RAPPORT om årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (Alicante) för det budgetår som avslutades den 31 december 1997, samt byråns svar (98/C 406/10)

1.1. Denna rapport riktas till budgetkommittén för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden i enlighet med artikel 137.2 i rådets förordning (EG) nr 40/94 (1).

1.2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Byrån för harmonisering inom den inre marknaden för det budgetår som avslutades den 31 december 1997. I enlighet med artikel 119.2.c i rådets förordning (EG) nr 40/94 har budgeten genomförts under ordförandens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen (2) i enlighet med de finansiella bestämmelserna, enligt vad som föreskrivs i rådets förordning (EG) nr 40/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 188c i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

1.3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och revisionsnormer. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat räkenskapshandlingarna och har vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

1.4. Med förbehåll för den uppgift som nämns i punkt 1.11, har denna granskning gjort det möjligt för revisionsrätten att uppnå en rimlig säkerhet om att årsräkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1997 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna i sin helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER AVSEENDE GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1997 FÖR BYRÅN FÖR HARMONISERING INOM DEN INRE MARKNADEN

Programvara för bokföring

1.5. Trots att 1997 är det fjärde året som byrån bedriver sin verksamhet (varav tre avslutade budgetår) förs budgeträkenskaperna fortfarande med hjälp av ett kalkylprogram istället för med ett lämpligt bokföringsprogram. Användandet av kalkylprogram hade redan kritiserats av revisionsrätten i dess rapport om de föregående budgetåren (3). Byrån borde vidare införa ett analytiskt bokföringssystem i syfte att fastställa den faktiska kostnaden för utförda tjänster.

Övriga iakttagelser

1.6. Betalningarna (dvs. 26,0 miljoner ecu), utgjorde endast 48 % av anslagen för budgetåret (54,0 miljoner ecu efter att den tredje ändrings- och tilläggsbudgeten antagits); 48,5 % (dvs. 26,2 miljoner ecu) av dessa anslag överfördes automatiskt till budgetåret 1998 och 3,5 % (dvs. 1,8 miljoner ecu) förföll.

1.7. Omfattningen av de överförda anslagen beror huvudsakligen på den bokföringspraxis som tillämpas av byrån. Denna praxis består i att göra åtaganden för samtliga utgifter som är förenade med varje ansökan om registrering av varumärken som erhållits, så snart tillhörande inkomster fastställts. Enligt denna metod överförs budgetårets saldo för dessa åtaganden automatiskt till följande budgetår oberoende av det faktiska datumet för beställning av arbeten från byrån (forskning, översättning, utgivning etc.) och oavsett om denna beställning gjorts före budgetårets slut eller först under följande budgetår. Denna praxis är en tolkning av förordningen som inte strikt respekterar budgetprinciperna om ettårighet och universalitet.

1.8. Beträffande de anslag som överfördes från budgetåret 1996 (dvs 14,5 miljoner ecu) noteras att 27,6 % av dessa (dvs. 4,0 miljoner ecu) förföll. En stor del (88,0 %) av de förfallna anslagen består av utgifter för översättning, frankering och utgivning. Om överföringarna hade motsvarat mer tydligt definierade åtaganden hade dessa anslag inte behövt förfalla.

1.9. Artikel 13 i byråns budgetförordning föreskriver att budgeten skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Detta har endast skett i fallet med tilläggs- och ändringsbudget nr 3.

1.10. En del av saldona för likvida medel (0,35 miljoner ecu av 42,50 miljoner ecu) upptogs i de allmänna räkenskaperna först i samband med avslutandet av räkenskaperna. Inbetalningarna lagras i själva verket under den första tiden på programvaran för förvaltning av varumärken (Euromarc), och upptas inte i de allmänna räkenskaperna förrän efter det att betalaren identifierats.

Huvudkontor

1.11. I syfte att uppföra ett nytt huvudkontor undertecknade byrån 1997 ett avtal med Cosoami, den spanska regeringens förmedlingsbyrå. Om byrån inte erhåller tillräckligt många ansökningar om registrering av varumärken kommer uppförandet endast att kunna slutföras med hjälp av bidrag från den allmänna budgeten. Oberoende av budgetkommitténs medgivande till genomförandet av detta projekt hade det varit önskvärt att byrån hade utverkat ett godkännande från kommissionen innan man slöt avtalet med Cosoami.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 29 oktober 1998.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

Tabell 1 Balansräkning för budgetåren 1996 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Källa: Sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

>Plats för tabell>

Källa: sammanställning utarbetad av revisionsrätten på grundval av uppgifter från byrån.

(1) EGT L 11, 14.1.1994, s. 33.

(2) Som föreskrivs i artikel 137.1 i rådets förordning (EG) nr 40/94 har räkenskaperna för byråns samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1997 upprättats den 21 januari 1998 och därefter överlämnats till styrelsen, Europaparlamentet, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 27 januari 1998. En sammanfattning av årsredovisningen finns i tabellerna i bilagan till denna rapport.

(3) EGT C 393, 29.12.1997, s. 47.

(4) Detta belopp motsvarar beloppet för anläggningstillgångar.

SVAR FRÅN BYRÅN FÖR HARMONISERING

1.5. Programvara för bokföring

Kommissionen har, tvärtemot vad den erbjudit sig, inte varit i stånd att ställa de olika modulerna i bokföringsprogrammet SINCOM II till gemenskapsinrättningarnas förfogande. Byrån fick alltså från och med den 1 januari 1999 införa ISPS-modulen för budgeträkenskaper, som utvecklats av SAP för kommissionens räkning. Det handlar om en relativt liten kostnad i förhållande till de investeringar som redan gjorts vad gäller den allmänna bokföringen.

