ÅRSRAPPORT FÖR 1998

(1999/C 300/01)

Strasbourg, februari 1999

JOSÉ MARÍA GIL-ROBLES GIL-DELGADO

Ordförande för Europaparlamentet

rue Wiertz B - 1047 Bryssel

Herr ordförande,

I enlighet med artikel 138e.1 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och artikel 3.8 i Europaparlamentets beslut om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning överlämnar jag härmed min rapport för år 1998.

Jacob SÖDERMAN

Europeiska unionens ombudsman

INNEHÅLL

>Plats för tabell>

1. FÖRORD

För den enskilda unionsmedborgarens del var inrättandet av Europeiska unionens ombudsman ämbete ett av de viktigaste resultaten av Maastrichtfördraget. Möjligheten att vända sig till ombudsmannen är en av de rättigheter som unionsmedborgarna tillförsäkras i gemenskapsrätten. I min första årsrapport (1995) lät jag meddela jag att jag i årsrapporten för 1998 skulle föreslå tänkbara reformer och förändringar av ombudsmannens ämbetsområde, befogenheter och förfaranden utifrån de erfarenheter som gjorts sedan verksamheten började i september 1998. En stor del av detta förord ägnas därför åt att uppfylla denna utfästelse. Syftet är att överväga vad som ännu återstår att göra för att ombudsmannens ämbete skall vara till största gagn för unionsmedborgarna.

Jag vill inledningsvis informera läsarna om att denna årsrapport är disponerad på samma sätt som de två tidigare helårsrapporterna, de för 1996 och 1997. En tydlig ändring har dock gjorts när det gäller urvalet av klagomål som presenteras i rapporten. De tidigare rapporterna innehöll alla klagomål som avslutats efter en undersökning. För de första verksamhetsåren var detta meningsfullt för att ge en fullständig bild av ombudsmannens arbete. Det ökande antalet klagomål gör att det inte längre finns skäl att på grund av medborgarnas informationsbehov ta med samtliga, eftersom många av klagomålen i själva verket bara är upprepningar av tidigare och därför inte av något egentligt allmänt intresse. I den här rapporten har jag därför gjort som de nationella ombudsmännen brukar göra och bara tagit med ett urval av klagomålen för att rapporten skall vara av rimligt omfång samt överskådlig och lättläst.

Givetvis har alla klagomål som gäller viktiga principfrågor tagits med, liksom de klagomål som väcker nya frågor om ombudsmannens befogenheter eller förfaranden och de som innehåller resultat av allmänt intresse. För dem som vill ta del av alla klagomål som avslutats efter en undersökning erbjuder ombudsmannens hemsida sedan juli 1998 denna information i aktuell och sammanfattad form genom att publicera alla beslut på engelska och klagandens språk. Kopior av besluten tillhandahålles även från ombudsmannens sekretariat.

RESULTAT

När årsrapporten för 1997 behandlades av Europaparlamentet höjdes vissa kritiska röster som antydde att ombudsmannen varit framgångsrik endast i en liten del av fallen. Denna uppfattning grundar sig på en jämförelse av alla ingivna klagomål, även sådana som faller utanför ombudsmannens ämbetsområde. Jag tror inte att ett sådant sätt att bedömma resultatet av ombudsmannens verksamhet är rättvisande. Det är inte mycket man kan göra åt ett klagomål som faller utanför ämbetsområdet, annat än att försöka ge den klagande rådet att vända sig till eller att hänvisa klagomålet till en behörig instans. I och med detta har vi lyckats i nästan 80 procent av fallen.

Under år 1998 behandlade ombudsmannen totalt 1617 ärenden. Av dessa hade 1372 inkommit under år 1998. En undersökning inleddes på eget initiativ under året och 185 undersökningar avslutades med ett motiverat beslut. 45 procent av dessa ärenden ledde antingen till att ärendet löstes av institutionen, att en vänskaplig förlikning uppnåddes eller att ärendet avslutades med en kritisk anmärkning. År 1997 och 1996 var motsvarande procenttal 40 respektive 35. År 1998 befanns inget administrativt missförhållande föreligga i 52 procent av ärendena. Det innebär inte alltid något negativt för medborgaren att inget administrativt missförhållande påträffas. Undersökningsförfarandet ställer krav på institutionen att förklara för klaganden vad den har gjort och varför. I en del fall blir till och med klaganden övertygad om att institutionen har handlat korrekt.

Det är nödvändigt att en ombudsman alltid håller noga uppsikt över hur resultatet av verksamheten ter sig ur medborgarens perspektiv. I det avseendet återstår mycket att göra, men man får inte glömma att det har skett en stadig förbättring av utfallet i klagomålen och en ökning av antalet behandlade klagomål. Siktet skall under nästa år vara inställt på att förkorta tiden för att behandla ett klagomål. Ännu har vi inte riktigt lyckats nå målet, som är en månad för beslut om tillåtlighet och ett år för att avsluta ett klagomål efter en undersökning, men under kommande år bör det kunna förverkligas.

Ofta kan positiva resultat uppnås genom undersökningar som ombudsmannen genomför på eget initiativ. Den dagliga behandlingen av klagomål från medborgarna kan rikta ombudsmannens uppmärksamhet på speciella problem eller återkommande frågor. I sådana sammanhang kan det vara nödvändigt att ombudsmannen själv tar initiativet till undersökningar. I november 1998 inledde jag en undersökning av om det vid de olika gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen fanns några regler för god förvaltningssed när det gäller tjänstemännens förhållningssätt gentemot allmänheten och om dessa i sådana fall var offentliga.

Tanken på sådana regler har haft Europaparlamentets fasta stöd. Europaparlamentets ledamot Roy Perry, föredragande av det betänkande som utskottet för framställningar gett ut om sin egen verksamhet 1996-1997, efterlyste regler för god förvaltningssed för gemenskapens institutioner och organ. Parlamentet har betonat "vikten av att dessa regler för den allmänna tillgänglighetens och begriplighetens skull är så enhetliga som möjligt för alla europeiska institutioner och organ".

Närmare upplysningar om denna undersökning på eget initiativ återfinns i kapitel 2 nedan (avdelning 2.2.2). Det är min förhoppning att de skall vara möjligt att redovisa positiva resultat av detta initiativ i en kommande årsrapport.

DEN FRIA RÖRLIGHETEN

I det ursprungliga spanska förslaget om inrättandet av ett europeiskt ombudsmannaämbete var tanken att ombudsmannen skulle bevaka unionsmedborgarnas rättigheter enligt gemenskapsrätten på alla nivåer inom Europeiska unionen, alltså även på nationell, regional och kommunal nivå. Det stora antalet klagomål som faller utanför ämbetsområdet, fortfarande omkring 70 procent av alla inkomna klagomål, tyder på att medborgarna inte har klart för sig att Europeiska ombudsmannens ämbetsområde är begränsat till enbart gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamheter.

Förste juridiske handläggaren i mitt sekretariat, José Martínez Aragon, har gjort en granskning, som återfinns i kapitel 2 i denna årsrapport, av de klagomål som faller utanför ämbetsområdet men som berör gemenskapsrätten. Granskningen visar att många av dessa klagomål gäller rätten till fri rörlighet inom unionen. Den fria rörligheten är en av de rättigheter som garanteras unionsmedborgarna genom artikel 8a i fördraget. Vore det inte passande om Europeiska unionens ombudsman kunde hjälpa de europeiska medborgarna att utnyttja denna grundläggande rättighet som tillerkänts dem?

För mig ter det sig korrekt att tro på subsidiaritetsprincipen och att ständigt försöka hävda att nationella ombudsmän och liknande organ bör uppmuntras och ges stöd att befatta sig med unionsmedborgares klagomål när det gäller gemenskapsrätten. Detta kommer att bli än mer aktuellt när Amsterdamfördraget träder i kraft och frågor och visum, asyl och utlänningars rättigheter, frågor som ofta är föremål för klagomål hos ombudsmän och liknande organ på nationell nivå, kommer att omfattas av gemenskapsrätten. Rätten att göra framställningar till Europaparlamentet borde också göras mera känd, särskilt i principfrågor eller ärenden av mera politisk betydelse.

Eftersom vårt samarbete med nationella och regionala organ har utvecklats så positivt är jag i nuläget inte beredd att föreslå några förändringar av ombudsmannens ämbetsområde så som det fastställts i fördraget. Jag åtar mig istället att göra fler ansträngningar vad gäller detta samarbete.

Vad som verkligen skulle vara till stöd för den enskilda medborgaren vore att alla de möjligheter till hjälp som gemenskapsrätten erbjuder klart och tydligt angavs i fördraget, så att unionsmedborgarna blev ordentligt informerade om sina rättigheter i detta avseende. I ett rättssamhälle utgör domstolarna den stomme som upprätthåller lagarna. För närvarande finns dock ingenting skrivet som upplyser medborgarna om den avgörande roll som de nationella domstolarna spelar när det gäller att trygga respekten för gemenskapsrätten. Vidare borde rätten att klaga hos nationella ombudsmän och att göra framställningar till parlamenten vid konflikter med myndigheterna som rör gemenskapsrätten också nämnas i fördraget. Alla medlemsstater bör vara förpliktigade att se till att deras rättsväsen inbegriper en effektiv och lämplig icke-judiciell instans till vilken medborgarna kan vända sig i sådana fall.

Jag vill betona att unionsmedborgarnas rätt att klaga hos Europeiska kommissionen över eventuella överträdelser av gemenskapsrätten från en medlemsstats sida bör tas med i fördraget. Detta förefaller vara det enda sättet att garantera medborgarnas ställning som part vid ett sådant förfarande och att i framtiden behandla deras klagomål korrekt och med full insyn.

BEHOVET AV ÄNDRINGAR I OMBUDSMANNENS STADGA

Europaparlamentet har tagit initiativet till en förändring av budgetförordningen i syfte att inrätta en självständig budget för ombudsmannen. Detta initiativ är välkommet under förutsättning att vårt sekretariat får tid på sig för omställningen så att inte verksamheten blir lidande. Med tanke därpå skulle det vara realistiskt att tänka sig en självständig budget från år 2001. En sådan tidsplan skulle också ge den tid som behövs för att vidta de nödvändiga ändringarna av ombudsmannens stadga.

En annan fråga rörande stadgan är av mer saklig betydelse. Den gäller de begränsningar för undersökningar som anges i artikel 3.2 enligt vilka tillgång till en akt kan förvägras "om det finns vederbörligen fullgoda skäl för sekretess" och tjänstemän och andra anställda vid gemenskapens institutioner och organ som avger vittnesmål på ombudsmannens begäran "skall uttala sig på sin administrations vägnar och enligt instruktioner från denna, och skall ha fortsatt tystnadsplikt".

Jag anser att dessa begränsningar är onödiga och olämpliga. Hela tanken med ombudsmannens undersökningar är att medborgarna skall kunna räkna med att ombudsmannen får tillgång till alla fakta och handlingar, även om inte alla uppgifter alltid kan förmedlas till offentligheten på grund av att de är konfidentiella. I varje ärende bör medborgarna veta att ombudsmannens undersökningar inte begränsas av restriktioner, utan att han kan granska alla akter han vill se och inhämta alla vittnesmål som behövs.

De begränsningar som anges för hörande av vittnen är oacceptabla eftersom de, om de tas bokstavligt, rentav skulle kunna tvinga ett vittne att ljuga (t.ex. för att dölja ett bedrägeri) om hans överordnade hade sagt åt honom att göra det. För att en undersökning skall kunna bli tillförlitlig måste det krävas av vittnena att de talar sanning och inte undanhåller några relevanta fakta. Argumenteringen bakom den nuvarande bestämmelsen i stadgan utgör i själva verket ett hinder för korrekt behandling av ärenden rörande korruption och bedrägerier inom den europeiska administrationen. Om meningen är att ombudsmannens undersökningar på grundval av klagomål eller egna initiativ skall bidra till att bekämpa tänkbara fall av korruption och bedrägeri inom administrationen bör dessa olämpliga begränsningar upphävas.

I praktiken har ombudsmannen hittills inte förvägrats tillgång till någon akt, även om meningsutbyten och tvistigheter har förekommit på grund av ovannämnda begränsning. Förfarandet med vittnesmål har ännu inte varit aktuellt. För att undanröja varje tvivelsmål bör det i fördraget klargöras att ombudsmannen vid sina undersökningar har full tillgång till gemenskapsinstitutionernas och -organens akter och handlingar och att tjänstemännen måste lämna fullständiga och sanningsenliga vittnesmål till ombudsmannen. Givetvis skall det krav bibehållas som finns i artikel 4.1 i stadgan och som innebär att ombudsmannen och hans personal inte får avslöja innehållet i handlingarna eller sprida information som de fått i samband med undersökningen.

