مراحل کامل گرفتن معافیت تحصیلی و مجوز خروج از کشور مشمولان

توی این نوشته میخوام تجربه خودم رو از گرفتن مجوز خروج از کشور بعد از پذیرش دکترا بنویسم. زمانی که میخواستم شروع کنم به کارای معافیت تحصیلی خارج از کشور توی اینترنت یه سری اطلاعات قدیمی تو سایت‌های شرکتای مهاجرت و… میومد که حتی سامانه‌هایی که توش اسم برده بود دیگه وجود نداشتن یا جایی به نقش سفارت‌ها بعد از خروج از کشور برای تایید ثبت‌نام دانشگاه و گرفتن مهر تردد برای سفر به ایران اشاره‌ای نشده بود. تصمیم گرفتم اطلاعات به‌‌روز شده رو بذارم تا شاید کار یکی زودتر راه بیافته. الان که دارم اینا رو می‌نویسم چند ماه از خروجم از کشور گذشته و ممکنه بعضی از جزئیات رو از قلم بندازم پس لطفاً اگه سوالی داشتین توی کامنتا بنویسین تا بعدا به متن اضافه کنم.image from www.istockphoto.com/در اولین قدم شما باید نامه پذیرش ارشد یا دکتراتون به صورت رسمی از دانشگاه اومده باشه (برای آمریکا i20) و توش تاریخ شروع تحصیلتون مشخص باشه. دوم اینکه وضعیت نظام وظیفه‌تون باید بدون غیبت باشه یعنی باید نامه معافیت تحصیلی داشته باشین یا توی بازه‌ی یه ساله‌ بعد از فارغ‌التحصیلی باشین و یا برگه سبز اعزام به خدمت داشته باشین. (اگه سرباز هستین میتونین با گرفتن اجازه از یگان‌ خدمتتون معافیتتون رو شروع کنین.) من آخر متن چند تا نکته هم درباره زمان گرفتن برگه سبز و تمدید تاریخ اعزام می‌نویسم.شما به طور خلاصه (و به ترتیب) با سه تا اداره کار دارین: ۱-نظام وظیفه، ۲-سازمان امور دانشجویان و ۳-اداره گذرنامه. نظام وظیفه از شما وثیقه میگیره و معافیت تحصیلی شما رو صادر میکنه، سازمان دانشجویان مقطع خارج از کشور شما رو ثبت میکنه و مدارک تحصیلی شما رو آزاد میکنه و بعد از آزادسازی مدارک و ثبت معافیت نظام وظیفه و ویزا و بلیط و ... توی پرونده‌تون نامه خروج از کشور شما رو به اداره‌ گذرنامه صادر میکنه. اداره گذرنامه هم اون نامه رو با پاسپورت شما میگیره و ممنوع‌الخروجی شما رو لغو میکنه تا بتونین مثل یه آدم معمولی به خارج سفر کنین. [گریه حضّار]همه مراحلی که می‌نویسم برای دانشجوهای وزارت علومه و اگه وزارت بهداشت مدرکتون رو صادر میکنه مسیر معافیت و خرید مدرک شما از یه هفت‌خوان دیگه میگذره. (گویا باید توی سایت موحد mohed.behdasht.gov.ir ثبت‌نام کنین و پاشین برین خود وزرات‌خونه توی بلوار ایوانک.)مراحل رو به ترتیبی که انجام دادم اینجا می‌نویسم. تا مرحله ۳ کارها آنلاینه و هیچ نیازی به رفتن حضوری به تهران نیست. کارها برخلاف انتظار نه از از سایت سازمان دانشجویانِ وزارت علوم بلکه از سایت نظام‌وظیفه شروع میشه.