مفهوم اطلاعات دارایی‎ها و نقش آن در مدیریت دارایی‎ها

پیشگفتاراطلاعات یکی از مهم‌ترین دارایی‌های هر سازمان است. جهت انجام هرگونه فعالیتی در سازمان، نیاز به استفاده از اطلاعات به روش‌های مختلف است. حجم اطلاعات در سازمان‌ها بسیار زیاد است و روش‌های متفاوتی برای ذخیره و نمایش آن‌ها وجود دارد. ارزش اطلاعات استفاده شده و روش بکارگیری و تبادل آن در سازمان است که موفقیت یا شکست سازمان‌ها را مشخص می‌کند.بیل گیتس، مدیرعامل سابق شرکت مایکروسافت، اهمیت اطلاعات برای سازمان‌ها را اینگونه بیان می‌کند:"من یک باور ساده ولی قوی دارم: شایسته‌ترین روش برای شاخص نمودن سازمان شما در بین رقبا و بهترین راه برای پیش افتادن شما از دیگران، بهره‌برداری کارآمد از اطلاعات است. دستیابی به اطلاعات لازم و چگونگی استفاده از آن است که برد یا باخت شما را رقم می‌زند."اطلاعاتآنچه که در سازمان‌ها با نام اطلاعات شناخته می‌شود، مفهومی پیچیده‌تر و مشکل‌تر از آنی است که بطور رایج بکار می‌رود. اطلاعات، داده‌هایی هستند که بوسیله‌ی گیرنده‌ی آن‌ها ترجمه و دریافت می‌شوند. این نکته حائز اهمیت است که نتنها فرستنده‌ی داده‌ها، بلکه گیرنده‌ی داده‌ها نیز در فرایند تبدیل داده‌ها به اطلاعات دخیل است. وجود فرایندی از فهم و ادراک باعث می‌شود که یک پیام برای افراد مختلف، معانی گوناگونی داشته باشد. باید این نکته‌ی مهم در نظر گرفته شود که تنها زمانی می‌توانیم داده‌هایی که ارزیابی، خلاصه یا پردازش می‌شوند تا یک پیام یا گزارش را بسازند را به عنوان اطلاعات بشناسیم، که به‎وسیله‌ی دریافت‌کنندگان آن‌ها قابل درک باشند؛ این کاربر داده‌ها است که تعیین می‌کند که یک گزارش حاوی اطلاعات است و یا تنها یک سری داده‌های پردازش شده و در کنار هم آمده. بنابراین تولیدکنندگان گزارش‌ها و پیام‌ها باید از نیازها، تحصیلات و جایگاه مخاطب پیام و گزارش در سازمان آگاه باشند و همچنین بدانند که مخاطب به زبان و زمینه‎ای که پیام یا گزارش در آن استفاده می‌شود، آگاه است یا نه. تنها به این صورت است که احتمال کسب اطلاعات از آن داده‌ها و پیام‎ها افزایش می‌یابد.اطلاعات دارایی‌هااطلاعات دارایی‎ها تمامی اطلاعات ساخته شده درباره‎ی دارایی‎های فیزیکی سازمان در خلال چرخه‎ی عمر آن‎هاست. به عبارت دیگر، اطلاعات دارایی‌ها ترکیبی از داده‌هایی پیرامون دارایی‌های فیزیکی است که برای تصمیم‌گیری در مورد چگونگی مدیریت آن‌ها استفاده می‌شود. سازمان‌های دارایی‌محور، به داده‌ها، اطلاعات و دانش در مورد دارایی‌ها به عنوان توانمندسازهای کلیدی در درک فعالیت‌های مدیریت دارایی‌ها وابسته‌اند. اطلاعات دارایی‌های خوب، باعث تصمیم‌گیری بهتر در امور مدیریت دارایی‌ها مانند بهینه‌سازی نگهداشت دارایی‌ها