ÅRSRAPPORT FÖR 1997 (98/C 380/01)

Strasbourg 20 april 1998

JOSÉ MARÍA GIL-ROBLES GIL-DELGADO

Ordförande för Europaparlamentet

rue Wiertz

B-1047 Bryssel

Herr ordförande,

I enlighet med artikel 138e.1 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och artikel 3.8 i Europaparlamentets beslut om förordningar och allmänna villkor som reglerar ombudsmannens arbetsuppgifter framlägger jag härmed min rapport för år 1998.

Jacob SÖDERMAN

Europeiska ombudsmannen

>Plats för tabell>

1. FÖRORD AV EUROPEISKA OMBUDSMANNEN

Detta är Europeiska ombudsmannens tredje årsrapport, men bara den andra som omfattar ett helt verksamhetsår. Sekretariatet befinner sig fortfarande i ett tidigt skede av sin utveckling, men redan under 1997 kunde vi påbörja flera undersökningar på eget initiativ, avsluta flera ärenden med motiverade beslut och uppnå mer positiva resultat för de klagande. Tre vänskapliga förlikningar har uppnåtts och den första särskilda rapporten har lagts fram för Europaparlamentet.

Under året kunde dessutom huvudkontoret i Strasbourg invigas med en mindre festlighet och en filial öppnas i Bryssel. Ombudsmannen har antagit bestämmelserna för genomförande i enlighet med artikel 14 i ombudsmannens stadga och ett nätverk med samverkande tjänstemän har upprättats tillsammans med de nationella ombudsmännens kontor och motsvarande organ i medlemsstaterna.

INFORMATION TILL MEDBORGARNA OM RÄTTEN ATT KLAGA

Alltsedan jag inledde mitt arbete som europeisk ombudsman den 1 september 1995 har jag ägnat avsevärd tid åt att informera Europas medborgare om deras rätt att klaga hos ombudsmannen, under vilka omständigheter det är lämpligt att inge klagomål och hur detta bör göras. För att öka medborgarnas medvetenhet har jag haft regelbundna kontakter och samarbete med de nationella ombudsmännens kontor och motsvarande organ, med Europaparlamentets informationskontor och med Europeiska kommissionens representationer i medlemsstaterna. Vid samtliga dessa organ finns vårt informationsmaterial tillgängligt, inklusive den standardblankett som kan användas för klagomål. Dessa organ har hela tiden haft en positiv inställning till samarbetet.

För att ge medborgarna snabbare och effektivare tillgång till information har vi dessutom öppnat en hemsida på Internet, med en länk till Europaparlamentets hemsida, där vi ger allmän information om rätten att klaga och om vår verksamhet. Dessutom har vi informerat europeisk press om beslut och initiativ av allmänt intresse och redogjort för ombudsmannens arbete i ett antal facktidskrifter.

Jag har dessutom besökt medlemsstaterna för att informera om ombudsmannens arbete. Endast en medlemsstat återstår att besöka, nämligen Portugal. Mitt besök där kommer att äga rum i april 1998 och arrangeras i samarbete med Europaparlamentets informationskontor i Lissabon den portugisiska ombudsmannens kontor.

Statistiken över antalet klagomål i förhållande till befolkningen i varje medlemsstat ger en grov uppskattning av hur informationskampanjen har nått fram (se bilaga A). Några betydande skillnader föreligger. Bortsett från Belgien, Luxemburg och Finland, som var och en har sina egna förklaringar, verkar av de mindre länderna Irland vara välinformerat, medan färre klagomål har tagits emot från Österrike och Sverige. Bland de stora länderna har informationskampanjen varit framgångsrik i Spanien och Frankrike och mindre framgångsrik i Tyskland och Italien.

Totalt framfördes 1 181 nya klagomål till Europeiska ombudsmannen under 1997. Det motsvarar en ökning på 40 procent jämfört med de 842 nya klagomål som togs emot under 1996. Även antalet upptagna klagomål ökade, dock i betydligt mindre omfattning.

Mycket arbete återstår på informationsområdet. Jag förmodar att Europaparlamentet och utskottet för framställningar har samma svårigheter att sprida information om rätten att göra en framställning. Skillnaden är att jag, med mitt tämligen begränsade ämbetsområde - begränsat till verksamheten inom gemenskapens institutioner och organ - snarare måste inrikta mig på att nå dem som kan ha verklig anledning att klaga över den europeiska administrationen än att starta allmänna kampanjer. Under 1998 kommer ombudsmannens informationskampanj att riktas till de medborgare och organ som har att göra med Europeiska gemenskapens administration. Ökade satsningar kommer att göras för att utnyttja möjligheten att använda Internet både för att kommunicera direkt med medborgarna och för att informera de europeiska informationskontoren och organisationerna om rätten att klaga hos ombudsmannen. Det förefaller också vara viktigt att i större utsträckning koncentrera sig på den regionala nivån i de medlemsstater som har en mera decentraliserad struktur. Genom denna informationsverksamhet kan man dessutom sprida information om medborgarnas rätt att göra framställningar till Europaparlamentet.

INITIATIV OM ÖPPENHET

Artikel 138e i fördraget ger ombudsmannen möjlighet att genomföra undersökningar på eget initiativ eller på grundval av klagomål. För att främja öppenhet i unionen har jag inom ramen för mitt ämbetsområde påbörjat tre undersökningar på eget initiativ i frågor där ett antal klagomål visade på ett mer allmänt missnöje från medborgarnas sida.

Undersökningen på eget initiativ av de förfaranden som Europeiska kommissionens följer vid behandlingen av klagomål från medborgare om medlemsstaters överträdelser av gemenskapsrätten påbörjades och avslutades under 1997 och läggs fram i denna rapport (se kapitel 3). Undersökningen på eget initiativ välkomnades av parlamentet i dess resolution om kommissionens fjortonde årliga rapport om kontrollen av tillämpningen av gemenskapsrätten (föredragande Astrid Thors).

En annan undersökning på eget initiativ, som syftar till att främja större öppenhet, gäller de förfaranden som gemenskapens institutioner tillämpar för personalrekrytering. Denna undersökning påbörjades i november 1997 och pågår fortfarande.

Slutligen påbörjade jag i juni 1996 en undersökning på eget initiativ om offentlig tillgång till handlingar. Den 20 december 1996 lämnade jag förslag till rekommendationer till 14 gemenskapsinstitutioner och gemenskapsorgan om att dessa borde anta regler om offentlig tillgång till handlingar samt göra dessa regler lättillgängliga för allmänheten. I årsrapporten för 1996 redogjordes utförligt för förslaget till rekommendationer och motiveringarna.

Svaren från de berörda institutionerna och organen på förslaget till rekommendationer finns redovisade i en särskild rapport från Europeiska ombudsmannen till Europaparlamentet, som jag lade fram för ordförande Gil-Robles den 15 december 1997. Eftersom detta är den första särskilda rapporten någonsin i enlighet med Europeiska ombudsmannens stadga föreslog jag att den kunde behandlas enligt ett förfarande liknande det som används för årsrapporten.

För att säkerställa ett konsekvent och effektivt gensvar på ombudsmannens arbete skulle det vara ytterst betydelsefullt om det utskott vid Europaparlamentet som ansvarar för förbindelserna med ombudsmannen även behandlade alla rapporter som ombudsmannen lägger fram för parlamentet i enlighet med stadgan. Om särskilda specialkunskaper behövs för en viss rapport kan detta naturligtvis erhållas på lämpligt sätt, exempelvis i form av ett yttrande från ett annat utskott. För att undvika missförstånd skulle parlamentet vinna på att överväga ett klargörande av sin arbetsordning så att den noga anger hur ombudsmannens årsrapporter och särskilda rapporter skall behandlas.

RESULTAT AV ARBETET

För varje år som ombudsmannens sekretariat hittills har verkat har resultaten för medborgarnas del blivit allt mer positiva. I år har antalet ärenden som lösts av institutionerna ökat och de första vänskapliga förlikningarna har uppnåtts. Mycket arbete återstår emellertid i detta avseende under det kommande året innan resultaten kan anses vara tillfredsställande. Filialen i Bryssel kommer att underlätta det tidskrävande arbetet med att kontrollera handlingar och förhandla om vänskapliga förlikningar. Om en uppförandekod om god förvaltningssed antogs och offentliggjordes skulle kvaliteten på institutionernas förvaltning med säkerhet höjas och deras förbindelser med Europas medborgare förbättras.

Även om sekretariatet snabbt har lyckats besluta om tillåtligheten av nya klagomål och vid behov underrättat de klagande om ett annat behörigt organ till vilket klagomålet kunde riktas, och även om det dessutom har lyckats behandla långt fler upptagna klagomål och påbörja fler undersökningar på eget initiativ, har en mindre eftersläpning i behandlingen av några tillåtliga klagomål uppstått.

Målet bör vara att genomföra de nödvändiga undersökningarna om ett klagomål och informera medborgaren om resultatet inom ett år, såvida inte särskilda omständigheter föreligger som kräver en längre undersökning. Vid utgången av 1997 hade detta mål inte uppnåtts för cirka 30 ärenden, delvis på grund av att den inledande fasen krävde mer administrativt arbete än väntat, men även för att det finns ett objektivt behov av mer personal. Det ökade personalbehovet understryks även av de nya förpliktelser som Amsterdamfördraget innebär för Europeiska ombudsmannen. Jag hoppas att detta kommer att beaktas på ett tillfredsställande sätt i budgetförfarandet för åren 1999 och 2000.

I sin resolution om ombudsmannens årsrapport för 1996 framhöll Europaparlamentet behovet av att definiera begreppet "administrativa missförhållanden". Jag åtog mig denna uppgift och i kapitel två i denna årsrapport återfinns en definition som beaktar erfarenheterna hos de nationella ombudsmännen och motsvarande organ i medlemsstaterna.

Den samarbetsvilliga och positiva atmosfär som jag har omnämnt i de tidigare årsrapporterna har fortsatt under 1997 och jag hoppas att Europas medborgare kommer att uppleva en allt öppnare och mänskligare förvaltning i Europa.

Jacob SÖDERMAN

2. KLAGOMÅL TILL OMBUDSMANNEN

Europeiska ombudsmannens viktigaste uppgift är att ta itu med administrativa missförhållanden som rör gemenskapsinstitutioners och gemenskapsorgans verksamheter. Möjliga fall av administrativa missförhållanden kommer till ombudsmannens kännedom genom i första hand klagomål som har ingetts av europeiska medborgare. Ombudsmannen har också möjligheter att företa undersökningar på eget initiativ.

Alla unionsmedborgare och medborgare från tredje land som bor i en medlemsstat kan inge klagomål till ombudsmannen. Företag, föreningar eller andra organ med säte i unionen kan också klaga. Klagomålen kan inges antingen direkt till ombudsmannen eller genom en ledamot i Europaparlamentet.

Klagomål till ombudsmannen handläggs offentligt, om inte den klagande begär konfidentiell behandling. Det är viktigt att ombudsmannen utövar sin verksamhet på ett så öppet sätt som möjligt, både för att de europeiska medborgarna skall kunna följa och förstå hans arbete och för att föregå med gott exempel.

Under 1997 behandlade ombudsmannen 1 412 ärenden. 1 181 av dessa var nya klagomål som inkommit under 1997. Av dessa hade 1 067 sänts in direkt av enskilda medborgare, 57 kom från föreningar och 38 från företag. 17 klagomål förmedlades via ledamöter av Europaparlamentet. 227 ärenden överfördes från 1996. Ombudsmannen inledde dessutom fyra undersökningar på eget initiativ.

Som nämnts i ombudsmannens årsrapport för 1995 har en överenskommelse uppnåtts mellan utskottet för framställningar och ombudsmannen om ömsesidig överföring av klagomål och framställningar i tillämpliga fall. Under 1997 överfördes två framställningar till ombudsmannen med de framställandes medgivande för handläggning som klagomål. 13 klagomål överfördes med de klagandes medgivande till Europaparlamentet för handläggning som framställningar. Dessutom rekommenderade ombudsmannen i 86 ärenden de klagande att lämna in en framställning till Europaparlamentet. (Se bilaga A, Statistik)

2.1. DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN FÖR OMBUDSMANNENS ARBETE

Ombudsmannens arbete utförs i enlighet med artikel 138e i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och i enlighet med den Europeiska ombudsmannens stadga (1). I enlighet med artikel 14 i stadgan skall ombudsmannen fastställa genomförandebestämmelser. Med hänsyn till den begränsade erfarenhet man hade 1996 vad gäller den Europeiska ombudsmannens ämbetsutövning, antogs först preliminära genomförandebestämmelser grund den 4 september 1996. Ombudsmannen informerade Europaparlamentets utskott för framställningar och utskott för arbetsordningen, valprövning och ledamöters immunitet om att han antagit preliminära genomförandebestämmelser, och att de formella och definitiva genomförandebestämmelserna skulle komma att antas under loppet av 1997.

