[MALL FÖR] BIDRAGSÖVERENSKOMMELSE – STIFTELSE

NUMMER: …[FYLL I] …

Europaparlamentet, vars generalsekretariat har sitt säte på

Plateau du Kirchberg, L-2929 Luxemburg,

nedan kallat Europaparlamentet,

och som vid undertecknandet av denna överenskommelse företräds

av [efternamn/förnamn/befattning],

å ena sidan,

och

[bidragsmottagarens fullständiga officiella namn] [officiell rättslig form] [rättsligt registreringsnummer] [fullständig officiell adress] [momsregistreringsnummer],

nedan kallad bidragsmottagaren,

som vid undertecknandet av denna överenskommelse företräds

av … [företrädare som ska ha rätt att ingå rättsliga åtaganden] …,

å andra sidan,

HAR ENATS OM

följande särskilda villkor, allmänna villkor och bilagor:

Bilaga 1 — Beräknad budget

Bilaga 2 — Arbetsprogram

som utgör en integrerad del av denna överenskommelse.

Bestämmelserna i de särskilda villkoren har företräde framför dem som finns i de övriga delarna av denna överenskommelse. Bestämmelserna i de allmänna villkoren har företräde framför dem som finns i andra bilagor.

Innehållsförteckning

I. SÄRSKILDA VILLKOR 29

ARTIKEL I.1 – ÖVERENSKOMMELSENS SYFTE 29

ARTIKEL I.2 – STÖDBERÄTTIGANDE PERIOD 29

ARTIKEL I.3 – TYP AV FINANSIERING 29

ARTIKEL I.4 – PRELIMINÄRT (HÖGSTA) BIDRAGSBELOPP 29

ARTIKEL I.5 – BETALNINGAR OCH BETALNINGSARRANGEMANG 30

I.5.1 Förfinansiering 30

I.5.2 Utbetalning av återstoden eller återkrav av förfinansiering som betalats ut på felaktiga grunder 30

I.5.3 Valuta 30

ARTIKEL I.6 – BANKKONTO 30

ARTIKEL I.7 – ALLMÄNNA ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 30

II. ALLMÄNNA VILLKOR 31

DEL A: RÄTTSLIGA OCH ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 31

ARTIKEL II.1 – DEFINITIONER 31

ARTIKEL II.2 – BIDRAGSMOTTAGARENS ALLMÄNNA SKYLDIGHETER 32

ARTIKEL II.3 – SKYLDIGHETER KOPPLADE TILL BANKKONTO 32

ARTIKEL II.4 – ANSVAR FÖR SKADA 32

ARTIKEL II.5 – SEKRETESS 32

ARTIKEL II.6 – BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER 32

ARTIKEL II.7 – BEVARANDE AV HANDLINGAR 33

ARTIKEL II.8 – ANGIVANDE AV UNIONSFINANSIERING 33

II.8.1 Information om unionsfinansiering 33

II.8.2 Ansvarsfriskrivning för Europaparlamentet 33

II.8.3 Europaparlamentets offentliggörande av uppgifter 33

ARTIKEL II.9 – BIDRAGSMOTTAGARENS TILLDELNING AV KONTRAKT 33

II.9.1 Principer 33

II.9.2 Dokumentering 33

II.9.3 Kontroll 33

II.9.4 Ansvar 33

ARTIKEL II.10 – FINANSIELLT STÖD TILL TREDJE PARTER 34

ARTIKEL II.11 – FORCE MAJEURE 34

ARTIKEL II.12 – AVBRYTANDE AV UTBETALNING AV FINANSIERING 34

II.12.1 Skäl för avbrytande 34

II.12.2 Förfarande för avbrytande 34

II.12.3 Verkan av avbrytandet 34

II.12.4 Återupptagande av utbetalning 35

ARTIKEL II.13 – ÅTERKALLANDE AV FINANSIERINGSBESLUTET FRÅN EUROPAPARLAMENTETS SIDA 35

II.13.1 Skäl för återkallande 35

II.13.2 Förfarande för återkallande 35

II.13.3 Verkan av återkallandet 35

ARTIKEL II.14 – UPPSÄGNING AV FINANSIERINGSBESLUTET 35

II.14.1 Uppsägning på begäran av bidragsmottagaren 35

II.14.2 Uppsägning på begäran av Europaparlamentet 35

II.14.3 Verkan av uppsägningen 36

ARTIKEL II.15 – ÖVERLÅTELSE 36

ARTIKEL II.16 – DRÖJSMÅLSRÄNTA 36

ARTIKEL II.17 – TILLÄMPLIG RÄTT 36

ARTIKEL II.18 – RÄTT ATT HÖRAS 37

DEL B: FINANSIELLA BESTÄMMELSER 37

ARTIKEL II.19 – BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER 37

II.19.1 Villkor 37

II.19.2 Exempel på ersättningsgilla kostnader 37

ARTIKEL II.20 – ICKE ERSÄTTNINGSGILLA KOSTNADER 38

ARTIKEL II.21 – BIDRAG IN NATURA 38

ARTIKEL II.22 – BUDGETÖVERFÖRINGAR 38

ARTIKEL II.23 – RAPPORTERINGSKRAV 39

II.23.1 Årsrapport 39

II.23.2 Extern revisionsrapport 39

ARTIKEL II.24 – BESLUT OM ÅRSRAPPORT 40

ARTIKEL II.25 – BESLUT OM SLUTLIGT BIDRAGSBELOPP 40

II.25.1 Effekterna av årsrapporten 40

II.25.2 Tröskelvärde 40

II.25.3 Överföring av överskott 40

II.25.4 Beslut om det slutliga bidragsbeloppet 41

II.25.5 Återstoden av finansieringen 41

II.25.6 Vinst 41

ARTIKEL II.26 – ÅTERKRAV 41

II.26.1 Dröjsmålsränta 41

II.26.2 Avräkning 41

II.26.3 Bankavgifter 41

ARTIKEL II.27 – FINANSIELL GARANTI 42

ARTIKEL II.28 – KONTROLL 42

II.28.1 Allmänna bestämmelser 42

II.28.2 Skyldighet att bevara handlingar 42

II.28.3 Skyldighet att tillhandahålla handlingar och/eller uppgifter 42

II.28.4 Besök på plats 42

II.28.5 Kontradiktoriskt revisionsförfarande 42

II.28.6 Effekterna av revisionsresultatet 43

II.28.7 Olafs kontrollbefogenheter 43

II.28.8 Europeiska revisionsrättens kontrollbefogenheter 43

II.28.9 Underlåtelse att fullgöra skyldigheterna enligt artikel II.28.1–II.28.4 43

BILAGA 1 – BERÄKNAD BUDGET 44

BILAGA 2 – ARBETSPROGRAM 46

I. SÄRSKILDA VILLKOR

ARTIKEL I.1 – ÖVERENSKOMMELSENS SYFTE

Europaparlamentet beviljar finansiering för genomförandet av bidragsmottagarens stadgeenliga verksamhet och mål under budgetåret [år], i enlighet med de villkor som anges i de särskilda villkoren och de allmänna villkoren (nedan kallade villkoren) samt i enlighet med bilagorna till denna överenskommelse.

Bidragsmottagaren ska använda finansieringen för att genomföra sina stadgeenliga mål och verksamheter, på eget ansvar och i enlighet med villkoren i och bilagorna till denna överenskommelse. Detta utgör genomförandet av finansieringsbeslutet som antogs av Europaparlamentet den [datum].

