Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut

av den 20 juli 2000

om organisation och drift av Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer

(2000/459/EG, EKSG, Euratom)

EUROPAPARLAMENTET,

RÅDET,

KOMMISSIONEN,

DOMSTOLEN,

REVISIONSRÄTTEN,

EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN

OCH REGIONKOMMITTÉN HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Fördraget om Europeiska unionen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska unionen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, och

av följande skäl:

(1) I artikel 8 av beslutet av företrädarna för medlemsstaternas regeringar om lokaliseringen tills vidare av vissa av gemenskapernas institutioner och avdelningar av den 8 april 1965(1) föreskrevs att en byrå för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer (nedan kallad byrån) skulle inrättas i Luxemburg. Denna bestämmelse genomfördes genom beslut 69/13/Euratom, EKSG, EEG(2) och ändrades genom beslut 80/443/EEG, Euratom, EKSG(3).

(2) Budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(4), senast ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2779/98(5), innehåller särskilda bestämmelser om byråns drift.

(3) Byråns regelverk måste ändras av hänsyn till förändrad praxis i fråga om tillsättningsmyndighetens behörighetsområden.

(4) Den betydande tekniska utveckling som har ägt rum på utgivningsområdet måste tas i beaktande för byråns drift.

(5) Kraftiga ändringar har gjorts i beslut 69/13/Euratom, EKSG, EEG. I samband med de nuvarande ändringarna är det lämpligt att kodifiera beslutet för klarhetens skull.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer (nedan kallad byrån) har under Europeiska gemenskapernas institutioners ansvar till uppgift att på bästa möjliga tekniska och ekonomiska villkor ge ut institutionernas och deras avdelningars publikationer.

Artikel 2

I detta beslut används följande definitioner med de betydelser som här anges:

1. utgivning: produktion och spridning av publikationer i alla former och utformningar och med alla metoder som är tillgängliga nu och i framtiden.

2. institutionerna: Europaparlamentet, rådet, kommissionen, domstolen, revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén.

3. organisationer och organ: organisationer och organ som har inrättats genom fördragen eller på grundval av dem.

Artikel 3

1. Byrån skall utföra eller låta utföra följande uppgifter:

a) Utgivning av Europeiska gemenskapernas officiella tidning (nedan kallad EGT).

b) Utgivning av andra publikationer från Europeiska gemenskapernas institutioner eller deras avdelningar, utan att det påverkar punkterna 2 och 3.

c) Utgivning av publikationer från organisationer och organ som så begär.

2. Interna dokument kan framställas och spridas av varje institution.

3. Institutionerna, organisationerna och organen kan i undantagsfall själva ge ut publikationer utan byråns medverkan, om denna skulle medföra en avsevärd ökning av kostnaden eller om byrån av tekniska skäl inte förmår tillmötesgå krav på att en publikation skall produceras och spridas mycket snabbt. De skall i sådana fall snarast underrätta förvaltningskommittén om detta.

4. I byråns uppgifter ingår bland annat följande:

a) Insamling av de dokument som skall ges ut.

b) Förberedelse och kontroll av texter och andra element, varvid uppdragsgivarens anvisningar skall följas.

c) Kontraktering av leverantörer.

d) Tryckning av brådskande dokument eller begränsade upplagor.

e) Övervakning av arbetets utförande.

f) Kvalitetskontroll.

g) Ekonomisk kontroll av kontrakt med leverantörer.

h) Besiktning av publikationernas kvalitet och kvantitet.

i) Redovisningskontroll, bland annat utfärdande av betalningsorder och intyg enligt budgetförordningen.

j) Katalogisering och arkivering av publikationerna.

k) Administration av försäljningen.

l) Distribution av publikationerna.

Byrån skall vidare ge institutionerna, organisationerna och organen alla tekniska, ekonomiska och kommersiella anvisningar som de behöver för sina utgivningsprojekt och hjälpa dem att ta fram ramavtal.

5. Varje beslut om utgivning skall fattas av institutionen, organisationen eller organet självt.

Artikel 4

1. En förvaltningskommitté för byrån skall inrättas. Varje institution skall ha en röst i denna.

2. Förvaltningskommittén kallas till sammanträde av sin ordförande eller på begäran av en institution. Den skall ha minst ett sammanträde varje halvår.