Den 16 oktober 1997 antog ombudsmannen formella och definitiva genomförandebestämmelser, som trädde i kraft den 1 januari 1998. Europaparlamentets utskott för framställningar och utskott för arbetsordningen, valprövning och ledamöters immunitet informerades om antagandet av de definitiva föreskrifterna. Texten i genomförandebestämmelserna har offentliggjorts på alla de officiella språken på ombudsmannens hemsida (http://www.euro-ombudsman.eu.int). Bestämmelserna kan också erhållas från ombudsmannens kontor. I Europeiska gemenskapernas officiella tidning offentliggjordes ett meddelande som lämnade ingående information om antagandet och offentliggörandet av genomförandebestämmelserna.

Genomförandebestämmelserna behandlar ombudsmannainstitutionens interna verksamhet. Eftersom det emellertid handlar om ett dokument som skall vara förståeligt och användbart för medborgarna omfattar bestämmelserna också material, som redan ingår i ombudsmannens stadga, gällande andra institutioner och organ.

Artikel 13 i genomförandebestämmelserna reviderar och konsoliderar reglerna för offentlig tillgång till dokument som innehas av Europeiska ombudsmannen. Tidigare ingick reglerna om tillgång till klagomålsrelaterade dokument i de provisoriska och vägledande genomförandebestämmelserna, medan reglerna om offentlig tillgång till andra dokument omfattades av ett särskilt beslut av ombudsmannen av den 24 mars 1997.

1997 lade parlamentets utskott för arbetsordningen, valprövning och ledamöters immunitet fram ändringsförslag till artikel 161 (föredragande Brian Crowley). Ombudsmannen deltog i utskottets sammanträde den 24 september då de föreslagna ändringsförslagen diskuterades. Betänkandet från utskottet för arbetsordningen, valprövning och ledamöters immunitet om ändring av arbetsordningens artikel 161 antogs enhälligt av utskottet vid sammanträdet den 4 november 1997, men lades inte fram vid parlamentets plenarsammanträden under 1997.

Europaparlamentets arbetsordning innehåller inga särskilda bestämmelser för hur parlamentet skall behandla Europeiska ombudsmannens årsrapport och särskilda rapporter. Om sådana bestämmelser behövs är ombudsmannen beredd att utarbeta ett förslag härom i enlighet med artikel 161.1 i arbetsordningen.

2.2 HUR KLAGOMÅL HANDLÄGGS

Alla klagomål som inges till ombudsmannen registreras och bekräftas. Bekräftelseskrivelsen upplyser den klagande om förfarandet vid behandlingen av hans eller hennes klagomål, och anger namnet på och telefonnumret till den juridiske tjänsteman som handlägger det. Nästa steg utgörs av en undersökning av huruvida klagomålet omfattas av ombudsmannens ämbetsområde.

2.2.1 EUROPEISKA OMBUDSMANNENS ÄMBETSOMRÅDE

Ombudsmannens ämbetsområde, som läggs fast i artikel 138e i EG-fördraget, ger honom befogenhet att ta emot klagomål från varje unionsmedborgare och från varje fysisk och juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat, om administrativa missförhållanden i gemenskapens institutioner och organ med undantag för EG-domstolen och förstainstansrätten, då dessa utövar sina domstolsfunktioner. Ett klagomål ligger därför utanför ämbetsområdet om

1) den klagande inte är en person som är berättigad att inkomma med ett klagomål,

2) det inte avser en av gemenskapens institutioner eller ett av dess organ,

3) det är riktat mot EG-domstolen eller förstainstansrätten, i dessas utövande av sina domstolsfunktioner eller

4) det inte rör en möjlig förekomst av administrativa missförhållanden.

Vem har rätt att klaga?

En turkisk medborgare bosatt i Förenta staterna klagade till ombudsmannen över Europeiska kommissionens handläggning av Turkiets ansökan om medlemskap i Europeiska unionen.

Eftersom klagomålet kom från en person som varken var medborgare i unionen eller bosatt i en medlemsstat i unionen, låg det utanför ombudsmannens ämbetsområde.

Ombudsmannen föreslog den klagande att vända sig direkt till den ansvarige kommissionsledamoten och upplyste honom om adressen.

(1017/97/OV)

En marockansk medborgare skrev till ombudsmannen från en adress i Marocko, och klagade över att han utvisats från Frankrike utan att ha hörts av en domstol, efter det att hans uppehållstillstånd hade återkallats av prefekten i Paris.

Eftersom klagomålet kom från en person som varken sig var medborgare i unionen eller bosatt i en medlemsstat i unionen låg det utanför ombudsmannens ämbetsområde.

Ombudsmannen upplyste den klagande i allmänna ordalag om de villkor som gäller för att ett fall skall kunna tas upp av Europeiska kommissionen för de mänskliga rättigheterna.

Obs. Även om den klagande fortfarande fysiskt hade befunnit sig i Frankrike, så hade klagomålet ändå fallit utanför ombudsmannens ämbetsområde, eftersom det inte gällde någon av gemenskapens institutioner eller något av dess organ.

(978/97/XD)

Exempel på klagomål som inte avser någon av gemenskapens institutioner eller något av dess organ

En medborgare i Förenade kungariket ansökte till ett innovations- och företagscenter om stöd för ett projekt för att starta en verksamhet. Han klagade till ombudsmannen över att hans ansökan inte hade gått igenom, till följd av oegentligheter i samband med dess handläggning vid centret.

Det innovations- och företagscenter som klagomålet avsåg utgör en del av European Business and Innovation Network, som består av olika affärscentra inom gemenskapen. Gemenskapen stöder upprättandet och utvecklingen av dessa centra, såväl ekonomiskt som med tekniskt bistånd. Centren själva bygger emellertid på offentliga och privata partnerskap mellan sådana organ som lokala myndigheter, handelskammare, branschorganisationer, fackföreningar, ekonomiska institutioner, universitet, forskningscentra, firmor och liknande lokala intressen. Kommissionen finns inte representerad i deras styrande organ.

Ombudsmannen informerade därför den klagande om att de centra som ingår i European Business and Innovation Network inte utgör institutioner eller organ inom gemenskapen.

(Klagomål 947/97/HMA)

En tidigare anställd vid det Europeiska molekylärbiologiska laboratoriet klagade mot detta till ombudsmannen. Den klagande hävdade att hon behandlats illa och trakasserats, och att hon lidit skada till följd av bristande säkerhetsåtgärder på arbetsplatsen.

Laboratoriet tillskapades i samband med den Molekylärbiologiska konferensen, som för närvarande har sexton stater som medlemmar. Överenskommelsen att tillskapa laboratoriet undertecknades ursprungligen år 1973 av tio stater: Danmark, Frankrike, Förbundsrepubliken Tyskland, Förenade kungariket, Israel, Italien, Nederländerna, Schweiz, Sverige, och Österrike. Laboratoriet har således inte upprättats på grundval av gemenskapsfördragen, och heller inte genom en rättsakt som antagits av gemenskapernas institutioner, och gemenskaperna svarar inte för dess finansiering.

Ombudsmannen upplyste därför den klagande om att laboratoriet inte utgör en institution eller ett organ inom gemenskaperna.

(Klagomål 374/15.01.96/MV/UK/PD)

En tjänsteman vid Europeiska kommissionen klagade till ombudsmannen över Europaskolan i Woluwe i Bryssel.

Klagomålet rörde beslut som fattats av klassrådet och skolans disciplinära råd rörande hans son. Den klagande hävdade att det inte förelåg någon rätt att försvara sig, vare sig för eleven eller för föräldrarna. Han kritiserade dessutom Europaskolans system för överklaganden, och hävdade att det är oskäligt att klassrådet ska få pröva överklaganden som rör dess egna beslut. Ombudsmannen konstaterade att klagomålet låg utanför hans ämbetsområde, eftersom det inte var riktat mot någon av gemenskapens institutioner eller något av dess organ. Även om kommissionen hade ett visst allmänt ansvar, eftersom den finns representerad i skolstyrelsen och svarar för en stor del av budgeten, kan den inte hållas ansvarig för frågor som rör den interna förvaltningen.

(Klagomål 989/97/OV)

En annan fråga rörande ombudsmannens befogenheter uppkom i samband med sex klagomål mot rådet från den brittiska journalisten Tony Bunyan, som ombud för den icke-statliga organisationen Statewatch i november och december 1996. Klagomålen rörde rådets svar på framställningar från Bunyans sida om tillgång till dokument avseende verksamhet inom den "tredje pelaren". (Den tredje pelaren är ett informellt begrepp, som används för att beteckna samarbetet inom justitie- och inrikesområdena, enligt avdelning VI i Fördraget om Europeiska unionen).

Efter att ha fastställt att de sex klagomålen låg inom ämbetsområdet, var tillåtliga samt att det förelåg skäl för en undersökning, vidarebefordrade ombudsmannen dem till rådet i januari 1997. I mars 1997 inkom rådet med ett svar, som bestred ombudsmannens behörighet att ta upp klagomålen.

Den 15 april 1997 tillskrev ombudsmannen rådet, och bekräftade sitt ursprungliga ställningstagande att klagomålen låg inom hans ämbetsområde, samt förnyade sin begäran om ett yttrande över sakinnehållet i klagomålen. Den 20 juni 1997 uppfyllde rådet ombudsmannens begäran (2).

Det skäl som rådet anförde för att ombudsmannen inte skulle ha behörighet att handlägga klagomålen från Bunyan grundades på följande två antaganden:

1. Ombudsmannens behörighet omfattar inte åtgärder som rådet vidtar under den tredje pelaren.

2. Sakinnehållet i klagomålen rörde åtgärder rådet vidtagit under den tredje pelaren.

Som en bekräftelse på sitt tidigare beslut att han var behörig att ta itu med klagomålen, förklarade ombudsmannen att det andra av de ovanstående påståendena var felaktigt. Det var därför inte nödvändigt för honom att ta ställning till det första påståendet.

Ombudsmannen angav att klagomålen rörde rådets svar på framställningar om tillgång till dokument. Dessa hade gjorts i enlighet med rådets beslut om offentlig tillgång till rådets dokument (3) och handlades av rådet med påstådd tillämpning av detta beslut. Rådets beslut om offentlig tillgång till dokument upprättades i enlighet med artikel 151 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen. EG-domstolen bekräftade i domen i målet Nederländerna mot rådet (4) att beslutet hade rättslig verkan för tredje part såsom en fråga om gemenskapslag.

Beslutet tolkades och tillämpades av förstainstansrätten i målet Carvel och Guardian Newspapers mot rådet (5). Detta fall rörde bland annat tillgång till dokument avseende rådets agerande under den tredje pelaren.

Med beaktande av den begränsning av EG-domstolens domsrätt som artikel L i fördraget om Europeiska unionen innebär, skulle förstainstansrätten inte ha någon domsrätt vad gällde denna aspekt av Carvel-fallet, om tillgång till rådets dokument rörande åtgärder under den tredje pelaren i sig själv utgjorde en fråga under den tredje pelaren. I själva verket erkände domstolen emellertid domsrätt i detta fall.

Den korrekta tolkningen och tillämpningen av rådets beslut om offentlig tillgång till dokument utgör därför en fråga under gemenskapsrätten och inte en fråga som handhas under den tredje pelaren, även om dokumenten ifråga rör åtgärder under den tredje pelaren.

Innebörden av begreppet administrativa missförhållanden

I sin resolution om ombudsmannens årsrapport för år 1996 uppmuntrade Europaparlamentet ombudsmannen att till fullo utnyttja det mandat han fått genom fördragen, vad gäller att ta itu med administrativa missförhållanden i den verksamhet som utövas av gemenskapens institutioner och organ.

Resolutionen hänvisade i detta sammanhang också till behovet av en tydligare definition av begreppet administrativa missförhållanden.

Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen definierar inte begreppet administrativa missförhållanden. När parlamentet antog ovanstående resolution åtog sig ombudsmannen därför uppgiften att söka tillhandahålla en mer exakt definition i årsrapporten för 1997.

Ombudsmannens årsrapport för 1995 förklarade begreppet administrativa missförhållanden på följande sätt:

Det är uppenbart att ett administrativt missförhållande föreligger då en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan underlåter att agera i enlighet med fördragen och med de gemenskapsakter som är bindande för denna, eller då den underlåter att iaktta de rättsliga regler och principer som har fastställts av domstolen och förstainstansrätten.

Som ett exempel måste Europeiska ombudsmannen ta hänsyn till kravet i artikel F i Fördraget om Europeiska unionen om att gemenskapens institutioner och organ skall respektera de grundläggande rättigheterna.

