راهنمایی برای مدیریت کارمندان دور کار

دورکاری!با توجه به شیوع ویروس کرونا، در حال حاضر بسیاری از کسب و کارها و شرکت‌ها از پرسنل خود تقاضا کرده‌اند تا مشغول دور کاری شوند. در نتیجه مانند گذشته کارمندان با یکدیگر ارتباطات حضوری ندارند و جداگانه مشغول فعالیت هستند. اگر چه انجام دور کاری نیازمند خط مشی و راهنماهای شفاف و ارائه آموزشی به کارمندان می‌باشد، اما در زمان بروز بحران یا شرایطی که نیازمند تغییرات سریع کسب و کاری می‌باشد این امر امکان پذیر نیست. خوشبختانه تحقیقات زیادی در مورد نحوه اداره امور به صورت دور کاری وجود دارد تا بتوان بهره‌وری کارمندان دور کار را حتی در مدت زمان اندک بهبود داد.چالش‌های متداول دور کاریابتدا مدیران باید فاکتورهای تاثیر گذار در انجام دور کاری را بدانند. در غیر اینصورت کارمندانی که معمولاً عملکرد بالایی داشتند، با شروع دور کاری عملکردشان افت خواهد کرد؛ مخصوصاً اگر انجام دور کاری بدون آمادگی و ارائه آموزش همراه بوده باشد. چالش‌های موجود در دورکاری شامل موارد زیر است:فقدان ارتباط چهره به چهره با مدیرانهم مدیران هم کارمندان معمولاٌ نگران فقدان تعاملات چهره به چهره می‌باشند. مدیران نگران این هستند که کارمندان کارایی لازم را در زمان دور کاری نداشته باشند. از طرف دیگر نیز کارمندان از عدم دسترسی کافی به مدیران، عدم ایجاد ارتباط و عدم دریافت حمایت‌های مدیریتی گله‌مند هستند. در برخی مواقع کارمندان احساس می‌کنند که مدیران خارج از دسترس هستند و بنابراین نه حمایتی از آن‌ها می‌توانند دریافت کنند و نه هیچ گونه کمکی.فقدان دسترسی به اطلاعاتکارمندان دسترسی کافی به خیلی از اطلاعات را نخواهند داشت. وقتی به صورت حضوری مشغول بوده‌اند، می‌توانستند با پرسش از همکاران، اطلاعات مورد نیاز را دریافت کنند؛ اما اکنون در دور کاری یافتن پاسخ سوالات بسیار ساده نیز می‌تواند مانع بزرگی در ادامه فرآیندهای کسب و کاری باشد.این مشکل می‌تواند به جنبه‌های دیگری غیر از مسائل فنی نیز تسری پیدا کند. فرض کنید زمانی که در دفتر کاری هستید، متوجه حالات و خلق و خوی همکار خود می‌شوید. ممکن است او حال خوشی نداشته باشد و شما نیز متوجه این موضوع باشید؛ پس اگر از ایشان پیام یا صحبتی دریافت کنید که چندان خوشایند نباشد، متوجه هستید که اون اکنون دارای روحیه خوبی نیست و او را درک می‌کنید؛ اما در دور کاری شما متوجه احساسات لحظه‌ای افراد نیستید و دریافت پیام مشابه از سوی همان همکار، ممکن است اکنون تبدیل به یک بحران در روابط میان فردی شود.انزوای اجتماعیتنهایی یکی از متداول‌ترین شکایات کارکنان در مورد دور کاری است چون آن‌ها تعاملات رسمی و غیر رسمی را با سایر اعضای تیم از دست می‌دهند. تصور می‌شود که افراد برون گرا بیشتر از بقیه کارکنان در زمان دور کاری آسیب ببینند؛ به خصوص اینکه امکان برقراری ارتباط با همکاران خود را از شیوه‌های دیگر نداشته باشند. در دراز مدت نیز ممکن است این امر منجر به عدم حس تعلق به سازمان شود و کارمند به فکر جدایی از شرکت بیافتد.حواس پرتی در خانهمعمولاً تصاویر جالبی از دورکاری اگر در اینترنت جستجو کنید میبینید؛ پدری که در حال نگهداری از کودک خود و در عین حال نیز در حال کار با لپتاپ پشت میز یا روی کاناپه است. در حقیقت این موضوع برای کار مجازی وحشتناک است. معمولاً به مدیران توصیه می‌شود تا از وجود فضای کاری کافی توسط کارمند برای دور کاری مطمئن شوند سپس اجازه این کار را به او بدهند؛ یا ممکن است کارمند در زمان دور کاری مجبور به انجام کارهای دیگری نظیر خرید کردن و ... شود که اجتناب ناپذیر هم می‌باشد.