چطوری برای کسب و کار خودمون یک برنامه مالی یک ساله داشته باشیم

وقتی که شروع میکنید به راه اندازی یک کسب و کار، یه سری سوال ها در مورد فروش و هزینه و میزان سرمایه مورد نیاز تو فکرتون هست. مثلا چطوری هزینه های یک سال رو برنامه ریزی کنم؟ یا چطوری فروش خودم رو پیش بینی کنم؟ چطوری هزینه ها رو پیش بینی کنم؟ برای هزینه هایی که داریم چقدر نیاز به فروش دارم؟ میخوام با سرمایه گذار صحبت کنم و از من پرسیده که چقدر سرمایه لازم داری؟ و خیلی سوالات دیگه که هم مالی هست. وقتی که شما یک کسب و کار راه اندازی میکنید. یکی از مهم ترین موارد این هست که در ابتدای سال جدید بتونید هزینه های خودتون رو پیش بینی کنید. در نهایت ببنید که چقدر هزینه برای توسعه اون کسب و کار در سال لازم دارید، تا بر اساس اون بتونید یک پیش بینی از فروش برای سال داشته باشید.من اینجا یک فایلی رو برای شما آمده کردم و در گوگل درایو به نام template - BP - cost by Shayan Shalileh قراردادم. این فایل تنها راه و بهترین برای درست کردم یک برنامه مالی برای کسب و کار شما نیست. اما ساده ترین مدلی هست که میتونید داشته باشید.اگه در حال راه اندازی و توسعه یک محصول جدید هم هستید و هیچ فروشی هم نداشته باشید. لازم هست که هزینه های خودتون برای یک سال مالی (۱۲ ماه) رو به صورت دقیق بدونید. حتی اگر دنبال جذب سرمایه نباشید هم مدیریت مالی یکی از هم ترین نکاتی هست که به عنوان مدیر عامل یا بنیانگذار باید به اون توجه کنید.در ارزش گذاری یک استارتاپ، پیش بینی درآمد و پیش بینی هزینه ها برای ۳ تا ۵ سال آینده و در کنار اون پیش بینی اینکه چقدر فروش میتونید داشته باشید، از موضوع های مهمی هست که با درست کردن و تکمیل این فایل میتونه پایه های لازم برای اون رو داشته باشید. عکسی که در بالا میبینید، یک فایل گوگل شیت ساده هست، که میتونید از اون برای وارد کردن هزینه های خودتون در سال ۱۴۰۳ یا هر سال مالی که مدنظر شماست استفاده کنید. این فایل از یک ستون در سمت چپ (ستون A) تشکیل شده که انواع هزینه ها رو که یک استارتاپ میتونه داشته باشه در اون مشخص کردم. البته شما میتونید عنوان ها رو هر کدوم رو که دوست دارید تغییر بدید و اصلاح کنید. هزینه ها به صورت کلی به چند بخش حقوق (salary)، هزینه های اجرای (OPEX)، هزینه های مارکتینگ‌ (Marketing) و هزینه های سرمایه ای (CAPEX) تقسیم میشه. توی بخش حقوق، باید حقوق که به افراد مختلف پرداخت میکنید و حتی حقوق که خودتون ماهانه از شرکت برمیدارید رو بنویسید. در ادامه یک ردیف هست به نام SSO که همون بیمه تامین اجتماعی خودمون هست. به به صورت پیش فرض ۳۰درصد درنظر گرفته شده و در نهایت Total salary که حقوق خالص دریافتی هر نفر + حق بیمه پرداختی رو محاصبه میکنه. درخصوص مالیات بر حقوق ما اینجا یک ردیف داریم که حقوق خالص هر ماه رو در ۱۰درصد ضرب میکنیم ولی مالیات بر حقوق چیز پیچیده ای هست. (به صورت پله کانی هست و تا یک عددی هر سال از مالیات معاف میشه ولی تا ۲۵ درصد هم میره) برای همین خیلی به این فرمول کار نداشته باشید و چون مالیات از حقوق پرسنل کم میشه می تونید (در صورتی که توافق شما با پرسنل حقوق ناخالص باشه) حتی اینجا هیچی نزارید (میتونه ردیف باشه ولی ۰ باشه)، یا کلا اون ردیف رو بردارید. ولی باید دقت کنید که در این صورت حقوق های بخش بالا به صورت ناخالص دیگه نیست. در ادامه فرق بین حقوق خالص و ناخالص رو توضیح دادم.