مزیت دورکاری در مدیریت دانش

مزیت دورکاری در مدیریت دانشبسیاری از ما که به‌اندازه کافی خوش‌شانس بودیم که در دو سال گذشته در کار خود باقی بمانیم، یک دوره آموزشی سخت دورکاری و کار از خانه را گذراندیم. دورکاری مزایای آشکاری را به‌خصوص برای کسانی که رفت‌وآمد طولانی از محل کار به خانه داشتند ارائه می‌داد. با این‌حال باید توجه داشت که برخی از فعالیت‌ها در حالت مجازی پیچیده‌تر می‌شوند. به‌عنوان مثال، ممکن است همکاری و دسترسی به اطلاعات دشوارتر باشد؛ تبادلاتی که به‌طور طبیعی در یک دفتر اتفاق می‌افتد باید هماهنگ باشد و یافتن و ارتباط با افراد و پاسخگویی به آن‌ها نیازمند تلاش بیشتری می‌شود.تحقیقات مربوط به فرآیند رفع مشکلات و بهره‌وری دانش APQC تدوین استراتژی مدیریت دانش به روش APQC، ناکارآمدی خاصی را در کار مجازی مربوط به تبادل دانش تأیید می‌کند.مزیت دورکاری در مدیریت دانشدر مقایسه با افرادی که به‌صورت حضوری در دفتر مشغول به کار هستند افراد دورکار به‌طور متوسط:0.7 ساعت بیشتر در هفته به دنبال اطلاعات موردنیاز برای انجام کارها هستند.1.3 ساعت بیشتر در هفته باید ارتباطات داخلی خود را مدیریت و به آن‌ها پاسخ دهند.این یافته‌ها با تحقیقات قبلی انجام‌شده توسط APQC و دیگران در زمینه همکاری مجازی همسو هستند. کارمندانی که نمی‌توانند برای پرسیدن سؤالات خود و یا پیدا کردن محل ذخیره فایل به همکاران خود مراجعه کنند، زمان بیشتری را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند. این امر به‌ویژه در دوره‌های بحران و تغییرات سریع، زمانی که راهنمایی‌ها به‌روز می‌شوند، صادق است. دورکاران همچنین برای نشان دادن اینکه «واقعاً کار می‌کنند»، تحت فشار قرار می‌گیرند. نتیجه، افزایش حواس‌پرتی است که زمان را برای تفکر عمیق و فعالیت مولد از بین می‌برد.دورکاری و کار ترکیبی، تمایل به مدیریت دانش را افزایش می‌دهدمدیریت دانش (KM) این پتانسیل را دارد که همکاری را ساده‌تر کرده و یافتن اطلاعات و پاسخ را برای کارکنان آسان‌تر کند؛ بنابراین، منطقی است که اگر کارکنان مزیت دورکاری در مدیریت دانش را میدانستند زمان بیشتری را برای جست‌وجو و تبادل اطلاعات صرف می‌کردند، برای مدیریت دانش بهتر مشتاق‌تر خواهند بود. داده‌ها این را ثابت می‌کند.کارمندان دورکار به احتمال زیاد عقیده دارند که طیف وسیعی از فعالیت‌های مدیریت دانش جدید یا بهبودیافته باعث بهره‌وری بیشتر آن‌ها می‌شود. بسیاری دوست دارند که سازمان‌هایشان کار بهتری را انجام دهند که دانش مهم را مستندسازی کند، جستجو و کشف را تسهیل کند و به آن‌ها کمک کند با متخصصان و همکاران همفکر ارتباط برقرار کنند.کارمندان دورکار یا کارمندانی که با یک برنامه ترکیبی کار می‌کنند و چند روز در دفتر و برخی روزها در خانه هستند به پیشرفت مدیریت دانش علاقه ‌زیادی دارند و خواستار مستندسازی بهتر و اطلاعات آسان‌تری برای زمانی هستند که در سازمان حضور فیزیکی ندارند.کاری که مدیریت دانش می‌تواند انجام دهد تا دورکاری را پشتیبانی کندچگونه می‌توان بر نیازها و اشتیاق کارکنان دورکار برای پیاده‌سازی و اجرای مدیریت دانش سرمایه‌گذاری کرد؟ در اینجا چند پیشنهاد ارائه شده است.