ARBETSORDNING FÖR RÅDGIVANDE KOMMITTÉN för kol- och stålfrågor 1995 Åttonde versionen (95/C 140/01)

Texten antagen av kommittén, enligt Parisfördragets artikel 18 femte stycket, vid det 319:e sammanträdet av den 31 mars 1995

INNEHÅLL

AVDELNING I

RÅDGIVANDE KOMMITTÉNS ORGANISATION

Sida

Artikel 1 Verksamhetsår . 4

Artikel 2 Presidium baserat på åldersstruktur . 4

Artikel 3 Presidium . 4

1. Sammansättning . 4

2. Val . 4

3. Mandatperiod och befogenheter . 4

Artikel 4 Underkommittéer . 5

1. Inrättande . 5

2. Sammansättning . 5

3. Utnämning av medlemmar . 5

4. Medlemmars mandatperiod . 5

5. Underkommitténs presidium . 5

AVDELNING II

RÅDGIVANDE KOMMITTÉNS ARBETE

Artikel 5 Sammanträden . 6

Artikel 6 Sammankallande av rådgivande kommittén . 6

1. På begäran av Europeiska kommissionen . 6

2. På begäran av en majoritet av rådgivande kommitténs medlemmar . 6

3. På begäran av andra kommittémedlemmar . 6

Artikel 7 Skriftligt samråd . 6

Artikel 8 Dagordning . 6

1. Utarbetande av dagordning . 6

2. Förslag . 7

Artikel 9 Frister för sammankallande till möten - förfarande för brådskande fall . 7

Artikel 10 Förberedande arbete i underkommitté . 7

1. Delegering av uppgifter till underkommittéer . 7

2. Befogenheten för underkommittéers presidier . 7

Artikel 11 Förfarande vid underkommittéers möten . 8

1. Ordförande . 8

2. Beslutförhet och omröstning . 8

3. Ställföreträdare . 8

4. Tekniska rådgivare . 8

5. Deltagande för personer som inte är medlemmar i underkommittén . 8

6. Deltagande för experter . 8

7. Resultat av underkommitténs arbete . 8

Artikel 12 Förfarande vid rådgivande kommitténs sammanträden . 9

1. Deltagande för personer som inte är medlemmar . 9

2. Beslutförhet . 9

3. Förfall representation . 9

4. Ordförande . 9

5. Utsändning av handlingar för sammanträdet . 10

6. Ordningsfråga . 10

7. Diskussion om underkommittéers arbetsresultat . 10

8. Inlämning av ändringsförslag och förslag till yttrande eller beslut . 10

9. Återhänvisning till underkommittén . 10

10. Röstförfarande . 10

11. Avslutning . 11

Artikel 13 Sammanträdesdokument . 11

1. Rapporter, yttranden och beslut . 11

2. Protokoll . 11

3. Godkännande av protokollet . 11

Artikel 14 Sekretariat . 11

AVDELNING III

ÖVRIGA BESTÄMMELSER

Artikel 15 Frånvaro av lång varaktighet . 12

Artikel 16 Ändringar av arbetsordningen . 12

AVDELNING I RÅDGIVANDE KOMMITTÉNS ORGANISATION

Artikel 1

Verksamhetsår

Den rådgivande kommitténs arbete skall delas in i verksamhetsår som varar i ett år, och varaktigheten för ordförandens mandat skall motsvara verksamhetsåret.

Om den rådgivande kommitténs medlemmar inte blir valda inom rätt tid får verksamhetsåret och presidiets befogenhet förlängas tills det nya presidiet är utsett.

Artikel 2

Presidium baserat på åldersstruktur

Det första sammanträdet i varje verksamhetsår skall sammankallas av den äldste medlemmen eller, om denne inte har möjlighet att göra detta, av den näst äldste medlemmen, inom en period av högst fyra veckor efter utgången av det förra verksamhetsåret eller efter valet av den rådgivande kommittén.

Den äldste närvarande medlemmen skall vara ordförande vid det första sammanträdet, i egenskap av äldste ordförande.

Ordföranden skall biträdas av de fyra yngsta närvarande medlemmarna i rådgivande kommittén, vilka medlemmar skall vara sekreterare. Dessa fem medlemmar skall utgöra presidiet baserat på åldersstruktur.

Detta presidium baserat på åldersstruktur skall fortsätta att utöva sina funktioner tills det slutgiltiga resultatet av valet av rådgivande kommitténs presidium kungörs, vilket val skall hållas vid det första sammanträdet i varje verksamhetsår.

Vid början av det första sammanträdet efter valet av medlemmarna i rådgivande kommittén skall äldste ordföranden informera rådgivande kommittén om förteckningen över de medlemmar som nominerats av Europeiska unionens råd.

