چگونه سیستم سازی در کسب و کار را اجرا کنیم؟

سیستم سازی در کسب وکاراگر شما صاحب یک کسب و کار باشید قطعا در طول روز با مسائل و دغدغه های فراوانی روبه رو هستید. کارهای زیادی هستند که باید به آنها رسیدگی نمایید و برخی از این قبیل کارها تنها به دست شما می بایست صورت گیرد. از مدیریت کارکنان گرفته تا همکاری با سایر ارگان ها و شرکت ها و پیشبرد کارها برای رسیدن به اهداف تجارت. قطعا انجام همه کارها توسط یک نفر ممکن نیست و اگر به عنوان یک مدیر بخواهید بر اجرا و فرایند همه ی مسائل نظارت مستقیم داشته باشید نه تنها مجبور می شوید پس از ساعت اداری و تا دیر وقت کار کنید، بلکه ناچارید تا از تعطیلات و زمان استراحت و برنامه های شخصی خود نیز صرف نظر نموده و وقتش را به انجام کارهای اداری و نظارت بر جزئیات اختصاص دهید. در اینصورت همیشه خسته و بی انرژی خواهید بود و لذتی از کارتان نخواهید برد تا جایی که شاید از کسب و کاری که عاشق آن بوده اید متنفر شوید.توجیه اغلب مدیران آن است که برای موفقیت و دست یافتن به اهدافشان ناچارند که ساعات زیادی کار کنند و از آنجایی که کارمندانشان هرگز مثل خودشان از پس کارها بر نمی آیند، آنها چاره ای جز اینکه خودشان اغلب برنامه ها را اجرا نمایند و بر همه چیز نظارت داشته باشند، ندارند. اما سوال اینجاست که اگر افراد مشهوری همچون استیو جابز اینگونه فکر می کردند و همه مسئولیت ها را خود به گردن می گرفتند آیا می توانستند انقدر رشد کنند و موفق شوند؟پاسخ ما این است:خیر، اگر این افراد اینگونه می اندیشیدند هرگز به چنین جایگاهی دست نمی یافتند. حال راهکار چیست؟سیستم سازیسیستم سازی کسب و کار مهم ترین کاری است که یک مدیر می بایست برای رسیدن به موفقیت انجام دهد. سیستم سازی به فرایندی گفته می شود که طی آن کارها با کمترین نظارت مدیران و حتی در نبود آنها با بیشترین بازده و به بهترین شکل ممکن صورت گیرند و سبب می شود کارکرد افراد بهینه تر شود.برای درک بهتر سیستم سازی، یک کسب را به سیستم تشبیه خواهیم کرد. سیستم به معنای مجموعه ای از اجزا می باشد که با هم و برای هدفی مشترک فعالیت می کنند و هر جزء آن وظیفه ای خاص را بر عهده دارد که اگر آن را به درستی انجام ندهد بر فعالیت کلیه ی اجراء تاثیر می گذارد.در یک کسب و کار هم دقیقا واحدها با وظایف جا از هم اما مرتبط با یکدیگر در حال فعالیت هستند و اگر واحدی کار خود را بدرستی انجام ندهد، چرخه ی فعالیت یک کسب و کار یا شرکت به شکلی معیوب اجرا می شود و نتیجه مطلوبی در خروجی مشاهده نمی شود.حال که به اهمیت سیستم سازی جهت دسترسی به اهداف کسب و کار واقف شدیم، مراحل سیستم سازی را با هم مرور خواهیم کرد.مراحل سیستم سازیسیستم سازی برای هر کسب و کاری ممکن است کمی متفاوت با کسب و کار دیگر باشد و اگر بخواهید آن را اختصاصی تر پیاده سازی کنید نیازمند بهره گیری از مشاورین کسب و کار می باشید. شرکت هایی مانند شرکت پاوینو که تجربه ای 15 ساله در ارائه خدمات سیستم سازی در کسب وکار دارند می توانند با مشاوره و نظارت موجب کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری کسب و کار شما گردند. اما به طور کلی می توان سیستم سازی را در چند مرحله زیر خلاصه نمود.1. اولین پیشنهاد مشاورین پاوینو به شما بهینه سازی افراد می باشد. استخدام کارکنان پروسه ای بسیار مهم و وقت گیر می باشد. برای استخدام افراد با صبر و حوصله عمل کنید و برای هر پست فردی مناسبی را استخدام کنید که تجربه، مهارت کافی و اخلاق حرفه ای را برای