RAPPORT om årsredovisningen för europeiska arbetsmiljöbyrån (AESS-Bilbao) (Budgetåret 1996) samt byråns svar (97/C 393/10)

1.1 Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska arbetsmiljöbyrån i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 av den 18 juli 1994 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för budgetåret 1996 för Europeiska arbetsmiljöbyrån. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 (2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 (4). Revisionsrätten skall enligt artikel 188 c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska räkenskaperna. Föreliggande rapport utgör den första granskningen av byrån.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har vidtagit andra granskningsförfaranden som har ansetts vara nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsredovisningen för budgetåret 1996 är tillförlitlig och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet är totalt sett säkerställda.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR BUDGETÅRET 1996 FÖR EUROPEISKA ARBETSMILJÖBYRÅN (BILBAO)

Budgeträkenskaper

1.5 Byråns ursprungliga budget för budgetåret 1996 uppfyllde inte de bestämmelser som föreskriver att anslagen skall uppdelas efter avdelning, kapitel och artikel. Denna omständighet tillsammans med underlåtenheten under budgetåret att reglera de utbetalningar som har gjorts över förskottskonton (dvs. nästan samtliga byråns utbetalningar för budgetåret 1996) har givit upphov till de problem som uppstod när utbetalningarna skulle regleras.

1.6 Vid avslutandet av räkenskaperna ändrades den ursprungliga budgeten så att den skulle kunna belastas med de utgifter som uppkommit under budgetåret. Det föreligger inga handlingar som visar att byråns budgetansvariga myndighet har godkänt dessa ändringar.

1.7 Dessutom saknar byrån ett lämpligt dataprogram för sina budgeträkenskaper. Byrån bör prioritera utvecklingen av ett sådant bokföringssystem samt i högre grad respektera de bestämmelser som skall tillämpas vid genomförandet av budgeten.

Allmänna räkenskaper

1.8 Under budgetåret 1996, och även under 1997, saknade byrån ett datasystem för de allmänna räkenskaperna. Det är synnerligen angeläget att ett bokföringssystem snabbt införs för att säkerställa tillgången till tillförlitlig finansiell information vid rätt tidpunkt.

Överförda anslag, förfallna anslag, förseningar

1.9 Byrån har överfört 1,2 miljoner ecu till budgetåret 1997. Detta belopp motsvarar 39,5 % av budgeten för budgetåret 1996, som efter ändringar uppgår till 3,04 miljoner ecu. De anslag som har förfallit uppgår till 0,83 miljoner ecu, dvs. 27,3 % av budgeten. Till följd av de ackumulerade förseningarna i samband med att byrån upprättades har kommissionen, i samförstånd med byrån, endast utbetalat 3 miljoner ecu av det ursprungliga bidraget på 4 miljoner ecu. Förseningarna beror på att utnämningen av direktör försenades genom att styrelsens sammansättning ändrades. Förseningar har även drabbat rekryteringen av den administrativa personal som utgör byråns huvudsakliga arbetsstyrka. Alla dessa förseningar har försvårat genomförandet av budgeten under budgetåret 1996.

Byggnaden

1.10 I december 1996 hyrde byrån kontorslokaler som den utnyttjar sedan april 1997 (med en årshyra på ca 0,3 miljoner ecu). Enligt byrån skall de lokala myndigheterna stå för 75 % av hyran, men något avtal om detta har inte kunnat uppvisas. Vid tidpunkten för granskningen hade byrån inte erhållit någon betalning.

Avtal och rådgivande kommittén för upphandling och avtal (CCAM)

1.11 Huvuddelen av de automatiskt överförda anslagen har avsett avtal för köp av varor och tjänster som byrån ingick vid slutet av året. Tilldelningen av avtalen skedde efter selektiv anbudsinfordran eller genom privata överenskommelser. Även om sådana förfaranden i vissa fall kan motiveras, har revisionsrätten uppmärksammat ett antal transaktioner där reglerna inte har följts. Byrån bör nogsamt följa de regler som skall tillämpas vid tilldelning av avtal. Dessutom saknar byrån en rådgivande kommitté för upphandling och avtal som är förenlig med de tillämpliga bestämmelserna. För närvarande innehar styrelsen denna funktion.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 15 och 16 oktober 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 216, 20.8.1994, s. 5.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1996 upprättats den 18 april 1997, det datum då räkenskaperna undertecknades av byråns direktör och överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 20 april 1997. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING FÖR BUDGETÅRET 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

(1) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar.

EUROPEISKA ARBETSMILJÖBYRÅNS SVAR

Revisionsrätten besökte arbetsmiljöbyrån från den 12 till den 16 maj 1997 och granskade räkenskaperna för budgetåret 1996.

Direktören presenterade genomförda, pågående eller planerade mål, program och verksamheter.

För att underlätta revisionsrättens arbete gjordes räkenskaperna och samtliga tillhörande originalhandlingar tillgängliga för revisionsrätten. Personalakterna och de kontrakt som slutits presenterades också.

I sitt brev nr 001594 av den 15 juli 1997 lade revisionsrätten fram sina preliminära iakttagelser i syfte att upprätta rapporten om arbetsmiljöbyråns årsredovisning (budgetåret 1996).