ARTIKEL I.2 – STÖDBERÄTTIGANDE PERIOD

Den period som berättigar till bidrag från unionen ska löpa från och med den [DD/MM/ÅÅ] till [DD/MM/ÅÅ].

ARTIKEL I.3 – TYP AV FINANSIERING

Det bidrag som beviljas bidragsmottagaren i enlighet med avdelning VIII i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (1) (nedan kallad budgetförordningen) ska utgöra bidrag i form av ersättning för en viss procent av de faktiska ersättningsgilla kostnaderna.

ARTIKEL I.4 – PRELIMINÄRT (HÖGSTA) BIDRAGSBELOPP

Europaparlamentet svarar för ett belopp om högst [belopp] EUR, som inte får överstiga 95 % av de totala beräknade ersättningsgilla kostnaderna.

Bidragsmottagarens beräknade ersättningsgilla kostnader anges i bilaga 1 (nedan kallad beräknad budget). Den beräknade budgeten ska vara balanserad och ange kostnadsfördelningen för alla stödmottagarens kostnader och intäkter för stödberättigandeperioden. De ersättningsgilla kostnaderna ska vara åtskilda från icke-ersättningsgilla kostnader, i enlighet med artikel II.19.

ARTIKEL I.5 – BETALNINGAR OCH BETALNINGSARRANGEMANG

Bidragsbeloppet ska betalas ut enligt följande tidsplan och betalningssätt.

I.5.1 Förfinansiering

En förhandsutbetalning på [infoga belopp] EUR, motsvarande [100 % som standard, i övriga fall den procentsats som fastställts av Europaparlamentet i finansieringsbeslutet] av det högsta belopp som anges i artikel I.4 i denna överenskommelse, ska göras till bidragsmottagaren inom 30 dagar efter ikraftträdandet av överenskommelsen eller, i tillämpliga fall, från och med den dag då Europaparlamentet erhåller den finansiella garantin på [… infoga belopp i förekommande fall] EUR, beroende på vilket som infaller senast.

I.5.2 Utbetalning av återstoden eller återkrav av förfinansiering som betalats ut på felaktiga grunder

Återstoden av finansieringen ska betalas till bidragsmottagaren eller eventuell förfinansiering som felaktigt betalats ut ska krävas tillbaka inom 30 dagar efter det att Europaparlamentet fattat beslut om årsrapporten och fastställandet av det slutliga beloppet, enligt vad som fastställs i artikel II.23 och II.25.

I.5.3 Valuta

Europaparlamentet ska betala ut bidraget i euro. En eventuell omräkning av de faktiska kostnaderna till euro ska ske enligt den dagskurs som offentliggörs i C-serien i Europeiska unionens officiella tidning eller, om sådan saknas, enligt den månadskurs som fastställs av Europaparlamentet och som offentliggörs på Europaparlamentets webbplats, samma dag som Europaparlamentet utanordnar betalningen, såvida inte annat uttryckligen föreskrivs i de särskilda villkoren.

En utbetalning från Europaparlamentet ska anses vara utförd den dag den debiteras Europaparlamentets konto.

ARTIKEL I.6 – BANKKONTO

Betalningen ska ske till ett bankkonto eller underkonto i euro i bidragsmottagarens namn i en bank etablerad i en av Europeiska unionens medlemsstater. Följande uppgifter ska anges:

Bankens namn: […] Bankkontorets adress: […] Kontoinnehavarens exakta namn: […] Fullständigt kontonummer (inklusive bankkoder): […] IBAN-nummer: […] BIC-/SWIFT-kod: […]

ARTIKEL I.7 – ALLMÄNNA ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER

All korrespondens som ställs till Europaparlamentet med anledning av denna överenskommelse ska vara skriftlig, och numret på överenskommelsen ska anges. Korrespondensen ska skickas till följande adress:

European Parliament The President c/o the Director-General of Finance Office SCH 05B031 L-2929 Luxembourg

En ordinarie postförsändelse anses mottagen av Europaparlamentet den dag då den har ankomstregistrerats av Europaparlamentets postavdelning.

All korrespondens som ställs till bidragsmottagaren med anledning av denna överenskommelse ska vara skriftlig, och numret på överenskommelsen ska anges. Korrespondensen ska skickas till följande adress:

[Namn] [Befattning] [Det bidragsmottagande organets officiella namn] [Fullständig officiell adress]

Bidragsmottagaren ska vid eventuell adressändring utan dröjsmål meddela Europaparlamentet sin nya adress skriftligen.

ARTIKEL I.8 – ÖVERENSKOMMELSENS IKRAFTTRÄDANDE

Överenskommelsen träder i kraft den dag då den undertecknas av Europarlamentet.

II. ALLMÄNNA VILLKOR

DEL A: RÄTTSLIGA OCH ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER

ARTIKEL II.1 – DEFINITIONER

I denna överenskommelse gäller följande definitioner:

1. verksamhetsrapport: en skriftlig motivering av de kostnader som uppkommit under den stödberättigande perioden. Till exempel redogörelse för verksamhet, administrativa kostnader m.m. Verksamhetsrapporten utgör en del av årsrapporten.

2. årsrapport: en rapport som ska lämnas in inom sex månader efter det att budgetåret avslutats i enlighet med artikel 23 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 (2).

3. återstod av finansiering: skillnaden mellan förfinansieringen i enlighet med artikel I.5.1 och det slutliga bidragsbeloppet, fastställt i enlighet med artikel II.25.4.

4. avräkning av förfinansiering: en situation då det slutliga bidragsbeloppet fastställs av utanordnaren och de belopp som betalats ut till bidragsmottagaren inte längre är unionens egendom.

5. intressekonflikt: skäl relaterade till familjeband, känslomässiga band, nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med tredje part med anknytning till föremålet för överenskommelsen som äventyrar ett opartiskt och objektivt genomförande av överenskommelsen från bidragsmottagarens sida. Politisk koppling utgör i princip inte något skäl för en intressekonflikt när det gäller avtal som ingås mellan det politiska partiet och organisationer som delar samma politiska värderingar. Icke desto mindre måste i det sistnämnda fallet bestämmelserna i artikel 22 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 respekteras.

6. bidrag in natura eller gåva in natura: icke-finansiella resurser som tredje part kostnadsfritt ställer till förfogande för bidragsmottagaren, i enlighet med artikel 2.7 och 2.8 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

7. budgetår N eller stödberättigande period: genomförandeperioden för de verksamheter för vilka finansieringen beviljades enligt denna överenskommelse, i enlighet med artikel I.2.

8. force majeure : oförutsedda och exceptionella situationer eller händelser utanför bidragsmottagarens eller Europaparlamentets kontroll som hindrar någondera parten från att uppfylla sina skyldigheter enligt denna överenskommelse, och som inte beror på något fel eller misstag begånget av dem eller av deras underleverantörers anknutna enheter eller tredjeparter som mottar ekonomiskt stöd och som inte har kunnat åtgärdas trots vederbörliga ansträngningar. Följande får inte åberopas som force majeure: arbetsmarknadskonflikter, strejker, ekonomiska svårigheter eller uteblivna tjänster, bristande eller försenad tillgång på utrustning eller material, såvida detta i sin tur inte direkt orsakats av force majeure.

9. formell underrättelse: skriftlig kommunikation via reguljär post eller e-post med mottagningsbevis.

