INTERNA BESTÄMMELSER FÖR OLAF:s ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉ

INNEHÅLL

>Plats för tabell>

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉN HAR

med beaktande av artikel 11.6 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF)(1),

BESLUTAT OM FÖLJANDE INTERNA BESTÄMMELSER:

AVDELNING I

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1

Uppdrag

1. Övervakningskommittén för byrån för bedrägeribekämpning, härefter kallad OLAF, är ansvarig för att stödja byråns oberoende gentemot varje regering, institution, organ eller annan byrå.

2. I detta syfte skall övervakningskommittén regelbundet kontrollera byråns utredningar och stödja direktörens oberoende vid dennes utövande av de befogenheter som denne tilldelats genom förordning (EG) nr 1073/1999.

Artikel 2

Respekt för lagenligheten

Kommittén skall vaka över att OLAF:s verksamhet genomförs med respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna och i enlighet med fördragen och de rättsakter som härrör från dessa, i synnerhet protokollet om immunitet och privilegier, samt tjänsteföreskrifterna.

Artikel 3

Närmare föreskrifter

1. Kontrollen av utredningsverksamheten skall genomföras enligt följande föreskrifter:

a) Granskning av den regelbundna informationen från OLAF:s direktör om utredningsverksamheten.

b) Tillgång till samtliga handlingar och ärenden liksom till datauppgifter som lagrats av OLAF.

c) Användning av kontroller, expertutlåtanden och utredningar.

d) Möjlighet att höra företrädare för institutioner och organ om tillämpningen av artikel 7 i förordning (EG) nr 1073/1999.

Kommittén skall inte blanda sig i genomförandet av pågående utredningar.

2. Kommittén skall avge yttranden till direktören på dennes begäran eller på eget initiativ. Dessa yttranden skall avges enligt de villkor som föreskrivs i artiklarna 21 och 24 i dessa interna bestämmelser, utan att det i förekommande fall påverkar tilllämpningen av övriga tillämpliga bestämmelser.

3. Kontrollen av tillämpningen av föreskrifterna i artikel 8 i förordning (EG) nr 1073/1999 och artiklarna 286 och 287 i EG-fördraget angående sekretess och skydd av personuppgifter tillkommer kommittén, i synnerhet genom en regelbunden granskning av de förfaranden som byrån för detta ändamål använder sig av, och inbegriper tillämpningen av dessa föreskrifter bland de kriterier som utgör grunden för kontrollen av utredningsverksamheten.

Artikel 4

Medel för verksamheten

1. För att kunna utöva sin verksamhet har övervakningskommittén försetts med den behörighet som föreskrivs förordning (EG) nr 1073/1999.

2. Kommittén kan inom ramen för sina befogenheter lägga fram rapporter inför Europaparlamentet, rådet, kommissionen och revisionsrätten om resultaten och uppföljningen av de utredningar som byrån har utfört. Den kan vidare till dessa institutioner överlämna de synpunkter om byråns verksamhet som den bedömer användbara.

3. Kommittén skall minst en gång per år överlämna en verksamhetsrapport till institutionerna.

4. Kommittén skall ge de råd och avge de yttranden som föreskrivs i förordning (EG) nr 1073/1999 efter att ha hört den behöriga myndigheten.

5. Kommittén disponerar egna budgetmedel införda under OLAF:s budget.

AVDELNING II

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANSÄTTNING OCH VERKSAMHET

Artikel 5

Övervakningskommitténs rättsliga ställning

1. Övervakningskommittén skall bestå av fem oberoende utomstående personer som skall utses av Europaparlamentet, rådet och kommissionen i samförstånd enligt deras respektive behörigheter och den skall erhålla garantier för sitt oberoende.

2. Ledamöterna av kommittén skall vara helt oberoende när de utför sina uppgifter. De skall varken begära eller ta emot instruktioner från någon regering, någon institution, något organ eller någon byrå.

Artikel 6

Ledamöternas mandatperiod

1. Övervakningskommitténs ledamöter skall utses för en period på tre år. Deras mandat kan förnyas en gång.

2. När mandattiden löper ut skall ledamöterna sitta kvar i avvaktan på att deras mandat förnyas eller till dess att ersättare har utsetts.

3. När en ledamot, oberoende av orsak, är förhindrad att kvarstå i sin befattning, skall denne informera kommitténs ordförande.

4. Om en ledamot önskar avsäga sig sitt mandat, skall denne informera kommittén om sitt beslut.

Artikel 7

Etik

1. Ledamöterna skall för kommittén redogöra för varje situation som skulle göra det omöjligt att upprätthålla principen om uppdragets oberoende enligt artikel 5 ovan.

