SKRIFTLIG FRÅGA E-3849/02

från Erik Meijer (GUE/NGL) till kommissionen

(9 januari 2003)

Ämne: Den mödosamma vägen för att skapa ett bokföringssystem för EU:s utbetalningar som alla anser vara tillräckligt entydigt och kontrollerbart

1. Varför har kommissionens bokföringssystem inte omarbetats och ändringarna införts redan före 2002?

2. Varför kommer ett nytt system först 2005, enligt den nya budgetförordningen?

3. Är det praktiskt möjligt att genomföra denna budgetförordning med gott resultat utan att samtidigt införa ett nytt bokföringssystem?

4. Varför har kommissionen upprättat bokföringsorder, trots att man sedan flera år vet att det ännu inte finns något bokföringssystem som stöder dessa order?

5. Varför fortsatte kommissionen att 1999 investera i uppgraderingen av Sincom-1 till Sincom-2 genom att lägga till de två undersystemen SI-2 och SAP/R3, trots att man i förväg kände till att systemet är sårbart och osammanhängande?

6. Varför användes inte SAP/R3 som enda metod för EU:s ekonomistyrning?

7. Hur mycket pengar har kommissionen investerat i utvecklingen av den interna lösningen S1-2?

8. Varför har kommissionen skjutit upp en systemlösning för ekonomistyrningen till slutet av 2002, trots att ett sådant datasystem är nödvändigt för att reformen skall bli framgångsrik?

9. Varför har kommissionen förkastat användningen av SAP/R3 för alla sina direktorat, trots att man 1995 hade gett SAP ett särskilt uppdrag att utforma en skräddarsydd lösning?

10. Varför avvisade kommissionen våren 2002 reformförslag som handlade om bokföringssystemet, och som bl.a. innebar att SAP skulle användas fullt ut?

11. När tänker kommissionen införa dubbel bokföring för sin budgetbokföring?

12. Anser kommissionen att det är en hållbar lösning att genomföra huvudlinjerna i förslagen från Marta Andreasen som tidigare var bokföringsansvarig? Vid vilket budgetårs början kommer en sådan lösning att tillämpas i praktiken?

Svar från Michaele Schreyer på kommissionens vägnar

(5 mars 2003)

1. Kommissionen vill poängtera att moderniseringen av Europeiska gemenskapens räkenskaper är ett mycket omfattande projekt. Det kommer att ta tid att fullfölja detta, vilket är en erfarenhet som gjorts av en del medlemsstater som redan inlett en liknande reform.

År 2000 lanserade kommissionen en flerårsplan för modernisering av ramarna för sina räkenskaper, särskilt genom

- att genomföra en studie om upprättandet och presentationen av unionens räkenskaper som en grupp av framstående experter på offentliga räkenskaper lade fram i mitten av år 2000 (universitetet i Valencia).

- att (utifrån ovannämnda studie, interna diskussioner och arbetsgrupper) under 2001 utarbeta den åtgärdsplan för modernisering som diskuterades med revisionsrätten i juni 2001. Revisionsrätten har välkomnat de inriktningar som definierats av kommissionen. Det konkreta genomförande sköts fram i väntan på att en ny räkenskapsförare skulle tillsättas.

- att införa nya räkenskapsprinciper i den nya budgetförordningen: bokföring baserad på räkenskapsenliga principer skall börja tillämpas budgetåret 2005.

2. Enligt den nya budgetförordningen skall kommissionen enligt sköta sin bokföring räkenskapsenliga principer (Avdelning VII i del ett av förordningen). Detta gäller från och med 2005 enligt artikel 181 i förordningen skall Bestämmelserna i del I i avdelning VII tillämpas successivt allteftersom de tekniska möjligheterna utvecklas och skall vara helt genomförda för budgetåret 2005. Enligt meddelandet från december 2002(1) vidtar kommissionen stegvisa åtgärder för att dessa villkor skall uppfyllas, både i fråga om att anta det rambestämmelserna för räkenskaperna och att införa ett nytt datoriserat redovisningssystem. Under tiden har kommissionen antagit Sincom2-systemet för att möta kraven i den nya budgetförordningen som är tillämplig från och med 2003 (se svaret på fråga 3 nedan). Kommissionens åtgärder ligger därför i linje med budgetförordningen.

Som framgår av IFAC Studie 14, kapitel I, kan övergångsperioden vara kort (högst tre år), medellång (fyra till sex år) eller lång (över sex år).

3. Det är fullt möjligt för kommissionen att efterleva budgetförordningen utan att införa ett nytt redovisningssystem före 2005. Kommissionen har vidtagit åtgärder för att anpassa Sincom2 till kraven i den nya budgetförordningen, särskilt i fråga om de olika typerna av transaktioner och de nya finansiella flödena, men också för att säkerställa de regler som infördes från och med 2003 genom budgetförordningen kan efterlevas. Som framgår av svaret på fråga 2 krävs det att bokföring baserad på räkenskapsenliga principer, som inte finns inom Sincom2 eftersom det inte krävdes i den tidigare budgetförordningen, träder i kraft 2005.

