BILAGA

Regler och förfaranden för den ömsesidiga försäkringsmekanismen

INNEHÅLL

1. BAKGRUND 11

1.2. Budgetstruktur för, kostnader relaterade till och aktörer som deltar i förvaltningen av den ömsesidiga försäkringsmekanismen 11

1.2.1. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens specifika budgetstruktur 11

1.2.2. Utanordnare 11

1.2.3. Kommissionens utsedda avdelning för förvaltning av den ömsesidiga försäkringsmekanismen 12

1.2.4. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare 12

1.2.5. Kapitalförvaltare 13

1.2.6. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens avdelningsövergripande grupp 13

2. BIDRAG TILL DEN ÖMSESIDIGA FÖRSÄKRINGSMEKANISMEN 13

2.1. Förfarande nr 1 – Bidrag 13

3. ÅTERBETALNING AV BIDRAGEN TILL DEN ÖMSESIDIGA FÖRSÄKRINGSMEKANISMEN 14

3.1. Allmänna regler 14

3.2. Förfarande nr 2 – Återbetalning 14

3.2.1. Förfarande 2a – Fullständig återbetalning till bidragsmottagarna 14

3.2.2. Förfarande 2b – Fullständig återbetalning till berörd budgetpost 14

3.2.3. Förfarande 2c – Delvis återbetalning till de rättsliga enheterna och till berörd budgetpost 14

4. DEN ÖMSESIDIGA FÖRSÄKRINGSMEKANISMENS INSATSER (UTEBLIVNA ÅTERBETALNINGAR) 15

4.1. Inledning 15

4.2. Förfarande nr 3 – Ingripande från den ömsesidiga försäkringsmekanismen 15

4.2.1. Förfarande nr 3a – Ingripande från den ömsesidiga försäkringsmekanismen avseende pågående åtgärder (direkt överföring till konsortium) 15

4.2.2. Förfarande 3b — Andra ingripanden med hjälp av den ömsesidiga försäkringsmekanismen (överföring till budgetpost) 16

5. BOKFÖRINGSSYSTEM 17

5.1. Årsredovisning 17

5.2. Datoriserat redovisningssystem 18

5.3. Utbetalningar 18

5.4. Uppbörd av intäkter och indrivning av skulder 18

5.5. Förvaltning av bankkontona ”GF01” 18

INLEDNING

Denna bilaga fastställer regler och förfaranden för alla avdelningar som deltar i driften och förvaltningen av den ömsesidiga försäkringsmekanismen.

Dessa regler och förfaranden gäller för åtgärder som finansieras inom ramen för sjunde ramprogrammet (1), Horisont 2020 (2), Horisont Europa (3) och Euratoms forsknings- och utbildningsprogram (4) (Euratomprogrammen).

En omfattande användarhandledning för personal som ansvarar för att genomföra åtgärder inom ramen för sjunde ramprogrammet, Horisont 2020, Horisont Europa och Euratomprogrammen kommer att ingå i handledningen för den ömsesidiga försäkringsmekanismen.

1. BAKGRUND

1.2. Budgetstruktur för, kostnader relaterade till och aktörer som deltar i förvaltningen av den ömsesidiga försäkringsmekanismen

1.2.1. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens specifika budgetstruktur

Även om den ömsesidiga försäkringsmekanismen inte är en juridisk person så är dess redovisning och budgetsystem (företagskod ”GF01”) oberoende av kommissionens (företagskod ”BG32”) och andra unionsorgans.

1.2.2. Utanordnare

Kommissionen är den ömsesidiga försäkringsmekanismens utanordnare

I detta beslut avses med delegerad utanordnare för den ömsesidiga försäkringsmekanismens verksamhet var och en som är ansvarig för den del av budgeten för det sjunde ramprogrammet, Horisont 2020, Horisont Europa eller de Euratomprogram som de genomför:

— generaldirektörer vid kommissionens olika generaldirektorat.

— För Euratomprogrammen: generaldirektören för GD Forskning och innovation.

— Genomförandeorganens direktörer.

— Innehavare av liknande poster i enheter som anförtrotts uppgifter som rör budgetgenomförandet, så som verkställande direktörer för gemensamma företag eller andra relevanta finansieringsorgan under förutsättning att de uppgifter som rör den ömsesidiga försäkringsmekanismens verksamhet har anförtrotts i enlighet med artikel 154 i budgetförordningen (5) och med förbehåll för de villkor för deltagande i den ömsesidiga försäkringsmekanismen som anges i det lagstiftningsinstrument som anförtror uppgifter som rör budgetgenomförandet.

