KOMMISSIONENS BESLUT

av den 9 december 2010

om ändring av beslut C(2007) 2286 om antagande av EFR:s regler för inlämning av förslag och för förfaranden för bedömning, urval och beviljande avseende indirekta åtgärder inom det särskilda programmet Idéer i sjunde ramprogrammet (2007–2013)

(Text av betydelse för EES)

(2010/767/EU)

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1906/2006 av den 18 december 2006 om regler för företags, forskningscentrums och universitets deltagande i sjunde ramprogrammet och för spridning av forskningsresultat (2007–2013) (1), särskilt artikel 16.3, och

av följande skäl:

På grundval av den erfarenhet som vunnits under EFR:s första ansökningsomgångar 2007, 2008 och 2009, och med beaktande av de ändringar som gjorts i Europeiska unionens lagstiftning eller som uttryckligen begärts av EFR:s vetenskapliga råd, bör beslut C(2007) 2286 därför ändras i enlighet med detta.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

EFR:s regler för inlämning av förslag och för förfaranden för bedömning, urval och beviljande avseende indirekta åtgärder inom det särskilda programmet Idéer i sjunde ramprogrammet (2007–2013) som antagits genom beslut C(2007) 2286 ska ersättas av reglerna i bilagan.

Artikel 2

1. EFR:s regler för inlämning av förslag och för förfaranden för bedömning, urval och beviljande avseende indirekta åtgärder inom det särskilda programmet Idéer i sjunde ramprogrammet (2007–2013) ska gälla för alla ansökningsomgångar som EFR utlyser som offentliggörs från dagen för ikraftträdandet av detta beslut.

2. Bestämmelserna om utnämning av och ersättning till oberoende experter och huvudforskare som kallas till intervju, enligt vad som fastställs i den mall för utnämningsbrev som godkänts av kommissionen samt i punkt 3 och i bilagorna B och C till EFR:s regler för inlämning av förslag och för förfaranden för bedömning, urval och beviljande avseende indirekta åtgärder inom det särskilda programmet Idéer i sjunde ramprogrammet (2007–2013) ska gälla från dagen för ikraftträdandet av detta beslut.

Artikel 3

Detta beslut träder i kraft den tjugonde dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

(1) EUT L 391, 30.12.2006, s. 1.

BILAGA

EUROPEISKA FORSKNINGSRÅDET

Regler för inlämning av förslag och för förfaranden för bedömning, urval och beviljande inom det särskilda programmet Idéer i sjunde ramprogrammet (2007–2013)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Ingress – definitioner av begrepp

2. Inledning

2.1 Principer

2.2 Inlämning av förslag

2.2.1 Utlysning av ansökningsomgångar

2.2.2 Förhandsregistrering

2.2.3 Inlämning

2.2.4 Hjälpmedel för inlämning av förslag

2.2.5 Mottagande

2.2.6 Kontroll av bidragsberättigande

3. Expertutvärdering

3.1.1 De oberoende experternas roll

3.1.2 Utnämning av experter

3.1.2.1 Uteslutande av oberoende experter på begäran av en förslagsställare

3.1.3 Villkor för utnämning, uppförandekod och intressekonflikter

3.1.4 Oberoende observatörer

3.1.5 Kriterier för expertutvärderingar

3.1.6 Genomförandet av expertutvärderingar

3.1.6.1 Expertutvärdering av spetsforskningsprojekt

3.1.6.2 Tvåstegsförfarande för inlämning av spetsforskningsprojekt

3.1.6.3 Expertutvärdering av samordnings- och stödåtgärder

3.1.7 Resultat av expertutvärderingar, urval och förkastande av förslag

3.1.8 Återkoppling

3.1.9 Förfaranden för vägledning och tvistlösning

3.1.10 Rapportering och information om expertutvärderingsprocessen

4. Bidragsbeslut och utarbetande av bidragsavtal

5. Bilagor

5.1 Bilaga A – Förfaranden för inlämning av förslag i pappersversion

5.2 Bilaga B – Förfaranden för etisk granskning

5.3 Bilaga C – Regler för ersättning för resor, dagtraktamenten och logi för huvudforskare som kallas till intervju

5.4 Bilaga D – Hantering av säkerhetsfrågor – känsliga EFR-åtgärder

1. INGRESS – DEFINITIONER AV BEGREPP

Europeiska forskningsrådet (EFR) inrättades av Europeiska kommissionen (1) i enlighet med bestämmelserna för det särskilda programmet ”Idéer” i sjunde ramprogrammet för forskning, teknisk utveckling och demonstration (nedan kallat det särskilda programmet Idéer) (2), som kanalen för genomförandet av detta särskilda program.

EFR består av ett vetenskapligt råd, en generalsekreterare och en särskild genomförandestruktur som inrättats av kommissionen som EFR:s genomförandeorgan (3). EFR är ansvarigt inför kommissionen och arbetar enligt principerna om självständighet och integritet, vilket kommissionen garanterar.

Av tydlighetsskäl gäller följande definitioner av begrepp i detta beslut:

Begreppet genomförandeorganet avser Europeiska forskningsrådets genomförandeorgan.

Begreppet sjunde ramprogrammet avser Europeiska gemenskapens sjunde ramprogram för verksamhet inom området forskning, teknisk utveckling och demonstration (2007–2013) (4).

Begreppet regler för deltagande avser regler för företags, forskningscentrums och universitets deltagande i sjunde ramprogrammet och för spridning av forskningsresultat (2007–2013) (5).

Begreppet budgetförordningen avser rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (6).

2. INLEDNING

Syftet med detta beslut är att fastställa regler för inlämning och expertutvärdering av förslag samt för beviljande av bidrag till förslag som valts ut. Reglerna syftar till att fastställa grundläggande kriterier som är utformade för att garantera att förfarandena för beviljande av bidrag är stränga, rättvisa, effektiva och lämpliga. De har tagits fram tillsammans med EFR:s vetenskapliga råd, som bland annat ansvarar för inrättandet av arbetsprogrammet för åtgärden Idéer, metoderna för expertutvärdering och de förfaranden som gäller för expertutvärdering inom det särskilda programmet Idéer samt för att utse de oberoende experter som ska utföra dessa expertutvärderingar. De antas av kommissionen i enlighet med reglerna för deltagande.

I punkt 1 beskrivs de centrala principer som gäller för processen, från ansökan till beviljande av bidrag: excellens, insyn, rättvisa, opartiskhet, effektivitet och snabbhet, samt etiska hänsynstaganden.

I punkt 2 beskrivs förfarandena för inlämning av förslag och hur förslagen behandlas därefter, inklusive bedömningen av bidragsberättigande.

I punkt 3 beskrivs expertutvärderingen och hur de oberoende experterna väljs ut och utses, behandlingen av potentiella och faktiska intressekonflikter och metoden för att genomföra expertutvärderingarna. Här beskrivs även hur ansökningar och klagomål behandlas samt förfarandena för rapportering av expertutvärderingar och beviljande av bidrag.

I punkt 4 beskrivs det förberedande arbetet och förfarandet för beviljande av bidrag.

2.1 Principer

Processen från inlämning av förslag till beviljande av bidrag grundas på ett antal väletablerade principer:

— Excellens – De projekt som väljs ut för finansiering måste ha en hög vetenskaplig och/eller teknisk kvalitet.

— Insyn – Beslut om beviljande och finansiering måste grundas på tydligt angivna regler och förfaranden, och sökande rättsliga enheter och huvudforskare bör få lämplig återkoppling på resultatet av expertutvärderingen av deras förslag.

— Rättvisa och opartiskhet – Alla förslag ska behandlas konsekvent och lika. Förslagens meriter ska utvärderas opartiskt, oavsett förslagets ursprung eller den inlämnande enhetens, huvudforskarens eller någon annan gruppmedlems identitet.

— Konfidentialitet – Alla förslag och därmed relaterade uppgifter, kunskaper och dokument som genomförandeorganet får tillgång till måste behandlas konfidentiellt.

— Effektivitet och snabbhet – Expertutvärderingarna, tilldelningen och förberedelserna inför beviljande av bidrag ska ske så snabbt som möjligt. Förfarandena ska vara proportionella samtidigt som kvaliteten på expertutvärderingen upprätthålls. Den gällande lagstiftningen ska följas.

— Etiska och säkerhetsmässiga hänsynstaganden – Alla förslag som strider mot grundläggande etiska principer eller som inte uppfyller relevanta säkerhetsförfaranden kan när som helst uteslutas från processen för expertutvärdering, urval och tilldelning.

2.2 Inlämning av förslag

2.2.1 Ansökningsomgångar

Förslagen inlämnas efter utlysning av en ansökningsomgång (7). Innehållet i förslagen och tidsfristerna anges i arbetsprogrammet Idéer och offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (nedan kallat information om ansökningsomgångar) på Europeiska kommissionens webbplats(er) (8), samt på EFR:s webbplats, där det finns länkar till kommissionens webbplats(er).

I ansökningsomgångar för spetsforskningsprojekt kan antingen en vägledande budget anges för hela ansökningsomgången eller så kan särskilda budgetar anges för specifika forskningsområden inom ramen för ansökningsomgången, som kommer att bedömas av separata paneler av oberoende experter.

I ansökningsomgången anges även vilket förfarande som kommer att tillämpas, dvs. om inlämningen av ansökan kommer att ske genom ett förfarande i ett steg eller två steg, och/eller om expertutvärderingen kommer att ske i ett eller två steg. Om inlämningen sker genom ett förfarande i två etapper ska endast de förslagsställare vars förslag godkänns vid bedömningen i första etappen uppmanas att lämna in ett fullständigt förslag i den andra etappen.

2.2.2 Förhandsregistrering

Eftersom det särskilda programmet Idéer bygger på en ”bottom up”-strategi förväntar sig EFR-experterna att ett stort antal förslag inkommer inom samtliga forskningsområden. För att EFR ska kunna tillhandahålla lämpliga resurser och sakkunskap för sin expertutvärderingsprocess kan ansökningsomgången omfatta en förhandsregistrering.

Under förhandsregistreringen kan förslagsställarna behöva lämna en beskrivning av det tänkta ämnesområdet och förslagets planerade forskningsmål.

Om det krävs förhandsregistrering för en ansökningsomgång ska förslagsställarna före tidsgränsen för förhandsregistrering begära att få inloggningsuppgifter och lösenord till kommissionens elektroniska verktyg för online-ansökningar (för närvarande systemet Electronic Proposal Submission Service, nedan kallat det elektroniska inlämningssystemet eller EPSS) för att kunna lämna in sina förslag. Tidsfristen eller tidsfristerna för förhandsregistrering kan sättas några veckor före tidsfristen eller tidsfristerna för ansökningsomgången. Förhandsregistrering och inlämning av förslag är två separata faser. Om det enligt ansökningsomgången krävs förhandsregistrering och en förslagsställare inte förhandsregistrerar sitt förslag kommer detta förslag inte att godtas av EPSS.

