Kommissionens rekommendation

av den 7 december 2001

om principer för användning av "SOLVIT" - problemlösningsnätverket för den inre marknaden

[delgivet med nr K(2001) 3901]

(Text av betydelse för EES)

(2001/893/EG)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION UTFÄRDAR DENNA REKOMMENDATION

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 211 i detta, och

av följande skäl:

(1) I artikel 3 i fördraget uppställs målet att upprätta en inre marknad genom att hindren för fri rörlighet för varor, personer, tjänster och kapital avskaffas mellan medlemsstaterna för att skapa den s.k inre marknaden. Det skulle gagna både medborgare och företag, särskilt småföretagen, om det fanns ett sätt att informellt lösa problem som uppstår då regler som är avsedda att uppnå detta mål inte tillämpas korrekt.

(2) Enligt Handlingsplanen för den inre marknaden från 1997(1) skall medlemsstaterna upprätta kontaktpunkter för medborgarna och företagen, vars uppgift är att handlägga specifika problem i samband med den inre marknaden. Medlemsstaterna har även upprättat s.k. samordningscentraler, som skall samarbeta för att lösa gränsöverskridande problem som förorsakas av att reglerna för den inre marknaden tillämpas felaktigt av de nationella myndigheterna (problemlösningsnätverket).

(3) Problemlösningsnätverket har nu fungerat i tre år. Genom Rådgivande kommittén för den inre marknaden har medlemsstaterna och kommissionen gjort en utvärdering av hur effektivt nätverket är. Deras slutsats är att en av nätverkets största svagheter är att alla ärenden inte behandlas med samma omsorg och att utomstående har svårt att förstå hur det fungerar.

(4) Kommissionen har beskrivit sina tankar om för problemlösning i sitt meddelande Effektiv problemlösning på den inre marknaden (SOLVIT)(2). Där föreslås en ny metod, som kallas "SOLVIT." Det föreslås att nätverket skall göras mer effektivtit genom att en gemensam online-databas skapas. Samordningscentralerna i medlemsstaterna kommer att registrerar och följa ärendena, vilket kommer att vara mer effektivt och göra det lättare för medborgarna att förstå hur det fungerar.

(5) Gemensamma principer bör fastställas för att säkerställa att SOLVIT är lyhört för medborgarnas och företagens behov samt att de insatser som görs av en medlemsstat matchas av motsvarande insatser i övriga medlemsstater. Dessutom bör medlemsstaterna säkerställa att tillräckliga mänskliga och ekonomiska resurser finns tillgängliga, så att samordningscentralerna kan handlägga ett ökande antal ärenden, tillhandahålla användarna tjänster av hög kvalitet och sprida upplysningar om verksamheten.

(6) Europaparlamentet, rådet(3), samt Ekonomiska och sociala kommittén(4) samt Regionkommittén(5) har alla understrukit behovet av mer effektiva problemlösningsinstrument.

(7) Ett av målen med den nyligen utkomna vitboken om styrelseformer(6) är att medborgarna och företagen bättre skall kunna identifiera sig med unionen. De nationella myndigheterna och domstolarna påminns också om sin skyldighet att genomföra och tillämpa gemenskapslagstiftningen.

(8) Eftersom SOLVIT är ett nätverk för informell problemlösning bör det endast handlägga ärenden som inte omfattas av rättsliga åtgärder nationellt eller på gemenskapsnivå. En sökande har alltid möjlighet att när som helst välja ett sådant förfarande och ärendet kommer i ett sådant fall att registreras som avslutat i databasen. Om det finns andra effektiva gränsöverskridande instrument för problemlösning skall SOLVIT inte ersätta dessa utan iställetstyra över ärendenade till dessa instrument.

(9) Framgångsrik problemlösning krävers att medlemsstaternas samordningscentraler samarbetar med varandra. Samordningscentralen i sökandens medlemsstat bör förvissa sig om att ärendet är välgrundat och att all relevant information finns tillgänglig. Därefter ankommer det på samordningscentralen i den medlemsstat där problemet uppkommit att vidta lämpliga åtgärder för att lösa detta.

(10) Båda samordningscentralerna bör bekräfta att ärendet är välgrundat och att de kommer att göra sitt yttersta för att lösa problemet inom en fastställd tidsperiod som i undantagsfall kan förlängas.

(11) Sökandena bör i förväg få information om hur ärendena handläggs och vilka tidsfristergränser som gäller. De bör bli påminnas om att det kan finnas andra mer formella sätt att få rättelse, t.ex. genom ett rättsligt förfarande. För att kunna utnyttja ett sådant formellt förfarande måste kanske ärendet behöver överlämnas inom vissa tidsfristergränser som inte upphör att gälla som en följd av att SOLVIT utnyttjas. Sökande behöver inte acceptera föreslagna lösningar. Eftersom SOLVIT är ett informellt problemlösningsinstrument för problemlösning, finns det inte några möjligheter för den sökande att ifrågasätta föreslagna lösningar.

