EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV LEVNADS- OCH ARBETSVILLKORS BESLUT

av den 21 november 1997

om en uppförandekodex för allmänhetens tillgång till handlingar från Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor

(1999/738/EG)

STYRELSEN FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV LEVNADS- OCH ARBETSVILLKOR HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975 om bildande av en europeisk fond för förbättring av levnads- och arbetsvillkor(1), senast ändrad genom förordning (EEG) nr 1947/93(2),

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 1417/76 av den 1 juni 1976 om finansiella bestämmelser för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor(3), senast ändrad genom förordning (EEG) nr 1949/93(4),

med beaktande av kommissionens beslut av den 8 februari 1994 om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Följande uppförandekodex för allmänhetens tillgång till fondens handlingar antas:

Allmän princip

Allmänheten skall ha största möjliga tillgång till fondens handlingar.

Med "handling" avses varje skriven text, oavsett format, som innehåller befintliga data och kommer från fonden.

Handläggning av en ursprunglig ansökan

Alla ansökningar om tillgång till handlingar skall göras skriftligt, vara tillräckligt preciserade och innehålla information som gör det möjligt att identifiera den handling som avses. Vid behov skall fonden anmoda sökanden att ytterligare precisera sin ansökan.

Om handlingen upprättades av en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en gemenskapsinstitution, ett gemenskapsorgan eller ett nationellt eller internationellt organ, skall ansökan göras direkt till den eller dem som upprättade handlingen.

Fonden skall i samråd med de sökande försöka finna en lämplig lösning vad gäller återkommande ansökningar och ansökningar som avser omfattande handlingar.

Sökanden skall få tillgång till fondens handlingar antingen genom att få ta del av dem i fondens lokaler eller genom att få kopior tillsänt sig på egen bekostnad.

För kopierade handlingar på mer än 30 sidor får fonden ta ut en avgift på 10 ecu, plus 0,036 ecu per sida. Avgifter för information i andra format skall fastställas för varje enskilt fall, men får inte överstiga skälig nivå.

Fonden får föreskriva att den som fått tillgång till en handling vare sig får mångfaldiga eller sprida handlingen i kommersiellt syfte genom direkt försäljning, med mindre än att detta godkänts i förväg.

Sökanden skall inom en månad skriftligen underrättas om att ansökan har bifallits eller att fonden har för avsikt att avslå den. Underlåtenhet att besvara en ansökan om tillgång till en handling inom en månad efter det att ansökan givits in, skall räknas som en avsikt att avslå ansökan.

Handläggning av en ansökan om omprövning

När fonden avslår en ansökan skall den underrätta sökanden om detta samt meddela honom eller henne att han eller hon inom en månad kan ansöka hos fonden om omprövning av det avsedda avslaget och att han eller hon i annat fall skall anses ha återkallat sin ursprungliga ansökan.

Fonden skall inom en månad från det att en ansökan om omprövning ingivits fatta ett beslut om denna. Underlåtenhet att besvara en ansökan om omprövning inom en månad efter det att ansökan givits in, skall räknas som ett avslag. Om ansökan avslås skall det av beslutet framgå vilken grund avslaget bygger på. Samtidigt skall den sökande underrättas om vilka möjligheter det finns att överklaga beslutet, dvs. domstolsprövning eller klagomål hos ombudsmannen, i enlighet med bestämmelserna i artikel 173 respektive artikel 138e i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

Undantag

Fonden får vägra att bevilja tillgång till en handling om dess röjande kan skada

- skyddet för det allmänna intresset (allmän säkerhet, internationella förbindelser, monetär stabilitet, rättsliga förfaranden, inspektioner och undersökningar),

- skyddet för den enskilde och privatlivet,

- skyddet för företagshemligheter,

- skyddet för fondens finansiella intressen,

- skyddet för den förtrolighet som begärts av en fysisk eller juridisk person som tillhandahållit information eller den förtrolighet som krävs enligt lagstiftningen i en medlemsstat som tillhandahållit information.

Tillgång till fondens handlingar får också vägras i syfte att undvika att sekretessbelagd information om fondens överläggningar röjs.

Genomförande

Fonden skall genomföra dessa principer före den 1 april 1998.

Omprövning

Fonden skall ompröva denna uppförandekodex när den varit i kraft i två år, på grundval av de rapporter som utarbetats av rådets och kommissionens generalsekreterare om dessa organs uppförandekodexar.

Utfärdat i Dublin den 21 november 1997.

På styrelsens vägnar

Marjaana VALKONEN

Ordförande

(1) EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 13.

(3) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16.

(4) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.