Flera andra saker kan också anses utgöra missförhållanden, däribland följande:

- Administrativa oegentligheter

- Administrativ underlåtenhet

- Maktmissbruk

- Försummelse

- Rättsstridiga förfaranden

- Oskälighet

- Felaktigt eller inkompetent handlande.

- Diskriminering

- Onödig fördröjning

- Brist på information eller vägran att delge information

Denna lista är inte uttömmande. De nationella ombudsmännens erfarenhet visar att det är bättre att inte försöka skapa en rigid definition av vad som kan utgöra missförhållanden. I själva verket är uttryckets brist på avgränsning en av de saker som skiljer ombudsmannens roll från en domares.

Det finns dock gränser för vad som kan räknas som missförhållanden. Alla klagomål mot beslut av politisk snarare än administrativ natur anses otillåtna, t.ex. klagomål mot det arbete som utförs av Europaparlamentet eller dess organ, såsom beslut som fattas av utskottet för framställningar. Det är inte heller ombudsmannens uppgift att undersöka gemenskapens rättsakter, såsom förordningar och direktiv.

Denna förklaring av administrativa missförhållanden godtogs i Europaparlamentets betänkande över ombudsmannens årsrapport för år 1995. Hänvisning till den gjordes också, med godkännande, vid de europeiska nationella ombudsmännens sammanträde i september 1997.

I syfte att komplettera ovanstående förklaring med en definition uppmanades de nationella ombudsmännen och motsvarande organ att upplysa Europeiska ombudsmannen om den innebörd man lade i begreppet administrativa missförhållanden i deras medlemsstater.

Av de svar som inkom synes det som om den grundläggande uppfattningen kan definieras på följande sätt:

Administrativa missförhållanden föreligger när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det.

Två kommentarer är nödvändiga med avseende på denna definition:

För det första begränsas vissa ombudsmäns ämbetsområde uttryckligen av den nationella lag som inrättar detta ämbete. Den lagstiftning som exempelvis inrättade Förenade kungarikets Parliamentary Commissioner for Administration föreskriver att han inte i normalfallet skall undersöka klagomål där ett domstolsförfarande står till buds för att lösa frågan (6). Den berörda ombudsmannen begränsar naturligtvis sina undersökningar avseende administrativa missförhållanden i enlighet därmed. Sådana begränsningar utgör emellertid inte en del av den normala innebörden av begreppet "administrativa missförhållanden", eftersom det annars skulle vara onödigt att formulera dem uttryckligen. Det danska ombudsmannaämbetet, som tjänat som inspirationskälla vid tillskapandet av den Europeiska ombudsmannens ämbete, omgärdas exempelvis inte av någon sådan begränsning, och Europarådets definition av en ombudsmans roll innefattar granskning av lagenligheten hos administrativa ageranden (7).

För det andra varierar de specifika regler och principer som är bindande för offentliga organ i enlighet med de författningsmässiga, juridiska och administrativa ramverken i landet ifråga. Dessutom är regler och principer inte statiska. De ändras och utvecklas till följd av lagstiftarens arbete, domstolarnas och ombudsmannens avgöranden och från administrationens agerande.

Det kan därför vara bra att komplettera med några ytterligare kommentarer om de regler och principer som är bindande när det gäller Europeiska gemenskapen.

Rättssäkerhet

Utgångspunkten för allt arbete som utförs av de institutioner och organ som skapats genom eller under Europeiska unionens fördrag är rätten. Som EG-domstolen har understrukit vid flera tillfällen utgör Europeiska gemenskapen en rättsgemenskap. När Europeiska ombudsmannen därför undersöker huruvida en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan har agerat i enlighet med de regler och principer som är bindande för den, måste hans främsta och viktigaste uppgift vara att fastställa huruvida den har agerat lagenligt. Såsom framgår av årsrapporten för år 1995 beaktar ombudsmannen alltid, vid utförandet av sin uppgift, det faktum att den högsta myndigheten när det gäller innebörden i och tolkningen av gemenskapsrätten är EG-domstolen. Därutöver gäller att ombudsmannen, enligt artikel 138e i EG-fördraget, inte får genomföra undersökningar där de förhållanden som påstås av den klagande är eller har varit föremål för ett domstolsförfarande.

Vissa klagomål till Europeiska ombudsmannen går in på frågor som rör nationell lagstiftning. I synnerhet gäller, att när ett klagomål rör ett avtalsförhållande mellan den klagande och någon av gemenskapens institutioner, så styrs avtalet i fråga av föreskrifterna i relevant nationell lagstiftning.

I många medlemsstater handlägger ombudsmannen inte avtalstvister, antingen till följd av de allmänna karaktäristika som gäller för sådana avtal enligt nationell lagstiftning, eller därför att lagen som inrättar ombudsmannens ämbete uttryckligen utesluter sådana frågor. Som framgår av årsrapporten för år 1995 består en del av Europeiska ombudsmannens uppdrag i att minska belastningen när det gäller att lösa tvister, genom att främja vänskapliga överenskommelser och genom att lämna rekommendationer som gör att behovet av domstolsförhandlingar inte föreligger. Europeiska ombudsmannen hanterar därför också klagomål som gäller administrativa missförhållanden till följd av kontraktsmässiga förhållanden.

Han försöker emellertid inte fastlägga huruvida ett avtalsbrott begåtts av endera parten. Denna fråga kan endast på ett verksamt sätt hanteras av en behörig domstol, som har möjlighet att höra parternas argument rörande den relevanta nationella lagstiftningen och att utvärdera motstridiga bevis avseende fakta som är föremål för tvisten. Det hör till god förvaltningssed att en offentlig myndighet, som är inbegripen i en avtalsrättslig tvist med en privat part, alltid skall kunna tillställa ombudsmannen en sammanhängande redogörelse för den rättsliga grunden för sitt agerande och för varför den anser sin syn på avtalsförhållandet vara motiverad.

Regler och principer för god förvaltningssed

Vad god eller dålig administration innebär i praktiken fastställs och konkretiseras vanligtvis från fall till fall. Frågan kan också klarläggas genom antagandet av en lag eller en uppförandekodex för god förvaltningssed, vilket är fallet i många av medlemsstaterna. Ett viktigt initiativ togs av ledamoten av Europaparlamentet Roy Perry, föredragande för utskottets för framställningar betänkande om dess egna aktiviteter under 1996 1997 (8), som förordar upprättandet av en kodex för god förvaltningssed för gemenskapens institutioner och organ. Europeiska kommissionens generalsekreterare informerade ombudsmannen, vid ett möte i Strasbourg den 21 oktober 1997, om att kommissionen hade börjat utarbeta en sådan kodex som skulle äga tillämplighet på dess tjänstemän.

Dessa initiativ är mycket välkomna. En offentliggjord kodex för god förvaltningssed skulle upplysa tjänstemännen om den service de har att tillhandahålla, samt medborgarna om vad de har att förvänta sig. Den skulle därigenom förbättra såväl kvaliteten på det administrativa arbetet som förbindelserna med medborgarna.

Europeiska ombudsmannens kontor har därför biträtt kommissionens generalsekreterare i dennes förberedande arbete genom att tillhandahålla information och exempel hämtade från medlemsstaternas erfarenheter, samt genom att kommentera de principer som tillämpats i de inledande skedena av utarbetandet. Särskilt bör märkas att ombudsmannen tillställde generalsekreteraren kopior av den danska lagen om offentlig förvaltning av år 1985, samt Finlands lag om förvaltningsförfarande av år 1982, vilka bägge innehåller detaljerade föreskrifter rörande förfaranden, inklusive skyldigheten att motivera beslut, rätten att få höras och skyldigheten att lämna information om möjligheter till avhjälpande.

Ombudsmannen tillställde dessutom generalsekreteraren kopior av den portugisiska lagen för administrativa förfaranden av år 1991; det nyligen formulerade franska lagförslaget rörande förhållanden mellan förvaltningen och allmänheten, som innehåller föreskrifter rörande mottagningsbekräftande, skyldigheten att vidarebefordra skrivelser till ett behörigt organ, tidsfrister för svar, samt rätten att inge skriftliga och muntliga kommentarer före ett beslut; ett uttalande rörande principerna i Förenade kungarikets "Citizen's Charter"; checklistor för god förvaltningssed som upprättats av ombudsmännen i Irland och Hong Kong, samt annat relevant material.

Gränserna för begreppet administrativa missförhållanden

Som en avslutning på detta avsnitt av rapporten kan det vara till nytta att klarlägga gränserna för begreppet administrativa missförhållanden, rörande i första hand utövandet av diskretionär administrativ befogenhet och för det andra parlamentets politiska arbete.

Vid utövandet av de administrativa uppgifter som ålagts den genom eller till följd av fördragen, kan en av gemenskapens institutioner eller organ ha rättslig befogenhet att välja mellan två eller fler möjliga tillvägagångssätt. Om kommissionen exempelvis anser att en medlemsstat har underlåtit att fullgöra en skyldighet enligt EG-fördraget så kan den, efter att ha vidtagit de erforderliga förfaringsmässiga stegen, ta upp frågan vid EG-domstolen enligt artikel 169 i fördraget. Detta är en diskretionär befogenhet och kommissionen kan därför inte åläggas att ta upp en överträdelse vid EG-domstolen.

Ombudsmannen söker inte ifrågasätta diskretionära administrativa beslut, förutsatt att den berörda institutionen eller organet har agerat inom gränserna för sina rättsliga befogenheter. Allmänna gränser för sådan befogenhet fastställs genom EG-domstolen rättspraxis, som exempelvis kräver att administrativa myndigheter skall agera följdriktigt och i god tro, undvika diskriminering, uppfylla principerna för proportionalitet, likhet i behandling och legitima förväntningar samt respektera mänskliga rättigheter och de grundläggande friheterna (9).

Även om artikel 138e i EG-fördraget uttryckligen utesluter EG-domstolens juridiska arbete från ombudsmannens ämbetsområde, så säger den ingenting om Europaparlamentets politiska arbete. Den klassiska ombudsmannainstitutionen i de nordiska länderna har emellertid tillskapats för att övervaka den offentliga förvaltningen på uppdrag av parlamentet, inte för att övervaka parlamentets politiska verksamhet. Det synes också som om ombudsmän i andra medlemsstater inte heller övervakar sina respektive parlaments politiska arbete. Genom att därför tillämpa en författningsmässig princip som är gemensam för medlemsstaterna, har Europeiska ombudsmannen kommit fram till att han inte har till uppgift att genomföra undersökningar av Europaparlamentets politiska verksamhet. Denna fråga har fått tas upp i praktiken, eftersom ombudsmannens kontor tidigare fick in ett antal klagomål som hävdade administrativa missförhållanden från Europaparlamentets utskott för framställningar, vid dess handläggning av framställningar. Eftersom utskottet är ett politiskt organ som handlägger framställningar såsom en politisk uppgift inom parlamentet, ansågs dessa klagomål inte omfattas av ombudsmannens ämbetsområde.

2.2.2 KLAGOMÅLS TILLÅTLIGHET

Ett klagomål som omfattas av ombudsmannens ämbetsområde måste uppfylla ytterligare tillåtlighetskriterier för att ombudsmannen skall kunna inleda en undersökning. De kriterier som stipuleras i ombudsmannens stadgar innebär att

1) klagomålet skall innehålla uppgifter om klagomålets innehåll och vem som framför klagomålet (artikel 2.3 i stadgan),

2) ombudsmannen inte får ingripa i mål som är anhängiga vid domstol eller ifrågasätta domstolsavgöranden (artikel 1.3),

3) ett klagomål skall göras inom två år från den dag då omständigheterna på vilka klagomålet grundar sig blev kända av den person som framför klagomålet (artikel 2.4),

4) klagomålet måste föregås av lämpliga hänvändelser till de berörda institutionerna och organen (artikel 2.4),

5) klagomål som rör arbetsförhållanden mellan gemenskapens institutioner och organ och deras tjänstemän och annan personal får inte inges till ombudsmannen om inte alla andra möjligheter att framföra interna administrativa önskemål och klagomål dessförinnan uttömts (artikel 2.8).

Exempel på otillåtna klagomål

I oktober 1997 klagade en grekisk fil.dr., som forskade inom området internationell rätt och gemenskapsrätt, till ombudsmannen över Europeiska kommissionen.

Klagomålet utgick från följande fakta. År 1990 hade han till följd av sin nationalitet uteslutits från uttagningsprov till befattningar som forskare vid den juridiska fakulteten vid La Sapienza-universitetet i Rom och Instituto Universitario Di Lingue Moderne i Milano. Han klagade genom skrivelser till kommissionen i mars och juni 1990 och hävdade att hans uteslutning från uttagningsproven stod i strid med artikel 48 i EG-fördraget. Enligt klagomålet till ombudsmannen hade kommissionen, trots att den besvarade klagandens skrivelser i maj och juli 1990, inte vidtagit tillfredsställande åtgärder för att ta itu med diskrimineringen.

