قانون پارکینسون چیست؟ | چگونه از زمان بهینه‌تر استفاده کنیم؟

ایلان ماسک بلافاصله پس از خریداری توییتر هشتاد درصد کارکنان آن را کاهش داد یا شاید اخراج کرد. اگر با دنیای کسب و کار آشنا نباشیم شاید این اقدام او را عجیب و غریب بدانیم و فرض کنیم او احمق تشریف دارد. ماجرا از این قرار است که او قانون پارکینسون را اجرا کرده است.در واقع ایلان ماسک در مصاحبه‌ای اعتراف کرد معلوم است که برای سانسور کردن اخبار به این قدر کارمند احتیاج داریم. جواب طعنه‌آمیزی که تاحدودی حقیقت را می‌پوشاند ولی در عوض انگشت اتهام‌ها و انتقادها را به سمت او برمی‌گرداند. ولی به طور کلی اگر با قانون پارکینسون آشنایی داشته باشید هر گز از این اقدام او متعجب نخواهید شد. در این مقاله می‌خواهیم به طور مفصل این قانون را توضیح دهیم.پارکینسون که بود و چه کرد؟سایریل نورث کوت پارکینسون (C. Northcote Parkinson) که معمولاً او را با نام پارکینسون می‌شناسند یکی از کارمندان دولت انگلستان در زمانه بروکراسی بود. بروکراسی یعنی زمانه‌ای که مردم معتقدند کار بیشتر نتایج بیشتری به دنبال خواهد داشت و تنها افرادی تشویق می‌شوند که کار بیشتری انجام دهند. پر بی‌جا هم نیست چون پارکینسون در سال ۱۹۵۵ می‌زیسته و این زمان مصادف با اوج‌گیری انقلاب صنعتی در اروپا بوده است.به هر حال پارکینسون که شاهد چنین اوضاعی بود، تصمیم گرفت کتابی در این زمینه بنویسد تا پایانی بر بروکراسی حاکم در انگلستان باشد. خوشبختانه امروزه این اصل او نه تنها در انگلستان بلکه در تمامی دنیا تبعیت می‌شود. کسب و کارها و افرادی که دغدغه پیشرفت دارند، تبعیت از این قانون را لازم می‌دانند چرا که موفقیت نه در گرو تلاش بیشتر بلکه در گرو تلاش هوشمندانه است.قانون پارکینسون چیست؟به طور خلاصه قانون پارکینسون می‌گوید:«کارها به اندازه زمانی که به آن‌ها اختصاص می‌دهیم طول می‌کشد.»به بیانی واضح‌تر اگر می‌خواهیم کتابی مطالعه کنیم، مطالعه آن همان قدر زمان می‌برد که به آن اختصاص داده‌ایم. اگر بگوییم در یک ساعت به پایان می‌رسانم، یک ساعت طول می‌کشد و اگر بگوییم در سه ساعت به پایان می‌رسانم سه ساعت طول می‌کشد.به همین خاطر قانون پارکینسون به ما پیشنهاد می‌دهد تا در صورتی هم که زمان زیادی در اختیار داریم سررسیدی کوتاه مدت در نظر بگیریم تا بیشتر از حد لازم زمان هدر ندهیم. یعنی اگر یک هفته برای فلان امتحان فرصت داریم، بیاییم و سررسیدی سه روزه برای آن در نظر بگیریم.این مطلب را فراموش نکنید: (چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم؟)چرا قانون پارکینسون مهم است؟به طور کلی سرمایه‌های ما در طول زندگی عبارتند از زمان، انرژی و پول. می‌دانم ممکن است کیفیت این موارد در افراد متفاوت متغیر باشد ولی در هر صورت همه ما به اندازه‌ای از آن‌ها برخورداریم. تنها چیزی که در این میان باقی می‌ماند نحوه استفاده از آنهاست. خیلی از افراد قادر به استفاده درست از سرمایه‌هایشان نیستند به همین خاطر آن‌ها را هدر می‌دهند. در ادامه می‌خواهم به برخی از استفاده‌های نادرست اشاره کنم:دانشجویان یک سال کامل برای نوشتن مقاله خود فرصت دارند اما در هر صورت بخش بزرگی از آن را در روزهای پایانی می‌نویسند.تصمیم‌گیری در مورد اقدامی ساده نهایتا بیست دقیقه زمان می‌برد اما جلسه‌ای که برگزار شده تمام زمان را اشغال می‌کند.وقت زیادی را به پیام‌هایمان اختصاص می‌دهیم در حالی که اگر سررسیدی برای خود تعیین کنیم، روند پاسخ‌دهی سریع‌تر و خلاصه‌تر خواهد بود.مثال‌هایی که ذکر کردم برای همه ما آشناست. دست کم یکی از موارد بالا را در طول زندگی خود انجام داده‌ایم. درازای وقت ما را می‌فریبد و مدام پشت گوش می‌اندازیم اما همین که سررسید واقعی نزدیک می‌شود خود را به آب و آتش می‌زنیم تا کار تمام شود. خوشبختانه تلاش‌های دیوانه‌وارمان نتیجه می‌دهد ولی چگونه می‌توانیم پاسخگوی زمان‌هایی باشیم که آن‌ها را تلف کردیم؟چگونه از قانون پارکینسون استفاده کنیم؟