RÅDETS FÖRORDNING (EG, EKSG, EURATOM) nr 2548/98 av den 23 november 1998 om ändring av budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR UTFÄRDAT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 209 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen, särskilt artikel 78 h i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 183 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag (1),

med beaktande av Europaparlamentets yttrande (2),

med beaktande av revisionsrättens yttrande (3), och

av följande skäl:

Den förlikning som avses i Europaparlamentets, rådets och kommissionens gemensamma uttalande av den 4 mars 1975 har ägt rum inom ett förlikningsutskott.

Budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, nedan kallad "budgetförordningen" (4), bör ändras, särskilt i syfte att förbättra den ekonomiska förvaltningen inom institutionerna.

I förvaltningen av åtaganden inträffar ofta betydande förseningar, och en stärkt kontroll av utestående åtaganden är därför nödvändig. Av den anledningen är det lämpligt att komplettera bestämmelsen i artikel 1.7, vilken infördes vid antagandet av rådets förordning (EEG, EKSG, Euratom) nr 610/90 av den 13 mars 1990 om ändring av budgetförordningen av den 21 december 1977 tillämplig på Europeiska gemenskapernas allmänna budget (5), genom att i artiklarna 1.7 och 36.2 föreskriva allmänna bestämmelser om tillbakadragande av anslag. Det bör föreskrivas att dessa bestämmelser varken skall tillämpas på strukturfonderna eller sammanhållningsfonden för att inte på förhand avgöra den eventuella utvecklingen av särskilda bestämmelser som berör dem och med beaktande av nödvändigheten att säkerställa sammanhanget av alla dessa.

Eftersom delegering genom underfullmakter måste underkastas en strikt kontroll bör disciplinärt ansvar och, eventuellt, ekonomiskt ansvar föreskrivas med avseende på dem som utövat befogenheter som inte tilldelats dem genom fullmakt eller underfullmakt, eller som handlat utöver de befogenheter som uttryckligen tilldelats dem.

När gemenskapsprogram förvaltas av underleverantörer, bör detta ske inom ramen för lämpliga bestämmelser som säkerställer öppenhet av transaktionerna och fastställer bokföringen av de medel som genereras och som kan bidra till finansieringen av programmen i fråga.

Styrekonomen ansvarar för intern revision inom sin institution, och bör därför rådfrågas innan system som används för inventarieförteckningen eller system som används av utanordnarna i den ekonomiska förvaltningen inrättas eller förändras. Analysen av den ekonomiska förvaltningen bör också framläggas till styrekonomen.

De möjligheter som datorsystem som används vid ekonomisk förvaltning erbjuder bör beaktas.

En förbättring av redovisningssystemet är nödvändig.

Det bör föras in bestämmelser i budgetförordningen för hur traditionella egna medel skall bokföras, eftersom dessa utgör ett specialfall i förhållande till övriga egna medel (moms och BNI).

Det är nödvändigt att se till att de rättsliga åtaganden som ingås av institutionen och de bokföringsmässiga åtaganden som underkastas ekonomisk kontroll och förs in i den allmänna bokföringen stämmer överens, samtidigt som en rimlig tidsfrist ges för att fullgöra de rättsliga åtagandena i de fall då kommissionens beslut gäller som ett övergripande budgetåtagande.

Nivån på och naturen av risker med att åtagandena och betalningarna varierar är beroende på den berörda sektorn. Styrekonomen bör, samtidigt som han behåller kontrollen över samtliga åtaganden och betalningar till alla mottagare, även behålla den systematiska kontrollen inom risksektorerna, och kunna göra åtskillnad mellan kontrollvillkoren på ett sätt som gör det möjligt att fördela medlen med beaktande av risken. Den systematiska kontrollen bör behållas eller förnyas inom risksektorerna.

Tidsfrister bör fastställas för att få det förfarande som gör det möjligt att upphäva styrekonomens vägran att godkänna att fungera smidigt.

Sedan revisionsförklaringen infördes måste den disciplin som är nödvändig vad gäller inventarieförteckningen stärkas, genom att utanordnarens och räkenskapsförarens uppgifter definieras.

