SV Europeiska unionens officiella tidning C 182/3

AKT FRÅN DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN FÖR EUROJUST

av den 23 juni 2009

om fastställande av arbetsordningen

(enhälligt antagen vid plenarmötet i den gemensamma tillsynsmyndigheten för Eurojust den 23 juni 2009)

2010/C 182/03

DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN HAR ANTAGIT DENNA ARBETSORDNING

med beaktande av rådets beslut av den 28 februari 2002 om inrättande av Eurojust för att stärka kampen mot grov brottslighet (nedan kallat Eurojustbeslutet) (1), senast ändrat den 16 december 2008 (2), särskilt artikel 23, och

av följande skäl: De personer som har utsetts av medlemsstaterna i enlighet med artikel 23.1 i Eurojustbeslutet ska anta den gemensamma tillsynsmyndighetens arbetsordning.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I

DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETENS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1

Uppgifter

Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska ha de uppgifter som fastställs i artiklarna 17.4 b, 19.8, 23.1 och 23.7 i Eurojustbeslutet.

Artikel 2

Befogenheter

1. För att utföra sina uppgifter ska den gemensamma tillsynsmyndigheten ha de befogenheter som föreskrivs i Eurojustbeslutet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska särskilt vara bemyndigad att erhålla information från Eurojust, att få fullständig tillgång till alla Eurojustdokument, vare sig de är i pappersform eller elektroniskt lagrade, och att när som helst beviljas fritt tillträde till alla Eurojusts lokaler. Detta inbegriper information om och tillgång till hårdvara och programvara närhelst det är nödvändigt för att den gemensamma tillsynsmyndigheten ska kunna fullgöra sina uppgifter. Detaljer kan regleras i överenskommelser mellan den gemensamma tillsynsmyndigheten och Eurojustkollegiet.

AVDELNING II

ARBETSORDNING FÖR DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN

Artikel 3

Sammansättning

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska ha den sammansättning som föreskrivs enligt artikel 23.1–23.5 i Eurojustbeslutet.

2. En domare som utses av en medlemsstat ska bli ständig ledamot efter att ha valts av plenarmötet med de personer som utses av medlemsstaterna enligt punkt 1 och ska kvarstå som ständig ledamot i tre år. En gång om året ska en ständig ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten väljas genom sluten omröstning. Ordförande för den gemensamma tillsynsmyndigheten ska vara den ledamot som är inne på tredje året av sin mandatperiod efter valet. Ständiga ledamöter får omväljas.

3. Utsedda personer som önskar bli valda ska skriftligen anmäla sin kandidatur till den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat tio dagar före det möte där valet ska äga rum. Om inga personer kandiderar till valet, ska den utsedda person/de utsedda personer som tjänstgjort längst anses vald/a så länge som ingen annan/inga andra kandidat/er visar intresse för denna post under förutsättning att detta framförs innan det efterföljande plenarmötet. I så fall kommer ett skriftlig förfarande enligt artikel 6.7 i denna arbetsordning att äga rum och den nyvalda ledamoten kommer att överta den mandattid som återstår för den utsedda person som tjänstgjort längst. Om ingen utsedd person har visat sitt intresse före det efterföljande plenarmötet, ska den utsedda person som tjänstgjort längst kvarstå som ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten till dess att mandatet upphör. Utsedda personer som inte kandiderat ska inte anses valda enligt detta förfarande mer än en gång. Om den utsedda person som tjänstgjort längst redan har tjänstgjort som ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten och det inte finns några andra kandidater, ska den kandidat som tjänstgjort näst längst anses vald.

4. Den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter ska vara oberoende, obundna av instruktioner när de utför sina uppgifter och endast underställda lagen. I synnerhet får de inte samtidigt vara ledamöter av något annat organ som inrättats enligt Eurojustbeslutet eller ingå i Eurojusts personal.

5. En ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten som i undantagsfall inte har möjlighet att närvara vid ett möte får utse en suppleant som uppfyller kraven i artikel 23.1 i Eurojustbeslutet. De rättigheter och skyldigheter som ledamöterna har i enlighet med denna arbetsordning ska fullt ut gälla för suppleanter.

