مدیریت چابک در کسب و کار و در پروژه، دقیقا چیست؟

دکتر محمد احمدزاده ( PhD,PMP,ACP,ITIL,COBIT)آدرس لینکدین: https://www.linkedin.com/in/mohammad-ahmadzadehمقدمهاغلب متخصصان و مشاوران مدیریت، علل تغییرات دنیای کسب و کار را دسترسی فزاینده به تکنولوژی و نیز تغییرات سریع فناوری، رقابت، جهانی شدن بازارها، تفاوت تخصص ها و مهارت ها و حتی حقوق های پرسنل، محدودیت منابع (اعم از پول-زمان-نیروی انسانی-تجهیزات-ماشین آلات-روشها) و از همه مهم تر تغییر ذائقه و همچنین انتظارات بیش از پیش مشتریان و کارفرمایان از خروجی خدمات و محصولات پروژه ها و عملیات می دانند. در چنین شرایط و محیطی، دیگر نمی توان سازمان ها را با رویکردهای قدیمی و سنتی مدیریت نمود. لذا در چنین محیطی، واکنش سریع، موثر و بهینه به این تغییرات است که مزیت رقابتی کسب و کارها و همچنین بهره مندی از فرصت ها را سبب می شود. این واکنش سریع، موثر و بهینه با اجرای مدیریت چابک در کسب و کار محقق می شود.تعریف و ریشه کلمه چابکواژه چابک در فرهنگ لغت دهخدا، بعنوان صفت یاد و به معانی فرز، قبراق، زرنگ، تند، زود، به سرعت، سریع، ماهرانه و زبردست، ترجمه شده است. متضاد چابک نیز تنبل، هژیر و چلمن بیان شده است. شاعر پرآوازه ایرانمان، نظامی نیز در مورد چابک شعر جالبی سروده: با همه نیکویی سرودسرای ……. رودسازی به رقص چابک‌پایمترادف انگلیسی کلمه چابک نیز Agile می باشد که این کلمه مترادف کلماتی مانندActive, Athletic, Brisk, Competent, Fast , Light, Ready, Speedy می باشد.ریشه چابک و چابکی نیز از “تولید چابک” می آید و مفهومی است که ضمن توسعه در ابتدای دهه 2000 میلادی، بعنوان یکی از اثربخش ترین راهبردهای موفق تولیدکنندگان است که خود را برای بهترین عملکرد آماده می کنند.اما در برخی از مراجع علمی، علاوه بر تعاریف و توضیحات ارائه شده در بالا، از چابکی بعنوان توانائی غلبه بر تهدیدات و ریسک های محیط کسب و کار و کسب منفعت از این تهدیدات و ریسک ها بعنوان فرصت پیشرفت کسب و کار نام برده شده است و چابکی را تلاش و توانائی بی وقفه سازمان جهت رونق و شکوفائی کسب و کار می دانند. با این دیدگاه، دیگر سازمان ها از تغییرات محیط کسب و کار خود بیمناک نیستند و حتی از آن استقبال می کنند؛ چرا که آن را فرصتی ناب برای کسب مزیت رقابتی کسب و کار خود در بازار برمی شمارند.دوره آموزشی مرتبط با این مقالهتاریخچه چابکاز اواخر دهه ۱۹۸۰ تا اواسط دهه ۱۹۹۰ و با توجه به تغییرات گسترده در سیاست های اقتصادی جهان، تلاش های زیادی برای شناخت ریشه ها و عوامل موثر بر نظام های جدید کسب و کار جهانی انجام شد. این موضوع در کشور امریکا که به عینه شاهد ظهور و حضور رقبای آسیائی و اروپائی خودش در کسب و کارهای مختلف بود، بیش از پیش نمود پیدا کرد. لذا این کشور، سکان چابک سازی را در دست گرفت. در سال ۱۹۹۱ گروهی از متخصصان مدیریت این کشور مشاهده کردند که نرخ افزایش تغییرات در محیط کسب و کار، از توانمندیهای سازمان های تولیدی سنتی در راستای تطبیق و سازگاری با این تغییرات، سریع تر است و این سازمان ها در استفاده از فرصت هائی که برای آنها ارائه می شد، ناتوان بودند. این ناتوانی در بلند مدت به ورشکستگی بسیاری از کسب و کارهای آمریکائی منجر شد.