آشنایی با چند نرم‌افزار مدیریت پروژه در دورکاری

تابه حال شده وقت بیشتری برای گشت در دهکده جهانی بگذارید و از رویدادهای نوین و شگفت انگیز آن اطلاعات بیشتری بگیرید؟ آنچه که بیش از همه در زندگی نوین متبلور شده است، شکل روابط انسانی و تعاملات اقتصادی و کاری است که به طرز اعجاب انگیزی دستخوش تغییر شده است.اگر به حداقل پنج سال گذشته نگاهی بیندازیم، سیستم اقتصادی و روند فعالیت کسب‌وکارها طبق سنتی دیرینه مبتنی بر حضور فیزیکی و دفتر کار و کارت حضوروغیاب اداره می‌شده است درحالی‌که هرچه جلوتر می‌رویم مفهومی به اسم دورکاری یا remote work خود را بهتر نشان می‌دهد.در چنین فضای جدید و خاصی، لزوم وجود و استفاده از یک چارچوب مدیریتی منسجم و مدبرانه بیش‌ازپیش احساس می‌شده است. چارچوبی که از آن با عنوان برنامه مدیریت پروژه در دورکاری نام می‌برند و روند فعالیت در چنین فضای مجازی را برای کارفرما و کارمند، چه در مشاغل دولتی و کلان و چه برای کسب‌وکارهای غیردولتی و خرده‌فروشی‌ها، بسیار ساده و صمیمانه می‌کند.سال‌هاست که در دنیای کسب‌وکار، از نرم‌افزارهای متنوع مدیریت پروژه استفاده می‌شود و در این مقاله قصد دارم به معرفی معتبرترین و البته کاربرپسند‌ترین آن‌ها بپردازم.ترلو Trello ؛ تابلوی اعلانات قدیمی25 میلیون نفر!این عدد اصلاً شوخی نیست و طبق تازه‌ترین آمار به‌دست‌آمده، نزدیک به 25 میلیون نفر در دنیا از برنامه مدیریت پروژه ترلو برای هدایت و انجام فعالیت‌های گروهی یا فردی خود به‌صورت دورکاری استفاده می‌کنند.در ادامه با مزایای استفاده از برنامه مدیریت پروژه ترلو آشنا خواهید شد:◄ محبوبیت جهانی دارد و کاربرپسند friendly use است.◄به‌سادگی در فضای رایانه شخصی نصب و راه‌اندازیمی‌شود.◄دسترسی رایگان به نسخه◄ گستردگی نظارت و پیگیری فعالیت اعضای تیم ( تیمی یا انفرادی)◄ امکان تعریف ساده board، کارت و چک‌لیست◄ تنظیم زمان شروع یا تحویل پروژه و زمان تحویل یا پایان و اعلام عمومی به کارفرما◄ اعلان از طریق ایمیل در مورد نزدیک شدن به زمان پایان کار◄ دسترسی به گزینه need to edit یا نیازمند بررسی و ویرایش پس از انجام پروژه◄ امکان درج نظر در موردپروژه‌ها از سوی کاربران◄ دسترسی کامل به‌صورتیکپارچه‌سازی شده یا power up (برای نمونه امکان دسترسی مستقیم به ایمیل شخصی در پلتفرم)◄ مناسب برای تیم‌های کوچکبهتر است بدانید:شرکت‌های مطرحی همچون گوگل از ترلو برای مدیریت پروژه‌های خود استفاده می‌کنند.همه‌فن‌حریفmonday.com ازجمله ابزارهای محبوب و کاربرپسند در حوزه مدیریت پروژه باید به Monday.com اشاره کرد.درحالی‌که سایر ابزارهای مشابه برای تمرکز روی یک فعالیت در نظر گرفته شده‌اند، گستردگی دامنه استفاده از پلتفرم Monday.com، آن را تبدیل به ابزاری پرطرفدار در جمع مدیران کسب‌وکار و کارمندان آن‌ها کرده است.در ادامه به امتیازات مثبت این پلتفرم اشاره می‌کنم:◄ دسترسی یکجا به سه فیلد مدیریت پروژه، مدیریت فعالیت شخصی و ارتباط با مشتری ( سیستم هوشمند pulses)◄ مدیریت فعالیت‌های متنوع روی یک board واحد و مشخص◄ پیگیری و نظارت بر ساعات کاری اعضای تیم◄ پیگیری پیشرفت اعضای تیم◄ امکان دعوت مشتری به boardبه‌منظور پیگیری روند انجام سفارش یا پروژه◄ ارتباط آسان و سریع اعضای تیم با یکدیگر و با مدیر پروژه◄ امکان افزودن اپلیکیشن های third party ( استفاده از برنامه‌هایی نظیر ترلو، گوگل درایو، تقویم گوگل در پلتفرم برای مدیریت سریع‌تر و بهتر پروژه‌ها)بهتر است بدانید:در سطح جهانی، شرکت‌هایی نظیر universal، adobe، coca cola، L`OREAL و NBC از این پلتفرم برای مدیریت پروژه‌های دورکاری خود استفاده می‌کنند. پایگاه کاربرپسند؛ Airtableهرچه حساسیت پروژه‌ها و مدیران و تیم آن‌ها در دورکاری بیشتر و دقیق‌ترمی‌شود، پلتفرم‌های مدیریت پروژه نیز از اهمیت دوچندانی برخوردار می‌شوند.