ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSRÅDET

mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Azerbajdzjan, å andra sidan

av den 12 oktober 1999

(1999/740/EG)

SAMARBETSRÅDET HAR FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av avtalet om partnerskap och samarbete mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Azerbajdzjan, å andra sidan, vilket undertecknades i Luxemburg den 22 april 1996(1), nedan kallat "avtalet", särskilt artiklarna 81-84 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde i kraft den 1 juli 1999.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetsrådet skall innehas växelvis i 12 månader åt gången av en medlem i Europeiska unionens råd, på gemenskapernas och deras medlemsstaters vägnar, och av en medlem i Republiken Azerbajdzjans regering. Den första ordförandeskapsperioden skall dock inledas den dag det första sammanträdet i samarbetsrådet hålls och avslutas den 31 december samma år.

Artikel 2

Sammanträden

Samarbetsrådet skall sammanträda regelbundet på ministernivå en gång om året. Om parterna är överens om det kan samarbetsrådet hålla särskilda sammanträden på begäran av någon av parterna.

Om parterna inte enas om annat skall varje sammanträde i samarbetsrådet hållas på den vanliga platsen för sammanträden i Europeiska unionens råd vid en tidpunkt som de båda parterna är överens om.

Samarbetsrådets sammanträden skall sammankallas gemensamt av samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 3

Företrädare

Medlemmarna i samarbetsrådet får låta sig företrädas om de är förhindrade att delta.

Varje medlem får normalt företrädas av chefen för beskickningen vid Europeiska gemenskaperna, chefen för den ständiga representationen vid Europeiska unionen eller en högre tjänsteman.

I alla övriga fall skall en medlem som önskar låta sig företrädas meddela ordföranden namnet på sin företrädare före det aktuella sammanträdet.

Den som företräder en medlem av samarbetsrådet skall utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Samarbetsrådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän.

Före varje sammanträde skall samarbetsrådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Samarbetsrådet får inbjuda icke medlemmar att närvara vid sammanträdena för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en tjänsteman från Republiken Azerbajdzjans beskickning vid Europeiska gemenskaperna skall gemensamt fungera som sekreterare i samarbetsrådet.

Artikel 6

Handlingar

När överläggningarna i samarbetsrådet skall föras utifrån ett skriftligt underlag skall de båda sekreterarna numrera och skicka ut dessa handlingar som samarbetsrådets handlingar.

Artikel 7

Korrespondens

All korrespondens till samarbetsrådet eller till samarbetsrådets ordförande skall vidarebefordras till samarbetsrådets båda sekreterare.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till samarbetsrådets ordförande och i förekommande fall skickas ut som sådana handlingar som avses i artikel 6 till samarbetsrådets övriga medlemmar. Den korrespondens som skickas ut skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till EU-medlemsstaternas ständiga representationer och till Republiken Azerbajdzjans beskickning vid Europeiska gemenskaperna.

Korrespondens från samarbetsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av respektive sekreterare, och i förekommande fall skickas ut som sådana handlingar som avses i artikel 6 till övriga medlemmar i samarbetsrådet under de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 8

Dagordning för sammanträdena

1. Samarbetsrådets sekreterare skall upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde på grundval av förslag från parterna. Respektive sekreterare skall översända dagordningen till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 dagar före sammanträdets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit någon av de båda sekreterarna tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget har översänts till sekreterarna senast den dag den preliminära dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetsrådet i början av varje sammanträde. Andra punkter än dem som finns upptagna på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om de båda parterna är överens om detta.

2. I samförstånd med parterna kan de tidsfrister som anges i punkt 1 förkortas för att hänsyn skall kunna tas till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

De två sekreterarna skall snarast möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

I protokollet skall i allmänhet för varje punkt på dagordningen anges

- de handlingar som lagts fram för samarbetsrådet,

- de uttalanden som någon medlem av samarbetsrådet begärt att få tagna till protokollet,

- de rekommendationer som avgetts, de uttalanden som överenskommits samt de slutsatser som antagits om särskilda punkter.

Protokollet skall också innehålla en förteckning över de medlemmar i samarbetsrådet eller företrädare för dessa som deltog i sammanträdet.

Utkastet till protokoll skall föreläggas samarbetsrådet för godkännande vid nästa sammanträde. Utkastet till protokoll kan även godkännas skriftligt av båda parter. Efter godkännandet skall två bestyrkta exemplar undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7 ovan.

Artikel 10

Rekommendationer

1. Samarbetsrådet skall avge rekommendationer efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Mellan sammanträdena får samarbetsrådet avge rekommendationer genom skriftligt förfarande om båda parter är överens om detta. Ett skriftligt förfarande består av en skriftväxling mellan de båda sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

2. Samarbetsrådets rekommendationer enligt artikel 81 i avtalet skall benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

Samarbetsrådets rekommendationer skall bestyrkas av de båda sekreterarna och två bestyrkta exemplar skall undertecknas av cheferna för de båda parternas delegationer.

Rekommendationerna skall översändas som samarbetsrådets handlingar till var och en av de mottagare som anges i artikel 7 ovan.

Artikel 11

Offentlighet

Om parterna inte beslutar något annat skall samarbetsrådets sammanträden inte vara offentliga.

Varje part får besluta om offentliggörande av samarbetsrådets rekommendationer i sina respektive officiella publikationer.

Artikel 12

Språk

Samarbetsrådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

Samarbetsrådet skall normalt överlägga med utgångspunkt i ett underlag som har utarbetats på dessa språk.

