SKRIFTLIG FRÅGA E-1564/03

från Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) till kommissionen

(8 maj 2003)

Ämne: Konstigheter i det nya bedömningssystemet

Stämmer det att många av kommissionens tjänstemän är bekymrade över det nya bedömningssystem (Career Development Review) som har införts i år?

Kan kommissionen förklara följande inslag i det nya bedömningssystemet?

För att behålla det önskade genomsnittet på 14 poäng har de flesta av kommissionens avdelningar valt att poängsätta sina tjänstemän före tjänstemännens bedömningssamtal med sina överordnade. Håller inte kommissionen med om att dessa samtal är meningslösa om poängen för alla tjänstemän redan har tilldelats dessförinnan? Samtalen bör ju bidra till att det blir enklare att bedöma tjänstemannens prestationer.

Gemensamt svarpå de skriftliga frågorna E-1562/03, E-1563/03, E-1564/03 och E-1565/03ingivet av Neil Kinnock för kommissionen

(27 juni 2003)

Det var naturligt att införandet av ett nytt bedömningssystem i kommissionen som i andra organisationer skulle mötas av viss förbehållsamhet och oro av vissa anställda. Kommissionen konstaterar emellertid att mycket av denna inledande oro nu skingrats sedan personalen tagit del av

karriärutvecklingsrapporten. Generaldirektoraten i hela kommissionen har på det hela taget genomfört sina bedömningar på ett seriöst och fruktbart sätt, i synnerhet när det gäller den systematiska dialog som krävdes och som i sig själv ansågs vara positivt utvecklande för personal och ledning.

Bedömningssystemet infördes av kommissionen efter långvarigt övervägande och efter omfattande samråd med alla berörda parter. Det utformades eller framlades inte som ett vetenskapligt verktyg för att mäta prestationer, då sådana verktyg helt enkelt inte finns någonstans. I systemet används emellertid en rad villkor och metoder som omfattar enhetliga måttstockar, normer och förfaranden såväl som kontroller och avvägningar. Tillsammans bidrar dessa till åtgärder som är så objektiva som möjligt och som kan frambringa tillförlitliga meritbedömningar.

Parlamentsledamotens fyra frågor är besläktade med varandra:

I svaret på den skriftliga frågan E-1563/03 erinrar kommissionen om att under nu gällande tjänsteföreskrifter måste befordran grundas på en jämförelse mellan de relativa meriterna hos hela den personal i kommissionen som befinner sig i en bestämd lönegrad. Denna princip har regelbundet återkommit i europeiska rättsfall.

Mot denna bakgrund införde kommissionen som en integrerad del av sin nya metod begreppet målgenomsnitt uttryckt i meritpoäng. Detta mål sattes till 14/20, tillämpas i varje lönegrad och i alla generaldirektorat i hela kommissionen och motsvarar ett poängvärde som på det hela taget anger en mycket god prestationsnivå.

Det finns också andra skäl till att uppsätta ett målgenomsnitt: systemet uppmuntrar chefer till att göra individuella bedömningar grundade på belagda meriter. Det finns samtidigt och i nära anknytning till denna princip ett behov av att säkerställa att det inte utvecklas inflations-tendenser i bedömningssystemet dvs. alltför generösa betygsättningar som till nackdel för det stora flertalet tjänstemän minskar värdet av personalbedömningens metoder och resultat.

I målgenomsnittssystemet ses det som ett väletablerat och vida erkänt faktum att på en tillräckligt aggregerad nivå följa personalens fördelning när det gäller prestationer, ett mönster som avspeglas i den s. k. normalfördelnings (eller klock)kurvan. En normal fördelning runt målgenomsnittet på 14 meritpoäng är därför vad som rimligen kan förväntas som resultat av bedömningsförfarandet.

I svaret på fråga E-1562/03 bör det observeras att det system som beskrivs i svaret på fråga 1563/03, erbjuder en viss flexibilitet för att göra det möjligt att erkänna meriter på ett lämpligt sätt (i synnerhet i de fall där den ingående populationen representerar ett alltför litet stickprov för att spegla den enhetliga och normala fördelning som nämns ovan). Det är för det första tillåtet för generaldirektoraten att överskrida målgenomsnittet med en poäng dvs. öka det till 15 meritpoäng (och inte som antyds av parlamentsledamoten 14,5) utan att detta får några negativa följder. Överskrids denna nivå tillämpas en påföljd i form av en minskning av prioritetspoängen i det poängantal som ställts till generaldirektoratets förfogande för lönegraden i fråga. Det finns emellertid också i detta fall utrymme att ta hänsyn till särskilda situationer i berörda lönegrader, så att inte de avdelningar vars personal i sin helhet uppvisar mycket goda prestationer straffas; under förutsättning att generaldirektoratet på ett lämpligt sätt talar för sin sak kan befordringskommittén besluta att upphäva eller minska påföljden.

