آیا شما هم گرفتار تله " سر شلوغی " شده اید؟ راه حل شما اینجاست!

بدانید که شما تنها یک نفر هستید و فقط به اندازه یک نفر زمان در اختیار خواهید داشت پس کارهایی را انجام دهید که بیشترین اهمیت را دارند.آیا مدام این حس را دارید که سرتان شلوغ است؟ یا فکر می کنید بار بسیار زیادی روی شانه هایتان سنگینی می کند؟ شاید لیست بی پایانی از کارهایی که باید انجام دهید پیش رویتان است. یا تعداد بی شماری مسئولیت کاری دارید که لازم است هر روز به آن ها رسیدگی کنید و هم وظایفی در خانه دارید که باید انجام دهید و بین این همه کار حتی وقت سر خاراندن هم پیدا نمی کنید.البته این که مشغول باشید خوب است، حداقل بهتر از این است که کاری برای انجام دادن نداشته باشید و وقت خود را بیهوده تلف کنید. اما نکته مهم که اکثر مردم را گمراه می کند این است که داشتن مشغله زیاد، لزوما به معنی پربار و سازنده بودن نیست. یا صرف کردن زمان زیاد برای انجام یک کار، حتما شانس موفقیت آن کار را افزایش نخواهد داد. افراد زیادی هستند که در این تله گرفتار شده اند و می پندارند همه زمان خود را باید برای وظایف و چالش های پیش رو مصرف کنند در حالی که متمرکز شدن بیش از اندازه روی موانع، می تواند میزان دستاورد شما را پایین بیاورد.برای مثال، یک ماشین لباسشویی را در نظر بگیرید که خراب شده است و نیاز به تعمیر دارد. آقای خانه تصمیم می گیرد به جای زنگ زدن به تعمیرکار، شخصا دستگاه را تعمیر کند. او نصف روز با دستگاه سر و کله می زند ولی موفق نمی شود هرچند که مجبور شده باشد از خانه بیرون برود و چند قطعه ابزارآلات و قطعه یدکی برای ماشین لباسشویی بخرد. به این فکر کنید که اگر از یک تعمیرکار برای انجام همین کار کمک خواسته بودید، او تمام ابزار لازم را به همراه می آورد و دستگاه در مدت زمان خیلی کمتری تعمیر می شد. چرا؟ چون او متخصص این کار است. پس در این میان همه زمان و تلاشی که آقای خانه مصرف کرده بیهوده بود. البته چون نصف زمان روزش را برای یک کار غیر ضروری گذاشته است، وظایفی که بر عهده داشت مثل رساندن و برگرداندن بچه ها به کلاس ورزشی، به خانم خانه محول شد.ما به آن میزان از مشغله نیاز نداریم!امیدوارم شما هم موافق باشید که محول کردن تعمیر دستگاه به تعمیرکار، کار عاقلانه ای است. این کار باعث صرفه جویی در زمان و انرژی شما می شود و می توانید روی کارهایی که اهمیت بیشتری دارند متمرکز شوید مثل وقت گذراندن با همسر یا فرزندان تان. این تنها یک مثال بود که بدانیم گاهی خودمان مشغله اضافی به خودمان تحمیل می کنیم بدون اینکه کاملا متوجه این قضیه باشیم.در ادامه خواهیم گفت که چگونه می توانیم از منابع خارجی، زمان مفید استخراج کنیم.اگر هدف و رویای بزرگی را در سر می پرورانید، بدانید که زمان مورد نیاز برای کارهای بزرگ، حتما بسیار بیشتر از آن مقداری خواهد بود که در ابتدا تخمین زده اید. کارهایی مانند شروع یک فعالیت تجاری، تغییر مسیر حرفه و شغل یا حتی مهاجرت به شهری دیگر. همه این ها چالش هایی ایجاد می کنند که با تجربیات و تخصص هایی داریم فاصله دارند. برای فایق آمدن بر این چالش ها لازم است زمان زیادی صرف کنیم و مهارت های جدید بیاموزیم تا بتوانیم بیشتر و بهتر کارها را انجام دهیم.شما تنها یک نفر هستید!بدانید که شما تنها یک نفر هستید و فقط به اندازه یک نفر زمان در اختیار خواهید داشت پس کارهایی را انجام دهید که بیشترین اهمیت را دارند. به اهمیت هدف بزرگی که در سر دارید فکر کنید چون ممکن است مرحله ها تک به تک، چندان با مفهوم به نظر نیایند. همه ما نقاط قوت و ضعف، علاقه و تنفر مختص خودمان را داریم و قرار نیست تمام کارها و وظایف برایمان خوشایند و مفرح باشند. بعضی کارهای به ظاهر ساده، قدرت اراده و نظم بسیار زیادی از ما می گیرند و به سختی انجام می شوند. اینجاست که " محول کردن کارها به دیگران " مطرح می شود.محول کردن کارها به دیگران چیست؟محول کردن کارها به دیگران یا برون سپاری، یک اصطلاح رایج در تجارت و بین شرکت های هم پیمان و یک روش کارآمد است که به مدیران این امکان را می دهد که کارها را تقسیم کنند. به غیر از معنای مصطلح در تجارت منظور ما از محول کردن کاری به دیگران، استفاده از یک اهرم کمکی برای خلق زمان از یک منبع خارجی است که به ما این امکان را می دهد که زمان مفید و کارایی خود را افزایش دهیم. در اینجا مقصود ما از منبع خارجی، زمان صرف شده ای غیر از زمان خود شما است.چه کارهایی برای برون سپاری مناسب هستند ؟