Delegerade utanordnare är ansvariga för att från varje förfinansiering hålla inne det bidrag till den ömsesidiga försäkringsmekanismen, som anges i den bidragsöverenskommelse som de förvaltar.

De är också ansvariga för i) att återbetala den ömsesidiga försäkringsmekanismens bidrag till bidragsmottagare, och ii) den ömsesidiga försäkringsmekanismens ingripanden, även betalningar och indrivningar. Följaktligen är de också delegerade utanordnare i redovisningssystemet ”GF01”.

De förblir fullt ansvariga för att säkerställa att medlen de förvaltar används korrekt och att de utgifter som står under deras kontroll är lagliga och korrekta.

1.2.3. Kommissionens utsedda avdelning för förvaltning av den ömsesidiga försäkringsmekanismen

GD Forskning och innovation är i sin egenskap av utsedd avdelning ansvarig för att övervaka och utöva tillsyn över att den ömsesidiga försäkringsmekanismens transaktioner görs enligt reglerna om sund ekonomisk förvaltning. Detta befriar inte de delegerade utanordnarna från sitt enskilda ansvar.

Den utsedda avdelningen ska särskilt

— överföra bidragsmottagares bidrag från det särskilda ”BG32” kontot utan för budgeten till bankkontot ”GF01” (6),

— överföra bidrag från bankkontot ”GF01” till kapitalförvaltaren,

— se till att bankkontot ”GF01” har tillräcklig likviditet för att snabbt kunna agera i samband med ansökningar om återbetalning och ingripanden,

— regelbundet förse den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare med all information som han eller hon behöver för att utföra sina uppgifter,

— se till att de belopp som överförs till och från kapitalförvaltaren övervakas och följs upp noga,

— regelbundet förse förvaltaren av de finansiella tillgångarna med en prognos över flödet av bidrag och återbetalningar, på grundval av information från de berörda tjänsteavdelningarna, och eventuell annan information som kapitalförvaltaren rimligen behöver för att kunna utföra sina uppgifter,

— varje kvartal förse de delegerade utanordnarna med en rapport om den ömsesidiga försäkringsmekanismens ekonomiska situation,

— övervaka den ömsesidiga försäkringsmekanismens situation och utveckling så att kommissionen vid behov kan vidta lämpliga motåtgärder för att möjliggöra fortsatta ingripanden inom ramen för den ömsesidiga försäkringsmekanismen för att skydda unionens ekonomiska intressen och återbetala bidrag till bidragsmottagarna vid slutbetalningen,

— i efterhand kontrollera att de delegerade utanordnarna korrekt har hållit inne bidraget till den ömsesidiga försäkringsmekanismen från varje inledande förfinansiering och att bidraget är lika med den procentsats som anges i bidragsöverenskommelsen applicerad på det högsta bidragsbelopp som anges i bidragsöverenskommelsen,

— validera eller underkänna de transaktioner som godkänts av de delegerade utanordnarna, efter kontroll av överensstämmelse och korrekthet; vid oenighet om transaktionens ändamålsenlighet utfärdar den utsedda avdelningen ett icke-bindande yttrande innan den valideras,

— vara ordförande för den ömsesidiga försäkringsmekanismens avdelningsövergripande grupp som avses i punkt 1.2.6,

— se till att innehållet i handledningen för den ömsesidiga försäkringsmekanismens är aktuellt,

— bistå de relevanta delegerade utanordnarnas finansansvariga.

1.2.4. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare utför sina uppgifter i enlighet med principerna i Charter of tasks and responsibilities of the Commission’s accounting officer (inte översatt till svenska) (7).

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens särskilda redovisningssystem är en del av kommissionens redovisningssystem. Dess redovisning skiljer sig dock från den i unionens allmänna budget.

Den utsedda avdelningen och den förvaltare av de finansiella tillgångarna som avses i punkt 1.2.5 förser den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare med all den information som behövs för att sammanställa räkenskaperna, som måste ge en sann och rättvisande bild av den ömsesidiga försäkringsmekanismens tillgångar och skulder. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare får verifiera den information som mottagits och utföra alla ytterligare kontroller som anses nödvändiga innan räkenskaperna undertecknas. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare får göra reservationer med angivande av deras karaktär och omfattning.

1.2.5. Kapitalförvaltare

I sin roll som kapitalförvaltare förvaltar generaldirektoratet för budget (GD Budget) den ömsesidiga försäkringsmekanismens tillgångar i enlighet med det servicenivåavtal som det ingår med den utsedda avdelningen.

