Rapport

om årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet (Angers) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998, samt myndighetens svar

(1999/C 372/10)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till förvaltningsrådet för Gemenskapens växtsortsmyndighet i enlighet med artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Gemenskapens växtsortsmyndighet för det budgetår som avslutades den 31 december 1998. I enlighet med artikel 110 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har budgeten genomförts under myndighetens ordförandes ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 112 i rådets förordning (EG) nr 2100/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för gemenskapens växtsortsmyndighet för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Nya byggnader

5. Myndigheten förvärvade 1998 ett privat palats i centrum av staden Angers. Palatset har delvis klassats som kulturminnesmärke och användes ända tills nyligen som hotell och restaurang.

På grund av byggnadens inre utformning och den bristande användbarheten hos vissa lokaler finns inte utrymme för samtliga av myndighetens 30 anställda. Man har därför varit tvungen att förvärva ytterligare kontorsytor från en fastighet bakom palatset. De båda byggnaderna upptar tillsammans en yta på 1150 m2, av vilken endast en del kommer att kunna användas som kontor. Palatset måste helt och hållet byggas om invändigt för att kunna användas som kontor efter att ha tjänat som hotell- och restauranglokal. I en förberedande undersökning har kostnaden för de arbeten som krävs beräknats till 0,8 miljoner euro. Detta belopp upptogs i budgeten för 1999. Kostnaden för den första plan som lagts fram av den arkitekt som slutgiltigt valts ut för uppdraget uppgår till ungefär 1,3 miljoner euro, vilket innebär en ökning med 61 % jämfört med den beräkning som gjordes i samband med beslutet att förvärva palatset.

Det totala beräknade beloppet för arbetet fördelar sig sålunda:

>Plats för tabell>

Det belopp som kommer att belasta myndighetens budget skall minskas med återstoden av det bidrag på 1,524 miljoner euro som anslagits av de lokala myndigheterna för att betala hysandet av myndigheten i Angers. Den 31 december 1998 hade 0,172 miljoner euro av detta bidrag redan använts för att täcka kostnaderna för myndighetens nuvarande lokaler.

Med tanke på ombyggnadsarbetets karaktär bör myndigheten noga se till att den planerade budgeten inte överskrids.

Rådgivande kommittén för upphandling och avtal

6. Rådgivande kommittén för upphandling och avtal består av tre tillfälligt anställda vid myndigheten samt en observatör som företräder controllern. De förslag till beslut som överlämnas till rådgivande kommittén för upphandling och avtal kommer huvudsakligen från myndighetens ordförande som beslutar om vilka transaktioner som skall utföras och vilket företag som skall tilldelas kontrakt. Då myndighetens ordförande även fungerar som utanordnare vore det önskvärt att denne överlät framläggandet av handlingarna inför kommittén åt en administratör.

Språkkurser

7. Under budgetåret 1998 uppgick utgifterna för språkkurser för anställda och deras familjemedlemmar till 48524 ecu. Tjänsterna utfördes och fakturerades av ett och samma företag. När det gäller belopp i denna storleksordning skall rådgivande kommittén tillfrågas, vilket också skedde i detta fall. Myndighetens ordförande lade inför kommittén fram ett otillräckligt motiverat förslag till beslut i vilket han tillkännagav sin avsikt att anlita samma företag för kurser i alla språk utan att ange någon tidsgräns.

Personalpolitik

8. Hela den fasta personalen vid myndigheten består av tillfälligt anställda av vilka endast tre är tillsvidareanställda. Inhyrd personal anlitas i stor utsträckning och utgifterna för denna typ av anställning har ökat till 136382 ecu, vilket innebär en ökning med 67 % jämfört med föregående budgetår. Trots flera ansträngningar stöter myndigheten på svårigheter i sin strävan att rekrytera administrativ personal på kortvariga tillfälliga kontrakt, samtidigt som man försöker åstadkomma en jämn fördelning mellan olika nationaliteter.

Tjänsteresor och ersättning för utgifter för experter och förvaltningsrådsledamöter

9. Myndigheten betalar in en del av ersättningarna för experter och förvaltningsrådsledamöter på personliga konton. Regeln bör vara att ersättningar till alla experter och medlemmar av förvaltningsrådet skall betalas ut till nationella myndigheter. Varje undantag från denna regel bör vederbörligen motiveras.

10. Vidare borde färdbevisen alltid visas upp (gäller även för tågresor) och stämplas så att det tydligt framgår att de ersätts. När det gäller flygresor borde boardingkortet lämnas in till myndigheten.