لذا برای نخستین بار و بطور رسمی در سال 1991 و در نشست متخصصان علمی و اجرائی صنعت، پارادایم جدیدی با عنوان ” راهبرد بنگاه های تولیدی در قرن 21 ام-دیدگاه متخصصان صنعتی” تشریح گردید. بلافاصله پس معرفی این گزارش، عبارت تولید چابک، بطور مشترک مورد استفاده متخصصان قرار گرفت.اما اولین کسی که “ کسب و کار چابک“ را بصورت رسمی مطرح نمود، پیتر دراکر بود. وی ساختار شرکت های تولیدی را با ناوی سنگین مقایسه کرد. وی توضیح داد که یک ناو بزرگ تنها می تواند با مجموعه ای از ناوهای کوچکتر جایگزین شود تا انعطاف پذیری و پاسخگوئی سازمان افزایش یابد. مقصودی که امروزه آن را به نام ساختارهای تیمی چابک و یا ساختارهای مجازی می شناسیم.بعد از دراکر، متخصصان و صاحب نظران دیگری به تجزیه و تحلیل ابعاد و مولفه های چابکی در سطح کسب و کارها پرداختند و معتقد بودند، یگانه راه کار تولید و عرضه محصولات و خدمات متنوع، بدون وقفه و مطابق خواسته های پیدا وحتی پنهان و پر از تغییر مشتریان و کارفرمایان، رویکرد چابک است. این افراد به موضوع جدیدی به نام تفکر چابک اشاره نمودند و آن را یک فلسفه جدید مدیریتی معرفی کردند که درصدد افزایش انعطاف پذیری و پاسخگوئی سازمان در واکنش به تغییرات محیط کسب و کار و نیز افزایش تنوع و کیفیت محصولات در بازه زمانی کوتاه تر بود.قابلیت های کلیدی کسب و کار چابکشرکت های چابک، باید بطور مداوم، تغییرات عدم اطمینان و ریسک ها را در محیط کسب و کار خود پیش بینی و مدیریت نمایند. برای این کار، کسب و کار باید مجهز به قابلیت های ۴ گانه چابکی شوند. این قابلیتهای ۴ گانه عبارتند از:‌ پاسخ گوئی-سرعت-شایستگی و انعطاف پذیری.شکل ۱:‌ قابلیتهای کلیدی چابکی کسب و کارالف:‌پاسخ گو بودن(Responsiveness): به توانائی تشخیص تغییرات و واکنش سریع و بهره برداری از آنها اشاره می کند.ب: شایستگی (Competency): که بر توانائی رسیدن به ماموریت ها و اهداف سازمان اشاره دارد.ج: انعطاف پذیری (Flexibility): که بر توانائی سازمان بر ادامه دادن فرایندهای مختلف، جهت رسیدن به اهداف مختلف و با استفاده از امکانات و تسهیلات موجود کسب و کار، اشاره دارد.د:‌سرعت (Speed or Quickness): که عبارت است از توانائی سازمان در انجام فعالیت ها در کمترین زمان ممکن.مدیریت پروژه چابک در مقابل مدیریت پروژه سنتی یا آبشاریفرهنگ و تفکر مدیریت پروژه چابک نیز، متدولوژی جدیدی در حوزه مدیریت پروژه می باشد. این متدولوژی بطور رسمی در سال 2001 با انتشار بیانیه ۴ گانه و اصول ۱۲ گانه مدیریت پروژه چابک آغاز شد. این بیانیه ۴ گانه و اصول ۱۲ گانه مدیریت پروژه چابک، در ابتدا توسط جمعی از توسعه دهندگان و مدیران پروژه های نرم افزاری تبیین و تعریف گردید و بعدها در سایر پروژه های غیر نرم افزاری نیز اجرا گردید.هدف از متد چابک هم این بود که با طراحی بیانیه و اصول چابک، رویکرد و تفکر جدیدی را جهت مدیریت بهتر پروژه های نرم افزاری، پیشنهاد گردد و جایگزین روش های ناقص و سنتی آن زمان شود. رویکردی که تلاش داشت تا مشکلات مهم پروژه های نرم افزاری، از جمله: عدم توانایی تولیدکنندگان در تشخیص نیازهای کاربران، وجود ایرادها و خطاهای تکراری و بدتر از همه تاخیرات بسیار در ارایه محصول را به حداقل برساند.