آموزش مراحل مدیریت پروژه و فعالیت‌های کلیدی در هر مرحله

آموزش مراحل مدیریت پروژه ،فرقی نمی‌کند که مسئول ایجاد یک وب‌سایت هستید یا قرار است مدیریت طراحی یک اتومبیل، انتقال یک بخش سازمان به تسهیلات و امکانات جدید یا به‌روزرسانی یک سیستم اطلاعاتی را برعهده بگیرید؛ در هر صورت به‌منظور مدیریت هر پروژه اعم از کوچک یا بزرگ، باید چهار فاز یا مرحله‌ی مدیریت پروژه را بگذرانید: برنامه‌ریزی، مهیاسازی، پیاده‌سازی و تکمیل پروژه. با وجود اینکه مراحل مدیریت پروژه ویژگی‌های متمایزی دارند اما با یکدیگر همپوشانی دارند و کاملا به‌هم وابسته هستند.به‌عنوان مثال، برنامه‌ریزی به‌طور معمول با برآورد «مقدار بودجه» و «تاریخ اتمام‌کار» شروع می‌شود. سپس در مراحل مهیاسازی و پیاده‌سازی، باید جزئیات طرح پروژه را تعریف و اجرا کنید. در این مراحل، اطلاعات جدیدی کسب خواهید کرد که سبب می‌شود درک واضح‌تری از تصویر کلیِ پروژه به‌دست آورید. حال براساس این تصویر کلی، دوباره باید بودجه و تاریخ اتمام را اصلاح کنید و برنامه‌ریزی‌های بیشتری انجام بدهید.در این مطلب، یک مرور کلی از هر مرحله و فعالیت‌های مربوط به آن به شما ارائه خواهیم کرد که با تمرین آنها می‌توانید مهارت‌های مدیریت پروژه را در خود تقویت کنید.مرحله‌ی اول: برنامه‌ریزی؛ نحوه‌ی ترسیم طرح و نقشه‌ی پروژهمعمولا هنگامی که صحبت از برنامه‌ریزی پروژه به میان می‌آید، ناخودآگاه ذهن افراد به برنامه‌ی زمان‌بندی معطوف می‌شود. اما برنامه‌ریزی با زمان‌بندی که معمولا تا مرحله‌ی مهیاسازی نمی‌توان به آن دست یافت، کاملا متفاوت است. در برنامه‌ریزی که یکی از مهم‌ترین مراحل مدیریت پروژه است موارد زیر باید مشخص شوند:۱. تعیین مشکل اصلیپیش از شروع، باید زمانی را به‌منظور بررسی دقیق مشکل اصلی پروژه در نظر بگیرید. تصور نکنید مشکل اصلی همیشه آشکار و به‌راحتی قابل‌تشخیص است. فرض کنیم کنگره‌ی سازمان‌های صنعتی (CIO) از شما که یک مدیر فناوری اطلاعات هستید خواسته است یک پایگاه داده و سیستم ورودی داده‌ی جدید را راه‌اندازی کنید. شاید تمایل داشته باشید از همان ابتدا سر اصل مطلب بروید و همان مشکل اصلی را حل کنید. اما آیا تنها با انجام این کار مشکل شرکت حل خواهد شد؟برای افزایش شانس موفقیت پروژه، نباید به نشانه‌های قابل مشاهده‌ اکتفا کنید. باید با یک بررسی دقیق بتوانید مشکلات اساسی‌ای را که سازمان در تلاش است به آنها رسیدگی کند، پیدا کنید. در مثال بالا ممکن است مشکل سازمان یکی از این موارد باشد: «ما نمی‌توانیم در استخراج داده‌ها به‌اندازه‌ی کافی سریع عمل کنیم» و «من باید چهار گزارش مختلف را وارسی کنم تا یک به‌روزرسانی از آخرین فعالیت‌های مشتریان داشته باشم.» پیش از طراحی پایگاه‌داده، ابتدا باید سؤالاتی نظیر: چه نوع داده‌هایی مورد نیاز است، چه کاری روی آنها انجام خواهد شد، انجام آنها تا چه حد ضروری است و مواردی مانند آنها را مطرح کنید. اگر این کار را انجام ندهید، زمان و پول‌تان به‌راحتی هدر می‌رود، زیرا راه‌حل‌های ارائه‌شده ممکن است برای یک مشکل پیچیده بسیار ساده باشند، یا برای یک مشکل بسیار ساده پیچیده باشند یا اینکه پاسخگوی نیازهای اصلی کاربران نباشند.