SÄRSKILD RAPPORT nr 23/98 om de informations- och kommunikationsåtgärder som förvaltas av kommissionen, åtföljd av kommissionens svar (Framlagd i enlighet med artikel 188c.4 andra stycket i EG-fördraget) (98/C 393/03)

INLEDNING

1. Granskningen gäller den permanenta informations- och kommunikationsverksamheten (B3 3 0 0 Allmänna åtgärder för information och kommunikation om Europeiska unionen, B3 3 0 1 Informationscentrum och B3 3 0 2 Informationsprogram för icke-medlemsländer) samt särskilda informationsåtgärder (B3 3 0 6: Prince [program för att informera de europeiska medborgarna] Informationsverksamhet för särskilda politikområden). Den permanenta informations- och kommunikationsverksamheten omfattar information om Europeiska unionens verksamhet för att förse den europeiska medborgaren med information i allmänna frågor om Europa. De särskilda eller prioriterade informationsåtgärderna avser viss gemenskapspolitik av aktuellt intresse (till exempel övergången till euron, medborgarnas rättigheter, konsument- och miljöfrågor osv.). Dessa verksamheter och åtgärder förvaltas av GD X. GD X har dessutom det övergripande ansvaret för den interna samordningen av informations- och kommunikationsverksamheter.

2. Den permanenta informations- och kommunikationsverksamheten är uppdelad på följande delar:

a) Allmänna åtgärder för information och kommunikation om Europeiska unionen (B3 3 0 0)

Dessa åtgärder omfattar informationsverksamheter och aktiviteter i hela Europa som skall genomföras av kommissionen tillsammans med övriga EU-institutioner och som utformats för att förse de europeiska medborgarna med information om Europa. De förvaltningsenheter som är engagerade i utvecklingen av projekt hör till GD X och ett decentraliserat genomförande säkerställs delvis genom att kommissionskontoren i medlemsstaterna deltar.

b) Informationscentrum (B3 3 0 1)

Denna åtgärd täcker finansieringen av permanent informationsverksamhet genom följande fyra slag av kontaktnät:

i) Euroinfoställen (IPE) (1).

ii) Carrefourkontor (informationskontor för landsbygdsutveckling) (2).

iii) Informationscentra för en hållbar stadsutveckling (3).

iv) Huvudcentra för information om Europa (4).

c) Informationsprogram för icke-medlemsländer (B3 3 0 2)

Denna åtgärd täcker finansieringen av projekt som utformats för att främja gemenskapens image hos en rad strategiska målgrupper och opinionsbildare (universitet och skolor, handelskamrar, fackföreningar, bransch- och hantverksorganisationer) i stater utanför Europeiska unionen. GD X har utvecklat ett urval regionala informationsstrategier som anpassats till de särskilda förhållandena i de större världsblocken genom att definiera särskilda mål och särskilt viktig information för de individuella regionerna och de huvudsakliga målgrupperna inom dessa. En del av de totala medlen under budgetrubrik B3 3 0 2 används av delegationerna utanför gemenskapen och en del direkt av GD X:s centrala enheter.

3. De särskilda verksamheterna finns inom Prince-programmet (B3 3 0 6). Denna åtgärd utgörs av tre informationskampanjer (Medborgarnas Europa, Euron en valuta för Europa och Europa vårt gemensamma ansvar) som lanserades gemensamt av Europaparlamentet och kommissionen i oktober 1995 i syfte att stimulera debatten i viktiga frågor. Förvaltningen av denna åtgärd anförtroddes en särskild arbetsgrupp som bildades enkom för detta ändamål inom GD X. Prince-arbetsgruppen har ett nära samarbete med GD XV (för Medborgarnas Europa) och GD II (för Euron en valuta för Europa) men har det fulla ansvaret för den tredje kampanjen (Europa vårt gemensamma ansvar). Medel för dessa kampanjer tillhandahölls under överinseende av en styrkommitté, bestående av ledamöter från Europaparlamentet och kommissionen, som samordnar de tre kampanjerna. Det decentraliserade genomförandet av Prince-programmet säkerställs genom ett system av överenskommelser med somliga medlemsstater, genom att kommissionskontoren i medlemsstaterna deltar och genom informationsnätverk som stöds av GD X/B/3. För var och en av de tre kampanjerna utarbetades en kommunikationsplan av Prince-arbetsgruppen, vilken antogs av ledningsgruppen. På grundval av dessa kommunikationsplaner utfördes totalt 235 respektive 662 projekt åren 1996 och 1997.

4. Granskningen omfattar perioden 1995 1997, dvs. nästan 300 miljoner ecu i åtagandebemyndiganden för treårsperioden. Granskningen utfördes såväl hos kommissionens tjänsteavdelningar på GD X som på de fem kommissionskontoren (Belgien, Frankrike, Förenade kungariket, Spanien och Tyskland).

BUDGETUTVECKLING OCH BUDGETGENOMFÖRANDE

5. Före 1995 fanns det inte någon omfattande budgetpolitik för informationsverksamheterna. En inventering av de budgetmedel som använts för informationsverksamheter inom hela kommissionen utfördes för första gången 1995 av GD XIX på anmodan av Allmänna tjänsteinspektionen. Sedan dess utförs en liknande inventering årligen och resultatet meddelas styrkommittén för informations- och kommunikationspolitik. Denna beräkning grundas på Sincom-betalningar, varvid utgifter som rör informationsverksamheter identifierats med hjälp av särskilda analytiska koder. Detta har skett på kommissionens samtliga avdelningar. De konsoliderade uppgifterna från GD XIX visar följande utveckling för informationsverksamheten:

a) 1995: 137 040 143 ecu.

b) 1996: 158 116 392 ecu.

c) 1997: 189 926 270 ecu.

Under granskningsperioden var det omöjligt att avgöra vilka disponibla åtagandebemyndiganden som totalt kunde anslås till informationsverksamhet i kommissionen. Inom det informationspolitiska område som förvaltas direkt av GD X har de fyra åtgärder som berörs av revisionsrättens granskning följt den budgetutveckling som visas i tabellerna 1, 2 och 3.

6. För budgetrubrikerna B3 3 0 0 0 och B3 3 0 6 0 överförs en del av de budgeterade medlen till en reserv (Kapitel B0 4 0), vilket kräver särskilda förfaranden innan de släpps av den budgetansvariga myndigheten. Detta sker vanligtvis endast under budgetårets andra hälft, vilket negativt påverkar hur budgetenheten inom GD X fungerar och leder till en låg grad av betalningsgenomföranden. Detta är särskilt fallet i fråga om genomförandet av Prince-programmet 1996.

7. Alla kontaktnät som rör permanenta informationsverksamheter finansieras inte under budgetrubrik B3 3 0 1; några samfinansieras genom budgetrubrik B3 3 0 0. För att grundläggande budgetprinciper skall följas och för att säkerställa en sammanhängande och effektiv total förvaltning bör alla kontaktnäten finansieras under en enda budgetrubrik.

