معرفی سازمان چابک و ابعاد آن - بخش اول

جهانی شدن اقتصاد، سازمان‌ها را مجبور کرده تا با چالش‌های شدید در همه جنبه‌های کسب و کار خود مواجه شوند تا به کارایی لازم برای رقابت در بازاری که به سرعت در حال تغییر است دست یابند. در این میان فناوری‌های اطلاعاتی به عنوان بخشی ضروری در مدیریت سازمانی، مدیریت زنجیره تامین و ارائه خدمات در بازارهای گسترده عمل می‌کنند. علاوه بر این، نوآوری‌های مفهومی و تکنولوژیکی جدیدی برای پشتیبانی از فرآیندهای دانش‌محور پدیدار شده‌اند، از جمله مدیریت کیفیت جامع یا Total Quality Management، مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار یا Business Process re-engineering و 6-Sigma که هدف همگی آنها افزایش اثربخشی سازمان است.با این حال، در طی سه دهه گذشته و با توسعه فناوری اطلاعات، شرایط بازار و نیازهای مشتری به صورت اساسی تغییر کرده است و با سرعتی بی‌سابقه و به شیوه‌ای غیر قابل پیش‌بینی در حال تغییر است. در چنین محیطی خواسته‌های مصرف‌کننده و مشتری در حال تغییر است و با پیدا شدن رقبای جدید و تغییر در قیمت، رفتار مصرف‌کننده نیز تغییر می‌کند.بنابراین راهکارهای مدیریتی که تا کنون موثر بوده‌اند ممکن است بعد از این تاثیر زیادی در توسعه سازمان نداشته باشند. بنابراین سازمان‌ها نیاز دارند برای تطبیق دادن خود با شرایط جدید به دنبال راهکارهای جدید باشند. در این میان تفکر چابک یک مفهوم کلیدی است که با افزایش انعطاف‌پذیری و تعامل سازمان با محیط کسب و کار در حال تغییر، موجب توسعه سازمان و ایجاد ارزش برای مشتری سازمان می‌شود.تعریف چابکی سازمانیچابکی (Agility) توانایی یک سازمان در تجدید، سازگاری، تغییر سریع و موفقیت آمیز در محیطی است مبهم و آشفته که به سرعت در حال تغییر می‌باشد. چابکی با ثبات ناسازگار نیست، برعکس چابکی موجب ثبات در اکثر شرکت‌ها می‌شود.هر چقدر شرکت شما انعطاف‌پذیرتر باشد و سریع‌تر بتواند خود را با تغییرات اجتناب‌ناپذیر تطبیق دهد، آمادگی بهتری برای به دست آوردن سهم بازار، بهبود کارایی سازمان و افزایش رضایت و وفاداری مشتریان خواهد داشت.ابعاد چابکی سازمانیدر اقتصاد دیجیتالی امروز، تنها مزیت رقابتی پایدار این است که سازمان بتواند نیازهای مشتریان خود را به سرعت شناسایی کرده و به آن پاسخ دهد. نقطه قوت این مزیت این است که استراتژی‌های جدید را به سرعت توسعه داده و پیاده‌سازی کند و برای دستیابی بهتر به فرصت‌های نوظهور، سازماندهی مجدد کند تا "ارزش" را در کوتاه‌ترین زمان ارائه دهد.چابکی سازمانی برای پاسخگویی به چالش‌ها بسیار مهم است. متأسفانه ساختارها، فرایندها و فرهنگ سازمانی اکثر سازمان‌ها بر پایه روش‌های سنتی توسعه یافته است. این ساختار موجب کنترل و ثبات در سازمان‌ها میشود، نه نوآوری، سرعت و چابکی. به همین علت تغییرات جزئی در نحوه مدیریت، استراتژی و عملکرد سازمان‌ها برای باقی ماندن در رقابت کافی نیست. برای این کار شرکت نیاز به یک رویکرد دقیق‌تر و چابک‌تر دارد که مستلزم تغییرات گسترده است که تأثیر مثبت و طولانی مدت بر کل شرکت دارد.چابکی سازمانی دارای سه بعد می‌باشد1- افراد و تیم‌هایی با تفکر ناب (Lean)افراد دارای تفکر ناب (lean thinking) و تیم‌های چابک اولین بعد چابکی سازمانی هستند. این بعد نه تنها برای توسعه برنامه‌های نرم‌افزاری و سیستم‌های دیجیتالی، بلکه برای ارائه راه حل‌های کسب و کار در تمامی فرآیندها (مانند حریم خصوصی ، امنیت ، پشتیبانی ، در دسترس بودن) ضروری است تا به طور مداوم مشکلات ایجاد شده سر راه کسب و کار را برطرف کنند. برخی از این مشکلات به تنهایی قابل حل نیستن و به محیط وسیع‌تری از کسب و کار گره خورده‌اند، مانند سخت افزار شبکه و دیگر موارد.