RÅDETS FÖRORDNING (EEG) nr 4045/89 av den 21 december 1989 om medlemsstaternas granskning av de transaktioner som utgör en del av systemet för finansiering genom garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket och om upphävande av direktiv 77/435/EEG

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska ekonomiska gemenskapen, särskilt artikel 43 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag(1),

med beaktande av Europaparlamentets yttrande(2), och

med beaktande av följande:

Enligt artikel 8 i rådets förordning (EEG) nr 729/70 av den 21 april 1970 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken(3), senast ändrad genom förordning (EEG) nr 2048/88(4), vidtar medlemsstaterna de åtgärder som är nödvändiga för att försäkra sig om att transaktioner som finansieras genom Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) verkligen genomförs och verkställs på ett riktigt sätt, för att förhindra och beivra oegentligheter och för att återvinna belopp som gått förlorade till följd av oegentligheter eller oaktsamhet.

Granskning av stödmottagande eller betalningsskyldiga företags affärshandlingar kan vara ett effektivt medel för kontroll av de transaktioner som utgör en del av systemet för finansiering genom garantisektionen vid EUGFJ. Denna granskning kompletterar de övriga kontroller som medlemsstaterna redan genomför. Denna förordning påverkar dock inte nationella granskningsbestämmelser som är mer omfattande än de som föreskrivs i denna förordning.

Medlemsstaterna måste uppmuntras till att skärpa den granskning av stödmottagande eller betalningsskyldiga företags affärshandlingar som de har utfört enligt direktiv 77/435/EEG(5).

Medlemsstaternas genomförande av de regler som följer av direktiv 77/435/EEG har visat på behovet av att ändra vissa bestämmelser i detta direktiv på grundval av de erfarenheter som gjorts. Med hänsyn till bestämmelsernas karaktär bör ändringarna innefattas i en förordning.

De dokument som skall användas som underlag vid en sådan granskning bör fastställas på ett sätt som gör det möjligt att genomföra en fullständig granskning.

De företag som skall granskas måste väljas ut på grundval av den typ av transaktioner som genomförs på deras ansvar och fördelningen av de stödmottagande eller betalningsskyldiga företagen i förhållande till deras finansiella betydelse i systemet för finansiering genom garantisektionen vid EUGFJ.

Det är vidare nödvändigt att föreskriva ett minsta antal granskningar av affärshandlingar. Detta antal måste fastställas enligt en metod som förebygger att betydande skillnader uppstår mellan medlemsstaterna på grund av skillnader i deras utgiftsstruktur inom garantisektionen vid EUGFJ. Metoden kan fastställas med ledning av antalet företag av viss betydelse inom systemet för finansiering genom garantisektionen vid EUGFJ.

Det bör fastställas vilka befogenheter de tjänstemän har som ansvarar för granskningen av företagen och vilka förpliktelser företagen har att under en bestämd period ställa affärshandlingar till dessa tjänstemäns förfogande och lämna de upplysningar de begär. Det bör också fastställas att affärshandlingar i vissa fall får beslagtas.

Det är nödvändigt att organisera ett samarbete mellan medlemsstaterna med anledning av den internationella strukturen inom handeln med jordbruksprodukter och för att fullborda den inre marknaden. Det är också nödvändigt att på gemenskapsnivå upprätta ett centralt register över de stödmottagande eller betalningsskyldiga företag som är etablerade i tredje land.

Även om det i första hand är medlemsstaternas ansvar att anta sina granskningsprogram är det nödvändigt att dessa program meddelas kommissionen så att den kan utföra sina övervakande och samordnande uppgifter och för att säkerställa att programmen antas på grundval av lämpliga kriterier. Granskningen kan på så sätt koncentreras till de sektorer eller företag där risken för bedrägeri är stor.

De myndigheter som utför granskningen enligt denna förordning måste vara organiserade så att de är oberoende av de myndigheter som gör granskningen före utbetalning.

Det är nödvändigt att varje medlemsstat har en särskild myndighet som svarar för kontroll av tillämpningen av denna förordning och för samordning av den granskning som

genomförs i enlighet med denna förordning. De tjänstemän som tillhör nämnda myndighet får vidta kontroller av företag i enlighet med denna förordning.

Uppmuntran för att förstärka de myndigheter som ansvarar för tillämpningen av denna förordning bör ges i form av tillfälliga, gradvis avtagande gemenskapsbidrag till medlemsstaterna för att täcka utgifter i samband med anställning av extra personal, samt kostnader för utbildning av personalen och för utrustning till myndigheterna.

