تفاوت مدیریت اسناد و آرشیو اسناد

مدیریت اسناد و مدیریت آرشیو اسناد دو مفهوم متفاوت ولی مرتبط هستند اما هدف و محتوای آن‌ها در موقعیت ها و کاربردهای مختلف متفاوت است. تفاوت بین مدیریت اسناد و مدیریت آرشیو اسناد را با یک مثال می توان روشن نمود:شما برای فعالیت‌های روزمره خود در سازمان از اسناد مختلفی استفاده می‌کنید. این اسناد می تواند شامل اسناد مالی، قراردادها، نامه‌ها و گزارش‌ها و سایر اسناد مربوط به فعالیت‌های مختلف سازمان باشد.مدیریت اسناد در این مثال به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می شود که برای سازماندهی و مدیریت این اسناد در سازمان لازم است. این اقدامات شامل ایجاد سیستم طبقه‌بندی ، تدوین استاندارد برای اسناد، ایجاد فهرست‌ها و فرایندهای مربوط به استفاده از اسناد، تعیین مدت زمان نگهداری اسناد، اجرای سیاست‌ها و قوانین مختلف برای تامین امنیت و حریم خصوصی آرشیو اسناد و .... باشد. هدف اصلی مدیریت اسناد، ارائه یک چهارچوب کلی برای مدیریت بهینه اسناد در سازمان است.مدیریت اسناد چیست؟حالا به مدیریت اسناد می پردازیم. در اینجا، آرشیو اسناد به مجموعه‌ای از اسناد قدیمی و ارزشمند اشاره دارد که به دلایل مختلف نیاز است آن‌ها را نگهداری و محفوظ کرد. این اسناد ممکن است اسناد تاریخی، قوانین و مقررات قدیمی، اسناد مربوط به گذشته و سابقه سازمان دارد یا سایر اسنادی باشند که ارزش مرجعی، تاریخی، قانونی دارند.بنابراین، مدیریت آرشیو اسناد شامل فعالیت‌هایی است که به نگهداری و دسته‌بندی، انتقال اسناد و دسترسی به آرشیو می‌پردازد. در این فرآیند، ممکن است نیاز باه نگهداری اسناد به صورت فیزیکی یا الکترونیکی شوند، فهرست‌ها و فرایندهای مشخصی برای دسترسی به اسناد آرشیو ایجاد شود.تفاوت آرشیو اسناد و مدیریت اسنادآرشیو اسناد به روش‌های حفظ و نگهداری اسناد، تعیین سیاست‌ها و روش‌های مربوط به حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات در آرشیو اسناد تدوین گردد.برای مثال، فرض کنید یک سازمان تاریخی دارید که اسناد مربوط به تاریخچه و رویدادهای مهم در طول سال‌ها را نگهداری می‌کند. در این صورت، فعالیت‌های مدیریت اسناد شامل ایجاد یک سیستم طبقه‌بندی و نامگذاری استاندارد برای اسناد، تعیین مدت زمان نگهداری اسناد، تدوین سیاست‌ها و راهنماها برای حفظ و دسترسی به اسناد، انتقال اسناد به آرشیو و غیره خواهد بود.آرشیو اسناد شامل فعالیت‌های نگهداری، حفظ، دسترسی و به نوعی مدیریت اسناد آرشیو می‌شود. این فعالیت‌ها ممکن است شامل انتقال اسناد به محل نگهداری دائمی، ایجاد فهرست‌ها و فرایندهای دسترسی به اسناد آرشیو، حفظ اسناد در شرایط امنیتی مناسب، مراقبت از اسناد در برابر خرابی و فرسایش فیزیکی و غیره باشد.تفاوت مدیریت اسناد با آرشیو اسنادتفاوت اصلی بین مدیریت اسناد و آرشیو اسناد به شرح زیر است:تفاوت در محتوا و زمان: مدیریت اسناد معمولاً بر روی اسناد آرشیوی فعال و در حال اجرا تمرکز دارد که در حال پردازش توسط سازمان باشند.هدف مدیریت اسناد، سازماندهی و مدیریت بهینه اسناد در طول عمرشان در سازمان است.از سوی دیگر، آرشیو اسناد به اسنادی اشاره دارد که دوره استفاده فعلی آن‌ها به پایان رسیده و به هنوز به آن‌ها نیاز است و در آینده به دسترسی به آنها پیدا می کنیم بنابراین باید آنها را نگهداری و محفوظ کرد.به طور مثال، یک آرشیو شامل اسناد تاریخی یا قانون‌گذاری قدیمی، ممکن است سندی مرتبط با سابقه سازمان باشد که برای مراجعه و استناد در آینده نیاز است آن‌ها را نگهداری کرد.