Europaparlamentets beslut

av den 4 april 2001

om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 1999 - Avsnitt I - Europaparlamentet/Bilaga: Ombudsmannen

(2001/446/EG)

EUROPAPARLAMENTET HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av arbetsordningen, särskilt artikel 184.3,

med beaktande av artikel 77 i budgetförordningen och artikel 13 i de interna bestämmelserna för genomförandet av Europaparlamentets budget,

med beaktande av inkomst- och utgiftsredovisningen för budgetåret 1999 (SEK(2000) 539 - C5-0312/2000),

med beaktande av det avtal om administrativt samarbete som ingicks mellan Europaparlamentet och Europeiska ombudsmannen den 22 september 1995 och förlängdes den 7 december 1999,

med beaktande av revisionsrättens årsrapport för budgetåret 1999 och institutionernas svar (C5-0617/2000)(1),

med beaktande av revisionsrättens försäkran i enlighet med artikel 248 i EG-fördraget (C5-0617/2000) om räkenskapernas tillförlitlighet och om de underliggande transaktionernas laglighet och formella riktighet,

med beaktande av sitt beslut av den 6 juli 2000(2) om ansvarsfrihet för kommissionen för genomförandet av allmän budget för budgetåret 1998 - Avsnitt I - Europaparlamentet/Bilaga: Ombudsmannen, särskilt punkt 3 i vilken det uppdras åt budgetkontrollutskottet att i samband med beviljandet av ansvarsfrihet för 1999 ta upp frågor i anslutning till parlamentets anbudsförfaranden, fastighetspolitik, personalpolitik och egendomsinventering,

med beaktande av budgetkontrollutskottets betänkande (A5-0099/2001).

Europaparlamentet

1. konstaterar att Europaparlamentets räkenskaper för budgetåret 1999 avslutats på basis av följande sifferuppgifter:

>Plats för tabell>

Genomförande av budgeten

2. konstaterar en förbättring i samband med genomförandet av budgeten, som framgår av följande:

- en hög utnyttjandegrad av disponibla anslag under räkenskapsåret 1999 (98,97 %),

- en ansenlig ökning av användningen av automatiskt överförda anslag från 1998 (91,96 % mot 79,80 % från 1997 till 1998),

- ett totalt utnyttjande av de icke automatiskt överförda anslagen från samma räkenskapsår,

Pesonalpolitik

3. ger fortsättningsvis hög prioritet åt kontinuerlig och systematisk vidareutbildning av utanordnare och överlag av alla som arbetar med förvaltning av anslag, detta i syfte att ytterligare förbättra genomförandet av parlamentets budget; välkomnar samtidigt de åtgärder som vidtagits hittills (informationsseminarier, cirkulär om rigorös efterlevnad av bestämmelserna i budgetförordningen etc.), anser dock att en upprepning av försummelser, som till exempel underlåtelse att för styrekonomen för godkännande lägga fram förslag om utgifter, talar för en utvidgning av denna vidareutbildning,

4. konstaterar att parlamentet, i enlighet med punkt 14 i sitt beslut av den 7 oktober 1998 om beviljande av ansvarsfrihet för budgetåret 1996 - Avsnitt I - Europaparlamentet/Bilaga: Ombudsmannen(3) om behovet av att regelbundet ordna uttagningsprov för personal med datorkunskap och/eller med kvalifikationer i bokföring och revision, tillsammans med andra institutioner har organiserat ett antal sådana uttagningsprov (EUR/A/154, EUR/B/164),

5. konstaterar att generalsekreteraren inför presidiets sammanträde i april kommer att överlämna en rapport om personalpolitik inklusive åtgärder för rörlighet för de anställda; uppmanar presidiet att i parlamentets politik för rörlighet för de anställda införa element av flexibilitet, kvalifikationer och prestationer, i syfte att främja effektivitetsmålet,

6. uttrycker sin tillfredsställelse över tendensen att minska antalet tjänsteresor och kostnaderna för dessa mellan parlamentets tre arbetsorter, i synnerhet mellan Luxemburg och Bryssel:

>Plats för tabell>

Parlamentet understöder alla åtgärder för en rationell organisering av institutionens tjänster (till exempel det avtal som nyligen ingicks mellan Luxemburgs regering och parlamentet om att flytta 99 tjänster från Luxemburg till Bryssel) som bidrar till färre tjänsteresor; understryker i samband med detta att alla tjänster som direkt relaterar till parlamentsledamöternas verksamhet (GD 2, GD 3, tolkar, vaktmästare, chaufförer etc.) bör ha sitt säte på den ort där verksamheten ifråga försiggår; uttrycker sin tillfredsställelse över försöken att begränsa parlamentets driftskostnader, inklusive utgifterna för tjänsteresor, men anser att detta inte får gå så långt att kvaliteten på det arbete som utförs vid parlamentet sätts på spel; begär att man undersöker möjligheten att utvidga användandet av telekonferenser i samarbetet mellan personal i Luxemburg och Bryssel, i syfte att i mån av möjlighet minska resandet och de kostnader som detta medför,

