RAPPORT om årsredovisningen för byrån för harmonisering inom den inre marknaden (OHMI-Alicante) (Budgetåret 1996) samt byråns svar (97/C 393/04)

1.1 Denna rapport riktas till budgetkommittén för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden i enlighet med artikel 137.2 i rådets förordning (EG) nr 40/94 av den 20 december 1993 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för budgetåret 1996 för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden. I enlighet med artikel 119.2 c i rådets förordning (EG) nr 40/94 (2) har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 137 i rådets förordning (EG) nr 40/94. Revisionsrättens skall enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska dessa räkenskaper.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har vidtagit andra granskningsförfaranden som har ansetts vara nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 De iakttagelser som läggs fram i punkterna 1.8 - 1.11 (egna inkomster) tillåter inte revisionsrätten att uttala sig om räkenskapernas tillförlitlighet vad gäller de inkomster som tas upp i årsredovisningen.

1.5 Med reservation för de iakttagelser som berörs i föregående punkt är årsredovisningen för budgetåret 1996 tillförlitlig och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet totalt sett säkerställda.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR BUDGETÅRET 1996 FÖR BYRÅN FÖR HARMONISERING INOM DEN INRE MARKNADEN

Budgeträkenskaper

1.6 Fastän 1996 är det tredje året som byrån bedriver sin verksamhet, saknar dess bokföringsavdelning fortfarande lämpligt dataprogram för budgeträkenskaperna. Genomförandet av budgeten följs upp med hjälp av ett verktyg som inte är ett egentligt bokföringssystem (systemet tillåter ändringar i bokförda poster utan att dessa ändringar framgår, det har ingen koppling till de allmänna räkenskaperna etc.).

1.7 Byrån saknar ett analytiskt bokföringssystem, vilket emellertid är nödvändigt för att fastställa de faktiska kostnaderna för utförda tjänster.

Egna inkomster

1.8 Innan man i maj 1996 införde det system som har tagits fram för uppföljning av avgiften i samband med registrering av varumärken (Euromarc), har två alternativa system tillfälligt använts för att följa upp ansökningarna om registrering av varumärken. Överföringen av uppgifter från dessa provisoriska system till Euromarc är riskfylld och det är därför inte möjligt att uttala sig om huruvida dessa överföringar är fullständiga.

1.9 Byrån har inte varit i stånd att visa att Euromarcsystemet fungerade enligt den beskrivning som den hade tagit fram. Revisionsrätten kan därför inte med säkerhet uttala sig om systemets tillförlitlighet.

1.10 Den nya beskrivning som byrån har tagit fram överlämnades för sent för att man skulle hinna med de kompletterande undersökningar som behövs för att eliminera denna osäkerhet.

1.11 Kraftiga förseningar har konstaterats i samband med behandlingen av ansökningarna, vilket huvudsakligen beror på att Euromarc är tungrott och bestämmelserna komplicerade. Detta har föranlett vissa kunder att framföra klagomål till byrån. På grund av de ackumulerade förseningarna har endast 12,4 miljoner ecu kunnat bokföras som inkomster av de totalt 45,9 miljoner ecu som har betalats in. Skillnaden, dvs. 33,5 miljoner ecu, har tagits upp på balansräkningens skuldsida som "förskott från kunder". Av detta belopp utgör 4,7 miljoner ecu inbetalningar som inte har kunnats kopplas till motsvarande ansökningar om registrering av varumärken. Med tanke på att det inkommer nya betalningar varje dag vore det angeläget att dessa äldre transaktioner identifieras så snart som möjligt.

Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (CCAM)

1.12 Rådgivande kommittén för upphandling och avtal inrättades först den 1 april 1996. Innan dess hade byrån ingått ett flertal avtal, som skulle ha krävt ett yttrande från kommittén, på grundval av en "operativ rapport" som ibland åtföljdes av en not från den juridiska avdelningen om korrektheten i det tillämpade förfarandet. En sådan not ersätter under inga omständigheter ett yttrande från rådgivande kommittén för upphandling och avtal.

Överförda anslag, förfallna anslag, överföringar

1.13 De anslag som har överförts till 1997 uppgår till 14,5 miljoner ecu (endast automatiska överföringar), vilket motsvarar 44,8 % av anslagen för budgetåret på totalt 32,4 miljoner ecu.

1.14 Dessa överförda anslag förklaras genom den stora volymen av ansökningar om registrering av varumärken som inte hade behandlats vid budgetårets slut.

1.15 De löpande anslag som har förfallit uppgår till 5,6 miljoner ecu, dvs. 17,3 % av anslagen för budgetåret. Av de anslag på 4,65 miljoner ecu som förts över från budgetåret 1995 har 14,6 % förfallit (0,68 miljoner ecu). Överföringar av anslag har uppgått till 7,6 miljoner ecu. Dessa belopp visar tillsammans med de överförda anslagen till budgetåret 1997 och volymen av erhållna betalningar hur otillförlitlig budgetprognosen för budgetåret 1996 var. En ändring av den ursprungliga budgetprognosen borde ha skett under loppet av budgetåret.

