Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1700/2003

av den 22 september 2003

om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 308 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 203 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande, och

av följande skäl:

(1) Enligt artikel 255 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall varje unionsmedborgare och varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat ha rätt till tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar.

(2) De allmänna principer och gränser som gäller för allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar har fastställts i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001(1).

(3) Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 får de undantag från rätten till tillgång som föreskrivs i den förordningen gälla i högst trettio år oavsett var handlingarna bevaras. Undantagen för skydd för privatliv eller affärsintressen samt de särskilda bestämmelserna om känsliga handlingar får dock, om det är nödvändigt, fortsätta att gälla även efter denna period.

(4) Enligt förordning (EEG, Euratom) nr 354/83(2) skall vissa kategorier av handlingar inte göras tillgängliga för allmänheten sedan trettio år förflutit från tidpunkten för tillkomsten av handlingarna. I överensstämmelse med artikel 18.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 bör dessa undantagsbestämmelser göras förenliga med undantagen från rätten till tillgång i den förordningen.

(5) Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och de byråer och liknande organ som har inrättats av gemenskapslagstiftaren bör vid tillämpningen av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 hädanefter behandlas på samma sätt som de institutioner som avses i artikel 7.1 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

(6) Förordning nr 354/83 bör följaktligen ändras.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 ändras på följande sätt:

1. Artikel 1.1, 1.2 och 1.3 skall ersättas med följande:

"Artikel 1

1. Syftet med denna förordning är att se till att handlingar av historiskt eller administrativt värde bevaras och görs tillgängliga för allmänheten i så stor omfattning som möjligt.

I detta syfte skall varje institution inom Europeiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen samt Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och de byråer och liknande organ som har inrättats av lagstiftaren (nedan kallade 'institutionerna') inrätta historiska arkiv och öppna dem för allmänheten på de villkor som föreskrivs i denna förordning sedan trettio år har förflutit från tidpunkten för tillkomsten av handlingen.

2. I denna förordning avses med

a) Europeiska gemenskapernas institutioners arkiv: alla handlingar av alla slag och oavsett materiell form som i tjänsten framställts eller mottagits av någon av institutionerna eller deras företrädare eller tjänstemän och som angår verksamhet inom ramen för Europeiska gemenskapen eller Europeiska atomenergigemenskapen (nedan kallade 'Europeiska gemenskaperna').

b) Europeiska gemenskapernas institutioners historiska arkiv: den del av Europeiska gemenskapernas historiska arkiv som har utvalts, på de villkor som fastställs i artikel 7 i denna förordning, för att ständigt bevaras.

3. Allmänheten skall ha obegränsad tillgång till alla handlingar som har gjorts tillgängliga före utgången av den period som avses i punkt 1."

2. Artikel 2 skall ersättas med följande:

"Artikel 2

1. För handlingar som omfattas av undantaget avseende den enskildes privatliv och integritet, enligt definitionen i artikel 4.1 b Europaparlamentets och rådets i förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar(3), och undantaget avseende en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter, enligt definitionen i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001, får undantagen fortsätta att gälla hela eller delar av handlingen även efter perioden på trettio år, om villkoren för att tillämpa undantagen fortfarande är uppfyllda.

2. Handlingar som omfattas av undantaget avseende den enskildes privatliv och integritet, enligt definitionen i artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001, däribland Europeiska gemenskapernas personalakter, får göras tillgängliga i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter(4), särskilt artiklarna 4 och 5 i denna.

3. Innan en institution beslutar att låta allmänheten få tillgång till handlingar vilkas utlämnande skulle kunna undergräva skyddet för en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter, enligt definitionen i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001, skall institutionen underrätta personen om sin avsikt att göra handlingarna tillgängliga för allmänheten, enligt tillämpningsföreskrifter som varje institution skall fastställa. Handlingarna skall inte göras tillgängliga för allmänheten om institutionen med hänsyn till de synpunkter som har lämnats av den berörda personen anser att ett utlämnande skulle undergräva skyddet för sådana affärsintressen, om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.

4. Sådana känsliga handlingar som avses i artikel 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall vara tillgängliga med de begränsningar som anges i den artikeln."

3. Artikel 3 skall ersättas med följande:

"Artikel 3

Allmänheten skall inte ha tillgång till handlingar som har sekretessbelagts enligt artikel 10 i rådets förordning nr 3 av den 31 juli 1958 om tillämpning av artikel 24 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen(5), om inte sekretessen har hävts."

4. Artikel 4 skall utgå.

5. Artikel 5 skall ersättas med följande:

"Artikel 5

För att säkerställa iakttagandet av den 30-årsregel som föreskrivs i artikel 1.1 skall varje institution, i god tid och senast under det 25:e året efter tidpunkten för handlingens tillkomst, granska alla handlingar som har sekretessbelagts i enlighet med den berörda institutionens bestämmelser för att avgöra om sekretessen skall hävas. Handlingar för vilka sekretessen inte hävts vid en sådan första granskning skall regelbundet och minst vart femte år granskas på nytt."

6. Artikel 6 skall ersättas med följande:

"Artikel 6

Om en medlemsstat, när den tidsperiod på trettio år som föreskrivs i artikel 1.1 har löpt ut, avser att göra handlingar som härrör från institutionerna och som omfattas av artikel 2 eller artikel 3 tillgängliga för allmänheten skall den samråda med den berörda institutionen för att fatta ett beslut som inte äventyrar att syftena med denna förordning uppnås."

7. Artikel 7 skall ersättas med följande:

"Artikel 7

Senast 15 år efter handlingarnas tillkomst skall varje institution föra över alla handlingar som finns i dess löpande arkiv till sina historiska arkiv. På grundval av de kriterier som varje institution skall fastställa enligt artikel 9, skall handlingarna först därefter sorteras i syfte att skilja de handlingar som bör bevaras från dem som saknar administrativt eller historiskt värde."

8. Artikel 9 skall ersättas med följande:

"Artikel 9

1. Varje institution får anta interna föreskrifter om tillämpningen av denna förordning. Institutionerna skall i möjligaste mån göra sina arkiv tillgängliga på elektronisk väg. De skall också bevara handlingar som är tillgängliga på sätt som är anpassade till personer med särskilda behov (blindskrift, stora bokstäver eller ljudupptagningar).

2. Varje institution skall varje år offentliggöra en redogörelse för verksamheten i de historiska arkiven."

Artikel 2

Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 22 september 2003.

På rådets vägnar

F. Frattini

Ordförande

(1) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) EGT L 43, 15.2.1983, s. 1.

(3) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(4) EGT L 8, 12.1.2002, s. 1.

(5) EGT nr 17, 6.10.1958, s. 406; svensk specialutgåva, område 12, volym 1, s. 3.

BILAGA

RÅDETS UTTALANDE

Rådet erinrar om att denna förordning inte påverkar avtalet av den 17 december 1984 mellan Europeiska gemenskaperna och Europeiska universitetsinstitutet.