آیا مدیریت زمان با استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها صحت دارد؟

به عنوان کسی که حدود 8 سال در شرکت‌های مختلف به عنوان مدیر یا مشاور منابع انسانی فعالیت می‌کند، استفاده از سیستم کنترل تردد یکی از فاکتور‌های مهم در مدیریت زمان در سازمان‌ها است. در سال‌های اول فعالیت در واحد منابع انسانی، با مدیرانی برخورد داشتم که خرید دستگاه حضور و غیاب را یک هزینه اضافی و تحمیلی برای مجموعه کاری خود می‌دانستند. اون سال‌های اول که تجربه زیادی نداشتم، گاهی هزینه‌های چند میلیونی تهیه دستگاه ثبت تردد برای برخی شرکت‌ها را به نظرم هزینه اضافی بود. اما به تدریج و با گذشت زمان به این نتیجه رسیدم استفاده از چنین سیستمی‎‌هایی برای ثبت و مدیریت تردد‌ها نه تنها هزینه نیست بلکه در صرفه جویی در هزینه‌ها بسیار موثر است.بسیاری از افراد تصور می‌کنند که نهایت استفاده از دستگاه ساعت زنی، ثبت دقیق ساعت ورود و خروج پرسنل و در نهایت خروجی گرفتن پایان ماه برای محاسبه حقوق و دستمزد است. اما این ظاهر قضیه بوده و در صورتی که دستگاه شما از نرم افزار حضور و غیاب جامعی برخوردار باشد، امکانات بینظیری برای مدیریت بهینه زمان و جلوگیری از هدر رفت هزینه‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد.سال 97 در واحد منابع انسانی یک شرکت صنعتی کار می‌کردم که همیشه مدیریت شرکت از مدت زمان زیادی که پرسنل برای صرف ناهار یا تعویض لباس و شیفت تلف می‌کردند. در واقع هیچ نظارتی برای چنین مواردی نبود. در زمان صرف ناهار شاید بیش از یک‌ساعت کارگران به گفتگو و استراحت پرداخته در حالی که مدت زمان مقرر برای ناهار تنها 30 دقیقه بود. تصمیم گرفتم با پرسنل صحبت کنم و چنین موردی را با آنها مطرح کنم و قضیه را دوستانه حل کنم، اما با توجه به اینکه به چنین کاری عادت کرده بودند عملا ممکن نبود. در گام بعدی گفتم زمان شروع و خاتمه زمان ناهار را به صورت دستی در یک دفتر ثبت کنید. اما این کار هم مشکلات زیادی به‌همراه داشت. شروع کردم به سرچ کردن و در نهایت با قابلیتی با عنوان تعریف بازه زمانی استراحت ( برش) در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم آشنا شدم. اینجا بود که فریاد زدم یافتم، یافتم اما عملا چنین قابلیتی در نرم افزار مورد استفاده در شرکت ما وجود نداشت.تنها راه‌حل این بود که مدیریت شرکت را مجاب به تعویض نرم افزار کنم، که خوشبختانه با توضیحاتی که دادم، براحتی تغییر نرم افزار میسر شد. حالا براحتی می‌توانستیم چندین بازه زمانی استراحت در طول زمان تعریف کنیم که کارگران برای استفاده از آن مجبور به ثبت در دستگاه حضور غیاب بودند. به این ترتیب دیگه شاهد تلف شدن زمان در حین صرف ناهار، صبحانه و... نبودیم.اما مشکل دیگری که با آن مواجه بودیم، مدت زمان زیادی بود که کارگران برای تعویض لباس و خروج از محل کار صرف می‌کردند و عملا به عنوان اضافه کار محسوب می‌شد. به عنوان مثال هر روز 20 الی 30 دقیقه اضافه کار که در آخر ماه مبلغ قابل ملاحظه‌ای می‌شد. اینجا بود که دست به دامن واحد پشتیبانی نرم افزار حضور و غیاب جدید شده و مشکل را با آنها مطرح کردم. خدا را شکر در نرم افزار نانوتایم، قابلیتی در نظر گرفته شده بود که امکان تعریف حداقل و حداکثر زمان اضافه کار در آخر وقت کاری وجود داشت.قضیه جایی جالب شد که امکان تعریف حداقل و حداکثر اضافه کاری اول وقت در نرم افزار وجود داشت و براحتی تونستیم با تعیین مدت زمان‌های مورد نظر از اضافه‌کاری‌های بی‌مورد اول و آخر وقت جلوگیری کرده و تا حدود زیادی در هزینه‌های شرکت صرفه جویی کنیم.اما این صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها تنها معطوف به پرسنل نبود، چون در نرم افزار امکان تهیه لیست بیمه برای ارائه به سازمان بیمه هم در نظر گرفته شده بود که درگیری کار واحد منابع انسانی در تهیه دیسکت بیمه کم کرد و این هم صرفه جویی در هزینه محسوب می‌شود.اما مهمترین قابلیت، امکان اتصال نرم افزار کنترل تردد، به نرم افزار حقوق و دستمزد برای محاسبه راحت‌تر و دقیق‌تر حقوق و دستمزد پرسنل در پایان هر ماه بود. با این ویژگی نیازی به محاسبات دستی و استفاده از فرمول‌های متنوع برای انجام محاسبات نبود و اطلاعات به طور مستقیم از نرم افزار دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل شده و در کمترین زمان ممکن محاسبات انجام می‌شد.اما یکی از مواردی که خیلی برای من جذاب بود، اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی نانوتایم بود که تا حد زیادی مشکل مراجعه مکرر پرسنل برای دریافت ریز تردد‌ها بخصوص در پایان ماه را حل کرد. با استفاده از این اپلیکیشن، هر پرسنل براحتی بر روی موبایل خود امکان دسترسی به لیست تردد‌های خود را داشته و دیگر نیازی به مراجعه به واحد حسابداری و دریافت پرینت لیست تردد‌ها نبود. بنابراین در هزینه‌های کاغذ و استهلاک دستگاه‌ها هم صرفه جویی شد. این موارد تنها گوشه‌ای از قابلیت‌هایی بود که این تغییر در اختیار ما قرار داد. در پایان ماه با ارائه گزارشی جامع از روند کار و تغییرات ایجاد شده، مدیریت شرکت نه تنها از انجام چنین هزینه‌ای ناراحت نبود، بلکه از آن بهعنوان دست‌آوردی در جهت افزایش بهروری شرکت یاد کرد. پیشنهاد من به شما نترسیدن از تغییر در محیط کاری هرچند شامل هزینه و شکستن روتین‌های درون سازمانی باشد.