TILLÄGG

STRUKTUR FÖR DET GEMENSAMMA ÖVERLÄMNINGSDOKUMENTET

Ändringslogg för dokumentet

Version Utfärdandedatum Ändrade punkter Ändringar

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. REFERENSDOKUMENT OCH TILLÄMPLIGA DOKUMENT 51

1.1 Referensdokument 51

1.2 Tillämpliga dokument 51

2. TERMINOLOGI 51

2.1 Förkortningar och akronymer 51

3. INLEDNING 51

3.1 Dokumentets syfte 51

3.2 Målgrupper 51

4. ANTAGANDEN OCH RISKER 52

4.1 Antaganden och förutsättningar 52

4.2 Risker 52

5. TILLVÄGAGÅNGSSÄTT FÖR ÖVERLÄMNANDE OCH ÖVERTAGANDE 52

5.1 Inledande möte 52

5.2 Samordningsmöten 52

5.3 Överlämnandeplan 52

5.4 Inledande överlämning av tillgångar 53

5.4.1 Applikationer 53

5.4.2 Dokumentation 53

5.4.3 Förfaranden 53

5.4.4 Eftersläpning (ändringsbegäranden, serviceärenden, problem osv.) 53

6. AVSLUTANDE ÖVERLÄMNING AV TILLGÅNGAR 53

6.1 Applikationer 53

6.2 Dokumentation 53

6.3 Förfaranden 53

6.4 Eftersläpning (ändringsbegäranden, serviceärenden, problem osv.) 53

7. KUNSKAPSÖVERFÖRING 53

8. KONTAKTUPPGIFTER FÖR ÖVERLÄMNANDET 53

9. KONTAKTUPPGIFTER FÖR ÖVERTAGANDET 53

10. INFRASTRUKTURBEHOV HOS EU-LISA 53

10.1 Applikationer 53

10.2 Hårdvaru-/systemkrav 54

10.3 Cots (färdigköpt allmänt tillgänglig produkt) 54

11. SÄKERHETSKRAV 54

12. SCHEMA FÖR WORKSHOPPAR 54

12.1 Allmän workshop om alla tjänster 54

12.2 Workshoppar om hjälpcentralen och verksamheten 54

12.3 Workshoppar om installation och testning 54

12.3.1 Installationer 54

12.3.2 Testning 55

12.3.3 Workshoppar om andra ämnen 55

12.3.4 Workshoppar om skuggning samt frågestunder 55

13. KRITERIER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK ÖVERLÄMNANDEPROCESS OCH ETT FRAMGÅNGSRIKT SLUTFÖRANDE AV DEN PROCESSEN 55

14. SKUGGNINGSPERIOD, ÖVERFÖRING AV ANSVAR SAMT EFTERBEHANDLINGSPERIOD 55

15. PLANERING 55

15.1 Högnivåplanering 55

15.2 Detaljerad planering 55

16. TESTPLAN FÖR ÖVERTAGANDET 55

17. ÖVERLÄMNINGSMATERIAL 56

18. BESTÄMMELSER OM IMMATERIELLA RÄTTIGHETER OCH NYTTJANDERÄTTER 56

Tabellöversikt (valfritt)

Tabell 1: Referensdokument

Tabell 2: Tillämpliga dokument

Tabell 3: Förkortningar och akronymer

Observera att texten i följande dokumentavsnitt endast angivits som förtydligande exempel. Arbetsgrupperna vid den enhet som förvaltar e-Codex-systemet respektive eu-Lisa får anpassa strukturen om det behövs för att de ska kunna utföra sin verksamhet, förutsatt att dokumentet innehåller detaljerad information om de aspekter som finns förtecknade i avsnitt 3 i bilagan.

1. REFERENSDOKUMENT OCH TILLÄMPLIGA DOKUMENT

1.1 Referensdokument

ID Titel Referens Version

Tabell 1: Referensdokument

1.2 Tillämpliga dokument

ID Titel Referens Version

Tabell 2: Tillämpliga dokument

2. TERMINOLOGI

2.1 Förkortningar och akronymer

Förkortning eller akronym Betydelse

Tabell 3: Förkortningar och akronymer

3. INLEDNING

3.1 Dokumentets syfte

[Syftet med detta dokument är att beskriva det tillvägagångssätt som ska tillämpas vid överlämnande- och övertagandeprocessen för e-Codex-systemet. Överlämnande- och övertagandeprocessen omfattar överföringen av alla handlingar, applikationspaket och kunskaper från den enhet som förvaltar e-Codex-systemet till eu-Lisa.]

3.2 Målgrupper

[Förteckning över målgrupper ska införas i detta avsnitt.]

4. ANTAGANDEN OCH RISKER

4.1 Antaganden och förutsättningar

[Antaganden och förutsättningar som identifierats av både den enhet som förvaltar e-Codex-systemet och eu-Lisa ska anges tydligt och förtecknas i detta avsnitt.]

