SV Europeiska unionens officiella tidning L 308/114

EUROPEISKA BYRÅN FÖR BEDRÄGERIBEKÄMPNING (OLAF)

ARBETSORDNING FÖR OLAFS ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉ

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

AVDELNING I – ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1 Uppgifter

Artikel 2 Befogenheter

AVDELNING II – ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANSÄTTNING OCH ARBETSSÄTT

Artikel 3 Sammansättning

Artikel 4 Etik

Artikel 5 Ordförande

Artikel 6 Sammanträden

Artikel 7 Arbetssätt

Artikel 8 Föredragande

Artikel 9 Omröstningsförfarande

Artikel 10 Protokoll

Artikel 11 Sekretariat

AVDELNING III – UTÖVANDE AV BEFOGENHETER

Artikel 12 Tillsyn över utredningsverksamheten på övervakningskommitténs eget initiativ

Artikel 13 Uppföljning av information från Olafs generaldirektör

Artikel 14 Kontroller, utredningar och expertutlåtanden

Artikel 15 Verksamhetsrapport

Artikel 16 Yttrande när Olafs generaldirektör utnämns

Artikel 17 Disciplinära åtgärder mot Olafs generaldirektör

Artikel 18 Sekretess och hantering av personuppgifter

Artikel 19 Budget

AVDELNING IV – ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 20 Utvärdering och ändring av arbetsordningen

Artikel 21 Ikraftträdande och offentliggörande av arbetsordningen

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉN HAR

med beaktande av artikel 11.6 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) (1),

med beaktande av artikel 11.6 i rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) (2),

FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING:

AVDELNING I

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1

Uppgifter

1. Olafs övervakningskommitté ska utföra de uppgifter som anges i förordning (EG) nr 1073/1999 och i kommissionens beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom av den 28 april 1999 om inrättande av en europeisk byrå för bedrägeribekämpning (Olaf) (3).

2. För att stärka Olafs oberoende i arbetet ska övervakningskommittén utöva regelbunden tillsyn över Olafs utredningsverksamhet och bistå Olafs generaldirektör i arbetet.

Artikel 2

Befogenheter

1. I samband med tillsynen över utredningsverksamheten ska övervakningskommittén få tillgång till alla upplysningar och handlingar kommittén anser sig behöva för att kunna fullgöra sina uppgifter.

2. Övervakningskommittén ska regelbundet kontrollera de uppgifter som överlämnas av Olafs generaldirektör i enlighet med artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999.

3. Övervakningskommittén ska bearbeta de uppgifter som överlämnas av Olafs personal om alla omständigheter, eventuellt olagligt eller olämpligt handlande vid Olaf i enlighet med artikel 22a i EU:s tjänsteföreskrifter.

4. Övervakningskommittén ska bevaka att de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten under utredningen följts med avseende på uppgifter som Olaf överlämnar till nationella rättsliga myndigheter och som dessförinnan meddelats övervakningskommittén.

5. Övervakningskommittén ska se till att uppgifter och handlingar som lämnas ut av Olaf behandlas med sekretess.

6. Övervakningskommittén ska utföra sina uppgifter och utöva sina befogenheter i enlighet med avdelning III i denna arbetsordning.

AVDELNING II

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANSÄTTNING OCH ARBETSSÄTT

Artikel 3

Sammansättning

1. Övervakningskommitténs sammansättning samt ledamöternas utnämning och mandatperiod fastställs i förordning (EG) nr 1073/1999.

2. När mandatperioden löper ut ska kommitténs ledamöter kvarstå i tjänst till dess att deras mandat förlängts eller en ersättare utsetts.

3. Om en ledamot av övervakningskommittén är förhindrad att utföra sina uppgifter i kommittén eller avsäger sig uppdraget ska denne informera kommitténs ordförande så att lämpliga åtgärder kan vidtas.

Artikel 4

Etik

1. Enligt artikel 11.5 i förordning (EG) nr 1073/1999 ska ledamöterna i övervakningskommittén agera oberoende och varken begära eller ta emot instruktioner från någon regering, någon institution, något organ, något kontor eller någon byrå.

2. Enligt beslutet om deras utnämnande ska de inte heller delta i behandlingen av frågor där de direkt eller indirekt har sådana personliga intressen att jäv uppstår, i synnerhet om det beror på släktband eller ekonomiska intressen.