Servicenivåavtalet kommer att fastställa förhållandet mellan den utsedda avdelningen och förvaltaren av de finansiella tillgångarna, liksom den ömsesidiga försäkringsmekanismens investeringsregler, i syfte att hitta rätt balans mellan en godtagbar investeringsrisknivå och långsiktigt ekonomiskt ansvar för den ömsesidiga försäkringsmekanismen (8).

Förvaltaren av de finansiella tillgångarna kommer att övervaka medlen i enlighet med reglerna i servicenivåavtalet och rapportera all relevant information med anknytning till dess uppdrag till den utsedda avdelningen.

1.2.6. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens avdelningsövergripande grupp

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens avdelningsövergripande grupp består av de generaldirektorat, genomförandeorgan och gemensamma företag som deltar i den ömsesidiga försäkringsmekanismens verksamhet. I gruppen ingår också en representant från kommissionens rättstjänst, GD Budget och den gemensamma tjänsten för rättsligt stöd (CLSS).

Den utsedda avdelningen är ordförande för gruppen. Gruppen har en rådgivande roll.

2. BIDRAG TILL DEN ÖMSESIDIGA FÖRSÄKRINGSMEKANISMEN

I enlighet med den relevanta bidragsöverenskommelsen kommer bidraget att till fullo hållas inne från den inledande förfinansieringen. Om bidragsbeloppet från EU ökar genom en ändring kommer ett ytterligare motsvarande belopp att hållas inne som bidrag till den ömsesidiga försäkringsmekanismen (9).

2.1. Förfarande nr 1 – Bidrag

Steg 1

När en bidragsöverenskommelse ingås håller den delegerade utanordnaren inne den procentuella andel från förfinansieringen som anges i bidragsöverenskommelsen.

Den berörda tjänsteman som ansvarar för finansiell initiering lägger in en betalningsorder om förfinansiering (10) i sitt egna redovisningssystem. Den del av denna betalningsorder som är avsedd för den ömsesidiga försäkringsmekanismen registreras av den berörda tjänsteman som ansvarar för finansiell initiering i ett särskilt konto utanför budgeten i dess egna redovisningssystem.

Betalningsordern följer relevanta tillståndsförfaranden och verkställs av den berörda räkenskapsföraren (11).

Steg 2

Den utsedda avdelningen överför regelbundet de totala ackumulerade bidragen från de särskilda kontona utanför budgeten till redovisningssystemet ”GF01” (12), med hjälp av en betalningsorder.

Betalningsordern kontrolleras av en tjänsteman ansvarig för finansiell kontroll, godkänns av den utsedda avdelningens vidaredelegerade utanordnare och verkställs av kommissionens räkenskapsförare.

Steg 3

Det utsedda avdelningen godkänner via en betalningsorder överföringen av bidrag från redovisningssystemet ”GF01” till den ömsesidiga försäkringsmekanismens kapitalförvaltare, och ser till att ”GF01”:s bankkonto har tillräcklig likviditet för att kunna svara på ansökningar om återbetalning och ingripanden.

Denna betalningsorder kontrolleras av en tjänsteman ansvarig för finansiell kontroll, godkänns av den utsedda avdelningens delegerade utanordnare och verkställs av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare.

Den utsedda avdelningen kontrollerar i efterhand att den delegerade utanordnaren har beräknat bidraget till den ömsesidiga försäkringsmekanismen korrekt och hållit det inne från den inledande förfinansieringen. Om ett misstag upptäcks underrättar den utsedda avdelningen den ansvarige delegerade utanordnaren som korrigerar beloppen.

3. ÅTERBETALNING AV BIDRAGEN TILL DEN ÖMSESIDIGA FÖRSÄKRINGSMEKANISMEN

3.1. Allmänna regler

Enligt artikel 37.4 i förordning (EU) 2021/695 ska de bidrag som överförts till den ömsesidiga försäkringsmekanismen återbetalas till bidragsmottagarna vid slutbetalningen Det belopp som ska återbetalas omfattar i tillämpliga fall dröjsmålsränta på innehållet belopp, men inte räntor som genererats av den ömsesidiga försäkringsmekanismen.

Om beräkningen av slutbetalningen inte motiverar återbetalning av, eller delar av, det inledande bidraget till bidragsmottagarna, ska hela bidraget, eller den relevanta delen, återföras till någon av de relevanta budgetposterna från vilken det ursprungliga åtagandet godkändes.