Ombudsmannen konstaterade att klagomålet var otillåtet, eftersom den klagande inte hade kontaktat kommissionen sedan juli 1990, det vill säga sju år före klagomålet till ombudsmannen. Den tidsgräns på två år som fastställts i artikel 2.4 hade därför överskridits i väsentlig grad.

(Klagomål 937/97/OV)

Ett företag klagade till ombudsmannen mot kommissionen, med avseende på ett anbudsförfarande det medverkat i. Anbudet tillämpade det begränsade förfarandet och avsåg tillhandahållandet av transporttjänster för diplomatisk post och annan post.

Enligt den klagande förelåg följande fakta: Kommissionen inbjöd företaget att inkomma med ett anbud, med en tidsfrist som löpte ut den 29 september 1997. Den 10 september respektive 24 september begärde företaget ytterligare information om och klarlägganden av vissa aspekter av anbudshandlingar. Den 19 september respektive 25 september svarade kommissionen att den inte kunde tillhandahålla den begärda informationen.

Enligt den klagande åtnjöt den som innehade det tidigare kontraktet fördelen av att ha tillgång till mer bakgrundsinformation. Företaget klagade därför till ombudsmannen och bad honom klarlägga situationen.

Trots att den klagande varit i kontakt med kommissionen under anbudsförfarandet, fanns det ingenting som visade att den skulle ha gjort kommissionen medveten om företagets missnöje med genomförandet av eller utfallet av anbudsförfarandet. Ombudsmannen konstaterade därför att klagomålet var otillåtet, eftersom lämpliga administrativa hänvändelser inte gjorts, vilket krävdes i artikel 2.4 i stadgan.

Det klagande företaget rekommenderades att kontakta kommissionen, och tydligt framföra sina bekymmer med avseende på anbudsprocessen. Om det inte var nöjt med kommissionens svar kunde det sedan inge ett klagomål till ombudsmannen.

(1136/97/IJH)

2.2.3 BERÄTTIGADE SKÄL FÖR UNDERSÖKNINGAR

Ombudsmannen får ta upp klagomål som omfattas av hans ämbetsområde och som uppfyller kriterierna för tillåtlighet. Artikel 138e i EG-fördraget ger honom rätt att "genomföra alla undersökningar som han finner berättigade". I vissa fall kanske det inte föreligger tillräckliga skäl för att ombudsmannen skall kunna inleda en undersökning, trots att klagomålet tekniskt sett kan vara tillåtet. När ett klagomål redan har behandlats såsom en framställning av utskottet för framställningar i Europaparlamentet, anser ombudsmannen det vanligen inte föreligga några giltiga skäl för att han skall inleda en undersökning, om inte nya belägg framkommer.

När ett klagomål hävdar att en skrivelse inte har besvarats försöker ombudsmannens kontor lösa frågan genom informella telefonförfrågningar. Om den berörda institutionen eller det berörda organet reagerar med att omedelbart sända ett svar till den klagande anser ombudsmannen det vanligen inte föreligga några skäl för honom att genomföra ytterligare undersökningar, varför fallet läggs ner av denna orsak.

Exempel på klagomål där inga skäl till en undersökning förelegat

I juli 1997 klagade S till ombudsmannen över att vittnesmål som avlagts av två kommissionstjänstemän inför Europaparlamentets utskott för framställningar, inte på ett tillfredsställande sätt förklarade och motiverade kommissionens uppfattning att ingen överträdelse av livsmiljödirektivet 92/43/EEG förelegat i fallet Newbury Bypass.

Eftersom klagomålets sakfråga rörde en fråga som utskottet för framställningar redan handlade vid sin bedömning av framställningar rörande Newbury Bypass, ansåg ombudsmannen det inte föreligga några skäl för honom att undersöka klagomålet, vilket S upplystes om.

(646/97/IJH)

Den 10 februari 1997 klagade V till ombudsmannen över kommissionens åtgärder med avseende på BSE (galna ko-sjukan). Hon hävdade att kommissionen hade ignorerat brittiska och europeiska forskares åsikter.

Den 18 juli 1996 hade en tillfällig undersökningskommitté upprättats av Europaparlamentet, enligt artikel 138c i EG-fördraget, för att undersöka BSE-frågan. Kommittén beaktade det ansvar som åvilade såväl kommissionen som rådet och Förenade kungarikets regering. Kommitténs rapport, som publicerades den 7 februari 1997 (10), innefattade slutsatser som var kritiska mot kommissionen liksom också rekommendationer för framtiden.

Med beaktande av det faktum att kommissionens ansvar med avseende på BSE redan undersökts av den tillfälliga undersökningskommittén ansåg ombudsmannen det inte föreligga några skäl för honom att undersöka klagomålet, vilket V upplystes om.

(Klagomål 143/97/JMA)

2.3 ANALYS AV KLAGOMÅLEN

Av de 2 321 klagomål som registrerats från det att ombudsmannen inledde sin verksamhet hade 14,9 % sitt ursprung i Frankrike, 14,7 % i Tyskland, 14 % i Spanien, 12,5 % i Förenade kungariket och 11 % i Italien. En fullständig analys av det geografiska ursprunget för klagomål redovisas i bilaga A.

Under år 1997 slutfördes processen med att undersöka klagomål, för att kontrollera huruvida de omfattades av ämbetsområdet, uppfyllde tillåtlighetskriterierna och företedde skäl för inledande av en undersökning, i 97 % av fallen. 27 % av de undersökta klagomålen omfattades av ombudsmannens ämbetsområde. Av dessa uppfyllde 230 tillåtlighetskriterierna, men 34 föranledde inte någon undersökning. Undersökningar inleddes därför i 196 fall.

De flesta av de klagomål som ledde till en undersökning var riktade mot Europeiska kommissionen (80 %). Eftersom kommissionen utgör det viktigaste gemenskapsorganet när det gäller att fatta beslut med en direkt inverkan på medborgarna, så är det normalt att den utgör det vanligaste föremålet för medborgarnas klagomål. 18 klagomål riktades mot Europaparlamentet och 14 mot Europeiska unionens råd.

De viktigaste typerna av hävdade administrativa missförhållanden utgjordes av bristande insyn (60 fall), diskriminering (42 fall), otillfredsställande förfaranden eller underlåtenhet att respektera rätten att försvara sig (32 fall), orättvisa eller maktmissbruk (23 fall), försening som kunnat undvikas och försumlighet (22 fall vardera), underlåtenhet att säkerställa fullgörandet av skyldigheter, det vill säga underlåtenhet från Europeiska kommissionens sida att utöva sin roll såsom "fördragens väktare" i förhållande till medlemsstaterna (20 fall) samt rättsliga fel (14 fall).

2.4 REKOMMENDATIONER ATT KONTAKTA ANDRA ORGAN SAMT ÖVERFÖRINGAR

Om ett klagomål inte omfattas av ämbetsområdet, eller är otillåtet, försöker ombudsmannen alltid lämna rekommendationer till den klagande med avseende på vilket annat organ som kan ta upp klagomålet. Om det är möjligt överför ombudsmannen ett klagomål direkt till en annan behörig myndighet, med den klagandes medgivande, förutsatt att det synes föreligga skäl för klagomålet.

Under år 1997 lämnades råd i 490 fall, där de flesta rörde frågor om gemenskapsrätten. I 254 fall rekommenderades den klagande att inge klagomålet till en nationell eller regional ombudsman eller motsvarande organ. Dessutom överfördes tre klagomål, efter den klagandes medgivande, direkt till en nationell ombudsman, och ett såsom en framställan till ett nationellt parlament. 86 klagande rekommenderades att inge en framställan till Europaparlamentet och 13 andra klagomål överfördes till Europaparlamentet, med den klagandes medgivande, för handläggning såsom framställningar. I 76 fall rekommenderades att Europeiska kommissionen skulle kontaktas. Denna siffra innefattar ett antal fall, där ett klagomål mot kommissionen förklarats otillåtligt, till följd av att lämpliga hänvändelser till kommissionen inte gjorts. I 73 fall rekommenderades den klagande att kontakta andra organ.

2.5 BESLUT EFTER EN UNDERSÖKNING AV OMBUDSMANNEN

När ombudsmannen beslutar sig för att inleda en undersökning av ett klagomål består det första steget i att klagomålet och eventuella bilagor skickas till berörd gemenskapsinstitution eller berört gemenskapsorgan för ett yttrande. När yttrandet inkommer skickas det till den klagande för kommentarer. I vissa fall vidtar institutionen eller organet egna åtgärder för att lösa problemet till den klagandes tillfredsställelse. Om det av yttrandet och kommentarerna framgår att så är fallet läggs fallet ner såsom "löst av institutionen". I vissa andra fall beslutar sig den klagande för att inte driva fallet vidare och det läggs därför ner av detta skäl.

Om klagomålet varken löses av institutionen eller läggs ner av den klagande fortsätter ombudsmannen sina undersökningar. Om inga administrativa missförhållanden uppdagas vid dessa undersökningar upplyses den klagande och institutionen eller organet om detta och fallet läggs ner.

Om ombudsmannens undersökningar avslöjar administrativa missförhållanden söker han om möjligt få till stånd en vänskaplig förlikning, för att lösa problemet och göra den klagande tillfredsställd. Vid ett sammanträffande i Strasbourg den 21 oktober 1997 kom ombudsmannen och kommissionens generalsekreterare Carlo Trojan överens om att ett informellt möte i vissa fall kunde utgöra ett lämpligt sätt att få till stånd en vänskaplig förlikning, i fall rörande kommissionen.

Om en vänskaplig förlikning inte är möjlig, eller om strävandena efter en vänskaplig förlikning inte lyckas, avslutar ombudsmannen antingen ärendet med en kritisk anmärkning till berörd institution eller berört organ, eller presenterar en formell slutsats rörande administrativa missförhållanden med förslag till rekommendationer.

En kritisk anmärkning anses tillräcklig i fall där förekomsten av administrativa missförhållanden inte förefaller ha generella återverkningar och där ingen uppföljande åtgärd från ombudsmannens sida synes nödvändig.

I de fall där uppföljande åtgärder från ombudsmannen förefaller nödvändiga (det vill säga vid mer allvarliga administrativa missförhållanden, eller fall som har generella följdverkningar) tillställer ombudsmannen berörd institution eller berört organ ett beslut med förslag till rekommendationer. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga måste institutionen eller organet då inkomma med ett detaljerat yttrande inom tre månader. Det detaljerade yttrandet kan bestå i ett godtagande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att omsätta rekommendationerna i praktiken.

Om en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan underlåter att på ett tillfredsställande sätt besvara ett förslag till rekommendation, ger artikel 3.7 ombudsmannen möjlighet att inge en rapport till Europaparlamentet och till berörd institution eller berört organ. Rapporten kan innehålla rekommendationer. Europeiska ombudsmannens möjlighet att inge en sådan specialrapport till parlamentet är av mycket stort värde för hans arbete. Vissa nationella ombudsmän har under lång tid strävat efter att tillvinna sig liknande möjligheter. Specialrapporter bör därför inte inges alltför ofta, utan endast när det gäller viktiga frågor, där parlamentet sedan kan vidta åtgärder för att biträda ombudsmannen i enlighet med ombudsmannens stadga.

Ombudsmannens första specialrapport ingavs den 15 december, efter det att han på eget initiativ hade gjort en undersökning av allmänhetens tillgång till handlingar hos gemenskapens institutioner och organ (se vidare i kapitel 4).

År 1997 inledde ombudsmannen 200 undersökningar, varav 196 avsåg klagomål och fyra genomfördes på eget initiativ.

16 fall löstes av institutionen eller organet. Två andra fall lades ner av den klagande. I 59 fall påvisade ombudsmannens undersökningar inga administrativa missförhållanden.

En kritisk anmärkning riktades till institutionen i 21 fall. En vänskaplig förlikning åstadkoms i tre fall. Förslag till rekommendationer till de berörda institutionerna och organen förekom inte under år 1997 (för ytterligare detaljer hänvisas till bilaga A).

3. BESLUT EFTER EN UNDERSÖKNING

3.1 FALL DÄR INGA ADMINISTRATIVA MISSFÖRHÅLLANDEN HAR PÅTRÄFFATS

3.1.1 EUROPAPARLAMENTET

BESLUT OM ICKE AKTIV TJÄNST ENLIGT ARTIKEL 41 I TJÄNSTEFÖRESKRIFTERNA

Beslut i klagomål 483/4.3.96/DG/L/KT mot Europaparlamentet

Klagomålet

Den 27 februari 1996 klagade G till ombudsmannen över Europaparlamentets beslut att placera henne i icke aktiv tjänst i enlighet med artikel 41 i tjänsteföreskrifterna. Hon hade tidigare klagat till ombudsmannen den 12 februari 1996 i samma fråga. Detta klagomål (424/14.2.96/DG/L/KT) betraktades som otillåtet eftersom inte alla möjligheter att framföra interna administrativa önskemål och klagomål hade uttömts (artikel 2.8 i ombudsmannens stadga).

