Riktlinjer för stärkt operativ samordning mellan gemenskapen och medlemsstaterna inom området för utvecklingssamarbete (Text antagen av rådet den 9 mars 1998) (98/C 97/01)

1. I sina slutsatser av den 5 juni 1997 uttalade rådet att den operativa samordningen mellan gemenskapen och medlemsstaterna bör stärkas i alla utvecklingsländer som EU har upprättat samarbetsförhållanden med på grundval av de nya riktlinjerna. Dessa nya ritktlinjer skall genomföras på ett pragmatiskt sätt, under hänsynstagande till kapaciteten på plats och lokala förhållanden. Hänsyn bör även tas till 1994 års riktlinjer och till de lärdomar som dragits under pilotfasen, samt grundas på följande principer:

- Samordningsverksamheten bör vara skräddarsydd för den särskilda situationen i varje land, och inom varje sektor eller område för utvecklingssamarbete.

- Den bör genomföras i nära samarbete med mottagarlandet, i syfte att förstärka dess förmåga att åta sig ansvaret för och kontroll av sina utvecklingsstrategier och program och förstärka regeringens ledande roll i den allmänna samordningen av hjälpen.

- EU:s samordning bör vara knuten till andra befintliga mekanismer för givarsamordning på landsnivå.

- Samordningsverksamheten bör säkerställa en sammanhängande EU-insats inom vidare mekanismer för givarsamordning och konsekvens med de gemensamma riktlinjer som antagits av rådet.

- EU:s samordning måste ske på sådant sätt att den maximerar mervärdet för mottagarländerna.

2. Detta innebär att EU:s samordning bör ingå som ett led i den övergripande processen för samordning av stödet i partnerlandet, samtidigt som dess särskilda fördelar i varje individuell situation maximeras. I detta sammanhang bör kommissionen och medlemsstaterna stödja ansträngningar från partnerlandet att i ökande utsträckning spela en ledande roll i den övergripande biståndssamordningen.

EU-samordningens särskilda roll och formera för hur den bedrivs, och dess bidrag till vidare mekanismer för samordningen av stödet där det även ingår andra givare, bör bestämmas gemensamt i varje partnerland, och för varje sektor eller område för utvecklingssamarbete. För att underlätta detta bör företrädarna för medlemsstaterna och kommissionen gemensamt, i samråd med partnerlandet skaffa sig en överblick över situationen, särskilt med avseende på följande områden:

- Partnerlandets prioriteringar och politik för varje sektor och område inom utvecklingssamarbetet.

- Den politik och den verksamhet som stöds av gemenskapen och berörda medlemsstater i var och en av dessa sektorer och områden.

- Förekomsten av samordningsmekanismer med andra givare inblandade, och hur de fungerar.

- Partnerlandets roll i befintliga samordningsmekanismer.

- Partnerlandets institutionella förmåga att leda samordningen av stödet.

- Medlemsstaternas och kommissionens roll i det förbättrade samordningsarbetet.

Denna checklista bör uppdateras med jämna mellanrum.

3. På grundval av denna checklista bör medlemsstaternas och kommissionens företrädare enas om formerna för den förstärkta samordningen och vidta nödvändiga åtgärder för det praktiska arbetet som bygger på befintliga mekanismer för EU:s samordning, även på sektorsnivå. Dessa åtgärder bör syfta till att täcka alla instrument för samarbetet och alla samarbetsområden.

4. I princip bör delegationen från Europeiska kommissionen, i nära samordning med ordförandeskapet, ta initiativ till och övervaka den allmänna processen för en stärkt operativ samordning på plats mellan gemenskapen och medlemsstaterna, i samråd med och med stöd av medlemsstaternas företrädare.

I samförstånd och med vederbörlig hänsyn till särskilda situationer kan kommissionens och medlemsstaterna företrädare ge en medlemsstat eller kommissionen i uppgift att övervaka den operativa samordningen inom en viss sektor eller ett visst område när det gäller utvecklingssamarbete, inom ramen för det allmänna samordningsarbetet.

I länder där kommissionen saknar en fast delegation bör ordförandeskapets företrädare ta initiativ till samordningsprocessen. Medlemssstaternas företrädare bör i samförstånd ge en medlemsstat i uppgift att övervaka processen, i nära samarbete med den behöriga delegationen i ett tredje land.

På begäran av en medlemsstat som saknar ambassad i ett visst partnerland bör kommissionen lämna information om resultaten av det operativa samarbetet.

5. Formerna för den operativa samordningen mellan gemenskapen och medlemsstaterna kan omfatta främst följande:

a) Möten mellan företrädare för medlemsstaterna och EG-delegationen

Sådana möten bör hållas varje månad, eller så ofta som krävs, på inbjudan, efter samråd med ordförandeskapet, av EG-delegationen eller av den medlemsstat som har en ledande roll för en viss sektor.

