SV Europeiska unionens officiella tidning L 362/1

KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1268/2012

av den 29 oktober 2012

om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artiklarna 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 och 209, och

av följande skäl:

(1) Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (2) har ändrats och ersatts av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad budgetförordningen). Det är därför nödvändigt att anpassa kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (3) till den nya budgetförordningen. För tydlighetens skull bör förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ersättas med en ny förordning.

(2) Enligt artikel 290 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) kan det till kommissionen, genom en lagstiftningsakt, delegeras befogenheter att anta akter endast för att komplettera eller ändra vissa icke-väsentliga delar av lagstiftningsakten. På grundval av denna regel har vissa bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 införts i budgetförordningen, och bör därför inte ingå i denna förordning.

(3) Under det förberedande arbetet har kommissionen organiserat de samråd som behövs, inklusive på expertnivå, och sett till att relevanta handlingar vid lämplig tidpunkt och samtidigt har översänts till Europaparlamentet och rådet.

(4) När det gäller budgetprinciperna, och närmare bestämt enhetsprincipen, innebär de förenklade reglerna för generering och inkassering av räntor vid förfinansiering – särskilt det faktum att man upphävt stödmottagarnas skyldighet att generera sådan ränta – att bestämmelserna om dessa räntors tillämpningsområde och om inkasseringen av räntorna har blivit föråldrade. I de fall en sådan skyldighet kvarstår för enheter som anförtrotts genomförandeuppgifter bör reglerna om identifiering, användning och redovisning av ränta införas i delegeringsöverenskommelserna med dessa enheter. Om räntan på förfinansieringen ska tillfalla unionen på grundval av dessa överenskommelser bör räntebeloppen föras in i budgeten som inkomster avsatta för särskilda ändamål.

(5) När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att förtydliga dels begreppet budgetårets anslag, dels de förberedelser för ett åtagande som, om de fullbordats senast den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden mellan budgetår.

(6) När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera de kurser som ska användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och i samband med redovisningen. Dessutom bör man ytterligare förbättra insynen i hur resultaten av dessa valutaomräkningar redovisas. Eftersom euron införts bör man avskaffa kommissionens skyldighet att lämna information till medlemsstaterna om överföringar av likvida medel mellan olika valutor.

(7) I fråga om undantagen från universalitetsprincipen bör det preciseras dels vilken budgetbehandling som ska tillämpas för de inkomster som avsatts för särskilda ändamål – och särskilt bidragen från medlemsstater eller tredje land till vissa av unionens program – dels vilka begränsningar som ska gälla för avräkning mellan utgifter och inkomster. Med hänsyn tagen till nuvarande praxis, och av rättssäkerhetsskäl, bör man klargöra att inkomster avsatta för särskilda ändamål som regel automatiskt bör ge upphov till åtagande- och betalningsbemyndigandena så snart som de har uppburits av institutionen. Det måste också anges i vilka undantagsfall dessa inkomster avsatta för särskilda ändamål får göras tillgängliga redan innan de har inkasserats av institutionen.

(8) I fråga om principen om specificering bör det tydligt anges hur man ska beräkna den procentandel av anslagen som institutionerna får överföra i kraft av sitt oberoende. För att garantera tillgången till fullständig information bör varje begäran om överföring som lämnas till Europaparlamentet och rådet förses med en detaljerad motivering.

(9) När det gäller principen om sund ekonomisk förvaltning bör man identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och verksamheter samt de upplysningar som ska finnas i finansieringsöversikten för rättsakten.

(10) Till stöd för principen om öppenhet ökas insynen i hur medel används genom att namnen på mottagarna och de exakta beloppen offentliggörs. Det faktum att medborgarna får möjlighet att ta del av dessa uppgifter stärker allmänhetens insyn i hur de offentliga medlen fördelas och bidrar till att medlen används på bästa sätt. Om stödmottagarna är fysiska personer måste emellertid ett sådant offentliggörande uppfylla bestämmelserna om skydd av personuppgifter. Därför bör personuppgifter bara offentliggöras om det är nödvändigt och lämpligt i proportion till det eftersträvade syftet.

(11) Informationen om hur unionens medel används bör offentliggöras på en av institutionerna kontrollerad webbplats, och bör åtminstone omfatta mottagarens namn och belägenhet samt det aktuella beloppet och ändamålet. Informationen bör utformas med hänsyn till de kriterier som fastställs i artikel 35.3 i budgetförordningen, särskilt tilldelningens typ och omfattning.

(12) Med tanke på EUF-fördragets principer, i synnerhet principerna om insyn och öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering bör uppgifter om namn och belägenhet för mottagare av unionsmedel offentliggöras när det gäller priser som tilldelats efter tävling, bidrag som tilldelats efter ansökningsomgång och kontrakt som tilldelats efter anbudsförfarande. Det faktum att uppgifterna offentliggörs bör också underlätta för dem vars ansökningar eller anbud inte har antagits att kontrollera hur den offentliga urvalsprocessen har gått till.

(13) Personuppgifter om fysiska personer bör inte förbli offentliga under längre tid än medlen används av mottagaren i fråga, och uppgifterna bör därför tas bort efter två år. Detsamma bör gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.

(14) I de flesta fall som omfattas av denna förordning gäller kravet på offentliggörande juridiska personer.

(15) När det gäller fysiska personer bör uppgifter bara offentliggöras om detta är förenligt med proportionalitetsprincipen, efter en avvägning mellan beloppets storlek och behovet att kontrollera bästa möjliga användning av medlen. För fysiska personer är ett offentliggörande av personens uppehållsort på Nuts 2-nivå förenligt med målet att uppgifter om stödmottagare bör publiceras, och en sådan regel garanterar också en likabehandling av medlemsstater av olika storlek, samtidigt som mottagarens privatliv respekteras, särskilt med avseende på skydd av personuppgifter.

(16) Information om stipendier och andra direkta stöd till de fysiska personer som är mest behövande bör även i fortsättningen undantas från offentliggörande.

(17) För att garantera att principen om likabehandling av mottagare följs bör offentliggörandet av uppgifter om fysiska personer också ske i överensstämmelse med medlemsstaternas skyldighet att garantera stor öppenhet vid upphandling som överstiger beloppsgränserna i Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster (4).

(18) Uppgifter om mottagarens namn och belägenhet samt om belopp och användning av medlen bör inte offentliggöras om det riskerar att äventyra mottagarens integritet, vilken skyddas av stadgan om de grundläggande rättigheterna i Europeiska unionen, eller skulle skada mottagarens berättigade affärsintressen.

(19) Budgetens kontoplan bör bidra med den klarhet och öppenhet som krävs för budgetprocessen.

(20) De handlingar som kan leda till intressekonflikt bör definieras.

(21) Vid indirekt förvaltning bör man fastställa ramarna för delegeringen av befogenheter och för innehållet i delegeringsöverenskommelsen. Alla enheter och personer som anförtros uppgifter som ingår i budgetgenomförandet bör garantera en skyddsnivå för unionens ekonomiska intressen som är likvärdig med den som krävs enligt budgetförordningen. För att garantera en sund ekonomisk förvaltning av Europeiska unionens medel bör man fastställa villkor för när kommissionen får godta att de system, regler och förfaranden som tillämpas av enheter eller personer som anförtrotts genomförandeuppgifter är likvärdiga med dess egna.

(22) Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, bör erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av unionens budget.

(23) I fråga om indirekt förvaltning tillsammans med internationella organisationer bör de organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning identifieras.

(24) I fall där genomförandeuppgifter ska anförtros åt offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning bör man fastställa villkor för hur dessa organ ska utses.

(25) Vid indirekt förvaltning behövs det närmare bestämmelser för förfarandena för granskning och godkännande av räkenskaper, samt för hur utgifter som täckts av betalningar som skett i strid med tillämpliga bestämmelser ska uteslutas från finansiering från unionen.

(26) När det gäller privaträttsliga organ som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa väljas ut enligt förfarandena för offentlig upphandling.

(27) När det gäller de respektive rollerna för de olika aktörerna i budgetförvaltningen, stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Europaparlamentet och rådet bör hållas underrättade om när delegerade utanordnare tilldelas respektive lämnar sina uppdrag. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som ska iakttas måste dessutom definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan inledande av budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på de anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Det måste också fastställas att den som tagit ett visst ansvar bör redovisa hur detta fullgjorts genom en årsrapport till den institution som bland annat svarar för efterhandskontrollerna. De styrkande handlingarna för genomförda transaktioner bör bevaras. Inom ramen för offentlig upphandling bör alla förhandlade förfaranden, eftersom de utgör undantag från de gängse upphandlingsförfarandena, redogöras för i en särskild rapport till institutionen och ett meddelande till Europaparlamentet och rådet.

(28) Förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 bör anpassas för att ta hänsyn till delegationschefens dubbla roll som utanordnare genom vidaredelegering från den europeiska avdelningen för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten) och – när det gäller driftsanslag – från kommissionen.

(29) I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförare lämnar sina uppdrag bör också fastställas.

(30) Eftersom förskottskonton utgör ett undantag från gängse förvaltningssystem bör det fastställas villkor för användningen av dessa konton och för förskottsförvaltarens arbetsuppgifter och ansvarsområden, liksom även utanordnarnas och räkenskapsförarnas när det gäller kontrollen av kontona. Europaparlamentet och rådet bör underrättas när någon tilldelas eller lämnar ett uppdrag. Av effektivitetsskäl bör endast ett förskottskonto inrättas vid varje delegation, och således användas både för anslag från kommissionens och utrikestjänstens avsnitt i budgeten. Det har visat sig nödvändigt att införa möjligheten att använda bankkort kopplade till förskottskonton, för att underlätta betalningar vid EU:s delegationer och representationskontor, och för att undvika de risker som är förknippade med kontanter.

(31) När uppdragen och ansvarsområdena för var och en av aktörerna väl har avgränsats kan dessa endast ställas till svars enligt villkoren i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen. Man bör bibehålla den särskilda instans för finansiella oriktigheter som inrättats vid varje institution, eftersom denna har visat sig vara effektiv när det gäller att avgöra om det har skett oriktigheter av ekonomisk natur. Det behöver fastställas former för hur en utanordnare, för att själv befrias från ansvar, kan begära bekräftelse av ett beslut som han eller hon anser strider mot gällande bestämmelser eller mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

(32) När det gäller inkomster, utom i det särskilda fallet med egna medel som regleras genom rådets beslut 2007/436/EG, Euratom av den 7 juni 2007 om systemet för Europeiska gemenskapernas egna medel (5), bör man precisera vilka uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvar för de olika etapperna i förfarandet: Beräkning av fordran, betalningskrav, debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt, i förekommande fall, beslut om en avskrivning av fordran under iakttagande av kriterierna för sund ekonomisk förvaltning, på så sätt att inkomstförvaltningen sköts så effektivt som möjligt.

