نیروهای داوطلب، زحمت یا رحمت؟

طی سالهای فعالیتم در زمینه برگزاری رویداد و همایش و به ندرت کمپین، با مسئله مهمی رو به رو بودم که تصمیم گرفتم اینجا در مورد آن بنویسم: نیروی انسانی!به جرئت میتوانم بگویم بدنه اصلی برگزار شدن یک رویداد را نیروی انسانی تشکیل می دهد و مدیریت این نیروها به تنهایی کار آسانی نیست.به یاد دارم که هجده سالگی ام تا به امروز زمانهای بسیاری را به نیروی داوطلب بودن در رویدادهای عام المنفعه اختصاص دادم، آن روزها فقط حس تعلق خاطر برایم مهم بود اما رفته رفته به این نتیجه رسیدم که به جز حس خوب کمک به خیریه ها، هر رویداد برایم نکته های آموزشی مختلفی دارد از جمله، یاد گرفتن کار تیمی، مدیریت بحران، کنترل استرس در زمانهایی که برنامه مطابق میلمان نیست، استفاده از نقشه جایگزین و...رویدادهایی که من در آن بودم، در نقش های مختلف از مجری گرفته تا پذیرش مهمانان هر کدام برایم درسی مهم داشت و البته به این نتیجه رسیدم که همه افراد برگزار کننده رویداد، چه مدیر چه نیروی داوطلب نیاز به آموزش دارند.این روزها صنعت رویداد داغ است، با وجود شیوع کرونا و پیدایش رویدادهای آنلاین داغ تر هم شد. حداقل در اکوسیستم استارتاپی که این اتفاق افتاد و من شاهد برگزاری رویدادهایی بودم که در ساده ترین و ابتدایی ترین مسائل نیروهای داوطلب مشکل داشتند و من به عنوان یک مدعو سراسر زمان را به حرص خوردن گذراندم! جالب تر این بود که بسیاری، بدون دانش کافی وارد این حوزه شدند و بر خلاف حرفهای قشنگ در اجرا ماندند و نقدی را هم نپذیرفتند... بگذریم قرار است در این محتوا از مسائلی بگویم که نیروهای داوطلب در مدیریتشان به آن نیاز دارند:1. صراحت و صداقت: نیروهای داوطلب برگزاری رویداد با نیروهای داوطلب خیریه ها متفاوتند و برخی بابت دستمزد فریلنسری به این فضا وارد می شوند، پس اگر قرار است به آن ها هزینه پرداخت شود، یا هدیه معنوی بهتر است قبل از شروع کار با آن ها طی شود. این نوعی قرارداد است، فقط مکتوب نیست و همین قضیه باعث می شود به انتخاب افراد احترام گذاشته شود.2. شبکه سازی: برخی از این نیروها برای شبکه سازی داوطلب می شوند و انصافا هم فرصت بی نظیری است تا در طی یک رویداد با افراد مختلف آشنا شوند، به عنوان یک رهبر، تکرار میکنم رهبر نه یک مدیر با رئیس بازی های خشک و تهوع آور عصر انقلاب صنعتی، بهتر است علاوه بر به وجود آوردن این فضا برای شبکه سازی تیم، مانع از این کار نشود!3. استراحت و تغذیه: بدن هر انسانی برای ادامه حیات به نوشیدن آب، خوردن غذا و استفاده از سرویس بهداشتی نیاز دارد و این از بدیهی ترین و ابتدایی ترین نیازهای انسانی است! لطفا برای هر کدام از ابتدایی ترین نیازها به عنوان رهبر برنامه ریزی کنید و البته چنانچه میان وعده یا غذایی طی رویداد با تاخیر رسید این مسئولیت شماست که به هر روشی در ابتدا نیروهایتان را در این زمینه تامین کنید و انرژی آنها را برای مدیریت رویداد به آنها برگردانید. لازم به ذکر است که به صورت کلی به ازای هر سه ساعت کار، نیروها باید یک ساعت استراحت داشته باشند!4. دستور یا خواهش: یکی از مهم ترین مسائل تمایز رهبر و مدیر این است که رهبر در کنار تیم خود قرار دارد و همین او را به رهبری محبوب تبدیل خواهد کرد، برای نیروهای داوطلبی که به میل خود برای کمک به شما آمده اند نگاه بالا به پایین را فراموش کنید و به جای دستور دادن از آن ها خواهش کنید تا کاری انجام دهند.5. پوشش هماهنگ: در برخی از رویدادها نیاز است افراد به یک شکل لباس بپوشند و این مسآله قطعا برای همه خوشایند نیست، در ابتدا لزوم این نوع پوشش را برای تیم خود توضیح دهید تا قانع شوند و با حس تعلق خاطر و شوق از پوشش هماهنگ استفاده کنند، همچنین با توجه به شرایط پوشش مناسب و هماهنگ را انتخاب کنید مثلا لباسهای تیره در فصل گرم و زیر آفتاب انتخاب مناسبی نیستند، دوما چنانچه پوشش از سمت شما تامین می شود، به کیفیت آن توجه ویژه کنید، حتی بیشتر توجهی که برای انتخاب لباسهای خود دارید.6. هرکسی مناسب کاری است: در زمان برنامه ریزی و تقسیم نقشهای افراد تیم بهتر است پس از تشریح کامل نقشها، به آن ها اجازه انتخاب دهید تا نقش مناسب خودشان را پیدا کنند، یک فرد درونگرا که از ارتباطات اجتماعی هراسان است گزینه خوبی برای صحبت و راهنمایی کردن مهمانان نیست. لازم به تذکر هم هست که این برنامه ریزی قطعا یک روز یا بیشتر قبل از رویداد باید صورت بگیرد.7. مدیریت استرس: به صورت کلی برگزاری رویداد، کار پر استرسی است اما لازمه اون مدیریت استرس هست و شما به عنوان متولی رویداد و رهبر تیم نباید اجازه بدین این استرس به تیم منتقل شود حتی اگه استرس وجود دارد و از عهده شما هم خارج است و ابدا هم فشار کار و استرس رو با داد و بد اخلاقی سر تیم خالی نکنید! به جای اینکار بهتر است تمرکزتان را بر توسعه فردی و مهارت های ارتباطی خود بیشتر کنید تا علاوه بر رهبری تیم داوطلب به رشد خودتان هم کمک کنید.خب، من چکیده تجربیاتم را نوشتم. آنچه ،ظیفه خود می دانستم اما در نظر بگیرید که این ما هستیم که به نیروهای داوطلب نیاز داریم و ساده تر بگویم این آن ها نیستند که آدم ما هستند.