Rapport

om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån (Bilbao) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt byråns svar

(2000/C 373/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till Europeiska arbetsmiljöbyråns styrelse i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2062/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt artikel 15 i rådets förordning nr 2062/94(2). Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA ARBETSMILJÖBYRÅN (BILBAO) FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Analys av budgetgenomförandet

5. Det totala beloppet för de slutliga anslag som beviljades för 1999 uppgick till 7,6 miljoner euro, varav 6,7 miljoner euro i den ursprungliga budgeten. Av detta belopp

- förblev 0,9 miljoner euro (dvs. 12 %) outnyttjade,

- blev 0,9 miljoner euro (dvs. 12 %) föremål för icke-automatisk överföring,

- blev 2,1 miljoner euro (dvs. 28 %) föremål för automatisk överföring.

Sammanlagt utnyttjade byrån 1999 endast hälften av de slutliga anslag som den tilldelats för detta budgetår.

6. Den icke-automatiska överföringen av 0,9 miljoner euro beror främst på det försenade antagandet av tilläggs- och ändringsbudgeten i november 1999. Det berättigade i beslutet att öka anslagen till byrån, eller åtminstone i att det fattades så sent, kan ifrågasättas med tanke på omfattningen av de anslag för 1999 som förblev outnyttjade.

7. De automatiska överföringarna uppgick till 2,1 miljoner euro, vilket proportionellt sett nästan exakt motsvarar situationen under budgetåret 1998. Av detta belopp består 1,9 miljoner euro, eller 90 %, av driftsanslag (avdelning III). Nära två tredjedelar (63 %) av överföringarna av driftsanslag rörde ämnescentra, studier och telematikprojekt.

8. Beloppet för de åtaganden som överfördes från budgetåret 1998 till budgetåret 1999 uppgick till 1,9 miljoner euro, varav 0,4 miljoner euro (dvs. 21 %) förföll i slutet av 1999. Vad beträffar driftsanslagen i budgeten (avdelning III) förföll 0,3 miljoner euro av totalt 1,7 miljoner euro i överförda anslag, (dvs. 18 %), främst på grund av felaktiga kostnadsberäkningar och beroende på att planerade uppgifter inte utförts.

9. Det omfattande och bestående underutnyttjandet av anslag visar på brister i byråns genomförande av sitt årliga program. Byrån bör förbättra sitt system för genomförande i syfte att minimera överföringarna av anslag och på detta sätt i högre grad efterleva ettårighetsprincipen.

Redovisningssystem

10. Budgeträkenskaperna fortsatte under 1999 att föras med hjälp av ett kalkylprogram (Excel), medan de allmänna räkenskaperna fortfarande upprättas med hjälp av ett kommersiellt redovisningsprogram. Systemet Sincom 2 (SI 2) infördes inte förrän i januari 2000.

11. Enligt budgetförordningen och genomförandebestämmelserna för denna skall bankavstämning och budgetavstämning ske varje månad. Dessa regler tillämpas inte alltid, trots att byrån förra året(3) åtog sig att rätta till situationen.

Bokföring av moms

12. Till och med december 1998 föreskrevs i den allmänna budgetförordningen att utgifterna skulle tas upp inklusive moms. Den senare kunde efter återbetalning användas på nytt. Från och med detta datum(4) föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall bokföras exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar byrån att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler.

Dessa iakttagelser har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde I Luxemburg den 27 september 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 216, 20.8.1994, s. 5.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1999 upprättats den 20 mars 2000 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 7 april 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Se årsrapporten för 1998 (punkt 6, s. 4).

(4) Se artikel 27.2a i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 320, 28.11.1998, s. 1).

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1999 och 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Byråns svar

Med hänvisning till revisionsrättens iakttagelser vill arbetsmiljöbyrån kommentera följande punkter:

Allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper

6. Det totala beloppet på 900000 euro som överförts är avsett att finansiera verksamhet i samband med Europaveckan som organiseras av byrån under år 2000. Detta evenemang har fram tills nu organiserats av kommissionen själv.

Styrelsebeslutet att anordna detta evenemang togs i början av 1999, dock under förutsättning att en tilläggsbudget skulle finnas tillgänglig, eftersom denna post inte förutsetts i byråns arbetsprogram. Europaparlamentet beslöt att godta tilläggsbudgeten i juni 1999 och styrelsen antog i november 1999 en ändringsbudget för detta ändamål.

Den icke-automatiska överföringen är helt motiverad eftersom byrån redan under 1999 inlett ett urvalsförfarande för projekt, som skall finansieras genom en uppmaning att inlämna förslag (bidragsförfarande), offentliggjort i EGT den 26 oktober 1999. Projekturvalet har nu gjorts och kommer att ha genomförts vid slutet av innevarande år.

Utan ett godkännande av den icke-automatiska överföringen kommer arbetsmiljöbyrån inte att klara av kostnaderna för den Europeiska arbetsmiljöveckan eftersom dessa inte omfattas av anslagen i arbetsmiljöbyråns budget för år 2000.

8, 9 och 10. Byrån har noterat revisionsrättens påpekanden och önskar framföra följande kommentarer i detta sammanhang:

a) Nästan 50 % av detta belopp utgörs av bidrag till avtal med kontaktpunkter och ämnescentra, vilka lades fram för beslut av styrelsen vid dess senaste möte i november 1999. Eftersom därav följande åtaganden antas i december, är överföringar oundvikliga och i överensstämmelse med artikel 6 i arbetsmiljöbyråns budgetförordning.

Arbetsmiljöbyrån kommer emellertid att undersöka möjligheterna till att anpassa beslutsförfarandet i detta hänseende till annuitetsprincipen genom att bemyndiga åtaganden under samma budgetår som bidrag betalas ut och avtal skall genomföras.

b) Resterande belopp avser de sista utestående betalningar, som inte var betalda den 31 december och för vilka ovan nämnda artikel är tillämplig.

c) Slutligen instämmer arbetsmiljöbyrån helt och fullt i revisionsrättens påpekande i fråga om förfallna anslag. Emellertid avser annulleringarna öronmärkta anslag för åtgärder som ställts in i fullt samförstånd med avtalsslutande parter.

11. Arbetsmiljöbyrån har tagit revisionsrättens påpekande ad notam. Sedan den 1 januari 2000 har arbetsmiljöbyrån infört en månatlig råbalans.

12. Arbetsmiljöbyrån har påbörjat ett förfarande för momsåterbetalning direkt från leverantören. Hitintills har 86144 euro återbetalats.

Arbetsmiljöbyrån kommer vidare att följa revisionsrättens rekommendationer i fråga om ändringar i byråns budgetförordning för att anpassa denna till de ändrade momsbestämmelserna i Europeiska gemenskapernas budgetförordning från 1999.