Revisionsrättens rapport

om granskningen av effektiviteten i Europeiska monetära institutets förvaltning för budgetåret 1997, samt institutets svar

(1999/C 164/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

INLEDNING

1. Revisionsrätten lägger för fjärde året i rad(1) fram sin rapport med resultaten från de granskningar som gjorts inom ramen för effektivitetsrevisionen av Europeiska monetära institutets (EMI:s) förvaltning(2). EMI:s räkenskaper för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 godkändes av EMI:s råd den 24 mars 1998 och offentliggjordes i maj 1998(3) sedan de granskats och godkänts utan reservation av en privat revisionsfirma.

2. EMI:s råd, som enligt artikel 109f i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen består av en ordförande och cheferna för de nationella centralbankerna, av vilka en utnämnts till vice ordförande, var EMI:s budgetansvariga myndighet(4). EMI styrdes av de finansiella regler som återfinns i stadgan och som närmare anges i beslut fattade av dess råd.

EMI:s FÖRVALTNING 1997

Administrativ förvaltning

3. EMI:s fast anställda personal ökade från 217 personer den 31 december 1996 till 334 personer den 31 december 1997. Vid detta datum fanns sju tjänster i ledningen, 39 tjänster i arbetsledande ställning, 161 verksamhetsansvariga tjänster och 127 administrativa och tekniska tjänster. Under 1997 anställdes 135 personer och 18 slutade. Antalet fast anställda var i genomsnitt 281 personer under 1997, jämfört med 202 under 1996.

Budgetförvaltning

4. De totala kostnaderna uppgick till 74,5 miljoner ecu 1997 jämfört med en reviderad budget på 89,4 miljoner ecu och därmed utnyttjades inte 14,9 miljoner ecu eller 16,6 % av budgeten. För 1996 fastställdes beloppen till 38,6 miljoner ecu för de faktiska kostnaderna respektive 42,1 miljoner ecu för de beräknade, vilket innebär att 3,5 miljoner ecu inte utnyttjades (8,3 %).

5. Vid en analys av de underutnyttjade medlen framkommer att skillnaden mellan beräkningar och utfall delvis beror på förseningar med rekryteringen (17,9 % underutnyttjades vad gäller personalutgifterna, vilket i sin tur påverkar kostnader som är sammanlänkade med dessa). Skillnaden beror också på den metod som används av EMI för att upprätta de årliga budgetarna. Med denna metod ackumuleras de marginaler som kan finnas i delbudgetarna för de olika sektorerna i den totala budgeten, så att summan av marginalerna överskrider den totala budgetens nödvändiga marginal. Därför borde de sektorsvisa budgetarna sammanställas till en total budget med hjälp av en metod som tillåter en eliminering av överskottet.

EMI:s VERKSAMHET 1997

6. Under 1997 har EMI fortsatt med förberedelserna för den ekonomiska och monetära unionens (EMU:s) tredje etapp och införandet av euron. Arbetet har särskilt berört områdena penningpolitik, växelkurspolitik, statistik, betalningssystem, utgivning av sedlar och mynt i euro, redovisningsregler och -normer, informations- och kommunikationssystem samt rättsliga frågor. Allt detta arbete har utförts gemensamt av personalen vid EMI och vid de nationella centralbankerna, i arbetsgrupper och kommittéer.

7. I sin årsrapport för 1997 presenterade EMI sin verksamhet i detalj. Dessutom offentliggjordes 199718 rapporter om specifika ämnen. Vissa av rapporterna är av särskild betydelse, som t.ex. rapporterna om den gemensamma penningpolitiken under EMU:s tredje etapp (fem rapporter), rapporten om hur projektet TARGET(5) fortskrider (Trans-european Automated Real-time Gross settlement Express Transfer system) och rapporten om konvergensen i EU:s medlemsstater.

8. EMI har under 1997 även besvarat 31 förfrågningar om konsultationer, varav fem kom från EU:s råd, två från Europeiska kommissionen och 24 från myndigheter i EU:s medlemsstater.

EFFEKTIVITETEN I EMI:s FÖRVALTNING 1997

9. Granskningresultaten är i stort sett tillfredsställande. Revisionsrätten anser emellertid att det är nödvändigt att göra följande iakttagelser.

10. Revisionsrätten har under granskningsarbetet särskilt gått igenom projekt som är under utveckling, bl.a. dem som rör verksamheten inom Europeiska centralbankssystemet (ECBS).

