Regionkommitténs beslut nr 64/2003

av den 11 februari 2003

om allmänhetens tillgång till Regionkommitténs handlingar

REGIONKOMMITTÉNS PRESIDIUM HAR

med beaktande av artikel 255.2 och 255.3, i föredraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar(1),

med beaktande av Regionkommitténs arbetsordning, särskilt artikel 35, och

med beaktande av den gemensamma förklaring om förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 i vilket Europaparlamentet, rådet och kommissionen uppmanar övriga institutioner att anta interna bestämmelser om allmänhetens tillgång till handlingar som beaktar de principer och restriktioner som fastställs i denna förordning(2),

BESLUTAT FÖLJANDE:

Artikel 1

Tillämpningsområde

Varje unionsmedborgare och varje fysisk eller juridisk person som är bosatt alternativt har sitt säte i en medlemsstat skall ha rätt till tillgång till Regionkommitténs handlingar enligt de principer och villkor som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001 och enligt de särskilda bestämmelserna i det här beslutet.

Artikel 2

Offentligt register över Regionkommitténs handlingar

1. Ett register över handlingar skall upprättas inom institutionen i enlighet med artikel 11 i förordning (EG) nr 1049/2001.

2. Registret skall innehålla hänvisningar till handlingar som upprättats eller mottagits av institutionen från och med tillämpningsdatumet för förordning (EG) nr 1049/2001.

3. Med förbehåll för vad som anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter(3), samt i artikel 16 i förordning (EG) 1049/2001, skall samtliga handlingar offentliggöras på kommitténs webbplats.

Artikel 3

Registrering av handlingar

1. Alla handlingar som institutionen upprättar skall så snart som möjligt föras in i registret. Generalsekreteraren skall anta interna genomförandebestämmelser för att säkerställa att samtliga handlingar som kommittén upprättar registreras.

2. Den handläggande instansen eller avdelningen skall ansvara för att handlingar som upprättas inom ramen för såväl samrådsförfarandet som kommitténs övriga verksamhet förs in i registret så snart de läggs fram eller offentliggörs.

3. Övriga handlingar från de administrativa avdelningarna inom kommitténs generalsekretariat skall i största möjliga utsträckning föras in i registret så snart den avdelning som upprättat dem har gett sitt tillstånd.

4. Alla handlingar som institutionen tar emot från tredje part (enligt definitionen i artikel 3 i förordning (EG) nr 1049/2001) skall av posthanteringsavdelningen sändas till registret, där de skall registreras utom i de fall då det rör sig om en känslig handling enligt artikel 9 i ovannämnda förordning. I sådana fall skall de restriktioner som anges i nämnda artikel respekteras.

Artikel 4

Direkt tillgängliga handlingar

1. Alla handlingar som upprättas eller tas emot av kommittén inom ramen för det rådgivande förfarandet skall i möjligaste mån finnas tillgängliga för medborgarna i elektronisk form, med förbehåll för de restriktioner som anges i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.

2. Kommittén skall göra alla samrådsdokument tillgängliga via registret, vilket kommer att göra det möjligt för medborgarna att få direkt tillgång till de fullständiga texterna.

3. Kommittén skall göra registret elektroniskt tillgängligt via sin webbplats och svara för online-stöd till medborgarna när det gäller förfarandena för att ansöka om tillgång till en handling.

4. Övriga handlingar, särskilt de som är av mer politisk eller strategisk karaktär, skall i möjligaste mån göras direkt tillgängliga.

Artikel 5

På begäran tillgängliga handlingar

1. Samtliga handlingar som upprättas eller tas emot av kommittén utanför samrådsförfarandet skall i möjligaste mån finnas direkt tillgängliga för medborgarna via registret, med förbehåll för de restriktioner som anges i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.

2. Om registret inte ger direkt tillgång till hela texten antingen på grund av att handlingen inte finns tillgänglig i elektronisk form eller på grund av förbehåll i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001, kan den sökande begära tillgång till handlingen antingen genom en skriftlig ansökan eller via det elektroniska formulär som finns på kommitténs webbplats. Kommittén kan antingen bevilja tillgång till handlingarna eller skriftligen motivera ett fullständigt eller partiellt avslag.

