SÄRSKILD RAPPORT nr 10/98 om de utgifter och ersättningar som utbetalas till Europaparlamentets ledamöter, samt Europaparlamentets svar (Framlagd i enlighet med artikel 188c.4 andra stycket i EG-fördraget) (98/C 243/01)

INLEDNING

Revisionens omfattning

1.1. Europaparlamentets ledamöter erhåller lön som utbetalas av deras nationella parlament och varierar mellan länderna. De uppbär ingen lön från Europaparlamentet, utan erhåller ersättning därifrån för de utgifter de ådrar sig under utövandet av ämbetet enligt de bestämmelser som 1984 antogs av Europaparlamentets presidium (PE 133.116) som regelbundet uppdateras (1).

1.2. Revisionen omfattade enbart tillämpningen av bestämmelserna för ersättningen från Europaparlamentet för följande av ledamöternas utgifter:

a) Schablonbelopp för ersättning av resekostnader (2).

b) Reseersättning med maximalt 3 000 ecu (3).

c) Traktamenten (4).

d) Sekretariatsersättning (5).

e) Ersättning för allmänna utgifter (6).

f) Ersättning för resekostnader och uppehälle i samband med språk- och datakurser (7).

1.3. Revisionen omfattade ersättningssystemets utveckling sedan revisionsrättens senaste revision av budgetåren 1990 och 1991 (8). De granskningar som grundades på bokföringsmaterial gjordes främst avseende budgetåret 1996. De administrativa rutiner och bokföringsrutiner som tillämpas granskades utifrån de särskilda bestämmelser som har antagits av Europaparlamentet, gemenskapens finansiella bestämmelser och principen om en sund ekonomisk förvaltning. Samtliga brister och risker som påtalas i denna rapport stöds av iakttagelser som gjorts under revisionen.

Ekonomiska uppgifter

1.4. Utvecklingen av de utbetalningar som motsvarar de granskade ersättningarna mellan 1990 och 1997 framgår av tabellerna i bilagan (tabellerna 1, 2 och 3). Det sammanlagda beloppet av dessa utgifter uppgick 1997 till 142,6 miljoner ecu, vilket motsvarar 16 % av Europaparlamentets sammanlagda administrativa utgifter. Av utbetalningarna avser 48 % sekretariatsersättningar, 33 % de olika ersättningarna för resor och traktamenten och 16 % ersättningen för allmänna utgifter. Den genomsnittliga årliga utgiften som effektuerats för dessa ersättningar per ledamot, antingen direkt eller indirekt, ökade från 138 000 ecu 1990 till 227 000 ecu 1997 (9), det vill säga en årlig genomsnittlig ökning med 7,4 %. Uppräkningen av sekretariatsersättningstariffen (en genomsnittlig årlig ökning med 10,6 %) förklarar den största delen av ökningen. Sedan juni 1996 utbetalas denna ersättning direkt till assistenterna eller till betalningsombud som utsetts av ledamöterna.

FORMELL EFTERLEVNAD AV BESTÄMMELSERNA

1.5. Förutom vad gäller ersättningen av utgifter för språk- och datakurser sköts administrationen av de ersättningar som granskades av Avdelningen för ledamöternas ersättning, vilken består av följande två skilda enheter:

- Enheten för ledamöternas förskott, som sköter utbetalningen av ersättningar för resor och uppehälle och står under kontroll av en godkännande avdelning som kontrollerar förskottsenhetens utbetalningar, utfärdar nödvändiga återkrav och gör ytterligare utbetalningar som är nödvändiga samt sköter bokföringen av dessa transaktioner mot budgeten.

- Enheten för "Sekretariatsersättning och allmänna utgifter", som godkänner och kontrollerar utbetalningarna avseende dessa ersättningar.

1.6. De förvaltningssystem som inrättats vid Avdelningen för ledamöternas ersättning säkerställer i stort sett att de bestämmelser som antagits av Europaparlamentet tillämpas korrekt.

1.7. Rutinerna, vare sig det gäller förskottsbetalningar eller de övriga ersättningarna, är datoriserade och ändamålsenliga. De är enhetliga, tillförlitliga och snabba. Betalningarnas formella korrekthet enligt de bestämmelser som fastställts av Europaparlamentets presidium säkerställs genom att den dokumentation som erfordras enligt bestämmelserna systematiskt lämnas in och kontrolleras.

TRANSAKTIONER I FÖRBINDELSE MED LEDAMÖTERNAS FÖRSKOTT

1.8. Enheten för ledamöternas förskott i Bryssel och Strasbourg ansvarar för utbetalningen av schablonbeloppet för ersättningen av resekostnader, reseersättningen och traktamenten. Enhetens effektuerade utbetalningar uppgick 1997 till 46,9 miljoner ecu, vilket motsvarar 33 % av ersättningarna för Europaparlamentets ledamöter. Det maximala belopp som förskottsenheten får disponera är sedan 1991 fastställt till 3,2 miljoner ecu.

1.9. Revisionsrätten anser (10) att användande av ett förskottssystem för utbetalningar på så stora belopp inte är förenligt med principerna i budgetförordningen (artikel 54) och dess genomförandebestämmelser (artiklarna 82 och följande). Varken utgiftsslaget i fråga eller något slags akut situation motiverar i detta fall en avvikelse från de normala reglerna för utbetalning och kontroll.

