Rättelse till beslut av gemenskapens och Schweiz gemensamma luftfartskommitté nr 2/2004 (2004/405/EG) av den 22 april 2004 om antagande av dess arbetsordning

( Europeiska unionens officiella tidning L 151 av den 30 april 2004 )

Beslut nr 2/2004 (2004/405/EG) skall vara som följer:

BILAGA

Arbetsordning för gemenskapens och Schweiz luftfartskommitté

Artikel 1

Ordförandeskap

1. Kommitténs ordförande utses för ett år av dels en representant för Europeiska gemenskapernas kommission, på Europeiska gemenskapens vägnar, nedan kallad ”gemenskapen”, dels en representant från Schweiziska edsförbundet. Under det år då avtalet träder i kraft skall Schweiz inneha ordförandeskapet.

2. Chefen för den delegation som innehar ordförandeskapet eller, i förekommande fall, dennes suppleant, skall fungera som kommitténs ordförande.

Artikel 2

Delegationer

1. Före varje sammanträde skall delegationscheferna underrätta ordföranden om delegationernas sammansättning.

2. Parterna skall utnämna delegationschefer som skall fungera som kontaktpersoner i alla frågor som rör avtalet.

3. Ordföranden får komma överens med den andre delegationschefen om att inbjuda personer som inte är ledamöter av delegationerna att närvara vid sammanträdena för att lämna upplysningar inom bestämda ämnesområden.

4. Parterna skall minst en vecka före sammanträdet informera varandra om sin delegations sammansättning.

Artikel 3

Sekretariat

1. En företrädare för kommissionen och en företrädare för Schweiziska edsförbundet skall gemensamt upprätthålla kommitténs sekretariatsfunktion. Sekreterarna skall utses av sin respektive delegationschef och inneha uppdraget till dess att en ny sekreterare utses. Respektive part skall meddela namn på och adressuppgifter för sin sekreterare till den andra parten.

2. Sekreterarna skall ansvara för kommunikationen mellan delegationerna, inbegripet översändandet av handlingar, och skall tillse sekretariatets uppgifter.

3. Sekretariatets uppgifter faller inom ansvarsområdet för den part som innehar ordförandeskapet.

Artikel 4

Kommittésammanträden

1. Kommittén skall sammanträda minst en gång per år. Det är ordföranden som är sammankallande. Ordföranden skall också sammankalla kommittén på begäran av den andra delegationens chef.

2. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning och bestämma tid och plats för sammanträdet enligt överenskommelse med chefen för den andra delegationen.

3. Ordföranden skall senast 15 arbetsdagar före sammanträdets början skicka kallelsen tillsammans med den preliminära dagordningen och möteshandlingarna till chefen för den andra delegationen.

4. Delegationscheferna får begära att ordföranden skall minska den tidsfrist som anges i punkt 3 för att ta hänsyn till brådskande behov i särskilda fall.

5. Kommitténs sammanträden skall inte offentliggöras om inte ordföranden beslutar om det efter överenskommelse med chefen för den andra delegationen.

6. Beroende på ordförandeskapet skall den gemensamma kommittén sammanträda i Bryssel eller Bern, om inte parterna överenskommer om en annan plats för sammanträdet.

7. Efter överenskommelse mellan ordföranden och chefen för den andra delegationen, kan sammanträdet ske i form av telefonkonferens eller videokonferens. I sådana fall skall kommitténs akter antas genom skriftligt förfarande i enlighet med tillämpliga delar av artikel 7.5.

Artikel 5

Dagordning

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte.

2. Cheferna för delegationerna får, senast 24 timmar före sammanträdets början, föreslå att en eller flera punkter skall föras upp på dagordningen. Denna begäran skall motiveras och skriftligen sändas till ordföranden eller chefen för den andra delegationen.

3. Före sammanträdets början skall ordföranden och chefen för den andra delegationen godkänna dagordningen.

Artikel 6

Arbetsgrupper

1. Sammansättningen och uppgifterna för de arbetsgrupper och expertgrupper som inrättas enligt artikel 21.5 i avtalet skall i tillämpliga delar bestämmas enligt de regler som gäller för kommittén.

2. Arbetsgrupperna och expertgrupperna skall arbeta under ledning av kommittén, till vilken de skall avlägga rapport efter varje sammanträde. Arbetsgrupperna har inte rätt att fatta beslut, men får formulera rekommendationer till kommittén.

3. Kommittén kan besluta att lägga ned arbets- och expertgrupperna eller ändra deras arbetsuppgifter.

Artikel 7

Antagande av akter

1. Kommitténs rekommendationer och beslut i den mening som avses i artikel 21.1 i avtalet skall antas i samförstånd av de två delegationerna. De skall förses med rubriken ”rekommendation” eller ”beslut”, som skall följas av ett löpnummer, datumet för beslutet och en uppgift om innehållet.

2. Kommitténs beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och chefen för den delegation som inte innehar ordförandeskapet. Parterna skall behålla var sitt original.

3. Båda parterna får besluta att offentliggöra de akter som antagits av kommittén.

4. Kommitténs akter får antas genom ett skriftligt förfarande om cheferna för delegationerna enats om detta.

5. Den part som föreslår att det skriftliga förfarandet skall användas skall översända utkastet till akt till den andra parten. Den andra parten skall meddela om man godtar utkastet eller inte, om man föreslår ändringar av utkastet eller om man behöver ytterligare betänketid. Om utkastet antas skall ordföranden färdigställa beslutet eller rekommendationen i enlighet med punkterna 1 och 2.

Artikel 8

Protokoll

1. Sekretariatet skall sammanställa ett utkast till protokoll efter varje möte. Utkastet skall innehålla de beslut som fattats samt mötets rekommendationer och slutsatser. Protokollet skall undertecknas av ordföranden och chefen för den andra delegationen. Parterna skall behålla var sitt original.

2. Utkastet till protokoll skall färdigställas senast tio arbetsdagar efter sammanträdet och godkännas av ordföranden eller chefen för den andra delegationen genom skriftligt förfarande. Om detta förfarande inte leder fram till godkännande skall protokollet antas av kommittén vid nästa sammanträde.

Artikel 9

Sekretess

Kommitténs överläggningar skall omfattas av sekretess.

Artikel 10

Utgifter

1. Varje part skall svara för de utgifter som den ådrar sig med anledning av deltagandet i kommitténs sammanträden, arbetsgrupper eller expertgrupper.

2. Kommittén skall besluta om hur utgifter förbundna med experternas tjänsteresor skall fördelas.

Artikel 11

Korrespondens

All korrespondens till och från kommitténs ordförande skall gå via kommitténs sekretariat. Sekretariatet skall förmedla kopior av all korrespondens som rör avtalet till delegationscheferna och till den schweiziska beskickningen vid Europeiska gemenskapen.