Det är nödvändigt att göra en uppskattning av det belopp från gemenskapen som krävs för att genomföra denna åtgärd. Beloppet utgör en del av den finansiella prognos som anges i punkt 2 i avtalet mellan institutionerna om budgetdisciplin och förbättring av budgetproceduren(6) av den 29 juni 1988. De faktiskt disponibla anslagen kommer att fastställas enligt budgetproceduren i överensstämmelse med nämnda avtal.

De uppgifter som insamlas under granskningen av affärshandlingarna måste sekretesskyddas.

Ett system bör upprättas för utbyte av uppgifter på gemenskapsnivå så att resultaten av tillämpningen av denna förordning kan användas på ett effektivare sätt.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Denna förordning berör kontrollen av om de transaktioner som direkt eller indirekt ingår i systemet för finansiering genom garantisektionen vid EUGFJ, faktiskt har genomförts och genomförts på ett riktigt sätt. Kontrollen sker genom granskning av affärshandlingar från stödmottagarna eller de betalningsskyldiga, i fortsättningen benämnda "företag".

2. I denna förordning avses med affärshandlingar allt material såsom böcker, register, fakturor, verifikationer, räkenskaper och korrespondens som rör företagets affärsverksamhet samt affärsdata oavsett form om dessa handlingar har direkt eller indirekt samband med de i punkt 1 ovan angivna transaktionerna.

Artikel 2

1. Medlemsstaterna skall genomföra en systematisk granskning av företagens affärshandlingar, varvid hänsyn skall tas till den typ av transaktioner som skall granskas. Medlemsstaterna skall säkerställa att de genom urvalet av de företag som skall granskas ger bästa möjliga garanti för att åtgärderna för att förebygga och avslöja oegentligheter i samband med systemet för finansiering genom garantisektionen vid EUGFJ blir så effektiva som möjligt. Urvalet skall bland annat ta hänsyn till företagens finansiella betydelse inom detta system och andra riskfaktorer.

2. Den granskning som anges i punkt 1 skall för varje granskningsperiod som anges i punkt 4 omfatta ett antal företag som inte skall vara färre än hälften av de företag vars mottagna eller inbetalda belopp, eller summan av dessa, enligt systemet för finansiering genom garantisektionen vid EUGFJ, har överstigit 60 000 ecu under det kalenderår som föregår det kalenderår då den aktuella granskningsperioden inleddes.

För den granskningsperiod som inleddes under 1990 skall det belopp på 60 000 ecu som anges i första stycket ersättas med 100 000 ecu och för den granskningsperiod som inleddes under 1991 skall det ersättas med 90 000 ecu.

För företag där summan av mottagna och utbetalade belopp överstiger 200 000 ecu är granskning obligatorisk om inte granskning genomförts enligt denna förordning under föregående granskningsperiod.

Företag för vilka summan av mottagna och utbetalade belopp uppgick till mindre än 10 000 ecu skall endast granskas enligt denna förordning om det finns särskilda skäl som då skall anges av medlemsstaterna i deras årliga program som anges i artikel 10, eller av kommissionen i eventuella förslag till ändring av programmet.

3. I lämpliga fall skall den granskning som föreskrivs i punkt 1 utvidgas till att omfatta fysiska och juridiska personer till vilka de företag som anges i artikel 1 har anknytning och till andra fysiska och juridiska personer som kan vara av betydelse för strävan att uppnå de mål som anges i artikel 3.

4. Granskningsperioden skall löpa från den 1 juli till den 30 juni påföljande år.

Granskningen skall omfatta minst det kalenderår som föregår granskningsperioden. Den kan förlängas till att omfatta en period som skall fastställas av medlemsstaten, och som ligger såväl före nämnda kalenderår som från den 1 januari det år under vilket granskningsperioden inleddes fram till dagen för granskning av ett företag.

5. Den granskning som genomförs enligt denna förordning skall inte inverka på de kontroller som genomförs enligt artikel 6 i förordning (EEG) nr 283/72(7) eller enligt artikel 9 i förordning (EEG) nr 729/70.