یا تعیین دوره‌های بازسازی یک دارایی و... می‌شود. این تصمیم‌گیری‌ها ممکن است بر‌پایه‌ی اطلاعات مربوط به موقعیت دارایی، شرایط، احتمال و پیامد خرابی، خصوصیات امکانات و هزینه‌ها و محدودیت‌هایی مانند دسترسی به منابع و دیگر اولویت‌های کسب‌و‌کاری مانند انطباق با الزامات قانونی باشد. ماهیت چنین اطلاعاتی متغیر است و گاهی با یکدیگر همپوشانی دارند. پی‌بردن به این موضوع که چه اطلاعاتی در زمینه‌ی مدیریت دارایی‌ها مورد نیاز است، این اطلاعات چگونه باید جمع‌آوری، ذخیره و استفاده گردند و این فرایندها چگونه باید تکرار یا در طول زمان اصلاح شوند، سوالی پیچیده برای تمامی سازمان‌های دارایی‌محور است.بسیاری از سازمان‌ها، سرمایه‌گذاری‌های کلانی در سیستم‌های اطلاعات دارایی‌ها انجام می‌دهند تا به مدیریت دارایی‌ها و بهبود بازدهی و کارایی کلی آن‌ها کمک شود؛ این سرمایه‌گذاری‌ها عموما شامل جمع‌آوری اطلاعات، خرید نرم‌افزارها و فناوری‎های جدید و تصحیح فرایندهاست با این هدف که اطلاعات بهتری فراهم آید تا نهایتا منجر به تصمیم‌گیری‌های بهتر در مدیریت دارایی‌ها شود. اما برخلاف سرمایه‌گذاری‌های کلانی که در این راستا انجام می‌شود، خیلی از سازمان‌ها از موضوعاتی نظیر این که منافع حاصل از مدیریت اطلاعات دارایی‌ها به کندی حاصل می‌شود و کمی کردن منافع بدست آمده دشوار است، شکایت دارند و مدیران آن سازمان‌ها هنوز هم شاکی‌اند که به اطلاعات مورد نیازشان دسترسی ندارند.دلیل این امر در مقاله‎ی زیر که بوسیله‌ی پروفسور داونپورت در روزنامه‌ی فایننشیال تایمزنوشته شده، بخوبی ترسیم شده است:برای لحظه‌ای تصور کنید که ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که پر از لوله‌کشی است. رسانه‌ها یعنی مجلات، روزنامه‌ها و تلویزیون، بطور مداوم، اخبار مرتبط با آخرین پیشرفت‌ها در ساخت شیرآلات، فیکسچرها و لوله‌ها را پوشش می‌دهند. تصویر صاحبان صنایع تجهیزات لوله‌کشی، روی جلد مجلات تجاری، چاپ می‌شود و این افراد ثروتمندترین افراد جهان هستند. شرکت‌ها، میلیاردها دلار در نصب و تجهیز ادوات لوله‌کشی سرمایه‌گذاری‌ می‌کنند تا تضمین کنند که لوله‌ها به هر خانه، اداره، میزکار و حتی هر وسیله‌ی نقلیه‌ای راه پیدا کرده‌اند.در این میان تنها یک مسئله نادیده گرفته می‌شود: آب!آیا آب تمیز و تازه است؟ آیا آب، همان چیزی است که مصرف‌کننده‌ها می‎خواهند مصرف کنند؟ آیا اصلا آدم تشنه‎ای وجود دارد؟گرچه تصور همچین دنیایی دور از ذهن است اما تنها کافی است که تجهیزات لوله‌کشی را با رایانه‌ها و لوله‌کشی‌ها را با شبکه‌های رایانه‌ای جایگزین کنیم تا تصور فوق، رنگ واقعیت به خود بگیرد. همانگونه که در دنیای خیالی ما، فناوری لوله‌کشی تحت‌الشعاع آب قرار داشت، در دنیای واقعی، فناوری اطلاعات، تحت‌الشعاع اطلاعات قرار دارد. در حالی که بدون شک فناوری، نقش مهمی در مدیریت اطلاعات دارایی‌ها ایفا می‌کند اما دغدغه‌ی متخصصان مدیریت اطلاعات دارایی‌ها فراتر از آن است؛ مثلا این که:§ به چه اطلاعاتی در مورد دارایی‌ها نیاز داریم و چرا؟