RAPPORT om årsredovisningen och den ekonomiska förvaltningen för budgetåret 1996 för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop-Thessaloniki) samt centrumets svar (97/C 393/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Punkt Sida

ÅRSREDOVISNINGEN FÖR EUROPEISKT CENTRUM FÖR UTVECKLING AV YRKESUTBILDNING FÖR BUDGETÅRET 1996 1 - 4 2

IAKTTAGELSER VID GRANSKNINGEN 5 - 29 2

Inledning 5 - 8 2

Bakgrund 5 - 6 2

Granskningens omfattning 7 2

Ekonomiska data 8 2

Iakttagelser beträffande budgetens genomförande 9 - 13 2

Uppdelning av uppgifter 9 2

Förskottskontot 10 2

Överföringar av anslag 11 - 12 2

Överföringar till nästföljande budgetår och förfallna anslag 13 3

Iakttagelser beträffande inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen 14 - 21 3

Inkomsterna 14 - 15 3

Utgifterna 16 - 17 3

Balansräkningen 18 - 20 3

Granskning av centrumets lokaler och personalsituation 21 - 26 3

De tillfälliga lokalerna 21 3

De permanenta lokalerna 22 - 23 3

Personalen 24 - 26 4

Slutsats 27 - 29 4

BILAGA: Tabell 1 - 4 5

Centrumets svar 8

ÅRSREDOVISNINGEN FÖR EUROPEISKT CENTRUM FÖR UTVECKLING AV YRKESUTBILDNING FÖR BUDGETÅRET 1996

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 337/75 (1), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1946/93 (2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för det budgetår som avslutades den 31 december 1996. I enlighet med artikel 18, punkt 1 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76 (3) ändrad genom rådets förordning (EEG) 1948/93 (4) har budgeten genomförts på styrelsens ansvar. Detta ansvar har omfattat upprättandet och framläggandet av årsredovisningen i enlighet med de finansiella bestämmelserna i artiklarna 65, 67 och 68 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93 (5), vilken ändrar rådets förordning (EEG) nr 1416/76 (6). Revisionsrätten skall enligt artikel 188 c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska denna årsredovisning.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang och har således utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och vidtagit andra granskningsförfaranden som den ansett nödvändiga under omständigheterna.

4. Enligt revisionsrättens uppfattning är årsredovisning för det budgetår som avslutades den 31 december 1996 tillförlitlig och de underliggande transaktionerna är i sin helhet lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER VID GRANSKNINGEN

Inledning

Bakgrund

5. Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop) inrättades genom rådets förordning (EEG) 337/75 (7) som ett satellitorgan till den Europeiska gemenskapen med uppgift att främja yrkesutbildning på gemenskapsnivå. Cedefop inledde sin verksamhet i Berlin 1976 och flyttade till Thessaloniki 1995.

6. Samma förordning definierar dess roll som att bistå rådet med att på gemenskapsnivå främja och utveckla yrkesutbildning och personalutbildning, att bidra till att genomföra en gemensam politik i fråga om yrkesutbildning och särskilt uppmuntra informationsutbyte och jämförelse av vunna erfarenheter. Dess huvuduppgifter inom yrkesutbildningens område är att sammanställa dokumentation, att bidra till utveckling och samordning av forskningen, att sprida all användbar dokumentation och information, att uppmuntra och stödja initiativ som sannolikt underlättar en gemensam hantering (särskilt med avseende på tillnärmning av utbildningsnivåer och ömsesidigt erkännande av examensbevis) och att tillhandahålla ett forum för alla berörda.

Granskningens omfattning

7. Revisionsrätten har utfört en redovisningsrevision av 1996 års räkenskaper och en genomgång av centrumets beslut om de temporära och permanenta lokalerna samt personalsituationen.

Ekonomiska data

8. Tabell 1 och 2 sammanfattar centrumets årsredovisning. De disponibla anslagen för budgetåret 1996 uppgick till 14,8 miljoner ecu. Gjorda åtaganden gav upphov till 11,4 miljoner ecu i utbetalningar och 2,1 miljoner ecu i överföringar till budgetåret 1997, medan saldot på 1,3 miljoner ecu förföll. De anslag som hade överförts från föregående budgetår gav upphov till 4,2 miljoner ecu i utbetalningar och 0,6 miljoner ecu i förfallna anslag. Tabell 3 i denna rapport ger en analys av användningen av såväl anslagen för budgetåret i fråga som av dem som hade överförts från 1995.

