Rådets beslut

av den 27 mars 2000

om upprättande av en budgetförordning för budgetaspekterna på rådets ställföreträdande generalsekreterares förvaltning av de avtal som ingås i dennes namn, på vissa medlemsstaters vägnar, om installation och drift av kommunikationsinfrastrukturen för Schengensammanhang (Sisnet)

(2000/265/EG)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av artikel 2.1 andra stycket första meningen i det protokoll om införlivande av Schengenregelverket inom Europeiska unionens ramar som fogas till Fördraget om Europeiska unionen och Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen (nedan kallat Schengenprotokollet), och

av följande skäl:

(1) Rådets ställföreträdande generalsekreterare har genom beslut 1999/870/EG(1) bemyndigats att inom ramen för Schengenregelverkets införlivande i Europeiska unionen företräda vissa medlemsstater i syfte att ingå avtal om installation och drift av kommunikationsinfrastrukturen för Schengensammanhang (nedan kallat Sisnet) samt att förvalta dessa avtal.

(2) De ekonomiska åtaganden som följer av dessa avtal bör inte belasta Europeiska unionens allmänna budget. Bestämmelserna i budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(2) är följaktligen inte tillämpliga.

(3) Det är således nödvändigt att fastställa särskilda regler med närmare bestämmelser om uppställningen och genomförandet av den budget som är nödvändig för betalning av de kostnader som uppstått vid ingåendet av avtalen, för fullgörande av de skyldigheter som följer av dessa avtal när de väl har ingåtts, för infordran av bidrag från de berörda staterna samt för redovisning och revision av räkenskaperna.

(4) Det är också nödvändigt att fastställa närmare bestämmelser för ingåendet av dessa avtal.

(5) Detta beslut utgör en utveckling av Schengenregelverket i den mening som avses i Schengenprotokollet.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

Allmänna principer

Artikel 1

I denna budgetförordning avses med budget den rättsakt som för varje budgetår redovisar en prognos över och i förväg godkänner de inkomster och utgifter som är nödvändiga för att uppfylla de skyldigheter som följer av de avtal som avses i beslut 1999/870/EG.

Artikel 2

I denna budgetförordning fastställs närmare bestämmelser för ingående av avtal för Sisnet och för uppställning och genomförande av den budget som krävs i samband med sådana avtal.

Artikel 3

1. Budgeten skall vara indelad i avdelningar och omfatta budgeten för de förberedande insatser som leder till ingående av avtalen i fråga, inklusive alla kostnader som uppstått under förberedelserna för fritt anbudsförfarande för Sisnet, och budgeten för installation och drift av Sisnet. Om så krävs skall varje avdelning vara indelad i kapitel och artiklar.

2. De anslag som har avsatts för varje avdelning skall inte kunna anslås till utgifter under en annan avdelning.

Artikel 4

Budgetanslagen skall användas i överensstämmelse med principerna för sund ekonomisk förvaltning och särskilt principerna om ekonomi och kostnadseffektivitet.

Artikel 5

Alla inkomster och utgifter skall medföra att en artikel i budgeten tillgodogörs eller belastas.

Om inte annat föreskrivs i artikel 17, får åtagande eller godkännande av utgifter inte medges utöver beviljade anslag.

Artikel 6

1. Med förbehåll för artikel 17 skall alla inkomster och utgifter i sin helhet tas upp i budgeten och på kontona utan att justeras mot varandra. De totala inkomsterna skall täcka de totala utgifterna.

2. Budgetåret skall börja den 1 januari och sluta den 31 december.

3. De bidrag till budgeten som de stater som anges i artikel 25 inbetalar innan det budgetår som de hänför sig till har börjat skall tas upp i det löpande budgetårets budget.

4. Utgifterna för ett budgetår skall tas upp i räkenskaperna för det året om godkännandet når styrekonomen senast den 31 december och om betalningen utförs av räkenskapsföraren senast den 15 januari året därpå.

5. De anvisade anslagen får endast användas till att täcka utgifter som uppkommit och betalats under det budgetår för vilket anslagen beviljades, utom i undantagsfall enligt artikel 7, samt för att täcka skulder som kan hänföras till tidigare budgetår och för vilka inga anslag överförts.

Artikel 7

1. Följande regler skall reglera användningen av anslagen:

a) Anslag för vilka inget åtagande gjorts vid utgången av det budgetår då de beviljades skall normalt förfalla.

b) Anslag som avsatts för betalningar som är utestående den 31 december enligt åtaganden som gjorts mellan den 1 januari och den 31 december skall automatiskt överföras, dock endast till det närmast följande budgetåret.

