BESLUT av den 16 januari 1969 om inrättande av Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer (69/13 /Euratom, EKSG, EEG)

EUROPAPARLAMENTET,

RÅDET,

KOMMISSIONEN,

DOMSTOLEN OCH

EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN

HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska ekonomiska gemenskapen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,

med beaktande av beslutet av företrädarna för medlemsstaternas regeringar om lokaliseringen tills vidare av vissa av gemenskapernas institutioner och avdelningar av den 8 april 1965, och

med beaktande av följande:

Det är lämpligt att genomföra artikel 8 i beslutet av företrädarna för medlemsstaternas regeringar av den 8 april 1965, varigenom fastställs att en byrå för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer skall inrättas till vilken skall anslutas ett försäljningskontor och en översättningsavdelning som skall arbeta på medellång och lång sikt, samt att fastställa bestämmelser för driften av denna byrå.

Byrån för officiella publikationer måste drivas på så sätt att alla institutionerna kan delta i förvaltningen och använda sig av de tjänster byrån skall tillhandahålla.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer har under Europeiska gemenskapernas institutioners ansvar till uppgift att under bästa möjliga tekniska och ekonomiska villkor ge ut, trycka och distribuera institutionernas och deras avdelningars publikationer.

Artikel 2

1. I detta syfte skall byrån

- själv trycka eller låta trycka Europeiska gemenskapernas officiella tidning,

- själv trycka eller låta trycka andra publikationer från Europeiska gemenskapernas institutioner eller deras avdelningar, med undantag för sådana publikationer som avses i punkterna 2 och 3 och i artikel 3.4,

- sköta förvaltningen av försäljningskontoret.

2. Tryckning och distribution av publikationer från kontor under kommissionens generaldirektorat för press och information, som är inrättade på annan ort än de till vilka gemenskaperna tills vidare är lokaliserade, får ske på annat sätt än genom byrån.

3. Dessutom får varje institutions interna publikationer och publikationer i begränsad upplaga till ett på förhand fastställt antal mottagare tryckas i den berörda institutionens interna reproduktionsverkstad och distribueras direkt. Förvaltningskommittén är behörig att definiera begreppet begränsad upplaga och om så är nödvändigt anpassa definitionen efter de berörda avdelningarnas behov.

4. Försäljningskontoret skall vara en integrerad del av Byrån för officiella publikationer och skall ansvara för försäljningen av

- Europeiska gemenskapernas officiella tidning och

- andra publikationer från Europeiska gemenskapernas institutioner och deras avdelningar.

5. I byråns uppgifter ingår bland annat följande:

- Insamling av de dokument som skall ges ut.

- Förberedelse av manuskripten.

- Kontraktering av tryckare.

- Tryckning av brådskande dokument eller begränsade upplagor.

- Övervakning av arbetets utförande.

- Administration av försäljningskontoret.

- Distribuering av publikationerna.

Dessutom skall byrån särskilt för varje gemenskapsspråk ge institutionerna alla behövliga upplysningar om priser och omfattningen av de potentiella marknaderna.

6. Varje beslut om utgivning skall fattas av institutionen själv.

Artikel 3

1. En förvaltningskommitté för byrån skall inrättas. Varje institution skall ha en röst i den kommittén.

2. Förvaltningskommittén får ägna vissa av sina sammanträden uteslutande åt att behandla frågor angående Europeiska gemenskapernas officiella tidning eller angående försäljningskontoret.

3. Förvaltningskommitténs beslut skall antas med enkel majoritet, såvida inget annat är bestämt. Om förvaltningskommittén skall anta ett beslut som särskilt gäller utgivningen av ett dokument från en av institutionerna måste denna majoritet emellertid, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 2.6, innefatta rösten från den berörda institutionen.

4. Förvaltningskommittén kan på begäran av en institution i undantagsfall ge tillstånd till tryckning av publikationer på annat sätt än genom byrån i fall då byråns handläggning väsentligt skulle öka kostnaderna, eller då byrån av tekniska skäl inte kan trycka och distribuera en publikation inom den mycket korta tidsfrist som krävs.

Artikel 4

1. Förvaltningskommittén skall i institutionernas gemensamma intresse göra följande:

- Den skall genom enhälligt beslut fastställa regler för byråns drift.

- Den skall genom enhälligt beslut fastställa riktlinjer för en allmän försäljningspolitik.

- Den skall för institutionerna framlägga alla förslag som kan medföra att byrån fungerar bättre.

- Den skall på grundval av direktörens utkast upprätta en årlig förvaltningsrapport som bland annat med utgångspunkt från en räkenskapsanalys berör alla inkomst- och utgiftsposter i samband med byråns publikationer. Före den 1 maj varje år skall den sända sin rapport om det just avslutade budgetåret till institutionerna, särskilt i syfte att upprätta gemenskapernas budget. Den skall också sända sin rapport till de organ som är ansvariga för finansiella kontroller.

- Den skall delta vid utnämningen av vissa tjänstemän i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 5 och 6.

2. När det gäller Europeiska gemenskapernas officiella tidning skall förvaltningskommitténs befogenheter omfatta följande:

- Den skall se till att den behöriga instansen i varje institution fattar de principbeslut som skall tillämpas gemensamt av de institutioner som använder sig av EGT och säkerställa att de antagna besluten genomförs. Den skall framlägga alla förslag om förbättring av EGT:s uppbyggnad och disposition.

- Den skall framlägga förslag till institutionerna angående harmoniseringen av utformningen av de texter som skall ges ut.

- Den skall undersöka de svårigheter som kan uppkomma under pågående arbete i samband med utgivningen av EGT, utfärda nödvändiga instruktioner inom byrån och framlägga lämpliga rekommendationer till institutionerna för att lösa sådana svårigheter.

