RÅDETS AKT av den 18 januari 1999 om antagande av budgetförordningen för Europols budget (1999/C 25/01)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av konventionen på grundval av artikel K 3 i Fördraget om Europeiska unionen om upprättandet av en europeisk polisbyrå (Europolkonventionen) (1), särskilt artiklarna 35.9 och 36.6 i denna,

med beaktande av styrelsens yttrande,

med beaktande av gemensamma kontrollkommitténs yttrande, och

av följande skäl:

Principerna om sund ekonomisk förvaltning, särskilt de som gäller sparsamhet och kostnadseffektivitet, måste tillämpas på Europols budget, tydliga mål för den planerade verksamheten måste fastställas i de årliga budgeterna och verksamhetsplanerna, förverkligandet av dessa mål måste övervakas och ytterligare åtgärder vidtas vid behov för att uppnå dem.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

INNEHÅLL

Sida

INGRESS

AVDELNING I Allmänna principer (artiklarna 1-12) .......... 3

AVDELNING II Budgetprocess, budgetens innehåll och struktur .......... 5

Avsnitt I Budgetprocess (artiklarna 13-14) .......... 5

Avsnitt II Budgetens struktur (artikel 15) .......... 6

Avsnitt III Ändringar av budgeten (artiklarna 16-17) .......... 6

AVDELNING III Budgetgenomförande .......... 6

Avsnitt I Allmänna bestämmelser (artiklarna 18-24) .......... 6

Avsnitt II Förvaltning av inkomster och utgifter (artiklarna 25-36) .......... 8

Avsnitt III Medlemsstaternas bidrag (artiklarna 37-40) .......... 11

Avsnitt IV Avtal och inventarieförteckningar (artiklarna 41-46) .......... 11

Avsnitt V Bokföring (artiklarna 47-48) .......... 13

Avsnitt VI Ansvar för utanordnare, räkenskapsförare, förskottsförvaltare och styrekonom (artikel 49) .......... 13

AVDELNING IV Redovisning och revision .......... 14

Avsnitt I Redovisning (artiklarna 50-51) .......... 14

Avsnitt II Revision (artiklarna 52-55) .......... 15

AVDELNING V Slutbestämmelser (artiklarna 56-59) .......... 16

AVDELNING I ALLMÄNNA PRINCIPER

Artikel 1

1. Europols budget (hädanefter kallad "budgeten") är det instrument som för varje budgetår redovisar Europols förväntade inkomster och utgifter.

I Europols femåriga finansiella plan (hädanefter kallad "den finansiella planen") skall Europols inkomster och utgifter fastställas för det budgetår som budgetförslaget avser och de fyra närmast följande budgetåren.

2. De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår.

Utgifter får inte godkännas för en period som är längre än ett budgetår.

3. Utgifter som har uppkommit genom

- avtal som slutits i enlighet med lokal praxis,

- avtalsbestämmelser, särskilt gällande tillhandahållande av utrustning,

för perioder som är längre än ett budgetår skall belasta budgeten för det budgetår då utgifterna effektueras.

Artikel 2

Budgetanslagen skall användas i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, särskilt de som gäller sparsamhet och kostnadseffektivitet.

Artikel 3

1. Om inte annat följer av artikel 22 skall alla inkomster och utgifter i sin helhet tas upp i budgeten och på kontona utan att justeras mot varandra.

2. De totala inkomsterna skall täcka de totala utgifterna.

Artikel 4

1. Alla inkomster och utgifter skall medföra att en post i budgeten tillgodogörs eller belastas.

Om inte annat föreskrivs i artikel 22, får åtagande eller godkännande av utgifter inte medges utöver beviljade anslag.

2. Den tjänsteförteckning som skall antas i enlighet med artikel 14 skall utgöra en absolut gräns för Europol. Inga utnämningar får göras utöver denna gräns.

Halvtidstjänster får kompenseras genom anställning av annan personal inom de ramar som fastställts.

3. Gåvor, arv, bidrag och liknande får endast tas emot om styrelsen i förväg givit sitt godkännande. Styrelsens beslut skall vara enhälligt.

Artikel 5

1. Budgetåret skall börja den 1 januari och sluta den 31 december.

2. Inkomster skall tas upp i räkenskaperna för det budgetår under vilket de tagits emot.

Trots föregående stycke skall bidrag från medlemsstaterna till budgeten som tagits emot före det budgetår som de avser tillgodogöras budgeten för det budgetåret.

3. De anvisade anslagen skall endast användas till att täcka utgifter som uppkommit och betalats under det budgetår för vilket anslagen beviljades, utom i undantagsfall enligt artikel 6, samt för att täcka skulder som kan hänföras till tidigare budgetår och för vilka inga anslag överförts.

Utgifterna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det året på grundval av de utgifter som godkänts senast den 31 december och för vilka den motsvarande betalningen effektuerats senast före den 1 mars året därpå.

Artikel 6

1. Följande regler skall reglera användningen av anslagen:

a) Anslag för vilka inget åtagande gjorts vid utgången av det budgetår då de beviljades skall normalt förfalla.

b) Anslag för löner och arvoden till personalen får inte överföras mellan budgetår.

c) Anslag som avsatts för betalningar som är utestående den 31 december enligt åtaganden som gjorts mellan den 1 januari och den 31 december skall automatiskt överföras, dock endast till det närmast följande budgetåret.

2. Trots vad som sägs i artikel 6.1 får direktören före den 31 januari till styrelsen överlämna välgrundade ansökningar om överföring av anslag för vilka inget åtagande gjorts senast den 31 december till det närmast följande budgetåret.

En överföring av sådana anslag får endast föreslås i undantagsfall.

Styrelsen skall besluta om sådana ansökningar om överföring senast den 1 mars. Styrelsens beslut skall vara enhälligt.

