SV Europeiska unionens officiella tidning C 45/2

AKT nr 29/2009 FRÅN DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN FÖR EUROPOL

av den 22 juni 2009

om fastställande av arbetsordningen

(Text av betydelse för EES)

2010/C 45/02

DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN HAR ANTAGIT DENNA ARBETSORDNING

med beaktande av rådets beslut om inrättande av Europeiska polisbyrån (Europol) (nedan Europolbeslutet) (1), särskilt artikel 34.7,

med beaktande av den gemensamma tillsynsmyndigheten som beslutar med två tredjedelsmajoritet av ledamöterna för att fastställa arbetsordningen,

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

INNEHÅLL

AVDELNING I Den gemensamma tillsynsmyndighetens uppgifter och befogenheter

Artikel 1 Arbetsuppgifter

Artikel 2 Befogenheter

Artikel 3 Kommittéer

AVDELNING II Arbetsordning för den gemensamma tillsynsmyndigheten

Artikel 4 Medlemskap

Artikel 5 Ordförande

Artikel 6 Arbetsmetoder

Artikel 7 Allmänhetens tillgång till handlingar

Artikel 8 Kontroller på plats och experter

Artikel 9 Förfarande i händelse av överträdelser

Artikel 10 Protokoll

Artikel 11 Verksamhetsberättelse

AVDELNING III Arbetsordning för överklagandekommittén

Artikel 12 Överklagandekommitténs uppgifter

Artikel 13 Medlemskap

Artikel 14 Oberoende och opartiskhet

Artikel 15 Ordförande

Artikel 16 Representation

Artikel 17 Språk

Artikel 18 Igångsättning av förfarandet

Artikel 19 Preliminär behandling

Artikel 20 Övrig information

Artikel 21 Tillgång till den akt som rör förfarandet

Artikel 22 Förhör

Artikel 23 Förhör av vittnen och experter

Artikel 24 Avslutningsanföranden

Artikel 25 Protokoll

Artikel 26 Beslut och sekretess

Artikel 27 Anmälningar

Artikel 28 Kostnader

Artikel 29 Riktigt förfarande

AVDELNING IV Slutbestämmelser

Artikel 30 Sekretariat

Artikel 31 Konfidentialitet

Artikel 32 Budget och kostnader

Artikel 33 Ändring av arbetsordningen

Artikel 34 Utvärdering

Artikel 35 Arbetsordningens ikraftträdande

AVDELNING I

DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETENS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1

Arbetsuppgifter

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska ha till uppgift att i enlighet med denna konvention övervaka Europols verksamhet för att försäkra sig om att lagringen, behandlingen och användningen av de uppgifter som Europol disponerar över inte inkräktar på individens rättigheter. Den ska dessutom övervaka lagenligheten av överföringen av de uppgifter som har Europol som ursprung (artikel 34 i konventionen, första och andra meningen).

2. För detta ändamål ska den gemensamma tillsynsmyndigheten särskilt ha följande uppgifter:

a) Granskning av frågor om — tillämpning och tolkning av konventionen i samband med Europols verksamhet när det gäller behandling och användning av personuppgifter (artikel 24.3 i konventionen, första alternativet), — oberoende kontroller som utförs av de nationella tillsynsmyndigheterna i medlemsstaterna (artikel 24.3 i konventionen, andra alternativet), — utövande av rätten till tillgång till information (artikel 34.3 i Europolbeslutet), — utarbetandet av harmoniserade förslag till gemensamma lösningar på de problem som finns (artikel 34.3 i konventionen, fjärde alternativet),

b) granskning av instruktioner om att upprätta ett analysregister (artikel 16.2 i Europolbeslutet) och beslut om bevarandet av registret (artikel 16.3 i Europolbeslutet),

c) granskning av bestämmelser om kontrollmekanismerna för hämtning av uppgifter från någon av Europols dataregister som används för att behandla personuppgifter (artikel 18 i Europolbeslutet),

d) granskning, på begäran av en enskild, av att eventuell insamling, lagring, behandling och användning av personuppgifter inom Europol har utförts på ett lagligt och korrekt sätt (artikel 30.7 i Europolbeslutet),

e) ger råd om — inrättande av ett nytt system för behandling av personuppgifter (artikel 10.2 i Europolbeslutet), — åtgärder som behövs för en korrekt tillämpning av artikel 25 i Europolbeslutet (artikel 25.7 i Europolbeslutet), — villkoren i samband med behandling av uppgifter för syftena som det hänvisas till i artikel 10.4 i Europolbeslutet (artikel 10.4 i Europolbeslutet), — förfarandena för utformning av indexfunktionen, inbegripet villkoren för tillgång till indexfunktionen som det hänvisas till i artikel 15.4 i Europolbeslutet (artikel 15.4 i Europolbeslutet), — tillämpningsföreskrifterna för analysregistren som det hänvisas till i artikel 14.1 i Europolbeslutet (artikel 14.1 i Europolbeslutet), — tillämpningsföreskrifterna för Europols förbindelser med enheterna som det hänvisas till i artiklarna 22.1 och 23.1 i Europolbeslutet (artikel 26.1 b i Europolbeslutet), — regler sin styr innehållet i och förfarandet för ingående av samförståndsavtal som det hänvisas till i artikel 25.3 c ii (artikel 26.2 i Europolavtalet), — överenskommelser eller samarbetsavtal med unions- eller gemenskapsinstitutioner, organ, kontor och byråer som det hänvisas till i artikel 22.1 i Europolbeslutet när det gäller utbyte av personuppgifter (artikel 22.2 i Europolbeslutet), — överenskommelserna som det hänvisas till i artikel 23.2 i Europolbeslutet när det gäller utbyte av personuppgifter (artikel 23.2 i Europolbeslutet), — samförståndsavtal som det hänvisas till i artikel 25.3 c ii i Europolbeslutet (artikel 25.3 c ii i Europolbeslutet),

f) regelbundet upprättande av verksamhetsberättelser (artikel 34.6 i Europolbeslutet).

