Kommissionens beslut

av den 3 februari 2004

om genomförandet av den förberedande åtgärden om förbättrande av den europeiska industrins potential för säkerhetsforskning

(2004/213/EG)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, och

med beaktande av: Kommissionens beslut 2003/113 slutlig av den 11 mars 2003 om antagande av meddelandet "Europeiskt försvar - industri- och marknadsfrågor: På väg mot en EU-politik för försvarsutrustning"(1). I synnerhet punkt 5.

Artikel 157 punkt 1 fjärde strecksatsen i fördraget (främja ett bättre utnyttjande av de industriella möjligheter som skapas genom politiken inom sektorerna för innovation, forskning och teknisk utveckling).

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Kommissionen har initierat en förberedande åtgärd om förbättrande av den europeiska industrins potential för säkerhetsforskning (2004-2006) så som det hänvisas till i kommissionens meddelande "Om genomförandet av den förberedande åtgärden om förbättrande av den europeiska industrins potential för säkerhetsforskning, mot ett program för att förbättra Europas säkerhet genom forskning och teknologi".

Åtgärderna och arbetsprogrammet för den förberedande åtgärden ingår i meddelandet (avsnitt II) och utgör grunden för kommande ansökningsomgångar och anbudsinfordringar.

Artikel 2

Uppgifter om genomförandet av denna förberedande åtgärd finns i bilagan.

Budgetrubriken för åtgärden är 08 14 01.

Utfärdat i Bryssel den 3 februari 2004.

På kommissionens vägnar

Philippe Busquin

Ledamot av kommissionen

(1) Ännu ej offentliggjort i EU-tidningen.

BILAGA

GENOMFÖRANDE AV DEN FÖRBEREDANDE ÅTGÄRDEN(1)

1. Åtgärder och finansiellt stöd

De åtgärder som vidtas inom ramen för den förberedande åtgärden "Förbättrande av den europeiska industrins potential för säkerhetsforskning" kommer att utgöras av projekt och stödåtgärder. Projekten kommer normalt sett att löpa mellan ett och två år och stödåtgärderna mellan sex månader och tre år.

Projekt kommer att väljas ut efter ansökningsomgångar. De finansiella bidragen till projekt skall omfattas av skriftliga avtal (så kallade finansieringsavtal). Stödåtgärder kan också väljas ut från ansökningsomgångar, som leder till finansieringsavtal eller anbudsinfordringar, som resulterar i tjänstekontrakt.

Ansökningsomgångar och anbudsinfordringar kommer att offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

Utvärderings- och förhandlingsförfaranden samt immateriella rättigheter och finansieringsavtalen för ansökningsomgångarna beskrivs i avsnitten 3, 4, 5, 6 och 7 nedan. För anbudsinfordringar kommer standardförfaranden och -kontrakt att användas.

Kommissionen kan utse oberoende experter som skall medverka vid utvecklingen av det europeiska programmet för säkerhetsforskning, utvärderingen av förslag och uppföljningen av åtgärderna samt slutresultatet av den förberedande åtgärden. Experter väljs ut av en tjänsteman som kommissionen utsett till uppgiften på basis av resultaten av en ansökningsomgång.

2. Deltagande

2.1. Allmänna principer

Juridiska personer med säte i medlemsstaterna(2) har rätt att delta och få finansiellt bidrag från gemenskapen. Deltagarna kan utgöras av offentliga myndigheter, offentliga eller privata industriföretag (inklusive små och medelstora företag), institutioner för högre utbildning och forskningsinstitutioner.

I undantagsfall och utöver minimiantalet deltagare, kan juridiska personer med säte i tredje land eller internationella organisationer få rätt att delta. I sådana fall kan ett finansiellt bidrag från gemenskapen beviljas i undantagsfall. Deltagande från tredje land sker efter ömsesidiga överenskommelser med det landet.

Det kommer att vidtas lämpliga åtgärder så att man kan garantera att hemlig information hanteras i enlighet med kommissionens säkerhetsbestämmelser(3). Dessutom skall deltagare i ett konsortium ansvara för att hanteringen av hemlig information uppfyller tillämpliga säkerhetskrav.

