سيستم مديريت فرايند كسب‌وكار يا همان BPMS چيست؟

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کاری یا همان BPMS راهکاری است که فرآیندهای سنتی سازمان را با استفاده از ابزارهای مختلف به فرآیندی الکترونیکی تبدیل می‌کند. این فناوری جدید به سرعت جایگاه تاثیرگذار خود را در دنیای نرم‌افزار و بخصوص مدیریت اطلاعات پیدا کرد. به کمک سیستم مدیریت فرآیندهای کاری به سادگی و با سرعت، روال کاری سازمان را با استفاده از زبان گرافیکی ترسیم، و بدون نیاز به دانش برنامه نویسی آن را به نرم افزار تحت وب تبدیل می کنید.راهکار BPMS کمک می کند تا ایده‌های مدیریتی خود را به راحتی به نرم افزار تبدیل کنید. به طور کلی، نرم‌افزار مديريت فرايند كسب‌وكار (BPMS) راه حلی ارائه می کند تا بدون داشتن تیم تولید نرم افزار و صرف هزینه های فراوان برای آن، ایده های نرم افزاری خود را در سازمان پیاده کنید.BPMS ابزاری برای پیاده سازی روشهای مدیریت جهت بهبود فرایندهای تجاری سازمان از طریق شناسایی ، مدلسازی ، اتوماسیون ، تجزیه و تحلیل و اندازه گیری عملکرد است و از تمام چرخه عمر فرایندهای کسب و کار(BPM) پشتیبانی میکند .شکل1- پشتیبانی BPMS از تمامی چرخه عمر فرایندهای کسب و کار سازمانچرخه حیات BPMS:هر فرآیند جهت بهبود کیفیت و رسیدن به وضع مطلوب پیاده سازی می شودو از این رو ممکن ایت این روال بارها در هر یک از بخش های آن تکرار شود تا نتیجه مورد نظر حاصل شود. از این رو چرخه حیات مدیریت فرآیندهای سازمانی به طور تکرار شونده است و در هر تکرار ارزش افزوده ای به فرآیند و منطق کاری افزوده می شود.مدلسازی و طراحی : در این مرحله منطق و روال فرآیند مورد نظر مدل می شود. اساس BPMS بر این مبناست که در ابتدا لازم نیست فرآیند بهیمنه و در بهترین حالت ممکن باشد. بلکه می توان با مدل کردن وضعیت موجود و در ادامه با استفاده از مکانیزم های BPMS و اصول جهانی حاکم بر فرآیند (BPMN 2.0) فرآیند را بهبود بخشید. پس از مدلسازی و رفع معایب و اشکالات احتمالی مرحله طراحی فرآیند آغاز می شود که با توجه به محیط گرافیکی نرم افزار BPMS آرین و استفاده از اشکال ( Shape) و قوانین ساده فلوچارتی و کاربری آسان ، می توان بدون درگیر شدن در اصول و قواعد خاص مدل آماده شده را پیاده سازی کرد.توسعه و پیاده سازی : بعد از شناخت و مدلسازی فرآیند اصلی و زیر فرآیندهای احتمالی لازم است فرآیندهای مربوطه را به همراه قوانین کسب و کار پیاده سازی کرده و در سازمان مستقر ساخت و کلیه سیستم های قدیمی و موروثی سازمان را از طریق BPMS به یکدیگر متصل کرد.اجرا و مدیریت : پس از استقرار و راه اندازی، کاربران بخشهای مختلف سازمان می توانند فرآیندها را اجرا و بررسی نمایند. در حین اجرای فرآیندهای گروه های کاربری سازمان با توجه به نقش سازمانی آن ها در سیستم ، از فرآیندها استفاده خواهند کرد.تحلیل و بهینه سازی : پس از راه اندازی مدیران و مسئولان مربوطه با بررسی فرآیندها و با استفاده از پارامترهای بدست آمده می توانند نسبت به تغییر ، بهبود و یا ویرایش روال فرآیندها در جهت بهبود و بهره وری، کارایی و سرعت فرآیندها تصمیم گیری کنند.