نحوه صحیح برنامه ریزی مدیریت زمان

انجام به موقع کارها و ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و کار با مدیریت صحیح زمان امکان پذیر خواهد بود. از فعالیت های روزانه ی معمولی تا فعالیت های کاری، مدیریت زمان هوشمندانه باعث می شود در زمان کمتر کارهای بیشتر با کیفیت بهتر انجام شود.در هر سن، جنسیت، فعالیت و حرفه ای که هستید از فعالیت های ساده روزانه گرفته تا فعالیت های سخت، استفاده از مدیریت زمان در رسیدن به آرامش و موفقیت بیشتر در زندگی ضروری است.مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان مهارت در نظم بخشیدن و برنامه ریزی کردن امور زندگی است. اینکه چرا بعضی افراد در کارهای خود موفق هستند و برخی نه، یک دلیل مهم و حتمی در عدم موفقیت توجه نکردن به مدیریت زمان است.زمان یکی از گرانبهاترین دارایی های ما است. مدیریت زمان یک فرایند است که در آن فعالیت ها، در فواصل زمانی مشخص سازماندهی و برنامه ریزی می شوند. اینکه بتوانیم از زمانی که در اختیار داریم بهترین استفاده را ببریم و سریع تر و موثرتر به اهداف خود برسیم نیازمند دانشی به نام اصول مدیریت زمان است.چگونه با مدیریت زمان از زمان بهترین استفاده را ببریم؟ از دیدگاه برایان تریسی، نویسنده معروف رشد و توسعه فردی، مدیریت زمان چند اصل طلایی دارد که با دانستن 17 اصل آن برنامه ریزی زمانی خوب خواهید داشت.1-از کارهای روزانه خود فهرست تهیه کنید2-برنامه های خود را یادداشت کنید3-مهمترین کار خود را بشناسید4-برای خود ارزش هایی مشخص کنید5-روانشناسی مدیریت زمان بشناسید6-فعالیت های خود را اولویت بندی کنید7-برای آینده برنامه ریزی کنید اما به تجربیات گذشته توجه کنید8-تنبلی را کنار بگذارید و اراده خود را قوی کنید9-بر روی هدف خود متمرکز شوید10-کارها را دسته بندی کنید.11-زمان را به بخش های کوتاه تر تقسیم کنید12-هرچیزی که در اهداف و زمان شما خلل ایجاد می کند را کنترل کنید13-زمان خواب خود را اصلاح کنید.14-سرمایه گذاری کنید15-فضای فعالیت خود را سازماندهی کنید16-زمان زیادی را صرف تلفن و فضای مجازی نکنید17-در مسیر خود باقی بمانید. تا زمانی که به نتیجه نرسیده اید هدف خود را تغییر ندهیدروانشناسی مدیریت زمان چیست؟یکی از مهمترین اصول مدیریت زمان، روانشناسی مدیریت زمان است. اگر می‌ خواهید در دنیای اطراف خود تغییر ایجاد کنید، کنترل دنیای درون را در دست بگیرید. نقطه شروع مدیریت زمان خواسته‌ های شما است. همه ما تصور می‌ کنیم مهارت‌ های مدیریت زمان ما از دیگری بهتر است.نباید فراموش کنیم کلید حرکت "انگیزه" است. برای اینکه به توسعه قدرت زمان دست یابید باید برای مزایای که از آن لذت خواهید برد انگیزه کافی داشته باشید.اگر هر روز به زمان بهره‌ وری خود اضافه کنید، تغییر چشمگیری در انتظار شما خواهد بود. این کار باعث می‌ شود در سال میزان قابل توجهی کار مفید انجام داده باشید. فقط کافی است در روز دو ساعت کارآمد، در زندگی شخصی و کاری خود ایجاد کنید و کنترل را در دست بگیرید. سپس شگفت‌ز ده به نتایج کار خود نگاه کنید.