مقایسه BPMS و SharePoint: کدام یک برای شما مناسب تر است؟

شیرپوینت (SharePoint) یک بستر مشترک مبتنی بر وب است که به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد و ذخیره سازی اسناد به فروش می رسد و bpms یک رشته در مدیریت عملیات است که در آن افراد از روش های مختلفی برای کشف، الگوسازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود، بهینه سازی و خودکارسازی فرایندهای تجاری استفاده می کنند. در ادامه این بحث به مقایسه BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت.معیارهای انتخاب BPMS و SharePointچیست؟اگر قصد خرید یک نرم افزار مناسب جهت بهبود بخشیدن به گردش کارهای سازمان تحت نظارتتان را دارید، باید دونکته مهم را در نظر بگیرید:• توجه به ابعاد سازمانی: تعیین اسکوپ سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ)• میزان بلوغ سازمانی: مقدار نفوذ و زیرساخت های یک سازمان برای مدیریت فرآیندهاالبته مدیران در انتخاب نهایی محصول باید به موارد اختلاف هر یک از نرم افزارها توجه کافی نمایند، زیرا یک اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحمیل هزینه های مالی و زمانی جبران ناپذیری خواهد شد.اگر سازمان شما از ابعاد کوچکی برخوردار است، می توانید باتوجه به گردش کارهای نسبتاً ساده ای که دارد و البته صرفه ی اقتصادی، از نرم افزار SharePoint برای خودکارسازی فرآیندها استفاده کنید.از طرفی اگر ابعاد سازمانی درحد متوسط یا بزرگ باشد، راهکار نرم افزاری BPMS در تمام سطوح بلوغ سازمانی کاربرد گسترده ای خواهد داشت.اگر شما نیاز به یک مدل فرآیندی ساده و تعاملی دارید که در سطح محلی و با یک جریان کار واضح برای پشتیبانی از تغییرات اداره می شود نرم افزار SharePoint را می توانید انتخاب کنید .همچنین برای جمع آوری محتوا جهت ایجاد یک شبکه داخلی، ساخت پورتال کسب و کار، مدیریت محتوا و بهبود همکاری ها هم می توانید از SharePoint استفاده نمایید.جهت ایجاد مصوبات برای گردش مجموعه اسناد، شیرپوینت دارای پیکربندی قابل انعطافی است که مستندات را قادر میسازد تا قبل از انتشار یافتن، در دسترس کاربران قرار گرفته و سپس تایید و تصویب شوند.SharePoint به کاربرانی که نیاز به سیستم قدرتمند دارند، این امکان را می دهد تا گردش های کاری ۳ حالتی خارج از چهارچوب ایجاد کنند.همچنین زمانی که نیاز چندانی به یکپارچگی محکم با داده های دیگر سیستم ها، پردازش های پیچیده، مدل سازی، بهینه سازی و رصد اطلاعات ندارید، انتخاب SharePoint می تواند برایتان گزینه مناسبی باشد.قابلیت های SharePointشیرپوینت به عنوان یک پورتال، ابزار Collaboration و مدیریت مستندات می تواند نقش موثری در سازمان ها داشته باشد ولی گردش کار آن بخش کوچکی از این ابزار است که عملاً نمی تواند جایگزین فرآیند وBPMS در سازمان شما شود.شیرپوینت به عنوان ابزاری مستقل برای ارایه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ساخته نشده است و این دلیلی است که مایکروسافت را به جست و جوی شرکای برنامه های یکپارچه با شیرپوینت (Third Party ها) نظیر AgilePoint ،Global 360 ،K2 ،Nintex برای تامین نیازمندی های BPM کاربران ترغیب می کند.بنابراین اگر قصد دارید از شیرپوینت به عنوان ابزار نرم افزار BPMS استفاده کنید، برای دسترسی به قابلیت های عمومی ابزارهای BPMS جهت برطرف سازی نیازمندی های سازمان، لازم است ابزارهای سوم شخص و قابلیت های هرکدام را بررسی کرده و بر توسعه سفارشی با محیط های برنامه نویسی مثل Visual Studio برنامه ریزی نمایید.تولید کنندگان برنامه های کاربردی فرآیندگرا و کسانی که با ابزار SharePointفرآیندهای سازمان را به نرم افزار تبدیل می کنند، متحمل کدنویسی های سنگین و پیچیده می شوند که بر هزینه ی کل مالکیت (Total Cost Of Ownership: TCO) اضافه می شود.اگرچه خرید ابزار BPMS می تواند دارای هزینه لایسنس باشد ولی در مقابل، هزینه ی کل مالکیت و ریسک کمتری خواهد داشت.چرا BPMS را انتخاب می کنیم؟ابزارهای BPM می توانند فرآیندها را با قوانین مربوطه هدایت و کنترل نمایند که این امر مستقل از جریان کار می باشد. BPMSها انعطاف پذیری بیش تری دارند و از تغییرات، سریع تر پشتیبانی می کنند.بیش تر نرم افزارهای BPMS قابلیت های یکپارچه سازی در قالب نرم افزارها و یا ارتباط دهنده های OTB که در اکثر سازمان های بزرگ رایج شده اند را نیز در بردارد.شخصی سازی جریان کارها و یا یکپارچه شدن با سیستم های دیگر هم جزو ویژگی های BPMS است.ترسیم نمودن نیازهای اساسی و مطابقت آن ها در سطح فعالیت ها با یک دید جامع، به کارگیری فرآیندها در موبایل، سیستم های خانگی و لپ تاپ، مرتب کردن فرآیندها و همکاری ها که پشتیبانی و بهبود سریع را تضمین نماید، ارایه بهبود مستمر بدون تکیه زیاد بر کد نویسی و IT جزو ویژگی های BPMS ها است.مقایسه نهایی دو نرم افزار BPMS و SharePoint• BPMS و SharePoint شاید ظاهر یکسانی داشته باشند، اما آنچه درون آن ها اتفاق می افتد، کاملا متفاوت است.• SharePoint بر خلاف BPMS، توانایی انجام کارهای تکراری پرسنل را ندارند.• اگر می خواهید بین نرم افزارهای مختلف سازمان ارتباط برقرار کنید، در نظر داشته باشید که ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی توسط SharePoint نسبت به BPMS بسیار ضعیف تر است.• امکان تغییرات جدید در فرآیند، فقط در BPMS وجود دارد.• خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده و تک مرحله ای است، اما ارجاعات در BPMS براساس شرایط بسیار پیچیده و چند مرحله ای مطابق رویه های کسب و کار صورت می گیرد.• ذخیره سازی اطلاعات در SharePoint ساختار یافته نیست و درنتیجه گزارش گیری های آن درحد آماتور است. اما ذخیره سازی مهندسی شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسیار حرفه ای گزارش و داده کاوی پیشرفته برای مدیران سازمان می شود.• با توجه به رویکرد انحصار طلبانه ی مایکروسافت ، سطح استقلال خریدار در SharePoint بسیار پایین است. در حالی که در BPMS با توجه به سیاست سرویس گرایی در آن، سطح استقلال خریدار، بسیار بالا خواهد بود.در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.