Beslut nr 1/2001 av ambassadörskommittén för AVS-EG

av den 30 januari 2001

om antagande av ministerrådets för AVS-EG arbetsordning

(2001/112/EG)

AMBASSADÖRSKOMMITTÉN FÖR AVS-EG HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av partnerskapsavtalet AVS-EG som undertecknades i Cotonou den 23 juni 2000, särskilt artikel 15.5 i detta, och

av följande skäl:

(1) Ministerrådet för AVS-EG beslutade den 22 juni 2000 att delegera befogenheter till ambassadörskommittén för AVS-EG för att denna skall kunna anta ministerrådets för AVS-EG arbetsordning.

(2) Ministerrådet för AVS-EG beslutade den 27 juli 2000 att flertalet av bestämmelserna i partnerskapsavtalet AVS-EG skulle tillämpas i förväg.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Tid och plats för sammanträden

1. I enlighet med artikel 15.1 i partnerskapsavtalet AVS-EG (nedan kallat AVS-EG-avtalet) skall ministerrådet för AVS-EG (nedan kallat rådet) sammanträda i princip en gång om året och eljest på begäran av en av parterna när så behövs.

2. Rådet skall sammankallas på begäran av dess ordförande. Tidpunkten för dessa sammanträden skall fastställas genom överenskommelse mellan parterna.

3. Rådet skall sammanträda antingen i de ordinarie sammanträdeslokalerna vid Europeiska unionens råds säte eller vid sätet för generalsekretariatet för AVS-statsgruppen eller i en stad belägen i en AVS-stat, i enlighet med rådets beslut.

Artikel 2

Dagordning

1. Den preliminära dagordningen för varje sammanträde skall fastställas av ordföranden. Den skall tillställas rådets övriga ledamöter åtminstone trettio dagar före sammanträdets början. Den preliminära dagordningen skall innehålla sådana punkter som anmälts och kommit ordföranden tillhanda senast trettio dagar före sammanträdets början.

På den preliminära dagordningen skall sådana punkter tas upp för vilka underlaget har kommit rådets sekretariat till handa i tid för att tillställas rådsledamöterna och ledamöterna i ambassadörskommittén för AVS-EG, nedan kallad kommittén, åtminstone 21 dagar före sammanträdets början.

2. Dagordningen skall antas av rådet vid början av varje sammanträde. I brådskande fall får rådet, på begäran av AVS-staterna eller gemenskapen, besluta att på dagordningen ta upp sådana punkter för vilka de tidsfrister som föreskrivs i punkt 1 inte har iakttagits.

3. Den preliminära dagordningen kan delas upp i en del A, en del B och en del C.

Punkter där rådet kan besluta om godkännande utan överläggning skall tas upp i del A.

Punkter som kräver en överläggning i rådet för att kunna godkännas skall tas upp i del B.

Punkter som tas upp i del C är föremål för diskussioner av informell karaktär.

Artikel 3

Överläggningar

1. I enlighet med artikel 15.3 i AVS-EG-avtalet skall rådets beslut fattas i samförstånd mellan parterna.

2. Rådets beslut skall vara giltiga endast om minst hälften av medlemmarna i Europeiska unionens råd, en ledamot av Europeiska gemenskapens kommission, nedan kallad kommissionen och två tredjedelar av de ledamöter som företräder AVS-staternas regeringar är närvarande.

3. Varje rådsledamot som är förhindrad att delta får låta sig företrädas. I så fall skall han underrätta ordföranden och ange vilken person eller delegation som har befogenhet att företräda honom. Ersättaren skall utöva den förhindrade ledamotens alla rättigheter.

4. Rådsledamöterna får åtföljas av rådgivare som biträder dem.

5. Varje delegations sammansättning skall meddelas ordföranden före varje sammanträdes början.

6. En företrädare för Europeiska investeringsbanken (nedan kallad banken) skall vara närvarande vid rådets sammanträden när frågor på områden som rör banken står på dagordningen.

Artikel 4

Skriftligt förfarande

Rådet kan i ett brådskande ärende uttala sig skriftligen. Överenskommelse om ett sådant förfarande kan träffas antingen under ett sammanträde i rådet eller inom kommittén.

