ارتباطات ناهمزمان در تیم‌های دورکار در همه‌گیری کرونا

مطالعاتی که این سال‌های بر روی تیم‌های دورکار صورت گرفته، می‌گوید که افرادی که به صورت دورکاری در تیم‌های توزیع‌شده فعالیت می‌کنند در مقایسه با افرادی که در محل کار خود به صورت فیزیکی حاضرند، از خلاقیت و بهره‌وری بالاتری برخوردارند.و البته جالب اینجاست که تا کنون دلیل مشخص و قطعی‌ای برای آن پیدا نشده است.درست است که اغلب افراد به دلیل عدم تردد در ساعت‌های شلوغ، وقت خود را ذخیره می‌کنند، از حواس‌پرتی‌های موجود در دفاتر کاری دوری کرده و زمان بیشتری را با خانواده، دوستان و حتی سرگرمی‌های مورد علاقه‌شان اختصاص می‌دهند، اما هیچ‌کدام از این موارد، دلیل قطعی و پاسخی برای چرایی افزایش میزان بهره‌وری این افراد نیست.جدای از تمام این موارد، شاید یکی از دلایل افزایش بهره‌وری این افراد نوع ارتباطشان با سایر هم‌تیمی‌ها و ذی‌نفعان کلیدی باشد. ارتباطی از نوع ناهمزمان یا Asynchronous Communication.در حالی که در پست‌های اخیر وبلاگ هم به آن اشاره کرده‌ام، معتقدم که؛افزایش دورکاری و فعالیت تیم‌ها به صورت دورکاری در شرکت‌های بزرگ و همزمان با همه‌گیری کرونا – Coronavirus (Covid-19) Pandemic – مدلی تازه از همکاری تیم‌ها را شکل داده و در عین حال تنظیم و ایجاد نوعی جدید از این ارتباطات با اعضای تیم‌ها موجب افزایش بهره‌وری آن‌ها شده است.اما هستند بسیاری از شرکت‌هایی که با این ترس مواجه‌اند که آیا با دورکاری تیم‌ها می‌توانند موفقیت‌های خود را گسترش دهند یا نه؟ و متاسفانه این شرکت‌ها این پرسش را از خود دارند که چگونه می‌توانند در ارتباطات از نوع ناهمزمان از مزایای ارتباطات برخط، آنلاین و لحظه‌ای نیازهای خود را مرتفع کنند؟هربار که در محل کارتان برای پیگیری کاری به سراغ یکی از اعضای تیم می‌روید و سوالی هرچند کوتاه را از یکی از همکاران‌تان می‌پرسید، ناخواسته وقفه‌ای در کار آن‌ها ایجاد کرده و موجبات بهم‌ریختگی و حواس‌پرتی آن‌ها را فراهم می‌آورید و این موضوع در درازمدت به شکل قابل توجهی بهره‌وری آن‌ها را می‌کاهید.زمانی که از رویکرد ارتباطات همزمان را برای برقراری ارتباط با اعضای تیم کاری خود استفاده کنید، در واقع این فرصت را در اختیار آن‌ها قرار داده‌اید که تمرکز آن‌ها را حفظ کرده و موجب افزایش توجه آن‌ها به کار اصلی‌شان شوید.در این متن که نسخه جدیدی از این راه‌نماست و پیش‌تر در قالب یک فایل PDF قابل دانلود در سایت منتشر شده بود، با نوعی از ارتباطات با اعضای تیم‌های دورکار آشنا خواهید شد که در صورت اجرای درست و متناسب با نیاز سازمان‌تان می‌توانید از مزایای بی‌شمار آن بهره‌مند شوید.در نسخه جدید این راه‌نما هم مانند نسخه قدیمی‌تر، از الگوهای اجرا شده در شرکت‌های مطرح استفاده شده و امیدوارم بتواند در این مسیر به شما و کسب‌وکارتان کمک کند.اما پیش از شروع، مروری داشته باشیم بر چیستی این نوع از ارتباطات؛ارتباطات ناهمزمان چیست؟