3. Anslag som överförts från ett budgetår till det närmast följande budgetåret förfaller, om inget åtagande har gjorts vid utgången av det budgetår vill vilket de överfördes.

4. En förteckning över anslag som skall överföras automatiskt skall överlämnas för kännedom till styrelsen före den 1 april.

5. Vid budgetens genomförande skall användningen av de överförda anslagen för varje post i budgeten redovisas separat i räkenskaperna för det innevarande budgetåret.

Artikel 7

Löpande utgifter, som får belasta det närmast följande budgetåret och som genom sin karaktär uppstår i början av detta budgetår, får från och med den 15 november varje år belasta anslagen för det närmast följande budgetåret som ett förväntat åtagande upp till högst en fjärdedel av de motsvarande totala anslagen för det innevarande året. Om budgeten för det närmast följande budgetåret redan har antagits, får sådana åtaganden emellertid endast gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i budgeten för det innevarande budgetåret.

Utgifter för hyror eller liknande som i enlighet med bestämmelser i lag eller avtal skall betalas i förskott får, för betalningar från den 20 december och framåt, belasta anslagen för det närmast följande budgetåret.

Artikel 8

1. Om budgeten inte slutgiltigt antagits vid budgetårets början, får utgifter som principiellt godkänts i den senast antagna budgeten effektueras i enlighet med villkoren i denna artikel.

2. För varje kapitel får månadsvis utbetalningar göras med upp till en tolftedel av de totala anslag som tas upp i det berörda kapitlet för det föregående budgetåret om detta är nödvändigt med hänsyn till Europols rättsliga skyldigheter.

3. Styrelsen får på direktörens begäran mot bakgrund av administrativa behov samtidigt bevilja två eller flera tillfälliga tolftedelar eller, i undantagsfall, betalningar utöver dem som är nödvändiga med hänsyn till Europols rättsliga skyldigheter. Styrelsens beslut skall vara enhälligt.

4. Under de omständigheter som nämns i artikel 8.1 får bidrag infordras från medlemsstaterna motsvarande tre tolftedelar av de bidrag som infordrats i enlighet med den senast antagna budgeten.

5. Styrelsen får på begäran av direktören och efter att ha inhämtat styrelsens yttrande med hänsyn till finansiella behov godkänna att ytterligare bidrag från medlemsstaterna infordras. Styrelsens beslut skall vara enhälligt.

Artikel 9

Budgeten och eventuella tilläggs- och ändringsbudgetar, i deras antagna form, skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning på begäran av rådets ordförande.

Offentliggörandet skall normalt ske inom en månad från dagen för antagandet.

Artikel 10

1. Budgeten och den finansiella planen skall uppställas i ecu i enlighet med definitionen i artikel 1 i rådets förordning (EG) nr 3320/94 (2).

Varje ändring av denna förordning skall tillämpas på denna bestämmelse.

2. Omräkning mellan ecun och de nationella valutorna skall i princip göras till dagskursen. Avvikelser från denna princip tillåts i undantagsfall, i enlighet med de genomförandebestämmelser som föreskrivs i artikel 57.2.

Artikel 11

1. Direktören skall varje år på grundval av den gällande verksamhetsplanen upprätta ett utkast till verksamhetsplan, i vilket den planerade verksamheten och utvecklingen för Europol anges för de närmast följande fem åren. Den finansiella planen skall som en del av verksamhetsplanen beskriva de finansiella resurser och personalbehov som bedöms nödvändiga för den förslagna årliga verksamheten.

2. Utkastet till verksamhetsplan skall överlämnas till styrelsen som skall fatta beslut om den efter att ha hört budgetkommittén. Styrelsens beslut skall vara enhälligt.

Artikel 12

1. En budgetkommitté inrättas härmed.

2. Budgetkommitténs sammansättning fastställs i artikel 35.8 i Europolkonventionen. En företrädare för den medlemsstat som innehar ordförandeskapet i rådet skall vara ordförande i kommittén.

3. Budgetkommitténs uppgifter fastställs i artikel 35 i Europolkonventionen och i denna förordning.

Kommittén skall dessutom utföra de budgetrelaterade och finansiella uppgifter som hänskjutits till den av styrelsen eller rådet.

Kommittén skall när den utför sina uppgifter särskilt granska huruvida principerna i artikel 2 iakttas.

4. Kommittén får begära att direktören tillhandahåller sådana upplysningar eller bevis som den bedömer vara nödvändiga i de budgetrelaterade eller finansiella frågor som den har övervakningsansvaret för.

AVDELNING II BUDGETPROCESS, BUDGETENS INNEHÅLL OCH STRUKTUR

AVSNITT I Budgetprocess

Artikel 13

Budgeten skall antas och den finansiella planen fastställas i enlighet med artikel 35 i Europolkonventionen.

Artikel 14

Budgetförslaget och utkastet till finansiell plan skall åtföljas av förklarande anmärkningar som särskilt skall innehålla

a) en allmän principförklaring om de mål som skall uppnås med budgeten,

b) en beskrivning av den verksamhet för vilken anslag begärs, med hänsyn tagen till de principer som fastställs i artikel 2 och den verksamhetsplan som föreskrivs i artikel 11,

c) en beskrivning av de antaganden och den växelkurs mellan HFL och ecu som förslaget och utkastet är grundade på,

d) en förklaring av förändringarna i anslagen från ett budgetår till nästa.

När det gäller personal skall budgetförslaget dessutom åtföljas av ett arbetsdokument som skall innehålla följande upplysningar:

a) En detaljerad förteckning för varje kategori av personal över budgeterade tjänster och antalet anställda den dag då budgetförslaget överlämnas med angivande av deras fördelning på lönegrader och administrativa enheter.

b) En redogörelse som motiverar eventuella förändringar av antalet anställda.

