SV Europeiska unionens officiella tidning L 210/10

KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 951/2007

av den 9 augusti 2007

om fastställande av tillämpningsbestämmelser för program för gränsöverskridande samarbete som finansieras inom ramen för Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1638/2006 om fastställande av allmänna bestämmelser för upprättandet av ett europeiskt grannskaps- och partnerskapsinstrument

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1638/2006 av den 24 oktober 2006 om fastställande av allmänna bestämmelser för upprättandet av ett europeiskt grannskaps- och partnerskapsinstrument (1), särskilt artikel 11.1, och

av följande skäl:

(1) Gränsöverskridande samarbete mellan Europeiska unionens medlemsstater och partnerländer i regioner i anslutning till deras gemensamma del av Europeiska unionens yttre gräns med syftet att skapa ett område präglat av välstånd och god grannsämja, (nedan kallat ”gränsöverskridande samarbete inom ramen för det europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet” eller ”gränsöverskridande samarbete”) är en av de verksamheter som täcks av förordning (EG) nr 1638/2006.

(2) Enligt artikel 11 i förordning (EG) nr 1638/2006 ska kommissionen anta tillämpningsbestämmelser med särskilda bestämmelser för tillämpningen av avdelning III ”Gränsöverskridande samarbete”. Tillämpningsbestämmelserna ska enligt artikeln bland annat röra samfinansieringsgrad, utarbetande av gemensamma operativa program, utseende av de gemensamma myndigheterna och fastställande av deras funktioner, fastställande av övervaknings- och urvalskommittéernas och det gemensamma sekretariatets roll och funktioner, stödberättigande utgifter, urval av gemensamma projekt, den förberedande etappen, teknisk och finansiell förvaltning av gemenskapsstöd, finansiell kontroll och revision, övervakning och utvärdering, synlighet och informationsåtgärder för potentiella stödmottagare.

(3) Enligt artikel 21 i förordning (EG) nr 1638/2006 ska tillämpningsbestämmelserna också omfatta upphandlingsregler för gränsöverskridande samarbete inom ramen för det europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet.

(4) De strategidokument som avses i artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1638/2006 bör fastställa den strategiska ramen för kommissionens stöd till gränsöverskridande samarbete och omfatta det vägledande programmet för detta.

(5) Gemenskapens stöd till gränsöverskridande samarbete bör genomföras genom gemensamma operativa program som fastställs i strategidokumenten.

(6) Det är nödvändigt att fastställa tillämpningsbestämmelser med särskilda gemensamma bestämmelser för gränsöverskridande samarbete enligt förordning (EG) nr 1638/2006 och samtidigt ge de deltagande länderna visst spelrum när det gäller de närmare bestämmelserna för hur varje enskilt program ska organiseras och genomföras beroende på programmets särskilda karaktär. På grundval av denna princip och med beaktande av den här förordningen bör de deltagande länderna gemensamt föreslå närmare bestämmelser för sitt gränsöverskridande samarbete inom ramen för det europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet i det gemensamma operativa programdokument som kommissionen ska anta i enlighet med artikel 9.6 i förordning (EG) nr 1638/2006.

(7) För att samtliga deltagande länder ska vara delaktiga i programmets beslutsstruktur samtidigt som genomförandet anförtros en gemensam förvaltningsmyndighet i ett av de deltagande länderna krävs det gemensamma regler i syfte att fastställa en fördelning av funktionerna mellan programmets olika förvaltningsstrukturer.

(8) Eftersom programmen genomförs inom ramen för delad förvaltning måste deras förvaltnings- och kontrollsystem uppfylla kraven i gemenskapslagstiftningen. Kommissionens antagande av ett program bör gälla som ett förhandsgodkännande av dessa system. Kommissionen bör följa genomförandet av varje program genom ett eventuellt deltagande i den gemensamma övervakningskommittén och genom de rapporter som den gemensamma förvaltningskommittén lägger fram för kommissionen.

(9) I syfte att säkerställa att potentiella stödmottagare i partnerländerna deltar till fullo i programmet och att samma förvaltningssystem tillämpas för aktörer både i medlemsstaterna och i partnerländerna, och eftersom anslagen till det gränsöverskridande samarbetet inom ramen för det europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet förvaltas inom ramen för Europeiska unionens utrikespolitik, bör kontraktsförfarandena för externa åtgärder som finansieras av Europeiska kommissionen tillämpas på samtliga projekt som finansieras inom ramen för det gränsöverskridande samarbete som inrättas genom förordning (EG) nr 1638/2006.

(10) I syfte att säkerställa ett effektivt genomförande av programmet är det nödvändigt att fastställa regler om utvärdering och övervakning.

(11) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från den kommitté som inrättats genom förordning (EG) nr 1638/2006.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

INLEDNING

Artikel 1

Syfte och tillämpningsområde

Syftet med denna förordning är att fastställa tillämpningsbestämmelser för förordning (EG) nr 1638/2006 vad gäller program för gränsöverskridande samarbete.

Artikel 2

Definitioner

I denna förordning gäller följande definitioner:

1. tekniskt stöd: förberedelser, förvaltning, övervakning, utvärdering, information, revision och kontroll samt eventuella åtgärder för att stärka den administrativa kapacitet som krävs för genomförandet av de gemensamma operativa programmen.

2. stödmottagare: det organ som skriver under en bidragsöverenskommelse med den gemensamma förvaltningsmyndigheten och som tar på sig hela det juridiska och ekonomiska ansvaret för genomförandet av projektet gentemot denna myndighet; detta organ får det ekonomiska bidraget från den gemensamma förvaltningskommittén och svarar för förvaltningen och eventuell fördelning av bidraget enligt överenskommelser som ingåtts med dess partner; organet är ensamt ansvarigt inför den gemensamma förvaltningskommittén och redovisar direkt inför denna hur verksamheten framskrider, både praktiskt och ekonomiskt.

3. kontraktspart: det organ som skriver under ett tjänste-, varu- eller entreprenadkontrakt med den gemensamma förvaltningsmyndigheten och som tar på sig hela det juridiska och ekonomiska ansvaret för genomförandet av kontraktet gentemot denna myndighet.

4. strategidokument: det dokument som föreskrivs i artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1638/2006 och i vilket det bland annat fastställs en förteckning över de gemensamma operativa programmen, det vägledande fleråriga anslaget för dessa samt de territoriella enheter som är stödberättigade inom ramen för varje enskilt program.

5. deltagande länder: alla medlemsstater och partnerländer som deltar i ett gemensamt operativt program.

6. partnerländer: de länder och territorier som anges i bilagan till förordning (EG) nr 1638/2006.

7. projekt av betydande omfattning: projekt som omfattar flera olika arbeten, verksamheter eller tjänster avsedda att tillsammans fullgöra en odelbar uppgift av specifik natur och som har tydligt fastställda mål av gemensamt intresse med sikte på att genomföra gränsöverskridande investeringar.

8. egna resurser för de länder som deltar i ett gemensamt operativt program: de ekonomiska resurser som härrör från de deltagande ländernas centrala, regionala eller lokala budget.

9. praktisk uppföljning av projekt: uppföljning av åtgärder som finansieras genom programmet enligt metoden med projektcykelförvaltning, dvs. från programplanering till utvärdering, via teknisk övervakning av genomförandet.

KAPITEL II

GRUNDDOKUMENT

AVSNITT 1

Gemensamma operativa program

Artikel 3

Utarbetande av gemensamma operativa program

Varje enskilt gemensamt operativt program ska fastställas genom en gemensam överenskommelse av alla deltagande länder i enlighet med förordning (EG) nr 1638/2006, strategidokumentet och denna förordning.

