Presidiets beslut om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets handlingar

(2001/C 374/01)

EUROPAPARLAMENTETS PRESIDIUM HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av artikel 255.2 och 255.3 i EG-fördraget,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar, i synnerhet artiklarna 11, 12 och 18,

med beaktande av artiklarna 22.2, 171.1, artikel 172 och bilaga VII till parlamentets arbetsordning, och

av följande skäl:

De allmänna principerna för tillgång till handlingar har fastställts i enlighet med artikel 255.2 i EG-fördraget och förordning (EG) nr 1049/2001.

I enlighet med artikel 255.3 i EG-fördraget och artikel 18.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 har Europaparlamentet genom ett beslut av den 13 november 2001 anpassat sin arbetsordning.

Enligt artikel 172.2, 172.3 och 172.4 i Europaparlamentets arbetsordning skall presidiet anta regler för att inrätta ett register över hänvisningar till handlingar samt förfaranden för tillgång till handlingar och utse de myndigheter som blir ansvariga för behandlingen av dessa handlingar.

Presidiets beslut av den 10 juli 1997 om allmänhetens tillgång till parlamentets handlingar och presidiets beslut av den 17 april 1998 om avgifter för mycket omfattande handlingar har upphävts genom Europaparlamentets beslutet av den 13 november.

De bestämmelser som avser systemet för utlämnande av handlingar skall anpasses till föreskrifterna i artikel 10 i förordning (EG) nr 1049/2001, för att klargöra den extra avgift som sökanden skall betala då det rör sig om tillhandahållande av omfattande handlingar.

För att underlätta medborgarnas insyn är det lämpligt att i ett enda beslut samla bestämmelser om hur registret över Europaparlamentets handlingar skall föras.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVSNITT I

REGISTRET ÖVER HÄNVISNINGAR

Artikel 1

Upprättande

1. Registret över hänvisningar upprättas inom institutionen med tillämpning av artikel 11.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 och artikel 172.3 i arbetsordningen.

2. Det således upprättade registret över hänvisningar skall innehålla hänvisningar till handlingar som upprättats inom eller mottagits av institutionen från och med det datum då förordning (EG) nr 1049/2001 (den 3 december 2001).

3. Hänvisningen utgör "handlingens identitetskort" och innehåller inte bara de uppgifter som krävs enligt artikel 11.2 i förordning (EG) nr 1049/2001, utan även, i möjligaste mån, uppgifter som gör det möjligt att identifiera den myndighet som upprättat varje handling, de språk på vilka handlingen finns tillgänglig, handlingens status, handlingens kategori och den plats där handlingen finns förvarad.

Artikel 2

Mål

Registret över hänvisningar skall vara utformat så att det för det möjligt

- att använda ett enhetligt referenssystem,

- att ge direkt tillgång til handlingar, i synnerhet lagstiftningshandlinar, i elektronisk form,

- att identifiera handlingar som inte är tillgängliga i elektronisk form,

- att söka efter handlingar som inte är tillräckligt väl identifierade av sökanden,

- att identifiera handlingar som enbart tillhandahålls allmänheten i enlighet med de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001;

- att registrera konfidentiella handlingar med iakttagande av de restriktioner som föreskrivs i artikel 9 i ovannämnda förordning.

Artikel 3

Förvaltning

Den enhet som har i uppgift att förvalta registret över hänvisningar skall ansvara för följande:

- Att kontrollera registreringen av handlingar som parlamentet upprättat eller mottagit.

- Att ta emot ansökningar om tillgång i skriftlig eller elekronisk form och att föra en planeringskalender för att iaktta tidsfristen om 15 arbetsdagar för svar.

- Att sända en bekräftelse om mottagande.

- Att hjälpa sökanden att precisera innehållet i ansökan.

- Att underlätta sökandens tillgång till redan offentliggjorda handlingar.

- Att vidarebefordra ansökan till den enhet som är ansvarig eller till behörig person när ansökningen rör en handling som inte finns upptagen i registret eller när ansökningen rör en handling som ofattas av de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001;

- Att samråda med sökanden i fråga om mycket långa eller komplexa handlingar.

Artikel 4

Registrering av handlingar

1. Varje handling som institutionen upprättar skall registreras i registret över hänvisningar så snart som möjligt. Generalsekreteraren skall anta de interna genomförandebestämmelser som behövs för att garantera att samtliga handlingar som Europaparlamentet upprättar registreras.

