Rapport

om årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen (Turin) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt stiftelsens svar

(2000/C 373/06)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i enlighet med artikel 11.4 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 11.1 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt vad som föreskrivs i artikel 12 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA YRKESUTBILDNINGSSTIFTELSEN (TURIN) FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Analys av budgetgenomförandet

5. Av stiftelsens slutliga anslag för budgetåret 1999, dvs. 16,2 miljoner euro, utnyttjades 13,3 miljoner euro (dvs. 82 %) under budgetåret. 2,9 miljoner euro (dvs. 18 %) överfördes automatiskt till budgetåret 2000 och 0,06 miljoner euro (dvs. 0,4 %) förföll den 31 december 1999.

6. Större delen av budgetårets utgifter utgörs av utgifter för personal (10,2 miljoner euro) och administrativa utgifter (0,9 miljoner euro). Överföringarna till följande budgetår rör huvudsakligen stiftelsens driftsanslag och uppgår till 2,3 miljoner euro, dvs. nära 50 % av tilldelningen under motsvarande avdelning (se även punkt 8 nedan).

7. De anslag som överförts automatiskt från budgetåret 1998 till budgetåret 1999, dvs. 3,5 miljoner euro, utnyttjades nästan helt vad gäller avdelning 1 och 2 i budgeten (utgifter för personal och administrativa utgifter) och i mindre utsträckning vad gäller driftsanslag, av vilka 0,3 miljoner euro av 2,2 miljoner euro i överföringar förföll den 31 december 1999.

Finansiella bestämmelser

Budgetförfarande

8. I artikel 10.4 i stiftelsens grundförordning(3) föreskrivs att "Styrelsen skall (...) anta stiftelsens budget i början av varje budgetår och anpassa den till de övriga bidrag som tillförs stiftelsen liksom till dess övriga resurser". Den praktiska tillämpningen av denna bestämmelse leder till att budgeten för varje budgetår inte antas formellt förrän tidigast i mitten av första kvartalet av budgetåret i fråga. På grund av kravet att samtidigt anta arbetsprogrammet skjuts påbörjandet av projekt som finansieras med driftsanslag upp och, på grund av den tid som krävs för ingående av avtalen (sökande efter partner, förstudier, framläggande inför rådgivande kommittén för upphandling och avtal osv.), undertecknas många av dem inte förrän under de allra sista veckorna eller till och med under de allra sista dagarna av budgetåret för att man skall kunna göra åtaganden för anslag som annars skulle förfalla den 31 december.

9. Denna situation, som revisionsrätten redan uppmärksammat i sin föregående årsrapport om stiftelsen(4), bör snarast lösas genom ändrade förfaranden eller bestämmelser så att stiftelsen därefter kan ta i bruk sitt arbetsprogram från och med den första januari varje budgetår.

Framläggandet av räkenskaperna

10. År 1999, liksom 1998(5), offentliggjorde stiftelsen inte sin budget eller tjänsteförteckning i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Den ersatte på eget initiativ detta offentliggörande med utläggande av vissa uppgifter rörande budgeten på sin webbplats. Revisionsrätten anser att detta förfarande inte stämmer överens med bestämmelserna i artikel 13 i stiftelsens budgetförordning.

11. I sina årsrapporter för 1996(6), 1997(7) och 1998(8) om stiftelsen uppmärksammade revisionsrätten förvaltningen av Phare-, Tacis- och Tempus-bidragen, dvs. cirka 330 miljoner euro under budgetåret 1999, som stiftelsen förvaltar vid sidan av budgeten. Det saldo på cirka sextio bankkonton, uppgående till 80,5 miljoner euro den 31 december 1999, som stiftelsen förfogar över för att förvalta dessa bidrag förekommer inte i årsredovisningen.

Personalförvaltning

12. Personalens ekonomiska rättigheter fastställs sällan genom formella beslut som motiverats av den som har befogenhet att sluta anställningsavtal.

