SKRIFTLIG FRÅGA E-2436/02

från Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) till kommissionen

(26 augusti 2002)

Ämne: Påståenden om felaktig förvaltning av EG-medel

Som direktör för genomförande av budgeten och räkenskapsförare hade Marta Andreasen en mycket högt uppsatt befattning inom Europeiska kommissionen. Enligt gällande lagstiftning hade hon hela ansvaret för de medel som anförtros Europeiska gemenskaperna. Eventuella anklagelser från henne om felaktig förvaltning är därför extremt allvarliga.

Har kommissionen ett redovisningssystem för de räkenskaper som varje år läggs fram av kommissionen?

Har kommissionen ett säkert, enhetligt och fullständigt datasystem för hantering av ekonomiska transaktioner?

Uppfylls de grundläggande minimikraven för internationella och statliga redovisningssystem?

Hur fungerar kommissionens redovisnings- och revisionssystem jämfört med systemen i de femton medlemsstaterna?

Använder kommissionen dubbel bokföring som standardredovisningsform?

Uppfylls alla delar av gällande budgetförordning?

Har det gjorts någon revision av de offentliga finanserna de senaste tio åren?

Finns det några likviditetsrapporter för kommissionen?

Utan något av ovanstående, är det möjligt att lägga fram trovärdiga räkenskaper för EU:s institutioner?

Svar från Michaele Schreyer på kommissionens vägnar

(27 november 2002)

1. och 2. Kommissionen har ett redovisningssystem till stöd för de räkenskaper som presenteras varje år.

För att tillgodose behoven inom kommissionens centrala ekonomiska förvaltning och redovisning finns ett centralt datorsystem (Sincom2). Det infördes ursprungligen 1997 och byggdes 1999 ut så att det omfattar alla kommissionens avdelningar. Systemet består av tre olika, sammankopplade delar som i sin tur är kopplade till de lokala systemen hos de operativa avdelningarna, som primärt syftar till att tillgodose de lokala förvaltningsenheternas behov.

De tre centrala delsystemen är utformade efter de olika användarnas behov:

- SAP R/3 används av räkenskapsförarens och styrekonomens avdelningar. Systemet är kommissionens officiella redovisningssystem, där budgeträkenskaper, allmänna räkenskaper, förvaltning av likvida medel, kreditbedömning, indrivning och utbetalningar via SWIFT-nätverket görs.

- Si2 är tjänsteavdelningarnas verktyg för att förvalta budgeten. Generaldirektoraten för in sina transaktioner i Si2, antingen direkt eller indirekt genom överföringar från de lokala datasystemen via ett standardgränssnitt. Oavsett ursprung måste transaktionerna följa ett internt arbetsflöde inom varje generaldirektorat och de måste valideras av utanordnaren i Si2 innan de överförs till SAP R/3.

- Datalagret, som är ett hjälpmedel för registrering, dit uppgifter från Si2 och R/3 kopieras.

Räkenskapsförarens lagstadgade rapportering görs på basis av uppgifter från SAP R/3.

2. För att få tillträde till Sincom2-systemet måste man ha ett lösenord. Enbart godkända personer får ett lösenord. Enskilda personers tillgång till systemet är begränsad till de områden och de funktioner som en överordnad har godkänt.

Systemets säkerhet förbättras fortlöpande med hjälp av externa experter på datasäkerhet. Det stora flertalet transaktioner skickas problemfritt mellan de olika delsystemen i Sincom2. Dock har vissa uppenbara oförenligheter upptäckts, i huvudsak till följd av skillnader i datastrukturen i de olika systemen. Kommissionen håller för närvarande på att jämka samman systemen med målet att ytterligare förbättra överföringen av uppgifter mellan de olika delsystemen.

Alla uppgifter som används för att sammanställa kommissionens räkenskaper finns i Sincom2.

3. Lagbestämmelser:

Räkenskaperna förs i enlighet med budgetförordningen(1).

Redovisningsprinciper:

- EU-institutionernas räkenskaper omfattar allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper.

- Räkenskaperna för genomförandet av budgeten bygger på en modifierad form av kassabaserad redovisning(2).

- De allmänna räkenskaperna visar alla utgifter och inkomster under budgetåret och är utformade för att visa kommissionens finansiella ställning, vilken presenteras i form av en balansräkning per den 31 december.

- De allmänna räkenskaperna är baserade på följande principer (som stämmer överens med allmänt erkända redovisningsprinciper):

- Principen om kontinuerlig verksamhet.

- Principen om väsentlighet och sammanföring av uppgifter.

- Principen om att verkligheten går före skenet.

- Principen om att inte tillämpa kvittning mellan tillgångar och skulder.

- I själva redovisningen beaktas vissa faktorer som gäller försiktighetsprincipen och periodiserad redovisning.

- Harmoniseringen av redovisningen och redovisningsuppgifternas enhetlighet uppnås genom att samma värderingsregler (för tillgångar och skulder) och identiska redovisningsmetoder tillämpas i alla EU-institutioner som för närvarande omfattas av konsolidering (parlamentet, rådet, kommissionen, domstolen, revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och ombudsmannen).

Respekten för allmänt vedertagna redovisningsprinciper(3):

- IFAC, den internationella sammanslutningen för nationella revisorsorganisationer, har på senare år beslutat om två uppsättningar med allmänt vedertagna redovisningsprinciper för den offentliga sektorn, beroende på vilken redovisningsmetod som används som grund: kassabaserad eller periodiserad redovisning. EU:s budget röstas igenom och genomförs på kassabaserad basis.

- Kommissionen följer till fullo standarderna för kassabaserad redovisning, som är den redovisningsstandard som traditionellt sett används i den offentliga sektorn. Revisionsrätten har genomgående konstaterat att kassabaserad redovisning är tillförlitlig.