۲. شناسایی ذی‌نفعاندر انجام پروژه باید ذی‌نفعان را شناسایی کنید. با این کار، مشکل اصلی بسیار واضح‌تر نمایان خواهد شد. این بدان معناست که باید مشخص کنید چه توابع یا افرادی ممکن است تحت‌تأثیر فعالیت یا نتایج پروژه قرار بگیرند، چه کسانی منابعی اعم از نیروی انسانی، فضا، زمان، ابزار و پول را توزیع خواهند کرد، چه کسانی از خروجی‌های پروژه استفاده خواهند کرد و از مزایای آن بهره‌مند خواهند شد. آنها با شما کار می‌کنند تا دقیقا چیزی را که به‌معنای موفقیت پروژه است درک کنید. از آنها بخواهید بگویند دقیقا در پایان پروژه چه انتظاراتی دارند و تمایل دارند در کدام‌یک از بخش‌های آن شرکت کنند. اگر ذی‌نفعان در اواسط کار تغییر کنند، نه‌تنها باید خودتان را برای تعامل با ذی‌نفعان جدید آماده کنید بلکه باید آنها را در هر تصمیمی که به‌منظور تغییر مسیر پروژه انجام می‌شود، مشارکت بدهید.۳. تعریف اهداف پروژهیکی از مهم‌ترین وظایف برنامه‌ریزی چالش‌برانگیزتان این است که انتظارات مختلف ذی‌نفعان را به یک مجموعه‌ی منسجم و قابل‌کنترل از اهداف تبدیل کنید. اینکه تا چه‌حد به این اهداف دست می‌یابید میزان موفقیت پروژه را اندازه‌گیری خواهد کرد. این اهداف باید از ابتدا به‌صراحت اعلام شوند. این کار سبب می‌شود با اختلاف‌نظر کمتری درباره‌ی اینکه تا چه حد انتظارات را برآورده کرده‌اید، روبه‌رو شوید.در مرحله‌ی برنامه‌ریزی همه‌چیز پی‌درپی در حال تغییر است، بنابراین هربار که اطلاعات جدیدی درباره‌ی اهدافی که باید به آنها دست یابید جمع‌آوری می‌کنید، شاید مجبور شوید دوباره اهداف‌تان را تغییر بدهید یا آنها را اصلاح کنید.۴. تعیین اسکوپ (محدوده)، منابع و وظایف اصلیتعیین اسکوپ پروژه یکی از مهم‌ترین نکات در مراحل مدیریت پروژه است. بسیاری از پروژه‌ها به دو دلیل شکست می‌خورند:مدیران پروژه سعی می‌کنند بیش از توانایی‌شان گام بردارند و بنابراین از زمان و پول غافل می‌شوند؛بخش قابل‌توجهی از کار را نادیده می‌گیرند.یکی از ابزارهایی که می‌تواند در جلوگیری از چنین مشکلاتی به شما کمک کند، استفاده از ابزار WBS (ساختار شکست کار) است که از طریق آن می‌توانید طرح نهایی، وظایف و برآوردها را تعیین کنید. مفهوم اساسیِ کاری که باید انجام بدهید این است که فعالیت‌های پیچیده را به واحدهای کوچک‌ترِ قابل مدیریت تقسیم کنید. برای ایجاد یک WBS:ابتدا باید بپرسید: «برای انجام فلان کار چه کاری باید انجام شود؟»سپس باید آن‌قدر به پرسیدن این سؤال ادامه بدهید تا پاسخ نهایی دیگر قابل شکستن نباشد و نتوان آن را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کرد.برآورد کنید تکمیل این وظایف چه مدت طول خواهد کشید و تا چه اندازه می‌توانید در هزینه و زمان صرفه‌جویی کنید.با این برنامه‌ریزی منطقی، قادر خواهید بود تخمین بزنید به چند نفر و با چه مهارت‌هایی برای انجام این پروژه نیاز دارید. همچنین می‌توانید ایده‌ی خوبی از مدت زمان انجام پروژه به‌دست آورید.۵. آماده شدن برای مبادلاتزمان، هزینه و کیفیت، سه متغیری هستند که معمولا آنچه را که می‌توانید به آن دست یابید، معین می‌کنند.