرآیندها ابزار ها و تکنیک هایی است که به مدیر پروژه برای افزایش احتمال و شدت ریسک های مثبت و متقابلا کاهش احتمال و شدت ریسک های منفی کمک می کند.عدم قطعیتفضایی است غیر قابل پیش بینی و غیر قابل اندازه‌ گیری است.ریسکهر گونه رویداد در فضای عدم قطعیت که در صورت وقوع ، می تواند تاثیر منفی روی یک یا چند مورد از اهداف پروژه را داشته باشد ( تهدید ) که باید آن را با مدیریت صحیح به تاثیر مثبت ( فرصت ) تبدیل کرد.منشاء ریسکمجموعه ای از شرایطی هستند که در پروژه و در محیط آن وجود داشته و باعث بروز ریسک می شوند.نکاتمتداول ترین اشتباه در شناسایی ریسک ، ناتوانی در تمایز میان منشا ریسک ، ریسک و تاثیرات ریسک می باشد. استفاده از جمله زیر به ما در شناسایی ریسک و منشا آن ها کمک می کند:به خاطر ……… ممکن است ریسک…….. اتفاق بیفتد که در صورت وقوع باعث …………… در پروژه می شود.استفاده از ساختار شکست ریسک ( RBS) در شناسایی منشا ریسک ها کمک می کند.انواع ریسکKnown unknownsریسک هایی که شناخته شده هستند اما اینکه چقدر در پروژه تاثیر دارند مشخص نیست.Unknown unknownsریسک هایی که نه وجود آن ها و نه میزان تاثیر آن ها در پروژه مشخص است.جایگاه مدیریت ریسکآنچه پروژه های موفق را از پروژه های ناموفق جدا می کند این است که مشکلات و معضلاتی که ممکن است بعدها پروژه را دچار بحران کند،از آغاز شناخته و برای آن ها در زمان مناسب، پاسخ های درستی درنظر گرفته شود.اهداف فرآیند مدیریت ریسک1-گرفتن تصمیمات مناسبی برای کاهش ضرر ناشی از تهدید ها و افزایش سود ناشی از فرصت ها2- تضمین عدم پیشروی ریسک ها از محدود قابل قبول3- اطمینان از دستیابی به اهداف پروژه4- اطلاع رسانی به ذینفعان و اعضای تیم پروژه از آنچه که منجر به موفقیت یا عدم موفقیت پروژه می شودفرآیندهای مدیریت ریسک مطابق استاندارد PMBOK1- برنامه ریزی مدیریت ریسک ( plan Risk management )برنامه ریزی شفاف و دقیق برای چگونگی انجام فعالیت های مدیریت ریسک برای هر پروژه استکه مزیت اصلی آن اطمینان از مناسب بودن درجه، نوع ، شفافیت مدیریت ریسک با ریسک ها و اهمیت پروژه برای سازمان و سایر ذینفعان است.به طور کلی برنامه ریزی ریسک شامل موارد زیر می باشد:متدلوژی، ابزارها و تکنیک های مورد استفاده ( Tools & Technique , Methodology )تعیین و شناسایی نقش ها و مسئولیت های ذینفعان ( Roles and responsibilities )را ه های تامین بودجه ( Budgeting )مدت زمان درنظر گرفته شده برای حل و فصل نمودن ریسک ها ( Timing )تعیین میزان ریسک پذیری ذینفعان ( Revised stakeholders tolerance )تعیین استاندارد های گزارش دهی ، ساختار و چرخه های به روز رسانی آن ها ( Reporting format )پیگیری های مورد نیاز ( Tracking )2- شناسایی ریسک ها ( Identify Risks )فرآیند شناسایی ریسک های فردی پروژه ، همچنین ریسک های کلی پروژه و مستند سازی مشخصات آن ها می باشد.روش های شناسایی ریسک هاطوفان مغزی ( Brainstorming)روش دلفی ( Delphi)شناسایی متخصصان و اطمینان از مشارکت آن هاارسال پرسشنامه دلفیدریافت پاسخ های متخصصانبررسی و جمع بندی پاسخ هاجمع آوری مجدد نظرات متخصصان و تکرار فرآیند ( حداقل سه بار )توزیع و به کارگیری اطلاعات نهاییچک لیست ( Checklist )عموما چک لیست ها که از پروژه های قبلی بدست آمدند، برای شناسایی ریسک ها و برنامه ریزی پاسخگویی به آن ها طراحی می شوند. که مهم ترین مزیت چک لیست ها سادگی و سرعت استفاده از آن ها می باشد. اما از جهتی که پروژه ها منحصر به فرد هستند احتمال دارد با ریسک های جدیدی رو به رو شویم که در پروژه های قبلی نبوده است.