16 نکته طلایی برای مدیریت زمان که باید بدانید

احتمالا برایتان پیش آمده که گهگاهی زندگی خود را با دیگری مقایسه کرده و این سوال را پرسیده اید: "چگونه است که برخی زندگی شان بهتر از من است؟ "واقعیت این است که افراد موفق، بهره وری بالایی دارند و از وقتشان بهترین استفاده را می برند و کار بیشتری در مقایسه با افراد عادی انجام می دهند. آنها می توانند رهبر و الگوی دیگران باشند.برایان تریسی، یکی از نویسندگان مشهور جهان، معتقد است که "راه رسیدن به موفقیت در هر کاری، این است که بدانیم افراد موفق آن رشته چه کرده اند تا موفق شده اند. "پس برای اینکه بدانید راز موفقیت این افراد چه بوده و در زندگی خود چگونه عمل کرده اند و چه تاکتیک هایی به کار برده اند، با ما همراه شوید.مدیریت زمانتصمیم تان را بگیریدتغییرات زندگی شما تحت تاثیر تصمیماتی است که برای انجام دادن یا ندادن کاری می گیرید و تغییرات چشمگیر نیز زمانی شروع می شود که دست به کار شوید یا از انجام کاری دست بکشید.بعد از اینکه تصمیم گرفتید، باید قاطعیت در تصمیم گیری داشته باشید. باید از همین امروز تصمیم بگیرید که در مدیریت زمان خود، متخصص شوید.خود را متقاعد به انجام کارهایی کنید که انجامشان ضروری است و این کارها را در زمان مقرر انجام دهید; چه تمایل به انجام آن داشته باشید چه نداشته باشید.اهداف روشنی برای خود تعریف کنید1- مشخص کنید دقیقا دنبال چه هستید. اهداف خود را به صورت جدی و همراه جزئیات بنویسید. نه به صورت کلی و مبهم. 2- بعد از مشخص کردن اهدافتان، آنها را یادداشت کنید. همیشه افکارتان را روی کاغذ بیاورید. " هدفی که مکتوب نباشد، هدف نیست. فقط یک آرزو است که هیچ قدرتی پشتش ندارد."3- برای اهدافتان مهلت تعیین کنید. این کار این انگیزه را به شما می دهد که تا موعد مقرر کار مورد نظر را انجام دهید. اگر هدفتان بزرگ است، مهلت های فرعی هم در نظر بگیرید.4- فهرستی از کارهایی که فکر می کنید برای رسیدن به هدفتان ضروری هستند، تهیه کنید. اگر کار جدیدی بعدا به ذهنتان رسید به فهرست اضافه کنید.5- وقتی اهدافتان را می نویسید، دقت کنید که آنها را به زمان حال بنویسید و جملات را با واژه ی "من" شروع کنید. مثلا " من فلان مبلغ درآمد دارم". چرا که ضمیر ناخوداگاه دستوراتی را می پذیرد که به زمان حال بیان شده و در ابتدای آن واژه ی "من" آمده است.6- فهرست خود را به برنامه تبدیل کنید. فعالیت ها را به ترتیب اهمیت، اولویت بندی کنید و برنامه خود را روی کاغذ بنویسید. مهم ترین هدف را تعیین کنید و از خود بپرسید:" کدام تاثیر بیشتری بر زندگی من می گذارد." زیرش خط بکشید. سپس آن را بالای صفحه دیگر نوشته و برایش مهلت تعیین کنید.7- اکنون موقع عمل کردن است. دست روی دست نگذارید. هر کاری، حتی کوچک، انجام دهید تا شما را در مسیر رسیدن به هدفتان قرار دهد.یادتان باشد مدام در مورد اهدافتان فکر کنید. هر روز آنها را مرور کنید.برنامه روزانه خود را از قبل تعیین کنید ابتدا فهرست جامعی تهیه کنید و کلیه چیزهایی که به نظرتان در طولانی مدت باید انجام دهید، در آن بنویسید.ابتدای هر ماه، فهرستی ماهانه تهیه کنید. بعد این فهرست را به چند فهرست هفتگی تبدیل کنید و مشخص کنید هر کاری را در چه زمانی می خواهید شروع کنید و کی باید تمام کنید. در نهایت شب قبل فهرست روزانه تعیین کنید تا ضمیر ناخوداگاه تان وقتی شما خواب هستید، روی این فهرست کار کند.هرگاه مسئله ی جدیدی در طول روز پیش آمد، قبل از انجام دادنش آن را روی کاغذ بنویسید. و وقتی کاری را تمام کردید روی آن خط بکشید. این گونه انگیزه شما برای ادامه کارها افزایش می یابد.روش" الف، ب، ج، د، ه" برای اولویت بندیاین روش یکی از قدیمی ترین روش های مدیریت زمان برای اولویت بندی است. ولی ساده و آسان است.