Kommissionens beslut

av den 18 december 2001

om genomförandebestämmelser för rådets beslut 2000/596/EG i fråga om förvaltnings- och kontrollsystem samt förfaranden för att genomföra finansiella korrigeringar beträffande åtgärder som medfinansieras av Europeiska flyktingfonden

[delgivet med nr K(2001) 4372]

(2002/307/EG)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets beslut 2000/596/EG av den 28 september 2000 om inrättande av en europeisk flyktingfond(1), särskilt artikel 24 i detta,

efter samråd med den rådgivande kommitté som inrättats genom artikel 21.1 i beslut 2000/596/EG, och

av följande skäl:

(1) För att säkerställa en god finansiell förvaltning av de medel som beviljas genom Europeiska flyktingfonden (nedan kallad fonden) är det nödvändigt att medlemsstaterna upprättar riktlinjer för organisationen av de uppgifter som åligger den myndighet som ansvarar för genomförandet av medfinansierade åtgärder.

(2) För att gemenskapens resurser skall användas enligt principerna om en sund ekonomisk förvaltning måste medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem möjliggöra en tillfredsställande verifieringskedja, och medlemsstaterna måste lämna kommissionen allt nödvändigt bistånd vid genomförandet av kontroller, inbegripet stickprovskontroller.

(3) För att gemenskapens resurser skall användas på ett effektivt och korrekt sätt bör man fastställa enhetliga kriterier för de kontroller som medlemsstaterna genomför enligt artikel 18 i beslut 2000/596/EG.

(4) För att de utgiftsdeklarationer, för vilka betalning begärs enligt artikel 17.2 i beslut 2000/596/EG, skall kunna behandlas på ett enhetligt sätt bör ett standardformulär utarbetas för dessa deklarationer.

(5) För att möjliggöra återkrävande enligt artikel 18.1 i beslut 2000/596/EG av belopp som utbetalats på felaktiga grunder är det nödvändigt att föreskriva att uppdagade oegentligheter skall anmälas till kommissionen och att till anmälan skall fogas uppgifter om hur de administrativa eller rättsliga förfarandena har fortlöpt.

(6) Enligt artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG skall medlemsstaterna genomföra finansiella korrigeringar i samband med enskilda eller systematiska oegentligheter genom att helt eller delvis dra in bidraget från gemenskapen. För att säkerställa att denna bestämmelse tillämpas på samma sätt i hela gemenskapen bör det fastställas bestämmelser om hur sådana korrigeringar skall beräknas och om rapportering till kommissionen.

(7) Om en medlemsstat inte uppfyller de krav som ställs på den enligt artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG eller kraven i artikel 18 i beslutet, kan kommissionen själv göra de finansiella korrigeringarna med stöd av artikel 18.4 i beslutet. Det är lämpligt att beloppet för sådana korrigeringar alltid, när så är möjligt och genomförbart, beräknas utifrån handlingarna för det enskilda ärendet, och att det motsvarar de utgifter som felaktigt belastat fonden, varvid hänsyn skall tas till proportionalitetsprincipen. Om det inte är möjligt eller genomförbart att exakt kvantitativt fastställa värdet av de finansiella konsekvenserna av oegentligheten, eller om det skulle strida mot proportionalitetsprincipen att avföra samtliga de utgifter det gäller, bör kommissionen fastställa korrigeringen genom extrapolering eller genom att fastställa en klumpsumma utifrån den värdering som den gjort av omfattningen och de finansiella konsekvenserna av den oegentlighet som medlemsstaten har underlåtit att förebygga, påvisa eller korrigera.

(8) Det är nödvändigt att fastställa vissa former för genomförandet av de finansiella korrigeringar som avses i artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG och att föreskriva att samma former skall tillämpas i de fall som avses i artikel 18.4 b i det beslutet.

(9) Det bör fastställas procentsatser för dröjsmålsräntan på belopp som blir föremål för återkrav och skall återbetalas till kommissionen enligt artikel 19.3 i beslut 2000/596/EG.

(10) Tillämpningen av detta beslut bör inte påverka bestämmelserna om återkrav av statligt stöd enligt artikel 14 i rådets förordning (EG) nr 659/1999 av den 22 mars 1999 om tillämpningsföreskrifter för artikel 93 i EG-fördraget(2).

(11) Tillämpningen av detta beslut bör inte påverka bestämmelserna i rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om de kontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter(3).

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

TILLÄMPNINGSOMRÅDE OCH DEFINITIONER

Artikel 1

I detta beslut fastställs tillämpningsföreskrifter för rådets beslut 2000/596/EG när det gäller förvaltnings- och kontrollsystem för sådana bidrag från Europeiska flyktingfonden (nedan kallad fonden), som förvaltas av medlemsstaterna, samt förfarandet för tillämpliga finansiella korrigeringar av sådana bidrag.

Artikel 2

I detta beslut avses med

a) ansvarig instans: varje myndighet som utsetts av en medlemsstat i enlighet med artikel 7 i beslut 2000/596/EG,

b) förmedlande organ: alla offentliga förvaltningar eller icke-statliga organisationer till vilka en ansvarig instans delegerar genomförandeansvar i enlighet med artikel 7 i beslut 2000/596/EG.

KAPITEL II

FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEM

Artikel 3

1. För tillämpningen av artikel 18.1 c i beslut 2000/596/EG skall varje medlemsstat meddela riktlinjer till den ansvariga instansen och till förmedlande organ som tilldelats delegerat ansvar för genomförandet.

Utan att detta skall påverka artikel 18.1 i beslut 2000/596/EG, skall riktlinjerna omfatta organisationen av de förvaltnings- och kontrollsystem som är nödvändiga för att säkerställa att ansökningarna om bistånd från gemenskapen är välgrundade, korrekta och berättigade till bidrag, och de skall utformas med beaktande av de allmänt erkända normer för god förvaltningssed som redovisas i bilaga 1.

2. För det fall då samtliga eller vissa av den ansvariga instansens uppgifter har delegerats till förmedlande organ skall det, i de riktlinjer som avses i punkt 1, bl.a. anges former för genomförandet av följande uppgifter:

a) Att klart definiera och fördela uppgifterna, bl.a. i fråga om förvaltning, utbetalning, kontroll och undersökning av överensstämmelsen med

i) de villkor som fastställs i kommissionens beslut om godkännande av de ansökningar om medfinansiering som avses i artikel 8 i beslut 2000/596/EG,

ii) de regler för stödberättigande för utgifter som anges i bilaga I till kommissionens beslut 2001/275/EG(4), och

iii) gemenskapens politik och åtgärder, bl.a. när det gäller konkurrensregler, offentlig upphandling, skydd och förbättring av miljön, avlägsnande av ojämlikhet och främjande av jämställdhet.

b) Att upprätta effektiva system för att säkerställa att de förmedlande organen utövar sina befogenheter på ett tillfredsställande sätt.

c) Att meddela upplysningar till den ansvariga instansen om det faktiska genomförandet av uppgifterna och redovisa de medel som använts för detta.

