10 اشتباه رایج مدیریت زمان

«مدیریت زمان» فرایند نظم‌ بخشیدن و برنامه‌ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌های خاص است. مدیریتِ درستِ زمان به شما اجازه می‌دهد هوشمندانه‌تر کار کنید و نه سخت‌تر! بنابراین می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانید؛ حتی زمانی که وقت شما تنگ و فشار کار بالاست. اگر نتوانید زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید کارایی شما کاهش می‌یابد و دچار استرس می‌شوید.به نظر می‌رسد هرگز در یک روز، زمان کافی برای انجام همه‌ی کارها وجود ندارد. اما از آنجا که همه‌ی ما به طور یکسان در یک روز، ۲۴ ساعت وقت داریم، پس چرا برخی از افراد کارایی‌شان بسیار بیشتر از دیگران است؟ جواب این سؤال در مدیریتِ درستِ زمان نهفته است.موفق‌ترین افراد، زمان‌شان را به طرز استثنایی مدیریت می‌کنند. با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان در این بخش، می‌توانید کارایی عملکردتان را بالا ببرید. مدیریتِ درستِ زمان مستلزم یک تغییر مهم است یعنی تمرکز روی نتایج به‌جای تمرکز روی فعالیت‌ها. به عبارت بهتر همیشه مشغول بودن همان موثربودن نیست. اگر در طول روز دیوانه‌وار به انجام فعالیت‌ها‌ی مختلف بپردازید، نتیجه‌ی چندانی نمی‌گیرید، چون توجه‌ شما به انجام چندین کار مختلف، تقسیم می‌شود. با مدیریت درست زمان، شما هوشمندانه‌تر و آسان‌تر کار می‌کنید و می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری، به پایان برسانید.چگونه اشتباهات رایج در مدیریت زمان را شناسایی کنیم؟افرادی که به پیشرفت های بزرگ رسیده اند، مهمترین عامل را غنیمت شمردن زمان می دانند. شاید کمی عجیب به نظر برسد اما آنچه در واقعیت اتفاق می افتد، این است که شما در چه مدت از روز، هفته یا سال چه مقدار فعالیت را انجام داده اید. میزان کار و فعالیت به سرانجام رسیده بعلاوه زمان سپری شده برابربا نتیجه غایی خواهد بود.پس اگر زمان را از دست بدهید تلاش فایده ای چشمگیر به ارمغان نمی آورد. با نگاهی به سرگذشت بزرگان تاریخ در می یابید که آن ها اوقات ناچیزی را صرف امور معمولی و پیش پا افتاده نموده و در اکثریت زمان همت خود را به کار می بسته اند.حال بیایید کمی در مورد 10 اشتباه رایج در مدیریت زمان بخوانیم تا از بروز خطاهای ریز و درشت جلوگیری کنیم.10. تعیین نکردن اهدافبه طور قطع یکی از ده اشتباه رایج در مدیریت زمان نداشتن هدف های درست و متمرکز می باشد. شخصی که زندگی را بر پایه ی هرچه پیش آید خوش آید قرار بدهد نمی تواند به فردی موفق تبدیل گردد.هر فعالیت اجتماعی، کاری یا حتی روزمره باید در چارچوب اهداف کوتاه یا بلند مدت تعریف شود. زمانی که برنامه ریزی می کنید بخشی را به وقت اختصاص داده و همین امر تلاش و انگیزه برای رسیدن به نتیجه ی درست را دوچندان می نماید.