ÅRSRAPPORT för budgetåret 1996 (96/C 348/01)

Årsrapporten har tillsammans med institutionernas svar beträffande revisionsrättens iakttagelser överlämnats till de myndigheter som skall bevilja ansvarsfrihet och till de övriga institutionerna.

Bernhard FRIEDMANN (ordförande)

John WIGGINS

Giorgio CLEMENTE

Barry DESMOND

Patrick EVERARD

Armindo de Jesus de SOUSA RIBEIRO

Antoni CASTELLS

Jan O. KARLSSON

Hubert WEBER

Aunus SALMI

Jørgen MOHR

Kalliopi NIKOLAOU

François COLLING

Maarten B. ENGWIRDA

Jean-François BERNICOT

VOLYM II REVISIONSFÖRKLARINGAR

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Sida

Del I Revisionsförklaring avseende verksamheten under den allmänna budgeten

Kapitel 19 Revisionsförklaring och styrkande uppgifter 5

Kapitel 20 Analys av utgifterna för EUGFJ:s garantisektion 21

Kapitel 21 Analys av strukturfondernas utgifter 31

Del II Revisionsförklaring avseende verksamheten under sjätte och sjunde Europeiska utvecklingsfonden

Kapitel 22 Revisionsförklaring och styrkande uppgifter avseende sjätte och sjunde Europeiska utvecklingsfonden 39

Bilaga II (*) Ekonomiska uppgifter avseende den allmänna budgeten, Europeiska unionens balansräkning och Europeiska utvecklingsfonden

(*) De grafiska illustrationerna är samlade i denna bilaga.

INSTITUTIONERNAS SVAR

Sida

Del I Revisionsförklaring avseende verksamheten under den allmänna budgeten

Kapitel 19 Revisionsförklaring och styrkande uppgifter 16

Kapitel 20 Analys av utgifterna för EUGFJ:s garantisektion 29

Kapitel 21 Analys av strukturfondernas utgifter 36

Del II Revisionsförklaring avseende verksamheten under sjätte och sjunde Europeiska utvecklingsfonden

Kapitel 22 Revisionsförklaring och styrkande uppgifter avseende sjätte och sjunde Europeiska utvecklingsfonden 50

DEL I Revisionsförklaring avseende verksamheten under den allmänna budgeten

KAPITEL 19(573*) Revisionsförklaring och styrkande uppgifter

19.0 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Punkt

Revisionsförklaringen

Uppgifter till stöd för revisionsförklaringen 19.1 - 19.40

Inledning 19.1

Granskningens omfattning 19.2 - 19.5

Räkenskapernas tillförlitlighet 19.6 - 19.25

Underskattning av medlemsstaternas skulder 19.6 - 19.7

Övervärdering av fordringar på medlemsstaterna i samband med avslutandet av räkenskaperna för EUGFJ:s garantisektion 19.8

Underskattning av likviditetskontons saldon 19.9 - 19.11

Överskattning av ännu ej reglerade åtaganden 19.12 - 19.18

Underskattning av åtaganden som bokförts på budgetkonton 19.19

Underskattning av åtaganden i samband med strukturfonderna 19.20

Utelämnande av åtaganden utanför balansräkningen avseende fleråriga förpliktelser för Phare- och Tacisåtgärder 19.21

Ingen kvantifiering av åtaganden avseende pensioner 19.22

Underskattning av de budgetmässiga betalningar som består av förskott och a konto-betalningar 19.23 - 19.25

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet 19.26 - 19.36

Felaktigheter som påverkar åtagandetransaktionernas laglighet och korrekthet 19.26

Begränsningar vid granskningsarbetet avseende betalningar 19.27

Felaktigheter i fråga om laglighet och korrekthet som påverkar de transaktioner som ligger bakom betalningarna 19.28 - 19.36

Redovisningsmetoder, -principer och -rutiner 19.37 - 19.40

Redovisningsmetoder och redovisningsprinciper 19.37 - 19.39

Redovisningsrutiner 19.40

Revisionsförklaring avseende verksamheten under den allmänna budgeten för det budgetår som avslutades den 31 december 1996

I. Revisionsrätten har granskat Europeiska unionens konsoliderade räkenskaper för det budgetår som avslutades per den 31 december 1996. Räkenskaperna består av balansräkningen per den 31 december 1996, inkomst- och utgiftsredovisningen för det budgetår som avslutades samma dag samt de bifogade anmärkningarna, och har upprättats i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen av kommissionen som ansvarar för detta. Räkenskaperna sammanfattas i volym IV av de dokument som kommissionen överlämnat till de myndigheter som beviljar ansvarsfrihet och till revisionsrätten den 30 april 1997(574). Enligt fördragen(575) skall revisionsrätten till Europaparlamentet och rådet avge en revisionsförklaring om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

II. Revisionsrätten har genomfört granskningen i enlighet med internationellt erkänd god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Granskningen av inkomsterna skedde utifrån gemenskapens utestående belopp och belopp som faktiskt har inbetalats till gemenskapen. Granskningen av utgifterna skedde utifrån utgifter för vilka åtaganden ingåtts och effektuerade betalningar. Granskningen bestod av lämpliga granskningsförfaranden som utformats för att på grundval av test pröva bevismaterial avseende såväl beloppen och informationen i de konsoliderade räkenskaperna som korrektheten och lagligheten i de transaktioner som ligger bakom räkenskaperna. Den omfattade även en bedömning av de redovisningsprinciper som använts och de viktigaste beräkningar som gjorts av förvaltningen samt av den samlade redovisningen av räkenskaperna. Genom granskningen erhöll revisionsrätten en tillräcklig grund för det uttalande som görs nedan.

* * *

Räkenskapernas tillförlitlighet

III. De totala fordringar, som utgörs av medlemsstaternas skulder till gemenskapsinstitutionerna och som enligt den konsoliderade balansräkningen uppgår till 1 981,6 miljoner ecu, redovisas inte korrekt i räkenskaperna.

a) En av de största beståndsdelarna i fordringarna är underskattad på grund av problem avseende fullständigheten och värderingen. Detta rör de särskilda räkenskaper som medlemsstaterna skall föra i enlighet med gemenskapens bestämmelser i syfte att registrera fordringar på tullar och jordbruksavgifter som antingen inte täcks av garantier eller som bestridits. Det sammanlagda belopp som redovisas i balansräkningen uppgår till 1 064,2 miljoner ecu.

(se punkterna 19.6 19.7)

b) Fordran avseende den slutgiltiga avstämningen av utgifterna för EUGFJ:s garantisektion är överskattad med 264,1 miljoner ecu på grund av att vissa återbetalningar som gjorts av medlemsstaterna under 1996 inte tagits i beaktande.

(se punkt 19.8)

IV. Gemenskapernas banktillgodohavanden, som enligt balansräkningen uppgår till 11 696,7 miljoner ecu, redovisas inte korrekt i räkenskaperna.

a) Inbetalningar till bankkonton i vissa tredje länder som uppgår till flera hundra miljoner ecu redovisas som utgifter och inte som tillgångar i balansräkningen.

(se punkt 19.9)

b) Gemenskapstillgångar på åtminstone 25,9 miljoner ecu vars förvaltning överlåtits till tredje part syns inte i likviditetskontona på balansräkningen.

(se punkt 19.10)

c) Kommissionen har inte utfört avstämningar (39,3 miljoner ecu) mellan huvudboken och bankernas uppgifter beträffande förskottskontona för Medelhavsprotokollen.

(se punkt 19.11)

V. De ännu ej reglerade åtagandena (47 489,2 miljoner ecu) är undervärderade med ett nettobelopp på minst 715 miljoner ecu. Detta belopp består av såväl överskattade som underskattade poster.

a) Det sammanlagda beloppet för åtaganden som ingåtts för differentierade anslag men som ännu inte var reglerade i slutet av 1996 är överskattat med minst 587 miljoner ecu på grund av att det inbegriper åtaganden som inte längre erfordras för framtida betalningar. Dessutom lämnades inga upplysningar av kommissionen för att påvisa att ytterligare 466 miljoner ecu i utestående åtaganden borde kvarstå för framtida betalningar.

(se punkterna 19.12 19.18)

b) Det sammanlagda beloppet för vissa andra åtaganden som ännu inte var reglerade i slutet av 1996 samt årets åtaganden är underskattat med cirka 1 302 miljoner ecu på grund av kommissionens praxis att inom bistånds- och fiskeområdena föra in ett lägre belopp för åtagandet i räkenskaperna än det totalbelopp för vilket åtagandet faktiskt ingåtts. Dessutom redovisas inte dessa belopp i förteckningen över åtaganden utanför balansräkningen.

(se punkt 19.19)

VI. De fleråriga förpliktelser som redovisas som åtaganden utanför balansräkningen (91 134,5 miljoner ecu) är inte korrekt bokförda:

a) Det är tveksamt om det belopp (88 500 miljoner ecu) som redovisas för fleråriga förpliktelser för strukturfonder såsom åtaganden utanför balansräkningen är korrekt, eftersom de underliggande beräkningarna befanns innehålla åtskilliga felaktigheter.

(se punkt 19.20)

b) Fleråriga förpliktelser på cirka 4 200 miljoner ecu för åtgärder inom ramen för Phare- och Tacis-programmen har utelämnats från åtagandena utanför balansräkningen.

(se punkt 19.21)

c) Gemenskapens förpliktelser vad gäller pensionsrättigheter som intjänats av dess personal anges i åtagandena utanför balansräkningen, men de har inte kvantifierats.

(se punkt 19.22)

VII. Det sammanlagda beloppet av de förskott eller a konto-betalningar som under året bokförts såsom budgetmässiga betalningar och som inte var slutgiltiga i slutet av året är underskattat med cirka 19 000 miljoner ecu netto.

(se punkterna 19.23 19.25)

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

VIII. Den väsentliga aspekten av åtagandenas laglighet och korrekthet påverkas av de felaktigheter som beskrivs under V b ovan, eftersom de belopp för vilka åtaganden faktiskt ingåtts överskred de gränser för åtagandebemyndigandena som fastställts av de budgetansvariga myndigheterna.

(se punkt 19.26)

IX. Den mest sannolika uppskattningen av andelen väsentliga felaktigheter som berör de transaktioner som ligger bakom betalningarna uppgår till cirka 5,4 % av de sammanlagda bokförda budgetmässiga betalningarna, vilka är av storleksordningen 77 miljarder ecu.

(se punkt 19.30)

X. Granskningen påvisade återigen en hög frekvens formella felaktigheter som påverkar betalningarna. I dessa fall förekom underlåtenhet att följa gällande förordningar och andra bestämmelser.

(se punkterna 19.33 19.36)

XI. I ett antal fall som beräknas motsvara cirka 4,3 % av gemenskapens betalningar, var det omöjligt för revisionsrätten att erhålla tillräckliga bevis för att kunna bilda sig en bestämd uppfattning om huruvida gemenskapens medel använts på ett riktigt sätt.

(se punkt 19.27)

XII. - Bortsett från effekterna av de förhållanden som sammanfattas i punkterna III-VII ovan, är det revisionsrättens uppfattning att räkenskaperna för budgetåret 1996 ger en tillförlitlig bild av unionens inkomster och utgifter för året samt av dess finansiella ställning i slutet av året. - Det är revisionsrättens uppfattning att de transaktioner som ligger bakom de inkomster som bokförts för budgetåret i sin helhet är lagliga och korrekta, inom de begränsningar som anges i punkterna 19.4 och 19.5. - Bortsett från effekten av de förhållanden som diskuteras i punkt VIII ovan, är det revisionsrättens uppfattning att budgetårets åtagandetransaktioner i sin helhet är lagliga och korrekta. - På grund av effekten av de förhållanden som beskrivs i punkterna IX XI ovan avstår revisionsrätten från att avge en övergripande positiv förklaring om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger bakom budgetårets betalningar.

16.10.1997

B. Friedmann

Ordförande

Europeiska revisionsrätten 12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxembourg

UPPGIFTER TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

Inledning

19.1 Denna tredje revisionsförklaring (som i hela denna rapport kallas DAS(576)) rör tillförlitligheten i Europeiska gemenskapens räkenskaper och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet för budgetåret 1996.

Granskningens omfattning

19.2 Transaktioner inom vissa områden som granskas av revisionsrätten är föremål för ytterligare granskning av andra myndigheter, i synnerhet vid avslutandet av räkenskaperna för EUGFJ:s garantisektion.

19.3 DAS innehåller inte i sig några slutsatser om i vilken utsträckning principerna för en sund ekonomisk förvaltning följts. Detta är något som revisionsrätten fortlöpande utvärderar och rapporterar om separat som en del av sitt övriga arbete.

