KOMMISSIONENS BESLUT (EU) 2017/2285

av den 6 december 2017

om ändring av användarhandledningen om hur man ska gå till väga för att delta i Emas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1221/2009 om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas)

[delgivet med nr C(2017) 8072]

(Text av betydelse för EES)

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1221/2009 av den 25 november 2009 om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas) och om upphävande av förordning (EG) nr 761/2001 och kommissionens beslut 2001/681/EG och 2006/193/EG (1), särskilt artikel 46.5, och

av följande skäl:

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Bilagan till kommissionens beslut 2013/131/EU (2) ska ersättas med texten i bilagan till det här beslutet.

Artikel 2

Detta beslut riktar sig till medlemsstaterna.

(1) EUT L 342, 22.12.2009, s. 1.

(2) Kommissionens beslut 2013/131/EU av den 4 mars 2013 om upprättande av en användarhandledning om hur man ska gå till väga för att delta i Emas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1221/2009 om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas) (EUT L 76, 19.3.2013, s. 1).

BILAGA

BILAGA I I. INLEDNING Ett av målen med EU:s miljöpolitik är att uppmuntra alla typer av organisationer att använda miljöledningssystem och minska sin miljöpåverkan. Miljöledningssystem är ett av de verktyg som företag och andra organisationer kan använda för att förbättra sin miljöprestanda och samtidigt spara energi och andra resurser. EU vill framför allt uppmuntra organisationer att delta i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas), som är ett ledningsverktyg som företag och andra organisationer kan använda för att utvärdera, rapportera och förbättra sin miljöprestanda. Emas inrättades 1993 och har utvecklats med tiden. Emas-förordningen (1) utgör den rättsliga grunden för ordningen och omarbetades senast 2009. Denna användarhandledning för Emas har utarbetats i enlighet med artikel 46.5 i Emas-förordningen. Syftet med dokumentet är att ge tydliga, enkla råd till organisationer som är intresserade av Emas. Tanken är att ge steg för steg-anvisningar som är enkla att följa. Handledningen innehåller de huvudsakliga punkterna i Emas och de steg som ska tas av organisationer som vill delta i ordningen. Tanken med dokumentet är att göra det lättare för organisationer att delta i Emas miljöledningssystem och därmed få fler att delta i ordningen. Det är även viktigt att komma ihåg att det övergripande syftet med förordningen är att harmonisera genomförandet i alla medlemsstater och upprätta en gemensam rättslig ram. När det gäller frågor om global Emas-registrering hänvisas till kommissionens beslut 2011/832/EU (2) av den 7 december 2011 om en handledning för företagsregistrering i EU och tredjeland samt global registrering enligt förordning (EG) nr 1221/2009. II. VAD ÄR MILJÖLEDNINGS- OCH MILJÖREVISIONSORDNINGEN (EMAS)? Emas är ett frivilligt verktyg för alla organisationer inom alla ekonomiska sektorer inom eller utanför EU som vill — ta ett miljömässigt och ekonomiskt ansvar, — förbättra sin miljöprestanda, — förmedla sina resultat på miljöområdet till samhället och berörda parter i allmänhet. Nedan följer en beskrivning steg för steg av vad man behöver göra för att registrera sig och genomföra ordningen. Organisationer som registrerar sig i Emas måste — visa att de uppfyller miljölagstiftningen, — åta sig att ständigt förbättra sin miljöprestanda, — visa att de har en öppen dialog med alla berörda parter, — se till att arbetstagarna deltar i arbetet med att förbättra organisationens miljöprestanda, — offentliggöra och uppdatera en godkänd miljöredovisning enligt Emas för extern kommunikation. Det finns ytterligare några krav. Organisationerna måste — göra en miljöutredning (och då bland annat identifiera alla direkta och indirekta miljöaspekter), — registrera sig hos ett behörigt organ när organisationen har kontrollerats och godkänts. När organisationen har registrerats har den rätt att använda Emas-logotypen. III. KOSTNADER OCH FÖRDELAR MED ATT GENOMFÖRA EMAS I allmänhet hjälper miljöledningssystem som Emas organisationer att öka sin resurseffektivitet, minska riskerna och föregå med gott exempel med sin offentliga försäkran om god praxis. Kostnaderna för att genomföra en sådan ordning uppvägs av besparingarna. Fördelar En studie (3) om kostnader och fördelar förenade med att registrera sig i Emas har genomförts. I en undersökning ombads deltagarna att ange de största fördelarna med registreringen utifrån en lista med alternativ. ”Energi- och resursbesparingar” hamnade i topp (21 %), vilket framgår av figur 1. Detta följdes av ”färre negativa incidenter” (18 %) och ”bättre relationer med berörda parter” (17 %). Figur 1 Fördelar med att genomföra Emas (% av alla svar) Besparingar till följd av ökad effektivitet ”Energi- och resursbesparingar” var den fördel som rankades högst. Undersökningen visade att energibesparingarna i sig översteg de årliga kostnaderna för att underhålla Emas för organisationer av alla storlekar. Detta tyder på att större organisationer lätt skulle kunna få tillbaka kostnaderna för att genomföra Emas. Färre negativa incidenter Denna fördel rankades som nummer två. Flera faktorer, till exempel färre överträdelser av miljölagstiftningen, spelade in. Detta hänger uppenbarligen ihop med fördelarna i form av bättre relationer med tillsynsmyndigheterna. Bättre relationer med berörda parter Organisationerna ansåg att relationerna med berörda parter var en viktig fördel, särskilt när det gäller offentlig förvaltning och tjänsteföretag. Fler marknadsmöjligheter Registrering i Emas kan vara fördelaktigt för affärerna. Den kan bidra till att behålla befintliga kunder och leda till nya affärsmöjligheter. Vid offentlig upphandling kan det vara en fördel att ha ett Emas-miljöledningssystem. Även om organisationer som deltar i offentliga upphandlingar inte uttryckligen kan kräva att anbudsgivarna är registrerade i Emas kan företag som är registrerade använda detta för att visa att de har de tekniska förutsättningarna att uppfylla miljöledningskraven. Dessutom kan organisationerna uppmuntra sina leverantörer att ha ett miljöledningssystem som en del av sin miljöpolicy. Att vara registrerad i Emas kan göra de interna förfarandena mellan företag lättare för båda parter. Regellättnader Emas-registrerade organisationer kan ha rätt till regellättnader. Det kan finnas fördelar för företag i tillverkningssektorn enligt direktivet om samordnade åtgärder för att förebygga och begränsa föroreningar (4). Flera medlemsstater ger även fördelar till organisationer som är registrerade i Emas när det gäller nationella och regionala lagar och förordningar på miljöområdet. Dessa fördelar kan till exempel innebära förenklade rapporteringskrav, färre inspektioner, lägre avfallsavgifter och längre intervaller mellan tillståndsförnyelser Det kan till exempel röra sig om en minskning av avfallsavgifterna med 50 %, en minskning av avgifterna för licensieringsförfaranden med 20–30 %, en minskning av avgifterna för övervakning och tillsyn enligt nationell lagstiftning med upp till 100 %, en minskning av avgifterna för offentliga tjänster som utförs av statliga myndigheter med 30 %, eller en minskning av avgifterna för licensieringsförfaranden för ytvatten, avgifterna för tillstånd för uttag av grundvatten och avgifterna för licensieringsförfaranden för avfallsupplag med 30 %. Det finns även fördelar i samband med administreringen av övervakning och hantering av farliga kemikalier, avfallshanteringskrav (belägg för tekniska övervakningsåtgärder krävs ej) och övervakning av växthusgaser. Kostnader och fördelar Företagen bör se Emas-registreringen som en investering. Att genomföra Emas är förenat med både interna och externa kostnader, till exempel för konsulthjälp, personal för att genomföra och följa upp åtgärder, inspektioner, registreringsavgifter osv. De faktiska kostnaderna och fördelarna varierar kraftigt, till exempel beroende på organisationens storlek och verksamhet, nuvarande miljöledningspraxis, vilket land det rör sig om osv. I allmänhet leder Emas dock till betydande besparingar. Olika studier har visat att organisationer får tillbaka kostnaderna för genomförandet i form av ökade intäkter relativt snart, oftast inom ett till två år (5) (6) (7) (8) (9). Tabell 1 Kostnader och potentiella årliga besparingar till följd av ökad effektivitet med Emas (10) (euro) Organisationsstorlek (11) Potentiella besparingar till följd av ökad effektivitet Kostnader för att genomföra Emas under första året (12) Årliga kostnader för Emas (13) Mikroorganisationer 3 000 –10 000 22 500 10 000 Små organisationer 20 000 –40 000 38 000 22 000 Medelstora organisationer Upp till 100 000 40 000 17 000 Stora organisationer Upp till 400 000 67 000 39 000 Uppgifterna om ”potentiella årliga besparingar till följd av ökad effektivitet” baseras enbart på energibesparingar. Det finns inga uppgifter om besparingar till följd av resurseffektivisering. Källa: Costs and Benefits of EMAS to Registered Organisations, studie på uppdrag av Europeiska kommissionen, 2009. I Emas verktygslåda för små organisationer (14) ges många andra exempel på kostnader/fördelar. På det hela taget har mikroorganisationer och små organisationer proportionellt sett högre fasta och externa kostnader än medelstora eller stora organisationer, eftersom de senare kan utnyttja stordriftsfördelar, där en högre andel av kostnaderna täcks internt av miljöavdelningar, och har lägre externa kostnader eftersom de inte har lika stort behov av konsulter. Även mycket stora organisationer rekommenderas dock att i detalj undersöka kostnaderna för genomförandet. Emas har ganska stora likheter med energiförvaltningssystem såsom EN 16001 och ISO 50001. Eftersom energiförvaltning ingår i Emas har Emas-registrerade organisationer redan förbättrat sin energieffektivitet, och uppfyller därmed de flesta kraven i EN 16001 och ISO 50001. Detta kan därför också leda till minskade kostnader. Organisationer som överväger att registrera sig i Emas bör även beakta det tekniska och finansiella stöd eller de subventioner som medlemsstater, nationella, regionala eller lokala myndigheter och Emas behöriga organ erbjuder. IV. EMAS-FÖRORDNINGEN Emas-ordningen inrättades genom förordning (EG) nr 1221/2009 (även kallad Emas III) och är direkt tillämplig i alla medlemsstater. 1. ALLMÄNT 1.1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE Sedan 2001 kan alla offentliga eller privata organisationer genomföra Emas. Sedan Emas III infördes är ordningen även öppen för utomeuropeiska organisationer eller europeiska företag som är verksamma i utomeuropeiska länder. I det senare fallet finns det en särskild vägledning om företagsregistrering i EU, i tredjeland och global registrering. Organisation: företag, bolag, firma, rörelse, myndighet eller institution, med säte inom eller utanför gemenskapen, eller en del av eller en kombination av dessa, oavsett om de är juridiska personer eller ej, offentliga eller privata, som har sina egna funktioner och sin egen administration. Emas kan genomföras på en, flera eller samtliga anläggningar som tillhör privata eller offentliga organisationer inom alla verksamhetsområden (15). En anläggning är den minsta enhet som kan registreras. Anläggning: en bestämd geografisk plats som står under en organisations kontroll och som omfattar verksamhet, produkter och tjänster, inklusive all infrastruktur, utrustning och material; en anläggning är den minsta enhet som kan vara föremål för registrering.’ En bestämd geografisk plats bör tolkas på följande sätt: En fysisk kontinuitet av mark, byggnader, utrustning eller infrastruktur, eventuellt avbruten av externa element under förutsättning att den funktionella och organisatoriska kontinuiteten i verksamheten är garanterad. 1.2 KRAV Det allmänna förfarandet för att genomföra Emas kan sammanfattas enligt följande: 1. Organisationen bör börja med att göra en miljöutredning, en inledande analys av hela organisationens verksamhet, för att fastställa relevanta direkta och indirekta miljöaspekter, samt tillämplig miljölagstiftning. 2. Därefter måste organisationen genomföra ett miljöledningssystem i enlighet med kraven i EN ISO 14001 (bilaga II till Emas-förordningen). 3. Systemet måste följas upp genom interna revisioner och en genomgång av ledningen. 