شما که گوگل نیستید چگونه می توانید از OKR استفاده کنید

شرکت‌ها باید به OKR به عنوان مجموعه‌ای از بلوک‌های قابل تنظیم نگاه کنند که می‌توانند از آنها برای تغییر فرآیند تعیین هدف استفاده کنند.فریم ورک OKR ، یک فریم ورک تعیین هدف است که توسط گوگل، توییتر و لینکدین استفاده می شود و در شرکت هایی که از فرآیندهایی مانند چابک، استارتاپ ناب، تحول دیجیتال و مدیریت عملکرد مستمر استفاده می کنند، در حال گسترش است.شرکت های بزرگی در دنیا مانند . Walmart، Target، Schneider Electric، The Guardian، Dun and Bradstreet، Sears، Kroger وING Bank از جمله شرکت هایی هستند که OKR را اجرا کرده یا در حال پیاده سازی هستند. شرکت های بسیاری هم در حال ارزیابی آن هستند.حتی اگر محیط شرکت شما از جنس تولید سریع مانند نرم افزار نباشد یا در صنعتی با سطح بالایی از عدم قطعیت و پیچیدگی هستید، OKR برای مقابله با این چالش ها طراحی شده است.زمانیکه OKR را به مشتریان خود ارائه می کنیم، معمولاً آن را با مجموعه ای از سؤالات چالشی که رویکرد سنتی تعیین اهداف را به چالش می کشد، چارچوب می دهیم :چرا اهداف باید سالانه باشند؟چگونه می‌توانیم به جای ماه‌ها اهداف را در روزها یا هفته‌ها تعیین کنیم؟آیا اهداف باید خسته کننده باشند؟ چگونه می توانیم اهداف را سرگرم کننده تر و جذاب تر کنیم؟چگونه می توانیم اطمینان حاصل کنیم که اهداف ما ارزش واقعی را به مشتریان ارائه می دهد؟آیا باید اهداف خود را از بالا به پایین آبشاری کنیم یا می توانیم جزء پایین به بالا را در نظر بگیریم؟آیا همه اهداف باید ریتم یکسانی داشته باشند؟آیا نباید اهداف تاکتیکی کوتاهتر و اهداف استراتژیک بلندتری تعیین کنیم؟چگونه می توانیم اهداف بلندپروازانه تر را تشویق کنیم؟اما ما گوگل نیستیمبسیاری از شرکت ها با نحوه تطابق OKR با کسب و کار و ساختار خودمشکل دارند. گوگل یک شرکت منحصر به فرد است و تقلید از برخی ویژگی های فرهنگی آن بسیار سخت است. شرکتها به دلیل ساختارها و فرهنگ های سازمانی خود امکان گوگل شدن ندارند. OKR نباید به عنوان یک رویکرد یکپارچه برای همه دیده شود، بلکه به عنوان مجموعه ای از بلوک های قابل تنظیم است که می تواند توسط شرکت‌های مختلف برای تغییر نحوه تنظیم و مدیریت اهداف، حتی بدون اتخاذ کل مدل OKR ، استفاده می‌شود.مدل قابلیت OKRچارچوب پیشنهادی ما برای پیاده سازی OKR ( مدل قابلیت OKR) با قابلیت‌هایی آغاز می‌شود که هر سازمان در تلاش است با اجرایOKR توسعه دهد. هر بلوک به یکی از سه قابلیت سازمانی کمک می کند: سرعت پاسخگویی (Responsive Rhythm) ، تعهد مستقل (Engaged Autonomy)، و بلند پروازی های هم جهت (Aligned Ambition)1. سرعت پاسخگویی (Responsive Rhythm) :این ویژگی قابلیتی ایجاد می کند که سازمان را قادر می سازد تا با اتخاذ یک مدل مستمر برای برنامه ریزی، تصمیم گیری و پیگیری نتایج، به سرعت به تغییرات واکنش نشان دهد. استفاده از اهداف به قدری ساده می شود که تبدیل به آن چیزی می شوند که باید باشند: ابزارهای مدیریتی ضروری، که در روال کاری هر تیم تعبیه شده است.سرعت هر شرکت باید با سطح عدم قطعیت موجود در آن شرکت مطابقت داشته باشد. سازمان‌هایی که در محیط‌های نامطمئن‌تر قرار دارند یا در تلاش برای نوآوری بیشتر هستند، باید اهداف خود را برای دوره های کوتاهتری تعیین کنند.سرعت پاسخگویی پایه و اساس هدف گذاری موثر است. اهداف باید مستقیم و قابل اجرا با بازخورد سریع باشند. این اولین کاری است که یک شرکت باید قبل از رفتن به سایر قابلیت هایی که در زیر توضیح خواهیم داد انجام دهد.بلوک‌هایی که به این قابلیت کمک می‌کنند عبارتند از: اهداف چابک، سادگی، مکانیزم های ردیابی و هم آهنگی های تودرتو.2. تعهد مستقل (Engaged Autonomy) :این قابلیت کارمندان را با استراتژی سازمان مرتبط می کند و در عین حال به آنها آزادی تصمیم می دهد که چگونه می توانند به آن کمک کنند به نحوی که ارزش واقعی افزایش یابد.