استاندارد و انعطاف در نرم افزار قراردادها از راهکار مالی دیدگاه

از مزیت‌های سیستم مالی و حسابداری دیدگاه، ارائه امکاناتی است که به طور مداوم بتواند با تغییرات و نیازمندیهای جدید سازمان‌های مشتری همگام باشد. راهکار مالی دیدگاه فقط مجموعه ای از نرم‌افزارهای حسابداری نیست بلکه به عنوان اتوماسیون مالی، تلاش می‌کند کلیه اتفاقات و رویدادهایی که در سازمان‌ها در بخش هزینه‌ها و پرداخت‌ها وجود دارد، از منشا خود شناسایی کند و کلیه این فرآیند مالی را مکانیزه کند. نرم افزار قراردادها از راهکار مالی دیدگاهاتوماتیک کردن سیستم‌های مالی به نحوی که کارشناسان و عاملین مالی وقت خود را برای ورود اطلاعات صرف نکنند و به فعالیت‌های تحلیلی بپردازند از اهداف طراحی اتوماسیون مالی دیدگاه است. امکانات مختلف سیستم قراردادها، با همراهی ابزار صدور سند اتوماتیک می‌تواند فعالیت‌های زمانبری مثل ورود اطلاعات را از فرآیند اجرایی کارشناسان مالی حذف کند. برخی از جدیدترین امکانات نرم‌افزار قراردادها به شرح زیر است:استاندارد و انعطاف در سیستم قراردادها راهکار مالی دیدگاهدر سیستم قراردادهای مجموعه نرم‌افزارهای مالی دیدگاه استاندارد و انعطاف کنار هم قرار می‌گیرند. به عنوان مثال در یک ساختار دانشگاهی، فرض کنید که هیات امنا آیین‌نامه‌ معاملاتی تصویب می‌کند تا فرآیندهای مربوط به قراردادهای دانشگاه مطابق سازکار استاندارد و قانونمند اجرا شود. بعد از اجرای آیین‌نامه در زمان معین، مشخص می‌شود، که قاعده تصویب شده، مثلا مجوز افزایش و کاهش 25 درصدی قرارداد، در دانشکده علوم که قراردادهای پژوهشی آن قطعیت ندارد، مناسب نیست و کارکرد لازم را ندارد، لذا تصمیم گرفته‌ می‌شود که همه دیتای قراردادها به طور دستی بازنویسی شوند. در چنین شرایطی انجام دستی این تغییرات مشکل و زمان‌بر خواهد بود. مشابه این شرایط در واقعیت کم نیست و تغییرات آیین‌نامه‌ها در سیستم‌های مالی بسیار اتفاق می‌افتد. با همت همکاران راهکار مالی چارگون، امکانی در سیستم مالی دیدگاه ایجاد شده تا کنار همه شرایط و استانداردهایی که در نرم‌افزار قراردادها وجود دارد، استثنائاتی را بتوان تعریف کرد تا انعطاف مورد نظر در دپارتمان‌های مختلف ایجاد شود. مثلا دانشکده علوم بتواند شرایط ویژه خود را در قراردادهایش ثبت کند. این امکان می‌تواند در سازمان‌هایی که در نقاط مختلف کشور مستقر هستند کارکرد داشته باشد و مثلا استثنائاتی را برای مناطق کمتر توسعه یافته، مناطق آزاد تجاری و غیره مورد استفاده قرار دهند.مدیریت اطلاعات مالی قراردادهای طولاتی مدتدر اغلب سازمان‌ها معمولا طول عمر یک قرارداد به اندازه یک تا سه سال است، اما مواردی وجود دارد که قراردادهای طولانی مدت به اندازه چند دهه در برخی سازمان‌ها اجرا می‌شود. در چند دهه عمر یک قرارداد، نیاز است که در زمان‌های مختلف اطلاعات مالی قرارداد گزارش‌گیری شود و مثلا صورت وضعیت‌های مالی آن در دوره‌های مختلف تهیه شود. امکان مشاهده صورت پرداخت‌ها و وضعیت تضامین از آن جمله‌ است. برای تهیه این گزارشات، نیاز است که اطلاعات از سیستم‌های مالی و حسابداری‌ متفاوتی جمع‌آوری شود، حتی در مواردی لازم است محاسباتی بر روی خروجی اطلاعات بعضی سیستم‌های مالی انجام شود، این در حالی است که کارت قرارداد از نرم‌افزار قراردادها راهکار مالی دیدگاه این قابلیت را دارد که اطلاعات مالی قرارداد به سرعت گزارش‌گیری شود و کلیه اطلاعات مالی یک قرارداد در دسترس مدیران مالی سازمان قرار بگیرد.ماژول سپرده در سیستم قرارداد راهکار مالی دیدگاهطبق روال معمول در سازمان‌ها و شرکت‌ها، با آغاز یک قرارداد، سپرده‌های مختلفی از جمله سپرده بیمه، سپرده حسن انجام کار و ... از پیمانکار دریافت می‌شود. نگهداری این سپرده‌ها و ارسال آنها به خزانه و همینطور ثبت اطلاعاتی که از خزانه دریافت می‌شود و مدیریت فرآیند بازگشت این سپرده‌ها به پیمانکار نیاز به امکانات نرم‌افزاری دارد. در غیاب چنین امکانات نرم‌افزاری خصوصا در سازمان‌هایی که تعداد زیادی قرارداد پیمانکاری در آن‌ها مدیریت می‌شود، حجم کاری زیادی به کارشناسان و عاملین مالی تحمیل می‌شود. برای مدیریت بهینه فرآیندهای دریافت، نگهداری و آزادسازی سپرده و مدیریت اسناد حسابداری آنها در سیستم حسابداری، ماژول سپرده در سیستم قراردادها ایجاد شده است. ماژول سپرده، اطلاعات یک سپرده را از زمان دریافت تا زمان آزادسازی سپرده ثبت می‌کند و با توجه به بقیه امکانات سیستم مالی و حسابداری دیدگاه، امکان صدور سند اتوماتیک را فراهم می‌کند و به این ترتیب بخش زیادی از فعالیت‌های دستی و زمانبر را در واحدهای مالی سازمان‌ها کاهش می‌دهد.