SV Europeiska unionens officiella tidning C 321/1

Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser

(2016/C 321/01)

Artikel 1

Definitioner

I dessa genomförandebestämmelser avses med

a) institution : en EU-institution, – byrå, -myndighet eller ett EU-organ,

b) stadgan : Europaparlamentets beslut om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (1),

c) ombudsmannen : den person som utses av Europaparlamentet i enlighet med artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

d) sekretariatet : tjänstemän och annan personal som bistår ombudsmannen,

e) handling : allt innehåll, oberoende av medium (på papper eller lagrat i elektronisk form, ljud- och bildupptagningar samt audiovisuella upptagningar).

Artikel 2

Mottagning av klagomål

2.1 Ombudsmannen ska ta emot skriftliga klagomål, antingen i elektroniskt format eller i pappersformat. Ombudsmannen ska vidta lämpliga åtgärder för att hjälpa personer med funktionshinder att utöva sin rätt att inge ett klagomål till ombudsmannen.

2.2 Klagande ska i sitt klagomål fastställa om någon information i detta är konfidentiell. Fastställandet av att information är konfidentiell ska inte hindra ombudsmannen från att i syfte att genomföra en undersökning vidarebefordra informationen i fråga till berörd institution.

2.3 Ombudsmannen ska behandla en framställning som av Europaparlamentet med framställarens medgivande överförs till ombudsmannen som ett klagomål.

2.4 Ombudsmannen får, när så är lämpligt och med medgivande av den person som lämnat in klagomålet, överföra ett klagomål till en annan behörig myndighet.

Artikel 3

Inledande behandling av klagomål

3.1 Ombudsmannen ska avgöra om ett klagomål ligger inom hans eller hennes ämbetsområde eller inte och, om så är fallet, om det är tillåtligt enligt artikel 2 i stadgan. Sekretariatet får begära att den klagande lämnar ytterligare uppgifter eller handlingar innan ombudsmannen fattar sitt beslut.

3.2 Om klagomålet ligger utanför ombudsmannens ämbetsområde eller är otillåtligt ska han eller hon avvisa klagomålet.

3.3 Ombudsmannen ska besluta om det finns grunder för att inleda en undersökning av ett tillåtligt klagomål. Om ombudsmannen anser att det inte finns någon grund för att genomföra en undersökning ska han eller hon avvisa klagomålet.

Artikel 4

Informationssamling i samband med undersökningar

4.1 Om ombudsmannen anser att det finns grunder för att inleda en undersökning ska han eller hon fastställa vilka påståenden från den klagande som ska omfattas av undersökningen.

4.2 Ombudsmannen kan be berörd institution att bemöta dessa påståenden i ett svar. Ombudsmannen kan även be berörd institution att i sitt svar ange sina synpunkter på särskilda aspekter av påståendena, och på särskilda frågor som har sitt upphov i eller är relaterade till klagomålet.

4.3 Ombudsmannen kan be en institution att skicka information eller handlingar till ombudsmannen. Ombudsmannen får, efter att ha rådgjort med berörd institution, även granska relevanta handlingar.

4.4 Institutionens svar på de frågor som avses i punkterna 4.2 och 4.3 ska lämnas inom den tidsram som ombudsmannen anger. Denna ska normalt inte vara längre än tre månader. Den exakta tidsramen för att lämna ett svar ska vara rimlig, och hänsyn ska tas till undersökningens komplexitet och angelägenhet. Om ombudsmannen anser att undersökningen är av allmänintresse ska tidsramen för att svara vara så kort som rimligen är möjligt. Om berörd institution inte har möjlighet att lämna ett svar till ombudsmannen inom angiven tidsram ska den upprätta en motiverad begäran om förlängning.

4.5 Ombudsmannen kan be berörd institution att anordna ett möte för att tydliggöra frågor som omfattas av undersökningen.

4.6 På begäran av ombudsmannen ska tjänstemän eller andra anställda inom en institution avlägga vittnesmål i enlighet med de bestämmelser som fastställs i stadgan. Ombudsmannen kan begära att den person som avlägger vittnesmål ska göra det i förtroende.

4.7 Ombudsmannen kan i syfte att genomföra en undersökning begära att en medlemsstat genom sin ständiga representation tillhandahåller information eller handlingar som avser det påstådda administrativa missförhållandet inom en institution i enlighet med de bestämmelser som fastställs i stadgan.

4.8 När en institution eller medlemsstat lämnar information eller handlingar till ombudsmannen i enlighet med punkterna 4.2, 4.3, 4.5 eller 4.7 ska de tydligt fastställa om de anser att viss information är konfidentiell. Ombudsmannen kommer inte att lämna ut sådan konfidentiell information, vare sig till den klagande eller till allmänheten, utan att institutionen eller medlemsstaten dessförinnan har lämnat sitt medgivande.