1.10. Dessutom har ledamöterna enligt artikel 4.5 i Europaparlamentets bestämmelser möjlighet att vid Europaparlamentets resebyrå för privat bruk erhålla färdbiljetter där de reseersättningar och traktamenten som de har rätt till har dragits av från priset. Denna förmån får till följd att Europaparlamentet provisoriskt betalar fakturor som inte har något att göra med dess verksamhet, och senare återkräver beloppen vid sidan av budgetförordningens bestämmelser och på detta vis beviljar ledamöterna förskott.

1.11. I strid med budgetförordningens bestämmelser utnyttjas förskottsenheten för att driva in de belopp som ledamöterna av olika skäl är skyldiga (bland annat för färdbiljetter för privat bruk och ersättningar som utbetalats utan att närvaron styrkts) innan utbetalningen godkänns och utan att controllern kopplas in.

1.12. Fastän artikel 23.3 i Europaparlamentets bestämmelser föreskriver att kontant betalning endast får göras för traktamenten, upphävdes denna bestämmelse tills vidare i ett meddelande från kvestorskollegiet 1990. Härigenom utvidgades möjligheten till kontant betalning till att gälla samtliga ersättningar som utbetalas av enheten för ledamöternas förskott. De kontanta betalningarna motsvarade under 1997 42 % av antalet transaktioner som effektuerades av enheten.

1.13. Dessa förfaranden som avviker från bestämmelserna ger upphov till höga kostnader och förvaltningsrisker. Själva systemet med en förskottsenhet, vilket förutsätter att det finns både likvida medel och en kontroll- och godkännandefunktion, erfordrar betydande personalresurser och finansiella medel. De förskott för privat bruk som beviljas ledamöterna medför att enhetens personal binds upp och de likvida medlen töms. Idag arbetar största delen av personalen vid Avdelningen för ledamöternas ersättning med utbetalning och kontroll av en liten del av samtliga ersättningar. De kontanta utbetalningarna, som innebär att betydande belopp hanteras, medför för övrigt en högre förvaltningsrisk än andra utbetalningssätt.

1.14. Normala betalnings- och kontrollrutiner skulle göra det möjligt att fördela arbetet på ett bättre sätt och begränsa de risker som är förknippade med hantering av kontanter. Rutinerna skulle kunna omfatta ett system med ständiga förskott, i enlighet med artikel 46 i budgetförordningen, för att ledamöterna inte själva ska behöva göra egna utlägg, vilket samtidigt skulle höja säkerhetsnivån jämfört med en förskottsenhet.

Schablonbelopp för ersättning av resekostnader och traktamenten

1.15. Schablonbeloppet för ersättning av resekostnaderna är enligt artiklarna 1 och 7 i Europaparlamentets bestämmelser avsett för ersättning av samtliga utgifter i samband med ledamöternas resor mellan bostaden och sammanträdesorten då de deltar i sammanträden för Europaparlamentets officiella organ, vilket skall godkännas och styrkas. Traktamentet skall enligt artiklarna 11 och 12 i bestämmelserna utbetalas för varje dag som ledamoten deltar i sådant arbete som ger rätt till schablonersättning för resekostnader.

1.16. Schablonbeloppet för ersättning av resekostnader beräknas med en kilometerersättning som baseras på avståndet mellan sammanträdesorten och den bostadsort som angetts av ledamoten. Denna ersättning är "fryst" sedan 1994. Traktamentet beräknas efter en ersättning baserad på det antal närvarodagar som uppgetts av ledamoten.

1.17. Schablonbeloppen för ersättning av resekostnaderna motsvarar inte de faktiska resekostnader som ledamöterna ådrar sig. Revisionsrättens analys visar att beräkningsförfarandet under 1996 för resor "ledamotens bostadsort sammanträdesorten" ledde till utbetalningar (27,6 miljoner ecu) som totalt sett var i genomsnitt 30 % högre än kostnaden för en flygbiljett i affärsklass, dvs. en avvikelse på cirka 6,5 miljoner ecu. Avvikelsen varierar märkbart med ledamotens bostadsort och ökar med avståndet till denna. Den verkliga avvikelsen är större, eftersom mindre dyra transportmedel i praktiken ofta används (tåg, flyg i turistklass) och några nationella parlament ger ledamöterna i Europaparlamentet förmåner på inrikeslinjerna.

1.18. Fram till slutet av 1997 effektuerade förskottsenheten utbetalningen av schablonbeloppet för ersättning av resekostnader och traktamenten på grundval av ledamöternas redogörelser. Kontrollerna avsåg inte huruvida resan eller vistelsen verkligen hade ägt rum, utan huruvida ledamöterna hade varit närvarande på sammanträdesorten, vilket i princip styrks genom namnteckningar på ett register i sammanträdeslokalen.