2. Trots vad som sägs i punkt 1 får rådets ställföreträdande generalsekreterare före den 31 januari till arbetsgruppen för Schengens informationssystem, nedan kallad SIS-gruppen, överlämna välgrundade ansökningar om överföring till det närmast följande budgetåret av anslag för vilka inget åtagande gjorts senast den 31 december när anslagen för de berörda budgettitlarna för det följande budgetåret inte täcker kraven.

En överföring av sådana anslag får endast föreslås i undantagsfall.

När ställföreträdande generalsekreteraren utövar sin befogenhet att genomföra budgeten skall han, beroende på förvaltningens krav, sträva efter att i första hand använda årets anslag och inte de anslag som överförts förrän de förra är uttömda.

SIS-gruppen skall besluta om sådana ansökningar om överföring senast den 1 mars.

3. Anslag som överförts från ett budgetår till det närmast följande budgetåret förfaller, om inget åtagande har gjorts vid utgången av det budgetår till vilket de överfördes.

4. En förteckning över anslag som skall överföras automatiskt enligt punkt 1 b skall överlämnas för kännedom till SIS-gruppen före den 1 mars.

5. Vid budgetens genomförande skall användningen av de överförda anslagen för varje post i budgeten redovisas separat i räkenskaperna för det innevarande budgetåret.

KAPITEL II

Uppställning av budgeten

Artikel 8

1. Budgeten skall uppställas i euro.

2. Ställföreträdande generalsekreteraren skall senast den 30 september lägga fram det preliminära budgetförslaget med en motivering för SIS-gruppen.

3. SIS-gruppen skall yttra sig om detta preliminära förslag.

4. Ställföreträdande generalsekreteraren skall fastställa budgetförslaget och senast den 31 oktober överlämna detta till de stater som avses i artikel 25.

5. De medlemsstater som avses i artikel 25 skall, församlade i rådet, anta budgeten före årets slut.

6. Beslutet om antagande av budgeten skall, när det genom ställföreträdande generalsekreteraren i vederbörlig ordning har meddelats de stater som avses i artikel 25, medföra att dessa staters bidrag förfaller till betalning.

Artikel 9

1. Om budgeten inte slutgiltigt har antagits vid budgetårets början

a) skall betalningar varje månad kunna göras med upp till en tolftedel av de totala anslag som beviljats för varje avdelning i budgeten för föregående budgetår, och

b) skall det vara tillåtet att varje månad infordra bidragen från de stater som avses i artikel 25 med upp till en tolftedel av de totala bidrag som inbetalats enligt den senaste i vederbörlig ordning antagna budgeten.

2. Beslutet att utnyttja en tolftedel av inkomsterna och utgifterna, dock högst tre tolftedelar av beloppen som tagits upp i den senaste i vederbörlig ordning antagna budgeten, skall fattas av ställföreträdande generalsekreteraren, som skriftligen skall meddela de stater som avses i artikel 25 i detta beslut.

3. Utöver gränsen på tre tolftedelar av beloppen som tagits upp i den senaste i vederbörlig ordning antagna budgeten skall beslutet att bevilja betalningar och infordra bidrag fattas av de medlemsstater som avses i artikel 25, församlade i rådet.

4. Det slutgiltiga antagandet av budgeten skall med omedelbar verkan upphäva de åtgärder som eventuellt har vidtagits enligt punkterna 1, 2 och 3.

Artikel 10

1. Eventuella förslag till tilläggs- eller ändringsbudgetar skall läggas fram, granskas och antas i samma form och enligt samma förfarande som den budget vars beräkningar de ändrar.

2. En ändringsbudget skall läggas fram varje år den månad som följer på den avslutning av räkenskaperna som avses i artikel 46.1, med syftet att saldot från föregående budgetår skall tas upp i budgeten som inkomst om det är positivt och som utgift om det är negativt.

Artikel 11

Budgeten skall vara offentlig.

KAPITEL III

Budgetgenomförande och bokföring

Artikel 12

Budgeten skall genomföras i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnare och räkenskapsförare. Utanordnarens, räkenskapsförarens och styrekonomens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.

Artikel 13

1. Befogenheterna som utanordnare av inkomster och utgifter skall utövas av en generaldirektör vid rådets generalsekretariat. Utanordnaren skall genomföra budgeten i ställföreträdande generalsekreterarens namn och inom ramen för de beviljade anslagen. Han kan delegera sina befogenheter till en direktör.