2.2. Minimiantal deltagare

Projekt skall genomföras av ett konsortium som består av minst två oberoende juridiska personer från olika medlemsstater(4). Det bör noteras att samarbete mellan enheter från olika medlemsstater, vilket även omfattar offentliga säkerhetsorganisationer, rekommenderas starkt och att det är ett av nyckelmålen för den här förberedande åtgärden.

Stödåtgärder kan utföras av en enda deltagare eller av ett konsortium.

Konsortier skall företrädas av en samordnare som ansvarar för samordningen och fördelningen av gemenskapens bidrag mellan deltagarna.

2.3. Tekniska kunskaper och resurser

Deltagarna skall förfoga över de kunskaper och den tekniska kompetens som krävs för att de skall kunna genomföra åtgärden. I takt med att arbetet fortskrider skall deltagarna förfoga över de resurser som är nödvändiga för att åtgärden skall kunna utföras. Med detta avses personal, infrastruktur, finansiella resurser och, om det är nödvändigt, immateriella tillgångar och andra resurser som tredje part ställer till förfogande på basis av en tidigare överenskommelse.

3. Utvärdering av projektförslag

3.1. Utvärderings- och urvalsförfarande

De projektförslag som lämnats in inom ramen för en ansökningsomgång kommer att utvärderas i enlighet med nedanstående förfarande. Hemliga handlingar kommer att hanteras enligt reglerna för sådana dokument.

3.2. Kontroll av behörighet

Kommissionen kommer att kontrollera att förslagen uppfyller följande kriterier:

- Förslaget skall ha inkommit till kommissionen senast det datum som angetts för ansökningsomgången.

- Det krav på minimiantal deltagare som anges i ansökningsomgången skall uppfyllas.

- Förslaget skall vara komplett, dvs. det skall innehålla samtliga administrativa formulär och en förslagsbeskrivning.

Bara de förslag som uppfyller ovanstående krav kommer att utvärderas.

3.3. Utvärderingskriterier

Alla förslag kommer att utvärderas mot följande kriterier:

- Förslagets relevans för arbetsprogrammet för den förberedande åtgärden.

- Förbättring av den europeiska industrins konkurrenskraft och utnyttjandepotential.

- Vetenskaplig och/eller teknologisk spetsforskning samt bidrag till konkreta och påvisbara säkerhetsförbättringar.

- Upprättande av effektiva partnerskap mellan (offentliga) användare, industrin och forskarvärlden.

- Konsortiets förmåga att utföra projektet med lyckat resultat och garantera en effektiv förvaltning av det, vilket även omfattar skydd av hemlig information. Konsortiet skall vidare ha tydliga planer för hanteringen av immateriella rättigheter.

3.4. Poängsättning, tröskelvärden och viktning av utvärderingskriterier

Varje utvärderingskriterium är indelat i en sexgradig skala från 0 till 5 med följande poänglydelse:

0 - Förslaget behandlar inte den aktuella frågan eller kan inte bedömas beroende på att informationen är ofullständig eller saknas.

1 - dålig, 2 - tillfredsställande, 3 - bra, 4 - mycket bra, 5 - utmärkt

För samtliga kriterier finns ett tröskelvärde på 3. De förslag som för något utvärderingskriterium får tröskelvärde 2 eller lägre underkänns. För de förslag som klarar tröskelvärdet räknas ett totalt värde ut med lika viktning för samtliga kriterier. För det totala värdet finns ett minimitröskelvärde på 18/25.

3.5. Beskrivning av förslagsutvärderingen

Alla förslag kommer att utvärderas av minst tre personer (kommissionsanställda och/eller externa experter) som utför sitt uppdrag självständigt och utan intressekonflikt. De poängbedömer och ger kommentarer till varje kriterium.

När samtliga utvärderare av ett förslag är klara med sina enskilda bedömningar, samlas de för att diskutera de poäng som satts och komma överens om en gemensam poängbedömning för varje kriterium.

