REVISIONSRÄTTENS RAPPORT om granskningen av effektiviteten i Europeiska monetära institutets förvaltning för budgetåret 1994 samt institutets svar (96/C 394/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Punkt Sida

1. INLEDNING . 1.1 1.4 2

Institutets roll . 1.1 1.2 2

Extern granskning av institutet . 1.3 2

Europeiska revisionsrättens granskning . 1.4 2

2. INSTITUTETS FÖRVALTNING UNDER 1994 . 2.1 2.5 2

Administrativ förvaltning . 2.1 2.2 2

Budgetförvaltning och räkenskaper . 2.3 2.5 2

3. INSTITUTETS VERKSAMHET UNDER 1994 . 3.1 3.2 3

Arbetsdokument . 3.1 3

Årsrapporten för 1994 . 3.2 3

4. BEDÖMNING AV EFFEKTIVITETEN I EMI:s FÖRVALTNING UNDER 1994 . 4.1 4.7 3

Särskilda omständigheter . 4.1 4.2 3

System och förfaranden . 4.3 4.4 3

Budgetårets kostnader . 4.5 4.6 3

Medverkan till målen . 4.7 4

5. SLUTSATS . 5 4

BILAGOR . 5

Europeiska monetära institutets svar . 6

1. INLEDNING

Institutets roll

1.1 Artikel 109f i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen föreskriver att ett europeiskt monetärt institut (EMI) skall inrättas. Dess huvudsakliga uppgift är att förbereda EMU:s tredje etapp, det vill säga vidta de åtgärder som behövs för att man skall kunna införa det europeiska centralbankssystemet (ECBS), föra en gemensam monetär politik och skapa en gemensam valuta. För att dessa mål skall uppnås har institutet också till uppgift att stärka samordningen av medlemsstaternas nationella monetära politik i syfte att förbättra konvergensen mellan medlemsstaternas ekonomier och säkerställa prisstabilitet.

1.2 Utöver de undersökningar som görs internt vid institutet, utförs dess arbete också via en struktur av underkommittéer och arbetsgrupper bestående av experter från institutet och de nationella centralbankerna, och uppgifterna omfattar bl.a. områdena monetär politik, valutapolitik, banktillsyn, betalningssystem samt makroekonomisk och monetär statistik. Inom ramen för införandet av det europeiska monetära systemet (EMS), som tidigare låg inom ansvarsområdet för Europeiska fonden för monetärt samarbete (EFMS), är det nu EMI som innehar valutareserverna i samband med denna verksamhet.

Extern granskning av institutet

1.3 Vad beträffar den externa granskningen av EMI, föreskrivs i stadgans artikel 17 å ena sidan att årsbokslutet skall granskas av oavhängiga externa revisorer som godkänts av EMI:s råd, att det skall godkännas av EMI:s råd och därefter offentliggöras. I samband därmed skall en revisionsberättelse utfärdas av en privat revisionsbyrå och offentliggöras tillsammans med bokslutet. Å andra sidan preciseras i samma artikel att bestämmelserna i fördragets artikel 188c (rörande revisionsrättens granskning) skall tillämpas endast "vid granskning av effektiviteten i EMI:s förvaltning". Resultatet av granskningsarbetet avseende budgetåret 1994 presenteras i denna rapport.

Europeiska revisionsrättens granskning

1.4 Förutom planeringen och genomförandet av den interna kontrollen har revisionsrätten granskat rutinerna på följande områden:

- Personalrekrytering och personalstyrning.

- Lokalanskaffning.

- Inventarier och anläggningar.

- Datautrustning.

- Kontorsmöbler och kontorsmateriel.

- Entreprenadarbeten, externa tjänster och speciella konsulttjänster.

- Utarbetande av budgeten och kontroll av budgetens genomförande.

Eftersom EMI inte faller under bestämmelserna och tillämpningsföreskrifterna i Budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, behövde revisionsrätten följaktligen inte kontrollera att förvaltningen skett i överensstämmelse med dessa bestämmelser.

2. INSTITUTETS FÖRVALTNING UNDER 1994

Administrativ förvaltning

2.1 Enligt fördraget inrättades EMI den 1 januari 1994. Vid den tidpunkten existerade det bara genom sin ordförande, som utnämndes den 11 december 1993 och genom sitt råd som sammanträdde för första gången den 11 januari 1994. Sätet, Frankfurt, hade bestämts i slutet av oktober 1993. Fastigheten hade valts ut i april 1994 och renoveringen var klar mot slutet av 1994.

