RÅDETS AKT av den 3 november 1998 om antagande av regler för Europols analysregister (1999/C 26/01)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DESSA REGLER

med beaktande av konventionen på grundval av artikel K 3 i Fördraget om Europeiska unionen om upprättandet av en europeisk polisbyrå (Europolkonventionen) (1), särskilt artikel 10.1 i denna,

med hänsyn till konventionen om skydd för enskilda vid automatisk databehandling av personuppgifter, som antogs av Europarådet den 28 januari 1981, och

med hänsyn till Europarådets ministerkommittés rekommendation R(87) 15 av den 17 september 1987 om polisens användning av personuppgifter,

med beaktande av det förslag till regler som styrelsen lagt fram, och

av följande skäl:

Det är rådet som skall enhälligt anta tillämpningsregler för arbetsregister för analysändamål.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

ALLMÄNNA PRINCIPER

Artikel 1 Definitioner

I dessa regler avses med

a) personuppgifter: alla slags uppgifter som kan hänföras till en bestämd eller bestämbar enskild person; med en bestämd enskild person avses en person vars identitet kan fastställas direkt eller indirekt, särskilt genom ett personnummer eller genom ett eller flera särskilda kännetecken på hans eller hennes fysiska, fysiologiska, mentala, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet,

b) analysregister: ett arbetsregister som har lagts upp för analysändamål i enlighet med artikel 10.1 i Europolkonventionen,

c) analys: hopsamlande, behandling eller användande av uppgifter för att underlätta förundersökningar i enlighet med artikel 10.2 i Europolkonventionen,

d) behandling av personuppgifter (behandling): varje åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, spärrning, radering eller förstöring.

Artikel 2 Tillämpningsområde

Reglerna i denna text skall tillämpas på behandling av uppgifter för analysändamål i enlighet med artikel 10.1 i Europolkonventionen.

Artikel 3 Uppgifter som lämnas för analysändamål

1. Uppgifter kan erbjudas för att införas i ett analysregister både i strukturerad och i ostrukturerad form. Den medlemsstat som lämnar uppgifterna skall underrätta Europol om i vilket syfte uppgifterna lämnas och om alla restriktioner när det gäller deras användning, radering eller förstöring, däri inbegripet eventuella generella eller specifika restriktioner för åtkomst. Medlemsstaterna kan också underrätta Europol om sådana restriktioner i ett senare skede.

Europol måste se till att tredje man som lämnar sådana uppgifter underrättar Europol om i vilket syfte uppgifterna lämnas och om alla restriktioner när det gäller deras användning.

Efter mottagandet skall det snarast möjligt bestämmas i vilket analysregister uppgifterna kan införas och i vilken utsträckning uppgifterna skall införas i registret.

2. I enlighet med artikel 15.1 i Europolkonventionen skall sådana uppgifter förbli inom den medlemsstats ansvarsområde som har lämnat uppgifterna och falla under dess nationella lagstiftning tills de har införts i ett analysregister, utan att det påverkar Europols ansvar för uppgifterna i enlighet med denna punkt.

Europol skall ha ansvar för att det säkerställs att endast den medlemsstat som har lämnat uppgifterna får tillgång till dem eller en analytiker från Europol med vederbörligt bemyndigande i enlighet med artikel 10.2.1 i Europolkonventionen i syfte att bestämma om uppgifterna skall införas i ett analysregister eller ej.

Om Europol efter en bedömning har skäl att anta att uppgifter som lämnats inte är exakta eller inte längre aktuella, skall Europol informera den medlemsstat som har lämnat uppgifterna.

3. Uppgifter som efter en bedömning inte har valts ut för att införas i ett analysregister, liksom akter eller dokument på papper med uppgifter som har införts, skall förbli inom den medlemsstats ansvarsområde som har lämnat uppgifterna i enlighet med artikel 15.1 i Europolkonventionen och falla under dess nationella lagstiftning utan att det påverkar Europols ansvar för uppgifterna i enlighet med denna punkt.

