نرم افزار مالی دیدگاه؛ برای کسب وکارهای بزرگ و کوچک

مکانیزاسیون ساختارهای سازمانی با سیستم‌های مالی؛ اتوماسیون اداری و بعدتر پوشش مفاهیم مدیریت منابع انسانی آغاز شد. این مسیر در ادامه خود با بروز دغدغه‌ های پیچیده‌تر صاحبان کسب و کارهای مختلف نسبت به مدیریت امور مالی و تجمیع و ارائه اطلاعات شفاف و دقیق آنها ادامه یافت.مجموعه نرم‌افزارهای راهکار مالی چارگوننقش نرم‌افزارهای مالی در یک سازمان به نقش یک مشاور مالی مطمئن و قابل اعتماد ارتقا یافت و مدیران و صاحبان کسب و کارهای بزرگ و کوچک، با استناد به گزارش‌ها و تحلیل‌های آماری آنها، ‌تصمیم‌‌های بزرگ گرفتند.شرکت چارگون با تمرکز بر شناخت نیازهای سازمان‌های بزرگ و کوچک در حوزه مالی تلاش کرد تا از سطح ارائه‌کننده نرم‌افزارهای مکانیزاسیون مالی فراتر رود و با رویکردهایی خلاقانه به یک مشاور مطمئن و ارائه‌دهنده‌ راهکار اتوماسیون جامع مالی بدل شود. این شرکت، در راهکار جامع مالی و حسابداری دیدگاه تلاش کرده تا متناسب با تنوع کسب و کارهای مختلف، راهکار مناسب با آن را ارائه کند.هوشمندسازی ساختارهای مالینرم‌افزارهای مالی و حسابداری دیدگاه در مسیر توسعه خود، فرای مکانیزاسیون فرآیندها و ارائه فیچرها به هوشمندسازی ساختارهای مالی می‌اندیشد.کاربر سیستم مالی در یک سیستم هوشمند نباید تک‌تک اسناد خود را به صورت دستی در سیستم حسابداری ثبت کند؛ بلکه از سیستم‌های مرجع باید ثبت اسناد انجام شود و کاربر صرفا کار کنترل و به مفهوم واقعی خودش کارشناسی و نظارت مالی را انجام دهد.سند اتوماتیک در نرم افزار مالیچارگون برای هر چهار حالت سازمان متمرکز دولتی، سازمان دولتی غیر متمرکز، سازمان متمرکز غیر دولتی و نیز سازمان غیرمتمرکز غیردولتی راهکار مالی و حسابداری ارائه کرده است. علاوه بر چهار نوع سازمان فوق، سازمان‌های داریم که بزرگ هستند و متمرکز عمل می‌کنند و برای مدیریت رویدادهای مالی به جهت گردش مالی بالایی که دارند از افرادی خارج از سازمان برای مدیریت رویدادهای مالی کمک می‌گیرند که اصطلاحا به این افراد «عامل مالی» یا ذیحساب گفته می‌شود. عاملین مالی از مدیران مالی یا از واحد مالی ستاد، تنخواه دریافت می‌کنند و بعد از انجام هزینه‌های مرتبط مستندات مالی آنرا برای ستاد ارسال می‌کنند. این فرآیند چندین نیازمندی دارد. نیازمندی اول دفتر مالی مستقل است که عامل مالی به آن نیاز دارد تا گردش مالی خود را کنترل و مدیریت کند و ضمنا مغایرت بانکی حساب‌های خود را تهیه کند. دومین نیازمندی، امکانی برای نظارت و کنترل واحد مالی ستاد بر خرج کرد و فعالیت‌ها و فرآیندهای عامل مالی است.کارشناسان راهکار مالی چارگون سال گذشته فرآیند عامل مالی را در دانشگاه شهید بهشتی پیاده‌سازی کرده‌اند. در این فرآیند علاوه بر پوشش نیازهای فوق برای تغییر نقش کارشناس مالی از اپراتور فرآیند به نظاره‌گر فرآیند تغییراتی ایجاد شد که کارشناس مالی ستاد بتواند با فراخوان کردن دیتای ثبت شده توسط عاملین مالی نسبت به صدور سند اتوماتیک در دفتر مالی ستاد اقدام کند.