Rapport

om årsredovisningen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (Lissabon) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt centrumets svar

(2000/C 373/08)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk i enlighet med artikel 11.11 i rådets förordning (EEG) nr 302/93(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 11.8 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt artikel 11.12 i rådets förordning (EEG) nr 302/93, ändrad genom artikel 1 i rådets förordning (EG) nr 3294/94(3). Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

5. Utan att detta påverkar revisionsuttalandet i punkt 4 vill revisionsrätten emellertid rikta uppmärksamheten mot de omständigheter som beskrivs i punkt 9.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA CENTRUMET FÖR KONTROLL AV NARKOTIKA OCH NARKOTIKAMISSBRUK (LISSABON) FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Analys av budgetgenomförandet

6. De slutliga anslag som tilldelades centrumet för budgetåret 1999 uppgick till 8,2 miljoner euro, att jämföra med 7,6 miljoner euro 1998, vilket innebär en ökning med 8 %. Åtagandena för dessa anslag uppgick till 7,8 miljoner euro, varav 5,6 miljoner euro, eller 71 %, betalades och 2,2 miljoner euro, eller 27 %, överfördes till följande budgetår. Större delen av överföringarna, 1,8 miljoner euro, avser centrumets driftsutgifter (Avdelning III i budgeten - se även punkterna 13 och 14 nedan).

7. De åtaganden på 2,4 miljoner euro som överfördes från 1998 har utnyttjats till ett belopp av 2,1 miljoner euro, dvs. till 87 %.

System för budgeträkenskaper

8. 1999 införde centrumet systemet SI2, men på grund av svårigheter i samband med användningen av systemet fortsatte centrumet samtidigt att utnyttja sitt gamla system som baserade sig på ett kalkylprogram. Centrumet bör fortsätta sina ansträngningar för att göra systemet SI2 fullt operationsdugligt för att på detta sätt förfoga över ett enda integrerat redovisningssystem.

Allmänna räkenskaper

9. Ett debetsaldo på 149321,60 euro som hade sitt ursprung i budgetåren 1996, 1997 och 1998 reglerades genom att beloppet avskrevs mot resultatet. Ursprunget för dessa saldon och motsvarande bankrörelser kunde spåras i räkenskaperna. Transaktionerna bekräftas emellertid inte alltid av verifierande underlag som skulle möjliggöra en identifiering av de underliggande transaktionerna. Detta är fallet för cirka 32000 euro. Centrumets förfaranden och internkontrollsystem bör stärkas för att förhindra att liknande situationer återuppstår.

Bokföring av moms

10. Till och med december 1998 föreskrevs i den allmänna budgetförordningen att utgifterna skulle tas upp inklusive moms. Denna kunde efter återbetalning användas på nytt. Sedan dess(4) föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall bokföras exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar centrumet att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler.

Förskottskontot

11. De betalningar som effektuerades via förskottskontot 1999 uppgick till 1,4 miljoner euro, dvs. 26 % av det totala beloppet för betalningarna under budgetåret. Detta betalningssätt borde användas i mindre utsträckning med tanke på de risker som är förenade med dess förvaltning.

Köp av varor och tjänster på området för databehandling

12. Granskningen av avtal om varor och tjänster på området för databehandling har visat på vissa brister: produkter har köpts utan att dataavdelningen har tillfrågats och produkterna stämde inte överens med kravspecifikationerna. Alla projekt avseende databehandling, liksom beslut om köp i anslutning till dessa, borde vara föremål för yttrande från dataavdelningen och förvaltas av en ansvarig tjänsteman med nödvändiga kvalifikationer.

Förvaltning av avtal med de nationella centrumen

Finansiellt genomförande

13. För att bidra till genomförandet av centrumets mål avsätts ungefär hälften av driftsutgifterna till finansiering av nationella centrum (ett per medlemsstat). 1999 ingick centrumet avtal med centrumen till ett belopp av 1,8 miljoner euro, varav 1,5 miljoner euro för avtal om direkt stöd (100000 euro per centrum) och 0,3 miljoner euro för kompletterande avtal. Grundavtalen ingicks i början av året och skulle ha reglerats till ett belopp av minst 1,2 miljoner euro (dvs. 80 %) i slutet av året. I praktiken reglerades de till ett belopp av 0,95 miljoner euro, dvs. till 63 %. Övriga avtal, för vilka beloppet uppgick till 0,3 miljoner euro, reglerades till 17 %. Totalt måste centrumet överföra 0,8 miljoner euro av de 1,8 miljoner euro i åtaganden som gjorts till förmån för centrumen.

14. Det omfattande underutnyttjandet av anslag visar på svagheter i centrumets uppföljning av sitt årsprogram. Centrumet borde i samarbete med de nationella centrumen förbättra uppföljningen av de finansierade åtgärderna i syfte att minska överföringarna av anslag och på så sätt bättre efterleva ettårighetsprincipen.

Avtalsbestämmelser

15. Trots att de avtal som ingåtts av centrumet inte föreskriver någon möjlighet till utläggande på underentreprenad har ett nationellt centrum använt sig av detta tillvägagångssätt. Med tanke på karaktären hos vissa arbeten kan utläggande på underentreprenad vara en effektiv lösning, som dock bör godkännas av centrumet i förväg.