1.19. Dessutom föreskriver bestämmelserna att ledamöterna får styrka att de deltagit i Europaparlamentets arbete med andra handlingar. De ledamöter som innehar särskilda ämbeten (11) har möjlighet att frångå principen om namnteckning i sammanträdeslokalen och i stället skriva på en särskild lista. Samtliga ledamöter har också möjlighet att ifall de underlåtit att underteckna närvaroregistret uppvisa andra styrkande handlingar, bland annat färdbiljetter och hotellräkningar. Sådana styrkande handlingar får dock högst uppvisas vid fem tillfällen under en period på två och ett halvt år.

1.20. Beviskraften i de handlingar, till exempel flyg- och tågbiljetter eller hotellräkningar, som godkänns i stället för namnteckning i register eller på närvarolistor är svag. Under 1996 uppvisades sådana underlag som alternativt bevis i cirka hälften av de fall där regeln om namnteckning i sammanträdeslokalen frångicks. I samtliga fall som granskades för 1996 avsåg de hotellräkningar som lämnades in till administrationen som ersättning för närvarobevis en närvaro i början eller slutet av veckans sammanträden.

1.21. En namnteckning i närvarolistan är inte heller tillräcklig för att styrka att ledamoten faktiskt har deltagit i Europaparlamentets arbete.

1.22. Eftersom det fram till slutet av 1997 inte gjordes någon kontroll av huruvida resorna som låg till grund för utbetalning av schablonbeloppet för ersättning av resekostnader faktiskt hade ägt rum, kunde utbetalningar ske utan att motsvarande resa hade ägt rum.

1.23. Dessutom har revisionsrätten konstaterat att det saknas kriterier för avreseorten (den bostadsort som ledamoten efter eget gottfinnande angett) och att insynen och kontrollen därför också brister i detta avseende.

1.24. Revisionsrätten noterar de ansträngningar som gjorts av Europaparlamentets presidium, som under 1997 vidtog vissa åtgärder för att rätta till dessa brister.

a) Ett system för permanent kontroll av schablonbeloppet för ersättning av resekostnader har införts, där verifikationer skall läggas fram. Sedan den 1 november 1997 måste boardingkort eller tågbiljett vid flyg- eller tågresa eller en detaljerad personlig redogörelse vid resa med egen bil uppvisas för att utbetalningen av schablonbeloppet för ersättning av resekostnader skall ske.

b) Från den 1 februari 1998 förlorar ledamöterna hälften av dagtraktamentet om de inte är närvarande vid hälften av de nominella omröstningarna de dagar som Europaparlamentet behandlar lagstiftningsfrågor (tisdagar, onsdagar och torsdagar under sammanträdesperioderna i Strasbourg och torsdagar under sammanträdesperioderna i Bryssel).

c) I Bryssel kan ledamöterna välja mellan att skriva på närvarolistan vid sammanträden i utskotten och de politiska grupperna och vid Europaparlamentets övriga officiella sammanträden, eller att skriva på en central lista.

Reseersättning med maximalt 3 000 ecu

1.25. Denna ersättning (artikel 10 i bestämmelserna) syftar till att utöver det som täcks av schablonbeloppet för ersättning av resekostnader och traktamentet ersätta de utgifter upp till ett maximibelopp som fastställts till 3 000 ecu per år som ledamöterna ådragit sig vid resor som företagits under utövandet av ämbetet, med undantag för sådana resor som företagits inom det land där de valts.

1.26. De utgifter som ledamöterna ådragit sig vid de resor som omfattas av denna ersättning ersätts av förskottsenheten på grundval av en redogörelse som skall åtföljas av resedokument, en inbjudan eller ett besöksprogram. Om kriterier infördes för vilka resor ledamöterna tillåts företa under utövandet av ämbetet, skulle kontroller även kunna ske av huruvida utgifterna är ersättningsberättigade.

ERSÄTTNING FÖR ALLMÄNNA UTGIFTER SEKRETARIATSERSÄTTNING

1.27. Enheten "Sekretariatsersättning och ersättning för allmänna utgifter" kontrollerar och godkänner de belopp som skall utbetalas för dessa ersättningar. De utbetalas månatligen via bankgiro i en av de gemenskapsvalutor som ledamoten angett upp till det maximibelopp som fastställts av Europaparlamentets presidium. Motsvarande utgifter uppgick till 93,6 miljoner ecu under 1997.

1.28. Budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget föreskriver (artikel 11.4) att omräkningen mellan ecu och nationella valutor i princip skall göras till dagskursen, eller i undantagsfall som skall motiveras genom tillämpning av kursen för den näst sista dagen i den månad som föregick den månad för vilken kursen fastställs.

1.29. Bestämmelserna för Europaparlamentet (artikel 26) föreskriver att vid omräkningen till nationell valuta av de månatliga betalningar som effektueras för sekretariatsersättning och ersättning för allmänna utgifter, skall växelkursen för den näst sista dagen i november månad året före referensåret användas. De säkerställer också att sekretariatsersättningen omräknad i nationell valuta bibehålls på samma nivå som föregående år under en hel mandatperiod. Dessutom kan ledamöterna fritt välja och ändra utbetalningsvaluta. Dessa avvikelser från de sedvanliga omräkningsreglerna kan ge upphov till avsevärda kostnader för institutionen. Man borde försöka finna andra metoder som är förenliga med budgetförordningens bestämmelser för att hjälpa assistenterna i deras berättigade önskan att skydda ersättningen mot valutarisken.

