RAPPORT om årsredovisningen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (Lissabon) för det budgetår som avslutades den 31 december 1997, samt centrumets svar (98/C 406/08)

1.1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk i enlighet med artikel 11.11 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 (1).

1.2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk för det budgetår som avslutades den 31 december 1997. I enlighet med artikel 11.8 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen (2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 11.12 i rådets förordning (EEG) nr 302/93, ändrad genom artikel 1 i rådets förordning (EEG) nr 3294/94 (3). Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och revisionsnormer. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att avspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat räkenskapshandlingarna och har tillämpat de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten skaffat sig en rimlig grund för uttalandet nedan.

1.4. Iakttagelserna under punkterna 1.6, 1.7, 1.8, och 1.11 visar att praxis inte respekterar förordningarnas bestämmelser.

1.5. Bortsett från vad som sägs i punkt 1.4. har denna granskning gjort det möjligt för revisionsrätten att uppnå en rimlig säkerhet om att årsräkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna i sin helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1997 FÖR CENTRUMET FÖR KONTROLL AV NARKOTIKA OCH NARKOTIKAMISSBRUK

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

1.6. Budgeträkenskaperna förs med hjälp av en tabell (Excel) och inte med hjälp av ett särskilt program. Användningen av en tabell har redan kritiserats för de föregående budgetåren och ändringar har kunnat göras utan att detta har lämnat några spår (verifieringskedja). Sålunda har presentationen av budgetgenomförandet den 30 september 1997, som den kom till revisionsrättens kännedom i samband med en granskning på platsen i december 1997, ändrats i årsredovisningen i slutet av året. Man har ändrat och lagt till belopp eller tagit bort belopp direkt i stället för att vid ett senare datum bokföra rättelser av eventuella fel. Denna praxis strider mot den grundläggande principen om att inga ändringar får göras i bokföringen. Dessutom har centrumet ännu inte lämnat verifierande underlag för ifrågavarande ändringar.

1.7. Revisionsrättens rapport om centrumets årsredovisning för budgetåret 1996 (4) innefattade en reservation angående de arbeten med inredning av huvudkontoret som finansierats utanför budgeten, samt en reserv på 0,04 miljoner ecu som upptagits i budgeten och 0,1 miljoner ecu som fördelats på olika poster i balansräkningen. Då centrumet därefter inte presenterat några tillfredsställande underlag för saldona i deras helhet, kan den reservation som revisionsrätten gjort för årsredovisningen för budgetåret 1996 ännu inte hävas.

1.8. Vid budgetårets slut förekom ett belopp på 1,82 miljoner ecu på posten "överföringar på väg". Bankens debiteringsavier för en del av dessa betalningar omfattande ett totalt belopp på 0,36 miljoner ecu (varav 0,05 miljoner ecu redan hade skjutits upp i januari 1997) har inte uppvisats av centrumet vid tidpunkten för revisionsrättens granskningar. Avstämningarna av banksaldona genomförs inte på ett tillfredsställande sätt.

Avtal och Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (CCAM)

1.9. En viktig del av de avtal som granskats har slutits genom privat överenskommelse och efter selektivt anbudsförfarande. Centrumet borde i högre grad använda sig av öppet anbudsförfarande.

Förskott

1.10. Centrumet fortsätter att effektuera en stor del av sina utgifter som förskott trots de ansträngningar som gjorts under de föregående åren. Summan av de betalningar som gjorts som förskott uppgår till 36 %, eller 2,4 miljoner ecu av betalningarna för budgetåret (6,7 miljoner ecu). Regleringarna av förskottsbetalningarna skall åtföljas av en sammanfattning (som godkänts av utanordnaren och controllern) av de belopp som skall uppföras på varje budgetpost.

