Beslut nr 1/2003 fattat av Associeringsrådet EU-Chile

av den 27 mars 2003

om antagande av arbetsordningar för associeringsrådet, associeringskommittén och de särskilda kommittéerna

(2003/255/EG)

ASSOCIERINGSRÅDET EU-CHILE HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av avtalet om upprättandet av en associering mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater å ena sidan och Republiken Chile å andra sidan (nedan kallat "avtalet"), undertecknat i Bryssel den 18 november 2002, särskilt artiklarna 4.2, 6.3 och 7.3 i detta, och

av följande skäl:

Associeringsrådet skall fastställa sin arbetsordning samt arbetsordningar för associeringskommittén och de särskilda kommittéerna.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Den arbetsordning som återfinns i bilagan fastställs som associeringsrådets arbetsordning. Den arbetsordning som återfinns i tillägg I fastställs som associeringskommitténs arbetsordning, och den arbetsordning som återfinns i tillägg II fastställs som de särskilda kommittéernas arbetsordning.

Artikel 2

Detta beslut träder i kraft den 27 mars 2003.

Utfärdat i Bryssel den 27 mars 2003.

På associeringsrådets vägnar

A. Giannitsis

Ordförande

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR DET ASSOCIERINGSRÅD

som inrättats genom avtalet om upprättandet av en associering mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater å ena sidan och Republiken Chile å andra sidan

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i associeringsrådet skall, för perioder om tolv månader, växelvis innehas av en ledamot av Europeiska unionens råd och Chiles utrikesminister. Den första perioden skall inledas den dag då associeringsrådet håller sitt första sammanträde och avslutas den 31 december samma år.

Artikel 2

Sammanträden

1. Associeringsrådet skall sammanträda på ministernivå med jämna mellanrum, vilka inte får överstiga två år, och dessutom, om parterna är överens, när omständigheterna så kräver.

2. Varje sammanträde i associeringsrådet skall hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om.

3. Kallelser till associeringsrådets sammanträden skall göras gemensamt av associeringsrådets sekreterare.

Artikel 3

Representation

1. Ledamöter av associeringsrådet som är förhindrade att delta i ett sammanträde kan låta sig företrädas.

2. En ledamot som önskar låta sig företrädas skall underrätta associeringsrådets ordförande om namnet på sin företrädare innan det sammanträdet vid vilket han eller hon skall företräda äger rum.

Den som företräder en ledamot av associeringsrådet skall utöva den ledamotens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Associeringsrådets ledamöter får åtföljas av tjänstemän. Före varje sammanträde skall associeringsrådets ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska unionens råds generalsekretariat och en tjänsteman från Chiles utrikesministerium skall gemensamt verka som associeringsrådets sekreterare.

Artikel 6

Handlingar

Om associeringsrådets överläggningar grundar sig på skriftliga underlag skall de två sekreterarna numrera och distribuera dessa handlingar som associeringsrådets handlingar.

Artikel 7

Korrespondens

1. All korrespondens till associeringsrådet skall skickas till dess sekreterare.

2. De två sekreterarna skall se till att korrespondensen skickas till associeringsrådets ordförande och, om det är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 6 till dess övriga ledamöter. Korrespondens för distribution skall skickas till kommissionens generalsekretariatet, de ständiga representationerna för Europeiska unionens medlemsstater och Republiken Chiles diplomatiska beskickning vid Europeiska unionen i Bryssel.

3. Korrespondens från associeringsrådets ordförande skall av de två sekreterarna skickas till mottagarna och, om det är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 6 till dess övriga ledamöter på de adresser som anges i punkt 2.

Artikel 8

Dagordning för sammanträdena

1. En preliminär dagordning för varje sammanträde skall på grundval av förslag från parterna upprättas av associeringsrådets sekreterare. Sekreterarna skall skicka dagordningen till de mottagare som anges i artikel 7.2 senast 15 dagar före sammanträdets början.

2. Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen kommit någon av sekreterarna tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början. En sådan punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har sänts till sekreterarna senast den dag då dagordningen skall avsändas.

3. Dagordningen skall antas av associeringsrådet i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens, föras upp på dagordningen.

4. Tidsfristen enligt punkt 1 får, om parterna är överens, förkortas med hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

1. De två sekreterarna skall så snart som möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgift om

a) de handlingar som lagts fram för associeringsrådet,

b) de uttalanden som en ledamot av associeringsrådet begärt att få inskrivna i protokollet,

c) de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i enskilda frågor.