Om det inte krävs förhandsregistrering för en ansökningsomgång ska förslagsställarna ändå registrera sig och begära lösenord till EPSS för att kunna lämna in sina förslag innan tidsfristen för ansökningsomgången löper ut.

Förslagsställarna kan i undantagsfall begära tillstånd från genomförandeorganet att lämna in sitt förslag i pappersversion enligt bilaga A till det här beslutet.

2.2.3 Inlämning

Förslagen, och i förekommande fall förhandsregistreringarna, inlämnas elektroniskt via EPSS.

Enligt bestämmelserna i arbetsprogrammet för Idéer ska en huvudforskare anges i förslag om ”spetsforskningsåtgärder”. Huvudforskaren är den person som har det vetenskapliga ansvaret för projektet. Huvudforskaren lämnar in förslagen på den föreslagna värdorganisationens vägnar, som formellt är den sökande rättsliga enhet som kommer att beviljas bidraget (9). Under processen för inlämning och expertutvärdering är det huvudforskaren som är den främsta kontaktpersonen mellan genomförandeorganet och den sökande rättsliga enheten.

Alla uppgifter i förslaget måste förberedas och läggas upp i EPSS, och användarvillkoren för EPSS och villkoren för expertutvärderingen måste godtas innan förslaget lämnas in.

Det elektroniska inlämningssystemet kommer att utföra ett antal grundläggande kontroller. Förslagsställaren kan lämna in förslaget först när kontrollerna har slutförts. Dessa kontroller ersätter inte de formella kontroller av bidragsberättigande som beskrivs i punkt 2.2.6 och utgör ingen garanti för att innehållet i filerna uppfyller kraven för ansökningsomgången. Inlämningen anses ske vid den tidpunkt då huvudforskaren inleder den slutliga inlämningsprocessen, som anges av det elektroniska inlämningssystemet, och inte före denna.

Förslag som lämnas in på elektroniska lagringsmedier (t.ex. cd-rom eller liknande elektroniska medel), via e-post eller fax kommer inte att beaktas och kommer inte heller att bedömas. Om en huvudforskare inte har tillgång till det elektroniska inlämningssystemet kan han eller hon i undantagsfall begära tillstånd från genomförandeorganet att lämna in en pappersversion. Förfarandena för en sådan begäran och formaliteterna för inlämning av pappersversioner fastställs i bilaga A till dessa regler.

Förfarandet för att dra tillbaka förslag anges i den relevanta ansökningshandledningen. Ett förslag som har dragits tillbaka beaktas inte för expertutvärdering eller urval.

Om ett förslag lämnas in mer än en gång kommer endast den senaste bidragsberättigande versionen att bedömas.

Förslagen ska alltid förvaras under säkra förhållanden. När de inte längre behövs ska alla andra kopior än dem som behövs för arkivering och/eller revisionssyften förstöras.

2.2.4 Hjälpmedel för inlämning av förslag

I ansökningsvägledningen förklaras i detalj hur huvudforskare, gruppmedlemmar eller de sökande rättsliga enheterna kan söka hjälp eller information om alla frågor som rör ansökningsomgången. Kontaktuppgifter lämnas av de nationella kontaktpunkterna och genomförandeorganets och EFR:s hjälpcentral. En särskild hjälpcentral finns för frågor som rör det elektroniska inlämningssystemet.

2.2.5 Mottagande

Datumet och tidpunkten för mottagandet av den senaste versionen av de inlämnade förslagen registreras. När ansökningstiden har löpt ut skickas en bekräftelse på mottagande per e-post, som innehåller följande uppgifter:

— Förslagets titel och en unik identifieringskod (förslagsnummer).

— En identifieringskod för den ansökningsomgång som förslaget har lämnats in till.

— Datum och tidpunkt för mottagande (för förslag som inlämnats elektroniskt är detta det datum och den tidpunkt när ansökningstiden löper ut).

Efter inlämnandet kontaktar genomförandeorganet endast huvudforskaren och/eller den sökande rättsliga enheten om det är nödvändigt att klargöra frågor om t.ex. bidragsberättigande eller för att kontrollera administrativa eller juridiska uppgifter i förslaget (10). I ett förfarande i två etapper, och endast för de ansökningar som godkänns i den första etappen, kan den huvudforskare som bemyndigats av den sökande rättsliga enheten enligt de villkor som anges i ansökningsomgången uppmanas att lämna in ett kompletterande förslag eller ytterligare information om det ursprungliga förslaget, och/eller kallas till en intervju.

2.2.6 Kontroll av bidragsberättigande

Förslagen måste uppfylla samtliga kriterier för bidragsberättigande för att genomgå expertutvärdering. Kriterierna tillämpas strängt. Vid förslagsinlämning i två etapper görs en kontroll av kriterierna för bidragsberättigande för varje etapp. Alla förslag som lämnas in under en ansökningsomgång kontrolleras mot följande kriterier för bidragsberättigande:

— Om förslaget inlämnats innan tidsfristen löpte ut (det datum och den tidpunkt som anges i ansökningsomgången).

— Om förslaget är fullständigt, dvs. om alla obligatoriska delar och blanketter finns med (11).

— Ansökningsomgångens omfattning – förslaget måste relatera till de mål, ämnesområden och det finansieringssystem som anges i ansökningsomgången enligt vad som fastställs i arbetsprogrammet för Idéer. Förslag kommer endast att bedömas som icke bidragsberättigande på grund av ”ansökningsomgångens omfattning” i klara fall (12).

— Alla ytterligare kriterier för bidragsberättigande som gäller för ansökningsomgången anges i arbetsprogrammet för Idéer och i ansökningshandlingarna.

Om det före eller efter expertutvärderingsfasen framgår att ett eller flera av kriterierna för bidragsberättigande inte är uppfyllda förklaras förslaget icke bidragsberättigande och behandlas inte vidare. Om det råder tvivel om huruvida förslaget är bidragsberättigande kan expertutvärderingen fortsättas i väntan på ett slutligt beslut om bidragsberättigande. Det faktum att ett förslag bedöms under sådana omständigheter betyder inte att det är bidragsberättigat.

Om frågan avseende bidragsberättigande inte är utredd och man anser att det krävs en mer detaljerad bedömning av förslaget kan en kommitté för bidragsberättigande sammankallas. Kommitténs uppgift är att garantera en samstämd rättslig tolkning av sådana fall och lika behandling av de sökande rättsliga enheter och huvudforskare som deltar i förslaget (13).

De huvudforskare vars förslag inte bedöms vara bidragsberättigande kommer att informeras om skälen till ett sådant beslut.

3. EXPERTUTVÄRDERING

3.1.1 De oberoende experternas roll

Förslagen granskas av oberoende experter (expertutvärderare) för att garantera att endast de förslag som håller högst kvalitet väljs ut för finansiering. En oberoende expert är extern i förhållande till EFR och kommissionen (14), arbetar för egen räkning och företräder inte någon organisation eller något forskningssamfund i sitt arbete.

När det gäller expertutvärderingen kan följande fem typer av oberoende experter urskiljas:

1.

Ordförande i EFR:s expertutvärderingspaneler organiserar arbetet inom sin panel, anordnar möten för panelordförandena och deltar i ett avslutande avstämningsmöte. De kan även utföra enskilda bedömningar av förslag, vanligen externt, under förberedelserna inför panelmötena.

2.

Medlemmar i EFR:s expertutvärderingspaneler deltar i förberedelserna inför panelmöten, deltar i dessa möten och kan också bidra till enskilda bedömningar av förslag, vanligen externt.

3.

Panelutvärderare är oberoende experter som ombes delta i enskilda bedömningar av förslag. De deltar vanligen inte i panelmötena.

4.

Referensexperter är oberoende experter som utför enskilda bedömningar av förslag, endast externt. De får ingen ersättning för de uppgifter de utför.

5.

Oberoende experter granskar expertutvärderingsprocessens funktion och utförande. De bedömer inte de förslag som genomgår en expertutvärdering. De kan delta i alla möten inom ramen för expertutvärderingsprocessen.

3.1.2 Utnämning av experter (15)

EFR:s vetenskapliga råd ansvarar för att föreslå oberoende experter för expertutvärderingen av spetsforskningsprojekt (16) i enlighet med artikel 17.2 i reglerna för deltagande, och för att övervaka indirekta genomförandeåtgärder i den mening som avses i artikel 27.1 i reglerna för deltagande. EFR:s vetenskapliga råd kan rådfråga sina medlemmar och inhämta information från panelmedlemmarna eller genomförandeorganet för att välja oberoende experter. Genomförandeorganet väljer sedan experterna formellt på grundval av dessa förslag (17).

De oberoende experterna ska väljas på grundval av den kompetens och sakkunskap som är relevant för de uppgifter som anförtros dem. De måste ha lång yrkeserfarenhet av vetenskaplig forskning, vetenskap eller ledning av forskningsprojekt inom den offentliga eller den privata sektorn. Annan kompetens kan också krävas (t.ex. mentorskap och utbildning av unga forskare, projektledning eller projektutvärdering, tekniköverföring och innovation och internationellt samarbete om forskning och teknik). Om de oberoende experterna kommer att hantera sekretessbelagd information krävs en lämplig säkerhetsprövning innan de utses.

Genomförandeorganet kan också använda den förteckning över experter som sammanställs på grundval av de ansökningsomgångar som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning samt andra experter med nödvändiga kvalifikationer, som t.ex. identifieras genom samråd med nationella forskningsfinansieringsorgan och liknande organisationer. Experterna kan komma från andra länder än EU-medlemsstater eller länder som är associerade till det sjunde ramprogrammet.

När expertpoolerna sätts ihop är det genomförandeorganets målsättning att säkra högsta möjliga vetenskapliga och tekniska sakkunskap inom de områden som är lämpliga med hänsyn till ansökningsomgången. Även andra kriterier beaktas, t.ex. följande:

— En lämplig könsfördelning mellan experterna från EU och associerade länder samt tredjeländer (18).

— En regelbunden rotering av experterna för kontinuitetens skull. I genomsnitt förväntas omsättningen vara minst en fjärdedel av de experter som anlitas för varje forskningsområde per år.

Experterna måste även besitta de språkkunskaper som krävs för de förslag som ska bedömas.

Namnen på de oberoende experter som utsetts för enskilda förslag offentliggörs inte. En förteckning över de oberoende experter som har deltagit i bedömningen av de förslag som mottagits under en ansökningsomgång för det särskilda programmet Idéer kommer emellertid att offentliggöras årligen på kommissionens webbplats(er). Dessutom kommer förteckningen över panelmedlemmar att offentliggöras på EFR:s webbplats.