4.9 Om en institution eller medlemsstat inte tillhandahåller det stöd som beskrivs i punkterna 4.2, 4,3, 4,5 eller 4,7 ska ombudsmannen påminna berörd institution eller medlemsstat om varför detta stöd är nödvändigt. Om ärendet, efter diskussion med berörd institution eller medlemsstat, inte kan lösas på ett för ombudsmannen tillfredsställande sätt ska ombudsmannen informera Europaparlamentet om detta och begära att det vidtar lämplig åtgärd.

4.10 Ombudsmannen kan i samband med utförandet av en undersökning be den klagande eller en tredje part att tillhandahålla information eller handlingar till ombudsmannen eller tydliggöra information eller handlingar som redan tillhandahållits till ombudsmannen. Ombudsmannen kan även be om ett möte med den klagande för att tydliggöra frågor som omfattas av undersökningen.

4.11 Ombudsmannen kan beställa studier eller expertrapporter som han eller hon anser vara relevanta för undersökningen.

Artikel 5

Förslag till lösning

5.1 Om ombudsmannen anser att ett klagomål kan lösas ska han eller hon sträva efter att nå en lösning med berörd institution.

5.2 Berörd institution ska svara på ombudsmannens förslag till lösning inom angiven tidsram. Denna ska normalt inte vara längre än tre månader. Den exakta tidsramen för att lämna ett svar ska vara rimlig, och hänsyn ska tas till undersökningens komplexitet och angelägenhet. Om ombudsmannen anser att undersökningen är av allmänintresse ska tidsramen för att svara vara så kort som rimligen är möjligt. Om berörd institution inte har möjlighet att lämna ett svar till ombudsmannen inom angiven tidsram ska den upprätta en motiverad begäran om förlängning.

5.3 Ombudsmannen ska förse den klagande med en kopia av förslaget till lösning och institutionens svar på detta förslag efter att svar erhållits från berörd institution. Den klagande kan lämna in kommentarer till ombudsmannen inom en månad.

Artikel 6

Slutsatser och rekommendationer

6.1 Ombudsmannen kan under undersökningens gång ge förslag till förbättringar avseende frågor som är kopplade till undersökningen.

6.2 Om ombudsmannen finner att det inte föreligger något administrativt missförhållande, att en lösning har nåtts eller att inga ytterligare undersökningar är motiverade ska undersökningen avslutas med ett beslut där slutsatser anges. Ombudsmannen ska skicka beslutet till den person som lämnat in klagomålet och till den berörda institutionen.

6.3 Om ombudsmannen konstaterar administrativa missförhållanden ska han eller hon upprätta lämplig rekommendation till berörd institution i enlighet med artikel 3.6 i stadgan och be berörd institution att avge ett yttrande om rekommendationen inom tre månader. I yttrandet ska det fastställas huruvida institutionen har genomfört eller avser att genomföra rekommendationen och i så fall hur. Ombudsmannen ska vidarebefordra yttrandet till den klagande som kan lämna in kommentarer om det inom en månad.

6.4 Om ombudsmannen får kännedom om att det ärende som undersöks av honom eller henne har blivit föremål för ett domstolsförfarande ska ombudsmannen avsluta undersökningen och informera den klagande och institutionen.

Artikel 7

Avslutande av undersökningar där administrativa missförhållanden konstateras och rapporter till parlamentet

7.1 Efter att ha analyserat berörd institutions yttrande och eventuella kommentarer som den klagande har lämnat i enlighet med artikel 6.3 i detta beslut kan ombudsmannen avsluta en undersökning och fastställa definitiva slutsatser.

7.2 Ombudsmannen ska regelbundet rapportera till Europaparlamentet om sina undersökningar, bland annat i form av en årlig rapport.

7.3 Ombudsmannen får lämna in en specialrapport till Europaparlamentet om undersökningar där ombudsmannen konstaterar administrativa missförhållanden och som han eller hon anser vara av betydande allmänintresse.

Artikel 8

Undersökningar på eget initiativ

8.1 Ombudsmannen ska företa undersökningar på eget initiativ som han eller hon finner berättigade.

8.2 De förfaranden som tillämpas vid undersökningar som inleds till följd av klagomål ska i den omfattning de är relevanta även tillämpas vid genomförandet av undersökningar på eget initiativ.

Artikel 9

Procedurfrågor

9.1 Om ombudsmannen anser det lämpligt får han eller hon vidta åtgärder för att se till att ett klagomål prioriteras med hänsyn till strategiska mål.

9.2 Ombudsmannen ska i den utsträckning det är nödvändigt hålla den klagande informerad om hur en undersökning fortlöper. Om ombudsmannen anser att det är nödvändigt att tydliggöra någon aspekt av en institutions svar för den klagande kan ombudsmannen besluta sig för att förse den klagande med ett svar från berörd institution. Om ombudsmannen beslutar sig för att göra detta kan han eller hon även förse den klagande med en kopia av ombudsmannens skrivelse till institutionen där svar begärs.

