ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSRÅDET EU-KIRGIZISTAN

av den 20 juli 1999

(1999/617/EG)

SAMARBETSRÅDET HAR FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av avtalet om partnerskap och samarbete mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Kirgizistan, å andra sidan(1), vilket undertecknades i Bryssel den 9 februari 1995, nedan kallat avtalet, särskilt artiklarna 75-79 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde i kraft den 1 juli 1999.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetsrådet skall innehas växelvis i tolv månader åt gången av en medlem i Europeiska unionens råd, på gemeskapernas och deras medlemsstaters vägnar och av en medlem i Republiken Kirgizistans regering. Den första ordförandeskapsperioden skall dock indelas den dag det förste sammanträdet i samarbetsrådet hålls och avslutas den 31 december samma år.

Artikel 2

Sammanträden

Samarbetsrådet skall sammanträda regelbundet på ministernivå en gång om året. Om parterna är överens om det kan samarbetsrådet hålla särskilda sammanträden på begäran av någon av parterna.

Om parterna inte enas om något annat skall varje sammanträde i samarbetsrådet hållas på den vanliga platsen för sammanträden i Europeiska unionens råd vid en tidpunkt som de båda parterna enas om.

Samarbetsrådets sammanträden skall sammankallas gemensamt av samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 3

Företrädare

Medlemmarna i samarbetsrådet kan låta sig företrädas om de är förhindrade att delta.

Varje medlem kan normalt företrädas av chefen för beskickningen vid Europeiska gemenskaperna eller chefen för den ständiga representationen vid Europeiska unionen eller en högre tjänsteman.

I alla övriga fall skall en medlem som önskar låta sig företrädas meddela ordföranden namnet på sin företrädare före det aktuella sammanträdet.

Den som företräder en medlem av samarbetsrådet skall utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Samarbetsrådets medlemmar för åtföljas av tjänstemän.

Före varje sammanträde skall samarbetsrådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Samarbetsrådet får inbjuda icke medlemmar att närvara vid sammanträdena för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en tjänsteman från Republiken Kirgizistans beskickning vid Europeiska gemenskaperna skall gemensamt fungera som samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 6

Handlingar

När överläggningarna i samarbetsrådet skall föras med utgångspunkt i ett skriftligt underlag skall de båda sekreterarna numrera och skicka ut dessa handlingar som samarbetsrådets handlingar.

Artikel 7

Korrespondens

All korrespondens till samarbetsrådet eller till samarbetsrådets ordförande skall vidarebefordras till samarbetsrådets båda sekreterare.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till samarbetsrådets ordförande och förekommande fall skickas ut som sådana handlingar som avses i artikel 6 till samarbetsrådets övriga medlemmar. Den korrespondens som skickas ut skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till EU-medlemsstaternas ständiga representationer och till Republiken Kirgizistans beskickning vid Europeiska gemenskaperna.

Korrespondens från samarbetsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av respektive sekreterare, och förekommande fall skickas ut som sådana handlingar som avses i artikel 6 till övriga medlemmar i samarbetsrådet under de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 8

Dagordning för sammanträdena

1. En preliminär dagordning för varje sammanträde skall upprättas av samarbetsrådets sekreterare på grundval av förslag från de båda parterna. Respektive sekreterare skall översända den till de mottagare som anges i artikel 7 senast femton dagar före sammanträdets början.

Den preliminära dagordning skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit någon av de båda sekreterarna tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget har översänts till sekreterarna senast den dag den preliminära dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetsrådet i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan föras upp på dagordningen om de båda parterna är ense om detta.

2. I samförstånd med parterna kan de tidsfrister som anges i första stycket förkortas för att hänsyn skall kunna tas till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

De två sekreterarna skall snarast möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

I protokollet skall i allmänhet för varje punkt på dagordningen anges

- de handlingar som lagts fram för samarbetsrådet,

- de uttalanden som någon medlem av samarbetsrådet begärt att få tagna till protokollet,

- de rekommendationer som lämnats, de uttalanden som överenskommits samt de slutsatser som angits om särskilda punkter.

Protokollet skall också innehålla en förteckning över de medlemmar i samarbetsrådet eller företrädare för dessa som deltog i sammanträdet.

Utkastet till protokoll skall föreläggas samarbetsrådet för godkännande senast vid dess nästa sammanträde. Utkastet till protokoll kan också godkännas skriftligt av båda parter. Efter godkännandet skall två giltiga exemplar av protokollet undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 10

Rekommendationer

1. Samarbetsrådet skall avge rekommendationer efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Mellan sammanträdena får samarbetsrådet avge rekommendationer genom skriftligt förfarande om båda parter är överens om detta. Ett skriftligt förfarande består av en skriftväxling mellan de båda sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

2. Samarbetsrådets rekommendationer enligt artikel 75 i avtalet skall benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

Samarbetsrådets rekommendationer skall bestyrkas av de båda sekreterarna och två giltiga exemplar skall undertecknas av cheferna för de båda parternas delegationer.

Rekommendationerna skall översändas som samarbetsrådets handlingar till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 11

Offentlighet

Om parterna inte beslutar något annat skall samarbetsrådets sammanträden inte vara offentliga.

Varje part får besluta om offentliggörande av samarbetsrådets rekommendationer i sina respektive officiella publikationer.

Artikel 12

Språk

Samarbetsrådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

Samarbetsrådet skall normalt överlägga på grundval av handlingar som har utarbetats på dessa språk.

Artikel 13

Utgifter

Europeiska gemenskaperna och Republiken Kirgizistan skall var och en för sig stå för de utgifter som uppkommer till följd av deras deltagande i samarbetsrådets sammanträden, när det gäller såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som utgifter för porto och telekommunikationer.