All direkt eller indirekt kontakt om frågor som rör expertutvärderingen i en ansökningsomgång mellan den huvudforskare och/eller den sökande rättsliga enhet som inlämnar ett förslag till samma ansökningsomgång eller oberoende experter som deltar i en sådan expertutvärdering är strikt förbjuden. Alla sådana kontakter kan leda till att genomförandeorganet beslutar att utesluta det berörda förslaget från ansökningsomgången.

3.1.2.1 Uteslutande av oberoende experter på begäran av en förslagsställare

Enligt den berörda ansökningshandledningen kan förslagsställare ha rätt att begära att en viss person (19) inte ska delta som expertutvärderare i bedömningen av förslagsställarens förslag. I sådana fall ombes förslagsställaren att ange skälen till en sådan begäran (20). Om den berörda personen är en oberoende expert som deltar i bedömningen av förslagen i den berörda ansökningsomgången, kan han eller hon under sådana omständigheter uteslutas från bedömningen av det berörda förslaget om genomförandeorganet fortfarande har resurser för att bedöma detta förslag.

3.1.3 Villkor för utnämning, uppförandekod och intressekonflikter

I detta avsnitt beskrivs det förfarande som genomförandeorganet tillämpar när det utser de oberoende experter som ska bistå i expertutvärderingen av de förslag som inlämnas till det särskilda programmet Idéer. Samma förfarande kan efter vederbörliga ändringar tillämpas av genomförandeorganet vid utnämning av experter för de uppgifter som anges i artikel 27.1 i reglerna för deltagande.

På grundval av de mallar som tillhandahålls av kommissionen utfärdar genomförandeorganet ett utnämningsbrev som ska undertecknas av den oberoende experten. I utnämningsbrevet anges ramarna för förhållandet mellan den oberoende experten och genomförandeorganet, enligt vilka experten kan uppmanas att bistå genomförandeorganet med sakkunskap.

I utnämningsbrevet anges de allmänna villkoren för utnämning av oberoende experter. I den uppförandekod för oberoende experter som bistår i expertutvärderingar som bifogas utnämningsbrevet anges även de grundläggande bestämmelserna om konfidentialitet, intressekonflikter och behandling av personuppgifter.

Utnämningen träder i kraft när den oberoende experten och genomförandeorganet har undertecknat utnämningsbrevet.

Panelordförande, panelmedlemmar, panelutvärderare och oberoende observatörer har rätt till ekonomisk ersättning för utförandet av de uppgifter som anförtros dem. I sådana fall anges de allmänna ersättningsvillkoren i utnämningsbrevet.

Referensexperter har inte rätt till ekonomisk ersättning för de uppgifter som anförtros dem.

För varje uppgift som de oberoende experterna tilldelas ska de bekräfta att det inte föreligger någon intressekonflikt (diskvalificerande eller potentiell) för varje förslag de bedömer. Om en oberoende expert anser att det föreligger en intressekonflikt i bedömningen av ett förslag vidtas olika åtgärder beroende på om intressekonflikten är diskvalificerande eller potentiell.

De omständigheter där ”diskvalificerande” och ”potentiella” intressekonflikter kan föreligga beskrivs i uppförandekoden.

Oberoende experter får inte delta i bedömningen av förslag som inlämnats till en ansökningsomgång där han eller hon själv har inlämnat ett förslag.

När en expert diskvalificeras på grund av en intressekonflikt får experten inte påverka expertutvärderingen av det berörda förslaget. Den oberoende experten får då varken bistå i den enskilda bedömningen (som vanligen är extern) eller yttra sig eller rösta i paneldiskussioner om detta förslag. I sådana fall ska den oberoende experten lämna rummet (eller det elektroniska forumet) när panelen diskuterar det förslag som berörs av intressekonflikten.

När det föreligger en eventuell intressekonflikt ska genomförandeorganet överväga omständigheterna i fallet och fatta ett beslut. Genomförandeorganet kan besluta att den berörda oberoende experten ska få delta i expertutvärderingen av det berörda förslaget (experten måste då återigen underteckna en förklaring i det avseendet) eller utesluta experten på samma sätt som vid en diskvalificerande intressekonflikt.

Experterna måste avge en förklaring om alla kända intressekonflikter innan ett expertutvärderingsmöte inleds.

Om en dittills okänd intressekonflikt blir uppenbar under en expertutvärdering måste den oberoende experten omedelbart anmäla detta till en ansvarig tjänsteman. Om konflikten slutligen befinns vara diskvalificerande måste den oberoende experten avstå från ytterligare expertutvärderingar av det berörda förslaget. Man kommer att bortse från eventuella kommentarer och poäng som den oberoende experten avgett tidigare under processen. Vid behov kommer den oberoende experten att ersättas.

Om en oberoende expert avsiktligt döljer en diskvalificerande eller potentiell intressekonflikt och detta upptäcks under expertutvärderingens gång, kommer den oberoende experten omedelbart att uteslutas och de påföljder som anges i utnämningsbrevet kommer att tillämpas. Alla expertutvärderingsresultat som den oberoende experten har deltagit i kommer att förklaras ogiltiga, och det eller de berörda förslagen kommer att återutvärderas.

I enlighet med artikel 265a.3 i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen (21) kan en överträdelse av uppförandekoden eller andra tjänstefel som begås av en oberoende expert anses utgöra ett allvarligt tjänstefel och leda till att den oberoende experten stryks från den förteckning över oberoende experter som genomförandeorganet väljer experter från. Efter uteslutning kommer den oberoende experten att avlägsnas från databasen och spärras för omregistrering under den tid som uteslutningen varar.

3.1.4 Oberoende observatörer

Oberoende experter kan utnämnas till observatörer för att granska expertutvärderingsprocessens funktion och utförande. Observatörernas ansvarsområde omfattar hela expertutvärderingsprocessen, inklusive eventuella externa utvärderingar. När det gäller externa utvärderingar ska observatörerna ha tillgång till all kommunikation mellan genomförandeorganet och expertutvärderarna och kan ta kontakt med vissa eller samtliga expertutvärderare för att inhämta deras åsikter om utförandet av expertutvärderingen. Observatörerna kan delta i alla möten som hålls i anslutning till expertutvärderingar.

Genomförandeorganet utfärdar ett utnämningsbrev till varje oberoende observatör. Den mall som godkänts av kommissionen används för utnämningen av oberoende observatörer. Den särskilda uppförandekoden för oberoende observatörer av expertutvärderingsprocesser anges i den mall som godkänts av kommissionen.

Genomförandeorganet kommer att informera programkommittén om vilka experter som valts till observatörer och deras mandat.

Observatörernas uppgift är att granska expertutvärderingarnas funktion. De bedömer inte resultaten av expertutvärderingar, om inte resultaten är en direkt följd av operativa aspekter. Därför behöver observatörerna inte besitta sakkunskap om det område som de utvärderade förslagen berör. Det anses tvärtom vara en fördel om observatörerna inte har alltför ingående kunskap om ett visst vetenskapligt eller tekniskt område, eftersom man då kan undvika konflikter mellan deras åsikter och resultatet av expertutvärderingarna och deras fungerande. Observatörerna kommer i alla händelser inte att yttra sig om de utvärderade förslagen eller de oberoende experternas åsikter om förslagen.

Observatörernas roll är att avge oberoende råd om genomförandet av expertutvärderingarna för att kunna förbättra förfarandena och de oberoende experternas tillämpning av utvärderingskriterierna. Observatörerna kan kontrollera att de förfaranden som anges eller som det hänvisas till i reglerna följs och utfärda rekommendationer till programledningen om hur processen kan förbättras.

Observatörerna ska uppfylla samma sekretesskrav som oberoende experter och ska underteckna ett utnämningsbrev med ett sekretessavtal. De får inte avslöja några detaljer i förslagen, vilka oberoende experter som har avdelats för att bedöma förslagen eller diskussionerna i expertutvärderingspanelerna.

Observatörerna rapporterar sina slutsatser till EFR. De uppmuntras även att föra informella diskussioner med de tjänstemän vid genomförandeorganet som arbetar med expertutvärderingar och kommentera alla eventuella förbättringar som kan införas omedelbart.

Genomförandeorganet informerar programkommittén om observatörernas slutsatser och kan publicera en sammanfattning av deras rapporter.

Observatörerna ska följa de riktlinjer som anges i det specifika uppdraget för varje expertutvärdering. Riktlinjerna i uppdraget kan utvidgas genom ett skriftligt avtal.

3.1.5 Kriterier för expertutvärderingar

Utvärderingskriterierna, inklusive eventuell poängsättning, viktning och gränsvärden för förslagen, anges i arbetsprogrammet för Idéer på grundval av de principer som anges i det särskilda programmet Idéer och i reglerna för deltagande (22). Hur de tillämpas förklaras närmare i ansökningshandledningen (23).

Särskilda förfaranden tillämpas för förslag som rör etiskt känsliga aspekter (se bilaga B) eller som kräver ytterligare kontroll av säkerhetsskäl (se bilaga D).

3.1.6 Genomförandet av expertutvärderingar

EFR:s vetenskapliga råd fastställer metoden för expertutvärderingarna, som kan variera i detalj för olika ansökningsomgångar, övervakar expertutvärderingsprocessen och fastställer arbetsordningen för EFR-panelerna som offentliggörs på EFR:s webbplats (handledning för EFR:s expertutvärderare). EFR:s vetenskapliga råd kan också ge sina medlemmar i uppdrag att delta i panelmötena som observatörer. Det vetenskapliga rådets medlemmar får dock under inga omständigheter påverka resultatet av de panelmöten de deltar i.

Expertutvärderingarna genomförs på grundval av de principer som anges i punkt 2.1 för att garantera en konsekvent, noggrann och kvalitetsbaserad utvärdering av förslagen mot de kriterier som anges i arbetsprogrammet för Idéer.

Om det i ansökningsomgången anges att bedömningen ska ske genom ett förfarande i två steg ska enbart de förslag som godkänns i det första steget, på grundval av bedömningen enligt ett begränsat antal kriterier, genomgå fortsatt bedömning (24).

3.1.6.1 Expertutvärdering av spetsforskningsprojekt

I det här fallet utförs expertutvärderingarna av paneler som består av oberoende forskare och akademiker. Panelerna kan bistås av panelutvärderare och specialiserade referensforskare, som helt eller delvis utför panelutvärderingen i hemmet eller på sin arbetsplats (”extern utvärdering”). Panelerna inrättas för att bedöma fördelningen av de forskningsområden som omfattas av ansökningsomgången, och varje panel har ansvar för ett visst antal forskningsområden.

Panelerna arbetar enligt den ovannämnda arbetsordningen för EFR:s paneler under ledning av en överordnad oberoende expert.

