با این 6 راهکار، هزینه های کسب و کار خود را در شرایط بد اقتصادی کاهش دهید

با این 6 راهکار، هزینه های کسب و کار خود را در شرایط بد اقتصادی کاهش دهیدشرایط اقتصادی سالهای اخیر در کشورهای مختلف به ویژه بعد از کرونا به کسب و کارها ثابت کرد که صرفه‌جویی در هزینه‌ها و داشتن یک پشتوانه مالی قوی چقدر اهمیت دارد. در مواقع بحران و در شرایط بد اقتصادی و رکود، شرکت‌هایی موفق‌تر هستند که هزینه‌های جاری آنها نسبت به سایر رقبا کمتر است. چنین شرکت‌هایی هستند که می توانند محصولات خود را با قیمت رقابتی‌تری عرضه کنند، یا اینکه با حفظ پشتوانه مالی خود، از تنگناهای اقتصادی عبور کنند.بنابراین هر مدیری باید به دنبال کاهش هزینه ها در سازمان خود باشد. در ادامه به 6 مورد از راه هایی می‌پردازیم که با استفاده از آنها می‌توانید هزینه‌های کسب و کار خود را کاهش دهید.مدیریت منابع مالی را بهبود ببخشیدبهبود مدیریت منابع مالی یکی از اصلی‌ترین راه‌های کاهش هزینه‌های کسب و کار است که به شما اجازه می‌دهد تا بیشترین میزان سرمایه را داشته باشید و به بهینه‌ترین شکل از آن استفاده کنید. در ادامه به برخی از راهکارهای بهبود مدیریت منابع مالی برای کاهش هزینه‌های کسب و کار می‌پردازیم:سلامت مالی سازمان را حفظ کنید: نظارت قوی بر دارایی‌های سازمان باعث پیشگیری از اختلاس و کلاه‎‌برداری می‌شود و از هدررفت منابع جلوگیری می‌کند.به دنبال تخفیف گرفتن باشید: همه هزینه‌هایی که برای سازمان انجام می‌شود، ظرفیت گرفتن تخفیف را دارند.اقساطی پرداخت کنید: پرداخت اقساطی می‌تواند هزینه‌های جاری شما را کاهش داده و نقدینگی شما را حفظ کند.عمده خرید کنید: عمده خریدن یکی از راه‌های رایج برای صرفه‌جویی در هزینه‌هاست.به دنبال بهترین قیمت‌ها باشید: به ویژه برای خریدهای با قیمت بالا، حتماً قیمت‌های مختلف را مقایسه کرده و با پایین‌ترین قیمت خرید کنید.طلب‌های خود را سریع‌تر وصول کنید: اگر لازم است با کسانی که دیر پرداخت می‎کنند تماس بگیرید، بیشتر پیش پرداخت بگیرید، برای پرداخت‌های زودهنگام مشوق مالی و برای پرداخت‌های با تاخیر، جریمه بگذارید.از وام‌های کم‌بهره و با بازپرداخت طولانی مدت استفاده کنید: چنین تسهیلاتی به شما انعطاف‌پذیری مالی می‌دهد.به دنبال اسپانسرهای مالی باشید: در ازای کمک مالی یک سازمان یا کسب و کار دیگر، برای آنها تبلیغات انجام دهید.در خرید اقلام پرمصرف صرفه‌جویی کنید: اگر این نوع کالاها را از یک تامین‌کننده و با حجم بیشتری خرید کنید، می‌توانید بهتر تخفیف گرفته و هزینه‌ها را بیشتر کاهش دهید.حمایت‌های مالی: به دنبال جذب سرمایه گذاری در سازمان خود باشید.تجهیزات و امکانات را اجاره کنید: یعنی به جای خرید تجهیزاتی که موقتاً مورد نیاز هستند، آنها را اجاره کنید تا مجبور به هزینه برای تعمیر و نگهداری آنها نیز نباشید.استفاده از خط تلفن مجازی: استفاده ازVoIP و خطوط تلفن مجازی به جای خطوط تلفن سنتی می‌تواند در هزینه‌های کسب و کار صرفه جویی کند.