Artikel 6

Ursprungliga ansökningar

a) Ingivande av ursprungliga ansökningar

1. Ansökan om tillgång till en handling skall inges i skriftlig form (per brev, fax eller e-post) på ett av de språk som anges i EG-fördragets artikel 314. Ansökan skall sändas till kommitténs generalsekreterare eller till den adress som finns angiven på kommitténs webbplats.

2. Ansökan skall vara noga preciserad och framför allt innehålla uppgifter som gör det möjligt att fastställa vilket eller vilka dokument ansökan avser samt den sökandes namn och adress.

3. Om en ansökan inte är tilltäckligt preciserad skall institutionen uppmana den sökande att göra förtydliganden och skall också hjälpa till med detta. Om förtydliganden krävs räknas svarstiden först från den tidpunkt då institutionen erhållit erforderlig information.

4. Sökanden har inte skyldighet att motivera sin begäran.

b) Behandling av ursprungliga ansökningar

1. Ansökningar om tillgång till en handling som kommittén innehar vidarebefordras samma dag som den registreras av posthanteringsavdelningen till den avdelning som ansvarar för registret. Denna skall bekräfta mottagandet, ge ett svar och tillhandahålla handlingen inom utsatt tid.

2. När ansökan om tillgång till en handling avser en handling som kommittén har upprättat och för vilken ett av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall tillämpas, skall den avdelning som ansvarar för registret kontakta den avdelning eller instans som har upprättat handlingen, och denna skall sedan inom en tidsfrist på fem dagar föreslå hur ärendet skall hanteras.

3. När det råder tvivel om spridning av en handling som härrör från tredje part, skall denne rådfrågas av kommittén och ges möjlighet att inom fem arbetsdagar anmäla sig för att göra det möjligt att fastställa om ett av de undantag som anges i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall tillämpas.

4. När en ansökan om tillgång till en handling som tillställs kommittén avser en handling som ännu inte har offentliggjorts av den institution som har utfärdat den, skall kommittén ge den institution som ansvarar för handlingen en tidsfrist på fem arbetsdagar för att begära vissa förbehåll avseende handlingens spridning.

5. Om det inte har inkommit något svar inom denna tidsfrist på fem arbetsdagar skall kommittén fullfölja förfarandet.

c) Svarstid

1. Den avdelning som ansvarar för registret skall inom 15 arbetsdagar efter det att en ansökan registrerats bevilja tillgång till den begärda handlingen och tillhandahålla den inom denna tidsfrist.

2. Om kommittén inte kan bevilja tillgång till den begärda handlingen skall den skriftligen ange skälen för att ansökan helt eller delvis har avslagits samt upplysa sökanden om dennes rätt att göra en bekräftande ansökan.

3. Om ansökan helt eller delvis avslås får sökanden inom 15 arbetsdagar efter att ha mottagit beskedet ge in en bekräftande ansökan.

4. I undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i punkt 1 i denna artikel förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.

5. Om inget besked ges av kommittén inom den föreskrivna tidsfristen skall sökanden ha rätt att inge en bekräftande ansökan.

6. Tidsfristen på 15 arbetsdagar, som fastställs i artikel 7 i förordning (EG) nr 1049/2001, börjar löpa från och med dagen för registrering av den ursprungliga ansökan.

d) Ansvarig instans

1. De ursprungliga ansökningarna handläggs av chefen för den avdelning som ansvarar för tillsynen av handläggningen av ansökningar om tillgång till handlingar.

2. Svaren på de ursprungliga ansökningar som beviljas översänds till sökanden av direktören för den avdelning som ansvarar för tillsynen av handläggningen av ansökningar om tillgång till handlingar.

3. Beslut om avslag på en ursprunglig ansökan skall med vederbörlig motivering fattas av generalsekreteraren på förslag av den avdelning eller instans som har upprättat handlingen.

4. Generalsekreteraren får när som helst konsultera avdelningen för juridiska frågor eller den tjänsteman som fått i uppdrag att svara för uppgiftsskydd.