g) vid behov samarbetet med andra tillsynsmyndigheter, för att kunna genomföra sina uppgifter och bidra till en mer konsekvent tillämpning av reglerna och förfarandena för behandling av uppgifter (artikel 34.5 i Europolbeslutet).

Artikel 2

Befogenheter

1. För att utföra sina uppgifter ska den gemensamma tillsynsmyndigheten ha de befogenheter som föreskrivs i Europolbeslutet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska särskilt vara bemyndigad att erhålla information från Europol, att få tillgång till alla dokument och akter liksom tillgång till uppgifter som lagras av Europol och att när som helst beviljas fri tillgång till alla Europols lokaler (artikel 34.2 i Europolbeslutet). Detta inbegriper information om och tillgång till hårdvara och programvara närhelst det är nödvändigt för att den gemensamma tillsynsmyndigheten ska kunna fullgöra sina uppgifter. Detaljer kan regleras i överenskommelser mellan den gemensamma tillsynsmyndigheten och Europols styrelse.

Artikel 3

Kommittéer

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska inrätta den kommitté som föreskrivs i artikel 34.8 i Europolbeslutet.

2. Den kan inrätta en eller flera interna kommittéer och besluta om deras sammansättning och befogenheter (artikel 34.9 i Europolbeslutet).

AVDELNING II

ARBETSORDNING FÖR DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN

Artikel 4

Medlemskap

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska bestå av högst två medlemmar av eller företrädare för var och en av de nationella tillsynsmyndigheterna vilka ska utgöra en delegation. Varje medlem kan ha en suppleant. Medlemmarna i den gemensamma tillsynsmyndigheten och deras suppleanter ska utses för fem år av varje medlemsstat (artikel 34.1 i Europolbeslutet), och denna ämbetstid ska kunna förnyas.

2. Medlemmarna av den gemensamma tillsynsmyndigheten och deras suppleanter ska vara oberoende, obundna av instruktioner när de utför sina uppgifter och endast underställda lagen. De får framför allt inte samtidigt vara medlemmar av något annat organ som inrättats enligt konventionen eller ingå i Europols personal.

Om en intressekonflikt uppstår ska den berörda personen anmäla detta intresse och avstå från att delta i diskussionen eller beslutet i frågan. Han eller hon kan, om det visar sig nödvändigt, uteslutas med en majoritet av de närvarande delegationernas röster vid en sluten omröstning. Den berörda personen ska höras före en eventuell uteslutning men ska ej delta i beslutet. Om en person träder tillbaka eller utestängs, kan han ersättas av sin suppleant.

3. Endast personer med nödvändiga kvalifikationer får utses till medlemmar eller suppleanter i den gemensamma tillsynsmyndigheten (artikel 34.1 i Europolbeslutet). Särskild hänsyn ska tas till kraven för överklagandekommittén.

4. En medlem av den gemensamma tillsynsmyndigheten som inte kan delta i ett möte får företrädas av sin suppleant.

5. Medlemskapet i den gemensamma tillsynsmyndigheten ska upphöra när personen i fråga avgår. Den ska även upphöra när denna person upphör att vara medlem i eller företrädare för den nationella tillsynsmyndigheten, såvida ämbetstiden inte förnyas av den berörda medlemsstaten. Förordnandet som medlem kan inte återkallas annat än i enlighet med nationell lagstiftning. Detsamma ska gälla för suppleanterna.

Artikel 5

Ordförande

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska bland sina medlemmar välja en ordförande och en vice ordförande med två tredjedels majoritet av de närvarande delegationernas röster vid en sluten omröstning. Vice ordföranden ska inte vara medlem i ordförandens delegation. Om ingen av kandidaterna får tillräcklig majoritet vid den första omröstningen, ska en andra omröstning äga rum mellan de båda kandidater som fått flest röster. Ordföranden och vice ordföranden ska väljas för en tvåårsperiod. Val för en andra period på ett år ska vara möjligt.

2. Ordföranden ska företräda den gemensamma tillsynsmyndigheten och vara ordförande vid dess möten. Han ska övervaka att dess arbete löper smidigt. Han ska sammankalla den gemensamma tillsynsmyndighetens möten och bestämma plats, datum och tid för mötena. Han ska öppna och avsluta mötena. Han eller hon ska utarbeta den preliminära dagordningen och se till att den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut verkställs.

3. Vice ordföranden ska träda i ordförandens ställe om denne inte kan närvara. I vice ordförandens frånvaro ska den i fråga om ålder äldste medlemmen fungera som vice ordförande. Det första mötet i den gemensamma tillsynsmyndigheten ska sammankallas av den i fråga om ålder äldste medlemmen, som också ska sitta som ordförande till dess en ordförande valts.

