Rådets beslut

av den 12 juli 2002

om antagande av arbetsordningen för Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden

(2002/647/EG)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000(1),

med beaktande av det interna avtalet mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till partnerskapsavtalet mellan staterna i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou (Benin) den 23 juni 2000, och om tilldelning av ekonomiskt stöd till de utomeuropeiska länder och territorier på vilka den fjärde delen av EG-fördraget är tillämplig(2), undertecknat i Bryssel den 18 september 2000, nedan kallat det interna avtalet, särskilt artikel 21.2 i detta,

med beaktande av rådets beslut 2001/822/EG av den 27 november 2001 om associering av de utomeuropeiska länderna och territorierna med Europeiska gemenskapen (ULT-beslut)(3),

med beaktande av kommissionens förslag.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Arbetsordningen för Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden antas härmed i enlighet med bilagan.

Artikel 2

Fram till dess att det interna avtalet träder i kraft skall arbetsordningen för Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden endast tillämpas för programplanering i enlighet med artikel 1.1 och 1.2 i beslut 2000/770/EG av företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, av den 3 oktober 2000(4), och, när det gäller de utomeuropeiska länderna och territorierna (ULT), artikel 20 i beslut 2001/822/EG.

Artikel 3

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den 12 juli 2002.

På rådets vägnar

T. Pedersen

Ordförande

(1) EGT L 317, 15.12.2000, s. 3.

(2) EGT L 317, 15.12.2000, s. 355.

(3) EGT L 314, 30.11.2001, s. 1.

(4) EGT L 317, 15.12.2000, s. 354.

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR KOMMITTÉN FÖR EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN

Artikel 1

Sammansättning

Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden, nedan kallad kommittén, skall ha en företrädare för kommissionen som ordförande och bestå av delegationer från medlemsstaterna, nedan kallade delegationer.

En företrädare för Europeiska investeringsbanken skall delta i dess arbete.

En företrädare för rådets generalsekretariat skall, i egenskap av observatör, vara närvarande vid kommitténs möten.

Artikel 2

Kallelse till sammanträde

1. Kommittén skall sammankallas i de fall och enligt de förfaranden som föreskrivs i det interna avtalet mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till partnerskapsavtalet mellan staterna i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou (Benin) den 23 juni 2000, och om tilldelning av ekonomiskt stöd till de utomeuropeiska länder och territorier på vilka den fjärde delen av EG-fördraget är tillämplig(1), undertecknat i Bryssel den 18 september 2000, nedan kallat det interna avtalet, och i förekommande fall i rådets beslut 2001/822/EG av den 27 november 2001 om associering av de utomeuropeiska länderna och territorierna med Europeiska gemenskapen (ULT-beslut)(2). När det gäller kommitténs behörighet enligt sistnämnda beslut kallas den EUF-ULT-kommittén.

2. Förutom kallelse i de fall som anges i punkt 1

a) skall kommissionen vid varje sammanträde i kommittén för den period som föregår sammanträdet lägga fram en förteckning över de beslut som kommissionen fattat på grundval av följande artiklar i det interna avtalet: 24.2 b, 24.3, 24.4 och 25.3 första strecksatsen.

b) skall kommittén så snart som möjligt informeras om sådana förseningar eller svårigheter vid genomförandet av projekt eller åtgärdsprogram som riskerar att leda till betydande tilläggsåtaganden eller till ändringar i sak som kan medföra en obligatorisk kallelse till sammanträde enligt bestämmelserna i det interna avtalet.

Artikel 3

Kallelse

1. Kommittén skall sammanträda på kallelse av ordföranden, antingen på dennes eget initiativ eller på begäran av en medlemsstat.

2. Kallelse till gemensamma sammanträden mellan kommittén och andra kommittéer kan göras, om det gäller ärenden av gemensamt intresse eller som faller under båda kommittéernas behörighetsområden.

Artikel 4

Dagordning

1. Ordföranden skall upprätta utkastet till dagordning och lägga fram det för kommittén.

2. I dagordningen skall skiljas mellan

- förslag till åtgärder över vilka ett yttrande begärs av kommittén med stöd av det interna avtalet,

- övriga ärenden som kommittén föreläggs med stöd av det interna avtalet.

