Rapport

om årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 samt Dublinfondens svar

(1999/C 372/07)

INNEHÅLLSFÖRTECKING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75(1), ändrad genom artikel 1.4 i rådets förordning (EEG) nr 1947/93(2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för det budgetår som avslutades den 31 december 1998. I enlighet med artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93(3) om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1417/76(4), har budgeten genomförts under styrelsens ansvar. Detta omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt vad som föreskrivs i artikel 1.52, 1.54 och 1.55 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1417/76. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Administration

Genomförande av budgetförordningen

5. Den aktuella versionen av genomförandebestämmelserna för budgetförordningen som är från 1976 bör omarbetas så att den återspeglar nuvarande praxis och utvecklingstendenser på redovisningsområdet. Fonden bör uppdatera genomförandebestämmelserna i syfte att ta hänsyn till den senaste utvecklingen när det gäller användning av informationsteknologi och införandet av euron. Genomförandebestämmelserna bör även omfatta poster i inventarieförteckningen, bestämmelser rörande en rådgivande kommitté för upphandling och avtal, delegering av befogenheter samt förvaltning av förskottskonton.

Förskottskontot

6. Utgifter som effektuerades genom förskottskontot uppgick till 37 % av de totala utgifterna, om man bortser från lönerna. För att förvaltningen och kontrollen av förskottskontot skall underlättas, skulle ytterligare upplysningar kunna ges av förskottsförvaltaren. Så snart det nya budgetsystemet SI 2 installeras bör endast ett litet antal transaktioner göras via förskottskontot.

Balansräkningen

Övriga utgifter som skall bokföras

7. Saldot på kontot för övriga utgifter uppgick till 38875 ecu den 31 december 1998. Detta består av två delar: ett belopp på 37611 ecu som överförts i balansräkningen för budgetåret 1997 och 1264 ecu som avser 1998. Det överförda saldot avser belopp som betalats 1997, då det inte fanns tillräckligt med medel på budgetrubriken i fråga. Beloppen fördes in på ett bevakningskonto i balansräkningen för att justeras 1998. Det skulle godkännas av controllern och bokföras på den rätta budgetrubriken. Ingen justering gjordes av beloppen 1998. Beloppet för 1998 hänför sig till liknande betalningar som gjordes under detta år. Hela balansposten måste justeras under 1999.

Översättningsenheten

8. Mot bakgrund av utvecklandet av Översättningscentrum för Europeiska unionens organ i Luxemburg, bör situationen för fondens översättningsenhet ses över.

Tjänsteresor

9. För att underlätta förvaltningen av utgifterna för tjänsteresor skall statistiken över tjänsteresor sammanställas på ett sätt som gör det möjligt att fastställa kostnaden per person och enhet.

10. Utgifter för experters tjänsteresor skall i regel betalas till respektive institution. Om de betalas till experten skall resebiljetterna i original och boardingkorten stämplas med "betalas av Europeiska fonden..." innan kopior av dessa bifogas formuläret för redovisning av utgifter.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 9 september 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 13.

(3) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.

(4) EGT L 164, 24.6.1976, s. 1.

(5) Som föreskrivs i artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93, har räkenskaperna för fondens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 upprättats den 26 mars 1999 och därefter överlämnats till kommissionen, fondens styrelse och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 21 maj 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1998 och 1997

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1998 och 1997

>Plats för tabell>

DUBLINFONDENS SVAR

Genomförande av budgetförordningen

Punkt 5. Åtgärder har vidtagits för att uppdatera genomförandebestämmelserna i budgetförordningen. Den omarbetade versionen kommer att innehålla de problem som tagits upp av revisionsrätten.

Förskottskonton

Punkt 6. Ytterligare förklarande information kommer i framtiden att ges i samband med utgifter från förskottskontot.

Balansräkningen

Övriga uppgifter som skall tas upp

Punkt 7. Beloppen i balansräkningen för 1998 som revisionsrätten hänvisade till har nu reglerats. Fonden har vidtagit lämpliga åtgärder för att förhindra att detta problem upprepas.

Översättningsenheten

Punkt 8. En översyn av fondens översättningsarbeten håller på att utföras.

Tjänsteresor

Punkt 9. Fonden kommer att åter igen undersöka metoden för sammanställning av statistik över tjänsteresor för att på bästa sätt fastställa hur revisionsrättens rekommendationer skall hanteras med hänsyn till de begränsade personaltillgångarna.

Punkt 10. Biljetter och boardingkort stämplas nu med "betalas av Europeiska fonden".