Särskild rapport till stöd för revisionsförklaringen avseende den sjätte och sjunde Europeiska utvecklingsfondens verksamhet för budgetåret 1995 jämte svaren från kommissionen

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Punkt

1. FÖRUTSÄTTNINGARNA FÖR UTARBETANDET AV REVISIONSFÖRKLARINGEN 1.1 - 1.17

Revisionsrättens uppdrag 1.1 - 1.2

Räkenskaper och transaktioner som omfattas av DAS 1.3 - 1.12

DAS räckvidd och begränsningar 1.13 - 1.14

Revisionsrättens granskningsprinciper och granskningsmetoder 1.15 - 1.17

2. GENOMFÖRANDET AV GRANSKNINGEN 2.1 - 2.8

Krav i samband med granskningsarbetet 2.1 - 2.2

Utfört revisionsarbete 2.3 - 2.8

3. GRANSKNINGSRESULTAT 3.1 - 3.83

Allmän slutsats 3.1 - 3.10

Påvisade förbättringar 3.3

Reservationer avseende räkenskaperna 3.4 - 3.5

Reservationer avseende de underliggande transaktionerna 3.6 - 3.10

Detaljerade iakttagelser rörande räkenskaperna 3.11 - 3.56

Balansräkningar och övriga årsredovisningshandlingar 3.11 - 3.39

Beslut (primära åtaganden) 3.40 - 3.45

Betalningar 3.46 - 3.56

Detaljerade iakttagelser rörande de underliggande transaktionerna 3.57 - 3.83

Laglighet/väsentlig korrekthet 3.57 - 3.65

Laglighet/formell korrekthet 3.66 - 3.80

Övriga iakttagelser 3.81 - 3.83

1. FÖRUTSÄTTNINGARNA FÖR UTARBETANDET AV REVISIONSFÖRKLARINGEN

Revisionsrättens uppdrag

1.1 Fördraget om upprättandet av Europeiska gemen- skapen gav Europeiska revisionsrätten i uppdrag att granska Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper. Revisionsrätten skall avge en revisionsförklaring till Europaparlamentet och rådet om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. I den särskilda rapporten till stöd för revisionsförklaringen presenteras samtliga resultat av det arbete som utförts i enlighet med revisionsrättens uppdrag beträffande den sjätte och sjunde EUF:s verksamhet under budgetåret 1995.

1.2 Revisionsförklaringen består i att avge ett omdöme om huruvida

a) räkenskaperna (balansräkningar samt inkomst- och utgiftsredovisningar) korrekt speglar tillgångarna och den finansiella ställningen vid utgången av budgetåret och resultatet av verksamheten under det gångna budgetåret, i enlighet med fördragen och budgetförordningarna samt enligt god redovisningssed på det offentliga området,

b) de underliggande transaktionerna i allt väsentligt är lagliga och korrekta enligt på området gällande juridiska bestämmelser.

Räkenskaper och transaktioner som omfattas av DAS

1.3 De Europeiska utvecklingsfonderna (EUF) bygger dels på de internationella konventioner som har slutits mellan Europeiska unionens medlemsstater och sjuttio länder i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet (), dels på rådets beslut om association av tjugofyra utomeuropeiska länder och territorier (ULT) till Europeiska ekonomiska gemenskapen. EUF bildas enligt interna avtal om finansiering och förvaltning av det bistånd som gemenskapen genomför enligt dessa konventioner och avtal ().

1.4 Revisionsrätten har granskat den sjätte och sjunde EUF:s balansräkningar och räkenskaper för budgetåret 1995 som publicerats i form av ett meddelande från kommissionen till revisionsrätten, parlamentet och rådet med beteckningen SEK(96) 989 slutlig av den 31 maj 1996. I räkenskaperna redovisas dels budgetårets trans- aktioner, dels ackumulerade sammanställningar av utgifter och inkomster som bokförts sedan den sjätte och sjunde EUF trädde i kraft.

1.5 Inom ramen för det avtal som undertecknades på Mauritius den 4 november 1995 fastställdes den fjärde Lomé-konventionens andra finansiella protokoll till 14 625 miljoner ecu () för en femårsperiod från och med den 1 mars 1995. Genomförandet av protokollet torde börja under loppet av budgetåret 1997, via den åttonde EUF som inrättats genom det interna avtal som antogs av rådet den 20 december 1995.

1.6 Ett av EUF:s mest utmärkande drag hänger samman med fondernas finansieringssätt. EUF finansieras på annat sätt än Europeiska gemenskapernas allmänna budget, och varje medlemsstat bidrar till finansieringen enligt en fördelningsnyckel som fastställs i varje internt EUF-avtal (se tabell 1.1).

1.7 De anslag som tas upp till de olika EUF är inte underkastade regeln om ettårighet och riskerar inte att förfalla. Trots att den sjätte EUF, liksom den sjunde EUF:s första finansprotokoll, båda har en löptid på fem år, sträcker sig deras genomförande över en längre period, tills kommissionen anser att genomförandet framskridit tillräckligt långt. De resterande belopp som fortfarande är disponibla överförs då till en senare fond. Så innefattade till exempel den sjätte EUF:s räkenskaper per den 31 december 1995 resterande belopp från den fjärde EUF (125,1 miljoner ecu), medan den sjunde EUF innefattade resterande belopp från de första tre EUF och från den femte EUF (492,5 miljoner ecu), där räkenskaperna avslutades i slutet av 1993 ().

1.8 EUF omfattar inte de resurser som tillskjuts av Europeiska investeringsbanken (EIB) från dess egna medel, vilka preciseras såväl i Lomé-konventionerna som i associeringsavtalen med ULT (se tabell 1.2). I de interna avtalen anges inte bara EUF:s medel från AVS och ULT utan också de belopp EIB skall ställa till förfogande i form av lån från egna medel, nämligen 1 120 miljoner ecu som komplement till den sjätte EUF och 1 225 miljoner ecu som komplement till den sjunde EUF ().

1.9 EUF-finansieringen sker i tre steg:

a) Kommissionen eller EIB fattar finansieringsbeslut, ofta kallade primära åtaganden.

b) avtal ingås om åtaganden gentemot tredje man, huvudsakligen avseende anslag vilkas genomförande sorterar under de nationella utanordnarna i AVS- eller ULT-länderna. Dessa transaktioner kallas vanligen sekundära åtaganden.

c) Betalningarna effektueras enligt de primära och sekundära åtagandena.

1.10 Revisionsrätten anser att det primära åtagandet (punkt 1.9.a) inte utgör den lämpliga nivån för tillämpning av bestämmelserna i budgetförordningen; artikel 19.1 rörande kontrollen av

a) utgiftens överensstämmelse med de bestämmelser som gäller för förvaltningen av EUF samt med de rättsakter som antagits enligt dessa bestämmelser, framför allt de allmänna och särskilda villkoren i den finansieringsöverenskommelse som avser transaktionen,

>Plats för tabell>

b) tillämpningen av principerna för sund ekonomisk förvaltning.

För att råda bot på denna problematiska situation borde man i bestämmelserna precisera begreppet bokföringsmässigt åtagande samt de kontrollförfaranden kommissionen skall tillämpa dels på de primära åtagandena, dels på de sekundära åtagandena (delegerade anslag).

1.11 För att vid slutet av budgetåret få reda på hur stora anslag som kan användas för nya ändamål måste man från varje EUF:s kapital dra både de slutgiltiga betalningar som effektuerats sedan starten och de anslagsåtaganden som i praktiken återstår att reglera. Tabell 1.3 ger en kortfattad lägesrapport för den sjätte och sjunde EUF och visar de belopp som vid slutet av budgetåret 1995 torde vara disponibla för nya användningsområden. De uppgifter som presenteras här är de som framgår av kommissionens räkenskaper och hänsyn tas inte till granskningsresultaten.

1.12 Mellan 1995 års bokslut och offentliggörandet av resultaten av revisionsrättens granskning har kommissionen rättat till de bokföringsfel som påvisats av revisionsrätten. Rättelserna har bokförts på budgetåret 1996 och påverkar inte årsbokslutet för 1995, som publicerades den 31 maj 1996. Däremot har man vid granskningen tagit hänsyn till verifikationerna för räkenskaperna 1995 som tagits fram av kommissionens avdelningar fram till oktober 1996.

DAS räckvidd och begränsningar

1.13 Liksom föregående år, avser revisionsförklaringen för 1995 endast budgetårets transaktioner. Eftersom EUF:s årsbokslut presenteras ackumulativt och det första budgetår då en revisionsförklaring avgavs (1994) inföll då den sjätte och den sjunde EUF var under genomförande sedan flera år tillbaka, kan revisionsrättens revisionsförklaring på detta stadium inte omfatta EUF:s ackumulerade räkenskaper.

1.14 Revisionsrätten hänvisar läsaren till sin särskilda rapport avseende verksamheten under den allmänna budgeten för budgetåret 1995 (punkterna 1.9 1.14), vad beträffar revisionsförklaringens övergripande karaktär samt dess begränsningar, bl.a. av hur väl den omfattar förvaltningens kvalitet och påvisar avsiktliga oegentligheter.

Revisionsrättens granskningsprinciper och granskningsmetoder

1.15 Revisionsrätten har utfört sitt uppdrag i enlighet med internationellt erkänd god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Eftersom liknande normer och allmänna granskningsmetoder använts, hänvisas läsaren till revisionsrättens särskilda rapport avseende verksamheten under den allmänna budgeten för budgetåret 1994.

>Plats för tabell>

1.16 Revisionsrätten gör ingen granskning på platsen inför upprättandet av DAS avseende EUF. Med hänsyn till att de på varandra följande Lomé-konventionerna fastställer precisa förfaranden för genomförandet av finansieringen och att kommissionen är involverad i övervakningen eller tillämpningen av dessa, skedde granskningen av transaktionerna under budgetåret 1995, liksom för 1994, vid de centrala avdelningar vid kommissionen som innehar eller har möjlighet att från delegationerna få alla de verifikationer som möjliggör granskning av de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet ända fram till den slutlige mottagaren.

1.17 I och med att EUF:s finansieringsramar (tilldelningar) används i takt med att utvecklingsåtgärderna genomförs under en period som omfattar minst fem år, finns det för övrigt anledning att särskilt uppmärksamma minskningen av kapitalet i varje fond i förhållande till de åtgärder som genomförs och även den bild årsboksluten ger av detta genomförande eftersom dessa olika element visar volymen av disponibla anslag för nya användningsområden.

2. GENOMFÖRANDET AV GRANSKNINGEN

Krav i samband med granskningsarbetet

2.1 Redan beträffande de gångna budgetåren har revisionsrätten uppmärksammat den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten på att den nuvarande lagstiftningen är illa avpassad till villkoren för genomförandet av EUF (). Denna brist på överensstämmelse gör det synnerligen svårt att bedöma om vissa typer av transaktioner är tillåtna eller lagliga.

2.2 Genom att införa en åtgärdsplan avsedd att förbättra vissa redovisningsrutiner () har kommissionen sedan 1994 påbörjat en process vars syfte är att få fram årsbokslut som är tillförlitliga och har verkligt informationsvärde. Iakttagelserna i denna rapport visar att betydande framsteg har gjorts, men att ansträngningar fortfarande behöver göras för att i full utsträckning nå detta mål.

Utfört granskningsarbete

>Plats för tabell>

2.3 Granskningen inriktades dels på utgiftsflödena i samband med genomförandet av biståndsinsatserna under budgetåret 1995, dels på de resterande belopp som utgör EUF:s kapital och tillgångar vid slutet av budgetåret.

2.4 Kontrollen av utgifterna för budgetåret 1995 skedde på grundval av ett statistiskt urval av åtaganden och betalningar. Därvid sammanfördes de transaktioner som gjorts av de båda EUF under genomförande, och var och en av dem betraktades såsom utgörande en del av en och samma helhet. Revisionsrätten använde en övergripande toleranströskel på 50 miljoner ecu () med en säkerhetsgrad på 95 %, vilket medförde att revisionsrätten granskade ett stickprov på 99 primära åtaganden (beslut av kommissionen) och 149 betalningar.

2.5 De granskade åtagandena och betalningarna inom ramen för urvalsförfarandet utgör 63 % respektive 37 % av budgetårets samtliga åtaganden och betalningar. Vad beträffar Stabex och strukturanpassningen, var de granskade transaktionerna av sådan omfattning att större delen av budgetårets betalningsflöden undersöktes ().

2.6 Utöver granskningen av stickproven på åtaganden och betalningar gjordes analytiska kontroller av eventuella förbiseenden, värderingen av åtagandena vid slutet av budgetåret, exaktheten i de redovisningsmässiga aggregaten och kapitalets utveckling. Specifika valideringsgranskningar gjordes dessutom av tilldelningarna per finansiellt instrument och per land, av interimskontona och de olika aktiv- och passivkontona. Eftersom dessa olika kontroller inte grundas på någon statistisk metod, kan resultaten inte extrapoleras och slutsatserna baseras endast på de kända felaktigheterna.

2.7 Bankkontona blev föremål för ett systematiskt granskningsförfarande, som innefattade extern bekräftelse av saldona från de finansinstitut där kontona öppnats.

