6.

Bilaga XI ska ersättas med följande: ”BILAGA XI BESTÄMMELSER OM VILKA UTGIFTER SOM SKA GE RÄTT TILL STÖD FONDEN FÖR YTTRE GRÄNSER I. Allmänna principer I.1 Grundläggande principer 1. I enlighet med den grundläggande rättsakten måste utgifter uppfylla följande krav för att vara stödberättigande: a) De ska överensstämma med fondens räckvidd och mål, i enlighet med vad som beskrivs i artiklarna 1 och 3 i den grundläggande rättsakten. b) De ska överensstämma med de stödberättigande åtgärder som förtecknas i artiklarna 4 och 6 i den grundläggande rättsakten. c) De ska vara nödvändiga för genomförandet av de verksamheter i projektet som ingår i de fleråriga och årliga programmen, i enlighet med vad kommissionen godkänt. d) De ska vara skäliga och följa principerna för sund ekonomisk förvaltning, särskilt de som gäller prisvärdhet och kostnadseffektivitet. e) De ska ha ådragits av den slutliga stödmottagaren eller av projektpartner, som ska vara etablerade och registrerade i en medlemsstat, såvida det inte är fråga om internationella offentliga organisationer som inrättats enligt mellanstatliga avtal, fackorgan som inrättats av sådana internationella organisationer, Internationella rödakorskommittén (ICRC) och Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen. När det gäller artikel 39 i detta beslut ska de regler som är tillämpliga på den slutliga stödmottagaren även vara tillämpliga på partner som deltar i projektet. f) De ska ha uppstått i enlighet med de specifika bestämmelserna i bidragsöverenskommelsen. 2. Vid fleråriga åtgärder, i den mening som avses i artikel 16.6 i den grundläggande rättsakten, anses endast den del av åtgärden som får medfinansiering genom ett årligt program vara ett projekt som dessa bestämmelser om stödberättigande ska tillämpas på. 3. Projekt som stöds genom fonden får inte finansieras via andra källor som får stöd ur gemenskapens budget. Projekt som stöds av fonden ska medfinansieras genom offentliga eller privata källor. I.2 Budgeten för ett projekt Budgeten för ett projekt ska redovisas enligt följande: Utgifter Inkomster + Direkta kostnader + Indirekta kostnader (fast procentsats av direkta kostnader som fastställs i bidragsöverenskommelsen) + Bidrag från gemenskapen (definierat som det lägsta av de tre belopp som anges i artikel 12 i detta beslut) + Bidrag från den slutliga stödmottagaren och projektpartner + Bidrag från tredje part + Intäkter från projektet = Sammanlagda stödberättigande kostnader = Sammanlagda inkomster Budgeten ska vara balanserad: De sammanlagda stödberättigande kostnaderna ska vara lika med de sammanlagda inkomsterna. I.3 Inkomster och principen om att verksamheten inte får bedrivas i vinstsyfte 1. Projekt som stöds genom fonden får inte syfta till ekonomisk vinning. Om inkomstkällorna i slutet av projektet, inklusive intäkter, överstiger utgifterna, ska bidraget till projektet från fonden sänkas i enlighet därmed. Alla projektets inkomstkällor måste bokföras i den slutliga stödmottagarens räkenskaper eller skattehandlingar samt vara möjliga att identifiera och kontrollera. 2. Projektinkomsterna ska komma från alla projektets ekonomiska bidragsgivare, från offentliga eller privata källor, inklusive den slutliga stödmottagarens egna bidrag, samt från eventuella intäkter som uppstått genom projektet. Med ’intäkter’ avses i denna regel inkomster som ett projekt, under den period det varit stödberättigat i enlighet med punkt I.4, har från försäljning, uthyrning, tjänster, inskrivningsavgifter eller annan likvärdig inkomst. 3. Gemenskapens bidrag är i enlighet med principen om att verksamheten inte får bedrivas i vinstsyfte, enligt artikel 12 c i detta beslut, lika med ’sammanlagda stödberättigande utgifter’ minus ’bidrag från tredje part’ och ’intäkter från projektet’. I.4 Period under vilken utgifterna berättigar till stöd 1. Kostnaderna för ett projekt måste uppstå och respektive betalning (utom vid avskrivningar) göras efter den 1 januari det år som avses i beslutet om finansiering och godkännande av medlemsstaternas årliga program. Den period under vilken utgifterna berättigar till stöd löper fram till den 30 juni år N (2) + 2, vilket innebär att kostnaderna för ett projekt måste ha uppstått före detta datum. 