محافظت از پیشرفت پروژه در مقابل استعفاهای ناگهانی

https://shanbemag.com/how-do-we-know-if-a-telecommuter-intends-to-resign/ یکی از عجایب دورکاری در دوران همه‌گیری کرونا این بود که بسیاری از کارفرمایان از دورکاری و میزان بهره‌وری آن راضی بودند. فناوری، اینترنت پرسرعت و تیم‌هایی که مایل به دورکاری بودند، میزان همکاری و موفقیت کاری را افزایش دادند. اما بعد از آن موج استعفاها آغاز شد. همین حالا هم 26 تا 55 درصد کارمندان شرکت‌ها در آمریکا یا استعفا کرده‌اند یا تصمیم به استعفا دارند. استعفای نیروی کار دردسر بزرگی برای شرکت‌هایی است که پروژه‌های بزرگی در دست دارند. وقتی یکی از اعضای تیم استعفا می‌کند، میزانی از دانش، بهره‌وری و زمان از دست می‌رود. برای رفع این مشکل چه باید کرد؟طوری برنامه‌ریزی کنید که غافلگیر نشویدوقتی احتمالات را در نظر می‌گیرد که یکی از اعضای کلیدی تیم استعفا خواهد کرد، براساس قانون مورفی این اتفاق حتما خواهد افتاد و اتفاقا این اتفاق در بدترین موقعیت زمانی هم رخ خواهد داد. بنابراین بهتر است آماده باشید. به محض اینکه این اتفاق افتاد بلافاصله به همه اعضای تیم اطلاع دهید تا از حدس و گمان و شایعات جلوگیری شود. علاوه بر این، به اینکه چطور می‌خواهید به اعضای جدید و فعلی تیم درباره هدف پروژه اطلاع‌رسانی کنید و چطور این پروژه در راستای اهداف سازمانی‌تان قرار می‌گیرد فکر کنید. به این ترتیب تیم کاری شما نظم خود را بازیافته و سعی خواهد کرد شکاف ایجاد‌شده به وسیله یکی از اعضا را مرتفع کند.همیشه نفر اضافی داشته باشیدهر‌چند درباره صرفه‌جویی و اوقات مفید نیروی کار صحبت می‌شود، اما در پروژه‌های بزرگ شما همیشه باید نفر اضافی آموزش‌دیده داشته باشید. به این ترتیب شما ‌یک یا دو نفر را خواهید داشت که در صورت نیاز بتوانند جای فردی که تیم را ترک کرده، پر کنند. علاوه بر این بد نیست که در جلساتی که برگزار می‌کنید اجازه دهید ‌اعضای تیم از کار بخش‌های دیگر نیز مطلع شوند و بتوانند درباره نقش دیگر اعضای تیم در پروژه اطلاعات کسب کنند. با این کار نه‌تنها آگاهی اعضای تیم بیشتر می‌شود بلکه فرهنگ سازمانی و کاری نیز قوت بیشتری می‌یابد. در چنین شرایطی اگر فردی هم پروژه را ترک کرد، دیگر افراد با کار فردی که استعفا داده بیگانه نخواهند بود.همیشه جانشین تربیت کنیدبرای افراد کلیدی پروژه خود همیشه جانشین در نظر داشته باشید. این کار باعث می‌شود که در صورت ترک پروژه توسط یکی از اعضای کلیدی تیم، وقت شما صرف اطلاع‌رسانی و آموزش به فرد جدید نشود. همچنین باید طرحی داشته باشید که روند انتقال قدرت به فرد جدید به سهولت و سریع انجام شود. اگر پیش‌بینی این موارد را نکنید و ناگهان در عمل انجام‌شده قرار بگیرید، روند تولید شما به‌شدت کند و دچار وقفه خواهد شد.روند جامعی برای گردش اطلاعات ایجاد کنیداگرچه بسیار مهم است که اعضای تیم سریع و فرز باشند و درگیر کاغذبازی نشوند اما در عین حال جمع‌آوری اطلاعات و مکتوب‌کردنشان نیز بسیار مهم است. اطلاعات باید به گونه‌ای به اشتراک گذاشته شود که همه اعضای تیم از روند تصمیم‌سازی‌ها اطلاع داشته باشند تا در صورتی که بخواهند کمی به عقب برگردند و شرایط را مرور کنند، بتواند نقشه راهی در مقابل خود داشته باشند. برای این منظور باید جلسات به اشتراک گذاشتن اطلاعات به صورت منظم برگزار شود و اعضای موثر تیم در این جلسات شرکت کنند. در این جلسات باید گزارش‌ها جمع‌آوری شوند. در گزارش‌ها باید درج شود که چرا تصمیمات خاص اتخاذ شده‌اند، قدم بعدی چیست و چه کسی مسئول اجرایی‌کردن آن تصمیم است. این کارها به نظر ساده می‌رسد؛ اما تیم‌های کاری معمولا تمایل دارند این موضوعات را نادیده بگیرند. اگر این اتفاق بیفتد سکان امور از دست‌تان خارج می‌شود و دانش عمومی تیم نسبت به پروژه کاهش می‌یابد.اگر نیاز بود تقسیم کار کنیداگر تیمی را رهبری می‌کنید و یکی از اعضای اصلی تیم قصد استعفا دارد، سعی نکنید مشکل را به‌تنهایی حل کنید. «در بسیاری از مواقع، می‌بینیم که برخی مدیران ارشد، تمام وزن این مشکل را بر دوش خود می‌اندازند و به این فکر می‌کنند که چگونه می‌توانند مشکل را به‌تنهایی حل کنند. اما واقعیت این است که افراد زیادی هستند که می‌توانند به شما کمک کنند.یکی از راه‌ها این است که مدیر نیروی انسانی برخی از نیروهای چندکاره را گردهم جمع کنید و به جدول ویژگی‌های فردی که مورد نظر است، نگاهی بیندازید. ببینید می‌توانید این مهارت‌ها را در دیگر اعضای تیم پیدا کنید یا خیر. سعی کنید در این خصوص با دیگر اعضای تیم همفکری کنید. در چنین مواقعی معمولا ایده‌های خیلی خوب دریافت خواهید کرد. شاید دراین میان استفاده از افرادی به شما پیشنهاد شود که اصلا فکرش را هم نمی‌کردید. سعی کنید ضروری‌‌ترین نیازهای تیم را مستند کنید و به دنبال کسی باشید که بتواند آن نیازها را برطرف کند. در برخی موارد، شاید بتوانید به طور موقت کسی را استخدام کنید‌ یا اینکه کار را برون‌سپاری کنید تا زمانی که بتوانید به سرعت قبلی کار برگردید.