AVSNITT II Budgetens struktur

Artikel 15

Budgeten skall delas in i avdelningar, kapitel, artiklar och punkter i enlighet med inkomstens eller utgiftens karaktär eller avsedda ändamål på grundval av ett decimalsystem för klassificering.

AVSNITT III Ändringar av budgeten

Artikel 16

1. Vid oundvikliga, särskilda eller oförutsedda omständigheter får direktören lägga fram förslag till tilläggs- och/eller ändringsbudgetar.

2. Med förslag till tilläggsbudget avses varje förslag som skulle innebära att de totala anslagen ökar, eller att medel anslås till en eller flera nya verksamheter utan att de totala anslagen ökar.

Med förslag till ändringsbudget avses varje förslag som skulle innebära ändringar av budgeten av finansiell eller teknisk art, utan att de totala anslagen ökar och utan att medel anslås till ny verksamhet.

3. Förslag till tilläggs- och/eller ändringsbudgetar skall läggas fram, granskas, fastställas och antas i samma form och enligt samma förfarande som den budget vars beräkningar de ändrar.

4. Tilläggs- och/eller ändringsbudgetar skall antas i enlighet med det förfarande som föreskrivs i artikel 35 i Europolkonventionen.

Artikel 17

1. Under budgetårets sista fyra månader får direktören föra över

- högst 25 % av de totala anslagen inom varje kapitel,

- anslag mellan kapitel i samma avdelning för att öka anslagen totalt med högst 25 % inom varje kapitel.

Direktören skall underrätta styrelsen senast tre veckor innan sådana överföringar görs.

2. Direktören får föreslå andra överföringar av anslag än dem som anges i artikel 17.1.

Styrelsen skall besluta om sådana förslag till överföringar. Styrelsens beslut skall vara enhälligt.

3. Trots vad som sägs i artikel 17.2 får inga anslag överföras till eller från avdelningen för personalutgifter.

TITEL III BUDGETGENOMFÖRANDE

AVSNITT I Allmänna bestämmelser

Artikel 18

Budgeten skall genomföras i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnare, räkenskapsförare och styrekonom.

Utanordnarens, räkenskapsförarens och styrekonomens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.

Artikel 19

1. I enlighet med artikel 29.3 i Europolkonventionen skall direktören, som är ansvarig inför rådet, genomföra budgeten på eget ansvar i enlighet med denna förordning och inom ramarna för de tilldelade anslagen.

Inom de gränser som anges i fullmakten får direktören delegera sina befogenheter på villkor som fastställs av denne och som skall meddelas den befullmäktigade personen, räkenskapsföraren, styrekonomen, styrelsen och den gemensamma kontrollkommittén.

2. Var tredje månad skall direktören rapportera till styrelsen och budgetkommittén om genomförandet av budgeten.

Artikel 20

1. En styrekonom skall utses i enlighet med artikel 35.7 i Europolkonventionen.

Styrekonomen får assisteras i sina uppgifter eller tillfälligt ersättas av en eller flera biträdande styrekonomer som också skall utses i enlighet med artikel 35.7 i Europolkonventionen.

2. Styrekonomen skall vid utförandet av sina uppgifter vara ansvarig endast inför styrelsen.

3. Styrekonomen skall vara ansvarig för kontrollen av

- åtagandena för samtliga utgifter,

- betalningen av samtliga utgifter,

- samtliga inkomster.

Trots vad som föreskrivs i artiklarna 25.2, 26.2, 26.4, 27.2, 29.3 och 34.2 i denna förordning och i enlighet med artikel 35.7 i Europolkonventionen får det i de genomförandebestämmelser som föreskrivs i artikel 57.2 i denna förordning föreskrivas om kontroll i efterhand av styrekonomen vid mindre inkomst- eller utgiftsposter.

4. Styrekonomen skall dessutom se över, utvärdera och rapportera om i vilken utsträckning system, förfaranden och liknande interna kontroller är sunda och adekvata samt om tillämpningen av dessa.

Rapporter om varje enskild inspektion, utvärdering och undersökning skall läggas fram för direktören och styrelsen. Direktören skall underrätta styrelsen om vilka åtgärder som varje rapport föranleder.

5. Styrekonomen skall förelägga styrelsen en rapport för varje budgetår om den interna övervakningsverksamheten för det året.

Artikel 21

Mottagandet av inkomster och betalningen av utgifter skall utföras av en räkenskapsförare som skall utses av och vara ansvarig inför direktören. Om inte annat föreskrivs enligt artikel 32.2 skall räkenskapsföraren ensam ha befogenhet att förvalta medel och tillgångar. Han skall ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

Räkenskapsföraren får assisteras i sina uppgifter av en eller flera biträdande räkenskapsförare som utsetts på samma villkor som räkenskapsföraren.

Artikel 22

Trots bestämmelserna i artiklarna 3.1 och 4.1

a) får följande avdrag göras från alla räkningar, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka nettobeloppet sedan skall betalas:

- Justeringar av felaktigt betalda belopp, vilka kan göras genom avdrag i förväg när en kontroll av samma typ görs under samma kapitel, artikel och budgetår som den felaktiga betalningen.

- Värdet av fordon, apparater, utrustning och installationer som tagits emot som dellikvid i enlighet med handelsbruk vid köp av nya fordon, nya apparater, ny utrustning och nya installationer av samma slag.

Rabatter och återbetalningar på fakturor och räkningar skall inte tas upp som separata inkomster.

b) får följande belopp användas på nytt under den rubrik som den ursprungliga utgiften belastade:

- Inkomster som uppkommit genom återbetalning av belopp som felaktigt betalats med budgetanslag.

- Förtjänster från leveranser av varor och tjänster till andra institutioner eller organ.

- Mottagna försäkringsersättningar.

- Återbetalning av skatter som ingår i priset på varor och tjänster som levereras till Europol.

- Förtjänster från försäljning av fordon, apparater, utrustning och installationer som skall ersättas eller skrotas.

