KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EURATOM, EKSG, EG) nr 3418/93 av den 9 december 1993 om närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,

med beaktande av budgetförordningen av den 21 december 1977 beträffande Europeiska gemenskapernas allmänna budget (), senast ändrad genom rådets förordning (Euratom, EKSG, EEG) nr 610/90 (), särskilt artikel 126 i denna,

efter samråd med Europaparlamentet och rådet,

med beaktande av domstolens, revisionsrättens och Ekonomiska och sociala kommitténs yttrande, och

med beaktande av följande:

I vissa bestämmelser i artiklarna 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 och 128 i budgetförordningen förutsätts uttryckligen att närmare bestämmelser bör utarbetas för att genomföra dem.

I kommissionens förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 () krävs det att ett antal ändringar görs, särskilt till följd av revisionen av budgetförordningen.

Genomförandebestämmelser bör fastställas för att skapa klarhet i handläggningen av vissa bidrag från tredje man för gemenskapens verksamhet.

Utifrån önskemålet om klarhet och en rationell användning bör alla gällande genomförandebestämmelser samlas i en enda text och förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 bör upphävas.

Utarbetandet av dessa bestämmelser utesluter inte ett utarbetande vid en senare tidpunkt av andra genomförandebestämmelser som inte direkt förutsätts i budgetförordningen men som senare kan visa sig vara nödvändiga.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I VILLKOR SOM MÅSTE TILLÄMPAS FÖR ECU RÖRANDE INKOMSTER OCH UTGIFTER (Artikel 11.4 i budgetförordningen)

Artikel 1

Omräkningar mellan ecu och nationella valutor skall som regel göras på grundval av den dagskurs för ecu som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Omräkning mellan ecu och nationella valutor skall dock, p.g.a. de bokföringsskäl som avses i artiklarna 69 och 72 i budgetförordningen, enligt artikel 11.4 i budgetförordningen, göras på grundval av den månadskurs för ecu som beräknas på grundval av den näst sista arbetsdagen i den månad som föregår den månad för vilken kursen fastställs.

Artikel 2

Om förslag till åtagande och fastställda fordringar uttrycks i nationell valuta, skall de omräknas till ecu i enlighet med den regel som föreskrivs i artikel 1.

Den motsvarande betalningsordern och betalningskravet måste utfärdas i samma valuta.

Saldot, uttryckt i ecu, av ett åtagande eller av en fastställd fordran som är uttryckt i en nationell valuta skall justeras vid varje månatlig redovisning av resultatkontona. Räkenskapsårets sista justering skall göras på grundval av decemberkursen vad gäller saldot av åtagandena. Saldot av de fastställda fordringarna justeras på grundval av kursen per den 31 december med avseende på upprättandet av balansräkningen.

Dessutom kan dessa saldon justeras under loppet av en månad om en valutakursanpassning har ägt rum.

Artikel 3

Trots bestämmelserna i artikel 1 skall den kurs som skall användas under månaden "n" för vilken utgiftsberäkningen med avseende på förskotten finansieras genom garantisektionen vid EUGJF, enligt artikel 3.5 i kommissionens förordning (EEG) nr 2776/88 (), vara densamma som den tionde dagen i månaden "n+1" eller den första påföljande dagen för vilken en allmän notering är tillgänglig.

Denna kurs skall även användas för de motsvarande förskott som avses i artiklarna 4 och 5 i förordning (EEG) nr 2776/88.

Skillnaderna i nationell valuta mellan de finansiella medel som har ställts till medlemsstaternas förfogande för månaden "n" och de utgifter som tas upp i räkenskaperna för samma månad skall omräknas till ecu efter kursen den tionde dagen i månaden "n+2".

Artikel 4

Decemberkurserna på ecu skall användas för att beräkna de utestående åtagandena vid slutet av räkenskapsåret och, vad gäller icke-differentierade anslag, för att fastställa vilka anslag som skall föras över.

Betalningar som gjorts avseende ett bestämt räkenskapsår mellan den första och den femtonde dagen i januari påföljande år skall, av budgetskäl, tas upp i räkenskaperna enligt decemberkursen på ecu.

Artikel 5

Vad gäller icke-differentierade anslag skall betalningar för utestående åtaganden göras, till motsvarigheten av de belopp som förs över, i nationell valuta eller i ecu. Betalningarna skall tas upp i räkenskaperna efter de kurser som gäller vid tiden för betalningen. Alla betalningar som görs utöver de anslag som förs över för varje budgetrubrik skall det tas hänsyn till när räkenskapsårets saldo beräknas i enlighet med artikel 15 i rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89 ().

Vid differentierade anslag skall justeringarna av de utestående åtagandena från tidigare år som utarbetats vid tiden för uppskrivningarna tas upp i räkenskaperna och tas upp i tabellen över den inkomst- och utgiftsredovisning som visar betalningar av åtaganden från tidigare räkenskapsår.

AVDELNING II DELEGERING AV BEFOGENHETER (Artikel 22 i budgetförordningen)

Artikel 6

I de handlingar genom vilka befogenheter delegeras enligt artikel 22.4 i budgetförordningen skall namnen på de ledamöter i institutionen som är bemyndigade att underteckna i fullmaktsgivarens ställe anges.

I dessa handlingar skall det hänvisas till bestämmelserna i de förfaranderegler som avses i artikel 22.4 vari villkoren för delegering av befogenheter fastställs.

Artikel 7

De handlingar som avses i artikel 6 skall, tillsammans med underskriftsprov av den tjänsteman till vilken befogenheterna har delegerats, sändas till

- den befullmäktigade,

- institutionens räkenskapsförare, som inte får göra några betalningar som har godkänts av tjänstemän som inte är befullmäktigade därtill,

- institutionens styrekonom, som skall vara ansvarig för kontroll av legaliteten och enhetligheten av inkomster och utgifter,

- utanordnaren, dock endast vad gäller fullmakter som lämnats av styrekonomen eller av räkenskapsföraren, eller om underfullmakter lämnats av utanordnarna inom ramen för deras befogenheter,

- revisionsrätten.

De handlingar som visar att fullmakterna upphör att gälla skall även översändas enligt ovan.

Artikel 8

I fullmaktshandlingen skall alltid närmare anges inom vilka gränser de befullmäktigade är bemyndigade att utarbeta förslag om fastställande av fordringar och om betalningskrav, förslag om åtagande av utgifter och betalningsorder, de artikel- och kontonummer som fullmakten omfattar och eventuellt fullmaktens varaktighet.

Artikel 9

I enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen och i denna förordning skall varje institution vidta de åtgärder för förvaltning av anslagen som den anser nödvändiga för ett tillfredsställande genomförande av sitt budgetavsnitt.

Varje institution skall utarbeta en handling som innehåller de interna bestämmelser som antas i detta syfte. Denna handling skall inbegripa grundläggande regler om behörighetsfördelningen mellan utanordnare och förvaltande enheter för genomförandet av utgifts- och inkomstberäkningen inom varje institutions budgetavdelning.

Den handling som avses i andra stycket och alla andra interna instruktioner av allmän karaktär som utfärdas för att genomföra budgeten och räkenskaperna skall vara tillgängliga för alla avdelningar som är delaktiga i budgetförvaltningen och för revisionsrätten.

AVDELNING III FÖRVALTNING MED HJÄLP AV DATORSYSTEM (Artikel 23 i budgetförordningen)

Artikel 10

1. Enligt artikel 23 i budgetförordningen innebär "integrerade datorsystem" datoriserad förvaltning och räkenskapsprogram som kräver medverkan av utanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren och som kommer till stånd genom ett gemensamt avtal mellan dem.

2. För användningen av systemet gäller följande:

a) Systemet skall säkerställa att anslag finns tillgängliga för den transaktion som föreslås och avvisa varje transaktion där anslagen inte finns tillgängliga.

b) Systemet måste säkerställa att varje transaktion uteslutande utförs av de tjänstemän som är bemyndigade därtill på utanordnarens, styrekonomens och bokförarens avdelningar, i enlighet med de bestämmelser som antagits av varje institution enligt artikel 9.

c) Systemet måste säkerställa en effektiv åtskillnad mellan utanordnarens, styrekonomens och bokförarens verksamheter.

d) Institutionen skall se till att dess interna och externa förfaranden garanterar informationssäkerheten och användningen av systemet.

e) Institutionen skall säkerställa systemets fysiska säkerhet.

f) Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna 84, 87 och 89 i budgetförordningen, får varje institution, om utanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren tillsammans anser att systemet erbjuder garantier som uppfyller dess krav, besluta att använda datamedier i stället för de tidigare använda formulären, dvs. förslag till åtaganden, betalningsorder och betalningskrav.

AVDELNING IV REGLER FÖR RÄKENSKAPSFÖRARE, BITRÄDANDE RÄKENSKAPSFÖRARE OCH FÖRSKOTTSFÖRVALTARE (Artiklarna 25 och 75 i budgetförordningen)

Avsnitt I Allmänna bestämmelser

Artikel 11

Varje institution skall med ett motiverat beslut utnämna en räkenskapsförare som skall ansvara för

- inkassering av fordringar och intäkter, betalning av utgifter och förvaltning av likvida medel,

- räkenskapsföring och uppställning av redovisningar i enlighet med artiklarna 69 72 och 78 81 i budgetförordningen.

Artikel 12

Institutionen får på ett motiverat förslag av räkenskapsföraren utse en eller flera biträdande räkenskapsförare som skall rapportera till räkenskapsföraren vilken fastställer deras ansvarsområde.

Artikel 13

Räkenskapsföraren skall utnämnas av varje institution bland tjänstemän ur kategori A eller B vilka är medborgare i medlemsstaterna.

Biträdande räkenskapsförare skall utnämnas av varje institution bland tjänstemän ur kategori A och B och, i särskilda fall, ur kategori C och skall vara medborgare i medlemsstaterna.

De förskottsförvaltare som utses enligt artikel 83 i denna förordning skall väljas bland tjänstemän i kategorierna A, B och C, eller, om nödvändigt, bland övrig personal på motsvarande nivå.

Artikel 14

Räkenskapsföraren och de biträdande räkenskapsförarna skall väljas av institutionen på grundval av deras särskilda kvalifikationer som bekräftas genom examensbetyg eller motsvarande yrkeserfarenhet.

Artikel 15

De uppdrag som utförs av räkenskapsföraren och de biträdande räkenskapsförarna är oförenliga med de som utanordnarna, förskottsförvaltarna och styrekonomen utför.

De uppdrag som utförs av förskottsförvaltarna är oförenliga med de som utförs av styrekonomen.

Artikel 16

Räkenskapsföraren skall utöva sina särskilda uppdrag i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen.

Räkenskapsföraren skall i synnerhet vara garant för objektivitet vid räkenskapsföringen och vid fastställandet av redovisningarna i enlighet med artiklarna 69 72 och 78 81 i budgetförordningen.