2. Utanordnaren kan besluta om överföringar från en artikel till en annan inom varje kapitel. Han kan i överenskommelse med SIS-gruppen besluta om överföringar från ett kapitel till ett annat inom samma avdelning. SIS-gruppen skall lämna sitt samtycke på samma villkor som när den antar sitt yttrande om budgeten.

Artikel 14

Befogenheterna som styrekonom skall utövas av rådets styrekonom enligt de regler som gäller för dennes befogenheter.

Artikel 15

Inkassering av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av en räkenskapsförare placerad vid generaldirektorat A vid rådets generalsekretariat.

Artikel 16

1. För mottagande av alla fordringar enligt artikel 25 eller av alla skulder som tredje part har till de berörda staterna i samband med installation och drift av Sisnet, skall det krävas ett betalningskrav från utanordnaren. Betalningskrav skall överlämnas till räkenskapsföraren, som skall förelägga styrekonomen dessa för godkännande.

2. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

a) rätt budgetpost har konterats,

b) betalningskravet är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser,

c) verifikationerna är formellt korrekta,

d) gäldenären, eller den behöriga myndigheten i gäldenärsstaten, är korrekt angiven,

e) förfallodagen har angivits,

f) principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 4 har tillämpats,

g) beloppet och valutan är korrekta.

3. Räkenskapsföraren skall ansvara för på behörigt sätt utfärdade betalningskrav.

Artikel 17

Trots bestämmelserna i artiklarna 5 och 6

1. får följande avdrag göras från alla räkningar, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka nettobeloppet sedan skall betalas:

a) Böter förelagda en part som har ingått avtal om ett godkänt anbud.

b) Justeringar av felaktigt betalda belopp, vilka kan göras genom avdrag i förväg när en kontroll av samma typ görs under samma avdelning, kapitel, artikel och budgetår som den felaktiga betalningen.

Rabatter och återbetalningar på fakturor och räkningar skall inte tas upp som separata inkomster.

2. får följande belopp användas på nytt under den rubrik som den ursprungliga utgiften belastade:

- Inkomster som uppkommit genom återbetalning av belopp som felaktigt betalats med budgetanslag.

Beloppen måste användas på nytt före utgången av budgetåret efter det budgetår då inkomsterna togs emot.

Artikel 18

1. Alla åtgärder som kan ge upphov till utgifter som skall belasta budgeten måste föregås av ett förslag till åtagande från utanordnaren till räkenskapsföraren, vilket anger syftet, beloppet, den budgetpost som skall konteras samt borgenären. Förslaget skall av räkenskapsföraren föreläggas styrekonomen för godkännande.

2. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

a) förslaget till åtagande har lagts fram i enlighet med punkt 1,

b) rätt budgetpost har konterats,

c) anslagen är disponibla,

d) principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 4 har tillämpats,

e) utgifterna är formellt korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser.

Artikel 19

1. Utanordnarens fastställelse av utgifter skall ha till syfte att

a) verifiera borgenärens anspråk,

b) fastställa eller verifiera att fordran existerar och vilket belopp den uppgår till,

c) verifiera villkoren för att fordran skall förfalla till betalning,

d) verifiera att tjänster har utförts eller inköp har gjorts enligt beställning.

2. Utanordnaren kan låta utföra verifieringen under sitt ansvar.

Artikel 20

1. Genom en betalningsorder ("godkännande") skall utanordnaren uppdra åt räkenskapsföraren att betala en utgift som han har fastställt.

2. I godkännandet skall anges

a) det budgetår som betalningen skall belasta,

b) avdelning, kapitel och artikel i budgeten,

c) det belopp som skall betalas med siffror och bokstäver och i vilken valuta,

d) borgenärens namn och adress,

e) utgiftens ändamål,

f) betalningssättet,

g) nummer och dag för motsvarande godkännanden av åtagandet.

3. Betalningsordern skall dateras och undertecknas av utanordnaren.

4. Räkenskapsföraren skall förelägga styrekonomen betalningsordern, med verifikationer i original, för godkännande.

5. Syftet med godkännandet skall vara att fastslå att

a) betalningsordern har utfärdats på rätt sätt,

b) betalningsordern överensstämmer med åtagandet och beloppet är korrekt och att principerna för sund ekonomisk förvaltning enligt artikel 4 har tillämpats,

c) rätt budgetpost har konterats,

d) anslagen är disponibla enligt den aktuella avdelningen eller artikeln i budgeten,

e) verifikationerna är formellt korrekta, och

f) borgenärens namn och beskrivningen av denne är korrekta.

