چطوری در منابع انسانی بودجه بندی کنم ؟

همین اول داستان بگم که قرار نیست با کلی اصطلاحات مالی و بودجه بندی گیج بشید، سعی کردم تو ساده ترین حالت ممکن توضیح بدم که بتونید ازش استفاده کنید . پس برو که بریم ...و مورد بعدی که مقاله های من ( حتی قدیمیا ) همیشه در حال آپدیت شدنه پس میتونی هر موقع خواستی ازشون استفاده کنی.یکی از سوال های زیادی که در لینکدین ازم پرسیده میشه اینه که چجوری بودجه بندی رو در واحد منابع انسانی انجام بدیم ؟ازون جا که به خاطر محدودیت های زیاد لینکدین نمیتونم توضیحات کاملی به دوستان بدم، گفتم بیام و در ویرگول یه توضیح کلی بدم. شاید بتونه به چند نفر کمک کنه .راستی قبل شروع بگم که هر سوالی داشتید میتونید در لینکدین ازم بپرسید یا ایمیل بدید بهم .خوب بریم شروع کنیم .بودجه بندی کلا یکم اسمش ترسناکه، مخصوصا اگر قبلا کار نکرده باشید یا ممکنه فکر کنید فقط کار مدیر منابع انسانیه ولی واقعا وقتی انجامش میدید می بینید اونقدرهام ترسناک نبود . مخصوصا اگر چندبار بودجه بندی رو انجام بدید دیگه بعدش استاد می شید .یادتون نره هرکسی یه اولین دفعه داشته !برای بودجه بندی باید ماژول های اصلی منابع انسانی را در سازمانتون بشناسید . این یعنی چی ؟من یک لیست آماده کردم که شامل همه بخش های مختلف منابع انسانی در یک سازمان میشه. فقط یادتون باشه شرکت شما ممکنه از کل این لیست فقط مثلا 10 تا موردش رو داشته باشه. مثلا بخش استخدام و حقوق دستمزد رو معمولا همه شرکت ها دارن ولی ممکنه مثلا ارزیابی عملکرد رو ممکننه نداشته باشند. پس مشخصه برای بودجه بندی به آیتم های جذب و استخدام و حقوق دستمزد توجه کنید و برای اون ها بودجه در نظر بگیرید.قبل اینکه بریم سراغ توضیح این لیست یه سری سوال ها پر تکرار که همیشه ازم میشه رو جواب بدم .1- ما که شرایط جامعه و کسب و کار رو در آینده نمیدونیم پس چطوری بودجه بندی کنیم ؟جواب : قطعا وقتی شما وضعیت آینده کسب و کار رو نمیدونید بقیه شرکت ها هم نمیدونن . بودجه بندی این نیست که مثلا رقم فیکس اعلام کنید. باید یه رقم رو تخمین بزنید و در آخر یه درصدی هم به عنوان تلورانس بهش کنیم و در نهایت اون میشه بودجه ما .مثلا اگر حساب کردید دیدید هزینه جذب و استخدام در یکسال 100 میلیون میشه میتونید 10 درصد بالاتر اعلام کنید . مثلا 110 میلیون !!2- این تلورانس از کجا بفهمیم ؟ چند درصد بالاتر اعلام کنیم ؟ جواب : معمولا شرکت های بزرگ و قدیمی که چابک نیستند 10 تا 20 درصد بالاتر می کنند . چون میدونن که قرار نیست خیلی روند عجیب و غریبی تو سال جدید داشته باشند.ولی شرکت هایی که خیلی بیزینس مدلشون رو تغییر میدن و چابک هستند معمولا چون برنامه یکساله شون خیلی مشخص نیست از 20 درصد به بالا تلورانس حساب می کنند. مثلا استارتاپ هایی که ساختار چابکی دارند و ممکنه توسعه پیدا کنند یا کلا نوع کسب و کار عوض کنند و یا کلا منحل بشن .3- اگر بودجه زیاد و کم بیاریم چیکار کنیم ؟ جواب: اگر بخوام علمی و استاندارد صحبت کنم باید بگم بودجه رو باید به حدی دقیق دربیارید که کمترین اختلاف رو داشته باشه و در آخر سال بودجه کم و زیاد نشه ولی در عمل در سازمان های چابک ممکنه این اتفاق بیوفته و پدیده خیلی عجیبی نیست .ولی در واقیعت در شرکت هایی که بودجه منابع انسانی می گیرند معمولا به خاط اینکه بودجه رو مدیریت کنند، 9 ماه اول سال رو فقط هزینه ضروری شرکت رو پرداخت می کنند مثل حقوق دستمزد و استخدام و در 3 ماه آخر سال که خیالشون راحت شد بودجه کم نمیاد صرف توسعه و آموزش و ایونت و .... می کنند. واسه همینه که آخر سال از تیم منابع انسانی زنگ میزنن و با دوره های آموزشی که اول سال درخواست دادی موافقت میشه و یا تعداد بالای ایونت ها در اواخر سال به همین دلیل هست .4 – بودجه باید کی بسته و اعلام بشه ؟