REGELVERK

8. Genomförandet av åtgärder inom ramen för informations- och kommunikationspolitiken kännetecknas av ett svagt regelverk. De rättsliga hänvisningarna i själva budgeten är till artiklarna 126 och 127 i fördraget, där det är utbildning, yrkesutbildning och ungdom som berörs och inte informations- och kommunikationspolitiken. Kommissionen har inte i tillräckligt hög grad angivit några övergripande mål för informationspolitiken, vilka förvaltningssystem och förvaltningsregler som skall användas inom denna sektor; den har inte heller gett någon riktstorlek på tillgängliga medel, eller specificerat hur dessa medel ska fördelas på de olika målen. GD X ger allmänt hållna riktlinjer i meddelandena SEK(93) 916/9 och SEK(93) 916/9 (The Commission's Information and Communication Policy: a new approach) och SEK(93) 1248/3 (Information plan mechanism). Det framgår av dessa meddelanden att kommissionen saknade en samordnad övergripande strategi för kommunikationspolitiken och att det för att möta utmaningarna inom denna sektor fanns ett behov av att införa en lämplig mekanism informationsplaner för att säkerställa att informations- och kommunikationsdimensionen integreras i samtliga kommissionens politikområden med extern inverkan. Man räknade dessutom med att den nya organisationen av GD X skulle grundas på en tydlig åtskillnad mellan utformnings- och genomförandeuppgifter genom en förstärkning av kommissionskontoren i gemenskapen, vilka skulle bli tvungna att utöva en ledande roll i förhållande till kontaktnäten i respektive länder.

9. Ytterligare förslag har utarbetats för att tillämpa nya förfaranden och strukturer, i huvudsak följande:

a) SEK(94) 80/4 om inrättande av funktioner och uppgifter för kommissionskontoren i medlemsstaterna.

b) SEK(94) 82/4 om fastställande av allmänna mål för extern informations- och kommunikationsverksamhet i förhållande till tredje land.

c) SEK(94) 488 om inrättande av en driftsram för informationsnätverk.

10. I revisionsrättens bedömning av hur dessa nya förfaranden och strukturer fungerar identifieras följande hinder för deras effektiva genomförande:

a) Informationsplaner uppfattas som interna dokument som endast är avsedda som en operativ vägledning utan någon direkt förbindelse med budgetgenomförandet av anslag inom budgetrubrik B3 3 0 0.

b) Uppmärksamhet bör ägnas åt att säkerställa att kommissionskontoren i medlemsstaterna ägnar sig åt att sprida den information som framställs i Bryssel och i detta sammanhang måste GD X:s auktoritet i förhållande till kommissionskontoren stärkas.

c) GD X har ännu inte färdigställt den enligt meddelande SEK(94) 488 planerade handboken om knutpunkter.

11. Den 11 oktober 1995 antog kommissionen meddelande SEK(95) 1672 om informationsverksamhet under Prince-programmet. Emellertid skapades inte något rättsligt instrument för att organisera dessa särskilda informationsverksamheter.

RESULTAT AV GRANSKNINGEN

Otydliga mål

12. Det finns inte någon tillräcklig definition av de mål som skall uppnås genom finansieringen av åtgärder och projekt under budgetpost B3 3 0 0. I praktiken finansierades några projekt som inte hade någon uppenbar koppling till informationsaktiviteter. Mekanismen för informationsplaner (SEK(93) 1248/3) borde ha använts som en basreferensram för att fastställa en rad åtgärder och projekt som skall finansieras under budgetrubrik B3 3 0 0.

Kontaktnätens funktion

Systemöversikt

13. Tabell 4 visar de kontaktnät som subventionerats av GD X, uppdelade på medlemsstater och typ av kontaktnät. Kontaktnäten är ett betydelsefullt instrument i kommissionens informationspolitik, men trots detta finns det områden som saknar kontaktnät, huvudsakligen i Förenade kungariket och Tyskland, där förekomsten av kontaktnät behöver förstärkas. Samtidigt krävs en insats för att säkra en regional balans i den geografiska fördelningen av de fyra kontaktnätstyperna. Det finns visserligen andra informationsstrukturer i medlemsstaterna, som till exempel offentliga bibliotek i Förenade kungariket, men de finns utanför det europeiska kontaktnätet och är därför inte skyldiga att uppfylla kraven i kommissionens särskilda överenskommelser.

14. Moderniseringen av kommissionens informationspolitik bör grundas på ett effektivt kontaktnätssystem och i detta sammanhang bör de erfarenheter som vunnits i huvudcentrum för information om Europa i Paris, Lissabon och Berlin vidarebefordras till hela gemenskapen. Ett maximibelopp för årliga bidrag bör emellertid bestämmas. Tabell 5 visar det gemenskapsstöd som givits till de olika huvudcentra för information om Europa under perioden 1992 1997.

15. Gemenskapsstöd till huvudcentrum för information om Europa i Paris ges av flera kommissionsavdelningar där det totala gemenskapsbidraget varierade mellan 44 % och 51 % av budgetinkomsterna för perioden 1992 1997. Det var kommissionens avsikt att detta centrum skall tjäna som modell för liknande projekt i andra medlemsstater och utveckla två prioriterade verksamheter: stöd till knutpunkterna i Frankrike och framställning och spridning av informationsdokument riktade till allmänheten.

16. Revisionsrättens samlade bedömning av den dokumentations- och informationsverksamhet som utförs av centrumet är positiv. Revisionsrättens uppfattning om centrumets finansieringsgrund är emellertid mindre positiv. I december 1991 enades de franska nationella myndigheterna och kommissionen om att hyreskostnaderna skulle delas så att de nationella myndigheterna skulle bära och gemenskapsbudgeten av dem, medan andra löpande kostnader skulle fördelas lika mellan de båda parterna. Denna överenskommelse ändrades år 1994 när gemenskapens bidrag till hyran steg till 50 % på grund av att de nationella myndigheterna hade varit oförmögna att uppfylla sin del av det ursprungliga avtalet. Samtidigt hade hyresnivån granskats på nytt och till följd därav sänkts. Hyran omförhandlades sedan en andra gång 1997 och sänktes ytterligare. Trots dessa sänkningar i hyresnivån anser revisionsrätten att kommissionen inte borde ha godtagit denna förändring av samfinansieringsfördelningen (5), och den borde inte heller ha accepterat att ta på sig hela ansvaret för att täcka centrumets kumulativa underskott 1996 (6) till den 31 december 1997.

17. Centrumet drabbas då och då av likviditetsproblem beroende på förseningar i de nationella bidragen som skulle betalats in i april och oktober. Samfinansieringsprincipen är visserligen välkommen men det finns ingen anledning att de nationella bidragen skulle betalas flera månader efter de datum som överenskommits med kommissionen.

