Revisionsrättens rapport

om granskningen av effektiviteten i Europeiska centralbankens förvaltning budgetåret 1999 samt Europeiska centralbankens svar

(2001/C 47/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

INLEDNING

1. Revisionsrättens mandat när det gäller Europeiska centralbanken (ECB) föreskriver en "granskning av effektiviteten i ECB:s förvaltning"(1). ECB ersatte Europeiska monetära institutet (EMI) den 1 juni 1998(2). ECB:s räkenskaper för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 godkändes av ECB-rådet den 16 mars 2000 och offentliggjordes i april 2000(3) efter att ha granskats och attesterats den 1 mars 2000, utan reservationer, av en extern revisor.

2. ECB lyder under de finansiella bestämmelserna i ECB:s stadga, för vilka en detaljerad tolkning har fastställts i beslut som fattats av ECB-rådet, ECB:s budgetmyndighet. I enlighet med artikel 112 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen består ECB-rådet av de sex direktionsledamöterna och de 11 cheferna för de nationella centralbankerna i de medlemsstater som antagit euron.

3. För ECB var 1999 första året av den centralbanksverksamhet som inleddes med att euron infördes den 1 januari 1999. I enlighet med artikel 105.2 i fördraget skall ECB ansvara för följande grundläggande uppgifter: utforma och genomföra gemenskapens monetära politik, genomföra valutatransaktioner, inneha och förvalta medlemsstaternas officiella valutareserver samt främja väl fungerande betalningssystem. Vad gäller ECB:s rådgivande funktion får ECB i enlighet med bestämmelserna i artikel 105.4 i fördraget avge yttranden till behöriga gemenskapsinstitutioner eller gemenskapsorgan eller till nationella myndigheter i frågor inom ECB:s behörighetsområde.

EFFEKTIVITETEN I FÖRVALTNINGEN 1999

Budgetförvaltning och uppföljning av budgetgenomförandet

4. När budgeten utarbetades inkluderades stora säkerhetsmarginaler för många planerade utgifter och den ursprungliga budgeten fastställdes därmed till 188,6 miljoner euro(4). I samband med översynen vid halvårsskiftet av budgeten för 1999 förutsågs ett underutnyttjande på omkring 26 miljoner euro(5), men budgeten reviderades inte i enlighet med detta. ECB-rådet noterade direktionens avsikt att betrakta den nya prognosen för årsslutet 1999, dvs. 163,7 miljoner euro för totala utgifter, som ett internt budgettak. Det gjordes ingen formell revidering av budgeten.

5. De totala utgifterna uppgick till 152,0 miljoner euro 1999, dvs. 93 % av prognosen vid halvårsskiftet på 163,7 miljoner euro, men endast 80 % av den slutliga reviderade budgeten (189,6 miljoner euro). Under dessa omständigheter kan inte budgeten tjäna sitt syfte som ett strategiskt verktyg för en ändamålsenlig förvaltning och kontroll av utgifterna.

System för intern kontroll

6. Enligt stadgan(6) krävs det två underskrifter eller ordförandens underskrift för att binda ECB vid kontrakt om eller order av varu- och tjänsteleveranser. Förfarandet för betalningar fastställs i ECB:s interna bestämmelser som ger en mycket viktig roll åt resultatenhetschefer, dvs. personer som är ansvariga för en viss del av budgeten. Resultatenhetscheferna godkänner betalning av fakturan efter att ha kontrollerat att den överensstämmer (belopp, erhållna varor och tjänster) med åtagandet. Det krävs inte två underskrifter för att godkänna betalningen.

7. Eftersom det inte har inrättats något informationssystem för åtaganden görs ingen systematisk kontroll av överensstämmelsen mellan åtagande och betalning annat än den som utförs manuellt av resultatenhetscheferna. Åtgärder bör vidtas för att garantera att det i samtliga fall görs lämpliga kontroller innan betalningar kan verkställas. Det nuvarande systemet i kombination med det faktum att budgeten inte är bindande (se punkt 5) innebär ett riskmoment vad gäller utgifter.

8. ECB fortsatte under 1999 att anlita konsultfirmor för utarbetande av viktiga projekt. När det gäller projektet FCRS (Foreign Currency Reserves Subledger - Reskontra för valutareserver) (se även revisionsrättens kommentarer i rapporterna för 1997 och 1998(7)) anlitade ECB konsulter från ett företag på kontrakt som förnyades ett flertal gånger. Av 1,8 miljoner euro som under 1999 betalades ut till detta företag för konsultkostnader för projektet utgjorde omkring 0,7 miljoner euro utbetald ersättning till en enskild konsult. Från januari till november 1999 fakturerade denna konsult 60 timmar nästan varje vecka, dvs. högsta möjliga antalet timmar enligt kontraktet, till en taxa som ursprungligen låg på 255 euro per timme och som senare höjdes till 306 euro per timme. Mer än 5,6 miljoner euro har lagts ut sedan 1997, men i slutet av 1999 hade projektet ännu inte blivit helt slutfört. Detta fall illustrerar vikten av att i framtiden undvika dyra kontrakt utan slutgiltigt fastställda villkor där konsulterna inte gjort några klara och tydliga åtaganden i fråga om vad som skall åstadkommas inom en viss tidsram.

Mänskliga resurser

9. Under 1999 rekryterades ytterligare 242 personer och 44 slutade. I slutet av 1999 fanns det 732 anställda varav 55 hade en ledande ställning.

