زمان و ابزارهای مدیریت آن

مقدمهبحث مدیریت زمان یک بحث قدیمی است که بشر از وقتی فهمید وقت طلاست، تلاش کرد با متدهایی هزینه‌ی انجام کارها را بکاهد و با هدف کاهش زمان انجام کار به بهبود فرآیندها کمک کرد تا هر کسی با داشتن تخصص در یک حوزه‌ی مشخص بتواند یک زندگی متعادلی داشته باشد و از سایر تخصص‌ها بدون دانش علمی آن، بهره‌مند شود و بدین شکل تمدن را تشکیل داد.در حوزه‌ی استعدادیابی، یکی از ملاک‌های سنجش استعداد، قطعا زمان است. زمان است که مشخص میکند چه‌کسی مستعدتر از دیگری است. در واقع اگر زمان نامحدود در اختیار هر شخصی قرار داده شود، احتمالا به نتایج و خروجی مطلوبی میرسد.بنابراین زمان، مشخصا از جمله مهمترین دارایی‌های هر موجود زنده‌ایست. چنین چیز پر اهمیتی در اثر سوء مدیریت یا بی‌توجهی بدان، منجر به بازدهی منفی خواهد شد. لذا، منطقی خواهد بود براساس اصول SMART (+)، هدفی انتخاب کرد و با خود کنترلی (Self-Control) که مدیریت زمان از جمله‌ی آن است، با سرعت بیشتر و در زمان کمتری، معنای زندگی خود را بیابیم و به نوک هرم سلسله‌مراتب نیازهایمان نزدیک شویم.حال که میخاهیم زمانمان را مدیریت کنیم، بسیاری در دام سوء مدیریت زمان می‌افتند. و خب چون پایش خودکنترلی جهت رسیدن به تعادل پایدار، توسط خود شخص انجام میشود، این خطر وجود دارد که به‌علت عدم کنترل ناظر خارجی، مدت‌های زیادی در دام باشند و بعد به‌علت ناکارآمدی آن، به مدیریت زمان ناباور گردند. لذا بهتر است اشتباهات آنرا نیز مرور کنیم.اشتباهات مدیریت زماننکات زیر در خصوص اشتباهات رایج مدیریت زمان را مرور میکنیم؛۱ - تمایل به سمت کم خوابی به عنوان گزینه ای برای افزایش زمان و داشتن مدیریت بهتر بر زمان. / هر چند این گزینه، انتخابی غلط است و باعث کاهش راندمان و بروز مشکلات دیگر می شود.۲ - از مهمترین و تاثیرگذارترین اقدامات در حیطه مدیریت زمان، تهیه لیستی از کارهایی است که باید انجام شود. / اما به علت شلوغ نشدن برنامه، تنها کارهای زمان بر و طولانی در آن ثبت شود.۳ - نوشتن هر چیزی در لیست کارها، بیشتر باعث وقت گیری و سردرگمی می شود.۴ - لیست های بلند، انسان را عصبی و افسرده می کند و باعث استرس زایی می شود. / مدیریت زمان باید لذتما از انجام کارها را افزایش دهد.۵ - استفاده از چندین ابزار مختلف و متنوع برای مدیریت زمان، باعث سردرگمی و وقت گیری می شود.۶ - انجام دادن چند کار به صورت همزمان، باعث کاهش راندمان می شود. / در صورتی که اگر بر روی یک کار تمرکز کنیم، دقت و راندمان افزایش می یابد و انرژی کمتری مصرف می شود.۷ - یکی دیگر از اشتباهات در مدیریت زمان، مدیریت همه لحظه ها و برنامه ریختن برای تمام دقایق است. / این امر، استهلاک قدرت کنترل را افزایش میدهد و باعث صرف انرژی زیاد از انسان می شود.۸ - یکی از مهمترین نکات در مدیریت زمان و برنامه ریزی، برنامه ریزی نکردن برای بخشی از زمان هااست.۹ - بهترین برنامه ریزی، برنامه ای است که تنها زمان ها و کارهای مهم رو برنامه ریزی کند.۱۰ - کار بی وقفه و پیوسته، باعث کاهش راندمان می شود. / برای این منظور در سیستم های مختلف، زمان استراحت و تنفس در برنامه تعریف می شود.همچنین: بهترین زمان استراحت در میان کار، زمان استراحت با کسانی است که حرف مشترکی با آنهانداریم و یا حرف مشترک کمی با آنها داریم.۱۱ - داشتن وسواس برای انجام تمام کارها، از ریشه های اصلی عدم موفقیت در مدیریت زمان است.