BILAGA V

INDONESISKA LAGLIGHETSFÖRSÄKRINGSSYSTEMET FÖR TIMMER

1. Inledning

Syfte: Säkerställa att avverkning, transport, bearbetning och försäljning av rundstockar och bearbetade trävaruprodukter uppfyller alla relevanta indonesiska lagar och förordningar.

Indonesien, som är känt för sin pionjärroll inom kampen mot olaglig avverkning och handel med olagligt avverkat timmer och olagliga trävaruprodukter, stod som värd för ostasiatiska ministerkonferensen om skogslagstiftningens efterlevnad och skogsförvaltning (Fleg) i Bali i september 2001, som resulterade i förklaringen om skogslagstiftningens efterlevnad och skogsförvaltning (Baliförklaringen). Efter det har Indonesien fortsatt att gå i spetsen för internationellt samarbete för att bekämpa olaglig avverkning och därmed relaterad handel.

Som en del av de internationella insatserna för att lösa dessa problem har allt fler konsumentländer åtagit sig att vidta åtgärder för att förhindra handel med olagligt timmer på sina marknader, medan producentländerna har åtagit sig att tillhandahålla en mekanism för att säkerställa att deras trävaruprodukter är lagliga. Det är viktigt att etablera ett trovärdigt system för att garantera att avverkning, transport, bearbetning och handel med timmer och bearbetade trävaruprodukter sker på ett lagligt sätt.

Genom det indonesiska laglighetsförsäkringssystemet för timmer (TLAS) säkerställs att timmer och trävaruprodukter som producerats och bearbetats i Indonesien kommer från lagliga källor och till fullo uppfyller relevanta indonesiska lagar och författningar, på grundval av kontroller som utförs genom oberoende övervakning och som övervakas av civilsamhället.

1.1 Indonesiska lagar och författningar som utgör grunden till TLAS

I den indonesiska förordningen om normer och vägledning för bedömning av hållbar skogsförvaltning och verifiering av lagligheten hos timmer i statligt ägda och privatägda skogar (skogsministerns förordning P.38/Menhut-II/2009) inrättas TLAS. TLAS omfattar också det indonesiska hållbarhetssystemet och mål för att förbättra skogsförvaltningen, bekämpa olaglig avverkning och därmed relaterad timmerhandel för att säkerställa trovärdigheten och förbättra anseendet för trävaruprodukter från Indonesien.

TLAS består av följande element:

1. Laglighetsnormer.

2. Kontroll av försörjningskedjan.

3. Kontrollförfaranden.

4. Licensieringssystem.

5. Övervakning.

TLAS är det grundläggande system som används för att säkerställa att timmer och trävaruprodukter som produceras i Indonesien för export till unionen och andra marknader är lagliga.

1.2 Utvecklandet av TLAS: ett flerpartsförfarande

Från och med 2003 har en mångfald indonesiska skogsbruksaktörer deltagit aktivt i att utveckla, genomföra och utvärdera TLAS och därmed gett processen bättre överblick, insyn och trovärdighet. År 2009 resulterade flerpartsförfarandet i utfärdandet av skogsministerns förordning P.38/Menhut-II/2009, efterföljd av teknisk vägledning från generaldirektoratet för skogsanvändning No.6/VI-SET/2009 och No.02/VI-BPPHH/2010, som reviderades genom skogsministerns förordning P.68/Menhut-II/2011, P.45/Menhut-II/2012, P.42/Menhut-II/2013, de tekniska vägledningarna P.8/VI-SET/2011 och P.8/VI-BPPHH/2012 generaldirektoratet för skogsanvändning.

På grundval av erfarenheterna från genomförandet av TLAS, resultaten av den gemensamma utvärderingen i enlighet med bilaga VIII till detta avtal och rekommendationer från olika berörda parter reviderades bestämmelserna återigen genom ett flerpartsförfarande till att bli skogsministerns förordning P.43/Menhut-II/2014 i juni 2014 och P.95/Menhut-II/2014 i december 2014, efterföljda av teknisk vägledning från generaldirektoratet för skogsanvändning No.P.14/VI-BPPHH/2014 i december 2014 och No.P.1/VI-BPPHH/2015 i januari 2015 (nedan kallat TLAS-vägledningen).

Samarbetet med alla berörda parter kommer att fortsätta under genomförandet av TLAS.

2. Räckvidden för TLAS

Ägarskapet för de indonesiska produktionsskogsresurserna kan grovt sett delas upp i två typer: 1) statsägda skogar och 2) privatägda skogar/marker. De statsägda skogarna är produktionsskogar för långsiktig hållbar timmerproduktion som underlyder olika slags tillstånd samt skogsområden vars ändamål kan omvandlas till annan användning än skog, såsom bosättning eller jordbruksplanteringar. Tillämpningen av TLAS på statsägda skogar och privatägda skogar/marker beskrivs i bilaga II.

TLAS omfattar timmer och trävaruprodukter inom ramen för alla typer av tillstånd såväl som den verksamhet som bedrivs av alla timmerhandlare, bearbetningsenheter nedströms, exportörer och importörer.

TLAS täcker trävaruprodukter avsedda för inrikesmarknader och internationella marknader. Laglighetskontrollerna gäller alla indonesiska producenter, bearbetare och handelsidkare, även sådana som agerar på inrikesmarknaden.

Enligt TLAS måste importerat timmer och importerade trävaruprodukter tullklareras och uppfylla de indonesiska importföreskrifterna. Dessa föreskrifter kräver att importerat timmer och importerade trävaruprodukter ska åtföljas av dokument och andra styrkande underlag som bevisar varans laglighet i avverkningslandet. Allt timmer och alla trävaruprodukter som importeras till Indonesien måste ingå i en försörjningskedja med kontroller som helt och hållet följer alla tillämpliga indonesiska föreskrifter.

