رویدادهای کارآفرینی را بیشتر بشناسید

هر ماه صدها رویداد کارآفرینی در سطح کشور برگزار می‌شود، اما این رویدادها چه تفاوتی با هم دارند؟ آشنایی با انواع رویدادهای کارآفرینی علاوه بر آنکه باعث می‌شود برگزار کنندگان بتوانند رویدادی متناسب با نیازشان برگزار کنند، به مخاطبان هم کمک می‌کند راحت‌تر بین انبوه رویدادها انتخاب کنند. در این مقاله به معرفی انواع رویدادهای کارآفرینی، بررسی کاربردهای هر یک و بیان نکاتی کلیدی برای برگزاری بهتر این رویدادها می‌پردازیم.رویدادهای آموزشی انگیزشی چند روزهرویدادهای آموزشی انگیزشی اغلب در قالب برنامه‌های دو تا چهار روزه‌ای برگزار می‌شوند که در بخشی از آنها به صورت کلی و مختصر، مفاهیم پایه‌ای و روند راه‌اندازی کسب‌وکار برای مخاطبان توضیح داده می‌شود و شرکت‌کنندگان در باقی رویداد فعالیت‌های گروهی انجام می‌دهند. این فعالیت‌ها باعث می‌شوند افراد بتوانند تلخی و شیرینی کارهایی را که استارتاپ‌ها به طور معمول انجام می‌دهند بچشند و آنها را در محیطی امن و در سطحی پایین‌تر تجربه کنند. معمولا منتورهایی (مربی) در طول برنامه همراه شرکت‌کنندگان هستند تا هم تجربه‌ خود را به آنها منتقل کنند و هم یادگیری مخاطبان از رویداد را افزایش دهند. استارتاپ ویکند، استارتاپ تریگر و ماشین استارتاپ ناب، نمونه‌هایی از این رویدادها هستند.استارتاپ ویکند (Startup Weekend): استارتاپ ویکند رویدادی 54 ساعته (2.5 روزه) است که در سه روز آخر هفته برگزار می‌شود. در نیم‌روز اول، هر کسی ایده‌‌ای برای راه‌اندازی استارتاپ داشته باشد، آن را مقابل همه ارائه می‌دهد. سپس درباره ایده‌ها بین خود شرکت‌کنندگان رأی‌گیری می‌شود، حول ایده‌های برتر تیم‌های (معمولا) سه تا پنج نفره شکل می‌گیرد و فعالیت تیمی آغاز می‌شود. طی دو روز بعدی، کارگاه‌هایی درباره مدل کسب‌وکار، تشکیل تیم، اعتبارسنجی، کمینه محصول پذیرفتنی و غیره توسط منتورها برگزار می‌شود. سپس تیم‌ها روی ایده‌های خود، کار می‌کنند تا بتوانند بوم مدل کسب‌وکار خود را تکمیل کنند. در پایان روز دوم، هر تیم ایده خود را مقابل داوران ارائه می‌دهد و داوران براساس ارزشی که کسب‌وکار خلق می‌کند، توجیه اقتصادی، مدل کسب‌وکار و نحوه ارائه، تیم‌های برتر را انتخاب می‌کنند. استارتاپ ویکند رویدادی بین‌المللی است که زیر نظر techstars startup weekend برگزار می‌شود با این حال تمام استارتاپ ویکندهای کشور ما تحت لیسانس این سازمان نیستند.استارتاپ تریگر (Startup Trigger): برخلاف استارتاپ ویکند، استارتاپ تریگر حدود یک هفته کامل طول می‌کشد. استارتاپ تریگر در 6 روز برگزار می‌شود. در چهار روز اول کارگاه‌های آموزشی نیم‌روزه برگزار می‌شود و همچنین ارائه ایده و تشکیل تیم صورت می‌گیرد. در دو روز آخر تیم‌ها فرصت دارند روی ایده خود کار کنند و در پایان ایده‌ها توسط داوران بررسی می‌شوند و تیم‌های برتر انتخاب می‌شوند. استارتاپ تریگر به صورت فصلی توسط ستاد توسعه ایده‌های کارآفرینانه (ستاک) وابسته به مرکز کارآفرینی دانشگاه صنعتی شریف برگزار می‌شود.