قوانین استارتاپی:چرا باید سیستم گردش کار و فرآیندهای کسب و کار را مشخص کنیم؟

اگر شما در گذشته صاحب یک کسب‌وکار طولانی‌مدت یا حتی سرگروه یک حرفه‌ی رسمی در هر نوعی بودید، می‌دانید که وقتی بیشتر تصمیمات به دست کارمندان خودمختار سپرده می‌شوند، مسائل می‌توانند چقدر آشفته شوند. درحالی‌که خودمختاری می‌تواند نقش مثبتی در جهت پیشرفت رضایت کاری داشته باشد و همچنین به کارمندان کمک می‌کند تا تصمیماتشان را در راستای پیشرفت جمعی کسب‌وکار اتخاذ کنند. در بیشتر مواقع برای کمک به عملکرد سازمان دست کم یک سری قانون اساسی شناخته شده لازم است.«اگر وقت نداری کاری را درست انجام دهی ،حداقل باید وقت داشته باشی تا آن را تمام کنی.»_نویسنده ناشناسقوانین استارتاپی چه هستند؟قوانین استارتاپ، در ساده‌ترین تعریف قوانین راهگشایی هستند که فعالیت‌های کاری را تعریف (یا حتی تحمیل) می‌کنند. این قوانین برای کمک به سازمان جهت رسیدن به اهدافش طراحی شده است. سازمان‌هایی که قوانین تفهیم‌شده ندارند، با فضای کاری آشفته همراه با نتایج کاری متغیر، روحیه ضعیف کارمندان و مشتریان ناراضی روبرو خواهند شد.ایده قوانین استارتاپی دوران پیشرفت تکنولوژی نیست بلکه پیشرفت یا کشف این سری قوانین برای کسب‌وکارها، زاده تلاش مردم عادی و کارگر جامعه برای فراهم کردن بهترین راه ممکن جهت عملکرد بهتر کسب‌وکارشان بوده است اما قبول جدی این قوانین به عنوان یک ایده اصلی برای سازماندهی کارها تا اوایل سال 1990 اتفاق نیفتاد. از قوانین استارتاپ امروزه، به عنوان یک نیاز اصلی برای بیشتر سازمان‌ها یاد می‌شوند و اغلب برای آماده کردن یک خط مشی برای پیشرفت کسب‌وکارها استفاده می‌شوند.انجام درست قوانین وضع شده برای کسب‌وکار و تجارت‌ها باعث بازده بهتر کارها، ثبات در کسب‌وکار و همچنین پیش‌بینی وضعیت آینده و هزاران ویژگی دیگر می‌شود. این قوانین همچنین پیشرفت مناسب کارها را ضمانت می‌کند.نمونه‌هایی از قوانین استارتاپی:این قوانین می‌توانند از طریق راه‌های متنوعی وضع شوند اما نکته‌های یاد شده در پایین مثال‌های بسیار ساده و ابتدایی را برای کمک به درک مسأله موردبحث فراهم می‌کنند:· یک سلسله مراتب برای تصمیم‌گیری راجع به فاکتورها، به دلیل این که برخی فاکتور‌ها تعیین‌کننده این است که کدام مدیر انتخاب شود.· حساب کتاب برای اندازه‌گیری پتانسیل حق امتیاز و پرداخت برای پرسنل فروش.· یک سری سوال مهم و حیاتی جهت بررسی فروشنده مناسب· مجموعه‌ای از سوال‌ها و جواب‌ها برای مهمانی که در هتل، اتاق رزرو می‌کند؛ به این منظور که بتوان میزان دسترسی به هتل و نرخ آن را حساب کرد.چرا قوانین استارتاپ انقدر مهم‌اند؟قوانین استارتاپ تأثیرگذار کمک می‌کنند تا بتوانیم توقعات خود را به درستی تنظیم کنیم، همچنین یک سری راه‌های راهنما برای چگونگی پیشرفت کار در آینده مهیا می‌کنند.قوانین استارتاپ همچنین باید طوری تنظیم شوند که کسب‌وکارها را از نظر تبعیت از ملزومات قانونی منطقه، ایالت و اتحادیه‌ای که تحت نظر آن‌ها کار می‌کنند، پوشش دهند.مدیران سازمان‌ها معمولاً قدرت و نفوذ قوانین کسب‌وکارشان را روی موارد زیر متمرکز می‌کنند:برقراری امنیت برای کسب‌وکار، کاهش خطاها در مواقع وجود تعارض به سیستم و برای جلوگیری از نیاز به دادخواهی برای گرفتن حق شرکت.