2. I det avseendet skall det organ eller den enhet som har givit upphov till handlingen ansvara för att Europaparlamentets handlingar, sådana de anges i artikel 172.2 i arbetsordningen, registreras i registret över hänvisningar.

3. En handling som upprättas inom ramen för ett lagstiftningsförfarande eller parlamentarisk verksamhet registreras i registret så snart den läggs fram eller offentliggörs.

4. Övriga handlingar som faller inom befogenhetsområdet för Europaparlamentets generalsekretariats administrativa enheter skall registreras i registret över hänvisningar i möjligaste mån, från och med det att den enhet som har givit upphov till handlingen givit sitt tillstånd.

5. Varje handling som institutionen tar emot från tredje part i den mening som avses i artikel 3 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall översändas via posttjänsten till registret över hänvisningar, vilken skall registrerav den, om det inte rör sig om en känslig handling i den mening som avses i artikel 9 i ovannämnda förordning, för vilken de restriktioner som fastslås i artikeln skall iakttas.

Artikel 5

Direkt tillgängliga handlingar

1. Samtliga handlingar som Europaparlamentet upprättar eller tar emot inom ramen för lagstiftningsförfarandet skall vara tillgängliga för medborgarna i elektronisk form, med förbehåll för de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.

2. I det avseendet skall Europaparlamentet göra samtliga lagstiftningshandlingar tillgängliga genom registret, vilket kommer att göra det möjligt för medborgarna att få tillgång till hela texten i handlingarna.

3. Europaparlamentet skall göra registret tillgängligt på elektronisk väg på webbplatsen Europarl och garantera medborgarna hjälp "on line" i fråga om förfarandena för att inge ansökningar om tillgång till handlingar.

4. Övriga handlingar, i synnerhet handlingar om utarbetandet av politik eller strategier, skall i möjligaste mån hållas direkt tillgängliga.

5. De kategorier av handlingar som är direkt tillgängliga skall finnas upptagna i en förteckning som parlamentet antar och som bifogas arbetsordningen. Handlingar som inte är upptagna i förteckningen skall vara tillgängliga efter skriftlig ansökan.

Artikel 6

Handlingar som görs tillgängliga efter ansökan

1. En handling som Europaparlamentet upprättar eller tar emot utanför lagstiftningsförfarandet skall i mån av möjlighet vara direkt tillgänglig för medborgarna via registret, med förbehåll för de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001.

2. När registreringen av en handling i registret över hänvisningar inte medger direkt tillgång till hela texten, antingen för att handlingen inte finns tillgänglig i elektronisk form eller på grund av tillämpningen av de undantag som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001, kan sökanden begära tillgång till handlingen skriftligt eller genom att använda det elektroniska formulär som finns tillgängligt på webbplatsen Europarl. Parlamentet kan antingen bevilja tillgång till handlingen eller skriftligen ange skälen för att ansökningen helt eller delvis har avslagits.

3. En handling som Europaparlamentet upprättat eller tagit emot innan förordning (EG) nr 1049/2001 trädde i kraft och som följaktligen inte är tillgänglig i registret över hänvisningar, skall vara tillgänglig efter skriftlig ansökan, med förbehåll för de restriktioner som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i ovannämnda förordning.

Artikel 7

Lagring av handlingar

1. Varje handling skall sparas i arkivet i databasen för registret över hänvisningar. Denna databas skall innehålla samtliga handlingar som parlamentet upprättat, skall översända en kopia av uppgifterna och handlingarna till Europaparlamentets historiska arkiv (ARCDOC).

2. Fram till det att databasen för arkivering av de handlingar som skall registreras i registret inte är klart att tas i bruk skall den enhet som ansvarar för registret använda de system och databaser som redan finns i Europaparlamentet och begränsa sig till att upprätta länkar till dessa, för att kunna hämta nödvändiga uppgifter och hålla handlingarnas hela text tillgänglig.

AVSNITT II

URSPRUNGLIGA ANSÖKNINGAR

Artikel 8

Ingivande av urspungliga ansökningar

1. En ansökan om tillgång till en av Europaparlamentets handlingar skall inges skriftligen eller i elektronisk form på ett av de språk som anges i artikel 314 i EG-fördraget.

2. Ansökan skall vara tillräckligt utförlig och i synnerhet innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera den handling eller de handlingar som begärs, samt sökandens namn och adress.

3. Om en ansökan inte är tillräckligt utförlig skall institutionen uppmana sökanden att förtydliga sin ansökan och bistå sökanden med detta.