Artikel 7

Bekräftande ansökningar

a) Ingivande av bekräftande ansökningar

1. En bekräftande ansökan skall tillställas kommittén skriftligen inom 15 arbetsdagar efter det att sökanden mottagit institutionens besked om att ansökan helt eller delvis avslagits, eller vid avsaknad av svar på den ursprungliga ansökan.

2. Den bekräftande ansökan skall avfattas enligt samma formella kriterier som den ursprungliga ansökan.

b) Handläggning och svarstid

1. Bekräftande ansökningar behandlas enligt bestämmelserna i artikel 6 b i detta beslut.

2. Kommittén skall inom 15 arbetsdagar efter det att en sådan ansökan registrerats antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen eller skriftligen ange skälen för att ansökan helt eller delvis har avslagits.

3. I undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i föregående punkt i denna artikel förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.

c) Behörig myndighet

1. Det åligger kommitténs ordförande att svara på samtliga bekräftande ansökningar.

2. Ordföranden skall kontakta avdelningen för juridiska frågor eller den tjänsteman som fått i uppdrag att svara för uppgiftsskydd, som skall avge sitt yttrande inom tre arbetsdagar.

Artikel 8

Överklagande efter en bekräftande ansökning

1. Om kommittén helt eller delvis avslår en ansökan skall sökanden underrättas om de rättsmedel som finns, nämligen att väcka talan mot institutionen eller framföra klagomål till ombudsmannen enligt de villkor som anges i artikel 230 respektive 195 i EG-fördraget.

2. Om inget besked ges inom den föreskrivna tidsfristen, skall ansökan anses ha avslagits och sökanden skall ha rätt att väcka talan eller framföra klagomål till ombudsmannen i enlighet med bestämmelserna i föregående punkt.

Artikel 9

Tillhandahållande av handlingar och svarskostnader

a) Tillhandahållande

1. Sökanden skall få tillgång till en handling antingen i pappersform eller i elektronisk form, med fullständigt beaktande av sökandens önskemål.

2. Om en handling redan har offentliggjorts av kommittén eller av en annan institution och är lättåtkomlig, kan kommittén underlätta sökandens tillgång till handlingen genom att upplysa om hur denne kan erhålla handlingen.

b) Svarskostnad

1. En avgift för framställning och utskick av kopior får tas ut av sökanden. Denna avgift får dock inte vara högre än den faktiska kostnaden.

2. Att ta del av en handling på platsen, erhålla kopior på färre än 20 A4-sidor och få direkt tillgång i elektronisk form eller via registret skall vara kostnadsfritt.

c) Begäran om tillgång till mycket omfattande handlingar

1. Tillhandahållande av handlingar på mer än 20 A4-sidor skall beläggas med en avgift på 10 euro plus 0,030 euro per sida.

2. Dessa avgifter kan ändras genom beslut av generalsekreteraren.

3. Generalsekreteraren fattar beslut om avgifter för information i andra former. Dessa avgifter får dock inte vara högre än den faktiska kostnaden.

4. Vid upprepade ansökningar som avser mycket omfattande handlingar eller ett mycket stort antal handlingar, får institutionen informellt samråda med sökanden för att finna en rimlig lösning.

5. Redan offentliggjorda handlingar berörs inte av detta beslut och fortsätter att omfattas av sitt eget prissystem.

d) Tilläggskostnader för översättning

Om sökanden begär en översättning till ett annat språk än de som finns tillgängliga gäller den prissättning som institutionen tillämpar för frilansöversättningar.

Artikel 10

Slutbestämmelse

Detta beslut upphäver Regionkommitténs presidiums beslut nr 165/1997 av den 17 september 1997 om allmänhetens tillgång till Regionkommitténs handlingar.

Artikel 11

Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning. Beslutet om införandet av det register över handlingar som upprättas genom detta beslut träder i kraft den 2 juni 2003.

Generalsekreteraren ansvarar för dess genomförande.

Utfärdat i Bryssel den 11 februari 2003.

För Regionkommitténs presidium

Albert Bore

Ordförande

(1) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) EGT L 173, 27.6.2001, s. 5.

(3) EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.