RAPPORT om europeiska läkemedelsmyndighetens (EMEA-London) årsredovisning (Budgetåret 1996) samt myndighetens svar (97/C 393/03)

1.1 Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska läkemedelsmyndigheten i enlighet med artikel 57.10 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 av den 22 juli 1993 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat Europeiska läkemedelsmyndighetens årsredovisning för budgetåret 1996. I enlighet med artikel 57.7 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 (2) har budgeten genomförts under den verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 57.11 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 (4). Revisionsrätten skall granska räkenskaperna enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har tillämpat andra granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsredovisningen för budgetåret 1996 är tillförlitlig och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet är totalt sett säkerställda.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE EUROPEISKA LÄKEMEDELSMYNDIGHETENS GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN FÖR BUDGETÅRET 1996

Budgeträkenskaper

1.5 Systemet för budgeträkenskaper gör det inte möjligt att säkerställa principen om att ändring i dessa inte får ske, eftersom ändringar kan göras i efterhand utan att detta framgår. Dessutom är det inte möjligt att med detta system upptäcka eventuella anslagsöverskridanden.

1.6 Det nuvarande systemet gör det inte möjligt för utanordnaren att införa redovisningsuppgifter (förslag till åtagande av utgifter och betalningsorder) i datorn. Dessa uppgifter bokförs preliminärt av räkenskapsföraren (tillfällig spärr) innan de godkänns av controllern. Detta tillvägagångssätt gör det inte möjligt att ge någon detaljerad information om räkenskaperna i realtid. Då systemet Sincom 2 som borde ersätta det nuvarande bokföringssystemet ännu inte är i drift vore det önskvärt att omgående söka en alternativ lösning.

Allmänna räkenskaper - analytiska

1.7 Den nuvarande programvaran för de allmänna räkenskaperna är otillräcklig för myndighetens behov och är inte anpassad till systemet för budgeträkenskaper. Dessutom förfogar inte myndigheten över ett analytiskt redovisningssystem, som emellertid är nödvändigt för att avgöra om avgiftsskalan som bestämts av rådet (5) är tillräcklig för att täcka kostnaderna för bedömningar.

Användning av anslagen

1.8 De anslag som överförts från 1995 till 1996 uppgår till 5,9 miljoner ecu. Av detta belopp förföll 1,7 miljoner ecu (29 %). Dessutom utnyttjades 1996 inte 0,9 miljoner ecu av 1995 års anslag, som var disponibla för att användas på nytt, utan förföll.

1.9 Endast 79,6 % av årets anslag (22,6 miljoner ecu före tilläggs- och ändringsbudgeten och 17,9 miljoner ecu efter minskning till följd av att ändringsbudgeten antogs) användes och 20,7 % förföll (4,7 miljoner ecu). Den främsta orsaken är att det inte varit möjligt att anställa personal i god tid (endast 65 % av de beräknade tjänsterna), den andra orsaken är minskningen av licensansökningar och undersökningar som avser dessa.

1.10 De anslag som överförts från 1996 till 1997 uppgår till 4,8 miljoner ecu. Av detta belopp avser 1,7 miljoner ecu avdelning II (administrativa utgifter) och 2,8 miljoner ecu avdelning III (driftsutgifter). För avdelning II avser ett belopp på 1,1 miljoner ecu köp av ny teknologisk utrustning. För avdelning III avser 1,3 miljoner ecu arvoden som betalas till granskare under granskningen (påbörjad 1996 och avslutad 1997) och 0,8 miljoner ecu humanläkemedel.

Förskott

1.11 Förlusten på 0,02 miljoner ecu under 1994 fördes in under utgifter att reglera under 1995 och 1996, i strid med redovisningsprinciperna.

Inkomster - Bidrag - Egna medel

1.12 De inkomster som erhållits totalt, 18,4 miljoner ecu, motsvarar 81 % av det belopp som ursprungligen beräknades i budgeten.

1.13 De avgifter som mottagits uppgår till 7 miljoner ecu. Endast 73 % av det ursprungliga beräknade beloppet kunde tas emot och verifieras. I balansräkningen förekommer 0,9 miljoner ecu i ännu ej verifierade och kontrollerade avgifter enligt artikel 5.3 i myndighetens budgetförordning.