حقوق ناخالص یعنی اون پولی که آخر ماه به پرسنل پرداخت میکنید. و هیچی ازش دیگه کم نمیشه. برای مثال اگه کسی حقوق ۵۰ میلیون تومان باشه. حدود ۳۰درصد حق بیمه تامین اجتماعی (۲۳درصد کارفرما و ۷درصد کارمند) بهش اضافه میشه که میشه مثلا ۶۵ میلیون تومان. و اگه مالیات رو هم ۱۰ درصد در نظر بگیرید میشه مالیات اون حقوق حدود ۱۰ میلیون تومان. یعنی حقوق اون شخص در اصل به صورت ناخالص ۷۵ تا ۸۰ میلیون تومان هست (بدون کسورات قانونی که میشه بیمه و مالیات) . که خالص دریافتی (حقوق خالص) اون پس همه کسورات قانونی (بیمه و مالیات و ...) میشه ۵۰ میلیون تومان. این رو در زمانی که عدد های حقوق رو در بخش خودش وارد میکنید دقت کنید. که دارید حقوق ها رو خالص وارد میکنید یا ناخالصدر بخش هزینه های اجرایی یا همون (OPEX) اجاره ماهانه دفتر، هزینه سرور، هزینه اینترنت و بقیه این دست هزینه هایی رو داریم که به هزینه ها عملیاتی یا هزینه ها اجرایی شرکت مربوط هست. که این بخش رو هم شما می تونید عنوان مختلفی که دوست دارید رو بهش اضافه کنید.در بخش هزینه های سرمایه ای یا دارایی های شرکت (CAPEX) ، اون دسته از هزینه ها رو داریم که جنس سرمایه ای دارن. مثلا پیش پرداخت اجاره که در آینده به شما برخواهد گشت، هزینه خرید سرور (نه اجاره ماهانه سرور) یا هزینه های خرید گوشی موبایل، لپ تاب برای پرسنل و... یا حتی هزینه های دکوراسیون شرکت.یک بخش دیگه این وسط هست که جدا کردیم به عنوان مارکتینگ، که بتونیم توی یک استارتاپ برآورد دقیق تری ازش داشته باشیم. که جنس این هزینه مثل هزینه های عملیاتی یا اجرایی (OPEX) است ولی دوست داریم که دقیق تر اون رو کنترل و برنامه ریزی کنیم. چرا جدا میشه چون خیلی راحت میشه در اینده (البته نه در ایران خیلی راحت) این هزینه های در قالب هزینه های برندینگ و ساخت برند به سرمایه تبدیل کرد. این تبدیل هزینه به سرمایه در تراز های مالی شما روی سود شرکت و زیاد شرکت تاثیر داره. ولی خوب کار سختی هست. هزینه تحقیقات و توسعه (R&D) که میشه اون بخشی از نیرو های شرکت که روی محصولی کار میکنند که توسعه پیدا میکنه . امروز ازش پول در نمیاد ولی در آینده تبدیل به دارایی های شرکت میشه. هم از این دست هزینه هاست ولی فعلا به اون چیزا کاری نداشته باشید چون واقعا دیوانه میشید. ولی بدونید در اصطلاح بش میگن Capitalization .بخش بعدی مربوط به cash flow یا میزان یا جریان نقدینگی شرکت هست. که برای استارتاپ و کسب و کاری که از روز اول فروش نداره. این طوری هست که فقط جمع هزینه هاست. و به صورت جمع هر ماه و تجمیع ماهانه (هر ماه + جمع ماه های قبل که بهش cash flow accumulated میگن) قرار داره. این بخش خیلی به شما کمک میکنه که نیاز مندی به حداکثر سرمایه که لازم رو پیدا کنید. یا اینکه شرکت شما تا کجا سودآور نیست و زیان میده.بخش بعدی مربوط به فروش شما هست که اینجا gross sales اومده و شما برای هر محصولی که دارید میتونید عدد پیش بینی ماهانه فروش ( یا فروش ناخالص) خودتون رو توش بنویسید. در ادامه EBIT که میشه جمع کل فروش شما در ماه منهای کل هزینه هاتون که یه چیزی مثل سود ناخالص قبل از مالیات هست. برای اطلاعات بیشتر میتونید EBIT رو گوگل کنید. من فکر میکنم در فارسی بهش سود ناخالص قبل از مالیات میگن.