Rapport

om årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning (Thessaloniki) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt centrumets svar

(2000/C 373/05)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet, i enlighet med artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 337/75(1), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1946/93(2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 18.1 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76(3), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93(4), har budgeten genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt artiklarna 65, 67 och 68 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1416/76. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKT CENTRUM FÖR UTVECKLING AV YRKESUTBILDNING (THESSALONIKI) FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Analys av budgetgenomförandet

5. De slutliga anslagen för budgetåret uppgår efter antagandet av en tilläggs- och ändringsbudget på 0,3 miljoner euro i september 1999 till 15,2 miljoner euro, varav åtaganden gjordes för 14,5 miljoner euro (dvs. 95 %) och 0,7 miljoner euro (dvs. 5 %) förföll den 31 december 1999(6).

6. Överföringarna av anslag uppgår till 3,7 miljoner euro (dvs. 26 % av åtagandena), varav 2,2 miljoner euro avser avdelning III och 1 miljon euro avser avdelning II (finansiering av den sista delbetalningen av centrumets nya byggnad). Som en jämförelse kan nämnas att de anslag som överfördes från budgetåret 1998 till budgetåret 1999 uppgick till 3,9 miljoner euro. Av detta belopp förföll 0,6 miljoner euro (dvs. 15 %), huvudsakligen under avdelning III.

Allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper

7. Centrumet hade planerat(7) att färdigställa ett nytt redovisningssystem, Fibus, i slutet av 1999 så att detta skulle kunna användas efter första halvåret 2000. Efter en särskild granskning av detta projekt och i väntan på att kunna genomföra en fullständig utvärdering uppmärksammas centrumet på nödvändigheten av att på ett djupare plan testa systemets effektivitet innan det införs i praktiken.

Förskottskonto

8. Trots att användningen av förskottskontot minskade kraftigt i förhållande till det föregående budgetåret(8) fortsatte centrumet under 1999 att effektuera en betydande del av sina betalningar, 2,6 miljoner euro (dvs. 23 %), på detta sätt. Centrumet uppmanas att fortsätta sina ansträngningar i syfte att ytterligare minska användningen av detta betalningssätt och på så sätt minska de risker som det för med sig.

Bokföring av moms

9. Till och med december 1998 föreskrevs i den allmänna budgetförordningen att utgifterna skulle tas upp inklusive moms. Den senare kunde efter återbetalning användas på nytt. Från och med denna tidpunkt(9) föreskriver den allmänna budgetförordningen att uppgifterna skall bokföras exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar centrumet att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler.

10. Centrumet har inte varit i stånd att genomföra någon uttömmande avstämning mellan sina krav på återbetalning av moms och sina redovisningsuppgifter. Vidare borde betalningskrav ha utfärdats samtidigt med kraven på återbetalning.

11. Transaktionerna avseende återbetalning av den moms som betalats 1999 påbörjades i maj 2000. För att främja en sund ekonomisk förvaltning vore det önskvärt att kraven på återbetalning uformades så att återbetalningen kan ske så snabbt som möjligt.

Byggnad

12. När det gäller uppförandet av centrumets byggnad behövde man, tack vare gynnsamma omständigheter (växelkurs, avtalsvillkor), betala ett belopp som var 1,2 miljoner euro lägre än vad som ursprungligen var meningen. Detta belopp använde centrumet till förvärv av kompletterande utrustning som ursprungligen inte uttryckligen angivits i överenskommelsen med de grekiska myndigheterna. Med tanke på förhållandet mellan omfattningen av denna besparing och den utgift för byggnaden som ursprungligen beräknats (6,8 miljoner euro) borde centrumet i syfte att främja sundheten i den ekonomiska förvaltningen och budgetmyndighetens insyn ha underrättat inte bara parlamentet utan även rådet om sina avsikter.

Avtal

13. Av den kompletterande utrustning som nämns i punkt 12 förvärvades två poster till ett värde av 195000 respektive 136000 euro med tillstånd av styrelsens verkställande organ genom avtal som ingicks genom privat överenskommelse mellan parterna. Arbetets art (köksutrustning och ytterligare arbeten med anknytning till säkerhet) rättfärdigar inte att man ingår avtal genom privat överenskommelse och det angivna skälet att ärendet var brådskande borde inte ha godkänts, eftersom avsaknaden av dylik utrustning inte påverkar byggnadens huvudsakliga användningssyfte. Värdet för vart och ett av dessa avtal överstiger den tröskel (46000 euro) ovanför vilken en rådgivande kommitté för upphandling och avtal enligt budgetförordningen skall tillfrågas oberoende av vilket förvärvsförfarande som planeras.

14. Granskningen av avtal om dataprojekt har visat på brister: underlåtenhet att anlita dataavdelningen, otydlighet hos de uppställda målen och bristande efterlevnad av de administrativa och finansiella förfarandena samt förfarandena för anbudsinfordran. Vidare har granskningen av genomförandet av Internetbaserade projekt visat att de antaganden som legat till grund för besluten saknat tillräcklig grund eller inte längre varit tilllämpliga. Centrumet uppmanas fortsätta sina ansträngningar för att förvalta sina dataprojekt i enlighet med bestämmelserna och anpassa dem med hänsyn till den utveckling som skett sedan de utformades.