۱) برای گرفتن معافیت تحصیلی باید وارد سایت سخا (نظام وظیفه ) با آدرسservices.eplice.ir بشین. اگه تا الان حساب نداشتین رمز عبورتون رو باید از یه دفتر پلیس۱۰+ بگیرین. توی سایت سخا پروفایلتون رو کامل کنین و توی قسمت وظیفه عمومی> ثبت درخواست> درخواست معافیت تحصیلی خارج از کشور رو انتخاب کنین. اطلاعات مقطعی که پذیرش گرفتین رو ثبت کنین و یه سری مدارک {تصویر شماره ۱} رو به صورت یه فایل PDF آپلود کنین که شامل اسکن کارت ملی،شناسنامه، نامه پذیرش، مدرک زبان و وضعیت نظام وظیفه‌ست (نامه فارغ‌التحصیلی به نظام وظیفه و در صورت وجود برگه سبز). اگه از نظر نظام وظیفه مشکلی برای ادامه تحصیل نداشته باشین درخواستتون ثبت میشه و بعد از پرداخت سی هزار تومن این مدارک میره برای کارشناس وزارت علوم تا تایید بشه (تایید اولیه،ثانویه و نهایی با پیامک) که معمولا یه هفته طول میکشه. (اگه توی مقطعی که هستین انصراف دادین و میخواین اون مقطع رو خارج از کشور بخونین باید نامه انصرافتون هم تو سخا ثبت شده باشه. گویا هر دانشجو یه بار مجازه انصراف از تحصیل و تغییر رشته رو توی نظام وظیفه ثبت کنه.)تصویر شماره ۱، مدارک لازم برای گرفتن معافیت تحصیلی ۲) همزمان شما باید توی سامانه سجاد سازمان دانشجویان به آدرس portal.saorg.ir هم ثبت‌نام کنین. موقع تکمیل پروفایل از شما میخواد که همه مقاطع تحصیلی‌تون رو از جدید به قدیم وارد کنین یادتون باشه حتما مقطع خارج از کشورتون رو هم وارد کنین و وضعیت تحصیلی رو «داری پذیرش» بذارین. بعد از کامل کردن پروفایل باید بریم تو قسمت خدمات> اداره کل بورس و اعزام دانشجویان> صدور معافیت تحصیلی. اینجا هم اطلاعات و مدارک مربوط به پذیرش رو وارد میکنین و درخواستتون میره برای بررسی. البته درخواست اصلی همونیه که تو سخا ثبت کردین، این قسمت درخواست معافیت خیلی چیز جدی‌ای نیست و ممکنه همینجوری تا آخر روی وضعیت در حال بررسی بمونه. پس حالا باید منتظر پیامک تایید نهایی وزارت علوم باشین. (تا پیامک بیاد میتونین برین کارای لغو تعهد رو از مرحله ۴ انجام بدین!)تصویر ۲،‌ سامانه سجادِ سازمان دانشجویان ۳) وقتی پیامک تایید نهایی وزارت علوم براتون اومد توی سایت سخا وضعیت درخواست رو چک کنین اگه به حالت «تایید نهایی-صدور معافیت» دراومده بود یک روز بعد به سازمان نظام وظیفه توی میدان سپاه تهران مراجعه کنین. (خیلی توی نظام وظیفه برام پیش میومد که بشنوم هنوز فلان چیز توی سیستم ننشسته! پس همیشه یه روز به اطلاعات برای ته‌نشین شدن فرصت بدین و الکی نکوبین برین نظام وظیفه.) نظام وظیفه یه سالن ورودی داره با چند تا باجه که توش یه سری سرباز به سوالا جواب میدن. شما باید توی اون سالن برای باجه تحصیلی نوبت بگیرین و نوبتتون که شد به مسئولش بگین برای معافیت تحصیلی میخواین برین سالن ۳. اون کد ملی‌تون رو میگیره و بهتون میگه از یه در کوچیک وارد محوطه بشین. توی ساختمون مرکزی طبقه اول وارد سالن سه بشین و از دستگاه برای بخش تحصیلی نوبت بگیرین. مسئول اونجا بعد از دیدن تایید نهایی شما توی سیستم شما رو راهنمایی میکنه برید اتاق امور مالی اونجا هم به شما یه سری فرم میدن و ازتون میپرسن که وثیقه رو توی بانک ملی میذارین یا کشاورزی (من سپه هم شنیدم ولی وقتی رفتم فقط این دو تا رو گفت) من گفتم بانک ملی چون هم پولم توی ملی بود و هم اینکه توی سالن سه یه شعبه کوچولو دارن. فرم رو از اتاق امور مالی گرفتم و رفتم بانک ملی همون بغل.