10. Den 1 juli 1998 antog ECB-rådet, i enlighet med artikel 12.3 i stadgan, arbetsordningen(8). Denna arbetsordning föreskriver att "personalen skall väljas, tillsättas och befordras med vederbörlig hänsyn tagen till principer om yrkesmässig kompetens, offentlighet, öppenhet, lika möjligheter och lika behandling. Närmare upplysningar om regler och förfaranden för rekrytering och intern befordran skall lämnas i ett administrativt cirkulär". Eftersom detta cirkulär ännu inte har framlagts är det inte möjligt att bedöma tillämpningen av dessa principer.

SLUTSATSER

11. Som revisionsrätten redan har påpekat i rapporterna för 1996 och 1997 om granskningen av effektiviteten i EMI:s förvaltning(9) bör budgetprognoser och budgetförvaltning förbättras betydligt så att budgeten kan tjäna som ett ändamålsenligt kontroll- och förvaltningsinstrument. Prognoser som pekar på ett väsentligt underutnyttjande av anslag bör leda till att ECB-rådet formellt reviderar budgeten (se punkterna 4 och 5). Budgetförfarandets brister i kombination med att det inte finns något system som i samtliga fall garanterar överensstämmelsen mellan åtaganden och efterföljande betalningar innebär ett riskmoment vad gäller utgifter (se punkterna 6 och 7).

12. Med tanke på antalet ECB-anställda bör man så snart som möjligt lägga fram det administrativa cirkulär där regler och förfaranden för rekrytering och intern befordran anges (se punkterna 9 och 10).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 10 januari 2001.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) Protokoll nr 18 (f.d. protokoll nr 3) om stadgan för ECBS och ECB som fogats till EG-fördraget, artikel 27.2.

(2) Fem rapporter om effektiviteten i EMI:s förvaltning fram till den 31 maj 1998 och effektiviteten i ECB:s förvaltning fram till den 31 december 1998 har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning: EGT C 394, 31.12.1996 för 1994 och 1995, EGT C 42, 9.2.1998 för 1996, EGT C 164, 10.6.1999 för 1997 och EGT C 133, 12.5.2000 för 1998.

(3) ECB:s årsrapport för 1999.

(4) ECB:s ursprungliga budget för 1999, dvs. 188,6 miljoner euro, reviderades tre gånger under 1999: i stort sett oförändrad i slutet av mars, 190,8 miljoner euro i slutet av juni och 189,6 miljoner euro i slutet av september.

(5) Vilket kan hänföras till förseningar vid rekrytering och till försenade projekt beroende på en större arbetsbörda än väntat i samband med år 2000-anpassningen.

(6) Protokoll nr 18 (f.d. protokoll nr 3) om stadgan för ECBS och ECB som fogats till EG-fördraget, artikel 39.

(7) För 1997 EGT C 164, 10.6.1999, punkt 12; för 1998 EGT C 133, 12.5.2000, punkt 19.

(8) EGT L 338, 15.12.1998, s. 28, ändrad i EGT L 125, 19.5.1999, s. 34 och ändrad i EGT L 314, 8.12.1999, s. 34 (franska, grekiska och portugisiska versionerna rättade genom EGT L 273, 26.10.2000, s. 40).

(9) EGT C 42, 9.2.1998, punkt 4.7, EGT C 164, 10.6.1999, punkt 5.

Europeiska centralbankens svar

Europeiska centralbanken (ECB) välkomnar revisionsrättens rapport och noterar de olika punkterna som rätten framför.

Punkt 4: Det bör noteras att för budgetåret 2000 genomförde ECB en delårsrevision som en formell minskning av ECB:s budget för 2000 genom ett beslut av ECB-rådet.

Punkt 5: ECB strävar fortlöpande efter att förbättra sina budgetprognoser och sin budgetförvaltning.

Punkt 6: Efter en rekommendation som gjordes vid den interna delårsrevisionen gav ECB:s ledning sitt stöd till en ändring av sådana förfaranden (riktlinjerna för hantering av upphandling och fakturor) för att ge chefer och firmatecknare tydliga instruktioner för omprövning och godkännande av ärenden om det finns skillnader mellan beställningen och fakturan innan betalningen sker. Direktoratet för redovisning har påbörjat de erforderliga förändringarna av regler för hantering av fakturor för kontrasignering av den person som är ansvarig för den första ordern om en faktura inte motsvarar åtagandet vad gäller belopp eller levererade varor och tjänster.

Punkt 7: Alla resultatsenhetschefer är skyldiga att bokföra sina åtaganden på en decentraliserad basis och använda sådan information som en del av sitt övergripande ansvar för budgetkontroll. ECB har redan tagit de första stegen mot genomförande av ett enhetligt informationssystem för åtaganden.

Punkt 8: ECB har godkänt olika modeller för att anlita utomstående resurser beroende på de olika projektens krav och restriktioner. Den modell som användes för projektet FCRS (Foreign Currency Reserves Subledger - Reskontra för valutareserver) valdes efter noggrant övervägande av olika alternativs för- och nackdelar. Den kännetecknades av integrering av de externa resurserna i projektorganisationen under ECB:s ledning. De resultat som gjorts av enskilda konsulter och deras prestationer har regelbundet bedömts av ECB och jämförts med de uppdrag och de tidsplaner som tilldelats dem för dessa uppdrag.

Punkt 10: Det administrativa cirkuläret om rekrytering och befordran har i mellantiden överlämnats till personalkommittén och till "Union of the Staff of the ECB" (ECB:s personalorganisation) för kommentarer. Trots att cirkuläret inte introducerades 1999 har ECB ändå visat tillbörlig respekt för principerna i artikel 20 i arbetsordningen vid sina förfaranden vid urval, tillsättning och befordring av personal.

Punkt 11: ECB strävar efter att kostnader och nytta skall vägas mot potentiella risker och möjliga krav på motsvarande åtgärder eller resurser på ett försiktigt sätt.