19.4 Vissa fall av avsiktliga oegentligheter som skadar gemenskapens finanser omfattar till exempel underlåtenhet att deklarera tullbelagd import och kan på grund av sin karaktär inte upptäckas genom gängse granskningsförfaranden. Revisionsrätten kan därför inte avge någon förklaring om att det inte förekommer några fall av detta slag. Emellertid utförde revisionsrätten under 1996 som ett led i sin redovisningsrevision av egna medel en särskild granskning av förfarandena för fastställande och uppbörd av tullar och jordbruksavgifter vid fall av bedrägeri och oegentligheter. Resultaten av denna granskning beskrivs i kapitel 1 i denna årsrapport.

19.5 På grund av den makroekonomiska karaktären hos de statistiska uppgifter som ligger till grund för de egna medlen från BNI och moms (vilka utgör cirka 80 % av gemenskapens inkomster) koncentrerade revisionsrätten sig på att bedöma hur ändamålsenliga de förfaranden är som tillämpades för att sammanställa dessa uppgifter och att säkerställa att de är tillförlitliga. För de andra stora beståndsdelarna i egna medel, tullar och jordbruksavgifter (vilka utgör cirka 17 % av gemenskapens inkomster) var det inte möjligt att skaffa säkerhet för att all skattepliktig import faktiskt har deklarerats och gett upphov till motsvarande inkomster. Följaktligen fokuserades revisionsrättens granskning på att bedöma ändamålsenligheten i de förfaranden som tillämpas för att säkerställa att gemenskapens fordringar på tullar och jordbruksavgifter fastställs så snart som villkoren i tullförordningarna avseende bokföring av fordran och underrättelse till gäldenären är uppfyllda.

Räkenskapernas tillförlitlighet

Underskattning av medlemsstaternas skulder (punkt III a i revisionsförklaringen)

19.6 Enligt den konsoliderade balansräkningen (punkt III A) uppgår de sammanlagda fordringarna till 1 981,6 miljoner ecu, som utgörs av medlemsstaternas skulder till gemenskapsinstitutionerna per den 31 december 1996. Av detta totalbelopp består 1 064,2 miljoner ecu(577) av fordringar avseende tullar och jordbruksavgifter som fastställts av medlemsstaterna och bokförts av dem i särskilda (inkomst-)räkenskaper. Artikel 6.2 b i rådets förordning nr 1552/89 av den 29 maj 1989(578) fastställer villkoren för när medlemsstaterna skall föra särskilda räkenskaper. Medlemsstaterna bär ansvaret för dessa räkenskaper och skall rapportera kvartalsvis om dem till kommissionen.

19.7 Generellt sett konstaterade revisionsrätten att de särskilda räkenskaperna fortfarande berörs av väsentliga felaktigheter som har en betydande inverkan på fullständigheten i det belopp som redovisas som medlemsstaternas skulder i den konsoliderade balansräkningen. I synnerhet upptäckte revisionsrätten brister i de befintliga förfaranden som skall säkerställa att samtliga fordringar avseende tullar och jordbruksavgifter som fastställs och som inte täcks av någon säkerhet eller som bestrids, bokförs korrekt i de särskilda räkenskaperna till ett riktigt belopp. Revisionsrätten kan inte kvantifiera i vilken utsträckning det har skett en underskattning av de särskilda räkenskaperna och därigenom av beloppet för medlemsstaternas skulder men den anser att beloppet för undervärderingen i de särskilda räkenskaperna troligen är betydande.

Övervärdering av fordringar på medlemsstaterna i samband med avslutandet av räkenskaperna för EUGFJ:s garantisektion (punkt III b i revisionsförklaringen)

19.8 För att följa upp en av revisionsrättens iakttagelser ersatte kommissionen de beräknade fordringar med anknytning till avslutandet av räkenskaperna som fastställts 1995 med betalningskrav. Den totala fordran som är upptagen på tillgångssidan i balansräkningen per den 31 december 1996 (792,2 miljoner ecu)(579) och som baseras på uppgifter som beräknades i slutet av 1995 är dock överskattad med 264,1 miljoner ecu på grund av att ingen hänsyn tagits till inkomster som faktiskt inkasserats i form av negativa utgifter som uppgivits av varje berörd medlemsstat i dess deklaration för oktober 1996.

Underskattning av likviditetskontons saldon (punkt IV i revisionsförklaringen)

19.9 Inom området samarbete med länder i Latinamerika, Asien och Central- och Östeuropa finansieras projekt med finansieringsöverenskommelser som ingåtts med myndigheterna i mottagarländerna. Det är kommissionens gängse tillvägagångssätt att belasta budgetanslagen med de överföringar som görs för att fylla på bankkonton som öppnats av projektets administratörer i mottagarländerna. Lokala projektkostnader utbetalas därefter från dessa bankkonton. Dessa medel förblir kommissionens egendom tills de utbetalas på ett korrekt sätt för de avsedda ändamålen. Mot bakgrund av detta anser revisionsrätten att kommissionens praxis varken överensstämmer med gängse redovisningsprinciper eller med de tillämpliga bestämmelserna i budgetförordningen för åtgärder som finansieras med finansieringsöverenskommelser. Finansieringsöverenskommelserna föreskriver allt oftare att tillgodohavandena på bankkontona i fråga skall förbli gemenskapens egendom. Dessutom föreskriver budgetförordningens artikel 111.7 att "betalningar ... i mottagarlandets valuta skall gå igenom ett avslutningsförfarande innan de slutligen konteras budgetanslagen. Detta förfarande skall bestå i en granskning gjord av kommissionen för att fastställa att kontroll, godkännande och betalning ... har ägt rum på ett korrekt sätt i enlighet med denna budgetförordning". Allt detta innebär att det borde framgå av kommissionens balansräkning vilket belopp som inbetalats men ännu inte avslutats. Revisionsrätten kan inte beräkna de utestående beloppen i fråga, men det är troligt att de uppgår till flera hundra miljoner ecu. Det faktum att kommissionen inte tolkar de berörda artiklarna i budgetförordningen på samma sätt som revisionsrätten tyder på att avdelning IX i denna, vilken i synnerhet behandlar externt bistånd, behöver klargöras i samband med en allmän översyn av förordningen.

19.10 Inom ramen för Media-programmen (budgetrubrik B3-2010) förde kommissionen i slutet av budgetåret 1996 över 25,9 miljoner ecu till ett bankkonto som hade öppnats av ett bolag som levererade tjänster i form av tekniskt bistånd vid genomförandet av programmen. På detta bankkonto skall för övrigt inflyta bankränta samt återbetalningar från de mottagare som beviljats lån. Fastän dessa medel förblir gemenskapens egendom, framgår de inte av likviditetskontona i balansräkningen. Dessutom får detta till följd att användningen av dessa medel undgår bestämmelsen om uppföljning och granskning från gemenskapens sida och endast genomgår ett förhandsgodkännande av de anställda på GD X, vilka i själva verket vid sidan av de förfaranden som föreskrivs i budgetförordningen utför utanordnarens och räkenskapsförarens sammantagna arbetsuppgifter i strid med dessa bestämmelser.

19.11 På revisionsrättens anmodan sände kommissionen ut frågeformulär och påminnelser för att kunna stämma av bankkontonas saldon mot uppgifter som bekräftats av bankerna själva. Vad gäller bankkontona för stöd till Medelhavsländerna har fram till nu fem av totalt sju banker svarat, men ingen avstämning har utförts av kommissionen. I avsaknad av sådana avstämningar och på grund av omfattningen i dessa avvikelser, kan riktigheten i motsvarande belopp på balansräkningen (39,3 miljoner ecu) inte styrkas.

Överskattning av ännu ej reglerade åtaganden (punkt V a i revisionsförklaringen)

19.12 I slutet av 1996 uppgick de ej reglerade åtagandena för differentierade anslag till ungefär 60 000 och deras sammanlagda belopp till 47 911,7 miljoner ecu, varav 422,5 miljoner ecu täcktes av betalningsbemyndiganden som hade överförts från 1996 till 1997.

19.13 Revisionsrätten har granskat ett stickprov bestående av 173 åtaganden som ännu inte reglerats för ett belopp på 982 miljoner ecu. Dessa valdes ut bland ännu ej reglerade åtaganden från åren före 1995 för vilka inga betalningar bokförts under två på varandra följande budgetår. Den population från vilken stickproven togs omfattar 8 518 saldon till ett värde av 6 212 miljoner ecu, varav 2 060 saldon till ett sammanlagt värde av 944 miljoner ecu som uppkommit före 1992 och för vilka inga betalningar hade bokförts under de tre senaste på varandra följande budgetåren.

19.14 Resultatet av revisionsrättens kontroller, i vilka kommissionens utanordnande avdelningar varit direkt inblandade, har fått den att dra slutsatsen att för ungefär 17,0 % av värdet av dessa ännu ej reglerade åtaganden som uppgår till 1 053 miljoner ecu har kommissionen inte kunnat visa att de fortfarande motsvaras av någon förpliktelse vad gäller framtida betalningar. Bland dess åtaganden uppskattar revisionsrätten dessutom att åtminstone 9,4 % av åtagandenas sammanlagda belopp, dvs. cirka 587 miljoner ecu, inte längre motsvaras av någon förpliktelse vad gäller framtida betalningar.

19.15 Dessutom uppskattar revisionsrätten de transaktioner som av rättsliga skäl är spärrade till ungefär 14 % av åtagandena och ett värde på cirka 864 miljoner ecu, vilka alltså riskerar att inte längre motsvaras av faktiska förpliktelser men som kommissionen inte kan dra tillbaka.

19.16 Slutdatum för slutförande av åtagandena överskreds ofta, ibland med flera år. Av samtliga åtaganden som ännu inte reglerats i slutet av 1996 berördes cirka 9 000 av sådana överskridanden.

19.17 Revisionsrättens arbete inom ett specifikt område har bekräftat dessa resultat. Sålunda ledde en granskning inom området Tacis- och Phare-programmen av ett hundratal av de 600 åtgärder som påbörjats mellan 1990 och 1994 till att beloppet av de åtaganden som ännu inte reglerats för dessa program och som inte längre hade något berättigande i slutet av 1996 kan uppskattas till något hundratal miljoner ecu (se volym I, punkterna 14.12 14.15).

19.18 Även om det skett några tydliga förbättringar inom vissa områden, är ställningen vad gäller åtaganden som ännu inte reglerats alltså fortfarande föga tillfredsställande. Åtgärder borde vidtas av utanordnarna och budget- och ekonomistyrningsavdelningarna för att säkerställa att de åtaganden som ännu inte reglerats framledes ger en tillförlitlig bild av gemenskapens faktiska förpliktelser. Därför borde kommissionen, utöver att dra tillbaka samtliga åtaganden som inte längre motsvaras av formella rättsliga förpliktelser, i sin årsredovisning göra en uppskattning av storleken av de åtaganden som ännu inte reglerats och som med största sannolikhet inte kan ge upphov till några betalningar under de kommande budgetåren. Detta skulle göra det lättare att fastställa beloppet för de betalningsbemyndiganden som skall uppföras på framtida budgetar.

Underskattning av åtaganden som bokförts på budgetkonton (punkt V b i revisionsförklaringen)

19.19 Inom vissa områden som finansieras med differentierade anslag har kommissionen börjat använda motsägelsefulla metoder, vilket får till följd att vissa faktiska förpliktelser inte redovisas som åtaganden i de budgetmässiga räkenskaperna. Detta förhållande har sitt upphov i det faktum att kommissionen beslutade ingå förpliktelser som inte täcktes av åtagandebemyndigandena i budgeten. De åtaganden som ännu inte var reglerade i slutet av 1996(580) och det totala beloppet av åtagandena för budgetåret 1996 är därför underskattade med 1 302 miljoner ecu. Här ingår följande poster:

a) 685 miljoner ecu för finansieringsbeslut för samarbete med Medelhavsländerna och Indien (se volym 1, punkterna 13.11 13.16), samt

b) 617 miljoner ecu med anknytning till internationella fiskeöverenskommelser (se volym 1, punkterna 9.18 9.19).

Dessa fleråriga förpliktelser framgår inte ens av den förteckning över åtaganden utanför balansräkningen som utgör en del av räkenskaperna(581).

Underskattning av åtaganden i samband med strukturfonderna (punkt VI a i revisionsförklaringen)

19.20 Per den 31 december 1996 redovisade kommissionen bland de givna åtagandena (utanför balansräkningen) ett belopp på 88 513,9 miljoner ecu för åtaganden för strukturfonderna (stöd som planerats men för vilket inga åtaganden ingåtts för perioden 1994 1999 till 1996 års priser), vilket omfattade ett belopp på 8 476,8 miljoner ecu för gemenskapsinitiativ. Dessa belopp motsvarar avvikelsen mellan de belopp som planerats inom ramen för programmen för strukturfonderna för planeringsperioden 1994 1999 och de ackumulerade åtaganden för perioden 1994 1996 som registrerats i Sincom. Dessa åtaganden innefattar i likhet med vad som gäller för det föregående året åtaganden för de tidigare programplaneringsperioderna, vilka inte borde ha inkluderats i denna beräkning. Detta leder till att beloppet för åtagandena utanför balansräkningen underskattas. De uppgifter som ligger bakom de belopp som förts upp bland åtagandena utanför balansräkningen för strukturfonderna och som ställts till revisionsrättens förfogande för granskningsändamål föranleder flera iakttagelser, av vilka den viktigaste är avsaknaden av avstämning mellan de belopp som återfinns hos de centrala bokföringsavdelningarna och motsvarande siffror hos de utanordnande avdelningarna. Den sammanlagda inverkan av dessa påträffade anomalier på de belopp som uppförts bland åtagandena utanför balansräkningen är en underskattning som uppgår till åtminstone 2 000 miljoner ecu.

