Europaparlamentets beslut av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning

EUROPAPARLAMENTET HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av fördragen om upprättandet av Europeiska gemenskaperna särskilt artikel 138e.4 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen artikel 20d.4 i Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen samt artikel 107d.4 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen

med beaktande av kommissionens yttrande

med beaktande av rådets godkännande och

med beaktande av följande:

Föreskrifterna och de allmänna villkoren för ombudsmannens ämbetsutövning bör fastställas i enlighet med bestämmelserna i fördragen om upprättandet av Europeiska gemenskaperna.

De förutsättningar under vilka ett klagomål kan inlämnas till ombudsmannen måste fastställas liksom förhållandet mellan ombudsmannens ämbetsutövning och rättsliga eller administrativa förfaranden.

Ombudsmannen som även kan handla på eget initiativ måste ha tillgång till allt som behövs för hans ämbetsutövning. Därför måste gemenskapens institutioner och organ på ombudsmannens begäran förse honom med all information som han begär om det inte finns vederbörligen fullgoda skäl för sekretess och utan att det påverkar ombudsmannens förpliktelse att inte avslöja sådan information; medlemsstaternas myndigheter måste förse ombudsmannen med all nödvändig information utom när sådan information omfattas av lagar och andra författningar om sekretess eller av bestämmelser som hindrar dess spridning. Om ombudsmannen inte får den begärda hjälpen bör han underrätta Europaparlamentet som vidtar lämpliga åtgärder.

Förfaranden måste fastställas för fall där ombudsmannens undersökningar uppdagar fel eller försummelser. Det bör även läggas fast att ombudsmannen vid slutet av varje årlig session överlämnar en uttömmande rapport till Europaparlamentet.

Ombudsmannen och hans personal måste behandla den information som de har fått under sin ämbetsutövning förtroligt; ombudsmannen måste dock underrätta de behöriga myndigheterna om förhållanden som han tror kan omfattas av straffrättslig lagstiftning och som kommit till hans kännedom genom hans undersökningar.

Bestämmelser bör fastställas för ett eventuellt samarbete mellan ombudsmannen och samma slags myndigheter i vissa medlemsstater i överensstämmelse med tillämplig nationell lagstiftning.

I början av varje mandatperiod och för hela dess längd bör Europaparlamentet till ombudsman utse en person som är medborgare i unionen och som uppvisar alla erforderliga bevis för oavhängighet och kompetens.

Det bör fastställas under vilka villkor som ombudsmannens ämbetsutövning skall upphöra.

Ombudsmannen måste utöva sitt ämbete med fullständig oavhängighet och vid ämbetstillträdet avge en högtidlig försäkran inför Europeiska gemenskapernas domstol att han ämnar göra detta.

Bestämmelser om vilka handlingar som är oförenliga med ombudsmannens ämbetsutövning bör läggas fast liksom bestämmelser om ombudsmannens ersättning immunitet och privilegier.

Bestämmelser bör fastställas för tjänstemän och andra anställda vid ombudsmannens kansli som bistår honom samt för verksamhetens budget. Ombudsmannen bör ha samma säte som Europaparlamentet.

Det är ombudsmannens uppgift att anta bestämmelser för genomförandet av detta beslut. Dessutom bör vissa övergångsbestämmelser fastställas för den första ombudsman som utses efter det att Fördraget om Europeiska unionen har trätt i kraft.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Föreskrifterna och de allmänna villkoren för ombudsmannens ämbetsutövning skall vara de som avses i detta beslut i enlighet med artikel 138e.4 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen artikel 20d.4 i Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen samt artikel 107d.4 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen.

2. Ombudsmannen skall utöva sitt ämbete i enlighet med de befogenheter som fördragen ger gemenskapens institutioner och organ.