4. Sökanden är inte skyldig att ange några skäl för sin ansökan.

Artikel 9

Behandling av skrifliga ansökningar

1. Varje ansökan om tillgång till en handling som finns hos parlamentet skall, samma dag som den registreras av posttjänsten, tilldelas den enhet som ansvarar för att administrera registret över hänvisningar, vilken skall bekräfta mottagandet, upprätta ett svar och tillhandahålla handlingen inom den föreskrivna tidsfristen.

2. När ansökan avser en handling som parlamentet har upprättat och som omfattas av ett av de undantag som föreskrivs i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, skall den enhet som ansvarar för registret över hänvisningar vända sig till den enhet eller det organ som har upprättat handlingen som skall föreslå hur ansökan skall besvaras inom fem arbetsdagar.

3. När det uppstår tvivel om huruvida en handling från tredje part skall spridas, hör Europaparlamentet denna part och ger den en frist om fem arbetsdagar för att uttala sig, så att det kan avgöras om ett av de undantag som föreskrivs i artiklarna 4 och 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpligt.

4. När ansökan om en handling ställd till Europaparlamentet rör en handling som ännu inte har offentliggjorts av den institution som har upprättat handlingen, skall parlamentet ge den för handlingen ansvariga institutionen en frist om fem arbetsdagar för att uttrycka eventuella förbehåll om huruvida handligen skall spridas.

5. Om inget svar lämnas inom fem arbetsdagar, skall parlamentet fortsätta förfarandet.

Artikel 10

Behandling av ansökningar i elektronisk form

1. Varje ansökan som inges i elektronisk form skall vidarebefordras till den adress som öppnats på Europaparlamentets webbplats, varvid det föreskrivna elektroniska formuläret och systemet för hjälp "on line" skall användas i så stor utsträckning som möjligt, då det inrättats för att underlätta ingivandet av sådana ansökningar.

2. En ansökan i elektronisk form som adresserats till Europaparlamentets webbplats (Europarl) skall automatiskt vidarebefordras till den enhet som ansvarar för registret över hänvisningar för registrering och behandling.

3. En ansökan som tas emot i elektronisk form och som innehåller samtliga nödvändiga uppgifter som anges i artikel 8 i detta beslut skall automatiskt aktivera vidarebefordran av en bekräftelse av mottagande till sökanden.

4. De förfaranden som anges i artikel 9.2 och följande artiklar i detta beslut och som rör behandlingen av en ursprunglig ansökan som ingivits i skriftlig form skall tillämpas även på ansökningar som ingivits i elekronisk form.

Artikel 11

Svarsfrist

1. Den enhet som ansvarar för registret över handlingar skall inom 15 arbetsdagar efter det att en ansökan registrerats bevilja tillgång till den begärda handlingen och ge tillgång till den i enlighet med artikel 10 inom samma tidsfrist.

2. Om Europaparlamentet inte kan bevilja tillgång till den begärda handlingen, skall den skriftligen ange skälen för att ansökan helt eller delvis har avslagits och upplysa sökanden om dennes rätt att göra en bekräftande ansökan.

3. I detta fall skall sökanden ha en tidsfrist om 15 arbetsdagar efter att ha mottagit beskedet för att inge den bekräftande ansökningen.

4. I undantagsfall, om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i punkt 1 förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.

5. Om inget besked ges av institutionen inom den föreskrivna tidsfristen skall sökanden ha rätt att inge en bekräftande ansökan.

6. Den tidsfrist om 15 arbetsdagar som föreskrivs i artikel 7 i förordning (EG) nr 1049/2001 börjar löpa från och med dagen för registrering av den urprungliga ansökan.

Artikel 12

Behörig myndighet

1. Urspungliga ansökningar som inges till Europaparlamentet skall behandlas av generalsekreteraren, vilken ansvarar inför talmannen och den vice talman som ansvarar för tillsynen över behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, såsom föreskrivs i artikel 172.6 i arbetsordningen.

2. Bifall av ursprungliga ansökningar skall översändas till sökanden av generalsekreteraren själv eller av dennes företrädare.

3. Beslut om avslag på en ursprunglig ansökan skall med vederbörlig motivering fattas av generalsekreteraren på förslag av den enhet eller det organ som har upprättat handlingen. Varje avslag skall tillställas parlamentets presidium för kännedom.