Ersättning för allmänna utgifter

1.30. Ersättningen för allmänna utgifter skall enligt artikel 13 i bestämmelserna täcka de utgifter som uppstår i samband med den verksamhet som utövas av Europaparlamentets ledamöter och som inte täcks av några andra ersättningar. Den utbetalas med ett belopp som fastställs av presidiet (38 304 ecu per år under 1997) på grundval av en ansökan om årlig utbetalning. Denna ersättning reduceras med 50 % för de ledamöter som deltar i mindre än 50 % av sessionerna.

1.31. Den fasta ersättningen är inte baserad på en exakt beräkning av de olika utgifter som ersätts, och den tar inte hänsyn till sådana allmänna utgifter som ibland ersätts av till exempel några nationella parlament.

Sekretariatsersättning

1.32. Sekretariatsersättningen skall enligt artiklarna 14 16 i bestämmelserna täcka utgifter i samband med anställning av en eller flera assistenter eller nyttjande av deras tjänster. Den utbetalas varje månad upp till ett årligt maximibelopp som fastställs av presidiet (110 460 ecu för 1997).

1.33. Bestämmelserna anger inte i detalj vilka faktiska kostnadselement som motiverar det fasta maximibeloppet. De enda uppgifterna som Europaparlamentet lämnat i detta avseende återfinns bland kommentarerna till 1993 och 1994 års budgetar, där det anges att varje ledamot kan anställa två assistenter, en i Bryssel och en i det medlemsland han/hon kommer från. Dessa anmärkningar förekommer inte i de påföljande budgetarna. Den betydande höjningen av ersättningens belopp har alltså inte förklarats sedan dess genom någon klar hänvisning till de utgifter som den är avsedd att täcka. Dessutom tar utbetalningen av sekretariatsersättningen inte i beaktande de ersättningar för samma ändamål som några nationella parlament ger till sina ledamöter i Europaparlamentet.

1.34. Den månatliga utbetalningen av sekretariatsersättningen sker antingen då en "ansökan om utbetalning" lämnas in, vilken ledamoten fyller i avseende en enda utbetalning eller flera utbetalningar till en assistent, eller då en faktura lämnas in för efterforsknings-, dokumentations- eller sekretariatarbete. Sedan juni 1996 utbetalas assistenternas lön direkt till dem eller via en utomstående som utsetts av ledamoten. Såvida inte de politiska grupperna eller gemenskapsinstitutionerna anser att valet av assistent är olämpligt, görs detta efter ledamotens eget gottfinnande.

1.35. Bestämmelserna fastställer att ledamoten är skyldig att upprätta ett kontrakt mellan sig själv och assistenten enligt gällande nationell lagstiftning, men fordrar inte att denna handling uppvisas. Europaparlamentets avdelningar gör inga kontroller av att de kontrakt som krävs enligt bestämmelserna faktiskt har upprättats och granskar inte heller om klausulerna i dem överensstämmer med skatteregler och sociala bestämmelser. Kontrollen avser inte heller om fakturorna är ersättningsberättigade.

1.36. Distinktionen mellan utbetalningar som baseras på ett kontrakt och utbetalningar för fakturerade tjänster saknas i praktiken. Assistenterna kan nämligen visa upp fakturor som ligger utanför ett anställningsavtal eller arbeta inom ramen för ett kontrakt om tillhandahållande av tjänster istället för ett anställningsavtal. Likaledes kan en ansökan om utbetalning både lämnas in för ett permanent avtal och för en "enda utbetalning" som inte på något sätt avviker från en enkel faktura.

1.37. Flexibiliteten i regelverket, vilket kännetecknas av att det saknas insyn och kontroll avseende kontraktens klausuler och art, gör att den budgetansvariga myndigheten inte med rimlig säkerhet kan utesluta risken att sekretariatsersättningen används på ett olämpligt sätt. För närvarande tillåts alltför många olika rättsliga avtalsformer enligt regelverket och alltför många utgiftsslag ersätts, utan att det i tillräcklig utsträckning säkerställs att tjänsterna verkligen har utförts.

1.38. Det gällande regelverket kommer snart att förändras. Kommissionen har utarbetat ett utkast till förslag om en förordning om att införa en ny artikel avseende ledamöternas assistenters anställningsvillkor i anställningsvillkoren för övriga anställda. Om detta nya regelverk antas skulle det bli Europaparlamentets uppgift att fastställa det exakta innehållet i de nya bestämmelserna om anställningsvillkoren för ledamöternas assistenter. Enligt tillgängliga uppgifter skulle de framtida anställningsvillkoren för en assistent i Europaparlamentet komplettera, men inte ersätta, de nuvarande möjligheterna till anställning inom ramen för nationell lag, i syfte att öka insynen i administrationen av assistenterna samtidigt som flexibiliteten i dagens anställningsvillkor bibehålls.

SLUTSATS

1.39. Bestämmelserna för ersättningarna för ledamöterna bör syfta till att säkerställa att de utgifter som ledamöterna ådrar sig under utövandet av ämbetet ersätts på ett adekvat sätt. De administrativa rutinerna och bokföringsrutinerna säkerställer i stort sett att de bestämmelser som antagits av Europaparlamentet tillämpas korrekt. Under budgetåret 1997 vidtog Europaparlamentets presidium olika åtgärder för att komma tillrätta med vissa av bristerna i systemet. Dessutom är ett förslag om anställningsvillkor för ledamöternas assistenter under utarbetande.

