KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 296/96 av den 16 februari 1996 om de uppgifter som medlemsstaterna skall sända in för månatlig bokföring av de utgifter som finansieras genom garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) och upphävande av förordning (EEG) nr 2776/88

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 729/70 av den 21 april 1970 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken (1), senast ändrad genom förordning (EG) nr 1287/95 (2), särskilt artiklarna 4 och 5 i denna,

med beaktande av rådets beslut 94/729/EG av den 31 oktober 1994 om budgetdisciplin (3), särskilt artikel 13 i detta, och

med beaktande av följande:

I artikel 4.5 i förordning (EEG) nr 729/70 föreskrivs att medlemsstaterna själva skall ställa till förfogande de finansiella medel som skall täcka utgifterna för garantisektionen vid Europeiska utveckling- och garantifonden för jordbruket, i fortsättningen kallat "EUGFJ, garantisektionen". Enligt samma förordning beviljar kommissionen endast månatliga förskott för de bokförda utgifter som betalats av medlemsstaterna.

För att säkerställa en god förvaltning av de anslag som intagits för EUGFJ, garantisektionen i gemenskapens budget, bör varje utbetalande organ föra räkenskap som uteslutande omfattar de utgifter som finansierats av EUGFJ, garantiesektionen.

Medlemsstaterna bör ombesörja att uppgifter om de utgifter som skall finansieras av EUGFJ, garantisektionen, skickas till kommissionen. Det kan här fastställas att meddelanden om uppgifter om kvantiteter kan innehålla vissa inexaktheter, som kan förklaras bl.a. med förvaltningssvårigheter när det utarbetats. Detsamma gäller uppskattning av utgifter, som visserligen måste vara tillförlitliga, men som till sin natur är av endast ungefärlig karaktär. Det är vidare skäl att ej kräva att uppgifter om återindrivna belopp skickas in, då omfattande förvaltningsbelastning anknyts till dessa.

I gemenskapens jordbrukslagstiftning fastställs tidsfrister för medlemsstaternas utbetalning av stöd till mottagarna. Varje ogrundad utbetalning som verkställs efter det att dess tidsfrister löpt ut betraktas som en icke berättigad utgift och kan därför i princip inte bokföras som förskott. För att reglera de finansiella verkningarna i förhållande till längden av förseningen är det lämpligt att stegra förskottens minskning i enlighet med överskridningens faktiska betydelse.

Om medlemsstaterna inte respekterar de överenskomna tidsfristerna för inlämnande av uppgifter om utgifter eller inte kan säkerställa sammanhanget mellan dessa kan kommissionen i enlighet med artikel 13 i beslut 94/729/EG skjuta upp utbetalningen av förskotten för de bokförda utgifterna.

I artikel 4 i rådets förordning (EEG) nr 1883/78 av den 2 augusti 1978 om allmänna bestämmelser för finansiering av interventioner genom garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) (4), senast ändrad genom förordning (EEG) nr 1571/95 (5), föreskrivs att när en interventionsåtgärd medför uppköp och lagring av produkter skall det belopp som skall finansieras bestämmas av de årsräkenskaper som upprättas av interventionsorganen. I rådets förordning (EEG) nr 3492/90 (6) fastställs regler och villkor för dessa räkenskaper. Det bör fastställas närmare bestämmelser för hur finansieringen av dessa åtgärder skall ingå i ordningen med förskott för bokförda utgifter.

I artikel 5.2 a i förordning (EEG) nr 729/70 föreskrivs att utgifter för oktober skall hänföras till oktober om de betalas mellan den 1 och 15 oktober och till november om de betalas mellan den 16 och 30 oktober. Det är inte nödvändigt att genomföra den uppdelning av räkenskaper som föreskrivs i artikel 4 i förordning (EEG) nr 1883/78 med hänsyn till räkenskapernas komplexitet. Följaktligen bör det föreskrivas att utbetalande organ bokför 50 % av utgifterna för transaktioner i september under de första 15 dagarna i oktober och resterande, inbegripna eventuella justeringar och rättelser, under de sista 16 dagarna i oktober.