Institutionen skall ställa den personal och utrustning till räkenskapsförarens förfogande som krävs för att denne ska kunna utföra sina uppdrag på ett tillfredsställande sätt.

Innan utgifterna betalas, skall räkenskapsföraren se till att de krav som avses i budgetförordningen och i denna förordning uppfylls, och försäkra sig om giltigheten av slutbetalningen och att det inte finns några materiella fel.

Räkenskapsföraren skall inställa betalningen och ange orsakerna till detta beslut om det av den kontroll som företas framgår att de bestämmelser som avses i de fyra första punkterna inte har följts.

Betalningar som effektueras utan att kraven i artikel 51.3 i budgetförordningen följs skall leda till disciplinärt och eventuellt ekonomiskt ansvar mot räkenskapsförarna, de biträdande räkenskapsförarna och förskottsförvaltarna i enlighet med villkoren i artikel 22 och artiklarna 86 89 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (hädanefter kallat "tjänsteföreskrifterna").

Artikel 17

När det preliminära budgetförslaget utarbetas, skall räkenskapsföraren rådfrågas om problem med avseende på utformningen av budgeten vilka kan påverka genomförandet av budgeten.

Avsnitt II Räkenskapsföring och färdigställande av redovisningar

Artikel 18

1. I enlighet med det fjärde stycket i artikel 25 i budgetförordningen skall räkenskapsföraren utarbeta periodiska översikter och inkomst- och utgiftsberäkning och balansräkning för den institution som denne hör till. För detta ändamål skall denne föra räkenskaper över budgetårets alla transaktioner och avsluta räkenskaperna vid årets slut.

2. Redovisningarna skall föreläggas styrekonomen i enlighet med artiklarna 79 81 i budgetförordningen och sedan slutligen antas av institutionen.

3. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, skall en preliminär redovisning utarbetas samma dag som räkenskapsföraren lämnar sitt uppdrag.

Redovisningen skall godkännas av räkenskapsföraren som lämnar sitt uppdrag och av den nye räkenskapsföraren genom deras underskrifter.

Artikel 19

De övriga institutionerna skall till kommissionen senast den 1 mars översända inkomst- och utgiftsberäkningen och balansräkningen som de har utarbetat och alla handlingar eller all information som kan vara nödvändig för konsolideringen av räkenskaperna.

Artikel 20

Kommissionens räkenskapsförare skall samla all nödvändig information och skall utarbeta Europeiska gemenskapernas konsoliderade inkomst- och utgiftsberäkning och balansräkning så att kommissionen kan anta dem och sända dem till Europaparlamentet, rådet och revisionsrätten senast den 1 maj.

Artikel 21

Efter det att kommissionens räkenskapsförare har samrått med de övriga institutionernas räkenskapsförare, skall kommissionen

- anta de räkenskapsmetoder som skall gälla för alla institutioner,

- anta och hålla strukturen i institutionernas räkenskapskontoplan à jour,

- harmonisera uppställningen av balansräkningarna.

Kommissionen skall motivera och förklara alla ändringar i räkenskapsmetoderna i de anmärkningar som biläggs balansräkningen.

Avsnitt III Utförande av uppdrag med avseende på likvida medel

Artikel 22

I enlighet med det första stycket i artikel 25 i budgetförordningen skall räkenskapsföraren, som är ansvarig för inkassering av inkomster och betalning av utgifter, ansvara för förvaltningen av motsvarande medel.

Institutionen skall öppna eller låta öppna nödvändiga bankkonton efter att ha förhandlat om villkoren i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning. Villkoren för kontona skall undersökas regelbundet och om nödvändigt omförhandlas. Styrekonomen skall öva tillsyn över dem.

Kommissionens räkenskapsförare skall vara ansvarig för, efter samråd med de övriga institutionernas räkenskapsförare, harmonisering av transaktionsvillkoren för de konton som öppnats av de olika institutionerna.

Artikel 23

Räkenskapsföraren skall vara ansvarig för förvaltningen av den institutions tillgångar till vilken han hör, för bemyndigande av överföringar mellan bankkonton och för att utföra valutaväxlingar på ett sådant sätt att det inte förekommer något debetsaldo på dessa konton.

Överföringar mellan bankkonton måste utföras inom ramen för disponibla medel.

Artikel 24

Kommissionens räkenskapsförare skall fördela de disponibla medlen i medlemsstaternas statskassor och centralbanker bland medlemsstaterna i enlighet med artikel 12 i förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89.

Artikel 25

Räkenskapsföraren skall regelbundet stämma av bankkontona med bokföringen och skall kontrollera att de villkor som förhandlats fram tillämpas korrekt.

Artikel 26

Räkenskapsföraren skall överföra medel till förskottsförvaltaren och skall övervaka den finansiella uppföljningen av dessa konton.

Artikel 27

Kommissionens räkenskapsförare skall, i enlighet med artikel 1 i denna förordning, besluta om ecu-kursen i förhållande till de olika valutor som institutionerna måste använda för att genomföra budgeten.

Avsnitt IV Försäkring

Artikel 28

Räkenskapsföraren, de biträdande räkenskapsförarna och förskottsförvaltarna skall genom institutionen försäkra sig mot de finansiella risker som följer av deras uppdrag.

Artikel 29

Försäkringspremierna skall betalas direkt till försäkringsgivaren av institutionen.

Artikel 30

Utan att det påverkar tillämpningen av

- artiklarna 86 89 i tjänsteföreskrifterna,

- artikel 75 i budgetförordningen,

- institutionens indrivningsrätt gentemot tredje man,

skall institutionen, i enlighet med artikel 215 andra stycket i EEG-fördraget, stå för alla risker och underskott som inte täcks av försäkringar, i den omfattning som saldot på det garantikonto som öppnats i den ansvarige tjänstemannens namn inte är tillräckligt för att täcka underskottet.

Avsnitt V Särskild ersättning och garantikonto

Artikel 31

Det månatliga beloppet för särskild ersättning som avses i artikel 75.4 i budgetförordningen skall vara

- 120 ecu för räkenskapsföraren,

- 80 ecu för de biträdande räkenskapsförarna,

- 40 ecu för förskottsförvaltare, om förskottet är minst 3 300 ecu under en period på minst 30 dagar i följd.

Ersättningen skall uttryckas i ecu och det tillämpliga beloppet skall i ecu krediteras det garantikonto som avses i artikel 32.

Artikel 32

Ett garantikonto skall öppnas i var och en av de anställdas namn i institutionens allmänna bokföring. På begäran av varje ifrågavarande institution, kan detta konto föras centralt i kommissionens allmänna bokföring. Detta konto skall regelbundet krediteras med den månatliga ersättning som avses i artikel 31 och med årlig ränta som motsvarar det årliga genomsnittet av de månatliga satser som tillämpas av Fonden för europeiskt monetärt samarbete i ecu ().

Det skall debiteras för underskott som den ifrågavarande personen förklaras ansvarig för av den institution som denne utnämnts av, i den omfattning som underskottet inte täcks av utbetalningar från försäkringsgivare.

Artikel 33

1. När en räkenskapsförare eller biträdande räkenskapsförare avslutar sitt uppdrag skall garantikontots kreditsaldo betalas till denne eller till de som inträder i dennes ställe, efter ett beslut av de myndigheter som avses i artikel 22 i budgetförordningen och den ansvarsfrihet som avses i artikel 77 i budgetförordningen har beviljats och efter räkenskapsförarens, undantaget det som rör honom själv, och styrekonomernas positiva yttrande.

2. När en förskottsförvaltare avslutar sitt uppdrag utbetalas garantikontots kreditsaldo till denne eller till de som inträder i dennes ställe, efter godkännande och kontroll av räkenskapsföraren och den berörda utanordnaren och efter finansinspektörens positiva yttrande.

3. De betalningar som avses i första och andra punkterna skall uteslutande göras efter skriftliga instruktioner från chefen för generaldirektoratet eller den administrativa enheten som räkenskapsföraren hör till.

AVDELNING V REGLER FÖR STYREKONOMEN OCH DE BITRÄDANDE STYREKONOMERNA (Artikel 24 i budgetförordningen)

Artikel 34

Varje institution skall med ett motiverat beslut utnämna en styrekonom som skall ansvara för kontroll av åtaganden och godkännanden av alla utgifter och kontroll av alla inkomster i gemenskapernas budget för vilka institutionen är det ansvariga organet.

Artikel 35

Institutionen kan utnämna en eller flera biträdande styrekonomer. De skall rapportera till styrekonomen, som skall besluta vilka befogenheter som skall delegeras till dem. De skall ha ansvar för de godkännanden som de beviljar inom ramen för de befogenheter som delegerats till dem.

Artikel 36

Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall väljas av institutionen bland medborgare i medlemsstaterna på grundval av deras särskilda kvalifikationer.

Artikel 37

Institutionen skall ställa nödvändig personal och utrustning till styrekonomens förfogande för att denne skall kunna fullgöra sina kontrolluppdrag på ett tillfredsställande sätt.

Artikel 38

Alla beslut som rör delegering och subdelegering av befogenheter som meddelas av styrekonomen eller de biträdande styrekonomerna skall vara i överensstämmelse med bestämmelserna i artiklarna 6, 7 och 8.

Artikel 39

Styrekonomen skall vara fullständigt oberoende vid utövandet av sina kontrolluppdrag och skall enbart vara ansvarig inför institutionen. Han får inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar vad gäller utövandet av de uppdrag som genom utnämningen ålagts denne enligt bestämmelserna i budgetförordningen.

Dessa bestämmelser skall också gälla för de biträdande styrekonomerna, inom gränserna för de befogenheter som delegerats till dem av deras närmast överordnade, dvs. styrekonomen.

Artikel 40

Styrekonomen kan vid vilken tidpunkt som helst framlägga rapporter till institutionen om alla ämnen av ekonomisk innebörd, särskilt vad gäller tillämpningen av artikel 2 i budgetförordningen.

Institutionen skall på begäran översända sådana rapporter till Europaparlamentet och revisionsrätten om de inte anses vara förtroliga.

Artikel 41

Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall ha tillgång till alla underlag och till alla andra handlingar som rör de utgifter och inkomster som skall kontrolleras. De kan utföra kontroller på platsen.

Artikel 42

Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna kan endast ställas disciplinärt och eventuellt ekonomiskt till ansvar inom ramen för artikel 74 i budgetförordningen av institutionen själv under de omständigheter som anges i andra, tredje, fjärde och femte punkterna.

Institutionen skall fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersökning. Detta beslut skall meddelas den berörda personen och, om denne är biträdande styrekonom, styrekonomen. Institutionen kan, under eget direkt ansvar, överlåta utredningen till en eller flera tjänstemän, med samma eller högre lönegrad än den anställde ifråga och som inte utför uppdrag som styrekonom, utanordnare eller räkenskapsförare. Under utredningen skall den berörda personen och, om denne är biträdande styrekonom, styrekonomen höras.