6. Om en intressekonflikt uppstår ska den berörda personen anmäla detta intresse och avstå från att delta i diskussionen och beslutet i frågan. Han eller hon kan, om det visar sig nödvändigt, uteslutas av de närvarande ledamöterna med enhällighet i en sluten omröstning. Den berörda personen ska höras före en eventuell uteslutning men får inte delta i beslutet. En person som träder tillbaka eller utesluts ska ersättas av sin suppleant.

Artikel 4

Övergångsordning

1. För att kunna börja arbeta enligt det förfarande som fastställs i artikel 23.3 i det ändrade Eurojustbeslutet ska det första plenarmötet med de personer som utsetts av medlemsstaterna i enlighet med artikel 23.1 efter att detta beslut har trätt i kraft hålla val för tre ledamöter. Dessa tre ledamöter kommer att ersätta de tre medlemmarna i den trojka som tjänstgör vid den tidpunkten.

2. Utsedda personer som önskar bli valda ska skriftligen anmäla sin kandidatur till den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat tio dagar före det möte där valet ska äga rum. De tre kandidater som fått det högsta röstantalet ska bli ständiga ledamöter.

3. Den person som fått det högsta röstantalet ska vara ledamot under tre år samt inneha ordförandeskapet under mandatets tredje år, den person som fått det näst högsta röstantalet ska vara ledamot under två år samt inneha ordförandeskapet under mandatets andra år och den tredje personen ska vara ledamot under ett år och inneha ordförandeskapet under det året.

4. Efter denna första valomgång ska val hållas varje år i enlighet med artikel 3.2 och 3.3 i denna arbetsordning för att varje år ersätta en ledamot.

Artikel 5

Ordförande

1. Ordförandeskapet för den gemensamma tillsynsmyndigheten ska fastställas i enlighet med artikel 23.3 i Eurojustbeslutet.

2. Ordföranden ska företräda den gemensamma tillsynsmyndigheten och vara ordförande vid dess möten. Ordföranden ska övervaka att dess arbete löper smidigt. Ordföranden ska sammankalla den gemensamma tillsynsmyndighetens möten och bestämma plats, datum och tid för mötena. Ordföranden ska öppna och avsluta mötena. Ordföranden ska utarbeta den preliminära dagordningen och se till att den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut verkställs.

3. I ordförandens frånvaro ska den ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten som har tjänstgjort längst som ledamot fungera som ordförande.

4. För att förbereda sitt arbete med avseende på en särskild fråga kan den gemensamma tillsynsmyndigheten på ordförandens förslag utse en föredragande bland sina ledamöter. Om ärendet är brådskande får ordföranden i kraft av sitt ämbete utse föredraganden. I så fall ska ordföranden utan dröjsmål underrätta den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter.

5. Eurojustkollegiet, Eurojustpersonal eller andra personer kan inbjudas att närvara vid den gemensamma tillsynsmyndighetens möten.

Artikel 6

Arbetsmetoder

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska sammanträda i enlighet med vad som fastställs i artikel 23.1 i Eurojustbeslutet. Eurojusts ordförande, kollegiet, den administrativa direktören eller personuppgiftsombudet ska ha rätt att föreslå punkter som ska tas upp på dagordningen.

2. Med undantag för de fall som ordföranden bedömer som brådskande ska kallelsen till mötet skickas ut i så god tid att den kommer fram minst två veckor före mötet. Kallelsen ska innehålla den preliminära dagordningen och de handlingar som krävs för mötet, såvida dessa inte är av sådan art att detta är omöjligt. Den slutgiltiga dagordningen ska godkännas vid början av varje möte.

3. Ett möte i den gemensamma tillsynsmyndigheten ska endast vara beslutsmässigt om minst två av de ständiga ledamöterna deltar. Beslut ska fattas i enlighet med artikel 23.6 i Eurojustbeslutet.

4. I enlighet med artikel 23.11 i Eurojustbeslutet ska den gemensamma tillsynsmyndighetens möten inte vara offentliga.

5. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska sammanträda på grundval av handlingar och utkast till handlingar som är utarbetade på något av ledamöternas officiella språk. En ledamot ska dock ha rätt att begära en översättning till sitt eget språk.

6. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska samråda med Eurojusts personuppgiftsombud vid behov.