یکی دیگر از پرطرفدارهای کسب‌وکار، پلتفرم airtable است که عاشقان اکسل و گوگل شیت را به‌راحتی جذب خود کرده است. از این پایگاه داده‌ای قرن بیست و یکمی نباید غافل شد!ازجمله امتیازات airtable باید به موارد زیر اشاره کرد:◄ یک بانک اطلاعاتی با میز طراحی زیبا و جذاب◄ امکان نصب و راه‌اندازی در رایانه شخصی◄ نصب رایگان و کاربرپسند◄ امکان دسترسی به سابقه فعالیت اعضای تیم به‌صورت دقیق و گسترده◄ قابلیت درج نظر از سوی کاربران فعال در پلتفرم◄ ظرفیت 2 گیگابایت ذخیره‌سازی◄ امکان ذخیره داده‌ها به مدت 2 هفته◄ تنظیم زمان ثبت، پایان و تحویل سفارش به‌وسیله اعضای تیم◄ مدیریت بهینه و هوشمندانه زمان در طول انجام پروژه◄ قابلیت ادغام و یکپارچه‌سازی ( با trello، Gmail، google sheets)دایتیک Daityc؛ افزایش بهره‌وری تیمیدر خانه نشسته‌اید و مشغول مدیریت پروژه کاری خود از راه دور هستید؟ بد نیست از دایتیک غافل نشوید و سری به این برنامه که ساخت برنامه نویسان خوش‌ذوق ما در کشور ایران است بزنید.دامنه فعالیت دایتیک فراتر از مرزهای ایران گسترده شده و این پویایی و در نظر گرفتن خواسته‌های مدیران سازمانی برای ارتقای بهره‌وری تیمی، یکی از ویژگی‌های چشمگیر آن به شمار می‌رود.نرم‌افزار دایتیک با یک نگاه هوشمند 360 درجه، زمینه فعالیت حرفه‌ای شما و تیمتان را در سیستم دورکاری فراهم خواهد کرد؛ امتیازات این برنامه را به خاطر بسپارید:◄ نصب رایگان و تحت وب◄ تمرکز روی منابع انسانی و فعالیت فردی در پروژه‌ها◄بهره‌مندی از work space یا فضای کاری برای انجام چند کار در چند تیم مختلف◄ امکان ثبت گزارش از روند انجام پروژه◄فعال‌سازی آیتم time tracking برای مدیریت زمان شروع و پایان انجام پروژه◄مدیریت اسناد پروژه در سازمان و امکان دسترسی تیمی به آن◄ نظارت و کنترل دقیق مرخصی اعضای تیم◄ تقویم کاری شخصی با ویژگی تخمین زمان موردنیاز برای انجام یک تسک◄ امکان همکاری هم‌زمان چند عضو تیم برای یک پروژه◄ برگزاری جلسات آنلاین با یک یا چند عضو تیمبهتر است بدانید: هم‌اکنون در کشور استرالیا از این برنامه مدیریت پروژه برای پیشبرد بهتر فعالیت‌ها استفاده می‌شود.تسکولو taskulu ؛ رایگان شروع کنیدازجمله برنامه‌های مدیریت پروژه ایرانی با دیتاسنتر در آلمان، می‌توان به تسکولو با ظاهر دوستانه و فارسی‌اش اشاره کرد. یک کسب‌وکار ساده و کوچک یا یک شغل بزرگ و پردردسر؛ مهم این است که تسکولو از پس مدیریت و تنظیم دقیق پروژه‌های شما برمی‌آید.با توجه به اینکه سیستم دورکاری در ایرانچند سالی است پا گرفته و طرفدارانش روزبه‌روز بیشتر می‌شوند، بد نیست با مزایای استفاده از تسکولو آشنا شوید:◄گفت‌وگوی آنلاین اعضا و امکان درج نام فرد موردنظر◄اطلاع‌رسانی از طریق نوتیفیکشن در ایمیل، موبایل یا دسکتاپ◄ امکان تنظیم time sheet و مدیریت زمان صرف شده برای هر پروژه توسط اعضا◄ امکان جست‌وجوی متنی یا فیلتری در پلتفرم◄بهره‌مندی از آیتم سطح دسترسی برای هر تیم متخصص در یک پروژه بزرگ و مهم◄ ادغام و یکپارچه‌سازی اپلیکیشن های مهم در تسکولو ( گوگل درایو، تقویم گوگل، دراپ باکس)بهتر است بدانید:ازجملهارگان‌های دولتی، شرکت‌ها و کسب‌وکارهای ایرانی که از تسکولو برای مدیریت پروژه‌های خود استفاده می‌کنندمی‌توان به شهرداری مشهد، تیم تولید محتوای فرانش و استودیو هورخش اشاره کرد.هوشمند سازی، ارمغان هزاره سوم است. امتیازی اجتناب‌ناپذیر از زندگی پیوسته در تغییر و حرکت امروز.هر سازمان و کسب‌وکاری که در این ماراتن بی‌پایان بتواند جایگاه خود را پیدا کند و با امواج بلند و قدرتمند تکنولوژی هماهنگ باشد، بی‌شک توانسته گوی سبقت را از دیگر رقبای خود برباید.درصورتی‌که هنوز گزینه دورکاری و به‌تبع آن، مدیریت پروژه را فعال نکرده‌اید بهتر است معطل نکنید و پس از مشورت با کارشناسان حوزه فناوری و منابع انسانی، بهترین برنامه متناسب با کسب‌وکار خودتان را انتخاب و نصب کنید.کسب‌وکار پربرکتی داشته باشید!