Kommissionens beslut

av den 17 oktober 2000

om ändring av dess arbetsordning

(2000/633/EG, EKSG, Euratom)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 218.2 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen, särskilt artikel 16 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 131 i detta,

med beaktande av Fördraget om Europeiska unionen, särskilt artiklarna 28.1 och 41.1 i detta.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Kommissionens arbetsordning ändras på följande sätt:

1. I artikel 23 skall följande stycke läggas till:"Kommissionen får anta kompletterande bestämmelser om kommissionens och dess avdelningars verksamhet, som skall läggas som bilaga till denna arbetsordning."

2. Reglerna om god förvaltningssed i bilagan till detta beslut skall läggas till som bilaga.

Artikel 2

Detta beslut skall träda i kraft den 1 november 2000.

Artikel 3

Detta beslut skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den 17 oktober 2000.

På kommissionens vägnar

Romano Prodi

Ordförande

BILAGA

"BILAGA

REGLER OM GOD FÖRVALTNINGSSED FÖR EUROPEISKA KOMMISSIONENS ANSTÄLLDA NÄR DET GÄLLER DERAS FÖRHÅLLANDE TILL ALLMÄNHETEN

God service

Kommissionen och dess anställda är skyldiga att tjäna gemenskapens och därmed också allmänhetens intressen.

Allmänheten förväntar sig med rätta en god service och en förvaltning som är öppen, tillgänglig och väl skött.

God service förutsätter att kommissionen och dess anställda uppträder hövligt, sakligt och opartiskt.

Ändamål

För att kommissionen skall kunna uppfylla sin skyldighet att följa god förvaltningssed, särskilt i sina kontakter med allmänheten, förbinder sig kommissionen att iaktta dessa regler och låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet.

Tillämpningsområde

Reglerna är bindande för alla anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna eller i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (nedan kallad tjänsteföreskrifterna) och andra föreskrifter om förhållandet mellan kommissionen och dess anställda, som gäller för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna. Kontraktsanställda, experter som är utsända från myndigheter i medlemsstaterna, praktikanter osv. som arbetar för kommissionen bör också låta sig vägledas av dem i det dagliga arbetet.

Förhållandet mellan kommissionen och dess anställda styrs enbart av tjänsteföreskrifterna.

1. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR GOD FÖRVALTNINGSSED

Kommissionen iakttar följande allmänna principer i sitt förhållande till allmänheten.

Lagenlighet

Kommissionen handlar i överensstämmelse med lagen och tillämpar de regler och förfaranden som följer av gemenskapens lagstiftning.

Icke-diskriminering och lika behandling

Kommissionen följer principen att inte diskriminera och förbinder sig särskilt att behandla alla som vänder sig till den lika, oavsett nationalitet, kön, ras eller etniskt ursprung religion eller övertygelse, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning. Om liknande fall behandlas olika, skall detta således motiveras utifrån det specifika ärendets särdrag.

Proportionalitet

Kommissionen säkerställer att de åtgärder som vidtas är anpassade till det mål som eftersträvas.

Kommissionen ser särskilt till att de administrativa och budgetmässiga bördor som tillämpningen av dessa regler medför aldrig blir orimligt stora i förhållande till de förväntade fördelarna.

Konsekvens

Kommissionen skall vara konsekvent i sin förvaltning och följa sin normala praxis. Alla undantag från denna princip skall motiveras väl.

2. RIKTLINJER FÖR GOD FÖRVALTNING

Saklighet och opartiskhet

Anställda skall alltid handla sakligt och opartiskt, i gemenskapens intressen och för det allmänna bästa. De skall handla självständigt inom de politiska ramar som kommissionen har fastställt och i sitt handlande aldrig låta sig vägledas av personliga eller nationella intressen eller politiska påtryckningar.

Information om administrativa förfaranden

Om en person begär upplysningar som gäller ett administrativt förfarande inom kommissionen, skall de anställda se till att upplysningarna lämnas inom den tid som är fastställd för det berörda förfarandet.

3. INFORMATION OM BERÖRDA PARTERS RÄTTIGHETER

Hörande alla direkt berörda parter

Om det i gemenskapens lagstiftning krävs att berörda parter hörs, skall de anställda se till att parterna får tillfälle att ge sin åsikt till känna.

Skyldighet att motivera beslut

I ett beslut av kommissionen bör de skäl det grundas på klart anges, och berörda personer och parter skall underrättas om beslutet.

Som huvudregel bör skälen för ett beslut anges i sin helhet. Om det emellertid inte är möjligt att i detalj ange skälen för enskilda beslut, till exempel därför att ett stort antal personer berörs av likartade beslut, kan standardsvar ges. Dessa standardsvar bör innehålla de huvudsakliga skäl som ligger till grund för beslutet. Vidare skall en berörd part som uttryckligen begär en utförlig motivering, få en sådan.

Skyldighet att ange sätt för överklagande

Om gemenskapens lagstiftning så föreskriver, skall det i ett beslut som delges klart anges att beslutet kan överklagas och hur detta skall göras (namn på och arbetsadress till den person eller avdelning dit överklagandet skall ges in och sista dag för överklagandet).

