قانون دو دقیقه از دیوید آلن | چگونه از فشار کاری خلاص شویم؟

لیست کارهای روزانه‌ام تمامی نداشت. هر قدر به خود فشار می‌آوردم نمی‌توانستم حتی نیمی از آن‌ها را به پایان برسانم. اتاقم همیشه خدا نامرتب بود و کتاب‌ها روی زمین ولو بودند. بدترین حس این بود که با وجود فشار زیادی که تحمل می‌کردم نمی‌توانستم به هیچکدام از اولویت‌های زندگی‌ام برسم. درست مثل دویدن روی تردمیل بود. هر قدر می‌دویدم ذره‌ای از جای خودم تکان نمی‌خوردم. تا اینکه قانون دو دقیقه توانست من را از آن فشارهای دیوانه‌کننده نجات دهد. اگر شما هم دوست دارید از فشارهای روزانه و کارهایی که روی هم جمع شده‌اند خلاص شوید تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.قانون دو دقیقه چیست؟در دنیایی که هزاران هزار قانون مدیریت زمان وجود دارد و هر کدام مراحل پیچیده‌ای پیش روی ما قرار می‌دهند، قانون دو دقیقه از دیوید آلن می‌تواند خیال ما را از فشار کاری راحت کند. دیوید آلن در کتاب به انجام رساندن کارها (Getting Things Done) به ما توصیه می‌کند:«اگر کاری دو دقیقه یا کمتر از دو دقیقه برای انجام دادن احتیاج دارد، همان لحظه از جایتان برخیزید و انجامش دهید.»بسیاری از کارهایی که گمان می‌کنیم قرار است بخش بزرگی از زمان روزانه‌مان را اشغال کنند در واقع همان وظیفه‌های دو دقیقه‌ای هستند که در یک چشم بر هم زدن می‌توانیم از عهده انجامشان بر بیاییم. این وظیفه‌های دو دقیقه‌ای می‌توانند شامل موارد زیر باشد:اتاقمان به هم ریخته است و آن را در لیست کارهای مهم نوشته‌ایم در حالی که انجام دادن آن در نهایت دو دقیقه زمان می‌برد.تماس گرفتن با دوستمان برای سفارش دادن فلان محصول نیاز به زمان جداگانه ندارد بلکه دو دقیقه کافی است.مرتب کردن دسکتاپ شلوغ و قاراشمیش کامپیوترمان فقط دو دقیقه زمان احتیاج دارد نه بیشتر.بارگذاری یک استوری در اینستاگرام در نهایت دو دقیقه زمان می‌برد پس هیچ لزومی ندارد برای آن وقت جداگانه در نظر بگیریم.حال با وجود این مثال‌ها فهمیدیم که بسیاری از کارها فقط دو دقیقه برای انجام دادن نیاز دارند پس چرا مقدار زیادی به آن‌ها اختصاص می‌دهیم؟ جواب آنست که ما عاشق بزرگنمایی هستیم و این بزرگنمایی از کمالگرایی نشات می‌گیرد. دلمان می‌خواهد همه چیز حساب شده باشد تا مدام به تاخیر بیندازیم. حاصل این بزرگنمایی‌ها و تاخیرهای بی‌مورد فدا شدن اولویت‌هاست.مزایای قانون دو دقیقههمین قانون به ظاهر ساده مزایای روانشناختی بیشماری در پی دارد که ما از آن‌ها غافلیم اما در هر صورت تاثیر این مزایای بر ما باقی می‌ماند. معتقدم اگر به این مزایا آگاه باشیم، بهتر و بهینه‌تر از این قانون استفاده می‌کنیم. به همین خاطر در ادامه می‌خواهم به برخی از مزایای این قانون اشاره کنم:به تعویق نمی‌اندازیممغز ما طوری طراحی شده تا دوام بیاورد اما وظیفه‌هایی که احتیاج به تصمیم‌گیری دارند با این هدف مغز در تضادند. از سویی دیگر ما عاشق به تعویق انداختن هستیم چون عادت کرده‌ایم همه کارها را دقیقه نودی انجام دهیم. حال قانون دو دقیقه بلافاصله تصمیم‌گیری را حذف می‌کند و به تعویق انداختن هم به تعویق می‌افتد. توصیه می‌کنم قانون پارکینسون را با قانون دو دقیقه ترکیب کنید تا کارها با سرعت بیشتری انجام شوند.کاهش استرسمغز ما فضای محدودی برای پردازش و بررسی اطلاعات دارد. وقتی این فضای محدود را با کارهایی کوچک ولی به ظاهر به بزرگ پر می‌کنیم، دچار بار شناختی (Cognitive load) می‌شویم. بار شناختی یعنی توانایی مغز برای پردازش اطلاعات کاهش می‌یابد و دچار استرس می‌شویم. در چنین حالتی قانون دو دقیقه به دادمان می‌رسد و ما را تشویق به انجام کارهایی می‌کند که فقط دو دقیقه زمان برای انجام دادن لازم دارند.