مدیریت چابک

مدیریت چابک (Agile) چیست؟با شروع اولین سال از قرن بیست و یکم در حوزه مدیریت تحولی شگرف به وجود آمد.گویی که با تغییر قرن، شیوه مدیریتی می‌بایست لباس سنتی و کهنه خود را با یک رخت مدرن تعویض می‌کرد. این تغییر و تحول با سرعت هم‌قدم شد آن‌قدر که نام خود را نیز از ذات شیوه جدید وام گرفته بود. مدیریت چابک همان روشی بود که توانست در حوزه مدیریت پروژه تأثیراتی روشن و مثبت بگذارد.در ادبیات فارسی چابک به معنای سریع، چست و چالاک است. انتخاب این لغت درواقع بخشی از مفهوم مدیریت چابک را به شنونده انتقال می‌دهد. کاری که مدیریت چابک انجام می‌دهد افزایش سرعت تیم در جنبه‌های مختلف است. این نوع مدیریت به حل مشکلات و معضلاتی که پیش‌بینی‌نشده‌اند کمک می‌کند و از طرفی در عین داشتن سرعت‌بالا، هماهنگی بین اعضای تیم حفظ‌ شده و حتی بیشتر می‌شود.مدیریت سنتی و مدیریت مدرن چابکمدیریت پروژه چابک Agile Project Management به‌نوعی از زیرمجموعه‌های مدیریت پروژه به‌حساب می‌آید. به‌ طورکلی دو روش در مدیریت پروژه مطرح است، روش آبشاری و روش اجایل یا چابک. در شیوه آبشاری همه‌چیز از قبل برنامه‌ریزی‌شده (به‌عنوان‌مثال برای مدت یک سال) و کل پروژه بر مبنای این تکنیک های برنامه ریزی پیش می‌رود؛ اما درروش اجایل برنامه‌ریزی‌ها کوتاه‌مدت است و نهایت تا چند هفته آینده را در نظر می‌گیرد و ادامه کار پس از تکمیل مراحل قبلی برنامه‌ریزی می‌شود.پیش از بررسی نکات و مزایای مدیریت چابک بهتر است بحث را با مقایسه بین دو روش سنتی و روش چابک آغاز کنیم. در روش‌های سنتی شخص و مسئولی به نام مدیر پروژه وجود داشت اما درروش اجایل منصبی به‌عنوان مدیریت پروژه وجود ندارد. در پروژه چابک اعضای تیم در یکجا و به‌صورت تیمی کار می‌کنند اما درروش سنتی افراد به‌صورت جدا از هم مشغول فعالیت‌های خود هستند و از طریق مدیر پروژه هماهنگی ‌های لازم بین بخش‌ها صورت می‌گیرد.چارت در چابک جایگاهی ندارد برنامه‌های تیم بر روی تخته وایت برد و یا کاغذهای چسب دارتریم شده و اطلاعات لازم بر روی آن نوشته می‌شود و در طول زمان ممکن است با توجه به شرایط تغییراتی در آن پدید آید.از آنجایی‌که در مدیریت چابک همه افراد با یکدیگر همکاری دارند بنابراین همه اعضای تیم مسئول شکست یا پیروزی در تیم هستند اما در پروژه‌های سنتی این مسئولیت بر عهده مدیر پروژه بود. همین احساس مسئولیت در تیم سبب می‌شود که افراد از حداکثر توان و مهارت خود در مسیر دست‌یابی به هدف استفاده کنند.برخلاف پروژه‌های سنتی، آغوش چابک برای هر نوع تغییری باز است و از تغییرات استقبال می‌شود. همچنین مشتری در پروژه چابک از ارکان اصلی پروژه است و نیازمندی‌هایش اولویت‌بندی و رسیدگی می‌شود. به دلیل اهمیت و ارزش خاصی که مدیریت چابک برای ارتباطات بین افراد و مشتریان قائل است، تعامل و کار تیمی بر دستورالعمل‌ها و روش‌های خشکی که در شیوه سنتی مرسوم است ارجحیت دارد.پروژه‌ای موفق است که با مشتری در تعامل و ارتباط مداوم باشد این کار به توسعه و پیشرفت محصول و پروژه کمک شایانی می‌کند. در روش‌های سنتی از آنجایی‌که دسترسی به مشتری امکان‌پذیر نبود بنابراین احتمال شکست نیز بالاتر می‌رفت. هنگامی‌که نیاز را نشناخته‌اید تولید مسلماً محکوم ‌به شکست خواهد بود.