3. En delegation kan be att ett ärende skall tas upp på dagordningen för ett sammanträde i kommittén. De uppgifter som behövs för detta kan ges muntligen.

4. Dagordningen skall omfatta godkännande av protokollet från föregående möte.

Artikel 5

Överlämnande av dokument till medlemmarna av kommittén

1. Kallelse, utkast till dagordning samt förslag till åtgärder om vilka kommittén skall yttra sig och alla andra relevanta dokument skall överlämnas av ordföranden till medlemmarna av kommittén genom sekretariatet på alla officiella gemenskapsspråk, i regel senast 15 arbetsdagar före dagen för sammanträdet.

2. I brådskande fall och i fall då åtgärderna skall börja tillämpas genast kan ordföranden på begäran av en medlem av kommittén eller på eget initiativ korta ned den tidsfrist som anges i punkt 1 till lägst sex arbetsdagar före dagen för sammanträdet.

3. I undantagsfall, i vederbörligen styrkta ytterst brådskande fall (till exempel allvarliga ekonomiska, sociala eller politiska omständigheter, naturkatastrofer i mottagarlandet eller annan omständighet då det krävs en mycket snabb reaktion) kan ordföranden göra avsteg från de frister som anges i punkterna 1 och 2.

4. När det gäller förslag till åtgärder som skall föreläggas kommittén genom muntligt förfarande, i överensstämmelse med det interna avtalet, skall delegationerna skriftligen till kommitténs sekretariat minst tre arbetsdagar före dagen för sammanträdet meddela vilka förslag

- de redan kan sluta en principöverenskommelse om och föreslår skall tas upp som en A-punkt på dagordningen enligt artikel 4.1 (med eller utan synpunkter eller önskemål om ytterligare upplysningar), och

- de anser måste debatteras och föreslår skall tas upp som en B-punkt.

Delegationerna skall också skriftligen inom samma tidsfrist lämna in sina synpunkter och önskemål om ytterligare upplysningar.

Dessa ytterligare upplysningar och svaren på synpunkterna lämnas av kommissionen, i mån av möjlighet skriftligen och före kommitténs sammanträde.

Artikel 6

Kommitténs yttrande

1. Kommittén skall föreläggas ärenden i de fall och enligt de förfaranden som anges i det interna avtalet. När kommittén föreläggs ett ärende för yttrande skall den behandla detta i enlighet med de villkor och det förfarande som föreskrivs i artikel 21 respektive artikel 27 i det interna avtalet.

2. När det muntliga förfarandet tillämpas och en grundläggande ändring eller nya fakta tillförs projektet under mötets gång kan ordföranden på eget initiativ eller på begäran av en medlemsstat skjuta upp omröstningen om en punkt på dagordningen till slutet av sammanträdet eller till ett senare sammanträde.

3. Om ordföranden, i den situation som avses i punkt 2, inte beslutar att skjuta upp omröstningen på begäran av en delegation, kan denna inlämna en reservation som måste dras tillbaka inom högst tre arbetsdagar räknat från datum för dagen efter mötet. Kommitténs yttrande kommer att registreras som definitivt efter utgången av denna tidsfrist. Kommissionen skall informera medlemsstaterna om den medlemsstats slutliga ställningstagande, vilken har inlämnat en reservation vid kommittémötet.

Artikel 7

Representation och beslutförhet

1. Varje medlemsstats delegation skall anses vara en medlem av kommittén. Varje medlemsstat skall bestämma sin delegations sammansättning och skall meddela ordförande om detta.

Med ordförandens godkännande kan delegationerna åtföljas av icke-statliga experter på den berörda medlemsstatens bekostnad.

2. En medlemsstats delegation får vid behov företräda en annan medlemsstat. Den delegation som låter sig företrädas skall skriftligen underrätta kommitténs ordförande om detta.

3. För att kommittén skall kunna behandla ett ärende skall antalet närvarande medlemmar vara detsamma som det antal som krävs för avgivande av yttranden med den majoritet som föreskrivs i det interna avtalet.