Vissa trävaruprodukter kan innehålla återvunna material. Särskilda laglighetskrav för återvunnet timmer finns i laglighetsnormerna och TLAS-vägledningen.

Beslagtaget timmer får säljas för användning uteslutande på den inhemska marknaden, med undantag av beslagtaget timmer som avverkats i skyddsvärd skog, som måste destrueras. En verksamhet som tar emot beslagtaget timmer måste vidta åtgärder för att separera detta timmer från andra varor och vederbörligen informera ett överensstämmelsebedömningsorgan, som omedelbart genomför en särskild kontroll för att se till att detta timmer inte kommer in i leveranskedjan för export. Beslagtaget timmer får inte omfattas av en exportlicens.

Ändringar i förfarandena för användning och/eller förvaltning av timmer från hävdvunna skogar ska, för att sörja för genomförandet av författningsdomstolens beslut (MK) No. 35/PUU-X/2012, införas efter antagandet av tillhörande genomförandebestämmelser.

Timmer och trävaruprodukter under transitering hålls strikt utanför det lagligt fastställda huvudtullområdet (Principal Customs Area, PCA). Sådant timmer under transitering kommer därmed inte in i huvudtullområdet och kommer inte att ingå i Indonesiens timmerförsörjningskedja. Timmer under transitering kan inte få någon exportlicens.

2.1 Laglighetsnormerna enligt TLAS

TLAS grundar sig på särskilda laglighetsnormer för timmer som gäller alla typer av timmerkällor (tillstånd och verksamhetsutövare) och alla aktörernas verksamhet. Dessa normer och anvisningar för hur de kontrolleras anges i bilaga II.

TLAS innefattar också normer och vägledning om bedömning av resultat från hållbar skogsförvaltning (SFM). Genom bedömning av hållbar skogsförvaltning med användning av SFM-normen kontrolleras också att relevanta laglighetskriterier enligt TLAS uppfylls. Tillståndsinnehavare som är verksamma inom skogsproduktionsområden på statsägd mark (permanent skogsområde) måste följa både relevanta laglighetsnormer och SFM-normer. De kan välja att uppfylla laglighetsnormen först, men de måste uppfylla både laglighetsnormerna och SFM-normerna senast den dag då deras ursprungliga laglighetscertifikat löper ut.

3. Kontroll av timmerförsörjningskedjan

Tillståndsinnehavaren (i fråga om koncessioner), markägaren (i fråga om privat mark) eller företaget (i fråga om handelsidkare, bearbetningsenheter och exportörer) måste bevisa att varje nod i deras försörjningskedja kontrolleras och dokumenteras enligt skogsministerns förordningar P.30/Menhut-II/2012, P.41/Menhut-II/2014 och P.42/Menhut-II/2014 (nedan kallade förordningarna). Enligt förordningarna måste tjänstemän på provins- och distriktsnivå genomföra fältkontroller och validera dokument som lämnas in av tillståndsinnehavare, markägare och bearbetningsenheter vid varje nod i försörjningskedjan.

Huvuddokumenten för verksamhetskontrollerna vid varje punkt i försörjningskedjan sammanfattas i figur 1.

Alla sändningar inom försörjningskedjan måste åtföljas av relevanta transporthandlingar som anger om materialet omfattas av ett giltigt SVLK-certifikat eller är deklarerat lagligt med användning av leverantörsförsäkran om överensstämmelse (SDoC) eller härrör från beslagtagna källor. Den som äger eller förvaltar en sändning av timmer eller trävaruprodukter i varje led av försörjningskedjan måste registrera om sändningen är SVLK-certifierad, förklarad laglig med användning av leverantörsförsäkran om överensstämmelse eller härrör från en beslagtagen källa. Om en sändning innehåller beslagtaget timmer måste ägaren eller förvaltaren av sändningen tillämpa ett effektivt system för att separera timmer eller trävaruprodukter från kontrollerade lagliga källor, från beslagtaget timmer eller beslagtagna trävaruprodukter och föra register som särskiljer dessa källor.

Verksamhetsutövarna i försörjningskedjan måste föra fullständiga register över mottagna, lagrade, bearbetade och levererade timmersatser och trävaruprodukter. Dessa register ska vara så omfattande att man senare kan stämma av kvantitativa uppgifter mellan och inom försörjningskedjans noder. Dessa uppgifter ska göras tillgängliga för skogstjänstemän på provins- och distriktsnivå så att man kan kontrollera samstämmigheten. I tillägget till denna bilaga beskrivs de viktigaste inslagen i dessa förfaranden, inklusive avstämning, för varje steg i försörjningskedjan samt överensstämmelsebedömningsorganens uppgifter vid bedömningen av försörjningskedjans integritet.

Figur 1

Översikt över försörjningskedjan med de centrala dokument som krävs i varje led där avstämning mellan uppgifter sker

4. Institutionellt upplägg för laglighetskontroll och licensiering för export

4.1 Inledning

Det indonesiska TLAS-systemet grundar sig på en princip som kallas ’verksamhetsutövarbaserad licensiering’, som har mycket gemensamt med systemen för certifiering av produkter eller skogsförvaltning. Det indonesiska skogsministeriet utser ett antal organ för bedömning av överensstämmelse (Lembaga Penilai/ LP och Lembaga Verifikasi/LV) som ministeriet befullmäktigar att granska att timmerproducenter, handelsidkare, bearbetningsenheter och exportörer (verksamhetsutövare) fungerar på ett lagligt sätt.

