چطور بهترین سیستم مدیریت اسناد را انتخاب کنیم؟

آیا شما هم با تعداد زیادی از اسناد کاغذی محصور شده‌­اید و هیچ‌­ وقت نمی‌توانید سند درست را در زمان مناسب پیدا کنید؟در دفتر کارتان جابجا شدن حتی یک سند می­‌تواند فاجعه‌بار باشد؛ همین امر به تنهایی کافی‌است تا به فکر یک سیستم مدیریت اسناد بیافتید. حالا که به فکر سیستم مدیریت اسناد افتاده‌اید، قطعا قدم بعدی بررسی و انتخاب بهترین سیستم مدیریت اسناد (DMS) برای کسب و کار شما است؛ البته اگر شما هم هنگام خرید سیستم مدیریت اسناد هیچ ایده و یا راهنمایی ندارید، ما ۱۰ مورد از مهم‌ترین نکاتی که هنگام انتخاب سیستم مدیریت اسنادِ مناسب باید بررسی کنید را آورده‌ایم.مدیریت اسناد و محتوای تیم به راحت‌ترین شکل ممکن، کلیک‌مایند می‌تواند مغز تیم شما باشد.1- رابط کاربری سادهسادگی یک نبوغ است؛ هرکسی می­‌تواند با کمک برنامه نویسان ماهر نرم‌افزاری پیچیده بسازد. اما نکته اینجاست که پیچیدگی بایستی در پشت رابط کاربری باشد و نه در هنگام کار کردن با نرم‎‌افزار. از انتخاب نرم‌افزاری که درک رابط کاربری آن سخت است خودداری کنید و به جای آن به دنبال راهکاری باشید که فهم و استفاده از آن آسان است و در زمان و پول استفاده شده برای آموزش کارکنان صرفه جویی می­‌کند.2- گزینه‌های جستجوی جامعاز آنجا که ذخیره دیجیتالی داده‌ها و بازگردانی آن، الزامی‌ترین عملکرد سیستم مدیریت اسناد است، شما باید بر روی گزینه‌­های جستجویی که نرم افزار مدیریت اسناد ارائه می­‌دهد تمرکز کنید. نرم افزار مدیریت اسنادی که انتخاب می­‌کنید باید گزینه‌­های جستجوی جامعی داشته باشد که نه تنها در بین اسناد به جستجو بپردازند بلکه به شما این امکان را بدهد که با فیلترهای مختلف جستجو کنید (مثلاً همه فاکتورهای پرداختی در بهمن ‌ماه).3- پشتیبانی و ارتقاء نرم افزاراطمینان حاصل کنید که نرم افزار مدیریت اسنادی که انتخاب می­‌کنید تیم پشتیبانی خوبی داشته باشد و به محض منتشر شدن نسخه­‌های به‌روز شده، این نسخه­‌ها در اختیار شما قرار بگیرند. برخی ارائه دهندگان نرم‌افزار، خدمات پشتیبانی رایگان مشتریان و نسخه‌­های به‌روز شده را در یک مدت زمان معین به فروش می­‌گذارند، به دنبال آنها باشید.4- ذخیره ایمیل و نقاط تماسجُدا از ذخیره‌سازی اسناد اسکن شده و اسناد محلی، یک سیستم مدیریت اسناد باید بتواند ایمیل­‌ها، نقاط تماس و ضمیمه‌­های مرتبط با آن‌ها را از هر اکانتِ ایمیل خاصی، دریافت و ذخیره کند. چرا که پیام­‌های درون ایمیل و یا نقاط تماس شما هم می‌توانند سند باشند!5- امنیتیک سیستم مدیریت اسناد ایده‌آل، باید حداقل سطح امنیت را برای اسنادی که مدیریت می‌کند فراهم کند. سیستم مدیریت اسناد باید گزینه‌­های مربوط به سلسله مراتب پوشه‌ها و شخصی سازی پوشه‌­ها را داشته باشد؛ این ویژگی باعث می‌شود مدیریت داده‌­ها در یک محیط چند کاربری، آسان‌تر شود.6- قابلیت استفاده بین چند پلتفرمدسترسی به اسنادتان نباید منحصر به یک دستگاه خاص باشد. اکنون عصر گوشی‌های هوشمند است و آمارها نشان می‌­دهند که کارکنان امروزه بیشتر هر زمان دیگری، اکثر وقت خود را صرف آنها می­‌کنند. اطمینان حاصل کنید که سیستم مدیریت اسناد شما از طریق تمام پلتفرم‌ها قابل دسترسی باشد تا بتوانید با هر دستگاهی از آن استفاده کنید.4- مقیاس پذیریوقتی شما همگام با رشد نیازهای خود انتظارات بیشتری از نرم‌افزار دارید، چه اتفاقی می‌­افتد؟ هنگام انتخاب سیستم بررسی کنید که آیا ارائه دهنده نرم افزار، محصولات دیگری دارد که بتوانید هنگام رشد کسب و کارتان از آنها استفاده کنید یا خیر.8- اسکن اسناداسکن کردن و افزودن اسناد می‌تواند کاری بسیار دشوار و زمان­بر باشد. اطمینان حاصل کنید که سیستم مدیریت اسناد شما قابلیت افزودن چند سند از طریق اسکنرها را داشته باشد. اسکن مجازی اسناد می‌تواند به شما کمک کند تا از ویژگی‌­های ساختاری اسکنر استفاده بیشتری کنید.9- هزینه‌­های مشخصهیچ چیز بدتر از این نیست که تصمیم به خرید یک محصول بگیرید و سپس متوجه شوید که هزینه‌های پنهانی دارد. اطمینان حاصل کنید که هزینه‌ها به وضوح توسط فروشنده سیستم مدیریت اسناد اعلام شده است و هیچ هزینه پنهان دیگری وجود ندارد.10- پشتیبانی از فُرمت های مختلف فایل­هایک سیستم مدیریت اسناد ایده آل باید از فُرمت­های مختلف فایل­ها، که امروزه کاربران با آنها رو در رو هستند پشتیبانی کند. مانند فایل های MS Word, MS Excel, PDF, JPEG, Auto CADو … . همیشه به یاد داشته باشید قیمت نشان دهنده کیفیت نیست. سیستم مدیریت اسنادی را بخرید که نیازهای شما را برآورده کند. با چشم بسته سیستم‌های گران قیمت را خریداری نکنید.نتیجه گیری ?مثل تمامی خریدهای دیگر سعی کنید چندین و چند نرمافزار را انتخاب کنید، از نسخه آزمایشی آنها استفاده کنید و بهترین انتخاب را انجام دهید. اگر در نهایت در بین این نرم‌افزارها، کلیک‌مایند را برای استفاده انتخاب کردید، به جمع نوتیم‌های ما بپیوندید و با توجه به شرایط، از استفاده رایگان نرم‌افزار لذت ببرید.