KOMMISSIONENS REKOMMENDATION av den 22 april 1997 om förbättring och förenkling av företagsklimatet för nyetablerade företag (97/344/EG)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR UTFÄRDAT DENNA REKOMMENDATION

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets resolution av den 10 oktober 1994 om att ge fullt spelrum åt dynamiken och innovationspotentialen hos små och medelstora företag (SMF), inklusive hantverkssektorn och mikroföretag, i en konkurrerande miljö (1),

med beaktande av kommissionens rapport som lades fram vid Europeiska rådet i Madrid den 15 och 16 december 1995 om små och medelstora företag: En dynamisk källa till sysselsättning, tillväxt och konkurrenskraft inom Europeiska unionen (2),

med beaktande av kommissionens meddelande om det integrerade programmet till förmån för små och medelstora företag (SMF) och hantverkssektorn (3) och rådets resolution av den 9 december 1996 (4),

med beaktande av rådets resolution av den 8 juli 1996 om förenklad lagstiftning och administration inom den inre marknaden (5),

med beaktande av Europaparlamentets lagstiftningsresolution av den 19 december 1996 med yttrande över rådets förslag till beslut om ett tredje flerårigt program för små och medelstora företag inom Europeiska unionen (1997-2000) (6),

med beaktande av kommissionens handlingsplan för innovation (7), där man bl.a. betonar att invecklade administrativa formaliteter kan ha negativ effekt på företagens möjligheter till innovation,

med beaktande av rådets beslut 97/15/EG av den 9 december 1996 om ett tredje flerårigt program för små och medelstora företag i Europeiska unionen (1997-2000) (8), och

med beaktande av följande:

I. INLEDNING

1. Europeiska företagarorganisationer anser att förbättring och förenkling av affärsklimatet är ett område av högsta prioritet, eftersom företagen numera är tvungna att arbeta i en komplex miljö som ständigt förändrar sig. Många bestämmelser har trätt i kraft under de senaste tjugu åren och har tillsammans med de administrativa rutinerna haft en kumulativ effekt på företagen och hotar att kväva deras verksamhet och påverkar konkurrenskraften. Dessutom blir bördan oproportionerligt stor för de mindre företagen, då de till skillnad från storföretagen inte har personalresurser eller finansiella möjligheter att hantera situationen (9). Eftersom det är vida känt att små och medelstora företag (10) har de största möjligheterna att skapa arbetstillfällen, bör myndigheterna prioritera idéer om hur man kan minska den administrativa, bördan för dessa företag. Det är av stor vikt att man uppmuntrar och stöder sådana företags möjligheter att skapa tillväxt och sysselsättning.

II. EN RAM FÖR FÖRENKLING AV BESTÄMMELSERNA

2. Bördor i form av bestämmelser eller administrativa rutiner härrör huvudsakligen från författningar i medlemsstaterna. Genom tillämpningen av subsidiaritetsprincipen fattar man beslut och vidtar åtgärder på alla nivåer: den nationella, regionala och lokala. Antalet bestämmelser som utfärdas av medlemsstaterna är betydligt fler än förordningarna och direktiven från gemenskapen.

3. En förenkling av bestämmelserna kräver att man samordnar arbetet mellan myndigheternas olika verksamhetsgrenar inom medlemsstaterna, inte bara mellan de centrala delarna utan också mellan dessa och myndigheterna lokalt. Frankrike, Portugal och Förenade kungariket har skapat ett särskilt departement som lyder direkt under premiärministern, medan de flesta av de övriga medlemsstaterna har etablerat en rådgivande kommitté som oftast inte har samma befogenheter. Förenklingsarbetet är svårt och kräver befogenheter och makt gentemot regeringsdepartementen såväl som tillräckliga ekonomiska resurser och nödvändig personal (11). Med hjälp av informationskampanjer kan man höja tjänstemännens medvetenhet, och de som har hand om frågor rörande små och medelstora företag bör ges lämplig utbildning (12). Man måste få till stånd ett kulturskifte i riktning mot en mer kundorienterad inställning mellan myndigheterna och företagen där myndigheterna går in för att fråga sig hur man bäst kan hjälpa företagen istället för hur dessa skall kontrolleras (13). En framgångsrik förenklingspolitik är slutligen avhängig av en kontinuerlig och systematisk utvärdering samt av en översyn av de uppnådda resultaten i samråd med affärsorganisationerna.

III. DE RÄTTSLIGA FÖRUTSÄTTNINGARNA

4. Ett snårigt och komplext regelverk kan vara avskräckande för företagandet rent allmänt och för nyetableringar. Detta är i ännu högre grad fallet när ett företag bestämmer sig för att utveckla verksamheten i ett annat medlemsland, där man inte är lika förtrogen med språket och kulturen eller hur myndigheterna arbetar. Medan man inte ifrågasätter behovet av lämpliga bestämmelser, är det bestämmelsernas kumulativa effekt, deras komplexitet och de kostnader efterlevnaden för med sig som är bekymmersamma och hotar att få följdverkningar för företagen som inte står i proportion till den ursprungliga avsikten med bestämmelsen. I slutändan blir det svårt att genomföra komplexa och kostnadskrävande bestämmelser vilka dessutom kan föra med sig kritik och försök till fusk.

5. Medlemsstaterna bör därför bli mer medvetna om regleringarnas effekter på företagen. Målsättningen bör vara att komma på de förbättringar som är nödvändiga och samtidigt vara medveten om avvägningen mellan behovet av förändringar och de bördor man lägger på företagen, eftersom det är dessa som måste ta till sig förändringen, även när den är av positivt slag.

6. När man lägger fram nya lagförslag bör lagstiftaren ha full vetskap om vilka följder bestämmelsen kommer att ha på företagen i form av kostnader i samband med efterlevnad och administrativt merarbete. Konsekvensbedömningar för företagen och lönsamhetsanalyser bör i mån av lämplighet genomföras i nära samarbete med företagen. I detta sammanhang bör lagstiftaren ägna särskild uppmärksamhet åt efterlevnadskraven för de små och medelstora företagen. Om små och medelstora företag kan rätta sig efter en bestämmelse till ett rimligt pris, kan även storföretagen göra detta, medan det omvända däremot inte nödvändigtvis måste gälla. Principen "tänk först i smått" bör gälla som ett avgörande kriterium (14).