Undersökningsrapporten skall sändas till den berörda personen och, om denne är biträdande styrekonom, till styrekonomen. Berörd person skall därefter höras av institutionen angående denna rapport.

På grundval av rapporten och behandlingen skall institutionen fatta ett motiverat beslut om ansvarsfrihet avseende den undersökta frågan för den berörda personen eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 och 86 89 i tjänsteföreskrifterna. Beslut om disciplinära eller ekonomiska sanktioner meddelas den berörda personen och för kännedom till övriga institutioner, revisionsrätten och, om den berörda personen är biträdande styrekonom, till styrekonomen.

Den berörda personen kan överklaga dessa beslut hos domstolen, i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

Artikel 43

Utan att tillämpningen av förfaranden för överklaganden i tjänsteföreskrifterna påverkas, kan styrekonomen och de biträdande styrekonomerna överklaga hos domstolen med avseende på varje åtgärd som gäller deras kontrolluppdrag. Dessa överklaganden skall inlämnas inom tre månader från den dag som meddelande om den ifrågavarande åtgärden inkom.

Bestämmelserna i första stycket skall även gälla för överklaganden av institutionen mot dess styrekonom eller dess biträdande styrekonomer.

Överklaganden skall behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i tjänsteföreskrifterna.

AVDELNING VI INKASSERING AV FORDRINGAR (Artiklarna 28 och 29 i budgetförordningen)

Artikel 44

I enlighet med artikel 28.1 i budgetförordningen, skall den behöriga utanordnaren ställa upp en beräkning för varje åtgärd som kan ge upphov till eller ändra en fordran för gemenskaperna. En beräkning skall även ställas upp när det inte är möjligt att genom den åtgärd eller det beslut som ger upphov till en senare fordran fastställa beloppet eller förfallodagen. När det är möjligt skall det beräknade beloppet och den förväntade förfallodagen anges.

Beräkningen skall sändas till styrekonomen för godkännande och till räkenskapsföraren för preliminär registrering.

Artikel 45

1. I enlighet med artikel 28.2 i budgetförordningen, skall den behöriga utanordnaren utan dröjsmål utfärda ett betalningskrav för varje fastslagen fordran.

Betalningskravet skall sändas till styrekonomen för godkännande och till räkenskapsföraren för registrering. Förfallodagen skall särskilt anges.

2. Räkenskapsföraren skall fullfölja betalningskravet genom att kräva att gäldenären betalar skuldbeloppet på fastställd dag.

3. Vid den faktiska inkasseringen av den fastställda summan skall räkenskapsföraren utfärda en inkomstverifikation som skall bokföras. Denne skall underrätta utanordnaren och styrekonomen om inkasseringen.

4. Om en fordran inte betalas vid förfallodagen skall räkenskapsföraren skyndsamt inleda ett förfarande för att verkställa inkasseringen, eventuellt med alla lagliga medel.

5. Om en fordran skall inkasseras med successiva avbetalningar antingen inom ett enda budgetår eller under flera budgetår, skall den registreras i räkenskaperna som ett helt betalningskrav så snart den har fastställts.

Artikel 46

Framtida beräkningar inom ramen för artikel 28 i budgetförordningen skall strikt begränsas till löpande inkomster.

Enstaka inkasseringar som rör löpande beräkningar behöver därför inte var för sig föreläggas styrekonomen för godkännande.

Före budgetårets utgång skall utanordnaren förelägga styrekonomen ändringarna i de löpande beräkningarna för godkännande för att säkerställa att de motsvarar de fordringar som faktiskt fastställts.

Artikel 47

I enlighet med artikel 45.3 skall utanordnaren och styrekonomen så snart som möjligt underrättas om varje inkassering. Om inget betalningskrav har utfärdats enligt artikel 45 i fråga om inkassering, skall det berörda beloppet omedelbart krediteras ett interimskonto i de allmänna räkenskaperna och den behöriga utanordnaren skall inleda ett förfarande för att fastställa fordringen och utfärda det nödvändiga betalningskravet i avsikt att bokföra inkomsten i budgeten. Om det visar sig att ett felaktigt belopp krediterats ett sådant interimskonto, skall detta återbetalas så snart som möjligt.

Artikel 48

Beräkningar och betalningskrav skall tas upp var för sig i räkenskaperna och numreras kronologiskt så att det för alla institutionens fordringar skall vara möjligt att fastställa

- vilka vidtagna åtgärder som kan ge upphov till en fordran,

- storleken på de utestående fordringarna,

- dessa fordringars förfallodag,

- vilka fordringar som har inkasserats,

- vilka fordringar som ännu inte inkasserats och de åtgärder som vidtagits i detta hänseende.

Artikel 49

Räkenskaperna måste organiseras på ett sådant sätt att styrekonomen när som helst kan kontrollera att beräkningen av fordringarna och av betalningskraven är korrekt registrerade och utföra de uppdrag som ålagts denne enligt artikel 29.3 i budgetförordningen.

Artikel 50

I enlighet med artikel 29.2 i budgetförordningen skall varje förslag av utanordnaren att avstå från rätten att kräva in en fastslagen fordran bl.a. innehålla upplysningar om gäldenären, arten av inkomst, det beräknade beloppet, konteringen ifråga, de vidtagna åtgärderna för att säkerställa återbetalningen och skälen till det föreslagna avståendet.

Om institutionens högsta myndighet underlåter att ta hänsyn till styrekonomens nekande att ge godkännande, skall beslutet översändas till utanordnaren som till styrekonomen skall returnera förslaget om att avstå tillsammans med beslutet. Förslaget om att avstå skall tillsammans med beslutet registreras i enlighet med artikel 28.2 första stycket i budgetförordningen.

AVDELNING VII ÅTAGANDE AV UTGIFTER (Artikel 36 i budgetförordningen)

Artikel 51

Innan åtgärder vidtas som kan ge upphov till utgifter, måste den behöriga utanordnaren förelägga styrekonomen ett förslag till åtagande. Utanordnaren måste på förhand säkerställa att denna åtgärd är i överensstämmelse med principerna om sund ekonomisk förvaltning och särskilt de som gäller sparsamhet och kostnadseffektivitet enligt artikel 2 i budgetförordningen. Sådana förslag skall i princip uppställas i enlighet med ett standardformulär som skall antas genom en enhällig överenskommelse mellan utanordnaren, räkenskapsföraren och styrekonomen. Sådana förslag till åtagande måste innehålla de upplysningar som avses i artikel 37 i budgetförordningen.

Artikel 52

Institutionens preliminära beslut av allmän art som är förenade med ett åtagande av utgifter mot tredje man skall betraktas som åtgärder som kan ge upphov till utgifter, utan att något ytterligare beslut är nödvändigt.

Artikel 53

Om ett principbeslut måste tas av institutionen innan ett åtagande av utgifter kan ingås, skall det preliminära principbeslutet tillsammans med det motsvarande åtagandeförslaget först överlämnas till styrekonomen för godkännande.

När institutionen har godkänt det preliminära beslutet, skall det motsvarande åtagandeförslaget föreläggas styrekonomen för godkännande.

Om institutionen inte godkänner det preliminära beslutet eller sänker det föreslagna utgiftsbeloppet, skall åtagandeförslaget upphävas eller, när så är lämpligt, ersättas med ett motsvarande ändrat åtagandeförslag, som skall föreläggas styrekonomen för godkännande.

Artikel 54

Preliminära åtaganden inom ramen för artikel 36.1 i budgetförordningen skall starkt begränsas till löpande utgifter. Enskilda åtaganden som täcks av sådana preliminära åtaganden behöver inte föreläggas styrekonomen för godkännande.

Vad gäller preliminära åtaganden skall utanordnaren på eget ansvar kontrollera att de enskilda åtagandena inte överskrider de preliminära åtaganden som täcks av dem.

Sådana preliminära åtaganden skall inte ge upphov till automatisk överföring av anslag enligt artikel 7 i budgetförordningen om de inte, vid utgången av budgetåret, motsvarar ekonomiska åtaganden som faktiskt ingåtts före de tidsgränser som fastställs i budgetförordningen.

Administrationskostnader som uppstår flera gånger under ett och samma budgetår skall betraktas som löpande utgifter, som t.ex.

- personalkostnader (löner och olika bidrag, rekryteringsutgifter m.m.)

- utgifter för tjänsteresor,

- representationskostnader,

- möteskostnader,

- free lance-tolkar,

- utbyte av tjänstemän,

- lokalhyra,

- diverse försäkringar,

- rengöring och underhåll,

- hyreskostnader,

- telekommunikation,

- vatten, gas och elektricitet,

- tidskrifter (månadsbulletiner o.dyl.),

- abonnemang.

Artikel 55

Om inte en exakt beräkning kan göras för utgifter när förslaget om det berörda förslaget till åtagande föreläggs styrekonomen och meddelas räkenskapsföraren i fråga om vissa åtgärder som kan ge upphov till utgifter, måste utanordnaren beräkna de förväntade utgifterna och i sitt förslag till åtagande anföra de grunder varpå han kom fram till beräkningen.

Artikel 56

Alla förslag till åtagande måste föreläggas styrekonomen i tillräckligt god tid för att han skall kunna ta ställning härtill och framföra den kritik han anser nödvändig för att hänsyn ska kunna tas till denna.

Artikel 57

Utan att tillämpningen av artikel 23 i budgetförordningen påverkas, måste förslag till åtagande av utgifter åtföljas av alla relevanta underlag och av alla andra handlingar och upplysningar som är nödvändiga för att styrekonomen skall kunna fastställa vad som krävs enligt artikel 38.1 i budgetförordningen.

AVDELNING VIII REGISTRERING AV FÖRSLAG TILL ÅTAGANDE AV UTGIFTER EFTER STYREKONOMENS GODKÄNNANDE (Artikel 37 i budgetförordningen)

Artikel 58

Förslag till åtagande skall registreras av institutionens bokföringsenhet. Denna registrering skall göra det möjligt att när som helst få överblick över följande för varje budgetpost eller rubrik för budgetåret:

1. Disponibla anslag.

2. Summan av ingångna åtaganden.

3. Betalningar som gjorts med avseende på dessa åtaganden.

4. Saldot av utestående fordringar.

Registreringen skall även göra det möjligt att när som helst få överblick över följande:

1. De ursprungliga åtagandena, eventuellt ökat med ytterligare åtaganden.

2. Summan av ingångna åtaganden under tidigare budgetår.

3. Restbeloppet för utestående fordringar vid början av budgetåret.

4. Betalningar under budgetåret.

5. Utestående saldo.

Summan av de samlade preliminära åtagandena enligt artikel 99 skall registreras på samma sätt.

