نظام آراستگی 5S – استاندارد 5S محیط کار

نظام آراستگی چیست؟نظام آراستگی 5S، یک تکنیک خانه داری است که توسط سازمان های مختلف استفاده می شود و از پنج کلمه ژاپنی Seiri، Seiton، Seiso،Seiketsu و Shitsuk ساخته شده است به طوری‌ که ترجمه آن ها به ترتیب عبارتند از: مرتب‌سازی، ترتیب دادن، درخشش، استانداردسازی و پایداری. این تکنیک کارایی، بهره وری و کیفیت را با منظم کردن محل کار بهبود می بخشد. هدف این مقاله بررسی فرآیند اجرای 5S در تمام سناریوهای مختلف تولید می باشد و بر نتایج مثبت قابل توجه نظام آراستگی تاکید می کند. همچنین این مقاله براساس مرور ادبیات سیستماتیک می باشد که تکنیک پیاده سازی استاندارد 5S را در سازمان های مختلف نظارت می کند. اما نکته اینجاست که نتایج، نشان دهنده اثربخشی ابزار 5S برای بهبود عملکرد و کمک به سازمان برای دستیابی به بهبود مستمر و عملکرد بالاتر است. نظام آراستگی محیط کار یکی از ابزارهای عالی برای نگهداری وسائل و تجهیزات، بهداشت محیط، ایمنی، بهبود مستمر و تعالی سازمانی بوده و ارتباط تنگاتنگی با استانداردهای ایزو به خصوص ایزو ۹۰۰۱ دارد.بنابراین در وحله اول یادگیری نکات مهم و ضروری این سیستم توصیه می شود که بنابر نیاز می توان از مشاورین و متخصصان خبره در این زمینه، کمک گرفت.مراحل صدور گواهینامه استاندارد 5S:مرحله اولفرم اخذ ایزو یا همون فرم شناخت طاها مدیران را تکمیل کنید تا بتوانیم شرکت و نیازهای شما را درک کنیم. این کار را می توانید با تکمیل فرم درخواست رسمی آنلاین انجام دهید. ما از این اطلاعات برای تعریف دقیق دامنه ارزیابی شما استفاده خواهیم کرد.مرحله دومهنگامی که درخواست شما را مشاهده کرده ایم، با شما تماس خواهیم گرفت و متناسب با نوع درخواست شما اطلاعات لازم را برای شروع همکاری به شما خواهیم داد. زمانی که سازمان شما شرایط لازم برای دریافت گواهینامه را داشت، همکاران ما حسابرسی اولیه صدور گواهینامه را تشکیل می دهند. توجه داشته باشید همکاران ما در روز ممیزی در کنار شما خواهند بود و از مجموعه شما دفاع میکنند.مرحله سومپس از یک ممیزی موفق، گواهینامه استاندارد مورد نیاز صادر می شود. گواهینامه به مدت سه سال معتبر است و از طریق یک برنامه ممیزی نظارت سالانه و یک ممیزی مجدد برای تایید صلاحیت سه ساله حفظ می شود.نظام آراستگی 5S چیست؟جهت اخذ استاندارد 5S طاها مدیران آماده ارائه خدمات به شرکت ها و سازمان ها می باشد.نظام آراستگی 5S، یک شکل سیستماتیک از مدیریت بصری است که از هر چیزی از نوار کف گرفته تا دفترچه راهنمای عملیات استفاده می کند. این فقط در مورد تمیزی یا سازمان نیست، بلکه در مورد به حداکثر رساندن کارایی و سود است. 5S چارچوبی است که بر استفاده از یک ذهنیت و ابزار خاص برای ایجاد کارایی و ارزش تاکید دارد که شامل مشاهده، تجزیه و تحلیل، همکاری، جستجو برای اتلاف و همچنین شامل تمرین حذف اتلاف است. 5S شامل پنج عبارت است که همگی با حرف “S”شروع می شوند.آیا نظام آراستگی 5S بخشی از ISO است؟نظام آراستگی 5S، یک ابزار کار برای ایزو 9001:2015 است که برای کمک به مدیران و پرسنل کار به طور سیستماتیک برای دستیابی به سازماندهی، استانداردسازی، کارایی و ایمنی بیشتر در محل کار ایجاد شده است.