استفاده ناکارآمد از زمان، اثرات مخربی بر زندگی ما خواهد داشت. اضطراب، استرس، کمبود زمان، از دست رفتن انگیزه از نتایج مهارت‌های ضعیف در برنامه ریزی مدیریت زمان است.وقتی از قدرت زمان استفاده کنید، کنترل بیشتری بر کار و زندگی شخصی خود خواهید داشت. شما احساس خواهید کرد که ارباب سرنوشت خود هستید. در هر بخش از زندگی خود احساس مثبت و قدرتمندی بیشتری خواهید داشت.مهارت بیشتر در مدیریت زمان در شما احساس اعتماد به نفس، خوشبختی بیشتری را ایجاد خواهد کرد. برای رسیدن به دو ساعت بهره وری، با اراده‌ ای قوی باید برای هر روز خود برنامه ریزی کنید.6 قانون مهم در مدیریت زمانکنترل زمان در دستان ما نیست. ما توانایی کنترل دقیق زمان را نداریم اما می‌ توانیم خودمان را مدیریت و کنترل کنیم. در اصل مدیریت زمان مفهومی است برای تغییر عادت‌ های اشتباه که باعث می‌ شوند از زمان به درستی استفاده نکنیم.هدف از بهره‌ وری بیشتر به معنی سخت کار کردن و انجام وظایف بسیار نیست، بلکه انجام وظایف در زمان درست و شرایط درست است تا ما را به نتایج مطلوب‌ تر برساند.تغییراتی هرچند کوچک در عادت اشتباه می‌ تواند نتایج بزرگی را به همراه داشته باشد. لورنا پرایم، 6 قانون مهم و کاربردی را در مدیریت زمان ارائه می‌ دهد:- پذیرای تغییر باشیداگر برای تغییر و امتحان چیزهای جدید آماده نباشید نمی‌ توانید عادت‌ های خود را کنار بگذارید. وقت خود را صرف فعالیت‌ های مهم کنید.- اولویت بندی کنیداولویت بندی در مدیریت زمان به ما کمک می‌ کند زمان را برای انجام کارهای بی‌ اهمیت تلف نکنیم و بیشترین وقت خود را صرف کارهایی کنیم که در اولویت‌ بالاتر قرار دارند.- شرایط را بررسی کنیدتصمیمات عجولانه و بررسی نکردن شرایط، عواقبی همچون اتلاف وقت و یا گاهی شکست به دنبال خواهند داشت. کاری که توانایی یا شرایط انجام آن را ندارید مودبانه نپذیرید.- با ذهن خود کنار بیاییداگر از لحاظ فکری چیزی شما را آزار می‌ دهد و تمرکز شما را روی کار برهم می‌ زند، آن را کنار بگذارید. اگر باید انجام شود تا بتوانید آن را از ذهن خود دور کنید ابتدا آن را به سرانجام برسانید تا روی چیزهای دیگر تمرکز کنید.- سه سوال از خود بپرسیدهر ایمیل، پیام و یا کاری که برایتان پیش می‌آید سه سوال زیر را از خود بپرسید و آن را در یکی از دسته‌های بایگانی/اقدام/ سطل آشغال قرار دهید.آیا می‌توانم آن را دور بریزم؟ اگر جواب بله است زودتر از شر آن خلاص شوید و آن را حذف کنید.اگر نمی‌توانید آن را دور بریزید بپرسید: "باید اقدامی انجام دهم؟" اگر جز حذفی‌ ها نیست و اقدامی نیز نباید انجام گیرد، آن را نگه دارید.اگر نیاز به اقدام دارد سوال بعدی شما از خودتان این است"حالا باید چکار کنم؟" کارهایی که باید انجام دهید را در لیست کارهای خود یادداشت کنید.