16. Användningen av standardkvoter vid fastställandet av vissa kostnader kan vara lämplig för att förenkla avtalsparternas utvärdering. I sådana fall borde centrumet be avtalsparterna om uppgifter för att försäkra sig om sannolikhetsgraden för de procentsatser som används och eventuellt fastställa övre gränser.

Utformning och kontroll av nationell samfinansiering

17. I grundavtalen och i vissa kompletterande avtal föreskrivs samfinansiering av den medlemsstat i vilket centrumet är beläget. I princip skall den nationella samfinansieringen vara minst lika omfattande som den finansiering som beviljats av centrumet. Det preciseras dock inte i vilken utsträckning den nationella finansieringen och gemenskapsfinansieringen som föreskrivs i avtalen skall ta sig uttryck genom en ökning av budgeten för det berörda centrumet.

18. I praktiken attesteras samfinansieringen genom deklarationer som utfärdas av centrumen själva. Vidare visar granskningen av de redovisningar i tabellform som bifogas avtalen skillnader i genomförandet av gemenskapsfinansieringen och den nationella finansieringen: den nationella samfinansieringen genomförs ibland på en övergripande nivå, men den kan också beakta den fördelning av gemenskapsfinansieringen mellan de olika mål som avtalen eftersträvar.

Finansierad verksamhet

19. De grundavtal som ingicks 1999 föreskriver fyra typer av verksamhet. Fördelningen av finansieringen på nationell nivå och på gemenskapsnivå mellan dessa verksamhetstyper präglas av skillnader (se tabell 3).

20. Likaså förekommer skillnader i användningen av centrumets stöd (se tabell 3).

21. Även om skillnader i fördelningen av medlen till viss del säkerligen är motiverade på grund av särskilda omständigheter tycks de icke desto mindre vara orimligt stora. Det är framför allt på det hela taget att anse som onormalt att ett centrum inte gör några ansträngningar vad gäller information om minskning av efterfrågan på narkotika, trots att detta utgör ett särskilt mål för centrumet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 26 oktober 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 36, 12.2.1993, s. 6.

(2) Som föreskrivs i artikel 11.10 i rådets förordning (EEG) nr 302/93 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 upprättats den 13 mars 2000 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 16 mars 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) EGT L 341, 30.12.1994, s. 7.

(4) Se artikel 27.2a i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, såsom ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 320, 28.11.1998, s. 1).

Tabell 1

Balansräkning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Saldo för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Tabell 3

Utnyttjande av den finansiering som beviljats centrumen per verksamhet

>Plats för tabell>

Centrumets svar

1-7. Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (nedan kallat centret) noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten konstaterat att räkenskaperna för det budgetår som avlutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att underliggande transaktioner som helhet är lagliga och korrekta.

8. På grund av de brister i SI2-programvaran vad gäller anpassning till inrättningarnas olika bokföringsbehov, som blivit uppenbara sedan dess inrättande i början av 1999, och med tanke på att denna programvara är beroende av externt tekniskt stöd, har kalkylprogrammet Excel bibehållits av säkerhetsskäl för att förebygga eventuella kraschrisker i samband med SI2 och för att upprätta vissa nödvändiga rapporter.

9. Centret bekräftar revisionsrättens iakttagelser och har redan vidtagit nödvändiga åtgärder för att undvika att denna situation uppstår igen.

10. Principiellt delar centret revisionsrättens åsikt vad gäller införlivande av den allmänna budgetförordningens föreskrifter i den egna budgetförordningen. Med beaktande av de förfaranden för återbetalning av moms som gäller enligt skattemyndigheterna i landet där sätet är beläget, avser centret emellertid att undersöka fördelar och nackdelar med ett sådant införlivande innan en definitiv ställning intas.

11. Centret har stegvis reducerat de betalningar som gjorts via förskottskontot och avser att fortsätta att minimera dem i enlighet med revisionsrättens yttrande.

12-21. Med hänsyn till de konkreta villkoren har centret uppnått goda resultat vad gäller användning av anslag och genomförande av avtal. De avtal som centret slöt 1999 med de nationella kontaktpunkterna i Reitox-nätet hade en tidsram som enligt beräkningarna skulle ta slut på naturligt sätt år 2000. Centret har gjort en lämplig uppföljning av dessa avtal och de överförda anslagen grundar på fastställda tidsfrister. Med beaktande av att automatiska överföringar av anslag, i enlighet med gällande regler, alltid kommer att ske på grund av verksamhetens egenskap, avser centret hädanefter att sträva efter att avtalen så långt som möjligt sammanfaller med kalenderåren.

Centret avser att undersöka revisionsrättens iakttagelser och utreda möjligheter till att vidta åtgärder för att förbättra uppföljningen och effektiviteten i verksamheten. I detta sammanhang önskar centret framhålla att en specialarbetsgrupp bildats efter styrelsens beslut för att förbättra effektiviteten i Reitox-nätverket som består av nationella kontaktpunkter.