بانک ملی داخل سالن ۳ نظام وظیفهیه تعداد خیلی زیادی فرم پر کردم و ۴۱ میلیون وثیقه رفت به حساب نظام‌وظیفه و یه نامه رو از بانک بردم برای امور مالی. امور مالی هم یه تایید میزنه و اینجوری وضعیت درخواست شما توی سخا تبدیل میشه به معافیت تحصیل خارج از کشور (۳ سال برا ارشد و ۶ سال برا دکترا). نامه‌ معافیت‌تون به وزارت علوم رو از باجه تحصیلی توی همون سالن ۳ میگیرید. شما ازین لحظه شش ماه وقت دارین که کارای خرید مدرک و ویزا و... رو انجام بدین و مجوز خروج از کشور رو از سازمان دانشجویان بگیرین.۴) قبل از خرید مدارک (دانشنامه) کارشناسی و ارشدتون اول مطمئن بشین که همه کارای فارغ‌الحصیلی و تسویه حساب با دانشگاه و صندوق رفاه دانشجویان (و اگه ارشد هستین ثبت‌ ایران‌داک) و... رو انجام دادین. لغو تعهد دانشنامه‌ها هم برای مجوز خروج از کشور لازمه و هم برای صدور مدارکتون که باید بعدا ترجمه بشه برای ارائه به دانشگاه خارج از کشور. دقت کنین که پرداخت هزینه آزادسازی مدرک برای دانشجوهای روزانه‌ست و به تعداد ترم و واحدی که طی تحصیلتون برداشتین ربط داره. (شبانه و دانشگاه آزاد هزینه مدرکشون رو قبلا دادن.) توی سامانه سجاد برید توی بخش خدمات>اداره کل دانشجویان داخل> لغو تعهد آموزش رایگان. اول مقطع کارشناسی و بعد ارشد رو لغو تعهد میکنین. توی هر مقطع تعداد واحدها و نیم‌سالهاتون رو وارد میکنین تا هزینه مدرکتون محاسبه بشه. وقتی ثبتش کردین باید صبر کنین که کارشناس آموزش دانشگاهتون تایید بزنه. خوبه که موقع خرید مدرک کارشناس مربوطه رو توی آموزش دانشگاه پیدا کنین و در حضور خودش فرمهایی مثل توضیحات ترم رو پر کنین. (مثلا من با راهنمایی مسئول آموزش یه نیم‌سال رو از مرخصی بدون سنوات به مرخصی با سنوات (یا یه همچین چیزی) تغییر دادم و حدود ۲ میلیون از قیمت مدرک ارشدم کم شد!) بعد از اینکه مبلغ‌ لغو تعهدتون رو پرداخت کردین نامه‌ تاییدش توی قست کارتابل سامانه سجاد دیده میشه. میتونین این نامه رو پرینت بگیرین و برای خرید مدرک‌تون به دانشگاه ارائه کنین. فرایند لغو تعهد رو بعد از تسویه با دانش‌گاه‌تون می‌تونین شروع کنین و به معافیت خارج کشور ربط نداره البته برای صدور دانشنامه‌‌تون باید نامه ‌نظام‌ وظیفه رو به دانشگاه ارائه بدین. من برگ‌ سبز اعزامم رو نشون دادم و مشکلی نبود. (برای راهنمایی با آقای صیدمرادی توی سازمان دانشجویان میتونین تماس بگیرین.)نحوه نمایش وضعیت درخواست‌ها در کارتابل سامانه سجاد بعد از صادر شدن مدرک لیسانس و ارشدتون باید دانشنامه رو برای ارائه به دانشگاه‌تون توی خارج یا سفارت اون کشور ترجمه کنین. دقت کنین که لازم نیست صبر کنین ارشد و لیسانس رو با هم ببرین برای ترجمه و اگه عجله دارین میتونین تا ارشدتون صادر میشه کارای ترجمه دانشنامه کارشناسی رو انجام بدین. دارالترجمه‌ها برای ترجمه مدرک از شما یه تاییدیه سامانه سجاد هم میخوان که برای گرفتنش باید توی سایت برین بخش خدمات> اداره دانشجویان داخل> تاییدیه مدارک تحصیلی داخل کشور جهت ترجمه. اینجا عکس دانشنامه و باقی مشخصات رو آپلود می‌کنین و بعد چند روز یه نامه‌ تاییدیه توی کارتابل‌تون میاد که همونو پرینت بگیرین و همراه مدرک ببرین دارالترجمه. (برای من تاییدیه ترجمه دانشنامه ارشدم بعد ده روز نیومد و مجبور شدم برم سازمان دانشجویان، بخش امور دانشجویان داخل و مسئولش رو پیدا کنم. متاسفانه خیلی سخت پیش میاد که کسی تو اون سازمان تلفنشو جواب بده.) در مورد گرفتن مهر دادگستری و وزارت خارجه برای ترجمه‌ها هم آخر متن یه نکته‌ای رو اضافه کردم.