3. Förvaltningskommitténs beslut skall fattas med enkel majoritet, om inte annat är bestämt. Om förvaltningskommittén skall fatta ett beslut som särskilt gäller utgivningen av ett dokument från en av institutionerna måste denna majoritet dock, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 3.5, innefatta den berörda institutionens röst.

Artikel 5

1. Förvaltningskommittén skall i institutionernas gemensamma intresse göra följande:

a) Den skall genom enhälligt beslut fastställa regler för byråns drift.

b) Den skall genom enhälligt beslut fastställa riktlinjer för den allmänna försäljningspolitiken och för gratisdistribution.

c) Den skall, för institutionerna, organisationerna och organen framlägga förslag som kan göra att byrån fungerar bättre.

d) Den skall inom ramen för budgetförfarandet upprätta en beräkning av det kommande årets inkomster och utgifter på grundval av ett förslag från direktören och överlämna denna till kommissionen så att den kan ingå i kommissionens beräkning av inkomster och utgifter. I samband härmed skall den för kommissionen föreslå de ändringar den anser nödvändiga att göra i tjänsteförteckningen.

e) Den skall besluta om andra tjänster som byrån kan utföra åt institutionerna, organisationerna och organen och vilka avgifter som skall tas ut för dessa.

f) Den skall besluta vilka tjänster byrån kan lägga ut på underentreprenad.

g) Den skall på grundval av direktörens förslag upprätta en årlig förvaltningsrapport, som med utgångspunkt i en räkenskapsanalys bland annat tar upp alla inkomst- och utgiftsposter i samband med byråns arbete. Den skall sända rapporten om det föregående budgetåret till institutionerna före den 1 maj varje år.

h) Den skall delta vid utnämningen av vissa tjänstemän på det sätt som anges i artikel 6.

2. När det gäller EGT skall förvaltningskommitténs befogenheter omfatta följande:

a) Den skall se till att den behöriga instansen vid varje institution fattar de principbeslut som skall tillämpas gemensamt av de institutioner som använder sig av EGT och övervaka att de antagna besluten genomförs.

b) Den skall framlägga alla förslag om förbättring av EGT:s uppbyggnad och disposition.

c) Den skall lägga fram förslag till institutionerna om harmonisering av utformningen av de texter som skall ges ut.

d) Den skall undersöka de svårigheter som kan uppkomma under pågående arbete i samband med utgivningen av EGT, utfärda nödvändiga instruktioner inom byrån och framlägga lämpliga rekommendationer till institutionerna för att lösa sådana svårigheter.

e) Den skall enhälligt besluta om och under vilka villkor texter som inte härrör från institutionerna kan publiceras i EGT. Denna bestämmelse skall emellertid inte tillämpas på texter som offentliggörs enligt gemenskapens lagstiftning.

f) Den kan enligt artikel 133 i budgetförordningen begära att kommissionen öppnar ett bankkonto för förvaltning av ett driftkapital, med vilket byrån kan betala leveransuppdrag som är nödvändiga för utgivningen av EGT.

3. Förvaltningskommittén skall enhälligt anta sin arbetsordning efter att ha framlagt den för institutionerna. Den skall utse en ordförande inom sig.

Artikel 6

1. Kommissionen skall utöva tillsättningsmyndighetens befogenheter när det gäller tjänstemän och andra anställda i graderna A 1, A 2, A 3 och LA 3 enligt följande villkor.

Kommissionen skall tillsätta eller befordra personal i graderna A 1, A 2, A 3 och LA 3 först efter tillstyrkande från förvaltningskommittén. När det gäller tjänstemän i grad A 1 och A 2 måste ett sådant tillstyrkande vara enhälligt.

Sådana förfaranden som föregår tillsättningen av tjänstemän eller andra anställda i graderna A 1, A 2, A 3 och LA 3 (utlysning av lediga tjänster, genomgång av ansökningar, utnämning av uttagningskommittéer) skall ske i nära samarbete med förvaltningskommittén.