4. För att förbereda sitt arbete med avseende på en särskild fråga kan den gemensamma tillsynsmyndigheten bland sina medlemmar och på ordförandens förslag utse en eller flera föredragande. Om ärendet är brådskande kan ordföranden i kraft av sitt ämbete göra en sådan utnämning. I detta fall ska han eller hon utan dröjsmål underrätta medlemmarna av den gemensamma tillsynsmyndigheten.

5. Ordföranden eller en majoritet av delegationerna kan begära att Europols direktör ska vara närvarande vid mötena och bjuda in personal från Europol, nationella experter, sambandsmän och andra personer.

Artikel 6

Arbetsmetoder

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska sammanträda minst fyra gånger om året. Därutöver ska den sammanträda på ordförandens initiativ och närhelst minst tre delegationer lämnar in ett skriftligt förslag med angivande av skäl eller lägger fram ett muntligt förslag vid ett tidigare möte. Styrelsens ordförande och Europols direktör ska ha rätt att föreslå punkter som ska tas upp på dagordningen och att föreslå att den gemensamma tillsynsmyndigheten ska sammankallas.

2. Med undantag för de fall som ordföranden bedömer som brådskande ska meddelandet om sammankallande av mötet sändas i så god tid att det kommer fram minst två veckor före mötet. Meddelandet ska innehålla den preliminära dagordningen och de handlingar som behövs vid mötet, såvida inte dessa är av sådan art att detta inte är möjligt. Den slutgiltiga dagordningen ska antas vid början av varje möte.

3. Ett möte i den gemensamma tillsynsmyndigheten är beslutmässigt endast om minst två tredjedelar av delegationerna deltar. Beslut ska fattas med enkel majoritet av de närvarande delegationerna om inte annat föreskrivs i denna arbetsordning. Varje delegation ska ha en röst. Vid lika röstetal ska ordföranden ha utslagsröst.

4. Den gemensamma tillsynsmyndighetens möten ska inte vara offentliga. Dess handlingar ska dock vara tillgängliga för allmänheten i enlighet med artikel 7.

5. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska sammanträda på grundval av handlingar och utkast till handlingar som är utarbetade på alla officiella språk för Europeiska unionens institutioner. Undantag från denna regel får göras endast i brådskande fall. Varje delegation ska ha rätt att kräva en översättning till sitt eget språk.

6. Den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut kan fattas genom skriftligt förfarande under förutsättning att samtliga delegationer har godtagit detta förfarande vid ett möte. I brådskande fall ska ordföranden ha rätt att ta initiativet till det skriftliga förfarandet. I båda fallen ska ordföranden överlämna ett utkast till beslut till medlemmarna av den gemensamma tillsynsmyndigheten. Om delegationerna inte gör invändningar mot det till respektive officiella språk översatta utkastet till beslut inom en av ordföranden angiven tid om minst 14 dagar efter mottagandet, ska förslaget betraktas som antaget. Om en delegation inom fem arbetsdagar efter det att den har mottagit utkastet till beslut begär att detta ska diskuteras muntligt av den gemensamma tillsynsmyndigheten, ska det skriftliga förfarandet avbrytas.

Artikel 7

Allmänhetens tillgång till handlingar

1. Varje fysisk eller juridisk person ska ha rätt till tillgång till institutionernas handlingar, med beaktande av de principer, villkor och gränser som fastställs i denna förordning.

2. Handlingar som rör överklagande till kommittén som upprättats i enlighet med artikel 34.8 i Europolbeslutet är undantagna från denna artikel.

3. Utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna 4 och 5 ska handlingar göras tillgängliga antingen efter en skriftlig begäran eller direkt i elektronisk form eller genom ett register.

4. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska vägra tillgång till en handling då ett sådant avslag är nödvändigt för att

a) skydda säkerhet och allmän ordning i medlemsstaterna eller för att förhindra brott,

b) för att skydda utomståendes rättigheter och friheter,

c) Europol ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt sätt,

d) Europol ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt sätt,

överväganden som inte kan ta överhanden över den berörda personens intressen.

5. Om den gemensamma tillsynsmyndigheten innehar en handling som mottagits av en utomstående, eller som innehåller information om en utomstående, ska den gemensamma myndigheten samråda den utomstående för att bedöma om ett undantag enligt punkten 4 är tillämpligt, ifall det inte står klart att handlingen ska lämnas ut eller inte. Handlingar som tagit emot av Europol ska också omfattas av de sekretessregler som avses i artikel 40.1 i Europolbeslutet.

6. Om undantag enbart gäller delar av den begärda handlingen ska resten av handlingen lämnas ut.

7. En begäran om tillgång till en handling ska inges i skriftlig form på valfritt sätt, inklusive i elektronisk form, på ett av Europeiska unionens institutioners officiella språk och ska vara tillräckligt utförlig för att den gemensamma tillsynsmyndigheten ska kunna identifiera handlingen. Sökanden är inte skyldig att ange några skäl för sin begäran.

8. Om en begäran inte är tillräckligt exakt formulerad ska den gemensamma tillsynsmyndigheten be sökanden att förtydliga ansökan och ska vara denne behjälplig med detta.

9. Om en begäran avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar får den gemensamma tillsynsmyndigheten informellt samråda med sökanden för att finna en rimlig lösning.

10. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska ge medborgarna information om och hjälp med på vilket sätt en begäran ska göras och var den ska ges in.

11. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska omgående registrera en begäran om tillgång till en handling och ska skicka en bekräftelse till sökande. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska inom 20 arbetsdagar efter det att en begäran registrerats antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen och ge tillgång till den i enlighet med artikel 14 inom samma tidsfrist, eller skriftligen ange skälen för att begäran helt eller delvis har avslagits och upplysa sökanden om dennes rätt att göra en bekräftande begäran i enlighet med punkt 13 i den här artikeln.

12. I undantagsfall, t.ex. om en begäran avser en mycket omfattande handling eller ifall samråd med en utomstående måste ske, får den tidsfrist som anges i punkt 11 förlängas med 20 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.

13. Inom 20 dagar från mottagandet av ett avslag, helt eller delvis, från den gemensamma tillsynsmyndigheten, får sökande göra en förnyad begäran där den ber den gemensamma tillsynsmyndigheten om omprövning.

14. Sökanden ska få tillgång till en handling antingen genom att få ta del av den på stället eller genom att erhålla en kopia, inklusive en kopia i elektronisk form, om handlingen finns i sådan form, i enlighet med sökandens önskemål. Kostnaden för att ta fram och skicka kopior på 20 eller fler A4-sidor kan debiteras sökanden, men debitering för inte överstiga den verkliga kostnaden för att ta fram och skicka kopiorna. Att ta del av en handling på stället, erhålla kopior på färre än 20 A4-sidor och direkt tillgång i elektronisk form ska vara kostnadsfritt.

15. Om en handling redan har lämnats ut av den gemensamma tillsynsmyndigheten eller andra institutioner och är lätt tillgänglig för sökande, får den gemensamma tillsynsmyndigheten uppfylla sina skyldigheter genom att informera sökande hur handlingen kan erhållas.

Artikel 8

Kontroller på plats och experter

1. Inom ramen för sina befogenheter i enlighet med artikel 34 i Europolbeslutet får den gemensamma tillsynsmyndigheten utföra kontroller av dataskyddet vid Europol.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får utse en eller flera medlemmar att utföra dessa kontroller. Sådana medlemmar får, om den gemensamma tillsynsmyndigheten anser det lämpligt, biträdas av experter, som endast får tas från en förteckning över experter som den gemensamma tillsynsmyndigheten i förväg upprättat och tillställt Europol. De experter som anges i denna förteckning ska komma från nationella tillsynsmyndigheter och regeringsorgan, utom när sådana experter inte finns tillgängliga. Alla experter måste uppfylla de säkerhetskrav som gäller enligt deras nationella lagstiftning.

3. Om ordföranden anser att ett fall är brådskande får han eller hon i kraft av sitt ämbete utnämna dessa medlemmar och experter. I detta fall ska han eller hon utan dröjsmål underrätta medlemmarna av den gemensamma tillsynsmyndigheten.

4. De medlemmar av den gemensamma tillsynsmyndigheten som har anförtrotts att utföra en kontroll ska avge en rapport om resultatet av sitt arbete till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

Artikel 9

Förfarande i händelse av överträdelser

Om den gemensamma tillsynsmyndigheten konstaterar att bestämmelserna i Europolbeslutet inte har följts vid lagringen, behandlingen eller användningen av personuppgifter, ska den informera Europols direktör om detta samt skriftligen begära att få svar inom en viss tidsperiod. Om den gemensamma tillsynsmyndigheten anser att svaret är otillräckligt eller för sent inkommet, eller om någon annan svårighet uppstår, ska den gemensamma tillsynsmyndigheten skriftligen hänskjuta ärendet till styrelsen (artikel 34.4 i Europolbeslutet). Underlåtenhet att rätta sig efter överklagandekommitténs slutliga beslut ska betraktas som en överträdelse av konventionen.

Artikel 10

Protokoll

Det ska föras protokoll vid alla den gemensamma tillsynsmyndighetens möten. Protokollsutkasten ska förberedas av sekretariatet under ordförandens ledning och föreläggas den gemensamma tillsynsmyndigheten för godkännande vid dess följande möte. Varje medlem ska ha rätt att få protokollsutkastet ändrat så att det återspeglar de kommentarer som den medlemmen gjorde under mötet.

Artikel 11

Verksamhetsberättelse

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska upprätta en verksamhetsberättelse minst vartannat år. Minst en månad före överlämnandet av verksamhetsberättelsen till Europaparlamentet och rådet ska styrelsen ges tillfälle att avge ett yttrande som ska bifogas rapporten (artikel 34.6 i Europolbeslutet).

2. Den gemensamma tillsynsmyndighetens verksamhetsberättelse ska läggas fram för behörigt utskott i Europaparlamentet samtidigt som den skickas till rådet.

3. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska offentliggöra sin verksamhetsberättelse.

AVDELNING III

ARBETSORDNING FÖR ÖVERKLAGANDEKOMMITTÉN

Artikel 12

Överklagandekommitténs uppgifter

1. Överklagandekommittén (nedan kommittén) ska granska överklaganden i enlighet med artikel 32 i Europolbeslutet.

2. Kommittén ska fatta de slutliga besluten när det gäller de frågor som avses i punkt 1.

3. Utöver de befogenheter som avses i artikel 2.2 ska kommittén ha de befogenheter som föreskrivs i denna avdelning.

Artikel 13

Medlemskap

1. Kommittén ska bestå av en medlem av varje delegation i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Varje medlem kan ha en suppleant. Kommitténs medlemmar och deras suppleanter ska utses av den gemensamma tillsynsmyndigheten på förslag av den berörda delegationen för en ämbetstid om fem år som ska kunna förnyas.