4. Organisationen upprättar en miljöredovisning enligt Emas. 5. Miljöutredningen och miljöledningssystemet kontrolleras och miljöredovisningen godkänns av en ackrediterad eller licensierad Emas-kontrollant. 6. När organisationen har godkänts lämnar den in en ansökan om registrering till det behöriga organet. I enlighet med artikel 46 i Emas-förordningen håller kommissionen på att utarbeta ”sektorspecifika referensdokument” (16) för ett antal prioriterade sektorer i samråd med medlemsstaterna och andra berörda parter. Varje dokument innehåller följande delar: — Bästa miljöledningspraxis. — Miljöprestandaindikatorer för de berörda specifika sektorerna. — Vid behov riktmärken för resultat i världsklass och poängsystem för att ange miljöprestandanivåer. Emas-registrerade organisationer ska beakta relevanta sektorspecifika referensdokument på två olika nivåer: 1. När de utvecklar och genomför sitt miljöledningssystem mot bakgrund av miljöutredningarna (artikel 4.1 b). 2. När de utarbetar miljöredovisningen (artikel 4.1 d och 4.4). Emas-deltagande är en pågående process. Varje gång en organisation ser över sin miljöprestanda och planerar förbättringar ska den ta hjälp av det sektorspecifika referensdokumentet (om ett sådant finns) på särskilda områden för att komma fram till vilka problem som ska tacklas härnäst i en stegvis strategi. Figur 2 Generell tidsplan för genomförandet av Emas Tabell 2 Preliminär tidsplan för genomförandet av Emas. Den angivna tiden för varje åtgärd är genomsnittlig och kan vara kortare eller längre beroende på vilken medlemsstat det rör sig om, organisationens storlek osv. Emas Månad 1 Månad 2 Månad 3 Månad 4 Månad 5 Månad 6 Månad 7 Månad 8 Månad 9 Månad 10 Miljöutredning X X Miljöledningssystem X X X X X X Generella krav X Miljöpolicy X Planering: Övergripande och detaljerade miljömål X Planering: Miljöprogram X X X Införande och tillämpning: Resurser, roller, ansvar och befogenheter X Införande och tillämpning: Personalens kompetens, utbildning och medvetenhet samt arbetstagarnas delaktighet X Införande och tillämpning: Kommunikation (intern och extern) X Införande och tillämpning: Dokumentation och dokumentstyrning X X X X X Införande och tillämpning: Verksamhetsstyrning X X Införande och tillämpning: Beredskapsplaner X Uppföljning: Övervakning och mätning, utvärdering av att lagstadgade krav och andra krav följs, avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder samt redovisande dokument X X X Uppföljning: Intern revision X X Ledningens genomgång X Emas-miljöredovisning X Kontroll och godkännande X Registrering X 2. HUR EMAS GENOMFÖRS 2.1 MILJÖUTREDNING Första steget för att genomföra Emas är att göra en grundlig analys av organisationens interna struktur och verksamhet. Syftet är att fastställa miljöaspekter (definieras nedan) som hänger samman med miljöpåverkan. Detta är grunden i arbetet med att upprätta ett formellt miljöledningssystem. Miljöutredning: en inledande heltäckande analys av de miljöaspekter, den miljöpåverkan och den miljöprestanda som är förknippad med organisationens verksamhet, produkter och tjänster. Analysen måste innehålla följande: — Lagstadgade krav som gäller för organisationen. — Fastställande av direkta och indirekta miljöaspekter. — Kriterier för att bedöma miljöaspekternas betydelse. — Undersökning av alla befintliga miljöledningsrutiner och -förfaranden. — Utvärdering av återkoppling från undersökningar av tidigare tillbud. Miljöaspekt: en del av en organisations verksamhet, produkter eller tjänster som påverkar eller kan påverka miljön. Miljöaspekter kan vara insatsrelaterade (till exempel förbrukning av råvaror och energi) eller resultatrelaterade (utsläpp i luften, avfallsproduktion osv.). Figur 3 Förhållandet mellan verksamheter, miljöaspekter och miljöpåverkan Organisationen behöver rutiner för att se till att verksamheter som vid den första miljöutredningen konstaterats ha betydande miljöpåverkan följs upp senare. Miljöaspekter och därmed förenad miljöpåverkan kan ändras, liksom organisationens verksamhet. Om ändringarna är väsentliga kan miljöutredningen behöva uppdateras. En organisation bör även vara medveten om nya händelser, metoder, forskningsresultat osv. som kan vara till hjälp när den ska göra en ny bedömning av sina miljöaspekter och bedöma om det behövs en ny miljöutredning om organisationens verksamhet ändras väsentligt. Hur genomförs en miljöutredning? Organisationen måste — identifiera miljöaspekter som härrör från organisationens tillverkningsprocess, verksamhet eller tjänster, och — fastställa kriterier för att bedöma aspekternas betydelse. Kriterierna måste vara heltäckande och måste kunna vara föremål för oberoende kontroll. Organisationen bör komma ihåg att den måste redovisa de miljöaspekter som den identifierar och resultaten av utvärderingen för externa berörda parter. Hur identifieras miljöaspekterna? Organisationen måste samla in all relevant information. Detta kan innebära följande: — Besöka anläggningar för att följa upp förfarandenas insatser och resultat (och vid behov göra anteckningar eller ritningar). — Samla in kartor och bilder över platsen. — Identifiera tillämplig miljölagstiftning. — Samla in alla miljötillstånd, licenser och liknande dokument. — Kontrollera alla informationskällor (inkommande fakturor, mätare, uppgifter om utrustning osv.). — Kontrollera användningen av produkter (ofta är inköps- och säljavdelningarna en lämplig utgångspunkt). — Identifiera centrala personer (ledningspersoner och arbetstagare). Be arbetstagare inom alla interna system att komma med synpunkter. — Be att få information av underleverantörer som kan ha ett väsentligt inflytande på en organisations miljöprestanda. — Ta hänsyn till tidigare tillbud samt resultatet av övervakning och tillsyn. — Identifiera situationer vid igångsättning och stängning och identifierade risker. Organisationen måste ta hänsyn till både direkta och indirekta miljöaspekter, och definitionerna nedan bör vara till hjälp för att identifiera dessa: Direkt miljöaspekt: en miljöaspekt som är förknippad med en organisations verksamhet, produkter och tjänster och som den har direkt ledningskontroll över. Indirekt miljöaspekt: en miljöaspekt som kan följa av en organisations samverkan med tredje part och som i rimlig grad kan påverkas av organisationen. Det är viktigt att ta hänsyn till indirekta aspekter. Detta gäller både den privata och offentliga sektorn, vilket innebär att till exempel lokala myndigheter, tjänsteföretag och finansinstitut vid miljöutredningen måste ta hänsyn till aspekter även utanför anläggningen. Organisationen måste kunna visa att den har identifierat betydande miljöaspekter förenade med sina upphandlingsförfaranden och att den i sitt ledningssystem har tagit itu med betydande miljöpåverkan förenad med dessa. Tabell 3 Exempel på direkta och indirekta aspekter Miljöaspekter Direkta aspekter Indirekta aspekter — Utsläpp i luften — Utsläpp i vatten — Avfall — Användningen av naturresurser och råvaror — Lokala frågor (buller, vibrationer, lukt) — Markanvändning — Utsläpp i luften i samband med transport — Risk för miljöolyckor och nödsituationer — Frågor som rör produktlivslängd — Kapitalinvesteringar — Försäkringsverksamhet — Administrativa och planeringsmässiga beslut — Entreprenörers, underleverantörers och leverantörers miljöprestanda — Val av tjänster och deras sammansättning, t.ex. transport eller catering Direkta miljöaspekter måste omfatta tillhörande lagstadgade krav och tillståndsbegränsningar, och om det t.ex. finns utsläppsgränsvärden eller andra krav för specifika föroreningar så bör dessa utsläpp betraktas som direkta miljöaspekter. Bedömning av miljöaspekter Nästa steg är att koppla samman miljöaspekterna med deras miljöpåverkan. I tabell 4 ges ett exempel på sådana kopplingar. Tabell 4 Exempel på miljöaspekter och miljöpåverkan Verksamhet Miljöaspekt Miljöpåverkan Transport — Använda maskinoljor — Koldioxidutsläpp från lastbilar och maskiner — Jord-, vatten- och luftföroreningar — Växthuseffekten Bygg — Utsläpp i luften, buller, vibrationer osv. från byggmaskiner — Markanvändning — Buller samt jord-, vatten- och luftföroreningar — Förstörelse av marktäcket — Förlust av biologisk mångfald Kontorstjänster — Användning av material som papper, toner osv. — Elförbrukning (som indirekt leder till koldioxidutsläpp) — Föroreningar i form av blandat kommunalt avfall — Växthuseffekten Kemisk industri — Avloppsvatten — Utsläpp av flyktiga organiska föreningar — Utsläpp av ämnen som bryter ned ozonskiktet — Vattenföroreningar — Fotokemiskt ozon — Nedbrytning av ozonlagret När miljöaspekterna och deras miljöpåverkan har identifierats är nästa steg att göra en detaljerad bedömning av respektive aspekt för att se om det finns betydande miljöaspekter. Betydande miljöaspekt: en miljöaspekt som har eller kan ha en betydande miljöpåverkan. Organisationen bör ta ställning till följande punkter när den bedömer miljöaspektens betydelse: i) Potential att orsaka miljöskada. ii) Den lokala, regionala och globala miljöns känslighet. iii) Aspektens eller påverkans storlek, antal, frekvens och reversibilitet. iv) Förekomsten av och kraven i relevant miljölagstiftning. v) Betydelse för intressenter och organisationens anställda. Baserat på dessa kriterier kan organisationen upprätta ett internt förfarande eller använda andra verktyg för att bedöma miljöaspekternas betydelse. Det finns mycket användbar information i Emas verktygslåda för små och medelstora företag (17). Vid bedömningen av miljöaspekternas betydelse är det viktigt att inte bara ta hänsyn till normala driftsförhållanden utan även förhållanden under igångsättning och stängning samt vid nödsituationer. Hänsyn ska tas till tidigare, nuvarande och planerade verksamheter. För varje miljöaspekt ska motsvarande miljöpåverkan bedömas utifrån följande: — Omfattning – utsläppsnivåer, energi- och vattenförbrukning osv. — Allvarlighetsgrad – faror, giftighet osv. — Frekvens/sannolikhet. — Berörda parters farhågor. — Lagstadgade krav. Tabell 5 Bedömning av miljöaspekter Bedömningskriterier Exempel Vilka av organisationens resultat eller verksamheter kan påverka miljön negativt? Avfall: blandat kommunalt avfall, förpackningsavfall, farligt avfall Omfattningen av aspekter som kan påverka miljön Mängden avfall: stor, medelstor, liten Allvarlighetsgraden av aspekter som kan påverka miljön Avfallets farlighetsgrad, materialets giftighet: hög, medelhög, låg Frekvensen av aspekter som kan påverka miljön Hög, medelhög, låg Allmänhetens och arbetstagarnas medvetenhet om aspekter som rör organisationen Allvarliga, vissa, inga klagomål Delar av organisationens verksamhet som omfattas av miljölagstiftning Tillstånd och övervakningskrav enligt avfallslagstiftningen Anm.: Det är lämpligt att kvantifiera kriterier och vissa aspekters övergripande betydelse. Hur regelefterlevnaden kontrolleras Regelefterlevnad: fullständigt uppfyllande av tillämpliga lagstadgade miljökrav, inklusive tillståndsvillkor. Medlemsstaterna måste se till att organisationer åtminstone har tillgång till information och stöd i följande frågor: — Information om tillämpliga lagstadgade miljökrav. — Information om vilka som är behöriga tillståndsmyndigheter för specifika miljökrav. Tillsynsmyndigheterna är skyldiga att besvara frågor, åtminstone från små organisationer, om tillämpliga lagstadgade miljökrav och om hur organisationerna kan gå till väga för att uppfylla dessa lagstadgade krav. För att identifiera alla tillämpliga lagstadgade krav måste man i tillämpliga fall ta hänsyn till miljölagstiftning på olika nivåer, till exempel nationella, regionala eller lokala krav, inklusive tillstånd och licenser. Organisationen måste även ta hänsyn till andra relevanta krav, till exempel upphandlingsvillkor, affärskontrakt, frivilliga överenskommelser som organisationen har undertecknat eller ingått osv. Det är viktigt att i det här läget identifiera vilka lagstadgade krav som gäller så att organisationen kan precisera eventuella krav som inte är uppfyllda. Vid behov måste organisationen sedan vidta åtgärder för att uppfylla all relevant miljölagstiftning (se punkt 2.2.5.2 om utvärdering av regelefterlevnad). 2.2 MILJÖLEDNINGSSYSTEM Miljöledningssystem: den del av det övergripande ledningssystemet som omfattar organisationsstruktur, planering, ansvar, praxis, rutiner, processer och resurser för att utveckla, genomföra, uppfylla, revidera och underhålla miljöpolicyn samt för att hantera miljöaspekter. 