- Med hjälp av det datoriserade redovisningssystemet, Sincom2, kan kommissionen framställa kassabaserade räkenskaper helt automatiskt.

- Men såsom är fallet för flertalet regeringar i OECD-länderna tillämpar kommissionen för närvarande inte till fullo motsvarande standarder för periodiserad redovisning och detta krävs inte heller enligt budgetförordningen.

- För att bredda informationen i räkenskaperna, finns dock i de redovisningar som kommissionen framställer vissa inslag av periodisering såsom registrering och avskrivning av fasta tillgångar, värdejusteringar av fordringar, avsättningar, pensionsrättigheter, inmatning av anslag som överförs mellan budgetåren som kostnader och skulder för budgetåret och registrering av potentiella fordringar och skulder.

- Den extra information som krävs för den periodiserade redovisningen samlas in i hela kommissionen och förs in i det centrala redovisningssystemet (SAP/R3), genom dubbel bokföring, av räkenskapsförarens avdelningar.

- Som ett led i förbättringsarbetet under 2000 och 2001 satsades särskilt på att förbättra tillförlitligheten hos denna extra periodiserade information.

Utvecklingen av systemet för löpande räkenskaper och redovisning och redovisningsstandarderna

- Tendensen i den offentliga sektorn har gått från en inriktning på en kassabaserad beskrivning av utgifter och inkomster i budgeten mot ett system som bygger på den finansiella rapportering som görs i den privata sektorn. I linje med detta och med de krav som kommissionen ställt upp i den nya budgetförordningen, kommer kommissionen att gå mot att framställa integrerad, periodiserad redovisning. Enligt den omarbetade budgetförordningen, som träder i kraft den 1 januari 2003, skall integrerad, periodiserad redovisning vara införd 2005.

- Att införa uppgifter enligt periodiserad redovisning i det officiella redovisningssystemet och att följa allmänt vedertagna redovisningsprinciper är viktiga inslag i den pågående moderniseringen av redovisningen.

Slutsats:

- Kommissionen följer till fullo de kassabaserade redovisningsstandarderna och redovisningskraven i gällande lagbestämmelser. Dessutom har kommissionen redan infört flera inslag av periodiserad redovisning och måste tillämpa standarder för periodiserad redovisning senast 2005, i enlighet med den nya budgetförordningen.

4. Det är få medlemsstater och andra offentliga organ som till fullo följer principerna för periodiserad redovisning. Det finns en allmän tendens i denna riktning många länder, men läget varierar från ett land till ett annat: i allmänhet har Nederländerna, Sverige och Storbritannien kommit längst när det gäller att nå detta mål, medan andra medlemsstater ännu inte kommit så långt.

I och med lanseringen av den fleråriga planen för att modernisera redovisningssystemet år 2000 inledde kommissionen processen mot periodiserad finansiell redovisning, och kommissionen bidrar därför aktivt till den allmänna redovisningsutvecklingen i den offentliga sektorn och utvecklingen går snabbare än i mången medlemsstat.

5. Kommissionen tillämpar principer för dubbel bokföring för att redovisa inkommande och utgående betalningsströmmar, betalningsorder och betalningskrav. De inslag av periodiserad redovisning som redan används i kommissionen har också införts i systemet med tillämpning av principerna för dubbel bokföring.

6. Kommissionen har framställt och framställer tillförlitliga räkenskaper i enlighet med budgetförordningen. Såsom ledamot av budgetkontrollutskottet känner frågeställaren till att revisionsrätten aldrig har vägrat att utfärda revisionsförklaringar gällande räkenskapernas tillförlitlighet.

Revisionsrättens iakttagelser i revisionsförklaringen till den allmänna budgeten för det budgetår som avslutades den 31 december 2000(4) gäller principer för periodiserad redovisning som inte följts och inte den kassabaserade redovisningen. Det är emellertid inte obligatoriskt för kommissionen att följa periodiseringsprinciperna enligt den gällande budgetförordningen. Enligt den nya budgetförordningen skall dessa principer börja att tillämpas från och med budgetåret 2005.

7. Revisionsrätten är kommissionens externa revisor. Revisionsrättens revisorer har tillgång till alla system och uppgifter som gäller kommissionens verksamhet, däribland förvaltningen av likvida medel. Revisionsrätten granskar kommissionens räkenskaper varje år och som ett led i revisionen kan den granska denna förvaltning. I sina rapporter har revisionsrätten har inte kritiserat kommissionens förvaltning av likvida medel.

8. Likviditetsrapporten visar faktiska betalningar till och med den aktuella månaden samt prognoser för de kommande månaderna. En mängd uppgifter som sammanställs varje månad finns på följande adress: http://europa.eu.int/comm/budget/execution/utilisation/details_fr.htm. Dessa dokument är tillgängliga för budgetmyndigheten (parlamentet och rådet).

9. Kommissionen har sammanställt och sammanställer tillförlitliga räkenskaper. Trots vissa iakttagelser i fråga om periodiserad redovisning har revisionsrätten alltid ansett att räkenskaperna ger en tillförlitlig bild.

(1) Budgetförordningen av den 21 december 1977, senast ändrad genom rådets förordning nr 762/2001 av den 9 april 2001 och kommissionens förordning nr 3418/93 av den 9 december 1993 om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen, senast ändrad genom förordning nr 1687/2001 av den 21 augusti 2001.

(2) Den skiljer sig från ett kassabaserat genomförande eftersom den exempelvis innehåller anslag som överförs mellan budgetår.

(3) IFAC (International Federation of Accountants) utfärdar internationella redovisningsstandarder till allmänheten.

(4) EGT C 359, 15.12.2001.