چرا انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری ممکن نیست؟

اگر از همه مدیران و سرمایه گذاران شرکت ها درباره عوامل ورشکستگی سوال کنیم، تقریباً همه آن ها بر سر جمله زیر اتفاق نظر دارند:«عدم مدیریت و کنترل صحیح در سیستم درآمد و هزینه های یک شرکت، میتواند عامل بزرگی در احتمال ورشکستگی آن سازمان باشد.»یکی از ابزارهایی که میتواند مدیریت هزینه های شرکت را به خوبی سر و سامان دهد، یک نرم افزار استاندارد و کارآمد است تا بتوان با مدیریت صحیح هزینه ها، احتمال ورشکستی یا مشکلات مالی در سازمان را به حداقل رساند.پس اینطور نتیجه میگیریم که انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای مدیران چیزی شبیه به مرگ یا زندگی است!اولین چیزی که مدیران با شنیدن جملات بالا به ذهنشان میرسد این است که با تحقیق و جستجو در منابع مختلف، لیست پرفروش ترین یا بهترین نرم افزارهای حسابداری را جمع کنند و یکی را بر اساس نیاز خود انتخاب کنند. ولی یک مشکل بزرگ در این منابع وجود دارد که کمتر کسی از آن باخبر است!بهترین نرم افزار حسابداری وجود ندارد !شاید باورش برایتان سخت باشد ولی واقعیت این است که نمی توان تعریف مشخصی برای یک نرم افزار حسابداری خوب و کامل بیان کرد. چرا؟ برای اینکه هر کسب و کار و سازمانی نیازها و اهداف متفاوتی دارد و نمیتوان یک نرم افزار حسابداری را برای همه شرکت ها ایده آل دانست.البته این امکان وجود دارد که شرکتی مدعی باشد بهترین نرم افزار حسابداری در بازار را در اختیار دارد، ولی این نکته را هم در نظر بگیرید که همان نرم افزار ممکن است در شرکتی دیگر بلا استفاده و یا حتی عامل مشکلات مالی باشد. این باور اشتباه شاید برگرفته از منابعی باشند که قصد معرفی بهترین ها را برای ما دارند. ولی متاسفانه در این مسئله هم یک باگ بزرگ وجود دارد.پرفروش ترین نرم افزارهای حسابداری کدامند؟ میانبری که به مقصد اشتباهی میرود!تنها یک جستجو ساده کافی است تا شما با صدها لیست از بهترین نرم افزارها آشنا شوید:· 5 تا از پرفروش ترین نرم افزارهای حسابداری !· بهترین نرم افزارهای حسابداری ایران و دنیا !· ارزان ترین نرم افزارهای حسابداری شرکت سال 98 !این عناوین شاید در نگاه اول جذاب به نظر برسند و با اینکه به انتخاب ما تا حد زیادی کمک میکنند ولی به طور کامل مشکل انتخاب آگاهانه را برای ما برطرف نمیکنند. میپرسید چرا؟ برای اینکه این منابع معمولاً ویژگی های یک نرم افزار به خصوص را بررسی میکنند. یعنی مثلاً میگویند نرم افزار x چه امکاناتی دارد، چه شرکت هایی از آن ها استفاده میکنند و چه قیمتی دارند. اما یک نقطه تاریک در این زمینه وجود دارد که کمتر به آن پرداخته میشود:اینکه اصلاً یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی باید داشته باشد.