Utelämnande av åtaganden utanför balansräkningen avseende fleråriga förpliktelser för Phare- och Tacisåtgärder (punkt VI b i revisionsförklaringen)

19.21 De förpliktelser som fastställs i de fleråriga nationella vägledande programmen i samband med Phare- och Tacis-programmen som ännu inte redovisas som åtaganden i de budgetmässiga räkenskaperna framgår inte av den förteckning över åtaganden utanför balansräkningen som utgör en del av räkenskaperna(582). Beloppen i fråga uppgick till ungefär 2 900 miljoner ecu för Phare och 1 300 miljoner ecu för Tacis per den 31 december 1996. Vad gäller Phare har de program man kommit överens om undertecknats av kommissionen och berörda tredje länder. I sådana fall skulle man till och med kunna anföra att dessa förpliktelser borde redovisas som åtaganden i budgetens konton, eftersom differentierade anslag är utformade för att finansiera fleråriga förpliktelser av detta slag.

Ingen kvantifiering av åtaganden avseende pensioner (punkt VI c i revisionsförklaringen)

19.22 1996 gav kommissionen för första gången en översikt över verksamheten inom gemenskapens pensionssystem i de förklarande anmärkningarna till åtagandena utanför balansräkningen. Den gav emellertid inte några uppgifter om beloppen i fråga. I jämförelse med budgetåret 1995 (där endast "p.m." anges för åtagandena utanför balansräkningen) utgör redovisningen för 1996 en förbättring. Kommissionen har åtagit sig att under 1997 utföra en försäkringsmässig värdering som tar i beaktande alla de faktorer är nödvändiga för att i enlighet med internationella redovisningsprinciper fastställa och ta upp det belopp som skall framgå av årsredovisningen.

Underskattning av de budgetmässiga betalningar som består av förskott och a konto-betalningar (punkt VII i revisionsförklaringen)

19.23 Sedan 1995 gör kommissionen i sitt redovisningssystem till följd av revisionsrättens och Europaparlamentets yrkanden åtskillnad mellan de av budgetårets betalningar som effektuerats för förskott och a konto-betalningar och de som är av slutgiltig karaktär. Detta borde göra det möjligt för kommissionen att i sin inkomst- och utgiftsredovisning införa en redovisning över ställningen vad gäller betalningar som inte var slutgiltiga vid budgetårets utgång(583).

19.24 Med utgångspunkt i identifieringsparametrarna i redovisningssystemet Sincom har revisionsrätten beräknat att de sammanlagda betalningar som inte var slutgiltiga och har effektuerats för budgetåret 1996 uppgår till 19 068 miljoner ecu. Det belopp på 1 736 miljoner ecu som offentliggjorts av kommissionen i inkomst- och utgiftsredovisningen för 1996(584) är därmed underskattat med cirka 17 000 miljoner ecu på grund av felaktigheter i utformningen av de beräkningssystem och datorprogram som kommissionen använder för att beräkna detta belopp (främst att förskott och a konto-betalningar som inte bokförts mot avslutade åtaganden ännu vid budgetårets slut inte betraktas som icke slutgiltiga betalningar).

19.25 Dessutom påverkas det resultat revisionsrätten kommit fram till av att utanordnarna trots de anvisningar de fått av räkenskaps- och ekonomistyrningsavdelningarna i frågan ännu inte påbörjat identifieringen av de belopp som inte är slutgiltiga. Transaktioner på sammanlagt minst 2 000 miljoner ecu, främst inom områdena politiska åtgärder utanför gemenskapen och strukturella åtgärder, har inte identifierats i räkenskaperna såsom icke slutgiltiga delbetalningar och det sammanlagda beloppet av dessa är därför underskattat med lika mycket.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

Felaktigheter som påverkar åtagandetransaktionernas laglighet och korrekthet

Väsentliga(585) felaktigheter i fråga om åtagandenas laglighet och korrekthet (punkt VIII i revisionsförklaringen)

19.26 De fall där åtaganden som faktiskt ingåtts av kommissionen överskred gränsen för de åtagandebemyndiganden som fastställts av de budgetansvariga myndigheterna framgår av punkt 19.19.

Begränsningar vid granskningsarbetet avseende betalningar (punkt XI i revisionsförklaringen)

19.27 I ett antal fall i det stickprov som tagits från betalningarna som beräknades motsvara cirka 4,3 % av gemenskapens budget för 1996 var det omöjligt för revisionsrätten att erhålla tillräckliga bevis för att kunna bilda sig en bestämd uppfattning om huruvida gemenskapens medel använts på ett riktigt sätt. De främsta anledningarna till avsaknaden av förklaring för enskilda transaktioner är följande:

a) Inom området offentlig lagring av jordbruksprodukter förekom problem vid avstämningen av de siffror som deklarerats månadsvis mot de underliggande verifikationerna och allmänna svagheter i förfarandena för lagerinventering, vilket gav upphov till osäkerhet vad gäller det belopp som skall belasta gemenskapens budget.

b) Rättsliga eller fysiska förhållanden i medlemsstaterna som inte hade kunnat förutses ledde till att revisionsrätten inte hade tillgång till handlingar som var av avgörande betydelse för dess granskning.

Felaktigheter i fråga om laglighet och korrekthet som påverkar de transaktioner som ligger bakom betalningarna

Väsentliga felaktigheter i fråga om betalningarnas laglighet och korrekthet (punkt IX i revisionsförklaringen)

19.28 Såsom revisionsrätten klargjorde i punkt 1.32 i sin DAS-rapport för 1994(586) måste dess granskning omfatta samtliga faser i förvaltningen av gemenskapsmedlen, alltifrån kommissionens centrala bokföring till de slutliga mottagarna i medlemsstaterna och på andra platser. Revisionsrättens granskning i samband med revisionsförklaringen syftar till att fastställa huruvida den andel felaktigheter som konstateras i dess stickprov från transaktioner som granskats ner till den slutliga mottagarens nivå är så låg att den kan avge en övergripande positiv förklaring om att räkenskaperna är tillförlitliga och de underliggande transaktionerna lagliga och korrekta. På grundval av extrapolering av stickprovsresultaten gör den för att stödja sina slutsatser uppskattningar av andelen väsentliga felaktigheter som konstaterats. Dessa uppskattningar skall betraktas som indikationer för storleksordningar som med 95 % säkerhet ligger mellan en övre och en nedre gräns, och inte som exakta mätningar.

19.29 Det sammanlagda icke extrapolerade beloppet av väsentliga felaktigheter i fråga om betalningar där även felaktigheter utanför stickprovet tagits i beaktande uppgår till 273 miljoner ecu. Dessa felaktigheter har inte nödvändigtvis sitt upphov i något avsiktligt försök att bedra gemenskaperna. Det kan också hända att de inte leder till att de felaktigt utbetalda beloppen återvinns. I de fall som rör EUGFJ:s garantisektion bör revisionsrättens iakttagelser tas i beaktande av kommissionen då den avslutar räkenskaperna för året. I de fall som rör strukturfonderna, där det inte finns något liknande förfarande för avslutande av räkenskaperna, kan den specifika felaktighet som upptäckts korrigeras i räkenskaperna för de program som är under genomförande. Då det finns bevis för att mottagaren inte handlat i god tro, är det de nationella myndigheternas uppgift att återkräva beloppen i fråga och göra en återbetalning till gemenskapens budget. Eftersom det är en extrapolering av stickprovsresultaten, går det givetvis inte att använda revisionsrättens uppskattning av det mest sannolika beloppet väsentliga felaktigheter för att identifiera enskilda belopp som skall återvinnas.

19.30 Den totala andelen väsentliga felaktigheter kvantifierbara felaktigheter som har direkt inverkan på beloppet av de transaktioner som ligger bakom utbetalade gemenskapsmedel beräknas uppgå till mellan 3,5 % och 8,3 % av de sammanlagda betalningarna. Den mest sannolika uppskattningen uppgår till 5,4 % av de sammanlagda betalningarna. Andelen felaktigheter för EUGFJ:s garantisektion ligger i likhet med de senaste två åren fortfarande under genomsnittet för budgeten i dess helhet. Revisionsrätten noterar de åtgärder som vidtagits för att stärka den ekonomiska förvaltningen inom detta område. Liknande förbättringar bör genomföras inom strukturfonderna för att uppnå en rimlig säkerhet om att medlen används på ett korrekt sätt och sänka andelen felaktigheter, vilken fortfarande är högre inom strukturfonderna än genomsnittet för budgeten i dess helhet. Kommissionens beslut om att stärka tillämpningen av artiklarna 23 och 24 i förordning nr 2082/93(587) om strukturfonderna är steg i rätt riktning.

19.31 Den uppskattade andelen felaktigheter i de transaktioner som ligger bakom betalningarna för budgetåret 1996 är så hög att revisionsrätten avstår från att avge någon övergripande positiv förklaring om att transaktionerna i fråga är lagliga och korrekta.

19.32 De flesta väsentliga felaktigheter gällde huruvida åtgärder som finansierades över gemenskapens budget var stödberättigade. Andra väsentliga felaktigheter rörde verkligheten bakom eller riktigheten i de utgifter som uppvisats för sådan finansiering, riktigheten i beräkningen av beloppet för gemenskapsbidraget och förekomsten av eller kvaliteten i de verifikationer som betalningarna grundades på. Vad beträffar de finansierade beloppens inverkan, inträffade felaktigheterna i de flesta fallen i medlemsstaterna (90 %), främst på mottagarnivå (60 %) och även på nivån lokala (20 %) och centrala (10 %) myndigheter som ansvarar för administrationen av åtgärderna. Se punkterna 20.9-20.10 för en djupare analys av de felaktigheter som påträffades inom EUGFJ:s garantisektion och punkterna 21.16-21.17 för en djupare analys av de felaktigheter som påträffades inom strukturfondsområdet. För strukturfonderna får felaktigheternas beräknade belopp inte nödvändigtvis några konsekvenser för de betalningar som utförts av kommissionen i form av förskott. Med tanke på att de underliggande transaktionerna finansierades med EU-medel finns ändå en risk att den allmänna budgeten kommer att påverkas permanent av sådana felaktigheter om de inte upptäcks och korrigeras.

Formella felaktigheter i fråga om betalningarnas laglighet och korrekthet (punkt X i revisionsförklaringen)

19.33 Många formella felaktigheter felaktigheter som inte har någon direkt kvantifierbar inverkan på de transaktioner som ligger bakom de utbetalade gemenskapsmedlen upptäcktes såväl inom de främsta områdena för gemenskapens utgifter (EUGFJ:s garantisektion och strukturfonderna, se punkterna 20.11 20.12 respektive 21.18 21.19 för en djupare analys) som inom andra områden (såsom utvecklingssamarbete med Medelhavsländerna, Latinamerika, Asien och Central- och Östeuropa samt administrationsutgifter). Förekomsten av formella felaktigheter var mest märkbar inom strukturfondsområdet.

19.34 Dessa formella felaktigheter utgörs till största delen (70 %) av fall där de villkor som fastställts i regelverket för det påföljande genomförandet av den finansierade åtgärden inte har respekterats och i mindre omfattning (20 %) av fall där de förfaranden för förvaltning eller kontroll som föreskrivs i gemenskapens förordningar inte har följts. Generellt sett har de flesta av dessa felaktigheter sin uppkomst i medlemsstaterna (80 %) och främst inom de centrala (35 %) och lokala (25 %) organ som ansvarar för administrationen av åtgärderna.

19.35 De formella felaktigheter som har sin uppkomst inom gemenskapens institutioner (20 %) utgörs till största delen av fall där förfaranden för förvaltning eller kontroll inte har följts.

19.36 De formella felaktigheter som har sin uppkomst i medlemsländerna har följande kännetecken:

a) De flesta av de talrika formella felaktigheterna rör huruvida mottagarna eller de organ som deltar i åtgärdernas genomförande fullgör sina skyldigheter, i synnerhet vad gäller upprättandet av särskilda räkenskaper för de åtgärder som finansieras via gemenskapens budget eller kvaliteten i de uppgifter som bestyrker utgiftsredovisningarna.

b) De övriga formella felaktigheterna rör främst brister i fråga om införande och genomförande av de kontroller som enligt bestämmelserna åligger de ansvariga myndigheterna i medlemsstaterna.