Förfarandet för godkännande av överföringar mellan kapitel inom ramen för EUGFJ:s garantisektion bör arrangeras på så sätt att kommissionen ges en förlängd tidsfrist för att lägga fram sina förslag till överföringar.

Avdelning IX i budgetförordningen bör omarbetas, så att bestämmelserna bringas i överensstämmelse med de kriterier på öppenhet, offentlighet och respekt för konkurrensregler som anges i rådets direktiv om offentlig upphandling och i de internationella avtal som gemenskapen ingått.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Budgetförordningen ändras på följande sätt:

1) I artikel 1.7 skall

a) första stycket ändras på följande sätt:

"För uppfyllande av rättsliga åtaganden som gjorts i samband med projekt som sträcker sig över en längre period än ett budgetår, samt för förslag till motsvarande åtaganden, skall en tidsfrist fastställas. Tidsfristen måste i juridisk lämplig form anmälas till mottagaren. Delar av dessa åtaganden som inte genomförts sex månader efter det att tidsfristen löpt ut skall dras tillbaka i enlighet med artikel 7.6. Den tredje meningen i detta stycke skall tillämpas på strukturfonderna eller sammanhållningsfonden."

b) tredje stycket ersättas med följande:

"Kommissionen får i särskilda fall ändra tidsfristen för uppfyllandet av nämnda åtaganden på grundval av lämplig dokumentation från mottagarnas sida."

c) följande stycke införas:

"Justeringen av tidsfristen skall i sådana fall ske enligt samma förfarande som föreskrivs i artikel 36-39 för förslag till åtagande, och meddelas mottagaren i juridiskt lämplig form."

2) I artikel 7 skall

a) i punkt 2 a första strecksatsen orden "belopp måste åtaganden" ersättas med "belopp skall åtaganden".

b) punkt 6 första stycket ersättas med följande:

"Under budgetrubriker som gör åtskillnad mellan åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden gäller att när åtaganden dras tillbaka, till följd av att det projekt för vilket de gjorts helt eller delvis ställts in, under något budgetår efter det då åtagandebemyndigandena togs upp i budgeten, skall de berörda anslagen normalt förfalla. Felaktigt utbetalda belopp skall återkrävas."

3) I artikel 22

a) punkt 2 skall följande stycke införas:

"Kommissionen och de andra institutionerna får på inga villkor delegera till externa enheter eller organ uppgifter att genomföra budgeten som inbegriper den europeiska offentliga tjänstens uppgifter, särskilt vad gäller deras behörighet att tilldela kontrakt."

b) punkt 4 skall följande text införas, vilket blir det tredje stycket i punkten:

"Varje rättsakt för budgetens genomförande vilken kan leda till intressekonflikt mellan dem som delegerar, den befullmäktigade och den tredje man som är mottagare av utgiften skall vara förbjuden.

Genomförandebestämmelserna enligt artikel 139 skall fastställa förfarandena för genomförande av denna artikel, särskilt följande aspekter, nämligen

- orsakerna till intressekonflikten,

- de personer mellan vilka det kan uppstå en intressekonflikt,

- följderna av intressekonflikten."

c) punkt 4 skall följande stycke införas:

"Alla anställda som gör åtaganden och attester utan att ha en fullmakt eller underfullmakt, eller som handlar utöver de befogenheter som uttryckligen tilldelats dem, kan bli disciplinärt och eventuellt ekonomiskt ansvariga, i enlighet med avdelning V. Varje institution skall anta interna regler i vilka förfarandet för att anta underfullmakter fastställs. I dessa akter måste i detalj anges vilka befogenheter som ges."

d) skall en ny punkt föras in:

"4 a. När institutionerna överlåter genomförandet av en gemenskapsåtgärd till en utomstående person eller ett utomstående organ eller företag, skall underleverantörskontrakt som ingås för detta syfte innehålla alla nödvändiga bestämmelser för att säkerställa öppenhet vid de transaktioner som genomförs inom ramen för underleverantörskontraktet i enlighet med genomförandevillkoren som avses i artikel 139.