3.2. Förfarande nr 2 – Återbetalning

Återbetalning av bidrag ska ske enligt följande tre förfaranden:

3.2.1. Förfarande 2a – Fullständig återbetalning till bidragsmottagarna

Om beräkningen av slutbetalningen motiverar en fullständig återbetalning av det inledande bidraget återbetalar den berörda delegerade utanordnaren bidraget till bidragsmottagaren via åtgärdens samordnare.

Den tjänsteman som ansvarar för finansiell initiering påbörjar i redovisningssystemet ABAC (13)”GF01” en betalningsorder till förmån för åtgärdens samordnare. Denna betalningsorder kontrolleras av en tjänsteman ansvarig för finansiell kontroll, godkänns av den utsedda avdelningens delegerade utanordnare, valideras av den utsedda avdelningen i ABAC SAP (14) och verkställs av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare.

Om ett misstag upptäcks avvisar den utsedda avdelningen transaktionen i ABAC SAP och underrättar den berörda delegerade utanordnaren.

3.2.2. Förfarande 2b – Fullständig återbetalning till berörd budgetpost

Om beräkningen av slutbetalningen, efter det att kraven i den tillämpliga bidragsöverenskommelsen beaktats, inte motiverar återbetalning av någon del av det inledande bidraget till bidragsmottagarna, ska den berörda delegerade utanordnaren återföra det till den budgetpost från vilken den inledande betalningen gjordes.

Den berörda delegerade utanordnaren godkänner för detta ett betalningskrav gentemot den ömsesidiga försäkringsmekanismen i dess redovisningssystem. Så snart betalningsordern har validerats av berörda räkenskapsförare, inleder den tjänsteman som ansvarar för initiering en betalningsorder i redovisningssystemet GF01.

Den tjänsteman som ansvarar för finansiell initiering påbörjar i redovisningssystemet ABAC ”GF01” en betalningsorder till förmån för den budgetpost från vilken den ursprungliga betalningen gjordes. Denna betalningsorder kontrolleras av en tjänsteman ansvarig för finansiell kontroll, godkänns av den utsedda avdelningens delegerade utanordnare, valideras av den utsedda avdelningen i ABAC SAP och verkställs av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare.

Om ett misstag upptäcks avvisar den utsedda avdelningen transaktionen i ABAC SAP och underrättar den berörda delegerade utanordnaren.

3.2.3. Förfarande 2c – Delvis återbetalning till de rättsliga enheterna och till berörd budgetpost

Om beräkningen av slutbetalningen motiverar en delvis återbetalning av det inledande bidraget till bidragsmottagarna återbetalar den berörda delegerade utanordnaren en del av bidraget till åtgärdens samordnare.

Den berörda delegerade utanordnaren återbetalar det återstående beloppet till den budgetpost från vilken den ursprungliga betalningen gjordes.

Den berörda delegerade utanordnaren godkänner för detta ett betalningskrav till den ömsesidiga försäkringsmekanismen i dess redovisningssystem. Så snart betalningsordern har validerats av den berörda räkenskapsföraren, inleder den tjänsteman som ansvarar för initiering två betalningsorder i redovisningssystemet ABAC GF01. En till förmån för budgetposten, den andra till förmån för åtgärdens samordnare. Båda betalningsorderna kontrolleras av en tjänsteman ansvarig för finansiell kontroll, godkänns av den utsedda avdelningens delegerade utanordnare, valideras av den utsedda avdelningen i ABAC SAP och verkställs av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare.

Om ett misstag upptäcks avvisar den utsedda avdelningen transaktionen i ABAC SAP och underrättar den berörda delegerade utanordnaren.

4. DEN ÖMSESIDIGA FÖRSÄKRINGSMEKANISMENS INSATSER (UTEBLIVNA ÅTERBETALNINGAR)

4.1. Inledning

Om en bidragsmottagare (inbegripet samordnaren) inte fullgör sina skyldigheter – dvs. till förfallodagen inte betalar hela eller delar av det belopp som fastställs i debetnotan – och i avsaknad av garantier eller andra eventuella kompensationer, ska den berörda delegerade utanordnaren överväga att inleda en insats inom ramen för den ömsesidiga försäkringsmekanismen i enlighet med relevanta avtalsbestämmelser (sjunde ramprogrammet, Horisont 2020, Euratomprogrammet eller Horisont Europa). Den ömsesidiga försäkringsmekanismens insatser påverkar inte eventuella administrativa sanktioner eller åtgärder som kan vidtas mot den rättsliga enhet som inte fullgör sina skyldigheter enligt budgetförordningen.

