BESLUT nr 9/97 om allmänhetens tillgång till Europeiska monetära institutets (EMI) administrativa dokument

EUROPEISKA MONETÄRA INSTITUTETS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 109f,

med beaktande av Europeiska monetära institutets stadga, särskilt artikel 9, och

med beaktande av följande:

Förklaringen om rätten till tillgång till information, som utgör bilaga till slutakten i Fördraget om Europeiska unionen betonar att insyn i beslutsprocessen stärker institutionernas demokratiska karaktär och allmänhetens förtroende för förvaltningen.

Europeiska ombudsmannen har inom ramen av en undersökning på eget initiativ utfärdat ett beslut om allmänhetens tillgång till handlingar (1). Rekommendationerna i det beslutet äger tillämplighet för EMI endast i samband med administrativa dokument.

Det anses lämpligt att fastställa principer avseende regleringen av tillgången till EMI:s administrativa dokument.

I Birmingham och Edinburgh enades Europeiska rådet om ett antal principer för att främja en Europeisk gemenskap närmare medborgarna.

Europeiska rådet i Köpenhamn betonade åter principen om att ge allmänheten en så omfattande tillgång till information som möjligt.

Medborgare har berättigade intressen i hur institutioner och inrättningar som finansieras med offentliga medel är organiserade och hur de fungerar.

Artikel 10.1 i EMI:s stadga fastställer att sekretess skall gälla för förhandlingar från rådets möten och att EMI:s råd kan enhälligt besluta att offentliggöra resultaten av dess överläggningar.

Artikel 11.1 i EMI:s arbetsordning fastlägger att sekretess skall gälla för rådets samt för av rådet upprättade kommittéers eller arbetsgruppers förhandlingar såvida rådet inte enhälligt bemyndigar ordföranden att offentliggöra resultaten av deras överläggningar.

I artikel 11.2 i EMI:s arbetsordning föreskrivs att sekretess skall gälla för alla dokument som utarbetats av EMI såvida inte rådet beslutar annorlunda.

Detta beslut utgör en kompletterande beståndsdel i EMI:s informations- och kommunikationspolitik. Tydliga regler kan främja god förvaltning genom att hjälpa tjänstemän att noggrant och prompt handlägga allmänhetens begäran om tillgång till handlingar.

EMI kommer att bevilja tillgång till dokument innehållande informationer från en centralbank i en medlemsstat först efter samråd med den centralbanken.

I enlighet med artikel 9.5 i EMI:s stadga skall ordföranden svara för den löpande förvaltningen av Europeiska monetära institutet.

Detta beslut utgör inte ett precedensfall för Europeiska centralbankens ställning avseende denna fråga.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Allmänheten skall ha tillgång till EMI:s administrativa dokument enligt de villkor som anges i detta beslut.

2. Med "EMI:s administrativa dokument" avses all skriven text innehållande befintlig information, oavsett form av medium, som berör EMI:s effektiva organisation och funktion.

Artikel 2

En ansökan om tillgång till EMI:s administrativa dokument skall ges in till EMI skriftligen (2). EMI:s enheter skall bemöda sig att efterkomma ansökningen. Om ansökan inte är tillräckligt preciserad eller saknar upplysningar som gör det möjligt att identifiera det efterfrågade dokumentet, skall EMI:s enheter anmoda den sökande att ytterligare precisera sin ansökan.

Artikel 3

1. Sökanden skall få tillgång till EMI:s administrativa dokument antingen genom att få ta del av ett administrativt dokument på platsen eller genom att på egen bekostnad få sig tillsänd en kopia. Ordföranden får bestämma en rimlig avgift för varje sådant tillfälle, beroende av kostnaderna för att tillgodose ansökan.

2. EMI:s enheter skall sträva efter att finna rimliga lösningar vid upprepade ansökningar avseende samma administrativa dokument från samma sökande och ansökningar som gäller ett stort antal eller särskilt omfattande administrativa dokument.

3. Den som ges tillgång till EMI:s administrativa dokument får inte mångfaldiga eller sprida dokumenten i kommersiellt syfte genom direkt försäljning utan föregående tillstånd från EMI som kan förvägra tillstånd utan skyldighet att ge en motivering.

Artikel 4

Tillgång till ett av EMI:s administrativa dokument får inte beviljas om ett offentliggörande kan undergräva

- skyddet för det allmänna samhällsintresset, särskilt allmän säkerhet, internationella förbindelser, monetär stabilitet och växelkursstabilitet, rättsliga förfaranden, inspektioner och undersökningar,

- skyddet för den enskilde och privatlivet,

- skyddet för upphovsrätt och för kommersiella hemligheter samt bank- och företagshemligheter,

- skyddet för EMI:s finansiella intressen,

- skyddet för den konfidentialitet som begärts av den fysiska eller juridiska person som tillhandahållit någon del av den information som återfinns i handlingen, eller som krävs enligt lagstiftningen i den medlemsstat vars lag är tillämplig avseende denna person.

Artikel 5

1. EMI:s avdelningar skall sträva efter att handlägga ansökningarna inom rimlig tid. Generalsekreteraren för EMI skall inom en månad skriftligen underrätta sökanden om att hans ansökning har bifallits eller om att avsikten är att ansökan skall avslås. I det senare fallet skall sökanden dessutom underrättas om grunderna för det avsedda avslaget, om att han inom en månad kan ge in en bekräftande ansökan med begäran om omprövning av det avsedda ställningstagandet och om att han i annat fall skall anses ha återkallat sin ursprungliga ansökan.

2. Underlåtenhet att besvara en ansökan inom en månad efter det att den ingivits skall räknas som ett avslag, utom i det fall då sökanden inom den följande månaden ger in en bekräftande ansökan enligt punkt 1.

3. Beslut avseende en bekräftande ansökan skall fattas av EMI:s råd inom en månad efter det att en sådan ansökan emottagits.

4. Beslut om att avslå en bekräftande ansökan skall ange grunderna för beslutet. Sökanden skall skriftligen underrättas om beslutet så snart som möjligt och samtidigt informeras om innehållet i artiklarna 109f.9, 138e och 173 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen såvitt gäller villkoren för fysiska personers klagomål hos ombudsmannen respektive domstolens granskning av lagenligheten av EMI:s rättsakter.

5. Underlåtenhet att besvara en bekräftande ansökan inom en månad efter det att den ingivits skall jämställas med ett avslag.

Artikel 6

Ordföranden skall vidta nödvändiga åtgärder för att genomföra detta beslut.

Artikel 7

Detta beslut träder i kraft den 3 juni 1997.

Utfärdat i Frankfurt den 3 juni 1997.

På EMI:s råds vägnar

Alexandre LAMFALUSSY

Ordförande

(1) 616/PUBAC/F/IJH av den 20 december 1996.

(2) Generalsekreteraren för Europeiska monetära institutet, Kaiserstraße 29, D - 60311 Frankfurt am Main.