ایجاد فرهنگ گزارش دهی سازمانی با رویکرد افزایش بهره وری سازمانی مدیران

در دنیای جدید کسب و کار، سازمان هایی موفق خواهند بود که موتورهای تغییر قوی و متبحری داشته باشند. این جمله که بر گرفته از کتاب The Manager as Mentor می باشد را می توان به دنیای وسیعی بست داد. اما در این نوشته هدف، بررسی تاثیر عامل مهم مستندسازی دانش جاری و خلق شده مدیران سازمانی و فعالیت های اجرایی سازمان در جهت ایجاد ساختاری برای توسعه مهارت های کارشناسان ، تسهیل و تسریع در رشد سازمان و افزایش بهره وری مدیران میانی و ارشد سازمانی است که نتیجه آن تقویت موتورهای توسعه و پیشرفت سازمان خواهد بود.در جهان رقابتی امروز، یکی از ابزارهای مهم برای تحول و بقای سازمان و رسیدن به اهداف و رسالت های مورد نظر، عنصر انسان است. در این میان آنچه مقوله تحول را حیات میبخشد و بقای سازمان را نیز تضمین می کند، منابع انسانی است، نقش انسان در سازمان و نوع نگاه به او، سهم بسزایی در موفقیت یا شکست سازمان خواهد داشت و در دنیای امروز #منابع_انسانی را می توان تنها عامل موفقیت و مزیت رقابتی پایدار در سازمان دانست. این موضوع در اقتصاد دانش محور امروز بیش از گذشته به حقیقت پیوسته است. از چالش های مهمی که می توان از آن به عنوان چالش های منابع انسانی در سازمان های حال حاضر نام برد، کمبود نیروی کار ماهر و متعهد، بی برنامگی، عدم شایسته سالاری، تبعیض، بهره وری ناکافی منابع انسانی و عدم مشارکت کارکنان است. حال می توان با توانمندسازی کارکنان، انگیزه، مشارکت، تعهد، خلاقیت و وفاداری را در منابع انسانی سازمان ها رشد و ارتقا داد. بسیاری از شرکت ها را میتوان در نقطه ای مشاهده نمود که در آغاز عزیمت از #بلوغ_سازمانی به تکامل در سازمان قرار گرفته ؛ نقطه ای حساس از عمر سازمان که هدایت گر و پایه گذار حرکت به سوی تکامل است. در این مرحله اگر ساختار و رویکرد مدیریت و سیاستگذاری سازمان به سمت درستی پیش نرود، سازمان را دچار پیری زودرس خواهد کرد و باعث می گردد قبل از اوج به سمت افول تغییر جهت دهد.در حال حاضر می توان تحت فشار قرار گرفتن تیم #رهبری سازمان اینگونه سازمان ها را برای حفظ تکانه ی حرکت سازمان در مرحله بلوغ مشاهده نمود و می بایست برای عبور موفقیت آمیز از این مرحله و ایجاد شکوفایی، تمرکز مدیران ارشد سازمانی را از رشد سریع به سمت ارتقا و افزایش بهره وری و #مهندسی_ارزش هدایت نمود. اما این مهم بدون در نظر گرفتن شاخص های عملکردی و جداسازی مدیران از فعالیت های روزمره و زمانگیر برای خلق ارزش و نوآوری میسر نخواهد بود. این مسیر باعث شناسایی ماموریت هر فرد در تکمیل پازل توسعه و رشد سازمانی می گردد که با ریسک پذیر کردن مدیران سازمانی در انجام پروژه های جدید و جسارت در خلق ارزش از ناپدید شدن انرژی و اشتیاق برای رشد در سازمان جلوگیری کرده و سازمان را از پیری زودرس نجات خواهد داد. آغاز این تحول را میتوان ایجاد فرهنگی سخت و دردآور اما مهمترین و پایه ای ترین عامل در تحول مثبت سازمانی در ارتقا بهره وری دانست. گزارش نویسی و مستندسازی در فرهنگ مدیران ایرانی از دردآورترین و سخت ترین امور اجرایی است که در هر رده و جایگاه سازمانی با هزاران دلیل از انجام آن خودداری میگردد.