10. bedrägeri: uppsåtligt handlande eller underlåtenhet som påverkar unionens ekonomiska intressen genom användning eller presentation av falska, felaktiga eller ofullständiga uppgifter eller handlingar, eller undanhållande av information i strid med en specifik skyldighet.

11. finansiering: bidrag i den mening som avses i avdelning VIII i budgetförordningen och i kapitel IV i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

12. oriktighet: överträdelse av en bestämmelse i unionslagstiftningen som orsakas av en handling eller försummelse från bidragsmottagarens sida och som inverkar eller skulle kunna inverka menligt på unionens budget.

13. egna medel: andra externa finansieringskällor än EU-medel. Exempelvis: donationer, bidrag från medlemmar (enligt definitionen i artikel 2.7 och 2.8 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014) osv.

14. anknuten person: en person som har befogenhet att företräda bidragsmottagaren eller fatta beslut för dennes räkning.

15. väsentligt fel: överträdelse av en bestämmelse i överenskommelsen som orsakas av en handling eller en försummelse som kan eller skulle kunna orsaka en förlust i Europeiska unionens budget.

ARTIKEL II.2 – BIDRAGSMOTTAGARENS ALLMÄNNA SKYLDIGHETER

Bidragsmottagaren

a) bär ensam ansvaret och bevisbördan för uppfyllandet av sina lagstadgade skyldigheter,

b) är skyldig att ersätta alla skador som åsamkats Europaparlamentet vid överenskommelsens genomförande, inbegripet dess bristfälliga genomförande, utom vid fall av force majeure,

c) är ensam ansvarig gentemot tredje part, inklusive för alla slags skador som förorsakas tredje part vid överenskommelsens genomförande,

d) ska omedelbart informera Europaparlamentet om eventuella ändringar av den egna rättsliga, ekonomiska, tekniska, organisatoriska eller ägandemässiga situationen samt om alla ändringar av sitt namn, sin adress eller sin rättsliga företrädare,

e) är skyldig att vidta alla nödvändiga åtgärder för att förhindra att eventuella intressekonflikter uppstår.

ARTIKEL II.3 – SKYLDIGHETER KOPPLADE TILL BANKKONTO

Det måste gå att identifiera de insättningar som Europaparlamentet gör på det konto eller underkonto som avses i artikel I.6, inklusive räntebelopp eller likvärdiga förmåner.

Om insättningarna på kontot ger en avkastning i form av ränta eller likvärdiga förmåner enligt lagen i den medlemsstat på vars territorium kontot har öppnats får bidragsmottagaren behålla dessa räntebelopp eller förmåner i enlighet med artikel 8.4 i budgetförordningen.

Under inga omständigheter får de belopp som Europaparlamentet betalat in användas i spekulationssyfte.

Förfinansieringen ska förbli unionens egendom till dess att den har räknats av från det slutliga bidragsbeloppet.

ARTIKEL II.4 – ANSVAR FÖR SKADA

Europaparlamentet ska inte hållas ansvarigt för någon skada som bidragsmottagaren orsakat eller lidit, inklusive skada som orsakats tredje part under eller som en följd av genomförandet av denna överenskommelse.

Utom vid fall av force majeure är bidragsmottagaren eller den anknutna personen skyldig att ersätta Europaparlamentet för den skada som det åsamkas till följd av genomförandet av överenskommelsen eller på grund av att överenskommelsen inte genomfördes i full överensstämmelse med dess bestämmelser.

ARTIKEL II.5 – KONFIDENTIALITET

Om inget annat anges i denna överenskommelse, i artikel 32 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 och i unionens övriga tillämpliga rättsakter åtar sig Europaparlamentet och bidragsmottagaren att bevara konfidentialiteten för alla handlingar och all information och annat material som har direkt anknytning till föremålet för denna överenskommelse.

ARTIKEL II.6 – BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Alla personuppgifter som samlats in för denna överenskommelse ska behandlas i enlighet med bestämmelserna i artikel 33 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014. All behandling av personuppgifter som utförs av Europaparlamentet ska ske i enlighet med Europaparlamentets oh rådets förordning (EU) 2018/1725 (3).

Sådana uppgifter ska endast behandlas för genomförande och uppföljning av överenskommelsen, med förbehåll för att de eventuellt meddelas organ som ansvarar för kontroll- och revisionsuppgifter enligt unionsrätten.

All behandling av personuppgifter som utförs av bidragsmottagaren i samband med denna överenskommelse omfattas av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (4). Utan att det påverkar de övriga fall som avses i den förordningen är behandling av personuppgifter inom ramen för denna överenskommelse tillåten endast om den är nödvändig för genomförande av denna överenskommelse.

ARTIKEL II.7 – BEVARANDE AV HANDLINGAR

Bidragsmottagaren ska i enlighet med artikel 132 i budgetförordningen bevara all bokföring, styrkande handlingar, statistik och andra handlingar avseende genomförandet av överenskommelsen i fem år efter utbetalningen av återstoden eller återkravet av den förfinansiering som betalats ut på felaktiga grunder.

Handlingar som avser revision, överklaganden, tvister eller skadereglering i samband med användningen av finansieringen eller som avser utredningar utförda av Europeiska åklagarmyndigheten eller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), om de delges mottagaren, ska sparas till dess att revisionerna, överklagandena, tvisterna, skaderegleringen eller utredningarna är avslutade.

ARTIKEL II.8 – ANGIVANDE AV UNIONSFINANSIERING

II.8.1 Information om unionsfinansiering

Om inte Europaparlamentet begär eller samtycker till annat, ska det i samband med meddelanden och publikationer från bidragsmottagaren som rör unionsfinansiering, inklusive vid konferenser och seminarier eller i allt annat informations- eller reklammaterial (såsom broschyrer, foldrar, affischer, presentationer, i elektronisk form osv.), upplysas om att programmet är föremål för ekonomiskt stöd från Europaparlamentet.

II.8.2 Ansvarsfriskrivning för Europaparlamentet

I samband med meddelanden och publikationer från bidragsmottagaren, i alla former och medier, ska det uppges att de är upphovsmannens egna åsikter och att Europaparlamentet inte är ansvarigt för hur innehållet i dessa meddelanden eller publikationer används.

II.8.3 Europaparlamentets offentliggörande av uppgifter

Europaparlamentet offentliggör på en webbplats de uppgifter som anges i artikel 32 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

ARTIKEL II.9 – BIDRAGSMOTTAGARENS TILLDELNING AV KONTRAKT

II.9.1 Principer

Om bidragsmottagaren sluter upphandlingsavtal i syfte att genomföra överenskommelsen, är bidragsmottagaren skyldig att inhämta konkurrerande anbud och att sedan tilldela kontraktet till den anbudsgivare som lämnar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller, i förekommande fall, som erbjuder det lägsta priset. Bidragsmottagaren ska undvika alla intressekonflikter.

För kontrakt med ett värde som överstiger 60 000 EUR per leverantör och vara eller tjänst ska bidragsmottagaren inhämta minst tre anbud som mottagits som svar på en skriftlig anbudsinfordran, i vilken upphandlingskraven ska anges. Löptiden för de berörda kontrakten får vara högst fem år.

Om färre än tre anbudsgivare svarat på den skriftliga anbudsinfordran är bidragsmottagaren skyldig att visa att det var omöjligt att inhämta fler anbud för det berörda upphandlingsförfarandet.