کیفیت = زمان + هزینهبا تغییر هریک از سه متغیر فوق می‌توانید نتایج و خروجی‌ها را تغییر بدهید. البته چنین تغییراتی اغلب در اواسط کار اتفاق می‌افتد. برای مثال، اگر چارچوب زمانی‌تان برای ایجاد یک پایگاه‌داده‌ی جدید ناگهان به نصف کاهش پیدا کند، باید دوبرابر افراد را به‌کار بگیرید تا پروژه را به‌موقع به‌اتمام برسانید یا اینکه باید به سیستمی قناعت کنید که مسلما به‌اندازه‌ی سیستمی که برایش برنامه ریخته بودید، قوی و کارامد نیست. اجازه ندهید مسائل کم‌اهمیت در مسیر فعالیت‌های مهم و حیاتی اختلال ایجاد کنند. بهترین کار این است که یک سطح کیفی منطبق بر نیازهای ذی‌نفعان ایجاد کنید.اینکه از همان ابتدا بدانید کدام متغیرها برای هر ذی‌نفع از همه مهم‌تر است، در ایجاد تغییرات درست در مسیر پروژه به شما کمک خواهد کرد. این مسئولیت شماست که هریک از ذی‌نفعان را از هرگونه تغییر آگاه کنید و به آنها بگویید چه پیامدهایی با توجه به زمان، هزینه و کیفیت رخ خواهد داد.مرحله‌ی دوم: مهیاسازی؛ چگونه می‌توان پروژه را پیش برددر این بخش از مراحل مدیریت پروژه، باید تیم‌تان را با هم متحد کنید. اکنون برآوردهایی که از زمان دارید، به برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه و برآوردهای هزینه به بودجه تبدیل خواهند شد. در این مرحله باید منابع‌تان را جمع‌آوری کنید، تعهداتی برای خودتان در نظر بگیرید و به آنها عمل کنید.۱. تیم‌تان را بسازیداولین وظیفه‌ی شما در این مرحله، ارزیابی مهارت‌های موردنیاز برای پروژه است تا بتوانید افراد مناسب را در تیم‌تان داشته باشید. این ارزیابی به‌طور مستقیم از WBS که در مرحله‌ی برنامه‌ریزی پروژه انجام دادید و در آن به بهترین تخمین‌ها از کارها و فعالیت‌های ضروری دست یافتید، جریان می‌یابد. باید افرادی را با مهارت‌های معین انتخاب کنید. در این راستا شاید حتی به کارگران موقت و کارمندانی از بخش‌های دیگر سازمان نیاز داشته باشید. فراموش نکنید که باید مقداری زمان و پول را برای آموزش به افراد اختصاص بدهید تا خلأهایی را که افراد مورد نظر نمی‌توانند پر کنند، پوشش بدهید.۲. وظایف را تخصیص دهیداگر تیم‌تان را ساخته‌اید، احتمالا از هم‌اکنون تصمیم گرفته‌اید که هرکسی چه کاری باید انجام بدهد یا اگر تیمی را در اختیار دارید که قبلا با آنها کار کرده‌اید، می‌توانید خودتان وظایف را اختصاص بدهید (چون با آنها آشنایی دارید). اما اگر یک گروه جدید و ناآشنا قرار است با شما کار کنند، باید فهرستی از افراد تیم و مهارت‌های آنها تهیه کنید و با هریک از اعضای تیم درباره‌ی مهارت‌هایشان صحبت کنید، بعد به فکر اختصاص دادن وظایف باشید. با این رویکرد فرایند ارتباط و انسجام تیم آغاز می‌‌شود.۳. برنامه‌ی زمان‌بندی را ایجاد کنیدخیلی خوب می‌شد اگر می‌توانستید تمام کارهایی را که باید انجام شوند بشمارید و بگویید: «با منابعی که داریم، به این مقدار زمان نیاز داریم.» این‌طور نیست؟ اما واقعیت این است که بیشتر پروژه‌ها بدون توجه به منابع موجود، یک زمان شروع و پایان مشخص دارند.