RAPPORT om Europeiska miljöbyråns årsredovisning (AEE-Köpenhamn) samt byråns svar (Budgetåret 1996) (97/C 393/05)

1.1 Denna rapport riktas till Europeiska miljöbyråns styrelse i enlighet med artikel 13.4 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 av den 7 maj 1990 (1).

1.2 Revisionsrätten har granskat Europeiska miljöbyråns årsredovisning för budgetåret 1996. I enlighet med artikel 13.1 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 (2) har budgeten genomförts under den verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av räkenskaperna (3) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i artikel 14 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 (4). Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3 Revisionsrätten har utfört sin granskning enligt god revisionssed i den mån denna kan tillämpas i gemenskapssammanhang. Revisionsrätten har utfört kontroller av räkenskapshandlingarna och tillämpat andra granskningsförfaranden som har ansetts nödvändiga i detta sammanhang. De huvudsakliga iakttagelserna från revisionsrättens granskning redovisas i den andra delen av denna rapport.

1.4 Iakttagelserna i punkterna 1.6-1.15 visar att det förekommer bokföringsförfaranden som inte överensstämmer med bestämmelserna. De visar också förekomsten av vissa belopp som inte kunnat verifieras.

1.5 Med reservation för uppgifterna i punkten ovan är årsredovisningen för budgetåret 1996 tillförlitlig och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet är totalt sett säkerställda.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE EUROPEISKA MILJÖBYRÅNS (AEE-KÖPENHAMN) GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN FÖR BUDGETÅRET 1996

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

1.6 Räkenskaperna förs alltjämt i två separata bokföringssystem: en kommersiell programvara för de allmänna räkenskaperna och ett annat instrument för budgeträkenskaperna. Detta dubbla system borde kräva en regelbunden avstämning (åtminstone månatligen) mellan de båda slagen av räkenskaper. Ingen avstämning skedde under budgetåret 1996. För budgetåret 1996 kompliceras dessutom denna avstämning av att registreringarna i de allmänna räkenskaperna var uppförda som samlade belopp (de olika budgetkontona grupperades i fem stora utgiftskonton i den allmänna bokföringen. Ett flertal konteringar utanför budgeten avseende olika transaktioner för fordringar eller skulder gentemot personalen har likaså grupperats i ett enda konto i de allmänna räkenskaperna).

1.7 En annan svaghet i detta bokföringssystem är att det är omöjligt att i efterhand kontrollera nivån på anslagen under året och således att säkerställa att anslagen inte överskridits.

1.8 Vidare konstaterades att ett saldo på ca 0,02 miljoner ecu förekommer i balansräkningen (övriga skulder) utan att byrån har kunnat förelägga oss tillhörande verifikationer (se problemet med grupperingar i punkt 1.6).

1.9 Byråns budgeträkenskaper är alltjämt försenade och kan inte förse utanordnarna och controllern med nödvändiga upplysningar innan dessa kan göra rättsliga åtaganden gentemot tredje part eller innan controllern kan ge sitt godkännande till de förslag till åtaganden som föreläggs honom. Av detta skäl har byrån varit tvungen att inrätta ett parallellt system för kontroll av budgetens genomförande för att inte, som under det föregående budgetåret, befinna sig i en situation med överskridna anslag (se rapporten om budgetens genomförande 1995) samt att tillåta utanordnarna att när som helst kontrollera åtagandenivån för de anslag som de ansvarar för. (Bristande efterlevnad av artiklarna 58 och 59 i genomförandebestämmelserna i kommissionens budgetförordning, som också skall tillämpas i Köpenhamn eftersom byrån inte har fastställt några egna genomförandebestämmelser.)

1.10 Eftersom Sincom 2-systemet inte tycks kunna bli tillgängligt inom rimlig tid, vore det önskvärt att byrån sökte en alternativ lösning för att förfoga över ett effektivt bokföringssystem.

1.11 Den metodik som tillämpats under det föregående budgetåret var inte i enlighet med vare sig bokföringsbestämmelserna eller gemenskapernas budgetförordning, vilket resulterade i ett försenat framläggande av årsredovisningen (råbalans, balansräkning, inkomst- och utgiftsredovisning).

1.12 Den praxis som antagits av ledningen för upprättandet och framläggandet av årsredovisningen är inte heller lämplig.

1.13 På grundval av de ovan angivna iakttagelserna kan man dra slutsatsen att bokföringssituationen snarast bör förbättras.

Åtaganden för 1995 som inte införts i räkenskaperna

1.14 Under budgetåret 1995 har miljöbyrån gjort flera beställningar på utrustning och/eller arbete utan att säkerställa att disponibla medel fanns när de bokföringsmässiga åtagandena påbörjades. Dessutom har inget anslag överförts och härrörande betalningar har måst utföras via anslag för budgetåret 1996 (bristande efterlevnad av principen om budgetens ettårighet).