Ledamöterna ska iaktta strikt sekretess vid behandlingen av de akter som lämnas till dem och överläggningarna om dessa ärenden.

3. Övervakningskommitténs ledamöter är skyldiga att upplysa kommittén om situationer som kan äventyra verksamheten enligt punkt 1 eller punkt 2 så att kommittén kan vidta lämpliga åtgärder.

Artikel 5

Ordförande

1. Övervakningskommittén ska med en majoritet av sina ledamöter utse en av ledamöterna till ordförande.

2. Ordföranden ska väljas för en period av ett år. Mandatet får förnyas. Den nya ordföranden ska väljas vid det sista sammanträdet då dennes företrädare är ordförande.

3. Om ordföranden, oberoende av orsak, skulle vara förhindrad att varaktigt utföra sina uppgifter, ska denne informera kommittéledamöterna om sin situation. I sådana fall ska val av ny ordförande göras enligt punkt 1.

4. Ordföranden ska företräda övervakningskommittén och leda dess sammanträden. Ordföranden ska se till att arbetet utförs enligt bestämmelserna. Ordföranden ska sammankalla kommittén och bestämma plats, datum och klockslag för sammanträdena. Ordföranden ska upprätta ett förslag till dagordning och se till att kommitténs beslut genomförs.

5. Vid tillfälligt förhinder får ordföranden be en av kommitténs ledamöter att vara ersättare.

6. Vid ordförandens frånvaro och då punkt 5 inte har tillämpats ska den äldsta kommittéledamoten utöva ordförandeskapet.

7. Ordföranden har full behörighet att sända och besvara skrivelser som berör övervakningskommitténs verksamhet. Ordföranden ska informera kommitténs ledamöter om sända eller besvarade skrivelser.

8. För att regelbundet kontrollera verksamheten ska ordföranden informera övervakningskommittén om det arbete som sekretariatet och chefen för sekretariatet utför.

Artikel 6

Sammanträden

1. Övervakningskommittén ska utöva sina befogenheter vid sammanträde i kollegium. Den ska samlas minst tio gånger om året. Den ska vara beslutför endast om en majoritet av ledamöterna är närvarande. Kommittén ska även samlas på ordförandens initiativ eller på begäran av en majoritet av ledamöterna.

2. Förutom i fall som av ordföranden betraktas som brådskande, ska kallelse till sammanträden göras i god tid och ska vara ledamöterna tillhanda senast en vecka före sammanträdet. Kallelsen ska innehålla förslaget till dagordning och för sammanträdet nödvändiga handlingar, om inte handlingarnas karaktär omöjliggör detta. Den slutliga dagordningen ska antas i början av varje sammanträde.

3. Varje ledamot får begära att ordföranden för upp eller lägger till punkter eller frågor på dagordningen.

4. På begäran från Olafs generaldirektör får ordföranden sammankalla övervakningskommittén eller föra upp frågor på dagordningen. Generaldirektörens förslag ska åtföljas av nödvändiga handlingar.

5. Övervakningskommittén får bjuda in Olafs generaldirektör till sammanträden och verksamhet som rör dess arbete. Andra anställda vid Olaf får bjudas in till kommitténs sammanträden om deras närvaro anses nödvändig. Sådana inbjudningar ska göras via Olafs generaldirektör.

Olafs generaldirektör ska informeras om punkter på dagordningen som kräver deltagande av sådana personer som nämns i första stycket.

6. Också andra företrädare för Europeiska unionens institutioner, organ eller byråer, medlemsstater eller associerade stater får inbjudas till övervakningskommitténs arbete med en viss fråga på dagordningen.

Artikel 7

Arbetssätt

1. Övervakningskommitténs sammanträden ska inte vara offentliga. Protokoll och kommitténs interna arbetsdokument som ligger till grund för arbetet ska vara sekretessbelagda, om inte kommittén beslutar annat.

Handlingar och upplysningar från Olafs generaldirektör ska omfattas av bestämmelserna om tystnadsplikt i artikel 339 i Fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och artikel 8 i förordning (EG) nr 1073/1999.