6. Alla utgifter skall vara täckta i förväg av bidrag från de stater som avses i artikel 25 eller, om sådana inte finns, av en bankkredit. Kostnaderna för förhandsfinansiering via bank vid utebliven betalning skall fördelas mellan de felande staterna i proportion till de bidrag de har underlåtit att betala och med beaktande av förseningens längd.

Artikel 21

Betalningarna skall utföras via det bankkonto som öppnats i enlighet med artikel 17 i rådets beslut 1999/323/EG(3) i rådets generalsekreterares namn. Banköverföringar som sker enligt denna budgetförordning skall undertecknas av två av ställföreträdande generalsekreteraren utsedda tjänstemän, av vilka en skall vara räkenskapsföraren.

Artikel 22

Om styrekonomen nekar att ge sitt godkännande enligt artiklarna 16, 18 eller 20 och om utanordnaren håller fast vid sitt förslag, skall ärendet överlämnas till ställföreträdande generalsekreteraren. Utom i fall där det råder tvekan om huruvida anslagen är disponibla, kan han genom ett vederbörligen motiverat beslut underlåta att ta hänsyn till att godkännande nekats och bekräfta betalningskravet, utgiftsåtagandet eller betalningsordern. Ställföreträdande generalsekreteraren skall inom en månad underrätta revisionsrätten om detta beslut. Detta beslut skall vara verkställbart från och med dagen när godkännandet nekats.

Artikel 23

De disciplinära åtgärder som kan vidtas mot utanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren om de inte följer bestämmelserna i denna budgetförordning skall vara desamma som fastställs i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen vid Europeiska gemenskaperna.

Artikel 24

Räkenskaperna skall upprättas per kalenderår enligt systemet för dubbel bokföring. De skall visa alla inkomster och utgifter som uppstått under budgetåret.

KAPITEL IV

Staternas bidrag

Artikel 25

1. Budgetinkomsterna skall utgöras av finansiella bidrag från följande medlemsstater: Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Grekland, Italien, Luxemburg, Nederländerna, Portugal, Spanien, Sverige, Tyskland, Österrike samt Island och Norge.

2. Dessa staters finansiella bidrag skall fastställas i budgeten och uttryckas i euro.

Artikel 26

De stater som avses i artikel 25 skall ställa sina finansiella bidrag till ställföreträdande generalsekreterarens förfogande enligt följande fördelningsnyckel:

Bidragsfördelningen mellan, å ena sidan, de medlemsstater som avses i artikel 25 och, å andra sidan, Island och Norge skall fastställas varje år på grundval av de berörda medlemsstaternas och Islands och Norges del av den totala bruttonationalprodukten (BNP) för föregående år för alla de stater som avses i artikel 25. Bidragsfördelningen mellan de berörda medlemsstaterna skall fastställas varje år efter avdrag av Islands och Norges bidrag i förhållande till dessa medlemsstaters del i Europeiska gemenskapernas totala momsmedel, som den har fastställts vid den senaste ändringen av unionens budget under det föregående budgetåret.

Artikel 27

1. Ställföreträdande generalsekreteraren skall per brev begära in bidragen från varje stat som avses i artikel 25 genom de nationella förvaltningar vars adress och telefonnummer har meddelats honom.

2. Detta brev skall innehålla information om

a) beslutet om att anta budgeten eller, när artikel 9 utnyttjas, beslutet att preliminärt infordra bidragen per tolftedel,

b) det belopp som varje stat skall betala, beräknat i euro enligt den fördelningsnyckel som anges i artikel 26,

c) de uppgifter som är nödvändiga för att betala bidraget.

3. Bidragen skall betalas in på det bankkonto som avses i artikel 21.

4. Bidragen skall betalas i euro.

Artikel 28

1. De stater som avses i artikel 25 skall betala in 25 % av sitt bidrag senast den 15 februari, den 1 april, den 1 juli och den 1 oktober.

2. Om en stat inte fullföljer sina finansiella åtaganden, skall gällande gemenskapsregler för dröjsmålsränta vid betalning av bidrag till unionsbudgeten tillämpas analogt utan att detta får påverka kostnader som denna stat skall bära enligt bestämmelserna i artikel 20.6.

KAPITEL V

Ingående av avtal

Artikel 29

1. Avtal om köp eller hyra av varor eller om tillhandahållande av tjänster skall vara skriftliga.

2. Alla sådana avtal för vilka det uppskattade värdet är lika med eller överskrider de tröskelvärden som anges i rådets direktiv 93/36/EEG av den 14 juni 1993 om samordning av förfarandet vid offentlig upphandling av varor(4) eller rådets direktiv 92/50/EEG av den 18 juni 1992 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av tjänster(5) skall ingås sedan en anbudsinfordran har utfärdats i enlighet med bestämmelserna i dessa direktiv, inklusive alla ytterligare ändringar som man har enats om i dessa (nedan kallade rådets direktiv om förfaranden för offentlig upphandling).

