AVS-EG-Ministerrådets beslut nr 2/2002

av den 7 oktober 2002

om genomförande av artiklarna 28, 29 och 30 i bilaga IV till Cotonouavtalet

(2002/911/EG)

AVS-EG-MINISTERRÅDET HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av det i Cotonou den 23 juni 2000 undertecknade AVS-EG-partnerskapsavtalet, särskilt artiklarna 28-30 i bilaga IV till avtalet,

med beaktande av yttrandet från den AVS-EG-kommitté för utvecklingsfinansieringssamarbete som avses i de ovannämnda artiklarna, och

av följande skäl:

(1) Enligt artikel 28 i bilaga IV till Cotonouavtalet skall tilldelningen av kontrakt som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden följa bestämmelserna i bilaga IV och de förfaranden som på rekommendation av AVS-EG-kommittén för utvecklingsfinansieringssamarbete antagits genom beslut av AVS-EG-ministerrådet.

(2) Enligt artikel 29 i bilaga IV till Cotonouavtalet skall för genomförande av kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster vilka finansieras av Europeiska utvecklingsfonden i första hand gälla de allmänna villkor för kontrakt finansierade av fonden som AVS-EG-ministerrådet antagit på rekommendation av AVS-EG-kommittén för utvecklingsfinansieringssamarbete.

(3) Enligt artikel 30 i bilaga IV till Cotonouavtalet skall tvister som uppkommer mellan en AVS-stats myndigheter och en entreprenör, leverantör eller tillhandahållare av tjänster under genomförandet av ett transnationellt kontrakt som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden avgöras bland annat genom skiljedom enligt den ordning som AVS-EG-ministerrådet antagit genom beslut på rekommendation av AVS-EG-kommittén för utvecklingsfinansieringssamarbete.

(4) Det bör fastställas att de allmänna bestämmelser, de allmänna kontraktsvillkor och de regler för förlikning och skiljedom som avses i de föregående skälen skall tillämpas på upphandling som finansieras med medel ur den nionde Europeiska utvecklingsfonden och ur alla framtida fonder.

(5) Nya allmänna bestämmelser bör antas som i enlighet med artikel 28 i bilaga IV till Cotonouavtalet överensstämmer med gemenskapens regler för offentlig upphandling inom ramen för samarbetet med tredje land.

(6) Däremot framstår de allmänna kontraktsvillkor och de regler för förlikning och skiljedom som antogs av AVS-EG-ministerrådet genom beslut nr 3/90 av den 29 mars 1990 fortfarande som ändamålsenliga för AVS-EG-samarbetet. Tillämpningstiden för dessa texter bör följaktligen förlängas.

(7) Det bör fastställas ett förfarande genom vilket, med beaktande av AVS-EG-partnerskapets särdrag, de allmänna kontraktsvillkoren kan anpassas så att de överensstämmer med dem som tillämpas i samband med gemenskapens övriga samarbetsprogram med tredje land.

(8) En rad uppföljningsåtgärder i form av seminarier och en praktisk handledning för kontraktstilldelning bör genomföras, så att berörda parter blir bekanta med de allmänna bestämmelser och allmänna kontraktsvillkor som avses ovan.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Allmänna bestämmelser

Beredningen och tilldelningen av kontrakt som finansieras med medel ur Europeiska utvecklingsfonden skall följa de i bilagan angivna allmänna bestämmelserna för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, varor och tjänster som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden.

Artikel 2

Allmänna kontraktsvillkor

Genomförandet av kontrakt som finansieras med medel ur Europeiska utvecklingsfonden skall, om inte annat följer av artikel 29 i bilaga IV till Cotonouavtalet, ske i enlighet med de genom AVS-EG-ministerrådets beslut nr 3/90 av den 29 mars 1990 antagna

a) allmänna kontraktsvillkoren vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden,

b) allmänna kontraktsvillkoren vid upphandling av varor som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden, eller

c) allmänna kontraktsvillkoren vid upphandling av tjänster som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden.

Artikel 3

Översyn

De allmänna bestämmelserna och allmänna kontraktsvillkoren skall genom beslut av AVS-EG-ministerrådet kunna ses över så att det, med beaktande av AVS-EG-partnerskapets särdrag, kan säkerställas att de överensstämmer med dem som tillämpas i samband med gemenskapens övriga samarbetsprogram med tredje land.

Artikel 4

Biläggande av tvister

Om det i de allmänna kontraktsvillkoren och de särskilda kontraktsvillkoren vid upphandlingen i fråga föreskrivs att tvister avseende ett kontrakt som finansieras med medel ur Europeiska utvecklingsfonden skall biläggas genom förlikning eller skiljedom, skall biläggandet ske i enlighet med de genom AVS-EG-ministerrådets beslut nr 3/90 av den 29 mars 1990 antagna reglerna för förlikning och skiljedom i samband med kontrakt som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden.

Artikel 5

Tillämpning

De allmänna bestämmelser och allmänna kontraktsvillkor som avses i artiklarna 1 och 2 skall tillämpas på upphandling som finansieras med medel ur den nionde Europeiska utvecklingsfonden. De skall också, om AVS-EG-ministerrådet inte beslutar något annat, tillämpas på upphandling som finansieras med medel ur alla framtida fonder inom ramen för Cotonouavtalet.

Artikel 6

Ikraftträdande

Detta beslut får verkan samma dag som Cotonouavtalet träder i kraft.

Artikel 7

Genomförandeåtgärder

AVS-staterna, gemenskapens medlemsstater och gemenskapen skall, var och en för sitt vidkommande, vidta de åtgärder som är nödvändiga för att genomföra detta beslut. AVS-staterna och kommissionen skall i synnerhet vidta de åtgärder som är nödvändiga för varje uppföljningsåtgärd som kan underlätta tillämpningen av de allmänna bestämmelser och allmänna kontraktsvillkor som avses i artiklarna 1 och 2.

Utfärdat i Bryssel den 7 oktober 2002.

Ordföranden för AVS-EG-ambassadörskommittén genom delegering, på AVS-EG-ministerrådets vägnar

Sutiawan Gunessee

BILAGA

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

för upphandling av tjänster, varor och bygg- och anläggningsarbeten som finansieras av europeiska utvecklingsfonden (EUF)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

DEL I

GRUNDLÄGGANDE BESTÄMMELSER SOM GÄLLER FÖR ALL UPPHANDLING

1. INLEDNING

Vid tilldelning av tjänstekontrakt, varukontrakt samt bygg- och anläggningskontrakt som finansieras med medel ur Europeiska utvecklingsfonden (EUF) skall dessa allmänna bestämmelser följas.

Dessa allmänna bestämmelser innefattar principer och villkor för deltagande i upphandling, anvisningar för anbudsgivare samt principer och villkor för tilldelning av kontrakt.

Vid genomförande av tjänstekontrakt, varukontrakt samt bygg- och anläggningskontrakt skall följande bestämmelser följas:

a) De allmänna villkor som är tillämpliga på varje kategori av kontrakt som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden, eller

b) om det är fråga om samfinansierade projekt eller program eller om undantag beviljats tredje part eller i andra motiverade fall, de andra allmänna villkor som de berörda AVS-staterna och gemenskapen kan ha enats om, nämligen

- de allmänna villkor som i den berörda AVS-statens nationella lagstiftning föreskrivs för internationella kontrakt, eller etablerad praxis i den staten, beträffande sådana kontrakt, eller

- andra internationella allmänna villkor för kontrakt.

c) De särskilda villkoren.

De allmänna villkoren för en viss kontraktskategori omfattar bland annat avtalsbestämmelser av administrativ, finansiell, rättslig och teknisk natur om genomförandet av kontrakt.

De särskilda villkoren för det enskilda kontraktet omfattar bland annat ändringar av de allmänna villkoren, särskilda avtalsbestämmelser, tekniska specifikationer samt varje annan fråga som har samband med kontraktet.

I varje annan fråga som inte täcks av dessa allmänna bestämmelser skall den nationella lagstiftningen i den stat där den upphandlande myndigheten är belägen gälla.

2. KVALIFIKATIONSREGLER FÖR DELTAGANDE

Med kvalifikationsregler avses bestämmelser om vem som är behörig att delta i anbudsförfaranden och kontrakt. Bestämmelserna gäller fysiska och juridiska personers nationalitet och varors ursprung.

2.1 Nationalitets- och ursprungsregeln

a) Deltagande i anbudsinfordringar och i tilldelning av kontrakt som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden skall vara öppet på lika villkor för

- fysiska personer, företag eller offentliga eller halvoffentliga organ i AVS-staterna och medlemsstaterna,

- kooperativa sammanslutningar och andra offentligrättsliga eller civilrättsliga juridiska personer i medlemsstaterna eller AVS-staterna, samt

- samriskföretag eller sammanslutningar av företag i AVS-staterna eller medlemsstaterna.

Nationalitetsregeln skall också gälla för experter som föreslås av tjänsteleverantörer som deltar i anbudsförfaranden eller tjänstekontrakt som finansieras av gemenskapen.

För att man skall kunna kontrollera att nationalitetsregeln uppfylls begärs i förfrågningsunderlaget att anbudsgivarna skall uppge i vilket land de är medborgare samt att de skall styrka uppgiften med brukliga bevis enligt deras nationella lagstiftning.

b) Varor som köps inom ramen för ett varukontrakt skall ha sitt ursprung i gemenskapen eller i AVS-staterna. Samma sak gäller för varor och utrustning som inköps av leverantören inom ramen för ett bygg- och anläggningskontrakt eller ett tjänstekontrakt om de skall tillhöra projektet när kontraktet har slutförts.

I detta sammanhang skall begreppet "ursprungsprodukter" bedömas med hänvisning till relevanta internationella avtal(1), och varor med ursprung i gemenskapen skall innefatta varor med ursprung i de utomeuropeiska länderna och territorierna.

Anbudsgivaren skall uppge varans ursprung i sitt anbud. Den anbudsgivare som tilldelats kontraktet skall alltid förelägga den upphandlande myndigheten ett ursprungsintyg för de aktuella varorna, antingen vid införseln i AVS-staten eller vid det provisoriska godkännandet av varorna eller vid tidpunkten för inlämnandet av den första fakturan. Det valda alternativet skall i varje enskilt fall anges i kontraktet.

Ursprungsintyget skall utfärdas av en behörig myndighet i varans eller leverantörens ursprungsland i enlighet med de internationella överenskommelser som detta land har undertecknat.

Det tillkommer den upphandlande myndigheten i AVS-staten att kontrollera att det finns ursprungsintyg. Vid allvarliga tvivel om ursprunget skall kommissionens enheter avgöra frågan.

2.2 Undantag från nationalitets- och ursprungsregeln

För att systemet skall bli så kostnadseffektivt som möjligt kan på begäran av de berörda AVS-staterna fysiska eller juridiska personer från utvecklingsländer utanför AVS-statsgruppen få tillåtelse att delta i kontrakt som finansieras av gemenskapen. De berörda AVS-staterna skall vid varje särskilt tillfälle förse chefen för kommissionens delegation (nedan även kallad "chefen för delegationen") med den information som gemenskapen behöver för att kunna besluta om sådana undantag, varvid särskild uppmärksamhet skall ägnas åt

a) den berörda AVS-statens geografiska belägenhet,

b) konkurrenskraften hos entreprenörer, leverantörer och konsulter från medlemsstaterna och AVS-staterna,

c) behovet av att undvika stora ökningar i kostnaderna för genomförandet av kontraktet,

d) transportsvårigheter eller förseningar som beror på leveranstider eller andra liknande problem, samt

e) den teknik som är mest ändamålsenlig och bäst lämpad med hänsyn till de lokala förhållandena.

Deltagande av tredje land i kontrakt som finansieras av gemenskapen får också medges

a) om gemenskapen medverkar i finansieringen av regionala eller interregionala åtgärder som innefattar sådana länder,

b) vid samfinansiering av projekt och program, samt

c) vid katastrofbistånd.

I undantagsfall och efter överenskommelse med kommissionen får konsultfirmor som anlitar experter vilka är medborgare i tredje land delta i tjänstekontrakt.

Under verksamhetens genomförande skall den upphandlande myndigheten, förutsatt att den underrättar chefen för delegationen om det, besluta om

a) inköp av varor, oavsett ursprung, på den lokala marknaden,

b) användande av byggnadsmateriel och maskiner som inte har ursprung i medlemsstaterna eller AVS-staterna, om det inte förekommer någon tillverkning av jämförbar materiel eller jämförbara maskiner i gemenskapen eller AVS-staterna.

