Kommissionens beslut

av den 5 december 2001

om ändring av dess arbetsordning

[delgivet med nr K(2001) 3714]

(2001/937/EG, EKSG, Euratom)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 218.2 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen, särskilt artikel 16 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 131 i detta,

med beaktande av Fördraget om Europeiska unionen, särskilt artikel 28.1 och artikel 41.1 i detta.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

De tillämpningsföreskrifter till Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar(1) som återges i bilagan till detta beslut skall läggas till som en bilaga till kommissionens arbetsordning.

Artikel 2

Beslut 94/90/EKSG, EG, Euratom skall upphöra att gälla(2).

Artikel 3

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den 5 december 2001.

På kommissionens vägnar

Romano Prodi

Ordförande

(1) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) EGT L 46, 18.2.1994, s. 58.

BILAGA

Tillämpningsföreskrifter till Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar

Skäl:

(1) I enlighet med artikel 255.2 i EG-fördraget har Europaparlamentet och rådet antagit förordning (EG) nr 1049/2001(1) om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar.

(2) Den förordningen, som med tillämpning av artikel 255.3 i fördraget fastställer de allmänna principerna och gränserna för rätten till tillgång till handlingar, föreskriver i artikel 18 att varje institution skall anpassa sin arbetsordning i enlighet med bestämmelserna i den nämnda förordningen.

Artikel 1

Personer som har rätt att ta del av handlingar

Unionsmedborgare och fysiska eller juridiska personer som är bosatta eller har sitt säte i en medlemsstat får utöva sin rätt till tillgång till kommissionens handlingar enligt bestämmelserna i artikel 255.1 i fördraget och artikel 2.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 enligt de förfaranden som föreskrivs i dessa bestämmelser. Rätten till tillgång till handlingar gäller handlingar som innehas av kommissionen, det vill säga handlingar som har upprättats eller tagits emot av kommissionen och som den råder över.

Med tillämpning av artikel 2.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall tredjelandsmedborgare som inte är bosatta i en medlemsstat eller juridiska personer som saknar säte i en medlemsstat ha rätt till tillgång till kommissionens handlingar på samma villkor som de personer som avses i artikel 255.1 i fördraget.

I enlighet med artikel 195.1 i fördraget skall sådana personer dock inte ha möjlighet att klaga hos Europeiska ombudsmannen. Om kommissionen helt eller delvis avslår en bekräftande ansökan om tillgång till en handling, får sådana personer väcka talan mot beslutet vid Europeiska gemenskapernas förstainstansrätt i enlighet med artikel 230 fjärde stycket i fördraget.

Artikel 2

Ansökningar om tillgång till handlingar

Ansökningar om tillgång till handlingar skall sändas per post, fax eller via e-post till kommissionens generalsekretariat, till det behöriga generaldirektoratet eller den behöriga avdelningen. Adresserna dit ansökningarna skall sändas kommer att offentliggöras i den praktiska handledning som avses i artikel 8 i dessa föreskrifter.

Kommissionen skall besvara ursprungliga och bekräftande ansökningar inom femton arbetsdagar räknat från och med dagen för registreringen av ansökan. Om en ansökan är komplicerad eller omfattande får denna tidsfrist förlängas med femton arbetsdagar. En förlängning av tidsfristen skall motiveras och på förhand meddelas sökanden.

Om en ansökan i enlighet med artikel 6.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 inte är tillräckligt utförlig, skall kommissionen uppmana sökanden att lämna kompletterande uppgifter som gör det möjligt att hitta de begärda handlingarna; svarsfristen skall inte börja löpa förrän kommissionen förfogar över dessa uppgifter.

Alla helt eller delvis negativa beslut skall ange skälen för att ansökningen avslagits på grundval av något av de undantag som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 och sökanden skall i beslutet underrättas om hur han kan överklaga det.

Artikel 3

Behandling av ursprungliga ansökningar

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 9 i dessa föreskrifter, skall en bekräftelse om mottagande skickas till sökanden när ansökan registreras, om inte svar kan ges med vändande post.

Bekräftelsen om mottagande och svaret skall skickas skriftligen, eventuellt via e-post.

Sökanden skall informeras om svaret på ansökan av generaldirektören eller chefen för den berörda avdelningen, av en direktör med denna uppgift vid generalsekretariatet, av en särskilt utnämnd direktör vid OLAF, om ansökan gäller handlingar som berör sådan verksamhet vid OLAF som avses i artiklarna 2.1 och 2.2 i kommissionens beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom(2) om inrättande av en europeisk byrå för bedrägeribekämpning (OLAF), eller av en tjänsteman med denna uppgift.

