Akt från den gemensamma tillsynsmyndigheten för Eurojust

av den 2 mars 2004

om fastställande av arbetsordningen

(2004/C 86/01)

DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN HAR ANTAGIT DENNA ARBETSORDNING

med beaktande av rådets beslut av den 28 februari 2002 om inrättande av Eurojust för att stärka kampen mot grov brottslighet (nedan kallat "Eurojustbeslutet")(1), senast ändrat den 18 juni 2003(2), särskilt artikel 23.9 i detta, och

av följande skäl:

De personer som har utsetts av medlemsstaterna i enlighet med artikel 23.1 i Eurojustbeslutet skall anta den gemensamma tillsynsmyndighetens arbetsordning.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I

DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETENS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1

Uppgifter

Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall ha de uppgifter som fastställs i artikel 17.4 b, artikel 19.8 samt artikel 23.1 och 23.7 i Eurojustbeslutet.

Artikel 2

Befogenheter

1. För att utföra sina uppgifter skall den gemensamma tillsynsmyndigheten ha de befogenheter som föreskrivs i Eurojustbeslutet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall särskilt vara bemyndigad att erhålla information från Eurojust, att få fullständig tillgång till alla Eurojustdokument, vare sig de är i pappersform eller elektroniskt lagrade, och att när som helst beviljas fritt tillträde till alla Eurojusts lokaler. Detta inbegriper information om och tillgång till hårdvara och programvara närhelst det är nödvändigt för att den gemensamma tillsynsmyndigheten skall kunna fullgöra sina uppgifter. Detaljer kan regleras i överenskommelser mellan den gemensamma tillsynsmyndigheten och Eurojustkollegiet.

AVDELNING II

ARBETSORDNING FÖR DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN

Artikel 3

Sammansättning

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall ha den sammansättning som föreskrivs i artikel 23.1-23.5 i Eurojustbeslutet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter skall vara oberoende, obundna av instruktioner när de utför sina uppgifter och endast underställda lagen. Särskilt får de inte samtidigt vara ledamöter av något annat organ som inrättats enligt Eurojustbeslutet eller ingå i Eurojusts personal.

3. En ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten som i undantagsfall inte har möjlighet att närvara vid ett möte får utse en suppleant som uppfyller kraven i artikel 23.1 i Eurojustbeslutet. De rättigheter och skyldigheter som ledamöterna har i enlighet med denna arbetsordning skall fullt ut gälla för suppleanter.

4. Om en intressekonflikt uppstår skall den berörda personen anmäla detta intresse och avstå från att delta i diskussionen och beslutet i frågan. Han eller hon kan, om det visar sig nödvändigt, uteslutas med enhällighet av de närvarande ledamöterna vid en sluten omröstning. Den berörda personen skall höras före en eventuell uteslutning men får inte delta i beslutet. En person som träder tillbaka eller utesluts skall ersättas av sin suppleant.

Artikel 4

Ordförande

1. Ordförandeskapet för den gemensamma tillsynsmyndigheten skall fastställas i enlighet med artikel 23.3 i Eurojustbeslutet.

2. Ordföranden skall företräda den gemensamma tillsynsmyndigheten och vara ordförande vid dess möten. Ordföranden skall övervaka att dess arbete löper smidigt. Ordföranden skall sammankalla den gemensamma tillsynsmyndighetens möten och bestämma plats, datum och tid för mötena. Ordföranden skall öppna och avsluta mötena. Ordföranden skall utarbeta den preliminära dagordningen och se till att den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut verkställs.

3. I ordförandens frånvaro skall den ledamot som utsetts av den medlemsstat står närmast i tur att inneha ordförandeskapet i rådet fungera som ordförande, i enlighet med artikel 23.3 i Eurojustbeslutet.

4. För att förbereda sitt arbete med avseende på en särskild fråga kan den gemensamma tillsynsmyndigheten på ordförandens förslag utse en föredragande bland sina ledamöter. Om ärendet är brådskande får ordföranden i kraft av sitt ämbete utse föredraganden. I så fall skall ordföranden utan dröjsmål underrätta den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter.

5. Eurojustkollegiet, Eurojustpersonal eller andra personer kan inbjudas att närvara vid den gemensamma tillsynsmyndighetens möten.

