ابزارهای مدیریت اطلاعات شخصی در عصر دیجیتال

نفوذ هر چه بیشتر اینترنت در زندگی کاربران هر روز بیشتر از روز قبل احساس می شود. با دیجیتالی شدن امورات روزانه میزان وابستگی کاربران به گجت های الکترونیکی و داده های تولیدی در این دستگاه ها بیشتر شده است لذا مدیریت صحیح و یکپارچگی اطلاعات تولید شده با هدف حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات یکی از ارکان اصلی مدیریت اطلاعات شخصی در عصر داده های دیجیتال می باشد.کاربران امروزی دارای داده های حساس و مهمی همانند لیست وظایف و کارهای روزانه، شماره تماس و مشخصات مخاطبین، یادداشت های کاری و شخصی، رمز عبور وب سایت ها،لیست وب سایت های مورد علاقه که به صورت روزانه اقدام به بررسی آنها می کنند ،ثبت دخل و خرج روزانه، اطلاعات و پرونده پزشکی کاربر فایل و اسناد شخصی و.. هستند که هر یک از این داده ها را می توان جز جدانشدنی از زندگی امروزی هر فرد دانست.اگر مقاله قبلی وبلاگ یک جوان با عنوان چگونه سرویس های مدیریت اطلاعات شخصی در زندگی روزمره به ما کمک می کنند؟ را مطالعه کرده باشید به صورت خلاصه و مفید توضیح دادم که مدیریت یکپارچه کلیه سرویس های فوق می تواند چه کاربردهای مفیدی داشته باشد و تا چه میزان می تواند برای هر فرد کاربردی باشد.مدتیست که در جستجو و یافتن سرویس مناسبی هستم تا کار مدیریت و پردازش داده های دیجیتالی ام را به آن بسپارم اما متاسفانه گزینه مناسبی پیدا نکردم. از طرفی با توجه به کمال گرایی سرویس های موجود قابلیت ها و امکاناتی که مد نظرم بودند را برآورده نمی کنند.بحث مدیریت اطلاعات شخصی یا Personal Information Manager بسیار گسترده می باشد. در بین وب سایتی های انگلیسی زبان تعداد مقاله در این خصوص یافتم که متفق القول شرکت گوگل را صاحب اصلی داده های دیجیتالی ما می دانند اما از سیاست های گوگل اینطور برمی آید که ترجیح می دهد همه چیز را در اختیار خود داشته باشد. البته با توجه به قانون GDPR یا General Data Protection Regulation که این دسته از شرکت ملزم به رعایت آن هستند لذا تابحال اقدامی برای ارائه چنین سرویسی نکرده است.لزوم استفاده از مدیریت اطلاعات شخصی را می توان در به خاطر آوری مجدد اطلاعات بهتر درک نمود.عامل اصلی نیاز به چنین سرویسی را می توان در سرریز اطلاعات توصیف نمود چرا به خاطر آوری اطلاعات آنچه که یک شخص می داند دشوار است و یافتن اطلاعات موجود که یک شخص نیازمند آن است دشوارتر.حداقل انتظاراتی که از سرویس مدیریت اطلاعات شخصی (PIM) انتظار داریم عبارتند از:تخصیص فضای اختصاصی به هر کاربر جهت ذخیره داده هامدیریت و یکپارچگی صحیح بین انبوه داده تولید شدهقابلیت جستجوی سریع در بین داده های ذخیره شدهدسترسی آسان و بلادرنگ به داده های شخصی بدون درنظر گرفتن موقعیت مکانی و جغرافیایی با قابلیت همگام سازی بین گجت های ثبت شده کاربرعدم وابستگی به سخت افزار و سیستم عامل های موجودتضمین امنیت و محرمانگی داده های ذخیره شدهسهولت در وارد کردن داده ها از طریق سرویس و نرم افزارهای موجودپشتیبانی از زبان پارسینمونه سرویس و نرم افزارهای مدیریت اطلاعات شخصی (PIM)نرم افزار EssentialPIMاین نرم افزار را می توان کامل ترین نرم افزار در زمینه مدیریت اطلاعات شخصی دانست که محصول کشور استونی می باشد. نکته خوب در خصوص EssentialPIM اینجاست که علاوه بر ارائه نسخه آفلاین که قابلیت انتقال داده ها بین تلفن همراه و کامپیوتر شما را داراست ، دارای یک نسخه آنلاین است که متاسفانه امکان بررسی ویژگی ها و عملکرد نسخه آنلاین به دلیل عدم امکان خرید دلاری برای بنده امکان پذیر نبود.قابلیت های نرم افزار EssentialPIM شامل:وجود تقویم جهت تعریف قرار ملاقات،جلسات،کارها و وظایف روزانهامکان تعریف حساب های ایمیل با قابلیت ارسال و دریافت و همگام سازی با سرویس های gmail-yahoo mail و ….امکان مدیریت مخاطبین و مشتریان در گروه های متنوعامکان ثبت انواع یادداشت در گروه های متنوعامکان تعریف و مدیریت رمزهای عبور در وب سایت های مختلف با قابلیت گروه بندیپشتیبانی کامل از زبان پارسیاین نرم افزار در دو نسخه رایگان و تجاری تحت سیستم عامل ویندوز ارائه شده که می توان پس از ثبت داده ها به صورت آفلاین اقدام به همگام سازی اطلاعات بین سیستم و تلفن همراه خود نمایید.نرم افزار EssentialPIM امکان پشتیبانی محدود از برخی نرم افزارهای مطرح را داراست اما امکان ورود اطلاعات از طریق فرمت CSV وارامکان پذیر می باشد.نرم افزار Efficcessاین نرم افزار را می توان رقیب و در واقع یک کپی کامل از EssentialPIM دانست که توسط دوستان چینی طراحی و تولید شده که متاسفانه نسخه اندروید آن از زبان پارسی پشتیبانی نمی کند از این رو امکان همگام سازی اطلاعات بین کامپیوتر و گوشی خود را نخواهید داشت. طراحی این نرم افزار نسبت به EssentialPIM ضعیف تر می باشد چرا که اگر لینک نسخه اندرویدی این اپلیکیشن را در گوگل پلی بررسی کنید از نظرات کاربران متوجه خواهید که دارای باگ های زیادی می باشد از جمله هنگ کردن اپلیکیشن در هنگام تایپ کردن یادداشت، مشکل در همگام سازی اطلاعات و عدم اتصال تلفن همراه به نسخه ویندوزی و …این نرم افزار نسخه آنلاین ندارد اما در دو نسخه شخصی با تفکیک جنسیت آقایان و بانوان و کسب های و کارهای تجاری ارائه شده که تفاوت منحصربفردی غیر از قابلیت شبکه بودن بین اعضا گروه قابلیت دیگری پیدا نکردم.پس از تفکیک بسته نرم افزاری به این شکل این شرکت ، افزونه های طراحی شده در هر نسخه را در قالب یک نرم افزار جداگانه عرضه کرده که احتمالا به علت افزایش فروش این رویه را در پیش گرفته اند.یعنی شما یک پکیج کامل با عنوان Efficcess دارید که بسته های زیر به صورت پیش فرض نصب و فعال هستند و چند پکیج نرم افزاری دیگر با عناوین :Efficient Address Book-Efficient To-Do List-Efficient Reminder-Efficient Calendar-Efficient Diary Pro-Efficient Notes-Efficient Sticky Notes Pro-Efficient Password Manager Pro که می توانید به صورت جداگانه دانلود و نصب نمایید.قابلیت های نرم افزار Efficcess شامل:وجود تقویم جهت تعریف قرار ملاقات،جلسات،کارها و وظایف روزانهامکان تعریف حساب های ایمیل با قابلیت ارسال و دریافت و همگام سازی با سرویس های gmail-yahoo mail و ….