BESLUT nr 18/97 om interna regler för behandling av ansökningar om tillgång till handlingar som revisionsrätten förfogar över (98/C 295/01)

EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av den förklaring om rätten till tillgång till information som är fogad till slutakten i Fördraget om Europeiska unionen, vilken understryker att insyn i beslutsprocessen stärker institutionernas demokratiska karaktär och allmänhetens förtroende för förvaltningen,

med beaktande av de slutsatser som drogs vid Europeiska rådets möten i Birmingham och Edinburgh om en gemenskap som är närmare medborgarna,

med beaktande av budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, särskilt artikel 88 i denna,

eftersom det är önskvärt att fastställa interna regler för behandling av ansökningar om tillgång till handlingar som revisionsrätten förfogar över,

med hänsyn till bestämmelserna i rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv för allmänheten (1),

och av följande skäl:

Dessa interna regler kommer att utgöra en del av de Europeiska gemenskapernas kommunikations- och informationspolitik.

Dessa regler skall tillämpas med fullständig hänsyn tagen till bestämmelserna om viss sekretessbelagd information.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1 Generell princip

Inom ramen för och med de begränsningar som fastställs i dessa interna regler och normer för sekretess i granskningsarbetet skall allmänheten ha tillgång till revisionsrättens handlingar, oavsett deras materiella form.

Artikel 2 Behandling av ansökningar som lämnas för första gången

1. Ansökan om att få tillgång till en handling skall vara skriven och uttryckt på ett tillräckligt detaljerat sätt. Den skall i synnerhet innehålla de uppgifter som är nödvändiga för att den eller de handlingar som avses skall kunna identifieras.

2. Alla ansökningar som revisionsrätten erhåller skall lämnas till direktören för avdelningen för yttre förbindelser och rättstjänsten med en kopia till ordföranden och generalsekreteraren. Efter att ha rådfrågat den ledamot inom revisionsrätten som berörs av ärendet, skall direktören undersöka om ansökan kan beaktas och fatta beslut om ärendets vidare behandling.

3. I förekommande fall skall direktören för avdelningen för yttre förbindelser och rättstjänsten begära att den sökande skall specificera sin ansökan ytterligare. Denna begäran skall göras inom en månad räknat från den dag då ansökan inkom.

4. Den sökande skall få tillgång till handlingarna antingen vid ett besök eller genom att en kopia skickas på den sökandes bekostnad. Handlingarna skall konsulteras vid revisionsrättens huvudkontor i Luxemburg, och den sökande och direktören för avdelningen för yttre förbindelser och rättstjänsten skall komma överens om datum och tidpunkt för detta. En avgift på 10 ecu plus 0,05 ecu per sida skall tas ut för en papperskopia för handlingar på över 30 sidor och den sökande skall dessutom betala eventuella portokostnader. Avgifterna för tillhandahållande av information på annat sätt fastställs från fall till fall och skall i förväg meddelas den sökande.

5. Direktören för avdelningen för yttre förbindelser och rättstjänsten skall inom en månad, räknat från den dag då ansökan inkom, skriftligen meddela den sökande om resultatet av ansökan. Direktören för avdelningen för yttre förbindelser och rättstjänsten skall i samråd med de sökande finna en lämplig lösning på upprepade ansökningar och/eller ansökningar som avser omfångsrika handlingar. Alla avslag skall motiveras och innehålla en upplysning om att den sökande kan överklaga beslutet inom en månad, och att han anses ha dragit tillbaka sin ansökan om ett överklagande inte har inkommit inom denna tid.

6. Den person till vilken en handling lämnas ut får inte mångfaldiga eller sprida denna handling utan att revisionsrätten på förhand skriftligen lämnat sitt tillstånd till detta.

Artikel 3 Behandling av överklagande av ansökningar som avslås första gången

1. Alla överklaganden som är ställda till revisionsrätten skall lämnas till revisionsrättens ordförande och en kopia av dem till generalsekreteraren och direktören för avdelningen för yttre förbindelser och rättstjänsten.

2. Revisionsrättens ordförande har befogenhet att, i samråd med ADAR-gruppen och den ledamot inom revisionsrätten som är sakkunnig i ämnet i fråga, fatta beslut om överklaganden.

3. Ett svar med underrättelsen om det beslut som fattats efter ett överklagande skall ges inom två månader efter det att överklagandet gjordes. Det skall vara motiverat och ange de möjliga sätt som finns att överklaga, till exempel juridisk prövning och klagomål till ombudsmannen i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 173 och 138e i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

Artikel 4 Särskilda fall och undantag

1. När en ansökan avser en handling som revisionsrätten innehar men inte är författare till, skall revisionsrätten bekräfta att ansökan har mottagits och ange till vilken person, institution eller vilket organ ansökan bör ställas.

2. Om den handling som ansökan avser har offentliggjorts eller kommer att offentliggöras inom tolv månader, skall den sökande hänvisas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer i Luxemburg.

3. Revisionsrätten får vägra tillgång till handlingar på följande grunder:

a) Skyddet av allmänhetens intressen (till exempel allmän säkerhet, internationella relationer, stabil valuta, juridiska förfaranden, inspektionsverksamhet och undersökningsverksamhet).

b) Skyddet av en individ och av privatlivet (i synnerhet alla personliga uppgifter som gäller revisionsrättens tjänstemän och andra anställda).

c) Skyddet av affärshemligheter och industriella hemligheter.

d) Skyddet av gemenskapernas ekonomiska intressen.

e) Skyddet av tystnadsplikten på begäran av den fysiska eller juridiska person som har lämnat informationen eller skyddet enligt den sekretesslagstiftning som gäller i den medlemsstat som har lämnat informationen.

4. I enlighet med den konfidentialitet som föreskrivs i artikel 88.1 i budgetförordningen skall revisionsrätten vägra tillgång till alla handlingar som innehåller iakttagelser om granskning.

5. Revisionsrätten kan också vägra tillgång till handlingar för att säkerställa skyddet av revisionsrättens överläggningar. I allmänhet, och såvida inte revisionsrätten fattar ett annat beslut, kan den vägra tillgång till alla handlingar som avser revisionsrättens arbetsmetoder.

Artikel 5 Ikraftträdande

Revisionsrätten har antagit detta beslut vid sitt 543:e sammanträde den 20 februari 1997. Beslutet skall träda i kraft den första dagen i den månad som följer efter den då beslutet antogs, dvs. den 1 mars 1997.

Luxemburg den 7 april 1997.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 43, 15.2.1983, s. 1.