پیگیری پیشرفت کار در برنامه ریزی روزانه

برنامه‌ریزیبرنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعارف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است:تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.فرآیند برنامه‌ریزیتعریف برنامه ریزیبرنامه ریزی عبارت است از تهیه و توزیع و تخصیص عوامل و وسایل محدود برای رسیدن به هدف های مطلوب در حداقل زمان و با حداقل هزینه ممکنبرنامه ریزی یعنی تعیین فعالیت های اثربخش در جهت تحقق هدف به بهترین شکل ممکن (کارآیی)مدیریت با برنامه ریزی مفهوم پیدا می کندانواع برنامه ریزیبرنامه ریزی بدو دسته : 1- برنامه ریزی جامع 2- برنامه ریزی عملیاتی تقسیم می گردد .الف) مشخصات برنامه ریزی جامعبرنامه ریزی جامع ، برنامه ریزی در سطح بالای سازمان استبرنامه ریزی جامع توسط مدیریت ارشد سازمان انجام می شودبرنامه ریزی جامع عمدتاً دراز مدت استبرنامه ریزی جامع تمام برنامه های دیگر را تحت تأثیر قرار می دهدانواع برنامه ریزی جامعبرنامه ریزی استراتژیکبرنامه ریزی دراز مدتب) برنامه ریزی عملیاتیبرنامه ریزی عملیاتی به فعل در آوردن تصمیمات و چهار چوب های تعیین شده توسط برنامه ریزی جامع استفرآیند برنامه‌ریزیفرآیند برنامه‌ریزی از دوازده گام تشکیل شده که به قرار زیر است:گام اول: آگاهی از فرصت‌ها (مسائل و نیازها)این گام با یک مقایسهٔ اساسی بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب شروع می‌شود. باید یک ارزیابی نسبی از وضعیت اقتصادی، سیاسی، رقابت و فناوری محیط داشته باشیم (وضع موجود) و چرایی و چه چیزی آنچه می‌خواهیم بدست آوریم را نیز بدانیم (وضع مطلوب). برنامه‌ریزی به تشخیص صحیح از وضعیت مسائل و فرصت‌ها نیاز دارد؛ بنابراین پاسخ به پرسش‌های زیر مفید خواهد بود:مقصود از برنامهٔ در دست تدوین چیست؟آیا رسیدن به این مقصود به حذف برنامهٔ فعلی، اصلاح آن، یا برنامه‌ای جدید نیاز دارد؟رسیدن بدین مقصود برای سازمان چه اهمیتی دارد؟گام دوم: تعیین اهداف کوتاه‌مدتاهداف کوتاه مدت، نتایج مورد انتظار و زمان رسیدن به مواردی را که باید مورد تأکید قرار گیرد، معین می‌کند و آنچه را که با بکارگیری استراتژی، خط مشی، رویه، قوانین، بودجه و برنامه زمانبندی باید بدست آید، مشخص می‌کند.گام سوم: کسب اطلاعات کامل دربارهٔ فعالیت‌های مورد نظردانستن فعالیت‌هایی که باید برنامه‌ریزی شود و تأثیر آنها بر سایر فعالیت‌های داخلی و خارجی سازمان، برای برنامه‌ریزی هوشیارانه ضروری است. اطلاعات حاصل از مطالعه و بررسی، مروری بر سوابق، مشاهدهٔ اعمال سایر سازما‌ن‌ها و راه‌حل‌های بکار رفته در گذشته و تجربه منابع مشهور، اطلاعات قابل استفاده را تشکیل می‌دهد. پرسش‌های زیر به این گام کمک می‌کند:آیا تمامی داده‌های لازم جمع‌آوری شده و برای پوشش دادن به همهٔ فعالیت‌ها کافی است؟آیا پیشنهادهای افراد اجرایی اخذ شده است؟گام چهارم: دسته‌بندی و تحلیل اطلاعاتدر این مرحله، هر جزئی از اطلاعات، هم به‌طور مجزا و هم در ارتباط با کل آن، بررسی می‌شود؛ روابط میان متغیرها شناسایی و بررسی می‌شود و اطلاعات موجود طبقه‌بندی می‌شود. پرسش‌های زیر می‌تواند مفید باشد:آیا روابط آشکار بین داده‌های واقعی وجود دارد؟آیا افراد مهم اجرایی روابط بالا را تأکید می‌کنند؟آیا برای تسهیل در تحلیل، اطلاعات جدول‌بندی شده یا به‌صورت نمودار درآمده است؟گام پنجم: تعیین فرضیه‌ها و شناخت موانعمفروضات برنامه‌ریزی، بر مبنای تصورات ما از محیطی است که برنامه‌ریزی می‌خواهد در آن انجام گیرد. باید تمام مدیران برنامه‌ریزی روی مفروضات اتفاق نظر داشته باشند. پرسش‌های زیر برای تعیین فرضیه‌ها مفیدند:برای برنامه‌ریزی چه فرضیه‌های مهمی دربارهٔ آینده دارید؟