مدیریت پروژه چابک و فوتبال!

دکتر محمد احمدزاده ( PhD,PMP,ACP,ITIL,COBIT)آدرس لینکدین: https://www.linkedin.com/in/mohammad-ahmadzadehواژه‌ چابک در فرهنگ لغت، به معنای حرکت سریع، چالاک، فعال و چابکی، تفکر سریع، تصمیم گیری بهنگام و حرکت استوار و هوشمندانه به سمت هدف می باشد. سازمان چابک نیز، به سازمانی گفته می شود که قابلیت سازگاری در واکنش به تحولات و وقایع غیرمنتظره، فرصتهای بازار و نیازمندیهای مشتری را در سریع ترین زمان ممکن داشته باشد.در چنین کسب و کاری، فرایندها و ساختارهایی یافت می‌شود که سرعت، انطباق و استحکام را تسهیل کرده، دارای سازمان هماهنگ و منظمی است که توانایی نیل به عملکرد رقابتی در محیط تجاری کاملاً پویا و غیرقابل پیش‌بینی را دارد و البته این محیط با کارکردهای کنونی سازمان بی‌تناسب نیست.از طرفی، کسب و کار بسیاری از سازمان ها بر پایه پروژه استوار است و مدیریت چابک پروژه ها، یکی از مهم ترین عناصر موفقیت اینگونه سازمان ها محسوب می گردد. این راهکارهای چابک، به دنبال مدیریت چابک تغییرات پروژه از طریق انعطاف پذیری، انطباق پذیری و ارتباطات چهره به چهره می باشد و مناسب سازمان ها و پروژه هایی است که نیازمند پاسخگویی سریع و آنی به تغییرات و ارتباط پیوسته با مشتری هستند.هرچند که در طول سالیان گذشته، سازمان ها و متخصصین بسیاری نسبت به توسعه دانش، مهارت ها، استانداردها و متدولوژی های مدیریت پروژه چابک اقدام نموده اند (که از دستاوردهای آنان می توان به متدولوژی های XP ، Scrum و … اشاره کرد)؛ امّا ورود مؤسسه مدیریت پروژه (PMI)، به این عرصه، بواسطه شناخته شدن آن به عنوان مهم ترین متولی ارائه گواهینامه های بین المللی مدیریت پروژه، موجب جلب توجه بسیاری از سازمان ها، مدیران و کارشناسان تیم های پروژه به این موضوع گردیده است تا جائیکه در سال 2012 میلادی، مؤسسه مدیریت پروژه PMI، اولین گام در حرکت به سوی استانداردها و متدولوژی های مدیریت پروژه چابک را برداشت و گواهینامه Agile Certified Practitioner یا به اختصار PMI-ACP را معرفی نمود.دوره آموزشی مرتبط با این مقالههر چند چابکی و مدیریت پروژه چابک، زاده مؤسسه مدیریت پروژه (PMI)، نمی باشد، اما این مؤسسه در نقش پدرخوانده رویکردهایِ چابکِ مدیریتِ پروژه، در کمیته هدایت گواهینامه PMI-ACP، از مشارکت متخصصین شناخته شده اجایل استفاده نموده است و تلاش نموده است تا PMI-ACP متمرکز بر طرز فکر و یا وابسته به یک متدولوژی خاص مدیریت پروژه چابک (مانند XP یا Scrum) نباشد که این موضوع یکی دیگر از نقاط قوت موسسه مدیریت پروژه PMI و مدرک بین المللی PMI-ACP می باشد.در این مجموعه مقالات تلاش خواهد شد تا ضمن آموزش مدیریت پروژه به روش چابک، به دوستداران این موضوع، مشخصات و الزامات شرکت در آزمون PMI-ACP، نیز تشریح گردد.چابکی و فرایند مدیریت پروژه چابکچابکی، فلسفه ای است که مدل های سازمانی مبتنی بر افراد، تعامل و ارزش های مشترک را بکار می گیرد که این فلسفه در بیانیه چابک ترسیم شده است. مهم ترین فرازهای این بیانیه به موارد ذیل اشاره دارد:افراد و تعاملات میان آنها، در مقابل فرایندها و ابزارهانرم‌افزار قابل اجرا، در مقابل مستندات حجیمهمکاری با مشتری، در مقابل مذاکرات بر اساس قراردادپاسخ گویی به تغییر در مقابل تبعیت از برنامهدر این بیانیه، باوجودیکه موارد سمت چپ ارزشمند میباشند، ما برای موارد سمت راست ارزش بیشتری قائل هستیم. همچنین در مدیریت پروژه چابک، از برنامه ریزی غلطان، تحویل خروجی ها به صورت افزایشی و تکرار شونده، پاسخگویی سریع و منعطف به تغییرات و ارتباطات باز و شفاف میان اعضای تیم پروژه، ذی نفعان و مشتریان متمرکز می شود. چهارچوب های چابک بسیاری چون Lean، XP، Scrum و FDD وجود دارند اما الگوی فرایندی مدیریت پروژه چابک که ترکیبی از کلیه این متدولوژی ها می باشد، به صورت زیر می باشد.