II.9.2 Dokumentering

Bidragsmottagaren ska dokumentera bedömningen av anbuden och skriftligen motivera sitt val av slutlig leverantör.

II.9.3 Kontroll

Bidragsmottagaren ska se till att Europaparlamentet, Myndigheten för europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser, Europeiska revisionsrätten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) har möjlighet att utöva sina kontrollbefogenheter enligt kapitel V i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014. Bidragsmottagaren ska se till att kontrakt som ingåtts med tredje parter omfattar en möjlighet att också utöva dessa kontrollbefogenheter gentemot dessa tredje parter.

II.9.4 Ansvar

Bidragsmottagaren är ensam ansvarig för att överenskommelsen genomförs och att bestämmelserna i denna överenskommelse respekteras. Bidragsmottagaren ska åta sig att vidta alla nödvändiga åtgärder för att se till att den anbudsgivare som godkänts inte kommer att hävda några rättigheter gentemot Europaparlamentet på grund av överenskommelsen.

ARTIKEL II.10 – FINANSIELLT STÖD TILL TREDJE PARTER

Finansiellt stöd som bidragsmottagaren beviljar tredje parter, i den mening som avses i artikel 204 i budgetförordningen, kan utgöra bidragsberättigande kostnader på villkor att

a) bidragsmottagaren beviljar det finansiella stödet till följande tredje parter: … [namnen på presumtiva bidragsmottagare i enlighet med ansökningsformuläret],

b) det finansiella stödet per tredje part inte överstiger 60 000 EUR,

c) det används av den tredje parten för bidragsberättigande kostnader,

d) bidragsmottagaren garanterar eventuell återbetalning av sådant finansiellt stöd.

Ett nationellt eller europeiskt politiskt parti och en nationell eller europeisk politisk stiftelse ska inte betraktas som en tredje part vid tillämpningen av denna artikel.

Bidragsmottagaren ska se till att Europaparlamentet, Myndigheten för europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser, Europeiska revisionsrätten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) har möjlighet att utöva sina kontrollbefogenheter enligt kapitel V i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 och artikel 129 i budgetförordningen.

ARTIKEL II.11 – FORCE MAJEURE

Om antingen Europaparlamentet eller bidragsmottagaren ställs inför ett fall av force majeure, ska man per rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande snarast underrätta den andra parten om orsaken, uppskattat dröjsmål och vad detta kan medföra.

Europaparlamentet och bidragsmottagaren ska vidta alla tänkbara åtgärder för att minska eventuella skador som kan uppstå på grund av ett fall av force majeure.

Varken Europaparlamentet eller bidragsmottagaren ska anses ha brutit mot någon av sina skyldigheter enligt denna överenskommelse om man har förhindrats av force majeure.

ARTIKEL II.12 – AVBRYTANDE AV UTBETALNING AV FINANSIERING

II.12.1 Skäl för avbrytande

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 202.2 i budgetförordningen ska Europaparlamentet ha befogenhet att avbryta utbetalningen av medel i följande fall:

i) Om Europaparlamentet misstänker att väsentliga fel, oriktigheter, bedrägerier eller åsidosättanden av skyldigheter från bidragsmottagarens sida förekommit i samband med tilldelningsförfarandet eller vid genomförandet av överenskommelsen och parlamentet måste kontrollera huruvida dessa faktiskt har ägt rum.

ii) Om bidragsmottagaren har varit föremål för ekonomiska sanktioner i enlighet med artikel 27.4 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 fram till dess att dessa ekonomiska sanktioner har betalats.

II.12.2 Förfarande för avbrytande

Steg 1 – Innan utbetalningen avbryts ska Europaparlamentet underrätta bidragsmottagaren om sin avsikt att avbryta utbetalningen och ange sina skäl till detta samt uppmana bidragsmottagaren att lämna synpunkter inom 30 kalenderdagar efter mottagandet av denna underrättelse.

Steg 2 – Om Europaparlamentet efter utgången av tidsfristen för inlämnande av synpunkter beslutar att inte fullfölja förfarandet ska det underrätta bidragsmottagaren om detta beslut.

Om Europaparlamentet efter utgången av tidsfristen för inlämnande av synpunkter beslutar att fullfölja förfarandet, ska det genom ett motiverat beslut formellt underrätta bidragsmottagaren om avbrytandet, och i detta beslut informera bidragsmottagaren om

i) det preliminära datumet för slutförandet av de nödvändiga kontrollerna i det fall som avses i artikel II.12.1 i, och

ii) tillgängliga rättsmedel.

II.12.3 Verkan av avbrytandet

Avbrytandet av utbetalningen ska innebära att bidragsmottagaren inte har rätt att erhålla några utbetalningar från Europaparlamentet innan de kontroller som avses i artikel II.12.2 i under steg 2 har utförts eller skälet för avbrytandet har upphört att gälla. Detta ska inte inverka på Europaparlamentets rätt att återkalla eller säga upp finansieringsbeslutet i enlighet med artiklarna II.13 och II.14.

II.12.4 Återupptagande av utbetalning

När skälet till avbrytandet har upphört att gälla ska alla berörda utbetalningar återupptas och Europaparlamentet ska underrätta bidragsmottagaren om detta.

ARTIKEL II.13 – ÅTERKALLANDE AV FINANSIERINGSBESLUTET FRÅN EUROPAPARLAMENTETS SIDA

II.13.1 Skäl för återkallande

Europaparlamentet ska ha befogenhet att återkalla finansieringsbeslutet på grundval av ett beslut från myndigheten om att stryka bidragsmottagaren ur registret, utom i de fall som avses i artikel 30.2 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

II.13.2 Förfarande för återkallande

Steg 1 – Innan finansieringsbeslutet återkallas ska Europaparlamentet formellt underrätta bidragsmottagaren om sin avsikt att återkalla beslutet och ange sina skäl till detta samt uppmana bidragsmottagaren att lämna synpunkter inom 30 kalenderdagar efter mottagandet av denna underrättelse.

Steg 2 – Om Europaparlamentet efter utgången av tidsfristen för inlämnande av synpunkter beslutar att inte återkalla finansieringsbeslutet ska det underrätta bidragsmottagaren om detta beslut.

Om Europaparlamentet efter utgången av tidsfristen för inlämnande av synpunkter beslutar att återkalla finansieringsbeslutet, ska det genom ett motiverat beslut om återkallande formellt underrätta mottagaren om detta.

Steg 3 – Efter antagandet av beslutet om att återkalla finansieringsbeslutet ska Europaparlamentet utan dröjsmål underrätta bidragsmottagaren om uppsägningen av bidragsöverenskommelsen.

II.13.3 Verkan av återkallandet

Beslutet om återkallande av finansieringsbeslutet har retroaktiv verkan från den dag då finansieringsbeslutet antogs.

Uppsägningen av bidragsöverenskommelsen ska få verkan omedelbart efter det att stödmottagaren har underrättats.

Alla belopp som betalats enligt bidragsöverenskommelsen ska anses utgöra felaktiga utbetalningar och ska återkrävas enligt de tillämpliga reglerna i budgetförordningen.

ARTIKEL II.14 – UPPSÄGNING AV FINANSIERINGSBESLUTET

II.14.1 Uppsägning på begäran av bidragsmottagaren

Bidragsmottagaren får begära att finansieringsbeslutet ska sägas upp.

