Beslut nr 4/2002 av gemensamma rådet EG-Mexiko

av den 6 november 2003

om antagande av en arbetsordning för de särskilda kommittéerna EG-Mexiko

(2003/824/EG)

GEMENSAMMA RÅDET HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av avtalet om ekonomiskt partnerskap, politisk samordning och samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater å ena sidan och Mexikos förenta stater å andra sidan, undertecknat i Bryssel den 8 december 1997 (nedan kallat "avtalet") särskilt artikel 49 i detta, och

av följande skäl:

(1) Genom beslut nr 2/2000 antaget den 23 mars 2000 tillsatte gemensamma rådet EG-Mexiko en särskild kommitté för tullsamarbete och ursprungsregler, en särskild kommitté för standarder och tekniska föreskrifter, en särskild kommitté för sanitära och fytosanitära frågor, en särskild kommitté för stålprodukter, en särskild kommitté för offentlig upphandling och en särskild kommitté för immaterialrättsliga frågor.

Genom beslut nr 2/2001 antaget den 27 februari 2001 tillsatte gemensamma rådet EG-Mexiko vidare en särskild kommitté för finansiella tjänster.

(2) Enligt artikel 49 i avtalet bör gemensamma rådet EG-Mexiko i sin arbetsordning fastställa de särskilda kommittéernas arbetsmetoder.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Arbetsordningen för de särskilda kommittéerna EG-Mexiko fastställs i enlighet med vad som anges i bilagan till detta beslut, som skall gälla som de särskilda kommittéernas arbetsordning och skall fogas till arbetsordningen för gemensamma rådet EG-Mexiko i bilagan till beslut nr 1/2001 av gemensamma rådet EG-Mexiko(1).

Artikel 2

Detta beslut träder i kraft den 6 november 2003.

Utfärdat i Bryssel den 6 november 2003.

På gemensamma rådets vägnar

L. E. Derbez

Ordförande

(1) EGT L 70, 12.3.2001, s. 1.

BILAGA

"Tillägg

ARBETSORDNING FÖR DE SÄRSKILDA KOMMITTÉERNA EG-MEXIKO

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i de särskilda kommittéerna EG-Mexiko (nedan kallade "de särskilda kommittéerna") skall för varje möte innehas växelvis av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission och en företrädare för Mexikos regering, normalt på högre tjänstemannanivå.

Artikel 2

Möten

De särskilda kommittéerna skall sammanträda i enlighet med i de artiklar i beslut nr 2/2000 av gemensamma rådet EG-Mexiko av den 23 mars 2000 och beslut nr 2/2001 av gemensamma rådet EG-Mexiko av den 27 februari 2001 om tillämpning av artiklarna 6 och 9, artikel 12.2 b och artikel 50 i avtalet om ekonomiskt partnerskap, politisk samordning och samarbete genom vilka kommittéerna tillsätts.

Artikel 3

Delegationer

Före varje möte skall de särskilda kommittéernas ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens ordförande.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Mexikos regering skall gemensamt fungera som de särskilda kommittéernas sekreterare.

2. All korrespondens till eller från de särskilda kommittéernas ordförande som avses i denna arbetsordning skall vidarebefordras till de särskilda kommittéernas sekreterare och till sekreteraren och ordföranden för gemensamma kommittén EG-Mexiko samt, när så är lämpligt, till ledamöterna i gemensamma kommittén EG-Mexiko.

Artikel 5

Handlingar

Om de särskilda kommittéernas överläggningar grundar sig på skriftligt underlag skall dessa handlingar av de båda sekreterarna numreras och cirkuleras som de särskilda kommittéernas handlingar.

Artikel 6

Offentlighet

Om inget annat beslutas skall de särskilda kommittéernas möten inte vara offentliga.

Artikel 7

Dagordning för mötena

1. De särskilda kommittéernas sekreterare skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte, till vilken underlagen bifogas, senast trettio dagar före mötet. Dagordningen skall översändas till gemensamma kommitténs EG-Mexiko ordförande, sekreterare och ledamöter senast 15 dagar innan mötet inleds.

De särskilda kommittéerna skall anta dagordningen vid början av varje möte. Punkter som inte förekommer på den preliminära dagordningen kan med båda parters godkännande läggas till i denna.

2. Tidsfristerna i punkt 1 får, om parterna är överens om det, förkortas med hänsyn till omständigheterna i ett enskilt fall.

Artikel 8

Protokoll

Ett protokoll skall föras vid varje möte enligt följande förfarande och baseras på ordförandens sammanfattning av de särskilda kommittéernas slutsatser.

a) Parterna skall direkt efter de särskilda kommittéernas möte utarbeta och fastställa en första protokollversion.

b) Parterna har sedan 20 arbetsdagar på sig att skicka ut protokollen internt och jämföra de internt godkända versionerna.

c) När protokollet antas av de särskilda kommittéerna skall det undertecknas av ordföranden och sekreterarna inom tio arbetsdagar efter det att det interna godkännandeförfarandet enligt b har avslutats.

d) En kopia av protokollet skall sändas till ordföranden och sekreteraren för gemensamma kommittén EG-Mexiko.

Artikel 9

Rekommendationer

1. I de fall då de särskilda kommittéerna har befogenhet att avge rekommendationer i enlighet med beslut nr 2/2000 eller beslut nr 2/2001 skall dessa akter benämnas "rekommendation", följt av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet.

2. När en särskild kommitté avger rekommendationer, skall artiklarna 10-12 i gemensamma rådets beslut nr 1/2001 om arbetsordningen för gemensamma rådet EG-Mexiko äga motsvarande tillämplighet.

3. Den särskilda kommitténs rekommendationer skall sändas till sekreteraren för gemensamma kommittén EG-Mexiko.

Artikel 10

Utgifter

1. Mexikos förenta stater och Europeiska gemenskapen skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i de särskilda kommittéernas möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

2. Den part som är värd för ett möte skall stå för kostnaderna för att ordna mötet, för tolkning under mötet och för översättning och mångfaldigande av handlingar.

Artikel 11

Årlig rapport

De särskilda kommittéerna skall årligen rapportera till gemensamma kommittén EG-Mexiko.

Artikel 12

Andra särskilda kommittéer

Denna arbetsordning skall tillämpas på alla andra särskilda kommittéer eller organ som tillsätts i enlighet med artikel 49 i avtalet för att biträda gemensamma rådet EG-Mexiko när det fullgör sina uppgifter."