برنامه‌ریزی شغلی و مدیریت چابک‌ با Trello

ابزاری که می‌خوام امروز معرفی کنم، بیشتر از هرچیزی مناسب کارهای تیمی بخصوص در تیم‌های کوچیک (زیر ۱۰نفر) هست. با کمک این ابزار می‌تونیم دقیق برنامه‌ریزی کنیم هر پروژه‌ای، چه فرآیندها و مراحلی داره و وظیفه انجام هر مرحله به عهده کدام عضو گروه هست.من (محمدجواد علیرضائی) بعنوان مدیر ارشد استراتژی آژانس فیکا، از ابزار Trello در برنامه‌ریزی و نظارت به اجرای پروژه‌ها در فیکا استفاده می‌کنم و می‌خوام توی این مقاله، تجربیات خودم در استفاده از این ابزار رو منتقل کنم.مدیریت پروژه چابکهمونطور که در پست‌های قبل هم گفتیم، معمولا هر ابزاری برمبنای یک روش علمی ساخته شده و تئوری پشت ابزار Trello، روش اسکرام (Scrum) است که درواقع یک چارچوب چابک (agile) در مدیریت پروژه‌های کوچیکه. بنابراین در ابتدا چند نکته از این روش را می‌گوییم و سپس به سراغ معرفی ابزار آن می‌رویم.روش اسکرام در مدیریت پروژهدر روش اسکرام، هر پروژه از چندین فاز (Sprint) تشکیل شده که در تیم‌های کوچک، معمولا هر فاز رو یک‌هفته در نظر می‌گیرند.در ابتدای هر اسپرینت، یک جلسه برنامه‌ریزی (Sprint-Planning) بین اعضای تیم گذاشته میشه و تمام ریز فرآیندهای انجام آن فاز پروژه مشخص میشه. این جلسه برای یک فاز یک‌هفته‌ای، معمولا حدود ۲ساعت طول می‌کشه.البته با این نکته که تمام وظایف (taskها) به ۱ساعته، ۲ساعته و ۴ساعته مشخص با جزئیات تقسیم میشن تا در هر روز تعداد تسک مشخصی به اتمام برسن. (انجام نصف تسک معنی نمیده!) به هرکدام از این تسک‌هاکه باید تا پایان آن اسپرینت، تکمیل بشه؛ اصطلاحا بک‌لاگ (Backlog) گفته میشه.در تیم یک نفر به عنوان اسکرام‌مَستر (Scrum-Master) انتخاب میشه تا به‌عنوان مدیر پروژه، در چیدن تسک‌ها و نظارت به اجرای اون فعالیت کنه.هر تسک در یکی از مراحل زیر قرار داره:مرحله Stories: هنوز جزئیات ریز تسکش ممکنه مشخص نشده باشه و شاید حتی مربوط به این فاز هم نباشه و صرفا در این بخش قرار میدیم تا فراموشش نکنیم.مرحله To-Do: ریز تسک‌های ۱-۲-۴ ساعته که مربوط به انجام در همین فاز پروژ و در صف اجرا است.مرحله Doing: تسک‌هایی که در هر روز و هرلحظه مشغول به انجامش هستیم را به این بخش منتقل می‌کنیم.مرحله Test: تسک‌ها بعد از انجام، برای بازبینی در این مرحله قرار می‌گیرند.مرحله Document: تسک‌های بازبینی و تائید شده، نیاز به ثبت و مستندسازی دارند. (به‌طور مثال در پوشه، هارد یا فضای ابری‌ مشخص.)مرحله Done: اون تسک‌ مشخص به اتمام رسیده.البته ۳ مرحله اصلی آن، همان To-Do / Doing / Done هستند و در مدل‌های حرفه‌ای‌تر سایر مراحل اضافه میشه. و تجربه من در فیکا ثابت کرده، وجود مراحل دیگه از بی‌نظمی‌های آینده جلوگیری می‌کنه.جلسات مدیریت پروژه اسکرامعلاوه بر جلسه برنامه‌ریزی فازها (Sprint-Planning) که در بخش قبل توضیح داده شد و در شروع هر فاز برگزار می‌شود، نیازمند ۳نوع جلسه دیگر هستیم:اسکرام روزانه (Daily-Scrum): که اعضای تیم اول صبح ۱۰ دقیقه سرپایی دور هم جمع میشن و میگن قراره امروز چیکار کنن، بدون اینکه قضاوت و کامنتی به هم داشته باشن.بازبینی فازها (Sprint-Review): در پایان هر فاز، یک جلسه گذاشته میشه تا میزان اجرای فاز و موارد باقیمانده و دلایل مشخص بشه و زمان مناسب برای این جلسه، حدود ۱ساعته.نگاه به گذشته (Scrum-Retrospective): این جلسه معمولا بلافاصله بعد از جلسه بازبینی و قبل از جلسه برنامه‌ریزی فاز جدید، برگزار میشه و در اون تمام تیم به اتفاق به ۲مورد نقطه ضعف و راهکار برای جبران اون میرسن. و این جلسه حدود ۱۵دقیقه طول میکشه.حالا که با این روش تاحدودی آشنا شدیم، سراغ ابزار مناسب پیاده‌سازی این روش میریم:لوگو Trelloمدیریت تسک‌ها با Trelloاین نرم‌افزار هم نسخه وب و هم اپلیکیشن داره و برای دسترسی به اون‌ها می‌تونید به روش‌های زیر عمل کنید:(البته توجه کنید که معمولا ثبت‌نام و ورود اولیه به سایت این نرم‌افزار، نیاز به فیلترشکن داره.)سایت ترللواپلیکیشن اندروید از گوگل‌پلیاپلیکیشن اندروید از کافه‌بازاراپلیکیشن IOS از اپ‌استورو بعد از ثبت‌نام (sign-up) و ورود (login) به این نرم‌افزار می‌تونیم ازش استفاده کنیم.در این اپلیکیشن، برای هر پروژه می‌تونید Board جداگانه ایجاد کنید و افراد مرتبط با آن پروژه را به آن اضافه کنید. (البته همه اونا هم باید ترللو داشته باشن.) و در هر بورد، می‌تونید با Add-list ، مراحل پروژه طبق مدل اسکرام را اضافه کنید. و در هر لیست، برای هر تسک، کارت (Card) مرتبط با اون رو اضافه کنیم.لیست‌ها در Trello طبق اسکرام - بخش اوللیست‌ها در Trello طبق اسکرام - بخش دومروی هر کارت می‌تونیم با برچسب (Lable)، نوع اون رو مشخص کنیم و حتی ۱-۲-۴ساعته بودن رو‌ نیز با طراحی برچسب، مشخص کنیم. همچنین شخص مربوط به اون تسک، رو به اون کارت اضافه کنیم و توضیحات لازم، زمان شروع و ددلاین (فرصت انجام) اون تسک رو مشخص کنیم.جزئیات کارت مربوط به هر تسک در Trelloبه این ترتیب دید جامعی، نسبت به انواع پروژه‌هامون پیدا خواهیم کرد که همزمان در کامپیوتر شخصی و موبایل‌مون در لحظه قابلیت چک کردن برای تمام اعضای تیم را دارد.شما هم اگه از این اپلیکیشن یا روش اسکرام برای مدیریت پروژه‌هاتون استفاده کردید؛ تجربیات‌تون رو با ما به اشتراک بگذارید و اگه تمایل دارید با سایر ابزارهای دیجیتال آشنا بشید، ‌می‌تونید به صفحه ویرگول من، مراجعه کنید و فهرست این مطالب رو در این پست من مشاهده کنید:https://vrgl.ir/T8gmf