4.2 Risker

[Den enhet som förvaltar e-Codex-systemet samt eu-Lisa ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att överlämnande- och övertagandeprocessen ska kunna slutföras och för att alla risker ska reduceras. Eventuella risker som inte kan reduceras och som påverkar resultatet av överlämnande- och övertagandeprocessen ska hänvisas till kommissionen så tidigt som möjligt.]

Risk Riskägare Riskreducering

5. TILLVÄGAGÅNGSSÄTT FÖR ÖVERLÄMNANDE OCH ÖVERTAGANDE

[Målet med överlämnandet är följande:

— Att fysiskt överlämna allt nödvändigt material (programvarupaket, dokumentation, serviceärenden osv.).

— Att överföra kunskap om applikationen genom utbildningstillfällen och skuggning.

— Att överföra kunskap om verksamheten genom utbildningstillfällen och skuggning.

— Att överföra ansvaret för alla tjänster från den enhet som förvaltar e-Codex-systemet till eu-Lisa.

När det gäller övertagandeverksamheten är målet att genomföra en överföring och ett tillägnande av kunskap med följande medel:

— Deltagande i kunskapsöverförings-, support- och utbildningstillfällen som anordnas av den enhet som förvaltar e-Codex-systemet.

— Analys och bedömning av status och användbarhet avseende den övertagna informationen. Om någon information anses behöva förbättras ska detta hänvisas till kommissionen.

— Anordning, övervakning och finslipning av den parallella körningen (testkörningen) av projektet, om tillämpligt.

— Deltagande vid särskilda tekniska möten med den enhet som förvaltar e-Codex-systemet.

— Förberedelse, integrering och uppladdning av uppgifterna i eu-Lisas verktyg.]

5.1 Inledande möte

[Alla överlämnande- och övertagandeverksamheter inleds med ett inledande möte med alla berörda parter. På detta möte presenteras roller och ansvarsområden samt högnivåplanering.]

5.2 Samordningsmöten

[Regelbundna samordningsmöten (varannan vecka) ska anordnas med alla berörda parter för att följa upp statusen för överlämnande- och övertagandeverksamheten samt göra det möjligt för den enhet som förvaltar e-Codex-systemet och eu-Lisa att samordna sin verksamhet.]

5.3 Överlämnandeplan

[All överlämnandeverksamhet beskrivs i överlämnandeplanen, dvs. detta dokument.]

5.4 Inledande överlämning av tillgångar

[En inledande överlämning av allt material planeras i början av överlämnande- och övertagandeprocessen. Detta ska omfatta åtminstone den senaste versionen av applikationspaketen (inbegripet dokumentation), en uppdaterad förteckning över programvara och dokumentation samt ett utdrag ur databasen för serviceärenden (eller annat format).]

5.4.1 Applikationer

[Förteckning över tillgångar som ska levereras infogas här.]

5.4.2 Dokumentation

[Förteckning över tillgångar som ska levereras infogas här.]

5.4.3 Förfaranden

[Förteckning över tillgångar som ska levereras infogas här.]

5.4.4 Eftersläpning (ändringsbegäranden, serviceärenden, problem osv.)

[Förteckning över tillgångar som ska levereras infogas här.]

6. AVSLUTANDE ÖVERLÄMNING AV TILLGÅNGAR

[Vid överföringen av ansvar ska den enhet som förvaltar e-Codex-systemet tillhandahålla en slutlig (aktuell) version av alla tillgångar som ändrats under överlämnande- och övertagandeperioden samt ett nytt utdrag ur databasen för serviceärenden (eller annat format).]

6.1 Applikationer

[Förteckning över tillgångar som ska levereras infogas här.]

6.2 Dokumentation

[Förteckning över tillgångar som ska levereras infogas här.]

6.3 Förfaranden

[Förteckning över tillgångar som ska levereras infogas här.]

6.4 Eftersläpning (ändringsbegäranden, serviceärenden, problem osv.)

[Förteckning över tillgångar som ska levereras infogas här.]

7. KUNSKAPSÖVERFÖRING

[Kunskapsöverföringen från den enhet som förvaltar e-Codex-systemet sker via flera workshoppar och skuggningstillfällen som äger rum under överlämnande- och övertagandeperioden. Detta tillvägagångssätt i kombination med support under efterbehandlingsperioden ska säkerställa en fullständig överföring av all kunskap om verksamheten.

Alla workshoppar ska bygga på särskilda presentationer eller dokument, antingen från tidigare utbildningar eller särskilt framtagna av den enhet som förvaltar e-Codex-systemet. Presentationerna ska skickas till eu-Lisa en vecka före varje workshop.]

8. KONTAKTUPPGIFTER FÖR ÖVERLÄMNANDET

[Ange kontaktuppgifter här.]

9. KONTAKTUPPGIFTER FÖR ÖVERTAGANDET

[Ange kontaktuppgifter här.]

10. INFRASTRUKTURBEHOV HOS EU-LISA

10.1 Applikationer

10.2 Hårdvaru-/systemkrav

10.3 Cots (färdigköpt allmänt tillgänglig produkt)

11. SÄKERHETSKRAV

[I detta avsnitt ska de åtgärder som behöver vidtas av eu-Lisa beskrivas, med avseende på följande aspekter:

— Övergripande säkerhetshantering på projektnivå.

