SV Europeiska unionens officiella tidning C 37/19

EUROPOLS STYRELSE

Arbetsordning

(2018/C 37/06)

STYRELSEN HAR ANTAGIT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/794 av den 11 maj 2016 om Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning (Europol) och om ersättande och upphävande av rådets beslut 2009/371/RIF, 2009/934/RIF, 2009/935/RIF, 2009/936/RIF och 2009/968/RIF (1) (nedan kallad Europolförordningen), särskilt artikel 11.1 t,

och av följande skäl:

(1) Europols styrelseformer bör förbättras genom att effektivitetsvinster eftersträvas och förfaranden rationaliseras.

(2) Kommissionen och medlemsstaterna bör företrädas i Europols styrelse, så att de effektivt kan övervaka myndighetens arbete.

(3) Styrelsen ska anta sin arbetsordning, inbegripet bestämmelser om sekretariatets uppgifter och funktion.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Styrelsens sammansättning

1. Styrelsen ska bestå av en företrädare för varje medlemsstat och en företrädare för kommissionen. Varje företrädare ska ha rösträtt.

2. Varje styrelseledamot ska ha en suppleant. Suppleanten ska företräda ledamoten i dennes frånvaro. Både ledamoten och suppleanten får närvara vid styrelsemötena.

3. När de ordinarie ledamöterna och suppleanterna i styrelsen ska utses ska hänsyn tas till deras kunskaper om samarbete inom brottsbekämpning samt till deras relevanta kompetens inom ledning, förvaltning och budget.

4. Hänsyn ska även tas till principen om en jämn könsfördelning i styrelsen.

5. Ledamöternas och suppleanternas mandatperiod ska vara fyra år, utan att det påverkar medlemsstaternas och kommissionens rätt att avsluta sina respektive ledamöters och suppleanters mandat. Denna period får förlängas.

6. För att säkerställa kontinuiteten i styrelsens arbete bör samtliga parter som företräds i styrelsen arbeta för att begränsa omsättningen av sina företrädare.

7. Medlemsstaterna och kommissionen ska underrätta styrelsens sekretariat om utnämning och återkallande av sina respektive ledamöter och suppleanter. Sekretariatet ska se till att förteckningen över företrädarna i styrelsen är aktuell.

Artikel 2

Ordförande och vice ordförande

1. Styrelsen ska välja en ordförande och en vice ordförande inom den grupp av tre medlemsstater som gemensamt har utarbetat rådets 18-månadersprogram. De ska inneha sina befattningar under den period på 18 månader som motsvarar rådets program. Under denna period ska ordföranden inte agera som företrädare för sin medlemsstat i styrelsen eller ha någon rösträtt. Om ordförandens eller vice ordförandens uppdrag som styrelseledamot upphör någon gång under deras mandatperiod som ordförande eller vice ordförande upphör deras mandatperiod automatiskt vid samma tidpunkt.

2. Ordföranden ska särskilt ansvara för att styrelsens verksamhet är effektiv vad gäller utförande av dess arbetsuppgifter som fastställs i Europolförordningen.

3. Vid ordförandens förhinder ska denne ersättas av vice ordföranden.

4. Ordföranden och vice ordföranden ska väljas med två tredjedelars majoritet av ledamöterna i styrelsen. Valet av ordförande och vice ordförande ska äga rum senast under det sista mötet före rådets nästa 18-månadersprogram, enligt artikel 2.1 i denna arbetsordning.

5. Nomineringar till ordförande och vice ordförande ska lämnas in till sekretariatet senast tjugo kalenderdagar före mötet där valet ska äga rum. Sekretariatet ska skicka nomineringarna till styrelseledamöterna så att de tas emot senast fjorton kalendagar före styrelsemötet där valet ska äga rum.

Artikel 3

Styrelsemöten

1. Ordföranden ska sammankalla styrelsens möten. Styrelsen ska informeras om datumet för ett ordinarie möte senast vid det föregående mötet.

2. Styrelsen ska hålla minst två ordinarie möten per år. Dessutom ska styrelsen sammanträda på ordförandens initiativ eller på begäran av kommissionen eller av minst en tredjedel av dess ledamöter. I sådana fall ska ordföranden sammankalla mötet inom trettio kalenderdagar efter att ha tagit emot begäran eller inom fjorton kalenderdagar i brådskande fall.