فعالیت‌ها و فرآیندها برای انواع اسناد: فعالیت های مدیریت اسناد شامل اقداماتی است که برای مدیریت و سازماندهی اسناد در طول عمرشان در سازمان انجام می پذیرد. این فعالیت‌ها ممکن است شامل ایجاد سیستم طبقه‌بندی اسناد و مدارک ، نامگذاری استاندارد مدارک، تعیین مدت زمان حیات و زمان نگهداری آنها، اجرای سیاست‌ها و راهنماها برای امنیت و حریم خصوصی اسناد و غیره باشد.در مقابل، مدیریت آرشیو اسناد شامل فعالیت‌هایی است که به نگهداری، حفظ، دسترسی و مدیریت اسناد آرشیو می‌پردازد. این فعالیت‌ها ممکن است شامل انتقال اسناد به محل نگهداری دائمی، ایجاد فهرست‌ها و فرایندهای دسترسی به اسناد آرشیو، حفظ اسناد در شرایط امنیتی مناسب، مراقبت از اسناد در برابر خرابی و فرسایش فیزیکی و غیره باشد.تمرکز در مدیریت اسناد، تمرکز بر روی مدیریت و استفاده بهینه از اسناد در حال استفاده است. در حالی که در مدیریت آرشیو اسناد، تمرکز بر روی نگهداری و حفظ اسناد با ارزش تاریخی، قانونی و مرجعی در طول زمان است.زمان نگهداری: در مدیریت اسناد، دوره زمانی برابر با زمانی است که اسناد در حال استفاده و پردازش در سازمان هستند. اسناد قدیمی‌تر معمولا حذف می‌شوند یا برای تدوین قوانین جدید، حفظ و نگهداری می گردند. در مقابل، در مدیریت آرشیو اسناد، اسناد برای مدت طولانی‌تری نگهداری می‌شوند، زیرا آن‌ها ارزش تاریخی یا قانونی دارند و به عنوان منابع اطلاعاتی در آینده مورد استفاده قرار می‌گیرند.سازماندهی و دسته‌بندی: مدیریت اسناد شامل سازماندهی و دسته‌بندی اسناد در زمان فعالیت و پردازش آن‌ها است. در حالی که در آرشیو اسناد، دسته‌بندی و سازماندهی اسناد بیشتر بر اساس شاخص‌ها و فهرست‌های مرتبط با نگهداری طولانی‌مدت و دسترسی به اسناد انجام می‌شود.به طور کلی، مدیریت اسناد بر روی اسناد فعال و جاری تمرکز دارد و هدف آن سازماندهی و مدیریت بهینه اسناد در طول عمرشان در سازمان است. در حالی که آرشیو اسناد بر روی نگهداری و حفظ اسناد با ارزش تاریخی، قانونی و مرجعی در طول زمان تمرکز دارد.مدیریت اسناد مهم تره یا آرشیو اسناد؟اهمیت مدیریت اسناد و آرشیو اسناد یکسان بوده و نباید یکی را در مقابل دیگری به طور کامل قرار داد. دلیل این امر این است که هر دو نوع فرآیند، از جنبه‌های مختلف برای سازمان بسیار حیاتی هستند. در ادامه برخی از اهمیت‌های هر یک را بررسی می‌کنیم:اهمیت مدیریت اسنادسازماندهی و دسترسی به اسناد: مدیریت اسناد به سازمان کمک می‌کند تا سیستم منظمی برای سازماندهی و طبقه‌بندی اسناد فعال خود ایجاد کند. این امر باعث می‌شود تا اسناد به راحتی قابل جستجو، دسترسی و به اشتراک‌گذاری باشند و زمان کمتری صرف جستجوی و پردازش اسناد شود.حفظ اطلاعات سازمانی: مدیریت اسناد به سازمان کمک می‌کند تا از اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها، تصمیمات و عملکرد خود در طول زمان حفظ کند. این اطلاعات می‌توانند در آینده به عنوان منابع ارزشمند برای استناد و تحلیل استفاده شوند و باعث افزایش قابلیت‌های تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی سازمان شوند.رعایت قوانین و مقررات: مدیریت اسناد، سازمان را در رعایت قوانین و مقررات مربوط به نگهداری و مدیریت اسناد همراهی می‌کند. این قوانین شامل حفظ اطلاعات حساس و حریم خصوصی افراد و مواردی است که با رفع ابهامات قانونی مرتبط است. عدم ملاحظه و در نظر نگرفتن قوانین مربوط به مدیریت اسناد منجر به بروز مشکلات قانونی و عواقب بدی برای سازمان خواهد شد.