SV Europeiska unionens officiella tidning L 328/42

KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1271/2013

av den 30 september 2013

med rambudgetförordning för de organ som avses i artikel 208 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artikel 208, och

av följande skäl:

(1) Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (2) med rambudgetförordning för de organ som inrättas av gemenskapen grundades på rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (3). Förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 har ersatts av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012. Det är därför nödvändigt att se över förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002. För tydlighetens skull bör förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 ersättas med en ny förordning.

(2) Det är nödvändigt att ta hänsyn till det gemensamma uttalandet av Europaparlamentet, rådet och Europeiska kommissionen om decentraliserade organ av den 19 juli 2012.

(3) Vissa bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 måste ses över för att ta hänsyn till de erfarenheter som gjorts vid tillämpningen av dem.

(4) Den här förordningen bör fastställa breda principer och grundläggande regler för de organ som inrättats enligt EUF-fördraget och Euratomfördraget (nedan kallade unionsorgan) och som får bidrag som belastar unionens budget, utan att det påverkar tillämpningen av den konstituerande akten. På grundval av denna förordning bör unionsorganen anta egna finansiella regler som inte får avvika från den, med undantag för fall då detta är nödvändigt på grund av särdragen i deras verksamhet, och efter att kommissionen gett sitt godkännande.

(5) Även unionsorgan som är helt självfinansierade och på vilka denna förordning inte är tillämplig bör, för ökad enhetlighet, fastställa liknande bestämmelser när så är lämpligt. I enlighet med det gemensamma uttalandet av Europaparlamentet, rådet och kommissionen av den 19 juli 2012 bör dessa organ förelägga Europaparlamentet, rådet och kommissionen en årlig rapport om genomförandet av sin budget och vederbörligen beakta deras synpunkter och rekommendationer.

(6) Unionsorganen bör upprätta och genomföra sin budget i enlighet med de fem budgeträttsliga grundprinciperna – enhet, riktighet, universalitet, specificering och ettårighet samt i enlighet med principerna om balans i budgeten, en enda beräkningsenhet, sund ekonomisk förvaltning och öppenhet.

(7) Det faktum att av unionens bidrag syftar till att åstadkomma balans bör betonas. Den del av unionsorganets positiva budgetutfall som överstiger det bidrag från unionen som betalats ut under året ska återbetalas till unionens budget.

(8) Om det i den konstituerande akten anges att intäkterna utgörs av avgifter utöver unionens bidrag och att de intäkter som härrör från avgifter ska användas för att finansiera specifika utgifter, bör unionsorganen kunna föra över balansen i form av inkomster avsatta för särskilda ändamål.

(9) Det är nödvändigt att se till att avgifterna ligger på en lämplig nivå för att täcka kostnaderna för tillhandahållande av tjänster och undvika betydande överskott.

(10) Delegeringen av uppgifter för genomförande av budgeten till ett unionsorgan måste motiveras av uppgifternas natur och unionsorganets särskilda sakkunskap, samtidigt som en sund ekonomisk förvaltning och kostnadseffektivitet säkerställs. De delegerade uppgifterna bör vara förenliga med den konstituerande akten.

(11) Unionsorganen bör kunna beviljas ad hoc-bidrag endast om detta uttryckligen föreskrivs i de berörda grundläggande akterna och godkänns i den konstituerande akten.

(12) I enlighet med artikel 50 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 måste unionsorganet delta i en riktmärkning tillsammans med andra organ och institutioner i unionen.

(13) Det är nödvändigt att fastställa regler för den handlingsplan som ska följa upp slutsatserna från de övergripande regelbundna utvärderingarna för att garantera att de tillämpas effektivt.

(14) För att sörja för en konsekvent programplanering bör unionsorganet upprätta ett dokument med en årlig och flerårig programplanering, där hänsyn tas till kommissionens riktlinjer.

(15) Unionsorganen bör anpassa tidsplanen för den årliga och fleråriga programplaneringen till budgetförfarandet för att garantera att den är effektiv och att alla programplaneringsdokument överensstämmer sinsemellan.

(16) Det är nödvändigt att tydliggöra internrevisionens och de interna kontrollfunktionernas struktur samt att rationalisera rapporteringskraven. Unionsorganets internrevision bör utföras av kommissionens internrevisor, som bör genomföra revisioner när detta är berättigat på grund av riskerna. Det är nödvändigt att införa regler för inrättande av internrevisionsfunktioner och deras verksamhet.

(17) Rapporteringskraven bör rationaliseras. Unionsorganen bör lämna en konsoliderad årlig verksamhetsrapport med utförlig information om genomförandet av arbetsprogrammet, budgeten och den personalpolitiska planen samt om organens förvaltning och interna kontrollsystem.

(18) För att förbättra unionsorganens kostnadseffektivitet är det nödvändigt att göra det möjligt att dela tjänster eller överföra dem till ett annat unionsorgan eller kommissionen. Kostnadseffektiviteten kan särskilt förbättras genom att tillåta att kommissionens räkenskapsförare anförtros samtliga eller vissa uppgifter som åligger unionsorganets räkenskapsförare.

(19) I enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 bör det vara möjligt att dela upp åtaganden som sträcker sig över flera budgetår i årliga delåtaganden endast om detta är tillåtet enligt den konstituerande eller grundläggande akten eller om åtagandena avser administrativa utgifter.

(20) För att anpassa reglerna för inkomster avsatta för särskilda ändamål till reglerna i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är det nödvändigt att fastställa regler för differentiering av inkomster avsatta för särskilda ändamål (interna och externa) och för deras överföring.

(21) För att anpassa reglerna för hur ränta som genereras av unionens bidrag till unionsorganet behandlas till reglerna i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är det nödvändigt att föreskriva att ränta inte ska betalas till budgeten.

(22) I förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 föreskrivs en möjlighet att i särskilda fall ingå ett rättsligt åtagande innan ett budgetåtagande. Unionsorgan bör också ha den möjligheten.

(23) För att säkerställa överensstämmelse mellan förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 och förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 bör särskilda bestämmelser om upphandling och bidrag inte tillåtas. Tillämpningen av en enda uppsättning regler gör att unionsorganets arbete förenklas och att de riktlinjer och modeller som utarbetats av kommissionen kan användas.

(24) Det bör införas en möjlighet för unionsorganet att dela ut priser till följd av tävlingar för att anpassa bestämmelserna i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 till förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

(25) För att kartlägga och korrekt hantera risker för faktiska eller upplevda intressekonflikter bör unionsorganen åläggas att anta regler om förebyggande och hantering av intressekonflikter. Sådana bestämmelser bör ta hänsyn till de riktlinjer som kommissionen utarbetat till följd av det gemensamma uttalandet från Europaparlamentet, rådet och kommissionen av den 19 juli 2012.

(26) Bestämmelserna om fastighetspolitiken, inbegripet införandet av en möjlighet för unionsorganen att ta upp lån och villkor för detta, bör anpassas till förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 för att garantera att de nya bestämmelserna tillämpas enhetligt av unionens alla institutioner och organ.

(27) Det är nödvändigt att införa övergångsbestämmelser för programplaneringen och rapporteringen eftersom kommissionen behöver tid för att utarbeta lämpliga riktlinjer i samarbete med unionsorganen.

(28) Denna förordning bör träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning så att de reviderade budgetförordningarna för unionsorganen kan antas senast den 1 januari 2014 för att garantera enhetliga regler för nästa fleråriga budgetram.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Artikel 1

Syfte

I denna förordning fastställs de grundläggande finansiella regler enligt vilka unionsorganet ska anta egna finansiella regler. Unionsorganets finansiella regler får endast avvika från denna förordning om särskilda behov föreligger och om kommissionen gett sitt samtycke.

Artikel 2

Definitioner

I denna förordning gäller följande definitioner:

konstituerande akt: det instrument i unionslagstiftningen som reglerar de viktigaste aspekterna av inrättandet av och verksamheten i unionsorganet.

unionsorganets budget: det instrument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga för unionsorganet införs och godkänns för varje budgetår.

unionsorgan: varje organ som avses i artikel 208 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

styrelse: det viktigaste interna organet inom unionsorganet med ansvar för att fatta beslut i finansiella frågor och budgetfrågor, oavsett vilket exakt begrepp som används för denna instans i den konstituerande akten.

direktör: den person som ansvarar för genomförandet av styrelsens beslut och unionsorganets budget i egenskap av utanordnare, oavsett vilken exakt benämning tjänsten ges i den konstituerande akten.

verkställande organ: internt organ i unionsorganet som bistår styrelsen och vars ansvarsområden och arbetsordning anges i den konstituerande akten.

Artikel 3

Perioder, datum och frister

Om inte något annat anges ska rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 (4) tillämpas på tidsfrister som fastställs i denna förordning.

Artikel 4

Skydd av personuppgifter

Denna förordning påverkar inte tillämpningen av kraven i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (5) och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (6).

Artikel 5

Iakttagande av budgetprinciper

Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, balans, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering och sund ekonomisk förvaltning, vilket förutsätter effektiv och ändamålsenlig intern kontroll samt öppenhet, på det sätt som avses i denna förordning.

AVDELNING II

BUDGETPRINCIPER

KAPITEL 1

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel 6

Tillämpningsområde för unionsorganets budget

1. Unionsorganets budget ska omfatta följande:

a) Unionsorganets egna inkomster bestående av de avgifter som det har rätt att uppbära i samband med den verksamhet det anförtrotts att bedriva, samt andra eventuella inkomster.

b) Eventuella bidrag från den medlemsstat där organet har sitt säte.

c) Bidrag som beviljats av unionen.

d) Inkomster avsatta för särskilda ändamål i enlighet med artikel 23.1.

e) Unionsorganets utgifter, inklusive administrativa utgifter.

2. Inkomster i form av avgifter får endast avsättas i de exceptionella och väl motiverade fall som anges i den konstituerande akten.

3. Om det i en eller flera konstituerande akter föreskrivs att klart definierade uppgifter ska finansieras separat eller om unionsorganet genomför uppgifter som anförtrotts det genom ett delegeringsavtal, ska det ha separat bokföring för inkomster och utgifter. Unionsorganet ska tydligt identifiera varje grupp av uppgifter i den planering av personalresurser som ingår i det årliga och fleråriga programplaneringsdokument som avses i artikel 32.

Artikel 7

Ad hoc-bidrag

1. Unionsorganet får endast motta ad hoc-bidrag från budgeten om detta godkänns i den konstituerande akten och uttryckligen föreskrivs i den grundläggande akten.

2. Om unionsorganet har bemyndigats att motta ad hoc-bidrag ska de uppgifter som finansieras genom dessa bidrag ingå i det årliga arbetsprogram som avses i artikel 32.3.

