BILAGA

Arbetsordning för samrådsforumet för ekodesign

Europeiska gemenskapernas kommission har antagit denna arbetsordning

med beaktande av direktiv 2005/32/EG, särskilt artikel 18, och

med beaktande av den mall för arbetsordningar som kommissionen har offentliggjort.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Sammankallande av sammanträden

1. Forumets sammanträden sammankallas av ordföranden.

2. Gemensamma sammanträden mellan forumet och andra grupper kan sammankallas för att behandla frågor som omfattas av bägges ansvarsområden.

Artikel 2

Dagordning

1. Ordföranden ska upprätta en dagordning och förelägga forumet den.

2. I dagordningen ska åtskillnad göras mellan

a) samråd med intressenterna i forumet om — upprättande och ändringar av arbetsplanen i enlighet med artikel 16.1 i direktiv 2005/32/EG, — definition och översyn av genomförandeåtgärder i enlighet med artiklarna 16.2 och 18 i direktiv 2005/32/EG, — undersökning av effektiviteten hos de etablerade systemen för marknadsövervakning i enlighet med artikel 18 i direktiv 2005/32/EG, — bedömning av frivilliga avtal och andra åtgärder för självreglering i enlighet med artikel 18 i direktiv 2005/32/EG, — översyn av direktivets och dess genomförandeåtgärders effektivitet, tröskeln för genomförandeåtgärder, system för marknadsövervakning och eventuella relevanta incitament till självreglering i enlighet med artikel 23 i direktiv 2005/32/EG,

b) andra frågor som föreläggs forumet upplysningsvis eller för åsiktsutbyte på ordförandens initiativ eller på skriftlig begäran av en forumsledamot med ordförandens samtycke.

3. Dagordningen ska antas av forumet vid sammanträdets öppnande.

Artikel 3

Översändande av handlingar till forumets ledamöter

1. Ordföranden ska skicka kallelse till sammanträdet, dagordning och arbetshandlingar som intressenterna i forumet förväntas yttra sig om samt eventuella andra arbetshandlingar till forumets ledamöter i enlighet med artikel 12.2 senast en månad före sammanträdesdagen.

2. Forumets ledamöter får inge kompletterande arbetshandlingar och skriftliga meddelanden till ordföranden senast en vecka före sammanträdesdagen. Sådana handlingar ska göras tillgängliga för forumets ledamöter när de inkommer.

3. I brådskande fall får ordföranden på begäran av en ledamot av forumet eller på eget initiativ förkorta den tidsfrist för översändande som avses i punkterna 1 och 2 till fem kalenderdagar före sammanträdesdagen.

4. Ordföranden får besluta att göra handlingar sammanställda eller inlämnade av andra intressenter än forumets ledamöter tillgängliga som arbetshandlingar för forumet.

Artikel 4

Yttranden i forumet

1. Ordföranden ska anteckna yttranden som avges av medlemsstaternas och intressenternas företrädare i forumet.

2. Yttranden från medlemsstaternas och intressenternas företrädare får också lämnas i form av skriftliga meddelanden som ges in i enlighet med artikel 3.

3. Kompletterande skriftliga meddelanden efter överläggningarna i forumet får ges in inom tre veckor efter sammanträdesdagen.

4. Om så krävs får det skriftliga förfarandet i enlighet med artikel 8 tillämpas.

Artikel 5

Representation

1. I syfte att ombesörja en välavvägd representation av relevanta intressenter när det gäller diskuterade produktgrupper får ordföranden bjuda in andra intressenter än ledamöterna för att diskutera enskilda punkter på dagordningen vid vissa sammanträden.

2. Varje ledamot av forumet ska utse en person som företräder denna vid forumets sammanträden och underrätta ordföranden om detta. Med ordförandens tillåtelse får de utsedda företrädarna åtföljas av experter på ledamotens bekostnad. Ledamöterna ska underrätta ordföranden på förhand, senast två veckor före sammanträdesdagen, om de experter som de vill ska åtfölja deras företrädare. Om ordföranden inte invänder mot expertens medverkan senast en vecka före sammanträdesdagen anses tillåtelse ha getts.

3. En ledamot får företräda andra ledamöter. Den företrädande ledamoten ska skriftligen för ordföranden styrka de företrädda ledamöternas samtycke före sammanträdet.

4. Ledamöterna ska se till att de intressenter de företräder hålls vederbörligen underrättade om överläggningarna i forumet.

5. Ledamöterna ska ombesörja ett adekvat samråd med de intressenter de företräder och avge representativa yttranden.

Artikel 6

Arbetsgrupper

Ordföranden får tillsätta arbetsgrupper för att granska särskilda frågor. Arbetsgrupperna ska ha en företrädare för kommissionen som ordförande. Arbetsgrupperna ska avlägga rapport för forumet. För detta ändamål får de utse en föredragande.

Artikel 7

Närvaro av tredje man

Ordföranden får besluta att bjuda in tredje man att närvara vid ett sammanträde och experter att tala om särskilda frågor.

Artikel 8

Skriftligt förfarande

1. Om så krävs får medlemsstaternas och intressenternas företrädare i forumet avge yttranden med ett skriftligt förfarande. För detta ändamål ska ordföranden till forumets ledamöter översända de arbetshandlingar om vilka medlemsstaternas och intressenternas företrädare i forumet ska höras i enlighet med artikel 12.2. Tidsfristen för att lämna synpunkter får inte understiga 14 kalenderdagar och får inte överstiga en månad.

2. I brådskande fall ska tidsfristen i artikel 3.3 tillämpas.

Artikel 9

Sekretariat

Kommissionen ska tillhandahålla sekretariatstjänster för forumet.

Artikel 10

Sammanträdesprotokoll

1. Protokoll för varje sammanträde ska upprättas under ordförandens överinseende, särskilt omfattande de yttranden som avgetts under sammanträdet om de arbetshandlingar som sammanställts av kommissionens avdelningar och som avses i artikel 2.2 a, samt i förekommande fall yttranden om sådana frågor som avses i artikel 2.2 b. En förteckning över skriftliga meddelanden som getts in i enlighet med artikel 4 ska anges i en separat bilaga. Protokollet ska inom en månad översändas till forumets ledamöter och till andra än ledamöter som deltog i sammanträdet.

2. Forumets ledamöter ska skriftligen lämna sina eventuella synpunkter på protokollet till ordföranden inom två veckor. Forumet ska underrättas om sådana synpunkter. Vid en eventuell meningsskiljaktighet ska förslaget till ändring diskuteras i forumet. Om meningsskiljaktigheten består ska ändringen bifogas protokollet.

Artikel 11

Närvarolista

Vid varje sammanträde ska ordföranden upprätta en närvarolista där varje deltagares namn, organisation och eventuella företrädda intressent anges.

Artikel 12

Skriftväxling

1. Skriftväxling rörande forumet ska skickas till kommissionen på elektronisk väg och ställas till ordföranden.

2. Skriftväxling för forumets ledamöter ska skickas till ledamöterna på elektronisk väg. Ledamöterna ska ange en eller flera kontaktpersoner till vilka skriftväxling ska ställas och skriftligen underrätta ordföranden om detta.

Artikel 13

Skydd av personuppgifter

All behandling av personuppgifter i samband med denna arbetsordning ska ske i överensstämmelse med förordning (EG) nr 45/2001.