نمونه ساختار تصمیم گیری یک شرکت موفق

شرکت رادیاتورسازی ایران (تولیدکننده رادیاتور خودرو) یکی از شرکتهای موفق ایرانی در دهه 70 خورشیدی بود. این شرکت از سال 1369 برای سالهای متوالی یکی از تامین کنندگان رسمی شرکت مرسدس بنز آلمان برای قطعات اصلی بود. (OEM: Original Equipment Manufacturer) (برای قطعات اصلی، نه خدمات پس از فروش)همین طور در آن دوره، بیش از 20% از تولیداتش را به 19 کشور جهان از جمله فرانسه، هلند، ایتالیا و... صادر می کرد که در سال‌های 71 ، 75، 76، 78 ،1381 موفق به اخذ عنوان «صادرکننده نمونه کشور» گردید. به گفته مدیر عامل سابق این شرکت در آن دوره، در جمعی از مدیران شرکت ملی نفت ایران، عامل عمده موفقیت‌های این شرکت، حاصل اجرای «نظام پیشنهادات» و «نظام شورایی» است.این شرکت جزء اولین شرکت‌های مجری «نظام پیشنهادات» در ایران (از سال 1366) با سرانه 7.4 پیشنهاد از کارکنان در سال بود.ملکی تهرانی، مدیر عامل رادیاتورسازی ایران در دهه 70 خورشیدی، ساختار این نظام ابتکاری را این گونه توضیح داد: حدود 9 مدیریت داریم شامل مدیریت تولید، فنی مهندسی، تحقیق و توسعه و غیره. در هر مدیریت (هر واحد) یک شورا وجود دارد مثلا «شورای واحد تولید» یا «شورای واحد فنی_مهندسی»، «شورای واحد تحقیق و توسعه»، «شورای واحد فروش»، «شورای واحد مالی». تصمیمات هر واحد در شورای آن واحد گرفته می شود. برای مثال تصمیم های «واحد تولید» در «شورای واحد تولید» گرفته می‌شود.رابطه مدیر تولید با شورای واحد تولید مانند رابطه مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره است.شورای تصمیم گیر دیگری که وجود دارد، «شورای قائم مقامی کل» است.«شورای قائم مقامی» شامل مدیران شورای واحدها، اعضای هیئت مدیره موظف شرکت، مدیرعامل و مشاورین (با توجه به موضوع) می‌باشد که مجموعا 18 نفر می‌شوند.مکانیزم اجرایی:مکانیزم اجرایی به این شکل است که شورای هر واحد سازمانی در طول یک هفته، دو جلسه منظم دارند. تصمیم‌ها و مصوبات هر جلسه‌ برای اعضای «شورای قائم مقامی» ارسال می‌شوند.تمام مدیران عضو «شورای قائم مقامی» موظف هستند ظرف 12ساعت، مصوبات شورای واحد را ببینند و نظرشان را اعلام کنند. مثلا فرض کنید «شورای واحد تولید» سه مصوبه دارد و مثلا در بند یک نوشته شده: تولید رادیاتور خودرو الف متوقف شود و رادیاتور ب را جایگزین کنیم. یا در بند دوم نوشته شده آقای مهندس گرامی بعد از طی دوره آزمایشی با گروه 10 استخدام شود و نه گروه 9. ( و الی آخر)فرض کنید در مورد بند یک هیچ علامتی نخورده است یعنی همه اعضای «شورای قائم مقامی کل» (شامل مدیران واحدها، مشاوران و مدیرعامل شرکت)، بند یک را دیده اند و موافقند که تولید رادیاتور خودرو الف به این دلیل که سفارش ندارد متوقف شود و تولید رادیاتور خودرو ب جایگزین آن شود. این بند که کسی به آن اعتراضی نداشته به صورت خودکار به عنوان مصوبه رسمی از سوی مدیر عامل توسط دبیرخانه شوراها به واحدهای ذیربط ابلاغ می‌شود و در واقع شورا به جای مدیر عامل نشسته است.ولی در مورد بند دوم، مدیر منابع انسانی علامت زده یعنی در این مورد حرف دارد. مثلا می‌گوید: من همه مهندس‌ها را در بدو ورود در گروه 9 استخدام می‌کنم و حتی اگر شاهکار هم بکند باز هم استخدام او با گروه 10 ممکن نیست چون سیستم مرا به هم می‌ریزد.پس این بند به جلسه «شورای قائم مقامی» می‌رود تا در جلسه حضوری مورد بررسی قرار گرفته و در مورد آن تصمیم گیری شود. مصوبه های هر شورا توسط اعضای شورای قائم مقامی بررسی و تایید یا رد می شوند. در صورت تایید هر بند توسط همه اعضاف به صورت خودکار به عنوان دستور مدیرعامل منتشر می شود و در صورت مخالفت هر یک از اعضا، در جلسه حضوری شورای قائم مقامی مطرح خواهد شد.تصمیم گیری‌ها در تمام شوراها براساس نظر اکثریت است. در بعضی شوراها «دو سوم» و در بعضی که تعداد بسیار زیاد است «نصف به اضافه یک» پایه تصمیم گیری قرار می‌گیرد.به این ترتیب، هماهنگی گسترده تر و بهتری بین واحدهای مختلف وجود خواهند داشت و تصمیم گیری های جزیره ای و ناهمسو با خطی مشی و استراتژی ها که می توانند اتلاف منابع زیادی داشته باشند کمتر خواهند شد و اختلاف ها در همان ابتدا طرح و حل می شوند و نه بعد از عملی شدن تصمیم در یک واحد سازمان!این رویه، یادآور مفهوم «مدیریت بر مبنای استثنا» (Management by Exception) می باشد که مدیر عالی، صرفا در موارد استثنا و خاص در تصمیم گیری های روزمره دخالت می کند و دائما در مواردی که به صورت روزانه توسط مدیران واحدها قابل طرح و تصمیم هستند ورود نمی‌کند.‌ به این ترتیب، زمان زیادی صرفه‌جویی خواهد کرد.همین طور هر ماه، جلسه ای با حضور کارگران و مدیر عامل تشکیل می شود. این جلسه بدون هیچ‌گونه محدودیت و به شکل تریبون آزاد است. نتیجه آن شفاف تر شدن فضای سازمان و رفع سوء تفاهمات بین مدیران و کارکنان است.علاوه بر شوراهای ذکر شده، این شرکت دارای یازده شورای تخصصی است که برخی از آنها دائمی و برخی موردی هستند و با توجه به ضرورت، با شرکت کارشناسان خبره شرکت تشکیل می شوند. شوراهایی مثل شورای کنترل، شورای نمونه سازی، شورای قراردادها ، شورای استانداردهای کیفیت.