مشکل «دانش قبیله ای» در قوانین استارتاپ:اکثر شرکت‌ها دارای دانش قبیله‌ای که شامل یک سری اطلاعات، پروسه و قوانین طبقه‌بندی نشده هستند که فقط در ذهن یک سری از کارمندان وجود دارند. وقتی قوانین استارتاپ به صورت همگانی برای همه تفهیم نمی‌شوند و نانوشته می‌مانند باعث ناهماهنگی در تولید، پروسه کار، کیفیت محصول و تجربیات مشتری/کارمند می‌شوند.اساساً وقتی قوانین استارتاپ برای همه‌ی بخش‌های علاقه‌مند در دسترس قرار نگیرد، کسب‌وکار خودش را در معرض پسرفت می‌یابد.این مثال به خوبی نشان می‌دهد که دانش قبیله‌ای محدود به تعداد کمی نیست:§ سازمانی را تصور کنید که درآمد کسب‌وکارش به صورت فصلی پیشرفت می‌کند. این سازمان می‌تواند یک خرده‌فروش باشد که احتیاج به افزایش تعداد کارکنان فروشگاهش دارد و همچنین باید سیستم پشتیبانی از مشتری‌اش را ارتقا دهد یا حتی یک اداره مالیات باشد که احتیاج به نیروی اضافه برای گذراندن ماه‌های پیش‌رو تا پانزدهم ماه آپریل را دارد.§ کارآموزان شرکت شما کار می‌کنند تا تمام این مباحث را در یک بازه کوتاه آموزش ببینند و بتوانند پیشرفت کنند تا هر چه زودتر در پیشرفت سازمان سهیم باشند.§ توجه کنید که یک قانون در یک ایالت مشخص راجع به فروش یک محصول خاص فقط به کسانی که بالای 18 سال هستند، وجود دارد. این قانون را فقط کارمندان بخش نظارت که برای خرده‌فروشی آماده می‌شوند، میدانند و هرگز به کارآموزان در مورد این قانون هشداری داده نشده و به همین ترتیب کارکنان جدید فصلی شرکت از این قانون اطلاعی ندارند.§ این کسب‌وکار با وجود این کاستی در استانداردسازی و عدم انتقال اطلاعات به کارمندانش می‌تواند به راحتی مورد پیگرد قانونی جهت عدم پیروی درست از قوانین قرار گیرد، آن هم به دلیل این که کارمندان در پیگیری درست از مشتریانشان شکست خوردند.در این مثال، عدم وجود یک مرکز برای طبقه‌بندی و از همه مهم‌تر، اطلاع‌رسانی قوانین مشکل اصلی است. در بسیاری از موارد دیگر، مشکل این است که تنها یک نفر قانون را می‌داند و فرض می‌شود که آن فرد همیشه برای اطلاع رسانی قوانین و راهنمایی در دسترس هست.اما وقتی قوانین یک شرکت در شرایط بحرانی را تنها یک نفر می‌داند، اوضاع خطرناک‌تر هم می‌شود. این شرایط مانند سناریوی «اگر تو فردا با یک اتوبوس تصادف کنی، ما بدون تو چه کار کنیم؟» است.متاسفانه، تعداد غیرمنتظره‌ای خلا در تعداد کارکنان وجود دارد و برای کسب‌وکارها تبدیل دانش قبیله‌ای کارکنانشان به دانش طبقه‌بندی شده و تضمین این که قوانین برای همه شروع به جا افتادن کرده در شرایطی که باید تصمیمات بحرانی گرفته شود، خطرناک است.انواع قوانین استارتاپ:برای توضیح قوانینی که بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها برای اداره کارهایشان به آن ها تکیه می‌کنند، دانستن چند ادعا مهم است:1. ادعای ساختاری زمانی اتفاق میفتد که یک حقیقت، برخی از قسمت‌های ساختار یک سازمان را نشان می‌دهد که شامل این است که تصمیم‌ها چگونه اتخاد می‌شوند.2. یک ادعای همراه با عمل، خلاصه‌ای از محدودیت‌ها یا مجموعه‌ای از شرایط را نشان می‌دهد که نوعی کنترل بر عملکردهای شرکت دارند.3. استخراج به سادگی یک عنصر اضافی از دانش است که از دانش کلیدی دیگر در مورد تجارت حاصل می‌شود.