Redovisningsmetoder, -principer och -rutiner

Redovisningsmetoder och redovisningsprinciper

19.37 I sina tidigare rapporter och i synnerhet i sina DAS-rapporter för 1994 och 1995(588) har revisionsrätten understrukit behovet av att redovisningsprinciper antas för att säkerställa att den information som ges i de konsoliderade räkenskaperna är fullständig och konsekvent (vilket inkluderar en enhetlig behandling från de olika institutionernas sida) samt för att förstärka deras informativa värde. I sin DAS-rapport för 1995 hänvisade revisionsrätten till en extern utredning som genomförts för kommissionens räkning av lämpliga redovisningsmetoder för gemenskapens räkenskaper, vars resultat ännu inte hade ställts till dess förfogande. Då revisionsrätten nu haft möjligheten att gå igenom utredningen, konstaterar den att den identifierar de områden inom balansräkningens konton där större enhetlighet erfordras vid bokföringen. Dessa slutsatser bekräftar revisionsrättens egna slutsatser avseende räkenskaperna för de senaste åren, däri inbegripet räkenskaperna för 1996. Kommissionen håller för närvarande på att utarbeta en handbok för konsolidering av sina räkenskaper som syftar till att lösa de problem som identifierats.

19.38 Det är revisionsrättens uppfattning att en tydlig sammanställning av de redovisningsprinciper och riktlinjer som skall gälla för Europeiska gemenskapens räkenskaper fortfarande behövs. Denna sammanställning kan till exempel ange vilken princip inkomst- och utgiftsredovisningen skall utgå från (t.ex. kassaredovisning eller periodiserad redovisning), fastställa de principer som skall gälla vid värderingen av balansräkningens poster (i synnerhet vad gäller avskrivning av anläggningstillgångar) samt fastställa ramarna för en lämplig avstämning mellan dessa räkenskaper. Vid utarbetandet av denna sammanställning över redovisningsprinciper bör kommissionen beakta de direktiv som gäller för företag inom gemenskapen och de regler som kungörs av de internationella organ som fastställer redovisningsregler, i synnerhet de som gäller för räkenskaperna för offentliga organ.

19.39 Fastställandet av heltäckande redovisningsprinciper är inget självändamål. Det är ett sätt att fastställa grundläggande ramar för ekonomisk rapportering utifrån vilka kommissionen skall kunna framställa årsredovisningar som svarar mot användarens den budgetansvariga myndighetens krav. I synnerhet borde kommissionen kunna ge den budgetansvariga myndigheten årsredovisningar som inte bara är koncisa och lättförståeliga, men som också ökar insynen i kommissionens verksamhet och ger tydligare upplysningar om kommissionens finansiella ställning per den 31 december 1997.

Redovisningsrutiner

19.40 En stor del av de upplysningar som ges i balansräkningen och i form av åtaganden utanför balansräkningen är baserade på information som inte behandlats i det grundläggande redovisningssystemet, utan endast ställs till kommissionens räkenskapsförares förfogande på ad hoc-basis. Revisionsrättens iakttagelser i samband med revisionsförklaringen, särskilt vad gäller poster såsom anläggningstillgångar och åtaganden utanför balansräkningen, visar att dessa förfaranden alltför ofta misslyckas med att säkerställa att informationen i räkenskaperna är fullständig och korrekt. Kommissionen borde se till att klart definierade redovisningsrutiner införs inom dessa områden. Tillämpningen av dessa rutiner skulle leda till att utanordnarna i de operativa generaldirektoraten tillhandahåller den information som behöver tas upp i räkenskaperna.

KOMMISSIONENS SVAR

UPPGIFTER TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

Räkenskapernas tillförlitlighet

Underskattning av medlemsstaternas skulder (punkt III a i revisionsförklaringen)

19.7 Kommissionen anser att B-räkenskaperna, som infördes 1990, handhas på ett avsevärt bättre sätt sedan de initiala problemen väl avhjälpts. Lämpliga åtgärder har vidtagits för skapa större insyn i förvaltningen av dem. Eftersom denna typ av bokföring sker på lokal nivå kan man stundom finna punktvisa felaktigheter, oftast av formell natur. Trots dessa avvikelser bör man ej dra den allmänna slutsatsen att bokföringen inte är tillförlitlig.

Kommissionen delar revisionsrättens uppfattning om att de särskilda räkenskaperna kan ta upp alla gemenskapens fordringar. För övrigt anser kommissionen att denna bokföring innehåller uppgifter där EU:s faktiska anspråk övervärderas något eftersom den tar med belopp som förts in för länge sedan och som i realiteten är omöjliga att driva in.

För att avhjälpa detta problem lade kommissionen den 3 juli 1997 fram ett förslag om ändring av förordning 1552/89 i syfte att utöka förfarandet för avskrivning av anspråk på oindrivna fordringar inom en väl definierad tidsfrist.

Övervärdering av fordringar på medlemsstaterna i samband med avslutandet av räkenskaperna för EUGFJ:s garantisektion (punkt III b i revisionsförklaringen)

19.8. Det är riktigt att den totala fordran per den 31 december 1996 felaktigt har övervärderats med 264,1 miljoner ecu. Kommissionens enheter annullerade dock ifrågavarande betalningskrav så snart misstaget upptäcktes.

Räkenskapsförarenheten inför ett uppföljningssystem för att undvika att misstaget upprepas.

Underskattning av likviditetskontons saldon (punkt IV i revisionsförklaringen)

19.9 Bestämmelserna i artikel 111.7 är tillämpliga på finansprotokoll där en betalningsagent anlitas. I dessa fall skall likvida förskott på finansinstitutets konton som åsyftas i artikel 111.7 i budgetförordningen inkluderas i balansräkningen fram till dess de konteras budgetanslagen.

Om stöden beviljats ensidigt och inte omfattas av något finansprotokoll är dock förfarandet i artikel 111.7 inte tillämpligt varför budgetgenomförandet sker i enlighet med artiklarna 40 till 53 såsom stadgas i artikel 105.1 i budgetförordningen.

Kommissionen menar också att de skillnader i tolkningen av budgetförordningen som härvidlag konstaterats skulle kunna undvikas genom att den ges en tydligare formulering. Kommissionen försöker uppnå detta mål under den genomgripande omarbetningen av budgetförordningen. I detta avseende kommer kommissionen att beakta revisionsrättens anmärkningar i dess yttrande 4/97 om sjunde ändringen av budgetförordningen.

19.10 1996 undertecknade kommissionen (GD X) ett kontrakt med en förmedlande organisation ("programme MEDIA assistance, P.M.A.", specialiserat på finansförvaltning). Ett bankkonto öppnades med dubbla kontotecknare:

- Innehavare: Media assistance S.C..

- Underskrifter: varje överföringsorder måste paraferas av kommissionen (GD X) och undertecknas av den avtalsslutande parten. Det innebär att kontohavaren inte kan utföra några transaktioner på detta konto utan medverkan av en företrädare för kommissionen (GD X).

- Bankräntor: måste varje kvartal föras över till kommissionens bankkonto.

- Nyöppnade konton, överföringar och kontoavslut samt alla ändringar av hur kontot fungerar måste skriftligen och på förhand godkännas av kommissionen (GD X). Innehavaren förbinder sig att avstå från sina kontorättigheter om avtalet hävs eller när det löper ut.

Det fall som uppmärksammades av revisionsrätten visar på de generella problemen vid utbetalningar till finansiella intermediärer av typen kontor för tekniskt bistånd, som därefter svarar för utbetalningarna till stödmottagarna. Räkenskapsförarens enheter önskar tillsammans med utanordnarna och revisionsrätten analysera hur dessa transaktioner bör behandlas både vad gäller användning av budgetmedel och hur de bör redovisas i balansräkningen för de medel som innehas av finansiella intermediärer. Denna analys bör ingå som en del i arbetet med att fastställa de allmänna bokföringsprinciper för EU:s redovisning som kommissionen åtar sig att genomföra innan 1997 års konsoliderade redovisning offentliggörs.

19.11 Detaljerade uppgifter från avstämningen av bankkontonas saldon med siffrorna i den allmänna bokföringen tillställdes räkenskapsföraren i mitten av juli 1997.

Kommissionen undersöker vilka åtgärder som skall vidtas för att räkenskapsföraren i tid får tillgång till information som gör det möjligt att kontrollera att de belopp som är uppförda på kontona är tillförlitliga och att se till att eventuella skillnader och avvikelser korrigeras.

Överskattning av "ännu ej reglerade åtaganden" (punkt V a i revisionsförklaringen)

19.12 19.14 Kommissionen är medveten om problemet med ej reglerade åtaganden och anser att en mer systematisk uppföljning måste utformas. Räkenskapsförarens anvisningar återspeglar under de senaste åren revisionsrättens betänkligheter.

19.15 Såsom anges i punkterna 19.12 19.14 delar kommissionen revisionsrättens uppfattning om att åtaganden som inte motsvarar faktiska förpliktelser måste dras tillbaka. Detta kan dock inte alltid ske snabbt.

Som revisionsrätten framhåller måste kommissionen, då åtaganden har spärrats, av rättsliga skäl, invänta domstolsbeslut innan de kan dras tillbaka.

Dessutom kan, i vissa fall, frigörandet inte komma till stånd annat än efter programmets eller projektets avslutning och endast i samförstånd med stödmottagaren.

Ett visst antal fall har frigjorts av kommissionen på eget initiativ i början av nästpåföljande budgetår, eller efter revisionsrättens undersökning.

19.17 I början av detta år inrättades ett avslutningsförfarande för program som löpt ut. De program och kontrakt som löpt ut identifierades och ett revisionsprogram och en plan för uppbörd av likvida bankmedel som ej använts utarbetades. Fram till slutet av juni 1997 avslutades sålunda 78 centraliserade program som löpt ut. 1 586 centraliserade kontrakt som löpt ut analyserades (varav 937 avslutades) och 148 frigöranden (partiella och slutgiltiga) på sammanlagt 34 172 059 ecu ägde rum. Beträffande de decentraliserade programmen har 21 slutrevisioner igångsatts och betalningskrav har utfärdats för mer än 2 miljoner ecu. Motsvarande frigöranden av medel för program som löpt ut kommer att ske när slutrevisionerna fullföljts.

Detta avslutningsarbete kan endast göras med redan befintlig personal. En kraftig utökning av denna verksamhet riskerar således att få negativa effekter för andra uppgifter (t.ex. förlängda tidsfrister för utbetalningar).

19.18 Större delen av de berörda enheterna har efter interna utredningar och revisionsrättens undersökning under budgetåret 1997 ingående följt upp oreglerade åtaganden och inlett nödvändiga frigöranden och avslutanden. Vissa utanordnare har t.o.m. utvecklat ett speciellt program för rensning och systematisk uppföljning. Kommissionen ser till att detta arbete fortsätter och blir en del i de berörda enheternas löpande verksamhet.

Kommissionen ämnar undersöka revisionsrättens förslag om att årsredovisningen skall innehålla en uppskattning av storleken på de utbetalningar som troligen ej kommer att utföras.

Underskattning av åtaganden som bokförts på budgetkonton (punkt V b i revisionsförklaringen)

19.19 Kommissionen angav i sitt svar till punkterna 13.11 13.16 och 9.18 9.19 i revisionsrättens årsrapport för 1996 varför kommissionen anser dessa transaktioner vara korrekta.

Kommissionen samtycker till att för dessa två fall lämna information i en bilaga till balansräkningen.

Kommissionen är dock medveten om det allmänna problem som revisionsrätten tar upp, och förbehåller sig möjligheten att gå igenom samtliga tillämpliga bestämmelser under den nära förestående genomgripande omarbetning av budgetförordningen som nämns i punkt 19.9.

Underskattning av åtaganden i samband med strukturfonderna (punkt VI a i revisionsförklaringen)

19.20 Kommissionen stämmer f.n. av siffrorna från programplaneringen per målsättning och per medlemsstat med de generaldirektorat som är ansvariga för strukturfonderna, i syfte att kunna göra nödvändiga korrigeringar. Generaldirektoraten har tillställts de olika tabellerna för kontroll och kommentarer.

Utelämnande av åtaganden utanför balansräkningen avseende fleråriga förpliktelser för Phare- och Tacis-åtgärder (punkt VI b i revisionsförklaringen)

19.21 De fleråriga vägledande programmen är inte rättsligt bindande, vare sig för kommissionen eller för partnerskapslandet, och bör således inte betraktas som budgetåtaganden. Den finansiella information som programmen innehåller är vägledande. De fleråriga vägledande programmen skall utgöra basen för en mer utförlig planering och programmerade diskussioner mellan kommissionen och partnerskapslandet. Dessa diskussioner syftar till att förbereda årliga nationella operativa program som leder till budgetåtaganden.

Om programmen även överenskommits med mottagarländerna och därför innebär ett politiskt åtagande, kommer kommissionen att undersöka hur detta bör framträda, om så är lämpligt, i informationen som lämnas utanför balansräkningen.