3. Enligt artikel 18.1 b i beslut 2000/596/EG skall varje medlemsstat senast två månader efter det att detta beslut trätt i kraft, och utöver upplysningarna i den första ansökningen om medfinansiering, överlämna en beskrivning av de inrättade förvaltnings- och kontrollsystemen samt av de förbättringar som planeras, särskilt med hänsyn till de allmänt erkända normer för god förvaltningssed som redovisas i bilaga 1.

Detta meddelande skall innehålla följande upplysningar beträffande varje ansvarig instans:

a) De uppgifter som instansen tilldelats.

b) Arbetsfördelningen, som inom den ansvariga instansen eller det förmedlande organet skall säkerställa att tillräcklig åtskillnad upprätthålls mellan förvaltnings-, utbetalnings- och kontrollfunktionerna för att en god finansiell förvaltning skall kunna garanteras.

c) Uppgifter om eventuella förmedlande organ.

d) Förfarandena vid mottagning, kontroll och godkännande av betalningsansökningarna samt för betalningsförordnande, utbetalning och utgiftsredovisning.

e) Bestämmelser om internrevision eller motsvarande förfaranden.

4. Kommissionen skall i samarbete med medlemsstaten granska förvaltnings- och kontrollsystemen och påvisa eventuella hinder som dessa medför för insynen i kontrollerna av fondens funktion och av att kommissionen fullgjort sitt ansvar enligt artikel 274 i fördraget.

Artikel 4

1. I medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem skall det finnas en tillfredsställande verifieringskedja.

2. En verifieringskedja skall anses tillfredsställande om den gör det möjligt att kontrollera

a) att de sammanlagda belopp som redovisats till kommissionen överensstämmer med enskilda utgiftsposter med tillhörande verifikationer som förvaras på de olika administrativa nivåerna och hos stödmottagarna, inbegripet de organ eller företag som ansvarar för genomförandet av projekten, och

b) hur de tillgängliga medlen från gemenskapen och de nationella medlen fördelas och överförs.

I bilaga II finns en vägledande beskrivning av de informationskrav som en tillfredsställande verifieringskedja skall uppfylla.

3. Den ansvariga instansen skall upprätta förfaranden som säkerställer att förvaringsplatsen för alla de dokument som avser enskilda utgifter inom det nationella genomförandeprogrammet finns registrerad, och att dessa dokument hålls tillgängliga för kontroll när så begärs av

a) personalen på den myndighet som ansvarar för behandlingen av betalningsansökningarna,

b) de nationella revisionsmyndigheterna, som skall utföra de kontroller som föreskrivs i artikel 5.1 i detta beslut,

c) den avdelning eller det organ inom den ansvariga instansen som ansvarar för den attestering av ansökningar om förskott eller slutbetalningar som avses i artikel 17 i beslut 2000/596/EG, och

d) bemyndigade tjänstemän och ombud från kommissionen och revisionsrätten.

De tjänstemän eller ombud som ansvarar för kontrollerna eller personer som givits sådana befogenheter får begära att kopior av de dokument som avses i den här punkten skall överlämnas till dem.

4. Under de fem år som följer efter kommissionens slutbetalning i samband med en åtgärd skall de ansvariga myndigheterna för kommissionen hålla tillgängliga samtliga verifikationer som rör utgifterna och kontrollerna för den berörda åtgärden, antingen i form av originalhandlingar eller i form av bestyrkta kopior på allmänt erkända datamedier. Rättsliga förfaranden eller en motiverad begäran från kommissionen skall ha suspensiv verkan på denna tidsfrist.

Artikel 5

1. Medlemsstaterna skall genomföra kontroller avseende ett lämpligt urval av projekt, särskilt för att

a) kontrollera att förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar väl, och

b) selektivt, på grundval av en riskanalys, kontrollera de utgiftsdeklarationer som upprättats på olika berörda nivåer.

2. De kontroller som genomförs skall omfatta åtminstone 20 % av de totala stödberättigande utgifterna inom varje nationellt genomförandeprogram och grundas på ett representativt urval av godkända projekt med beaktande av bestämmelserna i punkt 3. Medlemsstaterna skall se till att sådana kontroller på lämpligt sätt hålls åtskilda från förfarandena för genomförande av insatser och därmed sammanhängande utbetalningar.

3. De utvalda projekten skall anges, urvalsmetoden beskrivas och en rapport sammanställas om resultaten av samtliga inspektioner och om åtgärder som vidtagits med anledning av konstaterade avvikelser och oegentligheter.

4. Urvalet av projekt för kontroll skall

a) omfatta projekt av tillräckligt varierande typ och omfattning,

b) beakta riskfaktorer som identifierats vid nationella kontroller eller gemenskapskontroller, och

c) ta hänsyn till om projekten koncentrerats till vissa stödmottagare, så att de mest betydande stödmottagarna kontrolleras åtminstone en gång innan varje slag av nationellt genomförandeprogram avslutas.

Artikel 6

Vid kontrollerna skall medlemsstaterna kontrollera följande:

a) Att förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar effektivt.

b) Att det finns ett lämpligt antal relevanta redovisningshandlingar med tillhörande verifikationer hos de förmedlande organ som tilldelats visst ansvar för genomförandet av den ansvariga instansen, stödmottagarna och, i tillämpliga fall, de andra organ eller företag som genomför projekt.

c) Att det finns en tillfredsställande verifieringskedja.

d) Att typen av utgifter och de datum då de verkställdes uppfyller kraven i gemenskapens bestämmelser, de nationella bestämmelser som fastställts i samband med urvalsförfarandet och villkoren i avtalet eller handlingen om beviljande av stöd, samt att de avser faktiskt utförda insatser.

e) Att projektets faktiska eller planerade syften överensstämmer med de syften som beskrivs i det nationella genomförandeprogram som avses i artikel 8 i beslut 2000/596/EG.

f) Att gemenskapens finansiella bidrag ligger inom de gränser som anges i artikel 13 i beslut 2000/596/EG eller i andra tillämpliga gemenskapsbestämmelser, samt att de betalats ut till de slutliga stödmottagarna utan avdrag eller dröjsmål.

g) Att den nationella medfinansiering som krävs faktiskt har ställts till förfogande.

h) Att de medfinansierade insatserna har genomförts med iakttagande av bestämmelserna i artikel 4 och artikel 9.1 i beslut 2000/596/EG

Artikel 7

Genom kontrollerna skall det fastställas huruvida eventuella problem som förekommit är betingade av det tillämpade systemet och således innebär en risk för andra insatser som samma slutliga stödmottagare utför eller som administreras av samma förmedlande organ. De skall också identifiera orsakerna till sådana situationer, vilka ytterligare undersökningar som kan bli nödvändiga, samt nödvändiga korrigerande och förebyggande åtgärder.