امکان مدیریت مخاطبین و مشتریان در گروه های متنوعامکان ثبت انواع یادداشت در گروه های متنوعامکان تعریف و مدیریت رمزهای عبور در وب سایت های مختلف با قابلیت گروه بندیامکان ثبت خاطرات روزانهامکان تعریف سایت های مورد علاقه (Bookmarks)نکته مهم دیگر در خصوص Efficcess این است که امکان ورود داده از طریق فرمت های مخصوص دیگر سرویس های مطرح همانند سرویس lastpass یا Roboform امکان پذیر نمی باشد و کلیه اطلاعات را باید در قالب فرمت CSV وارد کنید.سرویس memotoo.comتنها سرویسی که به صورت آنلاین کلیه قابلیت های دو نرم افزار فوق را داراست،البته با توجه به ویژگی آنلاین بودنش می توانید فایل های شخصی خود را در فضای ابری که به هر کاربر اختصاص می دهد اضافه کنید.قابلیت های سرویس memotoo شامل:تقویم با قابلیت تعریف کار و قرارملاقات های روزانهامکان تعریف ایمیل با قابلیت دریافت و ارسال پیامک از سرویس دهنده های معتبردفترچه تلفن با قابلیت تعریف آدرس هر یکامکان دریافت و ارسال پیامک به صورت آنلاینامکان درج یادداشت های آنلاینامکان درج سایت های مورد علاقه به همراه رمز عبورامکان آپلود فایل های شخصی همانن گوگل درایوامکان ورود داده ها از طریق اتصال به نرم افزارها و سخت افزارهای موجودتنها نکته منفی که البته متاسفانه بزرگترین عیب این سرویس می باشد طراحی ضعیف و قدیمی این سیستم می باشد که حداقل مربوط به 10 سال قبل می باشد، به شکلی که هیچ گونه تغییر جدیدی حداقل در طی سه سال گذشته که با آن آشنا شدم ندیدم. اپلیکیشن اندرویدی این سرویس همانند سایت و بخش وبلاگ مربوط به ماقبل تاریخ می باشد.در خصوص این سرویس نکته مهم اینجاست که اگر می توانست قابلیت همگام سازی خودکار (synchronization) را روی مرورگر ،اپلیکیشن اندروید و انتقال خودکار به سرور را پیاده سازی کند بسیار عالی می شد برای مثال اگر تغییری در آدرس یکی از سایت های مورد علاقه ام دادم به صورت خودکار این تغییر روی سرور و در نتیجه سایر دستگاه های متصل به سامانه انجام می گرفت.سایر نرم افزارهای این حوزه ویژگی یا قابلیت خاصی در اختیار ندارند اما می توانید در صورت نیاز از محصولات زیر استفاده نمایید.http://www.mytreedb.com/https://www.csoftlab.com/https://www.mylifeorganized.net/نکاتی برای کاربردی تر شدن سرویس های مدیریت اطلاعات شخصی (PIM):بستر اصلی فعالیت سرویس های این چنینی مرورگر کاربران می باشد زیرا دروازه ورود به اینترنت و تولید انواع داده دیجیتالی مرورگر کاربران می باشد لذا سرویس های مدیریت اطلاعات شخصی باید ترتیبی اتخاذ کنند تا کاربران به ساده ترین شکل ممکن بتوانند اطلاعات مهم خود را از طریق افزونه نصب شده در مرورگر به سرور منتقل و عملیات همگام سازی خودکار انجام گیرد.از طرفی اتصال سرویس این چنینی به سایر سرویس های مطرح در سطح وب در ادامه حیات و جذب کاربران بیشتر کار استراتژیکی است که در زمان ارائه سرویس باید مدنظر قرار داد. سرویس هایی همانند میزان پراکندگی کاربران سرویس روی نقشه ،ارائه دانگل سخت افزاری همانند YubiKey تا از نظر امنیت و محرمانگی داده ها خیال کاربران آسوده خاطر باشد.منبع: یک جوان