2. Övervakningskommittén ska anta högst tre arbetsspråk. Handlingarna och förslagen till yttranden, rapporter och beslut ska upprättas på de arbetsspråk som kommittén antagit. Enskilda ledamöter får vid behov begära en översättning till sitt eget språk av alla handlingar.

3. Övervakningskommitténs yttranden, rapporter och beslut ska antas vid ordinarie sammanträden.

4. Undantag från denna princip får dock göras för vissa beslut som antas med ett skriftligt förfarande, om kommittén har godkänt det vid ett tidigare sammanträde.

I brådskande fall får ordföranden höra kommitténs ledamöter skriftligen.

I båda fallen ska ordföranden översända ett förslag till beslut till kommitténs ledamöter. Om ledamöterna inte motsätter sig förslaget till beslut inom en av ordföranden angiven tidsfrist på fem arbetsdagar, räknat från mottagandet av förslaget, ska detta anses antaget. Om en ledamot inom fem arbetsdagar räknat från mottagandet av förslaget till beslut, begär att förslaget ska behandlas i kommittén, upphävs det skriftliga förfarandet.

Artikel 8

Föredragande

1. Övervakningskommittén får på förslag från ordföranden utse en eller flera ledamöter till föredragande, som ska förbereda kommitténs överläggningar och arbete.

2. I brådskande ärenden får ordföranden på eget initiativ utse en föredragande. I sådana fall ska ordföranden genast informera kommitténs ledamöter.

3. Föredraganden ska utreda det ärende han eller hon fått sig tilldelat och ska lägga fram ett förslag till rapport för övervakningskommittén. Vid behov kan föredraganden bistås av övervakningskommitténs sekretariat.

Artikel 9

Omröstningsförfarande

1. Beslut ska fattas med en majoritet av övervakningskommitténs ledamöter, på förslag från ordföranden.

2. På förslag av en ledamot får sluten omröstning hållas.

Artikel 10

Protokoll

1. Protokoll ska föras vid alla sammanträden i övervakningskommittén. Protokollen ska upprättas på kommitténs arbetsspråk och ska innehålla de beslut som fattats för varje punkt på dagordningen.

2. Förslaget till protokoll ska upprättas av sekretariatet under överinseende av ordföranden och överlämnas till övervakningskommitténs ledamöter och sedan godkännas vid nästa sammanträde.

3. Alla ledamöter får föreslå ändringar i det förslag till protokoll som ska godkännas. Alla ledamöter får också till protokollet bifoga de skriftliga förklaringar och handlingar som de anser nödvändiga.

4. När protokollet godkänts ska det undertecknas av ordföranden och den ansvariga personen från sekretariatet samt arkiveras på kommitténs sekretariat. Protokollen får offentliggöras om kommittén beslutar detta.

Artikel 11

Sekretariat

1. Enligt artikel 11.6 i förordning (EG) nr 1073/1999 ska övervakningskommittén ha ett sekretariat som ska bistå den i dess arbete. Sekretariatet ska arbeta helt oberoende under överinseende av övervakningskommitténs ordförande och dess ledamöter så att kommitténs arbete kan utföras på vederbörligt sätt.

2. Övervakningskommittén ska informera Olafs generaldirektör om sekretariatets behov av lämplig personal och resurser för att kommittén ska kunna fullgöra sina uppgifter och få kontinuitet i arbetet.

3. Sekretariatets chef ska informera övervakningskommittén om vilka som sökt tjänster på sekretariatet. När ansökningarna kommit in ska kommittén i plenum diskutera om de fyller kommissionens behov, för att kunna föreslå lämpliga kandidater för Olafs generaldirektör.

4. Sekretariatets chef ska rapportera till övervakningskommitténs ordförande. Chefen ska samordna arbetet på sekretariatet och ansvara för den administrativa och ekonomiska förvaltningen av övervakningskommittén och dess sekretariat.

Övervakningskommittén ska bland sina ledamöter utse ledamöter som ska delta när tjänsten som chef för sekretariatet tillsätts. De ledamöter som utsetts för uppgiften ska i plenum informera övriga kommittéledamöter om uttagningspanelens arbete och dess resultat.

5. Övervakningskommittén ska med jämna mellanrum utvärdera det arbete som utförts av chefen för sekretariatet och av sekretariatets personal.