Artikel 8

Delegeringsavtal

1. Kommissionen får inte anförtro unionsorganet uppgifter för genomförande av budgeten, utom om det är motiverat av åtgärdens särskilda karaktär och unionsorganets särskilda sakkunskap.

2. Vid val av organ ska vederbörlig hänsyn tas till

a) hur kostnadseffektivt det är att delegera dessa uppgifter,

b) inverkan på organets styrningsstruktur och dess ekonomiska resurser och personalresurser.

3. Om kommissionen undantagsvis delegerar uppgifter till unionsorganet ska följande gälla:

a) Artikel 60 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska tillämpas för unionsorganet när det gäller medel som anslås till dessa uppgifter och artiklarna 108 och 109 i denna förordning ska inte tillämpas.

b) De delegerade uppgifterna bör anges i unionsorganets årliga arbetsprogram, som avses i artikel 32.3, men endast i informationssyfte.

4. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 ska utanordnaren samråda med styrelsen innan han eller hon undertecknar delegeringsavtalet.

Artikel 9

Särskilda regler avseende principerna om enhet och riktighet i budgeten

1. Alla inkomster och utgifter ska medföra att en rubrik i unionsorganets budget tillgodogörs eller belastas.

2. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i unionsorganets budget.

3. Ett anslag får tas upp i unionsorganets budget endast om det motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig.

4. Ränta på förfinansiering ur unionsorganets budget ska inte föras upp i dess budget.

KAPITEL 2

Principen om ettårighet

Artikel 10

Definition

De anslag som tas upp i unionsorganets budget ska beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.

Artikel 11

Typer av anslag

1. Anslagen i unionsorganets budget ska som regel vara icke-differentierade; om det finns operativa skäl för detta, får emellertid differentierade anslag användas. Differentierade anslag ska bestå av åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

2. Åtagandebemyndiganden ska täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret.

3. Betalningsbemyndigandena ska täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret eller som ingåtts under tidigare budgetår.

Artikel 12

Redovisning av inkomster och anslag

1. Unionsorganets inkomster enligt artikel 6 ska tas upp i räkenskaperna för ett givet budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under det budgetåret.

2. Unionsorganets inkomster ska ge upphov till betalningsbemyndiganden på samma nivå.

3. Anslag som beviljas för ett budgetår ska bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar verkställs under budgetåret i fråga samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under föregående budgetår.

4. Utgiftsåtaganden ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som skett fram till den 31 december.

5. Betalningarna för ett budgetår ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de betalningar som effektuerats av räkenskapsföraren till och med den 31 december det budgetåret.

Artikel 13

Åtaganden mot budgetanslag

Åtaganden får göras för medlen i unionsorganets budget med verkan från den 1 januari, så snart budgeten för organet har antagits slutgiltigt.

Artikel 14

Anslag som förfaller och anslag som överförs

1. Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades ska förfalla. De kan emellertid föras över, men endast till påföljande budgetår, efter ett beslut som fattas senast den 15 februari av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, i enlighet med punkterna 3 och 4, eller de kan föras över automatiskt i enlighet med punkt 5.

2. Anslag som avser personalutgifter får överföras till följande budgetår.

3. I fråga om åtagandebemyndiganden och icke-differentierade anslag som inte har tagits i anspråk vid budgetårets utgång kan överföringen avse

a) belopp som motsvarar åtagandebemyndiganden,

b) belopp som motsvarar icke-differentierade anslag med anknytning till byggnadsprojekt, för vilka de flesta förberedelser för ett åtagande är fullbordade den 31 december. Den förberedande fasen för ett åtagande ska anges i tillämpningsbestämmelserna till varje unionsorgans budgetförordning.

Dessa belopp får anslås fram till och med den 31 mars följande år, eller fram till och med den 31 december följande år för belopp som avser byggnadsprojekt.

4. Betalningsbemyndiganden får föras över om beloppen är nödvändiga för att uppfylla redan gjorda åtaganden eller hänför sig till åtagandebemyndiganden som överförts, när de anslagsutbetalningar som avsatts under de berörda rubrikerna i budgeten för påföljande budgetår är otillräckliga för att täcka behoven.

Det berörda unionsorganet ska i första hand använda de anslag som beviljats för det innevarande budgetåret och inte använda de överförda anslagen förrän de förstnämnda är uttömda.

5. Icke-differentierade anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs vid budgetårets utgång ska överföras automatiskt endast till påföljande budgetår.

6. Överförda anslag för vilka inga åtaganden ingåtts den 31 mars år N + 1 ska automatiskt förfalla och ska särskiljas i räkenskaperna.

Artikel 15

Regler för överföring till påföljande budgetår av inkomster som avsatts för särskilda ändamål

Vid överföring till påföljande budgetår av inkomster som avsatts för särskilda ändamål enligt artikel 23 och av anslag som är disponibla den 31 december och som härrör från sådana inkomster gäller följande regler:

a) Externa inkomster som avsatts för särskilda ändamål ska överföras automatiskt och ska användas i sin helhet innan alla insatser inom det program eller den åtgärd de avsatts för har avslutats. Externa inkomster avsatta för särskilda ändamål som kommit in under det sista året för programmet eller åtgärden får användas under det första året av det påföljande programmet eller den påföljande åtgärden.

b) Interna inkomster som avsatts för särskilda ändamål får bara överföras till påföljande budgetår, med undantag för sådana interna inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 23.3 f, vilka ska överföras automatiskt.

När en inkomst som avsatts för särskilda ändamål överförs mellan budgetår ska unionsorganet senast den 1 juni år N + 1 informera kommissionen om utnyttjandet beloppet i fråga.

Artikel 16

Tillbakadragande av anslag

Om anslag dras tillbaka under något av de budgetår som följer på det år då anslagen fördes in i unionsorganets budget på grund av att de åtgärder för vilka anslagen avsatts inte genomförts helt eller delvis, ska motsvarande anslag förfalla.

Artikel 17

Åtaganden

1. Löpande administrativa utgifter får från och med den 15 oktober varje år belasta anslagen för det påföljande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden ska emellertid inte överstiga en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som styrelsen beslutat om under motsvarande budgetrubrik för det innevarande budgetåret. Sådana åtaganden får inte gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i unionsorganets senast vederbörligen antagna budget.

2. Utgifter som ska betalas i förskott, t.ex. hyror och liknande, ska vad avser betalningar från och med den 1 december belasta anslagen för det närmast följande budgetåret. I så fall ska den gräns som tillämpas i punkt 1 inte gälla.

Artikel 18

Regler som ska tillämpas om antagandet av unionsorganets budget försenas

1. Om unionsorganets budget inte har antagits slutgiltigt vid budgetårets början ska reglerna i artiklarna 2–6 gälla.

2. Åtaganden och betalningar får göras inom de gränser som fastställs i punkt 3.

3. Åtaganden får göras per kapitel för upp till högst en fjärdedel av de totala anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret med en ökning av en tolftedel för varje avslutad månad.

Summan av inkomsterna enligt den preliminära inkomst- och utgiftsberäkningen ska inte överskridas.

Betalningarna får göras månadsvis per kapitel för upp till högst en tolftedel av de anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret. Beloppet får dock inte överstiga en tolftedel av de anslag som angetts i detta kapitel i beräkningen av inkomster och utgifter.

4. De anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret, i enlighet med i punkterna 2 och 3, ska anses avse de anslag som beviljats i unionsorganets budget, inbegripet genom ändringsbudgetar, efter justering för överföringar som genomförts under det budgetåret.

5. På direktörens begäran och om kontinuiteten i unionsorganets verksamhet och förvaltningsbehoven så kräver, kan rådet genom beslut med kvalificerad majoritet på förslag från kommissionen bevilja utgifter som är större än en tillfällig tolftedel, men som inte överstiger summan av fyra tillfälliga tolftedelar, utom i vederbörligen motiverade fall, för såväl åtaganden som betalningar utöver dem som automatiskt gjorts tillgängliga i enlighet med punkterna 2 och 3.

Ytterligare tolftedelar får beviljas som hela tolftedelar men kan inte delas upp i bråkdelar.

6. Om, för ett visst kapitel, beviljandet av fyra tillfälliga tolftedelar i enlighet med punkt 5 inte gör det möjligt att täcka de utgifter som krävs för att undvika ett avbrott i unionsorganets verksamhet på det område som täcks av ifrågavarande kapitel, kan i undantagsfall ett överskridande beviljas av det anslagsbelopp som tagits upp i motsvarande kapitel i unionsorganets budget för det föregående räkenskapsåret. Styrelsen ska följa de förfaranden som föreskrivs i punkt 5. Emellertid får den totala summan av de anslag som beviljades i unionsorganets budget för det föregående räkenskapsåret eller i det framlagda budgetförslaget inte i något fall överskridas.

KAPITEL 3

Principen om balans i budgeten

Artikel 19

Definition och tillämpningsområde

1. Det ska råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden.

2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga summan av bidraget från unionen samt de egna inkomster och eventuella andra inkomster som avses i artikel 6.

3. För organ vars inkomster består av avgifter utöver unionens bidrag bör avgifterna fastställas till en sådan nivå att en betydande ackumulering av överskott undviks. Om budgetutfallet, i den mening som avses i artikel 97, upprepade gånger uppvisar stora över- eller underskott ska nivån på avgifterna ses över.

4. Unionsorganet får inte ta upp lån inom ramen för sin budget.

5. Unionens bidrag till organet ska i organets budget utgöra ett utjämningsbidrag och får delas upp i flera utbetalningar.

6. För att undvika omotiverat stora likvida tillgångar ska unionsorganet noggrant förvalta sina likvida medel och ta vederbörlig hänsyn till inkomster avsatta för särskilda ändamål. Unionsorganet ska i sina ansökningar om utbetalning redovisa detaljerade och uppdaterade prognoser över sina faktiska behov av likvida medel under året, och där även redogöra för inkomster avsatta för särskilda ändamål.

Artikel 20

Budgetutfall från budgetåret

1. Om budgetutfallet i den mening som avses i artikel 97 uppvisar överskott ska det återbetalas till kommissionen, dock endast upp till det bidrag som erlagts under året. Den del av budgetutfallet som överstiger det belopp med vilket unionen bidragit under året ska tas upp i unionsorganets budget för nästföljande budgetår som inkomst.

Första stycket ska också tillämpas om unionsorganets inkomster utgörs av avgifter utöver unionens bidrag.

Skillnaden mellan det bidrag som tagits upp i budgeten och det som faktiskt betalas till unionsorganet ska förfalla.

I syfte att komplettera den information som redan redovisats avseende budgetresultatet från år N–2 ska unionsorganet senast den 31 januari år N lägga fram en beräkning över sitt budgetresultat från år N–1, vilket ska återbetalas till budgeten senare under år N. Kommissionen ska ta vederbörlig hänsyn till dessa uppgifter när den beräknar unionsorganets finansiella behov för år N + 1.