Med undantag för då den ömsesidiga försäkringsmekanismens ingripande härrör från en bestämmelse i Horisont 2020:s bidragsöverenskommelse kan den ömsesidiga försäkringsmekanismen inte ingripa om den ekonomiska avkastning som genereras av den ömsesidiga försäkringsmekanismen är otillräcklig för att täcka den uteblivna betalningen. Kommissionen, det berörda genomförandeorgan, gemensamma företag eller unionsorgan som berörs måste då driva in beloppet direkt från bidragsmottagaren, eller om möjligt, dess anknutna enhet/förbundna tredje part.

Ett ingripande från den ömsesidiga försäkringsmekanismen kan inte inledas

— för betalningskrav som utfärdats efter slutbetalningen,

— för betalningskrav som utfärdats för att driva in avtalsvite och/eller ekonomiska sanktioner som en rättslig enhet är skyldig.

Om den berörda delegerade utanordnaren efter slutbetalningen utfärdar ett betalningskrav till samordnaren för icke fördelad förfinansiering, mellanliggande betalningar eller slutbetalningar kommer den ömsesidiga försäkringsmekanismen inte att ingripa.

4.2. Förfarande nr 3 – Ingripande från den ömsesidiga försäkringsmekanismen

4.2.1. Förfarande nr 3a – Ingripande från den ömsesidiga försäkringsmekanismen avseende pågående åtgärder (direkt överföring till konsortium)

Om en av konsortiets bidragsmottagare sägs upp (inbegripet samordnaren) under pågående åtgärd (bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser) och om de belopp som den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser felaktigt mottagit inte återbetalas av denne till konsortiet, kommer den ömsesidiga försäkringsmekanismen att ingripa genom att betala dessa belopp till samordnaren (om den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser är samordnaren kommer den ömsesidiga försäkringsmekanismen betala ut beloppen från den enheten till den nya samordnaren), om följande kumulativa villkor uppfylls:

(a) Åtgärden pågår fortfarande (15).

(b) Den berörda delegerade utanordnaren anser att ingripandet är nödvändigt och lämpligt för att konsortiet framgångsrikt ska kunna slutföra åtgärden.

(c) Resten av konsortiet samtycker till att genomföra åtgärden med samma mål.

(d) En ändring av bidragsöverenskommelsen undertecknas som säger upp den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser (eller samordnaren).

(e) Om den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser är samordnaren ska en ny samordnare utses i samtycke med de återstående bidragsmottagarna.

Berörd delegerad utanordnare är ansvarig för att kontrollera att dessa villkor är uppfyllda.

Förfarandet är inte tillämpligt för förfinansiering eller mellanliggande betalningar som inte fördelats av samordnaren.

För att kontrollera och övervaka att transaktionen överensstämmer med kraven samt är korrekt och ändamålsenlig kontrollerar den utsedda avdelningen att dessa villkor uppfylls och avvisar transaktionen om villkoren inte uppfylls. Om den utsedda avdelningen underkänner transaktionen underrättas den delegerade utanordnaren om orsakerna. Om den utsedda avdelningen anser att villkor (b) inte är uppfyllt kommer den att avge ett icke-bindande yttrande i form av en not riktad till den delegerade utanordnaren. Om den delegerade utanordnaren inte samtycker, bekräftar hon eller han sin ståndpunkt skriftligen i ett motiverat svar.

För varje ingripande får den utsedda avdelningen begära tillträde till administrativa och finansiella handlingar.

Steg 1

Den tjänsteman som ansvarar för finansiell initiering vid den berörda delegerade utanordnaren initierar en betalningsorder till förmån för samordnaren (eller den nya samordnaren) i redovisningssystemet ”GF01” för det belopp som felaktigt mottagits av den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser. Betalningsordern kontrolleras av en tjänsteman ansvarig för finansiell kontroll, godkänns av den berörda delegerade utanordnaren och, om den valideras av den utsedda avdelningen i ABAC SAP, verkställs av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare.

Ur rättslig synvinkel kommer betalningen att göras av kommissionen, berört genomförandeorgan, berört gemensamt företag eller andra berörda finansieringsorgan även om betalningen görs av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare via kontot ”GF01”.

Steg 2

Parallellt med detta initierar den tjänsteman som ansvarar för finansiell initiering vid den berörda delegerade utanordnaren ett betalningskrav i redovisningssystemet ”GF01”. Betalningskravet utfärdas i kommissionens, genomförandeorganets, det gemensamma företagets eller ett annat finansieringsorgans namn och riktas till den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser och måste innehålla den ömsesidiga försäkringsmekanismens bankkonto. Betalningsordern kontrolleras sedan av en tjänsteman ansvarig för finansiell kontroll, godkänns av den berörda delegerade utanordnaren och, om den valideras av den utsedda avdelningen i ABAC SAP, verkställs av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare, som också ansvarar för uppföljning.

