RAPPORT om årsredovisningen för gemenskapens växtsortmyndighet (OCVV-Angers) (Budgetåren 1995 och 1996) samt myndighetens svar (97/C 393/09)

1.1 Denna rapport riktas till styrelsen för Gemenskapens växtsortmyndighet i enlighet med artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 av den 27 juli 1994 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Gemenskapens växtsortmyndighet för budgetåren 1995 och 1996. I enlighet med artikel 110 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 (2) har budgeten genomförts under ordförandens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 112 i rådets förordning (EG) nr 2100/94. Revisionsrätten skall granska räkenskaperna enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen. Föreliggande rapport utgör den första granskningen av myndigheten.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med god revisionssed, i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och har tillämpat andra granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Årsredovisningarna för budgetåren 1995 och 1996 är tillförlitliga och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet är totalt sett säkerställda.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996 VID GEMENSKAPENS VÄXTSORTMYNDIGHET

Avsaknad av effektiva datoriserade hjälpmedel

1.5 De olika datatillämpningar som använts för myndighetens förvaltning har förvärvats utan att någon övergripande analys har gjorts av myndighetens nuvarande och framtida behov. Det fanns därför inte något samband mellan de olika tillämpade programvarorna, inklusive programvaran för de allmänna räkenskaperna och den för budgeträkenskaperna. Detta medför att ett betydande arbete måste utföras vad gäller datahanteringen av uppgifter vilket gör myndighetens förvaltning mindre effektiv.

1.6 Systemet för budgeträkenskaper gör det inte möjligt att säkerställa principen om att ändringar i dessa inte får ske, eftersom ändringar kan göras i efterhand.

Controller

1.7 Artikel 111 i den grundläggande förordning som avser myndigheten fastställer att myndigheten skall utse en controller. Hittills har den finansiella kontrollen ombesörjts av kommissionens GD XX utan att det formellt utsetts till att göra detta.

Avsaknad av rådgivande kommitté för upphandling och avtal

1.8 Artikel 63 i budgetförordningen för unionens allmänna budget fastställer att inom varje institution: "skall alla avtal om belopp som överstiger en summa som fastställts (. . .) överlämnas för yttrande till en rådgivande kommitté för upphandling och avtal.". En sådan kommitté har ännu inte tillsatts inom myndigheten.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 15 och 16 oktober 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 227, 1.9.1994, s. 27.

(2) Som föreskrivs i artikel 111.2 i rådets förordning (EG) nr 2100/94 har räkenskaperna för myndighetens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1996 upprättats den 20 mars 1997, det datum då räkenskaperna undertecknades av myndighetens ordförande och överlämnades till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 4 april 1997. En sammanfattning av årsredovisningarna finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Anmärkning: Ett betalningskrav på 300 000 ecu, som kommissionen framfört i slutet av 1996 och som motsvarar det bidrag myndigheten erhållit vid starten 1995, har inte kunnat tas med vid upprättandet av årsredovisningen för budgetåret. Den motsvarande skulden till kommissionen framgår därför inte av balansräkningen.

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från myndigheten.

>Plats för tabell>

(1) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar.

GEMENSKAPENS VÄXTSORTSMYNDIGHETS SVAR

De viktigaste iakttagelserna som revisionsrätten avgav i detta dokument om genomförandet av budgetarna för ovannämnda budgetår är att följande saknas:

1. Ett effektivt datoriserat system för allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper.

2. Ett formellt utnämnande av en styrekonom.

3. Tillsättandet av en lämplig rådgivande kommitté för upphandling och avtal (CCAM) vid växtsortsmyndigheten.

Växtsortsmyndigheten har tagit del av iakttagelserna och avger följande kommentarer:

1. Avsaknad av effektivt system

Växtsortsmyndighetens allmänna räkenskaper har alltsedan dess start förts med hjälp av programvaran "Expert M" (Cobol) och dess finansiella räkenskaper med hjälp av ett program framtaget av informatikgruppen vid Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i Turin (Excel). Inget gränssnitt mellan dessa system hade utvecklats med hänsyn till gemenskapsinrättningarnas gemensamma vilja att utveckla ett integrerat och harmoniserat system för budget och räkenskaper.