Artikel 5

Arbetsmetoder

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall sammanträda i enlighet med föreskrifterna i artikel 23.1 andra stycket i Eurojustbeslutet. Eurojusts ordförande, kollegiet, den administrativa direktören eller personuppgiftsombudet skall ha rätt att föreslå punkter som skall tas upp på dagordningen.

2. Med undantag för de fall som ordföranden bedömer som brådskande skall meddelandet om sammankallande av mötet sändas i så god tid att det kommer fram minst två veckor före mötet. Meddelandet skall innehålla den preliminära dagordningen och de handlingar som behövs vid mötet, såvida inte dessa är av sådan art att detta inte är möjligt. Den slutgiltiga dagordningen skall godkännas vid början av varje möte.

3. Ett möte i den gemensamma tillsynsmyndigheten skall vara beslutsmässigt endast om minst två av de ständiga ledamöterna deltar. Beslut skall fattas i enlighet med artikel 23.6 i Eurojustbeslutet.

4. I enlighet med artikel 23.11 i Eurojustbeslutet skall den gemensamma tillsynsmyndighetens möten inte vara offentliga.

5. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall sammanträda på grundval av handlingar och utkast till handlingar som är utarbetade på något av ledamöternas officiella språk. En ledamot skall dock ha rätt att begära en översättning till sitt eget språk.

6. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall samråda med Eurojusts personuppgiftsombud vid behov.

7. Den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut kan fattas genom skriftligt förfarande om alla ledamöter har godtagit detta förfarande. I brådskande fall skall ordföranden ha rätt att ta initiativ till det skriftliga förfarandet. I båda fallen skall ordföranden överlämna ett utkast till beslut till den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter. Om ledamöterna inte gör invändningar mot utkastet till beslut inom en av ordföranden angiven tid om minst 14 dagar efter mottagandet, skall förslaget betraktas som antaget. Om en ledamot inom fem arbetsdagar efter att ha mottagit utkastet till beslut begär att detta skall diskuteras muntligt av den gemensamma tillsynsmyndigheten, skall det skriftliga förfarandet avbrytas.

Artikel 6

Kontroller på plats och experter

1. Inom ramen för sina befogenheter i enlighet med artikel 23.1 i Eurojustbeslutet får den gemensamma tillsynsmyndigheten utföra kontroller av dataskyddet vid Eurojust.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får utse en eller flera ledamöter att utföra dessa kontroller. Sådana ledamöter får, om den gemensamma tillsynsmyndigheten anser det lämpligt, biträdas av experter. Experterna kan komma från nationella tillsynsmyndigheter eller regeringsorgan, utom när sådana experter inte finns tillgängliga. Alla experter måste uppfylla de säkerhetskrav som gäller enligt deras nationella lagstiftning och Eurojusts tillämpliga bestämmelser.

3. Om ordföranden anser att ett fall är brådskande får han eller hon i kraft av sitt ämbete utse sådana ledamöter och experter. I så fall skall ordföranden utan dröjsmål underrätta den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter.

4. De ledamöter av den gemensamma tillsynsmyndigheten som har fått i uppdrag att utföra en kontroll skall avge en rapport om resultatet av sitt arbete till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

Artikel 7

Förfarande i händelse av överträdelser

Om den gemensamma tillsynsmyndigheten finner att bestämmelserna i Eurojustbeslutet inte har följts vid lagring, behandling eller användning av personuppgifter, skall den informera Eurojust om detta och begära att få svar inom en viss tid. Underlåtenhet att rätta sig efter ett beslut som fattats av den gemensamma tillsynsmyndigheten i enlighet med denna arbetsordning skall betraktas som en överträdelse av Eurojustbeslutet. Den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut skall sedan vara slutgiltiga och bindande för Eurojust.

Artikel 8

Protokoll

Det skall föras protokoll vid alla möten i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Protokollutkasten skall utarbetas av sekretariatet under ordförandens ledning och föreläggas den gemensamma tillsynsmyndigheten för godkännande vid nästa möte. Varje deltagare skall ha rätt att föreslå ändringar i protokollutkasten.

Artikel 9

Verksamhetsrapport

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall avlägga en årlig verksamhetsrapport till rådet i enlighet med artikel 23.12 i Eurojustbeslutet. Rapporten skall upprättas under första halvåret varje år för det föregående året.

