اعتماد، ضرورتی جهت ایجاد چابکی

اعتماد مبحثی پیچیده بوده و هیچ فرآیند ساده و سریعی یا تکنیک قطعی جهت اعتمادسازی وجود ندارد. حتی زمان لازم برای بدست آمدن نتیجه لازم نیز قابل پیش‌بینی نیست. اعتماد یک احساس جاری بوده و دائما در حال تکامل است بنابراین هیچ مقصد نهایی در آن وجود ندارد و نوعی شاخصه روابط بین فردی است. اعتماد یکی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین پیش‌نیازها جهت دستیابی به چابکی در مدیریت پروژه و سازمان است. در این مطلب به این بحث می‌پردازیم که اعتماد چیست و ارکان مورد نیاز جهت ایجاد آن چیست.تعریف اعتماداعتماد، میل به قرار گرفتن در معرض خطر یا آسیب احتمالی احساسی یا فیزیکی است. زمانی که من اعتماد می‌کنم، می‌پذیرم که چیزهایی را که برای من با اهمیت و با ارزش هستند، تحت اثر اقدامات افراد دیگر قرار گیرند. عدم اعتماد وضعیتی است که در این خصوص نوعی ناامنی به ذهن من متبادر می‌شود. ما معمولا چه چیزهایی را تحت اثر دیگران قرار می‌دهیم؟ این موارد می‌تواند شامل موقعیت شغلی، اعتبار، ایده‌ها، کار، فرصت، احساس یا حتی یک دسته چک باشد.آناتومی اعتمادجهت تبیین اجزای مورد نیاز برای ساختن اعتماد می‌توان از «ارکان هفت‌گانه اعتمادسازی» استفاده نمود که در این مطلب ارائه می‌نماییم. هر کدام یکی از مولفه‌های سازنده و نگه‌دارنده اعتماد و در نتیجه تسهیل‌کننده ایجاد چابکی در سازمان است.پای‌بندی به مرزهااولین موضوع این است که حدود و مرزهای مشخصی برای خود تعریف نموده و به آنها پایبند باشید. هم دیگران باید به مرزهای شما احترام بگذارند و هم شما به مرزهای دیگران. چارچوب اسکرام مثالی از حدودی است که به تیم کمک می‌کند تا بر یک هدف تمرکز و خود مدیریتی داشته باشد و در پایان اسپرینت یک محصول قابل‌عرضه ارائه نماید. اعضای تیم در طول اسپرینت با قبول نکردن کارهای اضافی که هدف اسپرینت را به خطر می‌اندازد، به این مرز پایبند هستند. اعضای دیگر سازمان نیز با عدم اعمال فشار یا اجبار برای شکستن این مرز به آن احترام می‌گذارند.همچنین ممکن است افراد مرزهای شخصی را در محیط کار برای خود تنظیم نمایند. ممکن است فردی مرزش این باشد که کار را محدود به ساعات اداری و محل شرکت کند یا شاید ایمیل‌های کاری را در آخر هفته بررسی نکند. ممکن است هیچ پروژه یا کار جدیدی را تا زمانی که معادلش از کار فعلی حذف شود، قبول ننماید.کسب قابلیت اطمینانبه این معنا که هرکس کاری را که قبول کرده یا بر عهده گرفته به طور مداوم و به‌درستی انجام دهد. قابلیت اطمینان زمانی اهمیت پیدا می‌کند که نیاز است افراد به منظور حل مسائل چالش‌برانگیز با هم همکاری کنند. قابلیت اطمینان زمانی اهمیت پیدا می‌کند که اندازه‌گیری موفقیت بر اساس نتایح تیم انجام شده و نه فقط بر مبنای فعالیت‌های انفرادی. همچنین نمی‌شود که فقط یک‌بار قابل اطمینان بود، مداومت در آن اهمیت دارد. به منظور کسب این ویژگی باید دو مورد را مدنظر قرار دهید:انتظارات واضحی را ایجاد نمایید:یک تیم اسکرام، هدف اسپرینت مشخصی داشته و یک برنامه شفاف برای دستیابی به آن دارد. این انتظارات حداقل به صورت روزانه مورد بازبینی مجدد قرار می‌گیرد. آنها همچنین در خصوص کیفیت و کامل‌بودن کارها نیز در تعریف کار تکمیل‌شده (DoD) توقعات روشنی را تنظیم می‌نمایند.