Artikel 3

1. Exaktheten av de viktigaste av de granskade uppgifterna skall vid behov kontrolleras genom ett tillräckligt antal dubbelkontroller som bl. a. skall omfatta:

- jämförelser med affärshandlingar från leverantörer, kunder, transportföretag och annan tredje part som har direkt eller indirekt anknytning till transaktioner som genomförs inom systemet för finansiering genom garantisektionen vid EUGFJ,

- fysiska kontroller av lagrens storlek och typ, och

- jämförelse med redovisningar av finansiella flöden som leder till eller är resultatet av de transaktioner som genomförs inom systemet för finansiering genom garantisektionen vid EUGFJ.

2. Om företagen enligt gemenskapsbestämmelser eller nationella bestämmelser är skyldiga att hålla särskild lagerbokföring skall dessa granskningen av denna om det är lämpligt innefatta en jämförelse med affärshandlingarna och vid behov med de faktiska kvantiteterna i lager.

Artikel 4

Företagen skall förvara de affärshandlingar som anges i artikel 1.2 och artikel 3 under minst tre år från och med utgången av det år då de upprättades.

Medlemsstaterna får föreskriva att affärshandlingarna skall förvaras under längre tid än tre år.

Artikel 5

1. De ansvariga för företagen skall säkerställa att samtliga de affärshandlingar och andra uppgifter som efterfrågas lämnas till de tjänstemän som ansvarar för granskningen eller till de andra personer som är bemyndigade för detta ändamål.

2. De tjänstemän som ansvarar för granskningen eller de personer som är bemyndigade att utföra denna får begära in utdrag eller kopior av de handlingar som avses i punkt 1.

Artikel 6

1. Medlemsstaterna skall säkerställa att de tjänstemän som ansvarar för granskningen skall ha rätt att beslagta eller låta beslagta affärshandlingar. Denna rätt skall utövas med beaktande av de nationella bestämmelser som är aktuella och berör inte tillämpningen av straffrättsliga regler om beslagtagande av dokument.

2. Medlemsstaterna skall besluta om lämpliga påföljder för de fysiska eller juridiska personer som inte fullgör sina förpliktelser enligt denna förordning.

Artikel 7

1. Medlemsstaterna skall biträda varandra vid genomförandet av den granskning som föreskrivs i artikel 2 och 3 om ett företag är etablerat i en annan medlemsstat än den där det aktuella beloppet har eller skulle ha ut- eller inbetalats.

2. Under det första kvartalet av året efter betalningsåret skall medlemsstaterna sända en lista över de företag som anges i punkt 1 till varje medlemsstat där ett sådant företag är etablerat. Listan skall innehålla samtliga de upplysningar som är nödvändiga för att de medlemsstater som mottar listan skall kunna identifiera de aktuella företagen. En kopia av varje lista skall sändas till kommissionen.

Den medlemsstat som mottar eller gör betalningen får anmoda den medlemsstat inom vilken företaget är etablerat att granska detta företag och ge ärendet hög prioritet i enlighet med artikel 2, och då ange orsakerna till denna anmodan. En kopia av varje anmodan skall sändas till kommissionen.

3. Under det första kvartalet av året efter betalningsåret skall medlemsstaterna tillställa kommissionen en lista över de företag som är etablerade i tredje land och för vilka det aktuella beloppet har eller skulle ha ut- eller inbetalats i den aktuella medlemsstaten.

Artikel 8

1. De uppgifter som insamlas under den granskning som föreskrivs i denna förordning skall vara sekretesskyddade. De får endast delges personer som på grund av sina uppdrag inom medlemsstaterna eller gemenskapens institutioner behöver dessa uppgifter för att kunna fullgöra sina uppdrag.

2. Denna artikel skall inte inverka på de nationella bestämmelser som rör rättsliga åtgärder.

Artikel 9

1. Före den 1 januari efter granskningsperiodens utgång skall medlemsstaterna tillställa kommissionen en detaljerad rapport om tillämpningen av denna förordning.

2. I rapporten skall anges de eventuella svårigheter som uppstått och de åtgärder som vidtagits för att övervinna dessa samt vid behov lämna förslag till förbättringar.

3. Medlemsstaterna och kommissionen skall regelbundet utbyta synpunkter på tillämpningen av denna förordning.

4. Kommissionen utvärderar varje år de framsteg som gjorts i sin årliga rapport om förvaltningen av de fonder som anges i artikel 10 i förordning (EEG) nr 729/70.

5. Kommissionen skall senast den 31 december 1991 lägga fram en rapport om tillämpningen av denna förordning. Inom ramen för denna rapport skall kommissionen behandla den särskilda situation som kan uppstå i vissa medlemsstater till följd av tillämpningen av denna förordning och vid behov framlägga lämpliga förslag.