بگذارید برای فهم بهتر این فایده مثالی بزنم. مغز ما مانند رام گوشی یا کامپیوتر است. یعنی فضایی دارد که پردازش اطلاعات در آن صورت می‌گیرد. وقتی این فضا از اطلاعات انباشته می‌شود سرعت پاییین می‌آید. در چنین مواقعی می‌توانیم از نرم‌افزارهای مخصوصی برای خالی کردن فضای رام استفاده کنیم.استمرار را حفظ می‌کنیمقانون پایستگی انرژی می‌گوید:«اجسام متحرک تا ابد حرکت می‌کنند مگر اینکه مانعی آن‌ها را متوقف کند همچنین اجسام ثابت تا ابد ثابت می‌مانند مگر اینکه عاملی آن‌ها را به حرکت در آورد.»محل بحث ما بخش دوم این قانون است. همان طور که می‌دانید سخت‌ترین بخش کار شروع آن است. ماشین اگر استارت بخورد خیلی راحت به حرکت در می‌‌آید. حال ما هم احتیاج به استارت داریم و قانون دو دقیقه این مسئولیت را عهده‌دار می‌شود. فقط دو دقیقه به کاری مشغول شوید تا مدت طولانی از انجام آن لذت ببرید.موفقیت را حس می‌کنیمطبق قانون شرطی سازی وقتی مغز ما کاری چه کوچک و چه بزرگ را به پایان می‌رساند تهییج می‌شود تا بیشتر ادامه دهد. حال قانون دو دقیقه در راستای قانون شرطی سازی قدم برمی‌دارد. یعنی کارهای کوچکی که گمان می‌کردیم چند ساعت زمان می‌برند را انجام می‌دهیم و حس خوبی پیدا می‌کنیم. اگر دوست دارید زودتر از دیگران دستاورد کسب کنید، توصیه می‌کنم قانون صد ساعت و بیست ساعت را از دست ندهید.کمالگرایی را از بین می‌بریمطرز فکر کمالگرایی معتقد است برای انجام یک کار می‌بایست از قبل برنامه‌ریزی کنیم و زمان زیادی را به آن اختصاص دهیم. همین طرز تفکر موجب می‌شود تا از کارهایی که دو دقیقه زمان می‌برند طفره برویم چه رسد به وظیفه‌هایی که زمان بیشتری برای انجام دادن نیاز دارند. در نتیجه یک اقدام دو دقیقه‌ای نه تنها حالمان را بهتر می‌کند بلکه به مروز زمان کمالگرایی را نیز از بین می‌برد.نکته‌هایی برای استفاده بهینه‌تر از قانون دو دقیقهصرف دانستن قانون دو دقیقه تغییر چشمگیری در زندگی‌مان ایفا می‌کند اما برای آنکه بهتر و بیشتر از این قانون بهره ببریم لازم است تا برخی نکات کاربردی را نیز در نظر داشته باشیم:هر روز قبل از خواب لیستی از خرده‌کاری‌های روز بعد را یادداشت کنید. این کار موجب می‌شود تا روز بعدی غافلگیر نشوید و کاری از قلم نیفتد.سعی کنید تمامی موارد لیستی که نوشته‌اید را یک کاسه کنید یعنی تمامی آن‌ها را با هم انجام دهید یا اینکه دست کم موارد مشابه را با هم انجام دهید.برای بهره‌وری بیشتر می‌توانید موارد لیست را اولویت‌بندی، برخی را حذف و برخی را هم به دیگران بسپارید.ترکیب کردن این قانون با روتین روزانه می‌تواند ایده جالبی باشد. به عنوان مثال مدیتیشن تنها دو دقیقه زمان می‌خواهد نه بیشتر.این مطلب را فراموش نکنید: (چگونه یک روتین خواب ایجاد کنیم؟)آیا قانون دو دقیقه برای من مفید است؟جواب این سوال بله یا خبر نیست. بستگی دارد. طبق مزایایی که برای ان قانون ذکر کردیم می‌توانید تصمیم بگیرید از قانون استفاده کنید یا نه. اگر فرد کمالگرایی هستید و مدام به تعویق می‌اندازید استفاده از این قانون می‌تواند خیالتان را راحت کند. یا اگر لیست بلند بالای وظیفه‌ها اضطراب بالایی را بهتان تحمیل می‌کند، می‌توانید با استفاده از قانون دو دقیقه بخشی از آن را بکاهید.این مطلب را فراموش نکنید: (قانون پنج ثانیه از مل رابینز)