BESTÄMMELSER OM TILLGÅNG TILL ÖVERSÄTTNINGSCENTRUMS HANDLINGAR (98/C 46/07)

Styrelsen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ har på dess sjunde styrelsemöte den 17 november 1997 antagit följande bestämmelser om tillgång till Översättningscentrums handlingar.

1. Inledning

Översättningscentrum för Europeiska unionens organ upprättades genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 (EGT L 314, 7.12.1994) som ändrades av rådets förordning (EG) nr 2610/95 (EGT L 268, 10.11.1995) för att utföra det nödvändiga översättningsarbetet för följande inrättningar:

- Europeiska miljöbyrån.

- Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen.

- Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk.

- Europeiska läkemedelsmyndigheten.

- Europeiska arbetsmiljöbyrån.

- Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (varumärken och mönster).

- Europeiska polisbyrån Europol och Europols narkotikaenhet.

- Gemenskapens växtsortsmyndighet.

Övriga inrättningar som upprättats av rådet och likaså andra institutioner och organ i Europeiska unionen som har sin egen översättningstjänst han använda översättningscentrumets tjänster.

2. Typer av handlingar

Översättningscentrumets uppgift är så definierat att centrumet inte är kallat för att vidta politiska initiativ. Översättningscentrumet är helt enkelt till för att översätta de dokument som utarbetas av de andra institutionerna och inrättningarna i Europeiska unionen. Följaktligen finns det två typer av handlingar:

a) Dokument som inte härrör från centrumet utan från en annan inrättning eller institution: för sådana dokument måste informationssökande vända sig till fullmaktshavarna, angående såväl originalversioner som översättningar.

b) Dokument som skapats vid översättningscentrumet: för sådana dokument gäller nedanstående bestämmelser.

3. Översättningscentrumets dokument

Detta gäller samtliga dokument som översättningscentrumet är upphovsman till och för vilka centrumet således kan betraktas som ägare och inte endast som depositarie.

För dessa dokument gäller den allmänna bestämmelsen att intressenter skall beviljas tillgång till sådana dokument som inte innehåller information som omfattas under punkt 4 nedan.

För att få tillgång till översättningscentrumets dokument och informationer måste den sökande sända en skriftlig ansökan i ett av Europeiska unionens språk till centrumets direktör som ansvarar för behandlingen av ansökningarna och skall ge ett skriftligt svar inom en månad efter den dag då ansökan registrerats. Samtliga svar redigeras på det arbetsspråk som använts av den sökande.

Begärda dokument skickas per post till den sökande eller tillhandahålls för konsultation efter överenskommelse vid centrumets kontor.

4. Undantag

Tillgång till översättningscentrumets handlingar får inte beviljas om ett offentliggörande kan undergräva följande:

- Skyddet för det allmänna samhällsintresset (allmän säkerhet, internationella relationer, monetär stabilitet, rättsliga förfaranden, inspektioner och undersökningar).

- Intrång i enskilds personliga integritet, såsom personakter, sekretessbelagda uttalanden eller bedömningar angående anställningar eller utnämningar, uppgifter om enskilda personer (även avlidna) eller handlingar som kan innebära kränkning av den personliga integriteten eller underlätta sådan kränkning.

- Skyddet av yrkes- och driftshemligheter (information inklusive yrkeshemligheter och immateriella äganderättigheter vars obehöriga röjande kan undergräva tredje mans konkurrensförmåga; drifts-, finans- och yrkeshemligheter inklusive sådan information som avser affärsförbindelser, kostnader och anbud efter tilldelning av kontrakt).

- Skyddet av gemenskapernas finansiella intressen.

- Skyddet av den sekretess som begärts av den fysiska eller juridiska personen som levererat informationen eller som krävs av lagstiftningen i den medlemsstat som levererat informationen.

- Skyddet av sekretessen av översättningscentrumets interna överläggningar (dagordningar och protokoll från översättningscentrumets styrelsemöten och interna möten, rapporter från tjänsteresor, befordringsrapporter, arbetshandlingar, instruktionshandlingar, översättningscentrumets interna meddelanden.

5. Omprövning

Om den sökande inte erhållit ett svar från översättningscentrumet inom en månad efter den dagen då ansökan om tillgång ingått eller om han inte är nöjd med det svar som avslår ansökan om ovan nämnda tillgång, har den sökande en månad på sig från och med den dag han erhållit svaret för att inlämna en ansökan om omprövning till ordföranden i centrumets styrelse. Överskrids denna tidsfrist anses ansökan vara återkallad.

Om ett svar som avslår tillgång bekräftas efter omprövning av ansökan kommer den sökande att informeras skriftligen inom en månad. Översättningscentrumet kommer att motivera sin ställning och meddela om tillvägagångssätt för överklagande samt om möjligheten att vända sig till den europeiska ombudsmannen.

6. Övrigt

För samtliga andra frågor angående tillgång till översättningscentrumets dokument som inte omfattas specifikt av dessa bestämmelser kommer de bestämmelser som gäller för Europeiska gemenskapernas kommission att tillämpas på översättningscentrumet för Europeiska unionens organ.