KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) 2019/715

av den 18 december 2018

med rambudgetförordning för de organ som inrättats enligt EUF-fördraget och Euratomfördraget och som avses i artikel 70 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, jämförd med fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU samt om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (1), särskilt artikel 70, och

av följande skäl:

Det bör betonas att unionens bidrag syftar till att åstadkomma balans. Den del av unionsorganets positiva budgetutfall som överstiger det bidrag från unionen som betalats ut under året bör återbetalas till unionsbudgeten.

För att öka öppenheten bör kommissionen principiellt ingå partnerskapsavtal med organ omfattande all finansiering utöver unionens årliga bidrag, särskilt när denna finansiering har en betydande inverkan på unionsorganens verksamhet.

Unionen bör ha möjlighet att bevilja bidrag och priser i enlighet med den konstituerande akten eller genom delegering från kommissionen i enlighet med artikel 62.1 c iv i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

Utöver de former av redan etablerade bidrag från unionen (ersättning av de faktiska bidragsberättigande kostnaderna, enhetsbelopp, klumpsummor och schablonfinansiering) är det lämpligt att göra det möjligt för unionsorganen att tillhandahålla finansiering som inte är kopplad till kostnaderna för de relevanta transaktionerna. Denna ytterligare finansieringsform bör grunda sig på att vissa villkor uppfyllts på förhand, eller på att vissa resultat uppnåtts, mätt utifrån de på förhand fastställda delmålen eller utifrån prestationsindikatorer.

I enlighet med artikel 8.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (4) ska unionsorgan till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning utan dröjsmål överlämna alla uppgifter som kan ha samband med eventuella fall av bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som riktar sig mot unionens ekonomiska intressen. I enlighet med artikel 24.1 i rådets förordning (EU) 2017/1939 (5) ska unionsorgan utan onödigt dröjsmål till Europeiska åklagarmyndigheten inrapportera alla brottsliga handlingar i fråga om vilka den skulle kunna utöva sin behörighet i enlighet med den förordningen. För att stärka unionsorganens förvaltning bör dessa utan dröjsmål rapportera om fall av bedrägeri, finansiella oriktigheter och utredningar till kommissionen. Kommissionen och unionsorganen bör införa förfaranden för att vederbörligen skydda personuppgifter och säkerställa principen om behovsenlig behörighet i all överföring av information om misstänkt bedrägeri och andra oriktigheter och pågående eller avslutade utredningar.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

AVDELNING II

BUDGETEN OCH BUDGETPRINCIPER

KAPITEL 1

ENHETSPRINCIPEN OCH PRINCIPEN OM RIKTIGHET I BUDGETEN

7. Punkterna 3 och 5 i denna artikel ska inte hindra att övergripande åtaganden görs eller att budgetåtaganden delas in i årliga delåtaganden, i enlighet med artikel 74.1 b och artikel 74.2.

6. Betalningsbemyndigandena ska täcka de betalningar som krävs för att fullgöra rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret eller som ingåtts under föregående budgetår.

5. Med förbehåll för artikel 75.2 ska åtagandebemyndigandena täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret.

Anslag som gjorts tillgängliga under budgetåret genom inkomster som avsatts för särskilda ändamål i enlighet med artikel 20.1.

c)

c)

1. Överenskommelser om medverkan och bidragsöverenskommelser får i undantagsfall ingås mellan kommissionen och ett unionsorgan under förutsättning att följande villkor är uppfyllda:

KAPITEL 2

PRINCIPEN OM ETTÅRIGHET

1. Unionsorganets inkomster för ett budgetår ska, enligt vad som avses i artikel 6, tas upp i räkenskaperna för det budgetåret på grundval av de belopp som uppburits under det budgetåret.