(12) Alla föreslagna lösningar bör vara helt i full överensstämmelse med gemenskapslagstiftningen. Kommissionen förbehåller sig rätten att vidta åtgärder mot medlemsstater om den bedömer att detta inte är fallet.

(13) Alla nödvändiga åtgärder bör vidtas för att skydda konfidentiell information.

(14) Principerna i denna rekommendation bör tillämpas från den tidpunkt då online-databasen tas i drift.

HÄRIGENOM REKOMMENDERAS FÖLJANDE.

I. ALLMÄNT

A. Syfte och tillämpningsområde

I denna rekommendation som riktar sig till medlemsstaterna uppställs principer somför medlemsstaternas samordningscentraler bör följa när de handlägger gränsöverskridande problem som rör tillämpningen av reglerna för den inre marknaden som en del av SOLVIT-nätverket.

Den gäller inte ärenden som omfattas av ett rättsligt förfarande nationellt eller på gemenskapsnivå.

B. DEFINITIONER

I denna rekommendation avses med:

1. samordningscentral: administrativ enhet i en medlemsstat med ansvar för att handlägga gränsöverskridande problem som läggs fram av enskilda personer eller för,

2. hem-samordningscentral: samordningscentral i den medlemsstat där det gränsöverskridande problemet lades fram,

3. huvudansvarig samordningscentral: samordningscentral i den medlemsstat där det gränsöverskridande problemet uppkom,

4. gränsöverskridande problem: problem som en enskild person eller ett företag stöter på i en medlemsstat och som innebär att reglerna för den inre marknaden tillämpas av en myndighet i en annan medlemsstat;. Ddetta omfattar situationer där en medborgare eller ett företag som har en admimistrativ anknytning (nationalitet, utbildning, etablering etc.) till en medlemsstat redan befinner sig i den andra medlemsstaten där problemet uppkommer,

5. reglerna för den inre marknaden: de bestämmelser som gäller för att den inre marknaden skall fungera i den mening som avses i artikel 14.2 i fördraget,

6. rättsligt förfarande: formellt förfarande för att lösa en tvist inför domstol eller ett domstolsliknande organ,

7. sökande: en enskild person eller ett företag som har överlämnat ett gränsöverskridande problem till en samordningscentral.

II. PRINCIPER

A. Hem-samordningscentral

1. Hem-samordningscentralen bör föra in det gränsöverskridande ärendet i SOLVIT-databasen.

2. Innan ärendet införs in i databasen bör hem-samordningscentralen kontrollera

a) de faktiska omständigheterna,

b) om ärendet skulle kunna lösas bättre på något annat sätt, t.ex. genom Euro Info Centre-nätverket,

c) om ett rättsligt förfarande vore lämpligare

Ärendet bör inte föras in i databasen om ett rättsligt förfarande redan pågår. Om en sökande under ärendets gång beslutar att inleda ett rättsligt förfarande bör ärendet genast avlägsnas från databasen.

3. När ett ärende införs in i databasen bör hem-samordningscentralen ställa all relevant information till förfogande för den huvudansvariga samordningscentralen, så att ärendet kan lösas snabbt, dock med beaktande av kraven på sekretess i punkt H.

4. Hem-samordningscentralen bör hålla kontakt med den sökande tills problemet är löst.

B. Huvudansvarig samordningscentral

1. Den huvudansvariga samordningscentralen bör bekräfta att den mottagit ärendet inom en vecka och sända det vidare till en behörig avdelning för handläggning. Ytterligare information som behövs bör så snart som möjligt begäras från hem-samordningscentralen. Om den huvudansvariga samordningscentralen inte åtar sig ett fall, bör detta automatiskt registreras i databasen liksom skälen för detta. Hem-samordningscentralen bör informera den sökande som kan föra ärendet vidare inom ramen för ett mer formellt förfarande.

2. Den huvudansvariga samordningscentralen bör ta på sig ansvaret för att lösa det gränsöverskridande problemet.

C. Information till den sökande

1. Hem-samordningscentralen bör informera de sökande i förväg om förfarandet och om tidsfrister. Detta bör omfattar också information om att det kan finnas mer formella möjligheter till upprättelse nationellt och på gemenskapsnivå. Det bör påpekas att det enligt nationell lagstiftning kan finnas vissa tidsfristergränser som måste respekteras för att de sökande inte skall gå miste om sina juridiska rättigheter och att SOLVIT inte inverkar på dessa tidsfrister.

