SV Europeiska unionens officiella tidning L 306/45

KOLLEGIETS BESLUT 2009–8

att anta budgetförordningen för Eurojust

EUROJUSTKOLLEGIET HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av rådets beslut av den 28 februari 2002 om inrättande av Eurojust för att stärka kampen mot grov brottslighet (2002/187/RIF) (1), ändrat genom rådets beslut (2003/659/RIF) (2), särskilt artikel 37,

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (3) av den 23 december 2002 om rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, ändrat genom kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 652/2008 (4), och

av följande skäl:

(1) Till följd av ändringarna i av rambudgetförordningen genom förordning (EC, Euratom) nr 652/2008 är det nödvändigt att anpassa Eurojusts budgetförordning att överensstämma med villkoren i den ändrade rambudgetförordningen.

(2) Eurojust är en juridisk person och ansvarar helt för att upprätta och genomföra sin egen budget.

(3) Reglerna för att upprätta och genomföra Eurojusts budget samt reglerna för utformningen och revisionen av redovisningen behöver klargöras.

(4) Eurojustkollegiets, utanordnarens, räkenskapsförarens, förskottsförvaltarens och internrevisorns respektive befogenheter och ansvar behöver också klargöras.

(5) Effektiva kontrollsystem måste upprättas för att skydda Europeiska gemenskapens ekonomiska intressen.

(6) Eftersom Eurojust finansieras genom ett årligt bidrag ur gemenskapsbudgeten, bör tidsplanen för upprättandet av budgeten, redovisningen och beviljandet av ansvarsfrihet anpassas till motsvarande bestämmelser i den allmänna budgetförordningen.

(7) Av samma anledning måste Eurojust uppfylla samma krav som gemenskapsinstitutionerna när det gäller offentlig upphandling och beviljande av bidrag. Det räcker i detta fall med hänvisningar till berörda bestämmelser i den allmänna budgetförordningen.

(8) Budgetförordningen måste avspegla de särskilda krav som ställs på Eurojust som ett rättsligt samarbetsorgan. Den måste ta full hänsyn till den känsliga verksamhet som Eurojust bedriver, särskilt i förhållande till utredningar och åtal.

(9) Den ändrade budgetförordningen som ska tillämpas på Eurojusts budget måste antas enhälligt av kollegiet efter det att kommissionen har godtagit ändringarna.

(10) Kommissionen har godkänt denna förordning inklusive avvikelsen från rambudgetförordningen.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I

SYFTE

Artikel 1

I denna förordning anges den huvudprincip och de regler som gäller för upprättandet och genomförandet av Eurojusts budget.

Artikel 2

I denna förordning avses med

1. Eurojustbeslutet: rådets beslut 2002/187/RIF av den 28 februari 2002 om inrättandet av Eurojust för att stärka kampen mot grov brottslighet. Beslutet senast ändrat genom beslut 2003/659/RIF,

2. Eurojust: den rättsliga samarbetsorganisation som inrättats genom Eurojustbeslutet som ett av Europeiska unionens organ,

3. kollegium: den enhet som anges i artikel 10.1 i Eurojustbeslutet,

4. administrativ direktör: den person som anges i artikel 29 och artikel 36.1 i Eurojustbeslutet,

5. personal: den administrativa direktören och den personal som anges i artikel 30 i Eurojustbeslutet,

6. budget: den Eurojustbudget som anges i artikel 34 i Eurojustbeslutet,

7. budgetmyndighet: Europaparlamentet och Europeiska unionens råd,

8. allmän budgetförordning: rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget,

9. rambudgetförordning: förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002,

10. genomförandebestämmelser för den allmänna budgetförordningen: kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (5),

11. genomförandebestämmelser för Eurojusts budgetförordning: genomförandereglerna för denna budgetförordning,

12. Eurojusts budgetregler: Eurojustbeslutet, denna budgetförordning och genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning,

13. tjänsteföreskrifter: förordningar och regler som tillämpas på tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.

AVDELNING II

BUDGETPRINCIPERNA

Artikel 3

Budgeten ska upprättas och genomföras enligt principerna om enhet och riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, samt sund ekonomisk förvaltning, vilket kräver ändamålsenlig och effektiv intern kontroll och öppenhet, i enlighet med denna förordning.

KAPITEL 1

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel 4

Budgeten är det dokument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga för att genomföra Eurojustbeslutet införs och godkänns.

Artikel 5

I budgeten ska upptas

a) Eurojusts egna inkomster bestående av de avgifter, skatter och, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 51, ränta som Eurojust uppbär för tjänster som kompletterar den verksamhet det anförtrotts att bedriva, samt andra eventuella inkomster,

b) eventuella bidrag från värdmedlemsstaten,

c) ett bidrag från Europeiska gemenskaperna,

d) inkomster avsatta för särskilda ändamål, vilka ska användas för att finansiera klart avgränsade utgifter enligt artikel 19.1,

e) Eurojusts utgifter, inklusive administrativa utgifter.

Artikel 6

1. Alla utgifter och inkomster, ska tillgodogörs eller belasta, utan att ha avsatts under en rubrik i budgeten.

2. Endast anslag som motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig får föras in i budgeten.

3. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i budgeten.

KAPITEL 2

Principen om ettårighet

Artikel 7

De anslag som tas upp i budgeten ska beviljas för ett budgetår, som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.

Artikel 8

1. Anslagen i budgeten ska som regel vara icke-differentierade; om det finns operativa skäl för detta, får emellertid differentierade anslag användas. De senare ska ge upphov till åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

2. Åtagandebemyndigandena ska täcka alla de rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga.

3. Betalningsbemyndigandena ska täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under det berörda budgetåret eller som ingåtts under tidigare budgetår.

4. Administrativa anslag ska vara icke-differentierade anslag. Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, ska belasta budgeten för det budgetår under vilket de effektueras.

Artikel 9

1. Eurojusts inkomster enligt artikel 5 ska tas upp i räkenskaperna för ett givet budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under budgetåret.

2. Eurojusts inkomster ska ge upphov till betalningsbemyndiganden på samma nivå.

3. Anslag som beviljas för ett givet budgetår får bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar effektueras under budgetåret i fråga samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under tidigare budgetår.

4. Utgiftsåtaganden ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som skett fram till den 31 december.

5. Betalningarna för ett budgetår ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de betalningar som effektuerats av räkenskapsföraren fram till och med den 31 december detta budgetår.

Artikel 10

1. Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades ska förfalla.

De kan emellertid föras över till det närmast följande budgetåret, förutsatt att kollegiet fattar beslut om detta senast den 15 februari enligt bestämmelserna i punkterna 2–7.

2. Anslag som avser personalutgifter får överföras till följande budgetår.

3. Åtagandebemyndiganden och icke-differentierade anslag som inte utnyttjats för åtagande före budgetårets utgång får överföras i den utsträckning som beloppen motsvarar åtagandebemyndiganden för vilka de flesta förberedelser för ett åtagande är fullbordade den 31 december, och åtagandena för dessa belopp får ingås fram till den 31 mars påföljande budgetår; de förberedelser som avses ovan ska definieras i genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning.

4. Betalningsbemyndiganden inom ramen får föras över om beloppen är nödvändiga för att uppfylla redan gjorda åtaganden eller hänför sig till åtagandebemyndiganden som överförts, när de anslag som avsatts under de berörda rubrikerna i budgeten för påföljande budgetår inte täcker behoven. Eurojust ska sträva efter att i första hand använda de anslag som beviljats för det innevarande budgetåret och inte använda de överförda anslagen förrän de förstnämnda är uttömda.

5. Icke-differentierade anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs i slutet av budgetåret ska överföras automatiskt endast till närmast följande budgetår.

6. De anslag mot vilka inga åtaganden ingåtts den 31 mars år N + 1 ska automatiskt förfalla.

Det ska framgå i räkenskaperna vilka anslag som överförts mellan budgetår.

7. Anslag som motsvarar de inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 19 och som fortfarande är disponibla den 31 december ska automatiskt överföras. Senast den 1 juni år N + 1, ska Eurojust meddela kommissionen om utnyttjandet av de avsatta inkomster som ska överföras.

De anslag som överförs på dessa grunder ska användas först.

Artikel 11

Om belopp frigörs under något av de budgetår som följer på det år för vilket anslagen beviljades därför att de åtgärder för vilka anslagen avsatts helt eller delvis inte genomförs, ska motsvarande anslag förfalla.

Artikel 12

Åtaganden får ingås mot budgetanslagen med verkan från den 1 januari, så snart som budgeten är slutligt antagen.

Artikel 13

1. Löpande administrativa utgifter får från och med den 15 november varje år belasta anslagen för det närmast följande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden får emellertid inte överskrida en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som beslutats av kollegiet, och som tagits upp under motsvarande rubrik för det innevarande budgetåret. De får inte heller gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i den senaste budgeten som antagits på normalt sätt.