جواب: معمولا اول سال شمسی و یا قمری این کار انجام میشه، بسته به نوع شرکت5- یه سری از بخش ها رو نمیدونیم چقدر بودجه باید اختصاص بدیم.باید چیکار کنیم ؟ جواب : مثلا شما هزینه آموزش رو نمیدونی میری دوره های مورد نیاز سازمان رو پیدا می کنی و از موسسات مختلف میزان هزینه دوره رو درمیاری .یا مثلا میخوای بودجه یکساله پنل های استخدامی ببندی میری توسایت های کاریابی مثل جاب ویژن و جابینجا و ... پکیج های یکساله شون رو میبینی.6- چند نوع بودجه بندی در منابع انسانی وجود دارد ؟جواب: ممکنه تو سایت های مختلف داخلی و خارجی چندین مدل بودجه بندی معرفی کرده باشند ولی به نظر من کاربردی ترین دسته بندی این مورد است که در پایین توضیح میدم .۱- Incremental HR budgetخیلی ساده بخوام بگم شما یه بودجه تقریبی هر سال اعلام کردید و تو سال جدید می خوایید یکم بالاتر و پایین تر بودجه اعلام کنید. یعنی شرایط منابع انسانی تغییر زیادی نمیکنه . حتی میتونید اگر بودجه سال پیشتون مونده به سال جدید انتقال بدید .این نوع بودجه بندی ساده هست به خاطر اینکه شما دیتای سال های گذشته رو دارید و با استناد به همون موارد میتونید بودجه جدید رو ببندید .۲- Zero-based HR budgetاین مورد هم بیشتر شامل تیم های منابع انسانی می شود که سال اول هست میخوان بودجه اعلام کنن یا قراره مثلا ساختار شرکت کلا تغییر کنه (مثلا قراره 500 نفر به تیم اضافه بشه) .ساده بگم یعنی یک روندی که اطلاعات قبلی ازش ندارید و خودتون اولین نفری هستید که باید این اطلاعات را اعلام کنید.که یکم سخت تر از مورد قبلی است ولی با استعلام قیمت های درست میتونید به دیتای درست برسید.خوب بریم سراغ آیتم های اصلی منابع انسانی که براشون بودجه در نظر گرفته میشه.1- Talent acquisition & Recruitment Costs ( هزینه های استعدادیابی و استخدام )شامل کلیه هزینه هایی میشه که برای جذب و استخدام می کنید مثل هزینه های پنل های کاریابی، هزینه ATS، هزینه های جذب های ریفرال ، آنبردینگ و ...A. Advertising open positionsB. Interviewing and screening candidatesC. Background checksD. Onboarding new hiresE. Agency feesF. Employee relocation or remote office setupG. Recruitment marketingH. Recruitment-related travelI. Applicant tracking system costsJ. Employee referral programK. Temporary help ( Remote Head Hunters,...)L. Background checksM. Branded giveawaysN. Printing costs(applications, recruiting brochures )O. Skills testingP. Drug testingQ. Web development/maintenanceReducing turnover2- Learning and Development ( هزینه های آموزش و توسعه )این هزینه ها شامل کلیه هزینه هایی میشه که برای آموزش کارکنان می کنید .در این جا 3 تا تقسیم بندی داریم هزینه آموزش کارکنان جدید که میتونه جز فرآیند های آنبردینگ تون باشههزینه هایی آموزش هایی که نیاز به سفر به یک شهر یا یک کشور دیگه دارند. به عنوان مثال تکنسین ها شرکتتون مجبورن که یک دوره خاص رو در آلمان ببینند.هزینه های آموزش های داخلی شرکت که میتونه به عهده منتور های داخلی شرکت ( مثل مدیران یا مشاوران) و یا مدرس های خارج از شرکت باشه.A. Training new employeesB. External programs- Travel expenses- Certification exam costs C. Internal programs- Consulting fees/trainers salary - Program materials - Food and beverages - Supplies for attendees- Addressing skills gaps - Employee certifications- Implementing learning systems- E-learning transition 3- HR upskilling ( هزینه های ارتقاء مهارت منابع انسانی )این قسمت مربوط به کلیه هزینه هایی میشه که برای تک تک اعضای