دلایل استفاده از نرم افزار حضور و غیاب

امروزه از کسب و کارهای بزرگ گرفته تا استارتاپ‌ها، همگی از نرم افزار حضور و غیاب به منظور کنترل و نظارت بر عملکرد پرسنل خود استفاده می‌کنند. همانطور که می‌دانید یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت هر کسب و کاری، وقت شناسی و رعایت قوانین و مقررات کار توسط کارمندان و پرسنل آن‌ها می‌باشد.دلایل زیادی برای استفاده از این سیستم‌ها وجود دارد، که باعث می‌شود تا مدیران و صاحبین کسب و کارها به استفاده از این سیستم‌ها روی بیاورند. شاید اولین دلیل، این باشد که مدیران و کارفرمایان دوست دارند تا پرسنلشان به صورت منظم و به موقع در شیفت خود حاضر شوند.یا گزارشات دقیق و منظمی از کارکرد پرسنل خود و حضور به موقع آن‌ها بر اساس تقویم و ساعت‌های مشخص شده داشته باشند. در این مقاله قصد داریم به مهم‌ترین دلایلی که باعث می‌شود تا حضور این سیستم‎‌ها را در سازمان‌ها و شرکت‌های خود، بیش از هر چیز دیگری احساس نمایید، بپردازیم.اصلی‎‎‌ترین دلایل استفاده از نرم افزار حضور غیاباگر بخواهیم به این مسئله نگاه دقیق‌تری بیندازیم باید گفت، در هر صنعتی که باشید استفاده از این سیستم‌ها یک ضرورت به شمار می‌رود. چرا که خودکار سازی فرآیند مربوط به حضور و غیاب و عملکرد پرسنل می‌تواند باعث بهره‌وری بیش‌تر آن‌ها شود و هزینه‌های سازمان را به طور چشم‌گیری کاهش دهد. هم‌چنین از مهم‌ترین دلایل استفاده از این سیستم‌ها می‌توانیم به این موارد اشاره کنیم:بهینه سازی رشد کسب و کارهر نوع برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری در مورد آینده یک کسب و کار می‌بایست واقع‌گرایانه و بر اساس داده‌های واقعی باشد. این سیستم‌ها با ارائه گزارشات دقیق و کامل از نحوه عملکرد پرسنل، این امکان را به کارفرمایان می‌دهند تا بتوانند برای کسب و کار خود تصمیم‌گیری‌های به موقع و درستی بگیرند و به سمت پیشرفت حرکت کنند.سرعت و دقت بالادر سالهای نه چندان دور، کنترل و مدیریت ورود و خروج پرسنل به صورت دستی بسیار وقت‌گیر بود و به کندی پیش می‌رفت. به خصوص در سازمان‌‌ها و شرکت‌های بزرگ مشکلات فراوانی را به همراه داشت. هم‌چنین با توجه به کاغذی بودن آن‌ها، خطاهای بسیار زیادی در محاسبات و گزارشات نهایی مربوط به عملکرد پرسنل رخ میداد.اما با توجه به پیشرفت تکنولوژی، امروزه انواع و اقسام سیستم‌های حضور و غیاب پرسنل تولید و طراحی شده‌اند، که می‌توانند با دقت و سرعت بسیار بالایی تردد پرسنل را ردیابی کنند و گزارشات کاملی در اختیار مدیران قرار دهند.جلب رضایت کارکنانوقتی که یک نظام عادلانه و منصفانه برای ثبت و محاسبه عملکرد پرسنل وجود داشته باشد، بدون شک کارمندان رضایت بیش‌تری خواهند داشت و اعتماد بیش‌تری بین مدیران و کارفرمایان به وجود خواهد آمد. با کمک این سیستم‌ها می‌توانید از پرداخت حقوق اضافه یا کم به پرسنل خود جلوگیری نمایید و عدالت را بین کارمندان خود برقرار کنید.محاسبه دقیق حقوق و دستمزدوقتی صحبت از محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل به میان باشد، نقش این سیستم‌ها پر رنگ‌تر خواهد شد. با استفاده از این سیستم‌ها به راحتی می‌توانید زمان کارکرد هر یک از پرسنل خود را محاسبه کنید و حقوق و دستمزد آن‌ها را به موقع پرداخت نمایید.ایجاد نظم و انضباطوقتی کارمندان و پرسنل بدانند که عملکرد آن‌ها تحت کنترل است، با دقت و توجه بیش‌تری به کار خود ادامه می‌دهند. بنابراین استفاده از این سیستم‌ها در هر سازمانی باعث ایجاد نظم و انضباط کاری می‌شود و راندمان کاری مجموعه را بالا می‌برد.ارایه گزارشات دقیق از عملکرد پرسنلاین سیستم‌ها می‌توانند ساعات کاری پرسنل را با دقت بسیار بالایی ثبت کنند و گزارشات کاملی از ترددهای آن‌ها در اختیار کارفرمایان و مدیران قرار دهند. با کمک این نرم افزارها می‌توانید میزان مرخصی، میزان اضافه کاری، کسر کار، ماموریت، تاخیر و ... هر یک از کارمندان را به راحتی محاسبه کنید.دسترسی سریع و راحتدر هنگام خرید این سیستم‌ها ممکن است سوالات مختلفی در ذهن افراد به وجود بیاید، که اغلب مربوط به نحوه عملکرد آن‌ها است. این سیستم‌ها در انواع مختلفی از جمله نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، ابری، اپلیکیشن و ... در بازار وجود دارند، که هر کدام امکانات مختلفی را ارایه می‌دهند. اما ویژگی مشترکی که همگی این سیستم‌ها دارند، دسترسی راحت و سریع به محیط نرم افزار می‌باشد، که کار کردن با آن‌ها بسیار لذت بخش می‌کند.سخن پایانیهمانطور که اشاره کردیم استفاده از این سیستم‌ها در توسعه کسب و کار، ایجاد نظم و عدالت در بین پرسنل و پرداخت به موقع حقوق و دستمزد آن‌ها نقش بسیار مهمی دارند. دلایلی که در این مقاله عنوان شد شاید بخش کوچکی از دلایل و مزیت‌های استفاده از این سیستم‌ها بود.درواقع این سیستم‌ها امکاناتی مختلفی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند و با ایجاد یک پیوند بین بخش‌های مدیریت، منابع انسانی و مالی باعث صرفه جویی در زمان و هزینه‌های سازمان می‌شوند. پس اگر تاکنون از این نرم افزارها استفاده نکرده‌اید، زمان آن رسیده است تا یک سیستم مناسب با توجه به نوع فعالیت سازمان خود تهیه و خریداری نمایید.