Artikel 4

Innehållet i de gemensamma operativa programmen

Alla gemensamma operativa program ska ange mål, prioriteringar och närmaste bestämmelser för de åtgärder som ska vidtas samt klart och tydligt beskriva hur de anknyter till andra pågående bilaterala och multilaterala program i de berörda länderna eller regionerna, framför allt inom ramen för program som finansieras av Europeiska unionen.

Varje enskilt gemensamt operativt program ska

a) ange de territoriella enheter, även eventuella angränsande regioner, som enligt vad som anges i förordning (EG) nr 1638/2006 och strategidokumentet kan komma i fråga för projekt som finansieras inom ramen för programmet,

b) fastställa formerna för deltagande i programmen för angränsande regioner i tredjeländer som inte omfattas av förordning (EG) nr 1638/2006 men som får delta i samarbetet på grundval av strategidokumentet,

c) fastställa prioriteringar och åtgärder som svarar mot de mål som fastställs i strategidokumentet,

d) ange sammansättningen av den gemensamma övervakningskommittén i enlighet med artikel 11 i denna förordning,

e) ange den enhet som de deltagande länderna har utsett till gemensam förvaltningsmyndighet,

f) beskriva den struktur som den gemensamma förvaltningsmyndigheten kommer att inrätta för programmets förvaltning i enlighet med artiklarna 14, 15, 16 och 17 i denna förordning. Denna beskrivning ska vara tillräckligt detaljerad för att ge kommissionen rimliga garantier för att det införs en effektiv intern kontroll som bygger på bästa internationella praxis.

g) innehålla en finansieringstabell som anger den preliminära årliga fördelningen på de olika prioriteringarna av åtaganden och betalningar inom ramen för programmet och bland annat innehåller uppgifter om de belopp som anslagits till tekniskt stöd,

h) fastställa metoderna för genomförandet av programmet, i enlighet med de kontraktsförfaranden som avses i artikel 23 i denna förordning,

i) ange en preliminär vägledande tidsplan för inledande av förfaranden och urval av projekt som ska finansieras,

j) nämna eventuella lagstadgade skyldigheter när det gäller miljökonsekvensbeskrivningar och ange en preliminär vägledande tidsplan för genomförandet,

k) fastställa det eller de språk som ska användas i samband med programmet,

l) innehålla en plan för information och kommunikation i enlighet med artikel 42.

I den tabell som avses i andra stycket led g ska Europeiska gemenskapens bidrag anges liksom de preliminära vägledande belopp som kommissionen har åtagit sig att ingå åtaganden för varje år fram till och med 2013 (beloppen för perioden 2011–2013 ska bekräftas i det vägledande programmet för 2011–2013). De preliminära vägledande beloppen för samfinansieringen från de deltagande ländernas egna resurser ska också anges i tabellen.

Vid tillämpningen av andra stycket led h ska de projekt som finansieras inom ramen för programmet som allmän regel väljas ut efter en förslagsinfordran. De deltagande länderna får emellertid också, i samförstånd med Europeiska kommissionen, gemensamt fastställa projekt av betydande omfattning för gränsöverskridande investeringar för vilka någon förslagsinfordran inte kommer att göras. Dessa projekt ska i så fall uttryckligen omnämnas i programmet eller omfattas av ett senare beslut av den gemensamma övervakningskommitté som avses i artiklarna 11–13; de måste vara förenliga med programmets prioriteringar och åtgärder och en särskild budget måste ha avsatts för dem.

Artikel 5

Antagande av gemensamma operativa program

1. Varje gemensamt operativt program ska läggas fram för kommissionen av den gemensamma förvaltningskommittén efter det att alla länder som har deltagit i och bidragit till utarbetandet av programmet har lämnat sitt uttryckliga samtycke.

2. Kommissionen ska granska det gemensamma operativa programmet i syfte att kontrollera att det innehåller alla uppgifter som avses i artikel 4; den ska för det ändamålet särskilt

a) bedöma programmets överensstämmelse med strategidokumentet,

b) kontrollera analysens tillförlitlighet samt överensstämmelsen med de föreslagna prioriteringarna och åtgärderna liksom med andra bilaterala och multilaterala program som pågår eller planeras i de regioner som berörs av programmet,

c) kontrollera programmets förenlighet med tillämplig gemenskapslagstiftning,

d) kontrollera att de eventuella miljökonsekvensbeskrivningar som krävs har gjorts eller planerats innan de föreslagna projekten ska genomföras,

e) förvissa sig om att programmets finansieringstabell är korrekt, särskilt när det gäller de belopp som kommissionen åtagit sig att ingå åtaganden för,

f) förvissa sig om att den gemensamma förvaltningsmyndigheten har tillräcklig kapacitet för programmets åtgärder med tanke på deras omfattning, innehåll och komplexitet. Kommissionen ska i synnerhet kontrollera att den gemensamma förvaltningsmyndigheten förfogar över kvalificerad personal i tillräckligt antal som helt och hållet är avdelad för programmet, nödvändiga datorbaserade förvaltnings- och redovisningsverktyg samt en ekonomihanteringsprocess som är förenligt med tillämplig gemenskapslagstiftning. Kontrollen kan ske genom en förhandsrevision på plats, om kommissionen anser detta nödvändigt,

g) förvissa sig om att den gemensamma förvaltningsmyndigheten har planerat och infört tillfredsställande system för intern kontroll och revision, som bygger på bästa internationella praxis.

3. Efter granskningen av det gemensamma operativa programmet får kommissionen uppmana de deltagande länderna att lämna kompletterande information eller, i förekommande fall, att omarbeta vissa punkter.

4. Antagandet av ett gemensamt operativt program gäller som ackreditering i förväg från kommissionens sida av de förvaltnings- och kontrollstrukturer som den gemensamma förvaltningsmyndigheten infört.

5. Varje gemensamt operativt program ska antas genom ett kommissionsbeslut som gäller för hela programtiden.

Artikel 6

Övervakning och utvärdering av gemensamma operativa program

1. Syftet med övervakningen och utvärderingen av de gemensamma operativa programmen är att förbättra kvaliteten, effektiviteten och konsekvensen i genomförandet. Resultaten av utvärderingarna ska beaktas vid den fortsatta programplaneringen.

2. En utvärdering efter halva tiden av ett gemensamt operativt program ska ske inom ramen för översynen av programmet i enlighet med strategidokumentet.

Utvärderingen ska göras av kommissionen och resultaten, som ska meddelas den gemensamma övervakningskommittén och den gemensamma förvaltningsmyndigheten för programmet, får leda till justeringar i den vägledande programplaneringen.

3. Utöver utvärderingen efter halva tiden får kommissionen när som helst utvärdera det gemensamma operativa programmet eller en del av detta.

4. Under det år som följer efter genomförandet av de projekt som finansieras genom det gemensamma operativa programmet ska kommissionen göra en utvärdering i efterhand.

Artikel 7

Ändringar av gemensamma operativa program

1. Sådana anpassningar av finansieringstabellen för ett gemensamt operativt program som enbart gäller överföring av gemenskapsmedel från en prioritering till en annan av ett belopp motsvarande högst 20 % av de belopp som ursprungligen avsatts för varje prioritering, får göras direkt av den gemensamma förvaltningsmyndigheten efter godkännande från den gemensamma övervakningskommittén. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska meddela kommissionen dessa ändringar.

Denna bestämmelse får tillämpas på tekniskt stöd endast under förutsättning att det finns ett skriftligt godkännande från kommissionen.