2.2.1 Generella krav Till att börja med måste organisationen definiera och dokumentera miljöledningssystemets tillämpningsområde. Varje anläggning som ska registreras i Emas måste uppfylla alla krav i Emas-förordningen. Organisationen måste inrätta, dokumentera, genomföra och underhålla ett miljöledningssystem i enlighet med avsnitt 4 i EN ISO 14001. Om organisationen har genomfört ett miljöledningssystem (utöver ISO 14001) som kommissionen har erkänt (18) behöver den inte upprepa de punkter som redan har blivit officiellt erkända när den ska uppfylla kraven i Emas-förordningen. 2.2.2 Miljöpolicy Miljöpolicy: en organisations övergripande intentioner och riktlinjer i fråga om miljöprestanda, formellt uttryckt av organisationens högsta ledning […]. Den utgör grunden för åtgärder och fastställande av övergripande och detaljerade miljömål. Miljöpolicyn måste omfatta följande punkter: — Åtagande att uppfylla lagstadgade och andra krav som kan relateras till organisationens miljöaspekter. — Åtagande att förebygga föroreningar. — Åtagande att ständigt förbättra sin miljöprestanda. Miljöpolicyn utgör grunden för åtgärder och för fastställande av strategiska övergripande och detaljerade miljömål (se nedan). Den måste vara tydlig och innehålla de främsta prioriteringarna utifrån vilka man sedan kan fastställa specifika övergripande och detaljerade mål. 2.2.3 Planering När organisationen har klarat av de grundläggande frågor som beskrivs ovan är det dags att gå vidare till planeringen. 2.2.3.1 Övergripande och detaljerade miljömål Övergripande miljömål: ett övergripande miljömål som följer av miljöpolicyn och som en organisation bestämmer sig för att uppfylla och som är kvantifierat där så är möjligt. Detaljerat miljömål: ett detaljerat resultatkrav som följer av de övergripande miljömålen, som är tillämpligt på organisationen eller delar därav och som behöver fastställas och uppfyllas för att de övergripande miljömålen ska uppnås. Organisationen måste upprätta och dokumentera de övergripande och detaljerade målen för varje aspekt som är relevant för organisationen i enlighet med dess miljöpolicy. När målen har definierats är nästa steg att fastställa konkreta detaljerade mål för dem. Med hjälp av detaljerade mål kan organisationen planera specifika åtgärder som ska genomföras för att uppnå en bra miljöledning. Figur 4 Förhållandet mellan övergripande mål, detaljerade mål och åtgärder Exempel: Övergripande miljömål Minimera produktionen av farligt avfall Detaljerat miljömål Minska användningen av organiska lösningsmedel i processen med 20 % på tre år Åtgärd Återanvända lösningsmedel när detta är möjligt Återvinna organiska lösningsmedel Övergripande och detaljerade mål bör om möjligt vara mätbara och förenliga med organisationens miljöpolicy. Här är ”SMART-kriterierna” användbara: — Specific (specifika) – varje detaljerat mål bör vara inriktat på en enda fråga. — Measurable (mätbara) – varje detaljerat mål bör uttryckas i kvantitativa termer. — Achievable (nåbara) – de detaljerade målen bör kunna uppnås. — Realistic (realistiska) – de detaljerade målen bör vara krävande och leda till kontinuerliga förbättringar, men inte alltför ambitiösa. De kan alltid ändras när de har uppfyllts. — Time-bound (tidsbegränsade) – det bör finnas en tidsfrist för att uppnå varje mål. Emas-registrerade organisationer ska beakta de relevanta delarna av de sektorspecifika referensdokument som finns för deras sektor och som avses i artikel 46 i Emas-förordningen. De bör användas vid utarbetandet och översynen av organisationens miljömål och detaljerade mål i enlighet med de relevanta miljöaspekter som har identifierats i miljöutredningen. Det är emellertid inte obligatoriskt att nå riktmärkena för resultat i världsklass, eftersom Emas överlåter till organisationerna själva att bedöma om riktmärkena och tillämpningen av bästa praxis är rimliga för dem med avseende på kostnader och nytta. 2.2.3.2 Miljöprogram Miljöprogram: en beskrivning av nuvarande eller planerade åtgärder, ansvar och medel för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål och tidpunkten för när dessa övergripande och detaljerade miljömål senast ska uppnås. Miljöprogrammet är ett verktyg för att hjälpa organisationen att planera och genomföra förbättringar från dag till dag. Det bör hållas uppdaterat och tillräckligt detaljerat för att ge en överblick över de framsteg som görs för att uppfylla målen. I programmet bör organisationen specificera vem som är ansvarig för att uppnå de övergripande och detaljerade målen samt ange vilka resurser som krävs och vilka tidsramar som gäller. Resurserna i sig (t.ex. finansiella, tekniska eller personalresurser) får inte räknas som övergripande miljömål. I praktiken upprättas programmet ofta i tabellform och omfattar följande uppgifter: — Övergripande miljömål, kopplade till direkta och indirekta aspekter. — Specifika detaljerade miljömål för att uppnå de övergripande målen. — Åtgärder, skyldigheter, resurser och tidsramar för varje detaljerat mål: — Beskrivning av åtgärderna. — Person som ansvarar för det detaljerade målet. — Lägesbeskrivning vid genomförandets början. — De resurser som behövs för att uppnå det detaljerade målet. — Övervakningsfrekvens för att uppnå målet. — Slutresultat som ska uppnås, inklusive tidsfrist. — Ovanstående förfarande måste dokumenteras. Både direkta och indirekta aspekter bör beaktas vid upprättandet av programmet. Organisationen bör åta sig att kontinuerligt förbättra sin miljöprestanda. När organisationerna beslutar vilka åtgärder som ska vidtas för att förbättra miljöprestandan bör de ta hänsyn till de relevanta delarna i de sektorspecifika referensdokument som avses i artikel 46 i Emas-förordningen, om sådana dokument finns för deras sektor. De bör särskilt överväga relevant bästa miljöledningspraxis och relevanta riktmärken för resultat i världsklass (som ger en indikation på miljöprestandanivån för de bäst presterande organisationerna) för att identifiera åtgärder och insatser och eventuellt fastställa prioriteringar för att (ytterligare) förbättra sin miljöprestanda. Det är emellertid inte obligatoriskt att uppfylla bästa miljöledningspraxis eller riktmärkena för resultat i världsklass, eftersom Emas överlåter till organisationerna själva att bedöma om riktmärkena och genomförandet av bästa praxis är rimliga för dem med avseende på kostnader och nytta. 2.2.4 Införande och tillämpning 2.2.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter Om Emas ska fungera måste den högsta ledningen vara beredd att tillhandahålla de resurser och organisationsstrukturer som behövs för att bära upp systemet. Det rör sig bland annat om personalresurser och specialistkunskaper hos personalen, organisatorisk infrastruktur, teknik och finansiella resurser. Vid miljöutredningen granskar organisationen den befintliga organisatoriska infrastrukturen, ledningspraxis och rutiner. I det här läget är det dags att vid behov anpassa interna strukturer och rutiner. Organisationens högsta ledning måste utse en representant för ledningen, dvs. en person som är ytterst ansvarig för miljöledningssystemet. Representantens roll är att se till att alla kraven i miljöledningssystemet är uppfyllda, att systemet fungerar och är uppdaterat samt att hålla övriga i ledningsgruppen informerade om hur systemet fungerar. Representanten bör rapportera om för- och nackdelar med systemet och om vilka förbättringar som behövs. Representanten bör vara kvalificerad och ha erfarenhet av miljöfrågor och kunskap om lagstadgade miljökrav, ledningsaspekter, arbete i arbetsgrupper, ledarskap och samordning. Organisationen måste se till att denna kompetens finns inom organisationen. Kompetens, utbildning och medvetenhet Organisationen måste ringa in vilken erfarenhet och kunskap som personalen behöver för att uppvisa god miljöledning. Den måste upprätta, införa och upprätthålla rutiner för att identifiera utbildningsbehov och göra vad som krävs för att se till att den personal som arbetar med miljöledningssystemet har tillräcklig kunskap om följande: — Organisationens miljöpolicy. — Lagstadgade krav och andra miljökrav som är tillämpliga på organisationen. — De övergripande och detaljerade mål som fastställts för organisationen som helhet och för sitt specifika arbetsområde. — Miljöaspekter och miljöeffekter samt metoder för att övervaka dem. — Sina roller och skyldigheter inom miljöledningssystemet. Alla som arbetar för eller åt organisationen bör vara medvetna om sina roller inom Emas och systemets fördelar för miljön. De bör få, eller åtminstone ha tillgång till, utbildning i miljömedvetenhet och om organisationens miljöledningssystem. Figur 5 Flödesschema över utbildning inom miljöledningssystemet Miljömedvetenhet kan uppnås genom utbildning eller andra åtgärder, till exempel kommunikationskampanjer, undersökningar osv. Aktivt involverade arbetstagare är en drivkraft för kontinuerliga förbättringar och de bidrar till att förankra Emas i organisationen. De kan bli involverade genom till exempel en miljökommitté, arbetsgrupper, förslagssystem, incitamentprogram eller andra åtgärder. Arbetstagarna bör ha olika roller på olika nivåer när det gäller utvecklingen och genomförandet av systemet. De skulle till exempel kunna delta i följande delar: — Identifiera miljöaspekter. — Upprätta och omarbeta rutiner och/eller instruktioner. — Komma med förslag till övergripande och detaljerade miljömål. — Delta i ett internt revisionsförfarande. — Upprätta miljöredovisningen enligt Emas. Ledningen måste ge arbetstagarna löpande återkoppling och be arbetstagarna om detsamma. 2.2.4.2 Kommunikation Det är viktigt med bra intern och extern tvåvägskommunikation för att genomföra ett Emas-registrerat miljöledningssystem på ett bra sätt. Organisationen måste inse behovet av att kommunicera med berörda parter om miljöfrågor och värdet av att göra detta. Den är skyldig att offentliggöra miljöredovisningen och måste identifiera vad som kommer att kommuniceras och till vem. Den måste övervaka resultatet av kommunikationen och avgöra om den har varit effektiv. Den interna kommunikationen bör gå i båda riktningarna (uppifrån och ned och nedifrån och upp). Detta kan ske med hjälp av intranät, broschyrer, interna publikationer, nyhetsbrev, förslagslådor, möten, anslagstavlor osv. Extern kommunikation kan vara miljöredovisningen, internet, aktionsdagar, pressmeddelanden, broschyrer och användningen av Emas-logotypen om detta är möjligt och tillåtet (19). 2.2.4.3 Dokumentation och dokumentstyrning Det bör finnas dokumentation om miljöledningssystemet som omfattar följande: — Miljöpolicy. — Övergripande och detaljerade miljömål. — Beskrivning av miljöledningssystemets tillämpningsområde. — Beskrivning av miljöledningssystemets huvudsakliga delar. — Roller, skyldigheter och myndigheter. — Rutiner för hantering av verksamhetsstyrningen. — Operativa förfaranden. — Arbetsinstruktioner. Dokumentationen bör vara tydlig och koncis för att undvika förvirring eller missförstånd. Emas-dokumenten kan integreras i andra ledningssystem (kvalitets-, energi-, arbetsmiljösystem osv.) eller vice versa för att optimera dem, undvika överlappning och minska byråkratin. Små och medelstora företag bör sträva efter att förse sin personal med tydlig, enkel och användarvänlig dokumentation. Miljöledningshandledning Miljöledningshandledningen omfattar miljöpolicy, miljöprotokoll och verksamheter. Handledningen bör integreras i organisationens årliga förvaltningsplan. Den behöver inte vara lång eller komplex. Den bör hjälpa personalen att förstå hur organisationen har inrättat och strukturerat sina miljöledningssystem, hur miljöledningssystemets olika delar hänger ihop och vilken roll vissa individer har inom ordningen. Handledningen är inte obligatorisk, även om de flesta organisationer väljer att ha en. Rutiner I dokumentationen om rutiner beskrivs HUR, NÄR och av VEM specifika åtgärder måste vidtas. Det kan till exempel vara rutiner för att — identifiera och utvärdera betydande aspekter, — hantera regelefterlevnaden, — hantera identifierade betydande miljöaspekter, — hantera övervakning och mätning, — hantera beredskap för nödsituationer, — hantera avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder, — identifiera och hantera kompetens, utbildning och medvetenhet, — hantera kommunikation, — hantera dokument, — hantera redovisande dokument, — hantera interna revisioner. Arbetsinstruktioner Arbetsinstruktionerna måste vara tydliga och lätta att förstå. De bör förklara en verksamhets relevans, de miljörisker som är förenade med den, specifik utbildning för den personal som ansvarar för att genomföra den och hur den ska övervakas. Det kan vara lämpligt att illustrera instruktionerna med bilder, piktogram eller på andra sätt för att se till att alla arbetstagare lätt kan förstå dem. Dokumenthantering Organisationen måste inrätta, genomföra och underhålla rutiner för att hantera de dokument som utarbetats för miljöledningssystemet. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt redovisande dokument (se punkt 2.2.5.4). Det innebär att det krävs rutiner för följande: Figur 6 Dokumenthantering inom ett miljöledningssystem Systemet bör se till att de olika versionerna av dokumenten finns kvar och att de förblir läsbara och lättidentifierbara. Organisationen kan inkludera dokument från externa källor eftersom de ofta är viktiga för att se till att miljöledningssystemet fungerar som det ska. Sådana dokument kan innehålla information från lokala myndigheter och offentlig förvaltning, användarhandböcker för utrustning, arbetsmiljöinformation osv. 2.2.4.4 Verksamhetsstyrning Verksamhetsstyrning handlar om att identifiera och planera verksamheter som har betydande miljöaspekter som är förenade med policyn samt övergripande och detaljerade mål (se figur 7). Den kan även omfatta åtgärder som underhåll av utrustning, igångsättning och stängning, hantering av entreprenörer vid anläggningarna och tjänster som tillhandahålls av leverantörer eller försäljare. Det måste finnas rutiner för att hantera konstaterade risker, fastställa detaljerade mål och mäta miljöprestanda (helst med hjälp av tydliga miljöindikatorer). Rutinerna vid normala förhållanden måste definieras. Onormala förhållanden och nödsituationer måste definieras och beskrivas. Rutinerna för verksamhetsstyrningen bör dokumenteras väl och lämnas in för intern revision. Figur 7 Verksamhetsstyrning 2.2.4.5 Beredskap och agerande vid nödlägen Organisationen måste upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera möjliga nödlägen och olyckor för att — undvika risken för olyckor, — beskriva hur organisationen ska agera vid olyckor, — förhindra eller mildra negativ miljöpåverkan. Beredskapsplanen är viktig i industrin och i organisationer som bedriver potentiellt riskfylld verksamhet. Organisationen måste regelbundet se över sin beredskap (bland annat lämplig utbildning) och sina beredskapsrutiner. Den bör ändra dem vid behov, särskilt efter nödsituationer eller olyckor. Rutinerna bör även testas med jämna mellanrum. Figur 8 Beredskapsplaner 2.2.5 Uppföljning 2.2.5.1 Övervakning och mätning Organisationen måste upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta betydande faktorer, till exempel utsläpp i luften, avfall, vatten och buller, för att skapa mervärde av resultaten. Organisationen är skyldig att rapportera om kärnindikatorer för prestanda (se punkt 2.3.2). De lagstadgade övervakningskraven måste beaktas, och övervakningskriterierna, såsom tillsynsfrekvens och metod, måste vara förenliga med dem. Information om dessa kan användas för att garantera följande: — Efterlevnad av lagstadgade krav och förordningar. — Korrekt utvärdering av miljöprestanda. — En fullständig och tydlig miljöredovisning enligt Emas. Beroende på organisationens behov kan även andra faktorer mätas och övervakas: — Betydande miljöaspekter. — Miljöpolicy och övergripande miljömål. — Personalens medvetenhet m.m. Mätutrustningen måste kalibreras med jämna mellanrum för att uppfylla lagstiftningen och visa korrekta resultat. 2.2.5.2 Utvärdering av regelefterlevnad Regelefterlevnaden är ett viktigt krav i Emas-förordningen och en organisation kan inte registrera sig utan att uppfylla kraven i lagstiftningen och den måste därför ha rutiner för att regelbundet se över och utvärdera detta. Organisationen gör detta bäst genom att upprätta en förteckning över all relevant lagstiftning och alla specifika krav, därefter jämföra detta med organisationens specifika omständigheter (se tabell 6). Större, mer komplexa organisationer kan behöva använda databaser eller anlita extern hjälp. Om kontrollanten konstaterar avvikelser som inte har åtgärdats får den inte godkänna miljöredovisningen eller underteckna den slutliga deklarationen (bilaga VII). Tabell 6 Exempel på en enkel utvärdering av regelefterlevnaden Tillämplig miljölagstiftning Specifikt krav Organisationens status Resultat Avfallslagstiftning — Tillstånd för avfallsproduktion — Avfallshantering — För gammalt tillstånd — Avfallshantering under kontroll Skaffa ett uppdaterat tillstånd Lagstiftning om luftföroreningar — Utsläppsgränser (NOx, SOx, partiklar osv.) — Tillstånd för pannor — Under gränsvärdena — Uppdaterat tillstånd OK Bullerlagstiftning — Bullergränser på området — Under tillåten nivå OK Avloppsreningslagstiftning — Specifik rening (från P och N) — Gränsvärden för spillvatten — Tillstånd för utsläpp i vattendrag — Inte i drift ännu — Efterlevs inte fullt ut — Tillstånd inte uppdaterat Åtgärda situationen Växthusgaslagstiftning — Tilldelning av gränsvärden för växthusgaser — Under gränsvärdena OK. Kan sälja en del utsläppsrätter 2.2.5.3 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Organisationen måste upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera inträffade eller tänkbara avvikelser från kraven i Emas-förordningen. Det måste bland annat finnas rutiner för hur man ska — identifiera och korrigera avvikelser, — utreda avvikelsernas orsak och verkan, — utvärdera behovet av åtgärder för att förhindra att avvikelserna upprepas, — dokumentera resultaten av korrigerande åtgärder, — utvärdera behovet av åtgärder för att förhindra avvikelser, — genomföra lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra sådana avvikelser, och — granska de korrigerande och förebyggande åtgärdernas ändamålsenlighet. Med avvikelse avses all typ av underlåtenhet att uppfylla de grundläggande krav som anges i rutiner och tekniska anvisningar. Avvikelser kan bero på den mänskliga faktorn eller felaktigt genomförande. Ändringar för att korrigera avvikelserna och förhindra att de upprepas måste göras så snart som möjligt. Avvikelser kan upptäckas genom — verksamhetsstyrning, — intern/extern revision, — ledningens genomgång, eller — den dagliga verksamheten. Korrigerande och förebyggande åtgärder Emas representant för ledningen måste informeras om avvikelser för att i tillämpliga fall kunna fatta beslut om att vidta korrigerande åtgärder. Om tänkbara avvikelser har identifierats måste Emas representant för ledningen informeras för att i tillämpliga fall kunna fatta beslut om att vidta förebyggande åtgärder. Både korrigerande och förebyggande åtgärder bör dokumenteras. Det kan därför vara nödvändigt att ändra miljöledningssystemets dokumentation. 2.2.5.4 Kontroll av redovisande dokument Organisationen måste inrätta ett dokumentationssystem för att visa att den uppfyller kraven på miljöledningssystemet. Organisationen måste upprätta, införa och underhålla rutiner för sin dokumenthantering. Dessa bör omfatta frågor som identifiering, lagring, skydd, hämtning, arkivering och gallring av redovisande dokument. De redovisande dokumenten ska vara och förbli identifierbara, tydliga, uppdaterade och spårbara. Exempel på redovisande dokument: — El-, vatten- och råvaruförbrukning. — Avfallsproduktion (farligt och ofarligt avfall). — Utsläpp av växthusgaser. — Incidenter, olyckor och klagomål. — Lagstadgade krav. — Revisionsrapporter och ledningens genomgångar. — Tillsynsrapporter. — Betydande miljöaspekter. — Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder. — Kommunikation och utbildning. — Förslag från personalen. — Utbildning och seminarier. 2.2.6 Intern revision Emas ägnar särskild uppmärksamhet åt den interna revisionen i bilaga III. Intern miljörevision: en systematisk, dokumenterad, regelbunden och objektiv utvärdering av en organisations miljöprestanda och de ledningssystem och processer som upprättats för att skydda miljön. Organisationen måste upprätta ett internt revisionsförfarande som en del av ledningssystemet. Detta måste omfatta skyldigheter och krav för planering och genomförande av revisioner, rapportering av resultat och bevarande av redovisande dokument, fastställande av revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder. Målet med den interna revisionen är att — avgöra om miljöledningssystemet uppfyller kraven i Emas-förordningen, — avgöra om det har genomförts och underhållits ordentligt, — garantera att organisationens ledning får den information som den behöver för att granska organisationens miljöprestanda, — avgöra om miljöledningssystemet är ändamålsenligt. Revisionen måste genomföras objektivt av oberoende personal. Den interna revisorn kan vara en utbildad medarbetare eller en extern person eller grupp. Allmänna regler — Upprätta ett revisionsprogram. — Fastställ revisionens omfattning. Detta beror på organisationens storlek och typ. Vid angivelse av revisionens omfattning måste organisationen ange vilka ämnesområden som omfattas, vilka verksamheter som ska granskas, vilka miljökriterier som ska beaktas och vilken period som revisionen ska omfatta. — Ange vilka resurser som behövs för att genomföra revisionen, till exempel välutbildad personal med god kunskap om verksamheten, tekniska aspekter, miljöaspekter och lagstadgade krav. — Se till att alla åtgärder i organisationen genomförs i enlighet med tidigare definierade rutiner. — Identifiera potentiella nya problem och inrätta åtgärder för att förhindra att de inträffar. Den interna revisionens olika steg Figur 9 Den interna revisionens olika steg 2.2.6.1 Revisionsprogram och revisionsfrekvens Revisionsprogrammet måste omfatta följande: — Specifika mål för den interna revisionen. — Information om hur det kan kontrolleras om miljöledningssystemet är enhetligt och förenligt med organisationens policy och program samt uppfyller kraven i Emas-förordningen. — Efterlevnad av tillämplig miljölagstiftning. Organisationen måste varje år göra interna revisioner för att få en ordentlig överblick över betydande miljöaspekter. Revisionscykeln, som omfattar hela organisationens verksamhet, måste fullbordas inom tre år. Små organisationer får förlänga denna period till fyra år. Hur ofta en viss verksamhet granskas varierar beroende på följande: — Verksamhetens art, omfattning och komplexitet. — Betydelsen av den miljöpåverkan som är förenad med verksamheten. — Hur viktiga och brådskande de problem är som upptäckts vid tidigare revisioner. — Tidigare miljöproblem. I regel måste komplexa verksamheter med en mer betydande miljöpåverkan granskas oftare. För att få ett tillfredsställande resultat måste all personal som deltar i en intern revision ha en tydlig uppfattning om de övergripande miljömålen och alla deltagares specifika roller (styrelseledamöter, ledningspersoner, anställda, revisorer osv.). 2.2.6.2 Internrevisionsåtgärder Det är viktigt att på förhand förbereda den interna revisionen. Det första steget är att identifiera revisorn/revisionsgruppen. Organisationen kan använda sin egen personal som revisorer eller anlita externa revisorer. De måste vara objektiva och opartiska och ha erforderlig kompetens och utbildning. Revisorn/revisionsgruppen bör göra följande: — Utarbeta en bra revisionsplan, genom att samla in information om övergripande mål, omfattning, plats och datum efter överenskommelse med organisationen. — Överlämna revisionsplanen till organisationen i god tid. — Upprätta checklistor. — Fördela arbetsuppgifterna inom revisionsgruppen. För att revisionen ska vara meningsfull måste revisionsgruppen kontrollera efterlevnaden med miljölagstiftningen, om de övergripande och detaljerade målen har uppfyllts, och om ledningssystemet är ändamålsenligt och tillräckligt. Revisionsförfarandet måste innehålla följande steg: — Ta reda på hur ledningssystemet fungerar. — Utvärdera systemets styrkor och svagheter. — Samla in relevant faktaunderlag (t.ex. uppgifter, redovisande dokument och andra handlingar). — Utvärdera revisionsresultaten. — Utarbeta slutsatser av revisionen. — Rapportera resultat och slutsatser av revisionen. 