Rapport

om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån (Köpenhamn) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 samt byråns svar

(1999/C 372/02)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska miljöbyrån i enlighet med artikel 13.4 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för det budgetår som avslutades den 31 december 1998. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har budgeten genomförts under verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 14 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för Europeiska miljöbyrån för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Allmänna räkenskaper (SI X) och budgeträkenskaper (SI 2)

5. Under de olika faserna av SI 2 (nya versionen) har byrån inte endast i alltför hög grad varit beroende av externa experter, man har också i samband med införandet av nya förfaranden även spenderat belopp i storleksordningen 110000 ecu som eventuellt hade kunnat delas med andra organ om det gemensamma stödavtalet (common support agreement) hade genomförts före januari 1999.

6. Under utvärderingen konstaterades att systemet införts innan samtliga nödvändiga förberedande tester genomförts. Detta kan delvis förklaras av brister i kommissionens dataprogram. Ett flertal manuella åtgärder och justeringar har genomförts. Det är absolut nödvändigt att få till stånd ett avtal, service level agreement med kommissionen.

Rådgivande kommittén för upphandling och avtal

7. När det gäller de förfaranden som tillämpats av rådgivande kommittén för upphandling och avtal vid införandet av SI 2 har en oförklarlig försening på fem månader efter utvärderingen av det selektiva anbudsförfarandet konstaterats. Vidare har man gjort en oriktig bedömning av hur lång tid som krävs för att fullfölja arbetet. Dessutom är de förfaranden som tillämpats vid urvalet av uppdragstagare inte helt och hållet underbyggda.

Avtal med ämnescentra

8. När det gäller verifikationerna för "analytiska utgifter" i avtalen har revisionsrätten konstaterat att det i de fall som undersökts inte genomförts någon intern kontroll i enlighet med artikel 8 i avtalen om bidrag till ämnescentra.

Offentliggörande

9. Byrån har varken offentliggjort sin budget eller sin tjänsteförteckning i Europeiska gemenskapernas officiella tidning vilket enligt artikel 13 i byråns budgetförordning skulle ha skett.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 24 och 25 november 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 120, 11.5.1990, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 13.3 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 upprättats den 20 april 1999 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 26 april 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1998 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1998 och 1997

>Plats för tabell>

EUROPEISKA MILJÖBYRÅNS SVAR

Allmänna räkenskaper (SI X) och budgeträkenskaper (SI 2)

Till punkt 5:

Det är visserligen korrekt att det gemensamma stödavtalet genomfördes först i början av 1999 (berör sju gemenskapsinrättningar), men följande bör nämnas:

- Den gemensamma utvecklingen på detta område mellan inrättningarna tog sin början redan 1995 med en gemensam anbudsinfordran, där även Europeiska kommissionens tjänsteavdelningar (GD XX) deltog, och har fortsatt sedan dess.

- Miljöbyrån har aktivt eftersträvat och utnyttjat denna gemensamma utveckling, vilket är känt för revisionsrättens besöksgrupp, så att såväl omfattningen av den extra eller särskilda sakkunskapen och de därtill kopplade finansiella resurserna har hållits så låg som möjligt.

Till punkt 6:

Dessa iakttagelser är korrekta men tycks innebära kritik av vad vi hittills ansett vara ett bra tillvägagångssätt (och kanske det enda som står till buds under rådande omständigheter) eftersom det har omfattat följande:

- Ett parallellt test av SI 2 under 1998 tills det blev miljöbyråns budgetsystem i januari 1999 (och det fungerade väl och var stabilt). Manuella åtgärder (eller justeringar) krävdes på grund av programvarans begränsningar och felaktigheter, men inga befintliga åtaganden eller betalningar ändrades och inga nya sådana infördes.

- Ett avtal, a service level agreement, kommer snart att träffas mellan kommissionen och Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i Turin för sju gemenskapsinrättningars räkning, däribland miljöbyrån, vilka gått samman i ett gemensamt stödavtal.

Rådgivande kommittén för upphandling och avtal

Till punkt 7:

Vi anser att förfarandena respekterats och bästa praxis följts under hela processen.

- Bedömningen av det arbete som krävdes gjordes 1997 med utgångspunkt i den begränsade information som stod till buds och med stöd av Europeiska kommissionens tjänsteavdelningar. På grund av oförutsedda orsaker lämnades en konsoliderad uppdaterad bedömning till rådgivande kommittén för upphandling och avtal med viss försening.

- En infordran av intresseanmälningar offentliggjordes i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Ett selektivt anbudsförfarande ställdes till 38 företag och de offentliggjorda tilldelningskriterierna användes vid uttagningsförfarandet. Miljöbyrån kommer att försöka förbättra framtida utvärderingar rörande det slutgiltiga valet av sökande och har under tiden infört mer differentierade graderingar för utvärderingar.

Avtal med ämnescentra

Till punkt 8:

Kontrollen gjordes men fördes inte in i akterna. Verifikationerna för utgifterna enligt avtalen med Europeiska ämnescentra granskades och kontrollerades kontinuerligt under året (somliga utbetalningar gjordes inte på grund av att lämpligt arbete inte utfördes), men detta togs inte upp i akterna. Projektledarna har nu särskilda instruktioner om att upprätta den interna kontrollkedjan.

Offentliggörande av miljöbyråns budget

Till punkt 9:

- 1998 offentliggjorde miljöbyrån endast budgeten på sin webbplats på Internet (ungefär fem miljoner träffar och 360000 användare per år). Byrån följde de åsikter som uttrycktes 1998 av Europaparlamentets budgetutskott vid ett möte med gemenskapsinrättningarnas direktörer, där det sades att den andra generationens gemenskapsinrättningar inte nödvändigtvis behövde offentliggöra sina budgetar i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, eftersom det skulle vara effektivare att offentliggöra dem på Internet (billigare och större spridning).

- 1999 har miljöbyrån åter offentliggjort sin budget på Internet. Till följd av revisionsrättens yttrande och för att till punkt och pricka respektera sin budgetförordning kommer miljöbyrån även att offentliggöra budgeten 1999 i Europeiska gemenskapernas officiella tidning tillsammans med de övriga sex gemenskapsinrättningarna (för att sänka kostnaderna). Men med tanke på Europaparlamentets åsikter och gemenskapsinrättningarnas erfarenheter måste följande utvärderas:

- Vilket alternativ som är mest kostnadseffektivt när det gäller att göra budgetinformationen tillgänglig och spridd, även för allmänheten. Det skulle kunna innebära att en sammanfattning offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning tillsammans med en hänvisning till miljöbyråns webbplats där hela budgeten och tjänsteförteckningen finns tillgänglig.

- Hur ett sådant offentliggörande bäst avspeglas i miljöbyråns budgetförordning, genom att bestämmelserna på ett kostnadseffektivt sätt anpassas till de möjligheter som informationstekniken bjuder.