Rapport

om årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (Alicante) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt byråns svar

(2000/C 373/11)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till budgetkommittén vid Byrån för harmonisering inom den inre marknaden i enlighet med artikel 137.2 i rådets förordning (EG) nr 40/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden för det budgetår som avslutade den 31 december 1999. I enlighet med artikel 119.2 c i rådets förordning (EG) nr 40/94(2) har budgeten genomförts under myndighetens direktörs ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 138 i rådets förordning (EG) nr 40/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR BYRÅN FÖR HARMONISERING INOM DEN INRE MARKNADEN FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Budgetförordningen

5. Till och med december 1998 föreskrev den allmänna budgetförordningen att utgifterna skulle tas upp inklusive moms. Den senare kunde efter återbetalning användas på nytt. Från och med denna tidpunkt(4) föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall bokföras exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar byrån att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler.

Kostnadsredovisning

6. I sin tidigare rapport påpekade revisionsrätten avsaknaden av ett kostnadsredovisningssystem. Byrån är i färd med att utarbeta ett sådant system, som innan det kan tas i bruk skall datoriseras.

Balansräkning

Inventarier

7. I slutet av året genomfördes en avstämning av överföringarna mellan räkenskaperna och inventarieregistret. Under årets gång skilde man emellertid ansvaret för den allmänna inventarieförteckningen från förteckningen över inventarier på dataområdet. På grund av denna uppdelning och efter en jämförelse flyttades ett antal tillgångar från den allmänna inventarieförteckningen till förteckningen över inventarier på dataområdet. Under årets gång har ett nytt system för allmän inventarieförteckning tillämpats.

8. Dessa förändringar i inventarieförvaltningen gav vid en jämförelse mellan räkenskaperna och inventarieregistret upphov till avvikelser i inventarieförteckningarnas totala belopp. Vid besöket kunde skillnaderna inte beräknas exakt men de är inte tillräckligt stora för att påverka räkenskapernas tillförlitlighet.

9. Avstämningarna mellan räkenskaperna och inventarieregistret bör genomföras regelbundet för att säkerställa överensstämmelsen mellan förteckningarna.

Immateriella anläggningstillgångar

10. De immateriella anläggningstillgångarna finns inte upptagna i inventarieregistret. Enligt byrån motsvarar dessa tillgångar olika standardiserade programvaror som omfattas av licenser. Byrån bör upprätta ett nytt inventarieregister för de immateriella anläggningstillgångarna och utvärdera huruvida dessa tillgångar fortfarande är giltiga och uppfyller inventariereglerna.

Mänskliga resurser

11. Som framgår av tabellen nedan ökar personalen regelbundet och kraftigt (se även punkt 15), även om ökningen är lägre än vad som framgår av indikatorerna för byråns verksamhet(5). Byrån bör icke desto mindre hålla sig vaksam och fullfölja sina ansträngningar för att förbättra sin produktivitet.

>Plats för tabell>

12. Under årets lopp har byrån genomfört 196 anställningar av vilka 60 härrör från omvandling av avtal om tillfällig anställning till avtal om extraanställning och av 53 avtal om extraanställning till avtal om tillfällig anställning. Endast 17 personer har anställts efter offentliggörande av ett meddelande om ledig tjänst.

13. Tjänsten som chef för avdelningen för mänskliga resurser har aldrig tillsatts. Med tanke på att personalstyrkan totalt uppgår till 523 personer (slutet av 1999) vore det önskvärt att man tillsatte denna lediga tjänst omedelbart.

Byggnad

14. Enligt avtalsbestämmelserna skulle arbetet ha avslutats i juni 1999. Vid denna tidpunkt ägde den officiella invigningen rum. Inflyttningen ägde dock inte rum förrän i juni 2000.

15. Den nya byggnaden, vars totala kostnad uppgår till 23,6 miljoner euro, rymmer 400 personer, vilket redan är otillräckligt. På grund av den mycket tillfredsställande ökningen av ansökningar om registrering beräknas att byrån i slutet av 2001 kommer att behöva kontor för 800 personer. Följaktligen kommer hälften av personalen att placeras i kontor som kommer att vara spridda över tre eller fyra andra byggnader, för vilka den sammanlagda månadshyran kommer att uppgå till över 90000 euro.