Artikel 3

Presidium

1. Sammansättning

Rådgivandekommitténs presidium skall utgöras av ordföranden, två vice ordförande och tolv andra kommittémedlemmar(1).

Om inte rådgivande kommittén med två tredjedelars majoritet av sina medlemmar beslutar annorlunda skall ordföranden i turordning väljas från medlemmar som representerar producenterna, arbetstagarna, förbrukarna eller handeln och skall växelvis komma från kol- respektive stålsektorn(2).

En vice ordförande skall väljas ur var och en av de kategorier som inte representeras av ordföranden.

Det skall säkerställas att de olika kategorierna får en rättvis representation i rådgivande kommitténs presidium.

När presidiet finner det nödvändigt skall man anmoda ordförandena från de underkommittéer som berörs av en eller flera frågor som tas upp på dagordningen att delta i rådgivande kommitténs sammanträden.

2. Val

Ordföranden skall väljas genom hemlig omröstning, vid första och andra omröstningen med en absolut majoritet av kommitténs medlemmar, vid tredje omröstningen med en majoritet av avgivna röster och vid händelse av lika röstetal skall den äldste kandidaten väljas.

De övriga medlemmarna av presidiet skall väljas på samma sätt. De behöver dock inte väljas i separata omröstningar.

Vid varje omröstning får den röstande bara ange ett namn för varje mandat som skall besättas och måste ta hänsyn till bestämmelserna om sammansättningen av rådgivande kommitténs presidium. Röstsedlarna kommer i annat fall inte att vara giltiga.

Avgivandet av röster vid den hemliga omröstningen skall ske genom namnupprop, varvid röstning genom fullmakt inte är tillåten.

Med avvikelse från föregående villkor får äldste ordföranden rådfråga rådgivande kommittén om det lämpliga i att presidiet väljs genom handuppräckning. En sådan åtgärd måste godkännas enhälligt.

Föreskrifterna för tillämpning av ovannämnda bestämmelser skall fastställas av presidiet baserat på åldersstruktur.

3. Mandatperiod och befogenheter

Rådgivande kommitténs presidium skall fortsätta att utöva sina funktioner tills det första sammanträdet för följande verksamhetsår öppnas.

Rådgivande kommitténs presidium skall ha full befogenhet att leda kommitténs arbete och organisera och vägleda dess enheter i enlighet med de villkor som fastställs i denna arbetsordning och i fördraget.

Presidiet skall ansvara för yttre förbindelser inom ramen för de begränsningar och villkor som föreskrivs av rådgivande kommittén.

Rådgivande kommitténs presidium skall sammankallas av ordföranden, antingen på eget initiativ eller på begäran av tre av medlemmarna.

Vid händelse av lika röstetal vid presidiets sammanträden skall beslutet i fråga hänskjutas till rådgivande kommittén.

Vice ordförandena skall agera som ställföreträdare för ordföranden i dennes frånvaro. Ordningsföljden mellan vice ordförandena skall fastställas av presidiet vid dess första sammanträde. Om båda vice ordförande är frånvarande skall den äldste av presidiets medlemmar agera som ordförande.

Om en av presidiets medlemmar avgår eller avlider skall presidiet anmoda den kategori som medlemmen tillhörde om att lägga fram ett förslag till ersättare.

Rådgivande kommitténs presidium får delegera sina uppgifter till ordföranden, som skall utföra dessa med hjälp av sekretariatet.

Artikel 4

Underkommittéer

1. Inrättande

Rådgivande kommittén får inom sin egen organisation inrätta ständiga eller särskilda underkommittéer i vilka antalet platser i princip får vara högst 48.

I brådskande fall får särskilda underkommittéer inrättas av ordföranden med samtycke av majoriteten av medlemmarna i rådgivande kommitténs presidium.

Förfarandet för att utnämna medlemmar i ständiga eller särskilda underkommittéer anges i punkt 3.

2. Sammansättning

Medlemmar i rådgivande kommittén får utses som medlemmar i ständiga eller särskilda underkommittéer.

I avsaknad av särskilda beslut på förhand som kräver godkännande av rådgivande kommittén måste det i sammansättningen av ständiga eller särskilda underkommittéer säkerställas att de olika kategorierna får en proportionell representation.

3. Utnämning av medlemmar

Rådgivande kommittén skall utse medlemmar i ständiga eller särskilda underkommittéer.

Alla medlemmar i rådgivande kommittén får kandidera. Presidiet för rådgivande kommittén skall lämna förslag till rådgivande kommittén.

