مدیران چطور می توانند از همکارانشان بازخورد تاثیرگزار و صادقانه بگیرند؟

من به عنوان یک مدیر اجرایی، با مدیران موفق زیادی کار می‌کنم که می‌خواهند عملکرد بهتری داشته باشند. اخیراً از یکی از مشتریانم پرسیدم چه نوع بازخوردی به او کمک کرده تا مدیر بهتری باشد؟ او گفت “در آخرین کارم که مورد ارزیابی قرار گرفت نتیجه خوبی گرفتم. رئیسم به من گفت کارت رو فوق العاده انجام دادی و باید به همین صورت ادامه بدی.”مطمئنم شنیدن این حرف از رئیسش حس خوبی به او داده بود، اما این برای رشد و پیشرفت او کافی نیست.طبق تحقیقاتی که در مورد یادگیری موثر انجام شده، افراد برای بهبود عملکرد به سه چیز نیاز دارند:یک هدف مشخص و واضح داشته باشند.واقعا بخواهند که به این هدف برسند.بازخوردی که نشان دهد آنها دقیقا چه کاری را خوب انجام می‌دهند و چه کاری را خوب انجام نمی‌دهند.متاسفانه بازخورد بسیاری از مدیران، مفید نیست. معمولاً بازخوردشان کم یا مبهم است و یا در مورد یک کار یا رفتار خاص نیست- و نتیجه اینکه، مدیران تمایل ندارند بیشتر برای بازخورد درست زمان بگذارند؛ اما می‌خواهند که نتیجه بهتری بگیرند. بازخوردی که کیفیتش پایین باشد مفید نیست، و نهایتا، بازخورد مثبت دست‌کم گرفته می‌شود و بازخورد منفی که ماهرانه ابراز نشود می تواند موجب آزار شخص شود.اگر مدیران اهداف عملکردی مشخصی نداشته باشند و برآورد نکنند که چقدر به این اهداف نزدیک هستند یا از آنها دور هستند، به سختی پیشرفت خواهند کرد. با این حال اگر بازخورد براساس تفکر داده شود، می تواند اطلاعات عملکردی که برای افزایش کارایی لازم است، را به مدیر بدهد.به عنوان یک مدیر اگر تمایل دارید که عملکردتان را بهبود دهید این مراحل را انجام دهید:از نظر روانی یک محیط امن بسازید و آن را حفظ نمایید. بازخورد دادن برای اغلب افراد کار وحشتناکی است و برای اینکه همکارانتان به شما بازخورد دهند به آنها نشان دهید که صحبت های آنها عواقب منفی برایشان نخواهد داشت. قبل از دریافت بازخورد از همکارانتان، میتوانید با کنجکاوی و یا دادن پاداش، نشان دهید که شما هم نیاز به بازخورد دارید. معمولا کسی که کنجکاو است، طرز فکر درستی دارد و اعتقاد دارد که چیزمفیدی برای یادگیری وجود دارد. این مسئله زمانی نشان داده می شود که سوالاتی باز را از هم تیمی‌هایتان بپرسید که واقعاً جواب آنها را نمی‌دانید. “اگر این را امتحان کنیم چه مشکلی پیش می‌آید؟” وقتی دیدگاه‌های متفاوت و احتمالاً چالش برانگیز، همکار خود را می‌شنوید و آنها را ارزیابی می‌کنید – حتی اگر با آنها مخالف باشید – صراحت و رک‌گویی آنها را تحسین خواهید کرد و زمانیکه نقاط ضعف یا اشتباهات خود را تایید کنید راه را برای بازخورد دادن دیگران باز کرده اید.ماهرانه درخواست بازخورد کنید!با پرسیدن”چه بازخوردی دارید؟” به ندرت پاسخ مفیدی خواهید گرفت. به جای آن، درباره‌ی وقایع خاص سوال کنید. (چه برداشتی از استراتژی که مطرحم کردم داشتی؟)