Beslut nr 1/2001 av Gemensamma rådet

som inrättats genom ramavtalet om samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater å ena sidan, och Republiken Chile å andra sidan,

av den 26 juni 2001

Gemensamma rådets arbetsordning

(2001/755/EG)

GEMENSAMMA RÅDET HAR FASTSTÄLLT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av ramavtalet om samarbete för att förbereda det slutliga mål som utgörs av en associering av politisk och ekonomisk karaktär mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater å ena sidan, och Republiken Chile å andra sidan(1), undertecknat i Florens den 21 juni 1996, nedan kallat avtalet, särskilt artiklarna 33-37 i detta, och

av följande skäl:

Avtalet trädde i kraft den 1 februari 1999.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet vid gemensamma rådets möten skall innehas växelvis i tolvmånadersperioder av en medlem av Europeiska unionens råd, på Europeiska gemenskapens och dess medlemsstaters vägnar, och en företrädare för Republiken Chile. Ordförandeskapets första period skall emellertid inledas den dag då det första mötet i rådet äger rum och avslutas den 31 december samma år.

Artikel 2

Möten

1. Gemensamma rådet skall sammanträda på ministernivå med jämna mellanrum och när omständigheterna så kräver, om parterna är ense om detta.

2. Varje möte i gemensamma rådet skall hållas på en plats som överenskommits mellan parterna.

3. Gemensamma rådets möten skall gemensamt sammankallas av gemensamma rådets sekreterare.

Artikel 3

Ställföreträdare

1. Gemensamma rådets medlemmar kan låta sig företrädas om de är förhindrade att närvara.

2. Om en medlem önskar låta sig företrädas, skall han före det möte vid vilket han skall företrädas till ordföranden anmäla företrädarens namn. Den som företräder en av gemensamma rådets medlemmar skall inneha medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Gemensamma rådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän. Före varje möte skall ordföranden i gemensamma rådet underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens ordförande.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från Chiles beskickning vid Europeiska unionen skall gemensamt vara gemensamma rådets sekreterare.

Artikel 6

Handlingar

När gemensamma rådets överläggningar grundar sig på skriftliga underlag skall dessa handlingar numreras och såsom gemensamma rådets handlingar cirkuleras av de båda sekreterarna.

Artikel 7

Korrespondens

1. Korrespondens till gemensamma rådet eller till dess ordförande skall vidarebefordras till gemensamma rådets båda sekreterare.

2. De båda sekreterarna skall säkerställa att korrespondensen vidarebefordras till gemensamma rådets ordförande och, om det är lämpligt, såsom handlingar som avses i artikel 6 cirkuleras till blandade rådets övriga medlemmar. Korrespondens som cirkuleras skall sändas till kommissionens generalsekretariat, EU-medlemsstaternas ständiga representationer och Chiles beskickning vid Europeiska unionen.

3. Korrespondens från gemensamma rådets ordförande skall av en av sekreterarna sändas till mottagarna och, om det är lämpligt, såsom handlingar som avses i artikel 6 cirkuleras till gemensamma rådets övriga medlemmar på de adresser som anges i punkt 2.

Artikel 8

Dagordning för mötena

1. En preliminär dagordning för varje möte skall upprättas av gemensamma rådets sekreterare med utgångspunkt i förslag från parterna. Dagordningen skall av respektive sekreterare sändas till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 dagar innan mötet inleds. Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka någon av sekreterarna senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds. Dagordningen skall antas av gemensamma rådet i början av varje möte. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen, om parterna är överens om detta.

2. De tidsfrister som anges i punkt 1 får efter överenskommelse mellan parterna förkortas med hänsyn till omständigheterna i det särskilda fallet.

Artikel 9

Protokoll

1. De båda sekreterarna skall så snart som möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll över varje möte.

2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgifter om

a) vilka handlingar som inkommit till gemensamma rådet,

b) yttranden som någon medlem av gemensamma rådet begärt att få ta till protokollet,

c) de förslag som lagts fram, de rekommendationer som utfärdats samt de slutsatser som antagits om specifika frågor.

3. Protokollet skall också innehålla en förteckning över de medlemmar av gemensamma rådet eller företrädare för dessa som deltog i mötet.

4. Utkastet till protokoll skall vid nästa möte föreläggas gemensamma rådet för godkännande. Det kan även godkännas skriftligen av båda parter. Efter det att det godkänts skall två bestyrkta kopior av protokollet undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 10

Rekommendationer

1. I de fall som avses i artiklarna 33-36 i avtalet skall gemensamma rådet utfärda rekommendationer eller lägga fram förslag genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna. Mellan mötena kan gemensamma rådet utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna kommit överens om detta. Ett skriftligt förfarande består i en notväxling mellan de båda sekreterarna, vilka handlar med parternas samtycke.

