مسئول دفتر حرفه‌ای کیست؟ دوره آموزشی مسئولین دفاتر و منشیگری

مسئول دفتر حرفه‌ای شدن امروزه تبدیل به یکی از چالش‌های علاقه‌مند به تصدی این شغل شده است.در این مقاله قصد داریم به مهم‌ترین نکاتی که ما را تبدیل به یک مسئول دفتر می‌کند، اشاره‌کنیم.برای حرفه‌ای شدن و کسب اطلاعات و تکنیک های این شغل باید آموزش دید پس با ما همراه باشید.مدت‌زمان مطالعه 4 دقیقهمسئول دفتر کیست؟مسئول دفتر ازنظر ماهیت شغلی تا حدودی شبیه به کار منشی‌گری دارد اما با شرایط، وظایف و جایگاه‌های متفاوت!به‌صورت کلی مسئول دفتر به شخصی می‌گویند که واسط بین مدیر و سازمان است و وظایف کاری حوزه مدیریت را کنترل، مدیریت و انجام می‌دهد و در نقش یک فیلتر بین مدیریت و سازمان قرار دارد و به‌صورت کلی استخدام شده است که زمان کاری مدیر را برای کارهای جزئی و کم‌اهمیت نگیرد!یک مسئول دفتر چه تفاوتی با منشی دارد؟در عین شباهت‌های شغلی بین منشیگری و مسئول دفتری، این دو شغل تفاوت‌های چشمگیری نیز با یکدیگر دارند که به مهمترین آن در این مقاله اشاره می‌شود.منشی یا مسئول دفتر به طور خلاصه وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه‌نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی دارد.در برخی از شرکت‌ها نقش منشی یا مسئول دفترها پررنگ‌تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می‌پردازند.مسئول دفتر را می‌توان به‌نوعی نمونه‌ای حرفه‌ای‌تر از منشی دانست. منشی بیشتر کارهای عمومی‌تر مربوط به شرکت و سازمان‌های مربوط را به عهده دارد، درحالی‌که مسئول دفتر می‌تواند برای انجام کارهای حرفه‌ای‌تر استخدام گردد. از این گذشته رده اطلاعاتی که مسئول دفتر به آن‌ها دسترسی دارد، از اطلاعاتی که منشی به آن‌ها دسترسی دارد، محرمانه‌تر و مهم‌تر هستند.به‌صورت کلی مسئول دفتر در سازمان‌های خاص و مهم و با مسئولیت‌های مهم مشغول به فعالیت می‌باشد و می توان گفت که یک مسئول دفتر در سازمان نقش بازوی اجرایی مدیر را بر عهده دارد در حالیکه منشی حکم آچار فرانسه را دارد، یعنی عهده‌دار تمامی امور می‌باشد در حالیکه مسئول دفتر وظایف مدیریتی و خاص تر و محدود تر در سازمان را عهده دار می باشد.عموماً افراد دارای مدرک کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته‌های مختلف می‌توانند منشی یا مسئول دفتر شوند. البته رشته‌هایی مانند حسابداری، مدیریت، روانشناسی و … بیشتر برای شغل منشی‌گری موردنظر کارفرماها هستند.مهم‌ترین وظایف یک مسئول دفترحرفه ایمسئولین دفاتر در سازمان/شرکت با توجه به جایگاه و پرستیژی که در سازمان دارند، عهده‌دار وظایف مشخصی نیز می‌باشند که در ادامه به آن می‌پردازیم.۱: تنظیم و هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مدیر2: پیگیری دستورات صادرشده از سوی مدیران3: مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران4: کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل5: بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه6: انجام هماهنگی‌های لازم برای تنظیم و تشکیل جلسات و کارگروه‌هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد.7: جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس، پست و... به مدیر8: دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت9: تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوت‌نامه‌های مرتبط با جلسات مدیران10: جوابگویی به ارباب رجوع و تنظیم اوقات مدیر برای ملاقات‌ها با آن‌ها11: انجام امور نامه نگاری و مکاتبات سازمانی و دسته بندی آن12: محافظت و حراست از اموال سازمان و اداره یا شرکت13: پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه14: نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیرالبته همان‌طور که اشاره کردیم، این موارد به‌عنوان وظایف و مسئولیت‌های عمومی مربوط به مسئول دفتر معرفی شدند. بنا به‌ضرورت و سیاست‌های هر شرکت و سازمانی این وظایف می‌توانند متفاوت باشند.ویژگی‌های یک مسئول دفتر حرفه ای از زبان حسین شیردل (مدرس دوره مسئولین دفاتر)برای موفقیت در شغل مسئول دفتر (رئیس دفتر) باید ابتدا به اهمیت این شغل پی ببریم.مسئول دفتر حکم آیینه مدیر و سازمان است یعنی هر رفتار ما مصداق رفتار مدیریت و برند آن شرکت به شمار می آید، پس یک مسئول دفتر حرفه ‌ای باید بتواند خود را از دیگر همکاران و کارمندان آن سازمان/شرکت جدا کند.مهمترین مهارت ها و ویژگی های یک مسئول دفتر حرفه ای1: مسئول دفتر باید دارای روابط عمومی بالایی بوده و به‌راحتی امکان برقراری ارتباط با ارباب‌رجوع و سایرین را داشته باشد.2: به دلیل امکان برخورد با نظرات موافق و مخالف از سوی مراجعین، فرد حاضر در این پست باید صبر و تحمل بالایی هم داشته باشد.3: خوش‌رویی و برخورد مناسب یکی دیگر از ویژگی‌های اخلاقی است که مسئول دفتر باید آن را دارا باشد.4: ظاهر و پوشش مناسب و شیک متناسب با شرکت5: تجربه لازم و کافی برای ارائه مشاوره‌های مختلف به مدیران و مراجعه‌کنندگان6: مدیریت قوی برای زمان‌بندی و تنظیم برنامه‌ها بر اساس زمان‌بندی منظم7: انضباط بالای کاری8: رازداری و عدم افشای اطلاعات محرمانه شرکت و مدیران9: حرفه‌ای بودن در نرم‌افزارها و کارهای کامپیوتری عمومیآیا هنوز تبدیل به یک مسئول دفتر حرفه ای و VIP نشدی؟!کافیه که در دوره تخصصی آموزشی مسئولین دفاتر راهمند شرکت کنیدبه همین راحتی!ارتباط با ما0212244540609120561585منبع: وب سایت راهمند ( تخصصی ترین مرجع توانمندسازی کارکنان)