3. Ombudsmannen får inte ingripa i mål som är anhängiga vid domstol eller ifrågasätta domstolsavgöranden.

Artikel 2

1. Inom ramarna för de ovan nämnda fördragen och de villkor som slås fast i dem skall ombudsmannen bidra till upptäckten av fel och försummelser i samband med verksamheten inom gemenskapens institutioner och organ med undantag av domstolen och förstainstansrätten i deras rättsliga funktion och föreslå åtgärder för att avhjälpa dessa fel och försummelser. Handlingar som företas av någon annan myndighet eller person kan inte vara föremål för klagan hos ombudsmannen.

2. Varje unionsmedborgare eller varje fysisk eller juridisk person som har sitt hemvist eller säte i en av unionens medlemsstater kan antingen direkt eller genom en ledamot av Europaparlamentet inge ett klagomål till ombudsmannen gällande fel eller försummelser i samband med verksamheten inom gemenskapens institutioner och organ med undantag av domstolen och förstainstansrätten i deras rättsliga funktion. Ombudsmannen skall underrätta institutionen eller organet i fråga så snart ett klagomål inges till honom.

3. Klagomålet skall innehålla uppgifter om klagomålets innehåll och vem som framför klagomålet; denne kan begära att hans klagomål behandlas förtroligt.

4. Ett klagomål skall göras inom två år från den dag då omständigheterna på vilka klagomålet grundar sig blev kända av den person som framför klagomålet och måste föregås av lämpliga hänvändelser till de berörda institutionerna och organen.

5. Ombudsmannen kan råda den person som framför klagomålet att vända sig till en annan myndighet.

6. Klagomål som inges till ombudsmannen skall inte påverka tidsfrister för överklaganden i administrativa förfaranden eller domstolsförfaranden.

7. När ombudsmannen måste avvisa ett klagomål eller avbryta sin undersökning på grund av pågående eller avslutade rättsliga åtgärder rörande omständigheter som tagits upp i ett klagomål skall resultatet av de undersökningar som redan är gjorda arkiveras utan ytterligare åtgärder.

8. Klagomål som rör arbetsförhållanden mellan gemenskapens institutioner och organ och deras tjänstemän och annan personal får inte inges till ombudsmannen om inte alla andra möjligheter att framföra interna administrativa önskemål och klagomål särskilt förfarandena som avses i artikel 90.1-2 i tjänsteföreskrifterna har uttömts av den berörda personen och tidsfristerna för svar från den myndighet till vilken hänvändelse har gjorts har gått ut.

9. Ombudsmannen skall snarast möjligt underrätta den person som har framfört klagomålet om vilka åtgärder han har vidtagit.

Artikel 3

1. Ombudsmannen skall på eget initiativ eller på grund av ett klagomål genomföra alla undersökningar som han finner berättigade för att reda ut misstänkta fel eller försummelser i samband med verksamheten inom gemenskapens institutioner och organ. Han skall underrätta den berörda institutionen eller det berörda organet om detta och de kan ge honom alla relevanta upplysningar.

2. Gemenskapens institutioner och organ måste förse ombudsmannen med all information som han begär av dem och ge honom tillgång till relevanta dokument. De får vägra endast om det finns vederbörligen fullgoda skäl för sekretess.

De skall ge tillgång till dokument som är hemliga enligt lag eller andra författningar med ursprung i en medlemsstat endast om denna medlemsstat på förhand har givit sitt samtycke.

De skall ge tillgång till andra dokument med ursprung i en medlemsstat efter att ha informerat medlemsstaten i fråga.

I båda fallen får ombudsmannen i enlighet med artikel 4 inte avslöja innehållet i sådana dokument.

Tjänstemän och andra anställda inom gemenskapens institutioner och organ skall avlägga vittnesmål på begäran av ombudsmannen; de skall uttala sig på sin administrations vägnar och enligt instruktioner från denna och skall ha fortsatt tystnadsplikt.