بنابراین همه افرادی که در ارائه راه حل مشارکت دارند باید آموزش‌های لازم در روش‌های Lean و Agile را دیده باشند و ارزش‌ها، اصول و عملکردهای این متدها را پذیرفته‌ باشند. با این کار و گسترش طرز فکر چابک به تمام سازمان، سنگ بنای یک رویکرد جدید مدیریتی تشکیل می‌شود که منجر به بالا رفتن فرهنگ شرکت می‌گردد و چابکی کسب و کار را امکان‌پذیر می‌کند و موجب می‌شود ابزارها و رفتارهای مورد نیاز برای ایجاد تحول در اختیار رهبران و متخصصان در سراسر سازمان قرار گیرد و به افراد و کل شرکت در دستیابی به اهداف خود کمک می‌کند.میتوان گفت طرز فکر چابک، تفکر درست را در سازمان ایجاد می‌کند و عملکردها و رفتارهای موثر را هدایت می‌کند. همه افراد شرکت می‌توانند اصول چابکی را در کار روزانه خود به کار گیرند و در نتیجه موجب چابک شدن سیستم شوند. معمولا، در تیم‌های فنی مثل تیم توسعه نرم‌افزار، امنیت، Devops، سخت‌افزار و شبکه طرز فکر چابک به خوبی درک شده و در حال توسعه می‌باشد. این کار موجب شده که خروجی این تیم‌ها موجب افزایش رضایت کاربران شود. با این حال، با گسترش تفکر چابک در دیگر بخش‌های سازمان، این بخش‌ها نیز متوجه تاثیر این طرز فکر بر روی فرآیندهای کاری خود خواهند شد و مزایای مشابهی در این بخش‌ها بوجود خواهد آمد. برخی از دیگر بخش‌های سازمان که تفکر چابک می‌تواند در آنها موثر باشد شامل موارد زیر است.فروش و بازاریابیمدیریت زنجیره تامینعملیات، بخش حقوقی و قراردادها، امور مالیمنابع انسانیتولید، حمل و نقلخدمات مشتری، پشتیبانی و نگهداریلازم به ذکر است که تفکر چابک تنها به بخش های نامبرده بالا محدود نیست.هنگامیکه بخش‌های مختلف کسب و کار شروع به پیاده‌سازی و توسعه چابکی می‌کنند معمولا مراحل مختلفی طی می‌شود تا به بلوغ برسند. این مراحل بسته به استاندارد تعریف شده سازمان ممکن است متفاوت باشد. ولی توصیه می‌شود که سازمان‌ها برای طی کردن مراحل بلوغ برنامه‌ریزی داشته باشند. بنابراین افراد و تیم ها صرفا با دریافت آموزش‌های اولیه چابک نمی‌شوند و این کار باید در یک چرخه بلندمدت تکرار شود تا افراد و تیم‌ها به بلوغ مورد انتظار سازمان برسند.در این میان برخی نیازها در محیط کاری وجود دارد، از جمله وجود فضایی برای برگزاری جلسات استندآپ روزانه و یک تخته برای درج کردن اهداف و کارها و همچنین وجود فضایی برای برگزاری جلسات برنامه‌ریزی محصول. همچنین توجه به کیفیت برقراری روابط، مخصوصا در وضعیت کنونی که بیماری Covid-19 بیشتر افراد را ملزم به دورکاری نموده است، و ایجاد بسترهای ارتباط از راه دور، مثل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، نرم‌افزارها پیام رسان، نرم‌افزارهای ارتباطی صوتی و تصویری، شبکه و پهنای باند، و دیگر سخت‌افزارهای مورد نیاز برای برقراری ارتباط از راه دور، از عوامل مهم تاثیرگذار در این زمینه به حساب می‌آید.وجود برنامه ریزی Visual یا بصری به افراد و تیم ها کمک می‌کند که هر یک وظایف خود را به خوبی بشناسند و هر یک در برنامه‌ریزی روزانه و کوتاه مدت دخیل باشند. این عامل کمک می‌کند که تیم‌ها خودسازمانده شده و بر اساس نیاز وظایف خود را برنامه‌ریزی و سازماندهی و اجرا نمایند. علاوه بر این برنامه ‌ریزی Visual کمک می‌کند تیم‌ها آنطور که لازم است با یکدیگر هماهنگ شده و هیچ تیمی تکروی نداشته باشد.این پست به مناسبت 1000 نفره شدن تیم شرکت داتین تهیه شده است. ضمن تبریک به تمامی دوستان و همکارانم در این شرکت، آرزوی موفقیت روزافزون برای ایشان دارم.برای خواندن مطالب بیشتر میتوانید به سایت من مراجعه کنید.ITPMAdviser.com