Europol skall ha ansvar för att säkerställa att sådana uppgifter, akter eller dokument på papper förvaras åtskilda från analysregistret och att tillgång endast ges den medlemsstat som har lämnat uppgifterna eller en analytiker vid Europol med vederbörligt bemyndigande i enlighet med artikel 10.2.1 i Europolkonventionen i syfte att

a) senare införa dem i ett analysregister,

b) kontrollera om de uppgifter som redan har införts i analysregistret är exakta och relevanta,

c) kontrollera om de krav som finns i dessa regler eller Europolkonventionen har uppfyllts.

Sådana uppgifter kan också göras tillgängliga för den registrerade person som uppgifterna avser och som är i behov av skydd. I detta fall får uppgifterna bara användas med den berörda personens tillstånd.

Sådana uppgifter, akter och dokument på papper skall återlämnas till den medlemsstat som har lämnat dem, eller utplånas eller förstöras, om de inte längre är nödvändiga för de ändamål som anges ovan. De måste under alla förhållanden utplånas eller förstöras efter det att analysregistret har avslutats.

4. Om de uppgifter som det hänvisas till i denna artikel har lämnats av tredje man, skall Europol ansvara för att säkerställa att de principer som fastställs i denna artikel tillämpas på sådana uppgifter enligt de regler som har fastställts av rådet i enlighet med artikel 10.4 i Europolkonventionen.

Artikel 4 Behandling av uppgifter

1. Om det är nödvändigt för att uppnå det mål som fastställs i artikel 1 i Europolkonventionen får personuppgifter enligt artiklarna 5 och 6 behandlas av Europol i den mån de är adekvata, exakta, relevanta och inte för omfattande i förhållande till syftet med det analysregister där de ingår och under förutsättning att de inte lagras längre än vad syftet kräver. Behovet av att hålla uppgifter lagrade när det gäller analysregistret skall ses över regelbundet i enlighet med artikel 7 i dessa regler och artikel 21 i Europolkonventionen.

2. Varje medlemsstat som ingår i ett analysprojekt skall, i överenstämmelse med sin nationella lagstiftning i enlighet med artikel 10.3 i Europolkonventionen, besluta i vilken omfattning den kan lämna sådana uppgifter.

Artikel 5 Instruktion om att öppna analysregister

1. I varje instruktion om att öppna ett analysregister enligt artikel 12 i Europolkonventionen skall Europol specificera vilken av de uppgiftskategorier enligt artikel 6 som Europol anser vara nödvändig för det aktuella analysregistret.

2. Europol skall i denna instruktion också specificera huruvida uppgifter som rör ras, religiös eller annan övertygelse, politiska åsikter, sexualliv eller hälsa får införas i analysregistret enligt de kategorier som nämns i artikel 6 och varför sådana uppgifter anses vara absolut nödvändiga för det aktuella analysregistret.

Om de ovannämnda uppgifterna rör personkategorierna enligt artikel 6.3 6.6 måste särskilda skäl lämnas för detta i instruktionen om att öppna registret, och sådana uppgifter skall endast behandlas på uttrycklig begäran av två eller fler av de medlemsstater som deltar i analysprojektet. De berörda uppgifterna skall utplånas när de inte längre är nödvändiga för det syfte som de lagrats för.

3. De instruktioner som nämns i denna artikel, inbegripet senare ändringar, skall kräva godkännande från Europols styrelse, med hänsyn tagen till varje synpunkt därom från den gemensamma tillsynsmyndigheten, i enlighet med artikel 12.1 och 12.2 i Europolkonventionen.

Artikel 6 Personuppgifter i analysregister

1. När personuppgifter lagras i arbetsregister för analysändamål skall en anteckning göras om den personkategori under vilken uppgifterna lagras.

