KOMMISSIONENS BESLUT av den 8 februari 1994 om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar (94/90/EKSG, EG, Euratom)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av fördragen om upprättandet av Europeiska gemenskaperna, särskilt artikel 162 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, och

med beaktande av följande:

I enlighet med den förklaring om rätten till tillgång till information, som utgör bilaga till slutakten i Fördraget om Europeiska unionen, och i enlighet med slutsatserna av Europeiska rådet i Birmingham och Edinburgh om att främja en gemenskap närmare medborgarna, bör med rådet avtalas om en uppförandekodex, vilken anger de principer som skall gälla för tillgång till kommissionens och rådets handlingar.

Dessa principer bygger på kommissionens meddelanden av den 5 maj 1993 om allmänhetens tillgång till institutionernas handlingar och av den 2 juni 1993 om öppenhet i gemenskapen.

Det är nödvändigt att anta särskilda bestämmelser genom vilka kommissionen kan verkställa kodexen.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Den i bilagan angivna uppförandekodexen om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar antas.

Artikel 2

För att säkerställa tillämpningen av den kodex som anges i artikel 1 antas följande bestämmelser:

1. Alla ansökningar om tillgång till handlingar skall göras skriftligt till berörda avdelningar i kommissionen där denna har sitt säte, till kommissionens kontor i medlemsstaterna eller till kommissionens delegationer i icke-medlemsländer.

2. Den berörda generaldirektören eller avdelningschefen, den direktör som utsetts för ändamålet i generalsekretariatet eller en tjänsteman som handlar på dessas vägnar skall inom en månad skriftligen underrätta sökanden om att hans ansökan har bifallits eller om att avsikten är att ansökan skall avslås. I det senare fallet skall sökanden dessutom underrättas om att han inom en månad kan ansöka hos kommissionens generalsekreterare om omprövning av det avsedda avslaget och om att han i annat fall skall anses ha återkallat sin ursprungliga ansökan.

3. Ordföranden är behörig att i samråd med den för sakområdet ansvariga kommissionsledamoten besluta om ansökningar om omprövning. Han kan delegera sin behörighet till generalsekreteraren.

4. Underlåtenhet att besvara en ansökan om tillgång till en handling inom en månad efter det att ansökan givits in skall räknas som en avsikt att ansökan skall avslås.

Underlåtenhet att besvara en ansökan om omprövning inom en månad efter det att ansökan givits in skall räknas som ett avslag.

5. En avgift på 10 ecu, plus 0,036 ecu per sida, skall tas ut för kopior av tryckta handlingar på mer än 30 sidor. Avgifter för annat informationsmaterial skall bestämmas från fall till fall men får inte överstiga vad som är rimligt.

6 Om en sökande önskar ta del av en handling i kommissionens lokaler skall den berörda avdelningen försöka att tillmötesgå honom. Om detta inte är möjligt, skall sökanden beredas möjlighet att ta del av handlingarna på något av kommissionens centralbibliotek i Bryssel eller Luxemburg, på något av kommissionens kontor i medlemsstaterna eller på någon av dess delegationer i icke-medlemsländer.

Artikel 3

Detta beslut träder i kraft den 15 februari 1994. Det skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den 8 februari 1994.

På kommissionens vägnar João PINHEIRO Ledamot av kommissionen

BILAGA

Uppförandekodex för allmänhetens tillgång till kommissionens och rådets handlingar

KOMMISSIONEN OCH RÅDET HAR KOMMIT ÖVERENS OM FÖLJANDE

med beaktande av den förklaring om rätten till tillgång till information som utgör bilaga till slutakten i Fördraget om Europeiska unionen, och som understryker att insyn i beslutsprocessen stärker institutionernas demokratiska karaktär och allmänhetens förtroende för förvaltningen,

med beaktande av de slutsatser i vilka Europeiska rådet i Birmingham och Edinburgh enades om ett antal principer för att främja en gemenskap närmare medborgarna,

med beaktande av de slutsatser av Europeiska rådet i Köpenhamn som på nytt bekräftar principen att ge medborgarna största möjliga tillgång till information och som anmodar kommissionen och rådet att på ett tidigt stadium anta nödvändiga bestämmelser för att förverkliga denna princip, och

med beaktande av följande:

Det är önskvärt att i samförstånd fastställa de principer som skall gälla för tillgången till kommissionens och rådets handlingar, varvid det skall ankomma på var och en av dessa institutioner att förverkliga principerna genom särskilda föreskrifter.

