SÄRSKILD RAPPORT FRÅN EUROPEISKA OMBUDSMANNEN TILL EUROPAPARLAMENTET

till följd av den undersökning som gjorts på ombudsmannens eget initiativ av sekretessbestämmelserna i förbindelse med kommissionens rekryteringsförfaranden

(1999/C 371/09)

I november 1997 inledde Europeiska ombudsmannen en undersökning på eget initiativ av sekretessbestämmelserna i förbindelse med kommissionens rekryteringsförfaranden.

Efter en ingående behandling av kommissionens yttrande meddelade ombudsmannen kommissionen i en skrivelse av den 8 mars 1999 att han ansåg att det förelåg administrativa missförhållanden i kommissionens förfaranden. I syfte att avhjälpa dessa missförhållanden lade ombudsmannen fram förslag till rekommendationer i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga(1).

I sin skrivelse av den 5 juli 1999 översände kommissionen ett detaljerat yttrande till ombudsmannen om dessa förslag till rekommendationer.

Denna särskilda rapport överlämnas till Europaparlamentet i enlighet med artikel 3.7 i ombudsmannens stadga. I enlighet med nämnda artikel omfattar rapporten även en rekommendation som ombudsmannen i föreliggande fall anser nödvändig.

A. Ombudsmannens undersökning och förslag till rekommendationer

Den 7 november 1997 inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ av sekretessbestämmelserna i förbindelse med kommissionens rekryteringsförfaranden. I sin skrivelse till kommissionen påpekade ombudsmannen att många medborgare kommer i kontakt med gemenskapens institutioner för första gången när de söker jobb inom dessa. Det skulle därför vara värdefullt för institutionerna att vid detta tillfälle kunna ge medborgarna ett positivt intryck. Ombudsmannen hänvisade vidare till ett antal klagomål gällande bristande insyn i anställningsfrågor.

Ombudsmannen hänvisade till två återkommande argument i kommentarerna från gemenskapens institutioner till den här typen av klagomål. Det första gäller bestämmelserna i artikel 6 bilaga III i tjänsteföreskrifterna som fastslår att "uttagningskommitténs arbete skall vara hemligt". Det andra argumentet gäller uttagningskommittéernas utrymme för skönsmässig bedömning.

Ombudsmannen medger att artikel 6 införts i syfte att garantera uttagningskommittéernas oberoende genom att skydda dem från inblandning och påtryckningar. Han anser emellertid att detta inte borde utgöra ett hinder för att införa förfarandemässiga rättigheter för de sökande i överensstämmelse med artikel 6.

Ombudsmannen erkänner vidare att uttagningskommittéerna har stort utrymme för skönsmässig bedömning, men anser emellertid att sådana befogenheter inte bör hindra offentliga myndigheter från att följa principerna för god förvaltningssed.

Ombudsmannen bad därför kommissionen redogöra för om den hade för avsikt att

1) låta sökande som deltar i skriftliga prov ta frågeformulären med sig när de lämnar skrivningssalen,

2) på begäran meddela bedömningskriterierna till de sökande,

3) meddela de sökande namnen på medlemmarna i uttagningskommittén, och

4) låta sökande som deltar i skriftliga prov få tillgång till sina rättade prov.

Kommissionen svarade den 2 mars 1998. På de två första punkterna meddelade kommissionen ombudsmannen att 1) de sökande numera får ta frågeformulären med sig, om inte innehållet skyddas av immateriella rättigheter, och att 2) uttagningskommittéerna meddelar de allmänna rättnings- eller bedömningskriterierna till sökande som begär detta.

Beträffande de två övriga punkterna som togs upp av ombudsmannen (3 och 4) hävdade kommissionen att påståendena om bristande insyn grundades på ett begränsat antal klagomål. Enligt kommissionen finns det en grundläggande skillnad mellan uttagningsprov och vanliga prov: personer som deltar i vanliga prov bedöms efter objektiva kriterier medan sökande som deltar i ett uttagningsprov bedöms i förhållande till varandra och endast de bästa förs upp på en reservlista. Enligt kommissionen kan endast uttagningskommittén bedöma de enskilda sökandes resultat, eftersom det endast är uttagningskommittén som kan jämföra samtliga sökandes resultat. Det skulle inte vara till någon nytta att lämna ut de rättade proven, eftersom en bedömning som görs av en person som inte har bedömt övriga sökande skulle vara meningslös. Kommissionen påpekade vidare att med tanke på det höga antalet sökande till uttagningsproven skulle det innebära en avsevärd administrativ och ekonomisk belastning att lämna ut de rättade proven. Kommissionen påpekade även att uttagningskommittéernas utrymme för skönsmässig bedömning kontrolleras av gemenskapsdomstolarna.

