SKRIFTLIG FRÅGA E-1618/02

från Gabriele Stauner (PPE-DE) till kommissionen

(6 juni 2002)

Ämne: Brister i kommissionens redovisningssystem

I slutet av maj avskedade kommissionen sin nya redovisare efter knappt fem månader i tjänst. Redovisaren blev utfryst på grund av att hon vågat kritisera att den ändring i budgetförordningen som kommissionen för närvarande håller på att genomföra kommer att innebära en ökad risk för bedrägerier och oegentligheter.

Redovisaren hade också påpekat de brister och risker som kommissionens nuvarande redovisningssystem Sincom 2 innebär, och som kommissionen uppenbarligen känt till sedan flera år tillbaka utan att ha vidtagit några åtgärder.

Kan kommissionen i fråga om Sincom 2 bekräfta

1. att man vid övergången till detta system förlorade information, vilket gör att man exempelvis när det gäller kommissionens utgifter på forskningsområdet i många fall inte längre kan fastställa hur mycket som betalats ut för olika projekt?

2. att systemet är så osäkert att man kan till och med kan manipulera siffrorna för avslutade budgetår i efterhand, för att exempelvis dölja fel och oregelbundenheter?

3. att kommissionsledamoten med ansvar för budgeten avsiktligt fördröjt kommissionens interna revisionstjänsts undersökning av redovisningssystemet?

Kan kommissionen ange om den budgetansvarige generaldirektören i den årliga revisionsförklaringen har gjort en korrekt beskrivning av de befintliga problemen och riskerna med Sincom 2, och i så fall översända en kopia av de aktuella avsnitten till mig?

Svar från Michaele Schreyer på kommissionens vägnar

(23 september 2002)

Kommissionen såg med tillfredsställelse att rådet antog den omarbetade budgetförordningen den 25 juni 2002 sedan parlamentet och revisionsrätten hade föreslagit värdefulla ändringar.

Europaparlamentets budgetkontrollutskott tog upp frågan på dagordningen vid tolv tillfällen och budgetutskottet behandlade frågan vid femton sammanträden. Parlamentet behandlade och röstade om frågan vid tre plenarsessioner. Parlamentets ståndpunkt finns dokumenterad i protokollen från sammanträdena den 31 maj 2002, 29 november 2001 och den 12 juni 2002.

Den omarbetade budgetförordningen utgör en hörnsten för förbättringen av den ekonomiska förvaltningen vid EU:s institutioner. I budgetförordningen fastställs budgetprinciperna, tillämpningsbestämmelserna och en tydlig ansvarsfördelning för finansiella aktörer, bland annat räkenskapsföraren. I avdelning VII budgetförordningen fastställs regler för redovisning och löpande räkenskaper och bestämmelserna bygger på modern praxis. Det krävs att kommissionen ännu en gång skall reformera sitt redovisningssystem, vilket den för närvarande också gör.

1. Kommissionen ändrade sitt redovisningssystem för Gemensamma forskningscentret 1997 och för återstoden av forskningssektorn 1998. Endast den verksamhet som ännu inte slutförts överfördes till det nya redovisningssystemet.

För att undvika att förlora finansiella uppgifter vidtogs emellertid följande åtgärder:

- Historiska data om forskningssektorn (förutom Gemensamma forskningscentret), dvs. alla betalningar som gjorts för varje åtagande, har förts in i Sincom2 (det nya redovisningssystemet). Man kan därmed få tillgång till historiska data med hjälp av denna databas.

- Historiska data för det gemensamma forskningscentrumet har inte blivit helt integrerade i Sincom2. Endast de uppgifter som krävs för att upprätta en finansieringsöversikt har överförts. Alla historiska data har dock kopierats över till en databas (DATA POOL) och finns därmed tillgängliga.

Alla betalningar som gjorts för ett visst åtagande kan alltså kontrolleras genom dessa databaser.

2. När det gäller systemets säkerhet påpekar kommissionen att säkerheten ligger i att data från avslutade budgetår inte kan ändras vid ett senare tillfälle. Man kan inte få tillgång till avslutade budgetår.

Om en slutlig version av den finansiella ställningen måste fastställas för att man skall kunna ta hänsyn till information om finansiella data, som ligger utanför budgeten och som man inte känner till förrän budgetåret avslutats, registrerar räkenskapsföraren de nödvändiga budgetuppgifterna i redovisningssystemet. Detta garanterar att räkenskaperna är heltäckande, såsom föreskrivs i redovisningsstandarderna och vilket också krävs av revisionsrätten.

3. Internrevisionstjänsten utarbetade ett utkast till arbetsprogram, där man föreslog en granskning i syfte att få en överblick över hur effektiva Sincom och andra lokala system var i praktiken. Kommittén för revisionsuppföljning påpekade under sitt möte i december 2000 att det fanns en risk för överlappning med granskningar som revisionsrätten höll på med eller hade planerat. I sitt uppdaterade arbetsprogram föreslog internrevisionstjänsten att granskningen av Sincom och därtill hörande lokala informationssystem skulle utgöra en del av den k ommande granskningen av förvaltnings- och kontrollsystem som fastställs i åtgärd 87 (etapp 2) i vitboken om reformen. Internrevisionstjänsten inledde en separat granskning av redovisningspraxis och redovisningsförfaranden i april 2001. I internrevisionstjänstens revisionsplan för 2002 ingick en granskning av Sincom2, det datoriserade systemet för finansiell övervakning och redovisning. Internrevisionstjänsten meddelade att granskningen skulle genomföras i ett brev till generaldirektörerna och förvaltningscheferna i mars 2002 och den har nu påbörjats.

4. Kommissionens behov av finansiell förvaltning och redovisning centralt sköts genom en central datortillämpning, nämligen Sincom2. Denna infördes för första gången 1997 och utvidgades till alla kommissionens avdelningar 1999. För närvarande arbetar man med att identifiera och lösa de problem som förekommer. Problemen behandlas också i GD Budgets arbetsdokument från juni 2001, som offentliggjordes på GD Budgets webbplats.

Med utgångspunkt från detta arbetsdokument förväntades den nya räkenskapsföraren att till mars 2002 utarbeta en promemoria till kommissionen om moderniseringen av redovisningssystemet. Eftersom räkenskapsföraren inte utarbetade ett sådant dokument i tid, sköts promemorian upp till slutet av juli 2002.

Generaldirektören för GD Budget har redogjort för problemen och riskerna med Sincom2 i sin årliga försäkran om den ekonomiska förvaltningen. Denna försäkran innehöll en reservation angående Sincom2. Kommissionen kommer att skicka de årliga verksamhetsrapporterna för de enskilda generaldirektoraten till de andra institutionerna.