Utgifter för tolkning under sammanträdena och för översättning och mångfaldigande av handlingar skall betalas av Europeiska gemenskaperna, med undantag av utgifter i samband med tolkning eller översättning från något av Europeiska gemenskapernas språk till kirgiziska eller ryska, som Republiken Kirgizistan skall stå för.

Övriga utgifter för den praktiska organisationen av sammanträdena skall den part som är värd för sammanträdet stå för.

Artikel 14

Kommittén

1. En samarbetskommitté inrättas härmed i enlighet med artikel 77 i avtalet, med uppgift att biträda samarbetsrådet när det fullgör sina uppgifter. Den skall bestå av företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission och företrädare för medlemmarna i Europeiska unionens råd, å ena sidan, och av företrädare för Republiken Kirgizistans regering, å andra sidan, normalt på hög tjänstemannanivå.

2. Samarbetskommittén skall förbereda samarbetsrådets sammanträden och överläggningar, i förekommande fall övervaka genomförandet av samarbetsrådets rekommendationer och i allmänhet se till att kontinuiteten i partnerskapet bibehålls och att avtalet fungerar väl. Den skall behandla varje fråga som hänskjuts till den av samarbetsrådet samt varje annan fråga som kan uppkomma under det dagliga genomförandet av avtalet. Den skall lägga fram förslag till rekommendationer för samarbetsrådet för antagande.

3. Samarbetskommitténs arbetsordning biläggs denna arbetsordning.

Utfärdad i Bryssel den 20 juli 1999.

På samarbetsrådets vägnar

Ordförande

(1) EGT L 196, 28.7.1999, s. 46.

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSKOMMITTÉN EU-KIRGIZISTAN

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetskommittén skall innehas växelvis i tolv månader åt gången av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission, på gemenskapernas och deras medlemsstaters vägnar, och av en företrädare för Republiken Kirgizistans regering. Den första ordförandeskapsperioden skall inledas den dag det första sammanträdet i samarbetsrådet hålls och avslutas den 31 december samma år. Under denna period och därefter för varje tolvmånadersperiod skall ordförandeskapet i samarbetskommittén innehas av den part som innehar ordförandeskapet i samarbetsrådet.

Artikel 2

Sammanträden

Samarbetskommittén skall sammanträda en gång om året och, när omständigheterna kräver det, med parternas samtycke.

Varje sammanträde i samarbetskommittén skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som parterna har kommit överens om.

Samarbetskommitténs sammanträden skall sammankallas gemensamt av de båda sekreterarna.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde skall samarbetskommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Republiken Kirgizistans regering skall gemensamt fungera som samarbetskommitténs sekreterare.

All korrespondens till och från samarbetskommitténs ordförande enligt denna bilaga skall översändas till samarbetskommitténs sekreterare och till samarbetsrådets sekreterare och ordförande samt vid behov till samarbetskommitténs medlemmar.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte parterna beslutar något annat skall samarbetskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för sammanträdena

1. En preliminär dagordning för varje sammanträde skall upprättas av samarbetskommitténs sekreterare. Den skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetsrådets medlemmar senast femton dagar före sammanträdets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget har översänts till sekreterarna senast den dag den preliminära dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetskommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan föras upp på dagordningen om båda parter är överens om detta.

2. Om båda parterna är överens, kan de tidsfrister som anges i första stycket förkortas för att hänsyn skall kunna tas till omständigheterna i ett särskilt fall.

3. Samarbetskommittén får anmoda experter att närvara vid kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 7

Protokoll

Protokoll skall föras vid varje sammanträde och grundas på ordförandens sammanfattning av de slutsatser som samarbetskommittén har kommit fram till.

Efter att ha godkänts av samarbetskommittén skall protokollet undertecknas av ordföranden och av sekreterarna samt arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetskommitténs medlemmar.

Artikel 8

Rekommendationer

Samarbetskommittén får endast lämna rekommendationer i de särskilda fall då den har fått befogenhet från samarbetsrådet enligt artikel 77.2 i avtalet. I sådana fall skall dessa handlingar benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och beskrivning av ämnet. Rekommendationer skall lämnas efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetskommitténs medlemmar. Varje part får besluta om offentliggörande av samarbetskommitténs rekommendationer i sina respektive officiella publikationer.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och sekreterarna.

Artikel 9

Ugifter

Europeiska gemenskaperna och Republiken Kirgizistan skall var och en för sig stå för de utgifter som uppkommer till följd av deras deltagande i samarbetskommitténs samt dess underkommittéers och arbetsgruppers sammanträden, när det gäller såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som utgifter för porto och telekommunikationer.

Utgifter för tolkning under sammanträdena och för översättning och mångfaldigande av handlingar skall Europeiska gemenskaperna stå för, med undantag av utgifter i samband med tolkning eller översättning från något av Europeiska gemenskapernas språk till kirgiziska eller ryska, som Republiken Kirgizistan skall stå för.

Övriga utgifter för den praktiska organisationen av sammanträdena skall den part som är värd för sammanträdena stå för.

Artikel 10

Underkommittéer

Samarbetskommittén får inrätta underkommittéer samt fastställa deras uppdrag. Dessa skall anses arbeta under ledning av samarbetskommittén, till vilken de skall rapportera efter varje sammanträde. Underkommittéerna får inte lämna rekommendationer.

Samarbetskommittén får ändra underkommittéernas uppdrag eller inrätta ytterligare underkommittéer som stöd i sitt arbete.