I brådskande fall får medlemmar i särskilda underkommittéer utses av ordföranden på förslag av medlemmar i presidiet som representerar varje kategori.

Om under ett verksamhetsår en plats blir ledig i en ständig eller särskild underkommitté på grund av att en kommittémedlem avgår eller avlider, skall dennes mandat utan några särskilda formaliteter besättas av dennes ersättare, oavsett bestämmelserna i första stycket.

4. Medlemmars mandatperiod

Mandatperioden för medlemmar i ständiga underkommittéer skall upphöra vid utgången av det verksamhetsår under vilket de är utsedda.

Mandatperioden för medlemmar i särskilda underkommittéer skall upphöra när ordföranden i rådgivande kommittén fastställer att rådgivande kommittén har avslutat sin diskussion av de frågor för vars behandling den särskilda underkommittén inrättades.

5. Underkommitténs presidium

Underkommitténs arbete skall förberedas och ledas av underkommitténs presidium.

Presidiet skall bestå av minst tre och högst femton medlemmar av underkommittén.

Underkommittén skall utse sin ordförande vid det första sammanträdet för varje verksamhetsår, och de två vice ordförandena och de övriga medlemmarna i underkommitténs presidium skall utses vid underkommitténs första möte.

Vid valet av underkommitténs presidium skall underkommitténs medlemmar säkerställa att de olika kategorierna i rådgivande kommittén få en proportionell representation, såvida det inte finns några särskilda överenskommelser mellan kategorierna.

AVDELNING II RÅDGIVANDE KOMMITTÉNS ARBETE

Artikel 5

Sammanträden

Rådgivande kommitténs rapporter skall antas och dess yttranden och beslut skall utarbetas och antas på plenarmöte, utom i de fall enligt artikel 7 där samrådet skall ske genom skriftligt förfarande.

Rådgivande kommittén skall sammanträda i plenarmöte på ordinarie respektive extra sammanträden.

Tidsplanen för ordinarie sammanträden skall fastställas av rådgivande kommittén vid det första sammanträdet i varje verksamhetsår.

Medlemmarna skall sitta i alfabetisk ordning.

Artikel 6

Sammankallande av rådgivande kommittén

1. På begäran av Europeiska kommissionen

Ordföranden skall sammankalla rådgivande kommittén för att behandla specifika frågor om en begäran om detta har lämnats av Europeiska kommissionen.

Europeiska kommissionens begäran skall hänskjutas till rådgivande kommitténs presidium.

2. På begäran av en majoritet av rådgivande kommitténs medlemmar

Om en majoritet av rådgivande kommitténs medlemmar begär det skall ordföranden sammankalla rådgivande kommittén för att behandla specifika frågor.

3. På begäran av andra kommittémedlemmar

Om en enhällig kategori eller en tredjedel av rådgivande kommitténs medlemmar begär att rådgivande kommittén skall sammankallas för att behandla specifika frågor skall rådgivande kommitténs presidium fråga Europeiska kommissionen huruvida den stödjer denna begäran. Efter att man informerats om kommissionens åsikt skall rådgivande kommitténs presidium besluta huruvida begäran bör tillmötesgås eller ej.

Artikel 7

Skriftligt samråd

Om vid ett samråd med rådgivande kommittén tidsfristen är för kort för att medge behandling vid det nästa ordinarie sammanträdet får rådgivande kommitténs presidium antingen sammankalla till ett extra sammanträde eller om man anser att rådgivande kommittén med största sannolikhet kommer att godkänna Europeiska kommissionens förslag föreslå att det hålls ett skriftligt samråd, förutsatt att två tredjedelars majoritet av presidiets medlemmar har röstat för en sådan åtgärd.

Rådgivande kommitténs medlemmar skall meddelas förslaget, i vilket det även skall anges ett datum för hållande av extra sammanträde, för det fall att minst femton medlemmar i rådgivande kommittén skulle vara emot förslaget till ett skriftligt samråd eller begära ett extra sammanträde.

Om minst femton medlemmar i rådgivande kommittén är emot förslaget till ett skriftligt samråd eller begär att ett extra sammanträde skall hållas upphävs det skriftliga samrådet samt alla de yttranden som kommitténs medlemmar har avgivit i samband med samrådet.

Det extra sammanträdet måste organiseras på ett sådant sätt att den period som Europeiska kommissionen föreskriver i artikel 19.3 i fördraget om avgivande av yttrande kan hållas, även om förslaget till ett skriftligt samråd avvisas.

Om minst femton meddlemmar i rådgivande kommittén begär att det skall hållas ett extra sammanträde skall ordföranden via brev eller på annat sätt meddela alla medlemmar om att det sammanträde till vilket det har lämnats preliminära kallelser kommer att äga rum. Regeln om beslutförhet enligt artikel 12.2 första stycket gäller inte för ett sådant extra sammanträde.