2.8 De övergripande slutsatserna angående räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet bygger på resultaten av samtliga dessa kontroller.

3. GRANSKNINGSRESULTAT

Allmän slutsats

3.1 Revisionsrätten har genom sin granskning erhållit en rimlig säkerhet om att årsbokslutet för budgetåret som avslutades den 31 december 1995 är korrekt, med förbehåll för de omständigheter som sammanfattas i punkt 3.4. Dessa omständigheter visar att ytterligare ansträngningar kan göras för att förbättra presentationen av EUF:s finansiella ställning, särskilt av disponibelt kapital som kan användas på nytt.

3.2 Revisionsrätten har också erhållit en rimlig säkerhet om att de underliggande transaktionerna för inkomsterna, åtagandena och betalningarna för budgetåret är lagliga och korrekta, med förbehåll för de omständigheter som sammanfattas i punkterna 3.6 3.10. De formella felaktigheter som påvisats vad gäller Stabex, strukturanpassningen och transaktioner som förvaltats av EIB har i princip sin grund i att den lagliga ramen ibland är dåligt anpassad till den faktiska verksamheten och de faktiska besluten.

Påvisade förbättringar

3.3 Vid granskningen kunde revisionsrätten konstatera att förbättringar har gjorts i förhållande till budgetåret 1994, främst på följande områden:

a) Det anges vilka redovisningsprinciper som har tillämpats, och förfarandena för inventering och bokslut har skärpts, i synnerhet beträffande redovisningen av EIB:s transaktioner under budgetåret.

b) Den analytiska ramen har förbättrats, vilket gör det lättare att följa anslagen.

c) Det har skett en utökning av de kommentarer i årsbokslutet som behövs för att man bättre skall kunna bedöma hur gemenskapsstödet i praktiken har genomförts.

Reservationer avseende räkenskaperna

3.4 Trots de förbättringar som gjorts av kommissionen påverkas räkenskaperna fortfarande i hög grad av att vissa redovisningsmetoder och -rutiner är illa avpassade för sitt ändamål:

a) Primära åtaganden som återstår att reglera och som inte längre överensstämmer med den faktiska ekonomiska verksamheten uppgick vid slutet av budgetåret 1995 enligt revisionsrättens uppskattning till 197 miljoner ecu (punkt 3.45), dvs. cirka 3,6 % av de 5 449 miljoner ecu som avser bokförda åtaganden som återstår att reglera (se tabell 1.3).

b) De 29 miljoner ecu som redovisas som förskott för stipendier och tekniskt bistånd innefattar 18,3 miljoner ecu som inte är tillgångar utan utgifter som skall regleras (punkterna 3.31 3.32).

c) Bokföringssystemet tillåter ännu inte en redovisning av övriga typer av förskott, i synnerhet vad beträffar strukturanpassningen, kostnadsberäkningar för åtgärdsprogram, avtalen avseende arbeten, tjänster och varuleveranser, vilka i årsbokslutet redovisas som slutgiltiga betalningar (punkterna 3.51 3.54).

d) I saldot för ej reglerade utgifter i balansräkningen ingår belopp som är av annat slag än de betalningar som följer de vanliga bokföringsrutinerna vid slutet av året. Dessa belopp uppgår till totalt 13 miljoner ecu, varav 8 miljoner ecu har kunnat regleras efter bokslutsdatum (punkterna 3.27 3.28).

e) Felaktiga konteringar på totalt 0,17 miljoner ecu, som inte har rättats i bokslutet, påverkar värderingen av det resterande ej reglerade beloppet i fråga om ett primärt åtagande och ett sekundärt åtagande (punkt 3.55). Det mest sannolika beloppet för de betalningar under budgetåret som påverkas av sådana redovisningsmässiga klassificeringsfel beräknas på grundval av det tillämpade urvalsförfarandet till 17,7 miljoner ecu. Ingen felaktighet av denna typ har påvisats för budgetårets åtaganden.

f) De likvida medlen innefattar 2,9 miljoner ecu vilkas disponibilitet är osäker samt 213,2 miljoner ecu i värdepapper med tillhörande avkastning som inte uttryckligen tas upp i bokslutet (punkterna 3.29 3.30).

3.5 Revisionsrätten önskar också göra kommissionen uppmärksam på följande iakttagelser:

a) Presentationen av anslagen ger inte en klar bild av två viktiga åtgärdsprogram, strukturanpassningen (punkterna 3.21 och 3.22) och det särskilda initiativet för Afrika (punkt 3.23).

b) Systemet möjliggjorde 1995 en överföring av 1,2 miljoner ecu till Stabex-instrumentet utan tillräckliga verifikationer (punkt 3.24).

c) På grund av förseningar i inventeringsförfarandena beräknas de primära åtagandena 3,4 miljoner ecu för lågt (punkt 3.40).

Reservationer avseende de underliggande transaktionerna

3.6 Det mest sannolika beloppet för väsentliga felaktigheter i fråga om laglighet/korrekthet som påverkar budgetårets betalningar uppskattas till 32,6 miljoner ecu (2,1 % av totala betalningar). Detta extrapolerade belopp bekräftas av en påvisad volym kända felaktigheter som uppgår till 6,5 miljoner ecu (0,4 % av totala betalningar).

a) Felaktigheterna som begåtts vid beräkningen av de belopp som betalats till de avtalsslutande parterna uppgår till 2,5 miljoner ecu (punkterna 3.60 3.62 och 3.65).

b) I samband med en kompletterande stödåtgärd till strukturanpassningen gjordes åtaganden och betalningar med 4 miljoner ecu, fastän mottagarlandet inte längre var stödberättigat (punkt 3.63).

3.7 För övrigt innefattar de ej reglerade utgifterna transaktioner om 6 miljoner ecu som inte styrks med verifikationer (punkt 3.58).

3.8 Vad beträffar budgetårets åtaganden, uppgår den kända volymen väsentliga felaktigheter i fråga om laglighet/korrekthet till 4 miljoner ecu, dvs. 0,2 % av budgetårets totala åtaganden (punkt 3.57).

3.9 Det kända värdet av budgetårets betalningar som påverkas av formella felaktigheter i fråga om laglighet/korrekthet uppgår till 323,3 miljoner ecu.

a) En betalning på 4 miljoner ecu, som avsåg strukturanpassning, utanordnades utan att den ansvarige kommissionärens godkännande hade inhämtats (punkt 3.71).

b) Tolkningen av villkoren i finansieringsöverenskommelserna gör det inte möjligt att styrka det berättigade i betalningar på 87 miljoner ecu avseende strukturanpassningen (punkt 3.72).

c) Kommissionen har inte tillräckliga verifikationer för att styrka att de av EIB beräknade och av kommissionen redovisade beloppen för granskade betalningar på 3,6 miljoner ecu av räntesubventioner är välgrundade (punkt 3.77).

d) Bestämmelserna har inte följts för 18 Stabex-betalningar på tillsammans 216 miljoner ecu. 163,4 miljoner ecu har betalats utan att mottagarstaten har inkommit med någon rapport om hur de överförda medlen använts (punkt 3.73), 75 miljoner ecu har betalats utan tillräcklig substantiell föregående analys och 31,1 miljoner ecu på grundval av otillräckliga substantiella analyser (punkt 3.74). 101,5 miljoner ecu har otillräckligt motiverats vad gäller fastställandet av reduceringen av överföringsbasen (punkt 3.75).

e) Betalningar på 12,2 miljoner ecu har effektuerats utan att man respekterat villkoren i bestämmelser eller avtal angående betalningsfristerna (punkterna 3.79 3.80) eller tiderna för tillhandahållande av tjänsterna (punkt 3.78). För en betalning på 0,5 miljoner ecu har revisionsrätten inte kunnat erhålla de verifikationer som är nödvändiga för att bedöma om revideringen av fakturerade priser var välgrundad (punkt 3.76).

3.10 Det kända värdet av budgetårets åtaganden som påverkats av formella felaktigheter i fråga om laglighet/korrekthet uppgår till 87,2 miljoner ecu:

a) Kompletterande stödåtgärder till strukturanpassning på 9 miljoner ecu, som finansieras genom de nationella vägledande programmen, har godkänts genom ett förfarande som bara skall användas för utvecklingsprojekt av traditionellt slag (punkt 3.66). I två andra fall fick EUF:s kommitté inte tillräcklig information beträffande belopp på sammanlagt 26,6 miljoner ecu (punkt 3.67). I ett annat fall, där beloppet uppgick till 9,2 miljoner ecu, gjordes åtagandet innan de nödvändiga anslagen var tillgängliga (punkt 3.68).

b) Kommissionen har inte tillräckliga verifikationer för att styrka att de av EIB beräknade och av kommissionen redovisade beloppen på 37 miljoner ecu för granskade åtaganden för räntesubventioner är välgrundade (punkt 3.69).

c) Verifikationerna gör det inte möjligt för revisionsrätten att styrka att reduceringen av överföringsbasen för ett Stabex-åtagande på 5,5 miljoner ecu är välgrundat (punkt 3.70).

Detaljerade iakttagelser rörande räkenskaperna

Balansräkningar och övriga årsredovisningshandlingar

Redovisningsprinciper, -metoder och rutiner

3.11 De redovisningsprinciper som används vid upprättandet av årsbokslutet påverkar värderingarna och följaktligen också räkenskapernas tillförlitlighet, i och med att de senare skall ge en rättvisande bild av tillgångarna, transaktionsflödena och den faktiska finansiella ställningen.

3.12 För första gången preciserade EUF:s räkenskapsförare i årsbokslutet vilka redovisningsprinciper som hade använts. Dock tillämpas dessa inte tillräckligt konsekvent för att EUF:s räkenskaper skall kunna ge en rättvisande bild av de faktiska ekonomiska förhållandena:

a) Alla transaktioner under budgetåret bokförs inte. Bokförings-, inventerings- och bokslutsrutinerna är ännu inte tillräckligt utvecklade för att detta skall vara möjligt (punkterna 3.25, 3.30 3.34 och 3.38).

b) Samtliga bokföringsposter styrks inte med verifikationer (punkterna 3.29 och 3.58). För övrigt är sambandet mellan bokföringsposter och verifikationer föga formaliserat och framgår inte av räkenskapsböckerna eller annat bokföringsmaterial.

c) Transaktioner av mycket skilda slag slås ihop i samma saldon utan hänsyn till deras rubricering, varför man inte kan bedöma de verkliga förhållandena (punkterna 3.27, 3.29 och 3.48).

d) Bokslutsdispositioner görs antingen utanför bokföringen (punkt 3.13) eller genom noteringar som skall justeras senare (punkt 3.27.a). Eftersom möjlighet saknas att på lämpligt sätt identifiera de senare i räkenskaperna (särskilda typer av noteringar och räkenskapsböcker) behandlas de som normala transaktioner (punkt 3.28).

Årsredovisningshandlingarnas innehåll och presentation

3.13 De belopp som redovisas i balansräkningen överensstämmer inte alltid med de bokförda saldona:

a) I saldobalansen för den sjätte EUF redovisas inbetalade bidrag på 7 498,9 miljoner ecu, Stabex-anslag som gjorts disponibla igen på 186 miljoner ecu och medel överförda från den femte EUF på 202,1 miljoner ecu. Skillnaderna i förhållande till de i balansräkningen upptagna beloppen, som är 7 558,9 miljoner ecu, 153,5 miljoner ecu respektive 174,6 miljoner ecu neutraliserar varandra och beror på redovisningen av det extra bidrag på 60 miljoner ecu som tillsköts av medlemsstaterna inom ramen för det särskilda programmet för djupt skuldsatta länder.

b) De av den sjätte EUF:s inkomster som håller på att granskas klassificeras redovisningsmässigt som likviditetskonton i stället för ej reglerade konton, vilket leder till en differens mellan saldona i saldobalansen och i balansräkningen.

3.14 De utfärdade betalningskraven (posten "utestående inkomster och moms") motsvaras inte av några saldon i saldobalansen. De redovisas både som aktiva och passiva, vilket visar på de svårigheter man haft att lägga fram en balansräkning som dels följer de principer om kontantredovisning EUF tillämpar, dels presenterar fordringar och skulder på det sätt som krävs för att ge en rättvisande bild av det faktiskt disponibla kapitalet. Detta dubbla krav skulle lätt kunna uppfyllas, om man redovisade de tillgångar som inte bokförts kontant separat i en avdelning utanför balansräkningen.

3.15 Redovisningen av ackumulerade saldon på aktivsidan men enbart av årets variationer på passivsidan gör presentationen oklar. Ackumulerade saldon borde redovisas också på passivsidan, vilket skulle visa hur varje fonds kapital förändrats sedan starten.

3.16 De utgifter som håller på att granskas är uppförda som poster som minskar kapitalet för budgetåret 1995 och som tillgångar för budgetåret 1994. Detta nya redovisningssätt överensstämmer bättre med den ekonomiska verkligheten bakom transaktionerna. Den ändrade metoden leder till att man för budgetåret i fråga redovisar en ytterligare minskning av den sjätte EUF:s disponibla kapital med 41 miljoner ecu, utan att detta motsvaras av faktisk användning av beloppet under budgetåret.