بیش از حد متعهد نشوید:وقتی می‌خواهید چند کار را باهم انجام دهید، ممکن است برای تمرکز، مشکلات زیادی داشته باشید یا از کارها بزنید یا برخی را فراموش کنید و حتی فرسودگی شغلی را تجربه کنید. یاد بگیرید که «نه» یا «الان نه» بگویید. قطعا ما نمی‌توانیم پیش‌بینی کنیم که کارها دقیقا چقدر به طول می‌انجامد بنابراین ممکن است اشتباه کنیم. اما آیا بر روی کارهایی که برعهده گرفتیم تمرکز داریم؟ آیا با ذهنی باز نسبت به اطلاعات جدیدی که بر توانایی ما برای تکمیل کارهایی که بر عهده گرفته‌ایم موثر است، پذیرا هستیم؟ایجاد پاسخگوییشما را پاسخگوی انجام کارهایی می­دانم که گفته‌اید انجام می­دهید. شما هم می‌توانید مرا پاسخگوی انجام کارهایی بدانید که گفته‌ام انجام خواهم داد.انتقاد از دیگران و به‌چالش‌کشیدن آنها در کار ناپسند نیست. وقتی احترام زیادی برای یک فرد قائل هستید و برایتان مهم است، در موقعیت لازم آن را انجام دهید. اگر هم در شرایطی بودید که چنین بازخوردی دریافت کردید، باید قدردان باشید که شخصی آنقدر شجاع بود تا به شما کمک کند که موردی را ببینید که شاید قادر به دیدن آن نبودید و به شما کمک کرده تا کار خود را بهتر انجام دهید.از آنجایی که ما انسان هستیم، احتمال دارد گاهی خراب‌کاری کنیم. وقتی این کار را کردید، مسئولیتش را بر عهده بگیرید. عذرخواهی کنید و در فکر اصلاح باشید. اگر هم این اتفاق برای دیگران افتاد، بگذارید آن شخص مسئولیتش را بر عهده بگیرد، معذرت بخواهد و جبرانش کند.محرم اسرار بودنهرچه را که با من به‌اشتراک بگذارید، آن را محرمانه نگه می‌دارم. از شما هم توقع دارم که راجع به من و بقیه افراد همین­طور باشید.وقتی علیه دیگران سخن­‌چینی یا توطئه می­‌کنیم، نشان می‌دهیم که نمی­توانیم اطلاعات را حفظ کنیم. این موضوع سبب می­شود اعتماد از بین برود. اگر یکی از اعضای تیم در مورد مشکلاتش با یکی دیگر از اعضای تیم، به سراغ اسکرام مستر بیاید، او می‌بایست از فرد بخواهد که مساله­اش را مستقیماً با هم­تیمی­اش مطرح کرده و آن را با او حل کند. اگر خودتان را به‌جای طرف مقابل بگذارید، چه حسی پیدا می‌کنید از این که یکی از اعضای تیم از شما به یک فرد دیگر گله و شکایت کند؟جلسه بازاندیشی اسپرینت، مثالی است که در آن، به‌عنوان یک تیم تلاش می­کنیم محرم اسرار هم باشیم. فقط اعضای تیم اسکرام در آن شرکت می‌کنند و جزئیات رویدادها در همان‌ اتاق باقی می‌ماند. نقش یک اسکرام مستر در این جلسه آن است که کمک کند تا بحث به جای تمرکز بر نکات منفی، گله­‌گذاری و شکایت، بیشتر به سمت بهبود مستمر و حفظ فضای مثبت تمایل پیدا کند.منسجم عمل کردنانسجام در مورد انتخاب شجاعت به­‌جای راحت­‌طلبی بوده و تماما انتخاب موضوعات درست را بر موارد سرگرم‌کننده، سریع یا آسان، مورد تاکید قرار می‌دهد. به­‌جای اینکه فقط در مورد ارزش­‌هایتان صحبت کنید، تلاش کنید تا آنها را به اجرا بگذارید.