مدیریت زمان - چند نکته کلیدی

هیچگاه از اینکه وقت کافی برای انجام کارها و پیشرفت در زندگی ندارید شکایت نکنید. شما همان تعداد ساعت در روز را در اختیار دارید که افراد موفقی مانند هلن کلر، پاستور، البرت اینشتین، پروفسور حسابی و دکتر میرزاخانی داشته‌اند. تفاوت در روش، ترتیب و نحوه‌ی مدیریت زمان است که باعث افزایش یا کاهش کارایی افراد می‌شود. با زومیت همراه شوید تا برخی نکات مهم افزایش کارایی را با هم مرور کنیم.افراد بسیاری در دنیا تلاش می‌کنند تا به کارایی بالا دست یابند. افرادی که سراسیمه از کاری به کار دیگر می‌روند، همیشه در حال هماهنگی و چک کردن ایمیل‌ و پاسخ به تلفن هستند و در این عقیده که "مشغله‌ی زیاد و سخت کار کردن نتیجه‌ای جز رسیدن به موفقیت ندارد" مشترک هستند.چنین باوری ممکن است تا حدی درست باشد ولی در نهایت منجر به کارایی سطحی و بی خردانه می‌شود. در این مقاله قصد داریم تا روش‌ها و رویکردهای متفاوت‌تری را با شما در میان بگذاریم. رویکردهایی که درون‌مایه‌ی آن کار و تفکر هوشمندانه است.در چنین رویکردی به جای اینکه همانند ربات شروع به انجام کار کنید با خود بیاندیشید و از خود سوال کنید که چطور می‌توانم این کارها را سریع‌تر و با کارایی بیشتری انجام دهم؟مدیریت زمان به معنی تجمیع کارهای زیاد برای انجام در یک روز نیست بلکه به معنی ساده سازی چگونگی انجام کار، نحوه‌ی انجام سریع همراه با کاهش استرس است.هیچگاه از اینکه وقت کافی برای انجام کارها و پیشرفت در زندگی ندارید شکایت نکنید. شما همان تعداد ساعت در روز را در اختیار دارید که افراد موفقی مانند هلن کلر، پاستور، البرت اینشتین، پروفسور حسابی و دکتر میرزاخانی داشته‌اند. تفاوت در روش، ترتیب و نحوه‌ی مدیریت زمان است که باعث افزایش یا کاهش کارایی افراد می‌شود. با زومیت همراه شوید تا برخی نکات مهم افزایش کارایی را با هم مرور کنیم.افراد بسیاری در دنیا تلاش می‌کنند تا به کارایی بالا دست یابند. افرادی که سراسیمه از کاری به کار دیگر می‌روند، همیشه در حال هماهنگی و چک کردن ایمیل‌ و پاسخ به تلفن هستند و در این عقیده که "مشغله‌ی زیاد و سخت کار کردن نتیجه‌ای جز رسیدن به موفقیت ندارد" مشترک هستند.چنین باوری ممکن است تا حدی درست باشد ولی در نهایت منجر به کارایی سطحی و بی خردانه می‌شود. در این مقاله قصد داریم تا روش‌ها و رویکردهای متفاوت‌تری را با شما در میان بگذاریم. رویکردهایی که درون‌مایه‌ی آن کار و تفکر هوشمندانه است.در چنین رویکردی به جای اینکه همانند ربات شروع به انجام کار کنید با خود بیاندیشید و از خود سوال کنید که چطور می‌توانم این کارها را سریع‌تر و با کارایی بیشتری انجام دهم؟مدیریت زمان به معنی تجمیع کارهای زیاد برای انجام در یک روز نیست بلکه به معنی ساده سازی چگونگی انجام کار، نحوه‌ی انجام سریع همراه با کاهش استرس است.محدودیت زمانی در انجام کارها علاوه بر افزایش کارایی موجب تمرکز بیشتر افراد می‌شود حتی اگر در نهایت مجبور شوید تا بازه‌ی زمانی اتمام کار را افزایش دهید.۱۰. مابین کارهای‌تان مدت زمانی را برای تجدید قوا در نظر بگیریدوقتی پس از اتمام کاری بلافاصله و با عجله کار دیگری را شروع کنید؛ احتمال اینکه به طور کامل و درست از پس آن برآیید، کاهش می‌یابد زیرا در این حالت انگیزه و تمرکز شما برای انجام کار جدید کم است.فراهم کردن فرصتی برای استراحت و تجدید قوا در بین کارها و پروژه‌ها باعث می‌شود تا مغزتان یک نفس راحت بکشد. برای داشتن نتیجه‌ی مطلوب‌تر می‌توانید در این فرصت به پیاده روی بروید، مدیتیشن انجام دهید یا به انجام تمرینات رها سازی ذهن بپردازید.