2. På motiverad begäran från den gemensamma övervakningskommittén eller på kommissionens initiativ i samförstånd med den gemensamma övervakningskommittén får de gemensamma operativa programmen ses över och, vid behov, ändras i följande fall:

a) För att hänsyn till betydande socioekonomiska förändringar eller större förändringar i gemenskapens prioriteringar eller i nationella eller regionala prioriteringar inom det territorium som omfattas av programmet.

b) Till följd av svårigheter vid genomförandet som har lett till kraftiga förseningar.

c) Vid överföringar av gemenskapsmedel från en prioritering till en annan utöver vad som är möjligt enligt punkt 1.

d) Till följd av de utvärderingar som avses i artikel 6.2 och 6.3.

e) Vid avslutande av programmet i förtid enligt artikel 44.

3. Ändring av ett gemensamt operativt program i de fall som avses i punkt 2 ska antas genom ett kommissionsbeslut och kräver att det ingås ett tilläggsavtal till de finansieringsöverenskommelser som avses i artikel 10.

Artikel 8

Språk

1. Ett gemensamt operativt program ska använda ett eller flera av Europeiska unionens officiella språk som arbetsspråk inom sina förvaltningsstrukturer.

2. Med hänsyn till att det rör sig om program mellan flera parter får stödmottagarna för projekten lämna in alla dokument om sina projekt till den gemensamma förvaltningsmyndigheten på sitt eget språk under förutsättning att denna möjlighet uttryckligen anges i programmet och att den gemensamma övervakningskommittén planerar att, genom den gemensamma förvaltningsmyndigheten, ombesörja alla nödvändiga resurser för tolkning och översättning.

3. Kostnaderna för tolkning och översättning för alla de språk som nämns i programmet ska

a) när det gäller det gemensamma operativa programmet, täckas från budgetposten för tekniskt stöd, och

b) på projektnivå, täckas från budgeten för varje enskilt projekt.

Artikel 9

De gemensamma operativa programmens inledningsfas

1. När det gemensamma operativa programmet har antagits genom ett kommissionsbeslut ska programmet omedelbart börja genomföras i medlemsstaterna med utnyttjande av de anslag inom ramen för det europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet som avsatts för gränsöverskridande samarbete och som härrör från rubrik 1 B i budgetplanen (Interinstitutionellt avtal 2006/C 139/01) (2). Även sådana gemensamma åtgärder som är nödvändiga för att programmet ska kunna genomföras får påbörjas, t.ex.

a) verksamheten vid den gemensamma förvaltningsmyndigheten och det gemensamma tekniska sekretariatet,

b) de första mötena i den gemensamma övervakningskommittén, även med deltagande av företrädare för de partnerländer som ännu inte undertecknat finansieringsöverenskommelsen.

c) förberedelser för och utlysande av anbuds- och förslagsinfordringar; det ska vid behov anges att de är avhängiga av att finansieringsöverenskommelser undertecknas.

2. Det kommissionsbeslut som avses i punkt 1 ska vara tillämpligt på varje enskilt partnerland som deltar i programmet från och med det att en finansieringsöverenskommelse träffats med landet i fråga i enlighet med artikel 10.

AVSNITT 2

Finansieringsöverenskommelser

Artikel 10

Undertecknande av en finansieringsöverenskommelse

1. En finansieringsöverenskommelse ska ingås mellan kommissionen och varje enskilt partnerland som deltar i det berörda gemensamma operativa programmet. Den gemensamma förvaltningsmyndighet som utses inom ramen för varje enskilt gemensamt operativt program får kontrasignera finansieringsöverenskommelsen.

2. Det gemensamma operativa program som antagits av kommissionen ska ingå som teknisk bilaga till finansieringsöverenskommelsen.

3. Varje enskild finansieringsöverenskommelse ska ingås senast före utgången av det år som följer på det år då kommissionen fattade sitt beslut om att anta det gemensamma operativa programmet (”N+1-regeln”).

4. Om överenskommelsen inte har ingåtts inom den föreskrivna tiden får den externa delen av det gemensamma operativa programmet inte inledas för det berörda partnerlandets vidkommande.

Om ett program omfattar flera partnerländer får genomförandet inledas med varje enskilt partnerland så snart landet i fråga har undertecknat sin egen finansieringsöverenskommelse.

5. Om inget partnerland undertecknar finansieringsöverenskommelsen inom den föreskrivna tiden förfaller den externa delen av programmet och bestämmelserna i artikel 44.3 och 44.4 ska tillämpas.

KAPITEL III

FÖRVALTNINGSSTRUKTURER FÖR DE GEMENSAMMA OPERATIVA PROGRAMMEN

AVSNITT 1

Gemensam övervakningskommitté

Artikel 11

Gemensamma övervakningskommitténs sammansättning

1. Den gemensamma övervakningskommittén ska omfatta företrädare som av varje deltagande land har fått fullmakt att inom ramen för kommitténs befogenheter fatta alla beslut som rör det gemensamma operativa programmet. Ledamöterna i kommittén ska ges fullmakt i egenskap av företrädare för sina länder, inte i personlig egenskap. Kommittén ska även omfatta en ordförande och en sekreterare. Sekreteraren ska väljas bland ledamöterna i den gemensamma förvaltningskommittén.

2. Utöver de vederbörligen befullmäktigade företrädarna är det viktigt att de deltagande länderna sörjer för att det civila samhället på lämpligt sätt är representerat (regionala och lokala sammanslutningar, näringslivets och arbetsmarknadens organisationer, och andra delar av det civila samhället) så att de olika lokala stödmottagarna blir nära knutna till genomförandet av det gemensamma operativa programmet.

3. Kommissionen ska inbjudas till varje enskilt möte i den gemensamma övervakningskommittén samtidigt som de övriga deltagarna och informeras om arbetets resultat. Kommissionen ska ha rätt att på eget initiativ delta i hela mötet, eller en del av detta, som observatör och utan beslutanderätt.

Artikel 12

Gemensamma övervakningskommitténs arbetssätt

1. De befullmäktigade ledamöterna i den gemensamma övervakningskommittén ska genom ett enhälligt beslut själva fastställa sin arbetsordning.

2. Den gemensamma övervakningskommittén ska fatta beslut med enhällighet. Den får emellertid tillgripa omröstning i vissa fall, särskilt när den slutgiltigt väljer ut projekt och fastställer de stödbelopp som ska anslås till dessa. Vid röstningsförfarandet förfogar varje land över en röst oavsett hur många företrädare landet har.

3. De befullmäktigade företrädarna ska välja en ordförande. Kommittén får besluta att välja en företrädare för den gemensamma förvaltningsmyndigheten eller en annan person utifrån till ordförande.

Den gemensamma övervakningskommitténs ordförande ska ha en medlande roll och leda diskussionerna. Ordföranden ska ha rätt att rösta, utom i det fall när ordförandeskapet har anförtrotts en företrädare för den gemensamma förvaltningsmyndigheten eller en annan person utifrån. I det sistnämnda fallet har ordföranden inte rätt att rösta.

4. Den gemensamma övervakningskommittén ska sammanträda så ofta som det är nödvändigt men minst en gång per år. Den ska sammankallas av ordföranden på begäran av den gemensamma förvaltningsmyndigheten eller på motiverad begäran från en av sina befullmäktigade ledamöter eller från kommissionen. Den får också fatta beslut genom skriftligt förfarande på begäran av ordföranden, den gemensamma förvaltningsmyndigheten eller något av de deltagande länderna. Vid oenighet har varje enskild ledamot rätt att begära att frågan behandlas vid ett möte.

5. Ett protokoll ska upprättas efter varje möte i den gemensamma övervakningskommittén och undertecknas av ordföranden och sekreteraren. Protokollet ska överlämnas till samtliga ledamöter i kommittén och till kommissionen.

