BESLUT nr 1/98 AV ASSOCIERINGSRÅDET mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater å ena sidan och Lettland å andra sidan av den 23 februari 1998 om fastställelse av dess arbetsordning (98/193/EG)

ASSOCIERINGSRÅDET HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Europaavtalet som upprättar en associering mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater å ena sidan och Lettland å andra sidan, särskilt artiklarna 110, 111, 112, 113, 114 och 115, och

med beaktande av att detta avtal trädde i kraft den 1 februari 1998.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringsrådet skall utövas i turordning i tolv månader åt gången av en företrädare för Europeiska unionens råd, för gemenskapens och dess medlemsstaters räkning och av en företrädare för Lettlands regering. Den första perioden skall inledas den dag det första associeringsrådet hålls och avslutas den 31 december 1998.

Artikel 2

Möten

Associeringsrådet skall sammanträda regelbundet på ministernivå en gång per år. Om parterna är överens om det kan associeringsrådet hålla extraordinarie möten på begäran av någon av parterna.

Om inte parterna överenskommer om annat skall associeringsrådets alla möten hållas på den plats där Europeiska unionens råd vanligtvis sammanträder och på den dag som parterna kommer överens om.

Kallelse till associeringsrådets möten skall göras gemensamt av associeringsrådets sekreterare, i samförstånd med ordföranden.

Artikel 3

Representation

Medlemmar av associeringsrådet som är förhindrade att delta i ett möte kan låta sig företrädas. Om en medlem önskar låta sig företrädas, skall han före mötet i fråga meddela ordföranden namnet på sin ersättare.

Den som företräder en medlem av associeringsrådet får utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Associeringsrådets medlemmar får ledsagas av tjänstemän.

Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer.

En företrädare för Europeiska investeringsbanken skall närvara som observatör vid associeringsrådets möten när frågor som rör banken står på dagordningen.

Associeringsrådet kan bjuda in utomstående personer att närvara vid mötena för att informera rådet om särskilda ämnen.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en tjänsteman från Lettlands beskickning i Bryssel skall gemensamt fungera som sekreterare för associeringsrådet.

Artikel 6

Korrespondens

Korrespondens till associeringsrådet skall sändas till associeringsrådets ordförande under adress Generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till associeringsrådets ordförande och, vid behov, till associeringsrådets övriga medlemmar. Den korrespondens som sprids på detta sätt skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till medlemsstaternas ständiga representationer och till Lettlands beskickning i Bryssel.

Meddelanden från associeringsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av de båda sekreterarna och vid behov till associeringsrådets övriga medlemmar, under de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 7

Offentlighet

Om inte parterna beslutar om annat är associeringsrådets möten inte offentliga.

Artikel 8

Mötenas dagordning

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Associeringsrådets sekreterare skall skicka dagordningen till de mottagare som anges i artikel 6 senast 15 dagar före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före mötets början. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om tillhörande handlingar överlämnats till sekreterarna senast den dag dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall antas av associeringsrådet i början av varje möte. Om båda parterna är överens kan ytterligare punkter föras upp på dagordningen, utöver dem som redan finns.

2. Ordförande kan, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

De båda sekreterarna skall upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

Protokollet skall vanligtvis för varje punkt på dagordningen ange

- de dokument som lagts fram för associeringsrådet,

- de yttranden som någon medlem av associeringsrådet begärt att få inskrivna i protokollet,

- de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de yttranden om vilka överenskommelser nåtts samt de slutsatser som antagits.

Utkastet till protokoll skall föreläggas associeringsrådet för godkännande. Efter godkännande skall protokollet undertecknas av ordföranden och de båda sekreterarna. Det skall arkiveras av generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd, som skall fungera som depositarie för associeringshandlingarna, och en bestyrkt kopia skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 6.

Artikel 10

Beslut och rekommendationer

1. Associeringsrådet skall fatta beslut och utfärda rekommendationer efter samförstånd mellan parterna.

Mellan mötena kan associeringsrådet, om båda parter är överens, fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande.

2. Associeringsrådets beslut och rekommendationer, i den mening som avses i artikel 112 i Europaavtalet, skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation" och följas av serienummer, datum för antagande samt angivande av ämne.

Associeringsrådets beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och bestyrkas av båda sekreterarna.

Besluten och rekommendationerna skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 6.

Varje part kan besluta att offentliggöra associeringsrådets beslut och rekommendationer i sin officiella tidning (Europeiska gemenskapernas officiella tidning respektive Latvijas Vestnesis).

Artikel 11

Språk

Associeringsrådets officiella språk skall vara båda parternas officiella språk.

Om parterna inte beslutar om annat skall associeringsrådet överlägga på grundval av dokument upprättade på dessa språk.

Artikel 12

Utgifter

Gemenskapen och Lettland skall stå för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i associeringsrådets möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

Kostnaderna för tolkning under mötena samt för översättning och mångfaldigande av dokument skall betalas av gemenskapen, med undantag för kostnaderna för tolkning eller översättning till eller från lettiska, vilka skall betalas av Lettland.

Kostnaderna för de praktiska arrangemangen av mötena skall betalas av den part som är värd för mötena.