آن دارا باشد.2. دومین کاری که باید انجام دهید برنامه ریزی می باشد. اهداف خود را مشخص کنید. این اهداف شامل اهداف هفتگی، ماهانه و سالانه یا در زبان مدیریت اهداف کوتاه مدت، اهداف میان مدت و اهداف استراتژیک می باشد.3. تقسیم کار از ضروری ترین مواردی است که باید به آن رسیدگی نمایید. وظایف را با توجه به اهداف و مهارت های هر فرد به او واگذار نمایید. در این میان وظیفه یک مدیر برنامه ریزی برای انجام کارها و هدف گذاری می باشد نه اینکه شخصا امور را انجام دهد. در اصول مدیریتی، تفویض اختیار مبحثی بسیار مهم است که مدیران سطح بالا را از مدیران دیگر تفکیک می نماید.4. در سیستم سازی، مدیران می بایست بر کار کارکنان نظارت داشته باشند. از آنها بخواهید تا بر اساس برنامه ریزی پیش روند و در آخر هر هفته یا هر ماه گزارشی بر مبنای عملکردشان ارائه دهند. بدین طریق می توانید متوجه شوید تا چه اندازه به اهداف نزدیک تر شده اید.5. از تجهیزات یا نرم افزارهایی که می توانند کمکتان کنند و به انجام کارها سرعت ببخشند استفاده نمایید. حتی می توانید برای برقراری ارتباط با کارمندان از نرم افزار های مناسب استفاده نمایید، برنامه را برایشان ارسال کنید و آنها نیز نتایج را به همین صورت به دستتان برسانند. در این حالت حتی اگر در شرکت حضور نداشته باشید هم می توانید کارها را مدیریت کنید و از روند اجرای طرح ها مطلع شوید.6. وجود دستورالعمل بسیار مفید می باشد. برای نحوه ی انجام کارها دستورالعملی تهیه کنید و آن را در جایی از شرکت قرار دهید که همه افراد ببینند. حتی برای کارهای شخصی خودتان این دستورالعمل را داشته باشید و در جایی از اتاقتان قرار دهید که به راحتی به آن دسترسی داشته باشید. گاهی در محیط کار آنقدر مشغول می شوید که بسیاری از نکات را فراموش می کنید، در این حالت این دستور عمل ها به کمکتان می آیند.مزایای سیستم سازیبر اساس تجارب چندین ساله مشاورین شرکت پاوینو و دستیابی به نتایج مطلوب در انواع کسب و کارهایی که سیستم سازی را به شکل صحیح اجرا نمودید، مزایای سیستم سازی به شکل زیر بیان می گردد:1. سیستم سازی سبب می شود که تجارت وابسته و متکی به مدیران نباشد. در نتیجه مدیران زمان بیشتری برای انجام کارهای مدیریتی، هدفگذاری و برنامه ریزی، توسعه بخش ها، شبکه سازی و ... دارند.2. کسب و کارهایی که سیستم سازی را اجرا نمودند، ثبات و پایداری بیشتری در بازار خود داشته اند.3. کاهش خطا ها و اشتباهات کارمندان مزیت دیگری از سیستم سازی می باشد. به خصوص در شرکت هایی که بیشتر کارها از طریق نرم افزارها و تکنولوژی های هوشمند انجام می گیرد خطای انسانی کمتری پیش می آید.4. دسترسی به اطلاعات راحت تر می باشد و امکان پیگیری آن در هر لحظه برای مدیران وجود دارد.5. وقتی مدیران همه کارها را به تنهایی انجام ندهند کمتر خسته می شوند و در طول روز تمرکز بیشتری بر روی وظایف خود دارند.همه موارد گفته شده تجاربی بودند که در طی چندین سال کار در شرکت های بزرگ و کوچک و کسب و کارهایی غیر اداری بدست آمده و مکتوب شده اند. کسب و کار هایی که پیش از سیستم سازی، با استفاده از بیشترین منابع مالی و منابع انسانی حتی بخش کوچکی از بازار خود را هم در اختیار نداشتند اما با تصیح روال کارها و نظم دهی به وظائف کار واحدها توانستند خروجی خود را بهینه نموده و بهره وری را افزایش دهند.امیدواریم شما هم با سیستم سازی در مشاغل خود و بهره گیری از مشاوران مجرب شرکت پاوینو، کسب و کار خود را به سمت رشد و توسعه بیشتر سوق دهید.