2.3 Kriterier för uteslutning från deltagande i upphandling

Fysiska eller juridiska personer skall inte tillåtas delta i en upphandling och skall inte tilldelas något kontrakt om

a) de är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet - eller om ett förfarande av något av ovan nämnda slag har inletts - eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar,

b) de är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar,

c) de har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom,

d) de har gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen, som på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten,

e) de inte har fullgjort sina skyldigheter att erlägga socialförsäkringsavgifter enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade,

f) de inte har fullgjort sina skyldigheter att betala skatter enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade,

g) de har lämnat allvarligt vilseledande uppgifter till den upphandlande myndigheten i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i ett anbudsförfarande eller en upphandling,

h) de på ett allvarligt sätt har konstaterats brista i genomförandet av ett annat kontrakt som tilldelats av samma upphandlande myndighet eller ett annat kontrakt som finansierats med gemenskapsmedel,

i) de faller under någon av de uteslutningskriterier som anges i punkt 7 "Etiska regler", inom ramen för det aktuella anbudsförfarandet eller kontraktet.

Anbudssökanden (i den första fasen av ett selektivt förfarande) skall till sin ansökan foga en förklaring på heder och samvete att de inte befinner sig i någon av ovan angivna situationer.

Anbudsgivare (i den andra fasen av ett selektivt förfarande eller enda fasen av ett öppet förfarande) skall till sitt anbud foga de brukliga bevisen, enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade, på att de inte befinner sig i någon av de situationer som nämns i leden a, b, c, e och f ovan. Bevisen eller intygen får inte vara äldre än 180 dagar räknat från sista datum för ingivande av anbud. Anbudsgivarna skall dessutom lämna en förklaring på heder och samvete att förhållandena inte har ändrats sedan den dag då de aktuella bevisen utfärdades.

2.4 Deltagande på lika villkor

AVS-staterna och kommissionen skall vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa bredast möjliga deltagande på lika villkor i anbudsinfordringar rörande kontrakt om tjänster, varor och bygg- och anläggningsarbeten, i förekommande fall även åtgärder för att

a) sörja för att anbudsinfordringarna offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, över Internet, i samtliga AVS-staters officiella tidning och i andra lämpliga medier,

b) undanröja diskriminerande förfaranden eller tekniska specifikationer som kan hindra ett vidsträckt deltagande på lika villkor,

c) uppmuntra samarbete mellan företag i medlemsstaterna och i AVS-staterna,

d) säkerställa att tilldelningskriterierna specificeras i förfrågningsunderlaget, samt

e) säkerställa att det valda anbudet uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget och de urvalskriterier som där anges.

3. UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN

Grundprincipen är att upphandlingen skall ske i konkurrens. Detta har två syften, nämligen

a) att säkerställa öppenhet i transaktionerna, och

b) att erhålla det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för tjänsterna, varorna eller arbetena.

Det finns olika slags upphandlingsförfaranden med varierande grad av konkurrens:

3.1 Öppet förfarande

Ett öppet förfarande innebär att anbud infordras i allmän konkurrens. I detta fall skall största möjliga offentlighet ges åt upphandlingen genom publicering av ett meddelande om upphandling i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, i samtliga AVS-staters officiella tidning, över Internet och genom andra lämpliga informationskanaler.

När det gäller ett öppet förfarande skall förfrågningsunderlaget på begäran (mot betalning eller kostnadsfritt) sändas till alla fysiska och juridiska personer som önskar lämna ett anbud, i enlighet med de villkor som fastställs i upphandlingsmeddelandet. Kontraktet skall tilldelas efter granskning av inlämnade anbud enligt ett urvalsförfarande (kontroll av anbudsgivarnas behörighet och finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga förmåga) och ett tilldelningsförfarande (val av vinnande anbud efter jämförelse mellan anbuden) i enlighet med bestämmelserna i punkt 4 "Urvals- och tilldelningskriterier". Förhandlingar är inte tillåtna.

3.2 Selektivt förfarande

Vid ett selektivt förfarande inbjuder den upphandlande myndigheten ett begränsat antal sökanden att delta i anbudsförfarandet. Innan inbjudan att delta skickas ut skall den upphandlande myndigheten, efter publiceringen av ett meddelande om upphandling, upprätta en förteckning över sökanden som valts ut på grundval av sina kvalifikationer (nedan kallad kortlista).

Urvalsförfarandet genomförs i samband med granskningen av de ansökningar som i regel kommer in efter publiceringen av upphandlingsmeddelandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, över Internet, i samtliga AVS-staters officiella tidning och genom andra lämpliga informationskanaler och innebär att förteckningen över alla anbudssökanden som anmält sitt intresse begränsas till en kortlista.

I nästa steg skickar den upphandlande myndigheten förfrågningsunderlaget till de sökande som har blivit utvalda, med en inbjudan att avge anbud. Valet av vinnande anbud skall ske enligt ett tilldelningsförfarande som genomförs efter det att anbuden granskats (jfr punkt 4 "Urvals- och tilldelningskriterier"). Förhandlingar är inte tillåtna.

3.3 Förenklat förfarande

Ett förenklat förfarande innebär att den upphandlande myndigheten själv väljer ut vilka som får lämna anbud och kommer överens med dem om kontraktsvillkoren på grundval av specifikationer. I slutet av förfarandet skall den upphandlande myndigheten anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

3.4 Ramavtal

Detta förfarande innebär att kommissionen utlyser ett selektivt anbudsförfarande, gör ett urval bland sökandenr för att sedan, på grundval av de föreslagna "ram-anbuden", upprätta en förteckning över tilltänkta avtalsparter. Dessa skall på begäran kunna tillhandahålla experter för särskilda uppdrag inom de specialområden som avsågs i anbudsinfordran.

För varje enskilt kontrakt (uppdrag) skall den upphandlande myndigheten uppmana de avtalsparter som är upptagna på förteckningen att lämna förslag inom gränserna för deras respektive ramavtal. Det ekonomiskt mest fördelaktiga förslaget skall antas.

3.5 Genomförande i egen regi

När åtgärder genomförs i egen regi skall projekten eller programmen genomföras via myndigheter eller offentliga eller halvoffentliga organ i den eller de berörda AVS-staterna eller av den person som ansvarar för genomförandet av åtgärden.

Gemenskapen skall bidra till myndigheternas eller organens kostnader genom att tillhandahålla utrustning eller materiel som myndigheterna eller organen saknar eller genom att ställa medel till förfogande som gör att de kan rekrytera den ytterligare personal i form av experter från den berörda AVS-staten eller från andra AVS-stater som krävs. Gemenskapens deltagande får endast täcka kostnader med anledning av kompletterande åtgärder och tillfälliga utgifter med anknytning till genomförandet vilka är strikt hänförliga till projektet i fråga.

3.6 Humanitärt bistånd och katastrofbistånd

Ingåendet av kontrakt som avser humanitärt bistånd eller katastrofbistånd skall anpassas till situationens brådskande natur. För alla åtgärder avseende humanitärt bistånd eller katastrofbistånd som AVS-staten vidtar får den, i samförstånd med chefen för kommissionens delegation, meddela bemyndigande för

a) slutande av kontrakt genom direktupphandling,

b) genomförande av kontrakt i egen regi,

c) genomförande genom specialiserade organ, samt

d) direkt genomförande från kommissionens sida.

Gemenskapen skall administrera och genomföra sina insatser för humanitärt bistånd eller katastrofbistånd enligt sina egna förfaranden och på ett snabbt, flexibelt och effektivt sätt.

3.7 Konkurrensregler

En översikt över de regler beträffande upphandlingsförfarande och offentliggörande av upphandlingen som gäller vid upphandling av tjänster, varor respektive bygg- och anläggningsarbeten, uppdelade efter kontraktsvärde, bifogas i bilaga 1.

När det är frågan om sammansatta upphandlingar, där inslag av tjänster, varor och bygg- eller anläggningsarbeten förekommer tillsammans i varierande grad, skall den upphandlande myndigheten i samråd med kommissionen fastställa vilket förfarande som skall tillämpas, beroende på vilket inslag som bedöms vara dominerande, värdemässigt och strategiskt, för den planerade upphandlingen.

Upphandlande myndigheter får inte kringgå reglerna i dessa allmänna bestämmelser genom att dela upp kontrakten på ett konstlat sätt. När en upphandlande myndighet är osäker på hur kontraktsvärdet skall uppskattas, skall den vända sig till chefen för kommissionens delegation innan upphandlingen inleds.

Vid varje förfarande skall den upphandlande myndigheten förvissa sig om att rättvisa konkurrensförutsättningar förelegat. Vid uppenbara och betydande diskrepanser mellan en anbudsgivares priser och motsvarande tjänster eller vid betydande skillnader mellan olika anbudsgivares priser, i synnerhet när, vid sidan om privata företag, också offentliga företag, ideella föreningar eller icke-statliga organisationer deltar i ett anbudsförfarande, skall den upphandlande myndigheten genomföra kontroller och begära alla nödvändiga kompletterande uppgifter. Dessa uppgifter skall behandlas konfidentiellt. Som allmän regel skall alla anbudsgivare förklara att samtliga kostnader, däribland allmänna omkostnader, har beaktats vid beräkningen av anbudspriset.

3.8 Företrädesregler

Åtgärder skall vidtas för att främja bredast möjliga deltagande av fysiska och juridiska personer i AVS-staterna i genomförandet av kontrakt som finansieras av fonden så att de fysiska och mänskliga resurserna i dessa stater kan utnyttjas på bästa möjliga sätt. För detta ändamål skall följande gälla:

a) När det gäller kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten till ett värde understigande 5 miljoner euro skall anbudsgivare i AVS-staterna, under förutsättning att åtminstone en fjärdedel av kapitalet och ledningspersonalen härrör från en eller flera AVS-stater, ges en prisförmån på 10 % när anbud av likvärdig ekonomisk, teknisk och administrativ kvalitet jämförs.

b) När det gäller varukontrakt skall, oberoende av varornas värde, anbudsgivare i AVS-staterna som erbjuder varor för vilka åtminstone 50 % av kontraktsvärdet är av AVS-ursprung ges en prisförmån på 15 % när anbud av likvärdig ekonomisk, teknisk och administrativ kvalitet jämförs.

c) När det gäller tjänstekontrakt skall, om det finns flera anbud av likvärdig ekonomisk och teknisk kvalitet, företräde ges åt

- experter, institutioner eller konsultföretag från AVS-staterna,

- anbud som inlämnats av ett AVS-företag som ingår i ett konsortium tillsammans med europeiska partner, samt

- anbud som inlämnats av europeiska anbudsgivare som anlitar underleverantörer eller experter från AVS-staterna.

d) I de fall det förutses att underleverantörer kommer att anlitas skall den vinnande anbudsgivaren ge företräde för fysiska personer och företag i AVS-staterna som är i stånd att genomföra kontraktet på liknande villkor.

e) AVS-staterna får i anbudsinfordan föreslå de potentiella anbudsgivarna biträde av andra AVS-staters företag eller nationella experter eller konsulter, utvalda genom ömsesidig överenskommelse. Detta samarbete kan ske i form av ett samriskföretag eller underleveranser eller arbetsplatsanknuten utbildning av praktikanter.

4. URVALS- OCH TILLDELNINGSKRITERIER

När det gäller ett öppet eller selektivt förfarande skall följande två steg alltid följas för kontraktstilldelningen:

a) Urvalsförfarande med ledning av de urvalskriterier som angivits i meddelandet om upphandling:

- Kontroll av anbudsgivarens eller anbudssökandens behörighet enligt punkt 2 "Kvalifikationer för deltagande".

- Kontroll av anbudsgivarens eller anbudssökandens finansiella och ekonomiska förmåga.

- Kontroll av anbudsgivarens eller anbudssökandens (och dennes personals) tekniska förmåga och yrkesmässiga kapacitet.

I meddelandet om upphandling eller i förfrågningsunderlaget skall anges vilka kriterier som kommer att användas vid dessa kontroller.

b) Jämförelse av anbuden utifrån de tilldelningskriterier som anges i meddelandet om upphandling eller i förfrågningsunderlaget, varvid anbudspriset och andra i förväg fastställda kriterier används för att välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Vid öppna förfaranden genomförs steg a och steg b i ett enda moment i samband med granskningen av inlämnade anbud.

Vid selektiva förfaranden görs kontrollerna enligt steg a i den första fasen, när ansökningarna om att få lämna anbud granskas (upprättande av kortlistan), och jämförelsen enligt steg b i den andra fasen (anbudsinfordran), när de inlämnade anbuden granskas.