Artikel 8

Medlemsstaterna skall årligen, genom den rapport som avses i artikel 20.2 i beslut 2000/596/EG, underrätta kommissionen om hur de under det föregående året har tillämpat artiklarna 5, 6 och 7 och därvid i tillämpliga fall komplettera eller uppdatera den beskrivning som avses i artikel 4.2.

Artikel 9

För insatser som mer än en medlemsstat deltar i eller som avser stödmottagare i mer än en medlemsstat skall de berörda medlemsstaterna och kommissionen komma överens om vilket administrativt bistånd som krävs för att säkerställa att kontrollerna håller erforderlig kvalitet.

KAPITEL III

UTGIFTSDEKLARATIONER

Artikel 10

1. Intyg om utgiftsdeklarationer skall upprättas enligt mallen i bilaga IV av en person eller enhet inom den ansvariga instansen som är oberoende av varje enhet som förordnar om utbetalningar.

2. Den ansvariga instansen skall i samband med varje utgiftsdeklaration avge en försäkran till kommissionen om att de nationella genomförandeprogrammen förvaltas i enlighet med all tillämplig gemenskapslagstiftning och att medlen används enligt principerna om en sund ekonomisk förvaltning. I denna deklaration skall intygas att ansökningen om medfinansiering inte avser andra slag av utgifter än sådana som

a) faktiskt betalats av stödmottagarna, enligt definitionen i artikel 2 d i beslut 2001/275/EG under den stödperiod som programmet avser enligt vad som anges i den relevanta artikeln i besluten om godkännande av medfinansieringsansökningar, och som

b) avser projekt som valts ut för medfinansiering inom det nationella genomförandeprogrammet enligt de fastställda urvalskriterierna och urvalsförfarandena och som har förvaltats i enlighet med gemenskapsbestämmelserna under hela den tid som utgifterna i fråga hänför sig till.

3. När ett program avslutas skall medlemsstaten inom sex månader överlämna en slutlig rapport enligt bilaga IV. Om ingen sådan sänds till kommissionen inom denna tidsfrist, avslutar kommissionen automatiskt programmet och de krediter som ingår i det.

4. Innan den ansvariga instansen sänder en ansökan till kommissionen, skall den förvissa sig om att tillräckliga kontroller har utförts. Det arbete som utförts skall redovisas ingående i den rapport som avses i artikel 20.3 i beslut 2000/596/EG. Kontrollerna skall avse såväl det praktiska genomförandet av projekten och graden av effektivitet som finansiella och redovisningsmässiga aspekter.

KAPITEL IV

FINANSIELLA KORRIGERINGAR SOM GÖRS AV MEDLEMSSTATERNA

Artikel 11

1. Vid oegentligheter som är betingade av systemets uppbyggnad skall undersökningen enligt artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG omfatta samtliga transaktioner som kan vara berörda.

2. När gemenskapens bidrag helt eller delvis dras in, skall medlemsstaterna ta hänsyn till oegentligheternas art och omfattning samt till den ekonomiska förlusten för fonden.

3. Medlemsstaterna skall som bilaga till den rapport som avses i artikel 20.2 i beslut 2000/596/EG till kommissionen överlämna en förteckning över de förfaranden för indragande av stöd som inletts under det föregående året.

Artikel 12

1. När belopp skall återkrävas efter det att medfinansieringen dragits in enligt artikel 18.1 g i beslut 2000/596/EG, skall den behöriga avdelningen eller det behöriga organet inleda ett återkravsförfarande och rapportera detta till den ansvariga instansen. Kommissionen skall underrättas om återkraven, som skall redovisas i enlighet med artikel 13 i det här beslutet.

2. Medlemsstaterna skall i den rapport som avses i artikel 20.2 i beslut 2000/596/EG underrätta kommissionen om sina beslut eller förslag avseende ändrad tilldelning av de indragna beloppen.

Artikel 13

Den ansvariga instansen skall bokföra de belopp som skall återkrävas i fråga om redan utbetalat gemenskapsstöd, och de skall se till att dessa belopp återkrävs utan onödigt dröjsmål. Efter återkravet skall den ansvariga instansen i tillämpliga fall minska den följande utgiftsdeklarationen till kommissionen med ett belopp som motsvarar återkravet eller, om detta är otillräckligt, göra en återbetalning till gemenskapen. Utöver de belopp som skall återkrävas skall ränta betalas från förfallodagen med den procentsats som föreskrivs i artikel 94 i kommissionens förordning (EURATOM, EKSG, EG) nr 3418/93 av den 9 december 1993 om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977(5), senast ändrad genom förordning (EG) nr 1687/2001(6), för den första vardagen i den månad då fordringen förfaller till betalning.

När medlemsstaterna översänder den rapport som avses i artikel 20.2 i beslut 2000/596/EG, skall de bifoga en förteckning över påvisade oegentligheter med uppgift om belopp som återkrävts eller skall återkrävas samt i tillämpliga fall de administrativa och rättsliga förfaranden som inletts för återkrav av på felaktiga grunder utbetalda belopp.

KAPITEL V

FINANSIELLA KORRIGERINGAR SOM GÖRS AV KOMMISSIONEN

Artikel 14

1. Beloppen för de finansiella korrigeringar som görs av kommissionen enligt artikel 18.4 b i beslut 2000/596/EG för enskilda eller systematiska oegentligheter skall alltid när så är möjligt och praktiskt genomförbart fastställas på grundval av enskilda ärenden och motsvara de utgifter som felaktigt belastat fonderna, med beaktande av proportionalitetsprincipen.

2. Om det inte är möjligt eller praktiskt genomförbart att exakt bestämma det belopp som omfattas av en oegentlighet eller om det skulle vara oproportionerligt att helt dra in de berörda utgifterna, skall kommissionen grunda sina finansiella korrigeringar på antingen

a) en extrapolering, och därvid använda ett representativt urval av transaktioner med likartade egenskaper, eller

b) ett schablonbelopp, och därvid bedöma överträdelsens allvar samt omfattningen och de finansiella effekterna av den konstaterade oegentligheten.

3. När kommissionen grundar sitt ställningstagande på förhållanden som påvisats av utomstående revisorer, skall den själv bedöma de finansiella konsekvenserna av dessa efter att ha granskat de åtgärder som den berörda medlemsstaten vidtagit med tillämpning av artikel 18.1 i beslut 2000/596/EG.

4. Den tidsfrist inom vilken den berörda medlemsstaten skall besvara en förfrågan enligt artikel 18.3 i beslut 2000/596/EG skall vara två månader. I vederbörligen motiverade fall kan kommissionen bevilja en längre tidsfrist.

