RAPPORT om årsredovisningen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (OEDT-Lissabon) (Budgetåret 1996) samt centrumets svar (97/C 393/06)

1.1 Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk i enlighet med artikel 11.11 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 av den 8 februari 1993 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för budgetåret 1996 för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk. I enlighet med artikel 11.8 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 (2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med artikel 11.10 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 (4), ändrad genom rådets förordning (EG) nr 3294/94 av den 22 december 1994 (5). Revisionsrätten skall granska räkenskaperna enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har tillämpat andra granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 De iakttagelser som läggs fram i punkterna 1.14, 1.15, 1.17 och 1.18 visar att praxis inte respekterar förordningarnas bestämmelser och att berättigandet av vissa belopp inte kunnat verifieras då granskningen utfördes.

1.5 Bortsett från de uppgifter som angivits i föregående punkt är årsredovisningen för budgetåret 1996 tillförlitlig och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet är totalt sett säkerställda.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN FÖR BUDGETÅRET 1996 FÖR EUROPEISKA CENTRUMET FÖR KONTROLL AV NARKOTIKA OCH NARKOTIKAMISSBRUK

Budgeträkenskaper

1.6 Trots att 1996 är verksamhetens tredje budgetår förfogar ännu inte bokföringsavdelningen över någon riktig programvara för budgeträkenskaperna. Övervakningen av budgetens genomförande görs med hjälp av ett instrument som inte utgör något egentligt bokföringssystem (det finns möjlighet att ändra bokförda poster utan att detta framgår, ingen koppling till de allmänna räkenskaperna, osv.).

Allmänna räkenskaper

1.7 Genom de utförda granskningarna har väsentliga förseningar kunnat konstateras vad gäller bokföring av uppgifter i de allmänna räkenskaperna. Den månatliga avstämningen mellan de allmänna räkenskaperna och budgeträkenskaperna, som föreskrivs i artikel 136.4, andra stycket i genomförandebestämmelserna till den allmänna budgetförordningen, har dessutom inte kunnat genomföras.

1.8 Det återkrävda momsbeloppet har inte följts upp i bokföringen. Saldot som anges i balansräkningen för budgetårets slut (0,21 miljoner ecu) bokfördes inte förrän räkenskaperna avslutades.

1.9 Endast centrumets räkenskapsförare känner till det räkenskapsförfarande som följs (bokföringsmekanismer, den tillämpade programvarans funktion, förvaring av bokföringsdokument osv.). Denna situation skulle kunna förorsaka administrativa problem vid räkenskapsförarens frånvaro.

1.10 Räkenskapsföraren har även förvaltningsmässiga uppgifter, fungerar som förskottsförvaltare och undertecknar betalningsorder (överträdelse av artikel 15.1 i genomförandebestämmelserna till den allmänna budgetförordningen).

1.11 Med hänsyn till iakttagelserna i rapporten bör situationen vad gäller räkenskaperna förbättras snarast möjligt.

Avtal och Rådgivande kommittén för upphandling och avtal

1.12 Eftersom det inte finns någon företrädare för den juridiska avdelningen överensstämmer inte sammansättningen av CCAM med genomförandebestämmelserna för gemenskapernas allmänna budget (artikel 64.1).

1.13 En stor del av de granskade avtalen har slutits genom privat överenskommelse eller efter selektiv anbudsinfordran (ibland utan föregående infordran av intresseanmälningar). Dessutom är tidsfristen för att lämna ett anbud, i de flesta granskade fallen, alldeles för kort (ca 14 dagar).

Bidrag från portugisiska regeringen

1.14 Under 1996 överskred utgifterna för att inreda lokaler beloppet på det bidrag som den portugisiska regeringen beviljat 1995. I strid med de tillämpliga finansiella bestämmelserna finansierades detta underskott med centrumets egna medel, utanför dess budget.

1.15 Den nettofordran på portugisiska regeringen som anges i balansräkningen saknar grund. Det motsvarar egentligen flyttningskostnader som skulle ha belastat budgeten.

Årsredovisning för budgetåret 1996 (balansräkning och inkomst- och utgiftsredovisning)

1.16 Granskningen av årsredovisningen för budgetåret 1996 avslöjade flera felaktigheter varav de flesta har korrigerats med anledning av rekommendationer från revisionsrättens revisorer (med undantag från iakttagelserna i punkterna 1.14 och 1.15).

1.17 Centrumets bokföringsavdelning har bokfört betalningar i budgeträkenskaperna till ett belopp på totalt 0,04 miljoner ecu vilket upphävde de befintliga skillnaderna mellan budgeträkenskaperna och de allmänna räkenskaperna. De verifikationer som tillhandahölls under granskningen gjorde det inte möjligt att fastställa om dessa registreringar varit berättigade.