شکل ۱: فرایند مدیریت پروژه چابکاز آنجائیکه راهکارهای چابک به دنبال مدیریت تغییرات پروژه از طریق انعطاف پذیری، انطباق پذیری و ارتباطات رو در رو می باشند، لذا الگوی فرایندی بالا، مناسب پروژه هایی است که نیازمند پاسخگویی سریع و آنی به تغییرات و ارتباط پیوسته با مشتری هستند. در مقابل، رویکرد آبشاری، مناسب پروژه هایی با حداقل تغییرات و نیازمندی های کاملاً شفاف و تفهیم شده به اعضای تیم پروژه می باشد. شاید از همین روست که در حال حاضر بیشتر پروژه های صنعت فناوری اطلاعات و مهندسی نرم افزار که ذاتاً با تغییرات بسیاری مواجه می باشند به سمت بکارگیری رویکردهای چابک متمایل شده اند.البته موسسه PMI تصریح می کند که رویکرد آبشاری و چابک مانع الجمع و ناسازگار نمی باشند و برخی سازمان ها (و نه همه آن ها) می توانند ترکیبی از اصول و راهکارهای هر دو رویکرد را بکار ببندد که به آن متدولوژی ترکیبی یا هایبرید (Hybrid)گفته می شود.تفاوت ها در مدیریت پروژه چابکمدیریت پروژه به روش چابک، نسبت به سایر روش های مدیریت پروژه (مانند متدولوژی مدیریت پروژه آبشاری یا Waterfall)، اختلافاتی دارد که عمده ترین آنها عبارتند از:شکل ۲: مقایسه متدولوژی مدیریت پروژه چابک و مدیریت پروژه آبشاریدر مدیریت پروژه چابک، مدیر پروژه وجود ندارد، اما در روش های سنتی (مانند متدولوژی مدیریت پروژه آبشاری یا Waterfall)، وجود دارد.تیم پروژه در مدیریت پروژه چابک، معمولاً در یک جا و به صورت دو به دو می نشینند و کار می کنند، اما در سایر روش ها، تیم پروژه در موقعیت های مختلف و در جاهای مختلف مشغول به کار هستند.شکل ۳: روش کار تیمی در مدیریت پروژه چابک(Agile Pair Programming)در مدیریت پروژه چابک، خبری از گانت چارت نیست و به جای برنامه ریزی به کمک گانت چارت، از کاغذهای پشت چسب دار و تخته وایت برد بزرگ استفاده می شود که بر روی آنها اطلاعات مشخص و از پیش تعیین شده ای نوشته شده؛ اما در روش های سنتی، برنامه ای که براساس گانت نباشه، تقریباً برنامه نیست!دوره آموزشی مرتبط با این مقالهشکل ۴: استفاده از کانبان در مدیریت پروژه چابکدر مدیریت پروژه چابک برای تخمین زمان فعالیت ها، از کارت بازی هم استفاده می شود، اما در روشهای سنتی، بازی نداریم!در مدیریت پروژه چابک، کل تیم مسئول شکست یا موفقیت پروژه هستند؛ اما در مدیریت پروژه سنتی، مدیر پروژه، یک تنه مسئول همه ی ابعاد پروژه است.در مدیریت پروژه چابک، خبری از حجم زیاد مستندات مختلف مدیریت پروژه که بعضاً در طول پروژه حتی یک بار هم استفاده نمی شوند، نیست.در مدیریت پروژه چابک، همه از تغییر استقبال می کنند؛ اما در مدیریت پروژه سنتی، خیلی از تغییر استقبال نمی شود.در مدیریت پروژه چابک، مشتری یکی از ارکان تیم پروژه است و نیازمندی هایش در هر مرحله، دوباره تحلیل و اولویت بندی می شود؛ اما در مدیریت پروژه سنتی این تغییر نیازمندی ها و تحویل آنها، خیلی آسان نیست.