5. Om kommissionen föreslår en finansiell korrigering som fastställts genom extrapolering eller schablonmässigt, skall medlemsstaten ges möjlighet att med stöd av de berörda akterna visa, att oegentlighetens faktiska omfattning var mindre än enligt kommissionens bedömning. Efter överenskommelse med kommissionen får medlemsstaten begränsa omfattningen av undersökningen till en lämplig andel eller ett lämpligt urval av de berörda akterna. Utom i vederbörligen motiverade fall får förlängningen av tidsfristen för denna undersökning inte överskrida en ytterligare period av två månader efter den tvåmånadersperiod som anges i punkt 4. Kommissionen skall ta hänsyn till allt bevismaterial som medlemsstaterna tillhandahåller inom dessa tidsfrister.

6. Om kommissionen har inställt betalningar enligt artikel 19.2 i beslut 2000/596/EG och skälen till detta kvarstår vid utgången av den tidsfrist som anges i punkt 4, eller om den berörda medlemsstaten inte har underrättat kommissionen om de åtgärder som har vidtagits för att rätta till oegentligheterna, skall artikel 18.4 i beslut 2000/596/EG tillämpas.

7. Riktlinjer omfattande principerna och kriterierna samt vägledande skalor för kommissionens korrigeringar med schablonbelopp redovisas i bilaga III till detta beslut.

Artikel 15

1. Varje återbetalning till kommissionen enligt artikel 19.3 i beslut 2000/596/EG skall göras inom den tidsfrist som anges i ett föreläggande om återbetalning som upprättas enligt artikel 28 i budgetförordningen av den 21 december 1977(7). Utgången av denna tidsfrist skall vara slutet av den andra månaden efter det att föreläggandet utfärdades.

2. Varje försening av en återbetalning skall leda till att dröjsmålsränta tas ut från och med den förfallodag som anges i punkt 1 till och med den dag då beloppet faktiskt återbetalas. Tillämplig räntesats skall vara den som anges i artikel 13 i detta beslut.

3. En finansiell korrigering enligt artikel 19.2 i beslut 2000/596/EG skall inte påverka medlemsstatens skyldighet att återkräva medel enligt artikel 18.1 g i beslut 2000/596/EG och artikel 12.1 i detta beslut eller att återkräva statligt stöd enligt artikel 14 i förordning (EG) nr 659/1999.

KAPITEL VI

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 16

Detta beslut skall inte hindra medlemsstaterna från att tillämpa striktare nationella bestämmelser än de som fastställs genom detta beslut.

Artikel 17

Detta beslut riktar sig till medlemsstaterna.

Utfärdat i Bryssel den 18 december 2001.

På kommissionens vägnar

António Vitorino

Ledamot av kommissionen

(1) EGT L 252, 6.10.2000, s. 12.

(2) EGT L 83, 27.3.1999, s. 1.

(3) EGT L 292, 15.11.1996, s. 2.

(4) EGT L 95, 5.4.2001, s. 27.

(5) EGT L 315, 16.12.1993, s. 1.

(6) EGT L 228, 24.8.2001, s. 8.

(7) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1.

BILAGA I

STANDARDER FÖR GOD ADMINISTRATIV SED SOM SKALL GARANTERA EN SUND EKONOMISK FÖRVALTNING AV STÖD SOM BEVILJAS INOM RAMEN FÖR EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN (ARTIKEL 3)

1. Iakttagande av normer på nationell nivå och gemenskapsnivå samt korrekta ansökningar om betalning

De ansvariga myndigheterna eller de förmedlande organ till vilka vissa uppgifter delegeras bör besluta om kontroll av att lagstiftningen på nationell nivå och gemenskapsnivå följs - särskilt villkoren i det nationella genomförandeprogram som godkänts av kommissionen, reglerna för rätt till utbetalningar med anknytning till Europeiska flyktingfonden samt i tillämpliga fall reglerna om konkurrens, offentlig upphandling, skydd och förbättring av miljön, avlägsnande av ojämlikhet och främjande av jämställdhet mellan kvinnor och män - och bekräfta att ansökningar om betalning är berättigade och korrekta genom att kontrollera bland annat upphandlingsförfaranden, tilldelning av kontrakt, utvecklingen när det gäller genomförandet av verksamheten, utbetalningar samt godkännande av utfört arbete.

Denna tillsyn skall ske genom ett kontrollsystem. En av de främsta uppgifterna för den ansvariga instansen är uppföljningen av att detta kontrollsystem fungerar korrekt.

2. Betalningar och återkrav

2.1 Den administrativa enhet som verkställer utbetalningarna till stödmottagarna skall ha tillgång till handlingar som intygar att bidragsutbetalningar godkänts till enskilda projekt samt att föreskrivna administrativa och fysiska kontroller utförts. Räkenskapsrutinerna bör utformas så att redovisningen blir fullständig, tillförlitlig och utförd i tid och varje form av fel eller utelämnande upptäckt och rättat, bland annat genom granskningar och dubbelkontroller med jämna mellanrum på högst tre månader.

De föreskrivna förfarandena bör garantera att betalningen endast verkställs till den stödberättigade, på hans bankkonto eller till den som han gett fullmakt att ta emot betalningen. Betalningen bör verkställas av myndighetens bank eller, i förekommande fall, av en kassaavdelning inom förvaltningen, eller också bör checken skickas om möjligt inom fem arbetsdagar från dagen för debiteringen av kontona. Det bör antas sådana förfaranden att alla betalningar för vilka överföringar inte utförs eller checkarna inte inkasseras kommer fonden tillgodo. Godkännande som ges av den attesterande tjänstemannen och/eller dennes överordnade får ske på elektronisk väg förutsatt att denna metod säkerställer en skälig säkerhetsnivå och att identiteten på dem som utför godkännandet bevaras i de elektroniska registren.

2.2 Ovanstående punkt bör i tillämpliga delar gälla återvunna belopp (förfallna säkerheter, återförda utbetalningar etc.) som kontoret har att inkassera för fondens räkning. Myndigheten bör särskilt upprätta ett system som klart påvisar vilka belopp som skall tillgodoräknas fonden. Detta system skall inspekteras med regelbundna intervall så att förfallna skulder kan inkasseras.

Den ansvariga instansen får delegera ansvaret för inkassering av vissa återkrav till andra organ, förutsatt att villkoren i artikel 2 b, vederbörligen anpassade, uppfylls samt att det andra organet regelbundet och i tid (minst en gång i månaden) rapporterar identifierade intäkter och mottagna belopp till myndigheten.

Den ansvariga myndigheten bör upprätta förfaranden som gör det möjligt att behandla alla inkomna ansökningar snabbt.

3. Fastställande och standardisering av förfaranden och funktioner

3.1 Den ansvariga myndigheten bör skriftligen fastställa detaljerade förfaranden för uppföljningen av projektens genomförande samt mottagande, diarieföring och behandling av ansökningar, inbegripet en beskrivning av alla handlingar som skall användas.

