Beslut av den 21 mars 1997 om allmänhetens tillgång till Europeiska miljöbyråns handlingar (97/C 282/04)

Bakgrund

1. Enligt rådets förordning (EEG) nr 1210/90 av den 7 maj 1990 om inrättande av Europeiska miljöbyrån och Europeiska nätverket för miljöinformation och miljöövervakning (1) är en av byråns uppgifter att "se till att allmänheten blir ordentligt informerad om miljösituationen" (artikel 1.2). I linje med denna allmänna uppgift skall byrån säkerställa "en bred spridning av tillförlitlig miljöinformation" (artikel 2 vi).

2. Fri tillgång till den miljöinformation som medlemsstaternas offentliga myndigheter förfogar över förbättrar skyddet av miljön, och därför har tillgången till handlingar som innehas av medlemsstaterna säkerställts genom rådets direktiv 90/313/EEG av den 7 juni 1990 om fri tillgång till information om miljön (2).

3. Den 6 december 1993 godkände Europeiska gemenskapernas råd och Europeiska gemenskapernas kommission en uppförandekodex för allmänhetens tillgång till kommissionens och rådets handlingar (3). Kort därefter satte båda institutionerna denna uppförandekodex i verket genom att anta beslut om allmänhetens tillgång till deras respektive handlingar (4).

4. Miljöbyrån har hittills tillämpat kommissionens beslut genom analogi. Eftersom byrån har fått status av juridisk person och rättsligt oberoende är den emellertid inte bunden av de ovannämnda besluten utan måste anta egna regler för allmänhetens tillgång till Europeiska miljöbyråns handlingar.

Det förefaller ytterst lämpligt att dessa regler ligger nära dem som antagits av rådet och kommissionen. I enlighet med principen om rättsligt oberoende innehåller beslutet ingen hänvisning till den ovannämnda uppförandekodexen utan skall tillämpas på oberoende grund.

5. När det gäller beslutets innehåll bör utgångspunkten vara att miljöbyrån är fast besluten att bevilja tillgång till befintliga handlingar i största möjliga utsträckning. Detta bör också framgå med all önskvärd tydlighet. Syftet med beslutet är att fastställa regler som gör det möjligt för allmänheten att ansöka om tillgängliga handlingar utan att behöva uppge skäl för ansökan. Det måste tydligt framgå att de ansökande har rätt att erhålla eller studera endast befintliga handlingar - miljöbyrån skall inte ha någon skyldighet att utföra undersökande arbete eller att utarbeta nya handlingar på allmänhetens begäran.

6. Tillgången till handlingar (oavsett format) kommer normalt att begränsas till handlingar som kommer från miljöbyrån. När ansökan rör en handling med annat ursprung bör den ansökande uppmanas att vända sig till den myndighet varifrån handlingen i fråga kommer.

7. Studium av miljöbyråhandlingar i dess lokaler skall normalt vara gratis, medan byrån bör ha möjlighet att ta ut en lägre avgift för kopiering av handlingar bestående av fler än 30 sidor.

8. Tillgång till miljöbyråhandlingar bör vägras under vissa förutsättningar, särskilt om detta föranleds av det allmänna samhällsintresset, skyddet för den enskilde och privatlivet eller skyddet av företagshemligheter. Av enhetlighetsskäl var det nödvändigt att för dessa undantag (artikel 5) använda ordagrant samma formuleringar som i den uppförandekodex som antagits av rådet och kommissionen.

9. Det förfarande som inrätts genom detta beslut innebär följande:

- Samtliga ansökningar skall ställas till verkställande direktörens kontor. De skall behandlas på verkställande direktörens ansvar.

- Om miljöbyrån avser att vägra tillgång till en handling skall den ansökande skriftligen underrättas om skälen till detta. Ett beslut om att vägra tillgång kan överklagas hos styrelsens ordförande. Detta förväntas ske endast i ytterst sällsynta undantagsfall.

- Om styrelsens ordförande beslutar att avslå ett överklagande skall skälen till detta redovisas i beslutet, där den ansökande också skall underrättas om möjligheten att hänskjuta ärendet till ombudsmannen enligt artikel 138 e i EU-fördraget.

10. Europeiska miljöbyråns styrelse har fattat detta beslut, och bör ompröva det efter två år. Beslutet skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning (del C - Meddelanden och upplysningar) och göras tillgängligt för allmänheten.

Beslutstext

I. Allmänheten skall ha största möjliga tillgång till miljöbyråhandlingar enligt de villkor som slås fast i detta beslut.