3. På begäran av ombudsmannen måste medlemsstaternas myndigheter via medlemsstaternas beskickningar vid Europeiska gemenskaperna förse honom med all information som kan bidra till att reda ut misstänkta fel eller försummelser i samband med verksamheten inom gemenskapens institutioner och organ utom när sådan information omfattas av lagar och andra författningar om sekretess eller av bestämmelser som hindrar dess spridning. I det senare fallet kan dock den berörda medlemsstaten tillåta ombudsmannen att ta del av informationen under förutsättning att han förbinder sig att inte avslöja den.

4. Om ombudsmannen inte får den begärda hjälpen skall han underrätta Europaparlamentet som skall vidta lämpliga åtgärder.

5. Ombudsmannen skall så långt det är möjligt försöka att tillsammans med institutionen eller organet i fråga nå en lösning som rättar till felet eller gottgör försummelsen och som tillfredsställer klagomålet.

6. Om ombudsmannen upptäcker fall av fel eller försummelse skall han meddela institutionen eller organet i fråga och när så är lämpligt föreslå rekommendationer. Institutionen eller organet skall inom tre månader sända ett detaljerat yttrande till ombudsmannen.

7. Ombudsmannen skall sedan sända en rapport till Europaparlamentet och till institutionen eller organet i fråga. Rapporten får innehålla rekommendationer. Ombudsmannen skall underrätta den person som inlämnat klagomålet om undersökningens resultat om yttrandet från institutionen eller organet i fråga samt om ombudsmannens rekommendationer.

8. Vid slutet av varje årlig session skall ombudsmannen överlämna en rapport om sina undersökningsresultat till Europaparlamentet.

Artikel 4

1. Ombudsmannen och hans personal på vilka artikel 214 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen artikel 47.2 i Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen samt artikel 194 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen skall tillämpas får inte avslöja information eller innehåll i dokument som de får tillgång till i sina undersökningar. De skall också visa diskretion när det gäller information som kan skada den person som har lämnat in klagomålet eller någon annan inblandad person dock utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2.

2. Om ombudsmannen i sina undersökningar upptäcker förhållanden som han tror kan omfattas av straffrättslig lagstiftning måste han genast underrätta de nationella behöriga myndigheterna via medlemsstaternas beskickningar vid Europeiska gemenskaperna och i tillämpliga fall den gemenskapsinstitution som har maktbefogenheter över tjänstemannen eller den anställde i fråga; institutionen kan eventuellt åberopa artikel 18 andra stycket i protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna. Ombudsmannen får även informera gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet i fråga om förhållanden som från disciplinär synpunkt ifrågasätter uppträdandet hos en av deras anställda.

Artikel 5

Ombudsmannen får samarbeta med myndigheter av samma typ i vissa medlemsstater under förutsättning att det sker i enlighet med gällande nationell lagstiftning om det gör undersökningsarbetet mer effektivt och ger bättre skydd för rättigheter och intressen åt de personer som lämnar in klagomål till honom. Ombudsmannen får inte på dessa grunder begära att få se dokument som han inte skulle ha tillgång till enligt artikel 3.

Artikel 6

1. Efter varje val till Europaparlamentet skall en ombudsman utses av Europaparlamentet för hela valperiodens längd. Hans mandat kan förlängas.

2. Ombudsmannen skall utses bland personer som är unionsmedborgare som fullt ut äger medborgerliga och politiska rättigheter som uppvisar alla erforderliga bevis för oavhängighet och som uppfyller kraven för utövandet av det högsta domarämbetet i sina länder eller besitter en sådan erkänd kompetens och erfarenhet som krävs för att utöva ombudsmannaämbetet.

Artikel 7

1. Ombudsmannen skall upphöra att utöva sitt ämbete antingen vid slutet av sin ämbetsperiod eller då han avgår frivilligt eller avskedas.

2. Ombudsmannen skall stanna i sitt ämbete till dess att hans efterträdare har utsetts utom när han avskedas.

3. Om ämbetet frånträds i förtid skall en efterträdare utses för den resterande delen av parlamentssessionen inom tre månader från den tidpunkt när ämbetet blev vakant.