برگزاری جلسات متعدد بدون داشتن دستور جلسه و خروجی مکتوبعدم پیگیری خروجی جلسات برگزارشدهعدم پیگیری پروژه ها، تسک ها و فعالیت های تعریف شده در سازمانرهاسازی پیگیری امور به دلیل عدم دریافت پاسخ صحیحعدم شناخت در چگونگی تعریف شاخص های اندازه گیری و عملکردیعدم آموزش صحیح افراد در ارائه گزارش و مستندسازی فعالیت ها و اقداماتارائه راهکارهای سطحی و آنی بدون بررسی و مطالعه دقیق و در نظر گرفتن جوانب اجراییالگوبرداری کورکورانه از روش ها و متد های دیکته شده جهانی بدون در نظر گرفتن عوامل سازمانی و نیازسنجی صحیح از سازمان جهت بومی سازی اقدامات توسعه بخشعدم بررسی جزییات و انجام امور در کوتاهترین زمان ممکن برای خروج تسک از امور جاری بدون توجه کافی به کیفیتعدم آموزش صحیح مدیران در ارائه گزارش های آماری و یک صفحه ای در نگاه کلان برای استفاده مدیران ارشد و تیم رهبری سازمانارائه حرفه ای فاضل زیاد و عدم بیان ساده و عملی مشکل و راهکار برای افزایش بهره وری سازمان، صرفا با هدف خودنمایی و تاثیرآنی استفاده از الگوهای جهانی کپی شدهو در انتها توجه بیش از اندازه به تکنیک به جای توجه به نتیجه نهایی و خروجی مورد نظر را میتوان از مواردی دانست که در حال حاضر تیم رهبری سازمان را تحت فشار قرارداده و مسیر رشد و توسعه سازمان را دچار مشکلات مشهود و نامشهودی نموده است که باعث هدررفت منابع، عدم استفاده صحیح از منابع موجود و کاهش کارایی و اثربخشی در سازمان گردیده است.یقینا ایجاد فرهنگ یکی از سخت ترین و زمانبر ترین اقداماتی است که در هر سازمان وجود خواهد داشت و این موضوع با رشد ابعاد سازمان و توسعه منابع انسانی سخت تر خواهد بود. لذا پیشنهاد آغاز تحول مورد نظر را می توان در پیاده سازی و انجام امور زیر بیان نمود که اجرایی شدن آنها نیازمند عظمی جدی در هسته مرکزی رهبری سازمان، ابلاغ و نظارت دقیق و بازخواست و پیگیری موثر و دائمی دارد تا بتوان به دستاورد نهایی که مشاهده تحول در سازمان و افزایش مشهود بهره وری و خلق ارزش سازمانی میباشد، دست یافت و برای ورود به مراحل بعدی رشد و تکامل سازمان برنامه ریزی نمود.پیشنهاد میگردد :۱ . تمام افراد در سازمان که دارای عنوان مدیر میانی و مدیر ارشد میباشند در طول ۸ ساعت کار - یک روز کاری - فقط دو فعالیت اصلی و حساس را انجام دهند؛ اما به طور دقیق و با توجه به شاخص های کیفی تعیین شده برای آن تسک یا فعالیت. این موضوع باعث می گردد استرس در انجام امور سازمانی کاهش یافته و افراد با تمرکز بیشتر و کیفیت بالاتری جهت انجام امور محوله اقدام نمایند.۲ . در سازمان دپارتمانی جهت برنامه ریزی و مدیریت پروژه های سازمانی ایجاد گردد و تمام اقدامات و مصوبات جلسات سازمانی از طریق هسته ای متمرکز هدایت، هماهنگ و گزارش گیری شود. فرد مسئول در این جایگاه می بایست شاخص های بسیاری جهت احراز توانمند بودن در تصدی این بخش را داشته باشد و می بایست تجربیات گذشته سازمان در این موضوع در نظر گرفته شود.