FRUKTBART SAMARBETE

Arbetsordningen för Europaparlamentet har nyligen setts över vad gäller ombudsmannen och är nu nästan helt i takt med tiden. Det förefaller emellertid nödvändigt att tillfoga en bestämmelse om hur parlamentet skall behandla årsrapporten och eventuella särskilda rapporter från ombudsmannen så att huvudansvaret för detta tilldelas ett ansvarigt parlamentsutskott, som vid behov kan begära expertutlåtanden från andra utskott allt efter rapportens innehåll. Det finns redan ett förslag till betänkande om denna sak och sannolikt kommer saken att vara utklarad innan denna mandatperiod är avslutad, vilket skulle innebära att alla nödvändiga förfaranden kommer att vara fastställda när det nya parlamentet tar över under andra halvåret 1999.

Det kan tänkas bli diskussion om ytterligare bestämmelser rörande samarbetet mellan Europaparlamentet, dess ansvariga utskott och ombudsmannen, men enligt min uppfattning behövs inte några sådana. Den goda samarbetsvilja som hittills har visats har lett till positiva resultat, och alldeles säkert kommer det konstruktiva och flexibla samarbetet att fortsätta och leda till ännu bättre resultat. En sådan positiv inställning och atmosfär kan aldrig med framgång ersättas ens med de mest detaljerade och sofistikerade bestämmelser.

Avslutningsvis vill jag framföra mitt tack till gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen för deras samarbetsvilliga och konstruktiva inställning till ombudsmannens verksamhet. Därvid vill jag särskilt nämna Europaparlamentet och dess ansvariga utskott, utskottet för framställningar, för deras helhjärtade ansträngningar och aldrig sviktande stöd när det gäller att befästa Europeiska unionens ombudsmans ämbete så att det kan tjäna som ett stöd för unionsmedborgarna och på så sätt stärka banden mellan medborgarna, Europeiska unionen och dess administration.

Jacob SÖDERMAN

31 december 1998

2. KLAGOMÅL TILL OMBUDSMANNEN

Europeiska unionens ombudsmans viktigaste uppgift är att ta itu med administrativa missförhållanden som rör gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganens verksamheter med undantag av EG-domstolen och förstainstansrätten i deras utövande av sina domstolsfunktioner. Eventuella fall av administrativa missförhållanden kommer till ombudsmannen kännedom i första hand genom klagomål som inges av unionsmedborgare. Ombudsmannen har också möjlighet att företa undersökningar på eget initiativ.

Alla unionsmedborgare och medborgare från tredje land som bor i en medlemsstat kan inge klagomål till ombudsmannen. Företag, sammanslutningar eller andra organ med säte i unionen kan också klaga. Klagomålen kan inges antingen direkt till ombudsmannen eller genom en ledamot av Europaparlamentet.

Klagomål till ombudsmannen handläggs offentligt om inte den klagande begär konfidentiell behandling. Det är viktigt att ombudsmannen utövar sin verksamhet på ett sätt som medger största möjliga insyn med tanke både på att medborgarna skall kunna följa och förstå hans arbete och på att han bör föregå med gott exempel.

Under 1998 behandlade ombudsmannen 1617 ärenden. 1372 var nya klagomål som inkommit under 1998. Av dessa hade 1237 sänts in direkt av enskilda medborgare, 63 kom från sammanslutningar och 60 från företag. Nio klagomål förmedlades av ledamöter av Europaparlamentet. 244 ärenden överfördes från 1997. Ombudsmannen inledde dessutom en undersökning på eget initiativ.

Som nämndes redan i ombudsmannens rapport för 1995 har en överenskommelse träffats mellan utskottet för framställningar och ombudsmannen om ömsesidig överföring av klagomål och framställningar då så bedöms lämpligt. Med sökandenas medgivande överfördes under 1998 tre framställningar till ombudsmannen för handläggning som klagomål. Tio klagomål överfördes med de klagandes medgivande till Europaparlamentet för handläggning som framställningar. Dessutom rekommenderade ombudsmannen den klagande att lämna in en framställning till Europaparlamentet i 80 fall. (Se bilaga A, Statistik).

2.1 DE RÄTTSLIGA GRUNDEN FÖR OMBUDSMANNENS ARBETE

Ombudsmannens arbete utförs i enlighet med artikel 138e i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, ombudsmannens stadga(1) och de genomförandebestämmelser som ombudsmannen fastställt i enlighet med artikel 14 i stadgan. Texten i genomförandebestämmelserna har offentliggjorts på alla de officiella språken på ombudsmannens hemsida ( http://www.euro-ombudsman.eu.int ). Den kan också erhållas från ombudsmannens sekretariat.

Genomförandebestämmelserna behandlar ombudsmannainstitutionens interna verksamhet. Eftersom det emellertid rör sig om ett dokument som skall vara begripligt och användbart för medborgarna innehåller det även en del saker som redan står i ombudsmannens stadga och som rör andra institutioner och organ.

Artikel 13 i genomförandebestämmelserna innehåller de regler som gäller för offentlig tillgång till handlingar som finns hos ombudsmannen.

Europaparlamentets arbetsordning innehåller ett antal bestämmelser (artikel 159-161) om parlamentets förhållande till ombudsmannen. I juli 1998 antog parlamentet ändringar av artikel 161 som hade föreslagits av dess utskott för arbetsordningen (föredragande Brian Crowley)(2). Ett förslag till betänkande med förslag till ytterligare en ändring av artikel 161 är under utarbetande av utskottet för arbetsordningen (föredragande Johannes Voggenhuber). Den föreslagna ändringen skall klargöra att ett och samma utskott (i praktiken utskottet för framställningar) skall ansvara för behandlingen av ombudsmannens årsrapport och särskilda rapporter.

2.2 OMBUDSMANNENS ÄMBETSOMRÅDE

Alla klagomål som inges till ombudsmannen registreras och mottagandet bekräftas. I den skriftliga bekräftelsen upplyses klaganden om förfarandet vid behandlingen av hans eller hennes klagomål och namnet på och telefonnumret till den jurist som handlägger ärendet. Nästa steg utgörs av en undersökning av huruvida klagomålet ligger inom ombudsmannens ämbetsområde.

Ombudsmannens ämbetsområde är fastställt i artikel 138e i EG-fördraget. Han har befogenhet att från varje unionsmedborgare och från varje fysisk eller juridisk person som är bosatt i eller har sitt säte i en medlemsstat ta emot klagomål om administrativa missförhållanden vid gemenskapens institutioner och organ med undantag av EG-domstolen och förstainstansrätten då dessa utövar sina domstolsfunktioner. Ett klagomål faller därför utanför ämbetsområdet om

1. den klagande inte är en person som är berättigad att inkomma med klagomål,

2. klagomålet inte avser en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan,

3. klagomålet avser EG-domstolen eller förstainstansrätten i deras utövande av sina domstolsfunktioner, eller

4. om det inte gäller ett eventuellt administrativt missförhållande.

Vem har rätt att klaga?

I april 1998 ingav Föreningen för personer med fast egendom som förstatligats, som har sitt säte i Rumänien, ett klagomål till ombudsmannen.

Klagomålet gällde en rumänsk lag om återlämnande av fast egendom som hade förstatligats under den kommunistiska regimen. Enligt klaganden uppfattning legaliserade denna lag förstatligandet i stor utsträckning och stod därför i strid både med den rumänska grundlagen och med Europakonventionen om mänskliga rättigheter, vilken ratificerades av Rumänien år 1994. Klaganden ville att ombudsmannen skulle uppmana de rumänska myndigheterna att göra ändringar i den omstridda lagen för att ge utrymme för ett mer omfattande återlämnande av egendom.

Ombudsmannen meddelade den förening som ingett klagomålet att detta föll utanför hans ämbetsområde eftersom föreningen inte hade sitt säte i någon medlemsstat inom EU.

Eftersom Europarådet redan hade antagit en resolution i den fråga klagomålet tog upp, vilket den klagande var medveten om, föreföll det inte nödvändigt att informera den klagande om möjligheten att ta kontakt med Europakommissionen för mänskliga rättigheter.

Anmärkning:

I sådana fall då ett klagomål inges av en klagande som inte är berättigad att inkomma med klagomål har ombudsmannen möjlighet att behandla saken som en undersökning på eget initiativ. I just detta fall kunde någon undersökning på eget initiativ inte komma i fråga eftersom det här inte rörde sig om något eventuellt administrativt missförhållande vid någon av gemenskapens institutioner eller organ.

(Klagomål 398/98/HL)

Exempel på ett klagomål som inte var riktat mot en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan

I februari 1998 klagade D, en tjänsteman vid Technical Centre for Agricultural and Rural Cooperation (CTA), till ombudsmannen över att hans anställningsavtal med centret hade sagts upp. Klaganden framhöll att han inte längre hade förtroende för centrets personalkommitté, och han ville därför framför allt få upplysningar av ombudsmannen om hur han rättsligt skulle gå till väga.

Ombudsmannen fann att klagomålet föll utanför hans ämbetsområde, eftersom det inte avsåg någon gemenskapsinstitution eller något gemenskapsorgan (artikel 2.1 i stadgan). CTA inrättades inom ramen för Lomé-konventionen om AVS-EG AVS: länderna i Afrika, Västindien och Stilla havet. Detta är ett internationellt avtal som reglerars av AVS-EG:s ambassadörskommitté (se artikel 53 i den fjärde Lomé-konventionen). Ombudsmannen meddelade D detta.

(Klagomål 218/98/OV)

När utövar EG-domstolen och förstainstansrätten "sina domstolsfunktioner"?

Enligt artikel 138e.1 i EG-fördraget har ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål om missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamheter "med undantag av EG-domstolen och förstainstansrätten då dessa utövar sina domstolsfunktioner".

I februari 1997 överlämnade ledamoten av Europaparlamentet Hartmut Nassauer till ombudsmannen ett klagomål från L vilken påstod att det sätt på vilket registraturen vid EG-domstolen och förstainstansrätten hade behandlat hans begäran om tillgång till de akter som hörde till förfaranden som han hade inlett vid domstolarna hade inneburit ett administrativt missförhållande. L hävdade att registraturens verksamhet är av administrativ art och att dess beslut därför inte är beslut av domstolarna i deras utövande av sina domstolsfunktioner. Vidare hävdade han att varje medborgares tillgång till sina egna akter vid EG-domstolen är en grundläggande rättighet som är inskriven i de nationella grundlagarna och Europakonventionen om de mänskliga rättigheterna, och att bristande respekt för denna rättighet utgör en överträdelse av medlemsstaternas nationella grundlagar och i synnerhet av artikel 103 i den tyska grundlagen.

Frågan huruvida ett sådant klagomål berör EG-domstolen och förstainstansrätten i deras utövande av sina domstolsfunktioner är en fråga om tolkningen av gemenskapsrätten, och därvid är EG-domstolen högsta auktoritet.

Som svar på ombudsmannens förfrågan i detta ärende förklarade ordförandena i EG-domstolen och förstainstansrätten att domstolarna utövar sina domstolsfunktioner när de behandlar framställningar om tillgång till akter i målen. Följaktligen kunde ombudsmannen inte fortsätta sin undersökning av eventuella administrativa missförhållanden i detta ärende. Ombudsmannen avslutade därför ärendet.

(Klagomål 126/97/VK)

2.2.1 "ADMINISTRATIVT MISSFÖRHÅLLANDE"

I ombudsmannens årsrapport för 1995 ingick en långt ifrån uttömmande lista med en del exempel på administrativa missförhållanden. Efter en uppmaning av Europaparlamentet att ge en tydlig definition av begreppet angav ombudsmannen i årsrapporten för 1997 följande definition:

Administrativa missförhållanden föreligger när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det.

Vid behandlingen av årsrapporten för 1997 ansåg Europaparlamentet att denna definition tillsammans med de ytterligare förklaringar som gavs i årsrapporten ger en god föreställning om vad som ligger inom ombudsmannens ansvarsområde. Parlamentet antog i enlighet med Newmans förslag från utskottet för framställningar(3) en resolution i vilken definitionen välkomnades.

För att kunna tillämpa denna definition krävs det att man kan fastställa vilka bestämmelser och principer som är bindande. Vad som i hög grad skulle bidra till att konkretisera bestämmelserna och principerna vore regler för god förvaltningssed.

2.2.2 REGLER FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED

Regler för god förvaltningssed skulle vara till stor nytta för de anställda vid gemenskapens institutioner och organ när de behandlar framställningar eller klagomål från medborgare. Om reglerna dessutom är lättillgängliga för allmänheten (t.ex. i form av ett beslut som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning) skulle medborgarna få veta sina rättigheter och vilket bemötande de har rätt att förvänta sig.