2. Följande kategorier av personuppgifter, inbegripet därtill hörande administrativa uppgifter, får behandlas för de personkategorier som anges i artikel 10.1.1 i Europolkonventionen.

a) Personalia:

1. Nuvarande och tidigare efternamn.

2. Nuvarande och tidigare förnamn.

3. Namn som ogift.

4. Faderns namn (när detta behövs för identifiering).

5. Moderns namn (när detta behövs för identifiering).

6. Kön.

7. Födelsedatum.

8. Födelseort.

9. Nationalitet.

10. Civilstånd.

11. Alias.

12. Tillnamn/öknamn.

13. Antaget eller falskt namn.

14. Nuvarande eller tidigare vistelse- och/eller bosättningsort.

b) Utseende:

1. Beskrivning av utseendet.

2. Kännetecken (märken/ärr/tatueringar osv.).

c) Identifieringssätt:

1. Identitetshandlingar.

2. Nationellt identitetskort/passnummer.

3. Nationellt personnummer, om tillämpligt.

4. Bilder eller annan information om utseendet.

5. Kriminaltekniska hjälpmedel för identifiering, såsom fingeravtryck, DNA-profiler (i den utsträckning det är nödvändigt för identifiering och utan information som kännetecknar personlighet), röstprofiler, blodgrupp, tandkort.

d) Sysselsättning och färdigheter:

1. Nuvarande anställning och sysselsättning.

2. Tidigare anställning och sysselsättning.

3. Utbildning (skola/universitet/yrkesutbildning).

4. Meriter.

5. Färdigheter och andra kunskapsområden (språk/övrigt).

e) Ekonomiska och finansiella uppgifter:

1. Ekonomiska uppgifter (bankkonton och koder, kreditkort etc.).

2. Kontanter.

3. Aktier/övriga tillgångar.

4. Uppgifter om fast egendom.

5. Anknytning till företag.

6. Kontakter med bank- och kreditväsendet.

7. Skattesituation.

8. Övriga uppgifter som visar en persons finansiella situation.

f) Uppgifter om beteende:

1. Livsstil (exempelvis om någon lever över sina tillgångar) och vanor.

2. Förflyttningar.

3. Platser där personen ofta vistas.

4. Vapen eller andra farliga föremål.

5. Riskbedömning.

6. Särskilda risker såsom flyktbenägenhet, användning av dubbelagenter, förbindelser med brottsbekämpande personal.

7. Brottsrelaterade kännetecken och profiler.

8. Drogmissbruk.

g) Kontakter och medhjälpare, inbegripet typ och slag av förbindelser.

h) Kommunikationsmedel som används, såsom telefon (stationär/mobil), fax, personsökare, e-post, postadress, Internet-förbindelser.

i) Transportmedel som används, såsom fordon, båtar, luftfarkoster, inbegripet uppgifter som identifierar dessa transportmedel (registreringsnummer).

j) Uppgifter om brottslig verksamhet som enligt artikel 2 i Europolkonventionen omfattas av Europols behörighet:

1. Tidigare fällande domar.

2. Misstänkt delaktighet i brottslig verksamhet.

3. Tillvägagångssätt.

4. Hjälpmedel som använts eller kan komma att användas för att förbereda och/eller begå brott.

5. Ingår i kriminella grupper/organisationer och ställning i gruppen/organisationen.

6. Den kriminella organisationens förhållanden och verksamhet.

7. Den brottsliga verksamhetens geografiska räckvidd.

8. Material som insamlats under en utredning, såsom videoupptagningar och foton.

k) Hänvisningar till andra databaser med uppgifter om den aktuella personen:

1. Europol.

2. Polis- och tullmyndigheter.

3. Andra brottsbekämpande organ.

4. Internationella organisationer.

5. Offentliga organ.

6. Privata organisationer.

l) Uppgifter om juridiska personer som har samband med de ekonomiska uppgifter som anges under punkt e eller punkt j:

1. Angivande av den juridiska personen.

2. Etableringsort.

3. Dag och plats för bildande.

4. Administrativt registreringsnummer.

5. Rättslig form.

6. Kapital.

7. Verksamhetsområde.

8. Nationella och internationella dotterbolag.

9. Styrelsemedlemmar.

10. Bankförbindelser.

3. Med kontakter och medhjälpare enligt artikel 10.1.4 i Europolkonventionen avses personer som har mer än tillfällig kontakt med sådana personer som avses i punkt 2 i den mån det finns tillräcklig anledning att anta att uppgifter som rör de personer som avses i punkt 2 och som är av betydelse för analysen kan erhållas genom dem och under förutsättning att de inte ingår i någon av de personkategorier som avses i punkt 2 eller punkterna 4 6.