Försening i fastställandet av kostnader för provning

11. I grundförordningen(3) föreskrivs följande vad gäller förfaranden vid myndigheten: "(...) före den 27 april 1997 skall förvaltningsrådet fastställa enhetliga metoder för kostnadsberäkningen och enhetliga bestämmelser om godkända kostnadsposter, vilka skall gälla för alla bemyndigade provningsmyndigheter". Förvaltningsrådet har fortfarande inte fattat något sådant beslut. Slutdatumet, som från början fastställdes till den 27 april 1997, har skjutits upp flera gånger. Det senaste beslutet i denna fråga fattades vid förvaltningsrådets sammanträde den 7 och 8 april 1998, då slutdatumet sköts upp till den 31 december 1999.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 11 november 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 227, 1.9.1994, s 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter upprättats den 26 mars 1999 och därefter överlämnats till myndighetens förvaltningsråd, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 30 mars 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) Kommissionens förordning (EG) nr 1239/95 (EGT L 121, 1.6.1995, s. 37).

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1998 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1998 och 1997

>Plats för tabell>

Gemenskapens växtsortsmyndighets svar

Nya byggnader (Punkt 5)

Den totala ytan i de två byggnader som växtsortsmyndigheten förvärvat är 1150 m2.

Den användbara kontorsytan är 418 m2 i den första byggnaden och 188 m2 i den andra. Resten utgörs av nyttoutrymmen som kommer att användas till mötesrum, väntrum, arkivrum, tekniska lokaler, hygienutrymmen och korridorer.

När det gäller ombyggnadsarbeten kommer växtsortsmyndigheten att omsorgsfullt respektera de kriterier för en sund ekonomisk förvaltning som avses i artikel 2 i dess budgetförordning.

Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (Punkt 6)

Förutom i undantagsfall, då det kan vara berättigat att växtsortsmyndighetens ordförande lämnar handlingar till den rådgivande kommittén för upphandling och avtal, kommer handlingarna att lämnas av en administratör vid växtsortsmyndighetens ekonomiska och administrativa enhet i enlighet med det hittills följda förfarandet.

Språkkurser (Punkt 7)

I det fall revisionsrätten nämner var beslutsunderlaget som lämnades till den rådgivande kommittén för upphandling och avtal motiverat av de goda erfarenheter man tidigare haft av tjänsteleverantören (språkkurser) och dennes tilltalande pris för dessa tjänster.

Enligt yttrande från den rådgivande kommittén för upphandling och avtal kan kontrakten med denne tjänsteleverantör inte förnyas (tidsbegränsade kontrakt) förrän kursdeltagarna gjort en regelmässig utvärdering av kurserna (företagets kvalitet och lärarnas kompetens, kursernas innehåll och kvalitet). Dessutom prövades, och prövas, utvecklingen av kursdeltagarnas språkkunskaper regelbundet.

Emellertid kommer växtsortsmyndighetens ordförande att införa en maximal tidsgräns inom vilken dessa kurser är tillgängliga, vilket också kommer att begränsa varaktigheten på språkkurser som erbjuds till personalens familjemedlemmar.

Personalpolitik (Punkt 8)

Elva nationaliteter är för närvarande representerade inom växtsortsmyndighetens personal.

Genom sin nya personalpolitik ämnar växtsortsmyndigheten fortlöpande begränsa användningen av inhyrd personal, förlänga kontrakten för tillfälligt anställda och organisera uttagningsprov för ett antal tjänster vid växtsortsmyndigheten enligt de förfaranden som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna.

Tjänsteresor och ersättning för utgifter för experter och förvaltningsrådsledamöter (Punkt 9 och 10)

Växtsortsmyndigheten åtar sig att följa det av revisionsrätten föreslagna förfarandet för ersättningar.

Försening i fastställandet av kostnader för provning (Punkt 11)

En uppmaning till intresseanmälan organiserades för att rekrytera en specialiserad bokföringsbyrå för att utarbeta metoder för beräkning av kostnader för teknisk provning vilka skall gälla för alla bemyndigade provningsmyndigheter. Uppmaningen till intresseanmälan var resultatlös.

Växtsortsmyndigheten har följaktligen anställt en tillfälligt anställd revisor (styrekonom) för att utföra detta arbete. På mötet den 28 och 29 september beslutade förvaltningsrådet att förlänga betalningen av de tekniska provningarna som görs på växtsortsmyndighetens beställning enligt "in-out"-principen till den 1 januari 2001 (hela avgiften som sökanden betalat till växtsortsmyndigheten för den tekniska provningen återbetalas till den provningsmyndighet som utfört provningen av den berörda växtsorten). Enligt växtsortsmyndighetens åsikt motsvarar avgiftsbeloppen i genomsnitt de reella utgifterna för provningen.