Organen för bedömning av överensstämmelse (CAB) har ackrediterats av det indonesiska nationella ackrediteringsorganet (KAN). Överensstämmelsebedömningsorganen anlitas av verksamhetsutövare som vill få laglighetscertifikat för sin verksamhet. De måste bedriva sin verksamhet enligt ISO/IEC 17065. Överensstämmelsebedömningsorganen rapporterar bedömningsresultatet till verksamhetsutövaren och till skogsministeriet. Sammanfattningar av rapporterna offentliggörs.

Överensstämmelsebedömningsorganen kontrollerar att verksamhetsutövaren i sin verksamhet följer den indonesiska laglighetsdefinitionen enligt bilaga II, i vilket ingår att kontroller genomförs av att material från okända källor inte kommer in i försörjningskedjorna. Om en granskad verksamhetsutövare som bedriver verksamhet i statligt ägda skogar eller en stor industri (primärindustri med en kapacitet över 6 000 m3/år, sekundärindustri med en investering på över 500 miljoner indonesiska rupiah) bedöms efterleva normerna utfärdas ett SVLK-laglighetscertifikat med en giltighetstid på 3 (tre) år. Under denna period genomför överensstämmelsebedömningsorganet årliga övervakningsbesök för att kontrollera att man även fortsatt efterlever normerna. För verksamhetsutövare i små industrier (primärindustri med en kapacitet under 6 000 m3 per år, sekundärindustri med en investering under 500 miljoner indonesiska rupiah) gäller laglighetscertifikatet 6 (sex) år och för verksamhetsutövare i privatägda skogar/marker är giltighetstiden 10 (tio) år. I dessa fall gör överensstämmelsebedömningsorgan sina övervakningsbesök vartannat år.

Verksamhetsutövare i privatägda skogar/marker, hemmaindustrier, hantverkargrupper, primärindustri som enbart bearbetar timmer från privatägda skogar/marker och inte kan direktexportera, registrerade lager (som bedriver handel med timmer och bearbetade trävaruprodukter som uteslutande kommer från privatägda skogar/marker eller från SLVK-certifierad verksamhet inom Perum Perhutani) och importörer kan använda leverantörsförsäkran om överensstämmelse för att visa att deras timmer och trävaruprodukter är lagliga och kontrolleras därför inte av överensstämmelsebedömningsorganen (se avsnitt 5.3).

LV-organen agerar också som exportlicensmyndigheter. De kontrollerar giltigheten av exportörernas SVLK-certifikat och registrering, och samstämmigheten när det gäller exportörernas uppgiftsdeklarationer (månatliga sammanställningar) innan de utfärdar exportlicenser i form av V-Legal-dokument eller Flegtlicenser. Det är således förbjudet att exportera trävaruprodukter som omfattas av bilaga I utan exportlicens. För export till EU som uppfyller dessa villkor utfärdas Flegtlicenser, medan V-Legal-dokument utfärdas för export till andra bestämmelseorter.

I TLAS-vägledningen anges att det civila samhället, enskilda personer och befolkningsgrupper i Indonesien har rätt att övervaka genomförandet av TLAS på fältet. Sådana oberoende övervakningsinstanser får kontrollera om verksamheten uppfyller kraven enligt laglighetsdefinitionen och om kontroll- och licensförfarandena uppfyller kraven enligt TLAS-systemet; de kan lämna in klagomål till överensstämmelsebedömningsorgan, licensmyndigheterna, ackrediteringsorganet (KAN) och skogsministeriet.

Figur 2

Förhållandet mellan de olika enheterna som deltar i genomförandet av TLAS

4.2 Överensstämmelsebedömningsorgan/licensmyndigheter

Organen för bedömning av överensstämmelse spelar en central roll i det indonesiska systemet. De ackrediteras av skogsministeriet och anlitas av enskilda verksamhetsutövare för att kontrollera att produktion, bearbetning och handel sker lagligt hos de enskilda verksamhetsutövarna i försörjningskedjan och att försörjningskedjan bibehåller sin integritet.

Det finns två typer av organ för bedömning av överensstämmelse: i) bedömningsorgan (Lembaga Penilai/LP) som kontrollerar att skogsförvaltningsenheterna (Forest Management Units, FMU) i statligt ägda skogar följer hållbarhetsnormerna och kraven enligt laglighetsnormen, och ii) kontrollorgan (Lembaga Verifikasi/LV) som kontrollerar att skogsförvaltningsenheter, skogsbaserade industrier, handelsidkare och exportörer uppfyller laglighetsnormerna.

För att dessa kontroller av laglighetsnormer enligt bilaga II ska vara av högsta kvalitet måste LP- och LV-organen ta fram nödvändiga förvaltningssystem inriktade på kompetens, enhetlighet, opartiskhet, öppenhet och krav på bedömningsförfarandet enligt det som anges i ISO/IEC 17065. Dessa krav specificeras i TLAS-vägledningen. Organen för bedömning av överensstämmelse (CAB) har ackrediterats av det indonesiska nationella ackrediteringsorganet (KAN).

LV-organen kan också agera som licensmyndighet. Då kan LV-organen utfärda exportlicenser för trävaruprodukter avsedda för internationella marknader. För marknader utanför unionen utfärdar licensmyndigheterna V-Legal-dokument och för unionsmarknaderna utfärdas Flegtlicenser enligt kraven i bilaga IV. Detaljerade förfaranden för V-Legal-dokument och Flegtlicenser för exportsändningar beskrivs i TLAS-vägledningen. LP-organ inte kan agera som licensmyndighet och utfärdar inte exportlicenser.

