SV Europeiska unionens officiella tidning L 143/1

RÅDETS FÖRORDNING (EG) nr 485/2008

av den 26 maj 2008

om medlemsstaternas granskning av de transaktioner som utgör en del av systemet för finansiering genom Europeiska garantifonden för jordbruket

(kodifierad version)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 37,

med beaktande av kommissionens förslag,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande (1), och

av följande skäl:

(1) Rådets förordning (EEG) nr 4045/89 av den 21 december 1989 om medlemsstaternas granskning av de transaktioner som utgör en del av systemet för finansiering genom garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket och om upphävande av direktiv 77/435/EEG (2) har ändrats flera gånger (3) på ett väsentligt sätt. För att skapa klarhet och överskådlighet bör den förordningen kodifieras.

(2) Enligt artikel 9 i rådets förordning (EG) nr 1290/2005 av den 21 juni 2005 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken (4) ska medlemsstaterna vidta de åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa effektivt skydd av gemenskapens finansiella intressen och i synnerhet för att kunna kontrollera att verksamhet som finansieras genom Europeiska garantifonden för jordbruket (EGFJ) och genom Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU) verkligen äger rum och utförs korrekt, för att förhindra och beivra oegentligheter och för att återvinna belopp som gått förlorade till följd av oegentligheter eller oaktsamhet.

(3) Granskning av stödmottagande eller betalningsskyldiga företags affärshandlingar kan vara ett effektivt medel för kontroll av de transaktioner som utgör en del av systemet för finansiering genom EGFJ. Denna granskning kompletterar de övriga kontroller som medlemsstaterna redan genomför. Denna förordning påverkar dock inte nationella granskningsbestämmelser som är mer omfattande än de som föreskrivs i den.

(4) De dokument som ska användas som underlag vid en sådan granskning bör fastställas på ett sätt som gör det möjligt att genomföra en fullständig granskning.

(5) De företag som ska granskas bör väljas ut på grundval av den typ av transaktioner som genomförs på deras ansvar och fördelningen av de stödmottagande eller betalningsskyldiga företagen i förhållande till deras finansiella betydelse i systemet för finansiering genom EGFJ.

(6) Det är vidare nödvändigt att föreskriva ett minsta antal granskningar av affärshandlingar. Detta antal bör fastställas enligt en metod som förebygger att betydande skillnader uppstår mellan medlemsstaterna på grund av skillnader i deras utgiftsstruktur inom EGFJ. Metoden kan fastställas med ledning av antalet företag av viss finansiell betydelse inom systemet för finansiering genom EGFJ.

(7) Det bör fastställas vilka befogenheter de tjänstemän har som ansvarar för granskningen av företagen och vilka förpliktelser företagen har att under en bestämd period ställa affärshandlingar till dessa tjänstemäns förfogande och lämna de upplysningar de begär. Det bör också fastställas att affärshandlingar i vissa fall får beslagtas.

(8) Det är nödvändigt att organisera ett samarbete mellan medlemsstaterna med anledning av den internationella strukturen inom handeln med jordbruksprodukter och med tanke på hur den inre marknaden fungerar. Det är också nödvändigt att på gemenskapsnivå upprätta ett centralt register över de stödmottagande eller betalningsskyldiga företag som är etablerade i tredjeland.

(9) Även om det i första hand är medlemsstaternas ansvar att anta sina granskningsprogram är det nödvändigt att dessa program meddelas kommissionen så att den kan utföra sina övervakande och samordnande uppgifter och för att säkerställa att programmen antas på grundval av lämpliga kriterier. Granskningen kan på så sätt koncentreras till de sektorer eller företag där risken för bedrägeri är stor.

(10) Det är nödvändigt att varje medlemsstat har en särskild myndighet som svarar för kontroll av tillämpningen av denna förordning och för samordning av den granskning som genomförs i enlighet med denna förordning. De tjänstemän som tillhör nämnda myndighet får vidta kontroller av företag i enlighet med denna förordning.

(11) De myndigheter som utför granskningen enligt denna förordning bör vara organiserade så att de är oberoende av de myndigheter som gör granskningen före utbetalning.