7. Den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut kan fattas genom skriftligt förfarande om alla ledamöter har godtagit detta förfarande. I brådskande fall ska ordföranden ha rätt att inleda det skriftliga förfarandet. I båda fallen ska ordföranden översända ett utkast till beslut till den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter. Om ledamöterna inte gör invändningar mot utkastet till beslut inom en av ordföranden angiven tid om minst 14 dagar efter mottagandet, ska förslaget betraktas som antaget. Om en ledamot inom fem arbetsdagar efter att ha mottagit utkastet till beslut begär att detta ska diskuteras muntligt av den gemensamma tillsynsmyndigheten, ska det skriftliga förfarandet avbrytas.

Artikel 7

Kontroller på plats och experter

1. Inom ramen för sina befogenheter i enlighet med artikel 23.1 i Eurojustbeslutet får den gemensamma tillsynsmyndigheten utföra kontroller av dataskyddet vid Eurojust.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får utse en eller flera ledamöter att utföra dessa kontroller. Sådana ledamöter får, om den gemensamma tillsynsmyndigheten anser det lämpligt, biträdas av experter. Experterna ska komma från nationella tillsynsmyndigheter eller regeringsorgan, utom när sådana experter inte finns tillgängliga. Alla experter ska uppfylla de säkerhetskrav som gäller enligt deras nationella lagstiftning och Eurojusts tillämpliga bestämmelser.

3. Den gemensamma tillsynsmyndigheten och dess sekretariat ska kunna anlita expertisen hos det sekretariat som inrättades genom rådets beslut 2000/641/RIF (3).

4. Om ordföranden anser att ett fall är brådskande får han eller hon i kraft av sitt ämbete utse sådana ledamöter och experter. I så fall ska ordföranden utan dröjsmål underrätta den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter.

5. De ledamöter av den gemensamma tillsynsmyndigheten som har fått i uppdrag att utföra en kontroll ska avge en rapport om resultatet av sitt arbete till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

Artikel 8

Förfarande i händelse av överträdelser

Om den gemensamma tillsynsmyndigheten finner att bestämmelserna i Eurojustbeslutet inte har följts vid lagring, behandling eller användning av personuppgifter, ska den informera Eurojust om detta och begära att få svar inom en viss tid. Underlåtenhet att rätta sig efter ett beslut som fattats av den gemensamma tillsynsmyndigheten i enlighet med denna arbetsordning ska betraktas som en överträdelse av Eurojustbeslutet. Den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut ska sedan vara slutgiltiga och bindande för Eurojust.

Artikel 9

Protokoll

Protokoll ska föras vid alla möten i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Protokollutkasten ska utarbetas av sekretariatet under ordförandens ledning och föreläggas den gemensamma tillsynsmyndigheten för godkännande vid nästa möte. Varje deltagare ska ha rätt att föreslå ändringar i protokollutkasten.

Artikel 10

Verksamhetsrapport

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska avlägga en årlig verksamhetsrapport till rådet i enlighet med artikel 23.12 i Eurojustbeslutet. Rapporten ska upprättas under första halvåret varje år för det föregående året. Minst en månad innan verksamhetsrapporten överlämnas till rådet ska Eurojust ges tillfälle att avge ett yttrande som ska bifogas rapporten.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska besluta om verksamhetsrapporten ska offentliggöras eller ej och, om den beslutar att offentliggöra den, avgöra hur det bör ske.

AVDELNING III

TILLÄGGSARBETSORDNING FÖR ÖVERKLAGANDEN

Artikel 11

Den gemensamma tillsynsmyndighetens uppgifter

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska pröva överklaganden i enlighet med bestämmelserna i artikel 23.7 i Eurojustbeslutet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska fatta beslut i de frågor som avses i punkt 1.

Artikel 12

Tillfälligt utsedda ledamöter

1. Om ingen ledamot från den medlemsstat som är ursprunget till de personuppgifter som överklagandet gäller är representerad i den gemensamma tillsynsmyndigheten, ska den person som utsetts av den medlemsstaten i enlighet med artikel 23.1–23.3 i Eurojustbeslutet inträda som tillfälligt utsedd domare i den gemensamma tillsynsmyndigheten under den tid prövningen av överklagandet varar.

2. De rättigheter och skyldigheter som ledamöter har i enlighet med denna arbetsordning ska fullt ut gälla för tillfälligt utsedda ledamöter.

