SV Europeiska unionens officiella tidning L 249/3

INSTRUKTION FÖR JUSTITIESEKRETERAREN VID EUROPEISKA UNIONENS PERSONALDOMSTOL

av den 19 september 2007

EUROPEISKA UNIONENS PERSONALDOMSTOL HAR,

PÅ FÖRSLAG AV PERSONALDOMSTOLENS ORDFÖRANDE, och

med beaktande av personaldomstolens rättegångsregler, antagna den 25 juli 2007, särskilt artikel 19.4,

FASTSTÄLLT FÖLJANDE.

INSTRUKTION FÖR JUSTITIESEKRETERAREN

Artikel 1

Definitioner

Samtliga definitioner som anges i artikel 1 i rättegångsreglerna är tillämpliga på samma sätt på denna instruktion.

Artikel 2

Justitiesekreterarens uppgifter

1. Justitiesekreteraren är ansvarig för förandet av personaldomstolens dagbok och för akterna i anhängiga mål, för mottagande, vidarebefordran, delgivning och förvar av handlingar, för skriftväxling med parterna och tredje man som rör anhängiga mål och för förvar av personaldomstolens sigill. Han skall utöva tillsyn över uttagandet av kansliavgifter samt återbetalningen av medel till personaldomstolens kassa. Han ansvarar dessutom för personaldomstolens publikationer.

2. Justitiesekreteraren kan biträdas av en biträdande justitiesekreterare vid fullgörandet av ovannämnda uppgifter. Om justitiesekreteraren har förhinder, skall den biträdande justitiesekreteraren i förekommande fall vara ansvarig för fullgörandet av dessa uppgifter och fatta de beslut som det ankommer på justitiesekreteraren att fatta, enligt bestämmelserna i personaldomstolens rättegångsregler och denna instruktion för justitiesekreteraren samt enligt de bemyndiganden som han har fått med stöd av dessa bestämmelser.

Artikel 3

Öppettider för personaldomstolens kansli

1. Personaldomstolens kansli är öppet för allmänheten alla vardagar. Med vardag avses alla dagar med undantag för lördagar och söndagar samt de lagstadgade helgdagar som upptas i den förteckning som avses i artikel 100.2 i rättegångsreglerna.

2. Om en vardag, i den mening som avses i föregående punkt, är en ledig dag för institutionens tjänstemän och övriga anställda, skall jourhavande personal tjänstgöra på kansliet under normal expeditionstid.

3. Personaldomstolens kansli är öppet för allmänheten mellan kl. 9.00 och 12.00 och mellan kl. 14.30 och 16.30. Under de rättsferier som föreskrivs i artikel 28 i rättegångsreglerna är kansliet stängt för allmänheten varje fredag eftermiddag.

4. När personaldomstolens kansli är stängt kan rättegångshandlingar dygnet runt med giltig verkan inlämnas till tjänstgörande vakt vid ingångarna till Europeiska gemenskapernas domstols byggnader (domstolens byggnader ”Thomas More” på boulevard Konrad Adenauer och ”Erasmus” på rue du Fort Niedergrünewald i Luxemburg). Denne skall anteckna dag och tidpunkt för inlämnandet och på begäran utställa kvitto.

Artikel 4

Dagboken

1. I dagboken skall antecknas alla domar och beslut samt alla inkomna handlingar i de mål som anhängiggjorts vid personaldomstolen, i den ordning de inkommer. Detta gäller dock inte sådana handlingar som avses i artikel 6.4 i denna instruktion, vilka upprättats i samband med en förlikning i den mening som avses i artikel 70 i rättegångsreglerna.

2. När en handling diarieförts, skall justitiesekreteraren göra en anteckning om detta på originalet och, på begäran av part, på kopior som ingivits för detta ändamål.

3. Anteckningar i dagboken samt de i föregående punkt angivna anteckningarna skall äga vitsord.

4. Anteckningarna i dagboken skall numreras fortlöpande. De skall innehålla de upplysningar som är nödvändiga för handlingens identifiering, särskilt dagen för ingivande, dagen för anteckningen, målets nummer och handlingens art.

