KOMMISSIONENS BESLUT

av den 11 maj 2020

om inrättande av plattformen Fit for Future

(2020/C 163/03)

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, och

av följande skäl:

(1) Kommissionens politik för bättre lagstiftning är vägledande för den övergripande minskningen av bördorna och förenklingsarbetet inom ramen för programmet om lagstiftningens ändamålsenlighet och resultat (Refit-programmet) (1).

(2) I enlighet med det programmet måste kommissionen se till att lagstiftningen är målinriktad, lätt att följa och inte lägger till onödiga regelbördor, samtidigt som den fullt ut uppnår sina mål.

(3) Framför allt små och medelstora företag (2) skulle gynnas av att regelbördan minskas, att deras tillträde till marknaden underlättas och att det är möjligt för dem att dra största möjliga nytta av digitaliseringen. Nätverket av företrädare för små och medelstora företag (3) har till uppgift att främja de små och medelstora företagens intressen i detta sammanhang.

(4) Refit-plattformen inrättades genom kommissionens beslut C(2015) 3261 av den 19 maj 2015 (4) (ej översatt till svenska) för att stödja kommissionen i insatserna för att förbättra lagstiftningen. Beslutet gällde till och med den 31 oktober 2019.

(5) I meddelandet Bättre lagstiftning: genomgång och vägen framåt (5) utvärderade kommissionen hur bättre lagstiftning har fungerat under perioden 2015–2018. Utvärderingen visade att det fanns stöd för Refit-plattformen, men även att de flesta intressenter ville att arbetet skulle vara mer produktivt, att det skulle samlas in fler idéer för förenkling och att konkreta förändringar skulle ske snabbare utgående från dessa idéer.

(6) För att säkerställa att unionslagstiftningen skapar största möjliga nytta för enskilda och företag på ett effektivt sätt, framför allt för små och medelstora företag, och med tanke på det ökande antalet nya globala utmaningar, såsom konsekvenserna av digitaliseringen, måste kommissionen fortsätta att anlita specialister i ett rådgivande organ.

(7) Därför är det nödvändigt att inrätta en expertgrupp och att fastställa dess uppgifter och sammansättning, i enlighet med kommissionens beslut C(2016) 3301 om övergripande regler för inrättandet av kommissionens expertgrupper och för deras funktion (nedan kallade de övergripande reglerna) (6).. Med utgångspunkt i erfarenheterna från Refit-plattformen bör en ny plattform, plattformen Fit for Future, inrättas. Plattformen bör sammanföra medlemsstaternas nationella, regionala och lokala myndigheter, Regionkommittén, Ekonomiska och sociala kommittén samt intressenterna. Plattformen bör ha ett nära samarbete med nätverket av företrädare för små och medelstora företag, som företräds av EU:s företrädare för små och medelstora företag.

(8) Plattformen bör arbeta för förenkling och minskning av bördorna. Plattformen kan även stödja kommissionen för att se till att unionens politik är framåtblickande och relevant med tanke på nya utmaningar. Den bör också undersöka hur digitaliseringen kan minska bördorna för privatpersoner och företag.

(9) Arbetet som utförs inom ramen för plattformen Fit for Future bör vara bättre strukturerat och mer fokuserat jämfört med Refit-plattformens arbete. Därför bör plattformen utgå från ett årligt arbetsprogram som utarbetas av plattformens medlemmar på grundval av ett förslag från och i samförstånd med kommissionen, med beaktande av problematisk lagstiftning som identifierats genom a) rapporten från arbetsgruppen för subsidiaritet, proportionalitet och ”att göra mindre men göra det effektivare” (7), b) stora utvärderingar och kontroller av ändamålsenligheten som genomförs av kommissionen, c) information från medlemsstaterna, nätverket av företrädare för små och medelstora företag, Regionkommittén och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén om den mest betungande unionslagstiftningen, d) synpunkter från intressenterna och allmänheten.

(10) Dessa källor bör bidra till att identifiera de politikområden och den lagstiftning, inbegripet delegerade akter och genomförandeakter när så är relevant, där det finns tecken på att unionslagstiftningen skapar onödiga kostnader för företag och enskilda. EU:s företrädare för små och medelstora företag kommer att ge råd och synpunkter, framför allt vad gäller bördor och komplexitet i lagstiftningen som påverkar små och medelstora företag.