Alla expertutvärderingar kan anordnas i två på varandra följande steg. I det fallet matas resultatet av det första steget in i det andra steget. Arbetsförloppet brukar vanligen se ut på följande sätt:

Fördelning av förslag till panelerna: Förslagen fördelas mellan panelerna enligt ämnesområde. Den inledande fördelningen grundas på de uppgifter som lämnats av förslagsställaren, titeln och innehållet i förslaget och/eller annan information, eventuellt i form av ”nyckelord”, som lämnas i förslaget.

Enskild utvärdering: Förslagen granskas mot de berörda kriterierna av minst tre expertutvärderare (25), som är kvalificerade för de vetenskapliga och/eller tekniska områden som förslaget berör. De utarbetar enskilda utvärderingsrapporter.

Panelutvärdering: Panelerna ska på ett konsekvent sätt granska de förslag som omfattas av deras behörighetsområde (26) och arbeta på ett samstämt sätt med andra paneler för att garantera att förslagen och de vetenskapliga/tekniska områden som ansökningsomgången omfattar behandlas konsekvent av de olika panelerna.

Panelernas bedömning av ett förslag (inklusive eventuella poäng som förslaget får för enskilda kriterier eller totalpoäng och förslagets plats i rankningslistan) grundas på de enskilda bedömningarna och diskussionerna i panelen och beslutas genom en majoritetsomröstning. Resultatet av bedömningsfasen i panelen är en rankning av förslagen. I det sista steget i expertutvärderingen beslutar panelen vilka förslag som ska rekommenderas för finansiering enligt ansökningsomgångens tillgängliga budgetmedel.

Intervjuer: Om det anges i arbetsprogrammet för Idéer kan panelbedömningarna omfatta intervjuer med huvudforskaren och/eller den sökande rättsliga enheten. Omkostnader för resor och logi kan ersättas av genomförandeorganet. Reglerna för ersättning till personer som kallas till intervju anges i bilaga C. Intervjuerna genomförs av minst tre panelmedlemmar och kan ske på den plats där panelen håller sina möten eller, om det är tekniskt möjligt, via elektroniska medel (videolänk, telekonferens eller liknande).

Övergripande panelbedömningar (bedömningar som omfattar flera paneler, bedömningar som rör flera ämnesområden, forskningsområden etc.): Under den övergripande panelbedömningen fastställs en slutlig rekommenderad rankningsordning av de förslag som uppfyller kraven i ansökningsomgången i dess helhet (inom alla forskningsområden som omfattas av ansökningsomgången) genom en noggrann bedömning av kvaliteten på förslagen i de olika panelerna. Denna bedömning görs av en grupp som består av panelordförandena eller deras delegerade panelmedlemmar. Den övergripande panelutvärderingen inriktas särskilt på förslag av tvärvetenskaplig karaktär som omfattar panelernas olika bedömningsområden, förslag inom nya framväxande områden och ”high-risk/high-gain”-förslag.

Om det i arbetsprogrammet för Idéer fastställs vägledande budgetar för varje panel, ämnesområde, forskningsområde etc. diskuteras endast de förslag som är tillräckligt högt rankade för att omfattas av den vägledande budget som fastställts för varje panel, ämnesområde, forskningsområde etc.

På grundval av utvärderingsresultaten utarbetas en utvärderingsrapport för varje förslag, där resultaten av den övergripande panelens arbete inbegrips i förekommande fall. I rapporten anges panelens rekommendation om förslaget, de enskilda experternas bedömningar samt eventuella rekommendationer om det högsta finansieringsbelopp som kan anslås.

3.1.6.2 Tvåstegsförfarande för inlämning av spetsforskningsprojekt

Om ett inlämningsförfarande i två steg tillämpas anges detta i ansökningsomgången. I sådana fall anges de utvärderingskriterier som är tillämpliga för varje steg i arbetsprogrammet för Idéer. Den exakta metod som tillämpas för expertutvärderingen i det första och andra steget kan skilja sig åt sinsemellan (t.ex. användning av panelutvärderare, referensforskare och/eller intervjuer av huvudforskaren).

Huvudforskarna måste först inlämna en sammanfattning av förslaget eller en förslagsskiss. Det förslag som inlämnas i det första steget utvärderas mot kriterierna för det steget, som anges i ansökningsomgången.

Efter utvärderingen av det förslag som inlämnas i det första steget utlyses en förslagsinlämning för det andra steget för de förslag som har godkänts i det första steget. Oberoende av eventuella ytterligare utvärderingar som omfattar flera paneler har panelerna i det här skedet befogenhet att rekommendera förslag som bör gå vidare till andra omgången.

Förslagsställare vars förslag har gått igenom det första steget uppmanas att inlämna ett mer detaljerat förslag eller mer fullständig och uppdaterad information om det ursprungliga förslaget inom en tidsfrist som särskilt fastställs för det andra steget. För att upprätthålla principen om lika behandling kan panelen rekommendera att förslag som lämnas in till det andra steget som betydligt avviker från det motsvarande förslag som lämnats in i det första steget utesluts från vidare utvärdering.

De olika stegen i expertutvärderingsprocessen för det andra steget sker enligt den ordningsföljd som anges i punkt 3.1.6.1.

3.1.6.3 Expertutvärdering av samordnings- och stödåtgärder

Expertutvärderingen av samordnings- och stödåtgärder sker enligt samma ordningsföljd som anges i punkt 3.1.6.1. Panelutvärderingen kan vara det slutliga skedet innan genomförandeorganet godkänner den slutliga rankningslistan.

Det enda undantaget från detta förfarande är samordnings- och stödåtgärder som omfattas av artikel 14 i reglerna för deltagande, där oberoende experter endast utses om genomförandeorganet anser det vara lämpligt.

Närmare uppgifter om expertutvärderingsförfarandet för samordnings- och stödåtgärder anges i arbetsprogrammet för Idéer, i ansökningsomgången och i den berörda ansökningsvägledningen.

3.1.7 Resultat av expertutvärderingar, urval och förkastande av förslag

EFR:s vetenskapliga råd bekräftar den slutliga rankningslistan för de förslag som rekommenderas för finansiering enligt expertutvärderingen.

På grundval av resultatet av expertutvärderingen och den slutliga rankningslista som fastställs av EFR:s vetenskapliga råd utarbetar genomförandeorganet en eller flera slutliga rankningslistor för förslag som eventuellt kan finansieras.

Detta leder till följande:

— En lista med förslag som håller tillräckligt hög kvalitet för att eventuellt vara berättigade till finansiering. Denna lista presenteras enligt den rekommenderade rankningsordningen, och fastställer finansieringsprioriteringarna inom gränserna för den budget som finns tillgänglig för ansökningsomgången (förteckning över kvarvarande förslag). Om vägledande budgetar fastställs i ansökningsomgången för särskilda paneler, ämnesområden, forskningsområden etc. kan separata listor över kvarvarande förslag utarbetas för varje sådant område.

— Om den totala rekommenderade finansieringen för kvarvarande förslag efter expertutvärderingen överskrider budgeten för ansökningsomgången kan en reservlista med förslag (eller flera reservlistor om vägledande budgetar har fastställts för separata paneler, ämnesområden, forskningsområden etc.) utarbetas. Det antal förslag som behålls som reserver beslutas av genomförandeorganet med hänsyn till den tillgängliga budgeten, och beslutet baseras på sannolikheten att dessa förslag till slut kan finansieras till följd av eventualiteter som tillbakadragande av förslag eller tillgång till ytterligare budgetmedel.

— En lista med förslag som inte kommer att finansieras. Denna lista omfattar de förslag som befunnits vara icke bidragsberättigande (vare sig detta har fastställts före, under eller efter expertutvärderingen), förslag som inte anses uppfylla kvalitetskraven, förslag som inte har fått tillräckligt höga poäng i rankningen och som därför inte kan finansieras eftersom det inte finns tillräckliga budgetmedel, och återstående förslag från reservlistan när budgetmedlen för den aktuella ansökningsomgången har använts.

Kvalitetsbedömningen och den rekommenderade rankningsordningen för finansiering av förslag på förteckningen över kvarvarande förslag grundas på expertutvärderingen av förslagen mot alla relevanta kriterier. Om det anges i ansökningsomgången att expertutvärderingen ska genomföras i två steg och panelen bedömer att ett förslag inte uppnår de kvalitetskrav som fastställts för ett visst utvärderingskriterium i ansökningsomgången kan panelen under expertutvärderingens gång rekommendera att förslaget slutligt förkastas, utan att det nödvändigtvis bedöms vidare mot andra tillämpliga kriterier.

Alla förslag som strider mot de grundläggande etiska principerna eller som inte uppfyller de villkor som anges i det särskilda programmet Idéer eller i arbetsprogrammet för Idéer eller i ansökningsomgången ska inte väljas ut (27). Förslag kan även förkastas av etiska eller säkerhetsmässiga skäl enligt de förfaranden som anges i bilaga B respektive D.

Alla eventuella huvudforskare eller sökande rättsliga enheter till en indirekt åtgärd inom det särskilda programmet Idéer som har begått en oegentlighet (28) i genomförandet av någon annan indirekt åtgärd under ramprogrammen kan när som helst uteslutas från urvalsförfarandet, med vederbörlig hänsyn till proportionalitetsprincipen.

3.1.8 Återkoppling

Efter expertutvärderingen ger genomförandeorganet återkoppling till huvudforskaren och den sökande rättsliga enheten. All kommunikation och återkoppling från genomförandeorganet till huvudforskaren och den sökande rättsliga enheten sker via ett av genomförandeorganets säkra webbpostkonton. Beräknat datum för utskick av återkoppling anges i ansökningsvägledningen.

a) Efter expertutvärderingen i det första steget i en expertutvärdering som genomförs i två steg: De förslagsställare vars förslag har befunnits vara icke stödberättigande informeras om skälen till detta beslut. Icke stödberättigande förslag bedöms inte. De förslagsställare vars förslag inte behålls för nästa steg kommer att få återkoppling om expertutvärderingen i form av en utvärderingsrapport. De förslagsställare vars förslag behålls för nästa steg kommer att få ett meddelande om detta och kan kallas till intervju.

b) Efter expertutvärderingen i det första steget i en ansökningsomgång som genomförs i två steg: De förslagsställare vars förslag har befunnits vara icke stödberättigande informeras om skälen till detta beslut. Icke stödberättigande förslag bedöms inte. De förslagsställare vars förslag inte behålls för nästa steg kommer att få återkoppling om expertutvärderingen i form av en utvärderingsrapport. De förslagsställare vars förslag behålls för nästa steg kommer att uppmanas att lämna in ett förslag till det andra steget och kan kallas till intervju.

c) Efter den andra expertutvärderingen i fallen a och b, och efter expertutvärderingen om ansökningsomgången endast omfattar ett steg: De förslagsställare vars förslag har befunnits vara icke stödberättigande informeras om skälen till detta beslut. Icke stödberättigande förslag bedöms inte. Förslag som omfattas av båda de ovanstående fallen och förslag som inte uppfyller kvalitetskraven kommer att få återkoppling om expertutvärderingen i form av en utvärderingsrapport. I utvärderingsrapporten beskrivs resultaten av expertutvärderingen, och den innehåller i förekommande fall kommentarer och poäng för samtliga kriterier och/eller för enskilda kriterier. När det gäller förslag på förteckningen över kvarvarande förslag innehåller utvärderingsrapporten i förekommande fall eventuella rekommendationer om det högsta finansieringsbelopp som kan anslås och eventuella andra relevanta kommentarer om projektets utförande och/eller förslag till förbättringar av metoden och arbetsprogrammet. När det gäller förslag som förkastas på grund av att de inte uppfyller kvalitetskraven innehåller utvärderingsrapporten endast kommentarer om de kriterier som hade bedömts fram till beslutet om att förkasta förslaget. Förslagsställare vars förslag förkastas på grund av etiska och säkerhetsmässiga skäl kommer att informeras om skälen till detta beslut.