Huvudkontor

1.11. 1995 betalade den portugisiska regeringen ett bidrag på 0,61 miljoner ecu till centrumet för inredningen av dess huvudkontor. Detta bidrag har, liksom de bankräntor som det gett upphov till, helt och hållet utbetalats vid sidan av budgeten. Denna praxis, som inte överensstämmer med bestämmelserna i budgetförordningen, har redan kritiserats i revisionsrättens tidigare rapporter. På grund av att bidraget inte räcker för att täcka hela kostnaden för de utförda arbetena har centrumet vidare med hjälp av sina egna medel finansierat en del (0,2 miljoner ecu 1996 och 0,1 miljoner ecu 1997). Detta har också skett utanför budgeten. Centrumet har alltså effektuerat utgifter utanför budgeten på 0,3 miljoner ecu som inte underställts controllern för godkännande förrän vid den slutliga regleringen. Rådgivande kommittén för upphandling och avtal har bara avgett ett yttrande om valet av avtalsparter vid arbetets början 1995.

Övriga iakttagelser

1.12. Artikel 16 i budgetförordningen berör principen om åtskillnad mellan utanordnare och räkenskapsförare. Vid centrumet ansvarar bokföringsavdelningen för utarbetandet av förslag till åtagande av utgifter och betalningsorder. Förfarandena för internkontroll är otillräckliga och borde förstärkas särskilt för att undvika dubbla betalningar som konstaterats vid granskningen.

Artikel 13 i centrumets budgetförordning föreskriver att budgeten skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Detta har dock inte skett.

Saldona för momskonton i balansräkningen är inte korrekta. Uppföljningen av redovisningen är inte ändamålsenlig.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 5 november 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

Tabell 1 Balansräkning för budgetåren 1996 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

>Plats för tabell>

(1) EGT L 36, 12.2.1993, s. 6.

(2) Som föreskrivs i artikel 11.10 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 upprättades räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1997 den 16.4.1998 och överlämnades sedan till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 17.4.1998. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

(3) EGT L 341, 30.12.1994, s. 7.

(4) EGT C 393, 29.12.1997, s. 35.

(5) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar och lager med undantag för effektuerade kostnader i samband med inredningen (cirka 1 miljon ecu).

CENTRUMETS SVAR

Punkt 1.1 1.5

ECNN noterar revisionsrättens iakttagelser. Centrumet har vidtagit eller skall vidtaga nödvändiga åtgärder för att rätta till de sporadiska anomalier som revisionsrätten konstaterat (nedan återfinns utförliga svar på varje punkt) och gläder sig åt att årsräkenskaperna för budgetåret 1997 bedöms som tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna i sin helhet är lagliga och korrekta.

Punkt 1.6

Programvaran Excel har använts, eftersom det hittills har saknats ett lämpligt alternativ. Detta program är ett mycket praktiskt, ofta använt och ekonomiskt verktyg. ECNN har gått samman med Europeiska kommissionen och andra gemenskapsinrättningar för att utveckla en programvara för sina behov och hoppas att resultatet av detta initiativ, som det är beroende av, på sikt skall bli ett program som fungerar som önskat.

På grund av Excels konfigurering uppstod sju faktiska fel i bokföringen 1997 (på totalt flera tusen transaktioner som rör budgetens genomförande). Dessa sju fel rättades till för hand före budgetårets slut. ECNN har spårat felkällan, och alla förklaringar och motsvarande verifikationer kommer att ställas till revisionsrättens förfogande.

Det finns ändå anledning att påpeka att transaktionerna i den allmänna bokföringen utförs på den speciella programvaran Cubic, som omöjliggör den typ av ändringar eller rättelser som revisionsrätten nämner och därigenom garanterar bokföringsnoteringarnas oantastlighet.

Punkt 1.7

Denna punkt i revisionsrättens rapport åsyftar transaktioner som reglerades i slutet av 1996.

Verifikationerna ställdes till revisionsrättens förfogande 1997 och 1998. Revisionsrätten har medgett att den tack vare denna analys kunnat få klarhet i en del av ifrågavarande saldon. ECNN står till revisionsrättens förfogande för en grundligare undersökning av de resterande transaktioner, som revisionsrätten eventuellt anser behöver förtydligas ytterligare.

