انگیزه دادن به کارمندان در شرایط نامطلوب

چالشایجاد انگیزه برای کارمندان در سازمانی در حال رشد، بسیار ساده تر از یک سازمان رو به زوال است. اینکه شما عضو سازمانی پویا باشید که در حال گسترش و افزایش تعداد پرسنل است، موقعیت های شغلی در حال بهتر شدن است و حقوق و مزایا افزایش می یابد، احساس امید و خوشبینی به آینده به همراه دارد. در چنین شرایطی مدیریت می تواند از شرایط رشد سازمان به عنوان ترغیب و تشویق کارمندان به خوبی استفاده کند. زمانی که یک سازمان در حال کوچک شدن است، کارگران متخصص، اولین کسانی هستند که مستعد ترک سازمان به صورت داوطلبانه می باشند. متاسفانه اینها، باارزش ترین افرادی هستند که سازمان از دست می دهد، کسانی که بیشترین تخصص و تجربه را دارند. کارگران در رتبه های پایین تر و افراد بدون تخصص به دلیل محدود بودن موقعیت های شغلی، کسانی هستند که در سازمان می مانند.روحیه ها در چنین شرایطی تضعیف می شود و افراد نگران تعدیل شدن هستند. همچنین بهره وری پرسنل کاهش می یابد چرا که کارمندان وقت خود را به جای تمرکز روی کار، صرف شایعه پراکنی و روحیه دادن به یکدیگر می کنند. حتی برای کسانی که قرارداد استخدام دائم دارند به ندرت امکان افزایش حقوق وجود دارد. حتی گاهی در زمان زوال یک مجموعه حقوق ها ممکن است کاهش پیدا کند. چالش مدیران در چنین شرایطی که نیروها در حال تعدیل و ترک شرکت هستند این است که چگونه به کارمندان انگیزه بدهند. به طور کلی شش راه حل کلیدی برای برخورد با این چالش پیشنهاد می شود که در ادامه توضیح خواهم داد.نکته کلیدی شماره یک (جایگاه شغلی)شواهد فراوانی وجود دارد که ثابت می کند که اگر افراد در جایگاه شغلی درست قرار بگیرند مزایای انگیزشی زیادی خواهد داشت. برای مثال برای گرداندن یک کسب و کار کوچک، یا یک واحد مستقل در یک کسب و کار بزرگ تر باید به دنبال افراد جاه طلب، متمرکز، و دارای نظم شخصی باشیم. درواقع هرکس براساس روحیات شخصی و توانایی های فردی و نیازهای روحی باید در جایگاه مناسب قرار بگیرد. بر همین اساس افراد جاه طلب، متمرکز و منظم نباید در موقعیت شغلی قرار بگیرند که با نیازهایشان ناسازگار باشد. این افراد زمانی که با اهداف نسبتاً چالش برانگیز، استقلال در تصمیم گیری و گرفتن بازخورد سرو کار داشته باشند بهترین عملکرد را از خود نشان خواهند داد. برعکس اگر شخصی جاه طلبی و نظم کافی را نداشته باشد، مناسب اداره یک کسب و کار نخواهد بود. باید به خاطر داشته باشیم که همه افراد به دنبال مشاغلی با مسئولیت زیاد و تنوع کار نیستند. نکته کلیدی شماره دو (تعیین هدف)نظریه تعیین هدف توضیح میدهد که چگونه مدیران باید اطمینان پیدا کنند که همه افراد دارای هدف مشخصی هستند و در مورد چگونگی عملکردشان بازخورد می گیرند . برای افراد جاه طلب -که معمولا در یک سازمان از نظر تعداد در اقلیت هستند- وجود اهداف خارجی اهمیت چندانی ندارد چرا که این افراد ذاتاً با انگیزه هستند. نکته مهم بعدی که باید در نظر گرفته شود این است که آیا وظایف توسط مدیران به کارمندان دیکته شوند یا اینکه تعیین اهداف با حضور اشخاص جمع آوری شود و خود آنها وظیفه ای را برگزینند. پاسخ به این سوال وابسته به فرهنگ سازمان و میزان پذیرش هدف توسط افراد می باشد. بدین معنی که اگر افراد در مورد دیکته شدن هدف به آنها مقاومت نشان می دهند، روش مشارکت میزان پذیرش هدف را بالا خواهد برد. اما اگر مشارکت در تعیین هدف در تقابل با فرهنگ سازمان باشد، وظایف باید انتساب داده شوند. اگر فرهنگ سازمان در تقابل با مشارکت در تعیین هدف باشد فرایند مشارکت حس فریب خوردگی به کارمندان می دهد و تاثیر منفی روی آن ها خواهد گذاشت.