Beslut fattat av generalsekreterarna vid Europaparlamentet, rådet, kommissionen, justitiesekreteraren vid domstolen, generalsekreterarna vid revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och EU-ombudsmannens representant

av den 25 juli 2002

om hur Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov skall organiseras och fungera

(2002/621/EG)

GENERALSEKRETERARNA VID EUROPAPARLAMENTET, RÅDET OCH KOMMISSIONEN, DOMSTOLENS JUSTITIESEKRETERARE, GENERALSEKRETERARNA VID REVISIONSRÄTTEN, EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN OCH REGIONKOMMITTÉN SAMT EU-OMBUDSMANNENS REPRESENTANT, HAR FATTAT DETTA BESLUT,

med beaktande av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68(1),

med beaktande av Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Ekonomiska och sociala kommitténs, Regionkommitténs och EU-ombudsmannens beslut av den 25 juli 2002 om upprättandet av Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov(2), särskilt artikel 5 i detta, och

av följande skäl:

(1) Enligt artikel 27 i tjänsteföreskrifterna skall rekryteringen vara inriktad på att de tjänstemän som tjänstgör vid institutionen har högsta kompetens, prestationsförmåga och oberoende ställning samt är rekryterade över största möjliga geografiska område bland medborgarna i gemenskapernas medlemsstater utan åtskillnad vad gäller politisk eller filosofisk övertygelse, religions-, ras-, eller könstillhörighet, sexuell läggning samt oberoende av civilstånd eller familjesituation.

(2) I artikel 1.1 tredje stycket i bilaga III till tjänsteföreskrifterna fastställs den gemensamma partssammansatta kommitténs befogenheter och i artikel 3.2 andra stycket i samma bilaga anges hur uttagningskommittén för de allmänna uttagningsproven skall utses.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Byråns uppgifter

1. Byrån skall ha till uppgift att anordna allmänna uttagningsprov för att tillgodose Europeiska gemenskapernas institutioners behov av tjänstemän på yrkesmässigt och ekonomiskt optimala villkor. Byrån skall upprätta förteckningar över anställningsbara sökande, som möjliggör för institutionerna att rekrytera högt kvalificerad personal som motsvarar de behov institutionerna konstaterat.

2. Byråns uppgifter skall vara följande:

a) Anordnande av allmänna uttagningsprov på begäran av en enskild institution, för att upprätta förteckningar över anställningsbara sökande för tillsättning av tjänstemän. Uttagningsproven skall anordnas med beaktande av tjänsteföreskrifterna, på grundval av samordnade kriterier som fastställts i enlighet med artikel 6 c och i enlighet med det arbetsprogram som fastställts av styrelsen.

b) Nära samarbete med institutionerna i syfte att bedöma de framtida personalbehov som uttrycks av institutionerna samt utarbeta och genomföra ett program med urvalsprov för att vid rätt tillfälle tillgodose dessa behov.

c) Utveckling av metoder och tekniker för urval på grundval bästa praxis och i enlighet med de kompetensprofiler som fastställts för institutionernas olika personalkategorier.

d) Förvaltning och kontroll av den användning som görs av de förteckningar över anställningsbara sökande som upprättats på grundval av interinstitutionella uttagningsprov.

e) Årlig rapportering till institutionerna om dess verksamhet.

Artikel 2

Institutionernas ansvarsområden

Varje institutions tillsättningsmyndighet skall ställa till byråns förfogande ett tillräckligt antal medlemmar av uttagningskommittén, bedömare och skrivvakter på grundval av en "kvot" som godkänts av den styrelse som avses i artikel 6 i, så att urvalsförfarandet förlöper i enlighet med artikel 3 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna.

Artikel 3

Andra tjänster

1. Efter överenskommelse mellan byråns direktör och annat organ, kontor eller byrå, får byrån anordna urvalsförfaranden för rekrytering av personal till ett organ, kontor eller en byrå. Innan ett sådant avtal sluts skall byråns direktör begära styrelsens godkännande. I alla sådana avtal skall det anges bestämmelser om hur byråns tjänster skall finansieras.

2. Byrån för uttagningsprov får när så krävs lämna teknisk hjälp vid interna uttagningsprov som anordnas av varje institution, organ, kontor eller byrå.

3. Om en institution så begär skall byrån anordna urvalsförfarande för andra typer av anställda i syfte att upprätta förteckning över anställningsbara sökande och/eller lämpliga databaser från vilka varje institution kan rekrytera övriga anställda.

