Rapport

om årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (Alicante) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998, samt byråns svar

(1999/C 372/11)

INNEHÅLLSFÖRTECKING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till budgetkommittén för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden i enlighet med artikel 137.2 i rådets förordning (EG) nr 40/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden för det budgetår som avslutades den 31 december 1998. I enlighet med artikel 119.2c i rådets förordning (EG) nr 40/94 har budgeten genomförts under byråns ordförandes ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2), i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 138 i rådets förordning (EG) nr 40/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för byrån för harmonisering inom den inre marknaden för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Programvara för bokföring

5. Byrån har fortsatt att föra sina budgeträkenskaper med hjälp av ett kalkylprogram istället för ett bokföringsprogram. Sedan 1 januari 1999 använder sig byrån av ett nytt, lämpligt budgetprogram.

6. Byrån har fortfarande inte infört något system för kostnadsredovisning (se särskild årsrapport för budgetåret 1997, punkt 1.5(3)). Utan detta kan avgiftsbeloppen varken beräknas eller eventuellt anpassas om så är nödvändigt.

Övriga iakttagelser

7. Betalningarna (dvs. 42,1 miljoner ecu) uppgår endast till 61 % av budgetårets slutgiltiga anslag (68,5 miljoner ecu efter antagandet av andra tilläggs- och ändringsbudgeten) och 78 % av åtagandena; 15 % (dvs 10,5 miljoner ecu) av dessa anslag har överförts automatiskt till budgetåret 1999 och 23 % av de slutgiltiga anslagen (dvs. 15,9 miljoner ecu) har förfallit.

8. Byrån har varit tvungen att anta två ändringsbudgetar, för det första beroende på att förseningen i registreringen av varumärken underskattats, för det andra för att anpassa bokföringsförfarandena efter iakttagelserna i den särskilda årsrapporten för budgetåret 1997 (se punkt 1.7) och för det tredje för att det uppstått svårigheter med rekryteringen av personal (avdelning I).

9. Den viktigaste delen av överförda anslag avser avdelningarna II och III i budgeten, i synnerhet förvärv av fast egendom (3 miljoner ecu överfördes på grund av två månaders försening i arbetet och i faktureringen av vissa arbeten), särskilda projekt som tilldelats utomstående (1,3 miljoner ecu överfördes på grund av att genomförandet av dessa sträckte sig över två budgetår [dataprojekt]), samt forskningsrapporter (3,2 miljoner ecu överfördes på grund av tidsfristen för utförandet av forskningsarbetet [tre månader] till vilken fogades tidsfrister för betalning [en månad]).

10. Vad beträffar anslag som överförts från budgetåret 1997 (dvs. 26,2 miljoner ecu), konstateras att 5 % av dessa (dvs 1,4 miljoner ecu) har förfallit. En stor del (62 %) av de förfallna anslagen avser utgifter för offentliggöranden och forskningsrapporter för vilka kostnaden kraftigt har överskattats eller för vilka de föreskrivna prestationerna inte har fullgjorts.

11. I enlighet med det administrativa beslutet 98.2 borde byrån ha gjort avskrivningar för tillgångar (anläggningar och inventarier, materiel och datautrustning) under 1998.

Byråns verksamhet

12. Sedan 1996 har byrån mottagit cirka 100000 ansökningar om registreringar av enskilda varumärken, av vilka 93 % gått igenom den första etappen i förfarandet, men av vilka endast 59 % har gått vidare till offentliggörande. Dessa 100000 ansökningar har gett upphov till 11 % avslag och 24 % registreringar. På grund av att beräkningarna av antalet ansökningar om EU-varumärken kraftigt överskridits och på grund av de förseningar som uppstått i samband med var och en av etapperna i förfarandet har vissa förändringar i byråns interna organisation varit nödvändiga. Det vore önskvärt att byrån gjorde ökade ansträngningar för att åstadkomma en generell minskning av förseningarna i förfarandet. Den statistik som finns tillgänglig visar att förseningarna mellan datumet för ansökan och datumet för registrering ligger på mellan 383 och 821 dagar med ett genomsnitt på 600 dagar.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 22 och 23 december 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 11, 14.1.1994, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 137.1 i rådets förordning nr 40/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 upprättats den 3 mars1999 och därefter överlämnats till styrelsen, Europaparlamentet, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 30 mars 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) EGT C 406, 28.12.1998, s. 55.

