ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSRÅDET mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Ukraina, å andra sidan av den 9 juni 1998 (98/435/EG)

SAMARBETSRÅDET HAR FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av avtalet om partnerskap och samarbete vilket upprättar ett partnerskap mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Ukraina, å andra sidan, vilket undertecknades i Luxemburg den 14 juni 1994, nedan kallat avtalet, särskilt artiklarna 85-88 i detta (1),

med beaktande av protokollet till avtalet, vilket undertecknades i Bryssel den 10 april 1997, och

av följande skäl:

Avtalet trädde i kraft den 1 mars 1998.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetsrådet skall innehas växelvis i tolv månader åt gången av en medlem i Europeiska unionens råd, på gemenskapernas och deras medlemsstaters vägnar och av en medlem i Ukrainas regering. Den första ordförandeskapsperioden skall dock inledas den dag det första sammanträdet i samarbetsrådet hålls och avslutas den 31 december samma år.

Artikel 2

Sammanträden

Samarbetsrådet skall sammanträda regelbundet på ministernivå en gång om året. Om parterna är överens om det kan samarbetsrådet hålla särskilda sammanträden på begäran av någon av parterna.

Om inte parterna enas om annat skall varje sammanträde i samarbetsrådet hållas på den vanliga platsen för sammanträden i Europeiska unionens råd på ett datum som båda parter är överens om.

Samarbetsrådets sammanträden skall sammankallas gemensamt av samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 3

Företrädare

Medlemmarna i samarbetsrådet kan låta sig företrädas om de är förhindrade att delta.

Varje medlem får normalt företrädas av chefen för beskickningen vid Europeiska gemenskaperna eller chefen för den ständiga representationen vid Europeiska unionen eller en högre tjänsteman.

I alla övriga fall skall en medlem som önskar låta sig företrädas meddela ordföranden namnet på sin företrädare före det aktuella sammanträdet.

Den som företräder en medlem av samarbetsrådet skall utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Samarbetsrådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän.

Före varje sammanträde skall samarbetsrådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Samarbetsrådet får inbjuda icke medlemmar att närvara vid sammanträdena för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en tjänsteman från Ukrainas beskickning vid Europeiska gemenskaperna skall gemensamt fungera som samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 6

Dokument

När överläggningarna i samarbetsrådet skall föras utifrån skriftliga bakgrundsdokument skall de båda sekreterarna numrera och skicka ut dessa dokument som samarbetsrådets dokument.

Artikel 7

Korrespondens

All korrespondens till samarbetsrådet eller till samarbetsrådets ordförande skall översändas till samarbetsrådets båda sekreterare.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordas till samarbetsrådets ordförande och i förekommande fall skickas ut som sådana dokument som avses i artikel 6 till samarbetsrådets övriga medlemmar. Den korrespondens som skickas ut skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till EU-medlemsstaternas ständiga representationer och till Ukrainas beskickning vid Europeiska gemenskaperna.

Korrespondens från samarbetsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av respektive sekreterare, och i förekommande fall skickas ut som sådana dokument som avses i artikel 6 till övriga medlemmar i samarbetsrådet under de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 8

Dagordning för sammanträdena

1. Samarbetsrådets sekreterare skall upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde på grundval av förslag från parterna. Respektive sekreterare skall översända dagordningen till de mottagare som anges i artikel 7 senast två veckor före sammanträdets början. Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit de båda sekreterarna tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om tillhörande handlingar har översänts till sekreterarna senast den dag den preliminära dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetsrådet i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan föras upp på dagordningen om båda parter är överens om detta.

2. I samförstånd med parterna kan de tidsfrister som anges i punkt 1 förkortas för att hänsyn skall tas till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

De två sekreterarna skall snarast möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

I protokollet skall i allmänhet för varje punkt på dagordningen anges

- de dokument som lagts fram för samarbetsrådet,

- de uttalanden som någon medlem av samarbetsrådet begärt att få tagna till protokollet,

- de rekommendationer som lämnats, de uttalanden som överenskommits samt de slutsatser som antagits om särskilda punkter.

Protokollet skall också innehålla en förteckning över de medlemmar i samarbetsrådet eller företrädare för dessa som deltog i sammanträdet.

Utkastet till protokoll skall föreläggas samarbetsrådet för godkännande vid nästa sammanträde. Utkastet till protokoll kan även godkännas skriftligt av båda parter. Efter godkännandet skall två giltiga exemplar av protokollet undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 10

Rekommendationer

1. Samarbetsrådet skall avge rekommendationer efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Mellan sammanträdena får samarbetsrådet avge rekommendationer genom skriftligt förfarande om båda parter är överens om detta. Ett skriftligt förfarande består av en skriftväxling mellan de båda sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

2. Samarbetsrådets rekommendationer enligt artikel 85 i avtalet skall benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

Samarbetsrådets rekommendationer skall bestyrkas av de båda sekreterarna och två giltiga exemplar skall undertecknas av cheferna för de båda parternas delegationer.

Rekommendationerna skall översändas som samarbetsrådets dokument till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 11

Offentlighet

Om inte parterna beslutar om annat skall samarbetsrådets sammanträden inte vara offentliga.

Varje part får besluta om offentliggörande av samarbetsrådets rekommendationer i sina respektive officiella publikationer.

Artikel 12

Språk

Samarbetsrådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

Samarbetsrådet skall normalt överlägga på grundval av dokument utarbetade på dessa språk.

Artikel 13

Kostnader

Europeiska gemenskaperna och Ukraina skall var och en för sig för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i samarbetsrådets sammanträden, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekommunikationskostnader.

