استراتژی سازمان (قسمت 1)

ایجاد هماهنگی و همسویی در تیم همیشه چالش برانگیز است. ایجاد این هماهنگی و همسویی به طوری که اعضای تیم بتوانند سریع واکنش نشان دهند، زمانی که عدم قطعیت درپیش است و چالش برانگیز تر است.ما باید استراتژی بازاریابی خود را بر اساس روندهای در حال تغییری که در بازارهای هدف خود می دیدیم، تغییر می دادیم و خوش شانس هستیم که می توانیم بگوییم که در مجموع موفق بوده ایم.من دراین راهنما، چهارچوبی کلی بر اساس تجربیات خودم در رهبری تیم محتوای بازاریابی،برای انتقال استراتژی ها به طور موثر و واضح با شما به اشتراک خواهم گذاشت .همچنین استراتژی‌های ارتباطی مؤثری را که سایر رهبران در این زمان‌های نامشخص استفاده کرده‌اند، به اشتراک می‌گذارم.نمایی از محتوا:دو نکته که برای برقراری ارتباط موثر باید در نظر داشته باشید.چارچوب ۵ قدمی برای انتقال استراتژی.چگونه تیم خود را هماهنگ و همسو کنیم.الگو هایی که به شما کمک خواهد کرد استراتژی خود را انتقال دهید. (برنامه های ارتباطی، نقشه های ذهن، فلوچارت(روندنما)، نقشه های راه و غیره)سه تا از موانع رایج ارتباطرهبران چگونه استراتژی های خود را به تیمشان انتقال می‌دهند.دو نکته که برای برقراری ارتباط موثر باید در نظر داشته باشد.ارتباطات اشتباه ، اجتناب ناپذیر هستند، مخصوصا برای تیم هایی که از راه دور کار می کنند. اما بر اساس تجربیات من دو تمرین وجود دارند که می‌توانید برای برقراری ارتباط واضح با دیگران از آنها استفاده کنید. به این دو تمرین اجازه دهید تا راهنمای رویکرد استراتژی ارتباطات شما باشند:1- تا جایی که می توانید پیام خود را ساده و مستقیم نگه دارید.استراتژی سطح بالایی که شما برای ارتباط ورودی های متفاوت و پروژه‌های همزمان نیاز دارید ،می تواند پیچیده باشد. اما هدف و منظور اصلی باید قابل فهم باشد.وقتی که در حال انتقال استراتژی خود به کل تیم هستید، روی هدف کلی و نقاط عطفی که باید برای رسیدن به آن انجام شود تمرکز کنید. اساساً، چارچوبی را که در آن به تیم خود برای رسیدن به هدف اصلی نیاز دارید، به اشتراک بگذارید. شما می توانید جزئیات بیشتر را وقتی که با تیم های کوچک تر یا مشارکت‌کنندگان فردی در حال ارتباط هستید در میان بگذارید.بسته به بزرگی شرکت تان ، صنعتی که در آن هستید ، یا طبیعت پروژه شما ،دستورالعملی که برای رسیدن به هدف اصلی باید انجام دهید می تواند سختگیرانه تر یا با دست و بال بازتری انجام شود. در کیس هایی که دستورالعملهای شما سختگیرانه تر هستند، مطمئن شوید که مراحل به هدف اصلی شما نزدیک باشند .در همین حال، در مواردی که دستورالعمل‌ها سخت‌گیری کمتری دارند، باید تیم خود را راهنمایی کنید تا تمرکز خود را بر روی هدف اصلی حفظ کند، نه اینکه حواس‌شان پرت شود یا از مسیر منحرف شوند.2- برای تاثیرگذار تر شدن ارتباطات خود از تصاویر استفاده کنید.تصاویر می‌توانند کمک کنند تا اطلاعات بهتر به یاد بمانند. وقتی که پای توضیح دادن پروژه های پیچیده با ورودی های زیاد در میان است، استفاده کردن از متن یا ارتباط کلامی به تنهایی اغلب باعث ایجاد شکاف هایی در درک مطلب می شود.تحقیقاتی انجام شده است که نشان می دهند که ارتباط با تصاویر به افزایش حفظ اطلاعات کمک می کند.