Avtal om kontaktnät

18. Det finns tre slags skriftliga avtal mellan kommissionen och medlemsstaterna beroende på kontaktnätets art. Samtliga avtal innehåller en tydlig beskrivning av nätverkens funktioner, ett rapporteringssystem på helårs- och halvårsbasis samt villkoren för det finansiella stöd som kan beviljas. Avtalssystemet har emellertid ännu inte tillämpats på alla de olika kontaktnäten. I slutet av 1997 väntade fortfarande 34 euroinfoställen, ett carrefourkontor och två informationscentra för en hållbar stadsutveckling på att det relevanta avtalet skulle undertecknas. Samtliga avtal med informationscentra för en hållbar stadsutveckling undertecknades mycket sent i december 1997, vilket klart fördröjde överföringen av medel från GD X och därför hotade den informationsverksamhet som utfördes av informationscentrerna för en hållbar stadsutveckling. Det saknas harmonisering mellan de tre avtalstyperna i fråga om den finansiella stödnivån (startbidrag och bidrag för pågående verksamhet).

19. I Tyskland nonchalerar kommissionskontoren i stor utsträckning GD X/B/3:s riktlinjer. Info-Points i Bonn och Erfurt underlät inte bara att underteckna standardavtalet utan erhöll dessutom bidrag som låg två eller tre gånger över den normala nivån. För euroinfostället i Bonn täcker det finansiella bidraget från gemenskapsbudgeten 100 % av kostnaderna, och ingen hänsyn togs till de obligatoriska förfaranden som tillkommer Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (ACPC).

20. I Spanien orienterades inrättandet av Info-Points mot skapandet av ett datoriserat kontaktnät grundat på "diputaciones". Under perioden 1995 1997 valdes fem "diputaciones" ut för att genomföra första etappen av kontaktnätet med ett övergripande åtagande på 145 000 ecu. Efter två år hade dessa anvisade medel inte utnyttjats. En ny metod grundad på den regionala nivån håller på att antas.

21. I Förenade kungariket tilldelade kommissionskontoret i London två kontrakt till ett bolag som tillhandahåller administrativt stöd till Londonkontoret för att sköta det nationella informationsnätverket och ge stöd i ett program med uppföljningsverksamhet. Det första kontraktet som undertecknades den 15 december 1993 har lett till att 1 045 752 ecu betalats ut, trots att det i ACPC-yttrandet nr 818/93, ändrat genom ACPC-yttrandena nr 877/95 och nr 700/96 om kontraktet fastställdes ett utgiftstak på 909 500 ecu. Följaktligen offentliggjordes en selektiv anbudsinfordran den 30 oktober 1996 och denna gång höjdes utgiftstaket till 3 242 925 ecu för en femårsperiod. På denna grundval tilldelades samma bolag ett andra kontrakt den 11 april 1997. De två kontrakten täcker tillsammans utgifter på minst 4 miljoner ecu under åtta år.

22. Enligt kontraktspecifikationen (standardtjänster och tilläggstjänster) delegeras permanenta uppgifter till uppdragstagaren vilka borde utföras av Londonkontoret. Betalningar till uppdragstagaren grundas endast på fakturor för tillhandahållna tjänster och knapphändiga kvartalsrapporter. I räkenskaperna finns ingen verifieringskedja för utgifter förknippade med kontraktet. Kommissionen bör undersöka om det vore mer kostnadseffektivt om Londonkontoret självt utförde arbetet.

23. Tidigare har GD X inte systematiskt införlivat de allmänna kontraktsvillkoren i sina avtal. Dessa finns i de kontraktsmallar som fastställts av kommissionen. I somliga fall skedde betalningar automatiskt utan krav på dokumentation. I vissa kontrakt fanns dessutom inga granskningsrättigheter fastställda vare sig för kommissionens avdelningar eller revisionsrätten, vilket strider mot bestämmelserna i budgetförordningarna.

Prince-avtal

24. I förhållande till Prince-programmet har avtalssystemet med somliga medlemsstater tillämpats på de två områden där en decentraliserad förvaltningsmetod behållits: Euron en valuta för Europa och Europa vårt gemensamma ansvar (se tabell 6).

25. De huvudsakliga fördelarna med undertecknandet av avtal med medlemsstaterna för genomförandet av verksamheter inom Prince-programmet är att minska spridningen av aktiviteter, vilket kännetecknar genomförandet av permanent informationsverksamhet, särskilt vad gäller budgetrubrik B3 3 0 0, och att systematiskt tillämpa samfinansieringsprincipen, även om målet att 50 % av samtliga kostnader skall täckas av bidrag inte är en tvingande regel för övriga projekt inom Prince-programmet.

26. Under perioden 1995 1997 omfattade avtalssystemet totalt 15 projekt motsvarande 29,3 miljoner ecu eller 25 % av de medel som totalt tilldelats Prince-programmet. En ökad användning av denna mekanism skulle vara välkommen vad gäller valuta för pengarna och skulle förenkla den administrativa förvaltningen på kommissionsnivå genom en riktig tillämpning av subsidiaritets- och samfinansieringsprinciperna.

Utvärderings- och inspektionsverksamheter

27. Under granskningsperioden (1995 1997) förekom få GD X-utvärderingar inom området informationspolitik, och de som förekom gällde enbart verksamheter inom budgetrubrikerna B3 3 0 1 och B3 3 0 2. Otillräcklig uppmärksamhet ägnas åt informationsprojektens genomförande på plats och uppföljningen av kommissionskontorens verksamhet. Kontrollbesök av centrala avdelningar på kommissionens kontor anordnas inom ramen för not nr 1887 av den 13 mars 1995 som utfärdats av generaldirektören för GD X i samråd med Allmänna tjänsteinspektionen. Under perioden 1995 1997 besöktes endast fyra kommissionskontor (1996: Spanien, Förenade kungariket; 1997: Frankrike, Portugal).

Kontrollramverk för gemenskapsstöd

28. Under perioden 1995 1997 kännetecknades tilldelningen av finansiella bidrag av en svag kontraktsram som grundades endast på två cirkulär från GD X utfärdade 1993 och 1995. Enhet GD X/1 har nyligen utarbetat en handbok om bidrag som bör användas med verkan från 1998. Med utgångspunkt i ett urval projekt som granskats på båda nivåerna centrala enheter och kommissionskontor har revisionsrätten identifierat ett antal frågor som måste beaktas vid användningen av den nya handboken om bidrag.

29. Med få undantag (projekt för ungdomar och några Prince-åtgärder) gavs finansiella bidrag under perioden 1995 1997 genom ett system med infordringar av förslag utan någon garanti för en tydlig insyn.