Bidragsmottagaren ska formellt underrätta Europaparlamentet om uppsägning och ange

a) skälen för uppsägningen, och

b) den dag då uppsägningen ska träda i kraft, som inte får vara tidigare än den dag då den formella underrättelsen skickades.

Uppsägningen av finansieringsbeslutet ska träda i kraft den dag som anges i beslutet om uppsägning eller, om någon dag inte har angetts däri, samma dag som den delges bidragsmottagaren. Efter det att finansieringsbeslutet har sagts upp ska Europaparlamentet utan dröjsmål säga upp bidragsöverenskommelsen med verkan från och med samma dag.

II.14.2 Uppsägning på begäran av Europaparlamentet

II.14.2.A Skäl för uppsägning

Europaparlamentet ska ha befogenhet att säga upp finansieringsbeslutet under någon av följande omständigheter:

a) På grundval av ett beslut från Myndigheten för europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser om att stryka bidragsmottagaren ur registret, i de fall som anges i artikel 30.2 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

b) Om bidragsmottagaren inte längre uppfyller villkoren i artikel 18.2 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

c) I de fall som avses i artikel 131 och 202 i budgetförordningen.

d) Om bidragsmottagaren eller en anknuten person eller en person med obegränsat ansvar för bidragsmottagarens skulder befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 136.1 a eller b i budgetförordningen.

e) Om bidragsmottagaren eller en anknuten person befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 136.1 c–h eller omfattas av artikel 136.2 i budgetförordningen.

f) Om bidragsmottagaren fråntas sin status som bidragsmottagare enligt artikel 10.6 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

II.14.2.B Förfarande för uppsägning

Steg 1 – Innan finansieringsbeslutet sägs upp ska Europaparlamentet formellt underrätta bidragsmottagaren om sin avsikt att säga upp beslutet, och ange sina skäl till detta samt uppmana bidragsmottagaren att lämna synpunkter inom 30 kalenderdagar efter mottagandet av denna underrättelse.

Steg 2 – Om Europaparlamentet efter utgången av tidsfristen för inlämnande av synpunkter beslutar att inte säga upp finansieringsbeslutet ska det underrätta bidragsmottagaren om detta beslut.

Om Europaparlamentet efter utgången av tidsfristen för inlämnande av synpunkter beslutar att säga upp finansieringsbeslutet, ska det genom ett motiverat beslut om uppsägning formellt underrätta mottagaren om detta.

Steg 3 – Efter antagandet av beslutet om att säga upp finansieringsbeslutet ska Europaparlamentet utan dröjsmål underrätta bidragsmottagaren om uppsägningen av bidragsöverenskommelsen.

II.14.3 Verkan av uppsägningen

Uppsägningen av finansieringsbeslutet ska träda i kraft omedelbart (ex nunc) den dag som anges i beslutet om uppsägning eller, om någon dag inte har angetts däri, samma dag som den delges bidragsmottagaren. Uppsägningen av bidragsöverenskommelsen ska träda i kraft samma dag.

De kostnader som bidragsmottagaren faktiskt ådrar sig från den dag då uppsägningen av finansieringsbeslutet träder i kraft ska betraktas som icke-ersättningsgilla utgifter, och motsvarande förfinansiering ska återkrävas enligt tillämpliga bestämmelser i budgetförordningen.

ARTIKEL II.15 – ÖVERLÅTELSE

Bidragsmottagaren får inte överlåta några av sina betalningsanspråk gentemot Europaparlamentet till någon tredje part, såvida detta inte godkänts på förhand av Europaparlamentet på grundval av en motiverad skriftlig begäran från bidragsmottagaren.

Om Europaparlamentet inte skriftligen samtyckt till överlåtelsen eller om villkoren för detta samtycke inte efterlevs, förlorar överlåtelsen sin verkan.

Överlåtelsen får under inga omständigheter befria bidragsmottagaren från dennes skyldigheter gentemot Europaparlamentet.

ARTIKEL II.16 – DRÖJSMÅLSRÄNTA

Om Europaparlamentet inte betalar inom tidsfristerna för betalning ska bidragsmottagaren ha rätt till dröjsmålsränta för den försenade betalningen enligt den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar för sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner i euro (nedan kallad referensränta) med ett tillägg på 3,5 procentenheter. Referensräntan är den som gäller den första dagen i den månad i vilken tidsfristen för betalningen löper ut och som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, serie C.

Om Europaparlamentet avbryter betalningarna i enlighet med artikel II.12, ska detta inte ge rätt till dröjsmålsränta.

Dröjsmålsränta ska erläggas från den dag som följer på förfallodagen för betalningen fram till och med den dag då betalningen verkställs.

Om den beräknade räntan uppgår till högst 200 EUR ska Europaparlamentet, genom undantag från första stycket, endast vara skyldigt att betala räntan till bidragsmottagaren om bidragsmottagaren begärt detta inom två månader efter det att den försenade betalningen har mottagits.

ARTIKEL II.17 – TILLÄMPLIG RÄTT

Denna överenskommelse regleras av gällande unionsrätt, i synnerhet av förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014, och tillämpliga regler i budgetförordningen, vilka gäller fullt ut. De kompletteras vid behov av nationell rätt i den medlemsstaten där bidragsmottagaren har sitt säte.

ARTIKEL II.18 – RÄTT ATT HÖRAS

I de fall då bidragsmottagaren eller en fysisk person i enlighet med vad som avses i artikel 27a i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 enligt denna överenskommelse har rätt att lämna sina iakttagelser ska bidragsmottagaren eller den berörda fysiska personen ges en period på 10 arbetsdagar, om inget annat uttryckligen anges, för att lämna skriftliga iakttagelser. Denna period får på motiverad begäran av bidragsmottagaren eller den berörda fysiska personen förlängas en gång med ytterligare 10 arbetsdagar.

DEL B: FINANSIELLA BESTÄMMELSER

ARTIKEL II.19 – ERSÄTTNINGSGILLA KOSTNADER

II.19.1 Villkor

För att kostnader ska anses vara ersättningsgilla för unionsfinansiering och vara förenliga med bestämmelserna i artikel 186 i budgetförordningen måste de uppfylla följande kriterier: De ska

a) stå i direkt samband med överenskommelsens syfte och vara upptagna i den beräknade budget som bifogas överenskommelsen,

b) vara nödvändiga för genomförandet av överenskommelsen,

c) vara rimliga och motiverade och förenliga med principen om sund ekonomisk förvaltning, i synnerhet kraven på sparsamhet och effektivitet,

d) ha uppstått under den stödberättigande perioden för unionsfinansiering enligt definitionen i artikel I.2, med undantag för de kostnader som rör årsrapporterna och intyg om den ekonomiska redovisningen och de underliggande räkenskaperna,

e) utgöra faktiska kostnader för bidragsmottagaren,

f) vara möjliga att identifiera och kontrollera, och vara registrerade i bidragsmottagarens räkenskaper i enlighet med de redovisningsstandarder som är tillämpliga på denne,

g) uppfylla kraven i tillämplig skatte- och sociallagstiftning,

h) uppfylla bestämmelserna i artikel II.9.1 första stycket och som allmän regel artikel II.9.1 andra stycket.

Bidragsmottagarens bokföringsmetoder och interna kontrollförfaranden måste medge en direkt avstämning mellan de kostnader och inkomster som uppgivits i årsrapporten och den ekonomiska redovisningen och motsvarande styrkande handlingar.