Ingen kvantifiering av åtaganden avseende pensioner (punkt VI c i revisionsförklaringen)

19.22 Kommissionen bekräftar sin avsikt att i årsredovisningen per den 31.12.1997 ta med en uppskattning av de sammanlagda finansiella förpliktelserna för pensioner.

De definitiva resultaten av den försäkringstekniska analysen blir dock inte tillgängliga förrän i slutet av 1998.

Underskattning av de budgetmässiga betalningar som består av förskott och a konto-betalningar (punkt VII i revisionsförklaringen)

19.23 19.24 Tabell 15 i inkomst- och utgiftsredovisningen och den konsoliderade balansräkningen innehåller många felaktigheter. Detta beror på inkorrekt definition av data i de program som skall producera dessa uppgifter. Programmen kommer att ses över och korrigeras i enlighet med detta.

De underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet

Felaktigheter som påverkar åtagandetransaktionernas laglighet och korrekthet

Väsentliga felaktigheter i fråga om åtagandenas laglighet och korrekthet (punkt VIII i revisionsförklaringen)

19.26 Som angetts i punkt 19.19 anser kommissionen att dessa beslut är korrekta.

Begränsningar vid granskningsarbetet avseende betalningar (punkt XI i revisionsförklaringen)

19.27 I likhet med revisionsrätten har kommissionen i ett visst antal fall inte kunnat bilda sig en klar uppfattning om de fall som tas upp. Detta orsakades av att revisionsrätten sände ett antal sektorsskrivelser till medlemsstaterna om de undersökta fallen allt för sent för att dessa, enligt egen utsago, skulle kunna besvara dem inom rimlig tid. I dessa fall förfogar kommissionen bara över den information som tillställts den av revisionsrätten och känner alltså inte till mottagarlandets inställning, vilket är nödvändigt för att kommissionen skall kunna bilda sig en åsikt eller för att se om undersökningar på plats blir nödvändigt. Kommissionen beklagar att de totala resultat som revisionsrätten har kommit fram till sålunda bygger på ett visst antal fall om vilka kommissionen inte kunnat uttala sig med full kännedom om sakförhållandena.

a) Rörande det problem som särskilt nämns av revisionsrätten kan följande anmärkningar göras:

Enligt artikel 3.3 i förordning 1663/95 måste det attesterande organet lämna rapport om redovisningen av interventionsverksamhet och huruvida gemenskapens finansiella intressen är skyddade. Mot bakgrund av resultaten från attesteringsförfarandet för 1996 har kommissionen tillställt medlemsstaternas attesterande organ riktlinjer för 1997 års revision av interventionslagringar. Kommissionen strävar efter att förbättra förvaltningen av interventionslager hos flera utbetalningsställen och har vidtagit åtgärder för särskilt noggrann granskning av årsslutsinventeringarna.

Införandet av ackrediteringskriterier för betalningsagenter och den nyligen antagna förordning (EG) nr 2148/96 (utvärdering och kontroll av offentliga interventionslager) bör borga för snabba förbättringar av förvaltning och kontroll av interventionslager.

Felaktigheter i fråga om laglighet och korrekthet som påverkar de transaktioner som ligger bakom betalningarna

Kommissionen noterar de övergripande resultaten av revisionsförklaringen och håller med revisionsrätten om att antalet felaktigheter fortfarande är för högt. Kommissionen anser dock att resultaten måste tolkas med försiktighet, så länge den metod revisionsrätten använder sig av fortfarande är relativt instabil och obeprövad.

19.28 19.36 Kommissionen tar revisionsförklaringens samlade resultat ad notam och delar revisionsrättens uppfattning om att antalet felaktigheter ligger för högt. Kommissionen anser att revisionsrättens resultat bör tolkas med försiktighet eftersom varje statistisk metod vidhäftas av en viss osäkerhet och eftersom det tar flera år innan revisionsförklaringens kontroll uppnått tillräcklig mognad för att tendenserna i antalet felaktigheter skall kunna avgöras.

Det sammanlagda antalet felaktigheter som påpekas av revisionsrätten omfattar vitt skilda situationer. Till 90 % gäller de transaktioner som genomförts i medlemsstaterna och till 10 % transaktioner som kommissionen ansvarar för.

Inom EUGFJ:s garantisektion, där förvaltningsstrukturerna för gemenskapsfonderna är förhållandevis enkla, har kommissionen snabbt kunnat genomföra omfattande reformer som redan verkar börja bära frukt. Revisionsrätten intygar för övrigt att dessa förbättringar har skett (jfr punkt 0.35 i inledningen).

När det gäller strukturfonderna är situationen däremot mer komplex. De många interventionsnivåerna (gemenskapen, medlemsstaten, regionen, kommunen, den avtalsslutande parten etc.), de många olika förfarandena och strukturernas komplexitet leder lätt till ett högre antal felaktigheter. Detta tyder dock inte nödvändigtvis på sämre förvaltning. För övrigt är de finansiella följderna av dylika felaktigheter för gemenskapens budget i allmänhet både osäkra och svårbedömda.

Trots dessa svårigheter gör kommissionen vad som krävs för att förbättra förvaltningen. Sålunda antog kommissionen den 23 april 1997 ett dokument om regler för vem som är berättigad till stöd från strukturfonderna. Kommissionen godkände likaledes den 15 oktober 1997 en förordning där exakta regler för medlemsstaternas kontroll av strukturfonderna fastställs (jfr punkt 21.6). Dessa åtgärder bör göra det möjligt att i en nära framtid uppnå de önskade förbättringarna.

Slutligen vore det användbart att med utgångspunkt i den felkvot som revisionsrätten upptäckt fastställa hur kommissionens förvaltning placerar sig i jämförelse med andra förvaltningar. Eftersom revisioner av samma typ som revisionsförklaringen inte görs i medlemsstaterna samt p.g.a. strukturfondernas specifika karaktär med ett samförvaltningssystem som saknar motsvarighet blir dessvärre varje relevant jämförelse omöjlig.

19.32 Kommissionen noterar och stödjer revisionsrättens anmärkning när det gäller strukturfonderna att det beräknade värdet av de felaktigheter som rätten kategoriserar som "väsentliga felaktighter vid utbetalningar" inte nödvändigtvis påverkar de förskottsutbetalningar som kommissionen utfört. Kommissionen anser även fortsättningsvis att felaktigheter av detta slag bör kategoriseras separat från "typiska" väsentliga felaktigheter. Kommissionen betraktar dock dessa felaktigheter med vederbörligt allvar och korrigerar eller kräver en korrigering av alla felaktigheter som kommer till dess kännedom.

Kommissionen noterar med intresse de fall revisionsrätten tar upp vad gäller EUGFJ:s garantisektion. I flertalet av dessa fall motsvarar revisionsrättens resultat kommissionens egna, och lämpliga åtgärder för att korrigera dessa fall kommer att vidtas inom ramen för förfarandet för räkenskapsavslut. Sålunda är det rimligt att anta att inga betydande förluster för gemenskapens budget kommer att kvarstå.

Kommissionen påpekar dock att risken för felaktigheter som härrör från den mänskliga faktorn är svår att helt eliminera såvida inte varje enskild transaktion kontrolleras. Av uppenbara kostnadseffektivitetsskäl är detta inte möjligt.

Redovisningsmetoder, -principer och -rutiner

Redovisningsmetoder och redovisningsprinciper

19.37 19.39 I likhet med vad revisionsrätten föreslår anser kommissionen att de redovisningsprinciper som styr upprättandet av EU:s räkenskaper bör formaliseras. Kommissionen kommer att fastställa sina redovisningsprinciper med beaktande av den särskilda karaktär som offentliga institutioner har. Man kommer också att låta sig inspireras av principerna i 4:e och 7:e direktivet, av internationella normer då dessa är överförbara till den offentliga sektorn, samt av praxis i internationella organisationer. Kommissionens räkenskapsförarenhet är i sammanhanget angelägen om att få framföra sitt tack till revisionsrätten för den dokumentation som tillställts den. Kommissionens mål är att i samförstånd med revisionsrätten fastställa referensnormerna och dessas inverkan på redovisningens struktur och presentation innan inkomst- och utgiftsredovisningen och den konsoliderade balansräkningen för budgetåret 1997 offentliggörs.

Redovisningsrutiner

19.40. Kommissionen har med hjälp av en extern konsult förberett en konsolideringshandbok. Handboken skall först godkännas av de övriga institutionerna innan det kan tillämpas för EU:s konsoliderade balansräkning. Denna handbok kommer att göra det möjligt för kommissionen att bestämma området för konsolideringen av räkenskaperna både vid kommissionen och de övriga institutionerna, och att presentera informationen enligt allmänt vedertagen redovisningspraxis.

KAPITEL 20(589*) Analys av utgifterna för EUGFJ:s garantisektion

20.0 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Punkt

Inledande information 20.1

Godkännande av utbetalande organ och attestering av räkenskaperna 20.2 - 20.5

Räkenskapernas tillförlitlighet 20.6 - 20.7

Analys av revisionsrättens granskningsresultat beträffande lagligheten och korrektheten hos de transaktioner som ligger bakom betalningarna 20.8 - 20.12

Väsentliga felaktigheter 20.9 - 20.10

Formella felaktigheter 20.11 - 20.12

Områden med begränsad säkerhet 20.13

Identifiering av ett särskilt riskområde 20.14

Allmänna slutsatser 20.15 - 20.17

INLEDANDE INFORMATION

20.1 Utgifterna för EUGFJ-garanti och fiskerinäringen utgjorde 1996 ca 51,3 % av värdet för de totala budgetbetalningarna (ca 39 430 miljoner ecu) och omfattar samtliga utgifter för underavsnitt B1 EUGFJ-garanti (39 081 miljoner ecu), avdelning B2-5 andra åtgärder inom jordbruket (81 miljoner ecu), avdelning B2-9 fiskerinäringen och havet (17 miljoner ecu) och kapitel B7-80 internationella fiskeavtal (251 miljoner ecu). Utgifterna för underavsnitt B1 EUGFJ-garanti svarar för 99 % av de totala utgifterna på detta område och sköts uteslutande av de utbetalande organen i medlemsstaterna. 1996 var första året som de utbetalande organen tillämpade de nya reglerna och som reglerna för förfarandet för avslutning av räkenskaperna tillämpades. Dessa regler infördes genom rådets förordning (EG) nr 1287/95 av den 22 maj 1995(590) (som ändrar rådets förordning (EEG) nr 729/70(591)), och de motsvarande genomförandebestämmelserna fastställdes av kommissionens förordning (EG) nr 1663/95 av den 7 juli 1995(592).

GODKÄNNANDE AV UTBETALANDE ORGAN OCH ATTESTERING AV RÄKENSKAPERNA

20.2 I sin revisionsförklaring för budgetåret 1995(593) angav revisionsrätten betydelsen av de nya förfarandena för effektivisering vad gäller övervakningen av utgifterna för EUGFJ-garanti. Attesteringen av räkenskaperna och kommissionens tillhörande beslut om avslutning av räkenskaperna avser om de är fullständiga, exakta och sanningsenliga och utgör grunden för vissa finansiella korrigeringar. Kommissionen kommer att fortsätta att i ett senare skede göra en kompletterande bedömning av efterlevnaden av EU-förordningarna som är väsentlig för utvärderingen av de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, både vad gäller de utbetalande organen och de slutliga mottagarna. Ytterligare finansiella korrigeringar kommer eventuellt att göras med hänsyn till utgifter som uppkommit fram till 24 månader före meddelandet om sådana korrigeringar.

20.3 De huvudsakliga inslagen i de nya förfarandena innebär att medlemsstaterna formellt godkänner de utbetalande organen och att ett attesterande organ attesterar årsräkenskaperna. Årsräkenskaperna beträffande utgifterna för EUGFJ-garanti liksom det attesterande organets intyg och rapporter skall sändas till kommissionen före den 10 februari följande år. Senast den 31 mars måste kommissionen underrätta medlemsstaterna om resultaten av sina kontroller beträffande den information som lämnats och om eventuella förslag till ändringar. Beslutet om avslutning av räkenskaperna skall fattas senast den 30 april samma år och fastställa de belopp som skall bekostas av EUGFJ-garanti.

20.4 Trots dessa krav antog kommissionen för 1996 endast ett delbeslut den 5 maj 1997(594). Vid tidpunkten för den fastställda tidsfristen kunde inget definitivt beslut om avslutande av räkenskaperna fattas

a) för de medlemsstater vars attesterade räkenskaper ännu inte hade lämnats (Förenade kungariket och Grekland),

b) för de utbetalande organ där det uppdagades, genom kommissionens utvärdering av attesteringsrapporten eller genom efterföljande besök, antingen att revisionsarbetet var otillräckligt eller att det fanns särskilda problem som behövde klargöras (detta gäller samtliga utbetalande organ i Frankrike och Portugal, tre centrala och ett regionalt utbetalande organ i Spanien, i de tyska delstaterna Rheinland-Phalz och Sachsen samt tre av fyra italienska utbetalande organ).