2. Undantag från den i punkt 1 angivna period under vilken utgifterna berättigar till stöd beviljas för tekniskt stöd till medlemsstaterna (se punkt IV.3). I.5 Utgiftsredovisning 1. Utgifterna ska motsvara de utbetalningar som de slutliga stödmottagarna gjort. Dessa ska ske i form av finansiella transaktioner (kontanttransaktioner), utom vid avskrivningar. 2. Som regel ska utgifterna vara bestyrkta genom officiella fakturor. Om detta inte är möjligt, ska utgifterna styrkas med bokföringsunderlag eller verifikationshandlingar med likvärdigt bevisvärde. 3. Utgifterna ska vara tydliga och kunna kontrolleras. Framför allt måste utgifterna a) finnas bokförda i den slutliga stödmottagarens räkenskaper, b) vara fastställda i enlighet med tillämpliga redovisningsstandarder i det land där den slutliga stödmottagaren är etablerad och i enlighet med den slutliga stödmottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning, och c) vara deklarerade i enlighet med kraven i tillämplig skatte- och sociallagstiftning. 4. Den slutliga stödmottagaren är när så krävs skyldig att arkivera bestyrkta kopior av bokföringsunderlag som verifierar partnernas inkomster och utgifter för det berörda projektet. 5. Lagringen och behandlingen av sådana uppgifter som anges i punkterna 2–4 ska ske i enlighet med den nationella dataskyddslagstiftningen. I.6 Territoriell tillämpning 1. Utgifter för åtgärder som beskrivs i artiklarna 4 och 6 i den grundläggande rättsakten ska ha ådragits inom medlemsstaternas territorium av de slutliga stödmottagare som avses i punkt I.1.1 e, med undantag av följande: — Utgifter för genomförande av åtgärder som rör det allmänna mål som avses i artikel 3.1 d i den grundläggande rättsakten. Utgifter för sådana åtgärder kan uppkomma inom medlemsstaternas territorium och i tredjeländer. — Åtgärder som rör övervakningen av yttre gränser. Sådana åtgärder får genomföras både inom och utanför medlemsstaternas territorium. 2. Projektpartner som är registrerade och etablerade i tredjeländer får endast delta i projekt under förutsättning att det inte medför några merkostnader, med förbehåll för internationella offentliga organisationer som inrättats enligt mellanstatliga avtal, särskilda byråer som inrättats av sådana internationella organisationer, Internationella rödakorskommittén (ICRC) och Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen. II. Kategorier av stödberättigande kostnader (på projektnivå) II.1 Direkta stödberättigande kostnader Projektets direkt stödberättigande kostnader är sådana kostnader som, med vederbörlig hänsyn till de allmänna villkor för vad som berättigar till stöd i del I, kan identifieras som specifika utgifter direkt kopplade till genomförandet av projektet. Direkta kostnader ska inkluderas i projektets uppskattade totala budget. Följande direkta kostnader berättigar till stöd: II.1.1 Personalkostnader 1. Kostnader för personal som avdelats för projektet, det vill säga faktisk lön och sociala avgifter samt andra lagstadgade kostnader, förutsatt att detta ligger i linje med mottagarens gängse lönepolicy. 2. För internationella organisationer kan de stödberättigande personalkostnaderna inbegripa anslag för att täcka sådana lönerelaterade förpliktelser och rättigheter som regleras i lag. 3. Motsvarande personalkostnader för personal i offentliga organisationer, i den mån de avser sådan verksamhet som den berörda offentliga organisationen inte skulle ha utfört om inte åtgärden genomförts. Denna personal ska ha avdelats för eller utsetts till att medverka i genomförandet av projektet genom ett skriftligt beslut av den slutliga stödmottagaren. 4. Personalkostnader ska redovisas i detalj i finansplanen, med uppgift om personalens arbetsuppgifter och antal. II.1.2 Resekostnader och traktamenten 1. Resekostnader och traktamenten är stödberättigande som direkta kostnader för personal eller andra som deltar i projektverksamheten och vars resor är nödvändiga för att projektet ska kunna genomföras. 2. Resekostnader är stödberättigande på grundval av de faktiska utgifterna. Ersättningen ska beräknas på de billigaste offentliga transportmedlen, och flyg ska i allmänhet tillåtas endast för resor över 800 km (tur och retur) eller när det geografiska läget motiverar flygresor. Om privatbil används betalas ersättningen normalt antingen på grundval av utgiften för offentliga kommunikationer eller med milersättning enligt den berörda medlemsstatens offentliga bestämmelser eller enligt vad som tillämpas av den slutliga stödmottagaren. 