Beslut nr 2/2001 av ambassadörskommittén för AVS-EG

av den 30 januari 2001

om antagandet av arbetsordning för ambassadörskommittén för AVS-EG

(2001/113/EG)

AMBASSADÖRSKOMMITTÉN FÖR AVS-EG HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av partnerskapsavtalet AVS-EG som undertecknades i Cotonou den 23 juni 2000, särskilt artikel 16.3 i detta, och

av följande skäl:

Ministerrådet för AVS-EG beslutade genom beslut nr 1/2000 av den 27 juli 2000 att flertalet av bestämmelserna i partnerskapsavtalet AVS-EG skulle tillämpas i förväg.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Tid och plats för sammanträden

1. I enlighet med artikel 16.2 i partnerskapsavtalet AVS-EG (nedan kallat AVS-EG-avtalet) skall Ambassadörskommittén (nedan kallad kommittén) sammanträda regelbundet, särskilt i syfte att förbereda ministerrådet för AVS-EG, nedan kallat rådet, sammanträden och eljest på begäran av en av parterna när så behövs.

2. Kommittén skall sammankallas på begäran av dess ordförande. Tidpunkten för dessa sammanträden skall fastställas genom överenskommelse mellan parterna.

3. Kommittén skall sammanträda antingen vid Europeiska unionens råds säte eller vid sätet för generalsekretariatet för AVS-statsgruppen. Efter särskilt beslut får den dock sammanträda i en stad belägen i en AVS-stat.

Artikel 2

Kommitténs uppgifter

1. I enlighet med artikel 16.2 i AVS-EG-avtalet skall kommittén biträda ministerrådet i fullgörandet av dess uppgifter och utföra varje uppdrag som rådet ger den. Den skall övervaka tillämpningen av AVS-EG-avtalet och även framstegen när det gäller förverkligandet av de mål som fastställs i detta.

2. Kommittén skall rapportera till rådet, särskilt på de områden där rådet har delegerat befogenheter.

3. Kommittén skall även förelägga rådet alla resolutioner, rekommendationer eller yttranden som den anser vara nödvändiga eller lämpliga.

Artikel 3

Dagordning för sammanträdena

1. Den preliminära dagordningen för varje sammanträde skall fastställas av ordföranden. Den skall tillställas kommitténs övriga ledamöter åtminstone åtta dagar före sammanträdet.

Den preliminära dagordningen skall innehålla sådana punkter som anmälts och kommit ordföranden tillhanda minst tio dagar före sammanträdet. På den preliminära dagordningen skall endast sådana punkter tas upp för vilka underlaget har kommit rådets sekretariat tillhanda i tid för att tillställas kommittéledamöterna åtminstone åtta dagar före sammanträdets början.

2. Dagordningen skall antas av kommittén vid början av varje sammanträde. I brådskande fall får kommittén, på begäran av AVS-staterna eller gemenskapen, besluta att på dagordningen ta upp sådana punkter för vilka de tidsfrister som föreskrivs i punkt 1 inte har iakttagits.

Artikel 4

Överläggningar

1. Kommitténs beslut skall fattas i samförstånd av gemenskapen, å ena sidan, och AVS-staterna, å andra sidan.

2. Kommitténs beslut skall vara giltiga endast om minst hälften av gemenskapens medlemsstaters ständiga representanter, en företrädare för Europeiska gemenskapens kommission, och hälften av ledamöterna i ambassadörskommittén är närvarande.

3. Varje kommittéledamot som är förhindrad att delta får låta sig företrädas. I så fall skall han underrätta ordföranden och ange vilken person eller vilken delegation som har bemyndigats att företräda honom eller henne. Ersättaren skall utöva den förhindrade ledamotens alla rättigheter.

4. Kommittéledamöterna får åtföljas av rådgivare.

5. En företrädare för Europeiska investeringsbanken (nedan kallad banken) skall vara närvarande vid kommitténs sammanträden när frågor på områden som rör banken står på dagordningen.

Artikel 5

Skriftliga förfaranden, offentliga publikationer och texternas form

Artikel 4, artikel 9.3 och artikel 14 i ministerrådets arbetsordning, antagen genom beslut 1/2001 av ambassadörskommittén för AVS-EG den 30 januari 2001 skall tillämpas på de texter som kommittén antar.

Artikel 6

Stater som närvarar som observatörer

1. Företrädare för signatärstater som har undertecknat AVS-EG-avtalet, men som vid dess ikraftträdande ännu inte har slutfört de förfaranden som avses i artikel 93 i avtalet, får närvara som observatörer vid kommitténs sammanträden. De kan i så fall tillåtas delta i kommitténs diskussioner.

2. Samma regel är tillämplig på de länder som avses i artikel 93.6 i AVS-EG-avtalet.

3. Kommittén får tillåta företrädarna för en stat som ansökt om anslutning till AVS-EG-avtalet att i egenskap av observatörer delta i kommitténs arbete.

