Beslut av generalsekreteraren/höge representanten för den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken

av den 27 juli 2000

om åtgärder för skydd av sekretessbelagda uppgifter, vilka åtgärder skall tillämpas vid rådets generalsekretariat

(2000/C 239/01)

GENERALSEKRETERAREN/HÖGE REPRESENTANTEN FÖR DEN GEMENSAMMA UTRIKES- OCH SÄKERHETSPOLITIKEN HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av artikel 23.2 andra stycket i rådets arbetsordning av den 5 juni 2000 enligt vilken generalsekreteraren skall vidta alla åtgärder som behövs för att sörja för att generalsekretariatet fungerar väl, och

av följande skäl:

(1) Europeiska rådet i Helsingfors i december 1999 gav det politiska incitamentet till att utveckla Europeiska unionens resurser för militär och icke-militär krishantering inom ramen för en förstärkt europeisk säkerhets- och försvarspolitik.

(2) Det är därför nödvändigt att ändra generalsekreterarens beslut nr 24/95 om åtgärder för skydd av sekretessbelagd information som skall tillämpas vid rådets generalsekretariat med avseende på graden av sekretess genom tillägg av graden TRÈS SECRET/TOP SECRET och en skärpning av de interna bestämmelserna, varvid skall gälla att denna ändring är tillfällig i avvaktan på att mer fullständiga åtgärder skall vidtas i en nära framtid.

(3) Inför offentliggörandet i Officiella tidningen bör ändringarna införlivas i en konsoliderad version som ersätter ovannämnda beslut nr 24/95.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Detta beslut syftar till att fastställa regler för sekretessbelagda uppgifter som behandlas eller utarbetas vid rådets generalsekretariat för att dessa uppgifter skall kunna skyddas oavsett var de kommer ifrån, vilken form de har eller på vilket stadium de befinner sig.

Artikel 2

1. Uppgifterna skall kunna ha följande sekretessgrader:

a) TRÈS SECRET/TOP SECRET: uppgifter, vilkas offentliggörande utan tillstånd kan vara till synnerligen allvarlig skada för unionens eller en eller flera medlemsstaters väsentliga intressen.

b) SECRET: uppgifter, vilkas offentliggörande utan tillstånd kan vara till allvarlig skada för Europeiska unionens eller en eller flera medlemsstaters väsentliga intressen.

c) CONFIDENTIEL: uppgifter, vilkas offentliggörande utan tillstånd kan vara till skada för Europeiska unionens eller en eller flera medlemsstaters väsentliga intressen.

d) RESTREINT: uppgifter, vilkas offentliggörande utan tillstånd är olämpligt eller förhastat.

2. Handlingar med beteckningarna LIMITE och SN innehåller inte uppgifter som är sekretessbelagda i den mening som avses i detta beslut. Bokstavskoderna LIMITE och SN skall användas på institutionens interna handlingar som inte är avsedda att offentliggöras.

Detsamma gäller för andra uppgifter, bland annat generalsekretariatets interna noter, handlingar eller korrespondens, vid behov med förbehåll för en särskild behandling i fall då det är befogat att skydda dessa handlingar, särskilt genom tillämpning av artikel 3.3.

Ett offentliggörande av uppgifter i dessa handlingar kräver den behörige generaldirektörens medgivande.

3. Sekretessbeläggning skall ske endast om det är nödvändigt och för den tid som är nödvändig. I fall då den tid som en uppgift skall vara belagd med sekretess inte har fastställts skall det senast efter fem år beslutas om sekretessens bibehållande eller hävande.

4. En tjänsteman eller annan anställd vid rådets generalsekretariat skall belägga en uppgift med sekretess på uppdrag av sin generaldirektör, eller med dennes medgivande.

Artikel 3

1. Om flera uppgifter bildar en helhet skall denna helhet ha lägst samma sekretessgrad som den uppgift som inplacerats i den högsta graden.

