SV Europeiska unionens officiella tidning L 210/1

BESLUT FATTAT AV STYRELSEN VID EUROPEISKA ARBETSMILJÖBYRÅN

den 4 mars 2004

om genomförande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar

(2004/508/EG)

STYRELSEN HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1654/2003 av den 18 juni 2003 som ändrar förordning (EG) nr 2062/94 om upprättande av en europeisk arbetsmiljöbyrå (1),

och av följande skäl:

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Personer som har rätt att ta del av handlingar

1. Rätten till tillgång till handlingar gäller handlingar som innehas av Europeiska arbetsmiljöbyrån (nedan kallad ”byrån”), det vill säga handlingar som den upprättat eller tagit emot och som den råder över.

2. Medborgare i Europeiska unionen och fysiska eller juridiska personer som har sitt säte i en medlemsstat har tillgång till byråns handlingar i enlighet med artikel 2.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar enligt de förfaranden som föreskrivs i dessa bestämmelser.

3. Med tillämpning av artikel 2.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall tredjelandsmedborgare som inte är bosatta i en medlemsstat eller juridiska personer som saknar säte i en medlemsstat ha rätt till tillgång till byråns handlingar på samma villkor som de personer som avses i artikel 2.1 i förordning (EG) nr 1049/2001.

Artikel 2

Ansökan om tillgång

1. Ansökan om tillgång till byråns handlingar som inte finns tillgängliga för allmänheten skall göras skriftligen och sändas till byrån via e-post (docrequest@osha.eu.int), via brev (European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Via 33, E-48009 Bilbao) eller via fax ((34) 944 79 43 83). Byrån skall besvara ursprungliga och bekräftande ansökningar inom 15 arbetsdagar räknat från och med dagen för registrering av ansökan. Om en ansökan är komplicerad eller omfattande får denna tidsfrist förlängas med 15 arbetsdagar. En förlängning av tidsfristen skall motiveras och på förhand meddelas sökanden.

2. Om en ansökan i enlighet med artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 inte är tillräckligt utförlig, skall byrån uppmana sökanden att lämna kompletterande uppgifter som gör det möjligt att hitta de begärda handlingarna. Svarsfristen skall inte börja löpa förrän byrån förfogar över dessa uppgifter.

3. Alla helt eller delvis negativa beslut skall ange skälen för att ansökningen avslagits på grundval av något av de undantag som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 och sökanden skall i beslutet underrättas om hur han/hon kan överklaga.

Artikel 3

Behandling av ursprungliga ansökningar

1. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 8 i detta beslut, skall en bekräftelse om mottagande skickas till sökanden när ansökan registreras, om inte svar kan ges med vändande post.

Bekräftelsen om mottagande och svaret skall skickas skriftligen, eventuellt via e-post.

2. Sökanden skall informeras om svaret på ansökan av den berörda enhetschefen.

3. I alla helt eller delvis negativa beslut skall sökanden underrättas om sin rätt att inom 15 arbetsdagar efter mottagande av beslutet lämna in en bekräftande ansökan till byrån.

4. Om byrån inte svarar inom den utsatta tidsfristen har den sökande rätt att göra en bekräftande ansökan.

Artikel 4

Behandling av bekräftande ansökningar

1. Byråns direktör skall ta beslut om avslag till ansökan om tillgång vid bekräftande ansökningar. Direktören skall informera byråns styrelse vid sådana åtgärder.

2. Sökanden skall skriftligen underrättas om beslutet, eventuellt via e-post. I beslutet skall sökanden upplysas om rätten att väcka talan vid förstainstansrätten eller att lämna in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.

Artikel 5

Samråd

1. Om byrån mottar en ansökan om tillgång till en handling som den innehar, men som härrör från en tredje part, skall byrån kontrollera om något av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpligt.

2. Om byrån efter kontrollen anser att tillgång till den begärda handlingen skall vägras enligt något av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, skall det negativa svaret sändas till sökanden utan samråd med den tredje part som upprättat handlingen.