Om det upplöper ränta på de belopp som överförs till underleverantörer, vilken ränta är användbar för finansiering av programmen i fråga skall följande ske:

- Räntor som genereras av dessa medel skall regelbundet, på grundval av på sin höjd terminsvisa förfallodagar, betalningskrav ge upphov till inkomster.

- Samtidigt skall anslag upprättas med motsvarande belopp, både som åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden, under samma post i utgiftsredovisningen som belastats för den ursprungliga utgiften."

4) I artikel 24 skall fjärde och femte stycket ersättas av följande:

"Styrekonomen skall alltid rådfrågas vid upprättande eller förändring av system som används för redovisning och inventarieförteckning vid den institution till vilken han är knuten, samt vid upprättande eller förändring av det system som utanordnarna använder vid den ekonomiska förvaltningen. Han skall ha tillgång till informationen i dessa system.

Denna tjänsteman skall granska de dokument som berör utgifter och inkomster samt, vid behov, utföra kontroller på platsen. Styrekonomen skall vara ansvarig för internrevision vid institutionen enligt de genomförandebestämmelser som avses i artikel 139. Denna revision skall bland annat omfatta en värdering av förvaltnings- och kontrollsystemens effektivitet och verifiering av verksamhetens korrekthet."

5) I artikel 25 skall följande stycke införas efter det fjärde stycket:

"Om de redovisningssystem som används av utanordnarna vid den ekonomiska förvaltningen är avsedda att förse den allmänna redovisningen med uppgifter, skall räkenskapsföraren rådfrågas. Han skall på begäran få tillgång till informationen i dessa system. Räkenskapsföraren skall också rådfrågas när system för inventarieförteckning skall upprättas eller förändras."

6) I artikel 27 skall

a) punkt 2 f utgå,

b) följande punkt föras in:

"2 a. Utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 4, skall priser på varor och tjänster som tillhandahålls gemenskapen, och som är föremål för återbetalning av medlemsstaterna enligt protokollet om immunitet och privilegier, bokföras till nettobelopp.

De återbetalade avgifterna skall bokföras separat i redovisningen. De skall regleras genom att det slutliga beloppet förs in i institutionens räkenskaper senast året efter det räkenskapsår under vilket det har uppburits."

7) I artikel 28 skall en ny punkt läggas till:

"3. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 1 skall egna medel som definieras i artikel 2.1 och 2.2 i beslut nr 94/728/EG, Euratom, och som skall inbetalas av medlemsstaterna inom bestämda förfallodagar, skall det inte krävas att beloppen anmäls till kommissionen innan medlemsstaterna ställer medlen till kommissionens förfogande. Den behörige utanordnaren skall sammanställa betalningskraven för dessa belopp.

Vad avser de inkomster som avses i artikel 2.1 a-b i ovannämnda beslut skall betalningskraven sammanställas på grundval av månatliga förteckningar över avgifter som fastställs av medlemsstaterna och sänds in till kommissionen.

Betalningskraven skall överlämnas till styrekonomen för godkännande. När denne har godkänt dem, skall de registreras av räkenskapsföraren i enlighet med de genomförandebestämmelser som avses i artikel 139."

8) I artikel 36 skall

a) ingen ändring på svenska

b) punkt 2 och 3 ersättas med följande:

"2. De beslut som fattas av kommissionen i enlighet med de bestämmelser som bemyndigar den att bevilja ekonomiskt stöd från de olika fonderna eller liknande transaktioner gäller som åtaganden av utgifter, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 99. Om ingen annan tidsfrist fastställs enligt de bestämmelser som avses ovan, skall sådana åtaganden täcka alla kostnader som följer av de enskilda rättsliga åtagandena i fråga fram till och med den 31 december år n + 1.

Under den genomförandeperiod som avses i första stycket skall utanordnaren i den allmänna redovisningen bokföra alla enskilda rättsliga åtaganden mot det åtagande som avses i första stycket.

När den fastställda genomförandefristen löpt ut skall det återstående beloppet dras tillbaka. Detta stycke skall varken tillämpas på strukturfonderna eller sammanhållningsfonden.