2. Utgifter som ska betalas i förskott, t.ex. hyror, får vad avser betalningar från och med den 1 december belasta anslagen för det närmast följande budgetåret. I sådant fall ska den gräns som tillämpas i punkt 1 inte gälla.

Artikel 14

1. Om budgeten ännu inte är antagen vid budgetårets början ska följande regler tillämpas för åtagande och betalning av utgifter som skulle ha kunnat belasta en enskild budgetrubrik i den senaste slutligt antagna budgeten.

2. Åtaganden får göras per kapitel för upp till en fjärdedel av de totala anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret med en ökning av en tolftedel för varje avslutad månad.

Betalningarna får göras månadsvis per kapitel för upp till en tolftedel av de anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret.

Summan av inkomsterna enligt den preliminära inkomstredovisningen får inte överskridas.

3. Om kontinuiteten i Eurojusts verksamhet och förvaltningsbehoven kräver det får kollegiet på begäran av den administrativa direktören godkänna två eller flera tillfälliga tolftedelar av såväl åtaganden som betalningar utöver dem som automatiskt gjorts disponibla genom bestämmelserna i punkterna 1 och 2.

Ytterligare tolftedelar får beviljas som hela tolftedelar men får inte delas upp i bråkdelar.

KAPITEL 3

Principen om balans i budgeten

Artikel 15

1. Det ska råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden i budgeten.

2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga summan av bidraget från gemenskapen, de egna inkomsterna och eventuella andra inkomster som avses i artikel 5.

3. Eurojust får inte ta upp lån.

4. Gemenskapsmedel som betalas in till Eurojust ska balansera organets budget och betalas i form av en förhandsfinansiering i den mening som avses i artikel 81.1 b i, i den allmänna budgetförordningen.

5. För att undvika stora likvida tillgångar, ska Eurojust noggrant tillämpa strikt ekonomisk förvaltning, med vederbörlig hänsyn till inkomster för särskilda ändamål. Ansökningar om utbetalning ska åtföljas av detaljerade och uppdaterade prognoser över faktiska behov av likvida medel för hela året, och där även redogöra för inkomster avsatta för särskilda ändamål.

Artikel 16

1. Om det saldo som följer av resultaträkningen enligt artikel 81 är positivt ska det betalas tillbaka till kommissionen, dock endast upp till det belopp som utbetalats i gemenskapsbidrag under budgetåret i fråga. Den del av saldot som överstiger det bidrag som gemenskapen betalat ut under budgetåret ska föras in som inkomst i påföljande års budget. Eurojust ska senast den 31 mars år N, lägga fram en beräkning av driftöverskottet från år N – 1, vilket ska återbetalas till gemenskapsbudgeten senare under år N, för att komplettera de uppgifter som redan finns angående överskottet från N – 2. Kommissionen ska ta hänsyn till dessa uppgifter när den beräknar Eurojusts finansiella behov för år N + 1.

Skillnaden mellan det gemenskapsbidrag som tagits upp i gemenskapens allmänna budget och det faktiskt utbetalda bidraget ska förfalla.

2. Om saldot enligt den resultaträkning som avses i artikel 81 är negativt ska det föras upp i följande budgetårs budget.

3. Inkomsterna eller betalningsbemyndigandena ska tas upp i budgeten genom en ändringsskrivelse under budgetförfarandet eller, om det berörda budgetåret redan inletts, genom en ändringsbudget.

KAPITEL 4

Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 17

Budgeten ska upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna ska redovisas i euro.

För behov som avser förvaltning av likvida medel får dock räkenskapsföraren genomföra transaktioner i nationella valutor enligt genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning, vilket också ska gälla förskottsförvaltarna med avseende på förskottskontona.

KAPITEL 5

Universalitetsprincipen

Artikel 18

De totala inkomsterna ska täcka de totala betalningsbemyndigandena, med förbehåll för artikel 19. Alla inkomster och utgifter ska tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra, med förbehåll för artikel 21.

Artikel 19

1. Följande inkomster ska avsättas för att täcka särskilda utgifter:

a) Inkomster som gäller ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.

b) Bidrag till Eurojusts verksamhet från medlemsstaterna, tredjeland eller andra organ, om detta villkor ingår i avtalet mellan Eurojust och den andra parten.

c) Inkomster från tredje man i samband med varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som tillhandahållits på tredje mans begäran, med undantag för de avgifter som avses i artikel 5a.

d) Förtjänster från leveranser av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten till gemenskapsinstitutioner eller gemenskapsorgan.

e) Inkomster från återbetalningar av belopp som betalats ut på felaktiga grunder.

f) Förtjänster från avyttring av fordon, utrustning, installationer, materiel, samt vetenskaplig och teknisk apparatur, som ersätts eller utrangeras när det bokförda värdet är helt avskrivet.

g) Försäkringsersättningar.

h) Inkomster från uthyrning.

i) Inkomster från försäljning av publikationer och filmer, inklusive material som lagras i ektroniskt format.

1a. Det får också föreskrivas i den tillämpliga grundrättsakten att de inkomster som omfattas av rättsakten får avsättas för att täcka vissa specifika utgifter.

2. Alla de inkomster som avses i punkt 1 a–d ska täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av den åtgärd eller det ändamål det gäller.

3. Budgeten ska innehålla rubriker för de olika kategorier av inkomster som avsatts för särskilda ändamål som avses i punkt 1 och 1a, och beloppen ska om möjligt anges.

Artikel 20

1. Den administrativa direktören får ta emot alla donationer till Eurojust, såsom inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.

2. Donationer som kan föra med sig kostnader får bara tas emot efter förhandsgodkännande från kollegiet, som ska fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om kollegiet inte fattar något beslut inom denna tidsfrist ska donationen anses som godkänd.

Artikel 21

1. Följande avdrag får göras från ansökningar om utbetalningar, från fakturor, samlingsfakturor och ansökningar om utbetalningar, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:

a) Straffavgifter, som förelagts en part i upphandlingsavtal eller bidragsmottagare.

b) Kassarabatter, panter och rabatter, som dragits av från varje faktura och ansökan om utbetalning.

c) Räntorna på belopp som betalats ut vid förhandsfinansiering.

2. Priser på varor, andra produkter och tjänster som levereras till Eurojust ska tas upp i budgeten netto exklusive eventuella skatter som återbetalas

a) av medlemsstaterna enligt protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier, av värdstaten på grundval av avtalet om Eurojusts säte eller på grundval av andra relevanta avtal,

b) av medlemsstat eller tredjeland på grundval av andra relevanta överenskommelser.

De nationella skatter som eventuellt betalas av Eurojust på tillfällig basis enligt första stycket ska uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka de berörda beloppen.

3. Eventuella negativa saldon ska föras upp som utgifter i budgeten.

4. Justeringar får göras för växelkursskillnader som uppstår vid genomförandet av budgeten. Den slutliga vinsten eller förlusten ska tas upp i budgetårets saldo.

KAPITEL 6

Principen om specificering

Artikel 22

Anslagen ska vara fördelade mellan kapitel, och dessa kapitel ska underindelas i artiklar och punkter.

Artikel 23

1. Den administrativa direktören får överföra anslag från ett kapitel till ett annat och en artikel till en annan, utan övre gräns, och från en avdelning till en annan, förutsatt att överföringen inte överstiger 10 % av de anslag för budgetåret, som avdelats för budgetrubrik från vilken överföringen görs.

2. När det gäller överföringar mellan avdelningar där beloppet överstiger gränsen i punkt 1, ska direktören lägga fram ett förslag till överföring till kollegiet. Kollegiet ska ha tre veckor på sig att meddela om den motsätter sig en sådan överföring. Efter denna frist ska anslagsöverföringarna anses godkända.

3. De överföringar och förslag till överföringar som sker på grundval av punkterna 1 och 2 ska åtföljas av detaljerade motiveringar, som ska innehålla uppgifter om hur anslag utnyttjats och om förväntade behov fram till slutet av budgetåret; dessa uppgifter ska lämnas både för den budgetrubrik som belastas och för den som förstärks genom överföringen.

4. Den administrativa direktören ska informera kollegiet så snart som möjligt om alla anslagsöverföringar som gjorts. Han eller hon ska underrätta budgetmyndigheten om alla överföringar som skett enligt punkt 2.

Artikel 24

1. Anslag får endast överföras till budgetrubriker under vilka anslag har beviljats i budgeten eller som förts upp med symboliskt anslag (p.m.).

2. Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får bara överföras under förutsättning att ändamålet inte ändras.

KAPITEL 7

Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 25

1. Budgetanslagen ska användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som Eurojust använder för att genomföra sin verksamhet ska göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad. Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås. Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.

3. Målen ska inom alla delar av budgeten vara specifika, mätbara, praktiskt genomförbara, relevanta och preciserade vad gäller datum. Målen ska följas upp med hjälp av resultatindikatorer som ska utformas särskilt för varje verksamhet och den administrativa direktören ska förse kollegiet med all nödvändig information i detta avseende. Informationen till budgetmyndigheten ska översändas på årsbasis och vid lämplig tidpunkt, och ska sedermera ingå bland de handlingar som åtföljer det preliminära budgetförslaget.

