RAPPORT om årsboksluten för europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (EDMC-Lissabon), samt centrumets svar (97/C 81/07)

(för perioden 1 november 1994 till 31 december 1995)

1.1 Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk i enlighet med artikel 11.11 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 av den 8 februari 1993 (1)

1.2 Revisionsrätten har granskat årsboksluten för budgetåren 1994 och 1995 för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk. I enlighet med artikel 11.8 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 (2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med artikel 11.10 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 (4), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 3294/94 av den 22 december 1994 (5). Revisionsrätten skall enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska räkenskaperna. Föreliggande rapport utgör den första granskningen av centrumet.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har vidtagit andra granskningsförfaranden som har bedömts vara nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsboksluten för budgetåren 1994 och 1995 är tillförlitliga och lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna är totalt sett säkerställd.

Huvudsakliga iakttagelser avseende genomförande av budgeten för budgetåren 1994 och 1995 för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk

Bidrag från kommissionen

1.5 Under budgetåret 1995 har centrumet utfärdat ett betalningskrav och erhållit endast 57 % (3 miljoner ecu) av bidraget. Revisionsrätten anser att centrumet borde ha utfärdat ett betalningskrav även för 2,3 miljoner ecu som framgår av balansräkningen (totalt 5,3 miljoner ecu) för att kunna uppfylla åtaganden som har överförts till budgetåret 1996 (2,8 miljoner ecu).

Bidrag från portugisiska regeringen

1.6 Ett belopp om 614 015 ecu (inklusive ränta), som den portugisiska regeringen har ställt till centrumets förfogande för flyttkostnader till sätet, framgår inte av inkomsterna som tas upp i budgeten utan endast i balansräkningen.

Budgeträkenskaper

1.7 Rådande bokföringssystem tillåter att ändringar i efterhand kan göras av bokförda poster utan att dessa ändringar framgår. Systemet kan medföra att anslagen eventuellt överskrids.

Förskott

1.8 Under 1995 har centrumet effektuerat en stor del (45 %) av sina utgifter genom förskott. Att systematiskt använda förskott överensstämmer inte med artikel 43 i centrumets finansiella regler som föreskriver att detta förfarande endast skall användas för vissa slags utgifter. Vidare har regleringen av utgifterna försenats eftersom de relevanta underlagen måste skickas till controllern i Bryssel.

Överförda anslag

1.9 Betydande belopp - 2,8 miljoner ecu, dvs. 52 % av centrumets budget - har överförts från 1995 till 1996. Den största delen avser utgifter avseende Reitox (Europeiskt nätverk för information och narkotika och narkotikamissbruk) (36,7 %), undersökningar, rådfrågningar och utbildning (30,5 %). De anslag som har överförts från 1994 till 1995 (totalt 4,607 miljoner ecu) har förfallit (0,368 miljoner ecu, dvs. cirka 8 % av de överförda anslagen).

Särskiljande av uppgifter

1.10 Med hänsyn tagen till det faktum att olika förvaltningsuppgifter utförs av samma personer, har inte särskiljandet av uppgifterna säkerställts (exempel: förskottsförvaltare och räkenskapsförare, personalförvaltning och förvaltning av avtal).

Controller

1.11 Med hänsyn till den rådande situationen kunde utnämningen av en controller på platsen förbättra systemet för intern kontroll.

Föreliggande rapport har antagits av revisionsrätteni Luxemburg vid dess möte den 28 oktober 1996.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

(1) EGT nr L 36, 12.2.1993, s. 5.

(2) EGT nr L 36, 12.2.1993, s. 6.

(3) I enlighet med artikel 11.10 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har centrumets räkenskaper för samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1995 upprättats den 15 april 1996, det datum då centrumets direktör undertecknade räkenskaperna och de överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 28 juni 1996. En sammanfattning av årsboksluten finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

(4) EGT nr L 341, 30.12.1994, s. 7.

CENTRUMETS SVAR

Följande svar gäller revisionrättens huvudsakliga iakttagelser avseende budgetgenomförande för budgetåren 1994 och 1995 för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (punterna 1.5 till 1.11 i revisionsrättens iakttagelser).

I allmänhet måste det framhävas att 1995 var det första operativa året för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk eftersom centrumet ännu inte hade tillgång till den materiella infrastrukturen och de personella resurserna som behövs för det optimala utförandet av de ålagda uppgfifterna.

a) Bidrag från kommissionen (punkt 1.5 av revisionsrättens iakttagelser)

Angående budgetåret 1995 har centrumet utfärdat ett preliminärt betalningskrav för 4 miljoner ecu med hänsyn till att den återstående delen av anslagen satts i reserv av den budgetansvariga myndigheten.

Centrumet är överens med revisionsrätten om att det är nödvändigt att utfärda ett betalningskrav för hela antalet anslag som överförts till balansräkningen under rubriken för bidraget i fråga. Centrumet har förfarit på det viset för budgetåret 1996.

b) Bidrag från portugisiska regeringen (punkt 1.6 revisionsrättens iakttagelser)

Centrumet har agerat i enlighet med anvisningarna som erhållits av kommissionens stryekonom (som också är centrumets stryrekonom).

c) Budgeträkenskaper (punkt 1.7 i revisionsrättens iakttagelser)

Som de flesta decentraliserade organ har centrumet under inledningsfasen följt de anvsiningar som Europeiska kommissionen lämnat i sammanhanget med syfte att göra det möjligt för organen att omedelbart uppfylla de trängande behoven på det området.