3. Mötena ska hållas på Europols huvudkontor, såvida inget annat beslutas av styrelseordföranden.

Artikel 4

Dagordning för mötena

1. Styrelseordföranden ska upprätta den preliminära dagordningen för varje möte. Styrelsens sekreterare ska skicka den preliminära dagordningen till ledamöterna och till den verkställande direktören minst fjorton kalenderdagar före mötet. När ett extra möte utlyses ska den preliminära dagordningen skickas ut under veckan före mötet.

2. Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som vill tas upp av en ledamot eller den verkställande direktören, förutsatt att relevanta handlingar finns tillgängliga för ordföranden minst sexton kalenderdagar före mötet.

3. Endast punkter för vilka relevanta handlingar har skickats till ledamöterna och den verkställande direktören senast samma dag som den preliminära dagordningen skickas ut kan tas med i densamma, såvida inte ordföranden beslutar något annat.

4. Styrelsen ska godkänna dagordningen i början av mötet.

Artikel 5

Närvaro och överläggningar

1. Styrelsen är beslutsför när tre fjärdedelar av dess ledamöter är närvarande. Om så inte är fallet ska ordföranden avsluta mötet och snarast möjligt sammankalla ett nytt möte. Vid det andra mötet är styrelsen beslutsför när två tredjedelar av dess ledamöter är närvarande. Ledamöter som delegerar sin rösträtt ska inte inräknas i det minsta antal ledamöter som krävs för beslutförhet.

2. Den verkställande direktören ska delta i styrelsens överläggningar.

3. Styrelsen får bjuda in personer vars åsikter kan vara av betydelse för diskussionen, inklusive, när så är lämpligt, en företrädare för den gemensamma parlamentariska kontrollgruppen, som observatörer utan rösträtt.

4. Styrelseledamöterna och deras suppleanter får låta sig biträdas av rådgivare eller experter vid mötena.

5. Ordföranden ska leda mötet och därvid i första hand ge ordet till ledamöter som önskar ta upp en procedurfråga eller en preliminär fråga.

6. På förslag av ordföranden eller på begäran av en ledamot kan styrelsen besluta att sammanträda bakom stängda dörrar, och fastställa vem som får delta vid mötet.

7. Mötena ska genomföras enligt Europols interna språkordning som styrelsen beslutat om i enlighet med artikel 64.2 i Europolförordningen.

Artikel 6

Omröstningsbestämmelser

1. Styrelsen ska fatta beslut med en majoritet av sina ledamöter, om inte annat föreskrivs i Europolförordningen.

2. En majoritet på två tredjedelar av styrelsens ledamöter krävs för

a) antagande av Europols fleråriga programplanering och årliga arbetsprogram för följande år,

b) antagande av Europols årliga budget,

c) val av ordförande och vice ordförande,

d) beslut om eventuella tvister mellan Europol och medlemsstaterna om det slutliga ansvaret för ersättning till enskilda som åsamkats skada på grund av otillåten behandling av personuppgifter,

e) beslut avseende förslag till rådet om utnämning, mandatförlängning eller avsättning av den verkställande direktören och vice verkställande direktörer, samt

f) beslut om Europols interna språkordning.

3. Varje ledamot ska ha en röst. Om en ledamot med rösträtt är frånvarande ska suppleanten ha rätt att utöva ledamotens rösträtt.

4. Varje ledamot får delegera sin röst till en annan styrelseledamot. Varje ledamot får erhålla endast en fullmaktsröst från en annan ledamot. Den ledamot som delegerar sin röst ska skriftligen informera ordföranden om namnet på den ledamot som bemyndigats att rösta för dennes räkning, samt eventuella begränsningar gällande rösten.

5. Den verkställande direktören får inte delta i omröstningen.

6. Omröstning i styrelsen ska ske på initiativ av ordföranden, som även ska inleda ett omröstningsförfarande på begäran av någon av styrelsens ledamöter, under förutsättning att en majoritet av ledamöterna anser detta vara påkallat.

7. Röstfördelningen ska anges för varje beslut som styrelsen fattar. Beslutet ska åtföljas av en skrivelse med de yttranden som avgetts av minoriteten, om denna så begär. Röstning ska ske genom handuppräckning eller, om resultatet av röstningen genom handuppräckning ifrågasätts, genom namnupprop.