7. De efterlevnadskostnader som drabbar företagen till följd av nödvändiga bestämmelser måste vägas mot andra policykrav, t.ex. när det gäller arbetarskydd eller den fysiska miljön. För att hjälpa de små och medelstora företagen, bör medlemsstaterna, där detta är lämpligt, överväga att införa undantag eller förenklade rutiner, vilka dock inte vattnar ur avsikten med bestämmelsen på ett otillbörligt sätt. När det exempelvis gäller bestämmelser som rör beskattning, bolagsrätt, statistik eller miljön, kan införandet av tröskelvärden eller lägre övervaknings- eller rapporteringskrav avsevärt minska arbetsbördan och efterlevnadskostnaderna för små och medelstora företag. Tröskelvärden bör emellertid inte avskräcka från tillväxt och måste tillämpas flexibelt. Exempelvis bör man tillåta företag att kvarstå i ett särskilt program för små och medelstora företag så länge som deras omsättning inte överstiger tröskelvärdet för omsättningen med en viss procentenhet (15).

IV. ATT FÖRENKLA FORMALITETERNA VID NYETABLERINGAR

8. Utöver den allmänna princip som nämnts ovan vill kommissionen stryka under några tillvägagångssätt som den anser bör främjas i medlemsstaterna, eftersom dessa utgör viktiga drag för att göra nyetableringsfasen enklare för ett företag. Den första delen är bättre samordning av myndigheternas handhavande av nyetableringsprocessen och en förenkling av de administrativa rutinerna.

9. De flesta medlemsstater kräver ett antal olika typer av registrering (register när det gäller skatt, socialförsäkringar, statistik etc. samt företags- och handelsregister). Antalet skilda instanser när det gäller registreringen varierar från medlemsstat till medlemsstat, men kan lätt uppgå till tio olika, vilket är tidskrävande för företagaren och särskilt när en och samma registreringsinstans måste uppsökas mer än en gång. På varje instans måste man fylla i ett formulär där många gånger samma frågor återkommer. Antalet formaliteter och rutiner är avhängigt av den rättsliga status som ett företag valt. De är flest när det gäller aktiebolag och i exempelvis en medlemsstat är det nödvändigt med 23 skilda rutiner (16). Dessutom ges själva godkännandet för en nyetablering av olika myndigheter, vilket ytterligare försvårar för företagaren att snabbt hitta rätt. Det kan ta veckor eller rent av månader innan ett företag faktiskt kan komma igång med verksamheten. Denna första konfrontation med byråkratin, parad med registreringskostnaden, som varierar från medlemsstat till medlemsstat men kan uppgå till så mycket som 2 000 ecu (17), kan vara väldigt avskräcknade och sätter sin prägel på de framtida relationerna mellan det nya företaget och myndigheterna.

En instans för samtliga kontakter

10. Kommissionen föreslår att medlemsstaterna ska fastställa alla de formaliteter på samtliga nivåer som är nödvändiga vid nyetableringar och överväga åtgärder för att samordna och förenkla dem. Ett bra exempel är det belgiska projektet "Auditform" där det finns en förteckning över alla de rutiner och administrativa formaliteter som vilar på företagen. Tanken här är att man vill uppskatta hur effektiva dessa rutiner är och vilken arbetsbörda de lägger på de små och medelstora företagen. Ytterligare exempel på samordning kan man finna i det franska systemet "Centrum för företagsrutiner" (Centres de formalités des entreprises - CFE) (18) och i de tyska "Gewerbeämter". Dessa system är grundade på principen om en enda kontaktinstans eller förbindelsepunkt mellan företagen - i enlighet med typ eller inriktning - och myndigheterna på alla nivåer.

11. Erfarenheterna visar att de administrativa rutinerna för nyetableringar i medlemsstaterna kan klaras av på en till fem dagar, jämfört med 120 dagar, som är den längsta period som rapporterats in till kommissionen.

12. En sådan samordnad kontaktinstans för nyetableringar skulle kunna spela en än viktigare roll om den kan bli en kontaktpunkt för alla de formaliteter som måste klaras av under ett företags livslängd, t.ex. ändringar av adress eller bolagsordning, ägarbyten, anställningsfrågor, tillstånd och licenser etc. I exempelvis Frankrike pågår det diskussioner om att införliva sådana rutiner som gäller de anställda i CFE. För att uppnå en sådan samordningsnivå mellan de olika myndigheterna, krävs det ett stort mått av beslutsamhet och övertygelse, men på kommissionen har man hört från företagen hur välkommet det skulle vara med en sådan kontaktinstans.

En samordnad registreringsblankett

13. En annan viktig aspekt är behovet av att samordna de uppgifter som krävs av företagen, inte bara under etableringsfasen, utan också under vidareutvecklingen. I Frankrike har man intressanta erfarenheter att förmedla även på detta område. De uppgifter som man vill ha in från ett nyetablerat företag bakas in i ett enda formulär som sköts av CFE (19). Formuläret har utvecklats av CERFA (20), som är den centrala myndigheten med ansvar för alla de formaliteter som rör uppgiftsinsamlingen.

14. En samordnad blankett innebär en avgörande förenkling av förfarandet för den nya företagaren eftersom man här samlar in alla de uppgifter som de olika förvaltningsmyndigheterna kräver för att registrera det nya företaget. Fördelen med ett sådant system är att de nödvändiga uppgifter som behövs för registreringen bara behöver lämnas en enda gång och alla frågor rörande ifyllandet kan besvaras av CFE. Den samordnade blanketten i Frankrike har emellertid en nackdel som ligger i att formuläret måste åtföljas av stöddokument, som det kan ta tid att skaffa fram och vidimera. Man bör undvika att skicka ut mängder av blanketter och formulär från olika myndigheter till de nyregistrerade företagen, eftersom detta avsevärt skulle minska fördelarna med den samordnade blanketten.