När det gäller kontakter och medhjälpare får alla uppgifter enligt punkt 2 lagras i nödvändig omfattning om det finns anledning att anta att dessa krävs för en analys av deras roll som kontakt eller medhjälpare.

Härvid skall följande beaktas:

- Förhållandet mellan dessa personer och de personer som avses i punkt 2 måste klarläggas snarast möjligt.

- Uppgifterna skall raderas utan dröjsmål om det antagande som anges i första stycket i denna punkt visar sig vara ogrundat.

- Om dessa personer misstänks ha begått brott som enligt artikel 2 i Europolkonventionen omfattas av Europols behörighet, eller har dömts för sådana brott, eller det finns allvarlig anledning enligt nationell rätt att tro att de kommer att begå sådana brott, får alla uppgifter enligt punkt 2 lagras.

- Om det är omöjligt att komma fram till ett klargörande rörande omständigheterna i de föregående strecksatserna skall detta vägas in vid bedömningen av om det är nödvändigt att lagra uppgifter för vidare analys och i så fall i vilken utsträckning.

- Beträffande kontakters och medhjälpares kontakter och medhjälpare får endast sådana uppgifter lagras som har avseende på arten och typen av deras kontakter eller förbindelser med de personer som avses i punkt 2.

4. När det gäller personer som blivit offer för något av de brott som utreds, eller som på grund av vissa omständigheter kan antas bli offer för ett sådant brott som avses i artikel 10.1.3 i Europolkonventionen, får uppgifter lagras enligt punkt 2a 2c.3 liksom följande kategorier av uppgifter:

a) Uppgifter för identifiering av offret.

b) Anledningen till att personen i fråga utsatts för brottet.

c) Skada (fysisk/ekonomisk/psykisk/övrig).

d) Uppgift om anonymitetsskydd.

e) Möjlighet att delta i domstolsförhandlingar.

f) Brottsrelaterade uppgifter från eller genom sådana personer, inbegripet sådana uppgifter om deras anknytning till andra personer som behövs för att identifiera de personer som avses i punkt 2.

Övriga uppgifter enligt punkt 2 får lagras i nödvändig omfattning om det finns anledning att anta att de krävs för analysen av dessa personer i deras egenskap av offer eller möjliga offer.

Uppgifter som inte krävs för vidare analys skall utplånas.

5. När det gäller personer som kan komma att kallas att vittna vid förundersökningar rörande brott som utreds eller vid efterföljande straffrättsliga förfaranden enligt artikel 10.1.2 i Europolkonventionen får uppgifter lagras enligt punkt 2a 2c.3 liksom följande kategorier av uppgifter:

a) Brottsrelaterade uppgifter från sådana personer, inbegripet uppgifter om deras anknytning till andra personer som ingår i analysregistret.

b) Uppgift om anonymitetsskydd.

c) Beskydd som garanteras och av vem.

d) Ny identitet.

e) Möjlighet att delta i domstolsförhandlingar.

Övriga uppgifter enligt punkt 2 får lagras i nödvändig omfattning om det finns anledning att anta att de krävs för analysen av dessa personer i deras egenskap av vittnen.

Uppgifter som inte krävs för vidare analys skall utplånas.

6. När det gäller personer som kan lämna upplysningar om de brott som utreds i enlighet med artikel 10.1.5 i Europolkonventionen får uppgifter lagras enligt punkt 2a 2c.3 liksom följande kategorier av uppgifter:

a) Kodade personuppgifter.

b) Typ av uppgifter som lämnats.

c) Uppgift om anonymitetsskydd.

d) Beskydd som garanteras och av vem.

e) Ny identitet.

f) Möjlighet att delta i domstolsförhandlingar.

g) Negativa erfarenheter.

h) Belöningar (ekonomiska/förmåner).

Övriga uppgifter enligt punkt 2 får lagras i nödvändig omfattning om det finns anledning att anta att de krävs för analysen av dessa personer i deras egenskap av informatörer.

Uppgifter som inte krävs för vidare analys skall utplånas.

7. Om det vid något tillfälle under en pågående analys på grundval av starka och bekräftande indikationer visar sig att en person som ingår i ett analysregister bör föras in under en annan personkategori, i enlighet med denna artikel, än den i vilken personen ursprungligen infördes, får Europol behandla endast sådana uppgifter om personen som är tillåtna inom denna nya kategori, och alla andra uppgifter skall utplånas.