Med "miljöbyråhandling" avses varje befintlig skriven text, oavsett format, som innehåller befintliga data och kommer från Europeiska miljöbyrån. Detta beslut är inte tillämpligt på handlingar som redan offentliggjorts.

II. Ansökan om tillgång till en miljöbyråhandling skall göras skriftligen och ställas till byråns verkställande direktör (5). Den ansökande behöver inte uppge skäl för ansökan.

Ansökan skall vara tillräckligt preciserad och skall innehålla information som gör det möjligt att identifiera den handling som avses. Vid behov skall den ansökande kontaktas för ytterligare information.

III. Den ansökande skall få tillgång till miljöbyråhandlingar antingen genom att studera dem i byråns lokaler eller genom att få sig kopior tillsända på egen bekostnad. För kopierade handlingar som omfattar fler än 30 sidor får byrån ta ut en avgift på 10 ecu plus 0,036 ecu per sida. Avgifter för information i andra format skall fastställas för varje enskilt fall, men får inte överstiga skälig nivå.

Handlingarna skall tillhandahållas på något av de språk som finns att tillgå, varvid hänsyn skall tas till den ansökandes önskemål.

Den som fått tillgång till en miljöbyråhandling får inte vare sig sälja den eller sprida den i vinstsyfte med mindre än att detta godkänts i förväg. Offentliggjorda handlingar får mångfaldigas under förutsättning att källan anges.

IV. Ansökningar skall behandlas utan dröjsmål och på verkställande direktörens ansvar.

Den ansökande skall inom en månad skriftligen underrättas om huruvida ansökan beviljats eller miljöbyrån avser att vägra tillgång. I det senare fallet skall den ansökande underrättas om skälen till denna avsikt. Den ansökande skall likaså underrättas om möjligheten att inom en månad hänskjuta ärendet till styrelsens ordförande för prövning av avsikten att vägra tillgång; underlåtenhet att utnyttja denna möjlighet skall räknas som att den ansökande har dragit tillbaka sin ansökan.

Underlåtenhet att besvara en ansökan inom en månad efter det att den givits in skall räknas som avslag. I sådana fall kan den ansökande inom en månad hänskjuta ärendet till styrelsens ordförande; underlåtenhet att göra detta skall räknas som att den ansökande har dragit tillbaka sin ansökan.

Beslut avseende ansökan om omprövning skall fattas utan dröjsmål och senast två månader efter det att ansökan givits in. Om ansökan avslås skall det av beslutet framgå vilken grund avslaget bygger på. Samtidigt skall den ansökande underrättas om möjligheten att hänskjuta ärendet till ombudsmannen i enlighet med bestämmelserna i artikel 138 e i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

V. Tillgång till en miljöbyråhandling skall inte beviljas om dess röjande kan skada

- skyddet för det allmänna samhällsintresset (allmän säkerhet, internationella förbindelser, monetär stabilitet, rättsliga förfaranden, inspektioner och undersökningar),

- skyddet för den enskilde och privatlivet,

- skyddet för företagshemligheter,

- skyddet av gemenskapens finansiella intressen,

- skyddet för den förtrolighet som begärts av en fysisk eller juridisk person som tillhandahållit information som ingår i handlingen eller den förtrolighet som krävs enligt lagstiftningen i en medlemsstat som tillhandahållit sådan information.

Tillgång till en miljöbyråhandling kan vägras i syfte att undvika att sekretessbelagd information om byråns överläggningar röjs.

VI. Detta beslut skall omprövas när det har varit i kraft i två år. Inför denna omprövning skall verkställande direktören i god tid lämna en rapport till styrelsen om genomförandet av beslutet.

VII. Detta beslut träder i kraft den 1 juni 1997. Det skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och göras tillgängligt för allmänheten.

(1) EGT L 120, 11.5.1990, s. 1.

(2) EGT L 158, 23.6.1990, s. 56.

(3) EGT L 340, 31.12.1993, s. 41.

(4) Rådets beslut av den 20.12.1993 om allmänhetens tillgång till rådets handlingar (EGT L 340, 31.12.1993, s. 43); Kommissionens beslut av den 8.2.1994 om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar (EGT L 46, 18.2.1994, s. 58), ändrat genom beslut av den 19.9.1996 (EGT L 247, 28.9.1996, s. 45).

(5) Europeiska miljöbyrån, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Köpenhamn, fax: (+45) 33 36 71 99.