SV Europeiska unionens officiella tidning L 219/22

KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEFÖRORDNING (EU) nr 802/2014

av den 24 juli 2014

om inrättande av förlagor för nationella program samt fastställande av villkor för det elektroniska systemet för datautbyte mellan kommissionen och medlemsstaterna, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 av den 16 april 2014 om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering (1), särskilt artiklarna 14.4 och 24.5, och

av följande skäl:

(1) Förordning (EU) nr 514/2014 och de särskilda förordningar som avses i artikel 2 a i förordning (EU) nr 514/2014 bildar ramen för unionens finansiering till stöd för utveckling av området med frihet, säkerhet och rättvisa.

(2) Enligt förordning (EU) nr 514/2014 ska alla medlemsstater lägga fram förslag till ett flerårigt nationellt program. För att se till att de uppgifter som lämnas till kommissionen är konsekventa och jämförbara bör en förlaga för uppställningen av nationella program upprättas.

(3) I enlighet med artikel 24.5 i förordning (EU) nr 514/2014 ska allt officiellt utbyte av information mellan medlemsstaterna och kommissionen ske via ett elektroniskt system för datautbyte. De villkor som systemet måste uppfylla bör därför fastställas. För att vara kostnadseffektivt och på ett övergripande plan överensstämma med unionens övriga fonder mede delad förvaltning bör kraven på det elektroniska systemet för datautbyte i möjligaste mån vara desamma som anges i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 184/2014 (2).

(4) För att höja kvaliteten på de uppgifter som utbyts och göra systemet för datautbyte enklare och mer användbart behövs vissa grundläggande krav på utformingen och omfattningen på de uppgifter som utbyts.

(5) Principer och regler behövs om vem som ansvarar för att ladda upp handlingar i det elektroniska systemet för datautbyte och för att uppdatera handlingarna.

(6) Det behövs en teknisk beskrivning av ett effektivt elektroniskt system för datautbyte för att minska den administrativa bördan för medlemsstaterna och kommissionen.

(7) För att ge såväl medlemsstaterna som kommissionen möjlighet att fortsätta utbyta information vid force majeure och andra problem som hindrar användningen av det elektroniska systemet för datautbyte bör alternativa metoder för kodning och överförande av uppgifter anges.

(8) Medlemsstaterna och kommissionen bör säkerställa att överföringen av information genom det elektroniska systemet för datautbyte sker på ett säkert sätt, för att garantera att uppgifterna är tillgängliga, fullständiga, autentiska, sekretesskyddade och oavvisliga. Därför bör säkerhetsregler fastställas.

(9) Denna förordning respekterar de grundläggande rättigheterna och principerna i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna, särskilt rätten till skydd av personuppgifter. Denna förordning bör därför tillämpas i enlighet med dessa rättigheter och principer. För de personuppgifter som behandlas av medlemsstaterna gäller Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (3). För behandlingen av personuppgifter vid unionens institutioner och organ och den fria rörligheten för sådana uppgifter gäller Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (4).

(10) För att man snabbt ska kunna genomföra de åtgärder som föreskrivs i denna förordning utan att försena godkännandet av de nationella programmen bör denna förordning träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

(11) Förordning (EU) nr 514/2014 är bindande för Förenade kungariket och Irland, varför även den här förordningen är bindande för dem.

(12) Förordning (EU) nr 514/2014 är inte bindande för Danmark, som därför inte är bundet av den här förordningen.

(13) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från kommittén för asyl-, migrations- och integrationsfonden och fonden för inre säkerhet.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Förlagor för nationella program

Förlagan för uppställningen av nationella program finns i bilagan.

Artikel 2

Inrättande av ett elektroniskt system för datautbyte

Kommissionen ska inrätta ett elektroniskt system för datautbyte (nedan kallat SFC2014) för allt officiellt utbyte av information mellan medlemsstaterna och kommissionen.

Artikel 3

Innehåll i det elektroniska systemet för datautbyte

1. SFC2014 bör åtminstone innehålla de uppgifter som anges i de förlagor, den utformning och de mallar som fastställs i enlighet med artikel 1 i den här förordningen och som överensstämmer med förordning (EU) nr 514/2014 och de särskilda förordningar som avses i artikel 2 a i förordning (EU) nr 514/2014.

2. Uppgifterna i de elektroniska formulär som ingår i SFC2014 (nedan kallade strukturerade data) får inte ersättas av ostrukturerade data, vilket omfattar länkar och andra typer av ostrukturerade data, t.ex. bifogade dokument eller bilder. När en medlemsstat lämnar in samma uppgifter både i form av strukturerade data och i form av ostrukturerade data och dessa inte överensstämmer ska strukturerade data användas.

Artikel 4

Driften av SFC2014

1. Kommissionen och den behöriga myndighet som avses i artikel 25 i förordning (EU) nr 514/2014 ska i SFC2014 föra in uppgifter de ansvarar för så att de kan överföras och uppdateras.

