REVISIONSRÄTTENS RAPPORT om granskningen av effektiviteten i Europeiska monetära institutets förvaltning för budgetåret 1995 samt institutets svar (96/C 394/02)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Punkt Sida

1. INLEDNING . 1.1 1.2 7

2. INSTITUTETS FÖRVALTNING 1995 . 2.1 2.13 7

Administrativ förvaltning . 2.1 2.2 7

Budgetförvaltning och räkenskaper . 2.3 2.13 8

3. INSTITUTETS VERKSAMHET 1995 . 3.1 3.3 8

4. EFFEKTIVITETEN I INSTITUTETS FÖRVALTNING 1995 . 4.1 4.8 9

Utveckling av villkoren för verksamheten . 4.1 4.2 9

Förvaltningssystem och förvaltningsförfaranden . 4.3 4.5 9

Systemen och förfarandena för intern kontroll . 4.6 9

Utgiftskontroll . 4.7 4.8 9

5. SLUTSATS . 5 9

BILAGOR . 11

Europeiska monetära institutets svar . 12

1. INLEDNING

1.1 Europeiska montetära institutets (EMI:s) räkenskaper för det budgetår som avslutades den 31 december 1995 godkändes av EMI:s råd den 6 februari 1996, och publicerades i april månad 1996 sedan de granskats och godkänts utan förbehåll av en privat revisionsfirma. Denna rapport innehåller resultaten av de kontroller som revisionsrätten gjort inom ramen för granskningen av effektiviteten i EMI:s förvaltning för budgetåret 1995, det andra året sedan institutet inrättades.

1.2 EMI:s råd, som enligt artikel 9 i stadgan består av en ordförande och av centralbankscheferna, av vilka en utnämnts till vice ordförande, är institutets budgetansvariga myndighet. Denna styrs av de finansiella regler som återfinns i stadgan och som närmare anges i beslut fattade av EMI:s råd.

2. INSTITUTETS FÖRVALTNING 1995

Administrativ förvaltning

2.1 Medan 1994 var det år då EMI bildades, upplevde EMI under 1995 en konsolideringsfas eftersom organisationen till största delen redan var införd. Under loppet av 1995 förstärktes strukturerna och förfarandena fick en mer definitiv och utarbetad form.

2.2 Den permanenta arbetsstyrka som är anställd vid EMI har vuxit från 127 personer (ordföranden och 126 anställda) den 31 december 1994 till 193 personer den 31 december 1995. Vid den tidpunkten fanns det sex medlemmar av direktionen (bl.a. ordföranden), 26 chefstjänster, 81 tjänster med operativt ansvar och 80 tjänster med tekniska arbetsuppgifter. Under 1995 har 73 personer rekryterats och 7 har slutat. Medelpersonalstyrkan var 166 personer 1995.

Budgetförvaltning och räkenskaper

2.3 De totala utgifterna uppgick till 32,6 miljoner ecu 1995 vilket skall jämföras med beräknade 42,4 miljoner ecu. Sålunda har ett nettobelopp på 9,8 miljoner ecu, dvs. 23 %, inte utnyttjats. Denna skillnad beror huvudsakligen på mindre utgifter än väntat för följande kategorier: personalutgifter (2,9 miljoner ecu, dvs. 15,7 %), investeringar (2,8 miljoner ecu, dvs. 48 %), utgifter för tjänsteresor och inflyttning (2,3 miljoner ecu, dvs. 55,7 %) och kostnader för bibliotek, möten och konferenser (1,9 miljoner ecu, dvs. 51,1 %).

2.4 Vad gäller personalutgifter, är skillnaden framför allt resultatet av att personalrekryteringen under det första kvartalet gått långsammare än väntat och att utlandstillägg och flyttningsbidrag kostat mindre än beräknat.

2.5 Minskningen i förhållande till beräkningarna vad gäller inköp av datorer och programvara är den huvudsakliga orsaken till den lägre nivån på investeringar, vilka var 1,3 miljoner ecu lägre än beräknat, på grund av uppskjutna interna projekt. Kostnaderna för att inreda byggnaden och för den tekniska utrustningen var 0,9 miljoner ecu lägre än beräknat.

2.6 Fastän att budgeten har utnyttjats till 77 % totalt sett, har det förekommit lätta överskridanden på budgetrubrikerna för kommunikationer (vilket förklaras med ytterligare investeringar), för arvoden (på grund av ett beslut att kostnadsföra vissa utgifter i stället för att ta upp dem som anläggningstillgångar), och för diverse administrativa utgifter (efter ett beslut av de tyska skattemyndigheterna att begränsa återbetalning av moms).

