RAPPORT om Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens årsbokslut (Turin) samt stiftelsens svar (97/C 81/05)

(för perioden 1 november 1994 till 31 december 1995)

1.1 Denna rapport riktas till Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens styrelse i enlighet med artikel 11.4 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 av den 7 maj 1990 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens årsbokslut för budgetåren 1994 och 1995. I enlighet med artikel 11.1 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (2) i enlighet med de interna finansiella reglerna, enligt vad som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90. Revisionsrätten skall enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska räkenskaperna. Föreliggande rapport utgör den första granskningen av stiftelsen.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har vidtagit andra granskningsförfaranden som har bedömts vara nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsboksluten för budgetåren 1994 och 1995 är tillförlitliga och lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna är totalt sett säkerställd.

Huvudsakliga iakttagelser avseende Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens genomförande av budgeten för budgetåren 1994 och 1995

Budgeträkenskaper

1.5 Rådande bokföringssystem tillåter att ändringar i efterhand kan göras av bokförda poster utan att dessa ändringar framgår. Om förskott systematiskt används, kan detta system medföra att anslagen överskrids.

Förskott

1.6 Stiftelsen har under 1995 använt förskott för alla betalningar. Denna användning överensstämmer inte med artikel 43 i stiftelsens finansiella regler, som föreskriver att detta förfarande skall användas för vissa slag av utgifter. Vidare har regleringen av dessa utgifter försenats på grund av att de aktuella dokumenten måste skickas till controllern i Bryssel för godkännande.

Slutande av avtal

1.7 Stiftelsen har slutit ett flertal leveransavtal om totalt 0,4 miljoner ecu för att kunna utnyttja de anslag som var disponibla vid budgetårets slut, utan att följa de bestämmelser som gäller för slutande av avtal och i synnerhet för anbudsinfordran (artiklarna 45 51 i stiftelsens finansiella regler).

Controller

1.8 Med hänsyn till den rådande situationen kunde förflyttningen av en controller från kommissionen till platsen förbättra stiftelsens system för intern kontroll.

Föreliggande rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 10 oktober 1996.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

(1) EGT nr L 131, 23.5.1990, s. 4.

(2) I enlighet med artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har stiftelsens räkenskaper för samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1995 upprättats den 31 mars 1996, det datum då stiftelsens direktör undertecknade räkenskaperna och de överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 9 april 1996. En sammanfattning av årsboksluten finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

KOMMENTARER AV EUROPEISKA STIFTELSEN FÖR UTBILDNING

1.5 Budgetbokföring

Stiftelsen delar rättens åsikt. Denna har för övrigt spelat en mycket viktig roll i upprättandet av ett enda system för skötsel av bokföring och budget i alla agenturer. För närvarande pågår diskussioner med kommissionens kompetenta organ, som bör göra det möjligt att eliminera den oro rätten uttryckt tack vare användningen av ett nytt system för skötsel av budgeten, vilket bör träda i kraft fr.o.m. den 1 januari 1997.

Det bör nämnas att inga anslag överskreds under perioden i fråga.

1.6 Förskottsfond

Det bör nämnas att förskottsfonden inte används till inköp av utrustning eller till Stiftelsens andel i fastigheten som utgjorde en påtaglig del av budgeten. Dessutom har användningen av den allmänna förskottsfonden minskat i överensstämmelse med artikel 43 i den ekonomiska förordningen, och alla bokföringsdokument för en given månad skickas till räkenskapsgranskaren i Bryssel mellan den tionde och tjugonde påföljande månad.

1.7 Uppgörelse av avtal

Avtalen i fråga, som berör verksamheter och projekt i anknytning till Stiftelsens arbetsprogram, svarar å ena sidan för en mycket liten del av stiftelsens verksamheter både beträffande antal och budget.

Å andra sidan är det sant att uppmaningen till konkurrenspräglade anbud som ledde till dessa avtal skedde informellt. På den tiden valdes denna rutin huvudsakligen p.g.a. brådska. Dessutom behandlade avtalen i fråga organisering av konferenser och seminarier för stiftelsens del och å dess vägnar samt under dess stränga kontroll. Budgeten var uppdelad i två delar: betalning av arvoden, ett fast belopp på mindre än 12 000 ecu, samt arbeten som fastställs i förväg av stiftelsen och som betalades vid uppvisande av verifikat. På basis av dessa detaljer ansåg stiftelsen att avtalets faktiska belopp inte överskred 12 000 ecu.

När det i början av 1996 framgick att rätten inte delade denna åsikt bestämde man att överge detta system.

1.8 Räkenskapsgranskare

Stiftelsen delar rättens åsikt.