نقش کارتابل در اتوماسیون اداری

همه چیز درباره کارتابلمقدمهاغراق نیست اگر بگوییم کارتابل مهمترین مفهوم در هر سامانه اتوماسیون اداری محسوب شده و ساختار، ویژگی ها و امکانات موجود در آن را می توان معیار خوبی برای سنجش پختگی و کامل بودن یک سامانه اتوماسیون اداری به حساب آورد. ارائه یک تحلیل منطقی و درست از این مفهوم مهم می تواند به یک محصول اتوماسیون اداری منسجم و همگن منجر شود و بالعکس در صورتی که تصویر درستی از مفهوم کارتابل در ذهن طراحان چنین سیستمی شکل نگرفته باشد با یک اتوماسیون اداری ضعیف، مغشوش و سردرگم مواجه خواهیم بود.با عنایت به این موضوع در این نوشتار می خواهیم به برخی ویژگی های کلیدی کارتابل و نکات متمایز کننده آن اشاره کنیم. این ویژگی ها می توانند شاخصی برای سنجش و انتخاب یک سامانه اتوماسیون اداری مناسب به دست بدهند. قبل از پرداختن به ویژگی های شاخص یک کارتابل مناسب بهتر است ابتدا اجمالا تعریفی مختصر ولی شفاف از کارتابل داشته باشیم. https://virgool.io/p/jopy3i2ztu58/%F0%9F%93%B7 مفهوم کارتابل“کارتابل، ابزاری است که یک مسئول، کارهای خود را از طریق آن دریافت کرده و به آنها رسیدگی می کند”. این عبارت در عین اختصار معنایی جامع و فراگیر را می رساند و متضمن کلمات و نکاتی است که هر کدام بار معنایی خاص خود را دارد و می بایست در آنها دقت نمود. در اینجا به شرح این نکات می پردازیم. توجه داشته باشید نکات اشاره شده ذیل این تعریف جامع، در واقع قواعد و اصول یک کارتابل را شکل می دهند و فقدان یا نقص در هریک از این اصول نشان می دهد شما با یک کارتابل کامل و اصولی طرف نیستید.ابتدا اینکه کارتابل یک ابزار است که می تواند فیزیکی باشد مانند آنچه که در گذشته نه چندان دور و برای سالیان دراز، مورد استفاده مدیران و کارمندان ادارات بوده است و یا ممکن است الکترونیکی باشد مانند آنچه که امروزه در اغلب سامانه های اتوماسیون اداری ارائه می شود و باید توجه داشت که الکترونیکی بودن کارتابل نباید ماهیت و کارکرد آن را تغییر دهد.نکته بعدی اشاره به این واقعیت است که متصدی و مالک کارتابل یک فرد یا یک شخص حقیقی نیست بلکه یک شخصیت دارای مسئولیت اجرایی در سازمان، متصدی آن می باشد بعبارتی روشن تر هر شخص مسئولی در سازمان به ازای هر پست منتسب در چارت سازمانی به وی، دارای یک کارتابل مستقل خواهد بود و در صورت واگذاری پست خود، کارتابل مربوطه نیز به متصدی جدید منتقل خواهد شد.نکته مهم دیگری که باید به آن توجه داشت این است که ورودی یک کارتابل، کار است نه نامه یا چیز دیگر. علیرغم تصور رایج در بیشتر سازمان ها که کارتابل از نامه های اداری تشکیل می شود در واقع باید گفت کارتابل از کارهای محوله به فرد مسئول که بوسیله نامه یا هر موجودیت دیگر به وی ارجاع می شود پر می شود. بنابراین یک کارتابل اصولی می بایست پذیرای انواع ورودی های متنوع از قبیل نامه رسمی، یادداشت، فرم سازمانی، ایمیل و هر نوع ورودی دیگری که با خود کار و وظیفه ای را برای متصدی کارتابل بهمراه دارند باشد. با این نگاه، کارتابل، یک حلقه از زنجیره فرایندی سازمان است که در آن فعالیت های لازم آن مرحله، صورت گرفته و جریان کار به حلقه بعدی فرایند منتقل می شود .و نکته آخر اینکه وجود کارتابل برای رسیدگی به کارها و وظایف محوله است. بنابراین در کارتابل باید ابزار و امکانات لازم برای رسیدگی به کارها و انجام اقدامات مرتبط وجود داشته باشد، اقداماتی نظیر بررسی کار، ارجاع آن به مسئول بعدی، تعیین تکلیف و بایگانی کردن آن برای مراجعات بعدی، ثبت اقدامات لازم و کارهایی از این قبیل. https://virgool.io/p/jopy3i2ztu58/%F0%9F%93%B7 معیارهای سنجش کارتابلگفته شد در کارتابل باید امکانات رسیدگی به کارها در دسترسی مسئول کارتابل باشد تا بتواند براحتی از عهده وظایف محوله برآید. بنابراین طبیعی است که در کارتابل های مکانیزه امروزی که بعنوان بخشی از سامانه اتوماسیون اداری سازمان ها در اختیار کاربران قرار دارد، شاهد این امکانات و ابزارها باشیم. حال با نگاه ها و سلیقه های و احیانا تحلیل های متفاوت پدیدآورندگان این سامانه ها مواجه می شویم و براساس این دیدگاههای متفاوت می توان معیارهای سنجش این سامانه ها را استخراج کرد.