Rapport

om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån (Köpenhamn) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt byråns svar

(2000/C 373/02)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska miljöbyrån i enlighet med artikel 13.4 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har budgeten genomförts under verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 14 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA MILJÖBYRÅN FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Analys av budgetgenomförandet

5. De slutliga anslagen för budgetåret uppgick till 18,5 miljoner euro för vilka åtaganden gjordes till ett belopp av 18,3 miljoner euro, varav 9,2 miljoner euro för driftsutgifter (avdelning III).

6. Överföringarna av anslag uppgick till 6,0 miljoner euro (dvs. 33 % av åtagandena) och avser huvudsakligen driftsutgifter till ett belopp av 5,4 miljoner euro. Som jämförelse kan nämnas att de anslag som överfördes från budgetåret 1998 till budgetåret 1999 uppgick till 5,8 miljoner euro, varav 4,6 miljoner euro för driftsutgifter. Av dessa överföringar förföll 0,7 miljoner euro (dvs. 12 %).

Bokföring av moms

7. Till och med december 1998 föreskrevs i den allmänna budgetförordningen att utgifterna skulle tas upp inklusive moms. Den senare kunde efter återbetalning användas på nytt. Från och med denna tidpunkt(3) föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall tas upp exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar byrån att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler.

Inventarieförteckning

8. Byrån bör se till att inventarieförteckningen granskas minst en gång om året i syfte att säkerställa dess fullständighet och utrangera den datautrustning som blivit föråldrad.

Personalförvaltning

9. De kontroller som genomförts har visat på brister i förvaltningen av personalakterna. Dessa brister har bland annat lett till att lönerna för två nyligen rekryterade anställda fastställts till felaktiga belopp. Byrån bör regelbundet kontrollera samtliga personalakter för att försäkra sig om uppgifternas fullständighet och giltighet.

Förvaltning av avtal med ämnescentra

10. För att förverkliga sina mål har byrån ingått avtal med olika ämnescentra som valts ut i medlemsstaterna. Avtalen innefattar en standardiserad grundtext som kompletteras av bilagor av mer teknisk karaktär. Särskilt vad gäller arbetets natur och varaktighet har bristande sammanhang mellan grundtexten och de tekniska bilagorna konstaterats.

11. Dessa avtal finansieras av anslag som tagits upp i avdelning III i byråns budget, vilken omfattar driftsutgifterna. Som redan konstaterats är dessa anslag föremål för mycket omfattande överföringar (se punkterna 5 och 6). Förvaltningen av dessa överföringar, vilken prioriteras på grund av risken för att anslagen förfaller, förklarar delvis att vissa avtal ingicks mycket sent på året. Sålunda fattades beslut om åtaganden för minst 1,9 miljoner euro efter den 15 november 1999 under avdelningen för driftsutgifter.

12. Denna situations omfattning och återkommande karaktär borde sporra byrån till att förbättra sitt system för uppföljning av genomförandet av årsprogrammet i syfte att minimera överföringarna av anslag och på så sätt bättre efterleva ettårighetsprincipen.

13. Det förekommer även brister i den ekonomiska förvaltningen av avtalen. Förfarandena för prövning av betalningsansökningar skulle vinna på att formaliseras och tillämpas i högre grad. Betalningsunderlagen bör innehålla handlingar till stöd för utbetalningen och inte endast en attestering av att arbetet verkligen utförts och att detta skett i överensstämmelse med uppdraget.

14. Avtalen finansieras med hjälp av åtaganden inom ramen för olika budgetrubriker som motsvarar de ämnen som skall behandlas. De betalningar som effektuerats bokförs så att åtagandena i fråga förbrukas successivt. Det är således omöjligt att stämma av genomförandet av åtagandena och situationen för de motsvarande arbetena.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 27 december 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 120, 11.5.1990, s. 4.

(2) Som föreskrivs i artikel 13.3 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1999 upprättats den 20 mars 2000 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 5 april 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Se artikel 27.2a i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 320, 28.11.1998, s. 1).

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1999 och 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Byråns svar

Moms: Betalningar och ersättningar

I rapporten framhåller revisionsrätten följande:

"7. Till och med december 1998 föreskrevs i den allmänna budgetförordningen att utgifterna skulle tas upp inklusive moms. Den senare kunde efter återbetalning användas på nytt. Från och med denna tidpunkt föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall tas upp exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar byrån att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler."

Miljöbyråns kommentarer är som följer:

Tillsammans med de övriga berörda inrättningarna kommer miljöbyrån att kontakta Europeiska kommissionens tjänster för att fastställa villkoren för en omarbetning av budgetförordningen och för att få lämpligt ändrade bestämmelser antagna år 2001.

Inventarieförteckning

I rapporten framhåller revisionsrätten följande:

"8. Byrån bör se till att inventarieförteckningen granskas minst en gång om året i syfte att säkerställa dess fullständighet och utrangera den datautrustning som blivit föråldrad."

Miljöbyråns kommentarer är som följer:

Inventarieförteckningen uppdateras kontinuerligt och granskas regelbundet. Som revisionsrätten mycket riktigt anmärkt, har föråldrad utrustning, som fortfarande finns i lokalerna, dock inte avskrivits. Miljöbyrån har nu upprättat ett system för att utrangera föråldrad utrustning genom att kräva av sin ramavtalsinnehavare att denne tar tillbaka en gammal dator för varje ny levererad dator.