3. Avtal för vilka det uppskattade värdet av avtalet i fråga inte överskrider de tröskelvärden som anges i rådets direktiv om förfaranden för offentlig upphandling kan ingås genom privat överenskommelse. I sådana fall skall de medlemsstater som avses i artikel 25 dock vara skyldiga att så långt som möjligt och med alla lämpliga medel möjliggöra för de leverantörer som verkar kunna leverera varorna och tjänsterna i fråga att konkurrera med varandra.

4. Anbudsinfordringar skall som allmän regel offentliggöras i alla medlemsstater av generalsekretariatet på de medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25.

5. Förfarandena för anbudsinfordran och urvals- och tilldelningskriterierna skall fastställas och regleras av bestämmelserna i rådets direktiv om förfarandena för offentlig upphandling, kompletterade med bestämmelserna i denna budgetförordning.

6. Varje anbudsinfordran skall utarbetas av generalsekretariatet på de medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25 och i dem skall i synnerhet

a) förfarandet för anbudsinfordringar specificeras samt fastställas hur de skall läggas fram, inte minst när det gäller eventuella krav att använda ett standardiserat svarsformulär,

b) hänvisas till de allmänna villkor som är tillämpliga på avtalen i fråga (varor eller tjänster) när så är lämpligt och till alla dokument som innehåller villkor som specifikt är tilllämpliga på det särskilda avtalet i fråga,

c) en klausul finnas i vilken fastslås att anbudsförfarandet innebär att de relevanta villkoren godtas,

d) de villkor fastslås enligt vilka en inspektion kan göras, och när så är lämpligt, detaljerade villkor för översyn på platsen,

e) den period fastställas under vilken en anbudsinfordran skall vara giltig och inte får ändras i något avseende,

f) påföljderna fastslås för underlåtenhet att uppfylla avtalets krav,

g) de detaljer specificeras som måste finnas med i fakturorna (eller i hithörande verifikationer),

h) all kontakt förhindras mellan den ställföreträdande generalsekreteraren och hans personal, företrädare för regeringarna i de medlemsstater som avses i artikel 25, företrädare för Islands och Norges regeringar och anbudsgivare när det gäller frågor angående anbudsinfordran, utom genom särskilt undantag på följande villkor:

Före slutdatum för anbudsinfordran

i) på anbudsgivarnas begäran:

Ytterligare information, enbart för att klargöra arten av anbudsinfordran, får förmedlas till samtliga anbudsgivare.

ii) på den ställföreträdande generalsekreterarens begäran:

Om de medlemsstater som avses i artikel 25, eller Island och Norge, eller rådets generalsekretariat upptäcker ett fel, en brist på exakthet, ett utelämnande eller någon annan typ av skrivfel i texten till anbudsinfordran, kan generalsekretariatet på ett sätt som är identiskt med det som skall tillämpas när det gäller den ursprungliga anbudsinfordran, informera de berörda personerna.

iii) får generalsekretariatet, sedan anbuden har öppnats och på begäran av de medlemsstater som avses i artikel 25, Island eller Norge eller rådets generalsekretariat, kontakta anbudsgivaren om något klargörande krävs i samband med ett anbud eller om uppenbara skrivfel i anbudet måste rättas till.

Artikel 30

I alla de fall då kontakt har tagits enligt de bestämmelser som anges i artikel 29.6 h skall en not till akten upprättas och sådan kontakt skall omnämnas i den rapport som sedan skall föreläggas den rådgivande kommitté som avses i artikel 36.

Artikel 31

Medborgare i medlemsstaterna samt i Island och Norge får inte diskrimineras på grundval av medborgarskap när det gäller avtal som ingåtts av den ställföreträdande generalsekreteraren på de medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25.

Artikel 32

När allmänna villkor är tillämpliga på det föreslagna avtalet, skall de bifogas anbudsinfordran. Alla dokument som innehåller villkor som är specifikt tillämpliga på det särskilda avtalet i fråga skall också bifogas.

Artikel 33

Anbudsgivare kan lämna in anbud

a) med post,

i vilket fall det i anbudsinfordran måste anges att det relevanta datumet skall vara det då anbudet postas, vilket framgår av poststämpeln, och anbud som skickas med post måste rekommenderas, eller

b) personligen till rådets generalsekretariat eller genom anbudsgivarens ombud, inbegripet privata budfirmor,

i vilket fall anbudsinfordran måste innehålla uppgifter om vid vilket datum anbud måste lämnas in och till vilken avdelning på rådets generalsekretariat de måste lämnas mot ett undertecknat och daterat kvitto.