در یک نگاه کلی می توان سه ویژگی سادگی، انعطاف و پوشا بودن کارتابل را مهمترین معیارهای سنجش یک کارتابل مناسب دانست. امکاناتی که در کارتابل ارائه می شود نباید با این سه ویژگی در تعارض باشند، بلکه باید آنها را تقویت نمایند.کمی با این سه ویژگی آشنا شویم…١- کارتابل باید ساده باشددر بسیاری از موارد وجود امکانات متعدد در کارتابل موجب شلوغی و پیچیدگی آن می شود و بجایی که به کاربر کمک کند باعث سردرگمی وی می شود. اینجا نقش طراح متبحر UI/UX برجسته می شود که باید هنر خودش را نشان دهد . البته این موضوع تا حدی نیز به مفاهیم تحلیلی و ساختار درنظر گرفته شده برای کارتابل نیز مربوط می شود.آنچه بعنوان یک ساختار پذیرفته شده بین همه برنامه های کاربردی مبتنی بر کارتابل مرسوم است، این است که کارتابل باید شامل پوشه ای برای دریافت ورودی ها و پوشه ای برای نگهداری سوابق و پیگیری کارهای واگذار شده باشد، همان In Box /Out Box معروف. وجود برخی پوشه های اضافی که برای نگهداری نوعی خاص یا وضعیت خاصی از موجودیت ها است علاوه بر آنکه کارتابل را از عمومیت خارج می کند باعث سردرگمی کاربر نیز می شود.۲- کارتابل باید منعطف باشدسادگی یک کارتابل نباید مانع کارآمدی و انعطاف آن شود، از این رو کارتابل باید این قابلیت را داشته باشد که کاربر در عین احساس راحتی و سادگی کار با کارتابل، کمبودی در آن نیز احساس نکند.یکی از اموری که معمولا در هنگام رسیدگی به کارها به ما کمک می کند وجود امکان دسته بندی و طبقه بندی کارهاست که با این کار ما می توانیم کارها را بهتر سامان دهی کرده و راحت تر به آنها رسیدگی کنیم . لذا در برنامه های معتبر مبتنی بر کارتابل اجازه داده می شود کاربر بتواند محتویات داخل کارتابل ورودی خود را دسته بندی نماید و آن ها را در قالب پوشه های که خود تعریف کرده است سازماندهی نماید. از آنجائیکه در اینگونه برنامه ها این خود کاربر است که کارتابلش را مطابق سلیقه و مسئولیت خود دسته بندی می کند خود او بخوبی توازنی میان کاربردی بودن و پیچیدگی کارتابل برقرار خواهد کرد.۳- کارتابل باید پوشا باشدیک کارتابل مناسب باید نسبت به همه انواع کارها و مسئولیت ها پوشا باشد. کارتابلی که مختص به یک یا چند نوع ورودی مشخص باشد کارتابل کاملی نیست. عموما در سامانه های یکپارچه که مجموعه ای از برنامه های کاربردی در کنار هم به تبادل داده و موجودیت اطلاعاتی می پردازند وجود کارتابلی که بتواند از همه این انواع داده پشتیبانی کرده و چرخه فرایندی سازمان را کامل کند نمایانگر تحلیل یک کارتابل کامل و مناسب می باشد. https://virgool.io/p/jopy3i2ztu58/%F0%9F%93%B7 ویژگی های یک کارتابل مناسببعد از بیان معیارهای عمومی سنجش یک کارتابل خوب، حال بهتر است بطور مصداقی و مشخص به ویژگی هایی بپردازیم که ما را در انتخاب بهینه کارتابل یاری خواهند کرد.+ مستقل بودن از مرورگرباید بتوان کارتابل را بدون نگرانی از اینکه از چه مرورگری روی دستگاه خود استفاده می کنیم، مورد استفاده قرار دهیم و همه قابلیت های کارتابل بدون محدودیت در دسترس باشند . این بدان معناست که تولید کننده کارتابل نباید برای تولید و توسعه کارتابل از ابزار توسعه ای که او را به مرورگر خاصی محدود کند استفاده کرده باشد.