انواع نقش و کاراکتر در برنامه‌ریزی

براساس تجربه‌های مختلفی که در شرکت ها و کارهای مختلف دارم و صحبت‌هایی که با آدم‌های مختلف داشتم، در مورد این که «برنامه‌ریزی » به عنوان یکی از کارکرد‌های (Function) سازمان چه سبک و کاراکتری می‌تواند داشته باشد، به یک دسته‌بندی رسیده‌ام که قصد دارم آنرا معرفی کنم.در ابتدا لازم است در مورد نقش صحبت کنیم و ارتباط آن با شکل گیری کاراکتر.نقش مفهومی است که در بستر جامعه و سیستم تعریف می‌شود. در یک سیستم مجموعه اعضایی که در کنار هم قرار گرفته‌اند، هر کدام در جهت بقای کل سیستم کار خاصی انجام می‌دهند. در نتیجه هر کدامشان در جهت حفظ بقای کل سیستم و امتداد حیات آن وظیفه‌ای دارند. در چارچوب آن وظیفه ویژگی‌های خاص خود را داشته و کارهای خاصی را باید انجام دهند. به واسطه همین موارد هر کدام نقش خاص خود را دارند.نقش مجموعه کارها و وظایفی است که هر کدام از اجزا در راستای اهداف اصلی سیستم، باید انجام دهند. به دلیل خاص شدن و متمایز شد این کارها و وظایف، ویژگی‌ها، توانایی‌ها و قابلیت‌های هر عضو، مختص خودش شکل می‌گیرد. به بیان دیگر کاراکتر هر عضو در اثر نقشی که به او داده می‌شود، ساخته‌ می‌شود.حال بیاید به کارکردِ برنامه‌ریزی به عنوان یک عضو در سیستم کلانِ شرکت نگاه کنیم. این عضو همانند سایر اعضا در این سیستم، کارهای خاصی را باید در جهت بقای کل سیستم انجام دهد. به واسطه همین کارها هم سبک و کاراکتر آن شکل می‌گیرد.در شرکت‌ها به واسطه عوامل مختلف مانند دیدگاه رهبران سازمان، ماهیت صنعت، پیچیدگی کارها، و... ، وظایف و انتظارات مختلفی بر عهده این عضو گذاشته می‌شود. به واسطه این انتظارات کاراکتر آن ساخته می‌شود.در ادامه تلاش خواهم کرد انواع کاراکترهایی که «برنامه‌ریزی » در شرکت‌ها به خود می‌گیرد را معرفی کرده و بستری که منجر به شکل‌گیری آن شده است را توصیف کنم. همین ابتدا باید نکته‌ای را تاکید کنم که هیچ‌کدام از کاراکتر‌های تعریف شده بار معنایی خوب و بد یا ضعیف و قوی ندارد. هر کدام در بستر سازمان‌ها با فرهنگ‌ها و روحیات مختلف شکل گرفته و می‌توانند به نوبه خود سهمی در تحقق اهداف شرکت داشته باشند. علاوه‌براین مدل‌ها و متدهای برنامه‌ریزی، اعم از برنامه‌ریزی عملیاتی، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه حتی برنامه‌ریزی و کنترل بودجه در تمام این کاراکتر‌ها قابل اجرا و قابل استفاده است.نکته‌ای که این کاراکترها را از هم متمایز می‌کند، الگوی ذهنی مدیران ارشد شرکت، بستر سازمان و سهم و نقش تعریف شده برای برنامه‌ریزی در تصمیم‌گیری‌ها و اجرای کارهاست.از هفت دولت آزاددر شرکت‌هایی که کارها در ذهن مدیران شکل گرفته، از طریق کلام آنها به اجرا درآمده و در نهایت در چارچوب ذهنی خودشان هم بررسی و مرور می‌شوند، حتی ممکن است کارکردی به نام «برنامه‌ریزی» وجود خارجی نداشته باشد. نه شغل، نه واحد و نه روالی که این مفهوم را نشان دهد، در شرکت دیده نمی‌شود. اگر هم وجود داشته باشد، این فرد یا افراد، در هیچ‌یک از کارها، تصمیم‌ها و اقدامات شرکت نقش و سهم جدی ندارند.