20.5 Kommissionens beslut av den 5 maj 1997 omfattade därför endast 12 936,6 miljoner ecu eller ca 33 % av de totala utgifterna för EUGFJ-garanti. Vad gäller de övriga utbetalande organen som står för ca 67 % av de totala redovisade utgifterna fattades ett definitivt beslut om avslutning av räkenskaperna för 1996 års godkända utgifter den 31 juli 1997(595). Tabell 20.1 visar de belopp som omfattas av varje beslut om avslutning, inklusive beloppen för de finansiella korrigeringarna.

RÄKENSKAPERNAS TILLFÖRLITLIGHET

20.6 Revisionsrätten har övervägt konsekvenserna vad gäller det nya systemets sätt att fungera inom ramen för revisionsförklaringen. Ett tillfredsställande genomförande av systemet borde förbättra räkenskapernas tillförlitlighet. Dessutom kan de revisionsförfaranden som krävs av de attesterande organen bidra till en bättre bedömning av granskningsverksamheten beträffande lagligheten och korrektheten, men det finns ännu inte tillräcklig information om det nya förfarandet i detta avseende. Under 1996 har systemet i viss mån utvecklats även om det återstår mycket att göra. Attesterande organ i ett antal medlemsstater avgav i viss utsträckning oren revisionsberättelse till ett eller flera utbetalande organ.

20.7 Revisionsrätten konstaterar t.ex. att de utbetalande organen i Förenade kungariket överlämnat de slutliga räkenskaperna så sent som den 22 maj 1997 till det attesterande organet som avgav oren revisionsberättelse. Det kvarstod problem vad gäller avstämningen av bokföringen i de operativa systemen vid de utbetalande organ som förvaltar de olika programmen och räkenskapshandlingarna. Vidare hade det inte gjorts avstämningar mellan vissa av de utbetalande organens räkenskapshandlingar och räkenskapshandlingarna från det samordnande organet som ansvarar för de månatliga redogörelserna till kommissionen. Dessa redogörelser lämnas fortfarande på grundval av förskott till de utbetalande organen snarare än på grundval av de faktiska utbetalningar som de gör till mottagarna, vilket strider mot förordning (EG) nr 296/96(596). Det är tveksamt om dessa problem kommer att lösas före budgetåret 1998. I ett antal andra medlemsstater hade man även upplevt svårigheter med attesteringar, vilket för närvarande undersöks av revisionsrätten.

ANALYS AV REVISIONSRÄTTENS GRANSKNINGSRESULTAT BETRÄFFANDE LAGLIGHETEN OCH KORREKTHETEN HOS DE TRANSAKTIONER SOM LIGGER BAKOM BETALNINGARNA

20.8 Eftersom utgifterna för garantifonden för jordbruket fortfarande under 1996 svarade för mer än hälften av det totala antalet utbetalningar från den allmänna budgeten återfanns mer än hälften av de transaktioner som revisionsrätten valt ut för sina kontroller inom detta område. Revisionsrätten anser att den tillsammans med annan relevant information i årsrapporten, som särskilt innefattar dess utvärdering av systemet för hektarstöd för jordbruksgrödor (se punkterna 3.1 3.79), har tillräcklig information för att dra vissa generella slutsatser om utgifterna för EUGFJ-garanti i dess helhet.

Väsentliga felaktigheter

20.9 En av tio av transaktionerna inom EUGFJ-garanti som ingick i 1996 års granskningsurval var behäftad med väsentliga felaktigheter. De flesta felaktigheterna hade emellertid en relativt liten inverkan på de utbetalade beloppen och den sannolika andelen felaktigheter när det gäller inverkan på de totala utgifterna inom EUGFJ-garanti uppskattas för 1996 liksom de två föregående åren vara lägre än andelen för den allmänna budgeten i dess helhet (se punkt 19.30). Samtliga upptäckta felaktigheter i revisionsrättens urval hade uppkommit i medlemsstaterna. Vad gäller inverkan på de utbetalade beloppen hade 70 % uppkommit hos de administrativa organen och ca 30 % hos de slutliga mottagarna.

20.10 Den huvudsakliga typen av felaktigheter som revisionsrätten upptäckte och som svarar för det stora flertalet av väsentliga felaktigheter är

a) felaktigheter som avser utgifternas stödberättigande. Dessa rör främst

i) skillnader mellan faktiska och redovisade kvantitativa data (markområden, produkter eller djurbesättningar). Ett betydande antal felaktigheter (dock med en relativt liten inverkan på de utbetalade beloppen) noterades inom vissa hektarstödsystem där de slutliga mottagarna ansökte om stöd för areal som var större än den egentligen odlade,

ii) betalningar beträffande produkter eller mottagare som inte uppfyllde villkoren för stödberättigande,

iii) transaktioner som utförts utanför perioden för stödberättigande,

b) felaktigheter vid beräkning av gemenskapsstödets storlek. Dessa avser främst

i) tillämpning av felaktiga procentsatser (stödnivåer, växlingskurser, koefficienter etc.), felaktiga beräkningsmetoder samt EU-stöd för finansiering av totala kostnader som överstiger maximala nivåer. Dessa slag av felaktigheter hade liten inverkan på de utbetalda beloppen,

ii) underlåtande att tillämpa generella minskningar vad gäller stödets storlek enligt kraven i förordningarna. Detta slag av felaktighet förekom huvudsakligen i Spanien där de nationella myndigheterna inte tillämpade krävda påföljder på 137 miljoner ecu avseende överskridande av basarealer som berättigar till stöd per hektar för jordbruksgrödor. Den 3 september 1997 antog kommissionen, enligt rådets förordning (EG) 1422/97 av den 22 juli 1997(597), förordning (EG) nr 1716/97(598) som retroaktivt undantog Spanien från tillämpande av dessa påföljder för odlingssäsongen 1995/96,

c) avsaknad av eller bristande tillförlitlighet vad gäller väsentliga underlag som är nödvändiga för att motivera utbetalningar, såsom bevis för leverans av varor till den slutliga bestämmelseorten, inom området för exportbidrag.

Formella felaktigheter

20.11 Omfattningen av formella felaktigheter inom ramen för utgifterna för EUGFJ-garanti är betydande även om den uppskattas vara mindre än omfattningen av formella felaktigheter någon annanstans i budgeten. De flesta felaktigheterna uppkom hos de utbetalande organen även om förseningen vid utfärdandet av förordningarna i några fall var en bidragande faktor.

20.12 Det viktigaste slaget av formella felaktigheter avser

a) underlåtande att följa bestämmelsevillkoren som fastställts för att vidta åtgärder som finansieras av gemenskapsbudgeten,

i) underlåtande att följa den reglerade tidsfristen för betalningar till mottagare eller för överföringar av bidragsrättigheter,

ii) ofullständiga verifikationer (främst i samband med exportbidrag),

iii) underlåtande att följa andra gemenskapsregler (förande av register, ofullständiga avtal, felaktiga redogörelser som stöder överensstämmelse med minimala avkastningskrav etc.),

b) bristfälligt genomförande av föreskrivna förvaltnings- och kontrollförfaranden som de utbetalande organen skall utföra, främst vad gäller kontroll på platsen av de slutgiltiga mottagarna av hektarstöd.

Områden med begränsad säkerhet

20.13 Som beskrivits i punkt 19.27 kunde de ansvariga myndigheterna inom vissa områden inte tillhandahålla tillräckligt underlag som gjorde det möjligt för revisionsrätten att erhålla säkerhet om en korrekt användning av gemenskapsmedlen. Detta påverkar i synnerhet följande områden:

a) Inom området för offentlig lagring i Italien, Irland och Förenade kungariket konstaterade revisionsrättens revisorer och de attesterande organen brister, såsom otillräckliga kontroller på platsen vad gäller kvantiteter. Revisionsrätten konstaterar också att de attesterande organen har begränsat omfattningen av sitt uttalande avseende offentlig lagring i Spanien och Portugal.

b) Inom området för lagring av socker i Danmark ledde ändringar i mätmetoder för lagring till osäkerhet om de belopp som skulle belasta budgetåret, medan ansökningar för lagerkostnader i Sverige påverkades av den felaktiga behandlingen vad gäller överskott/underskott.

c) Inom området för bidrag per tacka och get i Grekland konstaterades svagheter i kontrollsystemet, och de faktiska förhållandena vad gäller kreatursbesättningar kunde inte verifieras på grund av avsaknad av ett tillförlitligt register.

IDENTIFIERING AV ETT SÄRSKILT RISKOMRÅDE

20.14 Rådets förordning(599) (EG) nr 2466/96 fördröjde ända till januari 1997 ikraftträdandet av den andra etappen av det integrerade administrations- och kontrollsystemet (IACS) som omfattade införandet av ett alfanumeriskt identifieringssystem för jordbruksskiften som är berättigade till stöd genom hektarstödsystemen. Tillförlitliga dubbelkontroller av jordbruksskiften utfördes i ett fåtal medlemsstater under odlingssäsongen 1995/96 (se även punkterna 3.1 3.79). Vad gäller stödsystemen för kreatursbesättningar innebar förseningar i utvecklandet av datasystemen i de flesta medlemsländer att effektiviteten minskade i kontrollen av stödansökningarnas bidragsberättigande (se punkterna 4.18, 4.45 och 4.82). Revisionsrätten konstaterar därför att för de medlemsstater som inte fullföljt genomförandet av det integrerade administrations- och kontrollsystemet för odlingssäsongen 1995/96 förlängdes risken för att jordbruksskiften redovisades fler än en gång eller att icke bidragsberättigade ansökningar för kreatursbesättning förblev oupptäckta på grund av att inga eller bristfälliga kontroller genomfördes.

ALLMÄNNA SLUTSATSER

20.15 Kontrollåtgärderna vad gäller utgifterna för EUGFJ-garanti, som kännetecknas av en mycket decentraliserad förvaltning, har skärpts systematiskt under de senaste åren och ett tydligt ansvar har preciserats både för kommissionen och för de utbetalande organen. Inte desto mindre visar revisionsrättens granskning att genomförandet av dessa kontrollförfaranden, som är avsedda att upptäcka och korrigera felaktigheter i stödmottagarnas utgiftsredovisningar innan de faktiska utbetalningarna av stödet görs, visat sig vara otillräckligt i vissa fall. Det är väsentligt att de berörda utbetalande organen genomför samtliga kontrollförfaranden på ett effektivt sätt.

20.16 Kommissionen bör fortsätta att söka få alla medlemsstater att varje år genomföra den första etappen av förfarandet för avslutning av räkenskaperna inom den tidsram som fastställs i förordningen. Den granskning som utförs av de attesterande organen är av avgörande betydelse för kommissionens övervakning av de utbetalande organens resultat, som omfattar hela deras verksamhet med internrevision och andra interna kontrollsystem. Det är viktigt att kommissionen lyckas i sin avsikt att påskynda genomförandet av den andra etappen av förfarandet för avslutning av räkenskaperna som innefattar en bedömning, utförd av dess egna avdelningar, av efterlevnaden av gemenskapsförordningarna, eftersom den inte längre kan göra korrigerande åtgärder beträffande transaktioner som inträffade mer än två år tidigare.

20.17 Dessa förbättringar av granskningförfaranden i efterhand måste följas av en komplettering vad gäller införandet av en effektiv kontroll av förvaltningem på alla berörda jordbruksmarknader. Det integrerade administrations- och kontrollsystemet för jorbruksgrödor och kreatursbesättningsbidrag måste fungera effektivt i hela EU och register över markinnehav vad gäller andra grödor (vin, olivolja) måste kompletteras med en minimumtidsfrist (se punkt 3.1 3.79). En framgångsrik komplettering av dessa åtgärder kommer att innebära ett viktigt framsteg för att minska de kvarvarande felaktigheterna och avlägsna de osäkra områden som fortfarande påverkar jordbrukets garantiutgifter under 1996.

KOMMISSIONENS SVAR

GODKÄNNANDE AV UTBETALANDE ORGAN OCH ATTESTERING AV RÄKENSKAPERNA

20.4 - 20.5 Den 31 juli 1997 kunde kommissionen godkänna alla de utbetalande organens räkenskaper, eftersom medlemsstaterna lämnat nödvändig information och genomfört det kompletterande revisionsarbete som krävdes. Vi hoppas att medlemsstaterna, efter erfarenheterna från det nya attesteringsförfarandet för det första året, kommer att vidta effektiva åtgärder för att lämna in sina räkenskaper och attester inom de tidsfrister som fastställts.

RÄKENSKAPERNAS TILLFÖRLITLIGHET

20.6 - 20.7 Genomförandet av attesteringsförfarandet har varit framgångsrikt med tanke på att 1996 var det första året, och det förväntas fortsätta att förbättras och ge en ökad garanti för att medlemsstaternas kontrollsystem fungerar effektivt. Kommissionen kommer aktivt att arbeta vidare med detta. Under tidigare år granskades inte de räkenskaper som utarbetades vid medlemsstaternas utbetalande organ innan de lämnades in till kommissionen. Det nya attesteringsförfarandet, som grundas på en revision av räkenskaperna utifrån internationell standard innan de lämnas in, har ökat tillförlitligheten av de utbetalande organens räkenskaper för 1996.

