مقدمه ای بر Lean و Six Sigma

دوباره سلام. اکنون ، روش های Waterfall و Agile را در جعبه ابزار مدیریت پروژه خود دارید ، Lean Six Sigma یکی دیگر از مواردی است که می توانید اضافه کنید. این ترکیبی از دو روش است ، Lean و Six Sigma. استفاده از Lean Six Sigma در پروژه هایی که هدف آنها صرفه جویی در هزینه ، بهبود کیفیت و انتقال سریع فرآیندها است ، معمول است. این برنامه همچنین بر همکاری تیمی متمرکز است که باعث ایجاد یک فضای کار مثبت می شود. ایده این است که وقتی تیم شما احساس ارزشمندی می کند ، انگیزه و بهره وری افزایش می یابد و عملکرد کل نرم تر انجام می شود. در روش Lean Six Sigma پنج مرحله وجود دارد. آنها تعریف (define)، اندازه گیری (measure)، تجزیه و تحلیل (analyze) ، بهبود (improve) و کنترل (control)هستند که معمولاً به عنوان DMAIC شناخته می شوند. DMAIC یک استراتژی برای بهبود فرایند است ، به این معنی که شما سعی دارید بفهمید که مشکلات موجود در روند فعلی چیست و آنها را برطرف کنید تا همه چیز روانتر اجرا شود. هدف هر مرحله اطمینان از بهترین نتایج ممکن برای پروژه شما است. دقیقاً مانند Waterfall و Agile ، جزئیات دقیق تری برای استفاده از DMAIC و رویکرد Lean Six Sigma وجود دارد. اما آنچه در مورد روند DMAIC عالی است این است که می تواند برای حل هر مشکل تجاری مورد استفاده قرار گیرد. بیایید آن را بشکافیم . مرحله اول تعریف هدف پروژه و آنچه برای تحقق آن لازم است ، است. این مرحله اول بسیار شبیه به مرحله شروع مدیریت سنتی پروژه است. بیایید یک سناریو واقعی را برای نشان دادن آن در نظر بگیریم. تصور کنید که به عنوان مدیر پروژه یک شرکت مسافرتی بزرگ به شما پیشنهاد می شود تا به ساده سازی و به حداقل رساندن زمان انتظار خدمات مشتری که به دلیل تبلیغات فروش اخیر افزایش یافته است ، کمک کند. قبل از شروع کار برای حل مسئله ، باید هدف پروژه را مشخص کنید و با سهامداران در مورد انتظارات از پروژه صحبت کنید. در این حالت ، هدف این است که میانگین زمان انتظار به طور متوسط ​​کمتر از 10 دقیقه در مقایسه با 30 دقیقه کاهش یابد. بعد ، وقت آن است که روند عملکرد فعلی را اندازه گیری کنیم. به منظور بهبود فرایندها ، DMAIC بر داده ها تمرکز دارد. در اینجا می خواهید روند فعلی را ترسیم کرده و دقیقاً مکان را مشخص کنید که مشکلات چیست و چه نوع تأثیری بر روند دارد. با استفاده از مثال ما ، شما در حال کشف این مسئله هستید که چرا این مدت طولانی است که شرکت مسافرتی به یک مسئله خدمات مشتری رسیدگی می کند. برای انجام این کار ، شما به اطلاعات شرکت مانند میانگین زمان انتظار ، تعداد مشتری در روز و تغییرات فصلی نگاه می کنید. سپس برنامه ای برای نحوه دریافت این داده ها و اندازه گیری مرتب آنها تنظیم خواهید کرد. این می تواند چیزی شبیه به تولید گزارش های شرکت به صورت هفتگی ، ماهانه ، فصلی باشد. در شرایط دیگر ، ممکن است شما از کارمندان یا مشتریان بخواهید که نظرسنجی ها را پر کنند یا موجودی ، حمل و نقل و ردیابی سوابق ، مواردی از این دست را بررسی کنند. هنگامی که داده ها و اندازه گیری ها را بدست آوردید ، می توانید به مرحله بعدی بروید که تجزیه و تحلیل است. در اینجا ، شما شروع به شناسایی شکاف ها و مسائل می کنید. در مثال ما ، پس از ترسیم روند و نقاط داده ، ممکن است