چگونه چابکی از دست می رود؟

چند سال قبل به یک مجموعه کمک کردم تا در مسیر چابکی خود حرکت کند. در آن زمان، شرکت دچار مشکلات بسیار اساسی در حوزه منابع انسانی و کیفیت در حوزه محصولات تولیدی بود. خود این باعث ایجاد استرس بیش از حد در کارکنان و مدیریت مجموعه شده بود. اما بعد از چند ماه با انجام چند خلاقیت در حوزه فرآیند، بدهی فنی، منابع انسانی، تیم سازی و ... توانستیم تقریبا، کیفیت محصول را به حد قابل قبول برسانیم، و از نظر روابط انسانی تنش و بسیاری از مشکلات رفع شده بود. همین باعث شد که شرکت به سرعت، تعداد مشتریان خود را افزایش داده، از سوی دیگر محصولات جدیدی نیز به سبد محصولات اضافه کند. سرمایه گذارهای جدید نیز به مجموعه اضافه شدند. تقریبا شرکت از 40 نفر به 100 نفر رشد پیدا کرد. در آن زمان دیگر من از مجموعه جدا شده بودم. تقریبا بعد از 18 ماه، با افراد شرکت که صحبت میکردم، اذعان داشتند شاهد مشکلات روابط انسانی هستند و برخی از محصولات دچار چالش کیفیت شده اند یا یک سری مشکلات دیگر، مثلا با بزرگ شدن مجموعه مدیران میانی جدیدی به ساختار اضافه شدند که آنها چالش ایجاد کردند و ... . اما چرا باید چنین مشکلاتی پیش می آمد؟ چرا چابکی ثابت نمی ماند؟چند چیز چابکی را از بین می‌برد، که در زیر تعدادی از آنها را ذکر میکنم:1- وقتی یک یا چند نفر به تیم اضافه یا از آن کم شود، آن تیم یک تیم تغییر کرده نیست بلکه یک تیم جدید است.رفت و آمد زیاد نیروها، یا رشد سریع و فرآیندهای تحمیل شده به از دست دادن چابکی منجر خواهد شد. استارتاپ های موفق غالباً با این مسئله مواجه می شوند. هنگامی که یک استارتاپ به سرعت رشد می‌کند، آنها اغلب بوروکراسی و فرآیندهایی را معرفی می کنند که به چابکی صدمه می رساند. وقتی یک یا چند نفر به تیم اضافه یا از آن کم شود، نمی توان گفت این همان تیم است ولی تغییر کرده، بلکه این یک تیم جدید است. پروسه تیم سازی همانند مدل تاکمن باید برای تیم و همانطور روابط سازمانی دوباره تکرار شود. من بارها به یاد دارم، که مدیران سازمان میگفتند، ما وقتی کوچک تر بودیم، همین افراد بسیار همدل تر با هم همکاری می کردند ولی الان نه. به یاد داشته باشیم، وقتی تعداد زیادی نفرات جدیدی به سازمان اضافه می‌شود یا سازمان رشدهای بزرگی را تجربه می کند، این سازمان دیگر همان سازمان قبلی نیست و آموخته‌های قبلی دیگر این جا بدرد نمی خورند. بسیاری از یادگیری ها باید دوباره تکرار شود، فرآیندها، ساختارها و ... دوباره باید مورد بازبینی قرار بگیرند زیرا که بسیاری از موارد برای آن سازمان قبلی بودند و این سازمان جدید. 2- وقتی نشانه های خوب شدن دیده میشود، از تمرین دست برمی‌داریممن یک مادربزرگ داشتم، خدا بیامرزدش، بنده خدا علاقه خاصی به مراجعه به دکتر داشت، هر بار یک کیسه دارو میگرفت، داروها تا چند روز که حس میکرد بهتر شده، مصرف میکرد، بعد میگذاشت کنار، بعد دوباره مراجعه به دکتر. برای همین یک کیسه پر قرص و شربت مصرف نشده، همیشه برای ایشون داخل کمدشون بود. علاقه شون بیشتر مراجعه به دکتر بود.تحول سازمان یک پروژه نیست که بگوییم فلان تاریخ تمام شد. تحول یک مسیر هست که ما انتخاب کردیم در آن گام برداریم. مثلا یکی از نشانه ها اینکه، خوب به نظر دیگر همه چیز بهتر شد، آیا ما دلیلی داریم با یک مربی چابک با دستمزد گران همچنان همکاری کنیم؟ بهتر نیست به اتمام قرارداد فکر کنیم. مورد بعدی این است، که وقتی با دیدن اولین نشانه ها شما فکر می کنید، همه چیز دیگر بهتر شده، در واقع اجازه نمی دهید که تغییرات به فرهنگ سازمان بچسبند. برای مثال در مدل اجایل فلوئنسی ما برای فلوئنت شدن، در ناحیه Delivering به بیشتر از 3 تا 24 ماه زمان نیاز داریم. اما سازمان سریع اقدام به شروع محصولات جدید کرده یا اینکه اقداماتی از نظیر رفاکتور کردن بخشهایی را متوقف کرده بود. سازمان اشاره شده، در ابتدای شروع تحول، سرمایه گذاری خوبی از نظر حمایت انجام داده بود، اما بعد از چند ماه و دیدن اولین نتایج و جدا شدن مربی، با این دید که دیگر همه چیز خوب شده است، تمام اقدامات پیش بینی شده بهبود را کنار گذاشته بود.اما آنها باید چه کار بکنند؟مسلما، دوباره باید همه چیز مورد بازنگری قرار بگیرد همانند یک سازمان جدید. یک برنامه برای تحول چابک چیده شود اما این بار باید هوشیار تر باشند که قرار نیست با دیدن نشانه ها یا رشدها، برنامه های بهبود را کنار بگذارند و درگیر فرآیند اجرای کار روزانه بشوند. جمع بندی: 1- تحول یک پروژه نیست، بلکه یک سفر به سمت مقصد مشخص است. تحول مستمر چیزی است که نباید آن را فراموش کرد. سازمان همیشه در حال تغییر است، پس تحول مستمر نیز در جریان باید باشد. 2- با دیدن نشانه های اولیه نباید فرض کنیم که تحول تمام شده است و اقدامات بهبود را کنار بگذاریم چون در این صورت دوباره مشکلات خودشات را نشان خواهند داد. 3- وقتی تیم یا سازمان بزرگ می شود، افرادی به آن اضافه می شوند، این دیگر همان سازمان قبلی نیست، پس بسیاری از چیزهایی که قبلا کار میکردند دیگر کار نخواهند کرد، بسیاری از موارد مانند ساختار، شیوه کاری و ... به صورت مستمر باید مورد بازنگری قرار بگیرد. چابک و موفق باشیداسد صفری