نکاتی برای گزارش دهی مدیریتی در سازمان

در اینجا، ما 10 نکته ضروری گزارش‌دهی را بررسی می‌کنیم، به مثال‌های گزارش‌های مدیریتی نگاه می‌کنیم و در عین حال در نظر می‌گیریم که چگونه می‌توانید این اصول را در انواع مختلف گزارش‌های مدیریتی اعمال کنید.1) اهداف و مقاصد استراتژیک را تعیین کنیدبرای هر گزارشی که می نویسید، باید با پایان در ذهن شروع کنید. چرا در وهله اول به آن گزارش نیاز دارید؟ آیا محرک های کلیدی کسب و کار خود را می شناسید؟ چگونه می توانید تشخیص دهید که قیمت شما مناسب است؟ موفقیت را چطور تعریف میکنی؟ از خود چند سؤال مهم تجزیه و تحلیل داده بپرسید که به شما در رفع نیازهای گزارش کمک می کندهنگامی که بدانید در مورد چه چیزی گزارش می دهید و چرا تنظیم کردن شاخص های عملکردی که هر جنبه خاص از عملکرد را ردیابی می کند بسیار آسان تر خواهد بود. تا زمانی که حداقل دو تا سه هدف را تعیین نکرده اید، در روند گزارش دهی جلوتر نروید.2)بهتر است KPIهای مناسب را برای مخاطبان خود انتخاب کنیدخوب - بنابراین می دانید که باید روی تعداد کمی از KPI تمرکز کنید. چه KPIهایی را باید در آن قرار دهید؟ این واقعاً به مخاطبان شما بستگی دارد - هم به عملکرد شغلی و هم به سطح ارشدیت آنها. به عنوان مثال، یک مدیر فروش جوان و یک مدیر بازاریابی جوان هر دو می خواهند KPI های مختلف را ببینند. و مدیر بازاریابی جوان قرار است به داده های متفاوتی نسبت به مدیر بازاریابی علاقه مند شود. مدیریت خوب KPI در فرآیند گزارش دهی مدیر بسیار مهم است.یک راه خوب برای فکر کردن در مورد چالش انتخاب معیارهای مناسب این است که فکر کنید: خوانندگان این گزارش می خواهند به چه سؤالات مبتنی بر داده پاسخ داده شود؟ یک مدیر فروش ممکن است علاقه مند باشد که کدام یک از نمایندگان او بهترین عملکرد را دارند، در حالی که یک مدیر بازاریابی ورودی ممکن است بخواهد بداند کدام قسمت از محتوا از نظر ثبت نام ایمیل جدید بهترین عملکرد را دارد.تنها پس از پاسخ به این سوال، می‌توانید به انتظارات مخاطبان خود بپردازید و از گزارش‌دهی مؤثر بهره ببرید. همچنین می‌توانید مقاله گزارش‌های KPI ما را بخوانید که در آن می‌توانید توصیه‌های ارزشمندی در مورد نحوه انتخاب KPI خود بیابید. برای Hereafter یک مثال گزارشگری به سبک مدیریت برای سرمایه گذاران است که این بهترین روش را به خوبی نشان می دهد. این به طور کامل بر روی متغیرهایی تمرکز می کند که سرمایه گذاران به آنها اهمیت می دهند، از جمله قیمت سهام و نسبت قیمت به سود.3) بازخورد مشتریان را در گزارش های خود در نظر بگیریدبهترین روش گزارش مدیریتی اضافی، استفاده از تجزیه و تحلیل خدمات مشتری برای نتیجه‌گیری از بازخورد مشتری است. بازخورد مشتری در عملکرد کلی یک سازمان نقش دارد زیرا به توانایی سازمان برای برآوردن نیازهای مشتریانش پاسخ می دهد. بازخورد مشتریان نه تنها به تیم‌ها کمک می‌کند تا آنچه را که در کانال‌های دیجیتالی خود انجام می‌دهند اشتباه می‌کنند، بلکه به درستی انجام می‌دهند.گزارش‌دهی در مورد بینش‌های حاصل از نظرسنجی‌های بازخورد می‌تواند به شکل‌گیری یک استراتژی دیجیتال مبتنی بر داده کمک کند. به عنوان مثال، می توان از آن برای اطلاع رسانی نقشه راه محصول شما، شناسایی نقاط دردسر در وب سایت (قابلیت استفاده) و افزایش رضایت کلی مشتری استفاده کرد.آیا رضایت کلی مشتری است که می خواهید در مورد آن گزارش دهید؟ در نمودارهای خود شیرجه بزنید و افزایش (یا کاهش) امتیاز خالص تبلیغ کننده (NPS) خود را نشان دهید. سپس آن را یک قدم جلوتر بردارید و نظرات باز مرتبط با نمرات خود را تجزیه و تحلیل کنید تا کشف کنید که چه چیزی باعث افت شده است. از اینجا می توانید یک استراتژی برای تقویت NPS سازمان تدوین کنید.4) با داده های خود داستان بگوییدبهترین شیوه گزارش مدیریت بعدی ما از داده‌ها و ارقام سخت کوچک‌نمایی می‌کند تا بیشتر بر سبک و نحوه ارائه محتوای خام شما تمرکز کند. انسان ها عمدتاً از طریق 3 نوع مختلف متقاعد می شوند. اطلاعات: زمینه، محتوا و معنا. وقتی داستانی را با استفاده از داده های گزارش خود تعریف می کنید، می توانید از همه آنها استفاده کنید. این شکل از داستان گویی چالش برانگیز است، اما شما چند ابزار و چند نکته در اختیار دارید:استفاده از دوره های زمانی و داده های تاریخی داستان ها از یک الگوی آغاز، میانه، پایان پیروی می کنند و با استفاده از نمایش روند داده در طول زمان، می توانید به چیزی مشابه دست پیدا کنید. به عنوان مثال، می توانید درآمد سه ماهه اول امسال را با درآمد سه ماهه اول سال گذشته مقایسه کنید.متضاد KPIها و معیارهای مختلف در مقابل یکدیگر. به عنوان مثال، نشان دادن یک عدد درآمد هدف در برابر عدد واقعی در این سه ماهه.اینتر یک نمونه گزارش مدیریت خوب از داستان سرایی است، عمدتاً به لطف سه نمودار تاریخی بزرگ که بیشتر نمایشگر را اشغال می کند:گزارش‌های اجرایی مالی که به لطف نمودارهای تاریخی (درآمد، هزینه‌های عملیاتی و سود قبل از بهره) داستانی را بیان می‌کنند که به‌عنوان مهم‌ترین نمودارها نمایش داده می‌شوند، همراه با اطلاعات اضافی (حاشیه سود ناخالص، نسبت OPEX، حاشیه EBIT، خالص). حاشیه سود و غیره)بیایید یک مثال واقعی از نحوه استفاده انتخابی از KPI برای بیان یک داستان خاص در نظر بگیریم: شما رئیس بازاریابی هستید و باید هزینه‌های فعلی خود را برای بازاریابی محتوا برای مدیرعامل توجیه کنید. او به ثبت نام ایمیل یا بازدید از صفحه اهمیتی نمی دهد. خیر، مدیر عامل شما به درآمد و بازگشت سرمایه (یک عنصر ضروری از هر گزارش مدیریت مالی موثر) علاقه دارد. وظیفه شما این است که KPIهایی را که به درآمد نگاه می کنید به هم متصل کنید تا مدیر عامل شما بفهمد که تأمین مالی بخش شما چقدر مهم است.می توانید متغیرهای زیر را برای گفتن یک داستان به او نشان دهید:· اعداد لیست ایمیل فعلی در مقایسه با سه ماهه گذشته· در حال حاضر به طور میانگین در هفته چند ثبت نام جدید در لیست ایمیل دریافت می کنید· میانگین ثبت نام های لیست ایمیلی که در سه ماهه گذشته در هفته دریافت کرده اید· به طور متوسط برای هر مشترک ایمیل جدید چقدر پول در می آورید و ROI مورد انتظار را محاسبه می کنید· با استفاده از تمام این داده ها، می توانید به این سوال پاسخ دهید: استراتژی بازاریابی محتوای جدید شما چقدر درآمد جدید دارد؟این همان داستانی است که می تواند تخصیص بودجه را برای یک بخش ایجاد کند یا از بین ببرد.5) از طریق تمرکز، گزارش خود را از نظر بصری دلپذیر کنیدذهن انسان نمی‌تواند داده‌های زیادی را در یک زمان پردازش کند، بدون اینکه تحت فشار قرار گیرد. غرق شدن منجر به خستگی تصمیم می شود - که تفکر استراتژیک را برای تیم مدیریت شما دشوارتر می کند. به همین دلیل است که وقتی نوبت به این سطح از گزارش می رسد، باید شعار «کمتر، بیشتر» را به خاطر بسپارید. به عنوان یک قانون کلی، نمایش سه تا شش KPI در یک گزارش محدوده خوبی است، و فراتر از این، بهترین ایده نیست.