30. I cirkulär nr 6268 från GD X av den 13 oktober 1993 försökte man förhindra att slutmottagarna skulle bli direkt beroende av kommissionen, men revisionsrätten noterar några fall där granskningen avslöjat stöd till samma mottagare flera år i följd.

31. I GD X:s cirkulär nr 6268 av den 13 oktober 1993 fastställdes att de finansiella bidragen får utgöra högst 50 % av projektkostnaderna. I GD X:s cirkulär nr 2074 av den 17 mars 1995 anges finansiella bidrag på tre nivåer:

>Plats för tabell>

Dessa cirkulär är inte tydliga nog, eftersom grunden för beräkningen av det finansiella bidraget inte är tydligt definierad. För att uppnå en enhetlig och likvärdig behandling av alla sökande är definitionen av en enhetlig beräkningsgrund oundgänglig. Ansökningar och godkännanden för granskade projekt grundades ömsom på självkostnadsmetoden (samtliga kostnader) och ibland på bidragskalkylering (tilläggskostnader som orsakats av projektet). Detta tenderar att leda till en högre bidragsgrad i det senare fallet, till exempel 80 % för några tyska stiftelsers projekt jämfört med en självkostnadsberäkning.

32. Detta system kan medföra en betydande variation i fråga om de finansiella bidragen. I de projekt som granskats noterade revisionsrätten följande fluktuationer för perioden 1995 1997:

a) I Tyskland varierade de finansiella bidragen mellan 25 % och 100 % av samtliga projektkostnader.

b) I Spanien varierade de finansiella bidragen mellan 13 % och 84 % av projektkostnaderna.

c) I Belgien varierade de finansiella bidragen mellan 9 % och 100 % av projektkostnaderna.

d) I Förenade kungariket varierade det finansiella bidraget mellan 11 % och 75 % av projektkostnaderna.

I inget av de granskade fallen där det finansiella bidraget översteg måltaket på 50 % av samtliga kostnader innehöll dokumenten något tillfredsställande försvar för detta.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

33. EU:s informationspolitik i medlemsstaterna genomförs huvudsakligen av kommissionskontoren. Det finns ingen tillräcklig definition av de mål som skall uppnås genom finansieringen av åtgärder och projekt från budgetrubrikerna B3 3 0 0, och i praktiken har somliga projekt, som inte hade någon påvisbar koppling till informationspolitiska verksamheter, fått finansiellt stöd. Skapandet av "informationsplansmekanismen" (SEK(93)1248/3) skulle ha använts som en grundläggande referensram för att fastställa en uppsättning åtgärder och projekt att finansieras från budgetpost B3 3 0 0 (se punkterna 8 12).

34. Det krävs ett förbättrat utvärderingssystem, som gör det möjligt att kontrollera huruvida gemenskapens utgifter används effektivt för att nå de enskilda målgruppernas målsättningar. Eftersom finansieringen av informationspolitisk verksamhet troligen kommer att öka i framtiden, blir detta ännu nödvändigare. Bedömningsmetoderna och uppföljningssystemen på huvudkontorsnivå inom GD X måste förbättras. Utvärderings- och inspektionssystemet bör förstärkas på följande sätt:

a) Den årliga utvärderingsplanen som täcker permanenta (B3 3 0 0, B3 3 0 1, B3 3 0 2) och särskilda (B3 3 0 6) informationspolitiska verksamheter bör utvecklas ytterligare.

b) Inspektionen av användningen av GD X-medel bör utvidgas genom att varje kommissionskontor regelbundet får granskningsbesök (se punkt 27).

35. I DG X:s årliga arbetsprogram, där kommissionens informationsåtgärder föreskrivs, standardiserades inte följande:

a) Ansökningsförfarandet.

b) Projekturvalsförfarandet.

c) Gemenskapsbidragets omfattning.

d) Den budgetrubrik som skall belastas.

e) Att den upptagna utgiften är berättigad till stöd (se punkterna 28 32).

36. Både för att förenkla förvaltningsförfarandena och för att garantera öppenhet och lika behandling av de slutliga förmånstagarna bör kommissionen vidta följande åtgärder:

a) Öka användningen av anbudsinfordringar vid val av slutliga bidragstagare.

b) Fastställa ett standardiserat formulär för finansiell rapportering för de stödberättigande utgiftskategorier som skall användas av bidragstagaren för slutrapporten.

c) Fastställa procentsatser för finansiellt bidrag till alla projekt vilka baseras på en enhetlig beräkningsgrund. Enda undantaget är informationsnätverk som finansieras genom ett engångsbidrag.

d) Fastställa ett förhållande mellan förskott och godkänt bidragsbelopp som grundar sig på försiktighetsprincipen.

e) Fastställa en maximalt godtagbar gräns för de indirekta kostnader som kan komma i fråga. (Se punkterna 28 32).

37. Förutom det partiella undantaget för informationsnätverk saknas ett fungerande och systematiskt regelverk för kontrakt med bidragstagare. Framtida kontrakt bör innehålla tydligare och strängare finansiella bestämmelser, särskilt i fråga om de två huvudområden, där det finns särskilda risker, nämligen

a) nivån på tillåtna indirekta kostnader,

b) användningen av faktiska siffror snarare än budgeterade siffror i slutrapporten (se punkterna, 28, 31 32).

38. Det bör finnas stränga regler för det finansiella genomförandet av avtalen inom Prince-programmet, särskilt i fråga om utgiftsnivån för förskott, stödberättigade perioder och indirekta kostnader (se punkterna 24 26).

39. Kommissionskontoren bör spela en huvudroll både i finansieringen av de permanenta kontaktnäten och Prince-informationsverksamheten. För dessa ändamål bör kommissionen fastställa ett regelverk för policy och ekonomisk planering för att definiera informationspolitikens övergripande mål, förvaltningssystem och riktstorleken på de medel som finns tillgängliga, däribland en fördelning av dessa medel mellan de olika målen. I detta sammanhang måste GD X förstärka sin interna samordningsroll för att säkerställa förbättring av kommissionens informations- och kommunikationsverksamhet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 14 och 15 oktober 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

(1) De förser allmänheten med grundläggande information om Europeiska unionen och dess politik och sprider kommissionens publikationer i allmänna ämnen.

(2) Syftet med carrefourkontoren är att informera alla sektorer i landsbygdssamhället om Europeiska unionen och i synnerhet de olika politikområden och program inom unionen som sannolikt berör dem direkt.

(3) De har utformats för att engagera människor som är aktiva i samhällsfrågor och vanliga medborgare för att genomföra Europeiska unionens strategi för en utveckling där hänsyn tas till miljön och våra naturresurser. Dessa informationscentra för en hållbar stadsutveckling är inhysta hos lokala organ med erfarenhet av lokal utveckling och information till allmänheten.

