Rapport

om årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet (Angers) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt myndighetens svar

(2000/C 373/10)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till förvaltningsrådet för Gemenskapens växtsortsmyndighet i enlighet med artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 110 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har budgeten genomförts under myndighetens ordförandes ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2), i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 112 i rådets förordning (EG) nr 2100/94(3). Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättande av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR GEMENSKAPENS VÄXTSORTSMYNDIGHET (ANGERS) FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Analys av budgetgenomförandet

5. Av myndighetens slutliga anslag för budgetåret 1999, vilka uppgick till 8,2 miljoner euro, användes 3,7 miljoner euro (45 %) under budgetåret. 3,1 miljoner euro (38 %) överfördes automatiskt till budgetåret 2000 och 1,4 miljoner euro (17 %) förföll den 31 december 1999.

6. Större delen av budgetårets utgifter utgörs av utgifter för personal (2,5 miljoner euro) och administrativa utgifter (0,5 miljoner euro), medan överföringarna huvudsakligen rör ombyggnaden av myndighetens framtida huvudkontor (1,4 miljoner euro) och kostnaden för de tekniska provningar som återstår att genomföra på växtsorter som skall skyddas (1,3 miljoner euro).

7. De anslag som överförts automatiskt från budgetåret 1998 till budgetåret 1999, dvs. 1,6 miljoner euro, utnyttjades nästan fullständigt vad gäller avdelningarna 1 och 2 i budgeten (utgifter för personal och administrativa utgifter), medan ett betydande antal överförda driftsanslag (0,6 av 1,3 miljoner euro) på grund av dåligt lämpade finansiella bestämmelser (se punkterna 11-12 nedan) förföll den 31 december 1999.

Redovisningssystem

8. Eftersom man inte började tillämpa Sincom 2 (SI 2), som är gemensam för flera decentraliserade organ, förrän den 1 januari 2000 fortsatte myndighetens budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper till och med den 31 december 1999 att föras med hjälp av ett kalkylprogram respektive ett kommersiellt bokföringsprogram. Med tanke på risken för fel och inkonsekvenser i samband med användningen av dessa olika instrument håller revisionsrätten fast vid de iakttagelser man tidigare gett uttryck för i denna fråga(4), särskilt som myndigheten i strid med bestämmelserna i artikel 123.4 i genomförandebestämmelserna för dess budgetförordning fortfarande inte gör någon månatlig avstämning av sina bokföringsposter.

Finansiella bestämmelser

Bestämmelser om avgifter

9. Bestämmelserna om avgifter(5) gör det inte möjligt att kräva inbetalning av provningsavgiften för den första växtperioden förrän en månad efter det att provningarna påbörjats. Det är således inte möjligt för myndigheten att erhålla någon garanti för att avgiften för det arbete som beställts av provningscentren verkligen betalas in. I syfte att rationalisera förfarandet för behandling av ansökningar bör myndighetens bestämmelser ändras så att de gör det möjligt att ta ut provningsavgiften i förväg.

Bokföring av moms

10. Till och med december 1998 föreskrev den allmänna budgetförordningen att momsutgifterna skulle bokföras inklusive moms. Den senare kunde efter återbetalning användas på nytt. Från och med detta datum(6) föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall bokföras exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar byrån att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler.

Finansiella åtaganden som sträcker sig över flera budgetår

11. Med hänsyn till tidslängden för vissa tekniska provningar (som kan sträcka sig över en period på fyra år) hade provningar och rapporter som beställts av myndigheten under ett visst budgetår och varit föremål för ett utgiftsåtagande som avser samma budgetår varken avslutats eller fakturerats per den 31 december under budgetår n+ 1, då de anslag som överförts i detta syfte måste förfalla. Ett nytt finansiellt åtagande som skrivs in i budgetanslaget för budgetår n+ 2 måste då göras för att täcka myndighetens tidigare åtaganden.

12. Denna situation, som för övrigt beskrivs i rapporten om förvaltningen av myndigheten, förstärks varje år. Den får bland annat till följd att myndighetens räkenskapsåtaganden per den 31 december 1999 undervärderats med 0,5 miljoner euro (jämfört med 0,2 miljoner euro den 31 december 1998). För att bättre ta hänsyn till de begränsningar som rör dess verksamhet och förbättra insynen i dess räkenskaper bör myndigheten ändra sin budgetförordning.

Ombyggnad av myndighetens nya huvudkontor

13. Trots att myndigheten enligt de ursprungliga beräkningarna skulle kunna ta sitt nya huvudkontor i besittning i mitten av 1999 ägde den faktiska överlåtelsen inte rum förrän i oktober 2000. Uppskjutandet av inflyttningsdatumet medförde en utbetalning av tre ytterligare hyror till ett belopp på över 100000 euro.

Franska familjeförmåner

14. I Frankrike föreskriver lagen att familjeföremåner skall betalas ut till var och en som är bosatt på nationellt territorium och som har minst två minderåriga barn. De nationella myndigheterna bekräftade för Gemenskapens växtsortsmyndighet att det enligt det franska systemet var de förstnämnda som i första hand bör betala samtliga familjeförmåner till EU-tjänstemännen. Växtsortsmyndigheten bör fortsätta sina ansträngningar för att dessa bestämmelser skall omsättas i praktiken och därigenom minska motsvarande utgifter i växtsortsmyndighetens budget.