1.14 Från och med 1997 har ett nytt datasystem för inkomster antagits av myndigheten. Detta system kommer att granskas under nästa revision.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 15 och 16 september 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 214, 24.8.1993, s. 18.

(2) Som föreskrivs i artikel 57.9 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1996 upprättats den 26 mars 1997, det datum då räkenskaperna undertecknades av myndighetens verkställande direktör och överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 31 mars 1997. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilagan till denna rapport.

(3) EGT L 35, 15.2.1995.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från myndigheten.

>Plats för tabell>

(1) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar.

SVAR FRÅN EUROPEISKA LÄKEMEDELSMYNDIGHETEN

1.5. I brist på ett datoriserat bokföringsprogram som motsvarar budgetförordningens krav och innan det nya system SI2 som utvecklats av kommissionen och som de decentraliserade organen håller på att anpassa till sina behov blir tillgängligt, sköter läkemedelsmyndigheten sina budgeträkenskaper med hjälp av datorprogrammet Excel. Detta program garanterar att den information som krävs för att budgeten ska kunna föras ordentligt alltid finns tillgänglig och ger myndighetens ledning läglig och aktuell information. Programmet kontrollerar budgeterade anslag, betalningsansvar, order, kreditgränser och betalningar. Det befintliga systemet visar överskridna anslag.

Allegat för varje bokförd post i budgetsystemet är det dokument som signerats av utanordnaren. Det har attesterats av den betalningsansvarige och behandlas av bokföringsavdelningen. Det är sant att myndighetens system ännu inte är helt datoriserat och att detta system, som inte håller i minnet de ändringar som införs, i princip tillåter att ändringar görs utan att detta lämnar något spår i bokföringen. Det bör emellertid noteras att allt betalningsansvar, alla annulleringar, betalningsorder, etc. behandlas och klassificeras enligt reglerna och att nödvändiga verifikationer bifogas. I det nya systemet kommer det inte att vara möjligt att göra ändringar utan att lämna några spår.

1.6. Som de flesta av de decentraliserade organen förväntar sig läkemedelsmyndigheten att arbetet med SI2-projektet skall vara avslutat 1997 och att systemet skall finnas till myndighetens disposition. Det nya systemet kommer att möjliggöra en bättre integration mellan den allmänna bokföringen och budgeträkenskaperna. Tillsammans med övriga decentraliserade organ infordrade läkemedelsmyndigheten för två år sedan anbud på olika datorstödda bokföringsprogram; resultatet blev nedslående. I slutet av 1997 räknar myndigheten med att kunna använda SI2-systemet, som då skall vara anpassat till dess behov.

1.7. Den 5 februari 1997 antog styrelsen en rapport om kostnaderna för den operationella verksamheten som vidarebefordrades till kommissionen. Myndigheten håller på att ändra sitt bokföringssystem för att i det inkludera kostnadskonton. Dessutom har ett pilotprogram med elektronisk registrering av aktiviteterna lanserats.

1.8. De 0,9 miljoner ecu som 1995 gjorts tillgängliga för återanvändning men som inte utnyttjats 1996 rör särskilt artikel 204 (inredning av lokaler). Eftersom dessa anslag inte kunnat överföras och eftersom inredningsarbetena inte var omfattande 1996 har ifrågavarande belopp förfallit.

1.11. Artikel 5 i budgetförordningen stipulerar att de utgifter vars utanordning inkommit till den betalningsansvarige senast den 31 december och som betalats senast den 15 januari skall bokföras innevarande räkenskapsår. Till följd av en otydlig tolkning av denna bestämmelse 1994 har ett belopp på 16 915,22 ecu påförts förskottskontot. Enligt diskussioner med revisionsrättens granskare har detta belopp reglerats i 1997 års räkenskaper.

1.13. Även om läkemedelsmyndigheten, när den får större erfarenhet på detta område, kommer att kunna förbättra sin prognos vad gäller mängden av mottagna akter och genom att likaledes ta hänsyn till att denna mängd kan variera i takt med årstiderna, förhåller det sig ändå så att myndigheten inte med säkerhet kan ställa en exakt prognos ett år i förväg om läkemedelsindustrins intentioner och alltså det belopp avgifterna kan väntas uppgå till.

Dessa osäkerhetsfaktorer gör att myndigheten iakttar viss försiktighet vad gäller utgifterna.