RAPPORT om årsredovisningen och den ekonomiska förvaltningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) för det budgetår som avslutades den 31 december 1997, samt svar från Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (98/C 406/02)

ÅRSREDOVISNINGEN FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV ARBETS- OCH LEVNADSVILLKOR FÖR BUDGETÅRET 1997

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75 (1), ändrad genom artikel 1.4 i rådets förordning (EEG) nr 1947/93 (2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för det budgetår som avslutades den 31 december 1997. I enlighet med artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 (3) som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76 (4), har budgeten genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar har omfattat upprättande och framläggande av årsredovisningen (5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna i artikel 1.52, 1.54 och 1.55 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och revisionsnormer. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har således granskat räkenskapshandlingarna och vidtagit andra granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom granskningen har revisionsrätten skaffat sig en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Denna granskning har gjort det möjligt för revisionsrätten att uppnå en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna i sin helhet är lagliga och korrekta.

DE FRÄMSTA IAKTTAGELSERNA I SAMBAND MED REVISIONSUTTALANDET

Inledning

Bakgrund

5. Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 1365/75 (6) som ett satellitorgan till Europeiska gemenskapen med uppgift att bidra till "planering och förverkligande av bättre levnads- och arbetsvillkor genom åtgärder för att öka och sprida kunskap som kan främja denna utveckling". Dublinfonden inledde sin verksamhet 1976.

Granskningens omfattning

6. Revisionsrätten har granskat Dublinfondens räkenskaper och ekonomiska förvaltning för budgetåret 1997 i enlighet med bestämmelserna i de tillämpliga förordningarna (7).

Ekonomiska uppgifter

7. Tabell 1 och 2 sammanfattar fondens årsredovisning. De disponibla anslagen för budgetåret 1997 uppgick till 14 miljoner ecu. Gjorda åtaganden gav upphov till 10,5 miljoner ecu i utbetalningar och 3,4 miljoner ecu i överföringar till budgetåret 1998, medan saldot på 0,1 miljoner ecu förföll. De anslag som hade överförts från föregående år gav upphov till 2,9 miljoner ecu i utbetalningar och 0,1 miljoner ecu förföll. Tabell 3 i denna rapport ger en analys per avdelning av användningen av anslagen för året i fråga och av dem som hade överförts från 1996.

Uppföljning av tidigare iakttagelser

Uppdelning av uppgifter

8. SINCOM 2 kommer inom kort att införas vid fonden. En av fördelarna med detta system är att det automatiskt fördelar utanordnarens och räkenskapsförarens uppgifter så att detta brott mot artikel 1.15 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1417/76 vid fonden kommer att undanröjas (se punkt 16).

Förskottskontot

9. 1995 och 1996 rekommenderade revisionsrätten att användningen av förskottskontot skulle begränsas till att täcka löpande eller mindre utgifter, där risken för oegentligheter är relativt låg. Fastän det förelåg ett dokument vid fonden, hade fonden fortfarande inte officiellt i skrift definierat löpande utgifter och mindre utgifter i samråd med controllern då granskningen genomfördes i april 1998. Det konstaterades även att utbetalningarna i många fall gjordes via förskottskontot två eller tre månader efter att fakturorna mottagits. Förseningar av denna omfattning skulle ha gjort det möjligt att i förväg utverka ett godkännande från controllern och därefter göra utbetalningarna via huvudkontot (se punkt 17).

Genomförande av budgeten och inkomst- och utgiftsredovisningen

Överföringar av anslag

10. Summan av de överföringar som 1997 gjordes mellan olika budgetrubriker var 979 000 ecu (7,0 % av de anslag som uppförts i budgeten), en minskning i förhållande till 1996 då summan var 1 366 000 ecu (9,9 %).

Överföringar till nästföljande budgetår och förfallna anslag

11. Tabell 3 visar att utbetalningsnivån är 75 % totalt sett, men bara 47 % för avdelning 3 "driftsutgifter". Detta ligger i linje med föregående år och beror på att undersökningarna i regel delbetalas vid tre tillfällen under den period som förutsetts i avtalen.

Inkomsterna

12. Det bidrag som EU anslagit till fonden var 1997 13,8 miljoner ecu. Det belopp som i själva verket begärdes och erhölls var 13 451 540 ecu. Medlen begärdes i enlighet med rådets förordningar och skedde enligt en utförd likviditetsprognos.

Utgifter för tjänsteresor

Förfaranden

13. Brister i hanteringen av förfarandena vid tjänsteresor har konstaterats. I åtskilliga fall har riktlinjerna för tjänsteresor inte följts och tjänstemän har erhållit betalningar för utgifter som antingen varit icke stödberättigade eller oberättigade (se punkt 18).

Kostnadseffektivitet

14. Etthundratrettio tjänsteresor som genomfördes under 1997 till en kostnad av cirka 92 000 ecu granskades. Besparingar på upp till 39 000 ecu (43 %) skulle ha kunnat uppnås genom användning av mer kostnadseffektiva resvägar (se punkt 18).

Avtal om undersökningar

15. Tabell 3 visar att 51 % av 1997 års anslag som tillfördes avdelning 3, "driftsutgifter", för 1997 överfördes till 1998. 21 % av samtliga anslag, eller 1 313 378 ecu, hänförde sig till åtaganden som gjorts avseende undersökningsavtal i december 1997. Det första av dessa avtal undertecknades inte förrän i februari 1998 (se punkt 19).