یک روش که می توانید از تصاویر برای مهیج و موثر تر شدن ارتباطتان از آن استفاده کنید، به تصویر کشیدن ورودی ها ی استراتژی تان می باشد. اینجا یک مثال از یک تصویر ساده که در آن اهداف سطح بالا را به، چهار ورودی استراتژی(مشتریان تکراری را 31% افزایش دهید و CACهر ماه 5% کاهش می یابد) تجزیه می کند.چارچوب ۵ قدمی برای انتقال استراتژیوقتی صحبت از انتقال استراتژی به تیم به میان می آید، شاید ندانید از کجا شروع کنید. اینجا یک چهارچوب پنج قدمی ساده که می توانید برای انتقال موثر استراتژی از آن استفاده کنید، وجود دارد.1- با دید خود شروع کنید.روایت ابزاری قدرتمند برای برقراری ارتباط است. مردم دوست دارند بدانند که در کجای روایت سازمان شما قرار می گیرند.وقتی که دید یا نگاه خود را انتقال می دهید، مشکلی را که قصد دارید با استراتژی تان حل کنید، بنا کنید:تاثیر مشکل چیست؟کدام یک از احساسات انسانی درگیر این مشکلات هستند.چشم انداز شما باید به ماموریت اصلی سازمان مربوط باشد. این به زمینه شدن استراتژی حین روایت داستان کمک می کند که می تواند باعث انگیزه در کارمندانات شو به طوری که بخواهند، آن داستان یا روایت را در کارشان به کار گیرند.2- اهداف روشن و قابل اندازه گیری را تعیین کنید.مشخص نکردن اهداف قابل ارزیابیی در پروژه ها یکی از بزرگترین اشتباهاتی است که سازمان های کوچک مرتکب می شوند. اگر نتیجه پروژه قابل اندازه گیری نیست(حتی اگر راه خوبی برای ارزیابی آن ندارید) تشخیص اینکه شما به هدف خود رسیده اید یا نه سخت خواهد بود.برخی از انواع متداول اهداف پروژه عبارتند از:اهداف مالی: رشد درآمد، اهداف فروش، سود های حاشیه ای، بازده سرمایه اصلی، گوناگون شدن درآمد پایهاهداف کسب و کار: تولید محصول، رشد تیم، تاسیس یا بستن یک شرکتاهداف فنی: به کاگیری فناوری های جدید، خودکارسازی یک روند، نمونه سازی از یک محصولاهداف کیفیت: افزایش امتیاز NPS، کاهش زمان پاسخوگیی به پشتیبانی مشتریاهداف اجرایی: شمارش تعداد محصول های موفق پخش شده، تحویل در یک بودجه یا بازه زمانی معیناهداف انطباقی: رعایت برخی مقررات، رعایت و تخطی از مقررات بهداشتی و ایمنی، رعایت مقررات قانونیاهداف بازاریابی: افزایش تعاملات رسانه ای، افزایش ترافیک سایت، افزایش آگاهی برند( brand awareness)معیار های مشخصی را که موفقیت بر اساس آنها ارزیابی می شوند را در اختیار تیم تان قرار دهید. اگر در حال ارائه پرزنتیشن هستید، یک اسلاید کامل را به این موضوع اختصاص دهید:3- استراتژی خود را به ورودی هایی تقسیم کنید.بعد از اینکه اهداف سطح بالای خود را انتقال دادید، ، نحوه دستیابی تیم به آنها را مشخص کنید.این امر،دیدگاه انتزاعی شما را در مراحل واقعی و عملی مستقر می کند.راه دیگری برای بررسی آن این است که نتیجه استراتژی خود (هدف) و مسیرهای همزمان متفاوتی را که تیم شما برای رسیدن به آن باید دنبال کند (ورودی ها) را به اشتراک بگذارید.تقسیم استراتژی به ورودی‌ها ، به در نظر گرفتن شاخص‌های Leading و Lagging (یا معیارهای پیشرو و عقب مانده) کمک می‌کند.انتقال استراتژی به تیم درحالی که از هر دوی Leading و Lagging استفاده می کنید، می تواند باعث می شود که اهداف شما بهتر زمینه ی روند همه شود.برنارد مار یک راهنمای کامل برای هردوی استراتژی هایLeading و Lagging دارد که جزئیات بیشتری دارد اما به طور خلاصه:شاخص های Leading :شاخص های Leading شاخص هایی هستند که بر یک نتیجه بالقوه در آینده تأثیر می گذارند.