Artikel 13

Ombud

Sökanden kan biträdas eller företrädas av en advokat eller annan rådgivare. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan utestänga en advokat eller rådgivare från förfarandet på grund av allvarlig försummelse. Om en advokat eller rådgivare utestängs ska ordföranden bestämma en tidsfrist för den berörda parten för ett ge honom eller henne möjlighet att utser en annan advokat eller rådgivare och handläggningen ska avbrytas till dess att tidsfristen löpt ut. En advokat eller rådgivare ska uppvisa vederbörligt bemyndigande från sökanden om den gemensamma tillsynsmyndigheten begär det.

Artikel 14

Språk

1. Förfarandet ska genomföras på något av de officiella språken vid Europeiska unionens institutioner. Sökanden ska välja på vilket officiellt språk förfarandet ska genomföras. Förfarandespråket ska användas i parternas muntliga uttalanden och skriftliga dokumentation och i den gemensamma tillsynsmyndighetens protokoll och beslut.

2. Handlingar på något annat språk än förfarandespråket ska åtföljas av en översättning till förfarandespråket. Vid omfattande handlingar får översättningen begränsas till utdrag eller sammanfattningar. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får på eget initiativ eller efter ansökan från någon av parterna när som helst begära en fullständig översättning.

3. Vid behov ska tolktjänster och översättningar tillhandahållas för varje ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten och för parterna. Den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut ska översättas till alla officiella språk vid Europeiska unionens institutioner.

4. Om sökanden inte behärskar något av de officiella språken vid Europeiska unionens institutioner får överklagandet ske på ett annat språk. Sökanden ska bifoga en sammanfattning på något av de officiella språken. Ordföranden eller föredraganden ska se till att överklagandet översätts till det valda språket.

Artikel 15

Inledning av förfarandet

1. Överklagandet ska ske skriftligen till den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat inom trettio dagar efter mottagandet av Eurojusts beslut.

2. Sökanden ska sammanfatta grunden för överklagandet. Det måste klart framgå vem som överklagar, vad personen överklagar och på vilka grunder. Överklagandet ska åtföljas av all tillgänglig dokumentation. Sökanden kan när som helst återkalla sitt överklagande.

3. Sekretariatet ska bekräfta mottagandet av överklagandet inom fyra veckor och lämna allmän information om förfarandets gång.

4. Om överklagandet inte uppfyller kraven, ska sekretariatet uppmana sökanden att rätta till alla brister inom fyra veckor.

5. Överklaganden som inte uppfyller kraven ska avvisas av den gemensamma tillsynsmyndigheten på förslag av ordföranden eller föredraganden.

Artikel 16

Preliminär behandling

1. Om överklagandet uppfyller kraven ska det behandlas av den gemensamma tillsynsmyndigheten.

2. En kopia av överklagandet ska vidarebefordras till Eurojust för synpunkter, som ska lämnas inom fyra veckor med möjlighet till två veckors förlängning.

3. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får begära att Eurojustkollegiet ska utse en representant för överklagandet. Sökanden ska informeras om ett sådant beslut. Berörda nationella ledamöter ska tillsändas en kopia av sökandens synpunkter så att de kan framföra egna synpunkter, som ska lämnas inom fyra veckor, med möjlighet till två veckors förlängning.

4. När synpunkterna har mottagits eller tidsfristerna har gått ut ska överklagandet behandlas av den gemensamma tillsynsmyndigheten inom tre månader.

Artikel 17

Ytterligare information

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan begära att sökanden, Eurojust eller något annat organ ska överlämna information, bevis eller kommentarer till den gemensamma tillsynsmyndigheten. Parterna har rätt att lägga fram förslag för den gemensamma tillsynsmyndigheten i fråga om bevisupptagning och att ansöka om att bevisning ska tillåtas. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska följa upp dessa förslag och besluta att tillåta bevisning i den utsträckning som krävs för prövningen av ärendet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan också besluta om utredning på plats vid Eurojust. Artikel 6 ska tillämpas på motsvarande sätt. I så fall ska sökanden eller dennes rådgivare informeras om utredningsresultatet.

Artikel 18

Tillgång till den akt som rör förfarandet

1. Samtliga parter ska, om de önskar det, ha tillgång till den akt som rör förfarandet, och de har rätt att begära att den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat ger dem utdrag ur eller fotokopior av denna på deras egen bekostnad. Tillgång ska vägras om något av de skäl som anges i artikel 19.4 i Eurojustbeslutet föreligger eller för att skydda tredje mans rättigheter och friheter.

