BESLUT nr 1/95 AV ASSOCIERINGSRÅDET mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater å ena sidan och Bulgarien å andra sidan av den 29 maj 1995 om fastställelse av dess arbetsordning (95/429/EG)

ASSOCIERINGSRÅDET HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Europaavtalet som upprättar en associering mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater å ena sidan och Bulgarien å andra sidan, särskilt artiklarna 105, 106, 107, 108, 109 och 110, och

med beaktande av att detta avtal trädde i kraft den 1 februari 1995.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringsrådet skall utövas i turordning i tolv månader åt gången av en företrädare för Europeiska unionens råd, för gemenskapens och dess medlemsstaters räkning, och av en företrädare för Bulgariens regering. Den första perioden skall inledas den dag det första associeringsrådet hålls och avslutas den 31 december 1995.

Artikel 2

Möten

Associeringsrådet skall sammanträda regelbundet på ministernivå en gång per år. Om parterna är överens om det kan associeringsrådet hålla extraordinarie möten på begäran av någon av parterna.

Om inte parterna överenskommer om annat skall associeringsrådets alla möten hållas på den plats där Europeiska unionens råd vanligtvis sammanträder och på den dag som parterna kommer överens om.

Kallelse till associeringsrådets möten skall göras gemensamt av associeringsrådets sekreterare, i samförstånd med ordföranden.

Artikel 3

Representation

Medlemmar av associeringsrådet som är förhindrade att delta i ett möte kan låta sig företrädas. Om en medlem önskar låta sig företrädas, skall han före mötet i fråga meddela ordföranden namnet på sin ersättare.

Den som företräder en medlem av associeringsrådet får utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Associeringsrådets medlemmar får ledsagas av tjänstemän.

Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer.

En företrädare för Europeiska investeringsbanken skall närvara som observatör vid associeringsrådets möten när frågor som rör banken står på dagordningen.

Associeringsrådet kan bjuda in utomstående personer att närvara vid mötena för att informera rådet om särskilda ämnen.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en tjänsteman från Bulgariens beskickning i Bryssel skall gemensamt fungera som sekretariat för associeringsrådet.

Artikel 6

Korrespondens

Korrespondens till associeringsrådet skall sändas till associeringsrådets ordförande under adress Generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till associeringsrådets ordförande och, vid behov, till associeringsrådets övriga medlemmar. Den korrespondens som sprids på detta sätt skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till medlemsstaternas permanenta representationer och till Bulgariens beskickning i Bryssel.

Meddelanden från associeringsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av de båda sekreterarna och vid behov till associeringsrådets övriga medlemmar, under de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 7

Offentlighet

Om inte parterna beslutar om annat är associeringsrådets möten inte offentliga.

Artikel 8

Mötenas dagordning

1. Ordföranden skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Associeringsrådets sekreterare skall skicka dagordningen till de mottagare som anges i artikel 6 senast två veckor före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter för vilka en begäran om upptaganden på dagordningen kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före mötets början. Punkterna får dock endast föras upp på den preliminära dagordningen om tillhörande handlingar överlämnats till sekreterarna senast den dag dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall antas av associeringsrådet i början av varje möte. Om båda parterna är överens kan ytterligare punkter föras upp på dagordningen, utöver dem som redan finns.

2. Ordförande kan, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

De båda sekreterarna skall upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

Protokollet skall vanligtvis för varje punkt på dagordningen ange

- de dokument som lagts fram för associeringsrådet,

- de yttranden som någon medlem av associeringsrådet begärt att få inskrivna i protokollet,

- de beslut som fattats, de yttranden om vilka överenskommelse nåtts samt de slutsatser som antagits.

Utkastet till protokoll skall föreläggas associeringsrådet för godkännande. Det skall godkännas inom tre månader efter associeringsrådets möte. Efter godkännande skall protokollet undertecknas av ordföranden och de båda sekreterarna. Det skall arkiveras i generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd, och en bestyrkt kopia skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 6.

Artikel 10

Beslut och rekommendationer

1. Associeringsrådet skall fatta beslut och utfärda rekommendationer efter samförstånd mellan parterna.

Mellan mötena skall associeringsrådet, om båda parter är överens, fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande.

2. Associeringsrådets beslut och rekommendationer, i den mening som avses i artikel 107 i Europaavtalet, skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation", och följas av serienummer, datum för antagande samt angivande av ämne.

Associeringsrådets beslut och rekommendationer skall vara undertecknade av ordförande och bestyrkta av båda sekreterarna.

Besluten och rekommendationerna skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 6.

Associeringsrådet kan besluta att offentliggöra sina beslut och rekommendationer i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och i Darjaven Vestnik.

Artikel 11

Språk

Associeringsrådets officiella språk skall vara båda parternas officiella språk.

Om parterna inte beslutar om annat skall associeringsrådet överlägga på grundval av dokument upprättade på dessa språk.

Artikel 12

Utgifter

Gemenskapen och Bulgarien skall stå för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i associeringsrådets möte, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

Kostnaderna för tolkning under mötena samt för översättning och mångfaldigande av dokument skall betalas av gemenskapen, med undantag för kostnaderna för tolkning eller översättning till eller från bulgariska, vilka skall betalas av Bulgarien.

Kostnaderna för de praktiska arrangemangen av mötena skall betalas av den part som är värd för mötena.