تعریف مدیریت چابک۱۷ توسعه‌دهنده نرم‌افزاری در سال ۲۰۰۱ جلسه‌ای تشکیل دادند که مبنای بحث آن‌ها شیوه مدیریتی متفاوت از شیوه آبشاری بود. آن‌ها اصول و ارزش‌هایی را مدون کرده و مدیریت چابک را بر اساس این اصول بنا نهادند.اجایل بر اساس یک برنامه ثابت و از پیش تعیین‌شده عمل نمی‌کند و در عوض با تغییراتی که در طول پروژه پیش می‌آید خود را هماهنگ می‌کند. مدیریت چابک از همان ابتدا قول و قرار نمی‌گذارد که در زمان مشخص محصولی خاص را به شما تحویل می‌دهد اما شما را از داشتن یک محصول باکیفیت و قابل‌ استفاده مطمئن می‌کند. توسعه فزاینده در ذات مدیریت چابک است.محصول به‌ محض تکمیل شدن بخشی از آن منتشر می‌شود و برای نهایی شدن انتظار نمی‌کشد. دقیقاً به دلیل همین توسعه فزاینده و پیش‌رونده است که شما می‌توانید بازه‌های کوتاه‌مدت و آپدیت‌های جدید داشته باشید. این شرایط به مشتری فرصت استفاده و تأیید محصول را می‌دهد و شما روند کاری خود را بر مبنای بازخوردی که از مشتریان می‌گیرید پیش می‌برید. این بازخوردهای متوالی در کوتاه‌مدت مسیر رسیدن شما به ارزش را کوتاه‌تر می‌کند.مدیریت چابک برای سازمان‌هایی که کسب و کارشان بر پایه پروژه است بسیار سودمند است. در پروژه‌هایی که نیازها بطور مستمر در حال تغییر است مدیریت چابک تأثیر خوبی در پیشبرد اهداف خواهد داشت.مزایایی که برای پروژه چابک در نظر می‌گیرند عوامل مختلفی را در برمی‌گیرد. استفاده مؤثر از منابع، تشخیص سریع مشکلات،استفاده از اینفوگراف درست اصولی ، ارائه راه‌حل در کم‌ترین زمان ممکن و تعامل با کاربران که این مسئله باعث می‌شود شناخت بهتری از نیازهای کاربران و مشتریان به دست آید و کیفیت محصول نهایی نیز افزایش پیدا کند.در مدیریت چابک روش‌های متفاوتی وجود دارد که با استفاده از این روش‌ها تیم‌ها بهترین عملکرد خود را نشان می‌دهند. روش‌هایی چون اسکرام، اکس پی، کریستال و یکی از روش‌های دیگر در اجایل Safe است. با استفاده از این روش اخیر آموزش agile و مشاوره سریع‌تر و باکیفیت‌تر انجام می‌پذیرد.این روش برای پروژه‌های که در مدت‌زمان کم، کیفیت بالایی ارائه کنند، پروژه‌های آی تی و نرم‌افزاری و استارت ها، جابجایی امکانات و … بسیار روش مناسبی است. پروژه چابک برای سازمان‌هایی که نیاز به حل مسئله در زمان طولانی و طی جلسات مختلف دارند کارآمد نخواهد بود زیرا سرعت در این پروژه حرف اول را می‌زند.مدیر پروژه چابک به‌عنوان مدیر توسعه نرم‌افزاری محسوب نمی‌شود اما با فعالیت‌هایی که دارد باعث تسریع امور در این بخش می‌شود. در هر پروژه چابک مسئولیت‌ها مدیر نسبت به پروژه دیگر متفاوت است اما به‌طورکلی می‌توان گفت مسئولیت‌های وی شامل عناصر زیر می‌شود.حفظ ارزش‌ها و شیوه‌های پروژه چابکبرطرف کردن موانع در پروژهتسهیل و تشویق ارتباطات داخل تیمافزایش شیوه‌ها و ابزار فرآیند توسعهبرگزاری جلسات برای اعضای تیمافزایش کارایی نرم‌افزار و …مدیریت چابک و ارزش‌هایی که به آن پایبند استارجحیت محصول قابل ‌استفاده به مستندسازی: با توجه به ارزش‌های چابک شما روی چیزی تمرکز می‌کنید که مهم است. به‌عنوان‌مثال ارجحیت نرم‌افزار در حال کاربر مستندسازی. این امر به این معنا نیست که مستندسازی روشی اشتباه است بلکه می‌گوید زمانی که با مشکلی در نرم‌افزار مواجه شدید بهتر است وقت و زمان خود را صرف برطرف کردن مشکل و راه‌اندازی دوباره نرم‌افزار کنید نه این‌که وقت را برای نوشتن جزییات به هدر بدهید.