مالکان محصول انسجام را به­‌این صورت نشان می‌دهند که به ذینفعانی که به دنبال قابلیت‌هایی هستند و آن موارد مطابق با چشم‌انداز محصول نیست یا ارزش کمی دارد، پاسخ منفی می‌­دهند. آنها این موارد را حتی صرفا با هدف جلب رضایت ذینفعان، در سطوح پائین بک‌­لاگ محصول نیز قرار نمی‌دهند. تیم‌های اسکرام، انسجام را با عدم نمایش نرم‌افزار ناتمام در جلسه بررسی اسپرینت نشان می‌دهند.زمانی‌­که رهبران ما ارزش‌هایشان را بیان می‌کنند، از آنها انتظار می­رود که آن ارزش­‌ها را با اقدامات و تصمیم­هایشان نشان دهند. افراد، به رهبرانی که حرف و عمل‌شان یکی نیست اعتماد نمی­‌کنند. اگر یک رهبر ادعا کند که او برای یادگیری و نوآوری ارزش قائل می‌شود، اما نحوه ارزیابی او برای سنجش افراد بر اساس «نفر-ساعت قابل پرداخت» یا «تعداد خط‌های کد نوشته شده» باشد، این ناهماهنگی موجب از بین ­رفتن انسجام می­شود.قضاوت نکردنمی­‌توانید سخت تلاش کنید، کمک بخواهید و من هم شما را قضاوت نمی­‌کنم. من هم می­‌توانم سخت تلاش کنم، کمک بخواهم و شما هم مرا قضاوت نمی‌­کنید.با تمرین قضاوت نکردن، مراقب حساسیت‌ها و آسیب‌پذیری دیگران هستید. هیچ ایرادی ندارد که کسی به کمک دیگران نیاز داشته باشد. در حقیقت، ما بهتر است برای «اعلام نیاز به کمک­» ارزش قائل شویم. وقتی به دیگران پیشنهاد می­‌کنیم که کمکشان کنیم، نمی‌توانیم این‌طور فکر کنیم که طرف مقابل کم‌کاری کرده است.شاید به نظر من، کیفیت کار شما کم بوده و مطابق با استانداردها نباشد؛ اما نباید فکر کنم که عمداً کار را بی‌کیفیت انجام دادید یا به ­اندازه من متعهد نیستید. می­توانم شما را بدون اینکه قضاوت کنم، مسئول بدانم.اعتقاد راسخ به یادگیری از شکست­ها، یکی دیگر از روش­‌هایی است که تیم­ها و سازمان­ها می­توانند از آن استفاده کرده و قضاوت­ نکردن را تمرین کنند.سخاوت‌مند بودنمی­‌توانید سخاوت‌مندانه‌ترین برداشت‌ها را از صحبت­ها، اقدامات و نیات من داشته باشید. من هم در مورد شما همین رفتار را خواهم داشت. سخاوت به این معنا است که قبول کنیم همۀ ما انسان هستیم و همه اشتباه می­‌کنیم و همه شرایط سخت را تجربه می­‌کنیم. یعنی ما حاضریم دیگران ببخشیم و به آنها فرصت دهیم تا اشتباه‌شان را جبران کنند. می‌بایست فضایی را برای یادگیری و رشد غیر قابل اجتناب در نظر بگیریم که لازمۀ انسان‌بودن و عضویت در یک تیم است.شاید به­‌خاطر حرفی که در جلسۀ برنامه­‌ریزی به من زدید، احساس کنم که به من بی‌­احترامی شده است، اما می­‌دانم که عمداً نمی­‌خواستید مرا ناراحت کنید. با گفتگویی مستقیم و صادقانه احساسم را در این مورد بیان می­‌کنم، اما به شما برچسب نامحترم نمی‌زنم....ده دقیقه زمان بگذارید و راجع به این پرسش‌ها فکر کنید. یک یا دو رابطه‌ای را انتخاب کنید که هدفتان در آنها اعتمادسازی است.گام اول: این روش چگونه می‌تواند به شما کمک می­‌کند تا به شیوۀ متفاوتی در مورد مبحث اعتماد تفکر و در موردش اقدام کنید؟گام دوم: در مورد این که این هفت مولفۀ را چه مواقعی ایجاد کرده‌اید، چه مثال­‌هایی می­‌توانید بزنید؟گام سوم: در چه موقعیت­‌هایی برای تقویت هر هفت مولفۀ فرصت دارید؟منبع: agilesocks https://planagroup.ir/agile-transformation/sstk01/