I början av januari 1996 informerade Europaparlamentet G om sitt beslut att placera henne i icke aktiv tjänst. Beslutet var daterat den 21 december 1995 och trädde i kraft den 15 december 1995.

G klagade i en skrivelse till generalsekreteraren över att beslutet hade meddelats tre veckor efter det att det fattats och att det skulle ha retroaktiv verkan. Dessutom påpekade hon att hon varit sjukskriven fram till slutet av februari 1996. Efter att ha fått generalsekreterarens svar var klaganden fortfarande inte nöjd, utan förnyade sitt klagomål till ombudsmannen.

Undersökningen

Parlamentets yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till Europaparlamentet. Parlamentets uttalade sig enligt följande:

G var en av de 34 tjänstemän som i juli 1994 frivilligt anmälde sig för icke aktiv tjänst, efter att ha fått ta del av ett förslag om att skära ned antalet tjänster med tillämpning av artikel 41 i tjänsteföreskrifterna. Hon visade därefter inga tecken på att ha ändrat uppfattning, vare sig inför sina närmaste överordnade eller inför administrationen. Det fanns därför ingen anledning att anta att beslutet att placera henne i icke aktiv tjänst skulle vara annat än mycket fördelaktigt för henne.

Beslutet att placera G i icke aktiv tjänst måste fattas före årets slut, eftersom den budgetansvariga myndigheten hade beslutat att dra in högst 15 tjänster inom ramen för 1995 års program.

Vad gäller beslutets retroaktiva verkan så var det nödvändigt för tillsättningsmyndigheten att höra både den partssammansatta kommittén och bedömningskommittén innan den beslutade att placera henne i icke aktiv tjänst. Detta samråd avslutades den 15 november 1995.

Den 9 januari 1996 anhöll G om att datum för hennes placering i icke aktiv tjänst skulle ändras till den 1 mars 1996, så att hon skulle kunna utnyttja hela den sjukskrivningsperiod som hennes läkare hade beviljat henne från den 24 oktober 1995 till den 29 februari 1996.

När parlamentet fick kännedom om att det i enlighet med tjänsteförteckningen för 1996 var möjligt att överföra oavslutade eller outnyttjade artikel 41-förfaranden från 1995 till 1996 föreslog personalavdelningen att ändra datum för ikraftträdande av beslutet att placera G i icke aktiv tjänst till den 1 februari 1996. Styrekonomen ansåg emellertid att omständigheterna inte motiverade till någon ändring av det ursprungliga beslutet.

Europaparlamentets kommentarer vidarebefordrades till G, med en uppmaning till att framföra eventuella kommentarer. Inga kommentarer verkar ha inkommit.

Beslutet

Enligt artikel 41.2 i tjänsteföreskrifterna skall tillsättningsmyndigheten upprätta en förteckning över de tjänstemän som skall placeras i icke aktiv tjänst. Varje tjänsteman som innehar någon av de tjänster som berörs av en neddragning och som uttrycker önskemål om att hänföras till icke aktiv tjänst skall automatiskt föras upp på förteckningen. Tjänstemän som är upptagna på förteckningen skall hänföras till icke aktiv tjänst genom beslut av tillsättningsmyndigheten.

På grundval av den information som finns tillgänglig för ombudsmannen förefaller det som om G önskade placeras i icke aktiv tjänst, och som om Europaparlamentet var av den uppfattningen att beslutet i detta avseende var ytterst fördelaktigt för henne. Ombudsmannen erhöll inga bevis på att Europaparlamentet inte skulle ha följt tjänsteföreskrifterna vid handläggningen av detta ärende.

Det framgår också att parlamentet accepterade G:s begäran om att skjuta upp datum för ikraftträdandet av beslutet att placera henne i icke aktiv tjänst, men att styrekonomen inte fann tillräckliga grunder för att ändra det ursprungliga beslutet. I det material som lades fram för ombudsmannen fanns inget som ifrågasatte styrekonomens diskretionära befogenheter.

Mot bakgrund av detta föreföll det inte föreligga några administrativa missförhållanden och ombudsmannen avslutade därför fallet.

HANDLÄGGNING AV ETT KLAGOMÅL

Beslut i klagomål 130/97/HMA mot Europaparlamentet

Klagomålet

I februari 1997 framförde X ett klagomål med avseende på förvaltningskommittén vid en lekskola som drevs av Europaparlamentet. Under en tidsperiod på 18 månader hade X:s son blivit biten sex gånger av andra barn vid lekskolan. X hade haft ett flertal kontakter med lekskolans chef, liksom också med förvaltningskommittén, i ett försök att lösa detta problem. Han klagade hos förvaltningskommittén över det faktum att lekskolans chef inte gjort någonting för att skydda hans son mot att bli biten på nytt. Enligt hans uppfattning hade förvaltningskommittén inte tagit itu med hans klagomål på vederbörligt sätt.

Den klagande anförde följande anklagelser:

- Förvaltningskommittén hade varit försumlig eftersom den inte gjorde någonting för att skydda barn som var utsatta för fara.

- Det förelåg maktmissbruk i form av hotelser. X hävdade att man sagt honom att under rådande omständigheter så skulle hans framtida barn eventuellt inte kunna beredas plats vid lekskolan.

- Det förelåg ojämlikhet och diskriminering, eftersom barn som bet andra behandlades bättre än de barn som blivit bitna. X hävdade att man sagt honom att det stod honom fritt att ta sin son ur lekskolan om han inte var nöjd med situationen.

- Förvaltningskommittén vägrade att ge ut namnen på de barn som bitit X:s son, och förklarade aldrig vilka konkreta åtgärder den vidtagit inom lekskolan med avseende på barn som upprepade gånger bet andra, och vad gällde att förhindra att incidenter av samma slag skulle inträffa på nytt.

I enlighet med artikel 2.3 i stadgan klassificerades klagomålet som konfidentiellt på den klagandes begäran.

Undersökningen

Parlamentets yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till Europaparlamentet. Sammanfattningsvis yttrade sig parlamentet som följer:

Det förelåg ingen försummelse eftersom klagomålet hade handlagts i detalj av de behöriga myndigheterna. Av handlingarna i ärendet framgick att en person i förvaltningskommittén hade bevittnat en likartad incident vid lekskolan, och sett hur den hanterats.

Anklagelsen om hotelser var ogrundad. Det förelåg inga hinder för att bereda X:s framtida barn plats vid lekskolan.

Anklagelsen om maktmissbruk var delvis relaterad till det faktum att förvaltningskommittén vägrat att ansöka om att X:s son skulle överföras till kommissionens lekskola. Det föreligger stränga regler som reglerar överföringsansökningar, och den enda situation i vilken en sådan begäran är grundad är den där den ansökande har placerats högt uppe på listan över prioriteringar för tillträde till lekskolan, och ingen plats finns tillgänglig vid parlamentets inrättning. Något maktmissbruk förelåg därför inte.

Lekskolans chef gav förvaltningskommittén detaljerade förklaringar med avseende på de händelser som beskrevs, och den inställning som hennes personal hade vid hanteringen av sådana här incidenter. På grundval av dessa förklaringar fann förvaltningskommittén inga belägg för att diskriminering förekom. Enligt parlamentet hade X aldrig tvingats att ta sin son ur lekskolan.

Underlåtenheten att uppge namnet på det barn som hade bitit X:s son var motiverad. Detta förfarande tillämpades i syfte att undvika eventuella våldsamma scener mellan föräldrar vid lekskolan, vilket skulle vara negativt för alla berörda parter. Ärendet hade behandlats som en fråga mellan lekskolan och föräldrarna till det barn som hade bitit X:s son. Parlamentet hävdade att X i övrigt hållits informerad om förfarandena och om alla beslut som fattats av förvaltningskommittén och lekskolans chef. X inbjöds att diskutera frågan ytterligare med lekskolans chef.

Klagandens kommentarer

X anmärkte att även om hans klagomål hade prövats av förvaltningskommittén, så innebar detta inte att det inte förelåg någon försummelse med avseende på undersökningens innehåll och resultat.

Han opponerade sig mot det faktum att han "förbjudits" att stå i direkt kontakt med föräldrarna till de barn som bitit hans son. Han hävdade dessutom att chefen aldrig hade informerat honom om sin avsikt att själv tala med föräldrarna, och heller inte om vilka konkreta åtgärder som vidtagits för att lösa problemet.

Vad hoten beträffade så höll X fast vid sin ståndpunkt om att man hotat med att inte ge hans framtida barn tillträde till lekskolan under rådande omständigheter.

Beslutet

Vad gällde anklagelsen om att förvaltningskommittén hade varit försumlig, så föreföll det som att kommittén hade undersökt klagomålet och ställt frågor till lekskolans chef i ärendet, och således genomfört en undersökning i överensstämmelse med principerna för god förvaltning.

Vad beträffade anklagelsen om maktmissbruk hade parlamentet i sitt yttrande hävdat att det inte förelåg några hinder för att ge den klagandes framtida barn tillträde till lekskolan. Vad beträffade begäran om att överföra den klagandes barn till kommissionens lekskola, föreföll det inte lämpligt att göra ytterligare undersökningar med avseende på motiven till att denna begäran förvägrats, eftersom barnet sedan dess hade placerats i en annan lekskola.

Vad beträffade anklagelsen om diskriminering så framgick det att den pedagogik som tillämpades vid lekskolan tillämpades på samma sätt för samtliga barn, varför någon diskriminering inte föreföll föreligga. Det fanns inga belägg för att den klagande skulle ha tvingats ta sitt barn ur lekskolan.

Vad beträffade chefens vägran, stödd av förvaltningskommittén, att uppge namnen på de barn som hade bitit X:s son, så grundade sig denna vägran på pedagogiska överväganden. Lekskolans chef föreföll medveten om att föräldrar många gånger opponerade sig mot ett sådant beslut, men hon föredrog att styra föräldrarnas ilska mot sig själv, snarare än mot andra föräldrar och deras barn. Detta beslut av pedagogisk natur föreföll inte att kränka principerna för god förvaltning.

Av handlingarna i ärendet framgick att den klagande informerats om att barn som bet andra bestraffades enligt den pedagogik som tillämpades vid lekskolan, och att chefen talade med föräldrarna till dessa barn i syfte att lösa problemet. Den klagande inbjöds att diskutera frågan ytterligare med chefen. Beslutet att inte yppa vilka konkreta åtgärder som vidtagits syntes ha med arbetsetiken att göra. Detta beslut av etisk art föreföll inte att kränka principerna för god förvaltning.

På grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål syntes det inte ha förelegat några administrativa missförhållanden från förvaltningskommitténs för Europaparlamentets lekskolas sida. Ombudsmannen avslutade därför ärendet.

3.1.2 EUROPAPARLAMENTET, EUROPEISKA KOMMISSIONEN, REVISIONSRÄTTEN, REGIONKOMMITTÉN OCH EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN

ACTIO POPULARIS-KLAGOMÅL: ÅLDERSGRÄNSER VID UTTAGNINGSPROV

Beslut i klagomål 1042/25.11.96/SKTOL/FIN/BB mot Europeiska kommissionen, Europaparlamentet, Revisionsrätten, Regionkommittén och Ekonomiska och sociala kommittén.

Klagomålet

I november 1996 framförde B ett klagomål till ombudsmannen å förbundet för finländska översättningsbyråers (Suomen Käännöstoimistojen Liitto r.y.) vägnar om åldersgränser i meddelanden om uttagningsprov, som offentliggjorts av gemenskapens institutioner och organ, i synnerhet meddelandena om uttagningsproven KOM/A/1029, EUR/LA/118 och EUR/LA/119.

Enligt klagomålet ansåg översättarna att gemenskapsinstitutionernas nuvarande tillvägagångssätt diskriminerar personer på grundval av ålder, och därför står i strid med principen om lika behandling och eventuellt också med FN:s stadga. Översättarna ansåg det ytterst förvånande att detta tillvägagångssätt tillämpas inom Europeiska unionen, som lägger stor vikt vid fri konkurrens och ett medborgarnas Europa.

B uppmanade ombudsmannen att undersöka lagenligheten av alla åldersgränser och att vidta nödvändiga åtgärder i ärendet.

Undersökningen

Klagomålet vidarebefordrades till de berörda institutionerna och organen.

Kommissionens yttrande

Kommissionen inledde sitt yttrande med en hänvisning till sitt yttrande om ett bakgrundsmeddelande som den hade sänt till ombudsmannen den 31 oktober 1996.