Alla kontrollanter som arbetar för överensstämmelsebedömningsorgan eller licensmyndigheter måste vara registrerade och inneha ett giltigt kompetensbevis från yrkescertifieringsorganet (Lembaga Sertifikasi Profesi – LSP). Det bedömer eventuella tjänstefel av en kontrollant som kommit till dess kännedom och får återkalla kompetensbeviset för den kontrollanten.

4.3 Ackrediteringsorgan

Det indonesiska nationella ackrediteringsorganet (Komite Akreditasi Nasional – KAN) är ett oberoende ackrediteringsorgan som inrättats genom regeringens förordning (Peraturan Pemerintah/PP) 102/2000 om nationell standardisering och presidentdekret (Keputusan Presiden/Keppres) 78/2001 om den nationella ackrediteringskommittén. KAN följer i sin verksamhet ISO/IEC 17011 (Allmänna krav på ackrediteringsorgan som ackrediterar organ för bedömning av överensstämmelse). Det har tagit fram interna TLAS-specifika vägledningar för ackreditering av LP-organ och LV-organ.

KAN erkänns internationellt av PAC (Pacific Accreditation Cooperation) och IAF (International Accreditation Forum) och har befogenhet att ackreditera certifieringsorgan för kvalitetssäkringssystem, miljöstyrningssystem och produktcertifiering. KAN erkänns också av APLAC (Asia Pacific Laboratory Accreditation Cooperation) och ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation).

Den 14 juli 2009 tecknade KAN ett samförståndsavtal med skogsministeriet om ackrediteringstjänster för TLAS. Därmed blir det ansvarigt för ackreditering av överensstämmelsebedömningsorgan för att säkerställa deras löpande överensstämmelse med ISO/IEC 17065.

Klagomål som rör ett LP- eller LV-organs verksamhet kan lämnas in till KAN av alla berörda parter, däribland verksamhetsutövare och oberoende övervakare.

4.4 Inspektionsobjekt

Inspektionsobjekten är de verksamhetsutövare som är föremål för laglighetskontroll. Till dem hör skogsförvaltningsenheter (koncessionärer eller innehavare av tillstånd för att utnyttja timmer, samhällsbaserade eller landsbygdsbaserade skogstillståndsinnehavare, privata ägare till skog/mark), registrerade timmerlager, skogsbaserade industrier och icke-producerande registrerade exportörer. Skogsförvaltningsenheterna och de skogsbaserade industrierna måste följa tillämpliga laglighetsnormer. När det gäller export måste de skogsbaserade industrierna och icke-producerande registrerade exportörerna uppfylla kraven för exportlicensiering. Enligt TLAS får inspektionsobjekten lämna överklagande till LP- eller LV-organ om kontrollernas genomförande eller resultat.

4.5 Oberoende övervakare

Det civila samhället spelar en central roll när det gäller oberoende övervakning av TLAS. Det civila samhället, enskilda personer och befolkningsgrupper som agerar som oberoende övervakare har rätt att kontrollera och rapportera om huruvida verksamhet uppfyller laglighetskraven samt krav för ackreditering, kontroll och utfärdande av licenser. Iakttagelser från en oberoende övervakare kan också användas som del av den periodiska utvärderingen (PE) som krävs enligt detta avtal (bilaga VI).

Om det förekommer oegentligheter rörande en verksamhetsutövares uppfyllande av laglighetskraven ska klagomål från en oberoende övervakare lämnas direkt till berört LP- eller LV-organ. Om man anser att ett LP- eller LV-organs svar på ett klagomål är otillfredsställande, kan en oberoende övervakare lämna in en rapport till KAN och till regeringen. Om ett klagomål gäller utfärdande av exportlicenser kan den oberoende övervakaren lämna in klagomål direkt till licensmyndigheten eller skogsministeriet.

4.6 Regeringen

Skogsministeriet (i oktober 2014 slogs samman skogsministeriet med miljöministeriet och är nu miljö- och skogsministeriet) reglerar TLAS och befullmäktigar ackrediterade LP-organ att genomföra SFM-bedömningar och LV-organ att genomföra laglighetskontroll.

Skogsministeriet befullmäktigar också LV-organen att utfärda exportlicenser (V-Legal-dokument eller Flegtlicenser).

Skogsministeriet har utfärdat riktlinjer med de krav som gäller för kontroller och utfärdande av licenser. I dessa riktlinjer ingår även bestämmelser för skogsministeriets kontroll av LV-organ kontrollverksamhet och närmare angivelser för ministeriets förfaranden för att godkänna och övervaka deras licensverksamhet.

Skogsministeriet ska vidare inrätta ett särskilt uppföljningsteam som ansvarar för utredning av alla ärenden där överträdelser rapporterats i samband med utfärdande av laglighetscertifikat och/eller V-Legal-dokument/Flegtlicens. Uppföljningsteamets sammansättning beror på typen av rapporterad överträdelse. Det kan omfatta olika statliga organ och aktörer från det civila samhället. På grundval av uppföljningsteamets iakttagelser och rekommendationer får skogsministeriet återkalla överensstämmelsebedömningsorganets ackreditering, vilket leder till att deras kontroll- och licensieringsverksamhet omedelbart upphör.

Skogsministern återkallar också omedelbart ett överensstämmelsebedömningsorgans ackreditering när KAN har fattat beslut om att återkalla ackrediteringen (t.ex. till följd av KAN:s årliga tillsyn av överensstämmelsebedömningsorganen). Överensstämmelsebedömningsorganen kan överklaga till KAN men inte till ministeriet.