2. Den sekretessgrad som en uppgift belagts med när den översänts till generalsekretariatet av en (ett) nationell(t) myndighet eller organ får ändras endast av den myndigheten eller det organet. Om uppgiften är särskilt känslig skall den behandlas på särskilt sätt som beslutas av generalsekreteraren.

3. Information som återger innehållet i en sekretessbelagd uppgift skall ha samma sekretessgrad.

Artikel 4

1. En handling som är belagd med sekretess kan inte inplaceras i en lägre sekretessgrad eller vara föremål för sekretessens hävande(1), utan skriftligt tillstånd från den myndighet som upprättat handlingen och, vid behov, efter samråd med andra intresserade parter. I brådskande fall kan detta tillstånd ges muntligt. Tillståndet skall bekräftas skriftligt utan dröjsmål. Den myndighet som upprättat handlingen skall underrätta mottagarna om att sekretessgraden har ändrats och dessa är i sin tur ansvariga för att underrätta de därpå följande mottagare, till vilka de har överlämnat originalet eller en kopia av handlingen i fråga, om ändringen.

2. Om det är möjligt skall den myndighet som upprättat den sekretessbelagda handlingen i denna ange en tidsperiod eller ett datum, efter vilket uppgifterna som den innehåller kan inplaceras i en lägre sekretessgrad eller vara föremål för sekretessens hävande. Om detta inte är möjligt skall myndigheten säkerställa att sekretessen ständigt övervakas för att myndigheten skall kunna försäkra sig om att den ursprungliga graden fortfarande gäller.

Artikel 5

Generaldirektörerna skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att skydda sekretessbelagda uppgifter och se till att de inte cirkulerar och att de endast lämnas ut i den omfattning som är absolut nödvändig för tjänstens utövande.

Artikel 6

1. En uppgifts sekretessgrad skall anges genom en mycket tydlig stämpel. En handling skall stämplas upptill och nertill på varje sida, och andra media skall förses med en beteckning av motsvarande slag.

Uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET eller SECRET skall dessutom på samma sätt förses med ett ordningsnummer som gör det möjligt att identifiera avsändaren.

2. Om det rör sig om en tidsbegränsad sekretessbeläggning skall det i uppgiften dessutom anges efter vilket datum sekretessen kommer att anses hävd.

3. Om en uppgifts sekretessgrad ändras skall den nya sekretessgraden anges med stämplar som motsvarar denna.

Artikel 7

1. Antalet exemplar av en sekretessbelagd uppgift skall begränsas till vad som är absolut nödvändigt för tjänstens utövande.

2. En uppgift som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET eller CONFIDENTIEL kan helt eller delvis mångfaldigas endast med den behörige generaldirektörens medgivande.

Ett eventuellt mångfaldigande av sekretessbelagda uppgifter skall göras på ett sådant sätt att skyddet av uppgifterna säkerställs.

3. En sekretessbelagd uppgift får lämnas ut i endast ett exemplar till varje mottagare.

4. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 14.1 i rådets arbetsordning skall handlingar som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET eller SECRET översättas endast om generalsekreteraren eller, efter generalsekreterarens delegering, den behörige generaldirektören, beslutar detta.

5. Översättningar av sekretessbelagda uppgifter skall skyddas på samma sätt som originalen.

Artikel 8

Säkerhetsavdelningen, som lyder under generaldirektören för personal och administration, skall

- informera personalen om dess skyldigheter när det gäller skydd av sekretessbelagda uppgifter,

- tillämpa de praktiska skyddsåtgärderna,

- övervaka efterlevnaden av detta beslut, och

- rapportera till generalsekreteraren om alla problem och svårigheter som konstaterats vid genomförandet av detta beslut.

Artikel 9

1. Enheten för sekretessbelagda uppgifter skall säkerställa att uppgifter i rådets handlingar, vilka uppgifter har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET eller CONFIDENTIEL, övervakas.