نکته کلیدی شماره سه (قابل دستیابی بودن هدف)صرفنظر از اینکه هدفی واقعا قابل دستیابی است یا اینکه مدیر فقط تصور میکند کارمندان توانایی انجام آن را دارند، اگر کارمندان آن را غیر قابل دستیابی ببینند قطعا تلاش خود را کاهش خواهند داد. از این رو مدیران باید اطمینان پیدا کنند که در وهله اول کارمندان توانایی و اعتماد به نفس کافی در انجام وظایف محول شده و اتمام آن ها را داشته باشند، به علاوه اینکه خود شخص انجام دهنده نیز این فرآیند را قابل انجام ارزیابی کند.نکته کلیدی شماره چهار (پاداش)از آن جا که نیازهای اشخاص متفاوت است، نوع انگیزه دادن از شخصی تا شخص دیگر نیز متغییر خواهد بود. مدیر باید از شناختی که نسبت به هر یک از کارمندان دارد، پاداش های مختلفی برای آنها در نظر بگیرد. برخی از پاداش های رایج شامل پاداش نقدی، ارتقای شغلی، استقلال در عملکرد و ایجاد فرصت برای مشارکت در تعیین اهداف و تصمیم گیری می باشد.نکته کلیدی شماره پنج (نحوه اختصاص پاداش)اختصاص دادن پاداش باید مشروط به عملکرد باشد. اگر به عواملی به جز عملکرد پاداش اختصاص داده شود، منجر به تقویت همان عوامل خواهد شد. پاداش های کلیدی از جمله افزایش حقوق، بالا بردن سمت یا رتبه شغلی، باید بعد از حصول موفقیت در هدفی مشخص برای شخص اعمال شود. برای بالا بردن اثر پاداش، مدیران باید برای بهتر دیده شدن آن نیز راهی پیدا کنند. از بین بردن مخفی کاری در مورد پرداخت ها، شفاف سازی میزان پاداش هر نفر، جایزه های وابسته به عملکرد، و پرداخت پاداش به صورت یکجا به جای پخش کردن آن در طول سال، نمونه هایی از روش هایی برای بهتر دیده شدن پاداش هستند که در نهایت منجر به افزایش عملکرد نیز خواهند شد.نکته کلیدی شماره شش (ورودی ها و خروجی ها = انتظارات و نتایج)اینکه پاداش ها چگونه اختصاص می یابند باید شفاف باشد زیرا باعث می شود افراد درک کنند که پرداخت پاداش، منصفانه است و میزان خروجی درخواستی متناسب با میزان توانایی های فرد می باشد. در یک بیان ساده، رابطه منطقی بین تجربه، توانایی، تلاش و سایر فاکتورهای مشخص، با میزان پرداخت، مسئولیت و سایر خروجی های مشخص برقرار باشد. اگر چه این موضوع پیچیدگی های فراوانی دارد، چرا که دهها فاکتور(ورودی) و نتیجه(خروجی) وجود دارد و هر گروه از کارمندان درجه اهمیت متفاوتی به آنها می دهند. برای مثال، در یک تحقیق که مقایسه ای بین کارمندان دفتری و کارگران تولید صورت گرفت، حدوداً بیست مورد به عنوان فاکتور(ورودی) و نتیجه(خروجی) به دست آمد. کارمندان اداری کیفیت کار انجام شده و دانش شغلی را به عنوان مهمترین فاکتور ها در نظر داشتند در حالیکه این موارد در پایین ترین رتبه در لیست کارگران تولید قرار داشت. به طور مشابه، کارگران تولید هوش و مشارکت در انجام کارها را به عنوان مهمترین فاکتورهای شخصی عنوان کردند، دو عاملی که در لیست کارمندان اداری پایین ترین امتیاز را دارا هستند. همچنین در لیست نتایج، تفاوت های مهم و البته کمتری مشاهده شده است. برای نمونه، کارگران تولید امتیاز بالایی به ترفیع گرفتن داده اند در حالی که کارمندان دفتری آن را در پایین ترین موارد لیست قرار داده بودند. چنین مشاهداتی نشان می دهدکه عدالت برای یک شخص، بی عدالتی برای دیگری تلقی میشود. پس در حالت ایدآل، میزان ورودی ها و خروجی ها برای هر گروه از کارمندان باید متناسب سازی شود.