AMBASSADÖRSKOMMITTÉNS ARBETSORDNING (97/538/EG)

Artikel 1

Ambassadörskommittén, nedan kallad "kommittén", skall sammanträda vid en tidpunkt som bestäms genom överenskommelse mellan AVS-staterna och gemenskapen.

Kommittén kan, i brådskande fall, på begäran av antingen AVS-staterna eller gemenskapen sammanträda vid en annan tidpunkt. Ordföranden skall fastställa den nya tidpunkten efter samråd med kommitténs andra ledamöter.

Artikel 2

Kommittén skall sammanträda antingen i de ordinarie sammanträdeslokalerna vid Europeiska unionens råd eller vid sätet för generalsekretariatet för gruppen av AVS-stater. Efter särskilt beslut kan den dock sammanträda i en stad i en AVS-stat.

Artikel 3

1. Preliminär dagordning för varje möte skall fastställas av ordföranden. Den skall tillställas kommitténs andra ledamöter åtminstone åtta dagar före mötet.

Den preliminära dagordningen skall innehålla sådana punkter som anmälts och kommit ordföranden till handa tio dagar före mötet.

På den preliminära dagordningen skall endast sådana punkter tas upp för vilka underlaget har kommit ministerrådets sekretariat nedan kallat "rådet" till handa i tid för att tillställas kommittéledamöterna åtminstone åtta dagar före mötet.

2. Dagordningen skall antas av kommittén vid början av varje möte. I brådskande fall kan kommittén, på begäran av AVS-staterna eller gemenskapen, besluta att på dagordningen ta upp sådana punkter för vilka de tidsfrister som föreskrivs i punkt 1 inte har iakttagits.

3. När kommittén sammanträder under sådana omständigheter som avses i artikel 1 andra stycket får tidsfristerna i punkt 1 ovan förkortas.

Artikel 4

1. Kommittéledamöterna får åtföljas av rådgivare.

Varje kommittéledamot som är förhindrad får låta sig företrädas av sådana personer som han utser. Ersättaren skall utöva den förhindrade ledamotens alla rättigheter.

2. En företrädare för Europeiska investeringsbanken, nedan kallad "banken", skall vara närvarande vid kommitténs möten när frågor inom områden som rör banken står på dagordningen.

Artikel 5

1. Företrädarna för sådana medlemsstater som har undertecknat den fjärde AVS EG-konventionen, nedan kallad "konventionen", men som vid dess ikraftträdande ännu inte har fullgjort de förfaranden som avses i artikel 359 i denna får delta i kommitténs möten.

2. De kan i så fall tillåtas att delta i kommitténs överläggningar.

3. Denna arbetsordning, särskilt artikel 4.1, gäller även för sådana företrädare.

Artikel 6

1. Om annat inte beslutas skall kommitténs möten inte vara offentliga.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av andra gällande bestämmelser skall kommitténs överläggningar omfattas av sekretess, såvida inte kommittén beslutar något annat.

Artikel 7

Alla meddelanden som föreskrivs i denna arbetsordning skall genom rådets sekretariats försorg tillställas AVS-staternas företrädare, generalsekretariatet för gruppen av AVS-stater, medlemsstaternas ständiga representanter, Europeiska unionens råds generalsekretariat och kommissionens generalsekretariat.

Meddelanden som rör banken skall även tillställas dennas ordförande.

Artikel 8

Över varje möte skall det upprättas ett protokoll, där särskilt de beslut som fattas av kommittén skall anges.

Sedan protokollet godkänts av kommittén skall det undertecknas av kommitténs ordförande och rådets sekreterare och bevaras i rådets arkiv. En kopia av protokollet skall tillställas de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 9

Ordförandeskapet i kommittén skall utövas växelvis, sex månader i taget, av AVS-staterna och gemenskapen, på de villkor som föreskrivs i artikel 347.1 i konventionen.

Artikel 10

All korrespondens till kommittén skall sändas till dess ordförande vid rådets sekretariat.

Artikel 11

1. Om annat ej beslutas skall kommittén överlägga på grundval av underlag som avfattats på danska, engelska, finska, franska, grekiska, italienska, nederländska, portugisiska, spanska, svenska och tyska.