(33) Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av inkomster och eventuella förlängningar av betalningsfristerna behöver också preciseras. Räkenskapsföraren bör vidare ges en viss flexibilitet när det gäller att kräva in belopp, t.ex. möjligheten att räkna av skulder direkt, eller i undantagsfall att frångå kravet på ställande av säkerhet för en skuld om gäldenären är villig och i stånd att utföra betalningen inom den extra tidsfristen men inte kan ställa en sådan säkerhet med hänsyn till proportionalitetsprincipen.

(34) För att säkra en god förvaltning av tillgångar samtidigt som tillgångarna också ger avkastning behöver preliminärt inkasserade belopp – t.ex. överklagade bötesbelopp inom konkurrensområdet – investeras i finansiella tillgångar. Det måste också fastställas hur ränteinkomster som genereras av sådana investeringar ska användas.

(35) För att se till att kommissionen har all nödvändig information för att anta finansieringsbesluten behöver minimikrav fastställas för innehållet i finansieringsbeslut för bidrag, upphandling, förvaltningsfonder, priser i tävlingar och finansieringsinstrument.

(36) På utgiftssidan bör man precisera sambandet mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden, och man bör också definiera särdragen hos vart och ett av dessa steg, så att budgetgenomförandets förlopp omges av klara och tydliga ramar.

(37) Förhållandet mellan kontroll, godkännande och betalning av utgifter bör klargöras, liksom vilka kontrollsteg som ska utföras innan utanordnarens kontroll av utgifter fullbordas genom påskriften ”kan betalas”. Det bör preciseras vilka styrkande handlingar som måste läggas fram till stöd för betalningar samt vilka regler som gäller för avräkning av förfinansiering och mellanliggande betalningar.

(38) Det bör fastställas detaljerade bestämmelser för tillämpningen av tidsfristerna för kontroll och betalning av utgifter, med beaktande av Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/7/EU av den 16 februari 2011 om bekämpande av sena betalningar vid handelstransaktioner (6) för att säkerställa att det inte finns några onödiga dröjsmål för betalningar till mottagare.

(39) När det gäller internrevisionen bör det fastställas hur revisorn ska utses, och hur dennes oberoende ska garanteras inom den institution som utsett honom eller henne och till vilken han eller hon ska redovisa sitt arbete. För att säkerställa öppenhet gentemot Europaparlamentet och rådet bör dessa institutioner underrättas när en internrevisor tilldelas eller lämnar sitt uppdrag.

(40) Regler för upphandling bör grundas på direktiv 2004/18/EG. Man behöver närmare definiera de olika typerna av upphandlingsförfaranden, tillämpliga former för offentliggörande, villkoren för när varje typ av upphandlingsförfarande ska användas och de grundläggande dragen i varje förfarande, urvals- och tilldelningskriterier, regler för tillgång till upphandlingsdokument och för kontakter med anbudsgivare eller anbudssökande, villkor för när kommissionen tilldelar kontrakt för egen räkning, tillämpliga beloppsgränser och regler för beräkningen av värdet på de kontrakt som ska tilldelas.

(41) Syftet med förfarandena för tilldelning av kontrakt är att tillgodose institutionernas behov på bästa möjliga villkor samtidigt som man respekterar de ekonomiska aktörernas rätt till lika behandling i tillträdet till anbudsförfaranden, liksom principerna om öppenhet och icke-diskriminering. För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande och anbudsgivarna, samt för att utanordnarna helt ska ansvara för det slutliga valet, bör förfarandet för att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud anges, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet som i slutskedet fattas av den upphandlande myndigheten.

(42) På grundval av tidigare erfarenheter är det nödvändigt att inrätta ett nytt upphandlingsförfarande för kontrakt till medelhögt värde. Det bör därför föreskrivas att en ”förteckning över potentiella leverantörer” bör få användas på samma villkor som det befintliga förfarandet med ”uppmaning till intresseanmälan”, eftersom en sådan förteckning skulle innebära en mindre administrativ börda för potentiella anbudsgivare.

(43) För att skydda unionens ekonomiska intressen under genomförandet av kontrakt bör det fastställas att de enheter som bidrar med ekonomisk kapacitet i samband med genomförandet ska vara solidariskt ansvariga för att kontraktet fullgörs.

(44) För att skydda unionens ekonomiska intressen och för att garantera en god kontroll över genomförandet bör det kunna krävas att uppdragstagaren själv direkt ska utföra vissa kritiska uppgifter.

(45) För att garantera att kontrakt genomförs på ett sätt som är förenligt med högsta yrkesmässiga standard bör det anges att anbudsgivare som medför potentiella intressekonflikter får avvisas.

(46) Eftersom begäran om finansiell säkerhet inte längre är automatisk bör det fastställas enligt vilka kriterier en säkerhet kan begäras.

(47) Tillämpningsområdet för avdelningen om bidrag bör förtydligas, särskilt med avseende på typen av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag samt i fråga om de typer av rättsliga åtaganden som kan användas för bidrag. I samband med dessa rättsliga åtaganden bör man precisera kriterierna för att välja mellan bidragsöverenskommelse och bidragsbeslut, minimikrav för innehållet och möjligheten att sluta särskilda bidragsöverenskommelser eller anta särskilda bidragsbeslut inom rampartnerskap, för att garantera likabehandling och undvika att begränsa tillgången till EU-finansiering.

(48) Tillämpningsområdet för avdelningen om bidrag bör anpassas dels till det faktum att det i budgetförordningen har införts särskilda avdelningar för priser i tävlingar och för finansieringsinstrument, dels till de centrala reglerna för bidrag, bidragsberättigande kostnader, avskaffande av principen om successiv nedtrappning, användning av förenklade bidragsformer (enhetsbelopp, enhetskostnader, schablonsatser) och avskaffandet av det generella kravet på säkerhet vid förfinansiering.

(49) Med tanke på utvecklingen mot elektroniskt utbyte av information och elektroniskt framläggande av handlingar, vilken leder till väsentliga förenklingar, bör det införas tydliga villkor för hur system för sådant utbyte ska väljas och godkännas, så att en rättsligt sund miljö kan garanteras.

(50) Principerna om ickevinst och samfinansiering bör revideras i linje med de åtgärder för förtydligande och förenkling som införts i budgetförordningen. För tydlighetens skull bör det i synnerhet fastställas detaljerade regler om vilka typer av intäkter som ska tas med i beräkningen i fråga om principen om ickevinst, samt för formerna för extern samfinansiering och bidrag in natura.

(51) När det gäller principen om öppenhet bör det vara tillåtet att anta och offentliggöra fleråriga arbetsprogram, eftersom sådana program bidrar med ett mervärde för de sökande, som lättare kan förutse och förbereda sig för kommande ansökningsomgångar. I detta sammanhang bör villkoren för när arbetsprogram kan anses utgöra finansieringsbeslut preciseras. För öppenhetens skull bör en ansökningsomgång i allmänhet offentliggöras, utom i brådskande fall eller när åtgärden bara kan genomföras av en enhet. Det bör i det sammanhanget preciseras en miniminivå för vilka uppgifter som måste offentliggöras.

(52) Eftersom det finns risker för fel och diskrepanser när det gäller villkoren för stödberättigande för mervärdesskatt som betalas av stödmottagare bör man försäkra sig om att begreppen icke återvinningsbar mervärdesskatt respektive icke beskattningsbara personer i den mening som avses i artikel 13.1 i rådets direktiv 2006/112/EG av den 28 november 2006 om ett gemensamt system för mervärdesskatt (7) tolkas och tillämpas enhetligt, med hänvisning till den verksamhet som dessa begrepp omfattar.

(53) För att garantera öppenhet, likabehandling av sökande och ökad ansvarsskyldighet för utanordnare bör man klart definiera alla steg i tilldelningsförfarandet för bidrag, från ansökan om bidrag – för vilket kommissionen bör ha försett de sökande med tillräcklig information – till utvärderingen, vilken ska grunda sig på de tidigare fastställda kriterierna för bidragsberättigande, urval och tilldelning, och vilken bör föregå utanordnarens slutliga och vederbörligen dokumenterade beslut. Det behöver också fastställas detaljerade bestämmelser för hur de kommittéer som ska bedöma förslagen utifrån urvals- och tilldelningskriterierna ska vara sammansatta, samt om möjligheterna att kontakta de sökande under förfarandets gång eller att uppmana dem att justera sina förslag. Dessa möjligheter bör tydligt avspegla de krav på god förvaltning som har införts i budgetförordningen, och bestämmelserna bör också reglera under vilka omständigheter förslag får justeras före undertecknandet av bidragsöverenskommelserna eller meddelandena om bidragsbeslut. Samtidigt behöver det garanteras att alla sökande ges lika behandling och att man håller fast vid principen att initiativet till åtgärderna ligger endast hos den sökande.

(54) Med tanke på att användningen av enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser har underlättats och getts en bredare tillämpning i budgetförordningen bör definitionerna av dessa förenklade former av bidragstilldelning förtydligas. Man bör framför allt klargöra att dessa tilldelningsformer – liksom är fallet med bidrag i allmänhet – är avsedda att täcka olika kategorier av bidragsberättigande kostnader och att beloppen inte nödvändigtvis ska vara fastställda på förhand. Detta är särskilt relevant när bidragen fastställs på grundval av mottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning. Det är också viktigt att reglerna för finansiering inom ramen för varje program är stabila. För detta ändamål bör det vara tillåtet att använda de förenklade formerna av bidragstilldelning under hela programmets löptid. I fråga om statistik, metodik och förebyggande och spårning av bedrägerier bör mottagarnas allmänna räkenskapsuppgifter hållas tillgängliga, även om bidragen har tilldelats i form av enhetsbelopp, enhetskostnader eller till schablonsatser. Kontrollerna bör dock inte användas för att ifrågasätta enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser som redan har överenskommits.