3.1.9 Förfaranden för vägledning och tvistlösning

Genomförandeorganet lämnar information om det förfarande som huvudforskarna och/eller de sökande rättsliga enheterna ska följa när det gäller tvistlösning (29) rörande resultaten av en viss expertutvärdering inom ramen för någon av EFR:s ansökningsomgångar.

Förfrågningar eller begäran om tvistlösning ska minst ange ansökningsomgångens beteckning, förslagsnummer (om ett sådant finns), titeln på förslaget och en beskrivning av de problem som uppstått.

När det gäller frågor om kontrollen av bidragsberättigande och/eller expertutvärderingsprocessen för ett visst förslag inleds ett tvistlösningsförfarande för att rapportera om eventuella brister i resultatet av kontrollen av bidragsberättigande eller i utvärderingen av förslaget, som kan ha påverkat beslutet om huruvida förslaget skulle finansieras eller ej. En besvärskommitté kan sammankallas för att granska ärendet i fråga. Om kommittén ska överväga frågor avseende bidragsberättigande kan den be kommittén för bidragsberättigande om råd (se punkt 2.2.6). Kommittén kommer att samla personer med den vetenskapliga/tekniska och rättsliga sakkunskap som krävs, men kommer inte att granska förslaget. Beroende på klagomålets karaktär kan kommittén granska de oberoende experternas meritförteckningar, deras enskilda kommentarer och utvärderingsrapporten. Kommittén kommer inte att ifrågasätta en vetenskaplig bedömning som gjorts av en lämpligt kvalificerad expertpanel.

Mot bakgrund av granskningen lämnar kommittén rekommendationer om hur genomförandeorganet bör agera. Om kommittén anser att det finns bevis som styrker klagomålet kan den föreslå att förslaget återigen genomgår en delvis eller fullständig utvärdering som utförs av oberoende experter.

Ett eventuellt överklagande måste inges inom en månad från det datum då återkopplingen skickades via genomförandeorganets säkra webbpostkonto enligt beskrivningen i punkt 3.1.8. En detaljerad beskrivning av besvärsförfarandet lämnas i ansökningshandledningen. Icke stödberättigande förslag behandlas inte av besvärskommittén.

Ett svar skickas till de klagande inom tre veckor efter det att den tillämpliga tidsfristen för överklagande som anges ovan har löpt ut. Om ett slutligt svar inte kan avges i det skedet anges tidpunkten för ett slutligt besked i svaret.

3.1.10 Rapportering och information om expertutvärderingsprocessen

Efter varje expertutvärdering utarbetar genomförandeorganet en rapport som EFR:s vetenskapliga råd och kommittén för programmet Idéer får tillgång till. I rapporten lämnas statistisk information om de förslag som inkommit (t.ex. antal, de prioriterade teman som omfattas, kategorier av sökande rättsliga enheter och begärda budgetmedel), om expertutvärderingsprocessen och de oberoende experterna.

När utvärderingsprocessen har avslutats kan genomförandeorganet genom ett lämpligt medium offentliggöra allmän information om resultatet av expertutvärderingen. Genomförandeorganet kan även offentliggöra information om de utvärderade förslag som ligger över kvalitetsgränsen till följd av utvärderingen (eller efter det andra steget i en utvärdering i två steg) (30) om förslagsställarna ger sitt samtycke till att särskilda uppgifter offentliggörs (31).

När det gäller övervakning, undersökning och utvärdering enligt arbetsprogrammet för Idéer kan genomförandeorganet behöva be tredje parter behandla de inlämnade förslagen (32) i enlighet med kraven i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001. Förslagsställarna (33) tillfrågas om de ger sitt samtycke till att förslagen behandlas. Förslagsställarna är inte skyldiga att ge sitt samtycke, och samtycker följaktligen frivilligt till detta. Om en förslagsställare inte ger sitt samtycke påverkar inte detta utvärderingsprocessen.

4. BIDRAGSBESLUT OCH UTARBETANDE AV BIDRAGSAVTAL

Det är den ansvariga utanordnaren som genom ett formellt bidragsavtal beviljar bidrag till de sökande rättsliga enheterna inom ramen för de tillgängliga budgetmedlen och på grundval av den slutliga rankningslista som utarbetats av genomförandeorganet enligt punkt 3.1.7.

Avtalet ingås med de sökande rättsliga enheterna i enlighet med de interna finansiella och rättsliga förfarandena (34) och efter en kontroll av de krav som anges i detta avsnitt.

Under utarbetandet av avtalsbidraget kan huvudforskaren och den sökande rättsliga enheten uppmanas att lämna ytterligare upplysningar om projektet och den planerade projektledningen (35). Om mer än en deltagare är kopplad till projektet kan huvudforskaren eller den sökande rättsliga enheten uppmanas att inhämta sådana upplysningar och försäkringar från de övriga deltagarna.

På grundval av resultatet av utvärderingsprocessen kan ytterligare villkor (36) införas för ingåendet av bidragsavtalet för vissa förslag. Sådana villkor kommer att dokumenteras på vederbörligt sätt och meddelas huvudforskaren och den sökande rättsliga enheten utöver utvärderingsrapporten.

Bidrag kan inte beviljas rättsliga enheter som vid tidpunkten för förfarandet för bidragsbeviljande befinner sig i en av de situationer som avses i artikel 93.1 (konkurs etc.), artikel 94 (om de har lämnat felaktiga uppgifter etc.) och artikel 96.2 a (anbudssökaren utesluts från deltagande i upphandlingar och får inte beviljas bidrag som finansieras från unionsbudgeten) i budgetförordningen. De sökande måste intyga att de inte befinner sig i någon av de situationer som anges ovan (37).

Vid behov klargörs även etiska frågor i det här skedet. I detta avseende utnämner genomförandeorganet oberoende experter som deltar i den etiska granskningen (se bilaga B).

Utarbetandet av bidragsavtalet omfattar inga förhandlingar om vetenskapliga/tekniska frågor. Den sökande rättsliga enheten beviljas därefter ett bidrag på grundval av sitt förslag och det finansieringsbelopp som rekommenderats efter expertutvärderingen, på villkor att den sökande rättsliga enheten och huvudforskaren är överens om detta belopp.

Om huvudforskaren och den sökande rättsliga enheten inte kan komma överens om beloppet, eller om en eller båda inte har undertecknat ett kompletterande avtal inom en rimlig tidsfrist som kan införas, kan utarbetandet av bidragsavtalet avbrytas.

Utarbetandet av bidragsavtal för förslag som står på reservlistan kan börja så snart det står klart att det finns tillgängliga budgetmedel för att finansiera ett eller flera av dessa projekt. Beroende på tillgängliga budgetmedel börjar man med det förslag som är högst rankat och fortsätter i nedstigande ordning enligt den slutliga rankningen.

5. BILAGOR

5.1 Bilaga A – Förfaranden för inlämning av förslag i pappersversion

Om en förslagsställare absolut inte har möjlighet att använda det elektroniska inlämningssystemet och om det är omöjligt att ordna att förslagsställaren kan använda systemet kan förslagsställaren i undantagsfall begära tillstånd från genomförandeorganet att inlämna förslaget i pappersversion. Begäran måste innehålla en tydlig förklaring av omständigheterna kring ärendet och måste inkomma till genomförandeorganet senast en månad efter det att tidsfristen för ansökningsomgången löpt ut.

Begäran om inlämning av förslag i pappersversion ska skickas till följande adress:

Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet Chefen för forskningsavdelningen (Scientific Management Department) COV2 1049 Bryssel Belgien

Genomförandeorganet besvarar begäran inom fem arbetsdagar från mottagandet. Om ett undantag beviljas skickar genomförandeorganet förslagsblanketter för inlämning i pappersversion till förslagsställaren.

Om en ansökningsomgång är utformad på ett sådant sätt att webbaserad inlämning är olämplig i allmänhet kan genomförandeorganet redan från början besluta att godta inlämning i pappersversion. I sådana fall kommer detta att anges i ansökningsomgången, och förslagsblanketter för inlämning i pappersversion kommer att göras allmänt tillgängliga.

När inlämning i pappersversion är tillåten, antingen genom ett särskilt eller ett allmänt undantag enligt ovan, får förslag i pappersversion skickas per post, budfirma eller inlämnas personligen. Förslag som lämnas in på elektroniska lagringsmedier (t.ex. cd-rom eller liknande elektroniska medel), via e-post eller fax kommer inte att beaktas. Förslag som inlämnas i pappersversion måste skickas i en enda försändelse. Om förslagsställarna vill inlämna ändringar till ett förslag eller kompletterande information måste de tydligt ange vilka delar av förslaget som har ändrats, och ändringarna/de nya delarna måste inlämnas och mottas innan tidsfristen för ansökningsomgången löper ut. Kompletterade eller ändrade förslag som mottas efter det att tidsfristen för ansökningsomgången har löpt ut kommer inte att behandlas eller utvärderas.

Om ett förslag sänds per post eller genom budfirma gäller avsändningsdatum, poststämpel eller mottagningskvitto som bevis. Försändelser som innehåller förslag kan öppnas av genomförandeorganet (38) vid ankomsten för att registrera de administrativa uppgifterna i databaserna och för att kunna skicka mottagningsbevis.

5.2 Bilaga B – Förfaranden för etisk granskning

Inledning

För att genomföra artikel 6 i förordningen om det sjunde ramprogrammet och artikel 15 i reglerna för deltagande omfattar utvärderingsprocessen en inledande granskning av etiska frågor som kan uppstå i samband med förslagen och en etisk kontroll av de förslag som kan ge upphov till etiska frågor. Vid behov kan den etiska granskningen av förslagen genomföras efter etikkontrollen och innan genomförandeorganet beslutar om vilka förslag som ska väljas enligt de fastställda reglerna. Etikkontrollen och den etiska granskningen (kallade förfarandet för etisk granskning i den här bilagan) genomförs av oberoende experter med lämplig sakkunskap i etiska frågor.

