BESLUT nr 169 av den 11 juni 1998 om arbetsordningen för och sammansättningen av Tekniska kommissionen för informationsbehandling vid Administrativa kommissionen för social trygghet för migrerande arbetare (Text av betydelse för EES) (98/444/EG)

ADMINISTRATIVA KOMMISSIONEN FÖR SOCIAL TRYGGHET FÖR MIGRERANDE ARBETARE HAR FATTAT FÖLJANDE BESLUT

med beaktande av artikel 81.d i förordning (EEG) nr 1408/71 enligt vilken Administrativa kommissionen skall främja och utveckla samarbete mellan medlemsstaterna genom att modernisera förfarandena för informationsutbyte, särskilt genom att anpassa informationsflödet mellan institutionerna till telematikutbyte, med hänsyn tagen till utvecklandet av databehandling i varje medlemsstat för att påskynda beviljandet av förmåner,

med beaktande av artikel 117c.1 i förordning (EEG) nr 574/72 enligt vilken Administrativa kommissionen skall fastställa arbetsordning och sammansättning för en teknisk kommission, som enligt artiklarna 117, 117a och 117b skall utarbeta rapporter och lägga fram motiverade yttranden innan beslut fattas.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Administrativa kommissionen för social trygghet för migrerande arbetare skall inrätta en teknisk kommission för informationsbehandling enligt artikel 117c.1 i förordning (EEG) nr 574/72. Kommissionen skall kallas "Tekniska kommissionen".

2. Tekniska kommissionens arbetsuppgifter är de som nämns i artikel 117c.2 i förordning (EEG) nr 574/72.

3. Tekniska kommissionens strategiska mandat skall med hänsyn tagen till dess särskilda arbetsuppgifter fastställas av Administrativa kommissionen för social trygghet för migrerande arbetare, som kan ändra detta mandat vid behov.

Artikel 2

Tekniska kommissionen skall upprätta sina rapporter och motiverade yttranden vid behov på grundval av teknisk dokumentation och undersökningar. Kommissionen kan av nationella myndigheter begära all relevant information som den anser vara nödvändig vid utredning av frågor som den har fått i uppdrag att undersöka.

Artikel 3

1. Tekniska kommissionen skall bestå av två ledamöter från varje medlemsstat. En av dessa ledamöter skall utses till ordinarie ledamot och den andre till suppleant. Uppgifterna om varje medlemsstats företrädare skall lämnas till Administrativa kommissionens generalsekretariat av medlemsstatens regeringsföreträdare vid Administrativa kommissionen.

2. Rapporter och motiverade yttranden godkänns med enkel majoritet av de ledamöter som är närvarande. Varje medlemsstat har en röst som skall avges av den ordinarie ledamoten eller, om denne inte är närvarande, av dennes suppleant. I Tekniska kommissionens rapporter eller de motiverade yttranden som den avger skall det anges om besluten i dem har fattats enhälligt eller med enkel majoritet. Minoritetens synpunkter eller reservationer skall anges. Rapporter och motiverade yttranden är giltiga endast om minst tolv ledamöter är närvarande.

3. En företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission eller en av denne utsedd person skall fungera som rådgivare i Tekniska kommissionen.

Artikel 4

Ordförandeskapet i Tekniska kommissionen skall innehas ett halvt år åt gången av antingen en ordinarie ledamot eller en annan företrädare från den medlemsstat vars företrädare i Administrativa kommissionen innehar Administrativa kommissionens ordförandeskap under samma tidsperiod. Ordföranden för Tekniska kommissionen skall rapportera om Tekniska kommissionens arbete i enlighet med de önskemål som ordföranden i Administrativa kommissionen har.

Artikel 5

I undantagsfall kan Tekniska kommissionen föreslå att tillfälliga arbetsgrupper för särskilda frågor inrättas. Av dessa förslag skall framgå vilka arbetsuppgifter som skall utföras och inom vilken tidsperiod samt kostnaderna som de föranleder. Förslaget skall överlämnas till Administrativa kommissionen, som skall besluta om en arbetsgrupp av detta slag är behövlig.

Artikel 6

Administrativa kommissionens sekretariat skall förbereda och organisera Tekniska kommissionens sammanträden och skriva sammanträdesprotokollen.

Artikel 7

Tekniska kommissionen skall överlämna ett detaljerat arbetsprogram, som upprättats i enlighet med det strategiska mandatet, till Administrativa kommissionen för godkännande. Tekniska kommissionen skall också årligen rapportera om sin verksamhet mot bakgrund av sitt arbetsprogram till Administrativa kommissionen samt överlämna eventuella förslag till ändring av arbetsprogrammet.

Artikel 8

Alla åtgärder som Tekniska kommissionen föreslår som medför kostnader för Europeiska gemenskapernas kommission skall godkännas av företrädaren för denna institution.

Artikel 9

Reglerna om vilka språk som skall användas i Tekniska kommissionen är de som fastställs i rådets förordning nr 1 av den 15 april 1958, ändrad genom bilaga I till akten om villkoren för anslutning och om anpassning av fördragen 1972, bilaga I till akten om villkoren för Republiken Greklands anslutning och om anpassning av fördragen 1979, bilaga I till akten om villkoren för Konungariket Spaniens och Republiken Portugals anslutning och om anpassning av fördragen 1985 och genom bilaga I till akten om villkoren för Republiken Österrikes, Republiken Finlands och Konungariket Sveriges anslutning och om anpassning av fördragen 1994 och 1995.