5. VILLKORLIG ANBUDSINFORDRAN

I välgrundade undantagsfall kan en anbudsinfordran vara villkorlig. Detta innebär att anbudsförfarandet inleds innan finansieringsbeslutet har fattats eller innan finansieringsöverenskommelsen mellan kommissionen och AVS-staten har undertecknats. Upphandlingen sker således på villkor att finansieringsöverenskommelsen verkligen ingås och att motsvarande medel ställs till förfogande.

Med hänsyn till villkorsbestämmelsens eventuella konsekvenser bör den nämnas i meddelandet om upphandling.

Anbudsinfordran kommer i alla händelser att avbrytas om kommissionen inte fattar finansieringsbeslutet eller om finansieringsöverenskommelsen inte undertecknas.

6. AVBRYTANDE AV ANBUDSFÖRFARANDE

När ett anbudsförfarande avbryts skall alla anbudsgivare snarast möjligt underrättas skriftligen om skälen till detta. Ett anbudsförfarande kan avbrytas i följande fall:

a) Anbudsinfordran har inte givit något resultat, dvs. inga anbud har kommit in eller inkomna anbud är kvalitetsmässigt eller finansiellt sett otillräckliga.

b) De ursprungliga tekniska eller ekonomiska grunddata för projektet har ändrats väsentligt.

c) Projektet kan inte genomföras på normalt sätt på grund av exceptionella omständigheter eller force majeure.

d) Alla ur teknisk synvinkel godkända anbud överskrider de tillgängliga finansiella medlen.

e) Gällande bestämmelser för förfarandet har allvarligt åsidosatts, vilket bl.a. inneburit att normala konkurrensregler satts ur spel.

När ett anbudsförfarande har avbrutits kan den upphandlande myndigheten fatta något av följande beslut:

a) Inleda ett nytt anbudsförfarande.

b) Inleda ett förhandlingsförfarande med den eller de anbudsgivare som uppfyller urvalskriterierna och som lämnat tekniskt godtagbara anbud, såvida inte de ursprungliga upphandlingsvillkoren väsentligt ändrats.

c) Avstå från upphandlingen.

Det slutgiltiga beslutet skall alltid fattas av den upphandlande myndigheten, med kommissionens godkännande.

7. ETISKA REGLER

Den anbudssökande eller anbudsgivare som försöker skaffa sig konfidentiell information, ingår otillåtna överenskommelser med sina konkurrenter eller försöker påverka utvärderingskommittén/juryn eller den upphandlande myndigheten vid förfarandet med granskning, förklaring, utvärdering och jämförelse av anbud skall uteslutas och kan bli föremål för administrativa påföljder.

Utan den upphandlande myndighetens skriftliga förhandsgodkännande har vare sig den anbudsgivare som tilldelats kontraktet, dennes personal eller något företag som är anknutet till eller samarbetar med denna anbudsgivare rätt att utföra andra tjänster eller arbeten eller leverera andra varor till projektet, även i kompletterande syfte eller som underleverantör. Detta förbud gäller även för andra projekt där kontraktsinnehavaren, på grund av upphandlingens art, skulle kunna befinna sig i en situation av intressekonflikt.

Vid inlämnandet av en ansökan eller ett anbud skall anbudssökanden respektive anbudsgivaren bifoga en förklaring om att det inte finns någon potentiell intressekonflikt eller särskild anknytning till andra anbudsgivare eller projektdeltagare. Om det under kontraktets genomförande skulle visa sig att en sådan situation ändå har uppstått, skall kontraktsinnehavaren omedelbart underrätta den upphandlande myndigheten om detta.

Den anbudsgivare som tilldelats kontraktet (kontraktsinnehavaren) skall under alla omständigheter uppträda opartiskt och som lojal rådgivare enligt gällande etiska regler. Kontraktsinnehavaren skall inte uttala sig offentligt om projektet eller tjänsterna, utan den upphandlande myndighetens förhandsmedgivande. Kontraktsinnehavaren skall inte i något avseende kunna binda den upphandlande myndigheten, utan dess skriftliga förhandsmedgivande.

Kontraktsinnehavaren och dennes personal skall vid fullgörandet av kontraktet respektera de mänskliga rättigheterna och åta sig att inte bryta mot mottagarlandets politiska, kulturella och religiösa seder och bruk.

Kontraktsinnehavaren skall inte erhålla någon annan ersättning inom ramen för upphandlingen än den som fastställts i kontraktet. Kontraktsinnehavaren och dennes personal skall avstå från all verksamhet och alla förmåner som inte är förenliga med deras åtaganden gentemot den upphandlande myndigheten.

Kontraktsinnehavaren och dennes personal skall ha tystnadsplikt såväl under som efter tiden för fullgörandet av kontraktet. Alla rapporter och dokument som kontraktsinnehavaren mottagit eller upprättat inom ramen för genomförandet av kontraktet skall vara konfidentiella.

Avtalet skall innehålla bestämmelser om hur avtalsparterna skall använda de rapporter och dokument som upprättats, mottagits eller avlämnats under avtalets genomförande.

De anbudsgivare som tilldelats kontrakt skall avhålla sig från alla förbindelser som kan äventyra deras eller deras personals oberoende ställning. Om en kontraktsinnehavare förlorar sin oberoende ställning kan den upphandlande myndigheten, på grund av den skada som den därigenom har lidit, häva kontraktet med omedelbar verkan och utan ersättningsskyldighet.

Kommissionen förbehåller sig rätten att avbryta eller återkalla finansieringen av ett projekt om någon form av korruption skulle upptäckas vid någon tidpunkt under anbudsförfarandet eller genomförandet av kontraktet och den upphandlande myndigheten inte vidtar alla lämpliga åtgärder för att komma till rätta med denna situation. I denna bestämmelse avses med korruption varje förslag att bevilja någon, eller att godkänna att någon beviljas, en oberättigad betalning, en gåva, en gottgörelse eller en provision som uppmuntran eller belöning för att utföra eller avstå från att utföra vissa handlingar rörande tilldelningen av ett kontrakt eller rörande det kontrakt som ingåtts med uppdragsgivaren.

I synnerhet skall alla förfrågningsunderlag och kontrakt avseende tillhandahållandet av tjänster, varor och bygg- och anläggningsarbeten innehålla en särskild bestämmelse om att anbudet kommer att avvisas eller att kontraktet kommer att hävas om det visar sig att kontraktstilldelningen eller kontraktets genomförande har givit upphov till extraordinära kommersiella utgifter.

Med extraordinära kommersiella utgifter avses varje form av ersättning som inte omnämns i huvudkontraktet eller som inte grundar sig på ett formellt riktigt avtal som hänvisar till huvudkontraktet, ersättning för tjänster som inte är verkliga och berättigade, ersättning som betalas ut i ett skatteparadis, ersättning till en icke klart angiven mottagare eller till ett företag som av allt att döma är ett skalbolag.

Den anbudsgivare som tilldelats kontraktet skall åta sig att på kommissionens begäran överlämna alla verifikationshandlingar rörande de villkor under vilka kontraktet genomförs. Kommissionen kan utföra alla kontroller som anses vara nödvändiga för att samla in bevismaterial rörande extraordinära kommersiella utgifter, med hjälp av såväl dokumentgranskning som kontroller på platsen.

En kontraktsinnehavare som bevisligen betalat extraordinära kommersiella utgifter inom ramen för projekt som finansieras med gemenskapsmedel riskerar, beroende på hur allvarliga de konstaterade fakta är, att kontraktet hävs och kan t.o.m. definitivt utestängas från framtida gemenskapsfinansiering.

Bristande efterlevnad av en eller flera etiska regler kan medföra att en anbudssökande, anbudsgivare eller kontraktsinnehavare utesluts från andra gemenskapskontrakt och blir föremål för påföljder. Den berörda personen eller det berörda företaget skall skriftligen underrättas om detta.

8. MÖJLIGHETER TILL ÖVERPRÖVNING

Anbudsgivare som anser sig vara missgynnade genom fel eller oriktigheter som begåtts inom ramen för anbudsförfarandet skall framföra sina klagomål direkt till den upphandlande myndigheten samt underrätta kommissionen om detta. Den upphandlande myndigheten skall svara inom 90 dagar efter det att klagomålet mottagits.

När kommissionen underrättats om ett klagomål skall den yttra sig till den upphandlande myndigheten och i möjligaste mån försöka få till stånd en uppgörelse i godo mellan den klagande anbudsgivaren och den upphandlande myndigheten.

Om detta förfarande misslyckas kan anbudsgivaren utnyttja de förfaranden som står till buds enligt lagstiftningen i den stat där den upphandlande myndigheten är belägen

Dessutom har alla europeiska medborgare rätt att vända sig till ombudsmannen. Ombudsmannen genomför undersökningar om klagomål över missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas verksamhet.

Om den upphandlande myndigheten inte följer de anbudsförfaranden som föreskrivs i dessa allmänna bestämmelser, förbehåller kommissionen sig rätten att tillfälligt avbryta, förvägra eller återkräva finansieringen av upphandlingar mot vilka klagomål anförts.

DEL II

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING AV TJÄNSTER

9. INLEDNING

Inom biståndspolitiken genomförs det tekniska och ekonomiska samarbetet med hjälp av experter som anlitas genom tjänsteupphandlingar, framför allt för utredningar och tekniskt bistånd.

De utredningar som upphandlas gäller bl.a. identifiering och förberedelser av projekt, genomförbarhetsstudier, ekonomiska utredningar och marknadsundersökningar, tekniska utredningar, utvärderingar och revisioner.

I regel innehåller utredningskontrakt en resultatförpliktelse, vilket innebär att kontraktsinnehavaren skall leverera en bestämd produkt, oavsett vilka tekniska och operativa medel som måste användas för att uppnå det föreskrivna resultatet. Ersättningen utgörs därför av ett fast belopp, som utbetalas endast om kontraktsinnehavaren har uppnått det angivna resultatet.

Kontrakt om tekniskt bistånd används för att anlita en tjänsteleverantör som skall utöva en rådgivande funktion, leda eller övervaka ett projekt, tillhandahålla den expertis som anges i kontraktet eller som, i den upphandlande myndighetens namn och för dess räkning, skall anskaffa varor eller se till att tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten utförs.

Kontrakt om tekniskt bistånd innefattar ofta endast en medelsförpliktelse, vilket innebär att kontraktsinnehavaren skall se till att vissa uppdrag utförs enligt angivna specifikationer samtidigt som kvalitetsnivån skall säkerställas. Ersättningen är beroende av de medel som konkret används och av de tjänster som faktiskt genomförs. Kontraktsinnehavaren är dock enligt avtal skyldig att i god tid underrätta den upphandlande myndigheten om varje händelse som kan inverka negativt på projektets förverkligande.

I vissa fall kan ett tjänstekontrakt innehålla både en resultat- och en medelsförpliktelse.

Den upphandlande myndigheten, som alltid skall nämnas i meddelandet om upphandling, är den myndighet som är behörig att ingå kontraktet. Tjänstekontrakt ingås av AVS-staten, med vilken kommissionen normalt upprättar en finansieringsöverenskommelse.

Den upphandlande myndigheten och chefen för kommissionens delegation skall upprätta kortlistorna i nära samarbete. Vid internationella anbudsförfaranden skall kommissionen svara för utarbetande av förfrågningsunderlaget och översända detta till den upphandlande myndigheten för godkännande och för inledande av förfarandet. Övriga förfrågningsunderlag skall, innan förfarandet inleds, av den upphandlande myndigheten föreläggas chefen för delegationen för godkännande. Efter godkännandet skall den upphandlande myndigheten, i nära samarbete med chefen för delegationen, inleda samtliga anbudsförfaranden, motta anbuden, vara ordförande för utvärderingssammanträdena och fastställa resultaten av anbudsinfordran. Den upphandlande myndigheten skall överlämna resultatet av anbudsgranskningen och förslaget till kontraktstilldelning till chefen för delegationen för godkännande. Efter godkännandet skall den upphandlande myndigheten underteckna kontraktet och delge chefen för delegationen detta. Denne skall alltid inbjudas officiellt och skall i regel vara företrädd när anbuden öppnas och granskas.

AVS-staterna kan också be att kommissionen, direkt eller genom ett behörigt organ, förhandlar om, upprättar, ingår och genomför tjänstekontrakt för deras räkning.

Revisions- och utvärderingskontrakt samt ramavtal skall alltid ingås av kommissionen, i den berörda AVS-statens eller de berörda AVS-staternas namn och för dess eller deras räkning.

Tjänsteleverantörer är fysiska eller juridiska personer som erbjuder tjänster. En tjänsteleverantör som ansöker om att delta i ett selektivt eller förenklat förfarande betecknas "anbudssökande". Den som lämnar in ett anbud betecknas "anbudsgivare".