(11) Plattformen bör ta ställning till unionslagstiftningens effektivitet och även inrikta sig på lagstiftningstäthet. Den bör, i den utsträckning det är möjligt, söka efter belägg för ytterligare bördor som uppstår till följd av genomförandet av unionslagstiftningen i medlemsstaterna.

(12) Plattformen bör avge evidensbaserade yttranden om ämnen som tas upp i det årliga arbetsprogrammet och besvara kommissionens eventuella begäran om information och belägg i frågor som rör dess arbete med bättre lagstiftning inom ramen för Refit-programmet.

(13) Plattformen syftar till att samla sakkunskap från offentliga förvaltningar, arbetsmarknadens parter samt små och stora företag, liksom från konsument-, hälso- och miljöorganisationer och från andra icke-statliga organisationer. Plattformen bör omfatta en grupp med företrädare för medlemsstaterna och en intressentgrupp. Gruppen med företrädare för medlemsstaterna bör bestå av experter på hög nivå från medlemsstaternas nationella och/eller regionala och lokala myndigheter med sakkunskap om bättre lagstiftning och av företrädare från Regionkommittén. Medverkan av nationella, lokala och regionala myndigheter bör bidra till att identifiera specifika problem vid genomförandet av unionsrätten. Regionkommittén skapade Nätverket av regionala nav (RegHub) (8), ett nätverk av regionala och lokala myndigheter som syftar till att samla in erfarenheter om genomförandet av EU:s politik genom samråd med aktörer på lokal nivå. RegHub skulle därför kunna tillhandahålla användbar information för plattformens arbete. Intressentgruppen bör bestå av intressenter med praktisk sakkunskap inom olika politikområden och företrädare för Europeiska ekonomiska och sociala kommittén. De två grupperna bör samarbeta för att säkerställa en blandad och balanserad nivå av sakkunskap.

(14) Plattformen bör fastställa sin arbetsordning.

(15) Regler för hur gruppens medlemmar får lämna ut information bör fastställas.

(16) Personuppgifter bör behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (9).

(17) Alla relevanta dokument om den verksamhet som bedrivs av plattformen Fit for Future bör offentliggöras.

(18) Detta beslut bör gälla under kommissionens mandatperiod.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1 Syfte Härmed inrättas plattformen Fit for Future (nedan kallad plattformen).

Artikel 2 Uppgifter 1. Plattformen ska bistå kommissionen genom att avge yttranden om de ämnen som anges i plattformens årliga arbetsprogram. 2. För de frågor som tas upp i det årliga arbetsprogrammet ska plattformen göra följande: a) Samla in uppgifter, belägg och synpunkter på möjligheterna att minska bördorna och förenkla den identifierade unionslagstiftningen utan att äventyra att dess mål uppnås och genom att även beakta lagstiftningstätheten. b) Bedöma om den identifierade unionslagstiftningen och dess mål fortfarande är lämpliga med tanke på behovet att ta itu med nya utmaningar och undersöka hur digitaliseringen och den ökade användningen av elektroniska verktyg kan stödja dessa mål. c) Ge synpunkter på kommissionens begäran.

Artikel 3 Samråd Kommissionens generalsekretariat kan samråda med gruppen i samtliga frågor som rör dess arbete med bättre lagstiftning inom ramen för Refit-programmet.

Artikel 4 Årligt arbetsprogram 1. Det årliga arbetsprogrammet ska utarbetas av plattformen utgående från ett förslag från och i samförstånd med kommissionens generalsekretariat och utgående från frågor som har kommit fram a) i bilaga VI till rapporten från arbetsgruppen för subsidiaritet, proportionalitet och ”att göra mindre men göra det effektivare” (10), b) i stora utvärderingar och kontroller av ändamålsenligheten som genomförs av kommissionen, c) utgående från information om den mest betungande unionslagstiftningen från medlemsstaterna, nätverket av företrädare för små och medelstora företag, Regionkommittén, framför allt genom RegHub, och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén. 2. EU:s företrädare för små och medelstora företag ska ge synpunkter och råd om det föreslagna årliga arbetsprogrammet, framför allt vad gäller bördor och komplexitet i lagstiftningen som påverkar små och medelstora företag. 3. I plattformens arbetsordning ska det fastställas på vilka villkor synpunkter från intressenter och allmänheten också kan bidra till förteckningen över potentiella ämnen för arbetsprogrammet.