Kommissionen konstaterade vidare att tillämpningen av åldersgränser vid uttagningsprov är en möjlighet som finns angiven i tjänsteföreskrifterna, och som kan tillämpas på ett flexibelt sätt beroende på omständigheter och uttagningsprovens specifika målsättningar.

Kommissionen förklarade också att tillämpning av åldersgränser har fungerat som ett redskap för att kunna hantera ett stort antal potentiella ansökningar.

Slutligen konstaterade kommissionen att åldersgränser inte hindrar kvinnor från att ansöka. Dessutom har resultaten från uttagningsprov för de nya medlemsstaterna visat att åldern utgör en viktig faktor som påverkar rörlighet.

Parlamentets yttrande

Parlamentet hävdade att en åldersgräns enligt tjänsteföreskrifterna får tillämpas för kandidater vid öppna uttagningsprov som anordnas av gemenskapsinstitutionerna. Det ankommer på de olika uttagningsmyndigheterna att, på grundval av eget omdöme och principerna för god förvaltningssed, besluta huruvida en åldersgräns är motiverad eller inte.

Parlamentet underströk att alla institutioner tillämpar åldersgränser i sina rekryteringsförfaranden. De olika institutionerna har motiverat tillämpningen av åldersgränser på följande sätt:

a) Vidmakthållande av karriärstrukturen.

b) Svårigheterna att anpassa sig till en mångkulturell och flerspråkig miljö, långt hemifrån, ökar med åren.

c) De administrativa och ekonomiska problemen skulle öka om åldersgränserna avskaffades, eftersom rekryteringen skulle komma att bli mer ohanterlig och kostnadskrävande, utan att antalet befattningar att tillsätta samtidigt skulle öka.

Revisionsrättens yttrande

Revisionsrätten anslöt sig till kommissionens yttrande, ingivet den 19 mars 1997.

Regionkommittén och Ekonomiska och sociala kommittén

Regionkommittén och Ekonomiska och sociala kommittén ingav ett gemensamt yttrande, där de anslöt sig till kommissionens yttrande, ingivet den 19 mars 1997.

Beslutet

1. Åldersgränser i gemenskapsinstitutionernas rekryteringspolitik

1.1 Det föreföll som om samtliga gemenskapsinstitutioner som en allmän regel tillämpar åldersgränser vid antagningen till uttagningsprov. Denna möjlighet finns angiven i bilaga III i tjänsteföreskrifterna, och i synnerhet i artikel 1 g i bilaga III, där det sägs att meddelanden om allmänt uttagningsprov i förekommande fall måste ange åldersgränsen och den eventuellt höjda åldersgränsen för anställda i gemenskaperna som tjänstgjort i minst ett år.

1.2. Det framgick att åldersgränser kan höjas, åtminstone för sökande som genomfört obligatorisk allmän värnplikt, som tagit hand om ett minderårigt barn som ännu inte uppnått skolåldern, eller ett barn som lider av något allvarligt psykiskt eller fysiskt handikapp, och för kandidater med fysiskt handikapp.

1.3 Institutionerna ser åldersgränser som viktiga redskap för att säkerställa befordringsgången och respekten för lagstadgade förpliktelser. Institutionerna följer principen om att personal rekryteras till den grundläggande nivån, och därför skulle förändringar med avseende på denna princip kunna påverka faktorer som motivation och god förvaltning på ett negativt sätt . Enligt kommissionen visar forskning att ju högre åldersgränsen är, desto tydligare visar sig den geografiska obalansen. Kommissionen hävdade dessutom att erfarenheter har visat att fler kvinnor deltar i allmänna uttagningsprov för A8 än för A7/6.

2. Undersökning på Europeiska ombudsmannens eget initiativ om användandet av åldersgränser vid rekrytering till gemenskapsinstitutionerna

2.1 Europeiska ombudsmannen hade mottagit en rad klagomål, som gjorde gällande att administrativa missförhållanden förekommit vid tillämpningen av åldersgränser för rekrytering av personal till gemenskapsinstitutionerna.

2.2 Ombudsmannens undersökningar med anledning av detta och flera andra klagomål som riktade sig mot olika gemenskapsinstitutioners användning av åldersgränser, föranledde ombudsmannen att dra slutsatsen att det är lämpligt att utföra en mera allmän undersökning av tillämpningen av åldersgränser.

2.3 Av de klagomål som framförts till ombudsmannen framgick att institutionernas nuvarande praxis för tillämpning av åldersgränser föranledde ett utbrett missnöje bland de europeiska medborgarna, i synnerhet bland medborgarna i de nya medlemsstaterna.

2.4 I enlighet med artikel 138e i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen har Europeiska ombudsmannen befogenhet att genomföra undersökningar på eget initiativ med avseende på eventuella administrativa missförhållanden i den verksamhet som bedrivs av gemenskapens institutioner och organ. Med stöd av denna bestämmelse inledde ombudsmannen den 14 juli 1997 en undersökning på eget initiativ om tillämpningen av åldersgränser vid rekryteringen av Europeiska gemenskapernas tjänstemän och övriga anställda.

Slutsats

På grundval av Europeiska ombudsmannens undersökning av detta och andra klagomål om tillämpningen av åldersgränser, föreföll det motiverat att inleda en allmän undersökning om användandet av åldersgränser.

Den 14 juli 1997 inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ om användandet av åldersgränser vid gemenskapsinstitutionernas rekrytering av personal. De frågor som tagits upp i detta specifika klagomål kommer att beaktas i undersökningen på ombudsmannens eget initiativ. Ombudsmannen avslutade därför ärendet.

3.1.3 EUROPEISKA UNIONENS RÅD

REKRYTERING: UTESLUTNING FRÅN ETT UTTAGNINGSPROV

Beslut i klagomål 725/16.7.96/GD/FR/KH mot Europeiska unionens råd

Klagomålet

D klagade till ombudsmannen i juli 1996 över att ha uteslutits från ett allmänt uttagningsprov (C/360) som anordnades av rådet. Han hade klarat de skriftliga proven och kallades med en skrivelse av den 5 maj 1996 till det muntliga provet, som hölls i Paris den 10 juni 1996. Skrivelsen skickades till den adress i Marseille som D hade uppgett till rådet. D lämnade Marseille och reste till Bryssel den 22 maj 1996 och hade bett sin far att vidarebefordra eventuell post. Det var först då D ringde sina föräldrar den 16 juni 1996 som han fick reda på att han hade fått ett brev från rådet. När D mottog denna skrivelse den 20 juni 1996 fick han kännedom om att han hade kallats till de muntliga proven. När han kontaktade rådet meddelade det honom att uttagningskommittén hade avslutat sitt arbete den 17 juni 1996.

I en skrivelse av den 21 juni 1996 bad D uttagningskommitténs ordförande att ordna ett extra muntligt prov för honom. En av anledningarna till denna begäran var att D på grund av den normala åldersgränsen för sökande aldrig skulle få någon ytterligare möjlighet att medverka i ett uttagningsprov anordnat av gemenskapens institutioner. Den 25 juni 1996 meddelade kommitténs ordförande D skriftligen om att uttagningskommittén hade avslutat sitt arbete och att han hade uteslutits från uttagningsprovet.

Undersökningen

Rådets yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till rådet. I sitt yttrande påpekade rådet följande:

Om D hade kontaktat rådets generalsekreterariat tidigt den 17 juni 1996 hade kommittén förmodligen ännu kunnat få med honom i det muntliga provet.

Från det ögonblick då reservlistan var upprättad förhindrade emellertid principen om lika möjligheter för alla sökande rådet från att återuppta uttagningsprovsförfarandet genom att anordna ett särskilt muntligt prov för D.

Klagandens kommentarer

I sina kommentarer till rådets yttrande vidhöll D sitt ursprungliga klagomål.

Beslutet

Ombudsmannen påpekade att det enligt rådets yttrande skulle ha varit möjligt att tillmötesgå klagandens begäran om denna hade framförts i tid. Eftersom begäran först nådde rådet efter det att uttagningsprovsförfarandena hade avslutats skulle ett godtagande av den klagandes begäran ha inneburit att dessa förfaranden skulle ha återupptagits. Undersökningen visade inte på några administrativa missförhållanden och ombudsmannen avslutade därför fallet.

Ytterligare kommentarer från ombudsmannen

Ombudsmannen påpekade att han mot bakgrund av det stora antalet klagomål han hade mottagit gällande åldersgränserna vid rekrytering av personal till institutionerna, hade beslutat att på eget initiativ genomföra en undersökning i detta avseende.

3.1.4 EUROPEISKA UNIONENS RÅD OCH EUROPEISKA KOMMISSIONEN

DISKRIMINERING VID ALLMÄNNA UTTAGNINGSPROV

Beslut i klagomål 851/3.9.96/ALC/ES/VK mot Europeiska kommissionen och Europeiska unionens råd

Klagomålet

I augusti 1996 framförde L.C. från Spanien ett klagomål till ombudsmannen med anledning av ett påstående om administrativa missförhållanden i kommissionens och rådets verksamhet, med avseende på vissa aspekter av deras rekryteringssystem.

Den klagande lade fram tre påståenden:

1) Enligt hans uppfattning förelåg en skillnad mellan vad som stod i den broschyr som kommissionen gett ut på spanska, "La carrera en la Comisión de las Comunidades europeas", och institutionens faktiska politik vid rekrytering av tjänstemän.

2) Principen om att diskriminering på grundval av nationalitet inte får förekomma hade frångåtts genom ikraftträdandet av rådets förordning nr 626/95 av den 20 mars 1995 (11), som införde särskilda och temporära åtgärder som, enligt klagandens uppfattning, stod i strid med tjänsteföreskrifterna.

3) Rådet och kommissionen diskriminerade sökanden på grundval av ålder, eftersom de regelmässigt tillämpade åldersgränser vid rekryteringen av sina tjänstemän.

Han begärde att alla åldersgränser skulle avskaffas i gemenskapens samtliga allmänna uttagningsprov, samt att respekten för principen om att ingen får diskrimineras på grundval av nationalitet skulle säkerställas.

Undersökningen

Klagomålen vidarebefordrades till kommissionen och till rådet.

Kommissionens yttrande

Med anledning av en tidigare begäran från ombudsmannens sida hade kommissionen redan ingivit sina synpunkter på den allmänna frågan om tillämpning av åldersgränser.

Den påpekade att institutionerna hade tillämpat åldersgränser vid rekrytering av tjänstemän till gemenskapen på grundval av bestämmelserna i artikel 1 i bilaga III i tjänsteföreskrifterna. Eftersom dessa åldersgränser emellertid blivit föremål för kritik från flera ledamöter av Europaparlamentet hade kommissionen åtagit sig att göra en ingående utvärdering av följderna av ett avskaffande av alla åldersgränser. Enligt kommissionen var de viktigaste argumenten som talade för åldersgränser följande:

1) Säkerställandet av bättre villkor för en balanserad förvaltning av mänskliga resurser.

2) Främjandet av en geografisk balans med avseende på institutionens anställda.

3) Stödjandet av kvinnors ansökningar.

Angående L.C:s specifika klagomål så lät kommissionen förstå att den broschyr som den klagande hänvisade till inte hade något juridiskt värde, och att det hade utarbetats i informationssyfte. Vad gällde det påstådda brottet mot principen om icke-diskriminering på grundval av nationalitet, hade förordning (EG) nr 626/95 infört särskilda och temporära åtgärder i syfte att främja rekrytering av tjänstemän från de nya medlemsstater som anslöt sig till unionen den 1 januari 1995. Kommissionen underströk att den klagande tidigare gjort en framställning i samma ärende till Europaparlamentet (nr 898/95). Utskottet för framställlningar hade redan granskat denna framställning och beslutat att avsluta behandlingen av ärendet på grundval av kommissionens svar.

Rådets yttrande

För det första underströk rådet att institutionen, vid genomförandet av sin rekryteringspolitik, måste beakta de befattningar som faktiskt finns tillgängliga, liksom också sina budgetmässiga begränsningar. För det andra underströk rådet att förordning (EG) nr 626/95, som införde särskilda och temporära åtgärder i syfte att främja rekryteringen av tjänstemän från de nya medlemsstaterna, inte bröt mot principen om icke-diskriminering på grundval av nationalitet.

Klagandens kommentarer

L.C. hävdade att möjligheten att tillämpa åldersgränser i enlighet med artikel 1 i bilaga III i tjänsteföreskrifterna stred mot Europakonventionen om de mänskliga rättigheterna och den spanska författningen. Argumentet att karriärmöjligheterna för en nyligen anställd äldre tjänsteman kunde bli begränsade var irrelevant, eftersom alla inte ansåg att befordran under karriären var något som de prioriterade. Slutligen ansåg han att en balans i representationen av nationaliteter från alla medlemsstater inte kunde uppnås genom att begränsa tillträdet till allmänna uttagningsprov på grundval av nationalitet, utan genom att främja ett jämlikt tillträde till dessa uttagningsprov för alla unionens medborgare.