Betalningar för 1996 som registrerats under 1997

1.15 Konteringen av flera betalningar som utförts efter den 15 januari 1997 har felaktigt skett på de löpande anslagen för 1996 när de i stället borde ha utförts på de anslag som förts över från 1996 till 1997.

Controllern

1.16 Att så allvarliga problem iakttagits i Köpenhamn visar än en gång nödvändigheten av att en controller är permanent närvarande.

1.17 Den andra viktiga konsekvensen är betydande förseningar i tillstånd (godkännande) av åtaganden och betalningar av utgifterna i avdelning III (driftsutgifter), förseningar som beror på dithörande handlingar måste skickas till Bryssel.

Överförda anslag - Avtal

1.18 Procentandelen överförda anslag fortsätter att vara hög (93,1 % för anslagen i avdelning III).

1.19 En stor del av avtalen skrivs under i slutet av budgetåret.

1.20 Användning av selektiva anbudsinfordringar är alltför frekvent.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 15 och 16 oktober 1997.

På revisionsrättens vägnar

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) EGT L 120, 11.5.1990, s. 4.

(2) I artikel 13.3 i rådets förordning (EEG) nr 1210/90 fastställs att räkenskaperna för byråns alla inkomster och utgifter för budgetåret 1996 skall upprättas senast den 31 mars 1997. Dessa räkenskaper har undertecknats av byråns verkställande direktör och överlämnats till kommissionen, styrelsen och revisionsrätten den 26 mars 1997. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 31 mars 1997. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilaga till denna rapport.

BILAGA

TABELL 1 BALANSRÄKNING FÖR BUDGETÅREN 1995 OCH 1996

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

(1) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar.

(2) Budgetårets saldo och minskningen av eget kapital innebär ingen kapitalförlust. Det härrör från att budgetförordningen tillämpats vad gäller inkomster (endast uppburna inkomster) och utgifter (betalningar samt överförda anslag).

(3) I årsredovisningen för budgetåret 1995 upptas den del av bidraget från kommissionen som ännu är utestående vid budgetårets slut i resultatet. Från och med budgetåret 1996 upptas denna del, i enlighet med i förordningarna, på skuldsidan i balansräkningen.

SVAR FRÅN EUROPEISKA MILJÖBYRÅN

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

Punkt 1.6 Budget- och bokföringssystem

Miljöbyrån drabbas av bristen på ett integrerat och automatiskt budget- och bokföringssystem. Detta är ett problem de nya inrättningarna har gemensamt. Det finns inget programvarupaket på marknaden som uppfyller inrättningarnas behov. Inrättningarna försökte för en tid sedan starta en gemensam utarbetning av ett integrerat budget- och bokföringssystem. Samarbetet fick ge vika för kommissionens nya system Sincom 2 / SI 2, vars utveckling bromsades av långa förseningar.

Miljöbyrån försökte därför att tillfälligt överbrygga bristen på ett integrerat system genom att använda två (icke integrerade) på marknaden lättillgängliga programvarupaket.

Miljöbyrån har hittills lidit av kommissionens försening i utvecklingen av Sincom 2 / SI 2. Under de ovannämnda omständigheterna var byrån tvungen att arbeta utan ett integrerat budget- och bokföringssystem under 1996 (och 1997). Miljöbyrån har flera gånger påpekat bristen på ett integrerat system.

Under 1997 fortsatte miljöbyrån att följa den uppmuntrande utvecklingen av SI 2, men med hänsyn till SI 2:s tidigare upprepade förseningar och revisionsrättens rekommendationer [jfr punkt 1.10] genomförde byrån en detaljerad analys av de programvarupaket som finns tillgängliga på marknaden, inklusive de ändringar som skulle behövas. Miljöbyrån ämnar använda SI 2 för budgetåret 1998.

Punkt 1.6 Gruppering av budgetkonton

Miljöbyrån kommer att omsätta revisionsrättens rekommendationer om månatlig avstämning i verkligheten. På grund av de stora förseningarna i att avsluta räkenskaperna för 1996 kommer avstämningen att göras för de första sex månaderna 1997 och de första nio månaderna 1997. 1998 skall avstämningen ske en gång i månaden.

Budgetkontona är sedan januari 1997 inte längre grupperade i utgiftskonton i de allmänna räkenskaperna. Varje budgetkonto har ett motsvarande utgiftskonto i de allmänna räkenskaperna. Icke budgetära avgifter har motsvarande konton och är inte hopgrupperade.

Punkt 1.7

Som tidigare nämnts omfattar miljöbyråns krav på det nya integrerade och automatiska budget- och bokföringssystemet möjligheten att i efterhand kunna kontrollera anslagsnivåerna. Ett fullt operationellt system kommer därför att ha denna egenskapen.

Punkt 1.8

Med kommissionens hjälp kunde miljöbyrån förklara saldot på över 0,02 miljoner ecu i balansräkningen för vilket inga lämpliga verifikationer kunde tillhandahållas vid revisionens tidpunkt. Rättelser av bokföringsmisstag som gjordes 1996 och den korrekta bokföringen av betalningar som gjordes efter den 15 januari 1997 medförde en minskning av detta belopp till under 0,002 miljoner ecu.

