Beslut nr 1/2001 av gemensamma rådet EU-Mexiko

av den 27 februari 2001

om fastställande av arbetsordningen för gemensamma rådet EU-Mexiko och för gemensamma kommittén EU-Mexiko

(2001/152/EG)

GEMENSAMMA RÅDET HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av avtalet om ekonomiskt partnerskap, politisk samordning och samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Mexikos förenta stater, å andra sidan (nedan kallat "avtalet"), vilket undertecknades i Bryssel den 8 december 1997, särskilt artiklarna 46.3 och 48.1 i detta, och

av följande skäl:

(1) Avtalet trädde i kraft den 1 oktober 2000.

(2) Gemensamma rådet skall fastställa sin arbetsordning samt gemensamma kommitténs uppgifter och arbetsmetoder.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Den arbetsordning som återfinns i bilagan fastställs härmed som gemensamma rådets arbetsordning.

Artikel 2

Detta beslut träder i kraft den 27 februari 2001.

Utfärdat i Bryssel den 27 februari 2001.

På gemensamma rådets vägnar

J. Castañeda

Ordförande

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR GEMENSAMMA RÅDET EU-MEXIKO

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i gemensamma rådet skall innehas växelvis i tolvmånadersperioder av en medlem av Europeiska unionens råd och en företrädare för Mexikos regering. Den första perioden skall emellertid inledas den dag då det första mötet i gemensamma rådet äger rum och avslutas den 31 december samma år.

Artikel 2

Möten

1. Gemensamma rådet skall sammanträda på ministernivå med jämna mellanrum och, om parterna är ense om det, när omständigheterna så kräver.

2. Gemensamma rådets möten skall hållas på en plats som parterna kommit överens om.

3. Gemensamma rådets möten skall gemensamt sammankallas av dess sekreterare.

Artikel 3

Representation

1. Gemensamma rådets ledamöter får låta sig företrädas.

2. En ledamot som önskar låta sig företrädas vid ett möte skall före mötet i fråga meddela ordföranden namnet på företrädaren. Den som företräder en ledamot av gemensamma rådet skall inneha ledamotens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Gemensamma rådets ledamöter får åtföljas av tjänstemän. Före varje möte skall gemensamma rådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens ordförande.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från Mexikos regering skall gemensamt fungera som gemensamma rådets sekreterare.

Artikel 6

Handlingar

När gemensamma rådets överläggningar grundar sig på skriftliga underlag skall de båda sekreterarna numrera handlingarna och distribuera dem som gemensamma rådets handlingar.

Artikel 7

Korrespondens

1. All korrespondens ställd till gemensamma rådet eller till dess ordförande skall vidarebefordras till gemensamma rådets båda sekreterare.

2. De två sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till gemensamma rådets ordförande och att den, där så är lämpligt, distribueras till gemensamma rådets övriga ledamöter som handlingar enligt artikel 6. Korrespondens som distribueras skall sändas till Europeiska gemenskapernas kommissions generalsekretariat, till Europeiska unionens medlemsstaters ständiga representationer och till Mexikos delegation vid Europeiska unionen.

3. Korrespondens från gemensamma rådets ordförande skall av respektive sekreterare sändas till mottagarna och, om det är lämpligt, distribueras som handlingar enligt artikel 6 till gemensamma rådets övriga ledamöter på de adresser som anges i punkt 2.

Artikel 8

Dagordning för mötena

1. Gemensamma rådets sekreterare skall på grundval av förslag från parterna upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Respektive sekreterare skall översända dagordningen till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 dagar innan mötet inleds.

Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka någon av de två sekreterarna senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds. Gemensamma rådet skall anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

2. Tidsfristerna enligt punkt 1 får, om parterna är överens om det, förkortas med hänsyn till omständigheterna i det särskilda fallet.

Artikel 9

Protokoll

1. De båda sekreterarna skall så snart som möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgift om

a) de handlingar som förelagts gemensamma rådet,

b) de uttalanden som någon ledamot av gemensamma rådet begärt att få förda till protokollet, samt

c) de beslut, rekommendationer, uttalanden och slutsatser som antagits på särskilda punkter.

3. Protokollet skall även omfatta en förteckning över de ledamöter av gemensamma rådet eller de företrädare för dessa som deltagit i mötet.

4. Utkastet till protokoll skall föreläggas gemensamma rådet för godkännande vid dess nästkommande möte. Det kan även godkännas skriftligen av de två parterna. Sedan protokollet godkänts skall två giltiga exemplar undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 10

Beslut och rekommendationer

1. Gemensamma rådet skall fatta beslut och avge rekommendationer genom överenskommelse mellan parterna. Mellan mötena får gemensamma rådet, om parterna är överens om det, fatta beslut och avge rekommendationer genom skriftligt förfarande. Ett skriftligt förfarande skall utgöras av en notväxling mellan de två sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

2. Gemensamma rådets beslut och rekommendationer enligt artikel 47 i avtalet skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation", följt av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet.

3. Gemensamma rådets beslut och rekommendationer skall bestyrkas av de två sekreterarna och två bestyrkta kopior skall undertecknas av ordförandena för parternas delegationer.

4. Beslut och rekommendationer skall som handlingar från gemensamma rådet sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

Artikel 11

Offentlighet

1. Om inte annat beslutas skall gemensamma rådets möten inte vara offentliga.

2. Vardera parten får besluta att låta offentliggöra gemensamma rådets beslut och rekommendationer i sin officiella tidning.

