دفتر کار یک سامورایی (روش 5s)

همیشه تلاش کردیم تا سطح زندگی خودن رو با وجود همه محدودیت‌ها و سختی‌هایی که هست ارتقاع بدیم. خیلی اوقات تونستیم این کار رو انجام بدیم ولی تو بسیاری از مواقع هم شکست خوردیم.تمام این تلاش‌ها برای لذت بردن از زیستن هست. چند وقتی هست که راجع به متد 5s ژاپنی‌ها برای بهبود سبک زندگی تحقیق می‌کنم. به نظرم روشی عمومی و ساده برای رسیدن به نقطه ارتقاع سبک زندگی می‌تونه باشه.این روش معمولا برای صنایع مورد استفاده قرار می‌گیره (البته در ایران) اما وقتی راجع بهش تحقیق میکنیم متوجه می‌شیم که مفهوم این روش میتونه در وجب به وجب زندگی ما موثر باشه. شما رو نمی‌دونم ولی همیشه داشتن یه محیط منظم به من آرامش میده. یکی از دلایلی که به تحقیق راجع به این روش خیلی علاقه پیدا کردم هم تمرکز این مدل به نظم بخشیدن محیطی بوده.داشتن یک محیط منظم و آروم این کمک رو به من می‌کنه تا تصمیم‌هایی که می‌گیرم شتاب‌زده نباشه. این یکی از ضعف‌های شخصیتی من هست وقتی دورم شلوغ میشه و استرس می‌گیرم خیلی از حرکاتم ازروی عجله است و اکثر اوقات پشیمونی به بار میاره.همون طور که بالاتر هم بهش اشاره کردم این روش معمولاً در صنعت برای کاهش خطا‌ها و جراحت‌های حین کار و همچنین افزایش بهره‌وری استفاده میشه ولی ژاپنی‌ها اثبات کردن که قوانین ساده خودشون خیلی جامع عمل میکنه و مختص یه حوزه خاص نیست.این روش شامل پنج مرحله هست که همه این مراحل تو زبان ژاپنی با s شروع میشن. در ادامه مفصل راجع به هر کدوم صحبت میکنیم.دنیایی که توش زندگی می‌کنیم همواره در جهت رسیدن به بی‌نظمی هست. می‌تونیم بگیم که دنیای ما بر اساس یک مفهوم علمی به نام Entropy بنا شده. این مفهوم علمی و همچنین قابل اندازه‌گیری مرتبط با اختلال، احتمال و عدم قطعیت هست‌ اگر خیلی نخوایم قلمبه سلمبه حرف بزنیم باید بگیم که جهان ما از نظم فعلی خودش به سمت بی‌نظمی بیش‌تر پیش میره. نمیدونم چرا وقتی Entropy رو میبینم یاد انبساط اجرام داخل کهکشان میوفتم. تا جایی که خوندم، کهکشان‌ها در حال انبساط هستن و در حال خروج از حالت منظم خودشون هستن. نمی‌دونم شایدچند میلیون سال بعد چیزی به نام کهکشان راه شیری به این مفهومی که امروز میشناسیم نباشه. البته این موضوع خیلی نگاه ماکرو داره به قضیه تو همین کره خاکی خودمون هم میتونیم ببینیم که منابع زمین در حال اتمام هستن و نظم فعلی در حال تغییر یا حتی بدنمون که از جوانی به سمت میری پیش میره و دائما در حال تغییر و شاید پسرفت جسمانی هست.خیلی از موضوع خودمون دور نشیم، مخلص کلام تو دنیایی که در حال نامنظم‌تر شدن هست همواره دنبال ایجاد شرایط منظم‌تری هستیم. روش 5s هم روی نظم محیط پیرامونی ما تمرکز داره که یکی از همین جنبه‌ها هست.محیط کاری و محیط زندگی نامرتب باعث میشه۱. زمان ما هدر بره۲. فضای ما هدر بره۳. افت کیفیت۴. کاهش امنیت (روانی/جسمانی)۵. پنهان ماندن مشکلات۶. هدر رفت پولاساس این پنج مرحله برای ساماندهی محیط کاری (زندگی) برای رسیدن به عملکردی موثر و ایمن هست.اولین sدر زبان ژاپنی Seiri به معنی ساماندهی یا همون Sorting است. قصد دارم تا ۵ مرحله رو با یک مثال پیش ببریم. من این مثال رو از محتوای آقای آیدین نامدار برداشت کردم که به نظرم مثال خیلی درستی میاد. یک کمد لباس رو درنظر بگیرید که خیلی شلوغ هست و پر از لباس های تابستونه و زمستونه و بعضا لباس‌های مستهلک شده هست.