Utgifter för tolkning under sammanträdena och för översättning och mångfaldigande av dokument skall betalas av Europeiska gemenskaperna med undantag av kostnader i samband med tolkning eller översättning från ett av Europeiska gemenskapernas officiella språk till ukrainska, vilka skall betalas av Ukraina.

Övriga kostnader för den praktiska organisationen av sammanträdena skall betalas av den part som är värd för sammanträdet.

Artikel 14

Kommittén

1. En samarbetskommitté inrättas härmed i enlighet med artikel 87 i avtalet, med uppgift att biträda samarbetsrådet när det fullgör sina uppgifter. Den skall bestå av företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission och företrädare för medlemmar i Europeiska unionens råd, å ena sidan, och av företrädare för Ukrainas regering, å andra sidan, normalt på hög tjänstemannivå.

2. Samarbetskommittén skall förbereda samarbetsrådets sammanträden och överläggningar, i förekommande fall övervaka genomförandet av samarbetsrådets rekommendationer och i allmänhet säkerställa att kontinuiteten i partnerskapet bibehålls och att avtalet fungerar väl. Den skall behandla varje fråga som hänskjuts till den av samarbetsrådet samt varje annan fråga som kan uppkomma under det dagliga genomförandet av avtalet. Den skall lägga fram förslag till rekommendationer för samarbetsrådet för antagande.

3. De samråd som anges i artiklarna 18 och 49 i avtalet samt i bilaga II till detta skall äga rum i kommittén. Samråden kan fortsätta i samarbetsrådet om parterna är överens om detta.

4. Samarbetskommitténs arbetsordning fogas till arbetsordning.

(1) EGT L 49, 19.2.1998, s. 1.

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSKOMMITTÉN mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Ukraina, å andra sidan

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetskommittén skall innehas växelvis i tolv månader åt gången av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission, på gemenskapernas och deras medlemsstaters vägnar, och av en företrädare för Ukrainas regering. Den första ordförandeskapsperioden skall inledas den dag det första sammanträdet i samarbetsrådet hålls och avslutas den 31 december samma år. Under denna period och därefter för varje tolvmånadersperiod skall ordförandeskapet i samarbetskommittén innehas av den part som innehar ordförandeskapet i samarbetsrådet.

Artikel 2

Sammanträden

Samarbetskommittén skall sammanträda en gång om året och med parternas samtycke när omständigheterna kräver det.

Varje sammanträde i samarbetskommittén skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som parterna har kommit överens om.

Samarbetskommitténs sammanträden skall sammankallas gemensamt av de båda sekreterarna.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde skall samarbetskommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Ukrainas regering skall gemensamt fungera som samarbetskommitténs sekreterare.

All korrespondens till och från samarbetskommitténs ordförande enligt denna bilaga skall översändas till samarbetskommitténs sekreterare och till samarbetsrådets sekreterare och ordförande samt vid behov till samarbetskommitténs medlemmar.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte parterna beslutar om annat skall samarbetskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för sammanträdena

1. Samarbetskommitténs sekreterare skall upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Den skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetsrådets medlemmar senast två veckor före sammanträdets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om tillhörande handlingar har översänts till sekreterarna senast den dag den preliminära dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetskommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan föras upp på dagordningen om båda parter är överens om detta.

2. I samförstånd med parterna kan de tidsfrister som anges i punkt 1 förkortas för att hänsyn skall tas till omständigheterna i ett särskilt fall.

3. Samarbetskommittén får anmoda experter att närvara vid kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 7

Protokoll

Protokoll skall föras vid varje sammanträde och skall grundas på ordförandens sammanfattning av de slutsatser som samarbetskommittén har kommit fram till.

Efter att ha godkänts av samarbetskommittén skall protokollet undertecknas av ordföranden och av sekreterarna samt arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetskommitténs medlemmar.

Artikel 8

Rekommendationer

Samarbetskommittén får endast lämna rekommendationer i de särskilda fall då den har fått befogenhet från samarbetsrådet enligt artikel 87.2 i avtalet. I sådana fall skall dessa dokument benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och beskrivning av ämnet. Rekommendationer skall lämnas efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetskommitténs medlemmar. Varje part får besluta om offentliggörande av samarbetskommitténs rekommendationer i sina respektive officiella publikationer.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och sekreterarna.

Artikel 9

Kostnader

Europeiska gemenskaperna och Ukraina skall var och en för sig stå för de kostnader som uppkommer till följd av att de deltar i samarbetskommitténs samt dess underkommittéers och arbetsgruppers sammanträden, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekommunikationskostnader.

Utgifter för tolkning under sammanträdena och för översättning och mångfaldigande av dokument skall betalas av Europeiska gemenskaperna, med undantag av kostnader i samband med tolkning eller översättning från ett av Europeiska gemenskapernas officiella språk till ukrainska, vilka skall betalas av Ukraina.

Övriga utgifter för den praktiska organisationen av sammanträdena skall betalas av den part som är värd för sammanträdena.

Artikel 10

Underkommittéer och arbetsgrupper

Samarbetskommittén får inrätta underkommittéer och arbetsgrupper samt fastställa deras uppdrag. Dessa skall anses arbeta under ledning av samarbetskommittén, till vilken de skall rapportera efter varje sammanträde. Underkommittéer och arbetsgrupper får inte lämna rekommendationer.

Samarbetskommittén får ändra underkommittéernas eller arbetsgruppernas uppdrag eller inrätta ytterligare underkommittéer eller arbetsgrupper som stöd i sitt arbete.