۱۱. هیچگاه به کل لیست بلند بالای کارهایی که باید انجام دهید، فکر نکنیدراحت‌ترین راهی که می‌تواند اراده‌ی شما را متزلزل کند، فکر کردن به لیست بلندبالای کارهایی است که باید انجام دهید. به یاد داشته باشید که چنین کاری هیچ تاثیر مثبتی در انجام امور ندارد و کاری از پیش نمی‌برد.بهترین راه برای کسب نتیجه‌ی مطلوب، اولویت بندی کارها و تمرکز بر انجام ترتیبی کارها است.۱۲. شیوه‌ی زندگی سالم را رعایت کنیدمطالعات متعدد نشان از ارتباط مستقیم کارایی بالا با شیوه‌ی زندگی سالم دارد. شیوه‌ی زندگی سالم شامل رعایت نکات مهم مانند خواب کافی، ورزش و تغذیه سالم می‌باشد که باعث افزایش سطح انرژی می‌شود. چنین رویکردی تاثیر مثبت بر کارایی ذهن دارد و موجب تمرکز بیشتر و راحت‌تر در انجام امور می‌شود.۱۳. کمتر کار کنید!این تاکتیک توسط یکی از وبلاگ نویسان مورد علاقه‌‌ی من به نام لئو بابوتا توصیه می‌شود. در حقیقت کمتر کارکردن به معنی انجام کارهای واقعا مهم است. عجله نکنید. بر روی کاری که باید انجام دهید دقت کنید و تمرکزتان را حول امور مرتبط با آن قرار دهید. انجام تعداد کار محدود ولی مهم از انجام کارهای زیادی که قریب به اتفاق آن‌ها ارزش زیادی ندارند، نتیجه‌ بیشتری به دنبال خواهد داشت.۱۴. از تعطیلات آخر هفته تا می‌توانید لذت ببریدیکی از الگوهای رفتاری مورد علاقه‌ی من تصویری از پدر خانواده‌ است که کارهای روزمره‌اش را رها کرده و می‌گوید: امروز جمعه اس؛ برویم گردش!جمله‌ی فوق شاید کمی مضحک به نظر برسد ولی اتخاذ چنین رویه‌‌ای و استفاده از وقفه‌های کاری آخر هفته و لذت بردن از آن باعث می‌شود تا حجم کاری زیاد در طول هفته برایمان قابل تحمل‌تر گردد. با کمی مدیریت حتی می‌توان در طول هفته نیز زمان‌هایی را برای فعالیت‌های مختلف تفریحی اختصاص داد.۱۵. یک سیستم سازمان‌دهی امور برای خود ایجاد کنیدعملکرد سازمان‌دهی شده تاثیر قابل توجهی در صرفه جویی زمانی دارد. شاید در نگاه اول پیاده سازی یک سیستم سازمان‌دهی امری پیچیده و دشوار به نظر برسد ولی با پیاده سازی تدریجی چنین سیستمی شاهد کارایی باور نکردنی در انجام امور خواهید بود. نکته‌ی مهمی که در این راستا وجود دارد رعایت همیشگی قوانین سازماندهی است به عبارت دیگر سعی کنید به صورت پیوسته مستندات مربوطه را بروز نگهدارید و از اینکه همه‌ی کارها و امور را مدنظر قرار دهید، اطمینان حاصل کنید. نکته‌ی مفید دیگر در بهبود سیستم سازمان دهی، پیاده سازی ساده‌ی آن است به طوری که حفظ و بروزرسانی و کار با آن راحت باشد.۱۶. زمان‌های بیکاری‌تان را پر کنیدما معمولا در طول روز زمان‌های تلف شده‌ی زیادی داریم که در این مدت هیچ کاری انجام نمی‌دهیم. اتاق انتظار پزشکان، انتظار برای اتمام جلسه‌ی مسئولان یا سالن انتظار فرودگاه یا مترو جاهایی هستند باعث اتلاف زمان ما می‌شوند.سعی کنید برخی کارهای‌تان را در چنین زمان‌هایی انجام دهید؛ به عنوان مثال در این زمان‌ها مقالات و کتاب‌هایی را که در دست مطالعه دارید را مرور و مطالعه کنید یا مکاتبات کاری و شخصی خود را در چنین زمان‌هایی انجام دهید. چنین رویه‌ای باعث می‌شود که کارایی شما افزایش قابل ملاحظه‌ای یابد.۱۷. در اتاق‌تان را قفل کنید!گاهی تنها راهی که برای اتمام کاری وجود دارد این است که خودتان را در اتاقی حبس کرده و ارتباط‌ خود را با بیرون قطع کنید تا دور از هر مزاحمتی بتوانید روی موضوع کاری‌تان تمرکز نمایید.