RAPPORT om europeiska miljöbyråns årsbokslut (Köpenhamn), samt byråns svar (97/C 81/06)

(för perioden 1 september 1994 till 31 december 1995)

1.1 Denna rapport riktas till Europeiska miljöbyråns styrelse i enlighet med artikel 13.4 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 av den 7 maj 1990 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat Europeiska miljöbyråns årsbokslut för budgetåren 1994 och 1995. I enlighet med artikel 13.1 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 (2) har budgeten genomförts under den verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella reglerna, enligt vad som föreskrivs i artikel 14 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 (4). Revisionsrätten skall enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska räkenskaperna. Föreliggande rapport utgör den första granskningen av byrån.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har vidtagit andra granskningsförfaranden som har bedömts vara nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsboksluten för budgetåren 1994 och 1995 är tillförlitliga och lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna är totalt sett säkerställd.

Huvudsakliga iakttagelser avseende Europeiska miljöbyråns genomförande av budgeten för budgetåren 1994 och 1995

Bidrag från kommissionen

1.5 Under budgetåret 1995 har byrån endast använt en del av bidraget från kommissionen (budget 12 miljoner ecu; erhållet 6,2 miljoner ecu). Revisionsrätten anser att byrån under budgetåret 1995 borde ha utfärdat ett betalningskrav för det kvarstående beloppet (5,8 miljoner ecu) för att kunna uppfylla åtaganden som har överförts till budgetåret 1996 (totalt 7 miljoner ecu).

Överskridande av anslag

1.6 Ett flertal överskridna anslag har konstaterats inom avdelningarna I (personalutgifter) och II (administrativa utgifter) av budgeten med totalt cirka 0,4 miljoner ecu. Detta belopp, som inte hade kunnat tas upp i budgeten för 1995, finns upptaget på ett interimskonto på balansräkningens tillgångssida och måste tas upp i budgeten för budgetåret 1996 (i strid med artiklarna 5, 27, 29c och 43 i de finansiella reglerna för byrån).

Förskott

1.7 Nästan samtliga betalningar som skall tas upp under avdelningarna I och II i budgeten har effektuerats genom förskott. Användandet av förskott överensstämmer inte med artikel 43 i byråns finansiella regler, eftersom förskottsförvaltaren på den tiden samtidigt var räkenskapsförare och förvaltade vissa budgetrubriker. Vidare har tidsfristerna vid inlämnandet av underliggande dokument inte följts och de åtagna anslagens disponibilitet har inte bekräftats när betalningar har gjorts. Denna situation verkar vara den främsta orsaken till att anslaget har överskridits, som ovan nämnts.

Överföring av anslag

1.8 På samma sätt som i slutet av budgetåret 1994 var andelen överförda anslag i slutet av 1994 mycket hög jämfört med de disponibla anslagen (7 miljoner ecu - 57,2 % av den totala budgeten). Största delen av överföringarna avsåg avdelning III (driftsutgifter) (6,4 miljoner ecu - 90,3 % av anslagen för avdelningen). En betydande del (1,8 miljoner ecu) av de anslag om 8,5 miljoner ecu som överfördes från 1994 till 1995 förföll (21 % av de överförda anslagen).

Controllerns registrering i efterhand

1.9 Ett flertal förslag till åtagande för totalt 0,5 miljoner ecu har överlämnats till controllern i efterhand. I dessa fall har controllern nekat ge sitt godkännande och styrelsen har upphävt hans beslut. Revisionsrätten understryker att det finns en skyldighet att följa de finansiella reglerna och att lägga fram förslag om åtagande på ett korrekt och riktigt sätt före varje åtgärd som kan medföra att en utgift belastar budgeten (artikel 27 i byråns finansiella regler).

Särskiljande av uppgifter

1.10 Uppgifterna inom byråns administrativa avdelning har inte skiljts åt. Eftersom bokförings- och ekonomiavdelningen saknar personal, har samma person samtidigt varit räkenskapsförare, förskottsförvaltare och förvaltare/utanordnare för vissa budgetrubriker.

Bokföringssystem

1.11 Budgeträkenskaperna och de allmänna räkenskaperna har förts i två olika system som inte varit sammankopplade. Vidare finns det inom systemet för budgeträkenskaperna inte någon blockering i den händelse att de disponibla anslagen eller de anslag för vilka åtaganden har gjorts överskrids.