Artikel 13

Gemensamma övervakningskommitténs uppgifter

Kommittén ska särskilt ha följande uppgifter när det gäller det gemensamma operativa programmet:

a) Godkänna den gemensamma förvaltningsmyndighetens arbetsprogram.

b) Besluta om omfattningen och användningen av programmets resurser till tekniskt stöd och mänskliga resurser.

c) Vid varje möte granska de förvaltningsåtgärder som den gemensamma förvaltningsmyndigheten vidtagit.

d) Tillsätta de kommittéer som ska välja ut projekt.

e) Fastställa urvalskriterierna för projekten, göra det slutgiltiga projekturvalet och fastställa de stödbelopp som ska anslås till projekten.

f) Vid varje möte utvärdera och följa framstegen mot målen i det gemensamma operativa programmet på grundval av dokument som den gemensamma förvaltningsmyndigheten lämnat in.

g) Granska alla rapporter från den gemensamma förvaltningsmyndigheten och, i förekommande fall, vidta lämpliga åtgärder.

h) Granska omtvistade fall av återkrav som den gemensamma förvaltningsmyndigheten meddelat.

Om den gemensamma övervakningskommittén beslutar att inte, eller bara delvis, följa urvalskommitténs rekommendationer när den fattar sina beslut enligt första stycket led e, ska den skriftligen motivera sitt beslut. Beslutet ska därefter, via den gemensamma förvaltningsmyndigheten, lämnas till kommissionen för förhandsgodkännande. Kommissionen ska lämna ett yttrande i saken till den gemensamma förvaltningsmyndigheten inom 15 arbetsdagar.

Förvaltningsmyndigheten ska fullgöra sina uppgifter inom ramen för gällande förordningar och bestämmelser. Förvaltningskommittén ska ha till uppgift att se till att övervakningskommitténs beslut följer dessa bestämmelser.

AVSNITT 2

Gemensam förvaltningsmyndighet

Artikel 14

Den gemensamma förvaltningsmyndighetens organisation

1. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska som regel vara ett offentligrättsligt organ på nationell, regional eller lokal nivå. Den kan också vara ett privaträttsligt organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter.

Detta organ måste erbjuda tillräckliga ekonomiska garantier och uppfylla villkoren i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (3), särskilt artikel 54, och i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 (4), särskilt artiklarna 38, 39 och 41.

2. De deltagande länderna ska anförtro den gemensamma förvaltningsmyndigheten de genomförandeuppgifter för programmet som de i sin tur anförtrotts vad gäller programmets förvaltning. De ska ha ansvaret för att i den gemensamma övervakningskommittén kontrollera att användningen av medlen följer de regler och principer som är tillämpliga på förvaltningen av programmet.

3. Den gemensamma förvaltningsmyndighetens arbete får finansieras med de medel som gemenskapen anslagit till tekniskt stöd och genom samfinansiering, särskilt genom bidrag in natura enligt artikel 19.3.

4. Den gemensamma förvaltningsmyndighetens räkenskaper ska varje år bli föremål för en extern revision i efterhand som ska utföras av ett oberoende organ enligt artikel 31.

5. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska följa bästa internationella praxis när det gäller förvaltning och intern kontroll, och förvaltnings- och internkontrollsystem som anpassats till myndighetens arbetsuppgifter ska användas i syfte att säkerställa laglighet, korrekthet och sund ekonomisk förvaltning av verksamheten.

Framför allt ska den operativa och den ekonomiska förvaltningen organiseras oberoende av varandra inom den gemensamma förvaltningsmyndigheten. Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska vara åtskilda och oförenliga sinsemellan.

6. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska förfoga över en internrevisionsenhet som är fristående från de enheter som svarar för funktionerna som utanordnare, räkenskapsförare och förvaltare.

7. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska införa förfaranden för att säkerställa att de deklarerade utgifterna enligt programmet är korrekta och att systemen för bokföring, övervakning och finansiell rapportering är tillförlitliga och datorbaserade.

8. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska särskilt sörja för att villkoren och betalningsfristerna i de bidragsöverenskommelser och upphandlingskontrakt som den undertecknar med tredje part beaktas. Den ska med hjälp av lämpliga kontrollförfaranden säkerställa att de medel som betalas ut för bidrag och upphandling endast används till de ändamål som de beviljats för.

Den ska använda ett allmänt system för bokföring och för administrativ och ekonomisk uppföljning av bidragsöverenskommelserna och upphandlingskontrakten (korrespondens, uppföljningsbrev eller påminnelser, mottagande av rapporter, osv.).

9. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska omedelbart underrätta kommissionen och den gemensamma övervakningskommittén om varje ändring av sina förfaranden eller av organisationen eller andra omständigheter som kan påverka genomförandet av programmet.

10. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten, liksom de olika stödmottagare, kontraktsparter och partner med vilka myndigheten ingår kontrakt för genomförande av projekten, ska omfattas av kontroller som görs av kommissionen, Europeiska revisionsrätten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF).

Artikel 15

Gemensamma förvaltningsmyndighetens uppgifter

1. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska ansvara för att det gemensamma operativa programmet, inbegripet det tekniska stödet, förvaltas och genomförs i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet, och ska genomföra de kontroller som krävs i enlighet med villkoren i den tillämpliga lagstiftningen.

2. I den gemensamma förvaltningsmyndighetens uppgifter ska följande ingå:

a) Organisera och fungera som sekretariat för den gemensamma övervakningskommitténs möten; hit hör att upprätta mötesprotokoll.

b) Färdigställa detaljerade årliga budgetar för programmet och ansökningar till Europeiska kommissionen om nödvändiga anslag.

c) Utarbeta årliga verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter och överlämna dessa till den gemensamma övervakningskommittén och till kommissionen.

d) Se till att myndighetens internrevisionsenhet genomför ett program för granskning av ekonomihanteringsprocessen och kontroll av att förfarandena tillämpas korrekt hos myndigheten; årsrapporter om internrevisionen måste lämnas till den gemensamma övervakningskommittén och till kommissionen.

e) Efter godkännande från den gemensamma övervakningskommittén utlysa anbudsinfordringar och förslagsinfordringar för urval av projekt.

f) Ta emot anbud och förslag samt organisera, utöva ordförandeskapet i och fungera som sekretariat för urvalskommittéerna; överlämna rapporterna med urvalskommittéernas rekommendationer till den gemensamma övervakningskommittén och till kommissionen.

g) Ingå kontrakt med stödmottagare och med de aktörer som tilldelats kontrakt efter det att den gemensamma övervakningskommittén valt ut projekt.

h) Svara för uppföljningen av projektverksamheten och för ekonomisk förvaltning av projekten.

i) Omedelbart informera den gemensamma övervakningskommittén om alla omtvistade fall av återkrav.

j) Genomföra eventuella miljökonsekvensbeskrivningar på programnivå.

k) Genomföra planen för information och synliggörande enligt artikel 42.

Artikel 16

Gemensamt tekniskt sekretariat

1. Varje enskild gemensam förvaltningsmyndighet ska, efter förhandsgodkännande från den gemensamma övervakningskommittén, ha möjlighet att få hjälp i den dagliga förvaltningen av verksamheterna inom ramen för det gemensamma operativa programmet av ett gemensamt tekniskt sekretariat som förfogar över lämpliga resurser.

Det gemensamma tekniska sekretariatets verksamhet ska finansieras genom anslagen till tekniskt stöd.

2. Det gemensamma tekniska sekretariatet får vid behov inrätta mindre lokalkontor i de deltagande länderna i syfte att informera potentiella stödmottagare i de berörda länderna om de verksamheter som planeras inom ramen för programmet.