7. hänvisar till presidiets beslut av den 11 december 2000, som preciserar villkor och fastställer motiveringsgrunder för tjänsteresor "utom tjänsteförteckningen"; konstaterar även att presidiet den 12 mars 2001 fattade ett liknande beslut om tjänsteresor "inom tjänsteförteckningen" som skall genomföras av generalsekreteraren i samråd med personalkommittén; uppdrar åt generalsekreteraren att redogöra för hur det nya systemet fungerar ett år efter det att det tagits i bruk,

8. uttrycker sin tillfredsställelse över de kompletterande åtgärder som vidtagits i syfte att fastställa att en tjänsteman verkligen inrättat sig på sin stationeringsort innan han eller hon beviljas utlandstillägg; kräver en systematisk kontroll av att dessa åtgärder tillämpas strängt jämte en regelbunden kontroll av att villkoren för utbetalningen av detta tillägg faktiskt uppfylls; begär dessutom upplysningar om huruvida samma enhetliga politik vad gäller detta tillämpas av Europeiska unionens alla institutioner och rådgivande organ,

9. framhåller att revisionsrätten i sitt meddelande om besluten om att avvisa nekandet av godkännande från institutionernas styrekonomers sida 1999, i enlighet med artikel 39, tredje stycket i budgetförordningen, för parlamentets vidkommande kommenterar dessa tillfällen under punkt 99/7 och 99/9, utan att överhuvudtaget beakta de argument som låg till grund för presidiets beslut om att avvisa nekandena till godkännande; noterar att OLAF ombetts undersöka saken och att man inväntar resultaten av denna undersökning,

10. konstaterar att parlamentet, tillsammans med de övriga institutionerna, har fastställt klara villkor för definiering av pensionerade tjänstemäns bosättningsort; kräver att administrationen utför en sträng och regelbunden kontroll av hur dessa villkor uppfylls; uppmanar administrationen att kräva tillförlitlig dokumentation som styrker uppgifterna, att kräva återbetalning av medel i sådana fall där utbetalningar skett på basis av uppgifter som visat sig falska och att vid behov tillämpa disciplinära förfaranden i enlighet med artikel 86 och bilaga IX i tjänsteföreskrifterna,

11. upprepar sitt krav i punkt 9 i sitt beslut av den 23 maj 1996(4) om beviljandet av ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för budgetåret 1994, om att rekryteringsbasen för extraanställd personal skall vara så stor som möjligt; förväntar sig att generalsekreteraren senast den 1 juli 2001 lägger fram en rapport om på vilket sätt detta krav från parlamentet beaktats och vilka kriterier och förfaranden som styrt urvalet av denna typ av personal,

Tilldelning av kontrakt

12. noterar att det, enligt rapporten för 1999 från den rådgivande kommittén för upphandling och avtal (ACPC), finns en tendens att i samband med tilldelning av kontrakt oftare använda sig av konkurrensutsatt anbudsinfordran än av kontrakt som ingåtts efter förhandlingar eller av direkt tilldelning av kontrakt:

- offentlig upphandling (1998:99 (27,5 %), 1999:107 (33 %),

- upphandling med begränsad öppenhet (1998:82 (22,5 %), 1999:64 (19,7 %),

- direkt tilldelning av kontrakt/förhandlingsförfaranden (1998:181 (50 %), 1999:153 (47,35 %);

konstaterar att minskningen av antalet kontrakt som tilldelats genom direkt tilldelning eller genom förhandlingsförfaranden i jämförelse med 1999 fortfarande inte är tillfredsställande, och att parlamentet inte förrän i sin ovannämnda resolution av den 6 juli 2000 tog ställning till frågan; noterar generalsekreterarens uttalande om att antalet direkttilldelade kontrakt år 2000 halverats i jämförelse med 1998; räknar med att konkurrensutsatt anbudsinfordran skall bli normal praxis i mån av möjlighet, och att upphandling med begränsad öppenhet och kontrakt som ingås genom direkt tilldelning av kontrakt/förhandlingsförfaranden endast skall tillämpas under särskilda omständigheter som definieras i budgetförordningen, med den oberoende expertkommittens anmärkningar i gott minne(5),

