Rapport

om årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen (Turin) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998, samt stiftelsens svar

(1999/C 372/06)

INNEHÅLLSFÖRTECKING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i enlighet med artikel 11.4 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för det budgetår som avslutades den 31 december 1998. I enlighet med artikel 11.1 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Bidrag utanför budgeten - Phare, Tacis och Meda

5. Stiftelsen förvaltar Phare- och Tacis-medel för programmet Tempus som kommissionen ställt till förfogande. Motsvarande belopp (cirka 395 miljoner ecu 1998) har inte tagits upp i stiftelsens budget, utan i en separat bokföring (se den särskilda årsrapporten för 1997(3)). För övrigt förekommer saldot (35,8 miljoner ecu den 31 december 1998) för ett trettiotal bankkonton som stiftelsen förfogar över för förvaltning av sina program inte i stiftelsens årsredovisning. Efter överläggningar med revisionsrätten och kommissionen gick stiftelsen med på att redovisa dessa uppgifter i en bilaga till sin budget från och med år 1999.

6. Stiftelsen har inte offentliggjort sin budget och tjänsteförteckning i Europeiska gemenskapernas officiella tidning såsom den skulle ha gjort enligt artikel 13 i stiftelsens budgetförordning.

7. Stiftelsens stadgar ändrades i juli 1998 i syfte att omfatta programmet Meda (åtgärder för Medelhavsområdet).

Allmänna räkenskaper (SI X) och budgeträkenskaper (SI 2)

8. Införandet av budgetsystemet SI 2 har inneburit en allmän förbättring av förfarandena vid intern kontroll.

9. Vid utvärderingen av systemet SI 2 konstaterades att detta system införts innan samtliga tester ("program and system testing and data validation") hade slutförts. Det har följaktligen funnits åtskilliga problem att lösa under året och dataavdelningen har varit tvungen att genomföra ett flertal åtgärder och manuella justeringar i programmen och databasen.

10. Vidare skall ett avtal, "service level agreement" med kommissionen undertecknas för att fastställa vilken ansvarsfördelning som råder mellan de olika parterna samt ansvarets omfattning.

11. Systemet SI 2 kommer från och med budgetåret 2000 att omfatta även de allmänna räkenskaperna.

Överförda anslag

12. De anslag som överfördes från 1998 till 1999 uppgick till 3,5 miljoner ecu, dvs. 23 % av stiftelsens budget. De återfinns huvudsakligen under avdelning III, där de uppgår till 2,6 miljoner ecu. De flesta överföringar gäller nationella övervakningsorgan och yrkesutbildning.

13. Ett stort antal överföringar hänför sig till 28 avtal (totalt värde: 0,8 miljoner ecu) som trädde i kraft eller undertecknades i november och december 1998. Med tanke på att sammanlagt 67 kontrakt om tjänster som finansierats till ett totalt värde av 1,6 miljoner ecu ur stiftelsens budget undertecknades under 1998 tyder detta förhållande på en viss obalans i organiserandet och planeringen av stiftelsens verksamhet.

14. En fördjupad kontroll av de anslag som överfördes från 1998 till 1999 och som avser åtagandena på budgetposten "nationella kontaktpunkter" visar att sju åtaganden som sammanlagt uppgår till 0,22 miljoner ecu, dvs. 48,7 % av överföringarna från denna post endast rör utgifter för budgetåret 1999. Samma slutsats kan dras av ett ytterligare stickprov av fyra överföringar som sammanlagt uppgår till 0,06 miljoner ecu och hänför sig till andra poster i avdelning III i stiftelsens budget. Ettårighetsprincipen för budgeten har således inte respekterats, vilket är i strid med stiftelsens regler. Alla belopp som felaktigt överförts borde ha förfallit den 31 december 1998.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 7 oktober 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 131, 23.5.1990, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har de detaljerade räkenskaperna för stiftelsens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 upprättats den 31 mars 1999 och därefter överlämnats till stiftelsens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 6 april 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) EGT C 406, 28.12.1998, s. 38.

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1998 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1998 och 1997

>Plats för tabell>

Stiftelsens svar

Bidrag utanför budgeten till Phare, Tacis, Tempus och Meda

Härmed bekräftas att stiftelsen efter överläggningar med revisionsrätten och kommissionen nu, i en bilaga till budgeten, redovisar medel som erhållits genom överenskommelser med kommissionen. Detta ökar öppenheten och medger en fullständig överblick över de likvida medel som förvaltas av stiftelsen.

Stiftelsen har publicerat budgeten för 1998 i dess helhet på Internet och har dessutom i Europeiska gemenskapernas officiella tidning offentliggjort meddelandet om att hela budgeten föreligger på Internet. Kommissionen och Europaparlamentet ställer sig bakom denna åtgärd, eftersom detta ger bibehållen eller till och med bredare publicitet, samtidigt som gemenskapens alla medborgare ges lika tillgång till budgeten, ett mål som tydligt uttrycks i artikel 13 i budgetförordningen. Detta har också inneburit en betydande kostnadsbesparing för stiftelsen, vilket är mycket viktigt med tanke på de ökande budgetrestriktionerna.

Allmänna räkenskaper (SI X) och budgeträkenskaper (SI 2)

Vi instämmer med revisionsrätten om att SI 2 totalt sett har förbättrat stiftelsens budgetbokföring och -kontroll. Det är också korrekt att det tidigare, Excelbaserade systemet, behölls fram till årets slut. Revisionsrätten nämner själv de olika brister i SI 2-systemet som vid den tidpunkten fortfarande kvarstod. Den erfarenhet som vunnits i slutet av året parad med utvecklingsexperternas fortsatta insatser kommer i år att leda till bättre resultat och förhindra manuella ingripanden av det slag som revisionsrätten nämner. Goda framsteg har alltså gjorts och kommer att göras.

Ett avtal, "service level agreement" med GD XIX (systemleverantören) har utarbetats och förhandlats. Vi räknar med att det snart kommer att undertecknas, inte endast med stiftelsen utan även med andra gemenskapsinrättningar som deltar i SI 2 Common Support Service.

Vi gör vårt yttersta för att SI 2 skall omfatta även de allmänna räkenskaperna och för att det skall vara i drift i januari 2000, trots den korta tid som återstår.

Överföringar

Revisionsrättens kommentarer om ettårighetsprincipen för budgeten är välförståeliga. Det finns många förklaringar till att det är svårt att respektera denna princip (sent godkännande av budgeten - inte förrän i mars i år - invecklade förfaranden, långvariga upphandlingscykler), men stiftelsen står fast vid att ettårighetsprincipen för budgeten skall respekteras. I alla händelser kommer planeringen och genomförandeprocessen att optimeras för att ett färre antal aktiviteter skall inledas sent på året. Det bör noteras att principen gäller verksamheten i stiftelsens kärnbudget, medan perspektivet för många aktiviteter som utförs enligt "överenskommelser" är flerårigt, vilket stämmer bättre med stiftelsens verksamhet.