خلاصه‌ای از کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه (قسمت پایانی)

مطالب زیر نکات و بریده‌هایی از کتاب است که به نظر من مهم بوده و تیتروار ارائه می گردد. به طور حتم خواندن کتاب اصلی توصیه می‌شود. این متن دنباله‌ای از قسمت‌های اول و دوم است.پروژه را به بخش های کوچک تقسیم بندی کنید و هر بخش را زمانبندی کنید.زمانبندی باید قابل رویت باشد. دائما به روز رسانی شود. همه به آن دسترسی داشته باشند. توالی فعالیت‌ها را رعایت کنید.توالی چه فعالیت هایی باید قبل، همزمان و یا بعد از فعالیت دیگری انجام شود. کار و مدت زمان با هم فرق دارند. کار مقدار زمان لازم برای به انجام رساندن وظیفه است. مدت زمان، زمان مورد نیاز برای انجام کار است.قانون پارکینسون: وقتی مدت زمان انجام وظایف را بیش از اندازه زیاد کنیم این کار باعث پر رنگ شدن فرهنگ غلط پشت گوش اندازی می‌شود و کارکنان تا دقیقه آخر هیچ کاری انجام نمی‌دهند و در انتها کارهایشان را با سرعت انجام می‌دهند.مسیر بحرانی مجموعه ای از فعالیت ها که مدت زمان پروژه را تعیین میکند. از بهترین منابع در مسیر بحرانی استفاده کنید تا با بالاترین احتمال وظایف را به درستی و به موقع تکمیل نمایید.برای جلوگیری از ایجاد تگنا در مسیر بحرانی:1. بهترین افراد را انتخاب نمایید.2. آموزش متقابل3. جلسات پاسخگویی تیمیبودجه‌بندی پروژه را به دو قسمت تقسیم می‌کنیم:1. هزینه های خارجی: هزینه هایی که باید از منابع خارج از سازمان تهیه شود. مصالح، تجهیزات و خدمات مشاوره ای2. هزینه های داخلی: هزینه کارکرد اعضای اصلی و دیگر افراد مورد نیازکل = هزینه های داخلی + هزینه های خارجی + 10 درصد متفرقهرهبران موفق پروژه پاسخگو بودن را تمرین می‌کنند. پاسخگو بودن سبب میشود بقیه بدانند که شما در کار خود جدی هستید.هیچ چیز به اندازه وفای به عهد اعتماد سازی نمی‌کند. با ایجاد اعتماد دیگران را ترغیب می‌کنید که در تیم شما بازی کنند. تجربه ثابت کرده است سختگیری در پاسخگو بودن مشارکت افراد را بیشتر میکند نه کمتر. کارکنان حین انجام پروژه دچار لغزش می‌شوند، راهشان را گم می‌کنند و به بن بست میرسند به عنوان رهبر شما باید کمک شان کنید تا خودشان را مدیریت کنند.راه را برای آنها باز کنید کمک شان کنید تا راه حل پیدا کنند، مدیریت شان نکنید. رهبر فوق العاده کسی است که بتواند مجموعه احساسات خود را اعم از عصبانیت، ناراحتی، سرخوردگی را مدیریت کرده تا به فوق العاده ترین نتایج برسد.اگر شخصی از اعضای تیم به تعهد خود عمل نکرد: 1. به او گوش کنید 2. احترام نشان دهید 3. شفاف سازی انتظارات 4. پاسخگو بودناجرای یک پروژه به مشارکت دادن افراد بستگی دارد. پیچیده ترین برنامه ریزی ها و فرآیندها را داشته باشید اما باز هم این افراد هستند که در محدودیت قرار دارند. اجرای یک پروژه وقتی کامل می‌شود که استاد مهارت هایی شوید که به افراد کمک می‌کنند تا بیشترین تلاش شان را به کار گیرند.نظارت و کنترل یعنی مراقبت از پروژه در برابر موانع. نسبت به تابلو امتیازات بی تفاوت نباشید وقتی انتظارات شفاف شد لازم است بر روند پیشرفت تیم نظارت و کنترل داشته باشید تا متوجه شوید بازنده بازی هستید یا برندهوقتی مویرگی مدیریت پروژه را هدایت می‌کنید آنقدر وارد جزئیات خواهید شد که ابتکار عمل را از سایر اعضا می‌گیرید. مدیریت مویرگی اصلا مدیریت مناسبی نیست.برنامه ریزی و اجرای خوب پروژه باعث می‌شود نظارت و کنترل پروژه راحت تر شود. از دادن خبرهای بد نترسید فقط مطمئن شوید که برای تمام خبرهای بدی که گزارش می دهید برنامه ای هم برای برطرف کردنشان دارید.خزش محدود یعنی پروژه از کنترل خارج میشود و بزرگ می‌شود. در این حالت باید جلو اعضا را بگیریم تا با هر ایده ای جدیدی یک ویژگی به پروژه اضافه نکنند. هر پروژه ای آغاز و پایانی دارد و چیزی به اسم پروژه دائمی نداریم. رکن اصلی اتمام پروژه: تهیه، جمع آوری، توزیع اطلاعات و رسمی کردن آموخته ها است. اصول پاسخگویی ایجاب میکند هیچ پایان ناقصی وجود نداشته باشد.اغلب اوقات موفقیت یک پروژه بر اساس زمان و هزینه سنجیده می‌شود اما کیفیت مطلوب و نتایج کاری که می خواستید رسیده اید؟ موفقیت ها و شکست ها را برای ذی نفعان کلیدی گزارش کنید. جشن گرفتن خاتمه پروژه خیلی مهم است زیرا مردم دوست دارند شخصا مورد تقدیر و تشکر واقع شوند. به درس هایی که در حین پروژه آموخته اید اشاره کنید بگذارید که همه متوجه شوند که برای پروژه بعدی آماده هستید.