2. Varje ledamot av kommittén får motsätta sig överläggningar om en text som läggs fram under ett pågående möte om den inte finns på det av de språk, som avses i första stycket, som han anger.

Artikel 12

Kommitténs beslut skall vara giltiga endast om minst hälften av de ständiga representanterna för gemenskapens medlemsstater, en företrädare för kommissionen och hälften av ledamöterna i AVS-ambassadörskommittén är närvarande.

Artikel 13

Konventionen, särskilt artikel 338, samt artiklarna 7 och 12 15 i ministerrådets arbetsordning skall tillämpas på de rättsakter som antas av kommittén.

Artikel 14

Kommittén skall biträdas av den råvarukommitté som avses i artikel 75 i konventionen, den kommitté för industriellt samarbete som avses i artikel 87 i konventionen, den kommitté för utvecklingsfinansieringssamarbete som avses i artikel 325, den tullsamarbetskommitté som avses i artikel 30 i protokoll nr 1 till konventionen och den ständiga gemensamma grupp för bananer som avses i protokoll nr 5 till konventionen, samt av följande underkommittéer:

i) Underkommittén för samarbete för jordbruks- och landsbygdsutveckling.

ii) Underkommittén för handelssamarbete.

iii) Underkommittén för stabilisering av exportinkomster.

iv) Underkommittén för socker.

v) Underkommittén för särskilda problem i de minst utvecklade staterna, inlandsstaterna och östaterna.

Kommittén kan vid behov inrätta andra underkommittéer.

Artikel 15

De kommittéer, den grupp och de underkommittéer som avses i artikel 14 skall bestå av minst fem AVS-ambassadörer eller företrädare för sådana och, i fråga om gemenskapen, minst en ständig representant för gemenskapens medlemsstater och/eller en företrädare för kommissionen.

En företrädare för banken skall vara närvarande vid kommittéernas, gruppens och underkommittéernas möten när frågor som rör banken står på dagordningen.

Artikel 16

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 15 får varje kommittéledamot eller företrädare för en sådan delta i varje möte i de kommittéer, den grupp och de underkommittéer som avses i artikel 14.

Artikel 17

1. De kommittéer, den grupp och de underkommittéer som avses i artikel 14 skall stå under gemensamt ordförandeskap av en ambassadör från AVS-partens sida och en ständig representant från gemenskapens sida. Ordförandeskapet från gemenskapens sida får utövas av en generaldirektör eller biträdande generaldirektör vid kommissionen om han personligen har utsetts av gemenskapen för att företräda denna.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 1 får varje medordförande i undantagsfall och enligt överenskommelse låta sig företrädas av den han utser.

Artikel 18

De kommittéer, den grupp och de underkommittéer som avses i artikel 14 skall sammanträda på begäran av endera parten och efter samråd mellan ordförandena, med sju dagars varsel, utom i brådskande fall.

Artikel 19

De kommittéer, den grupp och de underkommittéer som avses i artikel 14 skall rapportera till kommittén om sitt arbete.

Artikel 20

Ledamöterna av de kommittéer, den grupp och de underkommittéer som avses i artikel 14 får biträdas i sitt arbete av sakkunniga.

Artikel 21

Tullsamarbetskommittén, kommittén för industriellt samarbete, den ständiga gemensamma gruppen för bananer och underkommittén för samarbete för jordbruks- och landsbygdsutveckling får med kommitténs godkännande fastställa sin egen arbetsordning.

Artikel 22

Sekretariatsuppgifterna och de andra arbeten som krävs för att kommittén samt de kommittéer, den grupp och de underkommittéer som avses i artikel 14 skall fungera (förberedande av dagordningar, utskick av tillhörande dokument m.m.) skall utföras av rådets sekretariat.

Artikel 23

Sekretariatet skall så snart som möjligt efter varje möte upprätta redogörelser för mötena i de kommittéer, den grupp och de underkommittéer som avses i artikel 14.

Dessa redogörelser skall genom rådets sekretariats försorg tillställas företrädarna för gruppen av AVS-stater, generalsekretariatet för gruppen av AVS-stater, medlemsstaternas ständiga representanter, Europeiska unionens generalsekretariat och kommissionens generalsekretariat.

Upprättad i Luxemburg den 24 april 1997.

På AVS EG-ministerrådets vägnar

RABUKA

Ordförande