Artikel 7

Konfidentialitet

1. Om inte annat beslutas skall kommitténs sammanträden inte vara offentliga.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av andra gällande bestämmelser skall kommitténs överläggningar omfattas av sekretess, såvida inte kommittén beslutar något annat.

Artikel 8

Meddelanden och protokoll

1. Alla meddelanden som föreskrivs i denna arbetsordning skall genom rådets sekretariats försorg tillställas AVS-staternas företrädare, generalsekretariatet för gruppen av AVS-stater, medlemsstaternas ständiga representanter, Europeiska unionens råds generalsekretariat och kommissionen.

Dessa meddelanden skall i de fall de rör banken även tillställas bankens ordförande.

2. Över varje sammanträde skall det upprättas ett protokoll, där särskilt de beslut som fattas av kommittén skall anges.

Sedan protokollet godkänts av kommittén skall det undertecknas av kommitténs ordförande och av rådets sekreterare och bevaras i rådets arkiv. En kopia av protokollet skall tillställas de mottagare som anges i punkt 1.

Artikel 9

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i kommittén skall utövas växelvis, sex månader i taget, av en av gemenskapen utsedd ständig representant för en medlemsstat, och en av AVS-staterna utsedd delegationschef som är företrädare för en AVS-stat.

Artikel 10

Korrespondens och dokumentation

1. Korrespondens till kommittén skall tillställas dess ordförande vid rådets sekretariats säte.

2. Om inte annat beslutas skall kommittén överlägga på grundval av underlag som avfattats på danska, engelska, finska, franska, grekiska, italienska, nederländska, portugisiska, spanska, svenska och tyska.

Artikel 11

Kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper

1. Kommittén skall biträdas av följande:

i) Den tullsamarbetskommitté som inrättas genom artikel 37 i protokoll 1 till bilaga V till AVS-EG-avtalet.

ii) Den ständiga gemensamma grupp om bananer som föreskrivs i artikel 3 i protokoll 5 till bilaga V till AVS-EG-avtalet.

iii) Underkommittén för handelssamarbete.

iv) Underkommittén för socker.

v) Den gemensamma arbetsgrupp om ris som avses i § 5 till förklaring XXIV till AVS-EG-avtalets slutakt.

vi) Den gemensamma arbetsgruppen om rom som avses i § 6 till förklaring XXV till AVS-EG-avtalets slutakt.

2. Kommittén får inrätta andra lämpliga underkommittéer eller arbetsgrupper för att utföra sådant arbete som den anser vara nödvändigt för fullgörandet av de uppgifter som avses i artikel 16.2 i AVS-EG-avtalet.

3. Dessa kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper skall rapportera till kommittén om sitt arbete.

Artikel 12

Kommittéernas, underkommittéernas och arbetsgruppernas sammansättning

1. Med undantag av Tullsamarbetskommittén skall de kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper som avses i artikel 11 bestå av AVS-ambassadörerna eller deras företrädare, företrädare för kommissionen och företrädare för medlemsstaterna.

2. En företrädare för banken skall vara närvarande vid dessa kommittéers, underkommittéers och arbetsgruppers sammanträden när frågor som rör banken står på dagordningen.

3. Ledamöterna av dessa kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper får biträdas i sitt arbete av sakkunniga.

Artikel 13

Ordförandeskap i kommittéerna, underkommittéerna och arbetsgrupperna

1. De kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper som avses i artikel 11 skall stå under gemensamt ordförandeskap av en ambassadör från AVS-partens sida och från gemenskapens sida en företrädare för kommissionen eller en medlemsstat.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 1 får varje medordförande i undantagsfall och enligt överenskommelse låta sig företrädas av den han eller hon utser.

Artikel 14

Sammanträdesförfarande för kommittéerna, underkommittéerna och arbetsgrupperna

De kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper som avses i artikel 11 skall med sju dagars varsel, utom i brådskande fall, sammanträda på begäran av endera parten och efter samråd mellan ordförandena.

Artikel 15

Arbetsordning för kommittéerna, underkommittéerna och arbetsgrupperna

De kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper som avses i artikel 11 får med kommitténs godkännande fastställa sin egen arbetsordning.

Artikel 16

Sekretariat

1. Sekretariatsuppgifterna och annat arbete som krävs för att kommittén samt de kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper som avses i artikel 11 skall fungera (utarbetande av dagordningar, utsändande av tillhörande dokument m.m.) skall utföras av rådets sekretariat.

2. Sekretariatet skall så snart som möjligt efter varje sammanträde upprätta ett protokoll över sammanträdena i dessa kommittéer, underkommittéer och arbetsgrupper.

Detta protokoll skall genom rådets sekretariats försorg tillställas företrädarna för AVS-staterna, generalsekretariatet för gruppen av AVS-stater, medlemsstaternas ständiga representanter, Europeiska unionens råds generalsekretariat och kommissionen.

Utfärdat i Bryssel den 30 januari 2001.

För ambassadörskommittén för AVS-EG

G. Lund

Ordförande