چگونه به عنوان مسئول دفتر یا منشی در شرکتهای معتبر استخدام شویم؟

مسئول دفتر، منشی، مدیر دفتر، همه اینها سمت هایی هستند که یک وظیفه را انجام می دهند، شاید فکر کنیم که این شغل پیش پا افتاده ای است و بدون هیچ تخصصی می توانیم به عنوان اولین شغلی اقدام کنیم. فکر میکنیم اولین تجربه کاریمان را می توانیم از این شغل به دست آوریم؟اما بد نیست قبل از اینکه به طور کامل به شرح وظایف، تخصص ها و مهارتهای موردنیاز یک مسئول دفتر یا منشی بپردازیم، اشاره کنیم که برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فعالیت‌های مسئول مافوق، پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری، مکاتبات اداری، ثبت و نگهداری اسناد و مدارک دفتر و کنترل هزینه‌ها و فعالیت‌های اداری از وظایف مهم مدیر دفتر یا منشی است.پس همین الان می توانیم متوجه شویم که اتفاقا این شغل یک شغل بسیار حساس محسوب می شود و فردی که به عنوان مسئول دفتر مشغول به فعالیت می شود به کلیه اطلاعات و اسناد مربوط به سازمان یا شرکت دسترسی دارد و باید به عنوان فردی امین در سازمان فعالیت کند و اطلاعات محرمانه را در اختیار هر کسی قرار ندهد.نکته بعدی که در این خصوص این شغل باید اشاره کنیم این است که منشی یا مسئول دفتر به عنوان اولین فردی است که با مجموعه بیرونی سازمان ارتباط برقرار می کند و تسلط این فرد بر مهارتهای ارتباطی، تسلط بر سازمان و شرکت و ارائه درست ارتباط، صبوری می تواند شرکت یا سازمان را در قامت یک شرکت فاخر و یا برعکس نشان دهد.به طور سنتی و در تمام دنیا خانم ها علاقه بیشتری برای انجام شغل منشی گری دارند. به دلیل اینکه این شغل با خصوصیات شخصیتی آن‌ها بیشتر وفق دارد و لذا در بیشتر سازمان ها و شرکت ها، مشاهده می شود که تعداد خانم های بیشتری در این سمت مشغول به فعالیت هستند.یک منشی خوب در این کار باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد. همچنین منشی باید به جزئیات توجه کرده و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی ها به صورت تمام وقت در محیط های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت هستند.همانگونه که در بالا اشاره کردیم، برخلاف تصور عموم مردم، منشی تنها وظیفه پاسخگویی به تلفن ها و هماهنگ کردن ملاقات ها را ندراد. بلکه او به عنوان یک منشی حرفه ای نماینده مدیریت، اولین برخورد را با مراجعه کنندگان خواهد داشت؛ بنابراین، باید تلاش کند تا با هر کس مطابق موقعیت اجتماعی و شخصیتش رفتاری مناسب و قابل توجه داشته باشد و بتواند تصویری واضح از شرکت خود را در ذهن دیگران نمایان کند. اگر یک منشی خوب بتواند روابط عمومی و رفتار حرفه ای از خود بروز بدهد آن منشی موفق ترین منشی خواهد شد.فرق بین مسئول دفتر و منشی چیست؟در بسیاری از موارد، مسئول دفتر با منشی یکسان در نظر گرفته می شوند و افرادی که نیاز به این سمت شغلی دارند یکی از این عناوین را بدون توجه به تفاوت ها استفاده می کند. ولی آیا تفاوتی بین منشی و مسئول دفتر وجود دارد؟با وجود شباهت های کاری بسیاری که بین این دو شغل وجود دارد می توان گفت که مسئول دفتری وظیفه سنگین تری نسبت به منشی برعهده دارد چرا که وظیفه دفتر دار و مسئول دفتر کنترل کارمندان زیر مجموعه را نیز می تواند عهده دار باشد و به نوعی مشاور مدیرخود است.مسئول دفتر با توجه به وظایفی که برای این شغل در سازمان تعیین شده است امروزه باید مهارت های تخصصی تری نظیر ترجمه و زبان را نیز بداند. در برخی از شرکت ها نقش مسئول دفتر پررنگ تر است و علاوه بر انجام وظایف تعیین شده باید به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی های داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز بپردازد.