KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 2064/97 av den 15 oktober 1997 om fastställande av närmare bestämmelser för genomförandet av rådets förordning (EEG) nr 4253/88 i fråga om medlemsstaternas finansiella kontroll av verksamhet som samfinansieras av strukturfonderna

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 4253/88 av den 19 december 1988 om tillämpningsföreskrifter för förordning (EEG) nr 2052/88 om samordningen av de olika strukturfondernas verksamheter dels inbördes, dels med Europeiska investeringsbankens och andra befintliga finansieringsorgans verksamheter (1), senast ändrad genom förordning (EG) nr 3193/94 (2), särskilt fjärde stycket i artikel 23.1 i denna,

efter samråd med Rådgivande kommittén för utveckling och omvandling av regioner samt den kommitté som upprättats i enlighet med artikel 124 i fördraget, och

med beaktande av följande:

I artikel 23.1 i förordning (EEG) nr 4253/88 fastställs principerna för medlemsstaternas finansiella kontroll av den verksamhet som samfinansieras av strukturfonderna.

För att säkerställa att den finansiella kontrollen håller en godtagbar nivå i hela gemenskapen är det nödvändigt att i detalj specificera vissa minsta kontrollkrav.

Med hänsyn till varje medlemsstats konstitutionella och administrativa särdrag bör denna förordning kompletteras genom att lämpliga administrativa överenskommelser görs mellan kommissionen och varje enskild medlemsstat.

Denna förordning bör tillämpas på de former av stöd som föreskrivs i artikel 5.2 i förordning (EEG) nr 2052/88 av den 24 juni 1988 om strukturfondernas uppgifter och effektivitet samt om samordning av deras verksamheter dels inbördes, dels med Europeiska investeringsbankens och andra befintliga finansieringsorgans verksamhet (3), senast ändrad genom förordning (EEG) nr 3193/94, under förutsättning att detta stöd administreras av medlemsstaterna.

Medlemsstaternas administrations- och kontrollsystem bör säkerställa ett effektivt och korrekt genomförande av den verksamhet som samfinansieras av strukturfonderna.

Ett regelverk bör fastställas för hur kontroller skall genomföras av medlemsstaterna och återkommande överläggningar anordnas mellan kommissionen och medlemsstaterna för att säkerställa maximal effekt av de resurser som anslås för kontroll på nationell nivå och gemenskapsnivå.

Medlemsstaterna bör tillse att uppenbara oegentligheter som rapporteras vid nationella kontroller eller gemenskapskontroller utreds och åtgärdas på ett tillfredsställande sätt.

När en stödform avslutas bör medlemsstaterna ge kommissionen ett oberoende utlåtande som ger en övergripande bedömning beträffande giltigheten i begäran om slutlig betalning och som gör det möjligt att identifiera och på ett tillfredsställande sätt åtgärda alla eventuella brister eller oegentligheter.

Medlemsstaterna bör årligen rapportera till kommissionen om tillämpningen av denna förordning.

Enligt artikel 23.1 andra stycket i förordning (EEG) nr 4253/88 skall medlemsstaterna lämna en beskrivning av sina administrations- och kontrollsystem till kommissionen. Dessa beskrivningar bör kompletteras och uppdateras vid behov.

I de fall där ett stöd inbegriper mer än en medlemsstat bör åtgärder vidtas för administrativt samarbete mellan de berörda medlemsstaterna och kommissionen.

Medlemsstaterna bör ha möjlighet att tillämpa nationella bestämmelser om kontroll som är rigorösare än de som föreskrivs i denna förordning.

Denna förordning bör inte få påverka tillämpningen av bestämmelserna i förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om de kontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter (4), och kommissionens förordning (EG) nr 1681/94 av den 11 juli 1994 om oriktigheter och återvinning av belopp som felaktigt har utbetalats i samband med finansieringen av strukturpolitiken och om organisationen av ett informationssystem på detta område (5).