اسناد حسابداری حاصل رویدادها و فعالیت‌هایی هستند که در سیستم‌های دیگر رخ می‌دهند، عموما بیش از ۸۰ درصد اسناد حسابداری یک مجموعه مرتبط با اسناد دریافت و پرداخت است. رویدادهای دریافت و پرداختی که در یک سازمان دولتی در نرم‌افزار بودجه و اعتبارات ثبت می‌شوند و در سازمان‌های غیردولتی نرم‌افزار خزانه داری برای ثبت رویدادهای دریافت و پرداخت مورد استفاده قرار می‌گیرد.برای اینکه نقش کارشناس مالی از اپراتور فرآیند به نظاره‌گر فرآیند تغییر کند باید اسناد به شکل اتوماتیک ایجاد شوند و ویرایش اسناد اتوماتیک به سمت صفر کاهش یابد.در این راستا امکان ثبت اضافات و کسور در سیستم اعتبارات فعال شده است، به این شکل که کاربر می‌تواند مبالغ مربوط به اضافات و کسور را در سیستم اعتبارات ثبت کند و با استفاده از الگوی سند اتوماتیکی که تعریف شده است، سند اتوماتیک را صادر و به سیستم حسابداری ارسال کند.از سوی دیگر دولت در جهت پرداخت بدهی به بخش خصوصی و پیمانکاران خود در خصوص طرح‌های تملک دارایی اقدام به انتشار اوراق اسناد خزانه اسلامی کرده است.اوراق اسناد خزانه اسلامی دارای ثبت‌های خاص خود است و برای اینکه بتوان اسناد مرتبط و اوراق خرانه را به شکل اتوماتیک صادر کرد این امکان در سیستم اعتبارات ایجاد شده که بتوان؛ ضمن ثبت مبالغ مربوط به اسناد خزانه و ثبت سودهای آن اسناد اتوماتیک مرتبط را ایجاد کرد.ابزار صدور سند اتوماتیک مزیت نرم افزارهای مالی حسابداری دیدگاه است که براساس ساختار یکپارچه این مجموعه نرم‌افزاری عملکرد واحدهای مالی و اداری سازمان‌ها را به شکل چشم‌گیری تسهیل می‌کند و عامل مالی سازمان را از اپراتور به ناظر سیستم مالی و حسابداری ارتقا می‌دهد.بخش دیگری از فعالیت‌هایی که برای اتوماتیک کردن سند حسابداری توسط کارشناسان راهکار مالی چارگون انجام شد، تسهیل کار کاربر نرم‌افزار مبدا بوده است.باتوجه به اینکه بیش از ۸۰ درصد اسناد حسابداری در یک مجموعه دولتی اسنادی هستند که براساس رویدادهای اعتباراتی ثبت می‌شوند امکانی در سیستم اعتبارات تحت عنوان خط اعتباری پیاده‌سازی شده است.تعریف خط اعتباری با استفاده از مقادیر مربوط به قانون بودجه و ردیف‌های اعتباری و خطوط اعتباری که در قانون بودجه برای دستگاه‌های اجرایی مشخص شده، انجام می‌شود، تا کاربر به سمت ثبت دیتای صحیح‌تر سوق داده شود و از اشتباهات کاربری ممانعت به عمل آید.حسابداری تعهدی در نرم افزار مالی و حسابداری دیدگاهپیشرو در اعمال حسابداری تعهدی و بودجه‌ریزی‌های دولتیتا پیش از ابلاغ حرکت دستگاهها به سمت حسابداری تعهدی، روش مرسوم حسابداری کشور روش «نقدی» بود. در این روش، اساس معامله‌ها بر دریافت و پرداخت وجه نقد پایه‌‌ریزی می‌شود. مبادله وجه نقد نارسایی‌های زیادی را به دنبال داشت که از مهمترین آنها می‌توان به عدم ارزیابی عملکرد سازمان‌ها، فقدان نظام بودجه‌بندی جامع مبتنی بر فعالیت‌ها، رعایت نکردن اصل تطابق درآمد و هزینه، عدم ثبت کامل مطالبات و تعهدات و …اشاره کرد. در روش (حسابداری تعهدی ( Accrual Basis ) اما برخلاف روش نقدی، درآمدها زمانی، شناسایی و در دفاتر حسابداری منعکس می‌شوند که به طور کامل محقق شده باشند. در این روش، زمان تحقق درآمد، هنگامی است که وجوه به صورت قطعی مشخص می‌شوند و یا بر اثر ادامه خدمات حاصل می‌شوند.