۵) من پاسپورت رو از قبل گرفتن معافیت دکترا گرفته بودم و توی این پروسه‌های بالا نمیدونم کی پلیس۱۰+ براتون گذرنامه صادر میکنه (احتمالا بعد از مرحله ۳ مجازین پاسپورت بگیرین.) پاسپورت ۵ سال اعتبار داره و خوبه که همون سال آخر ارشد پاسپورت بگیرین تا بتونین با شماره پاسپورتتون بعد از اومدن پذیرشتون زود نوبت سفارت رزرو کنین. اگه هنوز تو بازه معافیت تحصیلی هستین زودتر پاسپورت رو بگیرین. گرفتن پاسپورت باید با گذاشتن وثیقه سیاحتی یا زیارتی باشه. برای شروع برید سایت سخا>وظیفه عمومی>درخواست مجوز خروج از کشور> درخواست سیاحتی یا زیارتی رو انتخاب کنین. باید کشور مقصد و بازه‌ای که میخواین از کشور خارج بشید رو انتخاب کنین و وثیقه (۳ میلیون زیارتی، ۱۵ میلیون سیاحتی) رو به حساب نظام وظیفه واریز کنین. بعد از گذاشتن وثیقه باید برین پلیس ۱۰+ و فرم درخواست صدور پاسپورت رو پر کنین. حدوداً دو هفته بعد پاسپورتتون میاد در خونه. اگه واقعا اون سفر رو رفتین بعد از اینکه برگشتتون توی مرز ایران ثبت شد این وثیقه به حسابتون برمی‌گرده. اگه نخواستین یه سفر سیاحتی/زیارتی برین باید قبل از تموم شدن بازه برگشتتون برین نظام وظیفه شهرتون و بگین که از کشور خارج نشدین و میخواین وثیقه‌تون برگرده. اینجوری یه پاسپورت دارین که تا ۵ سال اعتبار داره.تصویر شماره ۳، مدارک لازم برای تشکیل پرونده در سازمان دانشجویان و گرفتن نامه خروج از کشور ۶) انشاالله که تا اینجا دیگه همه کارا رو انجام دادین و ویزاتون رو هم گرفتین. حالا وقتشه که مجوز خروج از کشور رو بگیرین برای این‌ کار توی سایت سجاد بخش خدمات> اداره کل بورس و اعزام خارج کشور> صدور گواهی خروج از کشور به اداره گذرنامه رو انتخاب می‌کنین و مدارکی مثل گواهی لغو تعهد و عکس پاسپورت و ویزا و... رو آپلود میکنین. بعدش باید برین سازمان دانشجویان به آدرس میدان فردوسی، خیابان موسوی. در بدو ورود یه نوبت میگیرن و وقتی صداتون کردن باید از دری که سمت راست درب اصلی توی خیابونه برین داخل. اونجا برای شما پرونده تحصیلی خارج از کشور باز میکنن (واقعا یه پوشه‌ است!) و توش کپی مدارکی که توی عکس شماره ۳ هست رو میذارن. اگه همه موارد پرونده‌تون حاضر باشه و سر خودشون خلوت! پرونده شما میره برای رئیس (خانم عصمتی) که باجه یک میشینه. اون خانم پرونده‌ و پاسپورت‌تون رو نگاه میکنه و برای شما یه نامه صادر میکنه به اداره گذرنامه.