همه مدیریت زمان حول این اصل می چرخد که شما مهمترین کار را قبل از شروع شناسایی کنید. کاری مهمتر است که انجام دادن یا ندادن آن، اثرات زیادی بر کار شما داشته باشد.اما روش" الف ب ج د ه" چیست؟ قبل از شروع کارها اول فهرستی از کلیه کارها تهیه کنید. بعد آن را به دقت مرور کنید. و یکی از حروف الف، ب، ج ... را کنار هر کار یادداشت کنید. موردی که اولویت" الف" دارد، یعنی از اهمیت بالایی برخوردار است و انجام آن ضروری است.مورد"ب" نیز باید انجام شود ولی مثل مورد" الف" زیاد مهم نیست. و اثرات انجام دادن یا ندانش، کم اهمیت و موقتی است.مورد" ج"را اگر انجام دهید خوب است ولی اثر آنچنانی ندارد. مثل رفتن به کافی شاپ.مورد" د" کاری است که می توانید به اطرافیانتان واگذار کنید تا برایتان انجام دهند. در این صورت وقت بیشتری دارید تا به اولویت های الف بپردازید. مورد" ه" به قدری کم اهمیت است که می توانید حذفش کنید.بعد دوباره فهرست را مرور کنید و اولویت های الف را براساس اهمیت درجه بندی کنید. مثلا الف-1 و... در نهایت تا" الف-1 " را تمام نکرده اید، سراغ بقیه نروید.امور ضروری را از امور مهم تفکیک کنیدکارها را به طور کلی در 4 دسته طبقه بندی می کنند:1- کارهای اضطراری2- کارهایی که اضطراری نیستند3- کارهای مهم4- کارهایی که مهم نیستندنوع 1: کارهایی هستند که هم اضطراری اند و هم مهم. این کارها باید بلافاصله انجام شوند و برای شغلتان اهمیت حیاتی دارند.نوع 2: این کارها مهم هستند ولی اضطراری نیستند. احتمالا بیشترین تاثیر را در دراز مدت خواهند داشت. مثل تکلیف ترم در دانشگاه یا ارائه گزارش.نوع 3: این کارها اضطراری هستند ولی مهم نیستند. مثل تماس تلفنی. ممکن است این کارها را در محل کارتان انجام دهید ولی تاثیری در موفقیت شما ندارند.نوع 4: این کارها نه مهم اند و نه اضطراری. کارهایی که کاملا بی ربط با کارتان هستند. مثل روزنامه خواندن.همواره این سوال را بپرسید: اثرات انجام این کار در دراز مدت چیست؟ چه میشود اگر این کار را اصلا انجام ندهم؟ و به این ترتیب اولویت بندی کنید.استفاده از قانون هشتاد- بیستاین قانون یکی از مهمترین و قدرتمند ترین اصول مدیریت زمان است. این قانون توسط" ویلفرادو پراتو" اقتصاددان ایتالیایی مطرح شده. او همه فعالیت ها را به دو دسته " حیاتی ولی کم تعداد " و " بی ارزش ولی پر تعداد" تقسیم کرده است. طبق این قانون، 20 درصد از کارهایی که انجام می دهید( حیاتی ولی کم تعداد)، تقریبا 80 درصد ارزش کل کارهایی را دارد که انجام می دهید. و عکس آن می گوید: 80 درصد از کارهایی که انجام می دهید، فقط 20 درصد ارزش کل فعالیت های شما را دارد.مثلا کسب و کار 80 درصد از فروش شما، توسط 20 درصد از مشتریان انجام می شود.از آنجایی که نمی توانید همه کارها را با هم انجام دهید، بهتر است با این قانون کارها را به تعویق بیاندازید. البته کارهایی که کم اهمیت هستند. دقت کنید کاری که انجام می دهید جز 20 درصد مهم ترین کارهایی باشد که انجام می دهید.هنگامی کار کنید که بیشترین انرژی را داریدبرای برخورداری از سطح انرژی بالا، ورزش و تغذیه مناسب و استراحت کافی توصیه می شود.باید زمان هایی از روز را که فکرتان خوب کار می کند، شناسایی کنید. طوری برنامه ریزی کنید که خلاق ترین و دقیق ترین کارهایتان را در آن زمان انجام دهید.قورباغه را قورت بدهمنظور از قورباغه، بزرگترین، ناخوشایند ترین، سخت ترین و چالش برانگیزترین وظیفه شماست. که از همه مهم تر است.کارهایی که بیشترین تاثیر را در زندگی تان دارند، همیشه کارهای بزرگ و سختی بوده اند. کارهایی که معمولا آنها را عقب می اندازید و برای انجامشان امروز و فردا می کنید.اگر هر صبح قورباغه را قورت دهید و آن کار را تا اخر به پایان برسانید، بقیه کارهایتان با شتاب بیشتری انجام خواهند شد.محل کارتان را مرتب کنیدبرای مرتب کردن میزتان این 4 کار را انجام دهید: دور ریختن، تفویض، اقدام و بایگانی.