Rådets beslut

av den 17 oktober 2000

om inrättande av ett sekretariat för de gemensamma tillsynsorgan för dataskydd som bildades genom konventionen om upprättandet av en europeisk polisbyrå (Europolkonventionen), konventionen om användning av informationsteknologi för tulländamål och konventionen om tillämpning av Schengenavtalet om det gradvisa avskaffandet av kontroller vid de gemensamma gränserna (Schengenkonventionen)

(2000/641/RIF)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av artikel 30 och artikel 34.2 c i Fördraget om Europeiska unionen,

med beaktande av artikel 2 i protokollet om införlivande av Schengenregelverket inom Europeiska unionens ramar,

med beaktande av Republikens Portugals initiativ(1),

med beaktande av Europaparlamentets yttrande(2), och

av följande skäl:

(1) Konventionen om upprättandet av en europeisk polisbyrå (Europolkonventionen)(3), konventionen om användning av informationsteknologi för tulländamål(4) samt konventionen om tillämpning av Schengenavtalet om det gradvisa avskaffandet av kontroller vid de gemensamma gränserna (Schengenkonventionen)(5) har skapat gemensamma tillsynsorgan för att övervaka att bestämmelser om dataskydd i dessa instrument tillämpas korrekt.

(2) För att dessa gemensamma tillsynsorgan skall kunna fungera effektivt och för att minska kostnaderna bör de biträdas av ett enda, självständigt sekretariat för dataskydd, som i utövandet av sina uppgifter är bundet endast av instruktioner från dessa myndigheter.

(3) Av praktiska skäl bör sekretariatet för dataskydd vara nära knutet till rådets generalsekretariat, samtidigt som det värnar om sin självständiga ställning vid utövandet av sina uppgifter.

(4) För att denna självständiga ställning skall säkerställas, bör beslut om utnämning och avsättande av chefen för sekretariatet för dataskydd fattas av rådets ställföreträdande generalsekreterare, på förslag av de gemensamma tillsynsorganen, och de övriga tjänstemän som har förordnats till sekretariatet för dataskydd bör endast vara underställda chefen för sekretariatet för dataskydd.

(5) Administrationskostnaderna för sekretariatet för dataskydd bör belasta Europeiska unionens allmänna budget. Europol bör bidra till finansieringen av vissa utgifter för möten som hänför sig till genomförandet av Europolkonventionen.

(6) Eftersom detta beslut ersätter rådets beslut 1999/438/EG av den 20 maj 1999 om den gemensamma tillsynsmyndighet som bildades genom artikel 115 i konventionen om tillämpning av Schengenavtalet av den 14 juni 1985 om det gradvisa avskaffandet av kontroller vid de gemensamma gränserna, vilken undertecknades den 19 juni 1990(6), bör det beslutet upphävas med verkan från och med den dag som detta beslut blir tillämpligt.

(7) De nuvarande gemensamma tillsynsorganen har godkänt de principer som anges i detta beslut.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Inrättande av och uppgifter för sekretariatet för dataskydd

1. Ett sekretariat (nedan kallat sekretariatet för dataskydd) för de gemensamma tillsynsorgan som bildades genom konventionen om upprättandet av en europeisk polisbyrå (Europolkonventionen), konventionen om användning av informationsteknologi för tulländamål och konventionen om tillämpning av Schengenavtalet om det gradvisa avskaffandet av kontroller vid de gemensamma gränserna (Schengenkonventionen) inrättas härmed.

2. Sekretariatet för dataskydd skall utföra de uppgifter som anges för sekretariaten för de gemensamma tillsynsorganen på det sätt som fastställs i dessa organs respektive arbetsordningar.

Artikel 2

Dataskyddssekreterare

1. Sekretariatet för dataskydd skall ledas av en dataskyddssekreterare som skall garanteras en självständig ställning vid utförandet av sina uppgifter och endast vara underställd instruktioner från de gemensamma tillsynsorganen och deras respektive ordförande. Rådets ställföreträdande generalsekreterare skall på förslag av de gemensamma tillsynsorganen utnämna dataskyddssekreteraren för en period om tre år. Dataskyddssekreteraren kan återutnämnas.

2. Dataskyddssekreteraren skall utses bland personer som är medborgare i Europeiska unionen, åtnjuter fulla medborgerliga och politiska rättigheter, har de erfarenheter och den sakkunskap som är lämpliga för de berörda uppgifterna och vars oberoende är ställt utom varje tvivel. Han skall avstå från alla handlingar som står i strid med hans tjänsteåligganden, och under sin ämbetstid skall han avstå från all annan avlönad eller oavlönad yrkesverksamhet. Efter sin ämbetstid skall han visa integritet och omdöme i fråga om att acceptera utnämningar och förmåner.

3. Dataskyddssekreteraren skall avsättas från sin tjänst av rådets ställföreträdande generalsekreterare på förslag av de gemensamma tillsynsorganen om han inte längre uppfyller de krav som ställs för utförandet av hans uppgifter eller om han har begått ett allvarligt fel.