8. Beslut och tillsättningar ska vara föremål för hemlig omröstning, om en av ledamöterna så begär eller om ordföranden så beslutar. Vid hemlig omröstning ska ordföranden, med hjälp av två andra ledamöter, räkna rösterna och omedelbart meddela resultatet. Ordföranden kan låta ledamöterna kortfattat motivera sin röstning.

9. Styrelsen kan även fatta beslut genom ett skriftligt förfarande, i enlighet med artikel 7 i denna arbetsordning.

Artikel 7

Skriftligt förfarande

1. Ordföranden kan bjuda in styrelsen att fatta beslut eller yttra sig om en speciell fråga genom ett skriftligt förfarande, om denne anser att omständigheterna så kräver. Om förslaget att använda ett skriftligt förfarande inte beslutades om vid ett möte kan ledmötena skriftligen meddela sina invändningar till ordföranden.

2. Skriftliga förfaranden ska, om inte annat anges, antas genom ett förenklat skriftligt förfarande.

3. Skriftliga förfaranden ska pågå under en standardiserad tidsperiod på fjorton kalenderdagar, om inte ordföranden beslutar något annat i brådskande fall. De synpunkter som framförts av en ledamot i styrelsen ska göras tillgängliga för de andra ledamöterna.

4. Sekretariatet ska utan dröjsmål underrätta styrelsen om resultatet av ett skriftligt förfarande.

5. Beslut som fattats genom skriftligt förfarande ska föras till protokollet vid nästa styrelsemöte.

Artikel 8

Mötesprotokoll

1. Vid styrelsemötena ska utkast till protokoll upprättas av sekretariatet under ansvar av ordföranden. Utkasten ska innehålla

a) en redogörelse för debatterna,

b) styrelsens beslut med angivande av röstfördelningen, inbegripet en förteckning över fullmaktsröster, när en formell omröstning genomförs,

c) de handlingar som lämnats in till styrelsen, samt

d) en förteckning över närvarande ledamöter.

2. Styrelsen ska godkänna utkastet till protokoll genom ett skriftligt förfarande eller vid nästa möte. Utkastet till protokoll ska endast läggas fram för godkännande av styrelsen om det skickats till ledamöterna minst två veckor före mötet. Likaså ska utkastet till protokoll skickas till den verkställande direktören.

3. Förslag till ändringar av utkastet till protokoll ska lämnas skriftligen till sekretariatet när detta antagits genom ett skriftligt förfarande, eller föreslås i början av mötet där utkastet ska godkännas.

4. Det godkända protokollet ska undertecknas av ordföranden och av styrelsens sekreterare.

Artikel 9

Styrelsens arbetsgrupper

1. Styrelsen får inrätta arbetsgrupper i alla frågor inom dess ansvarsområde, och definiera deras respektive arbetsområde och uppdrag.

2. Styrelseledamöterna ska företrädas i arbetsgrupperna, som ska ledas av en styrelseledamot eller en erfaren expert som utses av styrelsen. I artikel 2 i denna arbetsordning anges det förfarande som ska tillämpas för utnämning av ordföranden i en arbetsgrupp. Företrädare för styrelsen ska förbinda sig att delta aktivt i arbetsgrupperna.

3. Europol ska bjudas in att delta i arbetsgruppernas möten. Också experter kan bjudas in att delta i mötena.

4. Arbetsgrupperna ska

a) diskutera och utarbeta förslag att framlägga för styrelsen,

b) bedriva sin verksamhet på grundval av muntlig information eller dokumentation som ska lämnas in senast två veckor före mötena, såvida inte ordföranden beslutar annat,

c) rapportera till styrelsen, genom sina ordförande, när så behövs,

d) biträdas av styrelsens sekretariat, samt

e) upplösas när uppdraget har slutförts; om de har tillsatts för en längre tid ska styrelsen regelbundet bedöma behovet av att fortsätta uppdraget.

Artikel 10

Konfidentialitet

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 11 i denna arbetsordning omfattas styrelsens arbete och överläggningar av tystnadsplikt enligt artikel 339 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, såvida inte styrelsen beslutar något annat. Ledamöter och andra personer som är närvarande vid mötena ska, även efter att deras uppdrag har upphört, vara bundna av denna förpliktelse.

