مدیریت زمان چیست؟

«مدیریت زمان» فرایند نظم‌ بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌های خاص است. مدیریتِ درستِ زمان به شما اجازه می‌دهد هوشمندانه‌تر کار کنید و نه سخت‌تر! بنابراین می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانید؛ حتی زمانی که وقت شما تنگ و فشار کار بالاست. اگر نتوانید زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید کارایی شما کاهش می‌یابد و دچار استرس می‌شوید.به نظر می‌رسد هرگز در یک روز، زمان کافی برای انجام همه‌ی کارها وجود ندارد. اما از آنجا که همه‌ی ما به طور یکسان در یک روز، ۲۴ ساعت وقت داریم، پس چرا برخی از افراد کارایی‌شان بسیار بیشتر از دیگران است؟ جواب این سؤال در مدیریتِ درستِ زمان نهفته است. موفق ترین افراد، زمانشان را به طرز استثنایی مدیریت می‌کنند.مدیریتِ درستِ زمان مستلزم یک تغییر مهم است یعنی تمرکز روی نتایج به‌جای تمرکز روی فعالیت‌ها. به عبارت بهتر همیشه مشغول بودن همان موثربودن نیست.اگر در طول روز دیوانه‌وار به انجام فعالیت‌ها‌ی مختلف بپردازید، نتیجه‌ی چندانی نمی‌گیرید، چون توجه‌ شما به انجام چندین کار مختلف، تقسیم می‌شود. با مدیریت درست زمان، شما هوشمندانه‌تر و آسان‌تر کار می‌کنید و می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری، به پایان برسانید.اهمیت مدیریت زمانیادگیری این مهارت برای افرادی که هدفی دارند و نمی خواهند که عمرشان تلف شود بسیار مهم و حائز اهمیت است. کسانی که سعی دارند از آنها به عنوان افراد موفق یاد شود به خوبی میدانند که باید از همین زمانشان نهایت استفاده را داشته باشند. در یک کلام اگر بخواهیم اهمیت این مهارت را بگوییم می‌توانیم این گونه تفسیر کنیم که موفقیت ما در گرو یادگیری مهارت کنترل زمان است، زیرا این مهارت در برگیرنده بسیاری از مهارت های دیگری است که همه در جهت رشد فردی ما و رسیدن به موفقیت نیاز است.بخشی از موارد اهمیت مدیریت زمان عبارت‌اند از: منجر به بهره‌وری و کارایی بیشتر می شود. وجهۀ حرفه‌ای بهتری به شما می دهد. استرس کمتری را به شما تحمیل می کند. باعث افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت می شود.برابر است با استفاده بیشتر از فرصت ها.منجر به ایجاد احساس رضایتمندی فردی می شود.باعث کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می گردد.باعث تقویت اعتماد به نفس می شود.موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می آورد.ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان می‌تواند عواقب نامطلوبی داشته باشد (عدم مدیریت زمان).عدم تکمیل کار قبل از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم‌ بازده است.اتلاف زیاد وقت را به همراه دارد.کیفیت کاری را پایین می آورد.وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می دهد.نارضایتی فردی را به دنبال دارد.احساس اعتماد به نفس پایین تر نیز از نتایج عدم مدیریت زمان است.چگونه زمان را مدیریت کنیم؟شرکت‌های بزرگ خطوط پاسخگویی ۲۴ ساعته، صفحات چت مستقیم و حتی تیمی از کارشناسان شبکه‌های اجتماعی مانند توییتر دارند تا همیشه برای مشتریانشان در دسترس باشند. در حالی که استارتاپ‌ها کارکنان لازم برای رقابت با این ماشین‌های پاسخگویی سریع را ندارند، آن‌ها نیز باید برای ارائه‌ی خدمات مشابه، همیشه در دسترس باشند. چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ این سوال بسیاری از افراد است که در اینجا به آن پاسخ خواهیم داد.