Beslut nr 1/2003 av den gemensamma jordbrukskommitté som inrättades genom avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om handel med jordbruksprodukter

av den 21 oktober 2003

om antagande av kommitténs arbetsordning

(2003/808/EG)

DEN GEMENSAMMA KOMMITTÉN HAR BESLUTAT ATT ANTA FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om handel med jordbruksprodukter (nedan kallat "avtalet"), särskilt artikel 6.4 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde i kraft den 1 juni 2002.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförande

Ordförandeskapet för den gemensamma kommittén (nedan kallad "kommittén") skall växla varje kalenderår mellan Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet, nedan kallade "parterna".

Artikel 2

Sekretariat

Ordförandeskapet skall förestå kommitténs sekretariat. Ordföranden skall meddela delegationscheferna namn och adressuppgifter för den person som förestår sekretariatet.

Artikel 3

Sammanträden

1. Ordföranden skall fastställa tid och plats för sammanträden, efter överenskommelse med delegationscheferna.

2. Om en delegationschef begär att ett extra sammanträde skall hållas, skall ordförande sammankalla till detta möte inom 30 dagar efter det att begäran inkommit.

3. Om inte annat beslutas skall kommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 4

Delegationer

1. Före varje möte skall delegationscheferna underrätta ordföranden om delegationernas sammansättning.

2. Parterna skall utnämna delegationschefer, som skall fungera som kontaktpersoner i alla frågor som rör avtalet.

3. Kommittén får bjuda in personer, som inte är medlemmar i delegationerna, för att biträda vid sammanträdena och informera i fastställda frågor.

Artikel 5

Korrespondens

All korrespondens till och från kommitténs ordförande skall gå via kommitténs sekretariat. Sekretariatet skall skicka kopior av den korrespondens som rör avtalet till delegationscheferna samt till Schweiz delegation vid de Europeiska gemenskaperna och till Europeiska gemenskapernas kommission.

Artikel 6

Mötenas dagordning

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Den preliminära dagordningen skall översändas till delegationscheferna senast 15 arbetsdagar före mötet.

Den preliminära dagordningen skall innehålla sådana punkter som anmälts och kommit ordförandeskapet till handa minst 21 dagar före mötets början. Punkterna kommer endast att föras upp på den preliminära dagordningen om tillhörande dokument har översänts till ordförandeskapet senast samma dag som dagordningen översänts.

2. Dagordningen skall antas gemensamt av delegationscheferna i början av varje möte. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan föras upp om delegationscheferna är överens.

3. Ordföranden kan, i samförstånd med delegationscheferna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 7

Protokoll

1. Sekretariatet skall sammanställa ett utkast till protokoll efter varje möte. Utkastet skall innefatta de beslut som fattats samt mötets rekommendationer och slutsatser. Utkastet till protokoll skall överlämnas till kommittén för godkännande. När kommittén godkänt protokollet skall det undertecknas av ordföranden, kommitténs sekretariat och chefen för den delegation som inte står för ordförandeskapet. Parterna skall behålla var sitt original.

2. Utkastet till protokoll skall sammanställas inom tio arbetsdagar efter mötet och skall överlämnas till kommittén för godkännande enligt det skriftliga förfarandet i artikel 9. Om förfarandet inte genomförs skall protokollet antas av kommittén vid nästa möte.

Artikel 8

Antagande av akter

1. Kommitténs beslut och rekommendationer enligt artiklarna 6 och 12 i avtalet skall ha rubrikerna "beslut" och "rekommendation" följda av ett löpnummer, datum för antagande och en hänvisning till ämnet.

2. Kommitténs beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden, kommitténs sekretariat och chefen för den delegation som inte står för ordförandeskapet.

3. Båda parterna får besluta att offentliggöra de akter som antagits av kommittén.

Artikel 9

Skriftligt förfarande

1. Kommitténs akter får antas genom ett skriftligt förfarande om cheferna för delegationerna enats om detta.

2. Den part som föreslår att det skriftliga förfarandet skall användas skall översända utkastet till akt till den andra parten. Den andra parten skall meddela om man godtar utkastet eller inte, om man föreslår ändringar av utkastet eller om man behöver ytterligare betänketid. Om utkastet antas skall det slutföras enligt artikel 8.

Artikel 10

Utgifter

Parterna skall stå för sina egna kostnader i samband med kommittémötena.

Artikel 11

Sekretess

Kommitténs överläggningar skall omfattas av sekretess.

Artikel 12

Arbetsgrupper

Arbetsgrupperna lyder under kommittén och skall lämna skriftliga rapporter till denna efter sina möten. Rapporterna skall översändas till kommitténs sekretariat, som i sin tur översänder dem till delegationscheferna. Arbetsgrupperna har inte rätt att fatta beslut, men får formulera rekommendationer till kommittén.

Varje arbetsgrupp skall biträdas av representanter från parterna som skall besluta om hur många och vilka representanter som skall ingå.

På gemensamma jordbrukskommitténs vägnar

Delegationscheferna

Undertecknat i Bryssel den 21 oktober 2003.

På Schweiziska edsförbundets vägnar

Christian Häberli

På Europeiska gemenskapens vägnar

Aldo Longo

På sekretariatet för den gemensamma jordbrukskommitténs vägnar

Remigi Winzap