2.7 EMI:s balansräkning per den 31 december 1995 (tabell i bilaga 1) presenterar först och främst aktivsidan och passivsidan för institutets verksamhet inom ramen för det europeiska monetära systemet (EMS), dvs. tillgångar till ett totalt belopp av 54 220 miljoner ecu i guld och dollar, motkonto till samma belopp i ecu till förmån för unionens medlemsländers centralbanker. Slutligen tillkommer tillgångar och skulder som har att göra med EMI:s verksamhet på totalt 639 miljoner ecu mot 20,7 miljoner ecu den 31 december 1994.

2.8 Denna ökning förklaras nästan helt av de bidrag som mottagits från de nationella centralbankerna i januari 1995 på totalt 605,4 miljoner ecu i enlighet med artikel 16.2 i stadgan. Av dessa 605,4 miljoner ecu har 597,2 miljoner ecu deponerats i bank för tre år framåt, så att uppkomna räntor ger de summor som bedömts vara nödvändiga för att täcka EMI:s administrationsutgifter.

2.9 Rörelsetillgångarna innefattar också likvida medel, 31,8 miljoner ecu, och materiella anläggningstillgångar, 8,8 miljoner ecu. Förutom bidragen från EU:s centralbanker består balansräkningens passivsida huvudsakligen av skulder på 3,5 miljoner ecu, avsättningar på 7,2 miljoner ecu och budgetårets överskott som är 12,5 miljoner ecu.

2.10 Vad gäller resultaträkningen (tabell i bilaga 2 vars uppställning revisionsrätten anpassat speciellt för denna rapport) har placeringarna gett en inkomstränta på 45,4 miljoner ecu. Budgetårets kostnader uppgår till totalt 33,3 miljoner ecu varav 18,4 miljoner ecu bokförts som personalkostnader, 12,4 miljoner ecu som övriga administrationskostnader och 2,5 miljoner ecu som avskrivningar på materiella tillgångar. Om man tar med i beräkningen en extraordinär intäkt på 0,4 miljoner ecu, som är resultatet av ett återtagande av alltför stora avsättningar för 1994, blir skillnaden mellan intäkter och kostnader 12,5 miljoner ecu, ett belopp som rådet, vid sitt möte den 5 mars 1996, har beslutat att i dess helhet överföra till en allmän reservfond.

2.11 Utvecklingen i förhållande till förra året av posten "Direkta personalkostnader" förklaras av att lönemassan ökat både vad gäller löner och allmänna ersättningar (12,9 miljoner ecu 1995 mot 2,8 miljoner ecu 1994) som utbetalats till personalen på EMI och vad gäller arbetsgivaravgifter till pensioner, sjukförsäkringar och olycksfallsförsäkringar (2,1 miljoner ecu mot 0,4 miljoner ecu).

2.12 Posten "Övriga personalkostnader" innefattade 1994 kostnader för personalen vid Banken för internationell betalningsutjämning (BIS) som återfakturerade EMI dessa kostnader. Posten har följaktligen blivit mindre 1995.

2.13 Posten "Övriga administrativa kostnader" (12,4 miljoner ecu 1995 mot 9,0 miljoner ecu 1994), kostnader för utnyttjande av byggnader (hyra, inredning och installationer), steg från 3,2 miljoner ecu till 8,0 miljoner ecu, en skillnad som framför allt kan tillskrivas fastighetshyran som 1995 gällde ett helt år.

3. INSTITUTETS VERKSAMHET 1995

3.1 Förutom årsrapporten som publicerades i april 1996 har EMI producerat rapporter och förberett ett stort antal dokument i arbetsgrupper och i underkommittéer som ingår i samarbetsstrukturen med de nationella centralbankerna för att förbereda den tredje etappen i Ekonomiska och monetära unionen. Dessa arbetsgrupper och underkommittéer använder sig av förberedande studier och analytiska informationsdokument som utarbetats av medlemmar av institutets personal som också redigerar deras slutliga rapporter.

3.2 Bland de rapporter som publicerades 1995 är det två som har särskilt stor betydelse i förhållande till EMI:s grundläggande mål: den som behandlar de framsteg som har gjorts på vägen mot konvergens, som publicerades i november 1995 i enlighet med artikel 7 i stadgan, och den som behandlar vägen mot en gemensam valuta, som också publicerades i november 1995 som en följd av det önskemål som framfördes vid Europeiska rådets möte i Cannes i juni 1995. Kommissionen hari stort sett anammat innehållet i denna rapport och vid Europeiska rådets möte i Madrid i december 1995 antogs ett schema för övergången till en gemensam valuta som går i riktning mot de förslag som institutet gjort.