حالا که با قانون پارکینسون آشنا شدیم و پی بردیم چه اهمیت حیاتی در هدررفت سرمایه‌های زندگی‌مان دارد، نوبت به توضیح نحوه استفاده از آن می‌رسد. مواردی که در ادامه بیان می‌کنیم به ما کمک می‌کنند تا بهره‌وری از سرمایه‌مان به بالاترین حد خود برسد:سررسیدهای واقعگرایانه تعیین کنیدسررسیدهای واقعگرایانه تصادفی انتخاب نمی‌شوند. دستیابی به چنین سررسیدی مستلزم آنست که نگاهی دقیق به توانایی‌ها و ظرفیت‌های خود بیندازیم. به عنوان مثال فرض کنید بایستی مقاله‌ای بنویسید و تنها دو ساعت وقت دارید. آیا تعیین سررسید دو ساعته برای نوشتن مقاله کافی است؟ انجام دادن بخشی از کار در دو ساعت ممکن است اما تمام آن نه.وظیفه را به بخش‌های مختلف تقسیم کنیداگر وظیفه‌ای پر شاخ و برگ است شاید بهتر باشد پیش از تعیین سررسید آن را به بخش‌های مختلف تقسیم کنیم. به عنوان مثال اگر تمییز کردن خانه را به بخش‌های مختلفی تقسیم کنیم هم انجام دادن آن آسوده می‌شود و هم سرخورده نمی‌شویم.این مطلب را فراموش نکنید: (هفت ویژگی برنامه‌ریزی موفق)تکنیک‌های مدیریت زمان را فراموش نکنیداستفاده از تکنیک‌هایی نظیر پومودورو می‌تواند بهره‌وری شما را به حداکثر برساند. تکنیک پومودورو با تعیین ضرب‌الاجل‌های ۲۵ دقیقه‌ای به ما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کرده و دقیقه به دقیقه زمان را ارزشمند بدانیم. پیشنهاد می‌کنم این تکنیک را با قانون پارکینسون ترکیب کنید تا قدرت تمرکزتان انفجاری بالا برود.این مطلب را فراموش نکنید: (تکنیک پومودورو | روشی عالی برای مبارزه با حواسپرتی)وظیفه‌ها را اولویت‌بندی کنیددر طول روز با موجی از وظیفه‌ها مواجهیم که خیلی از آن‌ها اهمیتی ندارند اما به اشتباه مهم می‌پنداریمشان و در پایان روز سرخورده هستیم از اینکه چرا پیشرفت چندانی نکرده‌ایم. استفاده از تکنیک‌هایی نظیر ماتریس آیزنهاور، قانون دو دقیقه و تکنیک MIT3 می‌تواند ما را در انتخاب بهینه اولویت‌ها یاری دهد.نه گفتن را بیاموزیدتمام مطالبی که گفتیم یک طرف، آموختن نه گفتن یک طرف. وقتی نتوانیم نه گفتن را به کار ببریم، هر قدر هم تکنیک مدیریت زمان بدانیم هیچ فایده‌ای ندارد چون کافی است فردی کاری بسپارد و از جایمان برخیزیم. قرار نیست با نه گفتن به دیگران توهین کنیم بلکه می‌خواهیم به آن‌ها بگوییم به زمان و خلوت‌مان احترام بگذارند.گام ساده تعیین کنیدجدای از سررسید، تعیین گام ساده نیز نقش اساسی در انجام کارها دارد. قرار نیست هر روز پرانرژی و بانشاط باشیم بلکه بیشتر روزها دل و دماغ اقدام کردن را نداریم. در چنین شرایطی لازم است گام ساده‌ای برای خود تعیین کنیم؛ گام ساده‌ای که نتوانیم آن را انجامش ندهیم. به عنوان مثال می‌توانیم روشن کردن لپ‌تاپ را گام ساده مطالعه در نظر بگیریم.سررسیدها را تغییر دهیدبهترین دفاع حمله است، یعنی پس از مدتی که به سررسیدها عادت کردید شاید بهتر باشد آن‌ها را کوتاه‌تر کنید. این استراتژی موجب می‌شود تا آمادگی‌مان در بالاترین سطح باقی بماند و از رمق نیفتد.مزایای قانون پارکینسونمواردی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم از مزایای مهم قانون پارکینسون به شمار می‌روند:کمالگرایی از بین می‌رود چون با وجود سررسید نزدیک، انجام دادن نسبت به جزئیات اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.دیگر پشت گوش نمی‌اندازیم چون اصولا زمانی به تعویق می‌اندازیم که خیالمان از بابت زمان راحت باشد ولی با وجود سررسید اوضاع تغییر می‌کند.زمان کمتری هدر می‌رود. وقتی می‌توانیم کاری را در یک ساعت به پایان برسانیم چرا آن را سه ساعت طولش می‌دهیم؟ یک سررسید تعیین می‌کنیم و باقی اوقات را به کارهای دیگر اختصاص می‌دهیم.توانایی کار عمیق را به دست می‌آوریم. وقتی زمان محدودی در اختیار داشته باشیم تمام جزئیات مزاحم و آزاردهنده را حذف می‌کنیم. دیگر برایمان اهمیتی ندارد بقیه چه نظری دارند و تنها به کار می‌پردازیم.قانون پارکینسون یا جوگیری؟یکی از معدود اشکالاتی که به قانون پارکینسون وارد می‌شود مربوط به سررسیدهای آن است. برخی می‌گویند چگونه امکان دارد که کاری را در مدت زمان کمتری انجام بدهی؟ این آسیب زدن به جسم و روح نیست؟صد البته که این اشکال برطرف می‌شود چون بالاتر اشاره کردیم برای تعیین سررسیدها لازم است تا نیم‌نگاهی به توانایی‌ها و قابلیت‌های خود داشته باشیم و بر طبق آن‌ها سررسید مناسب را برگزینیم. از سویی دیگر بد نیست گاهی اوقات کمی بالاتر از سطح خود را نشانه بگیریم تا مرزهای توانایی خود را گسترش دهیم.