مدیریت پروژه چابک رویکردی است تکرارپذیر که در فواصل زمانی از پیش مشخص (از ۲ روز تا ۱ ماه)، اقلام قابل تحویل هرچند کوچک، اما کارکن و تست شده از پروژه را توسط تیم پروژه تحویل مشتری می نماید. تیم پروژه، تحت مربی گری فردی به نام مربی چابک (Agile Coach) یا در متدولوژی اسکرام، فردی به نام اسکرام مستر (Scrum Master) قرار دارند. این تیم پروژه و مربی چابک است که اقلام قابل تحویل پروژه را بصورت افزایشی(Incremental) و یا تکرارپذیر (Iterative) و یا حتی ترکیب از این دو روش، تحویل مالک محصول یا Product Owner قرار می دهد. روش چابک در پروژه‌هائی اجرا می شود که تجربه اجرای آن پروژه در سازمان وجود ندارشته و مناسب پروژه‌هایی است که نیازمندی‌های کارفرما در آن از قبل مشخص نبوده و آبستن تغییرات زیادی در طول چرخه حیات پروژه اش می باشد. (مانند مدیریت چابک پروژه های نرم افزاری، IT، استارت آپی، تحقیقاتی و حتی مدیریت چابک پروژه های سینمائی یا جالب تر از آن، بکارگیری مدیریت چابک در بازی فوتبال) در مقابل این روش، متدولوژی سنتی آبشاری قرار دارد. رویکردی که در آن مراحل اجرای پروژه از قبل مشخص و بطور متوالی (Sequential) و یا هم پوشانی دار(Overlapping) انجام می شود. این روش در پروژه‌هائی اجرا می شود که تجربه اجرای آن پروژه در سازمان وجود دارد. همچنین بهره‌مندی از روش‌های آبشاری، مناسب پروژه‌هایی است که نیازمندی‌های کارفرما در آن از قبل مشخص بوده و تغییرات زیادی در طول چرخه حیات پروژه نداشته باشد. (مانند پروژه های صنعتی، EPC، ساخت و ساز و یا ساختمانی). در این روش با تکمیل هر فاز از پروژه، تیم پروژه به فاز بعدی می‏رود و بدین شکل، توالی مشخصی را ایجاد می‏کنند که تداعی‏ کننده حرکتی آبشاری است. از این رو به آن روش آبشاری (Waterfall) می‌گویند.رویکرد آبشاری در مدیریت پروژه، چالش های زیادی مانند زمان زیاد اجرای پروزه، عدم تدقیق نیازمندی های پروژه، کارفرما یا مشتری بدلیل ارتباطات کاغذی و قراردادی صرف به جای ارتباطات حضوری چهره به چهره و در نهایت بالا رفتن هزینه تغییرات پروژه را به همراه خود دارد.در مدیریت پروژه چابک اما، با حضور فرایندها و مفاهیم جدیدی مانند کارتیمی و تعاملات تیمی، تحویل خروجی های کارا، تعامل هرچه بیشتر با مشتری، پاسخگویی سریع به تغییرات، تحویل خروجی ارزشمند به مشتری یا کارفرما، برنامه ریزی تطبیقی و متغیر و در نهایت، مدیریت ریسک چابک، معایب متدولوژی آبشاری به حداقل خود می رسد. در مدیریت پروژه چابک، مدیر پروژه وجود ندارد و همه تیم با هم، خود را موظف به پاسخگوئی در خصوص خروجی های پروژه می دانند. خبری از مستندسازی سنگینی که در مدیریت پروژه آبشاری صورت می پذیرد و بعضاً در طول پروژه حتی یک بار هم استفاده نمی‌شوند، نیست. همچنین گانت چارت زمانبندی فعالیت های پروژه، جای خود را به کاغذهای چسبناک حاوی داستان کاربر(User Story) داده که بر یک تخته وایت برد بزرگ به نام رادیاتور اطلاعات (Information Radiator) چسپانده می شوند. در رویکرد مدیریت پروژه چابک، کسی به تغییرات پروژه، ترش روئی نکرده و همه تیم پروژه از آن استقبال می کنند. همچنین در این روش، تعامل و کار تیمی بر دستورالعمل‌ها و فرایندهای رسمی سازمان، ارجحیت دارد.