Skogsministeriet reglerar också licensinformationsenheten (LIU), som är en informationsenhet som kontrollerar information om utfärdande av V-Legal-dokument/Flegtlicens. LIU ansvarar även för allmänt informationsutbyte om TLAS och tar emot och lagrar relevanta data och information om utfärdandet av laglighetscertifikat och V-Legal-dokument/Flegtlicenser. Man svarar också på frågor från handelspartners behöriga myndigheter och berörda parter. Vidare förvaltar LIU via sitt onlinesystem Silk importrekommendationsprocessen, som bygger på försiktighetsprincipen.

Skogsministeriet kontrollerar också registreringen av statlig tillsynspersonal på fältet (Wasganis) och företagens tekniska personal (Ganis). Wasganis har till uppgift att utöva tillsyn över och kontroller av mätningar av timmerstockar. De färdigställer även de obligatoriska transportdokumenten och stämmer av data (närmare information finns i tillägget till denna bilaga). Ganis tar fram produktions- och transportdokumenten för all produktion i statligt ägda skogar. Även Ganis kan färdigställa de obligatoriska transportdokumenten i händelse av Wasganis frånvaro i mer än 48 timmar. Både Ganis och Wasganis är registrerade hos skogsministeriet. Varje år genomgår de en officiell prövning av skogsministeriet.

5. Kontroll av laglighet

5.1 Inledning

Indonesiskt timmer bedöms vara lagligt när ursprung och produktionsprocesser samt efterföljande bearbetning, transport och handel kontrolleras och konstateras uppfylla alla tillämpliga indonesiska lagar och föreskrifter, enligt det som anges i bilaga II. Överensstämmelsebedömningsorganen genomför bedömning av överensstämmelse för att kontrollera efterlevnaden. För att minska bördan för privata skogsägare samt näringsidkare och hemmaindustrier/hantverkargrupper som är helt beroende av timmer från privatägda/privat utnyttjade skogar (privata marklov) får sådana verksamhetsutövare i klart angivna fall utfärda en leverantörsförsäkran om överensstämmelse som ett alternativ till att ansöka om ett SVLK-certifikat (se punkt 5.2 nedan för mer information).

5.2 Processen för laglighetskontroll av överensstämmelsebedömningsorgan

Enligt ISO/IEC 17065 och TLAS-vägledningen består processen för laglighetskontroll av följande:

Ansökan och avtal: Verksamhetsutövaren lämnar en ansökan till överensstämmelsebedömningsorganet med definition av kontrollens omfattning, verksamhetsutövarens profil och annan nödvändig information. Innan kontrollen kan inledas måste ett avtal tecknas mellan verksamhetsutövaren och överensstämmelsebedömningsorganet om villkoren för hur kontrollen ska genomföras.

Kontrollplan Efter att avtalet om kontroll har tecknats utarbetar överensstämmelsebedömningsorganet en kontrollplan, i vilken fastslås kontrollgrupp, kontrollprogram och tidtabell. Planen översänds till inspektionsobjektet, den relevanta regionala skogsmyndigheten och andra relevanta myndigheter på regional nivå, och man enas om vilka datum kontrollerna ska genomföras på. Denna information ska göras tillgänglig för de oberoende övervakarna på förhand och för allmänheten genom överensstämmelsebedömningsorganens och skogsministeriets webbplatser eller via massmedia eller skriftliga meddelanden.

Kontroller: Kontrollerna består av tre steg: i) inledande kontrollmöte och samordning, ii) dokumentkontroll och observationer på fältet och iii) avslutande kontrollmöte.

— Inledande kontrollmöte och samordning: samordning med relevanta regionala och lokala kontor för att informera om kontrollplaner och samla in inledande information från dessa kontor. Överensstämmelsebedömningsorganet får också sprida information och kommunicera med relevanta organisationer i det civila samhället som komplement till den inledande informationen. Vid det inledande mötet diskuterar överensstämmelsebedömningsorganen granskningens syfte, omfattning, tidtabell och metoder med inspektionsobjektet, som kan ställa frågor om metoder och hur kontrollen genomförs.

— Kontroll av dokument och observationer på fältet: överensstämmelsebedömningsorganet kontrollerar inspektionsobjektets system och förfaranden, relevanta dokument och register, i syfte att samla bevis på att inspektionsobjektet uppfyller kraven enligt det indonesiska TLAS-systemet. Överensstämmelsebedömningsorganet gör kontroller på fältet för att granska efterlevnad, i vilket ingår korskontroller av sina iakttagelser jämfört med iakttagelserna i officiella inspektionsrapporter. Överensstämmelsebedömningsorganet kontrollerar också inspektionsobjektets spårbarhetssystem för att få bevis på att allt timmer som kommer in i försörjningskedjan uppfyller laglighetskraven.

— Avslutande kontrollmöte: kontrollresultaten, särskilt eventuella fall av bristande efterlevnad, läggs fram för inspektionsobjektet. Inspektionsobjektet kan ställa frågor om kontrollresultatet och lämna klargöranden om de bevis som överensstämmelsebedömningsorganet lägger fram.

Rapportering och beslutsfattande: Granskningsgruppen utarbetar en kontrollrapport enligt en struktur som fastställts av skogsministeriet. Rapporten, som bl.a. innehåller en beskrivning av eventuella anmärkningar om bristande efterlevnad och det beslut om certifiering som fattats, delges inspektionsobjektet inom fjorton kalenderdagar efter det avslutande kontrollmötet och lämnas in av överensstämmelsebedömningsorganet till skogsministeriet.

Granskningsgruppens resultat används primärt för att överensstämmelsebedömningsorganet ska kunna slå fast kontrollresultatet. Med kontrollgruppens kontrollrapport som underlag fattar överensstämmelsebedömningsorganet beslut om huruvida laglighetscertifikat kan utfärdas.