فقط در شرکت هستند. ولی نبودن آنها هم حس نمی‌شود.کارهایی که معمولا توسط آنها انجام می‌شود، مواردی است که به سلیقه افراد آن براساس سواد دانشگاهی یا علاقه فردی تعریف شده، ممکن است بعد از صرف مقداری زمان و انرژی به تولید چند سند منجر شده و در نهایت در بایگانی شرکت جای می‌گیرند.کاتب تاریخاین کاراکتر برای بستری است که در آن برنامه‌ریزی به معنای مستند کردن کارهایی است که در گذشته انجام شده‌اند. تصمیم‌گیری‌ها، تحلیل‌ها، اقدامات و اصلاحات، همه پیش از آنکه تیم برنامه‌ریزی مطلع شود یا در جربان قرار گیرد، انجام می‌شوند. در این قبیل سازمان‌ها کارکرد برنامه‌ریزی آخرین بخشی است که از جریان اتفاقات و نتایج و رخدادها مطلع می‌شود.رسیدن خبر هم صرفا به جهت این است که توانایی خوبی در مستند کردن و ثبت اتفاقات و اطلاعات دارد. به شکلی که در وقت مناسب بتواند نوشته‌ها خود را ارائه کرده و در قالب و لباس جذاب و مناسبی نمایش دهد.مدیران این سازمان‌ها از برنامه‌ریزی می خواهند، اطلاعات و اتفاقاتی که آنها می‌پسندند و صلاح می‌دانند را مدون کرده و نگه‌داری کنند. در موقع ضرورت گزارش‌های خوب و مناسب ارائه کنند. افراد این بخش از سازمان، همواره در انتهای صف و پشت سر همه مدیران و رهبران شرکت حرکت می‌کنند. با انبوه سیستم و فرم و فایل و روالی که می‌سازند تلاش می‌کنند به بهترین شکل ممکن اتفاقات و کارها و نتایج را مستند کنند. از روی آنها گزارش‌های خوب برای مواقعی که رهبران بخواهند، ارائه کنند. در برخی موارد هم موفق نمی‌شوند به اطلاعات برسند.جارچیعامل انتقال دستورات و ابلاغ تصمیم‌ها است. کنار حاکم (مدیریت ارشد) نشسته و حرف‌ها و افکار و تصمیم‌های او را مدون می‌کند. در قالب فایل‌ها، برنامه‌های مصوب، دستورات اجرایی، به دیگر اعضا ابلاغ می‌کند.به نوعی رهبران سازمان تلاش می‌کنند حرف‌ها، افکار و سفارش کارهای خودشان را از بلندگوی برنامه‌ریزی به سایر بخش‌ها و کارکردهای شرکت اعلام کنند.داروغهیک مرحله بعد از کاراکتر قبلی است. در این نقش، بعد از ابلاغ کارها و تصمیم‌ها، کنترل، پایش و گزارش دادن به مدیریت ارشد بر عهده برنامه‌ریزی است. عامل اجرا و اطلاع به حاکم (مدیریت ارشد ) در مورد پیشرفت کارها و میزان حرف شنوی و خوب کار کردن بقیه اعضا است.به بیان دیگر نه تنها اوامر و تصمیم‌های لایه ارشد شرکت را ابلاغ می‌کند، کنترل کردن سایر بخش‌ها، جمع کردن وضعیت انجام کارها از کارکردهای مختلف و در نهایت اعلام نتیجه و گزارش دادن به لایه ارشد بر عهده برنامه‌ریزی است.