Beloppen måste användas på nytt före utgången av budgetåret efter det budgetår då inkomsterna togs emot.

Kontoplanen enligt artikel 48 skall innehålla avräkningskonton som gör det möjligt att följa hur både inkomster och utgifter används på nytt.

c) justeringar får göras för kursskillnader som uppstår i samband med budgetens genomförande och för gäldenärers och borgenärers räntesatser vid konstanttransaktioner. Endast den slutliga vinsten eller förlusten skall räknas med i årets saldo.

Artikel 23

Saldot för varje budgetår skall tas upp i budgeten för det andra budgetåret efter det budgetår från vilket det härrör i enlighet med artikel 40.2

Artikel 24

Om inkomster och utgifter förvaltas med hjälp av integrerade datorsystem skall bestämmelserna i avsnitt II i denna avdelning och avsnitt II i avdelning IV tillämpas med hänsyn tagen till huruvida det är möjligt och nödvändigt att använda datoriserad förvaltning. I sådana fall gäller följande:

- Utanordnaren eller räkenskapsföraren får behålla verifikationerna för kontrolländamål.

- Underskrifter och godkännanden får läggas till i lämplig datoriserad form.

Villkoren för genomförandet av denna artikel skall fastställas i genomförandebestämmelserna enligt artikel 57.2.

AVSNITT II Förvaltning av inkomster och utgifter

Artikel 25

1. En åtgärd eller situation som kan ge upphov till eller förändra en fordran för Europol måste föregås av en fordringsberäkning från utanordnaren. I en sådan beräkning skall särskilt anges typen av inkomst och den budgetpost som skall konteras samt även så långt möjligt det beräknade beloppet samt namnet på och en beskrivning av gäldenären.

2. Fordringsberäkningar skall överlämnas till räkenskapsföraren som skall förelägga styrekonomen dessa för godkännande.

Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

a) rätt budgetpost har konterats,

b) beräkningen är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser.

3. De godkända fordringsberäkningarna skall registreras preliminärt av räkenskapsföraren.

Artikel 26

1. För mottagande av Europols fordringar skall det krävas ett betalningskrav från utanordnaren.

2. Betalningskrav skall överlämnas till räkenskapsföraren som skall förelägga styrekonomen dessa för godkännande.

Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

a) rätt budgetpost har konterats med inkomsten,

b) betalningskravet är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser,

c) verifikationerna är formellt korrekta,

d) gäldenären är korrekt angiven,

e) förfallodagen har angivits,

f) de principer om sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2 har tillämpats,

g) beloppets storlek och valutaslag är korrekta.

3. Räkenskapsföraren skall ansvara för på behörigt sätt utfärdade betalningskrav.

Han skall säkerställa att Europols fordringar betalas i tid och att Europols rättigheter tillvaratas.

4. Om utanordnaren avstår från rätten att kräva in en fastslagen fordran skall han i förväg sända ett förslag om upphävande till räkenskapsföraren som skall överlämna detta till styrekonomen för godkännande.

Syftet med styrekonomens godkännande är att bestyrka att avståendet är formellt korrekt och överensstämmer med de principer om sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2.

Artikel 27

1. Alla åtgärder som kan ge upphov till utgifter som skall belasta den gällande budgeten eller en följande budget måste föregås av ett förslag till åtagande av utgifter från utanordnaren. I ett sådant förslag skall anges syftet med utgiften, det beräknade beloppet, den budgetpost som skall konteras samt borgenären.

För löpande utgifter får ett preliminärt åtagande göras.

2. Förslag till åtaganden skall överlämnas till räkenskapsföraren som skall förelägga styrekonomen dessa för godkännande.

Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

a) förslaget till åtagande har lagts fram i enlighet med artikel 27.1,

b) rätt budgetpost har konterats,

c) anslagen är disponibla,

d) utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser,

e) de principer om sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2 har tillämpats.

3. Godkännandet får inte vara villkorligt.

4. Det godkända förslaget till åtagande skall registreras av räkenskapsföraren.

Artikel 28

1. Utanordnarens kontroll av utgifter skall ha till syfte att

a) verifiera borgenärens anspråk,

b) fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår till,

c) verifiera fordrans förfallovillkor,

d) verifiera att varor har levererats eller tjänster har utförts enligt beställning.

2. Vid kontroll av utgifter skall underlag överlämnas som bekräftar borgenärens rättigheter.

Utanordnaren och ytterligare en anställd person skall utföra och underteckna den verifiering som avses i artikel 28.1 d.

Utanordnaren får låta verifieringen utföras på eget ansvar.

3. Löner, ersättningar och arvoden skall kontrolleras i enlighet med sammandrag av lönespecifikationer som upprättas av personalavdelningen, utom i de fall där individuell kontroll krävs.

Artikel 29

1. Godkännandet är den handling genom vilken utanordnaren, genom utfärdande av en betalningsorder, beordrar räkenskapsföraren att betala en kontrollerad utgift.

2. I betalningsordern skall anges

- det budgetår som betalningen skall belasta,

- artikel och eventuellt annan underavdelning i budgeten som skall tillämpas,

- det belopp som skall betalas och i vilken valuta,

- betalningsmottagarens namn och adress,

- utgiftens ändamål,

- om möjligt, betalningssättet,

- nummer och dag för de berörda godkännandena av åtagandet.

Betalningsordern skall åtföljas av verifikationer i original eller, i undantagsfall, av bestyrkta kopior.

3. Betalningsorder skall överlämnas till räkenskapsföraren som skall förelägga styrekonomen dessa för godkännande.

Syftet med detta godkännande skall vara att fastslå att

a) betalningsordern utfärdats på rätt sätt,

b) betalningsordern överensstämmer med åtagandet av utgiften och att beloppet är korrekt, med hänsyn tagen till de principer om sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2,

c) rätt budgetpost har konterats,

d) anslagen är disponibla,

e) verifikationerna är formellt korrekta,

f) betalningsmottagarens namn och beskrivningen av denne är korrekta.

