هدف گذاری(از مجموعه کتاب همراه مدیران)

مجموعه کتاب های همراه مدیران، راه حل هایی برای چالش هایی که مدیران هر روزه با آن ها مواجه می شوند ارائه می کند. این کتاب ها راهنماهایی ساده و قابل فهم برای همه کسانی است که می خواهند هنر مدیریت بیاموزند. تعیین اهداف موضوعی چالشی است. در این کتاب با مرور فرایند هدف گذاری، ایده و نکته های مهمی برای غلبه بر این چالش بیان می کند.مقدمهچرا هدف گذاری مهم است؟اهداف، راهنمای مديران و کارکنان هستند و فعاليت های آن ها را در کارهای روزمره شان جهت می دهند. با تعيين اهداف به نتايج ارزشمندی برای گروه و همچنين سازمان دست خواهيد يافت، نتايجی همانند تمرکز بيشتر بر اقدام ها، بهره وری بالا و کارايی بيشتر.هدف گذاری به چه معناستهدف گذاری فرايندی رسمی است که طی آن مقاصد و اهدافی که برای کسب و کار، سازمان و يا گروه در نظر داريم تعيين می شود.مزيت هدف گذاری:ايجاد همراهی و جهت گيری در واحد و يا سازمانايجاد چشم انداز بلندمدت و انگيزه قویاوليت بندی و تمرکز منابع و وقتامکان سنجش ميزان تحققوظيفه مدير تعيين دو هدف برای افرادی است که با او کار می کنند:اهداف سازمانی: تعيين هدف گروه برای کارهایی که در يک زمان مشخص می خواهد به آن ها دست يابد.اهداف فردی: تعيين هدف هر فرد، در جهت اهداف گروه و سازماناهداف فردی و سازمانی بايد از استراتژی سازمان استخراج شوند. قدرت واقعی اين اهداف جاری شدن در هماهنگی آن ها با اهداف و استراتژی های سازمان است.طبقه بندی اهداف از نظر زمانی:کوتاه مدت: اهدافی که بايد طی يک يا دو ماه محقق شوند.بلند مدت: اهدافی که به چندين ماه يا سال زمان، جهت تحقق نياز دارند.طبقه بندی اهداف از نظر اهميت:حياتی: برای ادامه کار ضروری هستند و برای تداوم انجام درست کارها يا حفظ مزيت رقابتی بايد مورد توجه قرار بگيرند.توانمندساز: شرايط مطلوب تری برای کسب و کار خلق کرده و يا فرصت جديد برای سازمان ايجاد می کند.خوب: بهبودهايي ايجاد می کنند که کسب و کار را تقويت می کنند.طبقه بندی اهداف به ما کمک می کند تا ميان اهداف توازن ايجاد کنيم.در عمل چگونه اهداف تعيين می شوند؟اين امر بستگی به فرهنگ سازمان و سبک مديريت آن دارد. دو شيوه مرسوم عبارتند از:هدف گذاری از بالا به پايين: در اين روش مدير اهداف را متناسب با استراتژی سازمان انتخاب می کند. اهداف افراد هماهنگ و همسو با اهداف سازمان است. (عموماَ در سطح کارمندان)هدف گذاری از پايين به بالا: در اين روش افراد اهداف خودشان را تعيين می کنند و مدير اين اهداف را به عنوان اهداف سازمان خلاصه و منسجم می کنند. (عموما در سطح مديران)اهداف هوشمندانهمهم اين است که اهداف به روشنی تعريف شده باشند.پنج معيار برای روشن کردن اهداف:خاص بودنقابل اندازه گيری بودنامکان پذير بودنمرتبط بودنزمان دار بودنتعيين اهداف روشن، نتيجه شناخت محيطی است که در آن کار می کنيم و يا حاصل گفت و گوی مدير و مافوق است.تعيين اهداف سازمانیشناسايی اهداف بالقوه: پرسش های زير می توانند به کشف اهداف کمک کنند:چه اقدام هايي برای حمايت و حرکت در راستای استراتژی شرکت بايد انجام بدهيد؟چه استانداردهايي را بايد در انجام کارهايمان رعايت کنيم؟چه بهبودهايي در بهره وری و کارآمدی واحد، آثار مثبتی بر کل سازمان خواهد داشت؟چه مزايايي را می خواهيم به مشتريانمان عرضه کنيم؟آيا ويژگی های لازم برای محصولات و خدمات ارائه شده تغيير کرده است؟چه اتفاق هايي در صنعت و وضعيت رقبايمان رخ داده است؟در اين مرحله نگران محدوديت زمانی يا مشکلات احتمالی برای تحقق اهدافی که مطرح می شوند، نباشيد فقط اهداف را ليست کنيد. بعد از فهرست کردن اهداف بالقوه نوبت به کوتاه کردن فهرست می رسد.اوليت بندی: با پرسش های زير اهداف بالقوه را الويت بندی کنيد:سازمان به کدام هدف بيشتر اهميت می دهد؟کدام هدف به واحد کمک می کند تا اثر بيشتری بر ايجاد نتايج ارزشمند کسب و کار بگذارد؟کدام هدف اثر بيشتری بر عملکرد و سودآوری واحد دارد؟فهرست اهداف را مرور کرده و آن ها را با معيارهای زير در سه گروه الويت بندی کنيد:الف) اين اهداف مهم بوده و برای سازمان اساسی هستند.