Rapport

om årsredovisningen för Europeiska läkemedelsmyndigheten (London) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt myndighetens svar

(2000/C 373/03)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska läkemedelsmyndigheten i enlighet med artikel 57.10 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska läkemedelsmyndigheten för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 57.7 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har budgeten genomförts under den verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna(2), enligt artikel 57.11 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR EUROPEISKA LÄKEMEDELSMYNDIGHETEN (LONDON) FÖR BUDGETÅRET 1999

Kostnadsberäkning

5. Som påpekades förra året måste fastställandet av avgifterna grundas på kostnaderna för de utförda tjänsterna(3). Styrelsen har inrättat en arbetsgrupp för kostnadsberäkning. På grundval av en verksamhetsbaserad kostnadsberäkning har myndigheten infört ett system för fördelning av personaltid på olika verksamheter. På grundval av detta har personalutgifterna förts till olika verksamheter. Vissa andra budgetrubriker (inte betalningar) fördelades på grundval av mer eller mindre godtyckliga beslut och utan någon utvärdering av värdeminskningen hos teknisk utrustning och anläggningar.

6. För att få fram ett modernt förvaltningsinstrument som även utgör en tillförlitlig grund för rådets beslut om avgifterna vore ett införlivande av kostnadsberäkningen i ett system för allmän redovisning eller budgetredovisning att föredra framför den metod som för närvarande tillämpas. Detta skulle även utgöra en bra grund för främjande av en liknande utveckling i medlemsstaterna vad gäller korrektheten i beräkningen av utvärderingkostnaderna. För närvarande anser styrelsen att det räcker med att medlemsstaterna endast anger de beräknade kostnaderna.

Systemet för allmän redovisning

7. För att undvika problem i samband med år 2000 i det gamla redovisningssystemet planerade man att införa ett kommersiellt system i början av 2000. Beroende på onödigt invecklade förfaranden och förseningar har det nya systemet ännu inte installerats.

Anbudsförfaranden

8. Utanordnaren godkände avtal på grundval av anbudsinfordringar som utfärdats av kommissionen efter att den rådgivande kommittén för upphandling och avtal vid myndigheten avgett ett positivt yttrande. Varken i dokumentationen kring dessa förvärv eller i de avtal som undertecknats av kommissionen har en sådan utvidgning till organen föreskrivits. Revisionsrätten anser att myndighetens godkännande inte var i överensstämmelse med gällande regler.

9. Avtal ingicks av utanordnaren på grundval av ett positivt yttrande från rådgivande kommittén för upphandling och avtal i fall där anbud hade uteslutits på oriktiga grunder på grund av problem med formuleringen av anbudsinfordran respektive uppmaningen att lämna anbud. Inte heller i dessa fall borde myndigheten ha gjort några åtaganden. I syfte att förhindra att detta upprepas bör rådgivande kommittén för upphandling och avtal tillfrågas rörande formuleringen av meddelanden om anbud innan de offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Kommittén bör även tillfrågas rörande formuleringen av uppmaningen att lämna anbud innan den avsänds.

Budgetförordningen

10. Vad beträffar momsen föreskrev de bestämmelser i budgetförordningen som gällde vid tidpunkten i fråga att utgifterna skall tas upp till hela sitt belopp, inklusive moms. Momsbelopp som återbetalades kunde enligt artikel 27 i den allmänna budgetförordningen bli föremål för återanvändning. Denna praxis tillämpades vid unionens samtliga institutioner och organ tills den allmänna budgetförordningen ändrades i slutet av 1998(4). Sedan dess föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall tas upp till sitt belopp exklusive moms. För de organ som ännu inte ändrat sina egna budgetförordningar tillämpas fortfarande de gamla bestämmelserna. Revisionsrätten uppmanar därför myndigheten att anpassa sin budgetförordning till den allmänna budgetförordningen.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 18 maj 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 214, 24.8.1993, s. 18.

(2) Som föreskrivs i artikel 57.9 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1999 upprättats den 20 mars 2000 och överlämnats till myndighetens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 22 mars 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) EGT C 372, 22.12.1999, s. 15.

(4) Rådets förordning nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 32028.111998, s. 1).

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1999 och 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Myndighetens svar

EMEA noterar revisionsrättens yttrande att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta. EMEA vill lämna kommentarer till revisionsrättens iakttagelser (punkt 5-10).