Controller

1.12 Styrelsen har utsett kommissionens controller till controller. Revisionsrätten anser att byråns rådande verksamhet medför att en controller bör placeras vid byrån på heltid.

Föreliggande rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 28 oktober 1996.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

(1) EGT nr L 120, 11.5.1990, s. 4.

(2) I enlighet med artikel 13.3 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har byråns räkenskaper för samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1995 upprättats den 20 juni 1996, det datum då byråns verkställande direktör undertecknade räkenskaperna och de överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 28 juni 1996. En sammanfattning av årsboksluten finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

BYRÅNS SVAR

Europeiska miljöbyrån upprättades i Köpenhamn i mitten av 1994. Den första budgeten som uppgick till 10,2 miljoner ecu godkändes redan den 31 oktober 1994. Eftersom beslutet om byråns lokalisering försenats var en snabb start av verksamheten nödvändig. Medelst betydliga insatser identifierades projekt och åtogs budgeten inom slutet av året även om det av uppenbara skäl knappast var möjligt att börja genomföra åtaganden inom slutet av 1994.

Följaktligen stod byrån år 1995 inför den svåra uppgiften att genomföra inte enbart budgeten för 1994 utan också en ny budget på 10,5 miljoner ecu för 1995, och detta innan byråns fasta personal tillträtt tjänsten. Byråns lediga tjänster offentliggjordes november 1994 och de utvalda kandidaterna började komma ombord sommaren 1995 efter ett långvarigt uttagningsförfarande som omfattade över 7 000 ansökningar.

Kort sagt, byrån hade ett ambitiöst arbetsprogram och praktiskt taget två budgetar att genomföra men ytterst begränsad personal för uppgiften. Trots allt fortsatte arbetet och 1995 slutförde byrån omfattande projekt som Dobris-rapporten och revisionen av den femte miljöverksamhetsplanen. Fem europeiska ämnescentra upprättades och utvecklingen av EIONET avancerade. Byråns utveckling skred framåt och antalet anställda växte från 1 den 1 januari 1995 (med stöd av 10 tillfälligt anställda som t.ex. nationella experter och hjälppersonal) till 22 den 31 december 1995, fortfarande med stöd av 10 tillfälligt anställda.

Byråns administration utvecklades progressivt efter det att samma allmänna rekryteringsförfarande tillämpats. Inte desto mindre var byrån under 1995 klart underbemannad för att behandla arbetsaspekter omfattande förfarande och ekonomi. På ekonomiområdet fanns under det första halvåret bara en medarbetare till förfogande för att behandla arbetsprogrammets ekonomi-, budget- och avtalsaspekter. I juni 1995 tillträdde chefen för administrationen sin tjänst och först i början av 1996 kom den övriga personalen i ekonomi- och avtalsavdelningen ombord.

Byrån växte med uppgiften men några misstag i förfarandet gjordes inom ekonomi- och budgetområdena.

Budgetöverskridning

Budgeten överskreds under vissa rubriker. Skälet för detta var å ena sidan att byråns budgetära uppföljningssystem inte fungerade på ett tillfredsställande sätt, och å andra sidan att vissa utförda betalningar inte införts i budgeten på grund av att byrån var klart underbemannad i ekonomiavdelningen. Följaktligen visade årsbokslutet diskrepansen mellan räkenskapen och de faktiskt utförda betalningarna i det att vissa budgetrubriker överskridits. Eftersom inga anpassningar kan utföras mellan budgetrubriker efter den 1 januari måste överskridningarna belasta räkenskapen för 1996, dvs. finansieras av budgeten för 1996.

Under 1996 har utgifterna och disponibiliteten av anslagen under titlarna 1 och 2, inom vilka problemen uppstått 1995, uppföljts noggrant för att undvika vidare överskridningar.