۳. هیچ جلسه ای در سازمان بدون اعلام دستور جلسه ۲۴ ساعت قبل از برگزاری، برگزار نگردد و در صورت مشاهده برگزاری جلسه، با مدیر جلسه و مدیر دپارتمان مربوطه برخورد انضباطی گردد. همچنین بعد از برگزاری هر جلسه، تمام اعضای جلسه میبایست گزارشی از موارد دریافت شده در جلسه، زمانبندی تسک های محول شده و اهداف محقق شده جلسه از دید خود را به رییس جلسه تحویل داده تا گزارش نهایی جلسه توسط مدیر جلسه برای هسته هدایت و برنامه ریزی سازمانی ارسال گردد.۴ . تمام پروژه های سازمانی می بایست دارای فاز برنامه ریزی، گزارش اجرایی، زمانبندی اقدامات، شاخص های ارزیابی و چک لیست نهایی اتمام باشد و مدیر هر پروژه موظف است گزارش مکتوب تحلیلی و دقیق اقدامات انجام شده، منابع استفاده شده و زمانبندی اجرایی در هر پروژه را حداکثر ظرف مدت ۲ ماه از اتمام پروژه برای هسته هدایت و برنامه ریزی سازمان ارسال نماید، در غیر این صورت پروژه ای جدید برای وی تعریف نخواهد شد و مزایای مدیریتی وی تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.۵ . مدیران سازمان جهت رشد و توسعه سازمان، موظف به ارائه حداقل یک طرح خلاقانه و یا فرصت شناسایی شده در ماه باشند و می بایست ارائه خود را با پروپوزال کاملی از ارائه شاخص های تعریف شده از سوی سازمان ارائه نماید نه به طور خلاصه .۶ . ارائه هرگونه راهکار و روش و یا پیشنهاد اجرایی در سازمان بدون ارائه دلایل و جزییات قابل دفاع ممنوع شود و برای ارائه طرح و یا روش اجرایی حتما توضیحی جامع و کامل از یافته های تحقیق شده ارائه گردد و تیم رهبری سازمان آن را بعد از بررسی دقیق تایید و در یک محدوده سازمان اجرا و بعد از ارائه گزارش و یافته های حاصل شده از آزمایش طرح در کل سازمان پیاده سازی گردد.۷ . هرگونه تقلید از کتب، مقالات، روشهای اجرایی و استانداردهای جهانی منتشر شده در وب سایتها و کتب مختلف بدون ارائه طرح بومی شده آن ممنوع گردد.۸. برای مدیران سازمانی به طور دائم آموزش های عمومی و تخصصی برای تربیت یک مدیر توانمند منطبق بر استاندارد های جهانی و رویکرد ساختار سازمانی مورد نیاز در نظر گرفته شود. . دستیابی به جایگاه مدیریت در سازمان کاری دشوار و دارای مسئولیت زیاد باشد و افرادی که توانایی همسو شدن با جایگاه مدیریت را در سازمان ندارد صرفا به عنوان سرپرست و یا کارشناس مسئول شناسایی گردند و مزایای مدیریت به آنها تعلق نگیرد.۱۰ . خلق ارزش به عنوان یک اصل در سازمان مطرح و برای ایجاد ارزش در سازمان در هر رده امتیازات قابل توجهی در نظر گرفته شود.۱۱ . مستندسازی و مکتوب سازی فرآیندها و فعالیتهای انجام شده توسط مدیران به یک الزام تبدیل گردد و هسته هدایت و برنامه ریزی سازمانی به عنوان نماینده تیم رهبری مسئولیت هدایت آن را برعهده داشته باشد.در پایان میتوان موارد مذکور را آغازی برای یک تحول بزرگ دانست که پیشنهاد میگردد تیم رهبری با درنظر گرفتن سیاست های کلان سازمانی، آن موارد را در برنامه اجرایی سازمان قرار داده و با ایجاد هسته هدایت و برنامه ریزی مدیران سازمانی در کنار تیم رهبری با در نظر گرفتن شخصی توانمند و مناسب آن جایگاه و با توجه به تجربیات، فعالیت ها و اقدامات گذشته سازمانی، بستر تکامل سازمان برای دستیابی به فرصت ورود به بازارهای بین الملل را با ساختاری منسجم و مستحکم فراهم سازند.موفق و پیروز باشید