شاخص های پیشرو شما بر شاخص های Lagging شما تأثیر می گذارد.مثلا، فرض می کنیم هدف اصلی شما جذب مشتری بیشتر تا 20% باشد. شاخص های Leading می توانند شامل: بک لینک ها، تبلیغات صفحات مجازی یا رشد کانال های فروش باشد.اینها معیارهایی هستند که می توانید آنها را دنبال کنید و به هدف سطح بالای شما کمک می کنند. اگر شاخص های Leading را دنبال کنید، منتظر رسیدن به اهداف تان باشید.شاخص های Lagging:شاخص های Lagging، ورودی هایی هستند که از قبل اتفاق افتاده اند. در آمد و سود مثال هایی از معیار های معمولی Lagging هستند.اگر به مثال های بازاریابی برگردیم، رتبه بندی و تبدیل نرخ می توانند شامل شاخص های Lagging شومند.تله ای که بسیاری از تیم ها در دام آن می افتند تمرکز بیش از حد بر شاخص های Lagging است.مشکل این روند این است که تشخیص جاهایی که باید سریع روی آن تمرکز کنید تا کشتی را به سمت هدف هدایت کنید را، سخت می کند.(مثل جمع آوری شاخص های Leading)اما با شناسایی شاخص‌های Leading که به موفقیت در رسیدن به شاخص‌های Lagging کمک می‌کنند، می‌توانید پیشرفت خود را به صورت تدریجی دنبال کنید.4- نقاط عطف را برجسته کنید.شما دید خود را ایجاد کردید،اهداف سطح بالا و ورودی هایتان. حالا باید استراتژی جدول زمان بندی خود را انتقال دهید.با تیم خود را بطه برقرار کنید:نقاط تماس ما در طول این پروژه چیست؟آخرین مهلت برای تحویل این محصولات چه زمانی است؟با استفاده از نقشه راه و اینفو گرافی جدول زمان بندی ، جدول خود را مجسم کنید تا، فرآیند را در ذهن تیم خود مملوس تر کنید:5- مالکیت را شناسایی کنید.بخش حیاتی هنگام اجرا کردن استراتژی این است که برای هر فرد درک درستی از وظایفش ایجاد کنید. براساس تجربه های خودم، وقتی که مشارکت کنندگان کوچک تیم شما احساسی قوی راجب به مالیکت داشته باشند، احتما اینکه از پس چالش بر بیایند بسیار زیاد می شود.سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مالک چه چیزی است می تواند منجر به از دست رفتن فرصت ها، موانع در بهره وری و فقدان کارایی عمومی شود.وقتی که استراتژی را به تیم خود می گویید، به طور واضح مشخص کنید هرکسی مسئول چسیت.همچین مشخص کنید که چرا هرکس مسئول بخشی از استراتژی می شود.این یک فرصت عالی برای شماست تا از نقاط قوت اعضای تیم خود استفاده کنید.همچنین باید معنی مالکیت در استراتژی خود را تعریف کنید.آیا این مالکت به معنای پیروی از مجموعه خاصی از معیارها است؟ آیا به معنی پیداکردن راه حل برای یک مشکل است؟ آیا این به معنای هماهنگی یک فرآیند خاص است؟هرچه از همان ابتدا وضوح بیشتری ارائه دهید، تیم شما راحت تر به مقصد می رسد.بعد از اینکه استراتژی کامل انتقال داده ش د،چگونه تیم را همسو و هماهنگ کنیم؟شما استراتژی خود را به تیم تان انتقال دادید.همه افراد تیم می گویند که اهداف اصلی و وظیفه ی خود را فهمیده اند. شما انگیزه می گیرید. تیم شکا هم انگیزه می گیرد.اما کار شما هنوز تمام نشده. حالا به شما بستگی دارد که مطمئن شوید تیم تان همسو و هم جهت با اهدافی که پایگذاری کردید پیش برود.اغلب اوقات ورودی ها را به اهداف اصلی گره بزنید.وقتی صحبت هم سویی تیم با اهداف شما وسط است، تکرار کلید اصلی است.وقتی همه ی اعضای تیم شما سرگرم انجام وظایف شخصی خود هستند، احتمال اینکه محو جزئیات شوند زیاد است.