Beslut nr 1/2002

av den 6 juni 2002

av gemensamma kommittén, inrättad genom avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Japan om ömsesidigt erkännande, om antagande av kommitténs arbetsordning

(2002/618/EG)

GEMENSAMMA KOMMITTÉN HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Japan om ömsesidigt erkännande, särskilt artikel 8.2 i detta.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

1. Gemensamma kommitténs arbetsordning, som återfinns i tillägget till detta beslut, antas härmed.

2. Detta beslut, som upprättats i två exemplar, skall undertecknas av ordförandena. Beslutet skall tillämpas från och med dagen för det sista undertecknandet.

Tokyo den 21 maj 2002.

Bryssel den 6 juni 2002.

På Japans vägnar

Jun Shimmi

På Europeiska gemenskapens vägnar

Philippe Meyer

BILAGA

ARBETSORDNING

för gemensamma kommittén, inrättad genom avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Japan om ömsesidigt erkännande

Artikel 1

Ordförandeskap

1. Ordförandeskapet i gemensamma kommittén skall innehas gemensamt av en företrädare för Japan och en företrädare för Europeiska gemenskapen.

2. Ordförandena skall ansvara för underrättelser mellan parterna när det gäller de förfaranden som fastställs i denna arbetsordning och i avtalet.

Artikel 2

Möten

1. Gemensamma kommittén skall sammanträda regelbundet, minst en gång om året vid en ömsesidigt godtagbar tidpunkt. Om en av parterna bedömer att ytterligare möten är nödvändiga skall den andra parten så långt möjligt tillmötesgå begäran om ett möte. Telekonferenser eller videokonferenser kan användas efter överenskommelse mellan parterna.

2. Ordförandena skall kalla till möten i gemensamma kommittén. Om inget annat överenskoms skall parterna turas om att stå som värd för mötena.

3. Ordförandena skall fastställa datum för mötet och utbyta de handlingar som är nödvändiga i så god tid att mötet kan förberedas på ett lämpligt sätt, om möjligt sex veckor i förväg.

4. Den part som står värd skall sörja för praktiska åtgärder i samband med mötet. Möten i form av videokonferenser eller telekonferenser skall ordnas av den ordförande som begärt mötet.

Artikel 3

Delegationer

Parterna skall så långt möjligt underrätta varandra om sina respektive delegationers planerade sammansättning minst en vecka före ett möte.

Artikel 4

Dagordning för mötena

1. Ordförandena skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte, om möjligt tre veckor i förväg. Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter beträffande vilka någon av ordförandena senast 14 dagar före mötet har mottagit en begäran om att de skall tas upp på dagordningen.

2. Vardera parten kan när som helst före mötet föra upp ytterligare punkter på den preliminära dagordningen, förutsatt att parterna är överens om detta. En begäran om att föra upp punkter på den preliminära dagordningen skall om möjligt inges skriftligen.

3. Gemensamma kommittén skall anta den slutgiltiga dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som är upptagna i den preliminära dagordningen skall så långt möjligt tas upp, om parterna är överens om detta.

Artikel 5

Mötesprotokoll

1. Ett utkast till mötesprotokoll skall upprättas snarast möjligt av den ordförande som står värd för mötet.

2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som allmän regel innehålla uppgifter om

a) de handlingar som lagts fram för gemensamma kommittén,

b) uttalanden som någon av parterna har begärt skall tas till protokollet, och

c) de beslut som fattats och de slutsatser som antagits beträffande en viss punkt.

3. I protokollet skall också anges vilka som deltar i mötet.

4. Protokollet skall godkännas av gemensamma kommittén och undertecknas av ordförandena.

Artikel 6

Gemensamma kommitténs beslut

1. Gemensamma kommittén skall fatta sina beslut genom ömsesidig överenskommelse.

2. Gemensamma kommittén får fatta beslut genom ett skriftligt förfarande vid en annan tidpunkt än under formella möten i gemensamma kommittén, om parterna är överens om detta.

3. Gemensamma kommitténs beslut skall benämnas "beslut", följt av ett löpnummer och en beskrivning av ämnet. Datum för ikraftträdandet skall också anges. Besluten skall undertecknas av ordförandena. Besluten skall upprättas i två exemplar som båda skall vara autentiska. En förlaga till beslut av gemensamma kommittén återfinns i tillägg I.