Artikel 8

Dagordning

1. Utarbetande av dagordning

Rådgivande kommitténs presidium skall utarbeta dagordningen åtminstone tre veckor innan sammanträdet skall hållas, såvida det inte sker en tillämpning av det förfarande för brådskande fall som föreskrivs i artikel 9. Dagordningen skall omedelbart skickas till rådgivande kommitténs medlemmar och Europeiska kommissionen.

Dagordningen får dock ändras i efterhand på begäran av Europeiska kommissionen eller på förslag av rådgivande kommitténs presidium.

De enda frågor som får tas upp på dagordningen är sådana som avses i begäran om sammankallande till ett sammanträde enligt artikel 6 eller i förslag som antagits av rådgivande kommittén och som anges i punkt 2.

2. Förslag

Under ett sammanträde kan ett förslag läggas om att en specifik fråga bör tas upp på dagordningen och behandlas vid sammanträdet. Förslaget måste skrivas under av minst femton medlemmar i rådgivande kommittén. Det måste skickas till ordföranden före det presidiemöte som föregår sammanträdet. I undantagsfall får förslaget lämnas under sammanträdet om det är ett resultat av diskussionerna.

Presidiet skall lägga fram förslaget för rådgivande kommittén tillsammans med ett yttrande om rådgivande kommitténs befogenhet i detta fall och om det är lämpligt att behandla den fråga som förslaget avser. Om en majoritet av medlemmarna antar förslaget skall det ärende som avses i förslaget tas upp på dagordningen för nästa sammanträde, såvida inte åtminstone hälften av rådgivande kommitténs medlemmar begär att frågan skall behandlas omedelbart.

Artikel 9

Frister för sammankallande till möten förfarande för brådskande fall

1. Tidpunkter för sammanträden måste fastställas på ett sådant sätt att de tidsfrister kan hållas som Europeiska kommissionen föreskriver i artikel 19.3 i fördraget om avgivande av yttrande. Under alla omständigheter måste ett sammanträde hållas inom fyra veckor från det att en vederbörligen formulerad begäran om ett sammanträde lämnas.

2. Ett brådskande fall skall tillkännages, antingen av ordföranden med anledning av de tidsfrister som Europeiska kommissionen föreskriver i artikel 19.3 i fördraget om avgivande av yttrande, eller av rådgivande kommittén på förslag av rådgivande kommitténs presidium.

I brådskande fall som tillkännagetts av ordföranden skall han ha rätt att omedelbart och utan samråd i förväg med rådgivande kommitténs presidium vidta alla åtgärder som han finner nödvändiga för att möjliggöra för rådgivande kommittén att avge ett yttrande, förutom att han inte får inrätta en särskild underkommitté och utse dess medlemmar. Han skall dock informera presidiets medlemmar om dessa åtgärder.

Artikel 10

Förberedande arbete i underkommitté

1. Delegering av uppgifter till underkommittéer

Sammanträden skall förberedas av ordföranden i samarbete med de övriga medlemmarna i rådgivande kommitténs presidium.

Rådgivande kommitténs presidium får besluta om att en underkommitté skall genomföra en föregående behandling av varje fråga som skall behandlas vid ett plenarmöte. Om rådgivande kommitténs presidium inte anser att en sådan behandling är nödvändig får presidiet utse en föredragande som skall föredra frågan för plenarmötet.

I avsaknad av ett beslut av rådgivande kommittén skall presidiet ansvara för bedömningen av huruvida frågan omfattas av behörigheten hos en befintlig ständig underkommitté eller kräver att det inrättas en särskild underkommitté. I det senare fallet skall en underkommitté inrättas enligt bestämmelserna i artikel 4.

På rådgivande kommitténs presidiums vägnar skall ordföranden meddela underkommitténs presidium om vilka frågor underkommittén skall behandla och skall vid behov fastställa en tidsfrist inom vilken underkommitténs arbete skall fullgöras.

Rådgivande kommitténs presidium skall säkerställa att tidsfristerna iakttas och skall i princip vara insatt i det arbete som underkommittén gjort före det lämnas till rådgivande kommittén.

Underkommittéer får inte behandla frågor tillsammans med andra underkommittéer. Om rådgivande kommitténs presidium emellertid anser att en fråga inte bara omfattas av räckvidden för en enskild underkommitté och att det inte finns några skäl för att inrätta en särskild underkommitté, får presidiet dock begära att två eller flera underkommittéers presidier antingen håller ett gemensamt möte med deras respektive underkommittéer eller håller ett möte själva, efter separata diskussioner i underkommittéerna, för att utarbeta ett gemensamt dokument som presenteras för plenarmötet.