3. Levnadsomkostnader är stödberättigande på grundval av faktiska kostnader eller ett dagtraktamente. Om en organisation har egna dagtraktamenten ska dessa tillämpas inom de övre gränser som finns fastlagda av medlemsstaten i enlighet med nationell lagstiftning och praxis. Traktamenten förväntas normalt täcka förflyttningar på platsen (inklusive taxiresor), inkvartering, måltider, lokala telefonsamtal och småutgifter. II.1.3 Utrustning II.1.3.1 Allmänna bestämmelser Utgifter för förvärv av utrustning (som bygger på något av följande: förhyrning, leasing eller inköp på grundval av hela eller delar av kostnaden, eller avskrivning av inköpta tillgångar) är endast stödberättigande om de är av väsentlig betydelse för genomförandet av projektet. Utrustningen ska ha de tekniska egenskaper som behövs för projektet och uppfylla gällande normer och standarder. II.1.3.2 Förhyrning och leasing Utgifter i samband med förhyrning och leasing berättigar till medfinansiering med förbehåll för medlemsstatens regler, nationella lagstiftning och praxis eller förhyrningens eller leasingens varaktighet för projektet. II.1.3.3 Inköp 1. Utgifter för förvärv av utrustning (system, operativ utrustning och transportmedel, som bl.a. avses i artikel 5.1 c–f i den grundläggande rättsakten) är stödberättigande i enlighet med nationella regler. Sådana kostnader kan medfinansieras på grundval av hela eller en del av inköpskostnaden, om a) de är direkt kopplade till genomförandet av projektet, b) de uppkommit i enlighet med de nationella upphandlingsregler som fastställts i medlemsstaten, c) utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för projektet och uppfyller gällande normer och standarder, d) utrustningen efter inköpsdagen fortsatt används för de ändamål som eftersträvas med projektet i minst — tre år eller mer för IT-utrustning, — fem år eller mer för andra typer av utrustning, såsom operativ utrustning och transportmedel, med undantag av de transportmedel som anges nedan, — tio år för helikoptrar, fartyg och flygplan. 2. Alternativt kan kostnaderna för den utrustning som anges ovan vara stödberättigande på grundval av avskrivning i enlighet med nationella regler. I sådana fall ska villkoren i punkt 1 a, b och c gälla. Dessutom måste följande kriterier vara uppfyllda: a) När utrustning köps in före eller under projektets löptid är bara den del av avskrivningarna för utrustningen stödberättigande som motsvarar den tid den användes i projektet samt den faktiska användningsgraden. b) Utrustning som inköpts innan projektet påbörjades, men som används för att genomföra projektet, är stödberättigande på grundval av avskrivningen. Dessa utgifter berättigar dock inte till stöd om utrustningen ursprungligen köptes in med hjälp av ett bidrag från gemenskapen. c) Inköpskostnaderna för utrustning ska motsvara gängse marknadspriser och värdet ska avskrivas i enlighet med de skatte- och bokföringsregler som är tillämpliga för den slutliga stödmottagaren. II.1.4 Fastigheter II.1.4.1 Allmänna bestämmelser I fall av inköp av fastighet, uppförande eller renovering av fastighet eller förhyrning av fastighet ska den ha de tekniska egenskaper som behövs för projektet och uppfylla tillämpliga normer och standarder. II.1.4.2 Inköp, uppförande eller renovering av fastighet 1. Om förvärv av fastighet är väsentligt för genomförandet av projektet och är tydligt kopplat till dess mål, berättigar inköp av fastighet, dvs. redan uppförda byggnader, eller uppförande av fastighet, till medfinansiering på grundval av hela eller en del av kostnaden eller på grundval av avskrivning, enligt nedanstående villkor, utan att det hindrar tillämpningen av strängare nationella regler: a) Ett intyg ska erhållas från en oberoende kvalificerad värderingsman eller ett vederbörligen bemyndigat offentligt organ om att köpeskillingen inte överstiger marknadsvärdet, där det antingen bestyrks att fastigheten uppfyller nationella bestämmelser eller preciseras på vilka punkter den inte gör det och som den slutliga stödmottagaren planerar att åtgärda