Gemenskapens växtsortsmyndighets kodex för god förvaltningssed

(2000/C 371/08)

FÖRVALTNINGSRÅDET FÖR GEMENSKAPENS VÄXTSORTSMYNDIGHET HAR FASTSTÄLLT DESSA REGLER OM MYNDIGHETENS ARBETSMETODER

i utövandet av sina befogenheter till följd av artikel 36.1d i rådets förordning (EG) nr 2100/94 om gemenskapens växtsortsmyndighet,

med beaktande av den undersökning som EU-ombudsmannen på eget initiativ inledde för att utröna om det vid de olika gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen fanns någon kodex för god förvaltningssed för tjänstemän och övriga anställda i deras kontakter med allmänheten, och om den i så fall var offentlig, och

av följande skäl:

Genom Amsterdamfördraget har begreppet öppenhet förts in i Fördraget om Europeiska unionen. Därigenom slås fast att fördraget markerar en ny fas i processen för att skapa en allt fastare sammanslutning mellan de europeiska folken, där beslut skall fattas så öppet och så nära medborgarna som möjligt.

En sådan kodex är nyttig dels för de anställda, eftersom den i detalj informerar dem om de regler som gäller för kontakter med allmänheten, dels för allmänheten, eftersom den ger information om vilket uppträdande de kan förvänta sig vid kontakter med växtsortsmyndigheten.

En kodex för god förvaltningssed som växtsortsmyndighetens tjänstemän och övriga anställda skall följa i sina kontakter med allmänheten bör därför upprättas och göras tillgänglig för allmänheten.

HÄRMED FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Allmänna bestämmelser

Anställda vid Gemenskapens växtsortsmyndighet (nedan kallad växtsortsmyndigheten) skall i sina kontakter med allmänheten följa de principer som fastställs i detta beslut och som utgör kodexen för god förvaltningssed, nedan kallad förvaltningskodexen.

Artikel 2

Tillämpning: personer

1. Denna förvaltningskodex skall gälla för alla anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, i deras kontakter med allmänheten. Nedan avser anställda både tjänstemän och övriga anställda.

2. Växtsortsmyndigheten skall vidta de åtgärder som behövs för att se till att bestämmelserna i förvaltningskodexen även gäller andra personer som arbetar för myndigheten, såsom personer som anställts privat, experter som lånats ut från nationella civila myndigheter och praktikanter.

3. Med allmänheten avses alla fysiska och juridiska personer, oavsett om de är bosatta eller har sitt officiella säte i EU eller inte.

Artikel 3

Tillämpning: sakområde

1. Denna förvaltningskodex innehåller de allmänna principer för god förvaltningssed som skall gälla för alla kontakter som växtsortsmyndighetens anställda har med allmänheten, såvida de inte omfattas av särskilda föreskrifter.

2. Principerna i förvaltningskodexen gäller inte kontakterna mellan växtsortsmyndigheten och dess anställda. Dessa relationer regleras av tjänsteföreskrifterna.

Artikel 4

Lagenlighet

En anställd vid växtsortsmyndigheten skall handla i enlighet med lagen och tillämpa de regler och förfaranden som fastställs i gemenskapslagstiftningen. En anställd vid växtsortsmyndigheten skall särskilt se till att beslut som gäller enskildas rättigheter eller intressen har rättslig grund och att beslutens innehåll är i överensstämmelse med lagen.

Artikel 5

Icke-diskriminering

1. Då en anställd vid växtsortsmyndigheten hanterar förfrågningar från allmänheten eller fattar beslut skall han eller hon se till att principen om lika behandling efterlevs. Personer vars situation är densamma skall behandlas på ett likvärdigt sätt.

2. Om behandlingen inte är likvärdig skall en anställd vid växtsortsmyndigheten kunna motivera skillnaden med objektiva och relevanta faktorer som föreligger i det enskilda fallet.

3. En anställd vid växtsortsmyndigheten skall särskilt undvika varje slags omotiverad åtskillnad av personer baserad på nationalitet, kön, ras, etniskt ursprung, religion, tro, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning.

Artikel 6

Proportionalitet

1. Då en anställd vid växtsortsmyndigheten fattar beslut skall han eller hon se till att de åtgärder som vidtas står i proportion till ändamålet. Den anställde skall särskilt undvika att begränsa medborgarnas rättigheter eller att ta ut avgifter av dem om dessa begränsningar eller avgifter inte står i rimlig proportion till åtgärdernas syfte.

2. Då en anställd vid växtsortsmyndigheten fattar beslut skall han eller hon försöka finna en medelväg för att såväl de enskilda personernas som allmänhetens intressen skall tillgodoses.