ماشین استارتاپ ناب (Lean Startup Machine): این رویداد بین‌المللی تمرکز اصلی خود را روی آموزش ساخت محصول مطابق با نیاز مشتری معطوف کرده است. مانند دو مورد قبلی، در طول این رویداد سه روزه هم کارگاه‌های آموزشی برگزار می‌شود و افراد باید پیرامون یک ایده تیم تشکیل دهند. اما تفاوت اصلی ماشین استارتاپ ناب این است که هر تیم باید فرض‌هایش درباره مشکل مشتری و راه حلی را که ارائه می‌کند مشخص کند و در فاصله بین کارگاه‌ها از محل رویداد خارج شود، سراغ مشتری‌اش برود و فرضیه‌هایش را اعتبارسنجی کند. ممکن است تیم‌ها چندین بار چرخش (pivot) کنند و در نهایت هنگام ارائه پایانی تیم‌ها هم، ملاک انتخاب تیم برتر، آموخته‌های تیم از مشتریان است، نه خود ایده.این رویدادها اغلب با هدف ایجاد انگیزه و آشنایی حداقلی مخاطبان با کارآفرینی و به خصوص راه‌اندازی کسب‌وکار با مدل استارتاپی برگزار می‌شوند. در بسیاری از موارد مدیران و مسئولان تصور می‌کنند که خروجی چنین رویدادی باید چندین کسب‌وکار باشد در حالی که واقعیت برخلاف این است. تجربه نشان می‌دهد که پس از این قبیل رویدادها، تیم‌های تشکیل شده به جز در موارد بسیار نادر، ایده خود را ادامه نمی‌دهند و در بسیاری از موارد نیز تلاش برای حفظ تیم‌ها و ایده‌ها بی‌نتیجه می‌ماند. نتیجه اصلی که از این رویدادها به دست می‌آید ایجاد انگیزه در تعداد کمی از شرکت‌کنندگان است که با راهنمایی مناسب و صحیح، شانس این را خواهند داشت که در آینده کارآفرین شوند. حتی اینکه تعدادی بفهمند که کارآفرینی و راه‌اندازی کسب‌وکار را دوست ندارند نیز می‌تواند از نتایج مهم و عالی این رویدادها باشد.بنابراین رویدادهای چند روزه بیشتر برای افرادی مناسب هستند که اطلاعاتی در مورد کارآفرینی و راه‌اندازی کسب‌وکار ندارند و می‌خواهند در یک شبیه‌سازی کوچک و ساده طعم آن را بچشند.در اجرای این قبیل رویدادها مهم‌ترین و اساسی‌ترین عاملی که منجر به افزایش کیفیت رویداد می‌گردد حضور منتورهای متخصص و باتجربه است. انتخاب منتورها بهتر است با دقت و حساسیت بالایی انجام شود و از حضور افرادی که دانش و تجربه کافی ندارند خودداری شود. لازم است بدانیم که رویدادهایی که با مدل استارتاپی برگزار می‌گردند باید منتورهایی با سابقه فعالیت استارتاپی داشته باشند و افرادی که تجربه انواع کسب‌وکارهای دیگر را دارند الزاما نمی‌توانند در این رویدادها در نقش منتور ظاهر شوند. محدود کردن کارگاه‌ها و اجتناب از بازدیدها و سخنرانی‌های مسئولان و مدیران که باعث حواس‌پرتی و اتلاف وقت در این رویدادها می‌گردند نیز از مواردی هستند که باید از آن‌ها اجتناب شود. در مجموع توصیه می‌شود که مسئولیت برگزاری این رویدادها به تسهیلگران با سابقه محول شود و به خصوص در مورد رویدادهای حوزه سلامت بهتر است که تسهیلگر نیز خود در این حوزه تخصص و تجربه داشته باشد.