I artikel 5a i förordning (EEG) nr 729/70 föreskrivs möjligheten att kompensera för de finansiella medel som ställts till förfogande av vissa medlemsstater. Det bör föreskrivas närmare bestämmelser för hur dessa medlemsstater skall meddela de räntor som skall finansieras av gemenskapen.

Det är nödvändigt att fastställa vilka utgifter som skall meddelas av de utbetalande organen varje månad.

Det är nödvändigt att föreskriva en enhetlig utformning av de dokument som skall översändas av medlemsstaterna. Eftersom det av förvaltningsmässiga skäl ofta är nödvändigt att justera dem, bör kommissionen enligt ett förenklat förfarande snabbt kunna fastställa eller justera dokumentens utformning.

För att förenkla tillämpningen av dessa bestämmelser, bör kommissionens förordning (EEG) nr 2776/88 (7), senast ändrad genom förordning (EEG) nr 775/90 (8) ersättas av en ny förordning.

De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från EUGFJ-kommittén.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Efter beslut om förskotten i enlighet med artikel 5.2 a i förordning (EEG) nr 729/70, skall kommissionen inom ramen för budgetanslagen ställa de medel till medlemsstaternas förfogande som är nödvändiga för att täcka de utgifter som skall finansieras av EUGFJ, garantisektionen. Medlen sätts in på ett konto som av varje medlemsstat öppnas för detta ändamål antingen i dess finansdepartement eller i något annat finansinstitut.

2. Kontots namn och nummer skall anmälas till kommissionen av medlemsstaten.

Artikel 2

Varje utbetalande organ skall föra räkenskaper som uteslutande omfattar användningen av de finansiella medel som har ställts till dess förfogande för att täcka de utgifter som avses i artikel 1.2 i förordning 729/70.

Artikel 3

1. Senast den andra arbetsdagen i varje vecka skall medlemsstaterna till kommissionen per telefax skicka uppgifter om de sammanlagda utgifterna från månadens början till utgången av den föregående veckan.

Anmälan skall dubbleras i de fall veckan löper över ett månadsskifte.

2. I månadens sista meddelande skall medlemsstaterna förutom uppgifter om utgifterna ge all information som förklarar betalningsutvecklingen om denna i väsentlig grad avviker från de prognoser som överlämnades genom tillämpning av punkt 5.

3. Medlemsstaterna skall senast den tionde dagen i varje månad per telefax till kommissionen skicka uppgifter om de sammanlagda utgifter som de haft under föregående månad.

Meddelandet om de belopp som betalats mellan den 1 och den 15 oktober skall skickas senast den 25 oktober.

4. Det meddelande som avses i punkt 3 skall delas upp i kapitel efter kontoplanen för Europeiska gemenskapens budget.

Kommissionen får vid särskilda villkor för budgetuppföljning begära en mer detaljerad fördelning.

5. Senast den 20 varje månad skall medlemsstaterna till kommissionen skicka in de handlingar som gör det möjligt att i gemenskapens budget bokföra de utgifter som de haft under föregående månad, dels via elektronisk post, dels två exemplar i papperskopia.

De handlingar som gör det möjligt att bokföra de utgifter som uppstått mellan den 1 och 15 oktober skall dock överlämnas senast den 10 november.

6. De handlingar som anges i punkt 5 skall omfatta

a) en redogörelse från varje utbetalande organ för de uppgifter som delats upp enligt kontoplanen för Europeiska gemenskapernas budget och som per utgiftskategori anger

- utgifter som uppstått under föregående månad,

- kumulerade uppgifter som betalats från räkenskapsårets början till slutet av föregående månad,

- de kvantiteter (ton, hektoliter, hektar, personer, etc.) som utgifterna i andra strecksatsen avser och när dessa anges i den detaljerade budgetuppställningen,

- en uppskattning av utgifterna enligt den lista som upprättats av kommissionens organ efter diskussion i EUGFJ-kommittén. Dessa uppskattningar kan beroende på fall avse

- utgifter som endast uppstått under innevarande månad och de följande två månaderna, eller

- utgifter som uppstått under innevarande månad, de följande två månaderna och till räkenskapsårets slut,

b) i förekommande fall, en sammanfattande översikt av de uppgifter som anges i a,

c) i förekommande fall, ett bestyrkande underlag för skillnaden mellan summan av verkställda utbetalningar under föregående månad enligt vad som anges i detta meddelande och den summan för samma månad som anges i det meddelande som avses i punkt 3.