قوانین مهم در مدیریت زماندر زیر به برخی از استراتژی‌ های مدیریت زمان اشاره می‌ کنیم:قانون پارکینسون- این جمله را بارها شنید‌ه‌ایم"دقیقه نودی کار انجام می‌ دهد." در اصل قانون پارکینسون می گوید هرچه زمان بیشتری اختصاص داده شود، بازدهی و کارآمدی پایین می‌ آید. باید در زمان کمتر بازدهی بالاتر ایجاد کرد. هرچه زمان بیشتر باشد تلاش کمتری انجام می‌ گیرد و هرچه زمان کمتر باشد، تلاش بیشتر خواهد شد.قانون 70 درصد- در قانون 70 درصد سرعت در کار حائز اهمیت نیست بلکه صرفه جویی در انرژی و بهره‌وری بالا مورد توجه است. فقط کافی است 70 درصد از توان و بازدهی در کار را استفاده کنید.قانون هافستاتر- طبق قانون هافستاتر، تخمین زمان پروژه حتی با در نظر گرفتن زمان اضافی اغلب در پروژه‌های پیچیده با شکست مواجه می‌ شود. دلیل آن این است که همیشه زمان مورد نیاز دست کم گرفته می شود.نقش مدیریت زمان در زندگیهر فردی در زندگی دوست دارد به اهداف و آرزو های خود برسد. رشد و موفقیت در زندگی علاوه بر بالندگی فردی سرافرازی اجتماعی را نیز به همراه خواهد داشت. مهارت هایی که در مدیریت زمان بکار می رود بر روی عادت های ما تاثیر گذار خواهد بود. در زیر با بیان ترفندهای قابل اجرا و ساده، در بهبود کیفیت و ویژگی زندگی فردی تاثیر مثبتی خواهیم گذاشت.1. قدرت تمرکز خود را افزایش می‌دهیدهمه ما در طول زندگی به نوعی با مدیریت زمان سرو کار داریم. از زمان‌بندی خواندن درسهای دوران مدرسه گرفته تا برنامه ریزی و زمان‌بندی در کسب و کار و تجارت خود.در مدیریت زمان تمرکز بر روی کاری خاص را تمرین می‌کنیم. این تمرکز بر اساس نیازها و اولویت‌های ما انجام می‌شود. بنابراین هر بار با ذهنی باز آماده خواهیم بود تا بر روی کار بعدی تمرکز کنیم.2. در زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام خواهید دادبا اولویت بندی کارها و استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان می‌توان بازدهی کار را افزایش داد. در اصل یک استراتژی ایجاد خواهیم کرد تا تلاش خود را به هدف برسانیم.3. تصمیمات بهتری خواهید گرفتذهنی که برای تمامی کارهای خود برنامه ریزی و زمان‌بندی دارد در مواجه با چالش چند کار همزمان، به فشارهای روحی کمتری دچار خواهد شد. فردی که با مدیریت زمان پیش می‌رود، از مواجه با مشکلات غیر ضروری جلوگیری می‌کند و راه‌ های بهتری را انتخاب خواهد کرد.4. کیفیت زندگی را افزایش خواهید داداحساس انرژی و رضایت خاطر هنگامی نمایان خواهد شد که وظایف خود را بدرستی و بطور منظم انجام داده باشیم. این احساس خوشایند نسبت به خود و پیشرفت کار، کیفیت زندگی فرد را نیز بهبودمی‌بخشد. سازماندهی درست امور باعث موفقیت است و موفقیت کیفیت زندگی فردی و اجتماعی را افزایش خواهد داد.5. هزینه‌های غیر ضروری را کاهش می‌دهیدبسیاری از هزینه‌ها، برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بی ارزش صرف می‌شوند. هزینه رویداد های غیر منتظره که باعث سردرگمی شده اند با مشخص شدن مهمترین‌ها در مدیریت زمان کاهش و یا حذف خواهند شد. از این طریق وجوه خود را برای دستیابی به اهداف بلندمدت و ارزشمندتر هزینه خواهیم کرد.6. به افزایش بازدهی کمک می‌کنیددر ابتدا، فعالیت‌های بی‌فایده را شناسایی و کاهش می دهیم. در روند مدیریت زمان دیگر زمان و توان را صرف فعالیت های پوچ نخواهیم کرد.7. سطح مهارت را افزایش می‌دهیدمدیریت زمان نقاط ضعف ما را مشخص می‌کند. همچنین در شناسایی کمبودها و تعیین اهداف بلند مدت راهنمای ما خواهد بود. با داشتن این مهارت می‌توانیم هر تکلیف و کاری را به درستی انجام دهیم.