Europeiska miljöbyråns beslut

av den 20 mars 2000

om inrättandet av en kodex för god förvaltningssed

(2000/529/EG)

EUROPEISKA MILJÖBYRÅN HAR FATTAT DETTA BRSLUT

med beaktande av bestämmelserna om öppenhet i Amsterdamfördraget, särskilt artikel 1 i Fördraget om Europeiska unionen och artikel 21 i EG-fördraget,

med beaktande av förslaget från Roy Perry, ledamot i utskottet för framställningar och föredragande av betänkandet om utskottets egen verksamhet 1996-1997(1), om att en kodex för god förvaltningssed bör upprättas,

med beaktande av Europaparlamentets resolution av den 16 juli 1998 om ombudsmannens verksamhetsberättelse för 1997 (C4-0270/98)(2),

med beaktande av den undersökning som ombudsmannen på eget initiativ inledde för att utröna om det vid de olika gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen fanns någon kodex för god förvaltningssed för tjänstemännen i deras kontakter med allmänheten och om den är tillgänglig för allmänheten,

med beaktande av Europaparlamentets resolution av den 15 april 1999 om ombudsmannens verksamhetsberättelse för 1998 (C4-0138/99),

med beaktande av den uppförandekodex om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar som fastställts i beslut 94/90/EKSG, EG, Euratom(3), och

av följande skäl:

I Amsterdamfördraget har begreppet om öppenhet införts i Fördraget om Europeiska unionen, varigenom det fastslås att fördraget markerar en ny fas i processen för att skapa en allt fastare sammanslutning mellan den europeiska unionens folk, där beslut fattas så öppet och så nära medborgarna som möjligt.

Europeiska kommissionen eftersträvar även reformering av gemenskapsförvaltningens handläggningsförfaranden, för att i full utsträckning kunna tillämpa detta koncept.

För att föra förvaltningen närmare medborgarna och se till att dess kvalitet förbättras, bör en kodex med grundläggande principer för tjänstemännens uppförande i kontakterna med allmänheten antas.

En dylik kodex gagnar både tjänstemän, eftersom den på ett detaljerat sätt fastlägger de regler som bör följas vid kontakter med allmänheten, och medborgarna, eftersom den informerar om vilket bemötande de har rätt att förvänta sig vid kontakter med gemenskapens förvaltningar.

Kodexen kan bli verkningsfull endast genom att medborgarna har tillgång till den som offentlig handling och den följaktligen publiceras i form av ett beslut, i likhet med ovan nämnda beslut om allmänhetens tillgång till kommissionens dokument.

I Europaparlamentets resolutioner C4-0270/98 och C4-0138/99, välkomnade parlamentet förslaget om en kodex för god förvaltningssed för EU:s institutioner och organ och betonade vikten av att en dylik kodex utarbetades så snart som möjligt.

Europaparlamentet betonade även vikten av att kodexen i möjligaste mån är exakt liktydig för samtliga EU-institutioner och EU-organ och att alla EU-medborgare har tillgång till den och att den offentliggörs i Officiella tidningen.

Rådets förordning (EEG) nr 1210/90 av den 7 maj 1990 om inrättandet av Europeiska miljöbyrån och Europeiska miljöinformations- och miljöövervakningsnätverket, senast ändrad genom rådets förordning (EG) nr 933/1999, särskilt artikel 17 i dessa, i vilken föreskrivs att "miljöbyråns anställda är underställda de förordningar och regler som skall tillämpas på tjänstemän och övriga anställda vid de Europeiska gemenskaperna", "tjänsteföreskrifter och anställningsvillkor för övriga anställda i de Europeiska gemenskaperna" och beslut fattat av Europeiska miljöbyråns styrelse beträffande allmänhetens tillgång till miljöbyråns handlingar av den 21 mars 1997(4), vilka alla utgör särskild rättsgrund i denna uppförandekodex.

En kodex för god förvaltningssed som miljöbyråns personal skall följa i sina kontakter med allmänheten bör upprättas och offentliggöras.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Allmänna bestämmelser

Anställda vid miljöbyrån skall i sina kontakter med allmänheten följa de principer som fastställs i detta beslut och som utgör kodexen för god förvaltningssed, hädanefter benämnd förvaltningskodexen.

Artikel 2

Tillämpning: personer

1. Denna förvaltningskodex skall gälla för alla tjänstemän och övriga anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, i deras kontakter med allmänheten. Med tjänsteman avses hädanefter såväl tjänstemännen som de övriga anställda.

