ثبت مستندات با OneNote؛ منظم و دسته‌بندی شده

همه‌تون احتمالا مسعود شَصت‌چی (مرد هزار چهره) رو یادتونه که کارمند بایگانی بود و کلی پوشه و کاغذ با خودش اینور و اونور حمل می‌کرد. توی این پست می‌خوایم یاد بگیریم چجوری با استفاده از نرم‌افزار OneNote، تبدیل به مسعود شصت‌چی نشیم! و بتونیم نوشته‌ها و مستندات خودمون رو منظم کنار هم دسته‌بندی شده داشته باشیم.آموزش OneNoteدانلود وان‌نوتاین نرم‌افزار تولید شرکت مایکروسافت هست و قبل از هرچیزی سراغ دانلود این نرم‌افزار میریم و تفاوت زیادی نمی‌کنه از نسخه 2013 یا 2016 این نرم‌افزار استفاده کنید و البته قبلش توی قسمت Start ویندوز خودتون یه سرچ کنید شاید موقع نصب آفیس، این نرم‌افزار هم به‌طور پیش‌فرض نصب شده باشه.آیکون وان‌نوتالبته دقت کنید کنار اسمش 2013 یا 2016 نوشته شده باشه؛ چون یه نسخه وان‌نوت مخصوص خود ویندوز هم داریم که خیلی ساده‌ست و به کارمون نمیاد.می‌تونید از سایت زیر، نسخه مربوط به ویندوز خودتون رو پیدا و نصب کنید:دانلود وان‌نوت مخصوص ویندوزهمچنین توجه کنید نسخه موبایلی این نرم‌افزار برای استفاده و واردکردن متن جدید، زیاد جالب نیست و صرفا برای مرور و مشاهده مطالب از قبل ثبت‌شده شاید به‌کار بیاد و با سرچ‌ توی اپ‌استورهای مختلف می‌تونید نصبش کنید. ولی آموزش ما مربوط به نسخه ویندوز نرم‌افزاره.شروع کار با OneNoteدر ابتدا ممکنه خود نرم‌افزار بخواد حساب کاربری مایکروسافت بسازید (Signup) یا اگه از قبل اگه دارید با اون وارد بشید (Login). ولی اگه این مراحل براتون نیومد، خودتون از منوهای بالای صفحه وارد File بشید و از اونجا سراغ Account برید و اقدام به ورود یا ثبت‌نام کنید.چون تنها در این صورته که می‌تونید از قابلیت‌های همگام‌سازی (Sync) این نرم‌افزار استفاده کنید.بخش‌های اصلی OneNoteدر سمت چپ این نرم‌افزار، بخش NoteBookها رو مشاهده می‌کنید که بهتره دکمه پین? بالای این بخش رو بزنید تا همیشه جلوی چشمتون باشه. و با کلیک راست می‌تونید نوت‌بوک جدید اضافه کنید.عکس محیط نرم‌افزار وان‌نوتهر نوت‌بوک به‌دلخواه شما می‌تونه از چند Section (بخش) تشکیل بشه. که با کلیک روی علامت ➕ بالای نوشته‌ها، می‌تونید اضافه کنید.هر چندتا Section رو می‌تونید داخل یک Section-Group (گروه) قرار بدید و برای اینکار کافیه کنار Section‌ها کلیک راست کنید و اضافه کردن گروه رو انتخاب کنید. و با کشیدن و رها کردن هر سکشن به داخل گروه‌ها، اونا رو زیرمجموعه یک گروه کنید.توی هر Section می‌تونید، هرچندتا Page(صفحه) که خواستید در قسمت سمت راست ایجاد کنید و به هر صفحه، عنوان جداگونه‌ای بدید و مطالب و تصاویر و صداهای مختلف رو وارد کنید.همچنین می‌تونید برخی صفحات رو با موس کمی به راست بکشید تا زیرمجموعه صفحات بالاتر یا اصطلاحا Sub-Page شوند.قابلیت‌های دیگر وان‌نوتتوی این نرم‌افزار از بیشتر قابلیت‌های Word می‌تونید بهره بگیرید.یکی از جذاب‌ترین بخش‌ها قابلیت سرچ اون در قسمت راست بالای نوشته‌ها هست که امکان جستجو در بین تمام نوت‌بوک‌ها و صفحات مختلف با یک کلیک وجود داره.من (محمدجواد علیرضائی) به‌عنوان مدیر ارشد استراتژی آژانس فیکا، از این نرم‌افزار برای ثبت مستندات و به اشتراک گذاشتن اون با افراد مربوط در شرکت استفاده می‌کنم.چون یکی از قابلیت‌های اصلی این نرم‌افزار امکان به اشتراک‌گذاشتن هر نوت‌بوک با افراد دیگره. (که اونا هم اکانت وان‌نوت دارن.)برای این کار، کافیه روی یک نوت‌بوک کلیک راست کرده و گزینه Share-This-Notebook رو انتخاب کنید و در مرحله بعد، ایمیل افراد را وارد کرده و امکان صرفا مشاهده (Can-View) یا امکان ویراش آن‌ها (Can-Edit) رو انتخاب کنید و سپس گزینه Share رو بزنید.به اشتراک گذاشتن یک نوت‌بوک با دیگران در وان‌نوتدرمرحله بعد اون شخص، باید وارد OneNote خود شده و پس از ورود به اکانت خود (Login)، به بخش File و سپس Open رفته و دعوت شما را بپذیرد. یا اگر در این بخش هنوز آن نوت‌بوک اضافه نشده بود، سراغ ایمیل خود رفته و از آنجا دعوت‌نامه شما را بپذیرد.فقط توجه داشته باشید، هرکدام از اعضای یک نوت‌بوک بعد از ویرایش هر صفحه، بهتر است روی آن نوت‌بوک کلیک راست کرده (درحالت آنلاین و اتصال به اینترنت) و گزینه زیر را انتخاب کند:Sync This Notebook Nowو همچنین هر عضوی، در هنگام شروع کار مجدد با هر نوت‌بوکی نیز این گزینه را انتخاب کنند، تا تغییرات سای اعضا برای آن‌ها همگام‌سازی شود.ابزارهای دیجیتال، با امکانات ویژه‌ای که در اختیار ما می‌گذارند، به بهبود زندگی بشر، کمک بسیار زیادی کرده‌اند و من در صفحه ویرگول خودم، سعی دارم به‌تدریج به انتقال تجربیات خودم در استفاده از این ابزارها بپردازم و فهرست اولیه این آموزش‌ها رو می‌تونید توی این پست من مشاهده کنید:https://vrgl.ir/T8gmf