SKRIFTLIG FRÅGA E-2455/02

från Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) till kommissionen

(29 augusti 2002)

Ämne: Påståenden om bristfällig förvaltning av medel som anförtrotts Europeiska gemenskaperna

Martha Andreasen var direktör med ansvar för budgetens verkställande och räkenskapsförare vid Europeiska kommissionen, hon innehade med andra ord en hög tjänst. Enligt tillämplig lagstiftning hade hon fullt ansvar för de medel som anförtrotts Europeiska gemenskaperna. De påståenden om bristfällig förvaltning som hon framfört är således ytterst allvarliga.

Finns det kvalificerad och utbildad räkenskapspersonal på alla nivåer inom kommissionen?

Vilka interna system för kontroll av räkenskaperna finns det inom kommissionen och uppfyller de godkända standarder?

Anmodas räkenskapsförare att godkänna räkenskaper som man vet vara felaktiga?

Utövade man påtryckning på Martha Andreasen för att hon skulle godkänna förslag utan reservationer då man väl kände till orsakerna för en dylik reservation?

Stämmer det att största delen av de högre tjänstemännen känner till att siffrorna är felaktiga?

Behandlar eller godkänner okvalificerad räkenskapspersonal eller tredje parter räkenskaperna?

Är medlemsstaternas räkenskaper tillförlitliga?

Kommer kommissionen att göra sina officiella räkenskapsböcker tillgängliga för att man skall kunna kontrollera hennes påståenden?

Vilka system finns för att spåra korrigeringar av och ändringar i de siffror som framförs i räkenskaperna?

Bad kommissionen om juridiskt råd för att få reda på om den hade rätt att hindra Martha Andreasen från att framträda inför Europaparlamentets utskott för framställningar?

Om så är fallet, varför? Vilken skada trodde och tror kommissionen att skulle kunna uppstå till följd av hennes hörande som vittne inför ett parlamentsutskott?

Svar från Michaele Schreyer på kommissionens vägnar

(22 november 2002)

1. och 6. Alla anställda vid Generaldirektoratet för budget (GD Budget) som arbetar med bokföring är kvalificerade för detta, genom formella kvalifikationer, erfarenhet eller internutbildning eller en kombination av allt detta.

Alla enhetschefer på räkenskapsavdelningen har formella kvalifikationer och/eller erfarenhet av bokföring eller ekonomi.

Kommissionens nyligen utnämnde räkenskapsförare valdes på grund av sina kvalifikationer och erfarenhet av bokföring, revision och ekonomisk förvaltning.

2. Vad beträffar räkenskapssystemet finns följande kontrollmekanismer(1):

- En strikt funktions- och ansvarsfördelning mellan utanordnare, personer som sköter internkontrollen och räkenskapsföraren.

- Rätten att använda anslag för åtaganden och betalningar kräver formellt godkännande och är strängt reglerad genom s.k. vidaredelegering inom ramen för räkenskapssystemet. Utanordnare med delegering och deras underlydande får endast använda enstaka budgetposter för vilka de har fått tillstånd inom systemet och tillträdet kontrolleras av systemet.

- Bankuppgifter för varje mottagare av finansiering från kommissionen kontrolleras mot uppgifter som har lämnats av den aktuella banken innan en betalning utförs.

- Att det finns anslag tillgängliga verifieras i samband med varje transaktion som tar anslag i anspråk. Det finns kontroller för att se till att budgeten och enskilda anslag inte överskrids.

- Vid varje betalning kontrolleras det att betalningsförpliktelsen därigenom infrias.

- En avstämning av konteringshändelser och banktransaktioner görs varje dag.

- Utbetalningarna från kommissionen sker genom SWIFT. Kommissionen är ansluten till SWIFT av säkerhets- och effektivitetsskäl. Kommissionen är en av de få SWIFT-kunder som inte är bank. Alla transaktioner efter det att betalningsordern har lämnat kommissionen (ändringar på bankkonton etc.) sker på samma sätt som i förbindelser mellan banker i hela världen.

- Räkenskapsföraren kontrollerar konteringshändelser och -saldon.