2. I undantagsfall och om det i den konstituerande akten föreskrivs att de inkomster som härrör från avgifter ska användas för att finansiera specifika utgifter, får unionsorganet överföra resterande avgifter som inkomster avsatta för den verksamhet som är förknippad med de tjänster för vilka avgifterna ska betalas.

3. Om budgetutfallet, i den mening som avses i artikel 97, uppvisar underskott ska det tas upp i unionsorganets budget för påföljande budgetår som betalningsbemyndiganden, eller, i förekommande fall, kvittas mot unionsorganets positiva budgetutfall under påföljande budgetår.

4. Inkomsterna eller betalningsbemyndigandena ska under budgetförfarandet tas upp i unionsorganets budget genom en ändringsskrivelse i enlighet med artikel 39 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 eller, om genomförandet av unionsorganets budget redan inletts, genom en ändringsbudget.

KAPITEL 4

Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 21

Användning av euro

Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna ska redovisas i euro. Om likviditetsförvaltningen så kräver får dock räkenskapsföraren genomföra transaktioner i andra valutor enligt de finansiella bestämmelserna för det berörda unionsorganet, vilket också ska gälla förskottsförvaltarna med avseende på förskottskontona.

KAPITEL 5

Universalitetsprincipen

Artikel 22

Definition och tillämpningsområde

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 23 ska de totala inkomsterna täcka de totala betalningsbemyndigandena. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 25 ska alla inkomster och utgifter tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra.

Artikel 23

Inkomster avsatta för särskilda ändamål

1. Externa och interna inkomster avsatta för särskilda ändamål ska användas för att finansiera specifika utgiftsposter.

2. Följande ska utgöra externa inkomster avsatta för särskilda ändamål:

a) Finansiella bidrag från medlemsstater och tredjeländer, i båda fallen inbegripet deras offentliga organ, enheter eller fysiska personer, till vissa verksamheter som unionsorganet bedriver i den mån som detta föreskrivs i det avtal som ingåtts mellan unionsorganet och de berörda medlemsstaterna, tredjeländerna eller offentliga organen, enheterna eller fysiska personerna.

b) Inkomster för ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.

c) Finansiella bidrag, som inte omfattas av led a, från tredjeländer eller olika EU-externa organ för deltagande i unionsorganens verksamhet. — Inkomster från ad hoc-bidrag i enlighet med artikel 7. — Inkomster från delegeringsavtal i enlighet med artikel 8.

d) Sådana interna inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i punkt 3, i den mån som dessa kompletterar de andra inkomster som avses i leden a–c i den här punkten.

e) Inkomster från avgifter som avses i artikel 6.2.

3. Följande ska utgöra interna inkomster avsatta för särskilda ändamål:

a) Inkomster från tredje man i samband med varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som levererats på tredje mans begäran, med undantag för de avgifter som avses i artikel 6.1 a.

b) Förtjänster från avyttring av fordon, utrustning och installationer samt vetenskaplig och teknisk apparatur som ersätts eller utrangeras när det bokförda värdet är helt och hållet avskrivet.

c) Inkomster från återbetalningar, i enlighet med artikel 62, av belopp som betalats ut på felaktiga grunder.

d) Inkomster från leverans av varor, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten till unionens institutioner eller andra unionsorgan.

e) Försäkringsersättningar.

f) Hyresinkomster.

g) Inkomster från försäljning av publikationer och filmer, inklusive material som lagras elektroniskt.

h) Inkomster som uppstår genom skatteåterbäring enligt artikel 25.3 b.

4. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 23.2 e får det i den relevanta konstituerande akten också föreskrivas att de inkomster som omfattas av denna ska avsättas för att täcka vissa specifika utgifter. Om inget annat anges i den relevanta konstituerande akten ska sådana belopp betraktas som interna inkomster avsatta för särskilda ändamål.

5. Alla inkomster som avses i punkt 2 a–c och punkt 3 a och d ska täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av verksamheten eller ändamålet i fråga.

6. Unionsorganets budget ska innehålla rubriker för externa och interna inkomster avsatta för särskilda ändamål och beloppen ska om möjligt anges.

Inkomster avsatta för särskilda ändamål får bara införas i beräkningen av inkomster och utgifter till belopp som är säkra i det skede då budgetförslaget upprättas.

Artikel 24

Donationer

1. Direktören får ta emot alla donationer till unionsorganet, såsom inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.

2. Donationer som kan föra med sig kostnader får bara tas emot efter förhandsgodkännande från styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, från det verkställande organet, som ska fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet inte fattar något beslut inom denna tidsfrist ska donationen anses godkänd.

Artikel 25

Regler för avdrag och för växelkursskillnader

1. Följande avdrag får göras från ansökningar om utbetalningar för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:

a) Straffavgifter som förelagts en part i ett upphandlingskontrakt eller en bidragsmottagare.

b) Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från enskilda fakturor och kostnadsredovisningar.

c) Justeringar av felaktigt utbetalda belopp.

De justeringar som avses i första stycket led c får göras genom en direkt avräkning mot en ny mellanliggande betalning eller restlikvid till samma betalningsmottagare under det kapitel, den artikel och det budgetår som den felaktiga betalningen belastade.

Unionens redovisningsregler ska tillämpas på de avdrag som avses i första stycket c.

2. Priser på varor och tjänster som levereras till unionsorganet ska, om de innefattar skatter som betalas tillbaka av medlemsstaterna enligt protokollet om Europeiska unionens immunitet och privilegier, tas upp i unionsorganets budget netto exklusive dessa skatter förutsatt att protokollet gäller för unionsorganet.

3. Priser på varor och tjänster som levereras till unionsorganet får, om de innefattar skatter som betalas tillbaka av tredjeland på grundval av gällande överenskommelser, tas upp i unionsorganets budget

a) netto exklusive dessa skatter, eller

b) inklusive dessa skatter. I ett sådant fall ska skatteåterbäringen betraktas som interna inkomster avsatta för särskilda ändamål.

4. De nationella skatter som eventuellt betalas av unionsorganet på tillfällig basis enligt punkterna 2 och 3 ska uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka de berörda beloppen.

5. Eventuella underskott i budgetutfallet ska tas upp i organets budget som utgifter.

6. Justeringar får göras för växelkursskillnader som uppstår vid genomförandet av unionsorganets budget. Den slutliga vinsten eller förlusten ska redovisas i budgetutfallet.

KAPITEL 6

Principen om specificering

Artikel 26

Allmänna bestämmelser

Anslag ska delas in efter ändamål i avdelningar och kapitel. Kapitlen ska delas in ytterligare i artiklar och punkter.

Artikel 27

Överföringar

1. Direktören får överföra anslag

a) mellan olika avdelningar upp till högst 10 % av anslagen för det år som anges på den budgetpost från vilken överföringen görs, och

b) från ett kapitel till ett annat och från en artikel till en annan utan begränsning.

2. Om beloppet överstiger gränsen i punkt 1 får direktören för styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet föreslå överföringar av anslag från en avdelning till en annan. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet ska ha tre veckor på sig att invända mot överföringarna. Efter denna frist ska anslagsöverföringarna anses godkända.

3. De överföringar och förslag till överföringar som sker på grundval av punkterna 1 och 2 ska åtföljas av detaljerade motiveringar, som ska innehålla uppgifter om hur anslag utnyttjats och om förväntade behov fram till slutet av budgetåret; dessa uppgifter ska lämnas både för den budgetrubrik som belastas och för den som förstärks genom överföringen.

4. Direktören ska snarast möjligt informera styrelsen om alla anslagsöverföringar som gjorts. Direktören ska informera Europaparlamentet och rådet om alla överföringar som skett enligt punkt 2.

Artikel 28

Särskilda regler för överföringar

1. Anslag får endast föras över till sådana rubriker i unionsorganets budget som fått anslag beviljade eller där ett symboliskt anslag (promemoria) har införts.

2. Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får överföras endast om de verkligen används till detta ändamål.

KAPITEL 7

Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 29

Principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet/Principen om sund ekonomisk förvaltning

1. Anslagen ska användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som unionsorganet använder för att genomföra sin verksamhet ska göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

Principen om ändamålsenlighet avser hur väl de specifika målen med en åtgärd och de förväntade resultaten uppnås.

3. Unionsorganet ska utföra en riktmärkning i enlighet med artikel 50 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

Riktmärkningen ska omfatta

— en översyn av effektiviteten i unionsorganets övergripande tjänster,

— en kostnadsnyttoanalys avseende att dela tjänster eller helt flytta dem till andra unionsorgan eller kommissionen.

När organet utför den riktmärkning som avses i första och andra stycket ska organet företa nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikter.

4. Specifika, mätbara, nåbara, relevanta och tidsbestämda mål ska fastställas för alla verksamhetsområden som omfattas av unionsorganets budget. Målen ska följas upp med hjälp av resultatindikatorer som ska utformas särskilt för varje verksamhet och direktören ska förse styrelsen med all nödvändig information i detta avseende. Dessa uppgifter ska lämnas varje år och senast i de dokument som åtföljer unionsorganets budgetförslag.

5. För att förbättra möjligheterna att fatta beslut ska unionsorganet göra utvärderingar både i förväg och i efterhand enligt de riktlinjer som kommissionen fastställt. Detta ska gälla alla program och verksamheter som medför betydande utgifter, och resultaten av utvärderingarna ska meddelas styrelsen.

6. Direktören ska utarbeta en handlingsplan för att följa upp de utvärderingar som avses i punkt 5 och rapportera om sina framsteg två gånger om året till kommissionen och regelbundet till styrelsen.

7. Styrelsen ska granska genomförandet av den handlingsplan som avses i punkt 6.

Artikel 30

Intern kontroll av budgetgenomförandet

1. Unionsorganets budget ska genomföras med en ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.

2. När det gäller genomförandet av unionsorganets budget avses med intern kontroll en process som tillämpas på alla förvaltningsnivåer och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:

a) Att verksamheten präglas av effektivitet, ändamålsenlighet och sparsamhet.

b) Att redovisningen är tillförlitlig.

c) Att tillgångar och information skyddas.

d) Att bedrägerier och oriktigheter förebyggs, upptäcks, korrigeras och följs upp.

e) Att det finns lämplig riskhantering med avseende på lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna, med beaktande av programmens fleråriga karaktär samt de berörda utbetalningarnas typ.

