ارتقای نقش عامل مالی با سند اتوماتیک سیستم مالی حسابداری

ابزار صدور سند اتوماتیک مزیت نرم افزارهای مالی حسابداری دیدگاه است که براساس ساختار یکپارچه این مجموعه نرم‌افزاری عملکرد واحدهای مالی و اداری سازمان‌ها را به شکل چشم‌گیری تسهیل می‌کند و عامل مالی سازمان را از اپراتور به ناظر سیستم مالی و حسابداری تبدیل می‌کند.سند اتوماتیک در سیستم های مالی و حسابداریسیستم مالی و حسابداری دیدگاه در مسیر توسعه خود، فرای مکانیزاسیون فرآیندهای مالی و ارائه فیچرها و ابزارهای برای مکانیزه‌کردن فرآیندهای مالی و حسابداری به هوشمندسازی سیستم مالی می‌اندیشد. سیستم حسابداری و مالی آیینه تمام نمایی است از آنچه در یک سازمان روی می دهد و کاربر سیستم مالی در یک سیستم هوشمند نباید تک‌تک اسناد خود را به صورت دستی در سیستم حسابداری ثبت کند، بلکه از سیستم‌های مرجع باید ثبت اسناد انجام شود و کاربر صرفا کار کنترل و به مفهوم واقعی خودش کارشناسی و نظارت مالی را انجام دهد.سیستم مالی و حسابداری دیدگاه در تلاش است که متناسب با نوع کسب و کار هر سازمان، راهکار مناسب با آنرا ارائه کند. چارگون برای هر چهار حالت سازمان متمرکز دولتی، سازمان دولتی غیر متمرکز، سازمان متمرکز غیر دولتی و نیز سازمان غیرمتمرکزغیردولتی راهکار مالی و حسابداری ارائه کرده است.علاوه بر چهار نوع سازمان فوق، سازمان‌های داریم که بزرگ هستند و متمرکز عمل می‌کنند و برای مدیریت رویدادهای مالی به جهت گردش مالی بالایی که دارند از افرادی خارج از سازمان برای مدیریت رویدادهای مالی کمک می‌گیرند که اصطلاحا به این افراد «عامل مالی» یا ذیحساب گفته می‌شود. عاملین مالی از مدیران مالی یا از واحد مالی ستاد، تنخواه دریافت می‌کنند و بعد از انجام هزینه‌های مرتبط مستندات مالی آنرا برای ستاد ارسال می‌کنند. این فرآیند چندین نیازمندی دارد. نیازمندی اول دفتر مالی مستقل است که عامل مالی به آن نیاز دارد تا گردش مالی خود را کنترل و مدیریت کند و ضمنا مغایرت بانکی حساب‌های خود را تهیه کند. دومین نیازمندی، امکانی برای نظارت و کنترل واحد مالی ستاد بر خرج کرد و فعالیت‌ها و فرآیندهای عامل مالی است.کارشناسان راهکار مالی چارگون سال گذشته فرآیند عامل مالی را در دانشگاه شهید بهشتی پیاده‌سازی کرده‌اند. در این فرآیند علاوه بر پوشش نیازهای فوق، برای تغییر نقش کارشناس مالی از اپراتور فرآیند به نظاره‌گر فرآیند تغییراتی ایجاد شد که کارشناس مالی ستاد بتواند با فراخوان کردن دیتای ثبت شده توسط عاملین مالی نسبت به صدور سند اتوماتیک در دفتر مالی ستاد اقدام کند.اصولا اسناد حسابداری حاصل رویدادها و فعالیت‌هایی هستند که در سیستم‌های دیگر رخ می‌دهند و عموما بیش از ۸۰ درصد اسناد حسابداری یک مجموعه مرتبط با اسناد دریافت و پرداخت است. رویدادهای دریافت و پرداختی که در یک سازمان دولتی در نرم‌افزار بودجه و اعتبارات ثبت می‌شوند و در سازمان‌های غیردولتی نرم‌افزار خزانه داریبرای ثبت رویدادهای دریافت و پرداخت مورد استفاده قرار می‌گیرد.برای اینکه نقش کارشناس مالی از اپراتور فرآیند به نظاره‌گر فرآیند تغییر کند باید اسناد به شکل اتوماتیک ایجاد شوند و ویرایش اسناد اتوماتیک به سمت صفر کاهش یابد. در این راستا امکان ثبت اضافات و کسور در سیستم اعتبارات فعال شده است، به این شکل که کاربر می‌تواند مبالغ مربوط به اضافات و کسور را در سیستم اعتبارات ثبت کند و با استفاده از الگوی سند اتوماتیکی که تعریف شده است، سند اتوماتیک را صادر و به سیستم حسابداری ارسال کند. از سوی دیگر دولت در جهت پرداخت بدهی به بخش خصوصی و پیمانکاران خود در خصوص طرح‌های تملک دارایی اقدام به انتشار اوراق اسناد خزانه اسلامی کرده است. اوراق اسناد خزانه اسلامی دارای ثبت‌های خاص خود است و برای اینکه بتوان اسناد مرتبط و اوراق خرانه را به شکل اتوماتیک صادر کرد این امکان در سیستم اعتبارات ایجاد شده است که بتوان ضمن ثبت مبالغ مربوط به اسناد خزانه و ثبت سودهای آن اسناد اتوماتیک مرتبط را ایجاد کرد.بخش دیگری از فعالیت‌هایی که در راستای اتوماتیک کردن سند حسابداری توسط کارشناسان راهکار مالی چارگون انجام شد، تسهیل کار کاربر نرم‌افزار مبدا بوده است. باتوجه به اینکه بیش از ۸۰ درصد اسناد حسابداری در یک مجموعه دولتی اسنادی هستند که براساس رویدادهای اعتباراتی ثبت می‌شوند امکانی در سیستم اعتبارات تحت عنوان خط اعتباری پیاده‌سازی شده است. تعریف خط اعتباری با استفاده از مقادیر مربوط به قانون بودجه و ردیف‌های اعتباری و خطوط اعتباری که در قانون بودجه برای دستگاه‌های اجرایی مشخص شده، انجام می‌شود، تا کاربر به سمت ثبت دیتای صحیح‌تر سوق داده شود و از اشتباهات کاربری ممانعت به عمل آید.