3.17 Den sjätte EUF:s insatser för att bekämpa aids redovisas i årsbokslutet under en särskild rubrik som inte existerar i redovisningen av den sjunde EUF, trots att den senare anslår mycket högre belopp för ändamålet (tilldelning på 50 miljoner ecu). För att åstadkomma permanenta metoder och enhetliga årsbokslut borde dessa insatser redovisas på ett jämförbart sätt i räkenskaperna för den sjätte och den sjunde EUF.

3.18 Rapporten om stödets bestämmelseland per sektor baseras på OECD:s kodifiering. Det vore önskvärt att denna kodifiering användes över hela linjen och ersatte den sektorvisa kodifiering som används i bokföringssystemet. Medan 99 % av de ackumulerade betalningarna finns med där, saknas 50 % av budgetårets beslut i den presenterade klassificeringen.

3.19 Åtagandena för budgetåret redovisas netto i årsbokslutet, dvs. åtaganden har minskats med inställda åtaganden. Till exempel, vad beträffar budgetårets åtaganden av räntesubventioner, upptas i årsbokslutet ett belopp på 55 miljoner ecu, som i själva verket motsvarar saldot av de gjorda åtagandena (90 miljoner ecu) och av de inställda åtagandena (35 miljoner ecu).

Redovisning av anslagen

3.20 EUF:s medel delas upp på större tilldelningar. EUF:s utgifts- och inkomstkonto presenteras enligt denna uppdelning. Olika anslag definieras sedan på en mycket mer specificerad nivå i enlighet med hur stödet från EUF skall genomföras, bland annat fördelning per land och region efter undertecknandet av nationella vägledande program (subventioner) eller efter fastställande av utgiftsmål (strukturanpassning), bokföring av bankräntor.

3.21 Den nuvarande presentationen av EUF:s balansräkningar och inkomst- och utgiftsredovisningar gör det inte möjligt att bedöma exakt på vilket stadium genomförandet av gemenskapsbiståndet befinner sig i fråga om strukturanpassningen, eftersom flera finansiella instrument samverkar till finansieringen av dessa åtgärder. De sammanlagda anslag som avsatts till åtgärder på strukturanpassningsområdet kan sålunda preliminärt uppskattas till 350 miljoner ecu för den sjätte EUF och 1 605 miljoner ecu för den sjunde EUF, eller totalt 1 955 miljoner ecu vid utgången av 1995. Det är 70 % mer än den tilldelning som anges i den fjärde Lomé-konventionens finansiella protokoll. Vad beträffar den sjunde EUF, kommer 392 miljoner ecu av dessa extra medel antingen från de nationella vägledande programmen, enligt bestämmelserna i artikel 281 i Lomé-konventionen och i artikel 1 i det finansiella protokollet, eller från senare avsättning av programreserver till projekt på strukturanpassningsområdet.

3.22 Den senare tilldelningen av programreserver till strukturanpassning regleras inte av Lomé-konventionen. Detta är anledningen till att reglerna för den ursprungliga tilldelningen i början av konventionens genomförande har tillämpats analogt. För detta togs 100 miljoner ecu under 1995 ut från den sjunde EUF:s programreserv, varav åtaganden på 50,6 miljoner ecu återstår att göra.

3.23 Det bör noteras att räkenskaperna för det regionala samarbetet och det gränsöverskridande initiativet numera är föremål för noggrann uppföljning. Däremot går det inte att genom räkenskaperna identifiera samtliga återanpassningsåtgärder i samband med det särskilda initiativet för Afrika, vilka var föremål för beslut om EUF-finansiering med ett totalt ackumulerat belopp på cirka 500 miljoner ecu till slutet av 1995 enligt uppföljningar som kommissionen gjort utanför räkenskaperna.

3.24 Med anledning av de felaktigheter som påvisats i förvaltningen av Stabex-anslagen () gjorde kommissionen under 1995 justeringar av de bankräntor som anslagits till Stabex-systemet. 125 miljoner ecu i bidrag som inte betalats in av medlemsstaterna i december 1992 krediterades slutligen systemet i december 1994. Vid beräkningen av Stabex-räntorna betraktades de som bokförda redan i januari 1993. Motsvarande räntor, eller 17,2 miljoner ecu, överfördes 1995 från räntorna på innestående medel till Stabex-räntorna. När man gjorde en historisk översikt över de olika Stabex-avsnitten för att räkna om räntorna, medräknades dessutom 10 miljoner ecu från och med juli 1993 i stället för från och med juli 1995. Därmed tillfördes Stabex-systemet utan underlag bankräntor på 1,2 miljoner ecu. I framtiden är det bara räntor från Stabex banktillgodohavanden som av kommissionen kommer att räknas som Stabex-medel.

Betalningar som håller på att kontrolleras

3.25 Per den 31 december 1995 föreligger en differens på 3,9 miljoner ecu mellan de totala disponibla medlen för varje fond som framgår av den balansräkning som räkenskapsföraren upprättat och de tilldelningar som bokförts av utanordnaren. Detta motsvarar de utestående fordringar som fastställdes vid avslutningen av budgetåret avseende inkasserade men ännu inte kontrollerade räntor. Vad beträffar utgifterna, är differensen 41,1 miljoner ecu. Differenserna motsvarar de vid avslutningen av budgetåret konstaterade utestående utgifter som ännu inte bokförts.

3.26 Utgifterna på 41,1 miljoner ecu som ej reglerats består i själva verket av 44,7 miljoner ecu i ej reglerade utgifter och 3,6 miljoner ecu i inkomster som erhållits men ännu inte slutgiltigt bokförts.

3.27 I saldot på 41,1 miljoner ecu avseende ej reglerade utgifter som är upptagna i balansräkningen för den sjätte EUF, förekommer 13 miljoner ecu som är av annorlunda eller exceptionell art och fördelar sig som följer:

a) 9,5 miljoner ecu som motsvarar konteringar vid slutet av året för att avpassa de bokförda banksaldona till de verkliga banksaldona. 8 miljoner ecu har återförts så snart exakta uppgifter om de betalningar som effektuerats av EUF:s banker vid slutet av budgetåret hade bokförts. Per 1.5.96 hade emellertid dessa rättelser inte gjorts beträffande 1,3 miljoner ecu (sex bankkonton), vilket skulle kunna leda till att de icke förklarade skillnaderna mellan EUF:s räkenskaper och den faktiska ställningen på bankkontona slutgiltigt elimineras. Bland de återförda beloppen visar det sig vidare att 0,2 miljoner ecu (sju bankkonton) inte har ersatts med någon bokförd individuell betalning, vilket skulle kunna medföra att handläggningen av de icke förklarade skillnaderna överförs till följande bokslut.

b) Betalningar på 3,5 miljoner ecu och inkomster på 0,7 miljoner ecu, mestadels av äldre datum, där kommissionen inte har några verifikationer eller vilka är omöjliga att föra till ett åtagande. Sammanlagt har betalningar på 4,5 miljoner ecu och inkomster på 1 miljon ecu varit bokförda som interimsposter i över 12 månader, därav 2,1 miljoner ecu i över tre år, och de kan inte slutgiltigt bokföras eftersom de berörda transaktionerna inte har godkänts.

c) Ett saldo på 0,25 miljoner ecu, som varit oförändrat under flera budgetår, på ett konto kallat "utestående momsfordran", där kommissionen saknar verifikationer och är okunnig om kontots verkliga art.

d) 0,2 miljoner ecu som utgörs av banköverföringar eller banktillgodohavanden som inte kan återfås. Motsvarande förluster är tänkta att bokföras antingen på kontot för finansiella och administrativa kostnader (0,15 miljoner ecu avseende Somalia) eller på kontosaldot för ett projekt (0,05 miljoner ecu avseende Guinea).

e) 0,24 miljoner ecu som utgörs av förskott utanför avtalet från EUF:s likvida tillgångar, utbetalade till vissa medlemsstater som finansierar projekt gemensamt med EUF.

3.28 De interimskonton som presenteras som ej reglerade utgifter borde i räkenskaperna delas upp efter art för att möjliggöra avslutning och lämplig uppföljning av var och en av utgifterna. I synnerhet avslutningen av de rättade banksaldona bör bli föremål för noggrann uppföljning, så att de icke förklarade differenserna mellan faktiska och bokförda saldon kan identifieras och handläggas snabbt och inte föras vidare från år till år. Likaså borde de poster man vet är osäkra eller oindrivbara eller som inte utgörs av utgifter som kan föras till projekt identifieras i räkenskaperna för att kunna omnämnas i årsbokslutet, om detta är motiverat med hänsyn till beloppens storlek.

EUF:s likvida tillgångar

3.29 EUF:s banktillgodohavanden med ett saldo på 728,2 miljoner ecu innefattar

a) banksaldon på 2,9 miljoner ecu som utgörs av förluster eller sedan flera år tillbaka osäkra fordringar, vilka i balansräkningen borde tas upp som osäkra tillgångar, och där EUF:s utanordnare och räkenskapsförare antingen borde ha vidtagit indrivningsåtgärder eller ha bokfört dem som förluster (),

b) 188,2 miljoner ecu i förvärvade värdepapper samt 25 miljoner ecu i avkastning på dessa värdepapper (eller totalt 213,2 miljoner ecu) inom ramen för förvaltningen av Stabex likvida tillgångar, vilka borde upptas som sådana i balansräkningen,

c) 0,3 miljoner ecu, eller endast en bråkdel av de ränteinkomster på 0,8 miljoner ecu för budgetåret 1995 som krediterats av bankerna med valuteringsdag 1996.

3.30 Bara ett bankkonto upptas i räkenskaperna för Stabex. I själva verket finns flera olika konton (kapital-, ränte- och värdepapperskonton) hos den bank som förvaltar Stabex tillgångar. Detta förhållande bidrar inte till insynen vad gäller kapital- och räntesaldona för Stabex (punkt 3.24), vilka vid upprepade tillfällen har kritiserats av revisionsrätten ().

Förskott på stipendier och tekniskt bistånd

3.31 Posten "förskott" på balansräkningens tillgångssida utgörs av utbetalade förskott på stipendier och tekniskt bistånd, vilka uppgår till 29 miljoner ecu. De kan indelas i tre grupper:

a) 3,4 miljoner ecu utbetalade av delegationerna avseende stipendier i 42 AVS-stater, däribland 1,8 miljoner ecu som utgörs av tidigare förskott som inte på senare tid bekräftats av delegationerna. Under budgetåret 1995 avslutades bara 0,03 miljoner ecu genom utgifter i två länder.

b) 16 miljoner ecu (varav 15,3 miljoner ecu till tekniskt bistånd och 0,7 miljoner ecu till stipendier) utbetalade till Europeiska sammanslutningen för samarbete (AEC), som under förutsättning av slutgiltig redovisning av räkenskaperna gav revisionsrätten direkt bekräftelse på ett belopp på 0,5 miljoner ecu, vilket torde tyda på en eftersläpning med 15,5 miljoner ecu i avslutningen av dessa förskott. Detta resterande belopp inbegriper dessutom utgifter på 2,1 miljoner ecu vilkas berättigande bestrids av kommissionen med hänsyn till motsvarande åtaganden, utan att några åtgärder har vidtagits för att snabbt lösa problemet.

c) 9,6 miljoner ecu utbetalade till organisationer i medlemsstaterna som förskott på stipendier, utan att EUF:s räkenskapsförare har stämt av de faktiska betalningarna med organisationerna i fråga. Saldot inbegriper förskott på 4,4 miljoner ecu till British Council, som direkt till revisionsrätten har bekräftat ett saldo på 1,6 miljoner ecu, vilket skulle tyda på en eftersläpning med 2,8 miljoner ecu. Ingen av de utgifter som redovisats av denna organisation för 1994 och 1995 har bokförts av kommissionen. Omständigheterna kring detta konto bör klarläggas, innan nya förskott betalas ut.

3.32 Revisionsrätten har tidigare insisterat på att kommissionens avdelningar skall göra en fullständig räkenskapsrevision av dessa tre serier av transaktioner för att kunna bekräfta att de bokförda beloppen verkligen existerar (). Saldot på 29 miljoner ecu på balansräkningens tillgångssida kan inte anses disponibelt för ny användning och innebär en övervärdering av EUF:s kapital i storleksordningen 18,3 miljoner ecu.

Övriga utelämnade fordringar

3.33 Fordran på 0,8 miljoner ecu motsvarande ränteskulderna för projekt finansierade gemensamt med Italien, vilken nämns i utanordnarens kommentarer, var inte upptagen i de räkenskaper som framlades av räkenskapsföraren i samband med bokslutet.

3.34 Bankräntorna för den sista månaden eller det sista kvartalet 1995 krediteras av vissa banker med valuteringsdag per den 31 december 1995 och av andra med valuteringsdag i början av 1996. Bland dessa räntor har 0,6 miljoner ecu som krediterats i början av 1996, därav 0,1 miljoner ecu med valuteringsdag 1995, inte tagits in i årsbokslutet.