سیستم‌های مالی «دیدگاه» برای پاسخگویی به نیازهای بخش خصوصی، دولتی و دانشگاهی به‌صورت داینامیک طراحی شده است‌؛ به همین دلیل مجموعه تغییراتی که در خصوص پوشش‌دهی به تمامی جوانب حسابداری تعهدی لازم بود تا در نرم‌افزار ایجاد شوند، بسیار اندک و صرفا در بخش گزارشات بود. طراحی داینامیک صورت پذیرفته در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، موجب شد تا شرکت چارگون با چالش جدی درباره استقرار حسابداری تعهدی در دستگاه‌های اجرایی مواجه نباشد و حتی بدون بروزرسانی سرور مشتریان، به انجام فعالیت‌های مربوط به استقرار حسابداری تعهدی اقدام کند.ارزش افزوده‌های سازمانی حسابداری تعهدی عبارتند از:• اطلاعات وضع موجود سازمان را به صورت جامع، کامل و دقیق در اختیار مدیران دولتی قرار می‌دهد.• براساس اطلاعات صحیح از منابع و نیازها به سازمان امکان تشخیص زمینه‌های هزینه‌ای و خرج کرد را نشان می‌دهد.• میزان درآمدهای وصول نشده هر دوره مالی و برنامه‌ریزی برای وصول آنها را مشخص می‌کند.• اطلاعات کاملی از درآمدها و هزینه‌های هر دوره اعم از نقدی و غیر نقدی رامهیا می سازد.• بین هزینه‌ها و عملکرد آنها و ورود به بحث بودجه عملیاتی ارتباطی منطقی ایجاد می‌کند.• نقطه سر به سر درآمد و هزینه در هر دوره را نشان می‌دهد وآنها را با درآمدها و هزینه‌های هر دوره مقایسه می‌کند• محاسبه و ثبت استهلاک‌ها به عنوان هزینه‌های دوره فراهم می‌شود• برنامه‌ریزی و اعمال کنترل‌های مدیریتی بااطلاعات کافی را در اختیار مدیران می‌گذارد.یکپارچگی نرم‌افزار انبارداری، خرید و تدارکات و سیستم‌های مالیتوسعه و بهبود یکپارچگی‌ها و ارتباط مستقیم سایر سیستم‌های مجموعه دیدگاه به ویژه نرم‌افزار انبارداری، خرید و تدارکات و سایر سیستم‌های لجستیک و سخت افزاری با نرم‌افزارهای مالی به سازمان‌های مشتری این امکان را داده است تا فرآیندهای سخت افزاری خود را به طور مطلوبی، مدیریت کنند.یکپارچگی نرم‌افزار انبارداری، خرید و تدارکات و سیستم‌های مالیبا ایجاد ارتباط بین سیستم‌های لجستیک و مالی دیدگاه از این پس در فرآیندهای سخت‌افزاری سازمانی، درخواست‌ خرید کالا و خدمات بر اساس قوانین و مقررات ثبت شده در سیستم، طراحی می‌شوند و امکان استفاده از ماژول‌های مالی و تغذیه از ماژول تنخواه را پیدا می‌کنند. مدیران و کاربران این سیستم می‌توانند به راحتی مطلع شوند که آیا در سازمان خودشان، مجموعه فرآیندها بنابر آیین‌نامه معاملات در قسمت تنخواه، صددرصد محقق شده‌اند یا نه. از سوی دیگر در معاملاتی که بنابر نظام حسابداری تعهدی صورت می‌گیرند، کلیه هزینه‌کردها