افراد و تعاملات به‌جای ابزار و فرآیندها: همیشه مطابق اصول و روندهای از پیش تعیین‌شده کار کردن مفید نیست. بلکه بهتر است کارکنان و اعضای تیم در انجام ‌وظیفه خود آزادی عمل داشته باشند و مشکلات را با همکاری و تعامل برطرف کنند نه اینکه طبق ضوابط و سلسله‌مراتب رفتار کنند.همکاری با مشتری به‌جای مذاکرات حین قرارداد و چانه‌زنی: درروش چابک دسترسی به مشتری امکان‌پذیر است و توسعه‌دهندگان در هرزمانی که بخواهند با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنند. تغییر در قرارداد و با توجه به شرایط امکان‌پذیر است و صرفاً بر اساس تخمین‌ها و حدس و گمان بسته نمی‌شود. در طی فرآیند پروژه مشتری نیز در جریان قرار می‌گیرد.پاسخ به تغییر به‌جای پیروی از یک برنامه مشخص: هدف اصلی در مدیریت چابک دست‌یابی به اهداف است نه دست‌یابی به اهداف در زمان و با بودجه برنامه‌ریزی‌شده. اگر قرار است برای دست‌یابی به اهداف تغییراتی صورت بگیرد باید این تغییرات را انجام داد. در مدیریت چابک بازه‌های زمانی کوتاه‌مدت وجود دارد و محصول قابل تحویل را در این بازه‌های زمانی مشخص و کوتاه ارائه می‌کنند.اصول مدیریت چابکدر مدیریت چابک کل تیم باید یک واحد یکپارچه و متحد باشند که شامل توسعه‌دهندگان، تضمین کیفیت، طراحان، مدیریت پروژه و مشتری می‌شود. همه اعضای تیم در راستای دست‌یابی به هدف مشترک درکنار یکدیگر به همکاری می‌پردازند.در این مدیریت برای دست‌یابی به اتحاد باید ارتباطات تقویت شود؛ بنابراین تشکیل جلسات روزانه جهت تعیین وابستگی‌ها و وظایف ضروری است.در اصول و شکل مدیریتی چابک، تصمیم‌گیری تنها بر عهده مدیریت نیست بلکه در این امر کل اعضای تیم دخالت دارند و در این شرایط معضلی به نام تأخیر در تصمیم‌گیری به وجود نمی‌آید و کارها با سرعت بیشتری پیش می‌رود.افراد یک تیم هم باید با کاربران و هم با یکدیگر ارتباط مناسب داشته باشند. برقراری ارتباط مؤثر یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که در چابک مدنظر قرار می‌گیرد.اولویت افزایش و جلب رضایت مشتری است به‌واسطه تحویل سریع و مداوم محصول. تحویل سریع محصول به این معنا که مشتری باید در فواصل کوتاه تا تکمیل نهایی محصول در جریان روند قرار بگیرد.تمام کسانی که در پروژه ذینفع هستند باید هرروز با یکدیگر در حال مشارکت باشند. در مدیریت چابک تلاش می‌شود ارتباطات به‌صورت رودررو و گفتمان شکل بگیرد؛ زیرا بهترین شکل انتقال اطلاعات همین گفت‌وگوی رودررو است.یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت چابک این است که حامیان مالی، کاربران و توسعه دهنگان باید سرعت پیشرفت ثابتی را در مدت‌زمان نامحدود حفظ کنند. استفاده از ساده‌ترین و کوتاه‌ترین مسیرهای رسیدن به هدف و به حداقل رساندن کارهای غیرضروری که موجب اتلاف وقت می‌شود.استفاده از افراد متخصص و خلاق که خودسازمانده هستند و در پیشرفت کار تأثیر فراوانی دارند.در مدیرت چابک سازگاری با شرایط و محیط از اصول دیگر است به این معنا که روند پروژه به‌وسیله بازتابی که از بیرون می‌گیرد ادامه پیدا می‌کند.مزایای به کارگیری مدیریت چابک• نرم افزار سریعتر نصب و راه اندازی می شود بنابراین مشتری شما ارزش محصول را زودتر دریافت می کند.• منابع کمتری به هدر می دهید چرا که همیشه بر روی وظایف به روز کار می کنید.• با تغییرات بهتر تطابق پیدا می کنید و سریع تر به آنها پاسخ می دهید.