Rapport

om årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (Luxemburg) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998, samt centrumets svar

(1999/C 372/04)

INNEHÅLLSFÖRTECKING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2965/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för det budgetår som avslutades den 31 december 1998. I enlighet med artikel 14.1 i förordning (EG) nr 2965/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna(2) som avses i artikel 15 i förordning (EG) nr 2965/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Budget

5. För att man exakt skall kunna bestämma tilldelningarna för det översättningsarbete som olika institutioner och organ skall anförtro Översättningscentrum enligt rättsliga bestämmelser eller avtalsvillkor är det önskvärt att centrumet från alla berörda organ kan få nödvändiga upplysningar för att bättre kunna planera kommande insatser. Detta skulle möjliggöra att vissa skillnader som konstaterades 1998 rättades till och att man i framtiden upprättade budgetar som bättre överensstämde med verkligheten genom att en avstämning görs mellan utgiftsprognoserna för de organ som är kunder och Översättningscentrums motsvarande inkomstprognoser.

Likvida medel

6. Centrumet har aldrig försett styrelsen med de kvartalsprognoser för likvida medel som föreskrivs i budgetförordningen. Därför finns ingen överensstämmelse mellan Översättningscentrums likvida medel och de faktiska behoven. Revisionsrätten konstaterar icke desto mindre att ett noggrant täckande av centrumets åtaganden varken rättfärdigar att de disponibla likvida medlen är så omfattande eller att de nästan fördubblats (från 5,9 miljoner ecu den 31 december 1997 till 10,7 miljoner ecu den 31 december 1998).

Kostnadsredovisning

7. På grund av de stora skillnader som konstateras mellan priset per sida, beroende på om det rör sig om beräkningarna i budgetförslaget (76 ecu per sida) eller uppgifter som kommer från Översättningscentrums inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåret 1998 (65 ecu per sida)(3), upprepar revisionsrätten sina tidigare önskemål(4) om att Översättningscentrum bör använda sig av en kostnadsredovisning som gör det möjligt att särskilja per organ och typ av prestation de verkliga kostnaderna för de tjänster som erbjuds.

Lokaler

8. Den situation som påpekades av revisionsrätten 1997(5) har inte utvecklats under 1998. Översättningscentrum finns även fortsättningsvis i lokaler som ställts till förfogande av de luxemburgska myndigheterna, utan att parterna kommit överens om några som helst villkor för användandet av dessa (eventuellt hyresbelopp, yta och hyrd utrustning, hyreskontraktets längd...).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 9 september 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 314, 7.12.1994, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 upprättats den 24 mars 1999 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 26 mars 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) Se Inkomst- och utgiftsredovisning, Analys av den ekonomiska förvaltningen, fjärde stycket.

(4) EGT C 393, 29.12.1997, s. 47, punkt 1.6, och EGT C 406, 28.12.98, s. 33, punkt 1.6.

(5) EGT C 406, 28.12.1998, s. 34, punkt 1.13.

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1998 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1998 och 1997

>Plats för tabell>

ÖVERSÄTTNINGSCENTRUMS SVAR

Budget

I enlighet med rådets förordning (EG) nr 2965/94 om upprättande av ett översättningscentrum för Europeiska unionens organ företräds varje organ, inrättning och institution av en ledamot i styrelsen som deltar i budgetförfarandet. Vid styrelsens möten meddelar dessa företrädare sina beräknade behov till centrumets direktion. I syfte att fullständiga detta förfarande kommer centrumet att upprätta ett skriftligt samrådsförfarande för att undvika eventuella skillnader och upprätta mera verklighetstrogna budgetar. På grund av att organen, inrättningarna och institutionerna har sina egna förfaranden för antagande och genomförande av budgeten kan centrumet dock inte på egen hand garantera att uppgifterna är enhetliga eller att de stämmer överens med verkligheten.

Likvida medel

Att de likvida medlen var så omfattande berodde på att centrumet fortfarande befann sig i startfasen. Under denna period var behoven och inbetalningarnas belopp ovissa. Översättningscentrum kommer att förse styrelsen med de prognoser för likvida medel som avses i budgetförordningen och vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa ett noggrant täckande av åtagandena.

Analytisk bokföring

Som redan påpekats i svaret till rapporten om budgetåret 1997 är centrumet övertygat om att det är av yttersta vikt att inrätta ett effektivt bokföringssystem för kostnader som skall integreras i systemet för budgeträkenskaper (SI2) och för affärsbokföring. I samarbete med andra inrättningar har centrumet under första kvartalet 1999 inrättat SI2-systemet. För närvarande befinner sig detta i en utvecklingsfas avseende modulerna för analytisk bokföring och affärsräkenskaper. Centrumet kommer att förstärka ekonomiavdelningen för att bättre fylla informationsbehoven.

Lokaler

Vad gäller byggnaden "Nouvel Hémicycle" lade de luxemburgska myndigheterna fram ett förslag till hyreskontrakt först den 29 oktober 1998. Centrumets rådgivande kommitté för upphandling och avtal framförde vissa anmärkningar om förslaget vilka sändes till de luxemburgska myndigheterna den 17 december 1998. Centrumet har fortfarande inte erhållit något svar från deras sida. Dessutom lämnade centrumet den 10 februari 1999 in utkasten till överenskommelse om säte och säkerhet mellan centrumet och Storhertigdömet Luxemburg. Därutöver påminde centrumet de luxemburgska myndigheterna om dessa dokument den 26 mars 1999.