RÅDETS BESLUT

av den 3 maj 1999

om att upprätta en budgetförordning för budgetaspekterna på rådets generalsekreterares förvaltning av de avtal som ingås av denne såsom företrädare för vissa medlemsstater, om installation och drift av förvaltningsenhetens "Help Desk Server" och av Sirene-nätet steg II

(1999/323/EG)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av artikel 2.1 andra stycket första meningen i det protokoll som fogas till Fördraget om Europeiska unionen och Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, om införlivande av Schengenregelverket inom Europeiska unionens ramar, och

av följande skäl:

(1) Rådets generalsekreterare har genom rådets beslut 1999/322/EG av den 3 maj 1999(1) bemyndigats att inom ramen för Schengenregelverkets införlivande i Europeiska unionen företräda vissa medlemsstater i syfte att ingå avtal om installation och drift av förvaltningsenhetens "Help Desk Server" och av Sirene-nätets steg II samt att förvalta dessa avtal.

(2) De ekonomiska åtaganden som följer av dessa avtal bör inte belasta Europeiska gemenskapernas budget och följaktligen är bestämmelserna i budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(2) inte tillämpliga.

(3) Det är således nödvändigt att fastställa särskilda regler med närmare bestämmelser om uppställningen och genomförandet av den budget som är nödvändig för fullgörande av de skyldigheter som följer av dessa avtal, för infordran av bidrag från de berörda staterna samt för redovisning och revision av räkenskaperna.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

Allmänna principer

Artikel 1

I föreliggande budgetförordning avses med budget den rättsakt som för varje budgetår redovisar en prognos över och i förväg godkänner de inkomster och utgifter som är nödvändiga för att uppfylla de skyldigheter som följer av de avtal som avses i rådets beslut av den 3 maj 1999.

Artikel 2

I föreliggande budgetförordning fastställs närmare bestämmelser för budgetens uppställning och genomförande.

Artikel 3

1. Budgeten skall vara indelad i avdelningar i enlighet med de avtal som skall förvaltas. Den avdelning som rör det avtal som avses i artikel 1.1 i rådets beslut av den 3 maj 1999 skall i sin tur vara indelad i kapitel som rör budgeten för installationen av Sirene-nätet etapp II respektive budgeten för driften. Om så krävs skall varje kapitel vara indelat i artiklar.

2. De anslag som har avsatts för varje avdelning skall inte kunna anslås till utgifter under en annan avdelning.

Artikel 4

1. Alla inkomster och utgifter skall i sin helhet tas upp i budgeten och på kontona utan att justeras mot varandra. De totala inkomsterna skall täcka de totala utgifterna.

2. Budgetåret skall börja den 1 januari och sluta den 31 december.

3. De bidrag till budgeten som de stater som anges i artikel 21 inbetalar innan det budgetår som de hänför sig till har börjat, skall tas upp i det löpande budgetårets budget.

4. Utgifterna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det året om godkännandet når styrekonomen senast den 31 december och om betalningen utförs av räkenskapsföraren senast den 15 januari året därpå.

KAPITEL II

Uppställande av budgeten

Artikel 5

1. Budgeten skall uppställas i euro.

2. Rådets generalsekreterare skall senast den 30 september lägga fram det preliminära budgetförslaget med en motivering för arbetsgruppen för Schengens informationssystem (SIS).

3. Arbetsgruppen SIS skall yttra sig om detta preliminära förslag.

4. Generalsekreteraren skall fastställa budgetförslaget och senast den 31 oktober överlämna detta till de stater som anges i artikel 21.

5. De medlemsstater som avses i artikel 21 skall, församlade i rådet, anta budgeten före årets slut.

6. Beslutet om antagande av budgeten skall, när det genom generalsekreteraren i vederbörlig ordning har meddelats de stater som avses i artikel 21, medföra att dessa staters bidrag förfaller till betalning.

Artikel 6

1. Om budgeten inte slutgiltigt har antagits vid budgetårets början

- skall betalningar varje månad kunna göras med upp till en tolftedel av de totala anslag som beviljats för varje avdelning i budgeten för föregående budgetår,

- skall det vara tillåtet att varje månad infordra bidragen från de stater som anges i artikel 21 med upp till en tolftedel av de totala bidrag som inbetalats enligt den senaste i vederbörlig ordning antagna budgeten.