2. Information som ska föras över till kommissionen ska kontrolleras och skickas av en annan person än den som matade in uppgifterna. En sådan ansvarsfördelning ska stödjas av SFC2014 eller av medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem som automatiskt kopplas till SFC2014.

3. Medlemsstaterna ska, på nationell och/eller regional nivå, utse en eller flera personer som ska hantera åtkomsträttigheterna för SFC2014. Dessa personer ska ha i uppgift att

a) identifiera de användare som begär åtkomst och fastställa att dessa är anställda av organisationen,

b) informera användarna om att de är skyldiga att bevara systemets säkerhet,

c) kontrollera att användarna är berättigade till den begärda åtkomstnivån, med hänsyn till deras arbetsuppgifter och befattning,

d) begära att åtkomsträttigheterna upphör när de inte längre behövs eller är motiverade,

e) omedelbart rapportera misstänkta händelser som kan äventyra systemets säkerhet,

f) säkerställa att användaruppgifterna hålls uppdaterade, genom att rapportera alla ändringar,

g) vidta alla nödvändiga försiktighetsåtgärder, när det gäller både uppgiftsskydd och affärshemligheter, i enlighet med unionens och medlemsstaternas tillämpliga bestämmelser, och

h) informera kommissionen om ändringar som påverkar kapaciteten hos de nationella myndigheterna eller SFC2014:s användare att fullgöra de uppgifter som avses i första stycket eller deras personliga förmåga att fullgöra de uppgifter som avses i led a–g.

4. Vid datautbyte och överföringar ska en elektronisk signatur användas i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 1999/93/EG (5). Medlemsstaterna och kommissionen ska erkänna den elektroniska signaturens rättsliga verkan och giltighet som bevis vid rättsliga förfaranden.

5. Behandlingen av uppgifter i SFC2014 ska respektera skyddet av integritet och personuppgifter för enskilda personer och av affärshemligheter för juridiska personer i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 2002/58/EG (6), Europaparlamentets och rådets direktiv 2009/136/EG (7), direktiv 95/46/EG och förordning (EG) nr 45/2001.

Artikel 5

Tekniska krav på SFC2014

För att säkerställa ett elektroniskt informationsutbyte ska följande tekniska krav för SFC2014 beaktas:

a) Interaktiva formulär eller formulär som fylls i automatiskt med utgångspunkt på grundval av de uppgifter som tidigare matats in i systemet.

b) Automatiska beräkningar, som underlättar inmatningen för användarna.

c) Inbyggda kontroller av att de inmatade uppgifterna överensstämmer inbördes respektive med tillämpliga bestämmelser.

d) Automatiska meddelanden när användarna kan eller inte kan göra vissa åtgärder i SFC2014.

e) En onlinetjänst som visar hur långt behandlingen av de inmatade uppgifterna hunnit.

f) Tillgång till historiken för alla uppgifter som matats in för ett nationellt program.

Artikel 6

Överföring av uppgifter genom SFC2014

1. SFC2014 ska vara åtkomligt för medlemsstaterna och kommissionen antingen direkt genom ett interaktivt gränssnitt (dvs. en webbtillämpning) eller via ett tekniskt gränssnitt med på förhand fastställda protokoll (dvs. webbtjänster) som gör det möjligt att automatiskt synkronisera och överföra data mellan medlemsstaternas datasystem och SFC2014.

2. Dagen då den elektroniska överföringen av information mellan medlemsstaten och kommissionen ägde rum gäller som inlämningsdag för dokumentet.

3. Vid force majeure, då SFC2014 fungerar dåligt eller när det saknas uppkoppling till SFC2014 mer än en arbetsdag under den sista veckan för en fastställd frist för inlämnande av uppgifter eller mer än fem arbetsdagar vid övriga tidpunkter, kan informationsutbytet mellan medlemsstaterna och kommissionen ske på papper, med hjälp av de mallar och format som avses i artikel 3.1 i denna förordning.

När det elektroniska systemet för datautbyte fungerar väl igen, när det är uppkopplat på nytt eller när force majeure upphört ska berörda parter omedelbart mata in de uppgifter i SFC2014 som redan sänts på papper.

4. I de fall som avses i punkt 3 gäller poststämpelns datum som inlämningsdag för dokumentet i fråga.

Artikel 7

Säkerhet för uppgifter som överförs genom SFC2014

1. Kommissionen ska fastställa ett protokoll för it-säkerhet avseende SFC2014 (nedan kallat SFC:s protokoll för it-säkerhet) som ska gälla för personal som använder SFC2014 i enlighet med relevanta unionsbestämmelser, särskilt kommissionens beslut C(2006) 3602 (8) och dess genomförandebestämmelser. Kommissionen ska utse en eller flera personer som ska fastställa, upprätthålla och säkerställa en korrekt tillämpning av SFC:s protokoll för it-säkerhet.