2. Miljöbyrån skall vidta de åtgärder som erfordras för att tillse att bestämmelserna i förvaltningskodexen även gäller andra personer som arbetar för miljöbyrån, såsom personer som anställts privat, experter som lånats ut från nationella civila myndigheter och praktikanter.

3. Med allmänheten avses alla fysiska och juridiska personer, oavsett om de är bosatta eller har sitt officiella säte i en medlemsstat eller inte.

Artikel 3

Tillämpning: sakområde

1. Denna förvaltningskodex innehåller de allmänna principerna för god förvaltningssed som skall gälla för alla kontakter som miljöbyråns tjänstemän har med allmänheten, såvida de inte omfattas av särskilda föreskrifter.

2. Principerna i förvaltningskodexen gäller inte för kontakterna mellan miljöbyrån och dess tjänstemän. Dessa förbindelser regleras av tjänsteföreskrifterna.

Artikel 4

Lagenlighet

En tjänsteman skall handla i enlighet med lagen och tillämpa de regler och förfaranden som fastställs i gemenskapslagstiftningen. Tjänstemannen skall särskilt se till att beslut som gäller enskildas rättigheter eller intressen har en rättslig grund och att beslutens innehåll är i överenstämmelse med lagen.

Artikel 5

Icke-diskriminering

1. Då tjänstemannen hanterar förfrågningar från allmänheten eller fattar beslut skall han eller hon tillse att principen om lika behandling efterlevs. Personer vars situationer är likvärdiga skall behandlas på ett likvärdigt sätt.

2. Om behandlingen inte är likvärdig skall tjänstemannen kunna motivera skillnaden med objektiva och relevanta faktorer som föreligger i det enskilda fallet.

3. Tjänstemannen skall särskilt undvika varje slags omotiverad åtskillnad av personer grundad på nationalitet, kön, ras, etniskt ursprung, religion, tro, handikapp, ålder eller sexuell läggning.

Artikel 6

Proportionalitet

1. Då tjänstemannen fattar beslut skall han eller hon se till att de åtgärder som vidtas står i proportion till ändamålet. Tjänstemannen skall särskilt undvika att begränsa medborgarnas rättigheter eller att ta ut avgifter av dem om dessa begränsningar eller avgifter inte står i rimlig proportion till åtgärdernas syfte.

2. Då tjänstemannen fattar beslut skall han eller hon försöka finna en medelväg för att såväl de enskilda personernas som allmänhetens intressen skall tillgodoses.

Artikel 7

Maktmissbruk

Maktbefogenheterna skall utövas endast för de syften de är avsedda för enligt gällande bestämmelser. Tjänstemannen skall särskilt undvika att utnyttja sina befogenheter för syften som inte har någon laglig grund eller som inte motiveras av det allmännas bästa.

Artikel 8

Opartiskhet och obundenhet

1. Tjänstemannen skall vara opartisk och obunden. Tjänstemannen skall avstå från godtyckliga handlingar som kan vara till men för allmänheten och även avstå från att gynna någon enskild person, oavsett vilka anledningar som kan åberopas.

2. Tjänstemannen skall inte styras av något inflytande utifrån, inbegripet politisk påverkan, och inte heller av personliga intressen.

3. Tjänstemannen skall avstå från att ta del i beslutsfattande som rör hans eller hennes egna intressen eller hans eller hennes familjs, släktingars, vänners och bekantas intressen.

Artikel 9

Objektivitet

Då tjänstemannen fattar beslut skall han eller hon ta hänsyn till relevanta faktorer och väga in dem i beslutet, samtidigt som alla irrelevanta synpunkter lämnas därhän.

Artikel 10

Berättigade förväntningar och konsekvent agerande

1. Tjänstemannen skall vara konsekvent såväl i sin egen myndighetsutövning som i miljöbyråns förvaltningsarbete. Tjänstemannen skall följa institutionens normala förvaltningsrutiner såvida det inte finns legitima skäl att avvika från praxis i ett enskilt fall.

2. Tjänstemannen skall ta hänsyn till de rättmätiga och skäliga förväntningar allmänheten har mot bakgrund av hur miljöbyrån agerat tidigare.

Artikel 11

Rättvisa

Tjänstemannen skall agera rättvist och skäligt.

Artikel 12

Artighet

1. Tjänstemannen skall vara tjänstvillig, korrekt, artig och lättillgänglig i sina kontakter med allmänheten. Då tjänstemannen besvarar skrivelser, telefonsamtal eller e-post skall han eller hon försöka att vara så hjälpsam som möjligt och besvara de ställda frågorna.

