«اصل محوری به جای فرآیند محوری» تغییر بارز استاندارد PMBOK

مهم ترین و بنیادی ترین تغییر در استاندارد PMBOK 7، نسبت به نسخه های قبلی استاندارد مدیریت پروژه، جایگزینی سیستم اصل محور به جای سیستم فرایند محور است، لذا تمام فرآیندها، گروه‌های فرآیندی و حوزه‌های دانش، یعنی کل محتوای قدیمی استاندارد، به بخش سوم یعنی راهنمای آنلاین منتقل شده و دیگر جزئی از کتاب PMBOK 7 نخواهد بود و در عمل فرایندهای مدیریت پروژه، اهمیت قبلی خود را از دست خواهند داد.این کتاب از سه بخش (استاندارد، راهنما و ضمائم) تشکیل شده است. بخش استاندارد ۳ زیربخش اصلی دارد:مقدمهسیستم تولید ارزش در پروژاصول ۱۲ گانه تحویل پروژهبخش راهنمای نیز 2 زیربخش اصلی:روش‌ها، تکنیک‌ها و مدل‌هااختصاصی‌سازی یا متناسب سازیو همچنین در انتهای کتاب نیز بخش های زیر وجود دارند:ضمائم (Appendices)فهرست واژگان کلیدی (Glossary)فهرست مرتب شده به ترتیب حروف الفبایی موضوعات (Index)در قسمت اول بخش استاندارد، مقدمه و تشریح یکسری مفاهیم وجود دارد. قسمت دوم سیستم تولید ارزش یا Value Delivery System نام دارد و استاندارد PMBOK نسخه هفتم بسیار در مورد ارزش صحبت کرده است. مفهومی که در پروژه‌های چابک بسیار به کار برده می‌شود. قسمت سوم به معرفی اصول می‌پردازد. اصولی که عناصر اصلی استاندارد PMBOK نسخه هفتم را شکل می‌دهند. در نسخه جدید استاندارد PMBOK ما شاهد دوازده اصل خواهیم بود.اصول دوازده‌گانه:1-Be a Diligent, Respectful and Caring Stewardدر واقع این اصل بیانگر نقش و وظیفه اصلی مدیر پروژه است که باید نقشی حمایت‌گر برای تیم خود داشته باشد و نه صرفاً رئیس.2- Create a Collaborative Project Team Environmentاین اصل در مورد همکاری تیم پروژه صحبت می‌کند. چیزی که برای موفقیت یک پروژه اهمیت دارد داشتن یک تیم فوق‌العاده است و نه صرفاً افراد خبره. تیمی که افراد آن به خوبی در کنار هم می‌توانند پروژه را اجرا کنند.3- Effective Engage with Stakeholdersاین اصل در مورد اهمیت مشارکت دادن ذینفعان در پروژه است. یکی از مشکلات اساسی در پروژه‌ها ارتباطات نامناسب ذینفعان پروژه با یکدیگر است.4- Focus on Valueباید در طول پروژه به تولید ارزشی که در پروژه صورت می‌گیرد توجه داشته باشیم. در واقع این اصل بسیار به اصل اول استاندارد PRINCE2 که توجه دائمی به توجیه‌پذیری پروژه بود نزدیک است. در این اصل دنبال مقایسه سرمایه گذاری انجام شده با منافع بدست آمده از پروژه هستیم. در واقع باید پروژه را بگونه‌ای پیش ببریم که این ارزش حداکثر شود.5- Recognize, Evaluate and Respond to System Interactionsاین اصل به این نکته اشاره داره که همه کارها را در پروژه باید به صورت همه‌جانبه بررسی کنیم و تمامی جنبه‌ها را مورد توجه قرار دهیم.6- Demonstrate Leadership Behaviorsاین اصل در مورد رهبری صحبت می‌کند. پمباک اعتقاد دارد هر کسی می‌تواند در پروژه رهبر باشد و به دنبال فراهم کردن زمینه‌ای است که هرکسی که قادر است، این مهارت را کسب کند و این فرصت را داشته باشد.7- Tailor Based on Contextدر مدیریت پروژه روش‌ها باید کاملاً اختصاصی سازی شده باشد و نباید در دو پروژه تا حدودی مشابه دقیقاً از یک روش یکسان استفاده کرد.8- Build Quality into Processes and Deliverablesاین اصل بروی کیفیت فرآیندها و خروجی‌های پروژه متمرکز شده است. در هر پروژه‌ای هدف حداکثر کردن کیفیت نیست بلکه ما باید به دنبال رسیدن به حد مورد انتظار از کیفیت باشیم.9- Navigate Complexityدر این اصل باید به