آیا فرضیه‌ها جامع هستند و تمام مقتضیات مهم را پوشش می‌دهند؟چه فرضیه‌هایی را باید به منظور شناسایی تغییراتی که ممکن است تأثیر جدی بر برنامه بگذارد، کنترل کرد؟گام ششم: تعیین بدیل‌هادر این گام بدیل‌های مختلف (راه‌حل‌های مختلف مسأله یا برنامه‌های پیشنهادی مختلف) جمع‌آوری می‌شود. همهٔ راه‌حل‌های احتمالی باید جمع‌آوری شود، بدون اهمیت به این که در نگاه اول ممکن است بعضی بدیل‌ها مفید نیستند یا راه‌حل بهینه نیستند. پس از آن باید نقاط ضعف و قوت بدیل‌ها تعیین شود تا بتوان آنها را با هم مقایسه کرد. در این مورد پرسش‌های زیر را می‌توان مطرح کرد:در صورت انتخاب هر برنامه (بدیل)، چه اصلاحی (تعدیلی) ممکن است لازم شود؟آیا کیفیت، سرعت و هزینهٔ لازم رضایت‌بخش است؟آیا مکانیزه کردن کارها بر سرعت انجام آنها می‌افزاید؟گام هفتم: ارزیابی بدیل‌های گوناگونپس از تعیین بدیل‌ها و بررسی نقاط ضعف و قوت هر یک، باید آنها را با اهداف و مفروضات اولیه سنجید. در این مرحله از فرآیند برنامه‌ریزی است که فنون پژوهش‌های عملیاتی و ریاضی در زمینهٔ مدیریت کاربرد عمده‌ای دارند.گام هشتم: انتخاب بدیلمرحلهٔ اصلی در تصمیم‌گیری، انتخاب بدیل است. برای انتخاب بهینه پرسش‌های زیر مفید است:آیا برنامه (بدیل)، برای تطبیق با شرایط متفاوت قابلیت انعطاف دارد؟آیا برنامه، مورد پذیرش افراد اجرایی (عملیاتی) است؟برنامهٔ انتخابی از نظر پرسنل، مکان، تجهیزات، آموزش و نظارت، به چه امکانات جدیدی نیاز خواهد داشت؟گام نهم: تدوین برنامه‌های فرعی (پشتیبانی)برنامه‌ریزی بدون این مرحله به‌ندرت کامل می‌گردد. تقریباً همیشه برای حمایت از برنامهٔ اصلی، به برنامه‌های فرعی نیاز است. برای مثال،هنگامی که یک شرکت هواپیمایی تصمیم به خرید یک سری هواپیمای جدید می‌گیرد، این تصمیم‌گیری به یک سری برنامه‌ریزی فرعی جدید نیاز دارد؛ از جمله در مورد استخدام و آموزش افراد مختلف با مهارت‌های گوناگون، خرید و نگهداری لوازم یدکی، ایجاد امکانات تعمیراتی، برنامه زمانبندی جدید، تأمین بودجه، اخذ بیمه و غیره.گام دهم: تنظیم تفصیلی توالی فعالیت‌ها و جدول زمانبندیجزئیات اینکه فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده، در کجا، توسط چه کسی و در چه زمانی باید انجام شود به طور مناسب تنظیم می‌گردد؛ چگونگی و زمان به‌کارگیری برنامه، حیاتی است. پرسش‌های زیر برای تنظیم این مرحله می‌تواند مطرح شود:آیا برنامه، از نظر محتوا و زمانبندی نظر مجریان و پذیرش از طرف آنها را جلب کرده است؟آیا جزئیات دستورالعمل‌ها برای پوشش دادن به برنامه، تدوین شده است؟آیا فرم‌ها و لوازم مورد نیاز آماده است؟گام یازدهم: بیان برنامه‌ها به کمک ارقام به‌وسیلهٔ تخصیص بودجهپس از اخذ تصمیم و تعیین برنامه‌ها، مرحلهٔ تبدیل آن به عدد و رقم فرا می‌رسد. هر واحدی در سازمان می‌تواند بودجه‌ای مخصوص به خود داشته باشد. اگر این تخصیص بودجه خوب انجام گیرد، بودجه می‌تواند وسیله‌ای برای ترکیب هزینهٔ برنامه‌های گوناگون با یکدیگر و همچنین معیار مهمی برای سنجش میزان پیشرفت در برنامه‌ها باشد.گام دوازدهم: پیگیری پیشرفت کار در برنامه ریزی روزانهموفقیت برنامه با نتایج بدست آمده سنجیده می‌شود، بنابراین پیش‌بینی چگونگی پیگیری کافی، برای تعیین انطباق عملکرد با برنامه و نتایج بدست آمده با نتایج مورد انتظار، باید جزء کار برنامه‌ریزی باشد. ناگفته نماند که بطور معمول این امر جزء وظیفهٔ اساسی کنترل است. پرسش‌های زیر برای ارزیابی این مرحله می‌تواند کارساز باشد:آیا در یک دورهٔ زمانی منظقی، گزارش‌ها و مدارک کافی برای آگاه ساختن مدیران کلیدی و سنجش نتایج، جمع‌آوری شده است؟در چه محدوده یا بُردی، نتایج رضایت‌بخش محسوب می‌شود؟در صورت نقصان نتایج، چه اقدامات اصلاحی پیشنهاد می‌کنید؟