4. Efter godkännande skall betalningsordern i original och alla verifikationer överlämnas till räkenskapsförarna.

Artikel 30

När det gäller delbetalningar skall den första betalningsordern åtföljas av dokument som fastslår borgenärens fordran på delbetalningen i fråga. Senare betalningsorder skall innehålla en hänvisning till de verifikationer som redan lämnats.

Artikel 31

1. Betalningen skall vara den slutliga handling genom vilken Europol befrias från förpliktelserna gentemot sina borgenärer.

Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Räkenskapsföraren skall uppskjuta betalningen vid fall av materiella fel eller protester mot ansvarsbefrielsens giltighet eller om de formaliteter som föreskrivs i denna förordning inte iakttas.

2. Om betalningen skjuts upp skall räkenskapsföraren ange skälen för detta beslut i en skriftlig redogörelse som han skall sända till utanordnaren och för kännedom till styrekonomen.

Artikel 32

1. Betalningar skall i princip effektueras via bank- eller postgirokonto.

Direktören skall öppna sådana bank- och postgirokonton i Europols namn. Förfarandet vid öppnande, förvaltning och användning av sådana konton skall fastställas i genomförandebestämmelserna enligt artikel 57.2.

2. Checkar och post- eller bankgireringar skall undertecknas av två tjänstemän som har direktörens bemyndigande, varav den ena måste vara räkenskapsföraren.

Artikel 33

För betalning av vissa kategorier av utgifter får förskottskonton upprättas i enlighet med genomförandebestämmelserna enligt artikel 57.2.

Endast räkenskapsföraren får överföra medel till förskottskontona, utom i de undantagsfall som anges i genomförandebestämmelserna enligt artikel 57.2.

Artikel 34

1. Räkenskapsföraren får bevilja förskott till personal om en förordningsbestämmelse eller de genomförandebestämmelser som anges i artikel 57.2 tillåter detta.

Räkenskapsföraren får bevilja förskott för att täcka utlägg som en anställd gör för Europols räkning.

2. Utom vad gäller de förskottskonton som avses i artikel 33 får inga förskott betalas ut om de inte i förväg godkänts av styrekonomen.

Artikel 35

1. Om styrekonomen nekar att ge sitt godkännande enligt artiklarna 25.2, 26.2, 26.4, 27.2, 29.3 eller 34.2, skall han i en skriftlig redogörelse ange skälen till detta som skall överlämnas till räkenskapsföraren som skall underrätta utanordnaren om nekandet.

2. Om godkännande nekas, får direktören, utom i fall där det ifrågasätts huruvida det finns disponibla anslag, bekräfta fordringsberäkningen, betalningskravet, förslaget om upphävande, utgiftsåtagandet, betalningsordern eller förskottet i ett motiverat beslut.

Fordringsberäkningen, betalningskravet, förslaget om upphävande, utgiftsåtagandet, betalningsordern eller förskottet skall då anses ha gjorts på giltigt sätt.

Styrelsen och den gemensamma tillsynskommittén skall omedelbart underrättas närhelst denna bestämmelse tillämpas.

Artikel 36

I enlighet med artikel 5.9 i Europolkonventionen skall kostnader för sambandsmännens verksamhet i regel bäras av den medlemsstat som sänt ut dem.

Kostnader för verksamhet som genomförs av sambandsmän på Europols vägnar och enligt överenskommelse med utsändande medlemsstater eller som begärs av Europol eller på annat sätt omfattas av Europols allmänna behörighet skall dock belasta Europols budget. Även utgifter som inte kan tillskrivas andra skall belasta Europols budget.

AVSNITT III Medlemsstaternas bidrag

Artikel 37

1. En medlemsstats bidrag till budgeten för budgetåret t skall i enlighet med artikel 35.2 i Europolkonventionen beräknas på grundval av dess bruttonationalinkomst (hädanefter kallad BNI) för året t -2

Bidraget skall uttryckas i ecu.

2. Den beräkning av bidragen som görs i samband med utarbetandet av budgeten skall grunda sig på de BNI-prognoser, i nationell valuta, som används när det preliminära budgetförslaget för Europeiska gemenskaperna upprättas för budgetåret t -2. Dessa prognoser skall omvandlas till ecu med tillämpning av den genomsnittliga växelkursen för år t -2.

Artikel 38

1. Före den 1 december år t -1 eller senast en månad efter det att budgeten antagits, varvid den av dessa tidpunkter som infaller senast skall gälla, skall direktören infordra bidragen för budgetåret t.

2. Om inte annat följer av artikel 8 skall medlemsstaternas bidrag ha betalats i sin helhet före den 31 mars år t eller senast en månad efter det att bidragen infordrats, varvid den av dessa tidpunkter som infaller senast skall gälla.

Betalningen skall göras i ecu eller nationell valuta.

3. Ränta skall debiteras till en normal räntesats som skall anges i de genomförandebestämmelser som föreskrivs i artikel 5.2 på den del av en medlemsstats bidrag som inte betalats inom en månad efter den tidsgräns som anges i artikel 38.2.

Styrelsen skall underrättas närhelst denna bestämmelse tillämpas.

Artikel 39

Artiklarna 37 och 38 skall även gälla för en eventuell tilläggsbudget.

Artikel 40

1. På grundval av den inkomst- och utgiftsredovisning som upprättas för budgetår t i enlighet med artikel 53, och med tillämpning av de faktiska BNI-belopp för t -2 som fastställs i nationell valuta av Europeiska kommissionen och den genomsnittliga växelkursen för samma år, skall direktören på nytt beräkna de bidrag från medlemsstaterna som krävs för budgetår t för finansieringen av de faktiska utgifterna för detta år och överföringarna till nästa budgetår.

