RAPPORT om räkenskaperna och förvaltningen avseende budgetåret 1995 för Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop - Thessaloniki) (97/C 81/01)

(Iakttagelser i enlighet med 188c.4 andra stycket i EG-fördraget)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Punkt Sida

ÅRSREDOVISNING FÖR CEDEFOP FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1995 . 1 5 2

IAKTTAGELSER VID GRANSKNINGEN . 6 71 2

Allmänt . 6 14 2

Bakgrund . 6 11 2

Granskningens omfattning . 12 3

Ansvarsfrihet för 1994 års budget . 13 3

Ekonomiska data . 14 3

Iakttagelser beträffande budgetens genomförande . 15 21 3

Särskiljande av uppgifter . 15 3

Förskottskontot . 16 3

Överföringar av anslag . 17 18 3

Överföringar till nästföljande budgetår

och anslag som förfaller . 19 21 4

Iakttagelser beträffande inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen . 22 30 4

Inkomsterna (det bidrag som betalas av kommissionen) . 22 4

Utgifterna . 23 27 4

Balansräkningen . 28 30 5

Flyttningen av centrumet till Thessaloniki . 31 66 5

Allmänt . 31 33 5

De tillfälliga lokalerna . 34 37 5

De permanenta lokalerna . 38 41 5

Personalen: allmänt . 42 45 6

Personalen: förändring av personalens ställning . 46 66 6

Sammanfattning . 67 70 8

Slutsats . 71 9

BILAGA 1 3 . 10

TABELL 1 . 11

Cedefop:s svar . 12

ÅRSREDOVISNING FÖR CEDEFOP FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1995

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 337/75 (EGT nr L 39, 13.2.75, s. 1) sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1946/93 (EGT nr L 181, 23.7.93, s. 11).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning för det budgetår som avslutades den 31 december 1995. I enlighet med artikel 18, punkt 1 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76 (EGT nr L 164, 24.6.76, s. 1) sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93 (EGT nr L 181, 23.7.93, s. 15) har budgeten genomförts på styrelsens ansvar. Detta ansvar har omfattat upprättandet och framläggandet av årsbokslutet i enlighet med de finansiella bestämmelserna i artiklarna 65, 67 och 68 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76 sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93. Revisionsrätten skall enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska denna årsredovisning.

3. Revisionsrätten har företagit sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna är tillämplig i gemenskapssammanhang och har således utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och vidtagit andra granskningsförfaranden som den har bedömt vara nödvändiga under omständigheterna.

4. Vid Europeiska rådets möte den 29 oktober 1993 bestämdes att Cedefop skulle flytta från Berlin till Thessaloniki. För att underlätta flyttningen gjordes vissa förändringar i personalens anställningsvillkor, av vilka somliga stred mot de tillämpliga bestämmelserna. De närmare omständigheterna beskrivs i punkterna 46 66. Det har påvisats ett antal andra fall där utbetalningarna inte har varit helt i enlighet med alla de tillämpliga bestämmelserna.

5. Granskningen har gjort det möjligt för revisionsrätten att skaffa sig rimlig säkerhet om att årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 1995 är tillförlitlig, såtillvida att den på ett korrekt sätt återspeglar intäkterna och utgifterna under 1995 samt den finansiella ställningen vid årsslutet. Med det viktiga undantaget av de utgifter som nämns i föregående stycke är de underliggande transaktionerna totalt sett lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER VID GRANSKNINGEN

Allmänt

Bakgrund

6. Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop) inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 337/75 (1) som ett satellitorgan till EG med uppgift att främja yrkesutbildning på gemenskapsnivå. Cedefop började sin verksamhet i Berlin 1976 och flyttade till Thessaloniki 1995.

7. Samma förordning definierar dess roll som att bistå rådet med att på gemenskapsnivå främja och utveckla yrkesutbildning och personalutbildning, att bidra till att genomföra en gemensam politik i fråga om yrkesutbildning och särskilt att uppmuntra informationsutbyte och jämförelse av vunna erfarenheter. Dess huvuduppgifter inom yrkesutbildningens område är att sammanställa dokumentation, att bidra till utvecklingen och samordningen av forskningen, att sprida all användbar dokumentation och information, att uppmuntra och stödja initiativ som sannolikt underlättar en gemensam hantering (särskilt med avseende på tillnärmning av utbildningsnivåer och ömsesidigt erkännande av examensbevis) och att tillhandahålla ett forum för alla berörda.

8. Cedefop leds av en styrelse som består av 48 ledamöter (till en kostnad av 334 000 ecu 1995), vilka företräder kommissionen (tre), arbetsgivarorganisationer (15), arbetstagarorganisationer (15). Medlemsstaternas regeringar företräds av en ledamot vardera. Styrelsen väljer sin ordförande och tre vice ordförande bland sina ledamöter för en ettårsperiod. Vid tidpunkten för granskningen (maj 1996) var generaldirektören för GD XXII (utbildning, yrkesutbildning och ungdom) styrelseordförande. Centrumets direktör utses av kommissionen för en period av fem år enligt den förteckning över kandidater som överlämnats av styrelsen.

9. Samtidigt som den grundläggande förordningen gör direktören ansvarig för den dagliga ledningen av centrumet faller det övergripande ansvaret på styrelsen. Styrelsen fattar beslut, antar arbetsprogrammet och årsrapporten samt upprättar sammanställningen över inkomster och utgifter för föregående år och beräkningen av inkomster och utgifter för det följande året.

10. Kommissionens roll, som fastställs i grundförordningen och verkställs av företrädarna för GD XXII, består inte bara i att företräda kommissionens intressen i styrelsen, utan också i att ge samtycke till arbetsprogrammet, granska årsrapporten och sammanställningen över inkomster och utgifter och att lägga fram beräkningen av inkomster och utgifter för rådet och Europaparlamentet.

11. En andra kontaktyta med kommissionen består i GD XX:s ekonomiska styrfunktion i fråga om Cedefops utgifter. Enligt artikel 23 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76 av den 1 juni 1976 sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93 av den 30 juni 1993 skall alla åtaganden och utbetalningar som görs av Cedefop kontrolleras och undertecknas av controllern före den faktiska utbetalningen, utom när det gäller utbetalningar från förskottskontot (se punkt 48). De för denna process nödvändiga handlingarna skickas per post till GD XX i Bryssel medan övriga handlingar kontrolleras under GD XX:s två årliga besök vid Cedefop.

Granskningens omfattning

12. Revisionsrätten har utfört en redovisningsrevision av 1995 års räkenskaper och granskat sundheten i den ekonomiska förvaltningen med avseende på flyttningen av centrumet från Berlin till Thessaloniki.

Ansvarsfrihet för 1994 års budget

13. Europaparlamentet beslöt den 17 april 1996 att uppskjuta beviljandet av ansvarsfrihet för genomförandet av 1994 års budget tills centrumets förvaltningsstrategier, arbetsförhållanden och aktiviteter är sådana att de säkerställer

a) effektiviteten vad gäller de budgetmässiga utgifter som används till att stödja Cedefop,

b) ett effektivt utnyttjande av mänskliga och övriga resurser,

c) kvalitetsprodukter som motsvarar behoven hos Cedefops kunder,

d) en klar och sammanhängande roll inom Europeiska gemenskapens politik ifråga om yrkesutbildning.

Ekonomiska data

14. De disponibla anslagen för budgetåret 1995 uppgick till 16,50 miljoner ecu. Gjorda åtaganden gav upphov till 10,11 miljoner ecu i utbetalningar och 4,67 miljoner ecu i överföringar till budgetåret 1996, medan saldot på 1,72 miljoner ecu förföll. De anslag som hade överförts från föregående budgetår gav upphov till 2,16 miljoner ecu i utbetalningar och 0,29 miljoner ecu i förfallna anslag. Bilaga 1 till denna rapport ger en analys av användningen av både anslagen för budgetåret i fråga och av dem som hade överförts från 1994. Bilaga 2 ger en översikt över inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 1995 och balansräkningen per den 31 december 1995.