Artikel 5 Medlemskap 1. Plattformen ska bestå av två grupper, en grupp med företrädare för medlemsstaterna och en intressentgrupp. 2. Medlemmarna i gruppen med företrädare för medlemsstaterna ska företräda medlemsstaternas nationella, regionala och lokala myndigheter samt Regionkommittén. Medlemsstaterna ska utse en företrädare, antingen på nationell nivå eller från de lokala och regionala myndigheterna. Regionkommittén ska utse tre företrädare. Därmed ska gruppen med företrädare för medlemsstaterna bestå av 30 medlemmar. Medlemmarna ska ansvara för att deras företrädare tillhandahåller sakkunskap på hög nivå. 3. Medlemmarna i intressentgruppen ska bestå av Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, som ska utse tre företrädare, samt 19 experter som utses av kommissionens generalsekreterare för att företräda ett gemensamt intresse bland intressenter inom ett visst politikområde. Europeiska ekonomiska och sociala kommittén ska ansvara för att dess företrädare tillhandahåller sakkunskap på hög nivå. De experter som utsetts för att företräda ett gemensamt intresse ska inte företräda en enskild intressent, utan en politisk hållning som är gemensam för olika intresseorganisationer. De ska företräda företag, framför allt små och medelstora företag, arbetsmarknadens parter och organisationer i det civila samhället som har direkt erfarenhet av tillämpningen av unionslagstiftningen. 4. Medlemmar av plattformen som företräder ett gemensamt intresse ska utses för plattformens mandatperiod. De ska förbli medlemmar av plattformen till dess att deras mandatperiod löper ut eller till dess att de ersätts eller avgår. 5. Medlemmar som företräder ett gemensamt intresse och som inte längre aktivt kan medverka i plattformens verksamhet, eller som enligt kommissionens generalsekretariat inte iakttar bestämmelserna i artikel 339 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt eller som avgår, ska inte längre inbjudas att delta i plattformens möten och ska ersättas under den tid som återstår av deras mandatperiod av en annan kandidat från reservlistan.

Artikel 6 Urvalsprocess 1. Urvalet av de medlemmar i intressentgruppen som företräder ett gemensamt intresse ska utföras genom en offentlig inbjudan att inkomma med ansökan som ska offentliggöras i kommissionens register över expertgrupper och liknande organ (11) (nedan kallat registret över expertgrupper). En infordran av intresseanmälningar får även offentliggöras på andra sätt, bland annat på en särskild webbplats. I inbjudan att inkomma med ansökan ska urvalskriterierna anges tydligt, bl.a. vilken sakkunskap som söks och vilka intressen som ska företrädas i förhållande till det arbete som ska utföras. Tidsfristen för att inkomma med ansökan ska vara minst fyra veckor. 2. Registrering i öppenhetsregistret krävs för att individer som företräder ett gemensamt intresse ska kunna utses. 3. Personer som företräder ett gemensamt intresse ska utnämnas av kommissionens generalsekreterare bland specialister med kompetens inom de områden som avses i artikel 2, vilka har lämnat in en intresseanmälan i samband med ansökningsomgången. 4. Kommissionens generalsekretariat ska upprätta en reservlista över lämpliga kandidater som kan användas för eventuella nödvändiga byten av medlemmar i intressentgruppen som företräder ett gemensamt intresse. Kommissionens generalsekretariat ska tillfråga de sökande innan deras namn förs upp på reservlistan.