Artikel 17

Kontinuitetsprincip

Om en redan befintlig gemensam förvaltningsmyndighet, som förfogar över ett av kommissionen redan godkänt system för förvaltningen av pågående eller tidigare program, på nytt utses att förvalta ett gemensamt operativt program är det inte nödvändigt att ändra den aktuella organisationen av myndigheten om det gällande systemet uppfyller kraven i denna förordning.

KAPITEL IV

EKONOMISK FÖRVALTNING AV GEMENSAMMA OPERATIVA PROGRAM

AVSNITT 1

Finansiering

Artikel 18

Tekniskt stöd som finansieras genom bidrag från gemenskapen

Gemenskapens finansiering av tekniskt stöd får utgöra högst 10 % av gemenskapens totala bidrag till det gemensamma operativa programmet.

Det är emellertid möjligt att i enskilda fall, vid en ändring av programmet, öka de belopp för tekniskt stöd som ursprungligen fastställdes för programmet, med hänvisning till utgiftsnivån för tidigare genomförandeår och till förutsebara och berättigare behov för programmet.

Artikel 19

Samfinansieringskällor

1. Samfinansiering ska härröra från egna resurser hos de länder eller organ som deltar i ett gemensamt operativt program.

2. De deltagande länderna får själva bestämma källan och beloppet för samfinansieringen samt hur den fördelas på målen och prioriteringarna inom ramen för det gemensamma operativa programmet.

3. Bidrag in natura från den gemensamma förvaltningsmyndigheten får, efter förhandsgodkännande från kommissionen, betraktas som samfinansiering. Sådana bidrag bör uttryckligen anges i programdokumentet.

Artikel 20

Samfinansieringsnivå

1. Samfinansieringen ska motsvara minst 10 % av gemenskapens bidrag till det gemensamma operativa programmet undantaget beloppet till tekniskt stöd som helt finansieras genom bidrag från gemenskapen.

2. Samfinansieringen ska om möjligt fördelas jämt under programmets löptid, så att 10-procentsmålet har uppnåtts vid dess slut.

Artikel 21

Bankkonto för det gemensamma operativa programmet och ränta på förhandsfinansiering

1. Ett bankkonto i euro ska öppnas specifikt för programmet och förvaltas av den enhet inom den gemensamma förvaltningsmyndigheten som svarar för funktionen som räkenskapsförare. För användningen av kontot ska det krävas underskrift både av utanordnaren och av räkenskapsföraren vid den gemensamma förvaltningsmyndigheten.

2. Om det rör sig om ett räntebärande konto, ska räntan på belopp som betalats som förhandsfinansiering anslås till det berörda gemensamma operativa programmet och deklareras för kommissionen i den slutrapport som avses i artikel 32.

Artikel 22

Räkenskaper för gemensamma operativa program

Räkenskaperna för det gemensamma operativa programmet ska upprättas av den enhet vid den gemensamma förvaltningsmyndigheten som ansvarar för de finansiella transaktionerna. Räkenskaperna ska föras oavhängigt och separat och endast omfatta de transaktioner som gäller det gemensamma operativa programmet. De ska möjliggöra en analytisk granskning av varje mål, prioritering och åtgärd i programmet.

Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska redogöra för avstämningen av dessa räkenskaper mot programmets bankkonto för den gemensamma övervakningskommittén för programmet och för kommissionen i samband med årsrapporten samt vid varje ansökan om ytterligare förhandsfinansiering.

Artikel 23

Kontraktsförfaranden

1. Kontraktsförfarandena för de upphandlingar och bidrag som är nödvändiga för den gemensamma förvaltningsmyndighetens genomförande av det gemensamma operativa programmet ska vara de som är tillämpliga på externa åtgärder enligt artiklarna 162–170 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 och i artiklarna 231–256 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002.

Tillämpliga förfaranden liksom motsvarande standarddokument och förlagor till kontrakt ska vara de som anges i den praktiska handledning för upphandlingsförfaranden inom ramen för externa åtgärder (Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions) med tillhörande bilagor som gäller när anbuds- eller förslagsinfordran inleds.

2. Bestämmelserna om vem som har rätt att delta i anbuds- och förslagsinfordringar ska vara de som anges i artikel 14 i förordning (EG) nr 1638/2006 i överensstämmelse med artiklarna 40 och 41 i denna förordning.

3. Bestämmelserna ska vara tillämpliga på hela det geografiska område som omfattas av programmet, liksom på medlemsstaternas och de deltagande ländernas territorier.

AVSNITT 2

Betalningar

Artikel 24

Kommissionens årliga åtagande

Utöver det inledande budgetmässiga åtagande som åtföljer beslutet om att anta det gemensamma operativa programmet ska kommissionen varje år göra ett motsvarande budgetmässigt åtagande senast den 31 mars det berörda året. Beloppet för detta åtagande ska fastställas på grundval av den finansieringstabell med den preliminära årliga fördelningen som ingår i det gemensamma operativa programmet, de framsteg som gjorts inom ramen för programmet och tillgängliga medel. Kommissionen ska informera den gemensamma förvaltningskommittén om exakt datum för när det årliga åtagandet gjordes.

Artikel 25

Gemensamma bestämmelser för betalningar

1. Alla utbetalningar av gemenskapens bidrag ska göras av kommissionen inom ramen för de disponibla medlen. Kommissionen ska automatiskt räkna av alla betalningar till den gemensamma förvaltningsmyndigheten mot det äldsta av de årliga delåtagandena tills beloppet för detta åtagande helt utnyttjats. När det äldsta av de årliga delåtagandena helt förbrukats får nästa delåtagande börja utnyttjas.

2. Betalningarna ska göras i euro till det gemensamma operativa programmets bankkonto.

3. Betalningarna får ske i form av förhandsfinansiering eller slutbetalning.

Artikel 26

Förhandsfinansiering

1. Varje år, så snart den gemensamma förvaltningsmyndigheten har fått meddelande om det budgetmässiga åtagandet, kan den ansöka om att högst 80 % av gemenskapens bidrag till finansieringen för det innevarande budgetåret utbetalas som förhandsfinansiering.

Från och med det gemensamma operativa programmets andra år ska ansökan om förhandsfinansiering åtföljas av den preliminära ekonomiska årsrapporten som ska omfatta alla utgifter och inkomster det föregående året som ännu inte styrkts av den externa revisionsrapporten samt den preliminära budgeten för den gemensamma förvaltningsmyndighetens åtaganden och utgifter under det kommande året.

När kommissionen har granskat denna rapport, utvärderat programmets verkliga finansieringsbehov och kontrollerat att anslagen är disponibla ska den helt eller delvis betala ut den begärda förhandsfinansieringen.

2. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten får under årets lopp begära att hela, eller en del av återstoden av gemenskapens årliga bidrag betalas ut som ytterligare förhandsfinansiering.

Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska grunda sin ansökan på en ekonomisk delrapport som visar att de utgifter som faktiskt uppkommit eller kommer att uppkomma under året överstiger beloppen för redan beviljad förhandsfinansiering.

Denna kompletterande utbetalning ska utgöra ytterligare förhandsfinansiering om den inte styrks av en extern revisionsrapport.

3. Under den andra hälften av varje genomförandeår för programmet ska kommissionen stämma av tidigare utbetalningar av förhandsfinansiering mot faktiska och stödberättigande kostnader enligt den årliga externa revisionsrapport som avses i artikel 31.

På grundval av resultaten av denna avstämning ska kommissionen i förekommande fall vidta nödvändiga finansiella justeringar.

Artikel 27

Återkrav

1. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska ansvara för att ej styrkta eller icke stödberättigande utgifter återkrävs och för att återvunna belopp återbetalas till kommissionen i förhållande till dess bidrag till programmet.