2. Eurojust får ange i vilken utsträckning den information de tillhandahåller inte bör göras tillgänglig för sökanden och ska i så fall ange skälen till en sådan restriktion. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan begära ytterligare skäl. I den mån den gemensamma tillsynsmyndigheten finner skälen godtagbara ska den berörda informationen hållas inne. Endast om godtagbara skäl saknas kan den gemensamma tillsynsmyndigheten fatta ett annat beslut. I så fall kan den gemensamma tillsynsmyndigheten kräva att en sammanfattning görs tillgänglig för sökanden eller att viss information ges till sökanden.

Artikel 19

Förhör

1. Parterna ska höras av den gemensamma tillsynsmyndigheten om de begär detta. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska i vederbörlig ordning informera parterna om deras rätt att bli hörda. Denna rätt ska utövas skriftligen. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får besluta att hålla muntligt förhör på begäran av någon av parterna i förfarandet i den utsträckning som anses nödvändig för ärendets prövning. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska i vederbörlig ordning informera parterna om deras rätt att begära muntligt förhör. Alla parter ska i god tid underrättas om det muntliga förhöret och ha rätt att närvara.

2. Ett muntligt förhör ska vara offentligt om inte den gemensamma tillsynsmyndigheten på eget initiativ eller på begäran av någon av parterna beslutar att allmänheten helt eller delvis ska utestängas, om den allmänna säkerheten, särskilt av de skäl som nämns i artikel 19.4 i Eurojustbeslutet, eller skyddet för en enskild persons privatliv kräver detta eller i den utsträckning den gemensamma tillsynsmyndigheten anser det absolut nödvändigt under särskilda omständigheter, då offentlighet vid förhöret skulle inverka menligt på ett riktigt avgörande av överklagandet. Om Eurojust begär att allmänheten ska utestängas från förhöret, får den gemensamma tillsynsmyndigheten fatta ett annat beslut endast om inget av de skäl som avses i första meningen föreligger.

3. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får på begäran av en part eller på eget initiativ besluta att höra en part utan att andra parter är närvarande, om detta är nödvändigt för att Eurojusts arbete ska fungera väl, för att skydda en medlemsstats säkerhet eller för att skydda sökandens eller tredje mans intressen. De frånvarande parterna ska informeras om de förhandlingar som äger rum i deras frånvaro.

Artikel 20

Förhör av vittnen och experter

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan på begäran av någon av parterna eller på eget initiativ besluta att höra vittnen. Alla berörda parter och vittnen ska i vederbörlig ordning underrättas om förhöret. Artikel 19.2 och 19.3 ska även gälla.

2. Ett vittne som kallas av den gemensamma tillsynsmyndigheten ska ha rätt till ersättning för resa och logi, i enlighet med de bestämmelser som gäller för Eurojusts personal, samt till kompensation för inkomstbortfall i den utsträckning den gemensamma tillsynsmyndigheten anser skäligt. Vittnet kan erhålla förskott vid behov.

3. Den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter kan ställa frågor till vittnena. Med ordförandens tillstånd kan parterna ställa frågor till vittnena. Innan förhöret inleds ska ordföranden påminna vittnena om att de ska tala sanning. Vittnet har rätt att vägra att besvara frågor.

4. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan utse en expert och ange expertens uppdrag och rätt till ersättning. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan besluta att höra experten. Samma regler som gäller förhör av vittnen ska gälla.

Artikel 21

Slutplädering

Innan den gemensamma tillsynsmyndigheten fattar ett slutligt beslut ska den uppmana alla parter att lämna sina avslutande kommentarer.

Artikel 22

Protokoll över överklagandeförfarandet

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska föra protokoll över överklagandeförfarandet där händelseförloppet i varje förhör och de uttalanden som gjordes under detta ska återges. Parterna kan begära att vissa handlingar eller uttalanden helt eller delvis ska tas till protokollet. Protokollet ska undertecknas av ordföranden, översändas till parterna och läggas till akten i ärendet. I de fall som avses i artikel 19.2 eller artikel 20.1 ska den gemensamma tillsynsmyndigheten ålägga restriktioner.