بخش بعدی میشه ستون های که ماه به ماه اطلاعات مالی کسب و کار خودتون رو باید توش بنویسید.ستون های B تا M مربوط به ماه ها میشه، و میتونه از فروردین شروع سال باشه. یا اگه کارتون از وسط سال شروع میشه میتونه اولین ماهی باشه که دارید کارتون رو شروع میکنید.در خصوص ستون M (ماه دوازدهم یا اسفند) باید دقت کنید که دستی اون رو کامل نکنید. چون خودش یک فرمول داره که من توش نوشتم که میاد عدد ها بخش حقوق رو فقط، از ماه ۱۱ یعنی ستون قبلی، (که معمولا میشه بهمن) حقوق ماهانه رو بر میداره و در ۳ ضرب میکنه. حالا چرا ۳؟ چون آخر سال و حقوق ماه ۱۲ و اسفند متفاوت هست. یعنی شما حقوق ماهانه + سنوات + عیدی رو باید به پرسنل پرداخت کنید.‌ البته سنوات رو میشه هر سال پرداخت نکرد ولی کسی که داره از شرکت جدا میشه به عداد سال هایی که توی شرکت شما بوده و معادل آخرین حقوق باید بهش پول بدید. یعنی یکی ۵ سال در شرکت شما بوده و آخرین حقوق اون ۲۰میلیون تومان باشه. شما باید ۱۰۰ میلیون تومان بهش پول بدید.برای همین شرکت ها میان سنتوات رو سال به سال پرداخت میکنند که در سال اخر و زمانی که پرسنل از شرکت شما جدا میشه هزینه زیاد نباشه. پس اگه کسی ۲۰ میلیون تومان حقوق میگیره. احتمالا آخرسال یعنی در اسفند باید بهش حداکثر ۶۰ میلیون تومان پرداختی داشته باشید. البته محاصبه عیدی یه چیز عجیبی هست که حداکثر داره و هر سال توسط دولت اعلام میشه. ولی فرمول رو تغییر هم ندید بد نیست. چون اختلاف عددی قانونی عیدی و ۲ برابر حقوق شاید بتونه اون چیزی که به عنوان پاداش سالانه پرسنل هست رو پوشش بده. در پر کردن ستون های B تا M هم دقت کنید که میخواهید عدد های ماهانه رو با توجه به مدل بالا خالص دریافتی بزنید یا ناخالص. برای خالص باید فرمول SSO رو از جدای بحث مالیات برحقوق از ۲۳درصد به ۳۰ درصد تغییر بدید. یعنی هم حق بیمه سمت کارفرما و هم سمت کارمند رو شما خودتون باید بدید. این روش معمولا چون فرمول پیچیده است برای پرسنل راحت تر و قابل درک تر هست.خیلی پیچیده است نه؟ آره واقعا سخت و پیچیده است و پیشنهاد میکنم که دست بالا اعداد رو بزارید که در وسط کار مخصوصا وقتی که در دنبال جذب سرمایه هستید حداکثر هزینه هاتون رو بتونید برنامه ریزی کنید. یا اگر میزان سرمایه ای که لازم دارید مشخص هست. این حداکثر هزینه ها رو در نظر گرفتن به شما کمک میکنه که وسط سال یا ماه ۱۰ یا ۱۱ یا ۱۲ هیچ وقت با کم بود پول مواجه نشید.ستون N هم جمع کل سال هست. که شما می تونید برای هر ردیف یک جمع کل داشته باشید. اگه به هر چیزی توی فایل دست میزنید، دقیت کنید که فرمول ستون N و بقیه ستون ها تغییر نکنه . اگه ستون اضافه میکنید هم خیلی باید دقت داشته باشید. که فرمول ها در این فایل خراب نشن.