دوره‌های توانمندسازی و مهارتی چند ماههاین رویدادها، برنامه‌های آموزشی بلند مدتی هستند که به منظور افزایش دانش و مهارت مخاطبان در زمینه‌های مرتبط با کسب‌وکار برگزار می‌شوند. موضوع این دوره‌ها از مباحث پایه‌ای مانند MBA یا تشکیل و رهبری تیم تا موضوعات جزیی‌تری همچون مارکتینگ متنوع هستند. به منظور افزایش مهارت مخاطبان، در کنار دانش تئوری، تمرین عملی هم انجام می‌شود که گاهی به صورت مدت مشخصی کارآموزی در سازمان‌های همکار برگزارکننده و گاهی به صورت پروژه‌های شخصی است. دوره‌های ترمیک و دوره‌های مهارت‌آموزی نمونه‌هایی از این رویدادها هستند.دوره‌های ترمیک: برخی دانشگاه‌ها یا موسسات آموزشی که خدماتی با سطح کیفی بالا و مدرک معتبر ارائه می‌دهند، دوره‌هایی برگزار می‌کنند که بی‌شباهت به برنامه آموزشی یک ترم دانشگاه نیست. حتی ممکن است مانند آزمون ورودی دانشگاه‌ها، سازمان متولی هم برای پذیرش شرکت‌کنندگان آزمون برگزار کند یا نمونه کار و رزومه درخواست کند تا با غربال افراد از کیفیت برنامه خود مطمئن شود.موضوع این دوره‌ها اغلب جامع است و شامل سرفصل‌‌های متعددی است که توسط مدرسان مختلف ارائه می‌شود. مباحث و تعداد ساعت‌های هر مبحث از پیش مشخص است، کلاس‌ها به صورت مرتب طی یک یا دو ترم و در ساعت و روز مشخصی برگزار می‌شود و اغلب در پایان مدرک یا گواهی شرکت در دوره ارائه می‌شود. مدارس کسب‌وکار و مدیریت (MBA) چنین هستند.دوره‌های مهارت‌آموزی: سایر برنامه‌هایی که با هدف آموزش مهارتی خاص و کاربردی برای کارآفرینان برگزار می‌شود در این گروه قرار می‌گیرند. در این دوره‌ها، توانمندسازی شرکت‌کنندگان بیش از گواهی پایان دوره ارزش دارد. دوره‌های مهارت‌آموزی اغلب در حیطه‌هایی برگزار می‌شود که کسب‌وکارها برای موفقیت خود به آنها نیاز دارند، مانند مارکتینگ، مذاکره و فروش، تبلیغات، سئو، طراحی تجربه کاربری، برنامه‌نویسی و غیره.این دوره‌ها با هدف افزایش توانایی‌ها و مهارت‌های کارآفرینی مخاطبان برگزار می‌شوند. چون این مهارت‌ها بدون تمرین به دست نمی‌آیند لازم است که علاوه بر آموزش تئوری، فعالیت واقعی برای راه‌اندازی کسب‌وکار تمرین شود. این تمرین‌ها در بسیاری از موارد می‌توانند بر روی ایده‌های اصلی تیم انجام شوند و در نتیجه در انتهای دوره شانس ایجاد کسب‌وکارهایی که بتوانند به بقای خود ادامه دهند نیز افزایش می‌یابد. در حدود 50 ساعت آموزش تئوری و بیش از 150 ساعت فعالیت گروهی حداقل زمانی است که یک چنین دوره‌ای باید داشته باشد.