Under detta första år utsätter de hårdare villkor som attesteringsförfarandet medför de utbetalande organen för en ny och strikt ekonomisk diciplin som i många fall kräver förändringar av den befintliga verksamheten. Många av dessa förändringar var genomförda vid slutförandet av attesteringsförfarandet, medan vissa kräver en längre tidsperiod för att kunna lösas. Även om vissa anmärkningar gjordes vid revisionerna, var ingen av dem sådan att räkenskaperna i fråga inte borde godkännas. Kommissionen har redan fastställt vissa finansiella korrigeringar för 1996. De undersökningar som utförs under granskningsfasen av förfarandet för räkenskapsavslut kan leda till att ytterligare finansiella korrigeringar görs.

Förenade kungariket stötte på särskilda svårigheter under utarbetandet av räkenskaperna för 1996, vilka uppstod vid installeringen av ett nytt datoriserat räkenskapssystem, och som inte hade något samband med det nya attesteringsförfarandet. Kommissionen övervakar situationen med särskild hänsyn tagen till genomförandet av de ackrediteringsvillkor som fastställdes i kommissionens förordning (EG) nr 1663/95. Från och med den 16 oktober 1997 skall Förenade kungarikets utbetalande organ lämna in månatliga utgiftsredogörelser grundade på verkliga utgifter.

ANALYS AV REVISIONSRÄTTENS GRANSKNINGSRESULTAT BETRÄFFANDE LAGLIGHETEN OCH KORREKTHETEN HOS DE TRANSAKTIONER SOM LIGGER BAKOM BETALNINGARNA

Väsentliga och formella felaktigheter

20.9 - 20.12 Kommissionen instämmer i att, eftersom medlemsstaterna är ansvariga för utbetalningarna till garantifonden, är det i medlemsstaterna som felaktigheterna begås. Ett visst antal felaktigheter vad gäller fordringar och utbetalda belopp måste godtas eftersom kostnaderna för att grundligt undersöka 100 % av alla bidragsansökningar skulle överstiga vinsterna. Inom EU:s stödordningar fäster man därför mycken tillit vid de preventiva effekterna av sanktioner när felaktiga fordringar upptäcks, och krav på återbetalning av oriktiga fordringar tillsammans med bötesstraff. Kommissionen fortsätter att, genom de två faserna i förfarandet för räkenskapsavslut, säkerställa att medlemsstaterna inför effektiva kontrollförfaranden samt att de tillämpar de fastställda sanktionerna när oriktigheter upptäcks. Resultaten från revisionsrättens revisionsförklaring (DAS) 1996 vad gäller garantisektionen visar att kommissionens ansträngningar gett vissa framgångar.

20.10 b) ii) Spanien har i själva verket inte tillämpat bötesstraff i samband med överskridanden av basarealer. Emellertid fastställde rådet, genom sin förordning (EG) nr 1422/97, retroaktiva undantag från och med räkenskapsåret 1995/1996 från att tillämpa bötessystemet i fall av undantagsmässiga klimatförhållanden, vilket har gjort att gemenskapens budget inte har påverkats. Till följd av undantaget har inga böter tillämpats för dessa regioner. Tjänstegrenarna för avslutandet av räkenskaper kommer att övervaka en korrekt tillämpning för det beviljade undantaget.

Områden med begränsad säkerhet

20.13 De kontroller av förfarandet för räkenskapsavslut som attesteringsorganen genomför av de utbetalande organens räkenskaper grundades utifrån en analys av ett urval av offentliga interventionslager.

Redan nu visar kontrollerna av om räkenskapsavsluten överensstämmer med utgifterna för EUGFJ, garantisektionen, brister i fråga om offentlig lagring och bidrag för får och getter. För övrigt pågår ett systematiskt kontrollprogram hos alla medlemsstater som gäller en inventering av 1996 års ingående lager och 1997 års utgående lager.

IDENTIFIERING AV ETT SÄRSKILT RISKOMRÅ

20.14 Kommissionen övervakar införandet av det integrerade kontrollsystemet i dess helhet. De medlemsstater som inte kunde införa alla delarna av systemet under 1996 eller 1997 uppmanades att kontrollera fler ansökningar på plats.

ALLMÄNNA SLUTSATSER

20.15 Genom ändringen av rådets förordning (EEG) nr 729/70 och antagandet av kommissionens förordning (EG) nr 1663/95, uppnådde kommissionen en viktig reformering av det sätt på vilket medlemsstaternas utbetalande organ sköter den ekonomiska förvaltningen av EUGFJ:s medel. Under 1996 samarbetade kommissionen med medlemsstaterna för att stärka den ekonomiska kontrollen och för att klargöra de utbetalande organens och attesteringsorganens ansvarsområden. När förbättringarna infördes (tillförlitligheten av kontrollerna innan betalningar genomförs, interna kontrollförfaranden och interna granskningsfunktioner) var situationen vid utgången av året allmänt mycket bättre än vid början av året. Dessa förbättringar pågick under hela 1996. Betydande framgångar har därmed gjorts. Undantagen, både vad gäller betalningssystem och de integrerade kontrollsystemen kommer att övervakas av kommissionen, och vid granskningen och godkännandet av räkenskapsavsluten kommer lämpliga ekonomiska konsekvenser att dras vid bristande efterlevnad.

20.16 Kommissionen har tryckt på för att medlemsstaterna skall lämna in de utbetalande organens årsbokslut vid tidsfristen som fastställts till den 10 februari, både skriftligt och genom avtalade möten för att diskutera attesteringsförfarandet med medlemsstaterna. Under 1997 kommer kommissionen att underrätta medlemsstaterna om en åtgärd grundad på budgetdisciplin, vilken kommer att inbegripa innehållande av förskott och som kommer att vidtas när ett utbetalande organ underlåter att lämna in sina räkenskaper vid den fastställda tidsfristen.

20.17 Kommissionen engagerar sig aktivt i att bistå de berörda medlemsstaterna med att införa jordägarregister, genom mätningar från luften och identifieringssystem för mark. De medlemsstater som underlåter att hålla de tidsfrister som fastställts för att genomföra dessa register riskerar att, i frånvaro av effektiva kontrollsystem, inte få några bidrag för delar av de utförda betalningarna.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

KAPITEL 21(600*) Analys av strukturfondernas utgifter

21.0 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Punkt

Räkenskaperna för strukturfonderna 21.1 - 21.6

System som reglerar strukturfondernas verksamhet 21.7 - 21.15

Generell utvärdering i samband med

revisionsförklaringen 21.7

Utgiftssystem och risk för felaktigheter 21.8 - 21.14

Kontrollen i medlemsstaterna 21.8 - 21.9

Tillgången på information om utgifterna 21.10 - 21.11

Avslutningsförfaranden 21.12

Definitionen av stödberättigande 21.13

Inverkan av nationell lagstiftning 21.14

Förskottsbetalningarnas storlek 21.15

Resultat av 1996 års DAS-granskning 21.16 - 21.19

Korrigerande åtgärder 21.20 - 21.22

RÄKENSKAPERNA FÖR STRUKTURFONDERNA

21.1 Strukturfonderna och andra strukturella instrument utgör ungefär 24 426 miljoner ecu eller cirka 31,8 % av det sammanlagda värdet av de budgetmässiga betalningarna. Under 1996 uppgick de sammanlagda ingångna åtagandena till 28 672 miljoner ecu, varav 16 345 miljoner ecu inte hade utnyttjats i slutet av året. Ytterligare uppgifter om de budgetbelopp som berör de främsta strukturfonderna återfinns i volym I, punkterna 6.2 6.3, 7.6 7.14 och 8.1 8.5.

21.2 Åtgärderna inom strukturfonderna består huvudsakligen av operativa program som godkänts av kommissionen på grundval av förslag från medlemsstaterna och som sträcker sig över upp till sex år. Åtaganden ingås för dessa belopp i årliga delar över programperioden i enlighet med de berörda programplaneringsdokumenten. Verksamheten samfinansieras i allmänhet med myndigheter i medlemsstaterna.

21.3 I början av ett operativt program har kommissionens första betalning formen av ett ovillkorat förskott som motsvarar en angiven procentsats (i allmänhet 50 %) av den första delen. Ytterligare förskott ges senare då medlemsstaterna meddelar kommissionen att en given del av det tidigare förskottet eller förskotten faktiskt har utbetalats i enlighet med gemenskapens mål och bestämmelser. Det finns inget krav i förordningarna på att dessa deklarationer skall visa utgifterna i detalj. I slutet av programperioden gör kommissionen en slutlig avräkning av eventuella restbelopp efter att ha granskat en rapport om genomförandet och den slutliga utgiftsredovisningen från medlemsstaten, som skall innehålla detaljer om utgifterna. De mellanliggande årliga delarna avslutas också genom att restbeloppet utbetalas. Kommissionen beslutar om avslutande av de årliga delarna på grundval av en genomgång av årliga statusrapporter som utarbetas och inlämnas av medlemsstaterna. Dessa rapporter har ingen särskild form eller särskilt innehåll och innehåller med undantag för Socialfonden i allmänhet inte några detaljer vad gäller utgifterna. Därför kan kommissionen inte fastställa vilka utgifter som inte är stödberättigade och sortera bort dessa med utgångspunkt i dessa rapporter.

21.4 Fram till 1995 gjordes ingen åtskillnad i kommissionens räkenskaper mellan de av strukturfondernas utbetalningar som motsvarade förskott och de som gjordes i samband med slutliga avräkningar. Tabell 15 i inkomst- och utgiftsredovisningen som nu skall tillhandahålla dessa upplysningar är inte tillförlitlig, vilket kommissionen medger i sitt svar på punkterna 19.23 19.25. På grund av att åtagandena fördelas på årliga delar, innebär deras avslutande i räkenskaperna dessutom varken ett avslutande av programmet eller ett fastställande av slutgiltiga utgifter det senare är förutom för Socialfondens program begränsat till det räkenskapsmässiga avslutandet av det åtagande som täcker den slutliga delen. Dessutom är avslutandet i räkenskaperna av de åtaganden som är förbundna med de årliga delarna artificiellt och missvisande, eftersom kommissionen inom vissa områden (i synnerhet inom EUGFJ:s utvecklingssektion) för upp betalningar som är förbundna med de senare delarna på åtaganden för tidigare delar (och därigenom avslutar dem innan restbeloppet utbetalas) och/eller underlåter att justera åtagandena efter att programplaneringen ändrats (se DAS-rapporten för 1995, volym I, punkterna 3.34 3.35). Slutligen innehåller årsräkenskaperna inte någon information om programmens skilda tidsperioder eller delar, och genomförandegraden för de program som följer på varandra framgår därför inte klart. Inga räkenskaper offentliggörs för avslutade program eller för programdelar.

21.5 Det existerar således inget direkt förhållande mellan transaktionerna på mottagarnivå och kommissionens utbetalningar, av vilka de flesta sker i form av förskott. Endast då slutavräkningarna görs finns en klar och slutgiltig koppling mellan de redovisade utgifterna och kommissionens totala utbetalningar.

21.6 Revisionsrätten har sökt skapa sig en representativ bild av de utgifter som angetts ligga bakom utgiftsredovisningarna. Den har använt slumpmässiga stickprovsmetoder för att granska betalningar som gjorts till slutliga mottagare. De konstaterade felaktigheterna hänför sig sålunda främst till transaktioner på de mellanliggande administrativa organens nivå eller de slutliga mottagarnas nivå och betyder inte nödvändigtvis att kommissionens förskott är felaktiga, eftersom medlemsstaterna i många fall anger mer än det minimibelopp som erfordras för att motivera förskotten. Ändå påträffades åtskilliga exempel under granskningen där det stod klart att beloppen för de stödberättigade utgifter som låg till grund för utgiftsredovisningen inte var tillräckligt höga för att motivera den betalning som gjorts av kommissionen vid tidpunkten för utbetalningen. I vissa fall skulle korrekta utgiftsredovisningar ha fått till följd att kommissionen effektuerat betalningarna senare, men i andra fall då det gällde slutgiltiga avräkningar har felaktigheterna en direkt inverkan på storleken av kommissionens betalningar.