15. Man bör uppmuntra myndigheterna till att dela med sig av sin information och göra bättre bruk av befintliga databaser och informationsteknik. I mån av lämplighet bör man också anpassa sina bestämmelser om dataskydd härtill (21). Det säger sig självt att man med denna typ av uppgiftsförmedling avser sådant som inte är sekretessbelagt. I Italien införde man genom lag nr 241, av år 1990, olika slags åtgärder för administrativa förenklingar. I lagen anges att närhelst en person som tillfrågats om en särskild uppgift, uppger att denna redan finns hos den myndighet som begär uppgiften eller på någon annan myndighet, måste myndigheten själv skaffa fram uppgiften. I Danmark förbereder man ett lagförslag som likaledes kommer att förbjuda myndigheterna att begära uppgifter från ett företag om dessa kan erhållas från andra myndigheter. Av detta tycks följa att företagen inte behöver svara, om de begärda uppgifterna redan lämnats till en annan myndighet.

Ett samordnat registreringsnummer

16. Helt i linje med förslagen om en samordnad kontaktinstans och en samordnad blankett är ett samordnat registreringsnummer för företag en funktionell förenklingsåtgärd. Ett sådant system finns redan i Frankrike, Sverige, Portugal och Danmark (22). Den egentliga fördelen för företagen är att man kan använda samma nummer för alla kontakter med myndigheter och andra instanser. Det har också stor betydelse för myndigheterna med tanke på hur mycket enklare databashanteringen och förmedlingen av uppgifter blir.

Auktoriseringar, licenser och tillstånd

17. Utöver ovanstående registreringsförfaranden måste också de nyetablerade företagen erhålla ett antal tillstånd som ger dem rätt att sätta igång viss verksamhet eller tillträde till ett visst yrkesområde. Det kan röra sig om ett allmänt tillstånd för att starta ekonomisk verksamhet, såsom fallet är i Luxemburg, eller ett mer specifikt tillstånd för att verka inom ett viss yrkesområde, t.ex. som turistguide, frisör/frisörska eller driva en resebyrå. Tillstånd eller licenser behövs ofta också för anläggningsarbete, med hänsyn till miljölagstiftning eller hälsa och säkerhet etc. Den typ av tillstånd som krävs och deras grad av komplexitet varierar en hel del från en medlemsstat till en annan. Ibland måste en del etableringskriterier vara uppfyllda, t.ex. gott anseende, god ekonomi, yrkesmässiga kvalifikationer och erfarenheter. Kommissionen är angelägen om att säkerställa etableringsfriheten på den inre marknaden, särskilt genom ömsesidigt godkännande av yrkesmässiga kvalifikationer. Den anser att medlemsstaterna med jämna mellanrum bör se över och, där så är lämpligt, förenkla sina rutiner i samband med tillståndsgivning för att maximera möjligheterna för att skapa nya företag.

18. Utdragna förfaranden, tillståndsbehov och antalet utfärdande myndigheter kan avskräcka från affärsverksamhet. I Italien har det antagits två lagar (23) där man i allmänna ordalag formulerar sådana principer som ska underlätta tillståndsförfarandena. Här återfinns möjligheten att påbörja ekonomisk verksamhet utan uttryckligt tillstånd och principen om tyst samförstånd (24). Detta innebär att om den myndighet som handhar ärendet underlåter att fatta beslut före en viss tidpunkt anser man automatiskt att tillståndsansökan är beviljad. Tyskland antog i januari 1996 en serie lagar för att påskynda tillståndsförfarandet med sikte på att nedbringa tiden för planläggningsförfarandena. Man såg detta som ett sätt att göra Tyskland mer attraktivt för företagsetableringar och som ett led i programmet för fler investeringar och arbetstillfällen.

19. Det är svårt att bedöma vilken effekt lagarna haft i Italien. Från Baden-Württemberg där man genomförde liknande förenklingsreformer 1992 har det däremot inkommit en del positiva erfarenheter. Det är värt att propagera för den underliggande principen för dessa initiativ på tillståndsområdet i andra medlemsstater (se bilaga I). Förenklingen av tillståndsgivningen kräver ofta att man förändrar arbetsrutinerna och kulturen bland tjänstemännen och går mer mot självreglering av företagssektorn.

20. Ovanstående förslag borde avsevärt kunna förenkla utvecklingen av ekonomisk verksamhet inom gemenskapen. Det kommer att bli mycket enklare för företagare att etablera sig i andra medlemsstater om man kan vända sig till en samordnande kontaktpunkt, endast behöver fylla i en registreringsblankett, för ett enda registreringsnummer i den medlemsstaten och snabbt erhålla de nödvändiga tillstånden för att komma igång med verksamheten. Dessutom skulle man kunna använda det samordnade registreringsnumret på andra områden, t.ex. för momsredovisningen, någonting som är fallet i Frankrike och som borde kunna vara en tämligen okomplicerad förenklingsåtgärd i de andra medlemsstaterna. Slutligen skulle dessa åtgärder kunna underlätta arbetet för alla privata och offentliga organisationer som ger råd åt företag intresserade av att etablera verksamhet i gemenskapen.

V. STIMULERA NYFÖRETAGANDE

21. Det finns andra områden där en medlemsstat kan verka som föredöme för en annan. Dessa rör skattefrågor, socialförsäkringar, bokföring och krav på statistik samt bolagsrätt. Några medlemsstater (25) har infört incitament eller förenklingar på dessa områden, särskilt för nystartade företag och för att uppmuntra till egenföretagande (se bilaga II). De flesta av dessa åtgärder har att göra med ett företags första utvecklingsår snarare än med etableringsfasen. Dessa åtgärder är viktiga om man beaktar att trots att ungefär 80 % av de nya företagen ännu är i gång efter det första året, endast 65 % är det efter tre år och 50 % efter fem år (26). Åtgärder på detta område är också av vikt eftersom den lagstiftning de täcker (beskattning, bolagsrätt, anställningsfrågor etc.) avskräcker individer från att starta egna företag. Att anställa en person kräver t.ex. att man fyller i över tio olika blanketter. Obligatoriska krav på arkivering varierar från ett bestämmelseområde till ett annat (27) och sådana rutiner som krävs i bolagsrätten när det gäller bolagsstämmor passar många gånger inte in på mindre företag. Av den anledningen har man i Tyskland antagit bestämmelser som förenklar rutinerna inom "kleine Aktiengesellschaften" (28).