دوره‌هایی مانند آنچه گفته شد بیشتر برای افرادی که واقعا می‌خواهند کارآفرین شوند و کسب‌وکار خود را راه‌اندازی کنند کاربرد دارد. این دوره‌ها تشابه زیادی نیز به برنامه‌های شتاب‌دهی در شتاب‌دهنده‌ها دارند ولی تفاوت‌های زیربنایی بین این دو وجود دارد.درباره برگزاری این دوره‌ها باید به این نکته توجه داشت که اگر به جنبه فعالیت عملی دوره توجه کافی نشود تاثیرگذاری و نتایج آن به شدت افت خواهد کرد. از سوی دیگر هزینه‌های برگزاری این دوره‌ها زیاد است که برگزارکنندگان باید به نحوه تامین مالی دوره نیز توجه دوچندان داشته باشند. نکته حائز اهمیت دیگر، انتخاب شرکت‌کنندگان در این دوره‌ها است. شرکت‌کنندگان باید واقعا مایل باشند کارآفرین شوند. افرادی که هنوز از انتخاب خود به عنوان کارآفرین شدن مطمئن نیستند علاوه بر هزینه‌ای که خود به هدر می‌دهند، وقت و انرژی شما، آموزشگران و منتورها را می‌گیرند در حالی که می‌توانستید به دیگران کمک بیشتری کنید.با وحود هزینه‌ها و مدت زمان بیشتری که این دوره‌ها نیاز دارند، برای افراد در یک سازمان بسیار مناسب هستند. به عنوان مثال اعضای هیئت علمی یک دانشگاه یا کارمندان یک شرکت خصوصی می‌توانند مخاطبان مناسبی برای این رویداد‌ها باشند.رویدادهای شبکه‌سازیمهم‌ترین دستاورد شرکت‌کنندگان رویدادهای شبکه‌سازی، آشنایی با افراد جدیدی با علایق مشترک است. به همین دلیل در این رویدادها، محیطی مهیا می‌شود که شرکت‌کنندگان می‌توانند با یکدیگر گفتگو کنند، از سابقه فعالیت‌ها و زمینه کاری‌ یکدیگر مطلع شوند، کارت ویزیت رد و بدل کنند و برای فرصت‌های همکاری آینده، رایزنی کنند. رویداد همفکر و فیناپ به این گروه تعلق دارند.همفکر: همفکر رویدادی هفتگی است که سال 92 فعالیتش را در شهر تهران شروع کرد و اکنون در بسیاری از شهرهای کشور برگزار می‌شود. در این رویداد دو ساعته، کارآفرینان، فریلنسرها، سرمایه‌گذاران و کارفرمایان به شبکه‌سازی، تبادل نظر و یادگیری از یکدیگر می‌پردازند.فیناپ (Finup): فیناپ تلفیقی از رویدادهای شبکه‌سازی و سخنرانی است که به طور اختصاصی در حیطه فین‌تک برگزار می‌شود. در بخشی از این رویداد، کارآفرینان حوزه فین‌تک یا تکنولوژی امور اقتصادی تجربیات خود را با شرکت‌کنندگان به اشتراک می‌گذارند و در بخش دیگر رویداد، فرصتی برای شبکه‌سازی بین افراد فراهم می‌شود.دلایل بسیاری وجود دارد که کسب‌وکارها به دنبال شبکه‌سازی باشند. از استخدام و جذب نیرو گرفته تا یافتن شرکت‌های همکار و سرمایه‌گذار، همه نیازمند داشتن شبکه‌‌ای مناسب هستند. هرچند در حاشیه رویدادهای دیگر نیز فرصت‌هایی برای برقراری ارتباط با افراد مختلف به وجود می‌آید ولی رویدادهایی که به طور اختصاصی برای شبکه‌سازی طراحی می‌شوند مزیت‌های خاص خود را دارند. این قبیل رویدادها برای طیف مختلفی از افراد مناسب هستند. صاحبان ایده، بنیان‌گذاران کسب‌وکارها، سرمایه‌گذاران، علاقه‌مندان به فعالیت در کسب‌وکارهای نوپا، خبرنگاران و هر کسی که به نحوی بخواهد در اکوسیستم استارتاپی فعالیت نماید می‌تواند گروه هدف رویدادهای شبکه‌سازی باشد. موفقیت این رویدادها تا حدود زیادی بستگی به تنوع شرکت‌کنندگان آن دارد.