(55) En sund ekonomisk förvaltning kräver att kommissionen begär säkerheter. Detta gäller i bidragsansökningsstadiet, i form av revision i samband med ansökningar som omfattar stora belopp, i samband med betalning av förfinansiering, om utanordnaren bedömer att riskerna motiverar en säkerhet, genom att säkerhet begärs i samband med mellanliggande betalning eller slutbetalning, genom att begära intyg från revisor för de ansökningar om utbetalning som omfattar de största beloppen eller medför de största riskerna.

(56) Man bör klargöra villkoren och förfarandena för att avbryta utbetalningar eller minska storleken på bidrag, så att avbrottet eller minskningen motiveras på ett bättre sätt, mottagaren får tillräcklig information och i varje skede har möjlighet att försvara sina rättigheter.

(57) En sund förvaltning av unionens medel innefattar också att stödmottagarna måste utnyttja bidrag från unionen sparsamt och effektivt. Man bör särskilt försäkra sig om att kostnaderna inom ramen för kontrakt som tilldelas av bidragsmottagare i samband med att åtgärden genomförs är stödberättigande och att kontrakten i fråga tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

(58) Eftersom budgetförordningens restriktioner i fråga om ekonomiskt stöd till tredje part har blivit mindre strikta bör det fastställas vilka minimikrav som ska införas i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet, så att det görs tydlig åtskillnad mellan finansiellt stöd som mottagare betalar ut till tredje part och genomförandeuppgifter som sköts av delegerade aktörer inom ramen för indirekt förvaltning.

(59) Befogenheterna att utdöma påföljder för bidragsmottagare bör anpassas till dem som gäller i fråga om upphandling, eftersom de är av samma slag och bör omfattas av samma regler om ändamålsenlighet och proportionalitet.

(60) Priser i tävlingar bör tilldelas i enlighet med principerna om öppenhet och likabehandling, på samma sätt som gäller för bidrag. I detta sammanhang bör minimikraven för arbetsprogram respektive tävlingar också fastställas med hänsyn tagen till de motsvarande kraven för bidrag. Man bör i synnerhet fastställa villkoren för när arbetsprogram kan betraktas som finansieringsbeslut, minimiinnehållet i regler för tävlingar – särskilt villkoren för utbetalning av priser till vinnarna om det fattas beslut om att priser ska tilldelas – samt lämpliga medier för offentliggörande.

(61) För att principerna om öppenhet och likabehandling ska anses uppfyllda krävs det också att det upprättas ett klart definierat tilldelningsförfarande, från inlämnandet av tävlingsbidragen till informationen till deltagarna och meddelandet till vinnaren. Detta förfarande bör omfatta en utvärdering av bidragen, vilken bör skötas av en panel av experter som utnämns av den behöriga utanordnaren och bör grunda sig på de tilldelningskriterier som meddelats som en del av tävlingsreglerna, så att det garanteras att bidragen bedöms på ett kompetent och opartiskt sätt. På grundval av panelens rekommendationer bör den behöriga utanordnaren fatta det slutgiltiga beslutet om tilldelning av priset, eftersom ansvaret för budgetens genomförande alltid ligger hos kommissionen.

(62) För att garantera att kommissionen förvaltar olika finansieringsinstrument på ett harmoniserat sätt bör de allmänna rambestämmelserna i avdelning VIII i budgetförordningen kompletteras med detaljerade bestämmelser för förvaltningen, där det bland annat anges regler för hur de enheter som ska anförtros genomförandeuppgifter väljs ut, vad delegeringsöverenskommelserna ska innehålla samt om förvaltningskostnader och avgifter för förvaltningskonton.

(63) Det bör fastställas regler för urvalet av finansiella intermediärer och slutmottagare, särskilt i de undantagsfall då finansieringsinstrument förvaltas direkt, antingen genom särskilt avsedda investeringsverktyg eller andra mekanismer, så att det garanteras att unionens medel används effektivt.

(64) Det bör också fastställas villkor för användning av finansieringsinstrument, bland annat regler om hävstångseffekter och om övervakning. Det bör vidare garanteras att finansieringsinstrument förvaltas på grundval av en gedigen förhandsbedömning, så att kommissionen kan utforma varje instrument på det sätt som bäst avhjälper marknadsmisslyckanden och suboptimala investeringssituationer.

(65) När det gäller löpande räkenskaper och årsredovisningar anges de allmänt vedertagna redovisningsprinciper som dokumenten ska grundas på i unionens redovisningsregler. I dessa redovisningsregler anges också villkoren för hur en transaktion ska bokföras, hur tillgångar och skulder ska värderas samt hur avsättningar ska göras, så att det garanteras att informationen presenteras fullständigt och korrekt.

(66) På bokföringsområdet bör det preciseras att räkenskapsföraren för varje institution ska dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad, vilka bokföringsrutiner som används och vilka krav de datoriserade bokföringssystemen måste uppfylla, särskilt säkerhetskrav i fråga om tillträdet till systemen samt kraven på verifieringskedjan när ändringar införts.

(67) Beträffande räkenskaperna bör man precisera de principer som ska gälla för räkenskapsböckerna, balansomslutningen, den periodiska avstämningen av saldona i balansomslutningen samt inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. Reglerna för bokföring av transaktioner, särskilt regeln om dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och för styrkande handlingar för räkenskaperna bör preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna bör också preciseras.

(68) Det bör fastställas regler för inventarieförteckningen över anläggningstillgångar och för räkenskapsförarnas och utanordnarnas närmare uppgifter på detta område. Med tanke på behovet av en effektiv förvaltning av tillgångar bör det också klargöras vilka bestämmelser som gäller för de tillgångar som finns upptagna på inventarieförteckningen.

(69) På området externa åtgärder bör denna förordning, i linje med budgetförordningen, ge utrymme för undantag som är anpassade till politikområdets särdrag, främst i fråga om reglerna för upphandling och tilldelning av bidrag. Detta gäller särskilt eftersom dessa förfaranden ska genomföras av myndigheterna i de tredjeländer som tar emot ekonomiskt stöd från unionen. När det gäller upphandling bör skillnaderna främst avse typen av förfarande och de tröskelvärden från vilka varje förfarande ska tillämpas. I fråga om bidrag från unionen bör fullständig finansiering tillåtas i vissa fall, främst med tanke på vissa mottagares begränsade kapacitet att bidra med samfinansiering.

(70) Det behöver fastställas närmare bestämmelser om användningen av budgetstöd. Dessa bestämmelser bör bland annat omfatta tydligare villkor för när budgetstöd får användas samt klargöra kravet att partnern måste förse kommissionen med aktuell och tillförlitlig information som tjänar till att utvärdera om dessa villkor är uppfyllda.

(71) När det gäller unionens förvaltningsfonder bör man precisera principerna för unionens bidrag till dessa fonder samt för bidragen från andra givare. Det bör också preciseras vilka redovisnings- och rapporteringsregler som ska gälla för unionens förvaltningsfonder, särskilt för de räntor som ackumuleras på fondernas bankkonton, så att man klargör ansvarsområdet för varje aktör i budgetförvaltningen och för förvaltningsfondens styrelse, samt kraven på extern revision. Det bör också föreskrivas att givarna ska vara rättvist företrädda i fondens styrelse och att kommissionen måste avge en positiv röst för att medlen från en fond ska kunna utnyttjas.

(72) För att förenkla upphandlingsförfarandena inom området för externa åtgärder har vissa tröskelvärden ändrats, och andra tröskelvärden och förvaltningsförfaranden med ursprung i de allmänna bestämmelserna har lagts till och anpassats.

(73) På bidragsområdet bör möjligheterna att avvika från principen om samfinansiering rationaliseras i linje med budgetförordningen.

(74) För att garantera en sund förvaltning av unionens medel bör man även precisera de villkor och bestämmelser som ska införas i överenskommelserna i de fall förvaltningen av anslag är decentraliserad, eller där förskottskonton används.

(75) De europeiska administrativa byråerna bör ges en lämplig definition. Man bör också införa särskilda regler för Publikationsbyrån, samt bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina uppdrag till anställda vid dessa byråer. Man bör också precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn.

(76) Analogt med kraven på offentliggörande av uppgifter om mottagare av medel från unionen bör man också offentliggöra förteckningarna över sådana experter som avses i artikel 204 i budgetförordningen och som väljs ut genom en uppmaning till intresseanmälan. Även de arbetsuppgifter som varje expert valts ut för bör offentliggöras. Deras ersättning bör offentliggöras om den överstiger 15 000 euro.

(77) Det nya förfarande som införs genom artikel 203 i budgetförordningen behöver klargöras genom kompletterande bestämmelser, särskilt i fråga om vilka typer av kostnader som ska omfattas av de tröskelvärden som ingår i förfarandet. Det behöver vidare införas närmare bestämmelser om fastighetsprojekt vid unionens delegationer, med tanke på de särskilda omständigheterna kring sådana projekt, inte minst när det gäller brådskande arbeten. Det bör anges att de byggnader vid delegationerna som används som bostäder och som måste hyras eller köpas inom en kort tidsrymd bör uteslutas från förfarandet i artikel 203 i budgetförordningen. Mark som förvärvas utan kostnad eller till ett symboliskt belopp bör inte omfattas av förfarandet i artikel 203 i budgetförordningen, eftersom sådana transaktioner inte medför någon ytterligare belastning på budgeten.

(78) För att garantera konsekvens i förhållande till bestämmelserna i budgetförordningen behöver övergångsbestämmelser fastställas. För att även garantera konsekvens i förhållande till de grundläggande rättsakter som antas inom olika sektorer, bör bestämmelserna om förvaltningsmetoder och finansieringsinstrument börja tillämpas först den 1 januari 2014.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

DEL ETT

GEMENSAMMA BESTÄMMELSER

AVDELNING I

SYFTE

Artikel 1

Syfte

I denna förordning fastställs tillämpningsföreskrifter för förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad budgetförordningen).

AVDELNING II

BUDGETPRINCIPER

KAPITEL 1

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel 2

Redovisning av ränta som genererats av förfinansiering

(Artikel 8.4 i budgetförordningen)

Om budgeten ska krediteras med räntebelopp ska det fastställas i de överenskommelser som sluts med enheter eller personer som avses i artikel 58.1 c ii–viii i budgetförordningen att förfinansiering ska betalas ut till bankkonton eller underkonton som gör det möjligt att identifiera de aktuella beloppen och därtill hörande räntor. Om detta villkor inte uppfylls ska de redovisningsmetoder som används av direkta mottagare eller mellanhänder på annat sätt göra det möjligt att identifiera medlen från unionen eller de räntor eller andra förmåner de ger upphov till.