10. UPPHANDLINGSPRINCIPER

10.1 Kontrakt vars värde uppgår till minst 200000 euro

10.1.1 Selektivt förfarande

För upphandling av tjänster till ett värde av minst 200000 euro skall i regel ett selektivt internationellt förfarande tillämpas efter publicering av ett förhandsmeddelande om upphandling (planerade upphandlingar) och ett meddelande om upphandling i enlighet med punkt 11.1 om offentliggörande.

10.1.2 Förhandlat förfarande

Emellertid kan upphandling av tjänster, med kommissionens godkännande, också ske genom förhandlat förfarande i följande fall:

a) Då synnerlig brådska orsakad av omständigheter som den upphandlande myndigheten inte kunnat förutse gör det omöjligt att iaktta tidsfristerna för selektiv eller förenklad upphandling enligt punkt 11 och punkt 12.2. De omständigheter som åberopas som skäl för synnerlig brådska får inte i något fall vara hänförliga till den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten skall då fritt inleda de diskussioner den finner lämpliga med möjliga anbudsgivare som förts upp på den kortlista som den upprättat i samförstånd med chefen för delegationen och ge kontraktet till den anbudsgivare som den väljer ut.

b) När tjänsterna skall utföras av offentliga organ eller institutioner eller föreningar utan vinstsyfte. En ideell institution eller förening skall dock inte automatiskt betraktas som en avtalspart utan vinstsyfte och skall därför inte i varje fall åtnjuta ett förhandlat förfarande. Ett förhandlat förfarande får endast användas när upphandlingen inte har ett ekonomiskt eller kommersiellt syfte, som t.ex. när den planerade åtgärden har en institutionell karaktär eller avser socialt stöd till befolkningen.

c) När upphandlingen gäller att utvidga tjänsteleveransen från den ursprungliga leverantören. Två typfall kan förekomma:

- Upphandlingen gäller kompletterande tjänster som inte omfattas av huvudkontraktet, men som på grund av oförutsedda omständigheter har blivit nödvändiga för kontraktets fullgörande, dock under förutsättning i) att dessa kompletterande tjänster tekniskt eller ekonomiskt inte utan stora olägenheter för den upphandlande myndigheten kan skiljas från huvudkontraktet, och ii) att de kompletterande tjänsternas totala kontraktsvärde inte överstiger 50 % av huvudkontraktets värde.

- Upphandlingen gäller tillkommande tjänster som utgör en upprepning av liknande tjänster och anförtros samma tjänsteleverantör som fick sig det ursprungliga kontraktet tilldelat. Härvid gäller dock två villkor: i) den tidigare tjänsteupphandlingen måste ha varit föremål för ett meddelande om upphandling, och ii) i detta meddelande skall tydligt ha angivits att man inom ramen för projektet kan komma att upphandla tillkommande tjänster genom förhandlat förfarande och uppgift skall ha lämnats om uppskattad kostnad för dessa. Tillkommande tjänster kan t.ex. utgöra andra steget i en utredning eller åtgärd. Kontraktet kan dock bara förlängas en gång och till högst samma värde och för samma löptid som det ursprungliga kontraktet.

d) Då anbudsförfarandet inte har givit något resultat, dvs. då inget tekniskt eller ekonomiskt godtagbart anbud har kommit in. I detta fall kan den upphandlande myndigheten, efter att ha avbrutit anbudsförfarandet, inleda förhandlingar med en eller flera leverantörer som den väljer ut bland dem som deltagit i anbudsgivningen, under förutsättning att kontraktets ursprungliga villkor inte väsentligt ändrats (jfr punkt 6 "Avbrytande av anbudsförfarande"). Kommissionens godkännande måste först inhämtas.

e) Då kontraktet i fråga följer på en formgivningstävling och enligt gällande regler skall tilldelas vinnaren eller en av vinnarna av denna tävlan. I det senare fallet skall samtliga vinnare inbjudas att delta i förhandlingarna.

10.2 Kontrakt vars värde understiger 200000 euro

10.2.1 Ramavtal och förenklat förfarande

När upphandlingens värde understiger 200000 euro kan antingen ett ramavtalsförfarande eller ett förenklat förfarande med minst 3 anbudssökanden användas, utom i de fall då ett förhandlat förfarande är möjligt enligt punkt 10.1.2.

11. SELEKTIVT INTERNATIONELLT ANBUDSFÖRFARANDE (FÖR KONTRAKT VARS VÄRDE UPPGÅR TILL MINST 200000 EURO)

11.1 Offentliggörande

I syfte att säkerställa största möjliga deltagande och lämplig insyn i anbudsförfarandet är kommissionen skyldig att publicera förhandsmeddelanden (om planerade upphandlingar) och upphandlingsmeddelanden för alla tjänstekontrakt vars värde uppgår till minst 200000 euro.

11.1.1 Publicering av förhandsmeddelanden (planerade upphandlingar)

Kommissionen skall en gång om året offentliggöra vilka tjänsteupphandlingar som planeras för de tolv följande månaderna. Prognosen skall uppdateras var tredje månad.

Förhandsmeddelandena skall innehålla kortfattade uppgifter om upphandlingarnas föremål, innehåll och belopp. Förhandsmeddelandena är preliminära och deras offentliggörande innebär därför inte att kommissionen förbinder sig att finansiera upphandlingarna. Företagen skall följaktligen inte göra intresseanmälningar på det här stadiet.

Förhandsmeddelandena skall publiceras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, över Internet och genom alla andra lämpliga informationskanaler.

11.1.2 Publicering av meddelanden om upphandling av tjänster

Utöver publiceringen av förhandsmeddelanden skall alla upphandlingar av tjänster till ett värde av minst 200000 euro offentliggöras genom ett särskilt upphandlingsmeddelande om selektivt förfarande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, i samtliga AVS-staters officiella tidning, över Internet och genom alla andra lämpliga informationskanaler. En frist på minst 30 dagar skall iakttas mellan publiceringen av förhandsmeddelandet och publiceringen av meddelandet om upphandling.

Det särskilda upphandlingsmeddelandet skall innehålla klara, exakta och fullständiga uppgifter om den upphandlande myndigheten och om upphandlingens föremål. Det skall dessutom innehålla uppgift om den högsta tillåtna anbudssumman för den planerade åtgärden samt en preliminär tidsplan för åtgärderna. Meddelandet skall utformas så att intresserade tjänsteleverantörer kan anmäla sig som sökande och lämna de uppgifter som behövs för att deras förmåga att genomföra den aktuella upphandlingen skall kunna bedömas. För att konkurrensreglerna inte skall sättas ur spel måste ansökningstiden vara rimlig. Fristen för ingivande av ansökan om att få lämna in anbud får därför inte vara kortare än 30 dagar räknat från den dag då meddelandet offentliggjordes i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och över Internet. I övrigt skall fristen fastställas med hänsyn till upphandlingens omfattning och komplexitet.

Det upphandlingsmeddelande som publiceras lokalt skall ha samma text som det som publiceras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och över Internet och det skall publiceras samtidigt. Offentliggörandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och över Internet skall ske genom kommissionens försorg, medan lokal publicering skall ombesörjas av AVS-staterna.

11.2 Upprättande av en förteckning över utvalda sökanden (kortlista)

Tjänsteleverantörer som är intresserade av att delta i upphandlingen, för egen del eller inom ramen för ett konsortium, skall lämna in en ansökan om att få lämna in anbud med de uppgifter som krävs enligt det särskilda upphandlingsmeddelandet för att deras förmåga att genomföra den planerade åtgärden skall kunna bedömas. Urvalsförfarandet innebär

- att icke behöriga anbudssökanden (se punkt 2 "Kvalifikationsregler för deltagande") och anbudssökanden som befinner sig i någon av de situationer som anges i punkt 7 "Etiska regler" skall uteslutas,

- att det kontrolleras att anbudssökandens finansiella situation är stabil och sund (finansiell och ekonomisk kapacitet), t.ex. genom att begära utdrag från balansräkningar och uppgifter om omsättningen för de senaste tre räkenskapsåren,

- att det kontrolleras att anbudssökanden har tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet, vilket bl.a. kan styrkas genom uppgifter om i) (i tillämpliga fall) genomsnittlig årlig personalstyrka, antal personer i ledande befattningar hos den anbudssökande samt deras yrkeserfarenhet, och ii) de viktigaste tjänster som anbudssökanden tillhandahållit på det aktuella området under de senaste åren.

Efter granskning av de ansökningar som kommit in efter offentliggörandet av upphandlingsmeddelandet upprättas en kortlista över de tjänsteleverantörer som erbjuder de bästa garantierna för att genomföra upphandlingen. Kortlistan skall omfatta minst fyra och högst åtta anbudssökanden. Varje meddelande om upphandling skall innehålla uppgift om det lägsta och högsta antalet anbudssökanden som kommer att tas med på kortlistan.

Efter det att kortlistan har godkänts av den upphandlande myndigheten och chefen för kommissionens delegation, får de utvalda företagen eller företagskonsortierna inte längre gå samman eller sluta underleverantörsavtal sinsemellan med avseende på den aktuella upphandlingen.

Den upphandlande myndigheten kan tillåta att underleverantörer anlitas, på villkor att detta tydligt anges av anbudsgivaren i anbudet att underleverantören uppfyller behörighetskraven i punkt 2 (Kvalifikationer för deltagande) och villkoren i punkt 7 (Etiska regler) samt att underleveranserna inte utgör en för stor del av anbudspriset. Hur stor andelen får vara skall preciseras i förfrågningsunderlaget.

De anbudssökanden som inte har valts ut skall underrättas om detta, medan ett brev med förfrågningsunderlaget och inbjudan att avge anbud skickas till de utvalda anbudssökandena. Samtidigt offentliggörs kortlistan över Internet.

11.3 Förfrågningsunderlag: upprättande och innehåll

Det är viktigt att förfrågningsunderlaget upprättas noggrant, inte enbart för själva anbudsförfarandets skull, utan även för att kontraktet skall genomföras på rätt sätt.

Förfrågningsunderlaget skall därför innehålla alla bestämmelser och uppgifter som de utvalda anbudssökandena behöver för att lämna in sina anbud: tillvägagångssätt, dokument som skall bifogas, krav som skall uppfyllas för att anbudet inte skall ogiltigförklaras, tilldelningskriterier och deras relativa vikt, villkor för anlitandet av underleverantörer, osv.

Kommissionen skall svara för utarbetandet av förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten skall endast uppmana anbudssökanden upptagna på kortlistan att lämna anbud. Det godkända förfrågningsunderlaget skall bifogas uppmaningen och skall innehålla följande dokument:

- Anvisningar för anbudsgivarna, som bl.a. skall innehålla följande uppgifter: i) kontraktstyp, ii) tilldelningskriterier och deras relativa vikt, iii) möjlighet att anbudsgivaren blir kallad till intervju och tidsplan för eventuella intervjuer, iv) eventuellt godkännande av alternativa utföranden, v) hur stor del av anbudet som eventuellt får läggas ut på underleverantörer, (vi) den högsta tillåtna anbudssumman, och vii) anbudets valuta.

- Kortlistan över utvalda anbudssökanden (med uppgift om att de inte får gå samman).

- Allmänna kontraktsvillkor som är tillämpliga på tjänstekontrakt som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden.

- Särskilda kontraktsvillkor som förtydligar, kompletterar eller avviker från de allmänna kontraktsvillkoren. Vid oförenlighet mellan de allmänna och de särskilda villkoren skall de särskilda villkoren gälla.

- Kravspecifikation med angivande av tidsschemat för projektet och beräknade tidpunkter från och med vilka de viktigaste experterna skall stå till förfogande.

- Prisuppgiftsformulär (som skall fyllas i av anbudsgivaren).

- Anbudsformulär.

- Kontraktsformulär.

- Garantiformulär för återbetalning av förskott, vilket skall fyllas i av en bank eller motsvarande finansiellt institut.

11.4 Tilldelningskriterier

Tilldelningskriterierna används för att välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Kriterierna består av tekniska kriterier för att bedöma anbudets kvalitet ur teknisk synpunkt och finansiella kriterier, såsom anbudspriset.

De tekniska kriterierna används för att bedöma anbudets tekniska kvalitet. De två huvudkriterierna är metodval och utvärdering av de föreslagna experternas meritförteckning. De tekniska kriterierna kan delas upp i delkriterier. Metodvalet kan t.ex. granskas utifrån andra kriterier, såsom förståelse av kravspecifikationen, optimal användning av tekniska och yrkesmässiga resurser med ursprung i mottagarlandet, tidsschema för genomförandet av uppdraget, den föreslagna metodens ändamålsenlighet, föreslagna stödfunktioner till experter på fältet, osv. Även meritförteckningarna kan bedömas utifrån olika kriterier, såsom kvalifikationsnivå, yrkeserfarenhet, erfarenhet från det geografiska område där uppdraget skall utföras, språkkunskaper, osv.