Tabell 1

Balansräkning för budgetåren 1998 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1998 och 1997

>Plats för tabell>

Byråns Svar

6. Analytiskt bokföringssystem

Byrån påbörjade redan 1997 (det första kompletta budgetåret med avseende på hanteringen av gemenskapsvarumärket) att införa ett analytiskt bokföringssystem. Efter att ha utarbetat den modell som skall följas och inmatat denna med tillgängliga statistiska data utfördes tester under 1998. Under 1999 kommer den personal som är nödvändig för drift av systemet att anställas.

Det skall hållas i minnet att byråns verksamhet ännu inte har stabiliserats vad gäller de olika etapperna i hanteringen av gemenskapsvarumärket. Även om så just är fallet vad gäller hanteringen av nya ansökningar om gemenskapsvarumärken har de andra enheterna, som t.ex. enheterna för invändningar och ogiltighet men även överklagandeenheten ännu inte uppnått "driftfärdighet". Ett minimum av stabilitet är emellertid nödvändigt för verksamheten liksom för organisationen ifråga för att signifikanta resultat skall kunna erhållas inom ramen för ett analytiskt bokföringssystem. År 2000 måste sålunda inväntas för att ett analytiskt bokföringssystem med användbara resultat skall kunna erhållas. Sammanfattningsvis kan sägas att före 2000 förefaller det vara för tidigt att vilja utvärdera och eventuellt anpassa avgifterna.

Det skall dessutom påpekas att så länge som byrån inte har uppnått en stabil nivå av självfinansiering (från och med år 2006 då en förnyelse av gemenskapsvarumärkena inleds) förefaller varje försök till ändring av avgifterna vara förhastad. Avgifterna har i själva verket inte fastställts oberoende av varandra utan som en del av en helhet. Avgiften för invändning har t.ex. fastställts till en nivå som är tillräckligt låg för att möjliggöra för ett stort antal innehavare med prioritetsrätt att göra denna rätt gällande, även om denna troligtvis inte täcker de kostnader som uppstår för byrån inom ramen för ett sådant förfarande.

7. De slutliga anslagen för budgetåret fördelas enligt följande:

Slutliga anslag: 68,5 miljoner ecu(1)

Utnyttjade anslag: 52,6 miljoner ecu

Varav förfallna anslag: 15,9 miljoner ecu

Varav överförda anslag: 10,5 miljoner ecu

De överförda anslagen uppgår till 10,5 miljoner ecu (20 %) på grund av de skäl som anges i punkt 9 nedan. Slutligen har 15,9 miljoner ecu förfallit vid budgetårets slut. Att anslagen förföll berodde på

- förseningar i samband med konstruktion av det slutgiltiga sätet (motsvarande ett belopp på 6,2 miljoner ecu),

- följderna av en kraftig ökning (oförutsedd) av antalet ansökningar för varumärken som oundvikligen ledde till en överbelastning och till följd av detta har byråns verksamhet försenats. Följaktligen blev även vissa rekryteringsförfaranden försenade (motsvarande belopp: 1,9 miljoner ecu).

- ej utnyttjande av anslag för framtida utgifter under avdelning 10(2) (6,6 miljoner ecu). Dessa motsvarar det överskott som återinförts som intäkter för det efterföljande budgetåret.

8. Under 1997 ökade antalet nya ansökningar för varumärken från 22000 per år till 30000 per år. Den första ändrings- och tilläggsbudgeten antogs den 10 mars 1998 och innehöll de ändringar som var nödvändiga för en utveckling av verksamheten sedan budgeten för 1998 antogs i februari 1997.

10. De anslag som överförts från budgetåret 1997 och som förföll i slutet av budgetåret 1998 uppgår till 1,4 miljoner ecu. Dessa utgjordes huvudsakligen av

- utgifter för publicering och utsändning av Bulletinen för EG-varumärken (respektive 0,5 och 0,3 miljoner ecu). Dessa kostnader visade sig vara överskattade vad gäller volymen på grund av förseningar i förfarandet och vad gäller priset då de avgifter som tillämpades av byråns parter visade sig vara lägre än vad som beräknats.

- utgifter för forskningsrapporter, vars utarbetande har anförtrotts nationella myndigheter, varav vissa fortfarande inte har levererats vid budgetårets slut (motsvarande ett belopp på 0,3 miljoner ecu).

11. Avskrivning av tillgångar var föremål för ett administrativt beslut som godkändes av byrån i november 1998, vilket medförde att det inte kunde tillämpas före budgetårets slut. Avskrivningsregeln tillämpas sedan början av budgetåret 1999.

(1) Kontorets budget har upprättats och genomförts i ecu till och med januari 1999 då övergången till euro ägde rum.

(2) Denna avdelning omfattar i sitt enda kapitel nr 100 anslag avsedda för "finansiering av framtida kostnader för verksamheten eller för investering som är säkra"