نکته قابل توجه آن است که رها کردن افراد به حال خود منجر به شبکه‌سازی میان آن‌ها نمی‌شود. بنابراین لازم است که برگزارکننده برای افزایش برقراری ارتباط میان شرکت‌کنندگان برنامه‌ریزی کنند. معرفی فعال شرکت‌کنندگان به یکدیگر می‌تواند استراتژی مناسبی برای یک رویداد شبکه‌سازی موفق باشد.رویدادهای ارائه، مسابقات و نمایشگاه‌هانقطه اشتراک این رویدادها که به شکل‌های متنوع و در مدت‌ چند ساعت تا چند روز، برگزار می‌شوند، ارائه (pitch) کسب‌وکارها است. ارائه، فرصتی برای کارآفرینان است تا کسب‌وکارشان را در زمانی بین چند ثانیه تا چند دقیقه به مخاطبان معرفی کنند. این مخاطبان، ذی‌نفعان حوزه فعالیت کسب‌وکار هستند و هدف از ارائه ممکن است جذب مشتری، سرمایه‌گذار یا شریک باشد. نمونه‌های این قبیل رویدادها دِمو دِی، ریورس پیچ، نمایشگاه‌های اینوتکس و الکامپ هستند.دِمو دِی (Demo Day): مخاطبان اصلی این رویداد، استارتاپ‌ها و سرمایه‌گذاران هستند. اغلب یک صندوق سرمایه‌گذاری خطرپذیر، این رویداد را با هدف جذب سرمایه برای استارتاپ‌های مورد حمایتش برگزار می‌کند. به این منظور، میزبان، سرمایه‌گذاران متعدد را دعوت می‌کند تا با استارتاپ‌های پورتفولیوی او آشنا شوند و در صورت تمایل روی آنها سرمایه‌گذاری کنند. گاهی هم هدف دِمو دِی پیدا کردن استارتاپ مناسب برای سرمایه‌گذاری است. در چنین حالتی، سرمایه‌گذار موضوع رویداد را مشخص می‌کند، استارتاپ‌هایی که در آن زمینه فعالیت می‌کنند در رویداد حضور می‌یابند و فعالیتشان را توضیح می‌دهند. سرمایه‌گذار با آنها آشنا می‌شود و اگر استارتاپی را مناسب ارزیابی کند، زمینه مذاکرات بیشتر را فراهم می‌کند.ریورس پیچ (Reverse Pitch): همانطور که از اسمش قابل حدس است، ریورس پیچ معکوس مورد قبلی است. یعنی به جای آنکه کارآفرین با معرفی کسب‌وکارش به دنبال جذب سرمایه‌، شریک یا مشتری باشد، دیگران سعی در جلب نظر او دارند. در این رویدادها، سرمایه‌گذار، حوزه‌های مورد علاقه‌اش برای سرمایه‌گذاری را معرفی می‌کند یا یک سازمان‌ با بیان چالش‌ها و مشکلاتش از نوآوران و کارآفرینان برای ارائه راهکار دعوت به همکاری می‌کند.اینوتکس (Inotex): نمایشگاه بین المللی نوآوری و فناوری (اینوتکس) یکی از نمایشگاه‌هایی است که هر ساله استارتاپ‌ها و شرکت‌های فناور بسیاری در آن حضور می‌یابند. تبادل فناوری میان شرکت‌های خصوصی، سرمایه‌گذاری مشترک و مشارکت در پروژه‌های تحقیق و توسعه از دیگر اهداف این رویداد چهار روزه در کنار معرفی نوآوری‌ها است. به این منظور برنامه‌های تجاری و ترویجی دیگری همچون پنل‌های تحلیلی، جلسات مشاوره و جلسات مذاکره با سرمایه‌گذاران هم در کنار نمایشگاه برگزار می‌شود. خردادماه 98 هشتمین دوره اینوتکس در نمایشگاه بین‌المللی برگزار شد.