Inkomster

3.35 Per den 31 december 1995 var de utestående bidragsfordringarna noll ecu, och inte 1,13 miljoner ecu såsom anges i balansräkningen. Motsvarande betalning, som avsåg det resterande beloppet för det särskilda programmet för stöd till djupt skuldsatta länder, bekräftades av EIB den 1 februari 1996, alltså dagen efter bokslutet.

3.36 De bidrag från medlemsstaterna kommissionen begärde in 1995 uppgick till 1 650 miljoner ecu för den sjunde EUF. Samtliga dessa bidrag har betalats in.

3.37 De bidrag som skulle betalas enligt föregående budgetårs betalningsbegäran betalades in med undantag av en resterande skuld på 112 000 ecu för Tysklands del.

3.38 Av de allmänna bankräntor på 11,6 miljoner ecu som bokförts som inkomster för budgetåret 1995 inkasserades i själva verket 3,6 miljoner ecu under budgetåret 1994 och 1,1 miljoner ecu under budgetåren 1990 1993. Vad beträffar Stabex-räntorna, uppgår det belopp som inkasserades 1994 och reglerades 1995 till 0,8 miljoner ecu.

Ej reglerade inkomster

3.39 De i balansräkningen upptagna ränteinkomsterna på 3,9 miljoner ecu som håller på att kontrolleras består av erhållna bankräntor på 3,7 miljoner ecu samt av dröjsmålsräntor på 0,2 miljoner ecu som erhållits i samband med de samfinansierade italienska projekten (punkt 3.33). Vid slutet av budgetåret var dessa belopp fortfarande upptagna som ej reglerade inkomster, eftersom de ännu inte hade fått controllerns godkännande.

Beslut (primära åtaganden)

Eftersläpning av bokföringen

3.40 Två fall av eftersläpning av bokföringen påvisades rörande beslut om räntesubventionerade lån som fattades 1995 av EIB avseende ett belopp på 3,4 miljoner ecu och som inte kommer att bokföras förrän 1996. Dessa fall borde ha upptäckts av kommissionen i samband med inventerings- och bokslutsarbetet. Förutom dessa båda försenade inventeringar vid bokslutet har finansieringsbesluten tagits upp till sitt fulla belopp och utan nämnvärda förseningar.

Värdering vid avslutningen av budgetåret

3.41 Utgiftsåtagandena motsvarar de finansieringsbeslut som fattats av kommissionen. Beloppen är i princip avsedda att utbetalas. Det är emellertid vanligt att det beslutade beloppet skiljer sig från de summor som faktiskt spenderas inom ramen för ett projekt. Då det beslutade beloppet är otillräckligt, höjs åtagandet så snart beslut fattats om kompletterande finansiering. Om däremot det beslutade beloppet är för högt, bokförs inte differensen förrän projektet betraktas som helt genomfört och den nationella utanordnaren och kommissionen enats om att verkställa avslutningsförfarandena. Revisionsrätten har redan påpekat detta fenomen och dess inverkan på tillförlitligheten i räkenskaperna avseende åtagandena, vilka därigenom övervärderas ().

3.42 I en bilaga till årsbokslutet för 1995 presenterar kommissionen en analys av de åtaganden där inga rörelser bokförts på över 18 månader. Bland dessa åtaganden, uppgår de belopp som enligt kommissionens bedömning bör ställas in till 22,4 miljoner ecu för den sjätte EUF och 13,52 miljoner ecu för den sjunde EUF. Den utförda revisionen visar att denna analys undervärderar storleken av de anslag som låsts utan anledning.

3.43 Bland de saldon som enligt kommissionens bedömning bör kvarstå finns 94,3 miljoner ecu som inte längre kan utbetalas:

a) Riskkapital uppgående till 12 miljoner ecu för den sjätte EUF rörande ett låneavtal som förföll vid avslutandet av budgetåret.

b) Riskkapital uppgående till 7 miljoner ecu för den sjunde EUF rörande ett låneavtal som förföll vid avslutandet av budgetåret.

c) Diverse transaktioner på sammanlagt 43,5 miljoner ecu för den sjätte EUF och 31,8 miljoner ecu för den sjunde EUF.

3.44 Dessutom är det också möjligt att många projekt som inte kommit med i kommissionens analys därför att något har bokförts på dem under de senaste 18 månaderna, innefattar belopp som frysts utan anledning. Så visar till exempel en granskning av de resterande åtaganden som inte ingår i kommissionens analys att det finns ett stort antal projekt vilkas värdering i räkenskaperna inte längre motsvarar de verkliga transaktionerna, vilka därför värderas 66,7 miljoner ecu för högt:

a) Riskkapital på 4,5 miljoner ecu (av ett åtagande på 6 miljoner ecu) för den sjätte EUF och 18 miljoner ecu för den sjunde EUF.

b) Återstående belopp, uppgående till totalt 11 miljoner ecu, från katastrofhjälpåtgärder som avslutades 1994.

c) Tre återstående belopp från katastrofhjälp och två återstående belopp från tekniskt bistånd, sammanlagt 0,4 miljoner ecu, som härrör från transaktioner som avslutades 1995 och som borde ha inställts vid avslutningen av budgetåret.

d) Återstående belopp på totalt 22,8 miljoner ecu från diverse projekt, där inget avtal har registrerats på över 18 månader och som inte längre är befogade.

e) Återstående belopp från diverse avtal, uppgående till 7,3 miljoner ecu, där ingen betalning skett på över 18 månader och som inte längre kan användas inom ramen för samma finansieringsöverenskommelse.

f) Ett åtagande för arbeten som övervärderats med 2,7 miljoner ecu (eller 7 % av det totala åtagandet) på grund av överskattning av de beräkningar som legat till grund för beslutet.

3.45 Därmed är det cirka 161 miljoner ecu utöver de 35,9 miljoner ecu som nämns i årsbokslutet, som skulle kunna inställas. Detta förhållande beror delvis på att kommissionens avdelningar (med undantag av ECHO) oftast måste vänta tills alla avtal i samband med ett projekt har slutförts och tills den berörda nationella utanordnaren har givit sitt samtycke innan man överväger att inställa de överflödiga anslagen. Dessutom finns ingen enkel mekanism som möjliggör nedjustering av finansieringsöverenskommelserna, om det vid genomförandet visar sig att de beräkningar beslutet grundats på är för höga. Det vore önskvärt att man införde en sådan nedjusteringsklausul i finansieringsöverenskommelserna.

Betalningar

Redovisning av betalningarna

3.46 Vad beträffar Stabex-överföringarna och stödåtgärderna avseende strukturanpassningen, leder de föreskrivna förfarandena för genomförande av anslagen till en redovisning av betalningarna som illa avspeglar i vilken grad stödet tas i anspråk. Medan betalningen, vad gäller EUF:s övriga utgiftsrubriker, bekräftar den slutliga användningen av de finansiella medlen sedan åtgärderna vidtagits, är den av EUF bokförda betalningen i fråga om Stabex-överföringarna i en första etapp endast en överföring av medel till ett intermediärt konto. Med anledning av revisionsrättens iakttagelser därvidlag () presenterar EUF:s årsbokslut för budgetåret 1995 för de båda finansiella instrumenten dels detaljerade uppgifter per land för de saldon som finns på bankkonton i ecu öppnade i Europa, dels för motpartsmedel. De senare tabellerna visar emellertid inte klart storleken av de saldon som återstår att tas i anspråk ().

3.47 Beträffande strukturanpassningen tillämpar kommissionen inte alltid bestämmelserna i artikel 250.3 i den fjärde Lomé-konventionen, som föreskriver att de medel som tillställs myndigheterna i mottagarländerna skall vara kassaförskott till dess att dessa myndigheter styrker deras användning.

3.48 Det negativa belopp på 0,15 miljoner ecu som upptas som budgetårets finansiella och administrativa kostnader härrör från utjämningen mellan inkomster på 1,8 miljoner ecu och utgifter på 1,7 miljoner ecu. Budgetårets konteringar innefattar bland annat:

a) 1,6 miljoner ecu i uppskrivningsvinster på banksaldona, varav 1,5 miljoner ecu för budgetåret 1994, och 0,1 miljoner ecu för budgetåret 1995.

b) Inkomster på 0,2 miljoner ecu från AEC som ersättning för de kassaförskott som beviljats av EUF.

c) 0,1 miljoner ecu motsvarande en direktbetalning effektuerad till AEC vid sidan av förskottssystemet.

d) Dröjsmålsräntor på 0,3 miljoner ecu för försenade betalningar som debiterats EUF.

e) 0,6 miljoner ecu avseende undersökningar finansierade med EUF:s bankräntor inom ramen för artikel 9.2 i det interna avtalet.

f) Diverse administrativa och finansiella kostnader på 0,7 miljoner ecu.

3.49 Inom ramen för avslutandet av de ackumulerade betalningar utan verifikationer som bokförts som ej reglerade utgifter, och som uppgick till 6,1 miljoner ecu per den 31 december 1994, övervägde utanordnaren och räkenskapsföraren att inför avslutningen av räkenskaperna per den 31 december 1995, föra de eventuellt konstaterade förlusterna till kontot för finansiella och administrativa kostnader (). Analysen av kontot visar att endast 0,01 miljoner ecu (utgifter på 0,03 miljoner ecu och inkomster på 0,04 miljoner ecu) bokfördes på detta sätt under budgetåret 1995. Vissa konstaterade förluster förs emellertid också direkt till vissa utvecklingsprojekt (punkt 3.27e, 3.54). I avsaknad av verifieringskedja avseende dessa transaktioner har revisionsrätten inte möjlighet att i siffror uppskatta fenomenets omfattning. En lämplig verifieringskedja kommer att behövas för redovisningen av de förluster som bokförs under budgetåret 1996.

3.50 I likhet med kontot för ej reglerade utgifter borde posten administrativa och finansiella kostnader vid bokföringen delas upp beroende på art. För det första bör inkomsterna skiljas från utgifterna. För det andra utgör dröjsmålsräntor, konstaterade förluster av tillgångar (utgifter som inte kan debiteras, förluster av tillgodohavanden) och valutavinster och -förluster inte löpande utgifter utan extraordinära poster vilkas korrekthet måste undersökas ingående och som måste redovisas klart i räkenskaperna, så att de kan tas upp i årsbokslutet om det är motiverat med hänsyn till deras omfattning.

Förskott på avtal

3.51 Enligt många avtal skall förskott betalas innan arbetena, varuleveranserna eller tillhandahållandet av tjänster påbörjas. Sådana förskott skiljer sig från dem som betalas när projekten är under genomförande på grundval av lägesrapporter för faktiskt utförda arbeten.

3.52 Kommissionen har som princip att betrakta alla dessa förskott som slutgiltiga transaktioner, vilket medför en konstlad redovisning av hur anslagen använts som inte påpekas i årsbokslutet. EUF:s chefsutanordnares avdelningar vidtog under loppet av budgetåret 1995 åtgärder för att från och med slutet av 1995 kunna redovisa förskotten i EUF:s räkenskaper.

3.53 Vid slutet av 1995 var redovisningen av förskottsbetalningarna i bokföringssystemet ännu inte fullständig och kunde inte användas för att avsluta dessa och redovisa dem i årsbokslutet.

3.54 Vissa av dessa förskott, avsedda att sättas in på bankkonton öppnade i AVS-länderna för betalning av utgifter i samband med projekt (förskottskonton), redovisas också som slutgiltiga betalningar som avsatts för de aktuella projekten. Därmed tas även saldona på dessa bankkonton upp som slutgiltiga betalningar i räkenskaperna. På grundval av de banksaldon som bekräftats av delegationerna, uppgick dessa saldon per den 31 december 1995 till minst 11,7 miljoner ecu. Bland dessa kassaförskott redovisade som utgifter finns ett banksaldo på 0,3 miljoner ecu som gått förlorat, eftersom banken i fråga har trätt i likvidation.

Debitering

3.55 Tre av de granskade betalningarna debiteras inte motsvarande åtagande eller det delegerade anslaget med sammanlagt 0,17 miljoner ecu. Misstaget leder i vart och ett av fallen till att äldre resterande belopp avslutas utan att nödvändiga inställanden görs varken i fråga om det primära åtagandet eller beträffande det sekundära åtagandet.

3.56 I fråga om en betalning på 0,4 miljoner ecu leder debiteringen i räkenskaperna till att åtagandet uppvisar ett negativt saldo på 0,02 miljoner ecu, vilket inte har upptäckts eller korrigerats före bokslutet. Vid kompletterande analytiska granskningar kunde ytterligare fem åtaganden identifieras, alla rörande överföringar från tidigare EUF, vilka uppvisar ett negativt åtagande- och betalningssaldo på totalt 0,8 miljoner ecu efter avslutandet av resterande belopp från projekt som överförts från tidigare EUF. Metoderna för bokföring av dessa transaktioner bör ses över, så att åtagande- och betalningskontona inte kan uppvisa negativa saldon.

Detaljerade iakttagelser rörande de underliggande transaktionerna

Laglighet/väsentlig korrekthet

Beslut (primära åtaganden)

3.57 De kompletterande åtagandena med totalt 4 miljoner ecu till Nigers strukturanpassningsprogram, vilka godkändes enligt förfaranden som bestrids av revisionsrätten (punkt 3.66), gjordes i slutet av 1995, trots att landet inte automatiskt var berättigat till stöd enligt artikel 246.2 i den fjärde Lomé-konventionen och inte hade förklarats stödberättigat enligt konventionens artikel 246.1. Den statskupp som ägde rum i landet i januari 1996 torde medföra att det kommer att dröja ytterligare någon tid innan landet åter blir stödberättigat.

