RAPPORT om årsbokslutet och förvaltningen för budgetåret 1995 för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) (97/C 81/02)

(Iakttagelser i enlighet med artikel 188c.4, andra stycket i EG-fördraget)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Punkt Sida

ÅRSBOKSLUT FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV

LEVNADS- OCH ARBETSVILLKOR FÖR BUDGETÅRET 1995 . 1 4 19

IAKTTAGELSER VID GRANSKNINGEN . 5 28 19

Inledning . 5 7 19

Bakgrund . 5 19

Granskningens omfattning . 6 19

Ekonomiska data . 7 19

Uppföljning av tidigare iakttagelser . 8 14 19

Särskiljande av uppgifter . 8 19

Förskottskontot . 9 19

Överföringar av anslag mellan avdelningar . 10 20

Kostnader för tjänsteresor . 11 20

Kassatillgodohavanden . 12 20

Omsättningstillgångar . 13 20

Äganderätten till fondens tomt . 14 20

Genomförandet av budgeten och inkomst- och utgiftsredovisningen . 15 23 20

Överföringar av anslag . 15 16 20

Överföringar till nästföljande budgetår och förfallna anslag . 17 20

Inkomsterna . 18 20

Utgifterna . 19 22 20

Slutsats . 23 27 21

BILAGA 1 3 . 22

TABELL 1 . 24

Fondens svar . 25

ÅRSBOKSLUT FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV LEVNADS-OCH ARBETSVILLKOR FÖR BUDGETÅRET 1995

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75 (EGT nr L 139, 30.5.1975, s. 1), sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93 (EGT nr L 181, 23.7.1993, s. 13).

2. Revisionsrätten har granskat årsbokslutet för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för det budgetår som avslutades den 31 december 1995. I enlighet med artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 (EGT nr L 181, 23.7.1993, s. 26) som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76 (EGT nr L 164, 24.6.1976, s. 16) har budgeten genomförts på styrelsens ansvar. Detta ansvar har omfattat upprättandet och redovisningen av årsbokslutet i enlighet med de finansiella bestämmelserna i artiklarna 52, 54 och 55 i rådets förordning nr 1949/93 (EGT nr L 181, 23.7.1993, s. 26) som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76 (EGT nr 164, 24.6.1976, s. 16). Revisionsrätten skall enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska detta årsbokslut.

3. Revisionsrätten har företagit sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna är tillämplig i gemenskapssammanhang och har således utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och vidtagit andra förfaranden som revisionsrätten har bedömt vara nödvändiga under omständigheterna.

4. Enligt revisionsrättens åsikt är årsbokslutet för det budgetår som avslutades den 31 december 1995 tillförlitligt och de underliggande transaktionerna är totalt sett lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER VID GRANSKNINGEN

Inledning

Bakgrund

5. Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 1365/75 (1) som ett satellitorgan till Europeiska gemenskapen med uppgift att bidra till planering och förverkligande av bättre levnads- och arbetsvillkor genom åtgärder för att öka och sprida kunskap som kan främja denna utveckling. Dublinfonden började sin verksamhet 1976.

Granskningens omfattning

6. Revisionsrätten har granskat Dublinfondens räkenskaper och ekonomiska förvaltning för budgetåret 1995 i enlighet med bestämmelserna i de tillämpliga förordningarna (2).

Ekonomiska data

7. De disponibla anslagen för budgetåret 1995 uppgick till 12,5 miljoner ecu. Gjorda åtaganden gav upphov till 9,3 miljoner ecu i utbetalningar och 3 miljoner ecu i överföringar till budgetåret 1996 medan saldot på 0,2 miljoner ecu ställdes in. De anslag som hade överförts från föregående år gav upphov till 1,9 miljoner ecu i utbetalningar och 0,2 miljoner ecu förföll. Bilaga 3 som följer med denna rapport ger en analys per avdelning av användningen av anslagen för året i fråga och av dem som hade överförts från 1994.

Uppföljning av tidigare iakttagelser

Särskiljande av uppgifter

8. Revisionsrätten upprepar den iakttagelse som gjorts redan under tidigare år, nämligen att utanordnarens och räkenskapsförarens arbetsuppgifter inte har särskilts i tillräcklig grad. Detta strider mot artikel 15 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76, där det fastställs som en grundläggande princip att utanordnarna och räkenskapsförarna är olika individer och att utanordnarens, controllerns och räkenskapsförarens uppgifter är oförenliga med varandra.

