EUROPAPARLAMENTETS BESLUT av den 10 juli 1997 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets handlingar (97/632/EKSG, EG, Euratom)

EUROPAPARLAMENTET HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av fördragen om upprättandet av Europeiska gemenskaperna, särskilt artikel 142 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av sin arbetsordning, särskilt artikel 22 i denna,

med beaktande av den förklaring om rätten till tillgång till information som utgör bilaga till slutakten i Fördraget om Europeiska unionen, och som understryker att insyn i beslutsprocessen stärker institutionernas demokratiska karaktär och allmänhetens förtroende för förvaltningen, och

med beaktande av följande:

I enlighet med ovannämnda förklaring och slutsatserna av Europeiska rådet i Birmingham och Edinburgh om att främja en gemenskap närmare medborgarna bör bestämmelser antas för hur Europaparlamentet skall tillämpa dessa principer.

Principen att ge allmänheten en omfattande tillgång till Europaparlamentets handlingar såsom en del i strävan efter insyn i Europaparlamentets arbete bör för övrigt inte begränsa skyddet för det allmänna samhällssystemet, den enskilde och privatlivet, och undantag bör därför göras, bland annat i dessa fall.

Dessa principer påverkar inte tillämpningen av gällande bestämmelser om tillgång till akter som direkt berör personer med särskilt intresse av dessa.

Detta beslut skall tillämpas i överensstämmelse med bestämmelser om sekretessbelagd information som vid behov kan antas av institutionen.

Detta beslut skall tillämpas med tillbörlig hänsyn till och utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i institutionens arbetsordning.

Europaparlamentet har alltid fäst stor vikt vid kravet på att upprätthålla en öppen och ständig dialog med unionens medborgare för att säkerställa att de står gemenskapens verksamhet så nära som möjligt och att de får bästa möjliga kunskap om den.

Avsikten med dessa bestämmelser är att komplettera den informationsverksamhet som parlamentet, dess ledamöter och avdelningar traditionellt bedriver genom att ge rätt till tillgång till handlingar som utarbetats av institutionen.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Allmänheten skall ha rätt till tillgång till Europaparlamentets handlingar enligt de villkor som anges i detta beslut.

2. Om inte annat följer av artikel 2.3 avses med Europaparlamentets handlingar all skriven text med befintlig information, oavsett form av medium, som utarbetats av institutionen.

Artikel 2

1. En ansökan om tillgång till parlamentets handlingar skall ges in skriftligen till Europaparlamentets generalsekretariat eller institutionens informationskontor i den medlemsstat där sökanden bor. Ansökningen skall vara tillräckligt preciserad och framför allt innehålla upplysningar som gör det möjligt att identifiera den eller de handlingar som efterfrågas samt innehålla sökandens exakta namn och adress. Om det behövs skall institutionen anmoda sökanden att ytterligare precisera sin ansökning.

2. Den handling som efterfrågas skall översändas på sökandens/sökandes språk.

3. Om den handling som efterfrågas av parlamentet har upprättats av en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en annan gemenskapsinstitution eller ett annat gemenskapsorgan eller något annat nationellt eller internationellt organ, skall ansökan inte göras till Europaparlamentet utan direkt till den som har upprättat handlingen.

4. Europaparlamentet skall i samråd med den/de sökande försöka finna rimliga lösningar för att tillmötesgå upprepade ansökningar och/eller ansökningar som gäller omfattande handlingar.

Artikel 3

1. Sökanden skall få tillgång til handlingarna, antingen genom att få ta del av dem på platsen, på parlamentets informationskontor eller genom att på egen bekostnad få sig tillsänd en kopia; avgiften får inte överstiga ett belopp som kan anses rimligt. Europaparlamentets presidium skall fatta ett beslut om detta belopp och avgifterna för omfattande tryckta handlingar eller kostnader för andra överföringssätt. Beslutet skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

2. Parlamentet får föreskriva att en person som får tillgång till en handling inte får mångfaldiga eller sprida handlingen i kommersiellt syfte eller i reklamsyfte genom direkt försäljning utan föregående tillstånd från institutionen.

3. Den berörda enheten inom institutionen kommer att inom 45 dagar efter de att ansökan mottagits skriftligen underrätta sökanden om att hans ansökan har bifallits eller om att avsikten är att föreslå för institutionen att ansökningen skall avslås. I det senare fallet skall sökanden dessutom underrättas om grunderna för det avsedda avslaget, om att han inom 45 dagar kan ge in en bekräftande ansökan till institutionen med begäran om omprövning av det avsedda ställningstagandet och om att han i annat fall skall anses ha återkallat sin ursprungliga ansökan.

4. Om en bekräftande ansökan ges in och om presidiet beslutar att vägra att lämna ut handlingen skall detta beslut, som skall fattas inom 45 dagar efter det att den bekräftande ansökningen har givits in, så snart som möjligt skriftligen meddelas sökanden. Beslutet skall vara vederbörligen motiverat och ange tillgängligt rättsmedel, dvs. domstolsprövning eller klagomål hos ombudsmannen enligt de villkor som anges i artiklarna 173 respektive 138 e i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

Artikel 4

1. Varje ansökan om att få tillgång till Europaparlamentets handlingar skall behandlas av berörda enheter eller organ. Dessa enheter skall därefter föreslå vilken åtgärd som skall vidtas med anledning av ansökan.

2. Europaparlamentets generalsekreterare skall på institutionens vägnar besvara ansökningar om att få tillgång till parlamentets handlingar. Europaparlamentets presidium skall, på förslag av generalsekreteraren, besluta om en omprövning av ansökan. Presidiet kan ge generalsekreteraren rätt att underteckna beslut.

Artikel 5

1. Tillgång till Europaparlamentets handlingar får inte beviljas om ett offentliggörande kan undergräva

- skyddet för det allmänna samhällsintresset (i synnerhet allmän säkerhet, gemenskapens finansiella intressen, rättsliga förfaranden och institutionens undersökningar),

- skyddet för företagshemligheter,

- skyddet för den enskilde och privatlivet,

- skyddet för den sekretess som begärts av den fysiska eller juridiska person som tillhandahållit någon del av informationen i handlingen, eller som krävs enligt lagstiftningen i den medlemsstat som tillhandahållit någon del av den informationen.

2. Tillgång till Europaparlamentets handlingar får vägras för att skydda den sekretess som gäller för överläggningar inom de politiska grupperna, institutionens organ då de sammanträder inom stängda dörrar samt de berörda avdelningarna inom generalsekretariatet.

Artikel 6

Detta beslut skall tillämpas med behörig hänsyn till och utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i institutionens arbetsordning.

Artikel 7

Detta beslut skall ses över två år efter det att det trätt i kraft. Som förberedelse för detta skall parlamentets generalsekreterare lägga fram en rapport om tillämpningen av beslutet under åren 1997 och 1998.

Artikel 8

Detta beslut träder i kraft den 1 oktober 1997.

Utfärdat i Bryssel den 10 juli 1997.

På Europaparlamentets vägnar

José María GIL-ROBLES

Ordförande