I enlighet med artikel 214 i EG-fördraget är det nödvändigt att säkerställa att uppgifter som omfattas av tystnadsplikt som erhållits under den övervakning som föreskrivs i den här förordningen inte lämnas ut till obehöriga.

De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från Förvaltningskommittén för jordbruksstruktur och landsbygdsutveckling och Ständiga förvaltningskommittén för fiskeristruktur.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Denna förordning skall tillämpas på de stödformer som föreskrivs i artikel 5.2 i förordning (EEG) nr 2052/88 och som administreras av medlemsstaterna.

Artikel 2

1. Medlemsstaternas administrations- och kontrollsystem skall

a) säkerställa att stödformerna genomförs i enlighet med principerna för sund ekonomisk förvaltning,

b) på ett tillfredställande sätt kunna styrka riktigheten i en begäran om förskottsbetalning eller slutlig betalning för faktiska utgifter,

c) kunna tillhandahålla en tillfredställande verifieringskedja,

d) detaljerat ange ansvarsfördelningen och i synnerhet de kontroller som tillämpas på olika nivåer för att säkerställa riktigheten i de bestyrkanden som lämnas,

e) underlätta upptäckandet av eventuella brister eller risker i samband med genomförandet av åtgärder och projekt, och

f) säkerställa att korrigeringsåtgärder vidtas för att undanröja de brister, risker och oegentligheter som upptäcks i samband med genomförandet av projekt, särskilt med avseende på den ekonomiska förvaltningen.

2. En verifieringskedja skall anses vara tillfredsställande enligt denna förordning, när den medger

a) avstämning mellan de totalbelopp som avgivits till kommissionen och redovisningen av de enskilda utgifterna och därtill hörande verifikat på olika nivåer i administrationen och hos slutliga stödmottagare, och

b) verifiering av fördelning och transfereringar av tillgängliga gemenskapsmedel och nationella medel.

3. En vägledande beskrivning av de informationskrav som ställs på en tillfredsställande verifieringskedja finns att tillgå i bilaga I.

Artikel 3

1. Medlemsstaterna skall organisera kontroller av projekt och åtgärder (härefter kallade kontroller) enligt en lämplig urvalsmetod som skall vara utformad särskilt för att

a) verifiera effektiviteten i befintliga administrations- och kontrollsystem, och

b) på grundval av riskanalyser selektivt verifiera de utgiftsredogörelser som lämnats på de olika berörda nivåerna.

2. De kontroller som utförs innan varje stödform avslutas skall omfatta minst 5 % av den totala summan stödberättigande utgifter och ett representativt urval av de projekt eller åtgärder som godkänts, med hänsyn till kraven i punkt 3.

För stödformer som har godkänts före ikraftträdandet av denna förordning kan procentsiffran minskas proportionellt.

Medlemsstaterna skall sträva efter att sprida genomförandet av kontrollerna jämt över tiden under den aktuella perioden.

3. Vid urvalet av de projekt och åtgärder som skall bli föremål för kontroller skall följande beaktas:

a) behovet av att kontrollera en lämplig sammansättning av typer och storlekar på projekt och åtgärder,

b) eventuella riskfaktorer som upptäckts vid nationella kontroller eller vid kontroller i gemenskapens regi, och

c) koncentrationen av projekt till vissa myndigheter som ansvarar för genomförandet eller vissa slutliga stödmottagare, så att de huvudsakliga genomförande myndigheterna och slutliga stödmottagarna blir föremål för åtminstone en kontroll innan stödformen avslutas.

Artikel 4

Genom de kontroller som avses i artikel 3 skall medlemsstaterna söka verifiera följande:

a) Den praktiska tillämpningen av administrations- och kontrollsystemen och deras effektivitet.

b) Överensstämmelsen för ett tillräckligt antal bokföringsposter med de underliggande verifikat som finns hos de slutliga stödmottagarna och hos förmedlande myndigheter.

c) Förekomsten av en tillfredsställande verifieringskedja.

d) För ett tillräckligt antal utgiftsposter, att den aktuella utgiften (åtagande och betalning) motsvarar dels de krav gemenskapen ställer beträffande tidpunkt och typ av utgift, dels de fysiska särdrag som godkänts för projektet, dels de arbeten som verkligen har utförts.

e) Att projektets tillämpning eller planerade tillämpning överensstämmer med den tillämpning som beskrivs i ansökan om samfinansiering från gemenskapen.

f) Att det finansiella stödet från gemenskapen ligger inom de gränser som föreskrivs i artikel 13 i förordning (EEG) nr 2052/88 och andra tillämpliga gemenskapsbestämmelser samt att hela det avsedda beloppet betalas ut till de slutliga stödmottagarna utan omotiverade dröjsmål.

g) Att den anslagna nationella samfinansieringen verkligen ställts till förfogande.

h) Att de samfinansierade åtgärderna har genomförts i enlighet med kraven i artikel 7.1 i förordning (EEG) nr 2052/88.

Artikel 5

Syftet med kontrollerna är att konstatera om de eventuella problem som dyker upp har karaktären av systemfel och innebär en risk för andra projekt som drivs av samma slutliga stödmottagare eller administreras av samma myndighet; de skall också klarlägga orsakerna till sådana problem och vilka ytterligare granskningar samt korrigerande och förebyggande åtgärder som kan krävas.

Artikel 6

Varje medlemsstat skall åtminstone en gång per år ha överläggningar med kommissionen i syfte att samordna deras program för kontroller så att effekten av de totala resurser som används till kontroller på nationell nivå och gemenskapsnivå maximeras. Vid dessa överläggningar skall tillämpliga metoder för riskanalys behandlas med beaktande av resultaten från den senaste tidens kontroller, rapporter och meddelanden från nationella myndigheter, kommissionen och Europeiska revisionsrätten.

Artikel 7

1. Medlemsstaterna skall säkerställa att uppenbara oegentligheter som inrapporteras efter nationella kontroller eller gemenskapskontroller utreds och handläggs på ett tillfredsställande sätt.

2. Om uppenbara oegentligheter inte har handlagts tillfredsställande inom sex månader efter det att de har rapporterats till den berörda myndighet som ansvarar för genomförandet, skall medlemsstaten informera kommissionen härom, om så inte redan har skett i enlighet med förordning (EG) nr 1681/94.

3. Med tillfredsställande handläggning avses i punkterna 1 och 2 att den slutliga stödmottagaren eller den myndighet som ansvarar för genomförandet till den person eller organisation som svarar för kontroll i den berörda medlemsstaten redovisar tillräckliga bevis på att den aktuella oegentligheten inte föreligger eller att den har rättats.

Om det är fråga om en oegentlighet som kan hänföras till brister i systemet avses med tillfredsställande handläggning dessutom att de åtgärder vidtas som är nödvändiga för att rätta de enskilda fall som inte upptäckts vid kontrollerna och för att förhindra upprepningar.

4. De bevis som avses i punkt 3 kan utgöras av kopior av bokföringen och underliggande verifikat eller nödvändigt bevisning av annat slag.

Artikel 8

1. Senast då slutlig utbetalning begärs och den slutliga utgiftsredovisningen lämnas skall medlemsstaterna för varje stödform till kommissionen lämna ett revisionsutlåtande, för vilket en vägledande förlaga ges i bilaga II och som upprättas av en person eller organisation som är organisatoriskt oberoende av den genomförande enheten. I utlåtandet skall slutsatserna sammanfattas från de kontroller som genomförts under de föregående åren och en övergripande bedömning presenteras beträffande giltigheten av begäran om slutlig utbetalning liksom en bedömning av om den verksamhet som ligger till grund för den slutliga utgiftsredovisningen varit rättsligt och formellt korrekt.

2. Om allvarliga brister i administrationen eller kontrollverksamheten eller en hög frekvens konstaterade oegentligheter inte medger att en positiv övergripande bedömning görs avseende giltigheten av begäran om slutlig utbetalning och den slutliga utgiftsredovisningen, så skall redovisningen innehålla en beskrivning av detta förhållande och ge en bedömning av problemets omfattning och des ekonomiska konsekvenser.

Kommissionen kan i sådana fall begära att ytterligare kontroll genomförs för att man inom en angiven tidsperiod skall upptäcka och åtgärda oegentligheterna.

Artikel 9

Medlemsstaterna skall senast den 30 juni varje år och med början den 30 juni 1998 informera kommissionen om hur de tillämpat denna förordning under föregående kalenderår, särskilt med avseende på kraven i artikel 2 och den komplettering eller uppdatering av beskrivningen av deras administrations- och kontrollsystem som kan vara nödvändig enligt vad som föreskrivs i artikel 23.1 andra stycket i förordning (EEG) nr 4253/88.

Artikel 10

Kommissionen och medlemsstaterna skall samarbeta för att säkerställa att målen i denna förordning uppnås inom ramen för de administrativa överenskommelser som träffats med varje medlemsstat.

Artikel 11

För de stödformer där mer än en medlemsstat deltar eller där det finns stödmottagare i mer än en medlemsstat skall de berörda medlemsstaterna och kommissionen lämna varandra den administrativa hjälp som är nödvändig för att säkerställa tillförlitlig kontroll.

Artikel 12

1. De personer eller organisationer som ansvarar för genomförandet av verksamhet som samfinansieras av gemenskapen skall säkerställa att alla handlingar och all bokföring som krävs för kontrollerna tillhandahålls till de tjänstemän som ansvarar för kontrollerna eller de personer som befullmäktigats för detta ändamål.

2. De tjänstemän som ansvarar för kontrollerna eller de personer som befullmäktigats för detta ändamål får kräva att utdrag eller kopior av de dokument eller den bokföring som avses i punkt 1 överlämnas till dem.

Artikel 13

De uppgifter som samlas in i samband med kontrollerna skall skyddas genom tystnadsplikt, i enlighet med gällande bestämmelser i nationell lagstiftning och i gemenskapsrätten. De får inte lämnas ut till andra personer än de som behöver dem för att kunna utföra sina uppgifter i medlemsstaternas eller gemenskapsinstitutionernas tjänst.

Artikel 14

I enlighet med tillämplig nationell lagstiftning skall kommissionens tjänstemän ha tillgång till samtliga handlingar som upprättats antingen inför eller efter de kontroller som utförts enligt denna förordning och till de data som insamlats, däribland data som lagrats i databehandlingssystem.

Artikel 15

Denna förordning hindrar inte att medlemsstaterna tillämpar nationella kontrollregler som är strängare än de som här föreskrivs.

Artikel 16

De kontroller som utförs enligt rådets förordning (EEG) nr 3508/92 (6) och kommissionens förordning (EEG) nr 3887/92 (7) kan även anses vara utförda i enlighet med denna förordning, i den utsträckning de har anknytning till utvecklingssektionen vid EUGFJ.

Artikel 17

Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Artikel 8 skall tillämpas från och med den 1 januari 1998.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 15 oktober 1997.

På kommissionens vägnar

Anita GRADIN

Ledamot av kommissionen

(1) EGT L 374, 31.12.1988, s. 1.

(2) EGT L 337, 24.12.1994, s. 11.

(3) EGT L 185, 15.7.1988, s. 9.

(4) EGT L 292, 15.11.1996, s. 2.

(5) EGT L 178, 12.7.1994, s. 43.

(6) EGT L 355, 5.12.1992, s. 1.

(7) EGT L 391, 31.12.1992, s. 36.

BILAGA I

VÄGLEDANDE BESKRIVNING AV KRAV PÅ INFORMATION FÖR VERIFIERINGSKEDJA (Artikel 2.3)

En tillfredsställande verifieringskedja, såsom avses i artikel 2.3, föreligger när för varje stödform följande krav är uppfyllda:

1. Bokföring som utförs på korrekt ledningsnivå skall ge utförlig information om faktiska utgifter som de slutgiltiga stödmottagarna har haft för varje samfinansierat projekt och skall omfatta datum för bokföringsposten, belopp för varje utgiftspost, identifikation av varje verifikat, datum för betalning och betalningsmetod. Bokföringen skall styrkas med nödvändiga verifikat (till exempel fakturor).

2. För utgifter som bara till en del hör till projekt som samfinansieras av gemenskapen skall det styrkas att fördelningen av beloppet mellan det av gemenskapen samfinansierade projektet och andra projekt är korrekt. Motsvarande verifikation skall ges för alla typer av utgifter som är delvis stödberättigande eller som är stödberättigande i proportion till andra kostnader.

3. Den tekniska och ekonomiska planeringen av projektet, rapport om projektets fortskridande, dokumentet angående beviljande av stöd, anbuds- och kontraktsförfarande och så vidare skall finnas tillgängliga på korrekt ledningsnivå.

4. När faktiska utgifter rapporteras till en förmedlande myndighet, skall den information som avses i punkt 1 samlas till en detaljerad utgiftsredogörelse som för varje av gemenskapen samfinansierat projekt visar alla enskilda utgiftsposter på ett sådant sätt att de tillsammans utgör det totala godkända beloppet. Dessa detaljerade utgiftsredogörelser skall utgöra underlag för de förmedlande myndigheternas bokföring.

5. De förmedlande myndigheterna skall föra bok över varje enskilt projekt och över de samlade utgiftsbelopp som de slutliga stödmottagarna intygar vid varje tillfälle. När rapport sker till den ansvariga myndighet som avses i artikel 21.5 i förordning (EEG) nr 4253/88 skall de förmedlande myndigheterna uppvisa en förteckning över de projekt som godkänts under varje stödform, tillsammans med information för varje individuellt projekt som minst innefattar en fullständig identifiering av projektet och den slutliga stödmottagaren, datum för beviljande av stödet, avsatta och utbetalda belopp, vilken utgiftsperiod som omfattas samt totala utgifter per åtgärd och underprogram. Denna information skall utgöra underlag för den ansvariga myndighetens bokföring och utgör grunden för den utgiftsredovisning som skall läggas fram för kommissionen.

6. I de fall där slutliga stödmottagare redovisar direkt till den ansvariga myndigheten skall den detaljerade utgiftsredogörelsen som avses i punkt 4 utgöra underlag för bokföring hos den ansvariga myndigheten, som skall ansvara för att upprätta den förteckning över projekt som avses i punkt 5.

7. I de fall där mer än en förmedlande myndighet förekommer mellan den slutliga stödmottagaren och den ansvariga myndigheten, skall varje förmedlande myndighet inom sitt ansvarsområde kräva detaljerade utgiftsredogörelser för underliggande nivåer som skall utgöra underlag för dess egen bokföring. Av dessa skall åtminstone en samlad utgiftsredogörelse för varje enskilt projekt redovisas vidare uppåt.

8. I de fall där andra modeller för lednings- och informationsförfaranden används, till exempel elektronisk överföring av information, skall alla berörda myndigheter få tillräcklig information från lägre nivå för att kunna styrka sin bokföring och de belopp som rapporteras uppåt så att en tillfredsställande verifieringskedja säkerställs från de sammanställda belopp som angivits till kommissionen till de individuella utgiftsposterna och motsvarande verifikat hos de slutliga stödmottagarna.

BILAGA II

>Start Grafik>

VÄGLEDANDE FÖRLAGA FÖR REVISIONSUTLÅTANDE VID AVSLUTANDE AV EN STÖDFORM

(Artikel 8)

Till Europeiska kommissionen, Generaldirektorat

INLEDNING

1. Undertecknad ................... (ange namn, befattning och tjänsteställe), har granskat den slutliga utgiftsredovisningen för ................... (ange stödform, berörd strukturfond och period) och begäran till kommissionen om utbetalning av resterande gemenskapsstöd.

GRANSKNINGENS OMFATTNING

2. Granskningen har skett i enlighet med bestämmelserna i förordning (EG) nr 2064/97. Jag har planerat och utfört granskningen med avsikt att uppnå tillfredsställande visshet att den slutliga utgiftsredovisningen och begäran till kommissionen om utbetalning av resterande gemenskapsstöd inte innehåller några väsentligt oriktiga uppgifter ...................... (beskriv kortfattat de praktiska steg som vidtagits för att utföra granskningen).

PÅPEKANDEN

3. Omfattningen av granskningen har begränsats av följande:

a)

b)

c),osv.

(Ange alla begränsningar av granskningsförfarandet, till exempel systematiska problem, ledningsproblem, frånvaro av verifieringskedja, frånvaro av verifikat, fall som är föremål för rättsliga undersökningar osv. Uppskatta omfattningen av de utgifter som berörs av dessa begränsningar och vilket gemenskapsstöd de hänför sig till.)

4. Granskningen, tillsammans med slutsatserna från andra nationella kontroller eller gemenskapskontroller som jag har haft tillgång till, visar en hög/låg frekvens av fel och oegentligheter (ange det som stämmer bäst in, om hög ge en förklaring). Alla rapporterade fel och oegentligheter har åtgärdats på ett tillfredsställande sätt av de ansvariga myndigheterna och de förefaller inte att påverka det belopp av gemenskapsstöd som skall utbetalas, med följande undantag:

a)

b)

c),osv.

(Ange fel/oegentligheter som inte har åtgärdats på ett tillfredsställande sätt och för varje fall vilket typ av fel det troligen rör sig om, problemets eventuella systematiska karaktär, dess omfattning och de belopp gemenskapsstöd som verkar ha blivit påverkade.)

SLUTSATS

Välj ett av nedanstående alternativ:

Om granskningsförfarandet har kunnat genomföras utan begränsningar, frekvensen av konstaterade fel är låg och alla problem åtgärdats på ett tillfredsställande sätt:

5 a) Mot bakgund av denna granskning och med hänsyn tagen till slutsatserna från andra nationella kontroller eller gemenskapskontroller som jag har haft tillgång till, är det min uppfattning att den slutliga utgiftsredovisningen i alla avgörande stycken på ett rättvisande sätt återger de utgifter som har betalats i enlighet med bestämmelser i förordningar och program. Begäran till kommissionen om utbetalning av resterande gemenskapsstöd förefaller vara riktig.

Om det förekommer vissa begränsningar i granskningen, men frekvensen av konstaterade fel inte är hög, eller om det finns problem som inte har åtgärdats på ett tillfredsställande sätt:

5 b) Med undantag för de påpekanden som görs i punkt 3 ovan och (eller) de fel/oegentligheter som inte tycks ha åtgärdats på ett tillfredsställande sätt enligt punkt 4 ovan, är det min uppfattning, mot bakgrund av denna granskning och med hänsyn tagen till slutsatserna från andra nationella kontroller eller gemenskapskontroller som jag har haft tillgång till, att den slutliga utgiftsredovisningen i alla avgörande stycken på ett rättvisande sätt återger de utgifter som har betalats i enlighet med bestämmelser i förordningar och program. Begäran till kommissionen om utbetalning av resterande gemenskapsstöd förefaller vara riktig.

Om det förekommer avgörande begränsningar i granskningen eller frekvensen av konstaterade fel är hög, även om rapporterade fel/oegentligheter har åtgärdats på ett tillfredsställande sätt:

5 c) Med hänsyn till de påpekanden som görs i punkt 3 ovan och (eller) med hänsyn till den stora förekomsten av fel som uppdagats enligt punkt 4, kan jag inte uttrycka någon åsikt om den slutliga utgiftsredovisningen och begäran till kommissionen om utbetalning av resterande gemenskapsstöd.

Datum, underskrift

>Slut Grafik>