3. Förfarandet för genomförande av punkterna 1 och 2 skall, utifrån de verkliga behoven göra det möjligt att säkerställa en exakt bokföring av åtaganden och utanordnade belopp samt, i fråga om punkt 2, en kontroll av att de enskilda rättsliga åtagandena stämmer överens med de samlade budgetmässiga åtaganden som anges i kommissionens beslut. Dessa villkor skall fastställas genom de genomförandebestämmelser som avses i artikel 139."

9) I artikel 37 skall följande stycke läggas till:

"De förslag till åtaganden som avses i artikel 36.1 och de enskilda rättsliga åtaganden som avses i artikel 36.2 andra stycket kan kontrolleras med hjälp av stickprov. Denna kontroll skall utföras enligt ett system som gör det möjligt att identifiera risksektorerna, i vilka sannolikheten är stor att villkoren i artikel 38.1 inte kommer att uppfyllas. I risksektorerna skall en systematisk kontroll av de enskilda åtagandena genomföras."

10) I artikel 39 skall andra och tredje stycket ersättas av följande:

"Om godkännande nekas och om utanordnaren håller fast vid sitt förslag skall ärendet, inom två månader räknat från det att godkännande har nekats, överlämnas för beslut till den högsta myndigheten inom den institution som avses i artikel 22.1 och 22.2.

Utom i fall där det råder tvekan om huruvida anslagen är disponibla får den nämnda högsta myndigheten, på eget ansvar och genom ett beslut där skälen till detta anges, upphäva beslutet där godkännande har nekats. Detta beslut skall vara slutgiltigt och bindande och skall träda i kraft den dag då godkännande nekas. Beslutet skall fattas senast den 15 februari år n + 1. Styrekonomen skall för kännedom underrättas om beslutet. Varje institutions högsta myndighet skall inom en månad underrätta revisionsrätten om sådana beslut. Revisionsrätten skall varje år rapportera till Europaparlamentet och till rådet, inom ramen för ansvarsfrihetsförfarandet, om följderna av beslutet om upphävande utifrån ett direktivs laglighet eller bristande iakttagande av ett direktiv inom området för offentliga arbeten eller tjänster."

11) I artikel 44 tredje strecksatsen skall följande text föras in efter orden "nationell valuta":

"; om betalningsorder överförs på elektronisk väg till banker, behöver beloppet inte anges med bokstäver,".

12) I artikel 46.1 skall följande stycke läggas till:

"Beslut om att utanordna en betalning skall fattas inom de frister som avses i artikel 1.7."

13) I artikel 47 skall följande stycke läggas till:

"Förhandsgodkännande kan ges på grundval av en kontroll med hjälp av stickprov. Denna kontroll skall utföras enligt ett system som gör det möjligt att identifiera risksektorerna, i vilka sannolikheten är stor att de villkor som avses i andra stycket inte kommer att uppfyllas. I risksektorerna skall en systematisk kontroll av betalningsordern genomföras."

14) I artikel 58.3 skall följande mening läggas till:

"Anbudsgivarens anbud måste innehålla samtliga de viktigare beståndsdelar som krävs enligt anbudsinfordran, vid äventyr av att det kommer att avvisas. Genomförandebestämmelserna enligt artikel 139 skall fastställa kraven för bestämmandet av de viktigare beståndsdelarna i anbudet."

15) I artikel 65 skall följande stycken införas:

"Systemet för inventarieförteckning upprättas av utanordnaren med tekniskt stöd från räkenskapsföraren. Detta system för inventarieförteckning som förvaltas av utanordnaren, skall förse den allmänna redovisningen med de uppgifter som krävs för institutionens balansräkning.

Institutionerna skall var för sig besluta om bestämmelser vad gäller livslängden hos de tillgångar som är uppförda på deras respektive balansräkningar samt utse den tjänstegren som skall ansvara för systemet för inventarieförteckning."

