Beslut nr 1/2002 av associeringsrådet mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater å ena sidan, och Hashemitiska konungariket Jordanien å andra sidan,

av den 4 september 2002

om antagande av associeringsrådets arbetsordning

(2002/763/EG)

ASSOCIERINGSRÅDET EU-JORDANIEN HAR BESLUTAT ATT ANTA FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av Europa-Medelhavsavtalet om upprättande av en associering mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater å ena sidan, och Hashemitiska konungariket Jordanien å andra sidan, särskilt artiklarna 89-96 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde i kraft den 1 maj 2002.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringsrådet skall innehas växelvis i tolvmånadersperioder av en företrädare för Europeiska unionens råd, på gemenskapens och dess medlemsstaters vägnar, och en företrädare för Hashemitiska konungariket Jordaniens regering. Den första perioden skall inledas den dag då associeringsrådet håller sitt första möte och avslutas den 31 december 2002.

Artikel 2

Möten

Associeringsrådet skall sammanträda regelbundet på ministernivå en gång per år. Om parterna är överens om det kan associeringsrådet, på begäran av någon av parterna, hålla extraordinarie möten. Om parterna inte kommer överens om något annat, skall associeringsrådets möten hållas på den plats där Europeiska unionens råd vanligtvis sammanträder och på den dag som parterna kommit överens om.

Associeringsrådets möten skall sammankallas gemensamt av associeringsrådets sekreterare i samförstånd med ordföranden.

Artikel 3

Representation

Associeringsrådets medlemmar får låta sig företrädas om de är förhindrade att delta i ett möte. En medlem som önskar låta sig företrädas skall före mötet i fråga meddela ordföranden namnet på ersättaren.

Den som företräder en medlem av associeringsrådet får utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Associeringsrådets medlemmar får ledsagas av tjänstemän.

Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer.

En företrädare för Europeiska investeringsbanken får närvara som observatör vid associeringsrådets möten när frågor som rör banken står på dagordningen.

Associeringsrådet kan, efter överenskommelse mellan parterna, inbjuda icke-medlemmar att närvara vid dess möten för att lämna upplysningar i särskilda frågor.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från Hashemitiska konungariket Jordaniens delegation i Bryssel skall gemensamt fungera som associeringsrådets sekreterare.

Artikel 6

Korrespondens

All korrespondens till associeringsrådet skall sändas till associeringsrådets ordförande under adress Generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till associeringsrådets ordförande och att den, där så är lämpligt, skickas ut till associeringsrådets övriga medlemmar. Korrespondens som skickas ut skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till medlemsstaternas ständiga representationer och till Hashemitiska konungariket Jordaniens delegation i Bryssel.

Korrespondens från associeringsrådets ordförande skall av de båda sekreterarna sändas till mottagarna och, där så är lämpligt, skickas ut till associeringsrådets övriga medlemmar på de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 7

Offentlighet

Om inget annat beslutas skall associeringsrådets möten inte vara offentliga.

Artikel 8

Dagordning för mötena

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Associeringsrådets sekreterare skall översända dagordningen till de mottagare som anges i artikel 6 senast 15 dagar före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka ordföranden senast 21 dagar före mötets början har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om de tillhörande handlingarna har överlämnats till sekreterarna senast den dag då dagordningen avsänds.

Associeringsrådet skall anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

2. Ordföranden får, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 med hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

De båda sekreterarna skall upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgift om

- de handlingar som förelagts associeringsrådet,

- de uttalanden som medlemmar av associeringsrådet begärt att få förda till protokollet,

- de beslut, uttalanden och slutsatser som antagits.

Utkastet till protokoll skall föreläggas associeringsrådet för godkännande. Det skall godkännas inom sex månader efter associeringsrådets möte. Efter godkännandet skall protokollet undertecknas av ordföranden och de båda sekreterarna. Det skall arkiveras hos generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd, och en bestyrkt kopia skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 6.

Artikel 10

Beslut och rekommendationer

1. Associeringsrådet skall fatta beslut och avge rekommendationer genom överenskommelse mellan parterna.

Mellan mötena kan associeringsrådet, om båda parter är överens om det, fatta beslut eller avge rekommendationer genom skriftligt förfarande.

2. Associeringsrådets beslut och rekommendationer enligt artikel 91 i Europa-Medelhavsavtalet skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation", följt av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet. I varje beslut skall anges vilken dag beslutet träder i kraft. Associeringsrådets beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och bestyrkas av de båda sekreterarna.

Beslut och rekommendationer skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 6.

Associeringsrådet kan besluta att låta offentliggöra sina beslut och rekommendationer i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och i Hashemitiska konungariket Jordaniens officiella tidning.

Artikel 11

Språk

Associeringsrådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

Om inget annat beslutas skall associeringsrådet överlägga på grundval av handlingar som upprättats på dessa språk.

Artikel 12

Utgifter

Gemenskapen och Hashemitiska konungariket Jordanien skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i associeringsrådets möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

Gemenskapen skall stå för kostnaderna för tolkning under mötena, översättning och mångfaldigande av handlingar, med undantag av kostnaderna för tolkning eller översättning till eller från arabiska, vilka Hashemitiska konungariket Jordanien skall stå för.