برنامه‌ریزی، به سازماندهی درست کار‌ها کمک می‌کند و دید کلی در مورد کار‌هایی که باید انجام دهید، به شما می‌دهد؛ بنابراین برای انجام کار‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود برنامه‌ریزی کنید. برخی از روش‌های مفید برای برنامه‌ریزی و سازماندهی کار‌ها به شرح زیر است:تهیه «لیست انجام کار‌ها»استفاده از تقویم و سازمان دهنده‌های شخصییادداشت کردن9. ناکامی در مدیریت حواس پرتی هاهمه ما در میان امور جاریه زندگی بخش های فراوانی از زمان را هدر داده و به امور غیر ضروری می پردازیم. در دنیای امروز و با پیدایش انواع وسایل ارتباط جمعی همچون تلویزیون، ماهواره، موبایل، رایانه و هر ابزار دیگری بشر روزانه اوقات کثیری را در جهت رسیدگی به هرکدام از موارد یاد شده به باد می دهد.چنانچه نمی توانید حضور ذهن داشته و بر کارها تمرکز نمایید، مکانی جدا از هر وسیله ی ارتباطی را برای انجام فعالیت ها در نظر بگیرید. یا اینکه برنامه خود را برای چک کردن پیام یا ایمیل ها محدود کنید.8. پذیرفتن بیش از حد مسئولیت هابه یاد داشته باشید نداشتن مدیریت زمان و هدر دادن وقت همیشه به معنای منفعل بودن و نپرداختن به وظایف نیست. بلکه در برخی موارد قبول بیش از حد مسئولیت ها می تواند زمان مفید شما را از بین برده و نتوانید به نحو احسن به تمام امور محوله رسیدگی نمایید. مدیریت در انجام فعالیت ها به تقسیم وظایف نیز مربوط می گردد، در کارها از سایر همکاران یا کارمندان نیز کمک بگیرید، اینکه به تنهایی بار تمام مسئولیت ها را به دوش بکشید نه تنها موفقیتی در پی نخواهد داشت بلکه در کوتاه مدت شما را به فردی خسته و از پا افتاده بدل می سازد.از جمله مهارت هایی که باید بیاموزید قانون ” نه” گفتن است. وقتی حجم زیادی از کارها بر سرتان ریخته لزومی ندارد بخشی از وظایف دیگران را نیز به دوش بکشید، گاهی با گفتن یک ” نه ” ساده مسیر مقابل خود را برای رسیدن به پیشرفت ها هموار ساخته اید.همیشه مواقعی پیش می‌آید که اطرافیانمان از ما می‌خواهند که زمان خود را در اختیار آن‌ها قرار دهیم و درخواست هایشان را انجام دهیم، در چنین مواقعی اول باید درخواست آن شخص را بررسی نمایید و ضرورت بله گفتن به آن درخواست را بسنجید، مواردی هستند که انجام آن‌ها خوب است، اما انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد بنابراین باید از بله گفتن به چنین درخواست‌هایی که در مدیریت زمان نقش مهمی دارند اجتناب کنید و با گفتن نه زمان بیشتری را برای کار‌های مهمتر خود بخرید.7. عملکرد چند وظیفه ایعملکرد چند وظیفه ای بودن نیز از جمله اشتباهات رایج در مدیریت زمان می باشد، که معمولا نادیده گرفته می شود. مدیر یا کارمندی که چندین وظیفه را بر عهده گرفته به طور قطع نمی تواند تمام تمرکز خود را بر یک کار معطوف ساخته و نتیجه ای درست و مطلوب کسب نماید. طبق بررسی های به عمل آمده حدود 20 دقیقه طول می کشد تا شما تمام افکار خود را بر یک مسئله متمرکز کنید و در ست در همین لحظه موضوعی دیگر ذهن تان را به خود درگیر می کند و همین یعنی باز ماندن از هر دو کار.6. زمانبندی نادرستدر ادامه بررسی 10 اشتباه رایج در مدیریت زمان به مقوله زمانبندی نادرست می رسیم که از اهمیت بالایی برخوردار است. هر فردی متناسب با سیستم فیزیولوژیکی بدنش ساعات مختلفی از روز می تواند بالاترین کارایی ذهنی و جسمی را داشته باشد. اگر شخصی هستید که اوایل صبح تمرکز و انرژی کافی ندارید، توصیه می کنیم زمان دیگری برای انجام امور محوله در نظر بگیرید.5. پر مشغله بودن پیشرفت نیستخیلی از افراد گمان می کنند اگر پرمشغله باشند پس حتما فردی موفق به شمار می روند. اما فراموش نکنید هر کاری به زمان و تمرکز خاص خود نیاز دارد. موقعی که شما چنان سرتان شلوغ است که نمی توانید به همه امور مهم زندگی و کاری خود برسید؛ پس باید در اولین فرصت با یک برنامه ریزی درست طبق اولویت بندی به فعالیت بپردازید.