I svaret på den skriftliga frågan E-1564/03 vill kommissionen understryka att när det gäller möjligheten till förhandstilldelning av meritpoäng innan de individuella bedömningsdialogerna i själva verket ägt rum skall bedömningsintervjun innehålla en betydande framåtsyftande del som ger cheferna tillfälle att med personalen diskutera dess utvecklingsbehov och dess potential till förbättrade arbetsprestationer.

Det nya bedömningssystemet och skyldigheten att uppnå målgenomsnittet när det gäller meritpoäng innebär att det i varje generaldirektorat krävs en samordnad strävan i alla direktorat och enheter efter att säkerställa konsekvens i bedömningsresultaten och en rättvis fördelning av meritpoäng

Det är därför normalt att som exempel på goda metoder ett visst förberedelsearbete skall äga rum inom generaldirektoratet. En hänvisning till detta samordningsförfarande som

förberedelse för den formella bedömningsfasen ingår i artikel 3.6 i de allmänna genomförandebestämmelserna för artikel 43 i tjänsteföreskrifterna(1). Förfarandets huvudsakliga mål är att få bedömarna att enas om en uppsättning gemensamma normer för att tolka bedömningsgrunderna, så att de individuella bedömningarna kan genomföras med stöd av en enhetlig förståelse av systemet och metoden.

Vidare skall det vid samordningsmötena alltid närvara rapportörer och kontrasignerande tjänstemän. Mötena får dessutom inte utmynna i en förhandsuppgjord tilldelning av meritpoäng till varje tjänsteman innan de individuella bedömningarna ägt rum. Under dessa möten bör det eftersträvas att få en skattning av fördelningen av meritpoängen, som grundas på en omfattande jämförelse av alla anställda i samma lönegrad och under förutsättning att en sådan skattning utgår från de omdömen som avgivits av rapportörerna om prestationer och meriter hos deras personal. I detta fall bör en viss grad av flexibilitet bibehållas för att beakta de lägen då det råder skillnader mellan skattningarna och resultaten när det gäller de individuella karriärutvecklingsrapporterna.

Om systemet inte följs skulle rapportörerna (i de flesta fall enhetschefer såsom personalens omedelbara överordnade) nekas medel att fullfölja sin plikt och företrädesrätt att genomföra verkliga bedömningar av den personal som de leder. Detta skulle innebära en mycket allvarlig snedvridning av systemet och kommissionen skulle bli tacksam om parlamentsledamoten kunde lämna upplysningar om något särskilt fall där detta påstås ha inträffat så att lämpliga åtgärder kan vidtas.

Svar på den skriftliga frågan E-1565/03: prioritetspoäng kan liksom meritpoäng endast tilldelas på grundval av överväganden om särskilda prestationer. Tilldelningen av dessa tilläggspoäng till de tjänstemän som bedöms som de mest förtjänta styrs dessutom av de bestämmelser som fastställs i artikel 6.3 i de allmänna genomförandebestämmelserna för artikel 45 i tjänsteföreskrifterna(2) där det uppsätts tydliga tilldelningsgrunder som kan sammanfattas enligt följande: prioritetspoäng tilldelas tjänstemän som erkänsla för bl. a. deras bidrag till att uppnå mål som går utöver dem som är direkt förknippade med deras individuella arbetsbeskrivning eller som en erkänsla för särskilda ansträngningar och utomordentliga resultat. För att möjliggöra en meningsfull indelning av personalen efter meriter måste hälften av det tillgängliga antalet prioritetspoäng fördelas mellan de allra bästa tjänstemännen inom en viss lönegrad (detta motsvarar i stort sett 15 % av populationen i den berörda lönegraden).

Direktörer och generaldirektörer ansvarar för att det upprättas förslag till tilldelning av prioritetspoäng av det mycket uppenbara skälet att deras ställning ger dem en vid överblick över avdelningen och dess personal.

Utöver dessa principer har generaldirektoraten antagit några få enkla riktlinjer för fördelningen av prioritetspoäng, och personalen har fått sin uppmärksamhet fäst vid dessa riktlinjer.

Beslut om tilldelning av prioritetspoäng fattas kollegialt och inte av generaldirektören ensam (varefter han/hon kommer att anta beslutet på grundval av upplysningar och förslag från cheferna) utan med deltagande av företrädare för personalen.

Alla dessa faktorer bidrar till att säkerställa att besluten om befordran fattas på objektiva grunder och som resultat av ett rättvist och öppet förfarande.

(1) Antogs av kommissionen den 26 april 2002.

(2) Antogs också av kommissionen den 26 april 2002.