Bestämmelserna i denna förordning om ränta på förfinansiering ska inte påverka kravet att belopp som betalas ut i förfinansiering ska föras in på tillgångssidan i balansräkningen, i enlighet med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i budgetförordningen.

KAPITEL 2

Principen om ettårighet

Artikel 3

Anslag för budgetåret

(Artikel 11.3 i budgetförordningen)

Med godkända åtagande- och betalningsbemyndiganden för ett givet budgetår avses följande:

a) Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom ändringsbudgetar.

b) Överförda anslag från tidigare budgetår.

c) Anslag som gjorts tillgängliga på nytt i enlighet med artiklarna 178 och 182 i budgetförordningen.

d) Anslag som härrör från förfinansiering som har betalats tillbaka i enlighet med artikel 177.3 i budgetförordningen.

e) Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster som avsatts för särskilda ändamål under budgetåret eller under de föregående budgetåren och som inte utnyttjats.

Artikel 4

Anslag som förfaller och anslag som överförs till påföljande budgetår

(Artikel 13.2 i budgetförordningen)

1. De åtagandebemyndiganden och de icke-differentierade anslag gällande fastighetsprojekt som avses i artikel 13.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret av skäl som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås senast den 31 mars närmast påföljande år, eller senast den 31 december i fråga om fastighetsprojekt.

2. De förberedelser som avses i artikel 13.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår är särskilt följande:

a) Vad gäller övergripande åtaganden i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen ska finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat.

b) Vad gäller enskilda åtaganden i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen, att urvalet av potentiella uppdragstagare, stödmottagare, prisvinnare eller personer eller enheter till vilka genomförandeuppgifter ska delegeras har slutförts.

3. Anslag som överförts i enlighet med artikel 13.2 a i budgetförordningen och för vilka åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår, eller fram till och med den 31 december följande år för belopp som avser fastighetsprojekt, ska automatiskt förfalla.

Kommissionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet om de anslag som på så sätt förfallit inom en månad efter det att anslagen förfallit i enlighet med första stycket.

4. Anslag som överförts enligt artikel 13.2 b i budgetförordningen får utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår.

5. Det ska framgå av räkenskaperna vilka anslag som överförts enligt punkterna 1–4.

KAPITEL 3

Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 5

Regler för omräkningskursen mellan euron och andra valutor

(Artikel 19 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser ska den behöriga utanordnarens omräkning ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien.

När omräkning mellan euron och en annan valuta ska göras av kontraktsparter eller bidragsmottagare ska de särskilda regler för omräkning som har fastställts i upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser eller finansieringsöverenskommelser gälla.

2. För att undvika att valutaomräkningar får en väsentlig inverkan på storleken på unionens medfinansiering eller inverkar negativt på unionens budget ska de särskilda regler för omräkning som avses i punkt 1, om så är lämpligt, tillåta att omräkningskursen mellan euro och andra valutor ska beräknas med hjälp av genomsnittet av den dagliga växelkursen under en bestämd period.

3. När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning ska den behöriga utanordnaren använda den bokföringskurs som avses i punkt 4.

4. När det gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 151–156 i budgetförordningen ska omräkningen mellan euron och andra valutor, med förbehåll för artikel 240 i denna förordning, ske till eurons månatliga bokföringskurs. Den kursen ska fastställas av kommissionens räkenskapsförare med hjälp av de informationskällor som denne bedömer vara tillförlitliga och på grundval av växelkursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen ska beräknas.

5. Resultaten av valutatransaktioner som avses i punkt 4 ska redovisas under en särskild rubrik i respektive institutions räkenskaper.

Första stycket i denna punkt ska i tillämpliga delar även gälla organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen.

Artikel 6

Val av kurs för omräkning mellan euron och andra valutor

(Artikel 19 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorslagstiftning eller av specifika upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser, bidragsbeslut eller finansieringsöverenskommelser, ska omräkningen mellan euro och annan valuta, i de fall omräkningen utförs av den behöriga utanordnaren, göras till dagskursen den dag som utanordnarens avdelning upprättar betalningsordern eller betalningskravet.

2. För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken omräkningskurs mellan euro och annan valuta som ska användas.

3. Vid reglering av belopp på förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 19 i budgetförordningen ska omräkningen mellan euro och annan valuta ske till kursen för den månad då utgiften verkställs genom kontot i fråga.

4. När återbetalning av belopp i en annan valuta än euro avser utgifter till schablonsats eller utgifter som följer av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) och som omfattas av utgiftstak, ska omräkningskursen vara den som gällde när fordran uppstod.

KAPITEL 4

Universalitetsprincipen

Artikel 7

Bokföring i budgeten av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt behandling av motsvarande anslag

(Artikel 21 i budgetförordningen)

1. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 9 och 10 ska inkomster avsatta för särskilda ändamål behandlas på följande sätt i budgeten:

a) I inkomstredovisningen ska varje institutions avsnitt innehålla en budgetrubrik avsedd för dessa inkomster.

b) I utgiftsredovisningen ska det i budgetanmärkningarna, inklusive anmärkningar av allmän karaktär, anges vilka budgetrubriker som förväntas krediteras med de anslag som motsvarar de inkomster som avsatts för särskilda ändamål.

I det fall som avses i första stycket led a ska ett symboliskt anslag (pro memoria) införas och de uppskattade inkomsterna ska för kännedom tas upp i anmärkningarna.

2. Anslag som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål ska automatiskt göras tillgängliga både som åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden så snart som inkomsten uppburits av institutionen, med undantag för följande fall:

a) I de fall som avses i artiklarna 181.2 och 183.2 i budgetförordningen.

b) I det fall som avses i artikel 21.2 b i budgetförordningen, för medlemsstater där villkoren i bidragsavtalet anges i euro.

I det fall som avses i första stycket led b i får åtagandebemyndiganden emellertid göras tillgängliga efter det att medlemsstaten har undertecknat överenskommelsen om bidrag.

Artikel 8

Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram

(Artikel 21.2 a i budgetförordningen)

1. Medlemsstaternas bidrag till finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram som avses i artikel 5 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 (8) ska utbetalas enligt följande:

a) Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari pågående budgetår.

b) De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli pågående budgetår.

2. Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget.

3. Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten ska uppföras på kommissionens konto inom 30 kalenderdagar efter begäran om inbetalning.

4. Verkställda utbetalningar ska krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning.

Artikel 9

Inkomster som avsätts till följd av Eftastaternas deltagande i vissa av unionens program

(Artikel 21.2 e i budgetförordningen)

1. När medlemsstaterna i Europeiska frihandelssammanslutningen (nedan kallade Eftastaterna) deltar i vissa av unionens program ska detta redovisas enligt följande i budgeten:

a) I inkomstberäkningen ska det finnas en symbolisk post (pro memoria) för det totala beloppet för Eftastaternas bidrag under budgetåret i fråga.

b) I sammanställningen över utgifter: i) En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller unionsverksamhet som Eftastaterna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet ”för kännedom”. ii) En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller unionsverksamhet som Eftastaterna deltar i.

Vid tillämpningen av första stycket led a ska det beräknade beloppet anges i budgetanmärkningarna.

Bilagan som avses i första stycket led b ii ingår i den budgetstruktur som behövs för att ta upp anslag som följer av det deltagande som avses i punkt 2 samt för att anslagen i fråga ska kunna utnyttjas i form av utgifter.

2. Enligt artikel 82 i avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (nedan kallat EES-avtalet) ska beloppen för Eftastaternas årliga deltagande – såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till EES-avtalet – leda till att såväl åtagandebemyndiganden som motsvarande betalningsbemyndiganden anslås till fullo i början av budgetåret.

3. Om anslagen för de budgetrubriker som Eftastaterna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sina bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet får kommissionen tillfälligt och undantagsvis betala ut förfinansiering ur de likvida medlen för att täcka Eftastaternas andel. Efter en sådan ökning ska kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftastaterna. Kommissionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet varje år om alla sådana beslut som har fattats.

Förfinansieringen ska återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår.

4. Enligt artikel 21.2 e i budgetförordningen ska Eftastaternas finansiella deltagande utgöra inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren ska vidta lämpliga åtgärder för att garantera en särskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen.

Kommissionen ska i den rapport som föreskrivs i artikel 150.2 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftastaternas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter.

Artikel 10

Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott

(Artikel 21.2 c i budgetförordningen)

Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97 (9) ska redovisas i budgeten på följande sätt:

a) I inkomstberäkningen ska det finnas en rubrik (pro memoria) för räntorna på dessa belopp.

b) Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 77 i budgetförordningen, ska uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen.

Anslag enligt första stycket led b i ska genomföras enligt artikel 20 i budgetförordningen.

Artikel 11

Kostnader som orsakas av mottagandet av donationer till unionen

(Artikel 22 i budgetförordningen)

När unionen tar emot en donation ska kommissionen överlämna beräkningar och förklaringar av de finansiella kostnader, inklusive uppföljningskostnader, som donationen medför, till Europaparlamentet och rådet för godkännande i enlighet med artikel 22.2 i budgetförordningen.

Artikel 12

Konton för ”Skattefordringar”

(Artikel 23.3 i budgetförordningen)

De skatter som unionen betalar i enlighet med artikel 23.2 och 23.3 a i budgetförordningen ska uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem.

KAPITEL 5

Principen om specificering

Artikel 13

Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid andra institutioner än kommissionen

(Artikel 25 i budgetförordningen)

1. De procentsatser som avses i artikel 25 i budgetförordningen ska beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.

2. Beräkningen ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.

Belopp som avser överföringar som den berörda institutionen kan göra självständigt utan beslut från Europaparlamentet och rådet ska inte beaktas.

Artikel 14

Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid kommissionen

(Artikel 26 i budgetförordningen)

1. De procentsatser som avses i artikel 26.1 i budgetförordningen ska beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.

2. Beräkningen ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.

Det belopp som motsvarar de överföringar som kommissionen kan göra självständigt utan beslut från Europaparlamentet och rådet ska inte beaktas.