Personalförvaltning

I rapporten framhåller revisionsrätten följande:

"9. De kontroller som genomförts har visat på brister i förvaltningen av personalakterna. Dessa brister har bland annat lett till att lönerna för två nyligen rekryterade anställda fastställts till felaktiga belopp. Byrån bör regelbundet kontrollera samtliga personalakter för att försäkra sig om uppgifternas fullständighet och giltighet."

Miljöbyråns kommentarer är som följer:

Systematisk kontroll av personalakterna, som upprättats med hjälp av Europeiska kommissionens GD Personal, har inrättats. En första granskning har gjort det möjligt att rätta de brister som revisionsrätten upptäckt.

Ämnescentrerna: Förvaltning av avtal

I rapporten framhåller revisionsrätten följande:

"10. För att förverkliga sina mål har byrån ingått avtal med olika ämnescentra som valts ut i medlemsstaterna. Avtalen innefattar en standardiserad grundtext som kompletteras av bilagor av mer teknisk karaktär. Särskilt vad gäller arbetets natur och varaktighet har bristande sammanhang mellan grundtexten och de tekniska bilagorna konstaterats."

Miljöbyråns kommentarer är som följer:

Sammanhanget mellan grundtexterna och de tekniska bilagorna granskas för närvarande och rättelser görs i förekommande fall. Rutinkontroller etableras allt eftersom nya ämnescentra väljs ut och tilldelas uppdrag för 2001.

I rapporten framhåller revisionsrätten följande:

"11. Dessa avtal finansieras av anslag som tagits upp i avdelning III i byråns budget, vilken omfattar driftsutgifterna. Som redan konstaterats är dessa anslag föremål för mycket omfattande överföringar (se punkterna 5 och 6). Förvaltningen av dessa överföringar, vilken prioriteras på grund av risken för att anslagen förfaller, förklarar delvis att vissa avtal ingicks mycket sent på året. Sålunda fattades beslut om åtaganden för minst 1,9 miljoner euro efter den 15 november 1999 under avdelningen för driftsutgifter."

Miljöbyråns kommentarer är som följer:

Åtaganden görs i början av året för att kunna ägna så mycket tid som möjligt till att utveckla och leverera det erforderliga arbetet. Att kunna göra åtaganden för ytterligare resurser senare på året är en möjlighet att utnyttja de begränsade resurserna som finns till förfogande på ett effektivt sätt. Ett antal justeringar i verksamheten kan visa sig vara nödvändiga och tilläggsmedel kan behöva tilldelas ämnescentra för deras arbete, vilket dessutom bidrar till att utöka medlemsstaternas kapaciteter.

I rapporten framhåller revisionsrätten följande:

"12. Denna situations omfattning och återkommande karaktär borde sporra byrån till att förbättra sitt system för uppföljning av genomförandet av dess årsprogram i syfte att minimera överföringarna av anslag och på så sätt bättre efterleva ettårighetsprincipen."

Miljöbyråns kommentarer är som följer:

Det är avsett att minimera överföringarna. Inte desto mindre, och som redan nämnts under föregående punkt, kan en del av arbetet av effektivitetsskäl inte ges i uppdrag förrän i slutet av året. Därutöver är ämnescentrerna verksamma ett helt år, alltså tolv månader, och de får inte tillgång till medel från den aktuella årsbudgeten förrän tidigast i februari. Detta medför att ett antal betalningar måste överföras till följande år.

I rapporten framhåller revisionsrätten följande:

"13. Det förekommer även brister i den ekonomiska förvaltningen av avtalen. Förfarandena för prövning av betalningsansökningar skulle vinna på att formaliseras och tillämpas i högre grad. Betalningsunderlagen bör innehålla handlingar till stöd för utbetalningen och inte endast en attestering av att arbetet verkligen utförts och att detta skett i överensstämmelse med uppdraget."

Miljöbyråns kommentarer är som följer:

Europeiska miljöbyrån har upprättat förfaranden för att hantera betalningsansökningar och för att godkänna varje bidrag. Inte desto mindre erkänner vi värdet i revisionsrättens förslag och befattar oss i nuläget med att anpassa dessa förfaranden, så att underlag, exempelvis lägesrapporter eller utdrag ur tekniska rapporter, och redogörelser ingår i de ekonomiska handlingarna.

I rapporten framhåller revisionsrätten följande:

"14. Avtalen finansieras med hjälp av åtaganden inom ramen för olika budgetrubriker som motsvarar de ämnen som skall behandlas. De betalningar som effektuerats bokförs så att åtagandena i fråga förbrukas successivt. Det är således omöjligt att stämma av genomförandet av åtagandena och situationen för de motsvarande arbetena."

Miljöbyråns kommentarer är som följer:

Med beaktande av budgetrubrikerna kommer miljöbyrån i så stor utsträckning som möjligt att planera betalningarna i enlighet med den faktiska leveransen av arbetena, inledningsvis genom att begära att få mera information från ämnescentren om vilka resurser som tilldelas en särskild uppgift. Vanligtvis levererar ämnescentren emellertid paket av sammanlänkade arbeten vid olika skeden och det finns gränser till hur nära budgetanslag kan avstämmas med steg i arbetets gång.