1.18 Centrumet har dessutom inte motiverat ett belopp på ca 0,1 miljoner ecu som fördelats på olika poster i balansräkningen (skulder och tillgångar).

Överförda anslag

1.19 De överförda anslagen 1997 uppgår till 2,56 miljoner ecu (2,43 miljoner ecu automatiskt överförda och 0,13 miljoner ecu icke automatiskt överförda), det vill säga 42,6 % av budgeten 1996 (6,01 miljoner ecu).

1.20 De flesta överförda anslag gjordes för budgetrubriker som avsåg betalningar för centrumets driftsutgifter.

Bank

1.21 Centrumet använder interimskontot "Överföringar på väg" för bokföring av likviditetsrörelser. Kontots saldo borde stämmas av månatligen, i enlighet med förordningarnas bestämmelser. Denna avstämning hade inte gjorts när granskningen utfördes. Den information som erhållits i efterhand om de rörelser som låg till grund för kontots saldo vid budgetårets slut och vid avslutandet av kontot visade att vissa transaktioner till ett totalt belopp på 0,06 miljoner ecu ännu inte hade avslutats i slutet av maj 1997 (detta belopp innefattas i det saldo som anges i punkt 1.18).

Iakttagelser beträffande årsredovisningen vid budgetårets slut

1.22 Det belopp av kommissionens bidrag som inte erhållits vid budgetårets slut och som anges under tillgångar i balansräkningen för budgetårets slut, det vill säga 0,16 miljoner ecu, borde inte ingå i budgetårets inkomster eftersom centrumets finansiella bestämmelser i artikel 5.2 fastställer att "Ett budgetårs inkomster skall tas upp i räkenskaperna det budgetår de mottas". Saldot för dessa konton borde anges under skulder i balansräkningen som ett resultatregleringskonto.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 15 och 16 oktober 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 36, 12.2.1993, s. 6.

(2) Som föreskrivs i artikel 11.10 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1996 upprättats den 26 mars 1997, det datum då räkenskaperna undertecknades av centrumets direktör och överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 31 mars 1996. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

(3) EGT L 341, 30.12.1994, s. 7.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrument.

>Plats för tabell>

(1) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar och lagervärde.

SVAR FRÅN EUROPEISKA CENTRUMET FÖR KONTROLL AV NARKOTIKA OCH NARKOTIKAMISSBRUK (ECNN)

1.4 och 1.5 Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (ECNN) har tagit revisionsrättens allmänna iakttagelse om bokslutets tillförlitlighet och transaktionernas regelbundenhet och korrekthet ad notam och kommer att göra sitt bästa för att åtgärda de sporadiska brister som påpekas i punkt 1.4.

1.6 ECNN är helt ense med revisionsrätten i fråga om att det saknas ett fungerande verktyg för budgeträkenskaper. Sedan början av 1995 söker narkotikacentrumet, tillsammans med EU:s övriga decentraliserade organ, en lösning för att få tag i ett fungerande datorprogram för budgeträkenskaper. 1995 gick de decentraliserade organen gemensamt ut med en anbudsinfordran som tyvärr inte gav något godtagbart resultat.

Därför planerar de decentraliserade organen att använda Syncom 2-systemet, som nu utprövas av Europeiska kommissionen. Eftersom detta system anses överdimensionerat för de decentraliserade organens behov har Cedefop beslutat att självt utföra de justeringar som anses nödvändiga för de decentraliserade organens behov, ett initiativ som stöds av ECNN.

Med anledning av denna nya utveckling räknar centrumet med att ha ett fungerande system för budgeträkenskaper 1998.

1.7-1.11 ECNN är ense med revisionsrättens iakttagelser beträffande den allmänna bokföringen. Under räkenskapsåret 1996 har ECNN:s förvaltnings operationella kapacitet varit mycket begränsad. Under hela det första halvåret har alla förvaltningsuppgifter - personalfrågor, avtal, budget, utbetalningar och bokföring - skötts av två personer. Denna situation har nödvändigtvis medfört förseningar i den allmänna bokföringen, såväl vad gäller avstämningar mellan olika konton som den månatliga momsrapporteringen. På grund av personalbristen hopade sig uppgifterna på räkenskapsföraren.

Under 1996 har ECNN vidtagit nödvändiga åtgärder för att förbättra denna situation och anställa tillräckligt med personal för att säkerställa en god ekonomisk förvaltning. Således bildades förvaltnings-, ekonomi- och logistikavdelningar och undan för undan har dessa utrustats med nödvändig personal för att utföra de olika uppgifterna enligt principen om åtskillnad av arbetsuppgifterna.

