کنترل ورود و خروج کارکنان (تجربه شخصی)

نویسنده: سیما لبیبیمخاطب: علاقمندان به مباحث مدیریت منابع انسانیموضوع: تجربه در حوزه منابع انسانیمدت زمان مطالعه: 7دقیقهخیلی ها وقتی در مورد محیط کار ایده آل صحبت می کنند، فضایی پر از وسایل بازی، سرسره و مبل راحتی، ماشین قهوه ساز و... به نظرشان می آید، من اینجا می خواهم در خصوص تجربه خودم بنویسم از نکاتی که می تواند -برای گروهی از افراد-یک محیط کار را دوستداشتنی کند.اولین آشنایی من با دستگاه ساعت زنی به زمانی برمی‌گردد که در پایان دوره دانشجویی به شکل جدی وارد محیط کار شدم. بعد از طی شدن فرایند البته نه زیاد پیچیده‌ی استخدام یک کارت تحویل گرفتم و از روز بعد خوشحال و شاد از اینکه یک کارمند واقعی شده بودم، کارم را شروع کردم. روزهای اول خیلی هیجان داشتم. با انگیزه و علاقه بسیار کل مسیر را که حدود 45 دقیقه طول می‌کشید طی می‌کردم. لحظات آخر بارها ساعت خودم و یا ساعت‌های دیگری که در طول مسیر می‌دیدم چک می‌کردم و حدس می‌زدم که چه ساعتی خواهم رسید. رسیدن سرساعت 7:59 دقیقه چه لذتی داشت. انگار که در یک بازی مهم برنده شده بودم و نه تنها به موقع رسیده بودم بلکه حتی خدای ناکرده دقیقه‌ای را هم زیادتر در شرکت صرف نشده بود!البته قبل از آن مدتی برای آموزش ICDL در یک آموزشگاه رایانه کار می کردم ولی آنجا کوچکتر از آن بود که برای خرید دستگاه ساعت زنی هزینه ای صرف شود بنابراین منشی در یک دفتر بزرگ هر روز ساعت ورود و خروج ما را یادداشت می کرد.و در نهایت ارزیابی‌ها و محاسبه‌های حقوقی که بر اساس ساعت‌های ورود و خروج انجام می‌شد و افرادی که پای تلفن یا میز مدیر در انتهای ماه مشغول چانه‌زنی در خصوص رفت وآمدهای خود بودند. (البته روابط خوب با مسئول مربوطه در این مواقع خیلی موثر بود و چه بسا می توانست تاخیرهایی را حذف کرده به ماموریت تبدیل کند! )در طول دوران کاری که داشتم، این قصه کم و بیش مشابه تکرار می‌شد. فرقی نمی‌کرد که من کارمند بودم یا مدیر، تغییر دستورالعمل ها در سازمان‌های مختلف، تاثیر مستقیمی روی رفتار افراد بجا می‌گذاشت. مثلا اگر قانون این بود که 10 دقیقه تاخیر در ورود اشکالی ندارد اما از دقیقه‌ی یازدهم دو برابر زمان به عنوان غیبت برای فرد محاسبه می‌شود، راس 10 دقیقه، در کنار دستگاه ساعت زنی کشت و کشتاری راه می‌افتاد! چه بسا دوستی‌ها که در این زمان گسسته‌شده یا سر و دست‌ها که شکسته شدند.نکته جالب‌تر اینکه بدون اغراق می‌توانم بگویم که کسی در سازمان نبود که از این موضوع گله نداشته باشد:کارمندها همیشه فکر می کردند که این اجبار به حضور در سر ساعت، فقط بهانه‌ای است برای کم کردن حقوق آنها. تعداد افرادی که به علت همین تاخیرهای مختصر هر ماه جریمه می‌شدند، کم نبود و مدیران هم همیشه گله داشتند که با وجود این ‌همه ابزار کسی از قوانین آنها تبعیت نمی‌کند و تازه وقتی هم که می‌کنند، چه فایده از 8 ساعت کاری، خوشبینانه افراد 2 ساعت کار مفید انجام می‌دهند!و براستی اگر یک روز دستگاه ساعت زنی وجود نداشته باشد، آیا دلیلی برای حضور در سازمان وجود دارد؟این سوالی بود که من هیچ‌وقت از خودم نپرسیده بودم چون واقعا برایم بی معنی بود تا اینکه….حدود سال 90 بعد از یک تغییر بزرگ در مسیر زندگی کاری خودم و بعد از فارغ التحصیلی در رشته MBA، با شرکت‌ متفاوتی آشنا شدم. سازمانی که حوزه فعالیت‌ آن مشاوره مدیریت تعریف شده بود. بگذریم از تمام تفاوت‌های موجود بین ساختار و فرایندها و … بین این شرکت‌ها و شرکت های ارایه دهنده سایر محصولات و خدمات که شاید در زمانی دیگر بتوان در این خصوص گفتگو کرد یا مطلبی نوشت.اما آنچه من در روز اول کار (باحدود 10 سال تجربه کاری) با آن مواجه شدم:بعد از چند جلسه مصاحبه و گفتگو و ساختن پرزنتیشن و ارایه آن و … که آن هم در نوع خودش فرایند جالبی برای استخدام شدن بود؛ قرار شد که کار خود را شروع کنم. روز اول گذشت و هیچ کارتی به من تحویل داده نشد. با مقداری ناراحتی سازمان را ترک کردم. چون این حس را داشتم که در انتهای ماه احتمالا این روز به حساب کاری من نوشته نخواهد شد. روز دوم هم منتظر شدم. شاید چاپ و تنظیم کارت و ثبت در نرم‌افزار و .. مقداری طول می‌کشد. پس حتما باید برای خودم شروع به ثبت ساعات ورود و خروج کنم. روز سوم دیگر حوصله‌ی صبر کردنم تمام شد. به یکی از بچه‌ها گفتم کارت من کی صادر می‌شود؟ معمولا چقدر طول می‌کشد؟با تعجب به من نگاه کرد و گفت : کارت چی؟ گفتم کارت ثبت ساعت ورود و خروج. گفت کارت نداریم. اصلا دستگاه ساعت زن نداریم! چند دقیقه سکوت کردم. یکبار همه مسیر ورود و خروج را از ذهنم گذراندم. من هم چیزی ندیده بودم. به بهانه چای خوردن بلند شوم و یکبار کل دفتر را دور زدم. واقعا دستگاهی در کار نبود! برگشتم و به دوست تازه‌ام گفتم: واقعا کارت نمی‌زنید؟ پس حتما دفتری وجود دارد که ساعت را داخل آن می‌نویسید. یا شاید منشی دفتر این ثبت را انجام می‌دهد. گفت: نه هیچ کس ساعت ثبت نمی‌کند! گفتم: مگر می‌شود؟ پس چطور همه ملزم به آمدن می‌شوند؟ آنهم به موقع آمدن؟ پاسخ قانع کننده‌ای نگرفتم و تصمیم گرفتم صبر کنم تا ببینم چه می‌شود…روز بعد وقتی متوجه شدم که هر کس برنامه مشخصی برای انجام دادن دارد که یا خودش آن را بر اساس اهدافی که برایش تعیین شده است، مشخص می‌کند و یا از طرف مدیر بالاتر از او خواسته می‌شود و هر روز قبل از خروج ملزم به نوشتن یک گزارش چند خطی با عنوان DOB یا گزارش وقایع روزانه است، متوجه شدم دلایلی زیاد برای حضور و اتمام کار قبل از خروج وجود دارد و در یک کلمه در انتهای روز باید بتوانی ثابت کنی که در آن روز مشخص کاری برای انجام دادن، مطلبی برای یادگرفتن یا هر گونه فعالیت مفید دیگری برای سازمان انجام داده‌ام! در واقع با توجه به ساختار گزارش که نه درخواست یک گزارش سپری کردن ساعات کاری (تام شیت) بلکه گزارشی از اتفاقات و رویدادهای مهم بود، این الزام را ایجاد می‌کرد که هر روز حتی یک کارمند ساده مثل یک منشی، گزارش کند که چگونه برای سازمان مفید بوده است و چه مساله ای از آن را حل کرده است.گزارش وقایع روزانه (DOB)چندین سال از این داستان گذشت و با عادی شدن آن دیگر به این نکته توجهی نمی کردم.تا اینکه بنا بر تغییرات ساختاری، مدیریت اجرایی دفتر به من واگذار شد و در واقع این من بودم که باید در خصوص ارزیابی عملکرد و تعیین پرداختی‌های کارکنان تصمیم می‌گرفتم. اولین ماه کار کردن در این سمت اولین چیزی که به نظرم رسید این بود که آیا از امروز که من قرار است امور دفتر را اداره کنم باز هم همکاران به موقع سرکار خواهند آمد؟ آیا اصلن وقتی ساعت کارت زنی وجود ندارد، می‌آیند و اگر نیامدند من چه کنم؟؟؟صادقانه بگویم اگر فضای فرهنگی و ایستادن روی اصولی که دفتر داشت نبود، همان روز اول یک دستگاه ساعت زن می‌خریدم و نصب می‌کردم. حسی از اقتدار و شاید ابزاری برای دفاع بود این دستگاه!!و چه خوب که امکانش نبود…امروز بعد از گذشتن این سال‌ها، می‌توانم کلی داستان تعریف کنم از افرادی که برای اولین بار می آمدند و با این نگاه جدید روبرو می‌شدند، افرادی که سعی داشتند از این قضیه سوء استفاده کرده و در واقع با از زیرکار در رفتن واکنش نشان دهند و افرادی که با یادداشت کردن و اعلام ساعت کارکرد خود در گزارشات روزانه اصرار به نشان دادن اهمیت آن داشتند.برای من نتیجه‌ی این تجربه اما، این بود که اگر در سازمانی ارزش‌ها حاکم شوند، نیازی به هیچ نیروی قوی‌تری برای اداره آن وجود ندارد.ارزش‌هایی مثل نظم و انضباط که همواره بر آن‌ها اصرار ورزیده و به شکل‌های مختلف توسط رهبران سازمان الگو شده و دائما در آن تاکید می‌گردند، صداقت، مشتری مداری و … وقتی مستقر و درونی می‌گردند، همه بدون دستگاه‌ ساعت زن هم‌ به موقع می‌آیند و مهمتر از آن در زمان حضور و حتی خارج از ساعات کاری به ارزش‌افرینی برای سازمان، مشتری و تعالی خود می‌اندیشند!به همه اینها اضافه کنید استقرار ساختارهایی مثل کارت امتیازی متوازن BSC و OKR که وقتی در یک سازمان پیاده می شوند تکلیف افراد با خودشان و کاری که باید انجام دهند و خروجی که باید تحویل دهند روشن می شود.منبع: تجربه شخصی من در مشاوران تعالی سازان