2. Befogenheten för underkommittéers presidier

Underkommitténs presidium skall fastställa datum och dagordning för underkommitténs möten i enlighet med det uppdrag som de fått från rådgivande kommitténs presidium.

Dagordningen och nödvändiga arbetsdokument, skrivna på Europeiska gemenskapens officiella språk, måste skickas till underkommitténs medlemmar minst åtta dagar före varje möte. Dagordningen skall även i informationssyfte skickas till Europeiska kommissionen och till de medlemmar i rådgivande kommittén som inte är medlemmar i underkommittén.

Underkommitténs presidium skall ur sin krets utse den eller de föredragande för plenarmötet och skall vid behov utse en arbetskommitté som biträder den eller de föredragande.

Underkommitténs presidium får också, med deras samtycke, utse till föredragande medlemmar i rådgivande kommittén som inte är medlemmar i underkommittén.

Underkommitténs presidium skall vid behov insamla och förbereda de dokument som är nödvändiga för att organisera underkommitténs arbete.

Artikel 11

Förfarande vid underkommittéers möten

1. Ordförande

Underkommitténs möten skall ledas av underkommitténs ordförande eller, om denne inte kan närvara, av en av vice ordförandena.

2. Beslutförhet och omröstning

I princip får det inte hållas omröstning i en underkommitté. Om i undantagsfall omröstning sker får endast medlemmar i underkommittén eller deras ställföreträdare rösta, förutsatt att de senare är medlemmar i rådgivande kommittén. Det får under inga omständigheter hållas en omröstning om mötet inte har beslutförhet vid tiden för omröstningen.

Mötet skall anses ha beslutförhet om antalet närvarande med rösträtt är mer än hälften av det totala antalet medlemmar i underkommittén.

3. Ställföreträdare

Varje medlem i en underkommitté som inte kan närvara vid ett möte får, efter att ha meddelat sekretariatet för rådgivande kommittén, som i sin tur skall informera underkommitténs ordförande, utse en ställföreträdare som antingen är en annan medlem i rådgivande kommittén och alltså kan få fullmakt att rösta å medlemmens vägnar eller inte är medlem i rådgivande kommittén.

Ställföreträdarens befogenheter skall uttryckligen begränsas till det möte för vilket han är utnämnd. Ställföreträdaren skall ha samma rättigheter i debatten som den person som han ersätter. En ställföreträdare som inte är medlem i rådgivande kommittén får dock inte rösta. Om det hålls en omröstning får han anmoda en av underkommitténs medlemmar att utöva rösträtten för den person som han ersätter.

4. Tekniska rådgivare

Varje medlem i en underkommitté och varje medlem i rådgivande kommittén som är utsedd till ställföreträdare för en icke-närvarande medlem i underkommittén får vid underkommittémöten, efter att ha meddelat sekretariatet för rådgivande kommittén, som i sin tur skall informera underkommitténs ordförande, anlita en teknisk rådgivare som är särskilt kunnig i den fråga som är under behandling.

5. Deltagande för personer som inte är medlemmar i underkommittén

Varje medlem i rådgivande kommittén får automatiskt närvara vid underkommittémöten och begära ordet. De får biträdas eller representeras av tjänstemän som de själva har utsett.

Ledamöter i Europeiska kommissionen får automatiskt närvara vid underkommittémöten och begära ordet. De får biträdas eller representeras av tjänstemän som de själva har utsett.

Underkommitténs möten är inte offentliga. Specifika frågor under behandling kan förklaras som konfidentiella om majoritetsbeslut därom fattas av närvarande underkommittémedlemmar.

6. Deltagande för experter

Underkommitténs presidium får på eget initiativ eller på initiativ av underkommittén anlita personer som har en särskild kompetens inom det område som är under behandling. Sådana personer får inbjudas att delta i underkommitténs arbete eller låta sig höras av underkommittén om specifika frågor.

7. Resultat av underkommitténs arbete

Underkommitténs presidium skall vidarebefordra resultaten av underkommitténs arbete till rådgivande kommitténs presidium, inom de tidsfrister som det senare bestämt, för presentation på plenarmöte.

Om resultaten anges i ett dokument skall detta dokument, beroende på arten av de frågor som behandlas, antingen utformas som en rapport från underkommittén eller ett förslag till rapport, yttrande eller beslut från rådgivande kommittén.

Detta dokument skall i den utsträckning det är möjligt åtföljas av underkommitténs samling med handlingar. Denna omfattar dokument från förhör som underkommittén har hållit, genomförda undersökningar, insamlad information, protokoll från underkommitténs diskussioner och vid behov de dokument som Europeiska kommissionen tillhandahållit.