هزینه‌های مارکتینگ را کاهش دهیدبخش قابل توجهی از هزینه‌ها در هر کسب و کار مربوط به تبلیغات است. تا جایی که در برخی شرکت‌های بزرگ، هزینه تبلیغات ممکن است سهم زیادی از هزینه‌های سازمان را تشکیل دهد. بنابراین یکی از راه‌های کاهش هزینه در کسب و کارها به ویژه در شرایط سخت اقتصادی، کاهش هزینه‌های مارکتینگ است. در ادامه به معرفی برخی از راههای صرفه جویی در هزینه‌های مارکتینگ می‌پردازیم:تبلیغات خود را الکترونیکی کنید: بخش زیادی از تبلیغات در کسب و کارها در حالت سنتی به صورت کاغذی انجام می‌شود. به عنوان نمونه، بخش عمده‌ای از هزینه‌های مربوط به خبرنامه‎ها و بروشورهای تبلیغاتی، مربوط به استفاده از کاغذ است. حذف کاغذ از این تبلیغات و ارسال خبرنامه‌ها و بروشورهای تبلیغاتی با استفاده از ایمیل و به صورت الکترونیکی می‌تواند به میزان زیادی در هزینه‌های شما صرفه‌جویی کنید.مخاطب تبلیغات خود را مشتریان موجود قرار دهید: هزینه جذب مشتری جدید بسیار بالاتر و معمولاً 6 الی 7 برابر هزینه لازم برای حفظ مشتریان فعلی است. بنابراین در شرایط بد اقتصادی و در صورتی که می‌خواهید هزینه‌های خود را کاهش دهید، بهتر است تبلیغات خود را تنها بر مشتریان فعلی و حفظ آنها متمرکز کنید. شما می‌توانید با ارائه پیشنهادهای جذاب و به مشتریان فعلی خود، فروشتان را به آنها افزایش دهید. حتی می‌توانید با ارائه تخفیف‌های مالی و مشوق‌های غیر مالی، مشتریان فعلی خود را به پرداخت سریع‌تر ترغیب کرده و نقدینگی خود را بهبود ببخشید.تبلیغات خود را به صورت محلی انجام دهید: انجام تبلیغات در سطح کشوری و یا در شهرهای بزرگ، هزینه زیادی می‌طلبد. اگر مخاطبان شما در منطقه‌ای خاص قرار دارند، شما می‌توانید تبلیغات خود را به همان منطقه محدود کرده و کمتر هزینه کنید. مثلاً می‌توانید تبلیغات تلویزیونی خود را در یک شبکه استانی پخش کنید و به این ترتیب بازدهی بالاتری نیز خواهید داشت.بازاریابی متقابل انجام دهید: انجام تبلیغات متقابل یکی دیگر از راه‌های کاهش هزینه‌های تبلیغاتی سازمان شماست. منظور از بازاریابی متقابل یا Cross-Promotion این است که محصولات جدید یا فرعی خود را به مشتریان محصولات اصلی خود معرفی و تبلیغ کنید. با توجه به اینکه دسترسی به مشتریان فعلی، هزینه کمتری برای سازمان‌ها دارد، این نوع تبلیغات به شما امکان می‌دهد تا با صرف هزینه کمتر، فروش بیشتری داشته باشید و در هزینه‌های تبلیغاتی خود صرفه‌جویی کنید.از نرم افزارهای بازاریابی استفاده کنید: بخش زیادی از هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات مربوط به نیروی انسانی و کارهای اداری رایج در واحد بازاریابی است. استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی به کسب و کار شما امکان می‌دهد تا بتوانند بخش زیادی از کارهای مربوط به برنامه‌ریزی و مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی در این واحد را خودکارسازی کرده و ضمن بهبود عملکرد این واحد، در هزینه‌های تبلیغاتی سازمان صرفه‌جویی کنند.هزینه نیروی کار را کاهش دهیدیکی از هزینه‌های قابل توجه در هر کسب و کار، هزینه‌هایی است که برای استخدام و به کارگیری نیروی انسانی صرف می‌شود. بنابراین هرچقدر یک سازمان بتواند بهره وری نیروی کار خود را افزایش دهد یا آنها را با هزینه کمتری بکار گیرد، در کاهش هزینه‌های عملیاتی خود موفق‌تر خواهد بود. در ادامه به تعدادی از روش‌هایی می‌پردازیم که می‌توانند به افزایش بهره وری نیروی کار و کاهش هزینه آنها کمک کنند:از کار در ازای خدمات استفاده کنید: یکی از راه‌های استفاده ارزان از نیروی انسانی، کار برای سازمان در ازای دریافت خدمات است. به‌عنوان مثال ممکن است بتوانید در ازای فراهم کردن اسکان، هزینه کمتری برای استخدام بپردازید.