(12) De uppgifter som insamlas under granskningen av affärshandlingarna bör sekretesskyddas.

(13) Ett system bör upprättas för utbyte av uppgifter på gemenskapsnivå så att resultaten av tillämpningen av denna förordning kan användas på ett effektivare sätt.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Denna förordning berör kontrollen av om de transaktioner som direkt eller indirekt ingår i systemet för finansiering genom Europeiska garantifonden för jordbruket (EGFJ) faktiskt har genomförts, och genomförts på ett riktigt sätt. Kontrollen sker genom granskning av affärshandlingar från stödmottagarna eller de betalningsskyldiga, eller deras representanter, i fortsättningen benämnda företag.

2. Denna förordning gäller inte åtgärder som omfattas av det integrerade administrations- och kontrollsystem som omfattas av rådets förordning (EG) nr 1782/2003 av den 29 september 2003 om upprättande av gemensamma bestämmelser för system för direktstöd inom den gemensamma jordbrukspolitiken och om upprättande av vissa stödsystem för jordbrukare (5). I enlighet med det förfarande som avses i artikel 41.2 i förordning (EG) nr 1290/2005 ska kommissionen upprätta en förteckning över andra åtgärder som inte heller omfattas av denna förordning.

3. I denna förordning avses med

a) affärshandlingar: alla böcker, register, fakturor, verifikationer, räkenskaper, produktions- och kvalitetsuppgifter, korrespondens om företagets affärsverksamhet samt affärsdata, oavsett form, inbegripet elektroniskt lagrade data, om dessa handlingar eller data har ett direkt eller indirekt samband med de transaktioner som avses i punkt 1,

b) tredje part: varje fysisk eller juridisk person som har ett direkt eller indirekt samband med de transaktioner som ingår i det system som tillämpas vid finansiering genom EGFJ.

Artikel 2

1. Medlemsstaterna ska genomföra en systematisk granskning av företagens affärshandlingar, varvid hänsyn ska tas till den typ av transaktioner som ska granskas. Medlemsstaterna ska säkerställa att de genom urvalet av de företag som ska granskas ger bästa möjliga garanti för att åtgärderna för att förebygga och avslöja oegentligheter i samband med systemet för finansiering genom EGFJ blir så effektiva som möjligt. Urvalet ska bland annat ta hänsyn till företagens finansiella betydelse inom detta system och andra riskfaktorer.

2. Den granskning som anges i punkt 1 ska för varje granskningsperiod som anges i punkt 7 omfatta ett antal företag som inte ska vara färre än hälften av de företag vars mottagna eller inbetalda belopp, eller summan av dessa, enligt systemet för finansiering genom EGFJ, har överstigit 150 000 EUR under det EGFJ-räkenskapsår som föregår det kalenderår då den aktuella granskningsperioden inleddes.

3. I samband med varje granskningsperiod ska medlemsstaterna, utan att detta påverkar deras förpliktelser enligt punkt 1, välja ut de företag som ska granskas på grundval av en riskanalys av exportbidragssektorn och alla andra åtgärder som analysen kan tillämpas på. Medlemsstaterna ska förelägga kommissionen sina förslag till användning av riskanalysen. Förslagen ska innehålla alla relevanta uppgifter om det förfarande som ska tillämpas och om tekniken, kriterierna och genomförandemetoden. De ska lämnas senast den 1 december året innan den granskningsperiod som de avser börjar löpa. Medlemsstaterna ska beakta de kommentarer till deras förslag som kommissionen gör senast åtta veckor efter mottagandet av dessa.

4. När det gäller åtgärder på vilka en medlemsstat anser att riskanalys inte kan tillämpas, är det obligatoriskt med granskning av företag i vilka summan av inkomster eller utgifter eller summan av dessa två belopp inom systemet för finansiering genom EGFJ översteg 350 000 EUR och som inte har varit föremål för granskning i enlighet med denna förordning under någon av de två föregående granskningsperioderna.