— Säkerhetshantering på systemnivå innefattande säkerhetsåtgärder som omfattar hela e-Codex-systemet och alla dess komponenter, inbegripet infrastrukturen.

— Säkerhetshantering på applikationsnivå innefattande de applikationer som omfattas av eu-Lisas verksamhet.

— Säkerhetshantering på nätverksnivå.

— Förfaranden för användaradministration samt för hantering, uppdatering och underhåll av förteckningar över auktoriserade användare, inloggningsuppgifter, åtkomsträttigheter och auktoriseringar.

Dessutom ska eu-Lisa på begäran kunna tillhandahålla följande handlingar:

— Säkerhetspolicy.

— Säkerhetsplan.

— Säkerhetsåtgärder för användaradministrationen.

— Plan för driftskontinuitet, inbegripet krav för katastrofplanering.]

12. SCHEMA FÖR WORKSHOPPAR

12.1 Allmän workshop om alla tjänster

[Datum Ange datum Varaktighet Ange varaktighet Plats Ange plats Målgrupp Alla Innehåll Introduktion och funktionell översikt över alla applikationer och tjänster i e-Codex-systemet.]

12.2 Workshoppar om hjälpcentralen och verksamheten

[Datum Ange datum Varaktighet Ange varaktighet Plats Ange plats Målgrupp Hjälpcentralens personal Innehåll Support, incidenthantering, rapportering, meddelanden, säkerhetshantering osv.]

12.3 Workshoppar om installation och testning

12.3.1 Installationer

[Datum Ange datum Varaktighet Ange varaktighet Plats Ange plats Målgrupp Tekniska arbetsgruppen Innehåll Installation av versioner och programfixar]

12.3.2 Testning

[Datum Ange datum Varaktighet Ange varaktighet Plats Ange plats Målgrupp Testningsgruppen Innehåll Testning av alla applikationer]

12.3.3 Workshoppar om andra ämnen

[Datum Ange datum Varaktighet Ange varaktighet Plats Ange plats Målgrupp Beroende på ämne Innehåll Alla övriga frågor]

12.3.4 Workshoppar om skuggning samt frågestunder

[Datum Ange datum Varaktighet Ange varaktighet Plats Ange plats Målgrupp Beroende på ämne Innehåll Beroende på ämne]

13. KRITERIER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK ÖVERLÄMNANDEPROCESS OCH ETT FRAMGÅNGSRIKT SLUTFÖRANDE AV DEN PROCESSEN

[Ska förtecknas i enlighet med de kriterier som anges i kapitlen 5 och 6 i bilagan och i den genomförandeakt som avses i artikel 6.1 b i förordning (EU) 2022/850 (2).]

14. SKUGGNINGSPERIOD, ÖVERFÖRING AV ANSVAR SAMT EFTERBEHANDLINGSPERIOD

15. PLANERING

15.1 Högnivåplanering

[Kan vara ett diagram med viktiga hållpunkter.]

15.2 Detaljerad planering

[I form av en mpp-fil.]

16. TESTPLAN FÖR ÖVERTAGANDET

[Testprocessen för övertagandet ska omfatta utförandet av testfall som tagits fram för att visa att eu-Lisa har tillägnat sig kunskap om verksamheten och att eu-Lisa är redo att ta över den planerade verksamheten.

Varje testfall ska tilldelas särskilda arbetsgrupper och medlemmar från varje grupp måste samarbeta för att utföra specifika steg. Testarens uppgift är att utföra testfallen enligt testplanen samt tolka och dokumentera resultatet för varje testfall.

Kriterierna för godkännande finns angivna i bilagan.

Testfallen ska omfatta alla de aspekter som anges under ”Tillvägagångssätt för överlämnande och övertagande”.

Under överlämnande- och övertagandeprocessen kan testplanen utökas efter behov och detaljerade testfall kan läggas till vid behov.

I testrapporten ska resultaten för varje test beskrivas.]

17. ÖVERLÄMNINGSMATERIAL

[En detaljerad förteckning över det material som fastställts omfattas av överlämnande- och övertagandeprocessen och som ska ställas till eu-Lisas förfogande.]

18. BESTÄMMELSER OM IMMATERIELLA RÄTTIGHETER OCH NYTTJANDERÄTTER

[En fullständig redovisning från den enhet som förvaltar e-Codex-systemet av immateriella rättigheter och nyttjanderätter avseende alla komponenter i e-Codex-systemet och stödjande programvaruprodukter, dokumentation och andra tillgångar som förtecknas i bilagan till förordning (EU) 2022/850.

En försäkran från den enhet som förvaltar e-Codex-systemet om att den och dess ledamöter har juridisk möjlighet att överföra alla de immateriella rättigheter och nyttjanderätter som avses ovan till eu-Lisa på så sätt att det blir möjligt för eu-Lisa att fullgöra sina skyldigheter i enlighet med artikel 7 i förordning (EU) 2022/850.]