ارتباطات ناهمزمان، به بیان ساده زمانی رخ می‌دهد که شما انتظار پاسخ فوری و لحظه‌ای را در قبال پیام‌های ارسالی‌تان به اعضای تیم‌های دورکار نداشته و به عنوان مثال ایمیلی را به فردی ارسال کرده و انتظار دارید تا طی چند ساعت آینده و یا حتی چند روز پیش‌رو پاسخ آن را دریافت کنید.در مقابل این نوع از ارتباطات، شما پیامی را به فردی ارسال می‌کنید و گیرنده پیام، پس از دریافت، آن‌را پردازش و بلافاصله پاسخ را برای شما ارسال می‌کند. ارتباطات حضوری و جلسات، نمونه‌هایی از این نوع ارتباطات به حساب می‌آیند.اما شکل‌هیا مختلف دیگری از این ارتباطات مانند ارسال پیام در مسنجرهای کاری و انتظار دریافت لحظه‌ای پاسخ، می‌تواند نمونه دیگری از ارتباطات همزمان به حساب بیایند. شما پیامی را برای یکی از اعضای تیم‌تان ارسال می‌کنید، وی نوتیفیکیشن پیام شما را در اسلک، دیسکورد یا مایکروسافت تیمز، دریافت می‌کند و به آن پاسخ می‌دهد.جالب است بدانید که در برخی از شرکت‌ها، رفتاری که با ایمیل انجام می‌شود هم به صورت همزمان است و بسیار رایج است که کاربران حداکثر ظرف مدت ۵ دقیقه به ایمیل دریافت شده پاسخ دهند.[این مطالعه در سال ۲۰۱۵ و در یکی از آزمایشگاه‌های شرکت یاهو انجام و مطرح شده است. ]پیش از آنکه بدانیم کدام نوع از ارتباطات (همزمان یا ناهمزمان) مناسب تیم دورکار شماست، ابتدا این سوال را مطرح می‌کنم که چرا باید روش‌های فعلی برای ارتباطات بین اعضای تیم‌های دورکار در شرایط همه‌گیری کرونا زیرسوال رفته است؟اینجا در مورد پلنیست بخونید. پلنیست یک ابزار کاملا رایگان هست که احتمالا خیلی بهتون توی مدیریت جلسات کمک می‌کنه.مشکلات ارتباطات لحظه‌ای با تیم‌های دورکاربراساس مقاله‌ای که در هاروارد بیزینس ریویو، منتشر شده است؛ مدت زمانی که کارمندان در ارتباطات بین تیمی می‌گذرانند در مقایسه با دو دهه گذشته، بیش از ۵۰ درصد افزایش یافته است. محققان دریافته‌اند که این موضوع غیرمعقول بوده و افراد در حدود ۸۰ درصد از زمان خود را صرف برقراری ارتباط با همکاران و هم‌تیمی‌های خود می‌کنند. [این موضوع با درنظر گرفتن شش ساعت کار مفید در طول روز لحاظ شده است. ]جلسات کاری، به طور معمول حدود ۱۵ درصد از زمان افراد را به خود اختصاص داده و برنامه‌های پیام‌رسانی بلادرنگ و لحظه‌ای سازمانی مثل اسلک و یا مایکروسافت تیمز، موجب شده تا افراد مجبور به پاسخگویی حدود ۲۰۰ پیام در طول روز باشند و این عدد برای کاربران لایه‌های بالاتر تا ۱۰۰۰ پیام در روز نیز ثبت شده است.یکی از کارمندان مورد مطالعه در این گزارشات به نیویورک تایمز گفته است؛پیش از این صبح‌ها به محض بیدار شدن تیندر را چک می‌کردم و اکنون مجبورم اسلک را چک کنم.این گرایش به سمت برقراری ارتباطات لحظه‌ای به این معناست که افراد به طور متوسط می‌بایست زمانی در حدود ۸۰ درصد از ساعت کاری خود را به جلسات متعدد و ارتباطات بین تیمی بگذارند و در لابه‌لای این حجم از ارتباطات به صورت پراکنده و گاه و بی‌گاه به کارهای اصلی خود نیز بپردازند.