II.19.2 Exempel på ersättningsgilla kostnader

I synnerhet nedanstående verksamhetskostnader är ersättningsgilla om de uppfyller kriterierna i punkt 1 i denna artikel, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 186 i budgetförordningen:

a) Administrativa kostnader och kostnader i samband med tekniskt underhåll, sammanträden, forskning, gränsöverskridande evenemang, studier, information och publikationer.

b) Personalkostnader, motsvarande de faktiska lönekostnaderna plus sociala avgifter och andra lagstadgade kostnader som ingår i ersättningen, så länge de inte överstiger de genomsnittliga beloppen enligt bidragsmottagarens vanliga policy för löner och ersättningar.

c) Personalens kostnader för resa och uppehälle, förutsatt att de motsvarar bidragsmottagarens vanliga rutiner i samband med resekostnader.

d) Avskrivningskostnader för utrustning eller andra tillgångar (nya eller begagnade) som registrerats i bidragsmottagarens räkenskaper, förutsatt att tillgångarna i) skrivs av i enlighet med internationella redovisningsstandarder och bidragsmottagarens gängse redovisningspraxis, och ii) har förvärvats i enlighet med bestämmelserna i artikel II.9.1 första stycket och som allmän regel artikel II.9.1 andra stycket, om förvärvet ägde rum under den stödberättigande perioden.

e) Kostnader för förbrukningsmateriel och andra varor och andra kontrakt, förutsatt att de i) förvärvats i enlighet med bestämmelserna i artikel II.9.1 första stycket och som allmän regel artikel II.9.1 andra stycket, och ii) är direkt kopplade till överenskommelsens syfte.

f) Kostnader som direkt uppkommer genom krav i överenskommelsen, inbegripet, i förekommande fall, kostnader för finansiella tjänster (i synnerhet kostnader för finansiella garantier), under förutsättning att motsvarande tjänster har köpts i enlighet med artikel II.9.1 första stycket och som allmän regel artikel II.9.1 andra stycket.

ARTIKEL II.20 – ICKE ERSÄTTNINGSGILLA KOSTNADER

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel II.19.1 i denna överenskommelse och artikel 186 i budgetförordningen ska följande kostnader inte anses vara ersättningsgilla:

a) Avkastning på kapital och utdelningar som betalats av bidragsmottagaren.

b) Skulder och avgifter för skulder.

c) Avsättningar för förluster eller skulder.

d) Skuldränta.

e) Osäkra fordringar.

f) Valutaförluster.

g) Kostnader för överföring från Europaparlamentet som bidragsmottagarens bank tar ut.

h) Kostnader som bidragsmottagaren tagit upp inom ramen för en annan åtgärd som får bidrag med finansiering från unionens budget.

i) Bidrag in natura.

j) Orimliga eller oöverlagda utgifter.

k) Avdragsgill mervärdesskatt.

l) Förbjuden finansiering av vissa tredje parter enligt artikel 22 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

ARTIKEL II.21 – BIDRAG IN NATURA

Europaparlamentet ska tillåta bidragsmottagaren att ta emot bidrag in natura under genomförandet av överenskommelsen, förutsatt att värdet av dessa bidrag inte överstiger

a) de kostnader som faktiskt betalats och som vederbörligen styrkts av bokföringsunderlag för de tredje parter som utan ersättning har tillhandahållit bidragsmottagaren dessa förmåner och betalat motsvarande kostnader,

b) eller, om några sådana handlingar inte finns, allmänt accepterade kostnader på marknaden i fråga,

c) det värde som accepterats för dem i den beräknade budgeten,

d) 50 % av de egna medel som accepterats i den beräknade budgeten.

Bidrag in natura

a) ska redovisas separat i den beräknade budgeten för att återspegla de totala medel som anslagits för åtgärden,

b) ska vara förenliga med artikel 20 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 samt nationella skatte- och socialförsäkringsregler,

c) ska enbart godtas tillfälligt, på grundval av intyg från den externa revisorn och godkännande i beslutet om bidragets slutliga belopp,

d) får inte bestå av fast egendom.

ARTIKEL II.22 – BUDGETÖVERFÖRINGAR

Bidragsmottagaren ska ha rätt att justera den beräknade budgeten enligt bilaga 1 genom överföringar mellan de olika budgetposterna. Denna justering kräver ingen ändring av överenskommelsen. Dessa överföringar ska motiveras i årsrapporten.

ARTIKEL II.23 – RAPPORTERINGSKRAV

II.23.1 Årsrapport

Helst före den 15 maj, och senast den 30 juni efter utgången av budgetår N, ska bidragsmottagaren lämna in en årsrapport, som ska bestå av följande:

a) Årsredovisning och åtföljande noter med angivande av bidragsmottagarens intäkter och kostnader, tillgångar och skulder i början och slutet av budgetåret i enlighet med tillämplig lag i den medlemsstat där bidragsmottagaren har sitt säte.

b) Årsredovisning som har upprättats i enlighet med de internationella redovisningsstandarder som anges i artikel 2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1606/2002 (5).

c) En förteckning över donatorer och bidragsgivare och deras respektive donationer eller bidrag som anmälts i enlighet med artikel 20 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

d) Verksamhetsrapport.

e) Ekonomisk redovisning baserad på den beräknade budgetens struktur.

f) Närmare uppgifter om intäkter, kostnader, tillgångar och skulder.

g) Avstämning mellan den ekonomiska redovisning som avses i led e och de detaljerade uppgifter som avses i punkt f.

h) Förteckning över leverantörer som under det aktuella budgetåret debiterat bidragsmottagaren belopp som överstiger 10 000 EUR, med angivande av leverantörens namn och adress samt omfattningen på de varor eller tjänster som levererats.

Om det görs en överföring enligt vad som anges i artikel II.25.3 måste årsrapporten inbegripa de handlingar som avses i leden d, e, f och g för det första kvartalet i året efter det berörda budgetåret.

Informationen i årsrapporten måste vara tillräcklig för att det slutliga bidragsbeloppet ska kunna fastställas.

II.23.2 Extern revisionsrapport

Europaparlamentet ska direkt från de oberoende externa organ eller sakkunniga som bemyndigats i enlighet med artikel 23.3 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 erhålla en extern revisionsberättelse enligt artikel 23.1 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

Syftet med den externa revisionen är att kontrollera tillförlitligheten i den ekonomiska redovisningen och att dess utgifter är lagliga och korrekta, och framför allt att

a) det i enlighet med den nationella rätt som är tillämplig på bidragsmottagaren har utarbetats ekonomiska redovisningar som inte innehåller några väsentliga felaktigheter utan ger en rättvisande bild av den finansiella situationen och rörelseresultaten,

b) den ekonomiska redovisningen har upprättats i enlighet med de internationella redovisningsstandarder som anges i artikel 2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1606/2002,

c) de redovisade kostnaderna verkligen har uppstått,

d) alla inkomster tagits upp,

e) de räkenskapshandlingar som bidragsmottagaren lämnat till parlamentet överensstämmer med de finansiella bestämmelserna i överenskommelsen,

f) de skyldigheter som följer av förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014, särskilt artikel 20, har fullgjorts,

g) de skyldigheter som följer av denna överenskommelse, särskilt artiklarna II.9 och II.19, har fullgjorts,

h) bidragen in natura de facto kommit bidragsmottagaren tillhanda och värderats i enlighet med de tillämpliga bestämmelserna,

i) eventuella överskott från EU:s finansiering har överförts till nästa budgetår och använts under det första kvartalet av budgetåret, i enlighet med artikel 222.7 i budgetförordningen,

j) eventuella överskott av egna medel har överförts till reserven.

