SKRIFTLIG FRÅGA E-1562/99

från Lucio Manisco (GUE/NGL) till kommissionen

(1 september 1999)

Ämne: Bedömning av projektförslag inom ramen för det fjärde ramprogrammet för FoTU

Kommissionen har gett företaget Wang i uppdrag att anordna bedömningen av projektförslagen inom ramen för det fjärde ramprogrammet för FoTU. Kommissionen undertecknade emellertid kontraktet så pass sent att dess tjänstemän för att bedömningen skulle kunna genomföras i tid tvingades utföra arbetsuppgifter som egentligen inte är deras ordinarie, till exempel att samla ihop bord, transportera stolar från en byggnad till en annan och åka till Ikea för att köpa stolar och bord som saknades.

1. Vad har denna upphandling kostat?

2. Är det sant att företaget gratis får utnyttja kommissionens lokaler? Vad betalar kommissionen i hyra för dessa lokaler?

3. Varför undertecknade kommissionen inte kontraktet med Wang i tid, vilket fick till följd att dess direktorat tvingades genomföra bedömningen under otillfredsställande förhållanden?

4. Kommissionens tjänstemän anordnade ju själva projektbedömningen. Vad tänker kommissionen göra för att få tillbaka det belopp som skulle gå till Wang för 1999 års bedömning, eftersom Wang inte kunde anordna bedömningen 1999?

5. Vilken enhet och vilken tjänsteman bär ansvaret för att kontraktet med Wang undertecknades för sent? Vilka åtgärder tänker kommissionen vidta med anledning av de problem förseningen förorsakat?

6. Hur mycket skulle bedömningen ha kostat om den precis som tidigare hade utförts direkt av kommissionen?

7. Är det sant att det datasystem som tagits fram för organisationen av bedömningen inte fungerar som det var tänkt?

Svar från Erkki Liikanen på kommissionens vägnar

(16 november 1999)

Kommissionen utvärderar förslag på grundval av rekommendationer från oberoende experter. Varje förslag granskas av flera experter. Först görs en enskild undersökning och sedan görs en undersökning av en panel. För effektivitetens och sekretessens skull inbjuds experterna till Bryssel eller Luxemburg för att samarbeta i utvärderingsprocessen. Kommissionen ställer nödvändig infrastruktur till förfogande (möteslokaler, datorer och administrativt stöd) och utarbetar de dokument som ligger till grund för insamlandet av enskilda resultat, grupputvärderingar och experternas rapporter.

På grundval av tillgängliga resurser för hela ramprogrammet, men även med hänsyn till tidigare positiva erfarenheter i samband med programmet Esprit under det fjärde ramprogrammet (FP4), har man valt att för det femte ramprogrammet (FP5) använda sig av externa underleverantörer för alla uppdrag, som har med utvärdering att göra och som inte berör kommissionens ansvar i utvärderingsprocessen, dvs. mottagandet av förslag, ifyllande av formulär, lagring av förslag, upprättande av elektroniska filer för vidarebehandling i kommissionens informationssystem och rapportering.

Valet av underleverantör och uthyrning av byggnad för utvärderingsarbetet (möteslokaler, tillfälliga kontor för kommissionens anställda och lokaler för tjänsteleverantören) sker genom vanliga öppna anbudsförfaranden i överensstämmelse med gällande bestämmelser för tilldelning av offentliga kontrakt.

1. I finansiellt avvseende består kontrakten av tre delar: ett fast pris för infrastruktur (t.ex. 1.6 miljoner euro för år 2000), ett variabelt pris per behandlat förslag (t.ex. 54 euro till ett förslag inlämnat på elektronisk väg av en enskild partner, 107 euro för samma förslag inlämnat på papper och 354 euro för ett förslag på över 20 sidor fri text på papper inlämnat av en grupp partner) och ett variabelt pris per arbetsdag (5,4 euro) som utvärderingsexperten har tillbringat i de berörda lokalerna.

2. Tjänsteleverantören använder omkring 10 % av den totala ytan (1 300 m2) som hyrs ut för utvärderingsarbetet till egen verksamhet. Det mesta av byggnaden (nästan 12 000 m2) används således som möteslokaler där det under utvärderingsarbetet befinner sig upp till 700 experter och som tillfälliga kontor för kommissionen. Denna fördelning var uttryckligen angiven i specifikationer för anbudet.

3. Det är uppenbart att avtalet med tjänstleverantören för utvärderingarna måste ingås samtidigt, eller efter det att hyreskontraktet för byggnaden ingåtts. Kontraktet för bygganden blev försenat, eftersom man - när kommissionen avgick - ansåg att det var nödvändigt med en andra samrådsomgång inom kommissionen för att den avgående kommissionens princip om att begränsa sin verksamhet till löpande ärenden tillämpades med försiktighet.

4. Som redan nämndes i punkt 1 ersätter kommissionen - vad de variabla konstnaderna beträffar - endast faktiskt levererade och godkända tjänster (baserade på antalet förslag eller expertarbetsdagar för vilka bidrag lämnats).

Alla parter medgav att de ramvillkor under vilka de första förslagen mottogs, registrerades och skickades till kommissionen och under vilka de första utvärdringsomgångarna ägde rum, inte var de bästa möjliga (p.g.a. att hyreskontraktet undertecknades så sent och villkorens begränsningar vid genomförandet av budgeten för 1999). Vissa delar av byggnaden var inte helt färdigställda för tjänsteleverantören och utvärderingsexperterna, och infrastrukturen för databehandlingen var inte helt installerad.

Endast genom en gemensam ansträngning från Wangs och kommissionens sida var det under dessa extraordinära omständigheter möjligt att genomföra utvärderingen och garantera att det viktiga arbetet utfördes och att de viktigaste tidsfristerna kunde hållas.

5. Den huvudsakliga delen av frågan har besvarats under punkt 3 ovan. De förseningar som inträffade som en följd av oförutsedda omständigheter kan därför inte tillskrivas någon särskild tjänstegren eller person.

6. Under det fjärde ramprogrammet genomfördes utvärderingarna i huvudsak i tillfälliga kontor och hotell under perioder mellan tre och sex månader. Detta krävde först att infrastruktur, nätverk och inventarier installerades och sedan monterades ned. Dessutom anställdes tillfällig personal (både ledande och administrativ). Det är svårt att beräkna de samlade konstnaderna, eftersom räkenskapssystemet inte gjorde det möjligt att kalkylera in dessa konstnader, i vilka det också ingick många indirekta kostnader. Kommissionen anser att kostnaderna i samband med en sådan utvärdring skulle bli densamma som om man själv hade utfört utvärderingen.

7. Datorsystemen som användes för de första utvärdringarna var mycket väl anpassade och fungerade bra för ändamålet. Bristen på infrastruktur innebar dock att deras tillgänglihet var begränsad. Nu när nätverket och infrastrukturen till datorlokalerna är installerade i byggnaden flyttas datorerna till säkrare lokaler där alla användare i byggnaden kan dra nytta av dem.