Ej reglerade utgifter

3.58 Analysen av kontot för ej reglerade utgifter visar att sammanlagt 6 miljoner ecu inte styrks med tillräckliga verifikationer:

a) Betalningar på 3,75 miljoner ecu utan verifikationer (punkt 3.27 b och c).

b) Inkomster på 0,7 miljoner ecu utan verifikationer (punkt 3.27.b).

c) Ej styrkta justeringar av banksaldona på 1,5 miljoner ecu (punkt 3.27.a).

3.59 Revisionsrätten anser att dessa transaktioner bör förklaras när kommissionen ger EUF:s räkenskapsförare ansvarsfrihet, i enlighet med artikel 43 i den sjunde EUF:s budgetförordning.

Betalningar

3.60 Avtalen föreskriver inte bara hur förskotten skall betalas utan också hur de längre fram skall återbetalas. Bland de granskade betalningarna finns fem betalningar i samband med entreprenadavtal där beloppen är felaktiga, beroende på att de tidigare betalade förskotten inte återbetalats korrekt. Såvida inte dessa felaktigheter har rättats till vid senare betalningar avseende samma avtal, är de granskade individuella betalningarna 2,3 miljoner ecu för höga.

3.61 I ett annat fall som gällde en hjälpinsats för flyktingar beviljades ett förskott på 70 % med 0,35 miljoner ecu, som därmed avvek från det normala taket på 50 %, utan att man hade fastställt vilka omständigheter som möjliggjorde avvikelsen (20 % eller 0,1 miljoner ecu).

3.62 Beträffande ett förskott i samband med ett avtal om tekniskt bistånd drogs det innehållna garantibeloppet av två gånger. Den finansiella effekten av detta misstag är i storleksordningen 0,01 miljoner ecu.

3.63 Det finns anledning att ifrågasätta det berättigade både i de betalningar på 4 miljoner ecu som effektuerades i december 1995 inom ramen för höjningen av maxbeloppet i en finansieringsöverenskommelse rörande strukturanpassningen i Niger och i motsvarande åtaganden (punkt 3.57), och för övrigt föranleder även detta fall samma kommentarer som ovan rörande villkoren (punkt 3.72).

3.64 De allmänna specifikationer för tjänsteavtal som trädde i kraft den 1 juni 1991 () ändrade påtagligt de tidigare gällande villkoren. Bland annat preciseras i dess artikel 35.4 att ett förskott inte skall överstiga 90 % av värdet av de tjänster det avser, och där föreskrivs inte att undantag får göras från denna regel i avtalen och de särskilda avtalsvillkoren. Dessa bestämmelser om innehållna garantibelopp anses av kommissionen som illa avpassade till vissa slag av avtal, till exempel tillhandahållande av offentliga tjänster, en avtalstyp som används framför allt vid tekniskt bistånd. För dessa avtal är den generella regeln att inget garantibelopp skall innehållas.

3.65 Vad gäller 6 av de 13 granskade betalningarna som berörs av dessa bestämmelser innehölls inget garantibelopp, utan att de övriga avtalsbestämmelserna motiverade detta undantag. Motsvarande betalningar, totalt 0,41 miljoner ecu, är därför 0,04 miljoner för höga.

Laglighet/formell korrekthet

Beslut (primära åtaganden)

3.66 Åtagandena rörande strukturanpassningsprogrammen i Niger och Etiopien höjdes med 4 miljoner ecu respektive 9 miljoner ecu med stöd av artiklarna 292 och 311 i den fjärde Lomé-konventionen och artikel 62 i dess budgetförordning. Tillämpningen av dessa bestämmelser på strukturanpassningen () är inte helt i linje med de förfaranden som föreskrivs i konventionens artikel 292.1, vilka begränsar de kompletterande finansieringsåtagandena till program och projekt av traditionell typ. Dessa kompletterande åtaganden borde inte ha godkänts i denna form.

3.67 Såsom framhålls i kommentarerna rörande förvaltningen av anslagen, finansieras en allt större del av strukturanpassningen med subventioner från de nationella vägledande programmen. I ett gemensamt uttalande bifogat till det interna avtalet för den sjunde EUF insisterade rådet och kommissionen på att detta bidrag endast i undantagsfall fick överstiga 10 % av det nationella vägledande programmet och att den andel som översteg 10 % måste godkännas av EUF:s kommitté. I det undersökta stickprovet finns två åtaganden avseende strukturanpassningen med totalt 26,6 miljoner ecu finansierade genom bidrag från de nationella vägledande programmen som medför att 10-procentströskeln överskrids. Inte i något av fallen klargörs uttryckligen med hur mycket tröskeln överskrids i det finansieringsförslag som underställts EUF:s kommitté för yttrande. Bara i ett fall togs frågan upp av en delegation. I sitt skriftliga svar uppgav kommissionen felaktigt att andelen i fråga låg under 10 %. Den information som lämnats till EUF:s kommitté rörande den andel som överstiger tröskeln på 10 % och motiveringarna till detta överskridande framstår därmed som otillräckliga eller felaktiga.

3.68 I december 1995 beslöt rådet att resterande belopp av lån på särskilda villkor från den sjätte EUF och tidigare EUF skulle omvandlas till subventioner. Redan i juli 1995 föregreps detta beslut genom ett åtagande på 9,2 miljoner ecu till strukturanpassningen finansierat med subventioner från det vägledande programmet, som överskred de subventioner som då hade anslagits till det berörda landet i räkenskaperna.

3.69 Åtagandena avseende räntesubventionerna för de subventionerade lån som beviljas av EIB görs med det beräknade belopp som meddelas av EIB. Kommissionen gör åtagandet utan att förfoga över några ytterligare verifikationer som gör det möjligt att kontrollera att beloppet framräknats i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningens artikel 60.3. Utöver de fyra åtaganden av denna typ uppgående till 37 miljoner ecu som finns med i det granskade stickprovet råder samma osäkerhet beträffande samtliga åtaganden avseende räntesubventioner som bokförts under budgetåret, eller 90,3 miljoner ecu.

3.70 Beträffande ett Stabex-åtagande under budgetåret på 5,5 miljoner ecu kan revisionsrätten på grundval av verifikationerna inte styrka att reduceringen av överföringsbasen var välgrundad.

Betalningar

3.71 En strukturanpassningsbetalning rörande den andra delen av Lesothos strukturanpassningsprogram på 4 miljoner ecu effektuerades utan att den ansvariga kommissionärens godkännande hade inhämtats, en anomali som inte upptäcktes på de olika stadierna av kommissionens interna revision.

3.72 Fem av de granskade strukturanpassningsbetalningarna på totalt 87 miljoner ecu, effektuerades utan att det fastställts att alla de specifika villkor som föreskrivs i finansieringsöverenskommelsen var uppfyllda.

3.73 För 13 Stabex-överföringar, på totalt 163,4 miljoner ecu, hade mottagarstaterna inte vid tidpunkten för överföringen inkommit med någon rapport om användningen av de medel som tidigare överförts, i enlighet med artikel 212.1 i Lomé-konventionen. Kommissionen tillämpade inte bestämmelserna i konventionens artikel 212.2 och 212.3 för att komma till rätta med detta förhållande och övervägde inte att uppskjuta tillämpningen av de beslut som rörde de granskade överföringarna.

3.74 I konventionens artikel 209 preciseras för övrigt att de stater som tar emot Stabex-överföringar skall underställa kommissionen en substantiell analys rörande de sektorer som drabbats av sjunkande intäkter. För åtta av de granskade Stabex-betalningarna, totalt 75 miljoner ecu, inkom inte någon sådan analys. I fyra andra fall på totalt 31,1 miljoner ecu är det dokument som inlämnats och godkänts av kommissionen alltför vagt hållet för att kunna användas som substantiell analys enligt artikel 209.

3.75 Beträffande 7 av de granskade Stabex-betalningarna, på totat 101,5 miljoner ecu, reducerades inte överföringsbasen. Revisionsrätten kan på grundval av verifikationerna inte styrka att dessa åtgärder varit välgrundade.

3.76 Vad gäller en betalning på 0,54 miljoner ecu innehåller verifikationerna inga detaljerade uppgifter som gör det möjligt att kontrollera beräkningen av prisjusteringen, trots att denna utgör 93 % av det fakturerade beloppet. Eftersom den dokumentation revisionsrätten begärde i januari 1996 inte har inkommit, har inte revisionsrätten kunnat styrka att beräkningen är välgrundad. Enbart för detta avtal på 21,2 miljoner ecu, uppskattar revisionsrätten att cirka 3 miljoner ecu redan betalats ut enbart som prisjusteringar.

3.77 Liksom motsvarande åtaganden, bokförs betalningarna av räntesubventioner på grundval av uppgifter lämnade av EIB, vilka inte gör det möjligt att verifiera att kontrollberäkningarna har gjorts i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningens artikel 60.3. Utöver de fyra fall på totalt 3,6 miljoner ecu som påvisats inom ramen för betalningsstickprovet, gäller denna osäkerhet samtliga budgetårets betalningar av räntesubventioner, eller 21,5 miljoner ecu.

3.78 Beträffande tre betalningar på totalt 0,4 miljoner ecu som också rör tjänsteavtal, föreligger förseningar i fullgörandet av motsvarande avtal, utan att de extra tidsfrister som beviljats av kommissionens avdelningar föranlett någon formell ändring av avtalet.

3.79 I artikel 58.3 i budgetförordningen stipuleras att kommissionen inom 21 dagar skall effektuera de betalningar EIB begär för riskkapitaltransaktioner. Denna frist iakttas inte alltid. I två granskade fall överstiger förseningen ett år, vilket även resulterar i att betalningar för 1994 på totalt 10,8 miljoner ecu redovisas 1995. I bägge fallen kan en del av förseningen tillskrivas EIB. I det ena fallet översände banken motsvarande styrkande avtal först nio månader efter sin begäran. I det andra fallet var den betalning som begärdes högre än det avtalade belopp för vilket åtagandet gjorts och rättades inte förrän 11 månader senare.

3.80 I artikel 38.1 i de allmänna specifikationerna för tjänsteavtal preciseras att betalningarna skall effektueras av uppdragsgivaren inom 90 dagar. Denna frist iakttas inte alltid. I tre av dessa fall, där beloppen uppgår till totalt 1 miljon ecu, är förseningen mer än nio månader, och den längsta iakttagna betalningstiden är 15 månader. Även om entreprenören inte i något av de påvisade fallen krävde att förseningsavgifter skulle utgå, borde kommissionen fullgöra sina skyldigheter.

Övriga iakttagelser

3.81 I juli 1995 beviljade kommissionen genom skriftligt förfarande EUF:s räkenskapsförare ansvarsfrihet för perioden 24 juli 1987 15 maj 1992. Dokumenten rörande handläggningen av detta beslut stöds inte på någon kontroll av de bokförda betalningarnas laglighet och korrekthet under denna period (), i synnerhet inte beträffande de betalningar utan verifikationer som finns med i bokslutet per den 31 december 1994 (punkt 3.49) och som rör perioden före den 15 maj 1992.

3.82 Bland de granskade betalningarna avseende katastrofhjälp finns ett förskott på 20 miljoner ecu betalat till UNHCR inom ramen för ett åtgärdsavtal med ECHO. Avtalstiden utsträcktes från sex till tolv månader genom två successiva förlängningar, vilket skjuter upp den finansiella regleringen till budgetåret 1996. Det bör påpekas att bland de avtal som inte reglerats vid utgången av budgetåret 1994 på grund av förlängda avtal () finns ett avtal med samma part på 3,6 miljoner ecu, där ett förskott på 1,8 miljoner ecu betalat 1994 ännu inte avslutats per den 31 december 1995.

3.83 Ett innehållet garantibelopp på 1,8 miljoner ecu i samband med ett entreprenadavtal undertecknat av Kenyas regering, som sedan 1989 varit låst på ett konto öppnat i EUF:s namn efter en tvist med uppdragsgivaren, återbetalades till Kenya i slutet av 1995. Eftersom kontot var räntebärande, bokfördes räntan, som uppskattades till 1 miljon ecu, som inkomst för EUF i stället för att reserveras som en eventuell betalning till Kenya.

Denna revisionsförklaring antogs av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 24 oktober 1996.

På revisionsrättens vägnar Bernhard FRIEDMANN Ordförande

Kommissionens svar

INLEDNING

För andra året i följd avger revisionsrätten en revisionsförklaring. I motsats till föregående år kommer revisionsrätten, trots reservationer, fram till ett positivt yttrande både vad gäller räkenskapernas tillförlitlighet och underliggande verksamhets laglighet och korrekthet. Det är glädjande för kommissionen att få detta positiva omdöme, som visar de första resultaten av de åtgärder för att förbättra utvecklingsfondernas förvaltning och bokföring som kommissionen har inlett.

