تجربه 5 ساله من از برنامه‌ریزی شخصی با تلفن همراهم

توی این نوشته در مورد برنامه‌ریزی شخصی - با توجه به تجربه‌ای که تا حالا داشتم- می‌نویسم. کل مطلب رو توی 4 قسمت تقسیم کردم :1 مقدمه.2 موارد عملی : روش ها و نرم‌افزارها و تجربه من ازشون.3 موارد تئوری : کتاب‌ها و دوره‌های انگیزشی و موفقیت و نظر من در موردشون.4 نتیجه‌گیری .1 مقدمهبیشتر مواقع گفته میشه که برنامه‌ریزی، استفاده مفید از زمان رو بهبود میده و باعث موفقیت میشه.اما هر چی آمار در مورد موفق بودن هست برا شخصیت‌های حقوقی مثل کارخونه‌هاست. خیلی راحت میشه بررسی کرد که یه کارخونه در یه دوره زمانی سود داده یا زیان، توی این بررسی‌ها هم تمام اعداد و ارقام توی صورت‌های مالی مثل تراز مالی شرکت مبناشون یک چیزه : پول.اما به نظر من برای امور شخصی نمیشه موفقیت رو دقیق - با معیاری مثل پول - اندازه گرفت چون توی زندگی شخصی، احساسات و روابط و علایق انسانی هم هست. نمیشه روی کاغذ آورد که الان کارایی من توی روابطم با اطرافیان چقدر خوبه، یا چقدر از شرایطم راضیم. البته نمی‌گم برنامه‌ریزی موفقیت نمیاره بلکه برعکس، اتفاقا موفقیت‌هایی رو در زمینه‌های غیر پولی و مادی به انسان میده که شاید خیلی بزرگ‌تر از موفقیت مالی باشن ولی در ظاهر نمیشه به افراد دیگه نشون دادشون .حالا چرا برنامه‌ریزی می‌کنیم ؟ دو تا مورد که من بهش رسیدم : علاقه و نیاز.معمولا وقتی می‌خوایم کارهامون که خیلی شلوغ شده رو سر و‌ سامون بدیم می‌ریم سراغ برنامه‌ریزی و این‌که یه چیزی پیدا کنیم که کارها رو باهاش مرتب کنیم تا بفهمیم توی اون شلوغی داریم چه کار می‌کنیم. این از سر نیاز هست.وقتی که وضعیتمون خیلی شلوغ نیست ولی تصمیم می‌گیریم که مثلا از شنبه آدم مرتبی باشیم ،کارهامون مرتب و روی نظم باشه، یا به یه هدف توی چند ماه یا سال برسیم، این بیشتر از سر علاقه هست.هر دوی این‌ها - علاقه و نیاز - ممکنه در طول یه مدت زمانی مثلا یک هفته تا ده روز بعدش جاشون رو به علاقه‌ها و نیازهای بزرگتر و مهم‌تر بدن. برا همینه که خیلی‌ها برنامه‌ریزی‌شون تا یه هفته دووم میاره، "از شنبه شروع می‌کنم" میره برا هفته بعد یا یکی از شنبه‌های آینده‌ای که دوباره برن سراغش.2 موارد عملی : روش ها و نرم‌افزارها و تجربه من ازشونمن از زمان دبیرستان تا دانشگاه و بعد سر کار دغدغه برنامه‌ریزی رو برای کارهام داشتم ولی این مساله رو خیلی جدی نمی‌گرفتم، تا این‌که از حدود 5 سال پیش به صورت خیلی جدی برنامه‌ریزی کردن برای کارهام رو شروع کردم. از وقتی هم شروع شد که خواستم توی مقطع دکترا کنکور بدم. اوایلش خیلی برنامه ریزی ساده‌ای بود، فقط روی کاغذ و فقط هم برا مطالعه دروس بود. کم‌کم پیشرفته‌ترش کردم، نرم‌افزارهای گوناگون و روش های مختلف رو امتحان کردم و بعد این برنامه ریزی رو آوردم توی جنبه‌های بیشتری از زندگی شخصیم و بعد آوردم توی همه کارهای روزمره‌ام.توی این سال‌ها به موارد بسیار زیادی سر زدم و امتحانشون کردم. از نرم‌افزارها گرفته تا کتاب‌ها و پادکست‌ها و سایت‌ها و... .