Artikel 15

Administrativa utgifter

(Artikel 26 i budgetförordningen)

De utgifter som avses i artikel 26.1 första stycket led b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 44.3 i budgetförordningen.

Artikel 16

Motivering av begäran om anslagsöverföringar

(Artiklarna 25 och 26 i budgetförordningen)

Förslagen om överföringar och all information som riktas till Europaparlamentet och rådet angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 25 och 26 i budgetförordningen ska åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för utnyttjandet av anslagen och en prognos över behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs.

Artikel 17

Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofbistånd

(Artikel 29 i budgetförordningen)

Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofbistånd som avses i artikel 29 i budgetförordningen ska åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som ska innehålla följande:

a) För den budgetrubrik till vilken överföringen ska ske: Senast möjliga uppgifter om utnyttjandet av anslag samt beräknade behov fram till budgetårets slut.

b) För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: Utnyttjandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna.

c) Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen.

KAPITEL 6

Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 18

Utvärdering

(Artikel 30 i budgetförordningen)

1. Alla förslag till program eller verksamheter som medför att budgetmedel tas i anspråk ska utvärderas på förhand, med avseende på följande faktorer:

a) Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.

b) Det mervärde som en insats från unionens sida tillför.

c) De politiska och administrativa mål som ska uppnås, inklusive nödvändiga åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen genom förebyggande, spårning och utredning av bedrägerier samt sanktioner och gottgörelse som följer av bedrägerier.

d) De alternativa åtgärder som står till buds samt de risker som är förenade med dessa.

e) Förväntade resultat och effekter, i synnerhet av ekonomisk, social och miljömässig karaktär, samt de indikatorer och utvärderingsförfaranden som krävs för att mäta dessa.

f) Det lämpligaste sättet att genomföra det eller de alternativ som valts ut.

g) Den utsträckning i vilken det program eller den verksamhet som föreslås är väl sammanhållen och konsekvent, såväl vad gäller dess olika beståndsdelar som i förhållande till andra berörda åtgärder.

h) De finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.

i) Erfarenheterna från liknande åtgärder.

2. I förslaget ska det anges hur övervakning, rapportering och utvärdering ska organiseras, med hänsyn tagen till ansvarsområdena för de olika myndigheter på olika nivåer som ska medverka till genomförandet av det föreslagna programmet eller verksamheten.

3. Alla program och åtgärder, inklusive pilotprojekt och förberedande åtgärder, där de resurser som föreslås överskrider 5 000 000 euro ska utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, på följande villkor:

a) Fleråriga program ska utvärderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resultaten av utvärderingen när beslut ska fattas om huruvida programmet ska förlängas, läggas om eller avbrytas.

b) Verksamheter som finansieras på årsbasis ska utvärderas minst en gång vart sjätte år.

Första stycket led a och b ska inte gälla för alla de enskilda projekt eller åtgärder som genomförs inom ramen för dessa verksamheter; för dessa enskilda komponenter får förpliktelsen uppfyllas genom att det organ som genomfört projektet eller åtgärden sammanställer en slutrapport.

4. De utvärderingar som avses i punkterna 1 och 3 ska stå i proportion till de resurser som föreslås för programmet eller åtgärden samt den förväntade effekten.

Artikel 19

Finansieringsöversikt

(Artikel 31 i budgetförordningen)

I finansieringsöversikten ska redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om unionen måste vidta åtgärder. Den ska ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra unionsåtgärder.

När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år ska finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster, inklusive extern personal, samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt.

KAPITEL 7

Principen om klarhet och öppenhet

Artikel 20

Provisoriskt offentliggörande av budgeten

(Artikel 34 i budgetförordningen)

Snarast och senast fyra veckor efter det att budgeten förklarats slutgiltigt antagen ska på kommissionens initiativ de slutliga detaljerade uppgifterna i budgeten publiceras på samtliga språk på institutionernas webbplats på internet, i väntan på det formella offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning.

Artikel 21

Offentliggörande av uppgifter om belopp och om mottagare av medel från unionen

(Artikel 35 i budgetförordningen)

1. Informationen om mottagare av unionsmedel som tilldelats inom ramen för direkt förvaltning ska offentliggöras på en webbplats hos unionens institutioner senast den 30 juni året efter det budgetår då medlen tilldelats.

Förutom att offentliggöras enligt första stycket kan informationen också offentliggöras i standardiserad form via andra kanaler.

2. Följande information ska, med hänsyn tagen till de kriterier som anges i artikel 35.3 i budgetförordningen, offentliggöras om inte annat föreskrivs i denna förordning eller i sektorsbestämmelser:

a) Mottagarens namn.

b) Mottagarens belägenhet.

c) Tilldelat belopp.

d) Åtgärdens innehåll och ändamål.

Vid tillämpningen av led b ska begreppet ”belägenhet” avse

i) adress, om mottagaren är en juridisk person,

ii) region på Nuts 2-nivå om mottagaren är en fysisk person.

När det gäller personuppgifter som avser fysiska personer ska de offentliggjorda uppgifterna tas bort två år efter utgången av det budgetår då medlen tilldelats. Detsamma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.

3. Den information som avses i punkt 2 ska bara offentliggöras i fråga om priser som tilldelats efter tävling, bidrag som tilldelats genom bidragsförfaranden och kontrakt som tilldelats genom offentlig upphandling. Informationen ska inte offentliggöras i fråga om

a) stipendier till fysiska personer och andra direkta stöd som betalas ut till de fysiska personer som är mest behövande enligt artikel 125.4 c i budgetförordningen.

b) kontrakt vars värde ligger under det belopp som anges i artikel 137.2 i denna förordning.

4. Informationen ska inte offentliggöras om ett sådant offentliggörande skulle utgöra en risk för enskildas fri- och rättigheter som skyddas av stadgan om grundläggande rättigheter i Europeiska unionen eller skada mottagarnas affärsintressen.

Artikel 22

Länkar till information som offentliggörs av de direkta mottagarna av medel från unionen vid indirekt förvaltning

(Artikel 35 i budgetförordningen)

Om förvaltningen av medel från unionen delegeras till myndigheter eller organ som avses i artikel 58.1 c i budgetförordningen ska det anges i delegeringsöverenskommelsen att informationen i artikel 21.2 och 21.3 ska offentliggöras av de myndigheter eller organ åt vilka befogenheterna anförtrotts på deras respektive webbplatser.

Unionsinstitutionernas webbplats ska antingen innehålla själva informationen, vilken ska göras tillgänglig på en särskilt avsedd plats, eller i annat fall åtminstone en hänvisning till den webbplats där informationen kan hämtas.

Förutom att offentliggöras enligt första stycket kan informationen också offentliggöras i standardiserad form via andra kanaler.

Artikel 21.2–21.4 ska vara tillämplig på offentliggörande av information enligt punkt 1 i denna artikel.

AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

Artikel 23

Budgetplanering

(Artikel 38 i budgetförordningen)

Den budgetplanering som avses i artikel 38 i budgetförordningen ska indelas enligt kategori av utgifter, politikområde och budgetrubrik. Den kompletta budgetplaneringen ska innefatta alla kategorier av utgifter utom jordbruk, sammanhållningspolitik och administration, för vilka endast en sammanfattning ska redovisas.

Artikel 24

Förslag till ändringsbudgetar

(Artikel 41.1 i budgetförordningen)

Till förslagen till ändringsbudgetar ska fogas motiveringar samt den information om genomförandet av budgeten från föregående och innevarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas.

Artikel 25

Kontoplan

(Artikel 44 i budgetförordningen)

Kontoplanen ska upprättas enligt principerna om specificering, öppenhet och sund ekonomisk förvaltning. Den ska bidra med den klarhet och öppenhet som krävs för budgetprocessen, tydligt återspegla huvudmålen för varje rättslig grund, möjliggöra val i fråga om politiska prioriteringar samt ett effektivt och ändamålsenligt genomförande.

Artikel 26

Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret

(Artikel 49.1 a v i budgetförordningen)

För upprättandet av budgeten ska de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt:

a) Åtaganden: Åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 3.

b) Betalningar: Betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom de definierats i artikel 3.

Artikel 27

Budgetanmärkningar

(Artikel 49.1 a vi i budgetförordningen)

Budgetanmärkningarna ska särskilt omfatta följande:

a) Hänvisningar till den grundläggande rättsakten när det finns en sådan.

b) Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de ska användas till.

Artikel 28

Tjänsteförteckningar

(Artikel 49.1 c i) i budgetförordningen)

Personalen vid försörjningsbyrån ska redovisas separat inom kommissionens tjänsteförteckning.

AVDELNING IV

GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 29

Information om överföring av personuppgifter för revisionsändamål

(Artikel 53 i budgetförordningen)

I varje meddelande om tilldelning av bidrag, upphandlingskontrakt eller tävlingspriser som handläggs genom direkt förvaltning ska de potentiella mottagarna respektive de anbudssökande eller anbudsgivarna, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (10), informeras om att personuppgifter om dem kan komma att vidarebefordras till interna revisionsenheter, Europeiska revisionsrätten, instansen för finansiella oriktigheter eller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (nedan kallad Olaf), i syfte att skydda unionens ekonomiska intressen.

Artikel 30

Förberedande åtgärder inom den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken

(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

Finansieringen av åtgärder som rådet enats om för förberedelse av unionens krishanteringsåtgärder på grundval av avdelning V i fördraget om Europeiska unionen ska täcka de extra kostnader som uppstår vid utstationering av ett uppdrag eller en grupp på platsen, där personal från unionens institutioner ingår, t.ex. försäkringskostnader för ökade risker, kostnader för resor och logi och dagtraktamenten.

Artikel 31

Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen

(Artikel 54.2 d i budgetförordningen)

1. De artiklar i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:

a) Artikel 154 (dialog mellan arbetsmarknadens parter).

b) Artikel 156 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området).

c) Artiklarna 159 och 161 (särskilda rapporter som gäller det sociala området).

d) Artikel 168.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet).

e) Artikel 171.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten).

f) Artikel 173.2 (initiativ för att främja samordning inom industrin).

g) Artikel 175 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk, social och territoriell sammanhållning).

h) Artikel 181.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling).

i) Artikel 190 (rapport om forskning och teknisk utveckling).

j) Artikel 210.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete).

k) Artikel 214.6 (initiativ för att främja samordning av humanitärt bistånd).