Samtidigt med beslutet att tillämpa detta förfarande kan en svarsfrist fastställas. Vid fristens utgång skall rådets ordförande, efter rapport från rådets två sekreterare, på grundval av de inkomna svaren avgöra om överenskommelse kan anses vara träffad.

Artikel 5

Kommittéer och arbetsgrupper

Rådet får inrätta kommittéer och arbetsgrupper med uppgift att utföra sådant arbete som det anser vara nödvändigt, särskilt för att förbereda dess överläggningar rörande samarbetsområden eller särskilda aspekter av partnerskapet.

Övervakningen av arbetet i dessa kommittéer och arbetsgrupper får delegeras till kommittén.

Artikel 6

Begränsade ministergrupper

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 5 får rådet vid sina sammanträden ge begränsade ministergrupper med lika många deltagare från varje part i uppdrag att förbereda dess överläggningar och slutsatser rörande särskilda punkter på dagordningen.

Artikel 7

Ministerkommittéer

1. I enlighet med artikel 83 i AVS-EG-avtalet skall det inrättas en AVS-EG-kommitté för utvecklingsfinansieringssamarbete. Rådet skall fastställa arbetsordningen för denna kommitté.

2. Rådet skall undersöka handelspolitiska frågor och de rapporter som framläggs av den gemensamma ministerkommittén AVS-EG för handel som inrättas genom artikel 38 i AVS-EG avtalet.

Artikel 8

Stater som närvarar som observatörer

1. Företrädare för signatärstater som har undertecknat AVS-EG-avtalet, men som vid dess ikraftträdande ännu inte har slutfört de förfaranden som avses i artikel 93.1 och 93.2 i avtalet, får närvara som observatörer vid rådets sammanträden. De kan i så fall tillåtas delta i rådets diskussioner.

2. Samma regel är tillämplig på de länder som avses i artikel 93.6 i AVS-EG-avtalet.

3. Rådet får tillåta företrädarna för en stat som ansökt om anslutning till AVS-EG-avtalet att i egenskap av observatörer delta i rådets samarbete.

Artikel 9

Konfidentialitet och offentliga publikationer

1. Om inte annat beslutats skall rådets sammanträden inte vara offentliga. För tillträde till rådets sammanträden skall det fordras ett passerkort.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av andra gällande bestämmelser skall rådets överläggningar omfattas av sekretess, såvida inte rådet beslutar något annat.

3. Varje part kan besluta att i sina respektive offentliga publikationer offentliggöra rådets beslut, resolutioner, rekommendationer och yttranden.

Artikel 10

Dialog med icke-statliga aktörer

1. I anslutning till sina ordinarie sammanträden får rådet inbjuda företrädare för näringslivet, arbetsmarknadens parter och det civila samhället i AVS-staterna respektive Europeiska unionen till ett åsiktsutbyte i syfte att informera dem och inhämta deras synpunkter och förslag rörande särskilda punkter på dagordningen.

2. Rådets sekretariat skall anordna åsiktsutbyten mellan företrädare för näringslivet, arbetsmarknadens parter och det civila samhället. Det får med kommissionens samtycke anförtro vissa uppgifter till organisationer som företräder det civila samhället. Rådets sekretariat får i synnerhet när det gäller åsiktsutbytet mellan företrädare för näringslivet och arbetsmarknadens parter i AVS-staterna och EU anförtro vissa uppgifter till Europeiska gemenskapernas ekonomiska och sociala kommitté.

3. De punkter på dagordningen som är föremål för en dialog mellan icke-statliga aktörer skall fastställas av rådets ordförande på förslag av rådets sekretariat. De skall meddelas rådets övriga ledamöter samtidigt som den preliminära dagordningen för varje sammanträde.

Artikel 11

Regionala och subregionala organisationer

AVS-staternas regionala och subregionala organisationer får låta sig företrädas vid sammanträdena i rådet och kommittén genom observatörer, under förutsättning att beslut om detta i förväg har fattats av rådet.