2.2.6.3 Rapportering av resultat och slutsatser av revisionen Syftet med revisionsrapporten är att förse ledningen med — skriftligt underlag om revisionens omfattning, — information om i vilken utsträckning de övergripande målen har uppfyllts, — information om huruvida de övergripande målen är förenliga med organisationens miljöpolicy, — information om övervakningssystemets tillförlitlighet och ändamålsenlighet, — förslag till korrigerande åtgärder vid behov. Rapporten måste överlämnas till Emas representant för ledningen som, om avvikelser (inklusive bristande regelefterlevnad) har konstaterats, slutför de korrigerande åtgärderna. 2.2.7 Ledningens genomgång Den högsta ledningen måste regelbundet (minst en gång per år) gå igenom ledningssystemet för att se till att det är ändamålsenligt och effektivt. Ledningens genomgång måste dokumenteras, och dokumentationen bevaras. Innehållet i ledningens genomgång Insatsfaktorer: — Resultatet av den interna revisionen, bland annat en utvärdering av regelefterlevnad. — Extern kommunikation. — Klagomål. — I vilken utsträckning de övergripande och detaljerade målen har uppfyllts. — Status för korrigerande och förebyggande åtgärder. — Uppföljning av ledningens tidigare genomgångar. — Ändrade omständigheter, t.ex. ändrad lagstiftning, miljöförändringar. — Rekommendationer om förbättringar. Resultatfaktorer omfattar alla beslut och verksamheter, ändringar av miljöpolicyn, övergripande och detaljerade miljömål och andra aspekter av miljöledningssystemet. 2.3 EMAS-MILJÖREDOVISNING Miljöredovisning: utförlig information till allmänheten och andra intressenter om en organisations struktur och verksamhet, miljöpolicy och miljöledningssystem, miljöaspekter och miljöpåverkan, miljöprogram samt övergripande och detaljerade miljömål, miljöprestanda och efterlevnad av tillämpliga lagstadgade miljökrav. Miljöredovisningen är en av de saker som gör Emas unikt jämfört med andra miljöledningssystem. För allmänheten bekräftar den organisationens åtagande om att vidta åtgärder för miljön. För organisationen är miljöredovisningen ett bra tillfälle att förklara vad den gör för att förbättra miljön. I Emas-förordningen anges vissa minimikrav för vad miljöredovisningen ska innehålla men organisationen kan själv bestämma hur detaljerad den vill vara samt välja struktur och layout, så länge innehållet är tydligt, tillförlitligt, trovärdigt och korrekt. Det är upp till organisationen att besluta om den vill inkludera sin miljöredovisning i årsredovisningen eller i andra rapporter, t.ex. om företagets sociala ansvar. 2.3.1 Minimikrav på innehållet i miljöredovisningen enligt Emas 1. En klar och entydig beskrivning av den organisation som ska registreras enligt Emas och en sammanfattning av dess verksamhet, produkter och tjänster samt, i förekommande fall, dess relation till eventuella moderorganisationer Inkludera diagram, kartor, flödesscheman, flygfotografier osv. för att illustrera innehållet. Nace-koder bör också anges för att beskriva verksamheten. 2. Organisationens miljöpolicy och en kort beskrivning av organisationens miljöledningssystem Det är viktigt med en korrekt beskrivning av systemet för att ge tydlig information om arbetsstrukturen. Miljöpolicyn måste inkluderas. 3. En beskrivning av alla betydande direkta och indirekta miljöaspekter som resulterar i betydande miljöpåverkan från organisationens sida och en förklaring av arten av påverkan i relation till dessa aspekter (bilaga I.2 till Emas-förordningen) Direkta och indirekta miljöaspekter bör anges separat. Både de direkta och de indirekta miljöaspekternas miljöpåverkan bör anges med hjälp av tabeller eller flödesscheman. 4. En beskrivning av de övergripande och detaljerade miljömålen satta i relation till de betydande miljöaspekterna och den betydande miljöpåverkan Använd förteckningar över övergripande och detaljerade mål samt indikatorer för att bedöma de framsteg som görs för att förbättra prestandan. Inkludera miljöprogrammet och hänvisa till specifika vidtagna eller planerade åtgärder för att förbättra prestandan. 5. En sammanfattning av tillgängliga uppgifter om organisationens miljöprestanda i relation till dess övergripande och detaljerade miljömål med avseende på dess betydande miljöpåverkan. Rapporteringen ska avse kärnindikatorer och andra befintliga indikatorer för miljöprestanda som kan vara av relevans, i enlighet med avsnitt C i bilaga IV till Emas-förordningen Kärnindikatorerna är inriktade på sex huvudområden: energi, material, vatten, avfall, biologisk mångfald (genom markanvändning) och utsläpp (se punkt 2.3.2.2). Organisationen ska även rapportera sin prestanda enligt övriga, mer specifika indikatorer för betydande miljöaspekter som nämns i miljöutredningen (se punkt 2.3.2.3). Om inga kvantitativa uppgifter finns tillgängliga för att rapportera betydande direkta eller indirekta miljöaspekter ska organisationerna rapportera sina prestanda på grundval av kvalitativa indikatorer. Om de sektorspecifika referensdokument som avses i artikel 46 i Emas-förordningen finns för den specifika sektorn bör organisationerna ta hänsyn till de relevanta sektorspecifika miljöprestandaindikatorerna i det sektorspecifika referensdokumentet när de väljer vilka indikatorer (20) de ska använda i miljöprestandarapporteringen. 6. Övriga faktorer med avseende på miljöprestanda, bl.a. miljöprestanda i relation till lagstadgade krav och deras betydande miljöpåverkan Använd tabeller och/eller diagram för att jämföra lagstadgade referensgränsvärden med gränsvärden som uppmätts och/eller beräknats av organisationen. Det är inte alltid möjligt att mäta miljöprestanda med hjälp av data. Mjuka faktorer är också relevanta och kan omfatta beteendeförändringar, förbättrade rutiner och andra åtgärder för att förbättra miljöprestanda. Vid rapporteringen om dessa andra faktorer bör organisationerna ta hänsyn till de relevanta sektorspecifika referensdokument som avses i artikel 46 i Emas-förordningen. De bör därför ange i sin miljöredovisning hur de har använt relevant bästa miljöledningspraxis och i förekommande fall riktmärken för resultat i världsklass för att identifiera åtgärder och insatser och eventuellt fastställa prioriteringar för att (ytterligare) förbättra sin miljöprestanda. Organisationen bör bedöma relevansen och tillämpligheten för bästa miljöledningspraxis och riktmärkena för resultat i världsklass med beaktande av de betydande miljöaspekter som organisationen själv har identifierat i sin miljöutredning samt tekniska och ekonomiska aspekter. De delar av det sektorspecifika referensdokumentet (indikatorer, bästa miljöledningspraxis eller riktmärken för resultat i världsklass) som inte anses vara relevanta för de betydande miljöaspekter som organisationen har identifierat i miljöutredningen bör inte rapporteras eller beskrivas i miljöredovisningen. 7. En hänvisning till de tillämpliga lagstadgade miljökraven Emas kräver regelefterlevnad. Miljöredovisningen utgör en möjlighet att ange hur organisationen uppfyller detta. Även om Emas-registrerade organisationer bör ha en intern förteckning över alla relevanta lagstadgade krav är det inte nödvändigt att inkludera dem i miljöredovisningen. Här räcker det med en beskrivning. 8. Miljökontrollantens namn och ackrediterings- eller licensnummer samt datum för godkännandet Om organisationen offentliggör sin miljöredovisning som en del av en annan rapport bör den ange att det rör sig om en miljöredovisning och att den har godkänts av miljökontrollanten. Även om det inte är obligatoriskt att bifoga den deklaration som avses i artikel 25.9 till miljöredovisningen anses det vara bästa praxis att göra det. 2.3.2 Kärnindikatorer och andra relevanta indikatorer för miljöprestanda 2.3.2.1 Kärnindikatorer Organisationerna måste informera om de kärnindikatorer för miljöprestanda som berör organisationens direkta miljöaspekter. De bör även rapportera om andra resultatindikatorer som berör mer specifika miljöaspekter. De bör ta hänsyn till sektorspecifika referensdokument om sådana finns. Kärnindikatorer avser alla typer av organisationer. De används för att mäta prestandan inom följande viktiga områden: — Energi. — Material. — Vatten. — Avfall. — Markanvändning med avseende på biologisk mångfald. — Utsläpp. Varje kärnindikator består av en siffra A (tillförsel), en siffra B (produktion) och en siffra R för förhållandet A/B. i) Siffra A (tillförsel) Tillförseln (siffra A) rapporteras enligt följande: Energi: a) Total årlig energianvändning, uttryckt i MWh eller GJ. b) Den procentuella andelen av (a) som kommer från förnybara energikällor som produceras av organisationen. Indikatorn (b) anger den procentuella andelen av den årliga energianvändningen som kommer från förnybara energikällor som faktiskt produceras av organisationen. Energi som köps av en energileverantör ingår inte i den här indikatorn och kan anses utgöra en del av åtgärderna inom miljöanpassad offentlig upphandling. Material: Årligt massflöde för olika material som används, uttryckt i ton, utom energibärare och vatten. Det årliga massflödet för olika material kan delas in efter användningsområde. De kan till exempel inkludera råvaror som metall, trä eller kemikalier, eller halvfabrikat, beroende på organisationens verksamhet. Vatten: Sammanlagd årlig vattenförbrukning, uttryckt i m3. För denna indikator måste organisationen rapportera den sammanlagda mängd vatten som organisationen förbrukar. Det är lämpligt att förtydliga de olika typerna av vattenförbrukning och att rapportera förbrukningen efter vattenkälla, t.ex. ytvatten eller grundvatten. Annan användbar information kan vara mängden avloppsvatten, renat och återanvänt avloppsvatten, regnvatten och återvinning av gråvatten. Avfall: Detta omfattar den sammanlagda årliga produktionen av — avfall (fördelat på avfallstyp), uttryckt i ton, — farligt avfall, uttryckt i ton eller kilo. Rapporteringen av avfall och farligt avfall är obligatorisk enligt Emas-förordningen. Det är god praxis att dela in avfallet efter typ för båda avfallsströmmarna. Organisationen bör utgå från resultatet av ledningens genomgång, inklusive lagstadgade krav om rapportering av avfall. En mer detaljerad rapportering kan göras enligt det nationella avfallsklassificeringssystemet för genomförande av den europeiska avfallsförteckningen. Det kan vara kontraproduktivt och förvirrande ur kommunikationssynpunkt att redogöra för långa förteckningar över avfallstyper och därför kan ett alternativ vara att gruppera informationen enligt den europeiska förteckningen. De olika typerna av avfall, t.ex. metaller, plast, papper, slam och aska, kan därefter dokumenteras efter vikt eller volym. Det kan även vara lämpligt att lägga till information om mängden avfall som återanvänds, återvinns, används vid energiproduktion eller deponeras. Markanvändning med avseende på biologisk mångfald: Markanvändning, uttryckt i m2 bebyggt område. Biologisk mångfald är en komplex och relativt ny kärnindikator. Vissa av de faktorer som leder till förlust av biologisk mångfald (klimatförändringen, utsläpp/föroreningar) ingår redan i miljöaspekter och relaterade indikatorer i Emas-förordningen, som omfattar energi- och vattenförbrukning, utsläpp, avfall osv. Alla indikatorer för biologisk mångfald är inte relevanta för alla sektorer/organisationer och alla kan inte genomföras direkt när dessa aspekter börjar hanteras. Miljöutredningen bör ge en bra indikation om vilka faktorer som är relevanta. Organisationen bör inte bara ta hänsyn till lokal påverkan utan även direkt och indirekt påverkan på den biologiska mångfalden i stort, t.ex. utvinning av råvaror, upphandlingar/distributionskedjan, produktion och produkter, transport och logistik, marknadsföring och kommunikation. Det finns ingen indikator som berör alla organisationer. Den biologiska mångfaldsindikatorn för markanvändning i bilaga IV till Emas-förordningen kan ses som en gemensam nämnare. Den omfattar endast organisationens anläggningar i bebyggda områden. Organisationerna rekommenderas dock att även inkludera hårdgjorda områden i indikatorn för markanvändning. Utsläpp: a) Sammanlagda årliga utsläpp av växthusgaser (CO2, CH4, N2O, hydrofluorkarboner, perfluorkarboner och SF6), uttryckt i ton koldioxidekvivalenter. b) Sammanlagda årliga utsläpp i luften (vilket minst ska omfatta utsläpp av SO2, NOx och PM), uttryckt i kilogram eller ton. Anm.: Eftersom dessa ämnen har olika påverkan bör de inte sammanräknas. Organisationen måste förtydliga vilken metod den har använt för att kvantifiera utsläppen, särskilt växthusgaser och luftföroreningar (21). Till att börja med måste organisationen ta hänsyn till gällande lagstadgade krav. Detta gäller uppenbarligen för organisationer vars anläggningar omfattas av EU:s system för handel med utsläppsrätter eller förordningen om ett europeiskt register över utsläpp och överföringar av föroreningar. I andra fall får eventuella europeiska, globalt erkända eller nationella/regionala gemensamma metoder tillämpas. Även om rapporteringen av kärnindikatorer endast är obligatorisk för direkta aspekter måste organisationen ta hänsyn till alla betydande miljöaspekter, direkta och indirekta. Det är därför bäst att rapportera betydande indirekta växthusgasutsläpp, helst separat från direkta utsläpp. ii) Siffra B (produktion) Den sammanlagda årliga produktionen (siffra B) är densamma för alla områden, men anpassas till olika typer av organisationer: a) Produktionssektorn (industrin): Ange det sammanlagda bruttoförädlingsvärdet, uttryckt i miljoner euro eller den sammanlagda årliga fysiska produktionen, uttryckt i ton. Små organisationer får ange den sammanlagda årliga omsättningen eller antalet anställda. b) Icke-produktionssektorerna (tjänster, förvaltning): Ange antalet anställda. 