چند روش برای هم جهت نگه داشتن تیم با اهداف اصلی وجود دارد:اهداف اصلی را در جلسات هفتگی یا ماهانه ی خود تکرار کنید.وقتی که افراد تیم پیشرفت شان را به شما گزارش می دهند، رشته کلام را در دست بگیرید.هنگام تعیین محدوده پروژه ها، نتایج را با تأثیر آنها بر شاخص های پیشرو خود اندازه گیری کنید.نکته آخر مهم ترین است. چرا که افراد می توانند به راحتی توسط ایده هایی که داشتن آنها خوب است اما بهتر است که بعدا مطرح شوند منحرف شوند. وقتی که از تیم خود می خواهید یک استراتژی را سریع اجرا کنند، مهم است که تمام هوش و حواس و زمان افراد بر روی چیز هایی که شما را به اهدافتان می رساند، متمرکز باشد.در اینجا یک الگوی چک لیست برنامه ریزی آزمایشی که می توانید از آن برای کسب اطمینان از اینکه وظایف از اهداف اصلی پشتیبانی می کنند وجود دارد: اغلب اوقات، مشارکت کنندگان فردی خود را بررسی کنید.منظورم از حضور داشتن راه اندازی یک شبکه بررسی روزانه یا هفتگی یا دوهفته یکبار است .هر چیزی که برای تیم و پروژه شما منطقی و کاربردی باشد. هدفتان این باشد که بررسی‌های خود را بر اساس پیشرفت، چیز هایی که تا کنون ساختید و موانعی که ممکن است اعضای تیمتان با آن‌ها مواجه شوند، ساختار دهید.شبکه بررسی شما می تواندشامل این موارد باشد:استندآپ های تیمی که در آنها هرفرد به روز ترین وضعیت ها و موانع را با بقیه به اشتراک می گذارد و بعد از بقیه افراد درخواست کمک می کنند.جلسه های تک به تک با افراد برای بحث خصوصی تر پیرامون پیشرفت و موانع.به روز رسانه وضعیت پروژه در جلسات هفتگی/ماهانه .اغلب اوقات پیشرفت تیم خود را انتقال دهید.افراد دوست ندارند در خلا باشند. به طور منظم به تیم تان نشان دهید که کار آنها چگونه باعث نزدیک تر شدن به نقاط عطف و اهداف اصلی شما می شوند.استفاده از نقشه راه می تواند برای به روز رسانی کردن سهمدارانتان از پیشرفت تیم موثر و مفید است. می توانید کارهای تکمیل شده، کارهای در حال انجام و کارهایی که باید انجام شوند را ردیابی کنید.الگو هایی که به شما کمک خواهد کرد استراتژی خود را انتقال دهید.ارتباط بصری می تواند درک و حفظ ایده های شما را آسان تر کند. در اینجا چند تا از قالب های لازم برای انتقال استراتژی وجود دارد.قالب نقشه راهنقشه های راه ردیابی پروژه ها در سطح بالا، ردیابی پیشرفت در جهت اهداف و نشان دادن همزمان چند جدول زمان بندی. قالب جدول زمان بندیاز جدول زمان بندی برای نشان دادن تصویری ساده از رویداد های در جریان استفاده کنید. جدول زمان بندی می تواند روشی هیجان انگیز برای مجسم کردن نقاط عطف است.قالب نقشه ذهن نقشه های ذهن به شما کمک می کنند که به صورت تصویری ایده ها را گروه بندی کنید، روابط میان استراتژی قسمت های متفاوت را نشان دهید و مفهوم ایده های انتزاعی را تجزیه کنید.قالب روندنما (فلوچارت)روندنما ها به شما کمک می کنند که از پروسه ها با ابزار های متنوعی نقشه برداری کنید. همچنین به شما کمک می کند که ریسک های احتمالی را بشناسید و بر اساس متغییر ها خروجی های احتمالی را شناسایی کنید. قالب طرح پروژه و کسب و کاربسته به نوع پروژه ی شما، ممکن است به فایل هایی با جزییات بیشتری نیاز داشته باشید. اینجاست که طرح پروژه وارد میدان می شود. در طرح پروژه شما، اهداف، افراد کلیدی، نقاط عطف، بودجه،وابستگی ها، ریسک ها و قدم بعدی خود را برجسته می کنید.