RAPPORT om årsredovisningen vid Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen (Turin) för det budgetår som avslutades den 31 december 1997, samt stiftelsens svar (98/C 406/07)

1.1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i enlighet med artikel 11.4 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 (1).

1.2. Revisionsrätten har granskat Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens årsredovisning för budgetåret som avslutades den 31 december 1997. I enlighet med artikel 11.1 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen (2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och revisionsnormer. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat räkenskapshandlingarna och tillämpat de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

1.4. Denna granskning har gjort det möjligt för revisionsrätten att uppnå en rimlig säkerhet om att årsräkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna i sin helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE EUROPEISKA YRKESUTBILDNINGSSTIFTELSENS GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1997

Bidrag utanför budgeten till Phare, Tacis och Tempus

1.5. Inom ramen för programmen Phare, Tacis och för Tempus, förvaltar stiftelsen medel som den tilldelats av kommissionen. Bidrag omfattande betydande belopp (cirka 380 miljoner ecu 1997) har inte tagits upp i stiftelsens budget, utan i en separat bokföring. För övrigt förekommer det totala saldot (56,6 miljoner ecu den 31 december 1997) för ett trettiotal bankkonton som stiftelsen förfogar över för förvaltning av dessa transaktioner inte i stiftelsens årsredovisning.

Revisionsrätten upprepar sitt krav på att stiftelsen (3) i sin bokföring skall ta upp de transaktioner som rör förvaltningen av dessa medel.

Nytt förfarande för utförande av betalningar

1.6. Genom att det nya datorsystemet SI2 används, har registreringen av åtagandena och betalningsorderna blivit snabbare och effektivare.

1.7. Det vore likväl önskvärt att SI2 inte bara omfattade budgetförvaltningen, utan så snart som möjligt även de allmänna räkenskaperna.

Inventarieförteckning

1.8. Vid den fysiska inventeringen av de tillgångar som upptagits i inventarieförteckningen har revisionsrätten noterat förekomsten av föråldrad datorutrustning (PC, skrivare m.m.) vars inventarievärde uppgår till 0,3 miljoner ecu och som förvaras i stiftelsens lokaler. Stiftelsen bör få till stånd en försäljning av den föråldrade utrustningen eller kassera densamma.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 5 november 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

Tabell 1 Balansräkning för budgetåret 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från stiftelsen.

>Plats för tabell>

(1) EGT L 131, 23.5.1990, s. 4

(2) Som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har de detaljerade räkenskaperna för stiftelsens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1997 upprättats den 31.3.1998 och därefter överlämnats till stiftelsens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 17.4.1998. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

(3) EGT C 393, 29.12.1997, s. 41.

STIFTELSENS SVAR

Anslag utanför budgeten - Phare, Tacis, Tempus

Revisionsrätten förnyade sin tidigare begäran från rapporten om 1996 års räkenskaper om att alla medel som kommissionen överför till stiftelsen skall införlivas med stiftelsens egna räkenskaper.

Den 27 oktober 1998 hölls ett möte mellan revisionsrätten, kommissionen (GD XX, GD XXII) och stiftelsen. Enighet nåddes om att alla medel som förvaltas av stiftelsen skall ingå i räkenskaperna. Alla summor som integreras i stiftelsens räkenskaper skall också framgå av årsrapporten. Man enades vidare om att alla belopp skall ingå i budgetdokumentet. Anslag till stiftelsen kommer att underställas styrelsen för godkännande och alla ytterligare belopp - nämligen de som är kopplade till tekniskt bistånd och konventioner som ingåtts med kommissionen - kommer att visas i en bilaga till budgetdokumentet för kännedom och därmed öka insyn och öppenhet för alla dem som ingår i stiftelsens ledning eller har som uppgift att kontrollera eller granska den.

Nytt förfarande för ändringarna vid utförande av betalningar

Revisionsrätten hänvisar till de förbättringar som infördes i och med införandet av det nya budgetsystemet SI2, och föreslår att det skall omfatta alla allmänna bokföringsuppgifter. Stiftelsen välkomnar revisionsrättens positiva synpunkter och samtycker till revisionsrättens rekommendationer. Medarbetarna har redan börjat arbeta mot detta mål. En projektplan och specifikationer har redan utarbetats och datautvecklingsarbetet har kommit igång. Det kommer att bli möjligt att överföra uppgifter från huvudboken. Det nya systemet beräknas vara i drift i början av 1999.

Inventarier

Revisionsrätten tog upp frågan om föråldrad dator- och annan utrustning. Stiftelsen och styrekonomen enades om ett förfarande. I enlighet med detta utvaldes en ideell organisation som får lov att återanvända utrustningen. Utrustningen skall överlämnas till organisationen under första veckan i november och följaktligen kommer inventarieförteckningen att justeras vid detta tillfälle.