5 سوالی که هر رهبر مجازی باید از خود بپرسد

به راحتی می‌توان گفت که برای اولین بار در عصر فناوری، جلسات رودرو دیگر گزینه‌ی مناسبی برای بسیاری از افراد نیست. در حالی که ما انتظار نداریم جلسات حضوری برای همیشه از بین برود، کار کردن در هنگام بحران کویید-۱۹ این امکان را برای ما فراهم می‌کند تا درباره نحوه‌ی موفقیت رهبر مجازی و مهارت های مرتبط با آن بیشتر تأمل کنیم.برای بسیاری، کار از خانه و برقراری ارتباط از طریق رسانه‌های دیجیتالی مانند Slack ،Zoom و WebEx چیز جدیدی نیست. بسیاری از مدل‌های تجاری سال‌ها به عنوان یک ضرورت برای اسکان کارمندان و مشتریان در مکان‌های مختلف از کار مجازی پشتیبانی کرده‌اند. با این وجود، در حالی که فناوری توانایی ما در انجام کار و برقراری ارتباط از راه دور را بهبود بخشیده است، ما تا کنون و تا این سطح مجبور نبودیم مجموعه‌ای از بهترین روش‌ها برای هدایت تیم‌ها را به صورت دورکاری و مجازی توسعه دهیم.این فرصتی است که بحران کرونا در اختیار ما قرار داده تا مهارت های یک رهبر مجازی در کنترل تیم خود از راه دور را مورد بررسی قرار دهیم.یک رهبر مجازی با چه چالش ها و مسائلی روبرو است؟​هدف این مقاله، این است که رهبران را به چالش بکشیم تا کمی مکث کنند و کارهایی که نه تنها برای حفظ، بلکه برای تقویت مهارت‌هایشان در یک محیط مجازی و در طول بحران باید انجام دهند را مشخص کنند. اول از همه یک رهبر مجازی باید نسبت به وجود چالش ها و تعارضات احتمالی بر اثر همکاری مجازی آگاهی داشته باشد:دورکاری برای برخی از افراد راحت نیست. هر روز، فرزندان ما در حال مکالمه‌ی تصویری با دوستان‌شان هستند و به راحتی و با خوشحالی این کار را انجام می‌دهند. اما برای بسیاری از ما بزرگسالان، که با آن فناوری رشد نکرده‌ایم، هنوز هم کار با آن راحت نیست. این راحت نبودن باعث می‌شود که پیوند، اعتماد و برقراری ارتباط با یکدیگر به صورت مجازی برای برخی از افراد سخت‌تر باشد. اگر هم اکنون یک رهبر مجازی هستید، احتمالاً در تلاشید تا همان سطح رابطه و همان احساس امنیتی را که به صورت حضوری برای تیم خود فراهم کرده اید، به تیم خود ارائه دهید.مدیریت تعاملات بین فردی برای رهبر مجازی سخت‌تر است. هم به دلایل فنی و هم به دلیل اینکه برداشت دقیق از طریق ویدیو برای افراد سخت‌تر است، ارائه و دریافت تأثیر مناسب، لحن و بیان صورت که برای برقراری ارتباط مؤثر به آنها اعتماد می‌کنیم، به خصوص در نشست‌های گروهی، عملاً مشکل‌تر است.به راحتی ممکن است توجه افراد را از دست بدهید. دخیل کردن افراد در جلسات چهره به چهره به اندازه کافی چالش برانگیز است، جلسات مجازی که دیگر اغلب با انبوهی از حواس‌پرتی‌های جدید صورت می‌گیرد که شما بر آن‌ها کنترل کمی دارید.به عنوان رهبر مجازی به مهارت‌های جدیدی نیاز دارید. آگاهی از چالش‌های مطرح شده تنها نیمی از نبرد است. با این مقدمه به عنوان زمینه، پنج سوال از خودتان بپرسید تا اطمینان حاصل کنید که شما بهترین فردی هستید که می‌توانید تیم خود را از خانه مدیریت کنید.۱– آیا رهبر مجازی استراتژیکی هستم؟ ​رهبران قدرتمند ارتباطات استراتژیک را در هر تعاملی تمرین می کنند، خواه یک جلسه تمام روزه، یک جلسه یک ساعته، یک تماس فروش، یک بررسی یک در یک یا حتی یک ایمیل. اما برقراری ارتباط مجازی به برنامه ریزی استراتژیک تری نیاز دارد، زیرا برای انتقال نمی‌توانید خیلی به ارتباط انسانی یا کاریزما اعتماد کنید. قبل از هر مبادله، وقت بگذارید تا در مورد هدف، مخاطبان و زمینه تبادل فکر کنید. سپس اهداف، دستور کار و میزان زمانی را که می‌خواهید برای هر مورد صرف کنید، بنویسید. این کمک می کند تا به عنوان یک رهبر مجازی استراتژیک اهداف خود را گسترده تر از حد معمول انجام دهید.برای جبران کسری تعامل چهره به چهره خود را به عنوان یک رهبر مجازی و با سوالات مدیریتی به چالش بکشید. این بدان معناست که سؤالات بیشتری را در طول تعامل خود بپرسید، از اعضای تیم برای اطمینان از هم ترازی سؤال بپرسید، و زمان اضافی برای حضور در آن لحظات در هنگام ارائه یا جلسات گروهی، اختصاص دهید. در زمینه کیفیت دورکاری و جلسات مجازی، به صورت مداوم بازخورد بگیرید. ​۲– آیا برنامه‌‌ی ارتباطی برای تیم و سازمان خود دارم؟ ​اجرای مجازی عملیات به این معنی است که زمان آن رسیده که پروتکل های ارتباطی خود را با گزارش های مستقیم، کارمندان، اعضای هیئت مدیره و مخاطبان دیگری که مرتباً با آنها کار می کنید، مجدداً مورد بررسی قرار دهید و پروتکل های جدید بسازید. به عنوان مثال، اکنون باید به این فکر کنید که چطور می توانید بررسی‌های هفتگی خود را با اعضای تیم و به صورت مجازی انجام دهید:آیا این جلسات را بصورت تلفنی و در قالبی بیش از حد خسته کننده برگزار می‌کنید یا یک تماس ویدیویی را برنامه ریزی می کنید؟ در حالی که بهترین تجارب می‌گویند که تماس تصویری بهترین انتخاب است، ممکن است شما به عنوان رهبر مجازی نیاز داشته باشید رویکرد خود را بر اساس ترجیحات کارمندان خاص تنظیم کنید. در مورد جلسات با مشتری و سایر ذینفعان نیز همین طور است.استفاده از جدول در یک فایل ورد یا Google Sheet می‌تواند به شما در ایجاد یک برنامه جامع برای انواع مختلف جلسات کمک کند. حداقل چهار ستون، از جمله یکی برای هر یک از موارد زیر ایجاد کنید:نحوه برقراری ارتباط (یعنی فیلم ، تلفن)توالی جلسه (یعنی هفتگی، ماهانه)دستور کار جلسه (یعنی ساخت تیم، بازرسی)شرکت‌کنندگان در جلسه (یعنی مدیران، اعضای هیئت مدیره)جدول کاری خود را بر اساس نحوه‌ی کار خود قبل از حرکت به سمت فضای مجازی پر کنید، سپس کل برنامه را برای تنظیم وضعیت فعلی خود تغییر دهید.همان‌طور که شروع به «تجدید ساختار» می‌کنید، قبل از همه «بهترین شیوه کار» را به چالش بکشید. سؤال کنید: آیا باید از یک تماس ویدیویی برای همه اعلان‌ها استفاده شود یا آیا می‌توانم به‌سادگی گزارش وضعیت را برای نوسازی تیم بنویسم؟ آیا برای جبران عدم حضور باید گزارش‌های بیشتری را با گزارش‌های مستقیم خود برنامه‌ریزی کنم؟ آیا آن جلسه که یک ساعت در دفتر به طول انجامید، باید به‌صورت آنلاین نیز ۶۰ دقیقه کامل باشد؟ آیا باید هر ارتباط با یک خلاصه ایمیل دقیق دنبال شود تا همه در همه افراد به آن توجه داشته باشند؟نگاهی به کل برنامه به شما امکان می‌دهد تا آن را بهینه کنید و در بهبود مهارت های خود به عنوان رهبر مجازی نیز موفق تر عمل کنید.