KOMMISSIONENS BESLUT

av den 22 september 2006

om ändring av Sirenehandboken

[delgivet med nr K(2006) 4094]

(Endast de estniska, finska, franska, grekiska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska och ungerska texterna är giltiga)

(2006/757/EG)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 378/2004 av den 19 februari 2004 om förfarandet för ändring av Sirenehandboken (1), särskilt artikel 2, och

av följande skäl:

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. När det gäller frågor som omfattas av EG-fördraget skall Sirenehandboken ersättas av den version som anges i bilaga I till detta beslut.

2. Hänvisningar till den ersatta Sirenehandboken skall tolkas som hänvisningar till bilaga I till detta beslut och läsas enligt jämförelsetabellen i bilaga II till detta beslut.

Artikel 2

Detta beslut riktar sig till Konungariket Belgien, Republiken Tjeckien, Förbundsrepubliken Tyskland, Republiken Estland, Republiken Grekland, Konungariket Spanien, Republiken Frankrike, Republiken Italien, Republiken Cypern, Republiken Lettland, Republiken Litauen, Storhertigdömet Luxemburg, Republiken Ungern, Republiken Malta, Konungariket Nederländerna, Republiken Österrike, Republiken Polen, Republiken Portugal, Republiken Slovenien, Republiken Slovakien, Republiken Finland och Konungariket Sverige i enlighet med fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

(1) EUT L 64, 2.3.2004, s. 5.

(2) EUT C 38, 17.2.2003, s. 1.

(3) EGT L 239, 22.9.2000, s. 19.

(4) EUT L 162, 30.4.2004, s. 29. Förordningen ändrad genom rådets beslut 2005/728/RIF (EUT L 273, 19.10.2005, s. 26).

(5) EGT L 8, 14.1.2003, s. 34.

(6) Se sidan 41 i detta nummer av EUT.

(7) EGT L 131, 1.6.2000, s. 43.

(8) EGT L 64, 7.3.2002, s. 20.

(9) EGT L 176, 10.7.1999, s. 31.

(10) EUT L 370, 17.12.2004, s. 78.

BILAGA I

REVIDERAD SIRENEHANDBOK (1)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Inledning

1. SCHENGENS INFORMATIONSSYSTEM (SIS) OCH DE NATIONELLA DELARNA AV DETTA SYSTEM (N-SIS)

1.1 Rättslig grund (artikel 92.4 i tillämpningskonventionen)

1.2 Sirenekontoren

1.3 Sirenehandboken

1.4 Principer

1.4.1 Tillgänglighet

1.4.2 Kontinuitet

1.4.3 Säkerhet

1.4.4 Tillgänglighet

1.4.5 Meddelanden

1.4.6 Translitterationsregler

1.4.7 Uppgiftskvalitet

1.4.8 Strukturer

1.4.9 Arkivering

1.5 Personal

1.5.1 Kunskap

1.5.2 Utbildning

1.5.3 Personalutbyte

1.6 Teknisk infrastruktur

1.6.1 Automatisk registrering av data

1.6.2 Automatisk radering av data

1.6.3 Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor

1.6.4 SIS-uppgifternas kvalitet

2. ALLMÄNNA FÖRFARANDEN

2.1 Flera registreringar (artikel 107)

2.1.1 Utbyte av information om det finns flera registreringar

2.1.2 Kontroll av förekomsten av flera registreringar avseende en enskild person

2.1.3 Förhandling om införande av en registrering om den är oförenlig med en tidigare registrering (formulär E)

2.2 Utbyte av information vid träff

2.2.1 Förmedling av ytterligare information

2.3 När det är omöjligt att verkställa det förfarande som begärs med anledning av en träff (artikel 104.3)

2.4 Utbyte av information när syftet ändras (artikel 102.3)

2.4.1 Förfaranden för att ändra det ursprungliga syftet

2.5 Uppgifter som är felaktiga ur rättslig eller saklig synpunkt (artikel 106)

2.5.1 Rättningsförfarande:

2.6 Rätten att få tillträde till och begära rättelse av uppgifter (artiklarna 109 och 110)

2.6.1 Utbyte av information om rättigheten att få tillträde till och rättelse av uppgifter

2.6.2 Information om ansökningar om tillträde för andra medlemsstaters registreringar

2.6.3 Information om förfarandena för tillträde och rättelse

2.7 Upphävande när villkoren för att behålla registreringen inte längre uppfylls

2.8 Missbruk av identitet

2.9 Sirpit (Sirenesystemet för bildöverföring)

2.9.1 Utveckling och bakgrund till Sirpit (Sirenesystemet för bildöverföring)

2.9.2 Senare användning av utbytta uppgifter, inbegripet arkivering

2.9.3 Tekniska krav

2.9.4 Den nationella identifieringstjänsten

2.9.5 Användning av Sireneformulär L

2.9.6 Sirpitförfarandet

2.9.6.1 Det upptäckande Sirenekontoret gör jämförelsen

2.9.6.2 Det rapporterande Sirenekontoret gör jämförelsen

2.9.6.3 Bildskärm för indata

2.10 Polisiärt samarbete (artiklarna 39–46)

2.10.1 Särskilda befogenheter och säkerhetsfrågor – Avdelning III (artiklarna 39 och 46)

2.11 Överlappning mellan Sirenes och Interpols uppgifter

2.11.1 SIS-registreringarnas företräde framför Interpol-registreringarna

2.11.2 Val av kommunikationskanal

2.11.3 Användning och spridning av Interpol-registreringar i Schengenstaterna

2.11.4 Överföringar av uppgifter till tredjeland

2.11.5 Träff och radering av en registrering

2.11.6 Förbättrat samarbete mellan Sirenekontoren och Interpols nationella centralbyråer

2.12 Samarbete med Europol och Eurojust

2.13 Särskilda sökningar

2.13.1 Geografiskt målinriktade sökningar

2.13.2 Sökningar med deltagande av särskilda polisenheter för målinriktade sökningar

2.14 Påpekanden

2.14.1 Utbyte av information när ett påpekande görs

2.14.2 Samråd mellan medlemsstaterna inför ett påpekande

2.14.3 Begäran om att ett påpekande skall göras

2.14.4 Begäran om ett systematiskt påpekande för statens medborgare

3. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 95

3.1 Kontroller av medlemsstaterna innan en registrering görs

3.2 Undersökning av om medlemsstaternas nationella lagstiftning medger förvarstagande för överlämnande eller utlämning

3.3 Flera registreringar

3.3.1 Kontrollera om det finns flera registreringar (artikel 107)

3.3.2 Utbyte av information

3.3.3 Registrering av alias

3.4 Överlämnande av kompletterande uppgifter till medlemsstaterna

3.4.1 Kompletterande uppgifter som skall överlämnas beträffande en europeisk arresteringsorder

3.4.2 Kompletterande uppgifter som skall överlämnas beträffande ett tillfälligt förvarstagande

3.4.3 Ytterligare uppgifter för att fastställa en persons identitet

3.4.4 Översändande av formulären A och M

3.5 Att göra ett påpekande på begäran av en annan medlemsstat

3.5.1 Utbyte av information när ett påpekande görs

3.5.2 Samråd mellan medlemsstaterna inför ett påpekande

3.5.3 Begäran om att ett påpekande skall göras

3.5.4 Begäran om ett systematiskt påpekande för statens medborgare

3.6 Åtgärd från Sirenekontorets sida vid mottagande av en registrering enligt artikel 95

3.7 Utbyte av information vid träff

3.7.1 Information till medlemsstaterna om att en registrering upptäckts

3.7.2 Förmedling av ytterligare information

3.7.3 Efter en träff

3.8 Radering av registreringar

3.8.1 Upphävande när villkoren för att behålla registreringen inte längre uppfylls

3.9 Missbruk av identitet

3.9.1 Insamling och förmedling av uppgifter om den person vars identitet missbrukas

3.9.2 Förmedling av uppgifter om en person vars identitet missbrukas

4. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 96

4.1 Inledning

4.2 Registreringar enligt artikel 96

4.3 Registrering av alias

4.4 Missbruk av identitet

4.4.1 Insamling och förmedling av uppgifter om den person vars identitet missbrukas

4.5 Utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar

4.6 Nekad inresa eller avlägsnande från Schengenterritoriet

4.7 Utbyte av information om tredjelandsmedborgare som nekas inresa

4.8 Information till Schengenstaterna om att en registrering upptäckts

5. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 97

5.1 Registreringar enligt artikel 97

5.2 Påpekanden

5.2.1 Utbyte av information när ett påpekande görs

5.2.2 Samråd mellan medlemsstaterna inför ett påpekande

5.2.3 Begäran om att ett påpekande skall göras

5.3 Efter en träff

5.3.1 Förmedling av ytterligare information

6. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 98

6.1 Registreringar enligt artikel 98

6.2 Efter en träff

6.2.1 Förmedling av ytterligare information

7. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 99

7.1 Beslut enligt artikel 99.2

7.2 Registrering av alias

7.3 Samråd mellan medlemsstaterna före registreringar som gäller statens säkerhet

7.4 Påpekanden

7.4.1 Utbyte av information när ett påpekande görs

7.4.2 Samråd mellan medlemsstaterna inför ett påpekande

7.4.3 Begäran om att ett påpekande skall göras

7.5 Förmedling av ytterligare information vid träff

8. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 100

8.1 Registreringar enligt artikel 100

8.1.1 Kontroll av förekomsten av flera registreringar avseende ett fordon

8.1.2 Det särskilda fallet med registrering av fordon

8.2 Förmedling av ytterligare information vid träff

9. STATISTIK

INLEDNING

Den 14 juni 1985 undertecknade fem länder, nämligen Belgien, Tyskland, Frankrike, Luxemburg och Nederländerna, i Schengen, ett litet samhälle i Luxemburg, ett avtal för att säkerställa fritt passerande av de inre gränserna för alla medborgare i medlemsstaterna och fri rörlighet för varor och tjänster.

Ett av villkoren för genomförandet av detta avtal var att avskaffandet av de inre gränserna inte skulle hota staternas säkerhet. Detta innebär att skyddet av alla territorier i medlemsstaterna måste säkerställas.

Flera specialiserade grupper fick i uppdrag att undersöka vilka konkreta åtgärder som skall vidtas för att undvika sådana brister i säkerheten när avtalet sätts i kraft.

Resultatet av detta arbete läggs fram i två dokument, ett tekniskt (genomförbarhetsstudien) och ett juridiskt (tillämpningskonventionen).

I genomförbarhetsstudien, som lades fram i november 1988 för ministrarna och statssekreterarna i de fem länder som har undertecknat avtalet, fastställs de viktiga tekniska principer som skall följas vid genomförandet av Schengens informationssystem (SIS).

I denna studie beskrivs hur informationssystemet är uppbyggt och dessutom huvuddragen i den organisation som är absolut nödvändig för att systemet skall fungera. Denna organisation har fått namnet Sirene, en förkortning av den engelska definitionen i detta dokument: Supplementary Information REquest at the National Entries.

Detta är en sammanfattande beskrivning av ett förfarande med hjälp av vilket en användare som har fått en träff på en sökning i SIS skall kunna få de kompletterande uppgifter som krävs för hans agerande.

De fem grundarländerna undertecknade konventionen om tillämpning av Schengenavtalet (2) (nedan kallad ”tillämpningskonventionen”) den 19 juni 1990, till vilka anslöt sig Italien den 27 november 1990, Spanien och Portugal den 25 juni 1991, Grekland den 6 november 1992, Österrike den 28 april 1995 och Danmark, Sverige och Finland den 19 december 1996. I denna konvention fastställs alla rättsliga regler som skall gälla alla medlemsstater. Dessutom slöt Island och Norge ett samarbetsavtal med medlemsstaterna den 19 december 1996.

Schengenregelverket – Konventionen införlivades 1999 med Europeiska unionens rättsliga ram genom ett protokoll bifogat Amsterdamfördraget. Den 12 maj 1999 antog rådet ett beslut om fastställande, i enlighet med relevanta bestämmelser i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och fördraget om Europeiska unionen, av rättslig grund för samtliga bestämmelser och beslut som utgör Schengenregelverket.

De gemensamma förfarandena och reglerna för samarbete mellan parterna beskrivs i konventionen. Avdelning IV ägnas helt åt Schengens informationssystem.

