اهمیت برنامه ریزی؛ چگونه برنامه ریزی کنیم؟

اهمیت برنامه ریزی؛ چگونه برنامه ریزی کنیم؟ برنامه ریزی چیه؟برنامه‌ریزی هم برای زندگی شخصی و هم حرفه‌ای و شغلی ضروریه. برنامه ریزی به ما کمک میکنه به اهداف خودمون برسیم و اجازه استفاده موثرتر از زمان و سایر منابع رو میده. برنامه‌ریزی به معنی تحلیل و بررسی اهداف و نیز روشی ست که ما به وسیله اون به اهدافمون خواهیم رسید. آیا آدمای موفق به همه کارهاشون میرسن؟ از اونجایی که ما آدم های موفق رو خیلی کامل میدونیم شاید بگیم بله به همه کارهاشون میرسن. اما در حقیقت خیر. آدمای موفق به همه کارهاشون نمیرسن. نکته ای که باعث میشه ما این تفکر برامون پیش بیاد که اونا به همه کارهاشون میرسن اینه که اون ها اهمیت اولویت بندی و اهمیت برنامه ریزی رو یاد گرفتن. اون ها از قانون ۲۰-۸۰ (اصل پارتو) استفاده میکنن و مدیریت زمان رو بلدن. حالا اصل پارتو چیه؟ و چی میگه؟ در ادامه بهتون میگم.چرا برنامه ریزی می کنیم؟بدیهی ست که ما برنامه ریزی میکنیم تا به اهدافمون دست پیدا کنیم. به این معنی که اگه هدفی نداشته باشیم، دلیلی هم برای برنامه ریزی نداریم. پس هدف از برنامه ریزی دستیابی به نتایج مد نظرمونه. حتما سعی کنید اهدافتون رو بنویسید. برای هدف گذاری بهتر و سریعتر به مقاله چگونه هدف گذاری کنم؟ رو مطالعه کنین.اصل پارتواصل پارتو اولین بار از اقتصاد بیرون اومده. بیان اولیه این اصل اینه از تمام مشتری های یک سازمان ۲۰ درصدی هستن که ۸۰ درصد سودآوری رو ایجاد میکنن. یعنی یه تعداد کمی، سود زیادی رو ایجاد میکنن و آقای پارتو اسم این ۲۰ درصد رو اقلیت مهم نامید. چون با وجود تعداد کمی که دارن نتیجه بسیار زیادی به دست میارن. ۸۰ درصد بقیه مشتری ها هم ۲۰ درصد سود رو ایجاد میکنن. اسم این ۸۰ درصد رو هم اکثریت کم اهمیت نامید. چرا که تعداد زیادی هستن که ارزش کمی ایجاد میکنن. به مرور این بیان تغییر کرد و به این صورت در اومد که از تمام نتایجی که شما میگیرین، ۸۰ درصدش نتیجه ۲۰ درصد کارتونه و این مفهوم اصلیه اصل پارتو (۲۰-۸۰) هست. بقیه ۲۰ درصد نتیجه کل اون ۸۰ درصد هست. در واقع میگه همه کارهای ما به یک اندازه اهمیت ندارن.آدم های موفق هم یاد میگیرن این اقلیت مهم رو بیشتر انجام بدن و این ۸۰ درصد کم اهمیت رو کمتر انجام بدن. ممکنه براتون سوال ایجاد شه که آیا اون ۸۰ درصد کم اهمیت رو نباید انجام بدیم؟ البته که انجام میدیم؛ اما راه داره. اولویت بندی شما در انجام کارها مهمه و طبیعیه اگه اولویتتون رو بزارین برای اون ۸۰ درصدی که فقط ۲۰ درصد تاثیر داره براتون، زمان کافی برای انجام اون ۲۰ درصد که ۸۰ درصد نتیجه رو در بر می گیره ندارین. اصل پارتو رو اگه به خوبی یاد بگیرین و بتونین کارهاتون رو به خوبی با اصل پارتو دسته بندی کنین، نیمی از راه رو برای برنامه ریزی هدفمند رفتین.