Datumet måste vara detsamma i båda fallen.

För att bevara sekretessen och undvika alla svårigheter måste anbudsinfordran innehålla följande bestämmelse:"Anbud skall lämnas in i ett förseglat kuvert som ligger i ett andra förseglat kuvert. På det inre kuvertet skall förutom namnet på den avdelning till vilket det är adresserat enligt anbudsinfordran följande stå: 'Anbudsinfordran - får ej öppnas av registreringsenheten'. Om självhäftande kuvert används, måste de vara förseglade med tejp över vilken avsändaren har skrivit sitt namn."

Artikel 34

Varje anbud måste öppnas.

Öppnandet av anbuden skall ske samtidigt av en kommitté som utsetts för detta ändamål av den ställföreträdande generalsekreteraren. Den skall vara sammansatt av tre tjänstemän på hög nivå från olika direktorat inom generalsekretariatet. Styrekonomen måste underrättas om att anbuden öppnas. Styrekonomen eller dennes företrädare skall närvara som observatör.

Kommittén skall upprätta en rapport om anbudens öppnande som skall undertecknas av alla dess ledamöter.

Minst en kommittéledamot skall parafera varje sida i varje anbud. Kommittén skall upprätta en skriftlig förteckning över de mottagna anbuden och särskilt ange alla de dokument som har mottagits från varje anbudsgivare i samband med anbudet.

Artikel 35

Alla anbud skall utvärderas av de medlemsstater som avses i artikel 25 tillsammans med Island och Norge. En rapport, som skall godkännas enhälligt av dessa stater, skall föreläggas den kommitté som avses i artikel 36 av den behörige tjänstemannen vid rådets sekretariat, som skall utses av utanordnaren, eller en ställföreträdare som också skall utses av utanordnaren.

Denna skall särskilt innehålla

a) en förklaring av skälen till att något av anbuden har lämnats utan avseende,

b) en teknisk och ekonomisk utvärdering av varje anbud, inklusive en jämförande tabell över jämförpriser,

c) skälen till valet av den rekommenderade anbudsgivaren.

Artikel 36

Avtal som skall ingås av den ställföreträdande generalsekreteraren på de medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25 och av lämpliga företrädare för Island och Norge sedan en anbudsinfordran har utfärdats skall först läggas fram för yttrande för en rådgivande kommitté för upphandling och avtal.

Artikel 37

Den rådgivande kommitté som avses i artikel 36 skall omfatta en företrädare för varje sådan medlemsstat som avses i artikel 25 tillsammans med en företrädare för Island och en för Norge. De medlemsstater som avses i artikel 25 skall tillsammans med Island och Norge säkerställa att de utsedda företrädarna har tillräcklig sakkunskap i informationstekniska och/eller finansiella frågor och/eller juridiska frågor. Företrädarna får inte ha deltagit i bedömningen av de ärenden som skall överlämnas till den rådgivande kommittén. En företrädare för räkenskapsförvaltaren skall närvara som observatör.

Den rådgivande kommittén skall med enkel majoritet välja en ordförande och en vice ordförande bland sina företrädare.

Den rådgivande kommittén skall yttra sig om huruvida förfarandet inför valet av anbudsgivare är i sin ordning och i allmänhet om avtalets föreslagna villkor.

Alla övriga problem som rör innehållet i detta kapitel kan hänskjutas till den nämnda rådgivande kommittén för yttrande.

Den rådgivande kommittén skall försöka anta sina yttranden med konsensus. Om konsensus inte går att uppnå, skall den rådgivande kommittén anta sina yttranden med enkel majoritet bland kommitténs företrädare. Minst elva närvarande skall krävas för att förfarandena skall vara giltiga. Vid lika röstetal skall ordföranden ha utslagsröst.

Rådets generalsekretariat skall vid behov bistå den rådgivande kommittén med sekretariatsservice.

Artikel 38

Den rådgivande kommittén skall upprätta sin egen arbetsordning i analogi med den rådgivande kommittén för upphandling och avtal vid Europeiska unionens råd.