5. Vid tillämpningen av föregående punkt skall, alltefter omständigheterna, hänsyn tas till

— den dag då inlagan mottogs av justitiesekreteraren eller en tjänsteman eller annan anställd vid kansliet,

— den dag som avses i artikel 3.4 ovan,

— eller, i de fall som omfattas av artikel 54 första stycket i domstolens stadga och artikel 8.1 i bilaga I till domstolens stadga, den dag då inlagan inkom till domstolens justitiesekreterare eller till förstainstansrättens justitiesekreterare.

6. Varje rättelse skall antecknas i dagboken. Om dagboken förs i elektronisk form skall den vara utformad på så sätt att ingen registrering kan tas bort och så att varje senare ändring eller rättelse av en anteckning kan identifieras.

7. Löpnumren skall anges på första sidan i varje handling som härrör från rätten. När en handling har diarieförts, med uppgift om löpnummer och dagen för anteckning i dagboken, skall en anteckning härom göras på originalet av varje handling som har ingivits av parterna och på varje kopia som delges dem. Anteckningen på originalet av varje inlaga skall undertecknas av justitiesekreteraren.

Artikel 5

Målnummer

1. När en ansökan om väckande av talan antecknas i dagboken skall målet förses med ett löpnummer som inleds med ”F-” och följs av en uppgift om årtalet. Vid tillämpning av artikel 34.6 i rättegångsreglerna skall uppgiften om årtalet i löpnumret motsvara dagen för ingivande av den handling som beaktats vid bedömningen av om tidsfristerna för förfarandet följts.

2. Ansökningar om interimistiska åtgärder, interventionsansökningar, ansökningar om rättelse eller tolkning av domar eller beslut, ansökningar om resning eller talan av tredje man, ansökningar om beslut angående rättegångskostnader och ansökningar om rättshjälp som hänför sig till anhängiga mål skall förses med samma löpnummer som det målet, följt av en uppgift som visar att det är fråga om skilda förfaranden. En talan som föregåtts av en ansökan om rättshjälp skall erhålla samma målnummer som ansökan. När förstainstansrätten återförvisar ett mål efter överklagande skall målet behålla det nummer det tidigare gavs vid personaldomstolen.

Artikel 6

Akten och rätten att ta del av denna

1. Akten i målet skall omfatta originalhandlingar med bilagor, handlingar och inlagor ingivna av parterna, med undantag för dem som avvisas i enlighet med artikel 8 i denna instruktion, i målet fattade beslut, inbegripet beslut om avvisande av handlingar, förberedande förhandlingsrapporter, förhandlingsprotokoll, uppgift om de delgivningar som justitiesekreteraren ombesörjt samt varje övrig handling eller skriftväxling som skall beaktas vid avgörandet av målet.

2. Om tvivel föreligger skall justitiesekreteraren hänskjuta frågan huruvida en handling bör ingå i akten till ordföranden för beslut.

3. De handlingar som ingår i akten skall förses med aktbilagenummer.

4. Utan hinder av bestämmelserna i punkt 1, skall handlingar som upprättats i samband med en förlikning i den mening som avses i artikel 70 i rättegångsreglerna (se artikel 4.1 i denna instruktion) läggas i en avskild del av akten.

5. Företrädare för parter i ett mål vid personaldomstolen eller av dem bemyndigade personer kan på kansliet ta del av originalakten i målet, inbegripet de administrativa akter som läggs fram för personaldomstolen och handlingar som upprättats i samband med en förlikning i den mening som avses i artikel 70 i rättegångsreglerna, och begära kopior av eller utdrag ur inlagor och dagboken.

6. Samma rätt att ta del av akterna har företrädare för intervenienter, efter det att tillåtelse att intervenera givits, och företrädare för samtliga parter i förenade mål, om inte annat följer av bestämmelserna i artikel 7 nedan om konfidentiell behandling av vissa uppgifter och handlingar i akten.

7. De konfidentiella och de icke-konfidentiella versionerna av rättegångshandlingarna skall förvaras i åtskilda delar av akten. Rätt att ta del av den konfidentiella delen av akten skall vara förbehållen de parter som inte omfattas av något beslut om konfidentiell behandling.