Om det enligt indikationerna ovan visar sig att en person bör föras in under två eller flera olika kategorier i enlighet med denna artikel, får alla uppgifter som är tillåtna inom dessa kategorier behandlas av Europol.

Artikel 7 Tidsfrister för kontroll och lagringstid

1. Vid beslut om huruvida personuppgifter fortsättningsvis skall lagras enligt artikel 6, i enlighet med artikel 21 i Europolkonventionen, skall Europols intressen vid utförandet av dess uppgifter vägas mot de berättigade intressena i fråga om skydd av uppgifter för den registrerade person som de lagrade uppgifterna avser.

Behovet av fortsatt lagring av alla personuppgifter i ett analysregister skall ses över årligen. Oberoende av denna årliga översyn skall behovet av fortsatt lagring ses över om det kommer fram omständigheter som talar för att uppgifterna skall utplånas eller ändras.

Vid översynen skall behovet att spara uppgifter beaktas efter avslutade utredningar i särskilda fall, slutliga rättsliga avgöranden, särskilt frikännanden rehabilitering, avtjänade straff, amnestier, den registrerade personens ålder, särskilda kategorier av uppgifter.

Behovet av fortsatt lagring av personuppgifter i ett analysregister skall bedömas av deltagarna i analysen i enlighet med artikel 10.8 i Europolkonventionen. Om deltagarna inte kan enas om behovet av fortsatt lagring av uppgifterna, skall ett beslut fattas av styrelsen i enlighet med artikel 28.1.7 i Europolkonventionen.

2. Om straffrättsliga förfaranden mot personer enligt artikel 6.2 har avslutats, genom domstolsbeslut eller på annat sätt, utan möjlighet till överklagande och detta beslut meddelas Europol av den berörda medlemsstaten eller en berörd tredje man, skall Europol bekräfta om de uppgifter som berörs av ett sådant beslut fortsättningsvis får lagras, ändras eller användas. Om det enligt skälen för beslutet eller enligt annan information kan antas att den berörda personen inte, eller inte i strid med lagen, har begått brottet, eller om skälen för beslutet lämnar denna fråga öppen, skall de uppgifter som påverkas av detta beslut utplånas om det inte finns vägande skäl för att anta att de fortfarande är relevanta för analysregistret. I det fallet skall information om domstolens beslut läggas till de uppgifter som redan finns i registret. Dessa uppgifter får vidare behandlas och bevaras endast med vederbörlig hänsyn till sammanhanget och förklaringarna till det ovan nämnda beslutet och den berörda personens rättigheter enligt beslutet.

3. Personuppgifter får lagras under högst tre år. Tidsfristen skall ånyo börja löpa från och med den dag då en händelse leder till att uppgifter lagras om den berörda personen. Om uppgifter som gäller personer enligt artikel 6.3 6.6 till följd av att tidsfristen ånyo börjar löpa lagras i ett analysregister mer än fem år, skall den gemensamma tillsynsmyndigheten vederbörligen informeras.

4. Om den gemensamma tillsynsmyndigheten när den övervakar Europols verksamhet, så som anges i artikel 24 i Europolkonventionen, upptäcker att personuppgifter bevaras i strid med dessa regler, skall den gemensamma tillsynsmyndigheten, om den anser det nödvändigt, underrätta direktören om detta i enlighet med artikel 24.5 i Europolkonventionen.

När den gemensamma tillsynsmyndigheten i enlighet med artikel 24.5 i Europolkonventionen har hänvänt sig till styrelsen i en fråga om skyldighet att utplåna uppgifter, får de berörda uppgifterna inte överföras utan att styrelsen dessförinnan lämnar sitt tillstånd. I undantagsfall kan direktören medge överföring av uppgifter före godkännandet från styrelsen om det anses absolut nödvändigt för att garantera väsentliga intressen för den berörda medlemsstaten inom ramen för målsättningen för Europol eller för att förhindra en allvarlig och omedelbar fara. I sådana fall skall direktörens tillstånd avfattas i ett dokument som skall tillställas styrelsen och den gemensamma tillsynsmyndigheten.