2. Om tjänstemannen inte är ansvarig för ärendet skall han eller hon hänvisa medborgaren till den ansvarige tjänstemannen.

3. Om ett fel begås och får negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall tjänstemannen be om ursäkt för detta.

Artikel 13

Skrivelser besvarade på medborgarens språk

Tjänstemannen skall se till att alla unionsmedborgare eller andra privatpersoner som skriver till miljöbyrån på ett av fördragsspråken får svar på samma språk.

Artikel 14

Bekräftelse på mottagande och uppgift om den behörige tjänstemannens namn

1. Varje skrivelse eller klagomål som inkommer till institutionen skall besvaras inom två veckor med en bekräftelse på mottagandet, utom i de fall då ett mer innehållsrikt svar kan skickas inom denna tidsperiod.

2. I svaret eller bekräftelsen skall den behörige tjänstemannens namn och telefonnummer anges tillsammans med namnet på den avdelning där han eller hon arbetar.

3. Varken bekräftelse på mottagandet eller svar behöver skickas då skrivelser eller klagomål betraktas som otillbörliga på grund av att de skickats i ett orimligt stort antal eller på grund av att de är upprepande eller meningslösa till sin karaktär.

Artikel 15

Skyldighet att vidarebefordra till behörig avdelning

1. Om en skrivelse eller ett klagomål till miljöbyrån har adresserats eller framförts till en enhet utan ansvar i ärendet, skall de mottagande avdelningarna tillse att handlingarna utan dröjsmål sänds vidare till den behöriga avdelningen inom arbetsmiljöbyrån.

2. Den avdelning som först tog emot skrivelsen eller klagomålet skall meddela upphovsmannen att handlingarna skickats vidare och uppge namn och telefonnummer på den tjänsteman handlingarna vidarebefordrats till.

3. Om en skrivelse eller ett klagomål till miljöbyrån har adresserats eller framförts till en enhet utan ansvar i ärendet, skall de mottagande avdelningarna tillse att handlingarna i ärendet skickas vidare till ansvarig gemenskapsinrättning och att avsändaren informeras om vem handlingarna vidarebefordrats till.

Artikel 16

Rätt att höras och yttra sig

1. Då ett ärende berör enskilda personers rättigheter eller intressen skall tjänstemannen se till att rätten till försvar respekteras i alla skeden av beslutsprocessen.

2. Då ett beslut skall fattas som rör enskildas rättigheter eller intressen, skall alla berörda ha rätt att ge skriftliga kommentarer, och i förekommande fall även muntligen få lägga fram sina synpunkter innan beslutet fattas.

Artikel 17

Beslut i rimlig tid

1. Tjänstemannen skall se till att ett beslut om varje begäran eller klagomål till institutionen fattas inom en rimlig tidsperiod, så fort som möjligt och under inga omständigheter längre än två månader räknat från mottagningsdatum. Samma regel skall gälla för besvarande av skrivelser från allmänheten.

2. Om en begäran eller ett klagomål till miljöbyrån, på grund av ärendets svårighetsgrad, inte kan besvaras med ett beslut inom ovan nämnda tidsperiod, skall tjänstemannen så snart som möjligt informera upphovsmannen. Ett definitivt beslut skall därefter delges upphovsmannen så snart som möjligt.

Artikel 18

Skyldighet att motivera beslut

1. Varje beslut eller rekommendation från miljöbyrån som kan få negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall ange vilka relevanta fakta och vilken rättslig grund som beslutet baserar sig på.

2. Tjänstemannen skall undvika att fatta beslut på kortsiktiga eller lösa grunder eller att fatta beslut som inte är tillräckligt individuellt utformade.

3. Om ett mycket stort antal enskilda berörs av ett beslut och det därför inte är möjligt att i detalj meddela grunderna för beslutet får standardsvar skickas. Tjänstemannen skall dock tillse att den som så önskar får ett individuellt utformat beslut.

Artikel 19

Information om möjligheterna att överklaga

1. Då miljöbyrån fattar ett beslut som kan få negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall beslutet innehålla information om vilka möjligheter som finns att överklaga beslutet. Informationen skall ange hur man går till väga för att överklaga, till vem man skall rikta sitt överklagande och vilka tidsfrister som gäller.