مأموریت و اهداف مدیریت دانش را برای حمایت از کارهای مجازی تغییر دهید. اولویت‌های کسب‌وکار در دو سال گذشته بسیار تغییر کرده است. اکنون زمان خوبی برای ارزیابی استراتژی مدیریت دانش خود و اطمینان از همسویی آن با نیازهای پس از همه‌گیری است. همچنین ممکن است منطقی باشد که از ذینفعان کسب‌وکار و کاربران نهایی بازخورد بخواهید تا اطمینان حاصل شود که مدیریت دانش بزرگ‌ترین نقاط دردناک آن‌ها را درک می‌کند. APQC شاهد بوده است که بسیاری از سازمان‌ها استراتژی‌های مدیریت دانش خود را بر روی جریان دانش دیجیتال، به‌ویژه استفاده از یادگیری ماشین و هوش مصنوعی برای پشتیبانی از جستجو و توصیه‌های متنی متمرکز کرده‌اند.مطمئن شوید که دانش درست را در اولویت قرار داده‌اید. به‌عنوان بخشی از ارزیابی مجدد استراتژی، ارزش آن را دارد که نقشه‌های دانش یا ممیزی‌های خود را مجدداً بررسی کنید تا شکاف‌ها و تنگناهای جدید یا بدتر را پیدا کنید. دانشی که برای کسب‌وکار بسیار حیاتی است یا بیشتر در معرض خطر است، ممکن است تغییر کرده باشد؛ و یا دانشی که قبلاً به‌طور خودبه‌خود از کارکنان باتجربه به کارکنان کم‌تجربه منتقل می‌شد، ممکن است نیاز به کدگذاری و دسترسی متمرکز داشته باشد.مدیریت دانش را در برنامه‌های کاربردی دیجیتال موجود در محل کار ادغام کنید. برخی از برنامه‌های مدیریت دانش به‌طور کامل در بسترهایی مانند Microsoft 365، Slack و Google Workspace تعبیه شده‌اند؛ اما اگر دانش و تخصص خود را از طریق فناوری قدیمی ارائه می‌دهید درحالی‌که بیشتر فعالیت‌ها دورکار شده‌اند زمان تغییر و تحول فرارسیده است. این تغییر ممکن است در ابتدا دردناک باشد؛ اما در بیشتر موارد، قرار دادن دانش در جریان کار مهم‌تر از مسائل دیگر است.طراحی مجدد فرآیندها و آموزش‌های مدیریت دانش. وقتی همه‌گیری شیوع پیدا کرد، بسیاری از تیم‌های مدیریت دانش که به‌طور سنتی فعالیت‌های رودررو انجام می‌دادند جلسات را به‌طور عمده به Teams و Zoom منتقل کردند. برگزاری رویدادهای مجازی به‌گونه‌ای متفاوت طراحی شده‌اند. اگر سازمان شما قرار است از دورکاری در آینده پشتیبانی کند، منطقی است که در مصاحبه‌های استخراج دانش، جلسات جمع‌آوری درس‌های آموخته‌شده، جلسات انجمن‌های خبرگی و آموزش‌های مدیریت دانش تجدیدنظر کنید تا برای تحویل آنلاین یا ترکیبی بهینه شوند.ایجاد ارتباطات مدیریت دانش و پاداش در اکوسیستم دیجیتال. محل کار دیجیتال به میزان قابل‌توجهی میزان اختلال ارتباطات را که کارکنان هر روز با آن مواجه هستند، افزایش داده است. گم شدن پیام‌های مدیریت دانش در این‌همه سروصدا آسان است، به‌خصوص اگر استراتژی ارتباطی محدود به ایمیل یا اعلامیه‌های اینترانت عمومی باشد. تیم‌های مدیریت دانش ممکن است نیاز داشته باشند در نحوه دستیابی به مخاطبان هدف خود مهارت بیشتری داشته باشند – برای مثال، با درخواست از مدیران و حامیان مدیریت دانش بخواهید که پیام‌های مرتبط را در جلسات آنلاین، مورد اطلاع و بحث قرار دهند. مدیریت دانش همچنین می‌تواند با پاداش دادن به شرکت‌کنندگان خود از طریق ویژگی‌های گیمیفیکیشن مانند نشان‌های دیجیتال و تابلوهای امتیازات از محیط مجازی، شور و اشتیاق کارکنان را بیشتر کند.کلام آخر!مدیریت دانش می‌تواند از فرصت تغییر کار به شکل دورکاری یا کار ترکیبی برای رساندن کارکنان به مشارکت، دسترسی و دانش استفاده مجدد استفاده کند.https://www.apqc.org/blog/how-km-can-take-advantage-shift-virtual-work