13. påminner om att parlamentet i sin resolution av den 13 april 2000 om uppskjutande av beviljande av ansvarsfrihet för genomförandet av den allmänna budgeten för budgetåret 1998 - Asvnitt I - Europaparlamentet/Bilaga: Ombudsmannen(6) bad revisionsrätten att utarbeta en särskild rapport om hur tilldelningen av avtal om bevakning av parlamentets byggnader skall gå till och hur man skall kontrollera att avtalen är ekonomiskt effektiva; noterar revisionsrättens meddelande av den 27 oktober 2000 om beslutet i parlamentets presidium under budgetåret 1999 om att upphäva styrekonomens beslut att neka godkännande, där revisionsrätten aviserat att den tänker följa upp denna fråga inom ramen för arbetet med granskningen av 2000 års budget,

14. förväntar sig att generalsekreteraren kommer att uppfylla sitt åtagande om att översända kvartalsrapporter till budgetkontrollutskottet från den rådgivande kommittén för upphandling och avtal, en princip som infördes 2001, av vilka alla kontrakt som slutits och upphandlingar som förverkligats framgår, med omnämnande av de förfaranden som följts i varje enskilt fall,

15. påminner om i punkt 5 i sin ovannämnda resolution av den 6 juli 2000 om beviljande av ansvarsfrihet för budgetåret 1998, i vilken alla institutioner uppmanas att se till att deras årliga inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning innehåller jämförbar statistik vad tilldelningen av kontrakt beträffar; kräver att denna regel om tillhandahållande av uppgifter skall gälla från och med budgetåret 2000,

Fastighetspolitik

16. noterar att revisionsrätten den 13 juli 2000, i det yttrande den ombetts lägga fram(7), konstaterar att:

- den delvis godkänt parlamentets synpunkt om att direkt finansiering i samband med fastighetsköp inte strider mot bestämmelserna i fördraget, och att

- den gällande budgetförordningen varken uttryckligen förbjuder eller uttryckligen tillåter indirekt finansiering,

17. understryker att kommissionens förslag om en genomgripande översyn av budgetförordningen uttryckligen erbjuder en möjlighet till direkt finansiering av EU-institutionernas fastighetspolitik, något som revisionsrätten upprepade gånger har föreslagit,

18. upprepar ännu en gång sin principiella ståndpunkt till förmån för direkt finansiering av fastighetsutgifterna, i detta även inbegripet köpet av Louise Weiss-byggnaden, och uppmanar, i väntan på en översyn av budgetförordningen, rådet att på nytt se över sin egen ståndpunkt i denna fråga,

19. anser det oacceptabelt att de slutgiltiga kostnaderna för Louise Weiss-byggnaden i Strasbourg, som parlamentet använt sedan 1999, fortfarande inte slagits fast och sannolikt inte kommer att kunna fastslås i en nära framtid; förväntar sig av de behöriga politiska och administrativa instanserna inom institutionen att de utan dröjsmål kräver att avtalsparterna axlar sitt ansvar i syfte att så snabbt som möjligt lösa detta problem, ett problem med uppenbara budgetkonsekvenser,

20. understryker på nytt behovet av att i största möjliga utsträckning utesluta ytterligare logistiska hinder i samband med parlamentets framtida fastighetsbehov till följd av den förestående utvidgningen; betonar också på nytt att varje framtida beslut på fastighetspolitikens område måste vägledas av funktionalitetsprincipen och principen om ett optimalt utnyttjande av finansiella resurser; betonar vidare att funktionalitetsprincipen inte enbart handlar om att koncentrera parlamentets tjänsteenheter på de enskilda arbetsorterna, utan också om att föra samman de olika byggnaderna på respektive arbetsort,

Inventering av parlamentets egendom

21. beklagar att den första genomförandefasen (1 december 1999-31 maj 2000) av det nya systemet för inventering och förvaltning av parlamentets egendom som kallas ELS (och som redan används vid revisionsrätten) inte alls motsvarade förväntningarna, trots vissa förbättringar i förhållande till IMMO, det tidigare systemet; påminner om att generalsekreteraren i samband med förfarandet för ansvarsbeviljande 1998 medgav detta och förband sig att underrätta budgetkontrollutskottet om systemets effektivitet under dess första genomförandeår inom ramen för räkenskapernas avslutning 2000; noterar generalsekreterarens rapport av den 22 februari 2001, av vilken det framgår att en förbättring kunnat konstateras genom systematisk användning av ELS, och i vilken de steg som fortfarande återstår att ta, fram för allt under de närmaste sex månaderna, understryks; betonar att det även i fortsättningen noggrant kommer att bevaka frågan om inventeringen av parlamentets egendom,