Vad gäller bokföringen håller kommissionen ständigt på att förbättra datorsystemet för bokföring för att göra det effektivare och tillförlitligare. Man har även gjort ansträngningar för att höja informationsvärdet i redovisningen, som nu är lättare att läsa och innehåller kommentarer om samtliga anslag, vilket revisionsrätten framförde önskemål om i sin föregående rapport.

Vad gäller förvaltningen har kommissionen dels utarbetat instrument för att förbättra förvaltningen av finanserna både inom kommissionen och i AVS-staterna, dels påbörjat en gradvis decentralisering till delegationerna av bokföringen och finansiellt verkställande. Detta kommer att följas av att en del av arbetsuppgifterna för den personal som arbetar med registrering och utanordningar gradvis läggs om till granskning och övervakning av systemen.

Kommissionen fortsätter dessa förbättringar med stöd av revisionsrättens anmärkningar.

FÖRUTSÄTTNINGARNA FÖR UTARBETANDET AV REVISIONSFÖRKLARINGEN

Räkenskaper och transaktioner som omfattas av revisionsförklaringen

1.10 Denna fråga diskuterades ingående redan vid genomgången av revisionsförklaringen för 1994. Efter denna diskussion ändrade kommissionen förfarandena för åtaganden och avtal, i enlighet med sina svar på den särskilda rapporten till stöd för revisionsförklaringen för 1994 (jfr punkterna 3.52 3.54). Dessa bestämmelser kommer att återges formellt i utkastet till budgetförordningen för den åttonde Europeiska utvecklingsfonden.

Det är inte lämpligt att införa en andra räkenskapsmässig åtagandenivå i bestämmelserna. Det är endast kommissionens finansieringsbeslut som kan bli föremål för åtaganden. Förslagen till beslut tillsammans med de tekniska och administrativa bestämmelserna skickas till finanskontrollen för preliminär attestering. Dessa dokument innehåller alla delar av det finansieringsavtal som slutligen skall undertecknas av kommissionen och AVS-staten.

De avtal som ingåtts av de nationella utanordnarna i AVS-staterna för att verkställa finansieringsbesluten registreras i räkenskapssystemet av utanordnaren i förvaltningsmässigt syfte.

2. GENOMFÖRANDET AV GRANSKNINGEN

Krav i samband med granskningsarbetet

2.1 Kommissionen anser att även om vissa föreskrifter kan orsaka praktiska svårigheter för revisionsrätten under dess granskningsarbete, innebär detta inte att hela den rättsliga ramen är dåligt anpassad. Under alla omständigheter måste kommissionen tillämpa gällande bestämmelser.

2.3 Kommissionen noterar att revisionsrätten anser att betydande framsteg har gjorts i strävandena att få fram tillförlitliga finansiella översikter som har ett reellt informationsvärde.

3. GRANSKNINGSRESULTAT

Allmän slutsats

3.1 Kommissionen noterar revisionsrättens positiva åsikt, med förbehåll för de omständigheter som anges i punkt 3.4 gällande tillförlitligheten av Europeiska utvecklingsfondens årsräkenskap.

Kommissionen kommer att anstränga sig att förbättra kvaliteten på de finansiella översikterna och kommer därför att slutföra den åtgärdsplan som lämnades till revisionsrätten år 1993. Av det skälet presenterar kommissionen i bilagan de framsteg som gjorts och de åtgärder som pågår för att förbättra kvaliteten på den ekonomiska förvaltningen av Europeiska utvecklingsfonden.

3.2 Kommissionen noterar revisionsrättens positiva åsikt, med förbehåll för de fakta som återges i punkterna 3.6 3.10, om de underliggande transaktionerna.

Revisionsrätten har huvudsakligen påpekat formella fel. Kommissionen är inte alltid överens om den tolkning som revisionsrätten gör av de rättsliga bestämmelser som skall tillämpas.

Påvisade förbättringar

3.3 Kommissionen noterar att revisionsrätten godtar de förbättringar som gjorts av utformningen av de finansiella översikterna och som kommissionen åtog sig att göra i sitt svar till rapporten till stöd för revisionsförklaringen för EUF för 1994. I största möjliga utsträckning kommer kommissionen att fortsätta att förbättra kvaliteten på de finansiella översikterna och genomföra den åtgärdsplan som lämnades till revisionsrätten år 1993. I samband därmed presenterar kommissionen i bilagan de framsteg som gjorts och de åtgärder som pågår för att förbättra kvaliteten på den ekonomiska förvaltningen av Europeiska utvecklingsfonden.

Reservationer avseende räkenskaperna

3.4 Vissa av revisionsrättens konstateranden (särskilt punkterna 3.4 b och 3.4 d) är den normala följden av förvaltningen av utvecklingsfonderna och presentationen av de transaktioner som nämns är i enlighet med de allmänt accepterade bokföringsprinciperna.

Enligt kommissionen är lösningen på de problem som tas upp inte enbart beroende av att de tillämpade räkenskapsprinciperna ändras.

a) Det problem med övervärdering av åtagandena som revisionsrätten tar upp gäller förvaltningen av projekt och inte redovisningsmetoderna. Avslutning eller nedskärning av ett projekt kan således endast genomföras på förslag av den nationella utanordnaren. Räkenskaperna skall visa de ändringar som parterna har accepterat juridiskt. Enligt kommissionen gav avslutningen av räkenskaperna för år 1995 en rättvisande bild av de juridiska åtagandena.

Kommissionen önskar inte systematiskt inleda förfaranden för delvist frigörande av anslag för pågående projekt. Kommissionen frigör det resterande beloppet när projektet har avslutats och det exakta beloppet är känt. Bland de fall som revisionsrätten har undersökt gäller denna anmärkning 32,8 miljoner ecu. Kommissionen motsätter sig dock inte att man inför en revideringsklausul i finansieringsavtalen.

För övrigt var kommissionen inte bemyndigad att avsluta de EIB-åtgärder till ett belopp på 37 miljoner ecu som revisionsrätten tog upp eftersom EIB inte hade lämnat in en begäran om det.

Kommissionen undersöker dock möjligheterna att införa ett system för att identifiera de åtaganden som kan tänkas komma att avslutas, vilket redan har gjort det möjligt att frigöra betydande resterande belopp för projekten. Revisionsrättens uppskattade belopp för primära åtaganden som återstår att betala ut och som inte längre motsvarar åtgärdernas ekonomiska realitet, utgör 3,6 % av återstoden som skall erläggas för åtagandena, dvs. 1,2 % av de bokförda primära åtagandena.

b) Förskott har ställts till förvaltningsorganens disposition för utbetalning av pågående stipendier och kontrakt om teknisk hjälp. Verifikationshandlingar skickas regelbundet till kommissionen. Vid avslutningen finns därför ett utestående belopp som motsvarar de utbetalda förskotten och som ännu inte har verifierats.

Dessa icke avslutade förskott bokförs som tillgångar i balansräkningen i enlighet med de allmänt accepterade bokföringsprinciperna.

c) När det gäller de förskott som betalas ut i samband med strukturanpassningsprogram i främmande valuta och avtal och programöverslag i samband med AVS-stater presenteras dessa i de finansiella översikterna som betalningar för projekt, vilket väl överensstämmer med verkligheten.

Kommissionen har emellertid ändrat bokföringssystemet för att kunna ta hänsyn till situationen för dessa förskott vid budgetårets slut. När justeringen bakåt i tiden väl har gjorts vad gäller valutor och omräknade belopp, kommer kommissionen att kunna införa dessa uppgifter i de finansiella översikter som offentliggörs.

d) De åtta miljoner ecu som dras från kapitalet, motsvarar lokala utgifter och inkomster på kontona hos de utsedda utanordnande organen i AVS-staterna. Innan beloppen definitivt påförs utanordnarnas konto skall verifikationshandlingarna för dessa åtgärder skickas in av delegationerna och sedan kontrolleras och påtecknas av den som för räkenskaperna, utanordnaren och finansinspektören.

De utestående utgifter och inkomster som skall föras in gäller till största delen åtgärder som har genomförts strax innan avslutningen av räkenskaperna och som ännu inte har bokförts till följd av en decentraliserad ekonomisk förvaltning.

De finansiella översikterna visar fondens situation vid en bestämd tidpunkt (31 december). I denna bild ingår följaktligen lokala betalningar som ännu inte har påförts projekten.

När det gäller utgifter är detta belopp avdraget från fondens kapital i enlighet med allmänt accepterade räkenskapsprinciper.

Det skall erkännas att ett belopp på 1,5 miljoner ecu inte var avslutat den 1 maj 1996. Kommissionen bemödar sig om att reglera beloppet före utgången av budgetåret 1996.

Från och med budgetåret 1996 kommer kommissionen att räkenskapsmässigt specificera de interimskonton som skall regleras, med hänsyn till deras särart.

e) Kommissionen har under loppet av 1996 korrigerat de konteringsfel som revisionsrätten hade konstaterat.

f) För detaljerade svar, se punkt 3.29 a.

Vad gäller de särskilda STABEX-anslagen finns kommissionens svar i punkt 3.30.

3.5 a Presentationen av anslagen är i enlighet med bestämmelserna i konventionerna, besluten om associering av de utomeuropeiska länderna och territorierna (ULT) och de interna avtalen, och visar för varje tilldelning (programmerbart stöd, SYSMIN, strukturanpassningsmedlen ) storleken på de åtaganden och betalningar som skall konteras dessa anslag.

De finansiella översikterna (s. 52, 53 och 141) ger tydliga upplysningar om anslag till strukturanpassning utan uppdelning på tilldelningar (programmerbart stöd, strukturanpassningsmedlen, SYSMIN).

Återanpassningsprogram (det särskilda Afrika-initiativet) presenteras särskilt i de finansiella översikterna (sidan 50).

En separat angivelse av dessa program i anslagen skulle förutsätta en ändring av den anslagsstruktur som föreskrivs i Lomékonventionen. Kommissionen anser det därför vara lämpligare att göra en statistisk analys av denna typ av uppgifter.

b) Kommissionen kommer att göra de ändringar som krävs (se det utförliga svaret i punkt 3.24).

c) Kommissionen håller med beträffande de uppgifter som revisionsrätten presenterar och kommer även i fortsättningen att arbeta för att alla EIB-åtgärder förs in i EU:s räkenskaper vid utgången av budgetåret.

Den förbättrade samordningen med EIB har dock redan gett märkbara resultat. Revisionsrätten konstaterade en skillnad på 71,1 miljoner ecu vid avslutningen för 1994 (revisionsförklaringen för 1994, punkt 3.29 b), och denna skillnad är endast 3,4 miljoner ecu vid avslutningen för 1995.

Reservationer avseende de underliggande transaktionerna

3.6 a) Med undantag av ett fall som upptäcktes och korrigerades av kommissionen (punkt 3.62), gäller revisionsrättens anmärkningar inte räknefel avseende det belopp som skall betalas, utan är en fråga om tolkning av det kontrakt som ligger till grund för betalningen.

Bortsett från punkt 3.65 (kvarhållande av säkerhet i samband med vissa tjänstekontrakt), erkänner kommissionen sin feltolkning av kontraktsbestämmelserna, men de utbetalade beloppen har till fullo reglerats (2,4 miljoner ecu i punkt 3.60 och 3.61).

b) Kommissionen håller med om de faktiska förhållandena men anser att dess beslut var berättigat eftersom det vid slutet av 1995 fanns utsikter att få till stånd ett formellt avtal mellan Niger och IMF i februari 1996. Detta avtal sköts upp till följd av de politiska händelserna i januari 1996, men förhandlingarna med IMF återupptogs under första halvan av 1996.

3.7 Detta gäller kritik av metoden för räkenskapsavslutning. Utförliga svar ges i punkt 3.28 3.30.

3.8. Den väsentliga felaktigheten angående ett åtagande gällde ett strukturanpassningsprogram (4 miljoner ecu). I punkt 3.6 b ges en förklaring till detta.

3.9 a) I det här fallet rör det sig om ett oavsiktligt utelämnande, för alla grundförutsättningar för betalning fanns med (se punkt 3.71).

b) Kommissionen anser att den övergripande bedömningen av hur de allmänna och särskilda villkoren hade uppfyllts berättigade betalningen av 87 miljoner ecu avseende strukturanpassning (se punkt 3.72).

c) Kommissionen vill betona att eftersom den inte har ansvar för EIB:s transaktioner, är den inte behörig att kontrollera dessa (se punkt 3.69).

Kommissionen anser att revisionsrättens anmärkning snarare hör hemma bland kraven i samband med granskningsarbetet (punkt 2 i rapporten) än under den kritik som riktas mot kommissionen i samband med revisionsförklaringen.

Vad gäller de betalningar som granskats av revisionsrätten, bekräftar kommissionen att betalningsunderlagen innehåller närmare uppgifter om beräkningarna. Kommissionen är ändå redo att på revisionsrättens begäran skaffa fram ytterligare dokument som rätten anser nödvändiga.

d) Kommissionen delar inte revisionsrättens tolkning av bestämmelserna i artikel 212 i konventionen. Att AVS-staterna lägger fram sina rapporter för sent eller inte lägger fram dem alls, kan förklaras av problem med förseningar eller blockeringar i samband med genomförandet av ramarna för de ömsesidiga åtagandena. Kommissionen anser att de betalningar som revisionsrätten hänvisar till är berättigade, eftersom kommissionen enligt konventionen har en viss handlingsfrihet för den händelse rapporterna kommer sent eller inte alls (se punkt 3.73).