Artikel 12

Officiella språk

1. Parternas officiella språk skall också vara gemensamma rådets officiella språk.

2. Om inget annat beslutas skall gemensamma rådet som regel föra sina överläggningar och fatta sina beslut på grundval av handlingar och förslag som upprättats på de officiella språken.

Artikel 13

Utgifter

1. Mexikos förenta stater och Europeiska gemenskapen skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i gemensamma rådets möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

2. Den part som är värd för ett möte skall stå för kostnaderna för att ordna mötet, för kostnaderna för tolkning under mötet och för kostnaderna för översättning och mångfaldigande av handlingar.

Artikel 14

Gemensam kommitté

1. I enlighet med artikel 48 i avtalet inrättas härmed en gemensam kommitté som skall biträda gemensamma rådet när det fullgör sina uppgifter.

2. Gemensamma kommittén skall, med beaktande av artikel 48 i avtalet, artikel 48 i gemensamma rådets beslut nr 2/2000 och artikel 44 i gemensamma rådets beslut nr 2/2001, bestå av företrädare för medlemmarna av Europeiska unionens råd och för ledamöterna av Europeiska kommissionen, å ena sidan, och av företrädare för Mexikos regering, å andra sidan, normalt på högre tjänstemannanivå.

3. Gemensamma kommittén skall förbereda gemensamma rådets möten och överläggningar, vid behov följa upp genomförandet av gemensamma rådets beslut och rekommendationer samt allmänt övervaka att avtalet fungerar väl. Kommittén skall behandla alla frågor som gemensamma rådet hänskjuter till den samt varje annan fråga som kan komma att aktualiseras i samband med den löpande tillämpningen av avtalet. Kommittén skall lägga fram eventuella förslag till beslut eller rekommendationer för antagande av gemensamma rådet.

4. Arbetsordningen för gemensamma kommittén bifogas som tillägg till den här arbetsordningen.

Tillägg

ARBETSORDNING FÖR GEMENSAMMA KOMMITTÉN

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i gemensamma kommittén skall, om inte annat följer av artikel 48 i gemensamma rådets beslut nr 2/2000 eller artikel 44 i gemensamma rådets beslut nr 2/2001, för varje möte innehas växelvis av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission och Mexikos ständiga representant till Europeiska unionen eller en tjänsteman på hög nivå utsedd av Mexikos regering.

Artikel 2

Möten

Gemensamma kommittén skall sammanträda en gång om året och, om parterna är ense om det, när omständigheterna så kräver. Gemensamma kommitténs möten skall sammankallas gemensamt av de båda sekreterarna och hållas växelvis i Bryssel och Mexiko på den dag som parterna kommit överens om.

Artikel 3

Delegationer

Före varje möte skall gemensamma kommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens ordförande.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjänsteman från Europeiska kommissionen och en tjänsteman från Mexikos regering skall, om inte annat följer av artikel 48 i gemensamma rådets beslut nr 2/2000 eller artikel 44 i gemensamma rådets beslut nr 2/2001, gemensamt fungera som gemensamma kommitténs sekreterare.

2. All korrespondens till eller från gemensamma kommitténs ordförande som avses i denna arbetsordning skall vidarebefordras till gemensamma kommitténs sekreterare och till gemensamma rådets sekreterare och ordförande samt, när så är lämpligt, till gemensamma kommitténs ledamöter.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte annat beslutas skall gemensamma kommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för mötena

1. Gemensamma kommitténs sekreterare skall upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Dagordningen skall översändas till gemensamma rådets ordförande och sekreterare samt till ledamöterna i gemensamma kommittén senast 15 dagar innan mötet inleds. Den preliminära dagordningen skall omfatta de punkter för vilka ordföranden senast 21 dagar innan mötet inleds har mottagit en begäran om att de skall föras upp på dagordningen. Punkterna får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds. Gemensamma kommittén skall anta dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än dem som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

2. Tidsfristerna enligt punkt 1 får, om parterna är överens om det, förkortas med hänsyn till omständigheterna i det särskilda fallet.

Artikel 7

Protokoll

Ett protokoll skall föras vid varje möte och baseras på ordförandens sammanfattning av gemensamma kommitténs slutsatser. Sedan protokollet godkänts av gemensamma kommittén skall det undertecknas av ordföranden och sekreterarna och arkiveras av bägge parter. En kopia av protokollet skall sändas till gemensamma rådets ordförande och sekreterare samt till gemensamma kommitténs ledamöter.

Artikel 8

Beslut och rekommendationer

1. När gemensamma kommittén har behörighet att fatta beslut eller avge rekommendationer i enlighet med artikel 48.2 i avtalet skall sådana rättsakter benämnas "beslut" respektive "rekommendation", följt av löpnummer, dag för antagande och en beskrivning av ämnet.

2. När gemensamma kommittén fattar beslut eller avger rekommendationer skall artiklarna 10-12 i gemensamma rådets arbetsordning äga motsvarande tillämplighet.

3. Gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer skall översändas till de mottagare som anges i artikel 4.2.

Artikel 9

Utgifter

1. Mexikos förenta stater och Europeiska gemenskapen skall var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i gemensamma kommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

2. Den part som är värd för ett möte skall stå för kostnaderna för att ordna mötet, för kostnaderna för tolkning under mötet och för kostnaderna för översättning och mångfaldigande av handlingar.