با تجربه‌ای که از همه چیزهایی که در این سال‌ها برای برنامه‌ریزی کارهای روزانه‌م استفاده کردم، به این نتیجه رسیدم که برنامه‌ریزی روی کاغذ توی این زمونه تقریبا کار نشدنی هست. یعنی شدنی هست ولی به صرفه نیست. مثلا امروز 20 تا کار باید انجام بدم. شاید تا پایان روز ده تاش رو بتونم انجام بدم، این‌که فردا دوباره کاغذ بردارم و 20 تا کار دیگه توش بنویسم اصلا مقرون به صرفه نیست. بهترین کار هم استفاده از تلفن همراهه به نظرم. چون خیلی پیش میاد که در طول روز موارد پیش‌بینی‌نشده برامون اتفاق میافته و برنامه عوض میشه . نمیشه که یه لپ تاپ همه جا همراه داشته باشیم و برنامه‌مون رو آپدیت کنیم. پس تلفن همراه بهترین گزینه هست . به نظرم می‌تونیم برای نرم‌افزارها و روش‌هایی که میشه در برنامه‌ریزی استفاده کرد، دسته‌بندی زیر رو در نظر بگیریم :1 روش‌ها: توی برنامه‌ریزی چندتا روش و تکنیک‌ داریم، از اسکرام - Scrum - و اجایل - Agile - و کانبان - Kanban - گرفته تا بولت ژورنال، پومودورو و... . هر شخصی توی دنیا از یه روشی به دلخواه و سلیقه خودش میتونه استفاده کنه. من از بولت ژورنال خوشم نیومد. میتونین همین عبارت رو جستجو کنین و شکل‌هاشو توی جستجوی عکس‌ها ببینین. به نظرم وقت زیادی می‌گیره برای مدیریت کردن تمام کارهای روزانه. برای هفتگی و ماهانه خوبه اونم تا حدی . یکی هم این‌که یه مرد پا به سن گذاشته بنشینه و توی یه دفتر دورتادور یه ابری که هدف 20 سال آینده‌ش رو داخلش نوشته، گل و بلبل بکشه ، برام جالب نیست :)اما از اسکرام خیلی خوشم اومده . اصولا اسکرام یه روش برنامه‌ریزی هست که توی شرکت‌های استارتاپی و نرم‌افزاری استفاده میشه. چیزای خوبی هم داره مثلا اسپرینت که همون بررسی هفتگی کارهای انجام شده و کارهای بعدی هست. اجایل و کانبان هم تقریبا شبیه همین هستن. 2 نرم‌افزارها و سرویس‌ها: توی تمام پلتفرم‌ها موارد زیادی برای استفاده در برنامه‌ریزی هست که می‌تونم اونا رو به چند دسته تقسیم کنم:دسته اول اونایی که برای کشیدن نقشه ذهنی‌ هستن - به انگلیسی mind map رو جستجو کنین پیداشون می‌کنین-. این‌ها برای هدف‌گذاری و ارتباط اهداف و زيرمجموعه هاشون با هم هستن و به صورت نموداری اهداف و کارها رو نشون میدن.من از mindnode استفاده میکردم خوب بود . امکانات خوبی داره . نسخه رایگانش برا من کافی بود و خیلی باهاش حال کردم. چندتای دیگه هم می‌تونین اینجا پیدا کنین : نرم‌افزارهای نقشه کشی ذهنی دسته دوم برای تعیین هدف هستن - به انگلیسی goal setting میشن - که شامل گزینه‌هایی برای تعیین اهداف، اندازه‌گیری میزان پیشرفت در هر کدوم، زمان‌بندی و از این موارد هستن.برا نمونه میشه way of life رو مثال زد . من خودم توی این مورد نرم‌افزار خاصی رو استفاده نمی‌کنم . اوایل یکی دوتا رو امتحان کردم و آخر سر رفتم توی اکسل برا خودم یه مثلا اپ ساختم که کارمو راه میاندازه.دسته سوم برای مدیریت کارها در پایین‌ترین سطح برنامه ریزی هستن یعنی کارهای روزانه - personal task management apps رو می‌تونین ببینین - .