Under de senaste åren har det varit en allmän strävan både inom medlemsstaterna och inom internationella organisationer att utforma regler och checklistor för god förvaltningssed. Ombudsmannen syftar t.ex. på OECD-rådets rekommendation av den 23 april 1998 om förbättrad etik inom offentliga organ. År 1993 publicerade The International Ombudsman Institute en praktisk checklista för korrekt förvaltning. I medlemsstaternas lagstiftning uppmärksammade ombudsmannen ett nytt franskt lagförslag om förbättring av förhållandet mellan förvaltningarna och allmänheten(4), en checklista för administrativ etik som år 1996 utformades av den irländske ombudsmannen samt viss förvaltningslagstiftning (Belgien, Danmark, Finland, Portugal).

När det gäller gemenskapens institutioner och organ känner ombudsmannen bara till det initiativ som tagits av kommissionen. I december 1997 skickade kommissionens generalsekreterare ett första utkast till en uppförandekodex för kommissionens tjänstemän vid deras kontakter med allmänheten till ombudsmannen. I januari 1998 skickade ombudsmannen sina kommentarer till utkastets innehåll och form och försåg kommissionen med nationella exempel på regler för god förvaltningssed.

Enligt artikel C i Fördraget om Europeiska unionen har unionsmedborgarna rätt att förvänta sig en konsekvent handläggning, vilket förutsätter att godtyckliga skillnader mellan institutionerna och organen när det gäller förekomsten av regler och allmänhetens möjligheter att få tillgång till dem bör undvikas.

Ombudsmannen inledde därför i november 1998 på eget initiativ en undersökning av om det vid de olika gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen fanns några regler för god förvaltningssed för tjänstemännen i deras kontakter med allmänheten, och om de i så fall var offentliga. Han bad de olika institutionerna, organen och decentraliserade enheterna att meddela honom huruvida de redan hade antagit eller var villiga att anta regler för sina tjänstemän för god förvaltningssed i kontakterna med allmänheten, och om dessa regler var lätt tillgängliga för medborgarna.

Vad gäller innehållet i reglerna för god förvaltningssed konstaterade ombudsmannen att dessa skulle kunna innehålla allmänna, principiella regler gällande både sakförhållanden och formella förfaranden. Beträffande materiella principer kan reglerna omfatta t.ex. krav på att

- gällande rätt och fastställda bestämmelser och förfaranden skall tillämpas (principen om lagenlighet),

- diskriminering skall undvikas (principen om likabehandling),

- åtgärder som vidtas skall stå i rimlig proportion till det eftersträvade syftet (proportionalitetsprincipen),

- maktmissbruk skall undvikas,

- objektivitet och opartiskhet skall vara säkerställda (inbegripet förbyggande av jäv),

- berättigade förväntningar skall respekteras (rättssäkerhetsprincipen),

- ett klanderfritt uppträdande skall iakttas,

- agerandet skall vara konsekvent.

Beträffande processuella principer kan reglerna omfatta t.ex. krav på att

- brev skall besvaras på medborgarens språk (jfr artikel 8d i EG-fördraget i dess lydelse enligt Amsterdamfördraget),

- mottagandet skall bekräftas, med uppgift om handläggarens namn och telefonnummer om svar ej kan lämnas omgående,

- brev och akter skall vidarebefordras till behörig enhet,

- rätten att höras och att yttra sig innan beslut fattas skall respekteras (rätten till försvar),

- svar skall lämnas respektive beslut fattas inom rimlig tid (inbegripet beslut som går den sökande emot),

- alla relevanta synpunkter skall beaktas och alla irrelevanta skall lämnas utan avseende,

- motivering skall lämnas för alla beslut (in enskilda ärenden), i synnerhet för negativa beslut,

- berörda personer skall meddelas om beslutet,

- besvärshänvisning skall lämnas vid alla negativa beslut i enskilda ärenden,

- diarier och arkiv skall skötas på ändamålsenligt sätt.

Reglerna kan också innehålla vissa krav på hur det direkta umgänget med medborgarna skall vara utformat, som t.ex. att tjänstemännen skall

- lämna tydliga och begripliga upplysningar och korrekta råd,

- genomföra telefonsamtal på ett korrekt sätt,

- uppträda hövligt,

- be om ursäkt för begångna fel och misstag,

- se till att reglerna kommer till allmänhetens kännedom (genom att dela ut en broschyr om dem till medborgarna).

Denna undersökning på eget initiativ har ställts till 19 av gemenskapens institutioner och organ, som skall lämna sina svar till ombudsmannen före den 28 februari 1999.

2.3 DEN FRIA RÖRLIGHETEN OCH OMBUDSMANNENS ÄMBETSOMRÅDE

Ombudsmannen har tagit emot ett ökat antal klagomål om de svårigheter som många medborgare har mött när de utnyttjat sin rätt att röra sig fritt över unionens inre gränser. De problem som oftast påtalats rör förekomsten av gränskontroller, svårigheter att få etablera sig i en annan medlemsstat och där bedriva ekonomisk verksamhet, problem med att få uppehållstillstånd för studerande, pensionärer och personer utan arbete samt tillämpning av rutiner som är diskriminerande på grund av nationalitet. Dessa problem vållar förvirring och besvikelse bland medborgarna.

Några exempel på klagomål under 1998 avseende den fria rörligheten

Inresa och vistelse

K är en tysk medborgare som klagade över att han inte fick tillräckligt stöd från de tyska myndigheterna när han ville flytta från Tyskland till Irland.

(Klagomål 295/98/VK)

Klaganden uppger att han är en tysk medborgare, bosatt i Frankrike, som inte kan få något uppehållstillstånd eftersom de franska myndigheterna hävdar att han inte har styrkt att han verkligen bor i landet.

(Klagomål 420/98/ADB)

VR bor i Tyskland och hennes make i Italien. Hon klagar över att hon, hennes vänner och släktingar varje gång de vill besöka hennes make måste anmäla detta till polisen.

(Klagomål 512/98/ADB)

Studier och anställning

FC, som är fransk medborgare, klagade över att hennes dotter, som bedrev studier i Nederländerna, utsatts för diskriminering. I egenskap av utlänning erbjöds hon inte samma förmåner som nederländska studenter, t.ex. fria resor med allmänna färdmedel, och hon hade placerats i ett speciellt socialförsäkringsprogram.

(Klagomål 869/98/ADB)

Klaganden är en fransk medborgare med behörighet som grundskollärare i Belgien. Efter att ha flyttat tillbaka till Frankrike tilläts klaganden bara arbeta i tre år vid privata skolor och med ett kontrakt som måste förnyas varje år. För att få tillstånd att arbeta som alla andra franska lärare krävdes att klaganden avlade ett prov och blev statsanställd och dessutom gick på en kurs i ett år.

(Klagomål 5/98/XD)

Klaganden är en nederländsk dietist som ville bedriva verksamhet i Frankrike men kunde inte få sitt utbildningsbevis erkänt. Både det franska arbetsministeriet och utbildningsministeriet förklarade att de inte hade befogenhet att behandla ärendet.

(Klagomål 121/98/OV)

S är utbildad och erfaren sjukgymnast. Hon erbjöds anställning i Förenade kungariket under förutsättning att hon kunde få sitt spanska examensbevis erkänt. The Council for Professions Supplementary to Medicine i Förenade kungariket vägrade erkänna hennes utbildningsbevis med hänvisning till att det föreligger stora skillnader mellan Förenade kungariket och Spanien när det gäller just detta yrke.

(Klagomål 298/98/XD)

Beskattning och administrativa formaliteter

P är en finsk medborgare som har arbetat i Sverige. Han klagar över att hans svenska pension beskattas både i Sverige och Finland.

(Klagomål 97/98/BB)

Klaganden flyttade från Tyskland till Nederländerna. Han påstår att han för att få sin bil registrerad i Nederländerna var tvungen att lämna in alla papper som hörde till bilen liksom bilens nummerplåtar till de nederländska myndigheterna. Han klarar över att detta förfarande tog flera veckor, och att han under den tiden inte kunde använda bilen.

(Klagomål 291/98/VK)

CA är en portugisisk medborgare som har arbetat i Frankrike. Efter att ha blivit friställd beslutade han att flytta tillbaka till Portugal och uppbära arbetslöshetsersättning där. Han klagade över de stora svårigheter han haft att få ut de franska handlingar som behövdes.

(Klagomål 393/98/ADB)

A, som är spansk medborgare, har arbetat i Frankrike och Schweiz. Efter att år 1996 ha blivit friställd beslutade han att återvända till Spanien tillsammans med sina föräldrar. För att omfattas av socialförsäkringsförmånerna i Spanien anmodades han uppvisa ett formulär (E 301) som bara den som haft sin senaste anställning i en medlemsstat i unionen kan få.

(Klagomål 436/98/ADB)

Hinder för utövandet av personers rätt till fri rörlighet beror ofta på att nationella, regionala eller lokala förvaltningar genomför och tillämpar gemenskapsrätten på ett felaktigt sätt.

När ombudsmannen satte sig in i de problem som dessa klagomål avslöjar och sökte efter tänkbara lösningar på dem drog han nytta av det arbete som under senare år har utförts av andra gemenskapsinstitutioner. Särskilt intressanta är de förslag som framförts av "högnivågruppen för personers fria rörlighet"(5) - en expertgrupp som tillsattes av kommissionen i januari 1996 - och det betänkande över dessa förslag som Europaparlamentet utarbetat(6). Ombudsmannens erfarenheter ger stöd åt slutsatser av den art som högnivågruppen och parlamentsbetänkandet har kommit fram till.

Ombundsmannen kan inte inleda någon undersökning av klagomål mot medlemsstaternas nationella, regionala eller lokala förvaltningar eftersom det i artikel 2.1 i stadgan föreskrivs: "Inom ramarna för [...] fördragen skall ombudsmannen bidra till upptäckten av fel och försummelser i samband med verksamheten inom gemenskapens institutioner och organ [...] Handlingar som företas av någon annan myndighet eller person kan inte vara föremål för klagan hos ombudsmannen."

I enlighet med denna bestämmelse har ombudsmannen tvingats förklara att flertalet av de inkomna klagomålen avseende personers fria rörlighet inom unionen faller utanför hans ämbetsområde.

Ombudsmannen har dock i praktiken rått de klagande att framföra sina klagomål till någon annan institution som har möjlighet att behandla fall av underlåtenhet från medlemsstaternas sida att följa gemenskapsrätten. Ibland har klagomålet vidarebefordrats direkt till någon sådan institution, under förutsättning att klaganden förklarat sig införstådd med detta. Beroende på vad klagomålet gäller och hur det på bästa sätt kan få en lösning har ombudsmannen överlämnat ärendet till andra gemenskapsinstitutioner såsom kommissionen, i dess egenskap av övervakare av fördraget, eller Europaparlamentets utskott för framställningar. I vissa fall har ärendena överlämnats till motsvarande organ i medlemsstaterna, t.ex. nationella och regionala ombudsmän.

Detta sätt att ta itu med problemen har inte alltid varit helt tillfredsställande eftersom de vanligtvis kräver snabba och samordnade insatser både av gemenskapen och på nationell nivå. Gemenskapsinstitutionerna saknar i allmänhet både resurser och möjligheter att ta itu med problem som uppstått i enstaka fall till följd av administrativa beslut, och de nationella organens möjligheter är vanligen begränsade när det gäller svåra överväganden av gemenskapsrättslig art.

Det vore önskvärt att nya mekanismer utformades som på ett bättre sätt kunde hantera dessa problem och som skulle göra det möjligt för gemenskapen och de nationella organen att i samverkan nå snabba lösningar på enskilda problem. I det avseendet delar ombudsmannen den av högnivågruppen framförda uppfattningen att "en korrekt tillämpning av rätten till fri rörlighet förutsätter medverkan av alla berörda instanser"(7). Detta inbegriper, vilket också framhålls i rapporten, både Europeiska unionens ombudsman och nationella ombudsmän.

Ett närmare samarbete mellan Europeiska unionens ombudsman och motsvarande organ i medlemsstaterna, vare sig det är på nationell, regional eller lokal nivå, skulle underlätta ett ökat informationsutbyte beträffande specialla problem i samband med personers fria rörlighet i Europa och i sista hand utgöra ett effektivare tryck på de ansvariga administrativa myndigheterna. I detta samarbete skulle även kommissionen och Europaparlamentets utskott för framställningar kunna ingå.

Det förefaller också vara nödvändigt att närmare precisera de rättigheter som gemenskapsrätten ger - inte minst vad rätten till fri rörlighet för personer egentligen innebär - och vilka medel som står till buds för att värna om dem. Det vore önskvärt att varje enskild medborgare på ett enkelt sätt kunde få veta vilka medel som finns för att tillvarata de rättigheter man tillerkänts i egenskap av unionsmedborgare. Eventuellt skulle rentav en ny bestämmelse i fördraget kunna komma i fråga.