مسیر شغلی مسئول دفتر یا منشی:برای منشی یا مسئول دفتر شدن، معمولا نیاز به تحصیل در یک رشته خاص نمی باشد. البته به تازگی رشته های تخصصی مانند امور دفتری و منشی گری در برخی از دانشگاه های کشور راه اندازی شده است.عموما افراد دارای مدرک کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته های مختلف می توانند منشی یا مسئول دفتر شوند. البته رشته هایی مانند حسابداری، مدیریت، روانشناسی و … بیشتر برای شغل منشی گری مورد نظر کارفرمایان هستند.در برخی شرکتها و موسسات، مدرک منشی در درجه پایین تری از اهمیت قرار دارد و داشتن دیپلم کافی است. این قبیل شرکتها معمولاً برای ویژگیهای دیگر منشی (مثل داشتن روابط عمومی بالا و برخورد مناسب، وضعیت ظاهری و آراستگی، مهارتهای تایپ و پاسخگویی تلفن، توانایی انجام هماهنگی های فشرده و سنگین مثلا در زمان برگزاری همایشها و جلسات) اهمیت بیشتری قائلند.برای اینکه یک مسئول دفتر یا منشی موفق شویم چه مهارتهایی را باید یاد بگیریم: همانگونه که اعلام شد برای هر شغلی نیاز به تخصص و مهارتهای لازم است. اینگونه نیست که شغل منشی گری نیاز به مهارت خاصی نیست. باید اینگونه بگوییم که برای اینکه بتوانیم به عنوان مسئول دفتر یا منشی در شرکتهای معتبر فعالیت کنیم، باید مهارتهای مختلفی را فرا بگیریم در کنار این مهارت ها نوع فعالیت شرکت نیز اهمیت دارد، چرا که ممکن است بر روی سطح مهارتهایی که مورد نیاز است تاثیر بگذارد. اما مهمترین مهارت هایی که مورد نیاز یک مسئول دفتر یا منشی خوب است را در زیر لیست می کنیم:مهارت های نوشتاری و گفتاری خوبمهارت سازماندهی و مدیریت زمانمهارت در تایپ، کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری همچون نرم افزارهای ورد، اکسل، پاورپوینتآشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاریدقت و توجه به جزئیاتتوانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارهاتوانایی کار تیمیرازداریوقت شناسیظاهری آراسته و مناسبصبر و حوصلهداشتن حافظه مناسب برای به خاطر سپردنیک مسئول دفتر یا منشی چه وظایفی بر عهده دارد ؟ وظایف مربوط به مسئول دفتر در بسیاری از آگهی های استخدام اشاره شده است. یعنی اگر یک آگهی استخدام مربوط به مسئول دفتر یا منشی را مشاهده کنیم، کلیه وظایف موردانتظار در آن آگهی درج شده است. برخی از این وظایف، مسئولیت های عمومی است که هر مسئول دفتر یا منشی باید با آنها آشنا باشد و توانایی آنها را داشته باشد، برخی دیگر نیز وظایفی است که خاص آن شرکت است و شرکت آگهی دهنده نیاز دارد تا آن وظایف نیز توسط مسئول دفتر انجام شود.اما وظایف عمومی یک مسئول دفتر یا منشی عبارتند از:نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکیتنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران و یادوآری آندریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکتپاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنانپاسخگویی به تلفن هاکار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداریتایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنهاکار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، پایورپوینت و سایر برنامه های نرم افزاری دفتریاطلاع از مقررات حاکم و دستورالعمل های مرتبط با فعالیت‌ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمانی بر اساس سلسه مراتب اداریهماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات و همچنین آمادگی خدمات برای پذیراییشماره‌ نمودن نامه‌های وارد و صادر شدهبرنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان و مدیران سازمان شامل نحوه اعزام به ماموریت محل اسکانهماهنگی جهت خرید کالای اداری موردنیاز سازمانمحافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانهمشاغل گروه مسئول دفتر یا منشی : منشی می‌تواند در زمینه‌های مختلفی ( نظیر منشی شرکت ، منشی دفتر، منشی مطلب ، منشی املاک، منشی رستوران و … ) فعالیت نمایید برای همین جهت موفقیت در شغل خود باید علاوه بر مهارت‌های عمومی منشی‌گری، به مهارت‌های تخصصی در زمینهٔ کاری که تمایل به فعالیت در آن دارد نیز تسلط داشته باشد.