KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEFÖRORDNING (EU) nr 926/2011

av den 12 september 2011

i enlighet med rådets beslut 2009/470/EG vad gäller unionens ekonomiska stöd till EU:s referenslaboratorier för foder och livsmedel och djurhälsosektorn

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av rådets beslut 2009/470/EG av den 25 maj 2009 om utgifter inom veterinärområdet (1), särskilt artikel 31.2, och

av följande skäl:

Den här förordningen är tillämplig på alla EU-referenslaboratorier vars ramavtal om partnerskap löper ut under 2011 och för de EU-referenslaboratorier vars ramavtal om partnerskap sägs upp i enighet mellan parterna. För de EU-referenslaboratorier vars ramavtal om partnerskap inte avslutas förblir förordning (EG) nr 1754/2006 giltig.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Artikel 1

Syfte

I den här förordningen anges bestämmelser för tillämpningen av förordning (EG) nr 882/2004 och beslut 2009/470/EG vad gäller formerna för beviljande av ekonomiskt stöd från unionen i enlighet med artikel 32.7 i förordning (EG) nr 882/2004 och artikel 31.1 i beslut 2009/470/EG för verksamheten vid EU:s referenslaboratorier (nedan kallade laboratorier), utom Gemensamma forskningscentrumet, även för anordnande av seminarier, och villkoren för beviljande av sådant stöd.

Den här förordningen ska tillämpas på alla EU-referenslaboratorier vars ramavtal om partnerskap löper ut under 2011 och på de EU-referenslaboratorier vars ramavtal om partnerskap sägs upp i enighet mellan parterna. För de EU-referenslaboratorier vars ramavtal om partnerskap inte avslutas förblir förordning (EG) nr 1754/2006 tillämplig.

Artikel 2

Arbetsprogram och preliminär budget

1. Laboratorierna ska senast den 1 september varje kalenderår ”n”

ange den unionsverksamhet som planeras under kalenderår ”n + 1”, inklusive anordnande av seminarier, (nedan kallat arbetsprogram) i samarbete med kommissionens avdelningar,

2. Laboratorierna ska tillhandahålla den preliminära budgeten i elektronisk form enligt bilaga I a och I b.

Artikel 3

Växelkurs

För preliminära budgetar i annan valuta än euro ska kommissionen tillämpa den första växelkurs som fastställs i september år ”n”, offentliggjord i serie C av Europeiska unionens officiella tidning.

Artikel 4

Godkännande

Kommissionen ska anta ett årligt finansieringsbeslut (nedan kallat årligt finansieringsbeslut) om godkännande av alla laboratoriers arbetsprogram och motsvarande budgetar.

Arbetsprogrammen får bara ändras med kommissionens skriftliga tillstånd på förhand.

Artikel 5

Förfinansiering

Efter det att kommissionen har antagit det årliga finansieringsbeslutet får laboratorierna begära förfinansiering uppgående till 70 % av det totala bidraget till deras arbetsprogram.

Artikel 6

Utbetalning av stöd

Återstoden av unionens ekonomiska stöd till arbetsprogrammen ska betalas till laboratorierna efter det att de ekonomiska och tekniska rapporter som avses i artiklarna 11 och 16 godkänts, förutsatt att laboratorierna

Artikel 7

Styrkande handlingar

1. Laboratorierna ska registrera arbetsprogrammets utgifter i sina redovisningssystem och förvara alla originalhandlingar eller bestyrkta kopior i sju år för ekonomisk kontroll.

2. Laboratorierna ska bevara alla styrkande originalhandlingar eller bestyrkta kopior av styrkande handlingar som rör ett arbetsprogram som får ekonomiskt stöd från unionen.

3. De styrkande handlingarna, där alla de kostnader som angetts i ansökan om ersättning ska vara styrkta, ska på begäran sändas till kommissionen.

Artikel 8

Kontroller

För de ekonomiska kontrollerna gäller artiklarna 9, 36 och 37 i förordning (EG) nr 1290/2005.

KAPITEL II

LABORATORIERNAS VERKSAMHET, UTOM ANORDNANDE AV SEMINARIER

Artikel 9

Definition

Laboratoriernas verksamhet ska anses vara de uppgifter som följer av deras åligganden enligt artikel 32 i förordning (EG) nr 882/2004.

Artikel 10

Stödberättigade utgifter

1. Utgifter för personal som är nödvändig för laboratoriernas verksamhet, underleverantörskontrakt, anläggningstillgångar, förbrukningsvaror, sändning av prover för jämförande tester, tjänsteresor, möten, utbildning och allmänna omkostnader ska berättiga till stöd.

