Bestämmelser för att säkerställa skyddet av vissa uppgifters förtrolighet (artikel 17.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 av den 28 november 1994 om upprättande av ett översättningscentrum för Europeiska unionens organ)

(1999/C 295/04)

A. Bakgrund

1. Artikel 17 i förordningen om upprättande av ett översättningscentrum lyder som följer:

"1) Centrumets personal skall omfattas av de förordningar och regler som skall tillämpas på tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.

2) Centrumet skall gentemot sin personal utöva de befogenheter som tillkommer en anställande myndighet.

3) Styrelsen skall anta lämpliga tillämpningsbestämmelser i samråd med kommissionen, bl.a. för att säkerställa skyddet av vissa uppgifters förtrolighet."

2. Vid översättningscentrumets styrelsemöte i Luxemburg den 20 mars 1996 uppmanade styrelsens ordförande kommissionens representant att utarbeta ett förslag som styrelsen skulle kunna anta i enlighet med artikel 17.3.

3. Den 30 november 1994 antog kommissionen ett beslut om säkerhetsåtgärder för sekretessbelagda uppgifter som produceras eller utväxlas i samband med Europeiska unionens verksamheter (dok. C(94) 3282).

B. Förslag

Med beaktande av artikel 17 i förordningen om upprättande av ett översättningscentrum, särskilt artikel 17.3 i denna, och

av följande skäl:

Den 30 november 1994 antog Europeiska gemenskapernas kommission ett beslut om säkerhetsåtgärder för sekretessbelagda uppgifter som produceras eller utväxlas i samband med Europeiska unionens verksamheter (dok. C(94) 3282).

I artikel 1.1 i detta beslut påpekas att "i detta beslut fastställs säkerhetsnivåer och säkerhetsåtgärder för sekretessbelagda uppgifter i samband med gemenskapens verksamheter samt verksamheter som bygger på avdelningarna V och VI i Fördraget om Europeiska unionen, både uppgifter som härrör från institutionen och sådana som härrör från en annan institution i en medlemsstat eller en internationell organisation".

Kommissionens beslut tar emellertid upp aspekter som inte är relevanta för översättningscentrumet eller som behöver ändras med tanke på de särskilda förhållanden som gäller för översättningscentrumet och de inrättningar och organ som det betjänar.

De särskilda förhållanden som gäller för översättningscentrumet gör ytterligare tillämpningsbestämmelser nödvändiga.

Kommissionen har gett sitt godkännande.

ÖVERSÄTTNINGSCENTRUMETS STYRELSE UPPMANAS HÄRMED ATT ANTA följande beslut.

Beslut av styrelsen för översättningscentrum för Europeiska unionens organ om nödvändiga tillämpningsbestämmelser för att bland annat säkerställa skyddet av vissa uppgifters förtrolighet

ÖVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN HAR ANTAGIT DETTA BESLUT MED BEAKTANDE AV FÖLJANDE:

I artikel 17.3 i förordningen om upprättande av ett översättningscentrum uppmanas centrumets styrelse att anta bestämmelser för att bland annat säkerställa konfidentiell behandling av vissa uppgifter.

Brott mot bestämmelserna i detta beslut och mot kompletterande bestämmelser som antas av kommissionen och ratificeras av översättningscentrumet kommer att leda till disciplinära åtgärder och i allvarliga fall till straffpåföljd.

Bestämmelserna i detta beslut påverkar inte den allmänna tystnadsplikt som gäller för översättningscentrumets tjänstemän och övriga anställda beträffande uppgifter som inte uttryckligen är avsedda för allmänheten.

HÄRMED BESLUTAS FÖLJANDE.

AVDELNING I - PRINCIPER OCH ALLMÄNNA SKYDDSREGLER

Artikel 1

Tillämpningsområde och praktiska överväganden

1. Eftersom översättningscentrumets personal enligt artikel 17.1 i förordningen om centrumets upprättande är bunden av de förordningar och regler som skall tillämpas på tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, gäller bestämmelserna i kommissionens beslut av den 30 november 1994 om säkerhetsåtgärder för sekretessbelagda uppgifter som produceras eller utväxlas i samband med Europeiska unionens verksamheter (dok. C(94) 3282) för sådan personal, utom i den mån dessa bestämmelser ändras eller kompletteras genom detta beslut.

2. Översättningscentrumets direktör är ansvarig för att dessa regler tillämpas på samtliga arbetsplatser inom översättningscentrumet.

Artikel 2

Tilläggsbestämmelser

De säkerhetsbestämmelser som fastställs i detta beslut påverkar inte andra särskilda regler som kommissionen eller översättningscentrumet kan anta.