Artikel 8 Insamling och registrering av uppgifter

Uppgifter som lagras i register för analysändamål skall sorteras utifrån en värdering av källan samt efter hur exakta och tillförlitliga uppgifterna är, i enlighet med artikel 11. Faktauppgifter skall särskiljas från uppgifter som grundar sig på åsikter och personliga värderingar.

Artikel 9 Internt skydd av uppgifter

Europols direktör skall vidta nödvändiga åtgärder för att se till att dessa och andra bestämmelser om skyddet av uppgifter följs. Han skall för detta ändamål utse en erfaren medlem av personalen vars uppgifter gör honom direkt ansvarig inför direktören.

KAPITEL II

KLASSIFICERING

Artikel 10 Olika typer av analysregister

Arbetsregister för analysändamål kan vara

a) allmänna eller strategiska, där ändamålet är att behandla relevant information om ett särskilt problem eller att utveckla eller förbättra initiativ som tas av de behöriga myndigheter som avses i artikel 2.4 i Europolkonventionen,

b) operativa, där ändamålet är att få fram information om en eller flera av de brottsliga verksamheter som anges i artikel 2 i Europolkonventionen och som rör ett fall, en person eller en organisation, i syfte att påbörja, medverka i eller slutföra, i enlighet med artikel 10.2 i Europolkonventionen, bilaterala eller multilaterala förundersökningar av internationell karaktär, förutsatt att två eller flera medlemsstater är berörda.

Artikel 11 Värdering av källan och uppgifterna

1. Den källa som lämnar uppgifter från en medlemsstat skall i möjligaste mån värderas av den medlemsstat som tillhandahåller uppgifterna utifrån följande kriterier:

A. Det råder inget tvivel om källans äkthet, tillförlitlighet och kompetens, eller uppgifterna tillhandahålls av en källa som tidigare alltid har visat sig tillförlitlig.

B. En källa som oftast har visat sig tillförlitlig.

C. En källa som oftast har visat sig otillförlitlig.

D. Källans tillförlitlighet kan inte bedömas.

2. Uppgifter från en medlemsstat skall i möjligaste mån värderas av den medlemsstat som tillhandahåller uppgifterna på grundval av deras tillförlitlighet utifrån följande kriterier:

1. Uppgifter vars riktighet inte betvivlas.

2. Uppgifter som källan känner till personligen men som den tjänsteman som vidarebefordrar uppgifterna inte känner till personligen.

3. Uppgifter som källan inte känner till personligen men som bekräftas av andra redan registrerade uppgifter.

4. Uppgifter som källan inte känner till personligen och som inte kan bekräftas.

3. Om Europol, på grundval av tidigare erhållna uppgifter, kommer till slutsatsen att värderingen behöver korrigeras, skall Europol informera den berörda medlemsstaten och söka nå en överenskommelse om att ändra värderingen. Europol skall inte ändra värderingen utan en sådan överenskommelse.

4. Om Europol får uppgifter eller information från en medlemsstat utan någon värdering, skall Europol i möjligaste mån försöka värdera källans eller uppgifternas tillförlitlighet på grundval av tidigare erhållna uppgifter. Värderingen av särskilda uppgifter och särskild information skall ske genom överenskommelse med den uppgiftslämnande medlemsstaten. En medlemsstat och Europol får också i allmänna termer komma överens om värderingen av särskilda typer av uppgifter och bestämda källor. Styrelsen skall informeras om en sådan allmän överenskommelse. Om uppgifter har lämnats till Europol på grundval av en sådan allmän överenskommelse, skall det anges tillsammans med uppgifterna.

Om ingen överenskommelse nås i det särskilda fallet eller det inte finns någon allmän överenskommelse, skall Europol bedöma uppgifterna enligt punkterna 1 D och 2.4 ovan.

5. Om Europol får uppgifter eller information från tredje man skall denna artikel gälla i tillämpliga delar.

6. Om uppgifter som ingår i ett analysregister är resultatet av en analys skall Europol värdera sådana uppgifter i enlighet med denna artikel och i samförstånd med de medlemsstater som deltar i analysen.