5. Företag för vilka summan av mottagna och utbetalade belopp uppgick till mindre än 40 000 EUR ska endast granskas enligt denna förordning om det finns särskilda skäl som då ska anges av medlemsstaterna i deras årliga program som anges i artikel 10, eller av kommissionen i eventuella förslag till ändring av programmet.

6. I lämpliga fall ska den granskning som föreskrivs i punkt 1 utvidgas till att omfatta fysiska och juridiska personer till vilka de företag som anges i artikel 1 har anknytning och till andra fysiska och juridiska personer som kan vara av betydelse för strävan att uppnå de mål som anges i artikel 3.

7. Granskningsperioden ska löpa från den 1 juli till den 30 juni påföljande år.

Granskningen ska omfatta en period om minst 12 månader som löper ut under föregående granskningsperiod. Den kan förlängas till att omfatta perioder som medlemsstaten fastställer och som föregår eller följer på tolvmånadersperioden.

8. Den granskning som genomförs enligt denna förordning ska inte inverka på de kontroller som genomförs enligt artiklarna 36 och 37 i förordning (EG) nr 1290/2005.

Artikel 3

1. Exaktheten hos de viktigaste av de granskade uppgifterna ska styrkas genom det antal dubbelkontroller som kan vara lämpligt med hänsyn till den föreliggande risken och som vid behov även omfattar tredje parters affärshandlingar, inbegripet bl.a.

a) jämförelser med leverantörers, kunders, transportföretags och andra tredje parters affärshandlingar,

b) eventuella fysiska kontroller av lagrens storlek och art,

c) jämförelse med redovisningar av finansiella flöden som leder till eller är resultatet av de transaktioner som genomförs inom systemet för finansiering genom EGFJ, och

d) kontroller, med avseende på bokföring, eller redovisningar av finansiella rörelser som, vid tidpunkten för granskningen, visar att de handlingar som innehas av de utbetalande organen som motivering för utbetalningen av stöd till stödmottagaren är riktiga.

2. Om företagen enligt gemenskapsbestämmelser eller nationella bestämmelser är skyldiga att hålla särskild lagerbokföring ska granskningen av denna om det är lämpligt innefatta en jämförelse med affärshandlingarna och vid behov med de faktiska kvantiteterna i lager.

3. Vid urval av de transaktioner som ska granskas ska omfattningen av den föreliggande risken till fullo beaktas.

Artikel 4

Företagen ska förvara affärshandlingar under minst tre år från och med utgången av det år då de upprättades.

Medlemsstaterna får föreskriva att affärshandlingar ska förvaras under längre tid än tre år.

Artikel 5

1. De ansvariga för företaget, eller en tredje part, ska säkerställa att alla affärshandlingar och andra uppgifter överlämnas till de tjänstemän som ansvarar för granskningen eller till de personer som har befogenhet att genomföra en sådan. Elektroniskt lagrade data ska överlämnas på ett lämpligt datamedium.

2. De tjänstemän som ansvarar för granskningen eller de personer som är bemyndigade att utföra denna får begära in utdrag eller kopior av de handlingar som avses i punkt 1.

3. Om de affärshandlingar som arkiveras av företaget vid granskning i enlighet med denna förordning bedöms vara otillräckliga för granskningsändamål, ska företaget åläggas att i framtiden utfärda sådana handlingar i enlighet med anvisningarna från den medlemsstat som ansvarar för granskningen, utan att detta påverkar de förpliktelser som fastställs i andra förordningar om den aktuella sektorn.

Medlemsstaterna ska bestämma från och med vilket datum sådana handlingar ska upprättas.

Om samtliga eller en del av de affärshandlingar som ska granskas enligt denna förordning finns hos ett företag som tillhör en företagsgrupp, ett partnerskap eller en företagssammanslutning som har samma ledning som det granskade företaget, vare sig detta andra företag är beläget på gemenskapens territorium eller utanför detta, ska företaget ställa dessa affärshandlingar till förfogande för de tjänstemän som är ansvariga för granskningen på en plats och vid en tidpunkt som ska bestämmas av de medlemsstater som ansvarar för genomförandet av granskningen.