چیزهایی که نیاز ندارید را دور بریزید.کارهایی که وظیفه دیگران است، به خودشان تفویض کنید.اگر کاری را باید خودتان انجام دهید، برایش پوشه ای قرمز اختصاص دهید تا از بقیه کارها متمایز شود.پرونده ها و مدارکی که بعدا نیاز خواهید داشت، بایگانی کنید. به خاطر داشته باشید هشتاد درصد بایگانی ها هرگز برای بار دوم استفاده نمی شوند. پس قبل از بایگانی مطمئن شوید نگه داری آنها ضروری است.از زمانی که در طی مسیر هستید به خوبی استفاده کنیدوقتی پشت فرمان هستید یا در هواپیما و قطار، به برنامه های آموزشی گوش کنید. در پروازهای رفت فعالیت هایی انجام دهید که به انرژی و تمرکز نیاز دارند ولی در پروازهای برگشت چون خسته هستید کتاب یا مجله بخوانید.کارها را بی درنگ انجام دهیددر خودتان شتاب ایجاد کنید. سریع تر عمل کنید. همین الان انجامش دهید. افرادی که کارها را به سرعت انجام می دهند، با ارزش تر و لایق تر به حساب می ایند. سریع تصمیم بگیرید. کند تصمیم گرفتن، باعث تلنبار شدن و کند پیش رفتن کارها می شود.همیشه به این فکر کنید اگر الان تنبلی کنید، بعدا چه قدر طول می کشد کاری را انجام دهید.در مراحل کارتان تجدید نظر کنیدامروزه بسیاری از کارها از چندین کار مهم تشکیل شده اند که باید کامل انجام شوند تا فرایند تکمیل شود. ولی بین آنها ممکن است کارهای بی اهمیت نیز وجود داشته باشد.پس مراحلی که برای تکمیل کارتان لازم است، یادداشت کنید. در مرور اول 30 درصد مراحل را حذف کنید. اگر امکانش هست چند مرحله را یکی کنید.از خود بپرسید: چرا این کاررا به این شکل انجام میدهم ؟ آیا راه بهتری هست؟تفکر از صفر را به کار بگیریداز خودتان بپرسید: آیا چیزی در زندگی من هست که اگر قرار بود دوباره آن را انجام دهم، امروز خودم را درگیر آن نمی کردم؟ اگر پاسخ منفی بود سوال بعدی این است: چگونه و با چه سرعتی خود را از این وضعیت خلاص کنم؟افراد سالهای زیادی از عمرشان را سرکاری تلف می کنند که دوست ندارند. این یکی از بزرگترین عوامل اتلاف وقت است.بی اولویت های روشنی برای خود تعریف کنیدکار بی اولویت، کاری است که کمتر و دیرتر از بقیه انجام می شود. این فعالیت ها را مشخص کنید. و آنها را ترک کنید تا بتوانید به بقیه کارهای مهم برسید.برای هر پروژه ای به دقت برنامه ریزی کنیدپروژه فعالیتی است که دارای چند مرحله مجزاست که باید از اول تا اخر انجام شود.قبل از شروع پروژه نتیجه ایده ال برای آن تعیین کنید. طوری که انگار از هر نظر عالی است. بعد فهرستی از تمام مراحلش تهیه کنید.اول چه کاری باید انجام شود بعد چه کاری ؟ چه کارهاییی می توانند همزمان انجام شوند. وظایف افراد را مشخص کنید و این که چه کاری را تا چه زمانی باید انجام دهند. در اخر بر آن نظارت کنید که همه چیز در مسیر درست باشد.پیش بینی های لازم را انجام دهید که کدام مرحله ممکن است خراب شود؟ بدترین اتفاق ممکن چیست؟ بخش مهم پروژه کجاست و چه عاملی ممکن است در آن اختلال ایجاد کند؟به شدت اهل عمل باشیدامروزه همه عجله دارند و به شدت بی صبر هستند. یک کاربر اینترنت اگر سایت شما در 7 الی8 ثانیه باز نشود، سایت را ترک خواهد کرد. ویژگی بارز افرادی که عملکرد خوب دارند، این است که دائما در حال حرکت اند. بعضی ها فکر می کند حرف زدن و برنامه ریختن مانند عمل کرن است. در حالی که فقط اجرا کردن برنامه به درد می خورد چرا که نتیجه برایمان مهم است.پس از الان شروع کنید. ابتدا تصمیم بگیرید چه می خواهید و اهداف را تعیین کنید. بعد فهرستی از کارهایی که در رسیدن به هدف کمک می کنند را بنویسید و اولویت بندی کنید. مورد الف 1 را انتخاب کنید و بلافاصله انجامش دهید و خود را موظف کنید تا اتمام کامل، آن را انجام دهید. در اخر این جمله را بارها تکرار کنید" همین الان انجامش بده "" همین الان انجامش بده"