ابزارهای مدیریت زماندر ابتدا باید بگویم، مدیریت زمان هیچ ابزار خاص و ویژه‌ای نمیخاهد. واقعا میشود فقط با یک قلم و کاغذ به بهترین روش مدیریت زمان داشت. شاید مهمترین ویژگی ابزارهای مدیریت زمان، ساده‌کردن مدیریت کارها و کاستن دغدغه‌های مرتبط به آن است. مثلا سخت است که روی کاغذ معمولی بخواهیم یادآور در ساعت مشخصی تنظیم کنیم.بنده به شخصه با متد GTD دکتر آلن (یک خلاصه کاربردی) راحت هستم و البته از آن ایده گرفتم و به سبک خودم پیاده‌اش کرده‌ام.ابزارهای متعددی وجود دارد که تنوع آنها ممکن است شما را دچار تناقض انتخاب(مشاهده ویدیو آقای شوارتز در این خصوص) کند، و هدف از این پست همین بوده است که ابزارهای محدودی معرفی شود که شاید برای فردی رهگشا باشد.لیست ابزارهاگوگل کیپ +ترلو + یا تسکولو +در کیپ میتوانید نوت‌ها مختلفی (عکس، متن ساده، چک‌باکس، ویس و نقاشی) در رنگ‌ها و دسته‌بندی‌های مختلفی داشته باشید. یک انعطاف فوق‌العاده‌ای که هر جور ذهنیتی روی آن قابل اجراست. اگر بتوانید دو هفته بصورت مداوم با آن بصورت مقید کار کنید، سبک خود را خواهید یافت. میتوانید با ایده‌ی آقای آلن استارت بزنید. (داشتن Inbox ورودی کلیه کارها)یکی از مزیت خوب کیپ این است که در اوقاتی که شما در حال طوفان فکری (+) هستید، بلافاصله میتوانید صدای خود را در کیپ ضبط کنید یا تصویری از موقعیت جاری خود بعنوان یک نوت کیپ با دوربین گوشی ثبت کنید. بدین صورت ایده‌های شما در اثر یادداشت نشدن، از یاد نمیروند.به هر صورت بهتر است اگر حوصله‌ی کنکاش ندارید از یک مقاله(+) کیپ را بهتر بشناسید تا از کلیه قابلیت‌های آن استفاده کنید.برای بسیار کیپ، یک ابزار جامع است و هرگز نیاز به ابزار کمکی دیگری نخواهد بود. اما رده‌ی کیپ، برای مدیریت پروژه‌ها نیست و مدیریت اهداف استراتژیک نیاز به بستری با امکان مرتبط‌تر خواهد داشت.خب در این حوزه به‌دلیل حضور سازمان‌ها و تجمع درخواست‌های مشابه، سرویس‌های فوق‌العاده‌ای ایجاد شده است. مثلا آسانا یا ماندی که واقعا هر یک در رده‌ی کاری خود عالی هستند. ولی مفاهیم و ابزارهای مطرح شده تا حدود زیادی مانند هم هستند. بنابراین یکی از آنها (پیشنهاد من ترلو است) را انتخاب و برای مدیریت پروژه‌ها و اهداف استراتژیک شخصی و کارهایی که باید بصورت سلسله‌وار در میان‌مدت و دراز مدت انجام شوند استفاده کنید. اکثر چنین اپلیکیشن‌هایی از بوردهایی همچون کانبان(+) استفاده میکنند و دارای امکانات غنی‌تر از کیپ هستند.سلیقه و متد هر کسی با دیگری در استفاده از ابزار مدیریت زمان میتواند متفاوت باشد و برای همین هم پلتفرم‌های مدیریت زمانی به‌قدر زیادی منعطف طراحی شده‌اند ولی ذکر مثال کمک خواهد کرد ایده بگیریم. بعنوان مثال خودم یک بورد کتابخانه در ترلو دارم، که دارای سه لیست است (مشاهده و بررسی / در حال مطالعه / مطالعه شده) البته منطق من در خواندن کتاب این‌ست که از اول تا آخر نخوانم و فقط جاهای مهم! را بخوانم. و اگر بشود با مقاله جای آن چند فصل مهم کتاب را گرفت، از خواندن مقاله در ازای آن بیشتر استقبال خواهم کرد. بنابراین کتاب‌های محدودی خواهند توانست که در کتابخانه‌ام (در ترلو) جا بگیرد و البته در لیست در حال مطالعه‌هایم نباید بیشتر از دو کتاب حضور داشته باشند. هنگامیکه کتابی میبینم که ممکن است جالب باشد و از فیلترها عبور کرده باشد، در لیست اولم می‌آیند در فرصتی کاملتر بررسی شوند و در صورتیکه مناسب باشد به لیست در حال مطالعه منتقل میشود. همچنین پس از مطالعه به لیست مطالعه شده منتقل شده میرود.در پایان، اگر عزیزانی روش دیگری تست کرده‌اند و جالب میداند در کامنت‌ها به اشتراک بگذارند. که سایر دوستان هم بتوانند استفاده کنند.