REVISIONSRÄTTENS RAPPORT om granskningen av effektiviteten i Europeiska monetära institutets förvaltning för budgetåret 1996 samt institutets svar (98/C 42/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Punkt Sida

1. INLEDNING 1.1 1.2 2

2. INSTITUTETS FÖRVALTNING 1996 2.1 2.6 2

Administrativ förvaltning 2.1 2.2 2

Budgetförvaltning och räkenskaper 2.3 2.6 2

3. INSTITUTETS VERKSAMHET 1996 3.1 3.3 3

4. EFFEKTIVITETEN I INSTITUTETS FÖRVALTNING 1996 4.1 4.7 3

Utveckling av villkoren för verksamheten 4.1 4.3 3

Förvaltningssystem och förvaltningsförfaranden: uppföljning av tidigare iakttagelser 4.4 4.6 3

Utgiftskontroll 4.7 4

5. SLUTSATS 5.1 4

BILAGA 5

Institutets svar 7

1. INLEDNING

1.1 Revisionsrätten lägger för tredje året i rad (1) fram resultaten av de kontroller som utförts inom ramen för granskningen av effektiviteten i Europeiska monetära institutets (EMI:s) förvaltning (2). EMI:s räkenskaper för det budgetår som avslutades den 31 december 1996 godkändes av EMI:s råd den 4 mars 1997 (3) och publicerades i april 1997 sedan de granskats och godkänts utan förbehåll den 12 februari 1997 av en privat revisionsfirma.

1.2 EMI:s råd, som enligt artikel 109f i Fördraget om upprättandet av den Europeiska gemenskapen består av en ordförande och av centralbankscheferna, av vilka en utnämnts till vice ordförande, är institutets budgetansvariga myndighet. Denna styrs av de finansiella regler som återfinns i stadgan och som närmare anges i beslut fattade av EMI:s råd.

2. INSTITUTETS FÖRVALTNING 1996

Administrativ förvaltning

2.1 Institutets avdelningar har fortsatt att utföra det förberedande arbetet för den tredje etappen i den Ekonomiska och monetära unionen (EMU) och den administrativa organisationen har visat sig vara tillräcklig för att klara denna verksamhet. Då tidpunkten närmar sig för en övergång till den tredje etappen blir emellertid förberedandet av den framtida Europeiska centralbankens (ECB:s) strukturer alltmer angeläget eftersom banken skall upprättas och göras färdig för att träda i funktion under 1998 (4). Förberedelserna för logistiken har inte drivits med tillräcklig kraft på grund av den osäkerhet som omgav den politiska debatten vad gäller graden av decentralisering och medlemsländernas medverkan i Europeiska centralbankssystemet (ECBS).

2.2 Den permanenta arbetsstyrka som är anställd vid EMI har vuxit från 193 personer den 31 december 1995 till 217 personer den 31 december 1996. Vid den tidpunkten fanns det sex medlemmar av direktionen, 36 chefstjänster, 90 tjänster med operativt ansvar och 85 tjänster med administrativa och tekniska arbetsuppgifter. Under 1996 har 33 personer rekryterats och nio har slutat. Den genomsnittliga personalstyrkan var 202 personer 1996 mot 166 personer 1995.

Budgetförvaltning och räkenskaper

2.3 De totala utgifterna uppgick till 38,6 miljoner ecu 1996 jämfört med beräknade 42,1 miljoner ecu, vilket innebär att ett belopp på 3,5 miljoner ecu, det vill säga 8,3 %, inte har utnyttjats. För 1995 fastställdes siffrorna till 32,6 miljoner ecu för de faktiska utgifterna respektive 42,4 miljoner för de beräknade, vilket innebär att 9,8 miljoner ecu inte har utnyttjats (23,1 %).

2.4 EMI:s balansräkning per den 31 december 1996 (tabell i bilaga 1) presenterar först och främst tillgångar och skulder och eget kapital för institutets verksamhet inom ramen för det europeiska monetära systemet (EMS), dvs. tillgångar till ett totalt belopp av 59 527 miljoner ecu i guld och dollar, och ett motkonto till samma belopp i ecu till förmån för unionens medlemsländers centralbanker. Slutligen tillkommer tillgångar och skulder och eget kapital som avser EMI:s verksamhet på totalt 648 miljoner ecu mot 639 miljoner ecu den 31 december 1995.

2.5 Rörelsetillgångarna består huvudsakligen av tidsbegränsad inlåning (628,0 miljoner ecu) för vilken räntorna ger de summor som är nödvändiga för att täcka EMI:s administrativa utgifter, likvida medel, 11,9 miljoner ecu, och materiella tillgångar, 7,8 miljoner ecu. Förutom bidragen från EU:s centralbanker (615,6 miljoner ecu) består balansräkningens passivsida vad gäller administrationen huvudsakligen av skulder på 4,2 miljoner ecu, avsättningar på 10,8 miljoner ecu, en allmän reservfond som uppgår till 12,5 miljoner ecu (motsvarande avsättningen av budgetårets resultat) och budgetårets resultat som är 4,6 miljoner ecu.