Personalmatsalar, barer, restauranger och butiker (CBRS-sektorn)

22. kräver att det, inför första behandlingen av budgetförslaget 2002, utarbetas en rapport om förvaltningen av förskottskonton med särskild hänvisning till CBRS-sektorn (samt informationskontoren) och de åtgärder som vidtagits för att undvika en upprepning av tidigare problem på detta område,

23. kräver att politiken att minska stöden till CBRS-sektorn ses över på basis av de faktiska uppgifter som framkommit under de senaste åren,

Politiska grupper

24. framhåller att parlamentet, som en reaktion på anmärkningarna från revisionsrätten beträffande finansieringen av politiska grupper, har skapat en ny budgetpost (3 7 0 1), och att presidiet den 13 december 2000 godkände bestämmelser för hur anslag inom denna skall användas,

25. beklagar det faktum att revisionsrätten inte utförde någon granskning av de politiska gruppernas utgifter under 1999, då de senaste valen till Europaparlamentet hölls; påminner revisionsrätten om sin ståndpunkt uttalad i sin ovannämnda resolution av den 13 april 2000 om att revisionsrätten vartannat år bör granska de politiska gruppernas finanser och uppmanar den att, om det är nödvändigt, ägna alla upptänkliga extra resurser åt en granskning av de medel som de politiska grupperna använt under år då val till Europaparlamentet hållits,

Frågan om ledamöternas kassa

26. konstaterar att det förfarande som anges i artikel 22 i tjänsteföreskrifterna har inletts och befinner sig i ett förberedande skede där syftet är att klargöra vem som bär ansvaret för skillnaden på 4136125 belgiska franc mellan det belopp som faktiskt fanns i kassan och de motsvarande räkenskaperna för 1982,

Uppskattning av de mänskliga och finansiella resurser som reserveras för utövandet av parlamentets institutionella och politiska funktion

27. anser att den årliga bedömningen av användningen av disponibla medel, förutom de medel som avser fastighetspolitiken, i huvudsak bör fokuseras på de tjänster som direkt hör samman med parlamentets institutionella befogenheter; betonar i detta sammanhang de lagstiftningsbefogenheter som fördraget tillhandahåller, och de nya perspektiv som Nice-fördraget, vars ratificering pågår, öppnar,

28. noterar de åtgärder som vidtagits för att de administrativa strukturerna och de tjänster som tillhandahålls skall svara mot parlamentets institutionella och politiska prioriteringar, och betonar behovet av ytterligare stöd till programmen för yrkesmässig vidareutbildning,

29. anser att dessa åtgärder - och eventuella kompletterande åtgärder med samma inriktning - bör ge jämförbara kvantitativa och kvalitativa resultat som hänför sig till parlamentets bidrag till utformandet och förverkligandet av Europeiska unionens lagstiftningsarbete,

30. understryker att "bilden" av parlamentet återspeglas i kvaliteten hos de texter som produceras, vilka emellertid är resultat av interna processer som innebär samarbete mellan flera olika tjänster,

31. anser därför att metoden för att mäta parlamentets inflytande på Europeiska unionens lagstiftningsarbete inte bara får begränsas till primära statistiska uppgifter (t.ex. antalet ändringsförslag godkända i kammaren), utan också bör utvidgas till en bearbetning av dessa uppgifter; detta för att påskynda en mer specialiserad och strukturerad bedömning av parlamentets lagstiftningsarbete,

Informationspolitik

32. anser att detta kvalitativa sätt att närma sig lagstiftningsarbetet på också bör beaktas i den politik som förs i anslutning till programmet för besökare; betonar särskilt behovet av att registrera och utvärdera de förstahandsupplysningar om allmänhetens intressen i anslutning till Europeiska unionen som parlamentet kan erhålla från besökande grupper; begär att en rapport om vilka åtgärder som bör vidtas med avseende på detta inlämnas före första behandlingen av budgetförslaget för 2002,

33. kräver att en särskild arbetsgrupp sammansatt av ansvariga vice ordförande och respektive föredragande i de behöriga utskotten bildas för att undersöka hur effektivt parlamentets medel för informationspolitik används, i synnerhet inom medlemsstaterna, och om det är nödvändigt, lägga fram förslag om nya prioriteringar,

Övrigt

34. uttrycker sin tillfredsställelse över hur frågan om inköp av en andra dator till ledamöternas kontor(8) har avgjorts,