این بدان معنا نیست که نمی‌توانید داده‌های دیگری ارائه کنید - اما باید سلسله مراتب واضحی از اهمیت بصری در گزارش خود داشته باشید و فقط مهم‌ترین نقاط را به KPI خود اختصاص دهید. سایر معیارها باید موقعیت های ثانویه یا ثالث را اشغال کنند. پیشرفته ترین نرم افزار داشبورد آنلاین به شما این امکان را می دهد که به راحتی داشبوردهای KPI تعاملی را در زمان کوتاهی بسازید که در زمانی که نیاز به انتقال اطلاعات خود دارید، بهترین دارایی شما خواهد بود.گزارش درآمد زیر یک نمونه گزارش خوب از این بهترین روش است:چهار KPI در این الگوی گزارش به طور برجسته نمایش داده می شوند:· درآمد· تعداد مشتریان جدید· میانگین درآمد هر مشتری· هزینه جذب مشتریاین شاخص‌های کلیدی عملکرد در زمینه روندهای تاریخی، اهداف برای دوره، یا سایر معیارها مانند ارزش طول عمر مشتری تنظیم می‌شوند و باعث می‌شوند این نمودار متمرکز داستانی را روایت کند.6) گزارش خود را بسیار واضح بیان کنیددر نوشتن و گزارش مدیریت کسب و کار، وضوح هدف اصلی است. این چندین پیامد برای طراحی گزارش شما دارد:· از اصول طراحی داشبورد پیروی کنید - فضای سفید زیادی به آن ها بدهید، مطمئن شوید رنگ هایتان از یکدیگر متمایز هستند و رنگ ها را با دقت انتخاب کنید.· چیزهای کوچک را فراموش نکنید - یک محدوده تاریخ در کنار داده ها نمایش داده شود و مطمئن شوید که آیا KPI داده شده خوب است، بد یا خنثی است. یک راه خوب برای انجام این کار، مقایسه مقادیر مورد انتظار با مقادیر واقعی است، مانند درآمد مورد انتظار برای یک چهارم با درآمد واقعی همین سه ماهه.· از معیارهای رایجی استفاده کنید که همه کسانی که گزارش را می خوانند بتوانند درک کنند و تجربه استفاده از آن را داشته باشند.· برای راهنمایی‌ها و ترفندهای بیشتر در مورد گزارش داده‌های کارآمد، می‌توانید یکی از پست‌های وبلاگ قبلی ما را در مورد نحوه ایجاد گزارش‌های داده‌ای که مردم دوست دارند بخوانند، بخوانید.7) دیجیتال شوید!بهترین روش مهم برای گزارش‌دهی مدیریت، کنار گذاشتن گزارش‌های مبتنی بر کاغذ و دیجیتال شدن است. نرم افزار گزارش KPI آنلاین یک دارایی عالی برای کسب و کار شما است، زیرا قابلیت های به روز رسانی در زمان واقعی را ارائه می دهد، در هزینه ها صرفه جویی می کند و ضایعات را کاهش می دهد.این گزارش‌های دیجیتال می‌توانند تعاملی باشند و به شما این امکان را می‌دهند که هر طور که می‌خواهید جزئیات بیشتری داشته باشید یا کوچک‌نمایی کنید. علاوه بر این، آنها با هم همکاری می کنند ابزارهایی است که به تیم شما اجازه می دهد در تجزیه و تحلیل تمرین کند و به طور مشترک روی همان گزارش کار کند. مثال دیگری که به شما ارائه خواهیم داد، گزارش KPI بازاریابی زیر است:این نوع کامل گزارشی است که یک تیم مدیریت برای اتخاذ تصمیمات عملی و مبتنی بر داده نیاز دارد: یک نمای کلی در سطح بالا از عملکرد بازاریابی ارائه می شود. در واقع، تمرکز بر نرخ کلیک، تکامل ترافیک وب سایت یا بازدید از صفحه منطقی نخواهد بود. از سوی دیگر، تصویر کلی از نحوه عملکرد بخش بازاریابی به طور کلی بیشتر مورد توجه قرار خواهد گرفت: کل درآمد ایجاد شده در کنار کل هزینه، سود حاصل از آن، بازگشت سرمایه و غیره.8) با تجسم داده های خود تعادل برقرار کنیدما مشخص کرده‌ایم که شفاف کردن گزارش شما برای موفقیت ضروری است. راه دیگر برای اطمینان از قابل هضم بودن قالب گزارش مدیریتی این است که تجسم های مختلف خود را در صفحه متعادل کنید. داشبورد اجرایی SaaS ما یک نمونه عالی از فرمت گزارش مدیریت متعادل بصری است:یک مثال گزارش مدیریتی مدیر عامل که تعداد مشتریان پرداخت کننده، ARPU، CAC، CLTV و MRR را در طول یک ماه تجسم می کند.