پیشرفت فناوری تلفن‌های همراه و هوشمند، بدان معناست که ارتباطات به محل کار و ساعت مشخصی محدود نشده و ما مدام می‌بایست ایمیل‌ها و پیام‌های شرکتی خود را کنترل کرده و به آن پاسخ دهیم.ما هیچ‌گاه نمی‌توانیم از محل کارمان جدا شویم!اسلک از آمار اشاره شده در تصویر بالا، با افتخار یاد کرده و می‌گوید که کاربرانش در سازمان‌ها بیش از ۹ ساعت در روز این این نرم‌افزار آنلاین هستند، و به طور متوسط هر کاربر ۹۰ دقیقه از این ۹ ساعت را در حال استفاده از این پیام‌رسان است.این سبک از کار و مقایسه نتایج حاصل از آن می‌تواند قابل درک باشد، اما شواهد زیادی وجود دارند که نشان می‌دهد تمام ارتباطات همزمان، برای حفظ تمرکز، آسیب‌زا بوده و منابع ذهنی کارمندان را به طور جدی تخلیه می‌کند.به طور خلاصه باید بگوییم؛این کار موجب ایجاد وقفه‌های مداوم در ذهن شده، تمرکز بر روی کار را دشوار کرده و فعالیت‌های با ارزش بالاتر را مختل می‌کند. قدرت حل مساله را در افراد از بین برده و از همه بدتر، آن‌ها را از کارهای عمیق باز می‌دارد.دسترسی لحظه‌ای و عدم توانایی قطع ارتباطات همزمان برای سلامتی افراد مضر بوده و روز به‌روز آن‌ها را از اهداف بلندپروازانه‌شان دورتر می‌کند.این سبک از ارتباطات موجب ایجاد استرس‌های غیرضروری شده و عدم امکان برنامه‌ریزی‌های شخصی افراد را منجر می‌شود. روزهای کاری آنان صرف پاسخگویی به درخواست‌ها شده، زمان‌شان به سرعت از دست رفته و با افزایش استرس، سرخوردگی را در میان آنان تشدید می‌کند.کیفیت مباحثات در این سبک از ارتباطات به طور ملموسی کاسته شده و زمانی برای پاسخگویی متفکرانه برای‌شان باقی نمی‌گذارد.مزایای ارتباطات ناهمزمانبسیاری از کارمندان، حواس‌پرتی‌ها و وقفه‌های زمان کار را پذیرفته‌اند اما در برخی از شرکت‌ها مانند اتوماتیک، زپیر، گیت‌لب و بافر توانسته‌اند با به‌کارگیری رویکرد ارتباطات ناهمزمان از مزایای اجرای این نوع از ارتباطات در میان کارمندان خود سخن گویند. این شرکت‌ها معتقدند که؛توانسته‌اند روز کاری کارمندان خود را کنترل کنند. آن‌ها را شادتر کرده و بازدهی‌شان را افزایش دهند. در یک محیط کاری که اغلب اعضای تیم‌ها به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند و تقریبا می‌توان گفت که ساعت کاری مشخصی وجود ندارد، کارمندان این شرکت‌ها توانسته‌اند زمان کاری خود را متناسب با سبک زندگی، بیومتریک و مسوولیت‌های خود تنظیم کنند. به‌طور مثال یکی از کارمندان گفته است که من هر روز یک ساعت را با پسرم وقت می‌گذارنم و هیچ‌کس در ارتباطات شرکت با این موضوع مشکلی ندارد.