Syftet med förfarandet för etisk granskning är att garantera att EU inte stöder forskning som strider mot de grundläggande etiska principer som fastställs i de berörda EU-bestämmelserna och att kontrollera om forskningen uppfyller de etikregler inom forskningen som fastställs i besluten om det sjunde ramprogrammet och det särskilda programmet Idéer. Yttranden från Europeiska gruppen för etik inom vetenskap och ny teknik (EGE) kommer att beaktas.

Förslag

I förekommande fall och/eller om detta krävs enligt ansökningsomgången ska förslagen innehålla ett avsnitt om etik där följande ska anges:

— En beskrivning av de eventuella etiska aspekterna av den förslagna forskningen när det gäller mål, metod och eventuella följder av forskningsresultaten.

— En motivering av utformningen av forskningsprojektet ur etisk synvinkel.

— En förklaring av hur de etiska krav som anges i arbetsprogrammet kommer att uppfyllas.

— En förklaring av hur förslagen uppfyller de nationella rättsliga och etiska kraven i det land där forskningen planeras genomföras.

— En angivelse av tidsramen för att begära ett yttrande och/eller godkännande från eventuella berörda myndigheter på nationell nivå (t.ex. dataskyddsmyndigheter, den myndighet som ansvarar för kliniska tester etc.).

I detta syfte ska förslagsställarna fylla i den ”tabell över etiska frågor” som finns i ansökningsvägledningen.

Genomförandeorganet kan när som helst under processen kontakta förslagsställarna för att inhämta kompletterande upplysningar som behövs för den etiska granskningen.

Allmänna förfaranden

Förfarandena för etisk granskning och organisationen av de etiska granskningspanelerna

Intern förhandskontroll av förslagen

Genomförandeorganets etikgrupp kommer att göra en förhandskontroll av alla förslag som rekommenderas för finansiering för att identifiera de förslag som inte ger upphov till några etiska frågor över huvud taget och som kan godkännas för bidrag utan att oberoende experter involveras. Alla andra förslag genomgår en ytterligare etisk granskning. Denna process grundas på ”tabellen över etiska frågor” och de förslag som inlämnats av förslagsställarna.

Inlämning till en etisk kontrollpanel

Alla förslag som befinns ge upphov till etiska frågor under förhandskontrollen inlämnas till en etisk kontrollpanel som består av oberoende experter med lämplig sakkunskap i etiska frågor.

Panelexperterna identifierar de förslag där de etiska frågorna behandlas på lämpligt sätt, de förslag som kan godkännas på villkor att lämplig dokumenterad information lämnas och/eller godkännande på nationell nivå har beviljats, och de förslag som behöver bedömas vidare på grund av att de ger upphov till viktiga etiska frågor och som därför måste genomgå en etisk granskning (39).

Experterna utarbetar och undertecknar en etisk granskningsrapport för varje granskat förslag, som innehåller vissa krav. Dessa krav blir avtalsenliga skyldigheter.

Inlämning till en etisk granskningspanel

Projekt som ger upphov till viktiga etiska frågor som identifierats under den etiska granskningen inlämnas till en etisk granskningspanel. Frågor som forskningsingrepp på människor (40), forskning om mänskliga embryon och mänskliga stamceller från embryon och icke-mänskliga primater lämnas automatiskt (41) till etisk granskning.

Den etiska granskningspanelen granskar de etiska frågorna i de berörda förslagen och fastställer de etiska krav som måste uppfyllas för att förslaget ska godkännas i etiskt hänseende. I detta skede kan den etiska granskningspanelen identifiera förslag som ger upphov till allvarliga etiska frågor, vilket kan leda till att dessa projekt utesluts från bidragsprocessen.

Sammansättning av panelerna för etisk kontroll och etisk granskning

Etikpanelerna består av oberoende experter på en rad olika fackområden, såsom juridik, sociologi, psykologi, filosofi och etik, medicin, molekylärbiologi, kemi, fysik, ingenjörsvetenskap och veterinärvetenskap, med en lämplig balans mellan vetenskapliga och icke-vetenskapliga medlemmar.

Genomförandeorganet väljer ut lämpligt kvalificerade experter bland de experter som kommissionen har valt ut för det sjunde ramprogrammet eller de experter som har valts ut av det vetenskapliga rådet. Panelerna har en jämn könsmässig och geografisk fördelning, och sammansättningen beror också på karaktären hos de förslag som ska granskas. För den etiska kontrollprocessen kommer de mallar för utnämningsbrev för oberoende experter som har godkänts av kommissionen att användas för utnämningar av experter i etiska frågor.

Företrädare för civilsamhället kan inbjudas till panelmötena.

Etisk granskning

I den första fasen granskar de oberoende experterna vanligen förslagen externt. I den andra fasen diskuteras förslagen i den utsedda etikgranskningspanelen där ett beslut ska fattas med enhällighet.

Panelen utarbetar en etisk granskningsrapport. Rapporten innehåller en förteckning över etiska frågor, en beskrivning av hur frågorna hanteras av huvudforskaren och forskarlaget samt krav och rekommendationer från panelen. Rapporten undertecknas av medlemmarna i panelen. Om panelmedlemmarna inte kan enas anges majoritetsåsikten bland panelexperterna i rapporten.

Rapporter om etisk kontroll och rapporter om etisk granskning

Huvudforskaren och den sökande rättsliga enheten informeras om resultatet av den etiska granskningen, antingen genom den etiska kontrollrapporten eller den etiska granskningsrapporten, utan att experternas identitet avslöjas.

Resultaten av förfarandet för etisk granskning kommer att beaktas i finansieringsbeslutet för projekten. Detta kan medföra ändringar av bidragsavtalet och dess bilagor, eller i extrema fall, att arbetet med bidragsavtalet avbryts.

Nationella godkännanden och yttranden från behörig etiknämnd

Genomförandeorganet kontrollerar att förslagsställarna har inhämtat vederbörligt godkännande från den berörda nationella myndigheten och/eller ett positivt yttrande från den behöriga etiknämnden innan avtalsbidraget undertecknas. I det fall ett godkännande från den nationella myndigheten och/eller ett positivt yttrande från en nationell etiknämnd inte har inhämtats innan ett bidragsavtal börjar gälla innehåller avtalet en särskild klausul med ett krav på att det relevanta godkännandet eller yttrandet ska inhämtas innan forskningsverksamheten inleds.

Etisk uppföljning och granskning

Under en etisk kontroll och/eller etisk granskning kan experterna anse att ett förslag kräver en etisk uppföljning/granskning. En sådan uppföljning/granskning utförs av experter som är specialiserade på etiska frågor, och får inte göras tidigare än dagen för den första finansiella rapporteringsperioden för förslaget. Syftet med uppföljnings-/granskningsförfarandet är att hjälpa bidragsmottagarna att hantera de etiska frågor som deras arbete ger upphov till och vidta korrigerande åtgärder vid behov.

I extrema fall kan denna process leda till en rekommendation till genomförandeorganet att häva ett bidragsavtal. Det är kommissionens etiska granskningsavdelning (GD Forskning) som har ansvaret för att organisera och genomföra förfarandet.

Särskilda förfaranden för forskningsverksamheter som omfattar stamceller från mänskliga embryon (42)

Genomförandeorganet tillämpar följande förfarande när det utvärderar och väljer förslag som omfattar användning av stamceller från mänskliga embryon, och innan de relevanta bidragsavtalen utarbetas:

Den allmänna vetenskapliga expertgranskning som beskrivs i punkt 3 gäller. Dessutom utvärderar de oberoende experterna följande aspekter under expertgranskningen:

— Om projektet bidrar till viktiga forskningsmål för att öka den vetenskapliga kunskapen inom grundforskningen i EU eller bidrar till att öka den medicinska kunskapen för att ta fram diagnostiska, förebyggande eller terapeutiska metoder som ska tillämpas på människor.

— Om användning av stamceller från mänskliga embryon är nödvändig för att uppnå de vetenskapliga mål som anges i förslaget. De sökande måste särskilt kunna dokumentera att lämpliga validerade alternativ (särskilt stamceller från andra källor eller med andra ursprung) inte är lämpliga och/eller tillgängliga för att uppnå de förväntade målen i förslaget. Den senare bestämmelsen gäller inte för forskning som jämför stamceller från mänskliga embryon med andra mänskliga stamceller.

Förfarandet för etisk granskning

De forskningsförslag som rekommenderas för finansiering och som omfattar användning av stamceller från mänskliga embryon inlämnas till kommissionen (GD Forskning) för en etisk granskning. De förfaranden som är tillämpliga på kommissionens etiska granskning av förslag under det sjunde ramprogrammet som omfattar användning av stamceller från mänskliga embryon anges i de mallar för utnämningsbrev som godkänts av kommissionen.

Nationella godkännanden och yttranden från behörig etiknämnd

Genomförandeorganet kontrollerar att de sökande har inhämtat vederbörligt godkännande från den berörda nationella myndigheten och/eller ett positivt yttrande från den behöriga etiknämnden innan bidragsavtalet undertecknas.

I det fall ett godkännande från den nationella myndigheten och/eller ett positivt yttrande från en nationell etiknämnd inte har inhämtats före den planerade starten för ett projekt, kan bidragsavtalet ingås på villkor att en särskild klausul införs med ett krav på att det relevanta godkännandet eller yttrandet ska inhämtas innan forskningsverksamheten inleds.

Resultaten av den etiska granskningen kommer att beaktas under utarbetandet av bidragsavtalet. Detta kan medföra ändringar av den arbetsbeskrivning som anges i bidragsavtalet, eller i vissa fall till att utarbetandet av avtalet avbryts.

När det gäller förslag som omfattar användning av stamceller från mänskliga embryon ska, efter det att den etiska granskningen har genomförts och i enlighet med artikel 6.9 i rådets beslut 2006/972/EG (43) det rättsliga förfarande som fastställs i artiklarna 5 och 7 i rådets beslut 1999/468/EG gälla för godkännande av finansiering och verksamhet som omfattar användning av stamceller från mänskliga embryon.

Genomförandeorganet uppmanar dessutom huvudforskarna att se till att det finns en lämplig kommunikation med det europeiska registret för stamceller från mänskliga embryon (http://www.hescreg.eu/). Syftet är att garantera insyn när det gäller de stamcellslinjer som används och en bred spridning av den tillgängliga informationen om dessa stamcellslinjer.

5.3 Bilaga C – Regler för ersättning för resor, dagtraktamenten och logi för huvudforskare som kallas till intervju (44)

Artikel 1

1. Dessa regler ska gälla för

a) personer som har kallats till intervju av genomförandeorganet i enlighet med punkt 3.1.6.1,

b) alla personer som åtföljer en person med funktionshinder som har kallats av genomförandeorganet för att delta i ett möte för att bli intervjuade.

