روش صحیح نظرسنجی از کارمندان در طول بحران کووید-19

با تداوم بحران همه‌گیری ویروس کرونا بسیاری از کارمندانی که در قرنطینه به سر می‌برند همچنان دورکارند و نظرسنجی از کارمندان درباره این شرایط اهمیت زیادی داردممکن است برخی از کارمندانِ شما به‌خوبی خودشان را با این تغییرات سازگار کرده و میان کار و زندگی سالم تعادل ایجاد کرده باشند، از طرفی ممکن است برخی دیگر از کارمندان از ترس اخراج، در کار و زندگی خود کاملاً احساس فشار کنند و نتوانند امورشان را به‌طور ثمربخشی مدیریت کنند.در چنین وضعیتی، شما در مقام یک مدیرمسئول و مهربان کاملاً درک می‌کنید که چرا نظرسنجی از کارمندان در طول این بحران حائز اهمیت است:با انجام چنین کاری، این پیام را به آنان منتقل می‌کنید که شما حواستان به آن‌ها هست و به نظرات آن‌ها گوش می‌دهید.این کار نشانگر شفقت و دلسوزی است و حس اعتماد را در کارمندان ایجاد می‌کند.– و می‌تواند منبعی ضروری از هوش کسب‌وکار باشد تا درباره‌ی اطلاعات جدیدی که از آن‌ها مطلع نیستید، آگاه شوید.انجام یک نظرسنجی در حال حاضر نه تنها یک کار عاقلانه است، بلکه در شرایط رکود کنونی، ضروری قلمداد می‌شود تا از طریق آن بتوانید به کسب‌وکار خود رونق دهید؛ پس اگر این کار را به‌درستی انجام دهید، مطمئناً به نتایج مفیدی خواهید رسید.چنانچه بخواهید کامل‌ترین تصویر ممکن از تجربه‌ی کارمند خود را به دست آورید، طراحی، اجرا و جزئیات مربوط به نظرسنجی اهمیت می‌یابند.در طول 30 سال گذشته، مجموعه‌ی Great Place to Work® به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده تا در زمان بروز بحران‌ها از جمله در زمان بحران اقتصادی رکود شدید، نظرسنجی‌های مربوط به کارمندان خود را طراحی کنند، فرم نظرسنجی را به کارمندان تحویل دهند و آن‌ها را اجرا کنند.سرویس جدید و پیشرفته پدیدار برای استخدام و ارزیابی نیروهای سازمانیدر این زمینه، چند مورد از بهترین عملکردها برای تهیه‌ی نظرسنجی در شرایط بحرانی را شناسایی نموده‌ایم که در مباحث زیر به آن‌ها اشاره می‌کنیم:پیش از این‌که فرم نظرسنجی را برای کارمندان ارسال کنید نسبت به رازداری و محرمانه بودن اطلاعات به کارمندان خود اطمینان دهید.یکی از نگرانی‌های مشترک میان کارمندان این است که کارفرمای آن‌ها بتواند پاسخ‌های ارائه شده را ببیند. آن‌ها نگران‌اند که درخواست‌هایشان در زمانی که برخی از افراد شغلی ندارند، درخواست‌هایی ناخوشایند به نظر برسد و یا به قدرنشناسی تعبیر شود.زمانی که این موضوع را به‌صراحت بیان کنید که تمامی پاسخ‌ها محرمانه باقی خواهند ماند، یک ایمنی روانی ایجاد می‌کنید که افراد را ترغیب می‌نماید تا بازخورد خود را آزادانه و صادقانه با شما در میان بگذارند، درحالی‌که ممکن است در وضعیت گفت‌وگوی رو در رو، این‌قدر احساس راحتی نداشته باشند.زمینه‌ی محتوایی پرسش‌ها را برای کارمندان مشخص کنید.پرسش‌های حساس، مانند سؤالاتی که راجع به زندگی خانوادگی مطرح می‌شوند، نیازمند توضیحاتی دقیق و باملاحظه‌اند. در ارتباطات پیش از نظرسنجی، زمینه‌ی محتوایی پرسش‌ها را برای کارمندان مشخص کنید.قصد نهایی خود را شرح دهید.هیچ‌یک از کارمندان مایل نیستند وقتشان را صرف به اشتراک‌گذاری انتقادات و بازخوردهای خود کنند، آن‌هم فقط به این منظور که شرکتی که در آن کار می‌کنند صرفاً آن‌ها را بایگانی کند و هرگز در عمل از آن‌ها استفاده نکند. ارسال نظرسنجی برای کارمندان و سپس انجام ندادن هیچ کاری در خصوص آن نظرسنجی، حتی به‌مراتب تأثیری بدتر از انجام ندادن نظرسنجی به دنبال خواهد داشت.