2.3.2.2 Kärnindikatorer och viss flexibilitet i samband med dessa – syfte Det är viktigt att förstå syftet med indikatorerna och flexibiliteten i samband med dessa i Emas-förordningen (bilaga IV till Emas-förordningen). I bilaga IV C.1 anges att indikatorerna måste a) ge en korrekt värdering av organisationens miljöprestanda, b) vara förståeliga och entydiga, c) tillåta årliga jämförelser för bedömningar av organisationens miljöprestanda, d) i förekommande fall möjliggöra jämförelse med referenstal inom den aktuella sektorn, det aktuella landet eller den aktuella regionen, e) möjliggöra en jämförelse med tillämpliga lagstadgade krav. Detta är kärnindikatorernas huvudfunktioner. Det finns dock viss flexibilitet kring hur indikatorerna används om detta gör det lättare för indikatorerna att fylla sin funktion. Flexibiliteten gäller följande: — Villkor för användningen av den konfidentialitetsklausul som avses i bilaga IV C.1 – ”Om tillkännagivandet negativt skulle påverka konfidentialiteten när det gäller organisationens affärs- eller industriinformation […] får organisationen indexera denna information i sin rapportering, t.ex. genom att fastställa ett basår (med index 100) som utvecklingen av den faktiska förbrukningen/påverkan hänför sig till.” Denna klausul kan åberopas om användningen av en indikator skulle kunna röja känslig information som skulle kunna göra det möjligt för en konkurrent att beräkna genomsnittspriset för produktionen. — Villkor för att INTE rapportera om en viss kärnindikator i bilaga IV – I bilaga IV C.2 a och b om kärnindikatorer anges följande: ”Om en organisation kommer fram till att en eller flera kärnindikatorer inte är relevanta för deras betydande direkta miljöaspekter, får denna organisation välja att inte rapportera om dessa kärnindikatorer. Organisationen ska kunna motivera detta med hänvisning till sin miljöutredning.” För öppenhetens skull bör denna motivering även nämnas i miljöredovisningen. Eftersom varje kärnindikator består av en siffra A för tillförsel, B för produktion och R för förhållandet A/B gäller denna flexibilitet hela kärnindikatorn som sådan, inklusive det specifika förhållandet A/B. — Villkor för rapportering av en annan indikator (A/B) I STÄLLET FÖR en specifik kärnindikator som i bilaga IV – Om en organisation väljer att inte rapportera en eller flera specifika indikatorer enligt bilaga IV, utan väljer en annan i stället, måste denna indikator också ha en tillförselsiffra A och en produktionssiffra B. Om organisationen använder sig av denna flexibilitet bör den alltid motivera detta med hänvisning till miljöutredningen, där man visar hur det valda alternativet ger en bättre bild av den aktuella prestandan. För denna specifika bestämmelse bör organisationen ta hänsyn till Emas sektorspecifika referensdokument, om sådant finns för den aktuella sektorn. Exempel: i stället för ”antal anställda” kan ett företag som erbjuder boende för turister välja ”antal gästnätter”, en skola kan välja ”antal elever”, ett avfallshanteringsföretag kan välja ”mängd hanterat avfall i ton” och ett sjukhus kan välja ”antal övernattande patienter” osv. — Villkor för att använda andra sätt för att uttrycka tillförsel (A) och produktion (B), UTÖVER de specifika kärnindikatorer som anges i bilaga IV – En organisation kan även använda andra sätt för att uttrycka sammanlagd årlig tillförsel/påverkan inom ett visst område och den sammanlagda årliga produktionen. Exempel: en tjänsteorganisation kan i sin rapportering använda ”antal anställda” som ett mått på produktionen (B) för sin administrativa del och ett annat mått på produktionen för den specifika tillhandahållna tjänsten. — Måttenheter – Om de som anges i bilaga IV till Emas-förordningen inte tydligt återspeglar organisationens miljöprestanda och inte ger en tydlig bild ur kommunikationssynpunkt får organisationen använda sig av alternativa måttenheter, så länge den motiverar detta. Enheterna måste kunna omvandlas till dem som anges i förordningen. Helst bör en fotnot med en förklaring av omvandlingen infogas. — Användning av andra valutor än euro för bruttoförädlingsvärde eller årsomsättning – Även om det i Emas-förordningen står ”miljoner euro” som ett produktionsmått för bruttoförädlingsvärde får organisationer i länder som inte tillhör euroområdet använda sin nationella valuta. 2.3.2.3 Övriga relevanta indikatorer för miljöprestanda Organisationen måste även rapportera sin prestanda enligt övriga relevanta indikatorer för betydande miljöaspekter som nämns i miljöutredningen. Om sådana referensdokument som avses i artikel 46 i Emas-förordningen finns för den specifika sektorn, ska bedömningen av organisationens miljöprestanda göras mot bakgrund av dokumentet i fråga. Organisationerna bör därför ta hänsyn till de relevanta sektorspecifika miljöprestandaindikatorerna i det sektorspecifika referensdokumentet när de väljer vilka indikatorer (22) de ska använda i miljöprestandarapporteringen. De bör ta hänsyn till de indikatorer som föreslås i motsvarande sektorspecifika referensdokument samt indikatorernas relevans för de betydande miljöaspekter som organisationen identifierat i miljöutredningen. Indikatorerna bör endast beaktas om de är relevanta för de miljöaspekter som anses vara de mest betydande i miljöutredningen. 2.3.2.4 Lokal redovisningsskyldighet Den lokala redovisningsskyldigheten är en viktig del av Emas-förordningen. Därför bör alla Emas-registrerade organisationer rapportera om varje anläggnings betydande miljöpåverkan på det sätt som beskrivs i bilaga IV till förordningen. I vilket fall som helst bör information om trender när det gäller utsläpp till luft och vatten, vattenförbrukning, energianvändning och avfallsmängd anges på anläggningsnivå. När det kontrollförfarande för organisationer med flera anläggningar som beskrivs i punkt 2.4.3 i denna användarhandledning tillämpas, kan sådan information lämnas för grupper av anläggningar under förutsättning att siffrorna korrekt avspeglar utvecklingen på anläggningsnivå. Organisationen får endast indexera informationen av konfidentialitetsskäl (se punkt 2.3.2.2). Dessutom måste organisationen beakta att det är möjligt att göra fortlöpande förbättringar på permanenta anläggningar men inte på tillfälliga anläggningar. Om detta är en relevant aspekt bör det anges i miljöutredningen. Hänsyn bör även tas till möjligheten att tillämpa alternativa åtgärder, till exempel andra ”mjuka” (kvalitativa) indikatorer. I vilket fall som helst kan hänsyn tas till information om tillfälliga anläggningar när det gäller sektorer som omfattas av Emas sektorspecifika dokument. Tabell 7 Exempel på användningen av kärnindikatorer för prestanda i offentlig förvaltning Kärnindikator Årlig tillförsel/påverkan (A) Organisationens sammanlagda årliga produktion (B) Förhållandet A/B Energi Årlig förbrukning i MWh, GJ Antal anställda (icke-producerande sektorer) MWh/person och/eller KWh/person Material Årlig förbrukning av papper i ton Antal anställda (icke-producerande sektorer) Ton/person och/eller antalet pappersark/person/dag Vatten Årlig förbrukning m3 Antal anställda (icke-producerande sektorer) m3/person och/eller l/person Avfall Årlig avfallsproduktion i ton Antal anställda (icke-producerande sektorer) Ton avfall/person och/eller kg/person Årlig produktion av farligt avfall i kilo kg farligt avfall/person Markanvändning med avseende på biologisk mångfald Markanvändning, m2 bebyggt område (inklusive hårdgjort område) Antal anställda (icke-producerande sektorer) m2 bebyggt område/person och/eller m2 hårdgjort område/person Utsläpp av växthusgaser Årliga utsläpp av växthusgaser i ton koldioxidekvivalenter Antal anställda (icke-producerande sektorer) ton koldioxidekvivalenter/person och/eller kg koldioxidekvivalenter/person

Tabell 8 Exempel på användningen av kärnindikatorer för prestanda i produktionssektorn Kärnindikator Årlig tillförsel/påverkan (A) Organisationens sammanlagda årliga produktion (B) Förhållandet A/B Energi Årlig förbrukning i MWh, GJ Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton) MWh/miljoner euro eller MWh/ton av produkten Material Årligt massflöde för olika material som används, i ton Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton) För vart och ett av de olika material som används: Material i ton/miljoner euro eller material i ton av produkten Vatten Årlig förbrukning m3 Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton) m3/miljoner euro eller m3/ton av produkten Avfall Årlig avfallsproduktion i ton Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton) Ton avfall/miljoner euro eller ton avfall/ton av produkten Årlig produktion av farligt avfall i ton Ton farligt avfall/miljoner euro eller ton farligt avfall/ton av produkten Markanvändning med avseende på biologisk mångfald Markanvändning, m2 bebyggt område (inklusive hårdgjort område) Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton) m2 bebyggt område och/eller m2 hårdgjort område/miljoner euro eller m2 bebyggt område och/eller m2 hårdgjort område/ton av produkten Utsläpp av växthusgaser Årliga utsläpp av växthusgaser i ton koldioxidekvivalenter Sammanlagt årligt bruttoförädlingsvärde (miljoner euro) (*1) eller sammanlagd årlig fysisk produktion (ton) Ton koldioxidekvivalenter/miljoner euro eller ton koldioxidekvivalenter/ton av produkten 2.4 KONTROLL OCH GODKÄNNANDE Kontroll: den bedömning av överensstämmelse som genomförs av en miljökontrollant för att visa om en organisations miljöutredning, miljöpolicy, miljöledningssystem och interna miljörevision samt dess genomförande uppfyller kraven i denna förordning. Godkännande: bekräftelse av den miljökontrollant som har utfört kontrollen att informationen och uppgifterna i en organisations miljöredovisning och uppdaterade miljöredovisning är tillförlitliga, trovärdiga och korrekta och uppfyller kraven i denna förordning. 2.4.1 Vem får kontrollera och godkänna Emas? Endast ackrediterade eller licensierade miljökontrollanter får utföra dessa uppgifter. Miljökontrollant: ett organ för bedömning av överensstämmelse enligt definitionen i [Europaparlamentets och rådet] förordning (EG) nr 765/2008 (23) eller en förening eller grupp av sådana organ som har fått ackreditering i enlighet med den här förordningen, eller en fysisk eller juridisk person eller en förening eller grupp av sådana personer som har fått licens att bedriva kontroll- och godkännandeverksamhet i enlighet med den här förordningen (24). — Organisationen kan kontakta det behöriga organet för Emas i sin medlemsstat eller det ackrediterings- eller licensieringsorgan som ansvarar för ackrediteringen av Emas-kontrollanter för att få information om ackrediterade miljökontrollanter. Om en organisation vill ha information om kontrollanter som är verksamma inom organisationens sektor från andra medlemsstater än den egna är denna information tillgänglig via EU:s Emas-register (25). — En ackrediterad eller licensierad miljökontrollants behörighetsområde bestäms utifrån de Nace-koder och den näringsgrensindelning som anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1893/2006 (26). När en organisation anlitar en miljökontrollant måste den försäkra sig om att kontrollanten är ackrediterad eller licensierad för den specifika Nace-kod som gäller för organisationens verksamhet. — En kontrollant som har ackrediterats eller licensierats i en medlemsstat får verka i alla EU-länder (27). — Information om ackrediterade eller licensierade kontrollanter finns tillgänglig på kommissionens Emas-webbplats eller kan erhållas via behöriga organ i medlemsstaterna. Anm.: Organisationen bör kontrollera om kontrollanten minst fyra veckor före kontrollen har lämnat den information som anges i artikel 24 i Emas-förordningen till det ansvariga ackrediterings- eller licensieringsorganet för att möjliggöra tillsyn från ackrediterings- eller licensieringsorganet i den medlemsstat där kontrollanten vill verka. I avsaknad av tillsyn får det behöriga organet neka organisationen registrering. 