En utvärderingspanel utför slutbedömningen, räknar samman poängen och fattar ett gemensamt beslut om rapporten. Resultatet av panelmötet skall utgöras av en rapport med poäng och kommentarer för varje kriterium, samt en förteckning över de förslag som klarar tröskelvärdet tillsammans med en slutpoäng för varje godkänt förslag och panelens rekommendationer för i vilken ordning förslagen skall placeras.

3.6. Feedback till förslagslämnarna

Samordnaren för varje förslag kommer att få utvärderingsrapporten. För de förslag som underkänts beroende på att de inte uppnådde tröskelvärdet, kan det hända att uttömmande kommentarer endast ges om de kriterier som bedömdes innan tröskelvärdet underskreds.

4. Slutförande av utvärderingen

4.1. Kommissionens rangordningslista

Kommissionen kommer att upprätta en lista över de förslag med högre poäng än tröskelvärdena. I listan rangordnas förslagen efter den slutpoäng de erhållit. Om två förslag får samma slutpoäng, kommer kommissionen att beakta målen för den förberedande åtgärden, hur väl förslagen överensstämmer med de angivna gemenskapsmålen och den tillgängliga budgeten.

4.2. Kommissionens reservlista

När listan över projektförslag som skall gå vidare till förhandlingsstadiet sammanställs skall man ta hänsyn till den tillgängliga budgeten (som anges i meddelandet om ansökningsomgången). Vid behov kan ett antal förslag föras upp på en reservlista om förhandlingarna om något projekt strandar, ett projektförslag dras tillbaka eller besparingar kan göras i samband med kontraktsförhandlingarna.

Projektsamordnarna för projekt på reservlistan kommer att informeras om att förhandlingar om avtal kan komma att inledas, men endast om budgetmedel blir tillgängliga.

När budgeten för en viss ansökningsomgång har förbrukats kommer de projekt som finns kvar på reservlistan, och som inte har kunnat finansieras, att avslås. Samordnarna kommer att informeras om detta

4.3. Beslut om att avslå projektförslag

De projektförslag som inte är bidragsberättigande, inte berör ansökningsomgångens tema, inte uppnår de enskilda tröskelvärdena för utvärderingskriterierna eller som på grund av sin placering på rangordningslistan inte kan finansieras av budgetskäl, kommer att avslås genom ett beslut av den tjänsteman som kommissionen utsett.

5. Förhandlingar och urvalsförfarande

I direkt anslutning till det att kommissionen färdigställt den slutliga rangordningslistan, kommer samordnarna för de förslag som inte avslagits och för vilka det finns finansiering att bjudas in till förhandlingar.

Förhandlingarna kan avse alla vetenskapliga, rättsliga och finansiella aspekter och utgå från utvärderarnas kommentarer eller andra synpunkter som framkommit i samband med rangordningen.

Framtida avtalsparter måste uppfylla kraven i budgetförordningen.(5) Dessutom kommer alla potentiella avtalsparter som befinner sig i en intressekonflikt, som har gjort sig skyldiga till att lämna felaktiga uppgifter i den information som krävs för att få delta i avtalet, eller som har underlåtit att lämna sådan information, att uteslutas från deltagandet i framtida avtal.(6)

Om det visar sig vara omöjligt att nå en överenskommelse med de sökande inom en rimlig tidsfrist som fastställs av kommissionen, kan förhandlingarna om avtalet stoppas, och förslaget avslås. Kommissionen kommer att avtalsförhandla om de förslag som valts ut på grundval av deras placering på rangordningslistan upp till de belopp som fastställts i budgetbeslutet.

Om förhandlingarna lyckas, kommer finansieringsavtal att upprättas.

6. Rapporter och revision

Kommissionen skall regelbundet få rapporter om projekten och stödåtgärderna för att övervakning skall kunna ske. Vid övervakningen kan kommissionen komma att biträdas av oberoende experter, som när så är nödvändigt skall vara säkerhetskontrollerade. Kommissionen, eller något organ som kommissionen bemyndigat, skall ha rätt att utföra vetenskapliga, tekniska och finansiella revisioner av deltagarna som kontroll av att verksamheten har bedrivits och bedrivs i enlighet med de villkor deltagarna angivit och med kontraktsvillkoren.