11. En redan tidigare konstaterad tendens(6), nämligen att man hellre använder sig av externa konsulter än rekryterar personal, har förstärkts under 1997. Arbetsuppgifterna har inte i samtliga fall anförtrotts konsulter för att det krävts speciella tekniska kunskaper eller särskild kompetens, utan framför allt för att i en brådskande situation avhjälpa bristen på personal och klara de tvingande krav som uppstår genom att den tredje etappen snart inträder.

12. När det gäller projektet FCRS(7) (Foreign Currency Reserves Subledger) fick konsulten ta på sig ansvaret som chef för projektet utan att för den skull få särskilt stöd och utan att speciella kontrollverktyg inrättades, vilket hade varit berättigat i denna exceptionella situation.

13. Eftersom konsulter används i allt större omfattning har det blivit svårare att samordna, följa upp och kontrollera projekten. Framför allt när det gäller projektet FCRS, men även i lägre grad när det gäller projektet ECB Accounting System(8), har detta lett till att behoven definierats dåligt, att planeringen av projekten försenats och att kostnadskontrollen brustit.

14. EMI har fortsatt att regelbundet anlita externa tolkar (3,7 % av de administrativa kostnaderna förutom personalkostnaderna) vid ett stort antal möten. Sedan EMI inrättades har dessa tolkar alltid ställts till dess förfogande genom en förmedling utan att något anbudsförfarande inletts eller att något skriftligt avtal slutits.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 6 maj 1999.

För revisionsrätten

I frånvaro av Jan O. KARLSSON

Revisionsrättens Ordförande

Bernhard FRIEDMANN

Tilförordnad ordförande

(1) Rapporterna om tidigare budgetår har offentliggjorts i EGT (EGT C 394, 31.12.1996 för 1994 och 1995, EGT C 42, 9.2.1998 för 1996).

(2) Rapporten har upprättats i enlighet med artikel 17.4 i protokoll nr 4 som bifogats EG-fördraget (EMI:s stadga).

(3) Räkenskaper som fastställts och offentliggjorts i enlighet med artiklarna 11 och 17 i protokoll nr 4 som bifogats EG-fördraget (EMI:s stadga).

(4) Europeiska centralbanken har ersatt Europeiska monetära institutet från och med den 1 juni 1998.

(5) Transeuropeiskt automatiskt system för bruttoavveckling i realtid.

(6) Se punkt 4.1 i revisionsrättens rapport för budgetåret 1996 (EGT C 42, 9.2.1998, s. 3).

(7) Reskontra för utländska valutareserver.

(8) ECB:s redovisningssystem.

BILAGA 1

Balansräkning per den 31 december 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

BILAGA 2

Resultaträkning för det budgetår som avslutades den 31 december 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

INSTITUTETS SVAR

11. Det har nästan undantagslöst varit nödvändigt att använda sig av externa konsulter med anledning av att EMI haft svårt att rekrytera och behålla kvalificerad personal med särskild kompetens. Detta har även samband med de problem som beskrivs i punkterna 12 och 13.

12 - 13. För projekt FCRS var projektchefen och de flesta av medlemmarna i arbetsgruppen konsulter under 1997. Den här situationen var inte acceptabel och ansträngningar gjordes för att snarast möjligt åtgärda detta.

Vid halvårsskiftet 1998 upprättades en lämplig organisationsstruktur. En person ur ECB:s personal utnämndes till projektchef och denna person fattar även beslut avseende förvaltning. Konsulter används numera endast på lägre nivå.

Därefter har en fullständig styrgrupp varit ansvarig för projektet FCRS. Denna grupp träffas regelbundet. Planerings- och behovsdefinieringsprocesserna har därför förbättrats.

Noteras skall dock att den bristfälliga definitionen av behoven i det här projektet samt även vad gäller projektet "Central Accounting System" främst berodde på att det inte var möjligt att slutligen fastställa ECBS komplexa och specifika harmoniserade redovisningsregler, vilka var väsentliga för båda projekten, förrän hösten 1998. Dessförinnan var reglerna inte fastställda. Projektledningen pekade redan 1997, vid ett flertal tillfällen, på denna osäkerhet som en väsentlig projektrisk, vilket i sin tur hade följder för planeringsprocessen och följaktligen på berörda budgetar.

14. Denna situation har rättats till sedan införandet av anbudsförfarande i december 1998 och detta kommer att slutföras under första halvåret 1999.