2. Ledamöterna skall avstå från att begära eller acceptera varje mandat, i synnerhet vid EU-institutionerna, som skulle kunna ge upphov till en intressekonflikt.

3. Ledamöter som offentligt uttalar sig om kommitténs eller OLAF:s verksamhet i tal eller skrift skall göra detta i en anda av kollegialitet.

4. Ledamöterna är skyldiga att respektera den tystnadsplikt som föreskrivs i artikel 287 i EG-fördraget. De skall på ett förtroligt sätt behandla den information de erhåller inom ramen för sin verksamhet. Denna skyldighet gäller även efter det att ledamöterna lämnat sina befattningar.

Artikel 8

Disciplinära åtgärder mot övervakningskommitténs ledamöter

Om en ledamot av övervakningskommittén bryter mot skyldigheterna i artikel 7 ovan, kan denne avstängas från sin befattning genom en sluten omröstning med majoritetsbeslut. Den berörde ledamoten skall höras innan beslutet fattas men får inte delta vid överläggningen. Kommitténs ordförande skall informera Europaparlamentet, rådet och kommissionen om detta beslut.

Artikel 9

Rättsligt skydd

Inom ramen för sin verksamhet skall övervakningskommitténs ledamöter åtnjuta gemenskapens rättsliga skydd enligt artikel 288 i EG-fördraget.

Artikel 10

Ordförandeskap

1. Kommittén skall bland sina ledamöter utse en ordförande genom omröstning med majoritetsbeslut.

2. Ordföranden skall väljas för en period av ett år. Mandatet kan förnyas. Valet av ordförande skall ske vid det sista sammanträdet då hans företrädare är ordförande.

3. Om ordföranden, oberoende av orsak, skulle vara förhindrad att varaktigt utföra sina uppgifter, skall denne informera ledamöterna om sin situation. I så fall skall val av ny ordförande ske enligt punkt 1 ovan.

Artikel 11

Ordförandens befogenheter

1. Ordföranden företräder kommittén och leder dess sammanträden. Han ser till att arbetet fortskrider enligt planerna. Han kallar till kommitténs sammanträden och bestämmer plats, datum och klockslag för dessa. Han sammanställer föredragningslistan och tillser verkställandet av de beslut som OLAF:s övervakningskommitté fattar.

2. Vid tillfälligt förhinder kan ordföranden uppmana en av kommitténs ledamöter att vara ersättare.

3. Vid ordförandens frånvaro och då förfarandet i punkt 2 inte tillämpas skall den äldsta kommittéledamoten utöva ordförandeskapet.

4. Ordföranden är ansvarig för övervakningskommitténs sekretariat.

5. Ordföranden har full behörighet att sända skrivelser och svara på skrivelser som berör övervakningskommitténs verksamhet. Ordföranden skall informera kommitténs ledamöter om skrivelser denne erhållit eller svarat på. Ordföranden avgör vilka ärenden som skall tas upp till behandling i övervakningskommittén.

6. Ordföranden eller en majoritet av ledamöterna kan begära att OLAF:s direktör eller dennes företrädare skall delta i ett sammanträde. Företrädare för gemenskapens institutioner och organ, medlemsstater eller associerade stater kan inbjudas att delta i kommitténs arbete när det gäller en speciell punkt vid sammanträdet.

Artikel 12

Sammanträden

1. OLAF:s övervakningskommitté utövar sina befogenheter vid kollegiesammanträden. Den skall samlas minst tio gånger per år. Övervakningskommittén är endast beslutsmässig om en majoritet, det vill säga tre ledamöter, är närvarande. Den skall dessutom sammanträda på ordförandens initiativ och då en majoritet av ledamöterna lämnar in en motiverad skriftlig begäran, eller vid ett föregående sammanträde lägger fram en muntlig begäran. OLAF:s direktör har möjlighet att föreslå kommitténs ordförande att på föredragningslistan införa punkter och även att föreslå att övervakningskommittén sammankallas. Förslaget skall grundas på vederbörliga handlingar.

2. Förutom i fall som av ordföranden betraktas som brådskande, skall kallelser till sammanträden utgå i god tid så att de är ledamöterna tillhanda senast en vecka före sammanträdet. Kallelsen skall innehålla förslaget till föredragningslista och för sammanträdet nödvändiga handlingar, om inte handlingarnas karaktär omöjliggör detta. Den slutliga föredragningslistan skall antas i början av varje sammanträde.

3. Varje ledamot kan av ordföranden begära att denne skall skriva in eller lägga till punkter eller särskilda frågor på föredragningslistan.

