ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSRÅDET mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Moldova, å andra sidan av den 14 juli 1998 (98/499/EG)

SAMARBETSRÅDET HAR FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av avtalet om partnerskap och samarbete mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Moldova, å andra sidan, vilket undertecknades i Bryssel den 28 november 1994 (1), nedan kallat "avtalet", särskilt artiklarna 82-86 i detta,

med beaktande av protokollet till avtalet, vilket undertecknades i Bryssel den 15 maj 1997, och

med beaktande av följande:

Avtalet trädde i kraft den 1 juli 1998.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetsrådet skall innehas växelvis i tolv månader åt gången av en medlem i Europeiska unionens råd, på gemenskapernas och deras medlemsstaters vägnar och av en medlem i Republiken Moldovas regering. Den första ordförandeskapsperioden skall dock inledas den dag det första sammanträdet i samarbetsrådet hålls och avslutas den 31 december samma år. Den part som innehar ordförandeskapet leder samarbetsrådets möte.

Artikel 2

Sekretariat

En tjänsteman från generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en tjänsteman som utses av Republiken Moldova skall gemensamt fungera som sekreterare i samarbetsrådet.

Artikel 3

Möten

Samarbetsrådet skall mötas på ministernivå en gång om året. Om parterna är överens om det kan samarbetsrådet hålla extra möten på begäran av någon av parterna.

Om inte parterna enas om annat skall varje sammanträde i samarbetsrådet hållas på den vanliga platsen för möten i Europeiska unionens råd på ett datum som båda parterna är överens om.

Samarbetsrådets möten skall sammankallas gemensamt av samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 4

Företrädare

Medlemmarna i samarbetsrådet kan, efter vad som fastställs i artikel 83 i avtalet, låta sig företrädas om de är förhindrade att delta.

Företrädaren skall vara en utnämnd minister, chefen för beskickningen vid Europeiska gemenskaperna, chefen för den ständiga representationen vid Europeiska unionen eller en högre tjänsteman.

I alla övriga fall skall en medlem som önskar låta sig företrädas meddela ordföranden namnet på sin företrädare före det aktuella mötet.

Den som företräder en medlem av samarbetsrådet skall utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 5

Delegationer

Samarbetsrådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän.

För varje sammanträde skall samarbetsrådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Samarbetsrådet får inbjuda icke medlemmar att närvara vid sammanträdena för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 6

Dokument

När överläggningarna i samarbetsrådet skall föras utifrån skriftliga bakgrundsdokument skall de båda sekreterarna numrera och skicka ut dessa dokument som samarbetsrådets dokument.

Artikel 7

Korrespondens

All korrespondens till samarbetsrådet eller till samarbetsrådets ordförande skall översändas till samarbetsrådets båda sekreterare.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till samarbetsrådets ordförande och i förekommande fall skickas ut som sådana dokument som avses i artikel 6 till samarbetsrådets övriga medlemmar. Den korrespondens som skickas ut skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till EU-medlemsstaternas ständiga representationer och till Republiken Moldovas beskickning vid Europeiska gemenskaperna.

Korrespondens från samarbetsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av respektive sekreterare, och i förekommande fall skickas ut som sådana dokument som avses i artikel 6 till övriga medlemmar i samarbetsrådet under de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 8

Dagordning för mötena

De två sekreterarna skall gemensamt upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Respektive sekreterare skall översända dagordningen till de mottagare som anges i artikel 7 senast femton dagar före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit någon av de båda sekreterarna tillhanda senast 21 dagar före mötets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om tillhörande handlingar har översänts till sekreterarna senast den dag den preliminära dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetsrådet i början av varje möte. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan föras upp på dagordningen om båda parter är överens om detta.

Om båda parterna är överens, kan de tidsfrister som anges i första stycket förkortas för att hänsyn skall kunna tas till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

De två sekreterarna skall snarast möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

I protokollet skall i allmänhet för varje punkt på dagordningen anges

- de dokument som lagts fram för samarbetsrådet,

- de uttalanden som någon medlem av samarbetsrådet begärt att få tagna till protokollet,

- de rekommendationer som lämnats, de uttalanden som överenskommits samt de slutsatser som antagits om särskilda punkter.

Protokollet skall också innehålla en förteckning över både de medlemmar i samarbetsrådet eller företrädare för dessa som deltog i mötet och alla andra icke medlemmar som inbjudits att närvara vid mötet enligt artikel 5.

Utkastet till protokoll skall föreläggas samarbetsrådet för godkännande senast tre månader efter varje möte. Utkastet till protokoll kan godkännas skriftligt av båda parter. Efter godkännandet skall två giltiga exemplar av protokollet undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 10

Rekommendationer

Samarbetsrådet skall avge rekommendationer efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Mellan mötena får samarbetsrådet avge rekommendationer genom skriftligt förfarande om båda parter är överens om detta. Ett skriftligt förfarande består av en skriftväxling mellan de båda sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

Samarbetsrådets rekommendationer enligt artikel 82 i avtalet skall benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

Samarbetsrådets rekommendationer skall bestyrkas av de båda sekreterarna och två giltiga exemplar skall undertecknas av cheferna för de båda parternas delegationer.

Rekommendationerna skall översändas som samarbetsrådets dokument till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 11

Offentlighet

Om inte parterna beslutar om annat skall samarbetsrådets möten inte vara offentliga.

Varje part får besluta om offentliggörande av samarbetsrådets rekommendationer i sina respektive officiella publikationer.

Artikel 12

Språk

Samarbetsrådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

Samarbetsrådet skall normalt överlägga på grundval av dokument utarbetade på dessa språk.