تیم منابع انسانی میشه نه کل کارکنان سازمان ! اصطلاحا میگن هزینه های ارتقای منابع انسانیA. A team or enterprise B. license for HR e-learning courses C. HR certifications D. Personal training E. budgets for HR employees F. Workshops G. College courses4-Compensation and Benefits ( هزینه های غرامت و مزایا )این قسمت شامل هزینه های مثل حقوق، بیمه ، بازنشستگی، پاداش و ... میشهA. Employee salaries B. Payroll costs C. Commuting or Telecommuting expenses D. Survey reports E. Health insurance F. Life insurance G. Retirement plans H. Paid time off I. Overtime pay J. Bonuses K. Other perks5-Diversity, Equity, and Inclusion ( هزینه های تنوع، برابری، و شمول هزینه ) تمام هزینه هایی که برای نشان دادن تنوع ( استخدام فرهنگ، ملت ،ادیان مختلف و .. در یک سازمان)، برابری ( شرایط برابر و منصفانه برای همه در یک سازمان ) و شمول ( دیده شدن کارمند در یک سازمان ) می کنید در این قسمت ثبت می شوند.A. Increasing diversity of hiringB. Implementing inclusive hiring practices C. DEI training and culture buildingD. Leadership DEI programs 6-Employee relations and Talent management ( هزینه های روابط کارکنان و مدیریت استعداد )این قسمت شامل کلیه مواردی میشه برای مدیریت استعداد ها و یا روابط کارمند ها دارید مثل دادن جوایز به کارمندهای برتر، هزینه وکلای منابع انسانی و یا حقوقی و جابه جایی نیرو ( مثلا شخصی که با استعداده ولی به درد جای فعلیش نمیخوره و با جابه جایی میتونه کمک بیشتری کنه به سازمان ) A. Engaging employeesB. Creating a positive work environment C. Team building and coaching D. Accurate placement of candidates E. Management relationship building F. Recognition and awards programs G. Employee satisfaction survey administration I. Performance appraisal software J. Employment attorney fees K. Outplacement expenses L. Labor relations expenses (attorneys, consultants) M. Diversity management program administration7- Employee safety and Health, Safety and Security ( هزینه های رفاهی، بهداشت، ایمنی و امنیت )این هزینه ها شامل تمام مواردی میشه که برای ایجاد یک محیط کار امن و سلامت کارکنان انجام میدید. هزینه هایی مثل بهبود فضای کار مثل مسائل ایمنی، مسائل رفاهی، سلامت کارکنان و ...A. Employee assistance program B. Nurse hotline C. Smoking cessation D. Fitness facilities E. Safety training/promotion F. Workplace violence prevention/training G. Employee assistance programH. Security at work8-HR technology ( هزینه های فناوری منابع انسانی )شامل کلیه هزینه هایی میشه که برای اسقرار و یا توسعه نرم افزار در واحد منابع انسانی می کنید.A. HR Information Systems (HRIS) B. Learning management technology C. Payroll and benefits systems D. Remote working tools9-Other ( هزینه های دیگر )هر هزینه دیگه ای که میمونه دیگه میره جز این دسته .A. Consultants (or other subject matter experts) B. Charitable donations C. HRIS administration D. HR databases/subscriptions/memberships/books E. Round trip services F. Intranet design and maintenanceدر نهایت من یه جمع بندی کنم که قرار نیست همه این موارد رو در سازمان داشته باشد . بسته به شرکتی که داخلش هستید میتونید آیتم های مورد نظر رو انتخاب کنید . حتی میتونید دسته بندی هاتونو عوض کنید .هر مورد هم براتون گنگ بود در کامنت ها سوال کنید من براتون توضیح بدم .ممنون که وقت گذاشتی و خوندی مقاله رو . امیدوارم بهت کمک کرده باشه .