Schengens informationssystem (SIS) skall göra det möjligt för de myndigheter som har behörighet för

a) gränskontroller,

b) andra undersökningar inom landet som verkställs av polis och tullmyndigheter samt samordning av sådana undersökningar,

c) utfärdandet av viseringar och uppehållstillstånd och handhavande av utlänningsärenden,

att med hjälp av ett automatiserat sökningsförfarande få tillgång till registreringar av personer, fordon och föremål.

SIS består av två enheter, ett centralt system och nationella system (ett i varje land). SIS fungerar enligt principen att de nationella systemen inte kan ha något direkt elektroniskt datautbyte utan endast via det centrala systemet (C-SIS).

De kompletterande uppgifter som är absolut nödvändiga för genomförandet av vissa bestämmelser i tillämpningskonventionen och de uppgifter som krävs för att SIS skall fungera måste emellertid kunna utbytas bi- eller multilateralt mellan medlemsstaterna.

Varje nationell del av Schengens informationssystem (N-SIS) skall för att kunna uppfylla funktionskraven i genomförbarhetsstudien och tillämpningskonventionen ha detta absolut nödvändiga komplement till sin datortillämpning som Sirene kommer att vara.

Varje begäran om kompletterande uppgifter vid det nationella gränsövergångsstället (Supplementary Information REquest at the National Entries) kommer att passera genom denna tekniska och operativa enhet.

Medlemsstaterna har beslutat att följande princip skall gälla:

Ett ”nationellt Sirenekontor” skall inrättas av varje medlemsstat för att ge de övriga parterna tillgång till en enda kontaktpunkt som ständigt är tillgänglig.

De rättsliga grunderna, de fall när man skall ingripa, de förfaranden som skall följas och de allmänna principerna för organisationen av Sirenekontoren skall fastställas gemensamt av alla medlemsstater när det gäller de gemensamma reglerna. De åtgärder som har vidtagits noteras i denna Sirenehandbok.

1. SCHENGENS INFORMATIONSSYSTEM (SIS) OCH DE NATIONELLA DELARNA AV DETTA SYSTEM (N-SIS)

Schengens informationssystem (SIS), som inrättades enligt bestämmelserna i avdelning IV i 1990 års konvention om tillämpning av Schengenavtalet av den 14 juni 1985 om det gradvisa avskaffandet av kontroller vid de gemensamma gränserna (nedan kallad ”tillämpningskonventionen”) (3), är ett viktigt verktyg för tillämpningen av bestämmelserna i Schengenregelverket inom Europeiska unionen.

1.1 Rättslig grund (artikel 92.4 i tillämpningskonventionen) (4)

Genom de myndigheter som har utsetts för detta ändamål (Sirene) skall medlemsstaterna utbyta all information som är nödvändig i samband med registrering av rapporter och för att lämpliga åtgärder skall kunna vidtas i de fall där personer och föremål beträffande vilka uppgifter har registrerats i Schengens informationssystem påträffas till följd av sökningar i detta system.

1.2 Sirenekontoren

SIS fungerar enligt principen att de nationella systemen inte kan ha något direkt elektroniskt datautbyte utan endast via det centrala systemet (C-SIS).

De kompletterande uppgifter som är nödvändiga för genomförandet av vissa bestämmelser i tillämpningskonventionen och de uppgifter som krävs för att SIS skall fungera måste emellertid kunna utbytas bi- eller multilateralt mellan medlemsstaterna.

För att kunna uppfylla de funktionskrav som anges i tillämpningskonventionen måste varje medlemsstat inrätta en central myndighet för att ge tillgång till en enda kontaktpunkt för utbyte av kompletterande uppgifter till SIS-uppgifter. Denna kontaktpunkt, som kallas Sirenekontor, måste vara tillgängligt dygnet runt sju dagar i veckan.

1.3 Sirenehandboken

Sirenehandboken utgörs av anvisningar för operatörerna vid medlemsstaternas Sirenekontor och innehåller en detaljerad beskrivning av reglerna och förfarandena för bilateralt eller multilateralt utbyte av sådana uppgifter som avses i punkt 1.2.

1.4 Principer

Samarbetet inom ramen för Sirene bygger på följande huvudprinciper:

1.4.1 Tillgänglighet

Ett nationellt Sirenekontor skall inrättas av varje medlemsstat för att ge de medlemsstater som tillämpar Schengenkonventionen tillgång till en enda kontaktpunkt. Detta kontor måste vara tillgängliga dygnet runt. Även teknisk analys, tekniskt stöd och tekniska lösningar måste vara tillgängliga dygnet runt.

1.4.2 Kontinuitet

Varje Sirenekontor skall skaffa sig en intern struktur som säkerställer kontinuitet i förvaltningen och i frågor rörande personal och teknisk infrastruktur.

Cheferna för samtliga Sirenekontor skall mötas minst två gånger om året för att utvärdera hur samarbetet mellan deras kontor har fungerat så att de kan anta de tekniska och organisatoriska åtgärder som är nödvändiga för att hantera eventuella problem och vid behov anpassa sina förfaranden.

1.4.3 Säkerhet

Säkerheten på plats

Det fordras fysiska och organisatoriska säkerhetsarrangemang för att skydda Sirenekontorens lokaler. De särskilda åtgärder som skall vidtas kommer att fastställas på grundval av resultatet av hotbildsbedömningar som kommer att genomföras av varje Schengenstat. Rekommendationer och bästa metoder i volym 2 av EU:s Schengenkatalog: Schengens informationssystem, Sirene, bör liksom som rådets beslut 2001/264/EG (5) omsättas i praktiken.

De särskilda arrangemangen kan utformas på olika sätt, eftersom de är avsedda att användas vid hot som rör själva Sirenekontoret eller hot i dess omedelbara närhet. De kan omfatta bland annat följande:

— Ytterfönster med säkerhetsglas.

— Säkerhetsdörrar och låsta dörrar.

— Tegel- eller betongmurar runt Sirenekontoret.

— Inbrottslarm som även registrerar ankomster, avfärder och ovanliga händelser.

— Säkerhetsvakter på plats som är snabbt tillgängliga.

— Brandsläckarsystem eller direktkoppling till brandkåren.

— Särskilda lokaler för att undvika att personal som inte deltar i internationella polissamarbetsåtgärder eller som inte har tillräcklig behörighet för att ta del av handlingar måste gå in i eller passera genom Sirenekontoret.

— Tillräcklig reservkraft.

Säkerheten i systemet

De principer som ligger till grund för säkerheten i systemet fastställs i artikel 118 i Schengenkonventionen.

Sirenekontoret bör helst ha en reservdator och ett reservdatabassystem på annan plats som kan användas i allvarliga nödsituationer vid Sirenekontoret.

1.4.4 Tillgänglighet

För att Sirenekontorets personal skall kunna fullgöra skyldigheten att tillhandahålla kompletterande uppgifter måste den ha direkt eller indirekt tillträde till alla relevanta nationella uppgifter och expertråd.

1.4.5 Meddelanden

Operativa meddelanden

Schengenmedlemsstaterna skall gemensamt fatta beslut om vilka särskilda kanaler som skall användas för Sirenemeddelanden. Endast om en kanal inte är tillgänglig skall ett annat kommunikationssätt, som är det lämpligaste med hänsyn till omständigheterna, fastställas från fall till fall beroende på de tekniska möjligheterna och de säkerhets- och kvalitetskrav som meddelandena skall uppfylla.

Man skall skilja mellan två kategorier av skriftliga meddelanden: fria texter och standardformulär. De senare skall följa reglerna i bilaga 5. Formulären B (6), C (7) och D (8) skall inte längre användas och skall därför strykas ur bilaga 5.

För att den bilaterala kommunikationen mellan Sirenekontorens personal skall bli så effektiv som möjligt skall ett språk som är känt av båda parter användas.

Sirenekontoret skall svara snarast möjligt svara på de framställningar om uppgifter som de andra medlemsstaterna gör via sina Sirenekontor. Svaret måste hur som helst ges inom tolv timmar.

I det dagliga arbetet skall prioriteringarna grunda sig på vilket slags registrering det rör sig om och hur viktigt fallet är.

Icke-operativa meddelanden

Sirenekontoret skall använda SIS-NET:s e-postadress för utbyte av icke-operativ information.

1.4.6 Translitterationsregler

De translitterationsregler som fastställs i bilaga 2 skall tillämpas.

1.4.7 Uppgiftskvalitet

Varje Sirenekontor skall fungera som samordnare av kvalitetskontrollerna av de uppgifter som lämnas till SIS. För detta ändamål skall Sirenekontoret ges den nationella behörighet som är nödvändig för att genomföra denna uppgift som det ansvarar för i enlighet med artikel 92.4 och artikel 108. Detta förutsätter att det finns någon form av nationell kvalitetsgranskning som bland annat omfattar en undersökning av antalet registreringar/träffar och uppgifternas innehåll.

Det bör införas nationella normer för utbildningen av slutanvändare när det gäller principerna och praxis rörande uppgiftskvalitet.

1.4.8 Strukturer

Alla nationella organ, inbegripet Sirenekontoret, med ansvar för det internationella polissamarbetet måste organiseras på ett strukturerat sätt i syfte att förhindra intressekonflikter mellan olika nationella organ med ansvar för liknande uppgifter och dubbelarbete.

1.4.9 Arkivering

a) Varje medlemsstat får besluta hur uppgifterna skall lagras.

b) Varje registrerande medlemsstats Sirenekontor skall lagra alla uppgifter om sina egna registreringar och hålla dem tillgängliga för de övriga medlemsstaterna.

c) Alla Sirenekontorens arkiv skall organiseras på ett sådant sätt att man snabbt kan få tillgång till relevanta uppgifter så att mycket korta tidsfrister för överföringen av uppgifter kan hållas.

d) Rapporter och andra meddelanden från de andra medlemsstaterna skall lagras i enlighet med nationell lagstiftning om skydd av uppgifter och privatlivet i det mottagande landet. Bestämmelserna i avdelning VI i tillämpningskonventionen och Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (9) skall även gälla. Dessa kompletterande uppgifter bör i möjligaste mån inte lagras på Sirenekontoren efter det att den motsvarande SIS-registreringen har utraderats.

e) Missbruk av identitet: Uppgifter om missbruk av identitet skall raderas så snart registreringen i fråga raderats.

1.5 Personal

1.5.1 Kunskap

Sirenekontorets personal måste ha språkkunskaper som täcker så många språk som möjligt och tjänstgörande personal måste kunna kommunicera med samtliga Sirenekontor.

De skall ha goda kunskaper om

— nationella och internationella rättsliga frågor,

— sina nationella tillsynsmyndigheter,

— de nationella och europeiska rättssystemen och invandringsbestämmelserna.

De skall ha befogenhet att oberoende handlägga alla inkommande fall.

När det gäller särskilda framställningar eller (rättslig) expertrådgivning skall de ha möjlighet att begära bistånd från sina överordnade eller från experter.

Operatörer som tjänstgör utanför kontorstid skall ha samma kompetens, kunskaper och befogenheter. De skall dessutom ha möjlighet att vända sig till jourhavande experter.

Det behövs rättslig expertis för handläggningen av både normala fall och undantagsfall. Denna kan, beroende på typ av fall, tillhandahållas av all slags personal som har den nödvändiga bakgrunden eller av experter från rättsliga myndigheter.

De behöriga nationella rekryteringsmyndigheterna måste ta hänsyn till alla dessa färdigheter och kunskaper vid rekryteringen av ny personal, vilket innebär att de måste tillhandahålla internutbildning både på nationell och internationell nivå.

Personal med lång erfarenhet kan ta egna initiativ och är därmed mer effektiva. Det är därför önskvärt med en låg personalomsättning. Sådan delegering av ansvar fordrar ledningens odelade stöd.

1.5.2 Utbildning

Nationell nivå

På nationell nivå skall tillräckliga utbildningsinsatser säkerställa att personalen uppfyller de krav som fastställs i denna handbok.

Det är önskvärt att Sirenekontoret deltar i utbildningen av alla myndigheter som gör registreringar, varvid man i första hand bör inrikta sig på uppgiftskvalitet och sätt att dra bästa möjliga nytta av SIS.

Internationell nivå

I syfte att förbättra samarbetet mellan Sirenekontoren skall det minst en gång om året anordnas gemensam utbildning då personalen från de olika Sirenekontoren kan träffas för att utbyta erfarenheter om nationella arbetsmetoder och skapa en enhetlig och jämn kunskapsnivå. Detta kommer att göra personalen mer medveten om hur viktigt deras arbete är och om att medlemsstaternas gemensamma säkerhet kräver att de agerar solidariskt.