Artikel 13

Omröstningsförfarande

1. Besluten skall fattas på förslag av ordföranden och med enkel majoritet. Om en ledamots frånvaro skulle leda till lika röstetal, eller om en majoritet inte går att uppnå i kommittén, skall ordföranden ha utslagsröst.

2. På förslag av en ledamot kan sluten omröstning tillgripas.

Artikel 14

Arbetsmetoder

1. Övervakningskommitténs sammanträden är inte offentliga. Kommitténs överläggningar och samtliga dokument som ligger till grund för dessa överläggningar är sekretessbelagda, såvida inte övervakningskommittén beslutar om annat.

2. De handlingar och den information som läggs fram av OLAF:s direktör faller under bestämmelserna i artikel 287 i EG-fördraget om tystnadsplikt.

3. Övervakningskommitténs överläggningar skall grundas på handlingar och förslag till yttranden, rapporter och beslut.

4. Handlingarna och förslagen till yttranden, rapporter och beslut skall upprättas på åtminstone två av de tre arbetsspråken som antagits av kommittén. Vid behov kan varje enskild ledamot begära en översättning till sitt eget språk av varje dokument.

5. Övervakningskommitténs yttranden, rapporter och beslut skall antas vid ordinarie sammanträden.

6. Undantag från denna princip kan emellertid göras för vissa beslut som kan fattas genom ett skriftligt förfarande såvida kommittén har godkänt användningen av ett sådant förfarande vid ett föregående sammanträde. Vid brådskande fall är ordföranden behörig att ta initiativ till ett skriftligt förfarande för rådfrågning av ledamöterna. I båda fallen skall ordföranden översända ett förslag till beslut till kommitténs ledamöter. Om ledamöterna inte motsätter sig förslaget till beslut inom en av ordföranden angiven tidsfrist på fem arbetsdagar, räknat från mottagandet av förslaget, skall detta anses antaget. Om en ledamot inom fem arbetsdagar räknat från mottagandet av förslaget till beslut, begär att förslaget skall bli föremål för behandling i övervakningskommittén, upphävs det skriftliga rådfrågningsförfarandet.

Artikel 15

Protokoll

1. Protokoll skall föras vid samtliga övervakningskommitténs sammanträden.

2. Förslaget till protokoll skall upprättas av sekretariatet under överinseende av ordföranden och överlämnas till övervakningskommitténs ledamöter i syfte att justeras vid det kommande sammanträdet.

3. Varje ledamot kan föreslå ändringar i förslaget till protokoll då det skall justeras. Varje ledamot kan likaledes till protokollet bifoga de skriftliga förklaringar och handlingar som denne anser nödvändiga.

Artikel 16

Verksamhetsberättelse

1. Övervakningskommittén skall enligt artikel 4.3 minst en gång per år överlämna en verksamhetsberättelse till institutionerna. Denna verksamhetsberättelse skall behandla de genomförda åtgärderna, i enlighet med kommitténs befogenheter, och innehålla en utvärdering av OLAF:s verksamhet.

2. Den skall läggas fram inför kommittén av en eller flera föredragande.

3. Denna verksamhetsberättelse kan som bilaga innehålla en lista över yttranden som övervakningskommittén avgivit.

4. Övervakningskommittén skall offentliggöra sin verksamhetsberättelse i Europeiska gemenskapernas officiella tidning efter att berättelsen överlämnats till Europaparlamentet, rådet och kommissionen.

Artikel 17

Föredragande

1. Kommittén kan på förslag från ordföranden bland sina ledamöter utse en eller flera föredragande som skall förbereda kommitténs överläggningar och arbete.

2. I den händelse det handlar om ett brådskande ärende, kan ordföranden omgående utse föredragande. I så fall skall ordföranden genast informera kommitténs ledamöter.

3. Föredraganden skall utreda det ärende denne fått sig tilldelad och skall lägga fram ett förslag till rapport för kommittén. Vid behov kan föredraganden bistås av övervakningskommitténs sekretariat.

Artikel 18

Kontroller, utredningar och expertutlåtanden

1. Inom ramen för sina befogenheter kan övervakningskommittén genomföra kontroller eller låta genomföra utredningar eller efterforskningar eller begära expertutlåtanden.

2. Övervakningskommittén kan tilldela en eller flera ledamöter uppgiften att genomföra dessa kontroller, utredningar eller efterforskningar. I den utsträckning som kommittén (eller den utsedde kommittéledamoten) bedömer det lämpligt, kan denne bistås av tjänstemän eller övriga anställda vid OLAF eller gemenskapens institutioner, organ och andra byråer.