در این بخش از مراحل مدیریت پروژه برای ایجاد یک برنامه‌ی زمان‌بندی واقع‌بینانه از میان آن محدودیت‌ها، هر تاریخی را که می‌دانید مهلت انجام دارد (همان تاریخ‌هایی که نمی‌توانند تغییر کنند) بررسی کنید تا ببینید چیزهایی که باید ارائه کنید چه وقت باید حاضر باشند. به‌عنوان نمونه، اگر یک گزارش سالانه برای یک جلسه با سهام‌داران باید حاضر شود و شما می‌دانید فرایند چاپ آن دو هفته طول می‌کشد، تمام کارهای نهایی برای آن باید دو هفته پیش از موعدِ جلسه برای چاپ آماده باشند.۴. یک جلسه‌ی اولیه برای شروع برگزار کنیدپس از آنکه اعضای تیم را انتخاب کردید و برنامه‌ی زمان‌بندی تنظیم شد، برای شروع کار یک جلسه با تیم برگزار کنید. تا جایی که ممکن است تمام جزئیات طرح و اهداف پروژه را با گروه مرور کنید و چارچوب زمانی پیشنهادشده را با آنها در میان بگذارید. مطمئن شوید که نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به‌روشنی مشخص کرده‌اید. افراد را تشویق کنید تا مواردی را که ممکن است در آنها مشکلاتی رخ بدهد و جاهایی را که ممکن است بهبودی حاصل شود در نظر بگیرند و به آنها توجه کنند. همه‌ی پیشنهادها را به‌طور جدی در نظر بگیرید، به‌ویژه در مواردی که اعضای تیم تجربه‌ی بیشتری نسبت به شما دارند و براساس آنها برآوردها و فعالیت‌هایتان را تنظیم کنید.۵. بودجه را تنظیم کنیداولین پرسشی که هنگام تنظیم بودجه باید بپرسید این است که «برای انجام این کار واقعا به چه چیزهایی نیاز خواهیم داشت؟» برای تعیین هزینه‌ها باید پروژه را به چند دسته تقسیم کنید: پرسنل، سفرها، آموزش، تدارکات، فضای در دسترس، تحقیقات، مصرف سرمایه و مخارج کلی.این یک دسته‌بندی استاندارد از هزینه‌هاست. پس از اینکه ارقام را از این دسته‌ها وارد بودجه کردید، از یک مشاور بپرسید آیا چیزی را فراموش کرده‌اید یا خیر. آیا حق‌العمل، هزینه‌های صدور مجوز یا هزینه‌های حمایت قانونی نادیده گرفته شده‌اند؟ هزینه‌های حسابداری چطور؟یک بودجه هرقدر هم با دقت برنامه‌ریزی شده باشد باز هم فقط یک حدس خوب است. ممکن است ارقام واقعی با برآوردهای اولیه‌ی شما همخوانی نداشته باشند. پس باید تا حد امکان درباره‌ی محدودیت زمان، تقاضاهای کیفی و کل پولی که در دسترس است، انعطاف‌پذیر باشید.مرحله‌ی سوم: پیاده‌سازی؛ نحوه‌ی اجرای پروژهحال وقت آن است که طرح‌تان را اجرا کنید. مرحله‌ی پیاده‌سازی یکی از مراحل مدیریت پروژه است که اغلب لذت‌بخش‌تر است زیرا کار واقعا در حال انجام است. البته ممکن است از همه‌ی مراحل دیگر ناامیدکننده‌تر باشد، زیرا جزئیات کار ممکن است گاهی واقعا خسته‌کننده و مشقت‌بار شوند.۱. نظارت و کنترل فرایند و بودجهفرقی نمی‌کند که یک سیستم کنترل پروژه‌ی رسمی دارید یا خودتان به‌طور منظم آن را بررسی می‌کنید؛ در هر صورت، باید سعی کنید همواره یک تصویر کلی از پروژه داشته باشید. زیرا در این صورت جزئیات و مشکلات فرعی و کوچک شما را احاطه نخواهند کرد. یک سیستم نرم‌افزاری برای نظارت بر پروژه می‌تواند در اندازه‌گیری روند پیشرفت به شما کمک کند.به‌یاد داشته باشید هیچ روشی وجود ندارد که برای همه‌ی پروژه‌ها کارامد باشد. سیستمی که برای یک پروژه‌ی بزرگ مناسب است ممکن است به‌سادگی یک پروژه‌ی کوچک را با کاغذبازی و تشریفات اداری فراوان احاطه کند، در مقابل سیستم مناسب برای پروژه‌های کوچک ممکن است برای یک پرو‌ژه‌ی بزرگ قدرت و کارایی لازم را نداشته باشد. پس یک سیستم کنترلی مناسب برای مراحل مدیریت پروژه در نظر بگیرید.