نامه خروج از کشور رو که از خانم عصمتی گرفتی سریع میری اداره گذرنامه به آدرس ستارخان، خیابان شهر‌آرا. اونجا بعد از اینکه گوشیت رو تحویل دادی و بازرسی بدنی شدی! میری دبیرخونه (انتهای حیاط دست چپ). دبیرخونه نامه رو مهر میکنه و بعد نامه رو میبری سالن اصلی (صدور). اونجا از یه باجه باید نوبت بگیرین! (به جان خودم یکی نشسته بود تو اون باجه و دکمه دستگاه نوبت رو میزد و یه کاغد میداد دست مردم که برن یه باجه دیگه.) نامه سازمان دانشجویان و پاسپورتتون رو میدین به متصدی و یه فرم پر میکنین. بهتون میگن که فردا بیاین از فلان باجه پاسپورت رو بگیرین. فرداش هم پاسپورت رو تحویل میگیرین و بهتون میگن که تا دو ماه از اون تاریخ اجازه خروج از کشور دارین. حالا یک شیرینی‌فروشی خوب پیدا کنین و به خانواده و دوستان شیرینی بدین. :)۸) حواستون باشه که توی فرودگاه شما نیاز به پرداخت عوارض خروج از کشور ندارین و اگه مأمور توی گیت چک پاسپورت گفت عوارض ندادی اشاره کنین که دانشجو هستین چون خودشون تو مانیتور اطلاعاتتون رو میبینن. شما تا شش ماه بعد از خروج از کشور باید توی سامانه میخک وزرات خارجه ثبت‌نام کنین و اونجا نامه پذیرش‌تون رو آپلود کنین تا سفارت ایران توی کشور مقصد از دانشگاه‌تون استعلام بگیره و برای شما توی پاسپورتتون مهر تردد بزنه. اینجوری دفعات بعدی که به ایران سفر میکنین لازم نیست هر بار مجوز خروج از کشور بگیرین. بعد از فارغ‌التحصیلی و برای تایید مدرک خارج از کشورتون هم از طریق سامانه میخک باید اقدام کنین تا نظام وظیفه وثیقه‌تون رو بهتون برگردونه. کلا میخک برای تایید اصالت مدارک خارجی قبل از گذاشتنش توی سجاد و سخا لازمه. برای تمدید گذرنامه و... توی خارج از کشور هم همین سایت استفاده میشه.اما یه سری از نکات کلیدی که بهتون خیلی کمک میکنه:توی همه این مراحل شما با ده‌ها فرم‌ و کاغذ سرکار دارین و نامه‌هایی رو از دانشگاه یا اداره‌ها می‌گیرین. شدیداً تاکید می‌کنم از همه این فرمها عکس بگیرین چون خیلی از جاها از شما کپی چیزی رو میخوان یا لازمه اسکنش رو آپلود کنین و ممکنه اون فرم دم دستتون نباشه. بازم میگم حتماً عکس با کیفیت بگیرین از نامه‌ها. من خودم بعد دفاع و تسویه حساب، نامه فارغ‌التحصیلی ارشدم رو تحویل پلیس+۱۰ داده بودم که توی سیستم نظام‌وظیفه ثبت کنه و بعدا توی مراحل خروج از کشور حتی با داشتن برگه سبز اعزام همه جا بایست اون نامه رو هم آپلود میکردم و عکسی ازش نداشتم و مجبور شدم برم دبیرخونه دانشگاه التماس کنم که باز صادرش کنن تا ازش یه اسکن بگیرم.برای همه کارای اداری جوری برنامه‌ریزی کنین که اول وقت اونجا باشین. هم نظام وظیفه و هم بخش معافیت سازمان دانشجویان بعد از ساعت ۱۳ تعطیل میشن و ممکنه بخشی از کارتون برای روز بعد بیافته. پس اگه از شهرهای دیگه میاین اینو در نظر بگیرین. البته من به کارمنداشون یادآوری میکردم از شهر دیگه‌ای اومدم و سعی می‌کردن کارمو همون روز انجام بدن.با خودتون لپ‌تاپ ببرین و اسکن (یا عکس) همه مدارکتون روش باشه تا اگه یه جا گفتن فلان چیز رو هم آپلود کن سریع توی سامانه سجاد ویرایش رو بزنین و درستش کنین. مثلا من واقعا انتظار نداشتم برای پرونده دکترا ازم کپی بلیط پروازم رو هم بخوان! توی حیاط سازمان دانشجویان یه انتشاراتی هست که اگه کدملی و رمزت سجاد رو بدین یه سری آپلود مدارک و... رو انجام میدن و کارمندای سازمان هم همه رو میفرستن پیش اون. بهتره خودتون لپتاپ بیارین و برای یه آپلود مدرک توی صف نایستین.