Rapport

om årsredovisningen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (Wien) (Perioden 1 maj-31 december 1998) samt centrumets svar

(1999/C 372/09)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

Revisionsrättens uttalande

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (centrumet) i enlighet med artikel 12.11 i rådets förordning (EG) nr 1035/97(1).

2. Revisionsrätten har granskat centrumets årsredovisning för dess första budgetår från den 1 maj till den 31 december 1998. I enlighet med artikel 12.8 i rådets förordning (EG) nr 1035/97, har budgeten genomförts under den verkställande direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna, enligt artikel 12.12 i rådets förordning (EG) nr 1035/97. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har genomfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom granskningen har revisionsrätten fått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1998 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

Huvudsakliga iakttagelser om genomförandet av budgeten för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (Wien) för det budgetår som avslutades den 31 december 1998

Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

5. Centrumet har ännu inte upprättat ett riktigt bokföringssystem i överensstämmelse med gällande bestämmelser. Detta bör göras utan ytterligare dröjsmål så att centrumet kan upprätta ett adekvat bokföringssystem som omfattar såväl budgeträkenskaper som allmänna räkenskaper.

Överföringar mellan budgetår

6. Den dokumentation som motiverar överföringar mellan budgetår är otillräcklig eftersom större delen av överföringarna avser preliminära åtaganden.

Rådgivande kommitté för upphandling och avtal

7. Centrumets verksamhet ägde rum i tillfälliga lokaler under 1998. Nu har man hittat permanenta lokaler. För att korrekta investeringsbeslut skall kunna fattas om de permanenta lokalerna bör en rådgivande kommitté för upphandling och avtal inrättas för centrumet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess sammanträde den 13 och 14 oktober 1999.

På revisionsrättens vägnar

Jan O. KARLSSON

Ordförande

(1) EGT L 151, 10.6.1997, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 12.10 i rådets förordning (EEG) nr 1035/97, upprättades räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1998 den 18 mars 1999 och överlämnades till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 19 mars 1999. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport.

Tabell 1

Balansräkning för budgetåret 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåret 1998

>Plats för tabell>

Svar från Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet

Punkt 5: Budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper.

Fram till den 1 juli 1999 översteg antalet tjänstemän inte 4 stycken (två A, en B, en C) inklusive direktören beroende på varaktigheten hos rekryteringsförfarande för personal till centrumet. I mars 1999 utnämnde styrelsen en räkenskapsförare (B-tjänsteman) för tiden fram till att tjänsten som räkenskapsförare tillsatts. Rekryteringsförfarandet är nu inne i sitt slutskede och räkenskapsföraren kommer att börja sin anställning inom de närmaste veckorna.

Dessutom beslutade styrelsen i juni att inleda den tekniska diskussionen för att på centrumet införa det gemensamma SI 2-systemet för ekonomi och redovisning. Tills detta har uppnåtts kommer centrumet att använda redovisningssystemet med en särskild programvara.

Punkt 6: Överföringar mellan budgetår

Från mitten av juli till slutet av september 1998 var direktören den ende tjänstemannen som utsetts på centrumet. Överföringen av samtliga ekonomiska register som tidigare var under Europeiska kommissionens ansvar tog flera veckor varför centrumet under denna period var tvunget att täcka startfasen med preliminära åtaganden. Det normala arbetssättet uppnåddes i början av 1999.

Punkt 7: Rådgivande kommitté för upphandling och avtal

Beroende på det begränsade antalet tjänstemän vid centrumet och den nödvändiga uppdelningen av ansvar kunde en rådgivande kommitté för upphandling och avtal inte inrättas före juli 1999. Styrelsen kommer att besluta vid sitt möte i september 1999 om det formella instiftandet av denna rådgivande kommitté för upphandling och avtal. Under övergångsperioden var centrumet tvunget att bilda en "ad-hoc-kommitté" för att förbereda beslutet om de permanenta lokalerna.