Om kontrollresultatet inte är tillfredsställande utfärdar överensstämmelsebedömningsorganet inte laglighetscertifikat, och då kan timret inte tas in i försörjningskedjan som innehåller kontrollerat lagligt timmer. Efter att bristerna har åtgärdats kan verksamhetsutövaren lämna in en ny ansökan om laglighetskontroll.

Överträdelser som överensstämmelsebedömningsorganet har uppdagat under kontrollen rapporteras till skogsministeriet och hanteras av de ansvariga myndigheterna i enlighet med administrativa eller rättsliga förfaranden. Om det finns misstanke om att en verksamhetsutövare bryter mot bestämmelserna, kan nationella myndigheter eller provins- eller distriktsmyndigheter fatta beslut om att stoppa den berörda verksamheten.

Utfärdande av laglighetscertifikat och omcertifiering: överensstämmelsebedömningsorganet utfärdar laglighetscertifikat om inspektionsobjektet konstateras fullt ut uppfylla laglighetsnormens alla indikatorer och verifikatorer, inbegripet reglerna om kontroll av timmerförsörjningskedjan.

Överensstämmelsebedömningsorganet kan när som helst lämna rapport till skogsministeriet om utfärdade, ändrade, tillfälligt upphävda och tillbakadragna certifikat och ska utfärda en rapport var tredje månad. Skogsministeriet offentliggör därefter dessa rapporter på sin webbplats.

Beroende på vilken typ av tillstånd inspektionsobjektet innehar gäller ett laglighetscertifikat för en period på tre till tio år, och därefter blir verksamhetsutövaren föremål för en omcertifieringskontroll. Omcertifieringen ska göras innan det tidigare certifikatet löper ut.

Övervakning: Beroende på vilken typ av tillstånd inspektionsobjektet innehar måste verksamhetsutövare med laglighetscertifikat årligen eller vartannat år genomgå en övervakning enligt de principer för kontroll som anges ovan. Överensstämmelsebedömningsorganet kan också genomföra övervakning tidigare än planerat om kontrollens räckvidd har utvidgats.

Övervakningsgruppen upprättar en övervakningsrapport. Ett exemplar av rapporten, inklusive beskrivning av eventuella iakttagelser av bristande efterlevnad, översänds till skogsministeriet. Om bristande efterlevnad uppdagas vid övervakningen upphävs laglighetscertifikatet tillfälligt eller dras tillbaka.

Särskild övervakning: Verksamhetsutövare med laglighetscertifikat är skyldiga att lämna rapport till överensstämmelseorganet om betydande ändringar av ägarskap, strukturer, förvaltning och verksamhet som kan påverka laglighetskontrollernas kvalitet under certifikatets giltighetstid. Överensstämmelseorganet kan genomföra särskilda kontroller för att undersöka klagomål eller dispyter som oberoende övervakare, statliga institutioner eller andra berörda aktörer har lämnat in, eller om en verksamhetsutövare har lämnat in en rapport som påverkar laglighetskontrollernas kvalitet. Överensstämmelseorgan genomför även särskilda kontroller om verksamhetsutövaren rapporterar att han har för avsikt att bearbeta beslagtaget timmer.

5.3 Laglighetskontroll med användning av leverantörsförsäkran om överensstämmelse (Supplier's Declaration of Conformity, SDoC) och interna kontroller

Leverantörens försäkran om överensstämmelse grundat på SNI/ISO 17050 är en ’egen försäkran’ som definieras i ISO/IEC 17000, dvs. ett intygande från förstapart efter en granskning av att uppfyllandet av särskilda krav har påvisats.

Leverantörsförsäkran kan användas av i) privata skogsägare, ii) registrerade timmerlager (endast timmerlager som uteslutande får timmer från privatägda skogar/marker eller får SVLK-certifierat timmer från Perum Perhutani), iii) hemmaindustrier/hantverkargrupper, iv) primär- och sekundärindustrier som uteslutande bearbetar timmer från privatägda skogar/marker och inte har något exporttillstånd. Leverantörsförsäkran gäller för a) timmer från privatägda skogar/marker, b) timmer från föryngringsavverkning längs vägar och kyrkogårdar, c) återvunnet/avverkat timmer och d) importerat timmer eller trävaruprodukter.

Leverantörsförsäkran innehåller information om leverantören, produkter och deras källor, transportdokument, mottagaren av produkterna, och datum för utfärdande. Leverantörsförsäkran från privata skogsägare ska också innehålla ett bevis på äganderätten till den mark som timret kommer från. Leverantörsförsäkran bifogas transportdokumentet baserat på de administrativa föreskrifterna för timmer. Detaljerade förfaranden för utfärdande leverantörsförsäkran om överensstämmelse och tillhörande kontroller finns i TLAS-vägledningen.

Mottagaren av en leverantörsförsäkran från privatägda skogar ska genomföra och dokumentera interna kontroller av giltigheten av de uppgifter som ska anges i leverantörsförsäkran innan köpeavtalet ingås och minst en gång om året efter det att avtalet har ingåtts. Uppgifterna i en leverantörsförsäkran som utfärdats av timmerlager ska kontrolleras av mottagaren av leverantörsförsäkran (primär- eller sekundärindustri) i intervaller om tre månader för spårbarheten vad gäller källorna till stockarna. Detta kontrolleras av överensstämmelsebedömningsorganet när det genomför en SVLK-granskning av mottagaren och går igenom dokumenten, om mottagaren är certifierad. Skogsministeriet kan dessutom göra slumpmässiga inspektioner som kan läggas ut på behörig tredje part. Om det finns indikationer på bedrägerier och oegentligheter kan skogsministeriet göra särskilda inspektioner av verksamhetsutövare som använder sig av leverantörsförsäkran.