ARTIKEL II.24 – BESLUT OM ÅRSRAPPORT

Senast den 30 september året efter budgetår N ska Europaparlamentet godkänna eller avvisa årsrapporten enligt vad som anges i artikel II.23.1.

Om Europaparlamentet inte skriftligen har svarat inom sex månader efter det att årsrapporten mottagits ska årsrapporten anses vara godkänd.

Godkännandet av årsrapporten ska inte påverka fastställandet av det slutliga finansieringsbeslutet enligt artikel II.25 genom vilket Europaparlamentet fattar sitt slutliga beslut om huruvida kostnaderna är ersättningsgilla.

Europaparlamentet får begära ytterligare information från bidragsmottagaren för att kunna fatta ett beslut om årsrapporten. Om sådan information skulle begäras ska tidsfristen för beslutet om årsrapporten förlängas till dess att den begärda informationen har erhållits och utvärderats. Tidsfristen får också förlängas om Myndigheten för europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser begärt ytterligare information i enlighet med artikel 24.4 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

Om årsrapporten är behäftad med väsentliga brister får Europaparlamentet avvisa den utan att begära ytterligare information från bidragsmottagaren och får begära att denne lämnar in en ny rapport inom 15 arbetsdagar.

Begäran om kompletterande uppgifter eller en ny rapport ska delges bidragsmottagaren skriftligt.

Om den årsrapport som ursprungligen lämnades in avvisats och en ny rapport begärts, ska förfarandet för godkännande som anges i denna artikel tillämpas på den nya rapporten.

ARTIKEL II.25 – BESLUT OM SLUTLIGT BIDRAGSBELOPP

II.25.1 Effekterna av årsrapporten

Europaparlamentets beslut om fastställandet av det slutliga bidragsbeloppet ska grundas på den årsrapport som godkänts i enlighet med artikel II.24. Om Europaparlamentet avvisar årsrapporten definitivt eller om bidragsmottagaren underlåter att lämna in en årsrapport inom de tillämpliga tidsfristerna får inga ersättningsgilla kostnader fastställas genom beslutet om det slutliga bidragsbeloppet.

II.25.2 Tröskelvärde

Det slutliga bidragsbeloppet ska fastställas i enlighet med det förfarande som fastställs i artikel I.4 och får inte överstiga 95 % av de faktiska ersättningsgilla kostnaderna.

II.25.3 Överföring av överskott

Om bidragsmottagaren i slutet av budgetår N har ett inkomstöverskott som överstiger utgifterna måste en del av detta överskott föras över till budgetår N+1, i enlighet med bestämmelserna i artikel 222.7 i budgetförordningen.

a) Definition av överskott

Överskottet för budgetår N är skillnaden mellan de totala ersättningsgilla kostnaderna och summan av

i) det preliminära (högsta) bidragsbeloppet, i enlighet med artikel I.4,

ii) bidragsmottagarens egna medel som öronmärkts för att täcka ersättningsgilla kostnader, om bidragsmottagaren tidigare har täckt icke ersättningsgilla kostnader enbart med egna medel, och

iii) eventuella överskott som överförts från budgetår N-1.

Det överskott som får överföras till budgetår N+1 får inte överstiga 25 % av de totala inkomster som avses i leden i och ii ovan.

b) Bokföring av belopp som avsatts för ersättningsgilla kostnader

Det belopp som de facto överförs ska föras in i balansräkningen för budgetår N som ett ”belopp som avsatts för att täcka ersättningsgilla kostnader som uppkommer under det första kvartalet av år N+1”. Detta belopp ska utgöra en ersättningsgill kostnad under budgetår N.

En tillfällig avräkning som ska göras senast den 31 mars år N+1 ska dessutom avgöra de ersättningsgilla kostnader som de facto uppkommit fram till det datumet. Det avsatta beloppet ska inte överstiga dessa kostnader.

Under år N+1 ska det avsatta beloppet upplösas och generera inkomster som används för att täcka ersättningsgilla kostnader som uppkommer under det första kvartalet av år N+1.

II.25.4 Beslut om det slutliga bidragsbeloppet

Europaparlamentet ska årligen kontrollera huruvida utgifterna överensstämmer med bestämmelserna i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014, budgetförordningen och överenskommelsen. Varje år ska Europaparlamentet fatta ett beslut om det slutliga bidragsbeloppet som i vederbörlig ordning ska meddelas bidragsmottagaren.

Det slutliga bidragsbeloppet för budgetår N ska fastställas år N +1.

När det slutliga beloppet fastställs ska avräkningen av förfinansieringen äga rum.

II.25.5 Återstoden av finansieringen

Om den förfinansiering som betalats ut överstiger det slutliga bidragsbeloppet ska Europaparlamentet kräva tillbaka den förfinansiering som betalats ut på felaktiga grunder.

Om det slutliga bidragsbelopp som betalats ut överstiger förfinansieringen ska Europaparlamentet betala ut återstoden.

II.25.6 Vinst

a) Definition

Vinst definieras i artikel 192.2 i budgetförordningen.

b) Uppbyggnad av reserver

I enlighet med bestämmelserna i artikel 192.2 i budgetförordningen får bidragsmottagaren bygga upp reserver från överskott av egna medel, vilka definieras i Artikel II.1.

Det överskott som ska överföras till reservkontot ska, i tillämpliga fall, utgöras av de egna medel som överstiger summan av de egna medel som krävs för att täcka 5 % av de ersättningsgilla kostnader som faktiskt uppkommit under budgetår N och 5 % av de kostnader som ingår i det belopp som överförs till budgetår N+1. Bidragsmottagaren måste tidigare ha täckt icke-ersättningsgilla kostnader genom att enbart utnyttja egna medel.

Det överskott som överförts till reserven ska inte beaktas vid beräkningen av vinsten.

Reserven får endast användas för att täcka bidragsmottagarens operativa kostnader.

c) Återkrav

Finansieringen får inte ge upphov till någon vinst för bidragsmottagaren. Europaparlamentet ska ha rätt att kräva tillbaka den procentandel av vinsten som motsvarar unionens bidrag till de ersättningsgilla kostnaderna, i enlighet med artikel 192.4 i budgetförordningen.

ARTIKEL II.26 – ÅTERKRAV

Om ett belopp felaktigt utbetalats till bidragsmottagaren eller om ett förfarande för återkrav är motiverat enligt villkoren i överenskommelsen, förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 eller budgetförordningen ska bidragsmottagaren eller den berörda fysiska personen enligt artikel 30.2 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 betala tillbaka berörda belopp till Europaparlamentet enligt de villkor och inom den tidsfrist som Europaparlamentet fastställt.

II.26.1 Dröjsmålsränta

Om bidragsmottagaren inte betalat tillbaka beloppet inom den tidsfrist som fastställts av Europaparlamentet tillkommer dröjsmålsränta i enlighet med artikel II.16. Dröjsmålsräntan omfattar en period som räknas från och med dagen då tidsfristen för återbetalning löper ut till och med den dag då Europaparlamentet erhåller hela det belopp bidragsmottagaren är skyldig.

Alla delbetalningar avräknas först mot dröjsmålsräntan och sedan mot huvudbeloppet.