Rådgivande kommitténs presidium får anmoda en underkommitté att föra nya diskussioner i en fråga om man anser att resultaten inte är tillräckliga för att medge en slutgiltig behandling vid ett sammanträde.

Artikel 12

Förfarande vid rådgivande kommitténs sammanträden

1. Deltagande för personer som inte är medlemmar

Rådgivande kommitténs möten är inte offentliga. Specifika frågor under behandling kan förklaras som konfidentiella om majoritetsbeslut därom fattas av rådgivande kommitténs närvarande medlemmar.

Följande personer får närvara vid sammanträden:

a) ledamöter i Europeiska kommissionen och tjänstemän som den utsett

b) personer som har rätt att företräda en medlem som inte kan närvara på grund av brådskande skäl som är vederbörligen motiverade i enlighet med punkt 3 nedan

c) medlemmar i rådgivande kommitténs sekretariat

d) andra personer, som ett undantagsfall och på beslut av presidiet för ett klart definierat ändamål.

Ledamöter i Europeiska kommissionen eller tjänstemän som de utsett får på begäran yttra sig vid sammanträdet, och får även begära att tjänstemän som åtföljer dem tillåts att yttra sig.

2. Beslutförhet

Rådgivande kommitténs sammanträden skall anses ha beslutförhet när mer än hälften av dess medlemmar är närvarande.

Om det inte föreligger beslutförhet skall rådgivande kommittén hålla ett arbetsmöte.

Om det inte föreligger beslutförhet och Europeiska kommissionen har begärt ett yttrande eller samråd i en fråga, samt när rådgivande kommittén måste rösta om ett yttrande eller beslut, skall ett andra sammanträde sammankallas inom tio dagar. Rådgivande kommittén skall vid detta möte anses ha beslutförhet vid behandlingen av samma fråga, oavsett hur många medlemmar som är närvarande.

3. Förfall representation

Varje medlem i rådgivande kommittén som inte kan närvara vid ett sammanträde får via brev eller på annat sätt meddela ordföranden sina åsikter om de frågor som är upptagna på dagordningen. Hela texten till detta yttrande skall bifogas protokollet.

Varje medlem i rådgivande kommittén som av brådskande skäl som är vederbörligen motiverade inte kan närvara vid ett sammanträde med undantag av det första sammanträdet i varje verksamhetsår får till ordföranden skicka en uttrycklig skriftlig begäran om att få företrädas av en namngiven talesman när rådgivande kommittén behandlar en eller flera frågor på dagordningen.

Ordföranden skall hänskjuta begäran till rådgivande kommitténs presidium. Detta presidium skall behandla dem med hänsyn till de angivna skälen och det antal ansökningar som personen i fråga har lämnat under verksamhetsåret avseende det tillvägagångssätt som anges i andra stycket(3).

Ordföranden skall sedan informera rådgivande kommittén om de ansökningar som tillmötesgåtts av presidiet, varvid uttryckligen skall anges de skäl som den berörda personen åberopat.

Rådgivande kommittén förbehåller sig rätten att utan möjlighet till överklagande avvisa de ansökningar som den inte anser stöds av adekvata brådskande skäl.

Om begäran godkänns av rådgivande kommittén skall ordföranden inbjuda representanten till att delta i sammanträdet, antingen under hela sammanträdet eller vid behandlingen av de punkter på dagordningen för vilka representanten är utnämnd.

Representanten får delta i diskussionerna men får inte rösta.

4. Ordförande

Sammanträden i rådgivande kommittén skall ledas av ordföranden eller, om denne inte kan närvara, av den medlem som utnämns enligt artikel 3.3 sjätte stycket.

Ordföranden skall öppna, ajournera och avsluta sammanträden. Han skall säkerställa att arbetsordningen följs, hålla ordning, ge tillstånd att tala, förklara en diskussion som avslutad, hålla omröstning och kungöra röstresultat. Han får i egenskap av medlem delta i diskussionerna om han angett detta i förväg.

Rådgivande kommitténs presidium skall sammanträda så ofta som den finner det nödvändigt och skall under alla omständigheter före varje sammanträde i rådgivande kommittén hålla ett möte för att förbereda diskussionerna. Såvida presidiet inte tillkännager något annat skall rådgivande kommitténs sektreterare vid sammanträdena handha sektreterarens arbetsuppgifter samt rösträkningen.

