EUROPOLS STYRELSES AKT den 1 oktober 1998 om antagande av dess arbetsordning (1999/C 26/08)

STYRELSEN HAR ANTAGIT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av konventionen på grundval av artikel K.3 i Fördraget om Europeiska unionen om upprättandet av en europeisk polisbyrå (Europolkonventionen) (1), särskilt artikel 28.7 i denna, och

av följande skäl:

Det är styrelsen som skall enhälligt anta sin arbetsordning.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1 Styrelsens sammansättning

1. I enlighet med artikel 28.2 3 i Europolkonventionen skall styrelsens ordinarie ledamöter eller suppleanter (nedan kallade ledamöter) ha de befogenheter som krävs på styrelsens ansvarsområden.

2. Vid styrelsens möten kan ledamöterna, Europols direktör och företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission (nedan kallad kommissionen) åtföljas av och samråda med experter, vars antal styrelsens ordförande själv skall fastställa.

3. Varje medlemsstat skall underrätta Europols direktör och styrelsens sekreterare om utnämning eller återkallande av en ordinarie ledamot.

Artikel 2 Styrelsens förvaltningsmedel

1. Styrelsen skall förfoga över de förvaltningsmedel som krävs för att utföra sin verksamhet. Europol skall tillhandahålla dessa medel. För att säkerställa att verksamheten sköts korrekt skall styrelsen bland Europols personal, dock inte ur dess ledning, utse en sekreterare som uppfyller de villkor som styrelsen fastställt i enlighet med följande kriterier:

a) Förmåga att utföra uppgifterna i fråga.

b) Administrativ nivå som fastställs av styrelsen.

c) Beredskap att utföra uppgifterna i fråga.

Sekreteraren skall utföra de uppgifter som styrelsen fastställer och ansvarar inför denna för genomförandet. Han kan dock med styrelsens godkännande och under dess ansvar utföra andra uppgifter.

Styrelsen skall fastställa hur länge sekreteraren skall inneha sin tjänst och kan säga upp eller återanställa sekreteraren.

2. Varje nytt ordförandeskap skall se över styrelsens handlingar och skall i detta syfte utarbeta en handling som skall föreläggas styrelsen för godkännande vid dess första ordinarie möte.

Artikel 3 Styrelsens ordförande

Styrelsens ordförande skall upprätta den preliminära dagordningen för mötena och vara ordförande för dessa.

Artikel 4 Styrelsens verksamhet

1. Styrelsen skall på kallelse av sin ordförande hålla minst ett ordinarie möte under varje ordförandeskap.

2. Om ordföranden anser att omständigheterna så kräver kan han besluta om att sammankalla styrelsen antingen på eget initiativ eller på begäran av en tredjedel av styrelsens ledamöter. Om en medlemsstat, kommissionen eller Europols direktör begär ett möte skall ordföranden samråda med de övriga ledamöterna och sammankalla mötet om en tredjedel av dessa godkänner det.

I de fall som anges i stycket ovan skall ordföranden sammankalla mötet inom 30 dagar efter det att begäran har erhållits.

3. Styrelsen kan kalla personer som är särskilt kvalificerade i de frågor som skall behandlas för att höra dem om vissa punkter på dagordningen.

4. När det gäller frågor där styrelsen inte anser det vara nödvändigt att sammankalla ett fulltaligt möte, kan den inrätta en eller flera ad hoc-kommittéer, vars ledamöter styrelsen skall utse i det antal som den anser vara nödvändigt för att utföra denna kommittés uppgifter. Styrelsens ordförande skall vara ordförande för denna kommitté och den skall lösas upp så snart de uppgifter för vilka den har inrättats är slutförda.

Artikel 5 Dagordning

1. Styrelsens ordförande skall upprätta den preliminära dagordningen för varje möte. Sekreteraren skall därefter skicka den till de övriga ledamöterna, kommissionen och Europols direktör senast 14 dagar före mötet. Vid extraordinarie möten skall dagordningen skickas under den vecka som föregår mötet.

2. På den preliminära dagordningen skall de punkter tas upp om vilka den styrelseledamot kommissionen eller Europols direktör har begärt diskussion, förutsatt att de handlingar som rör ärendet har inkommit till Europol senast 16 dagar före mötet.

3. Endast punkter för vilka de relevanta handlingarna har skickats till ledamöterna, kommissionen och Europols direktör senast samma dag som dagordningen skickas ut kan föras upp på denna.

4. Vid början av varje styrelsemöte skall dagordningen godkännas med enkel majoritet.

Artikel 6 Styrelsens överläggningar

1. Styrelsen är beslutsför när tre fjärdedelar av dess ledamöter är närvarande. Om så inte är fallet skall ordföranden avsluta mötet och snarast möjligt sammankalla ett nytt möte. Vid detta nya möte är styrelsen beslutsför om två tredjedelar av dess ledamöter är närvarande.

2. Ordförande skall leda mötet och därvid i första hand ge ordet till ledamöter som önskar ta upp en procedurfråga eller en preliminär fråga.

3. Om inte styrelsen enhälligt beslutar något annat på grund av ärendets brådskande natur skall styrelsen överlägga och fatta beslut endast på grundval av dokument och utkast som har utarbetats på något av Europeiska unionens officiella språk.

Artikel 7 Omröstning vid styrelsens möten

1. Omröstning i styrelsen skall ske på initiativ av dess ordförande, som för övrigt skall inleda ett omröstningsförfarande på begäran av någon styrelseledamot om en majoritet av styrelseledamöterna anser detta vara påkallat.