Under överinseende av generaldirektören för personal och administration skall denna enhet

- sköta registrering, mångfaldigande, översättning, vidarebefordran, expediering och förstöring av uppgifterna,

- se till att förteckningen över information om sekretessbelagda uppgifter uppdateras,

- regelbundet fråga dem som har upprättat handlingarna huruvida det är nödvändigt att behålla sekretessen för uppgifterna, och

- i samråd med säkerhetsavdelningen fastställa praktiska tillvägagångssätt för sekretessbeläggning och hävande av sekretessen.

2. Enheten för sekretessbelagda uppgifter skall föra ett register som innehåller följande information:

- Det datum då handlingen innehållande den sekretessbelagda uppgiften upprättats.

- Sekretessgraden.

- Den tidpunkt då sekretessen skall hävas.

- Namn på den som upprättat handlingen och vid vilken avdelning detta gjorts.

- Mottagaren eller mottagarna, med angivande av ordningsnummer.

- Ämne.

- Nummer.

- Antal distribuerade exemplar.

Artikel 10

1. På varje avdelning skall generaldirektören utse en kontaktperson som skall ansvara för säkerheten (nedan kallad säkerhetsansvarig), och som skall säkerställa att de nödvändiga skyddsåtgärderna vidtas när det gäller uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET eller CONFIDENTIEL.

2. Den säkerhetsansvarige skall tillsammans med säkerhetsavdelningen och enheten för sekretessbelagda uppgifter bestämma vilka skyddsåtgärder avseende rådets handlingar som skall tillämpas inom hans avdelning. Den säkerhetsansvarige skall därför

- till enheten för sekretessbelagda uppgifter vidarebefordra den information som anges i artikel 9.2,

- informera säkerhetsavdelningen om de möten då sådana uppgifter behandlas,

- undersöka nödvändigheten av att bibehålla sekretessen efter utgången av en tidsperiod på fem år efter det att uppgifterna utarbetas,

- säkerställa arkiveringen av sekretessbelagda uppgifter och vidarebefordra dem till det centrala arkivet efter det att sekretessen hävts för dem.

Artikel 11

1. Alla uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET eller SECRET skall utarbetas i en lokal som erbjuder tillräckligt skydd.

2. Uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET eller CONFIDENTIEL och vilkas text utarbetas på dator skall utarbetas på datorer som inte är kopplade till det vanliga datornätet. Dessa uppgifter får inte i något fall sparas i datorns minne.

3. Disketter som innehåller sekretessbelagda uppgifter skall skyddas på samma sätt som handlingar med samma sekretessgrad.

Artikel 12

1. När sekretessbelagda uppgifter måste cirkulera i en byggnad eller mellan byggnader skall försiktighetsåtgärder vidtas för att säkerställa att uppgifterna skyddas.

2. För expediering av uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET eller SECRET skall följande förfaranden tillämpas:

- Genom auktoriserad kurir med mottagningsbevis; försändelsen skall placeras i dubbla kuvert, varvid ytterkuvertet inte får ha några särskilda kännetecken, medan innerkuvertet skall vara förseglat och ha beteckningen TRÈS SECRET/TOP SECRET eller SECRET.

- Genom krypterad försändelse enligt ett system som godkänts av säkerhetsavdelningen och, om så krävs, med bekräftelse per telefon innan försändelsen skickas iväg.

- Vid försändelser på ovannämnda vis skall mottagaren alltid namnges.

3. För expediering av uppgifter som har sekretessgraden CONFIDENTIEL skall följande förfaranden tillämpas:

- Genom internpost i dubbla kuvert, varvid ytterkuvertet inte får ha några särskilda kännetecken, medan innerkuvertet skall ha beteckningen CONFIDENTIEL.

- Genom rekommenderad postförsändelse med mottagningsbevis eller genom privat postgång; i detta fall skall försändelsen placeras i dubbla kuvert, varvid endast innerkuvertet skall ha beteckningen CONFIDENTIEL.

- Genom krypterad försändelse.

- Vid försändelser på ovannämnda vis skall mottagaren alltid namnges.

