SV Europeiska unionens officiella tidning CE 84/326

(2004/C 84 E/0386)

SKRIFTLIG FRÅGA E-0177/04

från Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) till kommissionen

(29 januari 2004)

Ämne: Kommissionens redovisningssystem

Vad jag förstår lämnade Internrevisionstjänsten i sin slutrapport av den 15 april 2003 om översynen av kommissionens redovisningsnormer ett antal rekommendationer till kommissionen beträffande redovisningssystemen.

Vilka åtgärder har kommissionen vidtagit för att se över redovisnings- och konsolideringshandboken och förenkla den terminologi som används?

Gemensamt svar

på de skriftliga frågorna P-0156/04, E-0161/04,

E-0162/04, E-0163/04, E-0164/04, E-0165/04,

E-0166/04, E-0167/04, E-0168/04, E-0169/04,

E-0170/04, E-0171/04, E-0172/04, E-0173/04,

E-0174/04, E-0175/04, E-0176/04 och E-0177/04

ingivet av Michaele Schreyer för kommissionen

(10 mars 2004)

En av de första åtgärder kommissionen vidtog vid moderniseringen av redovisningssystemen (ABAC-projektet) var att genomföra en inventering av alla processer som uppstår i varje generaldirektorat (GD). Därefter utarbetades redovisning standarder, och redovisningsmetoder håller för närvarande på att förberedas. Detta är ett av de grundläggande inslagen för omställningen av rutinerna.

Slutsatserna från en oberoende genomförandeundersökning för kommissionens projekt för att modernisera sitt redovisningssystem överlämnades till budgetkontrollutskottet den 8 juli 2003. Kommissionen använder redan märkesmjukvara vid redovisningen och kommer att använda samma mjukvara som stöd för den periodiserade redovisningen. Till följd av övergången till periodiserad redovisning planerar kommissionen att undersöka genomförbarheten vad gäller integrationen av många finansiella förvaltningsfunktioner som stöds av interna system till lämpliga administrativa standardföreskriftsmoduler.

Projektledaren för ABAC-projektet är kommissionens räkenskapsförare, som direkt bistås av en heltidsanställd projektövervakare, som är extern rådgivare. En projektförvaltningsgrupp bestående av dem som är ansvariga för områdena redovisning, informationsteknik (IT) och användarnas behov har också inrättats. IT- och redovisningsrådgivare har anställts för att förstärka den kommissionspersonal som avdelats för projektet.

Det nuvarande Sincom2-systemet har redan anpassats och är kompatibelt med den gällande nya budgetförordningen (1). Utvecklingen av ABAC syftar till att öka de olika systemens integration, så att kommissionen under 2005 kommer att ha ett system i vilket all redovisning integrerats och som möjliggör periodisk redovisning, vilket från den tidpunkten utgör ett krav i enlighet med budgetförordningen.

Kommissionen har för närvarande en räkenskapsförare i Generaldirektoratet för budget med lönegrad A1, som inte har något ansvar för operativa budgetfrågor, och ett separat direktorat (Budget C) som handlägger alla redovisningsaspekter, inklusive moderniseringsprojektet.

Varje generaldirektorat har en samordnare av den interna kontrollen, vanligen identisk med direktören för resursdirektoratet. En kontaktperson för redovisningsfrågor har utsetts inom varje generaldirektorat för att hålla kontakt med det centrala bokföringsdirektoratet (”redovisningsnätverket”) och en arbetsgrupp för modernisering av redovisningsfrågor har inrättats inom varje generaldirektorat. Inga interna redovisningsenheter planeras för närvarande.

Kvalitetsförbättringar av den finansiella rapporteringen har gjorts under senare år.

Vidare kommer flera åtgärder att leda till framtida förbättringar av de finansiella uppgifterna och redovisning smetoderna:

— Förbättrad redovisningskontroll inom varje generaldirektorat och redovisningsenhet. Ett utkast till dokument har utarbetats.

— En ny redovisningshandbok håller på att utarbetas.

— I framtiden kommer varje post i balansräkningen att kunna stödjas av inventarieförteckningar/utdrag ur räkenskaperna.

— Räkenskapsföraren kommer att granska och godkänna de lokala systemen.

— En utbildningsplan för redovisningsområdet har lagts fram för generaldirektoraten.

— Arbetet med redovisningsstandarder håller för närvarande på att avslutas.

Moderniseringsprojektet är en pågående process:

— Ett frågeformulär sändes till generaldirektoraten i september 2002 där direktoraten ombads identifiera vilken påverkan deras verksamheter har på redovisningen.

— I maj och juni 2003 hölls arbetsseminarier om moderniseringen med varje generaldirektorat.

— Alla affärshändelser och -processer har under 2003 beskrivits och dokumenterats av generaldirektoraten och validerats av kontaktpersonen för redovisningsfrågor.

— Varje generaldirektör har lämnat sitt godkännande med skyldighet att informera redovisningsavdelningarna om nya arrangemang planeras inom generaldirektoratet.

— Allmängiltiga beskrivningar av affärshändelser har under 2003 angivits i detalj för hela kommissionen.

— Funktionella riktlinjer för redovisningsförfarandena vid periodiserad redovisning har utarbetats till följd av affärsarrangemangen.

Kommissionen kommer i framtiden att fortsätta att förbättra de finansiella uppgifternas kvalitet. Till exempel kommer utarbetandet av en preliminär redovisning, som sedan granskas av revisionsrätten, att göra det möjligt för kommissionen att uppdatera slutredovisningen genom att anpassa den till revisionsrättens rekommendationer. I framtiden bör kvalitetskontrollen bli lättare eftersom alla data som av olika skäl hanterats utanför redovisningssystemet försvinner.