§ چگونه کیفیت اطلاعات را اندازه‌گیری و تضمین کنیم و اگر کیفیت اطلاعات پایین و یا محتوای آن‌ها نادرست باشد، چه ریسکی متوجه سازمان می‌شود؟§ چگونه باید فرایند‌های ایجاد، مدیریت و نگهداری اطلاعات دارایی‌ها را کنترل کنیم؟§ چگونه تضمین کنیم که کارکنان و ذی‌نفعان، اهمیت اطلاعات دارایی‌ها و نقش آن در چرخه‌ی عمر یک دارایی را درک می‌کنند؟§ از نرم‌افزارها و فناوری اطلاعات باید چه استفاده‌ای کنیم و آیا نیاز است فناوری‌های موجود را تغییر دهیم؟§ چگونه می‌توانیم ارزش بیش‌تری از سیستم‌ها و فرایندهای موجود بدست آوریم؟ارزش اطلاعات دارایی‌هااطلاعات دارایی‌های خوب، پایه و اساس عملکرد مناسب دارایی‌ها است و هر شخصی که با امر بهره‌برداری و نگهداشت دارایی‌ها درگیر است، نیاز به اطلاعات مناسبی جهت انجام کارهایش دارد. برای این که عملکرد بهینه باشد، این اطلاعات باید کامل، صحیح و فراگیر باشد. همچنین دست‌یابی به اطلاعات دارایی باید بقدری ساده باشد که افراد بتوانند از اطلاعات در تصمیم‌گیری‌هایشان استفاده کنند.مطالعات نشان داده که مدیریت اطلاعات دارایی‌های ضعیف، ریشه‌ی اصلی خیلی از مشکلات عملکردی دارایی‌ها از قبیل استفاده‌ی ناصحیح، اثربخشی پایین نگهداشت، هزینه‌های بالای مدیریت مواد و قطعات و غیره است. همچنین مدیریت اطلاعات دارایی‌های ضعیف ممکن است موجب افزایش ریسک‌های ایمنی، بهداشتی و محیط زیستی شود.در حالی که فرصت بهبود در زمینه‌ی اطلاعات دارایی‌ها، باورنکردنی است، هنوز هم خیلی از سازمان‌ها در این مسیر قدم بر‌نداشته و از اطلاعات دارایی‌های ضعیف یا نبود آن رنج می‌برند؛ همچنین برخی از سازمان‌ها اصلا متوجه آن فرصت نیستند و برخی دیگر می‌دانند که مشکل‌دارند اما نمی‌دانند چطور از پس آن برآیند.جدول زیر به خوبی نشان می‌دهد که چه فرصت بزرگی برای صنایعی همچون پالایش نفت و گاز و صنایع فولاد در این رابطه وجود دارد.صنعتهزینه‌ی سالیانه‎یاطلاعات دارایی ضعیف (میلیون دلار)پالایش نفت و گاز177.8شیمیایی3.2نیرو3.1فولاد51.5معدن0.5کارایی هزینه‌ایمطالعات اخیر نشان داده‌اند که اطلاعات دارایی‌ها تاثیر چشمگیری در کارایی سازمان‌های دارایی‌محور دارد. بر‌اساس این مطالعات، مشخص گردیده که سازمان‌هایی که فرایندهای اطلاعات دارایی‌های کارا دارند، به طور غیر مستقیم حدود %20 بودجه‎ی سالانه‎ی (هزینه‌های سرمایه‌گذاری‌ و هزینه‌های بهره‌برداری) خود را صرف اطلاعات دارایی‌ها می‌کنند که این میزان برای سازمان‌هایی که فرایندهای اطلاعات دارایی‌های ضعیفی دارند، بیش از %25 برآورد شده‌است.