2. Artikel 9 ska även gälla för alla möten i den gemensamma tillsynsmyndigheten där parterna inte är närvarande.

Artikel 23

Beslut och sekretess

1. Beslut ska fattas med enkel majoritet av de ledamöter som är närvarande vid mötet, om inget annat föreskrivs i denna arbetsordning. Vid lika röstetal ska ordföranden ha utslagsröst. Alla personer som deltar i det slutliga beslutet måste ha varit närvarande vid muntliga förhör om sådana har hållits.

2. Överläggningarna ska vara sekretessbelagda.

3. Den gemensamma tillsynsmyndighetens slutliga beslut kan innehålla parternas och deras ombuds namn, namnen på de ledamöter av den gemensamma tillsynsmyndigheten som deltagit i beslutet, den dag då beslutet meddelades, beslutets innebörd, en kort beskrivning av fakta i ärendet och skälen till beslutet. Det ska framföras till parterna och offentliggöras.

Artikel 24

Underrättelser

Underrättelser och andra meddelanden till parter, vittnen och experter ska lämnas på ett sätt som rimligen säkerställer att dessa blir informerade i vederbörlig ordning och som kan kontrolleras vid behov.

Artikel 25

Kostnader

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska besluta om kostnaderna för förfarandet i sitt slutliga beslut. Förfarandet inför den gemensamma tillsynsmyndigheten ska vara kostnadsfritt. Om överklagandet bifalls helt eller delvis, ska de nödvändiga kostnader som sökanden ådragit sig för att överklaga och kostnaderna för behandling av överklagandet bäras av Eurojust, i den utsträckning den gemensamma tillsynsmyndigheten anser det skäligt.

2. En sökande som inte kan bära alla kostnaderna för förfarandet kan när som helst på begäran få hjälp med kostnaderna. En sökande som lämnar in en sådan ansökan ska bifoga underlag som visar att han eller hon behöver denna hjälp. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan när som helst dra in hjälpen om förutsättningarna för att få hjälp ändras under förfarandets gång. Om hjälp beviljas, kommer kostnaderna att betalas från den gemensamma tillsynsmyndighetens budgetpost. När det anses skäligt, kan någon av parterna enligt det slutliga beslutet åläggas att återbetala beviljade förskott till Eurojusts budget. När sökanden lämnar in sin ansökan, ska han eller hon förklara sig beredd att återbetala kostnaderna om detta skulle krävas enligt det slutliga beslutet.

Artikel 26

Korrekt rättsförfarande

I fall som inte omfattas av denna arbetsordning ska den gemensamma tillsynsmyndigheten förfara i enlighet med de allmänna principerna för korrekt rättsförfarande.

AVDELNING IV

TREDJELÄNDER/PARTER

Artikel 27

Sambandspersoner som utstationerats i tredjeländer av Eurojust

1. Eurojust ska regelbundet informera den gemensamma tillsynsmyndigheten om sin avsikt att inleda förhandlingar med ett tredjeland om placeringen av en sambandsperson från Eurojust i ett sådant land. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska om den så önskar tillställa Eurojust eventuella synpunkter på denna utveckling.

2. För att kunna övervaka de av Eurojust utstationerade sambandspersoner som avses i artikel 27a.5 i det ändrade Eurojustbeslutet ska den gemensamma tillsynsmyndigheten även erhålla de rapporter som tillställs Eurojustkollegiet av sådana sambandspersoner samt all övrig relevant information.

3. Avtal med tredjeparter om utstationering av sambandspersoner i ett tredjeland ska föreskriva den gemensamma tillsynsmyndighetens rätt till tillgång till uppgifter och lokaler som utnyttjas av innehavaren av denna Eurojusttjänst i tredjelandet.

AVDELNING V

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 28

Sekretariat

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska biträdas i sitt arbete av ett sekretariat på den plats där Eurojust har sitt säte. Sekretariatet ska vara ett permanent organ och dess personal ska rekryteras endast på grundval av kompetens. Sekretariatets personal ska i sitt handlande enbart ha den gemensamma tillsynsmyndighetens bästa för ögonen, ska vara fullständigt oberoende av Europol och får inte ta emot instruktioner från andra myndigheter vid fullgörandet av sina uppgifter för den gemensamma tillsynsmyndigheten. Uppdrag att tjänstgöra vid sekretariatet ska ges på förslag av den gemensamma tillsynsmyndigheten. Sekretariatets personal får inte åta sig andra uppgifter utan tillstånd från den gemensamma tillsynsmyndighetens ordförande.