۱۸. روی برنامه‌ی کاری‌تان متعهد باشیدشاید تذکر این نکته به گوش شما تکراری باشد ولی به دلیل اهمیت آن و مشکلاتی که با عدم رعایت آن در کارایی فرد به وجود می‌آید، در اینجا به آن اشاره می‌کنیم.سعی کنید تا می‌توانید بر روی برنامه‌ی کاری‌تان متعهد باشید. داشتن روحیه تعهدگرایانه،مصمم بودن، پیگیر بودن و داشتن عملکرد حرفه‌ای در انجام پروژه‌ها می‌تواند در این راستا شما را یاری دهد.۱۹. کارهای مشابه را دسته بندی کنیدروزی را تصور کنید که دو تمرین برنامه نویسی، تکمیل نگارش سه مقاله و تماشای دو ویدئوی آموزشی را در برنامه‌ی کاری دارید. قبل از شروع به انجام آن‌ها با هر ترتیب دلخواه، ابتدا کارهای مشابه را دسته بندی کرده و هر گروه را به صورت متوالی انجام دهید.وظایف مختلف نیاز به تفکر متفاوتی دارند؛ بنابراین اجازه دهید ذهن‌تان سیر ثابت خود را در خصوص کارهای مشابه ادامه دهد. تعویض غیرضروری راستای فکری به دلیل انجام کارها با ترتیب مختلف باعث کاهش قابل توجه کارایی می‌شود.۲۰. زمانی را برای کسب آرامش در نظر بگیریددنیای امروز پر از پیچیدگی‌هاست؛ چنین دنیایی به دلیل ماهیت تغییر سریع و سرعت زیاد، امکان داشتن زمانی برای آرامش را از بسیاری مردم سلب کرده است؛ بنابراین ضرورت داشتن تمریناتی که باعث کسب آرامش می‌شود، دو چندان است.در زندگی زمانی را برای کسب آرامش و سکون و کاهش اضطراب در نظر بگیرید. پس از مدتی و با کمی تمرین خواهید دید که دلیلی برای اضطراب و عجله در کارها وجود ندارد. داشتن ذهن آرام باعث می‌شود که شما از انجام کارها لذت بیشتری ببرید.۲۱. امور غیر ضروری را کنار بگذاریدزندگی ما پر است از کارهای زاید و اضافی که با شناسایی و حذف آن ها می توان تا حد زیادی زمان بدست بیاوریم. کمی به امور روزانه ای که انجام می‌دهید دقت کنید؛ حتما شما نیز موارد زیادی از آن‌ها را پیدا خواهید کرد که باعث کاهش کارایی شما می‌شوند.آخرین و مهم‌ترین نکته‌نکته‌ی آخری که لازم است تا توجه ویژه‌ای به آن شود و به همین دلیل در آخر و جدای از نکات دیگر به آن اشاره شده است. این رویه مهمترین نکته ی این مقاله است.هدف اصلی در زندگی، لذت بردن است، کار همیشه هست!مشغله‌ی کاری روزانه به قدری ما را گرفتار خود کرده است که از یاد برده‌ایم تا از آنچه انجام می‌دهیم لذت ببریم. حتی وقتی که با نگاه و تفکر هوشمندانه به کارها می‌نگریم قصد داریم هر چه زودتر آن‌ها را به اتمام برسانیم و به فکر لذت بردن از انجام کارها نیستیم. نکته‌ی مهم این است که ابتدا فکر کنید چطور می‌توانم از کارهایی که انجام می‌دهم لذت ببرم. چنین تفکری باعث می‌شود که از طول مسیر زندگی خود لذت بیشتری ببرید.در حقیقت هدف اصلی اتخاذ روش و نقشه‌ی راهی است که با پیگیری آن شما بتوانید تعهدات و وظایف روزانه‌ی خود را فارغ از پیچیدگی‌هایی که دارند با خوشحالی و لذت بیشتری انجام دهید.چنین گفته‌ای شاید به نظر رویایی بیاید اما در دنیای امروزی بیش از هر زمان دیگری امکان پذیر و قابل پیاده سازی است. کنجکاو بودن و پذیرش فرصت‌ها و خودشناسی و توجه به احساسات شما را در این مسیر یاری می‌کند.رعایت نکات فوق تاثیر شگفت انگیزی بر کیفیت زندگی شخصی و کاری شما خواهد داشت. آیا تا کنون تجربه‌ای از رعایت نکات فوق داشته‌اید؟ به نظر شما رعایت چه نکات دیگری می‌تواند باعث افزایش کارایی در زندگی شود؟ دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.