اولین مرحله ساماندهی این لباس‌ها هست. اما فرق ساماندهی با منظم کردن تو چیه؟ خیلی ساده بخوایم بگیم ساماندهی یعنی برو بگرد ببین چی واقعا مورد نیازت هست نگهدار اون چیزی رو هم که نمیخوای یا دور بنداز (لباس مستهلک) یا جایی بذار که بعدا اگر نیاز داشتی بری سراغش (لباس زمستانه).من با یه مکتبی آشنا شدم به نام مینیمالیست و خیلی بهش علاقه دارم. یکی از قوانین این مکتب میگه اگرچیزی رو بیش‌تر از یک سال استفاده نکردی اون دیگه برای تو نیست.وقتی اینو شنیدم، یاد هفته پیش افتادم که مشغول تمیز کردن انباری خونمون بودیم. خیلی خنده‌داره راجع بهش حرف نزنم بهتره.طبیعتا یه سری از وسایل‌های ما خاطره های زیادی رو با خودشون دارن. منظور این قانون این نیست که همه اون‌ها رو بریزیم دور. مگه میشه با بخشی از وجود خودمون در گذشته خداحافظی کنیم. همه ما میدونیم که تعداد این وسایل نوستالژی و حال خوب کن خیلی نیست باقی وسایلی یا مورد نیاز ما هست یا موقتا نیست یا اصلا دیگه به درد ما نمیخوره.مرحله seiri دقیقا میگه تا زمانی که آنچه نیاز ما نیست رو کنار نگذراریم دائماً احساس نابسامانی داریم. دلیلش هم خیلی واضحه چون به جای تمرکز روی دارایی‌های ضروری باید دائماً فکر این باشیم که این وسایل غیر ضروری که شاید در آینده به کار ما بیاد رو کجا قرار بدیم برای خود من خیلی انرژی منفی هست.هدف از این مرحله رسیدن به موارد زیر هست:۱. کاهش امکان حواس پرتی با آیتم‌های غیر ضروری۲. نظارت آسان۳. افزایش فضای دردسترس و مفید۴. افزایش امنیت محیطی با حذف موانعدومین sدومین مرحله از این روش در ژاپنی Seiton هست به معنی نظم و ترتیب یا Set in order. با همون مثال کمد پیش می‌ریم. فرض کنید که تو مرحله اول تمام لباس‌های غیر ضروری رو از کمد خارج کردیم و هر لباسی که باقی مونده موردنیاز مکرر ما متناسب با فصل هست. اما با چه نظم و ترتیبی اون‌ها رو تو قفسه بذاریم؟فرض کنید ما یک یونیفرم برای کار داریم که هر روز میپوشیم، سه دست لباس برای بیرون محیط کار داریم که بعد از اتمام کار با یکی از این لباس‌ها از محیط کار خودمون خارج میشیم و یک دست لباس مجلسی. طبیعتا ترتیب قرارگیری این لباس‌ها طوری هست که کم‌ترین زحمت برای رسیدن به لباس یونیفرم و لباس‌های روزانه باشه. وای که چقدر تو مسائل رشدفردی و ارتقاع سبک زندگی مفهوم اولویت‌بندی اهمیت داره و تاکید شده و باید ازش خیلی بیش‌تر تو زندگی استفاده بکنم.نمونه بارز بکارگیری صحیح setionمادر‌ها هستن. کافیه یه سری به آشپزخونه بزنید تا ببینید با چه اولویت‌بندی وسایل‌ها کنار هم قرار گرفته.راستش رو بخواید من خودم خیلی آدم آسایش طلبی هستم و دوست دارم برای رسیدن به وسایل خودم کم‌ترین مسیر رو طی کنم. حالا میخواید اسمش رو بذارید تنبلی :)وقتی برای رسیدن به چیزی که لازمش دارم خیلی جست و جو کنم حس کلافگی و خستگی ذهنی بر می‌گرده.برای این مرحله یه جمله خیلی معروف هم ذکر میکننهر مکانی برای یک چیز هست و هر چیز باید در مکان خودش باشهA place for every thing and every thing in its placeهدف از مرحله دوم روش 5s ژاپنی‌ها، تسهیل جریان کاری با کاهش میزان تلاش‌های غیر ضروری هست.