Ombudsmannen avser att fullfölja sin genomgång av dessa klagomål rörande personers fria rörlighet i unionen och att vaksamt följa utvecklingen på området, för att längre fram presentera mera preciserade förslag.

2.4 KLAGOMÅLS TILLÅTLIGHET

Ett klagomål som faller inom ombudsmannens ämbetsområde måste uppfylla ytterligare villkor för tillåtlighet innan ombudsmannen kan inleda en undersökning. De kriterier som anges i stadgan är att

1. det skall framgå av klagomålet vem som klagar och över vad (artikel 2.3 i stadgan),

2. ombudsmannen inte får ingripa i mål som är anhängiga vid domstol eller ifrågasätta domstolsavgöranden (artikel 1.3),

3. klagomålet skall göras inom två år från den dag då omständigheterna på vilka det grundar sig blev kända av klaganden (artikel 2.4),

4. klagomålet måste ha föregåtts av lämpliga hänvändelser till de berörda institutionerna eller organen (artikel 2.4),

5. vid klagomål som rör arbetsförhållanden mellan gemenskapens institutioner och organ och deras tjänstemän och övriga anställda, alla andra möjligheter att framföra interna administrativa önskemål och klagomål först måste ha uttömts (artikel 2.8).

Exempel på ett klagomål som är otillåtligt på grund av domstolsförfarande

Advokaten S skrev i februari 1998 till ombudsmannen angående rättsliga förfaranden som inletts av ett företag PO som han företrädde. PO hade i mars 1997 klagat hos kommissionen över en föreslagen sammanslagning mellan två andra företag. Kommissionen vägrade att inleda en undersökning av sammanslagningen. PO väckte talan vid förstainstansrätten för att få lagenligheten av denna vägran prövad.

S begärde att ombudsmannen skulle

i) ingripa i förfarandet vid förstainstansrätten,

ii) undersöka om kommissionen hade handlat korrekt då den vägrade att undersöka PO:s klagomål.

Beträffande den första begäran föreskrivs i artikel 1.3 i ombudsmannens stadga att: "ombudsmannen får inte ingripa i mål som är anhängiga vid domstol ...".

Beträffande den andra begäran föreskrivs i artikel 138e i EG-fördraget att ombudsmannen kan företa undersökningar, "dock inte om de påstådda förhållandena är eller har varit föremål för ett domstolsförfarande".

Ombudsmannen meddelade därför S att han inte kunde ingripa i förfarandet vid förstainstansrätten och inte heller företa någon undersökning av huruvida kommissionen hade handlat inkorrekt när den behandlade PO:s klagomål.

(Klagomål 223/98/IJH)

2.5 SKÄL FÖR UNDERSÖKNINGAR

Ombudsmannen får ta upp klagomål som omfattas av hans ämbetsområde och som uppfyller villkoren för tillåtlighet. Enligt artikel 138e har han rätt att "genomföra de undersökningar som han finner berättigade". I vissa fall kanske det inte föreligger tillräckliga skäl för ombudsmannen att inleda en undersökning även om klagomålet tekniskt sett är tillåtligt. Om ett klagomål redan har behandlats som en framställning av Europaparlamentets utskott för framställningar anser ombudsmannen vanligen att det inte finns något skäl för honom att inleda en undersökning, såvida inte nya fakta har framkommit.

Exempel på ett klagomål som inte föranlett någon undersökning

Tjänstemannen B vid kommissionen klagade i februari 1998 till ombudsmannen över att kommissionen inte hade inlett ett överträdelseförfarande mot Frankrike som följd av hennes klagomål i vilket hon hade påstått att de franska socialförsäkringsmyndigheterna hade vägrat ersätta kostnaderna för en tre månaders konvalescens som hennes far hade tillbringat i Belgien. Enligt klaganden stod denna vägran i strid med föreskrifterna i förordning (EEG) nr 1408/71.

Det framgick av de handlingar som klaganden hade lämnat in att kommissionen hade beslutat att skjuta upp undersökningen av B:s klagomål med tanke på att den avvaktade två domar från EG-domstolen (målen C-120/95 och 160/96) som skulle ge svar på frågan om det förhandsbesked som föreskrivs i artikel 22 i förordning (EEG) nr 1408/71, ett svar på vilket även utgången av B:s klagomål berodde.

Det framgick av klagomålet att kommissionen hade påbörjat granskningen av detta, att den hade begärt att få information från de franska myndigheterna och att den utförligt hade informerat klaganden om de rättsliga frågor som väckts av hennes klagomål. Kommissionen hade beslutat att skjuta upp sin undersökning tills EG-domstolen hade meddelat dom. Därför beslutade ombudsmannen att det inte fanns något skäl för honom att undersöka klagomålet, vilket meddelade B.

(Klagomål 283/98/OV)

2.6 GRANSKNING AV KLAGOMÅLEN

Av de 3693 klagomål som registrerats sedan ombudsmannens verksamhet började kom 15 procent från Frankrike, 13 procent från Tyskland, 14 procent från Spanien, 11 procent från Förenade kungariket och 12 procent från Italien. (En fullständig förteckning över klagomålens geografiska ursprung redovisas i bilaga A, Statistik.)

Förfarandet med granskning av klagomålen för att fastställa om de ligger inom ombudsmannens ämbetsområde, uppfyller villkoren för tillåtlighet och kan grunda en undersökning genomfördes under 1998 i 93 procent av fallen. 31 procent av de granskade klagomålen befanns ligga inom ombudsmannens ämbetsområde. Av dessa uppfyllde 212 fall villkoren för tillåtlighet, men i 42 av fallen föreföll det saknas grund för en undersökning. Undersökningar inleddes alltså i 170 fall.

Flertalet fall som ledde till en undersökning var riktade mot kommissionen (75 procent). Eftersom kommissionen är det gemenskapsorgan som fattar de flesta beslut som direkt berör medborgarna är det helt naturligt att det är den som oftast är föremål för medborgarnas klagomål. 27 klagomål var riktade mot Europaparlamentet och 7 mot Europeiska unionens råd.

De vanligaste typerna av påstått administrativt missförhållande var brist på insyn (69 fall), diskriminering (21 fall), bristfälligt förfarande eller underlåtenhet att respektera rätten till försvar (25 fall), orättvisa eller maktmissbruk (29 fall), försening som kunnat undvikas (17 fall), försummelse (38 fall), underlåtenhet att uppfylla en skyldighet, dvs. underlåtenhet från kommissionens sida att fullgöra sin uppgift som övervakare av fördraget gentemot medlemsstaterna (11 fall) samt felaktig rättstillämpning (7 fall).

2.7 RÅD OM ATT KONTAKTA ANDRA INSTANSER SAMT ÖVERFÖRINGAR

Om ett klagomål inte ligger inom ämbetsområdet eller om det inte är tillåtligt försöker ombudsmannen alltid ge den klagande råd om vart denne kan vända sig för att få hjälp av en annan instans. Om möjligt överför ombudsmannen själv, med den klagandes tillåtelse, klagomålet direkt till någon behörig annan instans - under förutsättning att det förefaller finnas grund för klagomålet.

Under 1998 gavs råd i 600 fall, varav de flesta rörde frågor om gemenskapsrätten. I 259 fall råddes den klagande att inge sitt klagomål till en nationell eller regional ombudsman eller ett liknande organ. Med den klagandes medgivande överlämnades 7 klagomål direkt till en nationell ombudsman. 80 klagande tillråddes att inge en framställning till Europaparlamentet och ytterligare 10 överlämnades med klagandenas medgivande till Europaparlamentet för behandling som framställningar. I 154 fall blev rådet att ta kontakt med kommissionen. Däribland ingår ett antal fall där ett klagomål mot kommissionen förklarats otillåtligt på grund av att man inte först hade vänt sig direkt till kommissionen på administrativ väg, vilket hade varit det korrekta sättet. I 107 fall tillråddes klaganden att ta kontakt med andra organ.

2.8 BESLUT EFTER EN UNDERSÖKNING AV OMBUDSMANNEN

När ombudsmannen beslutar sig för att inleda en undersökning av ett klagomål börjar han med att skicka klagomålet med alla eventuella bilagor för yttrande till den gemenskapsinstitution eller det gemenskapsorgan som berörs. När han har fått yttrandet skickar han det till klaganden för kommentarer. Som framgår av avsnitt 2.10 nedan kan ombudsmannen inte ta någon hänsyn till upplysningar som lämnas av endera parten utan att den andra parten har beretts tillfälle att kommentera dem.

I en del fall vidtar institutionen eller organet själv åtgärder för att lösa problemet till den klagandes belåtenhet. Om det av yttrandet och kommentarerna framgår att så blivit fallet avslutas ärendet som ett "fall som lösts av institutionen". I vissa andra fall drar klaganden tillbaka sitt klagomål och ärendet avslutas av den anledningen.

Om klagomålet varken löses av institutionen eller dras tillbaka av klaganden fortsätter ombudsmannen sina undersökningar. Om det vid undersökningarna inte påträffas något administrativt missförhållande meddelas klaganden och institutionen eller organet om detta och ärendet avslutas.

Om ombudsmannen vid sina undersökningar påträffar något administrativt missförhållande försöker han om möjligt åstadkomma en vänskaplig förlikning som avhjälper detta på ett för den klagande tillfredsställande sätt. Vid ett möte i Strasbourg den 21 oktober 1997 enades ombudsmannen och kommissionens generalsekreterare Carlo Trojan om att ett informellt möte i vissa fall där kommissionen var berörd kunde vara ett lämpligt sätt att åstadkomma en vänskaplig förlikning. Under år 1998 ägde ett sådant möte rum och det ledde till en vänskaplig förlikning.

Om en vänskaplig förlikning inte är möjlig att åstadkomma eller om försöken att åstadkomma en sådan misslyckas avslutas ärendet antingen med en kritisk anmärkning från ombudsmannen mot institutionen eller organet i fråga eller genom att ombudsmannen formellt fastslår det administrativa missförhållandet och fattar beslut med förslag till rekommendationer.

En kritisk anmärkning anses tillräcklig i sådana fall där det administrativa missförhållandet inte tycks ha några allmänna återverkningar och där inga fortsatta åtgärder från ombudsmannens sida förefaller nödvändiga.

I sådana ärenden där det förefaller nödvändigt att ombudsmannen vidtar fortsatta åtgärder (dvs. vid allvarligare administrativa missförhållanden eller i fall med allmänna återverkningar) fattar ombudsmannen ett beslut med förslag till rekommendationer till institutionen eller organet i fråga. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga skall då institutionen eller organet inom tre månader sända ett detaljerat yttrande till ombudsmannen. Det detaljerade yttrandet kan bestå i att man godtar ombudsmannens beslut och redogör för vilka åtgärder man vidtagit för att följa rekommendationerna.

Om en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan underlåter att på ett tillfredsställande sätt besvara ett förslag till rekommendation föreskrivs i artikel 3.7 att ombudsmannen skall sända en rapport till Europaparlamentet och till institutionen eller organet i fråga. Rapporten får innehålla rekommendationer. Denna möjlighet som ombudsmannen har att lämna en sådan särskild rapport till parlamentet är av oskattbart värde för hans arbete. Vissa nationella ombudsmän har fått kämpa länge för att få motsvarande möjligheter. Därför bör särskilda rapporter inte lämnas alltför ofta utan bara i samband med viktiga angelägenheter där parlamentet kan ingripa för att stödja ombudsmannen i enlighet med hans stadga.

Ombudsmannens första särskilda rapport, som lämnades den 15 december 1997, avsåg ombudsmannens undersökning på eget initiativ av allmänhetens tillgång till handlingar. Rapporten behandlades vid parlamentets plenarsession i juli 1998 med utgångspunkt från ett betänkande från utskottet för framställningar (föredragande Astrid Thors)(8).

Under år 1998 inledde ombudsmannen 171 undersökningar varav 170 i anslutning till klagomål och ett på eget initiativ.

51 ärenden löstes av institutionerna eller organen själva. (Som framgår av avsnitt 2.9 nedan har under 1998 vissa ärenden som tidigare klassificerats på annat sätt nu hänförts till denna kategori.) I 96 av ärendena fann ombudsmannen inte något administrativt missförhållande vid sin undersökning.

En kritisk anmärkning riktades till institutionen i 29 fall. I fyra fall åstadkoms en vänskaplig förlikning. Förslag till rekommendation lämnades till berörda institutioner och organ i ett fall. (För närmare uppgifter, se bilaga A, Statistik.)

2.9 KLAGOMÅL RÖRANDE UNDERLÅTENHET ATT BESVARA KORRESPONDENS

En vanlig typ av klagomål är den som rör underlåtenhet att besvara korrespondens. Redan kort efter det att ombudsmannen hade börjat sin verksamhet stod det klart att ett telefonsamtal från ombudsmannens sekretariat till den ansvariga enheten ofta ledde till att medborgaren omgående fick ett svar. I sådana fall finns det normalt ingen anledning att fortsätta undersökningen.

