Beslut nr 1/2001 av samarbetsrådet mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Sydafrika, å andra sidan

av den 26 juni 2001

om antagande av samarbetsrådets arbetsordning

(2001/631/EG)

SAMARBETSRÅDET HAR BESLUTAT ATT ANTA DENNA ARBETSORDNING

med beaktande av det i Pretoria den 11 oktober 1999 undertecknade avtalet om handel, utveckling och samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Sydafrika, å andra sidan,(1) nedan kallat avtalet, särskilt artikel 97.2 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde provisoriskt i kraft den 1 januari 2000, i enlighet med skriftväxlingen av den 11 oktober 1999 mellan Europeiska gemenskapen och Sydafrika(2).

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Sammansättning

Samarbetsrådet skall bestå av ledamöter av Europeiska unionens råd eller deras företrädare och ledamöter av Europeiska gemenskapernas kommission, nedan kallad kommissionen, eller deras företrädare, å ena sidan, och av ledamöter av Sydafrikas regering, eller deras företrädare, å andra sidan.

Artikel 2

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetsrådet skall innehas växelvis av en ledamot av Europeiska unionens råd och av en företrädare för Sydafrikas regering.

Under den period då avtalet tillämpas provisoriskt skall en företrädare för kommissionen inneha ordförandeskapet på Europeiska gemenskapens vägnar.

Artikel 3

Möten

Samarbetsrådet skall sammanträda regelbundet och, under förutsättning att parterna är ense om detta, när omständigheterna så kräver.

Om parterna inte kommer överens om något annat, skall samarbetsrådets möten på ministernivå hållas på den plats där Europeiska unionens råd vanligtvis sammanträder. Samarbetsrådets möten skall arrangeras gemensamt av samarbetsrådets sekreterare.

Artikel 4

Delegationer

Före varje möte skall samarbetsrådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation och om vem som skall leda delegationen.

Samarbetsrådet kan, under förutsättning att parterna är ense om detta, bjuda in utomstående personer att delta i mötena.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från Sydafrikas regering skall gemensamt fungera som samarbetsrådets sekreterare.

Under den period då avtalet tillämpas provisoriskt skall dock en tjänsteman från kommissionen fungera som sekreterare för den europeiska parten.

Artikel 6

Handlingar

När samarbetsrådets överläggningar grundar sig på skriftliga underlag, skall de två sekreterarna numrera och sprida sådana handlingar som handlingar från samarbetsrådet.

Artikel 7

Korrespondens

All korrespondens till samarbetsrådet eller till dess ordförande skall vidarebefordras till de två sekreterarna för samarbetsrådet.

De två sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till samarbetsrådets ordförande och att den i förekommande fall sprids till samarbetsrådets övriga medlemmar. Korrespondens som sprids skall sändas till kommissionens generalsekretariat, Europeiska unionens råds generalsekretariat, Europeiska unionens medlemsstaters ständiga representationer och Sydafrikas regering.

Korrespondens från samarbetsrådets ordförande skall av respektive sekreterare sändas till mottagarna och skall i förekommande fall spridas till samarbetsrådets övriga medlemmar enligt andra stycket.

Artikel 8

Dagordning för mötena

Sekreterarna för samarbetsrådet skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Respektive sekreterare skall sända denna till de mottagare som avses i artikel 7 andra stycket senast 15 dagar innan mötet inleds.

Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka någon av sekreterarna senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om de relevanta underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds.

Samarbetsrådet skall anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen, om parterna är överens om detta.

Om parterna är överens om detta, får de tidsfrister som anges i första stycket förkortas med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

Artikel 9

Protokoll

De båda sekreterarna skall gemensamt och snarast möjligt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

Protokollet skall som regel för varje punkt på dagordningen innehålla uppgift om

1. de handlingar som lagts fram för samarbetsrådet,

2. uttalanden som någon medlem av samarbetsrådet begärt att få förda till protokollet, och

3. de beslut, rekommendationer, uttalanden och slutsatser som antagits på särskilda punkter.

Protokollet skall även omfatta en förteckning över de medlemmar av samarbetsrådet som deltagit i mötet.

Utkastet till protokoll skall föreläggas samarbetsrådet för godkännande vid dess nästkommande möte. Det kan även godkännas skriftligen av de två parterna. Sedan protokollet godkänts skall två giltiga exemplar av nämnda protokoll undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall sändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 7 andra stycket.

Artikel 10

Beslut och rekommendationer

Samarbetsrådet skall fatta beslut och utfärda rekommendationer genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna. Mellan mötena kan samarbetsrådet fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna kommer överens om detta. Ett skriftligt förfarande skall utgöras av en notväxling mellan de två sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

Samarbetsrådets beslut och rekommendationer i den mening som avses i artikel 97 i avtalet skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation" och följas av löpnummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

Samarbetsrådets beslut och rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och bestyrkas av de båda sekreterarna, och två giltiga exemplar skall bevaras i arkiv hos parterna i samarbetsrådet.

Beslut och rekommendationer skall genom de två sekreterarnas försorg sändas som handlingar från samarbetsrådet till var och en av de mottagare som avses i artikel 7 andra stycket.

Artikel 11

Offentlighet

Om inte något annat beslutas skall samarbetsrådets möten inte vara offentliga.

Varje part kan besluta att låta offentliggöra samarbetsrådets beslut och rekommendationer i sin officiella tidning.

Artikel 12

Språk

Parternas officiella språk skall också vara samarbetsrådets officiella språk.

Artikel 13

Utgifter

Europeiska gemenskapen och Sydafrika skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i samarbetsrådets möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto - och telekostnader.

Den part som är värd för ett möte skall stå för kostnaderna i samband med organisationen av mötet.

Artikel 14

Kommitté

En eller flera samarbetskommittéer kan inrättas för att biträda samarbetsrådet i dess arbete.

Artikel 15

Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas

Utfärdat i Bryssel den 26 juni 2001.

På samarbetsrådets vägnar

J. Richelle

Ordförande

(1) EGT L 311, 4.12.1999, s. 3.

(2) EGT L 311, 4.12.1999, s. 2.