Artikel 13

Kostnader

Europeiska gemenskaperna och Republiken Moldova skall var och en för sig stå för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i samarbetsrådets möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

Utgifter för tolkning under mötena och för översättning och mångfaldigande av dokument skall betalas av Europeiska gemenskaperna med undantag av kostnader i samband med tolkning eller översättning från ett av Europeiska gemenskapernas språk till moldoviska, vilka skall betalas av Republiken Moldova.

Övriga kostnader för den praktiska organisationen av mötena skall betalas av den part som är värd för mötet.

Artikel 14

Kommittén

En samarbetskommitté inrättas härmed i enlighet med artikel 84 i avtalet, med uppgift att biträda samarbetsrådet när det fullgör sina uppgifter. Den skall bestå av företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission och företrädare för medlemmarna i Europeiska unionens råd, å ena sidan, och av företrädare för Republiken Moldovas regering, å andra sidan, normalt på hög tjänstemannanivå.

Samarbetskommittén skall förbereda samarbetsrådets möten och överläggningar, i förekommande fall övervaka genomförandet av samarbetsrådets rekommendationer och i allmänhet säkerställa att kontinuiteten i partnerskapet bibehålls och att avtalet fungerar väl. Den skall behandla varje fråga som hänskjuts till den av samarbetsrådet samt varje annan fråga som kan uppkomma under det dagliga genomförandet av avtalet. Den skall lägga fram förslag till rekommendationer för samarbetsrådet för antagande.

De samråd som anges i artiklarna 17 och 48 i avtalet samt i bilaga II till detta skall äga rum i kommittén. Samråden kan fortsätta i samarbetsrådet om parterna är överens om detta.

Samarbetskommitténs arbetsordning fogas till denna arbetsordning.

(1) EGT L 181, 24.6.1998, s. 1.

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSKOMMITTÉN mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Moldova, å andra sidan

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetskommittén skall innehas växelvis i tolv månader åt gången av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission, på gemenskapens och deras medlemsstaters vägnar, och av en företrädare för Republiken Moldovas regering. Den första ordförandeskapsperioden skall inledas den dag det första mötet i samarbetsrådet hålls och avslutas den 31 december samma år. Under denna period och därefter för varje tolvmånadersperiod skall ordförandeskapet i samarbetskommittén innehas av den part som innehar ordförandeskapet i samarbetsrådet.

Artikel 2

Möten

Samarbetskommittén skall mötas en gång om året med parternas samtycke när omständigheterna kräver det.

Varje möte i samarbetskommittén skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som parterna har kommit överens om.

Samarbetskommitténs möten skall sammankallas gemensamt av de båda sekreterarna.

Artikel 3

Delegationer

Före varje möte skall samarbetskommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Republiken Moldovas regering skall gemensamt fungera som samarbetskommitténs sekreterare.

All korrespondens till och från samarbetskommitténs ordförande enligt denna bilaga skall översändas till samarbetskommitténs sekreterare och till samarbetsrådets sekreterare och ordförande samt vid behov till samarbetskommitténs medlemmar.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte parterna beslutar om annat skall samarbetskommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för mötena

Samarbetskommitténs sekreterare skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Den skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetsrådets medlemmar senast 15 dagar före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före mötets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om tillhörande handlingar har översänts till sekreterarna senast den dag den preliminära dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetskommittén i början av varje möte. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan föras upp på dagordningen om båda parterna är överens om detta.

I samförstånd med parterna kan de tidsfrister som anges i första stycket förkortas för att hänsyn tas till omständigheterna i ett särskilt fall.

Samarbetskommittén får anmoda experter att närvara vid kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 7

Protokoll

Protokoll skall föras vid varje möte och skall grundas på de slutsatser som samarbetskommittén har kommit fram till.

Efter att ha godkänts av samarbetskommittén skall protokollet undertecknas av ordföranden och av sekreterarna samt arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetskommitténs medlemmar.

Artikel 8

Rekommendationer

Samarbetskommittén får endast lämna rekommendationer i de särskilda fall då den har fått befogenhet från samarbetsrådet enligt artikel 84.2 i avtalet. I sådana fall skall dessa dokument benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och beskrivning av ämnet. Rekommendationer skall lämnas efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall översändas till samarbetsrådets ordförande och sekreterare samt till samarbetskommitténs medlemmar. Varje part får besluta om offentliggörande av samarbetskommitténs rekommendationer i sina respektive officiella publikationer.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och sekreterarna.

Artikel 9

Kostnader

Europeiska gemenskaperna och Republiken Moldova skall var och en för sig stå för de kostnader som uppkommer till följd av att de deltar i samarbetskommitténs samt dess underkommittéers möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekommunikationskostnader.

Utgifter för tolkning under mötena och för översättning och mångfaldigande av dokument skall betalas av Europeiska gemenskaperna, med undantag av kostnader i samband med tolkning eller översättning från ett av Europeiska gemenskapernas språk till moldoviska, vilka skall betalas av Republiken Moldova.

Övriga utgifter för den praktiska organisationen av mötena skall betalas av den part som är värd för mötena.

Artikel 10

Underkommittéer

Samarbetskommittén får inrätta underkommittéer samt fastställa deras uppdrag. Dessa skall anses arbeta under ledning av samarbetskommittén, till vilken de skall rapportera efter varje möte. Underkommittéerna får inte lämna rekommendationer.

Samarbetskommittén får ändra underkommittéernas uppdrag eller inrätta ytterligare underkommittéer som stöd i sitt arbete.