Betydande förbättringar har gjorts av presentationen av uppgifterna under senare år till följd av rekommendationer från revisionsrätten och externa experter. Kommissionen fortsätter sina strävanden efter att förbättra presentationen av de finansiella uppgifterna i årsredovisningen för 2003.

Kommissionen har förbättrat sin presentation av uppgifterna avseende materiella och immateriella fasta tillgångar för att klargöra och förenkla de uppgifter som presenteras — liksom i räkenskaperna för 2002.

En samordnad insats gjordes i anslutning till kvalitetskontrollen av de finansiella uppgifter som presenterades i årsredovisningen för 2002, och under genomförandet rådfrågades två externa experter. Liknande insatser kommer att göras i årsredovisningen för 2003.

Kommissionen har förbättrat sin presentation av uppgifterna om riskkapitaltransaktioner. Tabellerna i årsredovisningen för 2002 var förenklade jämfört med dem för 2001 och 2000.

Det generaldirektorat som är ansvarigt för finansieringsinstrumentet ECIP (EC Investment Partners) håller för närvarande på att genomföra en inventering av materiella och immateriella tillgångar. Men med tanke på programmets storlek, där kommissionen mellan 1988 och 1999 beviljade 1 365 förskott för totalt 139,3 miljoner euro, kommer inte de slutliga resultaten att finnas tillgängliga förrän i slutet av 2005. Årsredovisningen för 2003 kommer dock att uppdateras för att återspegla de tillgängliga uppgifterna.

Preliminära siffror för programmet för samriskföretag (Jop) i slutet av 2003 visar att det fanns 12 oavslutade projekt till ett värde av totalt 7 miljoner euro som skall betalas mellan 2006 och 2011. De oavslutade projekten övervakas av det ansvariga generaldirektoratet, exempelvis genom intäkterna från rapporterna från tredje part, och de belopp som skall betalas till kommissionen följs upp.

När de relevanta upplysningarna om sådana riskkapitaltransaktioner som skall ingå i årsredovisningen lämnas, gör räkenskapsföraren en bedömning av varje avskrivning som anses vara nödvändig enligt försiktighetsprincipen. Redovisningsenheterna ser sedan över dessa. Under både 2002 och 2001 presenterades bruttobeloppen, avskrivningarna och nettobeloppen klart i anmärkningarna till balansräkningen tillsammans med uppgifter om överföringar sedan föregående årsslut.

För att uppnå samstämmighet behölls i årsredovisningarna för 2001 och 2002 samma presentation i balansräkningen för garantifonden. Liksom alla områden i balansräkningen håller detta område för närvarande på att undersökas i samband med moderniseringen av redovisningssystemet, och ändringar kommer vid behov att företas för att eventuella brister skall kunna åtgärdas och anpassas till kraven i de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) i årsredovisningen för 2005.

Kommissionen samtycker till en konsekvent tillämpning av redovisningsmetoder och arbetar varje år för att uppnå en sådan i sina årsredovisningar. Nya redovisningsstandarder håller för närvarande på att utarbetas och en redovisningshandbok bör bidra till en samstämmig tillämpning av redovisningsmetoderna.

På grundval av en försäkringsteknisk värdering infördes en avsättning av pensionsåtaganden i årsredovisningarna för 2001 och 2002.I samband med årsredovisningen för 2002 fick kommissionen också råd från en extern redovisningsexpert om att införa en sådan avsättning. Vidare håller en redovisningsstandard om pensionsåtaganden på att utarbetas, som först diskuterades under Redovisningsstandardkommitténs möte i december 2003. Slutligen håller en ny försäkringsteknisk värdering på att genomföras, vars resultat bör finnas tillgängligt för att ingå i pensionsåtagandena den 31 december 2003.

Reglerna för lagervärdering är klara och förklaras i nuvarande redovisningshandbok. Räkenskapsföraren insisterar på att dessa regler skall tillämpas korrekt. En ny redovisningsstandard för lagerredovisning har också utarbetats, och som diskuterades i kommittén för redovisningsstandarder.

Ändringarna av värderingsreglerna förklaras redan i årsredovisningarna. En insats görs givetvis för att fortsätta att förbättra de förklaringar som lämnas.

Generaldirektoraet för budget har tilldelats mer personal under 2003 vilket, tillsammans med de externa resurser som gjordes tillgängliga genom två ramavtal, har gjort det möjligt att genomföra moderniseringsprojektet och de nödvändiga anpassningarna av IT- strukturen. En projektgrupp som leds av räkenskapsföraren har inrättats i GD Budget. Övriga direktorats resursbehov under 2004 års genomförandefas håller för närvarande på att bedömas. Varje direktorat inför en förvaltningsgrupp som åläggs att genomföra projektvillkoren.

Kommissionen håller för närvarande på att undersöka sin redovisning av sjukförsäkringssystemet i årsredovisningen för 2003, på grundval av revisionsrättens och externa redovisningsexperters åsikter.

Kommissionen har förbättrat kvaliteten på sin finansiella rapportering och kommer att fortsätta med det i framtiden. Kvalitetsförbättringarna i årsredovisningarna är en pågående process och kommissionen ser varje år över sin presentation av de finansiella uppgifterna i syfte att förbättra den finansiella rapporteringen. Under de senaste åren har externa experter involverats i redovisningen.

Nuvarande redovisningshandbok kommer att uppdateras om viktiga ändringar uppstår i kommissionens verksamheter. Den håller, som ett led i moderniseringsprojektet, på att omarbetas för att överensstämma med de nya redovisningsstandarderna och det integrerade redovisningssystemet.

(1) Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, EGT L 357, 31.12.2002.