هزینه حقوق‌های پرداختی را مدیریت کنید: برای کاهش هزینه‌های نیروی انسانی می‌توانید تعداد کارکنان سازمان را کاهش دهید، افراد را به طور نیمه وقت به کار بگیرید، به آنها مرخصی بدون حقوق بدهید، موقتاً حقوق‎ها را کاهش دهید و یا حتی پرداخت حقوق آنها را به‌تعویق بیندازید.ساختار سازمانی و سمت‌های شغلی آن را بازبینی کنید: تا بتوانید نقش‌ها و پست‌های زائد را حذف کرده و متعاقباً در هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی کنید.دورکاری را تشویق کنید: استفاده از نیروی دورکار به شما امکان می‎‌دهد هزینه کمتری برای تجهیزات اداری برای کارکنان صرف کنید.حقوق و مزایای هیئت مدیره و مدیران را کاهش دهید: کاهش حقوق مدیران ارشد و هیات مدیره نه تنها به صرفه‌جویی کمک می‌کند، بلکه می‌تواند کارکنان را با ضرورت کاهش دستمزدها آگاه ساخته و آن را تسهیل کند.پروژه‌های غیرضروری و استخدام‌های مربوط به آنها را کنار بگذارید: یعنی اگر پروژه ای در راستای اهداف اصلی سازمان شما نیست، با کنار گذاشتن آن و کاهش نیاز به استخدام نیروی جدید، می‌توانید در هزینه‌ها صرفه جویی کنید.از نیروی انسانی خود در مسئولیت‌های مختلف استفاده کنید: به این ترتیب می‌توانید از نیروهایی که حجم کار آنها کمتر است در واحدها و سمت‌هایی که نیاز به نیروی کار بیشتری دارند، استفاده کنید. شما همچنین می‌توانید خدمات نیروی انسانی خود را در مواردی که احتیاج ندارید، در اختیار سایر شرکت‌ها قرار دهید.میزان خرید پرسنل را کنترل کنید: مثلاً اگر کارکنان اختیار خرید کالا یا درخواست آن را دارند، برای آن محدودیت‌هایی تعریف کنید.برون‌سپاری کنید: به این ترتیب می‌توانید به جای استخدام نیروی انسانی تمام وقت، کارها را با هزینه کمتری به انجام برسانید.کارآموز استخدام کنید: هزینه استخدام کارآموز کمتر است و شما می‌توانید از خدمات آنها با هزینه کمتری بهره ببرید.کارها را خودکارسازی کنیدخودکارسازی کارها و فعالیت‌های هر کسب و کار، می‌تواند در طیف وسیعی از هزینه‌ها صرفه‌جویی کند. زیرا سرعت و دقت انجام کارها افزایش پیدا می‌کند و منابع کمتری صرف انجام آنها می‌شود. در ادامه به تعدادی از مواردی که می‌توانید با خودکارسازی کارها در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید، می‌پردازیم:از فناوری‌ها و تجهیزات اتوماسیون استفاده کنید: یعنی از هر دستگاه، ماشین، تجهیزات و سیستمی که به خودکارسازی کارها کمک می‌کند، استفاده کنید. مثلاً برای ثبت ورود و خروج پرسنل، به جای نوشتن دستی آن می‌توانید با استفاده از یک ماشین کارت زن، آن را به صورت اتوماتیک،بدون خطا و با هزینه‌ای به مراتب کمتر انجام داد.از نرم‌افزارهای انبارداری استفاده کنید: این نرم‌افزارها، نمونه‌ای دیگر از ابزارهای اتوماسیون هستند که با استفاده از آنها می‌‎توانید سیستم ثبت ورودی‌ها و خروجی‌های انبار را مکانیزه کرده و بدون نیاز به جستجوی دستی برای یک قطعه یا کالا، آنها را پیدا کنید. با این کار به میزان زیادی در وقت نیروی انسانی خود صرفه‌جویی کرده‌اید و از خطاهای آنها کاسته‌اید.خدماتتان را به صورت اینترنتی ارائه دهید: یکی از اصلی‌ترین ابزارها برای خودکارسازی کارها، ارائه خدمات از راه دور و با استفاده از اینترنت است. به این ترتیب، نیازی به رفت و آمد و کاغذبازی نخواهید داشت. مثلاً فروش اینترنتی به مراتب‌تر آسان‌تر، کم‌هزینه‌تر و سودآورتر از روش‌های سنتی فروش است.