4. Beslut som rör registrering av ett organ för bedömning av överensstämmelse skall i regel fattas genom ett skriftligt förfarande. I detta syfte skall, i enlighet med artikel 9 i avtalet, följande förfaranden tillämpas:

a) Den ena parten skall skriftligen lägga fram sitt förslag för den andra parten i form av ett utkast till beslut av gemensamma kommittén om registrering av ett organ för bedömning av överensstämmelse (till vilket en förlaga återfinns i tillägg II). Förslaget skall åtföljas av ett förslagsformulär och de styrkande handlingar som krävs, vilkas form skall överenskommas av parterna. Den part som mottar förslaget skall skriftligen bekräfta mottagandet och ange datum för detta. Den mottagande parten skall inom 90 dagar från mottagandet skriftligen meddela om den godtar förslaget eller motsätter sig det.

b) Om den part som mottar förslaget begär ytterligare upplysningar skall den skriftligen ange vilka upplysningar som begärs och skälen till detta. En begäran om ytterligare upplysningar skall innebära att perioden på 90 dagar avbryts och börjar löpa igen så snart dessa upplysningar har mottagits.

c) Parterna får vid behov samråda om frågor som rör den föreslagna registreringen.

d) Om förslaget godtas skall den mottagande parten underteckna och datera gemensamma kommitténs beslut och sända det till den part som lagt fram förslaget. Registreringen av det föreslagna organet för bedömning av överensstämmelse skall träda i kraft den dag som anges i gemensamma kommitténs beslut.

e) Om den part som mottar ett förslag rörande registrering underlåter att inom tidsfristen på 90 dagar meddela om den godtar förslaget eller motsätter sig det, skall ärendet hänskjutas till gemensamma kommittén.

f) Om gemensamma kommittén inte kan fatta ett beslut om registrering av ett föreslaget organ för bedömning av överensstämmelse, skall artikel 9.1 c i avtalet tillämpas.

Artikel 7

Anmälnings- och förslagsförfaranden

1. En i artikel 6 i avtalet avsedd anmälan av att utseendet av ett registrerat organ för bedömning av överensstämmelse tillfälligt upphävs eller av att ett sådant tillfälligt upphävande återtas, samt ett i artikel 9.4 i avtalet avsett förslag om att registreringen av ett organ för bedömning av överensstämmelse skall upphöra att gälla, skall göras skriftligen.

2. Den part som mottar en sådan anmälan eller ett sådant förslag skall omedelbart, och senast inom tre dagar, skriftligen bekräfta mottagandet och ange datum för detta. Det tillfälliga upphävandet av utseendet av organet för bedömning av överensstämmelse eller återtagandet av det tillfälliga upphävandet skall träda i kraft, eller registreringen av organet skall upphöra att gälla, från och med den dag då den mottagande partens ordförande mottar anmälan eller förslaget, om inget annat beslutas av gemensamma kommittén enligt artikel 9.4 i avtalet.

Artikel 8

Underkommittéer

Gemensamma kommittén får inrätta underkommittéer och delegera vissa uppgifter till dessa. Underkommittéer som inrättas av gemensamma kommittén skall hålla denna underrättad om sitt arbete och lämna rapporter om genomförandet av sektorsbilagorna.

Artikel 9

Informationsutbyte

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 1.2 skall parterna utse och till varandra anmäla en eller vid behov flera kontaktpunkter för utbyte av information enligt avtalet. Kontaktpunkterna skall ansvara för överföringen och mottagandet av information som utbyts enligt avtalet, särskilt artiklarna 5.5 och 8.8 i detta.

Artikel 10

Offentliggörande

Vid offentliggörande av förteckningarna över registrerade organ för bedömning av överensstämmelse och erkända anläggningar enligt avtalet och enligt relevanta beslut av gemensamma kommittén skall parternas respektive interna krav uppfyllas. Parterna skall regelbundet och utan dröjsmål lägga ut dessa uppdaterade förteckningar på sina respektive webbplatser på Internet.

Artikel 11

Samråd med experter

Kommittén får samråda med experter om särskilda frågor, om båda parterna samtycker till detta.

Artikel 12

Utgifter

1. Parterna skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i gemensamma kommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

2. Andra kostnader som följer av organiserandet av mötena skall i allmänhet bäras av den part som står värd för mötet.

Artikel 13

Administrativa förfaranden

1. Om inget annat beslutas skall gemensamma kommitténs möten inte vara offentliga.

2. Gemensamma kommitténs protokoll och andra handlingar skall av konfidentialitetsskäl anses vara information som utbyts enligt artikel 13 i avtalet.

3. Andra deltagare än parternas tjänstemän får med båda ordförandenas samtycke inbjudas att delta och skall då omfattas av samma konfidentialitetskrav enligt artikel 13 i avtalet.

4. Parterna får ordna offentliga informationstillfällen eller på annat sätt informera den berörda allmänheten om resultaten av gemensamma kommitténs möten, efter att vid varje mötes slut ha samrått om vilka resultat som får meddelas.

Artikel 14

Språk

1. Skriftliga underrättelser mellan ordförandena, särskilt i samband med artiklarna 4, 5, 6 och 7, skall göras på engelska.

2. Den part som står värd för ett möte i gemensamma kommittén skall tillhandahålla tolkning mellan japanska och engelska och bära kostnaderna för detta.

3. Gemensamma kommitténs beslut skall upprättas på engelska. Parterna åtar sig att vid behov översätta dessa beslut till sitt eller sina respektive officiella språk.

Tillägg I till gemensamma kommitténs arbetsordning

>PIC FILE= "L_2002197SV.004802.TIF">

Tillägg II till gemensamma kommitténs arbetsordning

>PIC FILE= "L_2002197SV.004902.TIF">