Artikel 59

Räkenskaperna skall uppställas på ett sådant sätt att styrekonomen skall kunna kontrollera att åtaganden och betalningar har registrerats på rätt sätt.

AVDELNING IX GODKÄNNANDE AV FÖRSLAG TILL ÅTAGANDE AV UTGIFTER (Artikel 38 i budgetförordningen)

Artikel 60

Om inte annat följer av bestämmelserna i artiklarna 10 och 61, skall godkännandet vara i form av styrekonomens undertecknande eller undertecknande av en biträdande styrekonom eller en anställd som har fullmakt eller underfullmakt enligt artikel 38 av förslag till åtagande, som skall stämplas och dateras.

Artikel 61

I brådskande fall kan godkännande ges genom en not eller per telex eller på annat sätt som otvetydigt visar att förslaget om åtagandet i fråga har godkänts.

Artikel 62

Om institutionens högsta myndighet enligt artikel 39 i budgetförordningen underlåter att ta hänsyn till styrekonomens nekande att ge godkännande, skall beslutet översändas till utanordnaren som till styrekonomen skall returnera förslaget om åtagande tillsammans med beslutet. Förslaget till åtagande skall tillsammans med beslutet registreras i enlighet med bestämmelserna i artikel 37 i budgetförordningen.

Artikel 63

Artiklarna 60, 61 och 62 skall gälla för förslag till samlade preliminära åtaganden inom ramen för artikel 99 i budgetförordningen.

Artikel 64

Om styrekonomen anser att underlagen i artiklarna 28.2, 37, 41 och 45 i budgetförordningen som är närmare beskrivna i artiklarna 65-73 i budgetförordningen är otillräckliga eller ofullständiga, skall han skjuta upp godkännandet och returnera förslaget till utanordnaren med angivande av vilka bevis som önskas.

AVDELNING X UNDERLAG (Artiklarna 28.2, 37, 41 och 45 i budgetförordningen)

Avsnitt I Inkassering av fordringar

Artikel 65

För betalningskrav skall följande utgöra underlag: det beslut eller den åtgärd som ger upphov till fordringen, tillsammans med handlingar som möjliggör kontroll av typen av fordring, uträkningen av beloppet, förfallodagen och gäldenärens identitet, såsom

a) i fråga om egna medel ():

- tullavgifter, jordbruksavgifter och sockeravgifter: kontoutdrag från medlemsstaterna i enlighet med genomförandebestämmelserna (),

- medel från moms och BNP: budgeten för det budgetår (år n) för vilket beloppet fastställs och, för de respektive saldon (år n+1 och efterföljande år), de olika sammanställningarna, sammanfattande handlingar och de utdrag som avses i genomförandebestämmelserna ();

b) i fråga om andra diverse inkomster: den grundläggande rättsakten, det beslut, det avtal eller den överenskommelse som ger upphov till fordran och de handlingar varav alla komponenter för uträkning framgår.

Avsnitt II Åtagande av utgifter

Artikel 66

För förslag till åtaganden av utgifter skall följande preliminära rättsakter, som förpliktar institutionen, utgöra underlag:

a) För utgifter som uppstår genom avtal:

preliminär överenskommelse, avtal, ordersedel eller liknande handling tillsammans med, i fråga om avtal, erhållna anbud, skälen till privata överenskommelser och, om nödvändigt, yttrande från Rådgivande kommittén för inköp och avtal (hädanefter kallad "CCAM").

b) För autonom tilldelning av stöd:

- för tilldelning av finansiellt stöd från olika fonder eller liknande projekt: de handlingar som kan krävas enligt de tillhörande grundförordningarna och beslut för att stöd skall beviljas;

- för bidragen i allmänhet:

- mottagarens ansökan tillsammans med, om nödvändigt, en genomföranderapport om tidigare beviljade bidrag,

- grunderna för det tilldelade beloppet,

- det preliminära skriftliga avtalet eller liknande handlingar,

- budgetprognos för det år för vilket bidraget söks eller en motsvarande handling.

Avsnitt III Kontroll och betalning av utgifter

Artikel 67

För leveranser i allmänhet skall leverantörens faktura, eventuellt tillsammans med en kopia av den handling som ger upphov till gemenskapens förpliktelse (t.ex. ordersedel eller avtal) utgöra ett underlag.

Under alla omständigheter måste den handling som utfärdats av leverantören utvisa

- leveransernas art och kvantitet eller i förekommande fall en beskrivning av de tjänster som utförts i samband med detta,

- pris per enhet och det totala priset,

- gemenskapens avgifts- och skattebefrielser och om nödvändigt de belopp i avgifter, skatter och tullar som är inbegripna i priset för de levererade varorna.

Denna handling eller en bilaga till denna måste vara underskriven av utanordnaren, eller av den person som befullmäktigats av honom om att

- leveransen behörigen mottagits med angivande av dag och plats för mottagandet,

- leveransen tagits upp i förteckningen, om så krävs,

- alla punkter på fakturan kontrollerats, och

- ett yttrande lämnats av CCAM om ett sådant krävs.

Artikel 68

Med avseende på tjänster skall leverantörens faktura (eller nota) tillsammans med, i förekommande fall, avtalet utgöra ett giltigt underlag.

Fakturan (notan) måste

- innehålla upplysningar om tjänstens art, eventuellt pris per enhet, det totala priset och gemenskapens avgifts- och skattebefrielse, i den mån detta är möjligt, de avgifter och skatter för den tjänst som är inbegripen i priset,

- ha påteckningen "kan betalas" undertecknad av utanordnaren eller av den person som befullmäktigats av denne, varmed intygas att tjänsten har utförts korrekt och att alla punkter på fakturan (eller notan) har kontrollerats.

Artikel 69

1. För studie- och forskningsavtal skall följande utgöra underlag:

a) En kopia av avtalet och av eventuella tilläggsöverenskommelser som skall biläggas den första betalningsordern.

b) Varje handling som enligt avtalens budgetbestämmelser bestyrker motsvarande betalningar (begäran från uppdragstagaren, fakturor, namn på förvaltningskommittén om det rör sig om associeringsavtal, eller någon annan handling som styrker utgifterna). Den slutliga betalningen måste åtföljas av en handling som uppställts av utanordnaren och i vilken intygas att tjänsten har utförts.

2. För beslut genom vilka finansiellt stöd beviljas från de olika fonderna eller liknande åtgärder, skall följande utgöra underlag:

a) En kopia av beslutet som skall biläggas den första betalningsordern.

b) Varje handling som enligt budgetbestämmelserna i grundförordningarna eller besluten att bevilja finansiellt stöd bestyrker motsvarande betalningar (begäran om betalning, förklaring att arbetet har påbörjats, rapporter om förloppet och andra handlingar). Den sista betalningen måste åtföljas av en handling som styrker att programmet eller projektet har slutförts och innehålla en översikt över de faktiska utgifter som uppstått med avseende på programmet eller projektet.

3. För de bidrag som avses i artikel 66 b andra strecksatsen skall följande utgöra underlag:

a) En kopia av beslutet om beviljande av bidrag.

b) Bekräftelse av mottagaren att denne accepterar de kontroller som gemenskapen genomför enligt artikel 87 i budgetförordningen och, om storleken på bidraget berättigar det, en rapport om genomförandet av projektet och om användningen av de mottagna medlen.

Artikel 70

För personalutgifter, skall följande utgöra underlag:

a) Beträffande månadslön:

- Den fullständiga listan över personal med angivande av alla beståndsdelar av ersättningen. Denna lista skall biläggas betalningsordern.

- Ett formulär (blankett för personuppgifter) som visar varje ändring av ersättningen. Detta formulär skall utarbetas på grundval av beslut tagna för varje enskilt fall.

- Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar, skall en bestyrkt kopia av tillsättningen eller utnämningen åtfölja den första löneutbetalningen.

b) Beträffande andra tillsättningar (tim- eller dagavlönad personal):

- En redogörelse avfattad av utanordnaren som visar närvarodagar och -timmar.

c) Beträffande övertid:

- En redogörelse undertecknad av den befullmäktigade tjänstemannen med bekräftelse om den övertid som den anställde har utfört.

d) Beträffande kostnader för tjänsteresor:

- Ordern om tjänsteresa behörigt undertecknad av den behöriga myndigheten.

- "Redogörelse för tjänsteresor" som särskilt visar tjänsteresans mål, dagar och tider för avresa och ankomst till målet, resekostnader, uppehållskostnader, och andra behörigt godkända kostnader med hänsyn till underlagen. Denna redogörelse skall undertecknas av den som har företagit tjänsteresan och av den därtill befullmäktigade överordnade myndigheten.

e) Beträffande andra personalutgifter:

- De underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på och som visar alla beståndsdelar i beräkningen.

Artikel 71

I fråga om alla åtaganden som innefattar delbetalningar, skall en bestyrkt kopia av avtalet eller beslutet om finansiellt stöd biläggas den första betalningsordern. På de övriga betalningsorderna skall det hänvisas till denna handling och till föregående betalningar.

När den sista betalningsordern utfärdas, skall utanordnaren intyga att transaktionen har verkställts så att de nödvändiga bokföringsmässiga åtgärderna kan vidtas vad gäller upphävande av alla åtaganden som har förts upp men inte genomförts.

Om en tidsgräns enligt artikel 1.7 i budgetförordningen har fastställts, skall bokföringen göra det möjligt att identifiera och ta ut de åtaganden som inte definitivt har genomförts en månad före dagen i fråga. Utanordnarna skall därefter förbereda förslag till upphävande av det åtagande som inte har genomförts eller, om villkoren i artikel 1.7 har uppfyllts, att framlägga ett förslag om ändring av det ursprungliga åtagandet åtföljt av tillämpliga motiveringar.

Artikel 72

Om ett enda underlag täcker flera betalningar, skall det i alla betalningsorder hänvisas till originalhandlingen och till numret på den betalningsorder till vilken den är bilagd.

Artikel 73

Med undantag av de fall som avses i artiklarna 65 72 ovan, om ett originalunderlag inte kan framläggas, kan utanordnaren ersätta denna med en bestyrkt kopia, och han skall i så fall ange orsaken till att originalet inte har kunnat framläggas och intyga att betalningen inte har gjorts.

AVDELNING XI BEVILJANDE AV FÖRSKOTT (Artikel 46 i budgetförordningen)

Artikel 74

Utom vad gäller de förskott som avses i tjänsteföreskrifterna eller i en bestämmelse i en förordning, kan utanordnaren bevilja förskott för att täcka utgifter som skall betalas av en tjänsteman eller annan anställd för sin institutions räkning. Sådana utgifter som vanligtvis ligger under personalutgifter och administrativa utgifter kan föranledas av en särskild uppgift eller röra sig om liknande utgifter av ännu okänd art eller storlek.