3. En ändamålsenlig intern kontroll ska bygga på bästa internationella praxis, och i synnerhet innefatta

a) åtskillnad av uppgifter,

b) lämplig riskhanterings- och kontrollstrategi, vari ingår kontroller på mottagarnivå,

c) undvikande av intressekonflikter,

d) tillräckliga verifieringskedjor och dataintegritet i datasystemen,

e) förfaranden för övervakning av prestandan samt uppföljning av de upptäckta svagheterna och undantagen i den interna kontrollen,

f) periodiskt återkommande utvärderingar av huruvida det interna kontrollsystemet fungerar på ett fullgott sätt.

4. En effektiv intern kontroll ska grundas på följande:

a) Införande av strategier för hantering och kontroll av risker genom samordning mellan tillämpliga aktörer som ingår i kontrollkedjan.

b) Tillgång till kontrollresultaten för alla tillämpliga aktörer som ingår i kontrollkedjan.

c) Vid behov utnyttjande av oberoende revisionsutlåtanden, förutsatt att kvaliteten på det arbete dessa bygger på är korrekt och acceptabel och att arbetet utfördes i enlighet med överenskomna standarder.

d) Tillämpning av korrigerande åtgärder i ett lämpligt skede samt avskräckande sanktioner, när så krävs.

e) Avskaffande av flerfaldiga kontroller.

f) Kostnadseffektivare kontroller.

KAPITEL 8

Principen om öppenhet

Artikel 31

Offentliggörande av redovisning, budget och rapporter

1. Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras och räkenskaperna ska läggas fram i enlighet med principen om öppenhet.

2. En sammanfattning av unionsorganets budget och eventuella ändringsbudgetar ska, i deras slutligt antagna lydelse, offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning inom tre månader från det att de antagits.

Sammanfattningen ska innehålla uppgifter om de fem huvudsakliga budgetrubrikerna för inkomster samt de fem huvudsakliga rubrikerna för unionsorganets administrativa utgifter respektive driftsutgifter, en tjänsteförteckning, en uppskattning av antalet kontraktsanställda som finansieras genom budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter. Uppgifter för föregående år ska också redovisas.

3. Unionsorganets budget, inklusive tjänsteförteckningen, och eventuella ändringsbudgetar ska – jämte uppgifter om antalet kontraktsanställda som ska finansieras via budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter – sändas i slutligt antagen form till Europaparlamentet och rådet, revisionsrätten och kommissionen för kännedom, och ska offentliggöras på unionsorganets webbplats inom fyra veckor efter det att de antagits.

4. Unionsorganet ska senast den 30 juni påföljande budgetår på sin webbplats tillhandahålla uppgifter om mottagarna av medel ur unionsorganets budget, inbegripet de experter med vilka kontrakt ingåtts enligt artikel 89, i enlighet med artikel 21.2, 21.3 och 21.4 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 (7) med en standardiserad presentation. De offentliggjorda uppgifterna ska vara lätt tillgängliga, klara och uttömmande. Uppgifterna ska tillhandahållas med vederbörligt iakttagande av de sekretess- och säkerhetskrav, särskilt när det gäller skydd av personuppgifter, som anges i förordning (EG) nr 45/2001.

AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

KAPITEL 1

Upprättande av unionsorganets budget

Artikel 32

Årlig och flerårig programplanering

1. Unionsorganet ska utarbeta ett programplaneringsdokument som innehåller den fleråriga och årliga planeringen och som tar hänsyn till de riktlinjer som fastställs av kommissionen.

2. Det fleråriga programmet ska innehålla

— den övergripande strategiska programplaneringen inbegripet mål, förväntade resultat och resultatindikatorer,

— resursplanering inbegripet en flerårig budget och personal.

Resursplaneringen ska i rapporteringssyfte innehålla kvalitativa och kvantitativa uppgifter om personal- och budgetfrågor, i synnerhet följande:

— För år N – 1 och N, uppgifter om antalet fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda enligt definitionerna i tjänsteföreskrifterna, samt om antalet utsända nationella experter.

— För år N – 1, en uppskattning av budgettransaktionerna enligt artikel 97 och uppgifter om bidrag in natura som unionsorganet beviljats av värdmedlemsstaten.

— För år N + 1, en uppskattning av antalet fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda enligt definitionerna i tjänsteföreskrifterna.

— För de följande åren, en preliminär budget och planering av personalresurser.

Kommissionen ska tillsända unionsorganet yttrandet från sina berörda avdelningar om utkastet till planering av personalresurser.

Om unionsorganet inte tar full hänsyn till kommissionens yttrande ska det ge kommissionen tillfredsställande förklaringar.

Resursplaneringen ska uppdateras årligen. Den strategiska programplaneringen ska uppdateras vid behov, särskilt med anledning av resultatet av de övergripande utvärderingar som avses i den konstituerande akten.

3. Unionsorganets årliga arbetsprogram ska inbegripa detaljerade målsättningar och förväntade resultat, inbegripet resultatindikatorer. Det ska också innehålla en beskrivning av den eller de åtgärder som ska finansieras och en indikation på hur stora finansiella resurser och personalresurser som anslås till varje åtgärd. Det årliga arbetsprogrammet ska överensstämma med det fleråriga program som avses i punkt 1.

I programmet ska klart anges vilka av unionsorganets uppgifter som lagts till, ändrats eller strukits jämfört med föregående budgetår.

4. Varje betydande ändring av det årliga arbetsprogrammet ska antas enligt samma förfarande som det ursprungliga arbetsprogrammet, i enlighet med bestämmelserna i den konstituerande akten och artikel 33 i denna förordning.

Styrelsen får delegera befogenheten att göra icke-väsentliga ändringar av det årliga arbetsprogrammet till unionsorganets utanordnare.

Artikel 33

Upprättandet av budgeten

1. Budgeten ska upprättas i överensstämmelse med principen om en sund ekonomisk förvaltning.

2. Unionsorganet ska senast den 31 januari varje år till kommissionen överlämna en preliminär beräkning av sina inkomster och utgifter, tillsammans med en allmän motivering.

3. I överensstämmelse med artikel 37 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska unionsorganet varje år till kommissionen, Europaparlamentet och rådet överlämna en preliminär beräkning av sina inkomster och utgifter i enlighet med i den konstituerande akten.

4. Unionsorganets preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar ska innehålla följande:

a) En tjänsteförteckning där det framgår hur många fasta och tillfälliga tjänster som begärs, vilka sedan får beviljas inom gränserna för de disponibla budgetanslagen för varje kategori och grad.

b) En motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan förändring i personalresurserna är aktuell.

c) En kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar.

d) Uppgifter om uppnåendet av alla mål som tidigare fastställts för de olika verksamheterna. Argument för att öka eller minska den föreslagna budgeten för unionsorganet i förhållande till dess budget år N ska underbyggas med hänvisning till utvärderingsresultat.

5. Unionsorganet ska senast den 31 januari varje år till kommissionen, Europaparlamentet och rådet överlämna det utkast till programplaneringsdokument som avses i artikel 32, tillsammans med eventuella uppdaterade versioner av detta.

6. Kommissionen ska i samband med förfarandet för antagandet av budgeten förelägga Europaparlamentet och rådet organets preliminära beräkningar och lägga fram ett förslag om bidraget till unionsorganet jämte sin bedömning av dess personalbehov. Kommissionen ska lägga fram utkastet till tjänsteförteckning för alla unionsorgan och en uppskattning av det antal kontraktsanställda och utsända nationella experter uttryckt i heltidsekvivalenter för vilka anslag föreslås så snart den har utarbetat budgetförslaget.

7. Europaparlamentet och rådet ska anta tjänsteförteckningen för unionsorganet och eventuella ändringar av denna i enlighet med artikel 38.1. Tjänsteförteckningen ska offentliggöras i en bilaga till avsnitt III – kommissionen – i budgeten.

8. Unionsorganets budget och tjänsteförteckning, tillsammans med det programplaneringsdokument som avses i artikel 32, ska antas av styrelsen. De ska anses som slutliga efter det att budgeten, inklusive bidraget till unionsorganet samt tjänsteförteckningen, har antagits och unionsorganets budget och tjänsteförteckningen vid behov har justerats i enlighet därmed.

9. När kommissionen anförtror ett unionsorgan nya uppgifter ska den, utan att det inverkar på lagstiftningsförfarandet för ändring av den konstituerande akten, förelägga Europaparlamentet och rådet den information som krävs för att bedöma de nya uppgifternas konsekvenser för unionsorganets resurser så att organets finansiering vid behov kan ses över.

Artikel 34

Ändringsbudgetar

Alla ändringar av unionsorganets budget, inbegripet tjänsteförteckningen, ska ske genom en ändringsbudget som ska antas enligt samma förfarande som unionsorganets ursprungliga budget, i enlighet med bestämmelserna i den konstituerande akten och artikel 33 i denna förordning.

KAPITEL 2

Unionsorganets budget – struktur och utformning

Artikel 35

Strukturen på unionsorganets budget

Unionsorganets budget ska innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter.

Artikel 36

Kontoplanen

Utgifterna ska tas upp i budgeten enligt en kontoplan som är indelad efter ändamål, förutsatt att detta är berättigat på grundval av unionsorganets verksamhet. Unionsorganet ska själv fastställa sin kontoplan, varvid det ska göras tydlig åtskillnad mellan administrativa anslag och driftsanslag.

Artikel 37

Utformningen av unionsorganets budget

I unionsorganets budget ska följande anges:

1. I sammanställningen över inkomster: a) Unionsorganets beräknade inkomster för budgetåret i fråga (år N). b) De beräknade inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för år N – 2. c) Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.

2. I sammanställningen över utgifter: a) Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för år N. b) Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för föregående budgetår liksom utgiftsåtaganden som ingåtts och betalningar av utgifter som skett under år N – 2; det sistnämnda ska också anges som procentandel av unionsorganets budget för år N. c) En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som ska verkställas under de följande budgetåren med anledning av budgetmässiga åtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren. d) Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.

Artikel 38

Regler om tjänsteförteckningar

1. I den tjänsteförteckning som avses i artikel 33 ska, intill uppgiften om antalet beviljade tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts. Tjänsteförteckningen ska utgöra en absolut övre gräns för unionsorganet. Inga tillsättningar får ske utöver den fastställda gränsen.

Styrelsen får emellertid göra ändringar i tjänsteförteckningen med upp till 10 % av antalet godkända tjänster, utom vad gäller tjänster i lönegraderna AD 16, AD 15, AD 14 och AD 13, samt på följande villkor:

a) Volymen av de personalanslag som motsvarar ett helt budgetår får inte påverkas.

b) Det totala antalet tjänster som godkänts i tjänsteförteckningen får inte överskridas.

c) Unionsorganet ska ha deltagit i en riktmärkning tillsammans med andra organ i unionen, vilken inletts i samband med kartläggningen av kommissionens personalresurser.