Iakttagelser beträffande budgetens genomförande

Särskiljande av uppgifter

15. Centrumet hade efter flyttningen till Thessaloniki vid tidpunkten för granskningen (maj 1996) ännu inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att särskilja utanordnarens, räkenskapsförarens och förskottsförvaltarens arbetsuppgifter. Som ett exempel kan nämnas att räkenskapsföraren också assisterade och utförde arbetsuppgifter åt förskottsförvaltaren.

Förskottskontot

16. En stor andel (1995 60 %, förutom löner) av utbetalningarna görs fortfarande innan controllern har godkänt dem. Förskottskontot används i en utsträckning som inte är förenlig med de finansiella bestämmelsernas anda. Ett mer acceptabelt bruk vore att begränsa användandet av förskottskontot till löpande kostnader eller småutgifter, där risken för oegentligheter är relativt låg.

Överföringar av anslag

17. Den totala summan av de överföringar av anslag mellan olika budgetrubriker som utfördes 1995 uppgick till 922 000 ecu, eller 5,6 % av den ursprungliga budgeten, mot 10,9 % 1994. Nära 62 % av överföringarna (570 000 ecu) gjordes under de två sista månaderna 1995, mot 33 % 1994.

18. Centrumet gjorde inga överföringar av anslag mellan olika avdelningar 1995. Revisionsrättens iakttagelse i fjol (2) har beaktats.

Överföringar till nästföljande budgetår och anslag som förfaller

19. Bruket att till nästföljande budgetår överföra stora anslagsbelopp, som iakttagits redan under tidigare år (3), har ökat under 1995. Endast 61 % av de slutgiltiga anslagen för 1995 betalades ut, mot 73 % 1994. Andelen åtaganden som gjordes och överfördes till 1996 var 28 % (23 % 1994). Andelen som förföll var 10 %, mot 5 % 1994. Tabell 1 visar överföringarna från den ursprungliga budgeten för 1995 per avdelning och deras senare användning.

20. Överföringarna av driftskostnader uppgick till 53 % av de ursprungliga anslagen, mot 40 % 1994. Eftersom 8 % av anslagen till driftskostnader förföll, betalade centrumet endast 39 % av sin driftsbudget 1995. I slutet av första kvartalet 1996 hade endast 34 % av överföringarna från 1995 inom avdelning 3 betalats ut.

21. Det stora antalet överföringar och förfallna anslag, tillsammans med den stora mängden överföringar till nästföljande budgetår visar på att arbetsprogrammet inte har genomförts som planerat och att vissa budgetprinciper inte har följts. Dessa omständigheter kombinerade med personalbristen (se punkterna 42 45) kommer att medföra allvarliga konsekvenser för genomförandet av 1996 års budget.

Iakttagelser beträffande inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen

Inkomsterna (det bidrag som betalas av kommissionen)

22. Kommissionen betalade ut det bidrag som skulle utgå ur gemenskapernas allmänna budget för budgetåret 1995 i flera omgångar: 2 300 000 ecu betalades ut den 6 februari 1995, 2 400 000 ecu den 20 april 1995, 2 500 000 ecu den 28 juni 1995, 2 800 000 ecu den 5 oktober 1995, 5 875 000 ecu den 22 november 1995 och 525 000 ecu den 1 december 1995. I likhet med tidigare år (4) är detta mönster för tillförandet av medel inte förenligt med artikel 26 i de finansiella bestämmelserna för centrumet, vilken kräver att utbetalningen skall göras senast den femtonde dagen i varje kvartal och i överensstämmelse med de faktiska behoven.

Utgifterna

23. 1994, efter det att beslutet om att flytta centrumet till Thessaloniki hade fattats, utsåg Cedefop en ny vice direktör som vid den tidpunkten bodde och arbetade i Thessaloniki. Denne person flyttade till Berlin och fick ett bosättningsbidrag som uppgick till två månaders grundlön. Mindre än ett år senare, efter det att centrumet hade flyttats till Thessaloniki, fick samme tjänsteman ännu ett bosättningsbidrag som uppgick till två månaders grundlön. Eftersom flytten gjordes hastigt, var hans vistelse i Berlin kort (11 månader) och eftersom en del av den tiden tillbringades i Thessaloniki, under vilken tid han också erhöll fullt traktamente (även för lördagar och söndagar), anser revisionsrätten att dessa beslut inte är förenliga med sund ekonomisk förvaltning och inte ligger i Cedefops intresse.

24. Avtalet för en annan vice direktör, som redan flyttat från Berlin tillbaka till Madrid i juli 1995, sades upp av styrelsen från den 31 december 1995 p.g.a. att han inte var villig att flytta till Thessaloniki. Denne person erhöll 71 030 ecu. Revisionsrätten anser att detta styrelsebeslut inte motsvarar principen om sund ekonomisk förvaltning.

25. Artikel 46 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76 av den 1 juni 1976 sådan den ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93 av den 30 juni 1993 fastställer att avtal får slutas genom privat överenskommelse, om avtalet är värt högst 12 000 ecu. Vid åtminstone 12 tillfällen har avtal som överstigit denna gräns slutits utan att man följt det anbudsförfarande som beskrivs i artikel 45 i ovan nämnda förordning.

26. Nära 40 % av 1995 års åtaganden enligt budgetrubriken "Pilotstudier och -projekt" (300 000 ecu) gjordes under de två sista månaderna 1995. Enligt budgetrubriken "Utbyte av tjänstemän och sakkunniga" gjordes ett åtagande på 150 572 ecu för en sakkunnig som började vid Cedefop den 1 februari 1996 och för en sakkunnig, vars kontrakt skrevs under den 22 december 1995. Dessa åtaganden gjordes hastigt och i avsikt att undvika att medlen förföll.

27. Hyran av de tillfälliga lokalerna för januari 1996 (22 750 ecu) bokfördes redan 1995. Eftersom denna utgift hör till budgetåret 1996 borde den ha bokförts då.

Balansräkningen

28. Eftersom det inte fanns någon fullständig inventarieförteckning som tog upp varje tillgång var det inte möjligt att göra några kontroller. Revisionsrätten uppmanar ivrigt centrumet att så snart som möjligt göra upp en ajourförd inventarieförteckning såsom det förutses i artikel 52 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76 av den 1 juni 1976, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93 av den 30 juni 1993.

29. Posten under "fordringar från föregående budgetår" i balansräkningen innefattar en obetald fordran på 3 134 ecu som hänför sig till en faktura som skickades 1991. Revisionsrättens iakttagelse i fjol (5) har inte efterkommits trots centrumets positiva svar. Revisionsrätten rekommenderar centrumet att avskriva detta belopp, om det inte finns anledning att tro att det kan drivas in.

30. Vid årsslutet uppgick centrumets kassabehållning till 5,9 miljoner ecu. Centrumet tar således ansvar för förvaltningen av stora kassabehållningar, ett ansvar för vilket det har föga av den sakkunskap som krävs. Revisionsrätten upprepar fjolårets kommentar (6), nämligen att denna situation bör undvikas och att centrumet bör göra sina kvartalsuttag från kommissionen mer i enlighet med sina faktiska likviditetsbehov. Samtidigt bör kommissionen säkerställa att den får en realistisk likviditetsbudget från centrumet innan utbetalningarna görs.

Flyttningen av centrumet till Thessaloniki

Allmänt

31. Vid Europeiska rådets möte den 29 oktober 1993 beslutades det att flytta Cedefops säte från Berlin till Thessaloniki i Grekland (7).