نسبت به تغییراتی که در داده‌ها و اطلاعات ورودی رخ می‌دهد بلافاصله واکنش نشان بدهید و در جست‌وجوی نشانه‌های به‌وجودآمدن مشکلات باشید تا با کشف زودهنگام آنها، اقدامات اصلاحی را به‌موقع آغاز کنید. در غیر این‌صورت، همه‌ی آنچه انجام می‌دهید فقط نظارت است و کنترلی در کار نیست. برای تیم‌تان روشن کنید که اگر به‌موقع اطلاعات را دریافت نکنید، واکنش‌هایی که در برابر مشکلاتِ به‌وجودآمده نشان می‌دهید کاری از پیش نخواهند برد. (اما سعی نکنید بلافاصله روی هر مشکل کوچکی متمرکز شوید و سعی کنید خودتان آن را حل کنید! به اعضای تیم‌تان اجازه بدهید خودشان روی مشکلات کوچک‌تر کار کنند).در هریک از مراحل مدیریت پروژه بر ارقام حقیقی واردشده نظارت کنید و مطمئن شوید با مقادیر بودجه مطابقت دارند. آماده باشید که بتوانید توضیح بدهید چرا هزینه‌های اضافی اجتناب‌ناپذیر هستند. موارد رایجی که معمولا در پرو‌ژه‌ها وارد می‌شوند عبارت‌اند از:هزینه‌های اضافه‌کاری برای اینکه همه‌چیز طبق برنامه پیش برود؛هزینه‌ی مشاوره برای حل مشکلات پیش‌بینی نشده؛هزینه‌ی نوسانات در نرخ مبادلات ارزی.۲. گزارش پیشرفت را به ذی‌نفعان ارائه بدهیدمعمولا در هریک از مراحل مدیریت پروژه، ذی‌نفعان به‌طور منظم گزارش وضعیت و به‌روزرسانی‌ها را از شما می‌خواهند. از آنها بپرسید به چه میزانی از اطلاعات و با چه فرمتی نیاز دارند. هرگز مشکلات را پنهان یا انکار نکنید، در غیر این‌صورت به‌راحتی به بحران تبدیل خواهند شد. اگر ذی‌نفعان را مطلع نگه‌دارید، آنها می‌توانند در هنگام وقوع مشکلات به شما کمک کنند تا به نتیجه‌ی مطلوبی برسید.۳. با اعضای تیم جلسات هفتگی برگزار کنیددر هریک از مراحل مدیریت پروژه هنگامی که جزئیات پروژه شما را احاطه می‌کنند، به‌راحتی حواس‌تان از فعالیت‌های حیاتی و مهم به مسیرهای جانبی معطوف می‌شود که وقت‌تان را تلف می‌کند. هفته‌ای یک‌بار با تیم‌تان جلسه برگزار کنید تا بتوانید بر پروژه تمرکز بهتری داشته باشید. مرتب از خودتان سؤال کنید چه چیزی برای موفقیت پروژه الزامی است.برای این جلسات فهرستی از مسائل مهم را به‌روشنی تنظیم کنید. سعی کنید ساختار آنها را پیرامون ارقام تولید، اهداف درآمد یا هر معیار دیگری که برای سنجش و ارزیابی عملکرد انتخاب کرده‌اید تنظیم کنید. بسیاری از این موارد به‌طور طبیعی همان اهدافی از پروژه هستند که از دست رفته‌اند، حاصل شده‌اند یا از آنها غافل شده‌اید.به‌عنوان مثال، ممکن است بخواهید در رابطه با این موضوع بحث کنید که در خلال پروژه باید سفرهای بیشتری ترتیب داده شود یا خیر، زیرا متوجه کاهش بهره‌وری در یکی از دفاتر تابعِ سازمان شده‌اید. یا ممکن است از طراحان محصول در تیم‌تان بخواهید که در بین خودشان به جمع‌آوری اطلاعات به‌صورت هفته‌ای دوبار یا هر دو هفته یک‌بار ادامه بدهند؛ زیرا از وقتی این کار را شروع کرده‌اند، خروجی تولیدشان دوبرابر شده است. این حرکت را از طریق دنبال کردن هر هفته‌ی کارهای در دستِ انجام حفظ کنید و آنها را با معیارهای عملکرد کلی مرتبط سازید. در طول مسیر، هر جا که موفقیت کوچکی به‌دست می‌آورید جشن بگیرید. این کار در تیم شور و هیجان ایجاد می‌کند و هم به شما هم به تیم‌تان انگیزه می‌دهد تا به‌سوی اهداف بزرگ‌تر پیشروی کنید.