Artikel 6

1. Medlemsstaterna ska säkerställa att de tjänstemän som ansvarar för granskningen ska ha rätt att beslagta eller låta beslagta affärshandlingar. Denna rätt ska utövas med beaktande av de nationella bestämmelser som är aktuella och berör inte tillämpningen av straffrättsliga regler om beslagtagande av dokument.

2. Medlemsstaterna ska besluta om lämpliga påföljder för de fysiska eller juridiska personer som inte fullgör sina förpliktelser enligt denna förordning.

Artikel 7

1. Medlemsstaterna ska bistå varandra vid genomförandet av den granskning som avses i artiklarna 2 och 3 i följande fall

a) om ett företag eller en tredje part är etablerad i en annan medlemsstat än den medlemsstat i vilken det aktuella beloppet har eller skulle ha ut- eller inbetalats,

b) om ett företag eller en tredje part är etablerad i en annan medlemsstat än den medlemsstat där de handlingar och de uppgifter som krävs för granskningen finns.

Kommissionen kan samordna gemensamma åtgärder avseende ömsesidigt bistånd mellan två eller flera medlemsstater. Bestämmelser för sådan samordning ska fastställas i enlighet med det förfarande som avses i artikel 41.2 i förordning (EG) nr 1290/2005.

I de fall då två eller flera medlemsstater till det program som sänds in i enlighet med artikel 10.2 fogar ett förslag om gemensamma åtgärder som innefattar ett omfattande ömsesidigt bistånd får kommissionen på begäran bevilja en sänkning på upp till 25 % av minimiantalet granskningar för de berörda medlemsstaterna enligt artikel 2.2–2.5.

2. Under de första tre månaderna efter det EGFJ-räkenskapsår då inbetalning eller utbetalning har skett ska medlemsstaterna sända en förteckning över de företag som avses i punkt 1 a till varje medlemsstat i vilken ett sådant företag är etablerat. Förteckningen ska innehålla alla uppgifter som är nödvändiga för att den medlemsstat som mottar förteckningen ska kunna identifiera företagen och fullgöra sina granskningsförpliktelser. Den medlemsstat som mottar sådana förteckningar ska ansvara för granskningen av sådana företag i enlighet med artikel 2. En kopia av varje förteckning ska sändas till kommissionen.

Den medlemsstat i vilken utbetalning eller inbetalning har skett kan begära att den medlemsstat i vilken företaget är etablerat ska granska några av de företag som finns upptagna i förteckningen enligt artikel 2, och ange varför en sådan begäran är nödvändig och i synnerhet vilka risker det rör sig om.

Den medlemsstat som tar emot begäran ska ta vederbörlig hänsyn till de risker som är förenade med företaget och som har meddelats av den medlemsstat som gör begäran.

Den medlemsstat som tar emot en sådan begäran ska underrätta den begärande medlemsstaten om hur denna begäran följs upp. Om granskning genomförs av något av de företag som finns upptagna i förteckningen, ska den medlemsstat som har utfört granskningen senast tre månader efter utgången av granskningsperioden underrätta den begärande medlemsstaten om resultaten av granskningen.

En översikt över dessa begäran ska sändas in till kommissionen en gång per kvartal, senast en månad efter utgången av varje kvartal. Kommissionen får begära in kopior av varje enskild begäran.

3. Under de första tre månaderna efter det EGFJ-räkenskapsår då utbetalning har skett, ska medlemsstaterna tillställa kommissionen en förteckning över de företag som är etablerade i ett tredjeland och för vilka det aktuella beloppet har eller skulle ha ut- eller inbetalats i ifrågavarande medlemsstat.

4. Om det för granskning av ett företag i enlighet med artikel 2 krävs att ytterligare uppgifter inhämtas från en annan medlemsstat, bl.a. i form av dubbelkontroller enligt artikel 3, kan en särskild begäran om granskning göras varvid skälen till denna begäran ska anges. En översikt över dessa särskilda begäran ska sändas in till kommissionen en gång per kvartal, senast en månad efter utgången av varje kvartal. Kommissionen får begära in kopior av varje enskild begäran.

En begäran om granskning ska tillgodose senast sex månader efter det att den mottogs. Resultaten av granskningen ska utan dröjsmål meddelas den begärande medlemsstaten och kommissionen. Meddelande till kommissionen ska skickas en gång per kvartal, senast en månad efter utgången av varje kvartal.

5. I enlighet med det förfarande som avses i artikel 41.2 i förordning (EG) nr 1290/2005 ska kommissionen fastställa minimikrav avseende innehållet i den begäran som avses i punkterna 2 och 4 i denna artikel.

Artikel 8

1. De uppgifter som insamlas under den granskning som föreskrivs i denna förordning ska vara sekretesskyddade. De får endast delges personer som på grund av sina uppdrag inom medlemsstaterna eller gemenskapens institutioner behöver dessa uppgifter för att kunna fullgöra sina uppdrag.

2. Denna artikel ska inte inverka på de nationella bestämmelser som rör rättsliga åtgärder.

Artikel 9

1. Före den 1 januari efter granskningsperiodens utgång ska medlemsstaterna tillställa kommissionen en detaljerad rapport om tillämpningen av denna förordning.

I rapporten ska anges de eventuella svårigheter som uppstått och de åtgärder som vidtagits för att övervinna dessa samt vid behov lämna förslag till förbättringar.

2. Medlemsstaterna och kommissionen ska regelbundet utbyta synpunkter på tillämpningen av denna förordning.

3. Kommissionen ska varje år utvärdera de framsteg som gjorts i sin årliga rapport om förvaltningen av de fonder som anges i artikel 43 i förordning (EG) nr 1290/2005.

Artikel 10

1. Medlemsstaterna ska upprätta planer för den granskning som ska genomföras enligt artikel 2 under den påföljande granskningsperioden.

2. Varje år ska medlemsstaterna före den 15 april tillställa kommissionen den granskningsplan som anges i punkt 1 och då ange

a) antalet företag som ska granskas och fördelningen av dessa per sektor på grundval av de belopp som hänför sig till dem,

b) de kriterier som lagts till grund för granskningsplanens upprättande.

3. De granskningsplaner som fastställts av medlemsstaterna och som överlämnats till kommissionen ska genomföras av medlemsstaterna om inte kommissionen inom åtta veckor har lämnat några synpunkter.

4. Samma förfarande ska gälla för de ändringar som medlemsstaterna gör i granskningsplanerna.

5. I undantagsfall och på vilket stadium som helst får kommissionen kräva att en särskild kategori företag innefattas i en eller flera medlemsstaters granskningsplaner.

Artikel 11

1. I varje medlemsstat ska en särskild myndighet ansvara för att övervaka tillämpningen av denna förordning och

a) för att den granskning som föreskrivs i denna förordning verkställs av tjänstemän som är anställda vid denna särskilda myndighet, eller

b) för samordning och allmän tillsyn av den granskning som genomförs av tjänstemän som tillhör andra myndigheter.

Medlemsstaterna får också föreskriva att granskningar som ska genomföras enligt denna förordning fördelas mellan den särskilda myndigheten och andra nationella myndigheter, förutsatt att förstnämnda myndighet ansvarar för samordningen av dessa granskningar.

2. Den myndighet eller de myndigheter som ansvarar för tillämpningen av denna förordning ska vara organiserade så att de är oberoende av de myndigheter eller avdelningar inom myndigheter som ansvarar för utbetalningarna och för granskningarna före utbetalningarna.

3. Den särskilda myndighet som anges i punkt 1 ska vidta de åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa att denna förordning tillämpas på ett riktigt sätt.

4. Den särskilda myndigheten ska dessutom ansvara för

a) utbildning av de nationella tjänstemän som ska genomföra den granskning som avses i denna förordning så att de får tillräckliga kunskaper för att kunna fullgöra sina uppdrag,

b) förvaltning av granskningsrapporter och all dokumentation i samband med de granskningar som genomförs och som föreskrivs i denna förordning,

c) utarbetandet och översändandet av de rapporter som anges i artikel 9.1 och de granskningsplaner som anges i artikel 10.

