کدام نرم‌افزار حسابداری را انتخاب کنیم؟

در دنیای امروز، فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی تنها به‌عنوان یک ابزار کار و یا یک منبع تولید عمل نمی‌کند بلکه فناوری اطلاعات به‌عنوان بستر مناسب جهت به‌کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی محسوب می‌شود. با استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در بخش‌های مختلف سازمان مثل بخش حسابداری، حسابداران فرصت بیشتری نسبت به گذشته در اختیار خواهند داشت تا بجای پرداختن به عملیات وقت‌گیر و تکراری به تجزیه و تحلیل اطلاعات بپردازند. برای انتخاب نرم‌افزار مالی گزینه‌های زیادی موجود است ولی چالش انتخاب نرم‌افزار مالی، زمان انتخاب بسیار حساس‌تر می‌شود. تمامی نرم‌افزارهای حسابداری بازار سند حسابداری ثبت می‌کنند و مانده حساب‌ها را نیز نشان می‌دهند ولی آیا همین میزان قابلیت کافی است؟ یا بهتر است نرم‌افزارهای حسابداری اطلاعات بیشتری را در قالب گزارش‌های مختلفی در اختیار کاربران قرار دهند.از ویژگی‌های نرم‌افزارهای حسابداری ارائه گزارش‌های متنوع است.از نقاط قوت نرم‌افزار حسابداری می‌توان گزارش‌های مقایسه‌ای را مطرح کرد ارائه گزارش‌های مقایسه‌ای به‌صورت نمودار درک راحت‌تری از وضعیت حساب‌های موجود به نمایش خواهد گذاشت. با کمی آینده‌نگری قابلیت ارتقای نرم‌افزار مالی مطرح می‌شود و ارتباط نرم‌افزار حسابداری با سایر نرم‌افزارها مانند فروش و تأمین کالا نیز مهم خواهد بود . به منظور جلوگیری از دوباره‌کاری بهتر است عملیات‌های مالی در قالب یک کدینگ استاندارد و به‌روز شده انجام شود . در سیستم‌های حسابداری یکی از مهم‌ترین نکته هایی که اطلاعات را برای مدیران ارزشمند می‌نماید زمان مناسب دسترسی به اطلاعات است.زمان مناسب زمانی است که در تصمیم‌گیری مدیران نقش داشته باشد و به همین دلیل سازمان‌ها در تلاش برای جایگزینی سیستم دستی به سیستم‌های رایانه‌ای مناسب هستند. در این حالت سرعت پالایش اطلاعات و گزارش‌گیری در قالب‌های مختلف مطرح می‌شود.استخراج اطلاعات مالی از سایر نرم‌افزارهای مرتبط مانند حقوق و دستمزد،خزانه‌داری و گزارش‌های تولید و ضایعات باعث به‌روز بودن اطلاعات مالی و حسابداری می‌شود.شرکت شماران سیستم با استفاده از سابقه درخشان و طولانی در زمینه تولید نرم‌افزار توانسته است با بهره‌گیری از تجارب چندین ساله در تولید نرم‌افزار ، نرم‌افزار حسابداری دقیق و پویا با قابلیت اتصال به تمامی حوزه‌های مالی را طراحی نماید. استفاده از نرم‌افزار حسابداری علاوه بر تهیه سریع و به‌موقع اطلاعات مالی مورد نیاز، این مزیت را دارد که می‌تواند کار حسابداری یک موسسه را با دقت و صحت زیاد و با کارکنان بسیار کمتری در مقایسه با سیستم‌های دستی انجام دهد و بدین ترتیب، علاوه بر صرفه‌جویی در وقت، مسائل و مشکلات پرسنلی و اداری یک موسسه را نیز در مجموع تقلیل می‌دهد. تأثیر استفاده از فناوری اطلاعات بر سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری سازمان را به‌صورت مشهود در موارد زیر می‌توان بیان کرد:رابطه هم‌زمان حسابداری و عملیات: به‌کارگیری نرم‌افزار حسابداری یکپارچه که مبتنی بر ثبت‌های