3. Protokollet skall även omfatta en förteckning över de ledamöter av associeringsrådet eller de företrädare för dessa som deltagit i sammanträdet samt en förteckning över de medlemmar av delegationerna som åtföljt dessa.

4. Protokollet skall godkännas skriftligen av parterna inom tre månader efter dagen för sammanträdet. Sedan protokollet godkänts skall två autentiska exemplar av detta undertecknas av de två sekreterarna, och ett exemplar i original skall arkiveras av var och en av parterna. En kopia av protokollet skall skickas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.2.

Artikel 10

Beslut och rekommendationer

1. Associeringsrådets beslut och rekommendationer skall antas i samförstånd mellan parterna.

2. Mellan sammanträdena kan associeringsrådet, om parterna är överens, fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande. Ett skriftligt förfarande skall utgöras av en notväxling mellan de två sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

3. Associeringsrådets beslut och rekommendationer, i den mening som avses i artikel 5 i avtalet, skall benämnas "beslut" respektive "rekommendation", följt av löpnummer, datum för antagande samt beskrivning av ämnet. Det skall i varje beslut anges när beslutet träder i kraft.

4. Associeringsrådets beslut och rekommendationer skall bestyrkas av de två sekreterarna, och två autentiska exemplar skall undertecknas av chefen för respektive parts delegation.

5. Beslut och rekommendationer skall som associeringsrådets handlingar skickas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.2.

Artikel 11

Offentlighet

1. Om inte annat beslutas skall associeringsrådets sammanträden inte vara offentliga.

2. Varje part får besluta om offentliggörande av associeringsrådets beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.

Artikel 12

Språk

1. Associeringsrådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

2. Om inte annat beslutas skall associeringsrådet i normala fall grunda sina överläggningar på underlag och förslag som utarbetats på de språk som avses i punkt 1.

Artikel 13

Utgifter

1. Varje part skall var för sig stå för de utgifter den ådrar sig för sitt deltagande i associeringsrådets sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikation.

2. Den part som är värd för ett sammanträde skall stå för utgifterna för att ordna sammanträdet, för utgifterna för tolkning under sammanträdet och för utgifterna för översättning och mångfaldigande av handlingar.

Artikel 14

Associeringskommitté

1. En associeringskommitté har inrättats genom artikel 6 i avtalet, vilken skall biträda associeringsrådet vid utförandet av dess uppgifter och ansvara för det allmänna genomförandet av avtalet.

2. Associeringskommittén skall bestå av företrädare för ledamöterna av Europeiska unionens råd och av Europeiska gemenskapernas kommission å ena sidan, och av företrädare för Chiles regering å andra sidan, vanligtvis på högre tjänstemannanivå, med beaktande av artiklarna 6.1, 54.1 och 193.1 i avtalet och utan att det påverkar tillämpningen av artikel 89.3 i avtalet.

3. Utöver de specifika uppgifter som den skall utföra enligt avtalet skall associeringskommittén förbereda associeringsrådets sammanträden och överläggningar, i tillämpliga fall övervaka genomförandet av associeringsrådets beslut och rekommendationer samt, i allmänhet, se till att associeringsförbindelsen fortlöper kontinuerligt och att avtalet fungerar väl. Den skall behandla alla frågor som tillställs den av associeringsrådet samt varje annan fråga som kan uppstå inom ramen för det dagliga genomförandet av avtalet.

4. Om det i avtalet föreskrivs att samråd kan ske, får sådant samråd äga rum i associeringskommittén. Samrådet får fortsätta i associeringsrådet om de två parterna är överens, såvida annat inte föreskrivs i avtalet.

5. Associeringskommitténs arbetsordning är bifogad som tillägg I till denna arbetsordning. Den arbetsordningen påverkar inte tillämpningen av eventuella särskilda bestämmelser i avtalet.

Artikel 15

Särskilda kommittéer

1. Associeringsrådet skall vid utförandet av sina uppgifter biträdas av de särskilda kommittéer som inrättas genom avtalet. De särskilda kommittéernas arbetsordning påverkar inte tillämpningen av eventuella särskilda bestämmelser i avtalet. De särskilda kommittéernas arbetsordning åtföljer denna arbetsordning som tillägg II.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 193 i avtalet, får associeringsrådet besluta att inrätta andra särskilda kommittéer enligt artikel 7.2 i avtalet. Dessa särskilda kommittéers arbetsordningar skall antas av associeringsrådet.