1.40. Revisionsrättens revision föranleder likväl följande iakttagelser och rekommendationer, vilka borde utgöra tillräcklig grund för en genomgripande omarbetning av regelverket.

Förbättring av det administrativa förvaltningssystemet

1.41. Vissa av bestämmelserna i Europaparlamentets regelverk överensstämmer inte med gemenskapens finansiella bestämmelser och ger upphov till höga administrationskostnader. Detta gäller både förskottsförfarandet och ledamöternas möjlighet att erhålla förskott för privat bruk. De växelkurser som används borde beräknas enligt bestämmelserna i budgetförordningen och valutariskerna borde i förekommande fall kompenseras med andra metoder (se punkterna 1.13 och 1.29).

Verklighetsanpassning av ersättningsmekanismerna

1.42. Rutinerna utgör inte någon garanti för att principen om en sund ekonomisk förvaltning efterlevs. Huvuddelen av ersättningarna är fasta eller utgår med ett årligt maximibelopp som inte står i något nära samband med de faktiska förhållandena eller utgifterna. De utgiftsslag som täcks av ersättning för allmänna utgifter och sekretariatsersättning borde tydligt definieras och kvantifieras, och hänsyn borde samtidigt tas till de betalningar och förmåner som ledamöterna eventuellt erhåller från annat håll. Man borde överväga att basera reseersättningen på de faktiska utgifterna. Eventuellt skulle också ett system med permanenta förskott kunna införas så att ledamöterna även fortsättningsvis kan undgå att själva göra utlägg. Användandet av moderna hjälpmedel såsom betalkort för vilka avtal slutits med transportföretagen, skulle också göra det möjligt att betala fakturan direkt till den som tillhandahållit tjänsten (se punkterna 1.14 17, 1.31 och 1.33).

Tydligare och mer lättkontrollerade bestämmelser

1.43. Utbetalningen av dessa ersättningar bygger till stor del på ett redogörelsesystem som innehåller få verifikationer och kontroller. Dessutom har de grundläggande reglerna inom många områden ändrats genom bestämmelser som mildrar deras tvingande karaktär. Ersättningssystemet bör omfatta kontroller på en rimlig nivå och vara så öppet att det säkrar att utbetalade medel används för det ändamål de är avsedda för enligt bestämmelserna (se punkterna 1.18 1.23, 1.26 och 1.35).

Åtgärdande av befintliga brister

1.44. Bristerna i regelverket kan leda till att medlen används på ett olämpligt sätt. Om ett ersättningssystem som bygger på maximibelopp skall bibehållas, måste det bygga på tydliga bestämmelser för utbetalning, baserade på att styrkande dokumentation skall inlämnas (kontrakt och fakturor som utfärdats i vederbörlig ordning). Införandet av anställningsvillkor för ledamöternas assistenter, vilket skulle kunna medföra att budgeten belastades ytterligare, kan endast bidra till en ökad insyn och en förbättrad förvaltning av utgifterna avseende ledamöternas assistenter om det nya systemet blir obligatoriskt för Europaparlamentets ledamöter och möjliggör kontroller av huruvida de tjänster som ersätts verkligen har utförts (se punkterna 1.36 1.38).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 15 juli 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) Se PE 133.116/KVEST./ändr. VII/1-97.

(2) Schablonbeloppet för ersättning av resekostnader syftar till att ersätta samtliga kostnader i förbindelse med ledamöternas resor mellan deras bostadsort och sammanträdesorten då de deltar i sammanträden för Europaparlamentets officiella organ och detta godkänts och styrkts.

(3) Reseersättningen syftar till att utöver det som täcks av schablonbeloppet för ersättning av resekostnader och traktamente, ersätta de utgifter som ledamöterna ådragit sig vid resor som företagits under utövandet av ämbetet, upp till ett maximibelopp som fastställts till 3 000 ecu per år, med undantag för sådana resor som företagits inom det land där de valts.

(4) Traktamentet utbetalas för varje dag som ledamoten deltar i det arbete som ger rätt till schablonbelopp för ersättning av resekostnader.

(5) Sekretariatsersättningen syftar till att ersätta de utgifter som är förknippade med anställning av en eller flera assistenter eller nyttjande av deras tjänster.

(6) Ersättningen för allmänna utgifter syftar till att ersätta de utgifter som uppkommer i samband med den verksamhet som utövas av ledamöterna och som inte omfattas av andra ersättningar.

(7) Inga iakttagelser av vikt avseende detta ersättningsslag gjordes under revisionen.

(8) EGT C 324, 13.12.1991, kapitel 15 och EGT C 330, 15.12.1992, kapitel 18.

(9) 82 % av de ledamöter som innehade sitt ämbete per den 1/11/1996 erhöll ett belopp som låg mellan 80 % och 120 % av det genomsnittliga årliga beloppet.

(10) Se punkterna 15.22 15.23 i årsrapporten för budgetåret 1990 och punkterna 18.7 18.8 i årsrapporten för budgetåret 1991.

