Rapport

om årsredovisningen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (Wien) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt centrumets svar

(2000/C 373/09)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (nedan kallat centrumet) i enlighet med artikel 12.11 i rådets förordning (EG) nr 1035/97(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för centrumet för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 12.8 i rådets förordning (EG) nr 1035/97 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt artikel 12.12 i rådets förordning (EG) nr 1035/97. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga. Däremot har ett betydande antal fel konstaterats vad gäller de underliggande transaktionerna vilka framför allt beror på svagheter i systemet för internkontroll (se punkt 8).

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA CENTRUMET FÖR ÖVERVAKNING AV RASISM OCH FRÄMLINGSFIENTLIGHET (WIEN) FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Analys av budgetgenomförandet

5. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 3,9 miljoner euro, av vilka åtaganden gjordes för 2,8 miljoner euro: det resterande beloppet förföll med undantag av 0,3 miljoner euro som blev föremål för en icke-automatisk överföring. Åtagandena på 2,8 miljoner euro gav upphov till 1,8 miljoner euro i betalningar och 1,0 miljoner euro i överföringar till följande budgetår. Dessa överföringar rör främst administrativa utgifter (inventarier och datautrustning) och driftsutgifter (anordnande av konferenser). Omfattningen av överföringarna, som utgör mer än en tredjedel av åtagandena, borde sporra centrumet till en noggrannare uppföljning av sin verksamhet i syfte att minimera överföringarna.

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

6. Centrumet har upprättat sina budgeträkenskaper med hjälp av ett kalkylprogram med alla de risker som denna typ av instrument innebär. Något elektroniskt redovisningssystem för de allmänna räkenskaperna har ännu inte införts. Vidare har revisionsrätten konstaterat åtskilliga felaktigheter i räkenskaperna, som behövde rättas till innan de avslutades. Centrumet bör se till att utan dröjsmål skaffa sig tillförlitliga och fullständiga redovisningssystem. Dessa system bör av hänsyn till principerna om sund ekonomisk förvaltning beakta förväntade förändringar av bestämelserna samt omfattningen av de transaktioner som skall behandlas.

Bokföring av moms

7. Fram till december 1998 föreskrevs i den allmänna budgetförordningen att utgifterna skulle tas upp inklusive moms. Denna kunde efter återbetalning användas på nytt. Från och med denna tidpunkt(3) föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall bokföras exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar centrumet att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler.

Avtal

8. Granskningen av åtagandena för budgetåret har visat på en bristfällig tillämpning av gällande bestämmelser. Sammanlagt är 25 % av beloppet för åtagandena, dvs. 0,7 miljoner euro, belastade med felaktigheter. Av dessa gäller 0,2 miljoner euro avdelning I - Utgifter för personal (avsaknad av formellt korrekta avtal), 0,3 miljoner euro avdelning II - Administrativa utgifter (avsaknad av formellt korrekta avtal och undersökning av marknaden) och 0,2 miljoner euro avdelning III - Driftsutgifter (olämpligt val av uppdragstagare, obefintliga eller felaktiga ordersedlar).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 26 oktober 2000

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 151, 10.6.1997, s. 6.

(2) Som föreskrivs i artikel 12.10 i rådets förordning (EG) nr 1035/97 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1999 upprättats den 10 mars 2000 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 21 april 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Se artikel 27.2a i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 320, 28.11.1998, s. 1).

Tabell 1

Balansräkning för budgetåren 1999 och 1998(1)

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998(1)

>Plats för tabell>

Centrumets svar

5. Centret instämmer i revisionsrättens anmärkning om att överförda betalningar varit betydande. Detta beror huvudsakligen på svårigheter i att inleda verksamheten det första halvåret 1999 som orsakades av brist av lämpliga lokaler och anställningsförfarandets längd. De erforderliga rättelserna har gjorts fr.o.m. början av år 2000 i och med det nya årliga verksamhetsprogrammet.

6. På grund av att räkenskapsföraren tillsattes först sent i slutet av 1999 kunde datoriserade system för bokföring och genomförande av budgeten inte installeras förrän år 2000. Valet av system gjordes med beaktande av de erfarenheter som de övriga decentraliserade inrättningarna i Europeiska unionen gjort och av förväntade utvecklingar i samband med budgetförordningen.

7. Vid utarbetandet av utkastet till ändring av budgetförordningen har centret tagit hänsyn till anpassningen av momsbestämmelserna. Ändringarna kommer att läggas fram för styrelsen inom slutet av år 2000 och ett meddelande kommer att skickas ut i förväg till revisionsrätten och styrekonomen.

8. - År 1999 hade centret ett antal extraanställda innan tjänstemän eller andra anställda enligt tjänsteföreskrifterna tillträdde sina tjänster. Centret medger att inga ad hoc-kontrakt utarbetades. Vad gäller utgifter i avdelning 2 gjordes en marknadsundersökning avseende IT-utrustning och utrustning av lokalerna. Centret hade erhållit ett positivt yttrande från rådgivande kommittén för upphandling och avtal.

- Vad gäller utgifter i avdelning 3 medger centret att vissa projekt inletts utan allmänna uttagningar men att de likväl hade lagts fram för ledningen för förhandsgodkännande. Centret medger att dokumentation som lämnats för vissa projekt inte var tillfredsställande.

- Nödvändiga åtgärder för att hädanefter undvika sådana situationer har vidtagits.