Artikel 11

Öppenhet

1. Europol ska på sin webbplats offentliggöra en förteckning över styrelseledamöterna.

2. Styrelseledamöterna ska förse sekretariatet med en intresseförklaring, som ska offentliggöras på Europols webbplats i enlighet med de interna reglerna för att förebygga och hantera intressekonflikter med avseende på ledamöterna i styrelsen.

3. Sammandrag av resultatet av styrelsens möten ska offentliggöras på Europols webbplats av sekretariatet efter godkännande av ordföranden och i samråd med styrelsen, i enlighet med artikel 65.4 i Europolförordningen. Offentliggörandet av dessa sammandrag ska tillfälligt eller permanent underlåtas eller begränsas om ett sådant offentliggörande riskerar att äventyra utförandet av Europols uppgifter, samtidigt som hänsyn tas till dess skyldigheter avseende diskretion och konfidentialitet samt dess operativa natur.

4. Tillgång till styrelsens handlingar ska omfattas av närmare bestämmelser om tillämpning av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 (2) på Europols handlingar.

Artikel 12

Styrelsens handlingar

1. Sekretariatet ska ha elektroniska arkiv och pappersarkiv med styrelsens handlingar.

2. Varje ny ordförande ska se över styrelsens handlingar och i detta syfte utarbeta en handling som ska föreläggas styrelsen för godkännande vid dess första ordinarie möte.

Artikel 13

Styrelsens sekretariat

1. Styrelsen ska biträdas av ett sekretariat som tillhandahålls av Europol.

2. Styrelsen ska utse en sekreterare, som ska omfattas av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda. Vid utförandet av sina arbetsuppgifter är sekreteraren endast ansvarig inför styrelsen.

3. Sekretariatet ska utföra uppgifter enligt anvisningar från ordföranden och ska i sina arbetsuppgifter ansvara inför ordföranden. Sekretariatet ska särskilt göra följande:

a) Aktivt och kontinuerligt delta i att organisera, samordna och säkerställa samstämmigheten i styrelsens arbete, inbegripet arbetsgruppernas arbete, under ansvar och ledning av ordföranden.

b) Biträda ordföranden i dennes ämbetsutövning.

c) Tillhandahålla styrelsen nödvändigt stöd för fullgörandet av dess uppgifter.

d) Ansvara för utförandet av andra uppgifter som ligger i Europols intresse och som åläggs av styrelsen eller ordföranden.

Artikel 14

Korrespondens

Korrespondens till styrelsen ska skickas till styrelseordföranden och ska skötas av sekretariatet.

Artikel 15

Ersättning för utlägg

1. Europol ska svara för rese- och logikostnader för styrelseordföranden och för arbetsgrupper som inrättats av styrelsen.

2. Europol ska svara för resekostnader för den styrelseledamot och suppleant som företräder en medlemsstat och för upp till två experter per delegation. Varje delegation ska svara för sina ledamöters och experters logikostnader. Respektive delegation ska svara för kostnader för övriga experter.

3. Europol ska svara för rese- och logikostnader för experter som bjuds in för att ge styrelsen råd i enlighet med artiklarna 5.3, 5.4 och 9.3 i denna arbetsordning. Kostnader i samband med deltagande av företrädaren som utsetts av den gemensamma parlamentariska kontrollgruppen ska inte täckas av Europol.

4. När det gäller arbetsgruppernas möten ska Europol svara för resekostnader för en företrädare per delegation. Varje delegation ska svara för sina företrädares och experters logikostnader.

Artikel 16

Slutbestämmelser

1. Denna arbetsordning träder i kraft samma dag som Europolförordningen börjar tillämpas.

2. Beslutet av Europols styrelse av den 30 november 2011 om styrelsens arbetsordning ska upphävas och ersättas med denna arbetsordning.

3. Eventuella förslag till ändringar av denna arbetsordning ska behandlas av styrelsen i enlighet med artikel 11.1 t i Europolförordningen.

Utfärdad i Haag den 13 december 2016. På styrelsens vägnar Arie IJZERMAN Ordförande

(1) EUT L 135, 24.5.2016, s. 53.

(2) EUT L 145, 31.5.2001, s. 43.