(4) Huvudcentrerna inrättades gemensamt av kommissionen och myndigheterna i värdländerna. Centrerna ligger i de olika ländernas huvudstäder och deras uppgift är att informera allmänheten, besvara önskemål om information från intressegrupper och vara mötesplats för sammanträden, utbildning och annan verksamhet med anknytning till Europa. Tre huvudcentrer har hittills öppnats, nämligen i Paris, Lissabon och Berlin.

(5) Som en följd steg kommissionens andel av hyran från 33 % till 50 %.

(6) Underskottet var 150 000 ecu.

(7) Den spärrade reserven i budgetpunkt B0-40 lyftes i två etapper:

- 23 miljoner ecu den 15 maj 96

- 12 miljoner ecu den 8 oktober 96.

(8) Den spärrade reserven i budgetpunkt B0-40 lyftes i två etapper:

- 5 miljoner ecu den 21 maj 97

- 6 miljoner ecu den 22 juli 97.

(9) Den spärrade reserven i budgetpunkt B0-40 lyftes vid ett utbetalningstillfälle:

- 15 miljoner ecu den 10 september 97.

(10) Inklusive 150 000 ecu för att täcka ett extra utjämningsbidrag taget från 1998 års anslag.

(11) Inklusive ett extra utjämningsbidrag för att täcka 1996 års underskott. Bidraget blev disponibelt i mars 1998.

Svar från kommissionen

INLEDNING

1. Under 1993 införde Europeiska kommissionen en ny strategi för sin informations- och kommunikationspolitik. Generaldirektoraten är ansvariga för att lämna information om sina politiska behörighetsområden. Generaldirektorat X är ansvarigt för den allmänna informationen och samordningen av informations- och kommunikationspolitiken.

Ett regelverk har inrättats i form av ett flertal meddelanden (sex under perioden 1993 1997 och ett under 1998) som omfattar de olika aspekterna av denna politik (övergripande strategi, informationsplaner, den roll som unionens representationer i medlemsstaterna skall spela, information för icke-medlemsländer, informationsnätverk och informationscenter, prioriterade informationsåtgärder, informationsstrategin för euron). I detta regelverk fastställs de övergripande mål, förvaltningssystem och bestämmelser som skall tillämpas.

Kommissionen involverar de övriga institutionerna i denna politik på alla de områden där det är möjligt. Ett nära samarbete har inletts med parlamentet. Kommissionen lägger regelbundet fram rapporter om samarbetet till parlamentet. Gemensamma möten anordnas med rådet och de ansvariga för informations- och kommunikationspolitiken i medlemsstaterna i syfte att harmonisera och samordna informationsåtgärderna. En extern samordning säkerställs därmed på europeisk nivå.

Kommissionens interna samordning har stärkts betydligt under de sista åren. En styrkommitté möts regelbundet. Gemenskapens nya initiativ skall åtföljas av informationsplaner. Ett enhetligt program som täcker all informationspolitik utarbetas varje år. Grupper arbetar med att samordna informationsåtgärderna efter gemenskapspolitikens olika områden.

De övergripande målen (decentralisering, samordning, användning av nya medier etc.) fastställs inom ramen för ovannämnda regelverk. Varje år fastställer kommissionen dessutom särskilda mål för sin allmänna informationspolitik. 1998 prioriterades åtgärder i samband med TV-sändningar, direkta åtgärder riktade till medborgarna (call center), åtgärder riktade till kvinnor och åtgärder för samordning av informationsnätverk och informationscenter i hela Europa.

Decentraliseringen är ett av informationspolitikens viktigaste mål. Den genomförs gradvis genom att unionens representationer i medlemsstaterna får allt större ansvar för att samordna utvecklingen av de över 800 informationscentren i Europa, genom att ingå överenskommelser om gemensamma åtgärder med medlemsstaterna och genom att involvera civilsamhället i unionens informationsåtgärder.

Ny informationsteknologi, särskilt Internet, ger möjlighet att nå ett stort antal medborgare, framförallt ungdomar, till en rimlig kostnad. Kommissionen har sedan 1995 engagerat sig i denna utveckling. Den flerspråkiga webbplatsen på Internet, Europa, är känd för sin höga kvalitet.

De prioriterade informationsåtgärderna har fastställts tillsammans med Europaparlamentet inom ramen för programmet Prince. De har gjort det möjligt att inrikta informationen och resurserna på viktiga aktuella ämnen (medborgerliga rättigheter, Amsterdamfördraget, euron), att ytterligare stärka samarbetet med parlamentet och att, särskilt när det gäller euron, utveckla gemensamma informationskampanjer tillsammans med medlemsstaterna.

Förvaltningen har fått fastare regler, bland annat genom att en bidragshandbok utarbetades inom området för information och kommunikation under 1997. Åtgärder har vidtagits vad gäller revisionsrättens samtliga iakttagelser alltsedan bidragshandboken trädde i kraft den 1 januari 1998.

Detta är ett område i snabb utveckling där kommissionen har utformat och fortsätter att utforma sin egen informationspolitik: strategi, organisation, mål och förvaltning.

2.a) Alltsedan omorganiseringen av generaldirektorat X den 1 augusti 1997 kallas Europeiska unionens kontor i medlemsstaterna "representationskontoren".

b) Utöver den förteckning revisionsrätten upprättat, finns det följande typer av informationscenter som finansieras genom punkterna B3 3 0 1:

- Europahusen som förvaltas av Internationella sammanslutningen av Europahus.

- Europarörelsens nationella enheter.

- Europeiska dokumentationscenter.

BUDGETUTVECKLING OCH BUDGETGENOMFÖRANDE

5. Under 1993 inrättade kommissionen en ny strategi (SEK(93) 916/9 och (93) 1248/3) för informations- och kommunikationspolitiken genom att anförtro generaldirektoraten sektorsinformation och generaldirektorat X allmän information och samordning. Strategin var avsedd att decentralisera användningen av budgetmedlen för kommissionens informationsverksamhet, utöver den allmänna informationen.

Utifrån denna grund genomfördes en inventering av anslagen för information och kommunikation från och med 1995. Ökningen mellan 1995 och 1997 beror framförallt på inrättandet av programmet Prince.

Som ett komplement till inventeringen inrättade kommissionen 1998 ett enhetligt program för informationsåtgärder som utarbetats på grundval av en undersökning som utfördes i alla enheter för att ge informationspolitiken en enhetlig strategi.

Från och med nästa budgetår kommer anslagen för var och en av åtgärderna att återges i det enhetliga programmet. Detta gör det möjligt att redan under början av året få kännedom om de åtagandebemyndiganden som beviljats kommissionens samlade informationsverksamhet.

6. Den budgetansvariga myndighetens systematiska införande av anslag avsedda för informationsverksamheten till reserven sedan 1996 har försvårat budgetgenomförandet och förvaltningen av åtgärderna, särskilt eftersom anslagen inte är disponibla omedelbart efter beslutet om att frigöra reserven.