(11) Ordförande, vice ordförande, kvestorer, ordförande och vice ordförande i utskott, föredragande etc.

BILAGA

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

EUROPAPARLAMENTETS SVAR PÅ REVISORERNAS RAPPORT OM DE UTGIFTER OCH ANDRA ERSÄTTNINGAR SOM UTBETALAS TILL EUROPAPARLAMENTETS LEDAMÖTER

INLEDNING

Punkt 1.1 1.4

För att revisionsrättens rapport skall kunna hjälpa parlamentet att förbättra insynen i parlamentets system för ersättningar till ledamöterna skulle parlamentet vilja understryka det sammanhang i vilket dess system för ersättningar utvecklats, de krav som råder på den situation i vilken parlamentet organiserar sin verksamhet, själva naturen hos en parlamentarisk institution, ledamöternas roll och de reformer som presidiet redan företagit i det rådande systemet något som inletts redan innan revisionsrätten gjorde sin granskning.

I detta sammanhang är det viktigt att notera att det inte finns någon gemensam nivå för de direkta ersättningarna. Detta beror på att ledamöterna av parlamentet ännu inte har några gemensamma anställningsvillkor, till skillnad mot vad som är fallet för ledamöterna av kommissionen, domstolen, förstainstansrätten eller revisionsrätten.

Ett parlamentet som bedriver sin verksamhet på övernationell nivå arbetar under särskilda omständigheter, såsom antalet medborgare som var och en ledamot skall representera, valkretsarnas storlek, den mycket tunga börda som resorna innebär för var och en ledamot (resor från vederbörandes medlemsstat till arbetsorterna, mellan arbetsorterna och till andra medlemsstater). Detta är något som revisionsrätten inte tagit upp till behandling.

Inte heller har det givits någon erkänsla åt att ledamöterna av en parlamentarisk institution är "i tjänst" inte bara när de deltar i formella sammanträden som hålls av institutionens officiella organ, utan också då det närvarar vid officiella föranstaltningar av högst mångskiftande slag, vid vilka parlamentsledamöterna har en funktion att fylla.

Revisionsrätten erkänner de ihärdiga ansträngningar som parlamentet redan gjort på eget initiativ för att skapa en grundval för systemet för ersättningar:

- parlamentets upprepade krav på att kommissionen skall framlägga ett förslag om en gemenskapslagstiftning för ledamöternas assistenter; detta förslag har nu framlagts,

- införandet av krav på att de resor som företagits skall styrkas med vederbörliga dokument,

- den omständigheten att närvaroersättningen utbetalas endast om vederbörande deltagit i namnuppropet,

- frysningen av reseersättningarna under flera år.

Revisionsrätten anger ingenting om någon jämförelse med de system och de kontroller som finns i de nationella parlamenten. Ett exempel är att Europaparlamentets krav på att dess ledamöter skall bevisa sin närvaro genom att skriva in sig i ett register saknar motstycke i flertalet nationella parlament. I de nationella parlamenten behöver inte heller alltid någon dokumentation företes som belägg för att en resa har gjorts. Revisionsrätten har inte förklarat på vilket sätt den mätt effektiviteten hos de kontroller som har införts, men ett är säkert: vilka kriterier revisionsrätten än haft i åtanke så bygger dessa inte på gängse praxis i medlemsstaternas parlament.

Att utgifterna ökat (punkt 1.4) beror på att den budgetansvariga myndigheten ökat ersättningarna för att förbättra nivån på det stöd som ges ledamöterna, särskilt mot bakgrund av att parlamentet och dess ledamöter fått nya befogenheter efter det att Maastrichtfördraget trädde i kraft.

Likaså bör det nämnas att den senaste utvidgningen, varvid två av de berörda länderna legat långt borta från Europas centrum, vilket har varit en relevant faktor bakom ökningen av utgifterna för reseersättningar och traktamenten. Med beaktande av dessa faktorer kommer läsaren att kunna skapa sig en klarare bild av trenderna inom de två mest betydande kategorierna av utgifter till ledamöterna, det vill säga utgifter för ledamöternas assistenter och för resekostnader (82 % av de totala utgifterna).

LEDAMÖTERNAS FÖRSKOTTSKONTOTRANSAKTIONER

Punkt 1.8 1.14

I fråga om ledamöternas förskottskontotransaktioner (punkt 1.8 1.14) tillbakavisar parlamentet än en gång det synsätt som revisionsrätten gjort sig till målsman för redan i tidigare rapporter om denna fråga, nämligen att användningen av ett förskottskonto för betalning av reseersättningar och dagtraktamenten inte stämmer överens med de principer som fastslagits i budgetförordningen och i de detaljerade genomförandebestämmelserna för den. Parlamentet anser att det stora antalet utbetalningar av detta slag, tillsammans med den omständigheten att de förekommer så ofta, fullt berättigar till att det används ett system med förskottskonton av det slag som det stadgas om i artikel 54 i budgetförordningen och artiklarna 82 ff i de detaljerade bestämmelserna. Parlamentet står därför bakom sitt svar på revisionsrättens årsrapporter för budgetåret 1990 och 1991 enligt vilka "det enligt artikel 54 i budgetförordningen är möjligt att inrätta ett system för betalning av vissa utgiftskategorier. Budgetförordningen uppställer inga som helst villkor för storleken på de belopp som skall utbetalas" (se EGT C 324, 13.12.1991, s. 14 och EGT C 330, 15.12.1992, s. 453). Parlamentet skulle också vilja understryka hur sådana betalningar vanligtvis utförs: först måste det utfärdas en betalningsorder som undertecknats av utanordnaren och godkänts av styrekonomen innan den kan betalas av räkenskapsföraren. Skulle detta system tillämpas i dessa särskilda fall skulle det förorsaka väsentliga dröjsmål utan att i någon högre grad minska arbetsbördan för de berörda tjänstegrenarna.