9.3 Ombudsmannen får göra icke-konfidentiell information om hur en undersökning fortlöper tillgänglig för allmänheten. Framför allt får ombudsmannen när det gäller undersökningar av allmänintresse offentliggöra de skrivelser som ombudsmannen skickar till institutioner eller medlemsstater och svaren på dessa.

9.4 Ombudsmannen ska behålla de handlingar som erhållits från en institution eller medlemsstat under en undersökning, och som av denna institution eller medlemsstat har konstaterats vara konfidentiella. Detta får dock endast göras så länge som undersökningen pågår och under den tid som krävs för att hantera en begäran om översyn som inte har löpt ut. Ombudsmannen kan be en institution eller medlemsstat att behålla sådana handlingar under en period om minst fem år efter att de har informerats om att ombudsmannen inte längre har handlingarna.

9.5 Den klagande ska ha rätt att se ombudsmannens handlingar om klagomålet då han eller hon begär översyn i enlighet med artikel 10 i detta beslut med undantag för handlingar som av en institution, medlemsstat eller ombudsmannen förklarats vara konfidentiella, och annan konfidentiell information i handlingarna.

9.6 Ombudsmannen ska anta bestämmelser om allmänhetens tillgång till handlingar i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 (2).

9.7 Ombudsmannen får i syfte att skydda den klagandes eller tredje parts berättigade intressen på eget initiativ klassificera information i ett klagomål eller andra handlingar som konfidentiell.

9.8 Ombudsmannen ska hantera kommunikation och klagomål som innebär ett åsidosättande av handläggningsregler i enlighet med de riktlinjer som ombudsmannen antagit i detta syfte.

9.9 Ombudsmannen får besluta att avbryta en undersökning på den klagandes begäran. Detta ska inte hindra ombudsmannen från att inleda en undersökning på eget initiativ om klagomålets ärende.

9.10 Ombudsmannen får avsluta en undersökning om den klagande har underlåtit att tillhandahålla efterfrågad information eller efterfrågade handlingar.

Artikel 10

Begäran om omprövning

10.1 En klagande ska ha rätt att begära omprövning av beslut som fattats i enlighet med artiklarna 3.2 och 3.3 i detta beslut och av slutsatser i ett beslut om att avsluta en undersökning med undantag för om administrativa missförhållanden har konstaterats.

10.2 De detaljerade bestämmelserna om hur ombudsmannen hanterar begäranden om omprövning ska fastställas i ett beslut som fattas av ombudsmannen.

Artikel 11

Delegering av hantering av klagomål

Ombudsmannen får delegera delar av klagomålshanteringen till sekretariatet. Sekretariatet ska informera den klagande om rätten att begära att ombudsmannen gör en omprövning av beslut som fattats av sekretariatet.

Artikel 12

Samarbete med ombudsmän och liknande organ i medlemsstaterna

Ombudsmannen kan samarbeta med ombudsmän och liknande organ i medlemsstaterna, däribland genom Europeiska ombudsmannanätverket.

Artikel 13

Språk

13.1 Vem som helst kan skriva till ombudsmannen på valfritt fördragsspråk i valfritt ärende som faller inom ombudsmannens behörighet. Ombudsmannen ska utarbeta svaret på detta fördragsspråk.

13.2 Klagomål kan inges till ombudsmannen på valfritt fördragsspråk. Ombudsmannen ska kommunicera med den klagande på detta språk.

13.3 Vid exceptionella omständigheter kan ombudsmannen begära att institutionerna tillhandahåller kopior av relevanta dokument på klagomålets språk. Om ombudsmannen begär detta ska han eller hon agera på ett sätt som står i proportion till den klagandes behov och som är rimligt med tanke på institutionernas resurser.

Artikel 14

Ikraftträdande

14.1 Ombudsmannen upphäver de genomförandebestämmelser som antogs den 8 juli 2002 och ändrades den 5 april 2004 och den 3 december 2008.

14.2 Detta beslut ska träda i kraft den 1 september 2016. Det ska gälla samtliga undersökningar som fortfarande pågår detta datum, alla undersökningar som inleds detta datum och alla klagomål där ombudsmannen, detta datum, ännu inte har tagit ställning.

14.3 Ombudsmannen ska informera Europaparlamentets talman om detta beslut.

14.4 Ombudsmannen ska offentliggöra detta beslut i Europeiska unionens officiella tidning och på ombudsmannens webbplats.

Utfärdat i Strasbourg den 20 juli 2016. Emily O'REILLY Europeiska ombudsmannen

(1) Antaget av Europaparlamentet den 9 mars 1994 (EGT L 113, 4.5.1994, s. 15), ändrat genom Europaparlamentets beslut av den 14 mars 2002 (EUT L 92, 9.4.2002, s. 13) och av den 18 juni 2008 (EUT L 189, 17.7.2008, s. 25).

(2) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, 31.5.2001, s. 43).