22. När det handlar om förbättringar på skatteområdet har ett stort antal medlemsstater infört en del skattelättnader för små och medelstora företag eller för nyetablerade företag (29) (se bilaga III). Dessutom har Frankrike, Förenade Kungariket och Nederländerna infört skattesänkningar för privatpersoner som investerar i nyetableringar, någonting som starkt påminner om företeelsen "Business Angels" i USA (30).

23. Skattesystemet är också ett område som måste reformeras. Det stora antal olika skatter som ska betalas in vid skilda tillfällen, långa väntetider för återbäring, användningen av stämplar och annat administrativt krångel är tidsödande och betungande.

24. Enligt kommissionens åsikt kommer skattereglerna att bli avsevärt förenklade genom att man genomför förslagen i programmet för införandet av det nya gemensamma momssystemet (31). De kostnader som uppstår för alla företag när det gäller att följa skattereglerna bör kunna minskas genom dessa förslag och i förhållandevis större utsträckning för små och medelstora företag. I detta avseende är principen om en enda beskattningsort den viktigaste aspekten i förslagen. Detta innebär att alla de företag som har verksamhet i mer än en medlemsstat endast kommer att behöva erlägga skatt på sin verksamhet i det land där det är etablerat och på så vis inte behöva ha kontakt med mer än en skattemyndighet. Dessutom kommer detta att åtföljas av en radikal översyn av redovisnings- och bokföringsskyldigheten som kommer att medföra en bättre balans mellan skattemyndighetens behov och företagens.

25. Inom det nuvarande momssystemet finns det utrymme för en minskning av belastningen på små och medelstora företag. De flesta medlemsstater undantar mikroföretag från momsredovisning, även om tröskeln för sådana undantag varierar avsevärt, t.ex. vid en omsättning på 2 500 ecu i Danmark och 56 850 ecu i Förenade kungariket.

26. För de företag som är momspliktiga kan redovisnings- och inbetalningsfrekvensen vara en stor belastning. Några medlemsstater har infört förenklingsåtgärder, t.ex. en momsdeklaration per år för mindre företag eller en betalningstermin som är identisk med redovisningsterminen. När det gäller månadsinbetalningar betalar småföretagen ofta in momsen på fakturor som ännu inte betalats av deras kunder. Detta är anledningen till att många medlemsstater kräver inbetalningar endast kvartalsvis och när det gäller mikroföretagen på årsbasis (32). Dessutom tillåter ett antal medlemsstater småföretagen att betala in momsen efter det att kunden gjort sin betalning snarare än när fakturering sker ("kontantredovisning") (33). Europaparlamentet har publicerat ett arbetsdokument om effekten av moms- och Intrastatkraven på små och medelstora företag (34), där man tecknar konturerna av eventuella åtgärder, inklusive en övergång till momsredovisning kvartalsvis.

27. Sådana administrativa krav som följer av handel inom gemenskapen är ett annat möjligt område för förenkling. Frankrike och Italien har integrerat kraven från Intrastat med den sammanfattande redovisning som krävs enligt rådets sjätte momsdirektiv (35). Detta innebär att företag behöver fylla i endast ett formulär vilket kan användas av bägge myndigheterna. De franska och italienska systemen är för närvarande inte ideala, eftersom man i bägge fall kan infordra uppgifter för Intrastat/moms månadsvis, och undantagströskeln fortfarande är tämligen låg för små och medelstora företag. En annan förenklingsåtgärd rör konsekvent användning av de tidsperioder som gäller för inlämning av Intrastatuppgifter och sammanfattande momsredovisning efter det att olika typer av bestämmelser trätt i kraft. I den mån medlemsstaterna fortfarande använder sig av olika tidsperioder för Intrastat-uppgifter och sammanfattande momsredovisning med olika tröskelnivåer, uppmanas de att göra dessa krav enhetliga och övergå till kvartals- eller årsredovisning för små och medelstora företag.

28. Medlemsstaterna bör överväga fördelarna med särskilt samarbete mellan myndigheterna på skatte- och socialförsäkringsområdet. Dessa myndigheter upprätthåller ständiga förbindelser med företagen och belastar företagen med merparten av det administrativa arbetet. Ur ett sådant samarbete skulle det kunna växa fram gemensamma registreringsnummer, informationsutbyte och gemensamma kriterier, användning av samma inbetalningsdatum eller ett gemensamt system för inbetalning av skatter och sociala avgifter (36). Det faktum att sysselsättningsfrågan är av högsta prioritet för både gemenskapen och medlemsstaternas regeringar, gör det än viktigare för myndigheterna att ägna tid åt att undersöka varför arbetsgivarna är obenägna att anställa fler. Medlemsstaterna bör vidta nödvändiga åtgärder för att ta bort det administrativa merarbete som följer av nyanställningar (37) och uppmuntra till en flexiblare arbetsmarknad (38).

29. Några medlemsstater har också infört program genom vilka företag som anställer en eller fler personer för första gången (39) får betala in lägre sociala avgifter för dessa nyanställda eller till och med blir helt befriade från inbetalning.

30. De flesta medlemsstater har bestämmelser som begränsar tillträdet till vissa yrken och som ofta fungerar som inträdeshinder, t.ex. hårvård, VVS, resebyråer, taxi etc. Ofta har företagen själva bett om sådana bestämmelser som ett slags skydd mot oseriösa eller olagliga företag. Kommissionen rekommenderar att var och en av dessa regleringar bör granskas på nytt för att utröna huruvida man har rätt balans mellan konsumentskydd och nödvändig konkurrens.

31. Mikroföretag, särskilt när det gäller egenföretagare, står inför särskilda problem och är förmodligen den kategori bland de små och medelstora företagen som förhållandevis mest lider av administrativa pålagor och bestämmelser, eftersom de måste hantera både den aktuella lagstiftningen och det därav följande administrativa arbetet helt på egen hand. Tillsammans med de ekonomiska riskerna och avsaknaden av social trygghet avskräcker detta många unga från att starta egna företag. I några medlemsstater har man särskilt tagit itu med detta problem och erbjuder skattelättnader, förenklad bokföring och ett enklare pensionssystem just för att uppmuntra de unga och de arbetslösa att utveckla egna företag (40).