8. En handling som ingetts i ett mål och som tillförts akten i det målet kan inte beaktas vid beredningen av ett annat mål.

9. När ett förfarande är avslutat skall justitiesekreteraren tillse att akten tillsluts och arkiveras. Den tillslutna akten skall innehålla en förteckning över de handlingar som ingår i denna, förutom de som upprättats i samband med en förlikning i den mening som avses i artikel 70 i rättegångsreglerna, med uppgift om deras nummer, samt ett försättsblad som anger målets löpnummer, parterna och den dag då akten tillslöts.

Artikel 7

Konfidentiell behandling

1. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 44 i rättegångsreglerna skall parterna, när det gäller handlingar som de avser att inge på eget initiativ eller på personaldomstolens begäran, i förekommande fall meddela huruvida handlingarna innehåller konfidentiella delar och inge en version där dessa delar har utelämnats. I sådant fall skall den berörda parten samtidigt överlämna en fullständig version av den aktuella handlingen till personaldomstolen, så att denna kan kontrollera dels att de utelämnade delarna faktiskt är konfidentiella, dels att utelämnandet av dem inte är till skada för motpartens rätt till en rättvis rättegång och en god rättskipning. Personaldomstolen skall i förekommande fall begära att få in en ändrad version. När personaldomstolen avslutat sin prövning, skall den återställa den fullständiga versionen av den aktuella handlingen.

2. En part kan, i enlighet med artikel 109.5 i rättegångsreglerna, begära att vissa uppgifter eller handlingar i akten skall behandlas konfidentiellt i förhållande till en intervenient eller, om mål har förenats, i enlighet med artikel 46 i rättegångsreglerna, i förhållande till en annan part i ett förenat mål. En sådan begäran skall framställas i enlighet med bestämmelserna i Praktiska anvisningar till parterna.

Artikel 8

Vägran att mottaga handlingar samt rättelse

1. Justitiesekreteraren skall tillse att de handlingar som ingår i akten uppfyller kraven i domstolens stadga, i rättegångsreglerna, i Praktiska anvisningar till parterna samt i denna instruktion till justitiesekreteraren. Vid behov skall justitiesekreteraren förelägga parterna att inom viss tid rätta till formella brister i de ingivna handlingarna. I de fall som avses i artikel 36 i rättegångsreglerna skall delgivningen skjutas upp. Om andra formella brister föreligger kan delgivningen skjutas upp.

2. Justitiesekreteraren skall vägra att diarieföra handlingar som inte föreskrivs i rättegångsreglerna. Om tvivel föreligger eller vid bestridande från parterna skall justitiesekreteraren hänskjuta frågan till ordföranden för beslut.

3. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 34.6 i rättegångsreglerna vad avser ingivande av handlingar per telefax eller genom annat tekniskt kommunikationsmedel, skall justitiesekreteraren endast godta ingivandet av handlingar med underskrift i original av en företrädare för en part.

4. Justitiesekreteraren skall tillse att volymen på rättegångshandlingarna, inklusive bilagor, inte överskrider en gräns som strider mot en god rättskipning och att handlingarna inges i enlighet med relevanta bestämmelser i Praktiska anvisningar till parterna.

5. Med undantag av de fall som uttryckligen anges i rättegångsreglerna får justitiesekreteraren inte godta ingivandet av inlagor och rättegångshandlingar från parterna som är avfattade på ett annat språk än rättegångsspråket. I vederbörligen motiverade fall får justitiesekreteraren emellertid godta bilagor på ett annat språk än rättegångsspråket. Om tvivel föreligger eller vid bestridande från parterna skall justitiesekreteraren hänskjuta frågan till ordföranden för beslut.

6. När en interventionsansökan från annan än en medlemsstat inte är avfattad på rättegångsspråket skall justitiesekreteraren begära rättelse innan han delger parterna ansökan. Om en på rättegångsspråket avfattad version av denna ansökan inges inom den av justitiesekreteraren fastställda fristen, skall dagen för ingivande av den första versionen på ett annat språk anses som dagen för ingivande av handlingen.

7. Om rättelse inte sker eller vid bestridande från den berörda parten skall justitiesekreteraren hänskjuta frågan till ordföranden för beslut.