I en skrivelse av den 8 mars 1999 tog ombudsmannen del av kommissionens redogörelse angående de två första punkterna och meddelade att han på grundval av denna redogörelse inte ansåg det nödvändigt att fortsätta behandlingen av dessa punkter.

Rörande frågan om att meddela namnen på medlemmarna i uttagningskommittén erinrade ombudsmannen om att det är en grundläggande princip för god förvaltningssed att samtliga medborgare som kommer i kontakt med en tjänsteman har rätt att få veta namnet på tjänstemannen i fråga. En förvaltning utan ansikte och namn känns främmande och ombudsmannen meddelade därför kommissionen att han ansåg det oacceptabelt att sökande som deltar i ett muntligt prov inte har rätt att få veta namnen på medlemmarna i uttagningskommittén.

När det gäller de sökandes tillgång till rättade prov underströk ombudsmannen vikten av att säkerställa allmänhetens fulla förtroende för uttagningskommittéernas arbete. Han menade att de berörda handlingarna består av två delar, dels själva provet, dels de rättelser som gjorts av de som rättar proven. Ombudsmannen framhöll att det är den sökande som skrivit provet och därför inte kan nekas tillgång till detta. Som svar på kommissionens andra argument framhöll ombudsmannen att det var medborgarnas och inte administrationens sak att avgöra om det var rimligt att kräva informationen i fråga. En sökande har nämligen ett grundläggande intresse av att få veta vilka misstag han eller hon eventuellt gjort. När det gäller den administrativa och ekonomiska belastning som kommissionen hänvisade till, föreslog ombudsmannen att kommissionen skulle kunna ta ut en avgift för att täcka utgifterna om ett stort antal sökande skulle begära kopia av sina rättade prov.

Mot denna bakgrund förelade ombudsmannen kommissionen följande förslag till rekommendationer i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Kommissionen bör meddela sökande som deltar i muntliga prov namnen på medlemmarna i uttagningskommittén.

I kommande uttagningsprov bör kommissionen låta sökande som deltar i skriftliga prov få tillgång till sina rättade prov.

B. Kommissionens svar på förslagen till rekommendationer

I sitt svar av den 5 juli 1999 bekräftade kommissionen att man i Amsterdamfördraget fastställer insyn som en allmän princip för Europeiska unionen. Genom Amsterdamfördraget ges också medborgarna rätt till tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (artikel 255 i EG-fördraget). I detta avseende riktade kommissionen särskilt uppmärksamheten på sitt beslut 94/90/EKSG, EG, Euratom av den 8 februari 1994 om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar(2) och uppförandekodexen för allmänhetens tillgång till rådets och kommissionens handlingar(3). Kommissionen påpekade emellertid att ingen av dessa texter för närvarande innehåller undantag till bestämmelserna för uttagningsprov i enlighet med tjänsteföreskrifterna och gemenskapsdomstolarnas rättspraxis.

På frågan om att offentliggöra namnen på medlemmarna i uttagningskommittéerna gav kommissionen ett positivt svar och förklarade att namnen på uttagningskommittéernas medlemmar skulle meddelas formellt (och inte enbart muntligen) till sökande som deltar i muntliga prov.

När det gäller tillgången till de rättade proven påpekade kommissionen att ombudsmannen redan hade fått tillgång till dessa i ärenden där denne önskat se berörda dokument. Ombudsmannen hade fått möjlighet att gå igenom dokumentet i kommissionens lokaler. Ombudsmannen hade beviljats tillgång till dessa dokument (och kommer att beviljas tillgång till dem även i framtiden) med hänsyn till den särskilda institutionella roll som EG-fördraget tilldelar ombudsmannen.