35. påminner om punkt 24 i sin resolution av den 19 januari 2000(9) och punkt 27 i sin resolution av den 16 januari 2001(10) genom vilka det gav parlamentets generalsekreterare i uppdrag att lägga fram förslag för inrättande av ett säkert arkiv; konstaterar att förslagen antogs av presidiet den 14 februari 2001; uppmanar generalsekreteraren att genomföra presidiets beslut utan dröjsmål och på så sätt säkerställa faciliteter i Bryssel och Strasbourg; understryker att säkra transportfaciliteter är en nödvändig förutsättning för det nya systemet,

36. påminner om punkt 24 i sin resolution av den 13 december 2000(11) om en reformering av förfaranden och institutioner som rör kontrollen av budgeten, där presidiet fick i uppdrag att före den 1 januari 2002 inrätta full verksamhet vid en intern revisionstjänst; uppmanar generalsekreteraren att före den 1 juli 2001 informera budgetkontrollutskottet om framsteg som gjorts i anslutning till verkställandet av detta uppdrag,

37. ställer sig positivt till Euroscola-programmet och ser det som ett sätt att föra parlamentet närmare de väljare som det företräder, men efterlyser information om hur programmet förvaltas, de olika delarna i programmet, de skolor som valts ut och tidsplanerna för besöken; påminner om punkt 18 i Europaparlamentets resolution av den 26 oktober 2000 om förslaget till Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2001(12), där man beslutade att öka anslagen för detta program,

38. kräver att dokument som hänför sig till delegationssammanträden, som en allmän regel, skall tryckas på den plats där dessa sammanträden hålls (Bryssel), detta för att garantera att delegationsmedlemmarna erhåller dessa dokument i tid,

39. anser att uppföljning av beslutet om beviljande av ansvarsfrihet alltid skall genomföras inom ramen för en kontinuerlig dialog mellan parlamentets behöriga myndigheter och budgetkontrollutskottet som skall företrädas av den föredragande av beviljande av ansvarsfriheten och parlamentets ansvariga ledamot för administrativa utgifter,

Ombudsmannen

40. konstaterar att ombudsmannen på uppmaning av parlamentet, som ett led i budgetförfarandet för 1999, har utarbetat en plan för omstrukturering av sitt sekretariat i syfte att gradvis omvandla flertalet av de temporära tjänsterna till fasta tjänster och att skilja de administrativa och juridiska tjänsterna från varandra; förväntar sig att de fasta tjänster som på detta sätt inrättas kommer att besättas i enlighet med artikel 29 i tjänsteföreskrifterna,

41. understryker behovet av att undvika att en så stor del av de disponibla anslagen förfaller som under 1999:

- anslag 1999: 14,46 % (1998: 8,8 %),

- automatiskt överförda anslag från 1998: 38,09 % (från 1997 till 1998: 36,0 %);

uppmanar ombudsmannen att förbättra utnyttjandet av de anslag som budgetmyndigheten ställer till hans förfogande.

42. beviljar generalsekreteraren ansvarsfrihet med avseende på genomförandet av budgeten för budgetåret 1999,

43. beviljar räkenskapsföraren ansvarsfrihet för budgetåret 1999,

44. uppdrar åt talmannen att översända detta beslut till kommissionen, rådet, EG-domstolen, revisionsrätten och Europeiska ombudsmannen samt att offentliggöra det i Europeiska gemenskapernas officiella tidning (L-serien).

Generalsekreterare

Julian Priestley

Ordförande

Nicole Fontaine

(1) EGT C 342, 1.12.2000.

(2) EGT L 234, 16.9.2000, s. 20.

(3) EGT C 328, 26.10.1998, s. 111.

(4) EGT C 166, 10.6.1996, s. 189.

(5) Andra rapporten - Kapitel 2 "Förvaltningen", särskilt punkterna 2.2.23 och 2.2.26.

(6) EGT C 40, 7.2.2001, s. 398.

(7) Se punkt 11 i ovannämnda resolution av den 13 april 2000.

(8) Se punkt 28 i ovannämnda resolution av den 13 april 2000.

(9) Europaparlamentets resolution innehållande de iakttagelser som ingår i beslutet att bevilja kommissionen ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 1997 (EGT L 45, 17.2.2000, s. 37).

(10) Europaparlamentets resolution om kommissionens rapport om åtgärder som vidtagits till följd av iakttagelserna i Europaparlamentets resolution om ansvarsfrihet för 1997 (Texter antagna under sammanträdet, punkt 6).

(11) "Texter antagna under sammanträdet", punkt 15.

(12) "Texter antagna under sammanträdet", punkt 2.