RAPPORT om årsredovisningen för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 vid Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (Luxemburg), samt centrumets svar (98/C 406/06)

1.1. Denna rapport riktas till styrelsen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 (1).

1.2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för det budgetår som avslutades den 31 december 1997. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen (2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2965/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och revisionsnormer. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att avspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat räkenskapshandlingarna och har tillämpat de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

1.4. Denna granskning har gjort det möjligt för revisionsrätten att uppnå en rimlig säkerhet om att årsräkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionernas i sin helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1997 VID ÖVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

1.5. Trots att centrumet redan är inne på sitt tredje budgetår (varav två fullbordade budgetår) förs budgeträkenskaperna fortfarande med hjälp av ett kalkylprogram, och inte med ett lämpligt bokföringsprogram. Användningen av kalkylprogram hade redan kritiserats av revisionsrätten i dess rapport om de föregående budgetåren (3).

1.6. Centrumet bör införa ett analytiskt bokföringssystem i syfte att fastställa de faktiska kostnaderna för de tjänster som utförs åt de organ som utnyttjar centrumet.

Avtal med kommissionen

1.7. Under 1996 och 1997 slöt centrumet ett antal avtal med kommissionen beträffande översättningar som normalt skulle ha gjorts av centrumet, men som istället överlåtits åt kommissionens översättningstjänst. Kostnaden i centrumets budget för dessa tjänster uppgick till 0,4 miljoner ecu 1996 och 0,2 miljoner ecu 1997 (detta belopp inkluderar 0,06 miljoner ecu för annat arbete än översättning, såsom terminologisk harmonisering och standardisering).

1.8. Det faktum att underlaget för fakturering (i dagar) i tidigare avtal skiljer sig från underlaget för kontroll av utfört arbete (i sidor) hindrar revisionsrätten från att yttra sig om huruvida de angivna beloppen är motiverade. Det har vidare inte varit möjligt att förklara skillnaderna i pris mellan en sida som översattes 1996 (36 ecu per sida) och en sida som översattes 1997 (82 ecu per sida). Vad beträffar de 0,06 miljoner ecu som avsatts för arbetet med terminologisk harmonisering och standardisering är de styrkande handlingarna inte tillfredsställande.

Budgeten

1.9. Endast 58 %, eller 0,89 miljoner ecu, av de anslag som överfördes automatiskt från budgetåret 1996 har använts. Det stora antalet förfallna anslag som detta fått till följd beror på att överföringar på 0,65 miljoner ecu hade gjorts utan att dessa motsvarat några exakta åtaganden.

1.10. Betalningarna för 1997 uppgick endast till 57,1 % av anslagen för budgetåret (dvs. 9,92 miljoner ecu). 30,3 % av dessa anslag överfördes automatiskt till budgetåret 1998 och 12,6 % förföll.

1.11. Artikel 13 i budgetförordningen för centrumet föreskriver att budgeten skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Detta har dock inte skett.

Genomförandebestämmelser för budgetförordningen

1.12. Vid tidpunkten för revisionsrättens granskningar (i mars 1998) hade genomförandebestämmelserna för centrumets budgetförordning, vilken daterar sig från september 1996, ännu inte antagits.

Huvudkontoret

1.13. Sedan april 1997 innehar centrumet kontor som den luxemburgska regeringen upplåtit till centrumet. Denna upplåtelse har ännu inte underkastats ett skriftligt avtal som preciserar utnyttjandevillkoren.

Saldot för budgetåret

1.14. I strid med bestämmelserna i artikel 32 i budgetförordningen för den allmänna budgeten har centrumet inte skrivit in saldot för vart och ett av de föregående budgetåren i sina därpå följande budgetar.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 29 oktober 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

Tabell 1 Balansräkning för budgetåren 1996 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från centrumet.

>Plats för tabell>

(1) EGT L 314, 7.12.1994, s. .1.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1997 upprättats den 25 februari 1998 och sedan överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 3 mars 1998. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

(3) EGT C 393, 29.12.1997, s. 47.

SVAR FRÅN ÖVERSÄTTNINGSCENTRUMET

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

1.5. Som redan angivits i svaret på rapporten om de föregående budgetåren har centret alltid ansett att den programvara som används för dess budgeträkenskaper inte möter centrets krav. Centret har i samarbete med vissa andra inrättningar utarbetat ett avtal avseende en samordningsenhet ansvarig för installation och upprätthållande av SI2. Detta avtal har godkänts av behöriga instanser.

I syfte att avancera så snabbt som möjligt i denna fråga har centret under juni månad i år utfört en studie om installationen av SI2. En testversion kommer att vara tillgänglig från och med den första veckan i november.

1.6. Centret har hela tiden varit medveten om att det är ytterst viktigt att ha ett effektivt kostnadsbokföringssystem. SI2 kommer att kompletteras genom att integrera moduler för de allmänna räkenskaperna och den analytiska rapporten. År 1998 har centret använt Excelprogrammet för analytiska beräkningar.

Överenskommelser med kommissionen

1.8. Val av faktureringskriterier har alltid träffats av kommissionen eftersom de tjänster kommissionen tillhandahåller centret inte enbart baseras på översättningsarbete utan även omfattar terminologiska efterforskningar, assistans vid standardisering, åtkomst till databaser osv.

Centret skall försöka uppnå en överenskommelse med kommissionen för att hädanefter upprätta en detaljrikare dokumentation, även om utgifterna för dessa tjänster minskar (0,4 miljoner ecu för 1996, 0,2 miljoner ecu för 1997, 0,045 miljoner ecu beräknade för 1998).

Budget

1.9. 1.10. Det stora antalet översättningar som gavs i uppdrag till frilans översättare och bristerna i såväl Excelräkenskapssystemet som i översättnings uppföljningssystemet orsakade 1997 beräkningskomplikationer vid fastställandet av ordersedelbeloppet för de översättningsarbeten som pågick i slutet av budgetåret. I syfte att lösa detta problem började centret 1998 utveckla en databas för uppföljning av översättningsverksamheten. Samtidigt påbörjades installationen av SI2 för att få tillgång till lämpliga verktyg för att kunna göra korrekta beräkningar för årsbokslutet.

1.11. De relativt höga utgifterna i samband med publiceringen av budgeten i Europeiska gemenskapernas officiella tidning har föranlett centret att, i samarbete med fyra andra inrättningar, förhandla en överenskommelse med publikationsbyrån om en gemensam publikation av inrättningarnas budgetar. Förhandlingarna avseende budgeten för 1998 är på gång. Europaparlamentet har föreslagit att inrättningarnas budgetar offentliggörs på Internet med föregående meddelande i EGT som hänvisar till de relevanta webbplatserna.

Budgetförordningens genomförandebestämmelser

1.12 Ett utkast till genomförandebestämmelser för budgetförordningen har överlämnats till styrekonomens yttrande. Med förbehåll för att utkastet godkänns kommer det att tas med för antagande i dagordningen för styrelsemötet den 26 oktober 1998.

Lokaler

1.13 Centret utarbetar ett utkast till en överenskommelse om lokaler och säkerhet som skall överlämnas till de luxemburgska myndigheterna.

Budgetårets saldo

1.14 I centrets budgetförordning föreskrivs inte att saldot från föregående budgetår uppförs i påföljande budgetar. Centret kommer att överväga en ändring av sin budgetförordning för att ta hänsyn till denna möjlighet.