۳– چگونه می‌توانم نقش‌ها و مسئولیت‌ها را برای کمک به افراد مجدداً تنظیم کنم؟ ​برخی افراد درحالی‌که از راه دور کار می‌کنند تشویق می‌شوند، درحالی‌که برخی دیگر ممکن است کمبود انگیزه داشته باشند یا با سایر چالش‌های پیش‌بینی نشده روبه‌رو شوند. اگرچه ممکن است در ابتدا مشخص نباشد که چه کسی تلاش می‌کند، به‌عنوان یک رهبر مجازی، وظیفه شماست که مرتباً با اعضای تیم در مورد چگونگی کنار آمدن با آن‌ها بررسی‌هایی را انجام دهید.در طول بررسی‌های تکی از افراد، سؤال کنید: “اوضاع چگونه پیش می‌رود؟ با چه چالش‌هایی روبرو هستید؟ به نظر شما چه چیزی برای موفقیت لازم است؟ چگونه می‌توانم؛ یا تیم؛ کمک کنم؟ ” از طریق این بحث‌ها، نقاط قوت و ضعف هر فرد را مجدداً ارزیابی کنید. ممکن است متوجه شوید که باید برای کسانی که احساس راحتی کمتری دارند، مسئولیت‌های آن‌ها را تغییر داده و یا در جلسات آموزشی سرمایه‌گذاری کنید.به‌عنوان‌مثال، ممکن است یکی از اعضای تیم شما در جلسات حضوری برتری داشته باشد، اما مهارت فنی و یا تسهیلاتی برای اجرای آن‌ها از راه دور را نداشته باشد. یا ممکن است متوجه شوید که فردی دارید که در جلسات حضوری فعالانه شرکت می‌کند، اما به‌طور جدی در جلسات مجازی شرکت نمی‌کند. از آنجا که تغییر – مانند تغییر نقش و گرفتن کار جدید – می‌تواند در افراد حساسیت ایجاد کند، مهم است که هرگونه پیشنهادی را که به‌عنوان فرصتی برای رشد تنظیم کنید. به عنوان یک رهبر مجازی باید نسبت به این موارد حساسیت و توجه داشته باشید.با تشخیص نقاط قوت و ضعف گزارش مستقیم، قرار دادن آن‌ها درجایی که می‌توانند موفق شوند و راهنمایی برای آن‌ها در هنگام تلاش، شما نه‌تنها به تیم خود کمک خواهید کرد که مولدتر باشند، بلکه به پیشرفت کارمندان خود نیز کمک خواهید کرد. در این مکالمات نیز حتماً از نظرات و افکار آن‌ها با توجه به نحوه بهبود تیم کمک بخواهید. به یاد داشته باشید که احترام، اصالت و مراقبت از آن‌ها مبانی رهبر مجازی قوی است.۴– آیا باید به عنوان یک رهبر مجازی با دید بازتری به بحران موجود برای بهبود کسب و کار خود نگاه کنم؟ ​وقتی از راه دور کار می‌کنید، تمرکز صرفاً روی موارد تاکتیکی آسان‌تر است، به رایانه خود چشم بدوزید، ایمیل‌هایی را به‌صورت متوالی؛ به روشی جدی و بدون سازمان‌دهی، ارسال کنید. با لیست کارهای انجام‌شده در مقابل شما، و بدون حضور همکار دیگری که شما را منحرف کند، ممکن است وسوسه شوید که هیچ کاری انجام ندهید. اما مردم برای جهت‌گیری، مخصوصاً در مواقع نامشخص، به مدیران خود و حتی رهبر مجازی در شرایط بحرانی متکی هستند.این بدان معناست که مهم نیست که چند وظیفه کوچک تقویم شما را مسدود کرده است، باید بتوانید سر خود را بالا ببرید و به تصویر بزرگ‌تر نگاه کنید. حتماً وقت خود را برای کار بر روی “تجارت” (استراتژی)، بر خلاف کار کردن “در” مشاغل (عملیات)، مشخص کنید. این کار را با مسدود کردن وقت در تقویم شخصی خود انجام دهید تا به فکر استراتژی باشید. یا اگر افکار شما مشخص است، مسئولیت یک رهبر مجازی استراتژیک را بر عهده بگیرید و یک جلسه استراتژی را با تیم خود برنامه‌ریزی کنید.