Minst en månad innan verksamhetsrapporten överlämnas till rådet skall Eurojust ges tillfälle att avge ett yttrande som skall bifogas rapporten.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall besluta om verksamhetsrapporten skall offentliggöras eller ej och, om den beslutar att offentliggöra den, avgöra hur det bör ske.

AVDELNING III

TILLÄGGSARBETSORDNING FÖR ÖVERKLAGANDEN

Artikel 10

Den gemensamma tillsynsmyndighetens uppgifter

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall pröva överklaganden i enlighet med bestämmelserna i artikel 23.7 i Eurojustbeslutet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall fatta beslut i de frågor som avses i punkt 1.

Artikel 11

Tillfälligt utsedda ledamöter

1. Om ingen ledamot från den medlemsstat som är ursprunget till de personuppgifter som överklagandet gäller är representerad i den gemensamma tillsynsmyndigheten, skall den person som utsetts av den medlemsstaten i enlighet med artikel 23.1 tredje stycket i Eurojustbeslutet inträda som tillfälligt utsedd domare i den gemensamma tillsynsmyndigheten under den tid prövningen av överklagandet varar.

2. De rättigheter och skyldigheter som ledamöter har i enlighet med denna arbetsordning skall fullt ut gälla för tillfälligt utsedda ledamöter.

Artikel 12

Ombud

Sökanden kan biträdas eller företrädas av en advokat eller annan rådgivare. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan utestänga en advokat eller rådgivare från förfarandet på grund av allvarlig försummelse. Om en advokat eller rådgivare utestängs skall ordföranden bestämma en tidsfrist för att den berörda parten skall kunna utse en annan advokat eller rådgivare, och förfarandet skall skjutas upp tills tidsfristen har gått ut. En advokat eller rådgivare skall uppvisa vederbörligt bemyndigande från sökanden om den gemensamma tillsynsmyndigheten begär det.

Artikel 13

Språk

1. Förfarandet skall genomföras på något av de officiella språken vid Europeiska unionens institutioner. Sökanden skall välja på vilket officiellt språk förfarandet skall genomföras. Förfarandespråket skall användas i parternas muntliga uttalanden och skriftliga dokumentation och i den gemensamma tillsynsmyndighetens protokoll och beslut.

2. Handlingar på något annat språk än förfarandespråket skall åtföljas av en översättning till förfarandespråket. Vid omfattande handlingar får översättningen begränsas till utdrag eller sammanfattningar. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får på eget initiativ eller efter ansökan från någon av parterna när som helst begära en fullständig översättning.

3. Vid behov skall tolktjänster och översättningar tillhandahållas för varje ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten och för parterna. Den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut skall översättas till alla officiella språk vid Europeiska unionens institutioner.

4. Om sökanden inte behärskar något av de officiella språken vid Europeiska unionens institutioner får överklagandet ske på ett annat språk. Sökanden skall bifoga en sammanfattning på något av de officiella språken. Ordföranden eller föredraganden skall se till att överklagandet översätts till det valda språket.

Artikel 14

Inledning av förfarandet

1. Överklagande skall ske skriftligen till den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat inom trettio dagar efter mottagandet av Eurojusts beslut när det gäller ansökningar om rättelser eller strykning av personuppgifter och inom tre månader efter mottagandet av Eurojusts beslut när det gäller ansökningar om tillgång till personuppgifter.

2. Sökanden skall sammanfatta grunden för överklagandet. Det måste klart framgå vem som överklagar, vad personen överklagar och på vilka grunder. Överklagandet skall åtföljas av all tillgänglig dokumentation. Sökanden kan när som helst återkalla sitt överklagande.

3. Sekretariatet skall bekräfta mottagandet av överklagandet inom fyra veckor och lämna allmän information om förfarandets gång.

4. Om överklagandet inte uppfyller kraven skall sekretariatet uppmana sökanden att rätta till alla brister inom fyra veckor.

5. Överklaganden som inte uppfyller kraven skall avvisas av den gemensamma tillsynsmyndigheten på förslag av ordföranden eller föredraganden.

Artikel 15

Preliminär behandling

1. Om överklagandet uppfyller kraven skall det behandlas av den gemensamma tillsynsmyndigheten.

2. En kopia av överklagandet skall vidarebefordras till Eurojust för synpunkter, som skall lämnas inom fyra veckor med möjlighet till två veckors förlängning.

3. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får begära att Eurojustkollegiet skall utse en representant för överklagandet. Sökanden skall informeras om ett sådant beslut. Berörda nationella ledamöter skall tillsändas en kopia av sökandens synpunkter så att de kan framföra egna synpunkter, som skall lämnas inom fyra veckor, med möjlighet till två veckors förlängning.

4. När synpunkterna har mottagits eller tidsfristerna har gått ut skall överklagandet behandlas av den gemensamma tillsynsmyndigheten inom tre månader.

Artikel 16

Ytterligare information

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan begära att sökanden, Eurojust eller något annat organ skall överlämna information, bevis eller kommentarer till den gemensamma tillsynsmyndigheten. Parterna har rätt att lägga fram förslag för den gemensamma tillsynsmyndigheten i fråga om bevisupptagning och att ansöka om att bevisning skall tillåtas. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall följa upp dessa förslag och besluta att tillåta bevisning i den utsträckning som krävs för prövningen av ärendet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan också besluta om utredning på plats vid Eurojust. Artikel 6 skall tillämpas på motsvarande sätt. I så fall skall sökanden eller dennes rådgivare informeras om utredningsresultatet.

Artikel 17

Tillgång till den akt som rör förfarandet

1. Samtliga parter skall, om de önskar det, ha tillgång till den akt som rör förfarandet, och de har rätt att begära att den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat ger dem utdrag ur eller fotokopior av denna på deras egen bekostnad. Tillgång skall vägras om något av de skäl som anges i artikel 19.4 i Eurojustbeslutet föreligger eller för att skydda tredje mans rättigheter och friheter.

2. Eurojust får ange i vilken utsträckning den information de tillhandahåller inte bör göras tillgänglig för sökanden och skall i så fall ange skälen till en sådan restriktion. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan begära ytterligare skäl. I den mån den gemensamma tillsynsmyndigheten finner skälen godtagbara skall den berörda informationen hållas inne. Endast om godtagbara skäl saknas kan den gemensamma tillsynsmyndigheten fatta ett annat beslut. I så fall kan den gemensamma tillsynsmyndigheten kräva att en sammanfattning görs tillgänglig för sökanden eller att viss information ges till sökanden.

Artikel 18

Förhör

1. Parterna skall höras av den gemensamma tillsynsmyndigheten om de begär detta. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall i behörig ordning informera parterna om deras rätt att bli hörda. Denna rätt skall utövas skriftligen. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får besluta att hålla muntligt förhör på begäran av någon av parterna i förfarandet i den utsträckning som anses nödvändig för ärendets prövning. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall i behörig ordning informera parterna om deras rätt att begära muntligt förhör. Alla parter skall i god tid underrättas om det muntliga förhöret och ha rätt att närvara.

2. Ett muntligt förhör skall vara offentligt om inte den gemensamma tillsynsmyndigheten på eget initiativ eller på begäran av någon av parterna beslutar att allmänheten helt eller delvis skall utestängas, om den allmänna säkerheten, särskilt av de skäl som nämns i artikel 19.4 i Eurojustbeslutet, eller skyddet för en enskild persons privatliv kräver detta eller i den utsträckning den gemensamma tillsynsmyndigheten anser det absolut nödvändigt under särskilda omständigheter, då offentlighet vid förhöret skulle inverka menligt på ett riktigt avgörande av överklagandet. Om Eurojust begär att allmänheten skall utestängas från förhöret, får den gemensamma tillsynsmyndigheten fatta ett annat beslut endast om inget av de skäl som avses i första meningen föreligger.

3. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får på begäran av en part eller på eget initiativ besluta att höra en part utan att andra parter är närvarande, om detta är nödvändigt för att Eurojusts arbete skall fungera väl, för att skydda en medlemsstats säkerhet eller för att skydda sökandens eller tredje mans intressen. De frånvarande parterna skall informeras om de förhandlingar som äger rum i deras frånvaro.

Artikel 19

Förhör av vittnen och experter

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan på begäran av någon av parterna eller på eget initiativ besluta att höra vittnen. Alla berörda parter och vittnen skall i vederbörlig ordning underrättas om förhöret. Artikel 18.2 och 18.3 skall även gälla.