باید دارای سند تعهد و تامین باشند. ارتباط سیستم‌های لجستیک و مالی دیدگاه این امکان را برای کاربران سازمان فراهم می‌کنند تا علاوه بر کنترل و مشاهده تعداد تعهدات و تامین‌های ثبت شده، سند اتوماتیک صادر شده آن را نیز دریافت کنند. ویژگی توسعه یافته دیگر در راهکار لجستیک دیدگاه را می‌توان ایجاد ارتباط و یکپارچگی سیستم خرید و تدارکات با نرم‌افزار قراردادها دانست. در این ارتباط امکان بهره‌برداری از یک سیستم چند حوزه‌ای که نگرش مالی، حقوقی و اداری را پوشش می‌دهد برای سازمان فراهم شده است. این سیستم بر اساس میزان تامین و تعهدی که در معاملات اتفاق افتاده است به سیستم قراردادها متصل می‌شود و فرآیند انعقاد قرارداد با تامین کنندگان را مدیریت می‌کند.یکپارچگی؛ مزیت مطلوب نرم‌افزارهای مالی دیدگاه نرم‌افزارهای دیدگاه در سه سطح یکپارچگی درون حوزه‌ای، ارتباط بین سیستم‌های انبار، خرید، اموال و املاک، محیط تعاملی با کاربران و همچنین محیط تعاملی‌ با سایر راهکارها به ویژه با نرم‌افزارهای حوزه مالی، رشد و توسعه چشمگیری داشته‌اند که مهمترین آنها بین سیستم‌های این حوزه و نرم‌افزارهای مالی رخ داده است. محیط تعاملی‌ نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه با نرم‌افزارهای مالی، ارزش افزوده‌ زیادی برای کاربران به دنبال داشته که مهمترین آنها در حوزه بحث تامین اعتبار، صدور اسناد و ارتباط بین سیستم خرید و تدارکات با نرم‌افزار قراردادها در حوزه مالی بوده است.محاسبه استهلاک تا پیش از این فقط به شرکت‌های خصوصی منحصر می‌شد و سازمان‌های دولتی از این محاسبات، معاف بودند. از اواسط امسال، نظام حسابداری بخش عمومی سازمانهای دولتی را موظف به محاسبه استهلاک کرده‌است. بستر منعطف نرم‌افزار‌های دیدگاه این امکان را از قبل برای سازمان‌های دولتی کاربر در خود جای داده که به محض فعال‌سازی آن و محاسبه استهلاک، اسناد اتوماتیک این عملیات نیز در نرم‌افزار مالی صادر می‌شوند.در ادامه توسعه فضاهای تعاملی نرم‌افزارهای دیدگاه در حوزه تعهدات مالی و تامین اعتبارات، قراردادهای منعقدشده از درخواست یا خرید کالا در راهکار لجستیک به نرم‌افزار اعتبارات در حوزه مالی دیدگاه متصل شده؛ یعنی در زنجیره‌ای فرآیند محور، درخواست کالا از خرید و تدارکارت به سیستم قراردادها در حوزه مالی متصل شده است. در ادامه، وقتی خریدهای بزرگتری برای سازمان نیاز باشد که به انعقاد یک یا چند قرارداد منجر می‌شوند، جهت تامین تعهدات به سیستم قرادادها و نرم‌افزار اعتبارات دیدگاه متصل می‌شود. در این مرحله و پس از تامین اعتبارات لازم، اسناد این عملیات مالی همزمان در سیستم حسابداری مالی صادر و ثبت می‌شود و اینگونه است که نظام پرداخت تعهدی به طور کاملا مکانیزه پوشش داده می‌شود و دیگر نیازی به صدور دستی اسناد حسابداری نیست.