Varje tekniskt kriterium skall tilldelas ett antal poäng som i sin tur skall delas upp mellan de olika delkriterierna. Det totala antalet poäng för samtliga kriterier skall vara 100. Poängfördelningen beror på uppdragets art och skall i varje enskilt fall fastställas i förfrågningsunderlaget.

Poängen skall ha ett så nära samband som möjligt med de uppgifter som beskrivs i kravspecifikationen och skall vara kopplade till lätt identifierbara och om möjligt mätbara parametrar.

Den tekniska utvärderingsmallen, bestående av de olika kriterierna och delkriterierna med angivande av deras relativa värde, skall alltid ingå i förfrågningsunderlaget.

11.5 Tilläggsinformation under förfarandets gång

Förfrågningsunderlaget skall vara tillräckligt tydligt för att det så långt som möjligt skall kunna undvikas att de utvalda anbudssökandena behöver efterlysa kompletterande uppgifter under förfarandets gång. När en upphandlande myndighet, på eget initiativ eller på förfrågan från en anbudsgivare, ger tilläggsinformation beträffande förfrågningsunderlaget, skall dessa upplysningar samtidigt lämnas skriftligen också till alla andra anbudsgivare.

Anbudsgivare kan framställa frågor skriftligen senast 21 dagar före anbudstidens slutdatum. Den upphandlande myndigheten skall besvara dessa frågor minst elva dagar före sista dagen för ingivande av anbud.

11.6 Slutdatum för ingivande av anbud

Anbuden skall lämnas in till den upphandlande myndigheten på den adress och senast vid den tidpunkt som angivits i inbjudan att avge anbud. För att anbudens kvalitetsnivå och ett tillfredsställande konkurrensutrymme skall säkerställas krävs att anbudstiden är tillräckligt lång. Erfarenheten visar att anbudssökandena avhåller sig från att lämna in anbud eller lämnar in ofullständiga eller dåligt förberedda anbud om anbudstiden är för kort.

Den tidsfrist som fastställs för mottagande av anbud skall vara minst 50 dagar från det att den skriftliga inbjudan att avge anbud har avsänts. I brådskande fall kan denna frist förkortas, med kommissionens förhandsmedgivande.

11.7 Anbudens giltighetstid

Anbudsgivarna skall vara bundna av sitt anbud under den tid som angetts i inbjudan att avge anbud. Denna tid skall vara tillräckligt lång för att den upphandlande myndigheten skall kunna granska anbuden, godkänna tilldelningsförslaget, tillkännage kontraktets tilldelning och sluta kontraktet. Anbudens giltighetstid skall fastställas till 90 dagar från sista dagen för ingivande av anbud.

I undantagsfall kan den upphandlande myndigheten, innan anbudets giltighetstid har gått ut, begära att anbudsgivarna förlänger anbudets giltighetstid under en angiven period, som dock inte får överstiga 40 dagar.

Den anbudsgivare som tilldelats kontraktet skall upprätthålla sitt anbud i ytterligare 60 dagar från det att underrättelsen om att anbudet antagits har avsänts.

11.8 Framläggande av anbud

Anbuden skall lämnas in enligt systemet med dubbla kuvert, dvs. i ett yttre omslag eller kuvert som innehåller två separata, igenklistrade kuvert märkta med texten "Kuvert A - Tekniskt anbud" respektive "Kuvert B - Finansiellt anbud".

Om någon av föreskrifterna inte följs (t.ex. genom att ett öppet kuvert används eller genom att ett tekniskt anbud innehåller en prisuppgift) skall anbudet anses inte uppfylla de formella kraven och ogiltigförklaras.

Tillvägagångssättet möjliggör en separat och successiv utvärdering av det tekniska och det finansiella anbudet och garanterar att anbudets tekniska standard bedöms utan hänsyn till det föreslagna priset.

Det yttre kuvertet skall märkas med följande:

- Den adress till vilken anbudet skall skickas enligt förfrågningsunderlaget.

- Hänvisning till den aktuella anbudsinfordan.

- I förekommande fall nummer på de deltjänster som anbudet avser.

- Påskriften "Får inte öppnas före sammanträdet för öppnande av anbud", avfattad på det språk som använts i förfrågningsunderlaget.

11.9 Öppnande av anbud

Den upphandlande myndigheten skall registrera inkomna anbud och utfärda ett mottagningsbevis för anbud som lämnas in personligen. Kuverten med anbuden skall förbli förseglade och skall förvaras på säker plats till dess att de officiellt öppnas.

Anbuden skall öppnas och bedömas av en utvärderingsjury (nedan kallad utvärderingskommitté) bestående av ett ojämnt antal ledamöter, dock minst tre, som besitter nödvändig teknisk och administrativ expertkunskap för att kunna yttra sig med sakkännedom om anbuden. Kommittéledamöterna skall underteckna en förklaring om opartiskhet.

Chefen för kommissionens delegation skall systematiskt underrättas. Han skall vara närvarande vid det sammanträde då anbuden öppnas och skall erhålla en kopia av alla mottagna anbud.

Endast de anbud som inlämnats i kuvert senast på det datum och klockslag som angivits i förfrågningsunderlaget skall beaktas vid utvärderingen.

Först skall endast kuverten med tekniska anbud öppnas. Kommittéledamöterna skall skriva sin namnteckning på kuverten med finansiella anbud, utan att öppna dem. Dessa kuvert skall bevaras av den upphandlande myndigheten.

Kommittén skall undersöka om anbuden uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget. Formfel eller viktiga förbehåll som påverkar kontraktets genomförande eller stör konkurrensen innebär att det berörda anbudet skall ogiltigförklaras.

Ett protokoll skall upprättas från det sammanträde då anbuden öppnas. Det skall undertecknas av samtliga kommittéledamöter och skall innehålla följande uppgifter:

- Datum, tid och plats för sammanträdet.

- Personer som var närvarande vid öppnandet.

- Namn på de anbudsgivare som har lämnat in sitt anbud inom föreskriven tid.

- Uppgift om huruvida anbuden har lämnats in enligt systemet med dubbla kuvert.

- Uppgift om huruvida anbuden har undertecknats i original och om det föreskrivna antalet kopior av det tekniska anbudet har lämnats in.

- Namn på de anbudsgivare vars anbud inte godkänts på grund av att det vid öppnandet av anbuden har konstaterats att anbudsreglerna inte följts.

- Namn på antagna anbudssökanden som avstått från att lämna in anbud.

11.10 Granskning av anbud

11.10.1 Utvärdering av tekniska anbud

Innan anbuden öppnas skall kommitténs ordförande försäkra sig om att samtliga kommittéledamöter har tagit del av den tekniska utvärderingsmall som beskrivits i förfrågningsunderlaget, för att säkerställa att ledamöterna kommer att utvärdera anbuden på enhetliga bedömningsgrunder.

Därefter skall kommittén öppna de tekniska anbuden, medan de finansiella anbuden lämnas oöppnade. En kopia av de tekniska anbuden skall överlämnas till kommitténs tekniska utvärderare. Vid utvärderingen av de tekniska anbuden skall de olika utvärderarna poängsätta varje anbud enligt den tekniska utvärderingsmall som beskrivits i förfrågningsunderlaget (tekniska kriterier, delkriterier och deras viktning). Det högsta poängtalet är 100 (jfr punkt 11.4 "Tilldelningskriterier"). Kommittén eller utvärderarna får inte på några villkor göra ändringar i den utvärderingsmall som skickats till anbudsgivarna tillsammans med förfrågningsunderlaget.

I praktiken rekommenderas att anbuden i tur och ordning poängsätts efter vart och ett av kriterierna, snarare än att varje anbud poängsätts för sig enligt samtliga kriterier. Ett ofullständigt anbud eller ett anbud som avviker betydligt från ett eller flera tekniska tilldelningskriterier skall automatiskt avvisas och inte poängsättas.

När alternativa utföranden uttryckligen tillåts i förfrågningsunderlaget, skall dessa poängsättas separat.

Efter den tekniska utvärderingen skall kommittén sammanträda för att jämföra de poäng som tilldelats av de olika utvärderarna. Varje utvärderare skall meddela resultatet av sin betygssättning och ange skälen till de val som han/hon har gjort samt motivera sin poängsättning inför de övriga kommittéledamöterna. Efter kommitténs gemensamma överläggningar skall varje utvärderare göra en slutlig poängbedömning av varje tekniskt anbud. Den sammanfattande slutnoteringen för varje anbud skall räknas fram som det matematiska genomsnittet av de olika utvärderarnas slutliga poängbedömning.

Om det i förfrågningsunderlaget förutses att anbudsgivare kan kallas till intervju, kan kommittén höra nyckelpersonerna i de expertgrupper som föreslagits av anbudsgivare vars tekniska anbud är godtagbara, efter det att preliminära och skriftliga slutsatser har upprättats och innan utvärderingen av de tekniska anbuden definitivt har avslutats. I detta fall skall kommittén höra experterna företrädesvis kollektivt, om det är fråga om en grupp, och med täta intervaller för att möjliggöra jämförelser. Intervjuer skall föras enligt en i förväg av kommittén fastställd samtalsprofil, som skall tillämpas på de olika tillkallade experterna eller expertgrupperna. Dag och tid för intervjuerna skall meddelas anbudsgivaren med minst tio dagars varsel. Om anbudsgivarens experter på grund av force majeure inte kan närvara skall en ny kallelse skickas.

När intervjuomgången avslutats skall kommittén, utan att ändra vare sig sammansättningen eller viktningen av de kriterier som fastställts i utvärderingsmallen, bedöma lämpligheten i att justera poängen för de experter som har hörts. Eventuella justeringar skall motiveras.

Detta förfarande skall användas i begränsad utsträckning, eftersom det medför betydande kostnader både för anbudsgivarna och för den upphandlande myndigheten. En skriftlig rapport skall upprättas för varje förfarande. Förfarandet kan leda till en omprövning av den ursprungliga poängsättning som skett på grundval av de inlämnade anbudshandlingarna. Chefen för kommissionens delegation skall godkänna behovet av intervjuer. Förfrågningsunderlaget skall innehålla en preliminär tidsplan för dessa intervjuer.

När kommittén har beräknat slutpoängen för varje tekniskt anbud, dvs. det matematiska genomsnittet av de olika utvärderarnas poäng, skall alla anbud under 80 poäng automatiskt förkastas. Om inget anbud når 80 poäng skall anbudsförfarandet förklaras resultatlöst.

Kommittén skall endast beakta anbud som erhållit minst 80 poäng. Det bästa tekniska anbudet skall tilldelas 100 poäng, medan de övriga anbuden skall poängsättas enligt följande formel:

Poäng = (anbudets slutpoäng/det bästa anbudets slutpoäng) × 100.

11.10.2 Utvärdering av finansiella anbud

När den tekniska utvärderingen har avslutats skall kuverten med finansiella anbud från anbudsgivare med godtagbara tekniska anbud öppnas och undertecknas av kommittéledamöterna i sammanträde. Under sammanträdet skall kommittén kontrollera att de finansiella anbuden inte innehåller räknefel. Eventuella räknefel skall rättas till utan påföljd för anbudsgivaren.

Vid jämförelsen mellan anbuden skall hänsyn tas till samtliga kontraktskostnader (arvoden, direkta kostnader, fasta kostnader, osv.), med undantag av kostnader som skall återbetalas mot uppvisande av verifikationshandlingar. I förfrågningsunderlaget skall föreskrivas att anbudsgivaren skall fördela kostnaderna i olika kategorier enligt bifogat prisuppgiftsformulär. Kommittén skall dock kontrollera att kostnadsfördelningen är riktig och kan vid behov rätta till den. Arvoden skall endast fastställas av anbudsgivaren.

De anbud som överstiger den högsta tillåtna anbudssumman skall uteslutas.

Det billigaste anbudet skall tilldelas 100 poäng. De övriga anbuden skall poängsättas enligt följande formel:

Poäng = (lägsta anbudspris/det aktuella anbudets pris) × 100.

11.11 Tilldelning av kontrakt

11.11.1 Val av vinnande anbud

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet fastställs genom viktning av anbudens tekniska standard och pris enligt fördelningsnyckeln 80/20. Detta innebär

- att anbudens tekniska poäng skall multipliceras med 0,80, och

- att anbudens finansiella poäng skall multipliceras med 0,20.

Det anbud som efter sammanräkning av de viktade tekniska och finansiella poängen har högst poäng skall väljas.