2. Beslutet att utnyttja en tolftedel av inkomsterna och utgifterna, dock högst tre tolftedelar av beloppen som tagits upp i den senaste i vederbörlig ordning antagna budgeten, skall fattas av generalsekreteraren, som skriftligen skall meddela de stater som anges i artikel 21 detta.

3. Utöver gränsen på tre tolftedelar av beloppen som tagits upp i den senaste i vederbörlig ordning antagna budgeten skall beslutet att bevilja betalningar och infordra bidrag fattas av de medlemsstater som avses i artikel 21, församlade i rådet.

4. Det slutgiltiga antagandet av budgeten skall med omedelbar verkan upphäva de åtgärder som eventuellt har vidtagits enligt de föregående punkterna.

Artikel 7

1. Eventuella förslag till tilläggs- eller ändringsbudgetar skall läggas fram, granskas och antas i samma form och enligt samma förfarande som den budget vars beräkningar de ändrar.

2. En ändringsbudget skall läggas fram varje år den månad som följer på den avslutning av räkenskaperna som avses i artikel 25.1, med syftet att saldot från föregående budgetår skall tas upp i budgeten som inkomst om det är positivt och som utgift om det är negativt.

Artikel 8

Budgeten skall vara offentlig.

KAPITEL III

Budgetgenomförande och bokföring

Artikel 9

Budgeten skall genomföras i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnare och räkenskapsförare. Utanordnarens, räkenskapsförarens och styrekonomens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.

Artikel 10

1. Befogenheterna som utanordnare av inkomster och utgifter skall utövas av en generaldirektör vid rådets generalsekretariat. Utanordnaren skall genomföra budgeten i generalsekreterarens namn och inom ramen för de beviljade anslagen. Han kan delegera sina befogenheter till en direktör.

2. Utanordnaren kan besluta om överföringar från en artikel till en annan inom varje kapitel. Han kan i överenskommelse med arbetsgruppen SIS besluta om överföringar från ett kapitel till ett annat inom samma avdelning. Arbetsgruppen SIS skall lämna sitt samtycke på samma villkor som när den antar sitt yttrande om budgeten.

Artikel 11

Befogenheterna som styrekonom skall utövas av rådets styrekonom enligt de regler som gäller för dennes befogenheter.

Artikel 12

Inkassering av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av en räkenskapsförare placerad vid generaldirektorat A vid rådets generalsekretariat.

Artikel 13

1. För mottagande av alla fordringar enligt artikel 21 skall det krävas ett betalningskrav från utanordnaren. Betalningskrav skall överlämnas till räkenskapsföraren, som skall förelägga styrekonomen dessa för godkännande.

2. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

- rätt budgetpost har konterats,

- betalningskravet är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser,

- verifikationerna är formellt korrekta,

- den behöriga myndigheten i gäldenärsstaten är korrekt angiven,

- förfallodagen har angivits,

- beloppet och valutan är korrekta.

3. Räkenskapsföraren skall ansvara för på behörigt sätt utfärdade betalningskrav:

Artikel 14

1. Alla åtgärder som kan ge upphov till utgifter som skall belasta budgeten måste föregås av ett förslag till åtagande från utanordnaren till räkenskapsföraren, vilket anger syftet, beloppet, den budgetpost som skall konteras samt borgenären. Förslaget skall av räkenskapsföraren föreläggas styrekonomen för godkännande.

2. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

- förslaget till åtagande har lagts fram i enlighet med punkt 1,

- rätt budgetpost har konterats,

- anslagen är disponibla,

- utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser.

Artikel 15

1. Utanordnarens fastställelse av utgifter skall ha till syfte att

- verifiera borgenärens anspråk,

- fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår till,

- verifiera villkoren för att fordran skall förfalla till betalning,

- verifiera att tjänster har utförts eller inköp har gjorts enligt beställning.