مدیران چگونه می‌توانند کارمند دور کار را حمایت کنند؟اگرچه که دورکاری چالش‌هایی را به همراه دارد که در بالا ذکر شد اما خوشبختانه راه حل‌های سریع و ارزانی هم دارد تا مدیران بتوانند انتقال به دور کاری را مدیریت کنند. اقداماتی که شما می‌توانید امروزه انجام دهید:یک بازرسی ساختاریافته روزانه داشته باشیدبسیاری از مدیران برنامه منظم روزانه برای تماس با کارمندان خود دارند. اگر کارمندان کارهای جداگانه از یکدیگر دارند، این تماس‌ها می‌تواند فرد به فرد باشد اما اگر کارها به صورت تیمی است و همه با هماهنگی مشغول فعالیت هستند، بهتر است تماس‌ها به صورت گروهی باشد. ویژگی مهم، روتین بودن و پیش‌بینی‌پذیر بودن تماس‌ها است که کارمندان می‌دانند که توانایی انجام مشورت با شما را دارند و نگرانی‌ها یا سوالات آن‌ها شنیده می‌شود.وسایل ارتباطی مختلفی فراهم کنیداستفاده از یک ابزار مانند ایمیل برای برقراری ارتباط در دور کاری اصلا خوب نیست. کارمندان نیاز دارند ارتباط غنی‌تری را تجربه کنند. بهتر است از تکنولوژی‌های تصویری برای برقراری ارتباط استفاده کنید. به این صورت همکاران احساسات یکدیگر را بهتر درک می‌کنند. همچنین از بروز انزوای اجتماعی در بین کارمندان نیز جلوگیری می‌شود. قوانینی را برای تعامل وضع کنیددور کاری زمانی کاراتر می‌شود که مدیران انتظارات خود از ارتباط با کارمندان را شفاف کنند. به عنوان مثال یک مدیر ممکن روزانه به وسیله ارتباطات ویدیویی جلساتی را با کارمندان برقرار کند و علاوه بر این عنوان کند که اگر کسی کار اورژانسی دارد، به او پیامک ارسال کند. بهتر است برای کارمندان مشخص کنید که چه زمان‌هایی امکان برقراری ارتباطات معمول را دارید و همچنین مشخص کنید که اگر کسی نیاز به ایجاد ارتباط اورژانسی داشت چگونه با شما ارتباط بگیرد.فرصت‌هایی برای تعاملات اجتماعی ایجاد کنیدفراموش نکنید که از ارتباطات ویدیویی فقط برای برگزاری جلسه یا صحبت در مورد امور فنی استفاده نکنید. بعضی از اوقات قبل از شروع صحبت‌های اصلی، صحبت‌های جانبی و گپ و گفت داشته باشید. مثلا می توانید از کارمندان بپرسید آخر هفته خودشان را گذرانده‌اند، در مورد مسابقات فوتبال صحبت کنید و ... . به هر حال نیاز است تا چنین فضاهای تفریحی را هم پدید آورید تا عملکرد کارکنان دور کار بهبود یابد.حمایت عاطفی داشته باشیدبه خصوص در زمانی که به یکباره ماهیت کار به دور کاری تغییر یافته، بسیار مهم است که مدیران استرس، نگرانی‌ها یا عصبانیت کارمندان خود را متوجه شوند و به آن‌ها گوش کنند. اگر می‌بینید کارمندی که به دور کاری منتقل شده است در حال کشمکش با همکاران است اما هیچ اثری از عصبانیت یا استرس هم مشاهده نمی‌کنید، از او به صورت شفاف در این خصوص سوال کنید. از او بپرسید که تا کنون دور کاری برای او چطور بوده است؟ مزیت‌ها و معایب را از او بپرسید و به دقت به مواردی که می‌گوید گوش دهید. می‌توانید متوجه شوید که آیا واقعا با دور کاری مشکل دارد یا خیر. سعی کنید محوریت سخن، نگرانی‌ها یا استرس‌های کارمند باشد. او را در برطرف کردن مشکلات دورکاری و عدم ایجاد ارتباط با سایرین کمک کنید و در چنین موقعیتی به جای اینکه خود را مدیر او ببینید، مشاور او باشید.