Åtagandebemyndiganden och icke-differentierade anslag för vilka de flesta av förberedelserna för ett åtagande är fullbordade senast den 31 december under budgetåret. För sådana anslagsbelopp får åtaganden göras till och med den 31 mars följande budgetår, med undantag av icke-differentierade anslag relaterade till fastighetsprojekt för vilka åtaganden får göras till och med den 31 december påföljande budgetår.

2. Anslag som överförts i enlighet med led a i artikel 12.2 och för vilka åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår, eller fram till och med den 31 december påföljande år för belopp som avser fastighetsprojekt, ska automatiskt förfalla.

1. De åtagandebemyndiganden och de icke-differentierade anslag som avses i första stycket i led a i artikel 12.2 får överföras endast om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret av orsaker som ligger utanför utanordnarens kontroll, och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan vänta sig att åtagandet kan ingås senast den 31 mars påföljande budgetår, eller, när det gäller fastighetsprojekt, senast den 31 december påföljande budgetår.

1. Om budgetåtaganden dras tillbaka under något av de budgetår som följer på det år då de ingicks på grund av att de åtgärder för vilka anslagen avsattes helt eller delvis inte har genomförts, ska motsvarande anslag förfalla.

3. De anslag som beviljats i det relevanta kapitlet i unionsorganets budget för föregående budgetår ska, enligt vad som avses i punkt 2, avse de anslag som beviljats i unionsorganets budget, inbegripet genom ändringsbudgetar, efter justering för de överföringar som gjorts under det budgetåret.

Betalningar får göras månadsvis per kapitel för högst en tolftedel av de anslag som beviljats för det ifrågavarande kapitlet i unionsorganets budget för föregående budgetår. Beloppet får dock inte överstiga en tolftedel av de anslag som förts upp i detta kapitel i beräkningen av inkomster och utgifter.

2. Åtaganden får göras per kapitel för högst en fjärdedel av de totala anslag som beviljats för ifrågavarande kapitel i unionsorganets budget för föregående budgetår plus en tolftedel för varje avslutad månad.

KAPITEL 3

PRINCIPEN OM BALANS I BUDGETEN

6. För att undvika omotiverat stora likvida tillgångar ska unionsorganet noggrant förvalta sina likvida medel och ta vederbörlig hänsyn till inkomster avsatta för särskilda ändamål. Unionsorganet ska i sina ansökningar om utbetalning redovisa detaljerade och uppdaterade prognoser över sina faktiska behov av likvida medel under året, och där även redogöra för inkomster avsatta för särskilda ändamål.

2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga summan av bidraget från unionen plus de egna inkomster och eventuella andra inkomster som avses i artikel 6.

4. Inkomsterna eller betalningsbemyndigandena ska under budgetförfarandet tas upp i unionsorganets budget genom det förfarande för ändringsskrivelser som anges i artikel 42 i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 eller genom en ändringsbudget, om genomförandet av unionsorganets budget redan inletts.

3. Om budgetutfallet, i den mening som avses i artikel 99, uppvisar underskott, ska det tas upp som betalningsbemyndiganden i unionsorganets budget för påföljande budgetår, eller, i förekommande fall, kvittas mot unionsorganets positiva budgetutfall under påföljande budgetår.

1. Om budgetutfallet i den mening som avses i artikel 99 uppvisar överskott, ska det återbetalas till kommissionen, dock endast upp till det bidrag som erlagts under året. Den del av budgetutfallet som överstiger det belopp med vilket unionen bidragit under året ska tas upp som inkomst i unionsorganets budget för påföljande budgetår.

KAPITEL 4

PRINCIPEN OM EN ENDA BERÄKNINGSENHET

4. Valutaomräkningar ska ske på ett sätt som undviker väsentlig inverkan på storleken av unionens medfinansiering eller en negativ inverkan på budgeten. I tillämpliga fall får växelkursen mellan euro och andra valutor beräknas utifrån genomsnittet av den dagliga växelkursen under en bestämd period.