Artikel 9

Ansökan

1. Om justitiesekreteraren konstaterar att en ansökan genom vilken ett mål anhängiggörs inte uppfyller bestämmelserna i artikel 35.1 i rättegångsreglerna, skall han uppskjuta delgivningen av ansökan för att låta personaldomstolen besluta huruvida talan kan upptas till prövning.

2. Kravet i artikel 35.5 i rättegångsreglerna på att en advokat som företräder en part eller biträder dennes ombud skall inge ett intyg, av vilket framgår att han är behörig att föra talan inför domstol i någon av medlemsstaterna eller i en annan stat som är part i avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, kan uppfyllas genom en hänvisning till en handling som tidigare har ingivits till personaldomstolens kansli. I alla händelser får en handling till vilken det hänvisas inte ha upprättats mer än fem år innan ansökan ingavs.

Artikel 10

Delgivning

1. Justitiesekreteraren skall tillse att de delgivningar, tillkännagivanden och meddelanden som föreskrivs i domstolens stadga och i rättegångsreglerna sker i enlighet med artikel 99 i rättegångsreglerna.

2. Vid de förfaranden som avses i artiklarna 102–108 i rättegångsreglerna kan justitiesekreteraren sända rättegångshandlingar på alla sätt som är lämpliga med hänsyn till tidsaspekten, och särskilt per telefax. Han skall sedan under alla omständigheter låta denna överföring följas av en försändelse i enlighet med formkraven i artikel 99 i rättegångsreglerna.

Artikel 11

Fastställande och förlängning av frister

1. Justitiesekreteraren fastställer och förlänger, i förekommande fall, de frister som föreskrivs i rättegångsreglerna i enlighet med ordförandens bemyndiganden.

2. De handlingar som inkommer till kansliet efter utgången av den fastställda fristen för ingivande får mottagas endast med ordförandens godkännande.

3. Frister som föreskrivs i rättegångsreglerna får inte förlängas, om inte särskilda omständigheter föreligger. Ansökningar om förlängning av frister skall vara vederbörligen motiverade och inges till kansliet i tillräckligt god tid före utgången av den ursprungliga fristen. En frist kan bara förlängas en gång, om inte särskilda skäl föreligger.

Artikel 12

Förhandlingar och protokoll

1. Före varje offentlig förhandling skall justitiesekreteraren på rättegångsspråket upprätta en uppropslista med uppgifter om dagen, tiden och platsen för förhandlingen, domstolens sammansättning, de mål som skall påropas och namnen på parterna.

2. Uppropslistan skall anslås vid ingången till förhandlingssalen.

3. Justitiesekreteraren skall föra protokoll på rättegångsspråket över varje förhandling, med uppgifter om målet, dagen, tiden och platsen för förhandlingen, och eventuellt uppgift om att förhandlingen har hållits inom stängda dörrar. Protokollet skall vidare innehålla uppgifter om namnen på de domare och den justitiesekreterare som har deltagit, om namnen på parternas närvarande företrädare och deras ställning, om eventuellt närvarande parters samt hörda vittnens och sakkunnigas fullständiga namn, ställning och hemvist, om bevisning och handlingar som har lagts fram under förhandlingen och, i den mån det behövs, om vad som har yttrats under förhandlingen samt om de beslut som under förhandlingen har fattats av personaldomstolen eller dess ordförande. Protokollet skall skickas till parterna.

Artikel 13

Vittnen och sakkunniga

1. Justitiesekreteraren skall vidta nödvändiga åtgärder för verkställighet av beslut om att inhämta sakkunnigutlåtanden och höra vittnen.

2. Justitiesekreteraren skall av vittnen infordra handlingar som styrker deras utgifter och förlorade inkomster och av sakkunniga en arvodesräkning med redovisning för arbete och utgifter.

3. Justitiesekreteraren skall sörja för att de belopp som vittnen och sakkunniga har att fordra enligt rättegångsreglerna betalas ur personaldomstolens kassa. I händelse av en tvist om beloppets storlek skall justitiesekreteraren hänskjuta frågan till ordföranden för beslut.