2. Kommitténs medlemmar och deras suppleanter ska ha de kvalifikationer som är nödvändiga för att pröva och avgöra de överklaganden som avses i artikel 12.1, inbegripet bland annat juridisk sakkunskap, erfarenhet av konfliktlösning och erfarenhet i frågor som rör dataskydd.

3. En medlem av kommittén som inte kan delta i ett möte får företrädas av sin suppleant.

4. Medlemskapet i kommittén ska upphöra när den berörda personen avgår eller upphör att vara medlem i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Detsamma ska gälla för suppleanterna.

Artikel 14

Oberoende och opartiskhet

1. Medlemmarna i kommittén ska vara oberoende och opartiska, obundna av anvisningar från den gemensamma tillsynsmyndigheten eller någon annan när de utför sina uppgifter och endast underställda lagen. Under sin ämbetstid får de inte ägna sig åt någon verksamhet som är oförenlig med deras oberoende och opartiskhet i egenskap av medlemmar av kommittén eller med kraven på tillgänglighet för tjänstgöring i kommittén. Verksamhet som utövas eller har utövats på den nationella tillsynsmyndighetens vägnar ska inte betraktas som oförenlig med arbete i kommittén. Bestämmelserna i denna punkt ska även gälla suppleanterna.

2. Om en medlem av kommittén eller en suppleant har befattat sig med ärendet på ett sätt som ger anledning att allvarligt tvivla på vederbörandes opartiskhet, eller om det uppkommer någon annan omständighet som kan inverka menligt på ett riktigt avgörande av ett överklagande, ska medlemmen ange detta och träda tillbaka med avseende på ärendet.

3. Om det anförs jäv mot en medlem eller en suppleant mot bakgrund av punkterna 1 och 2 ska kommittén höra personen i fråga och de andra parterna och därefter fatta beslut om jävsinvändningen i den berörda personens frånvaro genom en sluten omröstning.

4. En person som i enlighet med punkt 3 träder tillbaka eller utestängs med avseende på ärendet ska ersättas av sin suppleant.

Artikel 15

Ordförande

1. Kommittén ska bland sina medlemmar välja en ordförande och en vice ordförande med två tredjedels majoritet av de närvarande medlemmarnas röster vid en sluten omröstning. Om ingen av kandidaterna får tillräcklig majoritet vid den första omröstningen ska en andra omröstning äga rum mellan de båda kandidater som fått flest röster. Ordföranden eller vice ordföranden i den gemensamma tillsynsmyndigheten får inte väljas till ordförande eller vice ordförande i kommittén eller vara medlem av samma delegation. Ordföranden och vice ordföranden ska väljas för en tvåårsperiod. Val för en andra period på ett år ska vara möjligt.

2. Ordföranden ska leda kommitténs möten. Han eller hon ska övervaka att dess arbete löper smidigt och fungerar väl. Han eller hon ska sammankalla kommitténs möten och bestämma plats, datum och tid för mötena. Han eller hon ska utarbeta den preliminära dagordningen.

3. Vice ordföranden ska träda i ordförandens ställe om denne inte kan närvara. I vice ordförandens frånvaro ska den i fråga om ålder äldste medlemmen fungera som vice ordförande. Det första mötet i kommittén ska sammankallas av den i fråga om ålder äldste medlemmen, som också ska sitta som ordförande till dess en ordförande valts.

4. För att förbereda sina överläggningar kan kommittén på förslag av ordföranden bland sina medlemmar utse en eller flera föredragande. I sådana fall ska principen vara att den medlem som utses till föredragande ska vara från samma medlemsstat som sökanden kommer ifrån eller, om sökanden kommer från en icke-medlemsstat, från den medlemsstat till vilken ärendet är närmast knutet. Om ärendet är brådskande kan ordföranden i kraft av sitt ämbete göra en sådan utnämning. I så fall ska han utan dröjsmål underrätta kommitténs medlemmar. Föredraganden ska granska överklagandet och för kommittén framlägga en rapport rörande frågan om huruvida överklagandet kan tas upp till prövning samt ett förslag rörande den fortsatta handläggningen, särskilt såvitt avser vilka förberedande åtgärder som behöver vidtas.

Artikel 16

Representation

Sökanden kan biträdas eller företrädas av en advokat eller annan rådgivare. Kommittén kan utestänga en advokat eller rådgivare från handläggningen på grund av allvarlig försummelse. Om en advokat eller rådgivare utestängs ska ordföranden bestämma en tidsfrist för den berörda parten för ett ge honom eller henne möjlighet att utser en annan advokat eller rådgivare; handläggningen ska avbrytas till dess att tidsfristen löpt ut. En advokat eller rådgivare ska uppvisa vederbörligt tillstånd från sökanden om kommittén begär det.

Artikel 17

Språk

1. Förfarandet ska genomföras på något av de officiella språken för Europeiska unionens institutioner. Sökanden ska välja på vilket officiellt språk förfarandet ska genomföras. Förfarandets språk ska användas i parternas muntliga uttalanden och skriftliga dokumentation och i kommitténs protokoll och beslut.