Artikel 8

En ombudsman som inte längre uppfyller de krav som ställs för att han skall kunna utföra sina uppgifter eller som gör sig skyldig till allvarlig försummelse kan avsättas av Europeiska gemenskapernas domstol på begäran av Europaparlamentet.

Artikel 9

1. Ombudsmannen skall utöva sitt ämbete med fullständig oavhängighet i gemenskapernas och unionsmedborgarnas allmänna intresse. I sin ämbetsutövning skall han varken begära eller acceptera instruktioner från någon regering eller från något annat organ. Han skall avstå från alla handlingar som är oförenliga med hans ämbetsutövnings karaktär.

2. När ombudsmannen tillträder sitt ämbete skall han avge en högtidlig försäkran inför Europeiska gemenskapernas domstol att han ämnar utöva sitt ämbete med fullständig oavhängighet och opartiskhet samt att han under och efter sin ämbetsperiod kommer att respektera de åtaganden som följer av ämbetet särskilt hans plikt att efter ämbetstidens utgång uppträda med integritet och diskretion när det gäller att acceptera vissa befattningar eller förmåner.

Artikel 10

1. Under ämbetsperioden får ombudsmannen inte åtaga sig någon annan politisk eller administrativ uppgift eller utöva någon annan verksamhet oavsett om den är avlönad eller inte.

2. Ombudsmannen skall ha samma ställning som en domare vid Europeiska gemenskapernas domstol när det gäller lön traktamenten och pension.

3. Artikel 12-15 och artikel 18 i protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna skall tillämpas på ombudsmannen samt tjänstemännen och övriga anställda vid hans kansli.

Artikel 11

1. Ombudsmannen skall biträdas av ett kansli vars chefstjänsteman han skall utse.

2. Tjänstemännen och andra anställda vid ombudsmannens kansli skall lyda under de regler och bestämmelser som gäller för tjänstemän och andra anställda inom Europeiska gemenskaperna. Deras antal skall anpassas varje år som ett led i budgetprocessen (1).

(1) I ett gemensamt uttalande av de tre institutionerna kommer riktlinjer att fastställas för hur många som kommer att anställas hos ombudsmannen och om de som utför undersökningarna är tillfälligt anställda eller kontraktsanställda.

3. Anställda i Europeiska gemenskaperna och i medlemsstaterna som utses att tjänstgöra vid ombudsmannens kansli skall flyttas över i tjänstens intresse och skall garanteras återinträde i en tjänst vid sin ursprungliga arbetsplats.

4. I personalärenden skall ombudsmannen ha samma status som institutionerna i den betydelse som avses i artikel 1 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna.

Artikel 12

Ombudsmannens budget skall utgöra bilaga till avsnitt I (Europaparlamentet) i Europeiska gemenskapernas allmänna budget.

Artikel 13

Ombudsmannen skall ha samma säte som Europaparlamentet (1).

(1) Beslut fattat genom ömsesidig överenskommelse mellan representanterna för medlemsstaternas regeringar om lokaliseringen av institutionerna och vissa av Europeiska gemenskapernas organ och enheter (EGT nr C 341 23.12.1992 s. 1).

Artikel 14

Ombudsmannen skall anta bestämmelser för genomförandet av detta beslut.

Artikel 15

Den första ombudsman som utses efter ikraftträdandet av Fördraget om Europeiska unionen skall utses för den resterande delen av parlamentets valperiod.

Artikel 16

Europaparlamentet skall i sin budget göra de reservationer för den förste ombudsmannens personal utrustning och lokaler som krävs för att han skall kunna utöva sitt ämbete så snart han är utnämnd.

Artikel 17

Detta beslut skall offenliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Det träder i kraft samma dag som det offentliggörs.

Utfärdat i Strasbourg den 9 mars 1994.

På Europaparlamentets vägnar

Egon K. KLEPSCH

Ordförande