Rådgivande kommittén för upphandling och avtal

16. Under årets gång överskred 73 ansökningar den tröskel på 46000 euro som krävs för att rådgivande kommittén för upphandling och avtal skall tillfrågas: 26 av dessa omfattade ett belopp på 12,3 miljoner euro till följd av privata överenskommelser, åtta ett totalt belopp på 1,6 miljoner euro till följd av selektiva förfaranden, sju till ett totalt belopp på 1,4 miljoner euro till följd av förhandlade förfaranden och 32 ett totalt belopp på 32,2 miljoner euro efter öppna förfaranden. Byrån bör tillämpa reglerna för tilldelning av avtal mera strikt för att säkerställa att konkurrensen blir så stor som möjligt.

Skriftliga förfaranden

17. Under 1999 har rådgivande kommittén för upphandling och avtal avgett ett antal yttranden om betydelsefulla projekt med hjälp av skriftliga förfaranden. Kommittén förmådde dock inte uppfylla sin roll under diskussionerna kring projekten. När det gäller avtalet om underhåll av tekniska anläggningar i den nya byggnaden offentliggjorde byrån en uppmaning till intresseanmälan i Europeiska gemenskapernas officiella tidning i slutet av mars 1999 och öppnandet av de anbud som erhållits som svar på uppmaningen ägde rum den 6 maj 1999. Den 8 oktober 1999 uppmanade ordföranden för rådgivande kommittén för upphandling och avtal kommitténs ledamöter att före den 14 oktober 1999 yttra sig skriftligen om en omfattande rapport rörande ett avtal på 1,6 miljoner euro. Denna akt utgjorde dock inte ett av de nödfall för vilka det föreskrivs ett skriftligt förfarande.

Inköp av skrivare

18. I slutet av året yttrade sig rådgivande kommittén för upphandling och avtal positivt om ett inköp av skrivare till ett totalt belopp av 190000 euro från ett enda företag i kraft av "ett varuupphandlingskontrakt som tekniskt sett inte kan skiljas från huvudkontraktet". Inköpet av standardskrivare hade emellertid kunnat skiljas från huvudkontraktet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 27 september 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 11, 14.1.1994, s. 33.

(2) EGT L 11, 14.1.1994, s. 30.

(3) Som föreskrivs i artikel 137.1 i rådets förordning (EG) nr 40/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter upprättats den 28 mars 1999 och därefter överlämnats till byråns styrelse, Europaparlamentet, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 31 mars 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(4) Se artikel 27.2a i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 320, 28.11.1998, s. 1).

(5) Beträffande detta, se årsrapporten för budgetåret 1998 (EGT C 372, 22.12.1999, s. 62, punkt 12).

Tabell 1

Balansräkning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Byråns svar

5. En modifiering av harmoniseringsbyråns budgetförordning kommer att läggas fram för harmoniseringsbyråns budgetkommitté vid ett av dess nästkommande möten.

6. Harmoniseringsbyrån bekräftar att man infört ett kostnadsredovisningssystem. De första resultaten av detta nya system kommer att erhållas under andra hälften av år 2000.

8. Det fel som upptäckts av revisionsrätten är ett räkenskapsfel och vid den fysiska inventeringen fattades ingen lös egendom. Ett antal mobiltelefoner och växelriktare hadeej förts upp på inventarieförteckningen. Harmoniseringsbyrån har redan gjort en anpassning av metoden för avstämning mellan inventarieförteckningen och räkenskaperna.

9. Byrån har vidtagit åtgärder för att den regelbundna avstämningen mellan det fysiska inventarieregistret och den löpande inventarieförteckningen fortsättningsvis skall omfatta samtliga inventarier och inte enbart de i inventarieförteckningen nyinförda posterna.

10. Kontoret överväger för närvarande vilka förbättringar som kan göras i fråga om den metod som tillämpas för inventering av immateriella anläggningstillgångar.