Om den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser går i konkurs, har bristande betalningsförmåga eller håller på att lösas upp eller likvideras, ska den berörda delegerade utanordnaren skicka ett betalningsanspråk till förvaltaren så snart som möjligt (16). Den berörda delegerade utanordnaren ska också skicka förvaltaren motsvarande debetnota.

4.2.2. Förfarande 3b — Andra ingripanden med hjälp av den ömsesidiga försäkringsmekanismen (överföring till budgetpost)

Detta förfarande är tillämpligt i följande fall där debetnotor inte har betalats:

a) Om en bidragsmottagare (inbegripet samordnaren (17)) sägs upp före slutbetalningen i de fall där förfarande 3a inte är tillämpligt.

b) Om en samordnare sägs upp före slutbetalningen på grund av att samordnaren inte fördelade förfinansieringen eller någon mellanliggande betalning till övriga betalningsmottagare i konsortiet.

c) Om det föreligger en skuld till följd av en negativ slutbetalning.

Steg 1

Den berörda delegerade utanordnaren utfärdar ett betalningskrav till bidragsmottagaren eller samordnaren i sitt redovisningssystem för att driva in det utestående beloppet (i enlighet med den aktuella bidragsöverenskommelsen).

Steg 2

Om debetnotan inte återbetalas helt eller delvis inom den angivna tidsfristen och om den berörda räkenskapsföraren inte kan göra en hel eller delvis avräkning, måste denne meddela berörd delegerad utanordnare.

Den berörda delegerade utanordnaren initierar, verifierar och godkänner sedan en betalningsorder i redovisningssystemet ”GF01” för utbetalning av hela eller den del av debetnotan som ännu inte har betalats. Om betalningsordern valideras av den utsedda avdelning i ABAC SAP utförs den sedan av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare.

Steg 3

Parallellt med detta initierar, verifierar och godkänner den delegerade utanordnaren ett nytt betalningskrav till den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser i redovisningssystemet ”GF01”. Om betalningskravet valideras av den utsedda avdelningen i ABAC SAP utförs det sedan av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare som också säkerställer att det följs upp och vidtar de åtgärder som anges i budgetförordningen för att säkerställa att det utestående beloppet drivs in.

Den berörda delegerade utanordnaren upprättar en ny debitnota i kommissionens, genomförandeorganets, det gemensamma företagets eller ett annat finansieringsorgans namn till förmån för den ömsesidiga försäkringsmekanismen, som ersätter den ursprungliga debetnotan och behåller samma betalningsdag och ränta. Gäldenären informeras i vederbörlig ordning.

Om bidragsmottagaren betalar debetnotan betalas medlen till ”GF01”:s bankkonto tillsammans med upplupen dröjsmålsränta.

Om bidragsmottagaren inte betalar debetnotan kan det finnas andra möjligheter att driva in medlen i fråga, som att avskriva de utestående beloppen, göra bidragsmottagarens anknutna enheter ansvariga (18), tvångsindrivning, om tillämpligt (19), eller, när det gäller finansieringsorganen, alla andra lämpliga åtgärder angivna i dess regler och förfaranden.

För steg (2) och (3): För att kontrollera och övervaka transaktionens (betalningsorder och betalningskrav) överensstämmelse och korrekthet, får den utsedda avdelningen begära tillgång till administrativa och ekonomiska handlingar. Om ett misstag upptäcks underkänner den utsedda avdelningen transaktionen och underrättar den berörda delegerade utanordnaren.

Anmärkningar till kapitel 4.2

1. Med tillämpning av principen om sund ekonomisk förvaltning och i syfte att skydda unionens ekonomiska intressen bör den delegerade utanordnaren kontrollera om konsortiet eller dess medlemmar har uppfyllt sitt åtagande (i enlighet med bidragsöverenskommelsen/angiven i bidragsöverenskommelsen) att i tid informera om att samordnaren inte har fördelat förfinansieringen eller den mellanliggande betalningen. Så snart den berörda delegerade utanordnaren får sådan information måste han eller hon omedelbart vidta alla möjliga åtgärder för att avbryta nya utbetalningar till den samordnare som inte uppfyller sina förpliktelser. Den berörda delegerade utanordnaren kan också överväga om en eventuell försening av sådan information, som får till följd att unionens budget exponeras ytterligare (dvs. ytterligare en betalning) måste tillskrivas konsortiets medlemmar.