7. Kommissionen inser att informationscentrens samtliga allmänna informationsåtgärder borde finansieras via en enda punkt. Detta är också fallet från och med 1998. Detta kunde tidigare inte genomföras på grund av de vagt formulerade budgetanmärkningarna.

REGELVERK

8. I kommissionens meddelande till den budgetansvariga myndigheten om rättsliga grunder och maximibelopp (SEK(94) 1106) fastställs det allmänna regelverket för informations- och kommunikationspolitiken: Vissa åtgärder utförs av kommissionen i enlighet med de uppgifter som den åläggs i fördraget som ansvarigt organ för att genomföra gemenskapens politik. Detta tillämpas i synnerhet för åtgärder inom ramen för informationspolitiken, i syfte att lägga fram och främja gemenskapens arbete. Kommissionen kan agera självständigt på detta område och anser det inte nödvändigt att anta en rättslig grund.

Sedan 1993 har kommissionen utifrån denna grund godkänt flera meddelanden (sex under perioden 1993 1997 och ett under 1998) som fastställer en ny strategi för informationspolitiken, dess övergripande mål, förvaltningssystem och de bestämmelser som den senare tillämpat vid genomförandet av informations- och kommunikationsverksamheten.

Kommissionen konstaterade att det innan 1993 fanns en bristande samordning och beslutade då att stärka denna. Mekanismerna infördes gradvis. Informationsplanerna i samband med kommissionens initiativ utformades och reformerades 1996. Sedan styrkommittén inrättades har regelbundna möten hållits. Den har stärkts genom antagandet av ett enhetligt årsprogram för informationsåtgärder (se punkt 5) och inrättandet av arbetsgrupper i styrkommittén för information som samordnar informationsåtgärderna efter politikområde.

Generaldirektorat X:s nya organisation har funnits på plats sedan 1 augusti 1997. En enhet har ålagts utformningen av informationen och den interna samordningen mellan institutionerna. Representationskontorens roll har stärkts, särskilt vad gäller samordningen av informationsnätverken på plats.

9. Under 1998 fastställde generaldirektorat X målen för sin egen informations- och kommunikationsverksamhet.

10. a) Informationsplanerna består av dokument som generaldirektoraten lämnar till generaldirektorat X för att godkännas. De framställs när ett generaldirektorat lägger fram ett förslag till initiativ för kommissionen. Eftersom de är sektorsinitiativ täcks de i allmänhet inte av punkt B3 3 0 0 (allmänna åtgärder för information och kommunikation om Europeiska unionen) i enlighet med meddelande SEC (93) 916/9.

Dessa informationsplaner, inbegripet den från generaldirektorat X, är integrerade i ett årsprogram (se punkt 8) som kommer att utgöra en länk mellan dessa och punkt B3 3 0 0.

b) Informationsspridning har alltid varit en viktig del av representationskontorens uppgifter, vilka tidigare kallades "press- och informationskontor". Representationskontoren skall anpassa informationen till de berörda ländernas egen programpolitik. Representationskontoren tillför följaktligen ett mervärde vid informationsspridningen (till exempel utarbetande av regionala broschyrer, samordning av informationscenter etc.).

Den hierarkiska strukturen stärktes inom ramen för omorganiseringen den 1 augusti 1997. Representationskontoren ingår i generaldirektorat X och särskilt enheten X/B Informationsnätverk. Representationskontorens roll fastställs i meddelande SEK(94) 80/4.

Vad gäller handboken för informationscentrens verksamhet har i praktiken en systematisk och sammanhållen strategi till stor del redan inletts och handboken kommer att avslutas vid slutet av 1998.

11. Programmet Prince ingår i informations- och kommunikationspolitiken som inte behöver någon rättslig grund (se punkt 8). Utöver det meddelande som revisionsrätten nämner under 1988 godkände kommissionen även ett meddelande om informationsstrategin för euron (KOM(1998) 39).

GRANSKNINGSRESULTAT

Otydliga mål

12. Kommissionen har själv fastställt målen i de meddelanden den gett ut under granskningsperioden (se punkterna 8 och 9).

Generaldirektorat X fastställer själv de årliga målen för sin verksamhet. Anslagen godkänns på grundval av ett utkast till ett årsprogram som lagts fram av enheterna och representationskontoren och som mycket nära följer kommissionens prioriteringar.

Under 1998 prioriterades åtgärder i samband med TV-sändningar, direkta åtgärder riktade till medborgarna, åtgärder riktade till kvinnor och åtgärder för samordning av informationscenter, skriftliga publikationer, möten, seminarier, mässor eller utställningar.

Kommissionen är enig om att de årliga målen bör klargöras tydligare. Kriterierna för att projekt skall anses vara stödberättigade har redan angetts i den bidragshandbok som trädde i kraft den 1 januari 1998.

Såsom angavs i punkterna 8 och 10 a integreras informationsplanerna, inklusive den från generaldirektorat X, i ett årligt program som kommer att utgöra en länk mellan informationsåtgärderna och punkt B3 3 0 0.

Kontaktnätens funktion

Systemöversikt

13. Generaldirektorat X försöker ständigt uppnå geografisk jämvikt mellan medlemsstaterna och regionerna vid inrättandet av informationscenter. Det tar även hänsyn till informationscentren Eurodesks, gränsöverskridande konsumentrådgivningsbyråer, euroinfocentrer etc., som ingår i andra generaldirektorat inom kommissionen (GD XIII, XVI, XXII, XXIII, XXIV).

Enligt decentraliseringspolitiken måste hänsyn tas till nationella särdrag. Följande kan ges som exempel:

- I Förenade kungariket vänder sig allmänheten gärna till offentliga bibliotek vilket gjort att det europeiska informationssystemet etablerats på de 180 biblioteken. Representationskontoret förser dessa med teknisk hjälp, dokumentation och utbildning.

- I Tyskland sprids informationen framförallt genom de 33 Europahus som inrättats där (en tredjedel av Europahusen finns i Tyskland). Fem euroinfoställen och tre carrefourkontor (informationskontor för landsbygdsutveckling) håller på att upprättas. En sammanslagning av nätverken kommer att avslutas mot slutet av 1999. Det tyska nätverket kommer att inkludera över tolv euroinfoställen och 15 16 carrefourkontor. Dessutom har Tyskland lämnat in flera ansökningar som inte har bedömts som tillräckligt starka för att effektivt kunna fungera som carrefourkontor.

Kommissionen anser att den geografiska jämvikten därmed har säkerställts (se även punkt 2 b).

14. Kommissionen anser inte att det vore lämpligt att fastställa ett maximibelopp för denna typ av stöd vars belopp beror på den budget som skall godkännas i den generalförsamling där den deltar varje år.