پوشش کامل چرخه مالی با سیستم قراردادها و صدور سند اتوماتیکابزار صدور سند اتوماتیک مزیت نرم افزارهای مالی حسابداری دیدگاه است که با ساختار یکپارچه این مجموعه نرم‌افزاری عملکرد واحدهای مالی و اداری سازمان‌ها را به شکل چشم‌گیری تسهیل و چرخه مکانیزه فرآیندهای مالی سازمان را کامل می‌کند.بر تکمیل این چرخه همچنین بر نرم‌افزار قراردادها در مجموعه دیدگاه تمرکز ویژه‌ای شد تا با شناسایی رخدادهای مالی و ارائه خدمات متناسب از بدو انعقاد قراردادها، سازمان‌ها از روش‌های سنتی و صدور دستی اسناد، دور شوند.استاندارد و انعطاف در سیستم قراردادها از راهکار مالی دیدگاهاستاندارد و انعطاف در سیستم قراردادهای مجموعه نرم‌افزارهای مالی دیدگاه کنار هم قرار می‌گیرند. به عنوان مثال در یک ساختار دانشگاهی، فرض کنید که هیات امنا آیین‌نامه‌ معاملاتی تصویب می‌کند تا فرآیندهای مربوط به قراردادهای دانشگاه مطابق سازکار استاندارد و قانونمند اجرا شود. بعد از اجرای آیین‌نامه در زمان معین، مشخص می‌شود، که قاعده تصویب شده، مثلا مجوز افزایش و کاهش ۲۵ درصدی قرارداد، در دانشکده علوم که قراردادهای پژوهشی آن قطعیت ندارد، مناسب نیست و کارکرد لازم را ندارد؛ بنابراین تصمیم گرفته‌ می‌شود که همه دیتای قراردادها به طور دستی بازنویسی شوند.در چنین شرایطی انجام دستی این تغییرات مشکل و زمان‌بر خواهد بود. مشابه این شرایط در واقعیت کم نیست و تغییرات آیین‌نامه‌ها در سیستم‌های مالی بسیار اتفاق می‌افتد. با همت همکاران راهکار مالی چارگون، امکانی در سیستم مالی دیدگاه ایجاد شده تا کنار همه شرایط و استانداردهایی که درنرم‌افزار قراردادها وجود دارد، استثنائاتی را بتوان تعریف کرد تا انعطاف مورد نظر در دپارتمان‌های مختلف ایجاد شود. مثلا دانشکده علوم بتواند شرایط ویژه خود را در قراردادهایش ثبت کند. این امکان می‌تواند در سازمان‌هایی که در نقاط مختلف کشور مستقر هستند کارکرد داشته باشد و مثلا استثنائاتی را برای مناطق کمتر توسعه یافته، مناطق آزاد تجاری و غیره مورد استفاده قرار دهند.طبق روال معمول در سازمان‌ها و شرکت‌ها، با آغاز یک قرارداد، سپرده‌های مختلفی از جمله سپرده بیمه، سپرده حسن انجام کار و … از پیمانکار دریافت می‌شود. نگهداری این سپرده‌ها و ارسال آنها به خزانه و همینطور ثبت اطلاعاتی که از خزانه دریافت می‌شود و مدیریت فرآیند بازگشت این سپرده‌ها به پیمانکار نیاز به امکانات نرم‌افزاری دارد. در غیاب چنین امکانات نرم‌افزاری خصوصا در سازمان‌هایی که تعداد زیادی قرارداد پیمانکاری در آن‌ها مدیریت می‌شود، حجم کاری زیادی به کارشناسان و عاملین مالی تحمیل می‌شود. برای مدیریت بهینه فرآیندهای دریافت، نگهداری و آزادسازی سپرده و مدیریت اسناد حسابداری آنها در سیستم حسابداری، ماژول سپرده در سیستم قراردادها ایجاد شده است. ماژول سپرده، اطلاعات یک سپرده را از زمان دریافت تا زمان آزادسازی سپرده ثبت می‌کند و با توجه به بقیه امکانات سیستم مالی و حسابداری دیدگاه، امکان صدور سند اتوماتیک را فراهم می‌کند و به این ترتیب بخش زیادی از فعالیت‌های دستی و زمانبر را در واحدهای مالی سازمان‌ها کاهش می‌دهد.