توی این دسته من از tasks الان دارم استفاده می‌کنم و عالیه . یه امکانی که داره اینه که میشه کارها رو توی چندین لیست تقسیم‌بندی کرد مثلا کارهای داخل خونه ، کارهای شغلی، تلفنی ها و ... . امکان خیلی خوبش برا من اینه که می‌تونم برا هر کدوم از این لیست‌ها یه ویدجت جداگونه توی صفحه‌های گوشیم داشته باشم. غیر از این مورد wunderlist و microsoft to do هم هستن و امتحانشون کردم و ازشون خوشم اومده. گزینه‌های بیشتری هم با جستجو پیدا میشن.دسته چهارم تلفیقی از دسته دوم و سوم هستن بهشون میگن مدیریت پروژه - project management رو ببینین-. از سطح اهداف بزرگ و چندین ساله تا ریزترین موارد مثل کارهای روزانه، ارتباط بخش‌ها با هم و... رو دارن.توی این دسته میشه asana و trello رو مثال زد. هنوز امتحانشون نکردم ولی این دوتا از غول‌های برنامه‌ریزی هستن و یه روزی می‌خوام برا برنامه‌ریزی شخصی ازشون استفاده کنم . notion هم هست که نصبش کردم ولی از بس بزرگ و توپر هست فعلا گذاشتمش برا بعدا .دسته پنجم موارد مرتبط با اندازه گیری زمان صرف شده هستن که بهشون میگن زمان‌سنج ها - time tracker و goal tracker -.من از Atracker خیلی راضی بودم . گزراش‌های خوبی داره و کنترل کردن زمان شروع و پایان هر کار خیلی راحته . البته نسخه رایگانش محدودیت داره . دسته ششم مخصوص تکنیک‌های برنامه‌ریزی شخصی مثل نرم‌افزارهای بولت ژورنال و پومودورو و... هستن. مثلا برای تکنیک پومودورو چندتا نرم‌افزار داریم. من از تکنیک پومودورو استفاده نکردم تا حالا. از بولت ژورنال هم به اندازه کافی خوشم نیومد. روش‌های دیگه هم فقط مطالعه جزیی داشتم در موردشون .دسته هفتم با زمان کار زیادی ندارن ولی می‌خوان کار کردن با افراد و فایل‌ها و این جور موارد رو مدیریت کنن که توی برنامه‌ریزی شخصی به کار میان. مثلا نرم‌افزار و سرویس pocket یا اونایی که لیست می‌سازن یا اونایی که برای یادداشت‌نویسی روزانه و خاطره‌نویسی هستن جزو این دسته هستن.برای یادداشت روزانه از Awesome note 2 استفاده کردم . عالیه . هیچی کم نداره .دسته هشتم هم مدیریت زمان رو برای کار خاصی انجام میدن و اختصاصی هستن، مثل اپ های مخصوص دویدن.اون‌هایی که خیلی برنامه‌ریزی رو حرفه‌ای و کامل اجرا می‌کنن معمولا از یه نرم‌افزار استفاده نمی‌کنن، ترکیبی می‌زنن. مثلا برای یادداشت روزانه از یکی، برای کارهای روزانه و مدیریت تسک ها از یکی دیگه و برای نگهداری فایل ها و ذخیره مطالب از یه نرم‌افزار دیگه استفاده می‌کنن.چون هیچ برنامه‌ای صد در صد طبق سلیقه همه نیست و امکاناتش هم برای همه کامل نیست . هر کسی بنا به سلیقه و نوع برنامه‌ریزی خودش میتونه از یه ترکیبی از این برنامه‌ها و روش‌ها استفاده کنه . یک مورد دیگه هم که باید بگم اینه که برای برنامه‌ریزی باید وقت گذاشت. من زمان برنامه‌ریزی روزانه‌م ساعت 6 صبحه . برای اینکه کارهای روزانه‌م رو توی برنامه هر روز قرار بدم و کارهای روزهای قبل رو بررسی کنم و یادداشت روزانه بنویسم و از این جور موارد هر روز بین 30 تا 45 دقیقه وقت میذارم . بعضی روزها کمتر و بعضی روزها بیشتر . مثل ورزش میمونه. اگربخواین بدن ورزیده و سیکس پک داشته باشین با هفته ای 2 ساعت و یا روزی 5 دقیقه زیاد نمیشه کاری پیش برد. حتما 5 روز در هفته و حداقل روزی 30 دقیقه ورزش لازم میشه. برنامه‌ریزی مرتب هم با هفته‌ای دو ساعت و سه ساعت نمیشه.3 موارد تئوری : کتاب‌ها و دوره‌های انگیزشی و موفقیت و نظر من در موردشون.