Förskottskontot

9. En stor andel (1995 59 %, förutom löner) av utbetalningarna görs fortfarande innan de har godkänts av en controller. Förskottskontot används i en utsträckning som inte är i de finansiella bestämmelsernas anda. Ett mer acceptabelt bruk vore att begränsa användandet av förskottskontot till löpande kostnader eller småutgifter, där risken för oegentligheter är relativt låg. Fonden borde, i samråd med controllern, skriftligen definiera löpande kostnader och småutgifter.

Överföringar av anslag mellan avdelningar

10. Fonden fortsatte att göra överföringar av anslag mellan avdelningar under 1995 (se punkt 16). Detta strider mot artikel 21 i rådets förordning (EEG) nr 1417/76 sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1949/93.

Kostnader för tjänsteresor

11. Revisionsrätten noterar att iakttagelser som gjordes i fjol, trots fondens positiva svar inte har beaktats. En genomgång av tjänsteresorna till Bryssel under 1995 visade att i flera fall lades otillräcklig eller ingen dokumentation fram för revisionsrätten som belägg för att alla tjänsteresorna var nödvändiga och att andra kommunikationsmöjligheter hade tagits i beaktande.

Kassatillgodohavanden

12. Revisionsrätten noterar att iakttagelsen i fjolårets rapport har beaktats, eftersom fondens kassatillgodohavanden vid slutet av året motsvarade dess behov för följande kvartal.

Omsättningstillgångar

13. Fonden har slutligen kasserat in de i 1994 års rapport omnämnda två fordringarna på totalt 32 216 ecu, vilka hade varit utestående i ett antal år.

Äganderätten till fondens tomt

14. Det är fortfarande inte avgjort vem som har äganderätten till den tomt som fondens byggnad står på. Emellertid studerar fondens jurister ett förslag från den irländska staten om ett långsiktigt arrendeavtal med fonden.

Genomförandet av budgeten och inkomst- och utgiftsredovisningen

Överföringar av anslag

15. Summan av överföringarna mellan olika budgetrubriker var 1995 1 494 000 ecu (11,9 % av de anslag som uppförts i budgeten), en ökning från 1994, då summan var 756 000 ecu (6,5 %).

16. Genom överföringar på 500 000 ecu från avdelning 1 (personalutgifter) till avdelning 3 (driftsutgifter) kunde fonden till nästföljande budgetår överföra anslag som annars skulle ha förfallit i enlighet med artikel 6.1 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76. Som framgår av punkt 10 anser revisionsrätten att sådana överföringar mellan avdelningar strider mot budgetförordningen.

Överföringar till nästföljande budgetår och förfallna anslag

17. Bilaga 3 visar att utbetalningsnivån är 75 % totalt sett men bara 54 % för avdelning 3 "driftsutgifter". Tabell 1 visar överföringarna från 1995 års budget per avdelning och deras senare användning 1996. Överföringarna inom avdelning 3 uppgick till 45 % av de ursprungliga anslagen. Fram till slutet av mars 1996 hade endast 20 % av överföringarna använts.

Inkomsterna

18. EU:s bidrag till fonden var för 1995 12,5 miljoner ecu. De belopp som verkligen begärdes och erhölls var 2,5 miljoner ecu den 26 april 1995, 2 miljoner ecu den 14 juni 1995 4,3 miljoner ecu den 12 oktober 1995 och 1,3 miljoner ecu den 31 december 1995, alltså totalt 10,1 miljoner ecu. De återstående 2,4 miljonerna ecu behövdes inte och begärdes därför inte av kommissionen i linje med den rekommendation som revisionsrätten gjorde i fjol. I likhet med tidigare år strider detta sätt att tillföra medel mot artikel 26 i rådets förordning (EEG) nr 1417/76, sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1949/93, enligt vilken utbetalningen skall göras senast den femtonde dagen i varje kvartal.

Utgifterna

19. Enligt artikel 63 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 av den 30 juni 1993 som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76 av den 1 juni 1976 skall avtal värda mer än 12 000 ecu tecknas efter anbudsinfordran. Följande undantag har noterats:

- ett avtal värt 533 072 ecu om en europeisk undersökning av arbetsförhållandena ingicks genom en privat överenskommelse.

- av 26 avtal som valts ut för en stickprovskontroll var sex tecknade genom privat överenskommelse med tillämpning av artikel 46 i rådets förordning (EEG) nr 1417/76 av den 1 juni 1976, sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1949/93 av den 30 juni 1993. I tre fall (leverans av datorer i ett fall och avtal om undersökningar i de andra) tillämpades artikel 46 för att undvika ett anbudsförfarande.