7. Kontrakt och immateriella rättigheter

7.1. Allmänna principer

Finansieringsavtalet för projekt och stödåtgärder kommer att baseras på det modellavtal som finns i sjätte ramprogrammet. Avtalet skall undertecknas av den tjänsteman kommissionen utsett för uppgiften samt av alla deltagare i konsortiet.

Särskilda bestämmelser kan läggas till i fråga om äganderätt till kunskap, skydd av kunskap, användning och konfidentialitet, samt åtkomsträttigheter för att testa de särskilda förhållanden som kan uppkomma under verksamheten inom ramen för den förberedande åtgärden.

7.2. Finansiellt bidrag från gemenskapen

Gemenskapens finansiella bidrag skall ha formen av ett bidrag till budgeten, uträknat som procentandel av den budget som deltagarna fastställt för utförandet av projektet eller stödåtgärden. De utgifter som är nödvändiga för att genomföra projektet eller stödåtgärden skall godkännas av en extern revisor eller, om offentliga organ är inblandade, en behörig tjänsteman.

Stödberättigande utgifter måste uppfylla följande krav:

1. De måste ha faktisk grund, vara ekonomiskt försvarbara och nödvändiga för genomförande av projektet eller stödåtgärden.

2. De måste fastställas i enlighet med sedvanliga bokföringsprinciper hos den enskilde deltagaren.

3. De måste ha bokförts hos deltagarna eller, i fråga om resurser från tredje part, i motsvarande finansiella dokument hos tredje part.

4. De skall anges exklusive indirekta skatter, tull och räntor och får ge inte ge vinst.

7.3. Finansiella program

I fråga om projekt finns följande två finansiella program beroende på vilken forskningskategori som avses i enlighet med gemenskapens ramverk för statligt stöd till forskning och utveckling(7):

1. Industriell forskning

2. Utvecklingsverksamhet innan marknadsintroduktion sker

Som komplement har ett tredje program lagts till:

3. Förvaltning av åtgärderna

Av följande uppställning framgår den maximala nivån på gemenskapens finansiella bidrag för de olika projekttyperna.

>Plats för tabell>

Om gemenskapsfinansiering kombineras med nationell finansiering i form av statligt stöd får det totala offentliga stödet, i enlighet med gemenskapens regler för statligt stöd till forskning och utveckling, inte överskrida 75 % (industriell forskning) eller 50 % (utvecklingsverksamhet innan marknadsintroduktion sker).

Bidraget till stödåtgärder omfattas inte av reglerna för statligt stöd och kan uppgå till 75 % av de stödberättigande kostnaderna, och till 10 % av det totala bidraget till förvaltning.

7.4. Immateriella rättigheter

De kunskaper som uppstår skall ägas av de avtalsparter som givit upphov till dem. All överföring av kunskap som skapats inom ramen för ett finansieringsavtal, eller beviljande av åtkomsträttigheter till sådana kunskaper till en annan organisation utanför konsortiet, måste godkännas av kommissionen, de medlemsstater där deltagarna har sin hemvist och övriga avtalspartners.

Kommissionen och medlemsstaterna kan vägra bevilja ett sådant godkännande av skäl som rör centrala europeiska eller nationella intressen eller av lagstiftningsmässiga skäl. Övriga deltagare kan vägra bevilja godkännandet om de kan visa att deras kommersiella eller industriella intressen kraftigt skulle skadas eller att några rättsliga krav inte skulle uppfyllas.

(1) När ansökningsomgången offentliggörs, kommer kommissionen att tillhandahålla en detaljerad vägledning för förslagsställarna.

(2) Med medlemsstater avses EU:s 25 medlemsstater inklusive anslutningsländerna.

(3) EGT L 317, 3.12.2001.

(4) Om sammansättningen av projektpartners i en europeisk ekonomisk intressegruppering är jämförbara med dessa villkor, skall även intressegrupperingen vara behörig.

(5) Artiklarna 93 och 114 i budgetförordningen.

(6) Artiklarna 94 och 114 i budgetförordningen.

(7) EGT C 45, 17.2.1996, s. 5.