دستور جلسه چیست و آموزش نوشتن دستورجلسه

دانلود دوره آموزش تهیه دستورجلسهدستورجلسه یا “Meeting agenda” یک برنامه یا plan برای جلسه است. دستورجلسه به عنوان یک راهنما و نقشه راه، کمک میکند تا جلسه به صورت سازمان‌یافته و موثری برگزار شود. این سند شامل مشخصات جلسه، موضوعاتی که در جلسه باید بررسی شود، هدف هر موضوع، زمان مورد نیاز و همچنین لیست افرادی که باید در جلسه شرکت کنند میباشد.دستورجلسه قبل از برگزاری جلسه به شرکت‌کنندگان اعلام و یا ارسال می‌شود تا آنها برای شرکت در جلسه آماده شوند و به موضوعات بحث ارجاع داده شده در دستور جلسه، آشنا باشند.چرا باید دستورجلسه داشته باشیم؟هر جلسه باید یک برنامه شفاف و روشن یا دستورجلسه داشته باشد.برای مدیریت بهتر و رهبری موثر جلسه و همچنین مدیریت منابع افراد و سازمان (از جمله زمان و انرژی) نیاز داریم تا یک برنامه یا پلن مشخص و شفاف برای جلسه و دورهمی خود داشته باشیم. هرچند که هر سازمان یا هر نشست ممکن است فرم دستورجلسه خاص خود را داشته باشد ولی خیلی از موارد مربوط به دستورجلسه، عمومی و مشترک هستند. از دیگر مزایای تهیه یا تنظیم دستور جلسه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:اطلاع رسانی به افرادکمک به آمادگی افراد: به افراد اعلام میکند که برای چه چیزی دور هم جمع میشوند (و از آنها چه انتظاری میرود و مسئولیت آنها چیست).تشویق به مشارکت افرادمدیریت زمان و کیفیت جلسهتمرکز بر امور اصلی و مهم (مسیر مذاکره یا تبادل نظر در جلسه را مشخص و شفاف میکند)تعریف مسولیت هانوشتن دستورجلسه از وظایف دبیر جلسه و تائید و کنترل آن به عهده ی مدیر جلسه میباشد.اجزا دستورجلسه یا محتویات Meeting agenda چیست؟در تنظیم دستورجلسه لازم است مواردی را مشخص و در آن درج کنیم. چک لیست و یا اجزای اصلی یک دستورجلسه عبارتند از:تعیین تاریخ و زمان برگزاری جلسهتعیین محل برگزاری جلسهتعیین مجری، مدیر و دبیر جلسهمشارکت کنندگان یا دعوت شدگان: فهرستی از افرادی که در جلسه حضور دارند. ممکن است نیاز باشد نام و سمت افراد را نیز درج کنید.موضوع جلسه: موضوع یا هدف از تشکیل جلسه چیست؟فهرست موضوعات یا لیست آیتم ها: هر موضوع باید به طور دقیق و شفاف تعریف شده و در دستور جلسه به صورت جداگانه قرار گیرد. بسته به سازمان یا نوع جلسه، برای هر موضوع بهتر است هدف، لیدر، مدت زمان مشخص و درج گردد.موارد مربوط به جلسات گذشته: اگر جلسه ادامه‌ای از جلسات قبلی است، می‌توانید مواردی را که در جلسات گذشته بحث شده بودند و نیاز به پیگیری دارند، در دستور جلسه ذکر کنید.فهرست مستندات: ارجاع به مستندات، سند‌ها یا اطلاعاتی که قبل از جلسه باید مطالعه شود و به آن‌ها در جلسه اشاره شود. بهتر است لینک‌ها یا محل ذخیره مستندات نیز در دستور جلسه قرار گیرد.دیگر موارد / توضیحات یا ملاحضات: هر اطلاعات یا مورد مهم دیگری که باید در جلسه مورد توجه قرار گیرد، می‌تواند در دستور جلسه قرار بگیرد.مدت زمان کل جلسه و بندهای دستورجلسه.در خصوص کل جلسه یا موضوعات جلسه لازم است هدف تععین کنیم و در انتها چک کنیم که آیا با آن هدف رسیدیم یا نه. در انتهای هر موضوع دستورجلسه از خود بپرسیم که آیا به آن چیزی که دنبالش بودیم رسیدیم؟ شفاف سازی صورت پذیرفت؟مراحل نوشتن دستورجلسهبرای تهیه یک دستور جلسه موثر، لازم است اقدامات زیر را انجام دهیم. در ادامه این اقدامات و چک لیست را با هم مرور میکنیم:تعیین هدف جلسه:ابتدا باید هدف یا اهداف اصلی جلسه را مشخص کنید. چرا و برای چه جلسه را تشکیل میدهیم؟ ما زمان و انرژی برای این جلسه مصرف خواهیم کرد. لذا دنبال چه چیزی هستیم؟ انتظار ما از جلسه چیست؟مثلا بررسی کامنت های دریافتی از کارفرما / بررسی چالش های واحد فروش در سال گذشته / تصمیم گیری در مورد فلان / مشورت و تبادل نظر در مورد فلان.