Försenat fastställande av provningskostnader

15. Artikel 93.1 i tillämpningsföreskrifterna i fråga om förfaranden inför myndigheten(7) " föreskriver att före den 27 april 1997 skall förvaltningsrådet fastställa enhetliga metoder för kostnadsberäkningen(...), vilka skall gälla för bemyndigade provningsmyndigheter ". Myndigheten påbörjade inte detta arbete förrän under sista kvartalet 1999 och enligt förvaltningsrådets beslut av den 28 och 29 september 1999 skall det ha avslutats den 31 december 2000, dvs. mer än tre år efter det slutdatum som fastslås i förordningen(8).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 27 september 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 227, 1.9.1994, s. 27.

(2) Som föreskrivs i artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1999 upprättats den 14 april 2000 och därefter överlämnats till myndighetens förvaltningsråd, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 25 april 2000. En sammanfattning av balansräkningen per den 31 december 1998 och den 31 december 1999 samt inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåren 1998 och 1999 återfinns i tabell 1 och 2 i slutet av denna rapport.

(3) EGT L 227, 1.9.1994, s. 28.

(4) Rapport om årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för budgetåren1995, 1996 och 1997 (EGT C 393, 29.12.1997, punkterna 1.5-1.6, s. 52 och EGT C 406, 28.12.1998, punkt 1.6, s. 49).

(5) Se artikel 8.2 i rådets förordning (EG) nr 1238/95 av den 31 maj 1995 (EGT L 121, 1.6.1995, s. 31).

(6) Se artikel 27.2a i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 320, 28.11.1998, s. 1).

(7) Kommissionens förordning (EG) nr 1239/95 (EGT L 121, 1.6.1995, s. 37).

(8) Se punkt 11 i rapporten om budgetåret 1998 (EGT C 372, 22.12.1999, s. 57).

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1999 och den 31 december 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Myndighetens svar

8. Redovisningssystem

Växtsortsmyndigheten införde i december 1998 SI 2-systemet som baserar sig på, det av kommissionen använda, Sincom-systemet. Under budgetåret 1999 har räkenskaperna förts i kalkylprogram (Excel) och budgeträkenskaperna i S12. De allmänna räkenskaperna har förts i Expert M.

Växtsortsmyndigheten har utvecklat och installerat ett förfarande för månatlig avstämning, vilket hädanefter kommer att utföras regelbundet.

9. Bestämmelser om avgifter

I och med att kommissionens förordning (EG) nr 329/2000 av den 11 februari 2000 trädde i kraft, genomfördes föreslagna ändring.

10. Bokföring av moms

Växtsortsmyndigheten har vidtagit erforderliga åtgärder för att införa gemenskapens nya bestämmelser för bokföring av utgifter och momsåterbetalningar i sin egen budgetförordning. Styrelsen kan godkänna detta ändringsförslag efter att ha tagit del av revisionsrättens iakttagelser.

11 och 12. Budgetförordning och avgifter för provning

Växtsortsmyndigheten har vidtagit erforderliga åtgärder för att utarbeta en plan för att modifiera myndighetens budgetförordning i syfte att förbättra förvaltningen av utgifterna för den tekniska provningen. Syftet är att myndigheten skall kunna föra över juridiskt bindande anslag på flera år, för att täcka utgifterna för de belopp som skall betalas som ersättning till provningsmyndigheten för utförd teknisk provning.

13. Ombyggnad av myndighetens nya huvudkontor

Ombyggnad av myndighetens nya huvudkontor har avsevärt försenats p.g.a. följande orsaker:

- Tungroddhet i de, i gemenskapens bestämmelser fastlagda förfaranden för offentlig upphandling.

- Tungroddhet i det franska förfarandet för erhållande av byggnadslov.

- Vissa, resultatlösa anbudsförfaranden.

- Lokala kvalitetsproblem i samband med tillhandahållna tjänster.

14. Franska familjeförmåner

Växtsortsmyndigheten noterar revisionsrättens iakttagelser och kommer att, med strikt iakttagande av bestämmelserna i Europeiska gemenskapernas protokoll om privilegier och immunitet, samt tjänsteföreskrifterna och domstolens rättspraxis i denna fråga (beslut nr 186/85), fortsätta sina eftersträvanden att komma i åtnjutande av de förmåner som föreslagits av de franska myndigheterna.

15. Försenat fastställande av kostnader för teknisk provning

På grundval av det specialmandat som utfärdats av styrelsen, utsåg myndighetens ordförande 1996 en expertgrupp med uppdrag att utarbeta en enhetlig metod för kostnadsberäkningar. Denna expertgrupp höll sitt första möte den 26 november 1996. Efter ett antal möten fastslog gruppen att det var nödvändigt att inkalla extern expertis för att kunna genomföra projektet. Denna synpunkt delades även av styrelsen.

Eftersom det genomförda anbudsförfarandet för att utse en extern revisor inte givit några positiva resultat, har ordföranden anställt en räkenskapsförare på ett tillfälligt kontrakt, vars huvudsakliga uppgift är att samordna och understödja arbetet i nämnda grupp. Ett förslag till en enhetlig metod för kostnadsberäkningar borde kunna läggas fram vid styrelsens möten i oktober 2000. Härvid kommer ett förslag, utarbetat på uppdrag av myndigheten och som syftar till att ändra provningskostnaderna för särskiljbarhet, enhetlighet och stabilitet (DUS) att läggas fram för styrelsen.

Efter vad som kunnat utläsas av de senaste räkenskaperna, har den ersättningsnivå som fastställts på grundval av "in-out"-principen, vilken hitintills tillämpats av myndigheten, i flesta fall legat under den verkliga kostnadsnivån. Härvidlag har den försenade tillämpningen av metoderna för kostnadsberäkningar inte medfört några negativa konsekvenser för myndighetens ekonomi.