2. Vid fullgörandet av dessa uppgifter ska sekretariatet arbeta under ledning av den gemensamma tillsynsmyndighetens ordförande enligt de regler som fastställts av tillsynsmyndigheten. Sekretariatet ska föra ett register över överklagandena och alla andra handlingar.

3. Sekretariatet ska se till att skyldigheterna enligt artikel 25 i Eurojustbeslutet även iakttas i den gemensamma tillsynsmyndighetens arbete.

4. Den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat ska kunna anlita expertisen hos det sekretariat som inrättades genom rådets beslut 2000/641/RIF.

Artikel 29

Sekretess

1. Ledamöter av den gemensamma tillsynsmyndigheten, experter och sekretariatets personal ska vara skyldiga att behandla de omständigheter som de får kännedom om inom sin verksamhet konfidentiellt, såvida inte arbetsuppgifternas riktiga utförande kräver något annat. Denna skyldighet ska fortsätta att gälla även när de upphör att vara verksamma i den egenskapen.

2. När de utses ska ledamöter av den gemensamma tillsynsmyndigheten, experter och sekretariatets personal förklara att de godtar dessa skyldigheter.

3. Vid överträdelse av tystnadsplikten kan en ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten suspenderas genom enhällighet av de närvarande ledamöterna vid en sluten omröstning i ett möte i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Den berörda personen ska höras i förväg, men får inte delta i beslutet.

Artikel 30

Budget och kostnader

1. Sekretariatet ska utarbeta förslag till årsbudget för den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat och förslagen ska efter godkännande överlämnas till kollegiet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska besluta om utbetalning från den budget som den har blivit tilldelad och budgeten ska förvaltas av sekretariatet i enlighet med Eurojusts budgetförordning.

3. Den gemensamma tillsynsmyndighetens kostnader, inklusive de utgifter för ledamöterna som är nödvändiga för att de ska utföra sina uppgifter korrekt, ska belasta den gemensamma tillsynsmyndighetens budget.

Artikel 31

Ändring av arbetsordningen

Ändringar av denna arbetsordning ska antas i enlighet med det förfarande som föreskrivs i artikel 23.9 i Eurojustbeslutet.

Artikel 32

Allmänhetens tillgång till handlingar

1. Varje fysisk eller juridisk person har rätt att få tillgång till den gemensamma tillsynsmyndighetens handlingar i enlighet med de principer, villkor och begränsningar som anges i denna artikel.

2. Denna artikel ska gälla alla handlingar som den gemensamma tillsynsmyndigheten innehar, dvs. handlingar som den har utarbetat eller mottagit och förfogar över.

3. Om inte annat följer av punkterna 4 och 5 i denna artikel ska handlingar göras tillgängliga för allmänheten efter skriftlig ansökan eller direkt på elektronisk väg.

4. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska vägra tillgång till en handling om spridning skulle undergräva skyddet av

a) det allmänna samhällsintresset i fråga om — allmän säkerhet och brottsutredningar, — försvar och militära frågor, — internationella förbindelser, — gemenskapens eller en medlemsstats finansiella, monetära eller ekonomiska politik, — fullgörandet av Eurojusts uppgifter för att stärka kampen mot grov brottslighet, — nationella utredningar där Eurojust bistår,

b) den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med bestämmelserna om skydd av personuppgifter.

5. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska vägra tillgång till en handling om spridning skulle undergräva skyddet av

— en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter,

— rättsliga förfaranden och juridisk rådgivning,

— inspektioner, utredningar och revisioner, om inte spridning är av överordnat samhällsintresse.

6. Tillgång till en handling som har utarbetats av den gemensamma tillsynsmyndigheten för internt bruk eller mottagits och som gäller en fråga där beslutet inte har fattats av den gemensamma tillsynsmyndigheten ska vägras om spridning av handlingen allvarligt skulle skada beslutsprocessen, såvida inte spridning är av överordnat samhällsintresse.

Tillgång till en handling som innehåller yttranden för internt bruk vid överläggningar och inledande samråd inom den gemensamma tillsynsmyndigheten ska vägras även efter det att beslutet har fattats, om spridning av handlingen allvarligt skulle skada den gemensamma tillsynsmyndighetens beslutsprocess, såvida inte spridning är av överordnat samhällsintresse.

