RAPPORT om Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens (FEF-Turin) årsredovisning (Budgetåret 1996) samt stiftelsens svar (97/C 393/07)

1.1 Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i enlighet med artikel 11.4 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 av den 7 maj 1990 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens årsredovisning för budgetåret 1996. I enlighet med artikel 11.1 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 (2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 (4). Revisionsrätten skall granska räkenskaperna enligt artikel 188 c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har tillämpat andra granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsredovisningen för budgetåret 1996 är tillförlitlig och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet är totalt sett säkerställda.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE EUROPEISKA YRKESUTBILDNINGSSTIFTELSENS GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN FÖR BUDGETÅRET 1996

Budgeträkenskaper

1.5 Det nuvarande systemet tillåter ändringar av bokförda poster i efterhand, utan att dessa går att spåra. Detta system och ett systematiskt bruk av förskott kan eventuellt leda till att anslagen överskrids.

Förskottskonton

1.6 Stiftelsen använder alltjämt förskottskonton (avdelningarna I och II) för att betala de flesta av sina utgifter (52 %). Ingen nämnvärd minskning har ännu skett. Dessutom har regleringen av utgifter skett med försening (2 till 3 månader) beroende på kravet att skicka samtliga handlingar till controllern i Bryssel. För övrigt har förskottskontot tillförts ett extra belopp på 0,5 miljoner ecu utan föregående godkännande.

Överförda anslag

1.7 De anslag som överförts från 1995 till 1996 uppgick till 2,1 miljoner ecu. Ett belopp på 0,4 miljoner ecu (17 %) har inte utnyttjats eftersom beloppet inte var korrekt beräknat (utgifter för tjänsteresor, rekryteringsutgifter etc.).

Budgetårets anslag

1.8 För de löpande anslagen varierar graden för utförda betalningar från avdelning till avdelning. Den är 85 % för avdelning I (personal), 71 % för avdelning II (administrativa utgifter) och 35 % för avdelning III (driftsutgifter). De anslag som överförts till 1997 gäller avdelning II (0,7 miljoner ecu), avdelning III (2,7 miljoner ecu) och speciellt förvärv av datautrustning, särskilda åtgärder (Tempus), yrkesutbildning, seminarier och studiesammankomster (54 %).

Kursskillnader

1.9 Växelförlusten på 1,1 miljoner ecu beror huvudsakligen på revalvering av den italienska liran.

Controller

1.10 Med tanke på de stora belopp som skall bokföras och granskas, borde tillsättandet av en controller lösa vissa av problemen här nedan (och särskilt de bidrag som inte tas upp i räkenskaperna, se punkt 1.11).

Bidrag utanför budgeten (Phare, Tacis och Tempus)

1.11 Inom ramen för programmen Phare, Tacis och Tempus och i kommissionens namn förvaltar stiftelsen de medel som kommissionen ställt till förfogande. Det mycket höga belopp (ca 200 miljoner ecu för 1996) som gäller vissa av dessa utgifter har inte bokförts i stiftelsens räkenskaper (utan i en separat bokföring). Revisionsrätten uppmanar stiftelsen att i sin egen bokföring ta upp de transaktioner som rör förvaltningen av dessa medel. Revisionsrätten förbehåller sig rätten att under kommande granskningar granska förvaltningen av dessa medel och i synnerhet tillhörande bankkonton.

Tilldelning av avtal

1.12 Stiftelsens förfarande för upprättandet av samtliga avtal är tämligen komplicerat och det vore lämpligt om det förenklades. Det kan påpekas att stiftelsens (icke operativa) avtal ofta ingås på grundval av privata överenskommelser som inte alltid är välgrundade.

1.13 Betalningen för avtalen för Phare-, Tacis- och Tempus-programmen genomförs utan controllerns godkännande (se punkt 1.10) eftersom denne betraktar dessa som kommissionens utgifter (se punkt 1.11). Det måste dessutom påpekas att stiftelsen under 1996 endast granskat genomförandet av en del av dessa avtal. Från och med budgetåret 1997 anlitar stiftelsen också externa revisorer. Denna granskning tycks emellertid ännu inte kunna täcka samtliga program som förvaltas av stiftelsen.

CCAM

1.14 Stiftelsen har ännu inte inrättat en rådgivande kommitté för upphandling och avtal (CCAM). Ett förslag till inrättandet av en sådan kommitté är under behandling.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 15 och 16 oktober 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 131, 23.5.1990, s. 4.

(2) Som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har räkenskaperna för stiftelsens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1996 upprättats den 30 mars 1997, det datum då räkenskaperna undertecknades av stiftelsens direktör och överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 30 mars 1997. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Anm: Påpekas bör att stiftelsen förvaltar medlen (ca 200 miljoner ecu) för Phare-, Tacis- och Tempus-programmen via 21 bankkonton som varken är upptagna i budgeträkenskaperna, balansräkningen eller i resultaträkningen.

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från stiftelsen.

>Plats för tabell>

(1) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar.

(2) I årsredovisningen för budgetåret 1995 upptas den del av bidraget från kommissionen som ännu är utestående vid budgetårets slut i resultatet. Från och med budgetåret 1996 upptas denna del, i enlighet med förordningarna, på skuldsidan i balansräkningen.