11. 1999 ökade antalet ansökningar om registrering av varumärken med mer än 35 % jämfört med 1998. Harmoniseringsbyrån är tvungen att anpassa personalstyrkan till denna utveckling. Den strävar efter att:

- begränsa ökningen av personalstyrkan till den personal som är direkt involverad i produktionen (omkring 80 % totalt);

- öka produktiviteten (cirka. 13 %).

12. I fråga om lediga tjänster som offentliggjorts av harmoniseringsbyrån under 1999 bör noteras att:

- 24 lediga tjänster offentliggjordes som tillfälliga anställningar (företrädesvis via tidningsannonser eller olika publikationer);

- 98 lediga tjänster offentliggjordes till följd av uttagningsprov anordnade av harmoniseringsbyrån (4 under 1999);

- 14 lediga tjänster offentliggjordes vid gemenskapens olika institutioner enligt art. 29.1.c i tjänsteföreskrifterna (förflyttning).

Slutligen har harmoniseringsbyrån vidtagit åtgärder för att i framtiden offentliggöra lediga tjänster på dess webbplats.

13. En chef för avdelningen "personal och administration" har anställts.

14. Då den byggnad, som utgör kontorets slutgiltiga säte, invigdes av den spanska regeringen i juni 1999 (det datum som arbetet skulle ha varit avslutat enligt de avtalsbestämmelser som ingåtts mellan byggherren och byggfirman återstod fortfarande ett stort antal arbeten att slutföras. Byrån kunde inte få tillträde till byggnaden förrän år 2000 och den slutgiltiga inflyttningen skedde först den 1 juli 2000.

15. Budgetkommittén har under september 2000 undersökt frågan avseende etapp II, vilken kommer att innebära att personalstyrkan kan utökas till 800 personer. Arbetena skulle kunna påbörjas (i början av 2002), efter det att anbudsförfarandet avslutats.

16. Ända sedan byrån inrättades har den tvingats tillgripa privata överenskommelser, för att överhuvudtaget kunna teckna ett antal kontrakt, eftersom de anbudsförfaranden som lanserats varit resultatlösa.

Området, där byrån har sitt säte, har å ena sidan en ekonomisk struktur som ofta saknar den typ av företag som motsvarar byråns behov. Å andra sidan är företag som inte har sin verksamhet förlagd till detta område föga intresserade av att göra investeringar enbart för att tillgodose byråns behov.

17. Under 1999 utgjorde de fem skriftliga förfaranden som inleddes av den rådgivande kommittén för upphandling och avtal 7,6 % av det totala antalet ärenden som handlades av denna instans. Tre ärenden handlades på grund av nödvändigheten av att så snarast möjligt avsluta byggnadsarbetena vid kontorets nya säte.

18. Kontraktet om underhåll av tekniska anläggningar avser den utrustning som installerats i den nya byggnaden (etapp I). För att slutgiltigt kunna överta byggnaden och därtill hörande anläggningar var det nödvändigt att elförsörjningen kunde tillgodoses, vilket i sin tur innebar att byrån var tvungen att förfoga över ett kontrakt avseende underhållet. Av denna anledning var det nödvändigt att byrån handlade detta ärende inom kortast möjliga tid, eftersom varje dags fördröjning utgjorde en extrakostnad för lokalerna.

19. Kontraktet avseende inköp av nya standardskrivare utgör inte i sig ett kontrakt vilket tekniskt sett inte kan skiljas från ett annat. Emellertid ansåg byrån att detta kontrakt borde betraktas som ett, till det av kommissionen godkända, kompletterande kontrakt. Detta eftersom de tekniska specifikationerna för de materiel som skulle införskaffas av byrån var identiska med de materiel som inköpts av kommissionen och byrån därigenom skulle kunna komma i åtnjutande av de fördelaktiga villkor som kommissionen erhållit av sin leverantör. Detta är i överensstämmelse med det förfarande som byrån tillämpat för upphandling av IT-materiel alltsedan dess inrättande i Alicante. Byrån har bett kommissionen att, i det anbudsförfarande som kommissionen på sikt ämnar inleda, inbegripa byråns inköpsbehov.