6. Sekretariatets personal är skyldig att behandla uppgifter i dess besittning med sekretess. Denna skyldighet fortsätter gälla även efter det att anställningen upphört. Om övervakningskommittén får kännedom om att någon på sekretariatet brutit mot sekretessen ska kommitténs ordförande underrätta Olafs generaldirektör, så att lämpliga åtgärder kan vidtas.

7. Sekretariatet ska bistå övervakningskommittén så att den effektivt kan fullgöra sina uppgifter och stärka Olafs oberoende, i synnerhet tillsynsfunktionen. Sekretariatet ska bistå ordföranden i förberedelserna och genomförandet av sammanträden. Det ska upprätta ett förslag till dagordning för varje sammanträde, utarbeta mötesprotokoll, bistå kommitténs ledamöter med upplysningar och handlingar på alla områden av dess verksamhet, på ordförandens ansvar bistå i utarbetandet av texter samt bistå kommitténs ledamöter, i synnerhet när de är föredragande. Sekretariatets personal ska därför i den mån arbetet kräver också delta i sammanträden med föredragande.

AVDELNING III

UTÖVANDE AV BEFOGENHETER

Artikel 12

Tillsyn över utredningsverksamheten på övervakningskommitténs eget initiativ

Övervakningskommitténs ordförande ska tillsammans med föredraganden sända en not till sekretariatet om vilka utredningar som kommittén begär att få tillgång till i enlighet med artikel 11.1 i förordning (EG) nr 1073/1999.

Artikel 13

Uppföljning av information från Olafs generaldirektör

1. Övervakningskommittén får yttra sig om det arbetsprogram som Olafs generaldirektör ska överlämna varje år och får lämna relevanta kommentarer om de frågor som ingår i dess uppdrag.

Kommittén ska även granska upplysningar om Olafs verksamhet som regelbundet lämnas av Olafs generaldirektör, och ska yttra sig om dessa enligt artikel 11.1 andra stycket i förordning (EG) nr 1073/1999.

2. Enligt artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999 ska övervakningskommittén regelbundet informeras om Olafs utredningar, resultat och uppföljning. Kommittén får lämna kommentarer utan att ingripa i pågående utredningar.

3. Övervakningskommittén ska utreda varför utredningar som pågått i över nio månader inte kunnat avslutas, och ska även undersöka inom vilken tid ärendet bör kunna avslutas.

4. Övervakningskommittén ska undersöka ärenden där en institution, ett organ eller en byrå inte har följt rekommendationerna från Olafs generaldirektör. Samtidigt ska kommittén överväga om Olafs utredningar försvårats, försenats eller rentav förhindrats, och sedan vidta lämpliga åtgärder.

5. Ärenden där upplysningar lämnats till rättsliga myndigheter i medlemsstaterna ska granskas med utgångspunkt i upplysningarna från Olafs generaldirektör och i enlighet med förordning (EG) nr 1073/1999. De ska även följas upp med denna utgångspunkt.

Innan upplysningarna överlämnas ska övervakningskommittén begära tillgång till de aktuella utredningarna för att undersöka om de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten respekterats. När sekretariatet fått tillgång till handlingarna, inom en tid som tillåter att uppgiften utförs, ska föredraganden i ärendet förbereda sig för att lägga fram det vid kommitténs plenarsammanträde. Anställda vid Olaf med ansvar i frågan får bjudas in till mötet för att lämna ytterligare upplysningar.

Kommittén ska utse en föredragande som ska gå igenom utredningarna och vid behov avge ett yttrande.

6. När övervakningskommittén bistår Olafs generaldirektör i dennes arbete får kommittén yttra sig om hur Olaf bidragit till att utforma och utveckla metoder i kampen mot bedrägerier och övrig olaglig verksamhet som skadar Europeiska unionens ekonomiska intressen.

Artikel 14

Kontroller, utredningar och expertutlåtanden

1. Övervakningskommittén får inom ramen för sina befogenheter utföra nödvändiga kontroller och utredningar samt inhämta expertutlåtanden. Kommittén får även begära bistånd från tjänstemän eller andra anställda vid Olaf eller EU:s institutioner, organ eller byråer, i medlemsstaterna eller associerade stater.

