مدیریت زمان موثر برای همه

آیا می‌دانستید که صاحبان کسب‌وکارهای کوچک به طور میانگین حدود ۳۰ درصد زمان خود را صرف کارهای مالی و امور روزمره کسب‌و‌کار می‌کنند؟ همچنین یک نظرسنجی در آمریکا نشان داده که ۳۱ درصد کارمندان شرکت‌ها ۳۰ دقیقه از زمان کاری خود را صرف هیچ کاری نمی‌کنند در حالی که ۱۰ درصد حدود ۳ ساعت از روز خود را به دلایل مختلف تلف می‌کنند.بنابراین مدیریت زمان موثر یک مهارت نرم ضروری است که باید آن را فرا گرفت. در این پست ۹ نکته برای مدیریت زمان موثر را گفته‌ایم که با به کار بستن آن‌ها می‌توانید زمان تلف‌شده خودتان را به حداقل برسانید.نحوه سپری شدن زمان خودتان را بدانیدابزارهای نظارتی مثل RescueTime بر اساس دسته‌بندی‌هایی که مشخص می‌کنید به شما می‌گویند که زمان‌تان را چطور سپری می‌کنید. این داده‌ها را در طول یک زمان مشخص (برای مثال یک ماه) جمع‌آوری کنید و بر اساس اولویت‌ها تلاش کنید زمان دسته‌های مختلف را بهبود دهید. تکرار این فرایند در طول چند ماه به شما کمک می‌کند درک درستی از زمان خودتان داشته باشید.تقویم روزانه تهیه کنیدداشتن یک لیست از کارهای روز به شما کمک می‌کند ذهن‌تان را به انجام آن‌ها مقید کنید. یک تایملاین با بلوک‌های زمانی مشخص به ازای کارها و تعهد به آن شما در مسیری کنترل بر زمان خودتان قرار می‌دهد. هنگام تهیه تقویم روزانه به این نکات توجه کنید:افراد ظرفیت خودشان برای انجام کارها را بیش از حد خوش‌بینانه در نظر می‌گیرند. این پدیده که به آن «اشتباه برنامه‌ریزی» می‌گویند، باعث می‌شود نتوانید کارها را به موقع تمام کنید. بین بلوک‌های زمانی یک بافر با زمان مشخص (برای مثال ۳۰ دقیقه) قرار دهید تا در صورتی که یک کار به موقع تمام نشد، فرصت برای جبران آن باشد.به تقویم تعهد داشته باشید و به آن خیانت نکنید. هنگام انجام کار به دلایل مختلف جاهای غیرمربوط (مثل بالکن یا روف‌گاردن یا سر کوچه) نروید. تب‌های اضافی را ببندید و نوتیفیکیشن گوشی را خاموش کنید. این کار سخت است، اما برای مدیریت موثر زمان ضروری است. اپلیکیشن‌هایی مانند Focu Keeper که بر اساس مدل Pomodoro کار می‌کنند، می‌توانند به شما کمک کنند.اولویت‌بندی کنیدلیست کارها یا To-do List برای این که بدانید چه کارهایی باید انجام دهید ضروری‌اند، اما گاهی تشخیص اولویت کمی مشکل است. ماتریک آیزنهاور با تقسیم کارها به چهار دسته فوری انجام شود، بعدا انجام شود، به تاخیر انداخته شود و حذف شود به شما در تعیین اولویت کمک می‌کند.سخت‌ترین کارها را اول انجام دهیدحواس‌پرتی برای همه ما اتفاق می‌افتد. تماس تلفنی، صحبت با همکار، یا شستن لیوان همه کارهایی هستند که می‌توانند تمرکز ما را به هم بزنند و تا به خودمان می‌آییم، کل روز از دست رفته است. برای جلوگیری از این اتفاق، بزرگترین و سخت‌ترین تسک خودتان را اول انجام دهید، یا به عبارتی قورباغه خودتان را قورت دهید.کارهای مشابه را دسته بندی کرده و یکجا روی آن‌ها کار کنیدبا این کار، می‌توانید در زمان کمتر کارهای بیشتر انجام دهید. برای مثال:جلسه‌ها با مشتری را سه‌شنبه‌ها و چهارشنبه‌ها برنامه‌ریزی کنیدفقط بین ۱۰ تا ۱۱ صبح به ایمیل‌ها پاسخ دهیدفقط اول صبح‌ها گزارش بگیرید و ارسال کنیدددلاین‌های معقول انتخاب کنیدقانون پارکینسون می‌گوید کار به اندازه زمانی که به آن تخصیص می‌دهید طول می‌کشد. اگر یک روز کامل برای انجام دو تسک که فقط سه ساعت زمان می‌برند داشه باشید، به احتمال زیاد کل روز را صرف همان دو تسک می‌کنید. با تعیین ددلاین‌های کوتاه‌تر، فرصت انجام کارهای بیشتری را به خودتان می‌دهید.نه گفتن را یاد بگیریداین مورد طی سال‌های اخیر زیاد گفته‌ شده، اما هنوز هم نیاز به تکرار دارد، نه بگویید. زمان محدودتان را صرف حواس‌پرتی‌ها نکنید. کارهایی بیشتر از توان و ظرفیت خودتان بر عهده نگیرید.مولتی‌تسینگ نکنیدطبق مقاله‌ای که در بنیاد روانشناسی آمریکا منتشر شده، مولتی‌تسکینگ باعث افزایش‌ هزینه‌های روانی و کاهش بهره‌وری می‌شود. همچنین با هر بار تغییر تسک در طول روز، چند ثانیه هدر می‌رود که روی هم در طول یک ماه به ساعت‌ها می‌رسد.به کارها نظم بدهیداگر:به جلسه‌ای که تنظیم کرده‌اید دیر می‌رسیدگزارشی که از شما خواسته شده بود را فراموش کردیدبیشتر از یک بار یوزرنیم و پسورد سیستم‌تان را از واحد آی‌تی پرسیده‌ایدنیاز به نظم در کارهای خودتان دارید. برای این کار از نکات ساده شروه کنید:میز خودتان را تمیز کنیدتحقیق‌ها نشان داده شلوغی جلوی چشم می‌تواند باعث استرس شود. میزتان را خلوت کنید. کاغذهای غیرضروری رو دور بریزید. ماگ‌تان را بشویید و در آشپزخانه بگذارید. کتابی که خوانده‌اید را درقفسه بگذارید.فایل‌های روی کامپیوتر را مرتب کنیدمرتب کردن فایل‌ها و فولدرها و ایجاد یک نظام نام‌گذاری کمک می‌کند تا هر زمان چیزی را لازم داشته داشتید، به راحتی آن را پیدا کنید.از تقویم استفاده کنیداز کدگذاری رنگی برای نشان دادن اولویت تسک‌ها استفاده کنید. در تقویم نه فقط کارها، بلکه امورات شخصی را هم بنویسید. Google Calender یا Outlook Calender بهترین گزینه‌ها هستند.کنترل زمان خودتان را به دست بگیریدوقت آن رسیده که کنترل زمان خودتان را به دست بگیرید. زمان شما باید در خدمات شما باشد نه برعکس. با انجام این کارها، زمان و زندگی خودتان را کنترل کرده و به اهدافی که در ذهن دارید، دست پیدا کنید.