Icke beaktande av förfarande (Saisine a postériori)

Under byråns utveckling fastställdes ett arbetsprogram som började genomföras innan administrativa förfarande hade fastlagts och innan en administration installerats som skulle övervaka att de rätta förfarandena tillämpades. I vissa fall innebar detta att arbete gavs i uppdrag och utfördes utan beaktande av förfarande. Särskilt avtalades arbete utan att styrekonomen i Bryssel gett sitt godkännande, vilket är en förutsättning för operativa utgifter av detta slaget. Det var inte en fråga om slöseri av pengar eller om att pengarna inte fanns. Misstaget låg i förfarandet och återspeglade att arbetet hade hög prioritet och att administrationen som skulle garantera att arbetet utfördes enligt Brysselbestämmelserna inte fanns på platsen än.

Förfarande har nu fastlagts för att undvika sådana problem. En tydlig delegation av befogenheter har fastställts och personalen har informerats om bestämmelserna.

Åtskiljande av funktioner

Inom byråns ekonomiska ram borde, som inom varje offentliga institution, vissa funktioner hållas åtskilda. En grundprincip är att en och samma person inte borde kunna göra åtaganden och beordra betalningar. Trots det var antalet anställda vid byrån under den upprättande fasen i Köpenhamn så litet att det inte var möjligt att beakta denna princip. Revisionsrätten har anfört berättigad kritik mot sakförhållandet. Dock, när antalet anställda vid byrån började växa rättades detta och funktionerna har sedan hösten 1995 hållits rigoröst åtskilda.

Användning av förskottskassan i stor utsträckning

Det normala förfarandet för åtagande och beordrande av betalningar i EU-systemet är, i praktiskt taget alla fall, att först förfoga över styrekonomens godkännande. I byråns fall är byråns styrekonom och kommissionens styrekonom med säte i Bryssel en och samma person. Det skulle innebära ett onödigt komplicerat förfarande att skicka varenda transaktion först till Bryssel för godkännande innan de faktiskt kan utföras. Ett sådant förfarande skulle allvarligt besvära byråns fungerande.

Utvägen ur detta problem är förskottskassan. I princip fungerar denna som en reservhandkassa även om de berörda beloppen är omfattande. I stället för att i förhand ansöka om styrekonomens godkännande, utför byrån betalningen och skickar sedan förskottskassan till styrekonomen en gång i månaden för att få godkännande för de utförda betalningarna i efterhand. Å ena sidan förenklar detta byråns fungerande och å andra sidan är det ett tveeggat svärd eftersom byråns interna kontroller och ekonomiavdelningen måste vara i stånd att hantera ett sådant ytterligare ansvar.

Följaktligen är revisionsrättens kritik förståelig men så länge styrekonomen är lokaliserad i Bryssel finns det enligt byråns synpunkt inget alternativ till en användning av förskottskassan i stor utsträckning.

Det är därför med stort intresse som byrån har noterat revisionsrättens rekommendation att kommissionens styrekonom skulle utsända en styrekonom till byrån. Byrån skulle välkomna en sådan åtgärd.

Datoriserat ekonomisystem

Revisionsrätten framhäver byråns behov av att hitta ett modernt datoriserat ekonomisystem som omfattar både räkenskapen och budgetuppföljningen. I Europeiska unionens komplicerade ekonomiska system är ett sådant datoriserat system avgörande för att undvika att binda ned en stor mängd resurser med ekonomi- och budgetarbete.

Byrån stödjer fullständigt revisionsrättens slutsatser. Sedan början av 1995 har byrån upprepade gånger försökt hitta en lösning av problemet. Det är ett problem som miljöbyrån har gemensamt med de andra EU-inrättningarna. 1996 offentliggjorde inrättningarna ett gemensamt anbudsinfordran för att finna en lösning, men anbudsinfordran hade ingen framgång, dvs. inget tillfredsställande system har hittats. Följaktligen undersöker byrån nu möjligheterna i att använda sig av det nya budgetuppföljningssystemet Sincom 2. Planerna är att få det installerat och operativt i rätt tid för att kunna genomföra budgeten för 1997 med hjälp av detta system. Det kommer fortfarande att vara så att en mjukvara är för budgetuppföljningssystemet och en annan för huvudboken. Förskottskassan kommer inte heller att omfattas av samma mjukvara. Byrån kommer att fortsätta att söka efter ett effektivt sätt att lösa dessa problem och bemöda sig att samordna arbetet med de andra inrättningarna.