2. Kommissionen skall utöva tillsättningsmyndighetens befogenheter när det gäller andra tjänstemän och anställda än de som avses i punkt 1. Kommissionen kan delegera dessa befogenheter till byråns direktör.

Kommissionen eller byråns direktör, om tillsättningsmyndighetens befogenheter delegerats till honom, skall i förväg informera förvaltningskommittén om varje tillsättning, avtalsundertecknande, befordran eller disciplinåtgärd som gäller andra tjänstemän och anställda än de som avses i punkt 1. Om kommissionen inte har delegerat dessa befogenheter till byråns direktör i fråga om dessa tjänstemän och anställda skall dessa uppgifter utföras av kommissionen på direktörens förslag.

3. De administrativa förfarandena i samband med de tjänsteåtgärder som avses i punkt 1 och 2 och den löpande personaladministrationen, särskilt vad beträffar pensioner, sjukförsäkring, arbetsskador, löner och ledighet, skall utföras enligt samma villkor som de som gäller för kommissionens personal med anställning i Luxemburg.

4. Lediga tjänster vid byrån skall tillkännages i god tid för tjänstemännen i alla gemenskapens institutioner.

Artikel 7

1. Byråns anslag skall i sin helhet uppföras på en särskild budgetpost inom det avsnitt av budgeten som avser kommissionen och redovisas specificerat i en bilaga till detta avsnitt.

Bilagan skall utformas som en inkomst- och utgiftsredovisning med samma uppdelningar som budgetens avsnitt.

2. Byråns personal skall upptas i en bilaga till kommissionens tjänsteförteckning.

3. Varje institution, organisation och organ skall fungera som utanordnare av anslagen för publikationsutgifter i sin budget. Kostnaden för gratisdistribution av publikationer skall bäras av berörd institution, organisation eller organ. Förvaltningskommittén skall fastställa förfaranden för räkenskapssamarbete mellan byrån och institutionerna, organisationerna och organen.

4. Byråns avgiftsbelagda tjänster skall faktureras på det sätt som fastställs av förvaltningskommittén. Vid budgetårets slut skall förvaltningskommittén meddela budgetmyndigheten hur de sålunda återvunna beloppen är fördelade inom bilagan till budgetposten.

5. Byrån skall föra särskilda räkenskaper över försäljningen av EGT och övriga publikationer. Nettoinkomsterna av försäljningen skall överföras till institutionerna, organisationerna och organen efter räkenskapsårets slut.

Med nettoinkomster av försäljning förstås här samtliga fakturerade belopp minus förvaltnings- och uppbördskostnader och bankavgifter.

Artikel 8

Byråns direktör skall under förvaltningskommitténs myndighet och inom ramen för dess befogenheter ansvara för att byrån fungerar väl. Han skall tillhandahålla förvaltningskommitténs sekretariat, rapportera till kommittén om utförandet av sina uppgifter och lägga fram förslag till förbättring av byråns skötsel för kommittén. Han skall vara överordnad byråns personal. Om direktören är frånvarande eller på annat sätt förhindrad att utföra sina uppgifter skall dessa utföras av en av byråns tjänstemän som förvaltningskommittén skall utse, varvid reglerna om ställföreträdande inte skall gälla.

Artikel 9

Beslut 69/13/Euratom, EKSG, EEG skall upphöra att gälla.

Hänvisningar till det upphävda beslutet skall förstås som gällande detta beslut.

Utfärdat i Bryssel och Luxemburg den 20 juli 2000.

På Europaparlamentets vägnar

N. Fontaine

Ordförande

På rådets vägnar

F. Parly

Ordförande

På kommissionens vägnar

R. Prodi

Ordförande

På domstolens vägnar

G. C. Rodríguez Iglesias

Ordförande

På revisionsrättens vägnar

J. O. Karlsson

Ordförande

På Ekonomiska och sociala kommitténs vägnar

B. Rangoni Machiavelli

Ordförande

På Regionkommitténs vägnar

J. Chabert

Ordförande

(1) EGT 152, 13.7.1967, s. 18.

(2) EGT L 13, 18.1.1969, s. 19.

(3) EGT L 107, 25.4.1980, s. 44.

(4) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1.

(5) EGT L 347, 23.12.1998, s. 3.