MINISTERRÅDETS ARBETSORDNING (97/537/EG)

Artikel 1

1. Ministerrådet, nedan kallat "rådet", skall av sin ordförande kallas till det årliga sammanträde som föreskrivs i artikel 341.1 i fjärde AVS EG-konventionen, nedan kallad "konventionen", vid en tidpunkt som ordföranden skall fastställa efter samråd med rådets ledamöter.

2. Rådet skall dessutom hålla extra sammanträde på begäran av antingen AVS-staterna eller gemenskapen, vid en tidpunkt som ordföranden skall fastställa efter samråd med rådets ledamöter.

Artikel 2

Rådet skall sammanträda antingen i de ordinarie sammanträdeslokalerna vid Europeiska unionens råd eller vid sätet för generalsekretariatet för gruppen av AVS-stater eller också i en stad i en AVS-stat, i enlighet med rådets beslut.

Artikel 3

1. Preliminär dagordning för varje sammanträde skall fastställas av ordföranden. Den skall tillställas rådets andra ledamöter åtminstone trettio dagar före sammanträdets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla sådana punkter som anmälts och kommit ordföranden till handa senast trettio dagar före sammanträdets början.

På den preliminära dagordningen skall endast sådana punkter tas upp för vilka underlaget har kommit rådets sekretariat till handa i tid för att tillställas rådsledamöterna och ledamöterna i ambassadörskommittén, nedan kallad "kommittén", åtminstone 21 dagar före sammanträdets början.

2. Dagordningen skall antas av rådet vid början av varje sammanträde. I brådskande fall kan rådet, på begäran av AVS-staterna eller gemenskapen, besluta att på dagordningen ta upp sådana punkter för vilka de tidsfrister som föreskrivs i punkt 1 inte har iakttagits.

3. Den preliminära dagordningen kan delas upp i en del A och en del B.

Punkter där rådet kan besluta om godkännande utan överläggning skall tas upp i del A.

Punkter som kräver en överläggning i rådet skall tas upp i del B. Därmed kan rådet grundligt behandla de stora ämnena för samarbetet, eventuellt efter förberedelse enligt artikel 342.6 i konventionen.

4. De ministrar som deltar i rådets sammanträde kan besluta att diskutera vissa punkter av gemensamt intresse (C-punkter); sådana diskussioner är av informell karaktär och sker utanför rådets officiella arbete.

Artikel 4

1. Rådsledamöterna får åtföljas av rådgivare som biträder dem.

2. Varje delegations sammansättning skall meddelas till ordföranden före varje sammanträdes början.

3. Rådets beslut skall vara giltiga endast om minst hälften av medlemmarna i Europeiska unionens råd, en ledamot av kommissionen och två tredjedelar av de ledamöter som företräder AVS-staternas regeringar är närvarande.

4. Varje rådsledamot som är förhindrad att närvara får låta sig företrädas. I så fall skall han underrätta ordföranden och ange vilken person eller delegation som har fullmakt att företräda honom. Ersättaren skall utöva den förhindrade ledamotens alla rättigheter.

5. En företrädare for Europeiska investeringsbanken, nedan kallad "banken", skall vara närvarande vid rådets sammanträden när frågor inom områden som rör banken står på dagordningen.

Artikel 5

1. Företrädarna för sådana stater som har undertecknat konventionen men som vid dess ikraftträdande ännu inte har fullgjort de förfaranden som avses i artikel 359 i konventionen får delta i rådets sammanträden.

2. De kan i så fall tillåtas att delta i rådets överläggningar.

3. Denna arbetsordning, särskilt artikel 4.1, 4.2 och 4.4, gäller även för sådana företrädare.

Artikel 6

1. Om annat inte beslutas skall rådets sammanträden inte vara offentliga. För tillträde till rådets sammanträden krävs ett passerkort.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av andra gällande bestämmelser skall rådets överläggningar omfattas av sekretess, såvida inte rådet beslutar något annat.

Artikel 7

Rådet kan uppmanas att i ett brådskande ärende uttala sig genom skriftväxling om enighet föreligger om ett sådant förfarande. En sådan enighet kan nås antingen under ett rådsmöte eller inom kommittén eller i sådana former som rådet fastställer för detta ändamål.

Samtidigt med beslutet att tillgripa detta förfarande kan en svarsfrist uppställas. Vid fristens utgång skall rådets ordförande, efter rapport från rådets två sekreterare, på grundval av de inkomna svaren avgöra om enighet kan anses vara uppnådd.

Om förfarandet enligt denna artikel tillgrips skall rådet uttala sig i enlighet med artikel 338 i konventionen.

Artikel 8

Båda parternas ordförande, biträdda av rådgivare, kan samråda och utbyta åsikter regelbundet mellan rådets sammanträden.

Artikel 9

Alla meddelanden som föreskrivs i denna arbetsordning skall genom rådssekretariatets försorg tillställas AVS-staternas företrädare, generalsekretariatet för gruppen av AVS-stater, medlemsstaternas ständiga representanter, Europeiska unionens råds generalsekretariat och kommissionens generalsekretariat.

Meddelanden som rör banken skall även tillställas dennas ordförande.

Artikel 10

Över varje sammanträde skall det upprättas ett protokoll, där särskilt de beslut som fattas av rådet skall anges.