برای تکمیل سند های طولانی تر، کنار هم قرار دادن مختصری از هر اسلاید در یک جدول تک صفحه ای برای خلاصه کردن اهدا ف اصلی، می تواند بسیار مفید و کار آمد باشد.قالب انتقال بحران فکر می کنم این روزها بحران برای همه ما عادی شده است. یک چیز قطعی است: این بحران ها به داشتن برنامه کمک می کنند. در اینجا یه قالبی وجود دارد که می توانید برای انتقال چارچوب اصلی ، نقش های کلیدی و مسئولیت های لازم برای پاسخگویی به بحران ها از آن استفاده کنید.سه تا از رایج ترین موانع برای ارتباط موثرارتباطات اشتباه اجتناب ناپذیر هستند. افراد مختلف راه های متفاوتی برای ارتباط دارند. در اینجا رایج ترین موانعی که احتمال دارد با آنها دست به گریبان شوید وجود دارد.1- موانع فیزیکی بسیاری از تیم ها از راه دور کارمی کنند. این موضوع یک مانع فیزیکی جدید به وجو می آوزد که درگذشته افراد یک تیم با آن مواجه نبودند.چند نمونه از تکنیک هایی که من فهمیدم می توانند برای غالب شدن بر موانع فیزیکی موثر واقع شوند :برای صحبت کردن راجب مشکلات پیچیده از تماس ها تلفنی یا تصویری استفاده کنید.تا جایی که می توانید از تماس های تلفنی یا حضوری خود بازخورد فراهم کنید.با یک پیام که صحبت های شما در آن تکرار می شوند تماس های خود را پیگیری کنید.استفاده از اسنادی که در آنها به طور واضح همه چیز مشخص شده اند در جهت استفاده اعضای تیم.در ارتباط های کتبی جزئیات ظریف به راحتی گم می شوند. به همین دلیل، گفت و گو های سخت و پیچیده باید به صورت حضوری برگزار شوند تا عوامل فیزیکی نیز دیده شوند.2- موانع احساسیاگر به نظر می رسد که یکی از افراد تیم شما از کار خود جدا شده، به عنوان رهبر وظیفه ی شماست که متوجه شوید چگونه می توانید به او کمک کنید تا به کار خود باز گردد.آیا آنها استرس دارند؟ سردرگم هستند؟ آیا استرس شان به کار مربوط میشه یا مربوط به موضعی خارج از کار و به زندگی شخصی خودشان است ؟آیا احساس می کنند کارشان بی ارزش است؟ آیا از مسیر درست خارج شده اند؟اغلب اوقات دور شدن از کار ناشی از خارج شدن از مسیر است. بر اساس تجربیات شخصی خودم در هر دوجایگاه مدیر و کارمند، داشتن درکی درست از اینکه مشارکت شما چقدر در موفقیت تیم نقش دارد انگیزه شما را تا حد زیادی افزایش می دهد.3- سبک ارتباطخواننده محترم، من مطمئن هستم که شما به نو به ی خود در این ارتباط غلط سهیم هستید. مقصر شما نیستید؛ هرکس متفاوت ارتباط برقرار می کند و به همین خاطر ارتباط غلط بدیهی است.کارکردن در کنار هم به عنوان یک تیم به معنی یاد گیری برقراری ارتباط موثر با یکدگر با وجو تفاوت ها است.همین موضوع دلیل به دست آورن بازخورد ،(آیا آنها ترجیح می دهند با حقیقت تلخ مواج شوند یا باید هندوانه زیر بغلشان بگذارید؟) انتقال پیشرفت وپسرفت هاست.شما هیچ گاه در این مورد بی نقص نخواهید شد. آدم ها پیچیده اند. اما تقریباً همیشه بهتر است که خیلی مستقیم اشتباه کنیم.با تیم خود صادق و رو راست باشید تا انتظارات ما را بفهمند.به عواطف و احساسات افراد تیم تان احترام بگذارید و سعی کنید با آنها با درک متقابل کار کنید.در قسمت بعدی به بررسی چند روش انتقال استراتژی از رهبران موفق می پردازیم.قسمت دوم: https://vrgl.ir/vqNaf مترجم : سارا اکرمیمنبع: https://venngage.com/