Tidigare brukade ombudsmannen, när hans ingripande på detta sätt ledde till att korrespondensen besvarades, meddela klaganden att det inte längre fanns någon anledning att i enlighet med artikel 138e i EG-fördraget (se avsnitt 2.5 ovan) inleda en undersökning av klagomålet. Sådana hänfördes i statistiken till årsrapporterna för både 1996 och 1997 till kategorin "ingen anledning till undersökning". I mars 1998 ändrades denna rutin efter en förfrågan av Edward Newman (föredragande av betänkandet över årsrapporten för 1997 från utskottet för framställningar) om vilka ärenden som klassificerades som "ingen anledning till undersökning". Man kom fram till att sådana ärenden i framtiden skulle klassificeras som "lösta av institutionen". Under år 1998 förekom 32 ärenden av sådant slag.

Klagomål rörande obesvarad korrespondens: exempel på ärenden som lösts av institutionen

B klagade den 3 mars 1998 till ombudsmannen över att kommissionen underlåtit att besvara hans brev av den 2 december 1996 i vilket han bad om information om införandet av euron. Ombudsmannen kontaktade det ansvariga enheten vid kommissionen och begärde att man skulle svara klaganden och lämna honom de upplysningar han hade begärt. Efter detta ingripande svarade kommissionen klaganden den 18 mars 1998. Eftersom saken därmed föreföll utklarad avslutade ombudsmannen ärendet.

(Klagomål 269/98/ADB)

I juni 1998 framförde V klagomål å länsrätten i Uusimaas vägnar över att Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer (EUR-OP) hade underlåtit att besvara två brev. Domstolen hade skrivit till EUR-OP på finska den 10 juni 1996 med en förfrågan om varför den inte hade fått 1994 års specialutgåva av Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Ett påminnelsebrev på engelska skickades den 14 april 1997. Något svar erhölls inte på något av breven.

Ombudsmannen tog telefonkontakt med EUR-OP och begärde att svar skulle lämnas till länsrätten i Uusimaa. Efter detta ingripande tog EUR-OP kontakt med länsrätten och skickade de delar av EGT som fattades på finska och svenska till länsrätten. Eftersom saken därmed föreföll utklarad avslutade ombudsmannen ärendet.

(Klagomål 615/98/BB)

Naturligtvis kan inte alla klagomål om obesvarad korrespondens klaras upp på ett tillfredsställande sätt genom ett enkelt telefonsamtal. Om den ansvariga enheten vid den berörda institutionen inte kan hitta korrespondensen eller om ingen är villig att ta ansvaret för att åstadkomma ett snabbt svar skriver ombudsmannen till chefen för den berörda institutionen och begär ett yttrande över klagomålet. Denna åtgärd vidtar ombudsmannen också om det finns skäl att anta att orsaken till den ursprungliga underlåtenheten att svara var någonting annat än ett enstaka administrativt förbiseende eller om klagomålets kärnpunkt är en anklagelse om obefogat dröjsmål med besvarandet.

2.10 VISSA FRÅGOR RÖRANDE TILLGÅNGEN TILL HANDLINGAR

Under årets lopp satte sig ombudsmannen in i ett antal olika frågor rörande tillgången till handlingar. Eftersom de gällande reglerna och principerna inte alltid förefaller vara helt bekanta för gemenskapens institutioner och organ skall detta avsnitt i rapporten ägnas åt att förklara de olika frågeställningar som kan uppstå och hur de skall behandlas i enlighet med fördraget och ombudsmannens stadga.

2.10.1 KLAGOMÅL RÖRANDE VÄGRAD TILLGÅNG TILL HANDLINGAR

Flertalet av gemenskapens institutioner och organ har regler om allmänhetens tillgång till deras handlingar. År 1993 antog kommissionen och rådet en gemensam uppförandekodex när det gäller tillgången till handlingar. De båda institutionerna antog genomförandebestämmelser till kodexen i två separata beslut(9). Enligt en undersökning som ombudsmannen gjorde på eget initiativ år 1996 har även andra gemenskapsinstitutioner och gemenskapsorgan antagit regler om allmänhetens tillgång till handlingar. Dessa regler liknar i allt väsentligt rådets och kommissionens regler.

Om en begäran om tillgång till handlingar avslås ger rådets och kommissionens regler medborgaren rätt att lämna in en bekräftande ansökan. Den medborgare som får även sin bekräftande ansökan avslagen har möjlighet att antingen klaga hos ombudsmannen eller att väcka talan vid förstainstansrätten.

Om ett klagomål inges till ombudsmannen gäller frågan huruvida avslaget utgör ett administrativt missförhållande. Vid varje undersökning är alltså frågan om den berörda institutionen har tillämpat sina regler om allmänhetens tillgång till handlingar på ett korrekt sätt och om den har agerat inom den rättsliga ramen vid utövandet av sina diskretionära befogenheter.

Under 1998 väcktes frågan om vad som skulle hända om ombudsmannen anser att en institution har tillämpat sina egna regler på ett felaktigt sätt. Det lämpliga förfarandet är att institutionen omprövar fallet och därvid tillämpar reglerna korrekt. Naturligtvis kan ombudsmannen inte beordra institutionen att göra det, inte heller kan han ogiltigförklara det tidigare beslutet. Genom att förklara sin syn på saken i en kritisk anmärkning ger han dock institutionen möjlighet att själv vidta nödvändiga åtgärder.

2.10.2 RÄTTVIST FÖRFARANDE VID OMBUDSMANNENS UNDERSÖKNINGAR

En annan fråga som väcktes under 1998 gäller de handlingar som institutionen eller organet skickar till ombudsmannen som en del av sitt yttrande över klagomålet. I vissa fall har den berörda institutionen till ombudsmannen lämnat in handlingar som innehållit upplysningar som skulle kunna vara av betydelse för ombudsmannens beslut i ärendet, men med begäran att innehållet i dessa handlingar inte skulle komma till klagandens kännedom.

I sådana fall har ombudsmannen förklarat för institutionen i fråga att det är en grundläggande princip för ett rättvist förfarande att ombudsmannens beslut i beslut i ett klagomål inte kan grundas på upplysningar från endera parten som den andra parten inte har haft möjlighet att ta ställning till. Vid beslut i ett sådant ärende kan ombudsmannen därför inte ta hänsyn till uppgifter i en handling som institutionen eller organet i fråga har lämnat in, om klaganden inte har beretts möjlighet att kommentera handlingen.

2.10.3 OMBUDSMANNENS BEFOGENHET ATT TA DEL AV AKTER

En tredje fråga som väckts under 1998 gäller ombudsmannens befogenhet att ta del av akter som finns vid gemenskapens institutioner och organ. De relevanta delarna av artikel 3.2 i ombudsmannens stadga lyder:

"Gemenskapens institutioner och organ måste förse ombudsmannen med all information som han begär av dem och ge honom tillgång till relevanta dokument. De får vägra endast om det finns vederbörligen fullgoda skäl för sekretess.

De skall ge tillgång till dokument som är hemliga enligt lag eller andra författningar, med ursprung i en medlemsstat, endast om denna medlemsstat på förhand har givit sitt samtycke.

De skall ge tillgång till andra dokument med ursprung i en medlemsstat efter att ha informerat medlemsstaten i fråga."

Den vanliga principen i medlemsstater som har en nationell ombudsman är att ombudsmannen kan ta del av alla handlingar inom administrationen, även sådana som allmänheten inte har tillgång till, om han bedömer detta vara ett nödvändigt led i en undersökning.

Denna befogenhet är av grundläggande betydelse eftersom den utgör en garanti för medborgarna att ombudsmannen kan göra en självständig kontroll av att de svar som lämnats av administrationen är korrekta och fullständiga. Så länge artikel 3.2 fortsätter att begränsa ombudsmannens tillgång till handlingar är det därför viktigt att dessa begränsningar tolkas mycket strikt och att bevisbördan ligger hos den institution som vägrar att lämna ut handlingar.

Huruvida begränsningar av ombudsmannens tillgång till akter är på sin plats i en Europeisk union som bekänner sig till demokrati, öppenhet och insyn samt effektiv och redbar förvaltning är en fråga som de tre institutioner som arbetar med att ändra ombudsmannens stadga (Europaparlamentet, rådet och kommissionen) har att ta ställning till.

Ombudsmannens granskningsbefogenheter är naturligtvis förenade med en motsvarande tystnadsplikt. I artikel 4 i ombudsmannens stadga görs det klart att ombudsmannen och hans personal, när de tar del av administrationens handlingar, omfattas av samma tystnadsplikt som administrationen. Ombudsmannens granskning leder alltså inte till att handlingarna blir tillgängliga för klaganden eller någon annan.

Därför är det ett misstag att påstå att de regler som gemenskapens institutioner och organ har antagit för allmänhetens tillgång till handlingar kan användas för att begränsa ombudsmannens tillgång till handlingar. Detta påstående förefaller utgå från ett grundläggande missförstånd av vad ombudsmannens befogenhet att granska går ut på, nämligen att kontrollera sanningshalten och fullständigheten i administrationens svar på klagomål, inte att bereda allmänheten tillgång till berörda handlingar.

3. BESLUT EFTER EN UNDERSÖKNING

3.1 ÄRENDEN DÄR INGA ADMINISTRATIVA MISSFÖRHÅLLANDEN FÖRELEGAT

3.1.1 EUROPAPARLAMENTET

ERSÄTTNING FÖR SJUKVÅRDSKOSTNADER

Beslut i klagomål 1044/20.11.96/KP/JMA mot Europaparlamentet

Klagomålet

X framförde i november 1996 klagomål till ombudsmannen med anledning av Europaparlamentets vägran att ersätta kostnaderna för den behandling för sjukliga barn som hennes dotter genomgått.

Europaparlamentet avslog hennes begäran med hänvisning till att den medicinska kliniken i fråga "inte ansågs vara ett institut med medicinsk eller paramedicinsk kompetens". En andra begäran avslogs med hänvisning till att behandlingen i fråga inte föreföll motsvara kraven på behandling av sjukliga barn.

I december 1994 vände sig klaganden utan framgång till parlamentets generalsekreterare. Generalsekreteraren angav i sitt svar att klaganden hade rätt till ersättning för de egentliga sjukvårdskostnader som uppkommit under behandlingen.

I klagomålet till ombudsmannen hävdade X att

i) Europaparlamentet inte hade följt det korrekta förfarandet, eftersom förvaltningskommittén för sjukförsäkringsprogrammet inte hade avgett något yttrande i ärendet,

ii) behandlingen borde ha betraktats som den mest lämpliga för hennes dotter,

iii) hennes begäran om ersättning för de egentliga sjukvårdskostnaderna hade avslagits med hänvisning till att den saknade uppgift om kostnad och datum för varje konsultation liksom om läkarnas namn och kvalifikationer.

Klaganden bad ombudsmannen att vidta nödvändiga åtgärder för att förmå Europaparlamentet att betala samtliga kostnader för behandlingen, inklusive resekostnaderna.

Undersökningen

Parlamentets yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till Europaparlamentet. Parlamentet konstaterade i sitt yttrande att det normala förfarandet i ärenden av detta slag var att överklaga till förstainstansrätten.

I fråga om sakinnehållet i klagomålet innehöll yttrandet sammanfattningsvis följande punkter:

i) Tillsättningsmyndigheten tog när den fattade sitt beslut vederbörlig hänsyn till yttrandet från förvaltningskommittén för sjukförsäkringsprogrammet.

ii) Vid den utvalda kliniken behandlades vanligtvis barn under 16 år, medan klagandens dotter var 17 år när hon påbörjade sin behandling.

iii) X:s begäran om ersättning för enskilda sjukvårdskostnader som uppkommit under behandlingen följde inte de gällande reglerna, eftersom hennes begäran var alltför allmänt hållen och omfattade kostnader som inte kunde ersättas. Dessutom utbetalas inte ersättning för resekostnader i enlighet med gällande regler.

Klagandens kommentarer

I sina kommentarer uppgav X att hon hade beslutat att inte överklaga till förstainstansrätten.

Hon hävdade att räkningen från den medicinska kliniken var korrekt ifylld och uppgav att kostnaden för behandlingen var beräknad som en totalkostnad, i vilken kostnaderna för läkarbehandling inte kunde utläsas separat. Hon ansåg att parlamentets vägran att ersätta henne visade brist på flexibilitet och god vilja.

X hade också synpunkter på ombudsmannens handläggning av hennes klagomål. Hon ansåg att det inte var lämpligt att inleda förfarandet med att vidarebefordra klagomålet till den berörda institutionen för yttrande.

Beslutet

1. Ombudsmannens befogenheter att företa undersökningar i ärendet

1.1 Europaparlamentet uppgav att det normala förfarandet i ärenden av detta slag var att vända sig till förstainstansrätten.