II.26.2 Avräkning

Vid utebliven betalning inom fastställd tidsfrist får återbetalningen av de belopp som Europaparlamentet har att fordra avräknas mot alla de belopp som bidragsmottagaren har att fordra i enlighet med artikel 101 i budgetförordningen. I undantagsfall som motiveras av behovet att skydda unionens ekonomiska intressen, får Europaparlamentet begära att beloppet avräknas före den fastställda betalningsdagen. Det krävs inget medgivande i förväg från bidragsmottagaren.

II.26.3 Bankavgifter

De bankavgifter som uppstår på grund av återbetalningen av de belopp Europaparlamentet har att fordra ska bidragsmottagaren ensam ansvara för.

ARTIKEL II.27 – FINANSIELL GARANTI

Om Europaparlamentet begär en finansiell garanti i enlighet med artikel 153 i budgetförordningen måste följande villkor vara uppfyllda:

a) Den finansiella garantin måste utfärdas av en bank eller ett godkänt finansinstitut eller, om detta begärs av bidragsmottagaren och godkänns av Europaparlamentet, av en tredje part.

b) Borgensmannen måste gå i borgen såsom för egen skuld och får inte begära att Europaparlamentet först kräver gäldenären (dvs. den berörda bidragsmottagaren).

c) Den finansiella garantin måste uttryckligen gälla tills förfinansieringsdelen har kvittats mot mellanliggande betalningar eller utbetalning av det resterande beloppet från Europaparlamentet. Om utbetalningen av det resterande beloppet sker i form av ett återkrav, ska den finansiella garantin gälla tills skulden anses ha reglerats till fullo. Europaparlamentet ska frigöra säkerheten inom en månad.

ARTIKEL II.28 – KONTROLL

II.28.1 Allmänna bestämmelser

Inom ramen för sina befogenheter, och i enlighet med kapitel V i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014, får Europaparlamentet och Myndigheten för europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser när som helst utöva sina respektive kontrollbefogenheter för att kontrollera huruvida bidragsmottagaren till fullo uppfyller de skyldigheter som fastställs i överenskommelsen, i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014 och i budgetförordningen.

Bidragsmottagaren ska i vederbörlig ordning samarbeta med de behöriga myndigheterna och ge dem all den hjälp som de behöver för att genomföra sin kontroll.

Europaparlamentet och Myndigheten för europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser får delegera kontrollen till externa organ som är bemyndigade att agera för deras räkning (nedan kallade bemyndigade organ).

II.28.2 Skyldighet att bevara handlingar

Bidragsmottagaren ska i enlighet med artikel II.7 bevara alla originalhandlingar, särskilt räkenskapshandlingar och skattehandlingar, som ska lagras på lämpligt medium, inbegripet digitaliserade original när detta är tillåtet enligt respektive nationell lagstiftning och i enlighet med villkoren som anges där.

II.28.3 Skyldighet att tillhandahålla handlingar och/eller uppgifter

Bidragsmottagaren ska tillhandahålla alla handlingar och/eller uppgifter, även i elektronisk form, som begärs av Europaparlamentet, Myndigheten för europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser eller det bemyndigade organet (nedan kallad den behöriga myndigheten).

Handlingar eller uppgifter som bidragsmottagaren lämnat behandlas i enlighet med artikel II.6.

II.28.4 Besök på plats

Den behöriga myndigheten får genomföra besök på plats i bidragsmottagarens lokaler. För detta ändamål får den behöriga myndigheten skriftligen begära att bidragsmottagaren vidtar lämpliga åtgärder för ett sådant besök inom en lämplig tidsfrist som ska fastställas av den behöriga myndigheten.

Vid ett besök på plats ska bidragsmottagaren låta den behöriga myndigheten få tillträde till de platser och lokaler där verksamheten utförs eller har utförts samt tillgång till alla nödvändiga uppgifter, även i elektronisk form.

Bidragsmottagaren ska se till att uppgifterna finns tillgängliga vid tidpunkten för besöket på plats och att de begärda uppgifterna överlämnas i lämplig form.

II.28.5 Kontradiktoriskt revisionsförfarande

På grundval av de resultat som framkommit under kontrollförfarandet ska Europaparlamentet upprätta en preliminär revisionsrapport som ska skickas till bidragsmottagaren. Bidragsmottagaren får lämna synpunkter inom 30 kalenderdagar efter mottagandet av den preliminära revisionsrapporten.

På grundval resultaten i den preliminära revisionsrapporten och eventuella synpunkter från bidragsmottagaren ska Europaparlamentet fastställa sina slutliga revisionsresultat i en slutlig revisionsrapport. Den slutliga revisionsrapporten ska skickas till bidragsmottagaren inom 60 kalenderdagar efter utgången av den tidsfrist som fastställts för inlämnandet av synpunkter till den preliminära revisionsrapporten.

II.28.6 Effekterna av revisionsresultatet

Utan att det påverkar parlamentets rätt att vidta åtgärder enligt artikel II.12–II.14 ska det slutliga revisionsresultatet beaktas på vederbörligt sätt av Europaparlamentet vid fastställandet av det slutliga bidragsbeloppet.

Fall av misstänkt bedrägeri eller allvarlig överträdelse av tillämpliga regler som upptäcks genom de slutliga revisionsresultaten, ska anmälas till behöriga nationella myndigheter eller EU-myndigheter för vidare åtgärder.

Europaparlamentet får retroaktivt justera beslutet om det slutliga bidragsbeloppet på basis av de slutliga revisionsresultaten.

II.28.7 Olafs kontrollbefogenheter

Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) ska utöva sina kontrollbefogenheter i förhållande till bidragsmottagaren i enlighet med tillämpliga bestämmelser, särskilt rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 (6), Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (7) och artiklarna 24.4 och 25.7 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014.

Bidragsmottagaren ska i vederbörlig ordning samarbeta med Olaf och bistå Olaf med all den hjälp som behövs för genomförandet av kontrollen.

Europaparlamentet får när som helst retroaktivt justera beslutet om det slutliga bidragsbeloppet på grundval av de resultat som erhållits från Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), i enlighet med artikel 25.7 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014. Innan Europaparlamentet beslutar att retroaktivt justera beslutet om det slutliga bidragsbeloppet ska bidragsmottagaren vederbörligen informeras om relevanta resultat och parlamentets avsikt att justera beslutet om det slutliga bidragsbeloppet, och bidragsmottagaren ska ha möjlighet att lägga fram sina synpunkter.

II.28.8 Europeiska revisionsrättens kontrollbefogenheter

Europeiska revisionsrätten ska utöva sina kontrollbefogenheter i enlighet med tillämpliga regler, och särskilt artikel 129 i budgetförordningen och artikel 25.6 i förordning (EU, Euratom) nr 1141/2014. Artiklarna II.28.3 och II.28.4 är tillämpliga.

Bidragsmottagaren ska i vederbörlig ordning samarbeta med revisionsrätten och bistå denna med all den hjälp som behövs för genomförandet av kontrollen.

II.28.9 Underlåtelse att fullgöra skyldigheterna enligt artikel II.28.1–II.28.4

Om bidragsmottagaren inte fullgör de skyldigheter som fastställs i artikel II.28.1–II.28.4 får Europaparlamentet betrakta alla kostnader som inte dokumenterats tillräckligt av bidragsmottagaren som icke-ersättningsgilla.