Kommissionen motsatte sig emellertid fortfarande förslaget att bevilja de sökande tillgång till dokumenten. Detta grundades framför allt på de argument som redan lagts fram av kommissionen i en skrivelse av den 2 mars 1998: det finns en grundläggande skillnad mellan uttagningsprov och vanliga prov, eftersom personer som deltar i vanliga prov bedöms mot bakgrund av objektiva kriterier medan sökande som deltar i ett uttagningsprov bedöms i förhållande till varandra; det är endast uttagningskommittén som kan bedöma de enskilda sökandes resultat eftersom det endast är dess medlemmar som jämför samtliga sökandes resultat; det skulle inte vara till någon nytta att lämna ut ett rättat prov till en sökande eftersom en bedömning som utförs av en person som inte har bedömt de övriga sökandes resultat skulle vara meningslös; förpliktelsen att lämna ut rättade prov skulle, slutligen, medföra en avsevärd administrativ och ekonomisk belastning.

Kommissionen hävdade bestämt att det skulle utgöra en radikal avvikelse från tidigare praxis att lämna ut proven, med eller utan rättelser, till de sökande. Denna fråga borde därför behandlas inom den mer allmänna ramen för genomförandeförordningen för EG-fördragets artikel 255, som skulle antas av rådet på grundval av ett förslag från kommissionen. Med tanke på problemets betydelse och de konsekvenser som en sådan ändring skulle medföra ur personalsynpunkt, även om kommissionen tog ut en avgift, ansåg den avgående kommissionen inte att den kunde tillmötesgå ombudsmannens krav och att ett definitivt svar på ombudsmannens rekommendation måste lämnas av den nya kommissionen.

C. Analys av kommissionens svar

Offentliggörande av namnen på uttagningskommitténs medlemmar

Ombudsmannen välkomnar att kommissionen förklarat sig beredd att meddela namnen på uttagningskommittéernas medlemmar till sökande som deltar i uttagningsprov. Genomförandet av denna åtgärd vid samtliga uttagningsprov kommer i stor utsträckning att främja insyn och inge nytt förtroende till sökande som deltar i uttagningsprov. Trots att kommissionen uttrycker sig i mycket försiktiga ordalag utgår ombudsmannen från att kommissionen verkligen tänker vidta nödvändiga åtgärder och offentliggöra berörda namn. Under dessa förutsättningar anser ombudsmannen att det inte är nödvändigt att fortsätta behandlingen av denna aspekt av ärendet.

De sökandes tillgång till sina rättade prov

Ombudsmannen känner inte till att det inom gemenskapslagstiftningen skulle finnas bestämmelser eller att gemenskapsdomstolarna skulle ha fastställt rättspraxis som hindrar kommissionen från att låta en sökande som deltar i ett skriftligt prov se sitt rättade prov. Artikel 6 bilaga III i tjänsteföreskrifterna fastslår att "uttagningskommitténs arbete skall vara hemligt". Uttagningskommitténs överläggningar skall därför förbli hemliga, men detta innebär inte nödvändigtvis att de sökande skall hindras från att få tillgång till sina rättade prov.

Kommissionens främsta argument för att motivera beslutet att inte låta de sökande få tillgång till sina rättade prov gäller själva rekryteringsförfarandets karaktär. Enligt kommissionen bedömer uttagningskommittén varje sökande genom att jämföra de enskilda sökandes resultat med de resultat som övriga sökande som deltar i samma uttagningsprov uppnått. Kommissionen anser därför att det skulle vara meningslöst att lämna ut de rättade proven, eftersom de inte kan bedömas av en person som inte bedömt samtliga sökandes resultat.

Det medför dock flera fördelar för en sökande att kunna gå igenom sitt rättade prov. För det första får den sökande möjlighet att se sina fel och därmed förbättra sina framtida resultat. För det andra förstärks den sökandes förtroende för administrationen. Denna punkt är viktig med tanke på att det verkar vara en allmän uppfattning att kommissionen inte alltid bedömer proven på ett korrekt sätt och att det till och med skulle förekomma att de inte bedöms över huvudtaget. För det tredje kan en sökande som har sett sitt rättade prov lägga fram mer konkreta argument om den sökande har en känsla av att ha blivit felaktigt bedömd. Under alla omständigheter bör det vara de berörda medborgarnas och inte administrationens sak att avgöra om begärda upplysningar är av nytta.