3. Då ordföranden anser att ett ärende är brådskande kan denne omgående utse nämnda ledamöter och experter. I så fall skall han genast informera övervakningskommitténs ledamöter.

4. De ledamöter av övervakningskommittén som är ansvariga för dessa kontroller, utredningar eller efterforskningar skall till kommittén rapportera om resultaten av sitt arbete.

Artikel 19

Sekretariat

1. Övervakningskommittén har till sitt förfogande ett sekretariat som skall bistå kommittén i fullgörandet av dess uppgifter. Sekretariatet är ett permanent organ vars personal utses av OLAF:s direktör på förslag av övervakningskommitténs ordförande.

2. Sekretariatets personal underställs ordföranden för övervakningskommittén och får inte ta emot instruktioner från någon annan myndighet. Sekretariatets personal får inte åta sig några andra uppgifter utan att övervakningskommitténs ordförande först givit sitt godkännande.

3. Sekretariatets personal skall på ett konfidentiellt sätt behandla den information som den fått kännedom om. Denna skyldighet gäller även för denna personal efter det att den lämnat sin anställning. Om en anställd vid sekretariatet skulle bryta mot denna tystnadsplikt, skall övervakningskommitténs ordförande uppmana OLAF:s direktör att inleda ett disciplinärt förfarande enligt de villkor som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna.

4. Övervakningskommitténs ordförande beslutar om var sekretariatet skall ha sitt säte.

5. Sekretariatet skall bidra till att de uppgifter som ålagts övervakningskommittén verkligen blir utförda. Därför skall det bistå ordföranden vid förberedelsen och genomförandet av sammanträdena, sammanställa förslaget till sammanträdesprotokoll, ombesörja att ledamöterna av kommittén får den information och de handlingar de behöver för samtliga verksamhetsområden, bistå ledamöterna, i synnerhet i deras funktion som föredragande, och under ordförandens ledning delta i redigeringen av texterna.

6. Fördelningen av uppgifterna inom sekretariatet och undertecknandet av personalens reseförordnanden skall anförtros den som ansvarar för sekretariatet.

7. Kommitténs betalningsåtaganden skall göras av den som ansvarar för sekretariatet som för detta tilldelats en underfullmakt.

AVDELNING III

KOMMITTÉNS FÖRHÅLLANDE TILL OLAF:s DIREKTÖR

Artikel 20

Förfarande för yttrande över utnämningen av OLAF:s direktör

1. Samtliga ansökningshandlingar som tillsänts kommissionen som följd av utlysandet av den lediga tjänsten enligt artikel 12.2 i förordning (EG) nr 1073/1999 skall snarast översändas till övervakningskommitténs ordförande.

2. De erhållna handlingarna skall ställas till de fem kommittéledamöternas förfogande.

3. Övervakningskommittén skall anta ett förslag till lista över sökande som har de nödvändiga kvalifikationerna och som kan tänkas få ett positivt omdöme.

4. Yttrandet skall innehålla en motivering där det redogörs för de kriterier som kommittén fastställt för att utvärdera de nödvändiga kvalifikationerna. Detta förslag till lista skall gå till omröstning.

5. Förfarandet skall leda till att ordföranden fastställer en lista över sökande som har de nödvändiga kvalifikationerna och som fått ett positivt omdöme av övervakningskommittén.

6. Om ingen sökande fått ett positivt omdöme, eller om, på förslag från en ledamot, övervakningskommittén så beslutar, skall ordföranden informera kommissionen om att kommittén har yrkat avslag på den föreslagna listan.

7. Det upprättade yttrandet skall översändas till kommissionen för vidarebefordran till parlamentet och rådet.

Artikel 21

Direktörens medverkan i kommitténs arbete

1. Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artikel 11.1 ovan kan OLAF:s direktör inbjudas att delta i den del av arbetet som berör dennes verksamhet. De punkter som särskilt berör direktören skall utmärkas i de förslag till föredragningslista för övervakningskommitténs sammanträden som skall översändas till denne.

2. Vid förhinder kan OLAF:s direktör få tillåtelse att på egen begäran låta sig företrädas av en av sina medarbetare som denne utsett för detta uppdrag.

Artikel 22

Uppföljning av information från OLAF:s direktör

1. I sin verksamhetsrapport skall kommittén utvärdera genomförandet av OLAF:s arbetsprogram.

2. Vid var och en av sina sammanträden skall kommittén behandla rapporterna och informationen från OLAF:s direktör. Kommittén skall genomföra den granskning som den bedömer nödvändig för sin kontrollverksamhet på grundval av adekvat information från direktören.

3. Övervakningskommittén skall undersöka orsakerna till att utredningar som pågått mer än nio månader inte avslutats och när detta beräknas kunna ske.