20. Två exempel har hittats, där kostnaden redan hade fakturerats innan åtagandet hade gjorts. I ett fall började ramavtalet mellan fonden och entreprenören gälla den 1 januari 1995, ändå fanns fakturor från november och december 1994 med i det åtagande som gjordes 1995.

21. Av tio avtal om undersökningar som valts ut för en stickprovskontroll kom fem av slutrapporterna in flera månader efter den tidsgräns som hade bestämts i avtalet. Ledningen bör överväga om fondens uppföljning av utestående rapporter behöver omprövas.

22. Under granskningen noterade revisionsrätten följande fall där handlingar hade ändrats med hjälp av korrekturlack:

- Datumet på en faktura på 45 365 tyska mark (23 817 ecu) som hade faxats till controllern hade strukits över med korrekturlack och för hand ändrats från 17 januari 1995 till 17 december 1994. Controllern gav sitt godkännande på grundval av detta fax och ändringen av datumet fick till följd att utgiften belastade de överförda anslagen från 1994 och inte 1995 års anslag.

- Beloppet på ett betalningskrav hade strukits över med korrekturlack och för hand ändrats från 1 680,16 ecu till 4 741,97 ecu. Det är oklart vilket belopp som har godkänts av controllern.

Slutsats

23. Särskiljandet mellan räkenskapsförarens och utanordnarens arbetsuppgifter är otillräckligt. Se punkt 8.

24. Förskottskontot används i en utsträckning som inte är tillåten enligt de finansiella bestämmelserna. Se punkt 9.

25. Fonden har fortsatt att göra överföringar av anslag mellan olika avdelningar i strid mot de finansiella bestämmelserna. Se punkt 10.

26. Otillräcklig eller ingen dokumentation lades fram för revisionsrätten som belägg för att ett antal tjänsteresor till Bryssel var motiverade. Detta är en fråga som kräver omedelbar uppmärksamhet.

27. En stickprovskontroll av utbetalningarna avslöjade problem med förvaltningen av avtal och otillbörliga ändringar av nyckeldokument. Se punkterna 19 till 22.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 7 november 1996.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) Rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975, (EGT nr L 139, 30.5.1975).

(2) Rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975, publicerad den 30 maj 1975 (EGT L 139) om bildandet av fonden, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93 av den 30 juni 1993, (EGT nr L 181, 23.7.1993). Rådets förordning (EEG) nr 1417/76 av den 1 juni 1976, publicerad den 24 juni 1976 (EGT L 164) om de finansiella bestämmelser som gäller för fonden, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1949/93 av den 30 juni 1993, (EGT nr L 181, 23.7.1993).

BILAGA 1

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

BILAGA 2

>Plats för tabell>

BILAGA 3

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

SVAR OM FONDENS RÄKENSKAPER

8. Fonden har vidtagit en rad åtgärder för att särskilja utanordnarens och räkenskapsförarens arbetsuppgifter. Rätten har i tidigare rapporter erkänt dessa initiativ.

Det enda problem som återstår rör den metod som utanordnaren tillämpar för att registrera utgifter i det existerande integrerade räkenskapssystemet. Detta problem kommer att bli löst när fonden får ett nytt räkenskapssystem.

Efter ett antal samråd under 1995, deltog fonden 1996 tillsammans med andra EU-kontor i ett gemensamt anbudsförfarande för anskaffandet av ett lämpligt räkenskapssystem. Resultatet av detta blev emellertid att ingen anbudsgivare fullt ut kunde tillgodose kontorens behov. Efter intensiva kontakter med kommissionen och eftersom arbetet med att få fram ett system som tillgodoser kontorens tekniska och juridiska behov nyligen slutförts, förväntas fonden nu under 1997 skaffa sig ett lämpligt räkenskapssystem från kommissionen.

9. Fonden kontaktade kommissionen för att söka finna en lösning på de problem som identifierats. Fonden har nu blivit informerad om att kommissionenn och Europaparlamentet kommer att diskutera denna fråga inom ramen för den pågående dialogen om de finansiella bestämmelserna för kontoren.

10. Efter att ha mottagit revisionsrättens senaste rapport, bad fonden kommissionen att förtydliga fondens budgetförordning med avseende på de aktuella överföringarna. Generaldirektören för GD XIX har meddelat fonden att överföringarna skett i enlighet med fondens finansiella bestämmelser (se även punkt 16).

11. Samtliga tjänsteresor som görs av personal vid fonden dokumenteras och godkänns av utanordnaren, som därmed bekräftar att de är berättigade och överensstämmer med fondens arbetsprogram och administrativa behov. Dessutom finns dokumentation tillgänglig i form av föredragningslistor, tidsplaner, deltagarförteckningar, protokoll, uppföljningståtgärder och, om nödvändigt, rapporter från tjänsteresor. Fonden kommer att se över sina metoder för att registrera och ta fram nödvändig dokumentation om tjänsteresor.