برای تفویض موثر کارها به افراد دیگر باید آگاهانه عمل کنید. هدف سپردن کاری به فردی دیگر، افزایش بهره وری زمان شماست. به طور کلی، سه دسته از کار ها را میتوانید به دیگران بسپارید تا انجام دهند. این 3 دسته، مثلث برون سپاری کارها را تشکیل می دهند .دسته اول، شامل کارهایی می شود که علاقه ای به انجام آنها ندارید. کارهایی در این گروه قرار می گیرند که راه و روش آنها را بلد هستید ولی از انجام دادن آنها لذت نمی برید.دسته دوم، شامل کارهایی می شود که شما نباید انجام دهید. کارهایی که راه و روش آنها را بلد هستید و حتی از انجام دادن آنها لذت می برید ولی کارهایی نیستند که شما به عنوان بهترین گزینه برای صرف زمانتان انتخاب کنید.دسته سوم، شامل فعالیت هایی می شود که توانایی انجام آنها را ندارید. کارهایی که نیاز دارید انجام شوند ولی در حال حاضر، تجربه و مهارت کافی در آن زمینه ندارید.نگاهی به لیست وظایف و مسئولیت های روزانه خود بیاندازید و ببینید کدام یک از آنها را می توانید ذیل این 3 دسته بندی قرار دهید .چالش های برون سپاری کارهابعد از خواندن فواید استفاده از مثلث برون سپاری، ممکن است با خودتان فکر کنید که انجام کارها با این روش فوق العاده آسان خواهد بود اما بدانید که در عمل با دشواری هایی روبرو خواهید بود مثلا در مورد کارهایی که لزومی ندارد خودتان انجام دهید. دوباره به مثال ماشین لباسشویی برگردیم. چرا آقای خانه به جای زنگ زدن به تعمیرکار، تصمیم می گیرد شخصا دستگاه را تعمیر کند؟ چون احتمالا این کار را به عنوان چالشی می بیند که در صورت موفق شدن در آن، احساس رضایت خواهد کرد. در حالی که بهتر است از این میزان کم حس رضایت، به نفع کارهای مهمتر چشم پوشید و آن را به فردی دیگر محول کرد.گاهی اوقات، برای رسیدن به یک هدف والاتر، لازم است از بعضی کارها و پاداش ها بگذرید و بزرگتر بیندیشید. چیزی که در این موارد به شما کمک خواهد کرد تا در دام اقدامات کوچک و کم اثر نیفتید، یاداوری هدف بزرگتر و محدودیت زمانی است که دارید.محدودیت زمانی، تعهد و الزامی است که شما برای خودتان تعریف می کنید و بعد از آن هر لحظه برای شما ارزشمند خواهد بود. پس اگر فعالیتی که انجام می دهید، در جهت تقویت تمرکزتان برای رسیدن به هدف والایتان نیست، شاید بهتر باشد که آن را رها کنید. شاید بعدها فراغت بیشتری داشته باشید تا دوباره آن فعالیت را از سر بگیرید.مورد دیگری که بهتر است مراقب باشیم این است که در تفویض کارها به دیگران به بهانه علاقه نداشتن به آن کارها، دچار افراط نشویم. گاهی وسوسه می شویم که همه کارهایی که به نوعی برایمان دشوار هستند را به افراد دیگر واگذار کنیم که انجام دهند و این گونه، لیست کارهای برون سپاری طولانی و طولانی تر خواهد شد.برخی افراد در تفویض کارها بسیار محتاط عمل می کنند و در مواردی که یک کار برخلاف خوشایند شان پیش می آید و تنها فردی که از پس آن کار بر می آید خودشان هستند، سعی خواهند کرد با تلاش فراوان آن فعالیت را به پایان برسانند و به حس موفقیت و رضایتمندی دست یابند.پس اگر مدام با مشکل برون سپاری کارها مواجه هستید، شاید زمان آن رسیده باشد که انگیزه و دلایل انجام آن کار را دوباره بررسی کنید.از خودتان بپرسید این کاری که باید انجام دهم، آیا گامی موثر در جهت رسیدن به یک هدف خاص است یا خیر؟ همچنین بپرسید هر بار که این کار را خودم شخصا انجام می دهم چه عایدی از آن دارم؟ اگر پاسخ به این دو سوال مشخص کند که آن کار به قطع برایتان مفید است، در این صورت لازم است که به دقت برای به انجام رساندن آن کار برنامه ریزی کنید. از قبل بیندیشید که با چه موانعی مواجه خواهید شد. آیا پایین بودن سطح مهارت تان باعث خواهد شد اعتماد به نفستان افت کند؟ آیا فکر خواهید کرد افراد دیگر توانمندتر از شما هستند؟ از سطح تمرکز و توجه تان رضایت نخواهید داشت؟ آیا راه دیگری وجود خواهد داشت که از آن به همان نتیجه برسید؟همین الان اقدام کنید!به لیست فعالیت هایی این هفته باید انجام دهید رجوع کنید. کدام کارها را مناسب می دانید که به فردی دیگر محول کنید؟ در واگذاری کدام کارها احتمالا دچار چالش خواهید شد؟ در مورد کدام کار فورا و قطعا تصمیم به برون سپاری خواهید گرفت؟امیدوارم این مقاله توانسته باشد ایده های جدیدی برای نظم بخشیدن به کارها و وظایف تان ارائه دهد و نشان دهد که ذخیره کردن زمان چقدر مهم و در عین حال آسان باشد. البته بدانید که آنچه تا اینجا خواندید، همه چیز در مورد تفویض کارها نبود. در قدم های بعدی باید تصمیم بگیرید که هر کاری را به چه فردی بسپارید و حلقه ای از همکاران در اطراف خود داشته باشید.برای مشاهده ی مطالب بیشتر، میتوانید به سایت زیر مراجعه نمایید.www.yourtimecoach.org