Artikel 75

Beviljande av sådana förskott och utnämning av tjänsteman eller annan anställd skall ske på grundval av ett beslut av de myndigheter som avses i artikel 22 i budgetförordningen på förslag av utanordnaren efter godkännande av styrekonomen och ett positivt yttrande av räkenskapsföraren. I sådana beslut skall förskottets storlek anges och den period under vilken det skall användas.

Om arten av utgifter är fastställd med tillräcklig säkerhet, skall ett förslag om åtagande göras innan något förskott betalas.

Artikel 76

Den utnämnda tjänstemannen eller annan anställd skall ansvara för de medel som ställs till dennes förfogande och skall vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa dessa.

Senast tio dagar efter det att det mål för vilket förskottet beviljades har uppnåtts skall han ge räkenskapsföraren en detaljerad redogörelse för användningen av det och betala tillbaka eventuellt restbelopp.

Senast sex veckor efter samma dag skall utanordnaren avveckla förskottet för att kunna avsluta det interimskonto som öppnats vid beviljandet.

AVDELNING XII BANK- OCH POSTGIROKONTO (Artikel 53 i budgetförordningen)

Artikel 77

För att genomföra finansiella transaktioner kan institutionen öppna bank- eller postgirokonto i medlemsstaterna och eventuellt i tredje land.

Artikel 78

Institutionen kan även inneha konton i varje medlemsstats centralbank eller auktoriserat finansinstitut.

Artikel 79

Institutionen skall meddela alla finansinstitut hos vilka det har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som utnämnts av det och som är befullmäktigade att öppna konton och disponera över dessa, och eventuella begränsningar av uttag som varje befullmäktigad anställd kan ha.

Artikel 80

För att kunna disponera över kontona krävs underskrifter av två behöriga befullmäktigade anställda, varav den ena skall vara räkenskapsföraren, en biträdande räkenskapsförare eller en förskottsförvaltare.

Institutionen skall, i enlighet med artikel 53 i budgetförordningen, utnämna anställda som är befullmäktigade att underteckna checker och postkredit- och bankkreditöverföringar.

Innan de anställda undertecknar, skall de kontrollera att betalningsorder och postkredit- och bankkreditöverföringarna överensstämmer.

Artikel 81

Som en allmän regel skall betalning av följande ske med check, per postgiro eller bankkreditöverföringar:

- Tjänstemännens och andra anställdas månatliga ersättningar.

- Utgifter för leveranser eller tjänster som överskrider 350 ecu.

AVDELNING XIII FÖRSKOTT (Artikel 54 i budgetförordningen)

Artikel 82

En ordning med förskottskonton kan upprättas om betalningen av vissa utgifter på grund av dess art eller dess särskilt brådskande karaktär inte kan effektueras genom en betalningsorder undertecknad av utanordnaren och godkänd av styrekonomen. Utan hinder av artiklarna 40 och 51 i budgetförordningen skall förvaltaren av förskottskonton befullmäktigas att göra preliminära uttag och effektuera betalning av utgifter om inte annat följer av senare tillämpning av artiklarna 40, 41, 44, 45, 47 och 50 i budgetförordningen.

Beslut om att insätta en ordning med förskottskonton och om väsentliga ändringar i villkoren för deras funktion skall fattas av de myndigheter som avses i artikel 22 i budgetförordningen på ett behörigt grundat förslag av utanordnaren efter ett positivt yttrande från räkenskapsföraren och styrekonomen.

Artikel 83

Beslut om utnämning av förskottsförvaltare skall fattas av de myndigheter som avses i artikel 22 i budgetförordningen, på förslag av utanordnaren efter ett positivt yttrande från räkenskapsföraren.

I detta beslut skall förskottsförvaltarens ansvar anges.

Artikel 84

Besluten i artiklarna 82 och 83 skall meddelas utanordnarna, styrekonomen, räkenskapsföraren och revisionsrätten.

Artikel 85

1. Beslutet om att inrätta en ordning med förskottskonton skall i synnerhet innehålla bestämmelser om följande:

a) Det högsta belopp som kan avsättas som förskott och dess ändamål.

b) Om ett bank- eller postgirokonto skall öppnas i den berörda institutionens namn.

c) Arten av och det högsta belopp för varje utgift som kan effektueras utan föregående tillstånd.

d) Den frekvens med vilken underlagen måste lämnas och förfarandet för detta.

e) Det förfarande som skall användas om förskott måste inrättas på nytt.

f) Den tid inom vilken förskottsordningens transaktioner måste regleras.

2. Betalningar kan endast göras på grundval av och inom ramen för tidigare åtaganden undertecknade av utanordnaren och godkända av styrekonomen.

Artikel 86

Endast räkenskapsföraren kan överföra medel till förskottskontona i enlighet med artikel 54 andra stycket i budgetförordningen.

Diverse lokala inkomster såsom de som härrör från

- försäljning av utrustning,

- publikationer,

- diverse återbetalningar,

- räntor m.m.,

skall dock tas upp direkt på tillämpliga förskottskonton och regleras i enlighet med tillämpliga bestämmelser i budgetförordningen och denna förordning.

Räkenskapsföraren skall dra ifrån beloppen ifråga när han senare tillför medel till dessa förskottskonton.

Artikel 87

Varje förskottsförvaltare skall vara ansvarig inför utanordnaren för att de betalningar som skall ske till tredje man fastställs och inför räkenskapsföraren för att betalningarna görs.

Artikel 88

Förskottsförvaltaren skall föra räkenskaper över de medel han förfogar över och över de utgifter som effektueras och inkasserade medel, i enlighet med räkenskapsförarens instruktioner.

Artikel 89

Förskottsförvaltaren skall vidta alla nödvändiga försiktighetsåtgärder för att säkra de medel som ställts till hans förfogande.

Artikel 90

Utan att det påverkar de revisioner som utförs av styrekonomen måste räkenskapsföraren själv eller genom en biträdande räkenskapsförare eller genom en tjänsteman som särskilt befullmäktigats för detta ändamål utföra kontroller, vilka i regel bör utföras på plats och utan förvarning och, i den mån det är möjligt med jämna mellanrum, av de medel som betrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper.

Artikel 91

Räkenskapsföraren och styrekonomen skall underrätta varandra om resultaten av sina kontroller och vidrarebefordra dessa till utanordnaren.

AVDELNING XIV VILLKOR FÖR BETALNING AV RÄNTA NÄR FELAKTIGT UTBETALDA BELOPP SKALL INKASSERAS (Artikel 49 i budgetförordningen)

Artikel 92

Bestämmelserna i denna avdelning skall gälla för inkassering av belopp som av gemenskapen felaktigt utbetalats utan att detta påverkar tillämpningen av eventuella bestämmelser i de grundläggande rättsakterna om gemenskapens politik i olika sektorer.

Artikel 93

1. I det betalningskrav som avses i artikel 28.2 i budgetförordningen skall för varje fastställd fordran förfallodagen för inkassering av det felaktigt utbetalda beloppet anges.

2. Räkenskapsföraren kan tillsammans med berörd utanordnare ge anstånd med betalningen endast efter behörigen motiverad skriftlig begäran av gäldenären, förutsatt att gäldenären förpliktar sig att betala ränta efter den sats som anges i artikel 94 under hela anståndsperioden räknat från den ursprungliga förfallodagen.

3. När anstånd ges kan räkenskapsföraren begära att gäldenären ska lämna en säkerhet som täcker både huvudsumman och räntan för att säkerställa gemenskapens rättigheter på ett bättre sätt.

Artikel 94

1. Varje fordran som inte återbetalas på förfallodagen skall löpa med ränta enligt följande:

- Fordringar uttryckta i ecu: Till den räntesats som tillämpas av Europeiska fonden för monetärt samarbete för sina transaktioner i ecu (), ökad med en och en halv procentenhet,

- Fordringar uttryckta i nationell valuta: Till satsen för tremånaders interbanksränta (vid försäljning) på tillämplig marknad, ökad med en och en halv procentenhet.

2. Den tillämpliga räntesatsen är den som gäller under den månad som fordran förfaller.

3. Ränta skall beräknas från förfallodagen i betalningskravet till den dag när hela fordran är återbetald.

Artikel 95

Räkenskapsföraren kan, efter överenskommelse med styrekonomen, avstå från att utkräva ränta när beloppet ifråga på grund av antingen fordrans storlek eller förseningens varaktighet är obetydlig i förhållande till de administrativa omkostnaderna.

Artikel 96

Alla delbetalningar skall i första hand täcka den fastställda räntan i enlighet med artikel 94 och därefter huvudsumman.

AVDELNING XV ANBUDSFÖRFARANDEN (Priskonkurrens och anbudsinfordran) (Artikel 57 i budgetförordningen)

Artikel 97

De förfaranden som avses i denna avdelning skall tillämpas utan att tillämpningen av bestämmelserna i artiklarna 126 129 påverkas.

Artikel 98

Anbudsinfordringar skall så vitt möjligt inges på ett standardformulär eller utformas efter en standardtext.

Artikel 99

Varje anbudsinfordran skall i synnerhet innehålla upplysningar om följande:

a) Förfarandet för inlämnande av anbud och hur de skall utformas, inbegripet i synnerhet om det krävs att ett standardiserat svarsformulär skall användas.

b) Att protokoll rörande privilegier och immunitet skall gälla och hänvisa till allmänna villkor som tillämpas på avtalet ifråga (material, arbete, tjänster eller publikationer) och till varje handling med de villkor som särskilt tillämpas på det särskilda avtalet ifråga.

c) En klausul om att anbudsvillkoren betraktas som accepterade vid ingivande av anbud.

d) Besiktningsvillkoren som skall preciseras i detalj vid besiktningar på plats.

e) Ett anbuds giltighetstid under vilken anbudsgivaren skall stå kvar vid villkoren i sitt anbud.

f) De straff som utverkas om avtalets bestämmelser inte följs.

g) De upplysningar som fakturor (eller de tillhörande underlagen) måste innehålla i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 65 73.

h) Förbud mot all kontakt mellan institutionen och anbudsgivarna utom i vissa undantagsfall enligt följande villkor:

1. Före utgången av tiden för inlämnande av anbud:

- På begäran av anbudsgivare:

Ytterligare upplysningar, som endast har till syfte att klargöra arten av anbudsinfordran, kan meddelas anbudsgivarna.

- På begäran av institutionen:

Om institutionens enheter uppmärksammar ett fel, onöjaktigheter, försummelse eller någon annan typ av brister i texten om anbudsinfordringen, kan de underrätta personerna ifråga om detta på samma sätt som det som tillämpas för originalanbudsinfordringen.

2. Efter öppningen av anbud och på begäran av institutionens enheter:

- om något klargörande krävs i samband med ett anbud, eller om uppenbara skrivfel i anbudet måste korrigeras, kan institutionen kontakta anbudsgivaren.