منشا نظام آراستگی 5S چیست؟نظام آراستگی 5S، یک سیستم سازماندهی در محل کار است که هدف آن سهولت و کارایی هر چه بیشتر انجام وظایف در داخل کارخانه است. بالاخره به قسمت هیجان انگیز ماجرا رسیدیم، می خواهیم بدانیم منشا نظام آراستگی چیست؟منشا 5S از سیستم تولید تویوتا می آید که توسط Tahichi Ohno در دهه 60 در ژاپن توسعه داده شد. پنج S آن از پنج کلمه ژاپنی می آید که عبارتند از Seiri، Seiton، Seiso، Seiketsu و Shitsuk که ترجمه آن ها به ترتیب عبارتند از: مرتب سازی، ترتیب دادن، درخشش، استانداردسازی و پایداری. این پنج کلمه مربوط به پنج مرحله است که باید توسط هر شرکتی که از نظام آراستگی استفاده می کند، دنبال شود.در ابتدا، سیستم 5S یک سیستم کاملا محرمانه بود و به دلیل محبوبیت سیستم تولید تویوتا، مزایای بسیاری را برای سازمان ها به ارمغان می آورد که برخی از آن ها را در زیر فهرست می کنیم:کیفیت بالاتر در محصول نهاییکاهش هزینه در تولیدافزایش بهره وریرضایت بیشتر کارکنانمحیط کار ایمن تراز نکته آخر، S ششم در دهه های اخیر محبوبیت بیشتری پیدا کرده است – S برای ایمنی- که بسیاری از شرکت ها آن را به عنوان S ششم پذیرفته اند.5s مخفف چیست؟5s مخفف چیست؟ استاندارد 5S مخفف ۵ کلمه ی ژاپنی است که بندها و مراحل اجرای این استانداردها را هم نشان می دهند:Seiri : ساماندهی: نظم دادن به کلیه ی اجزاء سازمان از طریق تفکیک اقلام ضروری از غیر ضروری؛Seiton : نظم و ترتیب: قراردادن اقلام در بهترین مکان به شکلی که بتوان به بهترین نحو و در سریعترین زمان ممکن از آن ها استفاده نمود؛Seiso : پاکیزه سازی: دورریختن مواد زائد و پاکیزه کردن سایر اشیاء از آلودگی ها؛Seiketsu : استاندارد سازی: تعیین روشی جهت کنترل و اصلاح دائمی ( مانند استفاده از چک لیست ها، انجام بازرسی های دوره ای، استفاده از علائم مربوط به تجهیزات خاموش کننده و … )؛Shitsuke : انضباط: نهادینه کردن لزوم پیاده سازی نظام آراستگی در پرسنل از طریق آموزش، تمرین و تکرار پرسنل.مراحل مختلف استاندارد نظام آراستگی 5Sدر نظام آراستگی 5S، هر مرحله چه مواردی را شامل می شود؟ در هر مرحله چه مواردی به طور خاص مهم است؟سازماندهیدر استاندارد 5S، اساس گام اول چه چیزی است؟ این است که مشخص کنیم چه مواد، تجهیزات و ابزارهایی باید در محل کار وجود داشته باشد و هر چیزی که برای کارهای روزمره ضروری نیست، حذف شود. برای انجام یک کار خوب در این مرحله، ابتدا باید تعداد دفعات استفاده از هر مورد را مشخص کنیم. مطمئنا هیچ کسی بهتر از کارگران در هر فضای کاری برای انجام این کار وجود ندارد. کارگران باید بررسی کنند که چه ابزارهایی واقعا مورد نیاز هستند و یا به چه ابزارهایی نیاز ندارند. این ما را به فرآیند برچسب گذاری قرمز می برد یا یک برچسب قرمز یا برچسب مقوایی اختصاص می دهد (با برخی اطلاعات مانند محل کالا، توضیحات و تاریخ پر شده است) تا بتوان آن را تا زمانی که دوباره ضروری شود ذخیره کرد. نمونه زیر به شما کمک می کند تا سفر خود را در مورد پیاده سازی نظام آراستگی S5 شروع کنید:استفاده صحیح از اولین S برای جلوگیری از اتلاف ها ضروری است، اگر مواد، تجهیزات و یا ابزارهای غیر‌‌ضروری را نگه داریم، این امر تاثیر منفی بر اجرای S-‌های زیر خواهد داشت:S دوم: ما یک فضا را برای آن ها تعریف و علامت گذاری می کنیم.S سوم: ما یک برنامه تمیز کردن برای آن ها تعریف می کنیم.S چهارم: استاندارد‌های غیر‌ضروری را اعمال می کنیم.S پنجم: اقدامات بهبود را اعمال می کنیم یا ممیزی های غیر ضروری را روی این عناصر انجام می دهیم.