RAPPORT om årsredovisningen och den ekonomiska förvaltningen för budgetåret 1996 för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) samt fondens svar (97/C 393/02)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

PunktSida

ÅRSREDOVISNINGEN FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV ARBETS- OCH LEVNADSVILLKOR FÖR BUDGETÅRET 1996 1 - 4 11

IAKTTAGELSER VID GRANSKNINGEN 5 - 22 11

Inledning 5 - 7 11

Bakgrund 5 11

Granskningens omfattning 6 11

Ekonomiska data 7 11

Uppföljning av tidigare iakttagelser 8 - 12 11

Uppdelning av uppgifter 8 11

Förskottskontot 9 11

Överföringar av anslag mellan avdelningar 10 11

Kostnader för tjänsteresor 11 11

Avtal om undersökningar 12 12

Genomförandet av budgeten och inkomst- och utgiftsredovisningen 13 - 15 12

Överföringar av anslag 13 12

Överföringar till nästföljande budgetår och förfallna anslag 14 12

Inkomsterna 15 12

Förvaltning gällande arbetsmiljöområdet 16 - 18 12

Samordning med arbetsmiljöbyrån i Bilbao 16 - 17 12

Samarbete mellan fonden och generaldirektorat V/F 18 12

Slutsats 19 - 22 12

BILAGA: Tabell 1 - 4 14

Fondens svar 17

ÅRSREDOVISNINGEN FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV ARBETS- OCH LEVNADSVILLKOR FÖR BUDGETÅRET 1996

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75 (1), ändrad genom artikel 1.4 i rådets förordning (EEG) nr 1947/93 (2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för det budgetår som avslutades den 31 december 1996. I enlighet med artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 (3) som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76 (4) har budgeten genomförts på styrelsens ansvar. Detta ansvar har omfattat upprättandet och framläggandet av årsredovisningen i enlighet med de finansiella bestämmelserna i artiklarna 52, 54, och 55 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 (5), som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76 (6). Revisionsrätten skall enligt artikel 188 c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen granska denna årsredovisning.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang och har således utfört kontroller av räkenskapshandlingarna, och vidtagit andra åtgärder som den ansett vara nödvändiga under omständigheterna.

4. Enligt revisionsrättens uppfattning är årsredovisningen för det budgetår som avslutades den 31 december 1996 tillförlitlig och de underliggande transaktionerna är i sin helhet lagliga och korrekta.

IAKTTAGELSER VID GRANSKNINGEN

Inledning

Bakgrund

5. Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) inrättades genom rådets förordning (EEG) 1365/75 (7) som ett satellitorgan till Europeiska gemenskapen med uppgift att bidra till "planering och förverkligande av bättre levnads- och arbetsvillkor genom åtgärder för att öka och sprida kunskap som kan främja denna utveckling". Dublinfonden inledde sin verksamhet 1976.

Granskningens omfattning

6. Revisionsrätten har granskat Dublinfondens räkenskaper och ekonomiska förvaltning för budgetåret 1996 i enlighet med bestämmelserna i de tillämpliga förordningarna (8). En genomgång av samarbetet med Europeiska arbetsmiljöbyrån i Bilbao och kommissionens generaldirektorat V på arbetsmiljöområdet har också utförts.

Ekonomiska data

7. Tabell 1 och 2 sammanfattar fondens årsredovisning. De disponibla anslagen för budgetåret 1996 uppgick till 13,8 miljoner ecu. Gjorda åtaganden gav upphov till 10,5 miljoner ecu i utbetalningar och 3,1 miljoner ecu i överföringar till budgetåret 1997, medan saldot på 0,2 miljoner ecu förföll. De anslag som hade överförts från föregående år gav upphov till 2,9 miljoner ecu i utbetalningar och 0,1 miljoner ecu förföll. Tabell 3 som bifogas denna rapport ger en analys per avdelning av användningen av anslagen för året i fråga och av dem som hade överförts från 1995.

Uppföljning av tidigare iakttagelser

Uppdelning av uppgifter

8. Uppdelningen av uppgifter mellan utanordnaren och räkenskapsföraren (9) har fortfarande inte gjorts i tillräcklig utsträckning vilket strider mot artikel 1.15 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76.

Förskottskontot

9. Förra året rekommenderade revisionsrätten att användningen av förskottskontot skulle begränsas till löpande eller mindre utgifter där risken för oegentligheter är relativt låg. Då granskningen genomfördes i april 1997 hade fonden fortfarande inte skriftligen definierat löpande utgifter och små kostnader i samråd med controllern.