4. Generalsekreteraren får när som helst hänvända sig till rättstjänsten och/eller den ansvarige för uppgiftsskydd.

AVSNITT III

BEKRÄFTANDE ANSÖKNINGAR

Artikel 13

Ingivande

1. En bekräftande ansökan kan adresseras till parlamentet i skriftlig eller elektronisk form inom 15 arbetsdagar, antingen från och med mottagande av beskedet om att ansökan om tillgång till den begärda handlingen avslagits helt eller delvis, eller om inget svar på den ursprungliga ansökan överhuvudtaget ges.

2. Den bekräftande ansökan skall avfattas enligt de formella krav som föreskrivs i artikel 8 i detta beslut.

Artikel 14

Behandling

1. En bekräftande ansökan registreras enligt de förfaranden som föreskrivs i artiklarna 9.1 och 10.2 i detta beslut avseende ansökningar i skriftlig eller elektronisk form.

2. Registret över hänvisningar skall sända sökanden en bekräftelse om mottagande och skall inleda de förfaranden som anges i artiklarna 9 och 10 i detta beslut i syfte att förbereda institutionens svar.

3. Parlamentets skall inom 15 arbetsdagar efter det att en ansökan registrerats antingen bevilja tillgång till handlingen eller skriftligen ange skälen till att ansökan helt eller delvis har avslagits.

4. I undantagsfall, om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i föregående punkt förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges.

Artikel 15

Behörig myndighet

1. Det ankommer på parlamentets presidium att besvara varje bekräftande ansökan.

2. Den vice talman som ansvarar för tillsynen över behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar skall på förslag av generalsekreteraren förelägga presidiet ett förslag till beslut.

3. Generalsekreteraren skall i detta avseende höra rättstjänsten och/eller den ansvarige för uppgiftsskydd, som skall avge sitt yttrande inom tre arbetsdagar.

4. För att iaktta den i artikel 8 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivna tvingande tidsfristen om svar inom 15 arbetsdagar, kan presidiet delegera beslut i fråga om varje bekräftande ansökan till den vice talman som ansvarar för tillsynen över behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar.

Artikel 16

Överklagande

1. Om Europaparlamentet helt eller delvis avslår en ansökan skall institutionen underrätta sökanden om de rättsmedel som finns, nämligen om möjligheten att väcka talan mot institutionen och/eller framföra klagomål till Europeiska ombudsmannen enligt de villkor som anges i artikel 230 respektive 195 i EG-fördraget.

2. Om inget besked ges inom den föreskrivna tidsfristen, skall ansökan anses ha avslagits och sökanden skall ha rätt att väcka talan och/eller framföra klagomål i enlighet med relevanta bestämmelser i föregående punkt.

AVSNITT IV

REGISTRERING AV OCH TILLGÅNG TILL KÄNSLIGA HANDLINGAR

Artikel 17

Registrering av känsliga handlingar

1. För registrering av handlingar som klassificeras som känsliga i den mening som avses i artikel 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 och som härrör från institutionerna, organ som har upprättats av dem eller från medlemsstaterna, tredje länder eller internationella organisationer, skall den myndighet varifrån handlingen härrör i förväg ha givit sitt samtycke.

2. Den myndighet varifrån den känsliga handlingen härrör skall översända handlingen direkt till parlamentets talman på lämpligaste sätt, för att garantera sekretess för handlingens innehåll.

3. Varje översändande av en känslig handling skall åtföljas av ett ställningstagande från den myndighet varifrån den känsliga handlingen härrör i fråga om tillstånd till registrering och spridning av handlingen.

4. Om den myndighet varifrån handlingen härrör godkänner att handlingen registreras i Europaparlamentets register över hänvisningar, ankommer det på talmannen att precisera de hänvisningar som kan anges i registret över hänvisningar. Talmannen skall ta emot råd från den vice talman som ansvarar för tillsynen över behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, från generalsekreteraren eller, i förekommande fall, av ordföranden för berört utskott.

5. Varje handling som upprättats av parlamentet och som hänför sig till en handling som klassificerats som känslig i den mening som avses i artikel 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall endast med talmannens tillstånd registreras och lämnas ut. De hänvisningar som en sådan handling ges skall fastställas på samma villkor som föreskrivs i föregående punkt.

6. Om en institution ger uttryck för tvivel om huruvida de handlingar som parlamentet har mottagit omfattas av sekretess, skall frågan underställas den interinstitutionella kommitté som upprättats genom artikel 15.2 i förordning (EG) nr 1049/2001.