Punkt 1.9

Förseningarna i budgeträkenskaperna som konstaterades under 1996 har nu åtgärdats. Bokföraren uppdaterar de budgetära och allmänna räkenskaperna regelbundet och utanordnare kan använda denna information som grund för sina beslut innan de gör några åtaganden. Styrekonomen har inte tillgång till denna information än. Det finns dock planer på att ge styrekonomen tillgång till det ovannämnda integrerade systemet. Styrekonomens tillgång skall inkludera styrekonomens godkännande i form av en elektronisk visering.

1996 fick ett parallellt system kompensera bristen av ett integrerat system för uppsikt och genomförande av budgeten å ena sidan, och att räkenskaperna inte var uppdaterade eller centraliserade å andra sidan. Denna åtgärd gjorde det möjligt att inte överskrida anslagen. Miljöbyrån erkänner emellertid att denna metod är oduglig. För 1997 är räkenskaperna centraliserade och à jour och det parallella systemet behövs således inte längre.

Punkt 1.10

Miljöbyrån har lytt detta råd och genomfört en detaljerad analys av de alternativsystem som finns tillgängliga på marknaden och som skulle kunna användas av miljöbyrån efter att vissa ovannämnda ändringar tillförts dem. Med hänsyn till kommissionens senaste framgångar med användargränssnittet SI 2, med hänsyn till Turins presentation av ett särskilt för inrättningarna anpassat automatiskt system med användning av SI 2-systemet för 1998 och med hänsyn till den potentiella nytta inrättningarna kommer att ha av standardiseringen kommer miljöbyrån att använda SI 2 som dess integrerade och automatiska budget- och bokföringssystem.

Punkt 1.11

Bokföraren har fått instruktioner om att strikt följa och beakta bokföringsbestämmelserna och budgetförordningen. Detta och de ovannämnda förbättringarna bör göra det möjligt för bokföraren att utarbeta och lägga fram årsredovisningen inom den fastlagda tidsfristen.

Punkt 1.12

Revisionsrätten har underrättat verkställande direktören i detalj om de konstaterade problemen och om tillämpningen av möjliga lösningar. Verkställande direktören får regelbundet information från bokföraren och kommer i fortsättningen att se till att de åtgärder som uppförts i detta svar genomförs och tillämpas. Dessutom kommer miljöbyråns bokföringskapacitet att förstärkas. Verkställande direktören kommer personligen att meddela styrelsen om dessa åtgärder.

Punkt 1.13

Som fastställts ovan, har miljöbyrån redan verkställt ett antal förbättringar och ämnar införa det integrerade budget- och bokföringssystemet, den viktigaste förbättringen, 1998.

Åtaganden för 1995 som inte införts i räkenskaperna

Punkt 1.14

Grunden till problemet ligger i överskridandet av anslagen för 1995. 1996 överskreds inte anslagen därför att byrån använde parallella system för budgeten och räkenskaperna. De ovan citerade förbättringarna kommer att förhindra att anslagen överskrids i framtiden och således säkra att principen om budgetens ettårighet respekteras.

Betalningar för 1996 som registrerades 1997

Punkt 1.15

Dessa misstag har rättats och framträder ur den slutliga versionen av miljöbyråns årsredovisning för 1996. Rättelsen av dessa fel bidrog till minskningen av det oförklarliga saldot på +0,02 miljoner ecu i balansredovisningen.

Styrekonomen

Punkt 1.16

Miljöbyrån skulle uppskatta om en styrekonom fanns på plats. Detta skulle inte enbart reducera fördröjningar utan även, och det är viktigt, ge byrån möjligheten att dra nytta av dagliga samråd och konsultation på plats.

Punkt 1.17

Som konstaterats ovan, föredrar miljöbyrån att ha en permanent styrekonom på plats. Vad gäller underlättande av styrekonomens godkännande kommer det integrerade systemet att göra det möjligt för styrekonomen att få tillgång till data om byråns ekonomi och övrig information samt att ge sitt tillstånd elektroniskt. Detta bör minska, dock inte helt avskaffa, antalet dokument som skickas till Bryssel.

Överförda anslag - Avtal

Punkt 1.18

1995 överfördes 93,1 % av anslagen i avdelning III till 1996. Detta skedde huvudsakligen på grund av de svårigheter som uppstod vid miljöbyråns upprättande.1996 reducerades dessa överföringar till 79,8 % och de förväntas minska ytterligare 1997. Det måste dock noteras att ett antal betalningar kommer alltid att göras det följande året eftersom många avtal i avdelning III löper ut det följande året.

Punkt 1.19

Genomförandet av budgeten kontrolleras noggrant och ansträngningar har gjorts för att minska volymen transaktioner vid utgången av budgetåret.

Punkt 1.20

Miljöbyrån kommer att lägga större tonvikt på öppna anbudsinfordringar.