Artikel 7

Maktmissbruk

Maktbefogenheterna skall utövas endast för de syften de är avsedda för enligt gällande bestämmelser. En anställd vid växtsortsmyndigheten skall särskilt undvika att utnyttja sina befogenheter för syften som inte har någon grund i lag eller som inte motiveras av det allmännas bästa.

Artikel 8

Opartiskhet och oavhängighet

1. En anställd vid växtsortsmyndigheten skall vara opartisk och oavhängig. En anställd skall avstå från godtyckliga handlingar som kan vara till men för allmänheten och även avstå från att gynna någon enskild person, oavsett vilka anledningar som kan åberopas.

2. En anställd vid växtsortsmyndigheten skall inte styras av något inflytande utifrån, inbegripet politiskt inflytande, och inte heller av personliga intressen.

3. En anställd skall avstå från att ta del i beslutsfattande som rör hans eller hennes egna intressen eller hans eller hennes familjs, släktingars, vänners och bekantskapers intressen.

Artikel 9

Objektivitet

Då en anställd fattar beslut skall han eller hon ta hänsyn till relevanta faktorer och väga in dem i beslutet, samtidigt som alla irrelevanta synpunkter lämnas därhän.

Artikel 10

Berättigade förväntningar och konsekvent agerande

1. En anställd skall ta hänsyn till de rättmätiga och skäliga förväntningar allmänheten har mot bakgrund av hur växtsortsmyndigheten agerat tidigare.

2. En anställd vid växtsortsmyndigheten skall vara konsekvent såväl i sin egen myndighetsutövning som i institutionens förvaltningsarbete. En anställd skall följa växtsortsmyndighetens normala förvaltningsrutiner såvida det inte finns legitima skäl att avvika från praxis i ett enskilt fall.

Artikel 11

Rättvisa

En anställd vid växtsortsmyndigheten skall agera rättvist och skäligt.

Artikel 12

Artighet

1. En anställd vid växtsortsmyndigheten skall vara serviceinriktad, korrekt, artig och lättillgänglig i sina kontakter med allmänheten.

2. Om en anställd inte är ansvarig för ett visst ärende skall han eller hon hänvisa medborgaren till den anställde som är ansvarig.

3. Om ett fel begås och får negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall en anställd be om ursäkt för detta.

Artikel 13

Skrivelser besvarade på medborgarens språk

En anställd skall se till att alla unionsmedborgare eller andra privatpersoner som skriver till växtsortsmyndigheten på ett av fördragsspråken får svar på samma språk.

Artikel 14

Bekräftelser av mottagandet och uppgift om den ansvariges namn

1. Varje skrivelse eller klagomål som inkommer till växtsortsmyndigheten skall inom två veckor besvaras med en bekräftelse på mottagandet, utom i de fall ett mer innehållsrikt svar kan skickas inom denna tidsperiod.

2. I svaret eller bekräftelsen skall den ansvariges namn och telefonnummer anges tillsammans med namnet på den avdelning där han eller hon arbetar.

3. Varken bekräftelse på mottagandet eller svar behöver skickas då skrivelser eller klagomål betraktas som otillbörliga på grund av att de skickats i ett orimligt stort antal eller på grund av att de är upprepande eller meningslösa till sin karaktär.

Artikel 15

Skyldighet att vidarebefordra till ansvarig avdelning

Om en skrivelse eller ett klagomål till växtsortsmyndigheten har adresserats eller framförts till en enhet eller sektor utan ansvar i ärendet, skall de mottagande avdelningarna se till att handlingarna i ärendet utan dröjsmål sänds vidare till den ansvariga avdelningen, som skall agera i enlighet med artikel 14.

Artikel 16

Rätt att höras och yttra sig

1. Då ett ärende berör enskilda personers rättigheter eller intressen skall en anställd se till att rätten till försvar respekteras i alla skeden av beslutsprocessen.

2. Då ett beslut skall fattas som rör enskildas intressen, skall alla berörda ha rätt att ge skriftliga kommentarer, och i förekommande fall även muntligen få lägga fram sina synpunkter innan beslutet fattas.

Artikel 17

Beslut i rimlig tid

1. En anställd skall se till att ett beslut om varje begäran eller klagomål till växtsortsmyndigheten fattas inom en rimlig tidsperiod, så kort som möjligt och under inga omständigheter längre än två månader räknat från mottagningsdatum.

2. Om en begäran eller ett klagomål till växtsortsmyndigheten på grund av ärendets svårighetsgrad inte kan besvaras med ett beslut inom ovan nämnda tidsperiod, skall en anställd så snart som möjligt informera upphovsmannen. Ett definitivt beslut skall därefter delges upphovsmannen så snart det är praktiskt möjligt.