در واقع این سایت ها نیستند که باید به شما بگویند چه نرم افزاری بهترین است، این شمایید که باید بر اساس نیازهای خود، بهترین را انتخاب کنید. در ادامه به شما کمک میکنیم به این هدف برسید.7 ویژگی یک نرم افزار حسابداری استاندارد (که میتواند برای شما بهترین باشد)پس حالا که با زیر و بم این باور اشتباه به خوبی آشنا شدید، نوبت به این میرسد که راه حلی به شما ارائه دهیم تا به انتخاب هر چه بهتر شما در یک نرم افزار کامل کمک شایانی کند. لیستی که در ادامه آوردیم، مهم ترین و تاثیرگذارترین ویژگی هایی است که پایه های یک نرم افزار حسابداری استاندارد را تشکیل میدهد:1. ظاهر و رابط کاربری مناسباولین نقطه تماس کاربر با نرم افزار، ظاهر و رابط کاربری آن است. شاید فکر کنید رابط کاربری یک نرم افزار به اندازه کارکرد آن اهمیت ندارد ولی این را هم بدانید که اگر ظاهر و رابط کاربری در حد قابل قبولی نباشد، بقیه ویژگی های خوب نرم افزار به چشم نمی‌آیند. پس هر اندازه این قسمت ساده تر باشد، کاربر راحت تر میتواند با نرم افزار تعامل کند.2. یادگیری آسان و سریعبسیاری از نرم افزارهای حسابداری برای بهتر شناخته شدن، تلاش می کنند امکانات اضافی و سختی را به نرم افزار اضافه کنند تا کاربر حس کند برای کار با نرم افزار نیاز به دانش بیشتری دارد.این استراتژی غلط در موارد بسیاری میتواند به یک نیاز برای شرکت ها تبدیل شود، تا جایی که کارمندان را ملزم به شرکت در دورهای آموزش کار با نرم افزار میکنند!اما وقی کاربر میتواند تمامی فعالیت های حسابداری روزمره خود را به آسانی و بدون احتیاج به راهنمای سیستم یا پشتیبانان نرم افزار انجام دهد، هزینه و زمان کمتری صرف میشود؛ این یعنی یک وضعیت برد- برد.3. تهیه گزارش های جامعگزارش هایی که در سازمان وجود دارند، معمولاً یک شکل نیستند و در هر قالب، رنگ و ظاهری مانند نمودار یا جدول وجود دارند. این مسئله باعث میشود تا گزارش های جامع و متنوع به یک مزیت عالی و بزرگ در نرم افزارهای حسابداری تبدیل شود.سازمان ها به طور پیوسته در حال بزرگ شدن هستند و گزارش های جامع مدیریتی یک ویژگی مهم و اجتناب ناپذیر در این نرم افزارها محسوب میشود.4. نبود خطا و باگ سیستمیکی از مواردی که باعث نارضایتی مدیران میشود، وجود باگ ها و خطاهای سیستمی بسیار در نرم افزارهای حسابداری است. این باگ ها که معمولاً به دلیل نقص در فرآیند طراحی و توسعه نرم افزار و پیاده سازی ناقص آن به وجود می‌آید، عاملی است که میتواند به تنهایی ما را از خرید این نرم افزارها منصرف کند.توصیه میکنیم قبل از خرید، حتماً از تجربه مشتری های قبلی در روبرو شدن با باگ های سیستمی استعلام بگیرید.5. پشتیبانی قوی و حرفه ایفرض کنید بعد از کلی تحقیق و جستجوی منابع مختلف، بلاخره نرم افزار مورد نیاز خود را تهیه میکنید. بعد از چند روز کار کردن با نرم افزار، مدیرتان به شما میگوید که فایل Exel یکی از گزارشات را نیاز دارد. ولی نرم افزاری که خریدید، این فرمت را خروجی نمیدهد؛ پس با پشتیبانی تماس میگیرید و موضوع را جویا میشوید.پشتیبانی به شما میگوید که برای دریافت این خروجی باید هزینه ای را پرداخت کنید. بلاخره بعد از چند روز میفهمید که بر خلاف گفته تیم پشتیبانی، نرم افزار حسابداری شما این قابلیت را ندارد!این داستان یکی از تجربه های واقعی کارکنان یک شرکت معتبر بوده. اگر دوست دارید به عاقبت چنین اتفاق ناخوشایندی مواجه نشوید، پشتیبانی نرم افزاری را خیلی جدی بگیرید.