5. Utsändning av handlingar för sammanträdet

Dokument som är relevanta för sammanträdet, i synnerhet de dokument som tillhandahållits av Europeiska kommissionen och de som utarbetats av underkommittéer, måste på gemenskapens officiella språk sändas till rådgivande kommitténs medlemmar senast åtta dagar före varje sammanträde, såvida det inte sker en tillämpning av det förfarande för brådskande fall som avses i artikel 9.

6. Ordningsfråga

Ordföranden skall omedelbart ge ordet i högst fem minuter till en medlem som anger att han avser att ställa en ordningsfråga för att begära att arbetsordningen följs strikt, en ändring av den ordning i vilken punkterna på dagordningen behandlas, begränsning av den maximala tiden för att föra talan, avslutning av diskussionerna om den punkt på dagordningen som behandlas eller bordläggning av denna punkt till ett annat sammanträde.

Ordföranden skall omedelbart låta ordningsfrågan gå till omröstning, såvida den inte ger upphov till diskussioner. Om det blir diskussion skall endast den som begärt ordningsfrågan, en talare "för" och en talare "mot", ordföranden och vid behov föredraganden från den berörda underkommittén delta i diskussionen.

Om förslaget biträds av en majoritet av närvarande medlemmar skall den föreslagna åtgärden genast träda i kraft.

7. Diskussion om underkommittéers arbetsresultat

Den föredragande från den underkommitté som ansvarar för den föregående behandlingen av den punkt på dagordningen som skall diskuteras skall avge rapport om resultatet av underkommitténs arbete och lägga fram det dokument som utarbetats i underkommitténs namn.

Rådgivande kommittén skall sedan föra en allmän diskussion om detta dokument.

8. Inlämning av ändringsförslag och förslag till yttrande eller beslut

Varje medlem i rådgivande kommittén får lämna förslag till ändring av det dokument som utarbetats i underkommitténs namn, förutsatt att detta dokument utformats som ett förslag till rapport, förslag till yttrande eller förslag till beslut av rådgivande kommittén.

Varje medlem i rådgivande kommittén får även lämna förslag till yttrande eller beslut.

Ändringsförslag och förslag till yttrande eller beslut måste formuleras skriftligt och före sammanträdets öppnande lämnas till rådgivande kommitténs presidium.

Under ett sammanträde måste förslaget utformas skriftligt och får endast tas upp till behandling om det är en följd av en ändring av det dokument som diskuteras eller om det undertecknats av minst femton medlemmar i rådgivande kommittén. Det är sedan upp till ordföranden, antingen vid sammanträdet eller efter att ha samrått med rådgivande kommitténs presidium, att bestämma om förslaget skall behandlas omedelbart eller om en vidare behandling skall skjutas upp till ett senare datum.

9. Återhänvisning till underkommittén

Rådgivande kommittén får besluta att en fråga hänvisas tillbaka till en underkommitté om den anser att frågan inte behandlats tillräckligt.

10. Röstförfarande

Endast medlemmar i rådgivande kommittén får rösta.

Varje medlem i rådgivande kommittén som inte kan närvara vid ett sammanträde får delegera sin rösträtt till en annan medlem i rådgivande kommittén. Varje medlem i rådgivande kommittén får endast ta emot två sådana fullmakter. Delegering av rösträtt får inte beaktas vid fastställandet av huruvida det föreligger beslutförhet enligt punkt 2 i denna artikel.

Rådgivande kommittén får rösta antingen genom handuppräckning eller genom att varje medlem reser sig eller förblir sittande, eller genom namnupprop, förutom i det fall som avses i artikel 3.2. Medlemmar skall rösta i följande ordning:

- närvarande medlemmar

- röst genom fullmakt: första rösten

- röst genom fullmakt: andra rösten.

Beslutet att hålla omröstning genom namnupprop skall tas av ordföranden. Omröstning genom namnupprop skall automatiskt genomföras om minst femton av de närvarande medlemmarna begär detta. Namnupprop skall ske i alfabetisk ordning.

Ordföranden får även hålla omröstning genom namnupprop i en fråga som det redan röstats om genom handuppräckning eller genom att medlemmarna rest sig upp eller förblivit sittande, om resultatet av omröstningen kan dras i tvivelsmål eller, i de fall när den inte var enhällig, ordföranden anser att det i protokollet bör anges namnen på de som röstande med majoriteten och de som röstade med minoriteten.

En fråga som det röstats om i en annan omröstning får bli föremål för en ny omröstning genom namnupprop för slutgiltigt avgörande, om namnupprop begärs omedelbart enligt de villkor som anges i fjärde stycket ovan.

11. Avslutning

På ordförandens begäran skall rådgivande kommittén besluta om huruvida sammanträdet skall avslutas eller ej.