Artikel 3

Sekretessbelagda uppgifter

1. I detta beslut avses med "sekretessbelagda uppgifter" alla slags uppgifter, vars obehöriga offentliggörande kan skada Europeiska unionens, en eller flera av dess medlemsstaters, övriga internationella organisationers eller de av översättningscentrumet betjänade inrättningarnas och organens grundläggande intressen, och som därför måste skyddas genom väl avpassade säkerhetsåtgärder.

2. Med "uppgifter" avses alla uppgifter oavsett uttrycksform - skriftlig, muntlig eller optisk - och oavsett medium och teknik - papper, magnet- eller videoband, datanät eller tekniska eller fysiska processer. Endast innehållet avgör huruvida uppgifter skall uppfattas som sekretessbelagda eller ej.

3. Det kan krävas särskilda regler för skydd av sekretessbelagda uppgifter som inte förekommer i skriftliga dokument utan i andra medier, framför allt bild- och ljudinspelningar, mikrofilm, film eller videoband eller datamedier. Centrumets direktör skall för styrelsens godkännande föreslå kompletterande skyddsåtgärder för sådana ändamål.

4. De uppgifter som avses i punkterna 1 och 2 ovan skall behandlas som sekretessbelagda även när de befinner sig i ett förberedande stadium eller enbart är avsedda för tillfälligt bruk.

Artikel 4

Sekretessnivåer

Vid översättningscentrumet används följande sekretessnivåer för sekretessbelagda uppgifter:

a) KVALIFICERAT HEMLIG: Uppgifter vars obehöriga offentliggörande skulle vara ytterst skadligt för Europeiska unionens, för en eller flera av dess medlemsstaters eller för en annan organisations grundläggande intressen, i synnerhet de inrättningar och organ som betjänas av översättningscentrumet.

b) HEMLIG: Uppgifter vars obehöriga offentliggörande skulle vara till allvarlig skada för Europeiska unionens, för en eller flera av dess medlemsstaters eller för en annan organisations grundläggande intressen, i synnerhet de inrättningar och organ som betjänas av översättningscentrumet.

c) FÖRTROLIG: Uppgifter vars obehöriga offentliggörande skulle vara till skada för Europeiska unionens, för en eller flera av dess medlemsstaters eller för en annan organisations grundläggande intressen, i synnerhet de inrättningar och organ som betjänas av översättningscentrumet.

d) BEGRÄNSAD: Uppgifter vars obehöriga offentliggörande skulle vara till nackdel för Europeiska unionens, för en eller flera av dess medlemsstaters eller för en annan organisations grundläggande intressen, i synnerhet de inrättningar och organ som betjänas av översättningscentrumet.

AVDELNING II - FÖRFARANDEBESTÄMMELSER

Artikel 5

Fastställande av sekretessnivå

1. Rätten att sekretessbelägga eller låta sekretessbelägga uppgifter som lämnats in till översättningscentrum av de inrättningar och organ som det betjänar är förbehållen den inrättning eller det organ som lämnat in uppgifterna i fråga.

2. Översättningscentrumet skall ge samtliga språkversioner som produceras av ett originaldokument samma sekretessnivå som organet eller inrättningen i fråga har gett originaldokumentet.

3. Översättningscentrumet skall respektera den sekretessnivå som uppdragsgivande organ eller inrättning har fastställt och skall vidta de åtgärder som föreskrivs i detta beslut för de olika sekretessnivåerna.

Artikel 6

Tillämpningsområde: personalens skyldigheter

1. De säkerhetsåtgärder som föreskrivs i detta beslut skall iakttas av alla tjänstemän och andra anställda vid översättningscentrumet som av någon anledning har tillgång till sekretessbelagda uppgifter som producerats av eller förmedlats till centrumet.

2. Varje företag eller bolag, även underleverantörer, som arbetar för översättningscentrumet och vars personal i sin yrkesutövning kan ha anledning att få kännedom om sekretessbelagda uppgifter, skall vara bundna av kraven i detta beslut och skall ålägga samtliga anställda samma skyldigheter. Dessa bör införas skriftligt i de avtal som sluts mellan sådana företag och översättningscentrumet.

Artikel 7

Tillgång till sekretessbelagda uppgifter

1. Tillgång till eller rätt att inneha sekretessbelagda uppgifter äger endast de personer som avses i artikel 6 och som i sitt arbete eller för att tjänsten så kräver, behöver få kännedom om eller handlägga sådana uppgifter.

2. För att få tillgång till KVALIFICERAT HEMLIGA, HEMLIGA och FÖRTROLIGA uppgifter måste de personer som avses i punkt 1 få tillstånd enligt bestämmelserna i artikel 8.

3. Om tredje part önskar få tillgång till uppgifter som förmedlats till översättningscentrumet från organ och inrättningar som betjänas av centrumet, bör begäran riktas till det organ eller den inrättning som överlämnat originaluppgifterna och som äger dem. Detta gäller lika för alla de språkversioner som produceras av översättningscentrumet med utgångspunkt i det originaldokument som anförtrotts åt centrumet.