توانسته‌اند، افزایش کیفیت بالاتری را در پاسخگویی افراد رقم بزنند. ارتباطات ناهمزمان کمی کندتر است اما از کیفیت بالاتری برخوردار است. افراد در این نوع از ارتباطات می‌آموزند که ارتباط واضح‌تر و کامل‌تری را برقرار کنند. آن‌ها فرصت دارند تا در مورد یک مساله فکر کنند و پاسخ‌های متفکرانه‌تری را ارایه دهند. یکی از این شرکت‌ها گفته است که طی هشت سال گذشته، حتی یک مساله جدی که به ارتباطات افراد مرتبط باشد به واحد منابع انسانی‌شان ارجاع نشده است.برنامه‌ریزی‌های بهتر منجب به کاهش استرس کارمندان شده است و برنامه‌ریزی افراد برای پاسخگویی به هم‌تیمی‌هایشان به ضرورتی انکار ناپذیر بدل شده است. به‌جای پاسخگویی به پیام‌های با محتوای فوری، افزایش دقت در پاسخگویی رخ داده و به تبع آن استرس در میان این کارمندان کاهش چشم‌گیری داشته است.کارمندان در به‌کارگیری تکنیک‌های کار عمیق، پیشرفت کرده و زمان بیشتری را به کارهای با ارزش افزوده بالاتر برای سازمان‌شان اختصاص داده‌اند.افزایش شفافیت در مکاتبات و مستندات به واسطه ارتباطات کتبی هم از دیگر مزایایی است که توسط این شرکت‌ها رخ داده است.اما هیچ‌چیز قطعی نیست!علی‌رغم تمامی مزایا و معایبی که از ارتباطات همزمان و ناهمزمان در تیم‌های دورکار برشمردیم، به این نکته هم اشاره می‌کنم که هیچ‌ راه‌حل قطعی‌ای در هیچ شرایطی وجود ندارد. ارتباطات ناهمزمان هیچ‌گاه جای ارتباطات همزمان را نمی‌گیرد و مانند هر فرهنگ دیگری در سازمان‌ها می‌تواند در شرایط و زمان متفاوت، رفتاری متفاوت داشته باشد.در ابتدای شروع اجرای این نوع از ارتباطات می‌بایست جلسات حضوری به حداقل رسیده و گام‌های خود را برای دستیابی به این فرهنگ سازمان با اختیاط بیشتری دنبال کنید.در طول این مسیر، رعایت این نکات می‌تواند کاربردی باشند؛جلسات تک‌نفره را به صورت حضوری یا از طریق اسکایپ و به صورت همزمان برگزار کنید.گاه به‌گاه تیم‌ها خود را به صورت حضوری یا از طریق اسکایپ ملاقات کنید و از احوال آن‌ها پرس‌وجو کنید.چگونه به شکل دادن فرهنگ ارتباطات ناهمزمان کمک کنید؟تغییر رویکرد ارتباطات همزمان و حرکت به سمت ایجاد فرهنگ سازمانی در برقراری و گسترش ارتباطات ناهمزمان مانند بسیاری از فرهنگ‌سازی‌ها، یک شبه رخ نمی‌دهد و نیازمند تغییر در فرایندها، عادت‌ها و رفتارهای فرهنگی دیگر است.در این‌جا با تکنیک‌هایی گذار به این فرهنگ را تسهیل می‌کنیم؛در ارتباطات ناهمزمان، اطلاعات ارسالی را به طور کامل درج کنید. اگر ضرورت دارد موارد مورد نظر را با صدا، تصویر و یا اسکرین‌شات‌های لازم برای فرد مورد نظر ارسال کنید و در عین حال در نظر داشته باشید که از ارایه اطلاعات غیرضروری خودداری کنید.از قبل برنامه‌ریزی کنید و به دریافت کننده بگویید که انتظار دارید تا پاسخ را طی چند ساعت یا چند روز آینده دریافت کنید. به این صورت می‌توانید زمانی را به منظور بررسی دقیق‌تر در اختیار گیرنده پیام قرار دهید.اگر مستندی را با فردی به اشتراک گذاشته‌اید، حتما در طول روز چندین مرتبه آن‌را چک کنید تا اگر تغییری در درخواست‌ها یا نظرات ایجاد شده است، در سریع‌ترین زمان از آن آگاه شوید. گاهی ممکن است افرادی را ساعت‌ها معطل کنید!