”EUROPEISKA BYRÅN FÖR BEDRÄGERIBEKÄMPNING (OLAF)

ARBETSORDNING FÖR OLAF:s ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉ

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

AVDELNING I – ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1 Uppgifter

Artikel 2 Befogenheter

AVDELNING II – ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANSÄTTNING OCH ARBETSMETODER

Artikel 3 Sammansättning

Artikel 4 Etik

Artikel 5 Ordförande

Artikel 6 Sammanträden

Artikel 7 Arbetssätt

Artikel 8 Föredragande

Artikel 9 Kontroller, utredningar och expertutlåtanden

Artikel 10 Omröstningsförfarande

Artikel 11 Protokoll

Artikel 12 Sekretariat

AVDELNING III – UTÖVANDE AV BEFOGENHETER

Artikel 13 Uppföljning av information från OLAF:s generaldirektör

Artikel 14 Verksamhetsrapport

Artikel 15 Yttrande när OLAF:s generaldirektör utnämns

Artikel 16 Disciplinära åtgärder mot OLAF:s generaldirektör

Artikel 17 Sekretess och hantering av personuppgifter

Artikel 18 Budget

AVDELNING IV – ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 19 Utvärdering och ändring av arbetsordningen

Artikel 20 Ikraftträdande och offentliggörande av arbetsordningen

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉN HAR

med beaktande av artikel 11.6 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) (1),

med beaktande av artikel 11.6 i rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) (2),

FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING.

AVDELNING I

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1

Uppgifter

OLAF:s övervakningskommitté skall utföra de uppgifter som anges i förordning (EG) nr 1073/1999 och förordning (Euratom) nr 1074/1999.

Artikel 2

Befogenheter

1. Övervakningskommittén skall vid utförandet av sina uppgifter utöva de befogenheter som anges i förordning (EG) nr 1073/1999, förordning (Euratom) nr 1074/1999 och övriga tillämpliga bestämmelser.

2. Övervakningskommittén får i samråd med OLAF utarbeta närmare bestämmelser om den regelbundna kontrollen av OLAF:s utredningsarbete. Bestämmelserna skall även avse sekretess i behandlingen av upplysningar och handlingar från OLAF och reglera övriga frågor av gemensamt intresse.

3. Övervakningskommittén skall fatta nödvändiga beslut om upplysningar den erhåller från OLAF:s generaldirektör enligt artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 11.7 i förordning (Euratom) nr 1074/1999.

4. Övervakningskommittén skall utöva sina befogenheter i enlighet med avdelning III.

AVDELNING II

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANSÄTTNING OCH ARBETSMETODER

Artikel 3

Sammansättning

1. Övervakningskommitténs sammansättning samt ledamöternas utnämning och mandatperiod fastställs i förordning (EG) nr 1073/1999 och förordning (Euratom) nr 1074/1999.

2. Om en ledamot av övervakningskommittén är förhindrad att utföra sina uppgifter i kommittén eller avsäger sig uppdraget skall denne informera kommitténs ordförande så att lämpliga åtgärder kan vidtas.

Artikel 4

Etik

1. Enligt artikel 11.5 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 11.5 i förordning (Euratom) nr 1074/1999 skall ledamöterna i övervakningskommittén varken begära eller ta emot instruktioner från någon regering, någon institution, något organ, något kontor eller någon byrå.

2. Enligt beslutet om deras utnämnande skall de inte heller delta i behandlingen av frågor där de direkt eller indirekt har sådana personliga intressen att jäv uppstår, i synnerhet om det beror på släktband eller ekonomiska intressen.

Ledamöterna skall iaktta strikt sekretess vid behandlingen av de akter som lämnas till dem och överläggningarna om dessa ärenden.

3. Övervakningskommitténs ledamöter är skyldiga att upplysa kommittén om situationer som kan äventyra verksamheten enligt punkt 1 eller punkt 2 så att kommittén kan vidta lämpliga åtgärder.

Artikel 5

Ordförande

1. Övervakningskommittén skall med en majoritet av sina ledamöter utse en av ledamöterna till ordförande.

2. Ordföranden skall väljas för en period av ett år. Mandatet får förnyas. Den nya ordföranden skall väljas vid det sista sammanträdet då dennes företrädare är ordförande.

3. Om ordföranden, oberoende av orsak, skulle vara förhindrad att varaktigt utföra sina uppgifter, skall denne informera kommittéledamöterna om sin situation. I sådana fall skall val av ny ordförande göras enligt punkt 1.