32. Själva flyttningen till Thessaloniki ägde rum i augusti 1995 och centrumet började fungera i Grekland i september 1995. Enligt revisionsrättens beräkningar är kostnader som hänför sig till flyttningen upptagna till ett belopp av cirka 3 300 000 ecu i 1995 års räkenskaper.

33. Från den 1 september 1995 har Cedefop haft sina lokaler i en byggnad tillhörig Thessalonikis jordbruks- och industriinstitut. Senast från den 1 september 1999 skall en permanent byggnad ställas till Cedefops förfogande av den grekiska staten. Cedefop har tecknat 4 avtal angående hyran av de tillfälliga lokalerna och uppförandet av den permanenta byggnaden. Det grundläggande avtalet mellan Cedefop och den grekiska staten undertecknades i Thessaloniki den 22 juni 1995. De tre andra avtalen, däribland ett mellan den grekiska staten och den organisation som är ansvarig för bygg- och anläggningsarbetet, utgör en del av det grundläggande avtalet.

De tillfälliga lokalerna

34. Årshyran för den tillfälliga byggnaden är 273 000 ecu och betalas direkt till ägaren.

35. Artikel 1 i avtalet mellan den grekiska staten och Cedefop fastställer att den grekiska staten från den 1 september 1995 till Cedefops förfogande skall ställa byggnaden med de tillfälliga lokalerna och tillhörande installationer i deras helhet och i artikel 2 fastställs det att båda byggnaderna när de ställs till Cedefops förfogande skall vara färdiga att tas i bruk. De grekiska myndigheterna skall ansvara för elektriska och elektroniska kablar samt telefonanslutningar.

36. När byggnaden överlämnades, protesterade centrumet inte skriftligen. Emellertid tvingades Cedefop under sina första 4 månader i Thessaloniki (september till december 1995) att investera 120 000 ecu i utrustning av lokalerna för att göra den tillfälliga byggnaden funktionell. Bland annat återstod att installera elektriska och elektroniska kablar samt telefonanslutningar.

37. Dessa investeringar betalades till fullo av Cedefop och utgifterna belastade 1995 års räkenskaper. Överenskommelserna anger inte klart vem som skall betala dessa investeringar.

De permanenta lokalerna

38. Den grekiska staten har förbundit sig att ställa en permanent byggnad till Cedefops förfogande senast den 1 september 1999. För uppförandet av byggnaden skall Cedefop betala den grekiska staten 6 879 750 ecu i fyra lika stora delbetalningar om 1 719 937 ecu. Datumen för de tre första delbetalningarna är bestämda till den 1 september 1995, den 1 september 1996 och den 1 september 1997. Den sista delbetalningen skall göras vid överlämnandet av byggnaden.

39. Cedefop har inte sett till att dessa betalningar står i relation till det faktiska fortskridandet av byggnadsarbetet. Centrumet kommer att betala 5 159 811 ecu över 2 år tidigare än det får tillgång till byggnaden.

40. Revisionsrätten rekommenderar Cedefop att tillse att räntan från den första betalningen går till projektet.

41. Centrumet skall säkerställa att Employee Accomodation Organization (O.E.K.) som är ansvariga för hela arbetet, tillvaratar Cedefops intressen.

Personalen: allmänt

42. 1995 omfattar tjänsteförteckningen 79 tjänster: 24 A, 11 LA, 15 B, 26 C och 3 D. Vid tidpunkten för granskningen (maj 1996) arbetade i verkligheten 37 personer (14 A, 7 B, 14 C och 2 D) vid Cedefop. 11 personer hade flyttats till andra EU-institutioner, 14 medarbetare hade lämnat Cedefop före flyttningen till Thessaloniki och 17 personer hade bestämt sig för att inte flytta från Berlin. Många nya medarbetare hade rekryterats under 1995 och måste rekryteras under 1996.

43. De 17 personer som stannade kvar i Berlin är fria att arbeta på offentliga, privata eller andra EU-institutioner men behåller ändå sin lön i upp till 18 månader, beroende på hur länge de arbetat vid Cedefop (en månad per tjänsteår, dock minst sex månader). Efter denna tid kan personerna i fråga antingen flytta till Thessaloniki eller finna andra lösningar. En följd av detta är att Cedefop inte kan besätta dessa 17 tjänster (maj 1996) eftersom de är blockerade i budgeten och måste hållas vakanta ifall någon till slut bestämmer sig för att flytta till Thessaloniki.

44. Det är inte klart vad som kommer att hända med dem av de 17 personerna som inte vill flytta till Thessaloniki efter det tillåtna uppskovet i Berlin. Enligt artikel 20 i tjänsteföreskrifterna "skall en tjänsteman vara bosatt antingen på anställningsorten eller på ett sådant avstånd att han kan utföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt sätt". Icke desto mindre har tre fall redan anhängiggjorts vid EG-domstolen av anställda som inte ville flytta till Thessaloniki.

45. Denna situation, där 17 anställda i nyckelbefattningar blockerar de i budgeten beviljade tjänsterna utan att arbeta vid Cedefop, hade redan 1995 och kommer under 1996 och 1997 att få betydande följder för Cedefops verksamhet.

Personalen: förändring av personalens ställning

46. Artikel 13 i rådets förordning (EEG) nr 337/75 av den 10 februari 1975 har ändrats genom rådets förordning (EEG) nr 251/95 av den 6 februari 1995 så att den innefattar: "De förordningar och bestämmelser som gäller för tjänstemän och andra anställda vid Europeiska gemenskaperna skall gälla för centrumets personal. I förhållande till sin personal har centrumet de befogenheter som tillkommer den myndighet som har rätt att fatta beslut om utnämningar. Centrumets styrelse skall i samråd med kommissionen fatta beslut om lämpliga tillämpningsföreskrifter". Rådets förordning (EEG) nr 251/95 upphäver samtidigt rådets förordning (EEG) nr 1859/76 av den 29 juni 1976 om anställningsvillkoren för Cedefops personal. Ändringen var nödvändig för att säkerställa konsekvensen på kommissionsnivå vad gäller de två decentraliserade organens personalförvaltning (8). Emellertid gjordes Cedefops personal till tjänstemän, medan det andra decentraliserade organet blev tilldelat tillfälligt anställd personal.

47. Revisionsrätten har granskat de förändringar som har gjorts av tjänsteföreskrifterna och andra avtal mellan styrelsen och personalen och har därvid upptäckt ett antal oegentligheter, av vilka de som beskrivs i punkterna 49 till 66 anses vara de allvarligaste.

48. Styrelsen har inte sänt dessa avtal till controllern för godkännande. Emellertid har alla åtaganden som blivit resultatet av dessa avtal betalats via förskottskontot och i efterhand fått controllerns godkännande.

Normaliseringen av personalen

49. Cedefop har gjort följande för att "normalisera" sina anställdas tjänster efter flyttningen till Thessaloniki:

- För det första, från den 1 mars 1995 anställde centrumet all sin personal som tillfälliga tjänstemän (artikel 2b i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna) i samma lönegrad och löneklass som de hade haft som kontraktsanställda.

- För det andra, från den 1 april 1995 rekryterade centrumet dessa personer som EU-tjänstemän efter ett internt uttagningsprov som hade avgjorts enbart på grundval av meriter.

Brott mot tjänsteföreskrifterna med avseende på den löneklass som tidigare kontraktsanställda vid Cedefop placerades i som tillfälligt anställda tjänstemän

50. När de anställda löneklassplacerades som tillfälliga tjänstemän den 1 mars 1995 var den högsta löneklass som någon anställd vid Cedefop kunde nyanställas i 3 (eller 4 i fråga om lönegraderna A 1 till A 4 samt L/A 3 och L/A 4) (artikel 32 i tjänsteföreskrifterna, som gjorts tillämpliga på tillfälliga tjänstemän genom artikel 15 i anställningsvillkoren för övriga anställda).