Personal

15. Revisionsrätten noterade 1998(10) att det inte förelåg några formella beslut av tillsättningsmyndigheten i fråga om fastställandet av de anställdas ekonomiska rättigheter. År 1999 har centrumet inte helt kunnat genomföra de åtgärder det aviserat. Vidare har de bestämmelser i tjänsteföreskrifterna enligt vilka personalbedömning skall ske minst en gång vartannat år i vissa fall inte efterlevts.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 26 oktober 2000

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 39, 13.2.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 11.

(3) EGT L 164, 24.6.1976, s. 1.

(4) EGT L 181, 23.7.1993, s. 15.

(5) Som föreskrivs i artikel 1 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93 om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1416/76, har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1999 upprättats den 29 mars 2000 och därefter överlämnats till kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 5 april 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(6) I april 2000 godkändes emellertid en icke-automatisk överföring på 0,55 miljoner euro, vilket minskade de anslag för 1999 som faktiskt förföll till endast 0,15 miljoner euro.

(7) Se svaret på punkt 5 i rapporten för budgetåret 1998 (EGT C 372, 22.12.1999), s. 27.

(8) EGT C 372, 22.12.1999, punkt 6, s. 27.

(9) Se artikel 27.2a i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 320, 28.11.1998, s. 1).

(10) EGT C 372, 22.12.1999, punkterna 9-10, s. 27.

Tabell 1

Balansräkning per 31 december 1999 och 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Centrumets svar

Punkt 8

Med anledning av revisionsrättens rekommendationer har Cedefop fortsatt sina ansträngningar att ytterligare minska antalet betalningar som effektueras över förskottskontot. Under de tre första kvartalen år 2000 har dessa inte överstigit 20000 euro per månad.

Punkt 9

Cedefop skall utarbeta ett memorandum över uppdateringar och förbättringar som kan göras i den allmänna reviderade budgetförordningen. Detta memorandum kommer att överlämnas till kommissionen så att denna kan ställa de förslag som bedöms lämpliga till den lagstiftande myndigheten.

Punkterna 10 och 11

Den extra arbetsbörda som lades på Cedefops ekonomiavdelning under 1999 för färdigställandet av den nya byggnaden och slutförandet av systemet Fibus har försenat behandlingen av vissa ärenden. Under 2000 vidtogs nödvändiga åtgärder för att eliminera dessa förseningar och för att undvika att de upprepas.

Punkt 12

Tack vare satsningar gjorda i samverkan mellan olika intressenter (grekiska regeringen, kommissionen och Cedefop), kunde betydande besparingar göras vid uppförandet av byggnaden i det skick som var avsett från början. Man beslöt enhälligt att anslå dessa belopp för genomförandet av tilläggsarbetena som skulle bidraga till att höja och optimera byggnadens funktionsduglighet och säkerhet.

Budgetmyndigheten hölls informerad om dessa projekt. Det hölls inga formella samtal, men Cedefop betonar att rådet fick all information om dessa tilläggsarbeten och om nödvändigheten av dem av företrädare för Cedefop vid diskussionerna med budgetutskottet.

Punkt 13

Arbetena ifråga avsåg utrustning vars nödvändighet framgick av information som från början inte var tillgänglig. Av besparingsskäl och i syfte att få den nya byggnaden optimalt funktionsduglig så snabbt som möjligt, ansåg Cedefop det vara bäst att under dessa särskilda omständigheter gå tillväga genom privat överenskommelse. Presidiet gav ett positivt yttrande till dessa två ärenden med hänsyn till att dessa tilläggsarbeten ur teknisk synpunkt inte kunde skiljas från huvudkontraktet.

För övrigt påminner Cedefop om att det är i enlighet med budgetförordningen som styrelsen och dess presidium ålagts de befogenheter som normalt ges till rådgivande kommittén för upphandling och avtal. Cedefop kommer att framföra de problem som denna situation medför i det memorandum som ska lämnas till kommissionen avseende revideringen av budgetförordningen (se punkt 9 i svaret).

Punkt 14

Det är ofrånkomligt att det uppstår problem i starten av så omfångsrika och komplicerade dataprojekt som Cedefop har åtagit sig och som sträcker sig över flera år och den mycket snabba utvecklingen inom dataområdet gör att en snabb start är otänkbar. Detta har i vissa fall bidragit till att projekten har behandlats på fel sätt. Tack vare gjorda erfarenheter under årens lopp och med anledning av revisionsrättens iakttagelser har Cedefop förbättrat förfarandena för behandling och utveckling av dataprojekten och kommer att fortsätta sina ansträngningar för att optimera de redan erhållna resultaten. Cedefop är angeläget om att poängtera att installationen som gjordes 1999 av en ny enhet för förvaltning av avtal, vilken alltsedan den första januari 2000 systematiskt undersöker alla avtal, säkert kommer att bidraga till denna förbättring.

Punkt 15

Under 1999 startade Cedefop en ny granskning av uppgifterna angående de anställdas ekonomiska rättigheter. Då dessa uppgifter godkänts kommer de att införas i de individuella personakterna och i modulen "Personalförvaltning" i systemet Fibus. För övrigt har centrumet infört förfaranden alltsedan början av år 2000 i syfte att årligen kontrollera dessa uppgifter och eventuellt uppdatera dem. Vad beträffar bedömningen av de anställda har Cedefop under 2000 vidtagit nödvändiga åtgärder för att anpassa personakterna till gällande bestämmelser och för att göra bedömningen av de anställda systematiskt vartannat år från och med år 2000.