BESLUT nr 1/1999 AV ASSOCIERINGSRÅDET

mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Slovenien, å andra sidan,

av den 22 februari 1999

om att anta dess arbetsordning

(1999/247/EG)

ASSOCIERINGSRÅDET HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Europaavtalet om upprättande av en associering mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Slovenien, å andra sidan, särskilt artiklarna 110, 111, 112, 113, 114 och 115, och

med beaktande av att detta avtal trädde i kraft den 1 februari 1999.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringsrådet skall utövas i turordning i tolv månader åt gången av en företrädare för Europeiska unionens råd, för gemenskapens och dess medlemsstaters räkning och av en företrädare för Republiken Sloveniens regering. Den första perioden skall inledas den dag det första associeringsrådet hålls och avslutas den 31 december 1999.

Artikel 2

Sammanträden

Associeringsrådet skall sammanträda regelbundet på ministernivå en gång per år. Om parterna är överens om det kan associeringsrådet hålla särskilda sessioner på begäran av någon av parterna.

Om inte parterna överenskommer om annat skall associeringsrådets alla sessioner hållas på den plats där Europeiska unionens råd vanligtvis sammanträder och på den dag som parterna kommer överens om.

Kallelse till associeringsrådets möten skall göras gemensamt av associeringsrådets sekreterare, i samförstånd med ordföranden.

Artikel 3

Företrädare

Medlemmar av associeringsrådet som är förhindrade kan låta sig företrädas. Om en medlem önskar låta sig företrädas, skall han före sammanträdet i fråga meddela ordföranden namnet på sin företrädare.

Den som företräder en medlem av associeringsrådet får utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Associeringsrådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän.

Före varje sammanträde skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation.

En företrädare för Europeiska investeringsbanken skall närvara som observatör vid associeringsrådets möten när frågor som rör banken står på dagordningen.

Associeringsrådet kan bjuda in utomstående personer att närvara vid dess sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en tjänsteman från Republiken Sloveniens beskickning i Bryssel skall gemensamt fungera som associeringsrådets sekreterare.

Artikel 6

Korrespondens

Korrespondens till associeringsrådet skall sändas till associeringsrådets ordförande under adress Generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till associeringsrådets ordförande och, vid behov, till associeringsrådets övriga medlemmar. Den korrespondens som vidarebefordras skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till medlemsstaternas ständiga representationer och till Republiken Sloveniens beskickning i Bryssel.

Meddelanden från associeringsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av de båda sekreterarna och vid behov till associeringsrådets övriga medlemmar, under de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 7

Offentlighet

Om inte parterna beslutar om annat är associeringsrådets möten inte offentliga.

Artikel 8

Dagordning för sammanträdena

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Associeringsrådets sekreterare skall vidarebefordra dagordningen till de mottagare som anges i artikel 6 senast 15 dagar före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början förutom att punkter inte får föras upp på den preliminära dagordningen om tillhörande handlingar vidarebefordrats till sekreterarna senast den dag dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall antas av associeringsrådet i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan införas om båda parter är överens om detta.

2. Ordföranden kan, efter överenskommelse med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

De båda sekreterarna skall upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

Protokollet skall i regel för varje punkt på dagordningen ange

- de dokument som lagts fram för associeringsrådet,

- de yttranden som någon medlem av associeringsrådet begärt skall tas in i protokollet,

- de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de yttranden om vilka överenskommelse nåtts samt de slutsatser som antagits.

Utkastet till protokoll skall föreläggas associeringsrådet för godkännande. Efter godkännande skall protokollet undertecknas av ordföranden och de båda sekreterarna. Protokollet skall arkiveras i generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd som skall fungera som depositarie för associeringshandlingarna; en bestyrkt kopia skall vidarebefordras till var och en av de mottagare som anges i artikel 6.

Artikel 10

Beslut och rekommendationer

1. Associeringsrådet skall fatta beslut och utfärda rekommendationer efter överenskommelse mellan parterna.

Under perioden mellan sessionerna kan associeringsrådet, om båda parter är överens, fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande.

2. Associeringsrådets beslut och rekommendationer, i den mening som avses i artikel 112 i Europaavtalet, skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation", och åtföljas av serienummer, datum för antagande samt angivande av ämne.

Associeringsrådets beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och bestyrkas av båda sekreterarna.

Besluten och rekommendationerna skall vidarebefordras till var och en av de mottagare som anges i artikel 6.

Varje part kan besluta att offentliggöra associeringsrådets beslut och rekommendationer i sin officiella tidning (Europeiska gemenskapernas officiella tidning respektive Uradni List Republike Slovenije).

Artikel 11

Språk

Associeringsrådets officiella språk skall vara båda parternas officiella språk.

Om parterna inte beslutar om annat skall associeringsrådet överlägga på grundval av handlingar upprättade på dessa språk.

Artikel 12

Kostnader

Gemenskapen och Republiken Slovenien skall stå för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i associeringsrådets sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som porto- och teleutgifter.

Utgifter för tolkning under sammanträdena samt för översättning och mångfaldigande av handlingar skall gemenskapen stå för, med undantag för utgifter för tolkning eller översättning till eller från slovenska, vilka Republiken Slovenien skall stå för.

Andra utgifter för de praktiska arrangemangen av sammanträdena skall den part som är värd för mötena stå för.