1.5.3 Personalutbyte

Sirenekontoren har även möjlighet att anordna personalutbyte med andra Sirenekontor. Avsikten med dessa utbyten är att förbättra personalens kunskaper om arbetsmetoderna, att visa hur andra Sirenekontor är organiserade och att knyta personliga kontakter mellan kollegor i olika medlemsstater.

1.6 Teknisk infrastruktur

Vanligtvis utgörs de tekniska resurserna av de etablerade metoderna för förmedling av information mellan Sirenekontoren.

Varje Sirenekontor skall ha ett datoriserat förvaltningssystem som möjliggör en hög grad av automatisering av det dagliga arbetsflödet.

1.6.1 Automatisk registrering av data

Automatisk överföring till N-SIS av alla nationella registreringar som uppfyller villkoren för registrering i SIS är det bästa sättet för registrering i SIS. Denna automatiska överföring, inbegripet kontroller av uppgiftskvaliteten, bör även vara öppen för insyn och inte fordra några ytterligare åtgärder från den myndighet som gör registreringen.

1.6.2 Automatisk radering av data

I de fall de nationella systemen medger automatisk överföring av nationella registreringar till SIS enligt ovan bör radering av en registrering med SIS-anknytning i den nationella databasen även leda till automatisk radering av motsvarande SIS-registrering.

Eftersom det inte är tillåtet med flera registreringar är det önskvärt att den andra och alla därpå följande registreringar om samma person hålls tillgängliga på nationell nivå så att de kan lämnas när den första registreringen om denna person upphör att gälla.

1.6.3 Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor

Anvisningar för utbyte av uppgifter mellan Sirenekontoren skall iakttas (10).

1.6.4 SIS-uppgifternas kvalitet

För att Sirenekontoret skall kunna fungera som samordnare av kvalitetskontrollerna (se punkt 1.5) måste det ha tillgång till nödvändigt IT-stöd.

2. ALLMÄNNA FÖRFARANDEN

De förfaranden som beskrivs nedan är tillämpliga på nästan samtliga artiklar mellan artikel 95–100 och de förfaranden som är specifika för varje enskild artikel återfinns i följande artikel:

2.1 Flera registreringar (artikel 107)

Ibland kan det inträffa att flera länder gör en registrering om samma person. Detta får inte leda till en otydlig situation för slutanvändarna utan dessa måste ha korrekt information om vilka åtgärder de måste vidta när de gör en registrering. Det bör därför införas både olika förfaranden som gör det möjligt att upptäcka om det finns flera registreringar och en prioriteringsmekanism för deras införande i SIS.

Detta kräver

— kontroller innan en registrering görs för att upptäcka om samma person inte redan är registrerad i SIS,

— samråd med de andra medlemsstaterna om införandet av en registrering kommer att leda till att det finns flera registreringar som inte är förenliga.

2.1.1 Utbyte av information om det finns flera registreringar

Endast en registrering per medlemsstat får göras i SIS om en enskild person.

Flera medlemsstater får göra en registrering i SIS om samma person om dessa registreringar är förenliga eller kan förekomma parallellt.

De registreringar som görs enligt artikel 95 är förenliga med dem som görs enligt artiklarna 97 och 98. De kan dessutom förekomma parallellt med registreringar enligt artikel 96. I ett sådant fall har förfarandet i artikel 95 emellertid företräde framför förfarandet i artikel 96.

a) De registreringar som görs enligt artiklarna 96 och 99 är inte förenliga sinsemellan eller med de registreringar som görs enligt artiklarna 95, 97 och 98, men detta hindrar inte att artiklarna 95 och 96 kan förekomma parallellt. Av de registreringar som görs enligt artikel 99 är förfarandena för ”hemlig övervakning” inte förenliga med förfarandena för ”särskild kontroll”.

b) Följande prioriteringsordning skall gälla för skälen till registreringar: — Förvarstagande för överlämnande eller utlämning (artikel 95). — Nekad inresa i Schengenstaterna (artikel 96). — Omhändertagande (artikel 97). — Hemlig övervakning (artikel 99). — Särskild kontroll (artikel 99). — Meddelande om uppehållsort (artiklarna 97 och 98). Ovannämnda prioriteringsordning kan frångås i undantagsfall efter samråd mellan medlemsstaterna om viktiga nationella intressen kräver det.

Tabell över registreringar

Prioriteringar i fallande ordning Artikel 95 Artikel 96 Artikel 97 omhändertagande Artikel 99 (HÖ) person Artikel 99 (SK) person Artikel 97 uppehållsort Artikel 98 Artikel 99 (HÖ) fordon Artikel 99 (SK) fordon Artikel 100 Artikel 95 ja kan samexistera ja nej nej ja ja X X X Artikel 96 kan samexistera ja nej nej nej nej nej X X X Artikel 97 omhändertagande ja nej ja nej nej ja ja X X X Artikel 99 hemlig övervakning Person nej nej nej ja nej nej nej X X X Artikel 99 Särskild kontroll person nej nej nej nej ja nej nej X X X Artikel 97 uppehållsort ja nej ja nej nej ja ja X X X Artikel 98 ja nej ja nej nej ja ja X X X Artikel 99 (HÖ) fordon X X X X X X X ja nej nej Artikel 99 (SK) fordon X X X X X X X nej ja nej Artikel 100 X X X nej nej X X nej nej ja (X betyder ”ej tillämpligt”.)

2.1.2 Kontroll av förekomsten av flera registreringar avseende en enskild person

För att undvika att det görs flera oförenliga registreringar måste det göras klar och tydlig åtskillnad på olika individer som har gemensamma kännetecken. Detta förutsätter samråd och samarbete mellan Sirenekontoren, och varje medlemsstat skall införa lämpliga tekniska förfaranden för att upptäcka denna typ av fall innan det görs en registrering.

De kriterier som används för att fastställa huruvida två identiteter kan vara identiska anges närmare i bilaga 6 till denna handbok.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om en begäran om registrering visar att det i SIS redan finns en person med samma obligatoriska identitetskriterier (efternamn, förnamn, födelseår) skall en kontroll göras innan denna registrering godkänns.

b) Sirenekontoret skall kontakta det nationella registrerande Sirenekontoret för att klargöra om det rör sig om samma person (formulär L).

c) Om kontrollen visar att kriterierna är identiska och skulle kunna avse samma person skall Sirenekontoret tillämpa förfarandet för införande av flera registreringar. Om kontrollen avslöjar att det rör sig om två olika personer skall Sirenekontoret godkänna begäran om registrering.

2.1.3 Förhandling om införande av en registrering om den är oförenlig med en tidigare registrering (formulär E)

Om en begäran om registrering är oförenlig med en registrering som gjorts av samma medlemsstat skall det nationella Sirenekontoret se till att det endast finns en enda registrering i SIS. Varje enskild medlemsstat får själv besluta vilket förfarande som skall tillämpas.

Om den planerade registreringen är oförenlig med en registrering som har gjorts av en eller flera andra medlemsstater krävs en överenskommelse.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om registreringarna är förenliga krävs inget samråd mellan Sirenekontoren. Om registreringarna är oberoende av varandra skall den medlemsstat som vill göra en ny registrering besluta om samråd bör hållas.

b) Om registreringarna inte är förenliga, eller om det finns några tveksamheter, krävs samråd mellan Sirenekontoren för att endast en registrering slutligen skall kunna göras.

c) Om en registrering som är oförenlig med dem som redan finns har prioriterats efter förhandling skall de medlemsstater som har infört de andra registreringarna dra tillbaka dem när den nya registreringen införs. Alla konflikter skall lösas genom förhandlingar mellan Sirenekontoren. Om ingen överenskommelse kan nås på grundval av förteckningen över upprättade prioriteringar skall den äldsta registreringen behållas i SIS.

d) Om en registrering raderas skall de medlemsstater som inte kunnat göra en registrering underrättas genom C-SIS. N-SIS skall automatiskt underrätta Sirenekontoret om möjligheten att göra en registrering som står på väntelistan. Sirenekontoret skall genomföra hela registreringsförfarandet enligt kategorin för denna registrering.

2.2 Utbyte av information vid träff

Om slutanvändaren vid sökning i SIS konstaterar att det finns en registrering som motsvarar de angivna uppgifterna kallas detta en träff.

För att behandla dessa registreringar behöver han eventuellt begära ytterligare uppgifter från Sirenekontoret för att på bästa sätt kunna verkställa det begärda förfarandet enligt SIS-tabellerna 4, 10 eller 16 (se bilaga 4).

Med vissa undantag skall den registrerande medlemsstaten informeras om träffen och om resultaten av denna.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) En träff efter kontroll av en person eller ett föremål som har registrerats skall normalt sett meddelas den registrerande medlemsstatens Sirenekontor. Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor skall, i förekommande fall, till Sirenekontoret i den medlemsstat som har gjort upptäckten lämna alla relevanta och särskilda uppgifter samt informera det om vilka särskilda åtgärder som skall vidtas. Om den registrerande staten underrättas om en träff skall den artikel i Schengenkonventionen som skall tillämpas vid en träff anges under rubrik 090 i formulär G. Om träffen gäller personer som är registrerade enligt artikel 95 skall Sirenekontoret i den medlemsstat där träffen har registrerats per telefon underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten efter det att formulär G översänts.

b) Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten behöver inte systematiskt underrättas om träffar när det gäller registreringar enligt artikel 96, utan detta sker endast i undantagsfall. Om det t.ex. krävs kompletterande uppgifter kan ett formulär G översändas.

c) C-SIS meddelar automatiskt alla medlemsstater om raderingen av en registrering.

2.2.1 Förmedling av ytterligare information

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Ytterligare information om registreringar enligt artiklarna 95–100 kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

b) Sirenekontoren skall, i det mån det är möjligt, överföra relevant medicinsk information om de personer som registreras enligt artikel 97 om åtgärder måste vidtas för att skydda dem. Den överförda informationen skall bevaras endast så länge som det är absolut nödvändigt och användas enbart i samband med den medicinska behandlingen av den berörda personen.

c) Om det är nödvändigt för de fortsatta operationerna efter en träff på en registrering (om ett brott eller ett hot mot allmän ordning och säkerhet har upptäckts, om det är nödvändigt att tydligare identifiera ett föremål, ett fordon eller en person osv.) skall den information som överförs som en komplettering till den information som föreskrivs i avdelning IV i tillämpningskonventionen, i synnerhet när det gäller artiklarna 99 och 100, grundas på artiklarna 39 och 46 i nämnda konvention. Lämpliga åtgärder skall vidtas av varje medlemsstat i syfte att säkerställa ett effektivt utbyte av kompletterande information enligt artiklarna 39 och 46.

d) Sirenekontoren skall så snabbt som möjligt överföra den kompletterande informationen på ett formulär P som svar på ett formulär G när det gäller träffen på ett fordon som har registrerats enligt artikel 100.

2.3 När det är omöjligt att verkställa det förfarande som begärs med anledning av en träff (artikel 104.3)

Enligt artikel 104.3 skall en medlemsstat som inte är i stånd att verkställa det förfarande som begärs i en registrering omedelbart underrätta den registrerande medlemsstaten om detta med användning av formulär H.

Om det förfarande som är tillämpligt efter en träff inte kan följas skall utbytet av information ske i enlighet med följande förfarande:

a) Den upptäckande medlemsstaten skall utan dröjsmål via sitt Sirenekontor informera den registrerande medlemsstaten om att den inte kan följa det begärda förfarandet och om skälen till detta med hjälp av formulär H.

b) De berörda medlemsstaterna kan träffa överenskommelse om att genomföra ett förfarande som är förenligt med deras egen nationella lagstiftning och med bestämmelserna i tillämpningskonventionen.

2.4 Utbyte av information när syftet ändras (artikel 102.3)

Enligt artikel 102.3 får uppgifter användas för ett annat syfte än det ursprungliga under förutsättning att det rör sig om en träff och om det är nödvändigt för att avvärja en omedelbart förestående allvarlig fara för den allmänna ordningen och säkerheten, en stor risk för statens säkerhet eller ett grovt brott.

För att syftet skall kunna ändras skall tillstånd ges i förväg av den registrerande medlemsstaten.

Utbyte av information om syftet ändras skall ske i enlighet med följande förfarande:

a) Den upptäckande medlemsstaten skall via sitt Sirenekontor för den registrerande medlemsstaten lägga fram sina skäl för att begära ändring av syftet (formulär I).

b) Den registrerande medlemsstaten skall så snart som möjligt undersöka om den kan uppfylla begäran och meddela den upptäckande medlemsstaten sitt beslut via sitt Sirenekontor.

c) Den registrerande medlemsstatens godkännande kan eventuellt ges med förutsättningen att vissa villkor för användningen av uppgifterna uppfylls.