اینکه یاد بگیریم چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنیم، کم کم در کوچکترین سطح زندگی شخصی ما نیز نفوذ خواهد کرد. از زمان هایی که بی هدف سپری می شدند در مهارت آموزی استفاده خواهیم کرد.سه تکنیک حرفه ای در مدیریت زمانبرای متحول کردن زندگی و کار باید یاد بگیریم از گنجی که در اختیار داریم و نام آن زمان است درست استفاده کنیم.انسان برای مدت طولانی و بطور پیوسته نمی‌تواند تمرکز ذهنی و توان فیزیکی داشته باشد، بنابراین با کمک تکنیک‌های مختلف راحت تر به زمان تسلط خواهیم داشت.تکنیک پومودوروتکنیک پومودورو، روشی در تکنیک تایم باکسینگ است. پومودورو یک کلمه ایتالیایی به معنی گوجه فرنگی است. اولین بار این تکنیک توسط چیریلو انجام شد. چیریلو با استفاده از تایمر گوجه فرنگی آشپزخانه خود زمان را تقسیم کرد.به عنوان مثال، زمان را به تایم‌های 30 دقیقه‌ای تقسیم می‌کنیم. هر 30 دقیقه را یک پومودورو می نامیم. در بین هر 30 دقیقه، زمانی را نیز به استراحت اختصاص می‌دهیم. زمان استراحت باید 3 یا 5 دقیقه بیشتر نباشد. بعد از چند دوره زمانی می‌توانید یک استراحت طولانی‌تر نیز برای خود در نظر بگیرید.در تکنیک گوجه فرنگی توجه کنید که حداقل زمان ما نباید کمتر از 15 دقیقه و بیشتر از 45 دقیقه باشد. برای هر مدت زمان پومودورو یک هدف مشخص کنید و فقط بر روی آن تمرکز داشته باشید. در طول مدت پومودورو هر چیزی که در کار شما وقفه ایجاد می‌‌کند را از خود دور کنید و انجام آن را به زمان استراحت موکول کنید.تکنیک GTDتکنیک GTD یا انجام کارها، یکی از مشهورترین و به روز ترین تکنیک مدیریت زمان است. مراحل تکنیک GTD بسیار ساده است. در این تکنیک برای رهایی ذهن از آن همه فکر درهم تنیده، باید ابتدا افکار را بر روی کاغذ آورد. در تکنیک GTD تمام اتفاقات روزمره و غیرمنتظره را به خوبی می توان کنترل کرد.پیاده سازی گام به گام فرایند، حفظ و ذخیره سازی تمام اطلاعات روزانه، دسته بندی و شفاف سازی کارها، نحوه ذخیره سازی مراجع، ایمیل ها و پیام ها برای دسترسی آسان به آن ها از مراحل تکنیک GTD هستند.تکنیک تمرکز فرانکلین کاوینام تکنیک فرانکلین کاوی از ترکیب نام پایه گذار آن (استفان کاوی) و شرکت عرضه کننده آن( فرانکلین کوئست) گرفته شد.در این تکنیک، کارها بر اساس اهمیت سرعت انجام آن طبقه بندی می شوند. اولویت انجام به کارهایی اختصاص داده می شود که اهمیت بالاتری دارند.در تکنیک ماتریس آیزنهاور، که نام دیگر تکنیک فرانکلین کاوی است، به اینکه چگونه یک کار مهم‌تر را به نسبت یک کار کم اهمیت‌تر اما حساس‌تر اولویت بندی کنیم می پردازیم. در این روش برای افزایش بهره‌وری باید همه چیز را بنویسید و آن را طبقه بندی کنید.