Artikel 18

Behandling av ansökningar om tillgång till handlingar

1. En ansökan om tillgång till en handling som skall anses vara känslig i den mening som avses i artikel 9 i förordning (EG) nr 1049/2001, som inges i skriftlig eller elektronisk form, skall registreras enligt de förfaranden som fastslås i artiklarna 9.1 eller 10.2 i detta beslut.

2. Generalsekreteraren skall översända ansökan om tillgång till en känslig handling till talmannen. Det ankommer på presidiet att besvara en sådan ansökan, i skedet för den ursprungliga eller den bekräftande ansökan. Presidiet kan delegera befogenheten till talmannen i enlighet med artikel 22.10 i parlamentets arbetsordning. I detta fall skall talmannen ta emot råd från den vice talman som ansvarar för tillsynen över behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, från generalsekreteraren eller, i förekommande fall, av ordföranden för berört utskott.

3. Den tidsfrist om 15 arbetsdagar som föreskrivs i artiklarna 7 och 8 i förordning (EG) nr 1049/2001 börjar löpa från och med dagen för registrering av den ursprungliga eller bekräftande ansökan.

Artikel 19

Behöriga personer

De personer som har rätt att ta del av känsliga handlingar är: Europaparlamentets talman, den vice talman som ansvarar för tillsynen över behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, ordföranden för direkt berört utskott samt generalsekreteraren, om inte särskild behörighet föreskrivs i avtal som ingåtts med de andra institutionerna.

Artikel 20

Skydd av känsliga handlingar

1. En känslig handling i den mening som avses i artikel 9 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall omfattas av strikta säkerhetsregler, så att handläggningen inom institutionerna av handlingen omfattas av sekretess.

2. I det avseendet skall generalsekreteraren tillställa presidiet ett förslat till reglering som skall beakta de kontakter som förekommit och de avtal som ingåtts med kommissionen och rådet.

3. Det förslag som presidiet antar skall föreläggas kammaren för godkännande och den godkända texten skall bifogas Europaparlamentets arbetsordning.

AVSNITT V

TILLHANDAHÅLLANDE AV HANDLINGAR

Artikel 21

Leverans

1. Handlingen skall ställas till förfogande antingen genom tillhandahållande i pappersform eller i elektroniskt format, med fullständigt beaktande av sökandens önskemål.

2. Om Europaparlamentet eller en annan institution redan har spridit handlingen och den är lättåtkomlig, kan Europaparlamentet bevilja tillgång till den begärda handlingen genom att upplysa sökanden om hur den önskade handlingen kan erhållas.

Artikel 22

Kostnad för svaret

1. Kostnaden för framställning och utskick av kopior får åläggas sökanden. Avgiften får inte vara högre än den faktiska kostnaden för att framställa och skicka kopiorna.

2. Att ta del av en handling på stället, erhålla kopior på färre än 20 A4-sidor och ges direkt tillgång i elektronisk form eller via registret skall vara kostnadsfritt.

Artikel 23

Ansökningar om omfattande handlingar

1. För utlämnande av handlingar som är längre än 20 A4-sidor tas en avgift ut om 10 euro plus 0,030 euro per sida.

2. Avgiften kan ändras genom beslut av parlamentets presidium på förslag av generalsekreteraren.

3. Avgifterna för andra sätt för översändande av handlingar skall fastställas av generalsekreteraren, men får inte får vara högre än den faktiska kostnaden för översändandet.

4. Om upprepade eller på varandra följande ansökningar inges om mycket långa handlingar eller om ett stort antal handlingar, får institutionen samråda informellt med sökanden för att finna en lösning.

5. Offentliggjorda handlingar berörs inte av detta beslut och fortsätter att omfattas av sitt eget prissystem.

Artikel 24

Tilläggskostnad för översättning

För det fall sökanden begär en översättning till ett annat språk än de språk som finns tillgängliga, skall den prislista som gäller inom institutionen för frilansöversättningar tillämpas.

AVSNITT VI

TILLÄMPNING AV BESLUTET

Artikel 25

Tillämpning

Detta beslut är tillämpligt med iakttagande av och utan att påverka bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001 samt i parlamentets arbetsordning.

Artikel 26

Översyn

Detta beslut skall bli föremål för en ny prövning två år efter att det trätt i kraft. Inför denna prövning skall parlamentets generalsekreterare lägga fram en rapport om beslutets genomförande.

Artikel 27

Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Det register över hänvisningar som upprättas genom beslutet skall träda i kraft den 3 juni 2002.

Utfärdat i Bryssel den 28 november 2001.

För presidiet

Nicole Fontaine

Talman