Efter det att diskussionerna avslutats får ingen begära ordet, såvida det inte rör sig om en kort förklaring till en röst man avgivit.

Artikel 13

Sammanträdesdokument

1. Rapporter, yttranden och beslut

Rådgivande kommitténs rapporter, yttranden och beslut skall distribueras till rådgivande kommitténs medlemmar. De skall skickas till Europeiska kommissionens ordförande och ordföranden för Europeiska unionens råd. De får offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Den föredragande från underkommittén eller sammanträdets sekreterare skall under övervakning av rådgivande kommitténs presidium ansvara för den slutliga utformningen av dessa dokument.

Yttranden och beslut skall endast avse texter som det röstats om och som antagits enhälligt eller genom en majoritet av de avgivna rösterna, samt resultaten av sådana omröstiningar.

Texter som endast biträds av en minoritet skall antecknas i protokollet, med uppgifter om röstresultatet.

2. Protokoll

Protokoll skall föras vid varje sammanträde för rådgivande kommittén och skrivas under av sammanträdets ordförande och sekreterare.

Följande handlingar skall i förekommande fall bifogas detta protokoll:

1. dokument som är nödvändiga för att förstå diskussionen

2. ett analytiskt referat av diskussionerna

3. de rapporter, yttranden eller beslut som det hållits omröstning om vid sammanträdet, med uppgift om antalet röster och deras fördelning.

Efter varje sammanträde skall protokollet med bilagor skickas enligt artikel 19.5 i fördraget till Europeiska kommissionens ordförande och ordföranden för Europeiska unionens råd.

Protokollet med bilagor skall även distribueras till rådgivande kommitténs medlemmar.

Det får inte ske någon annan distribution, såvida inte beslut om detta fattas av rådgivande kommittén.

3. Godkännande av protokollet

Vid början av varje sammanträde skall ordföranden lägga fram protokollet från det föregående sammanträdet till rådgivande kommittén för godkännande.

Protokollet från det sista sammanträdet för varje mandatperiod skall skriftligt sändas till de medlemmar vars mandat har upphört.

Bestämmelserna för genomförande av denna arbetsordning skall fastställas av det presidium för rådgivande kommittén som innehar mandatet när arbetsordningen skall genomföras.

Artikel 14

Sekretariat

Rådgivande kommittén skall ha ett sekretariat som leds av rådgivande kommitténs sekreterare. Sekreterare skall utses av Europeiska kommissionen efter överenskommelse med rådgivande kommitténs presidium. Sekreteraren skall biträdas av det antal medarbetare som är nödvändigt för att möjliggöra för rådgivande kommittén och dess underkommittéer att fungera på ett lämpligt sätt.

Rådgivande kommitténs presidium skall ha myndighet över sekretariatet och därvid företrädas av ordföranden, som skall övervaka genomförandet av presidiets beslut.

Rådgivande kommitténs presidium skall vidta alla åtgärder vad gäller sekretariatets organisation och verksamhet.

AVDELNING III ÖVRIGA BESTÄMMELSER

Artikel 15

Frånvaro av lång varaktighet

Om en medlem i rådgivande kommittén, som kallats på vederbörligt sätt, inte har varit närvarande vid sammanträden för rådgivande kommittén under en period av sex månader och inte har begärt ledighet, får rådgivande kommitténs presidium, efter att ha anmodat den berörda medlemmen att redogöra för anledningen till sin frånvaro, informera Europeiska kommissionens ordförande och ordföranden för Europeiska unionens råd om denna situation, i avsikt att eventuellt ersätta den medlemmen.

Rådgivande kommitténs presidium skall fatta beslut om en medlems skriftliga ansökan om ledighet och skall för rådgivande kommittén föreslå en icke-röstande representant som medlemmen eventuellt har föreslagit som ersättare under sin frånvaro.

Artikel 16

Ändringar av arbetsordningen

Bestämmelserna i denna arbetsordning får ändras av rådgivande kommittén på förslag av dess presidium eller av minst en tredjedel av rådgivande kommitténs medlemmar.

Varje ändring i denna arbetsordning skall på plenarmöte antas med två tredjedelars majoritet av rådgivande kommitténs medlemmar.

(1) Såvida inte annat anges skall i denna arbetsordning alla hänvisningar till ordföranden tydas som hänvisningar till ordföranden i rådgivande kommittén.

(2) Medlemmarna skall väljas från följande kategorier:

- producenter

- arbetstagare

- förbrukare och handeln.

(3) Vad gäller sammanträden som pågår en hel dag får en medlem och hans respresentant inte närvara en halv dag var. Vid sammanträden som pågår i två dagar får dock medlemmen och hans representant närvara en dag var.