در مدیریت پروژه چابک، تعامل و کار تیمی بر پایبندی به دستورالعمل ها و روش های خشک، ارجعیت دارد.افراد تیم چابک، از همکاری در کنار هم لذت می برند و به مرام نامه ای که از ابتدا با هم تهیه می کنند پایبندند، اما در سایر روش ها، این تعامل، خیلی برجسته نیست.جایگاه روش چابک در هرم استاندارد، متدولوژی و سیستماتفاقاتی که در یک پروژه می افتند، معمولاً مشخص بوده و تغییرات خیلی زیادی در روال یک پروژه وجود ندارد. به این معنی که در هر پروژه یکسری نیازمندی ها از سوی کارفرما یا مشتری تعریف می شود و سپس به اهداف معین کاری، زمانی و هزینه ای ترجمه می گردد. این اهداف در قالب مشخصات، خروجی ها و یا اقلام قابل تحویل میانی و یا پایانی، تعریف و بعد از انجام دادن یک یا مجموعه ای از فعالیت ها، تحویل مشتری می شوند. این اقلام و خروجی ها در زمان تحویل و یا در طول فرایند تولید، با مشتری چک شده و بعد از انجام ارتباطاتی که بین مدیر پروژه و مشتری بوجود می اید، این اقلام تحویلی، تست و در نهایت تحویل می شوند.با توجه به این توضیحات، شاید این سوال برای شما تداعی شود که با توجه به مشخص و سرراست بودن روش کار در مدیریت پروژه؛ پس متدولوژی های مختلف مدیریت پروژه مانند پرینس-2 (PRINCE-2) و یا متدولوژی چابک چه مزیتی در اجرای مدیریت پروژه دارند؟برای پاسخ به این سوال؛ توجه شما را به شکل 5 جلب می نمایم.شکل۵: هرم استاندارد، متدولوژی و سیستم مدیریت پروژههمانطور که در شکل 5 مشاهده می شود، در بالاترین سطح از هرم مدیریت پروژه، استاندارد مدیریت پروژه وجود دارد که خطوط کلی، اصول کلان، روش ها و تکنیک ها موجود در حوزه مدیریت پروژه را تبیین می نماید. اما در سطح دوم، متدولوژی های مدیریت پروژه وجود دارند که هدف از این متدولوژی ها، بکارگیری درستِ روش ها و تکنیک های منتخب از استاندارد (سطح اول) برای آن صنعت یا سازمان می باشد. به این معنی که متدولوژی مدیریت پروژه به ما می گوید که مثلاً در صنعت فناوری اطلاعات و برای تخمین زمان و هزینه، مناسب است که از چه روشی استفاده نمائیم. یعنی متدولوژی، با مجموعه ای از فرایندها و روش های مشخص شده، راه انجام دادن پروژه را مشخص می نماید.به عنوان مثال، یک سازمان می تواند متدولوژی مشخصی شامل یکسری جلسات مشخص با اقلام قابل تحویل مشخص در هر جلسه داشته باشد؛ بطوریکه در هریک از این جلسات، این اقلام قابل تحویل، پس از تائید کارشناس برنامه ریزی، تائید مدیر دفتر پروژه ها (PMO) و در نهایت تصویب نهائی مدیر پروژه، برای مشتری ارسال گردد. یا امکان دارد برای تهیه هر کدام از این اقلام قابل تحویل؛ چک لیست مشخصی تهیه شده باشد که پس از تکمیل آن، قلم مورد نظر، آماده تحویل به مشتری باشد.متدولوژی برای یک سازمان از اهمیت بالائی برخوردار است و سازمانی که متدولوژی بالغ، اثربخش و تکرارپذیر داشته باشد، مزیت رقابتی نسبت به سایر سازمان های مشابه را ایجاد نموده است. در مقابل نیز، سازمانی که متدولوژی مدیریت پروژه ندارد؛ به فعالیت ها و تلاش های غیر یکپارچه تیم و مدیر پروژه وابسته می باشد. احتمال بروز موفقیت در پروژه های مشابه و یا غیرمشابه سازمان به دلیل عدم پیروی از متدولوژی مدیریت پروژه سازمان، به حداقل رسیده و درس آموخته های یک پروژه در سایر پروژه های سازمان بکارگرفته نمی شود. در واقع پروژه ها، به صورت جزیره های از هم جدائی هستند که بدون توجه به متدولوژی سازمان؛ به احتمال زیاد، شکست می خورند.