51. Emellertid placerades 33 av Cedefops 59 anställda som gjorts till tillfälliga tjänstemän i en löneklass som var högre än 3, vilket är oegentligt.

Missbruk av befogenheter vid anordnandet av ett internt uttagningsprov i avsikt att göra tidigare kontraktsanställda vid Cedefop till tjänstemän

52. Cedefop utlyste samtidigt de lediga tjänsterna och ett internt uttagningsprov till den 1 mars 1995. Efter provet utnämndes alla som tidigare varit anställda av Cedefop till tjänstemän.

53. Enligt tjänsteföreskrifterna är syftet med ett uttagningsprov att låta ett antal kandidater tävla, så att den mest kvalificerade personen kan väljas till en ledig tjänst (artikel 27.1 i tjänsteföreskrifterna). Följaktligen ingår både en risk för misslyckande och ett tävlingsmoment i ett uttagningsprov.

54. Däremot var syftet med de 15 prov som anordnades av Cedefop ett helt annat, såtillvida att det skulle normalisera anställningsförhållandena för centrumets personal efter flyttningen till Thessaloniki, och att det var känt i förväg vilka personer som skulle godkännas. Detta bekräftas av

- att de ovan nämnda utlysningarna av tjänsterna och uttagningsproven hade en "konfidentiell" bilaga med namnet/-en på den/de person/-er som skulle klara varje prov.

- att alla anställda i förväg hade fått "skriftlig garanti" på att de skulle utses till EU-tjänstemän av centrumet (punkt 4.1, fjärde strecksatsen i "ramavtalet", andra strecksatsen i brevet daterat den 7 februari 1995 och själva garantibrevet). Därför fanns det ingen risk för misslyckande. Tvärtom var alla kandidater säkra på att de skulle klara uttagningsprovet redan innan det hade hållits.

55. EG-domstolen har fällt utslaget att den myndighet som använder sina befogenheter i annat syfte än det som är föreskrivet i gällande bestämmelser gör sig skyldig till missbruk av befogenheter (9). EG-domstolen har tillämpat detta på området för EU:s civilförvaltning med ett förfarande för uttagningsprov (10) i särskild åtanke. Följden av detta är att utnämningsbeslut som har fattats efter ett provförfarande som har påverkats av missbruk av befogenheter är olagliga (11).

56. Kommissionens rättstjänst har också kommit fram till samma slutsats, vilket bekräftas av punkt c i dess meddelande daterat den 4 januari 1995 (12).

57. Eftersom syftet med provet i fråga skilde sig från det som fastställs i tjänsteföreskrifterna var det provförfarande som tillämpades av Cedefop påverkat av missbruk av befogenheter och är därför olagligt.

Brott mot tjänsteföreskrifterna vid lönegradsplaceringen av de tidigare kontraktsanställda vid Cedefop när de utnämndes till tjänstemän

58. Enligt artikel 31 i tjänsteföreskrifterna borde de som anställdes vid Cedefop den 1 april 1995 ha fått följande lönegradsplacering:

- Tjänstemän i kategori A eller språktjänsten (L/A):

i begynnelselönegraden i respektive kategori (dvs. A 7 eller L/A 7) (artikel 31, punkt 1).

- Tjänstemän i övriga kategorier:

i begynnelselönegraden i deras respektive tjänsteklass (dvs. B 1, B 3 eller B 5; C 1, C 3 eller C 5; D 1, D 3 eller D 4) (artikel 31, punkt 2).

- I undantagsfall kan anställda placeras i närmaste högre lönegrad, dock begränsat till upp till hälften av tjänsterna (artikel 31 punkt 2 b) i grupper om sex.

59. I strid mot tjänsteföreskrifterna har 32 tjänstemän av 43 placerats i en högre lönegrad än begynnelselönegraden i deras respektive kategori eller tjänsteklass (13).

Brott mot föreskrifterna om provtjänstgöringstiden

60. En tjänsteman måste genomgå provtjänstgöring och bli godkänd innan han kan få fast anställning (artikel 34 i tjänsteföreskrifterna). Provtjänstgöringen kräver därför att det görs en objektiv erfarenhetsgrundad bedömning av aspiranten.

61. I strid mot tjänsteföreskrifterna blev alla aspiranter informerade om att de absolut skulle bli utnämnda och det förklarades tydligt i förväg att provtjänstgöringen var en nödvändig "juridisk formalitet" utan prövningsvärde (punkt 4.1 i "ramavtalet"; breven av den 7 februari 1995 till alla aspiranter, andra stycket och punkt 1 f i bilagan): provtjänstgöringstiden är en juridisk formalitet och skall genomgås som sådan av alla aspiranter).

Olaglig förflyttning av tjänstemän under provtjänstgöringstiden

62. Artikel 38 i tjänsteföreskrifterna tillåter bara förflyttning av ordinarie tjänstemän, dvs. tjänstemän som har godkänts efter provtjänstgöringstiden. I strid mot denna bestämmelse kunde 11 tjänstemän som rekryterats genom ovan nämnda uttagningsprov tjänstgöra vid olika EU-institutioner under provtjänstgöringstiden.

Olagligt arrangemang för överföring av en del av Cedefop- tjänstemännens löner utomlands

63. Tjänstemän i gemenskaperna har rätt att överföra maximalt 16 % av sina löner (eller upp till 35 % om de skriftligen verifierar sina faktiska utgifter). Nya tjänstemän vid Cedefop tillåts överföra så mycket som 50 % av sina löner till en annan valuta. Emellertid kan denna behandling endast försvaras

- i rent exceptionella fall,- i vederbörligen bestyrkta fall.

64. Dessa villkor har inte uppfyllts i fallet i fråga. Faktum är att

- Cedefop anser att skillnaden i levnadskostnader mellan Berlin och Thessaloniki och skillnaden i korrigeringskoefficient mellan de båda orterna är exceptionell. Emellertid är rådets fastställande av korrigeringskoefficient ett rättsligt avgörande, från vilket inga undantag kan göras. Syftet med korrigeringskoefficienter är just att lösa problemet med skillnader i levnadskostnaderna i avsikt att garantera alla tjänstemän samma köpkraft oavsett anställningsort,

- tjänstemännen vid Cedefop åläggs inte att lämna tillräckliga verifikationer för att få åtnjuta dessa exceptionellt förmånliga arrangemang.

65. Härav följer att ett system har skapats för överföring av upp till 50 % av tjänstemännens ersättningar till en valuta som har en högre korrigeringskoefficient (Tyskland 111,4 %) än den för Thessaloniki (Grekland 80,2 %), med betydande negativa följder för gemenskapernas budget och motsvarande förmåner (minst en månadslön extra per år) för den berörda personalen.

Bristande jämlikhet i behandlingen i jämförelse med andra tjänstemän genom införande av speciella arrangemang för förflyttning

66. Cedefop har fått ett åtagande från kommissionen om upprättande av särskilda bestämmelser för flyttning. Sådana bestämmelser strider mot principen om lika behandling av alla tjänstemän. Artikel 13 i rådets förordning (EG) nr 251/95 av den 6 februari 1995 klargör att tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda är tillämpliga på Cedefops personal. Följaktligen finns alla ifrågavarande bestämmelser i dessa, däribland i artikel 29.1 c, som reglerar möjligheten att flytta mellan olika institutioner. Således kan det inte finnas något berättigande till specialbehandling ifråga om förflyttning.

Sammanfattning

67. Revisionsrättens granskning har visat att arbetsprogrammet till följd av allvarlig personalbrist inte har utförts enligt planerna. Detta resulterade i ett stort antal överföringar och förfallna anslag. Granskningen har också visat att administrativa och räkenskapsmässiga förfaranden ännu inte införts.