4. För att underlätta beslutsprocessen ska Eurojust utvärdera program och åtgärder både i förhand och i efterhand. Detta ska gälla alla program och verksamheter som medför betydande utgifter, och resultaten av utvärderingarna ska meddelas kollegiet.

5. De mål och åtgärder som anges i punkterna 3 och 4 gäller inte för arbete förknippat med ett särskilt ärende.

Artikel 25a

1. Genomförandet av budgeten ska ledas av ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.

2. När det gäller genomförandet av budgeten avses med intern kontroll en process som tillämpas på alla förvaltningsnivåer och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:

a) Att transaktionerna uppfyller kraven på ändamålsenlighet, effektivitet och sparsamhet.

b) Att rapporteringen är tillförlitlig.

c) Att tillgångar och information skyddas.

d) Att bedrägerier och oegentligheter förebyggs och upptäcks.

e) Att risker kopplade till de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet hanteras på lämpligt sätt, med hänsyn tagen till betalningarnas natur och programmens flerårighet.

KAPITEL 8

Principen om öppenhet

Artikel 26

1. Budgeten ska upprättas och genomföras och räkenskaperna ska läggas fram med hänsyn tagen till principen om klarhet och öppenhet.

2. En sammanfattning av budgeten och eventuella ändringsbudgetar ska, inom tre månader efter det att de antogs, offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning i sin slutliga lydelse.

Sammanfattningen ska innehålla uppgifter om de fem huvudsakliga budgetrubrikerna för inkomster, samt de fem huvudsakliga rubrikerna administrativa respektive driftsutgifter, en tjänsteförteckning, en uppskattning av antalet kontraktsanställda som finansieras genom budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter. Uppgifter för föregående år ska också redovisas.

3. Budgeten, inklusive tjänsteförteckningen, och eventuella ändringsbudgetar ska – jämte uppgifter om antalet kontraktsanställda som ska finansieras via budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter – sändas i slutligt antagen form till budgetmyndigheten, revisionsrätten och kommissionen för kännedom, och ska offentliggöras på gemenskapsorganets webbplats inom fyra veckor efter det att de antagits.

4. Eurojust ska på sin webbplats offentliggöra uppgifter om mottagarna av medel ur dess budget, inklusive experter som man slutit kontrakt med enligt artikel 74b. De uppgifter som offentliggörs ska vara lätt tillgängliga, klara och uttömmande. Uppgifterna ska läggas fram med vederbörlig hänsyn till krav på sekretess och säkerhet, i synnerhet skydd av personuppgifter, i enlighet med vad som fastställs i Eurojustbeslutet och i förordningen om behandling och skydd av personuppgifter.

När uppgifter endast offentliggörs i anonym form, ska Eurojust vid begäran förse Europaparlamentet med uppgifter om mottagarna på lämpligt sätt.

AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

KAPITEL 1

Upprättandet av budgeten

Artikel 27

1. Budgeten ska upprättas enligt Eurojustbeslutet.

2. Den administrativa direktören ska varje år upprätta ett preliminärt förslag till inkomst- och utgiftsberäkning för Eurojust för efterföljande räkenskapsår och förelägga det för kollegiet för godkännande.

3. Kollegiet ska skicka kommissionen ett preliminärt förslag till inkomst- och utgiftsberäkning för Eurojust, inklusive en allmän motivering, på grundval av det preliminära förslag som upprättats av den administrativa direktören, senast den 10 februari varje år. Kollegiet ska skicka det slutliga förslaget till beräkningen till kommissionen senast den 31 mars.

4. Eurojusts preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar ska innehålla

a) en tjänsteförteckning där det framgår hur många fasta och tillfälliga tjänster som begärs, vilka sedan får beviljas inom gränserna för de disponibla budgetanslagen för varje kategori och grad,

b) en motivering för de nya tjänsterna som begärs, om en ändring är aktuell,

c) en kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar.

d) uppgifter om förverkligandet av alla tidigare fastställda mål för de olika verksamheterna, såväl som nya mål, som mätts genom indikatorer.

Argument för att öka eller minska Eurojusts begärda budget i jämförelse med budgeten för år N, ska underbyggas med hänvisningar till utvärderingsresultat.

5. Eurojust ska senast den 31 mars varje år skicka kommissionen och budgetmyndigheten följande:

a) Ett utkast till arbetsprogram.

b) En uppdaterad flerårsplan för personalpolitiken, sammanställd enligt kommissionens riktlinjer.

c) Uppgifter om antalet tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda enligt definitionerna i tjänsteföreskrifterna för år N – 1 och N, samt en uppskattning för år N + 1.

d) Uppgifter om naturabidrag, som Eurojust mottagit av värdmedlemsstaten.

e) En uppskattning av utfallet för år N – 1 enligt den sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner som avses i artikel 81.

Kommissionen ska i samband med det årliga budgetförfarandet för den allmänna budgeten förelägga budgetmyndigheten Eurojusts preliminära beräkningar och lägga fram ett förslag till gemenskapsbidrag till Eurojust jämte sin bedömning av deras personalbehov. Kommissionen ska lägga fram preliminära tjänsteförteckningar för Eurojust, samt en uppskattning av antalet kontraktsanställda som enligt förslaget ska täckas av budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter.

6. Budgetmyndigheten ska fatta beslut om tjänsteförteckningarna för Eurojust liksom om alla eventuella framtida ändringar i dessa förteckningar på grundval av artikel 32.1. Tjänsteförteckningen ska offentliggöras i en bilaga till avsnitt III – Kommissionen – i den allmänna budgeten.

7. Den slutliga budgeten och tjänsteförteckningen ska antas av kollegiet. De ska anses som slutliga efter det att den allmänna budgeten, inklusive gemenskapens bidrag till byrån samt tjänsteförteckningen, har antagits och budgeten och tjänsteförteckningen vid behov har justerats i enlighet därmed.

Artikel 28

Alla ändringar i budgeten eller i tjänsteförteckningen ska antas genom en ändringsbudget, som ska antas i enlighet med Eurojustbeslutet samt artikel 27 i denna förordning.

KAPITEL 2

Budgetens struktur och utformning

Artikel 29

Budgeten ska innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter.

Artikel 30

Utgifterna ska tas upp i budgeten enligt en kontoplan som är indelad efter ändamål, förutsatt att detta är berättigat på grundval av Eurojusts verksamhet. Eurojust ska själv fastställa sin kontoplan, varvid det ska göras tydlig åtskillnad mellan administrativa anslag och driftsanslag.

Artikel 31

I budgeten ska följande ingå:

1. I sammanställningen över inkomster: a) Eurojusts beräknade inkomster för budgetåret i fråga. b) Preliminära belopp för inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret N – 2. c) Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.

2. I sammanställningen över utgifter: a) Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för budgetåret i fråga. b) Åtagandebemyndigandena för föregående budgetår liksom uppgift om de åtaganden som ingåtts och de utgifter som betalats under budgetåret N – 2. c) En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som ska utföras under de följande budgetåren med anledning av budgetmässiga åtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren. d) Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.

Artikel 32

1. I den tjänsteförteckning som avses i artikel 27 ska, intill uppgiften om antalet godkända tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts.

Tjänsteförteckningen ska för Eurojust utgöra en absolut övre gräns utöver vilken inga tjänster får tillsättas.

Kollegiet får emellertid göra ändringar i tjänsteförteckningen med upp till 10 % av antalet godkända tjänster, utom vad gäller tjänster i lönegraderna AD 16, AD 15, AD 14 och AD 13, samt på följande två villkor:

a) De totala personalutgifterna för hela budgetåret får inte påverkas.

b) Det totala antalet tjänster som godkänts i tjänsteförteckningen får inte överskridas.

2. Trots vad som sägs i punkt 1 andra stycket får dock verkningarna av deltidstjänster som godkänts av tillsättningsmyndigheten i enlighet med tjänsteföreskrifterna kompenseras. Om en anställd begär att godkännandet dras tillbaka innan den beviljade perioden löpt ut, ska Eurojust snarast vidta nödvändiga åtgärder för att anpassa sig efter kravet i punkt 1 b.

AVDELNING IV

GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 33

Den administrativa direktören ska fungera som utanordnare. Han ska på eget ansvar genomföra Eurojusts budget både med avseende på inkomster och utgifter, inom ramen för de tilldelade anslagen och i enlighet med Eurojusts budgetregler. Utan att detta påverkar utanordnarens ansvar för att bedrägerier och oegentligheter förebyggs och upptäcks ska Eurojust delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning. Sådana aktiviteter ska inte ha någon inverkan på Eurojusts operativa arbete, som det fastslagits i Eurojustbeslutet, och ska i synnerhet inte medföra tillgång till eller överföring av några ärenderelaterade handlingar till Olaf.