2. När konsortiets medlemmar med omotiverad försening rapporterar att det inte skett någon fördelning, för att få den ömsesidiga försäkringsmekanismen att ingripa, ska den delegerade utanordnaren samla in rimliga garantier för att samordnaren inte har ingått någon bi- eller multilateral överenskommelse med någon av de bidragsmottagare som inte fullgjort sina betalningar, i synnerhet om syftet är att minska, avräkna eller kompensera någon del av det aktuella beloppet. Den delegerade utanordnaren får vid behov be samordnaren och/eller bidragsmottagarna om överföringsbevis eller kvitto.

3. Enligt tillämpligt på 4.2.2 Om en bidragsmottagare går i konkurs, har bristande betalningsförmåga eller håller på att lösas upp eller likvideras, ska kommissionen, genomförandeorganet, det gemensamma företaget eller ett annat finansieringsorgans delegerade utanordnare omedelbart inleda ett ingripande från den ömsesidiga försäkringsmekanismen före den angivna tidsfristen i debetnotan (steg 1). Om betalningskravet som utfärdats i ”GF01” har utfärdats före eller kan utfärdas före en tidsfrist ska enbart debetnotan som motsvarar detta betalningskrav skickas till bidragsmottagaren med kopia ställd till konkursförvaltaren, i kommissionens, genomförandeorganets, det gemensamma företages eller annan berörd finansieringsorganisations namn och till förmån för den ömsesidiga försäkringsmekanismen.

I vilket fall ska inga fler betalningar till samordnaren göras förrän denna situation har lösts.

5. BOKFÖRINGSSYSTEM

5.1. Årsredovisning

Räkenskaperna ska vara förenliga med tillämpliga bestämmelser, vara korrekta, fullständiga och ge en sann och rättvisande bild av tillgångar, den ekonomiska situationen och budgetårets utfall.

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare fastställer redovisningsrutinerna och kontoplaner.

5.2. Datoriserat redovisningssystem

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare sammanställer redovisningsprogrammets funktionsspecifikationer och säkerställer att de följer redovisningsreglerna och redovisningsmetoderna innan systemet tas i bruk.

De delegerade utanordnarna och de utsedda avdelningarna använder det centrala ABAC WORKFLOW-systemet för att göra utbetalningar, uppbära intäkter och driva in fordringar. ABAC SAP-ACCOUNTING-systemet används för att sammanställa och lägga fram räkenskaperna.

Det redovisningssystem och de redovisningsrutiner som används måste beakta den ömsesidiga försäkringsmekanismens specifika förfaranden som beskrivs i avsnitt 2, 3 och 4 i denna bilaga.

5.3. Utbetalningar

Utbetalningar görs av den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare inom ramen för tillgängliga medel.

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare får göra utbetalningar via banköverföring enbart om bidragsmottagarens bankuppgifter och identitetsbevis (eller ändringar av detta) har förts in i kommissionens centrala databas över tredje mans uppgifter i förväg.

5.4. Uppbörd av intäkter och indrivning av skulder

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare är ansvarig för betalningskrav som utfärdats av behörig delegerad utanordnare och agerar med tillbörlig omsorg för att säkerställa att de drivs in.

Om fordringar inte återbetalas inom den tidsfrist som anges i debetnotan ska den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare tillämpa det administrativa förfarandet för indrivning genom att skicka påminnelser och formella underrättelser till gäldenären.

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare ska, i enlighet med bestämmelserna i debetnotan, beräkna och driva in den uppkomna dröjsmålsräntan.

Vid behov får den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare driva in en fordran genom avräkning eller ta en garanti i anspråk som har lämnats i förväg (för åtgärder inom ramen för sjunde ramprogrammet), efter att ha underrättat den berörda delegerade utanordnaren om den bidragsmottagare som inte uppfyller sina förpliktelser.

Om fordringarna inte har drivits in genom det administrativa förfarandet ska den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare antingen

— be den berörda delegerade utanordnaren att förbereda ett verkställbart beslut i enlighet med artikel 100 i budgetförordningen,

— om det inte är möjligt formalisera betalningskravet som ett verkställbart beslut instruera den berörda avdelningen vid kommissionen att erhålla ett verkställighetsbeslut på rättslig väg, om detta är förenligt med de interna bestämmelserna (20).