Arbetsmiljöbyrån välkomnar slutsatserna i punkt 1.4 i revisionsrättens preliminära rapport, i vilken revisionsrätten konstaterar att årsredovisningen för budgetåret 1996 var tillförlitlig och att de underliggande transaktionerna sammantaget var lagenligt och korrekt utförda, och önskar kommentera följande punkter:

Punkt 1.5

Uppdelningen är ofullständig på grund av att när budgeten upprättades 1995 var det inte möjligt att i detalj planera budgetbehoven för budgetåret 1996 och att inbegripa specifika belopp, beroende på att arbetsmiljöbyrån då befann sig i sin igångsättningsfas. Till följd av detta togs ett symboliskt anslag (p.m.) upp i de flesta kapitlen.

Punkt 1.6

Det är sant att det inte finns något dokumenterat bevis på att arbetsmiljöbyråns styrelse godkände ändringsförslagen till den ursprungliga budgeten för 1996. För att undvika att en liknande situation uppstår i framtiden, enades man vid nämndens möte den 5 till 6 juni 1997 om att mötesprotokollen, utöver redogörelsen för diskussionerna under mötena, även skulle omfatta en handling som förtydligar de formella beslut som fattats. Därigenom skulle hanteringen av dessa beslut underlättas.

Punkt 1.7

Arbetsmiljöbyrån besitter i själva verket inte någon lämplig programvara för budgeträkenskaperna och använder sig för närvarande provisoriskt av Excel. I syfte att få en ändring till stånd har arbetsmiljöbyrån samverkat med övriga inrättningar för att analysera om ett integrerat programpaket, t.ex. kommissionens prototyp till betaversionen av SI 2, är genomförbart. Dessutom följer arbetsmiljöbyrån med intresse utvecklingen av den programvara som tas fram av Cedefop i Thessaloniki och som tycks täcka våra behov, eftersom den omfattar delprogram för hantering av budget och bokföring samt för styrning av mänskliga resurser. Arbetsmiljöbyrån i Bilbao kommer att före årets slut fatta beslut om att installera ett av systemen, beroende på resultaten av de prov där båda systemen används och på utlåtandet från de kontrollerande organen (styrekonomen och revisionsrätten). Arbetsmiljöbyrån gör allt som den förmår för att förbättra förvaltningen av förskottskontot och installerade i september 1997 programvaran RAI med assistans av Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (ECNN) i Lissabon.

Punkt 1.8

För att täcka det underskott som revisionsrätten beskriver, förvärvade arbetsmiljöbyrån i juni 1997 programvaran Cubic, som redan används för att föra allmänna räkenskaper eftersom utbildningen av den kompetenta personalen är avslutad.

Punkt 1.9

Det är sant att genomförandet av budgeten för 1996 påverkades i negativ riktning av att rekryteringen av arbetsmiljöbyråns direktör och personal till administrationsavdelningen försenades. Nämnda personal rekryterades först i maj 1997 då enhetschefen och två assistenter (en dataexpert och en ekonom) påbörjade sina tjänster. Detta innebär att det var först efter maj 1997 som man gradvis började införa alla de system som varit nödvändiga för att garantera en sund ekonomisk förvaltning (personalhandläggning, budget- och bokföringshantering, tecknande av kontrakt och allmänna tjänster).

Punkt 1.10

Under förhandlingarna i arbetsmiljöbyråns lokaler åtog sig Baskiens regering och provinsen Vizcaye att betala 75 % av hyreskostnaderna för den kontorsbyggnad där arbetsmiljöbyrån bedriver sin verksamhet. Trots att inget avtal därom tecknades mellan arbetsmiljöbyrån och de baskiska myndigheterna, har Baskiens regering i september 1997 till arbetsmiljöbyrån betalat ett bidrag på 20 miljoner spanska pesetas, och provinsen Vizcaya har inlett de förfaranden som behövs för betalningen av sitt bidrag på 10 miljoner pesetas.

Punkt 1.11

I enlighet med bestämmelserna i dess budgetförordning gör arbetsmiljöbyrån allt som står i dess makt för att täcka de underskott som revisionsrätten pekar på beträffande offentliga kontrakt, och har nyligen lagt fram ett förslag till förordning för att upprätta en rådgivande kommitté för offentliga kontrakt, till kommissionens styrekonom för ett yttrande och till revisionsrätten för information. Förordningen grundas i största möjliga mån på de modeller som godkänts av övriga inrättningar. Vad beträffar de kontrakt för anskaffande av varor och tjänster som slutits av arbetsmiljöbyrån, särskilt sedan revisionsrättens granskning i maj 1997, bör det påpekas att anbudsinfordringar alltid har offentliggjorts, även då värdet på de uppskattade utgifterna skulle ha tillåtit ett privat avtal.

Arbetsmiljöbyrån vill försäkra revisionsrätten om att den gör allt den förmår för att så snabbt som möjligt förvärva alla de medel som behövs för att genomföra de förbättringar som revisionsrätten anger. Dessutom vill arbetsmiljöbyrån be revisionsrätten att beakta de svårigheter som den haft i igångsättningsfasen att till fullo respektera reglerna i budgetförordningen och andra förordningar som skall gälla för arbetsmiljöbyråns samtliga verksamheter.