عدالت زمانمن همون قدری زمان دارم که یه رئیس جمهور یا یه کارتن خواب داره. زمان تنها چیزیه که به صورت عادلانه و یک اندازه در اختیار همه قرار گرفته. چه چیزی تعیین کننده اینه که من به چه کسی تبدیل بشم؟ کارهایی که در طول روز انجام میدم و اینکه از این زمان چطور استفاده میکنم. در واقع اهمیت اولویت بندی در کارهام هست که در نهایت من رو به کسی که امروز هستم تبدیل می کنه.اصل پارتو یا همون قانون ۲۰-۸۰ چی میگه؟ میگه این دو دسته رو اول بشناس و بدون کدوم کارها اقلیت مهم هستن و کدوما اکثریت کم اهمیت. اگر این دو دسته رو نشناسی زمانت به بطالت میره و این یکی از آفت های توسعه فردیه. بنابراین، در اصل پارتو اول کارها رو شناسایی میکنیم و میدونیم که قرار نیست برای همه کارها زمان یکسان داشته باشیم. قراره برای کارهای اقلیت مهم ۸۰ درصد زمان بزاریم و برای کارهای اکثریت کم اهمیت ۲۰ درصد. حالا اینکه چطوری این کار رو نجام بدیم، میتونیم از ماتریس آیزنهاور برای دسته بندی و اهمیت اولویت بندی کارها استفاده کنیم.ماتریس آیزنهاوربر اساس این ماتریس، ما کارهامون رو در ۴ دسته طبقه بندی می کنیم.ربع اولدسته اول کارهای مهم و فوری هستن که ربع ضرورت رو تشکیل میدن. ربع ضرورت یعنی چی؟ یعنی کارهایی که مهمن و باید همین الان انجام بشن، پس ضرورت دارن. در واقع این کارها مثل درس های شب امتحان هستن. هممون در این مرحله خوب کار انجام میدیم. چراااا؟ چون میدونیم مهمه من در امتحان قبول شم و این مساله برام ضروری و فوریه. اگر امشب درس نخونم نمیتونم فردا بخونم. متاسفانه خیلی از کارهامون رو تا به این مرحله نرسن انجام نمیدیم. بنابراین خیلی از کارهامون میره تو این دسته. شنیدین میگن آدمای دقیقه نودی هستیم؟ یعنی صبر میکنیم اون کاره به ضرورت برسه بعد شروع به انجامش میکنیم.مثال: آدما ورزش نمیکنن، تا جایی که دست، کتف، پا یا یه جاییشون شروع به درد گرفتن میکنه. میرن دکتر و فیزیوتراپ میگه شما باید ورزش کنین. نرمش هایی رو براشون تجویز میکنه که روزانه انجام بدن. بنابراین در این مرحله مجبور میشن و تازه ضرورتش رو احساس میکنن. پس شروع میکنن به ورزش کردن. مثال دیگه: شما درس نمیخونین تا شب امتحان. غذای ناسالم میخورین تا زمانی که چربی خونتون میره بالا و کبدتون چرب میشه. درصورتی که همه این کارها مهمن اما چون فوریت ندارن ضرورتشون رو حس نمیکنیم.ربع دومربع دوم کارهای مهم ولی غیرفوری که بهش میگن ربع ذکاوت. آدم های موفق این ربع رو انجام میدن. کارهایی که مهمه ولی هنوز به مرحله فوریت نرسیدن. مثل: درس خوندن در طول ترم، یاد گرفتن درس سر کلاس، ورزش مستمر، تغذیه سالم. بنابراین اثربخشی این کارها هم بالاتر میره. چون اولا بدون استرس دارن انجام میشن، تحت فشار کار انجام نمیشه و چون به مرور زمان داره انجام میشه پس کارها روی هم جمع نمیشه. با زمان های کم این مسئولیت ها رو به انجام میرسونن. این دسته از آدم ها کسانی هستن که اهمیت برنامه ریزی رو درک کردن. در واقع منطقشون میگه تو یا باید درد نظم رو تحل کنی، یا درد بی نظمی رو.