2.4.1 Förfaranden för att ändra det ursprungliga syftet

Följande förfarande skall tillämpas:

Efter att ha träffat överenskommelse med den registrerande medlemsstaten skall den upptäckande medlemsstaten använda uppgifterna för det syfte som den har begärt och som har godkänts. Den skall ta hänsyn till de villkor som eventuellt har fastställts.

2.5 Uppgifter som är felaktiga ur rättslig eller saklig synpunkt (artikel 106)

I artikel 106.2 och 106.3 fastställs det att uppgifter som är felaktiga ur rättslig eller saklig synpunkt skall korrigeras.

Om det konstateras att uppgifter är felaktiga ur rättslig eller saklig synpunkt eller inte är godtagbara skall utbytet av information ske i enlighet med följande förfarande:

Den medlemsstat som konstaterar en felaktig uppgift skall via sitt Sirenekontor underrätta den registrerande medlemsstaten om detta med hjälp av formulär J.

2.5.1 Rättningsförfarande

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om medlemsstaterna kommer överens om detta skall den registrerande medlemsstaten följa sitt nationella förfarande för att rätta felet.

b) Om man inte lyckas komma överens skall Sirenekontoret i den medlemsstat som har konstaterat den felaktiga uppgiften underrätta den behöriga myndigheten i sitt land, som skall överlämna ärendet till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

2.6 Rätten att få tillträde till och begära rättelse av uppgifter (artiklarna 109 och 110)

Varje enskild person har rätt att få tillträde till de uppgifter som finns registrerade om honom eller henne och att begära rättelse av felaktiga uppgifter. Tillträdet skall ske i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där begäran görs.

En medlemsstat får inte ge tillträde till en registrering från en annan medlemsstat om den inte dessförinnan samrått med den registrerande medlemsstaten.

2.6.1 Utbyte av information om rättigheten att få tillträde till och rättelse av uppgifter

Om de nationella myndigheterna skall underrättas om en ansökan om tillträde till eller rättelse av uppgifter skall informationsutbytet ske i enlighet förfarandet nedan.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Varje Sirenekontor skall tillämpa sin egen nationella lagstiftning när det gäller rättigheten till tillträde. De ansökningar om tillträde till eller rättelse av uppgifter som riktas till Sirenekontoren skall dessa allt efter omständigheterna antingen översända till de behöriga nationella myndigheterna eller själva fatta beslut om huruvida de har behörighet till detta.

b) På begäran från de behöriga nationella myndigheterna skall medlemsstaternas Sirenekontor översända informationen om utövandet av denna rättighet till tillträde.

2.6.2 Information om ansökningar om tillträde för andra medlemsstaters registreringar

Utbytet av information om registreringar i SIS som har gjorts av en annan medlemsstat skall om möjligt ske via de nationella Sirenekontoren.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Ansökan om tillgång skall överlämnas till den registrerande medlemsstaten så snart som möjligt så att denna kan ta ställning.

b) Den registrerande medlemsstaten skall framföra sitt ställningstagande till den medlemsstat som har erhållit ansökan.

c) Den skall ta hänsyn till de tidsfrister som eventuellt föreskrivs enligt lag för behandlingen av ansökan.

Om den registrerande medlemsstaten överlämnar sitt ställningstagande till Sirenekontoret i den medlemsstat som har erhållit ansökan om tillträde skall detta Sirenekontor se till att ställningstagandet så snart som möjligt vidarebefordras till den myndighet som är behörig att fatta beslut om ansökan.

2.6.3 Information om förfarandena för tillträde och rättelse

Följande förfarande skall tillämpas:

Sirenekontoren skall hålla varandra informerade om de nationella bestämmelser som har antagits när det gäller tillträde och rättelse av personuppgifter samt om eventuella senare ändringar. Formulär K skall användas för detta ändamål.

2.7 Upphävande när villkoren för att behålla registreringen inte längre uppfylls

Informera de medlemsstater som inte har kunnat göra sin registrering om träffen och om raderingen av registreringen.

Utom efter en träff kan en registrering upphävas antingen direkt av C-SIS (om giltighetstiden har löpt ut) eller indirekt av den myndighet som gjorde registreringen i SIS (om villkoren för att behålla den i SIS är inte längre uppfyllda).

I båda fallen skall meddelandet från C-SIS om upphävande registreras automatiskt vid N-SIS.

2.8 Missbruk av identitet

Missbruk av identitet (namn, förnamn, födelsedatum) föreligger när en lagöverträdare använder en verklig persons identitet. Detta kan inträffa när ett dokument används på ett sätt som är till skada för den verklige innehavaren.

Den medlemsstat som anger kod 3 i fältet ”typ av identitet” skall översända formulär Q samtidigt som den gör eller ändrar registreringen i SIS.

Om den tjänsteman som utför kontrollen vid rådfrågningen av SIS finner att kod 3 angivits i fältet ”typ av identitet” skall han/hon kontakta det nationella Sirenekontoret för att erhålla kompletterande uppgifter så att han/hon kan klargöra om den person som är föremål för kontrollen är den eftersökta personen eller den person vars identitet missbrukas.

Så snart det fastställts att en persons identitet missbrukas skall kod 3 anges i registreringen. Den berörda personen skall, i enlighet med de nationella förfarandena, förse det nationella Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med nödvändiga uppgifter som t.ex. särskilda kännetecken och närmare uppgifter för identitetshandlingarna, eller fylla i formulär Q.

Under förutsättning att villkoren nedan är uppfyllda skall dessutom fotografier och fingeravtryck för den person vars identitet missbrukas förvaras hos Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten.

I formulär Q hänför sig endast Schengennumret till uppgifterna om den person som eftersöks genom SIS-registreringen. Uppgifterna under rubriken 052 (dag för utfärdande av dokumentet) är obligatoriska. Under rubrik 083 (särskilda upplysningar om registreringen) skall det alltid anges vilken avdelning som skall kontaktas för ytterligare upplysningar om registreringen.

Dessa upplysningar kan behandlas endast om den person vars identitet missbrukas har gett sitt fria och uttryckliga samtycke till detta.

Vidare skall den registrerande medlemsstaten när den blir medveten om att en person som är registrerad i SIS missbrukar någon annans identitet kontrollera om det är nödvändigt att bibehålla den missbrukade identiteten i SIS-registreringen (för att hitta den eftersökta personen).

Uppgifterna för den person vars identitet missbrukas skall endast göras tillgängliga i syfte att fastställa identiteten för den person som är föremål för kontroll och får under inga omständigheter användas för något annat ändamål. Uppgifter om missbruk av identitet skall raderas så snart registreringen i fråga raderats.

2.9 Sirpit (Sirenesystemet för bildöverföring)

2.9.1 Utveckling och bakgrund till Sirpit (Sirenesystemet för bildöverföring)

Sirenekontoren måste kunna utbyta fingeravtryck och bilder i identifikationssyfte.

Sirpitförfarandet gör det möjligt att på elektronisk väg snabbt utbyta fingeravtryck och foton mellan Sirenekontor när det råder tvivel om en upptäckt persons identitet, så att en jämförelse kan göras mellan den upptäckta personens fingeravtryck och foton och den rapporterade personens fingeravtryck och foton.

Inom ramen för polissamarbete kan utbyte av foton och fingeravtryck också ske i fall enligt artiklarna 39 och 46 i tillämpningskonventionen, förutsatt att Sirenekontoret även behandlar dessa fall.

2.9.2 Senare användning av utbytta uppgifter, inbegripet arkivering

All senare användning av de foton och fingeravtryck som utbytts via Sirpit, inbegripet arkivering, bör överensstämma med bestämmelserna i avdelning VI i tillämpningskonventionen, närmare bestämt artiklarna 126 och 129 i denna (och, om de är tillämpliga, med bestämmelserna i direktiv 95/46/EG samt med gällande lagstiftning på området i de berörda staterna.

2.9.3 Tekniska krav

Varje Sirenekontor måste uppfylla Sirpits tekniska krav.

Sirenekontoren måste på elektronisk väg kunna utbyta dels frågor om jämförelse eller kontroll och svar, dels på elektronisk väg skicka – utan ändring – frågor till och ta emot svar från den egna nationella identifieringstjänsten.

Fingeravtryck och foton skickas i en bifogad fil till en bildskärm för indata som utformats särskilt för Sirpit.

2.9.4 Den nationella identifieringstjänsten

Den nationella identifieringstjänsten tar endast emot framställningar som härrör från det egna nationella Sirenekontoret och sänder resultat till detta.

2.9.5 Användning av Sireneformulär L

Överföring (framställan om och resultat av jämförelsen) via Sirpit meddelas med formulär L via den kanal som vanligtvis används för Sireneformulär. Formulär L skickas samtidigt som fingeravtryck eller foton.

I fall enligt artiklarna 39 och 46 i tillämpningskonventionen skall formulär L ersättas med en överenskommen typ av meddelande.

2.9.6 Sirpitförfarandet

Sirenekontoret i det land där personen anträffades kallas nedan för ”det upptäckande Sirenekontoret”.

Sirenekontoret i det land som de lämnade rapport till SIS kallas nedan för ”det rapporterande Sirenekontoret”.

Förfarandet erbjuder två möjligheter:

2.9.6.1 Det upptäckande Sirenekontoret gör jämförelsen.

a) Det upptäckande Sirenekontoret skickar formulär G den sedvanliga elektroniska vägen och anmodar under rubrik 089 det rapporterande Sirenekontoret att snarast skicka formulär L tillsammans med fingeravtrycken och fotona, om de finns tillgängliga.

b) Det rapporterande Sirenekontoret svarar med formulär L. Om fingeravtrycken och fotona finns tillgängliga, uppger det rapporterande Sirenekontoret under rubrik 083 att fingeravtryck eller foton skickas för att jämförelsen skall kunna göras.

c) Det upptäckande Sirenekontoret skickar fingeravtrycken och fotona till sin nationella identifieringstjänst för en jämförelse och begär att svaret skall skickas samma väg.

d) Det upptäckande Sirenekontoret lämnar resultatet i formulär L (under rubrik 083) till det rapporterande Sirenekontoret.

2.9.6.2 Det rapporterande Sirenekontoret gör jämförelsen.

a) Det upptäckande Sirenekontoret skickar formulär G och formulär L den sedvanliga elektroniska vägen och uppger under rubrik 083 på formuläret L att fingeravtrycken och fotona skickas för en jämförelse.

b) Det rapporterande Sirenekontoret skickar fingeravtrycken och fotona till sin nationella identifieringstjänst för en jämförelse och begär att svaret skall skickas samma väg.

c) Det rapporterande Sirenekontoret lämnar resultatet i formulär L (under rubrik 083) till det upptäckande Sirenekontoret.

Efter jämförelse kan den rapporterade personens fingeravtryck och foton bevaras i dossiern hos det upptäckande Sirenekontoret, för den händelse en ny jämförelse skulle bli nödvändig.

Om sådana fingeravtryck och foton som inte motsvarar den rapporterade personen har utbytts via Sirpit, bör de behandlas enligt bestämmelserna i avdelning VI i tillämpningskonventionen, närmare bestämt artiklarna 126 och 129 i denna (och, om de är tillämpliga, med bestämmelserna i direktiv 95/46/EG), samt med gällande lagstiftning på området i de berörda staterna. Den normala följden bör vara att fingeravtrycken och fotona i fråga raderas.

2.9.6.3 Bildskärm för indata

Mallen skall utvecklas med hänsyn till den redan befintliga Interpol-mallen (ANSI/NIST-standard).

Följande uppgifter skall finnas med i mallen:

2) Referensnummer (artiklarna 39 och 46) (11) (12)

3) Datum för fingeravtryck

4) Datum för foto

5) Skäl till fingeravtryck (11) (13)

8) Namn som ogift

9) Identitet styrkt?

11) Födelseort

12) Nationalitet

14) Övriga uppgifter

15) Anmärkningar

2.10 Polisiärt samarbete (artiklarna 39–46)

Det polisiära samarbetet mellan medlemsstaterna får inte begränsas till att endast de uppgifter som har registrerats i SIS utnyttjas.

Följande rekommendationer ges:

a) Medlemsstaternas Sirenekontor kan med hjälp av SIS-NET:s e-postsystem utbyta all användbar information, under förutsättning att de följer de nationella åtgärder som har vidtagits enligt artiklarna 39 och 46.

b) Sirenekontoren skall hålla varandra underrättade om vilka nationella åtgärder som har vidtagits samt om alla eventuella ändringar av dessa.