4. Ordföranden skall företräda övervakningskommittén och leda dess sammanträden. Ordföranden skall se till att arbetet utförs enligt bestämmelserna. Ordföranden skall sammankalla kommittén och bestämma plats, datum och klockslag för sammanträdena. Ordföranden skall upprätta ett förslag till dagordning och se till att kommitténs beslut genomförs.

5. Vid tillfälligt förhinder får ordföranden be en av kommitténs ledamöter att vara ersättare.

6. Vid ordförandens frånvaro och då punkt 5 inte har tilllämpats skall den äldsta kommittéledamoten utöva ordförandeskapet.

7. Ordföranden har full behörighet att sända och besvara skrivelser som berör övervakningskommitténs verksamhet. Ordföranden skall informera kommitténs ledamöter om sända eller besvarade skrivelser.

Artikel 6

Sammanträden

1. Övervakningskommittén skall utöva sina befogenheter vid sammanträde i kollegium. Den skall samlas minst tio gånger om året. Den skall vara beslutför endast om en majoritet av ledamöterna är närvarande. Kommittén skall även samlas på ordförandens initiativ eller på begäran av en majoritet av ledamöterna.

2. Förutom i fall som av ordföranden betraktas som brådskande, skall kallelse till sammanträden göras i god tid och skall vara ledamöterna tillhanda senast en vecka före sammanträdet. Kallelsen skall innehålla förslaget till dagordning och för sammanträdet nödvändiga handlingar, om inte handlingarnas karaktär omöjliggör detta. Den slutliga dagordningen skall antas i början av varje sammanträde.

3. Varje ledamot får begära att ordföranden för upp eller lägger till punkter eller frågor på dagordningen.

4. På begäran från OLAF:s generaldirektör får ordföranden sammankalla övervakningskommittén eller föra upp frågor på dagordningen. Generaldirektörens förslag skall åtföljas av nödvändiga handlingar.

5. Övervakningskommittén får bjuda in OLAF:s generaldirektör till sammanträden och verksamhet som rör dess arbete. Andra anställda vid OLAF får bjudas in till kommitténs sammanträden om deras närvaro anses nödvändig. Sådana inbjudningar skall göras via OLAF:s generaldirektör.

OLAF:s generaldirektör skall informeras om punkter på dagordningen som kräver deltagande av sådana personer som nämns i första stycket.

6. Också andra företrädare för gemenskapens institutioner, organ eller byråer, medlemsstater eller associerade stater får inbjudas till övervakningskommitténs arbete med en viss fråga på dagordningen.

Artikel 7

Arbetssätt

1. Övervakningskommitténs sammanträden skall inte vara offentliga. Protokollen och kommitténs interna arbetsdokument som ligger till grund för arbetet skall vara sekretessbelagda, om inte kommittén beslutar annat.

Handlingar och upplysningar från OLAF:s generaldirektör skall omfattas av artikel 287 i EG-fördraget om tystnadsplikt, artikel 8 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 8 i förordning (Euratom) nr 1074/1999.

2. Övervakningskommittén skall anta högst tre arbetsspråk. Handlingarna och förslagen till yttranden, rapporter och beslut skall upprättas på de arbetsspråk som kommittén antagit. Enskilda ledamöter får vid behov begära en översättning till sitt eget språk av alla handlingar.

3. Övervakningskommitténs yttranden, rapporter och beslut skall antas vid ordinarie sammanträden.

4. Undantag från denna princip får dock göras för vissa beslut som antas med ett skriftligt förfarande, om kommittén har godkänt det vid ett tidigare sammanträde.

I brådskande fall får ordföranden höra kommitténs ledamöter skriftligen.

I båda fallen skall ordföranden översända ett förslag till beslut till kommitténs ledamöter. Om ledamöterna inte motsätter sig förslaget till beslut inom en av ordföranden angiven tidsfrist på fem arbetsdagar, räknat från mottagandet av förslaget, skall detta anses antaget. Om en ledamot inom fem arbetsdagar räknat från mottagandet av förslaget till beslut, begär att förslaget skall behandlas i kommittén, upphävs det skriftliga förfarandet.

Artikel 8

Föredragande

1. Övervakningskommittén får på förslag från ordföranden utse en eller flera ledamöter till föredragande, som skall förbereda kommitténs överläggningar och arbete.

2. I brådskande ärenden får ordföranden på eget initiativ utse en föredragande. I sådana fall skall ordföranden genast informera kommitténs ledamöter.

