چرا چرخه سنتی مدیریت عملکرد دیگر اثربخش نیست

دوران استفاده از مدیریت عملکرد سنتی به روزهای آخرش رسیده است، چون دیگر نمی‌تواند ما را به اهداف‌مان برساند. این روزها داشتن کارکنان متعهد و باکفایت بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. در چنین شرایطی، به عنوان یک سازمان چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ و مهم‌تر از آن، چه کارهایی را نباید انجام دهید؟سازمان‌ها مدام در حال تغییر هستند...تغییر یک چیز ثابت است؛ چه درون دنیای کار و خارج از آن. در دهه‌های اخیر، فناوری به شکلی اساسی زندگی ما را تغییر داده است و هوش مصنوعی نیز به این روند دامن می‌زند. بسیاری از فعالیت‌هایی که اکنون توسط افراد انجام می‌شود در آینده توسط ربات‌ها انجام خواهد شد.اکثر سازمان‌ها این موضوع را به‌خوبی می‌دانند که تنها راه برای واکنش سریع و اثربخش به این تغییرات، چابک بودن است. در نتیجه، سازمان‌ها به سمت سبک کار چابک (مانند اسکرام) حرکت می‌کنند و تصمیم‌گیری رسمی و سلسله مراتبی جای خود را به تیم‌هایی می‌دهد که خودشان را مدیریت می‌کنند.... اما سیستم مدیریت عملکرد نزدیک به ۱۰۰ سال بدون تغییر باقی مانده است.با این حال، بسیاری از سازمان‌ها هنوز هم چرخه‌ مدیریت عملکرد را به‌شکلی کاملاً سنتی اجرا می‌کنند. اهداف برای یک سال پیش‌رو تعیین می‌شود، سالانه دو ارزیابی رسمی وجود دارد و مدیران مسئولیت فرآیند ارزیابی را بر عهده دارند. این سیستم از ابتدای قرن بیستم (دوران انقلاب صنعتی) که چرخه مدیریت عملکرد برای اولین بار به‌وجود آمد، کم‌و‌بیش بدون تغییر باقی مانده است. در آن زمان، قانون همان چیزی بود که رئیس می‌گفت. او تصمیم می‌گرفت که چه کاری بهتر است و چه کاری باید انجام شود. چرخه سنتی مدیریت عملکرد درست مناسب چنین مدلی است.اما حالا همه چیز تغییر کرده است. مفهوم رئیس سنتی به‌تدریج از بین رفته و این روزها می‌بینیم که کارکنان «رئیس خودشان» هستند. بنابراین، جای تعجب نیست که ۹۳ درصد از افراد از چرخه مدیریت عملکرد سنتی موجود در سازمان‌شان ناراضی باشند.به اصول اولیه بازگردیدبیایید نگاهی به اصول اولیه بیندازیم. سیستم مدیریت عملکرد اصلاً برای چیست؟ سؤال خوبی است! مدیریت عملکرد یعنی تلاش برای به دریافت بهترین نتیجه از سوی کارکنان، تا بتوانیم به‌عنوان یک سازمان به اهداف خود برسیم. این هدف دقیقاً همان هدفی است که ۱۰۰ سال پیش نیز وجود داشت.تفاوت بزرگ این است که امروزه ما می‌خواهیم به روشی کاملاً متفاوت با ۱۰۰ سال پیش بهترین نتیجه را بگیریم. رویکرد فرماندهی و کنترل دیگر برای گرفتن نتایج دلخواه جواب نمی‌دهد و استفاده از استعدادها و انگیزه‌ افراد بسیار اثربخش‌تر است. با این وجود، در بسیاری از کسب‌وکارها، مدیریت عملکرد همچنان حول ایدۀ فرمان و کنترل اجرا می‌شود. با توجه به آنچه گفتیم، چنین رویکری از حالت ایده‌آل فاصله زیادی دارد . . . حالا سوال بزرگ این است که چگونه می‌توان این چرخه را مطابق با محیط کار مدرن تغییر داد؟همه چیز را یکمرتبه تغییر ندهیداگر اقدامی جواب نمی‌دهد، باید آن را تغییر دهید، درست است؟ و هنگامی که چیزی نیاز به تغییر دارد، رویاپردازان، مشاوران، ناظران و کارشناسان زیادی هستند تا به شما بگویند چگونه آن تغییر را انجام دهید. آنها اغلب دیدگاهی الهام‌بخشی از نحوه پیش‌برد کارها ارائه می‌کنند. متأسفانه، این دیدگاه‌ها معمولاً با آنچه که در واقعیت در سازمان‌ها اتفاق می‌افتد فاصله بسیاری دارد.ما اعتقادی به حذف کردن نداریم. به جای اینکه همه چیز را به‌صورت عمده تغییر دهید، به آنچه در حال انجام آن هستید نگاهی بیندازید. کدام جنبه‌های کاری که اکنون انجام می‌دهید به یک سیستم مدیریت عملکرد مؤثر کمک می‌کند و چگونه می‌توانید این سیستم را بر اساس آن اجرا کنید؟