4. För expediering av uppgifter som har sekretessgraden RESTREINT skall följande förfaranden tillämpas:

- Genom internpost i ett enda kuvert som inte har några särskilda kännetecken.

- Genom postbefordran i ett kuvert som inte har några särskilda kännetecken.

- Elektroniskt, under förutsättning att mottagaren personligen tar emot uppgifterna.

- Vid försändelser på ovannämnda vis skall mottagaren alltid namnges.

5. Överlämnande av uppgifter som har sekretessgraderna CONFIDENTIEL och RESTREINT till tolkarna skall anförtros konferensavdelningen, varvid följande villkor skall gälla:

- Tolkkabinerna skall få ett exemplar av varje handling.

- Handlingarna skall distribueras alldeles innan ämnet skall diskuteras i möteslokalen.

- Handlingarna skall samlas in igen vid mötets slut.

6. Överlämnande till och återinsamling från tolkarna av uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET eller SECRET skall säkerställas av den säkerhetsansvarige.

Artikel 13

1. Transport av sekretessbelagda uppgifter vid tjänsteresor eller inför möten utanför de byggnader där de förvaras skall inskränkas till vad som är absolut nödvändigt för tjänstens utövande.

2. Uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET eller SECRET får cirkulera utanför medlemsstaternas territorium endast med diplomatpost. Undantagsvis får de transporteras av en tjänsteman eller annan anställd vid generalsekretariatet, på uppmaning av eller med samtycke från dennes generaldirektör.

3. Sekretessbelagda uppgifter som transporteras utanför rådets byggnader skall hela tiden förvaras på ett sådant sätt att säkerheten garanteras.

Artikel 14

1. Sekretessbelagda uppgifter får inte lämnas synliga på arbetsplatsen. Uppgifterna får aldrig lämnas obevakade, inte ens för en kort stund.

2. De uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET och CONFIDENTIEL skall förvaras i möbler, vilkas motståndskraft och låsanordningar har godkänts som tillförlitliga av säkerhetsavdelningen.

Uppgifter som har sekretessgraden RESTREINT skall förvaras i låsbara möbler.

Artikel 15

1. Föråldrade eller övertaliga exemplar av sekretessbelagda uppgifter skall förstöras.

2. Förstöring av sekretessbelagda uppgifter skall ske med hjälp av dokumentförstörare eller på annat sätt för förstöring som säkerhetsavdelningen har godkänt.

Förstöring av sekretessbelagda uppgifter får anförtros säkerhetsavdelningen.

3. När det gäller uppgifter som har sekretessgraderna TRÈS SECRET/TOP SECRET eller SECRET skall en handling som intygar att uppgifterna har förstörts upprättas av säkerhetsavdelningen och den säkerhetsansvarige tillsammans; den säkerhetsansvarige skall översända denna handling till enheten för sekretessbelagda uppgifter.

Artikel 16

Alla förmodade, påtalade eller konstaterade överträdelser av detta beslut skall utredas av säkerhetsavdelningen på begäran av den berörde generaldirektören eller av generaldirektören för personal och administration. Generalsekreteraren skall informeras om hur utredningen framskrider och resultatet av den.

Artikel 17

Detta beslut skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Det träder i kraft samma dag som det offentliggörs. Det skall gälla endast uppgifter och handlingar som har behandlats och utarbetats vid generalsekretariatet från och med den dagen.

Artikel 18

Beslut nr 24/95 av rådets generalsekreterare av den 30 januari 1995 om åtgärder för skydd av sekretessbelagd information som skall tillämpas vid rådets generalsekretariat skall upphöra att gälla.

Utfärdat i Bryssel den 27 juli 2000.

Javier Solana

Generalsekreterare/hög representant

enligt uppdrag Pierre de Boissieu

Ställföreträdande generalsekreterare

(1) Med "déclassement" ("downgrading") avses placering i en lägre sekretessgrad. Med "déclassification" ("declassification") avses hävande av sekretessen.