البته نباید این را هم فراموش کنیم که عناوین شغلی بسیاری نیز وجود دارد که وظایف مربوط به منشی را انجام می دهند و همراه با آن وظایف تخصصی آن شغل را نیز اضافه کرده اند. در زری به برخی از این شغل ها هم اشاره می کنیم که اکثر وظایف اشاره شده در آنها با وظایف منشی یا مسئول دفتر یکسان است.کارمند صندوق مراکز بازیانجام عملیات مالی برای مشتریان در مراکز بازی و سرگرمی را برعهده دارد.کارمند مکاتباتنوشتن نامه در پاسخ به استعلام کالا، شکایت به صدمات و ضرر و زیان، درخواست اعتبار و سایر اطلاعات، بدهی‌های معوقه، صدور صورتحساب‌های اشتباه، یا نارضایتی از خدمات، جمع‌آوری اطلاعات برای تهیه پاسخ به مکاتبات و تایپ نامه‌ها همگی جزو مشئولیت های مربوط به این شغل است.منشی بایگانیبایگانی مکاتبات، کارت‌ها، فاکتورها، رسیدها و سایر سوابق به ترتیب حروف الفبا یا عددی یا بر اساس سیستم بایگانی موجود. پیدا کردن و خارج کردن این موارد از زونکن‌ها یا فایل‌ها در صورت نیاز از جمله وظایف مربوط به این شغل محسوب می شود.کارمند پذیرش هتل و مراکز تفریحیپذیرش مهمانان در هتل‌ها، متل‌ها و مراکز اقامتی با ثبت اطلاعات و دادن اتاق به آن‌ها، دادن کلید یا کارت کلید اتاق، دریافت و انتقال پیام‌ها، ثبت سوابق مهمان‌ها و تعداد اتاق‌های اشغال‌شده، رزرو تائید رزرو اتاق، صدور صورتحساب و تسویه‌حساب با مهمانان خروجی از وظایف مربوط به این شغل است.متصدی پذیرش و اطلاعاتپاسخ به سؤالات و کسب اطلاعات برای عموم، مشتریان، گردشگران و سایر افراد علاقه‌مند، ارائه اطلاعات در مورد فعالیت‌ها و خدمات نهادها، آدرس وزارتخانه‌ها، ادارات و کارکنان یک سازمان را می توانیم از مسئولیت های این شغل در نظر گرفت.دستیار اجراییارائه پشتیبانی اجرایی در سطح بالا با تحقیق، تهیه گزارش‌های آماری، رسیدگی به درخواست‌های اطلاعات و انجام وظایف دفتری مانند آماده کردن مکاتبات، پذیرش مهمانان، ترتیب دادن کنفرانس تلفنی و تهیه برنامه زمانی جلسات. آموزش، سرپرستی و نظارت بر منشی‌های رده پایین‌تر همگی وظایف دستایر اجرایی محسوب می شود.منشی حقوقیانجام وظایف مربوط به منشی‌گری که نیازمند تسلط بر اصطلاحات، فرآیندها و اسناد حقوقی می‌باشند. تنظیم اوراق و مکاتبات حقوقی مانند احضاریه، شکایات، پیشنهادات و غیره و کمک در تحقیقات حقوقی را باید منشی حقوقی انجام دهد.منشی پزشکیانجام وظایف مرتبط با منشی‌گری که نیازمند تسلط بر اصطلاحات پزشکی و فرآیندهای بیمارستانی، کلینیکی، یا آزمایشگاهی می‌باشند. تنظیم برنامه زمانی ویزیت‌ها، صدور صورتحساب و اخذ هزینه‌ها و تهیه و ثبت جداول و نمودارها، گزارشات و مکاتبات پزشکی.منشی اداری و دفتری، سکرترانجام وظایف روزمره منشی‌گری و اجرایی مانند تهیه پیش‌نویس مکاتبات، تنظیم برنامه زمانی ویزیت‌ها، سازمان‌دهی و حفظ فایل‌های مکتوب و الکترونیک، یا دادن اطلاعات به تماس‌گیرندگان از جمله وظایفی است که بارها در این مطلب به آنها اشاره شده است.کارمند دفتریانجام وظایف بسیار متنوع و متغیر که به دانش محدود سیستم‌ها و فرآیندهای مدیریتی نیاز دارند که امکان طبقه‌بندی آن‌ها در هرگونه گروه شغلی خاص اداری را غیرممکن می‌سازد. وظایف اداری بر اساس فرآیندهای اداری مؤسسات خاص تعریف و محول می‌شوند و می‌توانند شامل مجموعه‌ای از وظایف مثل پاسخگویی به تلفن، دفترداری، تایپ، تندنویسی، کاربری ماشین‌های اداری و بایگانی باشند.بازارکار منشی/مسئول دفترشما به عنوان منشی می توانید در بخش اداری یا دفتری هر سازمان یا شرکت دولتی و خصوصی مشغول به کار شوید. با کسب تجربه و مهارت بیشتر می توانید به رده های کارشناس یا مدیر اداری دست یابید.