1.2 Inom fördragens konstitutionella ram är domstolen den högsta instansen för tolkning och tillämpning av gemenskapsrätten. Ombudsmannen gör dock undersökningar för att bidra till att upptäcka administrativa missförhållanden i samband med verksamheten inom gemenskapens institutioner och organ.

1.3 För att ett klagomål skall kunna tas upp till behandling av ombudsmannen måste det ha föregåtts av erforderliga administrativa förfaranden inom den berörda institutionen. Klagomål som rör arbetsförhållanden mellan gemenskapens institutioner och organ och deras tjänstemän och annan personal får inte inges till ombudsmannen om inte alla andra möjligheter att framföra interna administrativa önskemål och klagomål, särskilt förfarandena som avses i artikel 90.1-2 i tjänsteföreskrifterna(10) har uttömts av den berörda personen.

1.4 Först när dessa interna förfaranden har uttömts har gemenskapens tjänstemän eller annan personal möjlighet att antingen överklaga till förstainstansrätten eller att klaga hos ombudsmannen.

2. Ombudsmannens förfaranden

2.1 Klaganden anförde i sina kommentarer att ombudsmannen inte borde ha påbörjat sin undersökning genom att vidarebefordra klagomålet till den berörda institutionen för yttrande.

2.2 Enligt artikel 3.1 i ombudsmannens stadga skall ombudsmannen underrätta den institution eller det organ som berörs av hans undersökning om eventuella misstänkta administrativa missförhållanden så att de kan ge honom alla relevanta upplysningar.

3. Medicinska överväganden i fråga om typen av behandling

3.1 Enligt avdelning XI i bilaga I till reglerna för ersättning av sjukvårdskostnader måste behandlingar på kurorter och vilohem ha bedömts som helt nödvändiga av den läkare som är ansvarig för regleringen av ersättningsanspråken.

3.2 I förevarande ärende kom den ansvariga läkaren efter att ha granskat ärendet fram till att behandlingen inte motsvarade de nödvändiga medicinska kraven. Ingenting tydde på att läkaren inte på ett korrekt sätt hade tillämpat de gällande kriterierna när han kom fram till denna slutsats.

4. Ersättning för kostnader

4.1 Även om parlamentet vägrade att betala hela kostnaden för vistelsen och behandlingen för sjukliga barn gick det med på att täcka de egentliga sjukvårdskostnaderna. Parlamentet godkände dock inte den räkning som lämnats in av klaganden med hänvisning till att dessa kostnader inte var redovisade separat på räkningen utan endast angavs som en totalsumma som motsvarade den medicinska klinikens dagsavgift.

4.2 Enligt tillämpliga regler skall ersättning endast utbetalas för sjukvårdskostnader. Parlamentet handlade alltså på ett korrekt sätt då det krävde en separat redovisning av sjukvårdskostnaderna som ett villkor för ersättning.

4.3 Enligt avdelning XI i bilaga I till reglerna om ersättning för sjukvårdskostnader skall det inte utgå någon ersättning för resekostnader.

Slutsatser

Mot bakgrund av resultatet av undersökningarna föreföll det inte föreligga några administrativa missförhållanden och ombudsmannen beslöt därför att avsluta ärendet.

BESTÄMMELSER OM ANSLUTNING TILL EUROPAPARLAMENTETS PENSIONSPLAN

Beslut i gemensamt behandlade klagomål 74/97/PD och 85/97/PD mot Europaparlamentet

Klagomålen

I januari 1997 framförde parlamentsledamoten M klagomål till ombudsmannen mot Europaparlamentet och gjorde gällande att det förelåg administrativa missförhållanden i fråga om tilläggspensionsplanen för parlamentsledamöter. I januari 1997 meddelade också B, en tidigare parlamentsledamot, ombudsmannen att han anslöt sig till M:s klagomål.

Bakgrunden till klagomålen var att parlamentets presidium genom beslut av den 12 juni 1990 infört ytterligare en (frivillig) pensionsplan för ledamöterna. De bestämmelser som reglerar pensionsplanen utgör bilaga IX (tidigare bilaga X) till bestämmelserna om ersättning av omkostnader och andra ersättningar till ledamöterna. Hösten 1992 fastställdes en tidsfrist på sex månader för att få ansluta sig till pensionsplanen. Varken M eller B anslöt sig till planen inom den tiden; de hävdade att de inte underrättats om att tidsfristen införts.

När han omvalts till Europaparlamentet 1994 fick M ansluta sig för perioden 1994-1999 men inte för föregående period. Eftersom B inte längre var parlamentsledamot kunde han inte ansöka om att få ansluta sig för perioden 1994-1999, och han tilläts inte ansluta sig för föregående period.

M tog kontakt med olika instanser inom parlamentet för att få tillstånd att ansluta sig till planen retroaktivt för perioden före 1994. Han hävdade att han inte underrättats om den tidsfrist som införts 1992 och att parlamentet hade tillämpat tidsfristen på ett orättvist och diskriminerande sätt. Ordföranden i planens pensionsfond, som också var ledamot av kvestorskollegiet, svarade den 24 juli 1995. I brevet fästes M:s uppmärksamhet på det sista datum som fastställts för att få ansluta sig till planen och han fick veta att man hade övervägt möjligheten till retroaktiva inbetalningar. Man hade emellertid beslutat att sådan retroaktivitet varken vore praktisk eller laglig. Vidare framfördes följande: "Jag ber också att få rätta till ett misstag som Ni gjort angående kvestorskollegiets diskussion den 24 april om L. Som framgår av bifogade protokollsutdrag från det sammanträdet, rörde ärendet de franska och italienska pensionsplaner som handläggs av Europaparlamentet på uppdrag av de franska och italienska regeringarna. Det rör således bilaga III till bestämmelserna om ersättning av omkostnader och andra ersättningar snarare än bilaga X [nu bilaga IX], som ju innehåller bestämmelserna om parlamentsledamöternas frivilliga tilläggspensionsplan. Dessutom gällde L:s begäran att få ut pension ur just denna pensionsplan snarare än att få ansluta sig."

Ovannämnda protokollsutdrag från kvestorskollegiets sammanträde lyder:

"enligt bestämmelserna om pension för den franska nationalförsamlingens ledamöter, som analogt gäller för franska ledamöter av Europaparlamentet, skall ansökan om pension göras skriftligt inom sex månader från det datum då en ledamot eller tidigare ledamot blir berättigad att delta i pensionsplanen. En tidigare fransk ledamot som inte kände till denna bestämmelse hade lämnat in sin ansökan till Europaparlamentet sju månader efter det att han blev berättigad. Efter en kort överläggning beslöt kollegiet följande:

Kollegiet beviljade undantag från de gällande bestämmelserna till L:s förmån för att göra det möjligt för honom att uppbära pensionen trots att han underlåtit att ansöka inom tidsfristen på sex månader;

Kollegiet uppdrog åt administrationen att upprätta ett ändringsförslag med syfte att klargöra de tidsfrister som gäller enligt bilaga III till bestämmelserna om ersättning av omkostnader och andra ersättningar till ledamöterna."

I sina klagomål till ombudsmannen hävdade klagandena i huvudsak att

i) tidsfristen för att få ansluta sig till pensionsplanen inte tillkännagivits på ett korrekt sätt,

ii) det var orättvist och diskriminerande att inte låta klagandena ansluta sig till planen med retroaktiv verkan.

Undersökningen

Europaparlamentets yttrande

Klagomålen vidarebefordrades till Europaparlamentet. I sitt yttrande anförde parlamentet att det hade undersökt klagomålen på grundval av ett yttrande från sin juridiska avdelning och att det beslutat avvisa klagandenas påståenden. Parlamentet bifogade en kopia av den juridiska avdelningens yttrande.

I huvudsak innebar den juridiska avdelningens yttrande att klagandenas påstående att de inte på ett korrekt sätt underrättats om ändringarna var utan grund. M hade fått ett skriftligt meddelande i parlamentet och till sin hemadress. Dessutom skickades protokoll om presidiets beslut till samtliga parlamentsledamöter, som dessutom hade ytterligare sex månader på sig att ansluta sig till pensionsplanen efter sitt återval. Vad gällde B hade det inte kommit in något till den juridiska avdelningen som visade att han inte varit medveten om den tidsfrist som gällde för att få ansluta sig till planen. Det hade inte heller kommit in något till den juridiska avdelningen som visade att B hade enhållit om att få ansluta sig till planen före kvestorskollegiets ifrågasatta beslut eller presidiets ändringar av bestämmelserna.

I fråga om beslutet av den 28 oktober om att fastställa en tidsfrist på sex månader ansåg den juridiska avdelningen att kollegiet var skyldigt att respektera en allmän bestämmelse som det själv hade fastställt. Att förfara på något annat sätt skulle innebära en överträdelse av pricipen om lika behandling. Följaktligen hade deltagande nekats alla ledamöter som ansökte efter den 15 december 1992, med ett undantag. Detta undantag var emellertid av särskild art. Det hade grundats på en överenskommelse inom kvestorskollegiet och gjorts innan frågan kom upp om att begränsa deltagande i pensionsplanen mitt under en parlamentsperiod. I det äktuella ärendet kunde det därför inte tillämpas som ett generellt undantag.

Slutligen framförde den juridiska avdelningen följande tre skäl till slutsatsen att det ifrågasatta beslutet inte var godtyckligt:

"1) att säkerställa en sund ekonomisk förvaltning och återupprätta en ekonomisk balans i pensionsfonden, som enligt en rapport från Coopers & Lybrand av den 4 augusti 1992 var bristfällig vid detta tillfälle;

2) att ge revisorerna tillfälle att genomföra tillförlitliga räkenskapskontroller, vilket krävs inom den ekonomiska förvaltningen, och att göra det möjligt för den budgetansvariga myndigheten att ta fram mera detaljerade budgetprognoser;

3) att inte diskriminera de ledamöter som hade anslutit sig till planen när den infördes och vilkas ekonomiska situation faktiskt skulle bli mindre förmånlig än 'de nya medlemmarnas', vilka skulle kunna göra retroaktiva inbetalningar."

Klagandenas kommentarer

I sina kommentarer vidhöll klagandena sina klagomål.

Beslutet

1. Anklagelsen om att tidsfristen för att få ansluta sig till pensionsplanen inte var korrekt tillkännagiven

1.1 Det förefaller inte finnas några bestämmelser som reglerar vad som skall anses vara korrekt tillkännagivande till parlamentsledamöterna. Framför allt så innehåller inte Europaparlamentets arbetsordning några relevanta bestämmelser.

1.2 Med hänsyn till artikel 172 i fördraget och artiklarna 90 och 91 i tjänsteföreskrifterna har gemenskapsdomstolarna fastställt att tillkännagivandet av en åtgärd normalt äger rum när meddelande om åtgärden lämnas till adressaten och han har möjlighet att ta del av det(11). Domstolarna har också fastställt att bevisbördan i fråga om tillkännagivande vilar på administrationen. Denna rättspraxis tycks dock inte kunna överföras till det aktuella ärendet. Rättspraxis gäller enskilda förfaranden som på ett negativt sätt påverkar adressaten och där det är ytterst viktigt att exakt kunna fastställa när tillkännagivandet ägde rum för att kunna beräkna den tidsfrist inom vilken rättsligt förfarande kan tillgripas. Det aktuella fallet gäller att lämna allmän information om ett erbjudande, som det står adressaten fritt att utnyttja. Om adressaten ansöker och hans ansökan avslås, så är det på grundval av detta avslag som tidsfristen för att vidta rättsliga åtgärder skall tillämpas(12).

1.3 När det gäller gemenskapsinstitutionernas administrativa förfaranden förefaller allmänna meddelanden ofta användas för att informera funktionärerna om förmåner som de kan behöva ansöka om(13).

1.4 Mot denna bakgrund måste man dra slutsatsen att frågan om korrekt information till parlamentsledamöterna ligger inom parlamentets befogenheter i den interna organisationen. När det utövar sina befogenheter skall parlamentet enligt gemenskapsdomstolarnas rättspraxis handla i enlighet med god förvaltningssed(14). Frågan är således om parlamentet gjort detta.

Det framgick att parlamentet i detta ärende via det interna distributionssystemet skickat ett meddelande till ledamöterna om den tidsfrist som införts i pensionsplanen. För att ytterligare säkerställa att informationen nådde fram till ledamöterna skickade parlamentet det också med vanlig post till varje ledamots hemadress. Alltså hade den enskilda ledamoten minst två möjligheter att få kännedom om den tidsfrist som införts. Detta föreföll inte utgöra något administrativt missförhållande.