68. Att två vice direktörer fått traktamenten som uppgick till fyra månaders grundlön och en ersättning på 71 030 ecu till en av de vice direktörerna, är inte förenligt med sund ekonomisk förvaltning och ligger inte i Cedefops intresse.

69. Vid tiden för revisionsrättens granskning arbetade bara 37 personer på Cedefop fastän det fanns 79 godkända tjänster. 17 medlemmar av personalen gjordes till EU-tjänstemän fastän de inte ville flytta till Thessaloniki och inte heller flyttade till en annan EU-institution.

70. Revisionsrätten har upptäckt allvarliga oegentligheter när den undersökt ändringar i tjänsteföreskrifterna.

Slutsats

71. Det är förståeligt att det i samband med flyttningen till Thessaloniki gjordes ansträngningar att hjälpa personalen att stanna kvar inom EU:s institutioner och att lindra de svåra problemen vid flyttningen. Problemet kvarstår att den ram av föreskrifter inom vilken flyttningen måste genomföras, även efter det att de tillämpliga tjänsteföreskrifterna hade ändrats, var oförenlig med en korrekt behandling av personal med lång tjänstetid och samtidigt med en lyckad flyttning av Cedefop med kontinuiteten bevarad.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 21 november 1996.

För Europeiska revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) Rådets förordning (EEG) nr 337/75, publicerad den 10 februari 1975 (EGT L 39/1).

(2) Revisionsrättens årsrapport för 1994.

(3) Revisionsrättens årsrapporter för 1992, 1993 och 1994.

(4) Revisionsrättens årsrapporter för 1990, 1991, 1992 och 1994.

(5) Revisionsrättens årsrapport för 1994.

(6) Revisionsrättens årsrapport för 1994.

(7) Rådets beslut 93/C 323/01 av den 20 oktober 1993, EGT C 323, 30.11.1993, s. 1.

(8) Rådets förordning (EG) nr 251/95 av den 6 februari 1995 vilken ändrar förordning nr 337/75 om upprättandet av Cedefop, i ingressen.

(9) Se bl.a. förstainstansrättens dom av den 16 december 1993, mål T-80-90, TURNER/KOMMISSIONEN, rec, s. II-1465, och domen av den 14 februari 1990, mål T-38/89 HOCHBAUM/KOMMISSIONEN, rec, s. II-43.

(10) Domen av den 29 september 1976, mål 105/75 GIUFFRIDA/RÅDET, rec, s. 1395.

(11) Domen i målet GIUFFRIDA, a.a.

(12) Ett provförfarande innehåller definitionsmässigt ett element av risk för misslyckande och det finns uppenbara juridiska skäl att inte avlägsna denna riskmarginal.

(13) 13 av 17 tjänstemän i kategori A (gräns enligt tjänsteföreskrifterna: 6) har placerats i en högre lönegrad än A 7;

5 tjänstemän av 5 i kategori L/A (här tillåter tjänsteföreskrifterna ingen) har placerats i en högre lönegrad än L/A 7;

12 av 18 tjänstemän i kategori C (gräns enligt tjänsteföreskrifterna: 6) har placerats i en annan lönegrad än begynnelselönegraden i sin tjänsteklass; 2 av 3 tjänstemän i kategori D (här tillåter tjänsteföreskrifterna ingen) har placerats i en annan lönegrad än begynnelselönegraden i sin tjänsteklass.

BILAGA 1

>Plats för tabell>

BILAGA 2

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

BILAGA 3

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

CEDEFOP:s SVAR

Revisionsrättens iakttagelser är av sådan art att Cedefop:s styrelse ser sig föranledd att reagera i liknande utförlig form. Styrelsens kommentarer följer samma struktur som revisionsrättens iakttagelser och slutsatser. Kommentarernas numrering hänför sig till de numrerade styckena i revisionsrättens rapport.

3. Styrelsen har berättigade anspråk på att alla institutioner och decentraliserade organ garanteras likvärdig behandling i det att de behandlas på liknande sätt, på grundval av samma kriterier och i enlighet med samma förfarande.

4. I denna inledande problemframställning saknas enligt styrelsens uppfattning en rad fakta av avgörande betydelse. Dessa kan sammanfattas enligt följande:

- Europeiska rådets beslut av den 29 oktober 1993 fattades utan föregående analys av vilka konsekvenser en sådan omlokalisering skulle komma att få. Styrelsen respekterade ändå detta politiskt betingade beslut och verkställde flyttningen från Berlin till Thessaloniki med kommissionens benägna bistånd.

- Kommissionen föreslog tillägg till gällande förordning (ändring av artikel 13 i förordning (EEG) nr 337/75) och rådet godkände dessa tillägg mot bakgrund av sitt beslut av den 16 och 17 maj 1994, vilket formellt fastställde Thessaloniki som säte för centrumet från och med den 1 september 1994. Av de uttalanden som finns dokumenterade i rådets protokoll (se bilaga till dokument 6653/94 SOC 110) framgår att rådet och kommissionen definierade viktiga villkor för flyttningen. "Rådet och kommissionen åtar sig att så snart som möjligt överväga lämpliga åtgärder, i synnerhet vad gäller personalens anställningsförhållanden, i samband med omlokaliseringen av Cedefop från Berlin till Thessaloniki".

I samma uttalande ger rådet även kommissionen och styrelsen i uppdrag att finna lämpliga lösningar rörande flyttningsrelaterade åtgärder.

- I enlighet med ministerrådets uppdrag sökte samtliga berörda parter vid flera tillfällen finna passande lösningar som överensstämde med Europaparlamentets och Ekonomiska och sociala kommitténs åsikter. När den nye direktören tillträdde sin tjänst (1 oktober 1994) instruerades han att behandla flyttningen med högsta möjliga prioritet. Vid sitt första möte med personalen uttalade han sin bestämda avsikt att genomföra flyttningen den 1 september 1995. Trots alla svårigheter omlokaliseringen av centrumet medförde kom Cedefop att hålla denna tidsplan.

- Styrelsens ordförande kontaktade de ansvariga kommissionsledamöterna, herr van Miert och herr Ruberti, i ett brev. Den 18 november 1994 togs ordföranden och vice ordförandena i Cedefop:s styrelse emot av kommissionsledamöterna. Ordföranden riktade en vädjan till kommissionen rörande sociala stödåtgärder, i synnerhet för den grupp av anställda som inte kunde lämna Berlin. Kommissionsledamöterna uttalade sin vilja att i enlighet med gällande förordningar undersöka personalens speciella problem i positiv och pragmatisk anda. Detsamma förväntade de sig även från andra institutioner inom gemenskapen (Europaparlamentet, rådet, osv.).

- Vid sitt möte den 8 9 december 1994 såg sig styrelsen ur stånd att fatta formellt beslut om flyttningsdatum eftersom man uppfattade det som oacceptabelt att i frånvaro av ett modernt paket sociala stödåtgärder, en så kallad socialplan, helt enkelt säga upp de anställda som inte kunde omplaceras till Thessaloniki. Direktören fick vid samma möte styrelsens uppdrag att slutföra förarbetet för ett styrelsebeslut (planerat att fattas vid ett extra ordinarie möte den 27 januari 1995) att omlokalisera centrumet under socialt acceptabla former den 1 september 1995.

- Under andra hälften av december 1994 började rådet undersöka kommissionens förslag till ändring av artikel 13 i Cedefop-förordningen i syfte att garantera personalen skydd enligt de regler som gäller för andra tjänstemän inom gemenskapen och andra anställda i de europeiska gemenskaperna. Direktören lade denna ändring till grund för ramavtalet rörande sociala åtgärder i samband med omlokaliseringen av Cedefop till Thessaloniki. Detta ramavtal undertecknades vid ett möte med personalen den 23 januari 1995. Förarbetet utfördes i nära samarbete med kommissionen, som var till stor hjälp under hela omlokaliseringsprocessen (1994-1996).