2. Sökande bör också informeras om att de inte behöver acceptera föreslagna lösningar. Det går dock inte att ifrågasätta föreslagna lösningar inom SOLVIT. Om ett problem inte kan lösas genom SOLVIT eller om en föreslagen lösning anses vara oacceptabel kan en sökande fortfarande inleda ett rättsligt förfarande, om så önskas. Om det formella förfarandet inleds under problemlösningsfasen, kommer detta att resultera i att ärendet avlägsnas från SOLVIT.

D. Tillträde till SOLVIT-databasen

1. Hem-samordningscentralen och den huvudansvariga samordningscentralen bör kunna registrera information i SOLVIT-databasen och avsluta ärendet.

2. De andra samordningscentralerna bör bara kunna läsa den information som finns i ärendet, som kommer att görasvara anonymt. Sökande bör kunna läsa sina ärenden.

E. Tidsfrister

1. Så snart den huvudansvariga samordningscentralen bekräftar att ärendet kommer att tas upp, bör databasen ange ett datum då problemet bör vara löst anges. Tidsfristen för att lösa problem bör vara tio veckor.

2. I undantagsfall får hem-samordningscentralen och den huvudansvariga samordningscentralen komma överens om att förlänga tidsfristen med upp till högst fyra veckor, om de anser att det är troligt att en lösning kan nås inom denna tid.

F. Informationsutbyte och kommunikation

1. Den huvudansvariga samordningscentralen bör göra sitt yttersta för att lösa ärendet i nära samarbete med övriga delar av förvaltningen.

2. E-post och andra snabba kommunikationsmedel bör utnyttjas så mycket som möjligt.

3. Den huvudansvariga samordningscentralen bör hålla hem-samordningscentralen informerad om hur ärendet utvecklas. Den bör löpande uppdatera uppgifternainformation i databasen så snart något händer, dock minst en gång i månaden.

4. Hem-samordningscentralen och den huvudansvariga samordningscentralen bör komma överens om vilket språk de kommer att använda för att kommunicera med varandra, med beaktande av att syftet är att i den sökandes intresse lösa problem genom informella kontakter så snabbt och enkelt som möjligt.

5. Hem-samordningscentralen bör vid behov ansvarar för översättningar av dokument som inöverlämnas av sökanden.

G. Resultat av ärenden

1. Alla föreslagna lösningar bör vara i full överensstämmelse med gemenskapslagstiftningen. Kommissionen förbehåller sig rätten att vidta åtgärder mot medlemsstater om den bedömer att detta inte är fallet.

2. När ett gränsöverskridande problem löses inom tidsfristen bör både hem-samordningscentralen och den huvudansvariga samordningscentralen bekräfta att ärendet är löst och registrera detta i databasen. Den huvudansvariga samordningscentralen bör informera hem-samordningscentralen om hur de sökanden kan dra nytta av lösningen.

3. Om den huvudansvariga samordningscentralen finner att den berörda medlemsstaten har följt reglerna för den inre marknaden och att ärendet är ogrundat, bör den registrera detta i databasen. Hem-samordningscentralen skall informera sökanden om skälen. Den sökande kan om han så önskar föra ärendet vidare inom ramen för ett mer formellt förfarande.

H. Sekretess

1. Hem-samordningscentralen bör normalt uppge sökandens identitet för den huvudansvariga samordningscentralen så att problemlösningen underlättas. Sökanden bör informeras om detta då förfarandet inleds och ges möjlighet att göra invändningar och sökandens identitet bör i det fallet inte uppges.

2. Den huvudansvariga samordningscentralen bör använda den information som sökanden tillhandahåller endast för att lösa det aktuella ärendet.

3. Nödvändiga åtgärder bör vidtas för att skydda kommersiellt känsliga uppgifter eller personliga uppgifter under hela förfarandet och särskilt vid överföringar av uppgifter via nätverket.

III. TIDPUNKT FÖR TILLÄMPNING OCH ADRESSATER

Denna rekommendation gäller från och med den 1 juni 2002.

Denna rekommendation riktar sig till medlemsstaterna.

Utfärdad i Bryssel den 7 december 2001.

På kommissionens vägnar

Frederik Bolkestein

Ledamot av kommissionen

(1) CSE (97) 1 slutlig, 4.6.1997.

(2) KOM (2001) 702 slutlig av den 27.11.2001.

(3) Rådets slutsats av den 30 maj 2001.

(4) ESK 702/2001,30-31 maj 2001.

(5) Reg.kommittén 200/2001 vers. 2, av den 14-15 november 2001.

(6) KOM(2001) 428, 25.4.2001.