Artikel 18

Skyldighet att motivera beslut

1. Varje beslut från växtsortsmyndigheten som kan få negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall ange vilka relevanta fakta och vilken rättslig grund som beslutet baserar sig på.

2. En anställd skall undvika att fatta beslut på kortsiktiga eller lösa grunder eller att fatta beslut som inte är tillräckligt individuellt utformade.

3. Om ett mycket stort antal enskilda berörs av ett beslut och det därför inte är möjligt att i detalj meddela grunderna för beslutet får standardsvar skickas, men en anställd skall då se till att den som så önskar får ett individuellt utformat beslut.

Artikel 19

Information om möjligheterna att överklaga

1. Ett beslut från växtsortsmyndigheten som kan få negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall innehålla information om vilka möjligheter det finns att överklaga beslutet. Informationen skall ange hur man går till väga för att överklaga, till vem man skall rikta sitt överklagande och vilka tidsfrister som gäller.

2. I ett beslut skall även anges möjligheten till förnyad prövning och klagomål över inkompetent förvaltning till ombudsmannen enligt artiklarna 230 respektive 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

Artikel 20

Kungörelse av beslut

1. En anställd skall se till att beslut som berör enskildas rättigheter eller intressen direkt delges de berörda personerna skriftligen så snart som möjligt efter det att beslutet fattats.

2. En anställd skall avstå från att meddela beslutet till andra källor så länge de direkt berörda personerna inte informerats.

Artikel 21

Skydd av personuppgifter

1. En anställd som hanterar personliga uppgifter om en medborgare skall följa de principer som fastställts i direktiv 95/46/EG om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.

2. En anställd skall särskilt undvika att behandla personuppgifter i orättmätiga syften eller att sända uppgifterna vidare till obehöriga personer.

Artikel 22

Begäran om information

1. En anställd som är ansvarig för ett ärende skall ge allmänheten den information som efterfrågas.

2. Om en muntlig begäran om information är alltför komplicerad eller alltför omfattande för att kunna besvaras direkt, skall den anställde råda den berörda personen att formulera sin begäran skriftligt.

3. Om en anställd inte kan lämna ut de upplysningar som efterfrågas på grund av att de är sektretessbelagda, skall han eller hon ange skälen i enlighet med artikel 18 i denna förvaltningskodex.

4. Då en anställd ombeds att ge upplysningar om ett ämne utanför sitt ansvarsområde, skall han eller hon hänvisa den frågande till ansvarig tjänsteman och uppge dennes namn och telefonnummer. Då en anställd ombeds att ge upplysningar om en annan gemenskapsinstitution eller ett annat gemenskapsorgan skall han eller hon hänvisa den frågande till berörd institution eller berört organ.

Artikel 23

Allmänhetens tillgång till handlingar

1. Då en person begär att få tillgång till växtsortsmyndighetens handlingar skall en anställd bevilja detta i enlighet med den lagstiftning som gäller för växtsortsmyndigheten och det beslut som fattats av växtsortsmyndighetens förvaltningsråd om allmänhetens tillgång till dokument.

2. Om en muntlig begäran om tillgång till handlingar inte kan uppfyllas, skall en anställd råda den berörda personen att formulera sin begäran skriftligt.

Artikel 24

Diarieföring

Växtsortsmyndigheten skall på ett korrekt sätt diarieföra in- och utgående post, inkommande handlingar och vidtagna åtgärder.

Artikel 25

Allmänhetens tillgång till förvaltningskodexen

1. Växtsortsmyndigheten skall vidta de åtgärder som behövs för att denna förvaltningskodex skall komma till allmänhetens kännedom. Växtsortsmyndigheten skall utarbeta en broschyr, "God förvaltningssed inom Gemenskapens växtsortsmyndighet", där förvaltningskoden finns.

2. Växtsortsmyndigheten skall förse varje medborgare som så önskar med ett exemplar av förvaltningskodexen.

Artikel 26

Rätt att klaga hos EU-ombudsmannen

Om en anställd inte följer principerna i denna förvaltningskodex har var och en rätt att klaga hos EU-ombudsmannen i enlighet med artikel 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och i enlighet med ombudsmannens stadga(1).

Artikel 27

Översyn

Dessa regler skall ses över efter två år. Inför översynen, mot slutet av 2001, skall växtsortsmyndighetens direktör rapportera till förvaltningsrådet om genomförandet av reglerna.

Artikel 28

Ikraftträdande

Dessa regler skall träda i kraft den 13 april 2000 och skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Datum: den 12 april 2000.

Förvaltningsrådets ordförande

Louis Van Eylen

(1) Europaparlamentets beslut av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 4.5.1994, s. 15).