از این زمان برای بررسی مجدد سؤالات اساسی در مورد شغل و سازمان خود استفاده کنید، مانند: “آیا گزاره ارزش کسب و کار ما برای مشتریان روشن است؟ آیا فرصت‌هایی برای ما وجود دارد که بتوانیم مدل تجاری خود را بهبود بخشیم؟ آیا تیم ما مشغول، مولد و الهام‌بخش است تا بهترین کار خود را انجام دهد؟ ” این ایده را از اثر کلاسیک مایکل پورتر، “استراتژی چیست؟” بخاطر داشته باشید:او نوشت، “مواضع جدید [استراتژیک] به دلیل تغییر باز می‌شوند … با تکامل جوامع، نیازهای جدید ظهور می‌یابد.” این بیش‌ازحد محتمل است که تغییراتی که شما در طول بحران کویید ۱۹ تجربه می‌کنید، فرصت‌هایی را برای تجارت، سازمان و برای شما به‌عنوان یک رهبر مجازی فراهم کند.در شرایطی که تمرکز فقط روی دفاع ساده است، رهبر مجازی این وظیفه را بر عهده دارد که تهاجمی برخورد کنند و به دنبال درهایی باشد که ممکن است باز شوند.۵– به عنوان رهبر مجازی برای تقویت فرهنگ شرکت چه کاری می‌توانم انجام دهم؟ ​جالب است که داستان‌هایی به گوش می‌رسد که تیم‌ها در این مدت حتی قوی‌تر می‌شوند. بسیاری از سرسخت‌ترین رهبران در سراسر دنیا با یافتن فرصت‌هایی برای ایجاد تراز کاری، تسهیل مشارکت و الهام‌ بخشیدن به تیم‌های خود در مورد یک هدف مشترک، از بحران موجود به بهترین نحو استفاده کرده‌اند. در حال حاضر، تیم‌ها نه‌ تنها باید احساس کنند که به مأموریت شرکت مرتبط هستند بلکه باید احساس کنند که به یکدیگر نیز مرتبط هستند و این وظیفه بر عهده رهبر مجازی است.برای گرد هم آوردن افراد، ممکن است در اولویت قرار دادن بعضی از راه‌های ساخت تیم که قبلاً از اهمیت کمتری برخوردار بودند نیز استفاده کنید. بسیاری از افراد، انجام ساعات اجتماعی مجازی، گروه‌های مراقبه، کلوپ‌های اشتراک گذاری هنر، اجرای موسیقی تیمی و چالش‌های تناسب اندام را آغاز کرده‌اند.درحالی‌که این گزینه‌ها ممکن است برای همه امکان پذیر نباشد، آن‌ها فقط نمونه‌های اندکی هستند که ما دیده‌ایم که پویایی مثبت تیمی را آغاز کرده‌اند. حتی چیزی به‌سادگی شروع جلسه با درخواست از مردم برای تهیه یک فیلم، یادداشت یا عکسی که به آن‌ها احساس شادی می‌بخشد می‌تواند رفاقت و یک خنده موردنیاز را تقویت کند.آیا پوشش محیط نقره‌ای و مجازی برای محیط تجاری فعلی ما وجود دارد؟ من می گویم، بله. مهارت‌های رهبر مجازی که شما اکنون هستید می‌تواند بعد از کویید-۱۹ نیز به شما خدمت کند. بازگشت به دقیقاً همان جایی که قبلاً بودیم امکان پذیر نیست. فرصت‌های جدید باز خواهد شد – شاید کارهای کامل مجازی در سطحی که قبلاً ندیده‌ایم. و به لطف یک زمان غیرقابل پیش‌بینی در تاریخ ما، شما با مهارت‌های جدیدی برای هدایت واقعی، چه از خانه و یا از دفتر و به‌طور مؤثرتر از گذشته، آشنا شده و آماده خواهید بود.​منبع: سایت کسب و کار دانشگاه هارواردمشاوران غزال با ماموریت رشد و توسعه کسب‌وکارهای کوچک و متوسط و اسکیل استارتاپها فعالیت می‌کند.جهت اطلاع از گامهای رشد و اسکیل آپ میتوانید درسهای تکمیلی را در سایت مشاوران غزال مطالعه داشته باشید.شمار صاحبین کسب و کار می‌توانید از طرق لینکدین و یا سایت مشاوران غزال همراه ما باشید.جهت استفاده از یک جلسه کوتاه رایگان از لینک زیر استفاده کنید.درخواست مشاوره مشاوران غزال