2.2 Under denna övergångsperiod fullgjordes EMI:s administration till stor del med hjälp av logistiska och administrativa tjänster från Banken för internationell betalningsutjämning (BIS). Denna hade till och med den 31 december 1993 försett centralbankschefskommitténs sekretariat med lokaler, innan denna upplöstes i och med att EMI upprättades. I en första etapp använde EMI framför allt personal från detta sekretariat och började sedan nyrekrytera, huvudsakligen från detta sekretariats personal och från de nationella centralbankerna, oftast genom utstationering av personal från dessa institutioner. Detta berodde dels på att man behövde personal som hade nödvändiga yrkesmässiga kvalifikationer och som omedelbart kunde träda i funktion, dels på att institutet bara skulle existera under en övergångsperiod. I slutet av budgetåret 1994 uppgick institutets personalstyrka till 126 personer.

Budgetförvaltning och räkenskaper

2.3 De oklara förhållanden som präglade budgetåret 1994 gjorde det särskilt svårt att exakt uppskatta institutets utgifter. I stort var de faktiska utgifterna 5,1 miljoner ecu, eller 18 %, lägre än de budgeterade 28,1 miljonerna ecu. Inom de viktigaste kategorierna var de faktiska utgifterna 23 % lägre för investeringar i materiella tillgångar, 8 % lägre för personalkostnader och 17 % lägre för övriga administrativa utgifter.

2.4 De sammanlagda utgifter som tagits upp för budgetåret 1994 (se bilaga 1) uppgår till 18,3 miljoner ecu och fördelar sig på 9,1 miljoner ecu i personalkostnader (se punkt 4.6), 9,0 miljoner ecu i övriga administrationsutgifter (varav 6,9 miljoner ecu i etableringskostnader) och 0,2 miljoner ecu i avskrivning av materiella tillgångar. Med hänsyn till att institutet hade ränteintäkter på 0,3 miljoner ecu, uppgår skillnaden mellan utgifter och inkomster under budgetåret till 18,0 miljoner ecu. Underskottet täcktes genom bidrag från de nationella centralbankerna. Institutets kapital (615,6 miljoner ecu) betalades nämligen inte in förrän i början av 1995.

2.5 EMI:s balansräkning per 31 december 1994 (tabell i bilaga 2) visar först tillgångar och skulder i samband med verksamheten inom ramen för EMS, nämligen tillgångar i guld och dollar på totalt 56 576 miljoner ecu, vilka på passivsidan motsvaras av samma belopp i ecu utgivna till gemenskapens centralbanker. Dessa tillgångar utgör 20 % av de nationella centralbankernas guld- och dollarreserver. Balansräkningen visar sedan tillgångar och skulder i samband med institutets löpande verksamhet. Denna del av balansräkningen uppgår totalt till 20,7 miljoner ecu, varvid de viktigaste posterna på aktivsidan är likvida tillgångar på 12,9 miljoner ecu och materiella tillgångar på 6,6 miljoner ecu, och på passivsidan skulder på 3,6 miljoner ecu, fondavsättningar på 3,9 miljoner ecu och förskott från de nationella centralbankerna på 13,0 miljoner ecu.

3. INSTITUTETS VERKSAMHET UNDER 1994

Arbetsdokument

3.1 Utom de fyra dokument som publicerades för 1994 och årsrapporten för 1994, har EMI utarbetat interna förberedande arbetsdokument, som har underställts rådet, underkommittéerna och arbetsgrupperna. Direktionen har till stor del varit upptagen med att installera institutets säte i Frankfurt.

Årsrapporten för 1994

3.2 Institutets verksamhet under 1994 presenteras i årsrapporten, som publicerades på alla unionens språk i april 1995. Rapporten redogör först, i enlighet med stadgans föreskrifter, för de ekonomiska, monetära och finansiella förhållandena i Europeiska unionen under perioden 1993 1994. Slutligen innehåller rapporten institutets årsredovisning för budgetåret 1994 och den bifogade revisionsberättelsen.

4. BEDÖMNING AV EFFEKTIVITETEN I EMI:s FÖRVALTNING UNDER 1994

Särskilda omständigheter

4.1 Under hela året arbetade institutet under tidspress för att så snart som möjligt bygga upp sin organisation, det vill säga rekrytera personal, utrusta lokalerna, inrätta administrativa och operativa strukturer. Samtidigt fortsatte arbetet med att förbereda den tredje etappen som redan inletts av f.d. centralbankschefskommittén och de nya uppgifter som anges i stadgan påbörjades.