2. Orättvis och diskriminerande behandling

2.1 Frågan huruvida avslaget på klagandenas anhållan om att få ansluta sig till planen med retroaktiv verkan var orättvist och diskriminerande föreföll ha två aspekter. Den första är om det var orättvist att bestämmelsen generellt inte medgav anslutning med retroaktiv verkan. Den andra är om man i klagandenas fall borde ha medgett ett undantag från tidsfristen för att få ansluta sig till pensionsplanen. I detta avseende föreföll både klagandena och parlamentet anse att det i deras fall skulle medföra att de fick ansluta sig med retroaktiv verkan om man gick med på ett undantag från tidsfristen. Det var alltså utan tvekan så, att om den första aspekten av frågan besvarades med att det borde finnas en allmän möjlighet att ansluta sig med retroaktiv verkan, så blev den andra aspekten överflödig.

2.2 När det gällde den första frågan var klagandena och parlamentet överens om att bestämmelserna inte medgav att man kunde ansluta sig till planen retroaktivt. Frågan var således om det var rättvist att parlamentet inte hade infört en sådan bestämmelse. Det framgick att parlamentet inte hade gjort detta med hänsyn till sund ekonomisk förvaltning av planen. Det bör vidare noteras att parlamentet inte hade behövt införa planen överhuvudtaget. Alltså måste parlamentet också ha rätt att av nämnda skäl besluta om begränsningar i planen.

Ombudsmannen fann därför att det faktum att parlamentet inte hade infört en generell möjlighet att ansluta sig till planen med retroaktiv verkan inte innebar något administrativt missförhållande.

2.3 När det gällde frågan om man i klagandenas fall borde ha medgett ett undantag från tidsfristen för att få ansluta sig till planen kunde undersökningen delas upp i olika delar. För det första måste man pröva om vägran att medge ett undantag från tidsfristen var orättvis och därefter om den var diskriminerande.

2.4 I fråga om rättvisa bör det för det första framhållas att bestämmelserna om pensionsplanen inte medger att man kan bortse från tidsfristen med hänvisning till jämlikhet. Den relevanta bestämmelsen anger helt enkelt att ledamöterna har en "maximal tidsfrist på sex månader efter det att de valts eller omvalts" för att ansluta sig till planen.

2.5 I avsaknad av en uttrycklig bestämmelse om att man kan medge undantag från tidsfristen var frågan om det i gemenskapsrätten finns någon allmän princip om att av jämlikhetsskäl bortse från tidsfrister. Det förefaller inte finnas någon sådan allmän princip.

2.6 Mot denna bakgrund och med hänsyn till parlamentets hänvisning till principen om sund ekonomisk förvaltning kunde det inte anses orättvist att tidsfristen tillämpades strikt när det gällde klagandena.

2.7 Ifråga om anklagelsen om diskriminering bör det erinras om att principen om lika behandling innebär att lika situationer behandlas lika och att olika situationer inte behandlas lika.

2.8 Det anfördes att en annan parlamentsledamot hade tillåtits att ansluta sig till planen trots att tidsfristen hade löpt ut. Av parlamentets yttrande framgick att denna ledamot innan tidsfristen infördes hade försäkrats om att hon kunde ansluta sig till planen. Hennes situation var således inte densamma som i detta ärende.

2.9 För det andra anfördes det att parlamentet i fråga om ålderspensionsplanen - planen i bilaga III - i ett fall hade bortsett från tidsfristen, dvs. i det fall som nämns i ovan citerade brev av den 24 juli 1995. Det bör här noteras att denna anhållan framfördes en månad efter det att den aktuella tidsfristen hade löpt ut, att den gällde en annan plan i ett annat ekonomiskt sammanhang och att anhållan gällde rätten till en pension som den berörda ledamoten redan hade bidragit till. Av den ändring av bestämmelserna som administrationen anmodats föreslå genom kvestorskollegiets citerade protokoll framgick vidare att ansökningar som inkommer utanför tidsfristen inte har någon retroaktiv verkan. Situationen föreföll alltså vara annorlunda än i detta ärende.

2.10 Följaktligen föreföll inte principen om lika behandling att ha överträtts. Frågan om huruvida principen om lika behandling hade överträtts är emellertid en rättslig fråga och det bör därför erinras om att EG-domstolen är den högsta myndigheten när det gäller innebörden i och tolkningen av gemenskapsrätten.

Mot bakgrund av ombudsmannens undersökningar i detta klagomål föreföll det inte föreligga några administrativa missförhållanden från Europaparlamentets sida och ombudsmannen beslutade därför att avsluta ärendet.

3.1.2 EUROPEISKA UNIONENS RÅD

GRANSKNING FÖR ATT KONTROLLERA SKÄLEN TILL VÄGRAD TILLGÅNG TILL HANDLINGAR

Beslut i klagomål 1087/10.12.96/STATEWATCH/UK/IJH mot rådet

Klagomålet

Klagomålet gäller fyra ansökningar om handlingar som klaganden ställde till rådet i juli och augusti 1996. Hans ansökningar gjordes i enlighet med rådets beslut om allmänhetens tillgång till rådets handlingar(15) (nedan kallat beslut 93/731/EG).

Den 30 juli 1996 begärde klaganden kopior av 71 rapporter som hade behandlats vid K4-kommitténs sammanträden i september, oktober och november 1994. Den 31 juli 1996 begärde han sex handlingar från 1992 och 1993. Den 13 augusti 1996 skickade han två brev till rådet. I det första begärde han en kopia på en enda rapport från 1992. I det andra begärde han kopior på 26 rapporter som hade behandlats vid sammanträdet den 4 juni 1996 i rådet (justitie- och inrikesministrarna) i Luxemburg, av vilka 23 var från 1996 och tre var av tidigare datum.

Den 26 september 1996 svarade rådets generalsekretariat klaganden. I svaret angavs att hans ansökningar "i detta hänseende är upprepade ansökningar som även gäller ett mycket stort antal handlingar" och att generalsekretariatet hade funnit en rimlig lösning i enlighet med artikel 3.2 i beslut 93/731/EG genom att endast behandla handlingarna från 1996 (dvs. 23 av de 26 handlingar som efterfrågades i det andra brevet av den 13 augusti 1996). Generalsekretariatet lät klaganden få ut 16 av de 23 handlingarna, men vägrade honom tillgång till de sju övriga.

Den 10 oktober 1996 gjorde klaganden en bekräftande ansökning om alla handlingar som han hade vägrats tillgång till. I sitt svar av den 20 november 1996 vidhöll rådets presidium sitt ursprungliga beslut om att tillämpa en "rimlig lösning" och behandlade därför endast de sju handlingarna från 1996.

I fråga om dessa sju handlingar angav rådet att det noggrant hade vägt klagandens intresse av att försöka få tillgång till handlingarna mot rådets intresse av att behålla sekretessen för sina överläggningar och att det senare intresset vägde tyngre än det förra. Presidiet gav följande förtydligande upplysningar:

"Handlingarna 7574/96, 6982/2/96 och 7753/96 innehåller detaljerade nationella ståndpunkter i fråga om en konvention om yttre gränser, en rekommendation om lagstridigt anställande av medborgare i tredje land samt en konvention om utlämning. Dessa frågor diskuteras fortfarande eller har antagits helt nyligen.

Handlingarna 7717/1/96 och 7718/1/96 innehåller detaljerade nationella ståndpunkter om budgeten för Europols narkotikaenhet och Europols datasystem.

Slutligen innehåller handlingarna 7788/96 och 7781/96 hänvisningar till yttranden från rådets rättsavdelning om den rättsliga tolkningen av Europolkonventionen samt kommentarer som gjorts av vissa delegationer i denna fråga."

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att rådets behandling av hans ansökningar om tillgång till handlingarna var otillbörlig och möjligen olaglig.

Undersökningen

Rådets yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till rådet tillsammans med fem andra klagomål från samma klagande. I mars 1997 skickade rådet ett svar i vilket det ifrågasatte ombudsmannens behörighet att behandla klagomålen. Den 15 april 1997 bekräftade ombudsmannen i ett brev till rådet sitt ursprungliga beslut att klagomålen låg inom hans mandat och förnyade sin begäran om ett yttrande om klagomålens sakinnehåll.

Den 20 juni 1997 uppfyllde rådet ombudsmannens begäran. När det gäller tillämpningen av en "rimlig lösning" anmärkte rådet att dess yttrande i ett annat klagomål av samma klagande (1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH) även kunde tillämpas i detta ärende.

Klagandens kommentarer

I sina kommentarer hävdade klaganden att

- rådet inte hade rätt att tillämpa en "rimlig lösning" på hans fyra ansökningar om handlingar,

- rådet inte har rätt att vägra honom tillgång till handlingarna på grundval av att dessa nyligen har antagits eller att de innehåller medlemsstaternas synpunkter.

Ombudsmannens granskning av handlingarna

Ombudsmannen ansåg det vara nödvändigt att granska de sju handlingar till vilka rådet hade vägrat tillgång i enlighet med artikel 4.2 i beslut 93/731/EG.

Ombudsmannen informerade klaganden om denna granskning som i enlighet med artikel 4.1 i ombudsmannens stadga inte kunde innebära överlämnande till klaganden av själva handlingarna eller några uppgifter i dem.

Granskningen ägde rum i rådets Justus Lipsius-byggnad i Bryssel den 2 oktober 1998. Förutom att ge tillgång till handlingarna erbjöd sig rådet att om så önskades låta ombudsmannen få kopior av dessa. Efter granskningen av handlingarna ansåg ombudsmannen att det inte behövdes några kopior.

Beslutet

1. Frågan om jurisdiktion

1.1 Rådets ifrågasättande av ombudsmannens behörighet föreföll grundas på två påståenden:

a) ombudsmannens behörighet omfattar inte åtgärder som har vidtagits av rådet i fråga om samarbete på området för rättsliga och inrikes frågor ("tredje pelaren") och

b) klagomålens sakinnehåll rör åtgärder som har vidtagits av rådet i enlighet med tredje pelaren.

1.2 Ombudsmannens beslut att han kan handlägga klagomålen grundar sig på hans åsikt att det andra påståendet är felaktigt. Därför behöver han inte ta ställning till det första påståendet.

1.3 Klagomålens sakinnehåll gäller rådets svar på ansökningar om tillgång till handlingar. Ansökningarna gjordes i enlighet med beslut 93/731/EG och behandlades av rådet i enlighet med detta. Beslut 93/731/EG fattades i enlighet med artikel 151 i EG-fördraget. I sin dom i Nederländerna mot rådet(16) bekräftade EG-domstolen att beslutet har rättslig verkan gentemot tredje part i sin egenskap av gemenskapsrätt.

1.4 Beslutet tolkades och tillämpades av förstainstansrätten i Carvel och Guardian Newspapers mot rådet(17), ett mål som också gällde tillgång till handlingar som rörde tredje pelaren. Mot bakgrund av begränsningarna i EG-domstolens jurisdiktion i enlighet med artikel L i fördraget om Europeiska unionen skulle inte förstainstansrätten ha haft jurisdiktion vad gäller denna del av Carvel-målet om frågan om tillgång till handlingar som rör tredje pelaren i sig var en fråga om tredje pelaren.

1.5 Av det ovannämnda förefaller det som om den korrekta tolkningen och tillämpningen av beslut 93/731/EG om allmänhetens tillgång till handlingar är en gemenskapsrättslig fråga och inte en fråga om tredje pelaren, även om de berörda handlingarna rör åtgärder i enlighet med tredje pelaren. Ombudsmannen informerade rådet om detta beslut den 15 april 1997. (Anm: i sin dom av den 17 juni 1998 avslog förstainstansrätten av liknande skäl rådets invändning mot domstolens jurisdiktion i målet Tidningen Journalisten(18).

2. Tillämpningen av en "rimlig lösning"

2.1 Klaganden hävdade att artikel 3.2 i beslut 93/731/EG inte ger rådet rätt att tillämpa en "rimlig lösning" på han fyra ansökningar om handlingar.

2.2 Som rådet noterade i sitt yttrande är frågan i denna del av klagomålet densamma som den som togs upp i ett annat klagomål av samma klagande, 1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH. Ombudsmannens beslut av den 28 juli 1998 i det ovannämnda ärendet är också tillämpligt på det aktuella ärendet.

2.3 Om man tillämpar det ovannämnda beslutet, särskilt när det gäller betydelsen av uttrycken "upprepade ansökningar" och "mycket omfattande handlingar", står det klart att rådet inte hade rätt att tillämpa en "rimlig lösning" i enlighet med artikel 3.2 i beslut 93/731/EG på de fyra ansökningarna om handlingar i detta ärende.

3. Vägrad tillgång i enlighet med artikel 4.2

3.1 Rådet vägrade klaganden tillgång till sju handlingar i enlighet med artikel 4.2 i beslut 93/731/EG, vilken lyder som följer: "Tillgång till rådets handlingar får vägras för att skydda den sekretess som gäller för rådets överläggningar."