برخی از مشکلات سیستم های سنتی سازمان ها:عدم تطابق با نیازهای سازمان و یا ازبین رفتن این تطابق به مرور زمانعدم توانایی تغییر مداوم رفتارهای سیستماتیک سازمانهزینه های بالای تغییرات در سازمانزمان بر بودن تغییرات و هماهنگی اعضا و ارباب رجوع ( مشتریان)جزیره ای بودن سیستم هاعدم امکان مدیریت و تصمیم گیری جامع به دلیل عدم تجمع منایعوقوع افزونگی اطلاعات و هدر رفت منابعوابستگی سازمان به ابزارهای خاص جهت جمع آوری و تحلیل و استفاده از اطلاعات و...عدم انطباق و انعطاف پذیری سیستم ها با تغییرات سازمان ها و برنامه ها و اهداف سازمانهزینه های سرسام آور جهت نگهداری ، توسعه و پشتیبانی سیتم های موجودعدم تمایل مدیران به ادامه تولید و تغییرات در سیستم هادرگیری با مشکلاتدر رابطه با تولید کننده گان و توسعه دهندگان جهت انجام درخواست های سازماننارضایتی ارباب رجوع( مشتری نهایی ) به دلیل کیفیت پایین خدماتعدم امکان بررسی و تحلیل کلی سازمان به دلیل نبود سیستم و اطلاعات یکپارچهعدم امکان گزارش گیری کلی سازمانشکل2- ظهور BPMS هامزایای استفاده از BPMS:مزیت اصلی BPMS این است که کاربران این فرصت را دارند تا از طریق ابزارهای ساده و شهودی فعالانه در بهبود فرایندهای تجاری شرکت کنند. همه این مزایا به دلیل سه مولفه احتمالی امکان پذیر است: ابزار ساخت فرآیند ، اجرای آنها (سیستم عامل) و نظارت (کتابخانه فرآیند). در ادامه به برخی موارد دیگر به اختصار اشاره خواهد شد که شامل:افزایش بهره وریصرفه جویی در زمان ، هزینه و حجم سربار فرآیندهااعمال سریع و آسان تغییرات در سازمان ها و فرآیندها با کمترین هزینهیکپارچه سازی سیستم های سازمانافزایش رضایت مندی ارباب رجوع(مشتریان)بهبود تعاملات بین بخش های مختلف سازمان و حذف پیچیدگی های آنامکان شناسایی گلوگاه ها و رفع موانع و اصلاح فرآیندهاتیه گزارش های تحلیلی، آماری و مدیریتیاجرای اتوماتیک برخی وظایف تکراری و تسریع در انجام امورهشدارها (Alarms) و واکنش های اتوماتیک Triggersکاهش زمان ارائه خدمت و افزایش کیفیت خدمات ارائه شدهتسریع قوانین و هماهنگی سریع تر با محیط کاریکنترل پایش و تصمیم گیری صحیح تر بر اساس نتایج سیستمحفظ و نگهداری و محافظت از محیط زیست (کاهش مصرف مواد اولیه ، کاغذ و...)کاهش دفعات مراجعه ارباب رجوع یا مشتری به سازمانکاهش و حذف ارتباط فرآیند ها به افرادبرخی از مهمترین شاخص های انتخاب BPMS:۱- پشتیبانی از استانداردهای BPMN و DMN و CMMN:خیلی مهم است که نرم افزار BPMS منتخب ما تمام نوتیشن های استانداردهای مذکور پوشش دهد. مثلا event base gateway یا event base sub process را پوشش میدهد؟ آیا امکان ترسیم DRD و پشتیبانی از ماتریس تصمیم را دارد؟ و ….۲- قابلیت اتصال به ربات های نرم افزاری:تکنولوژهای نسل آینده ربات های نرم افزاری یا RPA هستند که به BPMSها متصل شده و می تواند برای شما به عنوان یک نیروی کار مجازی کارهای سیستمی را به صورت خودکار و بدون خطا و خستگی انجام دهند. برای پشتیبانی از RPA نرم افزار BPMS باید BOT TASK را پشتیبانی کند.