2. Utanordnarna med ansvar för åtaganden ska särskilt se till att intervjuerna anordnas på ett sådant sätt att de personer som kallas till intervju kan utnyttja de mest ekonomiska resealternativen.

Utanordnarna med ansvar för betalningar ska särskilt noggrant kontrollera alla ansökningar om ersättning som omfattar onormalt dyra flygbiljetter. De ska i detta syfte ha rätt att utföra alla nödvändiga kontroller och begära styrkande handlingar från de personer som kallas till intervju. När det är motiverat ska de också ha rätt att begränsa ersättningen till de kostnader som en vanlig resa från den plats som den person som ska intervjuas reser ifrån till mötesplatsen.

3. När det står klart att de ersättningar som anges i artikel 3 är olämpliga med hänsyn till eventuella utgifter som funktionshindrade personer som kallas till en intervju eller en person som åtföljer dem kan ådra sig, ska utgifterna ersättas på begäran av den ansvariga utanordnaren på villkor att styrkande handlingar inlämnas.

4. Genomförandeorganet är inte ansvarigt för materiella, icke-materiella eller fysiska skador som en person som kallats till intervju eller personer som åtföljer en funktionshindrad person som kallas till intervju kan ådra sig under resan eller under vistelsen på den plats där intervjun hålls om inte en sådan skada direkt kan tillskrivas genomförandeorganet.

Personer som kallats till intervju och som använder egna transportmedel för att resa till intervjuer ska ha fullständigt ansvar för eventuella olyckor som de kan orsaka.

Artikel 2

1. Alla personer som kallas till intervju ska ha rätt till ersättning för sina resekostnader från den avreseort som anges i deras inbjudan (adressen till arbetsplatsen eller hemmet) till platsen för intervjun genom att använda det lämpligaste transportsättet med tanke på färdsträckan. Generellt ska resor på mindre än 400 km (enkelresa enligt officiellt avstånd per järnväg) göras per tåg i första klass, och för sträckor över 400 km ska resan ske per flyg i ekonomiklass.

Om flygresan är 4 timmar eller längre utan mellanlandningar ska kostnaden för en biljett i affärsklass ersättas.

2. Kostnader för resa med privatbil ska ersättas till samma belopp som en tågbiljett i första klass.

3. Om det inte finns järnvägsförbindelser för färdsträckan ska kostnaden för resa med privatbil ersättas till ett belopp på 0,22 euro per km.

4. Taxiresor och parkeringsavgifter som den person som kallas till intervju ådrar sig på avreseorten (eller avreseflygplatsen) ersätts inte.

Artikel 3

1. Det dagtraktamente som betalas för varje dag som intervjubesöket varar utgörs av ett schablonbelopp som täcker alla utgifter på den plats där intervjun hålls, inklusive t.ex. måltider och lokaltransporter (buss, spårvagn, tunnelbana, taxi, parkering, motorvägstullar etc.) samt rese- och olycksförsäkringar.

2. Dagtraktamentet ska uppgå till 92 euro.

3. Om den avreseort som anges i inbjudningsbrevet är belägen 100 km eller mindre från den plats där intervjun hålls ska dagtraktamentet minskas med 50 procent.

4. Personer som kallas till intervju och som måste tillbringa en eller flera nätter på hotell på den plats där intervjun hålls på grund av att tidpunkten för intervjuerna inte går att kombinera med avresetider för flyg eller tåg (45), ska också ha rätt till ersättning för logi. Denna ersättning ska uppgå till 100 euro per natt. Antalet nätter får inte överskrida antalet intervjudagar + 1.

5. I undantagsfall kan ytterligare ersättning för logi och/eller dagtraktamente betalas om en förlängd vistelse skulle ge den person som ska intervjuas möjlighet att minska sina tranportkostnader till ett högre belopp än dessa ersättningar.

Artikel 4

1. Ersättningen ska utbetalas av genomförandeorganet vid ansökan om ersättning. Ersättningsblanketten ska vara fullständigt ifylld och undertecknad av den person som intervjuas samt av den tjänsteman vid genomförandeorganet som ansvarar för att intyga att personen i fråga har infunnit sig till intervjun.

Genom att underteckna ansökan om ersättning förklarar de personer som ska intervjuas på heder och samvete att de resekostnader och/eller dagtraktamenten som de begär ersättning för inte kommer att betalas av någon annan EU-institution eller en annan organisation för samma resa eller samma period, och att deras begäran motsvarar de kostnader som de faktiskt har ådragit sig. Oegentligheter och/eller felaktiga krav kommer att leda till att de administrativa påföljder som fastställs i artikel 265a.3 i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen tillämpas.

2. Resekostnader ska ersättas mot uppvisande av styrkande originalhandlingar senast 30 kalenderdagar efter intervjuns sista dag: biljetter och fakturor eller, vid online-bokningar, en utskrift av den elektroniska bokningen samt boardingkort för utresan. De inlämnade dokumenten måste visa vilken klass resan har gjorts i, restid och betalt belopp.

Om den person som ska intervjuas inte kan lämna lämpliga styrkande handlingar som godtas genom ett motiverat beslut av den ansvariga utanordnaren innebär underlåtande att uppfylla bestämmelserna i denna punkt att genomförandeorganet undantas allt ansvar för att ersätta resekostnader eller betala ut traktamenten.

3. Genomförandeorganet ska ersätta den intervjuade personens omkostnader inom den tidsperiod som fastställs i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen.

4. Resekostnader ska ersättas i euro, i tillämpliga fall enligt den växelkurs som gäller på intervjudatumet.

5. Dagtraktamenten, och i tillämpliga fall ersättning för logi, ska betalas i euro enligt det schablonbelopp som är tillämpligt på dagen för intervjun. Dagtraktamenten och ersättning för logi kan justeras för att överensstämma med förändrade levnadsomkostnader i Bryssel.

6. Alla ersättningar av resekostnader, dagtraktamenten och/eller logi ska betalas ut till samma bankkonto.

7. Utanordnaren kan per delegering och genom ett motiverat beslut mot uppvisande av styrkande handlingar godkänna ersättning för utgifter som de intervjuade personerna har ådragit sig till följd av särskilda instruktioner som de har mottagit skriftligen.

5.4 Bilaga D – Hantering av säkerhetsfrågor – känsliga EFR-åtgärder

A) Inledning

För säkerhetsrelaterad forskning gäller särskilda förfaranden beroende på den känsliga karaktären hos de frågor som behandlas och de särskilda brister som behöver åtgärdas för att skydda EU:s medborgare. EFR-åtgärder kommer att sekretessbeläggas (46) om de anses vara känsliga.

Dessa förfaranden beskrivs nedan. Förfarandena gäller i förekommande fall för EFR-åtgärder när säkerhetskänsliga frågor behandlas.

B) Identifiering av potentiella sekretessbelagda EFR-åtgärder

En säkerhetskänslig EFR-åtgärd är en åtgärd där det kan bli nödvändigt att behandla sekretessbelagd information.

Följande förslag flaggas som ”säkerhetskänsliga”:

— När en sökande anger att förslaget är känsligt.

— Om expertutvärderarna eller genomförandeorganet upptäcker eller misstänker att något av följande förhållanden föreligger: — Sekretessbelagd information används eller kan användas som bakgrundsinformation. — Man planerar att sekretessbelägga förgrundsinformation.

När ett förslag flaggas som ”säkerhetskänsligt” kommer omständigheterna kring det planerade arbetet att kontrolleras ytterligare enligt det förfarande som beskrivs i punkt C.

Om så begärs enligt den relevanta ansökningshandledningen ska förslagen – om det är nödvändigt – ange den bakgrundsinformation som krävs för att genomföra EFR-åtgärden och den sekretessbelagda förgrundsinformation som kommer att framställas genom åtgärden. Om ett förslag omfattar sekretessbelagd information (bakgrunds- och/eller förgrundsinformation) måste ett dokument om säkerhetsskydd (säkerhetsskyddsplan, SAL) (47) och en bifogad klassningsmanual (Security Classification Guide, SCG) (48) ingå i förslaget.

Klassningsmanualen anger

— sekretessnivån för bakgrunds- och förgrundsinformation,

— vilka deltagare som kommer att ha tillgång till vilken information.

Dessutom måste följande dokument inlämnas:

— En kopia av ett intyg om säkerhetsgodkännande av verksamhetsställe (Facility Security Clearance, FSC) (eller FSC-begäran). Giltigheten hos intyget om säkerhetsgodkännande av verksamhetsställe kommer att kontrolleras av kommissionens säkerhetsavdelning via en lämplig formell kanal med de berörda nationella säkerhetsmyndigheterna.

— Ett formellt skriftligt tillstånd från de berörda nationella säkerhetsmyndigheterna att använda den sekretessbelagda bakgrundsinformationen.

Säkerhetsskyddsplanen och klassningsmanualen, med bifogade styrkande handlingar, kommer även att granskas i det kontrollförfarande som beskrivs nedan.

C) Kontroll av potentiellt sekretessbelagda EFR-åtgärder

När förslagen har genomgått den vetenskapliga granskningen rankas de enligt utvärderingsresultaten. En förteckning över kvarstående förslag som innehåller förslag som rekommenderas för eventuell finansiering, dvs. förslag som inte har förkastats och som det finns tillgängliga budgetmedel för, plus en eller flera ”reservlistor” utarbetas av genomförandeorganet.

Alla EFR-åtgärder som finns med på förteckningen över kvarvarande förslag och på reservlistorna och som har flaggats som ”säkerhetskänsliga” kommer att genomgå en kontroll. Kontrollen kommer att genomföras av en ad hoc-underkommitté, den s.k. säkerhetskontrollkommittén.

Säkerhetskontrollkommittén består av företrädare för medlemsstaterna som utsetts i nära samarbete med de nationella säkerhetsmyndigheterna. De biträds vid behov av företrädare för den eller de berörda programkommittéerna, och kommitténs sammansättning speglar de länder som förslagsställarna kommer ifrån. Kommittén leds av en företrädare för kommissionen.

Kommittén kontrollerar om förslagsställarna har beaktat alla säkerhetsaspekter på lämpligt sätt. Förslagen granskas av kommittémedlemmar från samma länder som förslagsställarna kommer ifrån.

Denna process ska leda till att de berörda nationella företrädarna enas om en gemensam ståndpunkt. Kommittén utfärdar sedan en av följande rekommendationer:

— Förslaget behöver inte sekretessbeläggas: Förfarandena för utarbetandet av EFR:s bidragsavtal kan inledas (vid behov kan kommittén dock lämna särskilda rekommendationer för utarbetandet).

— Förslaget bör sekretessbeläggas: Särskilda rekommendationer för utarbetandet av EFR:s bidragsavtal utfärdas i form av villkor i avtalet som parterna ska uppfylla. EFR-åtgärden blir en sekretessbelagd åtgärd (49) och kommer att sekretessbeläggas på EU-nivå enligt den högsta sekretessklassningen av den information som används i/framställs genom EFR-åtgärden enligt uppgifterna i säkerhetsskyddsplanen och den bifogade klassningsmanualen.

