Beslut nr 1/2003 av den gemensamma veterinärkommitté som inrättas i avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om handel med jordbruksprodukter

av den 29 juli 2003

om antagande av arbetsordning

(2003/703/EG)

KOMMITTÉN HAR ANTAGIT DENNA ARBETSORDNING

med beaktande av avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om handel med jordbruksprodukter (nedan kallat "jordbruksavtalet"), särskilt artikel 19.5 i bilaga 11 till detta, och

av följande skäl:

med beaktande av att detta avtal trädde i kraft den 1 juni 2002.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Kommitténs ordförandeskap utövas gemensamt av en företrädare för Europeiska gemenskapen och en företrädare för Schweiziska edsförbundet (i fortsättningen kallade "delegationscheferna").

Artikel 2

Sekretariat

1. En företrädare för Europeiska gemenskapen och en företrädare för Schweiziska edsförbundet skall gemensamt upprätthålla kommitténs sekretariatsfunktion. Delegationscheferna skall underrätta den andra parten om namn och adressuppgifter på de personer som för vardera parten ansvarar för sekretariatet.

2. Delegationscheferna får komma överens om att låta verksamheten vid sekretariatet skötas växelvis av de två parterna för fastställda perioder.

Artikel 3

Sammanträden

1. Delegationscheferna skall genom överenskommelse fastställa datum och plats för sammanträdena.

2. Om en delegationschef begär att ett extra sammanträde skall hållas, skall detta sammankallas inom en tidsfrist av 30 dagar räknat från det att begäran mottagits, om inte annat beslutas.

3. Om inte annat beslutas är sammanträdena inte offentliga.

Artikel 4

Delegationer

1. Före varje sammanträde skall delegationscheferna lämna information om den tilltänkta sammansättningen av sina delegationer.

2. Parterna skall utse delegationschefer som mellan sammanträdena utgör kontaktpunkter för allt som rör det här avtalet.

3. Kommittén får besluta om att inbjuda personer som inte är ledamöter av delegationerna att närvara vid sina sammanträden för att lämna upplysningar inom bestämda ämnesområden.

Artikel 5

Korrespondens

All korrespondens som rör bilaga 11 till avtalet skall skickas till kommitténs sekretariat. Sekretariatet skall förmedla kopior av all korrespondens som rör bilaga 11 till avtalet till delegationscheferna och till schweiziska beskickningen vid Europeiska unionen.

Artikel 6

Dagordning vid sammanträdena

1. Sekretariatet skall tillsammans med delegationscheferna fastställa en preliminär dagordning för varje sammanträde. Den preliminära dagordningen skall skickas till delegationscheferna senast fem arbetsdagar före sammanträdets början.

2. Dagordningen skall omfatta de punkter varom begäran inkommit till sekretariatet minst 15 dagar före sammanträdets början. Punkter skall, i förekommande fall, tas upp på den preliminära dagordningen bara om de dokument som berör ärendena har översänts till sekretariatet senast det datum då dagordningen avsänds.

3. Dagordningen skall antas genom gemensamt beslut av delegationscheferna vid varje sammanträdes början. Andra punkter än de som är upptagna på den provisoriska dagordningen får tas upp på dagordningen om båda delegationscheferna samtycker.

4. Delegationscheferna får komma överens om att minska den tidsfrist som anges i punkt 1 för att ta hänsyn till behov i enskilda fall.

Artikel 7

Protokoll

1. Sekretariatet skall upprätta ett förslag till protokoll vid varje sammanträde. I förslaget skall anges vilka beslut som har fattats, vilka rekommendationer som har gjorts och vilka slutsatser som har dragits. Förslaget till protokoll skall föreläggas kommittén för godkännande. När protokollet har antagits av kommittén skall det skrivas under av delegationscheferna och kommitténs sekretariat. Ett original skall tas om hand av var och en av parterna.

2. Förslaget till protokoll skall upprättas inom tio arbetsdagar efter sammanträdet och skall överlämnas till kommittén för godkännande enligt det skriftliga förfarande som anges i artikel 9. Om detta förfarande inte leder fram till godkännande skall protokollet antas av kommittén vid dess närmast påföljande sammanträde.

Artikel 8

Beslutsfattande

1. De beslut som kommittén fattar i den mening som anges i artikel 19 i bilaga 11 till jordbruksavtalet, skall förses med rubriken "Beslut" följd av ett ordningsnummer, datum för beslutet och en uppgift om dess innehåll.

2. Kommitténs beslut skall förses med delegationschefernas underskrifter.

3. Varje part får besluta om att offentliggöra vilket som helst av de dokument som kommittén fattar beslut om.

Artikel 9

Skriftligt förfarande

1. Kommittén får fatta beslut genom skriftligt förfarande om de två delegationscheferna kommer överens om det.

2. Den part som föreslår att det skriftliga förfarandet skall användas skall överlämna förslaget till beslut till den andra parten. Den andra parten skall svara och ange om den godtar eller inte godtar förslaget till beslut, om den föreslår förändringar i förslaget eller om den begär ytterligare betänketid. Om förslaget antas skall det fullföljas enligt artikel 8.

Artikel 10

Utgifter

Varje part skall svara för de utgifter som den ådrar sig med anledning av deltagandet i kommitténs sammanträden.

Artikel 11

Konfidentialitet

Kommitténs överläggningar faller under den yrkesetiska tystnadsplikten.

Artikel 12

Arbetsgrupper

Arbetsgrupperna skall arbeta under ledning av kommittén, till vilken de skall avlägga skriftlig rapport efter varje sammanträde. Rapporten skall översändas till kommitténs sekretariat som översänder den till delegationscheferna. Rapporten får innehålla rekommendationer till kommittén.

För Gemensamma veterinärkommittén

Delegationscheferna

Undertecknat i Bern den 29 juli 2003.

På Schweiziska edsförbundets vägnar

Hans Wyss

Undertecknat i Bryssel den 26 juni 2003.

På Europeiska gemenskapens vägnar

Alejandro Checchi Lang