RAPPORT om årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet (Angers) för det budgetår som avslutades den 31 december 1997, samt myndighetens svar (98/C 406/09)

1.1. Denna rapport riktas till styrelsen för Gemenskapens växtsortsmyndighet i enlighet med artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 (1).

1.2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för det budgetår som avslutades den 31 december 1997. I enlighet med artikel 110 i rådets förordning (EEG) nr 2100/94 har budgeten genomförts under ordförandens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen (2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 112 i rådets förordning (EEG) nr 2100/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och revisionsnormer. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att avspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat räkenskapshandlingarna och har tillämpat de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Revisionsrätten har genom denna granskning skaffat sig en rimlig grund för uttalandet nedan.

1.4. Denna granskning har gjort det möjligt för revisionsrätten att uppnå en rimlig säkerhet om att årsräkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna i sin helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1997 VID GEMENSKAPENS VÄXTSORTSMYNDIGHET

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

1.5. De förseningar i samband med uppföljningen av de bokföringsmässiga transaktionerna som konstaterades redan förra året har ännu inte rättats till.

1.6. Under hela året har de allmänna räkenskaperna försenats med flera månader. Avstämningen med budgeträkenskaperna har inte kunnat genomföras förrän långt efter att dessa avslutats.

1.7. De samlade inkomsterna för budgetåret har endast varit föremål för ett enda betalningskrav i slutet av budgetåret.

Teknisk verksamhet

1.8. Förseningen i samband med utarbetandet av förfarandet för kontroll av stödberättigande för sortbenämningar och i synnerhet i samband med utarbetandet av avtal med de berörda nationella myndigheterna förhindrade utfärdandet av flera hundra nya växtförädlarrätter under 1997.

1.9. Styrelsen har ännu inte fattat beslut om grundelementen och metoden för beräkning av provningskostnader som skall tjäna som underlag för fastställandet av ersättningen till de myndigheter som ansvarar för denna tekniska provning.

Övriga iakttagelser

1.10. Myndighetens budget har inte offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

1.11. Genomförandebestämmelserna för myndighetens budgetförordning har ännu inte fastställts.

1.12. Årsrapporten för budgetåret 1996 har ännu inte offentliggjorts.

Uppdelning av uppgifter

1.13. Även om förbättringar noterats har principen om uppdelning av uppgifter mellan utanordnaren och räkenskapsföraren inte alltid helt och hållet följts. Räkenskapsföraren hjälper fortfarande till med sammanställningen och förhandskontrollen av budgetdokumenten (förslag till åtaganden, betalningsorder, betalningskrav, reglering av förskottskonton).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 5 november 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

Tabell 1 Balansräkning per den 31 december 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

OBS: Beloppen avrundas uppåt/nedåt till närmaste tusental och utgör avrundningar av varje exakt siffra och inte summan av avrundningar.

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från myndigheten.

>Plats för tabell>

(1) EGT L 227, 1.9.1994, s. 27.

(2) Som föreskrivs i artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1997 upprättats den 27 mars 1998 och därefter överlämnats till myndighetens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 31 mars 1998. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

MYNDIGHETENS SVAR

1. Förseningar i bokföringen

De förseningar i bokföringen som påträffats 1997 beror på olika faktorer, som t.ex. växtsortsmyndighetens tämligen oroliga strukturella förflutna, raden av flyttningar och åtföljande omorganiseringar, avsaknaden av datoriserade bokföringssystem (allmän bokföring och budgetbokföring) som är anpassade till gemenskapens krav (dubbel bokföring), begränsad personal och hög personalomsättning, gemenskapsförfaranden till följd av ett komplicerat system för förvaltning av avgifter och genom den snabba utvecklingen av gemenskapens växtförädlarrätt etc.

För närvarande är bokföringen tryggad såväl vad beträffar allmän bokföring som budgetbokföring. Partiellt automatiserade system för inmatning av data har utvecklats för den allmänna bokföringen och alla åtgärder har vidtagits för att det skall bli möjligt att införa SI2-systemet (budgetbokföring) i januari 1999. För övrigt arbetar man nu på att skapa en IT-länk mellan bokföringen och programmet för teknisk förvaltning av handlingarna om växtförädlarrätt (PVR.), rekryteringen av en biträdande räkenskapsförare och införandet av ett system för månatliga betalningskrav för inkomster är på väg att realiseras och avstämningar görs numera regelbundet.