به شما توصیه میکنیم قبل از خرید، حتماً با هم‌صنفی‌های خود مشورت کنید و از تجربه آنها استفاده کنید. رضایت هم صنفی های خودتان را از نرم افزار هایی که استفاده می کنند بپرسید و لیستی از شرکت هایی که نرم افزار مورد نیاز شما را دارند تهیه کنید و از آن ها درخواست نسخه آزمایشی را بدهید.6. اعتبار شرکت نرم افزاریشاید خیلی ها با این جمله موافق نباشند که «اعتبار شرکت میتواند در کیفیت محصول نهایی تاثیر بگذارد». ولی تجربه نشان داده که اعتبار یک برند در موارد بسیاری با رضایت کاربران رابطه مستقیم دارد؛ یعنی هر چه شرکتی اعتبار و تجربه بیشتر در این زمینه داشته باشد، احتمال اینکه یک نرم افزار خوب و کاربردی به بازار ارائه دهد زیاد است.البته این نکته مهم را در نظر داشته باشید که هر شرکت میتواند در زمینه خاصی برند باشد؛ مثلاً شرکت xدر صنعت بازرگانی و شرکت y در شرکت های تولیدی و مالی نرم افزارهای خوبی طراحی میکند. پس بهتر است در هنگام انتخاب یک نرم افزار، به اعتبار شرکتی که آن نرم افزار را ساخته هم نیم نگاهی داشته باشید.7. قیمت متناسب با ماهیت کسب و کارشاید برایتان جالب باشد که بگوییم نرم افزار حسابداری، تقریباً تنها محصولی در دنیاست که نمیتوان ملاک بهتر یا بدتر بودن آن را از روی قیمت تشخیص داد. تنها در صورتی متوجه کیفیت نرم افزار خواهید شد که نسخه آزمایشی آن را تست کنید و کارآمد بودن آن را در عمل تجربه کنید. حالا به این بپردازیم که از کجا بفهمیم چقدر باید برای نرم افزار هزینه کنیم.شرکتی هستید که میخواهید تازه به چرخش مالی سازمان خود سر و سامان دهید؟ در یک برهه زمانی حساس مالی هستید و نیاز به یک نرم افزار حرفه ای دارید؟ یا اینکه شرکتی هستید که مدتی کار خود را شروع کردید و حالا میخواهید نرم افزار حسابداری خود را ارتقا دهید؟این سوالات میتوانند به شما در جواب «چقدر باید برای نرم افزار هزینه کنم؟» کمک کنند. قیمت این دسته از نرم افزارها معمولاً در سه دسته قرار میگیرند:· عمومی: معمولاً برای شرکت های کوچک و استارتاپ ها مناسب تر است. شرکت هایی که دارای تراکنش مالی کمتر و تعداد پرسنل کمتر هستند در این گروه قرار دارند. (هزینه تقریباً زیر 1 میلیون تومان)· نیمه حرفه ای: برای شرکت هایی که تعداد تراکنش و پرسنل آن ها بیشتر از دسته عمومی است. (هزینه تقریباً از 1 میلیون تا 10 میلیون تومان)· حرفه ای: شرکت های بزرگی که علاوه بر تراکنش مالی و تعداد پرسنل بالا، فرآیندهایی مثل انبارگردانی و خزانه داری هم در فرآیند کاری خود دارند. (هزینه تقریبی حدود 200 میلیون تومان)نتیجه گیری: قبل از خرید نرم افزار، از پرسنل خود نیاز سنجی کنیدبرای این که دقیقا بدانید برای خرید نرم افزار حسابداری چه چیزی نیاز دارید از پرسنل خود در بخش های مختلف مثل فروش و حسابداری نیاز سنجی کنید و ببینید چه معیارهایی برای کارمندان شما در اولویت است.زیرا اگر پرفروش ترین نرم افزار موجود در بازار را هم خریداری کنید اما با سلیقه و تفکر پرسنل و حسابدار شما همخوانی نداشته باشد نتیجه مطلوبی نخواهد داشت.بهترین نرم افزار حسابداری، تعریف واحد و مشخصی ندارد، موضوعی که اهمیت دارد این است که آیا این نرم افزار میتواند به خوبی نیازها و انتظارات سازمان ها را برآورده کند؟ 5 نکته ای که در این راهنما به آن اشاره کردیم، میتواند به عنوان یک فرمول کلی، خصوصیات جامع و عمومی نرم افزارهای خوب را به شما نشان دهد.