3.3 Som stipuleras i artikel 109 f.6 andra stycket i fördraget och artikel 5.3 i stadgan, har institutet varit tvunget att ge konsultationer inom området för sina befogenheter efter anmodan från rådet vad gäller förslag till gemenskapslagstiftning, eller från myndigheter i medlemsländerna i Europeiska unionen vad gäller förslag till texter avseende lagstiftning eller interna bestämmelser. Dessa konsultationer uppgick till 18 stycken för år 1995. Dessutom organiserade institutet 1995 ett tiotal konferenser och seminarier. Slutligen håller personal vid EMI allt fler föredrag vid undervisningsinstitutioner, för politiska och yrkesmässiga föreningar om Europeiska ekonomiska och monetära unionen och den gemensamma valutan.

4. EFFEKTIVITETEN I INSTITUTETS FÖRVALTNING 1995

Utveckling av villkoren för verksamheten

4.1 Under budgetåret 1995 uppnådde EMI:s personalstyrka den nivå som planerats, vilket tillät personalen att helt ägna sig åt sina operativa uppgifter samtidigt som den har fullföljt införandet av strukturer och förfaranden. I jämförelse med föregående budgetår har villkoren för verksamheten till stor del förbättrats. På samma gång närmade sig nivån på utgifterna nivån för ett år, då verksamheten sköts med full personalstyrka.

4.2 Under dessa villkor har revisionsrätten utfört granskningar av systemen och förfarandena å ena sidan och gjort kontroller av transaktionerna å andra sidan, vilka gett resultat som totalt sett är tillfredsställande. Eftersom ett visst antal element kan förbättras vad gäller systemen och förfarandena, har revisionsrätten riktat iakttagelser och rekommendationer i detta avseende till EMI:s ledning. Vissa av dessa förtjänar att tas upp i denna rapport.

Förvaltningssystem och förvaltningsförfaranden

4.3 Förfaranden för inköp och säkerheten i samband med datasystem var inte officiellt fastställda vid slutet av budgetåret 1995. Eftersom det gäller viktiga förfaranden är det viktigt att skynda på införandet av dem.

4.4 Vad gäller uppföljningen av anläggningstillgångar förfogar inte institutet över något förfarande för fysisk inventering som uppfyller vissa minimikrav. Det är önskvärt att EMI skyndsamt förser sig med ett sådant förfarande, särskilt som en del av dess anläggningstillgångar kan komma att tas över av den framtida Europeiska centralbanken.

4.5 Förfarandet för utbetalning av löner uppvisar en svaghet såtillvida att man inte på ett tillfredsställande sätt skiljer mellan uppgiften att räkna ut lönerna å ena sidan och godkännandet av utbetalningen av dem å andra sidan. Det är lämpligt att avhjälpa denna svaghet.

Systemen och förfarandena för intern kontroll

4.6 Åtgärderna från olika avdelningar som utövar funktioner av intern kontroll, dvs. ekonomistyrning, den juridiska avdelningen och internrevisionen, saknar samordning. EMI måste precisera och finslipa definitionen och planeringen av sina åtgärder, särskilt med avseende på hur de kompletterar varandra och de kontroller som görs i förväg måste kompletteras med oberoende efterhandskontroller.

Utgiftskontroll

4.7 Genomförandet av budgeten för 1995 har visat på en utnyttjandegrad på 77 %, varvid 9,8 miljoner ecu har lämnats outnyttjade. Under sådana förhållanden kan förvaltaren av en budget som är uppdelad i avdelningar lätt kompensera ett överskridande under en enskild budgetrubrik genom att använda belopp som är outnyttjade under andra budgetrubriker. Följaktligen skall den nödvändiga budgetdisciplinen vara resultatet av en samling regler som är väl definierade vad gäller godkännandet av överföringar mellan budgetrubriker och överföringar mellan budgetår av budgetmedel. Emellertid existerar för närvarande inte några sådana formaliserade regler vid institutet.

4.8 Sedan revisionsrätten granskat utbetalningar som gjorts av fasta belopp som ersättning för utgifter under tjänsteresor, konstaterar den att det nuvarande systemet är alltför kostsamt för institutet på grund av den alltför höga nivån på de fasta beloppen och den anser att dessa bör ses över.

5. SLUTSATS

I förhållande till föregående budgetår har förvaltningen vid EMI genomgått en organisationsförstärkning under 1995 som har medfört att verksamheten totalt sett fungerar tillfredsställande. Emellertid förtjänar vissa saker att förbättras, särskilt inom områden som administrativa förfaranden, intern kontroll, budgetförvaltning och kostnader under tjänsteresor.

Föreliggande rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 21 november 1996.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

BILAGA 1

>Plats för tabell>

BILAGA 2

>Plats för tabell>

EUROPEISKA MONETÄRA INSTITUTETS SVAR

Europeiska monetära institutet noterar att granskningen av dess operativa effektivitet för budgetåret 1995 på det hela taget har gett tillfredsställande resultat. Efter detta år har institutet fortsatt att förfina och konsolidera sina system och förfaranden. Institutet välkomnar revisionsrättens iakttagelser och rekommendationer i detta avseende och dessa har till fullo beaktats under arbetets gång.