15. Paris huvudinformationscentrum om Europa är en modell bland flera andra. Utvecklingen av ett nätverk av informationscenter i en medlemsstat beror på flera parametrar och framförallt på nationella särdrag. Utifrån dessa parametrar planeras flera modeller.

16. Kommissionen ansåg att hyreskostnaderna var för höga för informationscentret i Paris (Sources d'Europe). Av denna orsak accepterade den inte att betala mer än en tredjedel av hyran. Under 1994 sänktes hyran en första gång och kommissionen beslutade att åta sig hälften av hyreskostnaderna.

En andra omförhandling om hyran ägde rum 1997 som ledde till en ny minskning. Omförhandlingarna ingick i en övergripande plan för att återinrätta centret, i vilken följande punkter ingick:

- Omförhandling av hyran.

- Avbetalning av skulden till följd av dröjsmålsräntor från 1994 (som åläggs franska staten via Caisse des dépôts et de consignation).

- Avbetalning av det samlade underskottet vid slutet av 1997 (som åläggs kommissionen).

- Beslut om ytterligare stöd från och med 1998 från Caisse des dépôts et consignation, och därmed indirekt från franska staten.

- Omdefiniering av centrets uppgifter.

- Utvärdering av åtgärderna efter ett år.

Kommissionen anser planen vara balanserad med tanke på de ursprungliga parternas förpliktelser, den franska regeringen och kommissionen, och att den under dessa förhållanden borde betala av det samlade underskottet från slutet av 1997.

17. Stöden utbetalas två gånger per år från varje institution. Kommissionen betalar sitt stöd i januari och juli och den franska regeringen i april och oktober.

Avtal om kontaktnäten

18. Den främsta orsaken till att undertecknandet av vissa avtal försenades var utvärderingen av informationscentrens samlade politik samt av varje enskilt informationscenter. En annan orsak var behovet av att grundligt undersöka frågan om flera organs delfinansiering av informationscentren.

Avtalen har undertecknats för alla carrefourkontor och alla informationscenter för en hållbar stadsutveckling. Befintliga euroinfoställen har kontaktats för att uppnå en homogen situation mot slutet av 1998. Ett avtal måste undertecknas för varje nytt euroinfoställe som öppnas.

Kommissionen är enig med revisionsrätten om att kontrakten för informationscentren och deras finansieringsnivåer borde harmoniseras.

19. Representationskontoret i Tyskland har inte ignorerat de allmänna rekommendationer som utvecklats av enheterna i Bryssel. I Tyskland utformas en strategi som är anpassad till den tyska politiska strukturen. Vissa informationscentrer i de tyska delstaterna fungerar som regionala informationscentrer om EU. Denna typ av informationscenter måste ha andra verksamhetsformer, och genom en överenskommelse mellan representationskontorets chef och enheterna i Bryssel, har man utformat andra bestämmelser för dem. Finansieringsnivån blir i dessa fall högre och bestämmelserna måste följaktligen anpassas.

Euroinfostället i Bonn är viktigt för att täcka Tysklands förbundshuvudstad, som under tiden ersatts av Berlin. Man har ännu inte kunnat hitta någon partner för detta informationscenter. Kommissionen var följaktligen, med tanke på dess betydelse, tvungen att förvalta det direkt och ingå kontrakt för tillhandahållande av tjänster, vilket förklarar finansieringen till 100 %.

20. Efter några försök på lokal nivå har kommissionen fastställt en strategi för Spanien på grundval av samarbetsavtal med autonoma regioner. De nya euroinfoställena och carrefourkontoren ingår i denna strategi. De tidigare åtagandebemyndigandena för stöd till provinser har frigjorts.

Inrättandet av informationscentret för en hållbar stadsutveckling i Gent-Antwerpen misslyckades på grund av att värdorganet hoppade av, vilket kommissionen inte är ansvarig för. Ett uppbördsförfarande pågår.

21. Det företag som valts ut för verksamheten av informationscentren i Förenade kungariket för perioden 1993 1997 har anförtrotts en mobil informationsenhet (Mobile Information Unit). Denna ingick inte i grundkontraktet, vilket förklarar varför taket för Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (CCAM) överskridits. Denna situation har nu korrigerats och sedan 1997 ingår denna post i det kontrakt som godkänts av CCAM.

Jämfört med kontraktet 1993 har de tjänster som begärts i det nya anbudsförfarandet utsträckts till att täcka ett betydligt större antal informationscenter, vilket lett till högre kostnader. Under 1997 var ansökan från den utvalde kontraktsslutande parten den enda som uppfyllde kravet på begärda tjänster och som överensstämde med kriterierna i anbudsförfarandet.

Med tanke på bredden av uppgifter som anförtrotts den kontraktsslutande parten anser kommissionen att beloppet för kontraktet, som ingåtts genom ett korrekt anbudsförfarande, är berättigat.

22. De uppgifter som den kontraktsslutande parten skall utföra utgörs framförallt av logistik och genomförande av informationsåtgärder. Det faktum att de är permanenta, i och med att nätverket är permanent, innebär inte att de måste utföras av representationskontoret. Den kontraktsslutande parten tillför kunskaper och erfarenheter. Den utför uppgifter som att hitta och hyra konferenssalar, skicka inbjudningar, handha utställningsstånd, det mobila informationscentrets logistik etc., som alla är av sådan art som är lämplig att lägga ut på kontrakt.

Representationskontoret har förbättrat förvaltningen av kontraktet genom att införa ett antal åtgärder, inklusive en detaljerad månadsrapport.

För närvarande anser kommissionen att detta kontrakt är lämpligt och berättigat från kostnads- och effektivitetssynpunkt, men den är trots allt beredd att utföra en noggrannare undersökning.

23. Sedan flera budgetår tillbaka görs all ny upphandling på grundval av bestämmelserna i handledningen för Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (CCAM) och kommissionens standardkontrakt. Särskild uppmärksamhet har ägnats frågan om nödvändiga villkor för att genomföra betalningarna.

Utvärderings- och inspektionsverksamheter

27. Från 1993 har generaldirektorat X haft tillgång till hjälpmedel för att kontrollera informationsåtgärdernas effekter. Ett anbudsförfarande ledde till att tio ramkontrakt undertecknades med externa företag som specialiserat sig på utvärderingar.

Utvärderingen av informationspolitiken finns med i generaldirektorat X:s övergripande utvärderingsplan. De rubriker som berörs av dessa utvärderingar är B3 3 0 0, B3 3 0 1, B3 303 och B3 3 0 6. Följande områden har utvärderats under perioden för revisionsrättens granskning:

- Reklammaterial.

- Informationscentrer.

- Det TV-sända informationsprogrammet Contact Magazine.

- Information i fyra världsdelar.

En granskning av representationskontorens informationsverksamhet under 1994, 1995 och 1996 har överlämnats till Europaparlamentet.

Från 1998 planeras utvärderingar av

- Europa via satellit.