3.2 Varje tjänstemans, ombuds eller fullmäktigs befogenheter bör anges skriftligen liksom begränsningarna av dessa på det finansiella området.

3.3 Varje tjänsteman, ombud eller fullmäktig som skall godkänna utgifter bör förfoga över en komplett förteckning över de kontroller det åligger honom/henne att företa, och bör i de handlingar som stöder ansökan infoga ett intyg som han/hon personligen har godkänt och där det preciseras att kontrollerna har utförts. Samtliga anställdas arbete skall bli föremål för en dokumenterad granskning av en högre tjänsteman.

3.4 När ansökningar blir föremål för databehandling, skall tillträdet till datasystemet skyddas och kontrolleras på sådant sätt att

- all information som registreras i systemet verifieras så att inmatningsfel kan upptäckas och korrigeras,

- inga uppgifter kan registreras, ändras eller godkännas av annan än bemyndigad personal, ombud eller fullmäktiga med individuella lösenord,

- identiteten hos varje tjänsteman, ombud eller fullmäktig som registrerar eller ändrar data eller program bevaras i en journal.

BILAGA II

ICKE-UTTÖMMANDE FÖRTECKNING ÖVER DE UPPGIFTER SOM KRÄVS FÖR VERIFIERINGSKEDJAN (ARTIKEL 4)

Verifieringskedjan skall anses vara tillräcklig enligt artikel 4.2 om följande förutsättningar är uppfyllda för ett visst nationellt genomförandeprogram:

1. Arkiverade räkenskaper som förvaras på respektive förvaltningsnivå skall ge ingående uppgifter om stödmottagarnas verkställda utbetalningar för varje medfinansierat projekt. Där skall också anges datum då verifikationerna upprättats, belopp för varje utgiftspost, karaktären hos bifogad handling samt betalningsdatum och betalningssätt. Erforderliga verifikationer (räkningar osv.) skall bifogas.

2. I de fall då utgiftsposter endast delvis berör ett medfinansierat projekt skall den korrekta fördelningen av beloppet mellan det medfinansierade projektet och övriga projekt redovisas. Detsamma gäller för de typer av utgifter som anses berättigade inom vissa gränser eller i proportion till andra kostnader.

3. Projektets specifikation och finansieringsplan, lägesrapporterna om projektens framskridande, handlingar i anslutning till beviljandet av stöd, förfaranden för infordran av anbud och ingående av kontrakt m.m. förvaras likaså på respektive förvaltningsnivå.

4. För anmälan av i realiteten verkställda utbetalningar till en myndighet som utgör mellanhand mellan genomförande organ och den myndighet som är ansvarig enligt artikel 7 i beslut 2000/596/EG insamlas uppgifterna enligt punkt 1 i en detaljerad kostnadsredovisning med angivande för varje projekt av samtliga utgiftsposter så att det attesterade totalbeloppet kan beräknas. Dessa detaljerade kostnadsredovisningar utgör bifogade handlingar i de arkiverade räkenskaperna hos de förmedlande myndigheterna.

5. Förmedlande organ skall arkivera räkenskaperna för varje projekt liksom för totalbeloppen när det gäller utgifter attesterade av de bidragsmottagare som genomför projekten. De förmedlande organen skall i samband med att de rapporterar till den ansvariga instansen redovisa en förteckning över godkända projekt för varje nationellt genomförandeprogram, och för vart och ett av dessa ange, utöver fullständiga identifikationsuppgifter för projekten och för de stödmottagarna som genomför dessa, datum för beviljande av stöd, anslagna och utbetalade belopp, aktuell period för utgifterna och samlade utgifter per åtgärd. Dessa uppgifter skall ingå i en akt som skall bifogas de arkiverade räkenskaperna hos den ansvariga instansen och ligga till grund för upprättandet av utgiftsdeklarationer till kommissionen.

6. Om de stödmottagare som genomför projekten rapporterar direkt till den ansvariga instansen utgör de detaljerade kostnadsredovisningar som avses i punkt 4 en akt som bifogas arkiverade räkenskaper hos den ansvariga instansen som skall svara för att upprätta en förteckning över medfinansierade projekt enligt punkt 5.

7. Om flera förmedlande organ förekommer mellan de stödmottagare som genomför projekten och den ansvariga instansen enligt artikel 7 i beslut 2000/596/EG, behöver var och en av dem för sitt ansvarsområde detaljerade kostnadsredovisningar upprättade på lägre nivå som bifogade handlingar till sina egna räkenskaper, vilka skall redovisas på högre nivå, varvid åtminstone summan av verkställda utbetalningar för varje projekt skall anges.

8. Vid elektronisk dataöverföring skall alla berörda myndigheter från underställda myndigheter infordra uppgifter med vilka de kan verifiera sina egna räkenskaper samt de summor som de anmäler till högre nivå, så att en tillräcklig verifieringskedja föreligger ända från de totalbelopp som anmäls till kommissionen till de olika utgiftsposterna och bifogade handlingarna hos de stödmottagare som genomför projekten.

BILAGA III

RIKTLINJER FÖR KOMMISSIONENS AVDELNINGAR OM PRINCIPER, KRITERIER OCH VÄGLEDANDE NIVÅER FÖR FINANSIELLA KORRIGERINGAR ENLIGT ARTIKLARNA 18 OCH 19 I BESLUT 2000/596/EG

1. PRINCIPER

Syftet med finansiella korrigeringar är att åter uppnå ett läge där 100 % av de utgifter för vilka finansiering söks från fonden följer tillämpliga nationella regler och EU-regler. Därför kan ett antal huvudprinciper fastställas som kommissionens avdelningar kan använda för att fastställa finansiella korrigeringar:

a) Begreppet oegentligheter definieras i artikel 1.2 i förordning (EG) nr 2988/95(1). Oegentligheter kan vara enskilda eller systematiska.

b) En systematisk oegentlighet är ett återkommande fel som beror på brister i de administrations- och kontrollsystem som är avsedda att säkra att bokföringen är korrekt och att regler och förordningar följs.

- Om tillämpliga regler och förordningar följs och om alla rimliga åtgärder vidtas för att förhindra, upptäcka och åtgärda bedrägerier och oegentligheter krävs ingen finansiell korrigering.

- Om tillämpliga regler och förordningar följs, men om administrations- och kontrollsystemen behöver förbättras, bör lämpliga rekommendationer utfärdas, men finansiella korrigeringar behöver inte tillämpas.

- Om endast felaktigheter rörande belopp understigande 4000 euro upptäcks, bör medlemsstaten uppmanas att åtgärda felaktigheterna utan att förfarandet för finansiella korrigeringar inleds enligt artikel 18.4 i beslut 2000/596/EG.