Artikel 100

I de fall när kontakt har tagits enligt villkoren i artikel 99 h, skall en "not till akten" utarbetas och sådan kontakt skall omnämnas i den rapport som senare skall lämnas till CCAM.

Artikel 101

De allmänna villkor som tillämpas på det föreslagna avtalet skall biläggas anbudsinfordran. Varje handling med villkor som särskilt skall tillämpas på det särskilda avtalet ifråga skall också biläggas.

Artikel 102

Tidsgränsen för inlämnande av anbud skall fastställas efter avtalets art och med hänsyn till den tid som krävs för att förbereda svaret på anbudsinfordran.

Artikel 103

Anbudsgivare kan lämna anbud

- antingen per post:

I så fall måste det preciseras i anbudsinfordran att dessa skall betraktas som lämnade på avsändningsdagen, som visas genom poststämpeln. Anbud som lämnas per post måste registreras.

- eller genom direkt inlämning till institutionen eller genom anbudsgivarens ombud, inbegripet privata postbefordringsfirmor:

I så fall måste det preciseras i anbudsinfordran vilken dag och tid som anbuden måste lämnas till institutionen och till vilken enhet de skall levereras mot ett underskrivet och daterat kvitto.

Dagen måste vara densamma i båda fallen.

För att upprätthålla sekretess och för att undvika missförstånd, måste anbudsinfordran inbegripa en bestämmelse enligt följande:

"Anbud måste lämnas i dubbla kuvert. Bägge kuverten skall vara slutna och det innersta skall förutom angivande av den enhet den är ställd till som anges i anbudsinfordran, orden "Anbudsinfordran får inte öppnas av postföretaget". Om självhäftande kuvert används måste de slutas med tejp och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp."

Artikel 104

Alla anbud måste öppnas.

Anbud skall öppnas av en kommitté som utsetts för detta ändamål. Styrekonomen måste underrättas om öppning av anbud. Styrekonomen eller dennes representant kan närvara som observatör om han anser det nödvändigt.

Anbud som inte uppfyller villkoren i anbudsinfordran skall inte tas med.

Kommittémedlemmarna skall parafera varje sida i varje anbud och skall utarbeta en skriftlig rapport om inkomna anbud med förteckning över de anbud som uppfyller villkoren och vilka som inte gör det och med skäl för avslag av de som inte uppfyller villkoren.

Artikel 105

Alla anbudsgivare skall underrättas om resultatet av deras anbud.

AVDELNING XVI FASTSTÄLLANDE AV OLIKA BELOPPSGRÄNSER MED AVSEENDE PÅ AVTAL (Artikel 128 i budgetförordningen)

Artikel 106

Den övre beloppsgränsen för ingående av avtal genom privat överenskommelse enligt artikel 58 punkt a i budgetförordningen skall vara 12 000 ecu.

Artikel 107

Den undre beloppsgränsen för när CCAM som avses i artikel 60 i budgetförordningen skall yttra sig, skall vara 42 000 ecu.

Artikel 108

Beloppsgränsen för obligatorisk säkerhet som avses i artikel 62 i budgetförordningen skall vara 300 000 ecu.

Artikel 109

De övre beloppsgränserna för ingående av avtal mot faktura eller räkning enligt artikel 63 i budgetförordningen skall vara

- 900 ecu för utgifter som effektueras vid institutionens provisoriska arbetsplatser,

- 2 400 ecu för utgifter som effektueras utanför institutionens provisoriska arbetsplatser.

Artikel 110

I enlighet med artikel 97 i budgetförordningen om tilldelning av avtal som rör anslag för forskning och teknologisk utveckling, skall följande gränser fastställas:

- Den övre beloppsgränsen för ingående av avtal genom privat överenskommelse skall vara 90 000 ecu för avtal om vetenskap och teknisk utrustning och för avtal om bygg- och anläggningsarbeten.

- Den undre beloppsgränsen för när CCAM skall yttra sig skall vara

a) 420 000 ecu för vetenskapliga och tekniska avtal,

b) 90 000 ecu för avtal om utrustning och leveranser som inte är av vetenskaplig eller teknisk art,

c) 30 000 ecu för avtal om utrustning och leveranser som inte är av vetenskaplig eller teknisk art och på vilka bestämmelserna i artikel 58 punkterna c, d och e i budgetförordningen tillämpas.

AVDELNING XVII UPPGIFTER FÖR DEN RÅDGIVANDE KOMMITTÉN FÖR UPPHANDLING OCH AVTAL (Artiklarna 60 och 97 i budgetförordningen)

Avsnitt I Allmänna bestämmelser

Artikel 111

CCAM skall, i egenskap av rådgivande organ, anmodas att avge sitt yttrande i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 60, 61 och 97 i budgetförordningen om

a) alla utkast till avtal om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser eller tjänster, inbegripet studier, som rör belopp som överskrider de som anges i artiklarna 107 och 110 i denna förordning och om förslag avseende köp av fast egendom, oavsett beloppets storlek,

b) utkast till tilläggsavtal till ett avtal som avses i a om det rör sig om grundläggande ändringar, särskilt om ett sådant tilläggsavtal kan medföra att det ursprungliga avtalets belopp ändras,

c) utkast till tilläggsavtal som medför att det samlade beloppet för ett redan ingånget avtal som ursprungligen låg under de gränser som avses i a, överskrider dessa gränser,

d) formulär och standardtexter avseende anbudsinfordringar och utkast som avviker väsentligt från sådana standardtexter,

e) utkast till anbudsinfordringar av särskild betydelse eller karaktär,

f) frågor som uppstår vid avtalens ingående eller genomförande (t.ex. upphävande av order, begäran om straffeftergift för försening, avvikelser från de särskilda och allmänna avtalsvillkoren) när frågan är tillräckligt allvarlig för att begäran om yttrande skall beaktas,

g) utkast till avtal till ett belopp som är lägre än det som avses i a, på begäran av den behöriga utanordnaren eller av en medlem av CCAM, när en av dessa anser att sådana avtal berör principfrågor eller är av särskild art.

Artikel 112

CCAM skall lämna

a) rekommendationer avseende den allmänna politiken för inköp i och utanför gemenskapen och skall företa eller låta företa undersökningar och studier som kan vara nödvändiga,

b) rekommendationer om allmänna villkor för upphandling och avtal.

Artikel 113

De akter som överlämnas till CCAM för yttrande skall åtföljas av en rapport som utarbetas och föreläggs av den behöriga tjänstemannen eller av en ställföreträdare som utses av utanordnaren.

Denna rapport skall inbegripa

a) en teknisk och ekonomisk utvärdering av varje anbud, inbegripet en jämförande tabell över priserna per enhet,

b) motiveringar till valet av rekommenderad anbudsgivare.

Artikel 114

För varje fall skall ett yttrande avges som skall undertecknas av CCAM:s ordförande. Dessa yttranden skall meddelas de berörda enheterna.

Artikel 115

Varje CCAM skall själv utarbeta sin arbetsordning, som skall meddelas den berörda institutionen, de övriga institutionernas CCAM och revisionsrätten.

Varje CCAM skall säkerställa korrekt tillämpning av rådets direktiv som avses i artikel 126.

Avsnitt II Särskilda bestämmelser för det gemensamma forskningscentret

Artikel 116

Kommissionen kan anta tillämpliga interna bestämmelser beträffande CCAM:s sammansättning och dess uppgifter vad gäller det gemensamma forskningscentrets verksamhet med hänsyn till de särskilda behoven i detta sammanhang.

Dessa interna bestämmelser skall utarbetas efter samråd med styrekonomen och skall sändas till Europaparlamentet och revisionsrätten för kännedom.

Avsnitt III Institutionernas gemensamma rådgivande kommitté för upphandling och avtal (CCAMI) ()

Artikel 117

De administrativa cheferna för gemenskapens institutioner kan vidta lämpliga åtgärder för att upprätta ett CCAMI med syfte att stärka samarbetet mellan institutionerna, i enlighet med kraven på sund ekonomisk förvaltning med avseende på ingående av vissa gemensamma leveransavtal och andra avtal i samband med förvaltning av anslag för finansiering av tvärinstitutionella åtgärder.

Artikel 118

CCAMI skall i synnerhet ha följande befogenheter:

a) Det skall avge yttrande när alla eller flera institutioner beslutar sig för att ingå gemensamma avtal inom de områden som anges i artikel 117 med avseende på de ekonomiska fördelar som detta förfarande kan medföra.

Det skall avge yttrande om förfarandets formella riktighet, valet av anbudsgivare och allmänt om villkoren för ingående av avtal med vederbörlig hänsyn till samtliga institutioners intressen.

I detta fall skall de enskilda institutionernas CCAM inte höras i frågan men skall underrättas om yttrandet.

b) Det kan få sig förelagt att, särskilt på begäran av en eller flera administrativa chefer eller en eller flera CCAM från enskilda institutioner, undersöka och rådgiva i frågor som kan vara av intresse eller få konsekvenser på ett tvärinstitutionellt plan beträffande ingående av avtal inom de områden som anges i artikel 117.

Det skall undersöka den fråga som väckts och framföra de förslag som anses nödvändiga.

Artikel 119

CCAMI skall bestå av tio personer från varje institution, som så vitt möjligt skall utses bland medlemmarna i varje institutions CCAMI och skall i vart fall genom överenskommelse mellan institutionerna bestå av följande representanter förutom representanterna från respektive administrativa enhet:

- en representant för enheter med ansvar för juridiska frågor,

- en representant för enheter med ansvar för ekonomiska frågor,

- en representant för styrekonomen i egenskap av observatör.

Institutionerna kan komma överens om en turordning för dessa tre enheters representanter.

Institutionerna skall i tur och ordning vara ordförande i CCAMI under en period på två år.

Kommissionen skall ha hand om sekretariatet.

Artikel 120

Vad gäller förfarandena skall artiklarna 113 och 114 tillämpas.

Artikel 121

CCAMI skall utarbeta sin egen arbetsordning som skall meddelas varje institution.

AVDELNING XVIII GARANTIER OCH PRELIMINÄR HANDPENNING SOM GARANTI FÖR AVTALENS GENOMFÖRANDE (Artikel 62 i budgetförordningen)

Artikel 122

När det som garanti för avtalens genomförande krävs att leverantörer av varor, entreprenörer eller leverantörer av tjänster ställer en preliminär säkerhet, skall denna säkerhet täcka inte bara garantiperioden utan en tillräckligt lång period för att garantin skall kunna åberopas. Säkerheten skall i princip ställas i form av en betalning till institutionen i samma valuta som den som anges för betalning av leveranser eller bygg- och anläggningsarbeten.

Artikel 123

Säkerheten kan ersättas med en proprieborgen av en tredje man godkänd av institutionens räkenskapsförare. Garantin skall ställas i den valuta som föreskrivs för betalning av avtal och måste omfattas av samma regler som den garanti som avses i artikel 122.