برای ایجاد استقلال واقعی، تغییر از فعالیت ها به سمت نتایج ارزشمند - نتایجی که به استراتژی شرکت ارزش می بخشد، بسیار مهم است. یعنی سریع‌تر کردن محصول شما ممکن است ارزشی نداشته باشد اگر باعث افزایش بیش از حد هزینه های شرکت شود.. تعهد مستقل به تیم اجازه می‌دهد در گفتگوی استراتژیک شرکت کند و از نگرش های مختلف در هر نقطه‌ای از سازمان استفاده کند. مردم صرفاً برای ارائه نتایج احساس مسئولیت نمی کنند، با آنها درگیر می شوند و به آنها اهمیت می دهند.بلوک‌هایی که به این قابلیت کمک می‌کنند عبارتند از: اهداف تعاملی، اهداف مبتنی بر ارزش، شفافیت و تعیین هدف دوطرفه.3. بلند پروازی های همسو (Aligned Ambition) :این ویژگی، همسویی سازمانی را حول اهداف بلند پروازانهی بلند مدت و مطمئن که در بین تیم های مختلف می تواند مشترک می باشد ایجاد می کند.این ویژگی، فرهنگ نوآوری سازمانی را برای سازمان هایی که نظام پاداش و تشویق آن ها از شکست های نوآورانه متاثر نمی شود، تسریع می کند. به بیان دیگر این ویژگی به سازمانهایی که به خلاقیت اولویت می دهند، در رشد فرهنگ نوآوری سازمانی کمک می کند.بلوک‌هایی که به این قابلیت کمک می‌کنند عبارتند از: اقدامات متقابل، همسویی360 درجه، جداسازی پاداش ها و Moonshotsاجرای هر یک از بلوک ها چه پیچیدگی هایی دارد؟پیاده سازی برخی از بلوک ها آسان تر از باقی است در حالی که برخی دیگر ممکن است چالش های مهمی را برای سازمان های سنتی ایجاد کنند. ما آنها را در سطوح مختلف پیچیدگی تقسیم بندی می کنیم: کم، متوسط و زیادسطوح پیچیدگی براساس میزان تازگی و عدم قطعیت تعیین می شود که باعث می شود سربار ذهنی برای تیم ایجاد می شود.اگرچه درجه پیچیدگی هر بلوک ممکن است بسته به سازمان متفاوت باشد، در عین حال این سطوح در بسیاری از پیاده سازی های OKR قابل استفاده است. این بلوک ها و سطوح آنها به شرکت هایی که به دنبال موفقیت های سریع در اجرای OKR خود هستند، کمک می کند.بلوک‌هایی مانند اهداف دوطرفه و شفافیت ممکن است با مقاومت هایی در شرکت‌ها مواجه شوند و درجه پیچیدگی آنها بسته به زمینه می‌تواند تغییرات زیادی داشته باشد. هر چه فرهنگ سازمانی به باز بودن و استقلال نزدیکتر باشد، پذیرش آن ساده تر خواهد بود.ایجاد فرهنگ Moonshot، که در آن افراد اهداف واقعا بلندپروازانه ای را تعیین می کنند و بدون ترس از توبیخ برای نرسیدن به آنها، آنقدر پیچیده است و با چالش های زیادی مواجه می شود به طوریکه به تنهایی می تواند اجرای okr را با شکست مواجه کندجدول زیر لیست بلاک ها و درجه پیچیدگی آن را نشان می دهد.شیوه بکارگیری مدل ظرفیت OKR (OKR Capability Model) :هر بلاک یا ویژگی می تواند در سطح سازمان، تیم یا عملکرد سفارشی سازی شود. تمامی سازمان شبیه هم نیستند و هر گروه ممکن است نیازهای متفاوت داشته باشد. به طور مثال :اکثر شرکت ها از OKR های سه ماهه استفاده می کنند، اما برخی از آنها گام های متفاوتی را انتخاب می کنند: برخی شرکت ها OKR را هر 30، 45، 120 یا 180 روز تنظیم می کنند. تیم های مختلف ممکن است آهنگ های متفاوتی را متناسب با نیاز خود انتخاب کنند.اگرچه برگزاری جلسات بررسی هفتگی بسیار توصیه می شود، ارزیابی و اندازه گیری نتایج کلیدی برخی از کارها در هر هفته دشوار است. برای همین ممکن است جلسات دوره ای بررسی آن ها به صورت ماهانه یا دو هفته یکبار انجام شود.سناریوی زیر به عنوان نمونه نشان می‌دهند که چگونه شرکت‌ها می‌توانند OKR را با استفاده از مدل قابلیت مذکور سفارشی‌سازی کنند.1. شرکت گل روامپ (GoalRevamp) : ایجاد مکانیزم افزایش سرعت پاسخگوییدر شرکت گلروامپ، اهداف به صورت ماهانه تعیین می شدند و در طول ماه فعالیتهای روزانه کارکنان ارتباطی با اهداف تعریف شده نداشت. کارکنان به آن به عنوان یکی دیگر از ابزارهای اجباری شرکتی نگاه می گردند که هیچ ارزشی اضافه نمی کند و به سرعت فراموش می شود - حالت کلاسیک "Set it and Forget it".گلروامپ تصمیم می‌گیرد قابلیت ریتم پاسخگو را با استفاده از بلوک‌های ساختمانی Agile Goals، Simplicity و Tracking Ceremonies توسعه دهد.این شرکت تصمیم می‌گیرد تا Nested Cadences را به‌صورت تدریجی پیاده‌سازی کند، برایشروع به صورت آزمایشی برای دو پروژه OKR تاکتیکی اجرا کردند و پس از آن که فرآیند پخته شد، مابقی تیم های شرکت آن را اجرا نمودند.