Tillägg I

ARBETSORDNING FÖR DEN ASSOCIERINGSKOMMITTÉ

som inrättats genom avtalet om upprättandet av en associering mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater å ena sidan och Republiken Chile å andra sidan

Artikel 1

Ordförandeskap

1. Ordförandeskapet i associeringskommittén skall, för perioder om tolv månader, växelvis innehas av en tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission, som företräder gemenskapen och dess medlemsstater, och av en tjänsteman från Chiles regering, på högre tjänstemannanivå.

2. Den första perioden skall inledas den dag då associeringsrådet håller sitt första sammanträde och avslutas den 31 december samma år. Under den perioden och därefter under varje tolvmånadersperiod skall ordförandeskapet innehas av den part som är ordförande i associeringsrådet.

Artikel 2

Sammanträden

1. Associeringskommittén skall sammanträda en gång per år eller, om båda parter är överens, när omständigheterna så kräver. Om båda parter är överens får associeringskommitténs sammanträden hållas som videokonferens eller telefonkonferens.

2. Sammanträdena i associeringskommittén skall sammankallas gemensamt av de två sekreterarna och hållas på en dag och plats som båda parterna är överens om.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde skall associeringskommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens chef.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Chiles utrikesministerium skall gemensamt verka som associeringskommitténs sekreterare.

2. All korrespondens med associeringskommitténs ordförande enligt denna arbetsordning skall skickas till dennas sekreterare, till associeringsrådets sekreterare och ordförande samt, när så är lämpligt, till associeringskommitténs ledamöter.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte annat beslutas skall associeringskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för sammanträdena

1. En preliminär dagordning för varje sammanträde skall upprättas av associeringskommitténs sekreterare. Dagordningen skall skickas till associeringsrådets ordförande och sekreterare och associeringskommitténs ledamöter senast 15 dagar innan sammanträdet inleds.

2. Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början. Sådana punkter får dock föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har sänts till sekreterarna senast den dag då dagordningen skall avsändas.

3. Dagordningen skall antas av associeringskommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som förekommer på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens, föras upp på dagordningen.

4. Associeringskommittén kan be experter deltaga i dess sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

5. Ordföranden kan, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 7

Protokoll

1. De två sekreterarna skall så snart som möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgift om

a) de handlingar som lagts fram för associeringskommittén,

b) de uttalanden som en ledamot av associeringskommittén begärt att få inskrivna i protokollet,

c) de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i enskilda frågor.

3. Protokollet skall även omfatta en förteckning över de ledamöter av associeringskommittén eller de företrädare för dessa som deltagit i sammanträdet.

4. Protokollet skall godkännas skriftligen av parterna inom två månader efter dagen för sammanträdet. Sedan protokollet godkänts skall två autentiska exemplar undertecknas av de två sekreterarna och ett exemplar i original skall arkiveras av var och en av parterna. En kopia av protokollet skall skickas till associeringsrådets ordförande och sekreterare, till associeringskommitténs ledamöter och till Republiken Chiles diplomatiska beskickning vid Europeiska unionen i Bryssel.

Artikel 8

Beslut och rekommendationer

1. När associeringskommittén enligt avtalet bemyndigats att fatta beslut eller utfärda rekommendationer skall dessa akter benämnas "beslut" respektive "rekommendation", följt av löpnummer, datum för antagande samt beskrivning av ämnet. Det skall i varje beslut anges när beslutet träder i kraft.

2. När associeringskommittén fattar beslut skall artiklarna 10-12 i associeringsrådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.

3. Associeringskommitténs beslut och rekommendationer skall skickas till de mottagare som anges i artikel 4.2.

Artikel 9

Utgifter

1. Vardera parten skall stå för de utgifter de ådrar sig för sitt deltagande i associeringskommitténs sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikation.

2. Den part som är värd för ett sammanträde skall stå för utgifterna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigande av handlingar.

3. Den part som är värd för ett sammanträde skall stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från spanska och engelska. Gemenskapen skall stå för utgifterna för tolkning och översättning till eller från parternas övriga officiella språk.

Artikel 10

Institutioner som inrättats genom andra avtal

1. Associeringskommittén skall ersätta den gemensamma kommitté som inrättats genom artikel 35.1 i det ramavtal som undertecknades den 21 juni 1996.

2. Med den förvaltningskommitté som inrättats genom artikel 6 b i det avtal om tekniskt och vetenskapligt samarbete mellan Europeiska gemenskapen och Republiken Chile som undertecknades den 23 september 2002 skall avses den associeringskommitté som avses i artikel 54 i associeringsavtalet.