2. För att ta hänsyn till överskottet från budgetåret t och skillnaden mellan de preliminära och faktiska BNI-beloppen för t -2 skall följande förfarande tillämpas:

a) För de medlemsstater vars faktiskt betalade bidrag för budgetår t är större än vad som krävs enligt artikel 40.1 skall det överskjutande beloppet dras av från de bidrag som infordras för budgetår t +2.

b) För de medlemsstater vars faktiskt betalade bidrag för budgetår t är mindre än vad som krävs enligt artikel 40.1 skall det utestående beloppet infordras tillsammans med de bidrag som infordras för budgetår t +2.

AVSNITT IV Avtal och inventarieförteckningar

Artikel 41

1. Avtal om köp eller hyra av byggnader eller varor, om tillhandahållande av tjänster eller om utförande av byggnadsarbete skall vara skriftliga.

2. Utom när det gäller avtal om köp av redan uppförda byggnader eller om leasing av en byggnad, skall alla sådana avtal slutas efter det att en anbudsinfordran har utfärdats.

Avtal får emellertid slutas genom privat överenskommelse under följande omständigheter:

a) Inom den tidsperiod som fastställs i de genomförandebestämmelser som föreskrivs i artikel 57.2.

b) Om köp eller hyra av varor, tillhandahållande av tjänster eller byggnadsarbeten är så brådskande att det inte är möjligt att följa ett anbudsförfarande.

c) Om anbudsförfarandena inte ger något resultat eller om de angivna priserna är oacceptabla.

d) Om varorna eller tjänsterna av tekniska, praktiska eller rättsliga skäl endast kan tillhandahållas av en viss entreprenör eller leverantör.

e) Vid tilläggsavtal om tillhandahållande av varor eller tjänster eller avtal om om- eller tillbyggnad som av tekniska skäl inte kan skiljas från huvudavtalet.

I de fall som avses i punkterna a-c skall Europol dock så långt möjligt och med alla lämpliga medel skapa konkurrens mellan de leverantörer som skulle kunna leverera de aktuella varorna och tjänsterna.

3. Anbudsinfordringar skall i princip offentliggöras i samtliga medlemsstater och vid behov i tredje länder, i den mån detta är förenligt med industriutvecklingen inom Europeiska unionen. Offentliggörandet får emellertid begränsas om det på grund av varornas eller tjänsternas pris eller karaktär inte är lämpligt att utfärda en allmän anbudsinfordran.

4. Anbudsförfaranden, kriterier för tilldelning och prisjusteringsprocedurer som äger rum efter det att avtal har slutits skall fastställas och regleras enligt de genomförandebestämmelser som föreskrivs i artikel 57.2, varvid det förutsätts att kriterierna för till delning skall fastställas på samma sätt som i bestämmelserna i det direktiv som avses i artikel 44.

5. Avtal som överskrider den föreskrivna tidsgränsen i de genomförandebestämmelser som föreskrivs i artikel 57.2 skall godkännas av styrelsen.

Artikel 42

Vad gäller avtal som slutits av Europol skall ingen diskriminering ske mellan medborgare i medlemsstaterna på grund av deras nationalitet.

Artikel 43

1. Avtal får ingås mot betalning enligt faktura eller räkning om det beräknade värdet på varorna, tjänsterna eller arbetet inte överskrider de gränser som fastställs i genomförandebestämmelserna enligt artikel 57.2.

2. Som garanti för ett avtals genomförande kan det i en garantiklausul krävas att leverantörer eller entreprenörer i förväg lämnar en säkerhet.

Säkerhetens belopp skall fastställas enligt de sedvanliga handelsvillkoren.

Om ett avtal inte genomförs eller om slutförandet försenas skall Europol säkerställa att den får tillräcklig ersättning för alla skador, räntor och omkostnader genom avdrag från säkerhetsbeloppet, vare sig detta har betalats in av leverantören eller entreprenören eller av en tredje part.

Artikel 44

Vid slutande av avtal för vilka beloppen är lika stora eller större än de tröskelbelopp som fastställs i de rådsdirektiv i vilka förfarandena för slutande av avtal som omfattar offentlig upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, leveranser och tjänster, skall samma skyldigheter gälla för Europol som för parter i medlemsstaterna i enlighet med direktiven.

Artikel 45

1. En permanent inventarieförteckning som visar mängden av och värdet på all lös och fast egendom som tillhör Europol skall föras. Endast lös egendom som överskrider ett visst värde som skall fastställas i genomförandebestämmelserna enligt artikel 57.2 skall tas upp i denna inventarieförteckning.

2. Alla förvärv av lös eller fast egendom skall före betalningen noteras i den permanenta inventarieförteckningen.

Denna notering skall registreras på fakturan eller på ett bifogat dokument som upprättats för betalning av utgiften.

3. Europols skall utföra egna kontroller för att säkerställa att inventarieförteckningen stämmer överens med verkliga förhållanden.

Artikel 46

1. Försäljning av lös egendom skall offentliggöras på lämpligt sätt.

2. Om egendom i inventarieförteckningen säljs, skänks bort, skrotas, hyrs ut eller saknas på grund av förlust eller stöld eller av någon annan anledning skall en redogörelse eller en rapport utarbetas av utanordnaren. Denna redogörelse eller rapport skall överlämnas till räkenskapsföraren som skall förelägga styrekonomen den för bestyrkande.

I redogörelsen eller rapporten skall särskilt anges eventuell ersättningsskyldighet för en anställd inom Europol eller någon annan person.

3. Utom vid sådan försäljning som sker vid offentlig auktion får inte tjänstemän eller andra anställda vid institutionerna förvärva lös egendom som säljs av dessa institutioner.

4. Om fast egendom eller större installationer ställs till förfogande gratis, skall de omfattas av avtal som godkänts av styrekonomen.