انتخاب موضوعات:براساس هدف جلسه، موضوعات و مسائلی را انتخاب کنید که در جلسه باید مورد بحث و بررسی قرار گیرند. این موضوعات باید مرتبط با هدف جلسه و نیازهای مشارکت کنندگان باشند.تعیین هدف موضوعات یا بندهای جلسه:در کنار تعیین هدف کلی برای یک جلسه، لازم است هدف از مطرح کردن هر موضوع را نیز مشخص کنیم. چرا فلان موضوع را مطرح خواهیم کرد و میخواهیم به چه نتیجه ای برسیم.لذا لازم است برای هر موضوع، اهداف و نتایج مورد انتظار را به طور واضح و شفاف ذکر کنیم. این کمک می‌کند تا همه شرکت کنندگان در جلسه به یک هدف مشترک همگرا شوند و از بحث‌های بی‌مورد جلوگیری شود.عیین زمان برای هر موضوع:برای هر موضوع مشخص کنید که چقدر زمان برای بحث و بررسی آن نیاز است. این کمک می‌کند تا جلسه به طور مدیرانه‌تری پیش برود و زمان بیش از حد در یک موضوع خاص صرف نشود.فهرست مستندات و نیازمندی‌ها:در دستور جلسه، مستندات، اسناد یا هر نیازمندی دیگری را که شرکت کنندگان برای آمادگی ذهنی و پیش‌بردن موضوعات نیاز دارند، ذکر کنید. این می‌تواند شامل لینک‌ها، فایل‌ها، گزارش‌ها و غیره باشد.توزیع دستورجلسه:قبل از جلسه، دستور جلسه را به تمامی شرکت کنندگان توزیع کنید تا آن‌ها بتوانند مسبب و آماده‌تر به جلسه بپردازند. همچنین، مطمئن شوید که همه مطلمطمئن شوید که همه مشارکت کنندگان دستور جلسه را به درستی دریافت کرده‌اند و آگاهی کاملی از موضوعات و اهداف جلسه دارند.ترفندها و نکات نوشتن دستورجلسهلازم است هدف از تشکیل جلسه را شفاف اعلام و به افراد منتقل کنیم.علاوه بر هدف کلی جلسه، هر بند از جلسه نیز باید هدف شفاف و روشنی داشته باشد.به طور میانگین در هر جلسه چند آیتم بحث میگردد و لازم است زمان جلسه را مدیریت کرده و بندهای دستور جلسه از چند مورد بیشتر نشود.بعد از تهیه پیشنویس دستورجلسه، میبایست برای تائید یا اصلاح به مدیر یا سرپرست خود ارسال کنید.دستورجلسه چند روز قبل از جلسه آماده و به شرکت کنندگان ارسال گردد تا آنها بررسی و مطالعات لازم را انجام دهند و آماده تر در جلسه شرکت کنند.مهمانان دعوت شده لازم است بهینه انتخاب شپند. اگر با عدم حضور یک فرد، تصمیم گیری دچار اختلال نمیگردد، نباید ایشان دعوت گردد (افراد زیاد در جلسه، کیفیت جلسه را تحت الشعاع قرار میدهد)با توجه به منحنی خستگی ذهنی انسان، لازم است موارد با اهمیت در ابتدای جلسه مطرح و تصمیم گیری گردد و موارد کم اهمیت، به انتهای جلسه انتقال گردد.یکی از بندهای دستورجلسه بهتر است “موارد پیشنهادی برای جلسه بعد” باشد.لازم است در ایمیل ارسال دستورجلسه، ذکر گردد که در صورتی که هر کدام از اعضاء اصلی امکان حضور ندارند، نماینده خود را معرفی نمایند تا هماهنگی های لازم با ایشان انجام گردد.جلسه برای بحث و تبادل نظر در خصوص دستورجلسه، تدارک دیده میشود. لذا موارد خارج از دستور برای جلسات آتی برنامه ریزی گردد (زیرا ممکن است افراد برای موارد خارج از دستور آمادگی بررسی و تصمیم گیری نداشته باشند)دانلود تمپلیت دستور جلسه یا نمونه دستورجلسهبرای دانلود نسخه PDF تمپلیت دستورجلسه میتوانید از این لینک استفاده کنید. (برای خرید نسخه ورد از این لینک استفاده کنید)خرید دوره آموزش دستورجلسهدر این دوره آموزش نوشتن دستورجلسه، نکات و موارد مربوط به تهیه دستورجلسه در سه بخش کلی تهیه و آموزش داده شده:بخش اول: توضیحات کلی در مورد دستورجلسه و نکات مربوطه (28 دقیقه)بخش دوم: طراحی هدر و فوتر برای دستورجلسه (18 دقیقه)بخش سوم: در این بخش با نرم افزار مایکروسافت ورد نمونه های مختلف دستورجلسه را آموزش داده و تهیه کردیم.بخش سوم را به سه زیر-بخش تقسیم کردیم:مشخصات جلسه (24 دقیقه)موضوعات جلسه (23 دقیقه)توضیحات جلسه (10 دقیقه)لذا طول دوره در مجموع، 1 ساعت و 43 دقیقه میباشد.لینک تهیه دوره<br/>