جالب تر اینکه، حتی می توان متدولوژی چابک را با متدولوژی های سنتی ترکیب نمود و متدولوژی جدیدی به نام متدولوژی ترکیبی یا هیبریدی (Hybrid) ساخت. مثالی که می توان از متدولوژی جدید ترکیبی بیان نمود، اجرای فاز مهندسی(Engineering) پروژه های EPC به روش چابک و اجرای بقیه فازهای این نوع پروژه، یعنی فازهای تدارکات (Procurement) و ساخت (Construction) به همان روش آبشاری یا سنتی است. این کار، نوعی هیبرید کردن یا ترکیب نمودن فازهای پروژه و رسیدن به متدولوژی سومی به نام متدولوژی هیبریدی یا ترکیبی است.افراد تیم چابک، از همکاری در کنار هم لذت برده و به مرام‌نامه‌ای که از ابتدا باهم تهیه می‌کنندو به منشور کار تیمی که اجزای آن در شکل زیر نشان داده شده است، پایبند هستند.شکل ۲: اجزای منشور کار تیم چابکدوره آموزشی مرتبط با این مقالهدو نقش کلیدی مالک محصول (Product Owner) و مربی اسکرام (Scrum Master) یا مربی چابک (Agile Coach) نیز دو نقش کلیدی در مدیریت پروژه چابک هستند که از طریق تعامل و همکاری با تیم چابک(Agile Team) و بر اساس منشور کارتیمی که قبل تر به آن اشاره شده، در حال تعامل مثبت جهت اجرای مدیریت پروژه چابک، هستند.بیش از ۲۰ متدولوژی متفاوت چابک وگونه های مختلف آن جهت مدیریت پروژه ها وجود دارند که کار انتخاب و پیاده سازی متدولوژی مناسب آن پروژه را سخت می نماید. این متدولوژی ها در دو دسته کلی متدهای چابک سبک وزن (Agile Lightweight Approaches) و همچنین رویکردهای چابک کامل (Agile Fuller Approach) دسته بندی می شوند. رویکرد چابک سبک وزن برای پروژه های کوچک و پروژه هائی کاربرد دارد که حداکثر اندازه تیم پروژه ۱۲ نفر است و رویکرد چابک کامل، برای پروژه های بزرگی که تیم پروژه بیش از ۱۲ نفر هستند، بکارگرفته می شود.شکل ۳: دسته بندی انواع رویکردهای چابک(Agile Approaches) جمع بندیدنیای امروز، تغییر زیادی کرده و بالطبع، روش‌های مدیریت کسب و کار و همچنین مدیریت پروژه ها نیز تغییر کرده است. مدیریت کسب و کار و برنامه ریزی و کنترل پروژه‌ها نیز از این امر مستثنی نیستند و در کنار روش‌های سنتی و آبشاری مدیریت ، رویکردهای چابک خودنمائی نموده اند. روش‌های جدید چابک، تمرکز خود را بر پاسخگوئی سریع به تغییرات و همچنین دریافت بازخورد مستمراز کارفرما و ارائه خروجی‌های کارا قرار داده اند.در این شرایط، اگر کسی خود را با این تغییرات همسو ننماید و دانش خود را با علوم روز و روش‌های نوین مدیریت چابک کسب و کار و پروژه هماهنگ و همراه نکند، آینده روشنی نخواهد داشت. بنابراین اگر مایل هستید از این قافله جا نمانید، باید درباره مدیریت چابک چیزهای بیشتری فرا بگیرید.نظرات و سوالات ارزشمند تان را با من و در پایین همین مطلب به اشتراک بگذارید.ارادت- محمد احمدزادهآدرس ایمیل: Info@ahmadzadeh.academyآدرس ایمیل: info@mohammad-ahmadzadeh.comوبسایت شخصی: https://mohammad-ahmadzadeh.com/