۳- عدم وابستگی به شرکت ارائه دهنده نرم افزار BPMS:اگر نرم افزار BPMS شما تنها توسط یک شرکت ارائه شده و نمی توان افراد یا شرکتهای دیگری برای دریافت خدمات پیدا نمودید پس ما به آن شرکت وابسته هستیم که این بسیار برای سازمان و کسب و کار خطرناک می تواند باشد !!! انحصار منجر به ایجاد قدرت می شود و شرکت صاحب انحصار می تواند شما مدیریت کند در صورتیکه انتظار می رود جریان برعکس باشد.۴- کارپسندی نرم افزار BPMS:کار کردن با BPMS خصوصا در محیط ساخت فرایند باید بسیار کاربرپسند بوده و با سرعت بالایی بتوان فرایندهای سازمان را از طریق نرم افزار BPMS اتوماسیون نمود.۵- اعتبار BPMS:طبیعتا اگر نرم افزار BPMS مشتریان بین المللی داشته باشد می توان به آن اعتماد بیشتری نمود. البته نرم افزار BPMS باید تجربه موفق پیاده سازی داخلی نیز داشته باشد.***برای ارزیابی و انتخاب شما می توانید از Gartner نیز کمک بگیرید. این موسسه از معتبرترین موسساتی است که انواع نرم افزارهای سازمانی از جمله BPMSها را ارزیابی و رتبه بندی می‌کند. کافی است نتایج ارزیابی آن را چک کنید و مشاهده کنید کدام یک از BPMSهای لیست گارتنر در ایران در دسترس و قابل استفاده هستند.***شکل 3- ویژگی های نرم افزارهای BPMS6 گزینه از بهترین نرم افزار های BPM در سال 2021:در اینجا اطلاعاتی اساسی در مورد برخی از بهترین نرم افزارهای BPM در سال 2021 خدمت شما ارائه می کنیم.1- ابزار Kissflow:یک نرم افزار BPM بدون کد است که دقیقا یک محل کار دیجیتال را ایجاد می کند. این امر به ساده سازی و خودکار سازی همه روش های کار، پروژه ها، پرونده ها و همکاری کمک می کند. برخی از بهترین ویژگی های آن شامل داشبورد کاربرپسند ، الگوهای گزارش قابل تنظیم و یک طراح فرم پیشرفته است.این برنامه قیمت های متفاوت، با قیمت ۱۹۹ دلار در ماه را برای مشاغل مختلف با طیف گسترده ای از ویژگی ها و پایگاه کاربری آغاز می کند.2- ابزار Processmaker:یک راه حل BPM و گردش کار با low-code است که به شما امکان می دهد فرآیند های تجاری را طراحی، خودکار و مستقر کنید. برای شرکتهایی که به نرم افزار BPM آماده تولید در مقیاس سازمانی نیاز دارند، ایده آل است. آنها سه برنامه قیمت گذاری دارند که از ۱۵۰۰ دلار درماه شروع می شود .3- ابزار Zoho Creator:یک برنامه توسعه با low-code است که به کاربران امکان می دهد فرم های سفارشی ایجاد کنند، گردش کار طراحی کنند و صفحاتی آموزنده ایجاد کنند. این بهترین گزینه برای شرکت هایی است که به دنبال راه حل های DIY هستند.قیمت گذاری برای هر کاربر در هر ماه از ۱۰ دلار تا ۱۵ دلار است.4- ابزار Nintex:این ابزار تحول دیجیتال را برای SMB ها و بنگاه ها به واقعیت تبدیل می کند. این یک گزینه ابری را به همراه میزبانی سنتی خود ارائه داده است. برای کار در کنار ابزاری مانند Officce365 ، Sharepoint و Project Server طراحی شده است. پلتفرم Nintex از قابلیت هایی برای گردش کار پیشرفته، فرم های مدرن، نقشه برداری و مدیریت فرآیندها، برنامه های تلفن همراه و RPA برخوردار است .