مشاهده کنید که کارکنان در روزهایی که مشتریان بالاترین میزان را دارند ، ناکافی هستند. تجزیه و تحلیل داده ها بدون توجه به اینکه شما چه روشی را انتخاب می کنید برای مدیریت پروژه ، مهم است. با استفاده از داده های خود ، درک درستی از دلایل و راه حل های رسیدن به مرحله بعدی ، بهبود خواهید یافت. اغلب اوقات ، مدیران پروژه ممکن است بخواهند مستقیماً به این مرحله بپردازند اما در واقع پروژه هایی که در بهبود فرآیند انجام می شوند ، فقط باید پس از تجزیه و تحلیل دقیق انجام شوند. این همان نقطه ای است که شما یافته های خود را ارائه می دهید و برای شروع پیشرفت آماده می شوید. در مثال ما ، این می تواند تغییر کارکنان برای رفع نیازهای مشتری باشد. آخرین مرحله از این چرخه کنترل است. شما فرآیند و پروژه را به مکان خوبی رسانده اید و اکنون زمان اجرای آن فرا رسیده و در آنجا نگهداری می شود. کنترل همه چیز در واقع یادگیری از کاری است که شما برای قرار دادن فرآیندها و اسناد جدید در محل انجام داده اید و به نظارت ادامه می دهید تا شرکت به روش قبلی و ناکارآمد کارها برگردد. به طور خلاصه ، می توانید DMAIC را به این شکل بخاطر بسپارید ، تعریف به شما می گوید که چه چیزی را اندازه گیری کنید ، اندازه گیری به شما می گوید چه چیزی را باید تجزیه و تحلیل کنید ، تجزیه و تحلیل به شما می گوید چه چیزی را باید بهبود دهید ، و بهبود به شما می گوید که چه چیزی را باید کنترل کنید. Lean Six Sigma و رویکرد DMAIC زمانی ایده آل هستند که هدف پروژه شامل بهبود روند فعلی برای رفع مشکلات پیچیده یا پرخطر مانند بهبود فروش ، تبدیل یا از بین بردن گلوگاه باشد. پیروی از روند DMAIC از احتمال رد شدن از مراحل مهم جلوگیری کرده و شانس یک پروژه موفق را افزایش می دهدهمانطور که قبلاً گفتم ، در Google روشهای مختلف را دنبال می شود. به عنوان مثال ، یک تیم مهندسی که یک محصول متمرکز بر مشتری عرضه می کند ، در درجه اول ممکن است هنگام ایجاد محصول از Agile استفاده کند ، اما تصمیم دارد برخی از جنبه های مدیریت پروژه Waterfall را برای برنامه ریزی و مستندات وصل کند. یک تیم خدمات مشتری ممکن است بر استفاده از Lean Six Sigma تمرکز کند تا تجربه ای مانند ارائه ویژگی های جدید بر اساس تجزیه و تحلیل اخیر را برای کاربران ما بهبود بخشد. اما تیم ممکن است قسمت هایی از کد را توسعه داده و با استفاده از تکرارهای سریع و سرعتهای سریع ویژگی ها را ارائه دهد تا امکان تغییر ایجاد شود. یا ممکن است یکی از تیم های داخلی آموزش و آموزش ما فقط بر مدیریت پروژه Waterfall تمرکز کرده باشد تا به یک هدف هدفمند برسد که همه کارمندان یک دوره آموزش انطباق را سالانه انجام دهند. در اینجا ، آبشار منطقی است زیرا الزامات برنامه آموزشی برطرف شده و مهلت و هدف نیز همینطور است. بزرگترین روش شناختن روشها و ابزارهای مختلف است تا بتوانید آنچه را که برای شما ، تیم شما و هدف نهایی مناسب است ، با اطمینان انجام دهید. هیچ نسخه واقعی برای نحوه اجرای کامل یک پروژه وجود ندارد زیرا همیشه قطعاتی وجود دارد که نمی توانید به طور صد در صد کنترل کنید. اما خبر خوب این است که شما می توانید با یادگیری این چارچوب های مختلف ، با مجموعه مهارتی که ایجاد می کنید کاملاً به این امر نزدیک شوید.لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.