Alla trävaruprodukter som omfattas av V-Legal-dokument eller Flegtlicens måste komma från en försörjningskedja med SVLK-certifikat och/eller leverantörsförsäkran. Timmer och trävaruprodukter som omfattas av leverantörsförsäkran om överensstämmelse kan inte få direkt tillgång till internationella marknader. Detta är möjligt endast genom en SVLK-certifierat-verksamhetsutövare.

5.4 Laglithetskontroll av importerat timmer och trävaruprodukter

För importerat timmer och trävaruprodukter krävs enligt handelsminsterns förordning 78/M-DAG/PER/10/2014 bevis på laglighet i avverkningslandet. I dessa fall används modellen med leverantörsförsäkran om överensstämmelse även för import. Endast registrerade importörer (näringsidkare) och bearbetande verksamhetsutövare kan importera timmer och/eller trävaruprodukter till Indonesien. Dessa aktörer måste visa tillbörlig aktsamhet i fråga om importerat timmer och/eller trävaruprodukter för att minimera risken för att olagligt timmer kommer in i den indonesiska försörjningskedjan. I sin försäkran måste de lämna uppgifter om bland annat HS-nr för produkter, konossement, avverkningsland, ursprungsland, bevis på att timret är lagligt och exporthamn. Förfaranden för tillbörlig aktsamhet omfattar uppgiftsinsamling, riskanalys och riskreducering. Förfarandet genomförs med hjälp av skogsministeriets onlinesystem Silk. Ministeriet utfärdar en importrekommendation till handelsministeriet efter det att man har granskat en verksamhetsutövares enskilda åtgärder för att uppfylla aktsamhetsplikten.

När överensstämmelsebedömningsorganen kontrollerar importörerna granskar man dokumenten för att kontrollera tillämpningen av systemet för tillbörlig aktsamhet. Förfarandena för systemet för tillbörlig aktsamhet och tillhörande kontroller regleras utförligt i TLAS-vägledningen och motsvarande importbestämmelser.

5.5 Regeringens ansvar för verkställande

Skogsministeriet samt skogsstyrelserna på provins- och distriktsnivå har ansvar för kontroll av timmerförsörjningskedjan och relaterade dokument (t.ex. årlig arbetsplan, stockfällningsrapporter, balansräkningsrapporter för stockar, transporthandlingar, balansräkningsrapporter för stockar/råmaterial/bearbetade produkter och produktionens registreringsblanketter, s.k. Tally Sheets). Om avvikelser uppdagas får skogstjänstemännen vägra godkänna kontrolldokumenten, och då stoppas verksamheten tillfälligt.

Överträdelser som uppdagats av skogstjänstemän eller oberoende övervakare meddelas till överensstämmelsebedömningsorganet, som efter kontroll kan besluta om tillfälligt upphävande eller tillbakadragning av det beviljade laglighetscertifikatet. Skogstjänstemännen kan vidta lämpliga uppföljningsåtgärder i enlighet med lagstiftade förfaranden.

Skogsministeriet får också kopior av kontrollrapporterna och efterföljande övervakningsrapporter och rapporter om särskild kontroll från överensstämmelsebedömningsorganet. Överträdelser som har uppdagats av överensstämmelsebedömningsorganet, skogstjänstemän eller oberoende övervakare meddelas mellan de involverade aktörerna och hanteras i enlighet med administrativa och rättsliga förfaranden. Om det finns misstanke om att en verksamhetsutövare bryter mot bestämmelserna, kan nationella myndigheter eller provins- eller distriktsmyndigheter fatta beslut om att tillfälligt upphäva eller stoppa den berörda verksamheten. Överensstämmelsebedömningsorgan återkallar omedelbart laglighetscertifikatet om kraven i laglighetsnormen inte längre är uppfyllda.

Skogsministeriet ska inrätta en särskilt arbetsgrupp som ansvarar för utredning av alla ärenden där överträdelser rapporterats i samband med utfärdande av ett laglighetscertifikat och/eller V-Legal-dokument/Flegtlicens (uppföljningsteam).

6. Flegtlicensiering

Den indonesiska motsvarigheten till Flegtlicens kallas V-Legal-dokument (V-Legal-dokument). Dokumentet är en exportlicens som bevisar att de trävaruprodukter som exporteras uppfyller kraven i den indonesiska laglighetsnormen (se bilaga II) och härrör från en försörjningskedja som omfattas av tillräckliga kontroller av att det inte kommer in timmer från källor. som inte har verifierats som lagliga V-Legal-dokument utfärdas av LV-organ som agerar som licensieringsmyndighet och används som en Flegtlicens för sändningar till unionen förutsatt att parterna har avtalat om ett system med Flegtlicenser.

Förfarandena för utfärdandet av V-Legal-dokument/Flegtlicenser finns i TLAS-vägledningen.

Skogsministeriet har inrättat en licensinformationsenhet som upprätthåller en elektronis databas över alla V-Legal-dokument/Flegtlicenser och LA-organens rapporter om bristande efterlevnad. Licensinformationsenheten beviljar online-tillgång till sin databas till de behöriga myndigheterna i unionen. Om det finns en förfrågan om äktheten, fullständigheten och giltigheten hos en specifik Flegtlicens kan den behöriga myndigheten i unionen kontrollera licensinformationsenheten genom att använda online-databasen Silk. För ytterligare information kan de behöriga myndigheterna i unionen kontakta licensinformationsenheten, som kommunicerar med relevant LA vid behov.