2.4.2 Miljökontrollanternas uppgifter 1. Kontrollera om organisationen uppfyller alla krav i Emas-förordningen när det gäller den inledande miljöutredningen, miljöledningssystemet, miljörevisionen och dess resultat samt miljöredovisningen. 2. Kontrollera om organisationen uppfyller tillämpliga europeiska, nationella, regionala och lokala lagstadgade miljökrav. Anm. 1: Kontrollanten måste kontrollera om organisationen har upprättat, infört och underhållit rutiner för att regelbundet utvärdera att tillämpliga lagstadgade krav är uppfyllda (28). Kontrollanten gör en noggrann kontroll av företagets regelefterlevnad. En del av denna uppgift är att på grundval av inkommet faktaunderlag kontrollera att det inte finns några belägg för överträdelse av miljölagstiftningen (29). Kontrollanten får använda tillsynsmyndigheternas iakttagelser. Om den inte hittar några belägg för avvikelser anges detta i miljödeklarationen som undertecknas av kontrollanten. Kontrollantens uppgift är dock att med hjälp av sedvanliga revisionsmetoder kontrollera att kraven i förordningen är uppfyllda. Detta innebär att kontrollanten inte kommer att kunna kontrollera regelefterlevnaden på samma sätt som tillsynsmyndigheterna gör. Anm. 2: Om en kontrollant upptäcker en avvikelse eller bristande regelefterlevnad under perioden mellan två registreringar har den följande alternativ. Kontrollanten kan rapportera till det behöriga organet att organisationen i fråga måste avregistreras ur Emas-registret. Alternativt kan kontrollanten, om organisationen har visat att den i god tid har vidtagit åtgärder i samarbete med tillsynsmyndigheterna för att uppfylla de lagstadgade kraven, fortfarande underteckna deklarationen om kontroll och godkännande i bilaga VII till förordningen. 3. Kontrollera organisationens kontinuerliga förbättringar av miljöprestandan. 4. Kontrollera att den information som anges och används i miljöredovisningen samt eventuell annan miljöinformation som ska godkännas är tillförlitlig, trovärdig och korrekt. 5. Besöka organisationen eller anläggningen. Rutinerna ser olika ut beroende på om organisationen har en eller flera anläggningar och det är viktigt att betona skillnaderna i respektive fall. Enligt Emas-förordningen (artikel 25.4) ska kontrollanten besöka organisationen vid varje kontroll/godkännande. a) Om organisationen bara har en anläggning så betyder det att kontrollanten måste besöka anläggningen varje år. b) Om det rör sig om en liten organisation som bara har en anläggning och om undantaget för små organisationer är tillämpligt (artikel 7) måste kontrollen/godkännandet göras efter två och fyra år vilket innebär att kontrollanten är skyldig att besöka anläggningen efter två och fyra år. c) Om det däremot rör sig om en registrerad organisation med flera anläggningar måste kontrollanten enligt artikel 25.4 fortfarande besöka organisationen vid varje kontroll/godkännande. Ur juridisk synvinkel kan denna skyldighet anses vara uppfylld om kontrollanten besöker organisationen (kanske en anläggning, kanske olika anläggningar) varje år. Med hänsyn till kontrollantens arbetsuppgifter och kontrollantens slutsats om regelefterlevnad, måste besöksprogrammet dock vara utformat på ett sådant sätt att varje anläggning som ingår i registreringsnumret för en organisation med flera anläggningar besöks (och genomgår en fullständig kontroll) åtminstone en gång på 36 månader. Om kontrollanten inte gör en fullständig kontroll av samtliga ingående anläggningar åtminstone en gång på 36 månader anses kontrollanten inte fullgöra sina skyldigheter enligt Emas III-förordningen. Detta innebär också att miljökontrollanten före den första registreringen av en organisation med flera anläggningar måste besöka samtliga dessa anläggningar. Som ett undantag från denna allmänna regel kan en urvalsmetod användas för kontroll av organisationer med flera anläggningar. Under förutsättning att vissa villkor är uppfyllda kan kontrollanter inom en period på 36 månader besöka ett urval av anläggningar som är representativa för organisationens verksamhet och som möjliggör en tillförlitlig och trovärdig bedömning av organisationens övergripande miljöprestanda och efterlevnad av kraven i Emas-förordningen. Denna urvalsmetod kan endast användas i samförstånd med miljökontrollanten och under förutsättning att kraven i punkt 2.4.3 är uppfyllda och att riktlinjerna för genomförandet i punkt 2.4.4 i denna användarhandledning har följts. När en organisation begär att få tillämpa urvalsmetoden ska kontrollanten därför kontrollera följande för att kunna besluta om det är lämpligt att använda en urvalsmetod: — Organisationen uppfyller kraven i punkt 2.4.3 i denna användarhandledning. — Riktlinjerna för genomförandet i punkt 2.4.4 har följts. Miljökontrollanten kan dessutom besluta att begränsa urvalsförfarandet om särskilda omständigheter innebär att urvalet av anläggningar inte kan ge tillräckligt förtroende för ledningssystemets effektivitet. Miljökontrollanterna bör fastställa sådana begränsningar på grundval av följande: — Miljöförhållanden eller andra relevanta omständigheter som är kopplade till organisationen. — Variationer i det lokala genomförandet av ledningssystemet för att hantera särskilda förhållanden vid de olika anläggningarna. — Organisationens tidigare efterlevnad (t.ex. enligt tillsynsmyndigheternas dokumentation av fall av bristande efterlevnad, antalet klagomål och utvärderingen av korrigerande åtgärder). I sådana fall bör kontrollanten dokumentera de särskilda skälen för att begränsa organisationers möjlighet att använda ett urvalsförfarande. Miljökontrollanten ska även utvärdera transparensen i grupperingen av liknande anläggningar enligt punkt 2.4.3.2 och grupperingens effekter på miljöredovisningens innehåll och på organisationens övergripande miljöprestanda. Resultaten och slutsatserna av denna utvärdering ska dokumenteras i kontrollrapporten. Miljökontrollanten ska föra detaljerad dokumentation över varje ansökan om användning av urvalsmetoden för organisationer med flera anläggningar, som ger en motivering för urvalsmetoden och de använda parametrarna/kriterierna, och som visar att urvalsförfarandet sker i enlighet med det här dokumentet. 6. Om det under kontrollförfarandet upptäcks fall av avvikelse eller bristande regelefterlevnad i en organisation med flera anläggningar där urvalsmetoden har tillämpats ska kontrollanten — undersöka i vilken utsträckning denna avvikelse eller bristande regelefterlevnad är anläggningsspecifik eller om andra anläggningar kan ha påverkats, — ålägga organisationen att identifiera alla anläggningar som kan ha påverkats, att vidta nödvändiga korrigerande åtgärder inom dessa anläggningar och att anpassa ledningssystemet om kontrollanten har indikationer på att avvikelsen eller den bristande regelefterlevnaden kan tyda på en brist i det övergripande ledningssystemet som kan påverka andra anläggningar. I fall av avvikelse eller bristande regelefterlevnad som inte kan korrigeras genom att man vidtar korrigerande åtgärder i tid bör kontrollanten rapportera till det behöriga organet att organisationen i fråga måste avregistreras tillfälligt eller permanent från Emas-registret, — kräva belägg för dessa åtgärder och kontrollera deras effektivitet genom att utvidga urvalet till ytterligare anläggningar så snart de korrigerande åtgärderna har vidtagits, och — validera miljöredovisningen och underteckna deklarationen om kontroll och godkännande i enlighet med bilaga VII till förordningen först när kontrollanten är förvissad om att beläggen för att alla anläggningar uppfyller kraven i Emas-förordningen och alla rättsliga krav som avser miljön. 7. Vid den första kontrollen ska kontrollanten åtminstone kontrollera att organisationen uppfyller följande krav: a) Att det finns ett fullt fungerande miljöledningssystem. b) Att det finns ett fullt inplanerat revisionsprogram. c) Att ledningens genomgång har slutförts. d) Om organisationen vill använda en urvalsmetod för kontroll av sina anläggningar: att bestämmelserna i punkterna 2.4.3 och 2.4.4 i denna användarhandledning följs. e) Att det har utarbetats en miljöredovisning enligt Emas-förordningen och att sektorspecifika referensdokument i tillämpliga fall har beaktats. 2.4.3 Krav för användning av en urvalsmetod för kontroll av organisationer med flera anläggningar 2.4.3.1 Allmänna principer För organisationer med flera anläggningar kan det vara lämpligt att tillämpa en urvalsmetod för att anpassa kontrollinsatserna utan att äventyra förtroendet för ledningssystemets regelefterlevnad och fullständiga genomförande så att kontinuerliga förbättringar av miljöprestanda vid varje anläggning som omfattas av Emas-registreringen kan uppnås. Om det är lämpligt enligt de kriterier som anges i punkt 2.4.3.2, och på organisationens begäran, kan miljökontrollanterna samtycka till användning av en urvalsmetod för att kontrollera organisationer med flera anläggningar. 2.4.3.2 Behörighetskriterier för organisationer a) Urvalsförfaranden i en organisation med flera anläggningar kan endast tillämpas på grupper av liknande anläggningar. b) Anläggningarnas likhet ska bestämmas utifrån belägenhet i samma medlemsstat, samma typ av verksamhet, samma förfarande, samma rättsliga krav, liknande miljöaspekter och miljöpåverkan, miljöpåverkan med jämförbar betydelse och liknande miljöledning och kontrollmetoder. c) Grupp(er) av liknande anläggningar ska i samförstånd med miljökontrollanten fastställas som en del av miljöledningssystemet. Dessa grupper ska återspeglas i internrevisionerna och i ledningens översyn och ska anges i miljöredovisningen. d) Alla anläggningar som på grund av bristande likhet inte ingår i en grupp ska uteslutas från urvalförfarandet och kontrolleras individuellt. e) Alla anläggningar som omfattas av Emas-registreringen ska stå under direkt kontroll och ledning av organisationen. f) Miljöledningssystemet ska kontrolleras och administreras centralt och vara föremål för den centrala ledningens genomgång. Alla anläggningar som omfattas av Emas-registreringen ska ingå i organisationens miljöledningssystem och interna revisionsprogram och de ska alla ha granskats internt (inbegripet granskning av regelefterlevnad) före den första registreringen. Organisationen måste också visa sin auktoritet och förmåga att inleda organisatoriska förändringar i alla anläggningar som omfattas av Emas-registreringen, om så krävs för att uppnå miljömål. Organisationen måste också visa sin förmåga att samla in och analysera data (inklusive men inte begränsat till de punkter som anges nedan) från alla anläggningar inklusive huvudkontoret: — Alla aspekter som ingår i miljörevisionen enligt bilaga I till Emas-förordningen (förordning EG nr 1221/2009), vilket bland annat inbegriper identifiering av de tillämpliga lagstadgade kraven, miljöaspekterna eller därtill kopplade effekter samt praxis och förfaranden för miljöledning. — Dokumentation om miljöledningssystemet och om förändringar av systemet. — Internrevision och utvärdering av resultaten, inklusive utvärdering av efterlevnaden av rättsliga krav som rör miljön. — Ledningens genomgång. — Miljöprestanda. — Klagomål. — Utvärdering av korrigerande åtgärder. g) Urval ska inte tillämpas för — organisationer till vilka incitament har beviljats på grundval av kravet att kontrollera alla anläggningar inom en kontrollcykel, — anläggningar belägna i tredjeländer, — anläggningar för vars verksamhet väsentligt annorlunda rättsliga miljökrav gäller, — anläggningar som omfattas av lagstiftning som reglerar utsläpp av förorenande ämnen, farligt avfall eller användning eller lagring av farliga ämnen (t.ex. Europaparlamentets och rådets direktiv 2010/75/EU (30) [direktivet om industriutsläpp] eller Europaparlamentets och rådets direktiv 2012/18/EU (31) [Sevesodirektivet]), — anläggningar som anger att risk för miljöolycka är en av deras betydande miljöaspekter. Dessa anläggningar ska uteslutas från användning av urvalsmetoden och ska kontrolleras individuellt. h) Organisationen ska vara verksam inom de ekonomiska sektorer där användning av en urvalsmetod är tillåten enligt punkt 2.4.3.3. 