Iakttagelser beträffande budgetens genomförande

Uppdelning av uppgifter

9. Centrumet har vidtagit lämpliga åtgärder för en uppdelning av arbetsuppgifter mellan utanordnaren, räkenskapsföraren och förskottsförvaltaren (8).

Förskottskontot

10. En stor andel (74 % inklusive löner 1996) av utbetalningarna görs fortfarande innan controllern har godkänt dem. Förra året (9) rekommenderade revisionsrätten att användningen av förskottskontot skulle begränsas till löpande eller mindre utgifter där risken för oegentligheter var låg. Ett styrelsebeslut som definierar vilka slags utgifter som får betalas via förskottskontot har fattats och trädde ikraft den 1 januari 1997.

Överföringar av anslag

11. Summan av överföringar mellan olika budgetrubriker var 1996 891 600 ecu (6 % av den ursprungliga budgeten), en minskning i förhållande till 1995 då summan var 922 000 ecu.

12. Efter konsultation med och godkännande från kommissionens olika avdelningar (GD IX, GD XIX och GD XX) överförde centrumet 30 000 ecu från budgetrubrik 1 1 7 6 "Andra tjänster och översättnings- och maskinskrivningsarbeten" till en ny budgetrubrik 1 1 1 0 "hjälppersonal" och 40 000 ecu från budgetrubrik 1 1 0 0 "grundlöner" till en ny budgetrubrik 1 1 1 2 "lokalt anställda". Dessa nya budgetrubriker skapades av centrumet. Revisionsrätten bekräftar anledningen till dessa överföringar men noterar att de strider mot punkt 4 a i artikel 21 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93 som fastställer att: "Anslag får endast överföras till budgetrubriker under vilka utgiftsplanen har beviljat anslag eller symboliska anslag". Samma budgetrubriker finns också i 1997 års budget med den budgetansvariga myndighetens godkännande.

Överföringar till nästföljande budgetår och förfallna anslag

13. Antalet överförda anslag minskade under 1996. Nära 77 % av de slutliga anslagen för 1996 betalades ut, jämfört med 61 % 1995. Andelen åtaganden som gjordes och överfördes till 1997 var 14 % (28 % 1995). Andelen som förföll var 9 % jämfört med 10 % 1995. Tabell 4 visar överföringarna från den ursprungliga budgeten för 1996 per avdelning och deras senare användning.

Iakttagelser beträffande inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen

Inkomsterna

14. EU:s bidrag till centrumet var 14 625 000 ecu för 1996. Centrumet begärde och erhöll egentligen 14 410 000 ecu.

15. Under 1996 betalade för första gången Norge och Island 96 135 ecu som ett bidrag för deras medverkan/deltagande i arbetsprogrammet.

Utgifterna

16. Artikel 46 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93 fastställer att avtal får slutas genom privat överenskommelse om avtalet är värt högst 12 000 ecu. 17 avtal om undersökningar och fem köpeavtal beträffande fasta anläggningar som överstiger denna gräns har slutits utan att man följt det anbudsförfarande som beskrivs i artikel 45 i förordningen. Alla betalningar har emellertid godkänts av controllern.

17. Resultatet av en granskning av förseningar beträffande avtalsparternas inlämning av arbete under 1996 visade att 55 % av avtalsparterna inte respekterade tidsfristerna i avtalen. Inget av protokollen från styrelsemötena innehöll något bevis om att en genomgång gjorts av hur avtalsparterna respekterade tidsfristerna.

Balansräkningen

18. Centrumet har upprättat en ajourförd inventarieförteckning såsom föreskrivs i artikel 52 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93 (10). Anläggningstillgångar på 1 443 431 ecu som bokförts i balansräkningen för 1996 motsvarar anskaffningskostnader för material och utrustning.

19. Vid årets slut uppgick centrumets kassabehållning till 4,1 miljoner ecu, en minskning jämfört med 1995, då den uppgick till 5,9 miljoner ecu. Centrumet tar återigen ansvaret för förvaltningen av en stor kassabehållning. Revisionsrätten rekommenderar att centrumet gör kvartalsuttag från kommissionen i enlighet med sina faktiska likviditetsbehov.