En träff kan leda till att ett brott eller ett hot mot allmän ordning och säkerhet upptäcks. Det kan vara viktigt med en exakt beskrivning av en person, vilket gör utbyte av information, t.ex. foton och fingeravtryck, till en särskilt betydelsefull faktor. I artiklarna 39 och 46 ges befogenheterna för detta utbyte, vilket skall ske i enlighet med bestämmelserna i avdelning VI i tillämpningskonventionen.

2.10.1 Särskilda befogenheter och säkerhetsfrågor – Avdelning III (artiklarna 39 och 46)

Avdelning III i tillämpningskonventionen innehåller en rad kompletterande bestämmelser om polisiärt samarbete och rättsligt samarbete.

Följande rekommendationer ges:

a) Varje medlemsstat skall ge sitt Sirenekontor särskilda befogenheter när det gäller polis och säkerhet i enlighet med avdelning III i tillämpningskonventionen.

b) Medlemsstaterna skall hålla varandra underrättade om de nationella åtgärder som har vidtagits för deras respektive Sirenekontor samt om alla eventuella ändringar av dessa.

2.11 Överlappning mellan Sirenes och Interpols uppgifter

SIS har inte till uppgift att ersätta eller kopiera Internationella kriminalpolisorganisationen (Interpol). Om vissa uppgifter överlappar varandra skiljer sig principerna för verksamheten och för samarbetet mellan Schengenmedlemsstaterna avsevärt från de principer som styr Interpol. Regler skall därför fastställas för samarbetet mellan medlemsstaternas Sirenekontor och nationella centralbyråer (NCB).

Enighet har uppnåtts om följande förfaranden:

2.11.1 SIS-registreringarnas företräde framför Interpol-registreringarna

Registreringarna i SIS och det informationsutbyte som berör dem skall alltid ha företräde framför registreringarna och informationsutbytet via Interpol. Detta gäller särskilt när registreringar står i strid med varandra.

2.11.2 Val av kommunikationskanal

Principen om att Schengen-registreringar har företräde framför Interpol-registreringar skall iakttas och det skall säkerställas att den iakttas även av de nationella centralbyråerna. Så snart en Schengen-registrering skapats skall all kommunikation som rör den och skälet till dess tillkomst meddelas genom Sirenekontoren. Om en medlemsstat önskar ändra kommunikationskanal måste den först samråda med de övriga medlemsstaterna. En sådan ändring är möjlig endast i undantagsfall.

2.11.3 Användning och spridning av Interpol-registreringar i Schengenstaterna

Eftersom SIS-registreringar har företräde framför Interpol-registreringar skall de sistnämnda användas endast i undantagsfall (dvs. när det inte finns vare sig någon bestämmelse i tillämpningskonventionen eller någon teknisk bestämmelse som kan användas för att göra registreringen i SIS eller när det inte finns tillräckliga uppgifter för att skapa en SIS-registrering). Parallella registreringar i SIS och via Interpol är inte tillåtna inom Schengenområdet. Registreringar som skickas ut via Interpol och som även omfattar Schengenområdet eller delar av detta (Interpols spridningszon 2) skall innehålla följande text: ”zon 2 med undantag av Schengenstaterna”.

2.11.4 Överföringar av uppgifter till tredjeland

Beslut om överföring av uppgifter till tredjeland (tillstånd, spridningsmetoder och kanal) skall alltid fattas av den registrerande medlemsstatens Sirenekontor. Sirenekontoret skall därvid följa bestämmelserna om skydd av personuppgifter i Schengenkonventionen och i direktiv 95/46/EG. Användningen av Interpol skall bero på nationella bestämmelser och förfaranden.

2.11.5 Träff och radering av en registrering

Medlemsstaterna skall på nationell nivå säkerställa att Sirenekontoret och den nationella centralbyrån underrättar varandra om träffar.

Raderingen av en registrering skall utföras av den registrerande myndigheten.

2.11.6 Förbättrat samarbete mellan Sirenekontoren och Interpols nationella centralbyråer

Varje medlemsstat skall vidta lämpliga åtgärder för att på det nationella planet anordna ett välfungerande informationsutbyte mellan Sirenekontoret och den nationella centralbyrån.

2.12 Samarbete med Europol och Eurojust

Det har inrättats lämpliga nationella förfaranden för att rationalisera samarbetet mellan Sirenekontoren.

2.13 Särskilda sökningar

2.13.1 Geografiskt målinriktade sökningar

Med en geografiskt målinriktad sökning avses en sökning som genomförs i ett begränsat geografiskt område när det begärande landet har konkreta indicier på var den efterspanade personen eller det efterspanade föremålet befinner sig. Under dessa omständigheter kan en framställning från de rättsliga myndigheterna verkställas omedelbart efter det att den har mottagits.

Inom Schengenområdet skall framställningarna om en geografiskt målinriktad sökning göras på grundval av registreringen i SIS. Formuläret M, som sänds när registreringen görs eller uppgifterna om uppehållsorten erhålls, skall innehålla uppgifter om var den efterspanade personen eller det efterspanade föremålet befinner sig. Den efterspanade personen skall registreras i SIS för att en begäran om tillfälligt omhändertagande skall kunna verkställas omedelbart (artikel 64 i tillämpningskonventionen och artikel 9.3 i rambeslutet om en europeisk arresteringsorder).

Denna registrering ökar chanserna till träff om personen oväntat förflyttar sig eller om föremålet oväntat förflyttas inom Schengenområdet, vilket gör att det endast i undantagsfall (dvs. när det inte finns tillräckliga uppgifter för att göra en registrering) är möjligt att inte registrera en efterspanad person eller ett efterspanat föremål.

2.13.2 Sökningar med deltagande av särskilda polisenheter för målinriktade sökningar

Sirenekontoret i den anmodade medlemsstaten kan i lämpliga fall använda sig av de särskilda enheter som genomför målinriktade sökningar. Det är därför nödvändigt med ett gott samarbete med dessa enheter och ett välfungerande informationsutbyte. Registreringen i SIS kan inte ersättas av dessa polisenheters internationella samarbete. Detta samarbete får inte kollidera med Sirenekontorets funktion som samlande punkt för sökningar med hjälp av SIS.

2.14 Påpekanden

Att göra ett påpekande på begäran av en annan medlemsstat

Genom artiklarna 94.4 och 95.3, artikel 97 och artikel 99.6 ges en anmodad medlemsstat möjlighet att vägra att verkställa ett begärt förfarande på sitt territorium genom att begära att det görs ett påpekande till registreringarna enligt artiklarna 95, 97 och 99. Samtidigt skall skälen till denna begäran lämnas.

2.14.1 Utbyte av information när ett påpekande görs

Sirenekontoren skall utbyta information för att medlemsstaterna skall kunna bedöma behovet av att göra ett påpekande.

Ett påpekande kan alltid göras (eller raderas) enligt artikel 94.4 om registreringar enligt artiklarna 95, 97 och 99. När det görs ett påpekande till registreringar enligt artiklarna 97 och 99 syns inte påpekandet på skärmen när slutanvändaren rådfrågar systemet. Registreringar enligt artikel 95 följer ett annat förfarande. Det åligger varje medlemsstat att snabbt lokalisera de registreringar som förmodligen kräver ett påpekande.

2.14.2 Samråd mellan medlemsstaterna inför ett påpekande

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om en medlemsstat behöver göra ett påpekande skall den rikta en sådan begäran till den registrerande medlemsstaten med angivande av skälen till påpekandet.

b) Så snart informationen utbytts kan det bli nödvändigt med en ändring, en radering eller ett tillbakadragande av registreringen.

2.14.3 Begäran om att ett påpekande skall göras

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade medlemsstaten skall begära att den registrerande medlemsstaten gör ett påpekande om en registrering enligt artikel 95, 97 eller 99. Denna begäran skall göras på formulär F.

b) Den registrerande medlemsstaten skall göra påpekandet omedelbart.

2.14.4 Begäran om ett systematiskt påpekande för statens medborgare

Följande förfarande skall tillämpas:

a) En medlemsstat kan begära att de andra medlemsstaternas Sirenekontor systematiskt gör ett påpekande om registreringarna enligt artikel 95 om personen är en av dess medborgare.

b) Varje medlemsstat som vill använda sig av denna möjlighet skall lämna en skriftlig begäran om detta till den medlemsstat hos vilken den vill göra denna möjlighet gällande.

c) Den eller de medlemsstater som mottar denna begäran skall göra ett påpekande för den medlemsstat som har begärt det, omedelbart efter att ha infört registreringen.

d) Detta förfarande skall fortsätta att gälla till dess att det har upphävts genom en annan skriftlig begäran.

Om de omständigheter som anges i artikel 94.4 inte längre föreligger skall den medlemsstat som begärde påpekandet så snart som möjligt begära att det återkallas.

3. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 95 (15)

Följande förfarande skall tillämpas:

— Kontroller av medlemsstaterna innan en registrering görs.

— Flera registreringar.

— Överlämnande av kompletterande uppgifter till medlemsstaterna.

— Påpekande på begäran av en annan medlemsstat.

— Åtgärd från Sirenekontorets sida vid mottagande av en registrering enligt artikel 95.

— Utbyte av information vid träff.

— Radering av registreringar.

— Missbruk av identitet.

3.1 Kontroller av medlemsstaterna innan en registrering görs

De flesta av de nya registreringarna enligt artikel 95 kommer att åtföljas av en europeisk arresteringsorder. Enligt artikel 95 ges det dock även möjlighet till ett tillfälligt förvarstagande innan ett internationellt häktningsbeslut kan erhållas. Följande förhandskontroller krävs i båda dessa fall:

Den europeiska arresteringsordern och det internationella häktningsbeslutet måste vara utfärdade av en behörig rättslig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

Den europeiska arresteringsordern och det internationella häktningsbeslutet samt formulär A måste innehålla tillräckligt detaljerade uppgifter (särskilt punkt e: ”beskrivning av omständigheterna kring brottet, däribland tidpunkt och plats samt den eftersöktes del i brottet” och fält 044 i formulär A: ”beskrivning av gärningen”) för att göra det möjligt för andra Sirenekontor att kontrollera registreringen.

3.2 Undersökning av om medlemsstaternas nationella lagstiftning medger förvarstagande för överlämnande eller utlämning

Den registrerande medlemsstaten skall undersöka om de andra medlemsstaternas nationella lagstiftning medger det förvarstagande som kommer att begäras.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Det skall undersökas om alla medlemsstater har möjlighet att följa upp registreringen.

b) Vid tveksamhet skall samråd ske med det berörda Sirenekontoret och de uppgifter som krävs för undersökningen skall översändas eller utbytas.

Varje medlemsstat skall vidta de tekniska eller organisatoriska åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa att registreringar enligt artikel 95.2 (andra meningen) först görs i SIS efter det att Sirenekontoret i den berörda medlemsstaten underrättats.

3.3 Flera registreringar

3.3.1 Kontrollera om det finns flera registreringar (artikel 107)

Varje medlemsstat kan registrera en och samma efterspanade person endast en gång. Det är därför nödvändigt att kontrollera om det finns flera ansökningar om registrering från en och samma medlemsstat. Om det inkommit flera ansökningar från en och samma medlemsstat skall ett nationellt förfarande användas för att fastställa vilken europeisk arresteringsorder som skall anges i registreringen enligt artikel 95. Alternativt kan en enda europeisk arresteringsorder utfärdas för alla brott.

Ibland kan det inträffa att flera länder gör en registrering om samma person. Detta kräver

a) kontroller innan en registrering görs för att upptäcka om samma person inte redan är registrerad i SIS,

b) samråd med de andra medlemsstaterna om införandet av en registrering enligt artikel 95 kommer att leda till att det finns flera registreringar som inte är förenliga (t.ex. om en registrering enligt artikel 99 redan finns för den person för vilken man söker göra en registrering enligt artikel 95).

De registreringar som görs enligt artikel 95 är förenliga med dem som görs enligt artiklarna 97 och 98. De kan dessutom förekomma parallellt med registreringar enligt artikel 96. I ett sådant fall har förfarandet i artikel 95 emellertid företräde framför förfarandet i artikel 96. Registreringar enligt artikel 99 är inte förenliga med registreringar enligt artikel 95.

Följande prioriteringsordning skall gälla för skälen till registreringar:

— Förvarstagande för överlämnande eller utlämning (artikel 95).