4. Denna verksamhet skall integreras i byråns arbetsprogram i enlighet med artikel 6 f, förutsatt att institutionen i fråga har lämnat in ansökan i tid.

Artikel 4

Klagomål och frågor

1. Byråns direktör skall för alla frågor eller klagomål som rör byråns uppgifter ha de befogenheter som enligt artikel 90 i tjänsteföreskrifterna tillfaller tillsättningsmyndigheten.

2. Vid sådana klagomål skall byråns direktör konsultera styrelsens ordförande om han har för avsikt att bekräfta sitt ursprungliga beslut.

3. Byrån skall besvara frågor från EU-ombudsmannen rörande allt som tillhör dess befogenheter enligt det här beslutet.

Artikel 5

Styrelsen

1. Det skall upprättas en styrelse för byrån för uttagningsprov, med en ledamot från var och en av institutionerna och tre observatörer bestående av personalrepresentanter som utsetts gemensamt av institutionernas personalkommittéer.

2. Styrelsen skall utse en ordförande som väljs för en tvåårsperiod genom enkel majoritet bland ledamöterna.

3. Styrelsen skall fastställa sin arbetsordning genom enkel majoritet, efter samråd med institutionerna.

4. Styrelsen skall sammankallas av dess ordförande eller på begäran av någon av ledamöterna.

5. När styrelsen antar ett beslut med enkel majoritet skall varje institution ha en röst. Vid lika röstetal skall ordföranden ha utslagsröst.

6. När styrelsen antar ett beslut med kvalificerad majoritet skall institutionerna tilldelas röster enligt följande: kommissionen, 18 röster; Europaparlamentet, 7 röster; rådet, 7 röster; domstolen, 3 röster; revisionsrätten, 2 röster; Ekonomiska och sociala kommittén, 2 röster; Regionkommittén, 2 röster; EU-ombudsmannen, 1 röst. För kvalificerad majoritet krävs 24 röster.

Artikel 6

Styrelsens uppgifter

Styrelsen skall utföra följande uppgifter i institutionernas gemensamma intresse:

a) Godkänna bestämmelser för byråns verksamhet, med kvalificerad majoritet.

b) Godkänna byråns organisationsstruktur, med enkel majoritet efter förslag från byråns direktör.

c) Med iakttagande av det avtal som skall slutas mellan generalsekreterarna vid Europaparlamentet, rådet, kommissionen, justitiesekreteraren vid domstolen, generalsekreterarna vid revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommitten, Regionkommittén och EU-ombudsmannens representant om de gemensamma principerna för samordning av uttagning och rekrytering samt principerna för användandet av förteckningen över anställningsbara sökande, samt bestämmelserna enligt tjänsteföreskrifterna, godkänna principerna för den uttagningspolitik som skall föras av byrån, vilket skall ske med kvalificerad majoritet på grundval av förslag från byråns direktör.

d) Inom ramen för budgetförfarandet, med enkel majoritet och på grundval av ett utkast som utarbetats av byråns direktör, upprätta en preliminär beräkning av byråns inkomster och utgifter, som skall lämnas till kommissionen för upprättande av kommissionens beräkning av inkomster och utgifter; samtidigt skall man föreslå kommissionen de justeringar av byråns tjänsteförteckning som man finner nödvändiga.

e) Fastslå, med enkel majoritet, vilken typ av ytterligare tjänster byrån kan utföra för institutioner, organ, kontor och byråer mot ersättning, samt hur hög denna ersättning skall vara och under vilka förutsättningar byrån får utföra tjänsterna.

f) Enhälligt godkänna arbetsprogrammet, särskilt planeringen och tidsplanen för de uttagningsprov som skall anordnas, på grundval av ett förslag från byråns direktör. Arbetsprogrammet skall även omfatta de tjänster som utförs för institutionerna, organen, kontoren och byråerna och som inte är knutna till de allmänna uttagningsproven.

g) Godkänna, med kvalificerad majoritet, en årlig förvaltningsrapport med samtliga inkomst- och utgiftsposter rörande det arbete som utförts och de tjänster byrån har utfört, på grundval av ett utkast som utarbetats av byråns direktör. Före den 1 maj varje år skall byrån överlämna en rapport om föregående räkenskapsår till institutionerna, upprättad med hjälp av kostnadsbokföring.

h) Godkänna, med enkel majoritet, en skälig och balanserad fördelning av de rörliga och direkta kostnader som, för analysändamål, skall hänföras till var och en av institutionerna; denna fördelning skall förnyas vart tredje år.

i) Fastställa, med enkel majoritet och på grundval av rekryteringsbehovet, bestämmelser för hur varje institution skall ställa ett lämpligt antal medlemmar av uttagningskommittén, bedömare och skrivvakter till byråns förfogande.

j) Fastställa, med enkel majoritet, på vilka villkor byrån får godkänna att institutionerna själva anordnar sina uttagningsprov i enlighet med artikel 2.1 i institutionernas beslut.