2. Medlemsstater och andra unionsinstitutioner än kommissionen som har fått åtkomsträttigheter till SFC2014 ska följa de it-säkerhetsvillkor som finns på SFC2014:s portal och de åtgärder som kommissionen infört i SFC2014 för att säkra dataöverföringen, särskilt i samband med användningen av det tekniska gränssnitt som avses i artikel 6.1 i denna förordning.

3. Medlemsstaterna och kommissionen ska genomföra antagna säkerhetsåtgärder och säkerställa att de är effektiva för att skydda de uppgifter som de lagrar i och överför genom SFC2014.

4. Medlemsstaterna ska anta nationella, regionala eller lokala protokoll för it-säkerhet för åtkomst till SFC2014 och automatisk inmatning av data, och garantera ett minimum av säkerhetskrav. Dessa nationella, regionala eller lokala protokoll för it-säkerhet kan hänvisa till andra säkerhetsdokument. Varje medlemsstat ska säkerställa att protokoll för it-säkerhet tillämpas vid alla myndigheter som använder SFC2014.

5. Dessa nationella, regionala eller lokala protokoll för it-säkerhet ska omfatta följande:

a) It-säkerhetsaspekterna på det arbete som utförs av den eller de personer som hanterar de åtkomsträttigheter som avses i artikel 4.3 i denna förordning vid direkt arbete i SFC2014.

b) It-säkerhetsaspekterna för de nationella, regionala eller lokala datasystem som är anslutna till SFC2014 via det tekniska gränssnitt som avses i artikel 6.1 i denna förordning. I första stycket avser led b i tillämpliga fall följande it-säkerhetsaspekter: a) Fysisk säkerhet. b) Datamedier och åtkomstkontroll. c) Lagringskontroll. d) Åtkomst och lösenordskontroll. e) Övervakning. f) Sammankoppling med SFC2014. g) Kommunikationsinfrastruktur. h) Personalresurser. i) Tillbudshantering.

6. De nationella, regionala eller lokala protokollen för it-säkerhet ska bygga på en riskbedömning och de beskrivna åtgärderna ska stå i proportion till de risker som identifierats.

7. Dokument som innehåller nationella, regionala eller lokala protokoll för it-säkerhet ska på begäran ställas till förfogande för kommissionen.

8. Medlemsstaterna ska på nationell eller regional nivå utse en eller flera personer som ska upprätthålla de nationella, regionala eller lokala protokollen för it-säkerhet och se till att de tillämpas korrekt. Den eller de personerna ska fungera som kontaktpunkt för den eller de personer som utsetts av kommissionen och som avses i punkt 1.

9. Såväl SFC:s protokoll för it-säkerhet som relevanta nationella, regionala och lokala protokoll för it-säkerhet ska uppdateras vid tekniska ändringar, nya hot eller andra relevanta händelser. Under alla omständigheter ska de ses över årligen för att garantera ett fortsatt lämpligt skydd.

Artikel 8

Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i medlemsstaterna i enlighet med fördragen. Utfärdad i Bryssel den 24 juli 2014. På kommissionens vägnar José Manuel BARROSO Ordförande

(1) EUT L 150, 20.5.2014, s. 112.

(2) Kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 184/2014 av den 25 februari 2014 om fastställande av villkoren för det elektroniska systemet för datautbyte mellan medlemsstaterna och kommissionen i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 om fastställande av gemensamma bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och Europeiska havs- och fiskerifonden och om fastställande av allmänna bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden och Europeiska havs- och fiskerifonden och om antagande av nomenklaturen för insatskategorier för stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden inom målet Europeiskt territoriellt samarbete i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1299/2013 om särskilda bestämmelser för stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden till målet Europeiskt territoriellt samarbete. (EUT L 57, 27.2.2014, s. 7).

(3) Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (EGT L 281, 23.11.1995, s. 31).

(4) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 12.1.2001, s. 1).

(5) Europaparlamentets och rådets direktiv 1999/93/EG av den 13 december 1999 om ett gemenskapsramverk för elektroniska signaturer (EGT L 13, 19.1.2000, s. 12).

(6) Europaparlamentets och rådets direktiv 2002/58/EG av den 12 juli 2002 om behandling av personuppgifter och integritetsskydd inom sektorn för elektronisk kommunikation (direktiv om integritet och elektronisk kommunikation) (EGT L 201, 31.7.2002, s. 37).

(7) Europaparlamentets och rådets direktiv 2009/136/EG av den 25 november 2009 om ändring av direktiv 2002/22/EG om samhällsomfattande tjänster och användares rättigheter avseende elektroniska kommunikationsnät och kommunikationstjänster, direktiv 2002/58/EG om behandling av personuppgifter och integritetsskydd inom sektorn för elektronisk kommunikation och förordning (EG) nr 2006/2004 om samarbete mellan de nationella tillsynsmyndigheter som ansvarar för konsumentskyddslagstiftningen (EUT L 337, 18.12.2009, s. 11).

(8) Commission Decision C(2006) 3602 of 16 August 2006 concerning the security of information systems used by the European Commission (ej översatt till svenska).