سومین Sسومین مرحله به ژاپنی Seiso هست که معنیش میشه پاکیزگی یا shine. شاید پیش‌فرض ذهنی ما این باشه که با انجام دو مرحله اول پاکیزگی هم اتفاق می‌افته. اما اصلا این مرحله به دو مرحله اول وابستگی مستقیم نداره. اگر برگردی سر مثال کمد لباس، با انجام دو مرحله فوق، کلیه لباس‌هایی که نیاز داریم منظم با رعایت میزان استفاده در کمد قرار می‌گیرند اما آیا می‌تونیم بگیم که لباس‌های ما تمیز هم میشن؟ معلومه که نه پاکیزگی همیشه حس زندگی رو برای من تداعی می‌کنه. اگر محیط کار دارای نظم و سامان یافته داشته باشیم در حال که میزها پر از خاک باشن این حس برای خود من تداعی میشه که انگار هیچ کس اینجا کار و زندگی نمی‌کنه و متروکه هست. فکر کنم این یکی از خصلت ژاپنی‌ها باشه که بسیار زیاد به پاکیزگی اهمیت میدن و حتی در قوانین خودشون هم پاکیزگی یک اصل به شمار میره. اینو میشه از فیلم‌هایی که از خیابون‌ها و جوی‌های آب ژاپنی‌ها منتشر شده متوجه شد.منظور از پاکیزگی فقط دستمال کشیدن فیزیکی نیست. به‌عنوان مثال یک دور برنامه‌هایی که روی گوشی تلفن همراه خود نصب کردید رو بررسی کنید تا ببنید چندتا از این اپلیکیشن‌ها برای مدت‌ها استفاده نشده و تنها فضای شما رو اشغال کرده. به حذف این برنامه‌های اضافی عملاً دارید به پاکیزگی نرم افزاری گوشی تلفن همراه خودتون کمک می‌کنید. نکته بسیار مهمی که برای این مرحله باید رعایت بشه انجام روتین و منظم این مرحله است. من خودم شخصاً محیط شلوغ و می‌تونم تحمل کنم اما محیط کثیف اصلا قابل تحمل نیست.تو خدمت سربازی این پاکیزگی و نظافت بسیار مورد توجه هست به‌طوری که بدون توجه به جایگاه و درجه، همه سرباز‌ها سر یه ساعت مشخص مشغول تمیز کردن محیط خدمت خودشون هستن. همین کار منظم باعث میشه که معمولاً یگان‌های خدمتی بسیار تمیز به نظر میان.رقابت سربازان برای اجرا کردن سومین sبرای مرحله سوم از روش 5S می‌تونیم موارد زیر رو اشاره کنیم:بهبود موثر فرآیند تولیدافزایش امنیت محیطیکاهش ضایعاتجلوگیری و کاهش خطا‌ها و نقص‌هاایجاد محیطی خوشایند برای کار کردن (بهداشت روانی)چهارمین sاین مرحله به ژاپنی Seiketsu یا استاندارد سازی standardize هست. وضع یک قانون و استاندارد مشخص که مراحل فوق چگونه و چه زمانی انجام بشوند. بر می‌گردیم سراغ مثال خودمون. فرض کنید که کمد لباس ما دو تا درب داره. ما با خودمون قانونی وضع می‌کنیم که لباس کار و لباس روزانه من سمت درب راست باشه و لباس مهمونی سمت درب چپ. این دقیقا وضع یک استاندارد برای این روش هست.نکته خیلی مهم این هست که اگر این استاندارسازی رها بشه دوباره به حالت بی‌نظمی برمیگردیم.در واقعا این مرحله این امکان رو به ما میده تا متوجه بشیم که کارمون رو درست انجام دادیم یا نه.انجام دادن این مرحله تنها یک هدف کلی رو دنبال میکنه و اون هدف: تعیین فرآیند‌ها و زمان‌بندی برای اطمینان از انجام صحیح سه مرحله قبلپنجمین Sمرحله آخر Shitsuke به معنی دیسیپلین و حفظ و نگهداری Sustain هست. این مرحله تنها برای ایجاد اطمینان از دنبال کردن مراحل فوق درنظر گرفته شده. روش 5s یک خونه تکونی بهاره نیست بلکه یک روتین منظم هست که ممکنه این روتین روزانه اجرا بشه پس ایجاد یک دیسیپلین و برنامه‌ای مشخص برای رسیدن به محیط زندگی یا کار مطلوب هست.دو شرط لازم و ضروری برای اجرای موفق این روش شامل:۱. ایجاد یک نظم و مشارکت روزانه۲. ایجاد یک عادت