Artikel 7 Verksamhet 1. Plattformen ska agera på begäran av dess ordförande efter överenskommelse med kommissionens generalsekretariat, i enlighet med de övergripande reglerna. 2. Plattformens medlemmar och företrädare för medlemmarna ska närvara vid plattformens möten. Plenarsammanträden kommer att hållas för att anta plattformens yttranden, förberedande möten kommer att bidra till att färdigställa plattformens yttranden och behandla organisationsaspekter, och undergruppsmöten kommer att inriktas på specifika ämnen i det årliga arbetsprogrammet. Plattformens möten ska i princip hållas i kommissionens lokaler, eller om möjligt som videokonferens. 3. I samförstånd med kommissionens generalsekretariat kan plattformen med enkel majoritet besluta att dess överläggningar ska vara offentliga. 4. Kommissionens generalsekretariat ska vara plattformens sekretariat och tillhandahålla sekretariatstjänster och utarbeta utkastet till årligt arbetsprogram. Kommissionstjänstemän från andra avdelningar med intresse av överläggningarna får närvara vid plattformens möten. 5. Protokollen om diskussionerna kring varje enskild punkt på dagordningen och de yttranden som plattformen avger ska vara ändamålsenliga och fullständiga. Protokollen ska upprättas av sekretariatet under ordförandens ansvar. 6. Plattformen ska anta sina yttranden i samförstånd. Eventuella omröstningar ska avgöras med enkel majoritet av medlemmarna. Medlemmar som har röstat emot majoriteten ska ha rätt att motivera sin ståndpunkt i ett dokument där skälen sammanfattas och som bifogas yttrandet.

Artikel 8 Ordförandeskap Kommissionens vice ordförande med ansvar för bättre lagstiftning ska leda plattformens plenarsammanträden. En kommissionstjänsteman på hög nivå ska leda plattformens förberedande möten. Övriga möten ska ledas av plattformens sekretariat.

Artikel 9 Undergrupper Kommissionens generalsekretariat får inrätta högst fyra undergrupper för att granska särskilda ämnen som ingår i plattformens årliga arbetsprogram. Undergrupperna ska handla i enlighet med de övergripande reglerna och ska rapportera till gruppen. De ska upplösas så snart de fullgjort sitt uppdrag. Minst en företrädare för Regionkommittén och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén ska ingå i varje undergrupp.

Artikel 10 Inbjudna experter 1. Ordföranden får på ad hoc-basis bjuda in externa experter med särskild kompetens i en fråga som står på dagordningen, inbegripet experter från lokala och regionala myndigheter, att delta i plattformens eller undergruppernas möten. Ordföranden kommer att bjuda in EU:s företrädare för små och medelstora företag till plenarsammanträdena. 2. I samförstånd med kommissionens generalsekretariat kan Regionkommittén på ad hoc-basis bjuda in företrädare för RegHub att delta i plattformens eller undergruppernas möten.

Artikel 11 Arbetsordning På initiativ av och i samförstånd med kommissionens generalsekretariat ska plattformen anta sin arbetsordning med enkel majoritet, på grundval av standardarbetsordningen för expertgrupper, i enlighet med de övergripande reglerna.

Artikel 12 Tystnadsplikt och hantering av säkerhetsskyddsklassificerad information Medlemmarna av plattformen och deras företrädare samt inbjudna experter omfattas av tystnadsplikt som genom fördragen och deras genomförandebestämmelser binder samtliga medlemmar av unionens institutioner och institutionernas anställda. De omfattas även av kommissionens säkerhetsbestämmelser när det gäller skydd av sekretessbelagda unionsuppgifter enligt kommissionens beslut (EU, Euratom) 2015/443 (12) och (EU, Euratom) 2015/444 (13).. Om dessa åtaganden inte uppfylls får kommissionen vidta lämpliga åtgärder.

