SKRIFTLIG FRÅGA E-1161/02

från Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) till kommissionen

(23 april 2002)

Ämne: Revisionsförklaringar från generaldirektoraten

Kommissionen har meddelat att de planerar att låta var och en av generaldirektörerna utfärda en revisionsförklaring för sina respektive avdelningar.

Vilka upplysningar kommer att ingå i dessa revisionsförklaringar?

Hur vet kommissionen att alla dessa enskilda personer har den bakgrundskunskap som krävs för att utarbeta en opartisk förklaring?

På vilket sätt kommer man att kontrollera att förklaringen är ärlig, rättrådig och opartisk?

På vilket sätt kan kommissionen garantera att varje enskild förklaring är tillförlitlig?

Svar från Romano Prodi på kommissionens vägnar

(17 juni 2002)

Stadgan om uppgifter och ansvar för delegerade utanordnare för generaldirektörer och avdelningschefer innebär en skyldighet att rapportera om generaldirektoratens och andra tjänsteavdelningars verksamhet samt om förvaltningen av tilldelade resurser. Detta sker i form av en årsrapport och en revisionsförklaring. Införandet av årsrapporten och revisionsförklaringen är ett led i genomförandet av ett av de viktigaste inslagen i reformen, nämligen en klart definierad ansvarsfördelning vid hanteringen av ekonomiska medel och personal, där ökad decentralisering med nödvändighet innebär ökat ansvar.

Införandet av detta nyckelinslag i det nya förvaltnings- och kontrollsystemet är av utomordentlig vikt för kommissionen. Arbetet med att konsolidera, se över och ompröva verksamheten inom kommissionens centrala tjänsteavdelningar kommer att leda till en samling av olika kontrollmekanismer så att kommissionen i praktiken kan ta sitt kollektiva ansvar eller rätta till felaktigheter.

Rapporterings- och ansvarsfördelningssystemet skall också ses som ett styrmedel och en mekanism för delegerade utanordnare att se över generaldirektoratets eller tjänsteavdelningens verksamhet och identifiera områden som kan förbättras eller utvecklas ytterligare. Som en kompletterande åtgärd har teknisk vägledning lämnats om strukturen och innehållet i de årliga verksamhetsrapporterna och om de delegerade utanordnarnas revisionsförklaringar och -reservationer.

Revisionsförklaringen har en mer begränsad räckvidd än årsrapporten eftersom den inte omfattar de bedömningar som skall göras i rapporten av resultaten när det gäller att genomföra särskilda politiska uppgifter. Den är ett intyg på att den delegerade utanordnaren förvaltar resurserna på ett sunt sätt och att han eller hon gör förbättringar.

Revisionsförklaringens innehåll

Enligt den modell som valts för revisionsförklaringen, som skall ingå i årsrapporten, skall den delegerade utanordnaren på grundval av tillgängliga uppgifter

- intyga att uppgifterna i rapporten ger en korrekt bild av verksamheten,

- försäkra, med en rimlig grad av säkerhet utifrån sin egen bedömning, att de resurser som anslagits till den verksamhet som beskrivs i rapporten har använts för avsett ändamål och med iakttagande av principerna om sund ekonomisk förvaltning samt att de kontrollförfaranden som finns ger tillräckliga garantier för att de ekonomiska transaktionerna är lagliga och regelmässiga,

- göra reservationer avsedda att belysa risker som är förknippade med verksamheten och som kan ha betydande negativa följder; reservationerna skall peka på brister i utformningen eller den praktiska

tillämpningen av förvaltningssystemet eller interna kontrollsystem och åtföljas av handlingsplaner som beskriver de åtgärder som har vidtagits eller kommer att vidtas för att råda bot på bristerna,

- intyga att han eller hon inte känner till någonting som inte har nämnts i rapporten och som skulle kunna skada institutionens intressen.