2. Ett vittne som kallas av den gemensamma tillsynsmyndigheten skall ha rätt till ersättning för resa och logi, i enlighet med de bestämmelser som gäller för Eurojusts personal, samt till kompensation för inkomstbortfall i den utsträckning den gemensamma tillsynsmyndigheten anser skäligt. Vittnet kan erhålla förskott vid behov.

3. Vittnena skall höras av den gemensamma tillsynsmyndigheten. Den gemensamma tillsynsmyndighetens ledamöter kan ställa frågor till vittnena. Med ordförandens tillstånd kan parterna ställa frågor till vittnena. Innan förhöret inleds skall ordföranden påminna vittnena om att de skall tala sanning. Vittnet har rätt att vägra att besvara frågor.

4. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan utse en expert och ange expertens uppdrag och rätt till ersättning. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan besluta att höra experten. Samma regler som gäller förhör av vittnen skall gälla.

Artikel 20

Slutplädering

Innan den gemensamma tillsynsmyndigheten fattar ett slutligt beslut skall den uppmana alla parter att lämna sina avslutande kommentarer.

Artikel 21

Protokoll över överklagandeförfarandet

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall föra protokoll över överklagandeförfarandet; protokollet skall återge händelseförloppet i varje förhör och de uttalanden som gjordes under detta. Parterna kan begära att vissa handlingar eller uttalanden helt eller delvis skall tas till protokollet. Protokollet skall undertecknas av ordföranden, översändas till parterna och läggas till akten i ärendet. I sådana fall som avses i artikel 18.2 eller artikel 19.1 skall den gemensamma tillsynsmyndigheten ålägga restriktioner.

2. Artikel 8 skall även gälla för alla möten i den gemensamma tillsynsmyndigheten där parterna inte är närvarande.

Artikel 22

Beslut och sekretess

1. Beslut skall fattas med enkel majoritet av de ledamöter som är närvarande vid mötet, om inget annat föreskrivs i denna arbetsordning. Vid lika röstetal skall ordföranden ha utslagsröst. Alla personer som deltar i det slutliga beslutet måste ha varit närvarande vid muntliga förhör om sådana har hållits.

2. Överläggningarna skall vara sekretessbelagda.

3. Den gemensamma tillsynsmyndighetens slutliga beslut kan innehålla parternas och deras ombuds namn, namnen på de ledamöter av den gemensamma tillsynsmyndigheten som deltagit i beslutet, den dag då beslutet meddelades, beslutets innebörd, en kort beskrivning av fakta i ärendet och skälen till beslutet. Det skall framföras till parterna och offentliggöras.

Artikel 23

Underrättelser

Underrättelser och andra meddelanden till parter, vittnen och experter skall lämnas på ett sätt som rimligen säkerställer att dessa blir informerade i behörig ordning och att detta kan kontrolleras vid behov.

Artikel 24

Kostnader

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall besluta om kostnaderna för förfarandet i sitt slutliga beslut. Förfarandet inför den gemensamma tillsynsmyndigheten skall vara kostnadsfritt. Om överklagandet bifalls helt eller delvis skall de nödvändiga kostnader som sökanden ådragit sig för att överklaga och kostnaderna för behandling av överklagandet bäras av Eurojust, i den utsträckning den gemensamma tillsynsmyndigheten anser det skäligt.

2. En sökande som inte kan bära alla kostnaderna för förfarandet kan när som helst på begäran få hjälp med kostnaderna. En sökande som lämnar in en sådan ansökan skall bifoga underlag som visar att han eller hon behöver denna hjälp. Den gemensamma tillsynsmyndigheten kan när som helst dra in hjälpen om förutsättningarna för att få hjälp ändras under förfarandets gång. Om hjälp beviljas kommer kostnaderna att betalas ur den gemensamma tillsynsmyndighetens budgetpost. När det anses skäligt, kan någon av parterna enligt det slutliga beslutet åläggas att återbetala beviljade förskott till Eurojusts budget. När sökanden lämnar in sin ansökan skall han eller hon förklara sig beredd att återbetala kostnaderna om detta skulle krävas enligt det slutliga beslutet.

Artikel 25

Riktigt förfarande

I fall som inte omfattas av denna arbetsordning skall den gemensamma tillsynsmyndigheten förfara i enlighet med de allmänna principerna för riktigt förfarande.