16) Artikel 70 skall ändras på följande sätt:

a) I första stycket skall ordet "resultatkonton" ersättas av "inkomst- och utgiftskonton".

b) I andra stycket skall a ersättas med följande:

"a) Inkomst- och utgiftskonton, vilka kan delas in i två skilda kategorier:

- Konton för budgetmässiga inkomster och utgifter, som gör det möjligt att följa budgetens genomförande och upprätta saldot för budgetåret.

- Konton för icke-budgetmässiga inkomster och utgifter, som läggs till föregående kategori och som gör det möjligt att fastställa ett utvidgat resultat."

17) Följande artikel skall införas:

"Artikel 70 a

Med avseende på hur tillgångars värdeminskning skall bokföras, återfinns regler för avskrivningar och upprättande av särskilda reserver i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 139."

18) Artikel 76 skall ersättas med följande:

"Artikel 76

Utanordnarnas, styrekonomernas, räkenskapsförarnas, de biträdande räkenskapsförarnas och förskottsförvaltarnas disciplinära och eventuellt ekonomiska ansvar skall göras gällande enligt villkoren i artiklarna 22 och 86-89 i Tjänsteföreskrifterna för Europeiska gemenskapernas tjänstemän.

Den myndighet som har befogenhet att inleda förfarandet om disciplinärt och ekonomiskt ansvar skall inhämta alla relevanta fakta och upplysningar härom, inbegripet eventuella rapporter och styrekonomens nekan att godkänna."

19) Artikel 79 skall ersättas med följande:

"Artikel 79

Varje institution skall senast den 1 mars till kommissionen överlämna de uppgifter som krävs för upprättande av inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen samt lämna ett bidrag till den analys av den ekonomiska förvaltningen som avses i artikel 80, efter att ha lämnat dem till styrekonomen."

20) I artikel 104.2 skall "en månad före den 31 januari" ersättas med "den 10 januari".

21) Artikel 109.3 skall ersättas med följande:

"3. Mottagaren skall till kommissionen för godkännande överlämna resultaten av genomgången av anbuden och ett förslag till tilldelning av kontraktet. Mottagaren skall underteckna kontrakt, tilläggskontrakt och beräkningar och skall underrätta kommissionen om dessa. Kommissionen skall vid behov göra individuella åtaganden för kontrakt, tilläggskontrakt och beräkningar i enlighet med de förfaranden som fastställs i artikel 36-39. Individuella åtaganden skall avräknas mot de åtaganden som gjorts i samband med de finansieringsöverenskommelser som avses i artikel 106.2, i enlighet med artikel 36.2 andra stycket."

22) Artikel 112 skall ersättas med följande:

"Artikel 112

Bestämmelserna i detta avsnitt skall tillämpas i stället för bestämmelserna i avdelning IV. De skall tillämpas när kommissionen, i samband med bistånd till tredje land som finansieras genom gemenskapens budget, är upphandlande myndighet vid tilldelning av kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser eller tjänster som inte täcks av följande:

- Bestämmelserna i rådets direktiv om samordning av förfarandena för tilldelning av kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten.

- Avtalet om offentlig upphandling, vilket har slutits inom ramen för Världshandelsorganisationen."

23) Artikel 113 skall ersättas med följande:

"Artikel 113

Det förfarande som skall följas vid tilldelning av kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten, leveranser eller tjänster som finansieras genom Europeiska gemenskapernas budget till förmån för mottagare av gemenskapens bistånd till tredje land, skall fastställas i finansieringsöverenskommelsen eller i kontraktet med hänsyn till följande principer."

Artikel 2

Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 23 november 1998.

På rådets vägnar

R. EDLINGER

Ordförande

(1) EGT C 296, 8.10.1996, s. 13 och EGT C 359, 25.11.1997, s. 9.

(2) EGT C 286, 22.9.1997, s. 330.

(3) Yttrandet avgivet den 9 och 10 juli 1997 (ännu ej offentliggjort i EGT).

(4) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1. Förordningen senast ändrad genom förordning (EG) nr 2444/97 (EGT L 340, 11.12.1997, s. 1).

(5) EGT L 70, 16.3.1990, s. 1.