2. Besluten skall särskilt hänvisa till de möjligheter att väcka talan i domstolen och att klaga hos ombudsmannen som avses i artiklarna 230 och 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

Artikel 20

Kungörelse av beslutet

1. Tjänstemannen skall se till att beslut som berör enskildas rättigheter eller intressen direkt delges de berörda personerna.

2. Tjänstemannen skall avstå från att meddela beslutet till andra källor så länge den direkt berörda personen eller de direkt berörda personerna inte informerats.

Artikel 21

Skydd av personuppgifter

1. En tjänsteman som hanterar personliga uppgifter om en medborgare skall följa de principer som fastställts i direktiv 95/46/EG om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.

2. Tjänstemannen skall särskilt undvika att behandla personuppgifter i orättmätiga syften eller att vidarebefordra uppgifterna till obehöriga personer.

Artikel 22

Begäran om information

1. En tjänsteman som är ansvarig för ett ärende skall ge allmänheten den information som efterfrågas. Tjänstemannen skall eftersträva att informationen är klar och begriplig.

2. Om en muntlig begäran om information är alltför komplicerad eller alltför omfattande för att kunna besvaras direkt, skall tjänstemannen råda den berörda personen att formulera sin begäran skriftligt.

3. Om en tjänsteman på grund av sin tystnadsplikt inte kan lämna ut de upplysningar som efterfrågas, skall han eller hon i enlighet med artikel 18 i denna förvaltningskodex delge den berörda personen skälen till att informationen inte kan lämnas.

4. Då en tjänsteman ombeds att ge upplysningar om ett ämne utanför sitt ansvarsområde, skall han eller hon hänvisa den frågande till ansvarig tjänsteman och uppge dennes namn och telefonnummer. Då en tjänsteman ombeds att ge upplysningar om en annan gemenskapsinstitution eller ett annat gemenskapsorgan skall tjänstemannen hänvisa den frågande till berörd institution eller berört organ.

5. Då så är lämpligt och beroende på vad som efterfrågas skall tjänstemannen hänvisa den informationssökande personen till den avdelning inom institutionen som är ansvarig för att ge information till allmänheten.

Artikel 23

Allmänhetens tillgång till handlingar

1. Då en person begär att få tillgång till miljöbyråns handlingar skall tjänstemannen bevilja detta i enlighet med det beslut som fattats av miljöbyråns styrelse om allmänhetens tillgång till miljöbyråns handlingar av den 21 mars 1997(5).

2. Om en muntlig begäran om tillgång till handlingar inte kan uppfyllas, skall tjänstemannen råda den berörda personen att formulera sin begäran skriftligt.

Artikel 24

Diarieföring

Europeiska miljöbyråns enheter skall på ett korrekt sätt diarieföra in- och utgående post, inkommande handlingar och vidtagna åtgärder.

Artikel 25

Allmänhetens tillgång till kodexen

1. Europeiska miljöbyrån skall vidta nödvändiga åtgärder för att denna kodex skall komma till allmänhetens kännedom i största möjliga utsträckning. En broschyr med namnet " Europeiska miljöbyråns kodex för god förvaltningssed", som innehåller en beskrivning av kodexen och som återger hela dess text i en bilaga, skall distribueras.

2. Europeiska miljöbyrån skall erbjuda var och en som så önskar en kopia av denna kodex.

Artikel 26

Rätt att klaga hos EU-ombudsmannen

Om en tjänsteman inte följer principerna i denna förvaltningskodex har var och en rätt att klaga hos ombudsmannen i enlighet med artikel 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och i enlighet med ombudsmannens stadga(6).

Artikel 27

Översyn

Detta beslut skall ses över då det varit i kraft i två år. År 2002 skall verkställande direktören lämna en rapport om detta besluts genomförande för perioden 2000-2002, som en förberedelse till ombudsmannens översyn.

Artikel 28

Ikraftträdande

Detta beslut antas av Europeiska miljöbyråns styrelse den 20 mars 2000 och träder i kraft den 20 juni 2000 efter offentliggörande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Köpenhamn den 20 mars 2000.

På Europeiska miljöbyråns styrelses vägnar

Kees Zoeteman

Ordförande

På Europeiska miljöbyråns vägnar

Domingo Jiménez-Beltrán

Verkställande direktör

(1) A4-0190/97.

(2) EGT C 292, 21.9.1998, s. 168.

(3) EGT L 46, 18.2.1994, s. 58.

(4) EGT C 282, 18.9.1997, s. 5.

(5) Se fotnot 4.

(6) Europaparlamentets beslut 94/262/EKSG, EG, Euratom av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 4.5.1994, s. 15).