Vad beträffar iakttagelsen om att förskott på ovannämnda ersättningar kan ha utbetalats utan att närvaron styrkts (punkt 1.11) så bör det understrykas att i de fåtaliga fall där sådant har förekommit har beloppen i fråga systematiskt återkrävts efter att det gjorts en kontroll av de närvarolistor som utgör grunden för rättigheten till sådana ersättningar. Förskottsutbetalningarna är i själva verket inte slutgiltiga och påförs inte budgeten förrän det fastställts att de står i överensstämmelse med gällande regler. Detta innebär att utanordnaren som undertecknar ett intyg om riktigheten i uppgifterna för det belopp som skall betalas och därefter överlämnar det till styrekonomen för påteckning, först alltid skall ha utfört de kontroller som det stadgas om i budgetförordningen.

Iakttagelsen om att betalningar från förskottskontona gjorts för att täcka kostnaderna för ledamöternas icke-officiella resor (punkt 1.10) äger sin riktighet. Efter att utredning gjorts om dessa utbetalningar överensstämt med gällande föreskrifter har de sedan återindrivits. Det bör dock påpekas att det därvid handlat om ett relativt litet antal biljetter och att parlamentet är berett att ta upp denna fråga till omprövning.

Detsamma gäller de betalningsförfaranden som används för att begränsa eller rentav utesluta de risker som uppstår i samband med hanteringen av kontanter.

Revisionsrätten erkänner att det förbättrade system som den föreslagit med fördel kunde innefatta ett system med permanenta förskott så att ledamöterna även fortsättningsvis kunde undgå att själva göra utlägg. Detta skulle i praktiken leda till att man fick 626 individuella konton för ledamöterna av Europaparlamentet, vilket skulle vara synnerligen ohanterligt. Parlamentet kommer att noggrant överväga de förslag som framlagts om förbättring av dess nuvarande system och därvid syfta till att göra en översyn av det enligt vad som är av behovet påkallat.

Schablonbelopp och traktamenten

Punkt 1.15 1.26

Det ligger i själva sakens natur att en schablonersättning inte exakt motsvarar de faktiska kostnaderna.

I samband med detta har parlamentets presidium sedan 1997, vilket också revisionsrätten erkänt, skärpt kontrollsystemet i samband med villkoren för utbetalning av schablonersättningar (utbetalning sker först efter det att det företetts bevis på att varje resa verkligen genomförts).

Revisionsrätten framhåller följande: "Beviskraften i de handlingar, till exempel flyg- och tågbiljetter eller hotellräkningar, som godkänns i stället för namnteckning i register eller på närvarolistor är svag" (1.20) och att en namnteckning i närvarolistan inte är tillräcklig för att styrka att ledamoten i fråga faktiskt deltagit i Europaparlamentets arbete (punkt 1.21). Parlamentets arbete är ju av sådant slag att där till exempel kan förekomma överläggningar och sammanträden som hålls utanför och faktiskt också inom parlamentets fastigheter, men detta har inte tagits i beaktande.

I fråga om ledamöternas rätt till ersättning för kostnader i samband med resor som företagits "under utövandet av ämbetet", varvid ersättningsgrunden utgörs av det särskilda ersättningsbeloppet på 3 000 ecu och det inte finns några kriterier för hur man skall fastställa att en resa verkligen varit av ersättningsberättigande natur (punkt 1.26) bör revisionsrättens omdömen ses i sitt rätta sammanhang, eftersom ledamöterna i sin egenskap av att vara politiker måste delta i olika offentliga föranstaltningar av det mest mångskiftande slag. I praktiken kontrolleras varje ersättningsansökan för att man skall kunna få reda på om det verkligen handlat om ett officiellt program. Tvivelaktiga fall hänskjuts till ansvarig kvestor för prövning. Slutligen bör det påpekas att utgifter av detta slag svarar för endast en mycket liten del av de totala utgifterna för ersättningar till medlemmarna, att utbetalningar endast görs på basis av dokument till stöd för ansökningarna (faktiska kostnader) och att en tredjedel av ledamöterna inte gör några anspråk på ersättningar av detta slag.