Övriga kostnader för de praktiska arrangemangen i samband med ett möte skall betalas av den part som är värd för mötet.

Artikel 13

Associeringskommitté

1. Associeringsrådet skall vid fullgörandet av sina uppgifter biträdas av associeringskommittén. Kommittén skall vara sammansatt av företrädare för Europeiska unionens råd och företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission å ena sidan, och av företrädare för Hashemitiska konungariket Jordaniens regering å andra sidan.

2. Associeringskommittén skall förbereda associeringsrådets möten och överläggningar, vid behov genomföra dess beslut samt allmänt sörja för kontinuitet i associeringsförbindelsen och för att Europa-Medelhavsavtalet fungerar väl. Den skall behandla alla frågor som associeringsrådet hänskjuter till den samt varje annan fråga som kan komma att aktualiseras i samband med det löpande genomförandet av Europa-Medelhavsavtalet. Den skall lägga fram förslag och eventuella utkast till beslut eller rekommendationer för associeringsrådets godkännande.

3. Om en skyldighet eller möjlighet att samråda föreskrivs i Europa-Medelhavsavtalet, kan detta samråd äga rum inom associeringskommittén. Samrådet kan, om parterna är överens om det, fortsätta i associeringsrådet.

4. Associeringskommitténs arbetsordning finns i bilagan till detta beslut.

Utfärdat i Bryssel den 4 september 2002.

På associeringsrådets vägnar

P. S. Møller

Ordförande

Tillägg

ARBETSORDNING FÖR ASSOCIERINGKOMMITTÉN

Associering mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater å ena sidan, och Hashemitiska konungariket Jordanien å andra sidan

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringskommittén skall innehas växelvis i tolvmånadersperioder av företrädare för Europeiska gemenskapen och en företrädare för Hashemitiska konungariket Jordaniens regering.

Europeiska unionens ståndpunkt när det gäller avdelningarna V och VI i Fördraget om Europeiska unionen skall alltid framföras av en företrädare för Europeiska unionens råds ordförandeskap.

Den första perioden skall inledas den dag då associeringsrådet håller sitt första möte och avslutas den 31 december samma år.

Artikel 2

Möten

Associeringskommittén skall sammanträda när omständigheterna så kräver och med båda parternas samtycke.

Varje associeringskommittémöte skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som parterna kommit överens om.

Associeringskommitténs möten skall sammankallas av ordföranden.

Artikel 3

Delegationer

Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Hashemitiska konungariket Jordaniens regering skall gemensamt fungera som associeringskommitténs sekreterare.

All korrespondens till eller från associeringskommitténs ordförande inom ramen för denna arbetsordning skall sändas till associeringskommitténs sekreterare och till associeringsrådets sekreterare och ordförande.

Artikel 5

Offentlighet

Om inget annat beslutas skall associeringskommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för mötena

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Associeringskommitténs sekreterare skall översända dagordningen till de mottagare som anges i artikel 4 senast 15 dagar före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka ordföranden senast 21 dagar före mötets början har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om de tillhörande handlingarna har överlämnats till sekreterarna senast den dag då dagordningen avsänds.

Associeringskommittén kan be experter deltaga i dess möten för att lämna upplysningar i särskilda frågor.

Dagordningen skall godkännas av associeringskommittén vid varje mötes början. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

2. Ordföranden får, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 med hänsyn till omständigheterna i det särskilda fallet.

Artikel 7

Protokoll

De båda sekreterarna skall upprätta ett utkast till protokoll från varje möte. I protokollet skall anges de beslut som fattats och de rekommendationer som avgivits samt de slutsatser som antagits. Utkastet till protokoll skall föreläggas associeringskommittén för godkännande. Efter godkännandet skall protokollet undertecknas av ordföranden och de båda sekreterarna, och ett exemplar i original skall arkiveras av vardera parten.

Artikel 8

Beslutsfattande

I de särskilda fall då associeringsrådet med stöd av Europa-Medelhavsavtalet gett associeringskommittén befogenhet att fatta beslut eller avge rekommendationer skall dessa benämnas "beslut" respektive "rekommendation", följt av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet.

När associeringskommittén fattar ett beslut eller anger en rekommendation skall artiklarna 10 och 11 i associeringsrådets beslut nr 1/2002 av den 4 september 2002 om antagande av associeringsrådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.

Associeringskommitténs beslut och rekommendationer skall översändas till de mottagare som anges i artikel 4.

Artikel 9

Utgifter

Parterna skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i associeringskommitténs möten och i mötena i de arbetsgrupper eller organ som inrättas med stöd av artikel 95 i Europa-Medelhavsavtalet, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader. Gemenskapen skall stå för kostnaderna för tolkning under mötena, översättning och mångfaldigande av handlingar, med undantag av kostnaderna för tolkning eller översättning till eller från arabiska, vilka Hashemitiska konungariket Jordanien skall stå för.

Övriga kostnader för de praktiska arrangemangen i samband med ett möte skall betalas av den part som är värd för sammanträdena.