4. De kostnader för hörande av sakkunnig eller vittne som har förskotterats i ett mål skall genom justitiesekreterarens försorg återkrävas av de parter som har förpliktats att ersätta rättegångskostnaderna. Vid behov skall artikel 15.2 i denna instruktion tillämpas.

Artikel 14

Originalexemplar av domar och beslut

1. Originalexemplaren av personaldomstolens domar och beslut skall bevaras i kronologisk ordning i kansliets arkiv. En bestyrkt kopia av domen eller beslutet skall bifogas akten i målet.

2. Justitiesekreteraren skall på begäran tillhandahålla parterna ytterligare bestyrkta kopior av originalexemplaret av en dom eller ett beslut.

3. Domar och beslut som avkunnas av förstainstansrätten efter överklagande eller av domstolen efter omprövning skall anges med en anteckning i marginalen i den dom eller det beslut som berörs. En bestyrkt kopia skall fogas till originalet av domen eller beslutet.

Artikel 15

Återbetalning av medel

1. Om det finns anledning att kräva återbetalning till personaldomstolens kassa av belopp som personaldomstolen har betalat ut i form av rättshjälp eller belopp som har betalats i förskott till vittnen eller sakkunniga, skall justitiesekreteraren, genom ett rekommenderat brev, infordra dessa belopp av den part som skall stå för dessa kostnader i enlighet med det beslut genom vilket förfarandet avslutas.

2. Om de infordrade beloppen inte betalas inom den frist som fastställts av justitiesekreteraren, kan han begära att personaldomstolen fattar ett beslut utgörande exekutionstitel och om nödvändigt begära verkställighet av detta beslut.

Artikel 16

Kansliavgifter

1. När en kopia av en rättegångshandling eller ett utdrag ur akten eller dagboken tillhandahålls en part i pappersform, på dennes begäran, skall justitiesekreteraren ta ut en avgift på 3,50 euro per sida för bestyrkta och 2,50 euro per sida för obestyrkta kopior.

2. När justitiesekreteraren på begäran av en part låter översätta en rättegångshandling eller ett utdrag ur akten skall en avgift på 1,25 euro per rad tas ut.

3. Taxan enligt denna artikel skall från den 1 januari 2008 höjas med 10 procent varje gång som det vägda levnadskostnadsindex som kungörs av Storhertigdömet Luxemburgs regering har ökat med 10 procent.

Artikel 17

Publikationer och offentliggörande av dokument på Internet

1. Justitiesekreteraren skall ansvara för personaldomstolens publikationer och offentliggörande på Internet av dokument som rör personaldomstolen.

2. Justitiesekreteraren skall i Europeiska unionens officiella tidning låta offentliggöra de avgöranden som föreskrivs i rättegångsreglerna och denna instruktion samt meddelanden om anhängiggjorda mål och om avgöranden genom vilka sakens behandling inför personaldomstolen avslutas.

3. Justitiesekreteraren skall ombesörja att personaldomstolens rättspraxis offentliggörs enligt de villkor som beslutas av personaldomstolen.

Artikel 18

Vägledning för advokater och ombud

1. Justitiesekreteraren skall informera parternas företrädare om Praktiska anvisningar till parterna och om denna instruktion för justitiesekreteraren.

2. För att säkerställa att förfarandet förlöper på bästa sätt skall justitiesekreteraren på begäran förse parternas företrädare med upplysningar om den praxis som följs vid tillämpningen av rättegångsreglerna, Praktiska anvisningar till parterna och denna instruktion för justitiesekreteraren.

Artikel 19

Undantag från denna instruktion

Om de särskilda omständigheterna i ett mål och en god rättskipning så kräver, kan personaldomstolen eller ordföranden göra undantag från bestämmelserna i denna instruktion.

Artikel 20

Ikraftträdande av denna instruktion

1. Denna instruktion för justitiesekreteraren, som har giltighet på de språk som anges i artikel 36.2 i förstainstansrättens rättegångsregler, vilken är tillämplig på personaldomstolen enligt artikel 29 i dess rättegångsregler, skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

2. Den träder i kraft samma dag som rättegångsreglerna träder i kraft.