RAPPORT om årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (CTOU-Luxemburg), (Budgetåren 1995 och 1996) samt centrumets svar (97/C 393/08)

1.1 Denna rapport riktas till styrelsen för översättningscentrum för Europeiska unionens organ i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 av den 28 november 1994 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för översättningscentrum för Europeiska unionens organ för budgetåren 1995 och 1996. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 (2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94. Revisionsrätten skall granska räkenskaperna enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen. Föreliggande rapport utgör den första granskningen av centrumet.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har tillämpat andra granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsredovisningarna för budgetåren 1995 och 1996 är tillförlitliga och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet är totalt sett säkerställda.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996 VID ÖVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN

Budgeträkenskaper

1.5 Centrumets bokföringsavdelning har inte några datoriserade hjälpmedel som är anpassade för att föra budgeträkenskaperna. Programvaran som tillämpas för uppföljningen vad gäller genomförandet av budgeten utgör inte något egentligt bokföringssystem (det finns möjlighet att ändra bokförda poster utan att detta framgår, ingen koppling till de allmänna räkenskaperna, osv.).

Analytiskt bokföringssystem

1.6 Centrumet har inget analytiskt bokföringssystem vilket emellertid är nödvändigt för att fastställa de faktiska utgifterna för de utförda tjänsterna.

Överförda anslag

1.7 Beloppet för de anslag som överförts från 1995 till 1996 uppgick till 0,79 miljoner ecu. Detta belopp utgör 61 % av anslagen för budgetåret 1995 (1,3 miljoner ecu). Av de överförda anslagen förföll 16,5 % under 1996 (0,13 av 0,79 miljoner ecu) För budgetåret 1996 uppgår de anslag som överförts till 1997 till 1,54 miljoner ecu, det vill säga 45,3 % av budgeten för 1996 (3,4 miljoner ecu). Dessa överföringar är mycket omfattande i förhållande till budgetarna för budgetåren 1995 och 1996.

1.8 De flesta av de överförda anslagen gjordes för budgetrubriker som avser betalningar för översättningsarbeten.

1.9 Under 1996 belastades de överförda anslagen av flera betalningar som egentligen skulle ha belastat årets anslag. Detta tillvägagångssätt överensstämmer inte med artikel 6.2 i centrumets budgetförordning.

Byggnad

1.10 Centrumet innehade vid starten kontor som den luxemburgska regeringen upplät kostnadsfritt till centrumet. Från och med april 1997 förfogar centrumet över nya lokaler i den nya hemicykel-byggnaden. Även dessa nya lokaler är till en början kostnadsfria. Den luxemburgska regeringen vill emellertid att centrumet åtar sig kostnaderna för hyran av dessa kontor från och med den 1 januari 1998. Det återstår ännu att upprätta ett skriftligt avtal som preciserar utnyttjandevillkoren för lokalerna.

Inkomster

1.11 Centrumets inkomster består av bidrag från gemenskapsorganen åt vilka det utför tjänster. Under inledningsskedet (som enligt artikel 10.2c och 19 i förordningen om upprättandet av centrumet inte skall överstiga tre budgetår) är dessa bidrag schablonmässiga och beräknas utifrån prognoser om varje organs översättningar. Efter denna period kommer inkomsterna att beräknas utifrån faktiska prestationer. För närvarande finns inget formellt beslut om slutdatum för inledningsskedet.

1.12 Genomförandet av inkomstbudgeten överensstämmer inte med centrumets budgetförordning. Inkomstberäkningarna i budgeten är inte styrkta med en beräkning av fordran som utanordnaren utfärdat och som controllern godkänt (artikel 23.1 i centrumets budgetförordning). Vad gäller fastställandet av inkomster och utfärdandet av betalningsorder (artikel 23.2 i centrumets budgetförordning) skulle dessa ha ägt rum i början av varje kvartal, vid förfallodatum för inbetalning av bidrag från de olika organ åt vilka centrumet utför tjänster (artikel 26 i centrumets budgetförordning).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 15 och 16 oktober 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 314, 7.12.1994, s. 3.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1996 upprättats den 25 mars 1997 och den 6 juni 1997 de datum då räkenskaperna undertecknades av centrumets direktör och överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 27 mars 1997 och den 6 juni 1997. En sammanfattning av räkenskaperna finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

>Plats för tabell>

(1) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar.

