RAPPORT om årsbokslutet för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (Alicante), samt Byråns svar (97/C 81/04)

(för perioden 1 september 1994 till 31 december 1995)

1.1 Denna rapport riktas till budgetkommittén för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden i enlighet med artikel 137 i rådets förordning (EG) nr 40/94 av den 20 december 1993 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat årsboksluten för budgetåren 1994 och 1995 för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden. I enlighet med artikel 119.2 c i rådets förordning (EG) nr 40/94 (2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella reglerna, enligt vad som föreskrivs i artikel 137 i rådets förordning (EG) nr 40/94. Revisionsrätten skall enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska räkenskaperna. Föreliggande rapport utgör den första granskningen av byrån.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har vidtagit andra granskningsförfaranden som har bedömts vara nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsboksluten för budgetåren 1994 och 1995 är tillförlitliga och lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna är totalt sett säkerställd.

Huvudsakliga iakttagelser avseende genomförandet av budgeten för budgetåren 1994 och 1995 för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden

Bidrag från kommissionen

1.5 Under budgetåret 1995 har byrån endast använt 6,8 miljoner ecu, dvs. cirka 68 %, av det beviljade bidraget. Revisionsrätten anser att byrån borde ha utfärdat ett betalningskrav för hela budgeten (10,1 miljoner ecu) för att uppfylla åtaganden som har överförts till budgetåret 1996 (4,6 miljoner ecu).

Budgeträkenskaper

1.6 Under budgetåret 1995 införde byrån ett bokföringssystem. Detta system tillåter att ändringar i efterhand kan göras av bokförda poster utan att dessa ändringar framgår. Detta strider mot de interna finansiella reglerna (artiklarna 4.1 och 29.1).

Överförda anslag och överföringar

1.7 De anslag som har överförts till 1996 utgör 46 % av budgeten och avser i synnerhet datautrustning (avdelningarna II och III i budgeten). Vidare har överföringar av disponibla anslag gjorts från avdelning I (personal) till avdelning II (administrativa utgifter) med totalt 2,529 miljoner ecu (25 % av budgeten).

Inventering

1.8 Inventeringen har endast skett av antal men inte av värdet. På grund av detta kan inte någon avstämning göras av de belopp som framgår av byråns balansräkning.

Särskiljande av uppgifter

1.9 Byrån har inte infört ett förvaltningssystem som säkerställer ett lämpligt särskiljande av uppgifterna och ett korrekt genomförande av bestämmelserna som gäller för inkomster, åtaganden och betalningar (dvs. utanordnare, controller och räkenskapsförare).

Anläggningstillgångar

1.10. Byrån använder för närvarande en byggnad som tillhör den spanska regeringen. Det finns dock inte något kontrakt för användningen av denna byggnad. Vad gäller ett framtida permanent säte bör byrån klarlägga avdelningarnas lokalbehov.

Föreliggande rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 26 september 1996.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

(1) EGT nr L 11, 14.1.1991, s. 33.

(2) EGT nr L 11, 14.1.1994, s. 30.

(3) I enlighet med artikel 137.1 i rådets förordning (EG) nr 40/94 har byråns räkenskaper för samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1995 upprättats den 29 mars 1996, det datum då byråns direktör undertecknade räkenskaperna och de överlämnades till kommissionen, budgetkommittén och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 2 april 1996. En sammanfattning av årsboksluten finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

BYRÅNS SVAR

Bidrag från kommissionen

1.5 Behovet att utfärda betalningskrav uppgick varken för kommissionen eller för byrån.

Byrån har noterat revisionsrättens iakttagelse och har vidtagit nödvändiga åtgärder för att betalningskrav för hela bidraget, exklusive reserven, utfärdas omedelbart för budgetåret 1996. Samma förfarande kommer att tillämpas de följande budgetåren.

Budgeträkenskaper

1.6 Det stämmer att byrån för närvarande använder ett bokföringssystem som tillåter att ändringar i efterhand kan göras av bokförda poster. I avvaktan att Sincom2-systemet som utvecklats av kommissionen finns tillgängligt, har byrån vidtagit organisatoriska åtgärder som möjliggör att systemet som används för närvarande garanterar ytterligare säkerhet.