20. Balansräkningen omfattar ett belopp på 483 308 ecu för moms att återfå, varav 251 434 ecu hänförs till 1995 men som ännu inte har drivits in på grund av flytten till Thessaloniki. Revisionsrätten ber centrumet att vidta nödvändiga åtgärder för att inkassera detta belopp så snart som möjligt. Med anledning av moms att återfå för 1996 rekommenderas centrumet att lämna en detaljerad förklaring för detta förfarande till skattemyndigheterna för att undvika att medel förfaller eller att de återbetalas med alltför stora förseningar.

Granskning av centrumets lokaler och personalsituation

De tillfälliga lokalerna

21. Enligt revisionsrättens iakttagelser förra året (11) tvingades centrumet att investera 120 000 ecu i utrustning av lokalerna för att göra de tillfälliga byggnaderna funktionella och färdiga att tas i bruk. Vid granskningstillfället (maj 1997) förklarade centrumet att man ådragit sig dessa utgifter för att förbättra möjligheterna till en effektiv verksamhet, men kunde inte förklara vem som var ansvarig för betalningen av dessa utgifter.

De permanenta lokalerna

22. Centrumet och den grekiska staten skrev den 22 juni 1995 under ett grundläggande avtal om uppförande av de permanenta lokalerna. Enligt detta avtal skall centrumet betala den grekiska staten 6 879 750 ecu i fyra lika stora delbetalningar på 1 719 937 ecu. De första två har redan betalats den 1 september 1995 och 1 september 1996 och den tredje skall betalas den 1 september 1997. Den tredje delbetalningen måste godkännas av den budgetansvariga myndigheten och den sista delbetalningen skall betalas vid upplåtandet av byggnaden.

23. Om den budgetansvariga myndigheten ger sitt godkännande före den 1 september 1997 kommer centrumet att ha betalat den grekiska staten 5 159 811 ecu för uppförandet av den permanenta byggnaden. Uppförandet av byggnaden var planerat att inledas den 30 mars 1997. Vid granskningstillfället (maj 1997) hade ännu inte anbudsförfarandet, som leds av den grekiska staten, avslutats och inga avtal hade heller skrivits under. Härav följer att varken ekonomiska data eller budget för denna investering fanns tillgängliga för granskning.

Personalen

24. 1996 omfattar tjänsteförteckningen 81 tjänster (permanenta och tillfälliga tjänster): 25 A, 11 LA, 15 B, 27 C, och 3 D. Vid granskningstillfället (maj 1997) arbetade i verkligheten 78 personer i Thessaloniki: 60 tjänstemän och tillfälliga tjänstemän (25 A/LA, 10 B, 23 C och 2 D) 7 nationella experter, 5 lokalt anställda, 3 extraanställda, 2 vikarier och en praktikant.

25. Ytterligare 3 personer arbetar på Cedefops kontor i Bryssel, 1 person har förflyttats till Eurostat med anledning av ett samarbetsprojekt, 3 personer är fortfarande kvar i Berlin, 4 personer är tjänstlediga (tjänstledighet av personliga skäl) och 1 person är sjuk sedan flera månader. Ett stort antal nya medarbetare har rekryterats under 1996.

26. Revisionsrätten har informerats om en undersökning som de grekiska skattemyndigheterna bedriver om bl.a. utbetalningar vad gäller skatter och socialförsäkringar för lokalt anställda som står till Cedefops förfogande via ett företag i Thessaloniki.

Slutsats

27. 17 avtal om undersökningar och fem köpeavtal beträffande fasta anläggningar som överstiger en gräns på 12 000 ecu har slutits utan att man följt det anbudsförfarande som beskrivs i artikel 45 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93 (se punkt 16).

28. Centrumet har återigen förvaltat en stor kassabehållning. Denna situation borde undvikas genom att centrumet gör kvartalsvisa uttag från kommissionen i enlighet med sina faktiska likviditetsbehov (se punkt 19).

29. Centrumet rekommenderas att säkerställa att arbetet med de permanenta lokalerna fortskrider enligt avtalet (se punkt 23).

