سفر در زمان با چند پله بالا رفتن

معرفی مرکز گنجینه اسناد دانشگاه صنعتی شریف اندیشه‌ها، تجربه‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات انجام‌شده در هر سازمان به شکل اسناد مکتوب و غیرمکتوب، فراهم می‌آید. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربه‌هایی هستند که در تعالی اهداف سازمانی نقش مهمی دارند. اسناد یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌ها محسوب می‌شود؛ به عبارتی ایجاد نظام ثبت و مستندسازی اسناد موجب از بین نرفتن دانش راهبردی سازمان به دلیل جابه‌جایی، بازنشستگی یا ترک خدمت منابع انسانی، افزایش بهره‌وری به‌ دلیل وجود و دسترسی به اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم‌گیری‌های اساسی و اختراع نکردن مجدد چرخ به علت وجود اطلاعات گذشته می‌شود؛ بنابراین مدیریت صحیح اسناد از دغدغه‌های اصلی هر سازمان به شمار می‌آید. مسئولیت مدیریت اسناد در سازمان و نیز اطمینان از اینکه اسناد در مراحل چرخه حیات خود در بهترین وضعیت نگهداری و استفاده می‌شوند، برعهده کتابخانه‌ها یا مرکز اسناد آن سازمان است. کتابخانه‌ها یا مراکز اسناد نیز با به‌کارگیری سیاست‌ها، روندها و تعیین اولویت‌ها می‌توانند مدیریت درست و اصولی اسناد را امکان‌پذیر سازند. در این راستا، راه‌اندازی مرکز گنجینه اسناد دانشگاه همزمان با بزرگداشت پنجاهمین سال تاسیس دانشگاه در سال 1392 تصویب و به کتابخانه مرکزی دانشگاه واگذار شد. این مرکز به صورت رسمی در سال 1397 با حضور رییس دانشگاه در طبقه چهارم کتابخانه مرکزی افتتاح شد.به استناد اساسنامه مرکز اسناد، گردآوري اسناد و آثار مكتوب و غيرمكتوب دانشگاه صنعتي شريف؛ ثبت، سازمان‌دهی، حفاظت و خدمات و اشاعه این آثار، اتخاذ تدابیر و ايجاد زيرساخت لازم جهت خدمات‌رسانی و اطلاع‌رسانی ، دیجیتال‌سازی اسناد و استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات و شبکه‌های اجتماعی برای رؤیت‌پذیری بیشتر اسناد و کمک به ارتقا رتبه دانشگاه، مستند کردن منابع شفاهی در دانشگاه از اهم اهداف این مرکز است. می توان با ایجاد حافظه سازمانی از اسناد و مدارک تولید‌شده در دانشگاه، گذشته دانشگاه را به خوبی ترسیم کرد.در مرکز منابع اسنادی در شش مجموعه دسته‌بندی شده‌اند: نوآوری‌ها و فناوری‌ها، شخصیت‌ها، سند (شامل حکم، عکس، اساسنامه، آیین‌نامه، نامه اداری، جزوه، نشریه و جراید، هدایا، ابزارآلات مهندسی و ...)، دانشکده‌ها و ادارات، تاریخ شفاهی (شامل مصاحبه‌های شفاهی و کتبی) و انتشارات دانشگاه صنعتی شریف . این منابع براساس استانداردهای سازماندهی دانش در علم اطلاعات و دانش‌شناسی نمایه‌سازی و فهرست‌نویسی و در پایگاه‌های مربوطه وارد می‌شوند. این منابع از طریق وبگاه گنجینه اسناد دسترس‌پذیر هستند. امکان مشاهده و دسترسی به اسناد برای پژوهشگران و علاقمندان بصورت حضوری (هر روز از ساعت ۱۳:۳۰ تا ۱۵) یا الکترونیکی وجود دارد. اسناد الکترونیکی در دو سطح «مشاهده برای عموم» و «مشاهده در سطح دانشگاه» قابل مشاهده است.اهم فعالیت‌هایی که در طی چند سال اخیر به ویژه در سال گذشته صورت گرفته‌است شامل: • تدوین برنامه یک‌ساله و سه‌ساله مرکز گنجینه اسناد • سیاست‌گذاری درباره سازماندهی و ارائه خدمات در مرکز • تدوین آیین‌نامه قانون واسپاری مرکز گنجینه اسناد و ارائه آن به هیات رییسه تا در صورت تصویب روند گردآوری اسناد شکل قانونی‌تر و منسجم‌تری بگیرد. • شروع مجدد پروژه تاریخ شفاهی و مصاحبه با اساتید و پیشکسوتان دانشگاه درباره تاریخچه دانشگاه و تجربه زیسته پیشکسوتان • انتشار کتاب‌های با عناوین زیر از سوی دبیرخانه مرکز اسناد شامل: o کتاب باغ آیینه o حتی یک قطره اشک نریختم o دانشجوی شریف در عرصه فرهنگ o شریف از آغاز تا کنون به روایت اساتید آن (سه جلد) o شریف از آغاز تا کنون به روایت رؤسا o شهید شریف واقفی o کاتالوگ راهنمای جامع دانشگاه صنعتی شریف o وقتی مارکسیست‌ها تاریخ می‌نویسند o یادگاران ( دو جلد) o گذری بر سوابق دانشگاه صنعتی شریف o روزگار شریف o افلاکیان شریف o گذری بر افتخارات دانشگاه صنعتی شریف در پایان باید عرض شود مرکز اسناد در تلاش است در خصوص اسنادی که ارزش نگهداری دارند و جز حافظه و تجربه زیسته در دانشگاه است در بین دانشگاهیان (مدیران واحدها و پیشکسوتان ) فرهنگ‌سازی کند تا کمک کنند این اسناد به مرکز ارسال شود تا آیندگان با گذشته دانشگاه و فعالیت‌های آن آشنا شده و هویتشان ساخته شود. تدوین آیین‌نامه قانون واسپاری مرکز گنجینه اسناد به منظور ساماندهی این هدف است. از همه اساتید و پیشکسوتان محترم، مدیران گرامی واحدهای دانشگاه دعوت می‌شود، در صورتی که اسناد و منابعی دارند که ارزش نگهداری دائمی دارد، با مرکز در میان بگذارند تا شرایط بررسی و زمینه انتقال به مرکز اسناد فراهم شود. از دانشجویان علاقه‌مند نیز برای همکاری در پروژه‌های پژوهشی در مرکز دعوت می‌شود.