SYSTEM SOM REGLERAR STRUKTURFONDERNAS VERKSAMHET

Generell utvärdering i samband med revisionsförklaringen

21.7 I sina olika årsrapporter och i DAS-rapporterna för 1994 och 1995 har revisionsrätten uppmärksammat brister i det sätt på vilket strukturfondernas verksamhet förbereds, administreras och bokförs (se kapitlen i volym I om Europeiska regionala utvecklingsfonden, särskilt punkterna 6.9 6.42, om Europeiska socialfonden, punkterna 7.35 7.57 samt om EUGFJ:s utvecklingssektion, punkterna 8.6 8.69). Mål har inte satts upp på ett sätt som gör det möjligt att mäta framstegen, föreskrifterna om vilka utgifter som kan vara berättigade till gemenskapsstöd har inte varit fullständigt klara, tillförlitliga redovisningssystem har inte installerats och kontrollerna har inte varit av en sådan omfattning att det säkerställts att utgiftsredovisningarna endast innehåller stödberättigade utgifter. Kommissionen vidtar betydelsefulla åtgärder i samband med sitt SEM 2000-initiativ för att avhjälpa dessa problem. Nya bestämmelser avseende stödberättigande har överenskommits med medlemsstaterna och kommissionen har just antagit en förordning som syftar till att stärka ramverket för redovisning och kontroll.

Utgiftssystem och risk för felaktigheter

Kontrollen i medlemsstaterna

21.8 Den höga frekvensen väsentliga felaktigheter i fråga om stödberättigande i 1996 års DAS-stickprov av betalningarna felaktigheter som förekom i de flesta medlemsstater bekräftar att de förvaltnings- och kontrollsystem som för närvarande används inte säkerställer att samtliga utgifter som samfinansieras av gemenskapen är stödberättigade och att gemenskapens bestämmelser och förordningar följs. Det huvudsakliga ansvaret för att den ekonomiska förvaltningen och kontrollen sker på ett korrekt sätt ligger hos medlemsstaterna. Kommissionen bör dock i samband med utövandet av sina befogenheter för genomförandet av EU:s budget tillse att dessa inför fullgoda system och kontroller som konsekvent följs. Om detta inte uppnås kommer den europeiska skattebetalaren inte att med rimlig säkerhet kunna veta att gemenskapsmedlen används på ett korrekt sätt.

21.9 Inom två betydelsefulla områden för EUGFJ:s utvecklingssektions utgifter föreskriver gemenskapens bestämmelser att fysiska kontroller skall genomföras för en förutbestämd procentsats av stödmottagarna. Revisionsrättens granskningsarbete uppvisar exempel där den föreskrivna åtgärden inte dokumenterades eller ens utfördes (se volym I, punkterna 8.44 8.45 och 8.65).

Tillgången på information om utgifterna

21.10 Effektiva kontroll- och tillsynssystem erfordrar att detaljerad information om det sätt på vilket medlen används finns tillgänglig i tillräcklig omfattning, men revisionsrätten har ofta konstaterat att sådan information vad gäller strukturfonderna inte är tillgänglig på regional och nationell nivå och på gemenskapsnivå. En skyldighet att tillhandahålla denna information skulle få både de slutliga mottagarna och de som utarbetar utgiftsredovisningarna att noggrant utvärdera vilket slag av utgifter de söker gemenskapsfinansiering för och huruvida dessa överensstämmer med bestämmelserna och förordningarna.

21.11 En fullgod information om utgifterna skulle göra det möjligt att upptäcka ett antal felaktigheter, till exempel utgifter som inte är stödberättigade, avsaknad av samfinansiering, uppvisande av budgeterade eller prognosticerade utgifter i stället för faktiska utgifter samt finansiering från flera källor av ett och samma projekt. Dessutom skulle informationen utgöra utgångspunkten för kommissionens och revisionsrättens genomförande av effektiva riskorienterade granskningar av de utgifter som redovisats.

Avslutningsförfaranden

21.12 Såsom noteras i punkt 21.3 ovan är utgifterna inom strukturfondsprogrammen inte slutgiltiga fram till de operativa programmens avslutande, då lämpliga kontroller av samtliga redovisade utgifter skall ske. Emellertid visar de första resultaten av revisionsrättens detaljerade granskningsarbete inom detta område avseende den regionala utvecklingsfonden (se slutsatsen i volym I, punkt 6.39) att man inte kunde förlita sig på att kontrollförfarandena i medlemsstaterna i många av de granskade fallen identifierar och utesluter poster som inte är stödberättigade från tidigare redovisade utgifter. Därför föreligger en allvarlig risk för att det slag av felaktigheter som konstaterats i underliggande transaktioner som identifierats i redogörelser för förskott förblir oupptäckta bland de slutgiltiga utgifterna vid avslutandet av program om det inte sker en väsentlig förbättring av kontrollförfarandena, i synnerhet i medlemsstaterna.

Definitionen av stödberättigande

21.13 Den inexakta definitionen av kriterierna för stödberättigande har vid vissa tillfällen lett till att de tolkats på skilda sätt av medlemsstaterna. Denna ofullständighet har tillsammans med avsaknaden av effektiva kontroll- och granskningsförfaranden lett till att vissa stödmottagare lämnat in utgifter som inte var stödberättigade. Exempel på detta ges i samband med regionala utvecklingsfonden (volym I, punkterna 6.45 och 6.46) och Socialfonden (volym I, punkterna 7.39 7.41 och 7.47). Ytterligare risk för felaktigheter har sitt upphov i att felaktiga eller inte ändamålsenliga upplysningar getts om kriterierna för stödberättigande i medlemsstaterna, vilket illustreras inom regionala utvecklingsfonden (volym I, punkt 6.65).

Inverkan av nationell lagstiftning

21.14. Verksamhet som samfinansieras av medlemsstaterna administreras och redovisas ofta på grundval av tidigare existerande nationella ordningar. Dessa ordningar står ibland i strid med de tillämpliga gemenskapsbestämmelserna, vilket får till följd att stödmottagare lämnar in utgifter för återbetalning som enligt gemenskapens bestämmelser kanske inte är stödberättigade. Vissa operativa program påverkas också av avgifter och provisioner som fastställs i nationell lag som inte borde finansieras med gemenskapens medel.

Förskottsbetalningarnas storlek

21.15 I allmänhet motsvarar utbetalningarna av de inledande förskotten cirka 50 % av de sammanlagda utgifterna för en enskild årlig del. Det programplaneringsdokument som fastställer varje dels storlek kan överskatta en medlemsstats förmåga att förbruka utgifter snabbt i inledningen av ett program, vilket leder till större förskottsbetalningar än nödvändigt. Storleken på sådana förskottsbetalningar utgör inte bara en ineffektiv användning av gemenskapsmedlen ur likviditetssynpunkt, men kan också leda till att gemenskapens bestämmelser om tidsgränser för överföring av medlen från medlemsstaterna till stödmottagarna inte följs. Detta framgår av revisionsrättens iakttagelser inom Socialfondens område (volym I, punkterna 7.13 och 7.14). Om det tydligt framgår att en medlemsstat inte kan genomföra ett program enligt den planerade tidsplanen, kan de återstående beloppen flyttas till påföljande år i programplaneringen vilket gör att betalningen av det första förskottet för nästa del påskyndas.

RESULTAT AV 1996 ÅRS DAS-GRANSKNING

21.16 Andelen väsentliga felaktigheter som påträffats inom strukturfondernas område i budgeten beräknas i likhet med de senaste två åren vara högre än andelen i den allmänna budgeten i dess helhet (se punkt 19.30). Mer än nio tiondelar av värdet av de väsentliga felaktigheter som påträffades inom strukturfondernas granskningsområde hade sitt upphov i medlemsstaterna. Cirka två tredjedelar av dessa hade sitt upphov på nivån slutlig mottagare av gemenskapsmedel, och nästan hela återstoden hade sitt upphov på lokal nivå.

21.17 De flesta av de påträffade väsentliga felaktigheterna tillhörde följande kategorier:

a) Utgifter som inte uppfyllde de föreskrivna kriterierna för stödberättigande i fråga om slaget av finansierad åtgärd, det slag av kostnad som stödet sökts för eller stödberättigad period.

b) Utgifter för vilka stöd sökts men för vilka ingen betalning skett när utgiftsredovisningen lämnades in.

21.18 Frekvensen var mycket hög vad gällde formella felaktigheter som var förbundna med brott mot bestämmelserna och kontrollsystemet för strukturfondernas utgifter. Mer än fyra femtedelar av dessa felaktigheter hade sitt upphov i medlemsstaterna. De fördelade sig ungefär lika mellan de centrala, lokala och slutliga mottagarnas nivåer.

21.19 Nästan två tredjedelar av dessa formella felaktigheter var förbundna med brott mot följande villkor i bestämmelserna för det påföljande genomförandet av den åtgärd som finansierats med medel från gemenskapens budget:

a) Redovisningssystemen i medlemsstaterna och hos den slutliga mottagaren möjliggjorde inte en separat identifiering av de åtgärder som finansierats över gemenskapsbudgeten.

b) Det saknades fullständiga eller fullgoda upplysningar om de underliggande transaktionerna.

KORRIGERANDE ÅTGÄRDER

21.20 Ett viktigt första steg mot att säkerställa en fullgod kontroll av strukturfondernas utgifter och sålunda minska risken för förluster för gemenskapen eller andra felaktigheter är att tillhandahålla fullständig och detaljerad information om de utgifter som finansierats. Revisionsrätten noterar att kommissionen har påbörjat utredningar med detta syfte inom ramen för SEM 2000. Sådan information skulle även kunna utnyttjas för att administrera programmen på ett effektivare sätt, för att utföra mer kostnadseffektiva och ändamålsenliga kontroller av åtgärderna och för att utvärdera uppfyllandet av gemenskapens mål på ett bättre sätt.

21.21 Kommissionen bör fortsätta att utöva press på medlemsstaterna för att få dem att inrätta effektiva administrations- och kontrollsystem som övervakar att gemenskapens villkor följs. Sådana system bör omfatta förfaranden för fullgod och korrekt information om de krav gemenskapens ställer, säkerställa att ansökningarna om gemenskapsfinansiering utvärderas på ett fullgott sätt och fastställa rutiner för en fullgod analys och kontroll av utgifterna. Systemen bör också säkerställa en korrekt och effektiv kontroll av projekten, både kvalitativt och kvantitativt.

21.22 Pågående åtgärder inom ramen för SEM 2000-programmet bör leda till en viss förbättring av administrationen och kontrollen av strukturfondernas program under andra hälften av den innevarande programperioden. Dessa förändringar avhjälper emellertid inte alla de problem förbundna med strukturfondernas verksamhet som identifierats i revisionsrättens och kommissionens olika rapporter. För nästa programplaneringsperiod som börjar löpa år 2000 måste de grundläggande förordningarna omprövas. Förordningarna skall respektera subsidiaritetsprincipen vad gäller det val som de behöriga myndigheterna i medlemsstaten träffar om exakt vilka åtgärder som skall samfinansieras, men måste också innehålla bestämmelser om följande:

a) Entydiga definitioner av vilka utgiftsslag som är stödberättigade enligt förordningarna.

b) Tydliga och heltäckande rapporterings- och redovisningssystem.

c) Det sätt på vilket myndigheterna i medlemsstaterna skall uppfylla sitt ansvar att kontrollera och bestyrka utgifter.

d) Påförande av finansiella korrigeringar då myndigheter använder finansiering från strukturfonderna på annat sätt än det som föreskrivs i förordningarna.

KOMMISSIONENS SVAR

RÄKENSKAPERNA FÖR STRUKTURFONDERNA

21.3 Medlemsstaternas utgiftsdeklarationer är i allmänhet lika detaljerade som de finansiella översikter som är bilagda programplaneringsdokument och kommissionens samfinansieringsbeslut.

I juni 1995 tog kommissionen fram ett schema för årsrapporter, som sändes ut till medlemsstaterna och som också skall ligga till grund för slutrapporterna. Dessa är och bör dock inte vara någon stel ram som påtvingas medlemsstaterna. De nationella myndigheterna skall lämna de uppgifter som efterfrågas i schemat, men med tanke på programmens mycket olikartade innehåll får de själva bestämma i vilken form det skall göras.

Ändamålet med rapporterna är inte att ge kommissionen möjlighet att peka ut utgifter som inte är stödberättigande. Det skulle inte låta sig göras med tanke på programmens och summornas storlek. Kommissionen försöker peka ut icke stödberättigande utgifter på andra sätt, till exempel genom kontroller på plats. Den betonar dock att främsta ansvaret för att säkra att icke stödberättigande utgifter inte läggs fram för kommissionen för samfinansiering ligger hos de olika berörda myndigheterna i medlemsstaterna.

21.4 I sitt svar på artiklarna 3.34 och 3.35 i DAS-rapporten av år 1995 förklarade kommissionen sin inställning till revisionsrättens hävdande att den inte anpassar åtagandena efter omplaneringen. När det vid en omplanering uppstår en situation där ett visst ekonomiskt åtagande är större än motsvarande summa i programmets finansplan, gör kommissionen en justering i nästa åtagande genom att dra ifrån överskottsbeloppet i stället för att frigöra skillnaden. Kommissionen anser att detta förfarande är helt berättigat eftersom man på så sätt undgår onödiga transaktioner.

Inom EUGFJ-utvecklingssektionen är det för närvarande praxis att bokföra varje utbetalning under det äldsta åtagande som finns kvar inom programmet i fråga, detta för att min