2. Handlingar på något annat språk än förfarandets språk ska åtföljas av en översättning till förfarandets språk. När det gäller omfattande handlingar får översättningen begränsas till utdrag eller sammanfattningar. Kommittén får i kraft av sitt ämbete eller efter ansökan från någon av parterna när som helst begära en fullständig översättning.

3. Vid behov ska tolktjänster och översättning utan kostnad ställas till förfogande för varje medlem av kommittén och för parterna. Kommitténs beslut ska översättas till alla officiella språk för Europeiska unionens institutioner.

4. Om sökanden inte behärskar något av de officiella språken för Europeiska unionens institutioner får överklagande ske på ett annat språk. Sökanden ska bifoga en sammanfattning på något av de officiella språken. Ordföranden eller föredraganden ska se till att överklagandet översätts till det valda språket.

Artikel 18

Igångsättning av förfarandet

1. Överklagande ska ske skriftligen vid den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat inom tre månader efter det att sökanden mottog Europols beslut. När det inte finns något beslut ska överklagande ske inom tre månader efter det att de relevanta tidsfrister som avses i artiklarna 30.3 och 31.5 i Europolbeslutet har gått ut. Vid tvivel om huruvida tidsfristerna har iakttagits ska frågan avgöras till förmån för sökanden.

2. Sökanden ska sammanfatta grunden för överklagandet. Det måste klart framgå vem som överklagar, vad personen överklagar och på vilka grunder. Överklagandet ska åtföljas av all tillgänglig dokumentation. Sökanden kan när som helst återkalla sitt överklagande.

3. Sekretariatet ska bekräfta mottagandet av överklagandet inom fyra veckor och lämna allmän information om förfarandets gång.

4. Om överklagandet inte uppfyller de krav som anges i punkt 2 första och andra meningen och artikel 17.4 andra meningen ska sekretariatet uppmana sökanden att rätta till alla brister inom fyra veckor.

5. Överklaganden som inte uppfyller kraven ska avvisas av kommittén på förslag av ordföranden eller föredraganden. Ett överklagande som inte sker under iakttagande av de tidsfrister som anges i punkt 1 kan godtas om särskilda omständigheter kan anföras som skäl till förseningen.

Artikel 19

Preliminär behandling

1. Om överklagandet uppfyller kraven ska det behandlas av kommittén på grundval av följande bestämmelser och med beaktande av Europolbeslutet, särskilt artiklarna 30, 31 och 32.

2. En kopia av överklagandet ska vidarebefordras till Europol för synpunkter, vilka ska lämnas inom fyra veckor med möjlighet till två veckors förlängning.

3. När ett överklagande rör ett beslut i enlighet med artiklarna 30 och 31 i Europolbeslutet ska den gemensamma tillsynsmyndigheten samråda med nationella tillsynsmyndigheter eller den behöriga domstolen i den medlemsstat som uppgiften härrör ifrån, eller den direkt berörda medlemsstaten.

4. Kommittén får från fall till fall besluta om att engagera en eller flera nationella enheter i överklagandeförfarandet. Sökanden och Europol ska informeras om ett sådant beslut. Berörda nationella enheter ska tillsändas en kopia av Europols och sökandens synpunkter så att de kan framföra egna synpunkter, vilka ska lämnas inom fyra veckor, med möjlighet till två veckors förlängning.

5. När synpunkterna har tagits emot eller tidsfristerna gått ut, och efter att ha mottagit informationen som det hänvisas till i artiklarna 20, 22, 23 och 24, ska klagomålet behandlas av kommittén inom följande tre månader.

Artikel 20

Övrig information

1. Kommittén kan begära att sökanden, Europol, de nationella enheterna, de nationella tillsynsmyndigheterna eller något annat organ ska överlämna information, bevis eller kommentarer till kommittén. Parterna har rätt att lägga fram förslag för kommittén i fråga om bevisupptagning och att ansöka om att bevisning ska tillåtas. Kommittén ska följa upp dessa förslag och ansökningar i den utsträckning som krävs för utredningen av ärendet.

2. Kommittén kan också besluta om utredning på plats vid Europol. Artikel 8 ska också gälla för kommittén.

Artikel 21

Tillgång till den akt som rör förfarandet

1. Samtliga parter ska om de önskar det ha tillgång till den akt som rör förfarandet, och de har rätt att begära att den gemensamma tillsynsmyndighetens kansli ger dem utdrag ur eller fotokopior av denna på deras egen bekostnad. Tillgång ska vägras i den mån det är nödvändigt för att

— Europol ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt sätt,

— skydda medlemsstaternas säkerhet och allmänna ordning eller för att bekämpa brott,

— garantera att någon nationell utredning inte kommer att äventyras,

— skydda utomståendes rättigheter och friheter,

den berörda personens intressen ska beaktas.

2. Europol, de nationella enheterna och de nationella tillsynsmyndigheterna får ange i vilken utsträckning den information de tillhandahåller inte ska göras tillgänglig för sökanden, varvid de ska ange skälen till en sådan restriktion. Kommittén kan begära ytterligare skäl. I den mån kommittén finner dessa skäl godtagbara ska den berörda informationen hållas inne. Kommittén kan – endast om godtagbara skäl saknas och endast enhälligt – fatta ett annat beslut. I så fall kan kommittén kräva att en sammanställning görs tillgänglig för den sökande eller att viss information tillhandahålls den sökande.

