در مسیر انعطاف و چابکی سازمان چگونه از ثبات ارزشمندمان هم مراقبت کنیم

اغلب گفته می‌شود که شرکت‌ها برای مقابله با تغییرات ناگهانی و شگفت‌انگیز باید چابک و انعطاف‌پذیر باشند. این امر هیچ وقت به اندازه‌ی این روزها که سعی داریم به تغییرات ایجادشده بر اثر همه‌گیری ویروس کرونا واکنش نشان دهیم، صدق نمی‌کرده است.تحقیقات جدید، توصیه می‌کنند که شرکت‌ها در مسیر دستیابی به چابکی و انعطاف‌پذیری واقعی ابتدا باید به ثبات متعهد باشند.زیربنای ثبات سازمانی، آن چیزی است که در طول تغییرات مختل‌کننده در محل کار، به افراد حس اعتماد، امنیت، و خوش‌بینی می‌دهد و باعث می‌شود که آنها آرام باشند، منطقی رفتار کنند، و به‌خوبی خود را با موقعیت وفق دهند.اما ثبات را چه‌طور می‌شود حفظ کرد؟تمام توجه‌تان را متمرکز کنیددر حین یک تغییر اساسی، افراد دچار حواس‌پرتی و گیجی می‌شوند، و نگرانند که چه اتفاقی در حال رخ دادن است و در آینده ممکن است چه اتفاقی بیفتد.اختلالات شدید و تهدیدکننده‌ای که این روزها تجربه می‌کنیم، می‌تواند موجب تصمیمات شود.رهبران باید اولویت‌هایی را برای افزایش مقابله‌ی مؤثر، تعیین کنند. البته اولین و برترین اولویت در حال حاضر این است که به افراد کمک کنند تا بر مهم‌ترین موضوعات یعنی سلامتی و ایمنی متمرکز شوند. این یعنی رهبران باید هر کاری که می‌توانند را انجام دهند تا مقیاس‌های فاصله‌گذاری اجتماعی مرتبط با این شیوع را امکان‌پذیر، تقویت، و احتمالاً محکم‌تر کنند. سپس، اولویت بعدی آنها این است که مشخص کنند چه وظایف و عملکردهایی برای ادامه دادن روند کسب‌وکار لازم هستند.به دلیل این‌که در شرایط فعلی بسیاری از کارمندان در سرتاسر دنیا دورکاری می‌کنند، پتانسیل بالایی برای حواس‌پرتی و سوء‌تفاهم وجود دارد. پس دقیقاً و به طور واضح، بارها و بارها، مشخص کنید که اولویت‌ها چیست هدف کدام است و هر کاری که می‌توانید انجام دهید تا به کارمندان کمک کنید که بر وظایفشان تمرکز کنند.موانع را از سر راه برداریدرهبران باید در مورد موانع موجود در برابر کسب نتیجه، که می‌توانند به ثبات صدمه زده و اعتماد‌به‌نفس کارکنان را تضعیف کنند، هوشیار و مراقب باشند. همچنین برای کمک به تسهیل جلسات و ارتباطات بین کارمندان، می‌توانند چند روش ویدئو کنفرانس را پیشنهاد دهند و چند اپلیکیشن مناسب تعیین کنند تا در صورتی که اپلیکیشنِ اول از کار افتاد، آن را پشتیبانی کنند. بعضی از رهبران برای ایجاد آرامش برای والدین شاغلی که در طول روز کاری باید از فرزندان نیز مراقبت کنند، جلساتی خارج از ساعات کاری ترتیب می‌دهند و بقیه از طریق ضبط تصویریِ وضوح پایین که به طور غیر همزمان قابل مشاهده هستند، ارتباط برقرار می‌کنند. این میزان از انعطاف کارها را کنترل خارج نمی‌کند، بلکه ثبات را تقویت می‌کند!حداکثر استفاده را از شکست‌ها ببریدرهبران می‌توانند با استقبال از ایده‌های اعضای تیم و کارمندان و عملی کردن پیشنهادات آنها، امنیت روانی قابل‌توجهی ایجاد ‌کنند. همچنین می‌توانند با استفاده از شکست به عنوان یک لحظه‌ی آموختنی برای همه، با خودداری از سرزنش و متعاقباً با بهره‌برداری از درس‌هایی در مورد آن چه که مؤثر بوده و آن چه که موثر نبوده، بازدهی و عملکرد کارکنان خود را به عوض تضعیف، بهبود بخشند. در جلسات از شکست‌ها راحت صحبت کنید و نکات آموختنی را به تیم‌تان منتقل کنید.به افراد اطمینان خاطر بدهیدبدیهی است که بحران‌ها و تغییرات دامنه‌دار، موجب اضطراب همه می‌شوند. بنابراین هر کاری که می‌توانید انجام دهید تا با تأکید بر نقش‌ها، ارزش‌ها، و آینده‌ی افراد، ذهن آنها را به سهم خود آرام کنید. توازن بین واقع‌بینی و خوش‌‌بینی در اینجا بسیار مهم است: وعده‌ی غیرواقعی ندهید؛ در غیر این صورت، اعتماد که سنگ زیربنای ثبات است را از بین خواهید برد.به علاوه، این مهم است که رهبران در طول تغییرِ مختل‌کننده، زمان بیشتری را به چک کردن کارمندانشان اختصاص دهند. این می‌تواند به سادگیِ یک تماس تلفنی باشد: «من چند دقیقه وقت داشتم و می‌خواستم ببینم اوضاع چطور است» با دقت گوش دادن به نگرانی‌ها و دلواپسی‌ها مهم است. شما به عنوان یک رهبر نباید هر مشکل عاطفی یا تجربی را حل کنید تا نشان دهید که مؤثر هستید. فقط گوش کردن دلسوزانه می‌تواند مؤثر باشد.هوش اجتماعی شاه کلید موفقیت یک رهبرهوشبر ای احیاء برنامه‌ریزی کنیدبرای ایجاد ثبات و رسیدن به وضعیت عادی جدید، هر طوری که مد نظرتان است، یک برنامه‌ی احیاء ارائه کنید. نیازی نیست که کامل و بی‌نقص باشد؛ هیچ کسی گوی آینده‌نگری ندارد. فقط کاری که می‌توانید را انجام دهید. برنامه‌هایی برای پیشامدهای غیرمترقبه ارائه دهید؛ مثلاً برای ادامه‌ی کار در مواقعی که افراد در طول این بحران بیمار می‌شوند. بسیاری از رهبران پشتیبان‌هایی را برای نقش‌های کلیدی و کارمندانِ در حال آموزش تعیین می‌کنند تا نقش‌های دیگر را بر عهده بگیرند. چنین برنامه‌هایی باعث افزایش اعتماد می‌شوند به این معنی که تیم می‌تواند شوک‌ها و ضربات روحی را تحمل کند. منبع HBR