BESLUT FRÅN REGIONKOMMITTÉN av den 17 september 1997 om allmänhetens tillgång till regionkommitténs handlingar

REGIONKOMMITTÉNS PRESIDIUM HAR MOT BAKGRUND AV

Fördraget om Europeiska unionen och särskilt förklaring nummer 17 som bifogats slutakten till fördraget,

att bestämmelser skall antas angående allmänhetens tillgång till Regionkommitténs (hädanefter kallad kommittén) handlingar,

att bestämmelserna skall stå i överensstämmelse med den uppförandekodex på detta område som kommissionen och rådet beslöt och antog den 6 december 1993 i syfte att säkerställa konsekvens och kontinuitet i institutionernas verksamhet i enlighet med artikel C i Fördraget om Europeiska unionen,

att bestämmelserna skall gälla samtliga kommitténs handlingar, oavsett form, förutom handlingar som har upprättats av en person, organ eller institution utanför kommittén,

att principen att tillåta bred allmän tillgång till kommitténs handling som en del av ett större inslag av insyn i kommitténs arbete emellertid måste förses med vissa undantag avseende skydd av det allmänna intresset, den enskilde och privatlivet,

att detta beslut skall tillämpas med vederbörlig hänsyn till bestämmelserna om skydd för sekretessbelagd information,

BESLUTAT FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Allmänheten skall ha tillgång till kommitténs handlingar enligt de villkor som anges i detta beslut.

2. Om inte annat följer av artikel 2.2 avses med kommitténs handling all skriven text med befintlig information, oavsett form av medium, som är i rådets besittning.

Artikel 2

1. En ansökning om tillgång till kommitténs handlingar skall inges till kommitténs generalsekreterare skriftligen (1). Ansökningen skall vara noga preciserad och innehålla upplysningar som gör det möjligt att identifiera den eller de handlingar som efterfrågas. Om så behövs skall sökanden anmodas att ytterligare precisera sin ansökning.

2. Om den handling som efterfrågas har upprättats av en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en annan gemenskapsinstitution eller ett annat gemenskapsorgan eller något annat nationellt eller internationellt organ, skall ansökningen inte göras till kommittén, utan direkt till den som har upprättat handlingen.

Artikel 3

1. Sökanden skall få tillgång till kommitténs handlingar antingen genom att direkt på plats få ta del av en handling eller genom att på egen bekostnad få sig tillsänd en kopia. För handlingar som är längre än 30 sidor kan kommitténs generalsekretariat ta ut en avgift om 10 ecu samt 0,036 ecu per ark. Avgifter för information i andra former bestäms från fall till fall men skall inte överstiga vad som är skäligt.

2. De berörda enheterna inom generalsekretariatet skall sträva efter att finna rimliga lösningar vid upprepade ansökningar och/eller de ansökningar som berör mycket omfattande handlingar.

3. Den som ges tillgång till kommitténs handlingar får inte mångfaldiga eller sprida handlingar i kommersiellt syfte genom direkt försäljning utan tidigare tillstånd av generalsekreteraren.

Artikel 4

1. Tillgång till kommitténs handlingar får inte beviljas om ett offentliggörande kan undergräva

- skyddet för det allmännintresset (allmän säkerhet, internationella förbindelser, monetär stabilitet, rättsliga förfaranden, inspektioner och undersökningar),

- skyddet för den enskilde och privatlivet,

- skyddet för företagshemligheter,

- skyddet för gemenskapens finansiella intressen,

- skyddet för den sekretess som begärts av den fysiska eller juridiska person som tillhandahållit någon del av informationen i handlingen, eller som krävs av lagstiftningen i den medlemsstat som tillhandahållit någon del av informationen.

2. Tillgång till kommitténs handlingar får vägras för att skydda den sekretess som gäller kommitténs förehavanden.

Artikel 5

Alla ansökningar om att få tillgång till kommitténs handlingar skall behandlas av berörda enheter inom generalsekretariatet. Dessa enheter skall därefter föreslå vilken åtgärd som skall vidtas med anledning av ansökningen.

Artikel 6

1. Ansvarig direktör eller avdelningschef, eller en tjänsteman som agerar på dennes vägnar, skall inom en månad skriftligen underrätta sökanden om ansökningen har bifallits eller om avsikten är att avslå den. I det senare fallet skall sökanden dessutom underrättas om grunderna för det avsedda avslaget, om att han inom en månad kan inkomma med en bekräftande ansökning till generaldirektören om omprövning av det avsedda ställningstagandet och om att den sökande i annat fall skall anses ha återkallat sin ursprungliga ansökning.

2. Om en ansökning om att få tillgång till en handling inte besvaras inom en månad efter att ansökningen ingivits skall detta anses vara liktydigt med en avsikt att avslå den.

3. Ordföranden skall vara befullmäktigad att besluta om bekräftande ansökningar. Ordföranden kan delegera denna rätt till generalsekreteraren.

4. Beslut om att avslå en bekräftande ansökning skall fattas inom en månad efter det att en sådan ansökning ingivits och skall innehålla grunderna för beslutet. Sökanden skall skriftligen underrättas om beslutet så snart som möjligt och samtidigt informeras om innehållet i artiklarna 138e och 173 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen såväl vad gäller villkoren för fysiska personers klagomål hos ombudsmannen som domstolens granskning av lagenligheten av kommitténs rättsakter.

5. Om en bekräftande ansökning inte besvaras inom en månad efter att den ingivits skall det räknas som ett avslag.

6. Undantagsvis kan generalsekreteraren, efter att ha underrättat sökande i förväg, förlänga de tidsgränser som fastställs i punkterna I och 4 med en månad.

Artikel 7

Detta beslut skall tillämpas med vederbörlig hänsyn till bestämmelserna om skydd för sekretessbelagd information.

Artikel 8

Generalsekreteraren skall vartannat år lägga fram en rapport till presidiet om tillämpningen av detta beslut.

Artikel 9

Detta beslut träder i kraft från och med datum för undertecknandet.

Utfärdat i Bryssel den 17 september 1997.

På presidiets vägnar

Pasqual MARAGALL i MIRA

(1) Generalsekreteraren, Regionkommittén, Rue Belliard 79, B-1040, Bryssel, Belgien.