شما همین حالا هم نیمی از راه را طی کرده‌ایدیک خبر خوب: اکثر سازمان‌ها بسیار بیشتر از آنچه فکر می‌کنند در این زمینه پیش رفته‌اند. بیایید یک بار دیگر این سوال را بپرسیم که در وهله اول چرا باید یک سیستم مدیریت عملکرد داشته باشیم: برای دریافت بهترین نتایج از افراد، به‌طوری که به‌عنوان یک سازمان بتوانیم به اهداف خود دست پیدا کنیم. به احتمال زیاد، بیشتر فعالیت‌هایی که در سازمان شما در حال انجام است به این هدف کمک می‌کند: دیدارهای یک‌به‌یک، برنامه‌های کوچینگ، برنامه‌های توسعه استعداد، بازخورد ۳۶۰ درجه، ارزیابی پروژه، جلسات سریع روزانه، مرور کارهای گذشته. و غیرهتنها مشکلش این است که این فعالیت‎ها در چرخه مدیریت عملکرد گنجانده نشده‌اند…دنیاهای مختلف را به هم نزدیک کنیدمشکل اصلی چرخه مدیریت عملکرد سنتی این است که با واقعیت دنیای امروز هیچ ارتباطی ندارد (در حالی که برای نیازهای سال 1920 عالی بود). در نتیجه، چرخه مدیریت عملکرد چیزی شبیه به «پر کردن چند فرم» دیده می‌شود که فقط وقت‌گیر است و هیچ دستاوردی ندارد. بنابراین، اگر می‌خواهید چرخه مدیریت عملکرد خود را مدرن کنید، پیشنهاد می‌کنیم آن را بر اساس آنچه که واقعاً در حال رخ دادن است طراحی کنید. به کارکنان کمک کنید تا در جلسات و گفتگوها در مورد چگونگی مشارکت‌شان در دستیابی به اهداف سازمانی صحبت کنند. سوالی که پیش می‌آید این است که آیا هنوز به جلسات ارزیابی جداگانه به‌عنوان بخشی از چرخه مدیریت عملکرد خود نیاز دارید یا خیر.ارزیابی عملکرد: هایپ یا ترند؟بسیاری از کسب‌وکارها حین تلاش‌ برای تغییر سیستم مدیریت عملکرد خود، تصمیم گرفته‌اند که ارزیابی‌های رسمی عملکرد را نیز متوقف کنند. در واقع آنها می‌خواهند هر چه را که بوی رویکرد سنتی فرماندهی و کنترل می‌دهد کنار بگذارند. اما محدودیت‌هایی نیز برای آن وجود دارد. در بسیاری از موارد، برگزاری یک ارزیابی رسمی حرکتی ارزشمند است. گذشته از اینها، شما می‌خواهید با توجه به سهم کارکنان خود در کسب‌وکارتان به آنها پاداش دهید. تنها تفاوتش این است که شخصی که ارزیابی را انجام می‌دهد لزوماً نباید مدیر باشد. برای مثال، بسیاری از سازمان‌ها در حال آزمایش اشکال مختلف خودارزیابی یا ارزیابی توسط تیم‌ها هستند.فرقی نمی‌کند که چه کسی ارزیابی را انجام دهد. چیزی که اهمیت دارد این است که چرخه مدیریت عملکرد جدید باید از صرفاً پر کردن یک سری فرم فاصله بگیرد. ما باید به کارکنان کمک کنیم تا بتوانند در تمام طول سال سهم خود را در دستیابی به اهداف سازمان به حداکثر برسانند. اینجاست که فناوری به کمک‌مان می‌آید.فناوری برای منابع انسانی: کمک یا مانع؟استفاده از فناوری مناسب در بخش منابع انسانی کارکنان را ترغیب می‌کند تا در زمان‌ ارزیابی به‌شکلی آگاهانه در مورد سهم و نقش خود در سازمان فکر کنند. از موارد دیگر می‌توان به بازنگری اهداف قبل از یک جلسه تیمی، ثبت نتایج جلسات کوچینگ یا درخواست بازخورد از همکاران اشاره کرد. مزیت بزرگ این رویکرد این است که کارمندان در طول سال یک تصویر جامع از ارزیابی عملکرد خودشان خواهند داشت. همه اینها باعث صرفه‌جویی در زمان نیز می‌شود.آیا برای پشتیبانی از سیستم مدیریت عملکرد خود به استفاده از فناوری فکر می‌کنید؟ اگر اینطور است، مطمئن شوید راه‌حلی که انتخاب می‌کنید منعطف باشد. ماهیت «مدیریت عملکرد جدید» این است که باید از آنچه شما قبلاً به‌عنوان کارهای روزانه انجام می‌دادید پشتیبانی کند. آنچه که در عمل اتفاق میفتد، در هر سازمان متفاوت است؛ گاهی در مورد هر دپارتمان یا حتی هر فرد. متأسفانه، اغلب اوقات نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد به‌گونه‌ای هستند که کارها را به افراد دیکته می‌کنند، در صورتی که شما باید نحوه عملکرد آن را بر اساس کارهای سازمان تعیین کنید. تا زمانی که چنین روندی در جریان باشد، کارکنان اشتیاق چندانی به سیستم مدیریت عملکرد نخواهد داشت. این را یادتان بماند!مراقب باشید در این سه دام نیفتیدچرخه سنتی مدیریت عملکرد عمر خود را کرده است. هنگامی که سیستم مدیریت عملکرد خود را متحول می‌کنید، می‌توانید از سازمان‌هایی که پیش از شما این تغییر را ایجاد کرده‌اند چیزهای زیادی بیاموزید. در این میان، مطمئن شوید که از این چند دام بزرگ دوری می‌کنید:· همه چیز را به یکباره تغییر ندهید (سیستم جدید خود را براساس آنچه دارید بنا کنید)· مدیریت عملکرد باید آن چیزی را که در واقعیت و حین کار اتفاق میفتد در نظر بگیرد (آن را بر اساس کارهای روزانه تنظیم کنید)· سیستم مدیریت عملکرد نباید نحوه انجام کارها را تعیین کند (بلکه آنچه در عمل اتفاق میفتد باید نحوه عملکرد سیستم را تعیین کند.)