نظم و ترتیب در استاندارد نظام آراستگیدر استاندارد 5S، این مرحله شامل سازماندهی فضای ذخیره سازی برای استفاده کارآمد است که مشخص می کند چه ترتیباتی منطقی تر است و چطور؟ که با فکر کردن در مورد وظایف و فراوانی آن وظایف باید انجام شود و اما هدف نهایی این مرحله چه چیزی می تواند باشد؟ هدف نهایی این مرحله، داشتن یک منطقه کاری کارآمد و سازماندهی شده است.این شامل سازماندهی بهترین مکان برای استفاده کارآمد از ایستگاه کاری است، که مشخص می کند کدام طرح بندی از همه منطقی تر است. همان طور که در بالا گفته شد، هدف نهایی این مرحله، داشتن یک منطقه کاری کارآمد و سازماندهی شده می باشد:به طوری‌ که ایمنی افراد در جابجایی اهمیت داشته باشد.به طوری که فراوانی استفاده از اشیا (قطعه) ها تعریف شده باشد.به طوری که 4 اصل اقتصاد حرکتی ( ارکان استاندارد‌سازی) زیر، را شامل باشد:کاهش تعداد حرکات همزمان (کار با دو دست)کاهش مسافت سفرحرکات راحت تر و ارگونومیک تراستفاده از اصول FIFO برای برخی مواد مصرفی و غیرهپاکیزه سازی در ایزو نظام آراستگیدر استاندارد 5S، پاکیزه سازی به چیزی ساده -و گاهی نادیده گرفته شده- مانند تمیز کردن محل کار اشاره دارد. می خواهیم بدانیم بخش مهم در اینجا چیست؟ بخش مهم در اینجا شناسایی منبع کثیفی برای از بین بردن است، به عنوان یک یادداشت، تمیزترین آن چیزی نیست که بیشتر تمیز می کند، بلکه آن چیزی است که کمترین آلودگی را دارد، اما این نه تنها شامل تمیز کردن اولیه است، بلکه تعمیر و نگهداری منظم نیز ضروری است و باید برای جلوگیری از خرابی و حوادث برنامه ریزی شود.نکته مهم این است که هر کارمندی به نظافت اولیه توجه کند و این همه کار را به پاک کننده ها بسپارد.از طریق عمل تمیز کردن ما:محیط کار خود را دلپذیر‌تر کنید (در محیط های فرسوده، کثیف یا نامناسب کار با کیفیتی وجود ندارد)جلوگیری از خطر خرابی (اجازه تعمیرات قبل از خرابی)از خطر تصادف جلوگیری کنیدجلوگیری از آسیب دیدن قطعاتبررسی وضعیت وسایل تولید و تشخیص ناهنجاری هابه طور خلاصه، در نظام آراستگی 5S باید:منابع کثیفی را شناسایی کنید.استانداردهای نظافت را توسعه دهید.با از بین بردن آلودگی‌ها، نظافت را ساده و آسان کنید.چند نکته برای تمیز نگه داشتن ایستگاه کاری در S5:برای جلوگیری از برآمدگی، هود (روکش) داشته باشید.اجرای گردش معقول و منطقی مایعات / قطعات از طریق کانال هاکنترل اجزایی که می توانند آلوده شوند (بشکه، طبل و …)ارگونومی و دسترسی آسان به نقاط نظافتاستانداردسازی در 5sدر استاندارد 5S، هدف از سه S اول چیست؟هدف از سه S اول، این است که بتواند حالت مرجعی را ایجاد کند که منجر به اولین سطح کارایی محصول ایستگاه های کاری از نظر انتخاب، نظم و تمیزی شود. بنابراین، این اولین مرحله از استانداردسازی S چهارم است.