2. De artiklar i fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen (nedan kallat Euratomfördraget), som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:

a) Artikel 70 (finansiell medverkan inom de gränser som anges i budgeten i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier).

b) Artiklarna 77–85.

3. Förteckningarna i punkt 1 och 2 får kompletteras i samband med att budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp.

Artikel 32

Handlingar som kan medföra intressekonflikter samt förfaranden i dessa fall

(Artikel 57 i budgetförordningen)

1. Utan att detta påverkar möjligheten att samma handlingar också kan vara olagliga i den mening som avses i artikel 141, kan handlingar som kan medföra intressekonflikter i den mening som avses i artikel 57.2 i budgetförordningen bland annat bestå i att

a) ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar,

b) vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till,

c) utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar.

Till övriga handlingar som sannolikt kan medföra intressekonflikt hör om en person som deltar i en utvärderingskommitté inom ett upphandlings- eller bidragsförfarande själv, direkt eller indirekt, ekonomiskt kan gynnas av resultatet av förfarandet i fråga och således inte med säkerhet kan förväntas agera opartiskt och objektivt.

2. Om en anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna utan godkännande i förhand från sin överordnade deltar i ett förfarande som sökande, anbudssökande eller anbudsgivare ska en intressekonflikt anses föreligga.

3. Om en intressekonflikt uppstår ska den delegerade utanordnaren vidta lämpliga åtgärder för att förebygga att den person som befinner sig i sådan intressekonflikt kan påverka processen eller förfarandet i fråga.

KAPITEL 2

Metoder för genomförande av budgeten

Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 33

Metoder för förvaltningen

(Artikel 58 i budgetförordningen)

I kommissionens redovisningssystem ska det anges vilken metod för förvaltningen av budgetmedlen som används och, inom ramen för varje metod, vilken kategori av enheter eller personer enligt artikel 58.1 c i budgetförordningen som har anförtrotts uppgifter som ingår i budgetgenomförandet (nedan kallade genomförandeuppgifter).

Vid direkt förvaltning genom kommissionen enligt artikel 58.1 a i budgetförordningen, ska det i redovisningssystemet göras åtskillnad mellan förvaltning genom

a) kommissionens egna avdelningar,

b) genomförandeorgan,

c) cheferna för unionens delegationer,

d) förvaltningsfonder enligt artikel 187 i budgetförordningen.

Avsnitt 2

Direkt Förvaltning

Artikel 34

Direkt förvaltning

(Artikel 58.1 a i budgetförordningen)

När kommissionen genomför budgeten direkt via sina avdelningar sker detta genom de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 64–75 i budgetförordningen och i enlighet med villkoren i denna förordning.

Artikel 35

Delegering till genomförandeorganen

(artiklarna 58.1 a och 62 i budgetförordningen)

1. Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa rätt att som delegerade utanordnare genomföra anslagen för de unionsprogram som de förvaltar.

2. Kommissionens delegeringsakt ska omfatta åtminstone de bestämmelser som avses i artikel 40 a–d och h. Den ska formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar.

Artikel 36

Iakttagande av upphandlingsreglerna

(Artikel 63 i budgetförordningen)

Om kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 63.2 i budgetförordningen ska den ingå ett kontrakt enligt del 1 avdelning V och del 2 avdelning IV kapitel III i budgetförordningen.

Avsnitt 3

Delad förvaltning med medlemsstater

Artikel 37

Särskilda bestämmelser för delad förvaltning med medlemsstaterna – åtgärder för att främja bästa praxis

(Artikel 59 i budgetförordningen)

Kommissionen ska föra ett register över de organ som ansvarar för förvaltning, certifiering och revision av de sektorsspecifika programmen.

För att främja bästa praxis vid förvaltning av strukturfonderna, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling, Europeiska garantifonden för jordbruket och Europeiska fiskerifonden får kommissionen i informationssyfte förse de organ som ansvarar för förvaltning och kontroll med en metodhandledning som beskriver kommissionens egen strategi och metod för kontroller, inklusive checklistor och exempel på väl fungerande rutiner. Denna handledning ska uppdateras så snart det visar sig vara nödvändigt.

Avsnitt 4

Indirekt förvaltning

Artikel 38

Likvärdighet hos system, förfaranden och regler vid indirekt förvaltning

(Artikel 60 i budgetförordningen)

1. Kommissionen får godta att regler och förfaranden för upphandling är likvärdiga med kommissionens egna om dessa regler och förfaranden

a) är förenliga med principen om omfattande konkurrens mellan anbudsgivare i syfte att få bästa valuta för pengarna, och förhandlade förfaranden begränsas till fall där de är vederbörligen motiverade och kontraktsvärdet är måttligt,

b) garanterar öppenhet genom bestämmelser om att i synnerhet anbudsinfordringar på lämpligt sätt ska offentliggöras i förväg, samt att uppgifter om dem som valts ut som kontraktsparter på lämpligt sätt ska offentliggöras efter förfarandet,

c) garanterar likabehandling, proportionalitet och icke-diskriminering, samt

d) förebygger intressekonflikter i alla skeden av upphandlingsförfarandet.

Nationell lagstiftning i medlemsstater eller tredjeländer som införlivar direktiv 2004/18/EG ska anses vara likvärdiga med de regler som institutionerna tillämpar i enlighet med budgetförordningen.

2. Kommissionen får godta att regler och förfaranden för bidrag är likvärdiga med kommissionens egna om dessa regler och förfaranden

a) är förenliga med principerna om proportionalitet, sund ekonomisk förvaltning, likabehandling och icke-diskriminering,

b) garanterar öppenhet genom bestämmelser om att ansökningsomgångar ska offentliggöras på lämpligt sätt, att direkttilldelning ska begränsas till fall där det är vederbörligen motiverat och där det rör sig om måttliga belopp, samt att det ska offentliggöras i efterhand vilka som mottagit medel, med hänsyn tagen till proportionalitetsprincipen,

c) förebygger intressekonflikter i alla skeden av bidragsförfarandet,

d) förbjuder ackumulering och retroaktiv tilldelning av bidrag liksom att bidrag syftar eller leder till att det uppkommer en vinst för slutmottagaren, samt kräver att medfinansiering som regel ska vara en förutsättning för bidrag.

3. Kommissionen får godta att de redovisningssystem och interna kontrollsystem som används av de enheter och personer som anförtrotts genomförandeuppgifter för kommissionens räkning erbjuder ett likvärdigt skydd för unionens ekonomiska intressen och att de ger rimliga garantier för att de administrativa målen uppnås, om systemen överensstämmer med principerna i artikel 32 i budgetförordningen.

Artikel 39

Förhandsbedömning av enheter och personer i samband med indirekt förvaltning

(Artikel 61.1 i budgetförordningen)

Vid den förhandsbedömning som avses i artikel 61.1 i budgetförordningen får den behöriga utanordnaren förlita sig på en tidigare förhandsbedömning som utförts av en annan utanordnare, såvida slutsatserna är relevanta för de specifika risker som omgärdar de uppgifter som ska anförtros tredje part, särskilt med avseende på riskernas natur och de belopp som står på spel.

Den behöriga utanordnaren får förlita sig på förhandsbedömningar som utförts av andra givare, förutsatt att bedömningen i fråga har gjorts med avseende på de villkor för indirekt förvaltning som anges i artikel 60 i budgetförordningen.

Artikel 40

Innehåll i den överenskommelse genom vilken genomförandeuppgifter anförtros åt enheter eller personer

(artikel 61.3 i budgetförordningen)

Delegeringsöverenskommelser ska innehålla detaljerade arrangemang som garanterar ett skydd för unionens ekonomiska intressen och öppenhet när det gäller de transaktioner som utförs. De ska minst innehålla följande:

a) En tydlig definition av vilka uppgifter som ingår i uppdraget och hur uppdraget avgränsas, särskilt i fråga om modifiering av uppgifterna, beslut om att inte kräva in fordringar och användning av återbetalade eller outnyttjade medel.

b) Villkoren och formerna för deras genomförande, ansvarsfördelning och organisation av kontroller, inklusive utvärdering av programmen.

c) Villkoren för utbetalning av unionens bidrag, inklusive ersättning för faktiska kostnader för genomförandet och ersättning till den enhet som anförtrotts uppgiften, samt regler om vilka styrkande handlingar som krävs för betalningen.

d) Regler för hur genomförandet ska rapporteras till kommissionen, vilka resultat som förväntas, oriktigheter som konstaterats och motåtgärder som vidtagits, villkor för när betalningar bör avbrytas på bestämd eller obestämd tid samt för när genomförandet av uppgifterna ska avslutas.

e) Datum för slutande av enskilda kontrakt eller överenskommelser som rör det praktiska genomförandet av delegeringsöverenskommelsen, vilket ska stå i rimlig proportion till de uppgifter som respektive part har anförtrotts.

f) Regler för uteslutning som gör det möjligt för enheten eller personen att utesluta enheter som befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 106.1 a, b eller e eller artikel 107 a eller b i budgetförordningen från att tilldelas kontrakt, bidrag eller tävlingspriser eller att delta i förfaranden för dessa ändamål.

g) Formerna för kommissionens kontroll samt bestämmelser som garanterar kommissionens, Olafs och revisionsrättens tillgång till den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter samt befogenhet att utföra revision och undersökningar, inklusive i form av kontroller på platsen.

h) Förfaranden som garanterar i) att den enhet som anförtrotts genomförandeuppgifterna åtar sig att utan dröjsmål underrätta kommissionen om alla förekomster av bedrägeri vid förvaltningen av unionens medel samt om vilka motåtgärder som vidtagits, ii) att det ska utses en kontaktpunkt med lämpliga befogenheter att samarbeta direkt med Olaf, i syfte att underlätta Olafs operativa verksamhet.

i) Villkoren för användning av bankkonton samt av den ränta som genereras, i enlighet med artikel 8.4 i budgetförordningen.

j) Bestämmelser som garanterar att unionens åtgärd tydligt kan särskiljas från organets övriga åtgärder.

Artikel 41

Förvaltningsförklaringar och förenlighetsuttalanden

(Artikel 60.5 i budgetförordningen)

Om en åtgärd avslutas före utgången av det berörda budgetåret kan en slutrapport från den enhet eller person som anförtrotts genomförandet ersätta den förvaltningsförklaring som avses i artikel 60.5 b i budgetförordningen, förutsatt att slutrapporten läggs fram före den 15 februari påföljande budgetår.