Artikel 34

1. Den administrativa direktören får delegera sina genomförandebefogenheter till anställda inom Eurojust som omfattas av tjänsteföreskrifterna, enligt villkoren i Eurojusts budgetregler. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.

2. Den som delegerats befogenheter får delegera dem vidare enligt villkoren i genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning. Den administrativa direktören ska uttryckligen godkänna varje vidaredelegering.

Artikel 35

1. Det ska vara förbjudet för alla de aktörer som avses i kapitel 2 i denna avdelning, och alla andra personer som deltar i budgetgenomförandet eller i förvaltning, revision eller kontroll av budgetmedel, att utföra en handling, där de har ett egenintresse som kan stå i strid med Eurojusts intressen. Om en sådan situation uppstår, ska den berörda personen alltid avstå från att utföra handlingen och underrätta den behöriga myndigheten.

2. Det föreligger intressekonflikt om en person, som avses i punkt 1, som medverkar i genomförandet av budgeten eller en internrevisor av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.

3. Den behöriga myndighet som avses i punkt 1 ska anses vara den berörde aktörens överordnade. Om den berörde aktören enligt ovan är den administrativa direktören, ska således den behöriga myndigheten vara kollegiet.

Artikel 36

1. Budgeten ska genomföras på den administrativa direktörens ansvar inom de avdelningar som är underställda honom.

2. Om detta förefaller vara oundvikligt får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller organ genom kontrakt.

KAPITEL 2

Aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 1 – Principen om åtskillnad mellan funktioner

Artikel 37

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska vara åtskilda och oförenliga sinsemellan.

Avsnitt 2 – Utanordnaren

Artikel 38

1. Utanordnarna ska ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att detta sker på lagligt och korrekt sätt samt i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.

2. Utnyttjandet av anslag ska innefatta att den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren gör budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollerar och godkänner utgifter samt vidtar de förberedelser som krävs för att anslag ska kunna utnyttjas.

3. Handläggningen av inkomster ska innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att betalningskrav upprättas. Den kan också innefatta att fastställda fordringar skrivs av.

4. Den delegerade utanordnaren ska fastställa miniminormer enligt genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning. Dessa miniminormer ska upprättas på grundval av de normer som kommissionen fastställer för sina egna avdelningar och som är anpassade till de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och de finansierade åtgärdernas art, organisationsstrukturen och interna system och förfaranden för förvaltning och kontroll som är anpassade till de uppgifter han ska utföra, inklusive efterhandskontroller i erforderliga fall.

Utanordnaren ska bland annat inrätta en särskild funktion för rådgivning och expertis i fråga om hantering av risker som är knutna till verksamheten.

5. Innan en transaktion får godkännas ska dess operationella och finansiella aspekter kontrolleras av tjänstemän som är oberoende av den tjänsteman som tagit initiativet till transaktionen. Initiativet till transaktionen och förhands- och efterhandskontrollen av densamma ska vara åtskilda funktioner.

6. Utanordnaren ska bevara de styrkande handlingarna till de transaktioner som verkställts i fem år räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet fattats för genomförandet av budgeten. Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljandet av ansvarsfrihet eller för kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. I varje fall ska de detaljerade reglerna om dataskydd som fastslagits i Eurojustbeslutet och bestämmelserna om behandling och skydd av personuppgifter inom Eurojust gälla.

Artikel 39

1. Med initiativ till en transaktion enligt artikel 38.5 ska avses samtliga förberedelser för den enligt artiklarna 33 och 34 utsedde behörige utanordnarens antagande av den handling genom vilken ett led i budgetgenomförandet beslutas.

2. Med förhandskontroll enligt artikel 38.5 ska avses alla kontroller av transaktionens operationella och finansiella aspekter som i förväg utförs av den behörige utanordnaren.

3. Förhandskontroll ska utföras för alla transaktioner. Vid kontrollen ska det särskilt bekräftas att

a) utgiften är laglig och korrekt utifrån tillämpliga bestämmelser,

b) transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 25.

I fråga om kravet på förhandskontroll av en utgiftstransaktion får den behöriga utanordnaren betrakta en serie rutinmässiga transaktioner som rör löner, pensioner, reseersättningar och sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.

I de fall som avses i andra stycket ska den behöriga utanordnaren, i linje med sin egen riskbedömning, utföra kontroller i efterhand enligt punkt 4.

4. Efterhandskontroller av dokument och vid behov på plats ska ha till syfte att garantera att de transaktioner som finansieras genom budgeten genomförs på riktigt sätt och framför allt enligt kriterierna i punkt 3. Dessa kontroller får utföras genom stickprov mot bakgrund av en riskanalys.

5. De tjänstemän eller andra anställda som ansvarar för att genomföra kontroller enligt punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som utför kontrollerna enligt punkt 1, och får inte heller vara hierarkiskt underordnade dessa.

6. Alla som ansvarar för att kontrollera finansiella transaktioner ska ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften. De ska följa de yrkesmässiga regler som fastställts av Eurojust, vilka i sin tur ska bygga på de normer som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar.

Artikel 40

1. Utanordnaren ska underrätta kollegiet om sina åtgärder i form av en årlig verksamhetsrapport, med bifogade uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen som bekräftar att innehållet i rapporten ger en rättvisande bild, såvida inte annat anges i reservationer avseende fastställda inkomst- och utgiftsområden.

Denna årliga verksamhetsrapport ska innehålla de resultat som uppnåtts i förhållande till de uppställda målen för verksamhet som inte är förknippad med särskilda ärenden, vilka risker som är förenade med de aktuella åtgärderna, vilka resurser som utnyttjas och hur pass effektivt och ändamålsenligt systemet för intern kontroll är. Internrevisorn i den mening som avses i artikel 71 ska ta del av den årliga verksamhetsrapporten liksom av andra uppgifter som fastställts.

2. Kollegiet ska senast den 15 juni varje år till budgetmyndigheten och revisionsrätten överlämna en analys och bedömning av den årliga verksamhetsrapporten för föregående budgetår. Denna analys och bedömning ska infogas i Eurojusts årsrapport enligt bestämmelserna i Eurojustbeslutet.

Artikel 41

Varje anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen eller vid kontroller av enskilda transaktioner och som bedömer att ett beslut som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta utgör en oegentlighet, ett brott mot principerna för sund ekonomisk förvaltning eller mot gällande regler för yrkesutövningen ska skriftligen underrätta den administrativa direktören om detta, och – om denne inte vidtar någon åtgärd inom rimlig tid – underrätta den instans som avses i artikel 47.4 samt kollegiet. Han ska vidare, om det förfarande som upptäcks är brottsligt, utgör bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen, underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning.

Artikel 42

Om utanordnarens befogenheter delegerats eller vidaredelegerats enligt artikel 34 ska artikel 38.1–3 i tillämpliga delar gälla för dessa delegerade eller vidaredelegerade utanordnare.

Avsnitt 3 – Räkenskapsföraren

Artikel 43

1. Kollegiet ska utse en räkenskapsförare som ska vara en person som omfattas av tjänsteföreskrifterna, och vara funktionsoberoende i uppfyllandet av sin roll. Han eller hon ska vara den inom Eurojust som ansvarar för att

a) betalningar effektueras korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,

b) utarbeta och redovisa räkenskaperna i enlighet med avdelning VII,

c) föra räkenskaper i enlighet med avdelning VII,

d) i enlighet med avdelning VII ansvara för tillämpningen av redovisningsregler och -metoder, samt sammanställa kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare,

e) utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter. Räkenskapsföraren ska också ha befogenhet att kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna,

f) förvalta likvida medel.

2. Räkenskapsföraren ska från utanordnarna få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av Eurojusts tillgångar och skulder samt av budgetgenomförandet, och utanordnaren ska ansvara för uppgifternas tillförlitlighet.

2a. Innan räkenskaperna antas av den administrativa direktören, ska räkenskapsföraren underteckna dem, och därigenom intyga att det finns rimliga garantier för att de ger en rättvisande bild av Eurojusts ekonomiska situation.

I detta syfte, ska räkenskapsföraren försäkra sig om att räkenskaperna har sammanställts i enlighet med fastställda redovisningsregler, -metoder och bokföringssystem, samt att alla inkomster och utgifter har förts in i räkenskaperna.

Utanordnaren ska överlämna alla uppgifter till räkenskapsföraren, som behövs att slutföra sina uppgifter.

Utanordnaren ska fortsatt vara helt ansvarig för att de medel som han eller hon förvaltar används som avsett och för att de utgifter som han eller hon kontrollerar är lagliga och korrekta.

2b. Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkomna uppgifter, samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser nödvändiga för att kunna godkänna räkenskaperna.

Räkenskapsföraren ska, om så är nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären och omfattningen av dessa reservationer.

2c. Eurojusts räkenskapsförare ska godkänna årsredovisningen och skicka den till kommissionens räkenskapsförare.

