ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSRÅDET mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Ryska federationen, å andra sidan av den 27 januari 1998 (98/228/EG)

SAMARBETSRÅDET HAR ANTAGIT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av avtalet om partnerskap och samarbete som upprättar ett partnerskap mellan Europeiska gemenskaperna och deras medlemsstater, å ena sidan, och Ryska federationen, å andra sidan, vilket undertecknades på Korfu den 24 juni 1994, nedan kallat "avtalet", särskilt artiklarna 90-93 i detta (1),

med beaktande av protokollet till avtalet, som undertecknades i Bryssel den 21 maj 1997, och

med beaktande av följande:

Avtalet trädde i kraft den 1 december 1997.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetsrådet skall innehas växelvis tolv månader åt gången av en medlem i Europeiska unionens råd, på gemenskapernas och deras medlemsstaters vägnar, och av en medlem i Ryska federationens regering. Den första perioden skall dock inledas på dagen för det första mötet i samarbetsrådet och avslutas den 31 december samma år.

Artikel 2

Möten

Samarbetsrådet skall sammanträda regelbundet på ministernivå en gång om året. Om parterna är överens om det kan samarbetsrådet hålla särskilda möten på begäran av någon av parterna.

Samarbetsrådets möten, som parterna kommer överens om, skall sammankallas gemensamt av sekreterarna.

Artikel 3

Medlemmar och deras företrädare i samarbetsrådet

Medlemmarna i samarbetsrådet som anges i artikel 91 i avtalet kan företrädas av en utsedd minister eller tjänsteman om de är förhindrade att delta.

Tjänstemannen skall normalt vara chefen för Ryska federationens delegation vid Europeiska gemenskaperna, chefen för den ständiga representationen vid EU eller en högre tjänsteman.

I alla övriga fall skall en medlem som önskar låta sig företrädas meddela ordföranden namnet på sin företrädare före det aktuella mötet.

Den som företräder en medlem av samarbetsrådet skall utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

Artikel 4

Delegationer

Samarbetsrådets medlemmar får åtföljas av tjänstemän.

Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer och om cheferna för dessa.

Samarbetsrådet får inbjuda andra personer att närvara vid mötena för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 5

Sekretariat

En tjänsteman från generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och en tjänsteman som utses av Ryska federationen skall gemensamt fungera som sekreterare för samarbetsrådet.

Artikel 6

Handlingar

När överläggningarna i samarbetsrådet skall föras med utgångspunkt i skriftligt underlag skall de båda sekreterarna numera och distribuera dessa handlingar som samarbetsrådets dokument.

Artikel 7

Korrespondens

Alla meddelanden till samarbetsrådet eller samarbetsrådets ordförande skall översändas till samarbetsrådets båda sekreterare.

De båda sekreterarna skall se till att korrespondensen vidarebefordras till samarbetsrådets ordförande och när det är lämpligt distribueras som sådana dokument som avses i artikel 6 till samarbetsrådets övriga medlemmar. Den korrespondens som distribueras skall sändas till kommissionens generalsekretariat, till EU-medlemsstaternas ständiga representationer och till Ryska federationens delegation i Bryssel.

Meddelanden från samarbetsrådets ordförande skall sändas till mottagarna av respektive sekreterare, och i förekommande fall distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 6 till övriga medlemmar i samarbetsrådets under de adresser som anges i föregående stycke.

Artikel 8

Dagordning för mötena

1. De båda parterna skall komma överens om en preliminär dagordning. Respektive sekreterare skall översända dagordningen till de mottagare som avses i artikel 7 senast två veckor före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit de båda sekreterarna tillhanda senast 21 dagar före mötets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget har kommit sekreterarna tillhanda senast den dag då dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetsrådets i början av varje möte. Ytterligare punkter, utöver de som redan finns upptagna på den preliminära dagordningen, får föras upp på dagordningen endast om de båda parterna är överens om detta.

2. I samförstånd med parterna kan de tidsfrister som anges i punkt 1 förkortas för att beakta vad som krävs i ett särskilt fall.

Artikel 9

Protokoll

Sekreterarna skall gemensamt upprätta ett protokollsutkast avseende varje möte i två giltiga exemplar.