Artikel 13

Associeringskommitté

1. En associeringskommitté skall inrättas, med uppgift att biträda associeringsrådet när det fullgör sina uppgifter. Den skall vara sammansatt av företrädare för Europeiska unionens råd och för Europeiska gemenskapernas kommission å ena sidan och av företrädare för den bulgariska regeringen å andra sidan, vanligen på högre tjänstemannsnivå.

2. Associeringskommittén skall förbereda associeringsrådets möten och överläggningar och skall vid behov verkställa dess beslut och i allmänhet säkerställa att kontinuiteten i relationerna mellan de associerade parterna bibehålls och att Europaavtalet fungerar väl. Kommittén skall granska alla frågor som associeringsrådet tillställer den samt varje annan fråga som kan komma upp inom ramen för den dagliga tillämpningen av Europaavtalet. Den skall lägga fram förslag eller utkast till beslut/rekommendationer för associeringsrådet för godkännande.

3. Om Europaavtalet anger att det föreligger en förpliktelse eller möjlighet till samråd kan detta äga rum inom associeringskommittén. Detta samråd kan föras vidare inom associeringsrådet, om båda parterna är överens om det.

4. Associeringskommitténs arbetsordning bifogas bilagan till detta beslut.

Artikel 14

Underkommittéer och särskilda arbetsgrupper

De underkommittéer och arbetsgrupper som inrättades av den gemensamma kommitté som avses i artikel 39 i interimsavtalet mellan Europeiska ekonomiska gemenskapen och Kol- och stålgemenskapen å ena sidan och Bulgarien å andra sidan, om handel och kompletterande åtgärder av den 8 mars 1993, bibehålls fram till inrättandet av den första associeringskommittén, som skall fastställa den nya förteckningen över underkommittéer och arbetsgrupper. Dessa förutsätts arbeta under tillsyn av associeringskommittén, till vilken de skall rapportera efter varje möte.

Associeringskommittén kan besluta att upplösa befintliga underkommittér eller arbetsgrupper, ändra deras uppdrag eller inrätta andra underkommittéer eller grupper med uppgift att biträda associeringskommittén när denna fullgör sina uppdrag.

Dessa underkommittéer och grupper har ingen beslutanderätt.

Utfärdat i Bryssel den 29 maj 1995.

På associeringsrådets vägnar

M. BARNIER

Ordförande

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR ASSOCIERINGSKOMMITTÉN

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringskommittén skall utövas i turordning i tolv månader åt gången av en företrädare för kommissionen, för gemenskapens och dess medlemsstaters räkning, och av en företrädare för Bulgariens regering. Den första perioden skall inledas den dag det första associeringsrådet hålls och avslutas den 31 december 1995.

Artikel 2

Möten

Associeringskommittén skall samlas när omständigheterna så kräver och med båda parternas samtycke.

Varje associeringskommittémöte skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som båda parterna kommit överens om.

Associeringskommitténs möten skall sammankallas av ordföranden.

Artikel 3

Delegationer

För varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från kommissionen och en tjänsteman från Bulgariens regering skall gemensamt fungera som sekreterare för associeringskommittén.

Alla meddelanden till och från associeringskommitténs ordförande inom ramen för vad som avses i detta beslut skall skickas till sekreterarna för associeringskommittén och till sekreterarna och ordföranden i associeringsrådet.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte annat beslut fattas skall associeringskommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 6

Mötenas dagordning

1. Ordförande skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Associeringskommitténs sekreterare skall skicka den till de mottagare som anges i artikel 4 senast två veckor före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall inkludera de punkter för vilka begäran om upptagande på dagordningen kommit ordförande tillhanda senast 21 dagar före mötets början. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om tillhörande handlingar överlämnats till sekreterarna senast den dag dagordningen skall avsändas.

Associeringskommittén kan be experter delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen.

Dagordningen skall godkännas av associeringskommittén vid början av varje möte. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen kan införas om båda parter är överens.

2. Ordförande kan, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 7

Protokoll

Protokoll skall föras vid varje möte och detta skall grunda sig på ordförandens sammanfattning av de slutsatser associeringskommittén kommit fram till.

Efter att ha godkänts av associeringskommittén skall protokollet undertecknas av ordföranden och av de båda sekreterarna och ett exemplar arkiveras av vardera parten. En kopia av protokollet skall skickas till de mottagare som anges i artikel 4.

Artikel 8

Beslutsfattande

I de specifika fall där associeringskommittén har associeringsrådets bemyndigande att fatta beslut/utfärda rekommendationer i enlighet med artikel 109.2 i Europaavtalet, skall dessa akter benämnas "beslut" respektive "rekommendation" och följas av serienummer, datum för antagande samt angivande av ämne.

Varje gång associeringskommittén fattar ett beslut skall artiklarna 10 och 11 i associeringsrådets beslut nr 1/95 som fastställer dess arbetsordning också tillämpas av kommittén.

Associeringskommitténs beslut och rekommendationer skall skickas till de mottagare som anges i artikel 4 i denna bilaga.

Artikel 9

Utgifter

Gemenskapen och Bulgarien skall stå för de kostnader som uppkommer till följd av deras deltagande i associeringskommitténs, dess underkommittéers och arbetsgruppers möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

Kostnader för tolkning under mötena samt för översättning och mångfaldigande av dokumenten skall betalas av gemenskapen, med undantag för tolkning och översättning till eller från bulgariska, som skall betalas av Bulgarien.

Kostnaderna för de praktiska arrangemangen av mötena skall betalas av den part som är värd för mötena.