عملیاتی است محدودیت‌های زمان، حجم اطلاعات و تنوع داده‌ها را در سیستم‌های حسابداری رفع کرده و اجازه می‌دهد اطلاعات بدون کوچک‌ترین مغایرتی در بخش‌های مختلف ثبت شده و گزارش‌های دقیق و در زمان مناسب به مدیریت ارائه گردد. یکسان بودن اطلاعات در تمامی حوزه‌ها مانند نمایش مانده حساب اشخاص در حسابداری ، فروش ، و سایر نرم‌افزار همگی به علت یکسان بودن عملیات با حسابداری است . تنها یک نرم‌افزار حسابداری قدرتمند است که می‌تواند تمامی اطلاعات عملیات را در یک قالب استاندارد و محکم، حفظ و نگهداری نماید.ثبت سند بهای تمام‌شده به‌صورت ماهانه: پیشرفت‌های فناوری نیز در بخش تولید تأثیر مستقیم داشته و به جمع‌آوری اطلاعات در انجام عملیات تولید، کمک‌های چشمگیری نموده است.بر این اساس بستر صدور اسناد مکانیزه بهای تمام‌شده محصولات و فعالیت‌ها مرتبط با تولید در پایان هرماه فراهم شده است. این مهم تأثیرات ویژه‌ای بر سرعت و دقت محاسبات و گزارش‌های نرم‌افزار حسابداری بهای تمام‌شده به‌عنوان زیرسیستمی از سیستم اطلاعاتی مدیریت داشته است.بهینه‌سازی نیروی انسانی: بکار گیری فناوری اطلاعات در سیستم‌های اطلاعات حسابداری، این امکان را به وجود آورده است که در تعداد کارکنان و زمان صرفه‌جویی شود. در واقع در نرم‌افزارهای حسابداری یکپارچه به سبب عدم ثبت اطلاعات تکراری توسط کارکنان در واحدهای مختلف سازمان،صرفه‌جویی زمانی را خواهیم داشت. به‌کارگیری فناوری اطلاعات در واحدهای تجاری باعث می‌شود که کیفیت اطلاعات ارائه‌شده در گزارش‌های متعدد و صورت‌های مالی به دلیل یکپارچگی نرم‌افزار و ثبت سند منطبق با عملیات در سطح بالایی قرار داشته باشند.مدیریت راهبردی: فناوری اطلاعات موجب بهبود ویژگی‌های کیفی اطلاعات حسابداری مانند ارتباط و مقایسه اطلاعات می‌شود و در حوزه‌های مختلف مانند تولید موجب سرعت و دقت بیشتری در محاسبه بهای تمام‌شده محصولات می‌شود. باوجود ویژگی‌های ذکرشده استفاده از یک نرم‌افزار مناسب و قوی حسابداری، به پیاده‌سازی یک سیستم جامع از اطلاعات حسابداری مرتبط با مدیریت، کارایی دو چندانی خواهد بخشید. با این حال یادآوری می‌گردد که فناوری اطلاعات چیزی جز یک ابزار نیست و چنانچه بدون برنامه‌ای دقیق، درست و متناسب و بدون آگاهی از اصول و روش‌های حسابداری و کاربرد فناوری برای انجام دادن عملیات حسابداری به کار گرفته شود، می‌تواند اطلاعات نادرست، نابجا و نامربوط را بسیار سریع در اختیار کاربر و مدیران بگذارد و بدین‌صورت تصمیمات اشتباهی اخذ گردد. در چشم‌انداز رقابتی کسب‌وکار امروز، بسیار ضروری است که سازمان از نرم‌افزار حسابداری به‌عنوان اهرمی برای ارتقا خود استفاده نماید و از این طریق بهره‌وری خود را افزایش دهد. در واقع نیاز اساسی مدیران دسترسی به کلیدی‌ترین اطلاعات کسب‌وکار (به طور خاص اطلاعات حسابداری) است، اطلاعاتی که یکپارچه بوده و در هر زمان و هر مکان در دسترس باشد، حجم اطلاعات در لحظه و همچنین صحت آن نیز تأییدشده باشد. شرکت شماران سیستم با سال‌ها تجربه کسب‌شده در موسسه حسابداری و حسابرسی شماران به این نکته پی برد که در استفاده از فناوری اطلاعات به دلیل عدم شناخت نیاز درست شرکت‌های