Rapport

om årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning (Thessaloniki) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998, samt centrumets svar

(1999/C 372/05)

INNEHÅLLSFÖRTECKING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet, i enlighet med artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 337/75(1), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1946/93(2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för det budgetår som avslutades den 31 december 1998. I enlighet med artikel 18.1 i rådets förordning (EEG) nr 1416/76(3), ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1948/93(4), har budgeten genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt artiklarna 65, 67 och 68 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93(6), vilken ändrar rådets förordning (EEG) nr 1416/76(7). Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Allmän bokföring och budgeträkenskaper

5. För närvarande använder centrumet ett gammalt och komplicerat system för utarbetandet av budgeten och balansräkningen. Trots centrumets ansträngningar är systemet Fibus (ett system som anpassats efter centrumets behov) ännu inte färdigutvecklat och infört. Förutom att genomförandet försenats och att ingen validering gjorts lider systemet av en brist på dokumentation och behärskas bara av den person som har utarbetat det. De belopp som har lagts ner på utvecklandet av systemet under de två senaste åren uppgår till ungefär 0,2 miljoner ecu.

Förskott

6. Centrumet fortsätter att effektuera betalningar (speciellt för avdelning I) över förskottskontot (6 miljoner ecu). Det vore önskvärt att minska användningen av förskott.

Byggnad

7. Enligt de senaste upplysningarna från centrumet kommer äganderätten till marken där huvudkontoret är beläget att gratis överlämnas till centrumet av den grekiska regeringen så snart byggnaden färdigställts.

Betalningskrav

8. Centrumet borde i framtiden utfärda alla betalningskrav för utestående fordringar så snart skulden kan infordras.

Personal

9. Fastställandet av personalens ekonomiska rättigheter sker inte systematiskt genom ad hoc-beslut av tillsättningsmyndigheten.

10. På grund av att administrationen dessutom inte systematiskt har utfört en förnyad granskning av redan erhållna rättigheter konstaterar revisionsrätten att

a) personakterna inte alltid innehåller viss information som är nödvändig för att beräkna rättigheterna,

b) vissa ersättningar kan utbetalas sedan tiden för beviljande gått ut eller utan verifikationer.

Moms

11. Ansökningarna om återbetalning av moms för år 1998 hade inte gjorts i ordning vid tiden för granskningen (maj 1999).

Avtal

12. Vad gäller anbudsinfordran och förvaltning av avtal är en omorganisation nödvändig. Vissa anbudsinfordringar har skett med försening.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 11 november 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 39, 13.2.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 11.

(3) EGT L 164, 24.6.1976, s. 1.

(4) EGT L 181, 23.7.1993, s. 15.

(5) Som föreskrivs i artikel 1 i rådets förordning (EEG) nr 1948/93, som ändrar rådets förordning (EEG) nr 1416/76, har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 upprättats den 29 mars 1999 och därefter överlämnats till kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 30 mars 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns de tabeller som bifogats denna rapport.

(6) EGT L 181, 23.7.1993, s. 15.

(7) EGT L 164, 24.6.1976, s. 1.

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1998 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning per den 31 december 1998 och 1997

>Plats för tabell>

CEDEFOP:s SVAR

Cedefop anser att denna preliminära rapport till sin allmänna karaktär är positiv och önskar framföra sitt tack till revisionsrätten.

Revisionsrättens iakttagelser är av en sådan art att Cedefops styrelse kan svara direkt. Styrelsen följer strukturen i revisionsrättens iakttagelser och slutsatser. De kommenterade punkterna har samma numrering som i revisionsrättens rapport.

Allmän bokföring och budgeträkenskaper

5. Cedefop har sedan förra året lagt ner avsevärt större möda på att slutföra detta projekt. Alla nödvändiga resurser, även vad gäller berörd personal, har använts för att utveckla och införa detta nya system på försök till utgången av 1999. Den slutliga testfasen pågår för närvarande. Det nya systemet torde användas parallellt med det aktuella systemet under första halvåret 2000. Från och med sommaren 2000 blir således Fibus det enda system som används och det i sin helhet. Under hela denna procedur sker samarbete med kommissionens behöriga tjänsteavdelningar (i synnerhet avdelningen för ekonomistyrning).

Förskott

6. Cedefop har redan vidtagit de åtgärder som krävs för att minska antalet betalningar som effektueras över förskottskontot. Sedan februari 1999 betalas löner ut av bokföringsavdelningen, vilket har minskat volymen av de transaktioner som utförs via förskottskontot med nästan hälften.

Betalningskrav

8. Cedefop har noterat revisionsrättens iakttagelser och har redan vidtagit lämpliga åtgärder härvidlag. Excelfiler kommer hädanefter att upprättas för alla sådana fall ända tills Fibus kommer att sköta även denna uppgift och vara i full drift.

Personal

9. För att garantera att revisionsrättens rekommendation följs systematiskt har direktören beslutat att administrationen hädanefter skall ha i uppgift att utarbeta filer för fastställande av personalens ekonomiska rättigheter vilka senare kommer att under administrationschefens ansvar lämnas till tillsättningsmyndigheten (direktören) för underskrift. De kommer att föras in i en särskild avdelning i personakten för att förbättra tillgängligheten och öppenheten.

10. Den information och de underlag som revisionsrätten nämner står faktiskt till administrationens förfogande, vilket garanterar en mer regelbunden uppföljning och uppdatering. Personalförvaltningen kommer att aktualiseras oftare genom en kontroll av att uppgifterna om varje personalmedlem är riktiga. Såsom angivits ovan kommer de individuella rättigheterna (däribland ekonomiska) att vara föremål för formella beslut som kommer att granskas årligen.

Moms

11. Flertalet ansökningar om återbetalning av moms för 1998 (± 90 % av totalsumman) lämnades in under juni månad 1999. På grund av särskilda förfaranden kvarstår en liten försening vad gäller Belgien, Nederländerna och Spanien, men den kommer att hämtas in under sommaren 1999.

Avtal

12. Cedefop är medveten om detta behov av förändring och i slutet av 1998 rekryterades en specialist på momsfrågor med en lång karriär inom gemenskapen på detta område. Omorganisationens första mål var att inom administrationen skapa en enhet för förvaltning av avtal. Ett effektivt elektroniskt system är under utveckling, bland annat för att förbättra förvaltningen och uppföljningen av undersökningskontrakt, och införlivandet av detta system med Fibus har för närvarande kommit långt.

Sedan den nya enheten för förvaltning av avtal bildades (början av 1999) har Cedefop givit företräde åt alla anbudsinfordringar som rör användningen av enbart den nya byggnaden från och med september 1999 (varav två gällde utrustning - audiovisuell konferensutrustning och säkerhetssystem -, två om långtidstjänster - städning och säkerhet - och en om genomförande av flyttningen). Det har gjorts för att eliminera den försening som revisionsrätten påpekat. Andra som rör ett nytt utnyttjande av marknaden för tjänster som tillhandahålls kontinuerligt sedan Cedefop inrättades i Thessaloniki (bank, resebyrå, kurirpost osv.) kommer att offentliggöras under de kommande månaderna.

Slutligen kommer denna nya enhet att undan för undan få det administrativa ansvaret för övervakning och bibehållandet av en konsekvent metod för genomförande av alla avtal för funktion och tjänster av horisontell art, däribland dokumentation, publikationer, data osv. och den kommer således att täcka hela denna sida av transaktionerna.