VI. SLUTSATSER

32. Utbytet av bästa åtgärder när det gäller att förbättra och förenkla verksamhetsklimatet för nya företag visade att det finns ett betydande intresse bland myndigheterna och företagsrepresentanterna för sådana förenklingar som man kunnat genomföra på annat håll. Även om liknande förenklingsinitiativ genomförs på skilda sätt i de enskilda medlemsstaterna och regleringsmiljön för nyetableringar avsevärt skiljer sig åt i länderna, kan man ta fasta på en del föredömen, som kan användas som utgångspunkt i de andra medlemsstaterna. Några allmänna principer har noterats och dessa bör uppmärksammas av de andra medlemsstaterna och andra intresserade. Konkreta åtgärder bör därför vidtas av medlemsstaterna för att minska den administrativa arbetsbörda och förenkla de bestämmelser som drabbar nya företag med sikte på tidsbesparing och minskning av de kostnader som åsamkas dessa företag.

HÄRIGENOM REKOMMENDERAS FÖLJANDE.

Artikel 1

Målsättningar

Medlemsstaterna bör vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra och förenkla företagsklimatet, särskilt när det gäller etableringen av nya företag och deras första utvecklingsår, och således stimulera deras innovationspotential och främja deras tillväxt och i förlängningen skapa nya arbetstillfällen.

Medlemsstaterna uppmanas till att vidta de lämpligaste åtgärderna för att organisera om, förenkla och ajourföra sina egna administrativa och rättsliga system samt skattesystemet med sikte på att

a) förbättra kommunikationen mellan myndigheterna och företagen, bli mer kundorienterade och minska tidsåtgången när det gäller att hantera förfrågningar från företagen samt utfärda tillstånd inom en fastställd tidsperiod,

b) uppmuntra till nyetableringar med hjälp av en gynnsam regleringsmiljö och förenkla, förbättra eller avskaffa sådana befintliga bestämmelser som hämmar nya företagsetableringar och deras verksamhet under de första åren.

Artikel 2

En ram för förenklingsarbetet

Man behöver en långsiktig och sammanhängande politik för att framgångsrikt kunna genomföra förenklingsåtgärderna och få till stånd ett effektivt samarbete mellan myndigheterna. För att uppnå detta rekommenderar kommissionen att medlemsstaterna och myndigheterna på alla nivåer i samråd med företagen utvecklar en politik för förenklingsarbetet, som parterna är stark engagerade i och som skall omfatta

a) etablering av en särskild myndighet eller enhet på lämplig nivå med befogenhet att samordna politiken och åtgärderna för förenklingsarbetet,

b) relevant informationsverksamhet och utbildning av tjänstemännen med sikte på att utveckla en kundorienterad inställning till företagen och således förbättra kommunikationen mellan myndigheterna och företagen.

Artikel 3

Regleringsmiljön

1. Regelverkets effekt på företagen, särskilt när det gäller små och medelstora företag, bör utvärderas fortlöpande med fullt deltagande från företagsvärlden och med beaktande särskilt av följande:

a) Medlemsstaterna bör tillämpa principen "tänk först i smått" som tar hänsyn till de små och medelstora företagens intressen på det allra första stadiet i planering av ny lagstiftning och de därmed sammanhängande administrativa rutinerna.

b) Där detta anses lämpligt bör man införa undantag, trösklar och förenklade förfaranden som gynnar små och medelstora företag. Trösklarna bör emellertid vara så pass flexibla att de inte hämmar tillväxtmöjligheterna.

c) Effekten av bestämmelser och administrativa rutiner gentemot företagen bör utvärderas närhelst detta anses lämpligt med hjälp från en kommitté med representanter från staten och näringslivet.

2. Medlemsstaterna bör överväga införandet av systematiska utvärderingsrutiner för att uppskatta effekterna på företagen av olika förslag till nya bestämmelser så att man kan få till stånd en lämplig balans mellan målsättningarna och medlen och rätt förstå efterlevnadskostnaderna och de administrativa pålagorna.

3. Systemen för konsekvensbedömningar för företag bör alltefter lämplighet innefatta en analys av kostnadseffektiviteten eller en kostnads-/intäktsanalys och det bör finnas övergripande samrådsrutiner med företagarorganisationerna, inklusive sådana som representerar små och medelstora företag.

Artikel 4

Förenkling av formaliteterna i samband med företagens etableringsfas

1. Sådan administrativa rutiner som krävs för etablering av nya företag bör förenklas och göras mer kundanpassade, så att företagarna kan få snabbare och mer effektiv service och dessutom uppmuntran i arbetet med det nya företaget. Kommissionen rekommenderar därför att medlemsstaterna eller myndigheterna på lämplig nivå värderar fördelarna med

a) att införa en enhetlig registreringsblankett för företagen,

b) att etablera samordnande kontaktpunkter där företagen kan lämna in den blankett som avses i a. På kontaktpunkten skulle man vara ansvarig för vidarebefordran av de uppgifter som finns i ansökan till alla andra myndigheter inom en fastställd period på en eller två arbetsdagar,

c) att införa ett system varigenom ett företag kan identifieras med hjälp av ett enda nummer som kan användas i kontakten med alla myndigheter,

d) att se till att de olika myndigheterna undviker att införa dubbla eller överflödiga blanketter eller kontaktpunkter,

e) att låta företagen tillbakavisa krav på icke-konfidentiella uppgifter, om dessa finns tillgängliga på någon annan myndighet,

f) att använda informationsteknik och databaser så mycket som möjligt för att överföra och vidimera de tillhandahållna uppgifterna samt för att göra dessa tillgängliga för olika myndigheter, under förutsättning att man har lämpligt skydd för personliga uppgifter,

g) att uppställa tydliga mål när det gäller tidsfrister för behandling av företagens förfrågningar och ansökningar om tillstånd eller licenser,

h) att i mån av lämplighet införa ett system varigenom en ansökan automatiskt anses vara beviljad om myndigheten inte svarat inom en fastställd tidsfrist.