3. Den gemensamma uppföljningsgrupp som inrättats genom artikel 9 i avtalet mellan Europeiska gemenskapen och Republiken Chile av den 24 november 1998 om prekursorer och kemiska ämnen som ofta används för olaglig framställning av narkotika eller psykotropa ämnen skall rapportera till associeringskommittén.

Tillägg II

ARBETSORDNING FÖR DE SÄRSKILDA KOMMITTÉER

som inrättats genom avtalet om upprättandet av en associering mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater å ena sidan och Republiken Chile å andra sidan

Artikel 1

Ordförandeskap

Om inte annat föreskrivs i avtalet skall ordförandeskapet i de särskilda kommittéernas sammanträden innehas växelvis av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission och av en tjänsteman från Chiles regering.

Artikel 2

Sammanträden

Om inte annat föreskrivs i avtalet skall de särskilda kommittéerna på begäran av endera parten sammanträda på en dag och plats som överenskommits i förväg av parterna.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde skall den särskilda kommitténs ordförande underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation samt om vem som är delegationens chef.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Chiles regering skall gemensamt verka som de särskilda kommittéernas sekreterare.

2. All korrespondens med de särskilda kommittéernas ordförande skall skickas till de särskilda kommittéernas sekreterare, till associeringskommitténs sekreterare och ordförande samt, när så är lämpligt, till associeringskommitténs ledamöter.

Artikel 5

Handlingar

Om de särskilda kommittéernas överläggningar grundar sig på skriftliga underlag skall de två sekreterarna numrera och distribuera dessa handlingar som den särskilda kommitténs handlingar.

Artikel 6

Offentlighet

Om inte annat beslutas skall de särskilda kommittéernas sammanträden inte vara offentliga.

Artikel 7

Dagordning för sammanträdena

1. En preliminär dagordning samt underlaget för varje sammanträde skall upprättas av de särskilda kommittéernas sekreterare senast 30 dagar före sammanträdet. Dagordningen skall skickas till associeringskommitténs ordförande, sekreterare och ledamöter senast 15 dagar innan sammanträdet inleds. Dagordningen skall antas av de särskilda kommittéerna i början av varje sammanträde. Andra punkter än dem som förekommer på den preliminära dagordningen får, om de två parterna är överens, föras upp på dagordningen.

2. Tidsfristerna enligt punkt 1 får, om parterna är överens, förkortas med hänsyn till omständigheterna i ett särskilt fall.

Artikel 8

Protokoll

1. De två sekreterarna skall direkt efter sammanträdet gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från detta sammanträde.

2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgift om

a) de handlingar som lagts fram för den särskilda kommittén,

b) de uttalanden som en ledamot av den särskilda kommittén begärt att få inskrivna i protokollet,

c) de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i enskilda frågor.

3. Protokollet skall även omfatta en förteckning över de ledamöter av den särskilda kommittén eller de företrädare för dessa som deltagit i sammanträdet.

4. Protokollet skall godkännas skriftligen av båda parterna inom en månad efter dagen för sammanträdet. Sedan protokollet godkänts skall två autentiska exemplar undertecknas av de två sekreterarna, och ett exemplar i original skall arkiveras av var och en av parterna. En kopia av protokollet skall skickas till associeringskommitténs ordförande och sekreterare och till den särskilda kommitténs ledamöter.

Artikel 9

Rekommendationer

1. När en särskild kommitté enligt avtalet bemyndigats att anta rekommendationer skall dessa benämnas "rekommendation", följt av löpnummer, datum för antagande samt beskrivning av ämnet.

2. När den särskilda kommittén antar en rekommendation, skall artiklarna 10, 11 och 12 i associeringsrådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.

3. De särskilda kommittéernas rekommendationer skall skickas till associeringskommitténs sekreterare.

Artikel 10

Utgifter

1. Vardera parten skall stå för de utgifter de ådrar sig för sitt deltagande i de särskilda kommittéernas sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikation.

2. Den part som är värd för ett sammanträde skall stå för utgifterna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigande av handlingar.

3. Den part som är värd för ett sammanträde skall stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från spanska och engelska. Gemenskapen skall stå för utgifterna för tolkning och översättning till eller från parternas övriga officiella språk.

Artikel 11

Rapportering

De särskilda kommittéerna skall rapportera till associeringskommittén.