I alla helt eller delvis negativa beslut skall sökanden underrättas om sin rätt att inom femton arbetsdagar efter mottagande av beslutet lämna in en bekräftande ansökan till kommissionens generalsekreterare eller till OLAF:s direktör, om den bekräftande ansökningen gäller handlingar som berör sådan verksamhet vid OLAF som avses i artiklarna 2.1 och 2.2 i kommissionens beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom.

Artikel 4

Behandling av bekräftande ansökningar

I enlighet med artikel 14 i kommissionens arbetsordning delegeras befogenheten att fatta beslut om en bekräftande ansökan till generalsekreteraren. Om en bekräftande ansökan gäller handlingar som berör sådan verksamhet vid OLAF som avses i artiklarna 2.1 och 2.2 i beslut 1999/352/EG, EKSG, Euratom, delegeras befogenheten att fatta beslut till direktören för OLAF.

Generaldirektoratet eller avdelningen skall bistå generalsekretariatet med beredningen av beslutet.

Beslutet skall fattas av generalsekreteraren eller direktören för OLAF efter att rättstjänsten har lämnat sitt medgivande.

Sökanden skall skriftligen underrättas om beslutet, eventuellt via e-post; i beslutet skall sökanden upplysas om rätten att väcka talan vid förstainstansrätten eller att lämna in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.

Artikel 5

Samråd

1. Om kommissionen mottar en ansökan om tillgång till en handling som den innehar, men som härrör från en tredje part, skall det generaldirektorat eller den avdelning som innehar handlingen kontrollera om något av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpligt. Om den begärda handlingen är klassificerad enligt kommissionens säkerhetsbestämmelser, skall artikel 6 i dessa föreskrifter tillämpas.

2. Om det generaldirektorat eller den avdelning som innehar handlingen efter kontrollen anser att tillgång till den begärda handlingen skall vägras enligt något av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, skall det negativa svaret sändas till sökanden utan samråd med den tredje part som upprättat handlingen.

3. Det generaldirektorat eller den avdelning som innehar handlingen skall bevilja ansökan utan samråd med den tredje part som upprättat handlingen om

a) den begärda handlingen redan har lämnats ut, antingen av den som har upprättat handlingen eller enligt förordning (EG) nr 1049/2001 eller liknande bestämmelser,

b) ett utlämnande av hela eller delar av handlingen uppenbart inte skadar något av de intressen som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001.

4. I alla andra fall skall samråd ske med den tredje part som upprättat handlingen. Om ansökan gäller tillgång till en handling som härrör från en medlemsstat, skall det generaldirektorat eller den avdelning som innehar handlingen samråda med den myndighet som upprättat handlingen

a) om handlingen har överlämnats till kommissionen innan förordning (EG) nr 1049/2001 blev gällande,

b) om medlemsstaten har begärt att kommissionen inte skall lämna ut handlingen utan att medlemsstaten på förhand lämnat sitt medgivande i enlighet med artikel 4.5 i förordning (EG) nr 1049/2001.

5. Den tredje part som upprättat handlingen skall svara inom en tidsfrist som inte får vara kortare än fem arbetsdagar, men som skall göra det möjligt för kommissionen att iaktta sina egna svarsfrister. Om den tredje part som upprättat handlingen inte svarar inom den angivna tiden eller om denne inte kan anträffas eller identifieras, skall kommissionen fatta ett beslut i enlighet med ordningen för undantag i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001, med beaktande av tredje parts berättigade intressen på grundval av de uppgifter den förfogar över.

6. Om kommissionen avser att ge tillgång till en handling mot upphovsmannens uttryckliga vilja, skall den underrätta upphovsmannen om sin avsikt att lämna ut handlingen efter tio arbetsdagar och uppmärksamma upphovsmannen på hur han kan överklaga detta beslut om utlämnande.

7. Om en medlemsstat mottar en ansökan om tillgång till en handling som härrör från kommissionen, får den samråda med generalsekretariatet, som skall bestämma vilket generaldirektorat eller vilken avdelning inom kommissionen som ansvarar för handlingen. Det generaldirektorat eller den avdelning som upprättat handlingen skall besvara ansökan efter samråd med generalsekretariatet.

Artikel 6

Behandling av ansökningar om tillgång till klassificerade handlingar

Om en ansökan om tillgång gäller en känslig handling enligt definitionen i artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 eller en annan handling som klassificerats enligt kommissionens säkerhetsbestämmelser, skall ansökan behandlas av en tjänsteman som har rätt att befatta sig med handlingen.