Överföringar av anslag mellan avdelningar

10. Revisionsrätten välkomnar det faktum att inga överföringar av anslag mellan avdelningar har gjorts under 1996. Revisionsrätten har kritiserat sådana överföringar tidigare år (10).

Kostnader för tjänsteresor

11. Vissa förbättringar har skett för att stärka kontrollen och tillsynen av resultatet av tjänsteresorna. Fonden bör fortsätta anstränga sig för att säkerställa att

- en rapport för samtliga tjänsteresor upprättas som fastställer mötestider, vilka personer som deltagit och mötets resultat. Rapporten skall granskas av en högre tjänsteman och arkiveras centralt,

- då så är möjligt, mer än ett möte hålls under tjänsteresorna till Bryssel i syfte att undvika att samma personal åker till Bryssel flera veckor i rad,

- andra kommunikationsmedel, inklusive telefonkonferenser, verkligen tas i beaktande, i synnerhet när det gäller samtal med redan väl kända personer i Bryssel.

Avtal om undersökningar

12. Revisionsrättens revisorer har följt upp förra årets iakttagelser vad gäller förseningar beträffande avtalspartens inlämning av arbete. Protokollet från förvaltningsmötena för programmet innehöll inte något bevis för att tidsfristerna för inlämning av rapporter har gåtts igenom. En sammanfattning av den information som levererats av fonden under granskningen framgår av tabell 4 och indikerar ett behov av att uppföljningsförfarandena formaliseras.

Genomförandet av budgeten och inkomst- och utgiftsredovisningen

Överföringar av anslag

13. Summan av överföringarna mellan olika budgetrubriker var 1996 1 366 000 ecu (9,9 % av de anslag som uppförts i budgeten) en minskning i förhållande till 1995 då summan var 1 494 000 ecu (11,9 %).

Överföringar till nästföljande budgetår och förfallna anslag

14. Tabell 3 visar att utbetalningsnivån är 76 % totalt sett men bara 55 % för avdelning 3 "driftsutgifter". Detta ligger i linje med föregående år och beror på att undersökningar delbetalas vid tre tillfällen under den period som förutsetts i avtalen.

Inkomsterna

15. EU:s bidrag till fonden var 13,4 miljoner för 1996. De belopp som i själva verket begärdes och erhölls var 12 895 632 ecu. Medlen begärdes såsom rådets förordningar kräver och skedde enligt en utförd likviditetsprognos, som revisionsrätten tidigare rekommenderat.

Förvaltning gällande arbetsmiljöområdet

Samordning med arbetsmiljöbyrån i Bilbao

16. Europeiska arbetsmiljöbyrån inledde sin verksamhet i september 1996. Hälsa och säkerhet ingick i fondens arbetsprogram för 1996 men ersattes i 1997 års arbetsprogram av hälsa och välbefinnande. Det finns ett betydande behov av att upprätta ett klart och detaljerat samförståndsmemorandum (för närvarande under förhandling) som de båda satellitorganen skall godkänna. Detta dokument skulle göra det möjligt att stärka samarbetet och undvika överlappning av verksamheten.

17. Formella kontakter har redan inletts på den administrativa nivån, särskilt genom att de båda direktörerna deltagit på varandras styrelsemöten som observatörer. Förbindelserna behöver utvidgas till forskningsansvariga chefer i syfte att uppnå ett heltäckande samarbete.

Samarbete mellan fonden och generaldirektorat V/F

18. Direktorat F vid GD V, Hälsa och säkerhet, använder en del av fondens forskning på detta specialiserade område. Fonden skall behålla sitt nuvarande oberoende i förhållande till styrelsen men en större satsning behöver göras för att säkerställa att fondens forskningsresultat är så användbara som möjligt för GD V/F beträffande innehåll och tidsplaner. På GD V/F har man inte möjlighet att delta på alla möten som gäller avtal om enskilda undersökningar. Det skulle därför vara lämpligt att hålla regelbundet återkommande möten där alla sådana undersökningar som eventuellt kan beröra GD V/F kunde diskuteras.

Slutsats

19. Uppdelningen av räkenskapsförarens och utanordnarens arbetsuppgifter är otillräcklig (se punkt 8).

20. Användandet av förskottskontot borde regleras (se punkt 9).

21. Granskningen av utgifter i samband med tjänsteresor och tillsynen av avtal om undersökningar borde skärpas (se punkterna 11 och 12).

22. Samarbete och kontakter med arbetsmiljöbyrån i Bilbao och med GD V/F vad gäller områdena arbetsmiljö samt hälsa och välbefinnande borde förstärkas (se punkterna 16 till 18).

Denna rapport antogs av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 12-13 november 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordföranden

(1) EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 13.

(3) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.