اهمیت آرشیو اسنادآرشیو اسناد به سازمان کمک می‌کند تا اسناد با ارزش قدیمی و قانونی را در طول زمان های متوالی حفظ نماید. این اسناد تاریخی ممکن است برای استناد، تحقیقات تاریخی، رفع ابهامات قانونی و موارد دیگر در آینده مورد استفاده قرار گیرند. بنابراین حفظ این ارزش‌ها و اسناد باعث می گردد تاریخچه سازمان ها تثبیت گردیده و برای شناخت دقیق تر فرآیندها و روشن شدن درستی تصمیمات گذشته مفید باشد.به طور خلاصه، مدیریت اسناد برای سازمانها بسیار حیاتی است، زیرا امکان سازماندهی، دسترسی و حفظ اطلاعات را فراهم می‌کند. همچنین، آرشیو اسناد نقش مهمی در حفظ ارزش تاریخی و قانونی اسناد و مدیریت ریسک دارد. بنابراین، بهتر است هر دوی این فرآیندها را با همان اهمیت و توجه مدیریت کنید.مزایای آرشیو اسنادرفع نیازهای قانونی و قضایی با ارشیو اسنادآرشیو اسناد به سازمان کمک می‌کند تا در مواجهه با نیازهای قانونی و قضایی، مانند درخواست‌های حق دسترسی به اطلاعات یا موارد مرتبط با دعاوی قضایی، به سرعت و به صورت کامل پاسخ دهد. آرشیو اسناد به عنوان منبع اصلی برای تأیید و ارائه اطلاعات مورد نیاز در این موارد عمل می‌کند.مدیریت ریسک: آرشیو اسناد کمک می‌کند تا سازمان در مواجهه با ریسک‌های مختلف، مانند از دست دادن اطلاعات، خرابی سیستم یا حملات سایبری، امنیت و پایداری اطلاعات را تضمین کند. با داشتن یک آرشیو موثر، سازمان می‌تواند از از دست رفتن اطلاعات مهم جلوگیری کند و در صورت بروز مشکلات، اطلاعات را بازیابی کند.قیمت مدیریت اسناد بیشتر هست یا آرشیو اسناد؟قیمت مدیریت اسناد و آرشیو اسناد به عوامل مختلفی وابسته است و نمی‌توان به طور قطعی گفت کدام یک بیشتر هزینه می‌برد. در واقع، قیمت این دو فرآیند بستگی به عوامل زیر دارد:حجم اسناد: اگر حجم اسناد بسیار بزرگ باشد، هزینه مدیریت و آرشیو این اسناد افزایش خواهد یافت. این شامل هزینه‌های فضای ذخیره‌سازی فیزیکی و دیجیتال، سخت‌افزار، نرم‌افزار، تجهیزات مرتبط و تکنولوژی مورد نیاز برای مدیریت و ذخیره اسناد است.نوع اسناد: نوع اسناد نیز بر قیمت تأثیر می‌گذارد. برخی اسناد ممکن است نیاز به رعایت قوانین و مقررات خاصی داشته باشند یا نیاز به شرایط ذخیره‌سازی و حفظ ویژه داشته باشند که ممکن است هزینه آنها را افزایش دهد. به عنوان مثال، اسناد حساس به لحاظ امنیتی یا اسناد با ارزش تاریخی بالا ممکن است نیاز به اقدامات و تجهیزات ویژه‌ای داشته باشند که هزینه بیشتری را به همراه دارد.نیازمندی‌های سازمان: هزینه مدیریت و آرشیو اسناد بستگی به نیازمندی‌ها و الزامات سازمان موردنظر دارد. برخی سازمان‌ها ممکن است بخواهند یک سیستم پیچیده و گسترده برای مدیریت و آرشیو اسناد راه‌اندازی کنند که هزینه بالایی دارد، در حالی که سازمان‌های دیگر ممکن است با یک راه‌حل ساده‌تر و هزینه کمتر راضی باشند.کیفیت و استانداردها: استانداردهای مورد نیاز برای مدیریت و آرشیو اسناد نیز می‌تواند تأثیری در قیمت داشته باشد. مثلاً، استفاده از استانداردهای امنیتی بالا، استانداردهای تصویب‌شده بین‌المللی یا استفاده از سیستم‌های خاص ممکن است هزینه را افزایش دهد.با توجه به این مسائل، به طور قطعی نمی‌توان گفت که کدام یک از مدیریت اسناد و آرشیو اسناد قیمت بیشتری دارد یا هزینه می‌برد. هر دوی این فرآیندها هزینه‌های مشابهی را در بر دارند که باعث می گردد قیمت آن‌ها بسته به شرایط و نیازهای خاص هر سازمان تفاوت نماید. برای دقیق‌تر بودن، می‌توانید با شرکت‌های متخصص در این زمینه تماس بگیرید تا اطلاعات مربوط به قیمت‌های فعلی و مشاوره دقیق‌تر را دریافت کنید.