KAPITEL III

REGLER FÖR ANVÄNDNING AV ANALYSREGISTER OCH ANALYSDATA

Artikel 12 Upprättande av register

1. Arbetsregister för analysändamål skall upprättas på initiativ av Europol eller på begäran av de medlemsstater som tillhandahåller uppgifter i enlighet med förfarandet i artikel 12 i Europolkonventionen.

2. I enlighet med artikel 12.1 i Europolkonventionen kan den gemensamma tillsynsmyndigheten skriftligen överlämna sina synpunkter till styrelsen. Styrelsen skall låta den gemensamma tillsynsmyndigheten få två månader på sig för att göra detta. En kopia av dessa skriftliga synpunkter skall överlämnas till Europols direktör.

Styrelsen kan inbjuda företrädare för den gemensamma tillsynsmyndigheten att delta i överläggningarna om instruktioner om att upprätta analysregister.

3. I enlighet med artikel 12.2 i Europolkonventionen skall Europols direktör skriftligen motivera varför det är brådskande att upprätta ett register.

Han skall därvid ovillkorligen underrätta i styrelsen om namn, ärende och ändamål för registret samt de uppgifter som behövs för att bedöma hur brådskande upprättandet av registret är.

Analysverksamhet kan påbörjas omedelbart efter det att förfarandet enligt artikel 12.1 i Europolkonventionen har inletts,men resultaten får överföras endast om styrelsen har lämnat sitt godkännande i enlighet med förfarandet i artikel 12.1 i Europolkonventionen. Om styrelsen vägrar att lämna sitt godkännande skall uppgifterna omedelbart utplånas.

I undantagsfall får direktören ge tillstånd till överföring av resultaten innan styrelsen har lämnat sitt godkännande, om detta anses vara absolut nödvändigt för att trygga de berörda medlemsstaternas väsentliga intressen inom ramen för målsättningen för Europol, eller för att avvärja en allvarlig och omedelbar fara. I sådana fall skall direktörens tillstånd avfattas i ett dokument som skall tillställas styrelsen och den gemensamma tillsynsmyndigheten.

4. Om det under en pågående analys blir nödvändigt att ändra instruktionen om att upprätta analysregistret skall förfarandena enligt artikel 12 i Europolkonventionen och enligt den här artikeln följas i tillämpliga delar.

Artikel 13 Överföring av data eller uppgifter från analysregister

Överföring av personuppgifter från ett analysregister till en medlemsstat eller tredje man skall registeras i registret i fråga.

Europol skall, vid behov och senast när överföringen görs, i samarbete med den medlemsstat eller tredje man som lämnat uppgifterna granska deras riktighet och överensstämmelse med Europolkonventionen. Vid varje överföring skall, så långt det är möjligt, rättsliga avgöranden liksom beslut att inte åtala anges samt uppgifter som grundar sig på åsikter eller personliga värderingar granskas innan de överförs, i samarbete med den medlemsstat eller tredje man som lämnat uppgifterna, och deras grad av riktighet eller tillförlitlighet skall anges.

På begäran av den överförande medlemsstaten skall den mottagande medlemsstaten, om den nationella lagstiftningen i denna medlemsstat tillåter det, informera den överförande medlemsstaten om användningen av de överförda uppgifterna och om de resultat som därefter uppnåtts.

Om det föreligger restriktioner för användningen av uppgifter enligt artikel 17 i Europolkonventionen skall dessa registreras tillsammans med uppgifterna, och mottagarna av analysresultaten skall upplysas om detta.

Artikel 14 Kontrollförfaranden

Det skall säkerställas att datasäkerhetsbestämmelserna i artikel 25 i Europolkonventionen följs genom att det för Europols databehandling upprättas en säkerhetsplan, som fortlöpande skall uppdateras i enlighet med den förmodade säkerhetsrisken för Europol. Säkerhetsplanen skall godkännas av styrelsen.

Artikel 15 Användning och lagring av analysuppgifter och analysresultat

1. Alla personuppgifter och analysresultat som överförs från ett analysregister får endast användas i enlighet med ändamålet med registret eller för att bekämpa andra allvarliga former av brott och i enlighet med de eventuella restriktioner för användning som en medlemsstat har angett på grundval av artikel 17.2 i Europolkonventionen. Sådana uppgifter som anges i artikel 5.2 i dessa regler får endast överföras efter överenskommelse med den medlemsstat som tillhandahöll uppgifterna.