Artikel 10

1. Medlemsstaterna skall upprätta planer för den granskning som skall genomföras enligt artikel 2 under den påföljande granskningsperioden.

2. Varje år skall medlemsstaterna före den 15 april tillställa kommissionen den granskningsplan som anges i punkt 1 och då ange

- antalet företag som skall granskas och fördelningen av dessa per sektor på grundval av de belopp som hänför sig till dem,

- de kriterier som lagts till grund för granskningsplanens upprättande.

3. De granskningsplaner som fastställts av medlemsstaterna och som överlämnats till kommissionen skall genomföras av medlemsstaterna om inte kommissionen inom sex veckor har lämnat några synpunkter.

4. Samma förfarande skall gälla för de ändringar som medlemsstaterna gör i granskningsplanerna.

5. I undantagsfall och på vilket stadium som helst får kommissionen kräva att en särskild kategori företag innefattas i en eller flera medlemsstaters granskningsplaner.

6. För det första tillämpningsåret skall de granskningsplaner som upprättats av medlemsstaterna överlämnas till kommissionen senast den 1 maj 1990 och genomföras om kommissionen inte lämnat sina synpunkter senast den 15 juni 1990.

Artikel 11

1. I varje medlemsstat skall senast den 1 januari 1991 upprättas en särskild myndighet som skall ansvara för att övervaka tillämpningen av denna förordning och

- för att den granskning som föreskrivs i denna förordning verkställs av tjänstemän som är anställda vid denna särskilda myndighet, eller

- för samordning och allmän tillsyn av den granskning som genomförs av tjänstemän som tillhör andra myndigheter.

Medlemsstaterna får också föreskriva att granskningar som skall genomföras enligt denna förordning fördelas mellan den särskilda myndigheten och andra nationella myndigheter, förutsatt att förstnämnda myndigheten ansvarar för samordningen av dessa granskningar.

2. Den myndighet eller de myndigheter som ansvarar för tillämpningen av denna förordning skall vara organiserade så att de är oberoende av de myndigheter eller avdelningar inom myndigheter som ansvarar för utbetalningarna och för granskningarna före utbetalningarna.

3. Den särskilda myndighet som anges i punkt 1 skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa att denna förordning tillämpas på ett riktigt sätt.

4. Den särskilda myndigheten skall dessutom ansvara för

- utbildning av de nationella tjänstemän som skall genomföra den granskning som avses i denna förordning så att de får tillräckliga kunskaper för att kunna fullgöra sina uppdrag,

- förvaltning av granskningsrapporter och all dokumentation i samband med de granskningar som genomförs och som föreskrivs i denna förordning,

- utarbetandet och översändandet av de rapporter som anges i artikel 9.1 och de granskningsplaner som anges i artikel 10.

5. Den berörda medlemsstaten skall ge den särskilda myndigheten de befogenheter som är nödvändiga för att den skall kunna utföra de uppgifter som anges i punkt 3 och 4.

Myndigheten skall bestå av ett tillräckligt antal tjänstemän som har lämplig utbildning för att kunna utföra dessa uppgifter.

6. Denna artikel skall inte tillämpas när det minsta antalet företag som skall granskas i enlighet med artikel 2.2 är mindre än tio.

Artikel 12

På de villkor som anges i artikel 13-15 skall gemenskapen bidra till finansieringen av medlemsstaternas extra utgifter i samband med

- sänkning av tröskelvärdet för beräkning av antalet granskningar som skall genomföras,

- anskaffande av medel i avsikt att höja granskningens kvalitet.

Artikel 13

1. Gemenskapen skall bidra till finansieringen av medlemsstaternas utgifter för ersättning till extra personal som från och med den 1 januari 1990 uteslutande anställts för att ingå

- i personalen vid den särskilda myndighet som anges i artikel 11, eller

- i personalen vid andra nationella myndigheter förutsatt att denna personal uteslutande är anställd för att utföra den granskning som föreskrivs i denna förordning.

2. Gemenskapens finansiella bidrag skall under en period på fem år från och med den 1 januari 1990 utgöra 50 % under de första tre åren och 25 % under det fjärde och femte året upp till ett totalt belopp på

- 500 000 ecu per år under de första tre åren och 250 000 ecu för det fjärde och femte året för Tyskland, Spanien, Frankrike, Italien, Nederländerna och Förenade kungariket,

- 250 000 ecu per år under de första tre åren och 125 000 ecu för det fjärde och femte året för Belgien, Danmark, Grekland, Irland och Portugal, och

- 50 000 ecu per år under de första tre åren och 25 000 ecu för det fjärde och femte året för Luxemburg.