13. Personakterna innehåller inte alltid de uppgifter som är nödvändiga för fastställande och beräkning av de rättigheter som beviljas. Vidare omprövas de inte systematiskt av förvaltningsavdelningarna. Vissa förmåner kan således betalas ut utan motivering.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde I Luxemburg den 27 september 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) Rådets förordning (EG) nr 1572/98 om ändring av förordning (EEG) nr 1360/90 (EGT L 206, 23.7.1998, s. 1.)

(2) Som föreskrivs i artikel 11.3 i rådets förordning (EEG) nr 1360/90 har de detaljerade räkenskaperna för stiftelsens samtliga inkomster och utgifter under budgetåret 1999 upprättats den 19 maj 2000 och därefter överlämnats till stiftelsens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 29 maj 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

(3) EGT L 131, 23.5.1990, s. 4.

(4) EGT C 372, 22.12.1999, punkterna 13-14, s. 33-34.

(5) EGT C 372, 22.12.1999, punkt 6, s. 33.

(6) EGT C 393, 29.12.1997, punkt 1.11, s. 41-42.

(7) EGT C 406, 28.12.1998, punkt 1.5, s. 38.

(8) EGT C 372, 22.12.1999, punkt 5, s. 33.

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1999 och 31 december 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Stiftelsens svar

Styrelsens antagande av arbetsprogrammet och budgeten under det första kvartalet (punkterna 8 och 9)

Vi inser att faktumet att styrelsen antar stiftelsens arbetsprogram och den tillhörande budgeten först i mitten av det första kvartalet medför att många avtal inte undertecknas förrän i slutet av året. Stiftelsen medger att denna situation bör åtgärdas så snart som möjligt. Stiftelsen och Europeiska kommissionen (som är ordförande i styrelsen) har följaktligen kommit överens om att arbetsprogrammet och den tillhörande budgeten skall läggas fram för antagande på styrelsens möte på hösten före året i fråga. Arbetsprogrammet 2001 och budgeten 2001 kommer att läggas fram för styrelsens antagande i november 2000.

Offentliggörande av budgeten på Internet i stället för i EGT (punkt 10)

Sedan 1998 har stiftelsen, med uttryckligt stöd från Europeiska kommissionen och Europaparlamentet, offentliggjort sin fullständiga budget på Internet. Stiftelsen är övertygad om att publiceringen på Internet når en bredare publik än offentliggörandet i EGT och att detta ökat tillgång och transparens för de europeiska medborgarna. Detta förfarande stämmer absolut överens med andan i artikel 13 i budgetförordningen. Med tanke på de kontinuerliga budgetbegränsningarna innebär offentliggörandet av den fullständiga budgeten på Internet enbart en betydande besparing för stiftelsen.

Bidrag för Phare, Tacis och Tempus (punkt 11)

Vad gäller saldot på 80,5 miljoner euro är stiftelsen tvungen att skilja de medel den hanterar på kommissionens vägnar från det allmänna bidraget. Enskilda redovisningar upprättas för alla avtal med tillhörande banktillgodohavande.

Personalförvaltning (punkterna 12 och 13)

Även om stiftelsens personals ekonomiska rättigheter beräknas korrekt och med stöd av underlag är det personalavdelningen som hittills har omprövat rätter till förmåner. Stiftelsen medger att ett mera formellt förfarande bör tillämpas. I framtiden ämnar stiftelsen göra detta med hjälp av en blankett för fastställande av ekonomiska rättigheter som skall undertecknas av den som har befogenhet att sluta anställningsavtal (i detta fall direktören).

Personakterna innehåller alla uppgifter som behövs för att fastställa och beräkna de rättigheter som beviljas, med undantag för anställningsavtalet och eventuella ändringar därav som arkiveras på annat ställe. Överföringen av anställningsavtalen till personakterna pågår och kommer att vara klar i slutet av juli 2000. Därutöver kommer den ovan nämnda blanketten för fastställande av ekonomiska rättigheter att användas för att systematiskt och årligen pröva om de beviljade rättigheterna fortsätter att vara motiverade.