- Styrelsen beslöt att godkänna ramavtalet och att omlokalisera centrumet till Thessaloniki den 1 september 1995. Cedefop:s styrelse bemyndigade även direktören att vända sig till nationella och internationella institutioner samt till skilda organ inom gemenskaperna i syfte att uppnå förflyttning eller liknande åtgärder för den del av centrumets personal som bevisligen inte kunde omplaceras till Thessaloniki. I enlighet med ramavtalet valde de anställda som inte kunde lämna Berlin att arbeta antingen vid någon av EU:s andra institutioner eller vid offentliga/privata organisationer och uppbära lön från centrumet under en period av minst sex månader, motsvarande en månad per tjänsteår eller del av tjänsteår. Principen om en månad per tjänsteår motsvarar i stort sett praxis för så kallade socialplaner och liknande förfaranden i Tyskland och angränsande länder.

- Förtidspensionering övervägdes 1995 för 17 anställda (över 55 års ålder med 10 tjänsteår eller över 50 års ålder med 15 tjänsteår). Dessa åtgärder upptogs inte i ramavtalet och kom slutligen inte att föreslås av kommissionen, då ministerrådets beslut av den 17 november 1995 föreskrev att "dégagement" i samband med expansion endast accepteras för Europaparlamentets personal.

Styrelsen kommer att bemöta punkterna 46 66 i detalj längre fram. Allmänt sett är det dock ytterst viktigt att ta allvarlig hänsyn till de politiska aspekterna och att undvika efterklokhet. Omlokaliseringen av ett helt organ inom ramen för ett stort antal skilda restriktiva förordningar och under trycket av en rad sociala och individuella problem saknar motstycke i gemenskapens historia.

5. Styrelsen kommer senare i denna framställning att återkomma till det undantag som omnämns i den sista meningen.

8. Kostnaderna för styrelsens möten 1995 orsakades av att förarbetet inför omlokaliseringen krävde två extra ordinarie möten (januari och juni). Mötet i december 1995 fördyrades dessutom av den officiella invigningen av verksamheten i Grekland. Endast två möten är planerade för 1996.

13. Styrelsen beklagar revisionsrättens brist på reaktion avseende Europaparlamentets beslut att uppskjuta beviljandet av ansvarsfrihet för 1994 års budget. Detta väcker en rad allvarliga frågor av följande skäl:

- Ansvarsfriheten för 1994 bör ses mot bakgrund av revisionsrättens rapport för 1994 samt ministerrådets rekommendationer rörande ansvarsfrihet och bör baseras på gällande regler och praxis.

- Europaparlamentets bedömning av budgetåret 1995 utan revisionsrättens rapport för 1995, vilken styrelsen skulle kunna ha möjlighet att reagera på, leder till en sammansmältning av sinsemellan mycket olika omständigheter.

- 1995 flyttade centrumet till Grekland. Omlokaliseringen genomfördes friktionsfritt och under acceptabla former. Mot bakgrund av de störningar personalen utsattes för kräver denna omlokalisering en övergångsperiod som kan avslutas först 1997.

15. Situationen har förbättrats avsevärt i detta avseende. Den begränsade assistans som förekom var avsedd att underlätta presentationen av förslag rörande åtaganden eller likvider, och omfattade inte beslut rörande budgetförvaltning. Under den allra första tiden i Thessaloniki hjälpte de anställda varandra i arbetet.

16. Som påpekades redan föregående år skedde det frekventa användandet av förskottskontot på controllerns begäran av skäl som stod i samband med förhållandet mellan kostnader och intäkter. Det tidigare systemet medförde avsevärda kurirkostnader och resulterade i förseningar. Det innebar också att controllern tvingades ingripa oftare. Användandet av förskottskontot för alla utgifter som kunde orsaka tillfälliga åtaganden sparade förvaltningskostnader och förkortade förseningar. Situationen försvåras av betalningsförfarandet i Grekland (huvuddelen av alla betalningar sker kontant eller med check). Fakturor med angivet bankkontonummer är sällsynta; i regel kommer leverantören och hämtar pengarna själv. Det geografiska avståndet till controllern och den otillförlitliga postgången måste likaså tas med i beräkningen. Dessutom leder de höga kostnaderna (3 000 belgiska franc/leverans) till att kurirtjänstanvändningen begränsas till en leverans i veckan.

Ett förslag till modifiering av beslutet bakom förskottskontot i syfte att bättre tillgodose revisionsrättens önskemål kommer inom kort att inlämnas till styrelsen.

17. Överföringarna under de sista två månaderna förklaras av behovet att göra bästa möjliga bruk av budgeten (av vilken en reserv på 2 000 000 ecu ställdes till förfogande så sent som omedelbart före centrumets omlokalisering till Thessaloniki) liksom av styrelsens beslut (7/8.12.1995) att rekrytera nationell expertis i enlighet med kommissionens riktlinjer (också i syfte att bidra till en positiv utveckling av arbetet vid centrumet).

19. Styrelsen var medveten om att 1995 och 1996 skulle bli en övergångs- och förnyelseperiod. En viss produktionsförlust är oundviklig i samband med en sådan internationell omlokalisering, vilken enligt styrelsens uppfattning genomfördes på ett friktionsfritt och acceptabelt sätt. Centrumet har ännu inte övervunnit alla problem övergångsperioden medförde.

20. Omlokaliseringen av centrumet skedde med avsevärt reducerad personalstyrka, vilket ledde till att handläggningstiden för förvaltningstransaktioner och alla andra funktioner förlängdes. Av detta skäl ansöktes om en icke-automatisk anslagsöverföring, vilken också beviljades.

22. Styrelsen noterar att kommissionen på alla sätt bemödar sig om att tillgodose bestämmelserna i artikel 26 av centrumets finansbestämmelser och att överföra bidragen kvartalsvis inom de första två veckorna av varje kvartal, i mån av faktiska behov. I detta avseende märktes under 1995 en förbättring jämfört med 1994. De tidskrävande interna rutinerna (under medverkan av anslagsbeviljande instans, controller och revisor) och bankens långa expeditionstid resulterar dock i att de allmänna förseningarna vad gäller handläggningstid (i genomsnitt 12 dagar under 1995) inte kan åtgärdas helt. Under 1995 överskred tre utbetalningar den fastlagda utbetalningstiden med mindre än fyra dagar och uppfyllde därmed praktiskt taget bestämmelserna i artikel 26. Om handläggningstiden (som uppgick till mellan 9 och 22 arbetsdagar) för alla utbetalningar uppgått till de genomsnittliga 12 dagarna hade även dessa tre utbetalningar skett i enlighet med bestämmelserna i artikel 26. Den första utbetalningen överensstämde inte med bestämmelserna, men planeringen av denna utbetalning måste föregås av ett anslagsbeviljande, vilket tar viss tid i anspråk.

23. Vice direktörens flyttning från Thessaloniki till Berlin skedde mot bakgrund av den osäkerhet beträffande det definitiva datumet för centrumets omlokalisering som rådde vid denna tid. Vid tiden för hans utnämning (1 oktober 1994) förelåg ännu inte något beslut rörande flyttningsdatumet (som kunde ha uppskjutits till en senare tidpunkt). Man hoppades att hans vistelse i Berlin skulle bli kortvarig, men dess exakta längd var vid denna tid inte känd. Hans flyttning till Berlin ägde av brukliga familjeskäl rum i enlighet med de villkor som formuleras i tjänsteföreskrifterna.