Artikel 39

Den rådgivande kommittén skall yttra sig uteslutande i egenskap av rådgivare

a) om alla föreslagna avtal om varor eller tjänster, inklusive undersökningar för vilka det uppskattade värdet är lika med eller överstiger tröskelvärdena i rådets direktiv om förfaranden för offentlig upphandling,

b) om föreslagna överenskommelser som är ett tillägg till ett sådant avtal som avses i a om dessa innehåller viktiga ändringar, särskilt när resultatet av sådana tilläggsöverenskommelser skulle innebära att det belopp som anges i det ursprungliga avtalet ändras,

c) om alla föreslagna tilläggsöverenskommelser vars resultat skulle innebära att det totala beloppet, i ett avtal som redan har ingåtts skulle överstiga de tröskelvärden som anges i a,

d) om de frågor som uppstår när avtalet ingås eller genomförs (t.ex. annullering av order, begäran om eftergift av påföljd för försening, avvikelser från specifikationer och allmänna avtalsvillkor) om frågan är tillräckligt allvarlig för att motivera en begäran om ett yttrande,

e) på begäran av en av de medlemsstater som avses i artikel 25 eller av Island eller Norge, eller av en ledamot av den rådgivande kommittén, eller av den ställföreträdande generalsekreteraren, om de föreslagna avtal som inbegriper ett belopp under de tröskelvärden som avses i a, i de fall de anser att sådana avtal omfattar principfrågor eller är av särskild natur.

Artikel 40

De ärenden som läggs fram för den rådgivande kommittén för ett yttrande enligt artikel 39 b-e skall även åtföljas av en rapport som godkänts enhälligt av de medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge.

Artikel 41

Den rådgivande kommitténs yttranden skall undertecknas av dess ordförande. De medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge får föreskriva en rimlig tidsfrist för avgivandet av ett yttrande, om de bedömer detta vara nödvändigt för att undvika förseningar i handläggningen på grund av den rådgivande kommitténs ingripande. Yttrandena skall sändas till den ställföreträdande generalsekreteraren och de medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge. När yttrandet behandlats på vederbörligt sätt, skall de medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge enhälligt fatta ett slutgiltigt beslut om fallet. När det beslutet väl har fattats skall den ställföreträdande generalsekreteraren på de medlemsstaters vägnar som avses i artikel 25 och vederbörliga företrädare för Island och Norge ingå det eller de avtal som de enskilda fallen avser.

Artikel 42

Alla anbudsgivare skall informeras av generalsekretariatet om det beslut som har fattats angående deras anbud.

Artikel 43

1. Avtal kan ingås enligt faktura eller räkning om det beräknade värdet på varorna eller tjänsterna inte överskrider 2000 euro.

2. Som garanti för ett avtals genomförande kan det i en garantiklausul krävas att leverantörer eller entreprenörer eller tjänsteleverantörer i förväg lämnar en säkerhet. En sådan säkerhet måste inte endast täcka hela garantitiden utan också en tillräckligt lång tid för att garantin skall kunna åberopas. Säkerheten måste i princip bestå av en betalning i euro som har gjorts till ett bankkonto som särskilt har öppnats för ändamålet för rådets generalsekretariat. En sådan säkerhet får endast betalas in i euro till ett förstklassigt kreditinstitut på ett konto med kort eller ingen uppsägningstid.

3. Säkerhetsbeloppet skall fastställas enligt de sedvanliga handelsvillkoren.

4. Bestämmelsen om sådan säkerhet skall vara obligatorisk när värdet på avtalet i fråga är lika med eller överstiger de tröskelvärden som anges i rådets direktiv om förfaranden för offentlig upphandling.

5. Denna säkerhet kan ersättas av en solidarisk personlig garanti som ställs av tredje man som godkänns av räkenskapsföraren. Garantin skall i princip anges i euro och måste överensstämma med samma regler som anges för garantin i punkt 2.

6. Om ett avtal inte genomförs eller om slutförandet försenas skall den ställföreträdande generalsekreteraren säkerställa att de medlemsstater som avses i artikel 25 samt Island och Norge får tillräcklig ersättning för alla skador, räntor och omkostnader genom avdrag från säkerhetsbeloppet, vare sig detta har betalats in av leverantören, entreprenören eller tredje man.

Artikel 44

De sedvanliga verifikationerna som bifogas den första betalningsordern som fastställts i enlighet med ett avtal där säkerhet krävs skall kompletteras med en kopia, vidimerad av räkenskapsföraren, av det kvitto som utfärdades när säkerheten betalades eller med en kopia, vidimerad av räkenskapsföraren, av en förklaring från det företag eller den tredje man som lämnar garantin.

Artikel 45

Garantier skall återbetalas, eller de garantier som anges i artikel 43 som ersätter dessa överlåtas, av den ställföreträdande generalsekreteraren i enlighet med bestämmelserna i gällande avtal eller garanti, utom i de fall då avtalet inte genomförs eller slutförandet försenas enligt artikel 43.6.