4. Kommittén skall undersöka de fall då en institution, ett organ eller en byrå inte vidtagit åtgärder i enlighet med rekommendationerna från byråns direktör på grundval av en kopia av dessa synpunkter. Vid sådana tillfällen skall kommittén undersöka de hinder eller förhalande åtgärder som drabbat OLAF:s utredare när de utfört uppdraget. Övervakningskommittén skall om nödvändigt översända ett motiverat yttrande till OLAF:s direktör eller till den institution, det organ eller den byrå som berörs.

5. De fall som nödvändiggör ett överförande av ärenden till en medlemsstats rättsliga myndigheter skall undersökas på grundval av den information som OLAF:s direktör överlämnar, innan man kontaktar dessa myndigheter. Även uppföljningen skall garanteras på grundval av information från direktören.

6. Då en tjänsteman eller annan anställd vid gemenskapen vänder sig till OLAF:s direktör med ett klagomål, inom ramen för den kontroll av lagenligheten i byråns åtgärder i enlighet med artikel 14 i förordning (EG) nr 1073/1999, skall kommittén informeras om detta.

7. Kommittén skall behandla de förslag från OLAF:s direktör vilka har som syfte att förbereda kommissionens initiativ inom lagstiftning och andra regelverk vars syfte är att förbättra bedrägeribekämpningen eller att utöka skyddet för gemenskapens ekonomiska intressen.

Artikel 23

Oberoende för och disciplinärt förfarande mot OLAF:s direktör

1. OLAF:s direktör skall informera kommittén om varje åtgärd, instruktion, hot eller löfte som är av den art att de skulle kunna ifrågasätta dennes oberoende. Övervakningskommittén skall då på eget eller direktörens initiativ avge ett yttrande i denna fråga.

2. I den händelse OLAF:s direktör skulle utsättas för en disciplinär åtgärd eller hot om sådan från kommissionens sida, skall denne förse övervakningskommittén med all nödvändig information.

3. Övervakningskommittén skall avge ett yttrande då den rådfrågas av kommissionen i enlighet med artikel 12.4 i förordning (EG) nr 1073/1999.

Artikel 24

Sekretess och hantering av personuppgifter

1. Övervakningskommittén skall vaka över tillämpningen av bestämmelserna i artikel 8 i förordning (EG) nr 1073/1999.

2. Övervakningskommittén kan på eget eller direktörens initiativ besluta om att avge ett yttrande.

AVDELNING IV

BUDGETBESTÄMMELSER

Artikel 25

Budget

1. Kommittén skall yttra sig över det preliminära förslaget till budget som läggs fram av OLAF:s direktör och som tillställs kommissionens generaldirektorat för budget.

2. OLAF:s direktör skall för kommittén lägga fram en periodisk rapport om genomförandet av budgeten.

3. Sekretariatet utarbetar förslag till årlig budget för övervakningskommitténs verksamhet. Dessa förslag överlämnas till OLAF:s direktör efter övervakningskommitténs godkännande. Övervakningskommitténs budget utgör ett självständigt avsnitt i OLAF:s budget.

4. Övervakningskommitténs utgifter, vilka är nödvändiga för verksamheten, skall belasta kommitténs budget i enlighet med de regler som kommittén skall fastställa. Utbetalningarna skall genomföras inom ramen för den underfullmakt som föreskrivs i artikel 19.7 och enligt bestämmelserna i budgetförordningen.

AVDELNING V

ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 26

Utvärdering och ändring av de interna bestämmelserna

1. Dessa interna bestämmelser skall utvärderas av övervakningskommittén inom en tvåårsperiod efter det att de trätt i kraft.

2. Förslag till ändringar kan när som helst skriftligen inlämnas till ordföranden av varje ledamot av kommittén och föras till omröstning vid det efterföljande sammanträdet enligt det förfarande som fastställts i artikel 13 ovan.

Artikel 27

Ikraftträdande av de interna bestämmelserna, utvärderingsrapport och offentliggörande

1. De interna bestämmelserna skall träda i kraft dagen efter det att de antagits av övervakningskommittén.

2. Övervakningskommitténs yttrande angående utvärderingen av byråns verksamhet, som avses i artikel 15 i förordning (EG) nr 1073/1999, skall föras upp på föredragningslistan för det första sammanträdet i januari 2002.

3. De interna bestämmelserna skall efter att de antagits offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdade i Bryssel den 17 november 1999.

På OLAF:s övervakningskommittés vägnar

Mireille DELMAS-MARTY

Ordförande

(1) EGT L 136, 31.5.1999, s. 1.