مدیران این سازمان‌ها معمولا خود را جدای از تیم‌ها و بخش‌ها و افراد زیر مجموعه و در اتاق‌های در بسته قرار می‌دهند. به همین دلیل است که لازم دارند برنامه‌ریزی در نقش داروغه، چشم و گوش لایه ارشد شرکت باشد، برای نظارت بر کار سایر واحدها و بخش‌ها. آنچه مدیران از داروغه می‌خواهند، اطمینان از اینکه تصمیمات و نظرهایشان به خوبی و به موقع اجرا می‌شود. به واسطه همین نقش، برنامه‌ریزی امین مدیران ارشد و نامحرم برای سایر واحدها می‌شود.مباشرکاراکتر مباشر در بستر سازمان‌هایی شکل می‌گیرد، که مدیران آن اعتقاد دارند برنامه‌ریزی کاری تخصصی است. کاری که در زمان تصمیم‌گیری‌ها می‌تواند به آنها کمک کند. در نتیجه انتظار دارند برنامه‌ریزی در نقش مباشری دانا کنار آنها حضور داشته باشد. از طریق اطلاعات و دانشی که دارد، پردازش‌های درست و صحیح روی شرایط انجام داده و به قولی تصمیم‌سازی کند.این مدیران معمولا تنهایی تصمیم‌ نمی‌گیرند. در جمعی که به فکر کردن و تصمیم‌گیری می‌پردازند، همیشه یک صندلی برای برنامه‌ریزی وجود دارد.در این بستر، برنامه‌ریزی تلاش می‌کند نسبت به همه واحدها و بخش‌های سازمان اشراف و اطلاع داشته باشد. به واسطه نقشی که مدیران به اون داده‌اند، محرم اسرار است. صحبت و داده‌ای بین برنامه‌ریزی و مدیران و واحدها مخفی نیست. شفافیت، اعتماد و هماهنگی بین همه وجود دارد. برنامه‌ریزی در این سازمان‌ها یک تخصص است که بر پایه دانش و مهارت خود پردازش‌های مشخصی روی شرایط انجام می‌دهد.مدیران از مباشر انتظار در زمان تصمیم‌گیری‌ها، وضعیت موجود را به خوبی بدانند. نسبت به مسئله تصویری شفاف و درست برای همه ایجاد کنند. ریسک‌ها و چالش‌ها را مشخص کنند. برای تصمیم‌گیری گزینه‌هایی را پیشنهاد دهند. در زمان تصمیم‌گیری کمک کنند که تصمیم از روش درست اتخاذ شود. در نهایت تصمیم‌گیرنده اصلی برنامه‌ریزی نیست.کیمیاگراین کاراکتر در بستری شکل می‌گیرد که سازمان از برنامه‌ریزی انتظار حل مسئله و تصمیم‌گیری دارد. به عنوان یکی از ستون‌های سازمان باید مشکلات و فرصت‌ها را شناسایی کرده، شرایط و اطلاعات را پردازش نموده و در نهایت تصمیم‌هایی بگیرد. کیمیاگر مسئولیت دارد برای ساختن، تغییر دادن، اجرا کردن و مدیریت کردن در حوزه‌هایی که مستقیما به کسب و کار شرکت مرتبط است.در این سازمان‌ها برنامه‌ریزی خودش وسط میدان در خط مقدم تلاش و کار می‌کند. نه صرفا در ستاد پشت میز و کامپیوتر!در انتها دوباره تاکید می‌کنم که شکل‌گیری این کاراکتر قبل از آنکه ناشی از افراد در تیم برنامه‌ریزی سازمان‌ها باشد، ناشی از الگوی فکری و رفتاری مدیران ارشد سازمان‌ها است. بستر سازمان کاراکتر این بخش را شکل می‌دهد.نکته دیگر این که لزوما در سازمان‌ها تنها یک کاراکتر ایجاد نمی شود. ممکن است حالت‌های ترکیبی به اقتضای شرایط بوجود آید.در پایان یک سوال : برنامه‌ریزی در سازمان شما چه کاراکتری دارد ؟اگر کاراکتر دیگری می‌توان برای برنامه‌ریزی در سازمان‌ها شناسایی کرد، لطفا اینجا در میان بگذارید.