5. Även artikel 4.3 skall gälla.

AVSNITT V Bokföring

Artikel 47

1. Räkenskaperna skall upprättas i ecu per budgetår enligt systemet för dubbel bokföring. De skall visa alla inkomster och utgifter för budgetåret. De skall styrkas med verifikationer.

Räkenskaperna skall avslutas vid utgången av budgetåret för att en balansräkning samt den inkomst- och utgiftsredovisning som avses i artikel 53 skall kunna upprättas. Inkomst- och utgiftsredovisningen skall överlämnas till styrekonomen.

2. Inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen skall upprättas i ecu.

Artikel 48

1. I kontoplanen skall åtskillnad göras mellan resultatkonton och balanskonton.

Kontoplanen skall bestå av följande två delar:

a) Konton för budgetmässiga utgifter och inkomster som i detalj visar budgetens genomförande.

b) Balansräkningskonton som visar institutionernas tillgångar och skulder.

Dessa konton skall visa de förväntade följderna av Europols rättsliga förpliktelser.

2. Alla förskott, utom av permanent karaktär som granskas med jämna mellanrum skall tas upp på ett avräkningskonto och regleras senast under budgetåret efter det budgetår då utbetalningen av förskottet gjordes.

De förskott som avses i artikel 34 skall emellertid normalt utjämnas inom sex veckor efter slutförandet av det projekt för vilket de beviljades.

3. Närmare bestämmelser om kontoplanens upprättande och funktion vad gäller transaktioner som rör både tillgångar och skulder och budgetens genomförande inbegripet bokföringsnormer, skall fastställas i genomförandebestämmelserna enligt artikel 57.2.

4. Verifikationer som avser räkenskaperna och förberedandet av utgifts- och inkomstredovisningen och balansräkningen skall sparas i fem år från och med dagen för de beslut som föreskrivs i artikel 55.2 om beviljande av ansvarsfrihet i fråga om genomförandet av budgeten.

De dokument som avser transaktioner som inte har avslutats helt och hållet skall dock sparas längre än denna period, nämligen till och med slutet av året efter det år under vilket sådana transaktioner helt och hållet avslutades.

AVSNITT VI Ansvar för utanordnare, räkenskapsförare, förskottsförvaltare och styrekonom

Artikel 49

1. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot en utanordnare som gör utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta denna budgetförordning.

Detsamma gäller om en utanordnare försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran eller om han försummar att utfärda ett betalningskrav eller utan giltig orsak utfärdar dessa dokument för sent.

2. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot räkenskapsföraren och biträdande räkenskapsförare i följande fall:

a) Om de underlåter att iaktta artikel 31.1.

b) Om de utför en betalning som inte stämmer överens med beloppen och valutaslagen i betalningsorderna.

c) Om de betalar till en annan part än den laglige betalningsmottagaren.

3. Räkenskapsförare och biträdande räkenskapsförare skall försäkra sig mot de risker som artikel 49.2 medför.

Europol skall täcka de försäkringskostnader som därigenom uppstår.

4. Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot förskottsförvaltare i följande fall:

a) Om de inte med formellt korrekta dokument kan styrka betalningar de gjort.

b) Om de betalar till andra parter än berättigade betalningsmottagare.

5. Disciplinära åtgärder och där så är lämpligt krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot styrekonomer och biträdande styrekonomer om de överskrider budgetanslagen eller om de gör sig skyldiga till grov försumlighet i sin tjänsteutövning.

6. Möjligheten att rikta krav på ekonomisk kompensation och disciplinära åtgärder mot utanordnare, räkenskapsföraren, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall fastställas i enlighet med de tillämpliga bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna för anställda vid Europol.

Dessa bestämmelser skall också gälla i tillämpliga delar beträffande möjligheten att rikta krav på ekonomisk kompensation och disciplinära åtgärder mot styrekonomen och biträdande styrekonomer.

AVDELNING IV REDOVISNING OCH REVISION

AVSNITT I Redovisning

Artikel 50

Direktören skall varje år upprätta och lägga fram en inkomst- och utgiftsredovisning och en balansräkning över tillgångar och skulder per den 31 december föregående budgetår i enlighet med artikel 36 i Europolkonventionen.

Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta alla inkomst- och utgiftstransaktioner från det föregående budgetåret. Den skall ställas upp i samma form och följa samma indelning som budgeten.

Balansräkningen skall på tillgångssidan visa summan av upplupna intäkter, och på skuldsidan summan av upplupna kostnader som skall belasta budgetåret men som ännu inte bokförts.

En redogörelse över kontonas förändringar och saldon per den 31 december skall bifogas balansräkningen.

Artikel 51

1. Direktören skall senast den 31 maj påföljande år överlämna inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen och rapporten över budgetårets bokslut i enlighet med artikel 36.1 i Europolkonventionen till rådet och den gemensamma kontrollkommittén samt, för kännedom, till styrelsen och budgetkommittén.

2. Den årliga rapporten skall särskilt beskriva

a) de åtaganden som gjorts och de betalningar som skall belasta budgetåret,

b) de totala inkomster och utgifter som bokförts under varje budgetpost,

c) anslag som inte använts vid slutet av budgetåret och som inte överförts till det närmast följande budgetåret,

d) anslag som överförts till det närmast följande budgetåret i enlighet med artikel 6,

e) användningen av anslag som överförts från det närmast föregående budgetåret,

f) en förklaring i de fall där utgifterna eller inkomsterna har varit högre än vad som förutsetts i budgeten,

g) Europols tillgångar och skulder,

h) kapitalinvesteringar som gjorts under budgetåret,

i) övriga eventuella förklaringar som kan krävas för en riktig förståelse av årsräkenskaperna, inbegripet en bedömning av den framtida finansiella situationen för Europol.