5. Den berörda medlemsstaten ska ge den särskilda myndigheten de befogenheter som är nödvändiga för att den ska kunna utföra de uppgifter som anges i punkt 3 och 4.

Myndigheten ska bestå av ett tillräckligt antal tjänstemän som har lämplig utbildning för att kunna utföra dessa uppgifter.

6. Denna artikel ska inte tillämpas när det minsta antalet företag som ska granskas i enlighet med artikel 2.2–2.5 är mindre än tio.

Artikel 12

De belopp i euro som förekommer i denna förordning ska när det behövs räknas om till nationella valutor genom att använda de växlingskurser som gäller den första arbetsdagen det år då granskningsperioden inleds och som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, serie C.

Artikel 13

Tillämpningsföreskrifter för denna förordning ska vid behov antas i enlighet med det förfarande som avses i artikel 41.2 i förordning (EG) nr 1290/2005.

Artikel 14

Artiklarna 36 och 37 i förordning (EG) nr 1290/2005 ska tillämpas på den granskning av särskilda utgifter som gemenskapen finansierar enligt denna förordning.

Artikel 15

1. I överensstämmelse med aktuell nationell lagstiftning inom området ska kommissionens tjänstemän ha tillgång till samtliga handlingar som utarbetats antingen inför eller som resultat av den granskning som organiserats enligt denna förordning och till de data som insamlats, däribland data som lagrats i databehandlingssystem. Dessa uppgifter ska på begäran lämnas på ett lämpligt datamedium.

2. Den granskning som avses i artikel 2 ska utföras av medlemsstaternas tjänstemän.

Tjänstemän från kommissionen får delta i denna granskning. De får inte själva ha de granskningsbefogenheter som beviljats de nationella tjänstemännen. Dock ska de ha tillträde till samma lokaler och samma handlingar som medlemsstaternas tjänstemän.

3. Vid granskning som utförs enligt artikel 7 kan tjänstemän från den begärande medlemsstaten delta i granskningen i den medlemsstat till vilken begäran riktats, förutsatt att denna så medger, och ska då få tillträde till samma lokaler och samma handlingar som den medlemsstatens tjänstemän.

De tjänstemän från den begärande medlemsstaten som deltar i granskningen i den medlemsstat till vilken begäran riktats, ska vid alla tidpunkter kunna lägga fram bevis på sin officiella status. Granskningen ska alltid utföras av tjänstemän från den medlemsstat till vilken begäran riktats.

4. Om de nationella straffprocessrättsliga bestämmelserna föreskriver att vissa åtgärder endast får vidtas av tjänstemän som är särskilt utsedda enligt nationell lagstiftning, får varken kommissionens tjänstemän eller tjänstemännen från den medlemsstat som avses i punkt 3 delta i dessa åtgärder. Särskilt gäller att de inte under några omständigheter får delta i husrannsakan eller formella förhör med personer inom ramen för medlemsstatens straffrätt. De ska emellertid få ta del av de upplysningar som inhämtas i detta sammanhang.

Artikel 16

Förordning (EEG) nr 4045/89, ändrad genom de förordningar som är förtecknade i bilaga I, ska upphöra att gälla.

Hänvisningar till den upphävda förordningen ska anses som hänvisningar till denna förordning och ska läsas enligt jämförelsetabellen i bilaga II.

Artikel 17

Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater. Utfärdad i Bryssel den 26 maj 2008. På rådets vägnar D. RUPEL Ordförande

(1) Yttrande avgivet den 19 juni 2007 (ännu ej offentliggjort i EUT).

(2) EGT L 388, 30.12.1989, s. 18. Förordningen senast ändrat genom förordning (EG) nr 2154/2002 (EGT L 328, 5.12.2002, s. 4).

(3) Se bilaga I.

(4) EUT L 209, 11.8.2005, s. 1. Förordningen senast ändrad genom förordning (EG) nr 1437/2007 (EUT L 322, 7.12.2007, s. 1).

(5) EUT L 270, 21.10.2003, s. 1. Förordningen senast ändrad genom kommissionens förordning (EG) nr 293/2008 (EUT L 90, 2.4.2008, s. 5).