۴. مشکلات را مدیریت کنیددر هریک از مراحل مدیریت پروژه برخی از مشکلات دارای پیامدهای بسیار گسترده‌ای هستند که می‌توانند موفقیت کل پروژه را تهدید کنند. شایع‌ترین آنها عبارتند از: خطای زمانی، خطا در محدوده و محتوای پروژه (Scope Creep) یا مسائل کیفی و مشکلات مربوط به نیروی انسانی. به نشانه‌های کوچک از مشکلات در حال ظهور توجه کنید. مثلا اگر یکی از اعضای تیم دچار تنش و تحریک‌پذیری، از دست دادن اشتیاق یا عدم توانایی برای تصمیم‌گیری شده است، بلافاصله برای رفع آن اقدام کنید. هنگامی که چنین نشانه‌هایی را می‌بینید، ریشه‌ی مشکل را پیدا کنید و با آن مقابله کنید. اجازه ندهید یک محرک کوچک رشد کند و به یک فاجعه تبدیل شود.مرحله‌ی چهارم: تکمیل؛ مدیریت موارد پایانیشاید برخی پروژه‌ها بی‌پایان به‌نظر بیایند، اما واقعیت این است که همه‌ی آنها روزی به نقطه‌ی پایان خواهند رسید. به‌عنوان مدیر یک پروژه، از کجا می‌دانید چه وقت باید این مرحله اتفاق بیفتد و چگونه به آن خواهید رسید؟۱. عملکرد پروژه را ارزیابی کنیدقبل از اینکه پروژه‌تان را ببندید، تیم‌تان باید به اهدافش رسیده باشد (مگر اینکه به‌همراه برخی از ذی‌نفعان اصلی تعیین کنید که این اهداف دیگر انجام نشوند و ادامه داده نشوند). پیشرفت‌تان را با طرحی که از ابتدا همه با آن توافق کرده بودید مقایسه کنید. این به شما خواهد گفت که تا چه حد پروژه را خوب انجام داده‌اید و آیا هنوز کاری برای انجام دادن مانده است یا خیر. هنگامی که با ذی‌نفعان بر روی یافته‌هایتان صحبت می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که با آنها درباره‌ی چگونگی اتمام پروژه به توافق جمعی رسیده باشید. اسکوپ یا اطلاعات پروژه را به آنها ارائه بدهید تا همه بتوانند از یک معیار برای اندازه‌گیری و سنجش میزان موفقیت استفاده کنند.۲. پروژه را ببندیداقداماتی که به‌منظور جمع‌کردن پروژه می‌توانید انجام بدهید، تا حد زیادی به این بستگی دارد که آیا تیم شما خودش همه‌ی دستاوردهای احتمالی پروژه را برعهده خواهد گرفت یا آنها را به افراد دیگری در سازمان تحویل خواهد داد یا اینکه باید کل پروژه را به‌اتمام برساند.اگر همه‌چیز طبق برنامه پیش رفته است، حتی با وجود برخی ضعف‌های احتمالی مانند دیرکرد پروژه، هزینه‌های بیشتر یا کیفیت کمتر نتایج نهایی، وقت آن است که جشن بگیرید. بسیار مهم است که تلاش‌ها و دستاوردهای تیم را تأیید کنید و از آنها قدردانی کنید.۳. از تیم اطلاعات کسب کنیدصرف‌نظر از نتایج، باید برنامه‌‌ای برای ارزیابیِ بعد از اتمام کار را زمانبندی کنید. در این ارزیابی فرایند را مستندسازی کنید تا مزایای فراگیری درس‌هایی که از انجام این پروژه آموخته‌اید بین همه‌ی اعضای تیم و خودتان به‌اشتراک گذاشته شود. این فرایند یکی از ارزشمندترین مراحل مدیریت پروژه است. ارزیابی بعد از اتمام کار فرصتی برای کشف حقایق است نه برای انتقاد و سرزنش. زیرا اگر افراد از ترس مجازات برای مشکلات گذشته سعی کنند چیزی را پنهان کنند، فرصت پیدا کردن روش‌های بهتر برای رسیدگی به مشکلات در آینده را از دست خواهند داد.