Artikel 10

De kompletterande bestämmelserna i den bifogade bilagan skall även gälla för Tekniska kommissionen.

Artikel 11

Detta beslut skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Beslutet skall tillämpas från och med den 1 juli 1998.

Peter CLEASBY

Administrativa kommissionens ordförande

BILAGA

Kompletterande bestämmelser för Tekniska kommissionen

1. NÄRVARO VID SAMMANTRÄDEN

a) Om ordföranden är förhindrad att delta i Tekniska kommissionens sammanträde, skall sammanträdet ledas av en av de andra ordinarie ledamöterna från ordförandens medlemsstat.

b) Vid Tekniska kommissionens sammanträden kan ledamöterna åtföljas av en eller flera experter när de ämnen som behandlas kräver detta. Varje delegation får i regel inte bestå av flera än fyra personer.

c) Administrativa kommissionens generalsekreterare eller, om denne är förhindrad att delta, en medlem av sekretariatet som utsetts av generalsekreteraren, skall delta i Tekniska kommissionens alla sammanträden och i dess tillfälliga arbetsgrupper. Denna medlem skall åtföljas av andra medlemmar av sekretariatet som utsetts av generalsekreteraren.

d) Företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission eller en person som har utsetts av denne får delta i Tekniska kommissionens sammanträden eller medverka i dess tillfälliga arbetsgrupper, och åtföljas av en person som har utsetts av företrädaren. I dessa sammanträden får också en företrädare för en annan avdelning vid Europeiska gemenskapernas kommission delta, om detta är relevant för den fråga som behandlas.

2. OMRÖSTNING

a) När en av Tekniska kommissionens ordinarie ledamöter är ordförande, får dennes suppleant rösta i dennes ställe.

b) Omröstningen skall ske genom namnupprop och i alfabetisk ordning, och skall börja med det land som följer efter det land som innehar Tekniska kommissionens ordförandeskap.

c) Ordföranden skall efter omröstningen ge alla närvarande ledamöter som lägger ned sin röst möjlighet att ange orsaken till detta, om ledamoten så önskar.

d) När majoriteten av de närvarande ledamöterna lägger ned sina röster, skall det förslag som tagits upp till röstning inte anses ha behandlats.

3. DAGORDNING

a) Administrativa kommitténs generalsekreterare skall i samråd med Tekniska kommissionens ordförande och företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde som Tekniska kommissionen håller. Vid behov får generalsekreteraren, innan en punkt tas med på dagordningen, be de berörda delegationerna att avge ett skriftligt yttrande om denna fråga.

b) Den preliminära dagordningen skall i regel inbegripa de punkter som begärts för behandling av en ledamot eller av företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission och, när så är lämpligt, tillhörande handlingar som har inkommit till sekretariatet minst 20 dagar före sammanträdets öppnande.

c) Den preliminära dagordningen skall sändas minst tio dagar före varje sammanträdes öppnande till Tekniska kommissionens ledamöter, företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission och andra personer som förväntas delta i sammanträdet. Handlingar som gäller punkter på dagordningen skall sändas till dem så snart som möjligt.

d) Dagordningen skall godkännas av Tekniska kommissionen vid varje sammanträdes öppnande. Det krävs enhällighet i Tekniska kommissionen för att en ytterligare punkt skall kunna läggas till på den preliminära dagordningen. Med undantag för brådskande fall får Administrativa kommissionens ledamöter lämna sitt slutliga ställningstagande vid nästa sammanträde, när det gäller en punkt på den preliminära dagordningen vars handlingar inte har mottagits av dem på deras språk fem arbetsdagar före sammanträdets öppnande.

4. TILLFÄLLIGA ARBETSGRUPPER

a) I tillfälliga arbetsgrupper skall ordförandeskapet innehas av en expert som har utsetts av Tekniska kommissionens ordförande i samråd med företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission, eller i annat fall av en expert som företräder samma stat som Administrativa kommissionens ordförande.

b) Den tillfälliga arbetsgruppens ordförande skall kallas till Tekniska kommissionens sammanträde när en rapport från den tillfälliga arbetsgruppen behandlas.

5. ADMINISTRATIVA FRÅGOR

a) Tekniska kommissionens ordförande får ge Administrativa kommissionens generalsekreterare anvisningar om kommande sammanträden och om genomförandet av uppgifter som hör till Tekniska kommissionens arbetsuppgifter.

b) Tekniska kommissionen skall genom skriftlig kallelse, som sänds till ledamöterna och företrädaren för Europeiska gemenskapernas kommission tio arbetsdagar före sammanträdet, sammankallas av Administrativa kommissionens generalsekreterare i samråd med Tekniska kommissionens ordförande.

c) Protokoll skall skrivas vid varje sammanträde och skall i regel godkännas vid nästa sammanträde.

d) Tekniska kommissionens handlingar skall undertecknas av ordföranden.