Angelägen om att höja kvalitén på och säkerheten i sitt budget- och räkenskapssystem och att underlätta kommunikationsformerna med berörda budgetansvariga myndigheter (styrekonomen och revisionsrätten), har växtsortsmyndigheten nämligen, i likhet med de allra flesta övriga gemenskapsinrättningar, under åren 1995, 1996 och 1997 aktivt deltagit i det gemensamma sökandet efter ett integrerat och harmoniserat räkenskapssystem (gemensam uppföljning av meddelande om upphandling offentliggjort i EGT C 342 av den 20 december 1995 sidan 16; gemensamt öppnande av och ställningstagande till anbuden; konstaterande av att inga anbud förelåg; gemensam uppföljning av nya efterforskningar om systemen Syncom 2, Oracle; SAP m.fl.; uppföljning av nya utvecklingsrön osv.). Ännu i dag pågår denna gemensamma efterforskning.

I denna situation har växtsortsmyndigheten ändå funnit reella lösningar: analys av de verkliga informatikbehoven gjord av en oberoende konsult; tillfällig anställning av en dataspecialist i syfte att höja kvalitén på det provisoriska systemet (nät, säkerhet, utveckling av länkar mellan växtsortsmyndighetens räkenskapssystem och tekniska system, förbättring av registreringssystemet för räkenskaper, bildandet av en "datagrupp" inom växtsortsmyndigheten samt publicerandet av ett anställningserbjudande för en tjänst som dataspecialist vid växtsortsmyndigheten.

2. Styrekonom

I artikel 111 i förordning (EG) nr 2100/94 av den 24 juli 1994 föreskrivs att växtsortsmyndighetens styrelse skall utnämna en styrekonom.

I de budgetar som antagits av växtsortsmyndighetens styrelse för åren 1995, 1996 och 1997 har det alltid i respektive tjänsteförteckningar planerats för en tjänst som styrekonom. Med hänsyn till växtsortsmyndighetens begränsade storlek och till de diskussioner på området som har framkallats inom kommissionen och Europaparlamentet, har växtsortsmyndighetens styrelse ännu i dag inte formellt utnämnt någon intern styrekonom. Till följd av en informell överenskommelse har likväl Generaldirektorat XX vid kommissionen under hela denna period tagit på sig ansvaret för och genomfört växtsortsmyndighetens finansiella kontroll.

3. Avsaknad av en rådgivande kommitté för upphandling och avtal

3.1 Ännu år 1996 hade inte någon rådgivande kommitté för upphandling och avtal tillsatts vid växtsortsmyndigheten.

Principen är föreskriven i förslaget till växtsortsmyndighetens budgetförordning som för närvarande är förelagt revisionsrätten för granskning i enlighet med artikel 112 i förordning (EG) nr 2100/94 av den 24 juli 1994.

Det bör dock noteras att man innevarande dag (1997) har tillsatt en provisorisk kommitté inom växtsortsmyndigheten.

3.2 Beträffande år 1995 är det viktigt att komma ihåg följande:

a) Växtsortsmyndighetens ordförande hade ännu inte utnämnts av rådet och det var växtsortsmyndighetens styrelseordförande som måste tjänstgöra som ställföreträdande ordförande.

b) Ingen upphandling och inget avtal överskred den interventionströskel som föreskrivs i gemenskapsinstitutionernas budgetförordning.

3.3 Beträffande år 1996 är det viktigt att komma ihåg följande:

a) Växtsortsmyndighetens ordförande tillträdde först den 1 augusti 1996 och dennes ställföreträdare tjänstgjorde fram till den 31 juli 1996.

b) Ingen upphandling och inget avtal överskred den interventionströskel som föreskrivs i gemenskapsinstitutionernas allmänna budgetförordning.

Sammanfattningsvis har avsaknaden av en rådgivande kommitté för upphandling och avtal inte haft några negativa återverkningar på det finansiella planet inom ramen för en sund ekonomisk förvaltning vid växtsortsmyndigheten. För varje betydande utgift har det dessutom krävts ett förhandsgodkännande av växtsortsmyndighetens ordförande och styrelseordförande gemensamt.