Artikel 8

Tillstånd

1. Översättningscentrumets styrelse bemyndigar centrumets direktör att bevilja och dra tillbaka tillstånd för de personer som har kontrollerats av behöriga nationella myndigheter och som behöver få tillgång till sekretessbelagda uppgifter.

2. Ett tillstånd skall automatiskt upphöra när den som fått tillståndet lämnar sin tjänst vid översättningscentrumet eller när avtalet upphör.

Artikel 9

Personkontroll

1. På översättningscentrumets begäran skall personkontroll - med den berörda personens samtycke - utföras av den medlemsstat där personen i fråga är medborgare. Är denne inte medborgare i någon medlemsstat skall den medlemsstat där han har sin fasta adress eller sin ordinarie bostadsort ansvara för personkontrollen.

2. Personkontrollen skall utföras enligt de regler och krav som gäller i medlemsstaten i fråga.

AVDELNING III - STRUKTURER

Artikel 10

Säkerhetsansvariga personer

1. En säkerhetsansvarig person skall ansvara för tillämpningen av detta beslut. Översättningscentrumets direktör kan utse sig själv eller någon tjänsteman eller annan anställd av lämplig rang till säkerhetsansvarig.

2. Den säkerhetsansvarige skall ansvara särskilt för följande:

a) Upprätta en lista över alla personer vid centrumet som äger tillgång till uppgifter som stämplas som KVALIFICERAT HEMLIGA, HEMLIGA och FÖRTROLIGA, samt hålla listan aktuell.

b) Ansvara för registrering, kopiering, spridning, eventuell lagerhållning och förstöring av uppgifter som stämplas som KVALIFICERAT HEMLIGA, HEMLIGA och FÖRTROLIGA. Lämpliga skyddade lokaler skall ställas till förfogande.

c) Se till att alla fysiska säkerhetsåtgärder genomförs.

d) Samordna de åtgärder som vidtas för tillämpningen av detta beslut.

e) Undersöka och kontrollera att säkerhetsprocedurer och säkerhetsåtgärder utförs.

f) Undersöka brott mot säkerhetsreglerna och så snart som möjligt rapportera dem till översättningscentrumets direktör, samt i allvarliga fall till styrelsens ordförande.

g) Överväga olika sätt att förbättra säkerheten.

h) Informera personalen om deras skyldigheter i fråga om sekretesskydd och tillämpningen av säkerhetsbestämmelserna.

i) Samordna den personkontroll som avses i artikel 9.

3. Den säkerhetsansvarige skall ha tillgång till sekretessbelagda uppgifter enligt villkoren i artiklarna 7 och 8 i detta beslut.

AVDELNING IV - HANTERING AV SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER

Artikel 11

Märkning av sekretessbelagda uppgifter

11. Den sekretessnivå som tilldelats sekretessbelagda uppgifter skall anges på följande sätt:

- KVALIFICERAT HEMLIG och HEMLIG: Med hjälp av en tydlig stämpel överst och nederst på varje sida eller en likvärdig märkning, till exempel ett diagonalt band tvärs över hela sidan.

- FÖRTROLIG: Med hjälp av en tydlig stämpel på varje sida eller en likvärdig märkning, till exempel ett diagonalt band tvärs över hela sidan.

- BEGRÄNSAD: Med orden "BEGRÄNSAD" på försättsbladet och första sidan.

2. Om uppgifter sekretessbeläggs tillfälligt, skall det datum från vilket sekretessen hävs anges eller en motsvarande formel för hävandet av sekretessen anbringas på lämplig plats.

3. Varje dokument som är märkt KVALIFICERAT HEMLIG eller HEMLIG skall ha ett serienummer genom vilket ursprung och mottagare kan identifieras. Detta serienummer skall anges på försättsbladet.

4. Ändras uppgifters sekretessnivå, skall de märkas med den nya sekretessnivån.

5. Hänvisningar till uppgifter som är märkta KVALIFICERAT HEMLIG, HEMLIG eller FÖRTROLIG, även på IT-området, skall inskränkas till ett minimum och får under inga omständigheter röja uppgifternas innehåll eller mottagare.

Artikel 12

Registrering, sändning och hantering av uppgifter som är märkta KVALIFICERAT HEMLIGA, HEMLIGA eller FÖRTROLIGA

1. Alla uppgifter som är märkta KVALIFICERAT HEMLIGA, HEMLIGA eller FÖRTROLIGA skall registreras centralt av den säkerhetsansvarige. Denna registrering skall göra det möjligt

- att omedelbart ställa samman en förteckning över de personer som har läst eller innehaft uppgifterna, och

- att när som helst konstatera vem som innehar ett visst exemplar.