V-Legal-dokument/Flegtlicens utfärdas på den plats där sändningen konsolideras före export. Det går till på följande sätt:

6.1 V-Legal-dokument/Flegtlicens utfärdas av den LA som slutit avtalet med exportören för den sändning av trävaruprodukter som ska exporteras.

6.2 Exportörens interna spårbarhetssystem ska kunna användas för att få bevis på timrets laglighet för exportlicensiering. Tidigare steg i försörjningskedjan ska ingå i exportörens interna spårbarhetssystem.

6.3 För utfärdande av V-Legal-dokument/Flegtlicens krävs att alla leverantörer i exportörens leveranskedja som ingår i sändningen ska ha omfattats av ett giltigt certifikat om laglighet, om SFM eller av en SDoC.

6.4 För att få V-Legal-dokument/Flegtlicens måste operatören vara registrerad som exportör (ETPIK-innehavare) och inneha ett giltigt laglighetscertifikat. ETPIK-innehavaren lämnar en ansökan till LA-organet och bifogar följande dokument som bevis på att produktens timmerråmaterial endast härrör från kontrollerade lagliga källor (SVLK-certifierade eller SDoC-deklarerade): 6.4.1 Sammanfattning av transporthandlingarna för allt timmer/alla råmaterial som mottagits vid anläggningen efter senaste övervakning (högst tolv månader). 6.4.2 Sammanfattningar av balansräkningsrapporterna för timmer/råmaterial och balansräkningsrapporter för bearbetat timmer sedan senaste övervakning (högst tolv månader).

6.5 Därefter genomför LA-organet följande kontroller: 6.5.1 En bekräftelse av att operatörens laglighetscertifikat och ETPIK-registrering är giltiga, med hjälp av LA:s egen databas samt Silk. 6.5.2 Avstämning av uppgifterna på grundval av sammandragen av transporthandlingar, balansräkningsrapporten för timmer/råmaterial och balansräkningsrapporten för bearbetat timmer. 6.5.3 Kontroll av utbytet för varje typ av produkt (endast primärindustri), på grundval av analysen av balansräkningsrapporten för timmer/råmaterial och balansräkningsrapporten för bearbetat timmer. 6.5.4 Vid behov kan LA göra besök på fältet efter avstämningen av uppgifter för att säkerställa överensstämmelsen med de uppgifter som ska anges i V-Legal-dokument/Flegtlicens. Detta kan göras genom stickprov av exportsändningar och inspektioner av anläggningens eller timmerupplagets verksamhet och bokföring.

6.6 Resultat av kontrollen 6.6.1 Om en ETPIK-innehavare uppfyller kraven rörande laglighet och försörjningskedja, utfärdar LA-organet ett V-Legal-dokument/en Flegtlicens i det format som anges i bilaga IV. 6.6.2 En ETPIK-innehavare som uppfyller kraven enligt ovan får använda märkning om överensstämmelse (V-Legal-märkning) på produkter och/eller förpackningar. Nationella anvisningar om användning av märkning om överensstämmelse finns i TLAS-vägledningen. 6.6.3 Om en ETPIK-innehavare inte uppfyller kraven rörande laglighet och försörjningskedja utfärdar LA-organet en rapport om bristande överensstämmelse i stället för att utfärda ett V-Legal-dokument/en Flegtlicens. Rapport om bristande överensstämmelse stoppar förflyttningen av det berörda timret och/eller de berörda trävaruprodukterna. 6.6.4. Om en transport ändrar sammansättning innan den lämnar exporthamnen (t.ex. ändring av bestämmelseort, volym, arter enligt definitionen i TLAS-vägledningen) måste exportören begära att den utfärdande myndigheten återkallar den ursprungliga exportlicensen och utfärda nya tillstånd. Tillståndsmyndigheten ska underrätta LIU om alla makulerade exportlicenser. 6.6.5. Om en operatör missbrukar eller förfalskar laglighetscertifikat och/eller exportlicenser ska en påföljd åläggas av skogsministeriet enligt tillämpliga regler.

6.7 LA ska: 6.7.1 Vidaresända ett exemplar av V-Legal-dokument/Flegtlicensen eller rapporten om bristande överensstämmelse till skogsministeriet inom tjugofyra timmar efter fattat beslut, 6.7.2 Var tredje månad lämna en utförlig rapport och en offentlig sammandragsrapport om antalet utfärdade V-Legal-dokument/Flegtlicenser såväl som antalet och typen av uppdagad bristande överensstämmelse till skogsministeriet, med kopior till handelsministeriet och industriministeriet.

7. Övervakning

Det indonesiska TLAS-systemet inbegriper övervakning som görs av civilsamhället (oberoende övervakning). För att ytterligare stärka systemet med tanke på avtalet med Flegtlicenser införs periodisk utvärdering (PE).

Civilsamhället gör den oberoende övervakningen för att bedöma hur verksamhetsutövare, LP-organ, LV-organ och LA-organ uppfyller de indonesiska TLAS-kraven, inbegripet ackrediteringsnormer och anvisningar. Civilsamhället definieras i detta sammanhang som indonesiska juridiska personer bland vilka ingår frivilligorganisationer, samhällen och enskilda indonesiska medborgare.

Syftet med de periodiska granskningarna är att på ett oberoende sätt säkerställa att det indonesiska TLAS-systemet fungerar som det ska, vilket ökar trovärdigheten för de Flegtlicenser som utfärdas. Vid dessa granskningar tas hänsyn till iakttagelser och rekommendationer från den oberoende övervakningen (IM). Specifikationerna för de periodiska granskningarna anges i bilaga VI.