Artikel 13 Transparens 1. Plattformen och dess undergrupper ska registreras i registret över expertgrupper. 2. Följande uppgifter om plattformens och dess undergruppers sammansättning ska offentliggöras i registret: a) Namnen på medlemsstaternas myndigheter. b) Namnen på de EU-organ som är medlemmar av plattformen (Regionkommittén och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén). c) Namnen på de personer som utsetts för att företräda ett gemensamt intresse; intresset ska offentliggöras. 3. Alla relevanta handlingar, såsom dagordningar, protokoll och inlagor som deltagarna lämnar in, ska göras tillgängliga antingen i registret eller via en länk från registret till en särskild webbplats där denna information finns. Inga krav på att användarna ska registrera sig eller andra restriktioner ska finnas för att få tillgång till den särskilda webbplatsen. Dagordningen och andra relevanta bakgrundsdokument ska offentliggöras i god tid före mötet, och protokollet ska offentliggöras inom rimlig tid därefter. Undantag från offentliggörande ska enbart medges när yppande av handlingen skulle undergräva skyddet för det allmänna samhällsintresset eller privata intressen i enlighet med artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 (14) (15). 4. Plattformen ska ha en särskild webbplats. Denna webbplats ska också användas av plattformen för att inhämta synpunkter från privatpersoner och intressenter om ämnen som tas upp i det årliga arbetsprogrammet och för att genomföra kommunikationsverksamheten, i samförstånd med kommissionens generalsekretariat.

Artikel 14 Möteskostnader 1. Deltagarna i plattformens och undergruppernas arbete ska inte ersättas för sin sakkunskap. 2. Deltagarna i plattformens och undergruppernas arbete ska få sina utgifter för resor och uppehälle ersatta av kommissionen. Ersättningen betalas ut i enlighet med de bestämmelser som är i kraft inom kommissionen och inom ramen för de tillgängliga anslag som tilldelats kommissionens avdelningar inom ramen för det årliga förfarandet för tilldelning av medel.

Artikel 15 Tillämpningsperiod Detta beslut ska tillämpas till och med den 31 oktober 2025.

Utfärdat i Bryssel den 11 maj 2020. På kommissionens vägnar Maroš ŠEFČOVIČ Vice ordförande

(1) Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet, rådet, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén samt Regionkommittén, EU-lagstiftningens ändamålsenlighet, COM(2012) 746, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=COM:2012:0746:FIN

(2) Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet, rådet, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén samt Regionkommittén, SMF-strategin för ett hållbart och digitalt EU, COM(2020) 103, https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/communication-sme-strategy-march-2020_en.pdf (på engelska)

(3) https://ec.europa.eu/growth/smes/business-friendly-environment/small-business-act/sme-envoys_sv

(4) Commission Decision of 19 May 2015 establishing the REFIT Platform, C(2015) 3261 final (ej översatt till svenska),

https://ec.europa.eu/info/files/commission-decision-establishing-refit-platform_en

(5) Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet, rådet, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén samt regionkommittén, Bättre lagstiftning: genomgång och vägen framåt, COM(2019) 178 final,

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/ALL/?uri=COM:2019:178:FIN

(6) Commission Decision of 30 May 2016 establishing horizontal rules on the creation and operation of Commission expert groups (ej översatt till svenska). C(2016) 3301,

https://ec.europa.eu/transparency/regexpert/PDF/C_2016_3301_F1_COMMISSION_DECISION_EN.pdf

(7) Rapport om arbetsgruppen för subsidiaritet, proportionalitet och ”att göra mindre men göra det effektivare”, https://ec.europa.eu/commission/sites/beta-political/files/report-task-force-subsidiarity-proportionality-and-doing-less-more-efficiently_sv.pdf

(8) Nätverket av regionala nav för bedömning av genomförandet av EU:s politik. https://cor.europa.eu/sv/our-work/Pages/network-of-regional-hubs.aspx

(9) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39.).

(10) Rapport om arbetsgruppen för subsidiaritet, proportionalitet och ”att göra mindre men göra det effektivare”, https://ec.europa.eu/commission/sites/beta-political/files/report-task-force-subsidiarity-proportionality-and-doing-less-more-efficiently_sv.pdf

(11) https://ec.europa.eu/transparency/regexpert/

(12) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX%3A32015D0443

(13) https://op.europa.eu/sv/publication-detail/-/publication/41a6eeeb-cc70-11e4-ab4d-01aa75ed71a1/language-sv

(14) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.).

(15) Dessa undantag syftar till att skydda den allmänna säkerheten, militära angelägenheter, internationella relationer, den finansiella, monetära och ekonomiska politiken, enskilda personers privatliv och integritet, kommersiella intressen, domstolsförfaranden och juridisk rådgivning, inspektioner/utredningar/revisioner och institutionens beslutsförfarande.