Beslut nr 1/2000 av Gemensamma rådet EG-Mexiko

av den 23 mars 2000

inrättat genom interimsavtalet om handel och handelsrelaterade frågor mellan Europeiska gemenskapen, å ena sidan, och Mexikos förenta stater, å andra sidan, av den 8 december 1997 om att anta dess arbetsordning

(2000/414/EG)

GEMENSAMMA RÅDET HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av det interimsavtal om handel och handelsrelaterade frågor mellan Europeiska gemenskapen, å ena sidan, och Mexikos förenta stater, å andra sidan, som undertecknades i Bryssel den 8 december 1997, nedan kallat interimsavtalet, särskilt artiklarna 7 och 11 i detta, och

av följande skäl:

Interimsavtalet trädde i kraft den 1 juli 1998.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet för Gemensamma rådet skall utövas i turordning i tolvmånadersperioder av en företrädare för Europeiska unionens råd, för gemenskapens räkning och av en medlem av Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (nedan kallat SECOFI) för Mexikos räkning. Den första perioden av ordförandeskapet skall emellertid inledas den dag när Gemensamma rådets första sammanträde äger rum och skall upphöra den 31 december samma år.

Artikel 2

Sammanträden

1. Gemensamma rådet skall regelbundet sammanträda på ministernivå och, om parterna kommer överens om det, när omständigheterna så kräver.

2. Varje sammanträde skall hållas på en plats som parterna gemensamt kommit överens om.

3. Kallelse till Gemensamma rådet sammanträde skall göras gemensamt av Gemensamma rådets sekreterare.

Artikel 3

Företrädare

1. Medlemmar av Gemensamma rådet som är förhindrade att delta i ett sammanträde kan låta sig företrädas.

2. En medlem som önskar låta sig företrädas skall före sammanträdet i fråga meddela ordföranden namnet på företrädaren. Den som företräder en medlem av Gemensamma rådet skall utöva den medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Gemensamma rådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän. Före varje sammanträde skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation och om vem som leder den.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman vid Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från SECOFI skall gemensamt fungera som Gemensamma rådets sekreterare.

Artikel 6

Dokument

Om Gemensamma rådets överläggningar grundar sig på skriftligt underlag skall dessa handlingar numreras och cirkuleras som Gemensamma rådets handlingar av det två sekreterarna.

Artikel 7

Korrespondens

1. Korrespondens till Gemensamma rådet eller rådets ordförande skall sändas till Gemensamma rådets båda sekreterare.

2. De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till Gemensamma rådets ordförande och om det är lämpligt cirkuleras som sådana handlingar som avses i artikel 6 till Gemensamma rådets övriga medlemmar. Korrespondens som cirkuleras skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till medlemsstaternas ständiga representationer och SECOFI.

3. Korrespondens från Gemensamma rådets ordförande skall sändas till mottagarna av respektive sekreterare och om det är lämpligt cirkuleras som sådana handlingar som avses i artikel 6 till Gemensamma rådets övriga medlemmar under de adresser som anges i punkt 2.

Artikel 8

Dagordning för sammanträdena

1. En preliminär dagordning för varje sammanträde skall på grundval av förslag från båda parter upprättas av Gemensamma rådets sekreterare. Den preliminära dagordningen skall vidarebefordras av den korresponderande sekreteraren till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 dagar före sammanträdet.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen kommit någon av sekreterarna tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början; en punkt får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har vidarebefordrats till sekreterarna senast den dag då dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall antas av Gemensamma rådet i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen, om parterna är överens om detta.

2. De tidsfrister som anges i punkt 1 kan i samförstånd mellan parterna förkortas med hänsyn till omständigheterna i det särskilda fallet.

Artikel 9

Protokoll

1. De båda sekreterarna skall så snart som möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

2. Protokollet skall som regel för varje punkt på dagordningen innehålla uppgift om

a) vilka handlingar som förelagts Gemensamma rådet,

b) uttalanden som någon medlem av Gemensamma rådet har begärt skall tas in i protokollet,

c) de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som Gemensamma rådet enats om samt de slutsatser som antagits i enskilda frågor.

3. Protokollet skall också innehålla en förteckning över de medlemmar i Gemensamma kommittén eller företrädare för dessa som deltagit i sammanträdet.

4. Utkastet till protokoll skall föreläggas Gemensamma rådet för godkännande vid dess nästa sammanträde. Utkastet till protokoll kan också godkännas skriftligen av båda parter. Efter godkännandet skall två exemplar av protokollet, som skall vara lika giltiga, undertecknas av båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall vidarebefordras till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 10

Beslut och rekommendationer

1. Gemensamma rådet skall fatta beslut och utfärda rekommendationer genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna.

Mellan sammanträdena kan Gemensamma rådet, om båda parter är överens, fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande.

Det skriftliga förfarandet utgörs av en notväxling mellan sekreterarna i samförstånd med parterna.

2. Gemensamma rådets beslut och rekommendationer i den mening som avses i artikel 9 i interimsavtalet skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation", följt av löpnummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

3. Gemensamma rådets beslut och rekommendationer skall bestyrkas av båda sekreterarna, och två bestyrkta exemplar skall undertecknas av chefen för respektive parts delegation.

4. Besluten och rekommendationerna skall sändas såsom Gemensamma rådets handlingar till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 11

Offentlighet

1. Om inget annat beslutas skall Gemensamma rådets sammanträden inte vara offentliga.

2. Var och en av parterna får besluta om offentliggörande av Gemensamma rådets beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.

Artikel 12

Språk

1. Gemensamma rådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

2. Om inte annat beslutas skall Gemensamma rådet i normala fall hålla sina överläggningar och fatta sina beslut på grundval av handlingar och förslag upprättade på dessa språk.

Artikel 13

Kostnader

1. Europeiska gemenskapen och Mexikos förenta stater skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i Gemensamma rådets sammanträden, både vad gäller kostnader för personal, resor och uppehälle samt porto- och teleutgifter.

2. Utgifter i samband med organisering av sammanträdena, tolkning vid sammanträdena, översättning och mångfaldigande av handlingar skall bäras av den part som är värd för sammanträdet.

Artikel 14

Gemensamma kommittén

1. En gemensam kommitté inrättas härmed i enlighet med artikel 10 i interimsavtalet vilken skall bistå Gemensamma rådet i dess arbete.

2. Den Gemensamma kommittén skall bestå av företrädare för kommissionen, biträdd av företrädare för medlemsstaterna, å ena sidan, och företrädare för SECOFI, å andra sidan, normalt på högre tjänstemannanivå.

3. Gemensamma kommittén skall förbereda Gemensamma rådets sammanträden och överläggningar, i förekommande fall övervaka genomförandet av Gemensamma rådets beslut och rekommendationer, samt allmänt övervaka att interimsavtalet fungerar väl. Kommittén skall behandla de frågor som Gemensamma rådet hänskjuter till den och övriga frågor som kan uppkomma i samband med den dagliga tillämpningen av interimsavtalet. Den skall lägga fram förslag till beslut och rekommendationer, som skall antas av Gemensamma rådet.

4. Gemensamma kommitténs arbetsordning bifogas detta beslut.

Utfärdat i Lissabon den 23 mars 2000.

På Gemensamma rådets vägnar

J. Gama

Ordförande

BILAGA