نکات مهمی که قبل از برگزاری نمایشگاه باید بدانید

هدایای نمایشگاهییکی از مشاوران برتر کسب و کارهای کوچک در لس آنجلس، راب فرانکل، می گوید: “اگر نتوانید قبل از برپایی نمایشگاه شبکه سازی کنید ۸۰ درصد از ارزش نمایشگاه تجاری را از دست داده اید”شرکت های موفق از مدت ها پیش از برپایی نمایشگاه با مشتریان فعلی و بالقوه خود در این زمینه ارتباط برقرار می‌کنند و ضمن یادآوری حضور خود در نمایشگاه آن‌ها را به بازدید از غرفه خود فرامی‌خوانند.رمز موفقیت شما در نمایشگاه تجاری این است که به همه مشتریان فعلی و بالقوه، تامین کنندگان و تمامی هم‌پیمانان خود اطلاع رسانی کنید و با ارائه گزینه های ارزشمند آنها را به بازدید دعوت کنید.اگر از قبل شماره غرفه خود را میدانید، در تمامی تبلیغات خود این شماره را ذکر کنید تا به این ترتیب برقراری تماس مردم با شما راحت تر شود. با ارسال نامه ها و پیشنهادات خلاقانه و ارائه فرصت‌هایی برای کسب جوایز ارزشمند، مشتریان را در انتظار برپایی نمایشگاه بگذارید. هدف از فعالیت های تبلیغاتی و پیشبرد فروش قبل از برپایی نمایشگاه، افزایش میزان بازدید مشتریان و خریداران بالقوه از غرفه شماست.فعالیت‌های پیشبرد فروش می تواند به صورت حضوری و یا از طریق ارسال نامه های مستقیم، ایمیل و یا تبلیغات رسانه ای اجرا شود. علاوه بر آن قرار دادن دعوتنامه، بروشور و آگهی های چاپی در فروشگاههای عرضه محصولات خود، آنها را ضمیمه تمامی خریدهای مشتریان خود کنید و به این ترتیب هر وقت می توانید مشتریان را برای بازدید از غرفه خود فرا خوانید.درج اطلاعات و جزئیات مربوط به نمایشگاه و غرفه شما در وب سایت شرکت و یا خبرنامه های محلی می تواند نقش مهمی را بازی کند.کارکنان خود را نیز در فرآیند تبلیغات پیش از نمایشگاه مشارکت دهید و از آنها بخواهید که از طریق تبلیغات دهان به دهان دیگران را برای بازدید از غرفه شما فراخوانند.در صورتی که این نمایشگاه تخصصی است و بسیاری از بازدیدکنندگان قبل از برپایی نمایشگاه ثبت‌نام می‌کنند، کار برای شما راحت تر است. در این صورت با دریافت فهرستی از ثبت نام شدگان و کسب اطلاعات تماس آنها از طریق برگزارکنندگان نمایشگاه می توانید به بهترین شیوه فعالیت تبلیغاتی خود را آغاز کنید.در شناسایی علایق بازدیدکنندگان و اجرای تبلیغات قبل از نمایشگاه، خلاقیت به خرج دهید. به عنوان مثال اگر هدایای منحصر به فرد و کمیابی را به بازدیدکنندگان هدیه می‌دهید، قبل از برپایی نمایشگاه ذهن آنها را به بازی بگیرید و به آن ها نوید اعطای هدیه ای ارزشمند را بدهید.همراه ساختن این فعالیت‌ها با ارائه هدایای تبلیغاتی موجب می شود که بازدیدکنندگان بیشتری از غرفه شما دیدن کنند و در صدد کسب اطلاعات بیشتر از محصولات و خدمات شما باشند.به طور کلی بر اساس نتایج مطالعات بلند مدت انجمن بین المللی هدایای تبلیغاتی، ارائه هدایای تبلیغاتی ارزشمند، تاثیر بیشتری بر حجمِ فروشِ بلندمدتِ شرکت دارد و تصویر ذهنی مصرف کنندگان و جامعه را از نام و نشان تجاری ارتقا می دهد.با توجه به اهمیت دعوتنامه ها در مرحله قبل از برپایی نمایشگاه، مهم هست که بتوانید متنی خلاقانه و ترغیب کننده داشته باشید.از خلاقیت در تهیه متن پیام و شیوه ارسال آن نزد مخاطبان خود نهراسید؛ با نوآوری،‌ مشتریان بالقوه خود را برای حضور در نمایشگاه و بازدید از غرفه خود تشویق کنید.یکی دیگر از برترین شیوه های ترغیب مردم برای بازدید از نمایشگاه، ارسال نیمه ای از هدایایی است که معمولاً به صورت دوتایی یا به صورت یک مجموعه استفاده می‌شوند؛ به عنوان نمونه، برخی از شرکت‌ها با ارسال یک گوشواره یا نیمی از یک خودکار به همراه دعوت نامه ها تلاش می کنند تا بازدیدکنندگان را برای حضور در غرفه و دریافت هدیه به صورت کامل ترغیب کنند. این گونه شرکت‌ها اطمینان دارند که بازدید از غرفه می تواند تاثیرگذاری چشمگیری بر سطح آگاهی از نام و نشان تجاری و میزان خرید مشتریان بر جای بگذارد و با این اطمینان از اتخاذ ترفندهای اینچنینی و صرف هزینه برای ترغیب بیشتر مخاطبان استفاده می کنند.حدود ۶ تا ۸ هفته قبل از برپایی نمایشگاه، در فکر تهیه هدایای تبلیغاتی و درج اطلاعات تماس با شرکت، بر روی سایر وسایل مانند خودکار، کاغذ و متون تبلیغاتی مورد نیاز خود باشید تا از دریافت به موقع آنها اطمینان حاصل کنید.یکی از بزرگترین فجایع در حضور نمایشگاهیِ شرکت، زمانی رخ می‌دهد که در دعوتنامه های خود، وعده دریافت هدایای تبلیغاتی را به بازدیدکنندگان بدهید اما به دلیل عدم هماهنگیِ به موقع، از ارائه آنها در غرفه خود ناتوان باشید.قبل از ارسال سفارش ها با هماهنگ کنندگان نمایشگاه مذاکره کنید تا به طور تقریبی تعداد بازدیدکنندگان را محاسبه نمایید؛ علاوه بر تعداد تقریبی بازدیدکنندگان، تعداد بیشتری از کالا را سفارش دهید تا اطمینان یابید که به طور ناگهانی موجودی هدایای تبلیغاتی شما تمام نمی شود.