اونجا که داریم در مورد EBIT صحبت می کنیم این رو بدونید که خیلی ماه ها منفی هست. یعنی فروش شما کمتر از هزینه های شماست. یا شما اصلا فروش ندارید و فقط هزینه دارید. تا زمانی که EBIT مثبت باشه که بهش میگن نقطه سر به سر یا break even point استارتاپ یا کسب و کار شما زیانده هست. تو خیلی کسب و کار های این در سال اول مثبت نمیشه. یعنی شما برای سال دوم هم نیاز به سرمایه دارید. مدیریت cash flow خیلی مهم هست. مخصوصا وقتی که هزینه های زیادی دارید. اگه میخواین که آخر ماه با مشکل پرداخت حقوق مواجه نشید باید همیشه cash flow شما از فروش یا میزان تامین سرمایه تامین بشه.مورد بعدی که باید دقت کنید EBIT accounted هست که دقیقا مثل cash flow accumulated هر ماه تشکیل میشه جمع ماه که در اون هستید با تمام ماه های قبلی. خیلی ساده بخوام توضیح بدم اون چیزی که در این فایل min investment اومده میشه اونجایی که EBIT دیگه مثبت شده یا ماه ۱۲ و max investment میشه جمع کل هزینه هاتون که ماه ۱۲ یا جمع کل (total) مربوط به cash flow هست.یکی از مواردی که باز باید خیلی بهش دقت کنید، هزینه مستقیم تولید محصول هست. یعنی اگه من یک محوصل رو ۱۰۰۰ تومان میفروشم. یعنی اگه یک جنسی یا مواد اولیه . هزینه بسته بندی،‌ لوازم و ابزاری رو خریداری کنید ۶۰۰ تومان و بعد اون رو ۱۰۰۰ تومان بفروشید. اون ۱۰۰۰ تومان میشه فروش ناخالص ، اون ۶۰۰ تومان میشه (COGS) یا هزینه های مستقیم فروش یا هزینه تولید و... و مانده ۴۰۰ تومان میشه فروش خالص شما. یه سری کسب و کار ها هم هستند که هزینه تولید ندارن. یعنی یه سرویس کاملا انلاین هست. مثلا بازی ها. تمام هزینه های تولید اون (COGS) در دل هزینه های اجرایی مثل حقوق و هزینه سرور و ... است.توی بخش COGS مثلا اگه از API یا چیزی استفاده میکنید و پیش بینی اون خیلی راحت نیست . میتونید مثلا ۵درصد یا ۱۰درصد از gross sales یا فروش ناخالص رو قرار بدید و بعد این رو بکنید یکی از KPI های مربوط به کسب و کارتون که برای اینکه سالم و سلامت باشه نباید COGS شما بیشتر از مثلا ۵ یا ۱۰ درصد از فروش ناخالص شما باشه. این فایل در گوگل درایو به نام template - BP - cost by Shayan Shalileh قرارداده شده و می تونید اون رو به صورت مجانی دانلود کنید. این فایل اگه بخش فروش رو حذف کنید میشه بهش COST sheet هم گفت. ولی خوب وقتی که توش فروش هم بیاد خیلی اشتباه نیست که بهش بگیم Business Plan البته خوب شاید بیزینس پلن بخش های دیگه هم داشته باشه، ولی این فایل تا میزان زیادی بخش های مالی یک Business Plan رو پوشش داده. این رو دقت کنید که کسب و کار شما خیلی پیچیده است و وقتی دارید این فایل رو کامل میکنید با کلی اما و اگر مواجه میشید، اون وقت دیگه این فایل به درد شما نمیخوره. شاید شما رو گیچ تر هم بکنه. یا مسیرتون رو اشتباه کنه. تو این شرایط حتما باید از یک مشاور مالی درست و درمون کمک بگیرید. من هم البته با کمال میل میتونم به شما کمک کنم و از طریق ایمیل shayan.shalileh@gmail.com یا شماره 09121314257 روی واتس اپ می تونید با من در تماس باشید.ولی تجربه من از کارکردن با استارتاپ ها برای سال های اول و دوم نشون داده خیلی از استارتاپ ها شاید بگم ۸۰ تا ۹۰ درصد کارشون با همین فایل ساده راه افتاده . این رو هم اضافه کنم فایل پیچیده شامل کلی sheet و فرمول های بیشتر مشکلی که داره این هست که هم درست کردنش زمان زیادی لازم داره و هم در طول سال کنترل اون خیلی سخت تر میشه. امیدوارم که مفید باشه...