Punkt 1.8

Debiteringsavier kan inte förekomma förrän motsvarande betalningskrav har företetts av betalningsmottagarna. Det stämmer att det den 31 december 1997 fanns ett saldo på 89 "överföringar på väg", som ännu inte var reglerade (därav 69 inom ramen för förskottskontot), för ett totalt belopp på 362 736 ecu. Merparten av dessa transaktioner hade redan avslutats den 30 september 1998 och ECNN förbinder sig att reglera alla före den 31 december 1998. Banksaldona stäms av varje månad och kontrolleras i vederbörlig ordning. Motsvarande handlingar kommer att stå till revisionsrättens förfogande.

Punkt 1.9

Under 1997 har ECNN slutit totalt 47 avtal, varav 28 genom anbudsinfordran (60 % av det totala antalet), 17 genom privata avtal (36 % av det totala antalet), och 2 genom en direkt beställning till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer (4 % av det totala antalet) varvid centrumet utnyttjade byråns ramavtal. Resultaten kan fortfarande förbättras men det bör noteras att ECNN under tiden har vidtagit flera åtgärder (infordran av intresseanmälningar, reklam etc.) för att försöka bredda en marknad som i sig är mycket begränsad, bland annat på grund av sin höga tekniska specialisering, och följaktligen inte skulle kunna assimileras på en handelsmarknad av traditionellt snitt.

Punkt 1.10

Revisionsrätten påpekar med rätta att de belopp som betalats via förskottskontot uppgick till 36 % av utbetalningarna under budgetåret 1997, vilket kan förefalla mycket, men icke desto mindre innebär en minskning i förhållande till föregående budgetår. Som exempel kan nämnas att lönerna från och med 1997 inte längre betalas ut via förskottskontot, trots att förordningen medger det. ECNN kommer att sträva efter att följa denna tendens i framtiden.

Punkt 1.11

Revisionsrätten tar i denna punkt åter upp en iakttagelse från rapporten om budgetåret 1996. ECNN har redan i sitt svar på revisionsrättens rapport från föregående år medgett att det skulle ha varit korrektare att införliva dessa utgifter i budgeten.

ECNN:s styrelse accepterade vid sitt sammanträde den 29 och 30 juni 1995 den portugisiska regeringens bidrag och bestämde att dessa summor skulle utnyttjas.

Styrekonomen gav på förhand sitt samtycke till att dessa summor inte skulle tas upp i budgeten och gav i efterhand sitt samtycke till regleringen av utgifterna. Det stämmer att rådgivande kommittén för upphandling och avtal har avgett ett positivt yttrande om valet av den avtalspartner som skulle utföra arbetena.

ECNN har accepterat och antagit revisionsrättens rekommendation att se till att alla transaktioner, även exceptionella sådana, som den ovan nämnda, fortsättningsvis skall bokföras på de budgetposter som speciellt skapats för detta ändamål.

Punkt 1.12

Till följd av de iakttagelser som revisionsrätten gjorde på denna punkt i sin föregående rapport vidtog ECNN redan i början av 1997 alla nödvändiga åtgärder för att garantera åtskillnad mellan olika funktioner. Öppna och effektiva interna förfaranden för budget och ekonomi har införts. Detta samlade grepp godkändes till sist av styrelsen och fungerar till fullo, men det bör noteras att denna åtgärd, som nödvändiggör en dubblering av funktioner och personalrekryteringar, av styrelsen har underordnats motsvarande beslut och deras verkställighet (tidsramar för nyrekrytering).

Revisionsrätten konstaterar några få fall av dubbla betalningar, bl.a. till kontaktpunkterna. Dessa fall, som bottnar i en av styrekonomen önskad ändring i utformningen av betalningskraven upptäcktes omedelbart av ECNN:s interna styrekonom och reglerades genom att dessa belopp senare drogs av från de summor som skulle utbetalats till de nationella kontaktpunkterna. Då kontrollen ägde rum var saken redan till fullo åtgärdad.

För att minska de orimligt höga kostnaderna för offentliggörandet av budgeten i EGT, skall samordning ske med sex andra gemenskapsinrättningar.

Iakttagelsen om att saldona för momskonton inte är korrekta bottnar i ett konteringsfel. Detta rättades till så snart det upptäcktes och inverkar följaktligen inte på saldona för momskonton i balansräkningen för budgetåret 1997.