2.6 Vad gäller resultaträkningen (tabell i bilaga 2 vars uppställning revisionsrätten anpassat speciellt för denna rapport) har placeringarna givit en inkomstränta på 44,5 miljoner ecu. Budgetårets löpande utgifter uppgår till totalt 39,2 miljoner ecu, varav 21,3 miljoner ecu bokförts som personalutgifter, 15,8 miljoner ecu som övriga administrativa utgifter och 2,1 miljoner ecu som avskrivningar på materiella tillgångar. Om man tar hänsyn till en extraordinär utgift på 0,8 miljoner ecu, som uppkommit av den värderegleringsskillnad som orsakats av en kursvariation för ecun i förhållande till den tyska marken och en exceptionell avkastning på 0,1 miljoner ecu, som uppkommit genom tillbakadragandet av den avsättning som fanns i slutet av 1995, blir skillnaden mellan inkomster och utgifter 4,6 miljoner ecu, ett belopp som IME:s råd vid sitt möte den 4 mars 1997 har beslutat att helt överföra till den allmänna reservfonden.

3. INSTITUTETS VERKSAMHET 1996

3.1 Under 1996 har EMI fortsatt med förberedelserna för att ECBS skall kunna träda i funktion i början av EMU:s tredje etapp. Arbetet har särskilt berört områdena penningpolitik, växelkurspolitik, statistik, betalningssystem, sedelutgivning, redovisningsregler och redovisningsnormer och informations- och kommunikationssystem samt rättsliga frågor. Utöver detta har EMI fullföljt sina uppgifter vad gäller införandet av euron efter det att Europeiska rådet i Madrid i december 1995 antog övergångsbestämmelser för en gemensam valuta. Allt detta arbete har utförts av EMI:s personal tillsammans med de nationella centralbankerna inom arbetsgrupper och underkommittéer.

3.2 I sin årsrapport för 1996, publicerad i april 1997, presenterar institutet i detalj sin verksamhet. Härutöver har institutet under 1996 publicerat rapporter inom särskilda områden. Bland dessa rapporter är tre av särskild betydelse i förhållande till EMI:s grundläggande mål: den som behandlar den monetära unionens statistiska skyldigheter, publicerad i juli 1996, den som behandlar utvecklingen för transnationella betalningssystemet (TARGET), publicerad i augusti 1996 och den som behandlar de framsteg som gjorts på väg mot konvergens, publicerad i november 1996 i enlighet med artikel 7 i stadgan. Den sistnämnda rapporten redogjorde för de framsteg som medlemsstaterna hittills gjort vad gäller uppfyllandet av villkoren för övergången till en gemensam valuta.

3.3 I enlighet med artikel 109f.6 andra stycket i fördraget och artikel 5.3. i stadgan har institutet utfört sin plikt att ge konsultationer inom området för sina befogenheter efter anmodan från rådet vad gäller förslag till gemenskapslagstiftning, eller från myndigheter i medlemsländerna i Europeiska unionen vad gäller förslag till texter avseende intern lagstiftning eller interna bestämmelser. Dessa konsultationer uppgick till 16 stycken för 1996 (sex till Europeiska unionens råd, tre till Europeiska kommissionen och sju till myndigheter i Europeiska unionens medlemsstater). Personalen vid EMI har dessutom ordnat konferenser, seminarier och hållit föredrag om inledandet av tredje etappen i den Ekonomiska monetära unionen.

4. EFFEKTIVITETEN I INSTITUTETS FÖRVALTNING 1996

Utveckling av villkoren för verksamheten

4.1 På grund av den osäkerhet som fortsatt råda under 1996 om den framtida Europeiska centralbankens verksamhet (centraliserad eller decentraliserad), och omfattning (deltagarländer) går förberedelserna med dess konkreta struktur relativt trögt vilket gör att tidsschemat blir alltmer pressat. Under sådana omständigheter är det mest angeläget att finna lösningar som säkerställer att den planerade tidsfristen för den tredje etappens start respekteras. På grund av tidsbristen kommer kostnaderna för de valda lösningarna i andra hand. Om detta vittnar de frekventa undantagen från anbudsförfaranden för utrustning av byggnaden och för datautrustning liksom anlitandet av externa experter för utförande av de uppgifter som normalt åligger personalen.

4.2 Känsliga frågor såsom det fysiska inrättandet av institutet och centralbankens struktur har endast lösts provisoriskt, i synnerhet vad gäller byggnaden och informations- och kommunikationssystemen.