Byggnader

1.16 Byrån utnyttjar fortfarande en byggnad som tillhör de spanska myndigheterna och som upplåts utan kostnad. Detta har dock inte reglerats genom något avtal. Vad gäller den permanenta lokaliseringen har byrån inlett förhandlingar om ett köperbjudande och har tagit upp ett preliminärt belopp i budgeten för övervakningsarbeten.

1.17 Det bör understrykas att byrån bör försäkra sig om att de erforderliga anslagen är disponibla innan några rättsliga åtaganden görs.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 15 och 16 oktober 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 11, 14.1.1994, s. 33.

(2) EGT L 11, 14.1.1994, s. 30.

(3) Som föreskrivs i artikel 137.1 i rådets förordning (EG) nr 40/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1996 upprättats den 21 februari 1997. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 25 februari 1997. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

(1) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar.

(2) Budgetårets saldo och minskningen av eget kapital innebär ingen kapitalförlust. Det härrör från att bugetförordningen tillämpats vad gäller inkomster (endast uppburna inkomster) och utgifter (betalningar samt överförda anslag).

(3) I årsredovisningen för budgetåret 1995 upptas den del av bidraget från kommissionen som ännu är utestående vid budgetårets slut i resultatet. Fr.o.m. budgetåret 1996 upptas denna del i enlighet med förordningarna på skuldsidan i balansräkningen.

SVAR FRÅN BYRÅN FÖR HARMONISERING INOM DEN INRE MARKNADEN

1.4 Egna inkomster

Inkasseringen av avgifterna för ansökningar om och registreringar av gemenskapsvarumärken sker under slutfasen i det långa förfarandet som avses i rådets förordning nr 40/94 av den 20 december 1993.

Det tar i allmänhet två månader mellan den dag då en ansökan om gemenskapsvarumärke inges och det att den motsvarande ansökningsavgiften tas upp i räkenskaperna. Under den tiden handläggs akten av åtminstone tre typer av intervenienter.

Förfarandet är fullständigt datoriserat och varje kategori av intervenienter får begränsad åtkomst till IT-systemet för de uppgifter intervenienten har behörighet till att fullgöra.

För att kunna genomföra alla etapper mellan mottagandet av ansökningen och redovisningen av ansökningsavgiften inom en begränsad tidsfrist (2-3 dagar) är det absolut nödvändigt att de ärenden som väljs ut vid början av förfarandet har rätt till behandlingsprioritet.

Detta är möjligt på följande två villkor:

1. En användare förfogar tillfälligt och i undantagsfall över samtliga åtkomster ända fram till bokföringen.

2. Demonstrationen av det påskyndade förfarandet genomförs i en testmiljö för att kunna förfoga över så mycket användningsfrihet som möjligt utan att detta påverkar produktionsbasen.

Vid revisorernas besök i februari 1997 kunde en sådan demonstration inte genomföras inom den angivna tidsfristen på grund av bristande tekniska möjligheter.

Åtgärder har sedan dess vidtagits för att genomföra en fullständig presentation av inkassosystemet för inkomster vid revisorernas besök i oktober 1997.

1.6 Budgeträkenskaper

Liksom de övriga inrättningarna väntar harmoniseringsbyrån på den slutliga versionen av programvaran för budgeträkenskaper SINCOM 2. Programvaran skall enligt beräkningarna vara färdig i slutet av 1997. Implementeringen av programvaran kommer att ske under de första månaderna efter de att harmoniseringsbyrån erhållit SINCOM 2.

1.7 Kostnadsbokföring

Harmoniseringsbyrån kommer att införa kostnadsbokföring för vissa verksamhetsområden i början av 1998. Harmoniseringsbyrån kommer vid det läget att förfoga över en produktionsbas som är tillräckligt omfattande och stabil för att kunna fastlägga realistiska normer.

1.8 Egna inkomster Systembyte

Då harmoniseringsbyrån övergick till det slutliga systemet för uppföljning av ansökningar och avgifter, genomfördes en djupgående granskning av överensstämmelsen hos alla överförda data.

Dessutom har bankavstämningen bekräftat överföringens resultat.

Harmoniseringsbyrån anser följaktligen att överföringen genomförts korrekt.

1.9 1.10 Inkassosystem för avgifter

Jfr. punkt 1.4.

1.12 Försening vid identifiering/bokföring av betalningar

Det omfattande antalet ansökningar som ingick till harmoniseringsbyrån under 1996 (43 000 i stället för de beräknade 15 000) orsakade en viss försening beträffande bokföringen av ansökningsavgifterna.