پس از رسیدن به حالت مرجع، استانداردسازی برای مقابله با تمایل طبیعی برای بازگشت به شیوه های قدیمی (یا حتی بد) ضروری است (اما کافی نیست).پس از اعمال سه S اول، ما باعث ایجاد وقفه در بهبود مستمر PDCA خود شده‌ایم، در اینجا چهارمین S استاندارد می آید که عبارت است از:رسمی شدن وضعیت مرجع (عکس ها یا طرح ها) که برای تشخیص انحراف با توجه به “استاندارد” (وضعیت مرجع) ضروری است.فعالیت های لازم برای تضمین، حفظ و نگهداری کشورهای مرجع:این که چه کسی چه کاری انجام می دهد، باید به درستی تعریف شود.ایجاد یا اصلاح روش های عملیاتی در رابطه با این فعالیت ها: بسته به پیچیدگی آن، هر یک از این فعالیت های معمولی ممکن است به عملیات نوشتاری خاصی نیاز داشته باشد، همان طوری که در استاندارد ویژوال برای استانداردسازی شغل ایجاد شده است.رسمی کردن قوانین زندگی ( و رفتارها در موقعیت های مختلف)قوانین، دستورالعمل ها، خطرات و ممنوعیت های موجود در محل کار را درمعرض دید قرار دهید.نحوه شناسایی ناهنجاری ها (برچسب ها یا موارد دیگر) را تعریف کنید.منظور از حفظ و نگهداری در ایزو نظام آراستگیاگر نمی توانستیم سیستم استاندارد نظام آراستگی 5S خود را فعال نگه داریم،چه اتفاقی رخ می‌داد؟به هیچ چیز نمی رسیدیم و این فقط با درگیر‌کردن همه افراد در سازمان کاری، از مدیران گرفته تا کارمندان، امکان پذیر است. به همین دلیل، ما باید تمرین کنیم، تمرین کنیم و بیشتر تمرین کنیم… و به طور مداوم استانداردهای ایجاد شده در مرحله “استانداردسازی” قبلی (بیش از همه، وضعیت مرجع) را طبق چرخه های بهبود مستمر P(S) DCA بهبود دهیم، که عبارتند از:P: اهداف و مهلت های اجرایی را برای اجرای 5S تعریف کنید.S: استانداردهای ایجاد شده را هم از کشورهای مرجع و هم از بقیه به طور دائم اعمال کنید.DO: آموزش، اعمال و اجرای استانداردهای تعریف شده و شناسایی هرگونه ناهنجاریCheck: بررسی کاربرد این استانداردها و اثربخشی آن ها، مشاهده کار، ارزیابی عملکرد 5S، اندازه‌گیری نتایج به دست آمده (و مقایسه یا تعیین اهداف)Act: تجزیه، تحلیل و اصلاح ناهنجاری های نشان داده شدهReact: تعریف منابع جدید پیشرفت (بی پایان و …)در مرحله اول استفاده از سه S اول، ما به یک “شکست” و همراه با آن اولین استانداردهای خود در مورد وضعیت مرجع در مدت زمان بسیار کوتاهی دست پیدا می کنیم. سپس باید آن را روزانه در چرخه‌های بهبود مستمر SDCA بر اساس فرصت هایی که برای بهبود پیدا می کنیم، «زنده» کنیم که عبارتند از:مشاهده فعالیت های تعمیر و نگهداری وضعیت مرجع مانند مشاهده شغلانجام ممیزی استاندارد 5S، این ممیزی ها را می توان بین حوزه های مختلف شرکت به اشتراک گذاشت.بررسی استانداردهای ایجاد شده (یا ایجاد) با استاندارد بصریحل مسائل به روشی ساده با استفاده از چراهای نظام آراستگیانجام نظارت مستمر از وضعیت پیشرفت برنامه های عملیاتیما بایستی این راه جدید -این سیستم جدید- را به آن ها نشان دهیم، این فلسفه را به آن ها بفهمانیم که باید بخشی از فرهنگ شرکت باشد. تنها در صورتی می توان به آن دست یافت که همه کارمندان این فلسفه را از آن خود کنند.