2. Trots vad som sägs i punkt 1 andra stycket får dock verkningarna av deltidstjänster som godkänts av tillsättningsmyndigheten i enlighet med tjänsteföreskrifterna kompenseras. Om en anställd begär att godkännandet dras tillbaka innan den beviljade perioden löpt ut, ska unionsorganet i fråga snarast vidta nödvändiga åtgärder för att anpassa sig efter kravet i punkt 1 andra stycket b.

AVDELNING IV

GENOMFÖRANDE AV UNIONSORGANETS BUDGET

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 39

Genomförande av budgeten enligt principen om sund ekonomisk förvaltning

1. Direktören ska fungera som utanordnare. Han eller hon ska genomföra budgeten med avseende både på inkomster och utgifter i enlighet med unionsorganets budgetförordning och med principen om sund ekonomisk förvaltning på eget ansvar och inom ramarna för de tilldelade anslagen.

2. Utan att detta påverkar utanordnarens ansvar för att bedrägerier och oriktigheter förebyggs och upptäcks ska unionsorganet delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska unionens byrå för bedrägeribekämpning.

Artikel 40

Delegering av befogenheter vad gäller budgetens genomförande

1. Direktören får delegera sina genomförandebefogenheter till anställda inom unionsorganet som omfattas av tjänsteföreskrifterna, enligt villkoren i unionsorganets budgetförordning som antas av styrelsen. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.

2. Den som delegerats befogenheter får delegera dem vidare enligt villkoren i de tillämpningsbestämmelser till denna förordning som avses i artikel 114. Direktören ska uttryckligen godkänna varje vidaredelegering.

Artikel 41

Intressekonflikter

1. Aktörer i budgetförvaltningen i den mening som avses i kapitel 2 i denna avdelning och andra personer som medverkar vid genomförande och förvaltning av budgeten, inbegripet förberedande åtgärder, revision eller kontroll av budgetmedel, får inte agera på ett sätt som kan leda till en konflikt mellan ett egenintresse och unionsorganets intresse.

Om en sådan situation uppstår, ska personen i fråga avstå från att utföra handlingen och underrätta den behöriga myndigheten som skriftligen ska bekräfta huruvida en intressekonflikt existerar. Om en intressekonflikt konstateras, ska personen i fråga upphöra med all verksamhet på detta område. Den behöriga myndigheten ska vidta lämpliga åtgärder.

2. Vid tillämpning av punkt 1 föreligger en intressekonflikt om en aktör i budgetförvaltningen eller annan person, i enlighet med vad som avses i punkt 1, av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.

3. Den behöriga myndighet som avses i punkt 1 ska anses vara den anställdes överordnade. Om den anställde är direktören ska den behöriga myndigheten vara styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet.

4. Unionsorganet ska anta regler för förebyggande och hantering av intressekonflikter.

Artikel 42

Metod för genomförande av unionsorganets budget

1. Unionsorganets budget ska genomföras av direktören inom de avdelningar som är underställda honom eller henne.

2. Om detta är oundvikligt får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller organ genom kontrakt.

KAPITEL 2

Aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 1

Principen om åtskillnad mellan funktioner

Artikel 43

Åtskillnad mellan funktioner

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska vara åtskilda och ömsesidigt uteslutande.

Avsnitt 2

Utanordnaren

Artikel 44

Utanordnarens befogenheter och ansvar

1. Utanordnarna ska ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och säkerställa överensstämmelse med kraven på laglighet och korrekthet.

2. Vid tillämpning av punkt 1 ska utanordnaren inrätta en organisation och interna kontrollsystem som är anpassade till uppdraget som utanordnare, i enlighet med de minimistandarder som antas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet på grundval av likvärdiga standarder som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar och med vederbörlig hänsyn till de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och typen av åtgärd som finansieras.

Strukturen och systemen ska utformas på grundval av en ingående riskanalys som ska beakta deras kostnadseffektivitet.

Utanordnaren får inom sina avdelningar inrätta en särskild funktion för rådgivning och expertis i fråga om hantering av risker som är knutna till verksamheten.

3. Utnyttjandet av anslag ska innefatta att utanordnaren gör budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollerar och godkänner utgifter samt vidtar de förberedelser som krävs för att anslag ska kunna utnyttjas.

4. Handläggningen av inkomster ska innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att betalningskrav upprättas. Den ska innefatta att fastställda fordringar skrivs av, där så är lämpligt.

5. Utanordnaren ska bevara de styrkande handlingarna för de transaktioner som verkställts i fem år räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet fattats för genomförandet av unionsorganets budget. Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet, kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 avseende lagring av trafikdata ska i alla händelser följas.

Artikel 45

Förhandskontroll

1. Varje transaktion som avses i artikel 44 ska åtminstone vara föremål för en förhandskontroll av dokument och en genomgång av tillgängliga resultat av tidigare kontroller som har samband med de operativa och ekonomiska aspekterna av transaktionen.

Förhandskontrollen ska gälla både initiativet till och utförandet av transaktionen.

2. Med initiativ till en transaktion avses samtliga förberedelser som görs innan utanordnarna antar akter som genomför unionsorganets budget i enlighet med artiklarna 33 och 34.

3. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av utanordnaren för att kontrollera de operativa och ekonomiska aspekterna.

4. Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras. Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.

Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera att

a) utgiften är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser,

b) transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 29.

Vid förhandskontroller får utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.

5. För en given transaktion ska kontrollen utföras av andra anställda än de som tagit initiativet till transaktionen. De anställda som utför kontrollen får inte vara underordnade de anställda som tagit initiativ till transaktionen.

Artikel 46

Efterhandskontroll

1. Utanordnaren får införa kontroller i efterhand med syftet att granska transaktioner som redan godkänts genom förhandskontroll. Sådana kontroller kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys.

2. Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.

Genom efterhandskontrollerna ska det verifieras att de åtgärder som finansieras genom unionsorganets budget genomförs korrekt, och särskilt att kriterierna i artikel 45.4 är uppfyllda.

Utanordnaren ska minst en gång om året gå igenom resultaten av efterhandskontrollerna, för att spåra eventuella systemrelaterade problem. Utanordnaren ska vidta åtgärder för att lösa dessa problem.

Den riskanalys som avses i punkt 1 ska ses över på grundval av kontrollresultat och annan relevant information.

Vid fleråriga program ska utanordnaren lägga upp en flerårig kontrollstrategi, där det framgår vilken typ av kontroller som ska ske under perioden och i vilken omfattning, samt hur, resultaten ska mätas år för år som underlag för den årliga förklaringen om förvaltningen.

3. Förhandskontrollerna ska utföras av andra anställda än de som ansvarar för efterhandskontrollerna. De anställda som ansvarar för efterhandskontrollerna får inte vara underordnade de som ansvarar för förhandskontrollerna.

När utanordnaren genomför finansiell revision av betalningsmottagare såsom efterhandskontroller ska revisionsreglerna vara klara, konsekventa och öppna och ska respektera både unionsorganets och revisionsobjektens rättigheter.

4. Anställda som ansvarar för att kontrollera förvaltningen av finansiella transaktioner i enlighet med punkt 3 ska ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften. De ska följa de yrkesmässiga regler som fastställts av unionsorganet, vilka i sin tur ska bygga på de normer som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar.

Artikel 47

Konsoliderad årlig verksamhetsrapport

1. Utanordnaren ska underrätta styrelsen om utförandet av sina uppgifter genom en konsoliderad årlig verksamhetsrapport som innehåller följande:

a) Uppgifter om — genomförandet av organets årliga arbetsprogram, budget och personalresurser i enlighet med artikel 38, — systemen för förvaltning och intern kontroll, inbegripet en sammanfattning av antalet internrevisioner som utförts av internrevisorn och deras typ, internrevisionsfunktionerna, de rekommendationer som gjorts samt de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer och tidigare års rekommendationer, i enlighet med artiklarna 82 och 83, — alla iakttagelser från revisionsrätten och de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser, — årsredovisningen och rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna 92, 96 och 97.

b) En förklaring från utanordnaren om att han eller hon har rimlig visshet om att, såvida inte annat anges i eventuella reservationer avseende vissa inkomst- och utgiftsområden, — uppgifterna i rapporten ger en sann och rättvisande bild, — de medel som avsatts för den verksamhet som beskrivs i rapporten har använts för de tilltänkta ändamålen och i enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, — de kontrollförfaranden som införts ger tillräckliga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

Av den konsoliderade årliga verksamhetsrapporten ska det framgå vilka resultat som uppnåtts genom åtgärderna i förhållande till de mål som ställts upp, vilka risker som är förenade med åtgärderna, vilka resurser som utnyttjas och effektiviteten och ändamålsenligheten hos systemen för intern kontroll, inbegripet en helhetsbedömning av kontrollernas kostnader och fördelar.

Den konsoliderade årliga rapporten ska lämnas till styrelsen för bedömning.

2. Senast den 1 juli varje år ska styrelsen överlämna den konsoliderade årliga verksamhetsrapporten tillsammans med bedömningen av denna till revisionsrätten, kommissionen, Europaparlamentet och rådet.

3. Ytterligare rapporteringskrav kan föreskrivas i den konstituerande akten i vederbörligen motiverade fall, särskilt när det krävs på grund av karaktären på det område där organet verkar.

Artikel 48

Skydd av unionens ekonomiska intressen

1. Om en anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktioner bedömer att ett beslut, som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta, är oriktigt eller bryter mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning eller de yrkesregler som den anställda är skyldig att följa, ska han eller hon skriftligen underrätta direktören som ska lämna ett skriftligt svar. Om direktören underlåter att vidta åtgärder eller bekräftar det ursprungliga beslutet eller den ursprungliga instruktionen och den anställda anser att en sådan bekräftelse inte utgör ett rimligt svar på hans eller hennes fråga ska den anställda skriftligen meddela den relevanta instans som avses i artikel 54.5 och styrelsen.

2. I händelse av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada unionens intressen ska den anställda informera de myndigheter och organ som anges i tillämplig lagstiftning. I avtal med externa revisorer som genomför revisioner av unionsorganets ekonomiska förvaltning ska det föreskrivas att den externa revisorn informerar utanordnaren om varje misstänkt fall av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som skadar unionens intressen.

Artikel 49

Delegering av budgetens genomförande

Om utanordnarens befogenheter delegerats eller vidaredelegerats enligt artikel 40 ska artikel 44.1, 44.2 och 44.3 i tillämpliga delar gälla för dessa delegerade eller vidaredelegerade utanordnare.