- Om det finns allvarliga brister i administrations- eller kontrollsystemen som kan leda till systematiska oegentligheter, särskilt att regler och förordningar inte följs, skall finansiella korrigeringar alltid tillämpas.

c) De finansiella korrigeringarnas storlek skall om möjligt väljas på grundval av enskilda ärenden och motsvara de utgifter som felaktigt belastat fonden i berörda fall. Specifika kvantifierade korrigeringar av varje enskild insats är dock inte alltid möjliga eller praktiskt genomförbara, och det kan vara oproportionerligt att ogiltigförklara hela den utgift som berörs. Kommissionen måste i dessa fall fastställa korrigeringarna på grundval av extrapoleringar eller schablonbelopp.

d) Om det finns bevis för att enskilda kvantifierbara oegentligheter av samma typ har förekommit inom ett stort antal andra projekt, en hel åtgärd eller ett helt program, men det inte skulle vara kostnadseffektivt att utreda vilken regelvidrig utgift som belöper på varje enskild insats, får den finansiella korrigeringen grundas på extrapolering.

- Extrapolering kan bara användas om en homogen population eller en delmängd av insatser med liknande egenskaper kan identifieras och det kan visas att de har påverkats av samma brist. I dessa fall får resultaten från en grundlig undersökning av ett representativt urval av de berörda enskilda ärendena, slumpmässigt valda, extrapoleras till alla ärenden i den population som identifierats i enlighet med allmänt accepterade revisionskrav.

e) För enskilda överträdelser eller systematiska oegentligheter vars finansiella konsekvenser inte går att exakt kvantifiera därför att de är alltför diffusa eller omfattar för många variabler, t.ex. då man har underlåtit att göra effektiva kontroller för att förhindra eller upptäcka oegentligheten eller underlåtit att följa en bestämmelse för stödet eller en gemenskapsregel, men där det ändå skulle vara orimligt att dra in hela det berörda stödet, bör schablonkorrigeringar tillämpas.

- Schablonmässiga korrigeringar skall fastställas på grundval av hur allvarlig bristen i administrations- och kontrollsystemet är eller den enskilda överträdelsens omfattning och oegentlighetens ekonomiska betydelse. En förteckning över det kommissionen anser vara huvudelement och underordnade element i systemen för att bedöma bristernas allvar finns i avsnitt 2.2 och en vägledande skala för schablonkorrigeringar i avsnitt 2.3. Korrigeringar med schablonbelopp skall göras för samtliga utgifter som rör en berörd åtgärd, såvida inte bristerna endast har gällt vissa utgiftsområden (enskilda insatser eller typer av insatser). I det senare fallet skall korrigeringarna endast tillämpas på berörda utgiftsområden. En utgift får i regel inte bli föremål för mer än en korrigering.

f) Inom områden där det finns ett visst utrymme för att skönsmässigt bedöma överträdelsens grad av allvar, t.ex. i ärenden där miljöbestämmelser har åsidosatts, skall följande gälla för korrigeringarna: Regelöverträdelsen skall vara allvarlig och det skall finnas en tydlig koppling till den åtgärd som EU medfinansierar.

g) Oberoende av vilka korrigeringar kommissionen föreslår skall medlemsstaten alltid ges möjlighet att visa att den faktiska förlusten eller risken för fonden eller oegentlighetens omfattning eller betydelse var mindre än kommissionens bedömning gav vid handen. Förfarandet och tidsfristerna anges i artikel 14.4-5 i det här beslutet.

h) Finansiella korrigeringar som kommissionen beslutar om enligt artikel 19.2 i beslut 2000/596/EG leder alltid till en nettominskning av gemenskapsstödet till programmet i fråga, vilket inte är fallet om medlemsstaten själv gör korrigeringar enligt artikel 19.1 i detta beslut.

i) Om medlemsstaten genom sitt revisionssystem - revisionsrätten, interna eller externa revisioner - har upptäckt oegentligheter och inom rimlig tid vidtar lämpliga korrigeringsåtgärder enligt artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG kan kommissionen inte tillämpa någon finansiell korrigering enligt artikel 19.2 i beslut 2000/596/EG, och det står medlemsstaten fritt att återanvända medlen. I övriga fall kan kommissionen vidta åtgärder på grundval av vad nationella revisionsorgan funnit och detta kan ske på samma sätt som om ett av EU:s revisionsorgan hade påvisat oegentligheten. Om kommissionen grundar sin ståndpunkt på fakta som tagits fram av ett annat av EU:s revisionsorgan och dokumenterats fullständigt skall kommissionen fatta beslut om de finansiella följderna, efter att ha tagit del av eventuella svar från medlemsstaten i fråga.

2. KRITERIER OCH SKALOR FÖR SCHABLONKORRIGERINGAR

2.1 Kriterier

Såsom påpekas i punkt 1 c får schablonkorrigeringar användas då den information som undersökningen ger inte gör det möjligt att med statistiska medel eller genom hänvisning till andra tillförlitliga uppgifter exakt bedöma de ekonomiska konsekvenser som rör ett eller flera fall av oegentligheter, men ändå gör det möjligt att dra slutsatsen att medlemsstaten inte på ett tillbörligt sätt har kontrollerat att de ansökningar på vilka utbetalningar har baserats har varit riktiga.

Schablonkorrigeringar bör övervägas om kommissionen finner att en kontroll som uttryckligen föreskrivs i en förordning eller som underförstått krävs för att följa en viss bestämmelse (t.ex. att begränsa stödet till en viss typ av insatser) inte genomförs och detta kan leda till systematiska oegentligheter. Schablonkorrigeringar bör också övervägas om kommissionen finner allvarliga brister i administrations- och kontrollsystemen som leder till överträdelser av regler och förordningar i större skala eller påvisar enskilda överträdelser. Schablonkorrigeringar kan även vara lämpliga om medlemsstaternas egna kontrollorgan upptäcker sådana oegentligheter utan att medlemsstaterna inom rimlig tid vidtar lämpliga korrigeringsåtgärder.

Den allmänna bedömningen av om en finansiell schablonkorrigering är nödvändig och vilken korrigeringssats som i så fall skall tillämpas skall grundas på den risk för förluster av gemenskapsmedel som uppstått till följd av bristerna i kontrollen. Korrigeringen bör således bygga på proportionalitetsprincipen. Följande faktorer skall beaktas:

1. Huruvida oegentligheten rör ett enskilt fall, ett flertal fall eller samtliga fall.

2. Huruvida bristen beror på att systemet för administration och kontroll inte är tillräckligt effektivt i allmänhet eller att en särskild del i systemet inte fungerar bra, dvs. att det brister i de särskilda funktioner som behövs för att ge garantier för att medfinansieringen av utgifter med medel från fonden enligt EU:s regler och nationella regler är laglig, regelmässig och uppfyller kraven på stödberättigande (se avsnitt 2.2 nedan).