با توجه به ادعاهای توضیح شده در بالا، قوانین به عنوان بخشی از یک فرآیند می‌توانند به سه صورت زیر تعریف شوند:· قوانین به منظور ایجاد هماهنگی: این قوانین ایجاد شده‌اند تا یک سری الزامات کلی برای پیشرفت کارها رعایت شوند. برای مثال قانون ساده‌ی «یک درخواست باید شامل کد صورتحساب بخش مربوطه باشد تا مورد بررسی قرار گیرد.» نمونه‌ای از این قوانین است. این قوانین کمک به رسیدگی زودتر به درخواست‌ها بدون نیاز به دوباره‌کاری می‌کنند.· قوانین صلاحیت/عدم‌صلاحیت: این سری قوانین هنگامی استفاده می‌شود که نیاز است برای دخالت یا عدم دخالت یک موضوع در یک فرآِیند تصمیم‌گیری شود.این قانون را می‌توانید مانند یک قانون منع‌کننده برای از دست رفتن مقدار زیادی زمان و تلاش در نظر بگیرید.· قوانین تصمیم‌گیری: قانون تصمیم‌گیری زمانی استفاده می‌شود که یک موضوع باید مورد ارزیابی قرار گیرد تا مرحله بعدی برای پیگیری آن تعیین شود. (به عنوان مثال تایید شود، رد شود یا برگشت داده شود تا اطلاعات بیشتری راجع به آن جمع‌آوری شود).قوانین استارتاپ فرآیندهای تجاری و اتوماسیون را تکمیل می‌کننددر بسیاری از موارد سازمان‌ها می‌توانند قوانین استارتاپشان را در یک پلتفرم وورک فلو[1] که تصمیمات و پیشنهادات نهایی را به عنوان بخشی از وورک فلو انجام می‌دهد، ادغام کنند. یک مثال بی نظیر از این سیستم در صنعت هتل‌داری است.وقتی یک مهمان به صورت آنلاین (یا حتی از طریق تماس تلفنی با هتل) اتاقی رزرو می‌کند، باید اطلاعاتی را در اختیار هتل قرار دهد تا بتواند اتاقی را که می‌خواهد، رزرو کند. این اطلاعات کلیدی معمولا مدت زمان اقامت، تعداد مهمانان و تاریخ روزهای ماندن مهمانان است.یکی دیگر از اطلاعات نه چندان مهم برای رزرو اتاق در هتل این است که آیا مهمان عضو باشگاه مشتریان هتل است یا نه. اگر پاسخ مثبت است سابقه قبلی آن‌ها در استفاده از باشگاه، رده‌ی کارت عضویتشان در حال حاضر و همچنین مقدار درصد کد تخفیف روی پکیجی که استفاده می‌کنند، روی رده اتاقی که می‌توانند رزرو کنند، تأثیر دارد.زمانی که سیستم رزرواسیون یک هتل تمام این اطلاعات را داشته باشد، بهتر می‌تواند سیستمی طبقه‌بندی شده از اتاق‌های در دسترس و هم‌چنین رده‌بندی آن‌ها را در دسترس قرار دهد. تمام این اطلاعات که میهمانان به هتل داده‌اند قوانین استارتاپ را برای این هتل تکمیل می‌کند.این قوانین ترکیب بی‌نظیری از چگونگی ترکیب تصمیمات و قوانین صلاحیت در یک سیستم به صورت موازی با قوانین هماهنگ‌کننده است به گونه‌ای که یک تصمیم‌گیری درست انجام شود.تلفیق قوانین استارتاپ در کسب‌وکار شمادر فضای کاری امروزی، به نظر می‌رسد هیچ محدودیتی در تکنولوژی برای پیشرفت خلاقیت و کارایی وجود ندارد، سازمان‌ها باید به یاد داشته باشند که تکنولوژی فقط بخشی از راه‌حل است.مهم‌تر از هرگونه تکنولوژی که شما به کار برده‌اید، کاری است که افراد و گروه‌ها باید برای همپوشانی با قوانین استارتاپ و فرآیندهایی که در واقع این تجارت را می‎چرخانند، انجام دهند. تنها زمانی که این قوانین و فرآیندها وضع و پذیرفته شدند، شما می‌توانید کسب‌وکارتان را به صورت دیجیتالی از طریق اتوماسیون تغییر دهید.[1] workflow automation platformگروه تولید محتوای مرکز کارآفرینی دانشگاه صنعتی شریفمنبع: https://www.integrify.com/blog/posts/business-rules-explained/