2. Utanordnaren kan låta utföra verifieringen under sitt ansvar.

Artikel 16

1. Genom en betalningsorder ("godkännande") skall utanordnaren uppdra åt räkenskapsföraren att betala en utgift som han har fastställt.

2. I godkännandet skall anges

- det budgetår som betalningen skall belasta,

- avdelning, kapitel och artikel i budgeten,

- det belopp som skall betalas med siffror och bokstäver och i vilken valuta,

- borgenärens namn och adress,

- utgiftens ändamål,

- betalningssättet,

- nummer och dag för motsvarande godkännanden av åtagandet.

3. Betalningsordern skall dateras och undertecknas av utanordnaren.

4. Räkenskapsföraren skall förelägga styrekonomen betalningsordern, med verifikationer i original, för godkännande.

5. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

- betalningsordern har utfärdats på rätt sätt,

- betalningsordern överensstämmer med åtagandet och beloppet är korrekt,

- rätt budgetpost har konterats,

- anslagen är disponibla enligt den aktuella avdelningen eller artikeln i budgeten,

- verifikationerna är formellt korrekta,

- borgenärens namn och beskrivningen av denne är korrekta.

6. Alla utgifter skall vara täckta i förväg av bidrag från de stater som avses i artikel 21 eller, om sådana inte finns, av en bankkredit. Kostnaderna för förhandsfinansiering via bank vid utebliven betalning skall fördelas mellan de felande staterna i proportion till de bidrag de har underlåtit att betala och med beaktande av förseningens längd.

Artikel 17

Betalningarna skall utföras via ett bankkonto som öppnas särskilt för detta ändamål i rådets generalsekretariats namn. Banköverföringar skall undertecknas av två av generalsekreteraren utsedda tjänstemän, av vilka en skall vara räkenskapsföraren.

Artikel 18

Om styrekonomen nekar att ge sitt godkännande enligt artiklarna 13, 14 eller 16 och om utanordnaren håller fast vid sitt förslag, skall ärendet överlämnas till generalsekreteraren. Utom i fall där det råder tvekan om huruvida anslagen är disponibla, kan han genom ett vederbörligen motiverat beslut underlåta att ta hänsyn till att godkännande nekats och bekräfta betalningskravet, utgiftsåtagandet eller betalningsordern. Generalsekreteraren skall inom en månad underrätta revisionsrätten om detta beslut. Detta beslut skall vara verkställbart från och med dagen när godkännandet nekats.

Artikel 19

De disciplinära åtgärder som kan vidtas mot utanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren om de inte följer bestämmelserna i denna budgetförordning skall vara desamma som fastställs i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna.

Artikel 20

Räkenskaperna skall upprättas per kalenderår enligt systemet för dubbel bokföring. De skall visa alla inkomster och utgifter som uppstått under budgetåret.

KAPITEL IV

Staternas bidrag

Artikel 21

1. Budgetinkomsterna skall utgöras av finansiella bidrag från följande medlemsstater: Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Grekland, Italien, Luxemburg, Nederländerna, Portugal, Spanien, Sverige, Tyskland, Österrike samt Island och Norge.

2. Dessa staters finansiella bidrag skall fastställas i budgeten och uttryckas i euro.

Artikel 22

De stater som anges i artikel 21 skall ställa sina finansiella bidrag till generalsekreterarens förfogande enligt följande fördelningsnyckel:

Bidragsfördelningen mellan, å ena sidan, de medlemsstater som anges i artikel 21 och, å andra sidan, Island och Norge (de "andra staterna") skall fastställas varje år på grundval av de berörda medlemsstaternas och de andra staternas del av den totala bruttonationalprodukten (BNP) för föregående år för alla de stater som anges i artikel 21. Bidragsfördelningen mellan de berörda medlemsstaterna skall fastställas varje år efter avdrag av de andra staternas bidrag i förhållande till dessa medlemsstaters del i Europeiska gemenskapernas totala momsmedel, som den har fastställts vid den senaste ändringen av gemenskapernas budget under det föregående budgetåret.

Artikel 23

1. Generalsekreteraren skall per brev begära in bidragen från varje stat som anges i artikel 21 genom de nationella föorvaltningar vars adress och telefonnummer har meddelats honom.