Beslutet

Av de undersökningar som gjordes framgick att typen av broschyr, både till sin utformning och till sitt innehåll, visade att dess syfte inte var att skapa en rättslig ram som definierade tillträde till unionens tjänstebefattningar, utan att syftet snarare var att sprida allmän information om institutionernas allmänna uttagningsprov. Ombudsmannen drog slutsatsen att den potentiella skillnaden mellan den befintliga situationen och det allmänna syftet med broschyren, inte kunde anses vara ett fall av administrativa missförhållanden eller peka på ett administrativt missförhållande inom kommissionen.

Vad gällde frågan om diskriminering på grundval av nationalitet så hade den klagande ingivit en framställning till Europaparlamentet i samma ärende, vilket hade behandlats av utskottet för framställningar som framställning nr 898/95. Ombudsmannen ansåg därför att inga skäl för ytterligare undersökningar i denna fråga förelåg.

Frågan om åldersgränser var föremål för en undersökning på ombudsmannens eget initiativ, som inleddes den 14 juli 1997, och ombudsmannen ansåg det därför inte nödvändigt att genomföra några ytterligare undersökningar med avseende på detta specifika klagomål. Den klagande kommer emellertid att informeras om resultaten från den undersökning som utförs på ombudsmannnes eget initiativ.

Mot bakgrund av detta avslutade Europeiska ombudsmannen behandlingen av ärendet.

REKRYTERING: BEDÖMNING AV ARBETSERFARENHET, OCH UNDERLÅTENHET ATT SVARA

Beslut i klagomål 940/11.10.96/AS/SW/BB mot Europeiska kommissionen och Europeiska unionens råd

Klagomålet

I oktober 1996 framförde S ett klagomål till ombudsmannen med anledning av bedömningen av arbetserfarenhet vid uttagningsprov EUR/LA/75, som anordnats av kommissionen, och rådets underlåtenhet att svara på S' begäran om att få en kopia på sitt korrigerade prov från uttagningsprovet Rådet/LA/369.

S hade uteslutits från det allmänna uttagningsprovet EUR/LA/75 med motiveringen att hon saknade den erforderliga arbetserfarenheten på minst tolv år.

Efter S' begäran prövade uttagningskommittén sitt beslut på nytt, men höll fast vid sitt ursprungliga beslut. Senare skrev S till uttagningskommittén på nytt och hävdade att kommittén inte hade redogjort för hur den hade bedömt hennes arbetserfarenhet. Dessutom påpekade S att hon inte var medveten om att studieperioder parallellt med arbetsverksamhet inte beaktades. Därför hade hon inte skickat med sin studiemeritförteckning utan endast sin meritförteckning, där slutdatum för de olika ämnena anges. Slutligen hade S räknat ut att det av hennes studiemeritförteckning framgick att hon hade de tolv års arbetserfarenhet som krävdes. S yrkade på en andra omprövning av uttagningskommitténs beslut.

I januari 1996 svarade kommittén att den ånyo hade prövat sitt beslut. Kommittén hänvisade till punkt B.3 i meddelandet och till punkterna V.B.2, VI.2 och XI i det ansökningsformulär som publicerats i Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 219 A av den 24 augusti 1995, och konstaterade att inga undantag från dessa regler kunde beviljas.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade S att kommissionen inte hade redogjort för de utvärderingskriterier som tillämpats vid bedömningen av arbetserfarenhet. Hon underströk att det, för att ansökanden skulle kunna behandlas lika, var nödvändigt att uttagningskommittén tillhandahöll information om utvärderingsmetoden.

I februari 1996 hade S sänt en skrivelse till rådet där hon begärde en kopia av sitt korrigerade prov i engelska för uttagningsprovet Rådet/LA/369. I sitt klagomål till ombudsmannen anförde hon att hon aldrig fick något svar på sin skrivelse.

Undersökningen

Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen och till rådet.

Kommissionens yttrande

Kommissionen påpekade i sitt yttrande sammanfattningsvis följande:

Enligt meddelandet om uttagningsprovet måste de sökande ha minst tolv års arbetserfarenhet, efter avlagd universitetsexamen.

Av meddelandet om uttagningsprovet framgick att vederbörligen verifierade perioder som ägnats åt specialutbildningskurser eller kurser för uppehållande av yrkeskompetens, också räknades som arbetserfarenhet. Vad vidareutbildningskurser beträffade så måste dessa vara på en nivå som åtminstone motsvarar den nivå som krävdes för tillträdet till uttagningsprovet. Följaktligen kan specialutbildningskurser och kurser för uppehållandet av yrkeskompetensen samt kurser i vidareutbildning beaktas vid beräkning av arbetserfarenhet. För att räknas som erfarenhet måste utbildningen emellertid bedrivas på heltid. Samma regel gäller för arbetserfarenhet. Utbildning som sker samtidigt med en anställning kan med andra ord inte räknas till tiden för arbetserfarenhet. Enligt punkt XI i meddelandet om uttagningsprovet måste fotokopior, som visar att den sökande uppfyller dessa villkor, bifogas ansökan.

S' arbetserfarenhet beräknades på grundval av hennes ursprungliga ansökan och handlingar. Sammanlagt uppgick hennes arbetserfarenhet till elva år och sex månader;

Texten i medelandet om uttagningsprovet är juridiskt bindande och uttagningskommittén måste respektera den.

Rådets yttrande

Sammanfattningsvis yttrade sig rådet som följer:

I januari 1996 informerades S om att hon inte beretts tillträde till det muntliga provet på grund av sitt negativa resultat i del tre i det skriftliga provet;

I februari 1996 begärde S ett exemplar av sitt korrigerade skriftliga prov. Ordföranden i uttagningskommittén skrev ett detaljerat svar med anledning av hennes begäran och förklarade hur förfarandena går till, men vägrade att sända henne det korrigerade provet.

I oktober 1996 informerade S ombudsmannen om rådets vägran att sända henne det korrigerade provet. Samma dag skrev hon till biträdande generaldirektör Brunmayr med anhållan om svar.

I oktober 1996 sändes en ny kopia av skrivelsen av den 27 februari 1996 till den klagande.

Korrigerade prov omfattas av den sekretess som gäller för uttagningskommitténs förfaranden i enlighet med artikel 6 i bilaga III i tjänsteföreskrifterna.

Det stora antalet sökanden skulle göra det mycket svårt att behandla framställningar om att få se kopior av korrigerade prov.

Klagandens kommentarer

Sammanfattningsvis gjorde S följande påpekanden i sina kommentarer:

Vad gällde bedömningen av arbetserfarenheten hävdade hon fortfarande att det av meddelandet om uttagningsprovet inte framgick att vidareutbildning under anställningstid inte kunde räknas till arbetserfarenhetsperioden. Om det av meddelandet tydligt hade framgått att så var fallet, hävdade S att hon skulle ha bifogat sitt bevis över studiemeriter från Stockholms universitet till sin ursprungliga ansökan till det allmänna uttagningsprovet EUR/LA/369.

När hon begärde omprövning av beslutet om att utesluta henne från ovannämnda uttagningsprov, borde kommissionen ha beräknat hennes arbetserfarenhet i enlighet med den studiemeritförteckning som hon bifogat till sin begäran om ny prövning. S hävdade att om man beaktade hennes studier så uppfyllde hon kravet om tolv års arbetserfarenhet.

Om rådets skrivelse av den 27 februari 1996 konstaterade S att hon endast erhållit en kopia av den skrivelsen i oktober 1996. Hon hävdade att rådet inte hade sänt henne skrivelsen vid det första tillfället. Hon vidhöll sin begäran om att få en kopia av sitt korrigerade prov.

Beslutet

1. Bedömning av arbetserfarenhet

1.1 Enligt EG-domstolens rättspraxis har uttagningskommittéer omfattande diskretionära befogenheter. Vid utövandet av dessa befogenheter måste uttagningskommittéerna respektera den rättsliga ramen för sin verksamhet, fastslagen i meddelandet om uttagningsprovet.

1.2 I skrivelsen av den 19 december 1995, och i sitt yttrande till ombudsmannen, informerade kommissionen S om uttagningskommitténs metoder för bedömning av arbetserfarenhet. Dessutom redogjorde yttrandet i detalj för hur den klagandes arbetserfarenhet hade beräknats.

1.3 På grundval av ombudsmannens undersökningar med anledning av detta klagomål föreföll det som om uttagningskommittén hade agerat i enlighet med meddelandet.

2. Underlåtenhet att besvara korrespondens

2.1 Rådet försåg ombudsmannen med en kopia av sin skrivelse av den 27 februari 1997. I denna skrivelse svarade rådet att den som regel inte sände ut kopior på korrigerade prov.

2.2 Ombudsmannen ansåg inte att det fanns några belägg som stödde den klagandes påstående om att rådet aldrig skickat ovannämnda skrivelse.

3. Kopia av det korrigerade provet

3.1 Det finns ingen grund inom nuvarande gemenskapsrätt som stödjer uppfattningen att rådet har en skyldighet att på begäran förse sökanden med kopior av korrigerade prov.

3.2 Ombudsmannen har mottagit en rad klagomål som faller inom rekryteringsområdet, i synnerhet rörande brist på öppenhet och insyn i förfarandena. Bland annat har de klagande klagat över att de förvägrats kopior av korrigerade prov som de begärt att få.

3.3 Enligt artikel 138 e i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen har ombudsmannen befogenhet att utföra undersökningar på eget initiativ i anslutning till eventuella administrativa missförhållanden i den verksamhet som bedrivs av gemenskapens institutioner och organ. Med stöd av denna bestämmelse inledde han den 7 november 1997 en undersökning på eget initiativ om sekretessen i kommissionens rekryteringsförfaranden.

3.4 Som en del av denna undersökning på eget initiativ kommer ombudsmannen att undersöka huruvida kommissionen har för avsikt att vidta åtgärder för att tillåta att kopior av korrigerade prov bifogas till de sökande.

Mot bakgrund av dessa undersökningsresultat ansåg ombudsmannen inte att det förelåg några administrativa missförhållanden vid vare sig kommissionen eller rådet och ärendet avslutades därför.

Ytterligare kommentarer från ombudsmannen

Mot bakgrund av det stora antal klagomål ombudsmannen mottagit om brist på öppenhet och insyn i förfarandena i samband med gemenskapsinstitutionernas uttagningsprov inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ om detta den 7 november 1997.

3.1.5 EUROPEISKA KOMMISSIONEN

VAL AV PRAKTIKANTER: TILLGÅNG TILL DEN "BLÅ BOKEN"

Beslut i klagomål 111/95/VK mot Europeiska kommissionen

Klagomålet

I september 1995 klagade X till Europeiska ombudsmannen över att praktikanttjänster vid kommissionen inte tilldelades på grundval av meriter, utan genom att man hade de rätta förbindelserna med högt uppsatta personer.

Som stöd för sina anklagelser hänvisade X till två ansökningar han lämnat in om en praktikanttjänst vid kommissionen, och som han hade fått avslag på . Han ansåg att det var obegripligt att han hade blivit införd i kommissionens så kallade blå bok vid det första tillfället men inte vid det andra, då han hade mycket bättre kvalifikationer.

I enlighet med artikel 2.3 i stadgan klassificerades klagomålet som konfidentiellt på den klagandes begäran.

Undersökningen

Kommissionens yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen som i sitt yttrande hävdade att X uppfyllde de nödvändiga kraven för att bli antagen i enlighet med föreskrifterna för praktikanttjänster. Till följd av det stora antalet ansökningar som kom in varje år var det emellertid nödvändigt att genomföra ett preliminärt urvalstest, på grundval av kandidaternas faktiska studieresultat och eventuella studier i europeisk integration eller gemenskapsrätten.

Kommissionen hävdade att X, på grund av sin utomordentliga meritförteckning, hade införts i den blå boken, men att han därefter inte hade lyckats uppfylla kraven. Kommissionen underströk vidare att den i princip också måste ta hänsyn till den geografiska balansen och antalet ansökningar per år.

Klagandens kommentarer

Kommissionens yttrande vidarebefodrades till den klagande som höll fast vid sitt klagomål. Den klagande tillade att endast en rekommendation från en högt uppsatt person hjälpte honom att till slut, då han ansökte för andra gången, komma med i tilläggsförteckningen till den blå boken.

Ytterligare undersökningar

Ombudsmannen begärde information från kommissionen med avseende på den blå bokens registreringsförfaranden. Dessutom bad ombudsmannen om kopior av ansökningsformulären för de andra sökandena av samma nationalitet som X, i syfte att värdera deras kvalifikationer.

Kommissionen försåg ombudsmannen med ytterligare kommentarer, samt med kopior av ansökningsformulären för de övriga sökandena av samma nationalitet som X. Kommissionen påpekade att tilläggsförteckningen användes för ytterligare bedömning av ansökningar och fungerade som hjälp vid korrigering av tekniska fel eller skrivfel.