4. Kommissionen har ett redovisningssystem som ger helt automatiska årliga finansiella redovisningar. Revisionsrätten har förklarat att räkenskaperna i kommissionens årsrapport, med vissa reservationer, är tillförlitliga. De reservationer i fråga om räkenskaperna som revisionsrätten gjort gäller inslag av bokföring baserad på räkenskapsenliga principer som nu införs i de årliga räkenskaperna. Kommissionens redovisningssystem är helt och hållet förenligt med kraven i budgetförordningen.

Den renodlade kontantmetoden har varit standard i offentliga räkenskaper under många år. Det är först på senare tid som vissa länder och andra offentliga organ har börjat välja en ny bokföring baserad på räkenskapsenliga principer. Ett fåtal medlemsstater utarbetar redan fram sina räkenskaper på detta sätt. Kommissionens praxis följer den som tillämpas i den övervägande majoriteten av medlemsstaterna(2).

Enligt den nya budgetförordningen, som trädde i kraft den 1 januari 2003, krävs fullständig förenlighet med internationell redovisningsstandard, inklusive bokföring baserad på räkenskapsenliga principer senast år 2005. Kommissionen arbetar med frågan. Samtidigt är den finansiella redovisningen tillförlitlig och datasystemen är anpassade till den.

5. Sincom2 är inte någon uppgradering av Sincom1 utan ett helt nytt system. Det var nödvändigt att utveckla ett nytt system, inte minst på grund av att vissa delar av Sincom1 inte var millenieanpassade. Sincom1 bestod av sju separata delsystems och alla var inte sammanlänkade. Valet av nuvarande system gjordes efter detaljerade bedömningar (se svaret på fråga 6 nedan).

6. SAP är kommissionens officiella redovisningssystem och det är SAP-data (registrerade av räkenskapsföraren) som slutligen används för att utarbeta räkenskaperna och administrera gemenskapens finanser. Beslutet att välja detta system fattades efter det att alternativen bedömts. Vid den tidpunkten beslöts det att SAP R/3 inte skulle användas av alla kommissionens tjänstegrenar eftersom SAP-systemet inte levde upp till de tekniska och operationella kraven för allmänt bruk som kommissionen ställde då.

Kommissionen måste arbeta enligt regler och bestämmelser som varierar beroende på de olika verksamhetsområdena. Si2-databasen utvecklades för att den skulle kunna användas tillsammans med annan teknologi på grundval av vilken de utanordnande instanserna utvecklade lokala datasystem för att dessa skulle uppfylla deras specifika administrativa behov. Dessutom skulle ett enskilt system kunna användas för att mata in räkenskapsinformation i SAP-stystemet via ett standardgränssnitt.

7. Utvecklingen av Si2 mellan 1994 och 1997 kostade omkring 1,5 miljoner euro. Kostnaden för underhåll och utveckling ligger sedan dess på omkring 620 000 euro om året.

8. Kommissionen har inte skjutit upp utvecklingen av en systemlösning till slutet av 2002. Som framgår av utläggningen ovan har Sincom2 godkänts i enlighet med reglerna i den nya budgetförordningen. I kommissionens meddelande från december 2002 fastslås det att åtgärder skall vidtas för att förbättra prestandan i Sincom2 under 2003 och att man skall arbeta mot ett nytt system för bokföring baserad på räkenskapsenliga principer som kommer att införas fr.o.m. 2005.

9. Se svaret på fråga 6. Faktum är att den version av SAP som används av kommissionen är särskilt anpassad för att uppfylla kommissionens behov, vilket var syftet med systemets ursprungliga utformning.

10. Kommissionen avvisade inte reformförslaget våren 2002. Att enbart använda SAP är en av de möjligheter som kommer att undersökas i detalj under första halvåret 2003. Utvecklingen och inrättandet av ett nytt datoriserat system är ingenting som man kan genomföra lättvindigt och utan tillräckliga förberedande studier särskilt med tanke på komplexiteten i kommissionens regler och bestämmelser som inte nödvändigtvis går så bra ihop med ett standardiserat redovisningssystem. Efter detaljerade överväganden under andra halvåret 2002 antog kommissionen ett meddelande i december 2002 om hur moderniseringen av redovisningssystemet skulle kunna genomföras. Detta omfattar en detaljerad analys av möjliga system som kommer att bli nödvändiga för att garantera att rätt inriktning väljs.

11. Varje enskild transaktion (dvs. budgettransaktion) tas upp enskilt i kommissionens officiella redovisningssystem enligt metoden för dubbel bokföring.

12. Kommissionen klargjorde långt före Marta Andreasen att dess redovisningssystem skulle reformeras helt i linje med utvecklingen i vissa medlemsstater. Det är just av det skälet som kommissionen beställde studien och upprättade den åtgärdsplan (juni 2001) som omnämns i svaret på fråga 1.

I kommissionens meddelande av den 17 december 2002(3) beskrivs de åtgärder som måste vidtas för att reformera ramarna och systemet för redovisningen. Årsredovisning för år 2005 kommer att sammanställas enligt de nya principerna, helt enligt kravet i den nya budgetförordningen.

(1) KOM(2002) 755 slutlig.

(2) Nederländerna övergick helt nyligen till att sköta all sin offentliga bokföring enligt räkenskapsmässiga principer.Källa: Berg, J.W. van den; Kok, L.H. Eigentijds begroten/2001 I: OPENBARE UITGAVEN = ISSN 0030-3488: Vol. 33 (2001), nr 5, s. 211-216.

(3) KOM(2002) 755 slutlig.