SKRIFTLIG FRÅGA E-3003/02

från Erik Meijer (GUE/NGL) till kommissionen

(23 oktober 2002)

Ämne: Europeiska kommissionens bokföringssystem kvalitet, effektivitet och kostnader

1. Har kommissionen fortfarande avtal med det tyska dataföretaget SAP om att leverera programvara för bokföringssystemet?

2. Stämmer det att ert nuvarande bokföringssystem har utvecklats av två olika företag i enlighet med olika och motstridiga principer, särskilt vad gäller dubbel bokföring? Varför?

3. Stod SAP för underhåll och utbildning? Gör de fortfarande det?

4. Finns det något annat företag än SAP som levererar de programvaror som behövs?

5. Använder ni ett enda eller flera olika faktureringssystem?

6. Utvecklades SI 2-systemet av revisorer eller av andra?

7. Vem kommer att bestämma vilket datasystem som skall användas?

8. Utvecklas systemen för att passa datorerna eller är det tvärtom?

9. Vad kostade det att ta fram SI 2 i stället för att använda det ursprungliga SAP/R3, skräddarsytt för er, för alla tillämpningar?

10. Hur många SAP-licenser kommer kommissionen att använda inom det närmaste tiden? Är det fler eller färre än idag?

11. Hur många licenser skulle det behövas för att använda SAP/R3-systemet för alla ändamål inom kommissionen, om det är det enda systemet?

12. Vilka investeringar skulle krävas för de licenser som behövs om kommissionen gör vad som avses i fråga 11?

13. Vad gör ni för att hålla nere de fortlöpande kostnaderna för att köpa och förnya system?

14. Vad gör ni för att få så öppna och kompletta resultat som möjligt i ert nuvarande bokföringssystem?

Svar från Michaele Schreyer på kommissionens vägnar

(31 januari 2003)

1. och 3. Efter en anbudsinfordran (öppet förfarande) som offentliggjordes i Europeiska gemenskapernas officiella tidning(1), slöts ett ramavtal med företaget SAP.

Ett nytt ramavtal för en sexårsperiod slöts med SAP i juli 2000 enligt det förhandlade förfarandet.

Avtalet omfattar:

- inköp av licenser för användning av programvaran,

- underhåll av programvara och användarhjälp,

- tjänster som behövs för analys och säkerställande av att programmet uppfyller analysbehoven, utbildning och tekniskt stöd för installation av nya versioner samt övervakning av systemets funktion.

2. Kommissionens finansiella system grundas på två samordnade komponenter SAP R/3 (det officiella redovisningssystemet) och Si2 (det verktyg som de utanordnande enheterna använder för att registrera sina transaktioner). Den version av SAP R/3 som används av kommissionen utvecklades av SAP, medan Si2 utvecklades internt av kommissionen och särskilt utformades för att kopplas till SAP R/3. Båda systemen bygger på de regler och principer som styr kommissionens verksamhet.

Si2 utformades som ett standardverktyg för att de utanordnande enheterna skulle kunna registrera och godkänna sina transaktioner innan de överförs till det officiella redovisningssystemet R/3, där den bokföringsmässiga behandlingen sker. Budgetredovisningen i SAP R/3 sker genom enkel bokföring, medan huvudboken i R/3 baseras på dubbel bokföring.

4. Kommissionen använder andra ramavtal från GD Budget och direktoratet för IT-frågor för att skaffa IT-tjänster (programutveckling, systemadministration, användarhjälp m.m.) i samband med SAP och för andra typer av teknik som används inom kommissionen.

Kommissionen använder också programvaran SWIFT (SWIFT-Alliance) som ett komplement till SAP för att göra utbetalningar via bankernas SWIFT-system.

5. Alla utbetalningar (inbegripet betalningar av fakturor) görs via Sincom2.

6. Sincom2-projektets ledare var också chef över enheten för bokföring, så vid utvecklingen av Si2 togs hänsyn till bokföringsmässiga behov.

7. Först kommer räkenskapsföraren att fastställa vilka bestämmelser som skall gälla för redovisningen. På grundval av dessa regler och de krav som ställs av andra systemanvändare, kommer projektgruppen att lämna ett förslag till kommissionen om vilket system som i praktiken skall användas för att uppfylla reglerna och kraven.

8. De finansiella och bokföringsmässiga bestämmelser som kommissionen måste följa anges i budgetförordningen och genomförandebestämmelserna. Dessa bestämmelser skall följas i de datorsystem som har införts. Standarder och principer för redovisning fastställs av räkenskapsföraren och beaktas vid systemens utformning.

9. Kostnaderna för utvecklingen av Si2 är följande:

- Initial utvecklingskostnad (19941997)1 500 000 euro

- Årlig utvecklingskostnad 250 000 euro

- Årlig underhållskostnad 370 000 euro

Dessa kostnader är oberoende av antalet användare (för närvarande 4 000).

10. Beroende på resultaten av projektet för modernisering av redovisningssystemet och de beslut som skall fattas angående utformningen av det finansiella informationssystemet, kan antalet SAP-användare komma att variera avsevärt i framtiden.

11. Teoretiskt sett hela kommissionens personal, om för alla ändamål innebär att alla befintliga IT-program skall bytas ut. Om systemet användes för ekonomisk förvaltning och bokföring skulle det behövas cirka 4 000 licenser.

12. Priset för en SAP-licens (ramavtal BUDG/2000/01) varierar mellan cirka 1 400 euro (endast konsultation) och 2 500 euro beroende på användartyp och användarprofil.

Detta belopp betalas det första året, och därefter uttas en årlig avgift på 17 %.

Ett avdrag görs beroende på storleken av varje beställning.

Följande kostnader skall läggas till licenskostnaden:

- Omorganisation av verksamheten för att alla förfaranden skall stämma överens med standardpaketets möjligheter.

- Konvertering av data för alla system.

- Utbildning, dokumentation och användarstöd.

- Teknisk infrastruktur och servrar vid datorcentralen.

13. Kommissionen försöker att få så mycket valuta för pengarna som möjligt vid systemupphandling. Detta ingår som en del av förhandlingarna om pris och specifikationer för nya system. Systemen utformas också för att vara anpassningsbara dvs. för att kunna förändras till nya krav utan onödiga kostnader. Det stämmer inte att systemen köps in och förnyas fortlöpande. Det var nödvändigt att ersätta Sincom1 eftersom systemet inte var 2000-säkrat, eftersom leverantören inte längre gav stöd till ett av de programpaket som användes (Millennium), eftersom Sincom1 inte hanterade redovisning av intäkter och eftersom systemet bestod av fem olika moduler som hade olika leverantörer och använde mycket olika teknik. Sincom 2 ersatte Sincom1 från och med 1997.

Kommissionen strävar nu efter att det senast 2005 skall ha utvecklats ett integrerat redovisningssystem som kan stödja övergången till periodiserad redovisning.

14. Budgeträkenskaperna ger varje vecka budgetmyndigheten en överskådlig framställning där den antagna budgeten jämförs med utgifter och intäkter. Detta kommer att vara en viktig informationskälla även i framtiden. Det integrerade systemet för periodiserad redovisning håller på att införas och kommer att ge en bättre rapportering om det ekonomiska läget. Åtgärder och beslut i samband med denna reform sammanfattas i kommissionens meddelande om moderniseringen av redovisningssystemet som har skickats till parlamentet.

(1) EGT C 54, 22.2.1994.