som ett led i projektet. b) Fastigheten har inte inköpts med bidrag från gemenskapen vid en tidpunkt före projektets genomförande. c) Fastigheten ska uteslutande användas för det syfte som anges i projektet under en period av minst tio år efter projektets slutdatum, om inte kommissionen specifikt ger tillåtelse till annat i händelse av medfinansiering av hela eller delar av kostnaden. Vid medfinansiering på grundval av avskrivning minskas denna period till fem år. d) Vid inköp av fastighet ska principerna om prisvärdhet och kostnadseffektivitet följas och inköpet ska anses stå i proportion till det syfte som ska uppnås med projektets genomförande. e) I händelse av medfinansiering på grundval av avskrivning ska endast den del av avskrivningen av tillgångarna som motsvarar projektets varaktighet och dess faktiska användningsgrad vara stödberättigande. Avskrivningen ska beräknas i enlighet med nationella redovisningsregler. 2. Utgifter för renovering av fastighet ska vara berättigade till medfinansiering på grundval av hela eller en del av kostnaden eller på grundval av avskrivning. I fall av renoveringskostnader är endast villkoren i punkt 1 c och e ovan tillämpliga. II.1.4.3 Förhyrning Förhyrning av fastighet berättigar till medfinansiering om det finns en tydlig koppling mellan förhyrningen och målet för det berörda projektet, enligt nedanstående villkor och utan att det hindrar tillämpning av strängare nationella regler: a) Fastigheten får inte ha inköpts med bidrag från gemenskapen. b) Fastigheten ska endast användas för genomförandet av projektet. Om så ej är fallet är endast den del av kostnaderna som motsvarar användningen för projektet stödberättigande. II.1.5 Förbrukningsmaterial, förrådsartiklar och allmänna tjänster Kostnaderna för förbrukningsmaterial, förrådsartiklar och allmänna tjänster är stödberättigande, under förutsättning att de går att identifiera och är direkt nödvändiga för genomförandet av projektet. II.1.6 Utläggning på entreprenad 1. Som generell regel måste de slutliga stödmottagarna ha förmåga att själva förvalta projekten. Det belopp som motsvarar det uppdrag inom ramen för projektet som läggs ut på entreprenad måste tydligt anges i bidragsöverenskommelsen. 2. Utgifter för följande entreprenörskontrakt berättigar inte till medfinansiering från fonden: a) Utläggning på entreprenad av uppgifter som avser den övergripande förvaltningen av projektet. b) Utläggning på entreprenad som höjer kostnaden för projektet utan att i motsvarande mån öka dess värde. c) Utläggning på entreprenad med mellanhänder eller konsulter där betalningen fastställs som en procentsats av totalkostnaden för projektet, om inte sådan betalning motiveras av den slutliga stödmottagaren genom hänvisning till det faktiska värdet av det arbete eller de tjänster som utförs. 3. Alla underleverantörer ska åta sig att för varje entreprenörskontrakt förse revisions- och kontrollorganen med all nödvändig information om de verksamheter som har lagts ut på entreprenad. II.1.7 Kostnader som har direkt samband med unionens medfinansieringskrav Kostnader för att uppfylla krav som är kopplade till unionens medfinansiering, exempelvis offentliggörande, insyn, utvärdering av projektet, extern revision, bankgarantier, översättningskostnader osv. är stödberättigande som direkta kostnader. II.1.8 Expertarvoden Arvoden för juridisk rådgivning, notariatsavgifter, utgifter för fack- eller finansexperter är stödberättigande. II.2 Indirekta stödberättigande kostnader 1. Stödberättigande indirekta kostnader för åtgärden är kostnader som, med vederbörlig hänsyn till villkoren för stödberättigande i punkt I.1.1, inte kan anses som specifika kostnader med direkt anknytning till genomförandet av projektet. 2. Genom avvikelse från punkt I.1.1 e och punkt I.5 kan indirekta kostnader vara stödberättigande på grundval av en fast procentsats på högst 2,5 % av de direkta stödberättigande kostnaderna. 