AVDELNING IV

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 26

Sekretariat

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall biträdas i sitt arbete av ett sekretariat på den plats där Eurojust har sitt säte. Sekretariatet skall vara ett permanent organ, och dess personal skall rekryteras endast på grundval av kompetens. Sekretariatets personal skall i sitt handlande enbart ha den gemensamma tillsynsmyndighetens bästa för ögonen, skall vara fullständigt oberoende av Eurojust och får inte ta emot instruktioner från andra myndigheter vid fullgörandet av sina uppgifter för den gemensamma tillsynsmyndigheten. Uppdrag att tjänstgöra vid sekretariatet skall ges på förslag av den gemensamma tillsynsmyndigheten. Sekretariatets personal får inte åta sig andra uppgifter utan tillstånd från den gemensamma tillsynsmyndighetens ordförande.

2. Sekretariatet skall arbeta under ledning av den gemensamma tillsynsmyndighetens ordförande enligt de regler som fastställts av tillsynsmyndigheten. Sekretariatet skall föra ett register över överklagandena och alla andra handlingar.

3. Sekretariatet skall se till att skyldigheterna enligt artikel 25 i Eurojustbeslutet även iakttas i den gemensamma tillsynsmyndighetens arbete.

Artikel 27

Sekretess

1. Ledamöter av den gemensamma tillsynsmyndigheten, experter och sekretariatets personal skall vara skyldiga att behandla de omständigheter som de får kännedom om inom sin verksamhet konfidentiellt, såvida inte arbetsuppgifternas riktiga utförande kräver något annat. Denna skyldighet skall fortsätta att gälla även när de upphör att vara verksamma i den egenskapen.

2. När de utses skall ledamöter av den gemensamma tillsynsmyndigheten, experter och sekretariatets personal förklara att de godtar dessa skyldigheter.

3. Vid överträdelse av tystnadsplikten kan en ledamot av den gemensamma tillsynsmyndigheten suspenderas genom enhällighet av de närvarande ledamöterna vid en sluten omröstning i ett möte i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Den berörda personen skall höras i förväg, men får inte delta i beslutet.

Artikel 28

Budget och kostnader

1. Sekretariatet skall utarbeta förslag till årsbudget för den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat, och förslagen skall efter godkännande överlämnas till kollegiet.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall besluta om utbetalning från den budget som har tilldelats den, och budgeten skall förvaltas av sekretariatet i enlighet med Eurojusts budgetförordning.

3. Den gemensamma tillsynsmyndighetens kostnader, inklusive de utgifter för ledamöterna som är nödvändiga för att de skall utföra sina uppgifter korrekt, skall betalas från den gemensamma tillsynsmyndighetens budget.

Artikel 29

Ändring av arbetsordningen

Ändringar av denna arbetsordning skall antas i enlighet med det förfarande som föreskrivs i artikel 23.9 i Eurojustbeslutet.

Artikel 30

Allmänhetens tillgång till handlingar

1. Varje fysisk eller juridisk person har rätt att få tillgång till den gemensamma tillsynsmyndighetens handlingar i enlighet med de principer, villkor och begränsningar som anges i denna artikel.

2. Denna artikel skall gälla alla handlingar som den gemensamma tillsynsmyndigheten innehar, dvs. handlingar som den har utarbetat eller mottagit och förfogar över.

3. Om inte annat följer av punkterna 4 och 5 skall handlingar göras tillgängliga för allmänheten efter skriftlig ansökan eller direkt på elektronisk väg.

4. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall vägra tillgång till en handling om spridning skulle undergräva skyddet av

a) det allmänna samhällsintresset i fråga om

- allmän säkerhet och brottsutredningar,

- försvar och militära frågor,

- internationella förbindelser,

- gemenskapens eller en medlemsstats finansiella, monetära eller ekonomiska politik,

- fullgörande av Eurojusts uppgifter för att stärka kampen mot grov brottslighet,

- nationella utredningar där Eurojust bistår,

b) den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med bestämmelserna om skydd av personuppgifter.

5. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall vägra tillgång till en handling om spridning skulle undergräva skyddet av

- en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter,

- rättsliga förfaranden och juridisk rådgivning,

- inspektioner, utredningar och revisioner, om inte spridning är av överordnat samhällsintresse.

6. Tillgång till en handling som har utarbetats av den gemensamma tillsynsmyndigheten för internt bruk eller mottagits och som gäller en fråga där beslutet inte har fattats av den gemensamma tillsynsmyndigheten skall vägras om spridning av handlingen allvarligt skulle skada beslutsprocessen, såvida inte spridning är av överordnat samhällsintresse.