2. Gemensamma rådets rekommendationer och förslag enligt artiklarna 33-36 i avtalet skall benämnas rekommendation respektive förslag, följt av löpnummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

3. Gemensamma rådets rekommendationer och förslag skall bestyrkas av de båda sekreterarna, och två bestyrkta kopior skall undertecknas av ordförandena för de båda parternas delegationer.

4. Rekommendationer och förslag skall såsom gemensamma rådets handlingar sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 11

Offentlighet

1. Om inte annat beslutas skall gemensamma rådets möten inte vara offentliga.

2. Var och en av parterna kan besluta att låta offentliggöra gemensamma rådets rekommendationer och förslag i sin respektive officiella tidning.

Artikel 12

Språk

1. Gemensamma rådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

2. Om inte annat beslutas, skall gemensamma rådet arbeta på grundval av handlingar som upprättats på dessa språk.

Artikel 13

Utgifter

1. Parterna skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i gemensamma rådets möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

2. Den part som är värd för mötet skall stå för kostnader för att organisera mötena samt för kostnader för tolkning under mötena, översättning och mångfaldigande av handlingar.

Artikel 14

Kommitté

Arbetsordningen för gemensamma kommittén bifogas som bilaga till denna arbetsordning.

Utfärdat i Luxemburg den 26 juni 2001.

På gemensamma rådets vägnar

L. Pagrotsky

Ordförande

(1) EGT L 209, 19.8.1996, s. 5.

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR GEMENSAMMA KOMMITTÉN MELLAN EUROPEISKA GEMENSKAPEN OCH DESS MEDLEMSSTATER Å ENA SIDAN, OCH REPUBLIKEN CHILE Å ANDRA SIDAN

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i gemensamma kommittén skall innehas växelvis i tolvmånadersperioder av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission, på Europeiska gemenskapens och dess medlemsstaters vägnar, och en företrädare för Republiken Chile. Ordförandeskapets första period skall inledas den dag då det första mötet i rådet äger rum och avslutas den 31 december samma år. Under denna period och därefter varje tolvmånadersperiod skall ordförandeskapet i gemensamma kommittén innehas av den part som innehar ordförandeskapet i blandade rådet.

Artikel 2

Möten

Gemensamma kommittén skall sammanträda en gång om året eller när omständigheterna så kräver om parterna är överens om det. Gemensamma kommitténs möten skall sammankallas gemensamt av de båda sekreterarna och hållas växelvis i Bryssel och i Chile på den dag som parterna kommit överens om.

Artikel 3

Delegationer

Före varje möte skall ordföranden i gemensamma kommittén underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens ordförande.

Artikel 4

Sekretariat

1. Gemensamma kommitténs sekretariat kommer att innehas gemensamt av en företrädare för Europeiska kommissionen och en företrädare för Chile.

2. All korrespondens till eller från gemensamma kommitténs ordförande som avses i denna arbetsordning skall vidarebefordras till gemensamma kommitténs sekreterare och till gemensamma rådets sekreterare och ordförande samt, när så är lämpligt, till gemensamma kommitténs ledamöter.

Artikel 5

Offentlighet

Om inget annat beslutas skall gemensamma kommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för mötena

1. Gemensamma kommitténs sekreterare skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Dagordningen skall översändas till gemensamma rådets ordförande och sekreterare samt till ledamöterna i gemensamma kommittén senast 15 dagar innan mötet inleds. Den preliminära dagordningen skall omfatta punkter för vilka ordföranden senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran om att de skall tas upp på dagordningen. Punkterna får tas upp på den preliminära dagordningen endast om underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds. Gemensamma kommittén skall anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, tas upp på dagordningen.

2. De tidsfrister som anges i punkt 1 får, om parterna är överens om det, förkortas med hänsyn till omständigheterna i det särskilda fallet.

Artikel 7

Protokoll

Ett protokoll skall föras vid varje möte och baseras på ordförandens sammanfattning av gemensamma kommitténs slutsatser. Sedan protokollet godkänts av gemensamma kommittén skall det undertecknas av ordföranden och sekreterarna och arkiveras av båda parter. En kopia av protokollet skall sändas till gemensamma rådets ordförande och sekreterare samt till gemensamma kommitténs ledamöter.

Artikel 8

Förslag

1. Om gemensamma kommittén har befogenhet att lägga fram förslag i enlighet med artikel 35.5 i avtalet skall dessa benämnas förslag, följt av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet.

2. Om gemensamma kommittén lägger fram förslag skall artiklarna 10-12 i gemensamma rådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.

3. Gemensamma kommitténs förslag skall översändas till de mottagare som anges i artikel 4.2.

Artikel 9

Utgifter

1. Chile och Europeiska gemenskapen skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i gemensamma kommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

2. Den part som är värd för ett möte skall stå för kostnaderna för anordnandet av mötet, tolkning under mötet, översättning och för mångfaldigande av handlingar.