4.2 I fråga om förvaltningen kännetecknades därför budgetåret 1994 av ständiga förändringar. Institutets organisation, system och förfaranden skapades allteftersom arbetet framskred för att tillgodose de omedelbara behoven. Detta förklarar varför man ofta vidtog provisoriska åtgärder, som måste justeras på ett senare stadium.

System och förfaranden

4.3 Revisionsrätten granskade de viktigaste förvaltningstekniska system och förfaranden som tillämpades vid institutet 1994, i synnerhet sedan detta hade flyttats till Frankfurt och då det drevs med egna medel. Även om systemen och förfarandena kunde anses godtagbara med hänsyn till omständigheterna, fanns det icke desto mindre utrymme för förbättringar på flera punkter. Därför skickade revisionsrätten ett brev med iakttagelser och rekommendationer till institutets ledning, rörande ett flertal aspekter av den administrativa organisationen och den interna kontrollen.

4.4 Vid de stickprov revisionsrätten gjorde på handlingar avseende individuella transaktioner i de huvudsakliga utgiftskategorierna konstaterades att EMI:s administrativa avdelningar i tillfredsställande grad bemödar sig om att hålla god kvalitet till rimliga kostnader. Systemen med betalning av kostnader i form av schablonmässigt fastställda belopp bör emellertid följas upp regelbundet, så att man kan bedöma om beloppen är av lämplig omfattning eller ej.

Budgetårets kostnader

4.5 Budgetårets kostnader speglar dels det faktum attinstitutet fortfarande var under uppbyggnad, dels att EMI som sådant bara kommer att existera under begränsad tid. Sålunda var utbetalningarna över budgeten lägre än beräknat på grund av förseningar framför allt i anläggningsarbetena (cirka hälften av det ej utnyttjade beloppet härrörde därifrån och användes under 1995), men också till följd av en strävan att inte försvåra igångkörningen av institutets verksamhet genom alltför strama budgetramar. Enligt fördraget skall institutet avvecklas mellan den 1 januari 1997 och 1 januari 1999. Detta påverkar givetvis kapitaliseringspolicyn i fråga om investeringar. Samtidigt har årsredovisningen upprättats på mycket försiktig basis, i synnerhet vad beträffar fondavsättningar.

4.6 Kostnaderna för budgetåret 1994 fördelar sig på 49,9 % lönekostnader (9,13 miljoner ecu, varav 5,74 miljoner ecu i bokslutet upptas som "övriga administrationskostnader"), 37,5 % etableringskostnader (6,86 miljoner ecu), 11,4 % administrativa utgifter (2,09 miljoner ecu) och 1,2 % avskrivningar (0,23 miljon ecu). Fördelningen avspeglar det faktum att institutet startade med stöd av personal som fortfarande tillhörde BIS.

Medverkan till målen

4.7 Med hänsyn till att institutets uppbyggnad pågick under hela 1994, påbörjades arbetet med huvuduppgifterna allteftersom den operativa personalstyrkan rekryterades. EMI har säkerställt kontinuiteten i redan existerande samarbetsformer mellan centralbankerna. Dokument har publicerats och andra dokument har förberetts och underställts rådet för godkännande, däribland en vägledande plan som ger en sammanhängande ram för det fortsatta förberedande arbetet inom olika verksamhetsområden.

5. SLUTSATS

Året 1994 var ett besvärligt år för EMI, eftersom institutet bara hade börjat bygga upp sin verksamhet vid den tidpunkt då det förväntades redan vara i full verksamhet. Förvaltningsarbetet under året avspeglade naturligtvis detta förhållande. Om man tar hänsyn till denna särskilda omständighet, har revisionsrättens granskningar givit ett i stort sett tillfredsställande resultat. Rekommendationer har riktats till institutets ledning för att åstadkomma en förbättring av vissa aspekter hos systemen och förfarandena när dessa utformas mer slutgiltigt.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 26 september 1996.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

BILAGA 1

>Plats för tabell>

BILAGA 2

>Plats för tabell>

EUROPEISKA MONETÄRA INSTITUTETS SVAR

Europeiska monetära institutet (EMI) noterar med tillfredsställelse att tonen i slutrapporten från Europeiska revisionsrätten är positiv och att de särskilda omständigheter som kringgärdade institutets första år har beaktats.

EMI är medvetet om att institutets provisoriska infrastruktur under den inledande perioden medförde att de operationella systemen och förfarandena behövdes förbättras. De iakttagelser och rekommendationer som görs avseende den administrativa organisationen och den interna kontrollen adresserade till institutets ledning befanns vara särskilt behjälpliga.