ERSÄTTNING FÖR ALLMÄNNA UTGIFTER SEKRETARIATSERSÄTTNING

Punkt 1.27 1.38

Revisionsrättens iakttagelse om den omräkningskurs som enligt föreskrifterna skall gälla för omräkningen av ecu till nationella valutor när dessa ersättningar betalas ut (punkt 1.27 1.29) är i allt väsentligt av historiskt intresse, eftersom det inte kommer att finnas några kursdifferenser mellan valutorna i de länder som kvalificerat sig för den ekonomiska och monetära unionen efter det att euron en gång införts. Såsom revisionsrätten framhållit betingades bruket av en fast årlig omräkningskurs av den "berättigade önskan att skydda ersättningen mot valutarisken". Med tanke på valutorna i de andra medlemsstaterna kommer man att kunna nå fram till lämpliga lösningar för en övergångsperiod.

Schablonersättningen för allmänna utgifter är avsedd att täcka en hel rad kostnader som ledamöterna har att betala, huvudsakligen i sina ursprungsländer. Bland kostnader av detta slag märks utgifter för kontorskostnader, avgifter för telekommunikationer och porto, avgifter för datorutrustning osv. Att denna ersättning har karaktären av ett schablonbelopp får sitt berättigande mot bakgrund av att de kostnader den avses täcka är av så olika slag och dessutom på grund av att detta är ett sätt att undvika de avsevärda administrativa kostnader och förseningar som ofrånkomligen vore förenade med ett system baserat på att 626 ledamöter från 15 medlemsstater vore ålagda att lämna in verifierande dokument och dessutom med beaktande av att de antikumulativa bestämmelserna varierar från det ena landet till det andra.

Revisionsrättens iakttagelser om sekretariatsersättningen gäller snarare själva bestämmelserna än tillämpningen av den. Parlamentet skulle vilja understryka följande punkter:

- medan parlamentet har ansvaret för att se till att utbetalningen av ersättning till assistenter sker i vederbörlig ordning, så är anställandet av assistenterna en privaträttslig fråga mellan den enskilda ledamoten och hans eller hennes assistent(er), varvid parlamentet på inget sätt har något ansvar i egenskap av institution. Därav följer att Europaparlamentet, såvida parlamentet vill undvika risken för att parlamentet av en nationell domare skall betraktas som direkt arbetsgivare i förhållande till assistenterna, inte kan ingripa för att se efter att dessa privaträttsliga avtal följer de gällande nationella lagarna (civil-, handels- och skatterättsliga samt på sociallagstiftningens område),

- den flexibla ramen av bestämmelser (anställningsavtal, avtal om tillhandahållande av tjänster, betalning på en gång mot uppvisande av räkning etc) avser att garantera ledamöterna en möjlighet att anpassa sina behov av stödtjänster enligt hur deras ämbetsplikter ständigt utvecklas och enligt de särskilda uppgifter de får sig tilldelade.

Såsom revisionsrätten påpekat pågår det en översyn av det gällande regelverket. Detta sker i samverkan med kommissionen och rådet och avsikten är då att en ny personalkategori skall tas med i de anställningsvillkor som gäller för andra anställda, nämligen kategorin parlamentsledamöternas assistenter. Denna reform kommer, såsom revisionsrätten själv medgivit, att öka insynen i administrationen av assistenterna och göra den mera effektiv (1.38).

Revisionsrätten har antytt möjligheten av att ledamöterna får vissa reseersättningar från de nationella parlamenten samtidigt som de för samma ändamål får ersättningar från Europaparlamentet. Detta förekommer inte särskilt ofta. Parlamentet är ändå berett att införa regler som förbjuder dubbla utbetalningar av detta slag och se till att lämplig tillsyn utövas.

Europaparlamentet känner inte till något enda fall där nationella parlament betalar ut eller skulle ha betalat ut sekretariatsersättning till ledamöter av Europaparlamentet, utom i de fall att en ledamot har ett dubbelt mandat.

SLUTSATSER

Punkt 1.39 1.44

Parlamentet noterar revisionsrättens övergripande slutsatser om att de administrativa rutinerna och bokföringsrutinerna i sin nuvarande utformning säkerställer att de bestämmelser som tillämpas av Europaparlamentet tillämpas korrekt.

Revisionsrättens iakttagelser bör läsas mot bakgrunden av det sammanhang där det nuvarande systemet för ersättningar fungerar, nämligen att ledamöterna av Europaparlamentet inte har några gemensamma anställningsvillkor och ingen gemensam lönenivå, varvid det dessutom bör tas hänsyn till de speciella villkor som ledamöterna av en övernationell parlamentsinstitution har att arbeta under.

Parlamentet anser att de åtgärder som vidtogs under budgetåret 1997 har inneburit förbättringar i det nuvarande systemet vilket också kommer att bli följden av kommissionens förslag om en ny rättslig ram för ledamöternas assistenter.

Parlamentet kommer att fortsätta sin översyn av det nuvarande systemet för ersättningar, vilken inleddes 1995. Avsikten är då att skapa ökad insyn och förbättrade kontroller och göra systemet mera sammanhängande. Parlamentet kommer att ta revisionsrättens rekommendationer i beaktande i de fall de låter sig genomföras i praktiken.

Trots att parlamentet på fortlöpande basis engagerat sig för att förbättra de nuvarande föreskrifterna kommer parlamentet att fortsätta sitt arbete med ett förslag till gemensamma anställningsvillkor för ledamöterna för att dessa i fortsättningen skall få en sund och rättvis grundval för sin avlöning.