2. Den säkerhetsansvarige tar över ansvaret för sekretessbelagda uppgifter, då han mottagit en blankett undertecknad av en behörig person vid det organ eller den inrättning som lämnar in uppgifterna.

3. Innan uppgifter märkta KVALIFICERAT HEMLIG, HEMLIG eller FÖRTROLIG avsänds, skall den registreras i ett för detta ändamål avsett register.

4. Ingen tjänsteman eller annan person som omnämns i artikel 6 får inneha uppgifter märkta KVALIFICERAT HEMLIG, HEMLIG eller FÖRTROLIG, som inte har registrerats av den säkerhetsansvarige i enlighet med artikel 10.

Artikel 13

Posthantering

Uppgifter som är märkta KVALIFICERAT HEMLIG, HEMLIG eller FÖRTROLIG skall sändas till och avsändas av översättningscentrumets säkerhetsansvarige (se artikel 10). De sekretessbelagda dokumenten skall sändas på följande sätt:

- KVALIFICERAT HEMLIGA: Med kurirpost. I detta fall skall dokumentet läggas i dubbla kuvert. I detta fall skall dokumentet läggas i två kuvert av vilka endast det innersta skall bära en stämpel som anger sekretessnivån.

- HEMLIGA/FÖRTROLIGA: Rekommenderat med mottagningsbevis. I detta fall skall dokumentet läggas i två kuvert, av vilka endast det innersta skall bära en stämpel som anger sekretessnivån.

- BEGRÄNSADE: Med vanlig post i förseglat kuvert.

Artikel 14

Elektronisk överföring av sekretessbelagda uppgifter

Centrumets direktör skall inom sex månader från detta beslut för styrelsens godkännande föreslå kompletterande skyddsåtgärder för elektronisk överföring av sekretessbelagda uppgifter och därvid beakta rådets rekommendation om gemensamma kriterier för utvärdering av IT-systemens säkerhet.

Artikel 15

Särskilda bestämmelser för skydd av uppgifter

När särskilda förhållanden förhindrar tillämpningen av somliga av bestämmelserna i detta beslut, skall översättningscentrumets säkerhetsansvarige vidta eller låta vidta lämpliga åtgärder för att skapa en skyddsnivå som överensstämmer med den som föreskrivs i detta beslut.

AVDELNING V - SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 16

Förfarande vid brott mot detta beslut

1. Alla anställda vid översättningscentrumet som i sitt arbete har tillgång till sekretessbelagda uppgifter, skall av centrumets direktör eller av den säkerhetsansvarige informeras om att brott mot bestämmelserna i detta beslut kan leda till disciplinära åtgärder och i förekommande fall åtal enligt nationell lagstiftning.

2. Alla som upptäcker eller har skäl att tro att sekretessbelagda uppgifter har förkommit eller röjts eller att ett brott mot detta beslut eller mot säkerheten har begåtts, skall omedelbart rapportera detta till den säkerhetsansvarige, som genast underrättar centrumets direktör.

3. Om rapporten tyder på att en obehörig person fått kännedom om uppgifter märkta KVALIFICERAT HEMLIGA, HEMLIGA eller FÖRTROLIGA, skall centrumets direktör omedelbart underrättas, så att han kan bedöma situationen.

4. Om misstankar om brott av de slag som avses i punkterna 2 och 3 bekräftas, skall direktören eller den av honom utsedda säkerhetsansvariga personen vidta lämpliga åtgärder vad beträffar berörda ansvariga tjänstemän för att begränsa skadan till ett minimum och för att förhindra en upprepning av det inträffade.

5. Om ett allvarligt brott mot säkerheten har inträffat i fråga om uppgifter som förmedlats från en medlemsstat, en annan institution eller en internationell organisation och i synnerhet ett organ eller en inrättning som betjänas av översättningscentrumet, skall de underrättas härom.

6. Tjänstemän och övriga anställda vid översättningscentrumet som - även efter avslutad tjänst - medvetet eller av försumlighet bryter mot bestämmelserna i detta beslut, kan i enlighet med tjänsteföreskrifterna bli föremål för disciplinära åtgärder, samt i förekommande fall åtal enligt nationell lagstiftning.

Artikel 17

Extra åtgärder

Om en inrättning, byrå eller ett organ antar egna sekretessbestämmelser skall översättningscentrum och inrättningen, byrån eller organet i fråga vidta nödvändiga åtgärder för att garantera överensstämmelse mellan sina respektive bestämmelser. Alla extra åtgärder som krävs för tillämpningen av denna artikel skall överlämnas till styrelsen för dess godkännande och skrivas in i en bilaga till dessa tillämpningsbestämmelser.

Artikel 18

Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft den 22 mars 1999.

Utfärdat i Luxemburg den 22 mars 1999.

På styrelsens vägnar

Colette FLESCH