Om en internationell organisation eller ett tredjeland genomför en åtgärd som inte är av flerårig natur och som varar högst 18 månader kan det förenlighetsuttalande som avses i artikel 60.5 i budgetförordningen inkluderas i slutrapporten.

Artikel 42

Indirekt förvaltning – förfaranden för granskning och godkännande av räkenskaper samt för uteslutande av utgifter som verkställts i strid med tillämpliga bestämmelser från finansiering från unionen

(Artikel 60.6 b och c i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser ska de förfaranden som anges i artikel 60.6 b och c i budgetförordningen omfatta följande:

a) Kommissionen ska genomföra skrivbordskontroller och, där så är lämpligt, kontroller på platsen.

b) Kommissionen ska fastställa det utgiftsbelopp som godkänts, där så krävs efter ett kontradiktoriskt förfarande med de berörda myndigheterna eller organen och efter att dessa har blivit underrättade.

c) Kommissionen ska där så krävs beräkna finansiella korrigeringar.

d) Kommissionen ska återkräva eller betala det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godkända utgifterna och de belopp som redan har utbetalats till myndigheterna eller organen.

Kommissionen ska vid tillämpningen av första stycket led d återkräva utestående belopp, helst genom avräkning enligt artikel 87.

2. Om genomförandeuppgifter ska anförtros åt en enhet som genomför en åtgärd med flera bidragsgivare ska förfarandena i artikel 60.6 b och c i budgetförordningen bestå i att bekräfta att ett belopp motsvarande det som betalats av kommissionen för åtgärden i fråga också har använts av enheten för den åtgärden och att utgifterna har uppstått inom ramen för de skyldigheter som anges i den överenskommelse som undertecknats med enheten.

Vid tillämpningen av denna förordning ska med en åtgärd med flera bidragsgivare avses en åtgärd då unionens medel slås samman med medel från minst en annan givare.

Artikel 43

Särskilda bestämmelser för indirekt förvaltning med internationella organisationer

(artikel 58.1 c ii och 188 i budgetförordningen)

1. De internationella organisationer som avses i 58.1 c ii i budgetförordningen är följande:

a) Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa.

b) Internationella rödakorskommittén.

c) Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen.

d) Andra organisationer utan vinstsyfte som enligt ett beslut av kommissionen kan likställas med internationella organisationer.

2. Om kommissionen genomför en del av budgeten via indirekt förvaltning med internationella organisationer ska de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas.

Artikel 44

Utnämning av offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter

(Artikel 58.1 c v och vi i budgetförordningen)

1. De offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning ska omfattas av lagstiftningen i den medlemsstat eller i det land där de är etablerade.

2. Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land ska detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med den grundläggande rättsakten.

I övriga fall ska kommissionen utse dessa organ eller enheter i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder.

KAPITEL 3

Aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 1

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

Artikel 45

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

(Artikel 64 i budgetförordningen)

1. Varje institution ska förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de ska kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter.

2. Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen ska när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem omfattas av den stadga som kommissionen har fastställt.

Avsnitt 2

Utanordnaren

Artikel 46

Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

(Artikel 65 i budgetförordningen)

Den behöriga utanordnaren kan bistås av anställda med uppgift att under dennes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. För att undvika alla intressekonflikter ska de anställda som assisterar delegerade eller vidaredelegerade utanordnare omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 57 i budgetförordningen.

Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering enligt artikel 56.2 andra stycket i budgetförordningen får biträdas i sina uppgifter av anställda vid kommissionen.

Artikel 47

Interna bestämmelser avseende delegering av befogenheter

(Artikel 65 i budgetförordningen)

Varje institution ska i sina interna regler fastställa de förvaltningsrutiner som den bedömer vara nödvändiga för en sund förvaltning av anslagen i dess respektive budgetavsnitt, i enlighet med bestämmelserna i denna förordning och i budgetförordningen.

Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering enligt artikel 56.2 i budgetförordningen ska när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem omfattas av de interna regler som kommissionen har fastställt.

Artikel 48

Utanordnarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 66.2 i budgetförordningen)

Utanordnaren ska inrätta pappersbaserade eller elektroniska system för bevarande av originalen av de styrkande handlingar som lagts fram under eller efter budgetgenomförandet eller de åtgärder genom vilken budgeten genomförts. Systemen ska omfatta följande:

a) Numrering av handlingarna.

b) Datering av handlingarna.

c) Upprättande av register för att exakt kunna lokalisera handlingarna, eventuellt i elektronisk form.

d) Förvaring av dessa handlingar under minst fem år från och med datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

e) Förvaring av handlingar rörande de säkerheter vid förfinansiering som institutionen kräver samt en tidsplan för lämplig kontroll av dessa säkerheter.

Handlingar gällande transaktioner för vilka bokslut ännu inte upprättats ska bevaras fram till slutet av det år som följer på det år bokslutet gjordes, även om detta blir en längre period än vad som anges i första stycket led d.

Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet, kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på bevarande av trafikuppgifter.

Artikel 49

Kontroller på förhand och i efterhand

(Artikel 66.5 och 66.6 i budgetförordningen)

1. Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som normalt vidtas av anställda som avses i artikel 46 och som utgör förberedelser för att den behöriga utanordnaren ska anta en akt som utgör led i budgetgenomförandet.

2. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behöriga utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.

3. Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras.

Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.

Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera bland annat följande:

a) Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördragen och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor.

b) Att principen om sund ekonomisk förvaltning som avses i del 1 avdelning II kapitel 7 i budgetförordningen följs.

Vid förhandskontroller får den behöriga utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.

4. Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.

Genom efterhandskontrollerna ska det verifieras att de åtgärder som finansieras genom budgeten genomförs korrekt, och särskilt att kriterierna i punkt 3 är uppfyllda.

Den delegerade utanordnaren ska minst en gång om året gå igenom resultaten av efterhandskontrollerna, för att spåra eventuella systemrelaterade problem. Den delegerade utanordnaren ska vidta åtgärder för att lösa dessa problem.

Den riskanalys som avses i artikel 66.6 i budgetförordningen ska ses över på grundval av kontrollresultat och annan relevant information.

Vid fleråriga program ska den delegerade utanordnaren lägga upp en flerårig kontrollstrategi, där det framgår vilken typ av kontroller som ska ske under perioden och i vilken omfattning, samt hur resultaten ska mätas år för år som underlag för den årliga förklaringen om förvaltningen.

Artikel 50

Regler för tjänsteutövning

(Artiklarna 66.7 och 73.5 i budgetförordningen)

1. De anställda som av den behöriga utanordnaren utses att kontrollera finansiella transaktioner ska väljas med hänsyn tagen till deras särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller som erhållits genom lämplig yrkeserfarenhet eller genom ett särskilt utbildningsprogram.

2. Varje institution ska fastställa regler för tjänsteutövning som i fråga om intern kontroll ska ange

a) den tekniska och finansiella kompetens som krävs av de anställda som avses i punkt 1,

b) dessa anställdas skyldighet att genomgå fortbildning,

c) deras uppdrag, roll och uppgifter,

d) de uppföranderegler, särskilt i etik- och integritetshänseende, som de ska följa, liksom de rättigheter som de tillerkänns.

3. Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen ska omfattas av de regler för tjänsteutövning enligt punkt 2 i denna artikel som kommissionen har fastställt när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem.

4. Varje institution ska skapa en lämplig struktur för att till de avdelningar som fungerar som utanordnare förmedla och regelbundet uppdatera nödvändig information om kontrollnormerna och om de metoder och tekniker som används för kontrolländamål.

Artikel 51

Fall då den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd

(Artikel 66.8 i budgetförordningen)

Med begreppet att ”den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd” enligt artikel 66.8 i budgetförordningen ska avses att han eller hon inte ger något svar under en med hänsyn tagen till omständigheterna rimlig period, vilken i alla händelser inte får överstiga en månad.

Artikel 52

Information till räkenskapsföraren om förvaltning och finansiella frågor

(Artikel 66 i budgetförordningen)

I enlighet med de regler som antagits av räkenskapsföraren ska den delegerade utanordnaren till räkenskapsföraren överlämna den information om finansiella frågor och förvaltning som behövs för att denne ska kunna utföra sina uppgifter.

Utanordnaren ska regelbundet, och alltid innan kontona ska avlutas, meddela räkenskapsföraren relevanta uppgifter om förvaltningskontona i bank, så att användningen av medel från unionen på dessa konton kan återspeglas i unionens räkenskaper.

Artikel 53

Rapport om förhandlade förfaranden

(Artikel 66 i budgetförordningen)

De delegerade utanordnarna ska för varje budgetår sammanställa uppgifter om de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande som avses i artiklarna 134.1 a–d, 135.1, 266, 268 och 270 i denna förordning. Om andelen förhandlade förfaranden i förhållande till det antal upphandlingar som gjorts av en och samma delegerade utanordnare ökar kraftigt jämfört med tidigare budgetår eller om denna andel är betydligt större än det genomsnitt som registrerats inom utanordnarens institution, ska den behöriga utanordnaren i en rapport till denna institution redogöra för de åtgärder som vidtagits för att vända denna utveckling. Varje institution ska överlämna en rapport om förhandlade förfaranden till Europaparlamentet och rådet. I kommissionens fall ska den rapporten bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses artikel 66.9 i budgetförordningen.

Avsnitt 3

Räkenskapsföraren

Artikel 54

Utnämning av räkenskapsföraren

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren ska utses av varje institution bland de tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen.

Räkenskapsföraren ska väljas av institutionen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet.

2. Två eller fler institutioner eller organ får utse samma räkenskapsförare.

Om så sker ska de anta erforderliga bestämmelser för att undvika intressekonflikt.

Artikel 55

Räkenskapsförarens avgång

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, ska balansomslutningen beräknas snarast möjligt.

2. Uppgifterna om balansomslutningen ska översändas tillsammans med en överlämnanderapport till den nye räkenskapsföraren av den avgående räkenskapsföraren eller, om detta inte är möjligt, av en tjänsteman i den sistnämndes avdelning.

Den nye räkenskapsföraren ska med underskrift bekräfta sitt godkännande av uppgifterna om balansomslutningen inom en månad efter det att de översänts, och har därvid också rätt att meddela förbehåll.