Den substantiella analys av den berörda sektorn som AVS-staten skall lägga fram är inte en förutsättning för betalningen utan en bedömningsfaktor bland andra och den används för beräkning av underlaget för överföringen. Betalningarna är därför berättigade (se punkt 3.74).

Beräkningarna av betalningen är resultatet av samråd med AVS-staterna i enlighet med artikel 203 i konventionen. Kommissionen anser att beloppet på 101,5 miljoner ecu är tillräckligt motiverat i de noggranna beräkningarna (se närmare upplysningar från kommissionen i punkt 3.75).

e) Med undantag av de tre försenade betalningar på en miljon ecu som nämns i punkt 3.80, delar kommissionen inte revisionsrättens analys av de försenade betalningarna av EIB:s räntebidrag (punkt 3.79) och inte heller revisionsrättens ståndpunkt vad gäller skyldigheten att använda sig av ett formellt tilläggsavtal för att förlänga tidsfristen för inlämning av delrapporter (punkt 3.78).

Det uteblivna svaret från kommissionen vad gäller prisrevideringen i samband med betalningen av 0,5 miljoner ecu, grundar sig på ett missförstånd av revisionsrättens begäran.

3.10 a) Kommissionen medger att eftersom det saknas ett fastställt förfarande har höjningen av finansieringsbeslut för strukturanpassningsprogram som finansieras med strukturanpassningsmedel (punkt 3.66) följt ett liknande förfarande som bara skall användas för projekt som finansieras genom det nationella vägledande programmet. Detta förfarande har formaliserats i den åttonde EUF:s interna avtal.

Kommissionen anser att den information som lämnades till EUF:s kommitté var tillräcklig för att bedöma det överskridande på 10 % som gjorts av det nationella vägledande programmet för strukturanpassning. EUF:s kommitté godkände dessa överskridanden genom ett positivt yttrande om finansieringsförslagen (se punkt 3.67).

Kommissionen håller med om att ett projekt (punkt 3.68) som godkändes i full öppenhet efter ett positivt yttrande från EUF:s kommitté överskred de subventioner som anslagits till den berörda AVS-staten. Kommissionen ansåg nämligen att det aktuella beloppet redan inkluderade de lån på särskilda villkor som man på toppmötet i Cannes (juni 1995) bestämde skulle omvandlas till subventioner.

b) Kommissionen anser att eftersom förvaltningen av EIB:s transaktioner inte ingår i dess ansvarsområde, är den inte behörig att kontrollera åtgärderna (se punkt 3.69). Följaktligen anser kommissionen att revisionsrättens anmärkning snarare hör hemma bland kraven i samband med granskningsarbetet (punkt 2 i rapporten) än under den kritik som riktas mot kommissionen i samband med revisionsförklaringen. Kommissionen är redo att på revisionsrättens begäran skaffa fram ytterligare handlingar som rätten anser nödvändiga.

c) Enligt kommissionen är det berättigat att reduceringen av STABEX-överföringen inte tillämpas (punkt 3.70).

Detaljerade iakttagelser rörande räkenskaperna

Balansräkningar och övriga redovisningshandlingar

Redovisningsprinciper, -metoder och -rutiner

3.12 b) Kommissionens detaljerade svar återfinns i punkt 3.29. Kommissionen bemödar sig dock att stärka sambanden mellan bokföringsposter och verifikationer med hjälp av en standardidentifikation (t.ex. OLAS-nummer eller projektnummer).

c) Från och med år 1996 kommer kommissionen att dela upp dessa interimskonton och i största möjliga omfattning specificera de olika åtgärderna efter typ.

Årsredovisningshandlingarnas innehåll och presentation

3.13 Den avvikelse utanför räkenskaperna som gällde EIB:s bidrag reglerades i mars 1996 och kommer inte att upprepas. I samma skrivelse regleras de transaktioner som gäller överföringen av den femte EUF och STABEX-anslag som gjorts disponibla igen.

3.14 De belopp gällande utfärdade betalningskrav som ännu inte har inkasserats ingår i balansräkningen enligt artikel 68 i gällande budgetförordning. För att förbättra presentationen på den här punkten, föreslår kommissionen att införa lämpliga bestämmelser i budgetförordningen för den åttonde EUF. Kommissionen kommer även att presentera en särskild tabell från och med budgetåret 1996 som visar situationen vad gäller betalningskrav.

3.15 Den presentation som revisionsrätten nämner har använts sedan utarbetandet av räkenskaperna för 1993, efter ett förslag från revisionsrätten själv. Revisionsrätten föreslår att man skall förbättra den. Kommissionen ansluter sig till det förslaget.

3.16 Det stämmer att belopp som håller på att granskas är uppförda i balansräkningen som poster som minskar kapitalet för den sjätte EUF även om de i realiteten även kan höra till den sjunde. Detta överensstämmer dock med att det finns en enda gemensam förvaltning av likvida medel som för närvarande hör hemma i den sjätte EUF, och när dessa utgifter slutgiltigt bokförs kommer de att fördelas på den sjätte och den sjunde fonden.

3.18 OECD:s kodifiering har redan tagits upp i förvaltningen av EUF kombinerat med bokföringssystemet OLAS. Det finns därför inget skäl till att den skall framgå av bokföringssystemet.

Rapporten om stödens bestämmelseland uppdelat på samarbetssektorer (s. 39 40 i den finansiella översikten) utgör en förbättring vad gäller den information som kommissionen ger som svar på anmärkningarna från revisionsrätten om att det vore lämpligt att förstärka den analytiska ramen (revisionsförklaringen för 1994).

Att 50 % av budgetårets beslut inte är klassificerade beror på att OECD:s kodifiering ändrades i november 1995. Enligt kommissionen påverkar detta dock inte denna rapports informationsvärde, eftersom det är betalningarna som återspeglar stödets faktiska genomförande (92 % av budgetårets utbetalningar och 99 % av de sammanlagda betalningarna var klassificerade).

3.19 Kommissionen anser att utvecklingen av nettoåtagandena (åtaganden minus frigöranden) gör det möjligt att följa i vilken takt stödet faktiskt genomförs under budgetåret.

För att främja öppenheten anger kommissionen frigörandebeloppen under budgetåret i vissa kommentarer till den finansiella översikten. Denna sammanfattande information kommer i framtiden att utvidgas till att omfatta alla tilldelningar.

Redovisning av anslagen

3.21 Syftet med de finansiella översikterna är att redogöra för kapitalminskningen i varje fond och för genomförandenivån för de anslag som skapats genom konventionerna, associeringsbesluten och de interna avtalen. De ger därför för varje tilldelning (programmerbara stöd, SYSMIN, strukturanpassningsmedlen) en översikt av åtagandena och dithörande betalningar.

De finansiella översikterna gör det möjligt att bedöma på vilket stadium genomförandet av gemenskapsstödet befinner sig vad gäller strukturanpassningen, eftersom kommissionen, av öppenhetsskäl och i enlighet med revisionsrättens rekommendationer, i den finansiella översikten (s. 52, 53 och 141) presenterar en fullständig information i siffror om strukturanpassningen för alla tilldelningar tillsammans (vägledande nationella program, strukturanpassningsmedlen, SYSMIN).

Det som revisionsrätten begär, dvs. att dessa program skall presenteras under anslagen skulle medföra att den anslagsstruktur som Lomékonventionen fastställer måste ändras. Kommissionen anser det därför vara lämpligare att behandla denna typ av information med hjälp av statistisk analys.

Kommissionen bekräftar de sifferuppgifter som revisionsrätten lagt fram för strukturanpassningen, eftersom de överensstämmer med de uppgifter som framgår av de finansiella översikterna.

3.22 Kommissionen anser att huvudutanordnarens beslut att använda 100 miljoner ecu ur programreserven, som är avsedd för de vägledande nationella programmen, till strukturanpassningsprogram är fullt lagligt och följer förfarandet för sådana anslag.

Lomékonventionen, som reglerar relationerna mellan gemenskapen och AVS-staterna, är inte den enda text som fastställer de förfaranden som skall tillämpas vid programplaneringen. Programplaneringen styrs även av de bestämmelser som ingår i det interna avtalet för relationerna mellan kommissionen och medlemsstaterna. Det föreskrivs inte att alla programanslag skall fördelas i början av konventionens giltighetsperiod.

Fördelningsmetoden och dess resultat har lagts fram för medlemsstaterna och diskuterats med dem i EUF:s kommitté i enlighet med de normala förfarandena. Dessutom avger kommittén ett yttrande om användningen av dessa anslag i samband med finansieringsförslagen.

3.23 Kommissionen vill precisera att det regionala samarbetet alltid har varit föremål för en noggrann uppföljning vad gäller redovisningen. De förbättringar som infördes 1995 gäller uppföljning av underregioner och av budgeten för "allt AVS", med undantag av Centret för industriell utveckling, handelsfrämjande åtgärder och den gemensamma kommittén vilka redan var föremål för en noggrann uppföljning.

Återanpassningsåtgärderna (det särskilda Afrika-initiativet) beskrivs separat i de finansiella översikterna (s. 50).

3.24 Fram till oktober 1994 var medlen till STABEX-anslaget blandade med EUF-medlen och räntorna av det disponibla STABEX-saldot beräknades på grundval av den dagliga räntesats som EIB angav.

Situationen var inte särskilt klar och kommissionen beslutade att öppna ett särskilt bankkonto för STABEX-anslagen. Detta konto öppnades i oktober 1994.

Under 1995 analyserade kommissionen konteringarna före 1994 och företog sedan de korrigeringar som krävdes med hänsyn till kapital och räntor. För att göra detta antog kommissionen en pragmatisk tidsplan för utbetalningar över STABEX-kontot. Eftersom inga specifika utbetalningar från medlemsstaterna faktiskt gjordes kunde denna tidsplan fastställas på flera sätt. Även revisionsrätten upprättade en tidsplan som avviker från kommissionens med endast 10 miljoner ecu, ett belopp som kommissionen förde in 1993, medan revisionsrätten förde in det först 1995. För att avsluta denna situation som är omöjlig att klargöra, är kommissionen redo att anta revisionsrättens tidsplan och att göra de nödvändiga korrigeringarna, dvs. att överföra ränteavkastningen av 10 miljoner ecu ca 1,2 miljoner ecu för perioden juli 1993 till juli 1995 till EUF-kontot (ej STABEX).

Betalningar som håller på att kontrolleras

3.25 och 3.26 Den konstaterade skillnaden mellan räkenskapsförarens och utanordnarens räkenskaper är inte onormal eftersom den beror på pågående transaktioner (utgifter och intäkter) som genomförs lokalt via de delegerade betalningsmyndigheterna i AVS-staterna.

Det rör sig således inte om ett sammanjämkningsproblem utan om en normal avvikelse mellan balansräkningen och förvaltningsräkenskapen.

Vid avslutandet av årsräkenskaperna fastställer räkenskapsföraren dessa inkommande och utgående likvida medel. Utanordnaren skall ändå verifiera alla transaktioner och föra upp dem på motsvarande åtagande efter finanskontrollens påteckning. Detta måste få ta en viss tid. För utbetalningar som görs och inkomster som tas emot lokalt vid budgetårets slut kan inte konteringen göras förrän på följande år. Dessa utestående medel motsvarar 10 dagars betalning för EUF, vilket förefaller helt rimligt.

De finansiella översikterna visar fondens situation en viss dag (31 december). I denna bild ingår följaktligen utbetalningar som gjorts lokalt och som ännu inte förts upp på projekten. Om det rör sig om utgifter dras beloppet av från fondens kapital enligt de allmänt vedertagna räkenskapsprinciperna.

3.27 a) Det stämmer att ett belopp på 1,5 miljoner ecu inte har avslutats den 1 maj 1996, och kommissionen bemödar sig om att reglera detta före budgetårets slut.

b) Detta gäller även en utestående momsfordran som bokfördes 1989. Trots intensiva efterforskningar går det inte att hitta originaldokumenten. Beloppet kommer att regleras med en lämplig notering i bokföringen.

3.28 Det bör påpekas att när det gäller lokala utgifter och intäkter som, i avsaknad av verifikationer, inte slutgiltigt bokförts på kontona, för kommissionen upp dessa transaktioner på ett interimskonto när den får dithörande bankutdrag. Så snart de berörda verifikationerna kommer in, ändras konteringen av transaktionerna. Det händer dock att verifikationerna kommer bort när de skickas från delegationerna till huvudstället. Kommissionen försöker dock på alla sätt att återfinna handlingarna och kontera utgifterna och intäkterna så snart som möjligt. Ibland är det dock nödvändigt med omfattande efterforskningar på delegationerna och huvudstället.

EUF:s likvida medel

3.29 a) Av de 2,9 miljoner ecu som nämns är 2,75 miljoner på Banque de Zaïre för närvarande föremål för en diskussion med landets finansminister i syfte att undersöka hur beloppet skall kunna återbetalas. Vad gäller beloppet 0,16 miljoner ecu i Somalia kommer det att regleras.