Tillvägagångssätt

För att uppfylla de ovan angivna skyldigheterna måste den delegerade utanordnaren införa en ändamålsenlig och noga dokumenterad arbetsmetod med en beskrivning av arbetets organisering och fördelningen av ansvar mellan de kontaktpersoner som hjälper honom eller henne. Utanordnaren skall också införa rapporteringssystem för att kunna få tillräcklig information från vidaredelegerade utanordnare, vilket framgår av stadgan. Detta kompletteras med internrapportering och respons från utanordnarens underlydande, så att han eller hon har tillräckliga uppgifter för att utarbeta årsrapporten och revisionsförklaringen. Promemorian(1) från december 2001 om fastställande av lägsta krav för genomförandet av standarder för internkontroll ger delegerade utanordnare en referensram för hur förvaltnings- och kontrollsystem bör se ut.

De delegerade utanordnarna får hjälp av följande instanser:

- En metodgrupp under ledning av generalsekretariatet, som har utarbetat riktlinjer för förfarandet fram till revisionsförklaringen och om reservationernas omfattning och den delegerade utanordnarens ansvar.

- Generaldirektoratet för budget, som tillhandahåller budgetuppgifter enligt gällande budgetsystem om transaktioner som har införts och godkänts av tjänsteavdelningarna under budgetens genomförande.

- Ekonomiska enheter och enheter med ansvar för verksamheten inom dessa respektive ansvarsområden, som hjälper till med att upprätta årliga räkenskaper och rapporterar om hur de interna kontrollsystemen tillämpas och fungerar.

- Utanordnare med vidaredelegering, som rapporterar om genomförandet av program och andra åtgärder inom respektive ansvarsområde.

- Interna revisionsenheter som håller dem informerade om kvaliteten på förvaltningssystemen och de interna kontrollsystemen, hjälper dem att identifiera områden där det finns stor risk för brister, olagligheter eller regelbrott och lämnar alla andra relevanta uppgifter i enlighet med en arbetsplan som upprättats efter överenskommelse med generaldirektören.

- Kommissionens tjänst för internrevision, som hjälper till med förberedelsearbetet.

- Revisionsrätten, finanskontrollen och alla andra relevanta informationskällor.

Tillförlitlighet

Revisionsförklaringen är ett redskap för utanordnarna att bedöma i vilken utsträckning de verkligen kontrollerar och därmed kan hållas ansvariga för transaktioner. Detta innebär att de blir benägna att överdriva problem, vilket skall jämföras med vad som normalt gäller, nämligen att chefer har en tendens att skönmåla sina avdelningars misstag.

Detta är det första året som det nya rapporteringssystemet används och därför kommer kommissionens tjänst för internrevision att göra en begränsad översyn under maj och juni 2002 av förfarandet för att utarbeta årsrapporter och revisionsförklaringar vid generaldirektoraten och övriga tjänsteavdelningar. Internrevisionen kommer att undersöka om förfarandet sköts korrekt och följer de krav som ställs på utarbetandet av årsrapporterna och revisionsförklaringarna. Undersökningen kommer att ske på övergripande nivå utifrån kommissionens behov.

På grundval av denna översyn kommer kommissionens tjänst för internrevision att utarbeta en övergripande rapport.

Sammanfattande rapport

På grundval av de årliga verksamhetsrapporterna och internrevisionens övergripande rapport om hur hela systemet med de delegerade utanordnarnas årliga verksamhetsrapporter och revisionsförklaringar fungerar kommer kommissionen att anta en sammanfattande rapport, utarbetad av generalsekretariatet och

generaldirektoratet för budget. Kommissionen kommer också på övergripande nivå att beakta reservationerna, kommentera föreslagna lösningar och tidsplaner samt vidta en rad åtgärder för att komma till rätta med problem, däribland sådana som internrevisionen uppdagat. Om de åtgärder som föreslås av delegerade utanordnare är inkonsekventa eller oförenliga med varandra, kommer kommissionen att avgöra vilken som är den lämpligaste lösningen.

(1) SEK(2001) 2037-4.