Sådana möten syftar till att

i) ge deltagarna en ständigt aktuell översikt över de sektorsprioriteringar som för tillfället stöds och över pågående och planerad verksamhet eller utvecklingsbistånd från gemenskapen och medlemsstaterna och att diskutera den senaste tidens utveckling och erfarenheter i detta avseende,

ii) identifiera och vidta åtgärder när det gäller dubbelarbete och möjligheter till förstärkning av medlemsstaternas och gemenskapens verksamhet, för att de bättre skall komplettera varandra och också ta hänsyn till andra givares verksamhet,

iii) diskutera och, när detta är möjligt, välja en gemensam metod för samordning och samarbete med andra givare för varje sektor eller område för utvecklingssamarbete, och för samarbetet med partnerlandet,

iv) främja ett samordnat arbetssätt från medlemsstaternas och kommissionens sida i stödjandet av den sektorspolitik som partnerlandet har antagit, och när detta är lämpligt förbereda en sammanhängande insats för utveckling och genomförande av sektorsprogram med deltagande av andra givare och under partnerlandets ledning,

v) utbyta information och synpunkter om vilka prioriteringar som bör göras - på grundval av behov som identifieras av partnerlandet - för planläggning av nästa fas i det utvecklingsbistånd som skall lämnas av medlemsstaterna och gemenskapen, med beaktande av skillnaderna i fråga om tidsplan och förfarande. Dessa konsultationer bör äga rum på ett mycket tidigt stadium i varje parts programplaneringsprocess och bör vara förenliga med sektorsprogram.

b) Utbyte av information

Medlemsstaterna och kommissionen skall hålla varandra underrättade om sin politik samt om utvärderingar, studieresor och undersökningar och sin pågående och framtida verksamhet på området för utvecklingsbistånd i det berörda partnerlandet. I relevanta fall bör sådan information delges andra givare.

I detta syfte skall medlemsstaternas och kommissionens företrädare på plats sprida sammanfattande och, i möjligaste mån, skriftlig information om sin policy och pågående eller planerad stödverksamhet. Informationsutbytet kan underlättas genom en databasmodell, som tillhandahålls av kommissionen och som skulle erbjudas medlemsstaternas och kommissionens företrädare på plats. När kommissionens eller medlemsstaternas företrädare företar viktiga resor till det berörda landet, bör förberedande genomgångar och avrapporteringar organiseras.

Målet på lång sikt bör vara att hjälpa till att utveckla kapaciteten hos statsmakterna i partnerlandet i fråga om utbyte och användning av information som är relevant för dess utvecklingsprocess, genom uppbyggnad av den lokala institutionella kapaciteten.

c) Gemensamma undersökningar, analyser och utvärderingar

Inom sektorer eller på områden där flera medlemsstater och gemenskapen är verksamma kan undersökningar, analyser och utvärderingar i ökande utsträckning genomföras gemensamt i samarbete med partnerlandet och, om så befinns lämpligt, med andra givare.

Partnerlandet bör i ökande utsträckning ansvara för och leda granskningen av offentliga utgifter och, om möjligt, undersökningar och analyser.

d) Gemensamma program

När så är lämpligt kan gemensamma program organiseras, i samarbete med partnerlandet och eventuellt med andra givare. Sådana gemensamma program bör i ökande utsträckning och så långt möjligt utformas som sektorsprogram och säkerställa en ledande roll för statsmakterna.

e) Stödformer

Om nödvändigt kan de berörda medlemsstaternas hjälpprogram eller gemenskapens vägledande program anpassas enligt de relevanta förfarandena och efter överenskommelse med partnerlandet, om det blir uppenbrat att det förekommer ett avsevärt dubbelarbete eller luckor i den totala verksamheten.

Om möjligt bör både gemenskapen och medlemsstaterna sträva efter att uppnå en successiv harmonisering av förfarandena särskilt när det gäller utformningen av finansieringsförslag, avtal och förfaranden för genomförande av program. Samordning på fältet bör gå hand i hand med en symmetrisk samordning på högkvartersnivå.

6. Medlemsstaterna och gemenskapen skall göra gemensamma ansträngningar för att befintliga mekanismer för samordning av stöd/givare skall fungera på bästa sätt, genom att i synnerhet säkerställa anknytningen till mottagarlandets statsmakters egen politik på sektorsnivå och generellt; dessa samordningsmekanismers bidrag för att bistå myndigheterna i arbetet med att definiera och genomföra sektorspolitik och sektorsprogram som befinns lämpliga, och en alltmer aktiv roll för partnerlandet i samordningen av hjälpen.

Om sådana mekanismer redan finns skall kommissionen och medlemsstaterna göra sitt yttersta för att bistå dem närhelst de kan, genom att spela en fullvärdig roll i denna process och lämna all information som begärs så snabbt och så fullödigt som möjligt.

7. All denna samordningsverksamhet bör organiseras på ett sådant sätt att den ger största möjliga mervärde för partnerländerna.

8. Företrädarna för medlemsstaterna och gemenskapen skall upprätta en gemensam rapport om de åtgärder som vidtagits och de framsteg som gjorts beträffande förstärkningen av det operativa EU-samarbetet under loppet av 1999.

9. Rådet kommer att granska de allmänna framsteg som gjorts på grundval av dess riktlinjer vid sitt möte under andra halvåret 1998, och uppmanar kommissionen att utarbeta en preliminär rapport till detta möte.

10. I länder där dessa riktlinjer redan har genomförts kommer medlemsstaterna och kommissionens företrädare att bistå myndigheterna med råd om hur samarbetet kan stärkas lokalt.

11. På grundval av de gemensamma rapporter som nämns i punkt 8 och den preliminära rapport som avses i punkt 9 kommer rådet att undersöka möjligheten att ytterligare utveckla dessa riktlinjer.