نرم‌افزار به دلیل اکتفا کردن به دانش فنی خود، این‌گونه شرکت‌ها نتوانستند نیاز مشتریان را در استفاده درست فناوری اطلاعات منطبق با اصول حسابداری درک نمایند به همین دلیل نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار آن سال‌ها باوجود استفاده از فناوری اطلاعات ولی استانداردهای حسابداری به‌درستی در آن‌ها رعایت نشده بود. استفاده از فنّاوری ، تجربه و قوانین در قدرت یک نرم‌افزار حسابداری تأثیرگذار خواهد بود . طراحی گزارش‌های مالی پرکاربرد و امکان اخذ خروجی‌های مختلف از مزیت‌های یک نرم‌افزار خواهد افزود.در نرم‌افزار حسابداری شماران گزارش‌های مفید مالی به‌صورت پیش‌فرض در برنامه قرار داده‌شده است . امکان ارسال گزارش‌های برنامه به اکسل نیز فراهم‌شده است . شرکت شماران سیستم با درک درست نیاز سازمان‌های مختلف در لزوم استفاده از فناوری اطلاعات، با پوشش سیستم‌های اطلاعات مدیریت در بخش حسابداری، سایر بخش‌های مختلف کسب‌وکار را پوشش داده و با ارائه اطلاعات درست و به‌موقع، سازمان را در بالا بردن بهره‌وری، کارایی و درنتیجه سودآوری یاری می‌کند. نرم‌افزار حسابداری شرکت شماران سیستم در یک بستر کاملاً یکپارچه و با رویکردERP سیستم حسابداری سازمان را به یک واحد کنترلی و نظارتی تبدیل نموده است.سخن آخر:حالا می‌دانیم که فقط به دنبال ثبت سند حسابداری نیستیم . مانده حساب را هم که همه نرم‌افزارها در اختیارمان قرار می‌دهند . پس بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنیم که به‌روز بوده و از آخرین کدینگ استاندارد استفاده می‌کند. با تمامی نرم‌افزار دیگر یکپارچه بوده و نیازی به ثبتهای تکراری و دوباره‌کاری نباشد . حسابداری به خریدها نظارت داشته و در صورت تأمین منابع مالی دستور خرید را صادر نماید. گزارش‌های کاربردی و مقایسه‌ای را به‌سرعت در اختیار مدیران قرار دهد و برای تهیه گزارش سود و زیان و بهای تمام‌شده تا پایان دوره مالی نیازی به صبر کردن نباشد. همچنین هر زمان که نیاز به اضافه کردن نرم‌افزاری جدید بود بتوان آن را به راحتی به مجموعه مالی اضافه کرد. نرم‌افزار حسابداری شماران سیستم بر طبق آخرین کدینگ مالی ارائه شده و با طراحی قوی در تهیه الگوی اسناد، تمامی عملیات ثبت شده در حوزه‌های مختلف را به‌صورت خودکار تبدیل به سند حسابداری می‌کند. جلوگیری از اتلاف وقت و خطا در صحت اطلاعات گرفته شده است. و نتیجه آن یکسان سازی اطلاعات در حسابداری ، خزانه‌داری، فروش ، تأمین کالا و تمامی حوزه‌های مربوطه است. یکی از قابلیت‌های مهم نرم‌افزار حسابداری شماران قابلیت چند ارزی آن است. استفاده از ارزها مختلف در فرم‌های نرم‌افزار امکان‌پذیر است . یکی از چالش‌هایی که حسابداران با آن روبه‌رو هستند تسعیر ارز است. عملیاتی بسیار حساس که می‌بایست بر اساس نرخ روز ارز انجام پذیرد. امکان انجام تسعیر ارز در نرم‌افزار حسابداری شماران در جهت تکمیل فرآیندهای مالی قرار داده‌شده است. امید است با استفاده از راهکارهای جدیدی که شماران سیستم با استفاده تجارب مفید خود در اختیار مشتریان محترم قرار می‌دهد باعث رشد و شکوفایی کسب‌وکار ایشان گردد.منبع: نرم افزار حسابداری شماران سیستم