Hans dagstraktamente för tjänsteresor handlades enligt samma regler som tillämpas för övriga anställda. Vad gäller det andra bosättningsbidraget återbetalade den vice direktören detta till centrumet efter revisionsrättens besök, trots att han mycket väl kan ha varit berättigad till det.

24. Styrelsen sade vid sitt möte i juni 1995 upp hans kontrakt med verkan den 31 december 1995 och gav direktören i uppdrag att verkställa hans beslut och handlägga de avtalsenliga utbetalningarna. Styrelsen uppskattade att vice direktören var beredd att delta i genomförandet av 1995 års arbetsprogram och bidra till centrumets nya start i Thessaloniki. Ersättningen (utbetalningen av en tredjedels grundlön för perioden från den tidpunkt då hans arbetsuppgifter upphörde till utgången av hans avtal) skedde i överensstämmelse med hans avtal.

25. Svårigheterna i samband med inledningsfasen i Thessaloniki och det stora antalet nya kontrakt gjorde att centrumet inte alltid var i stånd att tillämpa de normala reglerna gällande anbudsförfarande. Denna undantagssituation har gradvis stabiliserats och normaliserats. Under 1996 genomförs eller planeras anbudsförfarande för alla långsiktiga kontrakt.

Därutöver kommer styrelsen i syfte att garantera en förbättrad löpande budgetförvaltning att tidigarelägga godkännandet av 1997 års arbetsprogram. På så sätt bereds de olika avdelningarna tid att begära anbud och ingå åtaganden så att den slutliga kontraktskrivningen kan äga rum under budgetårets första månader.

26. Det faktum att 40 % av åtagandena under budgetrubriken "Pilotstudier och pilotprojekt" (300 000 ecu) ingicks under årets sista månader orsakades av att budgetmyndigheterna ställde 1995 års budgetreserv till förfogande så sent samt av centrumets omlokalisering till Thessaloniki. Centrumet hade helt enkelt inte något annat val än att agera logiskt och konsekvent, då man i första hand var skyldig att tillgodose sina finansiella åtaganden av typ I och II och därför inte kunde ingå ytterligare åtaganden av typ III förrän budgetreserven ställts till förfogande.

Möjligheten att rekrytera nationell expertis godkändes av styrelsen vid dess möte i december 1995 och baserades ekonomiskt på budgetreserven. Direktören tvingades agera snabbt och på mycket kort varsel för att undvika att medlen (som ställdes till förfogande mycket sent) förföll. Den (österrikiske) expertens ansökan förelåg sedan början av 1995.

27. Hyran för januari 1996 bokfördes av rent praktiska skäl redan under året 1995. Hyreskontraktet föreskriver att hyran ska erläggas i förskott i två delbetalningar den 1 januari respektive den 1 juli. Eftersom den första betalningen skedde så sent som oktober 1995 och det hade varit svårt att betala ytterligare en gång nästan omedelbart därpå den 1 januari 1996, gjordes den första betalningen för fem månader inklusive januari 1996.

28. En ajourförd inventarieförteckning sammanställs för närvarande.

29. Rekommendationen kommer att följas.

30. Centrumet försäkrar att den likviditetsbudget man presenterar för kommissionen är realistisk. I enlighet med revisionsrättens krav sker detta i syfte att undvika förvaltning av oproportionerligt stora kassabehållningar.

Årets sista utbetalning bör förväntas vara den största, eftersom den måste täcka även de första månaderna av påföljande år och de större utbetalningar som i regel måste utföras under denna tid.

31. Se kommentarerna rörande punkt 4.

32. Centrumets förvaltning förbereder för närvarande en kostnadsutvärdering och en utvecklingsprognos i syfte att presentera en helhetsbild av samtliga utgifter och besparingar i samband med omlokaliseringen till Grekland.

36 37. Centrumet förväntades vara funktionsdugligt omedelbart efter flyttningen, vilket nödvändiggjorde ytterligare investeringar och förändringar. Det är riktigt att avtalen är oklara vad gäller betalningsskyldigheten för dessa utgifter. Investeringarna orsakades delvis av det faktum att centrumet behövde ytterligare strömresurser och kraftigare datorkablar än de ledningar av standardtyp som fanns på plats i lokalerna. Andra investeringar nödvändiggjordes av säkerhetskrav och kommunikationstekniska behov, exempelvis i form av Europe by satellite, för att möjliggöra direkt mottagning av sändningar om de olika institutionerna. Centrumet har emellertid hänfört frågor rörande de tillfälliga lokalerna till den kommitté som ansvarar för den nya byggnaden och (i mån av behov) de tillfälliga lokalerna.

38 41. Styrelsen är medveten om att avtalet rörande den nya byggnaden lägger ett stort ansvar på den grekiska staten, som dock uppfyller sin del av avtalet.

Huvuduppgiften består i att

- garantera en byggnad av hög kvalitet till ett rimligt pris

- garantera att byggnaden levereras i funktionsdugligt skick i tid (om möjligt före den 1 september 1998).

Det faktum att stora summor betalas i förskott (hälften av byggnaden har vid det här laget betalats trots att byggnadsfasen ännu inte inletts) kan även komma att ha positiva konsekvenser i det att själva byggnadsarbetena (sedan beslut fattats om ritningar och byggnadsentrepenör oktober/november 1996) kan komma att framskrida snabbare eftersom medel står till förfogande. Allmänt sett har styrelsen full förståelse för revisionsrättens invändningar, vilka även uttrycktes av de ledamöter av Europaparlamentet, herr Kellet-Bowman och herr Tappin, som besökte centrumet 1-2 respektive 14-15 maj 1996. Styrelsen är i detta ärende beredd att agera i enlighet med de riktlinjer revisionsrätten rekommenderar.

42. Personalsituationen var mot bakgrund av de många sociala åtgärderna tämligen komplicerad, men har sedan dess genomgått en kontinuerlig förbättring. Samtliga personer som uppbar lön från Cedefop och inte ställts till organisationers förfogande eller överförts till andra organ i Berlin arbetade dock för Cedefop och dess arbetsprogram.

43. Styrelsen fattade beslutet om sociala åtgärder i samband med omlokaliseringen (ramavtalet) i syfte att "så snart som möjligt finna lämpliga lösningar rörande åtgärder i samband med flyttningen" (se uttalanden som finns dokumenterade i rådets protokoll). Utvärderingen av åtgärderna skulle ske mot bakgrund av det politiska sammanhanget.

Centrumet befinner sig i Thessaloniki och styrelsen och direktören bestämde hur arbetsorganisationen skulle utformas. Det är uppenbart att några tjänster kommer att vara blockerade så länge de sociala åtgärderna är i kraft. Dessa sociala åtgärder kommer till övervägande del att vara avslutade med utgången av 1996 och Cedefop kommer att fungera med full kapacitet på grundval av de prioriteringar på medellång sikt som styrelsen kommer att besluta under november 1996. Även 1997 års arbetsprogram kommer att baseras på dessa prioriteringar. Från och med 1997 kommer Cedefop följaktligen att kunna inta en vitalare och friskare hållning inför framtiden.

44. De personer som av sociala och/eller personliga skäl inte kunde lämna Berlin har tre valmöjligheter när den avtalade tidsfristen för deras vistelse i Berlin löper ut. I detta avseende har EU-domstolens första instans formulerat tre bindande alternativ som avslag på begäran om övergångsförfarande. De anställda måste flytta, lämna sin tjänst vid centrumet eller finna andra lösningar i enlighet med tjänsteföreskrifterna.