KAPITEL 5

UNIVERSALITETSPRINCIPEN

6. Alla inkomster som avses i punkt 2 a–c och punkt 3 a och c ska täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppkommer på grund av verksamheten eller ändamålet i fråga.

c)

c)

3. Genom undantag från punkt 2 får det sammanlagda beloppet av åtagandebemyndiganden göras tillgängligt, om inkomster avsatta för särskilda ändamål härrör från genomförandet av överenskommelser om medverkan som avses i artikel 7, vid ikraftträdandet av överenskommelsen i fråga under förutsättning att det i den grundläggande akten med avseende på medlen som delegeras till unionsorganet, föreskrivs en möjlighet att göra årliga delbetalningar.

2. Ett mottagande av en donation till ett värde av minst 50 000 euro som medför en finansiell avgift eller annan typ av skyldighet, inklusive uppföljningskostnader, överstigande 10 % av värdet på donationen, ska först godkännas av styrelsen eller, om så medges i den konstituerande akten, det verkställande organet. Styrelsen eller det verkställande organet, beroende på vad som är tillämpligt, ska fatta ett beslut inom två månader efter dagen för ansökan om tillstånd lämnats in. Om styrelsen eller det verkställande organet, förutsatt att så medges i den konstituerande akten, inte fattar något beslut inom denna tidsfrist ska donationen anses godkänd.

KAPITEL 6

PRINCIPEN OM SPECIFICERING

4. Beräkningen av de begränsningar som avses i artikel 26 ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given rubrik, efter justering för tidigare överföringar.

1. Anslag ska avsättas för särskilda ändamål indelade i avdelningar och kapitel. Kapitlen ska delas in ytterligare i artiklar och punkter.

KAPITEL 7

PRINCIPEN OM SUND EKONOMISK FÖRVALTNING OCH PRESTATION

c)

c)

c)

c)

c)

KAPITEL 8

PRINCIPEN OM ÖPPENHET

3. Unionsorganets budget, inklusive tjänsteförteckningen, och eventuella ändringsbudgetar ska – jämte uppgifter om antalet kontraktsanställda som ska finansieras via budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om antalet utsända nationella experter – i definitivt antagen form sändas till Europaparlamentet och rådet, revisionsrätten och kommissionen för kännedom, och offentliggöras på unionsorganets webbplats inom fyra veckor efter det att de antagits.

AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

KAPITEL 1

UPPRÄTTANDE AV UNIONSORGANETS BUDGET

c)

Förväntad utveckling för den övergripande planeringen av ytor och lokaler under de kommande åren, med en beskrivning av de fastighetsprojekt i planeringsfasen som redan är fastställda.

För varje fastighet, inklusive kontor utanför huvudkontoret, de utgifter och den yta som täcks av anslagen under de motsvarande posterna i unionsorganets budget.

c)

En tjänsteförteckning där det framgår hur många fasta och tillfälliga tjänster per lönegrad och tjänstegrupp som godkänns inom ramarna för de anslag som begärts för år n+1. Om antalet tjänster i tjänsteförteckningen som begärts för år n+1 ändras, ska en motivering av begäran om nya tjänster lämnas.

En kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar.

c)

En beräkning av utgifter (åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden), uppdelade på utgifter per avdelning och kapitel.

En uppskattning av inkomsterna uppdelade per avdelning, och där det är lämpligt, med separat angivande av avgifter.

Denna övergripande strategiska programplanering ska också visa vilka vägledande finansiella resurser och personalresurser som anses vara nödvändiga per verksamhet för att uppnå de fastställda målen och också visa unionsorganets bidrag till uppnåendet av EU:s politiska prioriteringar.

De strategier som avses i första stycket ska bedömas en gång per år och vid behov uppdateras.

c)

KAPITEL 2

UNIONSORGANETS BUDGET – STRUKTUR OCH UTFORMNING

En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som ska verkställas under de följande budgetåren med anledning av budgetåtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren.

Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för föregående budgetår, liksom utgiftsåtaganden som ingåtts och betalningar av utgifter under år n-2. Det sistnämnda ska också anges som procentandel av unionsorganets budget för år n.

c)

AVDELNING IV

GENOMFÖRANDE AV UNIONSORGANETS BUDGET

KAPITEL 1

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Om det föreligger en risk för intressekonflikt, ska personen i fråga hänskjuta ärendet till den behöriga myndigheten. Den behöriga myndigheten ska skriftligen fastställa huruvida en intressekonflikt kan anses föreligga. I det fallet ska den behöriga myndigheten säkerställa att den berörda personen upphör med all verksamhet på detta område. Den behöriga myndigheten ska vidta lämpliga åtgärder.

KAPITEL 2

KAPITEL 3

AKTÖRER I BUDGETFÖRVALTNINGEN

AVSNITT 1

Principen om åtskillnad mellan funktioner

AVSNITT 2

Utanordnaren

Utanordnaren ska fastställa förhandskontrollernas omfattning i fråga om frekvens och intensitet med beaktande av resultaten av tidigare kontroller samt en bedömning av risker och kostnadseffektivitet på grundval av hans eller hennes egen riskanalys. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för att kontrollera de berörda transaktionerna som ett led i förhandskontrollen begära in kompletterande information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att få rimlig försäkran.

2. Alla handlingar som gäller transaktioner som ännu inte avslutats ska bevaras under en längre period än den som föreskrivs i punkt 1, nämligen fram till slutet av året efter det år då transaktionerna avslutades.

1. Utanordnaren ska inrätta pappersbaserade eller elektroniska system för förvaring av originalen av de styrkande handlingar som avser budgetgenomförandet. Dessa handlingar ska förvaras under minst fem år från och med den dag då Europaparlamentet beviljar ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Genomförandet av organets årliga arbetsprogram, budget och personalresurser som avses i artikel 32.5 c.

AVSNITT 3

Räkenskapsföraren

c)

verkställa betalningar på korrekt sätt, uppbära inkomster och driva in fastställda fordringar,

AVSNITT 4

Förskottsförvaltaren

KAPITEL 4

AKTÖRERNAS ANSVAR

AVSNITT 1

Allmänna regler

AVSNITT 2

Regler tillämpliga på utanordnare

AVSNITT 3

Regler tillämpliga på räkenskapsförare och förskottsförvaltare

KAPITEL 5

HANDLÄGGNING AV INKOMSTER

Ett godkännande av ett inkrävande av fordringar innebär att utanordnaren, genom utfärdande av ett betalningskrav, ger räkenskapsföraren instruktion att driva in den fordran som utanordnaren har fastställt.

Artikel 71

Särskilda bestämmelser om avgifter

Om ett unionsorgan tar ut de avgifter som avses i artikel 6.3 b, ska en preliminär, övergripande beräkning av inkomsterna från sådana avgifter ingå i det samlade programdokument som avses i artikel 32.

Om avgifterna till fullo regleras genom lagstiftning eller genom beslut av styrelsen, får utanordnaren avstå från att utfärda betalningskrav och i stället utfärda en debetnota direkt efter att ha fastställt en fordran. I dessa fall ska alla närmare uppgifter om unionsorganets fordran registreras. Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över alla debetnotor och ange antalet debetnotor och deras sammanlagda belopp i unionsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.

Om unionsorganet använder sig av ett separat faktureringssystem, ska räkenskapsföraren regelbundet, och minst en gång per månad, föra in det ackumulerade beloppet av inbetalda avgiftsbelopp i räkenskaperna.

Unionsorganet ska inte tillhandahålla tjänster som ingår i dess uppdrag förrän hela den motsvarande avgiften betalats in. I undantagsfall kan emellertid en tjänst tillhandahållas innan motsvarande avgiftsbelopp betalats in. Om tjänsten tillhandahållits innan motsvarande avgiftsbelopp betalats in, ska artiklarna 63–70 tillämpas.