— Nekad inresa i Schengenstaterna (artikel 96).

— Omhändertagande (artikel 97).

— Hemlig övervakning (artikel 99).

— Särskild kontroll (artikel 99).

— Meddelande om uppehållsort (artiklarna 97 och 98).

Ovannämnda prioriteringsordning kan i undantagsfall frångås efter samråd mellan medlemsstaterna om viktiga nationella intressen kräver det.

Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor skall bevara de framställningar om registrering som har avslagits efter samråd enligt ovannämnda bestämmelser, till dess att den godkända registreringen har raderats.

Vid en träff i en medlemsstat kan Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten överlämna samtliga europeiska arresteringsorder som utfärdats av landets behöriga rättsliga myndigheter.

Flera medlemsstater kan göra en registrering för en europeisk arresteringsorder om samma person. Om två eller flera medlemsstater har utfärdat en europeisk arresteringsorder för samma person skall beslutet om vilken arresteringsorder som skall verkställas vid en eventuell arrestering fattas av den verkställande rättsliga myndigheten i den medlemsstat där arresteringen äger rum.

3.3.2 Utbyte av information

För att undvika att det görs flera oförenliga registreringar måste det göras klar och tydlig åtskillnad på olika individer som har gemensamma kännetecken.

Detta förutsätter samråd och samarbete mellan Sirenekontoren och varje medlemsstat skall införa lämpliga tekniska förfaranden för att upptäcka denna typ av fall innan det görs en registrering.

De kriterier som används för att fastställa huruvida två identiteter kan vara identiska anges närmare i bilaga 6 till denna handbok.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om en begäran om registrering visar att det i SIS redan finns en person med samma obligatoriska identitetskriterier (efternamn, förnamn, födelseår) skall en kontroll göras innan denna registrering godkänns.

b) Sirenekontoret skall kontakta den nationella ansökande myndigheten för att klargöra om det rör sig om samma person.

c) Om kontrollen visar att kriterierna är identiska och skulle kunna avse samma person skall Sirenekontoret tillämpa förfarandet för införande av flera registreringar. Om kontrollen avslöjar att det rör sig om två olika personer skall Sirenekontoret godkänna begäran om registrering.

3.3.3 Registrering av alias

a) I syfte att undvika alla typer av oförenliga registreringar på grund av införandet av ett alias skall berörda medlemsstater underrätta varandra om aliaset i fråga och överlämna alla relevanta uppgifter om den eftersökta personens verkliga identitet. Den part som har fört in den ursprungliga registreringen ansvarar för registreringen av alias. Om det är ett tredjeland som får en träff på alias skall detta överföras till den part som har fört in den ursprungliga registreringen såvida inte detta land upprättar en egen registrering av alias.

b) De andra medlemsstaterna skall underrättas om alias beträffande registreringar enligt artikel 95.

c) Registrering i SIS.

3.4 Överlämnande av kompletterande uppgifter till medlemsstaterna

3.4.1 Kompletterande uppgifter som skall överlämnas beträffande en europeisk arresteringsorder

Formulären A och M, som är identiska för alla medlemsstater, bör användas. De skall innehålla samma uppgifter som den europeiska arresteringsordern.

Formulär A skall innehålla följande uppgifter:

— 006–013: Relevanta uppgifter i SIS, motsvarande punkt a i den europeiska arresteringsordern.

— 030: Uppgift om att det rör sig om ett formulär A som hänför sig till en europeisk arresteringsorder och närmare uppgifter om den domare eller domstol som utfärdat arresteringsordern, hämtade från punkt i i den europeiska arresteringsordern.

— 031: Relevant information från punkt b i den europeiska arresteringsordern beträffande det beslut på vilket arresteringsordern grundas.

— 032: Dag för arresteringsordern.

— 033: Funktionen hos den rättsliga myndighet som utfärdade arresteringsordern, hämtad från punkt i i den europeiska arresteringsordern.

— 034: Relevant information från punkt c.1 samt eventuellt följande: — Det eller de brott som ligger till grund för utfärdandet av arresteringsordern leder till ett fängelsestraff eller en frihetsberövande åtgärd på livstid. — Rättssystemet i den utfärdande medlemsstaten medger omprövning av straffet – på begäran eller åtminstone efter 20 år – i syfte att ett sådant straff eller en sådan åtgärd inte skall verkställas. — Rättssystemet i den utfärdande medlemsstaten medger tillämpning av sådana benådningsåtgärder som personen är berättigad till enligt den utfärdande medlemsstatens nationella lagstiftning och praxis, i syfte att ett sådant straff eller en sådan åtgärd inte skall verkställas.

— 035–037: Relevant information från punkt b i europeiska arresteringsordern.

— 038: Relevant information från punkt c.2 samt eventuellt följande: — Det eller de brott som har lett till att denna order utfärdas medför fängelse eller frihetsberövande åtgärd på livstid. — Rättssystemet i den utfärdande medlemsstaten medger omprövning av straffet – på begäran eller åtminstone efter 20 år – i syfte att ett sådant straff eller en sådan åtgärd inte skall verkställas. — Rättssystemet i den utfärdande medlemsstaten medger tillämpning av sådana benådningsåtgärder som personen är berättigad till enligt den utfärdande medlemsstatens nationella lagstiftning och praxis, i syfte att ett sådant straff eller en sådan åtgärd inte skall verkställas.

— 039: Uppgifter från punkt c.2 i den europeiska arresteringsordern.

— 040: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om tillämplig lagbestämmelse.

— 041: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om brottets eller brottens beskaffenhet eller brottsrubricering.

— 042: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om vid vilken tidpunkt brottet eller brotten begicks.

— 043: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om på vilken plats brottet eller brotten inträffat.

— 044: Uppgifter från punkt e i den europeiska arresteringsordern om de omständigheter under vilka brottet eller brotten begåtts.

— 045: Uppgifter från punkt e den europeiska arresteringsordern om den eftersöktes grad av delaktighet.

— 058: Uppgifter från punkt a i den europeiska arresteringsordern om utmärkande drag/beskrivning av den eftersökte.

Formulär M skall innehålla följande uppgifter:

— 083: Vid texten ”Uppgifter om beslut genom utevarodom enligt punkt d i den europeiska arresteringsordern” fordras vid behov a) ett svar om det rör sig om ett beslut genom utevarodom b) och, om så är fallet, en närmare angivelse av om den berörda personen kallats personligen eller på annat sätt informerats om tidpunkt och plats för den förhandling som ledde till att beslutet fattades genom utevarodom. Om så inte är fallet anges de rättsliga garantierna.

Vid texten ”Straffbart brott/straffbara brott enligt punkt e.I och e.II i den europeiska arresteringsordern” skall det i förekommande fall markeras om det rör sig om ett eller flera av följande brott, som i den utfärdande medlemsstaten kan leda till fängelse eller annan frihetsberövande åtgärd i minst tre år enligt den utfärdande medlemsstatens lagstiftning i enlighet med artikel 2.2 i rambeslutet (eller punkt e.I i den europeiska arresteringsordern).

Om brottet eller brotten saknas i förteckningen i artikel 2.2 i rambeslutet om en europeisk arresteringsorder måste den fullständiga beskrivningen av brottet anges i formulär M, varvid den formulering som används i förteckningen skall användas.

Om brotten inte finns med i förteckningen måste det anges

a) antingen att arresteringsordern utfärdats för gärningar som enligt den utfärdande medlemsstatens lagstiftning kan leda till fängelse eller annan frihetsberövande åtgärd i tolv månader eller mer,

b) eller att ett straff eller en annan frihetsberövande åtgärd i minst fyra månader har dömts ut.

Om fler än 1 024 tecken angivits i fält 083 i formulär M fordras det minst ytterligare ett sådant formulär.

3.4.2 Kompletterande uppgifter som skall överlämnas beträffande ett tillfälligt förvarstagande

Rapporten avseende personer som har efterlysts för förvarstagande för utlämning skall utarbetas innan registreringen görs. Det skall kontrolleras att alla de begärda uppgifterna finns och läggs fram på ett korrekt sätt. Följande uppgifter skall lämnas och uppgifterna om lagföringen eller om verkställandet av en dom skall anges i förekommande fall:

— 006 Efternamn: Det efternamn som har använts vid registreringen av de viktigaste uppgifterna i SIS skall stå under rubrik 006.

— 007 Förnamn.

— 009 Födelsedatum.

— 010 Födelseort.

— 011 Alias: Det fullständiga första aliasnamnet och det totala antalet aliasnamn som har registrerats skall anges. Vid behov kan formulär M användas för att skicka en fullständig förteckning över dessa aliasnamn.

— 012 Kön.

— 013 Nationalitet: Rubrik 013 ”Nationalitet” skall fyllas i så fullständigt som möjligt med hjälp av den information som är tillgänglig. Om informationen är osäker bör koden ”1W” användas, eventuellt med tillägget ”sannolik nationalitet”.

— 030 Myndighet som utfärdat häktningsbeslutet eller avkunnat domen (domarens namn och behörighet eller namnet på domstolen).

— 031 Referensnummer på häktningsbeslutet eller domen (037). Se även nedanstående kommentar beträffande gärningsbeskrivningen.

— 032 Datum för häktningsbeslutet eller domen (036). Framställningar både om lagföringen och om verkställandet av en dom kan samlas i ett dokument.

— 033 Ansökande myndighet.

— 034 Maximistraff/riskerat maximistraff.

— 035 Domare eller domstol som har avkunnat domen.

— 036 Datum för domen.

— 037 Domens referensnummer.

— 038 Ådömt straff.

— 039 Återstående strafftid.

— 040 Tillämpliga texter.

— 041 Brottsrubricering.

— 042 Datum/period när brottet begicks.

— 044 Gärningsbeskrivning (inklusive följderna av gärningarna).

— 045 Grad av delaktighet (gärningsman, medgärningsman, medhjälpare, anstiftare).

Varje stat har möjlighet att använda sin egen juridiska terminologi för att ange graden av delaktighet.

Gärningsbeskrivningen skall vara tillräckligt detaljerad för att de andra Sirenekontoren skall kunna göra en bedömning av registreringen, dock utan att vara så detaljerad att meddelandesystemet överbelastas i onödan.

Om inte alla Sirenekontor kan ta emot meddelandet eftersom antalet bokstäver i formuläret av tekniska skäl är otillräckligt, kan formulär M eventuellt användas för kompletterande information. Att överföringen är slut skall anges med ”slut på meddelandet” på sista formuläret (rubrik 044 i formulär A eller 083 i formulär M).

3.4.3 Ytterligare uppgifter för att fastställa en persons identitet

Den registrerande partens Sirenekontor kan lämna ytterligare information efter samråd eller på begäran av en annan avtalsslutande part om detta visar sig nödvändigt för att klargöra en persons identitet. Det gäller särskilt

— ursprunget för den eftersökta personens pass eller identitetshandling,

— passets eller identitetshandlingens nummer, datum och plats för utfärdandet, utfärdande myndighet samt sista giltighetsdag,

— beskrivning av den eftersökta personen,

— faderns och moderns för- och efternamn,

— förekomst av foton och/eller fingeravtryck,

— senast kända adress.

Dessa uppgifter samt foton och fingeravtryck skall i så stor utsträckning som möjligt finnas tillgängliga på Sirenekontoren eller vara omedelbart och ständigt tillgängliga för dem för att de så snabbt som möjligt skall kunna förmedla dessa.

Det gemensamma målet är att i största möjliga utsträckning minska risken för att en person vars identitet liknar den registrerade personens identitet felaktigt kvarhålls.

3.4.4 Översändande av formulären A och M

De uppgifter som anges i punkt 3.3.1 och 3.3.2 skall sändas på snabbast möjliga sätt. Den registrerande medlemsstaten skall sända formulären A och M samtidigt som de gör registreringen enligt artikel 95.2 i SIS. Ytterligare uppgifter som behövs för att fastställa identiteten skall lämnas efter samråd med eller på begäran av en annan medlemsstat. Om det är nödvändigt kan flera formulär A och M som beskriver olika europeiska arresteringsorder eller internationella häktningsbeslut sändas.

3.5 Att göra ett påpekande på begäran av en annan medlemsstat

I artikel 95.3 ges en anmodad medlemsstat möjlighet att vägra att verkställa ett begärt förfarande på sitt territorium genom att begära ett påpekande om en registrering enligt artikel 95. Samtidigt skall skälen till denna begäran lämnas.