Artikel 8

Utomstående personers deltagande i sammanträden

1. Ordföranden kan på begäran av en medlem eller på eget initiativ besluta att höra experter i särskilda frågor.

2. Dessa experter och de som nämns i artikel 7.1 deltar inte i kommitténs omröstningar.

Artikel 9

Skriftligt förfarande

1. När det gäller förslag till åtgärder som behandlas genom skriftligt förfarande skall delegationerna ha en tidsfrist på 15 arbetsdagar att ta ställning till förslaget räknat från den dag då förslaget skickades. De medlemmar av kommittén som inom den tidsfrist som meddelats varken har avgivit något utlåtande eller meddelat att de inte avser att uttala sig i ärendet skall anses stödja förslaget.

I brådskande eller särskilt brådskande fall skall tidsfristerna i artikel 5.2 och 5.3 tillämpas. I det senare fallet skall det särskilt brådskande förfarandet vederbörligen styrkas och delegationernas samtycke kommer endast att begäras om det uttryckligen meddelats.

2. Om en medlem av kommittén begär att förslaget till åtgärder skall behandlas vid ett sammanträde i kommittén skall det skriftliga förfarandet avbrytas. Behandlingen av förslaget skall skjutas upp till följande sammanträde i kommittén.

Artikel 10

Sekretariat

Kommissionen ombesörjer att kommittén har tillgång till ett sekretariat.

Artikel 11

Protokoll och referat från sammanträdena

Under ordförandens ansvar skall ett protokoll upprättas efter varje sammanträde med angivande av de yttranden som avgivits över förslag till åtgärder och även de ståndpunkter som uttryckts under sammanträdet. Protokollen skall sändas till medlemmarna av kommittén inom 15 arbetsdagar.

Medlemmarna av kommittén skall skriftligen underrätta ordföranden om eventuella synpunkter. Kommittén skall informeras om detta, och om oenighet råder skall kommittén diskutera den föreslagna ändringen. Om fortsatt oenighet råder skall ändringen fogas till protokollet som bilaga.

Artikel 12

Närvarolista

1. Ordföranden skall vid varje sammanträde i kommittén upprätta en närvarolista, där det skall anges vilka myndigheter och organ deltagarna hör till.

2. De delegationsmedlemmar som inte hör till en myndighet eller ett organ i en medlemsstat skall underteckna en deklaration i vilken de styrker att deras deltagande inte ger upphov till någon intressekonflikt.

Om en sådan konflikt skulle uppstå skall den berörda medlemmen på begäran av ordföranden avstå från att delta i behandlingen av de berörda punkterna på dagordningen.

Artikel 13

Korrespondens

1. Korrespondens som gäller kommittén skall skickas till kommissionen, kommitténs sekretariat till handa.

2. Korrespondens till kommitténs medlemmar från sekretariatet kan också skickas till den berörda medlemsstatens ständiga representation.

3. Utom i undantagsfall skall korrespondensen mellan kommissionen och kommittémedlemmarna skötas med hjälp av det för ändamålet avsedda elektroniska hjälpmedlet.

Artikel 14

Insyn

1. De principer och villkor för allmänhetens tillgång till handlingar som tillämpas på kommissionen skall tillämpas på EUF-ULT-kommittén. Om begäran riktas till en medlemsstat skall denna följa artikel 5 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar(3).

2. Kommitténs överläggningar är av konfidentiell natur för samtliga deltagare.

Artikel 15

Driftskostnader

1. Kommissionen skall stå för kommitténs driftskostnader, inbegripet resekostnader för en deltagare per medlemsstat.

Om finansieringsramen så medger och inom dess gränser kommer kommissionen att stå för resekostnaderna för två delegationsmedlemmar som begär det.

2. Kommissionen skall vara bemyndigad att ersätta rese- och uppehållskostnaderna för experter som bjudits in i enlighet med artikel 8.1.

3. Kommissionen skall se till att kommittén har tillgång till de lokaler och den utrustning som behövs för dess arbete.

(1) EGT L 317, 15.12.2000, s. 355.

(2) EGT L 314, 30.11.2001, s. 1.

(3) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.