STIFTELSENS SVAR

1.5 Budgeträkenskaper

Yrkesutbildningsstiftelsen delar revisionsrättens uppfattning. Sedan början av 1996 har yrkesutbildningsstiftelsen, tillsammans med andra EU-inrättningar, varit aktivt inblandad i förberedningsarbete i syfte att upprätta ett nytt datoriserat budget- och redovisningssytem. Arbetet med konfiguration, testning och prövning av systemet är i full gång. Implementeringen kommer att påbörjas januari 1998 och skall vara slutförd inom juni 1998.

Det måste påpekas att månatliga finansredovisningar skickas till de behöriga tjänsterna vid kommissionen, i enlighet med de relevanta artiklarna i budgetförordningen. Budgeten har aldrig överskridits under den granskade perioden.

1.6 Förskottskonton

Fr.o.m juni 1997 har användningen av förskottskontot minskats avsevärt eftersom det inte längre använts för att betala ut löner.

Förskottskontot har inte tillförts extra belopp utan föregående godkännande. Yrkesutbildningsstiftelsen beklagar att ett belopp på 0,5 miljoner ecu, avsedd för justering av utgifter, av misstag uppförts som en ökning i förskottskontot. Detta bokföringsfel rättades de följande månaderna.

1.8 Budgetårets anslag

1996 satte den budgetansvariga myndigheten, för det andra året i följd, en del av yrkesutbildningsstiftelsens budget i reserv. 2,5 miljoner ecu från yrkesutbildningsstiftelsens budget hölls kvar i reserv och frigjordes först september 1996, vilket lämnade en mycket kort tid för att göra åtaganden och betalningar inom utgången av budgetåret.

En analys av anslagen som gjorts i slutet av 1996 är graderna för utförda åtaganden 89 % för avdelning I, 99 % för avdelning II och 95 % för avdelning III. Åtaganden i avdelning I var i proportion till procentsatsen personal som anställdes 1996 (mätt i arbetsår). Dessutom berodde en del budgetbesparingar på växelkursändringar.

1.10 Ekonomistyrning

Yrkesutbildningsstiftelsen delar revisionsrättens uppfattning. Det bör noteras att yrkesutbildningsstiftelsens ekonomistyrning sedan juni 1997 överförts till Gemensamma forskningscentret i Ispra.

1.11 Bidrag utanför budgeten (Phare, Tacis och Tempus)

Yrkesutbildningsstiftelsen drar revisionsrättens uppmärksamhet på att samtliga transaktioner bokförts på separata konton och att kommissionen erhållit regelbundna rapporter i enlighet med de konventioner som undertecknats av kommissionen och yrkesutbildningsstiftelsen.

1.12 Tilldelning av avtal

Yrkesutbildningsstiftelsen är tvungen att hantera tre olika finansieringskällor (den egna budgeten, Phare och Tacis), varav var och en lyder under olika upphandlingsförfaranden. Yrkesutbildningsstiftelsen har, såvitt möjligt, försökt att harmonisera dessa bestämmelser, vilket är en pågående process. Inte desto mindre är en fullständig harmonisering av dessa förfaranden omöjlig.

Yrkesutbildningsstiftelsen kommer att se till att direkta avtal endast ingås i sådana fall då det är absolut nödvändigt eller i de undantagsfall som avses i artikel 46 (a, b, c, d, e) i yrkesutbildningsstiftelsens budgetförordning. Trots detta vill vi påpeka för revisionsrätten att en del av yrkesutbildningsstiftelsens verksamhet kräver, på grund av sin egenskap, särskilda förfaranden. Verksamheten är i sig själv kopplad till yrkesutbildningsstiftelsens arbete med ett nätverk som består av viktiga samarbetsparter i partnerländerna. Det är omöjligt att överlämna dessa uppgifter till utomstående parter.

1.13 Betalningen för Phare-, Tacis- och Tempus- avtalen

Vad gäller revisionsrättens rekommendation om att integrera tillgångarna för förvaltningen av Phare-och Tacis-programmen i yrkesutbildningsstiftelsens konton, kommer yrkesutbildningsstiftelsen att söka efter en lösning i samarbete med kommissionen.

Under 1996 har granskningen av avtalsgenomförandet gjorts i enlighet med de konventioner som undertecknats med Europeiska gemenskapernas kommission. Samtliga avtal har övervakats av de behöriga tjänsterna vid yrkesutbildningsstiftelsen och bevishandlingar har samlats in och undersökts. Fr.o.m 1997 kommer Tempus-projekt (Phare och Tacis) och Phare-yrkesutbildningsprogram att granskas. Granskningar av Tacis-yrkesutbildningsprogram har inte planerats än.

1.14 Rådgivande kommittén för upphandling och avtal

Inrättandet av en rådgivande kommitté för upphandling och avtal var villkorligt då styrelsen godkände yrkesutbildningsstiftelsens budgetförordning som fastställer de allmänna villkoren för den rådgivande kommittén för upphandling och avtal (Avdelning XVI i "genomförandebestämmelserna", artikel 88). Eftersom budgetförordningen godkändes av styrelsen i september 1996 och genomförandebestämmelserna godkändes först i februari 1997, var det inte möjligt att inrätta en rådgivande kommitté för upphandling och avtal under loppet av 1996. Trots detta godkände styrelsen förordningen om inrättandet av en rådgivande kommitté för upphandling och avtal den 31 juli 1997 och kommitténs första möte ägde rum den 11 september 1997.