Artikel 7

Utnämning av personal

1. Byrån för uttagningsprov skall ledas av en direktör som utnämnts av kommissionen efter det att styrelsen har lämnat ett positivt utlåtande med enkel majoritet. Styrelsen skall vara nära knuten till de förfaranden som föregår utnämningen av direktören för byrån, bland annat utlysning av tjänsten och genomgång av ansökningarna.

2. Byråns direktör skall vara tillsättningsmyndighet för byråns personal.

3. Styrelsen skall informeras av kommissionen (när det gäller byråns direktör) eller av direktören (när det gäller den personal för vilken han utgör tillsättningsmyndighet) om utnämningar, undertecknande av avtal, befordringar eller inledande av disciplinära förfaranden som rör tjänstemän eller övriga anställda.

4. Alla lediga tjänster vid byrån för uttagningsprov skall kungöras för tjänstemännen vid gemenskapernas samtliga institutioner så snart tillsättningsmyndigheten har beslutat att tillsätta tjänsten i fråga.

5. Byråns direktör skall utses för en femårsperiod, med möjlighet till förlängning en gång.

Artikel 8

Uppgifter som innehas av byråns direktör, personalförvaltning

1. Byråns direktör skall ansvara för att kontoret fungerar som avsett. Han agerar med befogenhet från styrelsen, inom ramarna för dess behörighet. Han skall säkerställa att styrelsens sekretariatsuppgifter utförs, lämna redogörelser till styrelsen över det arbete han utfört för dess räkning och föreslå eventuella ändringar avseende byråns funktion.

2. De administrativa förfarandena rörande den löpande personalförvaltningen, särskilt när det gäller löner och semester, sjuk- och olycksfallsförsäkring samt pensioner skall tillämpas på samma villkor som för övriga tjänstemän och andra anställda inom kommissionen. Denna förteckning är inte fullständig, utan byrån får komma överens med kommissionen om ytterligare områden.

Artikel 9

Finansiella aspekter

1. Anslaget till byrån för uttagningsprov skall tas upp i sin helhet i en särskild budgetpost i den del av budgeten som avser kommissionen, och anges i detalj i en bilaga till den delen av budgeten. Den bilagan skall utformas som en inkomst- och utgiftssammanställning, uppdelad på samma sätt som budgetens olika avsnitt.

2. Byråns tjänsteförteckning skall bifogas kommissionens tjänsteförteckning.

3. När det gäller de anslag till byrån som anges i bilagan skall kommissionen, på grundval av ett förslag från styrelsen, ge byråns direktör befogenhet till godkännanden samtidigt som man fastställer gränserna och villkoren för denna befogenhet. Beträffande de kompletterande tjänster byrån utför mot ersättning skall styrelsen vid räkenskapsårets slut underrätta den budgetansvariga myndigheten om uppdelningen av de belopp som erhållits på detta sätt och som anges i budgetposten i bilagan.

4. Byråns räkenskaper skall upprättas enligt de bokföringsbestämmelser och rutiner som fastställts av kommissionens revisor. Räkenskaperna avseende inkomster från tjänster som utförts mot betalning skall föras separat av byrån.

Artikel 10

Översyn

Detta beslut skall ses över tre år efter det att byrån för uttagningsprov har inrättats.

Artikel 11

Datum för ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

På Europaparlamentets vägnar

J. Priestley

Generalsekreterare

På rådets vägnar

P. De Boissieu

Biträdande generalsekreterare

På kommissionens vägnar

D. O'Sullivan

Generalsekreterare

På domstolens vägnar

R. Grass

Justitiesekreterare

På revisionsrättens vägnar

M. Hervé

Generalsekreterare

På Ekonomiska och sociala kommitténs vägnar

P. Venturini

Generalsekreterare

På Regionkommitténs vägnar

V. Falcone

Generalsekreterare

EU-ombudsmannen

J. Söderman

(1) EGT L 56, 4.3.1968, s. 1.

(2) Se sidan 53 i detta nummer av EGT.