Denna försening är idag i färd att hämtas in.

Situationen vad gäller de icke identifierade betalningarna på 4,7 miljoner ecu har enligt beräkningarna normaliserats sedan marsmånaden 1997 och meddelats till revisionsrättens revisorer.

Mottagandet av en check på harmoniseringsbyrån och dess identifiering och överföring till en bank tar idag sex dagar.

1.13 Kommitté för upphandling och avtal

Kommittén för upphandling och avtal började sin verksamhet strax efter ikraftträdandet av harmoniseringsbyråns budgetförordning och genomförandebestämmelser till budgetförordningen, vilka fastställer kommitténs skapande. Innan kommittén för upphandling och avtal bildats hade harmoniseringsbyrån inga alternativ till att följa det antagna förfarandet, dvs. att rådfråga den juridiska avdelningen beträffande samtliga avtal som överskrider ett värde om 42 000 ecu för att på så sätt förvissa sig om att upphandlingsförfarandet stämmer överens med de gällande bestämmelserna för slutande av offentliga upphandlingar.

Vad gäller viktigare avtal har harmoniseringsbyrån i denna övergångsfas försökt utnyttja avtal med andra institutioner, och särskilt kommissionens, för att dra förmån av de rättsliga garantier som är anknutna till dessa avtal och av den stordriftsfördel som följaktligen resulterar därav.

1.14 Överförda anslag

Summan av anslagen som överfördes 1996 är relativt omfattande.

Överföringarna i fråga gäller till 80 % förfarandeutgifter (undersökning/översättning/publicering, osv.).

I enlighet med artikel 29 i budgetförordningen åtar sig harmoniseringsbyrån de förfarandeutgifter som följer av rådets förordning (EG) nr 40/94 om gemenskapsvarumärken fr.o.m den tidpunkt då ansökningsavgifterna tas upp i bokföringen.

De rör sig faktiskt om oundvikliga utgifter vars effektuering är direkt bunden till uttagningen av ansökningsavgifterna.

På grund av att antalet ansökningar var mycket större än beräknat (+ 280 %) var det under inkörningsperioden normalt att det gick längre tid mellan utgiftsåtaganden för förfarandet och genomförandet av själva förfarandet än det skulle ha gjort under normal arbetsgång.

Denna situation kommer så småningom att normaliseras. 1997 kommer summan av överföringarna beträffande förfarandeutgifterna att vara betydligt mindre.

1.16 Anslag som förfallit/överföring av anslag

Budgeten för 1996 utarbetades i slutet av juni 1994 och överlämnades till budgetmyndigheten i februari 1995. Vid denna tidpunkt fanns inga tecken på att harmoniseringsbyrån skulle få ett så stort antal ansökningar om gemenskapsvarumärken.

Månaderna juni och september 1996 meddelade harmoniseringsbyrån sin budgetkommitté om situationens utveckling och uppmärksammade samtidigt på de budgetära följderna.

Det måste noteras att en del av anslagen som förfallit tillhör kapitel 11 och avser särskilt punkt 1 1 3 3 och ett belopp på 1 031 000 ecu (upprättande eller bibehållande av pensionsrättigheter för tillfälligt anställda).

Detta anslag hade tagits upp i budgeten på kommissionens begäran för att täcka arbetsgivarandelen av de anställdas pensioner (det visade sig att denna rubrik strider emot tjänsteföreskrifterna). Sedan dess har kommissionen signalerat att inga pensionsfonder existerar och att inget belopp utstår under rubriken om arbetsgivarandelen.

Vad gäller övriga anslag som förfallit rör de sig huvudsakligen om anslag avseende förfarandeutgifter för vilka inga åtaganden kunnat göras 1996 på grund av brist på tid.

1.17 Byggnad

Det finns inget hyreskontrakt för de tillfälliga lokalerna på Avenida de Aguilera nr 20 mellan de spanska myndigheterna och harmoniseringsbyrån.

Däremot existerar det ett dokument med rubriken "Handling om överlämnande av nycklarna till de tillfälliga lokalerna" undertecknat den 25 februari 1994 av COSOAMI (konsortium som grundades av den spanska regeringen för tillhandahållande av tillfälliga lokaler och uppförande av harmoniseringsbyråns permanenta lokaler) och harmoniseringsbyrån och i vilket avses att harmoniseringsbyrån inhyses i de tillfälliga lokalerna tills det permanenta sätet är färdigt.

1.18 Permanenta lokaler

Harmoniseringsbyrån har noterat kommentaren om att anslag är disponibla för inköp av de permanenta lokalerna.

Byråns budgetkommitté har dessutom godkänt att den första delen av de permanenta lokalerna inköps medels lånefinansiering från banksektorn.