I protokollet skall normalt för varje punkt på dagordningen anges

- den dokumentation som föreläggs samarbetsrådet,

- de uttalanden som någon medlem av samarbetsrådet begär att få tagna till protokollet,

- de rekommendationer som avges, de uttalanden som överenskoms samt de slutsatser som antas om särskilda frågor.

Protokollet skall också innehålla en förteckning över de medlemmar i samarbetsrådet eller företrädare för dessa som har deltagit i mötet.

Protokollsutkastet skall föreläggas samarbetsrådet för godkännande senast en månad efter varje möte. Efter godkännandet skall två giltiga exemplar av protokollet undertecknas av de båda sekreterarna och arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 7.

Artikel 10

Rekommendationer

1. Samarbetsrådet skall avge rekommendationer efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Mellan mötena får samarbetsrådet avge rekommendationer eller godkänna protokoll genom ett skriftligt förfarande om parterna är överens om detta. Ett skriftligt förfarande består av en officiell skriftväxling mellan de båda sekreterarna, som skall handla i samförstånd med parterna.

2. Samarbetsrådets rekommendationer enligt artikel 90 i avtalet skall benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och en allmän beskrivning av ämnet.

Samarbetsrådets rekommendationer skall bestyrkas av de båda sekreterarna och två giltiga exemplar skall undertecknas av cheferna för de båda parternas delegationer.

Rekommendationerna skall vidarebefordras till var och en av de mottagare som avses i artikel 7 som samarbetsrådets dokument.

Artikel 11

Offentlighet

Om inte parterna beslutar annat skall samarbetsrådets möten inte vara offentliga.

Varje part får besluta om samarbetsrådets rekommendationer skall offentliggöras i deras respektive officiella publikationer.

Artikel 12

Språk

Samarbetsrådets officiella språk skall vara parternas officiella språk.

Samarbetsrådet skall normalt överlägga på grundval av dokumentation som har utarbetats på dessa språk.

Artikel 13

Utgifter

Europeiska gemenskaperna och Ryska federationen skall var och en för sig stå för de utgifter som uppkommer till följd av deras deltagande i samarbetsrådets möten, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som utgifter för porto och telekommunikationer.

Europeiska gemenskaperna skall stå för utgifterna för tolkning under mötena och för översättning av handlingar, med undantag för utgifterna för tolkning eller översättning från något av Europeiska gemenskapernas officiella språk till ryska, som Ryska federationen skall stå för.

Övriga utgifter för den praktiska organisationen av mötena, inbegripet utgifter för mångfaldigande av de handlingar som delas ut under mötena, skall den part som är värd för mötet stå för.

Artikel 14

Samarbetskommitté

1. I enlighet med artikel 92 i avtalet inrättas härmed en samarbetskommitté som skall ha till uppgift att biträda samarbetsrådets när det fullgör sina uppgifter. Den skall bestå av företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission och företrädare för medlemmarna i Europeiska unionens råd, å ena sidan, och av företrädare för Ryska federationens regering, å andra sidan, normalt på hög tjänstemannanivå.

2. Samarbetskommittén skall förbereda samarbetsrådets möten och överläggningar, när det är lämpligt övervaka genomförandet av samarbetsrådets rekommendationer och i allmänhet säkerställa att kontinuiteten i partnerskapet bibehålls och att avtalet fungerar väl. Den skall förelägga samarbetsrådet förslag eller utkast till rekommendationer för antagande.

3. De samråd som avses i artiklarna 16, 17 och 53 i avtalet samt i bilaga 2 till detta skall äga rum i samarbetskommittén. Samråden kan förtsätta i samarbetsrådet om parterna är överens om detta.

4. Samarbetskommitténs arbetsordning biläggs denna arbetsordning.

(1) EGT L 327, 28.11.1997, s. 1.

BILAGA

ARBETSORDNING FÖR SAMARBETSKOMMITTÉN

Artikel 1

Ordförandeskap

Ordförandeskapet i samarbetskommittén skall innehas växelvis tolv månader åt gången av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission, på gemenskapernas och deras medlemsstaters vägnar, och av en företrädare för Ryska federationens regering. Den första perioden skall inledas på dagen för det första mötet i samarbetsrådet och avslutas den 31 december samma år. Under denna period och därefter för varje tolvmånadersperiod skall ordförandeskapet i samarbetskommittén innehas av den part som innehar ordförandeskapet i samarbetsrådet.