نظر افراد مختلف در مورد کتاب‌های انگیزشی و سخنرانان انگیزشی و دوره‌های موفقیت فرق می‌کنه . من تا حدی انگیزشی ها رو قبول دارم . تا حدی هم که ‌میگم شامل فقط 5 تا ویدیوی انگیزشی هست که روی لپ‌تاپم دارم و اونا هم فقط کلیپ ورزشی هستن (: . دیگه از موارد دیگه‌ش خوشم نمیاد . نه از کتاب‌هایی در مورد قورباغه منو کی قورت داد و کی پنیر من رو گذاشت تو جیبش و ... خوشم میاد و نه از افرادی مثل آنتونی رابینز و برایان تریسی و نسخه های ایرونی‌شون. نظر کاملا شخصیمه. به نظرم این سخنرانا خودشون کار سختی نکردن توی زندگیشون . فقط خوب مخاطبشون رو که تشنه کلمات انگیزشی هستن تغذیه میکنن . اصلا عبارت " سخنرانان انگیزشی" رو جستجو کنین . تصاویر پرتره اینا رو میاره. همه‌شون یه لبخند خاصی دارن که حالمو یه جوری میکنه . انگار دارن مصنوعی لبخند می‌زنن.آدم موفق این‌قدر زحمت کشیده و داره زحمت می‌کشه که وقت نمی‌کنه دوره بیافته سراسر یه کشور و سمینار پشت سمینار در مورد موفقیت "صحبت" کنه. یه نفر دیگه زحمتاشو کشیده و رنج‌هاشو برده و موفق شده، اینا دوره افتادن از اونا نقل قول می‌کنن . می‌دونم نسبت به بعضیا این نظرم یه کم تنده ولی برداشت من اینه.بیشتر سخنرانان انگیزشی‌ هم مثال‌هاشون از موفقیت افرادی چون وارن بافت و جف بزوس و ایلان ماسک هست. در اول این نوشته هم در مورد بهره‌وری گفتم که موفقیت یا عدم موفقیت شرکت ها با اعدادی که معیارش پول هست سنجیده میشه. ولی موفق بودن یا نبودن افراد رو نمیشه با عدد نشون داد. به نظر من یه زیرکی خاصی اینجا از سوی سخنرانان انگیزشی به کار میره . وارن بافت و جف بزوس و ایلان ماسک موفق شمرده میشن چون شرکت هاشون موفق هستن . یعنی اینجا موفقیت فردی لینک میشه به موفقیت شرکت اون فرد . توی زندگی شخصی وجه اقتصادی فقط یه جنبه از زندگیه . نمیشه که چون وجه اقتصادی زندگی یه نفر خیلی خوبه کلا فرد موفقی باشه . نمونه‌ش هم طلاق جف بزوس هست و قضیه ایلان ماسک و اون بازیگرا . من به عنوان یه شخص ممکنه از نظر اقتصادی به پای موفقیت وارن بافت و ایلان ماسک نرسم ولی از نظر عاطفی ایلان ماسک و جف بزوس هم ممکنه که اصلا نتونن به پای موفقیت من در این زمینه برسن .4 نتیجه گیری تجربه شخصی من میگه که میزان مفید و لازم بودن برنامه‌ریزی شخصی اصلا قابل اندازه‌گیری و قابل اثبات نیست. چون سود و زیان عاطفی و ارتباطات خانوادگی و سلامتی شخصی و این جور موارد فردی رو نمی‌تونیم بهشون عدد بدیم و اندازه بگیریمشون. البته برنامه‌ریزی مفید هست ولی میزان مفید بودنش قابل اندازه‌گیری نیست و حتی شاید میزانش از میزان درآمد و پول افراد هم بیشتر باشه. هر کسی با توجه به زندگی شخصیش میتونه در یک یا چند وجه از زندگیش خیلی موفق باشه . مثلا در زمینه خانواده و ارتباط با دوستان از پولدارترین آدم ها هم موفق‌تر باشه .