2. De utgifter som avses i punkt 1 ska berättiga till stöd inom de gränser som anges i det aktuella årliga finansieringsbeslutet och i enlighet med bestämmelserna för stödberättigande i bilaga II.

3. Laboratorierna ska lämna en skriftlig begäran till kommissionen för förhandsgodkännande om de vill öka budgeten för någon av posterna (personal, underleverantörskontrakt, anläggningstillgångar, förbrukningsvaror, sändning av prover för jämförande tester, tjänsteresor, möten, utbildning) och/eller verksamheterna i arbetsprogrammet med mer än 10 % utan att överskrida de totala stödberättigande utgifterna i det årliga finansieringsbeslutet.

Artikel 11

Rapporter om laboratoriernas verksamhet

1. Laboratorierna ska senast den 31 mars kalenderår ”n + 2” till kommissionen lämna följande rapporter:

För möten och utbildning ska dock den ekonomiska rapporten utformas och lämnas in i enlighet med artikel 16.

Poststämpelns datum gäller som datum för avsändning av de ekonomiska och tekniska rapporterna.

2. Unionens ekonomiska stöd får minskas om arbetsprogrammet inte genomförs eller inte genomförs helt.

3. Om de ekonomiska och tekniska rapporterna inte skickas inom den tidsfrist som anges i punkt 1 ska unionens ekonomiska stöd minskas.

Om tidsfristen för inlämnande överskrids med mer än en månad ska unionens ekonomiska stöd minskas med 25 %.

Om tidsfristen för inlämnande överskrids med mer än två månader ska unionens ekonomiska stöd minskas med 50 %.

Om tidsfristen för inlämnande överskrids med mer än tre månader ska unionens ekonomiska stöd minskas med 75 %.

Om tidsfristen för inlämnande överskrids med mer än fyra månader ska unionens ekonomiska stöd minskas med 100 %.

Artikel 12

Växelkurs vid utbetalningar i annan valuta än euro

För begäran om utbetalning av återstoden i annan valuta än euro ska kommissionen tillämpa den första växelkurs som fastställs i mars år ”n”, offentliggjord i serie C av Europeiska unionens officiella tidning.

Växelkursen för begäran om utbetalning av återstoden för möten och utbildning i annan valuta än euro ska dock vara den växelkurs som avses i artikel 17.

Artikel 13

Mervärdesskatt

Icke återbetalbar mervärdesskatt (moms) som erläggs av laboratorierna ska betraktas som en stödberättigande utgift enligt den här förordningen, förutsatt att laboratorierna tillsammans med den ekonomiska rapport som nämns i artikel 11.1 lämnar ett intyg från den berörda medlemsstatens finansministerium eller likvärdig myndighet om att laboratoriet är helt eller delvis momsbefriat och att dess verksamhet inte är momspliktig.

KAPITEL III

ANORDNANDE AV SEMINARIER

Artikel 14

Definition

Med seminarium menas en årlig sammankomst för information och samordning till vilken laboratorierna bjuder in alla nationella referenslaboratorier.

Artikel 15

Stödberättigade utgifter

1. Utgifter för resor, hotell och traktamenten för högst 32 seminariedeltagare, av vilka minst en per medlemsstat ska vara inbjuden, ska vara stödberättigande för seminarier.

2. Ytterligare utgifter för resor, hotell och traktamenten för högst tre inbjudna föredragshållare ska vara stödberättigande för seminarier.

3. Ytterligare utgifter för resor, hotell och traktamenten för högst tio företrädare för tredjeländer vid seminarierna ska vara stödberättigande för seminarier.

4. Utgifter för seminarier enligt punkterna 1, 2 och 3 ska vara stödberättigande inom de gränser som anges i de årliga finansieringsbesluten och i enlighet med bestämmelserna om stödberättigande utgifter i bilaga IV. Undantag från punkterna 1, 2 och 3 får beviljas i vederbörligen motiverade fall i enlighet med de årliga finansieringsbesluten.

Artikel 16

Rapporter om seminarier

1. Laboratorierna ska senast två månader efter seminariet till kommissionen lämna

Poststämpelns datum gäller som datum för avsändning av de ekonomiska och tekniska rapporterna.

2. Om de ekonomiska och tekniska rapporterna om seminariet inte skickas inom den tidsfrist som avses i punkt 1 ska unionens ekonomiska stöd minskas.

Om tidsfristen för inlämnande överskrids med mer än en månad ska unionens ekonomiska stöd minskas med 25 %.