3. Om inget annat följer av punkt 4 eller av artikel 44 ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga finansiella medel och andra tillgångar. Han ska vidare ansvara för förvaringen av dessa.

4. Räkenskapsföraren får, där tjänsten så kräver, delegera vissa av sina uppgifter till anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen och som omfattas av tjänsteföreskrifterna. Räkenskapsföraren ska i förväg underrätta utanordnaren om han avser att förfara på detta sätt.

5. De uppgifter som överlåts ska anges i den handling genom vilken delegeringen sker.

Avsnitt 4 – Förskottsförvaltaren

Artikel 44

Om det förefaller nödvändigt för betalning av mindre utgifter och inkassering av andra inkomster enligt artikel 5 får det upprättas förskottskonton, som ska krediteras med nödvändiga medel av räkenskapsföraren och skötas av en förskottsförvaltare som utses av denne.

Maxbeloppet för varje enskild utgifts- eller inkomsttransaktion som får handläggas via förskottskonto gentemot tredje man ska fastställas i genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning.

Utbetalningar från förskottskonton får göras med hjälp av banköverföring, vilket inkluderar autogirering, enligt artikel 66.1a, check, eller andra betalningsmedel, i enlighet med instruktionerna som fastslagits av räkenskapsföraren.

KAPITEL 3

De finansiella aktörernas ansvar

Avsnitt 1 – Allmänna regler

Artikel 45

1. Delegerade och vidaredelegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas dessa befogenheter av den myndighet som utsett dem, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

Utanordnaren får när som helst dra tillbaka sitt godkännande av en vidaredelegering.

2. Kollegiet får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta en räkenskapsförare dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

Kollegiet ska då utse en räkenskapsförare på interimsbasis.

3. Räkenskapsföraren får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta förskottsförvaltaren dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder.

Artikel 46

1. Bestämmelserna i detta kapitel ska inte påverka möjligheten att ställa de anställda som anges i artikel 45 till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen och om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller medlemsstaterna är delaktiga i.

2. Alla utanordnare, räkenskapsförare och förskottsförvaltare ska kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation enligt tjänsteföreskrifterna, dock utan att detta påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna 47–49. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen ska sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning.

Avsnitt 2 – Bestämmelser för utanordnaren och för delegerade eller vidaredelegerade utanordnare

Artikel 47

1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

1a. Ekonomiskt ansvar ska särskilt utkrävas om

a) utanordnaren, vare sig med avsikt eller på grund av grov vårdslöshet, fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta bestämmelserna i denna budgetförordning och genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning,

b) utanordnaren, vare sig med avsikt eller på grund av grov vårdslöshet, försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, underlåter eller dröjer med att utfärda ett betalningskrav, eller dröjer med att utfärda en betalningsorder, och därigenom förorsakar att Eurojust ådrar sig en civilrättslig skyldighet gentemot tredje man.

2. Om en delegerad eller vidaredelegerad utanordnare anser att ett beslut som det åvilar honom att fatta strider mot gällande bestämmelser eller med principerna för en sund ekonomisk förvaltning, ska han skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skriftlig, motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, ska denne befrias från ansvar.

3. Om utanordnaren delegerar sin befogenhet vidare ska han eller hon fortfarande ansvara för att systemen för förvaltning och internkontroll är effektiva och ändamålsenliga, samt för sitt val av delegerad utanordnare.

4. Den instans för undersökning av finansiella oegentligheter, som utsetts av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen, ska ges samma befogenheter gentemot Eurojust som gentemot kommissionens egna avdelningar, såvida kollegiet inte fattar ett beslut att inrätta en funktionellt oberoende instans, eller att medverka i en gemensam instans, som inrättas av flera gemenskapsorgan. För ärenden som hänskjuts till Eurojust, ska instansen för finansiella oegentligheter, som inrättats av kommissionen, inkludera en tjänsteman från ett gemenskapsorgan.

Den administrativa direktören ska på grundval av ett yttrande från denna instans fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation ska inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel ska den överlämna en rapport med sina rekommendationer till kommissionens utanordnare och internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter den administrativa direktörens tjänsteutövning ska den överlämna yttrandet till kollegiet och till kommissionens internrevisor. Den administrativa direktören ska, utan angivelse av namn, hänvisa till instansens synpunkter i sin årliga verksamhetsrapport och ange vilka åtgärder som kommer att vidtas som uppföljning.

5. Alla anställda kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som Eurojust lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsten i enlighet med tjänsteföreskrifterna.

Ett motiverat beslut ska därvidlag fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullbordade.

Avsnitt 3 – Bestämmelser för räkenskapsförare och förskottsförvaltare

Artikel 48

Räkenskapsförare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar enligt tjänsteföreskrifterna, särskilt i följande fall:

a) När de genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b) När de gör ändringar i bankkonton eller postgirokonton utan att först ha underrättat utanordnaren.

c) När de gör inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

d) När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

Artikel 49

Förskottsförvaltare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar enligt tjänsteföreskrifterna, särskilt i följande fall:

a) När de genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för.

b) När de inte med korrekta dokument kan styrka betalningar de gjort.

c) När de betalar till andra parter än berättigade betalningsmottagare.

d) När de inte kräver in inkomstbelopp som förfallit.

KAPITEL 4

Handläggning av inkomster

Avsnitt 1 – Allmänna bestämmelser

Artikel 50

Eurojust ska förelägga kommissionen ansökningar om utbetalning av hela eller delar av gemenskapsbidraget, i enlighet med artikel 15.5, med intervall som ska beslutas genom överenskommelse mellan Eurojust och kommissionen.

Artikel 51

De belopp som kommissionen överför till Eurojust ska vara räntebärande, och ränteinkomsterna ska tillfalla den allmänna budgeten.

Avsnitt 2 – Beräkning av fordringar

Artikel 52

Före varje åtgärd eller situation som kan medföra eller ändra en fordran för Eurojust ska den behörige utanordnaren göra en beräkning av fordringen.

Avsnitt 3 – Fastställande av fordringar

Artikel 53

1. Fastställandet av en fordran är den handling genom vilken den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren ska

a) kontrollera att gäldenärens skulder existerar,

b) bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dettas storlek,

c) kontrollera fordringens förfallovillkor.

2. Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning ska fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljd av en debetnota ställd till gäldenären.

Båda dessa dokument ska upprättas av den behörige utanordnaren.

3. Kontrakt och bidragsöverenskommelser, som ingås av Eurojust, ska fastställa att alla fordringar som inte betalats inom det datum som anges på debetnotan ger rätt till ränta enligt genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen. Det ska anges uttryckligen i kontraktet eller bidragsöverenskommelsen på vilka villkor och till vilken räntesats dröjsmålsränta ska betalas till Eurojust.

4. I vederbörligen motiverade fall får vissa löpande inkomster fastställas på preliminär basis.

Ett preliminärt fastställande får täcka flera enskilda fordringar som således inte behöver fastställas separat.

Utanordnaren ska före budgetårets slut justera preliminärt fastställda fordringar så att de uppgår till samma belopp som de fordringar som faktiskt fastställts.

Avsnitt 4 – Godkännande av inkassering

Artikel 54

Ett godkännande av en inkassering är den handling genom vilken den behörige utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som han har fastställt genom att utfärda ett betalningskrav.

Avsnitt 5 – Inkassering

Artikel 55

1. Betalningar som skett på felaktiga grunder ska återkrävas.

2. Räkenskapsföraren ska ansvara för betalningskraven för fordringar som den behörige utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Han ska säkerställa att Eurojusts fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.

3. Om den behörige utanordnaren överväger att avstå från att kräva in en, eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran, ska han först försäkra sig om att detta beslut är formellt korrekt och i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet.

Utanordnaren måste vederbörligen motivera sitt beslut att avstå från att kräva in fordran. Utanordnaren får bara delegera beslutet om fordran avser mindre än 5 000 euro.

I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.

4. Den behörige utanordnaren ska avstå från att kräva in en fordran om det upptäcks en felaktighet i fråga om rättsliga eller faktiska omständigheter som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Detta ska ske genom vederbörligen motiverat beslut av den behörige utanordnaren.

5. Om det upptäcks faktafel som inte medför att hela Eurojusts fordran behöver avskrivas ska den behörige utanordnaren justera fordrans belopp nedåt eller uppåt beroende på omständigheterna. Detta ska ske genom vederbörligen motiverat beslut av den behörige utanordnaren.

Artikel 56

1. När räkenskapsföraren inkasserat en fordran ska han registrera beloppet i räkenskaperna och underrätta den behörige utanordnaren.

2. Vid kontanta inbetalningar till räkenskapsförarens kassa ska kvitto lämnas.

Artikel 57

1. Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut ska räkenskapsföraren informera den behörige utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.