Om det vid mottagande av slutrapporten för ett kontrakt eller till följd av en kontroll eller revision konstateras att det förekommit icke stödberättigande utgifter för vilka det redan gjorts utbetalningar, ska den gemensamma förvaltningsmyndigheten utfärda betalningskrav gentemot berörda stödmottagare och kontraktsparter.

2. Om återkravet gäller en fordran gentemot en stödmottagare, en kontraktspart eller en partner som är etablerad i en medlemsstat och om den gemensamma förvaltningsmyndigheten inte har kunnat återvinna beloppen inom ett år efter utfärdandet av betalningskravet, ska den medlemsstat, där den berörda stödmottagaren, kontraktsparten eller partnern befinner sig betala den gemensamma förvaltningsmyndighetens fordran och sedan vända sig till stödmottagaren, kontraktsparten eller partnern för ersättning.

3. Om återkravet gäller en fordran gentemot en stödmottagare, en kontraktspart eller en partner som är etablerad i ett partnerland och om den gemensamma förvaltningsmyndigheten inte har kunnat återvinna beloppen inom ett år efter utfärdandet av betalningskravet, ska den gemensamma förvaltningsmyndigheten hänskjuta ärendet till kommissionen som, på grundval av fullständig dokumentation, ska överta uppgiften att återvinna beloppen från stödmottagaren, kontraktsparten eller partnern i partnerlandet eller direkt hos de nationella myndigheterna i det land som berörs.

4. Den dokumentation som överlämnas till medlemsstaten eller till kommissionen ska innehålla alla dokument som krävs för återvinningen liksom bevisning för de åtgärder som den gemensamma förvaltningsmyndigheten har vidtagit hos stödmottagaren eller kontraktsparten för att kräva tillbaka de belopp som de är skyldiga.

5. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska vara skyldig att under ett år efter utfärdandet av betalningskravet aktivt verka för att beloppen inkasseras. Den ska särskilt förvissa sig om att fordran är likvid, obestridd och förfallen till betalning. Om den gemensamma förvaltningsmyndigheten överväger att avstå från att kräva in en fastställd fordran ska den först försäkra sig om att ett beslut om detta är formellt korrekt och förenligt med principerna för en sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat och godkännas på förhand av den gemensamma övervakningskommittén och kommissionen.

6. Om fordran inte har kunnat drivas in eller om fullständig dokumentation enligt punkt 4 inte har kunnat lämnas in till medlemsstaten eller kommissionen på grund av fel eller försumlighet från den gemensamma förvaltningsmyndighetens sida, ska myndigheten fortsätta att vara ansvarig för återvinningen även efter tidsfristen på ett år och de berörda beloppen deklareras som belopp som inte kan omfattas av gemenskapsfinansiering.

7. I enlighet med punkterna 2 och 3 ska de kontrakt som ingås av den gemensamma förvaltningsmyndigheten inom ramen för programmet innehålla en klausul som möjliggör för kommissionen eller en medlemsstat att verkställa återvinningen hos stödmottagaren, kontraktsparten eller partnern om fordran fortfarande är utestående ett år efter det att den gemensamma förvaltningsmyndigheten utfärdade betalningskravet.

AVSNITT 3

Rapporter

Artikel 28

Årsrapport från den gemensamma förvaltningsmyndigheten

1. Senast den 30 juni varje år ska den gemensamma förvaltningsmyndigheten till kommissionen lämna in en årsrapport, som attesterats genom den revisionsrapport som avses i artikel 31 och som i förväg bestyrkts av den gemensamma övervakningskommittén, om genomförandet av det operativa programmet under perioden 1 januari–31 december det föregående året. Den första årsrapporten ska lämnas senast den 30 juni under programmets andra år.

2. Årsrapporten ska innehålla följande:

a) En teknisk del som redovisar — framstegen i genomförandet av programmet och dess prioriteringar, — ingångna kontrakt och eventuella konstaterade svårigheter, — de verksamheter som genomförts inom ramen för det tekniska stödet under det föregående året, — de åtgärder som vidtagits när det gäller övervakning, utvärdering och revision av projekten, resultaten av dessa samt de åtgärder som vidtagits för att komma till rätta med konstaterade problem, — informations- och kommunikationsverksamheter, — Verksamhetsprogrammet för det påföljande året.

b) En ekonomisk del som för varje prioritering redovisar (i euro) — de belopp som anslagits till den gemensamma förvaltningsmyndigheten från kommissionen som gemenskapsbidrag och från de deltagande länderna som samfinansiering, liksom programmets eventuella övriga inkomster, — de belopp som den gemensamma förvaltningsmyndigheten betalat och återkrävt inom ramen för tekniskt stöd och till förmån för projekten, och avstämningen mot programmets bankkonto, — beloppet för stödberättigande utgifter för projekten enligt stödmottagarnas uppgifter i deras rapporter och betalningsansökningar, — den gemensamma förvaltningsmyndighetens preliminära budget för åtaganden och utgifter för det påföljande året.

c) En förklaring som undertecknats av en företrädare för den gemensamma förvaltningsmyndigheten, med en försäkran om att de förvaltnings- och kontrollsystem som användes för programmet under det föregående året fortfarande överensstämmer med den modell som godkänts av kommissionen och har fungerat på ett sådant sätt att de ger rimliga garantier för att utgiftsredogörelserna i den ekonomiska rapporten är korrekta och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

Artikel 29

Årsrapport från internrevisionsenheten

1. Den gemensamma förvaltningsmyndighetens internrevisionsenhet ska varje år genomföra ett program för granskning av den interna ekonomihanteringsprocessen och kontroll av att förfarandena tillämpas korrekt inom den gemensamma förvaltningsmyndigheten. Den ska upprätta en årsrapport som ska lämnas till en företrädare för den gemensamma förvaltningsmyndigheten.

2. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska överlämna den rapport som avses i punkt 1 till kommissionen och till den gemensamma övervakningskommittén som bilaga till den årsrapport som avses i artikel 28.

Artikel 30

Årsrapport om genomförandet av revisionsprogram för projekt

1. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska varje år utarbeta en rapport om genomförandet av det revisionsprogram för projekten som avses i artikel 37. Rapporten ska innehålla en redogörelse för den metod som den gemensamma förvaltningsmyndighetens använt för att göra ett representativt projekturval, de kontroller som genomförts, de rekommendationer som lämnats samt den gemensamma förvaltningsmyndighetens slutsatser om den ekonomiska förvaltningen av de berörda projekten.

2. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska överlämna den rapport som avses i punkt 1 till kommissionen och till den gemensamma övervakningskommittén som bilaga till den årsrapport som avses i artikel 28.

Artikel 31

Rapport om extern revision

1. Oberoende av den externa revision av den gemensamma förvaltningsmyndigheten som anordnas av förvaltningen i det land där myndigheten är etablerad, ska den gemensamma förvaltningsmyndigheten ta hjälp av ett oberoende offentligt organ eller ingå kontrakt med en oberoende auktoriserad revisor, som ska vara medlem av ett internationellt erkänt tillsynsorgan för lagstadgad revision, för att varje år, med beaktande av Internationella revisorsförbundets (Ifac) normer och etiska regler, genomföra en efterhandskontroll av de utgifter och inkomster som den gemensamma förvaltningsmyndigheten redovisat i sin ekonomiska årsrapport.

2. Den externa revisionen ska omfatta den gemensamma förvaltningsmyndighetens direkta utgifter för tekniskt stöd och projektförvaltning (betalningar). Rapporten om extern revision ska intyga de utgifter och inkomster som den gemensamma förvaltningsmyndigheten redovisat i sin ekonomiska årsrapport och framför allt att de deklarerade utgifterna faktiskt har uppstått och är korrekta och stödberättigande.

3. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska överlämna rapporten om externa revision till kommissionen och till den gemensamma övervakningskommittén som bilaga till den årsrapport som avses i artikel 28.

Artikel 32

Slutrapport

Slutrapporten om genomförandet av det gemensamma operativa programmet ska i tillämpliga delar ha samma innehåll som årsapporterna, inbegripet bilagor, för programmets hela löptid. Den ska lämnas in senast den 30 juni 2016.

AVSNITT 4

Stödberättigande utgifter för det gemensamma operativa programmet

Artikel 33

Bidragsberättigande kostnader för det gemensamma operativa programmet

1. För att kunna komma ifråga för gemenskapsfinansiering ska utgifterna för det gemensamma operativa programmet ha uppstått under programmets löptid enligt definitionen i artikel 43.

2. För att betraktas som bidragsberättigande kostnader när det gäller tekniskt stöd i samband med den gemensamma förvaltningsmyndighetens genomförande av programmet ska kostnaderna uppfylla följande kriterier:

a) Vara nödvändiga för genomförandet av programmet enligt de kriterier som fastställts i programmet och av den gemensamma övervakningskommittén samt följa principerna för sund ekonomisk förvaltning, särskilt de som gäller sparsamhet och kostnadseffektivitet.

b) Vara registrerade i programmets räkenskaper, vara möjliga att identifiera och kontrollera samt kunna intygas genom styrkande handlingar i original.

c) Ha uppstått som led i tillämpningen av gällande upphandlingsförfaranden.

3. Om inte annat följer av punkterna 1 och 2 ska följande kostnader vara stödberättigande:

a) Kostnader för den personal som är knuten till programmet, i form av faktiska löner plus sociala avgifter och kostnader för andra löneförmåner. Kostnaderna får inte överstiga de löner och kostnader som man normalt har i den organisation eller enhet till vilken den gemensamma förvaltningsmyndigheten eller det gemensamma tekniska sekretariatet har förlagts såvida det inte kan motiveras att den högre nivån är nödvändig för att det gemensamma operativa programmet ska kunna genomföras.

b) Resekostnader och traktamentskostnader för personal och andra som deltar i det gemensamma operativa programmet, förutsatt att de motsvarar gängse praxis hos de myndigheter som utsetts att förvalta programmet. Om det tillämpas schablonbelopp för traktamentena får dessa inte överstiga beloppen i de tabeller som Europeiska kommissionen offentliggjorde vid antagandet av det gemensamma operativa programmet.

c) Kostnader för förvärv eller hyra av varor och utrustning (ny eller begagnad), specifikt för den gemensamma förvaltningsmyndighetens eller det tekniska sekretariatets behov för genomförandet av det gemensamma operativa programmet, liksom kostnader för tjänster, under förutsättning att dessa kostnader motsvarar gängse marknadspriser.

d) Kostnader för förbrukningsvaror.

e) Indirekta kostnader för allmänna administrativa utgifter.

f) Utgifter för underentreprenad.

g) Kostnader som en direkt följd av krav i denna förordning och i programmet (t.ex. informationskampanjer och kampanjer för att synliggöra programmet, utvärderingar, extern revision, översättning osv.), även kostnader för finansiella tjänster (särskilt för banköverföringar).

Artikel 34

Icke bidragsberättigande kostnader för det gemensamma operativa programmet

Följande kostnader ska betraktas som icke bidragsberättigande kostnader under rubriken tekniskt stöd i samband med den gemensamma förvaltningsmyndighetens genomförande av programmet:

a) Skulder och avsättningar för förluster eller skulder.

b) Skuldräntor.

c) Kostnader som redan finansierats i ett annat sammanhang.

d) Förvärv av mark eller fastigheter.

e) Valutaförluster.

f) Skatter, däribland mervärdesskatt, utom i de fall då den gemensamma förvaltningsmyndigheten inte kan kräva tillbaka dem och i de fall då de får finansieras enligt de tillämpliga bestämmelserna.

g) Lån till tredje part.

h) Böter.

Artikel 35

Bidrag in natura för det gemensamma operativa programmet

Eventuella bidrag in natura från de deltagande länderna och, i förekommande fall, från andra källor ska anges separat i budgeten för det gemensamma operativa programmet och ska inte vara bidragsberättigande.

Bidragen in natura får inte betraktas som en del av den samfinansiering på 10 % från de deltagande länderna som avses i artikel 20, med undantag för de ursprungliga bidrag in natura från den gemensamma förvaltningsmyndigheten som avses i artikel 19.3 i denna förordning.

Kostnaden för den personal som de deltagande länderna avdelar för tekniskt stöd inom ramen för programmet ska inte betraktas som bidrag in natura och får inte heller betraktas som samfinansiering i programmets budget.

Artikel 36

Bidragsberättigande kostnader på projektnivå

1. Utgifterna för varje enskilt projekt ska ha uppstått under kontraktets löptid.

2. De bidragsberättigande kostnaderna, de icke bidragsberättigande kostnaderna och möjligheten till bidrag in natura ska fastställas för varje projekt i de kontrakt som undertecknas med stödmottagare och kontraktsparter.

AVSNITT 5

Kontroll

Artikel 37

Årligt revisionsprogram för projekten

1. Från och med slutet av det operativa programmets första år ska den gemensamma förvaltningsmyndigheten varje år fastställa ett revisionsprogram för de projekt som den finansierar.

2. De kontroller som avses i punkt 1 ska göras av handlingar och på platsen för ett antal projekt som den gemensamma förvaltningsmyndigheten har valt ut enligt en slumpmässig statistisk urvalsmetod som grundar sig på internationellt erkända revisionsnormer, varvid särskilt riskfaktorer som rör projektbelopp, typ av åtgärd och mottagare eller andra relevanta faktorer beaktas. Urvalet ska vara tillräckligt representativt för att man ska få rimliga garantier vad gäller den gemensamma förvaltningsmyndighetens direkta kontroller av om de utgifter som deklarerats för projekten verkligen har gjorts, är korrekta och uppfyller kriterierna för stödberättigande.

Artikel 38

Gemenskapens kontroll

Kommissionen, OLAF, Europeiska gemenskapernas revisionsrätt och eventuella externa revisorer som har fått ett uppdrag av institutionerna får genom kontroller av handlingar och på platsen granska hur gemenskapens medel har använts av den gemensamma förvaltningsmyndigheten och av de olika projektmottagarna och projektpartnerna.

Kontrollen får genomföras i form av en fullständig revision på grundval av styrkande handlingar, räkenskaper, bokslut och andra handlingar som rör finansieringen av det gemensamma operativa programmet (inbegripet, för den gemensamma förvaltningsmyndigheten, samtliga handlingar som rör urvalet och kontrakten) och fnansieringen av de olika projekten.

Artikel 39

Nationellt kontrollsystem

Medlemsstaterna får införa ett nationellt kontrollsystem som gör det möjligt att granska de utgifter som deklarerats för åtgärder eller delar av åtgärder som genomförts på deras territorium och kontrollera om dessa utgifter och de därtill knutna åtgärderna eller delarna av åtgärder följer gemenskapens regler och deras egna regler.

KAPITEL V

PROJEKT SOM FINANSIERAS GENOM GEMENSAMMA OPERATIVA PROGRAM

Artikel 40

Deltagare i projekt inom ramen för det gemensamma operativa programmet

1. Projekten ska läggas fram av sökande som företräder partnerskap med minst en partner från en medlemsstat som deltar i programmet och minst en partner från ett partnerland som deltar i programmet.