2. Medlemsstaterna uppmanas också till att undersöka möjligheten av att bygga ut kontaktpunkternas verksamhetsområde till att omfatta ett företags hela livscykel och inte bara etableringsfasen och alla andra kontaktkanaler mellan myndigheter och företagen.

Artikel 5

Att stimulera företagen under de första utvecklingsåren

1. Sådana begränsningar av social, statistisk, skatte- och miljömässig natur som hämmar etableringen av företag och deras första utvecklingsår bör mildras eller avskaffas. Medlemsstaterna uppmanas till

a) att undersöka alla möjligheter till förbättringar när det gäller den skattemässiga behandlingen av nyetablerade företag,

b) att vidta lämpliga åtgärder skattemässigt för att uppmuntra till investeringar utifrån i nyetableringar, t.ex. enligt principerna bakom företeelsen "Business Angels",

c) att minska arbetsgivarnas socialförsäkringsavgifter, åtminstone under en viss period, vid anställning av medarbetare,

d) att undersöka möjligheter till förbättringar i de administrativa eller rättsliga bestämmelser som kan avskräcka företag från att anställa i syfte att främja en mer flexibel arbetsmarknad,

e) att etablera en dialog mellan myndigheterna på skatte- och socialförsäkringsområdet med sikte på att etablera en samordnad kontaktkanal med företagen,

f) att undersöka de olika typerna av rapporteringskrav som ställs på små och medelstora företag, t.ex. rapporternas natur, deras frekvens och den tidsperiod under vilken olika uppgifter måste sparas, med inriktning på att förenkla och slå samman de olika kraven så långt som möjligt,

g) att undersöka befintlig lagstiftning och administrativa bestämmelser med sikte på att förenkla eller avskaffa sådana som onödigt begränsar tillträdet till vissa yrken.

2. Medlemsstaterna uppmanas till att minska effekten av moms- eller Intrastat-kraven på små och medelstora företag. Småföretagen bör tillåtas att göra momsinbetalningar kvartalsvis, och man bör erbjuda alternativ för momsbefrielse.

3. Medlemsstaterna uppmanas till att undersöka olika vägar för att förbättra situationen för mikroföretagen, särskilt för egenföretagare, inom områden som rör skatter, socialförsäkringar och pensionssystem.

Artikel 6

Samordning på gemenskapsnivå

1. Kommissionen kommer att fortsätta med sin samordnande roll mellan medlemsstaterna och de europeiska företagarorganisationerna inom ramen för gruppen för förbättring och förenkling av företagsklimatet och etablera standarder för bästa åtgärder.

2. För att göra det möjligt för kommissionen att utvärdera de framsteg man gjort, uppmanas medlemsstaterna att årligen rapportera till kommissionen om de åtgärder som man vidtagit i enlighet med denna rekommendation.

Kommissionen kommer att hålla europeiska nätverket för euroinfocentra fullt informerat om utvecklingen så att man kan ge information till företag som måste fullgöra administrativa rutiner i andra medlemsstater.

Artikel 7

Denna rekommendation riktar sig till medlemsstaterna.

Utfärdad i Bryssel den 22 april 1997.

På kommissionens vägnar

Christos PAPOUTSIS

Ledamot av kommissionen

(1) EGT nr C 294, 22.10.1994, s. 6.

(2) CSE(95) 2087, Europeiska kommissionen, GD XXIII, 1995.

(3) KOM(96) 329, 9.7.1996.

(4) EGT nr C 18, 17.1.1997, s. 1.

(5) EGT nr C 224, 1.8.1996, s. 5.

(6) EGT nr C 320, 28.10.1996, s. 163.

(7) KOM(96) 589, 20.11.1996.

(8) EGT nr L 6, 10.1.1997, s. 25.

(9) Enligt tre undersökningar är genomsnittskostnaden för den administrativa arbetsbördan mellan 6 och 30 gånger högre för små och medelstora företag än för storföretag. (EIM: "Administratieve lasten bedrijven 1993"; G. Barbieri och V. Lo Moro: "Utenti e Pubblica Amministrazione", il Mulino, 1996; Institut für Mittelstandsforschung: "Bürokratie ein Kostenfaktor: eine Belastungsuntersuchung bei mittelständischen Unternehmen", 1995).

(10) Dessa definieras i kommissionens rekommendation av den 3 april 1996 om definitionen på små- och medelstora företag, EGT nr L 107, 30.4.1996, s. 4.

(11) Ett intressant exempel är Förenade kungarikets Deregulation Unit ("avregleringsenhet") som har till uppgift att samordna regeringens avregleringspolitik mellan alla departement och se till att man tar hänsyn till företagens åsikter och minimerar den administrativa arbetsbördan och de därmed förenade kostnaderna. Enheten lyder under vice premiärministern och kabinettskontoret, vilket ger den nödvändiga befogenheter visavi andra departement.

(12) Flamländska institutet för egenföretagare - VIZO - i Belgien är ett statligt institut som grundades 1991. Dess uppgift är att främja och stimulera fritt och kreativt företagande, särskilt genom utbildning och förenkling av förvaltningen. VIZO sysslar med rådgivning, bedriver forskning och tar initiativ till att öka medvetenheten bland aktörerna, samtidigt som man utvecklar metoder och tekniker för att förenkla de administrativa uppgifterna. Exempelvis har VIZO organiserat en kurs för sådana tjänstemän som handlägger frågor rörande små och medelstora företag inom den flamländska förvaltningen. Målet är att ge dessa tjänstemän insikter i och kunskaper om de grundläggande principerna och teknikerna för förenkling och service av hög kvalitet samt att visa hur de själva kan fungera som initiativtagare inom sin egen förvaltningsgren.

(13) Kommunen Korsör i Danmark har en befolkning på 20 000 invånare. Kommunen har upprättat en utvecklingsavdelning som fungerar som en rådgivande partner och står för kvalificerad sakkunskap och expertis till företagssektorn. Detta ställer krav på både utbildning och förändringar i organisationsstrukturen för att man skall kunna motsvara kraven. Avdelningen fungerar som ett samordnande organ för kontakter med kommunen gällande alla företagsfrågor.