2. Räkenskapsföraren ska kräva in medel genom avräkning av samma belopp som den fastställda fordran i de fall då gäldenären har en fordran på Eurojust, förutsatt att denna fordran också är säker, likvid och förfallen till betalning och att ett sådant förfaringssätt är juridiskt möjligt.

Artikel 58

Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behörige utanordnaren genom en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:

a) Gäldenären måste betala den ränta som anges i artikel 86 av genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen; räntan ska tillämpas på hela den tidsfrist som beviljats från det datum som anges på debetnotan.

b) För att skydda Eurojusts intressen måste gäldenären också ställa en finansiell säkerhet som täcker både kapitalbeloppet och räntan.

Artikel 58a

Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över fordringarna som kommer att krävas, i vilken Eurojusts fordringar ska vara ordnade efter de datum då betalningskrav utfärdats. Han eller hon ska även ange beslut om att avstå från att kräva eller delvis avstå från att kräva fastställda fordringsbelopp. Denna förteckning ska bifogas Eurojusts rapport om budget- och ekonomisk förvaltning.

Eurojust ska upprätta en förteckning över fordringar, där gäldenärernas namn och fordringsbeloppet anges, samt om gäldenären har beordrats av domstol att betala i en dom som vunnit laga kraft, och om inget betydande belopp betalats inom ett år från det att domen avkunnats. Förteckningen ska offentliggöras, med beaktande av gällande lagstiftning om skydd av personuppgifter.

Artikel 58b

Eurojusts fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på Eurojust, ska preskriberas efter fem år, vilket ska fastställas i de kontrakt och bidragsöverenskommelser som tecknas av Eurojust.

Avsnitt 6 – Särskild bestämmelse för avgifter och skatter

Artikel 59

Om Eurojust uppbär skatter eller avgifter enligt artikel 5 a ska det i början av varje budgetår upprättas en preliminär, övergripande beräkning av dessa inkomster.

Om skatterna eller avgifterna i fråga helt och hållet regleras genom lagstiftning eller kollegiets beslut, får utanordnaren avstå från att utfärda betalningskrav, och i stället utfärda debetnotor direkt, efter att ha fastställt fordringsbeloppet. I sådant fall ska alla uppgifter avseende Eurojusts fordran registreras. Räkenskapsföraren ska upprätthålla en förteckning över alla debetnotor och ange antalet debetnotor och deras sammanlagda belopp i Eurojusts rapport om budget- och ekonomisk förvaltning.

Om Eurojust använder ett separat faktureringssystem, ska räkenskapsföraren regelbundet, och minst månatligen, föra in det ackumulerade beloppet av inbetalda skatter och avgifter i räkenskaperna.

I regel ska Eurojust inte utföra tjänster som ingår i deras uppdrag förrän hela det motsvarande skattebeloppet betalats in. Om tjänster i undantagsfall utförts innan det motsvarande avgifts- eller skattebeloppet betalats, ska bestämmelserna i avsnitt 3–5 i detta kapitel gälla.

KAPITEL 5

Handläggning av utgifter

Artikel 60

1. Varje utgift ska vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

2. Inga utgiftsåtaganden får göras innan det fattats ett finansieringsbeslut. Detta gäller inte arbete förknippat med ett särskilt ärende.

3. Eurojusts arbetsprogram ska gälla som finansieringsbeslut för de åtgärder som anges där, förutsatt att dessa åtgärder och de kriterier som reglerar dem är tydligt definierade. Arbetsprogrammet ska omfatta detaljerade målsättningar och resultatindikatorer.

4. Administrativa utgifter får verkställas utan att ett motsvarande finansieringsbeslut är fattat.

Avsnitt 1 – Utgiftsåtagande

Artikel 61

1. Ett budgetmässigt åtagande ska bestå i att avdela de anslag som är nödvändiga för att effektuera senare betalningar för att uppfylla ett rättsligt åtagande.

2. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller konstaterar en förpliktelse som ger upphov till en utgift.

3. Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är fastställt.

4. Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera ett enskilt åtagande fortfarande är obestämd.

5. Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.

Ett preliminärt åtagande ska genomföras antingen genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ingås och därmed möjliggör betalningar i ett senare skede eller, i vissa undantagsfall rörande förvaltnings- och personalutgifter, genom betalningar direkt.

Artikel 62

1. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar budgeten ska den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetmässigt åtagande innan han ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.

2. Övergripande budgetmässiga åtaganden ska täcka den totala kostnaden för alla enskilda rättsliga åtaganden som ingås fram till och med den 31 december år N + 1.

De enskilda rättsliga åtaganden som motsvarar enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden ska ingås senast den 31 december år N.

Vid utgången av den period som anges i första och andra stycket ska den behörige utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av dessa budgetmässiga åtaganden.

3. För rättsliga åtaganden som ingåtts för projekt som sträcker sig över en längre period än ett budgetår och motsvarande budgetmässiga åtaganden, ska det – med undantag för personalutgifter – fastställas en tidsfrist inom vilken åtagandena ska vara uppfyllda; tidsfristen ska fastställas i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

De delar av dessa åtaganden som inte har uppfyllts sex månader efter detta datum ska dras tillbaka och anslagsbeloppet förfalla i enlighet med artikel 11.

Om inga betalningar i den mening som avses i artikel 67 har skett för ett givet rättsligt åtagande på tre år efter det att det undertecknats ska det motsvarande budgetmässiga åtagandet dras tillbaka.

Artikel 63

När ett budgetmässigt åtagande ingås, ska den behörige utanordnaren försäkra sig om

a) att rätt budgetrubrik belastas,

b) att det finns disponibla anslag,

c) att utgiften är förenlig med Eurojusts budgetregler,

d) att principerna för en sund ekonomisk förvaltning följs.

Avsnitt 2 – Kontroll av utgifter

Artikel 64

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behörige utanordnaren ska

a) kontrollera att borgenärens anspråk existerar,

b) kontrollera fordringens förfallovillkor,

c) bestämma eller kontrollera att fordringsbeloppet är riktigt, och dettas storlek.

Artikel 65

1. För att en utgift ska kunna godkännas ska borgenärens anspråk styrkas genom handlingar som visar att tjänster faktiskt utförts, leveranser faktiskt skett eller att bygg- och anläggningsarbeten faktiskt utförts, eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, eller slutligen genom andra former av dokument som motiverar betalningen.

2. Kontrollbeslutet ska uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av den behörige utanordnaren.

3. Beslutet om att en utgift ”kan betalas” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behörige utanordnarens namnteckning. I ett datoriserat system ska den behörige utanordnaren föra in påskriften ”kan betalas” med hjälp av sitt personliga lösenord.

Avsnitt 3 – Godkännande av utgifter

Artikel 66

1. Ett godkännande av en utgift är den handling genom vilken den behörige utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att betala en utgift som han har kontrollerat genom att utfärda en betalningsorder.

1a. Om periodiska utbetalningar görs för tjänster, inklusive hyrestjänster eller varuleveranser, får utanordnaren på grundval av sin riskanalys besluta om betalning med autogirering.

2. Betalningsordern, som ska vara daterad och undertecknad av den behörige utanordnaren, ska överlämnas till räkenskapsföraren. Den behörige utanordnaren ska förvara de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 38.6.

3. Den betalningsorder som överlämnas till räkenskapsföraren ska i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att en tillgång förts in i de inventarieförteckningar som avses i artikel 90.1.

Avsnitt 4 – Utbetalning

Artikel 67

1. En betalning får endast ske under förutsättning att det är styrkt att motsvarande verksamhet överensstämmer med bestämmelserna i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49 i den allmänna budgetförordningen samt enligt kontraktet eller överenskommelsen och omfattar en eller flera av följande transaktioner.

a) En betalning av hela det utestående beloppet.

b) En betalning av utestående belopp på något av följande sätt: i) En förhandsfinansiering, eventuellt uppdelad i flera utbetalningar. ii) En eller flera mellanliggande betalningar. iii) De utestående beloppen regleras genom en slutbetalning.

Förhandsfinansieringen ska helt eller delvis räknas av mot de mellanliggande betalningarna.

Det sammanlagda beloppet av förhandsfinansieringen och de mellanliggande betalningarna ska räknas av mot slutbetalningen.

2. Vid bokföringen ska det göras åtskillnad mellan de olika typer av betalning som avses i punkt 1.

Artikel 68

Betalning ska utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Avsnitt 5 – Tidsfrister för betalningar

Artikel 69

Utgifterna ska kontrolleras, godkännas och betalas inom de tidsfrister och enligt de bestämmelser som anges i genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen.

KAPITEL 6

Datasystem

Artikel 70

Om inkomster eller utgifter förvaltas med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.

KAPITEL 7

Internrevisor

Artikel 71

Eurojust ska förfoga över en funktion för internrevision.

Internrevisorn ska utses och utöva sina befogenheter i enlighet med artikel 38.2 och 38.3 i Eurojustbeslutet.

Artikel 72

1. Internrevisorn ska ge oberoende råd till Eurojust om riskförebyggande genom att avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.