مجموعه Nintex محصولات مختلفی دارد که قیمت آنها از 850 دلار در ماه آغاز می شود.5- ابزار Bizagi:این ابزار راه حل های اتوماسیون را برای شرکت ها در قالب سه محصول ارائه می دهد :Bizagi ModelerBizagi StudioBizagi Automationبیزگی، گزینه های میزبانی ابری و همچنین پیش فرض را ارائه می دهد.بیزگی، قیمت گذاری را در وب سایت خود نمایش نمی دهد و از شما می خواهد که برای اطلاع از قیمت محصولات با آنها تماس بگیرید.6- ابزار Bpm’online:ابزار Bpm’online یک نرم افزار، BPM برای شرکت ها است. یا می تواند به عنوان محصولات جداگانه bpm’online marketing ، bpm’online sales و bpm’ online service خریداری شود.یا به عنوان یک گزینه بسته با bpm’ online studio خریداری شود.هم میزبانی پیشفرض و هم میزبانی مبتنی بر ابر را ارئه می دهد. ابزار Bpm’online studio دارای یک نسخه رایگان و نسخه سازمانی به مبلغ 25 دلار برای هر کاربر در ماه است.با این حال در ایران ابزارهای زیر برای BPMS مورد استفاده قرار میگیرد :۱- نرم افزار Activiti BPMS۲- نرم افزار Cummunda BPMS۳- نرم افزار Bonita BPMS۴- نرم افزار ProcessMaker۵- نرم افزار Bizagi۶- نرم افزار Oracle BPMدر اینجا سعی داریم لیستی از شرکت ها و راهکارهای BPMS آنها در ایران ارائه کنیم. این شرکت ها به چند دسته تقسیم می شوند :۱٫ (نماینده) شرکت هایی که نماینده راهکارهای بین المللی هستند۲٫ (بومی سازی) شرکت هایی که با استفاده از راهکارهای بین المللی و در بعضی موارد راهکارهای متن باز، راهکارهای بومی را ایجاد نموده اند۳٫ (داخلی) شرکت هایی که با استفاده از دانش فنی و توان داخلی خود اقدام به ایجاد BPMS نموده اند.شرکت‌های ایرانی فعال در حوزه BPMS:آرمان دنیای فنآوری اطلاعات تتیس ww.tetis.irآیکن www.ICAN.irایران راینه www.iranrayaneh.comباسا www.basa.irبرسا نوین رای www.barsasoft.comبهسا www.behsaa.comپاسارگاد www.mnp.co.irپارسه رایانه www.parsehcomputer.comپرنیان پردازش پارس www.parnianportal.comپگاه آفتاب www.pegaheaftab.comتاران taraan.comتذرو افزار www.tazarv.comدانش رایان آروین www.daneshrayan.irدپنا www.depna.comرایورز www.rayvarz.comروزنه www.rozaneco.comرونین www.ronin-soft.comژابیز پرداز www.jabizparda.comسورن سیستم شریف www.ecportal.irشبکه فردا www.netrise.irشماران سیستم www.shomaran.comفرابرد شبکه www.farabord.comفرا تحلیلگران ورجاوند www.varjavandco.comفراگستر www.faragostar.netکوثر سامانه پرداز www.kits.irمای دیتا www.mydata-co.comمدار گسترش فنآوری اطلاعات www.itorbit.netجمع بندی:در این مقاله به تعریف BPMS، لزوم استفاده از آنان و در نهایت به ابزارهای مطرح در سال 2021 و شرکتهای ایرانی فعال در این حوزه با بیان نام شرکت و سایت آن به اختصار اشاره شد .این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است.منابع:https://bpmtraining.net/https://www.faragostar.net/https://ebpm.ir/https://samatoos.ir/articles/free-bpms-software/http://arianbpms.blogfa.com/tag/2https://slideplayer.com/slide/14509203/ ارائه اقای مهندس امیر مهجوریان در اولین کنفرانس تخصصی نظام اداری الکترونیکی