AVSNITT II Revision

Artikel 52

Syftet med revisionen, som skall utföras av den gemensamma kontrollkommittén på grundval av räkenskapshandlingar och vid behov på plats, skall vara att fastställa inkomsternas och utgifternas laglighet och formella riktighet i enlighet med bestämmelserna i Europolkonventionen, budgeten och denna förordning, särskilt artikel 2, samt att kontrollera att den ekonomiska förvaltningen har varit sund.

Artikel 53

1. Direktören skall förse medlemmarna i den gemensamma kontrollkommittén med all information och allt stöd som de kräver för att kunna utföra sin uppgift.

Särskilt skall direktören ställa alla dokument som rör räkenskaper över kontanter eller varor och alla allegat, verifikationer och lagerböcker som kommitténs medlemmar anser vara nödvändiga för revision av inkomst- och utgiftsredovisningen till deras förfogande.

Medlemmarna i den gemensamma kontrollkommittén skall personligen ha tillträde till Europols lokaler och skall ha rätt att utfråga direktören, de biträdande direktörerna och alla andra anställda vid Europol som är ansvariga för transaktioner som innebär utgifter eller inkomster.

2. Trots vad som föreskrivs i artikel 53.1 får direktören i undantagsfall neka medlemmarna i den gemensamma kontrollkommittén tillgång till all sådan information som omfattas av bestämmelser om sekretess i Europolkonventionen eller i rättsakter som antagits i enlighet med denna.

Direktören skall omedelbart meddela styrelsen när denna bestämmelse tillämpas. Styrelsen får genom enhälligt beslut bevilja medlemmarna i den gemensamma kontrollkommittén tillgång till informationen i fråga.

3. Medlemmarna i den gemensamma kontrollkommitén och den som bistår dem i utförandet av deras uppgifter skall behandla all erhållen information om Europol och dess verksamhet under sekretess.

4. Den revisionsrapport som föreskrivs i artikel 36.3 i Europolkonventionen får helt eller delvis offentliggöras endast om den dessförinnan enhälligt godkänts av styrelsen.

Artikel 54

1. Den gemensamma kontrollkommittén skall vid sidan av sitt ansvar för att revidera räkenskaperna på lämpligt sätt kommentera de redovisningsmetoder som används samt i allmänhet om de finansiella följderna av den administrativa praxis som tillämpas.

2. Direktören och styrekonomen skall föreläggas de eventuella kommentarer som enligt den gemensamma kontrollkommittén bör tas med i den revisionsrapport som föreskrivs i artikel 36.3 i Europolkonventionen. Direktören och styrekonomen skall sända sina svar på sådana eventuella kommentarer till den gemensamma kontrollkommittén.

Artikel 55

1. Den gemensamma kontrollkommittén skall avge sin rapport om det föregående budgetårets räkenskaper senast den 31 oktober.

Kommittén skall i sin rapport redogöra för vilken omfattning och karaktär som revisionen har haft och kommentera räkenskaperna och balansräkningen och göra en kortfattad bedömning av Europols ekonomiska förvaltning.

Revisionsrapporten skall tillsammans med direktörens och styrekonomens svar överlämnas till styrelsen senast den 31 december.

2. Styrelsen skall på grundval av ett yttrande från den finansiella kommittén utarbeta en rekommendation till rådet om beviljande av ansvarsfrihet för direktören när det gäller genomförandet av budgeten. Rådet skall före den 30 april påföljande år och i enlighet med artikel 36.5 i Europolkonventionen besluta om denna ansvarsfrihet.

3. Direktören skall vidta alla lämpliga åtgärder som krävs för att kommentarerna i beslutet om ansvarsfrihet skall efterkommas.

4. Styrekonomen skall beakta kommentarerna i beslutet om ansvarsfrihet.

AVDELNING V SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 56

Styrelsen skall snarast möjligt underrätta den gemensamma kontrollkommittén om alla beslut som fattats och åtgärder som vidtagits med tillämpning av artiklarna 6, 8, 17 och 20.

Den gemensamma kontrollkommittén och styrekonomen skall underrättas om tillsättandet av utanordnare, räkenskapsföraren, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare, och om fullmakter och utnämningar enligt artiklarna 19.1 och 21.

Styrelsen skall underrätta den gemensamma kontrollkommittén om alla procedurregler som antas på det finansiella området.

Artikel 57

1. Ändringar av denna förordning skall antas i enlighet med artikel 35.9 i Europolkonventionen och efter hörande av den gemensamma kontrollkommittén.

2. Styrelsen skall på förslag från direktören och efter hörande av styrekonomen och budgetkommittén anta de bestämmelser som krävs för genomförandet av denna förordning. Styrelsens beslut skall vara enhälligt.

Artikel 58

1. När Europols verksamhet inleds skall byrån automatiskt ta över alla finansiella rättigheter och skyldigheter i räkenskaperna för Europol narkotikaenhet.

2. Europol skall i enlighet med artikel 45.5 i Europolkonventionen bli ägare till all utrustning som finansierats ur den gemensamma budgeten för Europols narkotikaenhet, utvecklats eller framställts av Europols narkotikaenhet eller gratis ställts till dess förfogande av den nederländska regeringen för permanent användning.

3. När Europols verksamhet inleds skall samordnaren vid Europols narkotikaenhet förse rådet med en rapport om enhetens räkenskaper samt en inventarieförteckning med all utrustning till vilken Europol blir ägare i enlighet med bestämmelserna i artikel 58.2.

Även denna rapport skall överlämnas till revisorn för Europols narkotikaenhet och till den gemensamma kontrollkommittén.

Artikel 59

Denna förordning träder i kraft den 1 februari 1999.

Utfärdad i Bryssel den 18 januari 1999.

På rådets vägnar

O. LAFONTAINE

Ordförande

(1) EGT C 316, 27.11.1995, s. 1.

(2) EGT L 350, 31.12.1994, s. 27.