Om tidsfristen för inlämnande överskrids med mer än två månader ska unionens ekonomiska stöd minskas med 50 %.

Om tidsfristen för inlämnande överskrids med mer än tre månader ska unionens ekonomiska stöd minskas med 75 %.

Om tidsfristen för inlämnande överskrids med mer än fyra månader ska unionens ekonomiska stöd minskas med 100 %.

Artikel 17

Växelkurs vid utbetalningar i annan valuta än euro

För begäran om utbetalning av återstoden i annan valuta än euro ska kommissionen tillämpa den första växelkurs som fastställdes den månad då seminariet ägde rum, offentliggjord i serie C av Europeiska unionens officiella tidning.

KAPITEL IV

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 18

Upphävande

Förordning (EG) nr 1754/2006 ska upphöra att gälla.

Hänvisningar till förordning (EG) nr 1754/2006 ska betraktas som hänvisningar till den här förordningen.

Artikel 19

Ikraftträdande och tillämplighet

Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Den ska tillämpas på ekonomiskt stöd från unionen till laboratorierna från och med 2012.

(1) EUT L 155, 18.6.2009, s. 30.

(2) EUT L 165, 30.4.2004, s. 1.

(3) EUT L 331, 29.11.2006, s. 8.

(4) EUT L 209, 11.8.2005, s. 1.

Utrustning som ska förvärvas under den aktuella perioden

BILAGA II

Bestämmelser om stödberättigande utgifter som hänför sig till personal, underentreprenad, anläggningstillgångar, förbrukningsvaror, sändning av prover för jämförande tester, tjänsteresor, möten, utbildning och allmänna omkostnader

(se artikel 10.2)

1. Personal

Personalkostnaderna ska, oberoende av personalkategori, begränsas till faktiska lönekostnader (löner och ersättningar, sociala avgifter och pensionsavgifter) för personal som uttryckligen helt eller delvis tilldelats till uppgifter i enlighet med arbetsprogrammet.

All den arbetstid som personalen ägnar åt unionens uppgifter ska registreras och bestyrkas på grundval av minst 220 dagar per år. Registrering och bestyrkande ska utföras minst en gång per månad av den person som utsetts till projektledare eller av en behörig person i överordnad ställning i laboratoriets personal.

2. Underleverantörer

Återbetalning bygger på faktiska kostnader.

3. Anläggningstillgångar

Utrustning som köpts, leasas eller hyrs berättigar till stöd som direkta kostnader. Det ersättningsbara beloppet för leasad eller hyrd utrustning får inte överstiga det belopp till vilket utrustningen kunde ha inhandlats för utförandet av testet. De ersättningsbara kostnaderna ska beräknas på följande sätt:

A = den tid (i månader) som utrustningen ska användas för projektet, räknat från leveransdatumet, B = avskrivningsperiod på 60 månader (36 månader för datorutrustning som kostar mindre än 25 000 euro), C = kostnaden för utrustningen, D = användning av utrustningen i projektet (i procent).

För anläggningstillgångar som kostar mindre än 3 000 euro får hela kostnaden uppges. Ingen avskrivning krävs för sådana tillgångar.

4. Förbrukningsvaror

Återbetalning bygger på faktiska kostnader.

Alla övriga utgifter för administration, tjänsteresor, med undantag för tjänsteresor enligt punkt 6, och sekreteraruppgifter ska anses ingå i ”allmänna omkostnader”.

5. Sändning av prover för jämförande test

Ersättningen ska grundas på de faktiska kostnaderna för sändningen av prover i samband med jämförande test.

6. Tjänsteresor

Laboratoriepersonalens kostnader för resor och hotell vid tjänsteresor som ingår i arbetsprogrammet ska ersättas i enlighet med artikel 15.4. Traktamente ska beviljas i enlighet med artikel 15.4.

7. Möten

Högst fem externa experters kostnader för resor och hotell vid möten som äger rum i laboratoriernas lokaler och ingår i arbetsprogrammet ska ersättas i enlighet med artikel 15.4. Traktamente ska beviljas i enlighet med artikel 15.4.

8. Utbildning

Kostnader för resor och hotell för högst 32 företrädare för de nationella referenslaboratorierna vid utbildning som ingår i arbetsprogrammet ska ersättas i enlighet med artikel 15.4. Traktamente ska beviljas i enlighet med artikel 15.4.

9. Allmänna omkostnader

Ett schablonbelopp motsvarande 7 % av de faktiska stödgrundande kostnaderna på grundval av alla de direkta kostnader som anges i punkterna 1–8 ska utbetalas automatiskt.