SKRIFTLIG FRÅGA E-3978/98

från Klaus Lukas (NI) till kommissionen

(4 januari 1999)

Angående: Kommissionens enhet "common services"

Kommissionen har inrättat enheten "common services" i syfte att utforma genomförandet av olika EU-program på ett mer effektivt sätt.

Kan kommissionen i detta sammanhang svara på följande frågor:

- Har man under tiden redan hunnit göra några erfarenheter i samband med arbetet inom enheten?

- Vilka är dessa erfarenheter, och vilka slutsatser drar man av dessa?

- Vilka är för närvarande enhetens uppgifter?

- Hur många projekt och vilka projekt arbetar man för närvarande med inom denna enhet?

- Vilka tjänster skulle inrättas inom enheten?

- Hur många tjänster är för närvarande tillsatta?

- Vid vilken tidpunkt kommer denna enhet att ha uppnått full bemanning?

- På vilket sätt tillsätts dessa tjänster (exempelvis internt, nyanställningar, tillfälligt anställda)?

- Vilka villkor måste tjänstemän uppfylla för att tjänstgöra i denna enhet?

- Hur hög är genomsnittsåldern bland de tjänstemän som tjänstgör i denna enhet?

- Vilket antal tjänsteår har dessa tjänstemän i genomsnitt?

- Hur många projekt handlägger för närvarande en tjänsteman vid denna enhet i genomsnitt?

- Hur mycket tid går i genomsnitt åt för att handlägga ett projekt?

- Hur mycket pengar utbetalas i sammanhanget (minimi-, maximi- och genomsnittsbelopp)?

- Hur ofta kan de behöriga tjänstemännen utföra kontroller på plats?

- Erhåller kommissionens tjänstemän stöd från tredje part (exempelvis kommissionens delegationer, revisionsrätten, nationella myndigheter)?

- Österrikiska medborgare lär vara klart underrepresenterade i denna enhet. Är denna information riktig?

- Om så är fallet, av vilken anledning är österrikiska medborgare klart underrepresenterade i denna enhet, och vilka åtgärder kommer kommissionen att vidta för att rätta till detta missförhållande?

Svar av Jacques Santer på kommissionens vägnar

(16 februari 1999)

Den gemensamma RELEX-tjänsten SCR (Joint Relex Service, Service Commun Relex) började sin verksamhet den 1 juli 1998. Tjänstens huvudsakliga mål är att förenkla och rationalisera, och därigenom effektivisera fördelningen av nästan 8 000 miljoner euro i bidrag per år.

Tjänstens främsta uppgifter under de första månaderna har inbegripit överföring av personal eller tjänster från de generaldirektorat som har en koppling till denna verksamhet, överföring av viss verksamhet från de geografiska generaldirektoraten till SCR tillsammans med tillhörande akter både avseende teknisk och ekonomisk handläggning, samt påbörjande av arbetet med att harmonisera, förenkla och rationalisera förfaranden för att tilldela avtal. Samtidigt har man skött den fortlöpande förvaltningen av avtal och betalningen av fakturor. SCR:s årliga arbetsbelastning uppskattas för närvarande till 2 000 anbudsinfordringar, 10 000 avtal och 50 000 ekonomiska transaktioner.

Antalet anställda inom SCR beslutades på grundval av rapporten från kommissionens allmänna tjänsteinspektion (IGS), som låg till grund för kommissionens beslut av den 1 juli 1998. Enligt kommissionens beslut skall 648 tjänster inrättas för SCR (inklusive extern personal) plus generaldirektören, sex direktörer och tjänster för personal som direkt bistår dessa personer. För närvarande är 620 tjänster tillsatta, och troligen kommer nästan alla tjänster att tillsättas inom de närmaste månaderna.

På grundval av den allmänna tjänsteinspektionens analys avdelades mellan 30 % och 35 % av personalen vid GD IA (Yttre förbindelser: Europa och de nya oberoende staterna, den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken, tjänsten för yttre representation), GD IB (Yttre förbindelser: Södra Medelhavsområdet, Mellanöstern och Främre Orienten, Latinamerika, Syd- och Sydostasien samt nord-sydsamarbete) och GD VIII (Bistånd) för överföring till SCR. Överföringen skedde sedan mellan juli och oktober 1998. Tillsammans med 9 personer från GD I och 35 personer som tidigare arbetade vid Europeiska samarbetsorganet utgör detta arbetstyrkan på SCR.

I den mån SCR tilldelades vakanta tjänster utlystes dessa under andra halvåret 1998. Samma regler för tillsättning av tjänster tillämpas på SCR som på vilket annat generaldirektorat eller vilken annan gemensam tjänst som helst inom kommissionen.

Den genomsnittliga åldern för tjänstemän som arbetar inom SCR är 45 år och 5 månader och deras genomsnittliga anställningstid vid kommissionen är 12 år och 5 månader.

SCR är uppdelad i sex direktorat. Tre direktorat har i huvudsak ansvar för geografiska områden (Direktorat A: Europeiska projekt, Direktorat B: Projekt i södra medelhavsområdet, Mellanöstern, Latinamerika, Syd- och Sydostasien, Direktorat C: AVS-projekt). Tre direktorat har ansvar för olika verksamhetsområden (Direktorat D: Budget och finanser, Direktorat E: Anbudsförfaranden, avtalsmässiga och rättsliga frågor, Direktorat F: Resurser, relationer med andra institutioner, utvärdering och information).

Under 1998 motsvarade den sammanlagda verksamheten hos generaldirektoraten med ansvar för geografiska områden fram till den 30 juni och verksamheten hos SCR från den 1 juli 4 586 miljoner euro fördelade på ungefär 80 budgetposter och Europeiska utvecklingsfonden. Ungefär 40 300 utbetalningar genomfördes av belopp från 1 euro till 50 miljoner euro, med ett genomsnitt på 114 000 euro.

I fråga om kontroller på platsen finns en särskild enhet inom SCR som ansvarar för revisionsbesök. Man uppskattar att ungefär 500 sådana besök kommer att genomföras varje år. Huvuddelen av dessa revisioner kommer att genomföras av revisorer som engagerats genom avtal men som agerar på kommissionens vägnar. I känsliga fall kommer revisionerna alltid att genomföras av kommissionens tjänstemän. I samtliga fall är det kommissionen som står för uppföljning och beslutsfattande vid revisionerna.

Elva österrikiska medborgare arbetar inom SCR plus en praktikant. Andra österrikiska sökanden finns med i pågående rekryteringsförfaranden.