Centrumet är emellertid medvetet om systemets provisoriska natur (som grundar på EXCEL-filer) och av nödvändigheten att utrusta centrumet med ett bokföringssystem som är mera presterande.

I det sammanhanget har de decentraliserade organen (inklusive centrumet) under samordning av Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i Turin publicerat en anbudsinfordran i slutet av december 1995 med syfte att utrusta organen med ett integrerat datasystem för budgeträkenskaper och allmän bokföring.

Eftersom förfarandet i brist på lämpliga anbud blivit resultatlöst kom Europeiska kommissionen och de decentraliserade organen (inklusive centrumet) överens om att organen från och med den 1 januari 1997 skulle använda bokföringssystemet Sincom 2 som utarbetats av kommissionens tjänsteavdelningar.

Centrumet kommer att pröva systemet i slutet av 1996.

d) Förskott (punkt 1.8 i revisionsrättens iakttagelser)

I enlighet med artikel 43 i centrumets budgetförordning och i enlighet med artikel 54 av budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget och artikel 82 i bestämmelserna för budgetgenomförande (i enlighet med artikel 142 i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget) har centrumet i ett tidigt skede använt förskottskassan för betalning av de kategorier utgifter som avses i artikel 54 av de ovan nämnda bestämmelserna för budgetgenomförande.

Avseende procentsatsen (45 %) av utgifter för 1995 som betalats medels förskottskassan måste man betänka att de administrativa kostnaderna (inklusive utgifter som kan betalas medelst förskottskassan) varit i stor utstäckning övervägande i förhållande till de operativa kostnaderna (jfr följande punkt e) under detta "inledningsår".

Det progressiva återställandet av balansen mellan administrativa och operativa kostnader som ägt rum från och med 1996 och utvecklingen av ett ekonomiskt programmeringssystem (jfr följande punkt e) kommer att innebära en betydlig reducering av användningen av förskottskassan.

e) Överförda anslag (punkt 1.9 i revisionsrättens iakttagelser)

Nästan hela antalet anslag i fråga omfattas av avdelning III i centrumets budget avseende utförande av centrumets uppgifter.

Med hänsyn till att centrumets vetenskapliga personal som skall genomföra verksamheten under denna avdelning inte tillrädde sin tjänst förrän under loppet av oktober 1995 och med hänsyn till att centrumets styrelse först i mitten av november 1995 godkände arbetsprogrammet för 1995-1996 som reglerar det ekonomiska genomförandet av verksamheten för 1995, fattades beslutet att överföra dessa anslag för att säkerställa de nödvändiga resurserna för genomförande av de ovan nämnda verksamheterna som av lättförklarliga skäl inte kunnat slutföras under loppet av året 1995.

För de följande budgetåren kommer centrumet att upprätta ett system för programmering och uppföljning för genomförande av budget och arbetsprogram med syfte att förbättra användningen av resurserna i anslagen samt att begränsa överförande av anslag till undantagsfall.

f) Särskiljande av uppgifter (punkt 1.10 i revisionsrättens iakttagelser)

Det begränsade antalet personal som stått till centrumets förfogande under 1994 och 1995 har inte gjort det möjligt att säkerställa att principen om särskiljande av uppgifter fullt ut. Detta har anmärkts av revisionsrätten.

Dock det särskiljande av uppgifter som avses i artikel 16 i centrumets budgetförordning, angående utanordnarens, styrekonomens och räkenskapsförarens uppgifter, har absolut respekterats.

Från och med nu kommer centrumet bemöda sig att säkerställa att uppgifterna i genomförandet av de olika förvaltningsstegen i fråga särskiljs.

Centrumet kommer i så stor utsträckning som möjligt att ta hänsyn till nödvändigheterna som revisionsrätten anmärkt i sammanhanget. I det syftet kommer centrumet att difiniera behovet av personal på kort sikt för att kunna säkerställa att förvaltningsuppgifterna som nämns av revisionsrätten (förskottsförvaltare, räkenskapförare, personalförvaltning och förvaltning av avtal) genomförs av olika personer.

I det avseendet kommer förslag att lämnas till centrumets styrelse.

g) Styrekonom (punkt 1.11 i revisionsrättens iakttagelser)

Centrumets styrelse har vid antagandet av centrumets budgetförordning juni 1995 lämnat ett negativt yttrande avseende delegation av styrekonomens befogenheter till en av centrumets tjänstemän (särskilt efter Europeiska kommissionens motstånd).

Eftersom Europeiska kommissionens styrekonom och centrumets styrekonom är en och samma person åligger det kommissionen att undersöka möjligheterna i att utnämna en styrekonom på platsen i samband med det allmänna närmande som förs av de andra decentraliserade organen.