وقتی مدارک رو توی سایت میذارین مدام چک کنین توی قسمت وضعیت درخواست سخا و کارتابل سجاد براتون خطایی ثبت نشده باشه. ممکنه بعضی جاها مجبور باشین حضوری برین تهران چون متاسفانه توی سازمان دانشجویان تلفن‌ رو اصلا جواب نمی‌دن. این شماره نظام وظیفه ولی چند باری من رو راهنمایی کرد ۰۹۶۴۸۰ . برای تردد بین سازمان دانشجویان و نظام وظیفه اتوبوس‌های طالقانی سر میدون سپاه هستن که از سر خیابون موسوی هم رد میشن.اگه تاریخ شروع ترم تحصیلی‌تون بعد از تاریخ اعزامتونه یا تاریخ اعزامتون نزدیکه و هنوز دارین کارای معافیت رو انجام میدین میتونین بعد از گرفتن برگه سبز با مراجعه به پلیس ۱۰+ درخواست تمدید اعزام بدین تا یک ماه تاریخ اعزامتون رو عقب بندازین. من حتی بعد از اینکه یه ماه اعزامم رو تمدید کرده بودم و برگه سبز اعزام جدید داشتم بازم رفتم پلیس +۱۰ و گفتم میخوام یه ماه دیگه تمدید کنم چون استرس داشتم کارهام بیشتر طول بکشه. دقت کنین که برای تمدید مهلت اعزام باید تا قبل از ششم ماه قبل به نظام وظیفه خبر بدین. پلیس +۱۰ بهم گفت که فقط یه بار میتونه تمدید کنه و برای بار دوم باید با دلیلی مثل نامه پزشک و...باشه. من رفتم نظام‌وظیفه شهرمون و اونجا مشکلم رو توضیح دادم و مدارک پذیرش و... که توی سامانه آپلود کرده بودم رو نشون دادم مسئولش هم آدم خوبی بود و گفت یه درخواست رسمی بنویس و بگو تا معافیت دکترام صادر میشه‌‌ برای یک ماه اعزامم رو عقب بندازین. بعدش رئیس نامه‌ام رو خوند و زیرشو امضا کرد که ببرم پلیس +۱۰ و اینجوری یه ماه دیگه هم تا اعزامم فرصت داشتم کارای ویزا و مجوز خروج از کشور رو جلو ببرم.وقتی دانشنامه‌ها یا هر مدرک دیگه‌ای رو به دارالترجمه میدین ازتون میپرسن که روی ترجمه‌ها مهر دادگستری و وزارت خارجه هم میخواین یا نه که یه هزینه جدا داره. برای دانشنامه‌ها خوبه همه مهرها رو بگیرین. ولی اگه عجله دارین میتونین خودتون سریع‌تر و ارزون‌تر این مهرها رو بگیرین. آدرس دادگستری و وزرات خارجه رو توی عکس پایین گذاشتم (ترتیبشون مهمه). من توی کمتر از دو ساعت رفتم و مدارکم رو مهر کردم. آدرس دادگستری و وزرات خارجه برای مهر رسمی. در آخر اینکه ممکنه بعضی کارمندا باهاتون بد برخورد کنن و حس ناامیدی بدن که کارتون درست نمیشه. به هیچ وجه دلسرد نشین. همیشه برین پیش همکارای دیگه‌اش یا حتی پیش مسئول بالا دستیش تا راهنمایی‌تون کنن و کارتون رو انجام بدن. توی نظام وظیفه دفعه اول یه مسئول خیلی بد باهام برخورد کرد و گفت مدارکم کامل نیست و باید برگردم دانشگاه یه نامه دیگه بگیرم و... ولی بعد یه کارمند خیلی بامرام اومد و کارمو سریع انجام داد (استوار عسکری خیر ببینی هر جا هستی!) نکته مهم اینه که هر جا فکر کردین کارتون درست انجام نمیشه با پیگیری و درخواست کتبی و... میشه کار‌ها رو جلو برد. کار اداری تو ایران واقعا صبوری میخواد!اگه سوالی داشتین توی کامنت‌ها بنویسین تا بعدا به متن اضافه کنم.موفق و شاد باشین.