Artikel 124

De sedvanliga underlag som åtföljer den första betalningsordern utställd enligt ett avtal som kräver ställande av säkerhet skall kompletteras med en av räkenskapsföraren bekräftad kopia av den kvittering som utfärdats vid betalningen av säkerheten eller av en av räkenskapsföraren bekräftad kopia av en förklaring från den verksamhet eller den tredje man som ställer garantin.

Artikel 125

Säkerheter skall betalas tillbaka, eller de garantier som avses i artikel 123 som ersätter dessa, i enlighet med bestämmelserna rörande ingående av avtal, utom i de fall då avtal inte genomförs eller genomförs för sent såsom avses i artikel 62 fjärde stycket i budgetförordningen.

AVDELNING XIX BESTÄMMELSER RÖRANDE GEMENSKAPENS INSTITUTIONERS TILLÄMPNING AV RÅDETS DIREKTIV OM OFFENTLIG UPPHANDLING AV BYGG- OCH ANLÄGGNINGSARBETEN, LEVERANSER OCH TJÄNSTER (Artikel 64 i budgetförordningen)

Artikel 126

Rådets direktiv om offentlig upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, leveranser och tjänster skall tillämpas när institutionerna ingår avtal om beloppen är lika stora som eller större än de belopp som anges i dessa direktiv.

Artikel 127

Uttrycken "avtal om bygg- och anläggningsarbeten", "avtal om leveranser" och "avtal om tjänster" skall tolkas i enlighet med definitionerna i de direktiv som avses i artikel 126.

Artikel 128

När avtal finansieras genom anslag som tas upp i institutionens eget avsnitt i den allmänna budgeten, skall gemenskapens institutioner betraktas som "avtalsslutande myndigheter" inom ramen för de direktiv som avses i artikel 126.

Artikel 129

Institutionerna skall, när de ingår avtal om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser och tjänster, uppfylla bestämmelserna i rådets direktiv, särskilt vad beträffar

- regler om offentliggörande,

- gemensamma regler om tekniska specifikationer,

- gemensamma regler om deltagande,

- kriterier för kvalitativt urval,

- kriterier för tilldelning av avtal.

AVDELNING XX FASTSTÄLLANDE AV VÄRDET PÅ LÖS EGENDOM SOM SKALL TAS UPP I INVENTARIEFÖRTECKNINGEN (Artikel 65 i budgetförordningen)

Artikel 130

I inventarieförteckningen skall all lös egendom tas upp som

- har ett anskaffningsvärde på minst 350 ecu,

- har en normal förbrukningstid på minst ett år [två år vad gäller lös egendom av vetenskaplig eller teknisk art ()] och

- inte är förbrukningsvaror.

All lös egendom som anskaffas skall registreras i inventarieförteckningen, som kvittona utgör en integrerad del av, med en lämplig beskrivning av den anskaffade lösa egendomen och med angivande av dess placering, anskaffningsdagen och priset per enhet.

Detaljerade kvitton skall betraktas som en tillämplig beskrivning.

Artikel 131

Vid institutionernas inventeringskontroller skall de förvissa sig om att all lös egendom finns och om dess överensstämmelse med inventarieförteckningen. Kontrollerna skall genomföras som ett led i ett treårigt revisionsprogram.

AVDELNING XXI OFFENTLIGGÖRANDE AV FÖRSÄLJNING AV LÖS EGENDOM (Artikel 66 i budgetförordningen)

Artikel 132

1. Försäljning av lös egendom skall offentliggöras enligt följande:

a) Med lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet var minst 7 000 ecu. Minst 14 dagar måste förflyta mellan den sista annonseringen och försäljningsavtalets ingående.

b) I ett meddelande om försäljning i Europeiska gemenskapernas officiella tidning om inköpspriset per enhet var minst 340 000 ecu. Sådana försäljningar kan även annonseras på lämpligt sätt i medlemsstaternas press. Minst en månad måste förflyta mellan dagen för offentliggörandet av meddelandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och försäljningsavtalets ingående.

2. Annonsering i pressen är inte nödvändig om ingen särskild fördel kan vinnas med hänsyn till omkostnaderna.

3. Institutionerna skall alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga pris vid försäljning av lös egendom.

AVDELNING XXII UTARBETANDE AV KONTOPLANEN OCH DESS FUNKTION (Artikel 70 i budgetförordningen)

Artikel 133

Utarbetande av kontoplanen

Kontoplanen skall indelas i två olika men samordnade delar som gör det möjligt att föra

- budgeträkenskaper,

- allmänna räkenskaper.

Artikel 134

Budgetkonton

1. Budgetkontona skall utvisa, för varje underavdelning av budgeten:

a) I fråga om utgifter:

- De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag som tas upp i tilläggs- eller ändringsbudgetar, de anslag som avsatts som en följd av bidrag från tredje man, överföringar av anslag och de totala anslagen som det således disponeras över. Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden skall tas upp var för sig.

- Åtaganden och betalningar under budgetåret i fråga.

b) I fråga om inkomster:

- Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräkningar som tas upp i tilläggs- eller ändringsbudgetar, inkomster från bidrag från tredje man och det totala beloppet av de således fastställda beräkningarna.

- De fastställda fordringarna och inkasserade belopp under budgetåret i fråga.

c) En lista över obetalda åtaganden och utestående fordringar från tidigare budgetår.

De övergripande preliminära åtagandena rörande garantisektionen vid EAGJF och de motsvarande betalningarna i form av förskott skall även registreras i budgetkontona.

Dessa åtaganden skall utformas med hänsyn till de totala anslagen till garantisektionen vid EAGJF.

2. Enskilda konton skall öppnas så att följande kan registreras var för sig:

- Användningen av överförda anslag.

- Användningen av anslag som åter är disponibla.

- Slutbetalningen av utestående åtaganden.

På inkomstsidan skall särskilda konton öppnas för att kunna följa utestående fordringar från tidigare budgetår.

3. Kontona kan specificeras för att resultaten skall kunna analyseras.

4. Kontona skall föras i böcker, eller per lösbladssystem, eller med hjälp av data.

Artikel 135

Allmänna konton

1. De allmänna kontona skall ge möjlighet att ställa upp en översikt över institutionens tillgångar och skulder.

2. Den kontoplan som skall användas för de allmänna kontona skall ställas upp efter ett decimalklassifikationssystem.

3. Kontoförteckningen skall bestå av följande klasser:

- Klass 1: Konto för fast kapital,

- Klass 2: Konton för fasta tillgångar,

- Klass 3: Lagerkonton,

- Klass 4: Konton för tredje man,

- Klass 5: Kassa- och bankkonton,

- Klass 6: Utgiftskonton,

- Klass 7: Inkomstkonton,

- Klass 8: Särskilda konton.

4. Varje kontoklass skall innefatta tvåsiffriga grupper indelade i tresiffriga undergrupper. Beroende av institutionens behov skall dessa undergrupper indelas i konton (med femeller sexsiffriga koder).

5. I klass 4 "Konton för tredje man" skall alla transaktioner med tredje man och regleringskonton registreras.

Den skall i synnerhet innehålla interimskonton för att ta upp inkomster som härrör från återbetalningar av förskott som avses i artikel 7 punkt 7 i budgetförordningen och de konton som gör det möjligt att följa transaktioner om användning på nytt som avses i artikel 27.2 i budgetförordningen.

6. I klass 5 "Kassa- och bankkonton" skall transaktioner rörande säkerheter, kassa-, bank- och postgirotransaktioner, och transaktioner som utförs av de biträdande räkenskapsförarna och förskottsförvaltarna. Ett särskilt konto skall öppnas för varje bankkonto, postgirokonto, kassa- och förskottsförvaltning.

7. I klass 6 "utgiftskonton" skall bruttosumman av de utgifter som tas upp i budgeträkenskaperna registreras.

Särskilda konton skall öppnas för utgifter rörande

- anslag under innevarande budgetår,

- anslag som förts över enligt artikel 7.1 b i budgetförordningen,

- anslag som förts över enligt artikel 7.1 a i budgetförordningen,

- anslag som förts över enligt artikel 7.2 i budgetförordningen,

- anslag rörande bidrag från tredje man enligt artikel 4.2 i budgetförordningen.

8. I klass 7 "Inkomstkonton" skall summan av inkomster som tas upp i budgetkontona anges.

Särskilda konton skall öppnas för inkassering av

- konstaterade fordringar under det innevarande budgetåret,

- utestående fordringar från tidigare budgetår.

9. I klass 8 "särskilda konton" skall vid årets utgång transaktioner rörande kontoavslutningen registreras.

10. Utan hinder av artikel 21 skall varje institutions räkenskapsförare ställa upp en detaljerad kontoplan i överensstämmelse med den kontoförteckning. Räkenskapsföraren skall skapa grupper, undergrupper och enskilda konton beroende på sin förvaltnings särskilda behov och skall i varje enskilt fall ange syftet med dessa konton och dessas användningsvillkor.

Artikel 136

De allmänna kontonas funktion

1. De allmänna kontona skall föras för varje kalenderår genom att använda dubbel bokföring.

2. Kontona skall föras i böcker, eller per lösbladssystem, eller med hjälp av data.

3. Kontona skall göra det möjligt att upprätta ett allmänt saldo, d.v.s. en redogörelse över alla institutioners tillgångar och skulder, inbegripet saldona med i varje enskilt fall

- kontonummer,

- beskrivning,

- totala beloppet i debet,

- totala beloppet i kredit,

- saldo.

4. Kontona skall föras på ett sådant sätt att en detaljerad analys av transaktionerna och saldona kan göras. Redovisningarna skall med hjälp av lämpliga rubriker ställas upp på ett sådant sätt att de ger en korrekt bild av institutionens tillgångar och skulder. Ännu inte inkasserade inkomster skall tas upp på regleringskontots passivsida och de fordringar som svarar däremot förs upp på aktivsidan under rubriken "diverse gäldenärer" eller andra lämpliga rubriker. Utgifter under budgetåret som ännu inte konterats på inkomst- och utgiftskontot skall anges på tillgångssidan under rubriken "utgifter som skall konteras". Inkomst- och utgiftskontot skall inbegripa alla upplysningar som är nödvändiga för balansräkningen.

Saldot på varje konto skall regelbundet avstämmas med verifikationer och andra handlingar och särskilt

- konto över fasta tillgångar i enlighet med artikel 130,

- innestående på bank- och postgirokonto med månatlig avstämning av kontoredogörelserna från de finansiella institutionerna,

- kassabehållningen genom avstämning med kassaböckerna,

- förskottkonton och andra förskott enligt artikel 74, genom att kontrollera om reglerna för förskottskontona och beviljande av förskott och bokföringsreglerna efterlevs,

- utgifts- och inkomstkontona i klasserna 6 och 7 som varje månad skall avstämmas med de motsvarande totala beloppen i budgetkontona.