- Nätverket med föredragshållare.

- Inrättande av ett permanent utvärderingssystem av informationscentren.

- Prioriterade informationsåtgärder.

Kommissionen (GD X) håller på att omdefiniera sin politik beträffande kontroller av stödmottagare och projekt. Den inriktar sig på kontroller på följande tre nivåer:

1. Normal kontroll av dokument med styrkt balansräkning.

2. Kontroller av riskprojekt eller projekt som involverar betydande belopp och urvalskontroller för de övriga, samt kontroller av vissa av dokumenten.

3. Kontroller på plats vid fall av oegentligheter.

För 1998 genomgår representationskontoren en uppdatering av metoderna i samarbete med Allmänna tjänsteinspektionen och generaldirektorat X. Kontrollerna kommer hädanefter att utföras utifrån denna uppdatering. Kommissionen undersöker möjligheten att öka antalet ekonomiska granskningar.

Kontrollramverk för gemenskapsstöd

28. Sedan flera år tillbaka har mottagaren redovisat allt ekonomiskt stöd och undertecknat redovisningen där alla förpliktelser gentemot kommissionen angivits (inbegripet revisionsrättens rätt till kontroll). Denna redovisning utgjorde den kontrakstmässiga ramen mellan 1995 1997.

Under 1997 utarbetade generaldirektorat X en bidragshandbok. Sedan handboken trädde i kraft den 1 januari 1998 skall alla ekonomiska bidrag täckas av ett finansieringavtal som skall undertecknas av de båda parterna.

29. Kommissionen har gradvis infört anbudsförfaranden för de ekonomiska bidrag som faller inom dess behörighetsområden (kultur, audiovisuella medier, information). Syftet med cirkulär 2074 (från GD X) av den 17 mars 1995 var att utvidga anbudsförfarandena till informationsåtgärderna. I den gällande handboken fastställs att anbudsförfarandena alltid skall användas på detta område med undantag av ett antal klart identifierade situationer med välgrundade och styrkta skäl.

30. Kommissionen delar revisionsrättens åsikt om att samma mottagare inte upprepade gånger skall motta stöd för informations- och kommunikationsåtgärder. Trots detta kan denna princip inte tillämpas på informationscentren. Tvärtom söker kommissionen i detta fall organ som är villiga att under flera år sprida information om Europeiska unionen.

31. Syftet med cirkulär 2074 av den 17 mars 1995 var inte att utvidga den gräns inom vilken den övre gränsen för att motta ekonomiska bidrag kan fluktuera, utan att precisera hur den tillämpas (i förhållande till belopp och finansieringsnivå, fastställande av kriterier för kostnadseffektivitet och att delegera rätten att underteckna.)

Fram till att handboken trädde i kraft den 1 januari 1998, kunde beräkningsgrunden för den övre gränsen variera. Av denna orsak har beräkningsgrunden noggrant fastställts i handboken.

32. Dessutom fastställs, som anges ovan, bidragssystemet i den handbok som trädde i kraft den 1 januari 1998. Trots detta kan, enligt kommissionens åsikt, viss fluktuation för de finansieringsnivåer som överstiger 50 % vara berättigad.

Den allmänna regeln om 50 % som övre gräns i förhållande till projektets utgifter används i stor utsträckning. Under 1997 följde mer än 90 % av stöden från rubrik B3 3 0 0 denna princip.

Vad gäller åtgärderna inom programmet Prince, och särskilt dem i anslutning till euron, har prioriteringen av programmet och unionens önskan att åtminstone inledningsvis stimulera åtgärden lett de ansvariga urvalsinstanserna att i vissa fall bevilja en finansieringsnivå på över 50 %.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

33. Informationspolitikens övergripande mål har fastställts av kommissionen i ett flertal meddelanden (sex mellan 1993 och 1997 och ett under 1998).

Generaldirektorat X fastställer självt de årliga målen för sin verksamhet. Anslagen godkänns på grundval av ett utkast till årsprogram som läggs fram av enheterna och representationskontoren och som nära följer kommissionens prioriteringar.

Kommissionen instämmer i att de årliga målen bör preciseras ytterligare.

Kriterierna för vilka projekt som är stödberättigade anges i den bidragshandbok som trädde i kraft den 1 januari 1998.

Informationsplanerna, inbegripet den från generaldirektorat X har redan integrerats i ett årsprogram som skall kompletteras för att anknyta informationsverksamheten till rubrik B3 3 0 0.

34. a) Kommissionen kommer att förbättra den befintliga utvärderingsplanen och den inrättade i detta syfte en utvärderingssektor inom generaldirektorat X vid omorganisationen den 1 augusti 1997.

b) De kontroller av representationskontoren som redan utförts av generaldirektorat X och Allmänna tjänsteinspektionen kommer att fortsätta. Metoderna håller för närvarande på att uppdateras. Generaldirektorat X undersöker möjligheterna att öka antalet ekonomiska granskningar.

35. Genom den bidragshandbok som antogs 1997 och som trädde i kraft den 1 januari 1998 har punkterna a, b, c och e standardiserats. Valet av budgetrubrik (punkt d) bestäms utifrån den budget som röstats fram och de anmärkningar som bifogas.

36. Samtliga anmärkningar som revisionsrätten gör om insynen och om förfarandena tillämpas numera av kommissionen sedan generaldirektorat X:s bidragshandbok trädde i kraft den 1 januari 1998.

37. Samtliga anmärkningar som revisionsrätten gör om kontrakten med mottagarna tillämpas av kommissionen sedan generaldirektorat X:s bidragshandbok trädde i kraft den 1 januari 1998.

38. Samtliga anmärkningar som revisionsrätten gör täcks av generaldirektorat X:s bidragshandbok som trädde i kraft den 1 januari 1998 och som även tillämpas för programmet Prince.

39. Representationerna spelar redan en viktig roll i upparbetandet av informationsnätverken och informationscentren samt genomförandet av programmet Prince (samordning av verksamheten på basplanet, förmedling av information till informationscentren, uppföljning av Prince-avtal med medlemsstaterna). För att effektivisera förvaltningen har kommissionen i detta skede föredragit att behålla hanteringen av anslagen på central nivå, särskilt i inledningsskedena av dessa båda åtgärder.

Det finns ett regelverk för informations- och kommunikationsverksamheten. Det har tagits upp i ett flertal meddelanden (sex under perioden 1993 1997 och ett under 1998). Kommissionen har för avsikt att stärka genomförandet av föreskrivna bestämmelser och om nödvändigt lägga fram nya. Generaldirektorat X har bland annat börjat ställa upp årliga mål, även ekonomiska, och har redan avsevärt stärkt samordningen mellan generaldirektoraten såsom revisionsrätten förordar genom att införa ett enhetligt årsprogram för kommissionens informationsverksamhet.