Artikel 22

Förhör

1. Parterna ska höras av kommittén om de begär detta. Kommittén ska i behörig ordning informera parterna om deras rätt att bli hörda. Denna rätt ska utövas skriftligen.Kommittén ska besluta om att hålla muntligt förhör på begäran av någon av parterna i förfarandet i den utsträckning som anses nödvändig för ärendets prövning. Kommittén ska i behörig ordning informera parterna om deras rätt att begära muntligt förhör. Alla parter ska i god tid underrättas om det muntliga förhöret och ha rätt att närvara.

2. Ett muntligt förhör ska vara offentligt om inte kommittén i kraft av sitt ämbete eller på begäran av någon av parterna beslutar att allmänheten helt eller delvis ska utestängas, om den allmänna säkerheten, särskilt av de skäl som nämns i artikel 30.5 i Europolbeslutet, eller skyddet för en enskild persons privatliv kräver detta eller i den utsträckning kommittén anser det absolut nödvändigt under särskilda omständigheter, då offentlighet vid förhöret skulle inverka menligt på ett riktigt avgörande av överklagandet. Om en medlemsstat, som är part i ärendet, eller Europol begär att allmänheten ska utestängas från förhöret, får kommittén endast om inget av de skäl som avses i första meningen föreligger och endast enhälligt – fatta ett annat beslut.

3. Kommittén får på begäran av en part eller på eget initiativ besluta att höra en part utan att andra parter är närvarande, när detta är nödvändigt för att Europols arbete ska fungera väl, för att skydda en medlemsstats säkerhet eller för att skydda sökandens eller tredje parts intressen. De frånvarande parterna ska informeras om de förhandlingar som äger rum i deras frånvaro.

Artikel 23

Förhör av vittnen och experter

1. Kommittén kan på begäran av någon av parterna eller på eget initiativ besluta att höra vittnen. Alla berörda parter och vittnen ska i vederbörlig ordning underrättas om förhöret. Artikel 22.2 och 22.3 ska även gälla.

2. Ett vittne som kallas av kommittén ska ha rätt till ekonomisk ersättning för resa och logi samt till kompensation för inkomstbortfall i den utsträckning kommittén anser skäligt. De kan erhålla förskott när så är nödvändigt. Alla utbetalningar ska ske från den gemensamma tillsynsmyndighetens budget.

3. Vittnena ska höras av kommittén. Kommitténs medlemmar kan ställa frågor till vittnena. Med ordförandens tillstånd kan parterna ställa frågor till vittnena. Innan förhöret inleds ska ordföranden påminna vittnena om att de ska tala sanning.

4. Kommittén kan utse en expert och ange dennes uppdrag. Experten har rätt till ersättning för sitt arbete. Kommittén kan besluta att höra experten. Samma regler som gäller förhör av vittnen ska gälla.

Artikel 24

Avslutningsanföranden

Innan kommittén fattar ett slutligt beslut ska den uppmana alla parter att lämna sina avslutande kommentarer.

Artikel 25

Protokoll

1. Över förhandlingarna ska kommittén föra protokoll som ska återge händelseförloppet i varje förhör och de uttalanden som gjordes under detta. Parterna kan begära att vissa handlingar eller uttalanden helt eller delvis ska tas till protokollet. Protokollet ska undertecknas av ordföranden, översändas till parterna och läggas till akten i ärendet. I sådana fall som avses i artiklarna 22.2 och 23.1 ska kommittén ålägga restriktioner.

2. Artikel 9 ska även gälla för alla möten i kommittén vid vilka parterna inte är närvarande.

Artikel 26

Beslut och sekretess

1. Kommittémöten ska vara beslutmässiga endast om fyra femtedelar av medlemmarna eller deras suppleanter är närvarande.

2. Beslut ska fattas med enkel majoritet av de medlemmar eller suppleanter som närvarar vid mötet, om inget annat föreskrivs i denna arbetsordning eller i Europolbeslutet. Vid lika röstetal ska ordföranden ha utslagsröst. Alla personer som deltar i det slutliga beslutet måste ha varit närvarande vid muntliga förhör.

3. Kommitténs överläggningar ska vara sekretessbelagda.

4. Kommitténs slutliga beslut ska innehålla parternas och deras företrädares namn, namnen på de kommittémedlemmar som deltagit i beslutet, den dag beslutet meddelades, den operativa delen av beslutet, en kort beskrivning av fakta i ärendet och skälen till beslutet. Det ska meddelas vid ett offentligt möte och framföras till de berörda parterna. En kopia av beslutet ska lämnas till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

Artikel 27

Anmälningar

Underrättelser och andra meddelanden till parter, vittnen och experter ska lämnas på ett sätt som rimligen säkerställer att dessa blir informerade i behörig ordning och att detta kan kontrolleras om det är nödvändigt.

Artikel 28

Kostnader

1. Kommittén ska besluta om kostnaderna för förfarandet i sitt slutliga beslut. Förfarandet inför kommittén ska vara kostnadsfritt. Om överklagandet bifalls helt eller delvis ska de nödvändiga kostnader som sökanden ådragit sig för att överklaga och kostnaderna för behandling av överklagandet bäras av Europol, i den utsträckning kommittén anser detta skäligt.