این آمار و ارقام به نظر خیلی زیاد می‌رسد، اما اگر در نظر داشته باشیم که این هزینه‌ها شامل هزینه‌ی تهیه و ثبت اطلاعات دارایی‌ها در حین فعالیت‌های بهره‌برداری و نگهداشت و هزینه‌های چشمگیر پنهان، مانند هزینه‌های مدیریتی و هزینه‌ی زمانی که کارمندان صرف جستجو، تطبیق و پردازش اطلاعات از منابع و فرمت‌های مختلف می‌کنند و حتی زمان‌های تکرار یا دوباره‌کاری این فرایندها در دپارتمان‌های مختلف سازمان است، شاید دیگر بنظرمان زیاد نرسد. بنابراین، همانطور که در شکل 1.0 نشان داده شده‌است، عمده‌ی این هزینه‌ها در مرکز فرایندهای کاری‎ای قرار دارد که به اطلاعات دارایی‌ها وابسته‎اند. بنابراین، بهبود کارایی مدیریت اطلاعات دارایی‌ها در سازمان، فرصت نابی برای کاهش هزینه‌هاست، بطوری که تخمین زده شده‌است که با این کار حدود 1 تا 5 درصد کل هزینه‌های سازمان کاهش پیدا می‌کند.?شکل 1 هزینه‎های عملیاتی اطلاعات دارایی‌هااثربخشی هزینه‌ایاگر اطلاعات دارایی‌ها به طور اثربخش برای تصمیم‌گیری در نمایه‌های هزینه‌ای کسب‌و‌کار (مانند سرمایه‌گذاری‌ در بهبود قابلیت سرویس‌دهی دارایی‌ها، یا تصمیم‌گیری‌های بهتر در مورد هزینه‌های نگهداشت و بازسازی چرخه‌ی عمر دارایی‌ها) استفاده شوند، منفعتیحتی بزرگ‌تر از آن چه که پیش از این گفته شد، حاصل می‌شود. به زبان ساده‌تر، استفاده‌ی مناسب از اطلاعات دارایی‌ها موجب می‌شود که کار درست، در مکان درست و در زمان درست انجام شود. در‎مقابل، فقدان اطلاعات دارایی‌های قابل اعتماد، می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های ضعیف یا غیرموجهشود که نهایتا می‌تواند سازمان را در معرض ریسک قرار دهد و هزینه‌های غیرضرروی را به آن تحمیل کرده و به طرز نامطلوبی تمامی عملکرد سازمان را تحت تاثیر قرار دهد.اطلاعات دارایی‌ها در مدیریت دارایی‌هابا به روی کار آمدن مبحث مدیریت دارایی‌ها، این نیاز در سازمان‌ها بوجود آمد که باید توجه ویژه‎ای به مقوله‌ی مدیریت اطلاعات دارایی‎ها داشته باشند. در استانداردهای مدیریت دارایی‌ها، از اطلاعات دارایی‌ها به عنوان یکی از اصلی‌ترین توانمندسازها در مدیریت دارایی‌ها یاد شده و الزامات بخصوصی در این مورد مطرح شده‌است. شکل زیر (2) که مدل مفهمومی مدیریت دارایی‌های فیزیکی متعلق به موسسه مدیریت دارایی‌های فیزیکی بریتانیا است، اطلاعات دارایی‌ها را به عنوان یک رکن اصلی در مدیریت دارایی‌ها به حساب آورده است. از این مدل و مدل‎های مشابه می‌توان اینگونه نتیجه گرفت که تعالی سازمان‎ها در مدیریت دارایی‎های فیزیکی و مدیریت نگهداشت، بدون توجه اساسی به مدیریت اطلاعات دارایی‌ها، غیرممکن بنظر می‌آید.?