Sedan protokollet godkänts av rådet skall det undertecknas av den sittande ordföranden och av rådets två sekreterare och bevaras i rådets arkiv. En kopia av protokollet skall tillställas de mottagare som anges i artikel 9.

Artikel 11

Om annat ej beslutas skall rådet överlägga på grundval av underlag som avfattats på danska, engelska, finska, franska, grekiska, italienska, nederländska, portugisiska, spanska, svenska och tyska.

Varje rådsledamot får motsätta sig överläggningar om en text som läggs fram under ett pågående sammanträde om den inte finns på det av de elva språk, som avses i första stycket, som han anger.

Artikel 12

Beslut, resolutioner, rekommendationer och yttranden enligt artikel 342 i konventionen skall delas in i artiklar.

De rättsakter som avses i första stycket skall avslutas med formuleringen "Utfärdad (utfärdat) i . . .", följd av det datum då rådet antog akten.

Artikel 13

Beslut enligt artikel 342.2 i konventionen skall ha rubriken "Beslut", följd av ett ordningsnummer, dag för antagandet och uppgifter om ämnet.

Besluten skall innehålla uppgift om ikraftträdandetidpunkt. De skall också innehålla följande mening: "AVS-staterna, medlemsstaterna och gemenskapen skall, var och en för sitt vidkommande, vidta de åtgärder som krävs för att följa detta beslut."

Artikel 14

Resolutioner, deklarationer, rekommendationer och yttranden enligt artikel 342.3 i konventionen skall ha rubriken "Resolution", "Deklaration", "Rekommendation" eller "Yttrande", följd av ett ordningsnummer, dag för antagandet och uppgift om ämnet.

Artikel 15

1. Texten till de rättsakter som antas av rådet skall undertecknas av ordföranden och bevaras i rådets arkiv.

2. Dessa rättsakter skall genom rådets två sekreterares försorg delges de mottagare som avses i artikel 9.

Artikel 16

Ordförandeskapet i rådet skall utövas enligt följande turordning:

- Från och med den 1 april till och med den 30 september av en regeringsledamot från en AVS-stat.

- Från och med den 1 oktober till och med den 31 mars av en medlem av Europeiska unionens råd.

Artikel 17

Rådet får till kommittén delegera en del av sina befogenheter enligt artikel 345 i konventionen.

Artikel 18

1. Kommittén skall sammanträda enligt reglerna i sin arbetsordning.

2. Kommittén skall förbereda rådets sammanträden och utföra de uppdrag som rådet kan anförtro den.

3. Konventionen, särskilt artikel 338, samt artiklarna 7 och 12 15 i denna arbetsordning skall tillämpas på de rättsakter som antas av kommittén enligt punkt 2 i denna artikel.

Artikel 19

När rådet deltar i den gemensamma församlingens sessioner enligt artikel 350 första stycket i konventionen skall det företrädas av sin ordförande. Vid förhinder för ordföranden skall denne utse en ledamot som ersättare.

Artikel 20

1. När en fördragsslutande part begär samråd enligt artikel 11 tredje stycket i konventionen skall detta äga rum inom rådet snarast möjligt och i allmänhet senast 30 dagar efter begäran.

2. Det behöriga organet kan vara rådet, kommittén eller en tillfällig grupp.

Artikel 21

1. När AVS-staterna begär samråd enligt artikel 12 andra stycket i konventionen skall detta äga rum inom kort, i allmänhet senast 15 dagar efter begäran.

2. Det behöriga organet kan vara rådet, kommittén eller en tillfällig grupp.

Artikel 22

AVS-staternas regionala ekonomiska organisationer kan företrädas genom observatörer vid rådets och kommitténs sammanträden, om inte annat följer av ett föregående beslut av rådet, enligt bilaga VII till konventionens slutakt.

Artikel 23

1. När samråd begärs enligt artikel 366a.2 i konventionen skall samrådet inledas senast 15 dagar efter begäran och som regel inte pågå längre än 30 dagar.

2. För sådana samråd

- skall gemenskapen företrädas av sitt ordförandeskap, biträtt av den medlemsstat som dessförinnan innehade ordförandeskapet och den medlemsstat som står närmast i tur, samt av kommissionen,

- skall AVS-staterna företrädas av den AVS-stat som innehar medordförandeskapet, biträdd av den AVS-stat som dessförinnan innehade medordförandeskapet samt den som står närmast i tur. Utöver den berörda AVS-parten skall två andra, av denna part utsedda ledamöter av rådet också delta i samrådet.

3. Efter överenskommelse mellan de berörda parterna kan samrådet äga rum på en annan nivå än i rådet.

4. Efter överenskommelse mellan de berörda parterna får varje sådan person som avses i punkt 2 låta sig företrädas genom ombud.

Artikel 24

Sekretariatsuppgifterna för rådet och kommittén skall utföras på jämställd grund av två sekreterare.

De båda sekreterarna skall efter ömsesidigt samråd utnämnas en av AVS-staterna respektive en av gemenskapen.

Sekreterarna skall utföra sina uppgifter under full oavhängighet och endast se till konventionens intressen utan att vare sig begära eller ta emot instruktioner från någon regering, organisation eller myndighet förutom rådet och kommittén.

All korrespondens till rådet skall sändas till dess ordförande vid rådssekretariatets säte.

Upprättad i Luxemburg den 24 april 1997.

På AVS EG-ministerrådets vägnar

RABUKA

Ordförande