(14) En del av det arbete som man bedriver inom avregleringsenheten i Förenade kungariket är ansvaret för att se till att nya bestämmelser och administrativa rutiner bara införs när dessa verkligen är nödvändiga. Innan någon ny bestämmelse införs måste regeringen uppskatta dess kostnad för företagen och offentliggöra resultaten. Ministrarna måste förvissa sig om att kostnaderna kan motiveras utifrån fördelarna. Eftersom det är de små och medelstora företagen som är mest sårbara för överreglering och byråkrati, måste ministrarna också pröva det avgörande kriteriet "tänk först i smått". Detta innebär att man måste samråda med småföretagen om varje ny bestämmelse för att försäkra sig om att dessa kan klara hanteringen. I Tyskland beslutade man nyligen att en liknande utvärdering skall göras angående de administrativa kostnaderna till följd av ny lagstiftning, särskilt när det gäller små och medelstora företag.

(15) Ett exempel på detta är det årliga redovisningsprogrammet för moms i Förenade kungariket där det finns en del flexibilitet i det övre tröskelvärdet på 300 000 pund sterling så att företagen kan kvarstå i programmet fram till det att omsättningen överstiger 375 000, pund.

(16) En undersökning av Logotech "Etude comparative des dispositions légales et administratives nécessaires pour la formation de PME dans six pays de l'Union européenne" (D, EL, F, IRL, UK) och IDEM CD-Rom av handelskammaren i Paris.

(17) Idem.

(18) I Frankrike upprättade man 1981 "Centres de Formalités des Entreprises" för att förenkla de formella krav som företagen är underkastade, t.ex. rättsliga, sociala, statistiska och skattemässiga formaliteter kopplade till olika stadier i ett företags livscykel, inklusive etableringsfasen. Dessa centra fungerar som samordnade kontaktpunkter till de olika myndigheterna, exempelvis det lokala handelsregistret, skattemyndigheten, myndigheterna för socialförsäkringar och pensioner, statistikkontoret etc. När väl företaget har lämnat in de aktuella uppgifterna till centret, vidarebefordrar detta uppgifterna till andra relevanta myndigheter, inklusive statistikkontoret (INSEE). INSEE spelar också en viktig roll i och med att man har ansvaret för det inhemska bolagsregistret (SIRENE) och förser alla nya företag med ett registreringsnummer (SIREN).

(19) I de franska formulären M0 och P0 (det ena för egenföretagare, det andra för juridiska personer), som utfärdas av centret för registrerings- och kontrollblanketter (CERFA), återfinns på en enda sida alla de uppgifter som krävs av samtliga sådana myndigheter där man registrerar det nya företaget och tillämpar de bestämmelser som rör detta företag. Den sökande måste lämna in ett antal relevanta dokument som bilagor till det ifyllda formuläret. Dessa dokument, antingen originalhandlingar eller vidimerade kopior, omfattar vanligtvis födelseattest och medborgarskapsbevis (för fysiska personer och sådana som ingår i ett partnerskap) och bolagsordning när det gäller juridiska personer. Det kan också röra sig om ett preliminärt inskrivningsbevis för reglerade yrken.

(20) CERFA: Centre d'enregistrement et de révision des formulaires administratifs/Centret för registrerings- och kontrollblanketter.

(21) I det italienska handelsregistret, som sköts av handelskamrarna, återfinns uppgifter om alla företag (namn, adress, stadgar, årsredovisning). Vissa av dessa uppgifter arkiverades tidigare på den lokala domstolen i form av pappershandlingar. I det nya databaserade registret återfinns de uppgifter om företagen som myndigheterna systematiskt använder sig av. Det är osannolikt att det här skulle kunna uppstå några problem när det gäller principerna för datasäkerhet. Se också Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG om skydd av den enskilde när det gäller hantering av personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter, EGT nr L 281, 23.11.95, s. 31.

(22) I Sverige har man haft ett enhetligt registreringsnummer sedan 1975. Detta nummer används av företaget från etableringsfasen till upplösningen. Företaget kan behålla numret även om man byter namn och man använder det för administrativa ändamål inom områden som beskattning, försäkring, bankärenden och telekommunikation. I Frankrike infördes det enhetliga numret "SIREN" genom dekret år 1974.

(23) Lag nr 241 från 1990 och finanslagen nr 537 från 1993.

(24) Enligt kommissionens mening skulle denna möjlighet inte inbegripa sådana auktoriseringar som rör utsläpp av farliga ämnen. Enligt gemenskapens och medlemsstaternas lagstiftning är det i detta fall nödvändigt med ett uttryckligt tillstånd och detta ligger även i företagets intresse.

(25) Inom ramen för den danska politiken "att skapa nya företag" har den danska regeringen lagt fram en handlingsplan bl.a. för att minska administrativt krångel genom att

- avlägsna eller förenkla befintliga administrativa bestämmelser,

- avlägsna eller förenkla skatter och avgifter,

- upprätta en samordnande kontaktpunkt,

- utveckla nya rutiner för utvärdering av de administrativa följderna av ny lagstiftning.

(26) Företag i Europa - Rapport nr 4, s. 62.

(27) Enligt en skrift med titeln "Überprüfung von administrativen Pflichten für Unternehmen" från den fristående tyska kommissionen "Rechts- und Verwaltungs-vereinfachung des Bundes", den så kallade "Waffenschmidt-Kommission" (Federala inrikesministeriet, 1994), finns det ett stort antal krav vid registerhållning. När det exempelvis gäller personal- och löneadministration, pekar man i skriften på att villkoren för 119 olika register skulle kunna mildras.

(28) Se också artikel 4 b i kommissionens rekommendation om överlåtelse av små och medelstora företag, EGT nr L 385, 31.12.1994, s. 14.

(29) I Belgien finns det ett system för lägre företagsskatt för små och medelstora företag. Under förutsättning att man uppfyller vissa villkor, erlägger ett företag vars uppskattade vinst inte överstiger 25 733 ecu skatt enligt en reducerad sats på 28,84 % istället för standardsatsen på 40,17 %. Dessutom finns det en del flexibilitet när det gäller förskottsinbetalning av inkomstskatt för personer under 35 år som startar ett företag för första gången som egenföretagare eller aktiva medlemmar i ett bolag. Under de tre första åren finns det inga böter för obetalda eller otillräckliga förskottsinbetalningar.

