جلسه و قوانین آن

انواع جلسه‌هاجلسه یک نوع گردهمایی بوده که اعضای آن از دو یا چند نفر تشکیل شده باشد. این افراد دارای هدف­‌های مشترکی بوده که یکی از ابزارهای مهم رسیدن به هدف­‌های خود را در تشکیل جلسه می­‌دانند. جلسه از آنجایی دارای اهمیت است که می­‌تواند نقش به سزایی در تصمیم­‌گیری­‌ها و تغییر روش­‌ها ایفا نماید.استفاده از نرم افزار تقویم آنلاین می تواند در جلسات نقش موثری داشته باشد.جلسه‌­های متفاوتی ممکن است در هر سازمانی برگزار گردد که برخی از انواع آن عبارتند از:جلسه حل مساله:مسائل و ابهامات زیادی در هر سازمان بوجود می‌­آید که جلساتی برای حل و روبرو شدن با آنها برگزار می‌شود. به اینگونه جلسه­‌ها، جلسه­‌ی حل مساله می‌­گویند. در این جلسات آنچه اهمیت دارد این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد و مادامی که تمایلی به تغییر نباشد، مشکل حل نخواهد شد.جلسه تصمیم‌گیری:در بسیاری از مواقع لازم است برای تصمیم­‌گیری در خصوص موضوعی (کوچک یا بزرگ) جلساتی برگزار گردد. نتیجه‌ی اینگونه از جلسات، اتخاذ تصمیم نهایی به صورت جمعی یا مشورتی می‌­باشد. قبل از جلسه­‌ی تصمیم­‌گیری باید اطمینان حاصل شود که همه­‌ی افراد از نحوه تصمیم‌گیری آگاه بوده و آن را قبول داشته باشند. ضمناً تصمیم­‌گیرندگان در جلسه باید اختیارات لازم را داشته باشند.جلسه گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی:هدف مدیران از برگزاری چنین جلساتی، برقراری اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارهاست. از آنجا که مبادله­‌ی اطلاعات، حکم اکسیژن برای هر سازمانی را دارد لذا این جلسات از اهمیت بالایی برخوارد هستند. از این طریق کارکنان می‌توانند مشکلات سازمان خود را مطرح و به حل ‌و فصل آنها بپردازند.جلسه ارزیابی (بازخورد): پویایی جلسات بازخورد، بیشتر از جلسات گزارش‌دهی است. در چنین جلساتی افراد زیادی اظهارنظر و پیشنهاد ارائه می‌کنند. این‌گونه جلسات ارزشمند است چرا که هریک از افراد، فرصت مشارکت و گوش دادن به نظرهای دیگران را دارند. برخلاف جلسات گزارش‌دهی، جلسات بازخورد باید سازمان‌یافته و برنامه‌ریزی شده باشد.اتاق (جلسه) فکر:اتاق فکر یکی از ابزارهای آفرینندگی برای حل مساله و توسعه‌ی خلاقیت در هر سازمانی‌ می‌باشد. مکانی برای اندیشیدن به یک مساله یا موضوع، بدون حضور عواملی که مانع آزاد­اندیشی و یا محدودیت می‌شوند مانند اعمال قدرت مدیران ارشد. اتاق‌های فکر به دور از تنش‌های رسمی موجود در فرآیندهای داخلی سازمان، به تدوین و انعکاس پیشنهادهای سازنده و خلاقانه‌ی خود می‌پردازند و با نوآوری، فضای سازمان و تصمیم‌گیری را از یکنواختی خارج می‌کنند. لازم به ذکر است که با توجه به تفاوت‌هایی که اتاق فکر با سایر جلسه‌ها دارد، امید است در آینده مطلبی مجزا در این خصوص در وبلاگ همورا قرار دهیم.جلسه توجیهی:در راستای توجیه افراد حاضر در جلسه در خصوص نحوه اقدام یا روند یک فعالیت تشکیل می­‌گردد.