5. De tvärinstitutionella gemensamhetskontona skall månatligen avstämmas och regelbundet revideras.

6. Interimskontona skall regelbundet kontrolleras enligt följande:

- utestående belopp av räkenskapsföraren som meddelar utanordnaren om inkomster som inte inkasserats och om de åtgärder som vidtagits,

- utestående betalningar av räkenskapsföraren som meddelar utanordnaren om skälen till att betalningarna inte gjorts och om storleken på beloppen,

- medel som skall överföras på grundval av samlade översikter över personalens löner eller liknande översikter,

- andra interimskonton genom analys av kontosaldona och genom meddelande till utanordnaren om varje punkt som inte avvecklats inom de frister som fastställs årligen.

Interimskontona skall avvecklas utan dröjsmål och i vart fall inom de frister som fastställs i artikel 71 i budgetförordningen.

7. Interimskontona för användning på nytt skall göra det möjligt att kontrollera användningen på nytt av de typer av inkomster som anges i artikel 27.2 i budgetförordningen och att utarbeta översikten i artikel 78.1 och 78.3 i budgetförordningen.

8. Bank- och postgirokontona skall föras i nationella valutor och i ecu.

Belopp uttryckta i nationella valutor skall omräknas till ecu efter de kurser som fastställs i enlighet med artikel 1. Saldon i ecu på konton som förs i nationell valuta och i ecu skall justeras varje månad.

9. Räkenskaperna från Gemensamma forskningscentret skall inbegripas i kommissionens allmänna räkenskaper.

10. Om inte annat följer av en förordning skall redovisningarna utformas i enlighet med allmänt accepterade räkenskapsprinciper, inbegripet de principer som avses i rådets direktiv. Närmare regler för tillämpningen av dessa principer, som regelbundet skall uppdateras, skall antas i enlighet med artikel 21.

AVDELNING XXIII BESTÄMMELSER AVSEENDE FTD-ANSLAG (Artikel 94 och 96 i budgetförordningen)

Artikel 137

För verksamheter som sorterar under Gemensamma forskningscentret skall en tabell utarbetas till stöd för budgeten som visar sambandet mellan utgifternas ändamål forskningsmål och andra aktiviteter och de medel som används för genomförandet i form av

- personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som inte omfattas av dessa,

- administrativ och teknisk infrastruktur,

- vetenskapligt och tekniskt stöd,

- direkta driftskostnader.

Gemensamma forskningscentret skall, i den mån det är nödvändigt för förvaltningen av varje enskild verksamhet som hör till dess jurisdiktion, inbegripet verksamheter som rör tjänster för tredje man och stöd till kommissionens enheter, föra lämpliga räkenskaper som gör det möjligt att följa de faktiska utgifterna på grundval av informationen i översikten.

Artikel 138

För verksamheter som sorterar under indirekta åtgärder skall en översikt utarbetas till stöd för budgeten som visar sambandet mellan ändamålet forskningsmål och andra aktiviteter och typen av utgifter i enlighet med följande fördelning:

- interventioner,

- personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna (),

- drift,

- infrastruktur,

- information och publikationer,

- personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna ().

Lämpliga åtgärder skall vidtas för bokföringen av räkenskaperna för att säkerställa övervakningen av budgetens genomförande för varje forskningsmål på grundval av de olika delarna i översikten.

Artikel 139

1. Kommissionen skall ta emot förskott i samband med verksamheter för tredje man. Dessa förskott skall användas till finansiering av personalkostnader, allmänna kostnader och medel för genomförande som krävs för dessa verksamheter och de särskilda investeringar som de kräver. Förskotten skall inbegripas i motsvarande budgetanslag.

2. Oanvända förskott skall betalas tillbaka genom att återkalla motsvarande anslag via inkomst- och utgiftskontot. Använda förskott skall betalas tillbaka med en andel av inkomsterna från tredje mans betalning för tjänster. Den del av inkomsten som används för att betala tillbaka förskott skall vara den som motsvarar personalkostnader, utgifter för allmänna tjänster och kommissionens medel för genomförande, och de särskilda investeringarna. Resterande inkomster, dvs. de inkomster som motsvarar löpande utgifter särskilt till följd av avtal, skall behållas av kommissionen genom att föra upp ytterligare anslag under rubrikerna för dessa särskilda utgifter.

3. Den del av inkomsterna som ger upphov till återbetalning skall fastställas när avtal om tjänster till tredje man ställs upp i enlighet med interna regler.

Inkomster som skall användas till återbetalning av förskott och inkomster som leder till att ytterligare anslag avsätts, skall bokföras under särskilda rubriker i kommissionens översikt över inkomster.

AVDELNING XXIV BESTÄMMELSER FÖR FÖRVALTNING AV DRIFTSANSLAG UTANFÖR GEMENSKAPEN (Artiklarna 121, 122 och 123 i budgetförordningen)

Avsnitt I Förskott

Artikel 140

För betalning av vissa utgiftskategorier skall ett förskottskonto upprättas för varje lokal enhet utanför gemenskapen i enlighet med artikel 54 i budgetförordningen.

I beslut om upprättande av dessa förskottskonton skall regler fastställas för hur dessa skall fungera på grundval av varje lokal enhets särskilda behov.

Avsnitt II Åtaganden och betalningar

Artikel 141

För alla lokala enheter skall förslag till övergripande preliminära åtaganden utarbetas.

Dessa förslag som skall åtföljas av en utgiftsberäkning för varje lokal enhet, skall sändas till styrekonomen för godkännande och därefter registreras i räkenskaperna. Dessa övergripande åtaganden kan revideras om behoven ändras.

Artikel 142

1. I delegeringar med endast ett begränsat antal tjänstemän eller anställda som kan befullmäktigas att underteckna checker eller post- eller banköverföringar, kan de myndigheter som avses i artikel 22 i budgetförordningen, på förslag av utanordnaren och efter positivt yttrande från räkenskapsföraren och styrekonomen, ge tillstånd till en enda underskrift.

2. Kommissionen skall fastställa hur de anställda, som den utser och bemyndigar att administrera delegationens konton, skall meddela de lokala bankerna deras namn och underskriftsprover.

Avsnitt III Särskilda bestämmelser om framläggande för CCAM

Artikel 143

1. I enlighet med artikel 60 i budgetförordningen och artikel 111 i denna förordning kan avtal om uthyrning av en byggnad utanför gemenskapen undantagsvis ingås direkt med utanordnaren förutsatt att CCAM vederbörligen har informerats i förväg om situationen på marknaden i landet eller städerna ifråga och har accepterat de grundläggande kriterier som skall antas beträffande

- typ av byggnad som skall hyras, beroende av vad den skall användas till (bostad, kontor, etc.),

- de parametrar, eventuellt med marginaler, som skall följas med hänsyn till areal och pris,

- avtalsvillkor.

2. Om utanordnaren ställs inför en situation som avviker från de överenskomna kriterierna i punkt 1 och som accepterats i förväg av CCAM, skall det särskilda fallet eller fallen åter framläggas för CCAM.

3. Utanordnaren skall regelbundet rapportera till CCAM om tillämpningen av punkt 1.

Avsnitt IV Förteckningar

Artikel 144

1. De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör gemenskapernas tillgångar skall för delegationernas vidkommande föras lokalt. De skall med jämna mellanrum sändas till de centrala avdelningarna i enlighet med de regler som antagits av kommissionen.

Lös egendom i transit till delegationerna skall föras upp på en preliminär lista före registrering i de löpande förteckningarna.

2. Annonsering om försäljning av delegationernas lösa egendom skall anpassas efter den lokala situationen och lokala rättsliga villkor.

AVDELNING XXV SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 145

De fastställda beloppen som anges i denna förordning skall uppdateras i överensstämmelse med förändringar i gemenskapens konsumentprisindex enligt följande:

- Vart tredje år, om det inte sker en exeptionell förändring i index, för de belopp som avses i artiklarna 31 (förskottsbelopp), 81, 130 och 132 och i artiklarna 106-110. Dessa belopp skall avrundas.

- Varje år för de belopp som avses i artikel 31 (ersättningens storlek). Dessa belopp skall avrundas uppåt eller neråt till närmaste hela ecu.

Kommissionen skall fastställa dessa nya belopp i enlighet med ovan nämnda intervaller och kriterier samt meddela de övriga institutionerna om de nya beloppen.

Artikel 146

Bestämmelserna i denna förordning skall inte inverka på tillämpningen av de särskilda bestämmelserna i budgetförordningen avseende anslag till forskning och teknisk utveckling (Avdelning VII i budgetförordningen), garantisektionen vid europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (Avdelning VIII i budgetförordningen), bistånd till tredje land (Avdelning IX i budgetförordnignen), förvaltning av anslag till personal som tjänstgör utanför gemenskapen och därtill knuten administration (Avdelning X i budgetförordningen) och byrån för europeiska gemenskapernas officiella publikationer (Avdelning XI i budgetförordningen).

Artikel 147

Institutionerna skall inom sex månader från dagen för denna förordnings ikraftträdande underrätta revisionsrätten om de bestämmelser som de har antagit för tillämpningen av den.

Artikel 148

Förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 86/610 skall upphöra att gälla.

Artikel 149

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 1994.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 9 december 1993.

På kommissionens vägnar

Peter SCHMIDHUBER

Ledamot av kommissionen

() EGT nr L 356, 31.12.1977, s. 1.

() EGT nr L 70, 16.3.1990, s. 1.

() EGT nr L 360, 19.12.1986, s. 1.

() EGT nr L 249, 8.9.1988, s. 9.

() EGT nr L 155, 7.6.1989, s. 1.

() Dessa satser offentliggörs varje månad i C-serien av Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

() Rådets beslut 88/376/EEG, Euratom (EGT nr L 185, 15.7.1988, s. 24).

() - Förordning (EEG, Euratom) nr 1552/89,

- Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1553/89 (EGT nr L 155, 7.6.1989, s. 9).

() Dessa satser offentliggörs varje månad i C-serien av Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

() Ordet institution skall tolkas enligt artikel 22.5 i budgetförordningen.

() Definierad för Det gemensamma forskningscentret i "Instruktioner för inventarieförteckningar" (dok. 13.131/XV/68-F) och "Materialförteckning allmänt" (dok. 2168/IX/1972-F med uppdateringar.

() "Personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna" är tjänstemän på poster som ingår i tjänstematrikeln och anställda som omfattas av anställningsvillkoren. "Personal som inte omfattas av tjänsteföreskrifterna" är all övrig personal (vikarier, utstationerade tjänstemän från medlemsstaterna, leverantörer av tjänster, uppdragsgivare m.m.) se kommissionens regler av den 22 maj 1990 om minibudgetar.