خیلی ها به کار اعتیاد پیدا می کنند و این را موفقیت می شمارند، به جای سردرگمی و ازدحام وظایف به یک موضوع در کمال آرامش و با نهایت تلاش رسیدگی نمایید.4. اولویت بندی نکردنهر وظیفه یا مسئولیتی از بخش های مختلفی تشکیل می شود، که باید متناسب با اهمیت شان به آن ها پرداخت. برای موفقیت در مدیرت زمان اولین اقدام دسته بندی کارها بر اساس اولویت ها است. با کمی دقت برنامه ای مدون از مهمترین فعالیت ها را نوشته و برای هر کدام زمانی مشخص را تعیین نمایید، سپس با تمرکز کافی به نوبت هر مرحله را به سرانجام رسانده و ضمن کسب موفقیت در زمان صرفه جویی کنید.3. فهرست بندی کنیدیکی دیگر از اشتباهات مدیریت زمان نداشتن فهرستی جامع و کامل از همه مسئولیت ها می باشد. هر فعالیت یا کاری را که در نظر دارید ابتدا در یک جدول بنویسید و بعد به ترتیب اهمیتشان آن ها را به سراجان برسانید. به طور مثال زمانی که قصد خرید کلی برای منزل گرفته اید بهترین روش فهرست برداری از تمام لوازم مورد نیاز بوده تا هم وقت شما تلف نشود و هم چیزی از قلم نیوفتند.2. به تعویق انداختن کارهااز قدیم شنیده ایم که گفته اند ” کار امروز را به فراد نیانداز”. فعالیت های خود را به بخش های مختلف دسته بندی نموده و هر مسئولیت را به ساعات خاص یا روزی مشخص اختصاص دهید. سپس امور هر روز را درست در زمان تعیین شده به اتمام برسانید هرگز مسئولیتی را نیمه رها نکرده و به زمانی دیگر موکول نکنید، این کار تنها ثمری که دارد حجمی عظیم از کارهای مختلف است که بر هم انباشته شده و موجی از سردرگمی را برای شما به ارمغان می آورند.1. استراحت نکردنهر شخصی پس از یک روز پرمشغله کاری به زمانی برای رفع خستگی نیاز دارد. حتی برای افرادی که در مشاغل سخت به فعالیت می پردازند، باید بین تایم های کاری اوقاتی کوتاه را به استراحت خود اختصاص بدهند. بدن با بروز خستگی مفرط در پایین ترین سطح بهره وری خود قرار می گیرد و نه تنها نتایج مطلوبی را کسب نخواهد نمود بلکه موجبات اشتباه و خطاها را فراهم می آورد. گمان نکنید استراحت و رسیدگی به خودتان به معنای هدر دادن زمان است.گاهی یک فعالیت لذت بخش مانند ورزش، پیاده وری دوستانه، تماشای یک فیلم، خوابیدن یا به دیدار دوستان رفتن می تواند انرژی مضاعف را برای انجام بهترکارها به ارمغان بیاورد.شما نیز می‌توانید با کمک یک دفترچه یادداشت یا سررسید کوچکی که همیشه همراهتان است کارهایتان را مدیریت کنید. کار‌های روزانه و هفتگی خود را در دفترچه تان بنویسید و با کمک آلارم گوشی موبایلتان مدیریت زمان بهتری داشته باشید، شما میتوانید یادآوری‌هایی را در گوشی موبایل خود تنظیم کنید تا در زمان‌های موردنظرتان کارهایتان را به شما یادآوری کند.برای ورود به فروشگاه شخصیت ساز کلیک کنید.