دوره آموزشی مرتبط با این مقالهبه منظور تبیین و درک بهتر متدولوژی چابک، مثال فوتبال، یکی از بهترین مثال هاست. هر متدولوژی را می توان به یک استراتژی جهت چیدمان بازیکنان تیم فوتبال تشبیه نمود. همانطور که در بازی فوتبال، آرایش های مختلفی برای چیدمان بازیکنان وجود دارد (مانند ۲-۴-۴ و یا ۲-۵-۳ و …)، متدولوژی های متفاوتی نیز جهت بکارگیری در پروژه ها وجود دارند که با اجرای آن متدولوژی و پیروی از قواعد مشخص شده در آن متدولوژی، می توان به نتایج از پیش تعیین شده، نائل شد.حال وقتی از متدولوژی چابک نام می بریم، در واقع به مجموعه ای از استراتژی های اجرای پروژه (مانند اسکرام(SCRUM) یا ایکس-پی Extreme Programing (XP) و یا سایر متدولوژی ها اشاره داریم که هریک، فرضیات و قواعد مخصوص به خود را دارا هستند. (درست مانند بازی فوتبال، که در آن ترکیب ۳-۳-۴ ، یک ترکیب هجومی است، اما ترکیب ۲-۴-۴ یک ترکیب غیر هجومی است.) البته این روش ها، دارای نقاط مشترک زیادی هستند؛ اما گاهی اوقات در ترمینولوژی، ابزار پیاده سازی و روش اجرائی با هم تفاوت دارند.شکل ۶: چیدمان تیم فوتبال؛ تمثیلی از متدولوژی چابکحال با این توصیف از متدولوژی، به هرم شکل 5 از دیدگاه استاندارد PMBOK (ویرایش ششم) نگاه نمائیم. در صفحه 19 از استاندارد PMBOK (ویرایش ششم) ، آمده است:Adaptive life cycles are agile, iterative, or incremental. The detailed scope is defined and approved before the start of an iteration. Adaptive life cycles are also referred to as agile or change-driven life cycles. See Appendix X3.“چرخه حیات تطبیقی [پروژه]، بصورت های چابک، تکراری و یا افزایشی هستند. محدوده تفصیلی پروژه قبل از شروع تکرار، تعریف و قبل از شروع تکرار، تایید می شوند. چرخه حیات تطبیقی [پروژه] به عنوان چرخه حیات چابک [چابک] یا تغییر محور نامیده می شود. (توضیحات بیشتر در ضمیمه X3 استاندارد PMBOK (ویرایش ششم) )”همچنین در در صفحه دوم از استاندارد PMBOK (ویرایش پنجم)، آمده است:“This standard [PMBOK-2012] is a guide rather than a specific methodology. One can use different methodologies and tool (e.g., agile, waterfall, PRINCE2) to implement project management framework.”“این استاندارد [PMBOK-2012] یک راهنمای و نه یک روش خاص است. برای اجرای چارچوب مدیریت پروژه می توان از متدولوژی ها و ابزارهای مختلف (مانند متدولوژی مدیریت پروژه چابک، متدولوژی مدیریت پروژه آبشاری و یا متدولوژی مدیریت پروژه PRINCE2) استفاده کرد. “در واقع این دو مرجع، همان تفسیر سطوح اول و دوم از شکل 5 در مورد ارتباط بین استاندارد مدیریت پروژه و متدولوژی های مدیریت پروژه می باشد.در پائین ترین لایه از هرم نیز، سیستم مدیریت پروژه وجود دارد که بستر پیاده سازی متدولوژی انتخاب شده در سازمان را مشخص می نماید. این بستر می تواند بستر نرم افزاری (مثلاEPM: Enterprise Project Management ) باشد و یا مجموعه ای از فرم ها و مدارک مشخص با دستورالعمل های از پیش تدوین شده باشد.نظرات و سوالات ارزشمند تان را با من و در پایین همین مطلب به اشتراک بگذارید.ارادت- محمد احمدزادهآدرس ایمیل: Info@ahmadzadeh.academyآدرس ایمیل: info@mohammad-ahmadzadeh.comوبسایت شخصی: https://mohammad-ahmadzadeh.com