Denna rapport antogs av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 12-13 november 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 39, 13.2.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 11.

(3) EGT L 164, 24.6.1976, s. 1.

(4) EGT L 181, 23.7.1993, s. 15.

(5) EGT L 181, 23.7.1993, s. 15.

(6) EGT L 164, 24.6.1976, s. 1.

(7) EGT L 39, 13.2.1975, s. 1.

(8) Rapport om årsredovisningen och den ekonomiska förvaltningen för budgetåret 1995 för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop, Thessaloniki).

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING PER DEN 31 DECEMBER 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Uppställd av revisionsrätten på grundval av uppgifter från Cedefop.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

CENTRUMETS SVAR

Den naturen av revisionsrättens iakttagelser gör det möjligt för centrumets styrelse att svara direkt. Styrelsen har följt den struktur som använts för revisionsrättens iakttagelser och slutsatser. De kommenterade punkterna har numrerats enligt revisionsrättens rapport.

12. Centrumet tackar revisionsrätten för den förståelse den visat för de nämnda överföringarna, som var nödvändiga för att centret skulle kunna fungera smidigt i den grekiska omgivningen och understryker härmed att dessa åtgärder varit exceptionella och inte kommer att upprepas i omständigheter som nu normaliserats.

16. Angående anbudsförfarandet måste följande punkter beaktas:

a) Vissa löpande avtal grundar på tidigare uppmaningar till intresseanmälan och anbudsinfordringar. Vad gäller dokumentationsnätverket, för vilket de flesta avtal är värda över 12 000 ecu, har dessa slutits med samma specialiserade institutioner som under de senaste åren. En hög kontinuitetsgrad är nödvändig för detta arbete och en årlig anbudsinfordran med eventualiteten av en frekvent entreprenörsomsättning vore mycket motverkande och, på grund av behovet av utbildning och inkörningsperioder, ineffektiv. Inte desto mindre bedöms de avtalsslutande parternas prestationer noga och en anbudsinfordran (som grundar på den uppmaning till intresseanmälan som centret nyligen publicerat) kommer att offentliggöras då det anses att nämnda prestation inte är tillfredsställande.

b) Avtal för utarbetande av nya monografier om yrkesutbildning och utbildningssystem i medlemsstaterna (eller för uppdatering av befintliga sådana) lyder under de vanliga reglerna, dvs. begränsade anbudsinfordringar anordnas. Vad gäller monografier skall denna lista utarbetas efter samråd med styrelseledamöterna. Undantag från denna regel gjordes under 1995 och 1996 för monografier om de nya medlemsstaterna och EES-länderna, då det ansågs lämpligare att fatta beslut direkt efter samråd med styrelseledamöterna.

Centrumet publicerade enligt planerna en allmän uppmaning till intresseanmälan för deltagande i nätverk och genomförande av studieavtal. Denna offentliggjordes i Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 214, av den 16 juli 1997, s. 15, och svaren på denna uppmaning befinner sig nu under bedömning.

17. Transaktionsförseningar beträffande avtal beror i många fall på bristande förvaltningsförfaranden, särskilt vad gäller försenat inlämnande av de nödvändiga räkningarna från entreprenörernas sida. Förseningar uppstod ibland vid undertecknande av avtal, vilket medförde att arbetet inte kunde börja förrän några månader efter det datum som ursprungligen avsetts, vilket i sin tur hade vissa följdeffekter. I vissa andra fall berodde förseningen på nödvändiga, intensiva och tidskrävande diskussioner mellan entreprenören och Cedefop om entreprenörens rapportutkast. I sådana fall då entreprenörens institution medfinansierar verksamheten eller erhåller kapital från andra källor, kan Cedefop inte alltid ensam besluta om tidsfristerna. Särskilt i sådana fall då priset Cedefop betalar är lägre än vad marknaden kräver för arbetet.

Cedefop kommer likväl att försöka undvika förseningar. I fall av oskäliga förseningar meddelar centret entreprenörerna om att förseningarna medför allvarliga nackdelar för de vad gäller utsikter om nytt samarbete. Den nya listan över intresserade personer/institutioner, vilken skall tas fram efter den nyligen offentliggjorda uppmaningen till intresseanmälan, bör öka antalet alternativ som står till centrets förfogande för tilldelning av kontrakt i framtiden och således göra det enklare för centret att insistera på att entreprenörerna och deras institutioner håller sig strikt till de regler och tidsfrister som fastställts. Den affärsmässiga inställningen kommer att bibehållas.