3.5.1 Utbyte av information när ett påpekande görs

Sirenekontoren skall utbyta information för att medlemsstaterna skall kunna bedöma behovet av att göra ett påpekande.

Ett påpekande kan alltid göras (eller raderas) enligt artikel 94.4. Det åligger varje medlemsstat att snabbt lokalisera de registreringar som förmodligen kräver ett påpekande.

3.5.2 Samråd mellan medlemsstaterna inför ett påpekande

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om en medlemsstat behöver göra ett påpekande skall den rikta en sådan begäran till den registrerande medlemsstaten med angivande av skälen till påpekandet.

b) Så snart informationen utbytts kan det bli nödvändigt med en ändring, en radering eller ett tillbakadragande av registreringen.

3.5.3 Begäran om att ett påpekande skall göras

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade medlemsstaten skall begära att den registrerande medlemsstaten gör ett påpekande om en registrering enligt artikel 95. Denna begäran skall göras på formulär F.

b) Den registrerande medlemsstaten skall göra påpekandet omedelbart.

3.5.4 Begäran om ett systematiskt påpekande för statens medborgare

Följande förfarande skall tillämpas:

a) En medlemsstat kan, i de fall detta är tillåtet, begära att de andra medlemsstaternas Sirenekontor systematiskt gör ett påpekande om registreringarna enligt artikel 95 om personen är en av dess medborgare.

b) Varje medlemsstat som vill använda sig av denna möjlighet skall lämna en skriftlig begäran om detta till de medlemsstater hos vilka den vill göra denna möjlighet gällande.

c) Den eller de medlemsstater som mottar denna begäran skall omedelbart efter att ha infört registreringen göra ett påpekande för den medlemsstat som har begärt det.

d) Detta förfarande skall fortsätta att gälla till dess att det har upphävts genom en annan skriftlig begäran.

Om de omständigheter som anges i artikel 94.4 inte längre föreligger skall den medlemsstat som begärde påpekandet så snart som möjligt begära att det återkallas.

3.6 Åtgärd från Sirenekontorets sida vid mottagande av en registrering enligt artikel 95

När ett Sirenekontor mottar ett formulär A eller M skall det, eller en närstående enhet, så snart som möjligt söka igenom alla tillgängliga källor för att lokalisera personen. Om de uppgifter som lämnas av den begärande medlemsstaten inte är tillräckliga för att godtas av den mottagande medlemsstaten är detta inte skäl nog för att inte genomföra sökningen.

Om registreringen enligt artikel 95 godtas och personen lokaliseras eller häktas i medlemsstaten skall den europeiska arresteringsordern och/eller formulär A och M översändas till den medlemsstat som skall verkställa arresteringsordern. Om det är den ursprungliga europeiska arresteringsordern som begärs skall den sändas direkt till den verkställande rättsliga myndigheten av den utfärdande rättsliga myndigheten (om inte annat anges).

3.7 Utbyte av information vid träff

3.7.1 Information till medlemsstaterna om att en registrering upptäckts

Följande förfarande skall tillämpas:

a) En träff när det gäller en person, som har registrerats enligt artikel 95 skall alltid meddelas den registrerande medlemsstatens Sirenekontor. Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor skall, i förekommande fall, till Sirenekontoret hos den medlemsstat som har gjort upptäckten lämna alla relevanta och särskilda uppgifter samt informera det om vilka särskilda åtgärder som skall vidtas. Om den registrerande staten underrättas om en träff skall den artikel i tillämpningskonventionen som skall tillämpas vid en träff anges under rubrik 090 i formulär G. Om träffen gäller personer som är registrerade enligt artikel 95 skall Sirenekontoret i den medlemsstat där träffen har registrerats per telefon underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten efter det att formulär G översänts.

b) En medlemsstat som tidigare angivit att den avser att göra en registrering om en person eller ett föremål som redan har registrerats skall av den medlemsstat som gjort registreringen underrättas om alla träffar när det gäller den ursprungliga registreringen.

c) C-SIS meddelar automatiskt alla medlemsstater raderingen av en registrering. Detta ger en medlemsstat möjlighet att göra en registrering som tidigare var oförenlig med en registrering som nu raderats.

3.7.2 Förmedling av ytterligare information

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Ytterligare information om registreringar enligt artiklarna 95–100 kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

b) Om det är nödvändigt för de fortsatta operationerna efter en träff på en registrering (om ett brott eller ett hot mot allmän ordning och säkerhet har upptäckts, om det är nödvändigt att tydligare identifiera ett föremål, ett fordon eller en person osv.) skall den information som överförs som en komplettering till den information som föreskrivs i avdelning IV i tillämpningskonventionen, i synnerhet när det gäller artiklarna 99 och 100, grundas på artiklarna 39 och 46 i nämnda konvention. Lämpliga åtgärder skall vidtas av varje medlemsstat i syfte att säkerställa ett effektivt utbyte av kompletterande information enligt artiklarna 39 och 46.

3.7.3 Efter en träff

Slutanvändaren kan eventuellt behöva begära ytterligare uppgifter från Sirenekontoret för att på bästa sätt kunna verkställa det begärda förfarandet enligt SIS-tabellerna 4, 10 eller 16 (se bilaga 4).

Med vissa undantag skall den registrerande medlemsstaten informeras om träffen och om resultaten av denna.

Detta förfarande har tekniska följder, eftersom registreringen måste behandlas. Det kan bli nödvändigt med en radering av registreringen, vilket kan innebära att det är möjligt att införa en annan registrering som tidigare var utesluten från systemet.

3.8 Radering av registreringar

Informera de medlemsstater, som inte har kunnat göra sin registrering, om träffen och om raderingen av registreringen.

3.8.1 Upphävande när villkoren för att behålla registreringen inte längre uppfylls

Förutom efter en träff kan en registrering upphävas antingen direkt av C-SIS (om giltighetstiden har löpt ut) eller indirekt av den myndighet som gjorde registreringen (om villkoren för att behålla den i SIS är inte längre uppfyllda).

I båda fallen skall meddelandet från C-SIS om upphävande registreras automatiskt vid N-SIS så att det blir möjligt att göra en registrering som står på väntelistan.

N-SIS skall automatiskt underrätta Sirenekontoret om möjligheten att göra en registrering som står på väntelistan.

Sirenekontoret skall genomföra hela registreringsförfarandet enligt kategorin för denna registrering.

3.9 Missbruk av identitet

Se punkt 2.8 om missbruk av identitet.

3.9.1 Insamling och förmedling av uppgifter om den person vars identitet missbrukas

Så snart det fastställts att en persons identitet missbrukas skall kod 3 anges i registreringen. Den berörda personen skall förse det nationella Sirenekontoret med nödvändiga uppgifter som t.ex. verkliga personuppgifter och närmare uppgifter för identitetshandlingar, eller fylla i formulär Q.

Under förutsättning att villkoren nedan är uppfyllda skall dessutom fotografier och fingeravtryck för den person vars identitet missbrukas finnas tillgängliga hos Sirenekontoret.

I formulär Q hänför sig endast Schengennumret till uppgifterna om den person som eftersöks genom SIS-registreringen. Uppgifterna under rubriken 052 (dag för utfärdande av dokumentet) är obligatoriska. Under rubrik 083 (särskilda upplysningar om registreringen) skall det alltid anges vilken avdelning som skall kontaktas för ytterligare upplysningar om registreringen.

Dessa upplysningar kan endast behandlas om den person vars identitet missbrukas har gett sitt fria och uttryckliga samtycke till detta.

Vidare skall den registrerande medlemsstaten när den blir medveten om att en person som är registrerad i SIS missbrukar någon annans identitet kontrollera om det är nödvändigt att bibehålla den missbrukade identiteten i SIS-registreringen (för att hitta den eftersökta personen).

3.9.2 Förmedling av uppgifter om en person vars identitet missbrukas

Uppgifterna för den person vars identitet missbrukas skall göras tillgängliga endast i syfte att fastställa identiteten för den person som är föremål för kontroll och får under inga omständigheter användas för något annat ändamål.

4. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 96 (16)

Följande förfarande skall tillämpas:

— Inledning.

— Kontroll av om det finns flera registreringar, se Allmänna förfaranden punkt 2.1.

— Utbyte av information vid träff.

— Missbruk av identitet, se Allmänna förfaranden punkt 2.8.

— Sirpitförfarandet, se Allmänna förfaranden punkt 2.9.

4.1 Inledning

Utbyte av uppgifter om tredjelandsmedborgare som omfattas av en registrering enligt artikel 96 gör det möjligt för medlemsstaterna att fatta beslut när det gäller inresa eller visumansökningar. Om personen redan befinner sig på den berörda medlemsstatens territorium gör informationsutbytet det möjligt för medlemsstaterna att vidta de åtgärder som krävs för utfärdande av uppehållstillstånd eller för avvisning.

Den medlemsstat som rapporterar en träff kan begära bakgrundsinformation om registreringen och begära att den registrerande medlemsstaten tillhandahåller följande uppgifter:

— Typ av beslut och skälen till detta.

— Beslutsfattande myndighet.

— Datum för beslutet.

— Datum för anmälan av beslutet.

— Datum för verkställande av beslutet.

— Datum när beslutet upphör att gälla eller giltighetens längd.

De myndigheter som har ansvaret för att utfärda uppehållstillstånd eller viseringar skall underrätta parterna enligt artikel 5.2 och rådgöra med dem enligt artikel 25. Sirenekontoren skall inte vara inblandade i dessa förfaranden utom när det gäller överföringen av kompletterande uppgifter som har ett direkt samband med registreringarna (meddelande om träff, närmare angivelse av identitet t.ex.) eller radering av dessa.

Däremot kan Sirenekontoren vara inblandade i överföringen av kompletterande uppgifter som krävs för att avvisa en utlänning eller neka honom inresa eller i överföringen av uppgifter som följer av dessa åtgärder.

Sirenekontoren skall tjäna som centrala myndigheter för överföring och mottagande av kompletterande uppgifter i samband med det samrådsförfarande som avses i artikel 25.1 och 25.2 och de skall även på begäran av de myndigheter som ansvarar för utfärdandet av uppehållstillstånd eller viseringar utbyta formulären N (artikel 25.1) och O (artikel 25.2) för att behålla eller radera registreringen.

Om den medlemsstat som har utfärdat uppehållstillståndet upptäcker att innehavaren av tillståndet har registrerats enligt artikel 96 av en annan stat skall den underrätta Sirenekontoret om detta (via fax, formulär M etc.). Sirenekontoret i den registrerande staten skall då inleda det samrådsförfarande som avses i artikel 25.2 med hjälp av det formulär som är avsett för detta ändamål.

Om en tredje medlemsstat (en stat som varken har utfärdat uppehållstillståndet eller gjort registreringen) konstaterar att det finns en anledning till samråd skall den underrätta den stat som har utfärdat uppehållstillståndet och den registrerande medlemsstaten om detta.

4.2 Registreringar enligt artikel 96

Registrering i SIS.

4.3 Registrering av alias

I syfte att undvika alla typer av oförenliga registreringar på grund av införandet av ett alias skall berörda medlemsstater underrätta varandra om aliaset i fråga och överlämna alla relevanta uppgifter om den eftersökta personens verkliga identitet.

Den part som har fört in den ursprungliga registreringen ansvarar för registreringen av alias. Om det är ett tredjeland som får en träff på alias skall detta överföras till den part som har fört in den ursprungliga registreringen såvida inte detta land upprättar en egen registrering av alias.

4.4 Missbruk av identitet

Om den tjänsteman som utför kontrollen vid rådfrågningen av SIS finner att kod 3 angivits i fältet ”typ av identitet” skall han kontakta det nationella Sirenekontoret för att erhålla kompletterande uppgifter så att han kan klargöra om den person som är föremål för kontrollen är den eftersökta personen eller den person vars identitet missbrukas.

4.4.1 Insamling och förmedling av uppgifter om den person vars identitet missbrukas

Se punkt 2.8 om missbrukad identitet.

4.5 Utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade medlemsstaten kan lämna information om varje träff på en registrering enligt artikel 96 till den registrerande medlemsstaten. Om den senare anser det lämpligt skall den informera övriga medlemsstater.

b) På begäran kan de berörda medlemsstaternas Sirenekontor i enlighet med nationell lagstiftning bistå med att överföra nödvändig information till de specialiserade myndigheter som har ansvaret för utfärdandet av uppehållstillstånd och viseringar.

c) Om förfarandet i artikel 25 i tillämpningskonventionen medför att en registrering som har gjorts enligt artikel 96 raderas, skall Sirenekontoren i enlighet med sin nationella lagstiftning bistå med sitt stöd om detta begärs.