Avsnitt 3

Räkenskapsföraren

Artikel 50

Räkenskapsförarens befogenheter och ansvar

1. Styrelsen ska utse en räkenskapsförare som ska omfattas av tjänsteföreskrifterna och vara helt oberoende i fullgörandet av sina uppgifter. Räkenskapsföraren ska inom unionsorganet ansvara för att

a) betalningar verkställs korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,

b) utarbeta och redovisa räkenskaperna i enlighet med avdelning IX,

c) föra räkenskaper i enlighet med avdelning IX,

d) i enlighet med avdelning IX, ansvara för tillämpningen av redovisningsregler, samt sammanställa kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare,

e) utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter; i detta avseende ska räkenskapsföraren ha befogenhet att när som helst kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna,

f) förvalta likvida medel.

2. Två eller fler unionsorgan får utse samma räkenskapsförare.

Unionsorgan får också komma överens med kommissionen om att kommissionens räkenskapsförare även ska fungera som unionsorganets räkenskapsförare.

Unionsorganet får också anförtro kommissionens räkenskapsförare en del av de uppgifter som åligger en räkenskapsförare vid unionsorganet, med beaktande av den kostnadsnyttoanalys som avses i artikel 29.

I det fall som avses i detta stycke ska organen vidta de åtgärder som krävs för att undvika intressekonflikter.

3. Räkenskapsföraren ska från utanordnaren få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en sann och rättvisande bild av unionsorganets ekonomiska ställning samt av budgetgenomförandet. Utanordnaren ska garantera uppgifternas tillförlitlighet.

4. Innan direktören antar räkenskaperna ska räkenskapsföraren attestera dem och därigenom intyga att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att de ger en sann och rättvisande bild av unionsorganets ekonomiska ställning.

Vid tillämpning av det första stycket ska räkenskapsföraren kontrollera att räkenskaperna har utarbetats i överensstämmelse med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, och att alla inkomster och utgifter förts in i räkenskaperna.

Utanordnaren ska till räkenskapsföraren överlämna alla uppgifter som han eller hon behöver för att fullgöra sina uppgifter.

Utanordnarna ska fortsatt vara helt ansvariga för att de medel som de förvaltar används på avsett sätt och även för lagligheten och korrektheten avseende utgifter som de kontrollerar, samt för att de uppgifter de överlämnar till räkenskapsföraren är fullständiga och korrekta.

5. Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkommen information samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser vara nödvändiga för att kunna godkänna räkenskaperna.

Räkenskapsföraren ska, om så är nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären och omfattningen på dessa reservationer.

6. Om inget annat följer av artikel 50.7 eller av artikel 51 ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida medel och motsvarande. Räkenskapsföraren ska ansvara för förvaringen av dessa.

7. Räkenskapsföraren får, där tjänsten så kräver, delegera vissa av sina uppgifter till anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen och som omfattas av tjänsteföreskrifterna.

8. De uppgifter som överlåts ska anges i den handling genom vilken delegeringen sker.

Avsnitt 4

Förskottsförvaltaren

Artikel 51

Förskottskonton

Förskottskonton får upprättas om detta visar sig nödvändigt för betalning av mindre utgifter och för inkassering av andra inkomster enligt artikel 6. Förskottskontona ska krediteras med nödvändiga medel av räkenskapsföraren och skötas av en förskottsförvaltare som utses av honom eller henne.

Maxbeloppet för varje enskild utgifts- eller inkomsttransaktion som får handläggas via förskottskonto gentemot tredje man får inte överstiga 60 000 euro och ska fastställas av varje unionsorgan. Utbetalningar från förskottskonton får göras med hjälp av banköverföring, vilket inkluderar autogirering enligt artikel 74.1, check eller andra betalningsmedel, i enlighet med de anvisningar som fastställts av räkenskapsföraren.

KAPITEL 3

Budgetaktörernas ansvar

Avsnitt 1

Allmänna regler

Artikel 52

Indragning av delegering och upphävande av befogenheter för budgetaktörerna

1. Delegerade och vidaredelegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina delegeringsbefogenheter av tillsättningsmyndigheten. Utanordnaren får när som helst dra tillbaka sitt godkännande av en vidaredelegering.

2. Räkenskapsföraren eller förskottsförvaltaren, eller båda två, kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av styrelsen. I sådana fall ska styrelsen utse en räkenskapsförare på interimsbasis.

3. Punkterna 1 och 2 ska inte påverka möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder på de ovannämnda aktörerna i budgetförvaltningen.

Artikel 53

Budgetaktörernas ansvar vid olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption

1. Artiklarna 52–56 ska inte påverka möjligheten att ställa de budgetaktörer som avses i artikel 52 till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av unionens ekonomiska intressen och kampen mot korruption som tjänstemän vid unionen eller i medlemsstaterna är delaktiga i.

2. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 54, 55 och 56 ska alla utanordnare, räkenskapsförare och förskottsförvaltare kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation enligt tjänsteföreskrifterna. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada unionens intressen, ska sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning, särskilt till Europeiska unionens byrå för bedrägeribekämpning.

Avsnitt 2

Regler för utanordnare

Artikel 54

Regler för utanordnare

1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

2. Ersättningsskyldigheten ska särskilt vara tillämplig om utanordnaren, vare sig det sker avsiktligen eller på grund av dennes grova vårdslöshet,

a) fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta denna förordning eller, i förekommande fall, tillämpningsbestämmelserna till budgetförordningen för unionsorganet,

b) försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, underlåter eller dröjer med att utfärda ett betalningskrav, eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och detta leder till att unionsorganet ådrar sig en civilrättslig skyldighet gentemot tredje man.

3. Om en delegerad eller vidaredelegerad utanordnare anser att ett beslut som det åvilar denne att fatta strider mot gällande bestämmelser eller mot principen om sund ekonomisk förvaltning, ska denne skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skriftlig och motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, ska den utanordnaren befrias från ansvar.

4. Om utanordnaren delegerar sin befogenhet vidare ska han eller hon fortfarande ansvara för att systemen för förvaltning och internkontroll är effektiva och ändamålsenliga, samt för sitt val av delegerad utanordnare.

5. Den specialiserade instans för finansiella oriktigheter som inrättats av kommissionen eller i vilka kommissionen deltar i enlighet med artikel 73.6 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska ha samma befogenheter gentemot unionsorganet som gentemot kommissionens avdelningar, såvida inte styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet beslutar att inrätta en funktionellt oberoende instans, eller att delta i en gemensam instans som inrättas av flera institutioner. När ett ärende läggs fram av ett unionsorgan ska en anställd vid något av unionsorganen delta i den instans för finansiella oriktigheter som inrättats av kommissionen eller där kommissionen deltar.

På grundval av ett yttrande från den instans som det hänvisas till i första stycket ska direktören fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation ska inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel ska den överlämna en rapport med sina rekommendationer till kommissionens utanordnare och internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter direktörens tjänsteutövning ska den överlämna yttrandet till styrelsen och till kommissionens internrevisor. Direktören ska, utan angivelse av namn, hänvisa till instansens synpunkter i sin årliga verksamhetsrapport och ange vilka åtgärder som kommer att vidtas som uppföljning.

6. Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som unionsorganet lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsten. Ett motiverat beslut ska därvidlag fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullbordade.

Avsnitt 3

Regler för räkenskapsförare och förskottsförvaltare

Artikel 55

Regler för räkenskapsförare

Räkenskapsförare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar på de villkor och enligt de förfaranden som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna. Särskilt följande utgör allvarliga fel som räkenskapsförare kan ställas till ansvar för:

a) Att förlora eller skada de medel, tillgångar eller dokument som han eller hon ansvarar för eller genom vårdslöshet orsaka att de går förlorade eller skadas.

b) Att göra otillbörliga ändringar i bankkonton eller postgirokonton.

c) Att göra inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.

d) Att inte kräva in inkomstbelopp som förfallit.

Artikel 56

Regler för förskottsförvaltare

Förskottsförvaltare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar på de villkor och enligt de förfaranden som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna. Särskilt följande utgör allvarliga fel som en förskottsförvaltare kan ställas till ansvar för:

a) Att förlora eller skada de medel, tillgångar och dokument som han eller hon ansvarar för eller genom vårdslöshet orsaka att de går förlorade eller skadas.

b) Att inte med korrekta dokument kunna styrka betalningar de gjort.

c) Att betala till andra parter än berättigade betalningsmottagare.

d) Att inte kräva in inkomstbelopp som förfallit.

KAPITEL 4

Handläggning av inkomster

Artikel 57

Ansökan om utbetalning

Unionsorganet ska förelägga kommissionen ansökningar om utbetalning av hela eller delar av bidraget enligt artikel 19.6, på villkor och med intervall som ska beslutas genom överenskommelse mellan unionsorganet och kommissionen.

Artikel 58

Ränta

Ränta som genereras av de medel som kommissionen betalar till unionsorganet i form av bidrag ska inte betalas till budgeten.

Artikel 59

Beräkning av en fordran

1. När utanordnaren förfogar över tillräcklig och tillförlitlig information om en åtgärd eller situation som kan leda till en fordran för unionsorganet ska utanordnaren upprätta en beräkning av fordran.

2. Utanordnaren ska justera beräkningen av fordran så snart som han eller hon får uppgift om en händelse som förändrar den åtgärd eller situation som gett upphov till beräkningen.

När ett betalningskrav upprättas för en åtgärd eller situation som tidigare gett upphov till en beräkning av en fordran ska utanordnaren justera beräkningen.

Om betalningskravet uppgår till samma belopp som i den ursprungliga beräkningen av fordringen ska denna beräkning reduceras till noll.

Artikel 60

Fastställande av en fordran

1. Fastställandet av en fordran är den handling genom vilken utanordnaren ska

a) kontrollera att skulden existerar,

b) bestämma eller kontrollera att beloppet är riktigt, och dess storlek,

c) kontrollera fordrans förfallovillkor.

2. Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning ska fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljt av en debetnota som tillsänds gäldenären, och båda dokumenten ska upprättas av utanordnaren.

3. Betalningar som skett på felaktiga grunder ska återkrävas.

4. Alla fordringar som inte betalats inom det datum som anges på debetnotan ger upphov till ränta i enlighet med delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.

5. I vederbörligen motiverade fall får vissa löpande inkomster fastställas på preliminär basis. Ett preliminärt fastställande får täcka flera enskilda fordringar som således inte behöver fastställas separat. Utanordnaren ska före budgetårets slut justera preliminärt fastställda fordringar så att de uppgår till samma belopp som de fordringar som faktiskt fastställts.

Artikel 61

Godkännande av inkassering

Ett godkännande av en inkassering innebär att utanordnaren genom att utfärda ett betalningskrav ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som utanordnaren har fastställt.

Artikel 62

Regler om inkassering

1. Räkenskapsföraren ska ansvara för betalningskraven för fordringar som utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Räkenskapsföraren ska utöva tillbörlig aktsamhet för att säkerställa att unionsorganets fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.

2. Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut ska räkenskapsföraren informera utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.

3. Räkenskapsföraren ska kräva in medel genom avräkning i de fall samma gäldenär har en fordran på unionsorganet. Sådana fordringar ska vara säkra, likvida och förfallna till betalning.

4. Om utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon säkerställa att detta beslut är formellt korrekt, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat. Utanordnaren får bara delegera beslutet att avstå från att kräva in en fordran om denna avser belopp under 5 000 euro.

I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.

5. Utanordnaren ska helt eller delvis annullera en fastställd fordran om det upptäcks en felaktighet som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Detta ska ske genom vederbörligen motiverat beslut av utanordnaren.

Artikel 63

Formaliteter vid inkasseringen

1. När räkenskapsföraren inkasserat en fordran ska han eller hon registrera beloppet i räkenskaperna och underrätta utanordnaren.

2. Vid kontanta inbetalningar till räkenskapsförarens kassa ska kvitto lämnas.

3. En delåterbetalning som görs av en gäldenär mot vilken det finns flera betalningskrav ska först anses avse den äldsta fordringen, såvida inte gäldenären anger något annat.

Alla delbetalningar ska först täcka räntan.

Artikel 64

Ytterligare tidsfrister för betalningen

1. Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:

a) Gäldenären ska betala den ränta som anges i artikel 83 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 för hela den ytterligare tidsfrist som beviljats, från och med den förfallodag som avses i artikel 80.3 b i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.

b) För att skydda unionsorganets rättigheter ska gäldenären vidare ställa en finansiell säkerhet som godtas av unionsorganets räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl grundbelopp som ränta.

Den säkerhet som avses i första stycket b kan ersättas med en proprieborgen som ställs av tredje man och godkänns av unionsorganets räkenskapsförare.

2. I undantagsfall får räkenskapsföraren på gäldenärens begäran frångå kravet på säkerhet enligt punkt 1 första stycket b om, enligt hans eller hennes bedömning, gäldenären är villig och i stånd att verkställa betalningen inom den extra tidsfristen men befinner sig i en svår situation och inte kan ställa någon sådan säkerhet.

Artikel 65

Förteckning över fodringar

1. Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska unionsorganets fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Beslut om att helt eller delvis avstå från att kräva in fastställda fordringar ska också anges. Förteckningen ska fogas till unionsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.

2. Unionsorganet ska upprätta en förteckning över sina fordringar, med angivelse av belopp och namn på gäldenären om domstol i lagakraftvunnen dom ålagt gäldenären att betala och inget betydande belopp återbetats inom ett år efter det att domen meddelats. Förteckningen ska offentliggöras, med vederbörlig hänsyn tagen till skyddet av personuppgifter enligt kravet i förordning (EG) nr 45/2001.

När det gäller personuppgifter om fysiska personer ska de uppgifter som offentliggjorts tas bort så snart fordran har betalats tillbaka i sin helhet. Det samma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.

Beslutet om att föra upp en gäldenär på förteckningen över unionsorganets fordringar ska fattas utifrån proportionalitetsprincipen, med särskild hänsyn tagen till beloppets storlek.

Artikel 66

Preskriptionstid

Unionsorganets fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på unionsorganet ska preskriberas efter fem år.

Artikel 67

Särskilda bestämmelser om avgifter

Om ett unionsorgan uppbär avgifter enligt artikel 6.1 a ska det i början av varje budgetår upprättas en preliminär, övergripande beräkning av dessa inkomster.

Om avgifterna i fråga regleras helt och hållet genom lagstiftning eller genom beslut av styrelsen får utanordnaren avstå från att utfärda betalningskrav och i stället utfärda en debetnota direkt efter att ha fastställt en fordran. I dessa fall ska alla närmare uppgifter om unionsorganets fordran registreras. Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över alla debetnotor och ange antalet debetnotor och deras sammanlagda belopp i unionsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.

Om unionsorganet använder sig av ett separat faktureringssystem ska räkenskapsföraren regelbundet, och minst en gång per månad, föra in det ackumulerade beloppet av inbetalda avgiftsbelopp i räkenskaperna.

Unionsorganet ska inte tillhandahålla tjänster som ingår i dess uppdrag förrän hela den motsvarande avgiften betalats in. I undantagsfall kan emellertid en tjänst tillhandahållas innan motsvarande avgiftsbelopp betalats in. Om tjänsten tillhandahållits innan motsvarande avgiftsbelopp betalats in ska artiklarna 60–66 tillämpas.

KAPITEL 5

Handläggning av utgifter

Artikel 68

Finansieringsbeslut

1. Varje utgift ska vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

2. Inga utgiftsåtaganden får göras innan det fattats ett finansieringsbeslut.

3. Unionsorganets årliga arbetsprogram ska gälla som finansieringsbeslut för de åtgärder som det omfattar, förutsatt att de uppgifter som anges i artikel 32.3 klart framgår.

4. Administrativa anslag får utnyttjas utan att ett motsvarande finansieringsbeslut är fattat.

Artikel 69

Typer av åtaganden

1. Ett budgetmässigt åtagande innebär att man avdelar de anslag som är nödvändiga för att verkställa senare betalningar för att uppfylla rättsliga åtaganden.

2. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller konstaterar en förpliktelse som ger upphov till en utgift.

3. Budgetmässiga åtaganden ska delas in i följande tre kategorier:

a) Enskilt: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är fastställt.

b) Övergripande: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera ett enskilt åtagande fortfarande är obestämd.

c) Preliminärt: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.

Ett preliminärt åtagande ska genomföras antingen genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ingås och därmed möjliggör betalningar i ett senare skede eller, i vissa undantagsfall rörande förvaltnings- och personalutgifter, genom betalningar direkt.

4. Om den åtgärd som ett budgetmässigt åtagande ska täcka sträcker sig över mer än ett budgetår får åtagandet delas upp i årliga delåtaganden endast om detta är tillåtet enligt den konstituerande akten eller grundläggande akten eller om det gäller de administrativa utgifterna.

Artikel 70

Regler för åtaganden

1. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar unionsorganets budget ska utanordnaren ingå ett budgetåtagande innan han eller hon ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.

2. Kravet i punkt 1 att ett rättsligt åtagande måste föregås av ett budgetmässigt ska inte gälla rättsliga åtaganden som sker efter det att en krissituation har förklarats råda inom ramen för kontinuitetsplanen, enligt de förfaranden som unionsorganet antagit som en del av sitt administrativa oberoende.

3. Övergripande budgetåtaganden ska täcka hela den sammanlagda kostnaden för motsvarande enskilda rättsliga åtaganden som ingås till och med den 31 december år N + 1.

Med förbehåll för bestämmelserna i artiklarna 69.4 och 87.2 ska de enskilda rättsliga åtaganden som har avseende på enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden ingås senast den 31 december år N.

Vid utgången av de perioder som anges i första och andra stycket ska utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av sådana budgetmässiga åtaganden.

När ett enskilt rättsligt åtagande ingås som en följd av ett övergripande budgetmässigt åtagande ska utanordnaren, innan denne skriver under åtagandet, föra in beloppet i budgeträkenskaperna och räkna av beloppet mot det övergripande budgetmässiga åtagandet.

4. För budgetmässiga och rättsliga åtaganden som ingåtts för projekt som sträcker sig över en längre period än ett budgetår ska det – med undantag för personalutgifter – fastställas en tidsfrist inom vilken åtagandena ska vara uppfyllda; tidsfristen ska fastställas i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.

De delar av dessa åtaganden som inte har uppfyllts sex månader efter det datum som avses i det första stycket i denna punkt ska dras tillbaka i enlighet med artikel 16.

Om inga betalningar i den mening som avses i artikel 75 har skett för ett givet rättsligt åtagande inom två år efter det att det undertecknats ska det motsvarande budgetmässiga åtagandet dras tillbaka, förutom där detta belopp avser ett fall som är föremål för tvistlösning i domstol eller skiljedomsorgan eller då särskilda bestämmelser fastställts i grundläggande akter.

Artikel 71

Kontroller i samband med åtaganden

1. När ett budgetmässigt åtagande ingås, ska utanordnaren försäkra sig om

a) att rätt rubrik i unionsorganets budget belastas,

b) att det finns disponibla anslag,

c) att utgiften är förenlig med gällande bestämmelser, i synnerhet den konstituerande akten, respektive unionsorgans budgetförordning samt övriga akter som antas som ett led i tillämpningen av de föregående,

d) att principen för en sund ekonomisk förvaltning följs.

2. När ett rättsligt åtagande registreras genom fysisk eller elektronisk underskrift ska utanordnaren försäkra sig om

a) att det finns täckning för åtagandet i form av motsvarande budgetmässiga åtagande,

b) att utgiften är laglig och formellt korrekt samt förenlig med gällande bestämmelser, i synnerhet den konstituerande akten, respektive unionsorgans budgetförordning samt övriga akter som antas som ett led i tillämpningen av de föregående,

c) att principen för en sund ekonomisk förvaltning följs.

Artikel 72

Kontroll av utgifter

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken utanordnaren ska

a) kontrollera att borgenärens anspråk existerar,

b) bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dess storlek,

c) kontrollera fordrans förfallovillkor.

Artikel 73

Kontroll av påskriften ”kan betalas”

1. Alla kontroller av utgifter ska stödjas av styrkande handlingar i vilka borgenärens anspråk intygas på grundval av fastställandet av de tjänster som faktiskt utförts, leveranser som faktiskt skett eller bygg- och anläggningsarbeten som faktiskt utförts eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, bl.a. löpande betalningar av prenumerationer eller kurser.

2. Utanordnaren ska personligen granska de styrkande handlingarna eller på eget ansvar se till att granskningen har utförts innan han eller hon fattar beslut om att attestera utgiften för utbetalning.

3. Attesteringen ska uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av utanordnaren.

4. Beslutet om att en utgift ”kan betalas” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med utanordnarens namnteckning.

I ett datoriserat system ska utanordnaren föra in påskriften ”kan betalas” med hjälp av sitt personliga lösenord.

Artikel 74

Godkännande av utgifter

1. Godkännandet av en utgift innebär att utanordnaren, efter att ha bekräftat att det finns disponibla anslag, genom att utfärda en betalningsorder ger räkenskapsföraren instruktion att betala en utgift som utanordnaren har kontrollerat.

Om periodiska utbetalningar görs för tjänster, inklusive hyrestjänster eller varuleveranser får utanordnare på grundval av sin riskanalys besluta om betalning med autogirering.

2. Betalningsordern ska dateras och undertecknas av utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren. De styrkande handlingarna ska bevaras av utanordnaren enligt artikel 44.5.

