Beslut nr 4/2001 av ambassadörskommittén för AVS-EG

av den 24 april 2001

om arbetsordningen för gemensamma ministerkommittén AVS-EG för handel

(2001/484/EG)

AMBASSADÖRSKOMMITTÉN FÖR AVS-EG HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000 (nedan kallat avtalet), särskilt artikel 38.3 i detta, och

av följande skäl:

(1) I enlighet med beslut nr 1/2000 av ministerrådet för AVS-EG(1) trädde relevanta delar av avtalet provisoriskt i kraft den 2 augusti 2000.

(2) Genom artikel 38.1 i avtalet inrättas en gemensam ministerkommitté för handel.

(3) Genom sitt beslut av den 22 juni 2000 beslutade ministerrådet för AVS-EG att delegera befogenheterna vad gäller antagandet av arbetsordningen för den ministerkommittén till ambassadörskommittén för AVS-EG.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Sammansättning

1. Gemensamma ministerkommittén för handel, nedan kallad "handelskommittén", skall bestå dels av en minister från var och en av Europeiska gemenskapens medlemsstater och av en ledamot av Europeiska gemenskapernas kommission samt dels av 18 ministrar från AVS-staterna. Efter en eventuell utvidgning av gemenskapen skall antalet ministrar från AVS-staterna ses över.

2. Varje part skall meddela handelskommitténs sekretariat namnen på sina företrädare.

3. Handelskommittén kan besluta om att inrätta särskilda grupper bestående av ett lika stort antal medlemmar från AVS-staterna och från EG samt en kommissionsledamot, för att utarbeta rekommendationer i de olika särskilda frågor som anges i artikel 12.1.

Artikel 2

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i handelskommittén skall innehas växelvis i sexmånadersperioder av en ledamot av Europeiska gemenskapernas kommission på Europeiska gemenskapens vägnar och av en företrädare för AVS-staterna. Den första ordföranden skall vara en företrädare för AVS-staterna.

Artikel 3

Möten

1. Handelskommittén skall sammanträda minst en gång per år, eller oftare om någon av parterna kräver detta.

2. Handelskommittén skall sammanträda antingen i de ordinarie sammanträdeslokalerna vid Europeiska unionens råd eller vid sätet för generalsekretariatet för AVS-statsgruppen eller i en stad belägen i en AVS-stat, i enlighet med beslut som fattas i handelskommittén.

3. Handelskommittén skall sammanträda på begäran av dess ordförande.

4. Handelskommitténs beslut skall vara giltiga om en majoritet av företrädarna för Europeiska gemenskapens medlemsstater, en ledamot från Europeiska gemenskapernas kommission och en majoritet av AVS-staternas företrädare är närvarande.

Artikel 4

Representation

1. Handelskommitténs ledamöter kan låta sig företrädas om de är förhindrade att delta i ett möte.

2. Om en ledamot önskar låta sig företrädas, skall han före mötet i fråga meddela ordföranden namnet på företrädaren.

3. Den som utsetts att företräda en av handelskommitténs ledamöter skall utöva ledamotens alla rättigheter.

Artikel 5

Delegationer

1. Handelskommitténs ledamöter får åtföljas av tjänstemän som har behörighet på handelsområdet.

2. Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation.

3. Handelskommittén får, under förutsättning att parterna är ense om detta, bjuda in utomstående personer att delta i mötena.

4. Företrädare för regionala eller subregionala AVS-organisationer som är engagerade i processer för ekonomisk integration får delta i mötena i egenskap av observatörer, om handelskommittén i förväg godkänt detta.

Artikel 6

Sekretariat

Sekretariatet för ministerrådet för AVS-EG skall fungera som sekretariat för handelskommittén.

Artikel 7

Dokument

Sekretariatet för ministerrådet AVS-EG skall ha ansvar för att upprätta alla dokument som krävs vid mötena i handelskommittén.

När handelskommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga underlag, skall dess sekretariat numrera och skicka ut sådana dokument som dokument från handelskommittén.

Artikel 8

Korrespondens

1. All korrespondens ställd till handelskommittén eller till dess ordförande skall vidarebefordras till handelskommitténs sekretariat.

2. Sekretariatet skall se till att korrespondensen vidarebefordras till den eller de personer den är ställd till; sådana dokument som avses i artikel 7 skall vidarebefordras till handelskommitténs övriga ledamöter. Korrespondens som skickas ut skall sändas till generalsekretariatet vid Europeiska gemenskapernas kommission, Europeiska gemenskapens medlemsstaters ständiga representationer och till företrädarna för AVS-staternas diplomatiska beskickningar.

Artikel 9

Offentlighet

Om inte något annat beslutas skall handelskommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 10

Dagordning för mötena

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Sekretariatet för handelskommittén skall sända den till mottagarna senast 15 dagar innan mötet inleds.

2. Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka ordföranden senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran från någon av parterna om uppförande på dagordningen. En begäran om att en punkt skall föras upp på dagordningen kan även inges av underkommittén AVS-EG för handelssamarbete. I detta fall skall ordförandena i underkommittén för handelssamarbete kallas att delta i mötet.

3. Om parterna är överens om detta, får de angivna tidsfristerna förkortas med hänsyn till särskilda omständigheter.

4. Handelskommittén skall anta dagordningen i början av varje möte.

Artikel 11

Protokoll

1. Sekretariatet skall snarast möjligt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

2. Protokollet skall som regel för varje punkt på dagordningen innehålla uppgift om

a) de handlingar som lagts fram för handelskommittén,

b) de uttalanden som någon ledamot av handelskommittén begärt att få förda till protokollet, och

c) de rekommendationer, uttalanden och slutsatser som antagits på särskilda punkter.

3. Protokollet skall även omfatta en förteckning över de ledamöter av handelskommittén eller de företrädare som deltagit i mötet.

4. Utkastet till protokoll skall föreläggas handelskommittén för godkännande vid dess nästkommande möte. Det kan även godkännas skriftligen av de två parterna. Sedan protokollet godkänts skall två giltiga exemplar undertecknas av sekretariatet och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall sändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 8.

Artikel 12

Rekommendationer

1. Handelskommittén skall genom överenskommelse i samförstånd mellan parterna utfärda rekommendationer rörande alla handelsfrågor, bl.a. frågor som rör multilaterala handelsförhandlingar, avtal om ekonomiskt partnerskap, samarbete i internationella forum och frågor om råvaror.

2. Mellan mötena får handelskommittén utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna kommer överens om detta. Ett skriftligt förfarande skall utgöras av en notväxling mellan sekretariatets båda sekreterare, som skall handla i samförstånd med parterna.

3. Handelskommitténs rekommendationer skall benämnas "rekommendation" och följas av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet.

4. Handelskommitténs rekommendationer skall bestyrkas av sekretariatet och ordföranden.

5. Rekommendationer skall sändas som dokument från handelskommittén till var och en av de mottagare som avses i artikel 8.

6. Handelskommittén skall regelbundet översända lämpliga rapporter till ministerrådet för AVS-EG.

Artikel 13

Språk

Om inget annat beslutas skall handelskommittén grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på det danska, engelska, finska, franska, grekiska, italienska, nederländska, portugisiska, tyska, spanska och svenska språket.

Artikel 14

Kostnader

Punkt 1 i protokoll nr 1 till avtalet om de gemensamma institutionernas driftskostnader skall också tillämpas för de kostnader som handelskommittén ådrar sig.

Utfärdat i Bryssel den 24 april 2001.

På ambassadörskommittén för AVS-EG:s vägnar

Z. Ngavirue

Ordförande

(1) EGT L 195, 1.8.2000, s. 46.