System för kostnadsberäkning

5. Läkemedelsmyndigheten håller med om att fastställandet av avgifterna skall grundas på kostnaderna för de utförda tjänsterna. För detta ändamål har EMEA upprättat ett system för kostnadsredovisning där dess verksamhet, i enlighet med läkemedelsmyndighetens arbetsprogram, har delats in i tio kapitel med ytterligare uppdelning av de olika verksamheterna inom varje övergripande kapitel. Dessa grupperingar är i sin tur kopplade till de intäktskällor som finansierar dem. Styrelsen har godkänt det system för kostnadsredovisning som används av EMEA och som nu i sin helhet införts.

EMEA:s personal registrerar sin tid varje dag i enlighet med denna verksamhetsstruktur per 15-minutersblock. På detta sätt skapas en detaljerad bild av den tid som använts på varje verksamhet. På grundval av den arbetade tiden inom läkemedelsmyndigheten registreras därför den faktiska kostnaden på ett korrekt sätt för arbete som utförts inom avgiftsbelagd verksamhet respektive verksamhet som täcks av bidraget från Europeiska gemenskapernas allmänna budget.

Personal- och driftskostnader står tillsammans för 82 % av budgeten och debiteras direkt den verksamhet som stöds. Kostnader för byggnader och utrustning utgör 18 % av budgeten, huvudsakligen hyra och tjänsteavgifter. Dessa kostnader delas upp på 60 % som indirekta kostnader för personal och 40 % för delegater och experter. Denna uppdelning har granskats och godkänts av styrelsen.

Inverkan av avskrivningar på teknisk utrustning och anläggningar är begränsad. De nuvarande budgetreglerna inom EU ger inte möjlighet till avskrivningar över en period som överstiger ett år. EMEA ska emellertid, av skäl som rör kostnadsberäkning, undersöka möjligheten att göra avskrivningar på teknisk utrustning och anläggningar under tillgångarnas beräknade livslängd.

6. EMEA:s styrelse bildade en arbetsgrupp för kostnadsberäkning under 1999. Denna grupp har utarbetat en metod för att samla in uppgifter med syfte att bestämma kostnaderna för det arbete de nationella behöriga myndigheterna utför åt EMEA.

Denna grupp för kostnadsberäkning har kommit överens om egenskaperna och formatet på de uppgifter som behövs. Nationella behöriga myndigheter har börjat att samla in de begärda uppgifterna grundade på verkliga kostnader, där dessa uppgifter finns tillgängliga. I några medlemsstater har system för kostnadsberäkning utarbetats som liknar EMEA:s system. Gruppen för kostnadsberäkning kommer att granska de uppgifter som lämnas under 2000 och 2001.

System för allmän redovisning

7. Den viktigaste orsaken till förvärvet av ett nytt programpaket för huvudbokföring är att koppla samman budgetredovisningssystemet SI2 med brittisk bankprogramvara. Förslaget om att förvärva programpaketet lades fram 1999 och förseningen berodde på behovet av att få utdata riktigt specificerad i SI2. Kontraktet för en ny huvudbokföring, SAGE, undertecknades i mars 2000 och installationen av det genomfördes i april 2000.

Anbudsförfaranden

8. Det har varit många gemenskapsorgans praxis, efter överenskommelse med kommissionens tjänsteavdelningar, att använda resultaten från kommissionens anbudsinfordringar och dess ramavtal. EMEA hade inte tidigare uppmärksammats på att förfarandet stred mot gällande regler.

God ekonomisk förvaltning borde innebära att små EU-organ ska dra nytta av de anbudsresultat som kommissionens köpkraft ger, vilket ger värdefulla kostnadsfördelar för varor och tjänster.

Vid regelbundna möten mellan kommissionen och EU-organen har kommissionen ombetts att ta med gemenskapsorganen i kommissionens anbudsspecifikation och vi hoppas att detta formellt skall lösa frågan.

9. EMEA medger att det skulle vara en bra princip att rådgivande kommittén för upphandling och avtal tillfrågades om anbudsmeddelanden innan de offentliggörs och EMEA har beslutat att genomföra denna policy omedelbart.

Mervärdesskatt

10. EMEA är medveten om ändringen av momsbehandling i Europeiska kommissionens budgetförordning. I motsats till situationen i många EU-länder måste EMEA betala moms för att senare få tillbaka den från Förenade kungarikets regering. Läkemedelsmyndigheten kommer att ompröva situationen och föreslå lämpliga ändringar av dess budgetförordning tillsammans med andra förändringar som kan behövas efter den allmänna reformen av ekonomiska förfaranden och budgetförfaranden inom EU. Revisionsrätten kommer naturligtvis att rådfrågas om samtliga ändringar i enlighet med det normala förfarandet.