45. Följderna för 1996 är naturligtvis betydande, men efter de första månaderna 1997 kommer de att minska till ett minimum. Omlokaliseringen medförde en rad kostnader och konsekvenser. Jämfört med en liknande flyttning på nationell nivå, förflyttningen av Cereq (Centre d'Études et de Recherches sur les Qualifications) från Paris till Marseilles (dit endast 21 av 120 anställda följde med centrumet), har Cedefop dock lyckats förhållandevis väl. Den internationella omlokaliseringen har inte haft nämnvärda negativa konsekvenser trots att den omfattade nästan 2 000 km. Försiktiga kostnadsberäkningar ger vid handen att man kommer att uppnå kostnadsneutralitet vid sekelskiftet 2000, medan verksamheten därefter kommer att vara kostnadseffektivare än tidigare (huvudsakligen på grund av de lägre personalkostnaderna i Grekland).

46 66. Dessa punkter förtjänar en rad preliminära kommentarer av allmän art:

a) Som revisionsrätten påpekar i sin slutsats (71) måste det betraktas som förståeligt att ansträngningar gjordes för att bistå personalen i syfte att behålla dem inom EU:s institutioner och underlätta de besvärliga problem flyttningen medförde.

b) Det är dock knappast styrelsens fel att "den ram av föreskrifter inom vilken flyttningen måste verkställas . . . var oförenlig med en korrekt behandling av anställda med lång tjänstetid å ena sidan och en framgångsrik förflyttning av Cedefop som fungerande institution å den andra."

c) Den 6 februari 1995 ändrade rådet i enlighet med styrelsens beslut av den 27 januari 1995 artikel 13 i förordning (EEG) nr 337/75 i syfte att "göra personalen till föremål för samma regler som gäller för andra tjänstemän inom Gemenskapen och andra anställda vid de europeiska gemenskaperna" (förordning (EG) nr 251/95). Även i frånvaro av övergångregler, vilket exempelvis var fallet när rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 antogs (se artikel 102 i föreskrifterna för tjänstemän vid gemenskapen och artikel 99 i tjänsteföreskrifterna för andra anställda inom gemenskapen), måste hänsyn tas till att de anställda vid Cedefop kunde betraktas som "tjänstemän vid europeiska gemenskaperna" även om detta föll under en rådsförordning av ad hoc-karaktär.

d) Då gemenskapens lagstiftning inte gav utrymme för övergångsbestämmelser hade styrelsen inte något annat val än att agera på eget ansvar i syfte att trygga de anställdas rättigheter och intressen.

e) Det bör inte förbises att förordning (EG) nr 251/95, beslutet att flytta Cedefop:s säte från Berlin till Thessaloniki, innebar en plötslig förändring vad gäller de anställdas tjänstgöringsort i förhållande till deras anställningskontrakt. Berlin var under 20 års tid enda säte för Cedefop och sedan starten den 10 februari 1975 hade ingenting tytt på att denna lokalisering skulle kunna komma att ändras, än mindre flyttas till en annan, avlägsen medlemsstat. Cedefop:s personal godtog anställningen och lade denna till grund för sina personliga beslut (anställning för medföljande maka/make, skolgång för medföljande barn, osv.).

f) Mot bakgrund av dessa omständigheter såg sig styrelsen skyldig att

- erbjuda de anställda ett stort mått av anställningstrygghet (klassificering som tjänstemän),

- garantera de anställda bibehållen kategori, lönegrad och löneklass,

- bistå anställda som så önskade i deras sökande efter alternativa tjänstgöringsmöjligheter.

g) Styrelsen vill även påpeka att det i fråga om samtliga tjänster som budgetmyndigheten beviljade Cedefop rörde sig om fasta tjänster. Enligt artikel 2 och 8 i anställningsvillkoren för andra tjänstemän vid gemenskapen kan dessa tjänster endast tillsättas antingen av tjänstemän eller tillfälligt anställd personal med högst två års tjänstetid, varvid avtalet kan förlängas för högst ett år i taget.

h) Formuleringen av förordning (EG) nr 251/95 ("göra personalen till föremål för samma regler som gäller för andra tjänstemän och andra anställda vid de europeiska gemenskaperna") förutser uppenbarligen rekrytering av tjänstemän och andra anställda. Personalens anställning var av sådan stadigvarande natur att tjänstemannaklassificering i stället för tillfälliga kontrakt är att betrakta som ett lämpligt och motiverat beslut.

Styrelsen bemöter de enskilda punkter revisionsrätten anför enligt följande:

46. (sista meningen) Styrelsen stod inför valet att antingen klassificera de anställda som tjänstemän eller erbjuda dem tvåårskontrakt (se kommentar g ovan). Man såg det som orimligt att begära att människor skulle flytta från Berlin till Thessaloniki på grundval av ett tvåårskontrakt.

48. Det är riktigt att styrelsen inte formellt lämnade in det avtal som ingåtts med personalen till controllern för godkännande. Controllern informerades dock om de fattade besluten. Vid tidpunkten för avtalets undertecknande var de exakta finansiella konsekvenserna av detta avtal ännu inte kända, då de anställdas individuella beslut ännu inte fattats. Avtalet var en ram för den individuella beslutsfattningen och möttes av controllerns fulla gillande under hans besök i Berlin.

50 51. Mot bakgrund av det sakförhållande som omnämns i punkt e ovan kunde styrelsen inte fatta något annat beslut (se kommentaren, andra stycket). Detta beslut låg även i linje med kommissionens uttalade avsikt att "inte försämra anställningsvillkoren för Cedefop:s personal" (se sista meningen i bilagan till rådets protokoll). De överväganden som formulerats av kommissionens rättstjänst och endast delvis citeras i punkt 56 i revisionsrättens rapport lämnar utrymme för ett sådant beslut.

52 54. Styrelsen upprepar att artikel 29 i tjänsteföreskrifterna ger den tillsättande instansen möjlighet till intern utlysning av lediga tjänster i en institution (punkt 1b). Utlysningen organiserades i enlighet med bilaga III av tjänsteföreskrifterna.

55. Styrelsens mål och skyldighet var att göra det möjligt för så många som möjligt av Cedefop:s anställda att acceptera flyttningen till Thessaloniki. Man bör hålla i minnet att förordning (EG) nr 251/95 förändrade de regler som gällde för personalen med verkan den 1 mars 1995 och att flyttningen till Thessaloniki ägde rum i augusti samma år.

Styrelsens handlande baserades på följande överväganden:

- Det var orimligt att begära att de anställda skulle följa med till Thessaloniki på grundval av ett tvåårskontrakt (kommentar g och punkt 46 ovan)

- Man hade inte tid att organisera en öppen intern utlysning av det slag revisionsrätten föreslår innan omlokaliseringen till Thessaloniki och det hade - återigen - varit orimligt att förvänta sig att människor skulle flytta utan erbjudande om fast anställning.

56 59. Som styrelsen påpekat tidigare (kommentar e ovan) utgjorde omlokaliseringen till Thessaloniki en plötslig förändring vad gäller de anställdas tjänstgöringsort, vilket under en period oundvikligen medför sociala problem och nedsatt produktivitet. Att under dessa omständigheter kräva att personalen skulle flyttas ned till en lägre lönegrad eller löneklass hade varit att strö salt i sår. Kommissionens rättstjänst ger i punkt d av det utlåtande som citeras i punkt 56 utrymme för centrumets hållning i detta ärende.

60 61. Alla anställda som ansökte om klassificering som tjänsteman genomgick den provtjänstgöringstid som anges i artikel 34 i tjänsteföreskrifterna.

62. Som framgått ovan i kommentar f, tredje stycket, såg styrelsen som sin uppgift att i rimlig mån bistå de anställda. Kommissionens rättstjänst intog samma ståndpunkt.

65. Reglerna för överföring av viss del av lön ger i vissa fall, mot uppvisande av dokumenterade behov i enlighet med artikel 4 i tjänsteföreskrifterna, utrymme för en höjning av denna andel från 35 % till 50 %. Ramavtalet möjliggjorde ett högre överföringsbelopp ( > 35 % i enlighet med tjänsteföreskrifterna men