4. Utom vid normal nytillsättning när ämbetstiden har löpt ut eller vid dödsfall och avsättning från tjänsten i enlighet med punkt 3, skall de uppgifter som åligger dataskyddssekreteraren upphöra i samband med att hans avgång träder i kraft. När hans ämbetstid löper ut eller om han avgår, skall han på de gemensamma tillsynsorganens begäran kvarstå i tjänst tills en ersättare har utsetts.

5. Både under och efter sin ämbetstid skall dataskyddssekreteraren omfattas av tystnadsplikt när det gäller den konfidentiella information som har kommit till hans kännedom under tjänsteutövningen.

6. Om inte annat följer av detta beslut, skall dataskyddssekreteraren under sin ämbetstid omfattas av de regler som gäller för personer med ställning som tillfälligt anställda i enlighet med artikel 2 a i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna samt artiklarna 12-15 och 18 i protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier. Dataskyddssekreteraren skall placeras i lönegrad A och den nivå och löneklass som han placeras i skall bestämmas i förhållande till de kriterier som gäller för tjänstemän och övriga anställda i gemenskaperna. Om den utsedda personen redan är tjänsteman i gemenskaperna, skall han under sin ämbetsperiod beviljas tjänstledighet i tjänstens intresse enligt artikel 37 a första strecksatsen i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna (tjänsteföreskrifterna)(7). Den första meningen i det sista stycket i artikel 37 i tjänsteföreskrifterna skall gälla utan att det påverkar tillämpningen av punkt 1.

Artikel 3

Personal

1. Sekretariatet för dataskydd skall tilldelas den personal som krävs för att det skall kunna fullgöra sina uppgifter. De tjänster som denna personal besätter skall ingå i förteckningen över tjänster i bilagan till rådets avsnitt i Europeiska unionens allmänna budget.

2. Vid utövandet av sina uppgifter skall den personal som avses i punkt 1 endast vara underställd instruktioner från dataskyddssekreteraren och de gemensamma tillsynsorganen samt deras respektive ordförande. I detta sammanhang får de varken begära eller ta emot instruktioner från någon regering, myndighet, organisation eller person utom från dataskyddssekreteraren och de gemensamma tillsynsorganen samt deras respektive ordförande.

3. Utan hinder av punkt 2 skall den personal som har förordnats till sekretariatet för dataskydd omfattas av de förordningar och regler som gäller för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna. Vid utövandet av de befogenheter som i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna tilldelas tillsättningsmyndigheten och befogenheterna i enlighet med anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska gemenskaperna skall personalen omfattas av samma regler som tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna.

Artikel 4

Administrativt stöd

1. Rådets generalsekretariat skall tillhandahålla de kontorslokaler och den utrustning som krävs för att sekretariatet för dataskydd skall kunna fullgöra sina uppgifter. Det skall tillhandahålla de faciliteter som behövs för de gemensamma tillsynsorganens möten i rådets lokaler, inklusive tolkning.

2. Ordförandeskapen för de gemensamma tillsynsorganen skall fastställa datum för de möten som skall hållas i rådets lokaler efter förhandsgodkännande av rådets ordförandeskap.

Artikel 5

Finansiering

1. De administrativa omkostnaderna för sekretariatet för dataskydd (särskilt utrustning, löner, ersättningar och andra personalkostnader) skall belasta rådets avsnitt i Europeiska unionens allmänna budget.

2. De kostnader som direkt kan hänföras till möten skall bäras

- av rådet för de möten i rådets lokaler som rör genomförandet av bestämmelserna i Schengenkonventionen samt resekostnader för utförande av kontroller i C.SIS och för de möten som rör genomförandet av konventionen om användning av informationsteknologi för tulländamål,

- av Europol för de möten som rör genomförandet av Europolkonventionen.

Artikel 6

Slutbestämmelser

1. Detta beslut träder i kraft dagen efter den dag då det antas av rådet.

Det skall tillämpas från och med den 1 september 2001.

2. Från och med den dag då detta beslut träder i kraft kan beslut och rättsakter som är nödvändiga för genomförandet av detta beslut antas. De skall inte börja gälla före den dag från och med vilken detta beslut skall tillämpas.

3. Beslut 1999/438/EG skall upphöra att gälla samma dag som detta beslut blir tillämpligt. Det beslutet skall emellertid fortsätta att tillämpas för sådana utgifter som hänför sig till händelser före den dagen.

Utfärdat i Luxemburg den 17 oktober 2000.

På rådets vägnar

É. Guigou

Ordförande

(1) EGT C 141, 19.5.2000, s. 20.

(2) Yttrandet avgett den 21 september 2000 (ännu inte offentliggjort i Officiella tidningen).

(3) EGT C 316, 27.11.1995, s. 2.

(4) EGT C 316, 27.11.1995, s. 33.

(5) EGT L 239, 22.9.2000, s. 19.

(6) EGT L 176, 10.7.1999, s. 34.

(7) EGT L 56, 4.3.1968, s. 1. Förordningen senast ändrad genom meddelande från kommissionen (EGT C 60, 2.3.1999, s. 11).