Beslutet

Ombudsmannen konstaterade att de kriterier som tillämpades vid urvalet av praktikanter, i enlighet med den information han fått av, inte föreföll ogrundade.

Man bör komma ihåg att en administrativ myndighet har rätt till en viss frihet i bedömningen av huruvida en konkret ansökan uppfyller de kriterier som ställts upp för en ledig befattning.

Av ombudsmannens undersökning av ansökningar, gjorda av sökanden av samma nationalitet som X, föreföll det inte som att kommissionen skulle ha åsidosatt de kriterier den ställt upp.

X hävdade att han införts i tilläggsförteckningen till den blå boken tack vare en rekommendation från en högt uppsatt person. Eftersom ingen information ingivits om vem denna person kunde vara, eller vems eller vilka personers inflytande det var som påstods ha utnyttjats, fanns det ingenting att grunda en vidare undersökning på.

Ombudsmannen avslutade därför ärendet.

AVVISNING AV ETT EUR 1-CERTIFIKAT FRÅN ELFENBENSKUSTEN

Beslut i klagomål 187/17.10.95/FS/B/IJH mot Europeiska kommissionen

Klagomålet

I egenskap av företrädare för företaget B. NV klagade S i oktober 1995 till ombudsmannen. I klagomålet förklarade han att B. NV i april 1994 hade köpt långkornigt ris från Elfenbenskusten via en brittisk handelsagent för import till gemenskapen. Nedsatta importtullar skall tillämpas på ris från Elfenbenskusten, eftersom landet har undertecknat Lomékonventionen.

B. NV lämnade ett EUR 1-certifikat till dem belgiska tullmyndigheterna som bevis på risets ursprung. Tullmyndigheterna misstänkte emellertid att riset inte hade sitt ursprung i Elfenbenskusten och vägrade att godta certifikatet. För att få riset frisläppt betalade B. NV in ett garantibelopp till tullmyndigheterna på tio procent av de ytterligare tullavgifter som skulle ha tillämpats om riset inte hade varit från Elfenbenskusten.

De belgiska tullmyndigheterna tog stickprover på riset och inledde det efterföljande kontrollförfarandet av EUR 1-certifikatet. I mars 1995 informerades B. NV om att Elfenbenskustens regering hade bekräftat att EUR 1-certifikatet var giltigt. B. NV krävde därefter återbetalning av det garantibelopp som betalats in. I en skrivelse av den 28 juli 1995 informerade de belgiska tullmyndigheterna B. NV om att gemenskapens bedrägeribekämpningsavdelning vägrade att betala tillbaka garantibeloppet och ville göra ytterligare undersökningar.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade S att eftersom kontrollförfarandet hade avslutats skulle det garantibelopp som B. NV betalat in betalas tillbaka. S menade att allt tvivel gällande Elfenbenskustens utställande av EUR 1-certifikatet var en fråga mellan gemenskapens myndigheter och Elfenbenskustens regering.

Undersökningen

Kommissionens yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen i januari 1996. I sitt yttrande redogjorde kommissionen för de belgiska tullmyndigheternas och kommissionens misstanke om att riset inte hade sitt ursprung i Elfenbenskusten. Kommissionen påpekade sammanfattningsvis också följande i sitt yttrande:

Även om Elfenbenskustens myndigheter hade bekräftat certifikatets giltighet och varornas ursprung, hade tidigare erfarenheter visat att man inte alltid kan lita på den kontroll Elfenbenskustens myndigheter utför, eftersom de många gånger endast kontrollerar att certifikatet finns, och inte varornas ursprung.

I enlighet med artikel 26 i protokoll nr 1 till Lomékonventionen begärde kommissionen att Elfenbenskustens myndigheter skulle göra en undersökning gällande riset och erbjöd sig att skicka en gemenskapsdelegation för att hjälpa till. Denna begäran lades fram den 22 juni 1995 och upprepades den 12 september 1995.

Eftersom den efterföljande skriftväxlingen inte medförde något svar på de frågor som ställts hänvisade kommissionen frågan till AVS-EG- tullsamarbetskommittén.

Trots att det inte fanns bevis på att B. NV skulle vara inblandat i något bedrägeri fanns det fortfarande starkt tvivel vad gäller EUR 1-certifikatets giltighet.

En dialog hade inletts med Elfenbenskustens myndigheter, som hade begärt och erhållit ytterligare information.

Kommissionen avslutade sitt yttrande med att uttrycka en förhoppning om att dialogen skulle leda till ett avgörande inom en nära framtid.

Klagandens kommentarer

Kommissionens yttrande vidarebefordrades till S i april 1996. I sina kommentarer bestred klaganden beviset rörande EUR 1-certifikatets giltighet och hävdade att det inte fanns något "rimligt tvivel" som berättigade till den efterföljande kontrollen och förebyggande åtgärder i enlighet med Lomékonventionen.

I kommentarerna belystes även en ny fråga gällande de belgiska myndigheternas påstått fördröjda översändande av EUR 1-certifikatet till Elfenbenskustens myndigheter för kontroll.

Ytterligare undersökningar

I mars 1997 skrev Europeiska ombudsmannen återigen till kommissionen för att undersöka om dialogen med Elfenbenskustens myndigheter hade lett till något resultat och, om inte, vilka andra åtgärder kommissionen föreslog för att lösa problemet.

I sitt svar lämnade kommissionen en mycket ingående redogörelse för de ansträngningar som gjorts för att lösa problemet. Kommissionen hänvisade bland annat till en ny begäran om samarbete som lämnats till AVS-EG-tullsamarbetskommittén i maj 1996 och till den delegation som sänts ut i november 1996 för administrativt samarbete.

Enligt kommissionens svar rådde det fortfarande oenighet mellan gemenskapens delegation (som omfattade företrädare för kommissionen och de belgiska tullmyndigheterna) och Elfenbenskustens myndigheter med avseende på relevanta fakta.

Svaret avslutades enligt följande:

"Kommissionen har informerats om att de belgiska myndigheterna har höjt garantibeloppet som betalats in av B. NV (skillnaden mellan den förmånsbehandlade tullsatsen och den icke förmånsbehandlade tullsatsen hade höjts från 10 procent till 100 procent).

Det är de behöriga belgiska myndigheternas sak att dra lämpliga slutsatser i denna fråga. Den belgiska regeringen kan för närvarande inte meddela importören (B. NV) tullskulden eftersom det saknas säkra bevis på att riset inte har sitt ursprung i Elfenbenskusten.

Kommissionen kan endast ännu en gång understryka att den, när den utövar sina befogenheter, till fullo söker skydda unionens ekonomiska intressen så effektivt som möjligt (utöver förlusten av egna intäkter omfattar detta också genomförandet av avtal med AVS-länder). Kommissionen beklagar emellertid Elfenbenskustens myndigheters bristande samarbetsvilja i de olika sammanhang som omtalas ovan, tvärtemot alla förhoppningar som väcktes vid mötet den 3 april 1996."

Beslutet

1. Inledande kommentarer

1.1 Genomförandet av gemenskapens tullagstiftning och tillämpningen av relevanta administrativa förfaranden ligger på de nationella tullmyndigheternas ansvar. Även om dessa nationella tullmyndigheter genomför gemenskapsrätten är de inte gemenskapsinstitutioner eller gemenskapsorgan och deras verksamhet kan inte undersökas av Europeiska ombudsmannen.

1.2 Ombudsmannen var därför inte behörig att behandla klagomålet i den del det berörde de belgiska tullmyndigheternas administrativa arbete. Ombudsmannen kunde framför allt inte undersöka påståendet, i klagandens kommentarer till kommissionens yttrande, om de belgiska myndigheternas otillbörligt sena översändande av EUR 1-certifikatet till Elfenbenskustens myndigheter för kontroll.

1.3 Ombudsmannen har i sin undersökning av eventuella administrativa missförhållanden i Europeiska kommissionens verksamhet inte kunnat ta ställning till tvistens innehåll i sak, det vill säga risets ursprung. Denna fråga kan avgöras av behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra vittnen och utvärdera motstridiga vetenskapliga vittnesmål.

2. Kommissionens roll

2.1 Av kommissionens svar framgår det att dess behörighet i detta fall härrör från följande två olika källor:

- Kommissionens deltagande i tullsamarbetskommittén som upprättades i enlighet med artikel 30 i protokoll nr 1 till Lomékonventionen (12) och som behandlar tvister i enlighet med artikel 26.7 och artikel 27.7 i protokollet.

- Kommissionens ansvar, i förbindelse med genomförandet av gemenskapens budget, för att säkerställa en korrekt bokföring av de tullavgifter (som är en av gemenskapens egna intäktskällor) som skall erläggas.

3. Kommissionen och Elfenbenskustens myndigheter

3.1 De bevis som fanns tillgängliga för ombudsmannen visade att kommissionen hade

- begärt att Elfenbenskustens myndigheter skulle utföra nödvändiga undersökningar i enlighet med artikel 26 i protokoll nr 1 till Lomékonventionen,

- begärt och medverkat i en delegation för administrativt samarbete till Elfenbenskusten,

- tagit upp frågan vid flera sammanträden i AVS-EG-tullsamarbets-kommittén.

3.2 Enligt kommissionens yttrande ledde ovannämnda insatser inte till en lösning av problemet på grund av Elfenbenskustens myndigheters bristande samarbetsvilja.

3.3 Kommissionen förefaller därför till fullo ha utnyttjat sina möjligheter till åtgärder enligt bestämmelserna i Lomékonventionen vad gäller denna tvist.

4. Kommissionen och de belgiska tullmyndigheterna

4.1 Kommissionen förnekar inte i sitt yttrande att kommissionens tjänstegrenar hade vägrat att betala tillbaka det garantibelopp B. NV erlagt. På grundval av de begränsade uppgifter som finns tillgängliga förefaller det troligt att kommissionens tjänstegrenar i praktiken spelade en avgörande roll.

4.2 Kommissionens ansvar för genomförandet av gemenskapens budget innebär en förpliktelse att skydda gemenskapens ekonomiska intressen, vilket upprepade gånger har påpekats i revisionsrättens rapporter.

4.3 Kommissionens svar i detta ärende visade att allt tvivel gällande risets ursprung var grundat på konkreta bevis och att det därför handlade om "skäligt tvivel" i enlighet med artikel 26 i protokoll nr 1 till Lomékonventionen.

4.4 Under dessa omständigheter kan de bristande framstegen i biläggandet av tvisten, till följd av att kommissionen fortsätter att tvivla på att riset har sitt ursprung i Elfenbenskusten, inte anses utgöra administrativa missförhållanden i form av onödig fördröjning.

Mot bakgrund av dessa undersökningsresultat ansåg ombudsmannen inte att det förelåg några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen noterade också att klaganden fortfarande hade möjlighet att själv hänskjuta tvisten rörande risets ursprung till behörig domstol, genom att väcka talan mot de nationella tullmyndigheterna. Ombudsmannen avslutade därför fallet.

REKRYTERING: MUNTLIGT UTTAGNINGSPROV

Beslut i klagomål 252/22.11.95/TMF/VK mot Europeiska kommissionen

Klagomålet

I sitt klagomål till ombudsmannen i november 1995 hävdade R att uttagningskommitténs uppträdande gett honom intrycket av att han hade klarat det muntliga uttagningsprovet som anordnades av kommissionens GD XII. Enligt R ställde vissa medlemmar i uttagningskommittén frågor till honom om hans framtida arbete, gratulerade honom och skakade hand med honom efter intervjun. Dessutom hävdade han att kommissionen inte ville avslöja namnen på medlemmarna i uttagningskommittén.

Undersökningen

Kommissionens yttrande

Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen i februari 1996. I sitt yttrande hävdade kommissionen att den hade talat med uttagningskommitténs sekretariat, som talade om att den sökande inte hade lyckönskats eller meddelats att han hade klarat provet. Dessutom underströk kommissionen att medlemmarna i uttagningskommittén numer får anvisningar om hur de skall uppträda och att de inte skall lämna upplysningar om eller reaktioner på den sökandes prestationer. Detta kontrolleras av uttagningskommitténs sekretariat.

I sina kommentarer till kommissionens yttrande vidhöll R sitt klagomål.

Beslutet

Den klagande hävdar att han fick frågor om tjänsten och de arbetsuppgifter som skulle ingå i denna. Kommissionen bestrider inte innehållet i frågorna. Det förefaller naturligt för en framtida arbetsgivare att ställa sådana frågor i syfte att bedöma den sökande, till exempel för att se hur en sökande skulle reagera i vissa arbetssituationer. Därför kan innehållet i frågorna inte betraktas som en antydan om att den sökande skulle ha fått tjänste