چگونه يک PowerPoint خوب تهيه کنيم؟

منبع مطلب از این سایت می باشد. يکي از کارهايي که مديران برعهده کارشناسان مي‌گذارند تهيه پاورپوينت براي ارائه در جلسات است. اين پاورپوينت‌ها بسيار مهم هستند زيرا مديران دوست دارند ارائه‌هايي تاثير گذار و اقناعي داشته باشند. کارشناس تهيه کننده پاورپوينت مي‌تواند هر کسي باشد و بنا بر هر سليقه‌اي آن را تهيه کند. اما کارشناس ارتباطات يا روابط‌عمومي‌ تنها بر اساس سليقه کار نمي‌کند. او مي‌داند که چطور از ابزارهايش براي تاثيرگذاري بيشتر استفاده کند. ابزارها همان امکاناتي هستند که نرم افزار براي طراحي در اختيار ما قرار داده است. مانند: فونت، نمايش صفحه، شکل حرکت صفحه و اجزايش و... براي دانستن اين که چگونه ابزارها را به ‌کار بگيريم بايد براي انتخاب هر يک از عناصر که استدلال محکمي‌ داشته باشيم. استدلال: «اين عنصر را انتخاب کردم، چون قشنگ‌تر است» قبول نيست. با اين روش بعد از مدتي براي مقصود مشخص بهترين عنصر هر ابزار را بدست مي‌آوريم و برايش يک استدلال محکم هم خواهيم داشت. مثلا شما خواهيد دانست که از چه فونت، شماره و رنگ‌هايي براي حروف و زمينه استفاده کنيد که حتي در شرايط نمايش با ويدئوپروجکشن و تاريک نبودن کامل اتاق نوشته‌ها ديده شوند. اين فرآيند در صفحه‌بندي نشريات هم اتفاق مي‌افتد. کم­کم شما پاورپوينتي طراحي مي‌کنيد که مخاطب از آن لذت مي‌برد گر چه نمي‌داند چرا. در اين مطلب و مطالب بعدي با چند استدلال درباره ويژگي هاي متن، حرکت و صدا در پاورپوينت آشنا مي‌شويم. البته اين استدلال‌ها مي‌تواند بنا به هدف و نوع استفاده پاورپوينت متفاوت باشد. ارائه باقي آنها را به تجربيات شما مي‌سپاريم. همچنين فراموش نکنيد سليقه هم جزئي از کار ما است. پس اگر نکته اي در کار به مزاق مدير سفارش دهنده خوش نيامد استدلال را بکار ببنديد و اگر نکته صرفا مربوط به زيبايي بود با انجام درخواست سفارش دهنده رضايتش را بدست آوريد. چند استدلال درباره متن پاورپوينت: حتما مي‌دانيد که متن پاورپوينت بايد گويا و خلاصه باشد و در هر صفحه از دو تا سه و نهايتا شش سطر تجاوز نکند. استدلال ما در اين مورد آن است که: •1. اگر متن پاورپوينت بايد گويا و واضح باشد، پس فاصله سطرها و شماره فونت حروف بايد به گونه‌اي باشد که در حالت نمايش برروي پرده ويدئو پروجکشن و يا تلويزيون از همه نقاط اتاق جلسه قابل خواندن باشد. به همين دليل نمي‌توان از فونت‌هاي کوچکتر از 20 براي متن و 36 براي تيتر استفاده کرد. بهتر است به جاي بولد کردن، از شماره‌هاي بيشتر براي بزرگتر شدن متن استفاده کنيم زيرا که بولد شدن در بيشتر مواقع از وضوح حروف مي‌کاهد. فاصله سطرها نيز بايد 1.25 يا بيشتر باشد. اما فاصله ميان خطوط نبايد به قدري باشد که ارتباط مطالب قطع شود. به مثالهاي زير توجه کنيد: الف) متن خوانا و گويا: با شماره فونت 40 براي تيتر و 28 براي متن و فاصله سطر 1.5 ب) متن ناخوانا: با شماره فونت 30 براي تيتر و 22 براي متن و فاصله سطر کمتر از 1.0 ج) متن گسسته: با فاصله سطر 3.0 •2. نکته ديگري