ب) اين اهداف تا حدی مهم بوده و در درجه دوم اهميت قرار دارند.ج) اين اهداف اهميت اندکی داشته و فوريت ندارند. اين اهداف خوب هستند، اما تاثير آن ها بر استراتژی سازمان و واحد مبهم و اندک است.نکته هايي برای تعيين اهداف سازمانی:تمرکز بر استراتژی، مشتری و عملکرد واحداستفاده از فهرست اهداف بالقوه واحد با سازمانانتخاب اهداف هوشمندانهدر معرض ديد بودن اهداف برای تمام اعضای واحدتعيين اهداف فردیتعيين اهداف فردی، بخشی از همسويي اهداف درون سازمان با یکدیگر و همچنین فرايند جاری سازی اهداف در راستای استراتژی سازمان است. هر يک از افراد به تعيين اهدافی نياز دارند که بازتابی باشد از اهدافی که برای واحد سازمان تعريف کرده ايد.نکته هايي برای تعيين اهداف اعضای تيم:تا آنجا که ممکن است اطلاعات و اختيارات لازم را در دسترس اعضای تيم خود قرار دهيد.تحقق اهداف را به ارزيابی عملکرد پيوند بزنيد.حمايت های لازم را از اعضای تيم تان بکنيد.اعضا را تشويق کنيد اهدافی را انتخاب کنند که به آموزش و يادگيری نياز دارد.به اعضا اجازه دهيد خودشان شيوه تحقق اهدافشان را انتخاب کنند.بيشينه کردن توفيق اهدافبرای تحقق اهداف لازم است محيطی فراهم آيد که تا حد ممکن انگيزه و توانمندی لازم برای رسيدن به اهداف را داشته باشد. برای ايجاد چنين محيطی تعدادی پيشنهاد مفيد ارائه می گردد:ايجاد حس مالکيت: يکی از راه های ايجاد تعهد در تحقق اهداف، مشارکت دادن اعضا در تعيين اهداف و شيوه تحقق آن هاست. با اين کار نسبت به اهداف حس مالکيت خواهند داشت.تعريف اهداف چالشی: اهدافی داشته باشيد که بتوان محقق کرد و در عين حال افراد را به هيجان بياورد و به آن ها اين حس را بدهد که تحقق آن ها چالشی بزرگ است.تمرکز بر اهداف: اتخاذ اهداف کوچک و خاص، به اعضای تيم برای حرکت به سمت اهداف انگيزه می دهد.تعيين معيار عملکرد: تعيين معيار عملکرد باعث می شود احتمال رسيدن افراد به هدفشان بيشتر می شود.تعيين مسئوليت: مسئوليت هر يک از افراد را مشخص کنيد. با اين کار احتمال تحقق اهداف بيشتر می شود.تحقق اهدافپيشنهاداتی برای تحقق اهداف:پايش اهداف تعيين شده: برای اينکه اهداف محقق شوند، بايد آن ها را به کارهای واقعی تر ترجمه کنيد.برنامه ريزی برای اهداف: پيگيری منظم کارها با فرايند منظم، سبب تحقق اهداف می شود.مديريت موانع: اگر مانعی بسيار بزرگ وجود دارد، آن را به چندين وظيفه تقسيم کنيد.پايش و کنترل پيشرفت: پيشرفت خودتان را به افراد گروه اطلاع دهيد.گام هايي برای تحقق اهداف:وظايف در راستای تحقق اهداف را به ترتيبی که بايد انجام شوند مرتب کنيد.برای هر وظيفه نتايج و خروجی مورد انتظار توصيف کنيد.منابع مورد نياز برای انجام وظايف را مشخص کنيد و مطمئن شويد در دسترس هستند.برنامه زمانی پايان وظايف را مشخص کنيد.مراحل انجام وظايف را مرور کنيد.موانع پيش رو را شناسايي کنيد و راه های احتمالی غلبه بر آن ها را طرح ريزی کنيد.ارزيابی اهداف تعيين شدههدف از ارزيابی، بهبود مستمر شيوه تعريف اهداف و کارهايي است که برای تحقق اهداف لازم است انجام شوند.در حين حرکت به سمت اهداف، زمانی را به بررسی منظم اهداف اختصاص دهيد:آيا اهداف هنوز واقع بينانه هستند؟ منابع يا موانع تغيير کرده اند؟آيا هنوز تحقق اهداف ممکن است؟آيا هنوز اهداف در راستای استراتژی شرکت هستند؟اگر شرايط بيرونی و سازمان تغيير کند و تحقق هدف خاصی فايده ای نداشته باشد، باید با بازنگری يا حذف هدف مزبور با شرايط جديد هماهنگ شويم.لازم است آثار هدف را ارزيابی کنيد و به اين فکر کنيد که آيا می توانيد در آينده همين هدف را بهتر و موثرتر دنبال کنيد.ارزيابی اهداف پس از تحقق:مطمئن شويد ديگران هم با شما درباره کسب نتايج مورد انتظار هدف، موافق هستند.بررسی کنيد چگونه و طی چه زمانی هدف محقق شده است.بررسی کنيد طی تحقق هدف چه کارهای خوبی انجام شده و چه کارهايی نياز به تغيير داشته.هزينه تحقق هدف را بررسی کنيد.مسائلی که بايد به آن ها بپردازيد را شناسايي کنيد.