När två anbud erkänns som likvärdiga skall företräde ges

a) i första hand åt en anbudsgivare från en AVS-stat, eller

b) om inget sådant anbud finns, åt den anbudsgivare som

- medger bästa möjliga användning av AVS-staternas fysiska och mänskliga resurser,

- erbjuder de största möjligheterna för underleverantörskontrakt för företag eller fysiska personer från AVS-stater, eller

- utgörs av ett konsortium av fysiska personer och företag från AVS-stater och gemenskapen.

Hela förfarandet (teknisk och finansiell utvärdering) skall protokollföras. Protokollet skall undertecknas av kommittéledamöterna och godkännas av den upphandlande myndigheten. Denna skall skicka resultatet av anbudsprövningen tillsammans med förslaget till kontraktstilldelning till chefen för kommissionens delegation för godkännande.

Chefen för delegationen skall inom 30 dagar godkänna den upphandlande myndighetens förslag till tilldelning avseende samtliga tjänstekontrakt, även kontrakt vid direktupphandling och kontrakt avseende katastrofbistånd.

Utvärderingsförfarandet, inklusive underrättelsen om kontraktstilldelningen, skall vara helt avslutat innan anbudens giltighetstid har gått ut. Det bör härvidlag påpekas att det finns risk för att den anbudsgivare vars anbud har antagits inte kan bekräfta sitt anbud (experternas tillgänglighet) om utvärderingsförfarandet skulle dra ut på tiden.

Hela upphandlingsförfarandet, från upprättandet av kortlistan till meddelandet om kontraktstilldelningen till den anbudsgivare som tilldelats kontraktet, skall vara sekretessbelagt. Kommittén skall fatta sina beslut kollektivt och förhandlingarna skall hållas hemliga. Kommittéledamöterna är skyldiga att iaktta sekretess.

I synnerhet skall rapporter och utvärderingsprotokoll uteslutande användas för internt bruk och inte meddelas vare sig till anbudsgivaren eller till någon annan än behörig part hos den eller de berörda AVS-staterna, kommissionen eller kontrollmyndigheterna (revisionsrätten, osv.).

11.11.2 Underrättelse om kontraktstilldelning

Efter det formella godkännandet från kommissionen och före utgången av anbudens giltighetstid skall den upphandlande myndigheten skriftligen underrätta den anbudsgivare som tilldelats kontraktet om detta. Dessutom skall de övriga anbudsgivarna i ett standardbrev underrättas om att deras anbud inte antagits. I brevet skall eventuella svagheter i anbudsgivarens anbud påpekas, anbudsgivarens poäng specificeras och totalpoängen för var och en av de övriga anbudsgivarna anges.

När upphandlingen gjorts inom ramen för en finansieringsöverenskommelse skall underrättelsen om kontraktstilldelningen inte skickas ut förrän finansieringsöverenskommelsen slutits (se punkt 5 "Villkorlig anbudsinfordran").

Efter det att kontraktet har undertecknats skall kommissionen offentliggöra resultatet av anbudsförfarandet (efterhandsmeddelande) i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, över Internet och genom alla andra lämpliga informationskanaler. Dessa efterhandsmeddelanden skall innehålla uppgifter om antalet inlämnade anbud, datum för tilldelning av kontraktet, den valda anbudsgivarens namn och adress samt kontraktspriset.

11.11.3 Undertecknande av kontrakt

När den upphandlande myndigheten har skrivit på kontraktet skall det skickas till den anbudsgivare som tilldelats kontraktet. Denne skall underteckna kontraktet inom 30 dagar efter mottagandet och återsända det.

Kontraktet skall dateras och får inte avse tidigare tjänster eller träda i kraft innan det undertecknats av båda parterna. Dagen för undertecknandet är den tidpunkt från vilken parterna förbinder sig att genomföra kontraktet och det är därför viktigt att detta datum fastställs noggrant.

11.12 Godkännande av experter

När kommissionen ingår kontraktet i en AVS-stats namn och för dess räkning skall chefen för kommissionens delegation till AVS-staten anmäla namnet på den anbudsgivare som antagits för den aktuella upphandlingen samt, för godkännande, namnen på de föreslagna experterna. Begäran att godkänna experterna skall inte ses som en begäran att godkänna kommissionens utvärdering.

AVS-staten får inte vägra att ge sitt godkännande, förutom av välgrundade och vederbörligen motiverade skäl som rör de berörda experterna och som skall meddelas chefen för delegationen skriftligen inom 30 dagar efter det att begäran om godkännande framställts.

11.13 Tillhandahållande och byte av experter

När kontraktet avser tillhandahållandet av teknisk biståndspersonal skall kontraktsinnehavaren ställa de personer till förfogande som specificerats i anbudet. Specifikationen kan anta olika former. Emellertid skall under alla förhållanden de nyckelpersoner som kontraktsinnehavaren skall ställa till förfogande inom ramen för upphandlingen namnges i kontraktet (projektledare, långtidsbundna experter, projektförvaltare, bokförare, osv.).

Anbudsgivare eller föreslagna experter som avsiktligt i anbudet dolt att samtliga eller vissa föreslagna nyckelpersoner i själva verket inte är tillgängliga från och med det datum som angivits i förfrågningsunderlaget kan av kommittén uteslutas från deltagande i anbudsförfarandet. Om den upphandlande myndigheten och kommissionen får vetskap, efter det att kontraktet har tilldelats, om att sådana fakta dolts, kan de besluta att ogiltigförklara kontraktstilldelningen och inleda ett nytt anbudsförfarande eller tilldela kontraktet till det anbud som av kommittén bedömdes som näst bäst. Anbudsgivarens handlingssätt kan leda till att han/hon fråntas rätten att delta i andra gemenskapsupphandlingar.

I kontraktet skall dock inte enbart anges vilka nyckelpersoner som skall ställas till förfogande, utan även vilka kvalifikationer och erfarenheter dessa skall ha. Detta är viktigt om kontraktsinnehavaren tvingas byta ut personal efter det att kontraktet undertecknats och ingåtts. Denna situation kan uppstå såväl före som under genomförandet av kontraktet. I båda fallen skall kontraktsinnehavaren, med angivande av skälen till det föreslagna personalbytet, inhämta den upphandlande myndighetens skriftliga förhandsgodkännande. Den upphandlande myndigheten skall meddela sitt svar senast 30 dagar efter det att ansökan mottagits.

I följande fall skall kontraktsinnehavaren själv ta initiativet till att föreslå ett personalbyte:

a) Vid dödsfall, sjukdom eller olycka.

b) När en person måste ersättas av andra skäl som kontraktsinnehavaren inte är ansvarig för (t.ex. därför att personen i fråga har begärt avsked).

Även den upphandlande myndigheten kan under kontraktets genomförande framföra en skriftlig och motiverad begäran om att en person som anses vara inkompetent eller inte lämpad att utföra sitt uppdrag skall bytas ut.

När en person byts ut skall ersättarens kvalifikationer och yrkeserfarenheter vara minst likvärdiga och arvodet inte större än den ersatta expertens. Om kontraktsinnehavaren inte kan tillhandahålla en expert med likvärdiga kvalifikationer och erfarenheter, kan den upphandlande myndigheten besluta att häva kontraktet, om det finns risk för att det inte fullgörs på ett tillfredsställande sätt, eller i annat fall godta ersättaren på villkor att arvodet sänks till lämplig nivå.

Extra kostnader som uppstår på grund av personalbyten skall bäras av kontraktsinnehavaren. Om experten inte ersätts omedelbart och det dröjer en tid innan den nya experten tillträder, kan den upphandlande myndigheten begära att kontraktsinnehavaren under tiden tillhandahåller en vikarie eller vidtar andra åtgärder för att kompensera den tillfälliga underbemanningen. Den upphandlande myndigheten kommer under inga förhållanden att betala något arvode för den tid som experten, vikarien eller ersättaren varit frånvarande.

12. UPPHANDLING SOM GÄLLER KONTRAKT VARS VÄRDE UNDERSTIGER 200000 EURO

12.1 Ramavtal

För tjänsteupphandlingar till ett värde understigande 200000 euro vilka skall genomföras på mindre än tolv månader kan den upphandlande myndigheten välja alternativet med ett ramavtal.

Kommissionen uppträder i detta fall i samtliga från gemenskapen biståndsmottagande länders namn och för deras räkning och upprättar på grundval av ett selektivt anbudsförfarande (se punkt 11 ovan) förteckningar över tilltänkta tjänsteleverantörer. Dessa förteckningar delas upp på olika tekniska delavsnitt och skall gälla i 3-5 år. När ett enskilt kontrakt skall tilldelas inom ramen för ett ramavtal behöver således ingen kortlista upprättas över tjänsteleverantörer som skall tillfrågas.

När det är frågan om ett särskilt kontrakt på mindre än 200000 euro och på mindre än tolv månader skickar kommissionen, i den berörda AVS-statens namn och för dennes räkning, en profil över den eller de experter som efterfrågas till tre tjänsteleverantörer som skall väljas ur leverantörsförteckningen för det aktuella tekniska delavsnittet.

Dessa tre tjänsteleverantörer skall inom åtta dagar erbjuda experter som motsvarar den önskade profilen till en kostnad som ligger inom de gränser som angivits i ramavtalet. Kommissionens enheter skall välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och skall meddela sitt beslut till den leverantör som valts ut.

För att inte störa konkurrensen mellan de företag som antagits för varje delavsnitt, skall kommissionens enheter se till att den växelvis tillfrågar olika företag på den aktuella förteckningen.

12.2 Förenklat förfarande

För tjänsteupphandlingar vars värde understiger 200000 euro kan den upphandlande myndigheten tilldela kontraktet genom förenklat förfarande, utan offentliggörande, om förfarandet med ramavtal inte har givit något resultat eller inte är möjligt.

I detta fall skall den upphandlande myndigheten upprätta en förteckning över minst tre tjänsteleverantörer efter eget val, bl.a. utifrån uppgifter från kommissionens databaser över experter och konsultbyråer. Därefter skickas en inbjudan att avge anbud till de valda anbudssökandena tillsammans med förfrågningsunderlaget.

Anbuden skall lämnas in till den upphandlande myndigheten på den adress och senast på det datum och klockslag som angivits i inbjudan. Fristen för ingivande av anbud skall vara minst 30 dagar från det att inbjudan att avge anbud avsänts.

Anbuden skall lämnas in i dubbla kuvert som innehåller det tekniska respektive det finansiella anbudet.

Anbuden skall öppnas och utvärderas av en kommitté som besitter nödvändiga tekniska och administrativa expertkunskaper. Kommittéledamöterna skall underteckna en förklaring om opartiskhet. Sedan utvärderingen har utförts skall kommittén fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till teknisk standard och pris. Om den upphandlande myndigheten inte har mottagit minst tre giltiga anbud skall förfarandet avbrytas och börjas om.

När tjänsteupphandlingens värde inte överstiger 5000 euro kan kontraktet dock tilldelas direkt på grundval av ett enda anbud.

DEL III

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING AV VAROR

13. INLEDNING

Varukontrakt avser utformning, tillverkning, leverans, montering och idriftsättning av varor samt eventuella övriga tjänster som anges i kontraktet, såsom underhåll, reparation, utbildning, kundservice, osv.

Leverantörer är alla fysiska eller juridiska personer som tillhandahåller varor. Med anbudsgivare avses en leverantör som lämnar in ett anbud. Med anbudssökande avses en leverantör som ansöker om att få delta i ett förenklat förfarande.

Den upphandlande myndigheten, som alltid skall nämnas i meddelandet om upphandling, är den myndighet som är bemyndigad att ingå kontraktet. Kontrakt som gäller upphandling av varor ingås av AVS-staten, med vilken kommissionen upprättar en finansieringsöverenskommelse.

Vid internationella anbudsförfaranden skall kommissionen svara för utarbetande av förfrågningsunderlaget och översända detta till den upphandlande myndigheten för godkännande och för inledande av förfarandet. Övriga förfrågningsunderlag skall, innan förfarandet inleds, av den upphandlande myndigheten föreläggas chefen för kommissionens delegation för godkännande. Efter godkännandet skall den upphandlande myndigheten, i nära samarbete med chefen för delegationen, inleda samtliga anbudsförfaranden, motta anbuden, vara ordförande för utvärderingssammanträdena och fastställa resultaten av anbudsinfordran. Den upphandlande myndigheten skall överlämna resultatet av anbudsgranskningen och förslaget till kontraktstilldelning till chefen för delegationen för godkännande. Efter godkännandet skall den upphandlande myndigheten underteckna kontraktet och delge chefen för delegationen detta. Denne skall alltid inbjudas officiellt och skall i regel vara företrädd när anbuden öppnas och granskas.