در واقع کارآفرینان می‌توانند از تجارب شخصی خود برای کمک به مشتریانشان استفاده کنند و این چیزی فراتر از کاری است که شرکت‌ها انجام می‌دهند. اگرچه بانک آمریکا (Bank of America) ممکن است در توییتر اکانت داشته باشد اما مدیرعامل آن برایان موینیهان هرگز در آنجا مستقیما با مشتریان صحبت نمی‌کند. کارآفرینان باهوش می‌توانند زمانی برای ارتباط با مشتریان اختصاص دهند. ۱. برنامه‌ریزی روزانه داشته باشیدباید همیشه در دسترس باشید اما نباید اجازه دهید دیگران بیش‌ از حد زمان‌تان را بگیرند. برای این کار می‌توانید از برنامه‌ی تقویم Outlook برای برنامه‌ریزی کارهای خود استفاده کنیم. این برنامه به کاربرانش امکان می‌دهد زمان و تاریخ‌هایی را مشخص کنند و در آن زمان‌های خاص هیچ برنامه‌ای قرار ندهند. همچنین با این برنامه می‌توانید در صورتی که مجبور به جابه‌جا کردن برنامه‌هایتان هستید، به راحتی این کار را انجام دهید.در واقع این برنامه دیدی کلی از زمان‌های واقعی که می‌توانید در دسترس باشید را در اختیار شما قرار می‌دهد و در شرایط اضطراری می‌توانید با نگاه به برنامه‌تان به طور موثری از زمانتان استفاده کنید.۲. افراد بااستعداد استخدام کنیدیکی از رموز موفقیت استخدام افراد با استعداد است. یک نفر به تنهایی نمی‌تواند همه‌ی کارها را انجام دهد و یک تیم، عملکردی بهتر از یک نفر به تنهایی دارد. اگر تیمی از افراد با استعداد داشته باشید می‌توانید با اطمینان آن‌ها را به جلسات مهم بفرستید زیرا مطمئنا، آن‌ها قادرند از استراتژی‌های مختلف برای موفقیت و پیشبرد کار‌ها استفاده کنند. پس با خیال راحت می‌توانید نظاره‌گر باشید زیرا افراد تیم‌تان همه چیز را تحت کنترل دارند.فراموش نکنید کارمندان مثل مشتریان هستند اگر همیشه برای آن‌ها در دسترس باشید در ایجاد نیروی کار مستقل که می‌توانند اهداف شرکتتان را بدون نظارات و راهنمایی مداوم شما انجام دهند، به آن‌ها کمک می‌کنید. ۳. دستیاری بااستعداد و شایسته استخدام کنیداگر دستیاری توانا و شایسته داشته باشید می‌تواند به همه‌ی جزییات توجه کند و کارهای شما را سازماندهی کند. با این کار شما می‌توانید بر مسائل مهم‌تری که به تمرکز نیاز دارند توجه کنید.همه‌ی کارآفرینان نمی‌توانند هزینه‌ی استخدام دستیار را بپردازند اما خدمات مجازی وجود دارند که با آن می‌توانید افرادی را استخدام کنید که از راه دور کار می‌کنند و می‌توانند به اندازه‌ی یک دستیار واقعی مفید باشند.به عنوان کارآفرین باید زمان را کنترل کنید و همیشه مسائلی وجود دارند که باید به آن‌ها توجه کنید. با استفاده از تکنولوژی می‌توانید زمان را مدیریت کنید و استخدام افرد با استعداد کمک می‌کند وقت بیش‌تری برای تمرکز بر نکات مهم‌تر داشته باشید.۴. از تکنولوژی استفاده کنیدامروزه موبایل‌ها، تبلت‌ها و لپ‌تاپ‌ها این قابلیت را دارند که انواع برنامه‌های ارتباطی را روی آن‌ها نصب کنیم. با برنامه‌های مختلف نظیر eFileCabinet به راحتی می‌توانید اطلاعات را به وسایل مختلف منتقل کنید. با این ابزارها و برنامه‌ها می‌توانید حتی وقتی در جاده یا ماموریت هستید در دسترس باشید.همچنین می‌توانید در حال غذا درست کردن، بعد از ورزش یا حتی در صف اتوبوس، ایمیل خود را چک کنید، یا مدارکی را ارسال کنید.مهارت های مدیریت زمانمهارت‌های مدیریت زمان شامل مهارت‌های متنوعی است که به شما کمک می‌کند تا زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. در برخی از افراد این مهارت‌ها به صورت ذاتی وجود دارد و در برخی دیگر هیچ کدام از این مهارت‌ها وجود ندارد. در هر صورت وقتی واژه مهارت را به کار می‌بریم در واقع از چیزی صحبت می‌کنیم که قابل یادگیری است و همه می‌توانند با تمرین و تکرار این مهارت‌ها را کسب کنند.