3. I denna förordning avses med ersättning lön efter skatt och avgifter till de tjänstemän som ansvarar för tillämpningen av denna förordning och de resekostnader som är nödvändiga för att de skall kunna fullgöra sina uppdrag.

Gemenskapens bidrag till utgifterna för ersättning till personalen skall för varje medlemsstat fastställas till ett enhetligt belopp.

Artikel 14

Gemenskapen skall under en period på fem år från och med den 1 januari 1990 bidra till finansieringen av medlemsstaternas utgifter för utbildning av personal vid de myndigheter som ansvarar för tillämpningen av denna förordning med 50 % under de första tre åren och 25 % under det fjärde och femte året upp till ett totalt belopp på

- 100 000 ecu per år under de första tre åren och 50 000 ecu för det fjärde och femte året för Tyskland, Spanien, Frankrike, Italien, Nederländerna och Förenade kungariket,

- 50 000 ecu per år under de första tre åren och 25 000 ecu för det fjärde och femte året för Belgien, Danmark, Grekland, Irland och Portugal, och

- 10 000 ecu per år under de första tre åren och 5 000 ecu för det fjärde och femte året för Luxemburg.

Artikel 15

Gemenskapen skall bidra till finansieringen av medlemsstaternas utgifter för inköp av nödvändig databehandlings- och kontorsutrustning till de myndigheter som ansvarar för tillämpningen av denna förordning med 100 % upp till ett högsta belopp på

- 100 000 ecu för Tyskland, Spanien, Frankrike, Italien, Nederländerna och Förenade kungariket,

- 60 000 ecu för Belgien, Danmark, Grekland, Irland och Portugal, och

- 20 000 ecu för Luxemburg.

Artikel 16

1. De maximala utgifter för gemenskapen som bedöms nödvändiga för att genomföra den åtgärd som införs med denna förordning uppgår till 6 080 000 ecu för det första året, 5 160 000 ecu för det andra och tredje året och 2 580 000 ecu för det fjärde och femte året.

2. Budgetmyndigheten skall fastställa de anslag som är disponibla för varje budgetår.

Artikel 17

Kommissionen skall på grundval av uppgifter från medlemsstaterna fastställa det årliga utgiftsbelopp som skall betalas av gemenskapen.

Artikel 18

De belopp i ecu som förekommer i denna förordning skall räknas om till nationella valutor genom att använda de växlingskurser som gäller den första arbetsdagen det år då granskningsperioden inleds och som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, serie C.

Artikel 19

Tillämpningsföreskrifter för denna förordning skall vid behov antas i enlighet med det förfarande som fastställs i artikel 13 i förordning (EEG) nr 729/70.

Artikel 20

Artikel 9 i förordning (EEG) nr 729/70 skall tillämpas på den granskning av särskilda utgifter som gemenskapen finansierar enligt denna förordning.

Artikel 21

I överensstämmelse med aktuell nationell lagstiftning inom området skall kommissionens tjänstemän ha tillgång till samtliga handlingar som utarbetats antingen inför eller som resultat av den granskning som organiserats enligt denna förordning och till de data som insamlats, däribland data som lagrats i databehandlingssystem.

Artikel 22

1. Direktiv 77/435/EEG upphör att gälla från och med den 1 januari 1990. Den granskning som genomförs från den dagen enligt nämnda direktiv skall betraktas som genomförd i enlighet med denna förordning.

2. Hänvisningar till direktiv 77/435/EEG skall betraktas som hänvisningar till denna förordning.

Artikel 23

Denna förordning träder i kraft den tredje dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Den skall tillämpas från och med den 1 januari 1990.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 21 december 1989.

På rådets vägnar

E. CRESSON

Ordförande

(1) EGT nr C 192, 29.7.1989, s. 15.

(2) EGT nr C 291, 20.11.1989, s. 105.

(3) EGT nr L 94, 28.4.1970, s. 13.

(4) EGT nr L 185, 15.7.1988, s. 1.

(5) EGT nr L 172, 12.7.1977, s. 17.

(6) EGT nr L 185, 15.7.1988, s.33.

(7) EGT nr L 36, 10.2.1972, s. 1.