3. Den betalningsorder som överlämnas till räkenskapsföraren ska i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att en tillgång förts in i de inventarieförteckningar som avses i artikel 106.1

Artikel 75

Typer av betalningar

1. En betalning får endast ske under förutsättning att det dokumenteras att den insats den är avsedd för har utförts, i enlighet med den grundläggande akten eller kontraktet eller bidragsöverenskommelsen; betalningen kan ta följande former:

a) En betalning av hela det utestående beloppet.

b) En betalning av utestående belopp på något av följande sätt: 1. En förfinansiering, eventuellt uppdelad i flera utbetalningar, som får ske efter det att kontraktet eller bidragsöverenskommelsen har undertecknats eller efter delgivning av bidragsbeslutet. 2. En eller flera mellanliggande betalningar, som ska motsvaras av ett delvis genomförande av åtgärden. 3. Slutbetalning av utestående belopp, som får ske när åtgärden är helt genomförd.

Förfinansiering är avsedd att ställa nödvändiga likvida medel till förfogande. Den får indelas i flera delutbetalningar inom ramen för principerna om sund ekonomisk förvaltning.

Mellanliggande betalningar, som också får ske i flera delbelopp, får omfatta utgifter för genomförandet av ett beslut eller ett avtal eller för att betala för tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten som slutförts under avtalets löptid. Utan att detta påverkar bestämmelserna i den grundläggande akten kan dessa betalningar räknas av helt eller delvis mot förfinansieringen.

Slutavräkningen ska regleras i form av antingen en slutbetalning eller ett betalningskrav; om det behövs en slutbetalning ska denna utgöra en avräkning av samtliga föregående betalningar, och den får inte delas upp i omgångar.

2. I budgeträkenskaperna ska det vid varje betalning göras åtskillnad mellan de olika typer av betalning som avses i punkt 1.

Artikel 76

Disponibla medel som gräns för betalningarna

Betalning ska utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

Artikel 77

Tidsfrister

Betalning av utgifter ska utföras inom de tidsfrister som anges i, och i enlighet med, förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.

KAPITEL 6

IT-system

Artikel 78

Elektronisk handläggning av transaktioner

Om inkomster eller utgifter förvaltas med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.

Artikel 79

e-förvaltning

Unionsorganet ska fastställa och tillämpa enhetliga standarder för elektroniskt informationsutbyte med tredje man som deltar i upphandlings- och bidragsförfaranden. De ska i största möjliga utsträckning utforma och tillämpa enhetliga standarder för överlämnandet, lagringen och bearbetningen av uppgifter som lämnats i samband med bidrags- och upphandlingsförfaranden, och för detta ändamål inrätta ett gemensamt område för utbyte av elektroniska uppgifter för potentiella mottagare, mottagare eller anbudssökande och anbudsgivare.

Artikel 80

God förvaltning

1. Utanordnaren ska utan dröjsmål tillkännage behovet att lägga fram bevismaterial och/eller dokumentation, deras form och nödvändiga innehåll, samt i förekommande fall en preliminär tidsplan för slutförande av tilldelningsförfarandet.

2. Om, på grund av ett uppenbart skrivfel från en sökande eller en anbudsgivare, sökanden eller anbudsgivaren underlåter att lägga fram något bevismaterial eller ge någon förklaring ska utvärderingskommittén eller i förekommande fall utanordnaren, utom i vederbörligen motiverade fall, uppmana sökanden eller anbudsgivaren att tillhandahålla den saknade informationen eller klarlägga stödjande dokument. Sådan information eller sådana klarlägganden får inte väsentligen ändra förslaget eller upphandlingsvillkoren.

Artikel 81

Angivande av möjligheter till omprövning

Om en utanordnares procedurbeslut får negativa konsekvenser för en sökandes eller anbudsgivares, mottagares eller avtalsparts rättigheter, ska i detta beslut anges vilka administrativa och/eller juridiska möjligheter till omprövning som är tillgängliga för att bestrida detta beslut.

Det ska särskilt anges omprövningens karaktär, det eller de organ som handlägger ärendet samt vilka tidsgränser som är tillämpliga.

KAPITEL 7

Internrevisorn

Artikel 82

Utnämning av internrevisorn och dennes befogenheter och ansvar

1. Unionsorganet ska förfoga över en funktion för intern revision som ska skötas enligt relevanta internationella normer.

2. Kommissionens internrevisor ska utföra de funktioner som är kopplade till den interna revisionen vid unionsorganet. Internrevisorn får inte samtidigt utöva befogenheter som utanordnare eller räkenskapsförare varken för unionsorganet eller för kommissionen.

3. Internrevisorn ska ge råd till unionsorganet i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.

Internrevisorn ska särskilt ansvara för att

a) bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt

b) bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för genomförande av unionsorganets budget är ändamålsenliga och effektiva.

4. Internrevisorns befogenheter ska omfatta hela unionsorganets verksamhet och alla dess avdelningar. Internrevisorn ska ha fullständig och obegränsad tillgång till alla uppgifter som han eller hon behöver för sin tjänsteutövning.

5. Internrevisorn ska ta del av utanordnarens konsoliderade årliga verksamhetsrapport liksom av andra uppgifter som fastställts.

6. Internrevisorn ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.

Internrevisorn ska också rapportera i något av följande fall:

— Om väsentliga risker och rekommendationer inte har åtgärdats.

— Om det finns betydande förseningar i genomförandet av de rekommendationer som gjorts under tidigare år.

Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, och direktören ska sörja för en regelbunden övervakning av genomförandet av revisionsrekommendationerna. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet ska granska de uppgifter som avses i artikel 47.1 a och huruvida rekommendationerna har genomförts till fullo och i rätt tid.

7. Kontaktuppgifterna till internrevisorn ska göras tillgängliga av unionsorganet för alla fysiska och juridiska personer som arbetar med ärenden knutna till kostnader så att de kan kontakta internrevisorn konfidentiellt.

8. Internrevisorns rapport och granskningsresultat ska bli tillgängliga för allmänheten först efter det att internrevisorn godkänt de åtgärder som ska vidtas för deras genomförande.

Artikel 83

Internrevisorns oberoende

Internrevisorns oberoende, hans eller hennes ansvar för åtgärder som han eller hon vidtar vid utförandet av sina uppgifter samt hans eller hennes rätt att väcka talan i Europeiska unionens domstol ska fastställas i enlighet med artikel 100 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

Artikel 84

Inrättande av en intern revisionsfunktion

1. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet får, med vederbörlig hänsyn till kostnadseffektivitet och mervärde, inrätta en internrevisionsfunktion som ska utföra sina uppgifter i enlighet med relevanta internationella standarder.

Internrevisionsfunktionens syfte, befogenheter och ansvar ska framgå av internrevisionsstadgan och ska godkännas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, av det verkställande organet.

Den årliga revisionsplanen för internrevisionsfunktionen ska utarbetas av internrevisionsfunktionens chef med hänsyn till bland annat direktörens bedömning av riskerna i unionsorganet.

Planen ska ses över och godkännas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, av det verkställande organet.

Internrevisionsfunktionen ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.

2. Om internrevisionsfunktionen för ett visst unionsorgan inte är kostnadseffektivt eller inte kan uppfylla internationella standarder får unionsorganet besluta att dela en internrevisionsfunktion med andra unionsorgan som är verksamma inom samma politikområde.

I sådana fall ska de berörda unionsorganens styrelser eller, om den konstituerande akten medger det, verkställande organ gemensamt besluta om de praktiska formerna för en gemensam internrevisionsfunktion.

3. Internrevisionsaktörerna ska samarbeta på ett effektivt sätt genom att utbyta information och revisionsrapporter och, när så är lämpligt, upprätta gemensamma riskbedömningar, samt genomföra gemensamma revisioner.

Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, och direktören ska sörja för en regelbunden övervakning av genomförandet av internrevisionsfunktionens rekommendationer.

AVDELNING V

OFFENTLIG UPPHANDLING

Artikel 85

Allmänna bestämmelser

1. Vad avser offentlig upphandling ska avdelning V i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 tillämpas om inte annat följer av artikel 86.

2. Unionsorganet kan begära att få delta som upphandlande myndighet i upphandlingsförfaranden som genomförs av kommissionen, interinstitutionellt eller av andra unionsorgan.

3. Unionsorganet ska delta i den centrala databas över uteslutna anbudsgivare som inrättats och sköts av kommissionen i enlighet med artikel 108 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

Artikel 86

Upphandlingsförfaranden

1. Unionsorganet får ingå kontrakt om leverans av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten utan att genomföra ett offentligt upphandlingsförfarande om den andra kontraktsparten är kommissionen, någon av de interinstitutionella byråerna eller det översättningscentrum för Europeiska unionens organ som inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 (8).

2. Unionsorganet får i syfte att täcka sina administrativa behov genomföra upphandlingsförfaranden gemensamt med upphandlande myndigheter i värdmedlemsstaten. I dessa fall ska artikel 133 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 gälla med nödvändiga ändringar.

AVDELNING VI

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR ADMINISTRATIVA ANSLAG

Artikel 87

Administrativa anslag

1. Administrativa anslag ska vara icke-differentierade anslag.

2. Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, ska belasta unionsorganets budget för det budgetår under vilket de effektueras.

3. Unionsorganet ska senast den 1 juli varje år tillhandahålla Europaparlamentet och rådet ett arbetsdokument om sin fastighetspolitik där följande uppgifter ska ingå:

a) För varje fastighet, de utgifter och den yta som täcks av anslagen under de motsvarande posterna i unionsorganets budget.

b) Förväntad utveckling för den övergripande planeringen av ytor och lokaliseringar under de kommande åren, med en beskrivning av de fastighetsprojekt i planeringsfasen som redan är fastställda.

c) Slutliga villkor och kostnader liksom relevant information om projektgenomförande av nya fastighetsprojekt som tidigare inlämnats till Europaparlamentet och rådet enligt det förfarande som fastställs i artikel 88 och som inte ingår i föregående års arbetsdokument.

Artikel 88

Fastighetsprojekt

1. För fastighetsprojekt som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för unionsorganets budget ska organet informera Europaparlamentet och rådet så tidigt som möjligt om den fastighetsyta som krävs och preliminär planering innan prospektering av den lokala marknaden äger rum i händelse av fastighetsavtal, eller innan anbudsförfarande inleds i händelse av byggnadsarbeten.

2. För fastighetsprojekt som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för unionsorganets budget ska organet presentera fastighetsprojektet, inbegripet detaljerade uppskattade kostnader och finansiering, samt en förteckning över utkast till avtal som man avser använda, och begära godkännande från Europaparlamentet och rådet innan avtalen ingås. Om unionsorganet så begär, ska dokument i samband med fastighetsprojekt behandlas konfidentiellt.

Med