+ قابلیت استفاده بر روی انواع دستگاه هااستانداردهایی در طراحی و توسعه وجود دارد که در صورت رعایت شدن، برنامه تولید شده را می توان روی انواع دستگاه ها و ماشین ها و گوشی های هوشمند بکار برد. قواعد مربوط به طراحی واسط کاربر که متضمن پشتیبانی از ابزارهای لمسی و نیز پاسخگو بودن برنامه روی ابعاد مختلف صفحه نمایش (ریسپانسیو بودن) است از جمله این اصول و استانداردها می باشد.+ چند زبانه بودنکارتابلی که بتوان آن را بطور همزمان با چند زبان مختلف بکار برد می تواند یک انتخاب ایدآل برای شرکت ها و سازمان هایی است که بلحاظ گستره جغرافیایی در میان چند کشور توزیع شده و یا کارمندان چند ملیتی دارند. بنابراین برای سازمان ها و بنگاه های بزرگ پشتیبانی همزمان از چند زبان می تواند بعنوان یک پارامتر انتخاب کارتابل مناسب در نظر گرفته شود.+ قابلیت خودکار سازیاگر بتوان الگویی را برای کارتابل تعیین نمود که بر اساس آن کارتابل بتواند مجموعه ای از کارهای روتین و تکراری فرد را به نیابت از وی به انجام برساند می توان بخش زیادی از زمان را برای انجام اموری که نیاز به تمرکز و وقت بیشتر دارند ذخیره نمود. چنین قابلیتی علاوه بر اینکه سرعت واکنش متصدی کارتابل را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد می تواند کارتابل را برای نگهداری کارهای مهم تر خلوت نگاه دارد. قابلیت اتوماتیک سازی کارتابل به نحوی که بتوان مجموعه ای اقدامات از پیش تعریف شده و شرط انجام را برای آن تعریف نمود از جمله ویژگی های جذابی است که یک کارتابل مدرن باید حائز آن باشد.امکاناتی که یک کارتابل مناسب ارائه می کندمتصدی کارتابل برای رسیدگی هرچه بهتر به کارهای خود باید بتواند امکانات و ابزار مورد لزوم را در اختیار داشته باشد تا بتواند عملیات مربوطه را بدون مشکل و با سرعت بالا انجام دهد. در اینجا به مهمترین عملیاتی که در کارتابل برای انجام آنها ابزارهای مناسب دیده شده باشد اشاره می کنیم:گزینش و جستجو :باید بتوان براحتی روی محتویات کارتابل براساس ویژگی های آنها جستجو کرد و کارهای مورد نظر را براحتی یافت. با آنکه ابزارهای گزینش و جستجو تقریبا مشابه هستند و کاربرد یکسانی دارند اما نحوه کاربری آنها اندکی متفاوت بوده و بر حسب موقعیت های مختلف ممکن است کاربر ترجیح بدهد از یکی از آنها استفاده نماید. گزینش و فیلتر کردن محتویات کارتابل یکی از بدیهی ترین امکانات یک کارتابل مناسب است . کاربر باید بتواند براحتی بر حسب ویژگی های مشترک محتویات آنها را گزینش و باقی را موقتا از جلوی چشم دور کند.شخصی سازی :کارتابل باید حاوی مجموعه ای از امکاناتی باشد که به کاربر اجازه می دهند چینش کارتابل و امکانات آن را به نحوه دلخواه خود تغییر داده و مرتب نماید. شخصی سازی تاثیر فوق العاده زیادی در راحتی و رضایت کاربر در استفاده از کارتابل بهمراه خواهد داشت.نشانه گذاری :این ابزار کمک می کند کاربر کارهای ارجاعی مورد نظر خود را علامت گذاری کرده و بعدها بر حسب نیاز، براحتی به آنها مراجعه کند حتی اگر آن کارها را از کارتابل خود خارج کرده باشد.سنجاق کردن :کاربر کارهایی را که برایش اهمیت زیادی دارد و نمی خواهد آنها در لابلای کارهای دیگر گم کند باید بتواند به نحوی در بالای لیست کارهای خود سنجاق کند به نحوی که حتی با ورود کار جدید، کار سنجاق شده در بالای لیست باقی بماند.واگذاری :در مواقعی که مسئول کارتابل بهردلیل برای مدتی با کارتابل خود کار نمی کند باید بتواند آن را به فرد جانشین خود تفویض نماید. وی در هنگام تفویض باید بتواند مشخص کند آیا می خواهد تمام مسئولیت ها و اختیارات خود را واگذار می کند یا بخشی از آنها را. در ضمن خوب است که متصدی کارتابل بتواند زمانی را هم برای واگذاری کارتابل خود معین نماید که با انقضای آن بطور خودکار، کارتابل و مسئولیت های آن از فرد جانشین سلب و به متصدی اصلی بازگردد.