(4) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16.

(5) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.

(6) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16.

(7) Rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975 (EGT L 139, 30.5.1975).

(8) Rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975 om bildandet av fonden (EGT L 139, 30.5.1975), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93 av den 30 juni 1993 (EGT L 181, 23.7.1993).

Rådets förordning (EEG) nr 1417/76 av den 1 juni 1976 om de finansiella bestämmelser som gäller för fonden (EGT L 164, 24.6.1976), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1949/93 av den 30 juni 1993 (EGT L 181, 23.7.1993).

(9) Dublinfondens årsrapport för budgetåret 1995, punkt 8.

(10) Dublinfondens årsrapport för budgetåret 1995, punkt 10 och Dublinfondens årsrapport för budgetåret 1994, punkt 3.2.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING PER DEN 31 DECEMBER 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Uppställd av revisionsrätten på grundval av uppgifter från Dublinfonden.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

FONDENS SVAR

Uppdelning av arbetsuppgifter

8. Tjänsternas utanordnare respektive räkenskapsförare innehas av två olika personer som utför skilda arbetsuppgifter. Ett problem återstår dock. Detta problem, som hänför sig till den metod som utanordnaren tillämpar för att registrera utgifter i räkenskapssystemet, kommer att lösas när fonden får ett nytt system. Fonden är för närvarande i kontakt med kommissionen för att söka ta reda på om det är möjligt för fonden att använda sig av kommissionens räkenskapssystem SINCOM2.

Förskottskontot

9. Användningen av förskottskontot har under 1996 i stort sett skett i enlighet med revisionsrättens rekommendationer och begränsat sig till enbart löpande och mindre utgifter. I juni l997 utarbetade fonden i samråd med styrekonomen en skriftlig definition av dessa utgifter.

Kostnader för tjänsteresor

11. Under 1996 vidareutvecklade fonden förfarandena med avseende på rapporter från tjänsteresor. Detta arbete kommer att fortsätta och revisionsrättens förslag kommer att beaktas. Fonden försöker kontinuerligt planera in så många möten som möjligt under en och samma tjänsteresa. Revisionsrättens kommentarer beträffande tjänsteresor till Bryssel har emellertid noterats.

Fondens pilotprojekt om genomförande av konferenser på distans slutfördes under 1996. Eftersom projektet visade sig vara mycket framgångsrikt, har utrustning för denna typ av konferenser nu installerats. Tanken är att fonden skall se över användningen av detta hjälpmedel mot slutet av försöksperioden och då på grundval av en kostnadsanalys fatta ett beslut om huruvida det skulle löna sig att anskaffa ytterligare, mer sofistikerad utrustning för videokonferenser.

Forskningskontrakt

12. Även om det i protokollen från projektledarnas möten saknas uppgifter om tidsfrister för enskilda kontrakt, förs vid samtliga möten diskussioner om varje kontrakt och lämpliga åtgärder vidtas. För att kunna ge en mer realistisk bild av den aktuella situationen, kommer fonden nu emellertid att inrätta ett mer effektivt system för formalisering av uppföljningsförfarandena.

Samordning med Europeiska arbetsmiljöbyrån i Bilbao

16. Fonden anser att det samförståndsmemorandum som för närvarande är under förhandling utgör en prioriterad fråga. Upprättandet av förbindelser på forskningsledarnivå har inletts och samarbetet kommer att intensifieras allt eftersom arbetsmiljöbyrån utvidgar sin verksamhet.

Samarbete mellan fonden och generaldirektorat V-F

18. Fonden är ytterst medveten om nödvändigheten av att resultaten av dess forskningsverksamhet är relevant för det arbete som bedrivs vid generaldirektorat V. Kommissionen representeras i fondens styrelse av GD V:s vice generaldirektör. Fonden har etablerat olika former för samarbete med GD V:s direktorat, bl.a. ömsesidigt deltagande i arbetsgrupper när så är lämpligt. Genom GD V/F:s direktör står fonden i regelbunden kontakt med tjänstemän vid de olika enheterna inom GD V/F. Inom ramen för fondens löpande verksamhet görs presentationer av olika delar av dess arbete för tjänstemän vid GD V. Rådgivande kommittén för arbetarskyddsfrågor i Luxemburg hålls också informerad om fondens forskningsprogram och resultaten av dessa. Vidare översänder fonden all relevant dokumentation om resultaten av arbetsprogrammen till GD V. Fonden noterar revisionsrättens kommentar om att GD V/F ofta är förhindrat att delta i möten om enskilda forskningskontrakt. Fonden är öppen för alternativa förslag från GD V/F med avseende på hur resultaten av fondens arbete kan användas.