3. Det är uteslutet att konton med felaktigheter avslutas. Enligt artikel 18 i förordningen om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen(2) skall räkenskapsföraren föra räkenskaper över budgetårets alla transaktioner och avsluta räkenskaperna vid årets slut och utarbeta redovisning, inklusive i förekommande fall preliminär redovisning som skall undertecknas av den räkenskapsförare som lämnar sitt uppdrag och av den nye räkenskapsföraren. Stadgarna för räkenskapsföraren innehåller liknande bestämmelser.

Om räkenskapsföraren har invändningar, skall han eller hon underteckna redovisningen och ange invändningarna.

I avsaknad av uttryckliga bestämmelser för det fall att en räkenskapsförare som lämnar sitt uppdrag vägrar att underteckna redovisningen, måste man se till ändamålet med de ovannämnda bestämmelserna, vilket otvivelaktigt är att skapa kontinuitet i förvaltningen, en erkänd förvaltningsrättslig princip.

4. Kommissionen känner inte till något som tyder på att Martha Andreasen utsattes för påtryckningar från något håll att underteckna utan reservation i tillfälle hon hade sådana reservationer.

5. Siffrorna är korrekta. Inget generaldirektorat och ingen annan tjänsteavdelning har ifrågasatt att siffrorna är korrekta.

Alla de frågor och anmärkningar som generaldirektörer och förvaltningschefer hade om siffrorna för varje generaldirektorat per den 31 december 2001 diskuterades, löstes eller åtgärdades, vid behov efter förtydligande, senast i juli 2002.

Avsikten är att ytterligare förbättringar skall göras av den årsredovisning som läggs fram för generaldirektoraten med utgångspunkt från de erfarenheter som har gjorts.

Endast räkenskapsföraren själv undertecknar årsredovisningen innan den skickas (via generaldirektören för GD Budget) till den budgetansvariga kommissionären, som formellt godkänner redovisningen efter delegering. Redovisningen överlämnas därefter till revisionsrätten, rådet och parlamentet.

7. Kommissionen kan inte uttala sig om kvaliteten på medlemsstaternas offentliga räkenskaper.

8. Kommissionens officiella räkenskaper har alltid varit fullständigt tillgängliga för interna och externa revisionsorgan i enlighet med budgetförordningen. Både interna och externa organ har tillgång till de officiella räkenskaperna.

Dessutom skickas som parlamentsledamoten kanske känner till den detaljerade årsredovisningen, som bygger på bokföringen, till parlamentet och rådet, revisionsrätten och de andra institutionerna.

Europeiska gemenskapernas konsoliderade årsredovisning skickas till samma institutioner och publiceras i EGT.

9. Korrigeringar och ändringar av räkenskaperna kan bara göras av behörig personal. Tillgången till uppgifterna kontrolleras noggrant. Alla transaktioners historia är tillgänglig i systemet, inklusive en fullständig lista över alla godkännanden och förändringar som gjorts av den ursprungliga transaktionen. Det finns också en anmärkning om var verifikationerna till transaktionen finns.

Revisionsrätten har kritiserat att systemtekniker har haft tillgång till systemet. Förbättringar har gjorts och görs fortfarande.

I det begränsade och minskande antal fall där systemet måste justeras tekniskt (till exempel för att ta bort programfel) bedöms behovet av åtgärden innan den godkänns och de ändringar som görs dokumenteras. I de extremt sällsynta fall där ett programfel påverkar en transaktion ersätts de felaktiga uppgifterna med korrekta. Även i dessa fall analyseras och godkänns åtgärderna innan de utförs och åtgärderna dokumenteras.

10. och 11. Kommissionen rådfrågade rättstjänsten om vad tjänsteföreskrifterna har att säga om ett eventuellt framträdande inför utskottet. Det är praxis att göra så. Kommissionen diskuterar normalt inte rent interna frågor av detta slag offentligt.

Tjänsteföreskrifternas sekretessbestämmelser, som EG-domstolen vid upprepade tillfällen har funnit fylla ett legitimt syfte, och det faktum att ett disciplinförfarande pågick, gjorde att frågor om tystnadsplikt oundvikligen aktualiserades.

(1) De flesta av dessa kontroller har alltid utförts. De föreskrivs i budgetförordningen (EGT L 240, 7.10.1995).

(2) http://www.cc.cec/budg/lex/fr/droit/mod_exec/index.htm.