Styrelsens för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor beslut

av den 26 mars 2004

om antagande av regler om genomförandet av förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till handlingar

(2004/321/EG)

STYRELSEN HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1649/2003 av den 18 juni 2003 om ändring av förordning (EEG) nr 1365/75 om bildande av en europeisk fond för förbättring av levnads- och arbetsvillkor samt om upphävande av förordning (EEG) nr 1417/76(1), och

av följande skäl:

(1) De allmänna principerna och begränsningarna för rätten till tillgång till handlingar enligt artikel 255 i fördraget är fastställda i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar(2).

(2) Vid antagandet av förordning (EG) nr 1049/2001 enades de tre institutionerna om en gemensam förklaring om att likartade byråer och organ skall införa regler som är förenliga med förordningen.

(3) I förordning (EG) nr 1649/2003 fastställs att förordning (EG) nr 1049/2001 skall tillämpas för handlingar som innehas av fonden.

(4) I förordning (EG) nr 1649/2003 fastställs det att styrelsen skall anta tillämpningsföreskrifter för förordning (EG) nr 1049/2001 inom sex månader från och med den 29 september 2003 eller ikraftträdandedagen för förordning (EG) nr 1649/2003.

(5) Klara regler underlättar administrationen genom att de ansvariga får hjälp att korrekt och snabbt hantera ansökningar från allmänheten.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Tillämplighet och tillämpningsområde

1. Rätten till tillgång till handlingar gäller handlingar som innehas av fonden, det vill säga handlingar som har upprättats eller tagits emot av fonden och som den råder över.

2. Unionsmedborgare och fysiska eller juridiska personer som är bosatta eller har sitt säte i en medlemsstat skall utöva sin rätt till tillgång till de handlingar som finns hos fonden enligt artikel 2.1 i förordning (EG) nr 1049/2001.

3. Enligt artikel 2.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall tredjelandsmedborgare som inte är bosatta i en medlemsstat eller juridiska personer som saknar säte i en medlemsstat ha rätt till tillgång till fondens handlingar på samma villkor som de personer som avses i artikel 2.1 i förordning (EG) nr 1049/2001.

Artikel 2

Ansökningar om tillgång till handlingar

1. Ansökan om tillgång till fondens handlingar som inte finns tillgängliga för allmänheten skall göras skriftligen, eventuellt med e-post, och på ett tillräckligt utförligt vis för att göra det möjligt för fonden att hitta handlingarna.

2. Fonden skall besvara ursprungliga och bekräftande ansökningar inom 15 arbetsdagar räknat från och med den dag då ansökan registreras.

3. Om en ansökan är komplicerad eller omfattande får denna tidsfrist förlängas med 15 arbetsdagar. En förlängning av tidsfristen skall motiveras och på förhand meddelas sökanden.

4. Om en ansökan i enlighet med artikel 6.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 inte är tillräckligt utförlig, skall fonden uppmana sökanden att lämna kompletterande uppgifter som gör det möjligt att hitta de begärda handlingarna. Svarsfristen skall inte börja löpa förrän fonden förfogar över dessa uppgifter.

5. Är ett beslut negativt eller delvis negativt, skall skälen för avslaget anges på grundval av något av de undantag som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001.

Artikel 3

Behandling av ursprungliga handlingar

1. En bekräftelse om mottagande skall skickas till sökanden så fort ansökan registreras, om inte svar kan ges med vändande post. Bekräftelsen om mottagande och svaret skall skickas skriftligen, eventuellt med e-post.

2. Sökanden skall informeras om svaret på sin ansökan av chefen för administrationen.

3. Om ansökan helt eller delvis avslås, får sökanden inom 15 arbetsdagar efter mottagandet av beslutet lämna in en bekräftande ansökan till fonden med begäran om omprövning.

4. Om inte besked ges av fonden inom den föreskrivna tidsfristen, skall sökanden ha rätt att lämna in en bekräftande ansökan.

Artikel 4

Behandling av bekräftande ansökningar

1. Fondens direktör fattar beslut om vägran till tillgång till handlingar vad gäller bekräftande ansökningar, samt ger fondens styrelse information om detta.

2. Sökanden skall skriftligen underrättas om beslutet, eventuellt med e-post, i vilket det skall anges vilket av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 beslutet grundas på och anledningen därtill. I beslutet skall sökanden också upplysas om rätten att överklaga till förstainstansrätten eller att klaga hos Europeiska ombudsmannen.

Artikel 5

Samråd

1. Om fonden mottar en ansökan om tillgång till en handling som den innehar men som härrör från en tredje part, skall fonden kontrollera om något av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpligt.

2. Om fonden efter den kontrollen anser att tillgång till den begärda handlingen skall vägras enligt något av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, skall det negativa svaret sändas till sökanden utan samråd med den tredje part som upprättat handlingen.

3. Fonden skall bevilja ansökan utan samråd med den tredje part som upprättat handlingen om

a) den berörda handlingen redan har lämnats ut, antingen av den som har upprättat handlingen eller enligt förordning (EG) nr 1049/2001 eller liknande bestämmelser,

b) ett utlämnande av hela eller delar av handlingen inte skadar något av de intressen som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001.

Artikel 6

Utövande av rätten till tillgång

1. Handlingar skall skickas med post, fax eller, om möjligt, via e-post. Om handlingen är omfattande eller svår att hantera, får sökanden uppmanas att ta del av handlingen i fondens lokaler. Ett sådant besök skall vara gratis.

2. Om handlingen har offentliggjorts, skall svaret innehålla en publikationshänvisning och/eller en upplysning om var handlingen finns tillgänglig och i förekommande fall handlingens adress på fondens webbplats.

3. Om handlingen omfattar mer än 20 sidor, får en avgift på 0,40 euro per sida samt porto tas ut av sökanden. Avgifter för andra former av försändelser skall bestämmas från fall till fall, men de får inte överstiga ett skäligt belopp.

Artikel 7

Register över handlingar

1. Fonden skall ge tillgång till ett register över handlingar på sin Internetadress så att medborgarnas rättigheter som följer av förordning (EG) nr 1049/2001 tillämpas.

2. Registret skall innehålla handlingens titel, en särskild referens, ämnet och/eller en kort beskrivning om handlingen och det datum den tagits emot eller upprättats och förts in i registret.

Artikel 8

Handlingar som är automatiskt tillgängliga för allmänheten

1. Denna artikel tillämpas endast på handlingar som har upprättats eller mottagits efter det att förordning (EG) nr 1049/2001 blev gällande.

2. Följande handlingar skall lämnas ut automatiskt efter ansökan eller, så långt möjligt, göras direkt tillgängliga:

a) Dagordningar och slutgiltiga protokoll från styrelse- och presidiemöten.

b) Beslut som antagits av styrelsen och presidiet.

c) Handlingar från tredje part som redan lämnats ut av den som upprättat handlingen eller med dennes medgivande.

d) Handlingar som redan lämnats ut efter en tidigare ansökan.

Artikel 9

Rapport

Fonden skall som en del av årsrapporten varje år publicera information om genomförandet av detta beslut, i synnerhet statistik på antalet ansökningar om tillgång till fondens handlingar, antalet avslag och skäl till avslagen.

Artikel 10

Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning.

Utfärdat i Dublin den 26 mars 2004.

På styrelsens vägnar

Marjaana Valkonen

(1) EUT L 245, 29.9.2003, s. 25.

(2) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.