که در اين مثال‌ها مشاهده مي‌کنيد انتخاب متن مناسب است. همان‌طور که مي‌بينيم آوردن توضيحات در پاورپوينت و در حالي‌که سخنران درباره آن صحبت مي‌کند حشو است. ما از مخاطب انتظار داريم که با توجه به عناوين بحث در پاورپوينت جريان بحث را گم نکند و ذهنش با سازمان بحث آشنا شود و نه آن‌که به خواندن توضيحات مشغول شود. چه بسا خواندن اين توضيحات پرسش‌هايي ايجاد کند که بيرون از بحث سخنران بوده و طرح آنها رشته کلام را از دست وي خارج کند. بطورکلي وظيفه پاورپوينت اين است که در يک نگاه خوانده شود و مخاطب را به سخنراني علاقه مند کند. •3. بديهي است که براي خوانا بودن هر متني شرط اصلي خط خوانا است. در متن‌هاي الکترونيکي امروز هم فونت تعيين کننده خوش خطي است. بنابراين انتخاب بهترين فونت تعيين کننده ديده شدن و خوانده شدن بهتر از سوي مخاطب است. براي اين منظور بايد به هدف متن، ويژگي هاي مخاطب و موضوع بحث توجه کنيم و سپس واضح ترين فونت را انتخاب کنيم. مثال‌هاي زير را ببينيد و توجه داشته باشيد که شماره فونت در هر سه ثابت است: الف) متن غير رسمي: فونت B Helal براي تيتر و B Homa براي زير تيتر ب) متن رسمي: فونت B Titr براي تيتر و B Mitra براي زير تيتر ج) متن ناخوانا: فونت B Arshia براي تيتر و B Elham براي زير تيتر •4. رنگ هم از نکات تعيين کننده در ديده شدن و خوانده شدن متن است. انتخاب رنگ تا اندازه زيادي سليقه‌اي است اما پيش از سليقه بايد توجه داشته باشيم که ترکيب رنگ‌هاي صفحه ما با مخاطب و موضوع بحث تناسب داشته و در بدترين شرايط نيز به ديده شدن متن کمک کند. دو شيوه اصلي يکي انتخاب زمينه روشن و متن تيره و ديگري زمينه تيره و متن روشن است. در شيوه اول حروف برجسته مي‌شوند و در دومي‌عمق پيدا مي‌کند. هردو اين شيوه‌ها مناسب هستند به شرط آن‌که ميزان کنتراست ميان زمينه و نوشته رعايت شود و متن با رنگ مناسب کاملا از زمينه متمايز گردد. براي آن‌که بدانيم چه رنگ‌هايي در کنار هم چشم نوازتر هستند بايد کمي‌رنگ شناسي بدانيم و رنگ‌هاي مکمل، متضاد و درصد ترکيب آنها را بياموزيم. طرح اين مباحث از حوصله اين مطلب بيرون است؛ اما آنچه بيش از همه مي‌تواند به ما کمک کند ترکيب رنگ‌ها در طبيعت است. طبيعت به ما مي‌گويد که ترکيب رنگ قرمز و سياه و يا زرد و سياه براي اعلام خطر است و در نتيجه اگرچه در ابتدا جذاب است اما در بلند مدت مخاطب را خسته مي‌کند. پس شايد بتوان از آنها براي صفحه شروع استفاده کرد اما براي متن اصلي مناسب به نظر نمي‌رسند. در مقابل ترکيب آفتاب و آبي آسمان را بياد بياوريم که تاچه اندازه به لذت بردن ما از مناظر منجر مي‌شود. تا اينجا می توان گفت با چند اصل اساسي از ويژگي هاي متن پاورپوينت آشنا شديم. ولی توصیه ما به شما این است اگر تاکنون پاورپوینت انجام ندادید بهتر است برای انجام پاورپوینت خود به سایت هایی که پاورپوینت انجام میدهند مراجعه نمایید. خود من تجربه همکاری با سایت انجام پاورپوینت نوین قلم را داشته ام به جرات می توانم بگویم بهترین پاورپوینت های ایران را طراحی میکنند.