19. Styrelsen noterar förbättringarna som ägt rum under 1996 och anser att vidare utveckling är möjlig. Styrelsen kommer att intensifiera arbetet i detta syfte. Centrumet har förbättrat förfarandet genom att till varje kvartalsuttag från kommissionen bifoga en detaljerad redovisning som innehåller den aktuella betalningsmedelstillgången och samtliga betalningar som avses under de påföljande fyra månaderna. Differensen mellan dessa visar saldot av det reella behovet och på det viset kommer överskott i kassabehållningen att undvikas.

20. Centrumet vidtog åtgärder omedelbart efter revisionsrättens granskning och yrkar på återbetalning. Motsvarande redogörelser har skickats för att begära återbetalning från de tyska finansmyndigheterna av den mervärdesskatt (moms) som betalats under 1995 och 1996. Centrumet har kontaktat de behöriga skattemyndigheterna i Grekland och har underrättats i detalj om förfarandet och det korrekta utarbetandet av redogörelserna för att kräva återbetalning av den mervärdesskatt (moms) som betalats de senaste åren. Under mellantiden har redogörelserna för räkenskapsåren 1995 och 1996 utarbetats och skickats till myndigheterna.

21. Centrumet uppmärksammar att

- de snabbt renoverade tillfälliga byggnaderna inte är en optimal lösning (dvs. ytan som för tillfället står till centrumet förfogande motsvarar endast ca en tredjedel av den nya byggnaden),

- nya behov uppstod efter Cedefop:s omlokalisering (särskilt investeringar i IT-utrustningsstrukturen),

- varken det ursprungliga avtalet eller den grekiska lagen klargör vem som skall stå för sådana kostnader. Juridisk konsultation har bekräftat dessa ovissheter. Centrumet har varit tvunget att utföra ändringar för att säkerställa en effektiv verksamhet. Centrumet erkänner att det hade varit bättre att träffa arrangemang innan ytterligare investeringar gjordes. Ägaren av byggnaden har konstaterat de nya investeringar som gjorts av Cedefop och visat sig tillmötesgående vad gäller nya punkter (t.ex. extra lokaler för möten). Centrumet kommer även att försöka erhålla ersättning vid uppgörelsen i slutet av de löpande hyreskontraktet.

23. Centrumet erkänner att förberedningsfasen varit mycket lång, men är säker på att saker och ting nu kommer att evolvera mycket snabbt. Så här ser tidsplanen för den kommande perioden ut enligt de grekiska myndigheterna:

>Plats för tabell>

Centrumet förväntar sig att de budgetansvariga myndigheterna frigör reserven i budgeten för 1997 och att centret kan uppfylla sina kontraktsförpliktelser gentemot den grekiska regeringen. Förhoppningsvis blir framstegen tillräckligt väsentliga för att kunna göra den tredje avbetalningen före utgången av 1997. Detta är av vikt eftersom budgetutkastet för 1998 inte innehåller en begäran om en avbetalning till.

24.-25. Antalet nyanställda medarbetare är stort och fler personer än vad som uppförs på tjänsteförteckningen arbetar vid centret med olika kontrakt. De sociala åtgärderna i samband med flyttningen har upphört (maj 1997) och styrelsen kommer att bedöma den personalsituationen vid utgången av 1997.

26. Resultaten av denna undersökning förväntas inte ha några påföljder för centret.

27. Som förklarats ovan har en ny, omfattande och framgångsrik uppmaning till intresseanmälan offentliggjorts.

28. Situationen har blivit bättre under de senaste årens lopp och denna tendens kommer förhoppningsvis att fortsätta 1997.

29. Centrumet har gjort sitt yttersta - och kommer att fortsätta med det - för att säkerställa att det får en ny byggnad med en hög kvalitetsstandard och att den är värd priset. Vad gäller kostnaderna för den nya byggnaden, förväntas dessa uppgå till omkring 1 miljon ecu mindre än vad som ursprungligen beräknats. Framtidsperspektiven är positiva (jfr punkt 23).