Internrevisorn ska ansvara för att

a) bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva och ändamålsenliga, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt

b) bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är effektiva.

2. Internrevisorns befogenheter ska omfatta hela Eurojusts verksamhet och alla dess avdelningar. Han ska ha en fullständig och obegränsad tillgång till alla uppgifter som krävs för tjänsteutövningen.

3. Internrevisorn ska rapportera till kollegiet och den administrativa direktören om sina konstateranden och rekommendationer. De sistnämnda ska se till att rekommendationerna följs upp.

4. Internrevisorn ska förelägga Eurojust en årsrapport som särskilt ska innehålla uppgifter om antal och typ av genomförda internrevisioner, vilka rekommendationer som utfärdats samt hur dessa följts upp. I årsrapporten ska också anges om den specialiserade instans som inrättats på grundval av artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen gjort några observationer rörande systematiska problem.

5. Den administrativa direktören ska årligen ställa samman uppgifter om antal och typ av internrevisioner som genomförts av internrevisorn, inklusive uppgift om vilka rekommendationer som utfärdats och hur dessa följts upp, och Eurojust ska översända sammanställningen till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet samt till kommissionen.

6. Denna artikel gäller inte arbete och handlingar förknippade med ett särskilt ärende.

Artikel 73

Villkoren för att ålägga internrevisorn ansvar ska fastställas enligt genomförandebestämmelserna för Eurojusts budgetförordning enligt artikel 87 i den allmänna budgetförordningen.

AVDELNING V

OFFENTLIG UPPHANDLING

Artikel 74

1. Vad avser offentlig upphandling ska relevanta bestämmelser i den allmänna budgetförordningen samt i dess genomförandebestämmelser tillämpas, om inget annat följer av styckena 4–7 i denna artikel.

2. Eurojust kan på begäran få delta som upphandlande myndighet, i upphandlingsförfaranden som genomförs av kommissionen, interinstitutionellt eller av andra gemenskapsorgan.

3. Eurojust ska delta i den gemensamma centrala databasen, som upprättats och förvaltas av kommissionen, i enlighet med artikel 95 i den allmänna budgetförordningen.

4. Eurojust får teckna kontrakt utan att genomföra ett offentligt upphandlingsförfarande, med kommissionen, interinstitutionella byråer, samt översättningscentrum för EU:s organ, som inrättats av rådets förordning (EC) nr 2965/94 (6) för leverans av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten, som den senast nämnda tillhandahåller.

5. Eurojust ska ha rätt att delta i eller dra nytta av process för offentlig upphandling som vidtas av värdstaten, eller en internationell organisation, förutsatt att normer tillämpas för upphandlingsprocessen som ger motsvarande garantier som gäller enligt internationell god sed, särskilt angående öppenhet, icke-diskriminering och förebyggande av intressekonflikter.

Endast den administrativa direktören ska ha befogenhet att godkänna om garantierna motsvarar internationell god sed.

6. För tillämpning av artikel 101 i den allmänna budgetförordningen ska det anges i upphandlingsdokumenten att Eurojust fram till dess att ett kontrakt undertecknats har rätt att avstå från att ingå ett enskilt kontrakt eller att avbryta upphandlingsförfarandet utan att anbudssökande eller anbudsgivare kan göra anspråk på någon ersättning.

7. För tillämpning av artikel 103 i den allmänna budgetförordningen ska det anges i upphandlingsdokumenten att Eurojust har rätt att avbryta förfarandet och vidta de åtgärder det finner nödvändiga, inklusive ogiltigförklarande av förfarandet enligt villkoren i den artikeln.

För tillämpning av artikel 103 i den allmänna budgetförordningen ska det också anges i de kontrakt som Eurojust ingår med ekonomiska aktörer att gemenskapsorganet har rätt att vidta åtgärderna i den artikeln på de villkor som anges där.

AVDELNING VA

PROJEKT MED BETYDANDE INVERKAN PÅ BUDGETEN

Artikel 74a

Kollegiet ska snarast möjligt underrätta budgetmyndigheten om den har för avsikt att genomföra ett projekt som kan få betydande inverkan på finansieringen av byråns administrationsbudget, särskilt projekt som rör fastigheter, till exempel hyra eller förvärv av byggnader. Den ska informera kommissionen om detta.

Om en av budgetmyndighetens båda parter avser att avge ett yttrande ska den inom två veckor efter mottagande av informationen om fastighetsprojektet meddela Eurojust om sin avsikt att avge ett sådant yttrande. Om inget yttrande inkommer, får Eurojust fullfölja den planerade åtgärden.

Yttrandet ska överlämnas till gemenskapsorganet inom fyra veckor efter det meddelande som avses i andra stycket.

AVDELNING VB

EXPERTER

Artikel 74b

I fråga om anlitande av experter, ska artikel 265a i genomförandebestämmelserna till den allmänna budgetförordningen, gälla i tillämpliga delar. Experter ska arvoderas på grundval av fasta belopp, för att i synnerhet biträda Eurojust med att bedöma förslag och bidragsansökningar eller anbud vid upphandling, och ge tekniskt bistånd i uppföljningen och slututvärderingen av projekt. Eurojust ska för detta ändamål ha rätt att använda sig av förteckningar som upprättats av kommissionen eller av andra gemenskapsorgan.

AVDELNING VI

BIDRAG SOM BEVILJAS AV EUROJUST

Artikel 75

1. Om Eurojust beviljar bidrag till offentliga myndigheter för att utföra uppgifter som tillkommer Eurojust enligt artikel 3 i Eurojustbeslutet, för att utföra uppgifter som tillkommer Europeiska rättsliga nätverket i enlighet med artikel 26.2b i Eurojustbeslutet, eller genom delegation av kommissionen enligt artikel 54.2b i den allmänna budgetförordningen ska vederbörliga bestämmelser i den allmänna budgetförordningen och genomförandebestämmelserna i den allmänna budgetförordningen tillämpas, med förbehåll för stycke 2 och 3 i denna artikel.

2. Bidragen ska regleras genom skriftliga överenskommelser mellan gemenskapsorganet och mottagaren.

3. För tillämpning av artikel 119.2 i den allmänna budgetförordningen ska det anges i de bidragsöverenskommelser som ingås av Eurojust att Eurojust har rätt att avbryta, minska eller avsluta bidragsutbetalningen i de fall som avses i artikel 183 i genomförandebestämmelserna i den allmänna budgetförordningen sedan mottagaren fått tillfälle att ge sina synpunkter.

AVDELNING VII

ÅRSREDOVISNINGAR OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER

KAPITEL 1

Årsredovisningar

Artikel 76

Eurojusts årsredovisningar ska omfatta

a) Eurojusts räkenskaper,

b) rapporter om hur budgeten genomförts.

Eurojusts räkenskaper ska åtföljas av rapporter om budgetförvaltningen samt om den ekonomiska förvaltningen för budgetåret. Dessa rapporter ska bland annat innehålla redogörelser för i vilken utsträckning anslagen genomförts samt sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.

Artikel 77

Räkenskaperna ska vara formellt korrekta, sanningsenliga och fullständiga och ge en rättvisande bild

a) när det gäller redovisningarna: av tillgångar och skulder, kostnader och intäkter, rättigheter och skyldigheter som inte tas upp under tillgångar och skulder samt av kassaflödet,

b) när det gäller rapporten om hur budgeten genomförts: hur budgeten genomförts avseende inkomster och utgifter.

Artikel 78

Redovisningarna ska upprättas på grundval av följande allmänt godtagna redovisningsprinciper enligt preciseringarna i genomförandebestämmelserna för den allmänna budgetförordningen.

a) Principen om kontinuerlig verksamhet.

b) Försiktighetsprincipen.

c) Principen om beständiga redovisningsmetoder.

d) Principen om uppgifters jämförbarhet.

e) Väsentlighetsprincipen.

f) Principen om att inte tillämpa kvittning.

g) Principen att innehåll går före form.

h) Periodiserad redovisning.

Artikel 79

1. Enligt principen om periodiserad redovisning ska redovisningarna omfatta alla kostnader och intäkter som avser det aktuella budgetåret, oavsett när betalningarna eller inkasseringarna ägt rum.

2. Tillgångar och skulder ska i balansräkningen värderas i enlighet med värderingsreglerna i artikel 132 i den allmänna budgetförordningen.

Artikel 80

1. Redovisningarna ska uttryckas i euro och innehålla

a) balansräkningen och resultaträkningen, vilka visar situationen på tillgångssidan, den finansiella ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret; redovisningarnas struktur ska följa Europaparlamentets och rådets direktiv om årsbokslut i vissa typer av bolag, dock med hänsyn tagen till särdragen hos Eurojusts verksamheter,

b) tabellen över kassaflöden som visar vilka in- och utbetalningar som skett under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut,

c) en redogörelse för ändringar i det egna kapitalet som på ett detaljerat sätt visar de ökningar och minskningar som skett under budgetåret för varje enskild post som hänförs till eget kapital.