Artikel 2

Möten

Samarbetskommittén skall sammanträda en gång om året och med parternas samtycke när omständigheterna kräver det.

Varje möte i samarbetskommittén skall hållas vid en tidpunkt och på en plats som parterna kommer överens om.

Samarbetskommitténs möten skall sammankallas gemensamt av de båda sekreterarna.

Artikel 3

Delegationer

Före varje möte skall ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av parternas delegationer.

Artikel 4

Sekretariat

En tjänsteman från Europeiska gemenskapernas kommission och en tjänsteman från Ryska federationens regering skall gemensamt fungera som sekreterare för samarbetskommittén.

Alla meddelanden till och från samarbetskommitténs ordförande enligt denna bilaga skall vidarebefordras till samarbetskommitténs sekreterare, samarbetsrådets sekreterare och samarbetsrådets ordförande.

Artikel 5

Offentlighet

Om inte parterna beslutar annat skall samarbetskommitténs möten inte vara offentliga.

Artikel 6

Dagordning för mötena

1. Samarbetskommitténs sekreterare skall utarbeta en preliminär dagordning för varje möte. Den skall vidarebefordras till de mottagare som avses i artikel 4 senast två veckor före mötets början.

Den preliminära dagordningen skall innehålla de punkter med avseende på vilka en begäran om upptagande på dagordningen har kommit ordföranden tillhanda senast 21 dagar före mötets början, dock får punkterna föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget har kommit sekreterarna tillhanda senast den dag då dagordningen skall avsändas.

Dagordningen skall godkännas av samarbetskommittén i början av varje möte. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om de båda parterna är överens om detta.

2. I samförstånd med parterna kan de tidsfrister som anges i punkt 1 förkortas för att beakta vad som krävs i ett särskilt fall.

3. Samarbetskommittén får anmoda experter att närvara vid kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 7

Protokoll

Protokoll skall föras vid varje möte. Protokollet skall innehålla en sammanfattning av de slutsatser som samarbetskommittén kommer fram till.

Efter att ha godkänts av samarbetskommittén skall protokollet undertecknas av ordföranden och av sekreterarna samt arkiveras av parterna. En kopia av protokollet skall översändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 4 i denna bilaga.

Artikel 8

Rekommendationer

Samarbetskommittén får endast avge rekommendationer i de särskilda fall då den har fått befogenhet från samarbetsrådet enligt artikel 92.2 i avtalet. I sådana fall skall dessa handlingar benämnas "rekommendation" samt åtföljas av serienummer, datum för antagande och beskrivning av ämnet. Rekommendationer skall avges efter gemensam överenskommelse mellan parterna.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall vidarebefordras till de mottagare som avses i artikel 4 i denna bilaga. Samarbetskommittén får fatta beslut om offentliggörande av dessa rekommendationer.

Samarbetskommitténs rekommendationer skall undertecknas av ordföranden och sekreterarna.

Artikel 9

Utgifter

Gemenskapen och Ryska federationen skall var och en för sig stå för de utgifter som uppkommer till följd av att de deltar i samarbetskommitténs samt dess underkommittéers och arbetsgruppers möten, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som utgifter för porto och telekommunikationer.

Europeiska gemenskaperna skall stå för utgifterna för tolkning under mötena och för översättning av handlingar, med undantag av utgifter för tolkning eller översättning från ett av Europeiska gemenskapens officiella språk till ryska, som Ryska federationen skall stå för.

Övriga utgifter för den praktiska organisationen av mötena, inbegripet utgifter för mångfaldigande av de handlingar som delas ut under mötena, skall den part som är värd för mötet stå för.

Artikel 10

Underkommittéer och arbetsgrupper

Samarbetskommittén får inrätta underkommittéer och arbetsgrupper för att bistå den i dess arbete. Dessa skall anses arbeta under ledning av samarbetskommittén, till vilken de skall rapportera efter varje möte. Underkommittéer och arbetsgrupper får inte avge rekommendationer.

Samarbetskommittén får ändra underkommittéernas eller arbetsgruppernas uppdrag, upplösa dem eller inrätta ytterligare underkommittéer eller arbetsgrupper.