3. Föredraganden skall utreda det ärende han eller hon fått sig tilldelat och skall lägga fram ett förslag till rapport för övervakningskommittén. Vid behov kan föredraganden bistås av övervakningskommitténs sekretariat.

Artikel 9

Kontroller, utredningar och expertutlåtanden

Övervakningskommittén får inom ramen för sina befogenheter utföra nödvändiga kontroller och utredningar eller inhämta expertutlåtanden. Kommittén får även begära bistånd från tjänstemän eller andra anställda vid OLAF eller EU:s institutioner, organ eller byråer, i medlemsstaterna eller associerade stater.

Artikel 10

Omröstningsförfarande

1. Beslut skall fattas med en majoritet av övervakningskommitténs ledamöter, på förslag från ordföranden.

2. På förslag av en ledamot får sluten omröstning hållas.

Artikel 11

Protokoll

1. Protokoll skall föras vid alla sammanträden i övervakningskommittén. De skall upprättas på kommitténs arbetsspråk.

2. Förslaget till protokoll skall upprättas av sekretariatet under överinseende av ordföranden och överlämnas till övervakningskommitténs ledamöter och sedan godkännas vid nästa sammanträde.

3. Alla ledamöter får föreslå ändringar i det förslag till protokoll som skall godkännas. Alla ledamöter får också till protokollet bifoga de skriftliga förklaringar och handlingar som de anser nödvändiga.

4. När protokollet godkänts skall det undertecknas av ordföranden och den ansvariga personen från sekretariatet samt arkiveras på kommitténs sekretariat. Protokollen får offentliggöras om kommittén beslutar detta.

Artikel 12

Sekretariat

1. Enligt artikel 11.6 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 11.6 i förordning (Euratom) nr 1074/1999 skall övervakningskommittén ha ett sekretariat som skall bistå den i dess arbete.

2. Övervakningskommittén skall informera OLAF:s generaldirektör om sekretariatets behov av lämplig personal och resurser för att kommittén skall kunna fullgöra sina uppgifter och få kontinuitet i arbetet.

3. Sekretariatspersonalen skall åläggas att behandla alla uppgifter som kommer till deras kännedom med sekretess. Denna skyldighet fortsätter gälla även efter det att anställningen upphört. Om övervakningskommittén får kännedom om att någon på sekretariatet brutit mot tystnadsplikten skall ordföranden underrätta OLAF:s generaldirektör, så att lämpliga åtgärder kan vidtas.

4. Sekretariatet skall bistå övervakningskommittén så att den effektivt kan fullgöra sina uppgifter och stärka OLAF:s oberoende. Sekretariatet skall bistå ordföranden i förberedelserna av och genomförandet av sammanträden. Det skall upprätta ett förslag till dagordning för varje sammanträde, utarbeta mötesprotokoll, bistå kommitténs ledamöter med upplysningar och handlingar på alla områden av dess verksamhet, under ordförandens handledning bistå i utarbetandet av texter samt bistå kommitténs ledamöter, i synnerhet när de är föredragande. Sekretariatets personal skall därför i den mån arbetet kräver också delta i sammanträden med föredragande.

AVDELNING III

UTÖVANDE AV BEFOGENHETER

Artikel 13

Uppföljning av information från OLAF:s generaldirektör

1. Övervakningskommittén får yttra sig om det arbetsprogram som OLAF:s generaldirektör skall överlämna varje år och får lämna relevanta kommentarer om de frågor som ingår i dess uppdrag.

Kommittén skall även granska upplysningar om OLAF:s verksamhet som regelbundet lämnas av OLAF:s generaldirektör, och skall yttra sig om dessa enligt artikel 11.1 andra stycket i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 11.1 andra stycket i förordning (Euratom) nr 1074/1999.

2. Enligt artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 11.7 i förordning (Euratom) nr 1074/1999 skall övervakningskommittén regelbundet informeras om OLAF:s utredningar, resultat och uppföljning. Kommittén får lämna kommentarer utan att ingripa i pågående utredningar.

3. Övervakningskommittén skall utreda varför utredningar som pågått i över nio månader inte kunnat avslutas, och skall även undersöka inom vilken tid ärendet bör kunna avslutas.

4. Övervakningskommittén skall undersöka ärenden där en institution, ett organ eller en byrå inte har följt rekommendationerna från OLAF:s generaldirektör. Samtidigt skall kommittén överväga om OLAF:s utredningar försvårats, försenats eller rentav förhindrats, och sedan vidta lämpliga åtgärder.