14. UPPHANDLINGSPRINCIPER

14.1 Kontrakt vars värde uppgår till minst 150000 euro

14.1.1 Öppet förfarande

Den allmänna principen är att varuupphandlingar skall ske genom öppet internationellt anbudsförfarande efter publicering av ett meddelande om upphandling.

14.1.2 Förhandlat förfarande

Upphandling av varor kan också ske genom förhandlat förfarande, efter kommissionens godkännande, i följande fall:

a) Då synnerlig brådska orsakad av omständigheter som den upphandlande myndigheten inte kunnat förutse gör det omöjligt att iaktta tidsfristerna för de öppna eller förenklade förfaranden som avses i punkterna 15, 16 och 17. De omständigheter som åberopas som skäl för synnerlig brådska får inte i något fall vara hänförliga till den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten skall då fritt inleda de diskussioner den finner lämpliga med möjliga anbudsgivare som förts upp på den kortlista som den upprättat i samförstånd med chefen för delegationen och ge kontraktet till den anbudsgivare som den väljer ut.

b) När det är motiverat på grund av den aktuella varans särskilda art eller egenskaper, t.ex. när kontraktet endast kan genomföras av patentinnehavare eller innehavare av användningslicenser.

c) Då det gäller kompletterande leveranser från den ursprunglige leverantören, vilka är avsedda antingen som delersättning för normala leveranser eller installationer, eller som utökning av redan förekommande leveranser eller installationer, om ett byte av leverantör skulle tvinga mottagaren att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper, som skulle medföra oförenlighet eller orimliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll.

d) Då anbudsförfarandet inte har givit något resultat, dvs. då inget tekniskt eller ekonomiskt godtagbart anbud har kommit in. I detta fall kan den upphandlande myndigheten, efter att ha avbrutit anbudsförfarandet, inleda förhandlingar med en eller flera leverantörer som den väljer ut bland dem som deltagit i anbudsgivningen, under förutsättning att kontraktets ursprungliga villkor inte väsentligt ändrats (jfr punkt 6 "Avbrytande av anbudsförfarande").

14.2 Kontrakt vars värde uppgår till mellan 30000 euro och 150000 euro

14.2.1 Öppet, lokalt annonserat förfarande

I detta fall skall ett öppet, lokalt annonserat förfarande användas för upphandlingen, dvs. ett förfarande där meddelandet om varuupphandling endast publiceras i den eller de berörda AVS-staterna. Kommissionen skall dock även offentliggöra upphandlingsreferenserna över Internet (anbudsinfordrans nummer, land, upphandlande myndighet och typ av upphandling), liksom adressen till kommissionens delegation där företagen kan inhämta ytterligare upplysningar.

14.2.2 Förhandlat förfarande

Den upphandlande myndigheten kan med kommissionens godkännande upphandla varor genom förhandlat förfarande i de fall som avses i punkt 14.1.2.

14.3 Kontrakt vars värde understiger 30000 euro

14.3.1 Förenklat förfarande

För varukontrakt var värde understiger 30000 euro skall det förenklade förfarandet med tre leverantörer och utan föregående publicering av ett upphandlingsmeddelande tillämpas. När värdet av beställningen inte överstiger 5000 euro kan varorna också upphandlas direkt på grundval av ett enda anbud.

15. ÖPPET INTERNATIONELLT ANBUDSFÖRFARANDE (FÖR KONTRAKT VARS VÄRDE ÖVERSTIGER 150000 EURO)

15.1 Offentliggörande

I syfte att säkerställa största möjliga deltagande och lämplig insyn skall anbudsförfarandet offentliggöras i ett meddelande om upphandling.

15.1.1 Publicering av meddelanden om upphandling av varor

Meddelanden om upphandling skall publiceras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, i samtliga AVS-staters officiella tidning, över Internet och genom alla andra lämpliga informationskanaler. Publicering i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och över Internet skall ske genom kommissionens försorg. Lokal publicering skall ombesörjas av AVS-staterna.

Upphandlingsmeddelandet skall innehålla klara, exakta och fullständiga uppgifter om den upphandlande myndigheten och upphandlingens föremål. Det upphandlingsmeddelande som publiceras lokalt skall ha samma text som det som publiceras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och över Internet och det skall publiceras samtidigt.

Den upphandlande myndigheten och kommissionens enheter (delegationer, kommissionens kontor i medlemsstaterna, huvudkontoret) skall skicka förfrågningsunderlaget för den aktuella upphandlingen till intresserade leverantörer.

15.2 Förfrågningsunderlag: upprättande och innehåll

Det är viktigt att förfrågningsunderlaget upprättas noggrant, inte enbart för själva anbudsförfarandets skull, utan även för att kontraktet skall genomföras på rätt sätt.

Förfrågningsunderlaget skall därför innehålla alla anvisningar och uppgifter som anbudsgivaren behöver för att lämna in sitt anbud: tillvägagångssätt, dokument som skall bifogas, krav som skall uppfyllas för att anbudet inte skall ogiltigförklaras, tilldelningskriterier, osv.

Kommissionen skall svara för utarbetandet av förfrågningsunderlaget och översända det till den upphandlande myndigheten för godkännande och för inledande av förfarandet. Förfrågningsunderlaget skall innehålla följande:

- Anvisningar för anbudsgivarna, med bl.a. följande uppgifter: i) urvals- och tilldelningskriterier, ii) eventuellt godkännande av alternativa utföranden, och iii) anbudets valuta.

- Allmänna kontraktsvillkor för varuupphandlingar som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden.

- Särskilda kontraktsvillkor som förtydligar, kompletterar eller avviker från de allmänna kontraktsvillkoren. Vid oförenlighet mellan de allmänna och de särskilda villkoren skall de särskilda villkoren gälla.

- Teknisk bilaga med eventuella ritningar, tekniska specifikationer och preliminär tidsplan för kontraktets genomförande.

- Prisuppgiftsformulär (som skall fyllas i av anbudsgivaren).

- Anbudsformulär.

- Kontraktsformulär.

- Garantiformulär som skall fyllas i av en bank eller motsvarande finansiellt institut med avseende på

= anbudsgaranti (1 %-2 % av tillgänglig upphandlingsbudget),

= garanti för återbetalning av förskott, och

= fullföljelsegaranti (10 % av kontraktets värde).

Om inte föremålet för upphandlingen motiverar det, skall tekniska specifikationer som nämner varor av ett speciellt märke eller från en speciell källa och som därför gynnar eller utesluter vissa varor vara förbjudna. När varor inte kan anges på annat sätt i tillräckligt exakta och begripliga termer får de dock benämnas med sitt handelsnamn, förutsatt att det anges att likvärdiga varor också kan godtas.

15.3 Urvals- och tilldelningskriterier

Urvalskriterierna skall avse anbudsgivarens förmåga att genomföra kontrakt av det aktuella slaget. När upphandlingen innebär att en del bygg- och anläggningsarbeten eller installationsarbeten måste utföras kan förfrågningsunderlaget således innehålla urvalskriterier som avser anbudsgivarens tekniska förmåga.

De tilldelningskriterier som skall tillämpas på tekniskt godtagbara anbud är anbudspriset och, när även kundservice och utbildning skall erbjudas, kvaliteten på dessa tjänster.

15.4 Tilläggsinformation under förfarandets gång

Förfrågningsunderlaget skall vara tillräckligt tydligt för att det så långt som möjligt skall kunna undvikas att intresserade leverantörer behöver efterlysa kompletterande uppgifter under förfarandets gång. När en upphandlande myndighet, på eget initiativ eller på förfrågan från en anbudsgivare, ger tilläggsinformation beträffande förfrågningsunderlaget, skall dessa upplysningar samtidigt lämnas skriftligen också till alla andra anbudsgivare.

När det på grund av det öppna förfarandets art inte är möjligt att identifiera alla potentiella anbudsgivare skall dessa upplysningar offentliggöras i ett meddelande i enlighet med punkt 15.1.1 "Publicering av meddelanden om upphandling av varor", med angivande av de eventuella ändringar som gjorts i förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten kan förlänga anbudstiden för att anbudsgivarna skall kunna ta hänsyn till dessa ändringar.

Anbudsgivarna kan framställa frågor skriftligen senast 21 dagar före sista dagen för ingivande av anbud. Den upphandlande myndigheten skall besvara dessa frågor minst elva dagar före sista dagen för ingivande av anbud.

15.5 Slutdatum för ingivande av anbud

Anbuden skall lämnas in till den upphandlande myndigheten på den adress och senast på det datum och klockslag som angivits i förfrågningsunderlaget. För att anbudens kvalitetsnivå och ett tillfredsställande konkurrensutrymme skall säkerställas måste anbudstiden vara tillräckligt lång. Erfarenheten visar att anbudssökandena avhåller sig från att lämna in anbud eller lämnar in ofullständiga eller dåligt förberedda anbud om anbudstiden är för kort.

Fristen mellan dagen för publiceringen av meddelandet om upphandling och sista dagen för ingivande av anbud får inte vara kortare än 60 dagar. I vissa undantagsfall kan denna frist förkortas, efter förhandsmedgivande av chefen för kommissionens delegation.

15.6 Anbudens giltighetstid

Anbudsgivarna skall vara bundna av sitt anbud under den tid som angetts i förfrågningsunderlaget. Denna tid skall vara tillräckligt lång för att den upphandlande myndigheten skall kunna granska anbuden, godkänna tilldelningsförslaget, tillkännage kontraktets tilldelning och sluta kontraktet. Anbudens giltighetstid skall fastställas till 90 dagar från sista dagen för ingivande av anbud.

I undantagsfall kan den upphandlande myndigheten, innan anbudens giltighetstid har gått ut, begära att anbudsgivarna förlänger anbudets giltighetstid under en angiven period, som dock inte får överstiga 40 dagar.

Den anbudsgivare som tilldelats kontraktet skall upprätthålla sitt anbud i ytterligare 60 dagar från det att underrättelsen om att anbudet antagits har avsänts.

15.7 Ingivande av anbud

Varje tekniskt och finansiellt anbud skall läggas i ett separat, igenklistrat kuvert som placeras tillsammans i ett enda omslag eller yttre kuvert, på vilket följande uppgifter skall anges:

- Den adress till vilken anbudet skall skickas enligt förfrågningsunderlaget.

- Hänvisning till den aktuella anbudsinfordran.

- I förekommande fall nummer på de partier som anbudet avser.

- Påskriften "Får inte öppnas före sammanträdet för öppnande av anbud", avfattad på det språk som använts i förfrågningsunderlaget.

15.8 Öppnande av anbud

Den upphandlande myndigheten skall registrera inkomna anbud och utfärda ett mottagningsbevis för de anbud som lämnas in personligen. Kuverten med anbuden skall förbli förseglade och skall förvaras på säker plats till dess att de officiellt öppnas.

Anbuden skall öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté bestående av ett ojämnt antal ledamöter, dock minst tre, som besitter nödvändig teknisk och administrativ expertkunskap för att kunna yttra sig med sakkännedom om anbuden. Kommittéledamöterna skall underteckna en förklaring om opartiskhet.

Anbuden skall öppnas offentligt av utvärderingskommittén på den plats och vid den tidpunkt som angivits i förfrågningsunderlaget. Vid det offentliga öppnandet av anbuden skall anbudsgivarens namn, anbudspriserna, förekomsten av den krävda anbudsgarantin och sådana andra uppgifter som den upphandlande myndigheten finner lämpliga tillkännages.

Chefen för kommissionens delegationen skall systematiskt underrättas. Denne skall vara närvarande som observatör vid öppnandet av anbuden och skall erhålla en kopia av alla inkomna anbud.

Endast de anbud som inlämnats i kuvert senast på det datum och klockslag som angivits i förfrågningsunderlaget skall beaktas vid utvärderingen.

Öppnandet av anbuden skall ha till syfte att kontrollera att anbuden är fullständiga, att den nödvändiga anbudsgarantin har lämnats, att handlingarna är vederbörligen undertecknade och att anbudet allmänt är i sin ordning.

Ett protokoll skall upprättas från det sammanträde då anbuden öppnas. Det skall undertecknas av samtliga kommittéledamöter och skall innehålla följande uppgifter:

- Datum, tid och plats för sammanträdet.

- Personer som var närvarande vid öppnandet.

- Namn på de anbudsgivare som har lämnat in sitt anbud inom föreskriven tid.

- Uppgift om huruvida anbuden ingivits i förseglade kuvert.

- Uppgift om huruvida anbuden har undertecknats i original och om det föreskrivna antalet kopior har lämnats in.

- Anbudspriser.