Med beaktande av rekryteringsförfarandena och att förseningarna måste hämtas in är det först under räkenskapsåret 1997 som dessa framsteg kan ge synbara resultat.

1.12 ECNN är inte underställt bestämmelserna i Europeiska gemenskapernas budgetförordning utan villkoren i den egna budgetförordningen, vilka antagits efter revisionsrättens yttrande i enlighet med artikel 11 i inrättandeförordningen.

Dessa bestämmelser (jfr artikel 88 i genomförandebestämmelserna i ECNN:s budgetförordning) styr sammansättningen av ECNN:s rådgivande kommitté för upphandling och avtal. För övrigt fastställs det att ledaren för ECNN:s förvaltning skall ingå i denna kommitté. Som ansvarig (i hierarkiskt avseende) för de juridiska frågorna inom ECNN betraktas denne som "företrädare för den avdelning som handhar rättsliga ärenden" vars närvaro i rådgivande kommittén för upphandling och avtal rekommenderas i artikel 64 i Europeiska gemenskapernas budgetförordning. Narkotikacentrumet är emellertid villigt att undersöka möjligheten att i den rådgivande kommittén för upphandling och avtal inkludera den person som är direkt ansvarig för de juridiska ärenden som berör upphandling och avtal.

1.13 ECNN är ense med revisionsrättens iakttagelser. I inledningsskedet nödgades ECNN att ta sig an brådskande uppgifter (säkerhet, städning, försäkringar, etc.) för vilka narkotikacentrumet slöt avtal genom privata överenskommelser med de företag som redan levererade dessa tjänster till kommissionens kontor i Lissabon (enligt kontrakt som slutits efter kommissionens regelbundna anbudsinfordringar).

Vad beträffar tidsfristen för inlämnande av anbud har ECNN under 1997 i enlighet med revisionsrättens iakttagelser ändrat denna tidsgräns till fyra veckor.

1.14 och 1.15 ECNN är överens med revisionsrättens iakttagelser. Problemet har uppstått på grund av att bidraget från den portugisiska regeringen bokfördes 1995 utanför budgeten.

ECNN medger att det hade varit mera korrekt att ta upp det i budgeten. Däremot kommer de extraarbeten som översteg detta bidrag att belasta budgeten 1997.

1.16 ECNN:s kommentarer till punkterna 1.7-1.11 angående den allmänna bokföringen gäller även iakttagelserna om bokslutet.

1.17 De skillnader mellan budgeträkenskaperna och den allmänna bokföringen som revisionsrätten omnämner har reglerats i samband med upprättandet av det definitiva bokslutet. ECNN har alla underlag för bokningarna och revisionsrätten kan vid sin nästa revision fastställa att bokningarna var berättigade.

1.18 ECNN förfogar nu över alla underlag för de debiteringar som gjorts antingen i budgeträkenskaperna eller i den allmänna bokföringen. ECNN anser att revisionsrättens nästa kontroll kommer att fastställa det berättigade i de registreringar som gjorts.

1.19 och 20 1996, som var ECNN:s första egentliga verksamhetsår, präglades av betydande förseningar i synnerhet orsakade av att styrelsen antog verksamhetsprogrammet så sent. Verksamhetsprogrammet för 1995-1996 antogs inte av styrelsen förrän under novembermötet 1995, vilket nödsakade ECNN att i första hand genomföra 1995 års budget. Denna snöbollseffekt fortsatte in på 1997, även om detta svåra handikapp rättades till undan för undan. Först under sista kvartalet 1996 har det därför varit möjligt att starta 1996 års verksamhetsprogram.

Transporterna i fråga rör i de flesta fall betalningsbemyndiganden (automatiska transporter) och endast i mindre utsträckning åtagandebemyndiganden (icke automatiska transporter). Trots detta har ECNN under 1996 använt 5,66 miljoner ecu, dvs. 97 % av den disponibla budgeten.

1.21 Bristen på månatlig avstämning av kontot "pågående överföringar" beror på de förseningar i bokföringen som undersökts under punkt 1.7.

För de transaktioner som inte är reglerade och som revisionsrätten omnämner i sin rapport, förfogar nu ECNN över alla verifikationer och anser att revisionsrätten vid nästa revision kommer att fastställa att de poster som bokförts varit berättigade.

1.22 ECNN är överens med revisionsrättens iakttagelse. Balansräkningen för 1997 kommer att framläggas i enlighet därmed.