7. Utgifter för oktober skall hänföras till månaden oktober om de uppstått mellan den 1 och 15 och till november om de uppstått mellan den 16 och 31.

Artikel 4

1. På grundval av de uppgifter som insänts i enlighet med artikel 3 skall kommissionen besluta om och göra månatliga utbetalningar av förskott för bokförda utgifter utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artikel 13 i beslut 94/729/EG.

2. Alla utbetalningar som verkställts utöver föreskrivna villkor eller tidsfrister kommer att bli föremål för en minskning i bokföringen inom ramen för förskott enligt följande regler:

a) Om allt utom 4 % av utbetalningarna är verkställda enligt föreskrivna villkor och tidsfrister skall ingen minskning göras oavsett hur många månader förseningen gäller.

b) Utöver marginalen på 4 %, skall alla utbetalningar som verkställts med en försening på upp till

- en månad minskas med 10 %,

- två månader minskas med 25 %,

- tre månader minskas med 45 %,

- fyra månader minskas med 70 %,

- fem månader eller mer minskas med 100 %.

Om särskilda omständigheter rörande förvaltningen ändå har uppstått för vissa åtgärder eller om medlemsstaterna kan påvisa goda skäl, kan kommissionen tillämpa avvikande stegring och/eller mindre procentsatser eller procentsatsen noll.

De minskningar som anges i den här artikeln skall genomföras enligt tillämpningsföreskrifterna i artikel 13 i beslut 94/729/EG.

3. Kontrollen av att villkor och tidsfrister respekteras vid utbetalningar av förskott för bokförda utgifter skall utföras tre gånger per budgetår

- för betalningar som verkställts till och med den 31 januari,

- för betalningar som verkställts till och med den 30 april,

- för betalningar som verkställts till och med den 31 augusti.

Eventuella överskridanden som inträffar under september och oktober månad skall beaktas i årsbokslutet om de inte kan konstateras före räkenskapsårets sista beslut om förskottsbetalning.

4. De eventuella minskningar som verkställs enligt artikel 13 i beslut 94/729/EG, särskilt de som beror på att villkor och tidsfrister inte respekteras, skall verkställas utan att det påverkar tillämpningen av det slutliga årsbokslutet.

5. Kommissionen skall dock ha befogenhet att efter att ha underrättat de berörda medlemsstaterna skjuta upp utbetalningen av förskotten till medlemsstaterna enligt artikel 5.2 a i förordning (EEG) nr 729/70 om dessa inte har gjort de anmälningar som anges i artikel 3 i tid eller om dessa anmälningar innehåller skiljaktigheter som kräver kompletterande kontroll.

Artikel 5

1. De utbetalningar som avses i artikel 4.1 i förordning (EEG) nr 1883/78 skall fastställas enligt bestämmelserna i förordning (EEG) nr 3492/90.

Dessa utgifter, de som härrör från rådets förordning (EEG) nr 3730/87 (9), och de som avses i artikel 37 i rådets förordning (EEG) nr 822/87 (10) skall beräknas, med hjälp av bestyrkande underlag, enligt en enhetlig metod som kommissionen fastställer i enlighet med artikel 8.

2. De utgifter som avses i punkt 1 skall bokföras av de utbetalande organen under den månad som följer den månad som transaktionerna avser. De transaktioner som skall beaktas i bokföringen vid slutet av månaden skall vara de som verkställts från räkenskapsårets början till slutet av samma månad.

Transaktioner som genomförs i september skall dock till 50 % bokföras i oktober och till resterande del i november.

Bestyrkande underlag som avser transaktionerna skall bifogas de handlingar som skall översändas till kommissionen senast den 10 november respektive den 20 december.

3. Punkt 2 skall inte tillämpas för de sammanlagda värdenedskrivningar som fastställts i enlighet med artikel 8.5 i förordning (EEG) nr 1883/78. Dessa belopp skall bokföras den dag som fastställs i den förordning i vilken de föreskrivs.