2. Bilagan till redovisningarna ska innehålla kompletteringar och kommentarer till de uppgifterna i de redogörelser som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för Eurojusts verksamhet.

Artikel 81

Rapporterna om genomförandet av budgeten ska uttryckas i euro. De ska innehålla

a) en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner i syfte att spegla resultatet av budgetgenomförandet; denna sammanställning ska vara indelad på samma sätt som budgeten,

b) en bilaga med kompletteringar och anmärkningar till ovan nämnda sammanställning.

Artikel 82

Räkenskapsförarna ska senast den 1 mars efter det budgetår som löpt ut överlämna sina preliminära redovisningar samt den rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för det räkenskapsåret, som hänförs till i artikel 76 i detta beslut, till räkenskapsföraren och revisionsrätten, så att denne kan konsolidera räkenskaperna i enlighet med artikel 128 i den allmänna budgetförordningen.

Räkenskapsföraren ska även skicka rapporten om budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning till Europaparlamentet och rådet senast den 31 mars följande år.

Artikel 83

1. I enlighet med artikel 129.1 i den allmänna budgetförordningen ska revisionsrätten senast den 15 juni följande år meddela sina iakttagelser i fråga om de preliminära redovisningarna för Eurojust.

2. Efter att ha mottagit revisionsrättens iakttagelser över Eurojusts preliminära redovisningar ska den administrativa direktören på eget ansvar upprätta sina redovisningar i enlighet med artikel 43 och överlämna dem till kollegiet för ett yttrande.

3. Den administrativa direktören ska upprätta de slutliga redovisningarna och senast den 1 juli efter utgången av det berörda budgetåret överlämna dem tillsammans med kollegiets yttrande till kommissionens räkenskapsförare samt till revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet; ovannämnda handlingar ska överlämnas inom två veckor om revisionsrättens iakttagelser mottas senare än den 15 juni.

4. Eurojusts konsoliderade räkenskaper, sammanlagda med kommissionens, ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning senast den 15 november följande budgetår.

5. Den administrativa direktören ska senast den 30 september följande år ge revisionsrätten svar på de iakttagelser som den redovisat inom ramen för sin årsrapport. Eurojusts svar ska samtidigt skickas till kommissionen.

KAPITEL 2

Löpande räkenskaper

Avsnitt 1 – Gemensamma bestämmelser

Artikel 84

1. Eurojusts räkenskaper är ett system för att strukturera och redovisa budgetinformation och finansiell information, på ett sådant sätt att sifferuppgifter kan sammanföras, klassificeras och registreras.

2. Räkenskaperna ska delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna ska föras per kalenderår och uttryckas i euro.

3. Uppgifterna i de allmänna räkenskaperna och budgeträkenskaperna ska fastställas vid budgetårets utgång för att användas som underlag för de redovisningar som behandlas i kapitel 1.

4. Bestämmelserna i punkterna 2 och 3 ska inte utgöra något hinder för att de delegerade utanordnarna därutöver kan hålla en kostnadsbokföring.

Artikel 85

Räkenskapsreglerna för Eurojust ska liksom den harmoniserade kontoplanen fastställas av kommissionens räkenskapsförare i enlighet med artikel 133 i den allmänna budgetförordningen.

Avsnitt 2 – Allmänna räkenskaper

Artikel 86

I de allmänna räkenskaperna ska alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för Eurojust registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.

Artikel 87

1. Kontorörelser och saldon ska föras in i respektive liggare.

2. All registrering i räkenskaperna, inklusive korrigeringar, ska stödja sig på styrkande dokument, och det ska göras hänvisningar till dessa dokument i räkenskaperna.

3. Systemet för räkenskaperna ska göra det möjligt att spåra varje enskild transaktion.

Artikel 88

Efter utgången av budgetåret och fram till dess att räkenskaperna avslutas ska Eurojusts räkenskapsförare göra de korrigeringar som behövs för att få till stånd en regelbunden, fullständig och rättvisande redovisning, förutsatt att dessa korrigeringar inte leder till utbetalningar eller inbetalningar som belastar det berörda budgetåret.

Avsnitt 3 – Budgeträkenskaper

Artikel 89

1. Budgeträkenskaperna ska göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av budgeten.

2. För att kunna tillämpa punkt 1 ska alla handlingar för att genomföra budgeten registreras i budgeträkenskaperna, både i fråga om inkomster och i fråga om utgifter som avses i avdelning IV i denna förordning.

KAPITEL 3

Inventarieförteckning över anläggningstillgångar

Artikel 90

1. Eurojust ska hålla förteckningar avseende all gemenskapens materiella, immateriella och finansiella egendom som utgör Eurojusts förmögenhet, med angivande av både antal och värde, i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.

Eurojust ska kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.

2. Försäljning av lös egendom ska annonseras på lämpligt sätt.

AVDELNING VIII

EXTERN GRANSKNING OCH BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET

KAPITEL 1

Extern granskning

Artikel 91

Revisionsrätten ska granska Eurojusts räkenskaper i enlighet med artikel 248 i EG-fördraget.

Artikel 92

1. Eurojust ska översända sina slutligt antagna budgetar till revisionsrätten. Eurojust ska översända de finansiella bestämmelser de antar till revisionsrätten.

2. Eurojust ska översända sina slutligt antagna budgetar till revisionsrätten.

3. Revisionsrätten ska underrättas om utnämningar av utanordnare, internrevisorer, räkenskapsförare och förskottsförvaltare samt om alla delegeringar som skett enligt artiklarna 34, 43.1, 43.4 och 44.

Artikel 93

Revisionsrättens granskningar ska ske enligt artiklarna 139–144 i den allmänna budgetförordningen. Granskningen ska utövas på ett sätt som säkerställer skyddet för känsliga uppgifter som är förknippade med ett särskilt ärende.

KAPITEL 2

Beviljande av ansvarsfrihet

Artikel 94

1. Europaparlamentet ska före den 30 april år N + 2, på rekommendation av rådet bevilja den administrativa direktören ansvarsfrihet beträffande budgetens genomförande år N. Den administrativa direktören ska meddela kollegiet om Europaparlamentets iakttagelser i den resolution som bifogas beslutet om ansvarsfrihet.

2. Om det datum som anges i punkt 1 inte kan hållas ska Europaparlamentet eller rådet underrätta den administrativa direktören om orsakerna till att beslutet har måst skjutas upp.

3. Om Europaparlamentet skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet ska den administrativa direktören, tillsammans med kollegiet, så fort som möjligt vidta åtgärder för att underlätta att hindren för detta beslut undanröjs.

Artikel 95

1. Beslutet om ansvarsfrihet ska omfatta räkenskaperna över Eurojusts samtliga inkomster och utgifter, det saldo som uppstår samt Eurojusts tillgångar och skulder enligt balansräkningen.

2. För att kunna fatta beslut om ansvarsfrihet ska Europaparlamentet, efter rådet, granska Eurojusts räkenskaper, redovisningar och balansräkning. Europaparlamentet ska också granska revisionsrättens årsrapport åtföljd av svaren från Eurojusts administrativa direktör, liksom de av revisionsrättens särskilda rapporter som är av betydelse för det berörda budgetåret och dess förklaring om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

3. Den administrativa direktören ska på Europaparlamentets begäran lägga fram alla uppgifter som behövs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret ska fungera väl, på samma sätt som föreskrivs i artikel 146.3 i den allmänna budgetförordningen.

Artikel 96

1. Den administrativa direktören ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i Europaparlamentets beslut om ansvarsfrihet samt de kommentarer som är fogade till den rekommendation om ansvarsfrihet som antas av rådet, med beaktande av Eurojusts uppgifter.

2. På Europaparlamentets eller rådets begäran ska den administrativa direktören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och kommentarer. Han ska också översända ett exemplar av rapporten till kommissionen och revisionsrätten.

AVDELNING IX

ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 97

Europaparlamentet, rådet och kommissionen ska ha rätt att få ta del av alla relevanta upplysningar och förklaringar i budgetfrågor som tillhör deras respektive behörighet.

Artikel 98

Om så krävs ska kollegiet på förslag av den administrativa direktören, och med kommissionens godkännande, anta genomförandebestämmelser för Eurojusts budgetförordning.

Artikel 99

Detta beslut träder i kraft dagen efter det att det har antagits av kollegiet, och ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning. Det ska ersätta beslutet om budgetförordning för Eurojust som antogs den 20 april 2006.

Utfärdat i Haag den 27 mars 2009. José Luís LOPES DA MOTA Ordförande för Eurojust

(1) EGT L 63, 6.3.2002, s. 1.

(2) EUT L 245, 29.9.2003, s. 44.

(3) EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

(4) EUT L 181, 10.7.2008, s. 23.

(5) EGT L 357, 31.12.2002, s. 1.

(6) EGT L 314, 7.12.1994, s. 1.