عدم قطعیت‌ها و تبعات آن توجه داشته باشیم به این دلیل که این عدم قطعیت ها هستند که باعث پیچیدگی پروژه می‌شوند.10- Optimize Risk Responsesاین اصل در مورد شناسایی، ارزیابی ریسک‌ها و داشتن پاسخ مناسب برای آن‌هاست.11- Embrace Adaptability and Resiliencyذات سیستم‌های چابک تطبیق است به جای اینکه در ابتدای پروژه برای همه چیز برنامه‌ریزی کنیم در تلاشیم در طول پروژه و با توجه به شرایط تغییر کنیم و خود را با وضعیت موجود تطبیق دهیم. چیزی که این اصل به دنبال آن است تطبیقی بودن سیستم مدیریت پروژه است، یعنی در طول اجرای پروژه و با گرفتن بازخورد باید بتوانیم سیستم مدیریت پروژه خود را تغییر دهیم و با شرایط موجود تطبیق دهیم.12- Enable Change to Achieve the Envisioned Future Stateاین اصل در مورد تغییر صحبت می‌کند. اینکه ما با اجرای پروژه‌ها به دنبال تغییر وضعیت فعلی و رسیدن به وضعیتی مطلبوب‌تر هستیم.بخش دوم کتاب یعنی راهنما، اول این بخش به حوزه‌های عملکردی یا performance domain پرداخته است. در واقع این قسمت بسیار شبیه حوزه‌های دانش در نسخه‌های قبلی استاندارد PMBOK است. در حوزه‌های دانش تمرکز ما روی خروجی بود ولی اینجا در حوزه‌های عملکردی ما روی نتایج متمرکز خواهیم بود. در نسخه هفتم استاندارد PMBOK ما هشت حوزه عملکردی داریم.حوزه های عملکردی:1- stakeholderتمرکز این حوزه روی توجه به مشارکت ذینفعان و مدیریت مشارکت آنان است.2- team performanceاین حوزه در مورد تیم و بهیود عملکرد آن‌ها صحبت می‌کند. فعالیت‌هایی نظیر ایجاد انگیزه و کمک به رشد اعضای تیم، رفع مشکلات و ارزیابی عملکرد تیم و …3- development approach and life cycleاینکه در طول چرخه حیات پروژه به چه صورت می‌خواهیم پروژه را اجرا کنیم و عملاً چرخه حیات پروژه ما از چه بخش‌هایی تشکیل شده است و اینکه تحویل محصول به مشتری یا کارفرما به چه صورت قرار است انجام شود و نهایتاً اینکه میخواهیم پروژه را به چه صورتی انجام دهیم. میخواهیم چابک باشیم یا از روش آبشاری استفاده کنیم.4- Planningهر پروژه‌ای به برنامه ریزی نیاز دارد. برنامه ریزی در تمامی حوزه‌های دانش ده‌گانه که در نسخه‌های قبلی استاندارد PMBOK با آن‌ها آشنا شده‌ایم.5- Project workاین حوزه در مورد اجرای برنامه‌ها صحبت می‌کند.6- Deliveryاین حوزه در مورد تحویل شدنی‌های پروژه و ارتباط بین آن‌ها و الزامات صحبت می‌کند.7- Measurementبسیاری از پروژه‌ها معیار درستی برای ارزیابی عملکرد خود ندارند و صرفاً عملکرد پروژه را با مقایسه پیشرفت برنامه‌ای و واقعی ارزیابی می‌کنند. در این حوزه در مورد نحوه ارزیابی عملکرد پروژه‌ها صحبت شده است.8- Uncertaintyاین حوزه در مورد عدم قطعیت‌ها صحبت می‌کند و فراتر از بحث ریسک‌ است.قسمت دوم بخش راهنما، به مدل‌ها، روش‌ها و محصولات مدیریتی اشاره دارد. در این قسمت روش‌ها و مدل‌های مختلفی به طور مختصر توضیح داده می‌شود و هدف آشنایی افراد با این مدل‌ها و روش‌هاست.قسمت سوم بخش راهنما، در مورد Tailoring یا اختصاصی سازی صحبت می‌کند. اینجا استاندارد PMBOK به بیان چارچوبی دو مرحله‌ای برای اختصاصی سازی اشاره دارد. مرحله اول در سطح سازمان صورت می‌گیرد و مرحله دوم در سطح پروژه انجام می‌شود. قسمت عمده این چارچوب که برای اکثر پروژه عمومیت دارد در لایه سازمانی انجام می‌شود و نهایتا‌ً در لایه پروژه و متناسب با آن کاملاً اختصاصی سازی انجام می‌شودبطور خلاصه شکل زیر گزیده از مطالب گفته شده است.منابع:www.pmi.orgwww.mohammad-ahmadzadeh.comkhorramirad.com