اختصاص زمان برای توسعه هر یک از این مهارت‌ها به شما کمک می‌کند تا کارهای روزمره خود را سازماندهی کنید. در ادامه به چند مورد از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت زمان اشاره شده است:1. سازماندهیمنظم ماندن می‌تواند به شما کمک کند تا تصویری واضح از آنچه باید انجام بدهید و نیز زمان انجام آن، داشته باشید. به روزرسانی کردن تقویم کاری، دسترسی راحت به اسناد مورد نیاز، داشتن محیطی مرتب و یادداشت‌های دقیق و با جزییات می‌تواند مصداق‌هایی از سازمان‌دهی، منظم و مرتب بودن باشد.2. اولویت بندیبرای اینکه در بحث مدیریت زمان خود، مدیر خوبی باشید باید هر یک از مسئولیت‌های خود را ارزیابی و اولویت آن‌ها را تعیین کنید. روش‌های زیادی برای اولویت‌بندی کارهای شما وجود دارد. ممکن است تصمیم بگیرید که در ابتدا کارهای ساده و سریع را انجام دهید و سپس به دنبال آن کارهای طولانی‌تر و دشوارتر را به پایان برسانید. روش دیگر این است که در ابتدا کارهای زمانمند را انجام دهید که مهلت محدودی دارند یا اینکه اصلا ترکیبی از هر دو روش را بکار بگیرید. آنچه مهم است این است که حتماً کارهای خود را اولویت بندی کنید.3. تعیین هدفتعیین اهداف نخستین گام برای مدیریت درست زمان است. تعیین هدف به شما این امکان را می‌دهد که هدف نهایی خود را بطور واضح درک کنید و بدانید که برای رسیدن به آن باید دقیقاً چه مواردی را در اولویت قرار دهید. تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می‌تواند به موفقیت در حرفه شما منجر شود. پس در صورتی که می‌خواهید در زمینه مدیریت زمان موفق شوید، حتماً اهداف خود را تعیین کنید.4. ارتباطاتپرورش مهارت‌های ارتباطی قوی به شما امکان می‌دهد برنامه‌ها و اهداف خود را برای افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید، توضیح داده و روشن کنید. همچنین این مهارت‌ها به شما اجازه می‌دهد بعضی از کارها و مسئولیت‌های خود را برون‌سپاری کنید. برون‌سپاری به شما اجازه می‌دهد تا روی مهم‌ترین وظایف و مسئولیت‌هایی تمرکز کنید که با اهدافتان هم‌راستا هستند.5. برنامه ریزییکی از پایه‌های اساسی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی است. کارآمد بودن در برنامه‌ریزی روزانه و همچنین برنامه‌ریزی جلسات و چگونگی انجام کارها به شما کمک می‌کند تا به برنامه خود پایبند باشید. وقتی برنامه روز خود را می‌چینید دیگر هیچ زمانی را برای تصمیم‌گیری و مردد بودن بین انجام کارهای مختلف یا نحوه انجام آن‌ها صرف نخواهید کرد. در این حالت است که انجام کارها شتاب بیشتری به خود می‌گیرد و به کارهای بیشتری رسیدگی خواهید کرد.6. برون سپاریمدیریت زمان به شکل درست فقط به معنای تکمیل کارهایی است که به شما و شرکت شما در رسیدن به اهداف کمک می‌کند. گرچه که این رفتار اغلب از سوی مدیران ارشد سر می‌زند، با این حال اگر مدیریت یک پروژه را برعهده دارید نیز می‌توانید تفویض وظایف یا برون‌سپاری نیز انجام دهید. اگرچه اغلب اوقات در محل کار وقتی کسی چیزی را از شما می‌خواهد، «نه» گفتن دشوار است، اما با این وجود باید مرزهایی را تعیین کنید تا بتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کرده و به اهداف مورد نظر خود برسید.7. مدیریت استرسهنگام تمرین اصول مدیریت زمان، باید مراقب سلامت روانی خود نیز باشید. کنترل استرس به روشی مثبت می‌تواند به شما کمک کند تا هنگام گذراندن برنامه خود انگیزه و عملکرد خوبی داشته باشید. شما ممکن است این کار را با در نظر گرفتن استراحت‌های کوچک در طول روز خود انجام دهید، یا اینکه در انجام کارها با شیوه‌های کوچک به خود پاداش دهید.معرفی ۱۰ نرم‌افزار برای مدیریت زماناکنون به معرفی ۱۰ برنامه‌ی مدیریت زمان می‌پردازیم که به کارایی بیشتر شما کمک می‌کند:۱. رسکیو تایم (RescueTime)۲. تاگل (Toggl)۳. تایملی (Timely)۴. هاروست (Harvest)۵. فوکس ات ویل (Focus @ Will)۶. ریممبر د میلک (Remember the Milk)۷. فوکس بوستر (Focus Booster)۸. اور نوت (Evernote)۹. تودویست (Todoist)۱۰. تایم‌فری (TimeTree)مدیران آینده