لازم است به کارمندان خود اطلاع دهید که قصد دارید با استفاده از بازخورد آن‌ها چه‌کاری انجام دهید. با انجام چنین کاری به آنان اطمینان می‌دهید که نظراتشان شنیده می‌شود. در چنین شرایطی تمایل خواهند داشت که بار دیگر هم بازخوردهای خود را با شما به اشتراک بگذارند. این امر به نوبه‌ی خود کمک می‌کند تا فرهنگ اعتماد را در شرکت ارتقا دهید.موقعیتی که کارمندان در آن هستند را در نظر بگیرید.آن نوع نظرسنجی که در شرایط بحرانی برای کارمندان خود ارسال می‌کنید، همانند آن نظرسنجی‌هایی به نظر نمی‌رسند که در شرایط «عادی» برای آن‌ها ارسال کرده‌اید. این موضوع مهم است که نظرسنجی را به‌گونه‌ای طراحی کنیم که در آن به مسائلی توجه داشته باشیم که کارکنان در آن شرایط بحرانی تجربه می‌کنند.به‌طور مثال، سازمانی که مجبور شده برخی کارمندان را موقتی از کار برکنار کند، ممکن است یک نظرسنجی طراحی نماید تا از طریق آن، «احساس گناه» را در آن دسته از همکارانی که در کار خود باقی‌مانده‌اند ارزیابی کند.آن دسته از کارمندانی که در فعالیت‌های خط مقدم شاغل‌اند، مانند کارکنان مراقبت‌های بهداشتی، نیاز دارند درک کنید که شدیداً تحت تأثیر این بحران قرارگرفته‌اند و ممکن است توانایی پاسخگویی به یک نظرسنجی را نداشته باشند. درنتیجه:نظرسنجی باید مختصر باشدمحدودیت‌های احتمالی و بالقوه را در ارتباطات خود شناسایی کنیدروش‌های جایگزینی به کارمندان خود ارائه دهید تا از طریق آن‌ها بازخورد خود را بیان کنند (مانند ارتباط با مدیر منابع انسانی)موارد فوق نشان می‌دهند که نسبت به وضعیت آن‌ها انعطاف‌پذیری و حساسیت وجود دارد.در طول بروز یک بحران، چه سؤالاتی باید در نظرسنجی از کارکنان بپرسید؟یکی از روش‌های مفید برای انجام این کار، این است که از خود سؤال کنید چه اموری می‌توانند به سازمان شما یادآوری کنند آن‌قدر در موقعیت مناسبی قرار دارید که می‌توانید در شرایط کنونی، از کارمندان خود بهتر حمایت کنید.زمانی که بهترین موارد فوق را پیدا کردید، بگذارید همین موارد الهام‌بخش پرسش‌های شما باشند:حداکثر سه سؤال استدلالي و خلاقانه بپرسید (نه پرسش‌هایی که منحصر به انتخاب جواب صحيح از ميان چند جواب هستند).این موضوع مهمی است که کارمندان تالار گفتگو یا محلی برای تبادل‌نظر در اختیار داشته باشند تا بتوانند در آنجا افکارشان را به‌گونه‌ای به اشتراک بگذارند که تصویری واضح از تجربه‌ی آن‌ها ایجاد شود.باوجوداین، به‌ندرت پیش می‌آید این ایده‌ی خوبی باشد که از افراد بخواهید اطلاعات زیادی بنویسند. نوشتن پاسخ‌های آزاد و استدلالی به گنجایش شناختی بیشتری نیاز دارد که ممکن است کارمندان چنین گنجایشی نداشته باشند – به‌ویژه در شرایط بحرانی که کارمندان بیش‌ازحد معمول اضطراب دارند.گزاره‌های سنجش‌پذیر را در نظرسنجی بگنجانید.تفکری که پشت این ایده نهفته، این است که نشانه‌های پیشرفت یا پسرفت را بیابید. زمانی که گزاره‌های سنجش‌پذیر را در نظرسنجیقرار می‌دهید، می‌توانید ظرف مدت 2 تا 3 ماه، آن‌ها را مرور کنید و بفهمید که امور با گذشت زمان چه تغییری کرده‌اند.ترکیبی از گزاره‌های مرتبط با بحران و گزاره‌های مربوط به «کسب‌وکار در شرایط عادی» را به کار ببرید.