4.3 Revisionsrätten har genomfört granskningar av systemen och förfarandena å ena sidan och gjort kontroller av transaktionerna å andra sidan, vilka givit resultat som totalt sett är tillfredsställande. Eftersom ett visst antal punkter ändå kan förbättras, har revisionsrätten riktat iakttagelser och rekommendationer i detta avseende till EMI:s ledning. Vissa av dessa förtjänar att tas upp i denna rapport.

Förvaltningssystem och förvaltningsförfaranden: uppföljning av tidigare iakttagelser

4.4 Vad gäller anläggningstillgångar (5) förfogar institutet fortfarande inte över något operativt förfarande för fysisk inventering. Med hänsyn till att anläggningstillgångarna eventuellt helt eller delvis kommer att övertas av den framtida Europeiska centralbanken är det önskvärt att detta förfarande snabbt fullföljs.

4.5 Man har ännu inte åtgärdat den svaghet som konstaterades redan förra året (6) vad gäller förfarandet för utbetalning av löner och som innebär att man inte skiljer mellan uppgiften att räkna ut lönerna å ena sidan och uppgiften att godkänna utbetalningen av dem å andra sidan.

4.6 Systemet för ersättning av utgifter i samband med tjänsteresor (7) har ändrats och de fasta beloppen har från och med den 1 januari 1997 ersatts med ersättning på basis av faktiska utgifter.

Utgiftskontroll

4.7 De ändringar som gjordes i budgeten under året blev inte föremål för någon formell ändringsbudget och i presentationen av genomförandet jämfördes de slutgiltiga utgifterna med den ursprungliga budgeten utan att hänsyn togs till de reviderade budgetbeloppen. För budgetåret 1996 var de godkända tilläggsutgifterna förhållandevis måttliga. Till förmån för en effektiv och tydlig budgetförvaltning bör dock institutet i framtiden fastställa en redovisning som ändrar den ursprungliga budgeten, om det fattas beslut om ändringar under året, och inkludera de reviderade beloppen i analysen av budgetens genomförande.

5. SLUTSATS

5.1 Under 1996 har EMI fortsatt att ägna sig åt förberedelserna för den tredje etappen i den Ekonomiska och monetära unionen. Den administrativa organisation som har stött denna verksamhet är totalt sett tillfredsställande (se punkt 4.3) även om vissa saker bör förbättras vad gäller förvaltningsförfaranden (se punkterna 4.4, 4.5 och 4.7). Förberedelserna för logistiken för den framtida Europeiska centralbanken har blivit svårare på grund av brist på klarhet vad gäller slaget och omfattningen av dess konkreta uppgifter. Denna situation riskerar att på kort och medellång sikt inverka negativt på den totala kostnaden/effektiviteten för de strukturer som skall upprättas inom mycket snäva tidsramar (se punkterna 4.1 och 4.2).

Denna rapport har antagits av revisionsrätten i Luxemburg vid dess möte den 10 och 11 december 1997.

För revisionsrätten

Bernhard FRIEDMANN

Ordförande

(1) Rapporterna om budgetåren 1994 och 1995 har publicerats i Europeiska gemenskapernas officiella tidning (EGT C 394, 31.12.1996).

(2) Rapport upprättad enligt artikel 17.4 andra stycket i fjärde protokollet bilagd fördraget om den Europeiska unionen (EMIS:s stadga).

(3) Upprättade och publicerade räkenskaper enligt artiklarna 11 och 17 i fjärde protokollet bilagd fördraget om den Europeiska unionen (EMIS:s stadga).

(4) Artikel 109 L.1 andra stycket i fördraget om Europeiska unionen.

(5) Se punkt 4.4 i revisionsrättens rapport om granskningen av effektiviteten i EMI:s förvaltning för budgetåret 1995, s. 9 (EGT C 394, 31.12.1996).

(6) Se punkt 4.5 i revisionsrättens rapport om granskningen av effektiviteten i EMI:s förvaltning för budgetåret 1995, s. 9 (EGT C 394, 31.12.1996).

(7) Se punkt 4.8 i revisionsrättens rapport om granskningen av effektiviteten i EMI:s förvaltning för budgetåret 1995, s. 9 (EGT C 394, 31.12.1996).

BILAGA 1

>Plats för tabell>

BILAGA 2

>Plats för tabell>

INSTITUTETS SVAR

"Europeiska monetära institutet noterar att granskningen av effektiviteten i dess förvaltning för år 1996 givit allmänt tillfredsställande resultat. Under loppet av 1997 och i enlighet med tidplanen har flera beslut fattats av EMI:s råd om grundläggande aspekter av Europeiska centralbankens framtida organisation och funktioner. Besluten utgör en tydlig ram för det logistiska förarbetet som nu fortskrider snabbt och kommer följaktligen att begränsa risken för en ineffektiv användning av resurser. Under tiden fortsätter Europeiska monetära institutet med att konsolidera sina administrativa förfaranden enligt revisionsrättens iakttagelser."