Öppet förfarande Vid öppna (internationella eller lokala) anbudsförfaranden får alla företag och andra typer av ekonomiska aktörer lämna anbud. Kontraktet ges maximal publicitet genom att ett meddelande offentliggörs i nationella eller internationella tidningar och i andra lämpliga medier. En fysisk eller juridisk person som vill lämna anbud kan be att få förfrågningsunderlaget (eventuellt mot betalning) i enlighet med de förfaranden som anges i meddelandet om upphandling. Anbuden granskas. Anbudsgivarnas rätt att delta och deras finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet kontrolleras och ett urval görs. Anbuden jämförs och kontraktet tilldelas. Ingen förhandling är tillåten. Selektivt förfarande Vid selektiva anbudsförfaranden kan alla företag och andra typer av ekonomiska aktörer begära att få lämna anbud, men endast de som uppfyller urvalskriterierna kan uppmanas att inkomma med anbud. Urvalskriterierna och de uppgifter som ska utföras beskrivs i det offentliggjorda meddelandet om upphandling. Förteckningen över alla anbudssökande som har svarat på meddelandet skärs ned till en slutlista med de högst kvalificerade, på basis av deras svar. Kontraktet ges maximal publicitet genom att ett meddelande offentliggörs i nationella eller internationella tidningar och i andra lämpliga medier. Förfrågningsunderlagen skickas ut till de anbudssökande på listan. När anbuden har analyserats jämförs de, och en anbudsgivare tilldelas kontraktet. Ingen förhandling är tillåten. Ramkontrakt Ett ramkontrakt är en överenskommelse mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera ekonomiska aktörer. Syftet är att fastställa villkoren för särskilda kontrakt som kan tilldelas under en given period, särskilt i fråga om varaktighet, ämne, pris, maximalt värde, genomföranderegler och planerade kvantiteter. Ramkontrakt med flera ekonomiska aktörer kallas ”multipla ramkontrakt”. Dessa sluts i form av separata kontrakt med identiska villkor. Både det lägsta och det högsta antalet aktörer med vilka den upphandlande myndigheten har för avsikt att sluta kontrakt ska framgå av specifikationerna. Dessa kontrakt får inte löpa längre än ett visst antal år (till exempel fyra), utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom syftet med ramkontraktet. Den upphandlande myndigheten får inte missbruka ramkontrakten eller använda dem på ett sätt som avser att hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen. Specifika kontrakt som bygger på ramkontrakt tilldelas på villkoren i ramkontraktet och ska respektera principerna om öppenhet, proportionalitet, likabehandling, icke-diskriminering och rättvis konkurrens. Dynamiska inköpssystem Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för köp av sådant som vanligen används under en begränsad period. Det är öppet för alla företag eller andra ekonomiska aktören som uppfyller urvalskriterierna och har lämnat in preliminära anbud som överensstämmer med de tekniska kraven. Inga specifika tröskelvärden tillämpas. Den upphandlande myndigheten offentliggör ett meddelande om upphandling för varje enskilt kontrakt och uppmanar alla anbudsgivare som ingår i systemet att lämna anbud. Kontraktet tilldelas det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet (det vill säga att mest valuta för pengarna är det enda tilldelningskriteriet). Konkurrenspräglad dialog Vid särskilt komplicerade kontrakt får den upphandlande myndigheten, om den anser att vare sig användningen av öppet förfarande eller selektivt förfarande kommer att resultera i mest valuta för pengarna, använda sig av en konkurrenspräglad dialog. Ett kontrakt kan anses vara ”särskilt komplicerat” om den upphandlande myndigheten inte objektivt kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose dess behov eller mål eller specificera den rättsliga eller finansiella utformningen av projektet. Inga specifika tröskelvärden tillämpas. Den upphandlande myndigheten ska offentliggöra ett meddelande om upphandling där den anger sina behov och krav och definierar dessa i meddelandet eller i en bilaga. Den ska inleda en dialog med de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i meddelandet om upphandling. Denna dialog kan omfatta alla aspekter av upphandlingen. Den genomförs emellertid separat med varje anbudssökande på basis av dennas förslag till lösningar och idéer. Den upphandlande myndigheten ska säkerställa likabehandling av anbudsgivarna och hålla anbuden konfidentiella. Således får den inte välja ut de bästa lösningarna från olika anbudsgivare. Minst tre anbudssökande ska uppmanas att lämna anbud. Om färre anbudssökande än tre uppfyller urvalskriterierna kan den upphandlande myndigheten fortsätta förfarandet med den eller de som uppfyller kriterierna. Den upphandlande myndigheten får inte utöka detta antal genom att uppmana andra ekonomiska aktörer som inte har deltagit i förfarandet eller anbudssökande som inte uppfyller urvalskriterierna att lämna anbud. Den upphandlande myndigheten ska under dialogen behandla samtliga anbudsgivare lika och se till att de lösningar som har föreslagits och annan information som har lämnats under dialogen hålls konfidentiell, om inte den anbudssökande samtycker till att den sprids. Den upphandlande myndigheten ska upprätta en rapport som innehåller en motivering för det sätt på vilket dialogen genomfördes. Efter att ha informerat deltagarna om att dialogen är avslutad ska den upphandlande myndigheten uppmana dem att lämna sitt slutgiltiga anbud på grundval av de lösningar som har lagts fram och specificerats under dialogen. Anbuden ska innehålla all den information som krävs för att genomföra projektet. På den upphandlande myndighetens begäran kan anbuden klargöras, preciseras eller finjusteras, men detta får inte leda till att grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud ändras, eftersom en sådan ändring riskerar att snedvrida konkurrensen eller ha en diskriminerande effekt. På den upphandlande myndighetens begäran kan den anbudsgivare vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga anmodas att klargöra vissa aspekter i anbudet eller att bekräfta åtaganden som anges i detta, under förutsättning att det inte leder till ändring av väsentliga delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud, snedvridning av konkurrensen eller diskriminering. Den upphandlande myndigheten får besluta om priser eller betalning till deltagarna i dialogen. Kontraktet tilldelas det anbud som överensstämmer med de tekniska kraven och är det mest ekonomiskt fördelaktiga (det vill säga att mest valuta för pengarna är det enda tilldelningskriteriet). Standardmallarna måste anpassas efter behov. Förhandlat förfarande/direktupphandling Ett kontrakt kan tilldelas direkt (genom direktupphandling eller förhandlat förfarande) under vissa omständigheter (till exempel när det kontrakt som ska tilldelas inte överstiger ett visst värde eller när exceptionella omständigheter motiverar en direkt tilldelning). Vid ett förhandlat förfarande ska en utvärderingskommitté tillsättas för att genomföra förfarandet. Den upphandlande myndigheten ska i samtliga fall upprätta en rapport där den förklarar hur deltagarna i förhandlingarna valdes ut och priset fastställdes samt grunderna för tilldelningsbeslutet. Den upphandlande myndigheten bör säkerställa att grundläggande principer för upphandlingsförfaranden tillämpas, såsom att kontrollera att regler för rätten att delta (nationalitetsregler) samt kriterier för urval och uteslutning följs. OBS: I enlighet med avsnitt 2 punkterna 11–12 i bilaga I till budgetförordningen bör förhandlade förfaranden begränsas till rimliga belopp eller vederbörligen motiverade fall.