مدیریت زمان در کسب و کارکنترل زمان به منظور به دست آوردن بازدهی مطلوب از فعالیت‌ ها و وظایف کاری است. اهمیت مدیریت زمان در بهینه سازی زمان است.داشتن مهارت مدیریت زمان و انجام آن در شرکت‌ ها و سازمان‌ ها باعث می‌ شود کارکنان، کاری با کیفیت ارائه دهند و سازمان سریعتر و بهتر به اهداف خود برسد. همین امر باعث برنامه‌ ریزی و تعیین اهداف واقع‌ بینانه مدیران خواهد شد.برای رسیدن به اهداف خود در مدیریت زمان، با موانعی روبرو خواهیم شد. شناخت این موانع کمک خواهد کرد مدیریت زمان موثری را برنامه ریزی کنیم.موانع درونی یا داخلی در مدیریت زمان:چالش‌ های داخلی در مدیریت زمان به آن دسته از موانعی گفته می‌ شوند که فرد مسبب به وجود آمدن آن است و می‌ تواند آن را کنترل کند.حواس پرتی: موانع داخلی مانند حواس پرتی و عدم خود کنترلی فرد ممکن است باعث از دست رفتن اهداف شود.به تعویق انداختن: فرد یا افراد وظایف خود را تا زمانی که مجبور نباشند به تعویق اندازند.عدم انگیزه: یک فرد ممکن است به دلایل مختلف انگیزه‌ ای برای انجام کار نداشته باشد و یا اهداف دیگر را در سر بپروراند.اضطراب و استرس: فردی که دارای استرس است و آن را تجربه می‌ کند، تمرکز و تصمیم گیری درکار برایش سخت خواهد بود.شخص بسیار مهر طلب: فردی که به فکر جلب رضایت همه است برای رسیدن به اهداف شکست خواهد خورد. زیرا راضی نگه داشتن نیازهای متضاد و متفاوت دیگران او را سردرگم و از اهداف دور خواهد کرد.چند وظیفه‌ای: انجام همزمان چند کار و تلاش برای انجام آن‌ ها به معنای شکست در همه آن‌ ها است. ضرب المثل معروف "همه کاره هیچ کاره است" هم نشان از این واقعیت دارد. عوامل درونی که به رفتار ها و عادت‌ های افراد مربوط می‌ شوند به صورت ناخودآگاه و یا ریشه‌ای هستند. فرد می‌ تواند این رفتار ها را تعدیل و اصلاح نماید. با اصلاح عوامل درونی می‌ شود نحوه استفاده از زمان را موثرتر کرد.موانع بیرونی یا خارجی مدیریت زمانچالش‌ های خارجی در مدیریت زمان مربوط به فرد نیست و علت آن بیرونی است. در صورت ضعف مدیریت در زمان، محرک‌ های بیرونی می‌ توانند بطور مداوم بر عملکرد و فعالیت کارکنان تاثیر بگذارند.حجم کار: هر فرد دارای توان مختص به خود است. گاهی حجم کار بیشتر از توان فرد یا افراد است. حجم کاری که خارج از توان افراد باشد در مدیریت زمان اخلال ایجاد خواهد کرد.محدودیت شغلی: محدودیت‌ های شغلی در آن شغل و یا محل کار ممکن است فرد را از رسیدن به اهداف باز دارد.کمبود منابع شرکت: منابع و وسایل مورد نیاز کارکنان برای پیشبرد کار باید تامین شود. تامین نشدن ابزار ها در کار مانع ایجاد خواهد کرد.معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت زماندر دنیای تکنولوژی امروز مدیریت زمان و برنامه ریزی کارها توسط نرم افزارها و ابزارهای الکترونیکی بسیار آسان تر و سریع تر انجام می شود. برای سهولت در کار انواع مختلفی ابزار و نرم افزارهای برنامه ریزی و مدیریت زمان وجود دارند. قبل از استفاده نرم افزار ابتدا باید کار خود را مشخص و دسته بندی کنید. با دسته بندی کارها می توانید نرم افزار مناسب تری را برای مدیریت زمان خود انتخاب کنید.