اینترنتی بازاریابی کنید: بازاریابی اینترنتی با خودکارسازی بسیاری از مراحل تبلیغات، سرعت بالاتر، ارزش بیشتر و هزینه کمتری دارد.کارهای روتین اداری را خودکار کنید: خیلی از کارهای روزمره اداری، مثل ثبت و ارسال مکاتبات، گردش نامه‌ها، تهیه و ارسال فرم‌های اداری، پاسخ به ایمیل‌های مشتریان، جمع‌آوری درخواست‌های متقاضیان استخدام و ... وجود دارند که شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری، در زمان و هزینه انجام آنها صرفه‌جویی کنید.از ابزارهای تقویم و یادآوری دیجیتال استفاده کنید: با نرم افزارهای تقویم سازمانی می‌توانید سرعت هماهنگی برنامه‌ها، رزرو نوبت‌ها و یادآوری رویدادها را به میزان زیادی افزایش دهید. این نرم‌افزارها شما را از چک کردن مداوم نوشته‌ها و تقویم‌هایتان، حفظ کردن شماره‌های تلفن و دردسرهای ناشی از تغییر تاریخ ملاقات‌ها رها می‌کند.فرآیندهای سازمان را خودکارسازی کنید: با نرم‌افزارهایی مانند BPMS فراگستر، شما می‌توانید انواع فرایندهای رایج در سازمان خود را اعم از فرایندهای مربوط به واحد فروش، واحد بازاریابی، واحد مالی و .... را مدل‌سازی و خودکار کنید. به این ترتیب می‌توانید سرعت آنها را افزایش داده و تا میزان زیادی در هزینه و نیروی انسانی مورد نیاز صرفه جویی کنید.البته استفاده از نرم‌افزارها برای خودکارسازی فعالیت‌های سازمانی به مواردی که گفتیم محدود نمی‌شود. شما می‌توانید از انواع نرم‌افزارهای سازمانی مانند واژه‌پردازها، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، نرم‌افزارهای بایگانی، نرم‌افزارهای مالی و ... برای خودکارسازی فعالیت‌های تخصصی در کسب و کار خود استفاده کنید.کارها را مدیریت کنیدحتی اگر بخش زیادی از کارها را در سازمانتان خودکارسازی کرده باشید، بعضی از کارها هستند که در نهایت باید توسط انسان‌ها انجام شوند. اما انجام کارها توسط افراد همیشه کارآمدی لازم را ندارد و می‌تواند با اشتباهات انسانی، عدم هماهنگی میان کارکنان و یا حتی تاخیر در انجام آنها باعث تحمیل هزینه‌های غیرضروری و مضاعف بر سازمان شما شوند. مدیریت کارها به شما کمک می‌کند از مشکلات مذکور پیشگیری کرده و در هزینه‌‎های سازمانتان صرفه‌جویی کنید. در ادامه به تعدادی از راهکارهایی که می‌توانید با مدیریت کارها در هزینه‌هایتان صرفه‌جویی کنید، می‌پردازیم:کارهای خود را تفویض کنید: یکی از راههای صرفه جویی در هزینه‌ها، تفویض یا برون سپاری کارهاست. در واقع همیشه افرادی وجود دارند که یک کار بخصوص را بهتر و ارزان‌تر از دیگران انجام می‌دهند. اگر این افراد داخل سازمان باشند، کار به آنها تفویض می‌شود. در غیراینصورت، برون‌سپاری انجام می‌شود. از ابزارهای مدیریت کارها استفاده کنید: ابزارهای مدیریت کارها یا وظایف کارکنان، به مدیران امکان می‌دهند تا کارها را برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کرده، افرادی را که باید آنها را انجام دهند مشخص کرده و بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشند. به این ترتیب با افزایش بهره‌وری و کاهش خطاهای مربوط به مدیریت کارها می‌توانند باعث صرفه‌جویی شوند. افزایش روحیه کارکنان: یکی از مهم‎‌ترین راه‌های افزایش بهره‌وری کارها و متعاقباً کاهش هزینه‌های یک سازمان، بهبود روحیه کارکنان است. به عنوان نمونه شما می‌توانید با مشارکت دادن بیشتر کارکنان و دادن اختیار بیشتر به آنها، باعث افزایش روحیه آنها شوید. آموزش نیروها: آموزش نیروی انسانی نقش مهمی در بهره وری کارکنان هر سازمان و متعاقباً کاهش هزینه‌های آن دارد. به همین دلیل مدیران باید بر برگزاری دوره‌های آموزشی ضمن خدمت تمرکز داشته باشند. ایجاد کارگاه‌های آموزشی متنوع و تدریس علوم و مهارت‌های بروز و کاربردی می‌تواند در بهبود سطح کمی و کیفی عملکرد کارکنان موثر باشد.