مثلا من اگه بخوام هر روز یک کیلو بار جا به جا کنم، نه خسته میشم، نه بهم فشار میاد و نه آسیب می بینم. حالا اگه ۱۰۰۰ روز این بار ها رو جا به جا کنم بعد از ۱۰۰۰ روز یک تن بار دارم که نمیتونم در یک روز جا به جاش کنم و توان انجامش رو ندارم. حتی ممکنه آسیب هم ببینم. بنابراین یاد گرفتیم که آدم های موفق در این ربع یعنی ربع ذکاوت قرار دارن و کارهاشون رو بر اساس اهمیت اولویت بندی انجام میدن.ربع سوممثلا داری کتاب میخونی و یک دفعه یکی از دوستات در یک گروه واتس اپ ادت میکنه. نگاه میکنی و میبینی کلی جوک فرستادن. درگیرش میشی و بعد از یک ساعت به خودت میای و یادت میفته عه من که داشتم کتاب میخوندم، اینجا چیکار میکنم؟ به این ربع میگن ربع بطالت که غیرمهم ولی فوریه.یه مثال دیگه بگم که بهتر براتون جا بیفته: مثلا یکی از دوستات یکدفعه باهات تماس میگیره و فوریه. اگه اون لحظه جواب ندی میپره. ولی غیرمهمه حتی اگر جواب هم ندی اتفاق خاصی نمیفته. مثلا میخواسته یه قرار سینما باهات بذاره، یه همچین چیزی. ممکنه کسانی که در این ربع وقت میگذرونن اهمیت برنامه ریزی و اهمیت اولویت بندی رو بدونن، اما متاسفانه بهش باور ندارن و جدیش نمیگیرن. هنگام انجام کارهای اصلی در معرض چیزهایی قرار دارن که اون ها رو از انجام کار اصلی دور میکنه. بنابراین زمان بسیار زیادی رو از دست میدن.ربع چهارمآخرین ربع هم خیلی دردناکه و متاسفانه خیلی درگیرشیم. بهش میگیم ربع حماقت. کارهایی که نه مهمن نه فوری. مثل گشتن در شبکه های اجتماعی، نه مهمه نه فوری. این که من برم در اینستاگرام و در اکسپلور بگردم کار مهمی نیست. یعنی فردام میتونم این کار رو انجام بدم، دو ساعت دیگه هم میتونم. یه ویژگی خیلی مهمی که باعث خطرناک شدن این ربع میشه اینه که به مرور کارهایی که در این ربع قرار دارن میان بالا. یعنی این که اوایلش این کارها غیرمهم و غیرفوری هستن ولی به مرور که بهش عادت میکنی اعتیاد آور هستن و میرسه به جایی که غیرمهم ولی فوری میشه. یعنی روزت انگار نمیگذره. حتما باید اون کار رو انجام بدی چون بهش اعتیاد پیدا کردی.جالبه اگه به چنین آدمی بگی بیا فلان کار مثبت رو انجام بدیم، میگه نه، من وقت ندارم. البته راست هم میگن واقعا وقت ندارن. چراااا؟ چون وقتشون رو این ربع حماقت پر کرده. و چون رسیده به اعتیاد، دیگه جزو کارهای مهم و فوریه. کسانی که بیشتر در این ربع وقت میگذرونن، کسانی هستن که نه اهمیت برنامه ریزی رو میدونن و نه اهمیت اولویت بندی رو.برای اینکه این مطلب رو کامل بخونین و اطلاعات بیشتری در مورد اولویت بندی و برنامه ریزی به دست بیارین، میتونین به مقاله ای که با عنوان اهمیت برنامه ریزی در سایت جاوید مقدم منتشر شده مراجعه کنین.