Kommissionen hänvisar även till den administrativa och ekonomiska belastning som de sökandes tillgång till rättade prov skulle medföra. Ombudsmannen är övertygad om att kommissionen kan inrätta ett förfarande för att bevilja tillgång till rättade prov på ett sätt som skulle minimera kostnaderna, eftersom det inte är troligt att samtliga sökande kommer att vilja se sina rättade prov.

Kommissionen påpekar mycket riktigt att ombudsmannen, efter det att en sökande framfört ett klagomål, fått möjlighet att gå igenom det rättade provet. Man bör i detta avseende erinra om att i enlighet med artikel 3.2 i ombudsmannens stadga måste gemenskapens institutioner och organ "förse ombudsmannen med all information som han begär av dem och ge honom tillgång till relevanta dokument". Möjligheterna för ombudsmannen att gå igenom ett rättat prov kan emellertid inte ersätta den sökandes egen tillgång till provet.

Kommissionen påpekar också mycket riktigt att uttagningskommittéernas arbete kontrolleras av gemenskapens domstolar. Det innebär emellertid att frågor som lätt hade kunnat lösas om den sökande fått möjlighet att se sitt rättade prov kanske måste behandlas av domstolarna. Ombudsmannen anser att detta i högsta grad är otillfredsställande för de sökande. Att bevilja tillgång till de rättade proven skulle däremot troligtvis lösa många frågor med minsta möjliga ansträngning och på mycket kort tid.

Kommissionen anser att frågan om tillgång till rättade prov borde lösas inom ramen för de genomförandebestämmelser som skall antas i enlighet med artikel 255 i EG-fördraget. Genomförandebestämmelserna kunde fastställa rätten för sökande som deltar i ett uttagningsprov att få tillgång till sina rättade prov. Ombudsmannen anser emellertid att denna lagstiftningsmöjlighet inte hindrar kommissionen från att redan nu förbättra sina förvaltningsmetoder. Frågan är brådskande och bör lösas så snart som möjligt.

Ombudsmannen välkomnar det faktum att kommissionen inte längre kategoriskt utesluter möjligheten att sökande i framtiden får tillgång till sina rättade prov och att den överlåter på den nya kommissionen att fatta beslut i denna fråga. Gemenskapens principer skall emellertid efterlevas oavsett kommissionens sammansättning.

Det fastslås i Amsterdamfördraget att förpliktelsen att fatta beslut på ett så öppet sätt som möjligt är en av EG:s grundläggande förvaltningsmässiga principer. Det är även viktigt att säkerställa att medborgarna får ett positivt intryck första gången de kommer i kontakt med gemenskapsinstitutionerna. Medborgare som önskar arbeta för gemenskaperna får ett mycket negativt intryck om de hyser tvivel om huruvida de blivit bedömda på ett korrekt och rättvist sätt. För att skingra allt tvivel är det viktigt att alla sökande får möjlighet att se sina rättade prov. Denna möjlighet strider inte på något sätt mot kravet på att uttagningskommitténs arbete skall vara hemligt eftersom det inte rör uttagningskommitténs överläggningar, under vilka de sökandes resultat bedöms. Följaktligen framstår kommissionens underlåtenhet att ändra sina administrativa förfaranden och säkerställa att de enskilda sökande får tillgång till sina rättade prov som ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen förelägger därför Europaparlamentet denna särskilda rapport i enlighet med artikel 3.7 i ombudsmannens stadga. Ombudsmannen har även utarbetat följande rekommendation vad gäller detta fall av administrativt missförhållande.

D. Ombudsmannens rekommendation

Kommissionen bör i framtida uttagningsprov och senast den 1 juli 2000 på begäran bevilja de sökande tillgång till sina rättade prov.

Strasbourg den 18 oktober 1999.

Jacob SÖDERMAN

(1) Europaparlamentets beslut nr 94/262/EKSG, EG, Euratom av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 4.5.1994, s. 15).

(2) EGT L 46, 18.2.1994, s. 58.

(3) EGT L 340, 31.12.1993, s. 41.