، رفتارهای آزاردهنده ( چقدر در جلسات حرف افراد را قطع می‌کنم؟)، تأثیر شخصی (وقتی این ایمیل را فرستادم چه حسی به شما دست داد؟)، و در آخر، پیشنهادات (“چه کنم که رابطه‌ام با پریا بهتر شود؟)هم درخواست اطلاعات مثبت و هم درخواست اطلاعات منفی کنید.مشتری‌ها همیشه به من می‌گویند که وقتی صحبت از بازخورد می‌شود فقط منتظرند “چیزهای بد” را بشنوند. چیزی که آنها قادر به درکش نیستند این است که بازخورد مثبتی مفید است که رفتار خاصی را هدف قرار می‌دهد. این موضوع به آنها می‌گوید که روی چه چیز لازم نیست تمرکز کنند و انگیزه آنها را برای تمرکز بر کارهایی که باید انجام دهند را افزایش می‌دهد. برای روشن تر شدن مطلب می‌توان گفت بازخورد مثبت همان تعریف و تمجید و تحسین نیست. تعریف و تحسین به ما می‌گوید شخصی از ما راضی است و فکر می کند عملکرد خوبی داریم.تعریف و تحسین مثل: “خسته نباشی”،، “در آن جلسه عالی بودید”، “یک ارائه عالی!” درست است که تحسین و تعریف، حس خوبی به ما می‌دهد، اما اطلاعات کافی نمی‌دهد که بفهمیم که کدام کار و رفتار را خوب و موثر انجام می‌دهیم تا بتوانیم آن کار و رفتار را تکرار کنیم.وقتی بازخورد می‌گیرید، تمام توجه خود را نشان دهید و با دقت گوش دهید.چیزهایی که حواستان را پرت می‌کند مثل تلفن و لب‌تاپ را کنار بگذارید و کاملا روی شخصی که بازخورد می‌دهد تمرکز کنید. وجود تلفنتان، حتی اگر به آن نگاه هم نمی‌کنید، روی ارتباط شما تأثیر منفی می‌گذارد و توانایی شما در برقراری ارتباط با دیگران را کاهش می‌دهد. با دقت به چیزی که طرف مقابلتان می‌گوید گوش دهید و به این فکر نکنید که چقدر گفته های او درست است.بحث یا دفاع نکنید.اگر با بعضی از بازخوردها را مخالف بودید ، خودآگاهی را تمرین کنید و متوجه عکس العمل خود باشید، شواهد و دلایل متناقض ارائه نکنید تا همکار خود را به چالش بکشیدبا بحث کردن شما، تدافعی به نظر می رسید به نظر می رسد که و پذیرای بازخورد نیستید و ممکن است شانس اینکه این فرد در آینده به شما بازخورد دهد را کاهش دهید. و این نتایجی نیستند که می‌خواهید به آنها برسید – بنابراین این کار را نکنید.واکنش‌های خودتان را داشته باشید!.ممکن است از چیزی که شنیده اید احساس خوشحالی، عصبانیت، گیجی یا ناامیدی کنید. مطمئن شوید که واکنشهای شما مربوط به خودتان است و تحت تاثیر شخص دیگری نیست. اگر شما درخواست گرفتن بازخورد را دادید و کسی آنقدر شجاع بود که بتواند آن را با شما بگوید ، مسئولیت و بررسی واکنش هایتان بره عهده خودتان است.و به جای اینکه دنبال اشتباه و تقصیر در فرد پیام رسان باشید، علت را در خود جستجو کنید بپرسید: این عصبانیت از کجا ناشی می‌شود؟ چه چیزی در مورد این موضوع گیج کننده است؟ کدام بخش از گفته های این شخص، واقعا در مورد من صدق می‌کند،حتی اگر من نمی خاهم آن را بپذیرم؟