2. Detta brev skall innehålla information om

- beslutet om att anta budgeten eller, när artikel 6 utnyttjas, beslutet att preliminärt infordra bidragen per tolftedel,

- det belopp som varje stat skall betala, beräknat i euro enligt den fördelningsnyckel som anges i artikel 22,

- de uppgifter som är nödvändiga för att betala bidraget.

3. Bidragen skall betalas in på det bankkonto som avses i artikel 17.

4. De skall betalas i euro.

Artikel 24

1. De stater som avses i artikel 21 skall betala in 25 % av sitt bidrag senast den 15 februari, den 1 april, den 1 juli och den 1 oktober.

2. Om en stat inte fullföljer sina finansiella åtaganden, skall gällande gemenskapsregler för dröjsmålsränta vid betalning av bidrag till gemenskapsbudgeten tillämpas analogt.

KAPITEL V

Redovisning och revision

Artikel 25

1. Generalsekreteraren skall inom två månader från och med slutet av budgetens genomförandeperiod upprätta en inkomst- och utgiftsredovisning och en balansräkning samt översända dessa till arbetsgruppen SIS.

2. Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta alla inkomst- och utgiftstransaktioner från föregående budgetår. Den skall ställas upp i samma form och följa samma indelning som budgeten.

3. Till denna redovisning skall det fogas

- en översikt över läget i var och en av de stater som anges i artikel 21 när det gäller dess finansiella bidrag, och

- en översikt över överföringen av anslag.

4. Balansräkningen skall visa tillgångar och skulder den 31 december föregående budgetår.

Artikel 26

1. Revisionsrätten skall anmodas att revidera räkenskaperna.

2. Generalsekreteraren skall till revisionsrätten överlämna inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen inom 15 dagar efter den tidsfrist som anges i artikel 25.1.

3. Syftet med revisionsrättens revision skall vara att fastställa inkomsternas och utgifternas laglighet och formella riktighet enligt de avtal som skall förvaltas, budgeten och denna budgetförordning.

4. Generalsekreteraren skall ge revisionsrätten allt det stöd som den anser sig behöva för att utföra sitt uppdrag.

Artikel 27

Inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen och revisionsrättens rapport, med generalsekreterarens eventuella kommentarer bifogade, skall före den 1 juli överlämnas till de stater som anges i artikel 21. De medlemsstater som avses i artikel 21 skall, församlade i rådet, bevilja generalsekreteraren ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten.

KAPITEL VI

Slutbestämmelser

Artikel 28

Tillämpning av bestämmelserna i Schengenregelverket om Schengens informationssystem på en stat som inte avses i artikel 21 (nedan kallat annan stat) skall medföra

- en omfördelning av andelarna för de stater som avses i artikel 21 enligt villkoren i artikel 22,

- en anpassning av bidragen från de stater som avses i artikel 21 för att kontera annan stats bidrag till driften av Sirene-nätet steg II för hela det löpande budgetåret,

- en anpassning av bidragen från de stater som anges i artikel 21 för att kontera annan stat för en andel av de tidigare kostnaderna för installationen av Sirene-nätet steg II. Denna andel skall beräknas med beaktande av annan stats del i Europeiska gemenskapernas totala momsmedel för de tidigare budgetår som har medfört utgifter som varit nödvändiga för installationen av Sirene-nätet steg II. Bidraget till denna andel skall bli föremål för en "kreditnota" till förmån för de stater som avses i artikel 21 i förhållande till deras andel, beräknad enligt artikel 22. Dessa kan välja att anslå beloppet till sin andel av driftbudgeten eller begära återbetalning.

Artikel 29

Denna budgetförordning skall också tillämpas på verkställande av de inkomster och utgifter som behövs för att uppfylla de åtaganden som följer av de avtal som avses i artikel 1 i rådets beslut av den 3 maj 1999 för den tid som återstår av det budgetår under vilket den träder i kraft.

Artikel 30

1. Detta beslut skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

2. Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.

Utfärdat i Bryssel den 3 maj 1999.

På rådets vägnar

J. FISCHER

Ordförande

(1) Se sida 49 i denna tidning.

(2) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1.