7. För handlingar som härrör från tredje part ska den gemensamma tillsynsmyndigheten samråda med den berörda tredje parten för att bedöma om ett undantag enligt punkt 4 eller 5 ska tillämpas, i det fall det är oklart huruvida handlingen ska lämnas ut eller inte. En medlemsstat får begära att den gemensamma tillsynsmyndigheten inte ska lämna ut en handling från den medlemsstaten utan föregående samtycke.

8. Om enbart delar av den begärda handlingen omfattas av något av undantagen, ska övriga delar av handlingen lämnas ut.

9. Ansökningar om tillgång till en handling ska inges i skriftlig form på valfritt sätt, inbegripet i elektronisk form, på något av de officiella språken och vara tillräckligt utförliga för att den gemensamma tillsynsmyndigheten ska kunna identifiera handlingen. Sökanden behöver inte ange några skäl för sin ansökan.

10. Om en ansökan inte är tillräckligt utförlig, ska den gemensamma tillsynsmyndigheten uppmana sökanden att förtydliga sin ansökan och bistå sökanden med detta.

11. Vid en ansökan som avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar kan den gemensamma tillsynsmyndigheten informellt samråda med sökanden för att finna en rimlig lösning.

12. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska ge medborgarna information och hjälp när det gäller att upplysa dem om hur och var ansökningar om tillgång till handlingar kan inges.

13. En ansökan om tillgång till en handling ska behandlas skyndsamt. Ett mottagningsbevis ska skickas till sökanden. Den gemensamma tillsynsmyndighetens ordförande ska, inom 30 arbetsdagar efter det att en ansökan registrerats, antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen och ställa den till förfogande i enlighet med punkt 15 inom den tiden eller skriftligen ange skälen för att ansökan helt eller delvis avslagits och informera sökanden om dennes rätt att göra en bekräftande ansökan i enlighet med punkt 14 i denna artikel.

14. Om ansökan helt eller delvis avslås, kan sökanden inom 30 arbetsdagar efter att ha mottagit den gemensamma tillsynsmyndighetens besked inge en bekräftande ansökan till den gemensamma tillsynsmyndigheten med begäran om omprövning.

15. Sökanden ska få tillgång till handlingar antingen genom att få ta del av dem på platsen eller genom att få sig tillsänd en kopia, inklusive om möjligt en kopia i elektronisk form, beroende på sökandens önskemål. Kostnaden för framställning och utskick av kopiorna kan debiteras sökanden. Avgiften får inte vara större än den faktiska kostnaden för att framställa och skicka kopiorna. Att ta del av handlingarna på plats, erhålla kopior på färre än 20 A4-sidor och ges direkt tillgång i elektronisk form ska vara kostnadsfritt.

16. Om en handling redan har lämnats ut av den gemensamma tillsynsmyndigheten, Eurojust eller andra institutioner och är lätt tillgänglig för sökanden, kan den gemensamma tillsynsmyndigheten fullgöra sitt åliggande att ställa en handling till förfogande genom att upplysa sökanden om hur han eller hon ska få tag i den begärda handlingen.

17. Handlingarna ska ställas till förfogande i en befintlig version och i ett befintligt format med fullständigt beaktande av sökandens önskemål.

Artikel 33

Utvärdering

Denna arbetsordning ska utvärderas av den gemensamma tillsynsmyndigheten mellan ett och tre år efter det att den träder i kraft och mot bakgrund av de erfarenheter som gjorts.

Artikel 34

Arbetsordningens ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft dagen efter det att den har antagits i enlighet med artikel 23.9 i Eurojustbeslutet.

Utfärdad i Haag den 23 juni 2009. På den gemensamma tillsynsmyndighetens vägnar Josef RAKOVSKÝ Ordförande

(1) EGT L 63, 6.3.2002, s. 1.

(2) EUT L 138, 4.6.2009, s. 14.

(3) Rådets beslut 2000/641/RIF av den 17 oktober 2000 om inrättande av ett sekretariat för de gemensamma tillsynsorgan för dataskydd som bildades genom konventionen om upprättandet av en europeisk polisbyrå (Europolkonventionen), konventionen om användning av informationsteknologi för tulländamål och konventionen om tillämpning av Schengenavtalet om det gradvisa avskaffandet av kontroller vid de gemensamma gränserna (Schengenkonventionen) (EGT L 271, 24.10.2000, s. 1).