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare får bevilja gäldenären ytterligare betalningsfrist om denne åtar sig att betala den upplupna dröjsmålsräntan och ställer en säkerhet som täcker kapitalbeloppet och räntan.

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare får vid behov när som helst under förfarandet vidta åtgärder för att säkerställa unionens ekonomiska intressen.

5.5. Förvaltning av bankkontona ”GF01”

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare är befogad att förvalta de bankkonton som används för att verkställa utbetalningar och uppbära inkomster. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare är ansvarig för att skydda de medel som deponerats på dessa konton.

Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare måste minst en gång per månad kontrollera att de belopp som lagts in i redovisningssystemet motsvarar beloppen på dessa konton. Den ömsesidiga försäkringsmekanismens räkenskapsförare måste undersöka och vid behov korrigera eventuella konstaterade avvikelser.

(1) Europaparlamentets och rådets beslut nr 1982/2006/EG av den 18 december 2006 om Europeiska gemenskapens sjunde ramprogram för verksamhet inom området forskning, teknisk utveckling och demonstration (2007–2013) (EUT L 412, 30.12.2006, s. 1).

(2) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1291/2013 av den 11 december 2013 om inrättande av Horisont 2020 – ramprogrammet för forskning och innovation (2014–2020) och om upphävande av beslut nr 1982/2006/EG (EUT L 347, 20.12.2013, s. 104).

(3) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/695 av den 28 april 2021 om inrättande av Horisont Europa – ramprogrammet för forskning och innovation, och om dess regler för deltagande och spridning samt om upphävande av förordningarna (EU) nr 1290/2013 och (EU) nr 1291/2013 (EUT L 170, 12.5.2021, s. 1).

(4) Rådets förordning (Euratom) 2021/765 av den 10 maj 2021 om inrättande av Europeiska atomenergigemenskapens forsknings- och utbildningsprogram för perioden 2021–2025 som kompletterar Horisont Europa – ramprogrammet för forskning och innovation samt om upphävande av förordning (Euratom) 2018/1563 (EUT L167I, 12.5.2021, s. 81).

(5) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU samt om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 EUT L 193, 30.7.2018, s. 1.

(6) Med undantag för bidrag från EUSPA (f.d. GSA) , EIT, gemensamma företag.

(7) Commission Decision C(2018) 5120 final of 3 augusti 2018 on the Internal Rules on the implementation of the general budget of the European Union (European Commission section) for the attention of the Commission departments, Annex 15 - Charter of financial actors, part 3 - Charter of tasks and responsibilities of the Commission’s accounting officer (inte översatt till svenska).

(8) Det förutsätts att förvaltningen av den ömsesidiga försäkringsmekanismens tillgångar innebär investeringsrisker för unionens budget, vilket medför att avkastningen på investeringarna kan bli negativa eller positiva beroende på de framtida marknadsförhållandena och marknadens framtida utveckling.

(9) Med undantag för programmet HE MSCA.

(10) Alla hänvisningar till en betalningsorder i denna bilaga inbegriper automatiskt också den eller de begäranden om betalning som är kopplade till den.

(11) Gemensamma företag och andra finansieringsorgan ser till att betalningsordern verkställs av deras egen räkenskapsförare.

(12) GSA, EIT, de gemensamma företagen och andra relevanta finansieringsorgan överför bidragen till den ömsesidiga försäkringsmekanismen direkt till redovisningssystemet ”GF01”.

(13) ABAC (Accrual Based Accounting) är akronymen för Europeiska kommissionens digitala redovisningssystem.

(14) SAP är redovisningsmodulen i ABAC.

(15) Åtgärdens varaktighet fastställs i bidragsöverenskommelsen.

(16) I enlighet med vad som anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2015/848 av den 20 maj 2015 om insolvensförfaranden (EUT L 141, 5.6.2015, s. 19).

(17) I fråga om samordnaren täcker det den del av finansieringen som mottagits för dess egna kostnader, inte icke-fördelad förfinansiering/mellanliggande betalningar till konsortiets medlemmar.

(18) Gäller åtgärder inom Horisont 2020 och Horisont Europa om tillämpligt enligt bidragsöverenskommelsen.

(19) Bestämmelser avseende interna förfaranden för indrivning av belopp som härrör från direkt förvaltning och inkassering av böter, enhetsbelopp och viten enligt fördragen (beslut C(2018)/5119) final av den 3 augusti 2018).

(20) Commission Decision C(2018) 5119 final of 3 August 2018 on the internal procedure provisions for the recovery of amounts receivable arising from direct management and the recovery of fines, lump sums and penalty payments under the Treaties (inte översatt till svenska)