الکامپ (Elecomp): نمایشگاه بین‌المللی الکامپ (الکترونیک، کامپیوتر و تجارت الکترونیک) نمایشگاه دیگری است که بسیاری از ذی‌نفعان اقتصاد و تحول دیجیتال در حوزه‌های الکترونیک و کامپیوتر در آن شرکت می‌کنند. چندسالی است بخشی ویژه استارتاپ‌ها به نام الکام استارز به الکامپ افزوده شده است تا استارتاپ‌ها که منابع محدودتری در اختیار دارند هم بتوانند با بهره‌مندی از تسهیلاتی، فرصت حضور در این نمایشگاه را داشته باشند. بیست‌وپنجمین دوره الکامپ تیرماه 98 برگزار می‌شود.این دست رویدادها با هدف شناسایی کسب‌وکارها و ایجاد فضایی برای معرفی شدن آن‌ها در جهت سرمایه‌گذاری، اعطای گرنت، تقدیر و تشویق یا فروش برگزار می‌شوند. در حقیقت ارزش واقعی که این قبیل رویدادها برای کسب‌وکارها ایجاد می‌کنند دسترسی راحت‌تر با صرف زمان و هزینه کمتر است. در صورتی که در این رویدادها کسب‌وکارها و استارتاپ‌های خوبی حضور داشته باشند شانس حضور سرمایه‌گذار، مشتری یا هر مخاطب مورد نظر دیگری نیز بیشتر می‌شود. بنابراین می‌توان گفت که این رویدادها در نقش یک پلتفرم عمل می‌کنند و ارتباط بین طرفین را تسهیل می‌کنند.پر واضح است که این رویدادها برای کسب‌وکارها، استارتاپ‌ها و صاحبان ایده مناسب است. این کسب‌وکارها می‌توانند در هر مرحله‌ای باشند ولی این رویدادها برای کسب‌وکارهای نوپا که منابع کافی برای گرفتن ارتباطات لازم ندارند مناسب‌تر است. هسته‌های فناور را نیز می‌توان از جمله کسب‌وکارهای نوپا دانست که این رویدادها برای آن‌ها نیز می‌تواند ارزشمند باشد. برای کسب‌وکارهای بالغ و رشد یافته نیز شاید نمایشگاه‌های تخصصی و بین‌المللی بتواند ارزش ایجاد کند.کیفیت این رویدادها رابطه مستقیم با کسب‌وکارهایی دارد که در آن شرکت می‌کنند، بنابراین لازم است که برگزارکنندگان هم در تبلیغات و جذب و هم در غربالگری و انتخاب، حساسیت زیادی داشته باشند. برگزارکننده باید تلاش کند که برنامه رویداد برای تسهیل شدن دسترسی‌ها فراهم باشد. به عنوان مثال ارائه کاتالوگی از کسب‌وکارهای حاضر یا معرفی سرمایه‌گذاران شرکت‌کننده به کسب‌وکارها از جمله اقداماتی است که اثربخشی رویداد را افزایش می‌دهد. از دیگر نکاتی که می‌تواند به افزایش کیفیت این رویدادها کمک کند مشخص بودن حوزه‌های کسب‌وکارها و محدود کردن آن‌ها به حداکثر 3 تا 4 حوزه است. این مورد باعث می‌شود که مخاطبان تخصصی‌تری در رویداد حضور پیدا کنند و در نتیجه نتایج بهتری حاصل شود.