نرم افزار Remember the Milk: می توانید مدیریت همه کارهای روزانه را به بهترین شکل به این برنامه بسپارید. این نرم افزار ساده و کاربردی بر روی اندروید، Ios و دسکتاپ قابل استفاده است.نرم افزار Clockify: یکی از کاربردی‌ترین نرم افزارهای مدیریت زمان است. مدت زمان فعالیت شما را ثبت می‌کند. امکان ردیابی ساعت فعالیت را دارا است. گزارش‌های آماری ارائه می‌دهد. دارای تایمر آنلاین و قابلیت ورود دستی مدت زمان کاری است.نرم افزار RescueTime: این نرم افزار مدت زمانی را که بر روی وب سایت یا نرم افزار می‌گذرانید را نشان می‌دهد. همچنین مفید یا غیر مفید بودن زمانی که سپری کرده‌اید را مشخص می‌کند. به شما در مدیریت بهتر زمان هشدار می دهد. روش ها و راه های جدیدی برای بهبود مدیریت زمان به شما پیشنهاد می کند تا بتوانید به کار خود سرعت دهید. این نرم افزار بر روی کامپیوتر و موبایل قابل نصب است.نرم افزار Evernote: بهتر است نام آن را دفترچه یادداشت هوشمند بنامیم. هرگونه فکر و ایده خود را به صورت متن، صوت و تصویر می توانید یادداشت کنید. یک برنامه مدیریت شخصی این امکان را به شما می دهد که ایده های خود را نیز با دیگران به اشتراک بگذارید.نرم افزار Pumble: یک نرم افزار قدرتمند قابل دسترسی در وب و ویندوز است. این نرم افزار با قابلیت‌های بسیار امکان چت گروهی با هم تیمی‌ها را فراهم می‌کند.نرم افزار Toggle: این نرم افزار مناسب کسب و کار است. یکی از بهترین نرم افزارها در مدیریت پروژه است. مدت زمانی که بر روی پروژه بوده اید را به شما نشان می‌دهد. به شما می‌گوید چگونه می‌توانید آن را بهینه‌تر کنید. مدیریت تیم، ورودی CSV، ارائه گزارشات کامل و هفتگی از دیگر امکانات این نرم افزار مدیریت زمان است.نرم افزار Time Doctor: برای تیم‌های دورکاری مناسب است. با نرم افزارهای مدیریت پروژه آسانا و جیرا هماهنگی دارد.نرم افزار Timely: اگر به دنبال نرم افزاری هستید تا تایم های مطالعه خود را مدیریت کنید Timely به شما کمک خواهد کرد. تخمین زمان برای انجام کارهای روزانه و برنامه ریزی هفتگی کارها را در این نرم افزار به خوبی می توان مدیریت کرد. قابلیت نصب در اندروید، آیفون و دسکتاپ از قابلیت های دیگر این نرم افزار است.از دیگر نرم افزارهای مدیریت زمان می‌توان Time Tree،Pocket ، Focus Keeper، DeskTime، Hubstaff، Hours، Trello، JIRA... را نام برد.نتیجه استفاده از مدیریت زمانبرنامه ریزی و کنترل فعالیت ها در روز، هفته، ماه و سال بر عهده مدیریت زمان است. این برنامه ریزی اصولی استرس، سردرگمی و انباشتگی کار را کاهش می دهد تا در زمان کمتری به نتایج بهتر دست یابیم.در نتیجه افزایش مهارت فردی، افزایش اعتماد به نفس، افزایش انگیزه و به موقع انجام شدن کارها را موجب می شود.