3.30. Vad beträffar STABEX har ett enda konto öppnats som består av två underkonton, ränte- och kapitalkonton. Saldot för detta konto förs upp samlat i balansräkningen och motsvarar det totala investeringsbeloppet till inköpspris och innestående medel på kontot. Varje månad lägger banken fram detaljerade dokument om fondens utveckling, dokument om köp- och säljtransaktioner och mycket detaljerade kontoutdrag. Kommissionens konton förs korrekt och kan granskas. För att förbättra insynen i kontona åtar sig kommissionen dessutom att i framtiden införa en bilaga i balansräkningen och den finansiella översikten med en detaljerad tabell som visar vilka investeringar som gjorts och deras inköpspris. Totalsumman för dessa och innestående medel kommer att motsvara banksaldot som anges i balansräkningen.

Förskott på stipendier och tekniskt bistånd

3.31 Vad gäller beloppen för förskott på stipendier och tekniskt bistånd, motsvaras de siffror som revisionsrätten uppgett av de uppgifter som kommissionen har presenterat i den finansiella översikten (s. 155).

Revisionsrätten tar dock inte hänsyn till vissa faktorer som kan förklara situationen vad gäller dessa förskott.

a) De 3,4 miljonerna ecu motsvarar de belopp som överförts av EUF:s räkenskapsförare till speciella bankkonton för EUF:s stipendier, som förvaltas av delegationerna till finansiering av stipendiaternas lokala utgifter. De belopp som överförts till dessa bankkonton betraktas i detta sammanhang som förskott och användningen av dem skall anges noggrant eftersom anslagen tas från EUF:s likvida medel.

Dessa 3,4 miljoner ecu utgör inte bara utgifter som skall bokföras senare, utan även medel som finns disponibla för kommande utgifter.

Kommissionen medger dock att det är nödvändigt att granska situationen vad gäller dessa förskott för att reglera de utgifter som verkställts och eventuellt föreslå ett nytt system för utbetalning av stipendierna som inte innebär att medlen blockeras i onödan.

b) Vid utgången av budgetåret 1995 hade kommissionen bokfört de utgifter för tekniskt bistånd som Europeiska sammanslutningen för samarbete (ESS) haft fram till och med den 30 september 1995.

I enlighet med avtalet mellan kommissionen och ESS om förvaltningen av kontrakt om tekniskt bistånd, får de ännu inte reglerade förskott som betalats ut till ESS högst motsvara tillsammans två kvartals utgifter för ESS. I avtalet föreskrivs att ESS under den månad som följer varje kvartal skall skicka kommissionen en översikt över sina utgifter under det gångna kvartalet tillsammans med dithörande verifikationer. ESS utgifter för kontrakt om tekniskt bistånd uppgår för närvarande till i genomsnitt 8 miljoner ecu per kvartal.

Förskott vid utgången av 1995 för tekniskt bistånd (15,3 miljoner ecu) har redan avslutats för 8,8 miljoner ecu (ESS utgifter före den 31 december 1995). Dessutom håller kommissionen på att granska vissa utgifter ESS har haft (2,7 miljoner ecu), innan de bokförs. Slutligen skickade ESS under tredje kvartalet 1996 in en kompletterande utgiftsredogörelse för budgetåret 1995 (3,3 miljoner ecu). Saldot för ESS oberättigade förskott uppgår således till 0,5 miljoner ecu.

c) Vad gäller British Council var det förskott som förelåg vid utgången av 1995 (4,4 miljoner ecu) berättigat och utgifterna bokfördes på EUF:s projekt under första hälften av 1996. De berättigade utgifterna för budgetåren 1994 och 1995 uppgår till 5,1 miljoner ecu, vilket ger ett saldo på 0,7 miljoner ecu till fördel för British Council.

När det gäller förskott som betalats ut till medlemsstaternas andra organ (5,2 miljoner ecu vid avslutningen av räkenskaperna för 1995) reglerades utgifter till ett belopp på 2,6 miljoner ecu under 1996.

3.32 De förskott som har betalts ut och som inte har avslutats tas upp på aktivsidan i balansräkningen i enlighet med allmänt vedertagna räkenskapsprinciper.

Enligt kommissionen finns det inte någon anledning att göra en räkenskapsrevision för att kontrollera att de bokförda förskotten faktiskt existerar. Däremot utför kommissionen kontroller på plats hos de förvaltande organen för att förvissa sig om att de angivna utgifterna är riktiga. Under 1996 har tre granskningar utförts och en håller på att genomföras.

Övriga utelämnade fordringar

3.33 Den aktuella fordran var föremål för ett betalningskrav utställt av utanordnaren efter utgången av budgetåret (26.2.1996) på grundval av den räntesats som EIB angett. Skuldbeloppet återbetalades den 29 mars 1996. Det visade sig dels att det på grund av brist på information var omöjligt att föra in detta belopp i räkenskaperna för budgetåret 1995, dels att skuldbeloppet snabbt drevs in så snart basinformationen hade kommit in.

3.34 Bankräntorna för den sista månaden eller det sista kvartalet har krediterats med valuteringsdag per den 31 december. Det kan dock inträffa att ett kontoutdrag som innehåller transaktioner med olika valuteringsdagar, varav någon för det gångna budgetåret, inte anländer förrän efter bokslutet. Kommissionen bemödar sig att i största möjliga utsträckning bokföra räntorna på det rätta budgetåret.

Inkomster

3.37 Kommissionens förlust berodde på en ogynnsam växelkurs vid betalningen av Tysklands bidrag som gjordes i tyska mark.

3.38 De räntor som inkasserades under tidigare budgetår (1990 1994) blev föremål för en undersökning av finanskontrollen och reglerades sedan så fort det gick men efter bokslutet för budgetåret 1994.

Ej reglerade inkomster

3.39 Den beskrivna situationen är det normala resultatet av det räkenskapssystem som tillämpas. Dessa intäkter bokfördes i början av påföljande budgetår, efter godkännande av finansinspektören.

Beslut (primära åtaganden)

Eftersläpning av bokföringen

3.40 I ett fall (projekt ZIM 69; 3,1 miljoner ecu) fick kommissionen veta det preliminära beloppet för räntesubventionen i ett meddelande från EIB av den 31.1.1996 och det bokfördes följaktligen på budgetåret 1996. I de finansiella översikterna 1995 kompletterades dock sifferuppgifterna med en kommentar i vilken det anges att detta kontrakt, som undertecknades av EIB 1995, inte hade kunnat bokföras vid bokslutet.

I det andra fallet (projekt 7 NEA 24; 0,3 miljoner ecu) bokförde inte kommissionen räntesubventionen eftersom det inte fanns disponibla anslag. Bokföringen gjordes efter frigörandena i februari 1996. Denna typ av avvikelse kommer knappast att upprepas eftersom beloppen "räntesubventioner" i fortsättningen kommer att hållas inne bokföringsmässigt innan de anmälts till "Artikel 28-kommittén".

Kommissionen kände till det andra fallet långt innan bokslutet, eftersom en räkenskapsmässig avstämning med EIB äger rum var tredje månad. Kommissionen kommer dock att förbättra avstämningen med EIB före bokslutet.

Värdering vid avslutningen av budgetåret

3.41 Kommissionens juridiska åtaganden vad gäller verkställanden av EUF förs in i räkenskaperna. Betalningsåtagandena bokförs således när kommissionens finansieringsbeslut fattas. Finansieringsavtalen eller de brevväxlingar som gäller som avtal, utgör kontrakt som binder samman kommissionen och den stödmottagande AVS-staten. Varje ändring av detta kontrakt måste godkännas av båda parterna.

För avslutningen av ett projekt krävs således ett godkännande från den nationella utanordnaren som bekräftar att projektet har genomförts.

En minskning av beloppet för ett pågående projekt kräver ett beslut från kommissionen, på den nationella utanordnarens begäran.

I räkenskaperna noteras inte differensen mellan det beslutade beloppet och de anslag som krävs för projektet, utan endast ändringar som lagligen godkänts av båda parterna.

Kommissionen håller med om att de juridiska förfaranden som gör det möjligt att slutgiltigt frigöra anslagen bör inledas så snart som möjligt.

Den kan emellertid inte på eget initiativ frigöra anslagen så att den finansiella översikten återspeglar projektens "ekonomiska" situation vid avslutningen. Ur räkenskapssynpunkt uppvisar de finansiella översikterna således inte övervärderade siffror för åtagandena.

Kommissionen anser det inte vara lämpligt att systematiskt inleda förfaranden för delvist frigörande, som revisionsrätten föreslår.

Kommissionen anser det mer rationellt att frigöra det återstående beloppet när projektet har avslutats.

Kommissionen underskattar inte nödvändigheten att minska antalet anslag som låses i onödan, först genom att identifiera dem (se s. 152 i den finansiella översikten), sedan genom att i fall efter fall vidta de åtgärder som gör det möjligt att avsluta projektet.

3.42 Kommissionen försöker inte att ge en uttömmande redovisning i de finansiella översikterna av de belopp som låses i onödan. Den ger en uppskattning av fenomenet på grundval av en analys av de åtaganden där inga rörelser bokförts på mer än 18 månader.

De belopp som enligt kommissionen bör frigöras gäller dessutom projekt där parterna är överens om att inleda avslutningsförfarandena (se t.ex. punkt 3.43 a och b om riskkapitalprojekt).

3.43 Bland de projekt som enligt kommissionen bör kvarstå finns projekt för vilka parterna har beslutat att inte inleda avslutningsförfaranden vid budgetårets slut.

a och b) Kommissionen har inlett avslutningen av projekten 7 GUB 8 (7 miljoner ecu) och 6 ZR 62 (12 miljoner ecu) efter begäran från EIB (februari och juni 1996). Eftersom det inte fanns något beslut från EIB vid avslutandet av budgetåret, kunde kommissionen inte börja frigöra anslagen.

c) De åtaganden som revisionsrätten nämner har angetts av kommissionen i de finansiella översikterna. Kommissionen kommer att undersöka med de berörda parterna i vilken utsträckning de kan avslutas.

3.44 I de finansiella översikterna presenterar kommissionen en tabell över de totala återstående belopp (åtagandebelopp minus betalningar) som finns tillgängliga för de projekt där inga rörelser har bokförts under de 18 månader som föregick avslutningen av budgetåret. Denna metod är framför allt avsedd att identifiera de onormala fallen (avslutning av ett kontrakt vid sista utbetalningen har glömts bort, uppföljning saknas osv.). Kommissionen är beredd att så långt den kan förfina sina metoder. Den har redan ändrat bokföringssystemet för att införa ett beräknat slutdatum för genomförandet vad gäller nya åtaganden och nya kontrakt.

Kommissionen upprepar att målet för räkenskaperna är att reservera medel till de belopp som motsvarar de juridiska åtagandena och inte att återspegla transaktionernas ekonomiska värde.

Eftersom förvaltningen av kontrakten inte sköts av kommissionen kommer det dessutom alltid att finnas en fördröjning mellan det att operationerna har genomförts och avslutningen av de motsvarande åtagandena.

a) Kommissionen har inlett avslutningen av projekten 7 MAS 15 (5 miljoner ecu), 7 ZR 23 (7 miljoner ecu) och 7 RW 55 (6 miljoner ecu) efter begäran från EIB (april, juni respektive april 1996). Eftersom det inte fanns något beslut från EIB vid avslutandet av budgetåret, kunde kommissionen inte börja frigöra anslagen.

Kommissionen kommer att börja det frigörande som krävs för projekt 6 CD 22 (4,5 miljoner ecu) i samförstånd med EIB.

b) Kommissionen noterar noggrant revisionsrättens kommentarer vad gäller fördröjt frigörande av återstående belopp för transaktionerna. Den nuvarande situationen är att de åtaganden som nämns genomfördes mellan november 1995 och mars 1996.

c) Kommissionen avslutade de tre katastrofhjälpprojekt som nämns av revisionsrätten under första kvartalet 1996.

d och e) Eftersom det gäller pågående projekt anser kommissionen att det är rationellt att frigöra återstående belopp först när projekten är helt avslutade. För de återstående belopp som konstaterats från avtal som gäller projekten, finns det inget som bevisar att de inte kommer att användas vid genomförandet av projektet.

f) Detta återstående belopp kommer inte att kunna frigöras förrän vid avslutandet av projektet, när operationerna har slutförts.

3.45 Bortsett från skillnaderna i metoder för att fastställa beloppen för de åtaganden som skall avslutas (se 3.44), kan differensen mellan revisionsrättens siffror och den finansiella översiktens i huvudsak förklaras av

- olika kriterier vad gäller frigöranden för EIB:s transaktioner (37 miljoner ecu); kommissionen hade inte rätt att avsluta eftersom det saknades en begäran från EIB,

- olika bedömningar av de faktorer som gör det möjligt att frigöra projekt där inga rörelser har bokförts (75,3 miljoner ecu); kommissionen kommer att undersöka i vilken utsträckning dessa åtaganden kan avslutas,

- olika principer när det gäller att bedöma om