Artikel 13

Associeringskommitté

1. En associeringskommitté skall inrättas och ha till uppgift att biträda associeringsrådet när det fullgör sina uppgifter. Den skall vara sammansatt av företrädare för Europeiska unionens råd och för Europeiska gemenskapernas kommission å ena sidan och av företrädare för den lettiska regeringen å andra sidan, vanligen på högre tjänstemannanivå.

2. Associeringskommittén skall förbereda associeringsrådets möten och överläggningar och skall vid behov verkställa dess beslut och i allmänhet säkerställa att kontinuiteten i relationerna mellan de associerade parterna bibehålls och att Europaavtalet fungerar väl. Kommittén skall granska alla frågor som associeringsrådet tillställer den samt varje annan fråga som kan komma upp inom ramen för den dagliga tillämpningen av Europaavtalet. Den skall lägga fram förslag eller utkast till beslut/rekommendationer för associeringsrådet för godkännande.

3. Om Europaavtalet anger att det föreligger en förpliktelse eller möjlighet till samråd kan detta äga rum inom associeringskommittén. Detta samråd kan föras vidare inom associeringsrådet, om båda parterna är överens om det.

4. Associeringskommitténs arbetsordning bifogas bilagan till detta beslut.

Artikel 14

Underkommittéer och särskilda arbetsgrupper

De underkommittéer som avses i artikel 115 i Europaavtalet är förtecknade i bilaga II till detta beslut. Underkommittéerna skall arbeta under tillsyn av associeringskommittén, till vilken de skall rapportera efter varje möte.

Associeringskommittén kan besluta att upplösa befintliga underkommittér eller arbetsgrupper, ändra deras uppdrag eller inrätta andra underkommittéer eller grupper med uppgift att biträda associeringskommittén när denna fullgör sina uppdrag.

Dessa underkommittéer och grupper har ingen beslutanderätt.

Utfärdat i Bryssel den 23 februari 1998.

På associeringsrådets vägnar

R. COOK

Ordförande

BILAGA I

ARBETSORDNING FÖR ASSOCIERINGSKOMMITTÉN

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringskommittén skall utövas i turordning i tolv månader åt gången av en företrädare för kommissionen för gemenskapens och dess medlemsstaters räkning och av en företrädare för Lettlands regering. Den första perioden skall inledas den dag det första associeringsrådet hålls och avslutas den 31 december 1998.

Artikel 2

Möten

Associeringskommittén skall samlas när omständigheterna så kräver och med båda parternas samtycke.

Varje associeringskommittémöte skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som båda parterna kommit överens om.

Associeringskommitténs möten skall sammankallas av ordföranden.

Artikel 3

Delegationer

Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från kommissionen och en tjänsteman från Lettlands regering skall gemensamt fungera som sekreterare för associeringskommittén.

Alla meddelanden till och från associeringskommitténs ordförande inom ramen för vad som avses i detta beslut skall skickas till sekreterarna för associeringskommittén och till sekreterarna och ordföranden i associeringsrådet.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte annat beslut fattas skall associeringskommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 6

Mötenas dagordning

1. Ordförande skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Associeringskommitténs sekreterare skall skicka den till de mottagare som anges i artikel 4 senast 15 dagar för mötets början.

Den preliminära dagordningen skall inkludera de punkter för vilka begäran om upptagande på dagordningen kommit ordförande tillhanda senast 21 dagar före mötets början. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om tillhörande handlingar överlämnats till sekreterarna senast den dag dagordningen skall avsändas.

Associeringskommittén kan be experter delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen.

Dagordningen skall godkännas av associeringskommittén vid början av varje möte. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan införas om båda parter är överens.

2. Ordföranden kan, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 7

Protokoll

Protokoll skall föras vid varje möte och detta skall grunda sig på ordförandens sammanfattning av de slutsatser associeringskommittén kommit fram till.

Efter att ha godkänts av associeringskommittén skall protokollet undertecknas av ordföranden och av de båda sekreterarna och ett exemplar arkiveras av vardera parten. En kopia av protokollet skall skickas till de mottagare som anges i artikel 4.

Artikel 8

Beslutsfattande

I de specifika fall där associeringskommittén har associeringsrådet bemyndigande att fatta beslut/utfärda rekommendationer i enlighet med artikel 114.2 i Europaavtalet, skall dessa akter benämnas "beslut" respektive "rekommendation" och följas av serienummer, datum för antagande samt angivande av ämne. Parterna skall fatta besluten och utfärda rekommendationerna genom ömsesidig överenskommelse.

Associeringskommitténs beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och bestyrkas av de båda sekreterarna och skickas till de mottagare som anges i artikel 4 i denna bilaga. Varje part kan besluta att offentliggöra associeringskommitténs beslut och rekommendationer i sin officiella tidning (dvs. Europeiska gemenskapernas officiella tidning respektive Latvijas Vestnesis).

Artikel 9

Utgifter

Gemenskapen och Lettland skall stå för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i associeringskommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

Kostnader för tolkning under mötena samt för översättning och mångfaldigande av dokumenten skall betalas av gemenskapen, med undantag för tolkning och översättning till eller från lettiska, som skall betalas av Lettland.

Kostnaderna för de praktiska arrangemangen av mötena skall betalas av den part som är värd för mötena.

BILAGA II

DE SEKTORSÖVERGRIPANDE UNDERKOMMITTÉERNAS ORGANISATION

>Plats för tabell>