2. Kommitténs ordförande ska i fråga om uppgifter som tas emot enligt artikel 22a i tjänsteföreskrifterna rapportera till kommissionen så att uppgifterna kan utredas. När den preliminära utredningen gjorts ska kommittén vid behov överlämna upplysningarna till den berörda enheten.

Artikel 15

Verksamhetsrapport

1. Enligt artikel 11.8 i förordning (EG) nr 1073/1999 ska övervakningskommittén anta minst en verksamhetsrapport per år och överlämna den till institutionerna. Denna verksamhetsrapport ska behandla det arbete som utförts i enlighet med kommitténs befogenheter och innehålla en utvärdering av Olafs verksamhet och genomförandet av det årliga arbetsprogrammet.

2. Rapporten ska presenteras för övervakningskommittén av en eller flera föredragande.

3. Till verksamhetsrapporten får i en bilaga förtecknas vilka yttranden övervakningskommittén avgivit.

Till rapporten får även bifogas andra rapporter om resultatet av Olafs utredningar och uppföljningen av dessa som kommittén enligt artikel 11.8 i förordning (EG) nr 1073/1999 överlämnat till Europaparlamentet, rådet, kommissionen och revisionsrätten.

4. Övervakningskommittén ska vidta åtgärder för att få verksamhetsrapporten offentliggjord i Europeiska unionens officiella tidning sedan den lämnats till Europaparlamentet, rådet och kommissionen.

Artikel 16

Yttrande när Olafs generaldirektör utnämns

1. Övervakningskommittén ska gå igenom ansökningarna till tjänsten som generaldirektör för Olaf och ska delta i urvalsprocessen med hjälp av de kommittéledamöter som utsetts för uppgiften vid plenarsammanträdet. När urvalspanelernas arbete har diskuterats ska övervakningskommittén avge ett yttrande om vilka kriterier den använt för att bedöma de sökandes meriter och lämplighet.

Yttrandet ska innehålla övervakningskommitténs bedömning av de sökande i enlighet med artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1073/1999 och ska överlämnas till institutionerna.

2. Om ingen ansökan lett till ett positivt yttrande ska ordföranden informera kommissionen om att kommittén röstat mot de inkomna ansökningarna.

Artikel 17

Disciplinära åtgärder mot Olafs generaldirektör

Då övervakningskommittén har hörts enligt artikel 12.4 i förordning (EG) nr 1073/1999 ska den avge ett motiverat yttrande.

Artikel 18

Sekretess och hantering av personuppgifter

1. Övervakningskommittén ska se till att artikel 8 i förordning (EG) nr 1073/1999 tillämpas.

2. Övervakningskommittén får på eget initiativ eller på initiativ från Olafs generaldirektör besluta om att avge ett yttrande.

Artikel 19

Budget

1. Övervakningskommittén ska yttra sig över det preliminära förslaget till budget som läggs fram av Olafs generaldirektör och som tillställs kommissionens generaldirektorat för budget.

2. Sekretariatet ska utarbeta årliga budgetförslag för övervakningskommitténs verksamhet, som ska översändas till Olafs generaldirektör sedan de antagits av kommittén.

AVDELNING IV

ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 20

Utvärdering och ändring av arbetsordningen

Förslag till ändringar får när som helst inlämnas skriftligen till ordföranden av varje ledamot av övervakningskommittén. Omröstning om förslagen ska hållas vid det efterföljande sammanträdet enligt förfarandet i artikel 10 ovan.

Artikel 21

Ikraftträdande och offentliggörande av arbetsordningen

1. Arbetsordningen ska träda i kraft dagen efter det att den antagits av övervakningskommittén. Denna arbetsordning ersätter den tidigare arbetsordning som offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning år 2006 (4).

2. När arbetsordningen antagits ska övervakningskommittén göra det som krävs för att offentliggöra den i Europeiska unionens officiella tidning.

Utfärdad i Bryssel den 29 juni 2011. På Olafs övervakningskommittés vägnar Diemut THEATO Ordförande

(1) EGT L 136, 31.5.1999, s. 1.

(2) EGT L 136, 31.5.1999, s. 8.

(3) EGT L 136, 31.5.1999, s. 20.

(4) EUT C 311, 19.12.2006, s. 63.