Emellertid har byrån inget alternativ till att vänta på kommissionens bokföringssystem som borde bli tillgängligt inom slutet av året. Utvecklingen av ett sådant system innefattar en stor utgift som en inrättning inte kan bestrida ensam.

Överförda anslag och överföringar

1.7 År 1995 antogs byråns budget medelst ett belopp som parlamentet placerat i reserv och som uppgick till 2 miljoner ecu av ett totalbelopp av 10 100 000 ecu. Reserven har tagits ut två gånger.

- 1 miljon ecu oktober 1995,

- saldot november 1995.

Det är självklart att anslagens tillsfälliga blockering, med hänsyn till ovissheten som svävade över de realistiska möjligheterna till ett uttag av reserven, har haft en viss effekt på användningen av anslagen och framför allt de i avdelning 1 (personal). Byrån kunde i praktiken inte rekrytera personal eftersom det saknade garantin att kunna säkerställa lönebetalningen till slutet av budgetåret.

Från och med uttagningen av reserven har åtgärder vidtagits för att utnyttja de frisläppta anslagen i den mån linjerna som fastställer tidsfristen för åtagande av utgifter tillät det, samt då det visade sig finnas ett verkligt behov. Detta har fört byrån att begära en överföring av avdelning 1 till avdelning 2 för att sedan kunna utföra anskaffning av huvudsakligen datautrustning som med hänsyn till tidsplanen för byråns start visade sig vara särskilt brådskande.

Det är nödvändigt att komma ihåg att byrån öppnade den 1 april 1996 och att antalet ansökningar om gemenskapsvarumärken sedan dess har överskridit 30 000 styck medan beräkningarna för hela budgetåret utgick från 15 000 ansökningar.

Datoriseringen av förvaltningsförfarandet för gemenskapsvarumärken och de viktiga investeringarna som gjorts i detta syfte under perioden före kontorets öppnande har alltså visat sig vara absolut motiverade.

Inventering

1.8 Vid revisionsrättens besök hade kontoret just erhållit mjukvaran av kommissionen för att sköta den datoriserade förvaltningen av inventeringen; laddningen av mjukvaran pågick.

Under tiden har avstämningen av den fysiska inventeringen och invetariet inletts.

Särskiljande av uppgifter

1.9 Efter revisionsrättens uppgifter visar det sig att denna punkt syftar på underskriftssekvensen som skall följas vid åtagande av utgifter och betalningar. Det är alltså inte fråga om sammansmältning av ansvar mellan utanordnarens, räkenskapsförarens och styrekonomens funktioner.

Iakttagelsen hänvisar till faktumet att räkenskapsföraren viserade handlingen före utanordnaren. Under byråns inledande fas och i brist på en budgetförvaltare tillät detta tillvägagångssätt att förvissa sig om att medlen var disponibla innan utanordnaren underskrev handlingen.

Byrån har numera en budgetförvaltare och kan hädanefter tillämpa följande underskriftssekvens på de olika ekonomiska handlingarna:

1. Budgetförvaltaren

2. Utanordnaren

3. Styrekonomen

4. Räkenskapsföraren

Detta svarar på revisionsrättens iakttagelser.

Anläggningstillgångar

1.10 Det finns en överenskommelse (kopia bifogas) mellan spanska regeringens industriminister och den tidigare ledamoten anvarig för den inre marknaden, Vanni d'Archirafi. I enlighet med denna överenskommelse ställer spanska myndigheterna en gratis byggnad (tillfälligt säte) till byråns förfogande. Den byggnad som kontoret innebor för närvarande.

Enligt samma överenskommelse kommer den spanska regeringen att vidta åtgärder för att förse kontoret med ett permanent säte.

Beslutet om tomt och instruktion för byråns konstruktion antogs av spanska myndigheterna den 3 juli 1996. Instruktionen i samband med detta bygge kommer att publiceras den kommande 30 juli i Europeiska gemenskapernas officiella tidning för offentliga kontrakt (tillägg S).

Med anledning av de senaste utvecklingarna kommer byrån att omgående vidta de nödvändiga åtgärderna.