2. De sökande och de partner som avses i punkt 1 ska vara etablerade i de regioner som avses i artikel 4 a och 4 b och uppfylla urvalskriterierna i artikel 23.2.

Om projektmålen inte kan uppnås utan deltagande från partner i andra regioner än de som avses i första stycket får dessa partners deltagande godtas.

Artikel 41

Typ av projekt

Projekten får vara av följande tre typer:

a) Integrerade projekt där varje partner inom sitt territorium genomför en del av de åtgärder som ingår i projektet.

b) Symmetriska projekt där liknande verksamhet genomförs parallellt i medlemsstaterna och i partnerländerna.

c) Projekt som huvudsakligen eller uteslutande genomförs i en medlemsstat eller i ett partnerland, men till förmån för samtliga eller vissa av partnerna i det gemensamma operativa programmet.

Projekten ska genomföras i de regioner som avses i artikel 4 a och 4 b.

I undantagsfall, om det är nödvändigt för att projektmålen ska uppnås, får projekten genomföras i andra regioner än de som avses i andra stycket.

Artikel 42

Information om och synliggörande av det gemensamma operativa programmet

1. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska ansvara för genomförandet av upplysningskampanjer och kampanjer för att synliggöra det gemensamma operativa programmet. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska framför allt vidta nödvändiga åtgärder för att synliggöra gemenskapens finansiering eller samfinansiering när det gäller myndighetens egen verksamhet och verksamheten inom de projekt som finansieras från programmet. Dessa åtgärder måste följa de regler för externa åtgärders synlighet som kommissionen har fastställt och offentliggjort.

2. Eventuella lokalkontor för det gemensamma tekniska sekretariatet som upprättas i de deltagande länderna ska ha till uppgift att sprida kännedom om det gemensamma operativa programmets verksamhet och informera eventuellt intresserade organ om denna.

KAPITEL VI

AVSLUTANDE AV GEMENSAMMA OPERATIVA PROGRAM

Artikel 43

Det gemensamma operativa programmets löptid

1. Ett gemensamt operativt programs löptid ska börja den dag då det antas av kommissionen och ska upphöra senast den 31 december 2016.

2. Löptiden ska omfatta följande faser:

a) En genomförandefas på högst sju år för det gemensamma operativa programmet som ska vara avslutad senast den 31 december 2013. Efter denna dag får ingen anbuds- eller förslagsinfordran inledas och inget kontrakt undertecknas, med undantag av revisions- och utvärderingskontrakt.

b) En genomförandefas för de projekt som finansieras genom det gemensamma operativa programmet, vilken ska börja löpa samtidigt som programmets genomförandefas och upphöra senast den 31 december 2014. Den projektverksamhet som finansieras genom programmet ska vara avslutad senast den dagen.

c) En fas av avslutning i finansiellt hänseende av det gemensamma operativa programmet som omfattar avslutning av samtliga kontrakt som ingåtts inom ramen för programmet, utvärdering i efterhand av programmet, inlämnande av slutrapporten samt slutbetalning eller slutlig reglering av återkrav från kommissionens sida, och som ska vara avslutad senast den 31 december 2016.

Artikel 44

Avslutande i förtid av programmet

1. I de fall som avses i artikel 9.10 c och 9.10 d i förordning (EG) nr 1638/2006 eller i andra vederbörligen motiverade fall får kommissionen på begäran av den gemensamma övervakningskommittén, eller på eget initiativ efter samråd med den gemensamma övervakningskommittén, besluta att avsluta det gemensamma operativa programmet före löptidens planerade utgång.

2. Den gemensamma förvaltningsmyndigheten ska i så fall sända in en begäran om detta till kommissionen och tillhandahålla slutrapporten inom tre månader efter kommissionens beslut. Efter avslutning av tidigare förhandsfinansiering ska kommissionen göra slutbetalningen eller i förekommande fall rikta eventuella slutgiltiga betalningskrav till den gemensamma förvaltningsmyndigheten. Dessutom ska kommissionen dra tillbaka kvarstående åtaganden.

3. Om programmet avslutas för att partnerländerna inte undertecknar finansieringsöverenskommelserna inom de fastställda tidsfristerna, ska de anslag som redan avsatts för gränsöverskridande samarbete inom ramen för det europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet och som härrör från rubrik 1 B i budgetplanen (Interinstitutionellt avtal 2006/C 139/01) förbli tillgängliga under sin normala giltighetstid, men får användas endast för åtgärder som uteslutande genomförs inom de berörda medlemsstaterna. Budgetmässiga åtaganden som redan gjorts från anslag för gränsöverskridande samarbete inom det europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet och som härrör från rubrik 4 i budgetplanen (Interinstitutionellt avtal 2006/C 139/01) ska frigöras.

4. Om partnerländerna inte undertecknar finansieringsöverenskommelsen eller om kommissionen beslutar att avsluta det gemensamma operativa programmet före det planerade datumet för dess upphörande ska följande förfarande tillämpas:

a) För de anslag inom ramen för grannskaps- och partnerskapsinstrumentet som avsatts för gränsöverskridande samarbete och som härrör från rubrik 1 B i budgetplanen (Interinstitutionellt avtal 2006/C 139/01) ska de belopp som avsatts för ytterligare årliga åtaganden användas inom ramen för Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) i enlighet med de förfaranden som avses i artikel 9.10 i förordning (EG) nr 1638/2006.

b) För de anslag inom ramen för grannskaps- och partnerskapsinstrumentet som avsatts för gränsöverskridande samarbete och som härrör från rubrik 4 i budgetplanen (Interinstitutionellt avtal 2006/C 139/01) ska de belopp som avsatts för ytterligare årliga åtaganden inom det gemensamma operativa programmet användas för att finansiera andra program eller projekt som är stödberättigade enligt förordning (EG) nr 1638/2006.

Artikel 45

Arkivering av dokument

Den gemensamma förvaltningsmyndigheten och de olika projektmottagarna och projektpartnerna ska under sju år från och med slutbetalningen för programmet eller för ett projekt arkivera samtliga handlingar som rör det gemensamma operativa programmet eller projektet, särskilt rapporter och styrkande handlingar samt räkenskaper och bokslut och alla andra handlingar som rör finansieringen av det gemensamma operativa programmet (inbegripet, för den gemensamma förvaltningsmyndigheten, samtliga handlingar som rör urval och kontrakt) eller projektet.

Artikel 46

Avslutande av programmet

1. Ett gemensamt operativt program ska anses vara avslutat när följande transaktioner har genomförts:

a) Avslutande av samtliga kontrakt som ingåtts inom ramen för programmet.

b) Slutlig betalning eller slutlig reglering av återkrav.

c) Tillbakadragande av kommissionens anslag.

2. Avslutandet av det gemensamma operativa programmet ska inte påverka kommissionens rätt att vid behov senare göra finansiella korrigeringar beträffande den gemensamma förvaltningskommittén eller projektmottagarna om det vid kontroller som görs efter dagen för avslutandet visar sig att det stödberättigande slutbeloppet för programmet eller projekten måste ändras.

KAPITEL VII

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 47

Ikraftträdande

Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater. Utfärdad i Bryssel den 9 augusti 2007. På kommissionens vägnar Benita FERRERO-WALDNER Ledamot av kommissionen

(1) EUT L 310, 9.11.2006, s. 1.

(2) Interinstitutionellt avtal mellan Europaparlamentet, rådet och kommissionen om budgetdisciplin och sund ekonomisk förvaltning, EUT C 139, 14.6.2006, s. 1.

(3) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(4) EGT L 357, 31.12.2002, s. 1.