در مصرف کاغذ صرفه جویی کنیدیکی از ساده‌ترین اقلام پرکاربرد در هر سازمان که هزینه زیادی را به کسب و کارها تحمیل می‌کند، کاغذ است. شما می‌توانید با دیجیتالی کردن کارهای سازمانی به اشکال مختلفی کاغذ را از سازمان حذف کرده و هزینه‌های خود را کاهش دهید. در ادامه به تعدادی از این راه‌ها می‎‌پردازیم: دیجیتالی کردن مکاتبات: بخش زیادی از کاغذ مصرفی در سازمان‌ها مربوط به مکاتبات رسمی است. این مساله به ویژه در سازمان‌های دولتی و در امور اداری پررنگ‌تر است. این مکاتبات به 2 دسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند. شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهایی مثل اتوماسیون اداری ، مکاتبات داخلی خود را دیجیتالی کنید. برای مکاتبات خارج از سازمان نیز کافیست تا بجای کاغذ، نامه‌های دیجیتالی خود را با استفاده از پروتکل ECE، ایمیل یا فکس ارسال کنید.استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی: نرم افزارهای سازمانی مختلف به شما کمک می‌کنند که تا کاغذ را از فرآیندهای کاری خود حذف کنید. مثلاً نرم افزارهای مالی، شما را از حجم زیاد اسناد مالی بی‌نیاز می‌کنند. همینطور پرداخت پول با استفاده از کاغذ، هزینه‌های مختلف و بسیار زیادی را به شما تحمیل می‌کند. نرم‌افزارهای مالی همچنین، با دیجیتالی کردن پرداخت‌ها می‌توانند در هزینه‌های مربوط به استفاده از رسیدهای کاغذی صرفه‌جویی کنید. حذف کاغذ از بایگانی اسناد: مدیریت اسناد و مدارک کاغذی، وقت گیر است و هزینه زیادی بر هر سازمانی تحمیل می‌کند. به عبارتی طبقه‌بندی، پرکردن و تکمیل فرم‌ها و اسناد، بایگانی کردن آنها و همچنین جستجوی دستی و پیداکردنشان نیاز به زمان، مکان، نیروی انسانی و حجم بسیار زیادی از کاغذ دارد. استفاده از نرم افزارهای بایگانی دیجیتال، تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی با استفاده از دستگاه‌های اسکنر و نگهداری و بایگانی اسناد به صورت الکترونیکی می‌تواند ضمن حذف مقدار زیادی از مصرف کاغذ، به صرفه‌جویی در فضا و هزینه‌های سازمان شما کمک می‌کند. حذف لوازم تحریر: با دیجیتالی کردن مکاتبات و اسناد و حذف کاغذ می‌توانید تجهیزات و دیگر متعلقات مربوط به استفاده از کاغذ را نیز حذف کرده و در هزینه‌های خود صرفه جویی کنید.حذف کاغذ از اطلاعیه‌های سازمان: با نرم افزارهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر، راهبر سیستم می‌تواند اعلانات سازمانی را در ویجت اعلانات به تمامی کاربران اتوماسیون اداری نشان دهد. به این ترتیب نیازی به استفاده از تابلوی اعلانات فیزیکی و چاپ کاغذی اطلاعیه‌های سازمان برای کارکنان نخواهید داشت.حذف کاغذ از فرم‌های اداری: یکی از پرکاربردترین نوع اسناد در هر سازمان، فرم‌های اداری هستند که معمولاً بصورت کاغذی مورد استفاده قرار می‌گیرند. با استفاده از نرم افزارهای فرم‌ساز و دیجیتالی کردن فرم‌ها، شما می‌توانید استفاده از کاغذ در سازمان خود را تا مقدار زیادی کم کرده و در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.