2. Förseningar kopplade till den tekniska verksamheten

a) Kontrakt med de nationella myndigheterna

Upprättandet av kontrakt angående prövning av sortbestämning har varit föremål för diskussioner med de berörda nationella myndigheterna. Alla har godkänt innehållet i de översända kontraktförslagen. Den slutliga versionen av nämnda kontrakt har översatts på så sätt att de snabbt kan undertecknas av de berörda myndigheterna. Hur som helst har dessa myndigheter redan börjat utarbeta prövningarna med utgångspunkt i bestämmelserna i utkasten till projekten. Den försening som upptäckts i detta skede i fråga om hinder för beviljande av gemenskapens växtförädlarrätt har för närvarande hämtats in.

b) Beräkning av provningskostnaderna

Med utgångspunkt i ett förslag som framlagts av växtsortsmyndigheten har dess styrelse vid sitt sammanträde i april 1998 gått med på att efter en anbudsinfordran utse en oberoende ekonomisk expert vars uppgift skall vara att utvärdera den metod som används av de olika berörda myndigheterna för att beräkna kostnaderna för de tekniska provningarna, en metod som redan inledningsvis till stor del utarbetats av växtsortsmyndighetens tjänsteavdelningar.

Vid detta sammanträde förlängde växtsortsmyndighetens styrelse giltighetstiden för överenskommelsen om "in-ut"-principen enligt vilket de belopp som växtsortsmyndigheten uppburit i form av provningsavgifter bildar utgångspunkt för de summor som betalas till provningsmyndigheterna för utförda arbeten. Förlängningen gäller fram till december 1999.

3. Brist på offentliggörande

a) Växtsortsmyndighetens budget

Växtsortsmyndighetens ändringsbudget 1998, som antogs av styrelsen vid dess extra sammanträde den 10 juni 1998, kommer att publiceras i slutet av andra halvåret 1998 av Byrån för Europeiska gemenskapens officiella publikationer. För att minska kostnaderna för offentliggörande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning har flera decentraliserade gemenskapsorgan (Bilbao, Lissabon, Luxemburg, Angers) enats om att offentliggöra sina respektive budgetar i en gemensam publikation med Översättningscentrum för Europeiska unionens organ som samordnare.

Denna ändringsbudget 1998 kommer att omfatta:

- 1996 års budget,

- 1997 års budget,

- 1998 års preliminära budget,

- 1998 års ändringsbudget.

b) Budgetförordningens genomförandebestämmelser

Utkastet till förordning som rör genomförandebestämmelserna i växtsortsmyndighetens budgetförordning är för närvarande under utarbetande. Med tanke på växtsortsmyndighetens särart bör detta utkast till förordning utarbetas med största noggrannhet och bygga på den tidigare erfarenhet som gjorts av övriga självfinansierade decentraliserade organ (Alicante, London) som arbetar på ungefär samma sätt som växtsortsmyndigheten.

Detta utkast bör läggas fram vid växtsortsmyndighetens sammanträde i december 1998.

c) Årsrapport 1996

Utkastet till årsrapporten för 1996 har översatts och vidarebefordrats till publikationsbyrån för publicering under andra halvåret 1998. Det bör påpekas att årsrapporten för 1996, till skillnad mot årsrapporten för 1995, omfattar en ansenlig teknisk bilaga.

4. Otillräcklig åtskillnad av funktioner

För närvarande och till följd av den progressiva ökningen av personal inom administration och ekonomi ser det ut som om principen om åtskiljande av funktioner kan respekteras helt och hållet. Det är i allmänhet personalen på ekonomiavdelningen som iordningsställer förslag till åtaganden, betalningsorder och betalningskrav (utom för avgifter) som sedan undertecknas av utanordnaren.

Vad beträffar förskott är det förskottsförvaltaren och den biträdande förskottsförvaltaren som upprättar dokumenten för avstämningarna.

Räkenskapsföraren biträds nu av en korttidsanställd assistent.