Arbetet med att införa det analytiska bokföringssystemet har fortsatt 1998 och kommer att vara i drift i slutet av 1998.

1.6. Se de förklaringar som ges nedan i punkt 1.7.

1.7. Överföring av anslag

Kostnaderna för registrering av ett varumärke betraktas som säkra utgifter från och med den dag då ansökan om registrering av varumärke anses gjord, i enlighet med harmoniseringsbyråns förpliktelser enligt förordningen om gemenskapsvarumärken.

En del tjänster, som t.ex. översättningar, nationella forskningsrapporter och utgivning, utförs av externa organ, som det inte tillkommer harmoniseringsbyrån att välja. Byrån har därför funnit det lämpligt att omedelbart efter det att ansökningsavgifterna erhållits göra motsvarande utgiftsåtaganden.

Byrån ansåg att denna praxis, som grundar sig på automatisk överföring, svarade mot

- principen om ettårighet - med de undantag som anges i budgetförordningen - som medger överföring av anslag, och

- principen om universalitet enligt vilken inga intäkter anslås till någon särskild utgiftspost.

Denna praxis överensstämmer också med byråns särart som byrå för industriella äganderätter och som i denna egenskap endast tar ut avgifter för de tjänster den utför åt kunderna.

På grund av 1995 års oväntade tillströmning av 43 000 ansökningar om registrering av varumärken i stället för de 15 000 som byrån enligt bemyndigade fackmän och kommissionen kunde förvänta sig, tvingades byrån att prioritera och behandla mängden ansökningar i ordningsföljd. De olika etapperna i behandlingen av varumärkena drog ut på tiden vilket medförde betydande överföringar av anslag i slutet av 1997, vilka gjordes på grundval av artikel 6.2 i budgetförordningen.

Slutsats: Med anledning av revisionsrättens påpekanden skall harmoniseringsbyrån vidtaga åtgärder för att tiden mellan utgiftsåtaganden för varje etapp i behandlingen och betalning skall bli så kort som möjligt i framtiden.

1.8. Förfallna anslag

Den betydande omfattningen av anslag som överförts från budgetåret 1996 och som förfallit under 1997 (4 miljoner ecu) har först och främst sin grund i sänkta kostnader för översättning och utgivning som byrån inte har någon kontroll över. Att dessa utgifter minskat beror på att medeltalet översatta och publicerade sidor för varje varumärke visat sig vara 3 respektive 1 sidor och inte 4,5 respektive 3 sidor som man inledningsvis räknat med.

Dessutom är de förfallna anslagen förknippade med de exceptionella förhållanden som rått i samband med att byrån inledde sin verksamhet 1996. Utvecklingen av situationen, som beskrivs i punkt 1.7 ovan, har haft till följd att en del av de anslag som förts över från budgetåret 1996 till 1997 inte har kunnat utnyttjas.

1.9 Offentliggörande av budgeten

På grund av tidsramarna för offentliggörande, som fastställts i förordningen om gemenskapsvarumärken, hade byråns budget för 1997 utarbetats i slutet av 1995. Den byggde på skattningar av byråns verksamhet, som redan 1996 visade sig vara alldeles för låga. Därför bestämde sig byrån i början av budgetåret 1997 för att utforma en tilläggs- och ändringsbudget för 1997 som blev en total omarbetning av hela budgeten. Denna tilläggs- och ändringsbudget, som mer överensstämmer med verkligheten och som speglade det faktiska antalet ansökningar 1996 offentliggjordes i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Budgeten för 1998 offentliggjordes i själva verket i Europeiska gemenskapernas officiella tidning (EGT L 64 av den 5 mars 1998). Förberedelser pågår inför offentliggörandet av den första tilläggs- och ändringsbudgeten för 1998 och den kommer att publiceras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

1.10 Bokföring av individuella betalningar

För att erhållna betalningar skall kunna bokföras på kortast möjliga tid prioriterar byrån identifiering av kundkonton och försöker att bokföra inbetalningarna i SAP R-3-systemet på kortast möjliga tid (3 4 dagar).

1.11 Harmoniseringsbyråns huvudkontor

1) Förfarandet bakom undertecknandet av en konvention mellan harmoniseringsbyrån och Cosoami.

Denna konvention binder harmoniseringsbyrån till konsortiet Cosoami, som bildats av de spanska myndigheterna (industriministeriet, Generalitat i Valencia, Diputación i provinsen Alicante och staden Alicante) i samband med uppföljningen av överenskommelsen från 1994 mellan den spanska regeringen och kommissionen om att Spanien gratis ställer ett provisoriskt huvudkontor till förfogande och att byrån skall förvärva det framtida definitiva huvudkontoret.

2) Förvärv av huvudkontoret

Uppförandet skall finansieras med byråns intäkter - beräknade på i medeltal 27 000 30 000 ansökningar om registrering av varumärken per år - och genom att eventuellt öppna den kredit om vilken avtal slutits för detta ändamål 1998.

Om det årliga antalet ansökningar skulle sjunka till 25 000 flera budgetår i rad får byrån efter det att krediten tagit slut begära ett gemenskapsbidrag, eventuellt från och med år 2003 eller början av 2004.

3) Samråd med kommissionen.

Sedan budgetkommittén hört kommissionens yttranden om avtalet mellan harmoniseringsbyrån och Cosoami, har den beslutat att ge sitt samtycke till förvärvet av byggnaden.