I den förordning genom vilken fonden bildades, anges att den skall samråda med de europeiska institutionerna och göra arbetsmarknadens parter delaktiga i sitt arbete. På senare år har utbytet med organ på EU-nivå i Bryssel intensifierats. Detta faktum till trots har inte antalet tjänsteresor till Bryssel ökat i lika stor utsträckning. Inga resor görs om det finns andra kommunikationsmöjligheter att tillgå. Telefon, Internet, e-post och andra kontakter på elektronisk väg utnyttjas så långt som möjligt. I november 1995 inleddes ett pilotprojekt om videokonferenser och utrustning för detta kommer att anskaffas i den mån som de finansiella resurserna tillåter det. Det har även gjorts experiment med datorkonferenser.

14. Juristerna håller för närvarande på att utarbeta ett reviderat arrendeavtal utifrån det förslag som de mottagit från de irländska myndigheterna.

16. I punkt 10 ovan anges att kommissionen meddelat fonden att de aktuella överföringarna skett helt i överensstämmelse med de finansiella bestämmelserna. Därmed har fonden kunnat använda de medel den tilldelats på beslut av budgetmyndigheterna så effektivt som möjligt. Fonden förstår dock revisionsrättens och parlamentets synpunkt och skall försöka undvika att det blir nödvändigt att göra sådana överföringar.

17. Utnyttjandegraden för överföringarna bestäms av vilken typ av kontrakt som ligger till grund för dem. Dessa kontrakt rörde huvudsakligen undersökningar vars slutförandedatum låg 12 månader eller längre fram i tiden.

18. Fonden vill återigen påminna kommissionen om behovet av att verkställa bidragsutbetalningar senast den femtonde dagen i varje kvartal.

19. Vad avser kontraktet rörande genomförandet av en europeisk undersökning om arbetsförhållande, visar den relevanta dossiern att detta kontrakt tilldelades på grundval av ramkontraktet för "Standard Eurobarometer" mellan Europakommissionen och INRA (Europa), vilket ingicks genom ett öppet anbudsförfarande.

Tilldelningen av kontrakt genom privata överenskommelser var helt i enlighet med artikel 46 i forndens finansiella bestämmelser, vilken behandlar detta förfarande och anger de exakta kriterier som måste uppfyllas i detta avseende. Fonden repekterar dessa kriterier.

Vad avser leveransen av datorer tillämpades artikel 46d på grund av särskilda behov av flerspråkighet och eftersom fonden (på rekommendation av kommissionens dataavdelning) arbetar med WordPerfect 5.1 för DOS. Endast en leverantör hade den efterfrågade mjukvaran och de särskilda flerspråkiga tangentborden och kunde tillhandahålla lokalt kundstöd.

De andra två kontrakten avser förslag rörande forskning. Vid sitt möte den 25 mars 1994 gav fondens styrelse sitt godkännande till att nya förfaranden införs för anbudsinfordningar och för tilldelning av kontrakt efter infordran av interesseanmälningar offentliggjorda i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Dessa förfaranden skulle börja tillämpas i full skala under 1995. De båda kontrakten i fråga ingicks under den övergångsperiod som fastställts av styrelsen.

20. Fonden använder sig av ett decentraliserat ordersystem. De två fakturorna i fråga utgjorde en del av en lång rad beställningar som en avdelning gjort och för vilka det sammanlagda beloppet översteg gjorda åtaganden. Lämpliga åtgärder kommer att vidtas för att undvika att detta upprepas. Leveransen av det nya räkenskapssystemet bör möjliggöra att de nödvändiga kontrollerna sker automatiskt.

21. Övervakningen av hur kontrakten om undersökningar genomförs sker varje månad i samband med forskningsledarnas möte. Uppföljningsförfaranden kommet nu att omprövas.

22. Beställningen av de aktuella tjänsterna gjordes den 11 oktober 1994. Det ändrade fakturadatumet hade i sig ingen betydelse för överföringarna. Den ansvariga tjänstemannen har icke desto mindre tillrättavisats.

Nödvändiga korrigeringar för hand av dokument kommer hädanefter att förses med namn och datum. I samband med att det nya räkenskapssystemet levereras borde problem av denna art försvinna.

23. Se svaret under punkt 8.

24. Se svaret under punkt 9.

25. Se svaret under punkt 10.

26. Se svaret under punkt 11.

27. Se svaret under punkterna 19 22.