RAPPORT om Europeiska läkemedelsmyndighetens årsbokslut samt myndighetens svar (97/C 81/03)

(för perioden 1 september 1994 till 31 december 1995)

1.1 Denna rapport riktas till Europeiska läkemedelsmyndighetens styrelse i enlighet med artikel 57.10 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 av den 22 juli 1993 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat Europeiska läkemedelsmyndighetens årsbokslut för budgetåren 1994 och 1995. I enlighet med artikel 57.7 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har budgeten genomförts under den verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (2) i enlighet med de interna finansiella reglerna, enligt vad som föreskrivs i artikel 57.11 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93. Revisionsrätten skall enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska räkenskaperna. Föreliggande rapport utgör den första granskningen av myndigheten.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har vidtagit andra granskningsförfaranden som har bedömts vara nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsboksluten för budgetåren 1994 och 1995 är tillförlitliga och lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna är totalt sett säkerställd.

Huvudsakliga iakttagelser avseende Europeiska läkemedelsmyndighetens genomförande av budgeten för budgetåren 1994 och 1995

Bidrag från kommissionen

1.5 Under budgetåret 1995 har myndigheten erhållit ett bidrag från kommissionen (10,1 miljoner ecu) utan att utfärda motsvarande betalningskrav.

Budgeträkenskaper

1.6. Under budgetåret, till och med augusti 1995, fanns det inte någon diarieförteckning över åtaganden och betalningar. I slutet av året införde myndigheten ett bokföringssystem. Revisionsrätten har konstaterat att detta system tillåter att ändringar i efterhand kan göras av bokförda poster utan att dessa ändringar framgår. Att åtagandena inte kan följas bakåt har medfört att de disponibla anslagen har överskridits (i strid med artiklarna 29, 35 och 36 i de finansiella reglerna för myndigheten), trots den ändringsbudget som den verkställande direktören har framlagt och som styrelsen sedan har godkänt (överföringar mellan kapitel).

Förskott

1.7 Myndigheten har till och med augusti 1995 använt förskott för alla betalningar. Denna fortsatta användning av förskott överensstämmer inte med artikel 45 i myndighetens finansiella regler, som föreskriver att detta förfarande endast skall användas för vissa slag av utgifter.

1.8 Vidare började inte myndigheten att reglera sina utgifter förrän i slutet av september månad 1995. Vid avslutningen per den 31 december 1995 kvarstod 937 000 ecu att reglera.

Allmänna räkenskaper

1.9 På grund av att förskott har använts har inte någon allmän bokföring eller bokföring mot budgeten skett förrän i september och december 1995. Detta förfarande överensstämmer inte med korrekta bokföringsrutiner.

Föreliggande rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 26 september 1996.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

(1) EGT nr L 214, 24.8.1993, s. 18.

(2) I enlighet med artikel 57.9 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har myndighetens räkenskaper för samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1995 upprättats den 31 mars 1996, det datum då myndighetens verkställande direktör undertecknade räkenskaperna och de överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 9 april 1996. En sammanfattning av årsboksluten finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

EMEA:s SVAR

1.6 De affärsbokföringssystem som finns tillgängliga på marknaden är inte inställda på de gemenskapliga finansreglernas specificitet. På grund av detta har byråerna år 1995 offentliggjort en infordran av anbud om ett behovsinriktat system. I väntan på att det nya systemet installeras arbetar läkemedelsmyndigheten med ett spreadsheet-system.

Det är sant att detta system tillåter registreringsändringar i efterhand utan att något tecken på dessa ändringar uppförs i budgetbokföringen. Ändringarna uppförs dock i den allmänna bokföringen. Dessutom är alla åtagande, frigörelser, betalningsuppdrag osv. klassificerade enligt reglerna med all nödvändig bevishandling i anslutning. När allt kommer omkring finns alltså all budgetverksamhet dokumenterad.

Angående överskridningen av det förfogbara budgetanslaget så har lämpliga åtgärder tagits för att undvika detta slags misstag hädanefter.

1.7 Under inledningsfasen, och i väntan på att den officiella styrekonomen skulle utses, var en förskottskassa nödvändig för att läkemedelsmyndigheten skulle kunna fungera smidigt. Denna procedur har gjort det möjligt att förverkliga medlemsstaternas beslut att snabbt utveckla läkemedelsmyndigheten. Från och med styrekonomens tillträde till tjänsten har tillgreppet till förskottskassan blivit onödig och definitivt inställts i slutet av juli 1995.

1.8 Den 31 december 1995 hade redan 75 % av förskottskassan reglerats. Även om beloppet som måste regleras under 1996 förblir stort, har läkemedelsmyndigheten nått tillfredsställande resultat och gjort sitt bästa under svåra förhållanden.