نظام آراستگی 5S باید یک برنامه طولانی مدت باشد، نه یک تمرین. حفظ همه چیزهایی که قبلا اعمال شده است مهم است و برای این کار، ممیزی های داخلی و خارجی باید برنامه ریزی شود، نقص ها و یا فرصت های بهبود شناسایی شده و برای حل و فصل به پانل PDCA منتقل می شوند. استفاده مداوم از این ممیزی ها به ما امکان می دهد فرصت های جدیدی برای بهبود ایجاد کنیم و این را بدانیم که بهبود، پایان ندارد.فواید استاندارد ۵S:برخی از مزایای ایزو ۵s عبارتند از:افزایش سطح بهره وری بیشتر و تاخیر کمتر حتی در هنگام تغییر؛بهبود روحیه، تعامل و کار تیمی کارکنان؛کاهش ضایعات؛استفاده بهینه از فضا؛افزایش ایمنی و کاهش خطرات با جابجایی وسایلی که در مکان های نامناسب قرار دارند؛تشخیص بهتر نشت آب، روغن و محصول؛اعمال مالکیت در اجباری همه موارد و همه مناطق؛بهبود تعمیر و نگهداری تجهیزات؛بهبود مدیریت موجودی و زمان بازیابی؛مزایای پیاده سازی سیستم ۵Sمدیریت بهتر زمان: سازمان ها به کمک از بین رفتن شلوغی و سردرگمی کارگران وقت کمتری را برای یافتن و بازیابی موارد مورد نیاز خود صرف می کنند.بازدهی بیشتر: عناصر مدیریت زمان، مدیریت هزینه ها وهمچنین استفاده بهتر از فضای موجود منجر به بازدهی بیشتر کارکنان و مواد مصرفی می شوند.استفاده بهینه از فضای موجود: عدم ذخیره مواد غیرضروری و یکپارچه سازی ذخیره سازی ابزار، فضا را برای کاربردهای مفید بیشتر می کند.کاهش میزان آسیب دیدگی: سازماندهی بخش های سازمان برای کارآیی و سهولت استفاده باعث کاهش حرکت کارگران برای انجام کارهایشان می شود. از بین بردن بی نظمی و از بین بردن منظم نشتی ها، خطرات احتمالی مانند سرخوردگی و همچنین نیاز به تعمیرات اضافی را از بین می برد. در نتیجه، کارگران خستگی و صدمات کمتری را تجربه خواهند کرد.کاهش زمان خرابی تجهیزات: هنگامی که وسایل و تجهیزات تمیز نگه داشته می شوند، به طور معمول بازرسی می شوند و به روشی استاندارد استفاده می شوند، نگهداری پیشگیرانه بسیار راحت تر است و اغلب می توان از خرابی های عمده به طور کامل جلوگیری کرد.بهبود سازگاری و کیفیت: استاندارد سازی فرایندهای کاری از تغییرات غیر ضروری و اشتباهات می کاهد. با از بین بردن خطاها و خرابی ها، می توان بهره وری کلی را به طرز چشمگیری بهبود بخشید.افزایش روحیه کارمندان: وقتی از اصول۵S به طور موثر استفاده می شود، کارگران می بینند که عملکرد آنها باارزش است و شناخته می شود. این امر محیطی را ایجاد می کند که کارگران می توانند از انجام درست کار خود احساس غرور کنند و به بهبود شرکت خود علاقه مند شوند.منابع مورد نیاز برای پیاده سازی 5s یا نظام آراستگیبرای پیاده سازی ۵s در صنایع، مهم ترین چیزی که نیاز دارید تعهد است. در ادامه برخی از مواد مورد نیاز وسایلی مانند کشو، تابلو یا رنگ هستند، اما در نهایت همه چیز به میزان سرمایه گذاری شما بستگی دارد. بسیاری از پیشنهادات کارمندان گران است و ممکن است در اولویت شرکت نباشد، اما بسیاری از پیشنهادات دیگر را می توان با مواد موجود که توسط بخش های دیگر استفاده نمی شود یا بازیافت نمی شود، اجرا کرد.بنابراین بهانه ای نیست و می توان با منابع کمتر هم به نوآوری بیشتر رسید. باز هم آنچه باید مهم باشد، تعهد همه برای ایجاد یک تغییر فرهنگی، اصلاح عادات کوچک و تبدیل آنها به بخشی از عادات روزمره ماست. آیا برای چالش آماده اید؟