- Den skall enhälligt besluta om och under vilka villkor texter från andra institutioner än de som anges i artikel 9.1 kan publiceras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Denna bestämmelse skall emellertid inte tillämpas på texter som offentliggörs enligt gemenskapens lagstiftning.

3. Förvaltningskommittén skall enhälligt anta sin arbetsordning efter att ha framlagt den för institutionerna.

Artikel 5

1. Kommissionen skall utöva tillsättningsmyndighetens befogenheter när det gäller byråns direktör och andra tjänstemän och anställda i kategori A och i förekommande fall LA, enligt följande villkor: Kommissionen skall tillsätta eller befordra sådan personal först efter ett gynnsamt uttalande från förvaltningskommittén. När det gäller direktören måste ett sådant uttalande vara enhälligt. Sådana förfaranden som föregår tillsättningen av sådana tjänstemän eller andra anställda (utlysning av lediga tjänster, genomgång av ansökningar, medverkan i urvalskommittéer) skall ske i nära samarbete med förvaltningskommittén.

När det gäller tjänstemän och andra anställda som nämns i denna punkt skall detsamma gälla vad beträffar officiella handlingar som utvärderingar, disciplinåtgärder och undertecknande av avtal.

2. Kommissionen skall utöva tillsättningsmyndighetens befogenheter när det gäller andra tjänstemän och anställda än de som avses i punkt 1. Kommissionen kan delegera dessa befogenheter till byråns direktör.

Kommissionen eller byråns direktör, om tillsättningsmyndighetens befogenheter delegerats till honom, skall i förväg informera förvaltningskommittén om varje tillsättning, avtalsundertecknande, befordran eller disciplinåtgärd som planeras vad beträffar andra tjänstemän och anställda än de som avses i punkt 1. Om kommissionen inte har delegerat dessa befogenheter till byråns direktör vad beträffar dessa tjänstemän och anställda skall dessa uppgifter utföras av kommissionen på direktörens förslag.

3. De administrativa förfarandena i samband med de tjänsteåtgärder som avses i punkt 1 och 2 och den löpande personaladministrationen, särskilt vad beträffar pensioner, sjukförsäkring, arbetsskador, löner och ledighet, skall utföras enligt samma villkor som de som gäller för kommissionens personal med anställning i Luxemburg.

4. Lediga tjänster vid byrån skall tillkännages i god tid för tjänstemännen i alla gemenskapens institutioner.

5. Med tillämpning från och med budgeten år 1970 skall de av kommissionens tjänster som är tilldelade byrån uppföras separat i förteckningen över kommissionens personal.

Artikel 6

1. Tjänsterna vid kommissionens och Höga myndighetens publikationsavdelningar och de som hade dessa tjänster den 1 juli 1967 kan förflyttas till byrån så snart denna är inrättad. Inrättande av nya tjänster och tillsättning av dessa mellan den dagen och den dag byrån inrättas skall kräva godkännande från förvaltningskommittén, som skall fatta sitt beslut enhälligt när det gäller inrättandet av direktörstjänsten och tillsättande av en tjänsteman på denna tjänst och med enkel majoritet i övriga fall.

2. Om förvaltningskommittén konstaterar att kostnaden för publikationerna blir för hög på grund av antalet tjänster vid byrån skall den föreslå kommissionen att vissa av tjänsterna återflyttas till denna. Årsrapporten skall beröra dessa förslag och resultaten av dem.

Artikel 7

1. Byråns anslag och inkomster skall redovisas i varje avdelning i det avsnitt av budgeten som avser kommissionen. En samlad beräkning av byråns utgifter och inkomster uppdelade på samma sätt som budgetens avsnitt skall framgå av en sammanfattande tabell som skall läggas som bilaga till det avsnitt av budgeten som avser kommissionen.

2. Varje institution skall fungera som utanordnare av de anslag som faller under rubriken "publikationer". Förvaltningskommittén skall fastställa förfaranden för räkenskapssamarbete mellan byrån och institutionerna.

3. Byrån skall när det gäller den egna verksamheten föra räkenskaper över publikationsutgifterna för varje institution och över inkomsterna av försäljningen av publikationer. Den årliga saldoutjämningen mellan byrån och varje institution skall göras vid slutet av varje budgetår.

Artikel 8

Byråns direktör skall under förvaltningskommitténs myndighet och inom ramen för dennas befogenheter, ansvara för att byrån fungerar väl. Han skall tillhandahålla förvaltningskommitténs sekretariat, rapportera till kommittén om utförandet av sina uppgifter och för kommittén lägga fram alla förslag till förbättring av byråns skötsel. Han skall vara överordnad byråns personal. Om direktören är frånvarande eller på annat sätt förhindrad att utföra sina uppgifter skall dessa utföras av en av byråns tjänstemän som förvaltningskommittén skall utse.

Artikel 9

1. I detta beslut avses med institutioner följande: Europaparlamentet, rådet, kommissionen, domstolen samt Ekonomiska och sociala kommittén. Med deras samtycke skall rådet företräda de organ som är ansvariga för ekonomisk kontroll i fråga om dessa organs publikationer.

2. Detta beslut träder i kraft den tionde dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel och Luxemburg den 16 januari 1969.

På Europaparlamentets vägnar

A. POHER

Ordförande

På rådets vägnar

V. LATTANZIO

Ordförande

På kommissionens vägnar

J. REY

Ordförande

På domstolens vägnar

R. LECOURT

Ordförande

5På Ekonomiska och sociala kommitténs vägnar

M. BERNS

Ordförande