3. Bristens betydelse för alla administrativa kontroller, fysiska kontroller och andra planerade kontroller.

4. Hur känslig åtgärden är för bedrägeri, med speciell hänsyn tagen till ekonomiska incitament.

2.2 Klassificering av element i administrations- och kontrollsystemen i syfte att tillämpa schablonnivåer för finansiella korrigeringar på grund av brister i systemen eller enskilda överträdelser

Administrations- och kontrollsystemen för fonden består av olika element och funktioner av större eller mindre betydelse i fråga om huruvida de utgifter som deklareras för medfinansiering är lagliga, följer reglerna och är stödberättigande. När det gäller att fastställa schablonkorrigeringar för brister i sådana system som leder till utbredda oegentligheter eller överträdelser i enskilda fall är det ändamålsenligt att skilja mellan centrala och kompletterande funktioner inom administrations- och kontrollsystemen.

De centrala funktionerna är nödvändiga för kontroll av att de insatser som stöds med medel från fonden är lagliga och följer reglerna medan de kompletterande funktionerna skall bidra till att administrations- och kontrollsystemen håller god kvalitet och för att säkra att verksamheten fungerar väl med avseende på nyckelfunktionerna.

Förteckningen nedan innehåller de flesta av beståndsdelarna i ett väl fungerande administrations- och kontrollsystem och en god revisionspraxis. Hur allvarliga systematiska brister och enskilda överträdelser är varierar kraftigt, och den rådgivande panelen med företrädare för de olika avdelningarna kommer därför att bedöma varje ärende för sig med särskild hänsyn till avdelning 2.4.

2.2.1 De viktigaste åtgärderna för att säkerställa berättigande till medfinansiering

1. Tillhandahållande och tillämpning av förfaranden för stödansökning, bedömning av ansökningar, urval av ansökningar för vilka stöd skall beviljas, val av uppdragstagare/leverantörer och korrekt annonsering av ansökningstillfällen i enlighet med programförfarandena.

a) Överensstämmelse, i förekommande fall, med reglerna för offentliggörande, lika möjligheter och offentlig upphandling och, såvitt EG-direktiv om offentlig upphandling inte är tillämpliga, med fördragets bestämmelser och principerna om likabehandling och icke-diskriminering.

b) Bedömning av projektansökningar i enlighet med programkriterierna och programförfarandena, såsom överensstämmelse med reglerna om miljökonsekvensbedömning samt lagstiftning och riktlinjer för lika möjligheter.

c) Urval av projekt för vilka stöd beviljas. Kontroll av att

- utvalda ansökningar motsvarar programmets mål och offentliggjorda kriterier,

- skälen till att bevilja eller avslå en ansökan redovisas tydligt,

- reglerna för statligt stöd följs,

- reglerna för stödberättigande utgifter följs,

- villkor och bestämmelser för beviljande av stöd finns med i beslutet om godkännande.

2. Kontroll av leverans av medfinansierade produkter och tjänster samt av att utgifter som deklareras inom ramen för programmet av den ansvariga instansen enligt artikel 7 i beslut 2000/596/EG eller av de organ som fungerar som förmedlande organ mellan den slutlige stödmottagaren och den ansvariga instansen, verkligen berättigar till stöd:

a) Kontroll av att kontrakterade tjänster och utförda arbeten och leveranser stämmer överens med planer, fakturor, godkännandehandlingar, expertrapporter osv., samt kontroll på plats, om så är lämpligt.

b) Kontroll av att villkoren för beviljande av stöd är uppfyllda.

c) Kontroll av att de begärda beloppen är stödberättigande.

d) Lämplig uppföljning av alla oklarheter innan utbetalning godkänns.

e) Kontroll av att det finns ett lämpligt och tillförlitligt bokföringssystem.

f) Kontroll av att det finns en verifieringskedja på alla nivåer från den slutlige stödmottagaren eller det organ eller företag som genomför insatsen upp genom hela systemet.

g) Rimliga åtgärder för att kontrollera att de utgiftsdeklarationer som lämnas in till kommissionen är korrekta med avseende på att

- utgifterna uppkommit inom den tidsperiod då utgifter är stödberättigande inom ramen för insatser som valts ut för medfinansiering enligt normala förfaranden och enligt alla tillämpliga villkor och bestämmelser,

- de medfinansierade insatserna verkligen har genomförts.

3. Tillräckligt många och noggranna kontroller av insatser och lämplig uppföljning genom

a) stickprov på minst 20 % av de sammanlagda stödberättigande utgifterna i enlighet med artikel 5 i detta beslut, underbyggt med en rapport från revisorn om genomfört arbete,

b) representativa prover och tillfredsställande riskanalys,

c) lämplig separation av funktioner för att garantera oberoende, och

d) uppföljning av kontroller för att säkerställa

- lämplig bedömning av resultat och finansiella korrigeringar i tillämpliga fall,

- övergripande åtgärder för att korrigera systematiska oegentligheter.

2.2.2 Kompletterande åtgärder

a) Tillfredsställande administrativa kontroller i form av standardchecklistor eller motsvarande och god dokumentation av resultat, för att säkra bland annat att

- utbetalningar inte redan har gjorts och att enskilda transaktioner (kontrakt, kvitton, fakturor, betalningar) kan identifieras, och

- avstämning har gjorts inom bokföringssystemet mellan deklarationer och registrerade utgifter.

b) Korrekt övervakning av förfarandena för utbetalning och godkännande.

c) Tillfredsställande rutiner för information om EU-regler.

d) Säkerställande av att gemenskapsmedel betalas ut i rätt tid till stödmottagarna.

2.3 Vägledande nivåer för schablonkorrigeringar

Korrigering på 100 %

Korrigeringssatsen får sättas till 100 % om bristerna i medlemsstatens system för administration och kontroll eller de individuella överträdelserna är så allvarliga att gemenskapsbestämmelserna inte alls följs. Detta innebär att alla utbetalningar betraktas som felaktiga.

Korrigering på 25 %

Om en medlemsstats system för administration och kontroll har allvarliga brister och det finns belägg för omfattande oegentligheter, och om man trots detta inte vidtar tillräckliga åtgärder mot felaktiga rutiner och bedrägerier, är en korrigering på 25 % motiverad, eftersom det under sådana omständigheter är rimligt att anta att möjligheten att utan risk ansöka om finansiering för icke stödberättigande utgifter kommer att leda till särskilt stora förluster för fonden. Denna korrigeringsnivå är också lämplig för oegentligheter i enskilda fall som är allvarliga men inte berör hela insatsen.