Artikel 13

Kostnader

Europeiska gemenskaperna och Republiken Azerbajdzjan skall var och en för sig stå för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i samarbetsrådets sammanträden, när det gäller såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som utgifter för porto- och telekommunikationer.

Utgifter för tolkning under sammanträdena och för översättning och mångfaldigande av handlingar skall Europeiska gemenskaperna stå för, med undantag av utgifterna för tolkning eller översättning från något av Europeiska gemenskapernas språk till azeriska, som Republiken Azerbajdzjan skall stå för.

Övriga utgifter för den praktiska organisationen av sammanträdena skall den part som är värd för sammanträdet stå för.

Artikel 14

Kommitté

1. En samarbetskommitté inrättas härmed i enlighet med artikel 83 i avtalet, med uppgift att biträda samarbetsrådet när det fullgör sina uppgifter. Den skall bestå av företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission och företrädare för medlemmarna i Europeiska unionens råd, å ena sidan, och av företrädare för Republiken Azerbajdzjans regering, å andra sidan, normalt på hög tjänstemannanivå.

2. Samarbetskommittén skall förbereda samarbetsrådets sammanträden och överläggningar, i förekommande fall övervaka genomförandet av samarbetsrådets rekommendationer och i allmänhet säkerställa att kontinuiteten i partnerskapet bibehålls och att avtalet fungerar väl. Den skall behandla varje fråga som hänskjuts till den av samarbetsrådet samt varje annan fråga som kan uppkomma under det dagliga genomförandet av avtalet. Den skall lägga fram förslag till rekommendationer för samarbetsrådet för antagande.

3. Samarbetskommitténs arbetsordning bifogas denna arbetsordning.

(1) EGT L 246, 17.9.1999, s. 3.

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSKOMMITTÉN

mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Azerbajdzjan, å andra sidan

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetskommittén skall innehas växelvis i 12 månader åt gången av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission, på gemenskapens och deras medlemsstaters vägnar, och av en företrädare för Republiken Azerbajdzjans regering. Den första ordförandeskapsperioden skall inledas den dag det första sammanträdet i samarbetsrådet hålls och avslutas den 31 december samma år. Under denna period och därefter för varje tolvmånadersperiod skall ordförandeskapet i samarbetskommittén innehas av den part som innehar ordförandeskapet i samarbetsrådet.

Artikel 2

Sammanträden

Samarbetskommittén skall sammanträda en gång om året och med parternas samtycke när omständigheterna kräver det.

Varje sammanträde i samarbetskommittén skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som parterna har kommit överens om.

Samarbetskommitténs sammanträden skall sammankallas gemensamt av de båda sekreterarna.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde skall samarbetskommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Republiken Azerbajdzjans regering skall gemensamt fungera som samarbetskommitténs sekreterare.

All korrespondens till och från samarbetskommitténs ordförande enligt denna bilaga skall översändas till samarbetskommitténs sekreterare och till samarbetsrådets sekreterare och ordförande samt vid behov till samarbetskommitténs medlemmar.

Artikel 5

Offentlighet

Om parterna inte beslutar något annat skall samarbetskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för sammanträdena

1. Samarbetskommitténs sekreterare skall upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Den skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetsrådets medlemmar senast 15 dagar före sammanträdets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget har översänts till sekreterarna senast den dag den preliminära dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetskommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan föras upp på dagordningen om båda parter är överens om detta.

2. I samförstånd med parterna kan de tidsfrister som anges i punkt 1 förkortas för att hänsyn skall kunna tas till omständigheterna i ett särskilt fall.

3. Samarbetskommittén får anmoda experter att närvara vid kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 7

Protokoll

Protokoll skall föras vid varje sammanträde och grundas på ordförandens sammanfattning av de slutsatser som samarbetskommittén har kommit fram till.

Efter att ha godkänts av samarbetskommittén skall protokollet undertecknas av ordföranden och av sekreterarna samt arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetskommitténs medlemmar.

Artikel 8

Rekommendationer

Samarbetskommittén får endast avge rekommendationer i de särskilda fall då den har fått befogenhet från samarbetsrådet enligt artikel 83.2 i avtalet. I sådana fall skall dessa dokument benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och beskrivning av ämnet. Rekommendationer skall avges efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetskommitténs medlemmar. Varje part får besluta om offentliggörande av samarbetskommitténs rekommendationer i sina respektive officiella publikationer.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och sekreterarna.

Artikel 9

Kostnader

Europeiska gemenskaperna och Republiken Azerbajdzjan skall var och en stå för de kostnader som uppkommer till följd av att de deltar i samarbetskommitténs samt dess underkommittéers och arbetsgruppers sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som utgifter för porto och telekommunikationer.

Utgifter i samband med tolkning under sammanträdena och för översättning och mångfaldigande av handlingar skall Europeiska gemenskaperna stå för, med undantag av utgifter i samband med tolkning eller översättning från ett av Europeiska gemenskapernas språk till azeriska, vilka Republiken Azerbajdzjan skall stå för.

Övriga utgifter för den praktiska organisationen av sammanträdena skall den part som är värd för sammanträdena stå för.

Artikel 10

Underkommittéer

Samarbetskommittén får inrätta underkommittéer samt fastställa deras uppdrag. Dessa skall anses arbeta under ledning av samarbetskommittén, till vilken de skall rapportera efter varje sammanträde. Underkommittéerna får inte avge rekommendationer.

Samarbetskommittén får ändra underkommittéernas uppdrag eller inrätta ytterligare underkommittéer som stöd i sitt arbete.