رویدادهای سخنرانی و انتقال تجربهشنیدن موفقیت‌ها، شکست‌ها و چالش‌های کارآفرینان باتجربه و کارکشته می‌تواند برای علاقه‌مندان و تازه‌کاران هم انگیزه‌بخش باشد و هم از بروز بسیاری از اشتباه‌ها جلوگیری کند. به همین دلیل رویدادهایی برگزار می‌شوند تا این فرصت را در اختیار افراد قرار دهند که پای صحبت‌های نوآوران و کارآفرینان بنشینند و از تجربه‌هایشان درس بگیرند و استفاده کنند. تدکس، استارتاپ گرایند و مدلین ری‌ویو چنین رویدادهایی هستند.تدکس (TEDx): تِدکس، رویدادی محلی است که هدف موسسه‌ غیرانتفاعی تد (TED) برای به اشتراک گذاشتن ایده‌های ارزشمند را در سطح بومی محقق می‌کند. در رویدادهای تدکس، افرادی که ایده، دیدگاه یا تجربه‌ قابل توجهی داشته‌اند، سخنرانی می‌کنند و همچنین برخی ویدیوهای سخنرانی‌های با ارزش تِد پیرامون موضوع رویداد پخش می‌شود تا زمینه‌ساز شکل‌گیری ایده‌ها و گفتگوهای جدید باشد.استارتاپ گرایند (Startup Grind): استارتاپ گرایند رویدادی است که به صورت ماهیانه در بیش از 125 کشور برگزار می‌شود. در این رویدادها، کارآفرینان، نوآوران، مربیان و سرمایه‌گذاران موفق بومی درباره تجربه‌ها و آموخته‌هایشان در مسیر موفقیت سخن می‌گویند. استارتاپ گرایند فرصتی برای کارآفرینان است تا یاد بگیرند، انگیزه کسب کنند و با افراد مختلف ارتباط برقرار کنند.مدلین ری‌ویو (Medlean Review): مِدلین ری‌ویو رویدادی تخصصی است که هدف آن معرفی فرصت‌های جدید کسب‌وکار در حوزه سلامت دیجیتال و افزایش دانش اجزای اکوسیستم کسب‌وکاری سلامت درباره این حوزه است. در هر رویداد که اغلب به طور ماهیانه برگزار می‌شود، یکی از موضوعات مرتبط با سلامت توسط تحلیلگران و کارشناسان آن حوزه مورد بررسی قرار می‌گیرد و فرصت‌ها و چالش‌های آن مطرح می‌شود.این رویدادها هرچند ممکن است ساده به نظر برسند ولی اهمیت بسیاری دارند. دعوت از افراد باتجربه و متخصص برای انتقال دانش و تجربیات عملی ایشان در این رویدادها، تعیین‌کننده کیفیت آن‌ها است. علاوه بر دعوت از افراد مناسب لازم است که محتوای سخنرانی‌ها یا پنل‌ها به نحوی طراحی شوند که متناسب با نیاز مخاطبان باشند. عدم طراحی محتوای این رویدادها در بسیاری از موارد منجر به کاهش کیفیت رویداد می‌گردد.با آنکه محدودیتی در مخاطبان این رویدادها وجود ندارد ولی توجه به این نکته که نمی‌توان نیاز همه مخاطبان را در یک رویداد برطرف کرد بسیار حائز اهمیت است. بهتر است برگزارکننده گروه هدف محدودی را انتخاب و محتوا را برای ایشان اختصاصی نماید تا نتایج بهتری از رویداد به دست آورد. همانطور که گفته شد، رویدادهای هرکدام از پنج دسته فوق، کاربرد متفاوتی دارند. برگزارکنندگان باید زمینه برگزاری هر رویداد را بدانند و سپس با توجه به نتیجه‌ای که از برگزاری رویداد در ذهن دارند و نیاز مخاطبان، بهترین رویداد را برای برگزاری انتخاب کنند. به این ترتیب انرژی، زمان و سرمایه‌ای که صرف می‌کنند بیشترین و بهترین نتیجه را در بر خواهد داشت.نویسندگان: دکتر آیدین پرنیا - دکتر فرشته کاظمی‌پور