Alla beslut om att helt eller delvis vägra tillgång till en klassificerad handling skall motiveras på grundval av något av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001. Om det visar sig att tillgång till den begärda handlingen inte kan vägras på grundval av dessa undantag, skall den tjänsteman som behandlar ansökningen se till att klassificeringen avlägsnas från handlingen innan den överlämnas till sökanden.

Den myndighet som har upprättat handlingen skall dock alltid lämna sitt medgivande till att en känslig handling lämnas ut.

Artikel 7

Utövande av rätten till tillgång

Handlingar skall skickas med post, telefax eller, om möjligt, via e-post i enlighet med sökandens önskemål. Om handlingen är omfattande eller svår att hantera, får sökanden uppmanas att ta del av handlingen på stället. Ett sådant besök skall vara gratis.

Om handlingen har offentliggjorts, skall svaret innehålla en publikationshänvisning och/eller en upplysning om var handlingen finns tillgänglig och i förekommande fall handlingens adress på webbplatsen Europa.

Om handlingen omfattar mer än tjugo sidor, får en avgift på 0,10 euro per sida samt porto tas ut av sökanden. Avgifter för andra former av försändelser skall bestämmas från fall till fall, men de får inte överstiga ett skäligt belopp.

Artikel 8

Åtgärder för att underlätta tillgången till handlingar

1. Innehållet i det register som avses i artikel 11 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall utökas gradvis. Det skall tillkännages på webbplatsen Europas hemsida.

Registret skall innehålla handlingens titel på de språk som handlingen finns tillgänglig på, diarienummer och andra användbara hänvisningar, en angivelse av den som upprättat handlingen samt dagen för upprättandet eller antagandet.

En hjälpsida på samtliga officiella språk skall informera allmänheten om hur den kan få tillgång till handlingen. Om handlingen har offentliggjorts, skall det finnas en länk till hela texten.

2. Kommissionen skall utarbeta en praktisk handledning för att informera allmänheten om dess rättigheter enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Handledningen skall publiceras på samtliga officiella språk på webbplatsen Europa samt i form av en broschyr.

Artikel 9

Handlingar som är automatiskt tillgängliga för allmänheten

1. Denna artikel tillämpas endast på handlingar som har upprättats eller mottagits efter det att förordning (EG) nr 1049/2001 blev gällande.

2. Följande handlingar skall lämnas ut automatiskt efter ansökan eller, så långt möjligt, göras direkt tillgängliga i elektronisk form:

a) Dagordningarna för kommissionens sammanträden.

b) Vanliga protokoll från kommissionens sammanträden sedan de godkänts.

c) Texter som kommissionen antagit som skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

d) Handlingar från tredje part som redan lämnats ut av den som upprättat handlingen eller med dennes medgivande.

e) Handlingar som redan lämnats ut efter en tidigare ansökan.

3. Följande handlingar får spridas, så långt möjligt i elektronisk form, om det står klart att inget av undantagen i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpligt och i den utsträckning som de inte återger enskilda personers åsikter eller ställningstaganden:

a) Förarbeten till förslag till rådets eller Europaparlamentets och rådets rättsakter som överlämnats till kollegiet för beredning, efter det att förslaget antagits.

b) Förarbeten till kommissionens rättsakter som den antar när den utövar sina genomförandebefogenheter och som överlämnats till kollegiet för beredning, efter det att rättsakten antagits.

c) Förarbeten till kommissionens rättsakter som den antar när den utövar sina egna befogenheter, samt till meddelanden, rapporter och arbetsdokument som överlämnats till kollegiet för beredning, efter det att dessa texter antagits.

Artikel 10

Intern organisation

Generaldirektörer och chefer för avdelningar skall vara behöriga att besluta om vilka åtgärder som skall vidtas med ursprungliga ansökningar. De skall för denna uppgift utse en tjänsteman som behandlar ansökningar om tillgång till handlingar och samordnar generaldirektoratets eller den egna avdelningens praxis.

Svar på ursprungliga ansökningar skall för kännedom överlämnas till generalsekretariatet.

Bekräftande ansökningar skall för kännedom överlämnas till det generaldirektorat eller den avdelning som har besvarat den ursprungliga ansökan.

Generalsekretariatet skall se till att dessa regler samordnas och tillämpas enhetligt av kommissionens generaldirektorat och avdelningar. Generalsekretariatet skall utfärda de riktlinjer som behövs för detta.

(1) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) EGT L 136, 31.5.1999, s. 20.