مصاحبه ( Interview )جهت شناسایی ریسک ها می توان با شرکای پروژه، ذینفعان، و کارشناسان مربوطه مصاحبه کرد.تحلیل SWOT ( SWOT analysis )این روش هریک از نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدات را بررسی می کند.نمودار علت و معلول ( Cause and Effect Diagram )نمودار علت و معلول که به نام های ایشیکاوا یا استخوان ماهی نیز معروف است، نشان می دهد که چگونه عوامل مختلف ممکن است باعث بروز مشکلات یا آثار بالقوه شوند.خروجی فرآیند شناسایی ریسکدفتر ثبت ( Risk Register ) می باشد که شامل فهرست ریسک های شناسایی شده، فهرست پاسخ های بالقوه و صاحبان ریسک ها می باشد.3- ارزیابی ریسک هاارزیابی کیفی ریسک ( Qualitative Risk Analysis)فرآیند اولویت بندی کردن ریسک ها برای اقدام و یا تحلیل بیشتر از طریق احتمال وقوع و یا شدت اثر آن ها می باشد.ماتریس احتمال و اثر ( P-I )ارزیابی اینکه یک ریسک چقدر اهمیت دارد و اولویت توجه به آن ها چگونه باشد با استفاده از یک جدول و یا ماتریس احتمال و اثر صورت می گیرد. در این ماتریس دو بعد احتمال و شدت در سطوح مختلف به صورت کیفی ( کم، زیاد و.. ) درجه بندی شده است و نقطه ی تلاقی هر دو بعد با یکدیگر نشان دهنده میزان اهمیت و امتیاز ریسک ( کیفی ) می باشد.نکته:هنگامی که در یک پروژه مجموعه ای از ریسک ها به وقوع می پیوندند، بدیهی است که این ریسک ها بر یکدیگر تاثیر می گذارند. وقوع یک ریسک احتمال بروز دیگری را افزایش وکاهش می دهد یا تاثیر آن را بیشتر و یا کمتر می کند. یا حتی با به وقوع پیوستن یک ریسک ممکن است ریسک های جدیدی را به پروژه اضافه می کند.ارزیابی کمی ریسک ( Quantitative Risk Analysis )ارزیابی کمی ریسک عبارت است از تحلیل عددی تاثیر ریسک های شناسایی شده بر اهداف کلی پروژه که دقیقا پس از مرحله ارزیابی کیفی ریسک ها و اولویت بندی آن ها صورت می گیرد. بنابراین تحلیل کمی در مورد ریسک هایی صورت می گیرد که در مرحله تحلیل کیفی ریسک ها اولویت بندی شده اند.روش های تحلیل کمیدرخت تصمیم ( Decision Tree )نشان می دهد که چگونه یک تصمیم بین گزینه های استراتژی سرمایه ای، زمانی که محیط در حالت عدم قطعیت است اتخاذ می گردد.تحلیل حساسیت ( Sensitivity Analysis )به کمک این تکنیک می توان تشخیص داد کدام ریسک اثر بالقوی بیشتری بر پروژه دارد به طوری که با تغییر پارامتر ها در مدل، حساس و مهم بودن ریسک ها مشخص می شود.شبیه سازی ( Simulation )شبیه سازی عبارت است از تبدیل کردن جهان واقعی به کمک مجموعه ای از فرضیات در قالب یک مدل که هدف آن فهم رفتار یا فرآیند یک سیستم تحث تاثیر متغیر های مختلف می باشد.یکی از شناخته شده ترین روش های شبیه سازی پروژه که بر مبنای اصول مقدماتی نمونه گیری آماری شکل گرفته و درک آن نیازمند تخصص زیادی نیست روش مونت کارلو می باشد.4- برنامه ریزی پاسخ به ریسک ( Plan Risk Responses )فرآیند تعیین گزینه ها و اقدامات مختلف جهت بهره برداری از فرصت ها و کاهش تهدیدات مربوط به اهداف پروژه است.این فرآیند بر اساس اولویت ریسک ها به آن ها توجه می کند و منابع و فعالیت ها را به بودجه، زمان، و برنامه مدیریت پروژه در صورت نیاز ترزیق می کند.استراتژی پاسخ به ریسک های منفی ( تهدیدات )واگذارکردن به سطوح بالا ( Escalate )زمانیکه رسیدگی به ریسک های موجود در پروژه از اختیارات و مسئولیت های مدیر پروژه بالاتر باشد باید موضوع در سطوح بالاتر سازمان مطرح و توسط آن ها حل و فصل گردد. دراین صورت موضوع از دستور کار تیم پروژه خارج می شود ولی می تواند برای رصد در جدول لیست ریسک ها آورده شود.