RAPPORT om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån (Bilbao) för det budgetår som avslutades den 31 december 1997, samt byråns svar (98/C 406/03)

1.1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska arbetsmiljöbyrån i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 (1).

1.2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för det budgetår som avslutades den 31 december 1997. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen (2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 (4). Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och revisionsnormer. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att avspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat räkenskapshandlingarna och har tillämpat de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten skaffat sig en rimlig grund för uttalandet nedan.

1.4. Denna granskning har gjort det möjligt för revisionsrätten att uppnå en rimlig säkerhet om att årsräkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna i sin helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1997 VID EUROPEISKA ARBETSMILJÖBYRÅN

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

1.5. Som revisionsrätten noterat i sin rapport om byråns årsredovisning för budgetåret 1996 (3), borde byråns budgeträkenskaper förbättras på ett antal punkter. Granskningen av räkenskaperna för budgetåret 1997 har dock visat att vissa svagheter består.

1.6. Inga allmänna räkenskaper har förts under budgetåret i fråga. Räkenskapsföraren, en extraanställd som rekryterades först i november 1997, fick helt och hållet rekonstruera byråns tillgångar för att kunna upprätta balansräkningen vid budgetårets slut, vilken för övrigt fick revideras till följd av revisionsrättens granskning.

1.7. Budgeträkenskaperna förs fortfarande med hjälp av ett kalkylprogram och inte med hjälp av lämpligt bokföringsprogram. De är inte tillräckligt detaljerade och inskränker sig endast till en rudimentär uppföljning av konteringen av budgetposterna.

Förskottskonton

1.8. Nära 46 % av budgetårets betalningar (dvs. 1,4 miljoner ecu av totalt 3 miljoner ecu) har gjorts via byråns förskottskonton. Dessa konton har inte avslutats med regelbundna intervaller. Sålunda gjordes delvis en reglering av betalningarna, omfattande ett belopp på totalt 1,1 miljoner ecu (den övre gränsen för kontot var bestämd till 25 000 ecu), i klump i september 1997. Vidare uppgavs i orderna om reglering endast det totala belopp som spenderats, utan att konteringen av budgetposterna i fråga angavs i detalj.

1.9. De beslut som legat till grund för byråns förskottskonto bör ses över och i synnerhet utsträckas till att omfatta fastställandet av ett individuellt tak för betalningarna.

Anbudsinfordran

1.10. Byrån bör offentliggöra en anbudsinfordran i syfte att göra ett nytt urval av avtalsparter till vilka den i inledningsskedet vänt sig genom privat överenskommelse eller efter selektiva anbudsinfordringar.

Övriga iakttagelser

1.11. I strid med byråns budgetförordning har varken budgeten eller tjänsteförteckningen för budgetåret 1997 offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

1.12. Vidare nämns i protokollet för sammanträdet i november 1996 under vilket styrelsen granskade byråns budgetförslag varken antagandet av det senare eller innehållet i det dokument som antagits.

1.13. Budgetårets betalningar uppgår endast till 46,1 %, eller 1,94 miljoner ecu av de löpande anslagen (4,21 miljoner ecu). De förfallna anslagen (1,15 miljoner ecu, eller 27,3 %) och de anslag som överfördes till 1998 (1,12 miljoner ecu, eller 26,6 %) utgör således betydande belopp i byråns budget för 1997.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 5 november 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

Tabell 1 Balansräkning för budgetåren 1996 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

(1) EGT L 216, 20.8.1994, s. 5

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1997 upprättats den 30 mars 1998 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 3 april 1998. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilagan till denna rapport

(3) EGT C 393, 29.12.1997, s. 58.

(4) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar och lager.

EUROPEISKA ARBETSMILJÖBYRÅNS SVAR

1. Mellan den 30 mars och den 3 april 1998 besökte revisionsrätten Europeiska arbetsmiljöbyrån och granskade räkenskaperna för budgetåret 1997.

2. För att underlätta uppgiften fick revisionsrätten tillgång till samtliga konton och tillhörande verifikationer. Personalakterna och de avtal som slutits företeddes också.

3. I sitt brev av den 15 juli 1998 meddelade revisionsrätten sina huvudsakliga iakttagelser inför upprättandet av revisionsrättens rapport om arbetsmiljöbyråns årsredovisning (budgetåret 1997).