2. Om en sökande inte kan bära alla kostnaderna för förfarandet, kan han när som helst på begäran få hjälp med kostnaderna. När han lämnar in en sådan ansökan ska han bifoga underlag som visar att han eller hon behöver denna hjälp. Kommittén kan när som helst dra in hjälpen om förutsättningarna för att få hjälp ändras under förfarandets gång. Om hjälp beviljas kommer kostnaderna att betalas ur den gemensamma tillsynsmyndighetens budget. När det anses skäligt, kan någon av parterna enligt det slutliga beslutet åläggas att återbetala beviljade förskott till tillsynsmyndighetens budget. När sökanden lämnar in sin ansökan ska han förklara sig beredd att återbetala kostnaderna om detta skulle krävas enligt det slutliga beslutet.

Artikel 29

Riktigt förfarande

I fall som inte omfattas av dessa regler ska kommittén förfara i enlighet med de allmänna principerna för gemenskapsrätten som avses i artikel 6.2 i fördraget om Europeiska unionen.

AVDELNING IV

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 30

Sekretariat

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska biträdas i sitt arbete av ett sekretariat, där tillsynsmyndigheten har sitt säte. Sekretariatet ska vara ett permanent organ och dess medlemmar ska rekryteras enbart på grundval av kompetens. Sekretariatets medlemmar ska i sitt handlande enbart ha den gemensamma tillsynsmyndighetens bästa för ögonen, vara fullständigt oberoende av Europol och inte ta emot instruktioner från andra myndigheter. Rekrytering eller utstationering till sekretariatet ska ske på förslag av den gemensamma tillsynsmyndigheten. Sekretariatets personal ska inte åta sig andra uppgifter utan tillstånd från tillsynsmyndighetens ordförande.

2. Sekretariatet ska arbeta under ledning av tillsynsmyndighetens ordförande enligt de regler som fastställts av tillsynsmyndigheten. Sekretariatet ska också stå till överklagandekommitténs förfogande. När det fullgör dessa uppdrag ska det arbeta under ledning av denna kommittés ordförande. Sekretariatet ska föra ett register över överklagandena och alla andra handlingar.

3. Sekretariatet ska säkerställa att skyldigheterna enligt artikel 41 i konventionen även iakttas i den gemensamma tillsynsmyndighetens arbete.

Artikel 31

Konfidentialitet

1. Medlemmar i den gemensamma tillsynsmyndigheten, suppleanter, experter och sekretariatets medlemmar ska vara skyldiga att behandla de omständigheter som de får kännedom om inom sin verksamhet konfidentiellt, såvida inte arbetsuppgifternas riktiga utförande kräver något annat. Denna skyldighet ska fortsätta att gälla även när de upphör att vara verksamma i den egenskapen.

2. När de utnämns ska medlemmar i den gemensamma tillsynsmyndigheten, suppleanter, experter och sekretariatets medlemmar förklara att de godtar dessa skyldigheter.

3. Vid överträdelse av tystnadsplikten kan en medlem av den gemensamma tillsynsmyndigheten eller dennes suppleant suspenderas genom två tredjedels majoritet av de närvarande delegationernas röster vid en sluten omröstning i ett möte i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Den berörda personen ska höras i förväg, men får inte delta i beslutet. Denna bestämmelse ska på samma sätt gälla överklagandekommittén om överträdelsen av tystnadsplikten avser den kommitténs arbete. I det sistnämnda fallet ska den gemensamma tillsynsmyndigheten omedelbart underrättas.

Vid en suspendering ska den suspenderade medlemmens plats intas av hans eller hennes suppleant. Den nationella tillsynsmyndighet som är ansvarig för utnämningen av den suspenderade medlemmen ska underrättas om suspenderingen.

Artikel 32

Budget och kostnader

1. Sekretariatet ska förbereda förslag till årsbudget för den gemensamma tillsynsmyndigheten, vilka förslag efter godkännande ska överlämnas till styrelsen före det samråd som föreskrivs i artikel 31.10 i Europolbeslutet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska besluta om utbetalning från den budget som har tilldelats den och budgeten ska förvaltas av sekretariatet.

3. Den gemensamma tillsynsmyndighetens och överklagandekommitténs kostnader, inklusive de utgifter för medlemmarna i överklagandekommittén och deras suppleanter som är nödvändiga för att de ska utföra sina uppgifter, ska betalas från den gemensamma tillsynsmyndighetens budget enligt de regler som den fastställer.

Artikel 33

Ändring av arbetsordningen

Ändringar i denna arbetsordning ska antas av den gemensamma tillsynsmyndigheten genom två tredjedels majoritet av dess medlemmar och ska läggas fram för rådet för godkännande som beslutar med kvalificerad majoritet (artikel 34.7 i Europolbeslutet).

Artikel 34

Utvärdering

Denna arbetsordning ska utvärderas av den gemensamma tillsynsmyndigheten mellan ett och tre år efter det att den träder i kraft.

Artikel 35

Arbetsordningens ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft dagen efter det att den godkänns av rådet i enlighet med artikel 34.7 i Europolbeslutet.

Utfärdad i Bryssel den 22 juni 2009. På den gemensamma tillsynsmyndighetens vägnar David SMITH Ordförande Medlemsstaterna är eniga om att medlemskap i den gemensamma tillsynsmyndigheten (som medlem eller suppleant) i synnerhet inte får upphöra före ämbetstidens utgång av skäl som hänger samman med verksamhet i överklagandekommittén.

(1) EUT L 121, 15.5.2009, s. 37.