Artikel 6

De medlemsstater för vilka det beslutats att ränteutgifterna skall övertas i enlighet med artikel 5a i förordning (EEG) nr 729/70 skall bokföra dessa i enlighet med de bestämmelser som fastställts i kommissionens förordning (EEG) nr 2775/88 (11) om tillämpningsföreskrifter för artikel 5a i förordning (EEG) nr 729/70.

Artikel 7

1. De utgifter som meddelas för en månad skall motsvara de faktiska utbetalningarna och inbetalningarna under den månaden. De kan omfatta justeringar av de uppgifter som meddelats för föregående månader under samma budgetår.

För räkenskapsåret "n" skall de utbetalningar som verkställts av medlemsstaterna från och med den 16 oktober år "n-1" till och med den 15 oktober år "n" beaktas.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av gemenskapslagstiftningens särskilda bestämmelser skall följande datum gälla vid tillämpningen av punkt 1 första stycket:

a) För de belopp som avses i artikel 5.1, den tidpunkt då det utbetalande organet bokför utgifterna i enlighet med punkt 2 i samma artikel.

b) För de belopp som avses i artikel 10.6 i kommissionens förordning (EEG) nr 3813/89 (12)

- för de utgifter som skall bokföras för det första året, den tidpunkt då de kapitaliserade utbetalningarna görs,

- för de utgifter som skall bokföras för de följande åren, den sjätte månaden i räkenskapsåret.

c) För andra typer av utgifter

- den tidpunkt då organets konto debiterades, eller

- den tidpunkt då organet har utfärdat och skickat en betalningsorder till ett finansinstitut eller betalningsmottagaren.

3. Betalningsorder som inte verkställts och utbetalningar som debiterats kontot och därefter åter krediterats skall bokföras med avdrag för utgifterna för den månad då det utbetalande organet får meddelande om att betalningen inte verkställts eller har annulerats.

4. Om utbetalningar som skall verkställas av EUGFJ, garantisektionen, belastas av fordringar skall de anses vara verkställda i sin helhet enligt punkt 1

- vid tidpunkten för utbetalningen av det belopp som återstår att utbetala till betalningsmottagaren, om fordringen är mindre än den betalda utgiften,

- vid tidpunkten då utgiften betalas, om denna är mindre än eller lika med fordringen.

5. De samlade uppgifter som skall överlämnas till kommissionen senast den 10 november, och som berör utgifter för ett givet räkenskapsår, får justeras endast i de årsräkenskaper som skall skickas in till kommissionen i enlighet med artikel 5.1 b i förordning (EEG) nr 729/70.

6. Justeringar som kommissionen utför i de uppgifter som avses i artikel 5 och som berör hela räkenskapsåret, skall meddelas till EUGFJ-kommittén och anges i en bilaga till ett beslut om förskott och skall leda till att organen bokför detta före utgången av den månad som avses i nämna beslut.

Artikel 8

Efter samråd med EUGFJ-kommittén skall kommissionen besluta om hur de handlingar som avses i artikel 3.6 och artikel 5.1 skall utformas.

Artikel 9

Förordning (EEG) nr 2776/88 skall upphöra att gälla från och med den 16 oktober 1995.

Artikel 10

Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Den skall tillämpas för första gången på de utbetalningar som verkställs under andra halvan av oktober 1995.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 16 februari 1996.

På kommissionens vägnar

Franz FISCHLER

Ledamot av kommissionen

(1) EGT nr L 94, 28.4.1970, s. 13.

(2) EGT nr L 125, 8.6.1995, s. 1.

(3) EGT nr L 293, 12.11.1994, s. 14.

(4) EGT nr L 216, 5.8.1978, s. 1.

(5) EGT nr L 154, 25.6.1993, s. 46.

(6) EGT nr L 337, 4.12.1990, s. 3.

(7) EGT nr L 249, 9.9.1988, s. 9.

(8) EGT nr L 83, 30.3.1990, s. 85.

(9) EGT nr L 352, 15.12.1987, s. 1.

(10) EGT nr L 84, 27.3.1987, s. 1.

(11) EGT nr L 249, 8.9.1988, s. 8.

(12) EGT nr L 371, 20.12.1989, s. 17.