همانطور که می‌بینید، داشبورد اجرایی SaaS ما 4 KPI (هزینه‌های جذب مشتری، ارزش طول عمر مشتری، ARPU و MRR) ارائه می‌کند تا تصویری مختصر را برای تصمیم‌گیران ارشد ارائه دهد، با هر تصویرسازی داده‌ای بر اساس توانایی‌هایشان برای ارائه در اطلاعات یک نگاه بدون برخورد یا ایجاد سردرگمی.هنگام انتخاب انواع تجسم داده ها، مهم است که اصول اولیه طراحی را در نظر بگیرید و همچنین در نظر بگیرید که آیا هر نمودار، نمودار یا نمایشگر به طور منسجم برای ارائه اطلاعات ضروری بدون ایجاد تضاد یا صرف زمان زیاد کار می کند یا خیر.با در نظر گرفتن بهترین شیوه های گزارش مدیریت قبلی، آزمایش انتخاب های تجسم داده های خود و در نظر گرفتن اهداف اصلی خود، یک گزارش مدیریتی ایجاد خواهید کرد که نتایج واقعی را دریافت می کند.9) گزارش خود را قابل اسکن و حفاری کنیدواضح است که دیجیتالی شدن با سیستم گزارش مدیریت شما در عصر تکنولوژی محور ما ضروری است. و همانطور که قبلاً به آن اشاره کردیم، دو مزیت مهم سیستم های گزارش مدیریت دیجیتال، عملکرد تعاملی و ویژگی های قابل تنظیم است.با امکان سفارشی کردن گزارش‌های خود به راحتی و در عین حال بهره‌مندی از ویژگی‌های تعاملی، می‌توانید بر اساس انتخاب تجسم داده‌ها و بهترین شیوه‌ها طراحی کنید تا الگوی گزارش مدیریت خود را هم قابل اسکن و هم حفاری کنید.به عنوان مثال، این گزارش پویا مدیریت پروژه فناوری اطلاعات را در نظر بگیرید:یکی از نمونه‌های گزارش مدیریت ما: مدیریت پروژه فناوری اطلاعات که بودجه، حجم کار، وظایف عقب افتاده، ضرب‌الاجل‌های آینده و موارد دیگر را نشان می‌دهد.این نمونه گزارش فناوری اطلاعات با ایجاد سفارشی‌سازی و استفاده از توابع تعاملی برای بررسی عمیق‌تر در جیب‌های اطلاعاتی خاص، برای دسترسی سریع به اطلاعات عملکرد پروژه در زمان واقعی و همچنین داده‌های مبتنی بر روند جامع مؤثر است.با کار کردن از بالا سمت چپ به سمت راست بالا و پایین داشبورد پروژه در قالبی منطقی، می‌توانید ببینید که داشبورد کاملاً قابل اسکن است و برای جمع‌آوری معیارها و مجموعه داده‌های مهم سفارشی شده است. در اینجا، می‌توانید به سادگی با اسکن صفحه، معیار واضحی از پیشرفت پروژه، ضرب‌الاجل‌های در انتظار، بودجه و حجم کاری به دست آورید.به‌علاوه، با بهره‌گیری از ویژگی‌های داده‌های تعاملی و جعبه‌های مته، می‌توانید در صورت نیاز به عمق بیشتری در داده‌های خود بپردازید. با استفاده از ویژگی‌های داشبورد قابل تنظیم و تعاملی، می‌توانید خلاقیت‌های خود را انعطاف‌پذیر کنید، در زمان واقعی یا با ابزارهای گزارش مدیریت ماهانه کار کنید. اگر می‌خواهید پیشرفت خود را در قالبی متفاوت ردیابی کنید، می‌توانید به مقاله کارت امتیازی KPI ما نگاهی بیندازید و نقاط عطف خود را متفاوت سازماندهی کنید.10) داده هایی را در زمان واقعی ارائه دهید که با اهداف شما همسو باشدبا توجه به انواع عمده گزارش‌های مدیریتی، مهم است که بدانیم چه زمانی باید به بینش‌های هم‌زمان تکیه کنیم، و بدانیم چه زمانی باید این نوع داده‌های پویا را به برجسته‌ترین ویژگی داشبورد خود تبدیل کنیم.ما اهمیت داستان سرایی داده و انتخاب ترکیبی متعادل از KPIها (برای بینش های گذشته، پیش بینی و زمان واقعی) را پوشش داده ایم. اما آنچه مهم است که در هر نمونه گزارش مدیریتی در نظر گرفته شود، اطمینان از همسویی کامل بینش در زمان واقعی شما با اهداف شما است.