Slutsats

16. SINCOM 2 måste införas vid fonden. Om detta inte skett före slutet av 1998, kommer ytterligare en post att behöva inrättas inom den administrativa avdelningen för att garantera att uppdelningen av arbetsuppgifter sker på ett tillfredsställande sätt (se punkt 8).

17. Tydliga, skriftliga förfaranden för användningen av förskottskontot måste införas. Utestående belopp måste snarast betalas ut, antingen från förskottskontot eller, om det rör sig om en längre kreditperiod, från huvudkontot (se punkt 9).

18. Åtgärder måste vidtas för att åstadkomma besparingar vad gäller utgifter för tjänsteresor då ytterligare överdrifter inte kan tolereras (se punkterna 13 och 14).

19. Det rekommenderas att man undviker att göra åtaganden för större belopp under ett år för avtal som inte undertecknas förrän flera månader in på nästkommande år. Detta kan åstadkommas genom att man förbättrar förfarandena för uppställandet av fondens årliga budget (se punkt 15).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 26 november 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

Tabell 1 Balansräkning per den 31 december 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Fondens årsredovisning för 1997.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

(1) EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 13.

(3) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.

(4) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16.

(5) I enlighet med artikel 13 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75 ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93, sammanställdes och godkändes räkenskaperna för alla fondens inkomster och utgifter under budgetåret 1997 av styrelsen den 31 mars 1998 och överlämnades till kommissionen, fondens styrelse och revisionsrätten. Dessa räkenskaper mottogs av revisionsrätten den 31 mars 1998. En sammanfattning av denna årsredovisning presenteras i de tabeller som bifogas denna rapport.

(6) Rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975, offentliggjord den 30 maj 1975 (EGT L 139).

(7) Rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975, publicerad den 30 maj 1975 (EGT L 139) om bildandet av fonden, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93 av den 30 juni 1993, offentliggjord den 23 juli 1993 (EGT L 181).

Rådets förordning (EEG) nr 1417/76 av den 1 juni 1976, offentliggjord den 24 juni 1976 (EGT L 164) om de finansiella bestämmelser som gäller för fonden, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1949/93 av den 30 juni 1993, offentliggjord den 23 juli 1993 (EGT L 181).

FONDENS SVAR

Fonden välkomnar revisionsrättens kommentarer och ber den beakta följande:

Förskottskontot

9. Revisionsrätten borde känna till att en skriftlig definition av löpande och mindre utgifter redan hade utarbetats i samråd med controllern i Bryssel vid tiden för granskningen den 27 juni 1997. Denna definition begränsar användningen av förskottskontot till löpande (återkommande) och mindre utgifter (som inte avser anläggningstillgångar) och utbetalningar av brådskande karaktär.

I fondens finansiella bestämmelser anges inte någon tidsbegränsning för användning av förskottskontot. I dessa bestämmelser fastställs endast att "För betalning av vissa kategorier av utgifter får förskottskonton upprättas . . .".

Revisionsrätten noterar förseningar vad avser betalning av fakturor. Dessa förseningar återspeglar det faktum att det kan ta upp till två månader att behandla fakturor i enlighet med de finansiella bestämmelserna. Om fakturorna hade lagts fram för godkännande av Ekonomistyrningen i Bryssel skulle förseningarna ha varit ännu större.

Utgifter för tjänsteresor

13. Fondens förfaranden har utarbetats för att säkerställa a) en strikt efterlevnad av reglerna för tjänsteresor och b) att kostnaderna för varje tjänsteresa hålls på en så låg nivå som möjligt och står i proportion till resans syfte. Fonden har granskat de fall där revisionsrätten anser att reglerna har tillämpats felaktigt och har i förekommande fall även vidtagit åtgärder för att rätta till dessa felaktigheter.

Kostnadseffektivitet vid tjänsteresor

14. Fonden är i färd med att utvärdera tjänsteresornas kostnadseffektivitet och hur de planerade besparingarna kan åstadkommas i praktiken, mot bakgrund av de nya bestämmelserna beträffande resvägar och biljettpriser som har införts under året.

Avtal om undersökningar

15. Nivån på överförda anslag under avdelning 3 är en naturlig följd av hur fondens årliga budgeteringscykel förhåller sig till dess verksamhetscykel (vilket inbegriper utformning och inledning av program; initial projektutformning; anbudsförfarande samt detaljerad projektutformning och projektgenomförande). Som regel har åtaganden gjorts för samtliga anslag i slutet av ett budgetår och berörda projekt slutförs och slutbetalas i slutet av nästkommande år.

Ett antal kontrakt som hade ingåtts i slutet av året undertecknades inte förrän i februari 1998. Denna tidsfördröjning berodde på att controllern i Bryssel efter att ha godkänt kontrakten returnerade dem till fonden, som därefter vidarebefordrade dem till de berörda uppdragstagarna, vilka i sin tur undertecknade och sände dem tillbaka till fonden.

Slutsats

16. Fonden har noterat revisionsrättens kommentarer.

17. Se svaret på punkt 9.

18. Se svaren på punkterna 13 och 14.

19. Fonden vill gärna diskutera hur förfarandena för uppställandet av dess årliga budget bättre kan samordnas med programplaneringscykeln (se punkt 15).