3. Organisationer som får driftsbidrag från unionens budget får inte ta upp indirekta kostnader i sin preliminära budget. III. Icke stödberättigande utgifter Stöd kan inte utgå för följande: a) Mervärdesskatt, om inte den slutliga stödmottagaren kan visa att han inte kan få tillbaka den. b) Kapitalavkastning, amorteringar och räntor på upplåning, skuldräntor, valutaväxlingsavgifter och -förluster, avsättningar för framtida förluster eller skulder, skuldräntor, osäkra fordringar, böter, ekonomiska påföljder, processutgifter och överdrivna eller mindre välbetänkta utgifter. c) Representationskostnader som uteslutande avser projektpersonal. Det kan till exempel röra sig om rimliga utgifter för sociala tillställningar som är motiverade i projektet, t.ex. vid projektets avslutning eller i samband med möten i projektets styrelse. d) Kostnader som deklarerats av den slutliga stödmottagaren och som omfattas av ett annat projekt eller arbetsprogram som beviljats gemenskapsbidrag. e) Markinköp. f) Bidrag in natura. IV. Tekniskt stöd på medlemsstaternas initiativ 1. Alla kostnader som är nödvändiga för att den ansvariga myndigheten, den delegerade myndigheten, revisionsmyndigheten, den attesterande myndigheten eller andra organ som bistår i de uppgifter som förtecknas i punkt 2 ska kunna driva och förvalta fonden är stödberättigande som kostnader för tekniskt stöd inom de ramar som anges i artikel 18 i den grundläggande rättsakten. 2. Detta omfattar följande åtgärder: a) Utgifter i samband med förberedelser, urval, utvärdering, ledning och övervakning av åtgärder. b) Utgifter för revision och kontroll av åtgärder eller projekt på plats. c) Utgifter för utvärderingar av åtgärder eller projekt. d) Utgifter för information, spridning och insyn i samband med åtgärderna. e) Utgifter för förvärv, installation och underhåll av datoriserade system för förvaltning, övervakning och utvärdering av fonderna. f) Utgifter för möten i övervakningskommittéerna och underkommittéerna som gäller genomförandet av åtgärderna. Dessa utgifter kan även omfatta kostnader för experter och andra deltagare i dessa kommittéer (även deltagare från länder utanför EU) om deras närvaro är nödvändig för att åtgärden ska kunna genomföras på ett effektivt sätt. g) Utgifter för att förstärka den administrativa kapaciteten att driva och förvalta fonden. 3. Verksamhet kopplad till tekniskt stöd måste utföras och motsvarande betalningar göras efter den 1 januari det år som avses i beslutet om finansiering och godkännande av medlemsstaternas årliga program. Den period under vilken utgifterna berättigar till stöd varar till dess att tidsfristen för överlämnande av slutrapporten om genomförandet av det årliga programmet har löpt ut. 4. Eventuell upphandling ska genomföras i enlighet med nationella upphandlingsregler i medlemsstaten. 5. Medlemsstaterna får genomföra tekniska stödåtgärder för denna fond tillsammans med tekniska stödåtgärder för några eller alla fyra fonderna. I det fallet ska dock bara den kostnadsandel som använts för att genomföra den gemensamma åtgärden som stämmer överens med denna fond berättiga till stöd för finansiering ur denna fond, och medlemsstaterna ska se till att a) den andel av kostnaderna som är avsedd för gemensamma åtgärder debiteras motsvarande fond på ett rimligt och kontrollerbart sätt, och b) någon dubbelfinansiering av kostnaderna inte förekommer. V. Särskild transiteringsordning Enligt artikel 40.1 ska bestämmelserna i den grundläggande rättsakten och detta beslut om genomförandet av årliga program i tillämpliga delar gälla för stödet till genomförandet av den särskilda transiteringsordningen. När det gäller bestämmelserna om stödberättigande i denna bilaga ska emellertid följande särskilda bestämmelser tillämpas med avseende på den särskilda transiteringsordningen: a) Perioden för utgifternas stödberättigande ska vara i enlighet med artikel 40.3 i detta beslut. b) Av artikel 6.2 c i den grundläggande rättsakten följer att kostnader för personal i offentliga organisationer är stödberättigande förutsatt att de baserar sig på verkliga extrakostnader för genomförandet av den särskilda transiteringsordningen och avsätts till insatsen enligt en vederbörligen motiverad och rättvis metod. Utgifterna ska attesteras på grundval av dokumentation som gör det möjligt att fastställa de verkliga kostnader som den offentliga organisationen i fråga har haft i samband med den särskilda transiteringsordningen, och som har uppstått i förbindelse med utförandet av uppgifter som ligger utanför dess i lag fastställda ansvarsområde eller dess löpande arbetsuppgifter.”