Överlämnanderapporten ska även innehålla resultatet av balansomslutningen och eventuella reservationer.

3. Varje institution eller organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen ska underrätta Europaparlamentet och rådet samt kommissionens räkenskapsförare inom två veckor när en räkenskapsförare tillsätts eller lämnar sitt uppdrag.

Artikel 56

Godkännande av systemen för redovisning och inventarieförteckningar

(Artikel 68 i budgetförordningen)

Den behöriga utanordnaren ska underrätta räkenskapsföraren om alla händelser eller väsentliga förändringar i system för ekonomisk förvaltning, system för inventarieförteckningar eller system för värdering av poster på tillgångs- och skuldsidan, om dessa förmedlar uppgifter i institutionens räkenskaper eller åberopas för att styrka uppgifter i dessa, så att räkenskapsföraren kan kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna.

Räkenskapsföraren får när som helst åter granska ett system för ekonomisk förvaltning som redan har godkänts. När ett av utanordnaren inrättat system för ekonomisk förvaltning inte är eller inte längre är godkänt av räkenskapsföraren ska den behöriga utanordnaren utarbeta en handlingsplan för att i vederbörlig tid rätta till de svagheter som lett till att kontrollen utfallit negativt.

Den behöriga utanordnaren ska ansvara för att de uppgifter som skickas till räkenskapsföraren är fullständiga.

Artikel 57

Förvaltning av likvida medel

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren ska se till att hans eller hennes institution förfogar över de medel som behövs för att täcka behovet av likvida medel för genomförandet av budgeten.

2. För de ändamål som anges i punkt 1 ska räkenskapsföraren inrätta system för likviditetsförvaltning för att kunna göra förhandsberäkningar av likvida medel.

3. Kommissionens räkenskapsförare ska fördela de disponibla medlen i enlighet med förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000.

Artikel 58

Förvaltning av bankkonton

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren får, om det är nödvändigt för förvaltningen av likvida medel, öppna eller låta öppna bankkonton i institutionens namn i finansinstitut eller centralbanker. Räkenskapsföraren får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, öppna konton i andra valutor än euro.

2. Räkenskapsföraren ska vara ansvarig för att avsluta de konton som avses i punkt 1 eller för att se till att dessa konton avslutas.

3. Räkenskapsföraren ska fastställa villkoren för de konton i finansinstitut som avses i punkt 1, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, avkastning och anbudsgivning.

4. Räkenskapsföraren ska, minst vart femte år, organisera ett anbudsförfarande bland de finansinstitut hos vilka konton skulle kunna öppnas i enlighet med punkt 1.

När de lokala betingelserna för bankverksamhet så tillåter ska förskottsrelaterade bankkonton i finansinstitut utanför unionen regelbundet konkurrensundersökas. Sådana undersökningar ska ske minst vart femte år på initiativ av förskottskontots innehavare som därefter till räkenskapsföraren ska överlämna ett underbyggt förslag till val av bank för en period som inte överstiger fem år.

5. Räkenskapsföraren ska se till att villkoren för bankkontona strikt efterlevs i enlighet med punkt 1.

När det gäller förskottsrelaterade bankkonton i finansinstitut utanför unionen ska innehavarna av förskottskonton ta på sig detta ansvar med hänsyn till lagstiftningen i det land där de utövar sitt uppdrag.

6. Kommissionens räkenskapsförare ska informera räkenskapsförarna vid övriga institutioner och vid de organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen om villkoren för konton öppnade i finansinstitut. Räkenskapsförarna för övriga institutioner och de organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen ska harmonisera villkoren för de konton som de öppnar med ovan nämnda villkor.

Artikel 59

Undertecknanden i samband med konton

(Artikel 68 i budgetförordningen)

I villkoren för öppnande, skötsel och användning av konton ingår att – beroende på internkontrollens behov – checker, kreditöverföringar och alla övriga banktransaktioner ska undertecknas av en eller flera behöriga anställda. Manuella instruktioner ska undertecknas av minst två behöriga anställda eller av räkenskapsföraren personligen.

För tillämpningen av första stycket ska varje institutions räkenskapsförare meddela alla finansinstitut hos vilka institutionen har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som är behöriga.

Artikel 60

Förvaltning av konton

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren ska se till att saldot på de bankkonton som avses i artikel 58 inte kraftigt avviker från de beräkningar av likvida medel som avses i artikel 57.2, och i varje fall

a) att det inte förekommer några debetsaldon på dessa konton, och

b) att saldot på konton som förs i nationell valuta regelbundet omräknas till euro.

2. Räkenskapsföraren får inte behålla saldon på konton i nationell valuta som kan medföra omfattande förluster för institutionen på grund av variationer i växelkursen.

Artikel 61

Överföringar och omräkningar av valutor

(Artikel 68 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar artikel 69 ska räkenskapsföraren göra överföringar mellan konton som han eller hon öppnat i institutionens namn i finansinstitut samt utföra omräkningar av valutor.

Artikel 62

Utbetalning

(Artikel 68 i budgetförordningen)

Betalningarna ska ske genom banköverföring, med check eller från förskottskonton med bankkort i enlighet med artikel 67.4.

Artikel 63

Register över juridiska personer

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren får utföra betalningar via överföring endast om institutionen har infört mottagarens kontouppgifter, information som styrker mottagarens identitet samt eventuella ändringar i dessa uppgifter i ett gemensamt register.

Alla sådana registreringar eller ändringar av mottagarens kontouppgifter eller identitetsuppgifter ska baseras på styrkande handlingar, som ska läggas fram i den form som räkenskapsföraren beslutar.

2. När det gäller betalningar via överföring kan utanordnarna endast binda sin institution i förhållande till tredje man om denne lämnat de handlingar som krävs för registreringen.

Utanordnarna ska informera räkenskapsföraren om eventuella ändringar av identitets- och kontouppgifter som mottagaren meddelar, och ska kontrollera att dessa uppgifter är riktiga innan betalning sker.

När det gäller stöd inför anslutningen av nya medlemsstater får enskilda åtaganden ingås gentemot kandidatländernas offentliga myndigheter utan att detta först måste införas i registret över mottagarens uppgifter. I dessa fall ska utanordnaren ansvara för att åtagandet förs in så snart som möjligt därefter. Det ska anges i överenskommelsen att den första betalningen inte får ske förrän mottagaren meddelat kommissionen sina kontouppgifter.

Artikel 64

Räkenskapsförarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 68 i budgetförordningen)

Alla styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna och för upprättandet av de konton som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska bevaras i fem år räknat från datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Alla handlingar som gäller transaktioner som ännu inte avslutats ska emellertid bevaras under en längre period, nämligen fram till slutet av året efter det år då transaktionerna avslutades. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på bevarande av trafikuppgifter.

Varje institution ska själv bestämma vilken avdelning som ska förvara de styrkande handlingarna.

Artikel 65

Personer som ska vara bemyndigade att förvalta kontona

(Artikel 69 i budgetförordningen)

Varje institution ska fastställa hur de anställda som den utser och bemyndigar att administrera de konton som öppnats vid de lokala enheter som avses i artikel 72 ska vara bemyndigade att meddela de lokala bankerna deras namn och namnteckningsprover.

Avsnitt 4

Förskottsförvaltaren

Artikel 66

Villkor för användning av förskottskonton

(Artikel 70 i budgetförordningen)

1. När det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten, särskilt när det rör sig om mindre belopp, kan förskottskonton upprättas för att betala dessa utgifter.

2. Förskottsförvaltaren får tillfälligt kontrollera och betala utgifter på grundval av detaljerade regler som ska ingå i de instruktioner som den behöriga utanordnaren lämnar. I dessa instruktioner ska det anges vilka regler och villkor som gäller för preliminär kontroll och utbetalningar och, i förekommande fall, för att underteckna rättsliga åtaganden enligt artikel 97.1 e.

3. Räkenskapsföraren ska fatta beslut om upprättandet av ett förskottskonto och utnämningen av en förskottsförvaltare, efter ett vederbörligen motiverat förslag från den behöriga utanordnaren. Förskottsförvaltarens och utanordnarens ansvar och skyldigheter ska anges i beslutet.

Räkenskapsföraren ska också besluta om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, efter ett vederbörligen motiverat förslag av den behöriga utanordnaren.

4. Vid unionens delegationer ska förskottskonton upprättas för att betala utgifterna från både kommissionens och den europeiska avdelningens för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten eller utrikestjänsten) avsnitt i budgeten, vilket garanterar fullständig spårbarhet för utgifterna.

Artikel 67

Villkor för upprättande och betalning

(Artikel 70 i budgetförordningen)

1. I beslutet om upprättande av ett förskottskonto och utnämning av en förskottsförvaltare och i beslutet om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, ska särskilt följande fastställas:

a) Det högsta belopp som inledningsvis kan avsättas som förskott, samt dess ändamål.

b) Öppnandet, i förekommande fall, av ett bank- eller postgirokonto i institutionens namn.

c) Utgiftsslaget och det högsta belopp för varje utgift som kan utbetalas av en förskottsförvaltare till en tredje part eller inkasseras från tredje part.

d) Hur ofta och på vilket sätt de styrkande handlingarna ska inlämnas, samt att dessa styrkande handlingar ska översändas till utanordnaren för reglering.

e) Det förfarande som ska användas om förskottskontot måste fyllas på.

f) Att transaktionerna i förskottskontot regleras av utanordnaren senast vid utgången av efterföljande månad för att säkra avstämningen mellan saldoposten och banksaldot.

g) Giltighetstid för räkenskapsförarens tillstånd till förskottsförvaltaren.

h) Den utnämnde förskottsförvaltarens identitet.

2. Vid utformningen av förslagen till beslut om att inrätta förskottskonton ska den behöriga utanordnaren se till att

a) i första hand lyfta medel via budgeten när det finns tillgång till det centrala datoriserade redovisningssystemet,

b) endast använda sig av förskottskonton när det är motiverat.

Det högsta belopp som får betalas ut av förskottsförvaltaren i de fall när det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten är 60 000 euro per utgift.

3. Förskottsförvaltaren får göra utbetalningar till tredje man på följande villkor:

a) Betalningen avser tidigare budgetmässiga och rättsliga åtaganden, undertecknade av den behöriga utanordnaren.

b) Tillgodohavandet på förskottskontot i kassa eller bank