دستور سازی :ایجاد بسته های دستوری از دیگر امکانات مفید در یک کارتابل است که به کاربر اجازه می هد بتواند تعدادی از دستورهای عملیاتی روتین و پرکاربرد خود را در قالب یک بسته دستوری واحد تعریف کرده و بطور مکرر از آن استفاده نماید. این قابلیت استفاده از امکانات کارتابل را برای کاربر تسهیل و تاثیر فراوانی در افزایش سرعت و کاهش زمان کار با کارتابل خواهد داشت.رجوع به تاریخچه :در برخی مواقع نیاز می شود به کاری که در گذشته رسیدگی شده و اکنون دیگر در کارتابل نیست رجوع کنیم در حالیکه ویژگی مشخصی از آن بیاد نداریم در چتنین مواقعی وجود ابزاری برای مشاهده تاریخچه کارتابل بر حسب تاریخ می تواند راهگشا بوده و ما را در دستیابی به اطلاعات مورد نظر کمک کند.بایگانی کردن :بایگانی کردن کارها و مستندات همواره یکی از نیازهای معمول مرسوم در سیستم مکانیزه می باشد که بایگانی نیز از آن مستثنا نبوده و یک کارتابل مناسب حتما ابزارهای مناسبی برای بایگانی کارها به تفکیک کارهای سازمانی و شخصی در اختیار کاربر قرار می دهد. https://virgool.io/p/jopy3i2ztu58/%F0%9F%93%B7 اشتباهات رایج در استفاده از کارتابلدر استفاده از کارتابل برخی اوقات اشتباهاتی توسط کاربر صورت می گیرد که ممکن است موجب سخت شدن بهره برداری از کارتابل شود در اینجا به چند نمونه از اشتباهات رایج اشاره می شود :نگهداری طولانی مدت ارجاعات در کارتابل :کارتابل محلی برای نگهداری و انبار کردن کارهای دریافتی نیست. بلکه محلی است برای رسیدگی و تعیین تکلیف آنها در اولین فرصت. در حالت عادی کاربر پس از مشاهده محتویات یک کار، درخصوص آن تصمیم گرفته و عملیات مورد نظر مانند ارجاع، ثبت اقدام، حذف از کارتابل یا بایگانی کردن را انجام می دهد، بنابراین دیگر نیازی به نگهداری طولانی مدت کارها در کارتابل نیست. برای نگهداری کارهایی که در دست اقدام است و نیاز به زمان بیشتر برای رسیدگی به آنها می باشد می توان از پوشه هایی که توسط کاربر در کارتابل تعریف می شوند استفاده کرد. کارتابل مملو از ارجاعات معمولا باعث سردرگمی و عدم تمرکز کاربر آن در رسیدگی به امور جاری و به تعویق افتادن اقدامات می شود و بر عکس، با خالی بودن کارتابل جاری به محض دریافت ارجاع جدید کاربر راحت تر متوجه ورودی جدید شده و سریعتر می تواند واکنش لازم را نشان دهد.نگرانی از حذف ارجاعات از کارتابل :بسیاری فکر می کنند با حذف کارها از درون کارتابل، دیگر به آنها دسترسی نخواهند داشت بنابراین بسختی خود را متقاعد می کنند که موارد خاتمه یافته و یا مواردی که در آینده می بایست رسیدگی شوند را از کارتابل خود حذف کنند. این تصور درستی نیست زیرا با استفاده از امکانات فراوانی که در کارتابل ها در اختیار کاربر است او می تواند در هر لحظه که اراده کند کار مورد نظر را یافته و عملیات مربوطه را انجام دهد. امکانات مربوط به جستجوی ساده و پیشرفته، انواع بایگانی ها، نشانه گذاری و تاریخچه از جمله امکاناتی است که کاربر می تواند به ارجاعات حذف شده از کارتابل خود، مجددا دسترسی پیدا کند.استفاده از پوشه های داخل کارتابل بعنوان بایگانی :ممکن است برخی افراد از پوشه هایی که در کارتابل برای کارهای در دست اقدام خود ایجاد کرده اند بعنوان بایگانی کارها استفاده کنند. این کار اشتباه است. زیرا این پوشه ها بخشی از کارتابل محسوب می شود که برای دسته بندی کارها بر حسب ویژگی های مورد نظر کاربر استفاده می شود و نیز گفته شد که ارجاعات نمی بایست طولانی مدت در کارتابل باقی بمانند. این پوشه ها تنها برای نگهداری گروه بندی شده کارها برای زمان محدود و رسیدگی در اولین فرصت ممکن ایجاد شده اند و برای بایگانی کردن کارها ابزار مناسب در کارتابل موجود می باشد.