I enlighet med fast rättspraxis kräver tillämpningen av denna bestämmelse att rådet uppfyller sin skyldighet att rättvist väga å ena sidan medborgarens intresse av att få tillgång till handlingarna och å andra sidan sitt eget intresse av att behålla sekretessen vid sina överläggningar.

3.2 Klaganden hävdar att när rådet tillämpar artikel 4.2 har det inte rätt att vägra tillgång till handlingar på grundval av att dessa nyligen har antagits eller att de innehåller medlemsstaternas synpunkter. Ombudsmannen känner inte till någon rättsregel eller rättsprincip som kan kräva av rådet att det när det väger intressena i enlighet med artikel 4.2 utesluter någon av dessa faktorer i sina överväganden.

3.3 Ombudsmannens granskning av handlingarna bekräftade att innehållet i de berörda handlingarna motsvarar de skäl som rådet har angett.

3.4 Det förefaller därför inte föreligga något administrativt missförhållande vid rådet när det gäller denna del av ärendet.

Slutsatser

När det gäller rådets tillämpning av en "rimlig lösning" gäller ombudsmannens kritiska anmärkning i fråga om 1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH (beslut av den 28 juli 1998) även för klagandens ansökningar om handlingar i det aktuella ärendet.

När det gäller den vägrade tillgången till sju handlingar i enlighet med artikel 4.2 i beslut 93/731/EG förefaller det mot bakgrund av ombudsmannens undersökningar inte föreligga något administrativt missförhållande vid rådet.

Därför avslutade ombudsmannen ärendet.

3.1.3 EUROPEISKA KOMMISSIONEN

KONKURRENS: SVAR PÅ SKRIVELSE - OMBUDSMANNENS BEHÖRIGHET

Beslut i klagomål 440/96/20.2.96/HKC/PD mot Europeiska kommissionen

Klagomålet

I februari 1996 klagade HKC, en dansk advokatbyrå, som ombud för LF, ett danskt fackförbund, till ombudsmannen. Klagomålet gällde kommissionens beslut att bevilja undantag från konkurrensreglerna för ett alliansavtal mellan två flygbolag, vars anställda var medlemmar i LF. Enligt klagandens mening skulle avtalet medföra förlorade arbetstillfällen för LF-medlemmarna. Enligt LF var kommissionen skyldig att beakta sysselsättningseffekterna när den övervägde att bevilja undantag från konkurrensreglerna. Klagomålet avsåg också det faktum att LF:s kommentarer, som inlämnats efter anmodan från kommissionen i enlighet med den tillämpliga undantagsförordningen, varken bekräftades eller besvarades.

Undersökningen

Kommissionens yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen. I sitt yttrande anförde kommissionen att ombudsmannen inte var behörig att bedöma om sysselsättningseffekter skulle beaktas när undantag från konkurrensreglerna beviljas, eftersom ärendet gällde påstådd underlåtenhet att tillämpa lagen och inte administrativa missförhållanden. Kommissionen hävdade vidare att den inte var skyldig att besvara kommentarer som tredje part, t.ex. LF, anmodats att avge, eftersom kommentarer snarast var avsedda att vara till hjälp för kommissionen vid dess granskning av ärendet.

Klagandens kommentarer

I sina kommentarer vidhöll klaganden sitt klagomål och ansåg att ombudsmannen var behörig att behandla alla aspekter av ärendet.

Beslutet

1. Ombudsmannen ansåg sig behörig att behandla frågan om huruvida kommissionen var skyldig att beakta sysselsättningseffekterna när den övervägde att bevilja undantag från konkurrensreglerna. Ytterligare kommentarer om detta överlämnades till kommissionens ordförande i ett brev, vars innehåll sammanfattas i avsnittet nedan med ytterligare kommentarer.

2. I sakfrågan ansåg ombudsmannen att det mot bakgrund av de tillämpliga bestämmelserna och EG-domstolens rättspraxis inte föreföll finnas någon skyldighet för kommissionen att beakta sådana effekter.

3. Vad avsåg kommissionens underlåtenhet att bekräfta och besvara LF:s kommentarer noterade ombudsmannen att den tillämpliga förordningen inte innehöll någon sådan skyldighet. Genom att anmoda tredje part att inkomma med synpunkter, som var avsedda att bistå kommissionen i dess granskning av ärendet, hade kommissionen emellertid skapat en situation där medborgarna rimligtvis förväntade sig en reaktion: i synnerhet i detta fall där LF hade intresse av beslutet i och med att dess medlemmar möjligen skulle komma att påverkas av det. Kommissionens underlåtenhet att svara LF utgjorde därför ett administrativt missförhållande.

Eftersom denna aspekt av ärendet berörde förfaranden som hade att göra med vissa tidigare händelser var det inte lämpligt att försöka åstadkomma en vänskaplig förlikning och ombudsmannen avslutade därför ärendet.

Ytterligare kommentarer

I ett brev till kommissionens ordförande, vilket bifogades beslutet, gjorde ombudsmannen sammanfattningsvis ytterligare följande anmärkningar:

Kommissionen är alltid välkommen att ge sina synpunkter på huruvida ett klagomål skall betraktas som tillåtligt, samtidigt som den erkänner att det är ombudsmannen som avgör frågan. I detta ärende skall emellertid ett grundläggande missförstånd rättas till. Den enhet som ansvarade för att utarbeta förslag till kommissionens svar till ombudsmannen i detta ärende förefaller ha utgått ifrån att "felaktig tillämpning av lagen" inte kan utgöra "administrativa missförhållanden". Sanningen är den motsatta: det kan aldrig vara god förvaltningssed att underlåta att agera i enlighet med lagen. Ombudsmannens första och viktigaste uppgift, när han genomför undersökningar rörande möjliga fall av administrativa missförhållanden i förfarandena inom kommissionens institutioner eller organ, är att fastställa om den berörda institutionen har agerat i enlighet med lagen. När ombudsmannen fullgör denna uppgift är han alltid medveten om att EG-domstolen är den överordnade myndigheten när det gäller gemenskapsrättens innehåll och tolkning.

I andra ärenden där klaganden uttryckligen väckt frågan om tolkning eller tillämpning av lagen har kommissionen avgett ett yttrande, som har vidarebefordrats till klaganden. Det är naturligt att kommissionen agerar på detta sätt och ombudsmannen förutsätter att den kommer att fortsätta att göra detta. Ombudsmannaämbetet upprättades för att främja relationerna mellan gemenskapens institutioner och organ och de europeiska medborgarna. Detta är omöjligt om en institution inte yttrar sig om alla frågor som tas upp av den klagande. I de ärenden då en institution förklarar att den handlat korrekt i enlighet med de regler och principer som styr den, nöjer sig medborgaren ibland med förklaringen, eller har åtminstone fått en större förståelse för institutionens agerande. Mera allmänt sett har kommissionen, när den skall avge ett yttrande, alltid nytta av att förklara sin ståndpunkt beträffande de rättsliga aspekterna av ett ärende, så att dess synpunkter kan beaktas i ombudsmannens undersökning.

Ombudsmannen avslutade med att be kommissionens ordförande att se till att de ansvariga tjänsteenheterna inom kommissionen beaktar dessa anmärkningar när de förbereder kommissionens svar till ombudsmannen.

KOMMISSIONÄRERS LÖNER: BEGÄRAN OM INFORMATION

Beslut i klagomål 586/3.5.96/MCA/ES/JMA mot Europeiska kommissionen

Klagomålet

Som företrädare för Asociación Amigos de Benalmádena framförde A i april 1996 ett klagomål till ombudsmannen rörande underlåtenhet från Europeiska kommissionens sida att besvara föreningens begäran om information om två kommissionsledamöters löner och andra förmåner under 1993 och 1994.

Klaganden anförde att kommissionen hade underlåtit att besvara två tidigare brev som sänts till dess kontor i Madrid den 17 oktober respektive den 17 december 1995. I dessa brev begärde hon upplysningar om inkomst (lön och andra ersättningar) under 1993 och 1994 för de spanska ledamöterna av kommissionen vid den tidpunkten, Marín och Matutes.

Undersökningen

Kommissionens yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen. I sitt yttrande framförde kommissionen en ursäkt för sin underlåtenhet att besvara de ursprungliga breven och påpekade att kommissionärers löner i samtliga fall regleras av rådets förordning nr 422/67/EEG, 5/67/Euratom av den 25 juli 1967, ändrad vid flera tillfällen.

Vad gäller omkostnader för uppdrag och resor angav den att det totala belopp som betalas till samtliga kommissionärer för detta slags omkostnader var 1300000 ecu år 1994. Kommissionärerna har dessutom rätt till ersättning för representationskostnader, där ifrågavarande belopp var 341000 ecu 1993 och 335000 ecu år 1994.

Slutligen framhöll kommissionen att alla dessa kostnader är föremål för intern ekonomisk kontroll av institutionen själv och även för extern kontroll av revisionsrätten.

Klagandens kommentarer

I sina kommentarer framhöll A att hennes begäran fortfarande var obesvarad. Enligt hennes mening hade kommissionen enbart hänvisat till en förordning som var okänd för henne. I yttrandet hade också hänvisats till ett totalbelopp på 1300000 ecu, som utbetalats för samtliga komissionärers omkostnader, men utan att visa på något som rörde de två kommissionärer som angavs i hennes begäran.

Ombudsmannens försök att åstadkomma en vänskaplig förlikning

I enlighet med artikel 3.5 i stadgan och i avsikt att försöka åstadkomma en vänskaplig förlikning i ärendet skrev ombudsmannen åter till kommissionen. Han hänvisade till att det svar som institutionen hade lämnat fortfarande var otillfredsställande för klaganden. Han antydde också att kommissionens svar måste betraktas mot bakgrund av Europeiska unionens åtaganden i fråga om insyn och allmänhetens tillgång till information. Med hänsyn till dessa principer föreslog han att en tillfredsställande lösning kunde uppnås om kommissionen, efter ha vägt de olika intressena mot varandra, kunde lämna tydligare och mer preciserad information så att det kunde avgöras vilken information som kunde lämnas ut.

I sitt svar angav kommissionen att den hade sökt finna en avvägning mellan behovet av insyn och behovet av att skydda privatlivet. För att nå denna kompromiss hade den lämnat information om löner och andra ersättningar som rör hela kommissionen, snarare än sådana som gäller särskilt för två av dess ledamöter.

Därefter framhöll kommissionen att dess ledamöters löner och övriga ersättningar senast fastställts av rådet i december 1996 och förklarade hur de beräknades. Vad avser representationskostnader ersätts de efter det att en faktura har upprättats. De ersätts upp till högst 11347 ecu per år (för den kommissionär som ansvarar för utrikes frågor är beloppet 17023 ecu). Tjänstemän som måste göra tjänsteresor uppbär ersättning för resekostnader och dagtraktamenten som beräknas med hänsyn till förhållandena i det land där uppdraget genomförs.

Kommissionens svar vidarebefordrades till klaganden med anhållan om att hon skulle beakta det förslag till lösning som kommissionen lämnade. I sitt svar uttryckte klaganden sin tillfredsställelse över ombudsmannens ansträngningar att åstadkomma en vänskaplig förlikning i detta ärende. Icke desto mindre ansåg hon att kommissionen inte hade besvarat hennes frågor klart och preciserat. Enligt hennes mening är kontrollen av offentliga utgifter ett överordnat mål som borde tillmätas större vikt än rätten till skydd av privatlivet.

Beslutet

1. Rätt att erhålla information från gemenskapen

Den begäran om information som lämnades av klaganden till kommissionen i hennes brev av den 17 oktober och den 17 december 1995 väcker frågor om alla gemenskapsmedborgares rätt att informeras om viktiga aspekter av kommissionens administrativa arbete.

För att kunna bedöma de rättsliga aspekterna av denna begäran måste man utgå från Europeiska unionens åtagande att ge bättre insyn och iaktta större offentlig öppenhet när det gäller gemenskapsinstitutionernas och organens arbete. Detta åtagande uttrycks i slutakten till Fördraget om Europeiska unionen som innehåller deklaration 17 om rätten att få tillgång till information. På likartat sätt bekräftades detta åter i ett antal rådsmöten, t.ex. i Birmingham och Edinburgh.

För närvarande finns det endast bestämmelser om att verka för att allmänheten skall få bättre tillgång till information när det gäller tillgång till handlingar. Vad avser kommissionen antogs meddelandet till rådet, Europaparlamentet och Ekonomiska och sociala kommittén om öppenhet i gemenskapen den 2 juni 1993(19) och mot bakgrund av de riktlinjer som angavs i texten antog den beslut 94/90/EKSG, EG, Euratom(20) om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar den 8 februari 1994. I avsaknad av mer generella regler om allmän information skulle de nu gällande reglerna om tillgång t