4. Arbetsmiljöbyrån kan kommentera följande punkter:

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

1.5. och 1.7. Excel-programmet, som för närvarande används för budgeträkenskaperna, har visserligen brister, men det bör betonas att inrättningarna gemensamt arbetar för att införa SI2-programmet, som tillhandahålls av Europeiska kommissionen. Under dessa omständigheter hade det varit olämpligt att installera ett särskilt system.

1.6. Som revisionsrätten påpekat, anställdes räkenskapsföraren i slutet av budgetåret, i mitten av november 1997. Detta förklarar avsaknaden av allmänna räkenskaper för 1997. Räkenskapsföraren fick rekonstruera årets ekonomiska transaktioner med hjälp av kassarörelserna. I detta sammanhang tillät revisionsrättens granskning, som även utfört revisionen för budgetåret 1996, att vissa relevanta justeringar gjordes.

Arbetsmiljöbyråns allmänna räkenskaper hålls idag uppdaterade.

Förskott

1.8. Vad beträffar förskottskontona förklaras den allomfattande justeringen i september månad med att lämplig administrativ personal anställdes i maj 1997. Sedan dess har en ny förskottsförvaltare utsetts. Beloppet för förskottskontona har halverats och de budgetposter som förekommer där täcker endast obligatoriska stående betalningsuppdrag till bank eller utgifter som måste betalas omgående och varit omöjliga att förutse.

Anbudsinfordringar

1.10. Arbetsmiljöbyrån är angelägen om att följa revisionsrättens rekommendationer om anbudsinfordringar. Därför offentliggjorde den två intresseanmälningar i EGT (leverans av varor, tekniska tjänster och tekniskt stöd, samarbete avseende genomförandet av arbetsprogrammet) och tre öppna anbudsinfordringar (bevaknings-, resebyrå- och receptionist-telefonisttjänster) och den anordnade slutligen flera selektiva anbudsinfordringar (säkerhet, hjälpcentral, uttagning av personal, utbildning, receptionist, lagring av material, medicinska tjänster och reseförsäkringar).

Övriga iakttagelser

1.11. Arbetsmiljöbyrån har för att undvika en upprepning av situationen när det gäller budgeten för 1998, för att rätta sig efter budgetförordningen och för att minska de mycket höga publikationskostnaderna (mellan 35 000 och 50 000 ecu) föreslagit en sampublicering av flera inrättningars budget. Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer har därför ombetts att meddela pris och tidsplan för en sampublicering för sex inrättningar.

Arbetsmiljöbyrån har försäkrat sig om att dess budget skall få största möjliga publicitet genom att offentliggöra den på Internet (http:/www.eu.osha.es).

1.12. Det är sant att det inte finns något dokument som visar att budgeten för 1997 har godkänts av arbetsmiljöbyråns styrelse. För att undvika sådana anmärkningar beslutades det under styrelsemötet den 5 6 juni 1997 att protokollen från mötena förutom beskrivningen av mötesförhandlingarna skall innehålla ett dokument med uppgifter om vilka formella beslut som fattats, för att det skall bli lätt att hitta dem.

1.13. Underutnyttjandet av anslag, som var avsevärt för avdelning 1, beror på att anställningsförfarandena som påbörjades 1997 inte avslutades förrän 1998. Ur ekonomisk synvinkel förefaller det logiskt att personalutgifterna för räkenskapsåret 1997 är lägre än vad som förutsågs i budgeten.

Vad beträffar avdelning 2, berättigas skillnaden mellan åtaganden och betalningar särskilt av beställningar av dator- och säkerhetsutrustning, som gjordes i slutet av budgetåret och som skall betalas under 1998.

Nivån på utnyttjandet i rubrik 3, driftsutgifter, är en direkt följd av personalsituationen 1997. Antalet åtaganden har emellertid varit mycket stort och kontrakt avseende undersökningar och pilotprojekt om arbetsmiljön kommer att fortsätta under hela 1998.

5. Arbetsmiljöbyrån försäkrar att den ämnar ta hänsyn till revisionsrättens samtliga iakttagelser för att helt och fullt respektera reglerna i de finansiella och övriga föreskrifter som den skall följa i sin verksamhet.