پرسش هایی پیرامون داده ها در نرم افزار اکسل

در این پست قرار هست تا با هم مروری بر داده های موجود در نرم افزار اکسل داشته باشیم .در ابتدا با پایه ای ترین سوال ممکن شروع می کنیم .سوال اوّل : داده های اصلی در نرم افزار اکسل به چند گروه تقسیم می شوند ؟گزینه ی 1 ) 2 گروه گزینه ی 2 ) 3 گروهگزینه ی 3 ) 4 گروه گزینه ی 4 ) 5 گروهپاسخ : تصویر شماره ی 1 . پاسخ سوال اوّل سوال دوّم : داده های اصلی در نرم افزار اکسل را معرّفی کنید . با توجه به این که ، داده های اصلی در نرم افزار اکسل به چهار گروه ( رجوع شود به سوال اوّل و تصویر شماره ی 1 ) تقسیم می شوند ، در نتیجه ؛ جواب این سوال به چهار بخش تقسیم می شود . پاسخ :بخش اوّل : گروه اوّل داده ها در نرم افزار اکسل متن ها ( Text ) هستند . تصویر شماره ی 2 بخش دوّم : گروه دوّم داده ها در نرم افزار اکسل اعداد ( Numbers ) هستند . تصویر شماره ی 3بخش سوّم : گروه سوّم داده ها در نرم افزار اکسل زمان و تاریخ ( Date & Time ) می باشد . تصویر شماره ی 4بخش چهارم : گروه چهارم داده ها در نرم افزار اکسل بولین ها ( Booleans ) هستند . بخش اوّل : داده های متنی ( Text ) فرض کنید من در سلول های مختلفی از نرم افزار اکسل ، اطلاعات زیر را که مربوط به کارکنان یک سازمان می باشد وارد می کنم :نام و نام خانوادگی افراد آدرس ایمیلدانشگاه محل تحصیلتصویر شماره ی 5 . اطلاعات افراد تمامی مواردی که در عکس بالا می بنید را ، می توانیم در گروه داده های متنی در نرم افزار اکسل قرار دهیم ،یا به عبارتی ؛نرم افزار اکسل داده های بالا را به عنوان داده های متنی شناسایی می کند . امّا مواردی استثنا وجود دارند که ، داده های عددی می باشند ، امّا ما از آن ها به عنوان داده های عددی استفاده نمی کنیم ، یعنی ؛ روی آن ها عملیات مختلف ریاضی را انجام نمی دهیم ، مانند ؛تصویر شماره ی 6 . داده های عددی که عدد نیستند !امّا ، ما به عنوان انسان می دانیم و پذیرفته ایم که برخی از داده های عددی را باید به عنوان داده های متنی استفاده کنیم ، امّا چگونه می توانیم این موضوع را برای نرم افزار اکسل مشخص کنیم ؟برای این کار ابتدا باید داستان زیر را بخوانیم و سپس مراحل گفته شده را در نرم افزار اکسل پیاده کنیم .تصویر شماره ی 7مراحلی را که باید طی کنیم تا یک داده ی عددی به داده ی متنی تبدیل شود :گام یک : داده ی مورد نظر خود را درون سلول درج می کنیم ، به طور مثال من در عکس پایین در ستون مربوط به کد پستی ، کد پستی محل سکونت یکی از کارکنان را وارد کرده ام . تصویر شماره ی 8 . درج کد پستی افراد گام دو : قبل از اعداد یک علامت آپوستروف می گذاریم ، یعنی ؛ مانند تصویر پایین :تصویر شماره ی 9 . درج آپوستروف قبل از عددمرحله سه :کلید enter را می زنیم و می بینیم که یک مثلث سبز رنگ کنار سلول درج شده است . تصویر شماره ی 10 و این چنین داده ی عددی ما به داده ای متنی تبدیل شد . شرح مثلث سبز رنگ کنار سلول :اگر موس ( mouse ) خود را نزدیک این مثلث سبز رنگ ببریم ، یک آیکون هشدار کنار آن می بینیم . در کنار این آیکون هشدار ، یک منوی کشویی می بینیم ، با کلیک بر روی این منوی کشویی ، گزینه های زیر برای ما به نمایش در می آیند :Number Stored as textConvert to numberHelp on this error Ignore errorEdit in formula barError checking option گزینه ی Number stored as text با رنگ خاکستری نشان داده شده است و در اصل خطای مورد نظر در این سلول را به ما یاد آور می شود .چنان چه از عملیات تبدیل داده ی عددی به داده ی متنی پشیمان شده ایم و می خواهیم داده ی مورد نظر را به داده ی عددی تبدیل کنیم ، باید گزینه ی Convert to number را انتخاب کنیم .با انتخاب این گزینه ، مثلث سبز رنگ کنار سلول از بین می رود . اگر که می خواهیم این مثلث سبز رنگ کنار سلول نمایش داده نشود ، باید گزینه ی Ignore error را انتخاب کنیم . با این کار مثلث سبز رنگ دیگر به نمایش در نمی آید و همچنان داده ی موجود در این سلول داده ی متنی می باشد .