3. Byrån skall bevilja ansökan utan samråd med den tredje part som upprättat handlingen om

a) den begärda handlingen redan har lämnats ut, antingen av den som har upprättat handlingen eller enligt förordning (EG) nr 1049/2001 eller liknande bestämmelser,

b) ett utlämnande av hela eller delar av handlingen uppenbart inte skadar något av de intressen som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001.

4. I alla andra fall skall samråd ske med den tredje part som upprättat handlingen. Om ansökan gäller tillgång till en handling som härrör från en medlemsstat, skall byrån samråda med den myndighet som upprättat handlingen

a) om handlingen har överlämnats till byrån innan förordning (EG) nr 1049/2001 började gälla,

b) om medlemsstaten har begärt att byrån inte skall lämna ut handlingen utan att medlemsstaten på förhand lämnat sitt medgivande i enlighet med artikel 4.5 i förordning (EG) nr 1049/2001.

5. Den tredje part som upprättat handlingen skall svara inom en tidsfrist som inte får vara kortare än fem arbetsdagar, men som skall göra det möjligt för byrån att iaktta sina egna svarsfrister. Om den tredje part som upprättat handlingen inte svarar inom den angivna tiden eller om denne inte kan anträffas eller identifieras, skall byrån fatta ett beslut i enlighet med ordningen för undantag i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, med beaktande av tredje parts berättigade intressen på grundval av de uppgifter den förfogar över.

6. Om byrån avser att ge tillgång till en handling mot upphovsmannens uttryckliga vilja, skall den underrätta upphovsmannen om sin avsikt att lämna ut handlingen efter tio arbetsdagar och uppmärksamma upphovsmannen på hur han kan överklaga detta beslut om utlämnande.

Artikel 6

Utövande av rätten till tillgång

1. Handlingar skall skickas med post, fax eller, om möjligt, via e-post. Om handlingen är omfattande eller svår att hantera, får sökanden uppmanas att ta del av handlingen på stället. Ett sådant besök skall vara gratis.

2. Om handlingen har offentliggjorts, skall svaret innehålla en publikationshänvisning och/eller en upplysning om var handlingen finns tillgänglig och i förekommande fall handlingens adress på byråns webbplats (www.agency.osha.eu.int).

3. Om handlingen omfattar mer än 20 sidor, får en avgift på 0,10 euro per sida samt porto tas ut av sökanden. Avgifter för andra former av försändelser skall bestämmas från fall till fall, men de får inte överstiga ett skäligt belopp.

Artikel 7

Åtgärder för att underlätta tillgången till handlingar

1. Byrån skall ge tillgång till ett register över handlingar så att medborgarnas rättigheter som följer av förordning (EG) nr 1049/2001 tillämpas. Registret skall vara tillgängligt i elektronisk form.

2. Registret skall innehålla handlingens titel (på de språk det finns tillgängligt) och andra användbara referenser för identifiering av handlingen.

3. En hjälpsida på samtliga officiella språk skall informera allmänheten om hur den kan få tillgång till handlingen. Om handlingen har offentliggjorts, skall det finnas en länk till originaltexten.

Artikel 8

Handlingar som är automatiskt tillgängliga för allmänheten

1. Denna artikel tillämpas endast på handlingar som har upprättats eller mottagits efter det att förordning (EG) nr 1049/2001 trädde i kraft.

2. Följande handlingar skall lämnas ut automatiskt på begäran eller, så långt möjligt, göras direkt tillgängliga i elektronisk form:

a) Handlingar från tredje part som redan lämnats ut av den som upprättat handlingen eller med dennes medgivande.

b) Handlingar som redan lämnats ut efter en tidigare ansökan.

Artikel 9

Rapporter

Byrån skall som en del av årsrapporten varje år publicera information om genomförande av detta beslut, i synnerhet statistik på antalet begäranden om tillgång till byråns handlingar, antalet avslag och skäl till avslagen enligt artikel 17.1 i förordning (EG) nr 1049/2001.

Artikel 10

Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft den dag då det antagits och det skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

Utfärdat i Bilbao den 4 mars 2004. På styrelsens vägnar Christa SCHWENG Ordförande

(1) EUT L 245, 29.9.2003, s. 38.

(2) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.