جلسه آموزشی:در این جلسات حاضرین همانند کلاس درس گرد آمده و آموزش می­‌بینند.جلسه مشکل­‌گشایی:به منظور بررسی و مطالعه مشکل یا مشکلات بوجود آمده تشکیل می­‌شود و نتیجه آن اقدام اجرایی مشخصی خواهد بود.جلسات ترکیبی:این جلسات چند نوع از انواع جلسات را شامل می‌شود. پیشنهاد می‌شود که مدت جلسه‌های ترکیبی به بخش‌هایی تقسیم شده و در هر بخش به صورت جداگانه هریک از انواع جلسه برگزار گردد.همچنین جلسات از منظر سازمانی و افراد شرکت کننده به دو نوع درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می­‌شوند. منظور از جلسه­‌های برون سازمانی آن است که برخی از افراد حاضر در جلسه جزء کارمندان، مدیران و یا مشاوران سازمان نباشند.جلسه‌ از رئیس، دبیر و عضو (یا اعضای) جلسه تشکیل‌ می‌شوند. رئیس جلسه و دبیر جلسه مسئولیت اجرایی و اداره­‌ی جلسه را بر عهده دارند که در ادامه به وظایف آنها اشاره می­‌شود.1- رئیس جلسهرئیس جلسه وظیفه دارد ضمن هدایت و رهبری جلسه، میزان وقت اعضا را تعیین کند تا امکان هم‌فکری و مشورت میسر گردد و همچنین جلسه از مسیر اصلی منحرف نشود. در برخی جلسات که تصمیم­‌ها بر اساس نظرسنجی اتخاذ می­‌شود؛ رئیس جلسه مانند سایر اعضا دارای یک حق رای است، ولی به موجب برخی مقررات و قوانین، هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد، ملاک تصمیم­‌گیری در تصویب یا عدم تصویب، وجود رأی رئیس در هر یک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود.2- دبیر جلسهدبیر جلسه نقش موثری در برگزاری و پیگیری­‌های قبل و بعد از جلسه دارد. توصیه می­‌شود دبیر جهت انجام وظایف خود از فرم‌های خاصی استفاده و آن را تکمیل نماید تا بتواند وظایف خود را بهتر انجام دهد. وظایف دبیر در ادامه آمده است:تهیه­‌ی دعوتنامه و ارسال آن برای اعضاتعامل با اعضای جلسه به منظور حصول آمادگی برای حضور در جلسههماهنگی جهت در اختیار گرفتن مکان جلسه و نظارت بر آنانجام هماهنگی­‌ها جهت تهیه­‌ی ملزومات جلسهشناسایی ترکیب اولویت مسائل برای طرح در دستور جلسهزمان‌بندی مسائل در دستور جلساتتنظیم صورتجلسه و به امضا رساندن آنارسال صورتجلسه برای اعضاپیگیری نتایج جلسهبایگانی سوابقاعمال و اعلام تغییرات جلسه: چنانچه به عللی تغییراتی در زمان، مکان، دستورجلسه و برنامه به‌وجود آید، دبیر جلسه موظف است در اسرع وقت مراتب را به مدعوین اعلام نماید.دبیر باید برای انجام وظایف خود در جلسه حاضر شود و بهتر است که دبیر جلسه در زمره­‌ی اعضای جلسه (که دارای حق رای و یا نظر هستند) نباشد تا در انجام وظیفه­‌ی دبیری خود خللی ایجاد نشود. چرا که ممکن است به دلیل مشارکت در مباحث، به خوبی از عهده نوشتن صورتجلسه برنیآید یا آن را مطابق نظرات خود بنویسد.منبع:https://blog.yar.cloud/%d8%ac%d9%84%d8%b3%d9%87-%d9%88-%d9%82%d9%88%d8%a7%d9%86%db%8c%d9%86-%d8%a2%d9%86/