2.4.3.3 Ekonomiska sektorer inom vilka användning av en urvalsmetod kan tillåtas a) Kontroll av organisationer med flera anläggningar med hjälp av en urvalsmetod är tillåtet inom följande sektorer: Tabell 9 Ekonomiska sektorer inom vilka användning av en urvalsmetod är tillåten: Ekonomisk sektor Nace-kod Finansiella tjänster utom försäkring och pensionsfondsverksamhet 64 Försäkring, återförsäkring och pensionsfondsverksamhet utom obligatorisk socialförsäkring 65 Juridisk och ekonomisk konsultverksamhet 69 Konsulttjänster till företag 70.2 Arbetsförmedling, bemanning och andra personalrelaterade tjänster (t.ex. personaladministration, tillfällig anställning, rekrytering) 78 Resebyrå- och researrangörsverksamhet och andra resetjänster och relaterade tjänster 79 Kontorstjänster 82.1 Förskola och låg- och mellanstadium 85.1 och 85.2 Bibliotek och arkiv 91 b) Medlemsstaterna får genomföra pilotprojekt inom andra sektorer som anges i tabell 10 för att få erfarenheter av användning av en urvalsmetod. De ska för detta ändamål meddela följande information till Europeiska kommissionen: — En klar och entydig beskrivning av den organisation som ska registreras enligt Emas, inbegripet en kort beskrivning av organisationens sammanhang och en sammanfattning av dess verksamhet, produkter och tjänster samt, i förekommande fall, dess relation till eventuella moderorganisationer. — Förteckningen över anläggningar för vilka urval bör tillämpas. — Grupperna av anläggningar, inbegripet metoden för gruppering. — De anläggningar som omfattas av begränsningar för urval och motivering av begränsningen. — En beskrivning av alla betydande direkta och indirekta miljöaspekter som resulterar i betydande miljöpåverkan från organisationens sida och en förklaring av hur typen av påverkan förhåller sig till de betydande direkta och indirekta aspekterna samt en identifiering av betydande miljöaspekter som är förknippade med de anläggningar för vilka urval bör tillämpas. — De potentiella risker som är förknippade med dessa miljöaspekter. — Organisationens miljöpolicy och en kort beskrivning av organisationens miljöledningssystem, inbegripet dess övergripande och detaljerade miljömål satta i relation till de betydande miljöaspekterna och den betydande miljöpåverkan. Om organisationen ännu inte har infört något miljöledningssystem bör den beskriva det planerade miljöledningssystemet och dess huvudsakliga mål. — En hänvisning till de tillämpliga lagstadgade miljökraven. Efter denna underrättelse informerar kommissionen Emas-kommittén om det planerade pilotprojektet och avger ett yttrande om dess lämplighet. Om en majoritet av medlemmarna i Emas-kommittén inte framför några invändningar inom två månader får pilotprojekt inledas enligt följande regler: — Organisationen följer alla krav i Emas-förordningen som gäller registrering eller förnyelse av registrering. — Urvalsmetoden bör fastställas i enlighet med de riktlinjer för genomförandet som beskrivs i punkt 2.4.4 i denna användarhandledning. Pilotprojektet får inte pågå mer än tre år. Efter lyckat genomförande av ett pilotprojekt, inbegripet en positiv kontroll som bekräftar att organisationen uppfyller alla krav i Emas-förordningen, kan organisationen och dess anläggningar Emas-registreras i tre år, eller fyra år om undantaget i artikel 7 tillämpas. En utvärdering av varje projekt ska redovisas till Emas-kommittén. På grundval av utvärderingen av pilotprojektet kan Emas-kommittén rekommendera att inkludera sektorn i förteckningen över sektorer där användning av en urvalsmetod är tillåten (tabell 9). Tabell 10 Ekonomiska sektorer inom vilka användning av en urvalsmetod kan tillåtas i pilotprojekt Ekonomisk sektor Nace-kod Vattenförsörjning 36 Avloppsrening 37 Följande verksamheter som ingår i detaljhandel Detaljhandel med brett sortiment (t.ex. stormarknader) 47.1 Specialiserad butikshandel med livsmedel, drycker och tobak 47.2 Specialiserad butikshandel med textilier 47.51 Specialiserad butikshandel med kultur- och fritidsartiklar 47.6 Specialiserad butikshandel med kläder 47.71 Specialiserad butikshandel med skodon och lädervaror 47.72 Specialiserad butikshandel med kosmetika och hygienartiklar 47.75 Specialiserad butikshandel med ur, guldsmedsvaror och smycken 47.77 Följande verksamheter som ingår i hotell- och restaurangverksamhet Hotellverksamhet 55.1 Semesterbostäder och annan korttidsinkvartering 55.2 Restaurangverksamhet (men inte cateringverksamhet) 56.1 Barverksamhet 56.3 Dataprogrammering, datakonsultverksamhet o.d. 62 Fastighetsverksamhet: handel med och uthyrning av fastigheter (exklusive förvaltning av fastigheter) 68 Reklam och marknadsundersökning 73 Annan verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik 74 Övergripande offentlig förvaltning 84.11 Gymnasial, eftergymnasial och övrig utbildning 85.3 , 85.4 , 85.5 , 85,6 Vård och omsorg med boende 87 Öppna sociala insatser 88 Konstnärlig och kulturell verksamhet samt nöjesverksamhet 90 Musei- och annan kulturverksamhet 91 Sportverksamhet 93.1 Intressebevakning; religiös verksamhet 94 2.4.4 Genomföranderiktlinjer för användning av en urvalsmetod för kontroll av organisationer med flera anläggningar 2.4.4.1 Allmänna principer a) Organisationen ska utarbeta en tydlig beskrivning av i vilken omfattning urvalsmetoden är tänkt att tillämpas (antalet anläggningar, en förteckning över alla anläggningar som omfattas och en kort beskrivning av deras verksamhet, samt en angivelse av de anläggningar som uteslutits från urvalet). b) De anläggningar som organisationer föreslår ska omfattas av urvalsmetoden ska delas upp i en eller flera grupper av liknande anläggningar på det sätt som anges i punkt 2.4.3.2 c i denna användarhandledning. Likheten mellan en grupp av anläggningar måste garantera att kontrollen av ett urval anläggningar kommer att vara i hög grad representativ för hela gruppen. Som anges i punkt 2.4.3.2 d ska alla anläggningar som inte ingår i en grupp på grund av bristande likhet uteslutas från urvalförfarandet och kontrolleras individuellt. c) Kontrollanten ska samtycka till den föreslagna omfattningen, fastställa karaktären hos varje grupp av anläggningar och utarbeta en kontrollplan som ska innehålla en beskrivning av den metod och de kriterier som används för att fastställa grupper av anläggningar, den metod som ska användas för att välja ut anläggningarna (för både de slumpmässiga och de icke-slumpmässiga delarna) samt tidpunkten för kontrollen. Denna kontrollplan ska även omfatta centrala verksamheter och processer för varje grupp av anläggningar, de betydande miljöaspekter som är förknippade med varje grupp av anläggningar, och en uppskattning av risknivåer för miljöolyckor som är förknippade med dessa aspekter. 2.4.4.2 Urvalsmetoden Urvalsmetoden för att välja ut anläggningar för besök på plats inom de olika grupperna av anläggningar ska uppfylla följande krav: a) Ett representativt urval ska göras från varje grupp av liknande anläggningar. b) Urvalet ska delvis vara selektivt grundat på de faktorer som anges nedan och delvis icke-selektivt (slumpmässigt), och ska resultera i ett representativt urval av skilda anläggningar. c) Inom varje grupp ska minst 50 % av urvalet av anläggningar (avrundat till närmaste högre heltal) väljas slumpmässigt (icke-selektivt). Miljökontrollanten ska dokumentera det förfarande som använts för att göra detta slumpmässiga urval. d) Metoden för den återstående selektiva delen av urvalet ska uppfylla följande krav: Metoden ska säkerställa att skillnaderna mellan de utvalda anläggningarna är så stor som möjligt och ska omfatta åtminstone följande aspekter: — Resultaten av miljöutredningen och interna granskningar av anläggningar eller tidigare kontroller. — Dokumentation av incidenter, klagomål och andra relevanta aspekter av korrigerande och förebyggande åtgärder. — Betydande variation i anläggningsstorlek. — Variationer och komplexitet i ledningssystemet och ledningsprocesserna vid anläggningarna. — Förändringar sedan den senaste kontrollen. — Ledningssystemets mognad och kunskap om organisationen. — Skillnader i kultur, språk och lagstadgade krav. — Geografisk spridning. Kontrollanten ska beakta dessa förhållanden och sträva efter att urvalet i möjligaste mån ska omfatta anläggningar som ännu inte har kontrollerats. e) Minimiantalet anläggningar som bör ingå i det urval som görs från varje grupp av anläggningar erhålls genom följande formel: — För den första Emas-registreringen och för förnyelse av registrering ska detta antal vara kvadratroten av antalet anläggningar som ingår i en grupp, multiplicerat med 2 och avrundat till närmaste högre heltal (t.ex. för en grupp om 100 anläggningar: √100 × 2 = 20). f) Urvalets storlek bör ökas om miljökontrollantens analys av de anläggningar som omfattas av Emas-registreringen visar på särskilda omständigheter när det gäller exempelvis följande faktorer: — Anläggningarnas storlek och antal anställda (t.ex. mer än 50 anställda på en anläggning). — Komplexiteten och risken för heterogena grupper av anläggningar. — Variationer i miljöprestanda. — Variationer i arbetsmetoder och rapportering av miljöpåverkan. — Variationer i verksamheten. — Betydelsen och omfattningen av miljöaspekter och förknippad miljöpåverkan. — Dokumentation av klagomål och andra relevanta aspekter av korrigerande och förebyggande åtgärder. — Resultat av interna revisioner och ledningens genomgång. Exempel på kontroll av en organisation med flera anläggningar med hjälp av en urvalsmetod: Ta exempelvis ett detaljhandelsföretag för kläder med följande anläggningar: — 100 butiker > 150 m2 — 400 butiker < 150 m2 — 3 lager med olika storlek och innehåll — 1 huvudkontor 1. Gruppering av anläggningar för tillämpning av urvalsmetoden: — Grupp 1: 100 butiker > 150 m2 — Grupp 2: 400 butiker < 150 m2 — Enskilda anläggningar: — 3 lager — 1 huvudkontor 2. Kontroll före den första registreringen: — Alla enskilda anläggningar (3 lager, 1 huvudkontor) — Grupp 1: minst √100 butiker × 2 = 20 butiker — Grupp 2: minst √400 butiker × 2 = 40 butiker 3. Kontroll före förnyelse av registrering: — Alla enskilda anläggningar bör besökas — Grupp 1: minst √100 butiker × 2 = 20 butiker — Grupp 2: minst √400 butiker × 2 = 40 butiker 2.4.5 Dokumentation i miljöredovisningen av motiveringen för urvalsstorlek och urvalsmetoder De Emas-registrerade organisationer för vilka miljökontrollanten har använt en urvals-/kontrollplan, såsom anges i punkt 2.4.3 i denna användarhandledning, ska dokumentera denna urvalsplan i sin miljöredovisning. I miljöredovisningen bör organisationen (kortfattat) klargöra resonemanget bakom valet av metod för att gruppera anläggningar och urvalets storlek. Miljöredovisningen ska innehålla en förteckning över alla anläggningar och tydligt skilja mellan besökta och obesökta anläggningar. 2.5 REGISTRERINGSFÖRFARANDE Emas III-förordningen innehåller vissa allmänna regler om registrering. Medlemsstaterna får anpassa dessa i sin egen miljölagstiftning. När systemet har genomförts och kontrollerats och miljöredovisningen har godkänts är organisationens nästa steg att ansöka om registrering hos behörigt organ. 2.5.1 Vilket behörigt organ ska organisationen vända sig till? Tabell 11 Behöriga organ (32) för olika typer av registrering Olika situationer Registreringsorgan Organisation med en anläggning i EU Det behöriga organ som officiellt utsetts av den medlemsstat där organisationen är belägen. Organisation med flera anläggningar inom en och samma medlemsstat (federal stat eller liknande) Det behöriga organ som utsetts av medlemsstaten för detta ändamål. Registrering av organisationer med flera anläggningar i flera EU-medlemsstater (företagsregistrering inom EU) När det gäller företagsregistrering i EU är sätet för organisationens huvudkontor eller ledningscentral (i den ordningen) avgörande när det ska fastställas vilket som är det ledande behöriga organet. Registrering av organisationer med en eller flera anläggningar i tredjeländer (registrering av tredjeländer) Om en m