چگونه به کارمندی که در مدیریت زمان مشکل دارد، کمک کنیم؟

اگر یکی از کارمندان مستقیم شما در مدیریت زمان مشکل دارد، دانستن راه‌حل این مساله می‌تواند برای شما چالش‌برانگیز باشد. خوشبختانه شیوه‌هایی وجود دارد که شما به‌عنوان یک مدیر می‌توانید از طریق آنها به کارمندان‌تان کمک کنید. قبل از اینکه دلسرد شوید یا بازخورد خشنی را به شیوه‌ای بی‌حاصل بروز دهید، ابتدا به خودتان بیندیشید. احساسات‌تان و دلیل بروز آنها را شناسایی کرده و ببینید چه زمان‌هایی بوده که شما به این مشکل دامن زده‌اید. سپس استرس خود را به‌دقت مورد بررسی قرار داده و نیازهای خود را با آرامش به کارمند مستقیم‌تان انتقال دهید. به آنها یاری برسانید تا کارهایشان را اولویت‌بندی و رویدادهای مهم کاری را شناسایی کنند، به‌صورت روزانه درخواست گزارش جدید داشته باشید و غیره. حتما از پیشرفت آنها تقدیر به عمل آورید؛ به‌خصوص در ابتدای کار. در نهایت اگر فکر می‌کنید که به حمایت یک مربی از خارج سازمان نیاز دارند، حتما برای آنها مربی بگیرید.نشانه‌ها گویای همه‌چیز هستند؛ کارها در دقیقه آخر انجام شده، دیر به اتمام می‌رسند یا حتی فراموش می‌شوند. جلسات با تاخیر آغاز شده، ایمیل‌ها بی‌پاسخ می‌مانند یا پاسخ آنها را در زمان‌های عجیبی دریافت می‌کنید؛ مثلا ساعت ۲ نیمه‌شب و همچنین کارمندان‌تان بیشتر توضیح می‌دهند که چرا این کارها انجام نشده‌اند و کمتر اقدامی جهت تکمیل آنها صورت گرفته است.فرض کنید کارمندی دارید که در مدیریت زمان مشکل دارد. ممکن است برای شما به‌عنوان یک مدیر، دانستن شیوه پرداختن به این مشکل چالش‌برانگیز باشد. از یک‌ سو نیاز دارید که او کارها را به سرانجام برساند و طبیعتا تمایل خواهید داشت که در برابر عدم پیگیری کارها با ناراحتی واکنش نشان دهید یا حتی کارمندتان را مورد انتقاد قرار دهید. از سوی دیگر، خواهان پیشرفت اعضای تیم‌تان هستید. ممکن است افراد بااستعدادی در تیم شما حضور داشته باشند که مطمئن هستید اگر می‌دانستند چگونه از زمان‌شان به بهترین نحو استفاده ‌کنند، پتانسیل این را داشتند که کارمندانی استثنایی باشند.من به‌عنوان مربی مدیریت زمان، هر روز با افرادی صحبت می‌کنم که در این حیطه مشکل دارند. می‌دانم که مغز آنها چگونه عمل می‌کند و به آنها کمک می‌کنم که به سطح بالاتری از بهره‌وری برسند.اگر مدیری هستید که نمی‌دانید چگونه باید به آنها کمک کنید، در اینجا چند گام کاربردی وجود دارد که می‌توانید با استفاده از آنها از همین امروز شرایط را بهبود بخشید.احساسات خود را بپذیریداگر مدت‌هاست که مدیر این کارمند هستید، احتمالا طیف گسترده‌ای از احساسات را تجربه کرده‌اید؛ از احساس ناراحتی متوسط گرفته تا احساس خشم و عصبانیت. بسته به میزان شدت مسائل، مخاطرات، شخصیت، انتظارات و میزان اضطراب‌تان، این احساسات متغیر هستند.قبل از اینکه بازخوردی به کارمندتان بدهید، احساسات خودتان را بپذیرید. تمام افکار و احساسات‌تان را آزادانه یادداشت کنید. اندیشه‌های خام خود را (از طریق ایمیل یا روش‌های دیگر) با همکارتان در میان نگذارید. هدف از تمرینی که در اینجا وجود دارد، این است که شما از وضعیت درونی خود آگاه شوید.احساسات خود را به‌تنهایی یا با یک فرد معتمد پردازش کرده و صادقانه ارزیابی کنید که چرا ناراحت هستید. آیا به ‌خاطر نداشتن کنترل روی اوضاع است؟ یا به ‌خاطر ترس؟ یا خجالت؟ یا استرس؟این روند به شما کمک می‌کند پیش از اینکه بازخوردی بدهید، احساسات منفی فروخورده خود را هضم کنید و در نتیجه با تندخویی بیش از حد با کارمند مستقیم‌تان رفتار نکنید. این‌گونه، ضرر رفتار شما بیش از منفعتش نخواهد بود.سهم خودتان را در این اتفاق ارزیابی کنیدشاید کارمند مستقیم شما عملکرد ضعیفی در مدیریت زمان داشته باشد، اما شما نیز باید بررسی کرده و ببینید آیا خودتان هم مهارت‌های ضعیفی در مدیریت زمان دارید یا خیر و اگر چنین است، چگونه به بروز این مشکل دامن زده‌اید.اگر کارها را در آخرین لحظه به کارمندان‌تان محول می‌کنید، دستورالعمل واضح به آنها نمی‌دهید، اولویت‌ها را مشخص نمی‌کنید، سیستمی برای پیگیری کارها ندارید یا فراموش‌تان می‌شود که به کارمندان‌تان بازخورد بدهید، بنابراین در بروز این شرایط نقش دارید. اگر از کارمندان‌تان انتظار دارید که پیوسته از طریق ایمیل، چت یا سایر کانال‌های ارتباطی در دسترس شما باشند و در نتیجه آنها نمی‌توانند حد و حدودی برای به ‌اتمام ‌رساندن کارها تعیین کنند، شما نیز تا حدودی مقصر کشمکش‌هایی هستید که آنها با آن مواجه هستند.با شناسایی این مسائل قبل از ارائه بازخورد، می‌توانید ببینید که در چه موقعیت‌هایی می‌توانستید عملکرد بهتری داشته باشید.برای مطالعه مطلب «چگونه به کارمندی که در مدیریت زمان مشکل دارد، کمک کنیم؟» به وبلاگ گروه سرمایه‌گذاری پرسال مراجعه کنید:https://vc.persol.ir/importance-of-time-management/