Om så är lämpligt bör det i beslutet också pekas på möjligheten att väcka talan inför domstol eller att klaga inför ombudsmannen i enlighet med artikel 230 eller 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

4. BEHANDLING AV FÖRFRÅGNINGAR

Kommissionen förbinder sig att svara på förfrågningar på det sätt som är lämpligast och så snabbt som möjligt.

Begäran om handlingar

Om den handling som efterfrågas redan är offentliggjord, kan den frågande hänvisas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationers försäljningsombud eller till de dokumentations- och informationscentrum som tillhandahåller handlingar gratis, såsom Infopoints, Europeiska dokumentationscenter osv. Många handlingar är också lätt åtkomliga i elektronisk form.

Reglerna för tillgång till handlingar anges i en särskild uppförandekodex.

Brev

I enlighet med artikel 21 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall kommissionen svara på brev på samma språk som det ursprungliga brevet är skrivet på, förutsatt att det är skrivet på ett av gemenskapens officiella språk.

Brev till kommissionen skall besvaras inom femton arbetsdagar räknat från den dag då det registrerades vid den ansvariga avdelningen vid kommissionen. Svaret bör innehålla uppgift om vem som är ansvarig för ärendet och hur han eller hon kan nås.

Om ett svar inte kan sändas inom femton arbetsdagar, och i samtliga fall då svaret kräver ytterligare arbete, såsom inhämtande av uppgifter från andra avdelningar eller översättning, bör den ansvarige tjänstemannen sända ett preliminärt svar, av vilket det skall framgå när adressaten kan förvänta sig ett svar med tanke på det arbete som krävs. Härvid bör hänsyn tas till frågans brådskande natur och dess komplexitet.

Om svaret skall utformas av en annan avdelning än den dit brevet först riktades, bör brevskrivaren underrättas om namnet och arbetsadressen till den person som brevet har överlämnats till.

Dessa regler gäller inte brev som med fog kan anses som oseriösa, till exempel därför att de bara upprepar innehållet i tidigare brev eller är förolämpande eller meningslösa. Kommissionen förbehåller sig rätten att inte besvara sådana brev.

Telefonsamtal

När anställda svarar i telefon skall de ange sitt eller sin avdelnings namn. När de skall ringa upp en person igen skall det göras så snabbt som möjligt.

Anställda som besvarar förfrågningar skall lämna upplysningar om de områden de har direkt ansvar för och bör i övriga fall hänvisa den frågande till lämplig källa. Vid behov bör de hänvisa till sin överordnade eller rådfråga honom eller henne innan de lämnar de upplysningar som begärs.

När anställda på telefon blir tillfrågade om uppgifter på ett område som de själva har direkt ansvar för, skall de först fastslå vem som ringer och undersöka om uppgifterna redan har offentliggjorts. Om detta inte är fallet, kan de göra bedömningen att det inte är i gemenskapens intresse att uppgifterna lämnas ut. I så fall bör de förklara varför uppgifterna inte kan lämnas ut och i förekommande fall hänvisa till den tystnadsplikt för tjänstemän som följer av artikel 17 i tjänsteföreskrifterna.

Den anställde bör vid behov begära skriftlig bekräftelse på en telefonförfrågan.

Elektronisk post

Anställda skall snarast svara på elektroniska meddelanden i överensstämmelse med de riktlinjer som anges i avsnittet om telefonsamtal.

Om ett elektroniskt meddelande är sådant att det kan likställas med ett vanligt brev skall det dock behandlas enligt riktlinjerna för besvarande av brev, och samma tidsfrister skall gälla.

Hänvendelser från medierna

Press- och informationstjänsten är ansvarig för kontakterna med medierna. Anställda får dock besvara förfrågningar från medierna när de gäller uppgifter om tekniska frågor inom deras egna ansvarsområden.

5. SKYDD AV PERSONLIGA OCH FÖRTROLIGA UPPGIFTER

Kommissionen och dess anställda skall särskilt respektera

- reglerna om skydd av enskildas personliga förhållanden och personuppgifter,

- de förpliktelser som anges i artikel 187 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och särskilt dem som gäller tystandsplikt,

- reglerna om skydd av utredningar i brottsmål, och

- kraven på förtrolighet i ärenden som faller inom arbetsområdet för de olika kommittéer och organ som avses i artikel 9 i tjänsteföreskrifterna och bilaga II och III till dessa.

6. KLAGOMÅL

Europeiska kommissionen

Klagomål när det gäller överträdelser av principerna i dessa regler kan lämnas in direkt till Europeiska kommissionens generalsekretariat, som skall vidarebefordra detta till den berörda avdelningen.

Generaldirektören eller avdelningschefen skall skriftligen svara den klagande inom två månader. Klaganden kan därefter inom en månad vända sig till Europeiska kommissionens generalsekreterare och begära omprövning av det resultat som klagomålet lett till. Generalsekreteraren skall svara på begäran om omprövning inom en månad.

Ombudsmannen

Klagomål kan också lämnas in till ombudsmannen i enlighet med artikel 195 i Fördraget om upprättande av Europeiska gemenskapen och enligt ombudsmannens stadgar."