(30) Kommissionens meddelande om förbättring av den skattemässiga miljön för små och medelstora företag, EGT nr C 187, 9.7.1994, s. 5, punkt 6.

(31) KOM(96) 328, 22.7.1996.

(32) Inom ramen för det årliga redovisningssystemet i Förenade kungariket räcker det med en momsredovisning per år (istället för en per kvartal). Det övre tröskelvärdet på 300 000 pund sterling är flexibelt och företag kan kvarstå i programmet tills omsättningen överstiger 375 000 pund.

(33) I det årliga redovisningssystemet i Förenade kungariket kan små och medelstora företag med en omsättning under 350 000 pund redovisa momsen när betalningarna väl kommit in istället för när beloppet fakturerats. Tyskland har ett liknande system. Se också artikel 2.3 a i kommissionens rekommendation om betalningsfrister i handelstransaktioner, EGT nr L 127, 10.6.1995, s. 19.

(34) Europaparlamentet, Generaldirektoratet för forskning, Economic Affairs Series W-25, 5-1996.

(35) EGT nr L 145, 13.7.1977, s. 1.

(36) I Förenade kungariket och Irland är det olika myndigheter som är ansvariga för inbetalningar av inkomstskatt och socialförsäkringsavgifter, men bägge inbetalningarna sker genom lönesystemet PAYE

(37) Sedan januari 1996 behöver företagen i Frankrike bara fylla i en blankett ("déclaration d'embauche unique") istället för de elva som tidigare var nödvändiga när man gör en nyanställning. En gemensam kontaktpunkt för alla frågor rörande socialförsäkringsavgifter är också planerad. Dessutom genomför man för närvarande ett pilotprogram där säsongsarbete eller deltidsarbete på företag kan betalas med en "tjänstekupong". Man behöver inga kontrakt och formaliteterna med myndigheterna kan begränsas, eftersom kupongen både är ett betalningsmedel och ett sätt att hålla de relevanta myndigheterna underrättade.

(38) Tyskland har höjt tröskelvärdet under vilket lagen om anställningsskydd inte gäller för fem till tio anställda med sikte på att öka mikroföretagens benägenhet att anställa.

(39) Inom ramen för "Plan Plus Un" i Belgien tillåts sänkningar i arbetsgivarnas socialförsäkringsavgifter för sådana företag som gör en första nyanställning. Under det första året behöver man inte betala några socialförsäkringsavgifter och man räknar med sänkningar på 75 % respektive 50 % för det andra och tredje året. Liknande regler gäller när man gör en andra och en tredje nyanställning ("Plan plus-deux, plus-trois"). "Plan Avantage à l'embauche" omfattar minskningar i arbetsgivarens socialförsäkringsavgifter vid anställning av långtidsarbetslösa.

(40) I exempelvis Belgien och Finland har egenföretagare som startar ett företag för första gången rätt att behålla sin arbetslöshetsförsäkring. Egenföretagare i Frankrike kan dra nytta av förenklade redovisningsregler vilka är harmoniserade med beskattningskraven. Detta har resulterat i att man endast behöver ha en bokföring istället för tre.

BILAGA I

SJU GRUNDPRINCIPER FÖR SNABBT UTFÄRDANDE AV TILLSTÅND

- Beslutet ska "centraliseras" till en instans (t. ex. en enda kontaktinstans).

- I tillämpliga fall ska principen om "tyst samförstånd" tillämpas.

- De myndigheter som utfärdar tillstånd måste ha fungerande förvaltningsstrukturer. Detta innebär i synnerhet följande:

- En särskild person ska utses att ta hand om utfärdandet av tillstånd och ansvara för att förfarandet slutförs i tid.

- Ett datum måste anges inom vilket förfarandet ska vara slutfört. Detta datum ska vara bindande för de myndigheter som fattar beslutet. Om inget annat sägs ska tidsfristen vara 30 dagar.

- Företagaren ska få hjälp redan innan ansökan lämnas in. Här ingår råd om vilken typ av dokument som krävs för ansökan och hur omfattande de ska vara.

- De myndigheter som utfärdar tillståndet ska ha tillräckligt med personal och resurser för att kunna handlägga ärendet snabbt. Vid utfärdande av tillstånd som rör stora projekt ska det finnas möjlighet till flexibel fördelning av de mänskliga resurserna.

- De myndigheter som utfärdar tillstånd ska regelbundet föra diskussioner med sina "kunder" för att få kommentarer om hur förfarandet avlöper, för att fastställa eventuella svagheter i förfarandet och för att få förslag till förbättring.

- Vid komplicerade administrativa förfaranden ska centralförvaltningarna stödja de lokala myndigheter som utfärdar tillstånd. Ett effektivt sätt att göra detta är att utarbeta entydiga interna bestämmelser, riktlinjer och checklistor.

- De rättsliga bestämmelser på vilka myndigheterna grundar sina beslut måste möjliggöra att så snabbt utfärdande av tillstånd som möjligt.

BILAGA II

ATT FÖRBÄTTRA FÖRUTSÄTTNINGARNA FÖR FÖRETAG: BRA LÖSNINGAR FÖR NYETABLERADE FÖRETAG

Översikt över de åtgärder som vidtagits i medlemsstaterna

A. SAMORDNING AV PRAXIS

>Plats för tabell>

A. SAMORDNING AV PRAXIS (fortsättning)

>Plats för tabell>

B. FÖRETAGSREGISTERING OCH FORMULÄR

>Plats för tabell>

B. FÖRETAGSREGISTERING OCH FORMULÄR (fortsättning)

>Plats för tabell>

C. FÖRENKLING AV BESTÄMMELSER OCH UNDANTAG SOM GÄLLER SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG

>Plats för tabell>

C. FÖRENKLING AV BESTÄMMELSER OCH UNDANTAG SOM GÄLLER SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG (fortsättning)

>Plats för tabell>

D. FLEXIBILITET PÅ ARBETSMARKNADEN

>Plats för tabell>

D. FLEXIBILITET PÅ ARBETSMARKNADEN (fortsättning)

>Plats för tabell>

BILAGA III

ATT FÖRENKLA SKATTESYSTEMEN I MEDLEMSSTATERNA

>Plats för tabell>