4.6 Nekad inresa eller avlägsnande från Schengenterritoriet

Följande förfarande skall tillämpas:

a) En medlemsstat kan begära att bli informerad om alla träffar på de registreringar enligt artikel 96 som den har infört. Den medlemsstat som vill utnyttja denna möjlighet skall lämna en skriftlig begäran till de andra medlemsstaterna.

b) Den anmodade medlemsstaten kan själv informera den registrerande medlemsstaten om att en träff har gjorts på en registrering enligt artikel 96 och att tredjelandsmedborgaren har nekats inresa eller avlägsnats från Schengenterritoriet.

c) Om en registrerad person upptäcks på det nationella territoriet skall den registrerande avtalsslutande parten överföra nödvändig information för att en tredjelandsmedborgare skall kunna avlägsnas (avvisas/utvisas). Denna information skall innehålla följande, med hänsyn till den upptäckande medlemsstatens behov och de uppgifter som är tillgängliga för den anmodade medlemsstaten: — Typ av beslut och skälen till detta. — Beslutsfattande myndighet. — Datum för beslutet. — Datum för anmälan av beslutet. — Datum för verkställande av beslutet. — Datum när beslutet upphör att gälla eller giltighetstidens längd.

Om en registrerad person upptäcks vid gränsen skall det förfarande som har fastställts av den registrerande avtalsslutande parten följas.

När det gäller undantagen i artikel 5 eller 25 i tillämpningskonventionen skall nödvändigt samråd äga rum mellan de berörda medlemsstaternas Sirenekontor.

Omedelbart utbyte av kompletterande information mellan Sirenekontoren kan också vara nödvändigt i särskilda fall för att en person skall kunna identifieras på ett tillförlitligt sätt.

4.7 Utbyte av information om tredjelandsmedborgare som nekas inresa

Om en tredjelandsmedborgare begär uppehållstillstånd eller visering och uppfyller villkoren i artikel 5 eller 25 i tillämpningskonventionen skall särskilda regler tillämpas av den myndighet som utfärdar detta tillstånd.

I undantagsfall kan det vara nödvändigt att medlemsstaterna informeras om en sådan träff. Att systematiskt lämna information är inte önskvärt på grund av att de konsulat och ambassader som registreringarna i artikel 96 riktar sig till är så många och så geografiskt spridda.

4.8 Information till Schengenstaterna om att en registrering upptäckts

Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten behöver inte systematiskt underrättas om träffar när det gäller registreringar enligt artikel 96 utan detta sker endast i undantagsfall.

Sirenekontoren skall emellertid tillhandahålla statistik om träffar.

Varje träff skall registreras på ett korrekt sätt, vilket även inbegriper träffar på registreringar enligt artikel 96. Det bör göras åtskillnad på träffar på registreringar som gjorts av en annan medlemsstat och träffar som rör den berörda medlemsstatens egna registreringar. Träffar skall indelas efter artikel.

5. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 97 (17)

Följande förfarande skall tillämpas:

— Kontroll av om det finns flera registreringar, se Allmänna förfaranden punkt 2.1.

— Påpekande på begäran av en annan medlemsstat.

— Utbyte av information vid träff.

— Missbruk av identitet, se Allmänna förfaranden punkt 2.8.

— Sirpitförfarandet, se Allmänna förfaranden punkt 2.9.

5.1 Registreringar enligt artikel 97

a) Registrering i SIS.

b) Påpekande på begäran av en annan medlemsstat.

5.2 Påpekanden

I artikel 94 ges en anmodad avtalsslutande part möjlighet att vägra att verkställa ett begärt förfarande på sitt territorium genom att begära ett påpekande om registreringen i fråga. Detta gäller även för registreringar enligt artikel 97. Samtidigt skall skälen till denna begäran lämnas.

5.2.1 Utbyte av information när ett påpekande görs

Sirenekontoren skall utbyta information för att medlemsstaterna skall kunna bedöma behovet av att göra ett påpekande.

Ett påpekande kan alltid göras (eller raderas) enligt artikel 94.4 om registreringar enligt artiklarna 95, 97 och 99. När det görs ett påpekande till registreringar enligt artiklarna 97 och 99 syns inte påpekandet på skärmen när slutanvändaren rådfrågar systemet. Registreringar enligt artikel 95 följer ett annat förfarande. Det åligger varje medlemsstat att snabbt lokalisera de registreringar som förmodligen kräver ett påpekande.

5.2.2 Samråd mellan medlemsstaterna inför ett påpekande

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om en medlemsstat behöver göra ett påpekande skall den rikta en sådan begäran till den registrerande medlemsstaten med angivande av skälen till påpekandet.

b) Så snart informationen utbytts kan det bli nödvändigt med en ändring, en radering eller ett tillbakadragande av registreringen.

5.2.3 Begäran om att ett påpekande skall göras

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade medlemsstaten skall begära att den registrerande medlemsstaten gör ett påpekande om en registrering enligt artikel 95, 97 eller 99. Denna begäran skall göras på formulär F.

b) Den registrerande medlemsstaten skall göra påpekandet omedelbart.

5.3 Efter en träff

Slutanvändaren kan eventuellt behöva begära ytterligare uppgifter från Sirenekontoret för att på bästa sätt kunna verkställa det begärda förfarandet enligt SIS-tabellerna 4, 10 eller 16 (se bilaga 4).

Med vissa undantag skall den registrerande medlemsstaten informeras om träffen och om resultaten av denna.

Detta förfarande har tekniska följder, eftersom registreringen måste behandlas. Det kan bli nödvändigt med en radering av registreringen, vilket kan innebära att det är möjligt att införa en annan registrering som tidigare var utesluten från systemet.

5.3.1 Förmedling av ytterligare information

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Ytterligare information om registreringar enligt artiklarna 95–100 kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

b) Sirenekontoren skall, i det mån det är möjligt, överföra relevant medicinsk information om de personer som registreras enligt artikel 97 om åtgärder måste vidtas för att skydda dem. Den överförda informationen skall bevaras endast så länge som det är absolut nödvändigt och användas enbart i samband med den medicinska behandlingen av den berörda personen.

c) Om det är nödvändigt för de fortsatta operationerna efter en träff på en registrering (om ett brott eller ett hot mot allmän ordning och säkerhet har upptäckts, om det är nödvändigt att tydligare identifiera ett föremål, ett fordon eller en person osv.) skall den information som överförs som en komplettering till den information som föreskrivs i avdelning IV i tillämpningskonventionen, i synnerhet när det gäller artiklarna 99 och 100, grundas på artiklarna 39 och 46 i nämnda konvention. Lämpliga åtgärder skall vidtas av varje medlemsstat i syfte att säkerställa ett effektivt utbyte av kompletterande information enligt artiklarna 39 och 46.

6. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 98 (18)

6.1 Registreringar enligt artikel 98

Följande förfarande skall tillämpas:

— Kontroll av om det finns flera registreringar, se Allmänna förfaranden punkt 2.1.

— Utbyte av information vid träff.

— Missbruk av identitet, se Allmänna förfaranden punkt 2.8.

— Sirpitförfarandet, se Allmänna förfaranden punkt 2.9.

— Registrering i SIS.

6.2 Efter en träff

Slutanvändaren kan eventuellt behöva begära ytterligare uppgifter från Sirenekontoret för att på bästa sätt kunna verkställa det begärda förfarandet enligt SIS-tabellerna 4, 10 eller 16 (se bilaga 4).

Med vissa undantag skall den registrerande medlemsstaten informeras om träffen och om resultaten av denna.

Detta förfarande har tekniska följder, eftersom registreringen måste behandlas. Det kan bli nödvändigt med en radering av registreringen, vilket kan innebära att det är möjligt att införa en annan registrering som tidigare var utesluten från systemet.

6.2.1 Förmedling av ytterligare information

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Ytterligare information om registreringar enligt artiklarna 95–100 kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

b) Om det är nödvändigt för de fortsatta operationerna efter en träff på en registrering (om ett brott eller ett hot mot allmän ordning och säkerhet har upptäckts, om det är nödvändigt att tydligare identifiera ett föremål, ett fordon eller en person osv.) skall den information som överförs som en komplettering till den information som föreskrivs i avdelning IV i tillämpningskonventionen, i synnerhet när det gäller artiklarna 99 och 100, grundas på artiklarna 39 och 46 i nämnda konvention. Lämpliga åtgärder skall vidtas av varje medlemsstat i syfte att säkerställa ett effektivt utbyte av kompletterande information enligt artiklarna 39 och 46.

7. REGISTRERINGAR ENLIGT ARTIKEL 99 (19)

Följande förfarande skall tillämpas:

— Förhandskontroll för att säkerställa samrådsförfarandet.

— Kontroll av om det finns flera registreringar, se Allmänna förfaranden punkt 2.1.

— Påpekande på begäran av en annan medlemsstat.

— Utbyte av information vid träff.

— Sirpitförfarandet, se Allmänna förfaranden punkt 2.9.

7.1 Beslut enligt artikel 99.2

a) Registrering i SIS.

b) Påpekande på begäran av en annan medlemsstat.

7.2 Registrering av alias

a) I syfte att undvika alla typer av oförenliga registreringar på grund av införandet av ett alias skall berörda medlemsstater underrätta varandra om aliaset i fråga och överlämna alla relevanta uppgifter om den eftersökta personens verkliga identitet. Den part som har fört in den ursprungliga registreringen ansvarar för registreringen av alias. Om det är ett tredjeland som får en träff på alias skall detta överföras till den part som har fört in den ursprungliga registreringen såvida inte detta land upprättar en egen registrering av alias.

b) De andra medlemsstaterna skall underrättas om alias beträffande registreringar enligt artikel 99. Sirenekontoren skall vid behov skicka denna information vidare till sina behöriga nationella myndigheter när det gäller varje registreringskategori.

c) Registrering i SIS.

7.3 Samråd mellan medlemsstaterna före registreringar som gäller statens säkerhet

Om en registrering görs för hemlig övervakning eller särskild kontroll när det gäller statens säkerhet skall den registrerande medlemsstaten först rådgöra med de övriga medlemsstaterna.

Det krävs ett särskilt förfarande för att sekretessen för vissa uppgifter skall behållas och kontakterna mellan de myndigheter som har ansvaret för statens säkerhet bör därför hållas åtskilda från kontakterna mellan Sirenekontoren.

I varje särskilt fall skall Sirenekontoren förvissa sig om att samrådsförfarandet fungerar väl och notera resultaten. Det egentliga informationsutbytet skall ske direkt mellan de berörda specialiserade myndigheterna.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Innan en registrering görs skall den berörda säkerhetsmyndigheten direkt kontakta sina Schengenmotsvarigheter. Syftet med detta är framförallt att fastställa om det finns några invändningar mot den planerade registreringen.

b) Efter informationsutbytet skall den säkerhetsmyndighet som önskar göra registreringen sända resultatet av detta utbyte till sitt nationella Sirenekontor.

c) Sirenekontoret skall underrätta de andra Sirenekontoren så att dessa kan samråda med sina respektive säkerhetsavdelningar (formulär M).

d) Så snart den registrerande medlemsstatens Sirenekontor fastställt att samrådsförfarandet slutförts på ett korrekt sätt skall det godkänna registreringen.

e) Om en medlemsstat skulle stöta på svårigheter i samband med införandet av en registrering skall dess Sirenekontor underrätta den registrerande medlemsstaten om detta.

f) Om den registrerande medlemsstaten önskar behålla registreringen kan den anmodade medlemsstaten begära att ett påpekande görs. Detta kan dras tillbaka om det efter en närmare granskning visar sig vara onödigt. I annat fall skall det behållas, vilket innebär att det förfarande som normalt sett skall följas skjuts upp.

7.4 Påpekanden

I artikel 99 ges en anmodad avtalsslutande part möjlighet att vägra att verkställa ett begärt förfarande på sitt territorium genom att begära ett påpekande om en registrering. Detta gäller även för registreringar enligt artikel 99. Samtidigt skall skälen till denna begäran lämnas.

7.4.1 Utbyte av information när ett påpekande görs

Sirenekontoren skall utbyta information för att medlemsstaterna skall kunna bedöma behovet av att göra ett påpekande.

Ett påpekande kan alltid göras (eller raderas) enligt artikel 94.4 om registreringar enligt artiklarna 95, 97 och 99. När det görs ett påpekande till registreringar enlig