Artikel 12

Meddelanden och protokoll

1. Alla meddelanden som föreskrivs i denna arbetsordning skall genom rådets sekretariats försorg tillställas AVS-staternas företrädare, generalsekretariatet för gruppen av AVS-stater, medlemsstaternas ständiga representanter, Europeiska unionens råds generalsekretariat och kommissionen.

Dessa meddelanden skall i de fall de rör banken även tillställas bankens ordförande.

2. Över varje sammanträde skall det upprättas ett protokoll, där särskilt de beslut som fattas av rådet skall anges.

Sedan protokollet godkänts av rådet skall det undertecknas av den sittande ordföranden och av rådets två sekreterare och bevaras i rådets arkiv. En kopia av protokollet skall tillställas de mottagare som anges i punkt 1.

Artikel 13

Dokumentation

Om inte annat beslutas skall rådet överlägga på grundval av underlag som avfattats på danska, engelska, finska, franska, grekiska, italienska, nederländska, portugisiska, spanska, svenska och tyska.

Artikel 14

Texternas form

1. De beslut, resolutioner, rekommendationer och yttranden som avses i artikel 15.3 i AVS-EG-avtalet skall delas in i artiklar.

De texter som avses i första stycket skall avslutas med formuleringen "Utfärdad (utfärdat) i ...", följd av det datum då rådet antog texterna.

2. De beslut som avses i artikel 15.3 i AVS-EG-avtalet skall ha titeln "Beslut", följd av ett löpnummer, datum för antagande och en uppgift om ämnet.

Besluten skall innehålla uppgift om dag för ikraftträdande. De skall innehålla följande mening: "AVS-staterna, gemenskapen och medlemsstaterna skall, var och en för sitt vidkommande, vidta de åtgärder som krävs för att genomföra detta beslut."

3. De resolutioner, rekommendationer och yttranden som avses i artikel 15.3 i AVS-EG-avtalet skall ha titeln "Resolution", "Rekommendation" eller "Yttrande", följd av ett ordningsnummer, datum för antagande och en uppgift om ämnet.

4. De av rådet antagna texterna skall undertecknas av ordföranden och bevaras i rådets arkiv.

Dessa texter skall genom rådets två sekreterares försorg delges de mottagare som avses i artikel 12.1.

Artikel 15

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i rådet skall utövas växelvis enligt följande turordning:

- Från och med den 1 april till och med den 30 september av en regeringsledamot från en AVS-stat.

- Från och med den 1 oktober till och med den 31 mars av en ledamot av Europeiska unionens råd.

Artikel 16

Kommittén

1. Enligt artikel 15.4 i avtalet AVS-EG får rådet delegera befogenheter till kommittén.

2. De villkor under vilka kommittén skall sammanträda fastställs i dess arbetsordning.

3. Kommittén skall förbereda rådets sammanträden och utföra de uppdrag som rådet kan anförtro den.

Artikel 17

Deltagande i den gemensamma församlingen

När rådet deltar i den gemensamma församlingens möten skall det företrädas av sin ordförande.

Om ordföranden är förhindrad att närvara skall han utse den ledamot som skall ersätta honom.

Artikel 18

Samstämmighet i gemenskapspolitiken och inverkan på genomförandet av AVS-EG-avtalet

1. När AVS-staterna begär samråd enligt artikel 12 i AVS-EG-avtalet skall detta äga rum snarast, i allmänhet senast 15 dagar efter begäran.

2. Det behöriga organet kan vara rådet, kommittén, en av de båda ministerkommittéer som avses i artikel 7 eller en tillfällig grupp.

Artikel 19

Sekretariat

Sekretariatsuppgifterna för rådet och kommittén skall utföras på jämställd grund av två sekreterare.

De båda sekreterarna skall efter ömsesidigt samråd utnämnas av AVS-staterna respektive av gemenskapen.

Sekreterarna skall utföra sina uppgifter i fullständig oavhängighet med endast AVS-EG-avtalets bästa för ögonen utan att begära eller ta emot instruktioner från någon regering, organisation eller myndighet förutom rådet och kommittén.

All korrespondens till rådet skall tillställas dess ordförande vid rådssekretariatets säte.

Utfärdat i Bryssel den 30 januari 2001.

För ambassadörskommittén för AVS-EG

G. Lund

Ordförande