اجتناب ( Avoid )این روش در صورت امکان بهترین شیوه ی پاسخگویی به ریسک ها است. در صورتی که ریسک ها از همان ابتدا شناسایی شده باشند از بسیاری از ان ها می توان اجتناب کرد. به طور کلی با شفاف سازی الزامات، جمع آوری اطلاعات بیشتر، توسعه ارتباطات، تخصیص مناسب مدت زمان و تخصیص مناسب هزینه می توان از ریسک ها اجتناب کرد.انتقال ( Transfer )در این استراتژی، ریسک را به یک عضو سوم انتقال می دهیم که انتقال تعهد و مسئولیت ریسک ها با تعیین مبلغی از طریق یک قرارداد صورت می گیرد. شرط انتقال ریسک پایین بودن هزینه انتقال نسبت به هزینه ی وقوع احتمالی ریسک می باشد.تعدیل ( Mitigate )انجام مجموعه اقداماتی که به موجب آن ها احتمال وقوع ریسک کاهش می یابد و یا در صورت وقوع ریسک اثر منفی آن کمتر شود.پذیرش ( Accept )اگر هیچ یک از استراتژی های فوق را نتوان به کار گرفت، به ناچار استراتژی پذیرش را انتخاب می کنیم. بنابراین قبل از وقوع ریسک کاری از دست ما برنمی آید. نهایتا می توانیم تمهیداتی را بیندیشیم که در صورت وقوع ریسک خسارات ناشی از آن کاهش یابد.استراتژی پاسخ به ریسک های مثبت یا فرصت هاواگذار کردن به سطوح بالا ( Escalate )برای استفاده از فرصت ها و تحقق آن ها در مواردی که از اختیارات مدیر پروژه بالاتر است موضوع به رده بالاتر فرستاده می شود.محقق کردن ( Exploit )باید اقداماتی انجام دهیم که فرصت های شناسایی شده محقق سازد البته تحقق بخشیدن به همه فرصت ها بسیار ایده آل است.تسهیم ( Share )به اشتراک گذاری فرصت ها با شرکا در راستای بهره برداری از فرصت هاافزایش ( Enhance )افزایش احتمال و اثر وقوع فرصت هانادیده گرفتن ( Ignore )در حالیکه می دانیم ریسک در صورت وقوع تاثیر مثبت بر پروژه دارد اما تلاشی برای تحقق آن نمی کنیم.توجهدر برخورد با برخی ریسک ها ممکن است استفاده از یک استراتژی کافی نباشد و ما نیازمند استفاده از ترکیبی از استراتژی ها هستیم.5- پیاده سازی پاسخ ریسک ها ( Implement Risk Response )فرآیند پیاده سازی پاسخ هایی که روی آن ها توافق صورت گرفته و مزیت کلیدی این فرآیند این است که اطمینان حاصل می کند پاسخ های پذیرفته شده اجرا می شوند و به دنبال آن تهدید ریسک ها کاهش و فرصت آن ها افزایش می یابد.6- کنترل ریسک ها ( Monitor Risks )فرآیند پیاده سازی برنامه های پاسخ به ریسک، پیگیری ریسک های شناسایی شده، نظارت بر ریسک های باقی مانده، شناسایی ریسک های جدید و ارزیابی اثربخشی فرآیند ریسک در طول پروژه است.در این قسمت نیازمند پاسخ سوالات زیر هستیم:آیا مفروضات پروژه هنوز اعتبار دارند؟آیا درجه اهمیت ریسک ها تغییر نکرده است؟آیا سیاست های به کارگرفته شده مناسب هستند؟آیا ذخیره احتیاطی آماده و مطمئن در ابعاد زمان، هزینه و سایر اهداف در اختیار پروژه است؟آیا می توان بازنگری هایی در مورد مسائلی مانند انتخاب استراتژی های جایگزین، اجرای برنامه های احتیاطی و انجام اصلاحات در برنامه مدیریت پروژه انجام داد؟مدیریت چابک ( Agile ) در ریسک پروژهپروژه ها با متغیر های زیاد به خودی خود ابهامات و ریسک بالایی دارند.برای حل این مسئله و کاهش ابهامات، پروژه های چابک روش تحویل تدریجی محصول و استفاده از تیم های چند مهارته را در دستورکار خود قرار داده اندو از این طریق می توانند دانش کسب شده در هر مرحله را با یکدیگر به اشتراک بگذارند تا روند آتی را بهبود دهند.