Korrigering på 10 %

Om ett eller flera huvudelement i systemet för administration och kontroll inte tillämpas, eller tillämpas så ineffektivt eller så sällan att de varken gör det möjligt att avgöra om en ansökan är stödberättigad eller förebygga oegentligheter, är en korrigering på 10 % motiverad, eftersom det under sådana omständigheter är rimligt att anta att en stor risk för förluster för fonden har förelegat. Denna korrigeringsnivå är också lämplig för enskilda överträdelser av mindre allvarlig natur som rör huvudelement i systemet.

Korrigering på 5 %

Om alla systemets huvudelement fungerar, men inte med den enhetlighet, frekvens eller omfattning som krävs enligt förordningarna, är en korrigering på 5 % motiverad, eftersom det under sådana omständigheter är rimligt att anta att kontrollen inte räcker för att säkra att utbetalningsanspråken är berättigade, vilket innebär att en väsentlig förlustrisk för fonden har förelegat. En korrigering på 5 % kan också vara lämplig vid mindre allvarliga oegentligheter som rör huvudelementen för enskilda insatser.

Att ett systems funktion kan förbättras innebär inte i sig någon grund för en finansiell korrigering. Det måste föreligga en allvarlig brist i efterlevnaden av tydliga gemenskapsregler eller normer för god praxis och bristen måste innebära en verklig risk för oegentligheter eller för förlust för fonden.

Korrigering på 2 %

Om systemets huvudelement fungerar tillfredsställande men ett eller flera av de underordnade elementen över huvud taget inte används är en korrigering på 2 % motiverad på grund av den relativt sett mindre förlustrisken för fonden och överträdelsens lindrigare karaktär.

En korrigering bör höjas från 2 % till 5 % om samma brist påvisas i samband med utgifter efter det datum då den första korrigeringen fastställdes och medlemsstaten har underlåtit att efter den första korrigeringen vidta lämpliga åtgärder för att rätta till den del av systemet där bristen fanns.

En korrigering på 2 % är också motiverad om kommissionen utan att fastställa någon korrigering har underrättat den berörda medlemsstaten om behovet att förbättra underordnade element i ett system som används men inte fungerar tillfredsställande, och medlemsstaten ändå inte har vidtagit nödvändiga åtgärder.

Korrigeringar för brister i underordnade element i administrations- och kontrollsystem fastställs bara om inga brister har påvisats i huvudelementen. Om det finns brister som rör både underordnade element och huvudelement skall korrigeringsnivån vara den som gäller för huvudelementen.

2.4 Gränsfall

I de fall då en korrigering enligt en strikt tillämpning av dessa riktlinjer skulle vara klart oproportionerlig får en lägre korrigeringssats föreslås.

Om bristerna exempelvis beror på att gemenskapens regler eller krav är svårtolkade (utom i de fall då medlemsstaten rimligen borde ha tagit upp detta med kommissionen) och om de nationella myndigheterna vidtagit fungerande åtgärder för att komma till rätta med bristerna så snart de upptäcktes, kan detta betraktas som förmildrande omständigheter och innebära att den lägre korrigeringssatsen eller ingen alls får föreslås. På liknande sätt bör vederbörlig hänsyn tas till rättssäkerhetskravet om bristerna inte upptäcktes vid tidigare revisioner från kommissionens sida.

Vid bedömningen av de finansiella konsekvenserna av systematiska oegentligheter betraktas det emellertid i allmänhet inte som en förmildrande omständighet att brister i administrations- eller kontrollsystem rättats till omedelbart efter det att bristerna rapporterats till medlemsstaten.

2.5 Bedömningsgrund

När situationen i andra medlemsstater är känd gör kommissionen en jämförelse med dessa för att korrigeringssatserna skall bli likvärdiga.

Korrigeringssatserna skall tillämpas på den del av utgiften där risken uppstod. När bristen beror på att en medlemsstat inte har infört ett lämpligt kontrollsystem skall korrigeringen tillämpas på hela den utgift för vilken kontrollsystemet skulle ha varit avsett. Om det finns anledning att anta att bristen är begränsad till en viss myndighets eller regions tillämpning av det kontrollsystem som medlemsstaten antagit, skall korrigeringen endast göras för de utgifter som hänför sig till denna myndighet eller region. Om bristen till exempel gäller kontroll av kriterierna för berättigande till en högre stödsats, skall korrigeringen baseras på skillnaden mellan den högre och den lägre stödsatsen.

Korrigeringen skall i normala fall gälla utgifterna för åtgärden under den undersökta perioden, till exempel ett räkenskapsår. Om oegentligheten beror på systemfel som uppenbart förelegat under lång tid och berör flera års utgifter, skall korrigeringen omfatta alla de utgifter som deklarerats av medlemsstaten medan systemfelet förelåg, fram till och med den månad då det avhjälptes.

Om flera brister upptäcks i ett och samma kontrollsystem skall korrigeringssatserna inte ackumuleras, utan den allvarligaste bristen används som indikation på den risk som kontrollsystemet medfört som helhet(2). Korrigeringen tillämpas på de utgifter som återstår efter avdrag med de belopp som inte godkänts i enskilda fall. Om de påföljder som föreskrivs i gemenskapsrätten inte tillämpas av medlemsstaten, bör den finansiella korrigeringen vara summan av de påföljder som inte tillämpas plus 2 % av de kvarstående ansökningarna, eftersom underlåtenhet att tillämpa påföljder ökar risken för felaktiga ansökningar.

3. TILLÄMPNING OCH KONSEKVENSER AV FINANSIELLA NETTOKORRIGERINGAR

Om medlemsstaten godtar finansiella korrigeringar som föreslås vid förfarandet enligt artikel 19.1 i beslut 2000/596/EG, behöver kommissionen inte tillämpa någon nettominskning av medlen till programmet utan kan tillåta att medlemsstaten återanvänder de belopp som frigörs. De finansiella korrigeringar som kommissionen enligt artikel 19.2 i beslut 2000/596/EG fastställer efter att ha följt förfarandet i artikel 18.3-18.4 i detta beslut kommer däremot alltid att innebära en nettominskning av medlemsstatens vägledande fördelning av medlen.

En nettokorrigering bör under alla omständigheter tillämpas om kommissionen anser att medlemsstaten har underlåtit att göra en tillräcklig uppföljning av de oegentligheter som nationella organ eller gemenskapsorgan funnit, eller om en felaktighet beror på en allvarlig brist i medlemsstatens system för administration och kontroll.

Ränta på belopp som skall betalas tillbaka till kommissionen efter nettokorrigering skall erläggas enligt artikel 19.3 i beslut 2000/596/EG och artikel 15.2 i det här beslutet.

(1) EGT L 312, 23.12.1995, s. 1.

(2) Se även avsnitt 2.3 (korrigering med 2% ).

BILAGA IV

>PIC FILE= "L_2002106SV.002402.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106SV.002501.TIF">

Tillägg

>PIC FILE= "L_2002106SV.002602.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106SV.002701.TIF">