2. När ett analysregister avslutas skall alla uppgifter som ingår i registret lagras av Europol i ett separat register, som skall vara åtkomligt endast för extern eller intern kontroll. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 21.5 i Europolkonventionen skall sådana uppgifter inte bevaras mer än tre år efter att registret avslutats.

3. Resultaten från ett analysregister får lagras av Europol i elektronisk form under högst tre år efter det att registret i fråga avslutats, förutsatt att de lagras i ett separat register och att inga nya uppgifter tillförs. Efter denna period får resultaten endast lagras i pappersform.

4. För att kontrollera om åtkomst av personuppgifter från arbetsregistren för analysändamål är tillåten skall det automatiskt upprättas en rapport om minst var tionde åtkomst i enlighet med artikel 16 i Europolkonventionen.

Rapporten skall innehålla ett unikt referensnummer som gäller identifikation av användaren, datum och tid för åtkomst och den persons identitet om vilken data togs fram och visades samt det analysregister från vilket uppgifterna hämtades.

Rapporternas användning och utplåning skall ske i överensstämmelse med andra meningen i artikel 16 i Europolkonventionen och sådana bestämmelser som bygger på tredje meningen i den artikeln.

5. I instruktionen för att upprätta ett analysregister kan det fastställas att fler rapporter än de som anges i punkt 4 skall upprättas, eller att sådana rapporter skall innehålla mer uppgifter än vad som anges i punkt 4, med hänsyn till de bestämmelser som grundar sig på tredje meningen i artikel 16 i Europolkonventionen.

Artikel 16 Sammanförande av register

1. Om det framkommer att uppgifter i ett analysregister även kan vara av betydelse för andra analysregister skall följande förfaranden tillämpas:

a) Om ett fullständigt sammanförande av uppgifterna i två register föreslås, skall ett nytt register som innehåller alla uppgifter i båda registren upprättas i enlighet med artikel 12 i Europolkonventionen. Beslutet att sammanföra de båda registren skall fattas gemensamt av alla deltagarna i båda de ursprungliga registren. Deltagarna i vart och ett av de ursprungliga registren skall besluta om det registret skall avslutas eller ej.

b) Om alla eller vissa av uppgifterna i ett register är av betydelse för ett annat register, skall deltagarna i det första registret besluta om dessa uppgifter skall överföras till det andra registret eller ej. Om det i samband med överföringen blir nödvändigt att ändra instruktionen om att upprätta något av registren, skall en ny instruktion utfärdas för det registret i enlighet med artikel 12 i Europolkonventionen. Deltagarna i vart och ett av de ursprungliga registren skall också besluta om detta register skall avslutas eller ej.

2. I de fall som anges i punkt 1 skall tidsfristerna för översyn av de uppgifter som överförs från ett analysregister till ett annat inte påverkas av en sådan överföring.

Artikel 17 Nya tekniska hjälpmedel

Nya tekniska hjälpmedel för databehandling för analysändamål får införas endast om alla rimliga åtgärder vidtagits för att säkerställa att deras användning är förenlig med de regler om skydd för personuppgifter som gäller för Europol. I de fall där införandet av sådana tekniska hjälpmedel medför problem för tillämpningen av skyddsreglerna skall Europols direktör i förväg samråda med den gemensamma tillsynsmyndigheten.

KAPITEL IV

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 18 Ikraftträdande

Dessa regler träder i kraft den 1 januari 1999.

Inom tre år efter det att dessa regler trätt i kraft skall de utvärderas under överinseende av styrelsen.

Artikel 19 Översyn av reglerna

Eventuella förslag till ändring av dessa regler skall behandlas av styrelsen för att antas av rådet i enlighet med det förfarande som anges i artikel 10.1 i Europolkonventionen.

Utfärdad i Bryssel den 3 november 1998.

På rådets vägnar

B. PRAMMER

Ordförande

(1) EGT C 316, 27.11.1995, s. 1.