پیش از برگزاری هر جلسه‌ای، اطلاعات لازم را را باعضای جلسه به اشتراک بگذارید و در مورد موضوعات اصلی صحبت کنید تا تمامی اعضای جلسه، نسبت به محتوای جلسه آگاه باشند.پس از برگزاری جلسه، محتوای آن و تصمیمات گرفته شده را مستند کرده و در اختیار اعضا قرار دهید. همچنین ترتیبی اتخاذ کنید تا اگر فردی در جلسه غیبت داشت، بتواند به محتوای جلسه (ترجیحا به صورت ویدیویی) دسترسی داشته باشد.نوتیفیکیشن‌های پیام‌های خود را خاموش کنید تا با تمرکز بیشتری به فعالیت خود ادامه دهید. اما درنظر داشته باشید که در این شرایط می‌بایست حداقل روزی دو یا سه بار آن‌ها را چک کنید و خود را موظف به پاسگویی به پیام‌های دریافتی بدانید.به عنوان مدیر تیم چگونه ارتباطات ناهمزمان را توسعه دهید؟در میان فرهنگ‌سازی‌ها، بیش از به‌کارگیری ارتباطات ناهمزمان در میان اعضای تیم، به عنوان یک مدیر می‌بایست این نکات را رعایت کنید؛نوشتن و ارتباطات را به عنوان مهارت‌های اصلی اعضای تیم درنظر گرفته و به آن‌ها کمک کنید تا در این مهارت تسلط پیدا کنند.افراد را براساس کارایی و نتایج کاری‌شان ارزیابی کنید، نه سرعت پاسخگو بودن و مدت زمان در دسترس بودن‌شان.بر روی اعتماد سازمان به اعضای تیم‌ها و میزان استقلال آن‌ها تاکید کنید. ارتباطات ناهمزمان هیچ‌گاه به درستی اجرا نمی‌شوند مگر اینکه بر اعتماد خود به افرادتان تاکید کنید.برای مدیریت و تصمیم‌گیری از مدل‌های DRI استفاده کنید. یک نفر را از هر تیم به عنوان تصمیم‌گیرنده نهایی انتخاب کنید تا در مواقع لزوم راه‌گشای اعضای تیم باشد. به یاد داشته باشید که هرچه تعداد افراد تصمیم‌گیر در تیم‌ها بیشتر باشد تیم با کاهش مسئولیت پذیری مواجه شده، از عدم تمرکز و اقتدار رنجیده شده و تیمی ناکارآمدتر به شما تحویل داده خواهد شد.انتظارات معقولی را برای مدت زمان پاسخگویی به اعضای تیم درنظر بگیرید.شفافیت را در اولویت قرار دهید و اطمینان داشته باشید که تمامی افراد به مکاتبات تبادل شده اعضای تیم دسترسی داشته باشند.از ابزارهایی استفاده کنید که شفافیت، کار عمیق و ارتباطات ناهمزمان را ترویج کند. به عنوان مثال درخواست‌های گیت‌هاب پول، مکالمات بیس‌کمپ و… از ایمیل داخل سازمان استفاده نکنید. هرچند که می‌توان ایمیل را به عنوان ابزاری برای ترویج ارتباطات ناهمزمان استفاده کرد، اما به دلیل عدم دسترسی تمام افراد به تمام مکالمات ممکن است شما را در فرایند شفاف‌سازی با مشکل مواجه کند.برای موارد اضطراری کانال‌های ارتباطی‌ای داشته باشید که برای موارد بسیار حیاتی و ضروری از آن استفاده کنید.در پایان فراموش نکنید که؛ارتباطات ناهمزمان، نبردی پر فراز و نشیب است که وضعیت جاری تیم‌ها را به چالش می‌کشد، اما اطمینان دارم که در آینده شرکت‌ها و افرادی که به این مهارت رسیده باشند می‌توانند کارهای موثرتر و با کیفیت‌تری را تجربه کنند.