2. Delegering av rösträtt tillåts endast till den suppleant som representerar motsvarande stat.

3. Röstfördelningen skall anges för varje beslut som styrelsen fattar. En skrivelse med de yttranden som har avgetts av minoriteten skall medfölja beslutet om minoriteten så begär. Röstning skall ske genom handuppräckning eller, om resultatet av röstning genom handuppräckning ifrågasätts, genom namnupprop.

4. Beslut och tillsättningar skall vara föremål för hemlig omröstning om en av ledamöterna begär det eller om ordföranden så beslutar. Vid hemlig omröstning skall ordföranden, med hjälp av två andra styrelseledamöter, räkna rösterna. Ordföranden skall omedelbart meddela resultatet. Ordföranden kan bemyndiga ledamöterna att kortfattat motivera sin röstning.

Artikel 8 Godkännande av avtal

1. De avtal som behandlats av styrelsen och för vilka det enligt Europolkonventionen eller de akter som antagits för dess genomförande inte krävs enhällighet eller kvalificerad tvåtredjedelsmajoritet kan godkännas med enkel majoritet.

Röstfördelningen skall anges i de beslut eller avtal som styrelsen godkänner såvida inte dessa beslut eller avtal godkändes genom hemlig omröstning i enlighet med artikel 7.

2. För styrelsens inrättande av ad hoc-kommittéer krävs att två tredjedelar av de närvarande ledamöterna godkänner dem.

3. Motioner om att underställa styrelsen en fråga för godkännande skall vara föremål för omröstning innan en ingående granskning av frågan.

4. En motion som rör flera frågor skall delas upp om så begärs.

5. Om flera motioner rör en och samma fråga skall det först röstas om den motion som har störst räckvidd. Om det gäller ändringar skall omröstning först företas om den ändring som innebär störst förändring i förhållande till den ursprungliga texten. Om det gäller en ändring av en ändring skall omröstning först företas om den lydelse som har störst räckvidd. Den slutliga omröstningen skall gälla den textversion som blir resultatet av de tidigare omröstningarna.

Artikel 9 Mötesprotokoll

1. Vid varje styrelsemöte skall det upprättas ett protokoll som innehåller

- en förteckning över närvarande ledamöter,

- en redogörelse för debatterna,

- styrelsens beslut med angivande av röstfördelningen vid varje omröstning.

2. Styrelsen skall godkänna protokollet vid följande möte.

Utkastet till protokoll skall endast läggas fram för styrelsens godkännande om det skickades till ledamöterna minst fyra veckor före följande möte. Likaså skall utkastet till protokoll skickas till Europols direktör och till den företrädare för kommissionen som deltar i mötet. Utkastet till protokoll från de möten där kommissionens företrädare inte har deltagit skall skickas till denne om styrelsen så beslutar.

3. Om handlingen inte har skickats i tid skall godkännandet skjutas upp till följande styrelsemöte.

Om det är alltför lång tid mellan två styrelsemöten kan styrelseledamöterna lämna sina kommentarer eller sitt godkännande skriftligt.

4. Förslag till ändring av protokollet skall lämpas skriftligt till ordföranden senast två timmar före det möte där protokollet skall godkännas.

5. Det godkännande protokollet skall undertecknas av styrelseordföranden och av sekreteraren.

Artikel 10 Verksamhetsberättelse

1. Styrelsen skall under det kommande kalenderårets första halvår enhälligt godkänna verksamhetsberättelsen om Europols verksamhet.

Styrelsen skall under föregående halvår godkänna den verksamheten om de av Europols verksamheter som anges i artikel 28.10 i Europolkonventionen.

Verksamhetsberättelsen och verksamhetsplanen skall utarbetas av Europols ledning inom en tid som gör det möjligt att respektera de tidsfrister som anges i föregående stycken.

2. Verksamhetsberättelsen skall innehålla följande avsnitt:

A. Inledning

B. Uppnåendegrad för årets mål

- Fullföljd verksamhet

- Budgetkostnader

- Mänskliga och tekniska resurser.

C. Granskning av planerade mål

- Kostnader på kort sikt

- Kostnader på medellång sikt.

D. Slutsatser

3. I enlighet med artikel 34 i Europolkonventionen skall styrelsen under det första kvartalet varje år godkänna en specialrapport som skall innehålla ett utdrag från avsnitten A och B som omnämns i punkt 2 och som rådets ordförandeskap skall lägga fram för Europaparlamentet.

Artikel 11 Korrespondens

Korrespondens till styrelsen skall skickas till Europols säte, adresserad till styrelseordföranden. Denna korrespondens skall skötas av sekreteraren.

Artikel 12 Kostnader för deltagande i styrelsen

1. Europol skall svara för resekostnaderna för styrelseledamöterna samt för experter som deltar i möten, med en begränsning på högst två experter per medlemsstat. Varje medlemsstat skall svara för sina styrelseledamöters och experters inkvarteringskostnader. Medlemsstaterna skall svara för kostnaderna för övriga experter.

2. I enlighet med artikel 4.3 i denna arbetsordning skall Europol svara för kostnader för experter som inbjuds för att ge styrelsen råd.

Artikel 13 Arbetsordningens ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft dagen efter det att den har antagits av styrelsen.

Artikel 14 Översyn av arbetsordningen

Vid översyn av denna arbetsordning skall sekreteraren skicka den aktuella versionen till samtliga styrelseledamöter, till Europols direktör och till kommissionen. Den nya arbetsordningen träder i kraft dagen efter det att den har antagits.

Utfärdad i Haag den 1 oktober 1998.

På styrelsens vägnar

K. RUSO

Ordförande

(1) EGT C 316, 27.11.1995, s. 1.