ما ترکیبی از گزاره‌های نظرسنجی مبتنی بر Trust Index™ – گزاره‌هایی که تقریباً در طول 30 سال تحقیق دریافته‌ایم که محرک اصلی ایجاد فرهنگ مطلوب در شرکت هستند – را در کنار گزاره‌هایی استفاده کردیم که می‌توانید آن گزاره‌ها را متناسب با شرایط کنونی طراحی کنید.نمونه‌هایی از دو گزاره، یعنی گزاره‌های مختص شرایط خاص و یک گزاره‌ای که در نظرسنجی مبتنی بر Trust Index™ می‌توانید استفاده کنید، عبارت‌اند از:برای انجام مسئولیت‌های کاری که در منزل انجام می‌دهم از من حمایت می‌شود (مختص شرایط خاص)برای گذراندن چند ماه آینده، ازلحاظ اقتصادی احساس امنیت می‌کنم (مختص شرایط خاص)مدیریت، برای گرفتن تصمیماتی که بر شغل یا محیط کار کارمندان تأثیر می‌گذارد، کارمندان را مشارکت می‌دهد (استفاده از پرسش مندرج در نظرسنجی مبتنی بر Trust Index)پرسش‌هایی درباره‌ی مدیریت را در نظرسنجی بگنجانید.در شرایط بحرانی، رهبران برای ایجاد توازن میان نیازهای کارمندان، سازمان و تجربیات شخصی خود به حمایت بیشتری نیاز دارند.موارد زیر، برخی از عباراتی است که توصیه می‌کنیم برای ارزیابی رهبری و کمک به رهبری در شرایط بحرانی در نظرسنجی خود از آن‌ها استفاده کنید:مدیریت در گرفتن تصمیماتی که بر شغل یا محیط کار آن‌ها تأثیرگذارند، از مشارکت کارکنان نیز استفاده می‌کندمدیریت مسائل و تغییرات مهم را به من اطلاع می‌دهدبرای گفتن حرف‌هایم، احساس راحتی می‌کنممدیریت، به من به‌عنوان یک شخص، خیلی صادقانه محبت دارد، نه فقط به‌عنوان یک کارمندنمونه‌هایی از سؤالات نظرسنجی برگرفته از Best Workplaces™در اینجا نمونه‌هایی از پرسش‌هایی جمع‌آوری‌شده که مشتریان مجموعه‌ی Great Place to Work در نظرسنجی‌های اخیر خود از آن‌ها استفاده کرده‌اند تا بتوانند از آن طریق بازخوردی واضح و کاربردی دریافت کنند. این نمونه‌ها عبارت‌اند از:چه راهی وجود دارد که بتوانیم به حمایت از شما ادامه دهیم؟– در حال حاضر بزرگ‌ترین دغدغه‌ی شما – چه در خانه چه در امور کاری چیست؟آیا با توجه به شرایط کنونی، کاری هست که سازمان بتواند انجام دهد تا به شما کمک کند؟در طول این شرایط، چه ارتباطات یا به‌روزرسانی‌هایی می‌توانند برای شما ارزشمند باشند؟برای زمانی که این کسب‌وکار بتواند دوباره کارش را آغاز کند، چه پیشنهاد‌هایی دارید که سازمان باید در آن زمان به آن‌ها توجه کند؟نه تنها کارمندان شما می‌دانند که چه‌کاری به بهترین وجه می‌تواند به نیاز آن‌ها پاسخ دهد، بلکه ایده‌های زیادی خواهند داشت که به شما کمک می‌کند بحران کنونی را پشت سر بگذارید. سؤالاتی مانند موارد فوق، این قابلیت را دارند که پاسخ‌هایی در جواب آن‌ها ارائه شود که به شما کمک می‌کند یک برنامه‌ی عملی تهیه کنید تا از طریق آن نگرانی‌های کارمندان خود را برطرف کنید و نسبت به بحران کووید-19 واکنش بهتری نشان دهید.پس از این‌که نظرسنجی را تهیه کردید و نتایج را تجزیه‌وتحلیل نمودید، بایستی نتایج آن را به دیگران اطلاع دهید. درواقع، باید مطالبی را که از نظرسنجی آموخته‌اید و اقداماتی را که در پاسخ به بازخورد کارمندان انجام می‌دهید با دیگران به اشتراک بگذارید.این یک کار ضروری است زیرا:نشان می‌دهد که به نظرات کارمندان خود توجه نموده‌اید و نسبت به رفاه آنان متعهد هستید.در میان کارمندان خود، اعتماد و اعتبار را ایجاد و حفظ می‌کنید.طراحی یک نظرسنجی درست برای دریافت نظرات کارمندان راجع به تجربیات و نیازهایشان در طول بروز بک بیماری همه‌گیر، به شما کمک می‌کند تا وقت، انرژی و منابع خود را به موضوعاتی درست و مناسب اختصاص دهید.