SKRIFTLIG FRÅGA E-2894/02

från Jens-Peter Bonde (EDD) till kommissionen

(14 oktober 2002)

Ämne: Bokföring inom kommissionen

1. Vilka generaldirektorat har undertecknat sina bokslut utan förbehåll, och vilka generaldirektorat har uttryckt förbehåll mot boksluten?

2. Vilka generaldirektorat tillämpar dubbel bokföring för samtliga sina transaktioner?

3. Vilka generaldirektorat använder kalkylprogrammet Excel i sin bokföring?

4. Vilket datum kommer dubbel bokföring att införas vid kommissionens samtliga direktorat och organ?

5. När kommer det att finnas ett centralt bokföringssystem som omfattar alla transaktioner från samtliga generaldirektorat och decentraliserade organ?

Svar från Michaele Schreyer på kommissionens vägnar

(2 december 2002)

1. Varje generaldirektör avger en förklaring i sin årliga verksamhetsrapport och den gäller inte bara räkenskaperna. I förklaringen intygas även att de tillgängliga resurserna använts enligt principen om sund ekonomisk förvaltning och att de bakomliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Generaldirektören för generaldirektoratet för budget reserverade sig på två punkter i förklaringen för 2001, dels när det gällde synkroniseringen, förenligheten och säkerheten för uppgifterna för den finansiella informationen, dels när det gällde den ofullständiga helhetsbilden av tillgångar och skulder som gavs i kassaflödesanalysen. Att dessa aspekter krävde förbättringar hade emellertid redan framförts i arbetsdokumentet från 2001. Sedan dess har det vidtagits moderniseringsåtgärder, t.ex. införandet av nya inslag i årsbokslutet (registrering och avskrivning av anläggningstillgångar, värdejusteringar av fordringar, pensionsrättigheter, notering av överföringar såsom kostnader och skulder för budgetåret) och förbättringar av datasystemet för räkenskaperna (synkronisering och kvalitetssäkring, systemets gränssnitt, uppdateringar och översyn av säkerheten, funktionstester av system, register för fakturor osv.).

2. Alla transaktioner som generaldirektoraten för in i sina verktyg för förvaltning av budgeten registreras även i det centrala redovisningssystemet (SAP R/3) på grundval av dubbel bokföring:

- Si2 är de utanordnande avdelningarnas, generaldirektoratens, verktyg för att förvalta budgeten. Generaldirektoraten för in transaktionerna i Si2 antingen direkt eller indirekt genom överföringar från de lokala datasystemen via ett standardgränssnitt. Oavsett ursprung måste transaktionerna valideras av utanordnaren i Si2 innan de överförs till SAP R/3.

- SAP R/3 används av räkenskapsförarens och styrekonomens avdelningar. Systemet är kommissionens officiella redovisningssystem, där budgeträkenskaper, allmänna räkenskaper (dubbel bokföring), förvaltning av likvida medel, kreditbedömning, indrivning och utbetalningar via SWIFT-nätverket(1) görs.

Kommissionens räkenskapssystem utvecklades vid en tidpunkt då kassabaserad bokföring användes generellt i den offentliga sektorn, och systemet skulle främst användas för budgeträkenskaperna. Dessutom utformades förfarandena för att spegla bestämmelserna i budgetförordningen(2).

Kommissionen framställer helt automatiskt kassabaserad finansiell redovisning utan att det finns något behov av s.k. uppgifter utanför räkenskaperna.

3. och 4. Kommissionen har redan infört inslag av periodiserad redovisning på senare år. Vissa uppgifter i balansräkningen och i bilagorna till räkenskaperna som är baserade på periodiserad redovisning kommer från källor utanför det officiella redovisningssystemet, t.ex. värdet på fordringarna i pensionssystemet eller, i parlamentets räkenskaper, värdet på dess fastigheter.

Den information som bygger på periodisering och som överförs från andra generaldirektorat till kommissionens räkenskapsförare måste sammanställas med utgångspunkt i vedertagna regler för inventering och för värdering av tillgångar. För att underlätta kontroll, harmonisering och summering av uppgifter, ombeds generaldirektoraten överföra sina uppgifter i förformaterade Excel-tabeller. Det bör dock framhållas att detta inte innebär att generaldirektoraten för sina kassaräkenskaper och allmänna räkenskaper i Excel.

Kommissionen har ett centraliserat redovisningssystem, där alla transaktioner från varje generaldirektorat sammanförs. Detta är en de stora förbättringarna som följde på införandet av Sincom2.

Räkenskaperna för organen omfattas inte av det centrala systemet, eftersom deras årsredovisningar inte är konsoliderade med gemenskapernas räkenskaper, utan presenteras separat.

5. Kommissionen har redan ett centralt redovisningssystem som används då årsredovisningarna sammanställs.

Organens årsredovisningar kommer att konsolideras 2005(3). Vid den tidpunkten måste organen tillämpa samma redovisningsprinciper och redovisningsregler som kommissionen. De kan emellertid själva välja om de vill använda samma redovisningssystem som kommissionen eller ett annat system anpassat efter deras storlek och behov.

(1) Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications.

(2) Rådets förordning (EG, Euratom, EKSG) nr 2335/95 av den 18 september 1995 om ändring av budgetförordningen av den 21 december 1977 om Europeiska gemenskapernas allmänna budget rörande särskilda föreskrifter för anslag till teknisk forskning och utveckling, EGT L 240, 7.10.1995.

(3) Artikel 121 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas officiella budget, EGT L 248, 16.9.2002.