• زمان برگشت های سریع تر و انعطاف پذیری بیشتری دارید.• مشکلات و نقص های نرم افزار را سریعتر شناسایی و برطرف می کنید.• زمان کمتری را صرف بوروکراسی سازمانی و چنین کارهای بی معنایی می کنید.• یک اجتماع بزرگ استفاده گنندگان از مدیریت چابک وجود دارد که شما می توانید با آنها به تسهیم دانش بپردازید.• می توانید بازخوردهای فوری از نتایج کار خود دریافت کنید که این امر باعث بهبود روحیه تیمی نیز می شود.• توسعه دهندگان با استفاده از بازخورد تضمین کیفیت (QA feedback) می توانند توانایی کد زدن خود را بهبود بخشند.• نیازی نیست نگران بهینه سازی های قبل از موعد باشید.• می توانید ایده هایی که حین کار به ذهنتان می رسد را آزمایش کنید چرا که هزینه ی این کار بسیار کم است.معایب مدیریت پروژه چابکبا این حال که مدیریت چابک مزایای بسیاری دارد اما آگاهی از محدودیت ها و ریسک هایی که به همراه دارد نیز بسیار مهم است. در ادامه چند مورد از این دست را برشمردیم:• فرآیند مستند سازی اطلاعات در مدیریت به سبک اجایل به حاشیه کشانده می شود که این امر هماهنگی و انطباق اعضای جدید با گروه را مشکل می کند.• اندازه گیری میزان پیشزفت کار در مدیریت چابک بسیار دشوارتر از مدیریت آبشاری است چرا که پیشرفت پروژه در دل چندین چرخه صورت می گیرد.• مدیریت اجایل نیازمند گرفتن زمان و انرژی بیشتری از همه ی اعضای درگیر در پروژه است چرا که توسعه دهندگان و مشتریان باید به طور دائم با یکدیگر تعامل داشته باشند.• وقتی کار تیم توسعه دهنده تمام می شود آنها نمی توانند درگیر پروژه دیگری شوند. چرا که به زودی حضور آنها در تیم نیاز می شود.• پروژه ها می توانند تا ابد ادامه پیدا کنند چرا که هیچ خزش دامنه مشخص و محدوده خاصی برای ویژگی های محصول وجود ندارد.• مشتریانی که بودجه و فهرست مشخص و از پیش تعیین شده ای برای پروژه خود در نظر گرفته اند نمی توانند متوجه شوند پروژه در نهایت چقدر برایشان هزینه خواهد داشت که این امر چرخه فروش را دشوار خواهد کرد.(اینکه برای دانستن هزینه واقعی پروژه باید تا پایان آن صبر کرد چیزی نیست که مشتریان از شنیدن آن خوششان بیاید.)• محصولات به طور کلی از لحاظ تجربه کاربری و طراحی دارای نقصهایی هستند که منجر به این می شود که شما بیشتر بر روی محصول کار کنید.• ممکن است تیم برای تحویل عملکرد های جدید به حاشیه کشیده شود و این امر به قیمت قصور فنی (technical debt) در پروژه شما و افزایش مقدار کار برنامه ریزی نشده تمام می شود.• امکاناتی(features) که قابل برنامه ریزی دریک یا حتی چند چرخه مدیریت چابک نباشند اصلا اجرا نمی شوند چرا که قابل انطباق با ماهیت مدیریت اجایل نیستند.• شما نیازمند یک دیدگاه بلند مدت برای محصول خود هستید و به طور فعال باید ارتباط برقرار کردن با آن کار کنید.• محصولات پیوستگی ندارند و تجربه کاربر از محصول نیز به صورت تقسیم شده و تکه تکه است چرا که طراحی محصول و تکمیل هر یک از ویژگی ها به صورت تقسیم شده است. هر چه زمان تولید محصول بیشتر باشد بخش های نرم افزار پیوستگی کمتری دارند.• چرخه های کوتاه مدت زمان زیادی برای فرآیند تفکر در مورد طراحی محصول باقی نمی گذارند بنابراین توسعه دهندگان باید براساس بازخوردخای منفی و تجربه بارها و بارها به توسعه مجدد بپردازند.تهیه شده در تیم محتوا سازی هلدینگ کاسپین