— Förslaget är alltför känsligt för att finansieras på grund av att förslagsställaren inte besitter lämplig erfarenhet, kompetens eller innehar vederbörliga tillstånd för att hantera sekretessbelagd information på lämpligt sätt. I detta fall kan förslaget förkastas. Om så är fallet kommer genomförandeorganet att ange skälen till förkastandet, förutom i de fall då skälen i sig är sekretessbelagda.

Den gemensamma ståndpunkten ligger till grund för beslutet om klassningsnivå. Till följd av detta kommer genomförandeorganet, tillsammans med de berörda nationella säkerhetsmyndigheterna, därefter under utarbetandet och genomförandet av bidragsavtalet att kontrollera att alla nödvändiga förfaranden och åtgärder genomförs för att garantera att sekretessbelagd information hanteras på lämpligt sätt.

D) Export- och överföringslicenser

Dessutom kan ett förslag anses som känsligt, oberoende av eventuell säkerhetsklassificering, om man planerar att utbyta materiel som ska skyddas inom ramen för överförings- eller exporttillstånd.

I sådana fall måste förslagsställarna följa nationell lagstiftning och EU-lagstiftning (50). Om exporttillstånd (eller tillstånd inom EU) krävs för att utföra det planerade arbetet måste förslagsställarna visa att de uppfyller kravet att inneha export- eller överföringstillstånd och lämna en kopia på dessa tillstånd (eller ansökan).

E) Internationellt samarbete

Säkerhetshänsyn kan inte åberopas som ett skäl att förkasta förslag för icke-sekretessbelagda EFR-åtgärder som medför deltagande av enheter från ett tredjeland (51). De enda undantagen är följande:

— Ämnesområdet beskrivs som inte öppet för internationellt samarbete i arbetsprogrammet. I detta fall kommer alla förslag som omfattar internationellt samarbete att förklaras som icke-stödberättigande.

— Förslaget har flaggats som ”säkerhetskänsligt”. I detta fall kommer förslaget att kontrolleras enligt det förfarande som beskrivs ovan.

(1) EUT L 57, 24.2.2007, s. 14.

(2) EUT L 400, 30.12.2006, s. 243.

(3) EUT L 9, 12.1.2008, s. 15.

(4) EUT L 412, 30.12.2006, s. 1.

(5) EUT L 391, 30.12.2006, s. 1.

(6) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(7) Eventuellt med undantag för de samordnings- och stödåtgärder som avses i artikel 14 i reglerna för deltagande.

(8) http://cordis.europa.eu/home_en.html; http://ec.europa.eu/research/participants/portal; http://erc.europa.eu

(9) Undantagsvis kan huvudforskaren själv agera som sökande värdorganisation.

(10) Den person som ansvarar för det elektroniska inlämningssystemet kan kontakta förslagsställaren för att klargöra eller lösa tekniska problem i samband med inlämningen.

(11) Det är de oberoende experterna som bedömer om förslagen är fullständiga. Under kontrollerna av bidragsberättigande kontrollerar man endast att alla delar och blanketter som krävs finns med i förslaget och om de begärda kompletterande handlingarna är giltiga.

(12) Förslagen bedöms vanligen mot kriterierna för det finansieringssystem de inlämnas för. Om ett felaktigt finansieringssystem har valts kan genomförandeorganet besluta att bedöma ett förslag mot kriterierna för ett annat finansieringssystem. Detta får endast göras om det står klart att förslaget inte motsvarar, eller brister i motsvarighet till, det finansieringssystem som valts från början och om ett lämpligare finansieringssystem är öppet för ansökningsomgången i fråga.

(13) Kommittén består av personal från genomförandeorganet och vid behov annan personal från kommissionen som besitter nödvändig sakkunskap i rättsliga frågor och/eller om it-system. Kommittén granskar förslaget och omständigheterna kring inlämningen och lämnar specialistråd till stöd för beslutet om huruvida förslaget ska förkastas eller ej på grund av skäl som har med bidragsberättigande att göra. Kommittén kan besluta att kontakta huvudforskaren och den sökande rättsliga enheten för att klargöra en viss fråga.

(14) Personal från berörda specialiserade EU-organ betraktas som externa experter.

(15) Artikel 17.2 i reglerna för deltagande.

(16) Det vetenskapliga rådets urval krävs inte nödvändigtvis för utnämningar av expertutvärderare för samordnings- och stödåtgärder.

(17) Dessa befogenheter delegeras till genomförandeorganet enligt reglerna för deltagande och/eller kommissionens beslut C(2008) 5694 av den 8 oktober 2008.

(18) EU strävar efter att uppnå en jämn könsfördelning och lika möjligheter på forskningsområdet. Därför tillämpas kommissionens beslut 2000/407/EG av den 19 juni 2000 om jämn könsfördelning i kommissionens kommittéer och expertgrupper. I artikel 17.2 i reglerna för deltagande anges likaså att ”lämpliga åtgärder ska vidtas för att säkerställa en jämn könsfördelning när grupper av oberoende experter utses”.

(19) Beroende på berörd ansökningshandledning kan den sökande ange högst tre personer.

(20) Motiveringen måste grundas på klara skäl, t.ex. direkt vetenskaplig konkurrens, yrkesmässig fiendskap eller liknande situationer som inverkar negativt på eller ifrågasätter den potentiella utvärderarens objektivitet.

(21) EGT L 357, 31.12.2002, s. 1.

(22) Artikel 15 i reglerna för deltagande.

(23) Förslagen bedöms vanligen mot kriterierna för det finansieringssystem de inlämnas för. Om ett felaktigt finansieringssystem har valts kan genomförandeorganet besluta att bedöma ett förslag mot kriterierna för ett annat finansieringssystem. Detta får endast göras om det står klart att förslaget inte motsvarar, eller brister i motsvarighet till, det finansieringssystem som valts från början och om ett lämpligare finansieringssystem är öppet för ansökningsomgången i fråga.

(24) I enlighet med artikel 16.1 i reglerna för deltagande.

(25) Det kan röra sig om medlemmar av en annan panel/andra paneler än de paneler som tilldelats förslaget eller referensforskare.

(26) Detta omfattar tvärvetenskapliga förslag som berör flera paneler eller ämnesområden som kan granskas av medlemmar av fler än en panel eller ytterligare referensforskare.

(27) Artikel 15.2 i reglerna för deltagande.

(28) Begreppet ”oegentlighet” ska tolkas enligt den mening som avses i rådets förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 (EGT L 312, 23.12.1995, s. 1).

(29) Tvistlösningsförfarandet ersätter inte de normala kanaler som används för alla åtgärder som vidtas av genomförandeorganet och kommissionen, t.ex. kommissionens generalsekretariat när det gäller överträdelser av reglerna om god förvaltningssed (kontakter med allmänheten), Europeiska ombudsmannen för administrativa missförhållanden och EU-domstolen för beslut som påverkar en fysisk eller en juridisk person.

(30) På grundval av den slutliga lista som utarbetas av genomförandeorganet enligt punkt 3.1.7.

(31) Detta kan omfatta namn på huvudforskare och sökande rättsliga enheter, förslagets titel och akronym.

(32) Avtalsparter och/eller stödmottagare när det gäller samordnings- och stödåtgärder.

(33) Huvudforskarna och/eller värdinstitutionerna.

(34) Inklusive slutförande av förfarandet för samråd med programkommittén enligt det särskilda programmet för Idéer i förekommande fall.

(35) I enlighet med artikel 16.4 i reglerna för deltagande och kommissionens regler om kontroll av den rättsliga statusen hos deltagarna i indirekta åtgärder samt av deras operativa och finansiella kapacitet som stöds genom bidrag under det sjunde ramprogrammet (beslut C(2007) 2466).

(36) De ytterligare kraven kan avse etiska utvärderingskrav.

(37) Artikel 114 i budgetförordningen.

(38) Eller någon annan avtalspart som anlitats för att tillhandahålla administrativa tjänster för utvärderingsmötena.

(39) GD Forskning har ansvar för följande områden: stamceller från mänskliga embryon, icke-mänskliga primater och forskning på människor. Förslag som omfattas av dessa kategorier inlämnas automatiskt till GD Forskning för en etisk granskning.

(40) Till exempel kliniska tester och forskning som omfattar tillämpning av invasiva tekniker på levande människor (t.ex. vävnadsprover).

(41) Förslag som omfattas av dessa kategorier inlämnas automatiskt till GD Forskning för en etisk granskning.

(42) Med beaktande av kommissionens uttalande av den 24 juli 2006 (EUT L 412, 30.12.2006, s. 42).

(43) EUT L 400, 30.12.2006, s. 243.

(44) Genomförandeorganet kan inrätta ett elektroniskt inlämningssystem som gäller för de pappersblanketter och originalhandlingar som ska inlämnas enligt dessa ersättningsregler.

(45) Som en allmän regel kan det inte ställas krav på följande: att personer som kallas till intervju lämnar utreseorten eller intervjuplatsen före kl. 7.00 (station eller annat transportsätt) eller 8.00 (flygplats), att de anländer till intervjuplatsen efter kl. 21.00 (flygplats) eller 22.00 (station eller annat transportsätt), att de ankommer till hemorten efter kl. 23.00 (flygplats, station eller annat transportsätt).

(46) I enlighet med kommissionens beslut 2001/844/EG, EKSG, Euratom av den 29 november 2001 om ändring av de interna stadgarna (EGT L 317, 3.12.2001, s. 1) samt ändringar av det beslutet.

(47) Dokument om säkerhetsskydd (säkerhetsskyddsplan, SAL): en uppsättning särskilda kontraktsvillkor som utfärdas av upphandlingsmyndigheten och som utgör en integrerad del av ett sekretessbelagt kontrakt som innebär tillgång till eller framställande av sekretessbelagda EU-uppgifter och i vilken säkerhetsskyddskraven eller de delar av kontraktet som kräver säkerhetsskydd fastställs, enligt punkt 27 i beslut 2001/844/EG, EKSG, Euratom.

(48) Enligt beslut 2001/844/EG, EKSG, Euratom.

(49) Behandlingen av sekretessbelagda uppgifter styrs av all berörd EU-lagstiftning, inklusive institutionernas interna regler, såsom beslut 2001/844/EG om ändring av de interna stadgarna.

(50) Rådets förordning (EG) nr 428/2009 av den 5 maj 2009 om upprättande av en gemenskapsordning för kontroll av export, överföring, förmedling och transitering av produkter med dubbla användningsområden (EUT L 134, 29.5.2009, s. 1).

(51) ”Tredjeland” innebär alla länder som varken är EU-medlemsstater eller länder som är associerade till det sjunde ramprogrammet.