- Namn på de anbudsgivare vars anbud inte godkänts på grund av att det vid öppnandet av anbuden har konstaterats att anbudsreglerna inte följts.

- Namn på antagna anbudssökanden som avstått från att lämna in anbud.

- Eventuella förklaringar som ingivits av anbudsgivarna.

15.9 Granskning av anbud

Innan den upphandlande myndigheten börjar granska anbuden mera ingående skall det kontrolleras att anbuden innehållsmässigt uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget.

Ett anbud skall anses uppfylla dessa krav när det överensstämmer med förfrågningsunderlagets samtliga villkor och specifikationer, utan väsentliga avvikelser eller förbehåll. Väsentliga avvikelser och förbehåll är sådana som påverkar kontraktets räckvidd, kvalitet eller genomförande eller som i något väsentligt avseende strider mot underlaget eller begränsar den upphandlande myndighetens rättigheter eller anbudsgivarens skyldigheter enligt kontraktet och orättvist påverkar konkurrenssituationen för de anbudsgivare som lämnat korrekta anbud.

Ett anbud som inte överensstämmer med vad som krävs enligt förfrågningsunderlaget skall förkastas av den upphandlande myndigheten och får inte i efterhand korrigeras genom rättelse eller återtagande av avvikelser eller förbehåll.

Sedan denna bedömning genomförts skall utvärderingskommittén fastställa vilka anbud som befunnits uppfylla de tekniska kraven i förfrågningsunderlaget. Anbuden skall delas in i två kategorier: tekniskt godtagbara anbud och tekniskt icke godtagbara anbud. Om kundservice eller utbildning krävs skall kvaliteten på dessa tjänster också utvärderas i samband med den tekniska granskningen av anbuden.

Efter det att den tekniska utvärderingen genomförts skall utvärderingskommittén kontrollera att de finansiella anbuden inte innehåller räknefel. Eventuella fel skall rättas till utan påföljd för anbudsgivaren.

15.10 Tilldelning av kontrakt

15.10.1 Val av vinnande anbud

a) När det gäller varukontrakt utan kundservice skall priset vara det enda tilldelningskriteriet. Eftersom alla anbud som inte är korrekta redan har gallrats ut, skall det billigaste anbudet väljas och kontraktet tilldelas den som givit in detta anbud.

b) När det gäller varukontrakt med inslag av tjänster, såsom kundservice eller utbildning, skall vid den tekniska utvärderingen hänsyn tas till dessa tjänsters kvalitet. Eftersom alla anbud som inte är korrekta också i detta fall redan har gallrats ut, skall det med hänsyn till tjänsternas tekniska kvalitet och anbudspriset ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljas.

Om det valda anbudet skulle överstiga den högsta tillåtna anbudssumman skall i båda fallen bestämmelserna i artikel 14.1.2 d tillämpas.

Bestämmelsen i avsnitt 3.8 b "Företrädesregler" skall tillämpas. När två anbud erkänns som likvärdiga skall företräde ges

a) i första hand åt en anbudsgivare från en AVS-stat, eller

b) om inget sådant anbud finns, åt den anbudsgivare som

- medger bästa möjliga användning av AVS-staternas fysiska och mänskliga resurser,

- erbjuder de största möjligheterna för underleverantörskontrakt för företag eller fysiska personer från AVS-stater, eller

- utgörs av ett konsortium av fysiska personer och företag från AVS-stater och gemenskapen.

Hela utvärderingsförfarandet skall protokollföras. Protokollet skall undertecknas av utvärderingskommitténs samtliga ledamöter. I protokollet skall anges på vilka grunder vissa anbud har klassificerats som tekniskt icke godtagbara samt motiveras varför dessa anbud inte uppfyller de föreskrivna tekniska kraven. Den upphandlande myndigheten skall skicka resultatet av anbudsgranskningen tillsammans med förslaget till kontraktstilldelning till chefen för kommissionens delegation för godkännande.

Chefen för delegationen skall inom 30 dagar godkänna den upphandlande myndighetens förslag till tilldelning av kontrakt vid direktupphandling, kontrakt avseende katastrofbistånd samt alla andra varukontrakt till ett värde av mindre än 1 miljon euro.

För varukontrakt som inte omfattas av ovanstående skall chefen för delegationen inom 30 dagar godkänna den upphandlande myndighetens förslag till kontraktstilldelning, förutsatt att det valda anbudet

- är lägst bland dem som uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget,

- tillfredsställer alla de i förfrågningsunderlaget angivna urvalskriterierna, och

- inte överskrider det belopp som avsatts för kontraktet.

Om dessa villkor inte är uppfyllda skall chefen för delegationen vidarebefordra förslaget till kommissionen, som skall besluta i frågan inom 60 dagar efter det att förslaget mottagits av chefen för delegationen. Om priset för det valda anbudet överstiger det belopp som avsatts för kontraktet, skall kommissionen vid godkännandet av kontraktstilldelningen göra de nödvändiga finansiella åtagandena.

Utvärderingsförfarandet, inklusive underrättelsen om kontraktstilldelningen, skall vara helt avslutat innan anbudens giltighetstid har gått ut. Det bör härvidlag påpekas att det finns risk för att den anbudsgivare som tilldelats kontraktet inte kan bekräfta sitt anbud om utvärderingsförfarandet skulle dra ut på tiden.

Hela upphandlingsförfarandet fram till underrättelsen till den anbudsgivare som tilldelats kontraktet skall vara sekretessbelagt. Utvärderingskommittén skall fatta sina beslut kollektivt och förhandlingarna skall hållas hemliga. Ledamöterna i utvärderingskommittén är skyldiga att iaktta sekretess.

I synnerhet skall rapporter och utvärderingsprotokoll uteslutande användas för internt bruk och inte meddelas vare sig till anbudsgivaren eller till någon annan än behörig part hos den eller de berörda AVS-staterna, kommissionen eller kontrollmyndigheterna (revisionsrätten, osv.).

15.10.2 Underrättelse om tilldelning av kontraktet

Efter det formella godkännandet från kommissionen och innan anbudens giltighetstid har gått ur skall den upphandlande myndigheten skriftligen underrätta den anbudsgivare som tilldelats kontraktet om att dennes anbud har antagits. Vidare skall de anbudsgivare vars anbud inte antagits informeras om detta i ett standardbrev med uppgift om huruvida deras anbud uppfyllde de tekniska kraven eller inte och med angivande av anbudets eventuella tekniska svagheter.

När upphandlingen gjorts inom ramen för en finansieringsöverenskommelse skall underrättelsen om kontraktstilldelningen inte skickas ut förrän finansieringsöverenskommelsen slutits (se punkt 5 "Villkorlig anbudsinfordran").

Efter det att kontraktet har undertecknats skall kommissionen offentliggöra resultatet av anbudsförfarandet (efterhandsmeddelande) i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, över Internet och genom alla andra lämpliga informationskanaler. Dessa efterhandsmeddelanden skall innehålla uppgifter om antalet inlämnade anbud, datum för tilldelning av kontraktet, den valda anbudsgivarens namn och adress samt kontraktspriset.

15.10.3 Undertecknande av kontrakt

När den upphandlande myndigheten har skrivit på kontraktet skall det skickas till den anbudsgivare som tilldelats kontraktet. Denne skall underteckna kontraktet inom 30 dagar efter mottagandet och återsända det tillsammans med fullföljelsegarantin.

Kontraktet skall dateras och får inte avse tidigare tjänster eller träda i kraft innan det undertecknats av båda parterna. Dagen för undertecknandet är den tidpunkt från vilken parterna förbinder sig att genomföra kontraktet och det är därför viktigt att detta datum fastställs noggrant.

16. ÖPPET, LOKALT ANNONSERAT ANBUDSFÖRFARANDE (FÖR KONTRAKT VARS VÄRDE UPPGÅR TILL MELLAN 30000 EURO OCH 150000 EURO)

Ett öppet, lokalt annonserat anbudsförfarande innebär att meddelandet om varuupphandling endast publiceras i den eller de berörda AVS-staterna. Kommissionen skall dock även offentliggöra upphandlingsreferenserna över Internet (anbudsinfordrans nummer, land, upphandlande myndighet och typ av upphandling), liksom adressen till kommissionens delegation där företagen kan inhämta ytterligare upplysningar.

Det bör påpekas att det vid en öppen, lokalt annonserad anbudsinfordran ändå skall säkerställas att andra behöriga leverantörer har möjlighet att delta på samma villkor som lokala leverantörer. Villkor som har till syfte att begränsa deltagandet från andra behöriga leverantörer är inte tillåtna (t.ex. krav på att leverantören skall vara registrerad i mottagarlandet eller redan tidigare skall ha tilldelats lokala kontrakt, osv.).

Vid detta förfarande får fristen mellan dagen för publicering av meddelandet om upphandling i den lokala pressen och sista dagen för ingivande av anbud inte vara kortare än 30 dagar.

De bestämmelser som gäller för öppet förfarande enligt punkt 15 skall tillämpas på motsvarande sätt vid öppet, lokalt annonserat förfarande.

17. FÖRENKLAT FÖRFARANDE (FÖR KONTRAKT VARS VÄRDE UNDERSTIGER 30000 EURO)

Upphandlingar vars värde understiger 30000 euro kan genomföras av den upphandlande myndigheten genom förenklat förfarande, dvs. utan offentliggörande och genom att rikta förfrågningar till minst tre leverantörer som den upphandlande myndigheten själv valt ut.

I detta fall skall den upphandlande myndigheten upprätta en förteckning över minst tre leverantörer. Dessa utvalda anbudssökanden skall få en skriftlig inbjudan att lämna anbud på grundval av tekniska specifikationer som bifogas skrivelsen. Vid detta förfarande skall inga anbudsgarantier krävas.

Anbuden skall lämnas in till den upphandlande myndigheten på den adress och senast på det datum och klockslag som angivits i inbjudan.

Den upphandlande myndigheten skall se till att en utvärderingsrapport upprättas över de ingivna anbuden, där det anges om dessa uppfyller de tekniska kraven och vilka kontraktsvillkor de innehåller. Om den upphandlande myndigheten inte har mottagit minst tre giltiga anbud skall förfarandet avbrytas och börjas om.

När värdet av varuupphandlingen inte överstiger 5000 euro kan kontrakt dock slutas direkt på grundval av ett enda anbud.

DEL IV

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING AV BYGG- OCH ANLÄGGNINGSARBETEN

18. INLEDNING

Bygg- och anläggningskontrakt ingås mellan en entreprenör och en upphandlande myndighet och avser utförandet av arbeten eller uppförandet av en anläggning.

Entreprenörer är alla fysiska eller juridiska personer som utför arbeten. Med anbudsgivare avses en entreprenör som lämnar in ett anbud. Med anbudssökande avses en entreprenör som ansöker om att delta i ett selektivt eller ett förenklat förfarande.

Den upphandlande myndigheten, som alltid skall nämnas i meddelandet om upphandling, är den myndighet som är bemyndigad att ingå kontraktet. Kontrakt rörande bygg- och anläggningsarbeten ingås av AVS-staten, med vilken kommissionen upprättar en finansieringsöverenskommelse.

Vid internationella anbudsförfaranden skall kommissionen svara för utarbetande av förfrågningsunderlaget och översända detta till den upphandlande myndigheten för godkännande och för inledande av förfarandet. Övriga förfrågningsunderlag skall, innan förfarandet inleds, av den upphandlande myndigheten föreläggas chefen för kommissionens delegation för godkännande. Efter godkännandet skall den upphandlande myndigheten, i nära samarbete med chefen för delegationen, inleda samtliga anbudsförfaranden, motta anbuden, vara ordförande för utvärderingssammanträdena och fastställa resultaten av anbudsinfordran. Den upphandlande myndigheten skall överlämna resultatet av anbudsgranskningen och förslaget till kontraktstilldelning till chefen för delegationen för godkännande. Efter godkännandet skall den upphandlande myndigheten underteckna kontraktet och delge chefen för delegationen detta. Denne skall alltid inbjudas officiellt och skall i regel vara företrädd när anbuden öppnas och granskas.

19. UPPHANDLINGSPRINCIPER

19.1 Kontrakt vars värde överstiger 5000000 euro

19.1.1 Öppet förfarande

Den allmänna principen är att upphandling av bygg- och anläggningsarbeten skall ske genom öppen internationell anbudsinfordran efter publicering av ett meddelande om upphandling.

19.1.2 Förhandlat förfarande

I följande fall kan upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, efter kommissionens förhandsgodkännande, ske genom förhandlat förfarande:

a) Då synnerlig brådska orsakad av omständigheter som den upphandlande myndigheten inte kunnat förutse gör det omöjligt att iaktt