Tillgång till en handling som innehåller yttranden för internt bruk vid överläggningar och inledande samråd inom den gemensamma tillsynsmyndigheten skall vägras även efter det att beslutet har fattats, om spridning av handlingen allvarligt skulle skada den gemensamma tillsynsmyndighetens beslutsprocess, såvida inte spridning är av överordnat samhällsintresse.

7. För handlingar som härrör från tredje part skall den gemensamma tillsynsmyndigheten samråda med den berörda tredje parten för att bedöma om ett undantag enligt punkt 4 eller 5 skall tillämpas, i det fall det är oklart huruvida handlingen skall lämnas ut eller inte. En medlemsstat får begära att den gemensamma tillsynsmyndigheten inte skall lämna ut en handling från den medlemsstaten utan föregående samtycke.

8. Om enbart delar av den begärda handlingen omfattas av något av undantagen, skall övriga delar av handlingen lämnas ut.

9. Ansökningar om tillgång till en handling skall inges i skriftlig form på valfritt sätt, inbegripet i elektronisk form, på något av de officiella språken och vara tillräckligt utförliga för att den gemensamma tillsynsmyndigheten skall kunna identifiera handlingen. Sökanden behöver inte ange några skäl för sin ansökan.

10. Om en ansökan inte är tillräckligt utförlig skall den gemensamma tillsynsmyndigheten uppmana sökanden att förtydliga sin ansökan och bistå sökanden med detta.

11. Vid en ansökan som avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar kan den gemensamma tillsynsmyndigheten informellt samråda med sökanden för att finna en rimlig lösning.

12. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall ge medborgarna information och hjälp när det gäller att upplysa dem om hur och var ansökningar om tillgång till handlingar kan inges.

13. En ansökan om tillgång till en handling skall behandlas skyndsamt. Ett mottagningsbevis skall skickas till sökanden. Den gemensamma tillsynsmyndighetens ordförande skall, inom 30 arbetsdagar efter det att en ansökan registrerats, antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen och ställa den till förfogande i enlighet med punkt 15 inom den tiden eller skriftligen ange skälen för att ansökan helt eller delvis avslagits och informera sökanden om dennes rätt att göra en bekräftande ansökan i enlighet med punkt 14.

14. Om ansökan helt eller delvis avslås kan sökanden inom 30 arbetsdagar efter att ha mottagit den gemensamma tillsynsmyndighetens besked inge en bekräftande ansökan till den gemensamma tillsynsmyndigheten med begäran om omprövning.

15. Sökanden skall få tillgång till handlingar antingen genom att få ta del av dem på platsen eller genom att få sig tillsänd en kopia, inklusive om möjligt en kopia i elektronisk form, beroende på sökandens önskemål. Kostnaden för framställning och utskick av kopiorna kan debiteras sökanden. Avgiften får inte vara större än den faktiska kostnaden för att framställa och skicka kopiorna. Att ta del av handlingarna på plats, erhålla kopior på färre än 20 A4-sidor och ges direkt tillgång i elektronisk form skall vara kostnadsfritt.

16. Om en handling redan har lämnats ut av den gemensamma tillsynsmyndigheten, Eurojust eller andra institutioner och är lätt tillgänglig för sökanden, kan den gemensamma tillsynsmyndigheten fullgöra sitt åliggande att ställa en handling till förfogande genom att upplysa sökanden om hur han eller hon skall få tag i den begärda handlingen.

17. Handlingarna skall ställas till förfogande i en befintlig version och i ett befintligt format med fullständigt beaktande av sökandens önskemål.

Artikel 31

Utvärdering

Denna arbetsordning skall utvärderas av den gemensamma tillsynsmyndigheten mellan ett och tre år efter det att den träder i kraft och mot bakgrund av de erfarenheter som gjorts.

Artikel 32

Arbetsordningens ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft dagen efter det att den har antagits i enlighet med artikel 23.9 i Eurojustbeslutet.

Utfärdad i Haag den 2 mars 2004

På den gemensamma tillsynsmyndighetens vägnar

Ordförande

Joe Meade

(1) EGT L 63, 6.3.2002, s. 1.

(2) EUT L 245, 29.9.2003, s. 44.