در خصوص وضعیت بازارکار و میزان استخدام شغل منشی گری در ایران، آمار و ارقام دقیقی منتشر نشده است اما به طور کلی با توسعه کسب و کار و رونق اقتصادی که به تبع آن فعالیت شرکت ها و سازمان ها افزایش یافته و کارآفرینی بهبود می یابد، نیاز اشخاص، شرکت ها و سازمان ها به کارکنان دفتری از جمله منشی نیز افزایش خواهد یافت.شخصیت های مناسب با شغل مسئول دفتر یا منشیدر یک انتخاب شغل صحیح و درست، عوامل مختلفی از جمله ویژگی های شخصیتی، ارزش ها، علایق، مهارت ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه و .. برای هر فرد باید در نظر گرفته شوند. یکی از مهم ترین این عوامل ویژگی های شخصیتی می باشد. شناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی پیچیده و محتاج به تخصص و زمان کافی است. البته هر فردی ویژگی های منحصربه فرد خود را دارد، حتی افرادی که به نوعی تیپ شخصیتی مشابه دارند، باز هم در برخی موارد با یکدیگر متفاوت هستند.به طور کلی همیشه افراد موفقی از تیپ های شخصیتی مختلف در تمام مشاغل هستند و نمی توان دقیقا اعلام کرد که فقط تیپ های شخصیتی خاصی هستند که در این شغل موفق می شوند. اما براساس تحقیقات انجام شده، تیپ های شخصیتی که برای این شغل معرفی می شوند، عموما این کار را بیشتر پسندیده و رضایت شغلی بیشتری در آن داشته اند.تیپ شخصیتی ISFJ براساس آزمونهای MBTI از جمله تیپ های شخصیتی است که برای شغل منشی یا مسئول دفتر مناسب هستند. این تیپ شخصیتی توان خوبی در سازماندهی داشته و توجه زیادی به جزئیات دارد.تیپ شخصیتی ESFP نیز برای این شغل می تواند مفید باشد.این تیپ شخصیتی دوست دارد با مردم در ارتباط باشد. این تیپ شخصیتی حداکثر تلاش خود را برای رفع خواسته های مراجعان انجام می دهد. او به جزئیات توجه زیادی دارد.تحصیلات موردنیاز شغل مسئول دفتر یا منشی: برای منشی دفتر حداقل مدرک تحصیلی دیپلم می تواند کارساز باشد ولی در حال حاضر بسیاری از کارفرمایان ترجیح می دهند تا حداقل مدرک کارشناسی در علوم پایه با یک تا دو سال سابقه فعالیت مناسب را در نظر بگیرند.نسبت جنسیتی متقاضی شغل مسئول دفتر یا منشی:نسبت جنسیتی مربوط به شغل منشی کاملا مشخص است و در بسیاری از موارد، کارفرمایان به دلیل تطابق وظایف و مسئولیت ها با تیپ های شخصیتی خانم ها، حضور خانم ها را در این سمت شغلی ترجیح می دهند. هر چند که در مواردی همچون محیط های کاری مردانه، محیط های کاری با ساعات کاری طولانی تر و حتی تا دیروقت از منشی ها و مسئولین دفتر آقا استفاده می شود.میزان درآمد شغل مسئول دفتر یا منشی: میزان حقوقی که اکثر کارفرمایان برای این شغل در نظر می گیرند، حقوق پایه است. ولی میزان حقوق مسئول دفتر مدیر عامل برحسب سابقه، تجربه، مهارت و صد البته نوع شرکت و فعالیت آن متفاوت است. این شغل نیازمند نظم و دقت، صبر و حوصله در کنار روابط عمومی مناسب است بنابراین کسانی که چنین فاکتورهایی را دارند می تواند با قرار گرفتن در این جایگاه درآمد مناسبی داشته باشند.البته برحسب میزان مسئولیتها و وظایف، درآمدهای مختلفی از سوی متقاضیان کار درخواست می شود. به خصوص در شغلهای تخصصی که نیاز به منشی های تخصصی دارند. مانند شغلهای مربوط به منشی هتل ها، شغلهای مربوط به منشی گری کلینیک ها مراکز درمانی.نتیجه:اگر فردی منظم و متبحر در انجام کارهای دفتری هستید و دنبال کارهای خیلی تخصصی نیستید، شغل منشی گری یا مسئول دفتری برای شما مناسب است. منشی در لغت به معنای ایجادکننده، بوجودآورنده و ابداع کننده‌ است. اما در کسب و کار و ادبیات روزمره منشی یا مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد و از عهده وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی برآید. در برخی از شرکت ها نقش مسئول دفتر ها پر رنگ تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند.