Rapport

om årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån (Bilbao) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 samt byråns svar

(1999/C 372/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till Europeiska arbetsmiljöbyråns styrelse i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2062/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska arbetsmiljöbyrån för det budgetår som avslutades den 31 december 1998. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2062/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper i enlighet med artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för Europeiska arbetsmiljöbyrån (Bilbao) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Årsredovisning och bokföring

5. Byrån har inte inlämnat något verifierande underlag för ett saldo på 5000 ecu som förekommer på skuldsidan i balansräkningen för slutet av budgetåret under rubriken "övriga skulder".

6. Byråns redovisningsavdelning bör genomföra regelbundna räkenskapsavslut och utföra de avstämningar och analyser av olika saldon som föreskrivs i genomförandebestämmelserna för byråns budgetförordning.

Budgetens genomförande/ettårighetsprincipen

7. Av de sammanlagda anslag på 1,05 miljoner ecu som överförts automatiskt från budgetåret 1997 har endast 0,65 miljoner ecu, dvs 62 %, utnyttjats. Övriga 38 % (0,4 miljoner ecu) har förfallit. De förfallna anslagens totala belopp tar ingen hänsyn till naturen hos de automatiska överföringarna, vilka bör motsvara de förpliktelser gentemot tredje parter som inte uppfyllts i slutet av budgetåret.

8. Analysen av de anslag som överförts automatiskt till budgetåret 1999 (1,9 miljoner ecu) har inte gjort det möjligt att kontrollera om vissa av dessa överföringar är motiverade. Den praxis som tillämpas av byrån när det gäller överföringar av anslag strider mot ettårighetsprincipen, som föreskrivs i dess budgetförordning.

Moms

9. Byrån har inte alltid erhållit någon återbetalning av det momsbelopp (145000 ecu) som utbetalades under budgetåren 1996 och 1997.

Anbudsinfordran/rådgivande kommitten för upphandling och avtal

10. För att fler anbud skall kunna erhållas bör tidsfristen för inlämning av dessa vara minst 40 dagar. De kriterier som uppställs i anbudsinfordringarna bör vara tydliga och utgöra grunden för de bedömningar som görs av rådgivande kommittén för upphandling och avtal.

Huvudkontor

11. Fastighetsägaren har förhandlat fram en bankgaranti för att säkerställa byråns skyldigheter vad gäller dess hyreskontrakt. I regel är en sådan garanti inte nödvändig för ett EU-organ. För att undvika att denna garanti förlängs bör man bedriva nya förhandlingar innan den går ut.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 7 oktober 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 216, 20.8.1994, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2062/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 upprättats den 25 mars 1999 och därefter överlämnats till byråns styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 9 april 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

Tabell 1

Balansräkning för den 31 december 1998 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1998 och 1997

>Plats för tabell>

EUROPEISKA ARBETSMILJÖBYRÅNS SVAR

1. Revisionsrätten besökte Europeiska arbetsmiljöbyrån mellan den 14 och 18 december 1998 och mellan den 3 och 7 maj 1999 och granskade räkenskaperna för budgetåret 1998.

2. För att underlätta uppgiften fick revisionsrätten tillgång till samtliga konton och tillhörande verifikationer. Personalakterna och de avtal som slutits företeddes också.

3. I sitt brev av den 24 juni 1998 till arbetsmiljöbyrån meddelade revisionsrätten sina iakttagelser inför upprättandet av revisionsrättens rapport om arbetsmiljöbyråns årsredovisning för budgetåret som avslutades den 31 december 1998. Revisionsrätten bad arbetsmiljöbyrån lämna sina kommentarer till dessa iakttagelser.

4. För det ändamålet lämnar arbetsmiljöbyrån kommentarer till följande punkter:

Årsredovisning och bokföring

5. Iakttagelser om utomstående fordringsägare.

Saldot på skuldsidan som avses av revisionsrätten, dvs. ett belopp på 5000 ecu (3 % av totalsumman på skuldsidan), består av några uteblivna betalningar som är svåra att identifiera på grund av det omfattande antalet transaktioner som gjorts via betalningskontot. Arbetsmiljöbyrån åtar sig att vid avslutningen av budgetåret 1999 lämna en kontouppställning per leverantör under rubriken "Övriga skulder" i balansräkningen. Denna åtgärd ingår bland de utvecklingsframgångar som uppnåtts budgetåret 1998/1999.

6. Iakttagelser om månatliga räkenskapsavslut.

Vad gäller månatliga räkenskapsavslut godkänns revisionsrättens iakttagelser fullständigt och kommer att följas genom att upprätta lämpliga förfaranden och åtgärder under budgetåret 1999.

Budgetens genomförande/ettårighetsprincipen

7. De förfallna anslagen gäller åtaganden för anslag som gjorts för projekt som ställts in i samförstånd med avtalsparterna. Alla förpliktelser gentemot dessa har således uppfyllts. Övriga anslag som förfallit gäller åtaganden för anslag som gjorts för att täcka den sista betalningen i avtal med ämnescentra och som inte gjorts på grund av förseningar som uppstått vid genomförande av projekten. Dessa betalningar kommer att täckas av åtaganden för anslag för budgeten 1999.

8. Arbetsmiljöbyrån kommer hädanefter försöka att inte överföra anslag på det sätt som rapporterats av revisionsrätten.

Moms

9. På spanska skattemyndigheternas tillrådan är arbetsmiljöbyrån i färd med att upprätta förfaranden för att inkassera fordringar direkt från sina leverantörer. De första återbetalningarna förväntas ske innan slutet av året.

Anbudsinfordran/rådgivande kommittén för upphandling och avtal

10. Arbetsmiljöbyrån kommer att följa revisionsrättens rekommendationer i denna fråga genom att uppställa tidsfrister för inlämning av anbud på minst 40 dagar för samtliga anbudsinfordringar som skall lämnas till rådgivande kommittén för upphandling och avtal för yttrande.

Huvudkontor

11. Hyreskontraktet lyder spansk lagstiftning och de lokala kutymerna som föreskriver att en bankgaranti ställs.

Arbetsmiljöbyrån kommer att följa revisionsrättens rekommendation och ställa frågan om detta villkor under de eventuella förhandlingarna för förlängning av hyreskontraktet i slutet av år 2000.