Dessa principer påverkar inte tillämpningen av gällande bestämmelser om tillgång till akter som direkt berör personer med särskilt intresse av dessa.

Principerna skall tillämpas i överenstämmelse med bestämmelserna om sekretessbelagd information.

Denna uppförandekodex är ett komplement till kommissionens och rådets informations- och kommunikationspolitik.

Allmän princip

Allmänheten skall ha största möjliga tillgång kommissionens och rådets handlingar.

Med handling avses all skriven text, oavsett materiell form med befintlig information som är i kommissionens eller rådets besittning.

Handläggning av en ursprunglig ansökan

En ansökan om tillgång till en handling skall göras skriftligen och vara tillräckligt preciserad. Den skall innehålla information som gör det möjligt att identifiera den berörda handlingen eller de berörda handlingarna.

Om det behövs skall den berörda institutionen anmoda sökanden att ytterligare precisera sin ansökan.

Om den handling som är i en institutions besittning har upprättats av en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en annan gemenskapsinstitution eller ett annat gemenskapsorgan eller något annat nationellt eller internationellt organ, skall ansökan göras direkt till den som har upprättat handlingen.

I samråd med sökandena skall den berörda institutionen finna rimliga lösningar för att tillmötesgå upprepade ansökningar och ansökningar som gäller omfattande handlingar.

Sökande skall få tillgång till handlingarna, antingen genom att få ta del av dem på platsen eller genom att på egen bekostnad få sig tillsänd en kopia; avgiften får inte överstiga ett belopp som kan anses rimligt.

Den berörda institutionen får föreskriva att en person som får tillgång till en handling inte får mångfaldiga eller sprida handlingen i kommersiellt syfte genom direkt försäljning utan föregående tillstånd från institutionen.

Inom en månad skall de behöriga avdelningarna vid den berörda institutionen skriftligen underrätta sökanden om att hans ansökan har bifallits eller om att de avser att föreslå institutionen att avslå ansökan.

Handläggning av en bekräftande ansökan

När de behöriga avdelningarna vid den berörda institutionen avser att föreslå institutionen att avslå ansökan, skall de meddela sökanden detta, och underrätta honom om att han inom en månad kan begära omprövning hos institutionen av detta ställningstagande genom att ge in en bekräftande ansökan och att han i annat fall skall anses ha återkallat sin ursprungliga ansökan.

Om en bekräftande ansökan ges in och om den berörda institutionen beslutar att vägra att lämna ut handlingen skall detta beslut, som skall fattas inom en månad efter det att den bekräftande ansökan har givits in, så snart som möjligt skriftligen meddelas sökanden. Beslutet skall vara vederbörligen motiverat och ange tillgängliga rättsmedel, dvs. domstolsprövning och klagomål hos ombudsmannen enligt de villkor som anges i artiklarna 173 respektive 138c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

Undantag

Institutionerna skall vägra tillgång till en handling om ett offentliggörande kan skada

- skyddet för det allmänna samhällsintresset (allmän säkerhet, internationella förbindelser, monetär stabilitet, rättsliga förfaranden, inspektioner och undersökningar),

- skyddet för den enskilde och privatlivet,

- skyddet för företagshemligheter,

- skyddet av gemenskapens finansiella intressen,

- skyddet för den förtrolighet som begärts av den fysiska eller juridiska person som tillhandahållit informationen eller som krävs av lagstiftningen i den medlemsstat som tillhandahållit informationen.

De får också vägra tillgång för att skydda institutionens intresse med avseende på sekretess vid dess överläggningar.

Genomförande

Kommissionen och rådet skall var och en för sig vidta nödvändiga åtgärder för att genomföra dessa principer före den 1 januari 1994.

Omprövning

Rådet och kommissionen är överens om att uppförandekodexen efter att ha varit i kraft i två år skall omprövas på grundval av rapporter som upprättats av rådets och kommissionens generalsekreterare.