5. Ärenden där upplysningar lämnats till rättsliga myndigheter i medlemsstaterna skall granskas med utgångspunkt i upplysningarna från OLAF:s generaldirektör och i enlighet med förordning (EG) nr 1073/1999 och förordning (Euratom) nr 1074/1999. De skall även följas upp med denna utgångspunkt.

6. När övervakningskommittén bistår OLAF:s generaldirektör i dennes arbete får kommittén yttra sig om hur OLAF bidragit till att utforma och utveckla metoder i kampen mot bedrägerier och övrig olaglig verksamhet som skadar gemenskapernas ekonomiska intressen.

Artikel 14

Verksamhetsrapport

1. Enligt artikel 11.8 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 11.8 i förordning (Euratom) nr 1074/1999 skall övervakningskommittén anta minst en verksamhetsrapport per år och överlämna den till institutionerna. Denna verksamhetsrapport skall behandla det arbete som utförts i enlighet med kommitténs befogenheter och innehålla en utvärdering av OLAF:s verksamhet och genomförandet av det årliga arbetsprogrammet.

2. Rapporten skall upprättas under det första halvåret och avse föregående år. Den skall läggas fram för kommittén av en eller flera föredragande.

3. Till verksamhetsrapporten får i en bilaga förtecknas vilka yttranden övervakningskommittén avgivit.

Till rapporten får även bifogas andra rapporter om resultatet av OLAF:s utredningar och uppföljningen av dessa som kommittén enligt artikel 11.8 i förordning (EG) nr 1073/1999 eller artikel 11.8 i förordning (Euratom) nr 1074/1999 överlämnat till Europaparlamentet, rådet, kommissionen och revisionsrätten.

4. Övervakningskommittén skall vidta åtgärder för att få verksamhetsrapporten offentliggjord i Europeiska unionens officiella tidning sedan den lämnats till Europaparlamentet, rådet och kommissionen.

Artikel 15

Yttrande när OLAF:s generaldirektör utnämns

1. När ansökningarna till tjänsten som generaldirektör vid OLAF granskats skall övervakningskommittén lämna ett motiverat yttrande och ange kriterier för bedömningen av de sökandes meriter.

Yttrandet skall även innehålla kommitténs bedömning av de sökande enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 12.2 i förordning (Euratom) nr 1074/1999.

2. Om ingen sökande fått ett positivt yttrande skall ordföranden informera kommissionen om att kommittén röstat mot de inkomna ansökningarna.

Artikel 16

Disciplinära åtgärder mot OLAF:s generaldirektör

Om övervakningskommittén hörts enligt artikel 12.4 i förordning (EG) nr 1073/1999 eller artikel 12.4 i förordning (Euratom) nr 1074/1999 skall den avge ett motiverat yttrande.

Artikel 17

Sekretess och hantering av personuppgifter

1. Övervakningskommittén skall se till att artikel 8 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artikel 8 i förordning (Euratom) nr 1074/1999 tillämpas.

2. Övervakningskommittén får på eget initiativ eller på initiativ från OLAF:s generaldirektör besluta om att avge ett yttrande.

Artikel 18

Budget

1. Övervakningskommittén skall yttra sig över det preliminära förslaget till budget som läggs fram av OLAF:s generaldirektör och som tillställs kommissionens generaldirektorat för budget.

2. Sekretariatet skall utarbeta årliga budgetförslag för övervakningskommitténs verksamhet, som skall översändas till OLAF:s generaldirektör sedan de antagits av kommittén.

AVDELNING IV

ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 19

Utvärdering och ändring av arbetsordningen

1. Denna arbetsordning skall utvärderas av övervakningskommittén senast ett år efter det att den trätt i kraft.

2. Förslag till ändringar får när som helst inlämnas skriftligen till ordföranden av varje ledamot av kommittén. Omröstning om förslagen skall hållas vid det efterföljande sammanträdet enligt förfarandet i artikel 10 ovan.

Artikel 20

Ikraftträdande och offentliggörande av arbetsordningen

1. Arbetsordningen skall träda i kraft dagen efter det att den antagits av övervakningskommittén. Arbetsordningen skall ersätta de tidigare interna bestämmelserna som offentliggjordes i Europeiska gemenskapernas officiella tidning år 2000 (3).

2. När arbetsordningen antagits skall övervakningskommittén vidta lämpliga åtgärder för att få den offentliggjord i Europeiska unionens officiella tidning.