Artikel 13

Associeringskommitté

1. En associeringskommitté inrättas härmed, med uppgift att biträda associeringsrådet när det fullgör sina uppgifter. Den skall vara sammansatt av företrädare för Europeiska unionens råd och för Europeiska gemenskapernas kommission, å ena sidan, och av företrädare för Republiken Sloveniens regering, å andra sidan, vanligen på högre tjänstemannanivå.

2. Associeringskommittén skall förbereda associeringsrådets sammanträden och överläggningar och skall vid behov genomföra associeringsrådets beslut och i allmänhet säkerställa att kontinuiteten i relationerna mellan de associerade parterna bibehålls och att Europaavtalet fungerar väl. Kommittén skall granska alla frågor som associeringsrådet tillställer den samt varje annan fråga som kan komma upp inom ramen för det dagliga genomförandet av Europaavtalet. Den skall lägga fram förslag eller utkast till beslut/rekommendationer för associeringsrådet för antagande.

3. Om Europaavtalet anger att det föreligger en förpliktelse eller möjlighet till samråd kan detta samråd äga rum inom associeringskommittén. Detta samråd kan fortsätta inom associeringsrådet, om båda parterna är överens om det.

4. Associeringskommitténs arbetsordning bifogas detta beslut.

Artikel 14

Underkommittéer och särskilda grupper

De underkommittéer som avses i artikel 115 i Europaavtalet är förtecknade i bilaga II till detta beslut. Underkommittéerna skall arbeta under tillsyn av associeringskommittén, till vilken de skall rapportera efter vart och ett av deras sammanträden.

Associeringskommittén kan besluta att upplösa befintliga underkommittéer eller grupper, ändra deras uppdrag eller inrätta andra underkommittéer eller grupper med uppgift att biträda associeringskommittén när denna fullgör sina uppgifter.

Dessa underkommittéer och grupper har ingen beslutanderätt.

Utfärdat i Bryssel den 22 februari 1999.

På associeringsrådets vägnar

J. FISCHER

Ordförande

BILAGA I

ASSOCIERINGSKOMMITTÉNS ARBETSORDNING

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringskommittén skall utövas i turordning i tolv månader åt gången av en företrädare för kommissionen för gemenskapens och dess medlemsstaters räkning och av en företrädare för Republiken Sloveniens regering. Den första perioden skall inledas den dag det första associeringsrådet hålls och avslutas den 31 december 1999.

Artikel 2

Sammanträden

Associeringskommittén skall sammanträda när omständigheterna så kräver och med båda parternas samtycke.

Varje associeringskommittésammanträde skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som båda parterna kommit överens om.

Associeringskommitténs sammanträden skall sammankallas av ordföranden.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från kommissionen och en tjänsteman från den slovenska regeringen skall gemensamt fungera som sekreterare för associeringskommittén.

Alla meddelanden till och från associeringskommitténs ordförande inom ramen för vad som avses i detta beslut skall skickas till sekreterarna för associeringskommittén och till sekreterarna och ordföranden i associeringsrådet.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte annat beslut fattas skall associeringskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för sammanträdena

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Associeringskommitténs sekreterare skall vidarebefordra den till de mottagare som anges i artikel 4 senast 15 dagar före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter för vilka begäran om upptagande på dagordningen kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början. Förutom att punkterna inte får föras upp på den preliminära dagordningen om tillhörande handlingar vidarebefordrats till sekreterarna senast den dag dagordningen skall avsändas.

Associeringskommittén kan be experter delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

Dagordningen skall antas av associeringskommittén vid början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan införas om båda parter är överens om detta.

2. Ordföranden kan, efter överenskommelse med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 7

Protokoll

Protokoll skall föras vid varje möte och detta skall grunda sig på ordförandens sammanfattning av de slutsatser associeringskommittén kommit fram till.

Efter att ha godkänts av associeringskommittén skall protokollet undertecknas av ordföranden och av sekreterarna och ett exemplar arkiveras av vardera parten. En kopia av protokollet skall skickas till de mottagare som anges i artikel 4.

Artikel 8

Överläggningar

I de särskilda fall där associeringskommittén har associeringsrådets bemyndigande att fatta beslut/utfärda rekommendationer i enlighet med artikel 114.2 i Europaavtalet, skall dessa akter benämnas "beslut" respektive "rekommendation" och åtföljas av serienummer, datum för antagande samt angivande av ämne. Parterna skall fatta besluten och utfärda rekommendationerna genom ömsesidig överenskommelse.

Associeringskommitténs beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och bestyrkas av de båda sekreterarna och vidarebefordras till de mottagare som anges i artikel 4 i denna bilaga. Varje part kan besluta att offentliggöra associeringskommitténs beslut och rekommendationer i sin officiella tidning (dvs. Europeiska gemenskapernas officiella tidning respektive Uradni List Republike Slovenije).

Artikel 9

Kostnader

Gemenskapen och Slovenien skall stå för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i associeringskommitténs möten, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som porto- och teleutgifter.

Utgifter för tolkning under mötena samt för översättning och mångfaldigande av dokumenten skall gemenskapen stå för, med undantag för tolkning och översättning till eller från slovenska, vilka Republiken Slovenien skall stå för.

Andra utgifter för de praktiska arrangemangen av mötena skall den part som är värd för mötena stå för.

BILAGA II

EUROPAAVTALET EG-SLOVENIEN

FÖRSLAG TILL STRUKTUR FÖR TVÄRVETENSKAPLIGA UNDERKOMMITTÉER

>Plats för tabell>