(2) I årsredovisningen för budgetåret 1995 upptas den del av bidraget från kommissionen som ännu är utestående vid budgetårets slut i resultatet. Från och med budgetåret 1996 upptas denna del, i enlighet med förordningarna på skuldsidan i balansräkningen.

SVAR FRÅN ÖVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN

Budgeträkenskaper

1.5 Översättningscentrumet har alltid varit av den åsikten att den programvara som använts för att föra budgeträkenskaper inte har motsvarat dess behov. Därför förväntar sig översättningscentrum att kommissionen, i enlighet med sina åtaganden gentemot samtliga inrättningar, skall utveckla systemet Sincom 2 och anpassa det till inrättningarnas behov samt ombesörja att det installeras utan dröjsmål.

Analytiskt redovisningssystem

1.6 Översättningscentrumet är fullständigt medvetet om att det är av yttersta vikt att förfoga över ett effektivt system för kostnadsredovisning. Det system för allmänna räkenskaper som översättningscentrumet, tillsammans med övriga inrättningar, nu håller på att testa förväntas i det avseendet kunna bli en effektiv del i ett analytiskt redovisningssystem.

Överförda anslag

1.7 - 1.8 Till följd av att översättningscentrumet påbörjade sin verksamhet den 1 oktober 1995 och inte som först var planerat den 1 januari 1995 påverkades budgetarna för 1995 och 1996 på följande sätt:

a) Av den speciella anledningen att genomförandet av budgeten för 1995 var nästan obefintlig beslöt styrelsen, med tillämpning av bestämmelserna i artikel 6.1 c i budgetförordningen, om överföringar av 0,32 miljoner ecu. Återstoden (0,47 miljoner ecu) motsvarar automatiska överföringar.

b) Beträffande budgeten för 1996 motsvarar beloppet 1,54 miljoner ecu automatiska överföringar för åtaganden som gjorts före årets slut.

1.9 Med anledning av översättningscentrumets klarläggande av de speciella situationer som avses i artikel 6.2 fördes vissa betalningar till icke-automatiska överföringar för 1995 på grund av översättningscentrumets sena igångsättning. När översättningscentrumets verksamhet väl har kommit i gång kommer det att innebära färre undantagsfall.

Byggnaden

1.10 Förhandlingar pågår fortfarande mellan översättningscentrumet och Luxemburgs regering om de ekonomiska villkoren och premisserna för nyttjandet av lokalerna i byggnaden "Nouvel Hémicycle".

Inkomster

1.11 Styrelsen kommer att fatta beslutet om igångsättningsperiodens slutfas och bör då beakta, för det första, översättningscentrumets reella igångsättningsdatum och, för det andra, det faktum att för budgetarnas genomförande har tre hela budgetår varit nödvändiga för igångsättningsperioden.

1.12 Beträffande igångsättningsfasen anser översättningscentrumet, i enlighet med bestämmelserna i artikel 10.2. c i dess grundförordning, att betalningarna från de olika inrättningarna, antagna av styrelsen vid antagandet av budgeten, kan utkrävas direkt. Detta förklarar varför dessa betalningar blir direkt föremål för en betalningsorder undertecknad av utanordnaren och attesterad av styrekonomen. Inbetalningskravet varje kvartal blir föremål för en debiteringsnota. Styrekonomen godkände detta förfarande.

Översättningscentrumet har inte någon invändning mot att ändra detta förfarande när igångsättningsperioden är avslutad.