قدردانی کنید!. صمیمانه تشکر کنید. اگر چیز مفیدی شنیده‌اید این را بدانید شخصی که به شما بازخورد می‌دهد با توجه به عملکرد شما و مدت زمان زیادی را در مورد چگونگی مطرح کردن این موضوع با شما، صرف کرده است. آنها به وضوح با مطرح کردن این موضوع، ریسک کردند، بنابراین به آنها بگویید که چقدر قدردان تلاش و شجاعت آنها هستید.تامل و ارزیابی کنید.حالا که اطلاعات جدیدی دارید، حتی اگر دوست ندارید، آنچه را شنیده‌اید ارزیابی کنید. با تفکر در مورد معنی و مفهوم بازخورد داده شده، می توانید از آن یاد بگیرید و در نظر بگیرید که روی چه قسمت‌هایی کار کنید، چه قسمت هایی را نادیده بگیرید و چه قسمت‌هایی نیاز به درک عمیق‌تر دارند. برای انجام این کار، فکر کردن در مورد زمینه‌های رشد و پیشرفت خود، ارزشی که برای دیدگاه این فرد قائل هستید و احتمالاً آنچه از دیگران نیز شنیده‌اید به شما کمک می‌کند. حالا زمان توجه به مواردی در بازخورد است که ممکن است با آنها مخالف باشید. با توجه به اینکه هدف شما دانستن نظردیگران بوده ، از خود بپرسید که آیا واقعاً ارزش بازگشت احتمالی و “اصلاح” اطلاعات را دارد؟ معمولا اینطور نیست.برنامه ریزی کنید و سپس اقدام کنید.تمام مراحل قبل از این شما را آماده می‌کند تا برنامه ای تنظیم کنید و آن را عملی کنید. یکی یا دو قابلیتی را که می‌خواهید بهبود دهید ، انتخاب کنید، در مورد چیزی که به نظر می‌رسد بهبود لازم دارد کاملا توجیه شوید و سپس مراحل لازم را برای یادگیری و انجام آن رفتار جدید را انجام دهید. برنامه‌ریزی و اقدام تنها برای پیشرفت شما مهم نیست، بلکه برای کسانی که به شما بازخورد داده اند، نشانه این است که شما تصمیم جدی دارید که بهتر شوید و برای نظرات آنها ارزش قائلید.پیشرفت را ادامه دهید و تغییر کردن خود را نشان دهید. شما باید حداقل دو ماه رفتارهای جدید را تکرار کنید تا به عادت‌ تبدیل شوند. اگر به کسانی که به شما بازخورد داده اند، بگویید که چه کارهای متفاوتی انجام می‌دهید، به آنها این امکان را داده اید که سریعتر دیدگاه‌های خود را تغییر می دهند، آنها موارد گفته شده در جلسه بازخورد را بررسی می کنند و این فرصتی است که شما را به عنوان شخصی که متعهد به پیشرفت در کارش هست، ببینند. مدیران بزرگ، فراگیران بزرگی هستند. پیگیری بی پایان آنها برای کسب اطلاعات، آنها را به سمت پیشرفت مداوم سوق می‌دهد و آنها را از بقیه متمایز می کند.بازخورد دادن و بازخورد گرفتن و یادگیری از آن همیشه آسان نیست، اما اگر بخواهیم بهتر شویم و رشد کنیم، ضروری است. به ندرت اتفاق می‌افتد که همکاران ما آن نوع بازخوردی را که برای پیشرفت نیاز داریم به ما بدهند و همچنین به ندرت اتفاق می‌افتد که ما به گونه ای پاسخ دهیم که به تلاش آنها پاداش دهیم و این بازخورد به پیشرفت ما کمک کند. اگر می‌خواهیم به تمام پتانسیل خود برسیم ارزش دارد که مهارت بازخورد دادن و بازخورد گرفتن را بیاموزیم...منبع: مدیران چطور می توانند از همکارانشان بازخورد تاثیرگزار و صادقانه بگیرند؟