KAPITEL VI

Redovisning och revision

Artikel 46

1. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall inom två månader från och med slutet av budgetens genomförandeperiod upprätta en inkomst- och utgiftsredovisning och en balansräkning samt översända dessa till SIS-gruppen.

2. Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta alla inkomst- och utgiftstransaktioner från föregående budgetår. Den skall ställas upp i samma form och följa samma indelning som budgeten.

3. Till denna redovisning skall det fogas

a) en översikt över läget i var och en av de stater som anges i artikel 25 när det gäller dess finansiella bidrag, och

b) en översikt över överföringen av anslag.

4. Balansräkningen skall visa tillgångar och skulder den 31 december föregående budgetår.

Artikel 47

1. Revisionsrätten skall anmodas att revidera räkenskaperna.

2. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall till revisionsrätten överlämna inkomst- och utgiftsredovisningen och balansräkningen inom 15 dagar efter den tidsfrist som anges i artikel 46.1.

3. Syftet med revisionsrättens revision skall vara att fastställa inkomsternas och utgifternas laglighet och formella riktighet enligt de avtal som skall förvaltas, budgeten och denna budgetförordning.

4. Den ställföreträdande generalsekreteraren skall ge revisionsrätten allt det stöd som den anser sig behöva för att utföra sitt uppdrag.

Artikel 48

Inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen och revisionsrättens rapport, med den ställföreträdande generalsekreterarens eventuella kommentarer bifogade, skall före den 1 juli överlämnas till de stater som avses i artikel 25. De medlemsstater som avses i artikel 25 skall, församlade i rådet, bevilja den ställföreträdande generalsekreteraren ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten.

KAPITEL VII

Slutbestämmelser

Artikel 49

Tillämpning av bestämmelserna i Schengenregelverket om Schengens informationssystem på en stat som inte avses i artikel 25 (nedan kallad annan stat) skall medföra

a) en omfördelning av bidragsandelarna för de stater som avses i artikel 25 enligt villkoren i artikel 26,

b) en anpassning av bidragen från de stater som avses i artikel 25 för att fastställa annan stats bidrag till driften av Sisnet för hela det löpande budgetåret, och

c) en anpassning av bidragen från de stater som avses i artikel 25 för att fastställa annan stats andel av de tidigare kostnaderna för installationen av Sisnet. Denna andel skall beräknas med beaktande av annan stats del i Europeiska gemenskapernas totala momsmedel för de tidigare budgetår när utgifter uppstått som varit nödvändiga för installationen av Sisnet. Detta procentuella bidrag skall bli föremål för en "kreditnota" till förmån för de stater som avses i artikel 25 i förhållande till deras andel, beräknad enligt artikel 26. Dessa kan välja att anslå beloppet till sin andel av budgeten eller begära återbetalning.

Artikel 50

1. Denna budgetförordning skall också tillämpas på antagandet av budgeten när det gäller de inkomster och utgifter som behövs för att uppfylla de åtaganden som följer av alla åtgärder som vidtagits i enlighet med artikel 1 i beslut 1999/870/EG för det budgetår under vilket den träder i kraft.

2. Genom undantag från artikel 8 skall rådets ställföreträdande generalsekreterare för den budget som avses i punkt 1 skicka det preliminära budgetförslaget till SIS-gruppen snarast möjligt sedan denna budgetförordning har antagits. När arbetsgruppen för SIS har yttrat sig och budgetförslaget har upprättats, skall de medlemsstater som avses i artikel 25, församlade i rådet, anta budgeten utan dröjsmål.

3. Genom undantag från artikel 28 skall de stater som avses i artikel 25 för den budget som avses i punkt 1 åläggas att betala sitt bidrag i enlighet med en plan som skall fastställas av de medlemsstater som avses i artikel 25 när budgeten antas.

Artikel 51

1. Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.

2. Det skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den 27 mars 2000.

På rådets vägnar

F. Gomes

Ordförande

(1) EGT L 337, 30.12.1999, s. 41.

(2) EGT L 356, 31.12.1977, s. 1. Förordningen senast ändrad genom rådets förordning (EG) nr 2673/1999 (EGT L 326, 18.12.1999, s. 1).

(3) EGT L 123, 13.5.1999, s. 51.

(4) EGT L 199, 9.8.1993, s. 1.

(5) EGT L 209, 24.7.1992, s. 1. Direktivet senast ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 97/52/EG (EGT L 328, 28.11.1997, s. 1).